Official Journal L 253 , 07/10/2000 P. 0005 - 0014



Ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 2222/2000 tas-7 ta Ġunju 2000 li jniżżel regoli finanzjarji għall-applikazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1268/1999 dwar l-appoġġ tal-Komunità għal miżuri qabel l-adeżjoni għall-iżvilupp agrikolu u rurali fil-pajjiżi applikanti ta' l-Ewropa ċentrali u tal-lvant fil-perjodu ta' qabel l-adeżjoni IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ, Wara li kunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea, Wara li kunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1268/1999 tal-21 ta Ġunju 1999 dwar l-appoġġ tal-Komunità għal miżuri qabel l-adeżjoni għall-iżvilupp agrikolu u rurali fil-pajjiżi applikanti ta' l-Ewropa ċentrali u tal-lvant fil-perjodu ta' qabel l-adeżjoni [1], u b'mod partikolari l-Artikoli 9(2) u 12 (2) tiegħu, Billi: (1) L-Artikolu 11(1) tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1266/1992 [2] dwar il-kordinament tal-għajnuna lill-pajjiżi applikanti fil-qafas ta' l-istrateġija qabel l-adeżjoni li tistipula li l-Kummissjoni għandha timplimenta l-għajnuna tal-Komunità skond ir-regoli tar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-budget ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej [3], u b'mod partikolari l-Artikolu 114 tiegħu, l-Artikolu 9(1) tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1268/1999 li jistipula li l-appoġġ finanzjarju għandu jkun skond il-prinċipji mfassla fir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1258/1999 tas-17 ta' Mejju 1999 dwar il-finanzjament tal-politika agrikola komuni [4]. Dak ir-Regolament jikkonċerna s-sezzjonijiet tal-Garanziji u Gwida tal-Fond tal-Garanzija u Gwida Agrikulturali Ewropea iżda jfassal, f'disposizzjonijet partikolari speċifiċi relattati mas-sezzjoni tal-Garanziji li jaqgħu taħt Titolu VIII tar-Regolament Finanzjarju, (2) Huwa mbassar li l-implimentazzjoni ta' Sapard għandu jkollu effett ta' bini ta' istituzzjonijiet fil-pajjiżi konċernati. Il-Programm Speċjali ta' Adeżjoni għall-Iżvilupp Agrikolu u Rurali (Sapard) jeħtieġ, għal kull wieħed mill-10 pajjiżi applikanti msemmija fl-Artikolu 1(1) tar-Regolament (KE) Nru 1268/1999, li jiġu segwiti ħafna proġetti, li ġeneralment kull wieħed minnhom ikun ta' dimensjoni finanzjarja limitata. Huwa xieraq illi jiġu delegati ħidmiet ta' amministrazzjoni lill-pajjiż applikant u l-Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999 jipprovdi għall-possibilità li tingħata din l-amministrazzjoni lill-pajjiż applikant. L-amministrazzjoni ta' Sapard għandha għalhekk tiġi organizzata permezz ta' aġenziji fil-pajjiżi applikanti skond dak l-atteggjament deċentralizzat. (3) Il-kriterji u kundizzjonijiet minimi għall-applikazzjoni ta' amministrazzjoni deċentralizzata taħt l-Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999 huma mniżżla fl-Anness ta' dak ir-Regolament. Dawk il-kriterji u kundizzjonijiet jirriflettu dawk illi jridu jiġu sodisfatti mill-aġenziji li jħallsu sabiex ikunu skond ir-regoli ta' Garanziji ta' l-EAGGF imfassla fl-Anness tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1663/95 [5], kif emendat l-aħħar mir-Regolament (KE) Nru 2245/1999 [6], fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, l-aġenzija stabbilita minn kull Pajjiż Membru għandha tkun organizzata skond id-disposizzjonijiet tal-Garanziji tal-EAGGF. (4) Disposizzjonijiet tal-Garanzija ta' l-EAGGF imfassla fir-Regolament (KE) Nru 1663/95 jikkonċernaw prinċipalment il-funzjoni ta' pagament. L-aġenziji fil-pajjiżi applikanti iżda jkollhom bżonn jiddisponu kemm minn dik il-funzjoni kif ukoll mill-funzjoni ta' implimentazzjoni, għalhekk hemm bżonn li jiġu mfassla wkoll kriterji xierqa meħtieġa għal dik il-funzjoni. (5) Huwa xieraq illi l-akkreditazzjoni tista' wkoll tingħata proviżorjament soġġetta għal kriterji essenzali/minimi. (6) Biex il-Kummissarju jeskludi l-approvazzjoni ex ante stipulata fl-Artikolu 12(1) tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999 u jagħti l-amministrazzjoni tal-għajnuna lill-pajjiż applikant, huwa meħtieġ illi tiġi approvata l-akkreditazzjoni nazzjonali ta' l-aġenzija Sapard fil-pajjiż applikant. (7) Fejn possibbli, huwa xieraq illi jintużaw strutturi eżistenti fil-pajjiżi applikanti għal ċerti operazzjonijiet finanzjarji f'kull wieħed minn dawn il-pajjiżi fejn jeżisti diġa fond nazzjonali li permezz tiegħu flus Phare jiġu trasferiti u paragrafu 2 (v) ta' l-Anness tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999 jipprovdi illi l-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza għandu jġorr ir-responsabilità kollha finanzjarja għall-fondi. Huwa għalhekk xieraq li għall-iskopijiet Sapard, il-fond nazzjonali f'kull pajjiż membru jkun l-awtorità kompetenti sabiex jagħti l-akkreditazzjoni lill-aġenzija Sapard u jara illi jkunu sussegwentement konformi mal-kriterji ta' l-akkreditazzjoni. L-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza għandu jkun il-kuntatt għall-informazzjoni finanzjarja bejn il-Kummissjoni u l-pajjiż applikant. (8) Ir-Regolament tal-Kunsill Nru 1260/1999 tal-21 ta' Ġunju 1999 li jniżżel id-disposizzjonijiet ġenerali dwar il-Fondi Strutturali [7] jipprovdi fl-Artikolu 31(2) tiegħu illi l-ewwel impenn għandu jiġi magħmul meta l-Kummissjoni tniżżel id-deċiżjoni tagħha li tapprova l-assistenza. Dak il-mudell jista', taħt dawn iċ-ċirkostanzi u b'rispett għal għoti ta' bidu tal-impenn tal-budget tal-Komunità, jiġi kunsidrat bħala mudell xieraq li japplika bla ebda tibdil għal Sapard. (9) L-Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999 jipprevedi l-esekuzzjoni ta' kontrolli ex post mill-Kummissjoni. Il-proċedura ta' rilaxx tal-kontijiet tal-EAGGF hija sistema