Official Journal L 308 , 08/12/2000 P. 0026 - 0034



Ir-Regoli ta' proċedura tal-Kummissjoni (K(2000) 3614) WERREJ KAPITOLU I IL-KUMMISSJONI L-Artikolu 1 Natura kolleġġjali L-Artikolu 2 Prijoritajiet u programm ta' ħidma L-Artikolu 3 Il-President L-Artikolu 4 Proċeduri biex jittieħdu deċiżjonijiet Taqsima I Laqgħat tal-Kummissjoni L-Artikolu 5 Sejħa tal-laqgħat L-Artikolu 6 L-aġenda L-Artikolu 7 Kworum L-Artikolu 8 Maġġoranza L-Artikolu 9 Konfidenzalità L-Artikolu 10 Attendenza ta' uffiċjali jew ta' persuni oħra L-Artikolu 11 Il-minuti Taqsima II Proċeduri oħra biex jittieħdu deċiżjonijiet L-Artikolu 12 Proċedura bil-miktub L-Artikolu 13 Proċedura ta' awtorizzazzjoni L-Artikolu 14 Proċedura ta' delegazzjoni L-Artikolu 15 Noti tal-ġurnata Taqsima III Preparazzjoni u implimentazzjoni ta' deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. L-Artikolu 16 Persunal personali L-Artikolu 17 Is-Segretarju Ġenerali L-Artikolu 18 Awtentikazzjoni ta' strumenti tal-Kummissjoni KAPITOLU II DIPARTIMENTI TAL-KUMMISSJONI L-Artikolu 19 Struttura tad-Dipartimenti L-Artikolu 20 Strutturi temporanji L-Artikolu 21 Koperazzjoni u kordinazzjoni bejn id-dipartimenti KAPITOLU III RAPPREŻENTAZZJONI MINN DEPUTAT L-Artikolu 22 Rappreżentazzjoni tal-President minn Deputat L-Artikolu 23 Rappreżentazzjoni tas-Segretarju Ġenerali minn Deputat L-Artikolu 24 Rappreżentazzjoni ta' superjuri minn deputati DISPOŻIZZJONIJIET FINALI L-Artikolu 25 Implimentazzjoni L-Artikolu 26 Revoka tar-regoli ta' proċedura preċedenti L-Artikolu 27 Dħul fis-seħħ L-Artikolu 28 Pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ, Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Faħam u l-Azzar, u b'mod partikolari l-Artikolu 16 ta' dan it-Trattat, Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikolu 218(2) ta' dan it-Trattat, Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika, u b'mod partikolari l-Artikolu 131 ta' dan it-Trattat, Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea, u b'mod partikolari l-Artikoli 28(1) u 41(1) ta' dan it-Trattat, ADOTTAT DAWN IR-REGOLI TA' PROĊEDURA: KAPITOLU I IL-KUMMISSJONI Artikolu 1 Il-Kummissjoni għandha taġixxi b'mod kolleġġjali skond dawn ir-Regoli u b'konformità mal-linji ta' gwida politiċi stabbiliti mill-President. Artikolu 2 Il-Kummissjoni għandha, b'konformità mal-linji ta' gwida stabbiliti mill-President, tistabbilixxi l-prijoritajiet tagħha u għandha, kull sena, tadotta programm ta' ħidma. Artikolu 3 Il-President jista' jassenja oqsma speċjali ta' attività lill-Membri tal-Kummissjoni. Dawn il-Membri, fir-rigward ta' l-oqsma assenjati lilhom, ikunu speċifikament responsabbli għall-preparazzjoni tal-ħidma tal-Kummissjoni u għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Huwa jista' jibdel dawn l-assenjazzjonijiet f'kull ħin. Il-President jista' jistabbilixxi gruppi ta' ħidma mill-Membri tal-Kummissjoni. Meta jistabbilixxi grupp ta' ħidma, il-President għandu jaħtar president ta' dan il-grupp. Il-President għandu jirrappreżenta lill-Kummissjoni. Huwa għandu jaħtar lill-Membri tal-Kummissjoni sabiex jassistuh f'dan il-kompitu. Artikolu 4 Id-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni għandhom jittieħdu: (a) f'laqgħat; jew (b) permezz ta' proċedura bil-miktub skond l-Artikolu 12; jew (ċ) permezz ta' awtorizzazzjoni skond l-Artikolu 13; jew (d) permezz ta' delegazzjoni skond l-Artikolu 14. Taqsima I Laqgħat tal-Kummissjoni Artikolu 5 Il-laqgħat tal-Kummissjoni għandhom jissejħu mill-President. Il-Kummissjoni għandha, bħala regola ġenerali, tiltaqa' mill-anqas darba fil-ġimgħa. Meta jkun hemm il-bżonn għandhom isiru laqgħat addizzjonali. Il-Membri tal-Kummissjoni huma mitluba li jattendu għal-laqgħat kollha. Il-President għandu jiddeċiedi jekk