A.7.5 Informazzjoni dokumentata A.7.5.1 Ġenerali Is-sistema ta' ġestjoni ambjentali tal-organizzazzjoni għandha tinkludi: (a) l-informazzjoni dokumentata mitluba minn dan l-Istandard Internazzjonali; (b) l-informazzjoni dokumentata stabbilita mill-organizzazzjoni bħala neċessarja għall-effettività tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali. Nota: Il-firxa tal-informazzjoni dokumentata għal sistema ta' ġestjoni ambjentali tista' tvarja minn organizzazzjoni għall-oħra minħabba: — id-daqs tal-organizzazzjoni u t-tip ta' attivitajiet, proċessi, prodotti u servizzi tagħha; — il-ħtieġa li jintwera l-issodisfar tal-obbligi ta' konformità tagħha; — il-kumplessità tal-proċessi u l-interazzjonijiet tagħhom; — il-kompetenza tal-persuni li jaħdmu taħt il-kontroll tal-organizzazzjoni. A.7.5.2 Tfassil u aġġornament Meta tfassal u taġġorna informazzjoni dokumentata, l-organizzazzjoni għandha tassigura: (a) identifikazzjoni u deskrizzjoni xierqa (eż. titlu, data, awtur, jew numru ta' referenza); (b) format (eż. lingwa, verżjoni tas-softwer, grafika) u mezzi (eż. karta, elettronika) xierqa; (c) eżami u approvazzjoni xierqa għall-idoneità u l-adegwatezza. A.7.5.3 Kontroll tal-informazzjoni dokumentata L-informazzjoni dokumentata mitluba mis-sistema ta' ġestjoni ambjentali u minn dan l-Istandard Internazzjonali għandha tiġi kkontrollata sabiex ikun assigurat li: (a) tkun disponibbli u adatta għall-użu, fejn u meta tkun meħtieġa; (b) tkun protetta adegwatament (eż. kontra t-telf tal-kunfidenzjalità, l-użu mhux xieraq, jew it-telf tal-integrità). Għall-kontroll tal-informazzjoni dokumentata, l-organizzazzjoni għandha tindirizza l-attivitajiet li ġejjin kif applikabbli: — id-distribuzzjoni, l-aċċess, l-irkupru u l-użu; — il-ħażna u l-preservazzjoni, inkluża l-preservazzjoni tal-leġġibbiltà; — il-kontroll tal-bidliet (eż. il-kontroll tal-verżjoni); — iż-żamma u r-rimi. L-informazzjoni dokumentata ta' oriġni esterna meqjusa bħala meħtieġa mill-organizzazzjoni għall-ippjanar u t-tħaddim tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali għandha tiġi identifikata, kif xieraq, u kkontrollata. Nota L-aċċess jista' jimplika deċiżjoni rigward il-permess biex wieħed jara l-informazzjoni dokumentata biss, jew il-permess u l-awtorità biex wieħed jara u jbiddel l-informazzjoni dokumentata. A.8 Operat A.8.1 Ippjanar u kontroll operattiv L-organizzazzjoni għandha tistabbilixxi, timplimenta, tikkontrolla u żżomm il-proċessi meħtieġa sabiex tissodisfa r-rekwiżiti tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali, u biex timplimenta l-azzjonijiet identifikati fil-punti 6.1 u 6.2, billi: — tistabbilixxi kriterji tal-operat għall-proċess(i); — timplimenta kontroll tal-proċess(i), skont il-kriterji tal-operat. Nota: Il-kontrolli jistgħu jinkludu kontrolli u proċeduri tal-inġinerija. Il-kontrolli jistgħu jiġu implimentati skont ġerarkija (eż. eliminazzjoni, sostituzzjoni, amministrattivi) u jistgħu jintużaw individwalment jew f'kombinazzjoni. L-organizzazzjoni għandha tikkontrolla l-bidliet ippjanati u tanalizza l-konsegwenzi ta' bidliet mhux intenzjonati, filwaqt