[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA |

Briselē, 30.5.2007

COM(2007) 274 galīgā redakcija

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI UN EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTAI

Kopsavilkuma pārskats par Komisijas sasniegumiem vadības jomā 2006. gadā

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI UN EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTAI

Kopsavilkuma pārskats par Komisijas sasniegumiem vadības jomā 2006. gadā

1. IEVADS

Katru gadu visi ģenerāldirektori un dienestu vadītāji, sniedzot gada darbības pārskatus, ziņo komisāru kolēģijai par savu pienākumu veikšanu.

Pieņemot šo kopsavilkuma pārskatu, Komisija uzņemas politisko atbildību par vadības darbu, ko veic tās ģenerāldirektori un dienestu vadītāji, pamatojoties uz ticamības apliecinājumiem un atrunām, ko tie izteikuši savos gada darbības pārskatos, atzīstot, ka ir vajadzīgs papildu darbs, lai novērstu vairākus konstatētos trūkumus. Tas papildina 2006. gada Kopsavilkuma pārskatu par sasniegumiem politikā, ko Komisija pieņēma 2007. gada 28. februārī[1].

Šajā paziņojumā sniegta atskaite par to, kā Komisija veikusi vadības pienākumus, un par tās iekšējās kontroles sistēmu nodrošināto ticamību, kā arī apkopoti gada darbības pārskatu secinājumi. Tajā izpētīti gadījumi, kad ģenerāldirektori vai dienestu vadītāji izteikuši atrunas, un sākotnēji analizētas iespējas konstatēto trūkumu novēršanai. Visbeidzot, tajā iztirzāti viedokļi, kas nav ietverti gada darbības pārskatos, un risināti vairāki nozīmīgi transversāli jautājumi, kuri radušies Budžeta ģenerāldirektorāta ģenerāldirektoram, iekšējam revidentam, Eiropas Revīzijas palātai, iestādei, kas atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi, vai kurus konstatējusi Revīzijas progresa komiteja.

2. GADA DARBīBAS PāRSKATU NODROšINāTā TICAMīBA

Pārbaudījusi gada darbības pārskatus un jo īpaši visu ģenerāldirektoru un dienestu vadītāju parakstītās ticamības deklarācijas, Komisija konstatē, ka visi deleģētie kredītrīkotāji ir snieguši pamatotus ticamības apliecinājumus par līdzekļu atbilstošu izlietojumu (lai gan ne visos gadījumos vienādā mērā) un par to, ka īstenotās kontroles procedūras nodrošina vajadzīgās garantijas attiecībā uz konkrēto darījumu likumību un pareizību. Tās ir divas galvenās prasības, kas pamato minētos ticamības apliecinājumus.

Vienlaikus deleģētie kredītrīkotāji konstatēja arī esošos trūkumus un attiecīgos gadījumos izteica atrunas. Šajā iedaļā iztirzāti galvenie izvirzītie kontroles jautājumi, tostarp atrunas, izmantojot budžeta izpildes metodi.

Dažos gadījumos pastāv atšķirības starp Eiropas Revīzijas palātas novērtējumu kontroles sistēmu sniegtajai ticamībai un ģenerāldirektoru nodrošināto ticamību. Minētais daļēji atspoguļo atšķirīgos viedokļus par kļūdu tipoloģiju un ietekmi, kā arī par sistēmu trūkumu novērtēšanu un daļēji – dažādos priekšstatus par finanšu korekcijas mehānismu izmantošanu, jo īpaši to, ka atbildīgie Komisijas dienesti pielieto daudzgadu sistēmu, kurā kļūdas, kas pieļautas konkrētā gadā, var konstatēt un labot turpmākajos gados, savukārt saskaņā ar Līgumu Palātai atzinums ir jāsniedz katru gadu.

Visos gadījumos, kad Eiropas Revīzijas palātas atzinums atšķiras no ģenerāldirektora atzinuma, ģenerāldirektoram ir jāsniedz paskaidrojums par to savā nākamā gada darbības pārskatā.

