MT Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea C 45/2

ATT Nru 29/2009 TAL-AWTORITÀ TA’ KONTROLL KOMUNI TAL-EUROPOL

tat-22 ta’ Ġunju 2009

li jistabbilixxi r-regoli ta’ proċedura tiegħu

(Test b’relevanza għaż-ŻEE)

2010/C 45/02

L-AWTORITÀ TA’ KONTROLL KOMUNI,

Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill li tistabbilixxi l-Uffiċċju Ewropew tal-Pulizija (Europol) (minn hawn ’il quddiem “id-Deċiżjoni dwar l-Europol”) (1) u b’mod partikolari l-Artikolu 34(7) tagħha,

Billi hija fil-kompetenza tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, waqt li taġixxi b’maġġoranza ta’ żewġ terzi tal-membri tagħha, biex tistabbilixxi r-regoli ta’ proċedura tagħha,

ADOTTAT DAWN IR-REGOLI TA’ PROĊEDURA:

WERREJ

TITOLU I Kompiti u Setgħat tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni

Artikolu 1 Kompiti

Artikolu 2 Setgħat

Artikolu 3 Kumitati

TITOLU II Regoli ta’ Proċedura għall-Awtorità ta’ Kontroll Komuni

Artikolu 4 Sħubija

Artikolu 5 Presidenza

Artikolu 6 Metodi ta’ ħidma

Artikolu 7 Aċċess pubbliku għal dokumenti

Artikolu 8 Spezzjonijiet fuq il-post u esperti

Artikolu 9 Proċedura f’każ ta’ ksur

Artikolu 10 Minuti

Artikolu 11 Rapport tal-attività

TITOLU III Regoli ta’ Proċedura għall-Kumitat tal-Appelli

Artikolu 12 Kompiti tal-Kumitat tal-Appelli

Artikolu 13 Sħubijiet

Artikolu 14 Indipendenza u imparzjalità

Artikolu 15 Presidenza

Artikolu 16 Rappreżentanza

Artikolu 17 Lingwi

Artikolu 18 Ftuħ tal-proċedura

Artikolu 19 Konsiderazzjoni preliminari

Artikolu 20 Informazzjoni addizzjonali

Artikolu 21 Aċċess għall-fajl tal-proċedura

Artikolu 22 Smigħ

Artikolu 23 Smigħ ta’ xhieda u esperti

Artikolu 24 Dikjarazzjonijiet tal-għeluq

Artikolu 25 Minuti

Artikolu 26 Deċiżjonijiet u kunfidenzjalità

Artikolu 27 Notifiki

Artikolu 28 Spejjeż

Artikolu 29 Smigħ xieraq

TITOLU IV Dispożizzjonijiet Finali

Artikolu 30 Segretarjat

Artikolu 31 Kunfidenzjalità

Artikolu 32 Baġit u Spejjeż

Artikolu 33 Emendi għar-regoli ta’ proċedura

Artikolu 34 Evalwazzjoni

Artikolu 35 Dħul fis-seħħ tar-regoli ta’ proċedura

TITOLU I

KOMPITI U SETGĦAT TAL-AWTORITÀ TA’ KONTROLL KOMUNI

Artikolu 1

Kompiti

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha l-kompitu li teżamina u tispezzjona, b’konformità mad-Deċiżjoni dwar l-Europol, l-attivitajiet tal-Europol sabiex tiżgura li ma jinkisrux id-drittijiet tal-individwi permezz taż-żamma, l-ipproċessar u l-użu tad-dejta miżmuma mill-Europol. Minbarra dan, hija għandha tissorvelja l-permissibbiltà tat-trażmissjoni ta’ dejta li toriġina mill-Europol (Artikolu 34(1), l-ewwel u t-tieni sentenza tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

2. Għal dan il-għan, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandu l-kompiti li ġejjin, b’mod partikolari:

(a) l-eżami ta’ kwistjonijiet relatati ma’: — l-implimentazzjoni u l-interpretazzjoni tad-Deċiżjoni dwar l-Europol marbuta mal-attivitajiet tal-Europol li jirrigwardaw l-ipproċessar u l-użu ta’ dejta personali (Artikolu 34(3) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol), — kontrolli li jsiru b’mod indipendenti mill-korpi nazzjonali ta’ sorveljanza tal-Istati Membri (Artikolu 34(3) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol), — l-eżerċitar tad-dritt tal-aċċess (Artikolu 34(3) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol), — it-tfassil ta’ proposti armonizzati għal soluzzjonijiet komuni għal problemi eżistenti (Artikolu 34(3) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

(b) l-eżami ta’ ordnijiet li jiftħu reġistru ta’ ħidma ta’ analiżi (Artikolu 16(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol) u ta’ deċiżjonijiet għat-tkomplija tar-reġistru (Artikolu 16 (3) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol);

(c) l-eżami tad-dispożizzjonijiet li jirrigwardaw il-mekkaniżmi ta’ kontroll dwar il-ksib ta’ dejta minn kwalunkwe fajl ta’ dejta awtomatizzat tal-Europol użat għall-ipproċessar ta’ dejta personali (Artikolu 18 tad-Deċiżjoni dwar l-Europol);

(d) l-eżami tal-legalità u l-eżattezza ta’ ġbir, ħżin, ipproċessar u użu possibbli ta’ dejta personali mill- Europol fuq talba ta’ individwu (Artikolu 30(7) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol);

(e) tagħti pariri dwar: — l-istabbiliment ta’ sistema ġdida ta’ pproċessar ta’ dejta personali (Artikolu 10(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — il-miżuri meħtieġa għall-applikazzjoni xierqa tal-Artikolu 25 tad-Deċiżjoni dwar l-Europol (Artikolu 25(7) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — il-kundizzjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ dejta għall-finijiet imsemmija fl-Artikolu 10(4) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol (Artikolu 10(4) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — il-proċeduri għat-tfassil tal-funzjoni tal-indiċi, inkluż il-kondizzjonijiet tal-aċċess għall-funzjoni tal-indiċi msemmija fl-Artikolu 15(4) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol (Artikolu 15(4) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol) — ir-regoli implimentattivi għal reġistri ta’ ħidma ta’ analiżi msemmija fl-Artikolu 14(1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol (Artikolu 14(1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — ir-regoli implimentattivi li jirregolaw ir-relazzjonijiet tal-Europol mal-entitajiet imsemmija fl-Artikoli 22(1) u 23 (1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol (Artikolu 26(1)(b) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — ir-regoli li jirregolaw il-kontenut ta’ u l-proċedura għall-konklużjoni ta’ memoranda ta’ ftehim imsemmija fl-Artikolu 25(3)(c)(ii) (Artikolu 26(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — il-ftehimiet jew arranġamenti ta’ ħidma ma’ istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni jew Komunitarji, imsemmija fl-Artikolu 22(1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol safejn tirrigwarda l-iskambju ta’ dejta personali (Artikolu 22(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — il-ftehimiet imsemmija fl-Artikolu 23(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol sakemm jirrigwardaw l-iskambju ta’ dejta personali (Artikolu 23(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol); — memorandum ta’ ftehim imsemmi fl-Artikolu 25(3)(c)(ii) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol (Artikolu 25(3)(c)(ii) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

(f) it-tfassil ta’ rapporti tal-attività f’intervalli regolari (Artikolu 34(6) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol);

(g) kooperazzjoni, kif meħtieġ, ma’ awtoritajiet oħrajn ta’ sorveljanza għat-twettiq tal-kompiti tiegħu u sabiex jikkontribwixxi għat-titjib tal-konsistenza fl-applikazzjoni tar-regoli u tal-proċeduri għall-ipproċessar tad-dejta (Artikolu 34(5) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

Artikolu 2

Setgħat

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha, għall-qadi tal-funzjonijiet tagħha, ikollha s-setghat previsti fid-Deċiżjoni dwar l-Europol.