Membri għandhomx jinħelsu minn dan l-obbligu f'ċerti ċirkostanzi. Artikolu 6 Il-President għandu jadotta l-aġenda ta' kull laqgħa. Huwa għandu jieħu in konsiderazzjoni, b'mod partikolari, tal-programm ta' ħidma stabbilit fl-Artikolu 2. Mingħajr preġudizzju għall-prerogattiva tal-President biex jadotta l-aġenda, kull proposta li tinvolvi spiża sinifikattivà trid tkun ippreżentata bi ftehim mal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli mill-budget. Jekk Membru tal-Kummissjoni jipproponi li tkun inkluża xi kwistjoni fl-aġenda, il-President għandu, minbarra f'ċirkostanzi eċċezzjonali, jingħata avviż minn disat ijiem qabel. L-aġenda u d-dokumenti neċessarji għall-ħidma għandhom jitqassmu lill-Membri tal-Kummissjoni fiż-żmien stipulat u fil-lingwi użati fil-ħidma kif ordnati mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 25. Jekk Membru tal-Kummissjoni jitlob illi xi kwistjoni titneħħa mill-aġenda, il-kwistjoni konċernata għandha, jekk il-President ma jsibx oġġezzjoni, titħalla għal-laqgħa li jkun imiss. Il-Kummissjoni, fuq proposta tal-President, tista' tiddiskuti kwistjonijiet li mhumiex fuq l-aġenda jew li fir-rigward tagħhom tqassmu tard id-dokumenti neċessarji għall-ħidma. Il-Kummissjoni tista', b'vot favour mill-maġġoranza, tiddeċiedi li ma tiddiskutix kwistjoni li tkun fuq l-aġenda. Artikolu 7 In-numru ta' Membri preżenti meħtieġ sabiex ikun hemm kworum għandu jkun daqs il-maġġoranza tan-numru ta' Membri speċifikata fit-Trattat. Artikolu 8 Il-Kummissjoni għandha tieħu deċiżjonijiet a bażi ta' proposti minn wieħed jew aktar mill-Membri tagħha. Għandha ssir votazzjoni jekk din tkun mitluba minn xi Membru. Il-votazzjoni tista' ssir fuq il-proposta kif magħmula oriġinarjament jew fuq il-proposta kif emendata mill-Membru jew Membri responsabbli jew mill-President. Id-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni għandhom ikunu adottati jekk maġġoranza tan-numru tal-Membri, kif speċifikata fit-Trattat, jivvutaw favur. Din il-maġġoranza għandha tkun mitluba irrispettivament mis-suġġett u n-natura tad-deċiżjoni. Artikolu 9 Il-laqgħat tal-Kummissjoni ma għandhomx isiru fil-pubbliku. Id-diskussjonijiet għandhom ikunu konfidenzjali. Artikolu 10 Is-Segretarju Ġenerali għandu jattendi għal-laqgħat, ħlief meta l-Kummissjoni tiddeċiedi mod ieħor. L-attendenza ta' persuni oħra għandha tkun deċiża skond ir-regoli li jdaħħlu fis-seħħ dawn ir-Regoli ta' Proċedura. Jekk Membru tal-Kummissjoni jkun assenti, ix-Chef de Cabinet tiegħu jista' jattendi għal-laqgħa u, fuq stedina mill-President, jista' jesprimi l-opinjoni tal-Membru assenti. Il-Kummissjoni tista' tiddeċiedi illi tisma' kull persuna oħra. Artikolu 11 Għandhom jittieħdu minuti waqt il-laqgħat kollha tal-Kummissjoni. L-abbozz tal-minuti għandu jingħata lill-Kummissjoni fil-laqgħa ta' wara sabiex ikunu approvati. Il-minuti approvati għandhom ikunu awtentikati permezz tal-firem tal-President u tas-Segretarju Ġenerali. Taqsima II Proċeduri oħra biex jittieħdu deċiżjonijiet Artikolu 12 Il-qbil tal-Kummissjoni ma' proposta ta' Membru jew Membri tagħha jista' jinkiseb permezz ta' proċedura bil-miktub jekk id-Direttorati Ġenerali involuti b'mod dirett jaqblu li jsir hekk u jekk il-proposta kienet approvata uffiċjalment mis-Servizz Legali. Għal dan il-għan, it-test tal-proposta għandu jitqassam bil-miktub lill-Membri tal-Kummissjoni kollha fil-lingwi ordnati mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 25 flimkien ma' stipulazzjoni li tindika l-perjodu ta' żmien li fih il-Membri għandhom jistqarru jekk xtaqux jagħmlu xi riservi jew emendi. Matul il-proċedura bil-miktub kull Membru tal-Kummissjoni jista' jitlob illi l-proposta tkun diskussa. Huwa għandu jibgħat talba dwar dan, flimkien mar-raġunijiet