2.1. Tiešā centralizētā vadība – sarežģīta sistēma, kas rada izaicinājumus Komisijas atbildībai

Lielāko daļu iekšpolitikas darbību Komisija vada tieši saskaņā ar attiecīgo pamatdokumentu vai programmu. Lai gan tiesību akti, kas reglamentē 2007. – 2013. gada programmas, nedaudz uzlaboti, lielāko daļu programmu īsteno saskaņā ar sarežģītu tiesību aktu kopumu, kas paredz saņēmēju pieprasīto faktisko attaisnoto izdevumu atmaksu un lielu saņēmēju skaitu katrā programmā. Minētās iezīmes rada izaicinājumus Komisijai, kurai jārod līdzsvars starp nepieciešamību nodrošināt adekvātu kontroles līmeni un minētās kontroles izmaksām.

Vairākos gada darbības pārskatos norādītas Kopienas dotāciju saņēmēju kļūdas vai neatbilstības, aprēķinot un iekasējot personāla izmaksas, kas atlīdzināmas kā tiešās izmaksas. Turklāt daži ģenerāldirektorāti ziņoja, ka vairākiem dotāciju saņēmējiem ir būtiskas problēmas saistībā ar pienācīga pamatojuma sniegšanu par minētajām personāla izmaksām. Minētā problēma sastopama atkārtoti; Komisija to risina, vairāk izmantojot vienreizējos maksājumus un vienotās likmes, ciktāl iespējams, saskaņā ar pārskatītajiem finanšu noteikumiem.

Pētniecības, informācijas sabiedrības un plašsaziņas līdzekļu, uzņēmējdarbības, enerģētikas un transporta ģenerāldirektori 2006. gadā izteica atrunas par Pētniecības un tehnoloģiskās attīstības piektajā pamatprogrammā (Piektā pamatprogramma) paredzēto izdevumu atmaksas prasību precizitāti. Tomēr Komisija norāda, ka kļūdu vispārējā finansiālā ietekme ir ierobežota attiecībā uz noteiktajiem būtiskuma kritērijiem un ka maksājumi, kas saistīti ar Piekto pamatprogrammu, tiek pakāpeniski pārtraukti.

Attiecībā uz Pētniecības un tehnoloģiskās attīstības sesto pamatprogrammu (Sestā pamatprogramma) pētniecības ģenerāldirektors un informācijas sabiedrības ģenerāldirektors ziņoja, ka 2006. gada pēckontroles rezultātā pietiekami pierādījumi netika gūti galvenokārt tādēļ, ka nebija pamatlīguma šādām kontrolēm programmas perioda pirmajā daļā. Atbildot uz divām minētajām atrunām, Komisija rīkojās nekavējoties un efektīvi, pieņemot rīcības plānu, lai:

- palielinātu to darbinieku skaitu, kas norīkoti pēckontroles un saistītu funkciju veikšanai. Ikgadējā politikas stratēģijā 2008. gadam ir paredzēts, ka 2007. gadā tiks pārceltas 38 ar pētniecību saistītas darba vietas, lai stiprinātu pēckontroles funkciju „pētniecības” ģenerāldirektorātos, turklāt 2008. gadā, iespējams, tiks pievienotas vēl 12 jaunas darba vietas;

- ieviestu vienotu pēckontroles stratēģiju un metodiku visās pētniecības struktūrvienībās, tostarp jaunu saskaņotu metodi paraugu ņemšanai uz vairākiem gadiem, nodrošinot to, lai pārbaudāmo kopums tiktu veidots visaptveroši, izmantojot statistiski uzticamas atlases metodes. Šajā stratēģijā prioritāte ir galveno saņēmēju sistemātisko kļūdu konstatēšanai un labošanai, vienlaicīgi ietverot arī atbilstošu pārbaudāmā kopuma reprezentatīvo paraugu;

