Official Journal L 145 , 31/05/2001 P. 0043 - 0048



Ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta' Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni IL-PARLAMENT EWROPEW U L-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA, Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunita' Ewropea, u partikolarment l-Artikolu 255(2) tiegħu, Wara li kkunsidraw il-proposta mressqa mill-Kummissjoni [1], Filwaqt li jaġixxu skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 251 tat-Trattat [2], Billi: (1) It-tieni sottoparagrafu ta' l-Artikolu 1 tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea jħaddan fih il-kunċett ta' trasparenza, billi jgħid li t-Trattat huwa stadju ġdid fil-proċess tal-ħluq ta' għaqda dejjem eqreb fost il-popli ta' l-Ewropa, fejn id-deċiżjonijiet jittieħdu bl-aktar mod miftuħ, u l-eqreb liċ-ċittadin, possibbli. (2) It-trasparenza tgħin liċ-ċittadin jieħu sehem fil-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet b'mod aktar mill-qrib, u jiggarantixxi li l-amministrazzjoni tgawdi aktar leġittimità u tkun aktar effettiva u kontabbli liċ-ċittadin f'sistema demokratika. It-trasparenza ssaħħaħ il-prinċipji tad-demokrazija u r-rispett lejn id-drittijiet fundamentali, kif stabbilit fl-Artikolu 6 tat-Trattat ta' l-UE u fil-Karta tad-Drittijiet Fundamentali ta' l-Unjoni Ewropea. (3) Il-konklużjonijiet tal-laqgħat tal-Kunsill Ewropew li saru f'Birmingam, f'Edinburgu u f'Kopenħagen emfasiżżaw il-bżonn li tiddaħħal aktar trasparenza fix-xogħol ta' l-istituzzjonijiet ta' l-Unjoni. Dan ir-Regolament jikkonsolida l-inizjattivi li diġà ttieħdu mill-istituzzjonijiet bi skop li jsaħħu t-trasparenza tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet. (4) L-iskop ta' dan ir-Regolament huwa li jagħti l-akbar effett possibbli lid-dritt ta' l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u li jistipula l-pinċipji ġenerali u l-limiti fuq dan l-aċċess skond l-Artikolu 255(2) tat-Trattat tal-KE. (5) Peress li l-kwistjoni ta' l-aċċess għad-dokumenti m'hijiex koperta mid-dispożizzjonijiet tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea tal-Faħam u l-Azzar u tat-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika, il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni għandhom, skond id-Dikjarazzjoni Nru 41, mehmuża ma' l-Att Finali tat-Trattat ta' Amsterdam, jqisu dan ir-Regolament bħala gwida fir-rigward ta' dokumenti dwar l-attivitajiet koperti minn dawk iż-żewġ Trattati. (6) Għandu jingħata aktar aċċess għad-dokumenti f'każijiet fejn l-istituzzjonijiet jaġixxu fil-kapaċitajiet leġislattivi tagħhom, inklużi dawk taħt setgħat delegati, filwaqt li fl-istess ħin tinżamm l-effettivita' tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet ta' l-istituzzjonijiet. Dawn id-dokumenti għandhom jsiru direttament aċċessibbli bl-aktar mod possibbli. (7) Skond l-Artikoli 28(1) u 41(1) tat-Trattat ta' l-UE, id-dritt ta' l-aċċess japplika wkoll għad-dokumenti dwar il-politika estera u ta' sigurtà komuni u dwar il-koperazzjoni tal-pulizija u dik ġudizzjarja fi kwistjonijiet kriminali. Kull istituzzjoni għandha tirrispetta r-regoli tas-sigurta' tagħha. (8) L-aġenziji