2. B’mod partikolari, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tkun awtorizzata li tikseb informazzjoni mill-Europol, li tingħata aċċess għad-dokumenti u l-fajls fuq il-karta kollha kif ukoll aċċess għal dejta maħżuna mill-Europol, u li tingħata aċċess liberu għall-bini kollu tal-Europol fi kwalunkwe ħin (Artikolu 34(2) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol). Dan jinkludi informazzjoni fuq u aċċess għal ħardwer u softwer, kull meta dan ikun meħtieġ għall-qadi tad-dmirijiet tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Id-dettalji jistgħu jiġu stipulati f’arranġamenti bejn l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni u l-Bord ta’ Tmexxija tal-Europol.

Artikolu 3

Kumitati

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tistabbilixxi l-kumitat previst taħt l-Artikolu34(8) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol.

2. Tista’ tistabbilixxi kumitat intern ieħor jew aktar u jiddetermina l-kompożizzjoni tagħhom u t-termini ta’ referenza (Artikolu 34(9) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

TITOLU II

REGOLI TA’ PROĊEDURA GĦALL-AWTORITÀ TA’ KONTROLL KOMUNI

Artikolu 4

Sħubija

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tkun magħmula minn massimu ta’ żewġ membri jew rappreżentanti ta’ kull wieħed mill-korpi nazzjonali indipendenti ta’ sorveljanza li għandhom jiffurmaw delegazzjoni. Kull membru jista’ jkollu supplent. Il-membri tal- Awtorità ta’ Kontroll Komuni u s-supplenti tagħhom għandhom jinħatru għal ħames snin minn kull Stat Membru (Artikolu 34(1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol) liema mandat jista’ jiġġedded.

2. Il-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni u s-supplenti tagħhom għandhom ikunu indipendenti, mhux marbuta minn struzzjonijiet fil-qadi ta’ dmirijiethom u soġġetti biss għal-liġi. B’mod partikolari, ma jistgħux ikunu fl-istess ħin membri ta’ korp ieħor stabbilit taħt id-Deċiżjoni dwar l-Europol jew membri tal-persunal tal-Europol.

Jekk jinħoloq kunflitt ta’ interess, il-persuna kkonċernata għandha tiddikjara dak l-interess u tirtira milli tieħu sehem fid-diskussjoni u d-deċiżjoni dwar il-kwistjoni. Hu jew hi tista’, fejn meħtieġ, tiġi eskluża b’maġġoranza tal-voti mitfugħa waqt votazzjoni sigrieta mid-delegazzjonijiet li jkunu qegħdin jieħdu sehem fil-laqgħa. Il-persuna kkonċernata għandha tinstema’ qabel kwalunkwe esklużjoni, iżda m’għandhiex tieħu sehem fid-deċiżjoni. Jekk persuna tirtira jew tkun eskluża, hu jew hi tista’ tiġi ssostitwita mis-supplent tagħha.

3. Persuni li jkollhom il-kapaċitajiet meħtieġa biss jistgħu jinħatru sabiex iservu bħala membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni jew supplenti tagħhom (Artikolu 34(1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol). Għandha tingħata attenzjoni partikolari għar-rekwiżiti tal-Kumitat tal-Appelli.

4. Membru tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni li ma jistax ikun preżenti għal laqgħa jista’ jkun irrappreżentat mis-supplent tiegħu jew tagħha.

5. Is-sħubija fl-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tintemm meta l-persuna kkonċernata tirreżenja. Tintemm ukoll meta l-persuna ma tibqax isservi bħala membru jew rappreżentant tal-korp nazzjonali tas-sorveljanza, sakemm il-mandat tiegħu jew tagħha ma jkunx ikkonfermat mill-ġdid mill-Istat Membru kkonċernat. Il-ħatra bħala membru ma tistax tkun irrevokata ħlief b’mod konformi mal-liġi nazzjonali. Dan għandu japplika wkoll għas-supplenti.

Artikolu 5

Presidenza

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha teleġġi president u viċi-president minn fost il-membri tiegħu b’maġġoranza ta’ żewġ terzi tal-voti mitfugħa waqt votazzjoni sigrieta mid-delegazzjonijiet li jkunu qegħdin jieħdu sehem fil-laqgħa. Il-viċi-president m’għandux ikun membru tad-delegazzjoni tal-president. Jekk l-ebda wieħed mill-kandidati ma jikseb il-maġġoranza meħtieġa fl-ewwel votazzjoni, għandha ssir votazzjoni oħra bejn iż-żewġ kandidati li jkunu ġabu l-akbar numru ta’ voti. Il-president u l-viċi tiegħu jew tagħha għandhom jiġu eletti għal mandat ta’ sentejn. Elezzjoni għal mandat ieħor ta’ sena hija possibbli.

2. Il-president għandu jirrappreżenta lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni u jippresjedi l-laqgħat tagħha. Hu jew hi għandha tissorvelja l-ħidma tajba tagħha. Hu jew hi għandha ssejjaħ il-laqgħat tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni u tiddetermina l-post, id-data u l-ħin ta’ dawn il-laqgħat. Hu jew hi għandha tiftaħ u tagħlaq il-laqgħat. Hu jew hi għandha tħejji l-aġenda provviżorja u tiżgura t-twettiq tad-deċiżjonijiet tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni.

3. Il-viċi president għandu jaġixxi f’isem il-president jekk hu jew hi ma tkunx tista’ tattendi. Fin-nuqqas tal-viċi president il-membru l-aktar anzjan fl-età għandu jaġixxi bħala viċi-president. L-ewwel laqgħa tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tissejjaħ u tkun ippreseduta mill-membru l-aktar anzjan fl-età sakemm issir l-elezzjoni għal president.

4. Sabiex iħejji x-xogħol tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni fir-rigward ta’ kwistjoni partikolari, dan jista’ jaħtar minn fost il-membri tiegħu, fuq proposta tal-president, relatur wieħed jew aktar. Jekk il-kwistjoni tkun urġenti, tali ħatra tista’ ssir mill-president b’mod konformi mal-mandat tiegħu. F’dan il-każ hu jew hi għandha tinforma lill-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni mingħajr dewmien.

5. Il-president jew maġġoranza tad-delegazzjonijiet tista’ titlob l-attendenza fil-laqgħat tad-Direttur tal-Europol u tistieden membri tal-persunal tal-Europol, esperti nazzjonali, uffiċjali ta’ kollegament u persuni oħra sabiex jattendu.