tiegħu, lill-President. Proposta li fir-rigward tagħha l-ebda Membru tal-Kummissjoni ma jagħmel riserva jew, jekk tkun saret riserva, din ir-riserva ma nżammitx saż-żmien stipulat għal proċedura bil-miktub, għandha titqies bħala adottata mill-Kummissjoni. Il-proposti adottati għandhom ikunu dokumentati f'nota tal-ġurnata li għandha tkun dokumentata fil-minuti tal-laqgħa li jkun imiss. Artikolu 13 Il-Kummissjoni tista' tawtorizza lil wieħed jew aktar mill-Membri tagħha sabiex jieħu miżuri ta' ġestjoni jew miżuri amministrattivi f'isimha. Din l-awtorizzazzjoni għandha ssir bil-kondizzjoni illi l-prinċipju ta' responsabbiltà kollettiva jkun rispettat u għandha tkun suġġetta għar-restrizzjonijiet u l-kondizzjonijiet imposti mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista' wkoll, bil-ftehim tal-President, tagħti struzzjonijiet lil wieħed jew aktar mill-Membri tagħha sabiex jadotta t-test definittiv ta' xi strument jew ta' xi proposta li għad iridu jkunu preżentati lill-istituzzjonijiet l-oħra u li l-partijiet essenzali tagħhom kienu diġa deċiżi f'diskussjoni. Jekk id-deċiżjoni li tagħti din l-awtorizzazzjoni ma tagħmilx projbizzjoni espressa, l-awtorità mogħtija b'dan il-mod tista' tkun subdelegata lid-Diretturi-Ġenerali u lill-Kapijiet tas-Servizzi. Id-dispożizzjonijiet ta' l-ewwel, tat-tieni u tat-tielet paragrafi għandhom ikunu mingħajr preġudizzju għar-regoli dwar delegazzjoni fir-rigward ta' kwistjonijiet finanzjarji jew awtorizzazzjoni mogħtija lill-awtorità li taħtar u lill-awtorità li għandha s-setgħa tikkonkludi kuntratti ta' impieg. Artikolu 14 Il-Kummissjoni tista' tiddelega l-adozzjoni ta' miżuri ta' ġestjoni jew ta' miżuri ta' amministrazzjoni lid-Diretturi-Ġenerali u lill-Kapijiet tas-Servizzi li għandhom jadottaw dawn il-miżuri f'isem il-Kummissjoni. Din id-delegazzjoni għandha ssir bil-kondizzjoni illi l-prinċipju ta' responsabbiltà kollettiva jkun rispettat u għandha tkun suġġetta għar-restrizzjonijiet u l-kondizzjonijiet imposti mill-Kummissjoni Artikolu 15 Deċiżjonijiet adottati skond il-proċedura ta' awtorizzazzjoni jew skond il-proċedura ta' delegazzjoni għandhom ikunu dokumentati f'nota tal-ġurnata li għandha tkun dokumentata fil-minuti tal-laqgħa tal-Kummissjoni li jkun imiss. Taqsima III Preparazzjoni u implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni Artikolu 16 Il-Membri tal-Kummissjoni jistgħu jaħtru persunal personali sabiex jassistihom fil-ħidma tagħhom u fil-preparazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Membru tal-Kummissjoni li tkun assesnjata lilu sfera ta' responsabbiltà, għandu jagħti struzzjonijiet lid-dipartimenti rilevanti. Artikolu 17 Is-Segretarju Ġenerali għandu jassisti lill-President fil-preparazzjoni tal-proċeduri u tal-laqgħat tal-Kummissjoni. Huwa għandu jassisti wkoll lill-presidenti tal-gruppi ta' ħidma stabbiliti fit-tieni paragrafu ta' l-Artikolu 3. Huwa għandu jassigura illi l-proċeduri biex jittieħdu deċiżjonijiet ikunu implimentati kif suppost u li d-deċiżjonijiet imsemmija fl-Artikolu 4 jiddaħħlu fis-seħħ. Huwa għandu jassigura li jkun hemm il-kordinazzjoni meħtieġa bejn id-dipartimenti fl-istadji preparatorji u għandu jara illi r-regoli dwar is-sottomissjoni ta' dokumenti jkunu mħarrsa. Huwa għandu jieħu l-passi meħtieġa sabiex jassigura li l-istrumenti tal-Kummissjoni jkunu notifikati b'mod uffiċjali lill-persuni konċernati u li jkunu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej u sabiex jassigura li d-dokumenti tal-Kummissjoni u tad-dipartimenti tagħha jintbagħtu lill-istituzzjonijiet l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej. Huwa għandu jkun responsabbli mir-relazzjonijiet uffiċjali ma' l-istituzzjonijiet l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej. Din