DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI (UE, Euratom) 2019/1961

tas-17 ta’ Ottubru 2019

dwar regoli ta’ implimentazzjoni biex tiġi trattata informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET

IL-KUMMISSJONI EWROPEA,

Wara li kkunsidrat it-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea, u b’mod partikolari l-Artikolu 249 tiegħu,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, u b’mod partikolari l-Artikolu 106 tiegħu,

Wara li kkunsidrat id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2015/443 tat-13 ta’ Marzu 2015 dwar is-sigurtà fil-Kummissjoni (1),

Wara li kkunsidrat id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2015/444 tat-13 ta’ Marzu 2015 dwar ir-regoli tas-sigurtà għall-protezzjoni ta’ informazzjoni klassifikata tal-UE (2),

Wara li kkunsidrat id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (UE, Euratom) 2017/46 tal-10 ta’ Jannar 2017 dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ komunikazzjoni u informazzjoni fil-Kummissjoni Ewropea (3),

Billi:

(1) Id-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444 tapplika għad-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni, u f’kull bini tal-Kummissjoni.

(2) Il-miżuri ta’ sigurtà għall-protezzjoni tal-informazzjoni klassifikata tal-UE (IKUE) tul iċ-ċiklu tal-ħajja tagħha għandhom ikunu proporzjonati b’mod partikolari mal-klassifikazzjoni tas-sigurtà tagħha.

(3) L-Artikoli 4(3), 19(1)(c) u 22 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444 jipprevedu li għandhom jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet aktar dettaljati biex jissupplementaw u jappoġġaw l-implimentazzjoni tad-Deċiżjoni f’regoli ta’ implimentazzjoni, u dawn jirregolaw kwistjonijiet bħal gwida ta’ klassifikazzjoni, miżuri ta’ kumpens biex tiġi ttrattata IKUE barra Żona ta’ Sigurtà jew Żona Amministrattiva, u responsabbiltajiet tal-oriġinaturi.

(4) Fejn ikun meħtieġ, regoli ta’ implimentazzjoni biex jissupplementaw jew jappoġġaw id-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444 għandhom jiġu adottati f’konformità mal-Artikolu 60 ta’ dik id-Deċiżjoni.

(5) Il-miżura ta’ sigurtà li jittieħdu biex jimplimentaw din id-Deċiżjoni għandhom ikunu konformi mal-prinċipji għas-sigurtà fil-Kummissjoni stipulati fl-Artikolu 3 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443.

(6) Il-Kunsill, il-Kummissjoni u r-Rappreżentant Għoli tal-Unjoni għall-Affarijiet Barranin u l-Politika ta’ Sigurtà qablu li jiżguraw il-konsistenza massima fl-applikazzjoni tar-regoli ta’ sigurtà rigward il-protezzjoni tagħhom tal-IKUE filwaqt li jitqiesu l-ħtiġijiet speċifiċi u istituzzjonali tagħhom, f’konformità mad-dikjarazzjonijiet mehmuża mal-minuti tas-sessjoni tal-Kunsill li fiha ġiet adottata d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/488/UE (4).

(7) Fl-4 ta’ Mejju 2016, il-Kummissjoni adottat deċiżjoni (5) li tagħti s-setgħa lill-Membru tal-Kummissjoni responsabbli għall-kwistjonijiet ta’ sigurtà li jadotta, f’isem il-Kummissjoni u taħt ir-responsabbiltà tagħha, ir-regoli ta’ implimentazzjoni previsti fl-Artikolu 60 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444,

ADOTTAT DIN ID-DEĊIŻJONI:

KAPITOLU 1

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

Artikolu 1 Suġġett u kamp ta’ applikazzjoni 1. Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi l-kundizzjonijiet li bihom trid tiġi ttrattata informazzjoni klassifikata tal-UE (IKUE) tal-livelli CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL (6) u SECRET UE/EU SECRET (7) f’konformità mad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444. 2. Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għad-dipartimenti kollha tal-Kummissjoni u fil-bini kollu tal-Kummissjoni.

Artikolu 2 Kriterji għall-aċċess għal informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET 1. L-aċċess għal informazzjoni kklassifikata bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET jista’ jingħata wara li: (a) Tkun ġiet iddeterminata l-ħtieġa li individwu jkollu aċċess għal ċertu informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET sabiex ikun jista’ jaqdi funzjoni jew kompitu professjonali għall-Kummissjoni Ewropa; (b) L-individwu jkun ġie mgħarraf dwar ir-regoli u l-istandards u l-linji gwida ta’ sigurtà rilevanti għall-protezzjoni ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET; (c) L-individwu jkun irrikonoxxa r-responsabbiltajiet tiegħu għall-protezzjoni tal-informazzjoni kkonċernata; u (d) L-individwu jkun ġie awtorizzat minn awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni biex jaċċessa IKUE sal-livell rilevanti u sa data li tkun ġiet speċifikata f’konformità mal-Artikolu 10(1)(3) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444. 2. It-trainees tal-Kummissjoni ma għandhomx jingħataw dmirijiet li jirrikjedu li jkollhom aċċess għal informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET. 3. L-aċċess għandu jiġi miċħud jew permess għal kategoriji oħra ta’ persunal f’konformità mat-tabella stipulata fl-Anness.

KAPITOLU 2

ĦOLQIEN TA’ INFORMAZZJONI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL U SECRET UE/EU SECRET

Artikolu 3 Oriġinatur Filwaqt li l-oriġinatur skont it-tifsira tal-Artikolu 1 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444 hija l-istituzzjoni, aġenzija jew korp tal-Unjoni, Stat Membru, stat terz jew organizzazzjoni internazzjonali li taħt l-awtorità tagħha tkun inħolqot u/jew ġiet introdotta informazzjoni klassifikata fl-istrutturi tal-Unjoni, il-persuna li tabbozza informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET mhux bilfors tkun l-istess.

Artikolu 4 Assenjar ta’ livell ta’ klassifikazzjoni 1. Il-persunal li jkun qed jabbozza dokument fuq il-bażi ta’ informazzjoni li taqa’ fit-tifsira tal-Artikolu 1 għandu dejjem iqisu jekk id-dokument tiegħu hemmx bżonn li jkun ikklassifikat. Il-klassifikazzjoni ta’ dokument bħala IKUE għandha tinvolvi valutazzjoni u deċiżjoni mill-oriġinatur dwar jekk id-divulgazzjoni tad-dokument lil persuni mhux awtorizzati tkunx tikkawża preġudizzju għall-interessi tal-Unjoni Ewropea jew ta’ Stat Membru wieħed jew aktar. Jekk il-persuni li jabbozzawh ikunu f’xi dubju jekk id-dokument li qed jabbozzaw ikunx jiġġustifika li jiġi kklassifikat bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET, jenħtieġ li jikkonsultaw lill-Kap tal-Unità jew lid-Direttur responsabbli. 2. Dokument għandu jiġi kklassifikat bħala mill-inqas CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jekk l-iżvelar mhux awtorizzat tiegħu jista’, fost l-oħrajn: (a) jagħmel ħsara materjali lir-relazzjonijiet diplomatiċi, jiġifieri jikkawża protesta formali jew sanzjonijiet oħra; (b) jippreġudika is-sigurtà jew il-libertà individwali; (c) jikkawża ħsara lill-effettività operazzjonali jew lis-sigurtà tal-persunal tal-Istati Membri jew ta’ kontributuri oħrajn, jew lill-effettività ta’ operazzjonijiet ta’ valur ta’ sigurtà jew ta’ intelliġenza; (d) jimmina sostanzjalment il-vijabbiltà finanzjarja ta’ organizzazzjonijiet ewlenin; (e) jimpedixxi l-investigazzjoni ta’ delitt jew jiffaċilitah; (f) jaħdem sostanzjalment kontra l-interessi finanzjarji, monetarji, ekonomiċi u kummerċjali tal-Unjoni jew tal-Istati Membri; (g) jimpedixxi serjament l-iżvilupp jew l-operat ta’ politiki ewlenin tal-Unjoni; (h) iwaqqaf jew inkella jtellef b’mod sostanzjali attivitajiet sinifikanti tal-Unjoni; (i) iwassal għall-iskoperta ta’ informazzjoni kklassifikata f’livell ogħla. 3. L-informazzjoni għandha tiġi kklassifikata bħala mill-inqas SECRET UE/EU SECRET jekk l-iżvelar mhux awtorizzat tagħha jista’, fost l-oħrajn: (a) iqajjem tensjonijiet internazzjonali; (b) jagħmel ħsara sejra lir-relazzjonijiet ma’ pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali; (c) jhedded il-ħajja direttament jew serjament jippreġudika l-ordni pubbliku jew is-sigurtà jew il-libertà individwali; (d) jikkawża ħsara serja lill-effettività operazzjonali jew lis-sigurtà tal-persunal tal-Istati Membri jew ta’ kontributuri oħrajn, jew lit-tkomplija tal-effettività ta’ operazzjonijiet ta’ valur għoli ta’ sigurtà jew ta’ intelliġenza; (e) joħloq ħsara materjali sostanzjali lill-interessi finanzjarji, monetarji, ekonomiċi jew kummerċjali tal-Unjoni jew tal-Istati Membri; (f) iwassal għall-iskoperta ta’ informazzjoni kklassifikata f’livell ogħla. 4. L-oriġinaturi jistgħu jiddeċiedu li jattribwixxu livell ta’ klassifikazzjoni standard għal kategoriji ta’ informazzjoni li huma joħolqu fuq bażi regolari. Madankollu, huma għandhom jiżguraw li biċċiet individwali ta’ informazzjoni jingħataw il-livell xieraq ta’ klassifikazzjoni.