Artikolu 6

Metodi ta’ ħidma

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tiltaqa’ mill-inqas erba’ darbiet fis-sena. Barra minn hekk, hija għandha tiltaqa’ fuq inizjattiva tal-president u kull meta mill-inqas tliet delegazzjonijiet jissottomettu proposta bil-miktub li jiddikjaraw ir-raġunijiet, jew jippreżentaw proposta orali f’laqgħa preċedenti. Il-president tal-Bord ta’ Tmexxija u d-Direttur tal-Europol għandhom ikunu intitolati li jipproponu suġġetti għall-inklużjoni fl-aġenda u li jipproponu li titlaqqa’ l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni.

2. Bl-eċċezzjoni ta’ każijiet li l-president iqis li jkunu urġenti, in-notifika li ssejjaħ il-laqgħa għandha tintbagħat fil-ħin sabiex tasal mill-inqas ġimagħtejn qabel il-laqgħa. In-notifika għandha tinkludi l-aġenda provviżorja u d-dokumenti meħtieġa għal-laqgħa, ħlief jekk in-natura ta’ dawn id-dokumenti ma tippermettix li jsir dan. L-aġenda finali għandha tkun adottata fil-bidu ta’ kull laqgħa.

3. Laqgħa tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tkun valida biss, jekk jattendu mill-inqas żewġ terzi tad-delegazzjonijiet. Id-deċiżjonijiet għandhom jittieħdu minn maġġoranza sempliċi tad-delegazzjonijiet preżenti, sakemm ma jkunx previst mod ieħor f’dawn ir-regoli. Kull delegazzjoni għandha tkun intitolata għal vot wieħed. F’każ ta’ voti ndaqs, il-president għandu jkollu vot deċiżiv.

4. Il-laqgħat tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni m’għandhomx ikunu pubbliċi. Madankollu, id-dokumenti tagħha għandhom ikunu aċċessibbli għall-pubbliku b’mod konformi mal-Artikolu 7.

5. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tiltaqa’ fuq il-bażi ta’ dokumenti u abbozzi ta’ karti mfassla fil-lingwi uffiċjali kollha tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea. Eċċezzjonijiet għal din ir-regola huma ammissibbli biss f’każijiet ta’ urġenza. Madankollu, kull delegazzjoni għandu jkollha d-dritt li titlob traduzzjoni fil-lingwa tagħha.

6. Id-deċiżjonijiet tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni jistgħu jittieħdu permezz ta’ proċedura bil-miktub sa fejn id-delegazzjonijiet kollha jkunu approvaw din il-proċedura f’laqgħa. F’każijiet urġenti l-president għandu jkun intitolat li jibda l-proċedura bil-miktub. Fiż-żewġ każijiet il-president għandu jibgħat abbozz ta’ deċiżjoni lill-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Jekk id-delegazzjonijiet ma joġġezzjonawx għall-abbozz ta’ deċiżjoni, tradotta fil-lingwi uffiċjali rispettivi, fi żmien speċifikat mill-president ta’ mill-inqas 14-il jum wara li jkunu rċevewh, il-proposta għandha titqies li tkun adottata. Jekk fi żmien ħamest ijiem ta’ xogħol wara li tirċievi l-abbozz ta’ deċiżjoni, delegazzjoni titlob li din tkun diskussa b’mod orali mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, il-proċedura bil-miktub għandha tieqaf.

Artikolu 7

Aċċess pubbliku għal dokumenti

1. Kull persuna fiżika jew ġuridika għandha d-dritt li taċċetta dokumenti tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, skont il-prinċipji, il-kundizzjonijiet u l-limiti definiti f’dan l-Artikolu.

2. Dokumenti relatati mal-appelli quddiem il-kumitat stabbilit b’mod konformi mal-Artikolu 34(8) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol huma eżenti minn dan l-Artikolu.

3. Mingħajr preġudizzju għall-paragrafi 4 u 5, id-dokumenti għandhom ikunu aċċessibbli għall-pubbliku jew wara applikazzjoni bil-miktub jew b’mod dirett f’forma elettronika.

4. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tirrifjuta l-aċċess għal dokument jekk tali rifjut ikun meħtieġ sabiex:

(a) jiġu mħarsa s-sigurtà u l-ordni pubbliku fl-Istati Membri jew sabiex ikunu evitati reati;

(b) iħares id-drittijiet u l-libertajiet ta’ partijiet terzi;

(c) jippermetti lill-Europol iwettaq il-kompiti tiegħu kif xieraq;

(d) jippermetti lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni jwettaq il-kompiti tiegħu kif xieraq;

konsiderazzjonijiet li ma jistgħux ikunu megħluba mill-interessi tal-applikant.

5. Jekk L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni żżomm dokument riċevut minn parti terza, jew li fih informazzjoni dwar xi parti terza, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tikkonsulta ma’ dik il-parti terza bil-għan li jkun evalwat jekk hijiex applikabbli eċċezzjoni taħt il-paragrafu 4, sakemm ma jkunx ċar li d-dokument jista’ jew ma jistax jiġi żvelat. L-aċċess għal dokumenti li jaslu għand l-Europol għandu wkoll ikun soġġett għar-regoli ta’ kunfidenzjalità msemmija fl-Artikolu 40(1) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol.

6. Jekk l-eċċezzjonijiet japplikaw biss għal partijiet tad-dokument mitlub, il-bqija tad-dokument għandu jkun żvelat.

7. L-applikazzjonijiet għall-aċċess għal dokument għandhom isiru fi kwalunkwe forma miktuba, inkluż f’forma elettronika, f’waħda mil-lingwi uffiċjali tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea u b’mod preċiż biżżejjed li jippermetti lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni li tidentifika d-dokument. L-applikant m’għandux ikun obbligat jiddikjara r-raġunijiet għall-applikazzjoni tiegħu.

8. Jekk applikazzjoni ma tkunx preċiża biżżejjed, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tisaqsi lill-applikant sabiex jiċċara l-applikazzjoni u għandha tgħin lill-applikant biex jagħmel dan.

9. Jekk applikazzjoni tirrigwarda dokument twil ħafna jew għadd kbir ta’ dokumenti, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tista’ tikkonsulta mal-applikant b’mod informali, bil-għan li tinstab soluzzjoni ġusta.

10. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tipprovdi informazzjoni u għajnuna lil ċittadini dwar kif u fejn jistgħu jsiru l-applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti.

11. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tirreġistra minnufih applikazzjoni għal aċċess għal dokument u għandha tibgħat irċevuta lill-applikant. Fi żmien 20 jum ta’ xogħol minn meta tiġi rreġistrata l-applikazzjoni, il-president tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandu jew jagħti l-aċċess għad-dokument mitlub b’konformità mal-paragrafu 14 f’dak il-perjodu jew, fi tweġiba bil-miktub, jiddikjara r-raġunijiet għar-rifjut totali jew parzjali u jinforma lill-applikant dwar id-dritt tiegħu jew tagħha li jagħmel applikazzjoni ta’ segwitu b’mod konformi mal-paragrafu 13.