ir-responsabbiltà hija suġġetta għal deċiżjonijiet tal-Kummissjoni li teżerċita xi funzjoni hija stess jew li tassenja din il-funzjoni lill-Membri jew lid-dipartimenti tagħha. Huwa għandu jimmonitorja l-proċeduri fl-istituzzjonijiet l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej u għandu jżomm lill-Kummissjoni informata dwarhom. Artikolu 18 Strumenti li jkunu adottati mill-Kummissjoni matul laqgħa għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, ma' nota sommarja preparata fl-aħħar tal-laqgħa li fiha kienu adottati. Huma għandhom ikunu awtentikati bil-firem tal-President u tas-Segretarju Ġenerali fl-aħħar paġna tan-nota sommarja. Strumenti adottati permezz tal-proċedura bil-miktub għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, man-nota tal-ġurnata msemmija fl-Artikolu 12. Dawn l-istrumenti għandhom jiġu awtentikati bil-firma tas-Segretarju Ġenerali fuq l-aħħar paġna tan-nota tal-ġurnata. Strumenti adottati permezz tal-proċedura ta' awtorizzazzjoni għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, man-nota tal-ġurnata msemmija fl-Artikolu 15. Dawn l-istrumenti għandhom jiġu awtentikati bil-firma tas-Segretarju Ġenerali fuq l-aħħar paġna tan-nota tal-ġurnata. Strumenti adottati permezz tal-proċedura ta' delegazzjoni jew permezz ta' subdelegazzjoni skond it-tielet paragrafu ta' l-Artikolu 13, għandhom ikunu mehmuża fil-lingwa awtentika jew fil-lingwi awtentiċi, b'mod illi ma jkunux jistgħu jiġu separati, man-nota tal-ġurnata msemmija fl-Artikolu 15. Dawn l-istrumenti għandhom jiġu awtentikati permezz ta' dikjarazzjoni ta' ċertifikazzjoni iffirmata mid-Direttur Ġenerali jew minn Kap ta' Servizz. Għall-għanijiet ta' dawn ir-Regoli, "strumenti" tfisser kull strument imsemmi fl-Artikolu 14 tat-Trattat KEFA, fl-Artikolu 249 tat-Trattat KE u fl-Artikolu 161 tat-Trattat dwar l-Euratom. Għall-għanijiet ta' dawn ir-Regoli, "lingwa awtentika jew lingwi awtentiċi" tfisser il-lingwi offiċjali tal-Komunitajiet fil-każ ta' strumenti li għandhom applikazzjoni ġenerali u fil-każijiet l-oħra, l-lingwa jew il-lingwi tal-persuni lil min ikunu indirizzati l-istrumenti. KAPITOLU II DIPARTIMENTI TAL-KUMMISSJONI Artikolu 19 Numru ta' Direttorati Ġenerali u numru ekwivalenti ta' dipartimenti, li flimkien jiffurmaw servizz amministrattiv wieħed, għandhom jassistu lill-Kummissjoni fit-twettiq tal-kompiti tagħha. Id-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti ekwivalenti għandhom jinqasmu, fil-każijiet normali, fi tlett direttorati, u dawn id-direttorati għandhom jinqassmu f'taqsimiet. Artikolu 20 F'każijiet speċjali, l-Kummissjoni tista' tistabbilxxi strutturi speċifiċi sabiex jieħdu ħsieb kwistjonijiet partikolari u għandha tiddeċiedi dwar ir-responsabbiltajiet tagħhom u kif għandhom joperaw. Artikolu 21 Sabiex jassiguraw l-effikaċja ta' azzjoni tal-Kummissjoni, id-dipartimenti għandhom jaħdmu f'koperazzjoni fil-qrib u b'mod kordinat fil-preparazzjoni u fl-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-Kummissjoni. Id-dipartiment responsabbli għandu, qabel jissottometti dokument lill-Kummissjoni u fi żmien suffiċċjenti, jikkonsulta mad-dipartimenti l-oħra li huma assoċjati jew huma konċernati minħabba l-poteri tagħhom, jew minħabba r-responsabbiltajiet tagħhom jew minħabba n-natura tas-suġġett u għandu jinforma lis-Segretarjat Ġenerali f'każ li hu ma jkunx ikkonsultat. Is-Servizz Legali għandu jkun ikkonsultat dwar l-abbozzi kollha ta' u l-proposti kollha għal strumenti legali u dwar id-dokumenti kollha li jista' jkollhom implikazzjonijiet legali. Id-Direttorati Ġenerali responsabbli mill-budget, mill-persunal u mill-amministrazzjoni għandhom ikunu konsultati dwar id-dokumenti kollha li jista' jkollhom implikazzjonijiet dwar il-budget