li tieħu azzjoni sabiex ittaffi kwalunkwe effett negattiv, kif ikun meħtieġ. L-organizzazzjoni għandha tassigura li proċess(i) esternalizzat(i) jiġi/jiġu kkontrollat(i) jew influwenzat(i). It-tip u l-firxa tal-kontroll jew tal-influwenza li għandhom jiġu applikati għall-proċess(i) għandhom jiġu definiti fi ħdan is-sistema ta' ġestjoni ambjentali. B'mod konsistenti ma' perspettiva taċ-ċiklu tal-ħajja, l-organizzazzjoni għandha: (a) tistabbilixxi kontrolli, kif ikun xieraq, sabiex tassigura li r-rekwiżit(i) ambjentali tagħha jiġu indirizzati fil-proċess tat-tfassil u l-iżvilupp għall-prodott jew servizz, billi jitqies kull stadju taċ-ċiklu tal-ħajja tiegħu; (b) tistabbilixxi r-rekwiżit(i) ambjentali tagħha għall-akkwist ta' prodotti u servizzi, kif ikun xieraq; (c) tikkomunika r-rekwiżit(i) ambjentali rilevanti tagħha lill-fornituri esterni, inklużi l-kuntratturi; (d) tikkunsidra l-ħtieġa li tipprovdi informazzjoni dwar impatti ambjentali sinifikanti potenzjali assoċjati mat-trasport jew il-kunsinna, l-użu, it-trattament fi tmiem il-ħajja u r-rimi finali tal-prodotti u s-servizzi tagħha. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata sa fejn ikun meħtieġ sabiex ikollha l-kunfidenza li l-proċess(i) twettqu kif ippjanat. A.8.2 Stat ta' tħejjija u rispons għal emerġenzi L-organizzazzjoni għandha tistabbilixxi, timplimenta u żżomm il-proċessi meħtieġa sabiex tipprepara għal u tirrispondi għas-sitwazzjonijiet potenzjali ta' emerġenza identifikati fil-punt 6.1.1. L-organizzazzjoni għandha: (a) tipprepara biex tirrispondi billi tippjana azzjonijiet biex tipprevjeni jew ittaffi l-impatti ambjentali ħżiena minn sitwazzjonijiet ta' emerġenza; (b) tirrispondi għal sitwazzjonijiet reali ta' emerġenza; (c) tieħu azzjoni biex tipprevjeni jew ittaffi l-konsegwenzi ta' sitwazzjonijiet ta' emerġenza, xierqa għad-daqs tal-emerġenza u l-impatt ambjentali potenzjali; (d) tittestja perjodikament l-azzjonijiet ta' rispons ippjanati, fejn ikun prattikabbli; (e) teżamina u tirrevedi perjodikament il-proċessi u l-azzjonijiet ta' rispons ippjanati, b'mod partikolari wara li jseħħu sitwazzjonijiet ta' emerġenza jew testijiet; (f) tipprovdi informazzjoni u taħriġ rilevanti relatati mal-istat ta' tħejjija u r-rispons għal emerġenzi, kif ikun xieraq, lil partijiet interessati rilevanti, inklużi persuni li jaħdmu taħt il-kontroll tagħha. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata sal-punt meħtieġ sabiex ikollha l-kunfidenza li l-proċess(i) ikunu qegħdin jitwettqu kif ippjanat. A.9 Evalwazzjoni tal-prestazzjoni A.9.1 Monitoraġġ, kejl, analiżi u evalwazzjoni A.9.1.1 Ġenerali L-organizzazzjoni għandha timmonitorja, tkejjel, tanalizza u tevalwa l-prestazzjoni ambjentali tagħha. L-organizzazzjoni għandha tistabbilixxi: (a) liema ħtiġijiet iridu jiġu mmonitorjati u mkejla; (b) il-metodi għall-monitoraġġ, il-kejl, l-analiżi u l-evalwazzjoni, kif applikabbli, biex tassigura riżultati validi; (c) il-kriterji li magħhom l-organizzazzjoni se tevalwa l-prestazzjoni ambjentali tagħha, u indikaturi xierqa; (d) meta għandu jitwettaq il-monitoraġġ u l-kejl; (e) meta