MT Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea 162

REGOLAMENT TAL-KUMMISSJONI (KE) Nru 885/2006

tal-21 ta' Ġunju 2006

li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas u ta’ korpijiet oħrajn u l-approvazzjoni tal-kontijiet tal-FAEG u tal-FAEŻR

IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,

Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,

Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 tal-21 ta’ Ġunju 2005 dwar il-finanzjament tal-politika agrikola komuni [titlu mhux uffiċjali] (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 42 tiegħu,

Billi:

(1) Wara l-adozzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1 290/2005, għandhom jiġu stabbiliti regoli dettaljati ġodda dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas u ta’ korpijiet oħrajn kif ukoll dwar l-approvazzjoni tal-kontijiet tal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (FAEG) u tal-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali (FAEŻR). Ir-Regolament tal-Kummissjoni 1663/95 tas-7 ta’ Lulju 1995 li jistabbilixxi regoli ddettaljati sabiex jiġi applikat ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 729/70 li jirrigwarda l-proċedura għall-verifikar tal-kontijiet tat-Taqsima Garanziji tal-FAEGG (2) għalhekk għandu jiġi rrevokat u sostitwit minn Regolament ġdid.

(2) L-aġenziji tal-ħlas għandhom jiġu akkreditati biss mill-Istati Membri jekk ikunu konformi ma’ ċerti kriterji minimi stabbiliti fuq livell Komunitarju. Dawk il-kriterji għandhom ikopru erba’ oqsma bażiċi: l-ambjent intern, l-attivitajiet ta’ kontroll, l-informazzjoni u l-komunikazzjoni, u l-monitoraġġ. L-Istati Membri għandhom ikunu ħielsa li jistabbilixxu kriterji addizzjonali ta’ akkreditazzjoni biex iqisu kwalunkwe karatteristika speċifika ta’ aġenzija tal-ħlas.

(3) L-Istati Membri għandhom ikunu obbligati jżommu lill-aġenziji tal-ħlas tagħhom taħt superviżjoni kostanti u għandhom jistabbilixxu sistema għall-iskambju ta’ l-informazzjoni dwar il-kawżi possibbli ta’ nuqqas ta’ konformità. Għandha tiġi stabbilita proċedura biex jiġu ttrattati każijiet bħal dawn, inkluż l-obbligu li jitħejja pjan biex jinstab rimedju għal kwalunkwe nuqqas identifikat f’limitu ta’ żmien li għandu jiġi ddeterminat. L-infiq li jkun sar mill-aġenziji tal-ħlas li l-akkreditazzjoni tagħhom tinżamm mill-Istat Membru tagħhom, anki jekk ikunu naqsu milli jimplimentaw tali pjan rimedjali fil-limitu ta’ żmien iddeterminat, għandu jkun suġġett għall-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

(4) Għandhom jiġu stabbiliti regoli ddettaljati fir-rigward tal-kontenut u tal-format tad-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

(5) Ir-rwol tal-korp ta’ koordinazzjoni msemmi fl-Artikolu 6(3) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandu jiġi ċċarat u għandhom jiġu stabbiliti l-kriterji biex jiġi akkreditat.

(6) Sabiex jiġi żgurat li ċ-ċertifikati u r-rapporti li għandhom jitħejjew mill-korpijiet ta’ ċertifikazzjoni msemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 ikunu ta’ għajnuna għall-Kummissjoni fil-proċedura ta’ approvazzjoni tal-kontijiet, il-kontenut tagħhom għandu jiġi speċifikat.

(7) Sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ tapprova l-kontijiet skond l-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, jeħtieġ li jiġi speċifikat il-kontenut tal-kontijiet annwali ta’ l-aġenziji tal-ħlas u li tiġi stabbilita data għat-trażmissjoni ta’ dawk il-kontijiet u ta’ dokumenti oħrajn rilevanti lill-Kummissjoni. Il-perjodu li matulu l-aġenziji tal-ħlas iridu jżommu d-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq u d-dħul assenjat kollu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għandu jiġi ċċarat ukoll.

(8) Madankollu, għandu jiġi speċifikat li l-Kummissjoni tistabbilixxi l-forma u l-kontenut ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà li l-aġenziji tal-ħlas iridu jgħaddulha. F’dan il-kuntest huwa wkoll xieraq li f’dan ir-Regolament jiġu inklużi r-regoli dwar l-użu ta’ tali informazzjoni dwar il-kontabbiltà li bħalissa huma stabbiliti fir-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 2390/1999 tal-25 ta’ Ottubru 1999 li jistabbilixxi regoli dettaljati ta’ l-applikazzjoni ta’ Regolament (KE) Nru 1663/95 rigward il-forma u kontenut ta’ kontabbiltà li l-Istati Membri għandhom iżommu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għall-għanijiet ta’ l-approvazzjoni tal-kontijiet tat-Taqsima ta’ Garanzija ta’ FAEGG kif ukoll għal għanijiet ta’ monitoraġġ u ta’ tbassir (3). Ir-Regolament (KE) Nru 2390/1999 għalhekk għandu jiġi revokat.

(9) Għandhom jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati kemm għall-proċedura ta’ approvazzjoni tal-kontijiet ipprovduta fl-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 kif ukoll għall-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 ta’ dak ir-Regolament, inkluż mekkaniżmu li permezz tiegħu l-ammonti li jirriżultaw, skond kif ikun il-każ, jitnaqqsu minn jew jiġu miżjuda ma’ wieħed mill-ħlasijiet sussegwenti magħmula lill-Istati Membri.

(10) Għall-għanijiet tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità, id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 94/442/KE ta’ l-1 ta’ Lulju 1994 li tistabbilixxi proċedura ta’ konċiljazzjoni fil-kuntest tal-kjariment tal-kontijiet tal-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Gwida u Garanzija (FAEGG) Sezzjoni ta’ Garanzija (4) waqqfet Korp ta’ Konċiljazzjoni u stabbiliet regoli għall-kompożizzjoni u għall-operat tiegħu. Għal raġunijiet ta’ semplifikazzjoni, dawk ir-regoli għandhom jiġu inklużi f’dan ir-Regolament u, fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu adattati. Għalhekk id-Deċiżjoni 94/442/KE għandha tiġi rrevokata.

(11) Jekk aġenzija tal-ħlas akkreditata taħt ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 wara s-16 ta’ Ottubru 2006 tassumi responsabbiltajiet li għalihom ma kinitx responsabbli qabel dik id-data, tkun meħtieġa akkreditazzjoni ġdida skond il-kriterji stabbiliti f’dan ir-Regolament li tkopri dawn ir-responsabbiltajiet il-ġodda. Bħala miżura tranżitorja għandu jkun possibbli li l-adattazzjoni ta’ l-akkreditazzjoni ssir qabel is-16 ta’ Ottubru 2007.

(12) Il-miżuri pprovduti f’dan ir-Regolament huma skond l-opinjoni tal-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli,

ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:

KAPITOLU 1

L-AĠENZIJI TAL-ĦLAS U KORPIJIET OĦRAJN

Artikolu 1

L-akkreditazzjoni ta’ l-aġenziji tal-ħlas

1. Sabiex tiġi akkreditata, aġenzija tal-ħlas, kif ġiet iddefinita fl-Artikolu 6(1) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, għandu jkollha organizzazzjoni amministrattiva u sistema ta’ kontroll intern li jkunu konformi mal-kriterji stabbiliti fl-Anness I għal dan ir-Regolament (minn hawn ’il quddiem “kriterji ta’ akkreditazzjoni”) dwar:

(a) ambjent intern,

(b) attivitajiet ta’ kontroll,

(c) informazzjoni u komunikazzjoni,

(d) monitoraġġ.

L-Istati Membri jistgħu jistabbilixxu aktar kriterji ta’ akkreditazzjoni biex jitqiesu d-daqs, ir-responsabbiltajiet u karatteristiċi oħrajn speċifiċi ta’ l-aġenzija tal-ħlas.

2. Għal kull aġenzija tal-ħlas, l-Istat Membru għandu jaħtar awtorità fuq livell ministerjali li tkun kompetenti biex toħroġ u tirtira l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenzija u biex twettaq il-kompiti assenjati lilha minn dan ir-Regolament (minn hawn ’il quddiem “l-awtorità komptenti”). Hija għandha tgħarraf lill-Kummissjoni b’dan.

3. L-awtorità kompetenti, bħala att formali, għandha tiddeċiedi dwar l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenzija tal-ħlas fuq bażi ta’ eżami tal-kriterji ta’ akkreditazzjoni.

L-eżami għandu jsir minn korp li jkun indipendenti mill-aġenzija tal-ħlas li għandha tiġi akkreditata u għandu jinkludi, b’mod partikolari, l-arranġamenti dwar l-awtorizzazzjoni u l-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet, is-salvagwardja tal-baġit Komunitarju, is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni, iż-żamma tar-rekords tal-kontabbiltà, id-diviżjoni tad-dmirijiet u l-adegwatezza tal-kontrolli interni u esterni, fir-rigward tat-tranżazzjonijiet iffinanzjati mill-Fond Agrikolu Ewropew ta’ Garanzija (FAEG) u mill-Fond Agrikolu Ewropew għall-Iżvilupp Rurali (FAEŻR).

4. Jekk l-awtorità kompetenti ma tkunx sodisfatta li l-aġenzija tal-ħlas tkun konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni, hija għandha tindirizza struzzjonijiet lill-aġenzija fejn tispeċifika l-kondizzjonijiet li tkun meħtieġa tilħaq qabel ma tkun tista’ tingħata l-akkreditazzjoni.

Sakemm tiġi implimentata kwalunkwe bidla meħtieġa, l-akkreditazzjoni tista’ tingħata b’mod provviżorju għal perjodu li għandu jiġi ddeterminat billi titqies il-gravità tal-problemi identifikati, li m’għandux jeċċedi t-12-il xahar. F’każijiet debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni, fuq talba ta’ l-Istat Membru kkonċernat, tista’ tagħti estensjoni għal dak il-perjodu.

