MT Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea L 328/42

REGOLAMENT TA’ DELEGA TAL-KUMMISSJONI (UE) Nru 1271/2013

tat-30 ta’ Settembru 2013

dwar Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi msemmija fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill

IL-KUMMISSJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidrat ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-25 ta’ Ottubru 2012 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni u li jħassar ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (1), u partikolarment l-Artikolu 208 tiegħu,

Billi:

(1) ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 (2) dwar ir-Regolament Finanzjarju ta’ qafas għall-korpi mwaqqfa mill-Komunitajiet kien ibbażat fuq ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (3). ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 ġie sostitwit bir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012. Huwa għalhekk neċessarju li jkun rivedut ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002. Fl-interessi taċ-ċarezza, huwa neċessarju li r-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 ikun sostitwit.

(2) Huwa meħtieġ li titqies id-dikjarazzjoni konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni Ewropea dwar l-aġenziji deċentralizzati tad-19 ta’ Lulju 2012.

(3) Ċerti dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 jeħtieġ li jiġu riveduti sabiex iqisu l-esperjenza miksuba fl-applikazzjoni tagħhom.

(4) Dan ir-Regolament għandu jistabbilixxi prinċipji wiesgħa u regoli bażiċi applikabbli għall-korpi mwaqqfa skont it-TFUE u t-Trattat tal-Euratom (minn hawn’ il quddiem “korpi tal-Unjoni”) li jirċievu kontribuzzjonijiet li jitħallsu mill-baġit u mingħajr ħsara għall-att kostitwenti. Fuq il-bażi ta’ dan ir-Regolament korpi tal-Unjoni għandhom jadottaw ir-regoli finanzjarji tagħhom stess li ma jistgħux ivarjaw mir-Regolament għajr meta l-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom jirrikjedu dan u bil-kunsens bil-quddiem tal-Kummissjoni.

(5) Madankollu korpi tal–Unjoni li kompletament jiffinanzjaw lilhom infushom, li għalihom dan ir-Regolament ma japplikax, għal raġunijiet ta’ konsistenza għandhom jistabbilixxu regoli simili fejn xieraq. F’konformità mal-istqarrija konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni tad-19 ta’ Lulju 2012, dawk il-korpi għandhom jippreżentaw lill-Parlament Ewropew, lill-Kunsill u lill-Kummissjoni rapport annwali dwar l-eżekuzzjoni tal-baġit tagħhom u jqisu kif jixraq it-talbiet tagħhom u r-rakkomandazzjonijiet.

(6) Korpi tal-Unjoni għandhom jistabbilixxu u jimplimentaw il-baġit tagħhom skont il-ħames prinċipji fundamentali tal-liġi baġitarja - unità, akkuratezza, universalità, speċifikazzjoni u annwalità, u l-prinċipji ta’ ekwilibriju, unità tal-kontijiet, ġestjoni finanzjarja tajba u trasparenza.

(7) In-natura ta’ ibbilanċjar tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni għandha tkun enfasizzata. Il-parti tar-riżultat baġitarju pożittiv tal-korp tal-Unjoni li jaqbeż l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni mħallas matul is-sena għandu jkun rrotarnat lil baġit tal-Unjoni.

(8) Fejn l-att kostitwenti jistipula li d-dħul huwa kostitwit minn tariffi jew imposti b’żieda mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni u li d-dħul li jirriżulta minn tariffi u imposti jkun assenjat għal punti partikolari ta’ nefqa, korpi tal-Unjoni għandu jkollhom il-possibbiltà li jittrasferixxu l-bilanċ fil-forma ta’ dħul assenjat.

(9) Huwa meħtieġ li jiġi żgurat illi t-tariffi huma stabbiliti f’livell xieraq biex ikopru l-kostijiet tal-forniment tas-servizzi u biex jevitaw surpluses sinifikanti.

(10) Id-delega ta’ kompiti ta’ implimentazzjoni tal-baġit lil korpi tal-Unjoni jeħtieġ li tiġi ġustifikata kif dovut mill-karatteristiċi tal-kompiti u l-għarfien espert speċifiku tal-korp tal-Unjoni, filwaqt li tiġi żgurata l-ġestjoni finanzjarja tajba u l-kosteffiċjenza. Il-kompiti ddelegati għandhom ikunu kompatibbli mal-att kostitwenti.

(11) Il-korpi tal-Unjoni għandhom jitħallew jirċievu għotjiet ad hoc biss jekk dan ikun ipprovdut espressament fl-atti bażiċi relevanti u awtorizzati fl-att kostitwenti.

(12) Skont l-Artikolu 50 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, l-korp tal-Unjoni għandu jieħu sehem f’eżerċizzju ta’ benchmarking ma’ korpi u istituzzjonijiet oħra tal-Unjoni.

(13) Huwa neċessarju li jiġu stabbiliti regoli dwar il-pjan ta’ azzjoni biex isir segwitu tal-konklużjonijiet tal-evalwazzjonijiet perjodiċi ġenerali sabiex tkun żgurata l-implimentazzjoni effiċjenti tagħhom.

(14) Sabiex jiġi żgurat programmar konsistenti, il-korp tal-Unjoni għandu jfassal dokument li jkun fih l-ipprogrammar annwali u pluriennali li jqis il-gwida tal-Kummissjoni.

(15) Il-korp tal-Unjoni għandu jallinja l-iskeda ta’ programmar annwali u pluriennali mal-proċedura baġitarja biex jiżgura l-effiċjenza tagħha u l-konsistenza tad-dokumenti kollha tal-ipprogrammar.

(16) Huwa neċessarju li tkun iċċarata l-arkitettura attwali tal-awditjar intern u tal-funzjonijiet ta’ kontroll intern u li jkunu ssimplifikati r-rekwiżiti ta’ rapportar. Il-funzjoni tal-awditjar intern fil-korp tal-Unjoni għandha titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni li għandu jwettaq awditi meta dawn ikunu iġġustifikati mir-riskji involuti. Huwa neċessarju li jkunu pprovduti regoli dwar l-istabbiliment u l-funzjonament tal-kapaċitajiet tal-awditjar intern.

(17) L-obbligi ta’ rappurtar għandhom jiġu razzjonalizzati. Korpi tal-Unjoni għandhom jipprovdu r-rapport annwali tal-attività kkonsolidat li jinkludi informazzjoni komprensiva dwar l-implimentazzjoni tal-programm ta’ ħidma tagħhom, il-baġit, il-pjan ta’ politika tal-persunal, il-ġestjoni tiegħu u s-sistemi interni ta’ kontroll.

(18) Sabiex titjieb il-kostefficjenza ta’ korpi tal-Unjoni, huwa neċessarju li tkun prevista l-possibbiltà ta’ kondiviżjoni tas-servizzi jew it-trasferment tagħhom lil korp ieħor tal-Unjoni jew lill-Kummissjoni. B’mod partikolari l-kosteffiċjenza tista’ tittejjeb billi l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni ikun jista’ jkun fdat bil-kompiti kollha tal-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni, jew parti minnhom.

(19) Kif previst fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, il-possibbiltà biex tikkategorizza impenji mifruxa fuq għadd ta’ snin f’porzjonijiet annwali għandha tkun permessa biss fejn l-att kostitwenti jew l-att bażiku jipprovdu għal dan jew fejn ikunu relatati man-nefqa amministrattiva

(20) Sabiex jallinjaw ir-regoli dwar id-dħul assenjat ma’ dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 huwa neċessarju li jsiru provvedimenti għal regoli fuq divrenzjar tad-dħul assenjat (intern u estern) kif ukoll dwar ir-riport tagħhom.

(21) Sabiex jiġu allinjati r-regoli dwar it-trattament tal-imgħax iġġenerat mill-kontribuzzjoni tal-Unjoni lejn l-korp tal-Unjoni ma’ dawk tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, huwa neċessarju li jkun provdut li l-imgħax ma jkunx dovut lill-baġit.

(22) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jipprovdi għal possibbiltà li jiddaħħal impenn legali qabel impenn baġitarju f’każijiet speċifiċi. Korpi tal-Unjoni għandu jkollhom ukoll dik il-possibbiltà.

(23) Sabiex tiġi żgurata konsistenza bejn ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 u r-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, dispożizzjonijiet speċifiċi dwar l-akkwisti u l-għotjiet ma għandhomx ikunu permessi. L-applikazzjoni ta’ sett wieħed ta’ regoli tiżgura simplifikazzjoni tal-ħidma tal-korp tal-Unjoni u tippermetti l-użu tal-linji gwida u l-mudelli mħejjija mill-Kummissjoni.

(24) Il-possibilità li jingħataw premji mill-korp tal-Unjoni għandha tkun introdotta sabiex ikunu allinjati d-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2343/2002 mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012.

(25) Biex jidentifikaw u jreġu b’mod korrett ir-riskju ta’ kunflitt ta’ interess reali jew perċepiti, korpi tal-Unjoni għandhom ikunu meħtieġa jadottaw regoli dwar il-prevenzjoni u l-ġestjoni ta’ kunflitt ta’ interessi. Dawn ir-regoli għandhom iqisu l-linji gwida żviluppati mill-Kummissjoni wara d-dikjarazzjoni Konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni tad-19 ta’ Lulju 2012.

(26) Id-dispożizzjonijiet dwar il-politika tal-bini, inkluża l-introduzzjoni tal-possibilità u l-kundizzjonijiet li jippermettu lil korpi tal-Unjoni jiksbu self, għandhom ikunu allinjati mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 li jiżgura applikazzjoni konsistenti tar-regoli li għadhom kemm ġew introdotti mill-korpi u l-istituzzjonijiet kollha tal-Unjoni.

(27) Huwa meħtieġ li jsir provvediment għal dispożizzjonijiet tranżizzjonali għall-programmar u r-rappurtar minħabba li l-Kummissjoni għandha bżonn iż-żmien biex tiżviluppa l-linji gwida xierqa b’kooperazzjoni mal-korpi tal-Unjoni,

(28) Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea sabiex tkun tista’ ssir l-adozzjoni f’waqtha tar-regolamenti finanzjarji riveduti tal-korpi tal-Unjoni mill-1 ta’ Jannar 2014 sabiex tiżgura regoli koerenti tal-qafas finanzjarju pluriennali li jmiss.

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

TITOLU I

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

Artikolu 1

Suġġett

Dan ir-Regolament jistabbilixxi r-regoli finanzjarji essenzjali li fuqhom korp tal-Unjoni għandu jadotta r-regoli finanzjarji tiegħu. Ir-regoli finanzjarji tal-korpi tal-Unjoni ma jmorrux lil hinn mir-regolament finanzjarju ta’ qafas għajr meta l-ħtiġijiet speċifiċi tagħhom jirrikjedu dan u bil-kunsens bil-quddiem tal-Kummissjoni.

Artikolu 2

Definizzjonijiet

Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:

— “att kostitwenti” tfisser l-istrument tal-liġi tal-Unjoni li jirregola l-aspetti ewlenin tat-twaqqif u t-tħaddim tal-korp tal-Unjoni;

— “baġit tal-korp tal-Unjoni” tfisser l-istrument li, għal kull sena finanzjarja, ibassar u jawtorizza d-dħul u n-nefqa kollha meqjusa neċessarji għall-korp tal-Unjoni;

— “korp tal-Unjoni” tfisser kull korp imsemmi fl-Artikolu 208 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;

— “bord ta’ ġestjoni” tfisser il-korp intern prinċipali tal-korp tal-Unjoni li huwa responsabbli għat-teħid ta’ deċiżjonijiet dwar kwistjonijiet finanzjarji u baġitarji, irrispettivament mill-isem li ngħata fl-att kostitwenti;

— “direttur” tfisser il-persuna responsabbli għall-implimentazzjoni tad-deċiżjonijiet tal-bord ta’ ġestjoni u l-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala uffiċjal awtorizzanti, irrispettivament mit-titolu mogħti lil dik il-persuna fl-att kostitwenti;

— “il-bord eżekuttiv” tfisser il-korp intern tal-korp tal-Unjoni li jassisti lill-bord ta’ ġestjoni u li r-responsabbiltajiet tiegħu u r-regoli tal-proċeduri huma stabbiliti fl-att kostitwenti.

Artikolu 3

Perjodi, dati u limiti ta’ żmien

Sakemm ma jkunx ipprovdut mod ieħor, ir-Regolament (KEE, Euratom) Nru 1182/71 tal-Kunsill (4) japplika għall-iskadenzi stabbiliti b’dan ir-Regolament.

Artikolu 4

Protezzjoni ta’ dejta personali

Dan ir-Regolament huwa mingħajr ħsara għar-rekwiżiti tad-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5) u tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill. (6)

Artikolu 5

Rispett għall-prinċipji baġitarji

Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun stabbilit u implimentat f’konformità mal-prinċipji tal-unità, l-akkuratezza baġitarja, l-annwalità, l-ekwilibriju, l-unità tal-kontijiet, l-universalità, l-ispeċifikazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja tajba li titlob kontroll intern effettiv u effiċjenti, u t-trasparenza kif imniżżel f’dan ir-Regolament.

TITOLU II

PRINĊIPJI BAĠITARJI

KAPITOLU 1

Prinċipji tal-unità u l-akkuratezza tal-baġit

Artikolu 6

Ambitu tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jinkludi:

(a) id-dħul proprju ġej minn tariffi u imposti li l-korp tal-Unjoni huwa awtorizzat jiġbor bis-saħħa tal-kompiti fdati lilu, u kwalunkwe dħul ieħor;

(b) dħul magħmul mill-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Istati Membri ospitanti;

(c) kontribuzzjoni mogħtija mill-Unjoni;

(d) dħul assenjat għal partiti speċifiċi tan-nefqa skont l-Artikolu 23(1);

(e) in-nefqa tal-korp tal-Unjoni, inkluż in-nefqa amministrattiva.

2. Id-dħul li jikkonsisti minn tariffi u imposti jiġu assenjati biss f’każijiet eċċezzjonali u debitament ġustifikati previsti fl-att kostitwenti.

3. Meta waħda jew bosta mill-atti kostitwenti jipprovdu li kompiti definiti b’mod ċar huma ffinanzjati separatament jew meta korp tal-Unjoni jimplimenta kompiti fdati lilu minn ftehim ta’ delega, huwa jżomm kontijiet separati, dwar l-operazzjonijiet ta’ dħul u nefqa. Il-korp tal-Unjoni jidentifika b’mod ċar kull grupp ta’ kompiti fl-ipprogrammar tar-riżorsi umani inkluż fid-dokument ta’ programmar annwali u pluriennali msemmi fl-Artikolu 32.

Artikolu 7

Għotjiet ad hoc

1. Korpi tal-Unjoni ad hoc ma jistgħux jirċievu għotjiet mill-baġit sakemm ma jkunux awtorizzati fl-att kostitwenti u espressament previsti mill-att bażiku.

2. Fejn l-korp tal-Unjoni jkun ġie awtorizzat li jirċievi għotjiet ad hoc il-kompiti ffinanzjati permezz ta’ dawn l-għotjiet ikunu inklużi fil-programm ta’ ħidma annwali msemmi fl-Artikolu 32(3).

Artikolu 8

Ftehimiet ta’ delega

1. Il-korp tal-Unjoni ma jkunx fdat il-kompiti għall-implimentazzjoni tal-baġit mill-Kummissjoni ħlief jekk dan ikun debitament iġġustifikat min-natura speċjali tal-azzjoni u l-għarfien espert speċifiku tal-korp tal-Unjoni.