kollha mwaqqfa mill-istituzzjonijiet għandhom japplikaw il-prinċipji stabbiliti f'dan ir-Regolament, sabiex tiġi żgurata l-applikazzjoni effettiva ta' dan ir-Regolament fl-attivitajiet kollha ta' l-Unjoni. (9) Xi dokumenti għandhom jingħataw trattament speċjali, minħabba l-kontenut sensittiv ħafna tagħhom. Arranġamenti sabiex il-Parlament Ewropew jiġi avżat dwar il-kontenut ta' dawn id-dokumenti għandhom isiru permezz ta' ftehim bejn l-instituzzjonijiet. (10) Aċċess għal dokmenti għandu jingħata mill-Parlament Ewropew, mill-Kunsill u mill-Kummissjoni mhux biss għad-dokumenti miktuba mill-istituzzjonijiet, iżda wkoll għad-dokumenti li dawn jirċievu sabiex ikun hemm aktar trasparenza fix-xogħol ta' l-istituzzjonijiet. F'dan il-kuntest, għandu jitfakkar li d-Dikjarazzjoni Nru 35, mehmuża ma' l-Att Finali tat-Trattat ta' Amsterdam jipprovdi li Stat Membru jista' jitlob lill-Kummissjoni jew lill-Kunsill li ma jikkommunikawx lil partijiet terzi dokument li ġej minn dak l-Istat mingħajr il-kunsens tiegħu minn qabel. (11) Bħala prinċipju, kull dokumenti ta' l-istituzzjonijiet għandhom jkunu aċċessibbli għall-pubbliku. Madankollu, bħala eċċezzjonijiet, xi interessi pubbliċi u privati għandhom jitħarsu. L-istituzzjonijiet għandhom ikollhom id-dritt li jħarsu l-konsultazzjonijiet u deliberazzjonijiet interni tagħhom fejn meħtieġ sabiex jissalvagwardjaw is-setgħa tagħhom li jwettqu l-kompiti tagħhom. Meta jagħmlu stima ta' l-eċċeżżjonijiet, l-istituzzjonijiet għandhom jikkunsidraw il-prinċipji tal-liġi Komunitarja dwar il-protezzjoni ta' data personali, f'kull qasam ta' l-attivitajiet ta' l-Unjoni. (12) Kull regola dwar l-aċċess għal dokumenti ta' l-istituzzjonijiet għandhom tkun skond dan ir-Regolament. (13) Sabiex il-ħarsien tad-dritt ta' l-aċċess jiġi żgurat, għandha tiġi applikata proċedura amministrattiva b'żewġ stadji, flimkien mal-possibbilta' ta' proċedimenti fil-qrati jew ta' lmenti lill-Ombudsman. (14) Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tinfurma lill-pubbliku dwar id-dispożizzjonijiet ġodda fis-seħħ u sabiex tħarreġ l-impjegati tagħha biex jgħinu liċ-ċittadini jeserċitaw id-drittijiet tagħhom taħt dan ir-Regolament. Kull istituzzjoni għandha tagħti aċċess għal reġistru ta' dokumenti sabiex tgħin liċ-ċittadin jeżerċita dawn id-drittijiet. (15) Għalkemm l-emenda ta' liġijiet nazzjonali dwar aċċess għal dokumenti m'hijiex l-iskop jew l-effett ta' dan ir-Regolament, permezz tal-prinċipju ta' koperazzjoni leali li tirregola r-relazzjonijiet bejn l-istituzzjonijiet u l-Istati Membri, l-Istati Membri għandhom jaraw li ma jfixklux l-applikazzjoni effettiva ta' dan ir-Regolament u għandhom iħarsu r-regoli ta' sigurtà ta' l-istituzzjonijiet. (16) Dan ir-Regolament huwa mingħajr preġudizzju għal drittijiet ta' aċċess għal dokumenti fis-seħħ għall-Istati Membri, l-awtoritajiet ġudizzjarji jew il-korpi investigattivi. (17) Skond l-Artikolu 255(3) tat-Trattat tal-KE, kull istituzzjoni għandha tistpula dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħha fir-regoli tal-proċedura tagħha. Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 93/731/KE ta' l-20 ta' Diċembru 1993 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kunsill [3], id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/90/KEFA, KE, Euratom tat-8 ta' Frar 1994 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Kummissjoni [4], id-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew Decision 97/632/KE, KEFA, Euratom ta' l-10 ta' Lulju 1997 dwar l-aċċess pubblika għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew [5], u r-regoli tal-kunfidnezjalità tad-dokumenti ta' Schengen, għandhom jiġi emendati jew imħassra, ADOTTAW DAN IR-REGOLAMENT: Artikolu 1 Għan L-għan ta' dan ir-Regolament huwa: (a) li jfisser il-prinċipji, kondizzjonijiet u limiti minħabba raġunijiet ta' interess pubbliku jew privat, li jirregolaw l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni (hawnhekk iżjed 'il quddiem imsejħa "l-istituzzjonijiet") previsti fl-Artikolu 255 tat-Trattat tal-KE sabiex jiġi żgurat l-akbar aċċess għal dokumenti, (b) li jistabbilixxi regoli li jiżguraw l-aktar faċilità fl-eżerċizzju ta' dan id-dritt, u (ċ) li jimmpromwovi prattika amministrattiv tajba fl-aċċess għad-dokumenti. Artikolu 2 Benefiċjarji u skop 1. Kull ċittadin ta' l-Unjoni, u kull persuna naturali jew legali residenti jew bl-uffiċċju reġistrat f'Stat Membru, għandu dritt ta' aċċess għad-dokumenti ta' l-istituzzjonijiet, bla ħsara għall-prinċipji, kondizzjonijiet u limiti stipulati f'dan ir-Regolament. 2. L-istituzzjonijiet jistgħu, soġġetti għall-istess prinċipji, kondizzjonijiet u limiti, jagħtu aċċess għad-dokumenti lil kull persuna naturali jew legali li m'hijiex residenti jew li m'għandhiex l-uffiċċju reġistrat f'Stat Membru. 3. Dan ir-Regolament għandhu jgħodd lil kull dokument miżmum minn istituzzjoni, jiġifieri, dokumenti miktuba minnha jew li rċiviet u fil-pussess tagħha, f'kull qasam ta' attività ta' l-Unjoni Ewropea. 4. Mingħajr preġudizzju għall-Artikoli 4 u 9, dokumenti għandhom isiru aċċessibbli għall-pubbliku jew wara applikazzjoni bil-miktub jew direttament f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru. B'mod partikolari, dokumenti miktuba jew irċevuti waqt proċedura legislattiva għandhom isiru direttament aċċessibbli skond l-Artikolu 12. 5. Dokumenti sensittivi mfissra fl-Artikolu 9(1) għandhom ikunu soġġetti għal trattament speċjali skond dak l-Artikolu. 6. Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għad-drittijiet ta' aċċess pubbliku għad-dokumenti miżmuma mill-istituzzjonijiet forsi minħabba strumenti ta' liġi internazzjonali jew atti ta' l-istituzzjonijiet li qed jimplementawhom. Artikolu 3 Definizzjonijiet Għall-għan ta' dan ir-Regolament: (a) "dokument" tfisser kull kontenut, ikun liema jkun il-medju tiegħu (miktub fuq karta jew reġistrat f'forma elettronika jew bħala reġistrazzjoni, ta' ħoss, viżiv jew awdjoviż) dwar kwistjoni dwar il-politiki, l-attivitajiet u d-deċiżjonijiet li jaqgħu fl-isfera ta' responsabbiltà ta' l-istituzzjoni; (b) "parti terza" tfisser kull persuna naturali jew legali, jew kull entità barra mill-istituzzjoni involuta, inklużi l-Istati Membri, korpi Komunitarji oħrajn, istituzzjonijiet oħra mhux Komunitarji u korpi u pajjiżi terzi. Artikolu 4 Eċċezzjonijiet 1. L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista' jdgħajjef il-ħarsien ta': (a) l-interess pubbliku fir-rigward ta': - is-sigurtà pubblika, - kwistjonijiet militari u ta' difiża, - relazzjonijiet internazzjonali, - il-politika finanzjarja, monetarja jew ekonomika tal-Komunità jew ta' Stat Membru; (b) il-privatezza u l-integrità ta' l-individwu, b'mod partikolari skond il-legislazzjoni Komunitarja dwar il-ħarsien ta' data personali. 