u l-finanzji, jew dwar il-persunal jew dwar l-amministrazzjoni, rispettivament. Id-Direttorat Ġenerali responsabbli mill-kontrol finanzjarju għandu jkun konsultat bl-istess mod, skond il-bżonn. Id-dipartiment responsabbli għandu jagħmel l-aħjar li jista' sabiex jipprepara proposta li jaqblu magħha d-dipartimenti konsultati. F'każ li ma jkunx hemm ftehim, id-dipartiment għandu, fl-appendiċi tal-proposta, jindika l-opinjonijiet differenti espressi minn dawn id-dipartimenti. Dan mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 12. KAPITOLU III RAPPREŻENTAZZJONI MINN DEPUTAT Artikolu 22 Jekk il-President ma jkunx jista' jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu, dawn il-funzjonijiet għandhom ikunu eżerċitati minn wieħed mill-Viċi-Presidenti jew mill-Membri magħżula skond l-ordni stipulat mill-Kummissjoni. Artikolu 23 Jekk is-Segretarju Ġenerali ma jkunx jista' jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu, dawn il-funzjonijiet għandhom ikunu eżerċitati minn Assistent Segretarju Ġenerali jew, meta dan ma jkunx possibbli, minn uffiċjal maħtur mill-Kummissjoni. Artikolu 24 Jekk Direttur Ġenerali ma jkunx jista' jeżerċita l-funzjonijiet tiegħu, dawn il-funzjonijiet għandhom ikunu eżerċitati mill-Assistent Direttur Ġenerali l-aktar anzjan li jkun preżenti, u f'każ li jkun hemm żewġ Assistenti li huma indaqs fl-anzjanità, minn dak l-Assistant li huwa l-akbar fl-età, jew, fil-każ li ma tkunx teżisti l-pożizzjoni ta' Assistant Direttur Ġenerali, minn uffiċjal maħtur mill-Kummissjoni. Jekk ma jkunx maħtur sostitut, l-aktar subordinat preżenti anzjan u li jkun fl-ogħla kategorija u grad għandu jaġixxi bħala rappreżentant u f'każ li aktar minn persuna waħda tkun ta' dan il-livell, il-persuna li hi l-akbar fl-età għandha tagħmilha ta' rappreżentant. L-Assistent Kap ta' Taqsima, fejn din il-pożizzjoni teżisti, għandu jagħmila ta' rappreżentant għall-Kap tat-Taqsima. Jekk xi persuna superjuri oħra ma tkunx tista' teżerċita l-kompiti tagħha, id-Direttur Ġenerali għandu jaħtar uffiċjal bi ftehim mal-Membru tal-Kummissjoni responsabbli. Jekk ma jkunx maħtur sostitut, l-aktar subordinat preżenti anzjan u li jkun fl-ogħla kategorija u grad għandu jaġixxi bħala rappreżentant, u f'każ li aktar minn persuna waħda tkun ta' dan il-livell, il-persuna li hi l-akbar fl-età għandha tagħmilha ta' rappreżentant. DISPOŻIZZJONIJIET FINALI Artikolu 25 Il-Kummissjoni għandha, skond il-bżonn, tistabbilixxi regoli sabiex tagħti effett lil dawn ir-Regoli ta' Proċeduri. Il-Kummissjoni tista' tadotta miżuri supplimentari dwar kif għandha taħdem il-Kummissjoni u d-dipartimenti tagħha. Dawn il-miżuri għandhom ikunu annessi ma' dawn ir-Regoli ta' Proċedura. Artikolu 26 Ir-Regoli ta' Proċedura tat-18 ta' Settembru 1999, kif emendati bid-Deċiżjoni 2000/633KE, KEFA, Euratom, huma revokati. Artikolu 27 Dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom jidħlu fis-seħħ fl-1 ta' Jannar 2001. Artikolu 28 Dawn ir-Regoli ta' Proċedura għandhom ikunu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej. Magħmula fi Brussel, fid-29 ta' Novembru 2000. Għall-Kummissjoni Romano Prodi Il-President -------------------------------------------------- ANNESS KODIĊI DWAR IMĠIEBA AMMINISTRATTIVA TAJBA GĦALL-PERSUNAL TAL-KUMMISSJONI EWROPEA FIR-RELAZZJONIJIET TAGĦHOM MAL-PUBBLIKU Servizz ta' kwalità Il-Kummissjoni u l-persunal tagħha għandu jkollhom l-obbligu li jaqdu l-interess tal-Komunità, u fl-istess ħin, l-interess tal-pubbliku. Il-pubbliku jistenna, b'mod leġittimu, servizz ta' kwalità u amministrazzjoni li hija trasparenti, aċċessabbli u mmexxija sewwa. Servizz ta' kwalità jitlob illi l-Kummissjoni u l-persunal tagħha jimxu b'korteżija, b'mod oġġettiv u b'imparzjalità. Għan Sabiex il-Kummissjoni