Artikolu 5 Xogħol bl-abbozzi 1. L-informazzjoni għandha tiġi kklassifikata malli tiġi prodotta. Noti personali, abbozzi preliminari jew messaġġi li jkun fihom informazzjoni li titlob klassifikazzjoni fil-livell ta’ CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandhom jiġu mmarkati bħala tali mill-bidu u għandhom jiġu prodotti u ttrattati f’konformità ma’ din id-Deċiżjoni. 2. Jekk id-dokument finali ma jkunx għadu jitlob il-livell ta’ klassifikazzjoni inizjali għandu jitnaqqaslu l-grad jew jiġi deklassifikat.

Artikolu 6 Rekord tal-materjal tas-sors Sabiex ikun jistgħu jippermettu l-eżerċizzju tal-kontroll tal-oriġinatur f’konformità mal-Artikolu 14, l-oriġinaturi ta’ dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandhom iżommu rekord ta’ kwalunkwe sorsi kklassifikati użati biex jipproduċu dokumenti kklassifikati, inklużi dettalji ta’ sorsi oriġinalment minn Stati Membri tal-UE, organizzazzjonijiet internazzjonali jew pajjiżi terzi. Fejn xieraq, l-informazzjoni klassifikata aggregata għandha tiġi mmarkata b’tali mod li jippreżerva l-identifikazzjoni tal-oriġinaturi tal-materjali tas-sors użati.

Artikolu 7 Klassifikazzjoni ta’ partijiet minn dokument 1. F’konformità mal-Artikolu 22(6) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444, il-livell ta’ klassifikazzjoni ġenerali ta’ dokument għandu mill-inqas ikun għoli daqs dak tal-komponent ikklassifikat l-aktar għoli tiegħu. Meta tinġabar l-informazzjoni minn diversi sorsi, il-dokument aggregat finali jiġi rieżaminat biex jiġi ddeterminat il-livell ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà ġenerali tiegħu, peress li jista’ jkun jeħtieġ klassifikazzjoni ogħla minn dik tal-partijiet komponenti tiegħu. 2. Dokumenti li jkun fihom partijiet ikklassifikati u mhux ikklassifikati għandhom ikunu strutturati u mmarkati b’tali mod li komponenti b’livelli ta’ klassifikazzjoni u/jew sensittività jkunu jistgħu jiġu identifikati u sseparati faċilment jekk ikun meħtieġ. Dan għandu jippermetti li kull parti tiġi ttrattata kif xieraq meta tkun isseparata mill-komponenti l-oħrajn.

Artikolu 8 Immarkar sħiħ tal-klassifikazzjoni 1. Informazzjoni li titlob klassifikazzjoni għandha tiġi mmarkata u ttrattata bħala tali irrispettivament mill-forma fiżika tagħha. Il-livell tal-klassifikazzjoni għandu jkun ikkomunikat ċarament lir-riċeventi, sew jekk hux permezz ta’ marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà, jekk l-informazzjoni tkun imwassla bil-miktub, sew hux fuq il-karti, fuq mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data jew b’Sistema ta’ Komunikazzjoni u Informazzjoni (SKI), jew permezz ta’ tħabbira, jekk l-informazzjoni titwassal f’forma orali, bħal f’konverżazzjoni jew preżentazzjoni. Il-materjal klassifikat għandu jkun immarkat fiżikament biex il-klassifikazzjoni tas-sigurtà tiegħu tkun tista’ tiġi identifikata faċilment. 2. Fuq id-dokumenti, il-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandha tinkiteb b’ittri kapitali, u kollha kemm hi, bil-Franċiż u l-Ingliż (bil-Franċiż l-ewwel), f’konformità mal-paragrafu 3. Dan l-immarkar ma għandux jiġi tradott f’lingwi oħra. 3. Il-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandha titwaħħal kif ġej: (a) iċċentrata fil-parti ta’ fuq u t’isfel ta’ kull paġna tad-dokument; (b) il-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà fuq linja waħda, mingħajr l-ebda spazju fuq iż-żewġ naħat tal-iżbarra; (c) b’ittri kapitali, suwed, bil-font Times New Roman 16 (fejn possibbli, iżda mill-inqas 14), b’tipa grassa u mdawra b’bordura fuq kull naħa. 4. Meta jinħoloq dokument CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET: (a) kull paġna għandha tkun immarkata b’mod ċar bil-livell ta’ klassifikazzjoni; (b) kull paġna għandha tkun innumerata; (c) id-dokument għandu jkollu numru ta’ referenza, numru ta’ reġistrazzjoni u suġġett, li minnu nnifsu ma għandux ikun informazzjoni klassifikata sakemm ma jkunx immarkat bħala tali; (d) l-annessi u l-hemżiet kollha għandhom ikunu elenkati, kull fejn possibbli fuq l-ewwel paġna; u (e) id-dokument għandu jkollu fuqu d-data li fiha jkun inħoloq. 5. Fejn possibbli, il-marka SECRET UE/EU SECRET għandha tidher bl-aħmar.

Artikolu 9 Marki ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà abbrevjati C-UE/EU-C u S-UE/EU-S L-abbrevjazzjonijiet C-UE/EU-C u S-UE/EU-S jistgħu jintużaw biex jindikaw il-livell ta’ klassifikazzjoni ta’ partijiet individwali rispettivament ta’ dokument CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET jew meta l-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà sħiħa ma tkunx tista’ tiddaħħal, pereżempju fuq mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data żgħir. Jista’ jintuża fil-korp tat-test meta l-użu ripetut tal-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà sħiħa jkun ta’ ingombru. L-abbrevjazzjoni ma għandhiex tintuża minflok il-marki ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà sħaħ fl-intestatura u f’qiegħ il-paġna tad-dokument.

Artikolu 10 Deżinjaturi tas-sigurtà oħrajn 1. Id-dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET jistgħu jkollhom marki oħra, jew “deżinjaturi tas-sigurtà”, li jispeċifikaw, pereżempju, il-qasam li miegħu jkun relatat id-dokument, jew jindikaw distribuzzjoni partikolari fuq bażi ta’ ħtieġa ta’ tagħrif. Eżempju ta’ dan huwa: RILAXXABBLI LIL-LIECHTENSTEIN 2. Dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET jista’ jkollhom fuqhom caveat ta’ sigurtà li tagħti struzzjonijiet speċifiċi dwar kif għandhom jiġu ttrattati u ġestiti d-dokumenti. 3. Kull fejn possibbli, kwalunkwe indikazzjoni għat-tnaqqis fil-grad jew għad-deklassifikazzjoni għandhom jitwaħħlu fuq l-ewwel paġna tad-dokument fil-ħin li jinħoloq. Pereżempju, tista’ tintuża l-marka li ġejja: SECRET UE/EU SECRET sa [jj.xx.ssss] u RESTREINT UE/EU RESTRICTED wara dan

Artikolu 11 Proċessar elettroniku 1. Id-dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandhom jinħolqu b’mezzi elettroniċi, kull fejn dawn ikunu disponibbli. 2. Meta tinħoloq informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET, il-persunal tal-Kummissjoni għandu juża SKI akkreditata għal-livell ta’ klassifikazzjoni korrespondenti jew għal livell ta’ klassifikazzjoni ogħla. Il-persunal għandu jikkonsulta lill-Uffiċjal għas-Sigurtà Lokali (Local Security Officer — LSO) jekk ikun hemm xi dubju dwar liema SKI għandha tintuża. B’konsultazzjoni mal-awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni, jistgħu jiġu applikati proċeduri speċifiċi f’emerġenzi jew f’konfigurazzjonijiet tekniċi speċifiċi. 3. Id-dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET, inklużi l-abbozzi, kif meħtieġ mill-Artikolu 5, ma għandhomx jintbagħtu bil-posta elettronika, jiġu stampati jew skennjati fuq printers jew skeners standard, jew jiġu ttrattati fuq l-apparat personali tal-membri tal-persunal. Huma l-printers jew il-copiers konnessi ma’ kompjuters awtonomi protetti mill-emissjonijiet elettromanjetiċi jew ma’ sistema akkreditata li għandhom jintużaw biex jiġu stampati dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET.