2. L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista' jdgħajjef il-ħarsien ta': - interessi kummerċjali ta' persuna naturali jew legali, inkluża l-proprjetà intellettwali, - proċedimenti fil-qrati u pariri legali, - l-iskop ta' ispezzjonijiet, invesitgazzjoni u verifiki, jekk ma' jkunx hemm interess pubbliku akbar fl-iżvelar tiegħu. 3. Aċċess għad-dokument, miktub minn instituzzjoni għall-użu intern jew irċevut minn instituzzjoni, dwar kwistjoni fejn id-deċiżjoni ma ttiħditx mill-istituzzjoni, għandu jiġi rifjutat jekk l-iżvelar tad-dokument serjament idgħajjef il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet ta' l-istituzzjoni, jekk m'hemmx interess pubbliku akbar fl-iżvelar tiegħu. Aċċess għad-dokument li fih opinjonijiet għall-użu intern bħala parti minn deliberazzjoni u konsultazzjonijiet preliminarji fl-istituzzjoni kkoncernat għandu jiġi rifjutat anke wara li tittieħed id-deċiżjoni jekk l-iżvelar tad-dokument serjament idgħajjef il-proċess tat-teħid ta' deċiżjonijiet ta' l-istituzzjoni, jekk m'hemmx interess pubbliku akbar fl-iżvelar tiegħu. 4. Fir-rigward ta' dokumenti ta' partijiet terzi, l-istituzzjoni għandha tikkonsulta mal-parti terza bl-iskop li tagħmel stima dwar jekk tapplika eċċezzjoni fil-paragrafu 1 jew 2, jekk ikun ċar li d-dokument għandu jew m'għandux jiġi żvelat. 5. Stat Membru jista' jitlob lill-istituzzjoni sabiex ma tiżvelax dokument li ġej minn dak l-Istat Membru jekk ma' jkunx ġie miftiehem hekk minn qabel. 6. Jekk partijiet biss tad-dokument mitlub huma koperti minn xi eċċezzjoni, il-biċċiet l-oħra tad-dokument għandhom jiġu żvelati. 7. L-eċċezzjonijiet stipulati fil-paragrafi 1 sa' 3 għandhom japplikaw biss għaż-żmien li fih il-ħarsien huwa ġustifikat fuq il-bażi tal-kontenut tad-dokument. L-eċċezzjonijiet jistgħu japplikaw għal perjodu mhux itwal minn 30 sena. Fil-każ ta' dokumenti koperti mill-eċċeżżjonijiet dwar privatezza jew interessi kummerċjali u fil-każ ta' dokumenti sensittivi, l-eċċeżżjonijiet jistgħu, jekk meħtieġ, jibqgħu japplikaw wara dan il-perjodu. Artikolu 5 Dokumenti fl-Istati Membri Meta Stat Membru jirċievi talba għal dokument fil-pussess tiegħu, li l-origini tiegħu ġejja minn istituzzjoni, jekk m'hiex ċar li d-dokument għandu jew m'għandux jiġi żvelat, l-Istat Membru għandu jikkonsulta ma' l-istituzzjoni involuta sabiex jieħu deċiżjoni li ma jipperikolax il-kisba ta' l-għanijiet ta' dan ir-Regolament. L-Istat Membru jista' minflok jirreferi t-talba lill-istituzzjoni. Artikolu 6 Applikazzjonijiet 1. Applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokument għandhom isiru f'xi forma miktuba, inkluża l-forma elettronika, f'waħda mill-ilsna msemmija fl-Artikolu 314 tat-Trattat tal-KE u b'mod preċiż biżżejjed sabiex tgħin lill-istituzzjoni issib id-dokument. L-applikant mhux obbligat li jagħti r-raġunijiet għall-applikazzjoni. 