effiċjenti għal pagamenti ta' verifika ta' l-aġenziji deċentralizzati u, jekk hemm bżonn, tirkupra pagamenti regolari jew li m'humiex dovuti mill-pajjiżi applikanti. (10) Ir-regoli Sapard ta' implimentazzjoni għandhom jiġu fissati bi ftehim bilaterali konkluż bejn il-Kummissjoni u kull pajjiż applikant. Il-Kummissjoni u kull pajjiż applikant għandhom għalhekk ifasslu ftehim multi-annwali ta' finanzjament li fih ikunu mfassla l-kundizzjonijiet illi jiddeterminaw l-użu tal-kontribuzzjoni Sapard. Ftehim annwali ta' finanzjament għandu jfassal il-kontribuzzjoni finanzjarja tal-Komunità. (11) Sabiex jiġu mħarsa l-interessi finanzjarji tal-Komunità, pajjiżi applikanti għandu jkollhom obbligi simili għall-Pajjiżi Membri fir-rigward ta' kontrolli li jagħmlu l-aġenti tal-Komunità fuq il-flus Sapard. (12) Il-miżuri provduti f'dan ir-Regolament huma skond l-opinjoni tal-Kumitat tal-Fond ta' Garanzija u Gwida ta' l-Agrikoltura Ewropea, ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT: KAPITOLU 1 DISPOSIZZJONIJIET ĠENERALI Artikolu 1 Skop tar-Regolament preżenti 1. Dan ir-Regolament iniżżel il-kundizzjonijiet li taħthom titmexxa l-għajnuna provduta taħt ir-Regolament (KE) Nru 1268/1999 li tingħata lill-aġenziji fl-ghaxar pajjiżi applikanti msemmija fl-Artikolu 1(1) ta' dak ir-Regolament kif imniżżel taħt l-Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999. 2. Il-Kummissjoni għandha l-ħsieb li titlob lill-pajjiżi applikanti sabiex jirrispettaw il-kundizzjonijiet billi tinkludihom fil-ftehim finanzjarji negozjati ma' kull pajjiż. Artikolu 2 Definizzjonijiet Għall-iskopijiet ta' dan ir-Regolament: (a) "pajjiżi applikanti" jfisser il-pajjiżi mniżżla fil-lista tal-Artikolu 1(1) tar-Regolament (KE) Nru 1268/1999; (b) "fond nazzjonali" jfisser il-korp mahtur mill-pajjiż applikant u mqiegħed taħt ir-responsabbilità ta' l-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza b'responsabbiltà finanzjarja totali għall-fondi, li taġixxi bħala l-awtorità kompetenti. L-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza huwa l-punt ta' kuntatt għall-informazzjoni finanzjarja mogħtija bejn il-Kummissjoni u l-pajjiż applikant; (ċ) "awtorità kompetenti" tfisser il-korp, fil-pajjiż applikant, (i) li toħroġ, issegwi u tirtira l-akkreditazzjoni ta' l-aġenzija Sapard għall-iskopijiet tal-Artikolu 1(2) tar-Regolament (KE) Nru 1663/95; u (ii) taħtar korp ta' ċertifika; (d) "aġenzija Sapard" tfisser korp stabbilit mill-pajjiż applikant u li jopera taħt ir-responsabbiltà tiegħu illi għandu żewġ funzjonijiet: funzjoni ta'implimentazzjoni u funzjoni ta' ħlas. Aġenzija waħda biss ta' Sapard tista' tkun akkreditata f'kull waqt minn pajjiż applikant; (e) "Korp ta' ċertifika" jfisser korp li jopera indipendentement mill-aġenzija Sapard u jistabbilixxi l-attestazzjoni tal-kontijiet, jirrapporta fuq is-sistemi ta' tmexxija u kontroll u jivverifika l-elementi ta' ko-finanzjament; (f) "ftehim ta' finanzjament multiannwali" jfisser ftehim li jfassal id-disposizzjonijet rilevanti li għandhom jiġu rispettati għall-ko-finanzjament Sapard; (g) "ftehim annwali ta' finanzjament" ifisser ftehim li jfassal l-allokazzjoni finanzjarja għas-sena in-kwistjoni a bażi ta' l-approprijazzjonijiet imdaħħla fil-budget tal-Komunità u jissupplimenta u jemenda, kif xieraq, disposizzjonijet imniżżla fil-ftehim ta' finanzjament multiannwali; (h) "kont Sapard Euro" ifisser kont miftuħ mill-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza taħt ir-responsabbilità tiegħu fl-istituzzjoni finanzjarja u tat-teżor b'imgħax taħt il-kundizzjonijiet normali kummerċjali sabiex jirċievi l-ħlasijiet imsemmija fl-Artikolu 8 u użati esklusivament għal transazzjonijiet Sapard u miżmuma bl-Ewro; (i) "sena finanzjarja" tfisser sena kalendarja mill-1 ta' Jannar sal-31 ta' Diċembru. KAPITOLU 2 GĦOTJA TA' AMMINISTRAZZJONI Artikolu 3 Għotja ta' amministrazzjoni ta'għajnuna 1. Il-Kummisjoni tivverifika l-konformità mal-kundizzjonijiet ta' l-Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1266/1999, msemmi hawnhekk iżjed "il quddiem bħala" il-kundizzjonijiet', u d-disposizzjonijiet ta'l-Artikoli 4 sa 6 tiegħu u l-Anness ta' dan ir-Regolament qabel ma jiġi deċiż dwar l-għotja ta' amministrazzjoni tal-għajnuna lill-pajjiżi applikanti. Biex tiġi stabbilita konformità mal-kundizzjonijiet u mad-disposizzjonijiet imsemmija fl-ewwel sub-paragrafu, il-Kummissjoni għandha: - teżamina l-proċeduri u strutturi tal-fond nazzjonali relattati ma' l-implimentazzjoni tal-programm Sapard u l-proċeduri u strutturi ta' l-aġenzija Sapard u, fejn xieraq, il-proċeduri u strutturi ta' korpi oħra li r-responsabilitajiet tagħhom jistgħu jkunu ġew delegati skond l-Artikoli 4(4), 5 (3) u 6 (2), - tagħmel verifiki fuq il-post. 2. Id-deċiżjoni li tagħti amministrazzjoni lil aġenzija tista' ssir fuq bażi proviżorja, basta li jkun hemm konformità mal-kundizzjonijiet u mal-funzjonijiet u kriterji ta' l-Anness ta' dan ir-Regolament u d-disposizzjonijet tal-Artikoli 4 sa 6. 3. Il-Kummissjoni issegwi l-konformità kontinwa mal-kundizzjonijiet u d-disposizzjonijiet ta' dan ir-Regolament inkluż l-Anness. Jekk f'xi stadju, jinstab li dawn m'għadhomx jiġu mwettqa, il-Kummissjoni għandha tirrevoka d-deċiżjoni immedjatament u għandha: - tieqaf milli tidħol għall-obbligi finanzjarji ġodda għan-nom tal-Komunità, - tieqaf milli titrasferixxi flus lill-pajjiż applikant u - jekk xieraq, tagħmel korrezzjonijiet finanzjarji kontra l-pajjiż applikant. Artikolu 4 Ħidmiet ta' l-awtorità kompetenti 1. Il-ħidmiet ta' l-awtorità kompetenti għandhom jinkludu dawk mfassla fl-Artikolu 1(3), (4), (6) u (7) tar-Regolament (KE) Nru 1663/95 mutatis mutandis. Tista tingħata proviżorjament akkreditazzjoni għal perjodu li jiġi fissat skond is-serjetà tal-problema sakemm tiġi deċiża l-implimentazzjoni ta' xi tibdil mitlub lill-arranġamenti amministrattivi u ta' kontijiet. 