12. F’każijiet eċċezzjonali, pereżempju fil-każ ta’ applikazzjoni li tirrigwarda dokument twil ħafna jew f’każ li jkun jeħtieġ li tiġi kkonsultata parti terza, il-limitu ta’ żmien previst fil-paragrafu 11 jista’ jiġi estiż għal 20 jum ta’ xogħol, kemm-il darba l-applikant ikun infurmat minn qabel u li jingħataw raġunijiet dettaljati.

13. Fi żmien 20 jum ta’ xogħol minn meta jirċievi rifjut totali jew parzjali mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, l-applikant jista’ jagħmel applikazzjoni ta’ segwitu li fiha jitlob lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni sabiex terġa’ tikkunsidra l-pożizzjoni tiegħu.

14. L-applikant għandu jkollu aċċess għal dokumenti jew billi jarahom fuq il-post jew billi jirċievi kopja tagħhom, inkluż, jekk disponibbli, kopja elettronika, skont kif jixtieq l-applikant. L-ispejjeż tal-produzzjoni u l-konsenja ta’ 20 kopja jew aktar ta’ paġni A4 jistgħu jintalbu mingħand l-applikant, iżda l-ammont m’għandux jaqbeż l-ispiża reali tal-produzzjoni u l-konsenja tal-kopji. Il-konsultazzjoni fuq il-post, il-kopji ta’ anqas minn 20 paġna A4 u l-aċċess dirett f’forma elettronika għandhom ikunu bla ħlas.

15. Jekk dokument ikun diġà ġie żvelat mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni jew minn istituzzjonijiet oħrajn u huwa faċilment aċċessibbli għall-applikant, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tista’ twettaq l-obbligi tagħha billi tinforma lill-applikant dwar kif għandu jikseb id-dokument.

Artikolu 8

Spezzjonijiet fuq il-post u esperti

1. Fil-qafas tas-setgħat tagħha b’mod konformi mal-Artikolu 34 tad-Deċiżjoni dwar l-Europol, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tista’ twettaq spezzjonijiet ta’ protezzjoni tad-dejta fl-Europol.

2. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tista’ taħtar membru wieħed jew aktar għat-twettiq ta’ dawn l-ispezzjonijiet. Dawn il-membri jistgħu jkunu assistiti minn esperti kif jitqies xieraq mill-Awtorita ta’ Kontroll Komuni, li jintgħażlu biss minn lista ta’ esperti stabbilita minn qabel mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni u kkomunikata lill-Europol. L-esperti f’din il-lista għandhom ikunu ġejjin minn ħdan il-korpi nazzjonali ta’ sorveljanza u aġenziji governattivi, ħlief jekk dawn l-esperti ma jkunux disponibbli. L-esperti kollha għandhom jissodisfaw ir-rekwiżiti ta’ sigurtà li japplikaw taħt il-liġi nazzjonali.

3. Jekk il-president iqis li każ huwa urġenti, hu jew hi tista’ taħtar dawn il-membri u l-esperti skont il-mandat tiegħu jew tagħha. F’dan il-każ hu jew hi għandha tinforma lill-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni mingħajr dewmien.

4. Il-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni fdati bit-twettiq ta’ spezzjoni għandhom jirrappurtaw lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni dwar ir-riżultati tal-ħidma tagħhom.

Artikolu 9

Proċedura f’każ ta’ ksur

Jekk l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tidentifika xi ksur tad-dispożizzjonijiet tad-Deċiżjoni dwar l-Europol fir-rigward taż-żamma, l-ipproċessar jew l-użu ta’ dejta personali, din għandha tinforma lid-Direttur tal-Europol dwar dan u għandha titolbu jew titlobha bil-miktub sabiex twieġeb f’limitu ta’ żmien speċifikat. Jekk l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni tikkunsidra li t-tweġiba mhix biżżejjed jew li ma waslitx fil-ħin, jew jekk jinqalgħu diffikultajiet oħrajn, l-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tirreferi l-kwistjoni bil-miktub lill-Bord tat-Tmexxija (Artikolu 34(4) tal-Konvenzjoni tal-Europol). In-nuqqas ta’ konformità ma’ deċiżjoni finali tal-Kumitat tal-Appelli għandha titqies bħala ksur tad-Deċiżjoni dwar l-Europol.

Artikolu 10

Minuti

Għandhom jittieħdu l-minuti tal-laqgħat kollha tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. L-abbozz tal-minuti għandu jitħejja mis-Segretarjat taħt it-tmexxija tal-president u jiġi ppreżentat lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għall-adozzjoni fil-laqgħa tiegħu li jmiss. Kull membru għandu d-dritt li jkollu l-abbozz tal-minuti emendat sabiex jirrifletti l-kummenti li jkunu saru minn dak il-membru waqt il-laqgħa.

Artikolu 11

Rapport tal-attività

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tfassal rapport tal-attività mill-inqas darba kull sentejn. Mill-inqas xahar qabel ma r-rapport tal-attività jkun ippreżentat lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill, il-Bord ta’ Tmexxija għandu jkollu l-opportunità li jagħmel kummenti, li għandhom ikunu mehmuża mar-rapport (Artikolu 34(6) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

2. Ir-rapport tal-attività tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandu jkun ippreżentat lill-kumitat rilevanti fil-Parlament Ewropew fl-istess waqt li jintbagħat lill-Kunsill.

3. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tippubblika r-rapport tal-attività tagħha.

TITOLU III

REGOLI TA’ PROĊEDURA GĦALL-KUMITAT TAL-APPELLI

Artikolu 12

Kompiti tal-Kumitat tal-Appelli

1. Il-Kumitat tal-Appelli (minn issa ’l quddiem imsejjaħ “Il-Kumitat”) għandu jeżamina l-appelli previsti fl-Artikolu 32 tad-Deċiżjoni dwar l-Europol.

2. Il-Kumitat għandu jieħu deċiżjonijiet finali rigward il-kwistjonijiet imsemmija fil-paragrafu 1.

3. Minbarra s-setgħat imsemmija fl-Artikolu 2(2), il-Kumitat għandu jkollu s-setgħat previsti f’dan il-kapitolu.

Artikolu 13

Sħubija

1. Il-Kumitat għandu jkun magħmul minn membru wieħed ikkwalifikat ta’ kull delegazzjoni fl-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Kull membru jista’ jkollu supplent. Il-membri tal-Kumitat u s-supplenti tagħhom għandhom jinħatru għal ħames snin mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, skont in-nominazzjoni tad-delegazzjoni kkonċernata, liema mandat jista’ jiġġedded.

2. Il-membri tal-Kumitat u s-supplenti tagħhom għandu jkollhom il-kwalifiki meħtieġa sabiex jeżaminaw u jiddeċiedu l-appelli msemmija fl-Artikolu 12(1), li jinvolvi inter alia esperjenza legali, esperjenza fis-soluzzjoni ta’ kunflitti u esperjenza fi kwistjonijiet ta’ protezzjoni tad-dejta.

3. Membru tal-Kumitat li ma jistax ikun preżenti għal xi laqgħa jista’ jkun irrappreżentat mis-supplent tiegħu jew tagħha.

4. Is-sħubija fil-Kumitat tieqaf meta l-persuna kkonċernata tirreżenja jew ma tibqax membru tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Dan għandu japplika wkoll għas-supplenti.