2. Jekk applikazzjoni m'hijiex preċiża biżżejjed, l-istituzzjoni għandha titlob lill-applikant sabiex jiċċara l-applikazzjoni u għandha tgħin l-applikant f'dan il-proċess billi, per eżempju, tagħti tagħrif dwar l-użu tar-reġistri pubbliċi ta' dokumenti. 3. Fil-każ ta' applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta' dokumenti, l-istituzzjoni involuta tista' tkellem lill-applikant b'mod informali, sabiex isibu soluzzjoni imparzjali. 4. L-istituzzjoni għandha tagħti tagħrif u għajnuna lil ċittadini dwar kif u fejn l-applikazzjonijiet għal aċċess għad-dokumenti jistgħu jsiru. Artikolu 7 Proċessar ta' applikazzjonijiet fil-bidu 1. Applikazzjoni għall-aċċess għal dokument għandha tiġi proċessata mill-ewwel. Rikonoxximent ta' l-irċevuta għandha tintbagħat lill-applikant. Sa' 15-il jum utli mir-reġistrazzjoni ta' l-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti aċċess għad-dokument mitlub u tagħti aċċess skond l-Artikolu 10 f'dak il-perjodu jew, f'tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali u tavża l-applikant dwar id-dritt tiegħu jew tagħha li jagħmel jew tagħmel applikazzjoni konfermatorja skond il-paragrafu 2 ta' dan l-Artikolu. 2. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-applikant jista', sa 15-il jum utli minn meta jirċievi r-risposta mill-istituzzjoni, jagħmel applikazzjoni konfermatorja fejn jitlob lill-istituzzjoni li terġa' tikkunsidra l-pożizzjoni tagħha. 3. F'każijiet eċċezzjonali, per eżempju fil-każ ta' applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta' dokumenti, it-terminu previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15-il jum utli, sakemm l-applikant jiġi avżat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati. 4. Nuqqas mill-istituzzjoni li tagħti twieġeb fit-terminu preskritt jagħti d-dritt lill-applikant li jagħmel applikazzjoni konfermatorja. Artikolu 8 Proċessar ta' applikazzjonijiet konfermatorji 1. Applikazzjoni konfermatorja għandha tiġi proċessata mal-ewwel. Sa żmien 15-il jum utli mir-reġistrazzjoni ta' din l-applikazzjoni, l-istituzzjoni għandha jew tagħti l-aċċess għad-dokument mitlub u tagħti aċċess skond l-Artikolu 10 f'dak il-perjodu jew, fi tweġiba bil-miktub, tagħti r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali. Fil-każ ta' rifjut totali jew parzjali, l-istituzzjoni għandha tavża l-applikant dwar ir-rimedji tiegħu jew tagħha, jiġifieri proċeduri fil-qrati kontra l-istituzzjoni u/jew ilment lill-Ombudsman, skond il-kondizzjonijiet stabbiliti fl-Artikoli 230 u 195 tat-Trattat tal-KE, rispettivament. 2. F'każijiet eċċezzjonali, per eżempju fil-każ ta' applikazzjoni dwar dokument twil ħafna jew dwar numru kbir ta' dokumenti, it-terminu previst fil-paragrafu 1 jista' jiġi estiż bi 15 il-jum utli, sakemm l-applikant jiġi avżat minn qabel u jingħataw raġunijiet dettaljati. 