2. L-għażla tal-korp tal-Unjoni tqis debitament dan li ġej:

(a) il-kosteffiċjenza f’li jkunu afdati dawk il-kompiti;

(b) l-impatt fuq l-istruttura ta’ governanza tal-entità u dwar ir-riżorsi finanzjarji u umani tagħha.

3. Fejn il-Kummissjoni eċċezzjonalment tafda kompiti f’idejn l-korp tal-Unjoni:

(a) l-Artikolu 60 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 japplika għall-korp tal-Unjoni fir-rigward ta’ fondi allokati għal dawk il-kompiti u l-Artikoli 108 u 109 ta’ dan ir-Regolament ma japplikawx;

(b) il-kompiti fdati għandhom ikunu msemmija fil-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni, msemmi fl-Artikolu 32(3), għall-finijiet ta’ informazzjoni biss.

4. Mingħajr ħsara għall-paragrafu 2, l-uffiċjal awtorizzanti jikkonsulta mal-bord ta’ ġestjoni qabel ma jiġi ffirmat il-ftehim ta’ delega.

Artikolu 9

Regoli speċifiċi dwar il-prinċipji tal-unità u l-akkuratezza baġitarja

1. L-ebda dħul ma jinġabar u l-ebda nefqa ma ssir sakem ma jkunux marbuta ma’ linja fil-baġit tal-korp tal-Unjoni.

2. L-ebda nefqa ma tista’ tkun impenjata jew awtorizzata lil hinn mill-appropjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit tal-korp tal-Unjoni.

3. Approprjazzjoni tista’ tkun imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni biss jekk din tkun għal element ta’ nefqa meqjus bħala neċessarju.

4. L-imgħaxijiet iġġenerati mill-pagament ta’ prefinanzjament li jkun sar mill-baġit tal-korp tal-Unjoni ma jkunx dovut lill-korp tal-Unjoni.

KAPITOLU 2

Prinċipju tal-annwalità

Artikolu 10

Definizzjoni

L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni jkunu awtorizzati għal sena finanzjarja mill-1 ta’ Jannar sal-31 ta’ Diċembru.

Artikolu 11

Tip ta’ approprjazzjonijiet

1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun fih approprjazzjonijiet mhux differenzjati u, fejn ġustifikat mill-ħtiġiet operazzjonali, approprjazzjonijiet differenzjati. Approprjazzjonijiet differenzjati jikkonsistu f’approprjazzjonijiet ta’ impenn u f’approprjazzjonijiet ta’ pagament.

2. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn ikopru l-kost totali tal-impenji legali assunti matul is-sena finanzjarja.

3. L-approprjazzjonijiet ta’ pagament ikopru l-pagamenti magħmula biex jonoraw l-impenji legali li jsiru matul is-sena finanzjarja jew is-snin finanzjarji preċedenti.

Artikolu 12

Kontabilità għad-dħul u għall-approprjazzjonijiet

1. Id-dħul tal-korp tal-Unjoni msemmi fl-Artikolu 6 jiddaħħal fil-kontijiet tas-sena finanzjarja skont l-ammonti miġbura matul dik is-sena finanzjarja.

2. Id-dħul tal-korp tal-Unjoni jwassal għal ammont ekwivalenti ta’ appropjazzjonijiet ta’ pagament.

3. L-approprjazzjonijiet awtorizzati għal sena finanzjarja jintużaw biss biex ikopru n-nefqa impenjata u mħallsa f’dik is-sena finanzjarja u biex ikopru ammonti dovuti kontra impenji minn snin finanzjarji preċedenti.

4. L-impenji jkunu rreġistrati fil-kontijiet fuq il-bażi tal-impenji legali li jsiru sal-31 ta’ Diċembru.

5. Il-pagamenti jkunu rreġistrati fil-kontijiet għal sena finanzjarja fuq il-bażi tal-pagamenti affettwati mill-uffiċjal tal-kontabilità sal-31 ta’ Diċembru ta’ dik is-sena.

Artikolu 13

Impenn tal-approprjazzjonijiet

L-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-baġit tal-korp tal-Unjoni jistgħu jkunu impenjati b’effett mill-1 ta’ Jannar, ladarba l-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun ġie adottat b’mod definittiv.

Artikolu 14

Tħassir u riport tal-approprjazzjonijiet

1. Approprjazzjonijiet li ma jkunux ġew użati sat-tmiem tas-sena finanzjarja li għaliha jkunu rreġistrati jkunu kkanċellati. Madankollu, dawn jistgħu jiġu riportati, iżda biss għas-sena finanzjarja segwenti, b’deċiżjoni meħuda sal-15 ta’ Frar mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv f’konformità mal-paragrafi 3 u 4 jew jistgħu jiġu riportati awtomatikament f’konformità mal-paragrafu 5.

2. L-approprjazzjonijiet li jirrigwardaw in-nefqa relatata mal-persunal ma jistgħux jiġu ttrasferiti.

3. Approprjazzjonijiet ta’ impenn differenzjati u approprjazzjonijiet mhux differenzjati li ma jkunux ġew impenjati fl-għeluq tas-sena finanzjarja jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta’:

(a) ammonti li jikkorrispondu mal-approprjazzjonijiet ta’ impenn;

(b) ammonti li jikkorrispondu għal approprjazzjonijiet mhux differenzjati relatati ma’ proġetti ta’ bini li dwarhom il-parti l-kbira tal-istadji preparatorji għall-proċedura tal-impenn ikunu tlestew sal-31 ta’ Diċembru. L-istadju ta’ tħejjija tal-proċedura ta’ impenn ikun speċifikat fir-regoli li jimplimentaw ir-Regolament Finanzjarju ta’ kull korp tal-Unjoni.

Tali ammonti jistgħu jkunu impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena ta’ wara, jew sal-31 ta’ Diċembru tas-sena ta’ wara għal ammonti relatati ma’ proġetti ta’ bini;

4. Approprjazzjonijiet ta’ pagament jistgħu jiġu riportati fir-rigward ta’ ammonti meħtieġa biex ikopru impenji eżistenti jew impenji marbuta ma’ approprjazzjonijiet ta’ impenn riportati, meta l-approprjazzjonijiet ta’ pagament li hemm provvediment dwarhom fil-linji tal-baġiti relevanti għas-sena finanazjarja segwenti ma jkunux biżżejjed biex ikopru l-ħtiġijiet.

Il-korp tal-Unjoni kkonċernat l-ewwel juża l-approprjazzjonijiet awtorizzati għas-sena finanzjarja kurrenti u ma jużax mill-approprjazzjonijiet li jiġu riportati sakemm dawk preċedenti ma jkunux eżawriti.

5. Approprjazzjonijiet mhux differenzjati li jkunu jikkorrispondu għall-obbligi kkuntrattati kif suppost sat-tmiem tas-sena finanzjarja jiġu riportati awtomatikament għas-sena finanzjarja segwenti biss.

6. Approprjazzjonijiet riportatai li ma jkunux impenjati sal-31 ta’ Marzu tas-sena N + 1 jitħassru awtomatikament u jkunu identifikati fil-kontjiiet.

Artikolu 15

Regoli dwar it-trasferiment ’il quddiem għad-dħul assenjat

Ir-riport tad-dħul assenjat imsemmi fl-Artikolu 23 u ta’ approprjazzjonijiet mhux użati disponibbli fil-31 ta’ Diċembru li jirriżultaw minn tali dħul ikunu konformi mar-regoli li ġejjin:

(a) id-dħul assenjat estern ikun riportat awtomatikament u jkun użat għalkollox sakemm l-operazzjonijiet kollha li jirrigwardaw il-programm jew l-azzjoni li jkunu ġew assenjati għalihom ikunu twettqu; id-dħul assenjat estern riċevut matul l-aħħar sena tal-programm jew tal-azzjoni jista’ jerġa’ jintuża fl-ewwel sena tal-programm jew azzjoni sussegwenti;

(b) id-dħul assenjat intern jiġi riportat għal sena waħda biss, bl-eċċezzjoni tad-dħul assenjat intern definit fil-punt (f) tal-Artikolu 23(3), li jkun riportat awtomatikament.

Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Ġunju tas-sena N + 1, il-korp tal-Unjoni jinforma lill-Kummissjoni dwar l-implimentazzjoni ta’ kull dħul assenjat li jkun ġie riportat.

Artikolu 16

Diżimpenjar tal-approprjazzjonijiet

Meta jiġu diżempenjati approprjazzjonijiet fi kwalunkwe sena finanzjarja wara dik li fiha l-approprjazzjonijiet kienu ddaħħlu fil-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala riżultat ta’ nuqqas ta’ implimentazzjoni totali jew parzjali tal-azzjonijiet li għalihom kienu allokati, l-approprjazzjonijiet ikkonċernati jkunu kkanċellati.

Artikolu 17

Impenji

1. Mill-15 ta’ Ottubru ta’ kull sena, nefqa amministrattiva ta’ rutina tista’ tkun allokata bil-quddiem mal-appropjazzjonijiet ipprovduti għas-sena finanzjarja ta’ wara. Madankollu, tali impenji ma jaqbżux il-kwart tal-approprjazzjonijiet deċiżi mill-bord ta’ ġestjoni fuq il-linja tal-baġit li tikkorrispondi magħhom għas-sena finanzjarja kurrenti. Dawn ma japplikawx għal nefqa ġdida tat-tip li tkun għadha mhux approvat fil-prinċipju fl-aħħar baġit tal-korp tal-Unjoni adottat kif xieraq.

2. In-nefqa li titħallas bil-quddiem, per eżempju kera, tista’ tagħti lok għal pagamenti mill-1 ta’ Diċembru ’l quddiem li jitħallsu mill-appropjazzjonijiet għas-sena finanzjarja ta’ wara. F’dan il-każ, il-limitu msemmi fil-paragrafu 1 ma japplikax.

Artikolu 18

Regoli applikabbli fil-każ ta’ adozzjoni tard tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

1. Jekk il-baġit tal-korp tal-Unjoni ma jkunx ġie definittivament adottat fil-bidu tas-sena finanzjarja, ir-regoli stabbiliti fil-paragrafi 2 sa 6 japplikaw.

2. L-impenji u l-pagamenti jistgħu jsiru fil-limiti stabbiliti fil-paragrafu 3.

3. Impenji jistgħu jsiru għal kull kapitolu sa massimu ta’ kwart tat-total tal-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-kapitolu relevanti tas-sena finanzjarja preċedenti flimkien ma’ parti minn kull tnax għal kull xhar li jkun għadda.

Il-limitu tal-appropjazzjonijiet previst fir-rendikont tal-estimi tad-dħul u n-nefqa ma’ jinqabiżx.

Il-pagamenti jistgħu jsiru kull xhar għal kull kapitolu sa massimu ta’ parti minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet allokati fil-kapitolu relevanti tas-sena finanzjarja preċedenti. Dik is-somma, madankollu, ma tkunx aktar minn parti minn kull tnax tal-approprjazzjonijiet previsti fl-istess kapitolu fir-rendikont tal-estimi tad-dħul u n-nefqa.

4. L-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-kapitolu rilevanti tas-sena finanzjarja preċedenti, kif speċifikat fil-paragrafi 2 u 3, jinftiehmu li jirreferu għall-approprjazzjonijiet ivvotati fil-baġit tal-korp tal-Unjoni, inkluż permezz ta’ baġits emendatorji, u wara aġġustament għat-trasferimenti li jkunu saru matul dik is-sena finanzjarja.

5. Fuq talba tad-direttur, jekk il-bżonnijiet ta’ kontinwità tal-azzjoni mill-korp u l-ġestjoni tal-Unjoni jirrikjedu dan, il-bord ta’ ġestjoni, jista’ jawtorizza nefqa li tkun iktar minn parti waħda minn kull tnax proviżorji iżda li ma taqbiżx it-total ta’ erba’ partijiet minn kull tnax proviżorji, ħlief f’każijiet debitament ġustifikati, kemm għall-impenji kif ukoll għall-pagamenti b’mod addizzjonali ma’ dawk li jsiru disponibbbli b’mod awtomatiku skont il-paragrafi 2 u 3.

Il-partijiet minn kull tnax addizzjonali jkunu awtorizzati b’mod sħiħ u ma għandhomx ikunu diviżibbli.

6. Jekk, għal kapitolu partikolari, l-awtorizzazzjoni ta’ erba’ partijiet minn kull tnax proviżorji mogħtija skont il-paragrafu 5 ma tkunx suffiċjenti biex tiġi koperta n-nefqa meħtieġa biex tkun evitata interruzzjoni fil-kontinwità tal-azzjoni mill-korp tal-Unjoni fil-qasam kopert bil-kapitolu kkonċernat, tista eċċezzjonalment tingħata awtorizzazzjoni biex jinqabeż l-ammont tal-approprjazzjonijiet imdaħħla fil-kapitolu korrispondenti tal-baġit tal-korp tal-Unjoni tas-sena finanzjarja preċedenti. Il-bord ta’ ġestjoni jaġixxi skont il-proċeduri previsti fil-paragrafu 5. Madankollu, it-total kumplessiv disponibbli tal-approprjazzjonijiet fil-baġit tal-korp tal-Unjoni tas-sena finanzjarja preċedenti jew l-abbozz tal-baġit tal-korp tal-Unjoni, kif propost, ma jistax jinqabeż fl-ebda ċirkostanza.

KAPITOLU 3

Prinċipju tal-ekwilibriju

Artikolu 19

Definizzjoni u ambitu

1. Id-dħul u l-approprjazzjonijiet ta’ pagament ikunu bbilanċjati.

2. Appropjazzjonijiet għall-impenn ma jistgħux jaqbżu l-ammont ta’ kontribuzzjoni tal-Unjoni, flimkien mad-dħul proprju u kull dħul ieħor imsemmi fl-Artikolu 6.

3. Għal korpi li għalihom id-dħul huwa kostitwit minn tariffi jew imposti b’żieda mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni, it-tariffi għandhom ikunu ffissati f’livell li jkun tali li tiġi evitata akkumulazzjoni sinifikanti ta’ surplus. Fejn riżultat baġitarju pożittiv jew negattiv sinifikanti, fit-tifsira tal-Artikolu 97, isir rikurrenti, il-livell tat-tariffi u l-imposti jkun revedut.

4. Il-korp tal-Unjoni ma jistax jissellef fil-qafas tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.

5. Il-kontribuzzjoni tal-Unjoni lejn l-korp tal-Unjoni tikkostitwixxi għall-baġit tal-korp tal-Unjoni kontribuzzjoni ta’ bbilanċjar u tista’ tinqasam f’għadd ta’ pagamenti.

6. Il-korp tal-Unjoni jimplimenta ġestjoni rigoruża tal-kontanti, filwaqt li jqis id-dħul assenjat, sabiex jiżgura li l-bilanċi kontanti jkunu limitati għal bżonnijiet debitament ġustifikati. Mat-talbiet għall-pagamenti matul is-sena, huwa jippreżenta tbassir dettaljat u aġġornat tar-rekwiżiti kontanti tiegħu, inkluż informazzjoni dwar id-dħul assenjat.

Artikolu 20

Riżultat tal-baġit mis-sena finanzjarja

1. Jekk ir-riżultat tal-baġit skont it-tifsira tal-Artikolu 97 huwa pożittiv, huwa jitħallas lura lill-Kummissjoni sal-ammont tal-kontribuzzjonijiet imħallsa matul is-sena. Il-parti tar-riżultat tal-baġit li taqbeż l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni mħallas matul il-perjodu ta’ sena jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena finanzjarja segwenti bħala dħul.

