Official Journal C 282 , 18/09/1997 P. 0005 - 0007



Aġenzija Ewropea għall-ambjent Deċiżjoni tal-21 ta' Marzu 1997 dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti ta' l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (97/K 282/04) Memorandum ta' tifsir 1. Skond ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru. 1210/90 tas-7 ta' Mejju 1990 dwar it-twaqqif ta' Aġenzija Ewropea għall-Ambjent u n-Network Ewropea ta' Komunikazzjoni tat-Tagħrif u l-Osservazzjoni dwar l-Ambjent [1], waħda mill-funzjonijiet ta' l-Aġenzija hi "li tiżgura li l-pubbliku hu informat tajjeb dwar l-istat ta' l-ambjent" (Artikolu 1(2)). B'konformità ma' dan il-prospett ġenerali, l-Aġenzija għandha l-għan li tiżgura "tixrid wiesgħa ta' informazzjoni serja dwar l-ambjent" (Artikolu 2, punt (vi)). 2. Waqt li jiġi kkunsidrat li aċċess liberu għal informazzjoni disponibbli dwar l-ambjent miżmuma mill-awtoritajiet pubbliċi ta' l-Istati Membri ttejjeb il-protezzjoni ambjentali, l-aċċess għal dokumenti miżmuma minn Stati Membri ġie żgurat bid-Direttiva tal-Kunsill 90/313/KEE tas-7 ta' Ġunju 1990 dwar il-libertà ta' aċċess għal informazzjoni dwar l-ambjent [2]. 3. Fis-6 ta' Diċembru 1993 il-Kunsill u l-Kummissjoni approvaw kodiċi ta' kondotta dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti tal-Kunsill u tal-Kummissjoni [3]. Ftit wara, iż-żewġ istituzzjonijiet, waqt li jimplimentaw dan il-kodiċi ta' kondotta, adottaw id-deċiżjonijiet dwar aċċess pubbliku għad-dokumenti rispettivi tagħhom [4]. 4. L-Aġenzija s'issa applikat id-deċiżjoni tal-Kummissjoni b'analoġija. Madankollu, peress li ġiet awtorizzata b'personalità ġuridika u awtonomija legali, hi mhix limitata bid-Deċiżjoni msemmija hawn fuq, u għalhekk hu neċessarju għall-Aġenzija li tadotta sett ta' regoli tagħha proprja dwar aċċess pubbliku għal dokumenti ta' l-Aġenzija Ewropea dwar l-Ambjent. Hu indikat bis-sħiħ li dawn ir-regoli jsegwu mill-qrib dawk adottati mill-Kunsill u mill-Kummissjoni. B'konformità mal-prinċipju ta' awtonomija legali, id-deċiżjoni ma tirreferix għall-kodiċi ta' kondotta msemmi hawn fuq imma għandha tiġi applikata fuq bażi indipendenti. 5. Rigward is-sustanza tad-deċiżjoni, il-punt ta' tluq għandu jkun, u dan għandu jkun muri ċar, li l-Aġenzija hi deċiża li tawtorizza aċċess għal dokumenti eżistenti fl-aktar mod wiesgħa possibli. L-iskop tad-deċiżjoni hu li jiġu stabbiliti regoli li jridu jiġu applikati mill-pubbliku għal dokumenti disponibbli mingħajr ma jiġi muri interess. Għandu jiġi mifhum li l-applikanti huma biss intitolati li jirċievu jew li jikkonsultaw dokumenti eżistenti. M'hemm l-ebda obbligu għall-Aġenzija li taċċetta xogħol għal riċerka jew li tipproduċi dokumenti ġodda fuq it-talba tal-pubbliku. 6. Aċċess għal dokumenti (hi liema hi l-format tagħhom) tkun normalment restritta għal dokumenti maħruġa mill-Aġenzija. Għad-dokumenti kollha l-oħra mitluba, l-applikanti għandhom jiġu mistiedna li japplikaw lill-awtorità li toħroġ dawn id-dokumenti. 7. Filwaqt li konsultazzjoni tad-dokumenti ta' l-Aġenzija fil-bini ta' l-Aġenzija jkun normalment bla ħlas, l-Aġenzija għandha jkollha l-possibiltà li titlob prezz żgħir għal fotokopji ta' dokumenti li jaqbżu t-30 paġna. 