3. Nuqqas mill-istituzzjoni li twieġed fit-terminu stipulat għandu jitqies bħala tweġiba negattiva u jagħti d-dritt lill-applikant li jiftaħ proċedimenti fil-qrati kontra l-istituzzjoni u/jew tagħmel ilment lill-Ombudsman, taħt id-dispożizzjonijiet rilevanti tat-Trattat tal-KE. Artikolu 9 Trattament ta' dokumenti sensittivi 1. Dokumenti sensittivi human dokumenti li ġejjin mill-istituzzjonijiet jew mill-aġenziji mwaqqfa minnhom, mill-Istati Membri, pajjiżi terzi jew Organizzazzjonijiet Internazzjonali, klassifikati bħala "TRÉS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" jew "CONFIDENTIEL" skond ir-regoli ta' l-istituzzjoni rilevanti, li jħarsu l-interessi essenzali ta' l-Unjoni Ewropea jew ta' wieħed jew aktar mill-Istati Membri tagħha fl-oqsma koperti mill-Artikolu 4(1)(a), partikolarment is-sigurtà pubblika, kwistjonijiet militari u tad-difiża. 2. Applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokumenti sensittivi taħt il-proċeduri stabbiliti fl-Artikoli 7 u 8 għandhom jiġu proċessatt biss minn persuni li għandhom dritt isiru jafu dwar dawk id-dokumenti. Dawn il-persuni għandhom ukoll, mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 11(2), jagħmlu stima dwar liema referenzi għal dokumenti sensittivi jistgħu jsiru fir-reġistru pubbliku. 3. Dokumenti sensittivi għandhom jiġu reġistrati fir-reġistru jew żvelati biss bil-kunsens ta' mingħand min ġejjin. 4. Istituzzjoni li tiddeċiedi li ma tagħtix aċċess għal dokument sensittiv għandha tagħti r-raġunijiet għad-deċiżjoni tagħha b'mod li ma jagħmilx ħsara l-interessi mħarsa fl-Artikolu 4. 5. L-Istati Membri għandhom jieħdu l-miżuri xierqa sabiex jiżguraw li fl-ipproċessar ta' applikazzjonijiet għal dokumenti sensittivi jitħarsu l-prinċipji f'dan l-Artikolu u fl-Artikolu 4. 6. Ir-regoli ta' l-istituzzjonijiet dwar dokumenti sensittivi għandhom isiru pubbliċi. 7. Il-Kummissjoni u l-Kunsill għandhom javżaw lill-Parlament Ewropew dwar dokumenti sensittivi skond l-arranġamenti miftiehma bejn l-istituzzjonijiet. Artikolu 10 Aċċess wara applikazzjoni 1. L-applikant għandu jkollu aċċess għad-dokumenti jew billi jarhom fil-post jew billi jirċievi kopja, inkluż, fejn disponibbli, kopja elettronika, skond il-preferenza ta' l-applikant. Il-miżata tal-produzzjoni u ta' l-impustar tal-kopji tista' tkun għall-applikant. Din il-miżata m'għandhiex taqbeż l-ispiża vera tal-produzzjoni u ta' l-impustar tal-kopji. Konsultazzjoni fil-post, kopji ta' inqas minn 20 paġna A4 u aċċess dirett fil-forma elettronika jew permezz tar-reġistru għandhom ikunu b'xejn. 2. Jekk dokument diġà ġie żvelat mill-istituzzjoni rilevanti u huwa faċilment aċċessibbli lill-applikant, l-istituzzjoni tista' taderixxi ma' l-obbligazzjoni li tagħti l-aċċess billi tavża 'l-applikant kif jista' jikseb id-dokument mitlub. 3. Dokumenti għadnhom jiġu forniti f'verżjoni u format eżistenti (inklużi dawk elettroniċi jew f'format alternattiva bħal Braille, tipa kbira jew tejp) b'kull kunsiderazzjoni tal-preferenza ta' l-applikant. Artikolu 11 Reġistri 1. Sabiex id-drittijiet taċ-ċittadin taħt dan ir-Regolament isiru effettivi, kull istituzzjoni għandha tagħti aċċess pubbliku lil reġistru ta' dokumenti. Aċċess lir-reġistru għandu jingħata fil-forma elettronika. Referenzi għal dokumenti għandhom jiddaħħlu fir-reġistru mingħajr dewmien. 