- pastiprinātu pēckontroles koordināciju un integrāciju „pētniecības” grupā, tostarp kopīgas revīzijas;

- ieviestu lielāku pēckontroles apjomu un labāku līdzsvaru starp štata un ārštata darbinieku veikto darbu. Komisija 2007. gadā veiks 300 pēckontroles pasākumus saistībā ar Sesto pamatprogrammu, salīdzinot ar 45 pasākumiem, ko veica 2006. gadā;

- ieviestu sistemātiskāku vadības veiktu pēckontroles rezultātu pārraudzību un turpmākos pasākumus.

Turklāt Revīzijas progresa komiteja aicināja „pētniecības” ģenerāldirektorātus nodrošināt vienkāršošanu un pilnībā izmantot vienoto likmju un vienreizējo maksājumu iespējas saistībā ar Pētniecības un tehnoloģiskās attīstības septīto pamatprogrammu (Septītā pamatprogramma).

Komisija atkārtoti norāda, ka kļūdas izdevumu atmaksas prasījumos galvenokārt ir saistītas ar tiesiskā pamata sarežģītību, jo īpaši prasību saņēmējiem pieprasīt faktiskās personāla izmaksas. Arī turpmāk šī prasība radīs sarežģījumus attiecībā uz Sestās pamatprogrammas maksājumiem, lai gan pastiprināta pēckontrole pakāpeniski ļaus viest korekcijas, jo īpaši attiecībā uz sistēmiskām kļūdām, piemērojot revīzijas rezultātus projektiem, kuriem tā nav veikta, un paredzot līgumsodu gadījumos, kad pārbaudāmais nespēj pienācīgi labot šādas sistēmiskas kļūdas.

Paredzams, ka jaunās saskaņotās procedūras uzlabos maksājumus, kas paredzēti Septītajā pamatprogrammā – tiks ieviestas saņēmējiem paredzētas izmaksu aprēķināšanas metodikas iepriekšējas pārbaudes ar vairāku pušu līdzdalību un izmantotas personāla vidējās izmaksas visos iespējamos gadījumos un vienmēr atbilstoši pareizas finanšu vadības principam. Turklāt ar Septītās pamatprogrammas dotāciju saņēmēju nolīgtajiem revidentiem „saskaņotās procedūras” tiks izmantotas, lai nodrošinātu revīzijas darba saskanību un Komisijai pamatu lēmuma pieņemšanai par izdevumu piemērotību un atbilstību noteikumiem; sertificētājiem vairs nevajadzēs sniegt savu atzinumu par izdevumu piemērotību, bet gan tikai informēt par faktiem, uz kuru pamata Komisija pieņems lēmumu par izdevumu piemērotību.

2.2. Dalīta un netieša centralizēta vadība – dalībvalstu nozīmes pastiprināšana

Dalīta vadība un netieša centralizēta vadība ir saistīta ar dažādiem vadības un kontroles līmeņiem. Komisijai ticamību nodrošina dažādi avoti, tostarp valstu iestāžu veiktā sertificēšana, ikgadējie izpildes un kontroles ziņojumi, dalībvalstu vai Eiropas Revīzijas palātas veikto revīziju rezultāti un, protams, arī Komisijas veikto revīziju rezultāti.