L-ewwel subparagrafu japplika wkoll meta d-dħul tal-korp tal-Unjoni huwa kkostitwit minn tariffi u imposti addizzjonali mal-kontribuzzjoni tal-Unjoni.

Id-differenza bejn il-kontribuzzjoni mdaħħla fil-baġit u dik attwalment imħallsa lill-korp tal-Unjoni tkun ikkanċellat.

Mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar tas-sena N, il-korp tal-Unjoni jipprovdi estimu tar-riżultat tal-baġit għas-sena N – 1, li jrid jintradd lura lill-baġit aktar tard fis-sena N, sabiex tiġi kompluta l-informazzjoni diġà disponibbli dwar ir-riżultat tal-baġit tas-sena N – 2. Din l-informazzjoni tiġi kkunsidrata kif dovut mill-Kummissjoni meta tkun qed tivvaluta l-ħtiġijiet finanzjarji tal-korp tal-Unjoni għas-sena N + 1.

2. F’każijiet eċċezzjonali, fejn l-att kostitwenti jistipula li d-dħul li jirriżulta minn tariffi u imposti jkun assenjat għal partiti partikolari ta’ nefqa, l-korp tal-Unjoni jista’ jirriporta l-bilanċ tat-tariffi u l-imposti bħala dħul assenjat għall-attivitajiet relatati mal-provvista tas-servizzi li għalihom huma dovuti t-tariffi.

3. Jekk riżultat tal-baġit skont it-tifsira tal-Artikolu 97 juri żbilanċ negattiv, dan jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena finanzjarja segwenti bħala approprjazzjonijiet ta’ pagament jew, fejn xieraq, ipatti għalih b’riżultat pożittiv tal-baġit tal-korp tal-Unjoni fis-snin finanzjarji segwenti.

4. Id-dħul jew l-approprjazzjonijiet ta’ pagament jiddaħħlu fil-baġit tal-korp tal-Unjoni waqt il-proċedura baġitarja permezz tal-proċedura tal-ittra ta’ emenda stabbilita fl-Artikolu 39 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 jew, waqt li tkun għaddejja l-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjon, permezz ta’ baġit emendatorju.

KAPITOLU 4

Prinċipju tal-unità tal-kontijiet

Artikolu 21

Użu tal-euro

Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jitħejja u jkun implementat f’euro u l-kontijiet ikunu ppreżentati f’euro. Madankollu, għall-iskop ta’ fluss tal-flus, l-uffiċċjal tal-kontabilità u, fil-każ ta’ kontijiet imprest, l-amministraturi imprest, ikunu awtorizzati biex jagħmlu operazzjonijiet f’muniti oħra kif preskritt fir-regoli finanzjarji ta’ kull korp tal-Unjoni.

KAPITOLU 5

Prinċipju tal-universalità

Artikolu 22

Definizzjoni u ambitu

Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 23, id-dħul totali jkopri l-approprjazzjonijiet ta’ pagament totali. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 25, id-dħul u n-nefqa kollha jkunu rreġistrati b’mod sħiħ mingħajr l-ebda aġġustament kontra xulxin.

Artikolu 23

Dħul assenjat

1. Id-dħul assenjat estern u d-dħul assenjat intern jintużaw biex jiffinanzjaw partiti speċifiċi tan-nefqa.

2. Dawn li ġejjin jikkostitwixxu dħul assenjat estern:

(a) kontribuzzjonijiet finanzjarji mill-Istati Membri u pajjiżi terzi, inklużi fiż-żewġ każijiet l-aġenziji pubbliċi tagħhom, entitajiet, jew persuni fiżiċi għal ċerti attivitajiet, ta’ korpi tal-Unjoni sakemm dan hu previst fil-ftehim milħuq bejn il-korp tal-Unjoni u l-Istati Membri, pajjiżi terzi jew aġenziji pubbliċi, entitajiet jew persuni naturali inkwistjoni;

(b) dħul allokat għal skop speċifiku, bħal dħul minn fondazzjonijiet, sussidji, rigali u legati;

(c) kontribuzzjonijiet finanzjarji, mhux koperti mill-punt (a), għall-attivitajiet ta’ korpi tal-Unjoni minn pajjiżi terzi jew minn korpi mhux tal-Unjoni: — dħul minn għotjiet ad hoc imsemmija fl-Artikolu 7, — dħul minn ftehimiet ta’ delega msemmija fl-Artikolu 8;

(d) dħul assenjat intern imsemmi fil-paragrafu 3, sal-punt li dan ikun anċillari għad-dħul ieħor imsemmi fil-punti minn (a) sa (c) ta’ dan il-paragrafu;

(e) dħul minn tariffi u imposti msemmija fl-Artikolu 6(2).

3. Dawn li ġejjin jikkostitwixxu dħul assenjat intern:

(a) dħul minn partijiet terzi fir-rigward ta’ prodotti, servizz jew xogħol fornuti fuq talba tagħhom stess, għajr it-tariffi u l-imposti msemmija fl-Artikolu 6(1)(a);

(b) rikavat mill-bejgħ ta’ vetturi, tagħmir, istallazzjonijiet, materjali u apparat xjentifiku u tekniku li jkun sostitwit jew mormi meta l-valur kif imniżżel fil-kontijiet huwa deprezzat għal kollox;

(c) dħul li joriġina mir-rifużjoni, skont l-Artikolu 62, ta’ ammonti mħallsa bi żball;

(d) rikavat mill-forniment ta’ oġġetti, servizzi u xogħlijiet għal istituzzjonijiet tal-Unjoni jew korpi oħra tal-Unjoni;

(e) pagamenti tal-assigurazzjoni riċevuti;

(f) dħul minn kirjiet;

(g) dħul minn bejgħ ta’ pubblikazzjonijiet jew films, inklużi dawk fuq medja elettronika;

(h) dħul li jirriżulta mir-rimborż sussegwenti tat-taxxi skont l-Artikolu 25(3)(b).

4. Mingħajr ħsara għall-Artikolu 23(2)(e) l-att kostitwenti rilevanti jista’ wkoll jassenja dħul li għalih jipprovdi f’partiti speċifiċi ta’ nefqa.. Sakemm mhux speċifikat mod ieħor fl-att kostitwenti relevanti, tali dħul jikkostitwixxi dħul assenjat intern.

5. Il-partiti kollha ta’ dħul fis-sens tal-punti (a) sa (c) tal-paragrafu 2 u l-punti (a) u (d) tal-paragrafu 3 jkopru n-nefqa diretta jew indiretta kollha li ssir mill-attività jew għan inkwistjoni.

6. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jinkludi linji li jakkomodaw id-dħul assenjat estern u d-dħul assenjat intern u fejn possibbli jindika l-ammont.

Id-dħul assenjat jista’ jiġi inkluż fl-estimi tad-dħul u n-nefqa biss għall-ammonti li huma ċerti fid-data tal-istabbiliment tal-abbozz tal-baġit.

Artikolu 24

Donazzjonijiet

1. Id-direttur jista’ jilqa’ kull donazzjoni li ssir lill-korp tal-Unjoni, bħalma huma fondazzjonijiet, sussidji, rigali u legati.

2. Aċċettazzjoni ta’ donazzjonijiet li jistgħu jinvolvu xi imposta finanzjarja jkunu suġġetti għall-awtorizzazzjoni minn qabel mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, mill-bord eżekuttiv, li jrid jiddeċiedi fi żmien xahrejn mid-data li titressaq quddiemu t-talba. Jekk il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv, jonqos milli jiddeċiedi f’dak il-perjodu, id-donazzjoni tkun ikkunsidrata aċċettata.

Artikolu 25

Regoli dwar it-tnaqqis u l-aġġustamenti minħabba r-rati tal-kambju

1. Jista’ jsir it-tnaqqis li ġej minn talbiet għal pagament, li imbagħad ikunu mgħoddija għall-pagament tal-ammont nett:

(a) pieni imposti fuq partijiet għal kuntratti ta’ akkwist jew fuq benefiċjarji;

(b) skontijiet, rifużjonijiet u tnaqqis fuq fatturi individwali u dikjarazzjonijiet tal-kostijiet;

(c) aġġustamenti għal ammonti li tħallsu u li ma kienux dovuti.

L-aġġustamenti msemmija fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu jistgħu jsiru bi tnaqqis dirett minn pagament ġdid interim jew mill-pagament tal-bilanċ lill-istess persuna li għandha titħallas taħt il-kapitolu, l-artikolu u s-sena finanzjarja li fiha sar il-pagament żejjed.

Ir-regoli tal-kontabilità tal-Unjoni japplikaw għat-tnaqqis imsemmi fil-punt (c) tal-ewwel subparagrafu.

2. Il-kost tal-prodotti jew tas-servizzi pprovduti lill-Unjoni li jinkorporaw taxxi mroddija lura mill-Istati Membri skont il-Protokoll dwar il-Privileġġi u l-Immunitajiet tal-Unjoni Ewropea jittieħed mill-baġit tal-korp tal-Unjoni għall-ammont qabel it-taxxa sakemm ikun japplika għall-korp tal-Unjoni.

3. Il-kost tal-prodotti jew tas-servizzi pprovduti lill-Unjoni li jinkorporaw taxxi mroddija lura minn pajjiżi terzi fuq il-bażi tal-ftehimiet rilevanti jista’ jittieħed mill-baġit tal-korp tal-Unjoni għal kwalunkwe minn dawn li ġejjin:

(a) l-ammont qabel it-taxxa;

(b) l-ammont li jinkludi t-taxxa. F’tali każ, taxxi rimborżati sussegwentament jiġu ttrattati bħala dħul assenjat intern.

4. Kwalunkwe taxxa nazzjonali temporanjament imġarrba mill-Korp tal-Unjoni skont il-paragrafi 2 u 3 tiddaħħal f’kont sospiż sakemm jingħataw lura mill-Istat ikkonċernat.

5. Kwalunkwe riżultat negattiv tal-baġit jiddaħħal fil-baġit tal-korp tal-Unjoni bħala nefqa.

6. Aġġustamenti jistgħu jsiru fir-rigward tad-differenzi fil-kambju li jseħħu fl-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni. Il-qligħ jew it-telf finali jkun inkluż fil-bilanċ tas-sena.

KAPITOLU 6

Prinċipju ta’ speċifikazzjoni

Artikolu 26

Dispożizzjonijiet ġenerali

L-approprjazzjonijiet ikunu mmirati għal skopijiet speċifiċi skont it-titolu u l-kapitolu. Il-kapitoli jkunu wkoll suddiviżi ulterjorment f’artikoli u partiti.

Artikolu 27

Trasferimenti

1. Id-Direttur jista’ jittrasferixxi approprjazzjonijiet:

(a) minn titolu għal ieħor sa massimu ta’ 10 % tal-approprjazzjonijiet għas-sena murija fil-linja li minnha jsir it-trasferiment;

(b) minn kapitolu għal ieħor u minn artikolu għal ieħor mingħajr limitu.

2. Lil hinn mil-limitu msemmi fil-paragrafu 1, id-Direttur jista’ jipproponi lill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, lill-bord eżekuttiv, trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet minn titolu għall-ieħor. Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv ikollu tliet ġimgħat biex jopponi dawn it-trasferimenti. Wara dak il-limitu ta’ żmien, it-trasferimenti jitqiesu li huma adottati.

3. Proposti għal trasferimenti u trasferimenti mwettqa taħt il-paragrafi 1 u 2 ikunu akkompanjati bid-dokumenti ta’ sostenn xierqa u dettaljati li juru l-implimentazzjoni ta’ approprjazzjonijiet u estimi tar-rekwiżiti sat-tmiem tas-sena finanzjarja, kemm għall-intestaturi li jridu jkunu kkreditati u kemm għal dawk li jridu jsiru l-approprjazzjonijiet minnhom.

4. Id-direttur jinforma lill-bord ta’ ġestjoni mill-aktar fis possibbli dwar it-trasferimenti kollha li jsiru. Id-direttur jinforma lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill dwar it-trasferimenti kollha mwettqa skont il-paragrafu 2.

Artikolu 28

Regoli speċifiċi dwar it-trasferimenti

1. L-approprjazzjonijiet jistgħu jkunu ttrasferiti biss lejn linji tal-baġit tal-korp tal-Unjoni li għalihom il-baġit tal-korp tal-Unjoni għandu approprjazzjonijiet awtorizzati jew li jkollhom entrata “pro memoria”.

2. L-approprjazzjonijiet korrispondenti għal dħul assenjat jistgħu jkunu ttrasferiti biss jekk dan id-dħul ikun użat għall-iskop li għalih ikun assenjat.

KAPITOLU 7

Prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba

Artikolu 29

Prinċipji ta’ ekonomija, effiċjenza u effikaċja/Prinċipji ta’ ġestjonin finanzjarja tajba

1. L-approprjazzjonijiet ikunu użati b’konformità mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba, jiġifieri skont il-prinċipji tal-ekonomija, l-effiċjenza u l-effikaċja.

2. Il-prinċipju tal-ekonomija jirrikjedi li r-riżorsi użati mill-korp tal-Unjoni fit-twettiq tal-attivitajiet tiegħu jkunu disponibbli f’waqt xieraq, fi kwantità u kwalità xierqa u bl-aħjar prezz.

Il-prinċipju tal-effiċjenza jikkonċerna l-aqwa relazzjoni bejn ir-riżorsi użati u r-riżultati miksuba.

Il-prinċipju tal-effikaċja jikkonċerna l-kisba tal-objettivi speċifiċi stabbiliti u li jintlaħqu r-riżultati ppjanati.

3. Il-korp tal-Unjoni se jwettaq eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva kif imsemmi fl-Artikolu 50 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012;

L-eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva jinkludi:

— analiżi tal-effiċjenza tas-servizzi orizzontali tal-korp tal-Unjoni;

— Analiżi tal-kostbenefiċċju tal-kondiviżjoni tas-servizzi jew it-trasferiment sħiħ tagħom għal korp ieħor tal-Unjoni jew il-Kummissjoni.

Meta jwettaq l-eżerċizzju ta’ valutazzjoni komparattiva msemmi fl-ewwel u t-tieni subparagrafu l-korp tal-Unjoni jagħmel l-arranġamenti neċessarji biex jevita kwalunkwe kunflitt tal-interessi.

4. Objettivi speċifiċi, li jistgħu jitkejlu, li jistgħu jintlaħqu, relevanti u bi skadenza jkunu stabbiliti għas-setturi kollha tal-attività koperta bil-baġit tal-korp tal-Unjoni. Il-kisba ta’ dawk l-objettivi tkun immonitorjata b’indikaturi tal-prestazzjoni għal kull attività, u d-direttur jagħti l-informazzjoni lill-bord ta’ ġestjoni. Dik l-informazzjoni tkun ipprovduta ta’ kull sena u l-aktar tard fid-dokumenti li jakkumpanjaw l-abbozz preliminari tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.

5. Sabiex jittejjeb it-teħid tad-deċiżjonijiet, il-korp tal-Unjoni jintrabat li jagħmel evalwazzjonijiet kemm ex ante kif ukoll ex post b’konformità mal-gwida pprovduta mill-Kummissjoni. Tali evalwazzjonijiet ikunu applikati għall-programmi u l-attivitajiet kollha li jinvolvu nefqa sinifikanti u r-riżultati tal-evalwazzjoni jintbagħtu lill-bord ta’ ġestjoni.