2. Għal kull dokument, ir-reġistru għandhom jkollu numru ta' referenza (inkluż, fejn japplika, ir-referenza interistituzzjonali), il-materja u/jew deskrizzjoni fil-qosor tal-kontentu tad-dokument u d-data meta ġie rċevut jew miktub u reġistrat fir-reġistru. Ir-referenzi għandhom isiru b'mod li ma jagħmlux ħsara 'l-ħarsien ta' l-interessi fl-Artikolu 4. 3. L-istituzzjonijiet għandhom mal-ewwel jieħdu l-miżuri meħtieġa sabiex jistabbilixxu reġistru li għandu jkun operazzjonali sat-3 Ġunju 2002. Artikolu 12 Aċċess dirett f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru 1. L-istituzzjonijiet għandhom, sa' fejn possibbli jagħmlu dokumenti direttament aċċessibbli lill-pubbliku f'forma elettronika jew permezz ta' reġistru skond ir-regoli ta' l-istituzzjoni involuta. 2. B'mod partikolari, dokumenti legislattivi, jiġifieri, dokumenti miktuba jew irċevuti waqt proċeduri għall-adozzjoni ta' atti vinkolanti ġo jew għall-Istati Membri, għandhom, bla ħsara lill-Artikoli 4 u 9, ikunu direttament aċċessibbli. 3. Fejn possibbli, dokumenti oħra, partikolarment dokumenti dwar l-iżvilupp ta' politika jew strateġija, għandhom ikunu direttament aċċessibbli. 4. Meta aċċess dirett ma jingħatax permezz tar-repistru, ir-reġistrtur għandhu, sa fejn hu possibli, jindika fejn ikun id-dokument. Artikolu 13 Pubblikazzjoni fil-Ġurnal Uffiċjali 1. Flimkien ma' l-atti msemmija fl-Artikolu 254(1) u (2) tat-Trattat tal-KE u fl-ewwel paragrafu ta' l-Artikolu 163 tat-Trattat ta' Euratom, id-dokumenti li ġejjin, bla ħsara lill-Artikoli 4 u 9 ta' dan ir-Regolament, għandhom jiġu ppublikati fil-Ġurnal Uffiċjali: (a) proposti tal-Kummissjoni; (b) posizzjonijiet komuni adottati mill-Kunsill skond il-proċedura msemmija fl-Artikoli 251 u 252 tat-Trattat tal-KE u r-raġunijiet għal dawk il-posizzjonijiet komuni, kif ukoll il-posizzjonijiet tal-Parlament Ewropew f'dawn il-proċeduri; (ċ) il-qafas tad-deċiżjonijiet u deċiżjonijiet msemmija fl-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE; (d) konvenzjonijiet imwaqqfa mill-Kunsill skond l-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE; (e) konvenzjonijiet iffirmati bejn l-Istati Membri fuq il-bażi ta' l-Artikolu 293 tat-Trattat tal-KE; (f) ftehim internazzjonali konklużi mill-Komunità jew skond l-Artikolu 24 tat-Trattat ta' l-UE. 2. Sa' fejn hu possibbli, id-dokumenti li ġejjin għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali: (a) inizjattivi preżentati lill-Kunsill minn Stat Membru skond l-artikolu 67(1) tat-Trattat tal-KE jew skond l-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE; (b) posizzjonijiet komuni msemmija fl-Artikolu 34(2) tat-Trattat ta' l-UE; (ċ) direttivi ħlief dawk msemmija fl-Artikolu 254(1) u (2) tat-Trattat tal-KE, deċiżjonijiet ħlief dawk imsemmija fl-Artikolu 254(1) tat-Trattat tal-KE, rakomandazzjonijiet u opinjonijiet. 3. Kull istituzzjoni tista' fir-regoli tal-proċedura tagħha tistabbilixxi liema aktar dokumenti għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali. Artikolu 14 Tagħrif 1. Kull istituzzjoni għandha tieħu l-miżuri meħtieġa sabiex tavża l-pubblika dwar id-drittijiet li għandhom taħt dan ir-Regolament. 