2. Id-deċiżjoni ta' l-awtorità kompetenti sabiex takkredita l-aġenzija Sapard għandha tittieħed a bażi ta' eżami li tkopri l-proċeduri u strutturi amministrattivi, ħlas, kontroll u kontijiet, li tinkludi l-arranġamenti li jirrigwardaw l-għażla ta' proġetti, għotja ta' offerti, kuntratti u r-rispett ta' regoli ta' ksib billi jittieħed kont tal-kriterji mfassla fl-Anness. L-eżami għandha ssir skond il-livelli ta' verifika aċċettati fix-xena internazzjonali. F'każijiet fejn jista' jkun hemm akkreditazzjoni proviżorja, irid ikun hemm konformità sodisfaċenti mad-disposizzjonijet ta' l-Anness, b' mod partikolari ma' l-obbligi tal-proċedura miktuba, doveri segregati, approvazzjoni pre-proġettwali u ċekkijiet ta' qabel il-ħlas, proċeduri ta' ħlas, proċeduri ta' kontijiet, sigurtà tal-kompjuter, verifika interna u fejn xieraq disposizzjonijiet ta' ksib pubbliku. 3. L-awtorità kompetenti għandha ssegwi l-akkreditazzjoni u tirtiraha mingħajr dewmien, jekk il-kriterji ta' akkreditazzjoni m'għadhomx jiġu sodisfatti u għandha tinforma lill-Kummissjoni immedjatament. 4. L-awtorità kompetenti tista' tiddelega l-eżami msemmija fil-paragrafu 2 tal-korpi l-oħra. Fil-każijiet kollha l-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza jżomm ir-responsabilità fuq kollox. Artikolu 5 Ħidmiet ta' l-aġenzija Sapard 1. Il-ħidma ta'implimentazzjoni ta' l-aġenzija Sapard għandha tinkludi: - ħruġ ta'applikazzjonijiet ta' xogħol, - għażla ta' proġetti, - kontroll ta' l-applikazzjonijiet għall-approvazzjoni tal-proġetti skond termini u kundizzjonijiet, l-eliġibilità u skond il-kontenut tal-programm approvat agrikolu u rurali Sapard, hawnhekk iżjed "il quddiem magħruf bħala" l-programm', inkluż fejn xieraq disposizzjonijiet ta' ksib pubbliku. - tqegħid ta' obbligi kontrattwali bejn l-aġenzija u l-benefiċjarji potenzali u l-materja ta' approvazzjoni sabiex jinbeda x-xogħol, - esekuzzjoni ta' kontrolli fuq il-post kemm qabel kif ukoll wara l-approvazzjoni tal-proġett, - azzjoni sussegwenti li taccerta l-progress ta' proġetti li jkunu qed jiġu implimentati, - rapporti dwar il-progress ta' miżuri li jkunu qegħdin jiġu implimentati skond indikaturi. 2. Il-ħidma ta' ħlas ta' l-aġenzija Sapard għandha tinkludi: - kontroll ta' talbiet dwar ħlas, - esekuzzjoni ta' kontrolli fuq il-post sabiex tiġi stabbilita l-eliġibilità għal ħlas, - awtorizzazzjoni ta' ħlas, - esekuzzjoni ta' ħlas, - kontijiet ta' impenn u ta' ħlas, - fejn applikabbli, kontrolli fuq benefiċjarji wara ħlas ta'għajnuna sabiex jiġi stabbilit jekk it-termini u l-kundizzjonijiet tal-għotjiet għadhomx jiġu rispettati. 3. Fejn il-funzjonijiet ta' implimentazzjoni u ħlas m'humiex meħlusa fi struttura singolari amministrattiva, jistgħu jsiru minn partijiet oħra basta illi jiġu rispettati d-disposizzjonijiet ta' paragrafu 2.3 ta'l-Anness. Iżda, fl-ebda każ ma tista' tiġi delegata l-esekuzzjoni tal-ħlas u ta' kontijiet ta' impenn u ħlas. L-approvazzjoni ta' proġett, kontroll fuq il-post u proċessi ta' ħlas iridu jiġu bażati fuq segregazzjoni xierqa ta' doveri. 4. Bidliet proposti fl-arranġamenti ta'implimentazzjoni u/jew ħlas ta' l-aġenzija Sapard wara l-akkreditazzjoni tagħha għandhom jiġu sottomessi mill-awtorità kompetenti lill-Kummissjoni. 5. Fejn l-aġenzija Sapard ma tagħmilx il-funzjonijiet ta' l-awtorità ta' amministrazzjoni mniżżla fl-Artikolu 9 tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 2759/1999 [8], għandha tikkomunika ma' dik l-awtorità l-informazzjoni meħtieġa sabiex din tagħmel dawn il-funzjonijiet. Artikolu 6 Ħidmiet tal-korp ta' ċertifika 1. Il-ħidmiet tal-korp ta ċertifika għandhom jinkludu: - wasla ta' attestazzjoni tal-kontijiet annwali ta' l-aġenzija Sapard kif ukoll tal-kont Ewro ta' Sapard, - rapporti fuq bażi annwali dwar jekk humiex biżżejjed is-sistemi ta' tmexxija u kontroll ta' l-aġenzija Sapard fir-rigward tal-kapaċità tagħhom sabiex jiżguraw il-konformità ta' l-infiq mad-disposizzjonijiet tal-Artikolu 8(1), - verifika ta' l-eżistenza u korrettezza tal-element tal-ko-finanzjament nazzjonali msemmi fl-Artikolu 9(1). 2. Fit-twettiq tal-ħidmiet tiegħu, il-korp ta' ċertifika għandu jaġixxi skond id-disposizzjonijiet ta' l-Artikolu 3 tar-Regolament (KE) Nru 1663/95 u linji ta' gwida mfassla mill-Kummissjoni. Fejn il-korp maħtur huwa l-uffiċcju nazzjonali tal-kontijiet jew l-ekwivalenti, jista' jiddelega lil korpi oħra ftit mill-ħidmiet jew il-ħidmiet kollha ta' eżami msemmija fl-Artikolu 3(1) tar-Regolament (KE) Nru 1663/95, basta illi l-ħidmiet isiru b'mod effettiv. Il-korp ta' ċertifika fil-każijiet kollha għandu responsabbilità fuq kollox. 3. L-attestazzjoni tal-kontijiet annwali u r-rapport ta' verifika msemmija fl-Artikolu 3(1) tar-Regolament (KE) Nru 1663/95 u l-Artikolu 13(1) għandhom isiru qabel il-15 ta'April tas-sena ta' wara u mgħarrfa lill-Kummissjoni sa mhux aktar tard mit-30 ta'April. KAPITOLU 3 ĦLAS U KONTROLL Artikolu 7 Impenji tal-Budget 1. Id-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tawtorizza l-firma ta' kull ftehim annwali ta' finanzjament għandu jwassal għall-approprjazzjonijiet tal-budget tal-Komunità. 2. L-ewwel ftehim annwali ta' finanzjament jista' jiġi firmat biss f'isem il-Kummissjoni meta jintlaħqu l-kundizzjonijiet li ġejjin: - il-programm ikun ġie approvat mill-Kummissjoni, u, - il-ftehim multi annwali ta' finanzjament ikun ġie ffirmat miż-żewġ partijiet. 