6. Id-direttur jipprepara pjan ta’ azzjoni biex isegwi fuq il-konklużjonijiet tal-evalwazzjonijiet imsemmija fil-paragrafu 5 u jirraporta dwar il-progress tagħhom darbtejn fis-sena lill-Kummissjoni u regolarment lill-bord ta’ ġestjoni.

7. Il-bord ta’ ġestjoni janalizza l-implimentazzjoni tal-pjan ta’ azzjoni msemmi fil-paragrafu 6.

Artikolu 30

Kontroll intern tal-implimentazzjoni tal-baġit

1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jiġi implimentat f’konformità ma’ kontroll intern effettiv u effiċjenti.

2. Għall-finijiet tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni, il-kontroll intern huwa definit bħala proċess applikabbli fil-livelli kollha tal-ġestjoni u mfassal biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli għall-kisba tal-objettivi li ġejjin:

(a) l-effikaċja, l-effiċjenza u l-ekonomija tal-operazzjonijiet;

(b) l-affidabbiltà tar-rappurtar;

(c) is-salvagwardja tal-assi u tal-informazzjoni;

(d) il-prevenzjoni, il-qbid, il-korrezzjoni u s-segwitu tal-frodi u l-irregolaritajiet;

(e) l-amministrazzjoni adegwata tar-riskji relatati mal-legalità u mar-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, fejn jittieħed kont tan-natura pluriennali tal-programmi kif ukoll in-natura tal-pagamenti kkonċernati.

3. Il-kontroll intern effettiv huwa bbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u jinkludi b’mod partikolari:

(a) segregazzjoni tal-kompiti;

(b) strateġija xierqa ta’ ġestjoni u kontroll tar-riskju inkluż il-kontroll fil-livell tar-riċevitur;

(c) evitar ta’ kunflitti ta’ interessi;

(d) traċċi adegwati għall-awditjar u integrità tad-dejta f’sistemi tad-dejta;

(e) proċeduri għall-monitoraġġ tal-prestazzjoni u għas-segwitu ta’ dgħufijiet u eċċezzjonijiet fil-kontroll intern li jkunu identifikati;

(f) evalwazzjonijiet perjodiċi tal-funzjonament tajjeb tas-sistema tal-kontroll intern.

4. Il-kontroll intern effiċjenti jkun ibbażat fuq l-elementi li ġejjin:

(a) l-implimentazzjoni ta’ strateġija xierqa għall-ġestjoni tar-riskju u ta’ kontroll ikkoordinati fost parteċipanti xierqa involuti fil-katina tal-kontroll;

(b) l-aċċessibilità għall-operaturi xierqa kollha fil-katina tal-kontroll tar-riżultati tal-kontrolli mwettqa;

(c) is-serħan, meta jkun xieraq, fuq opinjonijiet ta’ awditjar indipendenti, sakemm il-kwalità tax-xogħol sottostanti tkun adegwata u aċċettabbli u tkun saret bi qbil mal-istandards miftehma;

(d) l-applikazzjoni f’waqtha ta’ miżuri korrettivi inklużi, fejn xieraq, pieni dissważivi;

(e) l-eliminazzjoni tal-kontrolli multipli;

(f) it-titjib tal-proporzjon tal-kostijiet u l-benefiċċji tal-kontrolli.

KAPITOLU 8

Prinċipju tat-trasparenza

Artikolu 31

Pubblikazzjoni tal-kontijiet, tal-baġits u tar-rapporti

1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun stabbilit u implementat u l-kontijiet ippreżentati b’konformità mal-prinċipju tat-trasparenza.

2. Sommarju tal-baġit tal-korp tal-Unjoni u kwalunkwe baġit emendatorju tal-korp tal-Unjoni, kif adottat b’mod definittiv, ikunu ppubblikati f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea fi żmien tliet xhur minn meta jkunu addottati.

Is-sommarju juri l-ħames linji ewlenin tal-baġit tad-dħul, il-ħames linji ewlenin tal-baġit tan-nefqa għall-baġit amministrattiv u operazzjoanli tal-korp tal-Unjoni, il-pjan ta’ Stabbiliment u estimu tal-għadd ta’ persunal b’kuntratt f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom l-approprjazzjonijiet huma bbaġitjati, u esperti nazzjonali ssekondati. Huwa jindika wkoll iċ-ċifri għas-sena ta’ qabel.’;

3. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni inkluż il-pjan ta’ stabbiliment u l-baġits emendatorji tal-korp tal-Unjoni, kif adottati finalment, kif ukoll indikazzjoni tan-numru ta’ aġenti kuntrattwali espress f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom l-approprjazzjonijiet huma bbaġitjati, u esperti nazzjonali ssekondati jiġu trasmessi għall-fini ta’ informazzjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, lill-Qorti tal-Awdituri u lill-Kummissjoni, u jiġu ppubblikati fuq is-sit tal-Internet tal-korp tal-Unjoni kkonċernat fi żmien erba’ ġimgħat minn meta jkunu addottati.

4. Sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju tas-sena finanzjarja segwenti l-korp tal-Unjoni jagħmel disponibbli fuq is-sit tal-Internet tiegħu informazzjoni dwar ir-riċevituri ta’ fondi li joħorġu mill-baġit tal-korp tal-Unjoni, inklużi esperti mogħtija kuntratti skont l-Artikolu 89, skont il-paragrafi 2, 3 u 4 tal-Artikolu 21 tar-Regolament ta’ Delega tal-Kummissjoni (UE) Nru 1268/2012 (7) wara preżentazzjoni standard. L-informazzjoni ppubblikata tkun faċilment aċċessibbli, trasparenti u komprensiva. L-informazzjoni ssir disponibbli b’osservanza xierqa tar-rekwiżiti tal-kunfidenzjalità u tas-sigurtà, b’mod partikolari l-protezzjoni tad-dejta personali stipulati fir-Regolament (KE) Nru 45/2001.

TITOLU III

L-ISTABBILIMENT U L-ISTRUTTURA TAL-BAĠIT

KAPITOLU 1

Stabbiliment tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

Artikolu 32

Programmar annwali u pluriennali

1. Il-korp tal-Unjoni jfassal dokument ta’ pprogrammar li fih programmar pluriennali u annwali li jqis il-linji gwida stabbiliti mill-Kummissjoni.

2. Il-programm pluriennali jistabbilixxi:

— programmar strateġiku globali inkluż l-objettivi, ir-riżultati mistennija u l-indikaturi ta’ prestazzjoni,

— programmar tar-riżorsi inkluż l-ipprogrammar pluriennali tal-baġit u l-persunal.

L-ipprogrammar tar-riżorsi jinkludi informazzjoni kwalitattiva u kwantitattiva dwar riżorsi umani u kwistjonijiet baġitarji għal skopijiet ta’ rappurtar, b’mod partikolari:

— għas-snin N – 1 u N, l-informazzjoni dwar l-għadd ta’ uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif iddefiniti fir-Regolamenti tal-Persunal kif ukoll esperti nazzjonali ssekondati,

— għas-sena N – 1 estimu tal-operazzjonijiet baġitarji fit-tifsira tal-Artikolu 97 u informazzjoni dwar kontribuzzjoni in natura mogħtija mill-Istat Membru ospitanti lejn il-korp tal-Unjoni,

— għas-sena N + 1 estimu tal-għadd ta’ uffiċjali, persunal temporanju u kuntrattwali kif iddefinit fir-Regolamenti tal-Persunal,

— għas-snin segwenti, baġit indikattiv u programmar tar-riżorsi tal-persunal.

Il-Kummissjoni tibgħat lill-korp tal-Unjoni l-opinjoni tas-servizzi rilevanti tagħha dwar l-abbozz ta’ programmar ta’ riżorsi umani.

Jekk il-korp tal-Unjoni ma jqisx b’mod sħiħ l-opinjoni tas-servizzi tal-Kummissjoni, huwa jipprovdi lill-Kummissjoni bi spjegazzjonijiet adegwati.

L-ipprogrammar tar-riżorsi jkun aġġornat kull sena. L-ipprogrammar strateġiku jkun aġġornat fejn huwa xieraq, u b’mod partikolari biex jindirizza r-riżultat tal-evalwazzjonijiet ġenerali msemmija fl-Att Kostitwenti.

3. Il-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni jinkludi miri dettaljati u r-riżultati mistennija inklużi indikaturi tal-prestazzjoni. Huwa jinkludi wkoll deskrizzjoni tal-azzjoni(jiet) li għandhom ikunu ffinanzjati u indikazzjoni tal-ammont allokat ta’ riżorsi finanzjarji u umani għal kull azzjoni. Il-programm ta’ ħidma annwali jkun koerenti mal-programm pluriennali msemmi fil-paragrafu 1.

Jindika b’mod ċar liema kompiti tal-korp tal-Unjoni ġew miżjuda, mibdula jew imħassra b’paragun mas-sena finanzjarja preċedenti.

4. Kwalunkwe emenda sostanzjali għall-programm annwali ta’ ħidma tkun addottata bl-istess proċedura bħall-programm ta’ ħidma inizjali, skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti u l-Artikolu 33 ta’ dan ir-Regolament.

Il-bord ta’ ġestjoni jista’ jiddelega s-setgħa li jagħmel emendi mhux sostanzjali fil-programm ta’ ħidma annwali lill-uffiċjal awtorizzanti tal-korp tal-Unjoni.

Artikolu 33

Stabbiliment tal-baġit

1. Il-baġit ikun stabbilit skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti.

2. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni abbozz provviżorju ta’ estimi tad-dħul u n-nefqa tiegħu u l-linjigwida ġenerali li fuqhom ikun ibbażat dak l-estimu mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar ta’ kull sena.

3. F’konformità mal-Artikolu 37 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, kull sena l-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill estimu tad-dħul u n-nefqa tiegħu kif speċifikat fl-att kostitwenti.

4. L-estimu ta’ dħul u nefqa tal-korp tal-Unjoni jinkludi:

(a) pjan ta’ stabbiliment li jistabbilixxi l-għadd ta’ postijiet temporanji u permanenti awtorizzati fil-limiti tal-approprjazzjonijiet tal-baġit, bil-grad u bil-kategorija;

(b) f’każ ta’ varjazzjoni fl-għadd ta’ persunal, dikjarazzjoni li tiġġustifika t-talbiet għal impjiegi ġodda;

(c) (c) estimu kull tlett xhur ta’ pagamenti kontantu u riċevuti;

(d) informazzjoni dwar il-ksib tal-objettivi kollha li ġew stabbiliti minn qabel għall-attivitajiet varji. Ir-riżultati tal-evalwazzjoni jkunu kkonsultati u referuti bħala evidenza tal-meriti possibbli ta’ żieda jew tnaqqis tal-baġit propost tal-korp tal-Unjoni meta mqabbel mal-baġit għas-sena n.

5. Il-korp tal-Unjoni jibgħat lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill l-abbozz ta’ dokument ta’ programmar msemmi fl-Artikolu 32 sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Jannar ta’ kull sena kif ukoll kwalunkwe verżjoni aġġornata aktar tard ta’ dak id-dokument.

6. Bħala parti mill-proċedura għall-adozzjoni tal-baġit, il-Kummissjoni tibgħat id-dikjarazzjoni tal-estimi tal-korp tal-Unjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill u tipproponi l-ammont tal-kontribuzzjoni tal-korp tal-Unjoni u l-għadd tal-persunal li hi tqis li l-entità teħtieġ. Il-Kummissjoni tipprovdi l-abbozz tal-pjan ta’ stabbiliment tal-korpi tal-Unjoni u għal estimu tal-għadd ta’ persunal b’kuntratt u ta’ esperti nazzjonali sekondati espress f’ekwivalenti ta’ full-time li għalihom huma proposti approprjazzjonijiet malli l-Kummissjoni tkun stabbiliet l-abbozz tal-baġit.

7. Il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jadottaw il-pjan ta’ stabbiliment tal-korp tal-Unjoni u kull emenda sussegwnenti skont l-Artikolu 38(1). Il-pjan ta’ stabbiliment ikun ippubblikat f’Anness mat-Taqsima III — Kummissjoni — tal-baġit.

8. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni u l-pjan ta’ stabbiliment flimkien mad-dokument tal-ipprogrammar imsemmi fl-Artikolu 32 jiġi adottat mill-Bord ta’ ġestjoni. Huma jsiru definittivi wara l-addozzjoni finali tal-baġit li tistabbilixxi l-ammont tal-kontribuzzjoni u tal-pjan ta’ stabbiliment u jekk neċessarju, il-baġit tal-korp tal-Unjoni u l-pjan ta’ stabbiliment ikunu rranġati skont il-ħtieġa.

9. Meta tafda kompiti ġodda f’idejn korp tal-Unjoni, il-Kummissjoni, mingħajr ħsara għall-proċeduri leġiżlattivi għall-modifika tal-att kostitwenti tippreżenta lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill l-informazzjoni neċesarja biex jiġi vvalutat l-impatt tal-kompiti l-ġodda fuq ir-riżorsi tal-korp tal-Unjoni sabiex janalizza, fejn ikun meħtieġ, il-finanzjament tiegħu.

Artikolu 34

Baġits emendatorji

Kull emenda għall-baġit tal-korp tal-Unjoni, inkluż il-pjan ta’ stabbiliment, tkun is-suġġett ta’ baġit emendatorju adottat bl-istess proċedura tal-baġit inizjali tal-korp tal-Unjoni, skont id-dispożizzjonijiet tal-att kostitwenti u l-Artikolu 33 ta’ dan ir-Regolament.

KAPITOLU 2

Struttura u preżentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

Artikolu 35

Struttura tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun magħmul minn dikjarazzjoni tad-dħul u dikjarazzjoni tan-nefqa.

Artikolu 36

Nomenklatura baġitarja

Sakemm ikun iġġustifikat bin-natura tal-attivitajiet tal-korp tal-Unjoni, ir-rendikont tan-nefqa irid ikun imqassam fuq bażi ta’ nomenklatura bi klassifikazzjoni skont l-iskop. Dik in-nomenklatura tkun iddeterminata mill-korp tal-Unjoni u tagħmel distinzjoni ċara bejn appropjazzjonijiet amministrattivi u appropjazzjonijiet operatorji.

Artikolu 37

Preżentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

Il-baġit tal-korp tal-Unjoni juri:

1. Fir-rendikont tad-dħul: (a) l-estimu tad-dħul tal-Unjoni għas-sena finanzjarja kkonċernata (‘sena N’); (b) l-estimu tad-dħul għas-sena finanzjarja preċedenti u d-dħul għas-sena N – 2; (c) rimarki xierqa fuq kull linja ta’ dħul;

2. Fid-dikjarazzjoni tan-nefqa: (a) l-appropjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għas-sena N; (b) l-approprjazzjonijiet ta’ impenn u ta’ pagament għas-sena finanzjarja ta’ qabel, u n-nefqa impenjata u n-nefqa mħallsa fis-sena N – 2 - din tal-aħħar espressa bħala persentaġġ tal-baġit tal-korp tal-Unjoni għas-sena n; (c) rendikont fil-qosor ta’ kif se jsiru l-pagamenti dovuti fis-snin finanzjarji ta’ wara biex jintlaħqu l-impenji tal-baġit mibdijin fi snin finanzjarji ta’ qabel; (d) rimarki xierqa għal kull subdiviżjoni.