5. Il-komunikazzjonijiet ipprovduti fl-Artikolu 8(1)(a) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandhom isiru minnufih wara li l-aġenzija tal-ħlas tiġi akkreditata għall-ewwel darba u, fi kwalunkwe każ, qabel ma kwalunkwe infiq li tkun għamlet jiġi ċċarġjat lill-FAEG jew lill-FAEŻR. Dawn għandhom ikunu akkumpanjati mid-dikjarazzjonijiet u mid-dokumenti li jikkonċernaw:

(a) ir-responsabbiltajiet mogħtija lill-aġenzija tal-ħlas;

(b) l-allokazzjoni tar-responsabbiltajiet bejn id-dipartimenti tagħha;

(c) ir-relazzjoni tagħha ma’ korpijiet oħrajn, pubbliċi jew privati, li jkunu responsabbli mill-implimentazzjoni ta’ kwalunkwe miżura li taħtha l-aġenzija tiċċarġja l-infiq lill-FAEG u lill-FAEŻR;

(d) il-proċeduri li bihom it-talbiet mill-benefiċjarji jiġu riċevuti, ivverifikati u vvalidati, u li bihom l-infiq jiġi awtorizzat, imħallas u meqjus;

(e) id-dispożizzjonijiet dwar is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni.

6. Il-Kummissjoni għandha tgħarraf lill-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli bl-aġenziji tal-ħlas akkreditati f’kull Stat Membru.

Artikolu 2

L-analiżi ta’ l-akkreditazzjoni

1. L-awtorità kompetenti għandha żżomm lill-aġenziji tal-ħlas li tkun responsabbli għalihom taħt superviżjoni kostanti, notevolment fuq il-bażi taċ-ċertifikati u tar-rapporti mħejjija mill-korp ta’ ċertifikazzjoni taħt l-Artikolu 5(3) u (4), u għandha tieħu azzjoni ta’ segwitu rigward kwalunkwe nuqqas identifikat. Kull tliet snin, l-awtorità kompetenti għandha tgħarraf lill-Kummissjoni bil-miktub bir-riżultati tas-superviżjoni tagħha u għandha tindika jekk l-aġenziji tal-ħlas komplewx ikunu konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni.

2. L-Istati Membri għandhom jistabbilixxu sistema li tiżgura li kwalunkwe informazzjoni li tissuġġerixxi li aġenzija tal-ħlas ma tkunx konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni tiġi kkomunikata lill-awtorità kompetenti mingħajr dewmien.

3. Fejn, fir-rigward ta’ aġenzija tal-ħlas akkreditata, wieħed jew aktar mill-kriterji ta’ akkreditazzjoni m’għadux jiġi rrispettat jew huwa daqstant dgħajjef li qed jaffettwa l-abbiltà ta’ l-aġenzija li twettaq il-kompiti stabbiliti fl-Artikolu 6(1) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, l-awtorità kompetenti għandha tqiegħed l-akkreditazzjoni ta’ l-aġenzija taħt prova u tħejji pjan biex jinstab rimedju għan-nuqqasijiet li nstabu f’perjodu li għandu jiġi ddeterminat skond il-gravità tal-problema, li m’għandux jeċċedi t-12-il xahar mid-data meta l-akkreditazzjoni tqiegħdet taħt prova. F’każijiet debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni, fuq talba ta’ l-Istat Membru kkonċernat, tista’ tagħti estensjoni għal dak il-perjodu.

4. L-awtorità kompetenti għandha tgħarraf lill-Kummissjoni bi kwalunkwe pjan imħejji skond il-paragrafu 3 u bl-implimentazzjoni ta’ pjanijiet bħal dawn.

5. Jekk l-akkreditazzjoni tiġi rtirata, l-awtorità kompetenti, mingħajr dewmien, għandha takkredita lil aġenzija tal-ħlas oħra skond l-Artikolu 6(2) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 u l-Artikolu 1 ta’ dan ir-Regolament biex tkun żgura li l-ħlasijiet lill-benefiċjarji ma jiġux interrotti.

6. Fejn il-Kummissjoni ssib li l-awtorità kompetenti ma kinitx konformi ma’ l-obbligu tagħha li tħejji pjan rimedjali skond il-paragrafu 3 jew li l-aġenzija tal-ħlas qed tkompli tkun akkreditata mingħajr ma implimentat b’mod sħiħ tali pjan fil-perjodu ddeterminat, hija għandha ssegwi kwalunkwe nuqqas li baqa’ permezz ta’ l-approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

Artikolu 3

Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni

1. Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandha ssir fi żmien biżżejjed biex il-korp ta’ ċertifikazzjoni joħroġ l-opinjoni msemmija fil-punt (b) tat-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 5(4) ta’ dan ir-Regolament.

Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni għandha tkun kif ġie stabbilit fl-Anness II u tista’ tkun ikkwalifikata b’riservi li jikkwantifikaw l-impatt finanzjarju potenzjali. F’dak il-każ, għandha tinkludi pjan ta’ azzjoni rimedjali u skeda preċiża taż-żminijiet biex dan jiġi implimentat.

2. Id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni għandha tkun ibbażata fuq superviżjoni effettiva tas-sistema ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li jkun hemm fis-seħħ tul is-sena kollha.

Artikolu 4

Il-korp ta’ koordinazzjoni

1. Il-korp ta’ koordinazzjoni msemmi fl-Artikolu 6(3) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandu jaġixxi bħala l-uniku interlokutur tal-Kummissjoni għall-Istat Membru kkonċernat għall-kwistjonijiet kollha relatati mal-FAEG u mal-FAEŻR fir-rigward ta’:

(a) id-distribuzzjoni tat-testi u tal-linji ta’ gwida Komunitarji relatati magħhom lill-aġenziji tal-ħlas u lill-korpijiet responsabbli mill-implimentazzjoni ta’ dawk it-testi u ta’ dawk il-linji ta’ gwida, kif ukoll il-promozzjoni ta’ l-applikazzjoni armonizzata tagħhom;

(b) il-komunikazzjoni lill-Kummissjoni ta’ l-informazzjoni msemmija fl-Artikoli 6 u 8 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005;

(c) id-disponibbiltà għall-Kummissjoni ta’ rekord sħiħ ta’ l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar il-kontabbiltà għal għanijiet ta’ statistika u ta’ kontroll.

2. Aġenzija tal-ħlas tista’ taġixxi bħala korp ta’ koordinazzjoni sakemm iż-żewġ funzjonijiet jinżammu separati.

3. Fit-twettiq tal-kompiti tiegħu, il-korp ta’ koordinazzjoni, skond il-proċeduri nazzjonali, jista’ jitlob l-għajnuna ta’ korpijiet jew dipartimenti amministrattivi oħrajn, b’mod partikolari dawk b’għarfien espert dwar il-kontabbiltà jew b’għarfien espert tekniku.

4. L-Istat Membru kkonċernat, b’att formali fuq livell ministerjali, għandu jiddeċiedi dwar l-akkreditazzjoni tal-korp ta’ koordinazzjoni wara li jkun sodisfatt li l-arranġamenti amministrattivi tal-korp joffru biżżejjed assikurazzjoni li l-korp huwa kapaċi jwettaq il-kompiti msemmija fit-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 6(3) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

Sabiex jiġi akkreditat, il-korp ta’ koordinazzjoni għandu jkollu proċeduri stabbiliti biex jiżgura ruħu li:

(a) id-dikjarazzjonijiet kollha lill-Kummissjoni jkunu bbażati fuq informazzjoni minn għejun awtorizzati b’mod xieraq;

(b) id-dikjarazzjonijiet lill-Kummissjoni jkunu awtorizzati b’mod xieraq qabel ma jiġu trażmessi;

(c) jeżisti rekord ta’ verifika xieraq biex isostni l-informazzjoni trażmessa lill-Kummissjoni;

(d) rekord ta’ l-informazzjoni riċevuta u trażmessa inħażen fiż-żgur, jew fuq karti jew f’format kompjuterizzat.

5. Il-kunfidenzjalità, l-integrità u d-disponibbiltà tad-data kollha tal-kompjuter miżmuma mill-korp ta’ koordinazzjoni għandhom jiġu assikurati permezz ta’ miżuri adattati għall-istruttura amministrattiva, għall-istaff u għall-ambjent teknoloġiku ta’ kull korp ta’ koordinazzjoni individwali. L-isforz finanzjarju u teknoloġiku għandu jkun proporzjonat għar-riskji effettivi ffaċċjati.

6. Il-komunikazzjonijiet ipprovduti fl-ewwel subparagrafu ta’ l-Artikolu 6(3) u fl-Artikolu 8(1)(a) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandhom isiru immedjatament wara li l-korp ta’ koordinazzjoni jiġi akkreditat għall-ewwel darba, u fi kwalunkwe każ, qabel ma kwalunkwe nfiq li jkun responsabbli għalih jiġi ċċarġjat lill-FAEG jew lill-FAEŻR. Dawn għandhom ikunu akkumpanjati mid-dokument ta’ akkreditazzjoni tal-korp kif ukoll minn informazzjoni dwar il-kondizzjonijiet amministrattivi, tal-kontabbiltà u tal-kontroll intern relatati ma’ l-operat tiegħu.

Artikolu 5

Iċ-ċertifikazzjoni

1. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni msemmi fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandu jinħatar mill-awtorità kompetenti. Għandu jkun operattivament indipendenti mill-aġenzija tal-ħlas u mill-korp ta’ koordinazzjoni kkonċernati u għandu jkollu l-għarfien espert tekniku meħtieġ.

2. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jwettaq l-eżami tiegħu ta’ l-aġenzija tal-ħlas ikkonċernata skond standards ta’ verifika aċċettati fuq livell internazzjonali filwaqt li jqis kwalunkwe linja ta’ gwida dwar l-applikazzjoni ta’ dawn l-istandards li ġiet stabbilita mill-Kummissjoni.

Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jwettaq il-kontrolli tiegħu kemm matul kif ukoll wara t-tmiem ta’ kull sena finanzjarja.

3. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jħejji ċertifikat li jiddikjara jekk kisibx assikurazzjoni raġonevoli li l-kontijiet li għandhom jiġu trażmessi lill-Kummissjoni huma veri, sħaħ u preċiżi u li l-proċeduri ta’ kontroll intern ħadmu b’mod sodisfaċenti.

Iċ-ċertifikat għandu jkun ibbażat fuq eżami ta’ proċeduri u fuq kampjun ta’ tranżazzjonijiet. Dan l-eżami għandu jkopri l-istruttura amministrattiva ta’ l-aġenzija tal-ħlas biss fir-rigward tal-kwistjoni jekk dik l-istruttura hiex kapaċi tiżgura li l-konformità mar-regoli Komunitarji tiġi kkontrollata qabel ma jsiru l-ħlasijiet.

4. Il-korp ta’ ċertifikazzjoni għandu jħejji rapport dwar is-sejbiet tiegħu. Ir-rapport għandu jkopri l-funzjonijiet iddelegati, jew eżerċitati mill-awtoritajiet doganali nazzjonali. Ir-rapport għandu jiddikjara jekk:

(a) l-aġenzija tal-ħlas hiex konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni;

(b) il-proċeduri ta’ l-aġenzija tal-ħlas humiex tali li jagħtu assikurazzjoni raġonevoli li l-infiq iċċarġjat lill-FAEG u lill-FAEŻR sar skond ir-regoli Komunitarji u liema rakkomandazzjonijiet għal titjib, jekk kien hemm, saru u ttieħdet azzjoni ta’ segwitu fir-rigward tagħhom;

(c) il-kontijiet annwali msemmija fl-Artikolu 6(1) humiex skond il-kotba u r-rekords ta’ l-aġenzija tal-ħlas;

(d) il-prospetti ta’ l-infiq u ta’ l-operazzjonijiet ta’ intervent humiex rekord materjalment veru, sħiħ u preċiż ta’ l-operazzjonijiet iċċarġjati lill-FAEG u lill-FAEŻR;

(e) l-interessi finanzjarji tal-Komunità humiex imħarsa kif suppost fir-rigward tal-ħlasijiet bil-quddiem maħruġa, tal-garanziji miksuba, tal-ħażniet ta’ intervent u ta’ l-ammonti li għandhom jinġabru.

Ir-rapport għandu jkun akkumpanjat minn:

(a) informazzjoni dwar l-għadd u l-kwalifiki ta’ l-istaff li jagħmel il-verifika, ix-xogħol li sar, l-għadd ta’ tranżazzjonijiet eżaminati, il-livell ta’ materjalità u ta’ kunfidenza miksub, kwalunkwe dgħufija misjuba u r-rakkomandazzjonijiet li saru għal titjib u l-operazzjonijiet kemm tal-korp ta’ ċertifikazzjoni kif ukoll ta’ korpijiet oħrajn ta’ verifika, interni u esterni għall-aġenzija tal-ħlas, li minnhom inkisbet l-assikurazjoni kollha jew parti minnha tal-korp ta’ ċertifikazzjoni dwar il-kwistjonijiet irrapportati;

(b) opinjoni dwar id-dikjarazzjoni ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

IL-KAPITOLU 2

L-APPROVAZZJONI TAL-KONTIJIET

Artikolu 6

Il-kontenut tal-kontijiet annwali

Il-kontijiet annwali msemmija fl-Artikolu 8(1)(c)(iii) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandhom jinkludu:

(a) id-dħul assenjat imsemmi fl-Artikolu 34 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005;

(b) l-infiq tal-FAEG, miġbur fil-qosor skond il-punt u s-sub-punt tal-baġit Komunitarju;

(c) l-infiq tal-FAEŻR, skond il-programm u l-miżura;

(d) informazzjoni dwar l-infiq u d-dħul assenjat jew konferma li d-dettall ta’ kull tranżazzjoni jinżamm fuq fajl tal-kompjuter għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni;

(e) tabella tad-differenzi skond il-punt u s-sub-punt jew, fil-każ tal-FAEŻR, skond il-programm u l-miżura, bejn l-infiq u d-dħul assenjat iddikjarati fil-kontijiet annwali u dak li ġie ddikjarat għall-istess perjodu fid-dokumenti msemmija fl-Artikolu 4(1)(c) tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 883/2006 [ta’ 21 ta' Ġunju 2006 li jistabbilixxi r-regoli dettaljati għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1290/2005 fir-rigward taż-żamma tal-kontijiet mill-aġenziji tal-ħlas, id-dikjarazzjonijiet ta’ l-infiq u d-dħul u l-kundizzjonijiet għar-rimbors ta’ l-infiq fil-qafas tal-FAEG u l-FAEŻR] (5), safejn huwa kkonċernat il-FAEG u l-Artikolu 16(2) ta’ dak ir-Regolament sa fejn huwa kkonċernat il-FAEŻR, akkumpanjata minn spjegazzjoni għal kull differenza;

(f) it-tabella ta’ l-ammonti li għandhom jiġu rkuprati għat-tmiem ta’ l-eżerċizzju, skond il-mudell stabbilit fl-Anness III;

(g) taqsira ta’ l-operazzjonijiet ta’ intervent u dikjarazzjoni rigward il-kwantità u fejn jinsabu l-ħażniet fl-aħħar tas-sena finanzjarja;

(h) konferma li d-dettalji ta’ kull moviment tal-ħażna ta’ intervent jinżammu fil-fajls ta’ l-aġenzija tal-ħlas.

Artikolu 7

It-trażmissjoni ta’ l-informazzjoni

1. Biex ikunu approvati l-kontijiet, skond l-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, kull Stat Membru għandu jibgħat lill-Kummissjoni:

(a) il-punti inklużi fil-kontijiet annwali, kif imsemmi fl-Artikolu 6 ta’ dan ir-Regolament;

(b) iċ-ċertifikati u r-rapporti stabbiliti mill-korp jew mill-korpijiet ta’ ċertifikazzjoni, kif imsemmi fl-Artikolu 5(3) u (4) ta’ dan ir-Regolament;

(c) rekords sħaħ ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà kollha meħtieġa għal skopijiet ta’ statistika u ta’ kontroll;

(d) id-dikjarazzjoni jew id-dikjarazzjonijiet ta’ assikurazzjoni kif imsemmija fl-Artikolu 3 ta’ dan ir-Regolament.

2. Id-dokumenti u l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà msemmija fil-paragrafu 1 għandhom jintbagħtu lill-Kummissjoni mhux aktar tard mill-1 ta’ Frar tas-sena ta’ wara t-tmiem tas-sena finanzjarja li jkunu relatati magħha. Id-dokumenti msemmija fil-punti (a), (b) u (d) ta’ dak il-paragrafu għandhom jintbagħtu f’kopja waħda flimkien ma’ kopja elettronika skond il-format u fil-kondizzjonijiet stabbiliti mill-Kummissjoni skond l-Artikolu 18 tar-Regolament (KE) Nru 883/2006.

3. Fuq it-talba tal-Kummissjoni jew fuq l-inizjattiva ta’ l-Istat Membru, aktar informazzjoni dwar l-approvazzjoni tal-kontijiet tista’ tiġi indirizzata lill-Kummissjoni f’perjodu ta’ żmien iddeterminat mill-Kummissjoni, filwaqt li jitqies l-ammont ta’ xogħol meħtieġ biex tiġi pprovduta dik l-informazzjoni. Fin-nuqqas ta’ tali informazzjoni, il-Kummissjoni tista’ tapprova l-kontijiet fuq il-bażi ta’ l-informazzjoni li jkollha fil-pussess tagħha.

4. F’każijiet debitament iġġustifikati, il-Kummissjoni tista’ taċċetta talba għal sottomissjoni tard ta’ l-informazzjoni, jekk dik it-talba tkun indirizzata lilha qabel l-iskadenza għas-sottomissjoni kkonċernata.

5. Jekk Stat Membru jkun akkredita lil aktar minn aġenzija tal-ħlas waħda, sal-15 ta’ Frar tas-sena ta’ wara t-tmiem tas-sena finanzjarja kkonċernata, għandu jibgħat lill-Kummissjoni anki sinteżi mħejjija mill-korp ta’ koordinazzjoni li tipprovdi ħarsa ġenerali lejn id-dikjarazzjonijiet ta’ assikurazzjoni msemmija fl-Artikolu 3 u ċ-ċertifikati msemmija fl-Artikolu 5(3).

Artikolu 8

Il-forma u l-kontenut ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà

1. Il-forma u l-kontenut ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà msemmija fl-Artikolu 7(1)(c) u l-mod kif għandha tintbagħat lill-Kummissjoni għandhom jiġu stabbiliti skond il-proċedura msemmija fl-Artikolu 41(2) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

2. L-informazzjoni dwar il-kontabbiltà għandha tintuża mill-Kummissjoni biss sabiex:

(a) twettaq il-funzjonijiet tagħha fil-kuntest ta’ l-approvazzjoni tal-kontijiet skond ir-Regolament (KE) Nru 1290/2005;

(b) timmonitorja l-iżviluppi u tipprovdi tbassir fis-settur agrikolu.

Il-Qorti Ewropea ta’ l-Awdituri u l-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (OLAF) għandu jkollhom aċċess għal dik l-informazzjoni sabiex iwettqu l-funzjonijiet tagħhom.

3. Kwalunkwe data personali inkluża fl-informazzjoni dwar il-kontabbiltà miġbura għandha tiġi pproċessata biss għall-għanijiet speċifikati fil-paragrafu 2. B’mod partikolari, jekk l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà qed tintuża mill-Kummissjoni għall-għan imsemmi fil-paragrafu 2(b), il-Kummissjoni għandha tagħmel tali data anonima u tipproċessaha biss f’forma aggregata.