tkun tista' tissodisfa l-obbligu tagħha ta' imġieba amministrattiva tajba u b'mod partikolari, fir-relazzjonijiet tagħha mal-pubbliku, il-Kummissjoni tintrabat illi timxi ma' l-istandards ta' imġieba amministrattiva tajba stabbiliti f'dan il-Kodiċi u illi dawn l-istandards ħa jkunu l-gwida tagħha fil-ħidma ta' kuljum tagħha. Kamp ta' Applikazzjoni Dan il-Kodiċi jorbot lill-persunal kollu li jaqa' taħt ir-Regolamenti dwar il-Persunal li japplikaw għal Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet ta' l-Impieg ta' Impjegati Oħra tal-Komunitajiet Ewropej (hawnhekk iżjed ‘il quddiem imsejjħa "Regolamenti dwar il-Persunal") u taħt dispożizzjonijiet oħra dwar ir-relazzjonijiet bejn il-Kummissjoni u l-persunal tagħha li japplikaw għal uffiċjali u impjegati oħra tal-Komunitajiet Ewropej. Madankollu, persuni impjegati taħt kuntratt regolat mil-liġi privata, esperti issekondati mis-servizzi ċivili nazzjonali u persuni li għadhom fil-proċess ta' taħriġ, eċċ, li jaħdmu għall-Kummissjoni għandhom ikunu wkoll iggwidati minn dan il-Kodiċi fil-ħidma ta' kuljum tagħhom. Ir-relazzjonijiet bejn il-Kummissjoni u l-persunal tagħha huma regolati esklussivament mir-Regolamenti dwar il-Persunal. 1. PRINĊIPJI ĠENERALI Il-Kummissjoni tirrispetta l-prinċipji ġenerali li ġejjin fir-relazzjonijiet tagħha mal-pubbliku: Legalità Il-Kummissjoni taġixxi skond il-liġi u tapplika r-Regoli u l-Proċeduri stabbiliti mil-leġislazzjoni Komunitarja. L-ebda forma ta' diskriminazzjoni u trattament ugwali Il-Kummissjoni tirrispetta l-prinċipju li ma ssir l-ebda forma ta' diskriminazzjoni u b'mod partikolari, tiggarantixxi trattament ugwali għall-membri tal-pubbliku, irrispettivament min-nazzjonalità, sess, oriġini razzjali jew etnika, reliġjon jew twemmin, diżabilità, età jew orjentazzjoni sesswali. Għaldaqstant, differenzi fit-trattament ta' każijiet simili għandhom ikunu ġustifikati speċifikament a bażi tal-karratteristiċi rilevanti tal-każ partikolari konċernat. Proporzjonalità Il-Kummissjoni tassigura illi l-miżuri li tieħu huma proporzjonali ma' l-iskop li tixtieq tilħaq. B'mod partikolari, il-Kummissjoni ħa tassigura illi l-applikazzjoni ta' dan il-Kodiċi qatt ma twassal għal imposizzjoni ta' piżijiet amministrattivi jew finanzjarji li ma jkunux proporzjonali għall-vantaġġ mistenni. Konsistenza Il-Kummissjoni għandha tkun konsistenti fl-imġieba amministrattiva tagħha u għandha timxi skond il-prattika normali tagħha. Kull eċċezzjoni għal dan il-prinċipju għandha tkun ġustifikata. 2. LINJI TA' GWIDA GĦAL IMĠIEBA AMMINISTRATTIVA TAJBA Oġġettività u imparzjalità Il-persunal għandu dejjem jaġixxi b'mod oġġettiv u imparzjali fl-interess tal-Komunità u tal-pubbliku. Huwa għandu jaġixxi b'mod indipendenti fi ħdan il-qafas politiku stabbilit mill-Kummissjoni u l-imġieba tiegħu ma għandha qatt tkun iggwidata minn interess personali jew nazzjonali jew minn pressjoni politika. Informazzjoni dwar proċeduri amministrattivi Meta membru tal-pubbliku jitlob informazzjoni dwar proċedura amministrattiva tal-Kummissjoni, il-persunal għandu jassigura illi din l-informazzjoni tingħata fiż-żmien stabbilit fir-rigward tal-proċedura rilevanti. 3. INFORMAZZJONI DWAR ID-DRITTIJIET TA' PERSUNI INTERESSATI Is-smigħ tal-persuni kollha li għandhom interess dirett Fejn il-liġi Komunitarja tistabbilixxi illi persuni interessati għandhom jingħataw opportunità sabiex issemmgħu l-opinjonijiet tagħhom, il-persunal għandu jassigura li din l-opportunità tingħatalhom. L-obbligu li d-deċiżjonijiet ikunu iġġustifikati Deċiżjoni tal-Kummissjoni għandha tiddikjara b'mod ċar ir-raġunijiet għaliex ittieħdet din id-deċiżjoni u għandha tkun ikkomunikata lill-persuni u lill-partijiet konċernati. Bħala regola ġenerali, għandha tingħata ġustifikazzjoni