Artikolu 38

Regoli dwar il-pjan ta’ stabbiliment għall-persunal

1. Il-lista tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 33 tinkludi, fid-dawl tal-għadd ta’ impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja, l-għadd tal-impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja preċedenti kif ukoll in-numru ta’ impjiegi li tassew imtlew. Dan ikun limitu assolut għall-korp tal-Unjoni. Ma jistax ikun hemm aktar ħatriet minn dan il-limitu.

Madankollu, ħlief fil-każ ta’ gradi AD 16, AD 15, AD 14 u AD 13, il-bord ta’ ġestjoni jista’ jimmodifika l-pjan ta’ stabbiliment b’mhux iktar minn 10 % tal-postijiet awtorizzati, suġġett għall-kundizzjonijiet segwenti:

(a) il-volum tal-approprjazzjonijiet tal-persunal li jikkorrispondu għal sena finanzjarja sħiħa ma jkunx affettwat;

(b) il-limitu tal-għadd totali ta’ karigi awtorizzat mill-organogramma ma jkunx maqbuż;

(c) il-korp tal-Unjoni jkunu ħa sehem f’eżerċizzju ta’ benchmarking ma’ korpi oħra tal-Unjoni kif mibdi mill-eżerċizzju ta’ skrijning tal-persunal tal-Kummissjoni.

2. B’deroga għat-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1, l-effetti ta’ xogħol part-time awtorizzat mill-awtorita li taħtar skont ir-Regolamenti tal-persunal jistgħu ikunu kkompensati b’ħatriet oħrajn. Fejn membru tal-persunal jitlob l-irtirar tal-awtorizzazzjoni qabel l-iskadenza tal-perjodu mogħti, il-korp tal-Unjoni jieħu l-miżuri xierqa biex jirrispetta l-limitu msemmi fil-punt (b) tat-tieni subparagrafu tal-paragrafu 1 malajr kemm jista’ jkun.

TITOLU IV

IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT TAL-KORP TAL-UNJONI

KAPITOLU 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

Artikolu 39

Implimentazzjoni tal-baġit skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba

1. Id-direttur jaqdi d-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti. Hu jew hi j/timplimenta d-dħul u n-nefqa tal-baġit skont ir-regoli finanzjarji tal-korp tal-Unjoni u l-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba fir-responsabbiltà tiegħu jew tagħha u fil-limiti tal-approprjazzjonijiet awtorizzati.

2. Bla ebda ħsara lejn ir-responsabbiltajiet tal-uffiċjal awtorizzanti fir-rigward tal-prevenzjoni u l-kxif ta’ frodi u irregolaritajiet, il-korp tal-Unjoni jipparteċipa f’attivijtaijet ta’ prevenzjoni tal-frodi tal-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi.

Artikolu 40

delega tal-poteri tal-implimentazzjoni tal-baġit

1. Id-Direttur jista’ jiddelega s-setgħat tal-implimentazzjoni tal-baġit lil persunal tal-korp tal-Unjoni kopert mir-Regolamenti tal-Persunal, f’konformità mal-kundizzjonijiet stabbiliti fir-regoli finanzjarji tal-korp tal-Unjoni adottati mill-bord ta’ ġestjoni. Dawk inkarigati jistgħu jaġixxu biss fil-limiti tas-setgħat mogħtija espressament lilhom.

2. Dak li jkun irċieva d-delega jista jiddelega l-poteri li rċieva lil ħaddieħor, kif previst fir-regoli li jimplimentaw’ dan ir-regolament imsemmijin fl-Artikolu 114. Kull att ta’ subdelega jkun irid il-qbil espliċitu tad-direttur.

Artikolu 41

Kunflitti ta’ interessi

1. L-atturi finanzjarji fit-tifsira tal-Kapitolu 2 ta’ dan it-Titolu u persuni oħra involuti fl-implimentazzjoni u l-ġestjoni tal-baġit, inklużi l-atti preparatorji tagħhom, l-awditu jew il-kontroll ma jieħdu l-ebda azzjoni li tista’ ġġib l-interessi tagħhom f’kunflitt ma’ dawk tal-korp tal-Unjoni.

Fejn jeżisti tali riskju, il-persuna inkwistjoni tibqa’ lura minn tali azzjonijiet u tirreferi l-kwistjoni lill-awtorità kompetenti li tikkonferma bil-miktub jekk jeżistix kunflitt ta’ interess. Meta jinstab li jeżisti kunflitt ta’ interess, il-persuna inkwistjoni għandha twaqqaf l-attivitajiet kollha tagħha fil-kwistjoni. L-awtorità kompetenti tieħu kwalunkwe azzjoni ulterjuri li tkun xierqa.

2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, ikun jeżisti kunflitt ta’ interessi fejn l-eżerċizzju imparzjali u oġġettiv tal-funzjonijiet ta’ attur finanzjarju jew ta’ persuna oħra, kif jissemma fil-paragrafu 1, ikun kompromess għal raġunijiet li jinvolvu l-familja, il-ħajja emozzjonali, l-affinità politika jew nazzjonali, l-interess ekonomiku jew kwalunkwe interess ieħor kondiviż mal-benefiċjarju.

3. L-awtorità kompetenti msemmija fil-paragrafu 1 tkun s-superjur dirett tal-impjegat ikkonċernat. Jekk il-membru tal-persunal ikun id-direttur, l-awtorità kompetenti tkun l-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv.

4. Il-korp tal-Unjoni jadotta regoli dwar il-prevenzjoni u l-ġestjoni ta’ kunflitt ta’ interessi.

Artikolu 42

Metodu ta’ implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni

1. Il-baġit tal-korp tal-Unjoni jkun implimentat mid-Direttur fid-dipartimenti taħt l-awtorità tiegħu.

2. Kompiti ta’ kompetenza teknika u kompiti amminstrattivi, preparatorji jew anċillari li ma jinvolvux l-eżerċitar ta’ awtorità pubblika jew l-użu ta’ poteri ta’ ġudizzju diskrezjonali jistgħu jingħataw b’appalt lil entitajiet esterni mis-settur privat, fejn ma jistax isir mod ieħor.

KAPITOLU 2

Atturi finanzjarji

Sezzjoni 1

Prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet

Artikolu 43

Segregazzjoni tad-dmirijiet

Id-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontabilità jkunu segregati u reċiprokament esklussivi.

Sezzjoni 2

Uffiċjal awtorizzanti

Artikolu 44

Poteri u dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti

1. L-uffiċjal awtorizzanti jkun responsabbli għall-implimentazzjoni tad-dħul u n-nefqa b’konformità mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u sabiex jiżgura l-konformità mar-rekwiżiti tal-legalità u r-regolarità.

2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, l-uffiċjal awtorizzanti, skont l-istandards minimi adottati mill-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv abbażi ta’ standards ekwivalenti preskritti mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha u b’kunsiderazzjoni tar-riskji assoċjati mal-ambjent ta’ ġestjoni u n-natura tal-azzjoni ffinanzjata, jieħu ħsieb li jwaqqaf l-istruttura organizzazzjonali u s-sistemi ta’ kontroll intern xierqa għat-twettieq tad-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti.

L-istabbiliment ta’ din l-istruttura u dawn is-sistemi jkun appoġġjat minn analiżi komprensiva tar-riskju, li tqis l-kosteffikaċja tagħhom.

L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi fid-dipartiment tiegħu stess funzjoni ta’ kompetenza u parir maħsuba biex tgħinu jikkontrolla r-riskji involuti fl-attivitajiet tiegħu.

3. Sabiex jimplimenta n-nefqa, l-uffiċjal awtorizzanti jwettaq impenji baġitraji u impenji legali, jivvalida n-nefqa u jawtorizza l-pagamenti, u jieħu l-passi prelimenari għall-implimentazzjoni tal-approprjazzjonijiet.

4. L-implimentazzjoni tad-dħul tinkludi l-preparazzjoni tal-estimi tal-ammonti riċevibbli, l-istabbiliment tal-intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati u l-ħruġ tal-ordnijiet tal-irkupru. Fejn ikun xieraq, tinkludi r-rinunzja ta’ intitolamenti stabbiliti.

5. L-uffiċċjal awtorizzanti jżomm id-dokumenti ta’ sostenn li għandhom x’jaqsmu mal-operazzjonijiet li jkunu saru fuq medda ta’ ħames snin mid-data tad-deċiżjoni li tat il-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni. Id-dejta personali inkluża fid-dokumenti ta’ sostenn titħassar, fejn possibbli, meta dik id-dejta ma tkunx neċessarja għall-finijiet ta’ kwittanza baġitarja, kontroll u awditjar. Fi kwalunkwe każ, l-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 japplika f’dak li jirrigwarda l-konservazzjoni tad-dejta tat-traffiku.

Artikolu 45

Kontrolli ex ante

1. Kull operazzjoni msemmija fl-Artikolu 44 tkun suġġetta għal mill-anqas kontroll ex ante, ibbażat fuq analiżi mhux fuq il-post tad-dokumenti u wkoll fuq ir-riżultati disponibbli tal-kontrolli diġà mwettqa, fir-rigward tal-aspetti operazzjonali u finanzjarji tal-operazzjoni.

Il-kontrolli ex ante jinkludu l-inizjazzjoni u l-verifika tal-operazzjoni.

2. Bidu ta’ operazzjoni jinftiehem bħala l-operazzjonijiet kollha li huma preparatorji għall-adozzjoni tal-atti li jimplimentaw il-baġit tal-korp tal-Unjoni mill-uffiċjali awtorizzanti msemmija fl-Artikoli 33 u 34.

3. Verifika ex ante ta’ operazzjoni tinftiehem bħala l-kontrolli ex ante kollha li jagħmel l-uffiċjal awtorizzanti sabiex jivverifika l-aspetti operazzjonali u finanzjarji.

4. Il-kontrolli ex ante jivverifikaw il-koerenza fost id-dokumenti ta’ sostenn mitluba u kwalunkwe informazzjoni disponibbli. Il-firxa f’termini tal-frekwenza u l-intensità tal-kontrolli ex ante iġu ddeterminati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli billi jitqiesu konsiderazzjonijiet ibbażati fuq ir-riskji u l-kosteffikaċja. F’każ ta’ dubju, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli mill-validazzjoni tal-pagamenti rilevanti jitlob informazzjoni kumplimentari jew jagħmel kontroll fuq il-post sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli bħala parti mill-kontroll ex ante.

L-għan tal-kontrolli ex ante huwa li jaċċertaw li:

(a) in-nefqa saret kif suppost u hija konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli;

(b) il-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba stabbilit fl-Artikolu 29 ikun ġie applikat.

Għall-iskop tal-kontrolli, serje ta’ tranżazzjonijiet individwali simili relatati man-nefqa ta’ rutina fuq is-salarji, il-pensjonijiet, ir-rimborż tal-ispejjeż tal-missjonijiet u tal-ispejjeż mediċi jistgħu jiġu kkunsidrati bħala operazzjoni waħda mill-uffiċjal awtorizzanti.

5. Għal kull tranżazzjoni, il-verifika ssir mill-persunal li jkun differenti minn dak li inizja l-operazzjoni. Il-persunal li jwettaq il-verifiki ma jkunx subordinat għal membri tal-persunal li inizjaw l-operazzjoni.

Artikolu 46

Kontrolli ex post

1. L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi kontrolli ex post sabiex jivverifika l-operazzjonijiet diġà approvati wara l-kontrolli ex ante. Dawn il-kontrolli jistgħu jkunu organizzati fuq bażi ta’ kampjun skont ir-riskji.

2. Il-kontrolli ex post jistgħu jitwettqu fuq il-bażi ta’ dokumenti u, fejn ikun xieraq, fuq il-post.

Il-kontrolli ex post jivverifikaw li l-operazzjonijiet iffinanzjati mill-baġit tal-korp tal-Unjoni jiġu implimentati kif suppost u b’mod partikolari li jiġu rrispettati l-kriterji msemmija fl-Artikolu 45(4).

L-eżiti tal-kontrolli ex post jiġu analizzati mill-uffiċjal awtorizzanti mill-inqas kull sena sabiex tiġi identifikata kwalunkwe kwistjoni sistemika potenzjali. L-uffiċjal awtorizzanti jieħu miżuri biex jindirizza dawn il-kwistjonijiet.

L-analiżi tar-riskju msemmija fil-paragrafu 1 tkun rieżaminata fid-dawl tar-riżultati tal-kontrolli u ta’ informazzjoni rilevanti oħra.

Fil-każ ta’ programmi pluriennali, l-uffiċjal awtorizzanti jistabbilixxi strateġija ta’ kontroll pluriennali, li permezz tagħha jispeċifika n-natura u l-firxa tal-kontrolli matul il-perjodu u l-mod kif għandhom jitkejlu r-riżultati sena wara sena għall-proċess ta’ assigurazzjoni annwali.

3. Il-kontrolli ex ante jitwettqu minn membri tal-persunal li mhumiex dawk responsabbli għall-kontrolli ex post. Il-persunal responsabbli għall-kontrolli ex post ma jkunx subordinat għall-membri tal-persunal responsabbli għall-kontrolli ex ante.

Meta l-uffiċjal awtorizzanti jimplimenta awditjar finanzjarju tal-benefiċjarji bħala kontrolli ex post, ir-regoli tal-awditjar relatati jkunu ċari, konsistenti u trasparenti, u jirrispettaw id-drittijiet kemm tal-Kummissjoni kif ukoll tal-korp tal-Unjoni u ta’ dawk awditjati.

4. Il-persunal responsabbli għall-kontroll tal-ġestjoni tal-operazzjonijiet finanzjarji msemmi fil-paragrfu 3 jkollu ll-kapaċitajiet professjonali meħtieġa. Huma jridu jżommu ma’ kodiċi speċifiku ta’ standards professjonali addottat mill-korp tal-Unjoni u bbażat fuq standards preskritti mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha stess.

Artikolu 47

Rapport Annwali tal-Attività Kkonsolidat

1. L-uffiċjal awtorizzanti jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni dwar it-twettiq tad-doveri tiegħu fil-forma ta’ rapport tal-attività annwali kkonsolidat li fih:

(a) informazzjoni dwar: — l-implimentazzjoni tal-programm ta’ ħidma annwali, il-baġit u riżorsi tal-persunal tal-korp imsemmija fl-Artikolu 38, — sistemi ta’ ġestjoni u kontroll intern inkluż sommarju tal-għadd u t-tip ta’ awditjar intern imwettqa mill-awditur intern, il-kapaċitajiet ta’ awditjar intern, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjoni li ttieħdet dwar dawn ir-rakkomandazzjonijiet u dwar ir-rakkomandazzjonijiet ta’ snin preċedenti, kif imsemmi fl-Artikoli 82 u 83, — kwalunkwe osservazzjonijiet tal-Qorti tal-Awdituri u l-azzjonijiet meħuda dwar dawn l-osservazzjonijiet, — il-kontijiet u r-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja mingħajr ħsara għall-Artikoli 92, 96 u 97;

(b) dikjarazzjoni tal-uffiċjal awtorizzanti li jiddikjara jekk huwa għandux assigurazzjoni raġonevoli li sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor fi kwalunkwe riservi marbuta ma’ oqsma definti ta’ dħul u nefqa: — l-informazzjoni li hemm fir-rapport tippreżenta stampa vera u ġusta, — ir-riżorsi assenjati lill-attivitajiet deskritti fir-rapport intużaw għall-finijiet intenzjonati tagħhom u f’konformità mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzarja tajba, — il-proċeduri ta’ kontroll stabbiliti jagħtu l-garanziji neċessarji fir-rigward tal-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti.