4. Kwalunkwe mistoqsija dwar l-ipproċessar tad-data personali tagħhom għandha tiġi indirizzata mill-persuni kkonċernati lill-Kummissjoni kif ġie stabbilit fl-Anness IV.

5. Il-Kummissjoni għandha tiżgura ruħha li l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà tinżamm kunfidenzjali u fiż-żgur.

Artikolu 9

Il-konservazzjoni ta’ l-informazzjoni dwar il-kontabbiltà

1. Id-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq iffinanzjat u d-dħul assenjat li għandu jinġabar mill-FAEG għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin ta’ wara s-sena li fiha l-Kummissjoni tapprova l-kontijiet tas-sena finanzjarja kkonċernata skond l-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

2. Id-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq iffinanzjat u d-dħul assenjat li għandu jinġabar mill-FAEŻR għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin ta’ wara s-sena li fiha sar il-ħlas finali mill-aġenzija tal-ħlas.

3. Fil-każ ta’ irregolaritajiet jew ta’ negliġenza, id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fil-paragrafi 1 u 2 għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas tliet snin ta’ wara s-sena li fiha s-somom jiġu rkuprati kollha mill-benefiċjarju u jiġu kkreditati lill-FAEG jew lill-FAEŻR, jew li fiha l-konsegwenzi finanzjarji tan-nuqqas ta’ rkupru jiġu ddeterminati skond l-Artikolu 32(5) jew l-Artikolu 33(8) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

4. Fil-każ tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, id-dokumenti ta’ sostenn imsemmija fil-paragrafi 1 u 2 ta’ dan l-Artikolu għandhom jinżammu għad-dispożizzjoni tal-Kummissjoni għal mill-inqas sena waħda wara s-sena li fiha ġiet konkluża dik il-proċedura jew, jekk deċiżjoni ta’ konformità tkun is-suġġett ta’ proċeduri legali quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej, għal mill-inqas sena waħda wara s-sena li fiha jiġu konklużi dawk il-proċeduri.

Artikolu 10

L-approvazzjoni finanzjarja

1. Id-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 30 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 għandha tiddetermina l-ammonti ta’ nfiq li kien hemm f’kull Stat Membru matul is-sena finanzjarja in kwistjoni li għandhom ikunu rikonoxxuti bħala li jistgħu jiġu ċċarġjati lill-FAEG u lill-FAEŻR fuq il-bażi tal-kontijiet imsemmija fl-Artikolu 6 ta’ dan ir-Regolament u kwalunkwe tnaqqis u sospensjoni skond l-Artikoli 17 u 27 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

Għall-FAEG, għandha tiddetermina wkoll l-ammonti li għandhom jiġu ċċarġjati lill-Komunità u lill-Istat Membru kkonċernat skond l-Artikolu 32(5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

Għall-FAEŻR, l-ammont iddeterminat mid-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet għandu jinkludi l-fondi li l-Istat Membru kkonċernat jista’ juża mill-ġdid skond l-Artikolu 33(3)(c) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

2. Fir-rigward tal-FAEG, l-ammont li, minħabba d-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet, jista’ jiġi rkuprat minn jew jista’ jiġi mħallas lil kull Stat Membru għandu jiġi stabbilit billi l-ħlasijiet mensili fir-rigward tas-sena finanzjarja kkonċernata jitnaqqsu mill-infiq rikonoxxut għall-istess sena skond il-paragrafu 1. Il-Kummissjoni għandha tnaqqas dak l-ammont minn jew iżżidu mal-ħlas mensili relatat ma’ l-infiq li sar fit-tieni xahar ta’ wara d-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet.

Fir-rigward tal-FAEŻR, l-ammont li, minħabba d-deċiżjoni ta’ approvazzjoni tal-kontijiet, jista’ jiġi rkuprat minn jew jista’ jiġi mħallas lil kull Stat Membru għandu jiġi stabbilit billi l-ħlasijiet intermedji fir-rigward tas-sena finanzjarja kkonċernata jitnaqqsu mill-infiq rikonoxxut għall-istess sena skond il-paragrafu 1. Il-Kummissjoni għandha tnaqqas dak l-ammont minn jew iżżidu mal-ħlas intermedju ta’ wara jew mal-ħlas finali.

3. Il-Kummissjoni għandha tikkomunika lill-Istat Membru kkonċernat ir-riżultati tal-verifika tagħha ta’ l-informazzjoni pprovduta, flimkien ma’ kwalunkwe emenda li qed tipproponi, mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ wara t-tmiem tas-sena finanzjarja.

4. Jekk, għal raġunijiet li jistgħu jiġu attribwiti lill-Istat Membru kkonċernat, il-Kummissjoni ma tkunx tista’ tapprova l-kontijiet ta’ Stat Membru qabel it-30 ta’ April tas-sena ta’ wara, il-Kummissjoni għandha tinnotifika lill-Istat Membru b’dak l-istħarriġ addizzjonali li biħsiebha tagħmel skond l-Artikolu 37 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

5. Dan l-Artikolu għandu japplika, mutatis mutandis, għad-dħul assenjat fit-tifsira ta’ l-Artikolu 34 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

Artikolu 11

L-approvazzjoni tal-konformità

1. Fejn, minħabba kwalunkwe stħarriġ, il-Kummissjoni tqis li l-infiq ma sarx skond ir-regoli Komunitarji, hija għandha tikkomunika s-sejbiet tagħha lill-Istat Membru kkonċernat u għandha tindika l-miżuri korrettivi meħtieġa biex tkun żgurata l-konformità futura ma’ dawk ir-regoli.

Il-komunikazzjoni għandha tagħmel riferenza għal dan l-Artikolu. L-Istat Membru għandu jirrispondi fi żmien xahrejn minn meta jirċievi l-komunikazzjoni u l-Kummissjoni tista’ timmodifika l-pożizzjoni tagħha b’konsegwenza ta’ dan. F’każijiet iġġustifikati, il-Kummissjoni tista’ taqbel li testendi l-perjodu għar-risposta.

Wara li jiskadi l-perjodu għar-risposta, il-Kummissjoni għandha ssejjaħ laqgħa bilaterali u ż-żewġ partijiet għandhom jagħmlu ħilithom biex jilħqu ftehim dwar il-miżuri li għandhom jittieħdu kif ukoll dwar l-evalwazzjoni tal-gravità tal-ksur u tad-dannu finanzjarju kkawżat lill-baġit Komunitarju.

2. Fi żmien xahrejn mid-data meta jiġu riċevuti l-minuti tal-laqgħa bilaterali msemmija fit-tielet subparagrafu tal-paragrafu 1, l-Istat Membru għandu jikkomunika kwalunkwe informazzjoni mitluba matul dik il-laqgħa jew kwalunkwe informazzjoni oħra li jqis li tkun utli għall-eżami li jkun għaddej.

F’każijiet iġġustifikati, il-Kummissjoni, fuq talba raġunata ta’ l-Istat Membru, tista’ tawtorizza estensjoni għall-perjodu msemmi fl-ewwel subparagrafu. It-talba għandha tkun indirizzata lill-Kummissjoni qabel ma jiskadi dak il-perjodu.

Wara li jiskadi l-perjodu msemmi fl-ewwel subparagrafu, il-Kummissjoni għandha tikkomunika formalment il-konklużjonijiet tagħha lill-Istat Membru fuq il-bażi ta’ l-informazzjoni riċevuta fil-qafas tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità. Il-komunikazzjoni għandha tevalwa l-infiq li l-Kummissjoni qed tipprevedi li se teskludi mill-finanzjament Komunitarju skond l-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 u għandha tagħmel riferenza għall-Artikolu 16(1) ta’ dan ir-Regolament.

3. L-Istat Membru għandu jgħarraf lill-Kummissjoni bil-miżuri korrettivi li jkun ħa biex jiżgura l-konformità mar-regoli Komunitarji u bid-data effettiva ta’ l-implimentazzjoni tagħhom.

Wara li tkun eżaminat kwalunkwe rapport imħejji mill-Korp ta’ Konċiljazzjoni skond il-Kapitolu 3 ta’ dan ir-Regolament, il-Kummissjoni għandha tadotta, jekk ikun meħtieġ, deċiżjoni waħda jew aktar skond l-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 sabiex teskludi mill-finanzjament Komunitarju l-infiq li sar minħabba n-nuqqas ta’ konformità mar-regoli Komunitarji sakemm l-Istat Membru jkun effettivament implimenta l-miżuri korrettivi.

Meta tevalwa l-infiq li għandu jiġi eskluż mill-finanzjament Komunitarju, il-Kummissjoni tista’ tqis kwalunkwe informazzjoni kkomunikata mill-Istat Membru wara li jiskadi l-perjodu msemmi fil-paragrafu 2, jekk dan ikun meħtieġ għal stima aħjar tad-dannu finanzjarju kkawżat lill-baġit Komunitarju, sakemm it-trażmissjoni tard ta’ l-informazzjoni tkun iġġustifikata minn ċirkostanzi eċċezzjonali.

4. Fir-rigward tal-FAEG, it-tnaqqis mill-finanzjament Komunitarju għandu jsir mill-Kummissjoni mill-ħlasijiet mensili relatati ma’ l-infiq li sar fit-tieni xahar ta’ wara d-deċiżjoni skond l-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

Fir-rigward tal-FAEŻR, it-tnaqqis mill-finanzjament Komunitarju għandu jsir mill-Kummissjoni mill-ħlas intermedju ta’ wara jew mill-ħlas finali.

Madankollu, fuq it-talba ta’ l-Istat Membru u fejn ikun iġġustifikat mill-materjalità tat-tnaqqis, u wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli, il-Kummissjoni tista’ tiffissa data differenti għat-tnaqqis.

5. Dan l-Artikolu għandu japplika, mutatis mutandis, għad-dħul assenjat fit-tifsira ta’ l-Artikolu 34 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005.