Artikolu 14

Indipendenza u imparzjalità

1. Il-membri tal-Kumitat għandhom ikunu indipendenti u imparzjali, mhux marbuta bi struzzjonijiet tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni jew ta’ xi ħadd ieħor fl-eżerċizzju tal-kompiti tagħhom u soġġetti għal-liġi biss. Huma ma jistgħu jagħmlu ebda attività matul il-mandat tagħhom li ma tkunx kompatibbli mal-indipendenza u mal-imparzjalità tagħhom bħala membri tal-Kumitat jew mad-disponibbiltà meħtieġa għas-servizz fil-Kumitat. L-attivitajiet li jkunu qegħdin isiru jew li saru f’isem il-korp nazzjonali ta’ sorveljanza m’għandhomx jitqiesu bħala inkompatibbli max-xogħol fil-Kumitat. Id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-paragrafu għandhom japplikaw ukoll għas-supplenti.

2. Jekk membru tal-Kumitat jew supplent kien involut fil-każ b’tali mod li jitqajmu dubji serji dwar l-imparzjalità tiegħu, jew isseħħ kwalunkwe ċirkostanza oħra li tista’ tkun ta’ preġudizzju għad-determinazzjoni xierqa ta’ appell, hu jew hi għandha tiddikjara dan u tirtira mill-każ.

3. Jekk membru jew supplent jiġi kkontestat minn parti għal raġunijiet relatati mal-paragrafi 1 u 2, il-Kumitat għadha jisma’ lill-persuna kkonċernata u lill-partijiet l-oħra u wara jiddeċiedi fuq il-kontestazzjoni fl-assenza tal-persuna kkonċernata permezz ta’ vot sigriet.

4. Jekk persuna tirtira jew tiġi eskluża mill-każ skont il-paragrafu 3, din għandha tiġi ssostitwita mis-supplent tagħha.

Artikolu 15

Presidenza

1. Il-Kumitat għandu jaħtar president u viċi-president minn fost il-membri tiegħu b’maġġoranza ta’ żewġ terzi tal-voti mitfugħa waqt votazzjoni sigrieta mill-membri li jkunu preżenti għal-laqgħa. Jekk ebda wieħed mill-kandidati ma jikseb il-maġġoranza meħtieġa fl-ewwel votazzjoni, issir votazzjoni oħra bejn iż-żewġ kandidati li jkunu ġabu l-aktar voti. Il-president jew il-viċi-president tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni ma jistax jinħatar bħala president jew viċi-president tal-Kumitat u lanqas ma jista’ jkun membru tal-istess delegazzjoni. Il-president u l-viċi-president tiegħu jew tagħha għandu jinħatar għal perjodu ta’ sentejn. Elezzjoni għal mandat ieħor ta’ sena hija possibbli.

2. Il-president għandu jippresjedi l-laqgħat tal-Kumitat. Hu jew hi għandha tissorvelja l-ħidma tajba tiegħu. Hu jew hi għandha ssejjaħ il-laqgħat tal-Kumitat u tiddetermina l-post, id-data u l-ħin ta’ dawn il-laqgħat. Hu jew hi għandha tħejji l-aġenda provviżorja.

3. Il-viċi president għandu jaġixxi f’isem il-president jekk hu jew hi ma tkunx tista’ tattendi. Fin-nuqqas tal-viċi president il-membru l-aktar anzjan fl-età għandu jaġixxi bħala viċi-president. L-ewwel laqgħa tal-Kumitat għandha tissejjaħ u tkun ippreseduta mill-membru l-aktar anzjan fl-età sakemm issir l-elezzjoni għal president.

4. Biex iħejji d-deliberazzjonijiet tiegħu, il-Kumitat jista’ jaħtar minn fost il-membri tiegħu, fuq proposta tal-president, relatur wieħed jew aktar. F’każi bħal dawn fil-prinċipju, il-membru maħtur bħala relatur għandu jkun mill-Istat Membru li minnu ġej l-applikant jew, jekk l-applikant ġej minn Stat li mhux Membru, mill-Istat Membru li miegħu l-każ għandu l-aktar konnessjoni. Jekk il-kwistjoni tkun urġenti, tali ħatra tista’ ssir mill-president b’mod konformi mal-mandat tiegħu. F’dan il-każ hu jew hi għandha tinforma lill-membri tal-Kumitat mingħajr dewmien. Ir-relatur għandu jeżamina l-appell u jippreżenta rapport lill-Kumitat dwar l-ammissibbiltà tiegħu u proposta għal proċeduri addizzjonali, b’mod partikolari rigward x’miżuri ta’ tħejjija huma meħtieġa.

Artikolu 16

Rappreżentanza

L-applikant jista’ jkun assistit jew rappreżentat minn avukat jew konsulent ieħor. Avukat jew konsulent jista’ jkun eskluż mill-proċeduri mill-Kumitat f’każijiet ta’ kondotta ħażina serja. Jekk avukat jew konsulent ikun eskluż, il-president għandu jistipula skadenza għall-parti kkonċernata li tippermetti lilu jew lilha taħtar avukat jew konsulent ieħor; il-proċeduri għandhom ikunu sospiżi sat-tmiem tal-iskadenza. Avukat jew konsulent għandu jipproduċi awtorizzazzjoni adegwata mill-applikant, jekk il-Kumitat jitlob dan.

Artikolu 17

Lingwi

1. Il-proċedura għandha ssir f’waħda mil-lingwi uffiċjali tal-Istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea. L-applikant għandu jagħżel il-lingwa uffiċjali li fiha għandha ssir il-proċedura. Il-lingwa tal-proċedura għandha tintuża fid-dikjarazzjonijiet orali u fid-dokumentazzjoni bil-miktub tal-partijiet u fil-minuti u d-deċiżjonijiet tal-Kumitat.

2. Dokumenti f’lingwa oħra li mhix il-lingwa proċedurali għandhom ikunu akkumpanjati minn traduzzjoni fil-lingwa proċedurali. Jekk id-dokumenti jkunu twal, it-traduzzjoni ppreżentata tista’ tkun limitata għal siltiet jew sommarji. Il-Kumitat jista’ bis-saħħa tal-mandat tiegħu jew fuq applikazzjoni minn xi parti jitlob traduzzjoni sħiħa fi kwalunkwe ħin.

3. Fejn ikun meħtieġ, għandhom jiġu pprovduti servizzi ta’ interpretazzjoni u ta’ traduzzjoni għal kull membru tal-Kumitat u għall-partijiet bla ħlas. Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat għandhom ikunu tradotti fil-lingwi uffiċjali kollha tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea.

4. F’każijiet fejn l-ebda waħda mil-lingwi uffiċjali tal-istituzzjonijiet tal-Unjoni Ewropea ma hi aċċessibbli għall-applikant, l-ilment jista’ jitressaq f’lingwa oħra. L-applikant huwa obbligat li jissottometti sommarju f’waħda mil-lingwi uffiċjali. Il-president jew relatur għandu jkollu l-ilment tradott fil-lingwa magħżula.