Ir-rapport ta’ attivita’ annwali kkonsolidat jindika r-riżultati tal-operazzjonijiet b’referenza għall-objettivi stabbiliti, ir-riskji assoċjati mal-operazzjonijiet, l-użu li jkun sar mir-riżorsi provduti u l-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta’ kontroll intern, inkluża valutazzjoni ġenerali tal-kostijiet u tal-benefiċċji tal-kontrolli.

Ir-rapport annwali kkonsolidat jiġi ppreżżentat lill-bord ta’ ġestjoni għall-valutazzjoni.

2. Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Lulju ta’ kull sena, ir-rapport ta’ attività annwali kkonsolidat flimkien mal-valutazzjoni tiegħu jintbagħat mill-bord ta’ ġestjoni lill-Qorti tal-Awdituri, lill-Kummissjoni, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill.

3. Rekwiżiti ta’ rapportar addizzjonali jistgħu jkunu pprovduti skont l-att kostitwenti f’każijiet ġustifikati kif xieraq, b’mod partikolari meta dan ikun meħtieġ min-natura tal-qasam li fiha jopera l-korp.

Artikolu 48

Protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni

1. Jekk membru tal-persunal, involut fl-amministrazzjoni finanzjarja u fil-kontroll tat-tranżazzjonijiet iqis li deċiżjoni li s-superjur tiegħu jirrikjedi minnu li japplika jew li jaqbel magħha tkun irregolari jew tmur kontra l-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba jew kontra r-regoli professjonali li dak il-membru tal-persunal huwa rikjest li josserva, huwa jinforma lid-direttur tiegħu li jirrispondi bil-miktub. Jekk id-direttur jonqos milli jieħu azzjoni jew jikkonferma d-deċiżjoni jew l-istruzzjoni inizjali tiegħu u l-membru tal-persunal iqis li tali konferma ma tikkostitwixxix tweġiba raġonevoli għall-problema tiegħu, il-membru tal-persunal jinforma lill-bord rilevanti msemmi fl-Artikolu 54(5) u lill-bord ta’ ġestjoni bil-miktub.

2. Fil-każ ta’ kwalunkwe attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tippreġudika l-interessi tal-Unjoni, il-membru tal-persunal jinforma lill-awtoritajiet jew il-korpi maħtura mil-leġiżlazzjoni applikabbli. Il-kuntratti mal-awdituri esterni li jwettqu awditjar tal-ġestjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni jipprovdu għall-obbligu tal-awditur estern biex jinforma lill-uffiċjal awtorizzanti bi kwalunkwe suspett ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tippreġudika l-interessi tal-Unjoni.

Artikolu 49

delega tal-implimentazzjoni tal-baġit

Meta l-poteri għall-implimentazzjoni tal-baġit ikunu ddelegati jew subdelegati skont l-Artikolu 40, l-Artikolu 44(1), (2) u (3) japplikaw mutatis mutandis għall-uffiċċjali awtorizzanti b’delega jew subdelega.

Sezzjoni 3

Uffiċjal tal-kontabilità

Artikolu 50

Setgħat u dmirijiet tal-uffiċjal tal-kontabilità

1. Il-bord ta’ ġestjoni jaħtar uffiċjal tal-kontabilità, kopert bir-Regolamenti tal-Persunal, li fil-qadi ta’ dmirijietu jkun totalment indipendenti. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli fil-korp tal-Unjoni:

(a) għall-implimentazzjoni adegwata tal-pagamenti, għall-ġbir tad-dħul u għall-irkupru tal-ammonti stabbiliti bħala riċevibbli;

(b) jipprepara u jippreżenta l-kontijiet skont it-Titolu IX;

(c) iżomm il-kontijiet skont it-Titolu IX;

(d) jimplimenta, b’konformità mat-Titolu IX, ir-regoli tal-kontabilità u l-iskeda tal-kontijiet skont id-dispożizzjonijiet adottati mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni;

(e) jistabbilixxi u jivvalida s-sistemi tal-kontabilità u, fejn xieraq, jivvalida sistemi stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti maħsuba biex ifornu jew jiġġustifikaw l-informazzjoni dwar il-kontijiet; f’dan ir-rigward l-uffiċjal tal-kontabilità jingħata s-setgħa biex jivverifika fi kwalunkwe żmien ir-rispett tal-kriterji ta’ validazzjoni;

(f) jamministra t-teżor.

2. Jista’ jkun hemm żewġ korpi tal-Unjoni jew aktar li jaħtru l-istess uffiċjal tal-kontabilità.

Korpi tal-Unjoni jistgħu wkoll jaqblu mal-Kummissjoni li l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jaġixxi wkoll bħala l-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.

Korpi tal-Unjoni jistgħu wkoll jafdaw lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni b’parti mill-kompiti ta’ uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni, waqt li jqisu l-analiżi tal-kostbenefiċċju msemmija fl-Artikolu 29.

Fil-każ imsemmi f’dan is-subparagrafu, huma jagħmlu l-arranġamenti neċessarji sabiex jiġi evitat kwalunkwe kunflitt ta’ interessi.

3. L-uffiċjal tal-kontabilità jakkwista mingħand l-uffiċjal awtorizzanti l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-produzzjoni ta’ kontijiet li jagħtu stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni u tal-implimentazzjoni tal-baġit. L-uffiċjal awtorizzanti jiggarantixxi l-affidabbiltà ta’ tali informazzjoni.

4. Qabel l-adozzjoni tal-kontijiet mid-direttur, l-uffiċjal tal-kontabilità jiffirmahom u b’dan jiċċertifika li l-uffiċjal tal-kontabilità għandu assigurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet jippreżentaw stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja tal-korp tal-Unjoni.

Għal l-iskop tal-ewwel subparagrafu, l-uffiċjal tal-kontabilità jivverifika li l-kontijiet tħejjew skont ir-regoli msemmija fl-Artikolu 143 tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, u li d-dħul u n-nefqa kollha jkunu ddaħħlu fil-kontijiet.

L-uffiċjal awtorizzanti jgħaddi kwalunkwe informazzjoni li l-uffiċjal tal-kontabilità għandu bżonn biex ikun jista’ jwettaq id-dmirijiet tiegħu.

L-uffiċjali awtorizzanti jibqgħu totalment responsabbli għall-użu xieraq tal-fondi li jamministraw, il-legalità u r-regolarità tan-nefqa taħt il-kontroll tagħhom u l-kompletezza u l-akkuratezza tal-informazzjoni mgħoddija lill-uffiċjal tal-kontabilità.

5. L-uffiċjal tal-kontabilità jingħata s-setgħa sabiex jikkontrolla l-informazzjoni li tasal kif ukoll li jwettaq kwalunkwe kontroll ieħor li jqis meħtieġ sabiex jiffirma l-kontijiet.

L-uffiċjal tal-kontabilità jagħmel riżervi, jekk ikun meħtieġ, u jispjega eżattament in-natura u l-ambitu ta’ tali riżervi.

6. Bla ħsara għall-paragrafu 7 ta’ dan l-Artikolu u l-Artikolu 51, l-uffiċjal tal-kontabilità biss ikollu l-poter tal-ġestjoni ta’ flus kontanti u l-ekwivalenti tagħhom. L-uffiċjal tal-kontabilità jkun responsabbli għas-salvagwardja tagħhom.

7. Fit-twettiq ta’ dmirijietu, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiddelega ċerti kompiti lil persunal ta’ taħtu, bla ħsara għar-Regolamenti tal-Persunal, fejn dan ikun indispensabbli għall-qadi ta’ dmirijietu.

8. L-istrument tad-delega jippreskrivi l-kompiti fdati lil min jirċievi d-delega u d-drittijiet u l-obbligi tagħhom.

Taqsima 4

Amministratur imprest

Artikolu 51

Kontijiet imprest

Fejn huwa indispensabbli għall-pagament ta’ ammonti żgħar u għall-ġbir ta’ dħul ieħor imsemmi fl-Artikolu 6, jistgħu jitwaqqfu kontijiet imprest. Il-kontijiet imprest jimtlew mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni u jitpoġġew taħt ir-responsabbiltà ta’ amministraturi imprest maħturin mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-istituzzjoni.

L-ogħla ammont ta’ kull partita ta’ nefqa jew dħul li jista’ jitħallas mill-aministratur imprest lil partijiet terzi ma jistax jaqbeż EUR 60 000 u jkun speċifikat minn kull korp tal-Unjoni għal kull partira ta’ nefqa jew dħul. ‘Pagamenti minn kontijiet imprest jistgħu jsiru permezz ta’ trasferiment ta’ kreditu bil-bank, inkluża s-sistema ta’ debitu dirett imsemmija fl-Artikolu 74(1), ċekk jew mezz ieħor ta’ ħlas, skont l-istruzzjonijiet stipulati mill-uffiċjal tal-kontabilità.’

KAPITOLU 3

Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji

Sezzjoni 1

Regoli ġenerali

Artikolu 52

Irtirar ta’ delegi u sospensjoni tal-kompiti mogħtija lill-atturi finanzjarji

1. L-uffiċjali awtorizzanti b’delega u subdelega jistgħu fi kwalunkwe waqt ikollhom id-delega jew is-subdelega tagħhom irtirata temporanjament jew definittivament mill-awtorità li taħtarhom. L-uffiċċjal awtorizzanti jista’, f’kull żmien, jirtira l-qbil tiegħu għal subdelega speċifika.

2. L-uffiċjal tal-kontabilità jew l-amministrattur imprest, jew it-tnejn li huma, jistgħu fi kwalunkwe waqt ikunu sospiżi temporanjament jew definittivament mid-dmirijiet tagħhom mill-bord ta’ ġestjoni. F’każ bħal dan, il-bord ta’ ġestjoni jaħtar uffiċjal interim tal-kontabilità.

3. Il-paragrafi 1 u 2 ikunu bla ħsara għal kwalunkwe azzjoni dixxiplinari meħuda fir-rigward tal-atturi finanzjarji msemmija f’dwak il-paragrafi.

Artikolu 53

Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji għal attività illegali, frodi jew korruzzjoni

1. L-Artikoli 52 sa 56 huma bla ħsara għal kwalunkwe responsabbiltà skont id-dritt kriminali, li l-atturi finanzjarji msemmijin fl-Artikolu 52 jistgħu jġarbu kif previst fid-dritt nazzjonali applikabbli u fid-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni u dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Unjoni jew uffiċjali tal-Istati Membri.

2. Mingħajr ħsara għall-Artikoli 54, 55 u 56, kull wieħed mill-uffiċjali awtorizzanti, mill-uffiċjali tal-kontabilità jew l-amministraturi imprest ikun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u pagament ta’ kumpens kif stabbilit fir-Regolamenti tal-Persunal. Fil-każ ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li jistgħu jkunu ta’ ħsara għall-interessi tal-Unjoni, il-kwistjoni tkun ippreżentata lill-awtoritajiet u lill-korpi nnominati bil-leġislazzjoni applikabbli, partikolarment lill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi.

Taqsima 2

Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti

Artikolu 54

Regoli applikabbli għall-uffiċjali awtorizzanti

1. L-uffiċjal awtorizzanti jkun responsabbli għall-pagament ta’ kumpens kif stipulat fir-Regolamenti tal-Persunal.

2. L-obbligu li jitħallas kumpens japplika partikolarment jekk l-uffiċjal awtorizzanti, jew b’mod intenzjonat jew minħabba traskuraġni serja min-naħa tiegħu:

(a) jiddetermina intitolamenti li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ ordnijiet ta’ rkupru, jikkommetti nefqa jew jiffirma ordni ta’ pagament mingħajr ma jkun konformi ma’ dan ir-Regolament u, fejn xieraq, mar-regoli ta’ implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju tal-Korp tal-Unjoni;

(b) jonqos milli jfassal dokument li jistabbilixxu ammont riċevibbli, jittraskura milli joħroġ ordni ta’ rkupru jew jittardja l-ħruġ tagħha jew jittardja l-ħruġ ta’ ordni għal ħlas, u b’hekk jesponi lill-korp tal-Unjoni għal azzjoni ċivili minn partijiet terzi.

3. Uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’subdelega li jikkonsidra li deċiżjoni li jkun fir-responsabilità tiegħu li għandu jieħu tkun irregolari jew kontra l-prinċipji tal-amministrazzjoni finanzjarja tajba, jinforma b’dan bil-miktub lill-awtorità tad-delega. Jekk l-awtorità tad-delega mbagħad tagħti bil-miktub struzzjoni motivata lill-uffiċjal awtorizzanti b’delega jew b’subdelega biex jieħu d-deċiżjoni, dak l-uffiċjal awtorizzanti ma jinżammx responsabbli.

4. Fil-każ ta’ delega, l-uffiċjal awtorizzanti jibqa’ responsabbli mill-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi interni ta’ ġestjoni u kontroll stabbiliti u għall-għażla tal-uffiċjal awtorizzanti b’delega.

5. Il-bord speċjalizzat fl-irregolaritajiet finanzjarji stabbilit mill-Kummissjoni jew li fih il-Kummissjoni tieħu sehem skont l-Artikolu 73(6) tar-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012, jeżerċita l-istess setgħat fir-rigward tal-korp tal-Unjoni kif huwa jagħmel fir-rigward tad-dipartimenti tal-Kummissjoni, sakemm il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv ma jiddeċiedix li jwaqqaf bord funzjonalment indipendenti, jew li jipparteċipa f’bord konġunt imwaqqaf minn diversi korpi. Għal każijiet preżentati mill-korpi tal-Unjoni, il-bord speċjalizzat fl-irregolaritajiet finanzjarji mwaqqaf mill-Kummissjoni jew li fih tipparteċipa l-Kummissjoni jinkludi membru wieħed tal-persunal ta’ korp tal-Unjoni.

Fuq il-bażi tal-opinjoni tal-bord imsemmi fl-ewwel subparagrafu, id-direttur jiddeċiedi jekk jagħtix bidu għal proċedimenti għal azzjoni dixxiplinari jew għall-pagament ta’ kumpens. Jekk il-bord jidentifika problemi sistematiċi, huwa jibgħat rapport bir-rakkomandazzjonijiet lill-uffiċjal awtorizzanti u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Jekk l-opinjoni timplika lid-direttur, il-bord jibgħatha lill-bord ta’ ġestjoni u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Id-direttur jirreferi, f’forma anonima, għall-opinjonijiet tal-bord fir-rapport ta’ attività annwali u jindika l-miżuri ta’ segwitu meħuda.

6. Kull membru tal-persunal jista’ jintalab jagħmel tajjeb għad-dannu, kollu jew parti minnu, li jkun sofra l-bord tal-Unjoni minħabba mġiba serjament ħażina min-naħa tiegħu jew tagħha waqt il-qadi ta’ dmirijietu/ha jew f’konnessjoni mal-qadi ta’ dmirijietu/ha. L-awtorità tal-ħatra tieħu deċiżjoni motivata wara li twettaq il-formalitajiet preskritti mir-Regolamenti tal-Persunal rigward kwistjonijiet dixxiplinari.