IL-KAPITOLU 3

IL-PROĊEDURA TA’ KONĊILJAZZJONI

Artikolu 12

Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni

Għall-għan tal-proċedura ta’ approvazzjoni tal-konformità pprovduta fl-Artikolu 31 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, flimkien mal-Kummissjoni għandu jitwaqqaf Korp ta’ Konċiljazzjoni. Il-kompiti tiegħu għandhom ikunu:

(a) li jeżamina kwalunkwe kwistjoni rriferita lilu minn Stat Membru li jkun irċieva komunikazzjoni formali mill-Kummissjoni skond it-tielet subparagrafu ta’ l-Artikolu 11(2) ta’ dan ir-Regolament, inkluża evalwazzjoni ta’ l-infiq li l-Kummissjoni biħsiebha teskludi mill-finanzjament Komunitarju;

(b) li jipprova jirrikonċilja l-pożizzjonijiet diverġenti tal-Kummissjoni u ta’ l-Istat Membru kkonċernat;

(c) fi tmiem l-eżami tiegħu, iħejji rapport dwar ir-riżultati ta’ l-isforzi ta’ rikonċiljazzjoni tiegħu, filwaqt li jagħmel kwalunkwe rimarka li jqis li tkun utli jekk il-punti kollha tat-tilwima jew uħud minnhom jibqgħu bla soluzzjoni.

Artikolu 13

Il-kompożizzjoni tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni

1. Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jkun magħmul minn ħames membri magħżula minn fost persuni prominenti li joffru kull garanzija ta’ indipendenza u li jkunu ferm ikkwalifikati fi kwistjonijiet dwar il-finanzjament tal-politika agrikola komuni, inkluż l-iżvilupp rurali, jew fil-prattika tal-verifika finanzjarja.

Għandhom ikunu ċittadini ta’ Stat Membru differenti.

2. Il-president, il-membri u l-membri sostituti għandhom jinħatru mill-Kummissjoni għal mandat inizjali ta’ tliet snin wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.

Il-mandat jista’ jiġġedded għal sena biss kull darba, wara li jkun ġie mgħarraf il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli. Madankollu, jekk il-president li għandu jinħatar diġà jkun membru tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni, il-mandat inizjali tiegħu bħala president għandu jkun ta’ tliet snin.

L-ismijiet tal-president, tal-membri u tal-membri sostituti għandhom jiġu ppubblikati fis-serje “C” ta' Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea.

3. Il-membri tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandhom jiġu remunerati billi jitqies iż-żmien li jkunu meħtieġa jiddedikaw għall-kompitu. L-ispejjeż tal-komunikazzjoni u tat-trasport għandhom jiġu kkumpensati skond ir-regoli fis-seħħ.

4. Wara li jiskadi l-mandat, il-president u l-membri għandhom jibqgħu fil-kariga sakemm jiġu sostitwiti jew jiġġedded il-mandat tagħhom.

5. Il-mandat ta’ membru li m’għadux jilħaq il-kondizzjonijiet meħtieġa biex iwettaq dmirijietu mal-Korp ta’ Konċiljazzjoni jew li, għal kwalunkwe raġuni, ma jkunx disponibbli għal perjodu indeterminat jista’ jiġi mitmum mill-Kummissjoni wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.

F’dak il-każ, il-membru għandu jiġi sostitwit minn membru sostitut għall-bqija tal-perjodu li nħatar għalih, u l-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli għandu jiġi mgħarraf.

Jekk il-mandat tal-president jiġi mitmum, il-membru li se jwettaq id-dmirijiet tal-president għall-bqija tal-perjodu li għalih inħatar il-president għandu jinħatar mill-Kummissjoni wara li jiġi kkonsultat il-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.

Artikolu 14

L-Indipendenza tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni

1. Il-membri tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandhom iwettqu dmirijiethom b’mod indipendenti, fejn la jfittxu u lanqas jaċċettaw istruzzjonijiet minn kwalunkwe gvern jew korp.

L-ebda membru m’għandu jieħu sehem fix-xogħol tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni jew jiffirma rapport jekk, f’kariga preċedenti, kien personalment involut fil-kwistjoni rilevanti.

2. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 287 tat-Trattat, il-membri m’għandhom jiżvelaw l-ebda informazzjoni miksuba minnhom waqt ix-xogħol li jagħmlu għall-Korp ta’ Konċiljazzjoni. Informazzjoni bħal din għandha tkun kunfidenzjali u koperta mill-obbligu tas-sigriet professjonali.

Artikolu 15

L-arranġamenti tax-xogħol

1. Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jiltaqa’ fil-kwartieri ġenerali tal-Kummissjoni. Il-president għandu jħejji u jorganizza x-xogħol. Fl-assenza tiegħu, u mingħajr preġudizzju għall-ewwel subparagrafu ta’ l-Artikolu 13(5), għandu jippresjedi l-aktar membru anzjan.

Is-segretarjat tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jiġi pprovdut mill-Kummissjoni.

2. Mingħajr preġudizzju għat-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 14(1), ir-rapporti għandhom jiġu adottati minn maġġoranza assoluta tal-membri preżenti, u l-kworum għandu jkun ta’ tlieta.

Ir-rapporti għandhom jiġu ffirmati mill-president u mill-membri li ħadu sehem fid-deliberazzjonijiet. Għandhom ikunu ko-firmati mis-segretarjat.

Artikolu 16

Il-proċedura ta’ konċiljazzjoni

1. Stat Membru jista’ jirreferi kwistjoni lill-Korp ta’ Konċiljazzjoni fi żmien tletin jum ta’ xogħol minn meta jirċievi l-komunikazzjoni formali tal-Kummissjoni msemmija fit-tielet subparagrafu ta’ l-Artikolu 11(2) billi jibgħat talba raġunata għal konċiljazzjoni lis-segretarjat tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni.

Il-proċedura li għandha tiġi segwita u l-indirizz tas-segretarjat għandhom jiġu nnotifikati lill-Istati Membri permezz tal-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.

2. Talba għal konċiljazzjoni għandha tkun ammissibbli biss fejn l-ammont li huwa previst li se jiġi eskluż mill-finanzjament Komunitarju skond il-komunikazzjoni tal-Kummissjoni jew:

(a) jeċċedi l-EUR 1 miljun; jew

(b) jirrappreżenta mill-inqas 25 % ta’ l-infiq annwali totali ta’ l-Istat Membru taħt l-intestaturi baġitarji kkonċernati.

Barra minn dan, jekk, matul id-diskussjonijiet preċedenti, l-Istat Membru sostna u wera li l-kwistjoni hija waħda ta’ prinċipju relatata ma’ l-applikazzjoni tar-regoli Komunitarji, il-president tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni jista’ jiddikjara li talba għal konċiljazzjoni tkun ammissibbli. Madankollu, tali talba m’għandhiex tkun ammissibbli jekk tkun relatata biss ma’ kwistjoni ta’ interpretazzjoni legali.

3. Il-Korp ta’ Konċiljazzjoni għandu jwettaq l-investigazzjonijiet tiegħu b’mod kemm jista’ jkun informali u fil-pront, filwaqt li jibbaża ruħu fuq l-evidenza fil-fajl u fuq smigħ ġust tal-Kummissjoni u ta’ l-awtoritajiet nazzjonali kkonċernati.

4. Fejn, fi żmien erba’ xhur minn meta każ jiġi riferit lilu, il-Korp ta’ Konċiljazzjoni ma jkunx jista’ jirrikonċilja l-pożizzjonijiet tal-Kummissjoni u ta’ l-Istat Membru, għandu jitqies li l-proċedura ta’ konċiljazzjoni ma rnexxietx. Ir-rapport imsemmi fl-Artikolu 12(c) għandu jiddikjara r-raġunijiet għaliex il-pożizzjonijiet ma setgħux jiġu rrikonċiljati. Għandu jindika jekk, matul il-proċeduri, intlaħaqx xi ftehim parzjali.

Ir-rapport għandu jintbagħat lil:

(a) l-Istat Membru kkonċernat;

(b) il-Kummissjoni;

(c) l-Istati Membri l-oħra fil-qafas tal-Kumitat dwar il-Fondi Agrikoli.

IL-KAPITOLU 4

ID-DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻITORJI U FINALI

Artikolu 17

Id-dispożizzjonijiet tranżitorji

1. Fejn aġenzija tal-ħlas li ġiet akkreditata skond ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 tassumi responsabbiltà għall-infiq li għalih ma kinitx responsabbli qabel, l-eżami pprovdut fl-Artikolu 1(3) ta’ dan ir-Regolament u l-akkreditazzjoni l-ġdida meħtieġa minħabba r-responsabbiltajiet l-ġodda għandhom jitlestew sa mhux aktar tard mis-16 ta’ Ottubru 2007.

2. Għas-sena finanzjarja 2007, ir-rapport tal-korp ta’ ċertifikazzjoni msemmi fl-Artikolu 5(4), safejn hija kkonċernata s-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni, għandu jinkludi biss kummenti u konklużjonijiet provviżorji, fejn jintuża mekkaniżmu ta’ punteġġ, rigward il-miżuri stabbiliti mill-aġenzija tal-ħlas. Dawk il-kummenti għandhom ikunu bbażati fuq l-istandards ta’ sigurtà applikabbli li huma aċċettati fuq livell internazzjonali kif imsemmi fil-punt 3.B) ta’ l-Anness I u għandhom jindikaw sa liema punt kienu stabbiliti miżuri ta’ sigurtà effettivi.

Artikolu 18

Ir-revoka

1. Ir-Regolament (KE) Nru 1663/95, ir-Regolament (KE) Nru 2390/1999 u d-Deċiżjoni 94/442/KE għandhom jiġu rrevokati mis-16 ta’ Ottubru 2006. Madankollu, ir-Regolament (KE) Nru 1663/95 għandu jkompli japplika għall-approvazzjoni tal-kontijiet, skond l-Artikolu 7(3) tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1258/1999 (6), għas-sena finanzjarja 2006.