Artikolu 12 Reġistrazzjoni għall-finijiet tas-sigurtà 1. Informazzjoni kklassifikata bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandha tiġi rreġistrata għall-finijiet tas-sigurtà qabel id-distribuzzjoni u mal-wasla. Għandha tiġi rreġistrata: — meta tasal f’entità organizzazzjonali jew titlaq minnha; u — meta tasal f’SKI jew titlaq minnha. 2. Ir-reġistrazzjoni tista’ ssir f’logbooks fiżiċi jew elettroniċi. 3. Jekk l-informazzjoni tiġi ttrattata elettronikament f’SKI, dawn il-proċeduri ta’ reġistrazzjoni jistgħu jitwettqu minn proċess fi ħdan is-SKI nfisha. F’dan il-każ, is-SKI għandha tinkludi miżuri biex tiggarantixxi l-integrità tar-reġistrazzjonijiet. 4. L-Uffiċjal ta’ Kontroll tar-Reġistru għandu bżonn reġistru li jkun fih mill-inqas l-informazzjoni li ġejja għal kull dokument: (a) id-data li fiha jkun ġie rreġistrat id-dokument klassifikat finali; (b) il-livell ta’ klassifikazzjoni ta’ sigurtà; (c) fejn applikabbli, id-data tal-iskadenza tal-livell ta’ klassifikazzjoni; (d) isem id-dipartiment oriġinatur; (e) ir-riċevitur jew riċevituri; (f) is-suġġett; (g) in-numru ta’ referenza tad-dipartiment oriġinatur tad-dokument; (h) in-numru tar-reġistrazzjoni, (i) l-għadd ta’ kopji ċċirkolati; (j) fejn possibbli, reġistru tas-sorsi użati biex inħoloq id-dokument; (k) id-data tat-tnaqqis fil-grad jew tad-deklassifikazzjoni tad-dokument; u (l) dettalji tal-qerda (post, data, metodu, superviżjoni, ċertifikat tal-qerda).

Artikolu 13 Distribuzzjoni L-emittent ta’ dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandu jiddeċiedi lil min jiddistribwixxi l-informazzjoni, abbażi tal-ħtieġa ta’ tagħrif tagħhom. Għandha titħejja lista tad-distribuzzjoni sabiex tinforza ulterjorment il-prinċipju tal-ħtieġa ta’ tagħrif.

KAPITOLU 3

ĦIDMA B’INFORMAZZJONI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL U SECRET UE/EU SECRET EŻISTENTI

Artikolu 14 Kontroll tal-oriġinatur 1. L-oriġinatur għandu jkollu l-“kontroll tal-oriġinatur” fuq informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL li jkun ħoloq. Għandu jintalab il-kunsens bil-miktub bil-quddiem tal-oriġinatur qabel l-informazzjoni tkun tista: (a) tiġi deklassifikata jew titnaqqas fil-grad; (b) tintuża għal finijiet għajr dawk stabbiliti mill-oriġinatur; (c) tiġi rilaxxata lil pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali; (d) tiġi divulgata lil parti barra mill-Kummissjoni iżda fl-UE; jew (e) tiġi divulgata lil kuntrattur jew kuntrattur prospettiv li jkun jinsab f’pajjiż terz. 2. Detenturi ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET huma individwi debitament awtorizzati li jkunu ngħataw aċċess għall-informazzjoni kklassifikata sabiex ikunu jistgħu jwettqu dmirijiethom. Huma responsabbli għat-trattament, il-ħżin u l-protezzjoni korretti tagħha f’konformità mad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444. Għall-kuntrarju tal-oriġinaturi tal-informazzjoni klassifikata, id-detenturi ma għandhomx ikunu awtorizzati jiddeċiedu dwar it-tnaqqis fil-grad, id-deklassifikazzjoni jew ir-rilaxx ’il quddiem ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET. 3. Jekk l-oriġinatur ta’ biċċa informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET ma jkunx jista’ jiġi identifikat, id-dipartiment tal-Kummissjoni li jkollu dik l-informazzjoni kklassifikata għandu jeżerċita l-kontroll tal-oriġinatur. Il-Grupp ta’ Esperti għas-Sigurtà tal-Kummissjoni għandu jiġi kkonsultat qabel informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET tiġi rilaxxata lil pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali.

Artikolu 15 KSI xierqa biex tiġi ttrattata informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET 1. L-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tiġi ttrattata u trażmessa b’mezzi elettroniċi, meta dawn ikunu disponibbli. Biex tiġi ttrattata informazzjoni kklassifikata għandhom jintużaw biss is-SKI u apparat li jkun ġie akkreditat mill-Awtorità ta’ Akkreditament ta’ Sigurtà tal-Kummissjoni fil-livell ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà rilevanti jew ogħla. 2. Meta dipartiment tal-Kummissjoni jkollu l-apparat xieraq biex jittratta u jibgħat informazzjoni kklassifikata f’dawn il-livelli, dan id-dipartiment għandu jgħin lil entitajiet oħra tal-Kummissjoni biex jittrattaw u jibagħtu l-informazzjoni kif xieraq, sa fejn ikun jista’ jagħmel dan.

Artikolu 16 Miżuri speċifiċi għal informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU fuq mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data 1. L-użu ta’ mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data għandu jkun strettament ikkontrollat u għandu jsir kont strett tiegħu. Għandhom jintużaw biss mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data li jkunu pprovduti mill-Kummissjoni li jkunu kriptati minn prodott approvat mill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni. mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data personali, u dawk li jitqassmu b’xejn fil-konferenzi, seminars, eċċ. ma għandhomx jintużaw għat-trasferiment ta’ informazzjoni klassifikata. Fejn possibbli, jenħtieġ li jintuża mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data li jkun konformi ma’ TEMPEST, f’konformità mal-gwida mill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni. 2. Meta dokument klassifikat jiġi ttrattat jew maħżun elettronikament fuq mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data, bħal USB sticks, CDs jew memory cards, il-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà għandha tkun viżibbli b’mod ċar fuq l-informazzjoni murija nfisha, kif ukoll fuq l-isem tal-fajl u fuq l-apparat għall-ħżin li jitneħħa. 3. Il-persunal għandu jżomm f’moħħu li meta ammonti kbar ta’ informazzjoni klassifikata jinħażnu fuq mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data, l-apparat jista’ jitlob livell ta’ klassifikazzjoni ta’ sigurtà ogħla. 4. KSI li jkunu akkreditati kif xieraq biss għandhom jintużaw biex jittrasferixxu informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għal fuq jew minn mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data. 5. Meta titniżżel tali informazzjoni għal fuq mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data, għandha tingħata attenzjoni partikolari biex jiġi żgurat li l-apparat ma jkunx fih viruses jew malwer qabel it-trasferiment tad-data. 6. Meta applikabbli, il-mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data għandu jiġi ttratat f’konformità ma’ kwalunkwe proċeduri operattivi ta’ sigurtà relatati mas-sistema ta’ kriptaġġ użata. 7. Dokumenti fuq mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data li jew ma għadx hemm bżonnhom jew li nkella jkunu ġew trasferiti fuq KSI xierqa, għandhom jitneħħew jew jitħassru b’mod sigur bl-użu ta’ prodotti jew metodi approvati. Sakemm ma jinħażnux f’kaxxaforti xierqa, il-mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data għandhom jinqerdu meta ma jkunx għad hemm bżonnhom. Kull qerda jew tħassir għandhom jużaw metodu li huwa konformi mar-regoli tas-sigurtà tal-Kummissjoni. Għandu jinżamm inventarju tal-mezzi għall-ħżin movibbli, u l-qerda tagħhom għandha tiġi rreġistrata.