għandhom jiġu analizzati u evalwati r-riżultati mill-monitoraġġ u l-kejl. L-organizzazzjoni għandha tiżgura li jintuża u jinżamm tagħmir għall-monitoraġġ u l-kejl li jkun kalibrat jew verifikat, kif ikun xieraq. L-organizzazzjoni għandha tevalwa l-prestazzjoni ambjentali tagħha u l-effettività tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali. L-organizzazzjoni għandha tikkomunika informazzjoni rilevanti dwar il-prestazzjoni ambjentali kemm internament kif ukoll esternament, kif identifikat fil-proċess(i) ta' komunikazzjoni tagħha u kif meħtieġ mill-obbligi ta' konformità tagħha. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata xierqa bħala evidenza tar-riżultati tal-monitoraġġ, il-kejl, l-analiżi u l-evalwazzjoni. A.9.1.2 Evalwazzjoni tal-konformità L-organizzazzjoni għandha tistabbilixxi, timplimenta u żżomm il-proċessi meħtieġa sabiex tevalwa t-twettiq tal-obbligi ta' konformità tagħha. L-organizzazzjoni għandha: (a) tistabbilixxi l-frekwenza li biha se tiġi evalwata l-konformità; (b) tevalwa l-konformità u tieħu azzjoni jekk ikun meħtieġ; (c) iżżomm għarfien u fehim tal-istat ta' konformità tagħha. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata bħala evidenza tar-riżultat(i) tal-evalwazzjoni tal-konformità. A.9.2 Verifika interna A.9.2.1 Ġenerali L-organizzazzjoni għandha twettaq verifiki interni f'intervalli ppjanati sabiex tipprovdi informazzjoni dwar jekk is-sistema ta' ġestjoni ambjentali: (a) tikkonformax ma': (1) ir-rekwiżiti proprji tal-organizzazzjoni għas-sistema ta' ġestjoni ambjentali tagħha; (2) ir-rekwiżiti ta' dan l-Istandard Internazzjonali; (b) tkunx implimentata u miżmuma b'mod effettiv. A.9.2.2 Programm ta' verifika interna L-organizzazzjoni għandha tistabbilixxi, timplimenta u żżomm programmi ta' verifika interna, li jinkludu l-frekwenza, il-metodi, ir-responsabbiltajiet, ir-rekwiżiti ta' ppjanar u r-rappurtar tal-verifiki interni tagħha. Fl-istabbiliment tal-programm ta' verifika interna, l-organizzazzjoni għandha tqis l-importanza ambjentali tal-proċessi kkonċernati, il-bidliet li jaffettwaw lill-organizzazzjoni u r-riżultati ta' verifiki preċedenti. L-organizzazzjoni għandha: (a) tiddefinixxi l-kriterji tal-verifika u l-kamp ta' applikazzjoni għal kull verifika; (b) tagħżel l-awdituri u twettaq verifiki sabiex tassigura l-oġġettività u l-imparzjalità tal-proċess ta' verifika; (c) tassigura li r-riżultati tal-verifiki jiġu rrappurtati lill-maniġment rilevanti. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata bħala evidenza tal-implimentazzjoni tal-programm ta' verifika u tar-riżultati tal-verifiki. A.9.3 Reviżjoni tal-ġestjoni Il-maniġment superjuri għandu jeżamina s-sistema ta' ġestjoni ambjentali tal-organizzazzjoni, f'intervalli ppjanati, sabiex jassigura l-idoneità, l-adegwatezza u l-effettività kontinwa tagħha. Ir-reviżjoni tal-ġestjoni għandha tinkludi kunsiderazzjoni ta': (a) l-istatus ta' azzjonijiet minn eżamijiet preċedenti mill-maniġment; (b) bidliet fi: (1) il-kwistjonijiet esterni u interni li jkunu rilevanti għas-sistema ta' ġestjoni ambjentali; (2) il-ħtiġijiet u l-aspettattivi