Il-president, il-membri u l-membri sostituti tal-Korp ta’ Konċiljazzjoni maħtura skond id-Deċiżjoni 94/442/KE għandhom jibqgħu fil-kariga sakemm jiskadi l-mandat tagħhom jew sakemm jiġu sostitwiti.

2. Ir-riferenzi għall-atti rrevokati fil-paragrafu 1 għandhom jiġu interpretati bħala riferenzi għal dan ir-Regolament u għandhom jinqraw skond it-tabella ta’ korrelazzjoni fl-Anness V.

Artikolu 19

Id-dħul fis-seħħ u l-applikazzjoni

Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba’ jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea.

Għandu japplika mis-16 ta’ Ottubru 2006. Madankollu, l-Artikoli 3 u 5, l-Artikolu 6, punti (a) sa (e), (g) u (h), l-Artikolu 7 u l-Artikolu 10 għandhom japplikaw biss b’relazzjoni għall-infiq u għad-dħul assenjat li jaqgħu taħt is-sena finanzjarja 2007 u ta’ wara.

Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u għandu japplika direttament fl-Istati Membri kollha. Magħmul fi Brussell, 21 ta' Ġunju 2006. Għall-Kummissjoni Mariann FISCHER BOEL Membru tal-Kummissjoni

(1) ĠU L 209, 11.8.2005, p. 1.

(2) ĠU L 158, 8.7.1995, p. 6. Ir-Regolament kif emendat l-aħħar bir-Regolament (KE) Nru Nru 465/2005 (ĠU L 77, 23.3.2005, p. 6).

(3) ĠU L 295, 16.11.1999, p. 1. Ir-Regolament kif emendat l-aħħar mir-Regolament (KE) Nru 1359/2005 (ĠU L 214, 19.8.2005, p. 11).

(4) ĠU L 182, 16.7.1994, p. 45. Id-Deċiżjoni kif emendata l-aħħar bid-Deċiżjoni 2001/535/KE (ĠU L 193, 17.7.2001, p. 25).

(5) See page 1 of this Official Journal.

(6) ĠU L 160, 26.6.1999, p. 103.