3. Il-Kummissjoni għandha tneħħi xi parti mill-impenn skond ir-regola fissata fit-tieni sub-paragrafu ta'l-Artikolu 31(2) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u tieħu kont tal-ħtiġijiet fl-Artikolu 10. Artikolu 8 Ħlasijiet mill-Kummissjoni 1. Għandha tkun biss soġġetta għal ko-finanzjament mill-Komunità dik l-assistenza Sapard mogħtija skond id-disposizzjonijiet tal-Programm approvat mill-Kummissjoni, tal-ftehim ta' finanzjament multi-annwali u annwali u skond id-deċiżjoni tal-Kummissjoni msemmija fl-Artikolu 3(1). 2. Ħlasijiet għandhom isiru bl-Ewro lill-kont Ewro ta' Sapard, u skond id-disposizzjonijiet ta'l-Artikolu 32(1), it-tieni sub-paragrafu tal-Artikolu 32(2), l-Artikolu 32(3) bl-eċċezzjoni ta' sub-paragrafi (a), (d) u t-tieni u t-tielet mill-aħħar sub-paragrafi, u skond l-Artikolu 32(4)(a) u (b) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999. 3. Il-Kummissjoni tagħmel ħlas inizjali, akkont, lill-kont Ewro ta' Sapard. Dan il-ħlas, li jista' jsir f'aktar minn installazzjoni waħda, ma jistax jeċċedi 49 % ta'l-ewwel allokazzjoni annwali lill-pajjiż applikant ikkonċernat, imfassla fl-Anness tad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni (KE) Nru 1999/595/KE [9]. Il-ħlas isir bil-kundizzjoni li l-akkreditazzjoni ta' l-aġenzija Sapard tkun ġiet soġġetta għad-deċiżjoni msemmija fl-Artikolu 3(1), u wara l-konklużjoni tal-ftehim ta' finanzjament multiannwali u l-ewwel ftehim ta' finanzjament annwali. Il-ħlas jerġa' jiġi mogħti lura jekk ma tkunx ġiet irċevuta mill-Kummissjoni l-ebda applikazzjoni tal-ħlas skond l-Artikolu 10 sa 18-il xahar mid-data ta' dak il-ħlas. 4. Ħlasijiet li jsiru wara għandhom isiru skond ir-regoli provduti fl-Artikolu 10. 5. Spejjeż tal-konversjoni, drittijiet tal-bank u telf tal-kambju m'għandhomx ikunu suġġetti għall-ko-finanzjament mill-Komunità. Artikolu 9 Ħlasijiet mill-aġenzija Sapard 1. Ħlasijiet mill-aġenzija Sapard lill-benefiċjarju għandhom: - isiru bil-munita nazzjonali u mniżżla kif xieraq fil-kont Ewro ta' Sapard. L-ordni (nijiet) ta' ħlas lill-benefiċjarju (i) għandha bħala regola ġenerali tinħareg fi żmien ħamest ijiem minn dan id-dejn, - ikunu bażati fuq id-dikjarazzjonijiet ta' infiq magħmulha mill-benefiċjarju. Dawn id-dikjarazzjonijiet għandhom jinkludu biss proġetti maġħżulin u nfiq mid-data tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni msemmija fl-Artikolu 3(1). Il-kontribuzzjoni tal-Komunità għandha ssir fl-istess żmien tal-kontribuzzjoni nazzjonali. Iżda, fil-każ tal-benefiċjarji fis-settur pubbliku, l-kontribuzzjoni nazzjonali tista' tiġi qabel dik tal-Komunità. 2. Il-kontribut totali pubbliku lill-miżuri individwali u lill-għotjiet f'livell ta' proġett għandhom ikunu identifikabbli bil-lest fuq il-livell ta' l-aġenzija Sapard. 3. L-aġenzija Sapard għandha żżomm rekords ta' kull ħlas li għandhom jinkludu ta' l-inqas l-informazzjoni li ġejja: - l-ammont fil-munita nazzjonali, - l-ammont korrispondenti f'Ewro. 4. Jekk ikun sar xi ħlas żejjed, bħall-ammonti li jaqbżu s-somma dovuta, u l-aġenzija Sapard tinduna b'dan, għandha tiġi rekordjata mingħajr dewmien fil-kont Ewro ta' Sapard u mnaqqsa mill-applikazzjonijiet għal ħlas lill-Kummissjoni msemmija fl-Artikolu 10. 5. Il-bilanċ finali ta' l-assistenza għandu jitħallas skond l-Artikolu 32(4)(a) u (b) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u wara li jkunu ġew adottati d-deċiżjonijiet msemmija fl-Artikoli 13 u 14. 6. L-aġenzija Sapard għandha tassigura fi żmien xieraq it-trattament tat-talbiet ta' ħlas mill-benefiċjarji. F'każijiet fejn l-intervall bejn il-wasla tad-dokumenti kompluti ta' sostenn u l-għamla ta' l-ordni tal-ħlas jeċċedi tliet xhur, il-ko-finanzjament tal-Komunità jista' jiġi mnaqqas skond id-disposizzjonijiet tal-Artikolu 4(2) tar-Regolament (KE) Nru 296/96 [10]. Artikolu 10 Applikazzjoni għal ħlas mill-Komunità 1. Il-Kummissjoni għandha tieħu kunsiderazzjoni biss ta' applikazzjonijiet ta' ħlas magħmulin mill-aġenzija Sapard fuq il-bażi ta' perjodu ta' erba' xhur, preżentati skond il-formola stabbilita mill-Kummissjoni u mressqa mill-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza lill-Kummissjoni fi żmien l-aħħar xahar tal-perjodu ta' erba xhur. Iżda applikazzjonijiet supplimentari jistgħu biss jiġu sottomessi jekk ikunu ġustifikati fuq bażi tar-riskju tal-bilanċ nett fil-kont Ewro ta' Sapard li jkun ġie eżawrit qabel l-applikazzjoni tal-kwart tas-sena li jmiss tkun ġiet ipproċessata. 2. L-applikazzjonijiet għandhom jinkludu mill-anqas l-informazzjoni li ġejja: - l-ammont ta' infiq imħallas mill-aġenzija Sapard lill-benefiċjarji fil-perjodu tal-kwart tas-sena preċedenti kemm bil-munita nazzjonali kif ukoll bl-Ewro bil-qies u l-kontribuzzjoni nazzjonali u tal-Komunità, - il-bilanċ ta' fondi tal-Komunità fil-kont Ewro ta' Sapard wara d-dejn l-aktar reċenti, - dettalji ta' djun li għandhom jinġabru. 3. Il-Kummissjoni tivverifika l-applikazzjonijiet ta' ħlas billi tieħu kont tal-kundizzjonijiet imfassla fl-Artikolu 32(3)(b), (ċ), (e) u (f) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999. 4. Infiq iddikjarat fl-applikazzjonijiet tal-ħlas għandhom jingħataw lura mill-Kummissjoni, bi prinċipju, fi żmien xahrejn minn meta tkun riċevuta applikazzjoni aċċettabbli ta' ħlas, soġġetta għall-verifika msemmija fil-paragrafu (3). Artikolu 11 Rati ta' kambju u imgħax 1. Ir-rata tal-kambju bejn l-Ewro u l-munita nazzjonali tkun ir-rata tal-kambju pubblikata mill-Bank Ċentrali tal-Ewropa: - għal ħlasijiet mill-aġenzija Sapard, fil-Kummissjoni fil-ġurnata ta' xogħol ta' qabel ta' l-aħħar fix-xahar ta' qabel dak li matulu l-infiq kien irrekordjat fil-kontijiet ta' l-aġenzija Sapard. Id-data meta l-ordni tal-ħlas joħroġ lill-benefiċjarju għandha tkun id-data li tidher fil-kontijiet, - fil-Kummissjoni għal ħlasijiet żejda mill-aġenzija Sapard, fil-ġurnata ta' xogħol ta' qabel tal-aħħar fix-xahar ta' qabel dak li matulu jkun ġie innutat il-ħlas żejjed, - għall-ammonti fissati mir-rilaxx tal-kontijiet u d-deċiżjonijiet ta' rilaxx konformi, fil-Kummissjoni fil-ġurnata ta' xogħol ta' qabel ta' l-aħħar fix-xahar ta' qabel dak li matulu tkun ittieħdet id-deċiżjoni. 