Taqsima 3

Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-kontabilità u l-amministraturi imprest

Artikolu 55

Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-kontabilità

Uffiċjal tal-kontabilità jista’ jkun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u pagament ta’ kumpens, kif stabbilit u skont il-proċeduri tar-Regolamenti tal-Persunal. Uffiċjal tal-kontabilità jista’, b’mod partikolari, isir suġġett għal dan b’riżultat ta’ kwalunkwe waħda mill-forom li ġejjin ta’ kondotta ħażina minn naħa tiegħu:

(a) telf jew ikkawżar ta’ danni lil fondi, assi jew dokumenti li jkun fil-pussess tiegħu jew tagħha jew l-ikkawżar tat-telf jew il-ħsara tagħhom minħabba n-negliġenza tiegħu jew tagħha;

(b) bdil ta’ kontijiet bankarji jew kontijiet kurrenti postali b’mod żbaljat;

(c) irkuprar jew pagament ta’ ammonti li ma jkunux konformi mal-ordnijiet għall-irkupru jew ordnijiet għall-pagament korrispondenti;

(d) huwa jonqos milli jiġbor id-dħul dovut.

Artikolu 56

Regoli applikabbli għall-uffiċjali imprest

Amministratur imprest ikun suġġett għal azzjoni dixxiplinari u l-pagament ta’ kumpens, kif stabbilit u b’konformità mal-proċeduri fir-Regolamenti tal-Persunal. B’mod partikolari, amministratur imprest jista’ jagħmel lilu nnifsu suġġett għal dan b’riżultat ta’ kwalunkwe waħda mill-forom li ġejjin ta’ kondotta ħażina minn naħa tiegħu:

(a) telf jew ikkawżar ta’ danni lil fondi, assi u dokumenti li jkun fil-pussess tiegħu jew tagħha jew l-ikkawżar tat-telf jew il-ħsara tagħhom minħabba n-negliġenza tiegħu jew tagħha;

(b) nuqqas ta’ provi dokumentarji adegwati għall-pagamenti li jkun għamel;

(c) pagamenti magħmula lil persuni li mhumiex intitolati għal tali pagamenti;

(d) huwa jonqos milli jiġbor id-dħul dovut.

KAPITOLU 4

Operazzjonijiet ta’ dħul

Artikolu 57

Talba għall-pagament

Il-korp tal-Unjoni jippreżenta lill-Kummissjoni talbiet għall-pagament tal-kontribuzzjoni tal-Unjoni kollha jew parti minnha skont l-Artikolu 19(6) skont it-termini u fl-intervalli maqbula mal-Kummissjoni.

Artikolu 58

Trattament ta’ imgħax

L-imgħax iġġenerat minn fondi imħallsa lill-korp tal-Unjoni mill-Kummissjoni permezz tal-kontribuzzjoni ma jkunx dovut lill-baġit.

Artikolu 59

Estimu tal-ammonti riċevibbli

1. Meta l-uffiċjal awtorizzanti jkollu informazzjoni suffiċjenti u affidabbli fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura jew sitwazzjoni li jistgħu jwasslu biex ikun hemm ammont dovut lill-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal awtorizzanti jagħmel estimu tal-ammont riċevibbli.

2. L-estimu tal-ammont riċevibbli jkun aġġustat mill-uffiċjal awtorizzanti malli dan isir jaf b’avveniment li jimmodifika l-miżura jew is-sitwazzjoni li wasslet li għall-estimu.

Meta jistabbilixxi l-ordni ta’ rkupru dwar miżura jew sitwazzjoni li qabel kienet wasslet għal estimu tal-ammonti riċevibbli, tali estimu tiġi aġġustat skont dan mill-uffiċjal awtorizzanti.

Jekk l-ordni ta’ rkupru jsir għall-istess ammont bħall-estimu oriġinali tal-ammonti riċevibbli, tali estiu jitnaqqas għal żero.

Artikolu 60

Stabbiliment tal-ammonti riċevibbli

1. L-istabbiliment ta’ ammont riċevibbli huwa l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti:

(a) jivverifika li d-dejn jeżisti;

(b) jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tad-dejn;

(c) jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom ikun dovut id-dejn.

2. Kwalunkwe ammont riċevibbli li jiġi identifikat bħala ċert, ta’ ammont fiss u dovut jiġi stabbilit permezz ta’ ordni ta’ rkupru lill-uffiċjal tal-kontabilità permezz ta’ nota ta’ debitu lid-debitur, li jkunu t-tnejn magħmula mill-uffiċjal awtorizzanti.

3. L-ammonti li jitħallsu bi żball ikunu rkuprati.

4. Kwalunkwe debitu mhux mħallas lura sad-data stipulata fin-nota ta’ debitu jiġġenera imgħax skont ir-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012.

5. F’każijiet sustanzjati kif xieraq, ċerti partiti tad-dħul ta’ rutina jistgħu jkunu stabbilit proviżorjament. L-istabbiliment proviżorju jkopri l-irkupru ta’ bosta ammonti individwali li ma jeħtiġux għalhekk li jiġu stabbiliti individwalment. Qabel tmiem is-sena finanzjarja, l-uffiċjal awtorizzanti jemenda l-ammonti stabbiliti proviżorjament biex jiżgura li jikkorrispondu għall-ammonti riċevibbi realment stabbiliti.

Artikolu 61

Awtorizzazzjoni tal-irkupru

L-awtorizzazzjoni tal-irkupru hija att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti jagħti struzzjonijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità, bil-ħruġ ta’ ordni ta’ rkupru, sabiex jirkupra ammont riċevibbli li l-uffiċjal awtorizzanti jkun stabbilixxa.

Artikolu 62

Regoli dwar l-irkupru

1. L-uffiċjal tal-kontabilità jaġixxi fuq ordnijiet għall-irkupru għal ammonti riċevibbli li jkunu ġew iddeterminati b’mod xieraq mill-uffiċjal awtorizzanti. L-uffiċjal tal-kontabilità jeżerċita diliġenza dovuta sabiex jiżgura li l-korp tal-Unjoni jirċievi d-dħul tiegħu u jiżgura li d-drittijiet tiegħu jkunu salvagwardjati.

2. Jekk l-irkupru effettiv ma jseħħx fl-iskadenza prevista fin-nota tad-debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità jgħarraf lill-uffiċjal awtorizzanti u jniedi minnufih il-proċedura tal-irkupru bi kwalunkwe mezz legali, inkluż, jekk ikun il-każ, permezz ta’ tpaċija, u jekk dan ma jkunx jistax isir, permezz ta’ infurzar.

3. L-uffiċjal tal-kontabilità jirkupra ammonti billi jpaċihom ma’ pretensjonijiet ekwivalenti li l-korp tal-Unjoni jkollu fuq kull debitur li min-naħa tiegħu jkollu pretensjoni fuq il-korp tal-Unjoni. Tali pretensjonijiet ikunu ċerti, ta’ ammont fiss u eżegwibbli.

4. Fejn l-uffiċjal awtorizzanti jkun qiegħed jippjana li jirrinunzja għal jew parzjalment jirrinunzja għal irkupru ta’ xi ammont riċevibbli stabbilit, huwa jiżgura li r-rinunzja ssir sewwa u li tkun konformi mal-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba u tal-proporzjonalità. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja tkun ssostanzjata. L-uffiċjal awtorizzanti jista’ jiddelega din id-deċiżjoni ta’ rinunzja biss għal ammonti riċevibbli ta’ anqas minn EUR 5 000.

Id-deċiżjoni ta’ rinunzja ssemmi liema azzjonijiet ikunu ttieħdu biex isir l-irkupru u l-punti ta’ dritt u ta’ fatt li fuqhom tkun ibbażata.

5. L-uffiċjal awtorizzanti jikkanċella ammont riċevibbli stabbilit b’mod sħiħ jew parzjali meta s-sejba ta’ żball turi li l-ammont ma ġiex stabbilit sewwa. Tali kanċellazzjoni ssir b’deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti u tkun is-suġġett ta’ motivazzjoni xierqa.

Artikolu 63

Formalitajiet ta’ ġbir

1. L-irkupru effettiv mill-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lok għall-annotazzjoni mill-istess uffiċjal tal-kontabilità fil-kontijiet u l-għoti ta’ din l-informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti.

2. Kull pagament fi flus kontanti lill-uffiċjal tal-kontabilità jagħti lok għall-ħruġ ta’ irċevuta.

3. Rimborż parzjali minn debitur suġġett għal diversi ordnijiet ta’ rkupru jrid l-ewwel jitħallas fuq l-aktar intitolament antik sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mid-debitur.

Kwalunkwe pagament parzjali jrid l-ewwel ikopri l-imgħax.

Artikolu 64

Żmien addizzjonali għal pagament

1. L-uffiċjal tal-kontabilità, f’kollaborazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti, jista’ jagħti aktar żmien biex isir il-pagament biss b’talba bil-miktub mid-debitur, bir-raġunijiet għaliex għandu jagħmel dan, u bil-kundizzjoni li jiġu ssodisfati ż-żewġ kundizzjonijiet li ġejjin:

(a) id-debitur iwiegħed li jħallas imgħax bir-rata speċifikata fl-Artikolu 83 tar-Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012 għall-perjodu addizzjonali sħiħ permess, li jibda mill-iskadenza msemmija fl-Artikolu 80(3)(b) ta’ Regolament ta’ Delega (UE) Nru 1268/2012;

(b) sabiex ikunu mħarsa d-drittijiet tal-korp tal-Unjoni, id-debitur jagħti garanzija finanzjarja li tagħmel tajjeb għas-somma prinċipali u għall-imgħax, li tkun aċċettata mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.

Il-garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tista’ tinbidel b’garanzija konġunta jew bosta garanziji minn parti terza approvati mill-uffiċċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni.

2. F’ċirkostanzi eċċezzjonali, wara talba mid-debitur, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jirrinunzja għall-ħtieġa ta’ garanzija msemmija fil-punt (b) tal-ewwel subparagrafu tal-paragrafu 1 meta, fuq il-bażi tal-valutazzjoni tiegħu, id-debitur ikun irid u jkun jista’ jagħmel il-pagament fil-perjodu ta’ żmien addizzjonali, iżda ma jkunx jista’ jipprovdi tali garanzija u jkun jinsab f’sitwazzjoni diffiċli.

Artikolu 65

Lista ta’ intitolamenti

1. L-uffiċjal tal-kontabilità jżomm lista ta’ ammonti li għandhom ikunu rkuprati. L-intitolamenti tal-korp tal-Unjoni jinġabru flimkien fil-lista skont id-data tal-ħruġ tal-ordni ta’ rkupru. L-uffiċjal tal-kontabilità jindika d-deċiżjonijiet biex issir rinunzja jew rinunzja parzjali għall-irkupru ta’ ammonti stabbiliti. Il-lista tiżdied mar-rapport tal-korp tal-Unjoni dwar il-ġestjoni tal-baġit u dik finanzjarja.

2. Il-korp tal-Unjoni jistabbilixxi lista ta’ intitolamenti tal-korp tal-Unjoni li tinkludi l-ismijiet tad-debituri u l-ammonti tad-djun, fejn id-debitur ikun ġie ordnat jagħmel rimborż b’deċiżjoni tal-Qorti li għandha s-saħħa ta’ res judicata u fejn l-ebda pagament jew l-ebda rimborż sinifikanti ma jkun sar għal sena wara l-pronunzjament tagħha. Il-lista tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed inkonsiderazzjoni l-protezzjoni tad-dejta personali skont ir-rekwiżiti tar-Regolament (KE) Nru 45/2001.

F’dak li għandu x’jaqsam mad-dejta personali li tirreferi għal persuni fiżiċi, l-informazzjoni ppubblikata titneħħa ladarba l-ammont tad-dejn jitħallas kollu. L-istess japplika għad-dejta personali li tirreferi għal persuni ġuridiċi li għalihom it-titolu uffiċjali jidentifika persuna fiżika waħda jew iktar.

Id-deċiżjoni li d-debitur jiġi inkluż fil-lista ta’ intitolamenti tal-korp tal-Unjoni tittieħed f’konformità mal-prinċipju ta’ proporzjonalità u tikkunsidra b’mod partikolari l-importanza tal-ammont.

Artikolu 66

Perjodu ta’ limitazzjoni

L-intitolamenti tal-korp tal-Unjoni fir-rigward ta’ partijiet terzi u l-intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-korp tal-Unjoni jkunu suġġetti għal terminu ta’ limitazzjoni ta’ ħames snin.

Artikolu 67

Dispożizzjonijiet speċifiċi applikabbli għat-tariffi u l-imposti

Meta l-korp tal-Unjoni jiġbor tariffi u imposti msemmijin fl-Artikolu 6(1)(a), estimu totali provviżorju ta’ dawn it-tariffi u l-imposti jsir fil-bidu ta’ kull sena finanzjarja.

Fejn it-tariffi u l-imposti huma ddeterminati kompletament permezz ta’ leġiżlazzjoni jew deċiżjonijiet tal-bord ta’ ġestjoni, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jastjeni milli joħriġ ordnijiet ta’ rkupru u, wara li jkun stabbilixxa l-ammont riċevibbli, iħejji direttament noti ta’ debitu. F’dan il-każ, jiġu rreġistrati d-dettalji kollha tal-intitolament tal-korp tal-Unjoni. L-uffiċjal tal-kontabilità jżomm lista tan-noti ta’ debitu kollha u jagħti l-għadd ta’ noti ta’ debitu u l-ammont globali fir-rapport tal-korp tal-Unjoni dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja.

Fejn il-korp tal-Unjoni juża sistema ta’ fatturar separata, l-uffiċjal tal-kontabilità jdaħħal is-somma akkumulata ta’ tariffi u imposti riċevuti fil-kontijiet regolarment, u tal-anqas kull xahar.

Il-korp tal-Unjoni jipprovdi servizzi bis-saħħa tal-kompiti fdati lilu biss wara li l-pagament korrispondenti jkun tħallas fl-intier tiegħu. Madankollu, f’ċirkostanzi eċċezzjonali, servizz jista’ jkun pprovdut mingħajr pagament minn qabel tal-imposta jew tariffa korrispondenti. F’każijiet fejn ingħata servizz mingħajr ma kien hemm pagament minn qabel tal-imposta jew tariffa korrispondenti., l-Artikoli 60 sa 66 japplikaw.

KAPITOLU 5

Operazzjonijiet ta’ nefqa

Artikolu 68

Deċiżjoni ta’ finanzjament

1. Kull element tan-nefqa jiġi impenjat, validat, awtorizzat u mħallas.

2. Kull impenn ta’ nefqa jrid jiġi wara deċiżjoni ta’ finanzjament.

3. Il-programm ta’ ħidma annwali tal-korp tal-Unjoni jkun ekwivalenti għal deċiżjoni ta’ finanzjament għall-attivitajiet li jkopri, sakemm l-elementi stabbiliti fl-Artikolu 32(3) huma identifikati b’mod ċar.

4. Approprjazzjonijiet amministrattivi jistgħu isiru mingħajr ma ssir deċiżjoni ta’ finanzjament minn qabel.

Artikolu 69

Tipi ta’ impenji

1. Impenn tal-baġit huwa l-operazzjoni li biha l-approprjazzjoni neċessarja sabiex tkopri l-pagamenti sussegwenti sabiex ikunu onorat impenji legali hija rriservata.