Reģionālās politikas, nodarbinātības, sociālo lietu un vienlīdzīgu iespēju un lauksaimniecības un lauku attīstības ģenerāldirektori ir izteikuši atrunas, jo nav pietiekamu ticamības pierādījumu vadības un kontroles sistēmu trūkumiem galvenokārt programmās vai pasākumos Apvienotajā Karalistē, Spānijā, Zviedrijā, Slovākijā, Slovēnijā, Latvijā, Itālijā un Grieķijā, kā arī programmās, ko īsteno saskaņā ar INTERREG Kopienas iniciatīvu. Visos trīs gadījumos saistībā ar minētajām atrunām apdraudēto līdzekļu kopējais apjoms ir neliels – jautājums ir saistīts ar to, ka trūkst pārliecības par attiecīgo veikto darījumu likumību un pareizību. Ģenerāldirektori nolēma izteikt atrunas, jo dažos dalībvalstu vadības un kontroles sistēmu galvenajos elementos bija vērojami sistēmiski trūkumi. Viņi norāda, ka attiecīgās problēmas ir pastāvējušas vairākus gadus un atbildīgās iestādes nav veikušas Komisijas pieprasītos koriģējošos pasākumus, tādējādi apdraudot Komisijas reputāciju.

Lai segtu finanšu risku attiecībā uz ES budžetu, ir izstrādāti precīzi rīcības plāni šo problēmu risināšanai ar koriģējošiem pasākumiem, kas jāveic atbildīgajām valsts iestādēm. Vajadzības gadījumā un jo īpaši, ja dalībvalstis pašas neveic vajadzīgās korekcijas, lai novērstu risku Kopienas maksājumiem, tiks piemērotas finanšu korekcijas. Minētās korekcijas dažkārt var veikt, ekstrapolējot atsevišķus pārkāpumus konkrētos gadījumos, ja tie var rasties vairākos līdzīgos gadījumos, vai kā noteiktas likmes korekcijas sistēmisku nepilnību gadījumos. Dažos gadījumos maksājumu apturēšana jau tika apsvērta, uzsākta vai īstenota 2006. gada budžeta izpildē.

Komisijai īpaši prioritāri ir atrisināt problēmu saistībā ar nepietiekamu Integrētās administrācijas un kontroles sistēmas ( IACS ) ieviešanu Grieķijā, par ko jau iepriekš tika izteiktas atrunas kopš 2002. gada. Laikposmā no 1999. gada līdz 2006. gadam šai dalībvalstij tika veiktas finanšu korekcijas par kopējo summu 479 miljoniem euro[2], kas sedza konstatēto trūkumu radīto finanšu risku. Šādas korekcijas piemēros tik ilgi, cik uzskatīs par nepieciešamu. Komisija 2007. gada martā ierosināja grozīt regulu par kopējās lauksaimniecības politikas finansēšanu[3], lai ieviestu efektīvāku līdzekli Komisijai samazināt vai apturēt maksājumus nopietnu vai sistemātisku trūkumu gadījumos. Ar minēto gadījumu saistītas valsts iestādes ir izstrādājušas detalizētu rīcības plānu, kuru Komisija rūpīgi uzraudzīs.

Komisija ir centusies ieviest vienotas revīzijas pieeju dalītās vadības ietvaros , kā norādīts tās progresa ziņojumā par Komisijas rīcības plānu integrētas iekšējās kontroles struktūras ieviešanai[4], kā arī gada darbības pārskatos. Piemēram, Komisija ir uzlabojusi kontroles pienākumu definīciju un pastiprinājusi maksājumu un sertifikācijas aģentūru pārraudzību. Attiecībā uz struktūrfondiem Komisija ir veikusi pasākumus, lai veicinātu revīzijas standartu koordināciju un paraugprakses izplatīšanu. Sekojot Nīderlandes piemēram attiecībā uz pirmo valsts paziņojumu par ES līdzekļu izlietojumu Nīderlandē, Komisija turpinās arī atbalstīt dažādas valstu iniciatīvas saistībā ar valstu deklarācijām par Eiropas Savienības līdzekļu izlietojumu. Šajā sakarā pārskatītā finanšu regula paredz, ka dalībvalstīm ir atbilstīgā valsts līmenī jāsagatavo gada pārskats par pieejamām revīzijām un deklarācijām. Lauksaimniecībā minēto prasību ieviesa jau 2006. gadā īpašos nozaru tiesību aktos[5].