Artikolu 17 Trattament u ħżin ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET 1. F’konformità mal-Artikolu 19(3)(a) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444, informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tiġi ttrattata f’Żona ta’ Sigurtà (8). 2. Skont l-Artikolu 19(3)(b) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444, din l-informazzjoni tista’ tiġi ttrattata f’Żona Amministrattiva (9), dment li l-IKUE tkun protetta mill-aċċess minn persuni mhux awtorizzati. 3. Din l-informazzjoni tista’ tiġi ttrattata barra minn Żona ta’ Sigurtà jew Żona Amministrattiva dment li d-detentur ikun impenja ruħu li jimxi mal-miżuri ta’ kumpens kif meħtieġ skont l-Artikolu 19(3)(c) tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444, li għandhom jinkludu mill-inqas dan li ġej: — Dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma għandhomx jinqraw f’postijiet pubbliċi. — L-IKUE għandha tinżamm f’kull ħin taħt il-kontroll personali tad-detentur. — Fil-każ ta’ dokumenti fiżiċi, id-detentur ikun innotifika lir-reġistru rilevanti dwar il-fatt li d-dokumenti klassifikati qed jiġu ttrattati barra minn Żona ta’ Sigurtà u Żona Amministrattiva. — Id-dokumenti għandhom jiġu stivati f’kaxxaforti xierqa meta ma jkunux qed jiġu moqrija jew diskussi. — Il-bibien tal-kamra għandhom jingħalqu meta d-dokument ikun qiegħed jinqara jew jiġi diskuss. — Id-dettalji tad-dokument ma għandhomx jiġu diskussi fuq it-telefon fuq linja mhux sigura jew f’ittra elettronika. — Id-dokument ma għandux jiġi fotokopjat jew skennjat mid-detentur. Ir-reġistru biss jista’ jipprovdi kopji oħra. — Id-dokument għandu jiġi ttrattat u miżmum temporanjament barra minn Żona Amministrattiva jew ta’ Sigurtà għall-inqas ħin neċessarju, wara liema ħin għandu jiġi ritornat fir-reġistru. — Ir-ritorn tad-dokument għandu jkun soġġett għal firma. — Id-detentur ma għandux jarmi jew jeqred id-dokument klassifikat. 4. Informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tinħażen f’Żona ta’ Sigurtà f’kontenitur ta’ sigurtà jew f’kamra tas-sigurtà. 5. Jista’ jintalab parir ulterjuri mill-Uffiċjal għas-Sigurtà Lokali (LSO) tad-dipartiment rilevanti tal-Kummissjoni. 6. Kull inċident marbut mas-sigurtà tal-informazzjoni suspettat jew reali li jinvolvi lid-dokument għandu jiġi rrappurtat lil-LSO malajr kemm jista’ jkun.

Artikolu 18 Ikkupjar u traduzzjoni ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET 1. Informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET tista’ tiġi kkupjata jew tradotta fuq struzzjonijiet mid-detentur, dment li l-oriġinatur ma jkun impona l-ebda caveat. Madankollu, ma għandhomx isiru aktar kopji milli jkunu strettament meħtieġa. 2. Meta parti biss minn dokument klassifikat tiġi riprodotta, għandhom japplikaw l-istess kundizzjonijiet għall-ikkupjar tad-dokument sħiħ. L-estratti għandhom ukoll jiġu kklassifikati fl-istess livell, sakemm l-oriġinatur ma jkunx speċifikament ikklassifikahom f’livell aktar baxx, jew immarkahom bħala mhux klassifikati. 3. Il-miżura ta’ sigurtà applikabbli għall-informazzjoni oriġinali għandhom ukoll jiġu applikati għall-kopji u t-traduzzjonijiet tagħhom.

Artikolu 19 Prinċipji ġenerali għall-ġarr ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET 1. Kull meta jkun possibbli, l-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET li jkun meħtieġ li tittieħed barra Żoni ta’ Sigurtà jew Żoni Amministrattivi għandha tintbagħat elettronikament b’mezzi akkreditati kif xieraq u/jew protetta minn prodotti kriptografiċi approvati. 2. Skont il-mezzi disponibbli jew iċ-ċirkostanzi partikolari, informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET tista’ tinġarr fiżikament bl-idejn fil-forma ta’ dokumenti stampati jew inkella fuq mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data. L-użu ta’ mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data għat-trasferiment ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandu jingħata preferenza fuq li jintbagħtu dokumenti stampati. 3. Jistgħu jintużaw biss mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data li jkunu kriptati minn prodott approvat mill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni. Informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET fuq mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data li ma jkunux protetti minn prodott tal-kriptaġġ li jkun ġie approvat mill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni għandhom jiġu ttrattati bl-istess mod bħal kopja fuq il-karta. 4. Konsenja jista’ jkun fiha aktar minn IKUE, dment li l-prinċipju ta’ ħtieġa ta’ tagħrif jiġi rrispettat. 5. L-imballaġġ li jintuża għandu jiżgura li l-kontenut ma jkunx jidher. L-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tinġarr f’żewġ saffi ta’ imballaġġ opak, bħal envelops, fowlders opaki, jew bagalja. L-imballaġġ estern ma għandu jkollu l-ebda indikazzjoni tan-natura jew tal-livell ta’ klassifikazzjoni ta’ sigurtà tal-kontenut tiegħu. Is-saff intern ta’ imballaġġ għandu jkun immarkat bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET. Iż-żewġ saffi għandu jkollhom l-isem, it-titolu tal-impjieg u l-indirizz tad-destinatarju, kif ukoll indirizz tar-ritorn fil-każ li ma jkunx jista’ jitwassal. 6. Persunal jew kurrieri li jkunu qed iġorru informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandu jkollhom awtorizzazzjoni tas-sigurtà u għandu jingħatalhom ċertifikat ta’ kurrier. 7. L-envelop/pakkett ma għandux jinfetaħ fi triqtu. L-awtorizzazzjoni tas-sigurtà tal-kurrier ma tawtorizzahx jaċċessa l-kontenut tal-informazzjoni klassifikata. 8. Kull inċident tas-sigurtà li jinvolvi informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET li tkun qed tinġarr mill-persunal jew mill-kurrieri għandu jiġi rrapportat għal investigazzjoni sussegwenti lid-Direttorat tas-Sigurtà tad-Direttorat Ġenerali għar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà, permezz tal-LSO tad-dipartiment rilevanti tal-Kummissjoni.

Artikolu 20 Ġarr bl-idejn ta’ mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data 1. Mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data biex iġorr informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandhom ikunu akkumpanjati minn nota ta’ dispaċċ, li jkun fiha d-dettalji dwar l-apparat għall-ħżin li jista’ jitneħħa li jkun fih l-informazzjoni kklassifikata, kif ukoll il-fajls li jkun hemm fuqhom, sabiex id-destinatarju jkun jista’ jagħmel il-verifiki meħtieġa u biex tikkonferma l-wasla. 2. Fuq l-apparat għandhom jinħażnu biss id-dokumenti li għandhom jiġu pprovduti. L-informazzjoni klassifikata kollha fuq USB stick partikolari, pereżempju, kollha trid tkun intenzjonata għall-istess destinatarju. L-ispeditur għandu jżomm f’moħħu li ammonti kbar ta’ informazzjoni klassifikata maħżuna fuq tali apparat jista’ jitlob livell ta’ klassifikazzjoni ta’ sigurtà ogħla għall-apparat innifsu. 3. Għandhom jintużaw biss mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data bil-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà xierqa għall-ġarr ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET. 4. Kwalunkwe informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET ssejvjata fuq mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data għandha tiġi rreġistrata għall-finijiet ta’ sigurtà.

Artikolu 21 Ġarr ta’ dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET fil-bini tal-Kummissjoni 1. Persunal b’awtorizzazzjoni tas-sigurtà jista’ jġorr dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET f’binja tal-Kummissjoni, iżda d-dokumenti ma għandhomx jitilqu mill-pussess tal-portatur jew jinqraw fil-pubbliku. 2. Dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma għandhomx jintbagħtu permezz tal-posta interna.