tal-partijiet interessati, inklużi l-obbligi ta' konformità; (3) l-aspetti ambjentali sinifikanti tagħha; (4) ir-riskji u l-opportunitajiet; (c) sa fejn intlaħqu l-objettivi ambjentali; (d) l-informazzjoni dwar il-prestazzjoni ambjentali tal-organizzazzjoni, inklużi x-xejriet fi: (1) in-nuqqasijiet ta' konformità u l-azzjonijiet korrettivi; (2) ir-riżultati tal-monitoraġġ u tal-kejl; (3) l-issodisfar tal-obbligi ta' konformità tagħha; (4) ir-riżultati tal-verifiki; (e) l-adegwatezza tar-riżorsi; (f) il-komunikazzjoni(jiet) rilevanti mill-partijiet interessati, inklużi l-ilmenti; (g) l-opportunitajiet għal titjib kontinwu. Ir-riżultati tal-eżami mill-maniġment għandhom jinkludu: — konklużjonijiet dwar l-idoneità, l-adegwatezza u l-effettività kontinwa tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali; — deċiżjonijiet relatati mal-opportunitajiet għal titjib kontinwu; — deċiżjonijiet relatati ma' kwalunkwe ħtieġa ta' tibdil fis-sistema ta' ġestjoni ambjentali, inklużi r-riżorsi; — l-azzjonijiet, jekk ikun meħtieġa, meta l-objettivi ambjentali ma jkunux intlaħqu; — l-opportunitajiet sabiex tittejjeb l-integrazzjoni tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali ma' proċessi oħra tan-negozju, jekk ikun meħtieġ; — kwalunkwe implikazzjoni għad-direzzjoni strateġika tal-organizzazzjoni. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata bħala evidenza tar-riżultati tal-eżamijiet mill-maniġment. A.10 Titjib A.10.1 Ġenerali L-organizzazzjoni għandha tistabbilixxi l-opportunitajiet għal titjib (ara l-punti 9.1, 9.2 u 9.3) u timplimenta l-azzjonijiet neċessarji biex tikseb ir-riżultati mistennija tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali tagħha. A.10.2 Nuqqas ta' konformità u azzjoni korrettiva Meta jseħħ nuqqas ta' konformità, l-organizzazzjoni għandha: (a) tirreaġixxi għan-nuqqas ta' konformità u, kif ikun applikabbli: (1) tieħu azzjoni sabiex tikkontrollah u tikkoreġih; (2) tindirizza l-konsegwenzi, inkluż billi ttaffi l-impatti ambjentali ħżiena; (b) tevalwa l-ħtieġa ta' azzjoni sabiex telimina l-kawżi tan-nuqqas ta' konformità, sabiex dan ma jerġax iseħħ jew iseħħ post ieħor, billi: (1) tirrevedi n-nuqqas ta' konformità; (2) tistabbilixxi l-kawżi tan-nuqqas ta' konformità; (3) tistabbilixxi jekk jeżistux, jew jistgħux potenzjalment iseħħu, nuqqasijiet ta' konformità simili; (c) timplimenta kwalunkwe azzjoni meħtieġa; (d) tirrevedi l-effettività ta' kwalunkwe azzjoni korrettiva li tittieħed; (e) jekk ikun meħtieġ, tagħmel bidliet fis-sistema ta' ġestjoni ambjentali. L-azzjonijiet korrettivi għandhom ikunu xierqa għas-sinifikat tal-effetti tan-nuqqasijiet ta' konformità li jkun hemm, inkluż l-impatt(i) ambjentali. L-organizzazzjoni għandha żżomm informazzjoni dokumentata bħala evidenza ta': — in-natura tan-nuqqasijiet ta' konformità u kwalunkwe azzjoni suċċessiva li tittieħed; — ir-riżultati ta' kwalunkwe azzjoni korrettiva. A.10.3 Titjib kontinwu L-organizzazzjoni għandha ttejjeb kontinwament l-idoneità, l-adegwatezza u l-effettività tas-sistema ta' ġestjoni ambjentali sabiex ittejjeb il-prestazzjoni ambjentali.