sħiħa għad-deċiżjonijiet. Madankollu, meta ma jkunx possibbli illi jkunu komunikati r-raġunijiet għaliex ittieħdet deċiżjoni individwali minħabba, per eżempju, in-numru kbir ta' persuni interessati f'deċiżjonijiet simili, jistgħu jingħataw tweġibiet standard. Dawn it-tweġibiet standard għandhom jinkludu r-raġunijiet prinċipali li jiġġustifikaw d-deċiżjoni meħuda. Barra minn hekk, persuna interessata li tagħmel talba espressa għal ġustifikazzjoni dettaljata għandha tingħata din il-ġustifikazzjoni dettaljata kif tkun talbet. L-obbligu li jkunu dikjarati l-arranġamenti għall-appelli Jekk il-liġi Komunitarja tipprovdi għad-dritt ta' appell, id-deċiżjonijiet notifikati għandhom jiddikjaraw b'mod ċar illi jista' jsir appell u għandhom jispjegaw kif jista' jsir l-appell, (l-isem u l-indirizz ta' l-uffiċċju tal-persuna jew tad-dipartiment li magħhom jrid isir l-appell u ż-żmien stabbilit sabiex ikun jista' jsir appell). Fejn ikun approprjat, id-deċiżjonijiet għandhom jirreferu għall-possibbiltà li jinbdew proċeduri ġudizzjarji u/jew li jsir ilment lill-Ombudsman Ewropew skond l-Artikoli 230 jew 195 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea. 4. KIF IKUNU TRATTATI INKJESTI Il-Kummissjoni tintrabat illi twieġeb għal inkjesti bl-aktar mod xieraq u kemm jista' jkun fil-pront. Talbiet għal dokumenti Jekk dokument ikun diġa pubblikat, il-persuna li tagħmel l-inkjesta għandha tkun riferuta għand l-aġenti responsabbli mill-bejgħ fl-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew għaċ-ċentri ta' dokumentazzjoni jew informazzjoni li jipprovdu aċċess b'xejn għal dokumenti, bħal per eżempju Info-Points, ċentri ta' dokumentazzjoni Ewropea, eċċ. Ħafna mid-dokumenti huma wkoll aċċessibbli faċilment permezz ta' mezzi elettroniċi. Ir-regoli dwar l-aċċess għal dokumenti huma stabbiliti f'miżura speċifika. Korrispondenza Skond l-Artikolu 21 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, il-Kummissjoni għandha twieġeb għall-ittri fil-lingwa ta' l-ittra mibgħuta lilha, sakemm din l-ittra inkitbet f'waħda mil-lingwi uffiċjali tal-Komunità. Risposta għal ittra indirizzata lill-Kummissjoni għandha tintbagħat fi żmien 15-il jum utli mid-data ta' meta d-dipartiment tal-Kummissjoni responsabbli jirċievi l-ittra. Ir-risposta għanda tidentifika l-persuna responsabbli mill-kwistjoni u għandha tispjega kif din il-persuna tista' tkun ikkuntattjata. Jekk ma tkunx tista' tintbagħat risposta fi żmien 15-il jum utli, u fil-każijiet kollha fejn ir-risposta teħtieg ħidma addizzjonali, bħal konsultazzjoni bejn id-dipartimenti jew traduzzjoni, il-membru tal-persunal responsabbli għandu jibgħat risposta temporanja u fiha għandu jindika data sa' meta min bagħat l-ittra jista' jistenna li jirċievi risposta kompleta. Dan il-membru, meta jagħmel din l-indikazzjoni, għandu jqis il-ħidma addizzjonali meħtieġa u l-urġenza u l-kumplessità tal-kwistjoni. Jekk ir-risposta ħa tkun ippreparata minn dipartiment li ma jkunx id-dipartiment li jkun irċieva l-korrispondenza inizzjali, il-persuna li tkun għamlet l-inkjesta għandha tkun mgħarrfa dwar l-isem u l-indirizz ta' l-uffiċċju tal-persuna lil min intbagħtet l-ittra. Dawn ir-regoli ma japplikawx għal korrispondenza li b'mod raġonevoli tista' titqies bħala mhux xierqa, per eżempju minħabba li hija ripetittiva, abbużiva u/jew bla sens. F'dan il-każ il-Kummissjoni tirriserva d-dritt li ma tkomplix tikkorrispondi. Komunikazzjoni bit-telefon Meta jwieġeb it-telefon, il-persunal għandu jidentifika lilu nnifsu u d-dipartiment tiegħu. Huwa għandu jirritorna t-telefonati kemm jista' jkun fil-pront. Il-persunal li jwieġeb għal inkjesti għandu jagħti informazzjoni dwar suġġetti li huma r-responsabbiltà diretta tiegħu. Fejn l-inkjesta tkun dwar suġġett li