2. Fejn il-limiti ta' żmien fl-Artikolu 13(5) u 14 (4) ma jiġux rispettati, ammont li għadu mhux imħallas għandu jiġġenera imgħax ta' rata ugwali għar-rata Euribor għal tliet xhur depożiti pubblikati mill-Bank Ċentrali Ewropew b'żieda ta 1,5 % punti. Dik ir-rata tkun il-medja meħudha tax-xahar, ta' dak ix-xahar li fih id-deċiżjoni msemmija f'dawn l-artikoli tkun ġiet notifikata. 3. L-imgħax li jinġabar fil-kont Ewro Sapard jintuża biss għall-programm. Dan l-imgħax ma jkunx soġġett għat-tnaqqis dovut għal drittijiet minbarra dawk ta' natura fiskali. Artikolu 12 Miżuri ta' inizjattiva tal-Kummissjoni F'każijiet fejn il-Kummissjoni ma tallokax l-allokazzjoni annwali kollha provduta fl-Artikolu 7(4) tar-Regolament (KE) Nru 1268/1999 tal-pajjiż applikant, l-użu tal-ammont mhux allokat jiġi deċiż mill-Kummissjoni fuq bażi ta' deċiżjonijiet ad hoc. Artikolu 13 Deċiżjoni ghal tneħħija ta' kontijiet 1. Mingħajr preġudizzju għad-deċiżjonijiet msemmija fl-Artikolu 14, għal kull sena finanzjarja dikjarazzjoni annwali preżentata skond formola stabbilita mill-Kummissjoni flimkien ma' ċertifikat u rapport ta' verifika kif meħtieġ mill-Artikolu 6(1)(b) tar-Regolament (KE) Nru 1258/1999, l-Artikolu 4 u l-Artikolu 5(1)(a), (ċ) u (e), u l-Artikolu 5(2) tar-Regolament (KE) Nru 1663/95 għandha tiġi magħmulha mill-pajjiż applikant u mgħarrfa lill-Kummissjoni mill-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza. 2. Il-Kummissjoni tirċievi d-dokumenti msemmija fil-paragrafu 1 sat-30 ta' April tas-sena ta' wara s-sena finanzjarja konċernata. Id-disposizzjonijiet iffissati fl-ewwel u t-tieni sentenzi mill-aħħar tal-Artikolu 7(1), l-Artikolu 7(2)(ċ), u l-Artikolu 7(3) u (4) tar-Regolament (KE) Nru 296/96 huma applikabbli. Għas-sena finanzjarja "n", jiġu kunsidrati it-transazzjonijiet kollha rekordjati fil-kontijiet tal-aġenzija Sapard fis-sena finanzjarja "n". 3. Il-Kummissjoni għandha, qabel it-30 ta Settembru tas-sena ta' wara s-sena finanzjarja konċernata, tneħħi l-kont ta' l-aġenzija Sapard skond id-disposizzjonijiet ta' l-Artikolu 7(3) tar-Regolament (KE) Nru 1258/1999 u l-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1663/95 minn hawnhekk iżjed ‘il quddiem magħruf bħala "d-deċiżjoni tar-rilaxx tal-kontijiet". Id-deċiżjoni ta' rilaxx ta' kontijiet għandha tkopri wkoll ir-rilaxx tal-kontijiet Ewro ta' Sapard. Għandha tirrilaxxja wkoll l-ammonti li għandhom jiġu kreditati lill-kont Ewro Sapard skond l-Artikolu 9(4) u l-Artikolu 11(3). 4. Il-Kummissjoni tikkomunika mal-pajjiż applikant ikkonċernat ir-riżultati tal-verifiki tagħha ta' l-informazzjoni provduta, qabel il-31 ta Lulju wara l-aħħar tas-sena finanzjarja. Jekk, għal raġunijiet attribwibbli għall-pajjiż applikant ikkonċernat, il-Kummissjoni ma tkunx tista' tirrilaxxa l-kontijiet ta' xi pajjiż applikant qabel it-30 ta' Settembru, l-Kummissjoni għandha tinnotifika lill-pajjiż applikant b'aktar tiftix li tkun qiegħda tipproponi li tagħmel. 5. L-ammont iffissat mid-deċiżjoni tar-rilaxx tal-kontijiet għandu normalment jiġi miżjud jew imnaqqas minn wieħed mill-ħlasijiet ta' wara mill-Kummissjoni lill-pajjiż applikant. Iżda f'każijiet fejn l-ammont li għandu jiġi mnaqqas, iffissat minn din id-deċiżjoni, jkun aktar mil-livell tal-ħlasijiet li possibbilment jistgħu jsiru wara, l-ammont mhux kopert bil-bilanċ għandu jiġi kreditat lill-Kummissjoni f'Ewro fi żmien xahrejn minn-notifikazzjoni tad-deċiżjoni. Iżda l-Kummissjoni tista', każ b'każ, tiddeċiedi li xi ammont li għandu jiġi kreditat lilha jiġi bilanċjat bil-ħlasijiet dovuti li għandhom isiru mill-Kummissjoni lill-pajjiż applikant taħt xi strument tal-Komunità. Artikolu 14 Deċiżjoni ta' rilaxx konformi 1. Il-Kummissjoni tiddeċiedi fuq l-infiq li għandu jiġi eskluż mill-ko-finanzjament tal-Komunità fejn issib li l-infiq ma kienx sar skond ir-regoli msemmija fl-Artikolu 8(1) hawnhekk izjed ‘il quddiem imsemmija bħala "d-deċiżjoni ta' rilaxx konformi." 2. Il-proċeduri ta' rilaxx konformi jiġu esegwiti skond il-mekkaniżmi u l-proċeduri fis-seħħ għall-applikazzjoni tal-Artikolu 7(4) tar-Regolament (KE) Nru 1258/1999 u l-Artikolu 8 tar-Regolament (KE) Nru 1663/95. 3. Korrezzjoni finanzjarja tista' tinkludi applikazzjoni ta' korrezzjonijiet ta' rati fissi f'każijiet fejn il-kontrolli ma ġewx stabbiliti sew jew kienu esegwiti mill-aġenzija Sapard inkella f'kaz ta' rifjut ta' kumpens tal-korrezzjoni finanzjarja previżta bl-infiq għal proġetti oħra. 4. L-ammont li għandu jiġi rikoverat skond id-deċiżjoni ta' rilaxx konformi taħt paragrafu 1, jiġi komunikat lill-uffiċjal nazzjonali li jawtorizza li jassigura li l-ammont jiġi kreditat lill-Kummissjoni f'Ewro fi żmien xahrejn min-notifikazzjoni tad-deċiżjoni. L-ammont fid-deċiżjoni ma terġax tingħata lill-programm Sapard. Il-Kummissjoni tista' iżda, każ b'każ, tiddeċiedi li xi ammont li għandu jiġi kreditat lilha jiġi bilanċjat kontra ħlasijiet dovuti mill-Kummissjoni lill-pajjiż applikant taħt xi strument tal-Komunità. Artikolu 15 Disposizzjoni ta' rekords u kontroll 1. Dokumenti jinżammu mill-aġenzija Sapard u l-fond nazzjonali għad-disposizzjoni tal-Kummissjoni għal perjodu ta' ħames snin wara d-data ta' meta jkun sar il-ħlas finali lill-benefiċjarju. 2. Meta jitwettqu kontrolli taħt l-Artikolu 9 tar-Regolament (KE) Nru 1268/1999, id-disposizzjonijiet tar-Regolament (Euratom, KE) Nru 2185/96 [11] u ta' l-Artikolu 8(1) u (2), u l-Artikolu 9(1) u (2) tar-Regolament (KE) Nru 1258/1999, tapplika mutatis mutandis għall-eżekuzzjoni tal-programm Sapard. 