Artikolu 22 Ġarr ta’ dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET fl-Unjoni 1. Informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET tista’ tinġarr mill-persunal jew mill-kurrieri tal-Kummissjoni kullimkien fl-Unjoni dment li jimxu mal-istruzzjonijiet li ġejjin: (a) għandhom jintużaw envelops doppji jew imballaġġ opaki biex tintbagħat informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET. Fuq barra ma għandu jkun hemm l-ebda indikazzjoni tan-natura jew tal-livell ta’ klassifikazzjoni ta’ sigurtà tal-kontenut tiegħu; (b) l-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET ma għandhiex titlaq mill-pussess tal-portatur; u (c) l-envelop jew il-pakkett ma għandux jinfetaħ fi triqtu u l-informazzjoni ma għandhiex tinqara f’postijiet pubbliċi. 2. Persunal tar-reġistru li jkun jixtieq jibgħat informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL lil postijiet oħra fl-Unjoni jista’ jagħmel arranġamenti biex din tasal b’wieħed mill-mezzi li ġejjin: — permezz ta’ servizzi postali nazzjonali li jintraċċaw il-konsenja jew ċerti servizzi tal-kurrier kummerċjali li jiggarantixxu l-ġarr bl-idejn personali, dment li jissodisfaw ir-rekwiżiti stabbiliti fl-Artikolu 24 ta’ din id-Deċiżjoni; — b’kurrier militari, tal-gvern jew diplomatiku. 3. Persunal li jkun jixtieq jibgħat informazzjoni SECRET UE/EU SECRET lil Stati Membri oħrajn fl-UE jista’ jagħmel arranġamenti mar-Reġistru biss biex din tintbagħat permezz ta’ kurrier militari, tal-gvern jew diplomatiku, iżda mhux permezz ta’ servizzi postali jew kurrieri kummerċjali. 4. Persunal tal-Kummissjoni jew kurrieri uffiċjali tal-Kummissjoni li jkunu qed iġorru informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandhom iġorru ċertifikat tal-kurrier għal kull kunsinna, maħruġa mir-reġistru tad-dipartiment rispettiv, li jiċċertifika li l-portatur huwa awtorizzat li jġorr il-kunsinna.

Artikolu 23 Ġarr ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET lejn it-territorju ta’ pajjiż terz jew minnu 1. Informazzjoni kklassifikata bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET tista’ tinġarr bl-idejn mill-persunal bejn it-territorju tal-Unjoni u t-territorju ta’ pajjiż terz. 2. Il-persunal tar-reġistru jista’ jagħmel arranġamenti għall-ġarr minn kurrier militari jew diplomatiku. 3. Meta jkun qed iġorr dokumenti tal-karta jew mezzi elettroniċi movibbli għall-ħżin tad-data kklassifikati bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET bl-idejn, il-persunal għandu jimxi mal-miżuri addizzjonali li ġejjin kollha: — Meta jkun qed isir vjaġġar bit-trasport pubbliku, l-informazzjoni klassifikata għandha titqiegħed f’bagalja jew basket, li jinżammu fil-kustodja personali tal-portatur. Ma għandhomx jintbagħtu fi stiva tal-bagalji. — Is-saff intern tal-imballaġġ għandu jkollu siġill uffiċjali biex jindika li huwa kunsinna uffiċjali u li ma għandux jgħaddi mill-iskrutinju tas-sigurtà. — Il-portatur għandu jġorr ċertifikat tal-kurrier, li jiċċertifika li l-portatur huwa awtorizzat li jġorr l-kunsinna CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET, maħruġ mir-reġistru tad-dipartiment rilevanti.

Artikolu 24 Trasport b’kurrieri kummerċjali 1. Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, “kurrieri kummerċjali” tinkludi servizzi postali nazzjonali u kumpaniji tal-kurrieri kummerċjali li joffru servizz li bih l-informazzjoni titwassal bi ħlas u tinġarr personalment bl-idejn jew inkella tiġi ttraċċata. 2. Il-kurrieri kummerċjali jistgħu jwasslu informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL fi Stat Membru jew minn Stat Membru għal Stat Membru ieħor. Il-kurrieri kummerċjali jistgħu jwasslu informazzjoni SECRET UE/EU SECRET fi ħdan Stat Membru biss, iżda mhux barra minnu. 3. Is-servizzi tal-kurrieri kummerċjali għandhom jingħataw struzzjonijiet li jistgħu jwasslu kunsinni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET biss lill-Uffiċjal tal-Kontroll tar-Reġistru, lis-sostitut awtorizzat debitament tiegħu jew lid-destinatarju intenzjonat. 4. Il-kurrieri kummerċjali jistgħu jużaw is-servizzi ta’ sottokuntrattur. Madankollu, ir-responsabbiltà għall-konformità ma’ din id-Deċiżjoni għandha tibqa’ tal-kumpanija tal-kurrier. 5. Servizzi offruti minn kurrieri kummerċjali li jipprovdu t-trażmissjoni elettronika ta’ dokumenti tal-konsenja rreġistrati ma għandhomx jintużaw għal informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET.

Artikolu 25 Tħejjija ta’ IKUE għat-trasport minn servizzi ta’ kurrieri kummerċjali 1. Meta l-kunsinni kklassifikati jkunu qed jitħejjew, l-ispeditur għandu jżomm f’moħħu li s-servizzi tal-kurrieri kummerċjali għandhom iwasslu biss kunsinni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET lid-destinatarju intenzjonat, lil sostitut awtorizzat debitament, lill-uffiċjal tal-kontroll tar-reġistru jew lis-sostitut awtorizzat debitament tiegħu jew lil receptionist. 2. Meta tali informazzjoni tintbagħat permezz ta’ servizz tal-kurrieri kummerċjali l-kunsinna għandha titħejja u tiġi mballata kif ġej: (a) Il-kunsinna għandha tintbagħat f’envelops doppji (bl-envelop ta’ ġewwa jkun b’tali mod li kull attentat li dan jinfetaħ ikun evidenti) jew materjal tal-imballaġġ sigur ieħor xieraq. (b) Il-livell ta’ klassifikazzjoni ta’ sigurtà għandu jkun ċarament viżibbli fuq l-envelop ta’ ġewwa jew fis-saff tal-imballaġġ ta’ ġewwa. (c) Il-klassifikazzjoni ma għandhiex tkun indikata fuq l-envelop ta’ barra jew fuq is-saff ta’ barra tal-imballaġġ. (d) Kemm l-envelop jew is-saff ta’ ġewwa u ta’ barra għandhom ikunu ċarament indirizzati lil persuna msemmija b’isimha għand id-destinatarju intenzjonat, u għandhom jinkludu indirizz tar-ritorn. (e) Għandha titqiegħed formola ta’ rċevuta tar-reġistrazzjoni fl-envelop ta’ ġewwa jew fis-saff ta’ ġewwa tal-imballaġġ biex id-destinatarju jimlieha u jirritornaha. L-irċevuta tar-reġistrazzjoni, li hi nfisha ma għandhiex tkun klassifikata, għandha tikkwota n-numru ta’ referenza, id-data u n-numru tal-kopja tad-dokument, iżda mhux is-suġġett. (f) L-irċevuti tal-kunsinna huma meħtieġa fl-envelop ta’ barra jew fl-imballaġġ estern. L-irċevuta tal-kunsinna, li hi nfisha ma għandhiex tkun klassifikata, għandha tikkwota n-numru ta’ referenza, id-data u n-numru tal-kopja tad-dokument, iżda mhux is-suġġett. (g) Is-servizz tal-kurrier irid jikseb prova tal-kunsinna u jagħtiha lill-ispeditur fuq ir-reġistru tal-firem u tal-għadd, inkella l-kurrier irid jikseb l-irċevuti jew in-numri tal-pakketti. 3. L-ispeditur għandu jikkoordina mad-destinatarju msemmi b’ismu qabel ma l-kunsinna tintbagħat biex jiftiehmu dwar id-data u l-ħin għall-kunsinna. 4. L-ispeditur biss huwa responsabbli għal kwalunkwe kunsinna mibgħuta permezz ta’ servizz tal-kurrier kummerċjali. Fil-każ li l-kunsinna tintilef jew ma titwassalx fil-ħin, l-ispeditur għandu jirrappurtaha lill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni, li tagħmel segwitu tal-inċident tas-sigurtà.

Artikolu 26 Kundizzjonijiet speċifiċi oħrajn għat-trattament 1. Il-kundizzjonijiet kollha tal-ġarr stipulati fi ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew f’arranġamenti amministrattivi għandhom jiġu osservati. Jekk jiġi f’dubju, il-persunal għandu jikkonsulta lir-reġistru rispettiv tiegħu jew lid-Direttorat tas-Sigurtà fid-Direttorat Ġenerali għar-Riżorsi Umani u s-Sigurtà. 2. Tista’ ssir eżenzjoni tar-rekwiżit tal-imballaġġ doppju għal informazzjoni klassifikata li hija protetta minn prodotti kriptografiċi approvati. Madankollu, biex jitniżżel l-indirizz, kif ukoll minħabba li l-mezz elettroniku movibbli għall-ħżin tad-data jkollu marka tas-sigurtà espliċita, l-apparat għandu jinġarr mill-inqas f’envelop ordinarju iżda jista’ jkun jeħtieġ miżuri ta’ protezzjoni fiżika addizzjonali, bħal envelops bil-bubble wrap.