Artikolu 18

Ftuħ tal-proċedura

1. L-appell għandu jitressaq permezz ta’ sottomissjoni ta’ ilment bil-miktub fis-Segretarjat tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni fi żmien tliet xhur minn meta l-applikant jirċievi d-deċiżjoni tal-Europol. Meta ma jkunx hemm deċiżjoni, l-appell għandu jitressaq fi żmien tliet xhur mill-iskadenza tal-limiti ta’ żmien rilevanti msemmija fl-Artikolu 30(3) u fl-Artikolu 31(5) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol. Kwalunkwe dubju rigward il-konformità mal-limiti ta’ żmien għandu jkun iddeterminat favur l-applikant.

2. L-applikant għandu jiddeskrivi l-bażi tal-ilment. Għandu jkun spjegat ċar min qed jagħmel l-ilment, is-suġġett tal-ilment u l-bażi tiegħu. L-ilment għandu jkun akkumpanjat minn kull dokumentazzjoni ta’ appoġġ disponibbli. L-applikant jista’ jirtira l-appell tiegħu jew tagħha fi kwalunkwe ħin.

3. Is-Segretarjat għandu jirrikonoxxi l-irċevuta tal-ilment fi żmien erba’ ġimgħat u jagħti tagħrif ġenerali dwar il-proċess tal-proċedura.

4. Jekk l-ilment ma jissodisfax ir-rekwiżiti stabbiliti fil-paragrafu 2, l-ewwel u t-tieni sentenza u fl- Artikolu 17(4), it-tieni sentenza, is-Segretarjat għandu jistieden lill-applikant sabiex jirrettifika kull ommissjoni fi żmien erba’ ġimgħat.

5. Il-Kumitat għandu jirrifjuta dawk l-appelli li ma jissodisfawx ir-rekwiżiti fuq proposta tal-president jew tar-relatur. Appell li ma jikkonformax mal-iskadenzi msemmija fil-paragrafu 1 jista’ jkun aċċettat, jekk ċirkostanzi speċjali jiġġustifikaw id-dewmien.

Artikolu 19

Konsiderazzjoni preliminari

1. Jekk l-ilment jissodisfa r-rekwiżiti, għandu jkun ikkunsidrat mill-Kumitat fuq il-bażi tad-dispożizzjonijiet li ġejjin waqt li tiġi kkunsidrata d-Deċiżjoni dwar l-Europol b’mod speċjali l-Artikoli 30, 31 u 32.

2. Kopja tal-ilment għandha tintbagħat lill-Europol għall-osservazzjonijiet tiegħu, li għandhom ikunu sottomessi fi żmien erba’ ġimgħat, bil-possibbiltà ta’ estensjoni ta’ ġimgħtejn oħra.

3. Jekk appell ikun relatat ma’ deċiżjoni kif imsemmi fl-Artikolu 30 jew 31 tad-Deċiżjoni dwar l-Europol, il-Kumitat għandu jikkonsulta mal-korpi nazzjonali ta’ sorveljanza jew mal-korp ġudizzjarju kompetenti fl-Istat Membru li kien is-sors tad-dejta jew mal-Istat Membru direttament ikkonċernat.

4. Il-Kumitat jista’ jiddeċiedi addizzjonalment fuq bażi ta’ każ b’każ li jinvolvi taqsima nazzjonali waħda jew aktar fil-proċedura tal-appelli. L-applikant u l-Europol għandhom ikunu mgħarrfa dwar din id-deċiżjoni. Għandha tintbagħat kopja tal-osservazzjonijiet tal-Europol u tal-applikant lit-taqsimiet nazzjonali rilevanti sabiex dawn ikunu jistgħu jissottomettu l-opinjonijiet tagħhom, fi żmien erba’ ġimgħat, bil-possibbiltà ta’ estensjoni ta’ ġimagħtejn oħra.

5. Wara li jkunu waslu l-opinjonijiet jew għalqu l-iskadenzi, u wara li tkun waslet l-informazzjoni msemmija fl-Artikoli 20, 22, 23 u 24, il-Kumitat għandu jitratta l-ilment fit-tliet xhur ta’ wara.

Artikolu 20

Informazzjoni addizzjonali

1. Il-Kumitat jista’ jitlob lill-applikant, lill-Europol, lit-taqsimiet nazzjonali, lill-korpi nazzjonali ta’ sorveljanza jew lil xi korp ieħor sabiex jipprovdu informazzjoni, provi jew kummenti lill-Kumitat. Il-partijiet huma intitolati li jagħmlu suġġerimenti lill-Kumitat rigward it-teħid ta’ provi jew li jitolbu l-ammissjoni ta’ provi. Il-Kumitat għandu jsegwi dawn is-suġġerimenti u t-talbiet għall-ammissjoni sal-limitu meħtieġ għall-eżaminazzjoni tal-każ.

2. Il-Kumitat jista’ wkoll jiddeċiedi li jagħmel investigazzjoni fuq il-post fl-Europol. L-Artikolu 8 japplika bl-istess mod.

Artikolu 21

Aċċess għall-fajl tal-proċedura

1. Il-partijiet kollha jistgħu, jekk iridu, ikollhom aċċess għall-fajl tal-proċedura, u jitolbu lis-Segretarjat jew lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni sabiex tipprovdilhom siltiet jew fotokopji bl-ispejjeż għalihom. L-aċċess għandu jkun irrifjutat meta tali rifjut huwa meħtieġ sabiex:

— jippermetti lill-Europol iwettaq il-kompiti tiegħu kif xieraq,

— jiġu mħarsa s-sigurtà u l-ordni pubbliku fl-Istati Membri jew sabiex ikunu evitati reati,

— jiggarantixxi li kwalunkwe investigazzjoni nazzjonali ma tkunx ipperikolata,

— tħares id-drittijiet u l-libertajiet ta’ partijiet terzi,

għandhom jiġu kkunsidrati l-interessi tal-persuna kkonċernata.

2. L-Europol, it-taqsimiet nazzjonali u l-korpi nazzjonali ta’ sorveljanza jistgħu jindikaw safejn l-informazzjoni li jipprovdu m’għandhiex titpoġġa għad-dispożizzjoni tal-applikant, filwaqt li jiddikjaraw ir-raġunijiet għal tali restrizzjoni. Il-Kumitat jista’ jitlob aktar raġunijiet. Safejn il-Kumitat iqis dawn ir-raġunijiet aċċettabbli, l-informazzjoni kkonċernata għandha tiġi miżmuma. Il-Kumitat jista’ jiddeċiedi mod ieħor biss fin-nuqqas ta’ raġunijiet aċċettabbli u b’mod unanimu biss. F’dan il-każ, il-Kumitat jista’ jitlob li sommarju jitpoġġa għad-dispożizzjoni tal-applikant jew jitlob li ċerta informazzjoni tkun ipprovduta lill-applikant.

Artikolu 22

Smigħ

1. Il-Kumitat għandu jisma’ lill-partijiet jekk dawn jitolbu hekk. Il-Kumitat għandu jinforma kif dovut lill-partijiet dwar id-dritt tagħhom li jinstemgħu. Dan id-dritt għandu jkun eżerċitat bil-miktub. Il-Kumitat għandu jiddeċiedi li jagħmel smigħ orali fuq talba minn waħda mill-partijiet involuti fil-proċedura safejn ikun meqjus meħtieġ għall-eżaminazzjoni tal-każ. Il-Kumitat għandu jinforma kif dovut lill-partijiet dwar id-dritt tagħhom li jitolbu smigħ orali. Il-partijiet kollha għandhom ikunu informati fiż-żmien dovut dwar is-smigħ orali u għandhom id-dritt li jkunu preżenti.