3. Pajjiżi applikanti huma meħtieġa illi japplikaw għar-regoli li hemm fir-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1681/94 [12] li jikkonċernaw l-irregolaritajiet u l-organizzazzjoni ta' sistema ta' infomazzjoni f'dan il-qasam. Dan ir-Regolament jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fil-Pajjiżi Membri kollha. Magħmul fi Brussel, fis-7 ta' Ġunju 2000. Għall-Kummissjoni Franz Fischler Membru tal-Kummissjoni [1] ĠU L 161, tas-26.6.1999, p. 87. [2] ĠU L 161, tas-26.6.1999, p. 68. [3] ĠU L 356, tal-31.12.1977, p. 1. [4] ĠU L 160, tas-26.6.1999, p. 103. [5] ĠU L 158, tat-8.7.1995, p. 6. [6] ĠU L 273, tat-23.10.1999, p. 5. [7] ĠU L 161, tas-26.6.1999, p. 1. [8] ĠU L 331, tat-23.12.1999, p. 51. [9] ĠU L 226, tas-27.8.1999, p. 23. [10] ĠU L 39, tas-17.2.1996, p. 5. [11] ĠU L 292, tal-15.11.1996, p. 2. [12] ĠU L 178, tat-12.7.1994, p. 43. -------------------------------------------------- ANNESS FUNZJONIJIET U KRITERJI GĦALL-AKKREDITAZZJONI BĦALA AĠENZIJA SAPARD 1. FUNZJONIJIET L-aġenzija Sapard tesegwixxi il-funzjonijiet prinċipali li ġejjin b' rispett ta' l-infiq ta' Sapard: 1.1. awtorizazzjoni ta' impenji u ħlasijiet: l-għan ta' din il-funzjoni huwa li jiġi stabbilit l-ammont li għandu jitħallas lil min qiegħed jagħmel it-talba jew lil min jissupplixxi skond ir-regoli tal-ftehim finanzjarju, b'mod partikolari dawk li jikkonċernaw l-eliġibbiltà ta' applikazzjonijiet għall-approvazzjoni u talbiet għal ħlas, konformità ma' impenji li jikkonċernaw approvazzjonijiet ta' proġetti, proċeduri ta' offerti u kuntratti, u verifika ta' xogħol magħmul jew servizzi provduti; 1.2. esekuzzjoni ta' ħlasijiet: l-għan ta' din il-funzjoni hu li jinħarġu struzzjonijiet lill-bankiera ta' l-aġenzija, jew, f'każijiet xierqa, lill-uffiċċju tal-gvern tal-ħlasijiet, sabiex jitħallas l-ammont awtorizzat lil min qiegħed jagħmel it-talba jew lil min jissupplixxi (jew xi ħadd imqabbad minnu); 1.3. kontijiet għal impenji u ħlasijiet: l-għan ta' din il-funzjoni huwa li jiġi rekordjat l-impenn u l-ħlas fil-kotba separati tal-kontijiet ta' l-infiq ta' l-aġenzija Sapard, li normalment huma fil-forma ta' sistema ta' ipproċessar ta' data elettronika, u l-preparazzjoni ta' rijassunt perjodiku ta' l-infiq inklużi d-dikjarazzjonijiet perjodiċi u annwali lill-Kummissjoni. Il-kotba tal-kontijiet għandhom jirrekordjaw ukoll id-dettalji tad-djun li għandhom jinġabru; 1.4. kontroll: l-għan ta' din il-funzjoni huwa li jivverifika l-fatti li fuqhom ikunu bażati l-applikazzjonijiet u t-talbiet sabiex tiġi riveduta l-konformità tagħhom mar-regoli tal-ftehim finanzjarju u t-termini u l-kundizzjonijiet ta' l-impenn. Dan il-kontroll, fejn xieraq, jinkludi l-kontroll tal-għażla ta' qabel il-proġett, rimiżurament, kontroll tal-kwantità u kwalità tal-merkanzija u servizzi mogħtija, analiżi jew kontroll tal-kampjun, kontroll ta' qabel il-ħlas u xi disposizzjonijiet speċjali msemmija fir-regoli tal-ftehim finanzjarju rigward l-eliġibilità ta' l-infiq eċċ. Sabiex tiġi stabbilita l-eliġibilità, dawn il-kontrolli jeħtieġu, fejn xieraq, eżami ta' natura teknika, li jistgħu jinvolvu stimi u kontroll ekonomiku finanzjarju ta' natura agrikola, teknika jew xjentifika speċifika; 1.5. rappurtaġġ: l-għan ta' din il-funzjoni huwa li jassigura illi l-progress tal-proġetti u miżuri individwali jiġi rappurtat b'mod li jassigura implimentazzjoni effettiva u effiċjenti tal-miżura. 2. KRITERJI 2.1. L-istruttura amministrattiva ta' l-aġenzija Sapard għandha tipprovdi għas-separazzjoni tat-tliet funzjonijiet ta' awtorizzazzjoni, esekuzzjoni u kontijiet, b‘kull waħda minnhom tkun ir-responsabbiltà ta' sub-unit amministrattiv separat. Ir-responsabbilitajiet tagħhom huma definiti fit-tabella ta'organiżażżjoni. 2.2. L-aġenzija Sapard tadotta il-proċeduri li ġejjin jew dawk li joffru garanziji ekwivalenti: 2.2.1. l-aġenzija Sapard tqiegħed proċeduri dettaljati miktuba sabiex l-applikazzjonijiet għall-approvazzjoni ta' proġetti, talbiet, fatturi u dokumenti ta' sostenn u rapporti ta' kontroll jiġu riċevuti, rekordjati u proċessati, waqt li jinkludu deskrizzjoni tad-dokumenti kollha li għandhom jiġu wżati. Dawn il-proċeduri għandhom jiżguraw illi talbiet għal ħlasijiet jew proġetti magħżulin li jikkonformaw mal-kriterji biss għandhom jiġu proċessati; 2.2.2. id-dmirijiet għandhom jinqasmu b'tali mod illi l-ebda uffiċjal fl-ebda ħin ma jkun obbligat, fi kwalunkwe proġett, għal aktar minn waħda mir-responsabbiltajiet li japprova l-proġetti, jawtorizza l-ħlasijiet, iħallas jew jagħmel kontijiet ta' somom, u li l-ebda uffiċjal ma jagħmel xi wieħed minn dawn ix-xogħolijiet jekk mhux taħt is-superviżjoni ta' xi uffiċjal ieħor. Ir-responsabbiltajiet ta' kull uffiċjal għandhom ikunu definiti bil-miktub, inkluż it-tqegħid tal-limiti finanzjarji fl-awtorità tiegħu. It-taħriġ tal-persunal għandu jkun xieraq, u għandu jkun hemm politika ta' tibdil tal-persunal f'posizzjonijiet sensittivi, jew inkella għal superviżjoni akbar; 2.2.3. kull uffiċjal responsabbli għall-awtorizzazzjoni jkollu għad-disposizzjoni tiegħu lista ta' kontroll dettaljata tal-verifiki li hemm bżonn jittieħdu u tinkludi fid-dokumenti ta' appoġġ tat-talba, l-attestazzjoni tiegħu li dan il-kontroll ikun sar. Din l-attestazzjoni tista ssir b'mezzi elettroniċi soġġetta għal kundizzjonijiet imsemmija f'sub-paragrafu 2.2.6. Għandu jkun hemm xhieda tar-reviżjoni tax-xogħol minn uffiċjal b'kariga għolja. Ghandu jkun hemm xhieda bil-miktub ta' l-analiżi, l-istima u l-approvazzjoni tal-proġetti. L-analiżi tal-proġett għandha tiġi gwidata mill-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba u effiċjenti; 2.2.4. kwalunkwe applikazzjoni/talba tiġi awtorizzata biss wara li jkunu saru biżżejjed kontrolli sabiex jiġi verifikat li tkun skond ir-regoli tal-ftehim ta' finanzjament u l-kontenut tal-programm