8. Aċċess għal dokumenti ta' l-Aġenzija għandu jiġi rrifjutat taħt ċerti kondizzjonijiet, speċjalment f'każi fejn l-interess pubbliku, il-protezzjoni ta' l-individwu u l-privatezza, il-protezzjoni ta' sigriet kummerċjali u industrijali jeħtieġu hekk. Għal raġunijiet ta' koerenza, hu meqjus opportun li jiġu abbozzati dawn l-eċċezzjonijiet (Artikolu 5) eżattament bl-istess mod kif jidhru fil-kodiċi ta' kondotta adotta mill-Kunsill u mill-Kummissjoni. 9. Il-proċedura stabbilita bid-deċiżjoni hi kif ġejja: - l-applikazzjonijiet kollha għandhom jiġu indirizzati lill-Uffiċċju tad-Direttur Eżekuttiv. It-talbiet kollha għandhom ikun kontrollati mid-Direttur Eżekuttiv, - jekk l-Aġenzija bi ħsiebha tirrifjuta l-aċċess għad-dokumenti, l-applikant għandu jiġi informat bil-kitba dwar ir-raġunijiet ta' din l-intenzjoni. L-applikant jista' jiddepożita appell kontra din id-deċiżjoni lill-president tal-Bord ta' Amministrazzjoni. Hu maħsub li dan iseħħ biss f'okkażjonijiet eċċezzjonali, - Jekk il-president tal-Bord ta' l-Amministrazzjoni jiddeċiedi li jwarrab l-appell, id-deċiżjoni tiegħu għandha turi r-raġunijiet tiegħu u jinforma lill-applikant dwar il-possibiltà li jirreferi l-kwistjoni lill-Ombudsman skond l-Artikolu 138ċ tat-Trattat tal-KE. 10. Id-Deċiżjoni tal-Bord ta' l-Amministrazzjoni ta' l-Aġenzija Ewropea dwar l-Ambjent ġiet adottata u għandha tkun riveduta wara sentejn mill-istess korp. Għandha tiġi ppublikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (serje "K") u mqiegħdha għad-dispożizzjoni tal-pubbliku. Test tad-deċiżjoni I. Il-pubbliku għandu jkollu aċċess l-aktar wiesgħa għal dokumenti ta' l-Aġenzija skond il-kondizzjonijiet stabbiliti f'din id-deċiżjoni. "Dokumenti ta' l-Aġenzija" tfisser kull test eżistenti miktub, hu x'inhu l-format tiegħu, li fih informazzjoni eżistenti u li joħroġ mill-Aġenzija Ewropea dwar l-Ambjent. Din id-Deċiżjoni ma tgħoddx għal dokumenti diġà ppublikati. II. Applikazzjoni għal aċċess għal dokument ta' l-Aġenzija għandha tintbagħat bil-kitba lid-Direttur Eżekuttiv ta' l-Aġenzija [5]. L-applikanti m'għandhomx għalfejn juru motivazzjoni. L-applikazzjonijiet għandhom isiru f'manjiera preċiża biżżejjed u għandhom ikollhom l-informazzjoni meħtieġa biex jiġi identifikat id-dokument mitlub. Fejn hu neċessarju, l-applikant għandu jiġi mistoqsi għal aktar dettalji. III. L-applikant għandu jkollu aċċess għal dokumenti ta' l-Aġenzija jew billi jikkonsultahom fil-bini ta' l-Aġenzija jew billi tintbagħatlu kopja a spejjeż tiegħu. Għal fotokopji li jaqbżu 30 karta, l-Aġenzija tista' titlob ħlas ta' 10 ECU, u 0036 ECU kull karta. Prezzijiet għal informazzjoni f'formati oħra għandhom jiġu stabbiliti każ b'każ imma fil-limiti raġonevoli. Dokumenti għandhom jiġu pprovduti fil-lingwi disponibbli, waqt li tittieħed in konsiderazzjoni il-preferenza ta' l-applikant. Kull min jingħata aċċess għal dokument ta' l-Aġenzija ma jistax ibiegħ id-dokument, jew iqassmu għal skopjiet ta' kummerċ mingħajr awtorizzazzjoni minn qabel. Hi awtorizzata riproduzzjoni ta' dokumenti ppublikati, sakemm is-sors hu mgħarraf. IV. Applikazzjonijiet