Ņemot vērā to, ka struktūrfondi paredzēti vairākiem gadiem, Komisija īsteno pārraudzību visā programmas periodā – no plānošanas posma līdz programmas beigām. Tādējādi kontroles pasākumi tiek īstenoti vairāku gadu garumā, atklājot un novēršot nepilnības visā programmas īstenošanas periodā un, pamatojoties uz minēto, izvērtējot, vai ir pietiekams apliecinājums likumīgiem un sistemātiskiem izdevumiem. Saskaņā ar Rīcības plānu integrētas iekšējās kontroles struktūras ieviešanai daudzgadu korekciju sistēmas tiks pārbaudītas 2007. gadā.

Tiesiskuma, brīvības un drošības ģenerāldirektorāta ģenerāldirektors ir konstatējis trūkumus dažās Itālijas vadības un kontroles sistēmās, savukārt Izglītības un kultūras ģenerāldirektorāta ģenerāldirektors ir konstatējis nepilnības dažās valstu aģentūrās, kas saistītas ar netiešu centralizētu vadību . Komisija pastiprināti veic pārraudzību. Pirmajā gadījumā maksājumi tika apturēti visā 2006. gada laikposmā. Otrajā gadījumā Komisija izmantoja „Mūžizglītība” un „Jaunatne darbībā” programmu nosacījumus, lai ieviestu jaunus noteikumus[6] par valstu aģentūru pilnvarošanu un tām sniegto pilnvaru atcelšanu, valstu iestāžu iepriekšējām un gada ticamības deklarācijām un pārbaudi un revīzijām, pamatojoties uz „vienotās revīzijas pieeju”. Turklāt valstu aģentūras tiks labāk instruētas un īpaši apmācītas. Vienkāršošanas pasākumi, piemēram, plašāka vienotu likmju izmantošana, paredzams, samazinās kļūdu risku.

Komisija uzlabos valstu aģentūru pārraudzību, pamatojoties uz valstu iestāžu arvien pieaugošo atbildību ES līdzekļu pārvaldīšanā netiešās centralizētās vadības ietvaros, kā arī „vienotas revīzijas pieeju” attiecībā uz pārbaudēm un revīzijām, lai novērstu minētās nepilnības.

2.3. Ar starptautiskām organizācijām kopīga vadība

Attiecībā uz starptautiskām organizācijām deleģētiem vadības uzdevumiem strukturēti nolīgumi ar minētajām starptautiskajām organizācijām un jo īpaši finanšu un administratīvais pamatnolīgums ( FAFA ), ko 2003. gada aprīlī parakstīja Komisija un Apvienoto Nāciju Organizācijas (ANO) Sekretariāts un kuru turpmākajos gados stingri ievērojušas arī vairākas specializētās aģentūras, nodrošina stabilu pamatprincipu kopumu kopīgas vadības īstenošanai. Tiek turpināts darbs saistībā ar īpašu noteikumu papildu precizēšanu.

Tā kā ar šo mehānismu sniegtā EK finansējuma apjoms pieaug, tiek paaugstināts to pārbaužu līmenis, ko veic Komisija attiecībā uz Apvienoto Nāciju Organizācijas aģentūru pārvaldītajiem līdzekļiem. Tas atbilst Komisijas iekšējā revidenta paustajam viedoklim attiecībā uz nolīguma īstenošanu.

Ar pārskatītajiem finanšu noteikumiem tika ieviesta skaidrāka sistēma, kas nodrošina labāku pārraudzību un garantijas, īstenojot uzdevumus, kuri uzticēti starptautiskām organizācijām, īstenojot kopīgo vadību.

Attiecībā uz iepriekšējo atrunu par ES maksājumiem ANOPMK IV pīlāram Kosovā risinājums tika rasts, izmantojot līdzekļu atgūšanu 2006. gadā un jaunu līgumu ar ANO, kurā precizēta atbildības dalīšana.