2. Smigħ orali għandu jsir fil-pubbliku sakemm il-Kumitat ma jiddeċidix bis-saħħa tal-mandat tiegħu jew fuq applikazzjoni ta’ waħda mill-partijiet li jeskludi lill-pubbliku kollu jew parti minnu jekk l-interess tas-sigurtà pubblika, b’mod speċjali għar-raġunijiet imsemmija fl-Artikolu 30(5) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol, jew il-protezzjoni tal-privatezza ta’ individwu jeħtieġu dan, jew safejn huwa strettament meħtieġ fl-opinjoni tal-Kumitat f’ċirkostanzi speċjali fejn il-pubbliċità tista’ tippreġudika d-determinazzjoni xierqa tal-appell. Jekk Stat Membru li huwa parti mill-proċedura, jew l-Europol, jitlob li l-pubbliku jkun eskluż mill-proċeduri, il-Kumitat jista’ jiddeċiedi mod ieħor biss fuq il-bażi li l-ebda raġuni kif imsemmija fl-ewwel sentenza ma tkun tapplika, u b’mod unanimu biss.

3. Il-Kumitat jista’ jiddeċiedi, fuq talba ta’ parti jew fuq inizjattiva tiegħu stess, li jisma’ parti mingħajr ma jkunu preżenti l-partijiet l-oħra, jekk dan ikun meħtieġ sabiex ikun żgurat l-operat xieraq tal-Europol, sabiex tkun issalvagwardjata s-sigurtà ta’ Stat Membru jew sabiex ikunu mħarsa l-interessi tal-applikant jew ta’ parti terza. Il-partijiet assenti għandhom ikunu informati dwar proċeduri li jsiru fl-assenza tagħhom.

Artikolu 23

Smigħ ta’ xhieda u ta’ esperti

1. Il-Kumitat jista’ jiddeċiedi, fuq talba ta’ parti jew fuq inizjattiva tiegħu stess, li jisma’ xi xhieda. Il-partijiet u x-xhieda kollha kkonċernati għandhom ikunu informati dwar is-smigħ fi żmien xieraq. L-Artikolu 22(2) u (3) għandhom japplikaw ukoll.

2. Xhieda nnotifikati mill-Kumitat għandhom ikunu intitolati għar-rimborż tal-ispejjeż tal-ivjaġġar u ta’ akkomodazzjoni tagħhom u għal kumpens għat-telf ta’ qligħ, safejn il-Kumitat jidhirlu li huwa ġust. Huma jistgħu jirċievu l-ħlasijiet meħtieġa bil-quddiem. Il-ħlasijiet kollha għandhom isiru mill-baġit tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni.

3. Ix-xhieda għandhom jinstemgħu mill-Kumitat. Il-membri tal-Kumitat jistgħu jindirizzaw mistoqsijiet lix-xhieda. Il-partijiet jistgħu jindirizzaw mistoqsijiet lix-xhieda bil-permess tal-president. Qabel ma jibda s-smigħ, il-president għandu jfakkar lix-xhieda dwar il-ħtieġa li jgħidu l-verità.

4. Il-Kumitat jista’ jaħtar espert u jiddefinixxi l-mandat tiegħu. L-espert huwa intitolat għal remunerazzjoni għax-xogħol tiegħu. Il-Kumitat jista’ jiddeċiedi li jisma’ lill-espert. Ir-regoli rigward is-smigħ ta’ xhieda għandhom japplikaw ukoll.

Artikolu 24

Dikjarazzjonijiet tal-għeluq

Qabel ma jasal għal deċiżjoni finali, il-Kumitat għandu jistieden lill-partijiet kollha sabiex jissottomettu kummenti finali.

Artikolu 25

Minuti

1. Il-Kumitat għandu jżomm il-minuti tal-proċeduri tiegħu li għandhom jirriflettu l-andament ta’ kull seduta u d-dikjarazzjonijiet li jsiru fiha. Il-partijiet jistgħu jitolbu li ċerti dokumenti jew dikjarazzjonijiet ikunu inklużi b’mod sħiħ fil-minuti. Il-minuti għandhom ikunu ffirmati mill-president, jintbagħtu lill-partijiet u jiżdiedu mal-fajl tal-każ. F’każijiet imsemmija fl-Artikolu 22(2) jew l-Artikolu 23(1), il-Kumitat għandu jimponi restrizzjonijiet.

2. L-Artikolu 9 għandu japplika wkoll għal-laqgħat kollha tal-Kumitat li l-Partijiet ma jkunux preżenti fihom.

Artikolu 26

Deċiżjonijiet u kunfidenzjalità

1. Kwalunkwe laqgħa tal-Kumitat għandha tkun valida biss jekk erbgħa minn kull ħamsa mill-membri jew is-supplenti tagħhom jattendu.

2. Id-Deċiżjonijiet għandhom jittieħdu minn maġġoranza sempliċi tal-membri jew tas-supplenti li jattendu l-laqgħa, sakemm ma jkunx ipprovdut mod ieħor f’dawn ir-regoli jew fid-Deċiżjoni dwar l-Europol. F’każ ta’ voti ndaqs, il-president għandu jkollu vot deċiżiv. Il-persuni kollha li jieħdu sehem fid-deċiżjoni finali jridu jkunu attendew smigħ orali.

3. Il-deliberazzjonijiet tal-Kumitat għandhom jibqgħu kunfidenzjali.

4. Id-deċiżjoni finali tal-Kumitat għandha tkun fiha l-ismijiet tal-partijiet u tar-rappreżentanti tagħhom, l-ismijiet tal-membri tal-Kumitat li jieħdu sehem fid-deċiżjoni, id-data li fiha tkun imħabbra d-deċiżjoni, il-parti operattiva tad-deċiżjoni, preżentazzjoni qasira tal-fatti tal-każ u r-raġunijiet għad-deċiżjoni. Din għandha tkun imħabbra f’laqgħa pubblika u mwassla lill-partijiet. Kopja tad-deċiżjoni għandha tinbagħat lill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni.

Artikolu 27

Notifiki

Notifiki u komunikazzjonijiet oħrajn lill-partijiet, lix-xhieda u lill-esperti għandhom isiru b’mezzi li jiżguraw b’mod raġonevoli li jkunu informati kif dovut u li jistgħu jkunu vverifikati meta meħtieġ.

Artikolu 28

Spejjeż

1. Il-Kumitat għandu jiddeċiedi dwar l-ispejjeż tal-proċedura fid-deċiżjoni finali tiegħu. Il-proċedura quddiem il-Kumitat għandha tkun mingħajr ħlas. Jekk l-appell jiġi milqugħ, kollu jew parti minnu, l-ispejjeż meħtieġa li jkun għamel l-applikant għall-preżentazzjoni u l-ipproċessar tal-ilment għandhom jitħallsu mill-Europol safejn il-Kumitat iqis li dan huwa ġust.