KAPITOLU 4

LAQGĦAT KLASSIFIKATI

Artikolu 27 Tħejjija għal laqgħa CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET: 1. Laqgħat li fihom tkun se tiġi diskussa informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandhom isiru biss f’kamra tal-laqgħat li tkun ġiet akkreditata fil-livell xieraq jew ogħla. Meta dawn ma jkunux disponibbli, il-persunal għandu jfittex parir mingħand l-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni. 2. Bħala regola ġenerali, l-aġendi ma jridux ikunu kklassifikati. Jekk l-aġenda ta’ laqgħa ssemmi dokumenti klassifikati, l-aġenda nfisha ma għandhiex awtomatikament tiġi kklassifikata. Il-punti fl-aġenda għandhom jiġu miktuba b’tali mod li jevita li jipperikola l-protezzjoni tal-interessi tal-Unjoni jew ta’ xi Stat Membru jew aktar. 3. L-organizzaturi tal-laqgħat għandhom ifakkru lill-parteċipanti li kull kumment li jintbagħat dwar punt fl-aġenda li jkun CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET ma jistax jintbagħat permezz tal-posta elettronika jew b’mezzi oħrajn li ma jkunux ġew akkreditati kif xieraq f’konformità mal-Artikolu 11 ta’ din id-Deċiżjoni. 4. L-organizzaturi tal-laqgħat għandhom jistinkaw biex jiġbru l-punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET b’mod konsekuttiv fl-aġenda sabiex jiffaċilitaw li l-laqgħa timxi bla intoppi. Huma biss in-nies bil-ħtieġa ta’ tagħrif, li ġew approvati għas-sigurtà sal-livell xieraq, u awtorizzati fejn applikabbli, li jistgħu jkunu preżenti waqt li jiġu diskussi punti klassifikati. 5. L-istedina nfisha għandha tavża lill-parteċipanti li fil-laqgħa jkunu se jiġu diskussi suġġetti klassifikati, u li se japplikaw miżuri ta’ sigurtà korrespondenti. 6. Il-parteċipanti għandhom jiġu mfakkra li l-apparat elettroniku mobbli għandu jitħalla barra l-kamra tal-laqgħa meta jkunu qed jiġu diskussi punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET. 7. L-organizzaturi tal-laqgħat għandhom iħejju lista sħiħa tal-parteċipanti qabel il-laqgħa.

Artikolu 28 Aċċess tal-parteċipanti għal laqgħa CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET 1. L-organizzaturi tal-laqgħat għandhom jinfurmaw lill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni dwar kwalunkwe viżitaturi esterni li jkunu se jattendu laqgħa CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET f’bini tal-Kummissjoni. 2. Il-parteċipanti se jkunu meħtieġa jagħtu prova li jkollhom Approvazzjoni tas-Sigurtà tal-Persunal valida fil-livell xieraq sabiex ikunu jistgħu jattendu d-diskussjoni ta’ punti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET fl-aġenda.

Artikolu 29 Apparat elettroniku f’kamra tal-laqgħat CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET 1. Jistgħu jintużaw biss sistemi tal-IT akkreditati f’konformità mal-Artikolu 11 ta’ din id-Deċiżjoni meta tiġi mwassla informazzjoni klassifikata, bħal biex pereżempju tingħata preżentazzjoni li turi informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET jew għall-vidjokonferenzi. 2. Il-President għandu jiżgura li apparat mobbli mhux awtorizzat ikun tħalla barra l-kamra tal-laqgħa.

Artikolu 30 Proċeduri li jridu jiġu segwiti f’laqgħa CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET 1. Fil-bidu tad-diskussjoni klassifikata, il-President għandu jħabbar lil-laqgħa li se timxi għall-modalità klassifikata. Il-bibien għandhom jingħalqu. 2. L-għadd neċessarju biss tad-dokumenti għandu jinħareġ fuq firma lill-parteċipanti u lill-interpreti, kif xieraq, fil-bidu tad-diskussjoni. 3. Dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma għandhomx jitħallew mingħajr superviżjoni tul xi waqfiet fil-laqgħa. 4. Fi tmiem il-laqgħa, il-parteċipanti u l-interpreti għandhom jiġu mfakkra biex ma jħallu l-ebda dokumenti jew noti klassifikati li setgħu għamlu jiġru fil-kamra. Kwalunkwe dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET li mhumiex meħtieġa mill-parteċipanti fi tmiem il-laqgħa, u f’kull każ id-dokumenti kollha tal-interpreti, għandha ssir firma għalihom u jintraddu lura lill-Uffiċjal tal-Kontroll tar-Reġistru għall-qerda f’shredders addattati. 5. Il-lista tal-parteċipanti u l-indikazzjoni ta’ kwalunkwe informazzjoni klassifikata kondiviża mal-Istati Membri u rilaxxata oralment lil pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali għandha tiġi nnotata tul il-laqgħa sabiex tiġi rreġistrata fl-eżitu tal-proċedimenti.

Artikolu 31 Interpreti u tradutturi L-interpreti u t-tradutturi bl-approvazzjoni tas-sigurtà u awtorizzati li huma soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal jew għall-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Unjoni Ewropea jew li għandhom rabta kuntrattwali mal-Kummissjoni biss għandhom ikollhom aċċess għal informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET.

KAPITOLU 5

KONDIVIŻJONI U SKAMBJU TA’ INFORMAZZJONI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL U SECRET UE/EU SECRET

Artikolu 32 Kunsens tal-oriġinatur Jekk il-Kummissjoni ma tkunx l-oriġinatur tal-informazzjoni li għaliha jkun mixtieq ir-rilaxx jew il-kondiviżjoni, jew tal-materjal tas-sors li jista’ jkun fiha, id-dipartiment tal-Kummissjoni li jkollu din l-informazzjoni klassifikata għandu l-ewwel ifittex il-kunsens bil-miktub tal-oriġinatur għar-rilaxx. Jekk l-oriġinatur ma jistax ikun identifikat, id-dipartiment tal-Kummissjoni li jkollu dik l-informazzjoni klassifikata għandu jeżerċita l-kontroll tal-oriġinatur.

Artikolu 33 Kondiviżjoni ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma’ entitajiet oħrajn tal-Unjoni 1. Informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tiġi kondiviża biss ma’ istituzzjoni, aġenzija, korp jew uffiċċju tal-Unjoni jekk ir-riċevitur ikollu ħtieġa ta’ tagħrif u l-entità jkollha arranġament legali korrespondenti mal-Kummissjoni. 2. Fil-Kummissjoni, ir-reġistru tal-IKUE ġestit mis-Segretarjat Ġenerali għandu jkun, bħala regola ġenerali, il-punt prinċipali ta’ dħul u ħruġ għall-iskambji tal-informazzjoni klassifikata ma’ istituzzjonijiet, aġenziji, korpi jew uffiċċji oħra tal-Unjoni. L-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni għandha tiġi kkonsultata meta jkun hemm raġunijiet ta’ sigurtà, organizzazzjonali jew operazzjonali biex ikun aktar xieraq biex ir-reġistri lokali tal-IKUE joperaw bħala l-punt tad-dħul u tal-ħruġ għal kwistjonijiet fil-kompetenza tad-dipartiment ikkonċernat.

Artikolu 34 Skambju ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET mal-Istati Membri 1. L-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET tista’ tiġi kondiviża mal-Istati Membri jekk ir-riċevitur ikollu ħtieġa ta’ tagħrif u jkun ingħata approvazzjoni ta’ sigurtà. 2. L-informazzjoni klassifikata tal-Istati Membri li jkollha marka tas-sigurtà nazzjonali ekwivalenti (10) u li tkun ġiet ipprovduta lill-Kummissjoni għandha tingħata l-istess livell ta’ protezzjoni daqs informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET.