għandhom jiġu trattati kemm jista' jkun malajr taħt ir-risponsabbiltà tad-Direttur Eżekuttiv. L-applikant għandu jiġi informat bil-miktub fi żmien xahar jekk l-applikazzjoni tiegħu ġietx awtorizzata jew jekk l-intenzjoni hiex li jiġi rrifjutat l-aċċess. Fil-każ ta' l-aħħar, l-applikant għandu jkun informat bir-raġunijiet għal din l-intenzjoni u li għandu xahar biex jippreżenta lill-president tal-Bord ta' l-Amministrazzjoni talba għal reviżjoni ta' l-intenzjoni li jiġi rrifjutat l-aċċess, u jekk ma jagħmilx hekk jiġi meqjus bħala li rtira l-applikazzjoni tiegħu. Nuqqas ta' risposta għal applikazzjoni fi żmien xahar tas-sottomissjoni għandu jkun ekwivalenti għal rifjut. F'dan il-każ l-applikant jista' jippreżenta talba lill-president tal-Bord ta' l-Amministrazzjoni fi żmien xahar, u jekk ma jsirx dan hu jkun mequs bħala li rtira l-applikazzjoni. Id-deċiżjoni fuq l-applikazzjoni għall-reviżjoni għandha tittieħed kemm jista' jkun malajr u fi żmien xahrejn tas-sottomissjoni ta' applikazzjoni bħal din. Jekk l-applikazzjoni hi rrifjutata, id-deċiżjoni għandha turi l-motivazzjoni ta' dan. Fl-istess ħin, l-applikant għandu jkun informat bil-possibbiltà li jirreferri l-kwistjoni lill-Ombudsman skond id-dispożizzjonijiet ta' l-Artikolu 138e tat-Trattat tal-KE. V. Aċċess għal dokument ta' l-Aġenzija m'għandux ikun awtorizzat jekk il-kxif tiegħu jista' jdgħajjef - il-protezzjoni ta' l-interess pubbliku (sigurtà pubblika, relazzjonijiet internazzjonali, stabbiltà monetarja, proċeduri ġudizzjarji, spezzjonijiet u investigazzjonijiet), - il-protezzjoni ta' l-individwu u tal-privatezza, - il-protezzjoni tas-segretezza kummerċjali u industrijali, - il-protezzjoni ta' l-interessi finanzjarji tal-Komunità, - il-protezzjoni ta' riservatezza kif mitluba mill-persuna naturali jew ġuridika li tat xi informazzjoni li tinsab fid-dokument jew kif mitluba mil-leġislazzjoni tal-pajjiż membru li ta xi informazzjoni. Aċċess għal dokument ta' l-Aġenzija jista' jiġi rrifjutat biex tiġi protetta r-riservatezza tal-proċeduri ta' l-Aġenzija. VI. Din id-deċiżjoni għandha tiġi riveduta wara sentejn ta' operat. Bi preparazzjoni għal dik ir-reviżjoni, id-Direttur Eżekuttiv għandu jissottometti fi żmien stipulat rapport lill-Bord ta' l-Amministrazzjoni fuq l-implimentazzjoni ta' din id-Deċiżjoni. VII. Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-1 ta' Ġunju 1997. Għandha tiġi ppublikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej u tkun disponibbli għall-pubbliku. [1] ĠU L 120, tal-11.5.1990, p. 1. [2] ĠU L 158, tat-23.6.1990, p. 56. [3] ĠU L 340, tal-31.12.1993, p. 41. [4] Deċiżjoni tal-Kunsill ta' l-20.12.1993 dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti tal-Kunsill (ĠU L 340, tal-31.12.1993, p. 43), Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-8.2.1994 dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti tal-Kummissjoni (ĠU L 46, tat-18.2.1994, p. 58), kif modifikati bid-Deċiżjoni tad-19.9.1996 (ĠU L 247, tat-28.9.1996, p. 45). [5] Aġenzija Ewropea dwar l-Ambjent, Kongens Nytorv 6, DK-1050 Copenhague, Fax (45 33) 36 71 99. --------------------------------------------------