FAFA nodrošināja ļoti nepieciešamo pamatprincipu kopumu sadarbībai starp diviem ļoti atšķirīgiem partneriem abām EK un ANO partnerības pusēm. Tā kā minētais instruments ir salīdzinoši jauns, nolīguma puses izveidoja kopīgas darba grupas, lai risinātu īstenošanas jautājumus, savukārt Komisija un ANO pašlaik apspriež mācību iniciatīvas un kopīgās pamatnostādnes ziņošanai, pārbaudei un pārredzamībai.

2.4. Secinājums

Komisija norāda, ka kopumā 2006. gadā 15 ģenerāldirektori ir izteikuši 20 atrunas (2005. gadā – 31). Tā uzskata, ka minētais fakts liecina par to, ka jautājumi saistībā ar iepriekš konstatētām nozīmīgām kontroles nepilnībām ir pienācīgi risināti un ka Komisija ir sekmīgi turpinājusi savas pārvaldes optimizēšanu 2006. gadā.

Attiecībā uz visām atrunām deleģētie kredītrīkotāji ir apņēmušies īstenot pienācīgus rīcības plānus, lai novērstu atklātās nepilnības. Kolēģija uzraudzīs koriģējošo pasākumu īstenošanu.

Ir būtiski saņemt attiecīgu apliecinājumu no starpniekiestādēm, kas Komisijas vārdā vai sadarbībā ar to pārvalda ES apropriācijas. Turklāt ir būtiski regulāri piemērot tiesību normas, kas paredz koriģējošus pasākumus, piemēram, līdzekļu atgūšanu, maksājumu apturēšanu un finanšu korekcijas, konstatējot nozīmīgus trūkumus saistībā ar darbību likumību un pareizību.

3. TRANSVERSāLI JAUTāJUMI

3.1. Pārvaldība

- Paziņojums par pārvaldību

Iekšējais revidents atzina, ka Komisijas pārvaldes struktūrai ir stabili pamati. Tomēr viņš arī ierosināja uzlabot tās pārredzamību. Komisija atbalsta šo ierosinājumu un sniegs paziņojumu par pārvaldību, kura mērķis ir īsumā raksturot ieinteresētajām personām un iedzīvotājiem dažādos dalībniekus, pienākumus un atbildības mehānismus Komisijā, proti, pieejamu tekstu, ko ievietos Europa tīmekļa vietnē.

- Ārpakalpojumi un aģentūras

Jautājumi par izpildaģentūrām ir iztirzāti šā kopsavilkuma pārskata 3. pielikumā.

Kopš 1970. gadiem ir izveidotas trīsdesmit reglamentējošās aģentūras. Komisija 2005. gada februārī[7] iesniedza iestāžu nolīguma projektu, lai izveidotu visaptverošu pārvaldes sistēmu Eiropas reglamentējošo aģentūru izveidei, strukturēšanai, darbībai, novērtēšanai un pārbaudei. Pārrunu sekmīgā gaita pakāpeniski apstājās, bet Padome 2006. gada beigās atsāka saturiskas sarunas.

- Vienkāršošana

Pamatojoties uz savu 2005. gada decembra ziņojumu[8] par reformu gaitu, Komisija konstatēja vairākas jomas, kurās jāveic vienkāršošana un racionalizēšana, jo īpaši cilvēku resursu piešķīrums, iekšējā koordinēšana, iekšējie pārbaudes standarti, finanšu vadība un IT rīki un prioritātes. Maijā Komisija pieņēma paziņojumu „Cilvēkresursu vadība – procedūru vienkāršošana darbiniekiem” un izveidoja darba grupu, lai apspriestos ar darbiniekiem un ierosinātu pasākumus administratīvo procedūru vienkāršošanai, kā arī uzlabotu darbiniekiem sniegto pakalpojumu kvalitāti. Daži centrālie dienesti ir sākuši veikt iekšējo ietekmes analīzi kā izmēģinājuma projektu. To var paplašināt, attiecinot uz visiem jaunajiem vai pārskatītajiem darbības veidiem, lai nodrošinātu visu šo darbības veidu vienkāršību, rezultativitāti un efektivitāti, kā arī to, ka tie nerada nevajadzīgu administratīvo slogu.