Artikolu 35 Skambju ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma’ pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali 1. L-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tiġi rilaxxata biss lil pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali jekk ir-riċevitur ikollu ħtieġa ta’ tagħrif u l-pajjiż jew organizzazzjoni internazzjonali jkollhom qafas legali jew amministrattiv xieraq fis-seħħ, bħal ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew arranġament amministrattiv mal-Kummissjoni. Id-dispożizzjonijiet ta’ tali ftehim jew arranġament għandhom jipprevalu fuq id-dispożizzjonijiet ta’ din id-Deċiżjoni. 2. Ir-reġistru tal-IKUE ġestit mis-Segretarjat Ġenerali għandu bħala regola ġenerali jaġixxi bħala l-punt ewlieni tad-dħul u tal-ħruġ għall-informazzjoni kollha kklassifikata bħala CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET skambjata bejn il-Kummissjoni u pajjiżi terzi u organizzazzjonijiet internazzjonali. L-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni għandha tiġi kkonsultata meta jkun hemm raġunijiet ta’ sigurtà, organizzazzjonali jew operazzjonali li jagħmluha aktar xieraq li r-reġistri lokali tal-IKUE joperaw bħala l-punt tad-dħul u tal-ħruġ għal kwistjonijiet fil-kompetenza tad-dipartiment ikkonċernat. 3. Kwalunkwe informazzjoni rċevuta minn pajjiż terz jew organizzazzjoni internazzjonali għandha tiġi rreġistrata għall-finijiet ta’ sigurtà. Il-persunal għaldaqstant għandu jikkuntattja lir-reġistru jekk jirċievi informazzjoni klassifikata mhux miċ-ċirkwit tas-soltu tar-reġistri. 4. Sabiex tiġi żgurata t-traċċabilità, l-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandha tiġi rreġistrata: — meta tasal f’entità organizzazzjonali jew titlaq minnha; u — meta tasal f’SKI jew titlaq minnha. 5. Tali reġistrazzjoni tista’ ssir f’logbooks fiżiċi jew elettroniċi. 6. Il-proċeduri tar-reġistrazzjoni għall-informazzjoni klassifikata ttrattata fi ħdan SKI akkreditat jistgħu jitwettqu minn proċessi fis-SKI nfisha. F’dak il-każ, is-SKI għandha tinkludi miżuri biex tiggarantixxi l-integrità tar-reġistrazzjonijiet. 7. Informazzjoni klassifikata rċevuta minn pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali għandha tingħata livell ekwivalenti ta’ protezzjoni daqs IKUE li jkollha l-marka ta’ klassifikazzjoni tas-sigurtà ekwivalenti kif stipulat fil-ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew arranġament amministrattiv rispettiv.

Artikolu 36 Rilaxx ad hoc eċċezzjonali ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET 1. Fejn il-Kummissjoni jew wieħed mid-dipartimenti tagħha jiddeterminaw li hemm ħtieġa eċċezzjonali li informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET tiġi rilaxxata lil pajjiż terz, organizzazzjoni internazzjonali jew lil entità tal-UE, iżda ma jkunx hemm ftehim dwar is-sigurtà tal-informazzjoni jew arranġament amministrattiv fis-seħħ għandha tiġi segwita l-proċedura tar-rilaxx ad hoc. 2. Id-dipartimenti tal-Kummissjoni għandhom jikkuntattjaw lill-Awtorità għas-Sigurtà tal-Kummissjoni, li għandha tikkonsulta lill-Grupp ta’ Esperti għas-Sigurtà tal-Kummissjoni. 3. Wara li tkun ikkonsultat lill-Grupp ta’ Esperti għas-Sigurtà tal-Kummissjoni, il-Kummissjoni tista’, fuq il-bażi ta’ proposta mill-membru tal-Kummissjoni inkarigat mill-kwistjonijiet ta’ sigurtà, tawtorizza r-rilaxx tal-informazzjoni kkonċernata.

KAPITOLU 6

TMIEM IL-ĦAJJA TA’ INFORMAZZJONI CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL U SECRET UE/EU SECRET

Artikolu 37 Meta jrid isir tnaqqis fil-grad jew deklassifikazzjoni 1. L-informazzjoni għandha tibqa klassifikata biss sakemm tkun teħtieġ protezzjoni. Tnaqqis fil-grad ifisser tnaqqis fil-livell tal-klassifikazzjoni ta’ sigurtà. Deklassifikazzjoni tfisser li l-informazzjoni ma għandhiex tibqa’ tiġi kkunsidrata bħala kklassifikata. Meta tinħoloq, l-oriġinatur għandu jindika, fejn possibbli, jekk l-IKUE tistax tiġi mnaqqsa fil-grad jew deklassifikata f’data partikolari jew wara avveniment speċifiku. Jekk le, l-oriġinatur għandu jagħmel rieżami tal-informazzjoni u jivvaluta r-riskji tal-anqas kull ħames (5) snin sabiex jiddetermina jekk il-livell ta’ klassifikazzjoni għadux xieraq. 2. Id-dokumenti tal-Kummissjoni jistgħu wkoll jitnaqqsu fil-grad jew jiġu deklassifikati fuq bażi ad hoc, pereżempju wara talba għall-aċċess mill-pubbliku.

Artikolu 38 Responsabbiltà għat-tnaqqis fil-grad u għad-deklassifikazzjoni 1. Informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma għandhiex titnaqqas fil-grad jew tiġi deklassifikata mingħajr il-permess tal-oriġinatur. 2. Id-dipartiment tal-Kummissjoni li joħloq dokument klassifikat għandu jkun responsabbli biex jiddeċiedi jistax jiġi mnaqqas fil-grad jew deklassifikat. Fil-Kummissjoni, it-talbiet kollha għat-tnaqqis fil-grad jew għad-deklassifikazzjoni għandhom ikunu soġġetti għall-konsultazzjoni mal-Kap tal-Unità jew mad-Direttur tad-dipartiment oriġinatur. Jekk id-dipartiment ikun ikkompila informazzjoni klassifikata minn diversi sorsi l-ewwel għandu jitlob il-kunsens ta’ kwalunkwe parti oħra li tkun ipprovdiet materjal ta’ sors, inkluż fi Stati Membri, korpi oħra tal-UE, pajjiżi terzi jew organizzazzjonijiet internazzjonali. 3. Meta d-dipartiment oriġinatur tal-Kummissjoni ma jkunx għadu jeżisti u r-responsabbiltajiet tiegħu jkunu ġew f’idejn servizz ieħor, id-deċiżjoni dwar it-tnaqqis fil-grad jew id-deklassifikazzjoni għandhom jittieħdu minn dan is-servizz. Meta d-dipartiment oriġinatur ma jkunx għadu jeżisti u r-responsabbiltajiet tiegħu ma jkunux ingħaddew lil servizz ieħor, id-deċiżjoni dwar it-tnaqqis fil-grad jew id-deklassifikazzjoni għandha tittieħed b’mod konġunt mill-kapijiet tal-Unità jew mid-Diretturi tad-Direttorati Ġenerali riċeventi. 4. Id-dipartiment inkarigat għat-tnaqqis fil-grad jew għad-deklassifikazzjoni għandu jaħdem mar-reġistru rispettiv tiegħu dwar l-arranġamenti prattiċi biex jitnaqqas il-grad jew issir deklassifikazzjoni.

Artikolu 39 Informazzjoni sensittiva mhux klassifikata Meta rieżami ta’ dokument jirriżulta f’deċiżjoni biex issir deklassifikazzjoni, għandha tingħata konsiderazzjoni dwar jekk id-dokument għandux ikollu fuqu marka ta’ distribuzzjoni li għandu informazzjoni sensittiva mhux klassifikata skont it-tifsira tal-Artikolu 9 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/443.

Artikolu 40 Kif tindika li dokument ikun tnaqqas fil-grad jew ġie deklassifikat 1. Il-marka ta’ klassifikazzjoni oriġinali fin-naħa ta’ fuq u fil-qiegħ ta’ kull paġna għandha tkun ingassata viżibbilment (mhux imneħħija) permezz tal-funzjonalità “strikethrough” għal formati elettroniċi, jew manwalment għall-kopji stampati. 2. Il-paġna ta’ quddiem (tal-qoxra) għandha tiġi ttimbrata bħala mnaqqsa fil-grad jew deklassifikata u mimlija bid-dettalji tal-awtorità responsabbli għat-tnaqqis fil-grad jew għad-deklassifikazzjoni u d-data korrespondenti. 3. Ir-riċeventi oriġinali tal-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET għandhom ikunu infurmati dwar it-tnaqqis fil-grad jew fid-deklassifikazzjoni. Ir-riċeventi inizjali għandhom ikunu responsabbli li jinfurmaw lil kwalunkwe destinatarju sussegwenti li jkunu bagħtulu jew ikkupjawh bl-informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET oriġinali. 4. Is-servizz tal-Arkivji Storiċi tal-Kummissjoni għandu jkun infurmat b’kull deċiżjoni ta’ deklassifikazzjoni li tittieħed. 5. It-traduzzjonijiet kollha ta’ informazzjoni klassifikata għandhom ikunu soġġetti għall-istess proċeduri ta’ tnaqqis fil-grad jew deklassifikazzjoni bħall-verżjoni bil-lingwa oriġinali.