Sapard. Dawn il-kontrolli jinkludu dawk meħtieġa mir-regoli li jirregolaw il-miżura speċifika li taħtha tintalab l-għajnuna, u dawk meħtieġa sabiex jipprevjenu u jinstab frodi u irregolaritajiet b' mod partikolari r-riskji preżentati. Bħala parti mill-funzjoni ta' awtorizzazzjoni, l-applikazzjonijiet huma soġġetti għall-kontrolli li jistabbilixxu jekk humiex skond it-termini u l-kundizzjonijiet, l-eliġibilità, it-tlestija tad-dokumenti, l-korrettezza tad-dokumenti ta' sostenn, id-data ta' l-irċevuta, eċċ. Il-kontrolli kollha li jsiru għandhom jiġu speċifikati f'lista ta' kontrolli u xhieda tar-rendiment tagħhom għandha tingħata għal kull applikazzjoni/talba, jew għal kull sett ta' applikazzjonijiet/talbiet. Fir-rigward tas-servizzi/merkanzija mwassla l-kontroll għandu jikkonsisti: - f'kontroll dokumentarju: li jiżgura li d-data fuq il-kwantità, kwalità u prezz tal-merkanzija u servizzi fuq il-fattura jaqblu ma' dawk ordnati, - f'kontroll fiżiku: li jiżgura li l-kwantità u kwalità tal-merkanzija u servizzi jixbħu dawk imsemmija fil-fattura/formola tat-talba. Dan il-kontroll jista jsir ukoll fuq bażi kontinwa matul it-twassil tas-servizzi, i.e. meta jsiru l-ħlasijiet tal-bidu jew tan-nofs; 2.2.5. proċeduri għandhom jiżguraw li l-ħlas isir biss lil min għamel it-talba, lill-kont tal-bank tagħhom jew lil xi ħadd imqabbad minnhom. Il-ħlas isir mill-bank ta' l-aġenzija, jew, kif xieraq, minn uffiċċju tal-gvern tal-ħlasijiet, jew b'ċekk impustat, fi żmien ħamest ijiem xogħol mid-data illi jitqiegħdu fil-kont tal-bank Sapard. Jiġu adottati proċeduri sabiex jiżguraw li l-ħlasijiet kollha għal liema trasferimenti ma ġewx esegwiti, jew ċekkijiet m'humiex imsarrfa, huma kreditati lill-kont Ewro ta' Sapard. Ma jsir l-ebda ħlas fi flus kontanti. L-approvazzjoni ta' l-uffiċjal li jawtorizza u/jew is-supervisor tiegħu tista' ssir b'mezz elettroniku, basta illi jkun assigurat il-livell xieraq ta' sigurtà fuq dawn il-mezzi, u l-identità tal-firmatarju tiddaħħal fir-rekords elettroniċi; 2.2.6. fejn l-applikazzjonijiet, it-talbiet jew il-fatturi huma proċessati bl-użu tas-sistema tal-kompjuter, aċċess lis-sistema tal-kompjuter tkun mħarsa u kontrollata b'tali mod illi: - kull informazzjoni hi mdaħħla, modifikata, jew validata, minbarra minn uffiċjali awtorizzati li jkollhom passwords individwali, - l-ebda data ma tista' tiġi mdaħħla, modifikata, jew validata, minbarra minn uffiċjali awtorizzati li jkollhom passwords individwali, - l-identità ta' kull uffiċjal li jdaħħal, jew jimmodifika, data jew programmi tiġi rekordjata f'ġurnal ta' operazzjoni. Il-passwords jiġu mibdula regolarment sabiex jiġi evitat użu ħażin. Sistemi tal-kompjuter jiġu mħarsa minn aċċess mhux awtorizzat minn kontrolli fiżiċi, u d-data tiġi miżmuma f'kopji miżmuma f'post separat u protett. Id-dħul ta' data jiġi ċekkjat minn kontrolli loġiċi immirati sabiex tinstab data inkonsistenti jew straordinarja; 2.2.7. il-proċeduri għandhom jiżguraw li tibdil fir-rati ta'għajnuna jew termini u kundizzjonijiet għall-għoti ta'għajnuna huma rekordjati u l-istruzzjonijiet, databases u listi ta' kontrolli jiġu updated fi żmien xieraq. 2.3. parti minn jew l-awtorizzazzoni kollha u l-funzjoni ta' kontroll tista' tiġi delegata lil korpi oħra basta illi jiġu sodisfatti l-kundizzjonijiet li ġejjin: 2.3.1. ir-responsabbiltajiet u l-obbligi ta' dawn il-korpi l-oħra, li jidhru li jikkonċernaw il-kontroll u l-verifika tal-konformità mar-regoli tal-ftehim ta' finanzjament, jkunu definiti biċ-ċar; 2.3.2. il-korpi jiddisponu minn sistemi effettivi sabiex jiżguraw li jissodisfaw ir-responsabbiltajiet tagħhom b'manjiera sodisfaċenti; 2.3.3. il-korpi jikkonfermaw espliċitament lill-aġenzija li jissodisfaw ir-responsabbilitajiet tagħhom u jiddeskrivu l-mezzi użati; 2.3.4. l-aġenzija Sapard tiġi infurmata regolarment u fil-ħin bir-riżultati ta' kontrolli effettwati, sabiex tkun tista' tara jekk dawn il-kontrolli humiex biżżejjed qabel it-talba tiġi awtorizzata, konkluża jew ma tiġix imħallsa fattura. Ix-xogħol magħmul għandu jiġi deskritt fid-detall f'rapport li jakkumpanja kull applikazzjoni u talba, sett ta'applikazzjonijiet u talbiet jew, fejn xieraq, f'rapport li jkopri sena waħda. Ir-rapport jiġi akkumpanjat minn xiehda ta' l-eliġibilita ta' l-applikazzjonijiet approvati u talbiet u tan-natura, skop u limiti tax-xogħol magħmul. Kontrolli fiżiċi u/jew amministrattivi magħmulha għandhom jiġu identifikati, bil-metodu deskritt, bir-riżultati ta' l-ispezzjonijiet kollha u l-miżuri meħuda b' rispett tad-diskrepanzi u l-irregolaritajiet irrappurtati fuqhom. Id-dokumenti sostenituri sottomessi lill-aġenzija għandhom ikunu biżżejjed sabiex jipprovdu l-assigurazzjoni illi l-kontrolli meħtieġa dwar l-eliġibilità tat-talbiet jew tal-fatturi awtorizzati għall-ħlas ikunu saru; 2.3.5. l-aġenzija Sapard għandha tkun sodisfatta qabel l-approvazzjoni tal-proġett u qabel il-ħlas ta' l-infiq, li l-korpi l-oħra jkunu mxew fuq il-proċeduri skond il-kriterji mfassla f'dan l-Anness; 2.3.6. il-kriterji ta'stima ta'l-applikazzjonijiet u l-ordni ta' prijorità tagħhom jiġu definiti biċ-ċar u dokumentati; 2.3.7. fejn id-dokumenti jirrelataw ma' talbiet awtorizzati, u infiq impenjat u kontrolli magħmulha huma miżmuma minn korpi oħra, dawn iż-żewġ korpi u l-aġenzija twaqqaf proċeduri sabiex tiżgura illi l-post ta' dokumenti kollha bħal dawn li huma rilevanti għal pagamenti speċifiċi magħmulha mill-aġenzija huma rekordjati, u li dawn id-dokumenti jistgħu jkunu aċċessibbli għal spezzjonijiet fl-uffiċċji ta' l-aġenzija fuq it-talba tal-persuni u korpi li s-soltu jkollhom id-dritt li jispezzjonaw dokumenti bħal dawn, li jinkludu: - il-persunal ta' l-aġenzija li jaraw it-talba, - is-servizz ta' verifika interna ta' l-aġenzija, - il-korp