Finanšu vadības jomā ar pārskatītajiem finanšu noteikumiem (tika pārskatīta finanšu regula un tās īstenošanas noteikumi) ieviesa šādus vienkāršojumus: mazāk ierobežojošas dokumentācijas prasības nelielām dotācijām un līgumiem; ar ieguldījumiem natūrā sniegtā līdzfinansējuma veicināšanu (piemēram, darbs, ko bez atlīdzības veic saņēmēja ārējie partneri); iespēju atcelt prasību sniegt finansiālas garantijas, pamatojoties uz riska novērtējumu katrā konkrētā gadījumā; augstāku robežvērtību, kuru pārsniedzot, saņēmējām organizācijām ir jāsaņem ārēja revidenta sertifikāts; pārredzamības principa paplašināšana, publicējot visus Kopienas līdzekļu saņēmējus neatkarīgi no budžeta izpildē iesaistītās vienības vai iestādes.

Tomēr tiesību aktu vienkāršošanā gūtie panākumi vēl nav tik būtiski kā cerēts. Lai arī nākamais plānošanas periods nesāksies tik drīz, dienestiem jau vajadzētu sagatavot pamatu turpmākajiem vienkāršojumiem.

- Pārredzamības iniciatīva

Ņemot vērā Eiropas Pārredzamības iniciatīvu, tiks publicēti dati par saņēmēju dalītās vadības līdzekļiem. Komisija uzskata, ka pārredzamība finanšu jautājumos ir nozīmīga pārskatatbildības par ES līdzekļu izlietojumu sastāvdaļa.

- Darbības nepārtrauktības vadība

Darba dokumentu par darbības nepārtrauktības vadību Komisijai iesniedza 2006. gadā[9], lai palīdzētu turpināt sniegt galvenos pakalpojumus traucējumu laikā.

- Ētika

Saistībā ar plašāku rīcību apziņas veidošanai par ētikas un integritātes jautājumiem Komisija saviem darbiniekiem organizēja ētikas dienu.

- Iekšējā revīzija

Iekšējais revidents 2006. gada martā iesniedza pirmo pārskata ziņojumu par revīzijas ieteikumu izpildes kontroli, kurā norādīts, ka, lai arī gūti zināmi panākumi, puse izšķirošu un ļoti nozīmīgu ieteikumu joprojām nav īstenoti noteiktajos termiņos. Revīzijas progresa komiteja, kuras galvenais uzdevums ir sniegt Kolēģijai gada ziņojumu par Komisijas dienestu veiktajiem turpmākajiem pasākumiem saistībā ar iekšējā revidenta ieteikumiem, brīdināja kabinetus par to, ka dažas struktūrvienības atpaliek uzdevumu veikšanā un pieprasīja tiem uzraudzīt savu nodaļu turpmākos pasākumus. Revīzijas progresa komiteja 2007. gadā pastiprinās minēto uzraudzību.

Komisija norāda, ka pārbaudāmie ir izstrādājuši rīcības plānus visiem apstiprinātajiem SGS ieteikumiem un ka šie rīcības plāni ir īstenoti augstā līmenī, un tā izmantos 2006. gadā sasniegto, lai nodrošinātu savlaicīgi veiktus turpmākos pasākumus saistībā ar visiem revīzijas ieteikumiem. Komisija rosinās paplašināt revīzijas darbinieku un pārbaudāmo dialogu. Paredzams, ka minētais veicinās vienotu izpratni, nodrošinās mērķtiecīgi formulētus revidentu ieteikumus un rosinās dienestus par prioritāti noteikt šo ieteikumu īstenošanu noteiktajā termiņā.

