(5)

Jiżdied l-Anness li ġej: “ANNESS 19 Lista ta’ rekwiżiti minimi li għandhom ikunu inklużi fl-istrument legali fil-każ ta’ koperazzjoni ma’ fornituri esterni tas-servizzi A) Relattivament għat-twettiq tal-attivitajiet tiegħu, il-fornitur estern tas-servizzi għandu, fir-rigward tal-protezzjoni tad-data: (a) jipprevjeni fil-ħinijiet kollha kwalunkwe qari, ikkopjar, modifika jew tħassir mhux awtorizzat ta’ data, b’mod partikolari matul it-trasmissjoni tagħha lill-missjoni diplomatika jew l-uffiċċju konsulari tal-Istat jew Stati Membri responsabbli għall-ipproċessar tal-applikazzjoni; (b) jittrasmetti d-data konformement mal-istruzzjonijiet tal-Istat jew Stati Membri konċernati, — elettronikament. f’forma kriptata, jew — fiżikament, b’mod sigur; (c) jittrasmetti d-data malajr kemm jista’ jkun — fil-każ ta’ trasferiment fiżiku ta’ data mill-anqas darba fil-ġimgħa — fil-każ ta’ trasferiment elettroniku ta’ data kriptata, mill-anqas fi tmiem il-jum tal-ġbir tagħha; (d) iħassar id-data immedjatament wara t-trasmissjoni tagħha u jiżgura li l-unika data li tkun tista’ tinżamm għandha tkun l-isem u d-dettalji ta’ kuntatt tal-applikant għall-finijiet tal-arranġamenti ta’ appuntamenti, kif ukoll in-numru tal-passaport sar-ritorn tal-passaport lill-applikant, fejn ikun applikabbli; (e) jiżgura l-miżuri tekniċi u organizzattivi tas-sigurtà kollha meħtieġa għall-protezzjoni tad-data personali kontra qerda aċċidentali jew illegali jew telfien aċċidentali, alterazzjoni, żvelar jew aċċess mhux awtorizzat, b’mod partikolari fejn il-koperazzjoni tinvolvi t-trasmissjoni ta’ fajls u data lill-missjoni diplomatika jew lill-uffiċċju konsulari tal-Istat jew Stati Membri konċernati u l-forom illegali l-oħra kollha ta’ pproċessar tad-data personali; (f) jipproċessa d-data biss għall-finijiet ta’ pproċessar ta’ data personali ta’ applikanti f’isem l-Istat jew Stati Membri konċernati; (g) japplika standards ta’ protezzjoni ta’ data mill-anqas ekwivalenti għal dawk stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE; (h) jipprovdi lill-applikanti bl-informazzjoni meħtieġa taħt l-Artikolu 37 tar-Regolament VIS; B) Relattivament għat-twettiq tal-attivitajiet tiegħu, il-fornitur estern tas-servizzi għandu, fir-rigward tal-imġiba tal-persunal: (a) jiżgura li l-persunal tiegħu jkun imħarreġ b’mod adatt; (b) jiżgura li l-persunal tiegħu fit-twettiq tal-obbligi tiegħu: — jirċievi lill-applikanti bil-korteżija; — jirrispetta d-dinjità tal-bniedem u l-integrità tal-applikant; — ma jiddiskriminax kontra persuni fuq raġunijiet ta’ sess, razza jew oriġini etnika, reliġjon jew twemmin, diżabbiltà, età jew orjentazzjoni sesswali; u — jirrispetta r-regoli ta’ kunfidenzjalità li għandhom japplikaw ukoll ladarba l-persunal ikun telaq ix-xogħol tiegħu jew wara s-sospensjoni jew it-tmiem tal-istrument legali; (c) jipprovdi identifikazzjoni tal-persunal li jaħdem fil-kumpannija fil-ħinijiet kollha; (d) juri li l-persunal tiegħu m’għandux rekord kriminali u li għandu l-kompetenza rekwiżita; C) Relattivament għall-verifika tat-twettiq tal-attivitajiet tiegħu, il-fornitur estern tas-servizzi għandu: (a) jipprevedi aċċess minn persunal intitolat mill-Istat jew Stati Membri konċernati għall-kwartieri tagħhom fil-ħinijiet kollha mingħajr avviż preċedenti, b’mod partikolari għal finijiet ta’ spezzjoni; (b) jiżgura l-possibbiltà ta’ aċċess mill-bogħod għas-sistema tiegħu ta’ appuntamenti għal finijiet ta’ spezzjoni; (c) jiżgura l-użu ta’ metodi ta’ monitoraġġ rilevanti (eż. eżami tal-applikanti; Webam); (d) jiżgura aċċess għal prova ta’ konformità mal-protezzjoni tad-data, inklużi obbligi ta’ rappurtar, verifiki esterni u verifiki regolari fuq il-post; (e) jirrapporta lill-Istat jew Stati Membri konċernati mingħajr dewmien kwalunkwe ksur ta’ sigurtà jew kwalunkwe lment mill-applikanti dwar użu ħażin ta’ data jew aċċess mhux awtorizzat, u jikkoordina mal-Istat jew Stati Membri konċernati sabiex tinstab soluzzjoni u jingħataw spjegazzjonijiet fil-pront lill-applikanti li jilmentaw; D) Relattivament għar-rekwiżiti ġenerali, il-fornitur estern tas-servizzi għandu: (a) jaġixxi konformement mal-istruzzjonijiet tal-Istat jew Stati Membri responsabbli għall-ipproċessar tal-applikazzjoni; (b) jadotta miżuri adatti kontra l-korruzzjoni (eż. dispożizzjonijiet dwar rimunerazzjoni tal-persunal; koperazzjoni fl-għażla ta’ membri tal-persunal assenjat għal tali kompitu; two-man-rule; prinċipju ta’ rotazzjoni); (c) jirrispetta bis-sħiħ id-dispożizzjonijiet tal-istrument legali, li għandu jkun fih klawsola ta’ sospensjoni jew terminazzjoni, b’mod partikolari fil-każ ta’ ksur tar-regoli stabbiliti, kif ukoll klawsola ta’ reviżjoni bil-ħsieb li jiġi żgurat li l-istrument legali jirrifletti l-aħjar prattika.”