Artikolu 41 Tnaqqis fil-grad jew deklassifikazzjoni parzjali ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET 1. Għandu jkun possibbli wkoll li jsir tnaqqis fil-grad jew deklassifikazzjoni parzjali (pereżempju annessi, xi paragrafi biss). Il-proċedura għandha tkun identika għal dik tat-tnaqqis fil-grad jew tad-deklassifikazzjoni ta’ dokument sħiħ. 2. Wara li tkun saret deklassifikazzjoni parzjali (“sanitizzazzjoni”) ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET, għandu jiġi prodott estratt deklassifikat. 3. Il-partijiet li jibqgħu klassifikati għandhom jiġu sostitwiti bi: PARTI LI MA GĦANDHIEX TIĠI DEKLASSIFIKATA jew fit-test innifsu, jekk il-parti li tibqa’ klassifikata tkun parti minn paragrafu, jew bħala paragrafu, jekk il-parti li tibqa’ klassifikata hija paragrafu speċifiku jew aktar minn paragrafu wieħed. 4. Għandha ssir referenza speċifika fit-test jekk anness sħiħ ma jkunx jista’ jiġi deklassifikat u għaldaqstant ikun tħalla barra mill-estratt.

Artikolu 42 Qerda u tħassir ta’ rutina ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET 1. Il-Kummissjoni ma għandhiex tiġma’ kwantitajiet kbar ta’ informazzjoni klassifikata. 2. Id-dipartimenti oriġinaturi għandhom jirrieżaminaw id-dokumenti mill-inqas kull ħames (5) snin għall-qerda jew it-tħassir. Għandu jsir rieżami kemm għall-informazzjoni li tinsab fuq il-karti u għall-informazzjoni maħżuna fis-SKI f’intervalli regolari. 3. Il-persunal ma għandux jeqred dokumenti f’forma fiżika CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET li ma jkunx għadu jeħtieġ, iżda minflok għandu jitlob lill-Uffiċjal tal-Kontroll tar-Reġistru tiegħu biex jeqred id-dokumenti, soġġett għal kwalunkwe rekwiżit ta’ arkivjar għad-dokument oriġinali. 4. Il-persunal ma għandux ikun meħtieġ li jinforma lill-oriġinatur jekk iħassar kopji ta’ dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET. 5. Materjal ta’ abbozz li jkun fih informazzjoni klassifikata għandu jkun soġġett għall-istess metodi tar-rimi bħal dokumenti klassifikati finalizzati. 6. Għandhom jintużaw biss shredders approvati biex jinqerdu dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET. Shredders tal-Livell 5 ta’ DIN 66399 huma adattati biex jeqirdu dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL. Shredders tal-Livell 6 ta’ DIN 66399 huma adattati biex jeqirdu dokumenti SECRET UE/EU SECRET. 7. Il-bċejjeċ li jipproduċu shredders approvati jistgħu jintremew bħala skart normali tal-uffiċċju. 8. L-Uffiċjal tal-Kontroll tar-Reġistru għandu joħloq ċertifikati tal-qerda u jaġġorna l-logbooks u informazzjoni ta’ reġistrazzjoni oħra skont dan. 9. Il-mezzi u l-apparat kollha li jkun fihom informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET għandhom jiġu sanitizzati kif xieraq meta jilħqu t-tmiem ta’ ħajjithom. Id-data elettronika għandha tinqered jew titħassar mir-riżorsi tat-teknoloġija tal-informazzjoni u mezzi tal-ħżin assoċjati b’tali mod li jagħti aċċertament raġonevoli li l-informazzjoni ma tkunx tista’ tiġi rkuprata. Is-sanitizzazzjoni għandha tneħħi d-data minn fuq l-apparat għall-ħżin, kif ukoll tneħħi kull tikketta, marka u reġistru tal-attività. 10. Il-mezzi tal-ħżin tal-kompjuters għandhom jingħataw lil-LSO jew lill-Uffiċjal tas-Sigurtà tal-Informatika Lokali u/jew l-Uffiċjal għall-Kontroll tar-Reġistru għall-qerda u r-rimi.

Artikolu 43 Evakwazzjoni u qerda ta’ informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET f’emerġenza. 1. Il-Kap tad-Dipartiment għandu jiżviluppa, japprova u jekk meħtieġ jattiva pjanijiet ta’ emerġenza tal-evakwazzjoni u l-qerda biex jissalvagwardja IKUE li tkun f’riskju sinifikanti li taqa’ f’idejn mhux awtorizzati waqt kriżi. F’ordni ta’ prijorità, u skont in-natura tal-emerġenza, għandha tingħata konsiderazzjoni lil: (1) li l-IKUE tiċċaqlaq għal spazju sigur alternattiv, jekk inhu possibbli f’Żona ta’ Sigurtà fl-istess bini; (2) l-evakwazzjoni tal-IKUE għal post sigur alternattiv, jekk inhu possibbli f’Żona ta’ Sigurtà f’bini differenti, fejn possibbli bini tal-Kummissjoni; (3) il-qerda tal-IKUE, fejn possibbli b’użu tal-mezzi tal-qerda approvati. 2. Meta l-pjanijiet ta’ emerġenza jkunu ġew attivati, għandha tingħata prijorità biex l-ewwel tiċċaqlaq jew tinqered informazzjoni SECRET UE/EU SECRET, u warajha dik SECRET UE/EU SECRET. 3. Id-dettalji operazzjonali tal-pjanijiet ta’ emerġenza tal-evakwazzjoni u l-qerda għandhom ikunu huma stess klassifikati bħala RESTREINT UE/EU RESTRICTED. Għandha tinżamm kopja f’kull kaxxaforti li taħżen informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL jew SECRET UE/EU SECRET sabiex tkun aċċessibbli f’każ ta’ emerġenza.

Artikolu 44 Arkivjar 1. Deċiżjonijiet dwar jekk u meta jsir l-arkivjar, u l-miżuri prattiċi korrespondenti li jridu jittieħdu, għandhom ikunu konformi mal-politika tal-Kummissjoni dwar il-ġestjoni tad-dokumenti. 2. Dokumenti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL u SECRET UE/EU SECRET ma għandhomx jintbagħtu lill-Arkivji Storiċi tal-Unjoni Ewropea f’Firenze.

KAPITOLU 7

DISPOŻIZZJONIJIET FINALI

Artikolu 45 Trasparenza Din id-Deċiżjoni għandha tinġieb għall-attenzjoni tal-persunal tal-Kummissjoni u tal-individwi kollha li tapplika għalihom, u għandha tiġi ppubblikata f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Artikolu 46 Dħul fis-seħħ Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Magħmul fi Brussell, is-17 ta’ Ottubru 2019. Għall-Kummissjoni, F’isem il-President, Günther OETTINGER Membru tal-Kummissjoni

(1) ĠU L 72, 17.3.2015, p. 41.

(2) ĠU L 72, 17.3.2015, p. 53.

(3) ĠU L 6, 11.1.2017, p. 40.

(4) Id-Deċiżjoni tal-Kunsill 2013/488/UE tat-23 ta’ Settembru 2013 dwar ir-regoli tas-sigurtà għall-protezzjoni ta’ informazzjoni klassifikata tal-UE (ĠU L 274, 15.10.2013, p. 1).

(5) Commission Decision of 4 May 2016 on an empowerment relating to security C(2016) 2797 final.

(6) Skont l-Artikolu 3 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444, informazzjoni CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL għandha tfisser “informazzjoni u materjal li l-iżvelar mhux awtorizzat tagħhom jista’ jikkaġuna dannu għall-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea jew ta’ Stat Membru jew ta’ aktar”.

(7) Skont l-Artikolu 3 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444, informazzjoni SECRET UE/EU SECRET għandha tfisser “informazzjoni u materjal li l-iżvelar mhux awtorizzat tagħhom jista’ jikkaġuna dannu serju għall-interessi essenzjali tal-Unjoni Ewropea jew ta’ Stat Membru jew ta’ aktar”.

(8) Kif definit fl-Artikolu 18 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444.

(9) Kif definit fl-Artikolu 18 tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444.

(10) It-tabella tal-ekwivalenza għall-marki tal-Istati Membri hija ppreżentata fl-Anness I tad-Deċiżjoni (UE, Euratom) 2015/444.