ANNESS I IL-KRITERJI TA’ AKKREDITAZZJONI 1. L-ambjent intern A) L-istruttura organizzattiva L-aġenzija għandha tiddisponi minn struttura organizzattiva li tippermettiha twettaq il-funzjonijiet ewlenin li ġejjin fir-rigward ta’ l-infiq tal-FAEG u tal-FAEŻR: (i) L-awtorizzazzjoni u l-kontroll tal-ħlasijiet biex ikun stabbilit li l-ammont li għandu jitħallas lill-persuna li qed tagħmel it-talba jkun skond ir-regoli Komunitarji, li għandhom jinkludu, b’mod partikolari, il-kontrolli amministrattivi u fil-post. (ii) L-eżekuzzjoni tal-ħlasijiet biex jitħallas l-ammont awtorizzat lill-persuna li qed tagħmel it-talba (jew iċ-ċessjonarju tagħha) jew, fil-każ ta’ żvilupp rurali, il-parti tal-ko-finanzjament Komunitarju. (iii) L-għoti ta’ rendikont għall-ħlas biex jiġu rreġistrati l-ħlasijiet kollha fil-kontijiet separati ta’ l-aġenzija għall-infiq tal-FAEG u tal-FAEŻR, fil-forma ta’ sistema ta’ informazzjoni, u t-tħejjija ta’ taqsiriet perjodiċi ta’ nfiq, inklużi d-dikjarazzjonijiet mensili, ta’ kull tliet xhur (għall-FAEŻR), u annwali lill-Kummissjoni. Il-kontijiet għandhom jirreġistraw ukoll l-assi ffinanzjati mill-Fondi, b’mod partikolari rigward ħażniet ta’ intervent, ħlasijiet bil-quddiem mhux approvati, garanziji u debituri. L-istruttura organizzattiva ta’ l-aġenzija għandha tipprovdi għal assenjazzjoni ċara ta’ l-awtorità u tar-responsabbiltà fuq il-livelli operattivi kollha u għas-separazzjoni tat-tliet funzjonijiet imsemmija fl-ewwel paragrafu, li r-responsabbiltajiet tagħhha għandhom jiġu ddefiniti fiċ-ċart organizzattiva. Din għandha tinkludi s-servizzi tekniċi u s-servizz ta’ verifika interna msemmija fil-punt 4. B) L-istandard tar-riżorsi umani L-aġenzija għandha tiżgura ruħha minn dan li ġej: (i) Jiġu allokati riżorsi umani xierqa biex jitwettqu l-operazzjonijiet u jkunu hemm il-ħiliet tekniċi meħtieġa f’livelli differenti ta’ operazzjonijiet. (ii) Id-diviżjoni tad-dmirijiet tkun tali li l-ebda uffiċjal ma jkollu responsabbiltà għal aktar minn waħda mir-responsabbiltajiet biex jawtorizza, iħallas jew jagħti rendikont tas-somom iċċarġjati lill-FAEG jew lill-FAEŻR, u li l-ebda uffiċjal ma jwettaq wieħed minn dawk il-kompiti mingħajr ma xogħlu jiġi taħt is-superviżjoni ta’ uffiċjal ieħor. (iii) Ir-responsabbiltajiet ta’ kull uffiċjal jiġu ddefiniti bil-miktub, inkluż l-iffissar ta’ limiti finanzjarji għall-awtorità tiegħu. (iv) It-taħriġ ta’ l-istaff ikun xieraq fuq il-livelli operattivi kollha, u jkun hemm politika biex l-istaff f’pożizzjonijiet sensittivi jinbidel regolarment, jew alternattivament għal superviżjoni akbar. (v) Jittieħdu miżuri xierqa biex jiġi evitat kunflitt ta’ interessi fejn persuna li tokkupa pożizzjoni ta’ responsabbiltà jew pożizzjoni sensittiva fir-rigward tal-verifika, ta’ l-awtorizzazzjoni, tal-ħlas u ta’ l-għoti ta’ rendikont tat-talbiet twettaq ukoll funzjonijiet oħrajn barra mill-aġenzija. C) Id-delegazzjoni Jekk kwalunkwe wieħed mill-kompiti ta’ l-aġenzija tal-ħlas jiġi ddelegat lil korp ieħor, skond l-Artikolu 6(1) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005, iridu jintlaħqu l-kondizzjonijiet li ġejjin: (i) Irid jiġi konkluż ftehim bil-miktub bejn l-aġenzija u dak il-korp li jispeċifika n-natura ta’ l-informazzjoni u d-dokumenti ta’ sostenn li għandhom jitressqu quddiem l-aġenzija u l-limitu ta’ żmien li fih iridu jitressqu. Il-ftehim irid jippermetti li l-aġenzija tkun konformi mal-kriterji ta’ akkreditazzjoni. (ii) Fil-każijiet kollha, l-aġenzija għandha tibqa’ responsabbli għall-ġestjoni effiċjenti tal-Fondi kkonċernati. (iii) Ir-responsabbiltajiet u l-obbligi tal-korp l-ieħor, notevolment dawk li jikkonċernaw il-kontroll u l-verifika tal-konformità mar-regoli Komunitarji, għandhom jiġu ddefiniti b’mod ċar. (iv) L-aġenzija għandha tiżgura ruħha li l-korp ikollu sistemi effettivi biex ikun żgurat li jwettaq ir-responsabbiltajiet tiegħu b’mod sodisfaċenti. (v) Il-korp għandu jikkonferma b’mod espliċitu lill-aġenzija li fil-fatt qed iwettaq ir-responsabbiltajiet tiegħu u għandu jiddeskrivi l-mezzi li qed jintużaw. (vi) L-aġenzija għandha tanalizza fuq bażi regolari l-funzjonijiet iddelegati biex tikkonferma li x-xogħol li qed jitwettaq ikun ta’ standard soddisfaċenti u li jkun skond ir-regoli Komunitarji. Il-kondizzjonijiet stabbiliti hawn fuq għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għall-kompiti relatati ma’ l-infiq agrikolu mwettaq minn awtoritajiet doganali nazzjonali. 2. L-attivitajiet ta’ kontroll A) Il-proċeduri biex jiġu awtorizzati t-talbiet L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin: (i) L-aġenzija għandha tistabbilixxi proċeduri dettaljati biex jiġu riċevuti, irreġistrati u pproċessati t-talbiet, inkluża deskrizzjoni tad-dokumenti kollha li għandhom jintużaw. (ii) Kull uffiċjal responsabbli mill-awtorizzazzjoni għandu jkollu għad-dispożizzjoni tiegħu lista ta’ kontroll iddettaljata tal-verifiki li jeħtieġ li jagħmel, u fid-dokumenti ta’ sostenn tat-talba għandu jinkludi l-attestazzjoni tiegħu li dawk il-kontrolli saru. Dik l-attestazzjoni tista’ ssir b’mezzi elettroniċi. Għandu jkun hemm evidenza li x-xogħol ġie evalwat minn membru anzjan ta’ l-istaff. (iii) Talba għall-ħlas għandha tkun awtorizzata biss wara li jkunu saru biżżejjed kontrolli biex jiġi vverifikat li tkun konformi mar-regoli Komunitarji. Dawk il-kontrolli għandhom jinkludu dawk meħtieġa mir-Regolament li jiggverna l-miżura speċifika li skond tagħha qed tintalab l-għajnuna, u dawk meħtieġa skond l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005 biex ikunu pprevenuti u skoperti l-frodi u l-irregolaritajiet filwaqt li jitqiesu b’mod partikolari r-riskji ffaċċjati. Għall-FAEŻR, għandu wkoll ikun hemm proċeduri biex jiġi vverifikat li l-kriterji għall-għotja ta’ l-għajnuna ġew rispettati u li kien hemm konformità mar-regoli Komunitarji kollha applikabbli, b’mod partikolari r-regoli dwar l-akkwist pubbliku u r-rispett ta’ l-ambjent. (iv) Il-maniġment ta’ l-aġenzija, fuq livell xieraq, għandu jiġi mgħarraf fuq bażi regolari u f’waqtha bir-riżultati tal-kontrolli mwettqa, sabiex is-suffiċjenza ta’ dawk il-kontrolli tkun tista’ tiqies dejjem qabel ma jsir il-ħlas ta’ talba. (v) Ix-xogħol imwettaq għandu jiġi deskritt fid-dettall f’rapport li jakkumpanja kull talba, kull grupp ta’ talbiet jew, meta jkun xieraq, f’rapport li jkopri sena ta’ kummerċjalizzazzjoni waħda. Ir-rapport għandu jkun akkumpanjat minn attestazzjoni dwar l-eliġibbiltà tat-talbiet approvati u dwar in-natura, l-ambitu u l-limiti tax-xogħol li jkun sar. Għall-FAEŻR, għandu wkoll ikun hemm assikurazzjoni li l-kriterji għall-għotja ta’ l-għajnuna ġew rispettati u li kien hemm konformità mar-regoli Komunitarji kollha applikabbli, b’mod partikolari r-regoli dwar l-akkwist pubbliku u r-rispett ta’ l-ambjent. Jekk kwalunkwe kontroll fiżiku jew amministrattiv ma jkunx eżawrjenti, iżda jsir fuq kampjun ta’ talbiet, it-talbiet magħżula għandhom jiġu identifikati, il-metodu tat-teħid tal-kampjuni għandu jiġi deskritt, u għandu jsir rapport dwar ir-riżultati ta’ l-ispezzjonijiet kollha mwettqa u tal-miżuri kollha li ttieħdu fir-rigward tad-diskrepanzi u ta’ l-irregolaritajiet. Id-dokumenti ta’ sostenn għandhom ikunu biżżejjed biex jagħtu assikurazzjoni li l-kontrolli kollha meħtieġa dwar l-eliġibbiltà tat-talbiet awtorizzati ġew imwettqa. (vi) Fejn dokumenti (fuq karta jew f’forma elettronika) relatati mat-talbiet awtorizzati u mal-kontrolli mwettqa jinżammu minn korpijiet oħrajn, kemm dawk il-korpijiet kif ukoll l-aġenzija għandhom jistabbilixxu proċeduri biex jiżguraw irwieħhom li jiġi rreġistrat il-post fejn qed jinżammu dawk id-dokumenti kollha li jkunu rilevanti għall-ħlasijiet speċifiċi li saru mill-aġenzija. B) Il-proċeduri għall-ħlas L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri meħtieġa biex tiżgura ruħha li l-ħlasijiet isiru biss f’kontijiet bankarji li jappartjenu jew lill-persuna li qed tagħmel it-talba jew liċ-ċessjonarju tagħha. Il-ħlas għandu jiġi eżegwit mill-bankier ta’ l-aġenzija jew, kif ikun xieraq, minn uffiċċju tal-ħlasijiet tal-gvern, fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol mid-data ta’ l-iċċarġjar lill-FAEG jew lill-FAEŻR. Madankollu, għas-snin finanzjarji 2007 u 2008, il-ħlasijiet jistgħu jsiru wkoll permezz ta’ ordni pagabbli. Għandhom jiġu adottati proċeduri biex jiġi żgurat li l-ħlasijiet kollha li għalihom ma jsirux trasferimenti jkunu kkreditati mill-ġdid lill-Fondi. M’għandu jsir l-ebda ħlas bi flus kontanti. L-approvazzjoni ta’ l-uffiċjal li jawtorizza u/jew tas-superviżur tiegħu tista’ ssir b’mezzi elettroniċi, sakemm jiġi żgurat livell xieraq ta’ sigurtà fuq dawk il-mezzi, u l-identità tal-firmatarju titniżżel fir-rekords elettroniċi. C) Il-proċeduri għall-kontabbiltà L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin: (i) Il-proċeduri tal-kontabbiltà għandhom jiżguraw li d-dikjarazzjonijiet mensili, dawk ta’ kull tliet xhur (għall-FAEŻR) u dawk annwali jkunu sħaħ, preċiżi u f’waqthom, u li kwalunkwe żball jew ommissjoni jiġi skopert u kkorreġut, b’mod partikolari permezz ta’ kontrolli u rikonċiljazzjonijiet imwettqa f’intervalli. (ii) Il-kontabbiltà għal ħażna ta’ intervent għandha tiżgura li l-kwantitajiet u l-ispejjeż assoċjati jiġu pproċessati u rreġistrati b’mod korrett u fil-pront għal kull lott identifikabbli u fil-kont korrett f’kull stadju mill-aċċettazzjoni ta’ offerta sat-tneħħija fiżika tal-prodott, skond ir-regolamenti applikabbli, u għandha tiżgura li l-kwantità u n-natura tal-ħażniet f’kull post jistgħu jiġu ddeterminati fi kwalunkwe ħin. D) Il-proċeduri għall-ħlasijiet bil-quddiem u għall-garanziji Il-ħlasijiet bil-quddiem għandhom jiġu identifikati b’mod separat fir-rekords tal-kontabbiltà jew fir-rekords sussidjarji. Għandhom jiġu adottati proċeduri biex jiġi żgurat li: (i) Il-garanziji jinkisbu biss minn istituzzjonijiet finanzjarji li jilħqu l-kondizzjonijiet tar-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 2220/85 (1) u li jkunu approvati mill-awtoritajiet xierqa u li jibqgħu validi sakemm jiġu approvati jew invokati, u jiġu sodisfatti fuq is-sempliċi talba ta’ l-aġenzija. (ii) Il-ħlasijiet bil-quddiem jiġu approvati fil-limiti ta’ żmien stipulati u dawk li misshom diġà ġew approvati għandhom jiġu identifikati fil-pront u l-garanziji għandhom jiġu invokati fil-pront. E) Il-proċeduri għad-djun Il-kriterji kollha pprovduti fil-punti A) sa D) għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għall-imposti (levies), għall-garanziji mitlufa, għall-ħlasijiet rimborsati, għad-dħul assenjat, eċċ., li l-aġenzija tkun meħtieġa tiġbor f’isem il-FAEG u l-FAEŻR. L-aġenzija għandha tistabbilixxi sistema għar-rikonoxximent ta’ l-ammonti kollha dovuti u biex tirreġistra f’reġistru tad-debituri id-djun kollha bħal dawn qabel ma jiġu riċevuti. Ir-reġistru tad-debituri għandu jiġi spezzjonat f’intervalli regolari u għandha tittieħed azzjoni biex jinġabru d-djun li misshom diġà tħallsu. F) Ir-rekord ta’ verifika L-informazzjoni dwar l-evidenza dokumentarja ta’ l-awtorizzazzjoni, tal-kontabbiltà u tal-ħlas tat-talbiet u ta’ l-immaniġġjar tal-ħlasijiet bil-quddiem, tal-garanziji u tad-djun għandha tkun disponibbli fl-aġenzija sabiex f’kull ħin jiġi żgurat rekord ta’ verifika biżżejjed iddettaljat. 3. L-informazzjoni u l-komunikazzjoni A) Il-komunikazzjoni L-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri meħtieġa sabiex tiżgura ruħha li kull bidla fir-regolamenti Komunitarji, u b’mod partikolari fir-rati ta’ l-għajnuna applikabbli, jiġu rreġistrati u l-istruzzjonijiet, id-databases u l-listi ta’ kontroll jiġu aġġornati fi żmien xieraq. B) Is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni Is-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni għandha tkun ibbażata fuq il-kriterji stabbiliti fil-verżjoni applikabbli fis-sena finanzjarja kkonċernata ta’ wieħed mill-istandards aċċettati fuq livell internazzjonali li ġejjin: (i) L-Organizzazzjoni Internazzjonali ta’ l-Istandards 17799/Standard Brittanniku 7799: Kodiċi ta’ prattika għall-Ġestjoni tas-Sigurtà ta’ l-Informazzjoni (Code of practise for Information Security Management) (BS ISO/IEC 17799), (ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/Il-Manwal għall-Ħarsien Bażilari ta’ l-IT (IT Baseline Protection Manual) (BSI), (iii) Il-Fondazzjoni tal-Verifika u tal-Kontroll tas-Sistemi ta’ l-Informazzjoni: L-għanijiet ta’ kontroll għat-Teknoloġija ta’ l-Informazzjoni u għat-Teknoloġija relatata (Control objectives for Information and related Technology) (COBIT). L-aġenzija għandha tagħżel wieħed minn dawk l-istandards internazzjonali bħala l-bażi għas-sigurtà tas-sistemi ta’ l-informazzjoni tagħha. Il-miżuri ta’ sigurtà għandhom jiġu addattati għall-istruttura amministrattiva, għall-istaff u għall-ambjenti teknoloġiċi ta’ kull aġenzija tal-ħlas individwali. L-isforz finanzjarju u teknoloġiku għandu jkun proporzjonat għar-riskji effettivi ffaċċjati. 4. Il-monitoraġġ A) Il-monitoraġġ kurrenti permezz ta’ attivitajiet ta’ kontroll intern L-attivitajiet ta’ kontroll intern għandhom ikopru mill-inqas l-oqsma li ġejjin: (i) Il-monitoraġġ tas-servizzi tekniċi u tal-korpijiet iddelegati responsabbli mit-twettiq tal-kontrolli u ta’ funzjonijiet oħrajn biex tkun żgurata implimentazzjoni xierqa tar-regolamenti, tal-linji ta’ gwida u tal-proċeduri. (ii) Il-bidu ta’ bidliet fis-sistemi sabiex is-sistemi ta’ kontroll jittejbu b’mod ġenerali. (iii) L-analiżi tal-pretensjonijiet u tat-talbiet imressqa quddiem l-aġenzija kif ukoll informazzjoni oħra li twassal biex ikunu ssuspettati xi irregolaritajiet. Il-monitoraġġ kurrenti huwa mibni fl-attivitajiet operattivi normali u rikorrenti ta’ l-aġenzija tal-ħlas. Fuq il-livelli kollha, l-operazzjonijiet u l-attivitajiet ta’ kontroll ta’ kuljum ta’ l-aġenzija għandhom jiġu mmonitorjati fuq bażi kontinwa sabiex jiġi żgurat rekord ta’ verifika biżżejjed iddettaljat. B) Evalwazzjonijiet separati permezz ta’ servizz ta’ verifika interna F’dan ir-rigward, l-aġenzija għandha tadotta l-proċeduri li ġejjin: (i) Is-servizz ta’ verifika interna għandu jkun indipendenti mid-dipartiment l-oħra ta’ l-aġenzija u għandu jirrapporta lid-direttur ta’ l-aġenzija. (ii) Is-servizz ta’ verifika interna għandu jivverifika li l-proċeduri adottati mill-aġenzija jkunu adegwati biex ikun żgurat li l-konformità mar-regoli Komunitarji tkun ivverifikata u li l-kontijiet ikunu preċiżi, sħaħ u f’waqthom. Il-verifiki jistgħu jkunu limitati għal miżuri magħżula u għal kampjuni ta’ tranżazzjonijiet, sakemm pjan ta’ verifika jiżgura li l-oqsma kollha sinifikanti, inklużi d-dipartimenti responsabbli mill-awtorizzazzjoni, ikunu koperti tul perjodu li ma jaqbiżx il-ħames snin. (iii) Ix-xogħol tas-servizz għandu jitwettaq skond standards aċċettati fuq livell internazzjonali, għandu jiġi rreġistrat fil-karti ta’ ħidma u għandu jirriżulta f’rapporti u f’rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-ogħla maniġment ta’ l-aġenzija (1) ĠU L 205, 3.8.1985, p. 5.

