Dokuments, kas attiecas uz ierēdņa administratīvo stāvokli un kam var būt noteicoša ietekme uz lēmumu, principā vispirms ir jāpaziņo attiecīgajam ierēdnim, vēlāk tas jāklasificē viņa personīgajā lietā. It īpaši runājot par lēmumu par ierēdņa iecelšanu citā amatā, neskatoties uz to, ka tas nav ziņojums par attiecīgā ierēdņa spējām, efektivitāti un rīcību Civildienesta noteikumu 26. panta izpratnē, šis paziņojums un tā klasificēšana personīgajā lietā a apriori ir obligāta elektroniskā pasta vēstulēm vai paziņojumiem, ko parakstījuši ierēdņi un darbinieki, kas ziņo par attiecīgā ierēdņa attieksmi, ja tiem var būt noteicoša ietekme uz lēmumu par iecelšanu vai neiecelšanu citā amatā.

Civildienesta noteikumu 26. panta pirmās daļas a) punktā nav noteikts administrācijas pienākums personīgajai lietai pievienot visus dokumentus, kuriem ir jebkāds sakars ar ierēdni. Tādējādi tajā ir nošķirti, no vienas puses, ‟dokumenti‟, kuriem ir jābūt personīgajā lietā tikai tad, ja tie apliecina attiecīgā ierēdņa administratīvo statusu, un “ziņojumi”, kuri ir jāpievieno lietai tikai tad, ja tie attiecas uz tā spējām, efektivitāti un rīcību, no, no otras puses, visiem citiem dokumentiem saistībā ar attiecīgo ierēdni.

No Civildienesta noteikumu 26. panta otrās daļas izriet, ka aizliegums izmantot pret ierēdni dokumentus saistībā ar viņa administratīvo stāvokli attiecas tikai uz tiem dokumentiem, kas iepriekš viņam netika darīti zināmi. Tas neattiecas uz dokumentiem, kuri, lai gan ir darīti zināmi, vēl nav pievienoti viņa personīgajai lietai. Gadījumā, kad iestāde šādus dokumentus nepievieno ierēdņa personīgajai lietai, šim pēdējam minētajam vienmēr pastāv iespēja iesniegt lūgumu atbilstoši Civildienesta noteikumu 90. panta 1. punktam to izdarīt un, ja tas tiek noraidīts, iesniegt administratīvu sūdzību. Bet nekādā gadījumā iestādei nevar liegt pieņemt lēmumu dienesta interesēs, pamatojoties uz ierēdnim iepriekš paziņotiem dokumentiem, tikai tādēļ, ka tie nav pievienoti viņa personīgajai lietai.

Tas vien, ka ir pierādīts, ka attiecīgais ierēdnis zinājis par faktiem, kas bija viņam nelabvēlīgā lēmuma pamatā, nav uzskatāms ar pietiekamu pierādījumu tam, ka viņam ir bijusi iespēja lietderīgi aizstāvēt savas intereses pirms šī lēmuma pieņemšanas. Lai būtu nodrošināta ierēdņa tiesību uz aizstāvību ievērošana, iestādei arī ar jebkādiem līdzekļiem jāpierāda, ka tā iepriekš faktiski šim ierēdnim ir ļāvusi saprast, ka aplūkojamie faktu jautājumi, lai gan tie nav pievienoti personīgajai lietai, attaisnoja viņam nelabvēlīgo lēmumu. Turklāt, no principa par tiesībām uz aizstāvību – kura viens no izpausmes veidiem ir tiesības tikt uzklausītam – izriet, ka pirms tāda lēmuma pieņemšanas, kas nelabvēlīgi ietekmē ieinteresēto personu, tai ir jādod iespēja lietderīgi izteikt savu viedokli par to faktu un apstākļu atbilstību īstenībai un nozīmību, pamatojoties uz kuriem var tikt pieņemts šis lēmums. Šajā sakarā gadījumā, kad priekšnieks uzaicina ierēdni uz pārrunām, administrācijai ir jānodrošina, ka šis attiecīgais ierēdnis pienācīgi tiek informēts par paredzamo pasākumu un it īpaši par pārrunu priekšmetu, lai viņš varētu lietderīgi darīt zināmu savu viedokli pirms lēmuma, kas viņu ietekmēs nelabvēlīgi, pieņemšanas.

Tomēr, lai tiesību tikt uzklausītam pārkāpuma dēļ varētu atcelt apstrīdēto lēmumu, vēl ir jāizvērtē, vai, ja šis pārkāpums netiktu pieļauts, procedūras iznākums varētu būt bijis citāds. Veicot šādu pārbaudi, ir svarīgi ņemt vērā visus lietas apstākļus un it īpaši iebildumu raksturu un procesuālo pārkāpumu apjomu, kas pieļauti attiecībā uz [procesuālajām] garantijām, kuras ierēdnis varēja izmantot.

Šajā sakarā, ja nelabvēlīgais lēmums balstās uz iebildumiem, kas pamatoti ar subjektīvas dabas vērtējumiem, kuri tātad jau pēc sava rakstura ir mainīgi, ja ierēdnis ir ticis uzklausīts pirms šī lēmuma pieņemšanas, viņam bija jādara zināms savs viedoklis un tādējādi varbūt viņš varēja panākt, ka tiktu mainīti attiecībā uz viņu veiktie vērtējumi.

(skat. 55., 57., 65. un 66. punktu)

Pirmās instances tiesa: spriedums de Brito Sequeira Carvalho/Komisija un Komisija/de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, 94. punkts.

Civildienesta tiesa: spriedumi Nastvogel/Padome, F‑4/10, EU:F:2011:134, 94. punkts; Possanzini/Frontex, F‑124/11, EU:F:2013:137, 60. punkts; CH/Parlaments, F‑129/12, EU:F:2013:203, 38. punkts; Delcroix/EĀDD, F‑11/13, EU:F:2014:91, 35. un 42. punkts, un Tzikas/ERA, F‑120/13, EU:F:2014:197, 55. punkts.