2. Jekk applikant ma jkunx jista’ jħallas l-ispejjeż tal-proċedura kollha jew partijiet minnhom, hu jew hi tista’ fi kwalunkwe ħin titlob li tingħata għajnuna għall-ispejjeż. Meta hu jew hi tissottometti l-applikazzjoni, għandha tinkludi dokumentazzjoni li turi li tinsab fil-bżonn. Il-Kumitat jista’ jirtira l-għajnuna fi kwalunkwe ħin jekk il-prekondizzjonijiet li taħthom ingħatat jinbidlu waqt il-proċedura. Jekk l-għajnuna tkun approvata, l-ispejjeż jitħallsu mill-baġit tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Fejn dan ikun ġust, id-deċiżjoni finali tista’ teħtieġ li parti tħallas lura lill-baġit tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni il-ħlasijiet bil-quddiem li jkunu ingħataw. Meta jissottometti l-applikazzjoni tiegħu jew tagħha, l-applikant għandu jiddikjara l-qbil tiegħu jew tagħha li jħallas lura l-ispejjeż jekk dan ikun meħtieġ mid-deċiżjoni finali.

Artikolu 29

Smigħ xieraq

F’każijiet mhux previsti f’dawn ir-regoli, il-Kumitat għandu jwettaq il-proċeduri tiegħu b’mod konformi mal-prinċipji ġenerali tal-liġi Komunitarja msemmija fl-Artikolu 6(2) tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea.

TITOLU IV

DISPOŻIZZJONIJIET FINALI

Artikolu 30

Segretarjat

1. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha jkollha Segretarjat ibbażat fil-kwartieri tagħha sabiex jgħinha fil-qadi tal-kompiti tagħha. Is-Segretarjat għandu jkun korp permanenti u l-membri tiegħu rreklutati biss fuq bażi ta’ kompetenza. Il-membri tas-Segretarjat għandhom jaġixxu biss fl-aħjar interessi tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, għandhom ikunu kompletament indipendenti mill-Europol u m’għandhomx jaċċettaw struzzjonijiet minn kwalunkwe awtorità oħra. Ir-reklutaġġ jew is-sekondar lis-Segretarjat għandu jsir fuq proposta tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Il-membri tal-persunal tas-Segretarjat m’għandhomx jagħmlu xogħol ieħor mingħajr il-permess tal-president tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni.

2. Is-Segretarjat għandu jopera taħt id-direzzjoni tal-president tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni b’mod konformi mar-regoli stabbiliti mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Is-Segretarjat għandu jipprovdi wkoll servizzi lill-Kumitat tal-Appelli. Fit-twettiq ta’ dawn il-funzjonijiet huwa għandu jopera taħt id-direzzjoni tal-president ta’ dak il-Kumitat. Is-Segretarjat għandu jżomm reġistru tal-appelli u d-dokumenti l-oħrajn kollha.

3. Is-Segretarjat għandu jiżgura li l-obbligi taħt l-Artikolu 41 tad-Deċiżjoni dwar l-Europol għandhom jiġu rrispettati wkoll fil-ħidma tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni.

Artikolu 31

Kunfidenzjalità

1. Il-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, supplenti, esperti u l-membri tas-Segretarjat għandhom ikunu obbligati li jitrattaw b’mod kunfidenzjali kwalunkwe informazzjoni li jsiru jafu biha fil-kuntest tal-attività tagħhom, sakemm il-qadi sew tal-kompitu tagħhom ma jitlobx mod ieħor. Dan l-obbligu għandu jkompli japplika wkoll meta ma jibqgħux attivi f’dik il-kapaċità.

2. Meta jinħatru, il-membri tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, is-supplenti, l-esperti u l-membri tas-Segretarjat għandhom jiddikjaraw l-aċċettazzjoni ta’ dawn l-obbligi.

3. F’każ ta’ ksur ta’ kunfidenzjalità, membru tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni jew is-supplent tiegħu jew tagħha jistgħu jkunu sospiżi b’maġġoranza ta’ żewġ terzi f’votazzjoni sigrieta mid-delegazzjonijiet preżenti għal-laqgħa tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni. Il-persuna kkonċernata għandha tinstema’ qabel, iżda m’għandhiex tieħu sehem fid-deċiżjoni. Din id-dispożizzjoni għandha tapplika wkoll għall-Kumitat tal-Appelli, jekk il-ksur ta’ kunfidenzjalità jkun marbut max-xogħol tal-Kumitat. F’dan il-każ, l-Awtorita ta’ Kontroll Komuni għandha tkun informata minnufih.

F’każ ta’ sospensjoni, il-post ta’ membru sospiż għandu jittieħed mis-supplent tiegħu jew tagħha. Sospensjoni għandha tkun ikkomunikata lill-korp nazzjonali ta’ sorveljanza responsabbli mill-ħatra tal-membru sospiż.

Artikolu 32

Baġit u spejjeż

1. Is-Segretarjat għandu jħejji proposti għal baġit annwali għall-Awtorità ta’ Kontroll Komuni, li ladarba jkun approvat għandu jintbagħat lill-Bord tat-Tmexxija qabel il-konsultazzjoni, meħtieġa fl-Artikolu 34(10) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol.

2. L-Awtorità ta’ Kontroll Komuni għandha tiddeċiedi dwar l-infiq tal-baġit allokat lilha li għandu jkun amministrat mis-Segretarjat.

3. L-ispejjeż tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni u tal-Kumitat tal-Appelli, inklużi l-ispejjeż għall-membri tal-Kumitat tal-Appelli u tas-supplenti tagħhom, li huma meħtieġa għall-eżerċizzju xieraq ta’ dmirijiethom, għandhom jitħallsu mill-baġit tal-Awtorità ta’ Kontroll Komuni b’mod konformi mar-regoli stabbiliti minnu.

Artikolu 33

Emendi għar-regoli ta’ proċedura

L-emendi għal dawn ir-regoli ta’ proċedura għandhom ikunu adottati mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni b’maġġoranza ta’ żewġ terzi tal-membri tiegħu u għandhom ikunu sottomessi lill-Kunsill għall-approvazzjoni li jaġixxi b’maġġoranza kkwalifikata (Artikolu 34(7) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol).

Artikolu 34

Evalwazzjoni

Dawn ir-regoli ta’ proċedura għandhom ikunu evalwati mill-Awtorità ta’ Kontroll Komuni bejn sena u tliet snin wara d-dħul fis-seħħ tagħhom.

Artikolu 35

Dħul fis-seħħ tar-regoli ta’ proċedura

Dawn ir-regoli ta’ proċedura għandhom jidħlu fis-seħħ fil-jum ta’ wara dak tal-approvazzjoni tagħhom mill-Kunsill b’mod konformi mal-Artikolu 34(7) tad-Deċiżjoni dwar l-Europol.

Magħmul fi Brussell, fit-22 ta’ Ġunju 2009 Għall-Awtorità ta’ Kontroll Komuni Il-President David SMITH L-Istati Membri qablu li s-sħubija ta' membru jew membru supplenti fl-Awtorità ta' Kontroll Komuni ma tistax tintemm qabel it-tmiem tal-mandat minħabba raġunijiet marbuta mal-eżerċizzju ta' funzjoni fil-Kumitat tal-Appelli.

(1) ĠU L 121, 15.5.2009, p. 37.