ANNESS II ID-DIKJARAZZJONI TA’ ASSIKURAZZJONI Jiena, …, Direttur ta’ l-Aġenzija tal-Ħlas ta’ …, nippreżenta l-kontijiet għal din l-Aġenzija tal-Ħlas għas-sena finanzjarja 16/10/xx sa 15/10/xx+1. Niddikjara, fuq il-bażi tal-ġudizzju tiegħi stess u fuq l-informazzjoni li għandi għad-dispożizzjoni tiegħi, inkluż, fost l-oħrajn, ir-riżultati tax-xogħol tas-servizz ta’ verifika interna, li: — Il-kontijiet ippreżentati jagħtu, safejn naf jiena, perspettiva vera, sħiħa u preċiża ta’ l-infiq u ta’ l-irċevuti għas-sena finanzjarja msemmija hawn fuq. B’mod partikolari, id-djun, il-ħlasijiet bil-quddiem il-garanziji u l-ħażniet kollha li naf bihom jien ġew irreġistrati fil-kontijiet, u l-irċevuti kollha miġbura relatati mal-FAEG u mal-FAEŻR ġew ikkreditati kif suppost lill-fondi xierqa. — Stabbilejt sistema li tipprovdi assikurazzjoni raġonevoli dwar il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, inkluż li l-eliġibbiltà tat-talbiet u, għall-iżvilupp rurali, il-proċedura biex tiġi attribwita l-għajnuna, ikunu ġestiti, ikkontrollati u ddokumentati skond ir-regoli Komunitarji. [Din l-assikurazzjoni, madankollu, hija bla ħsara għar-riservi li ġejjin:] Barra minn dan, nikkonferma li ma naf bl-ebda kwistjoni mhux żvelata li tista’ tkun ta’ dannu għall-interess finanzjarju tal-Komunità. Firma

ANNESS III TABELLI MUDELL TA’ L-AMMONTI LI GĦANDHOM JIĠU RKUPRATI Għal kull aġenzija tal-ħlas, l-Istati Membri għandhom jipprovdu l-informazzjoni msemmija fl-Artikolu 6(f) billi jużaw it-tabelli li ġejjin: Tabella 1: Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEG fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri amministrattivi It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2007: a b c d e f Sena finanzjarja tas-sejba primarja Bilanċ il-15 ta’ Ottubru 2005 Ammonti rkuprati (2006) Ammonti kkorreġuti (2006) (1) Ammonti totali mhux approvati li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru 2006) < 2002 2002 2003 2004 2005 2006 Total

It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti: a b c d e f Sena finanzjarja tas-sejba primarja Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 Ammonti rkuprati (sena n) Ammonti kkorreġuti (sena n) (2) Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) < n – 4 (3) n-4 n-3 n-2 n-1 N Total Tabella 2: Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEG fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri ġudizzjarji It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2007: a b c d e f Sena finanzjarja tas-sejba primarja Bilanċ il-15 ta’ Ottubru 2005 Ammonti rkuprati (2006) Ammonti kkorreġuti 2006) (4) Ammonti totali mhux approvati li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru 2006) < 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Total

It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti: a b c d e f Sena finanzjarja tas-sejba primarja Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 Ammonti rkuprati (sena n) Ammonti kkorreġuti (sena n) (5) Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) < n – 8 (6) n-8 n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N Total It-Tabelli 1 u 2 għandhom japplikaw, mutatis mutandis, fil-każ ta’ l-applikazzjoni tal-ħames subparagrafu ta’ l-Artikolu 32(5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. Tabella 3: Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEŻR fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri amministrattivi It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti: a b c d e f Sena finanzjarja tas-sejba primarja Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 Ammonti rkuprati (sena n) Ammonti kkorreġuti (sena n) (7) Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) 2007 2008 2009 2010 2016+4 Total

Tabella 4: Ħarsa ġenerali lejn il-proċeduri ta’ rkupru li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEŻR fl-aktar sena finanzjarja reċenti — proċeduri ġudizzjarji It-tabella li għandha tiġi pprovduta fl-2008 u fis-snin sussegwenti: a b c d e f Sena finanzjarja tas-sejba primarja Bilanċ il-15 ta’ Ottubru sena n-1 Ammonti rkuprati (sena n) Ammonti kkorreġuti (sena n) (8) Ammonti li ġie ddikjarat li ma jistgħux jiġu rkuprati (sena n) Ammonti li għandhom jiġu rkuprati (il-15 ta’ Ottubru sena n) 2007 2008 2009 2010 2016+8 Total It-Tabelli 3 u 4 għandhom japplikaw, mutatis mutandis, fil-każ ta’ l-applikazzjoni tat-tieni subparagrafu ta’ l-Artikolu 33(8) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. L-Istati Membri għandhom iressqu t-tabelli 5 u 6 elettronikament, f’format li għandu jiġi pprovdut kull sena mill-Kummissjoni qabel il-15 ta’ Ottubru. Tabella 5: L-ammonti tal-każijiet individwali li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEG a b c d e f g h i j k l m Numru ta’ identifikazzjoni Identifikazzjoni ECR, jekk ikun applikabbli (9) Sena finanzjarja tas-sejba primarja ta’ irregolarità Suġġett għall-proċeduri ġudizzjarji Ammont oriġinali Ammont totali kkoreġut (il-perjodu kollu ta’ rkupru) Ammont total irkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) Ammont li ġie ddikjarat li ma jistax jiġi rkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) Data ta’ meta ġie stabbilit li ma jistax jiġi rkuprat Ammont li għalih għadu għaddej l-irkupru Raġunijiet għaliex ma jistax jiġi rkuprat Ammont ikkoreġut (fis-sena finanzjarja n) Ammont irkuprat (fis-sena finanzjarja n) Iva/le Iva/le Iva/le Iva/le

Tabella 6: L-ammonti tal-każijiet individwali li jikkonċernaw l-irregolaritajiet tal-FAEŻR a b c d e f g h i j k l m Numru ta’ identifikazzjoni Identifikazzjoni ECR, jekk ikun applikabbli (10) Sena finanzjarja tas-sejba primarja ta’ irregolarità Suġġett għall-proċeduri ġudizzjarji Ammont oriġinali Ammont totali kkoreġut (il-perjodu kollu ta’ rkupru) Ammont totali rkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) Ammont li ġie ddikjarat li ma jistax jiġi rkuprat (il-perjodu kollu ta’ rkupru) Data ta’ meta ġie stabbilit li ma jistax jiġi rkuprat Ammont li għalih għadu għaddej l-irkupru Raġunijiet għaliex ma jistax jiġi rkuprat Ammont ikkoreġut (fis-sena finanzjarja n) Ammont irkuprat (fis-sena finanzjarja n) Iva/le Iva/le Iva/le Iva/le (1) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja. (2) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja. (3) Din ir-ringiela għandha tirreġistra l-irkupri u/jew il-korrezzjonijiet skond it-tielet u r-raba’ subparagrafi ta’ l-Artikolu 32 (5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. (4) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja. (5) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja. (6) Din ir-ringiela għandha tirreġistra l-irkupri u/jew il-korrezzjonijiet skond it-tielet u r-raba’ subparagrafi ta’ l-Artikolu 32 (5) tar-Regolament (KE) Nru 1290/2005. (7) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja. (8) Inklużi l-korrezzjonijiet li jirriżultaw minn bidla minn proċeduri amministrattivi għal proċedura ġudizzjarja. (9) Din tikkonċerna l-identifikazzjoni unika tal-każijiet innotifikati skond ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 595/91 (ĠU L 67, 14.3.1991, p. 11). (10) Din tikkonċerna l-identifikazzjoni unika tal-każijiet innotifikati skond ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 595/91 (ĠU L 67, 14.3.1991, p. 11).

ANNESS IV IT-TRAŽMISSJONI TAL-MISTOQSIJIET IMSEMMIJA FL-ARTIKOLU 8(4) Il-mistoqsijiet imsemmija fl-Artikolu 8(4) għandhom jintbagħtu lil: — European Commission (Il-Kummissjoni Ewropea), DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Brussels, jew — AGRI-J1@cec.eu.int.