2. L-Istati Membri għandhom jikkoperaw ma' l-istituzzjonijiet fl-għotja ta' tagħrif liċ-ċittadini. Artikolu 15 Prattika amministrattiva fl-istituzzjonijiet 1. L-istituzzjonijiet għandhom jiżviluppaw prattiċi amministrattivi tajbin sabiex jiffaċiltaw l-eżerċizzju tad-dritt ta' l-aċċess garantit minn dan ir-Regolament. 2. L-istituzzjonijiet għandhom iwaqqfu kumitat interistituzzjonali sabiex jeżamina l-aħjar prattika, jindirizza kunflitti li jistgħu jinqalgħu u jiddiskuti żvilupp futuri dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti. Artikolu 16 Riproduzzjoni ta' dokumenti Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għal regoli fis-seħħ li jistgħu jillimitaw id-dritt ta' parti terza li tirriproduċi jew li tisfrutta dokumenti żvelati. Artikolu 17 Rapporti 1. Kull istituzzjoni għandha tippubblika ta' kull sena rapport għas-sena ta' qabel inklużi n-numru ta' każijiet fejn l-istituzzjoni rrifjutat li tagħti aċċess għal dokumenti, ir-raġunijiet għal dawn ir-rifjuti u n-numru ta' dokumenti sensittivi mhux reġistrati fir-reġistru. 2. Sal-31 ta' Jannar 2004 l-aktar tard, il-Kummissjoni għandha tippubblika rapport dwar l-implimentazzjoni tal-prinċipji ta' dan ir-Regolament u għandha tagħmel rakomandazzjonijiet, li jinkludu, jekk ikunu xierqa, proposti għar-reviżjoni ta' dan ir-Regolament u programm ta' azzjoni ta' miżuri li għandhom jittieħdu mill-istituzzjonijiet. Artikolu 18 Miżuri ta' applikazzjoni 1. Kull istituzzjoni għandha tadatta r-regoli ta' proċedura tagħha għad-dispożizzjonijiet ta' dan ir-Regolament. L-adattamenti għandhom jidħlu fis-seħħ mit-3 ta' Diċembru 2001. 2. Fi żmien sitt shur mid-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha teżamina l-konformità tar-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom) Nru 354/83 ta' l-1 ta' Frar 1983 dwar il-ftuħ lill-pubbliku ta' l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u tal-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika [6] ma' dan ir-Regolament sabiex tiżgura, sa' fejn possibbli, il-preservazzjoni u l-arkivjar ta' dokumenti. 3. Fi żmien sitt xhur tad-dħul fis-seħħ ta' dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha teżamina l-konformità tar-regoli fis-seħħ dwar aċċess ta' dokumenti ma' dan ir-Regolament. Artikolu 19 Dħul fis-seħħ Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fit-tielet jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej. Għandu jibda japplika mit-3 ta' Diċembru 2001. Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha. Magħmul fi Brussel, it-30 ta' Mejju 2001. Għall-Parlament Ewropew Il-President N. Fontaine Għall-Kunsill Il-President B. Lejon [1] ĠU C 177 E, tas-27.6.2000, p. 70 [2] l-Opinjoni tal-Parlament Ewropew tat-3 ta' Mejju 2001 (għadu mhux ippubblikat fil-Ġurnal Uffiċjali) u d-Deċiżjoni tal-Kunsill tat-28 t'a Mejju 2001 [3] ĠU L 340, tal-31.12.1993, p. 43. Deċiżjoni kif l-aħħar emendata mid-Deċiżjoni 2000/527/KE (ĠU L 212, tat-23.8.2000, p. 9) [4] ĠU L 46, tat-18.2.1994, p. 58. Deċiżjoni kif l-aħħar emendata mid-Deċiżjoni 96/567/KE, KEFA, Euratom (ĠU L 247, tat-28.9.1996, p. 45) [5] ĠU L 263, tal-25.9.1997, p. 27 [6] ĠU L 43, tal-15.2.1983, p. 1 --------------------------------------------------