ta' ċertifika li jara d-dikjarazzjoni annwali ta' l-aġenzija, - uffiċjali bil-prokura ta' l-Unjoni Ewropea; 2.3.8. kull ftehim bil-miktub irid jiġi konkluż bejn l-aġenzija Sapard u l-korpi li lilhom ġew delegati l-funzjonijiet ta' l-aġenzija Sapard. Dawn il-ftehim għandhom jidentifikaw biċ-ċar il-funzjonijiet li għandhom isiru mill-korp delegat u t-tip ta' dokumenti u rapporti ta' sostenn mibgħuta lill-aġenzija Sapard fiż-żmien speċifikat. Is-sistema kollha tinkludi l-funzjonijiet delegati magħmulha minn korpi oħra li għandhom jiġu mfassla f'tabella ta'organizzazzjoni. Il-ftehim għandu jipprovdi għal aċċess mill-uffiċjali tal-Kummissjoni u tal-Qorti ta'l-Awdituri għal informazzjoni miżmuma minn dawn il-korpi delegati u għall-investigazzjoni minn uffiċjali bħal dawn ta'applikazzjonijiet inkluż il-kontrolli ta' proġetti u dawk li jirċievu l-għajnuna. 2.4. Proċeduri ta' kontijijet għandhom jiżguraw li d-dikjarazzjonijiet ta' infiq lill-Kummissjoni huma kompluti, eżatti (titolu korrett ta' proġett jew kont) u fil-ħin, u li xi żbalji jew nuqqasijiet jitneħħew u jiġu koreġuti, b' mod partikolari minn kontrolli u rikonċiljazzjoni li ssir f'intervalli ta' mhux aktar minn tliet xhur. Il-proċedura ta' kontijiet ta' l-aġenzija Sapard għandha tiżgura li s-sistema ta' kontijiet tista' tipproduċi, f'Ewro u fil-munita nazzjonali, għal kull uffiċċju reġjonali, għal kull proġetti, kuntratt jew miżura/sub-miżura, l-ammont totali, l-infiq marbut bih, partijiet minn pagamenti u pagamenti ta' bilanċi. Jiġu fissati termini perentorji għal kanċellar ta' impennji fejn ix-xogħol ma tkompliex fiż-żmien stipulat. Dan l-ikkancellar jiġi rekordjat kif xieraq fis-sistema ta' kontijiet. 2.5. L-aġenzija Sapard għandha tiddisponi minn servizz intern ta' verifika. Il-għan ta' dan is-servizz jew il-proċedura ekwivalenti għandhom jiżguraw illi s-sistema ta' l-aġenzija ta' kontroll intern taħdem b'effiċjenza; is-servizz ta' verifika interna jkun indipendenti mid-dipartimenti l-oħra ta' l-aġenzija u tirrapporta direttament lill-amministrazzjoni għolja ta' l-aġenzija. Is-servizz ta' verifika interna jivverifika li l-proċeduri adottati mill-aġenzija huma biżżejjed sabiex jiżguraw li jiġi sodisfatt il-programm, bil-ftehim ta' finanzjament jiġi verifikat, u li l-kontijiet huma eżatti, kompluti u magħmulha fil-ħin. Il-verifiki jistgħu jiġu limitati għal miżuri/sub-miżuri magħżula u għal kampjuni ta' transazzjonijiet provduti li jiżguraw pjan ta' verifika li l-partijiet kollha ta' ċerta importanza, inklużi d-dipartimenti/korpi responsabbli mill-awtorizzazzjoni u dawk id-dipartimenti li ġew delegati lilhom il-funzjonijiet, huma koperti għal perjodu ta' mhux aktar minn tliet snin. Ix-xogħol tas-servizz jiġi magħmul skond livelli ta' verifika aċċettati internazzjonalment; jiġi rekordjat f'karti ta' xogħol u jirriżulta f'rapporti u rakkomandazzjonijiet indirizzati lill-amministrazzjoni għolja ta' l-aġenzija. Il-pjanijiet u r-rapporti ta' verifika jkunu aċċessibbli għal korp ta' ċertifika u għall-uffiċjali bil-prokura ta' l-Unjoni Ewropea sabiex issir il-verifika finanzjarja u għall-iskop waħdieni sabiex tiżdied l-effiċjenza tal-funzjoni ta' verifika interna. 2.6. Ir-regoli ta' kisba mill-korpi pubbliċi ta' servizzi, xogħlijiet u provisti fil-pajjiżi applikanti għandhom ikunu skond ir-regoli mfassla fl-annwali tal-Kummissjoni [1] intitolata "Kuntratti ta' servizz, provisti u xogħol konklużi fi ħdan il-qafas tal-koperazzjoni tal-Komunità għall-pajjiżi terzi" bl-eċċezzjoni tar-rekwiżit għall-approvazzjoni ex ante mill-Kummissjoni. 2.7. Servizzi, xogħlijiet, makkinarju u provvisti miksuba minn impriżi privati jridu joriġinaw fil-Komunità jew fil-pajjiżi msemmija fl-Artikolu 1(1) tar-Regolament (KE) Nru 1268/1999. L-istess jingħad għall-provvisti u t-tagħmir li jinxtara minn kuntrattur għal kuntratt ta' xogħolijiet jew servizzi jekk il-provvisti u t-tagħmir jkunu destinati li jsiru proprjetà tal-proġetti wara li jitlesta l-kuntratt. 2.8. Fir-rigward ta' garanziji partikolari li jkun intilef il-jedd għalihom, pagamenti mogħtija lura, eċċ., l-aġenzija twaqqaf sistema ta' rikonciljazzjoni ta' l-ammonti kollha dovuti lill-kont Ewro ta Sapard u għaż-żamma ta' rekords fil-ktieb tad-debituri għad-djun kollha bħal dawn qabel li jiġu riċevuti. Il-ktieb tad-debituri jiġi spezzjonat f'intervalli regolari bil-għan illi tittieħed azzjoni sabiex jiġu miġbura djun li jkunu suppost ilhom li nġabru. 2.9. L-aġenzija Sapard tippubbliċizza l-eżistenza ta' l-appoġġ għal amministraturi/operaturi kollha ta' proġetti potenzali sabiex jiksbu l-aktar għażla wiesgħa possibbli ta' amministraturi/operaturi potenzali. Formoli standard ta'applikazzjoni bi gwida ċara għal kompletezza u kundizzjonijiet għal eliġibilità jiġu mfassla qabel ma tibda l-iskema. 2.10. L-ipproċessar fil-ħin ta' l-applikazzjonijiet minn benefiċjari. 2.11. L-aġenzija Sapard tinstalla sistema xierqa sabiex jiġi rappurtat progress għal kull proġetti u miżuri għal indikazzjonijiet definiti minn qabel. Fejn jinħass il-bżonn dawn l-indikazzjonijiet għandhom jiġu reveduti bl-approvazzjoni tal-kumitat ta' moniteraġġ. Għandha tittieħed azzjoni fejn ikun hemm dewmien sabiex jintlaħqu l-iskopijiet definiti minn qabel. Jinżammu rekords korretti għal kull azzjoni meħuda. Għandha tintuża sistema xierqa ta' amministrazzjoni ta' informazzjoni sabiex jinħarġu malajr dawk ir-rapporti xierqa fuq il-proġetti u miżuri. Dawn ir-rapporti għandhom ikunu aċċessibbli, fuq talba, għall-awtorità ta' amministrazzjoni, il-kumitat ta' moniteraġġ u l-Kummissjoni. [1] SEC(1999) 1801 finali "Kuntratti ta servizzi, provvisti u xogħol konklużi fi ħdan il-qafas tal-koperazzjoni tal-Komunità ma' pajjiżi terzi'." --------------------------------------------------