mhux ir-responsabbiltà diretta tiegħu, huwa għandu jindika lil min ċempel il-persuna xierqa li tista' twieġeb għall-inkjesta. Jekk ikun hemm bżonn, huwa għandu jgħaddi t-telefonati lis-superjur tiegħu jew jikkonsulta miegħu jew magħha qabel jagħti xi informazzjoni. Meta l-inkjesti jkunu dwar suġġetti li għalihom il-persunal huwa direttament responsabbli, huwa għandu jistabbilixxi l-identità ta' min ikun ċempel u għandu, qabel ma jgħaddi din l-informazzjoni, jara jekk l-informazzjoni miltuba tqegħditx għad-dispożizzjoni tal-pubbliku. Jekk l-informazzjoni tkun għadha ma tqegħditx għad-dispożizzjoni tal-pubbliku, il-membru tal-persunal għandu jqis illi mhux fl-interess tal-Komunità li din l-informazzjoni tkun żvelata. F'dan il-każ, il-membru tal-persunal għandu jispjega, jew għandha tispjega, għaliex ma jistgħux jiżvelaw din l-informazzjoni. F'każijiet xierqa huwa għandu jirreferi għall-obbligu li juża diskrezzjoni kif stabbilit fl-Artikolu 17 tar-Regolamenti dwar il-Persunal. Jekk ikun xieraq, l-persunal għandu jitlob konferma bil-miktub ta' l-inkjesta magħmula minn fuq it-telefon. Posta elettronika Il-persunal għandu jwieġeb għal messaġġi mibgħuta permezz tal-posta elettronika fil-pront u għandu jimxi skond il-linji ta' gwida deskritti fis-sezzjoni dwar il-komunikazzjoni bit-telefon. Madankollu, meta l-messaġġ mibgħut permezz tal-posta elettronika huwa, min-natura tiegħu, ekwivalenti għal ittra, dan il-messaġġ għandu jkun itrattat skond il-linji ta' gwida deskritti fil-każ ta' korrispondenza normali u għandu jkun suġġett għall-istess termini perentorji. Talbiet mill-mezzi ta' komunikazzjoni Is-Servizz ta' l-Istampa u tal-Komunikazzjoni huwa responsabbli mill-kuntatti mal-mezzi ta' komunikazzjoni. Madankollu, meta t-talbiet għal informazzjoni mill-mezzi ta' komunikazzjoni jkunu dwar suġġetti tekniċi li jaqgħu taħt ir-responsabbiltajiet speċifiċi ttiegħu, il-persunal jista' jwieġeb għal dawn it-talbiet. 5. PROTEZZJONI TA' DATA PERSONALI U INFORMAZZJONI KONFIDENZALI Il-Kummissjoni u l-persunal tagħha għandhom jirrispettaw, b'mod partikolari: - ir-regoli dwar il-protezzjoni tal-privatezza personali u ta' data personali, - l-obbligi stabbiliti fl-Artikolu 287 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea u b'mod partikolari dawk l-obbligi dwar is-segretezza professjonali, - ir-regoli dwar segretezza f'investigazzjonijiet kriminali, - il-konfidenzalità ta' kwistjonijiet li jaqgħu taħt il-kompetenza tad-diversi kumitati u organi msemmija fl-Artikolu 9 ta' u fl-Annessi II u III tar-Regolamenti dwar il-Persunal. 6. ILMENTI Il-Kummissjoni Ewropea Jistgħu jsiru lmenti dwar il-possibiltà li l-prinċipji stabbiliti f'dan il-Kodiċi ma kienux rispettati. Dawn l-ilmenti jistgħu isiru direttament lis-Segretarjat Ġenerali [1] tal-Kummissjoni Ewropea. Is-Segretarjat Ġenerali għandu jibgħat l-ilment lid-dipartiment rilevanti. Id-Direttur Ġenerali jew il-kap tad-Dipartiment għandu jwieġeb għall-ilment bil-miktub fi żmien xahrejn. Min ikun għamel l-ilment għandu xahar sabiex jibgħat applikazzjoni lis-Segretarju Ġenerali tal-Kummissjoni Ewropea li fiha jitlob illi r-riżultat ta' l-ilment ikun eżaminat mill-ġdid. Is-Segretarju Ġenerali għandu jwieġeb għal din it-talba fi żmien xahar. L-Ombudsman Ewropew Ilmenti jistgħu jsiru wkoll lill-Ombudsman Ewropew skond l-Artikolu 195 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea u skond l-Istatut ta' l-Ombudsman Ewropew. [1] Indirizz Postali: Secretariat-General of the European Commission, Unit SG/B/2 "Openness, access to documents, relations with civil society", rue de la Loi/Wetstraat 200, B-1049 Brussels (fax (32-2) 296 72 42).Indirizz elettroniku: SG-Code-de-bonne-conduite@cec.eu.int. --------------------------------------------------