2. Impenn legali huwa att li bih l-uffiċjal awtorizzanti jidħol fi, jew jistabbilixxi, obbligu li jirriżulta f’imposta.

3. L-impenji tal-baġit jaqgħu taħt waħda mit-tliet kategoriji li ġejjin:

(a) individwali: l-impenn tal-baġit huwa individwali meta r-riċevent u l-ammont tan-nefqa huma magħrufa;

(b) globali: l-impenn tal-baġit huwa globali meta għall-anqas wieħed mill-elementi meħtieġa biex ikun identifikat l-impenn individwali jkun għadu mhux magħruf;

(c) provviżorju: l-impenn tal-baġit huwa provviżorju meta huwa ntiż biex ikopri nefqa amministrattiv ta’ rutina u jew l-ammont jew ir-riċeventi finali mhumiex magħrufa.

L-impenji baġitarji proviżorji jkunu implimentati jew bil-konklużjoni ta’ wieħed jew aktar mill-impenji ġuridiċi individwali li joħolqu intitolament għal pagamenti sussegwenti, inkella, f’każijiet eċċezzjonali marbuta man-nefqa tal-ġestjoni tar-riżorsi umani, direttament permezz ta’ pagamenti.

4. L-impenji tal-baġit għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda jistgħu jkunu maqsuma matul diversi snin f’pagamenti parzjali annwali biss meta l-att kostitwenti jew l-att bażiku jipprovdi dan jew fejn ikunu relatati man-nefqa amministrattiva.

Artikolu 70

Regoli applikabbli għall-impenji

1. Fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura li tista’ tistabbilixxi nefqa addebitabbli lill-baġit tal-korp tal-Unjoni, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli l-ewwel jagħmel impenn baġitarju qabel ma’ jidħol għal impenn legali ma’ partijiet terzi.

2. L-obbligu biex isir impenn baġitarju qabel ma jittieħed impenn legali kif previst fil-paragrafu 1, ma jkunx applikabbli għall-impenji legali konklużi wara dikjarazzjoni ta’ sitwazzjoni ta’ kriżi fil-qafas tal-pjan ta’ kontinwità tal-attivitajiet, f’konformità mal-proċeduri adottati mill-korp tal-Unjoni.

3. L-impenji globali baġitarji jkopru l-kostijiet totali tal-impenji legali individwali korrispondenti konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N + 1.

Suġġett għall-Artikoli 69(4) u 87(2) l-impenji legali individwali li jirrigwardaw impenji individwali jew proviżżorji tal-baġit ikunu konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena N.

Fit-tmiem tal-perjodi msemmija fl-ewwel u fit-tieni subparagrafu, il-bilanċ mhux użat ta’ tali impenji baġitarji jkun diżimpenjat mill-uffiċjal awtorizzanti.

L-ammont ta’ kull impenn legali individwali adottat b’segwiment ta’ impenn globali baġitarju, qabel il-firma, ikun irreġistrat mill-uffiċjal awtorizzanti fil-kontijiet tal-baġit u mdaħħal fl-impenn globali baġitarju.

4. L-impenji baġitarji u legali li jsiru għal azzjonijiet li jestendu għal aktar minn sena finanzjarja waħda, ħlief fil-każ ta’ nefqa tal-persunal, ikollhom data finali għal-implimentazzjoni stabbilita, b’konformità mal-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.

Xi partijiet ta’ tali impenji li ma jkunux ġew effettwati fi żmien sitt xhur wara d-data msemmija fl-ewwel subparagrafu ta’ dan il-paragrafu jkunu diżimpenjati f’konformità mal-Artikolu 16.

L-ammont ta’ impenn tal-baġit li jikkorrispondi għal impenn legali li għalih ma sar l-ebda pagament skont it-tifsira tal-Artikolu 75 f’perjodu ta’ sentejn wara l-iffirmar tal-impenn legali jkun diżimpenjat, ħlief fejn dak ammont ikun relatat ma’ każijiet f’litigazzjoni quddiem qrati ġudizzjarji jew korpi arbitrali jew fejn jeżistu dispożizzjonijiet speċjali stabbiliti fl-atti bażiċi.

Artikolu 71

Verifiki applikabbli għall-impenji

1. Meta jaddotta impenn baġitarju, l-uffiċċjal awtorizzanti jrid jiżgura li:

(a) in-nefqa tkun ġiet debitata lill-partita korretta tal-baġit tal-korp tal-Unjoni;

(b) l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli;

(c) in-nefqa konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tal-istrument kostitwenti, ir-regoli finanzjarji ta’ kull entità tal-Komunità u l-atti kollha addottati skonthom;

(d) jiġi rispettat il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.

2. Meta jirreġistra l-impenn legali b’firma fiżika jew elettronika, l-uffiċjal awtorizzanti jiżgura li:

(a) l-impenn ikun kopert bl-impenn tal-baġit li jikkorrispondi miegħu;

(b) in-nefqa hija legali u regolari u konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk ta l-istrument kostitwenti, ir-regoli finanzjarji ta’ kull korp tal-Unjoni u l-atti kollha addottati skonthom;

(c) jiġi rispettat il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.

Artikolu 72

Validazzjoni tan-nefqa

Il-validazzjoni tan-nefqa hu l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti:

(a) jivverifika l-eżistenza tal-initolament tal-kreditur;

(b) jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tal-pretensjoni;

(c) jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom huwa dovut il-ħlas.

Artikolu 73

Validazzjoni u forma materjali għall-“mgħoddi għall-pagament”

1. Il-validazzjoni ta’ kwalunkwe nefqa tkun ibbażata fuq id-dokumenti ta’ sostenn li juru l-intitolament tal-kreditur, fuq il-bażi ta’ dikjarazzjoni tas-servizzi tassew mogħtija, il-provvisti tassew ikkonsenjati jew ix-xogħol tassew imwettaq, jew fuq il-bażi ta’ dokumenti oħra li jiġġustifikaw il-ħlas, inklużi pagamenti rikorrenti ta’ sottoskrizzjonijiet jew korsijiet ta’ taħriġ.

2. L-uffiċjal awtorizzanti jivverifika d-dokumenti ta’ sostenn personalment jew, fuq ir-responsabbiltà tiegħu stess, jaċċerta li dan ikun sar, qabel ma jieħu d-deċiżjoni li jivvalida n-nefqa.

3. Id-deċiżjoni ta’ validazzjoni hija kkomunikata permezz bl-iffirmar ta’ “mgħoddi għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti.

4. F’sistema mhux ikkompjuterizzata, il-“mgħoddi għall-pagament” issir permezz ta’ timbru li jkun jinkorpora il-firma tal-uffiċjal awtorizzanti.

F’sistema kkompjuterizzata, il-“mgħoddi għall-pagament” issir permezz ta’ validazzjoni permezz tal-password personali tal-uffiċjal awtorizzanti.

Artikolu 74

Awtorizzazzjoni tan-nefqa

1. L-awtorizzazzjoni tan-nefqa hija l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti, wara li jkun ivverifika li l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli, jagħti struzzjoni lill-uffiċjal tal-kontabilità billi joħroġ ordni għall-ħlas, sabiex jitħallas ammont tan-nefqa li l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun ivvalida.

Fejn isiru pagamenti perjodiċi fir-rigward tas-servizzi mogħtija, inklużi s-servizzi ta’ kiri jew ta’ merkanzija konsenjata, u bla ħsara għall-analiżi tar-riskju tal-uffiċjal awtorizzanti, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jordna l-applikazzjoni ta’ sistema ta’ debitu dirett.

2. L-ordni ta’ pagament tiġi ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità. Id-dokumenti ta’ sostenn jinżammu mill-uffiċjal awtorizzanti skont l-Artikolu 44(5).

3. Fejn xieraq, l-ordni tal-pagament mibgħuta lill-uffiċjal tal-kontabilità tkun akkumpanjata minn dokument li jiċċertifika li l-oġġetti ddaħħlu fl-inventarji msemmija fl-Artikolu 106(1).

Artikolu 75

Tipi ta’ pagamenti

1. Il-pagament isir mal-preżentazzjoni ta’ prova li l-azzjoni relevanti tkun twettqet f’konformità mad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku jew mal-kuntratt jew mal-fethim tal-għotja, u jkopri waħda mill-operazzjonijiet li ġejjin:

(a) il-pagament tal-ammont kollu dovut;

(b) il-pagament tal-ammont dovut f’xi wieħed minn dawn il-metodi li ġejjin: (1) prefinanzjament li jista’ jinqasam f’numru ta’ pagamenti wara l-iffirmar tal-kuntratt jew ftehim ta’ għotja jew wara n-notifika tad-deċiżjoni tal-għotja; (2) pagament interim wieħed jew aktar bħala kontroparti għat-twettiq parzjali tal-azzjoni; (3) pagament tal-bilanċ tal-ammonti dovuti meta l-azzjoni tiġi mwettqa b’mod sħiħ.

Il-prefinanzjament jipprovdi float. Dan jista’ jinqasam f’għadd ta’ pagamenti skont il-prinċipju ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.

Pagament interim, li jista’ jiġi ripetut, jista’ jkopri n-nefqa mġarrba għall-implimentazzjoni tad-deċiżjoni jew tal-ftehim jew biex jitħallsu servizzi, provvisti jew xogħlijiet li jkunu saru u/jew li ġew ikkonsenjati fl-istadji interim tal-kuntratt. Huwa jista’ jikklerja l-prefinanzjament kollu jew parti minnu, bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tal-att bażiku.

L-għeluq tan-nefqa jieħu l-forma tal-pagament tal-bilanċ, li ma jistax jiġi ripetut u li jikklerja n-nefqa kollha preċedenti, jew ordni ta’ rkupru.

2. Issir distinzjoni fil-kontabilità baġitarja bejn it-tipi differenti ta’ pagamenti msemmija fil-paragrafu 1 meta jsir kull ħlas.

Artikolu 76

Pagament limitat għall-fondi disponibbli

Il-pagament tan-nefqa jsir mill-uffiċjal tal-kontabilità fil-limiti tal-fondi disponibbli.

Artikolu 77

Limiti taż-żmien

Il-pagament tan-nefqa jsir fil-limiti ta’ żmien speċifikati fir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 u r-Regolament Delegat (UE) Nru 1268/2012, u skonthom.

KAPITOLU 6

Sistemi tal-IT

Artikolu 78

Ġestjoni elettronika tal-operazzjonijiet

Fejn id-dħul u n-nefqa ikunu amministrati permezzi ta’ sistemi komputerizzati, id-dokumenti jistgħu jiġu ffirmati bi proċedura komputerizzata jew elettronika.

Artikolu 79

Gvern elettroniku

Il-korp tal-Unjoni jistabbilixxi u japplika standards uniformi għall-iskambju elettroniku tal-informazzjoni ma’ terzi li jieħdu sehem fi proċeduri ta’ akkwist u għotjiet. B’mod partikolari, sal-massimu possibbli, dawn ifasslu u jimplimentaw soluzzjonijiet għall-preżentazzjoni, il-ħżin u l-ipproċessar tad-dejta ppreżentata fil-kuntest tal-proċeduri ta’ akkwist u ta’ għoti, u għal dawn il-finijiet, jiddefinixxu spazju ta’ interskambju tad-dejta elettronika uniku għall-applikanti, il-kandidati u l-offerenti.

Artikolu 80

Amministrazzjoni tajba

1. L-uffiċjal awtorizzanti jħabbar mingħajr dewmien il-bżonn ta’ forniment ta’ provi u/jew dokumentazzjoni, il-forma u l-kontenut prerekwżit tagħhom, kif ukoll, jekk ikun il-każ, l-iskeda indikattiva għat-tlestija tal-proċedura ta’ aġġudikazzjoni.

2. Fejn, minħabba żball klerikali evidenti min-naħa tal-applikant jew tal-offerent, l-applikant jew l-offerent jonqos milli jippreżenta provi jew jagħmel dikjarazzjonijiet, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jew, jekk ikun il-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, għajr f’każijiet debitament ġustifikati, jitlob lill-applikant jew lill-offerent iforni l-informazzjoni nieqsa jew jiċċara l-provi dokumentarji. Tali informazzjoni jew kjarifiki ma jimmodifikaw sostanzjalment il-proposta jew jalteraw it-termini tas-sejħa għall-offerti.

Artikolu 81

Indikazzjoni ta’ mezzi ta’ rimedju

Meta att proċedurali ta’ uffiċjal awtorizzanti jolqot b’mod negattiv id-drittijiet ta’ applikant jew ta’ offerent, benefiċjarju jew kuntrattur, huwa jkun fih indikazzjoni tal-mezzi disponibbli ta’ rimedju amministrattiv u/jew ġudizzjarju għall-kontestazzjoni ta’ dak l-att.

B’mod partikolari, in-natura tar-rimedju, l-entità jew l-entitajiet lil min jista’ jitressaq kif ukoll il-limiti taż-żmien għall-eżerċizzju tagħhom ikunu indikati.

KAPITOLU 7

Awditur intern

Artikolu 82

Ħatra u setgħat u dmirijiet tal-awditur intern

1. Il-korp tal-Unjoni jkollu funzjoni ta’ awditjar intern li trid issir skont l-istandardi internazzjonali relevanti.

2. Il-funzjoni tal-awditjar intern titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni. L-awditur intern la jista’ jkun uffiċjal awtorizzanti u lanqas uffiċjal tal-kontabilità tal-korp tal-Unjoni jew tal-Kummissjoni

3. L-awditur intern jagħti pariri lill-korp tal-Unjoni dwar it-trattament tar-riskji, billi jagħti fehmiet indipendenti fuq il-kwalità tas-sistemi ta’ ġestjoni u kontroll u billi joħroġ rakkomandazzjonijiet biex jittejbu l-kundizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tal-operazzjonijiet u l-promozzjoni tal-ġestjoni finanzjarja tajba.

L-awditur intern ikun responsabbli, partikolarment, għal:

(a) valutazzjoni tal-idoneità u l-effikaċja tas-sistemi ta’ ġestjoni interna u l-prestazzjoni tad-dipartimenti fil-programmi u azzjonijiet ta’ implimentazzjoni b’referenza għar-riskji marbuta magħhom;

(b) valutazzjoni tal-effiċjenza u l-effikaċja tas-sistemi ta’ kontroll intern u ta’ awditjar intern applikabbli għal kull operazzjoni għall-implimentazzjoni tal-baġit tal-korp tal-Unjoni.

4. L-awditur intern iwettaq id-doveri tiegħu fir-rigward tal-attivitajiet u d-dipartimenti kollha tal-korp tal-Unjoni. L-awditur intern igawdi minn aċċess sħiħ u mingħajr limitu għall-informazzjoni kollha meħtieġa biex iwettaq dmirijitu.

5. L-awditur intern jieħu nota tar-rapport annwali kkonsolidat tal-attività tal-uffiċjali awtorizzanti u ta’ kwalunkwe biċċa informazzjoni oħra identifikata.

6. L-awditur intern jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni u lid-direttur dwar is-sejbiet tiegħu u dwar ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu.

L-awditur intern jirrapporta wkoll fi kwalunkwe wieħed mill-każijiet li ġejjin:

— riskji u rakkomandazzjonijiet kritiċi ma ġewx indirizzati,

— hemm dewmien sinifikanti fl-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet magħmula fis-snin ta’ qabel.

Il-bord ta’ ġestjoni jew, fejn permess mill-att kostitwenti, il-bord eżekuttiv u d-direttur jiżguraw monitoraġġ regolari ta