Iekšējais revidents 2006. gada pārskatā uzsvēra saskaņotākas revīzijas plānošanas nepieciešamību un rosināja turpināt darbu, lai paaugstinātu Komisijas struktūrvienību iekšējās revīzijas struktūras profesionālo līmeni. Komisijas iekšējā revīzijas struktūra joprojām tiek stiprināta un palīdz nodrošināt lielāku ticamību iestādei.

Secinājums

Komisija uzskata, ka tās vadības struktūra ir sasniegusi apmierinošu stabilitātes un gatavības līmeni, un izklāstīs minēto struktūru paziņojumā par vadību. Vienlaikus tā apņemas turpināt darbu, lai nodrošinātu lielāku pārskatāmību, efektivitāti un vienkāršošanu. Izpildaģentūras, kuras Komisija stingri pārrauga, ir pilnībā integrētas minētajā pārvaldības shēmā. Tomēr Komisija uzskata, ka politiskā ziņā ir ārkārtīgi svarīgi izveidot vienotu pārvaldības sistēmu reglamentējošajām aģentūrām. Komisija atbalsta iekšējā revidenta centienus 2007. -2009. gada plānošanas cikla beigās sniegt savu pirmo vispārējo atzinumu par Komisijas iekšējās kontroles sistēmām un aicina iekšējās revīzijas struktūras un iekšējo revidentu īstenot augsta līmeņa sadarbību.

3.2. Iekšējās kontroles sistēmas un izpildes vadība

- Iekšējās kontroles sistēma Komisijā

Komisija 2006. gadā turpināja uzlabot savu iekšējās kontroles sistēmu. Notiekošās iekšējās kontroles standartu pārskatīšanas mērķis ir nodrošināt lielāku skaidrību, vienkāršību un pielāgošanos apstākļiem atsevišķās struktūrvienībās, lai uzlabotu efektivitāti.

Pārskatā par Komisijas ģenerāldirektorātu un dienestu iekšējās kontroles stāvokli tika norādīts, ka 2006. gadā gūti ievērojami panākumi iekšējās kontroles struktūru un prakses ieviešanā, bet nepieciešams arī turpināt uzlabojumus tādās jomās kā vadības informācija, tiesību aktu vienkāršošana, kontroles stratēģijas vai gada darbības pārskati. Iekšējais revidents ieteica veikt turpmākus uzlabojumus saistībā ar pēckontroli, IT un ieviest jaunus grāmatvedības noteikumus un līgumu vadību.

- Riska vadība

Komisija 2006. gadā guvusi būtiskus panākumus saistībā ar riska vadības pastiprinātu integrēšanu stratēģiskajā plānošanā – gada vadības plānos iekļauti riska analīzes rezultāti, un gada darbības pārskatos norādīts, vai minētie riski gada laikā materializējušies, kā tie pārvaldīti, kādi riski nav novērsti un kāpēc. Centienus virzīs tā, lai nodrošinātu saskaņotāku informēšanu par riskiem un nodrošinātu riska vadības rīcības plānu nekavējošu izstrādi un izpildi. Ņemot vērā riska vadības metodiku, kas izstrādāta Paziņojumā par efektīvu un saskaņotu riska vadību Komisijas dienestos[10], un izmēģinājuma pasākumu, ko īstenoja 2006. gadā, Komisija ir ieviesusi salīdzinošā novērtējuma procesu, lai konstatētu, novērtētu un pārvaldītu transversālus riskus, kurus dienestu grupa var efektīvāk novērst nekā atsevišķi dienesti.

- Darba izpildes vadība

Dienestiem sniegtās vadlīnijas gada vadības plānu un gada darbības pārskatu sagatavošanai pastiprināti vērsa saņēmēju un ieinteresēto personu uzmanību uz rezultātiem un Komisijas rīcības ietekmi uz ES sabiedrību kopumā.

Gada rīcības pārskatiem 2006. gadam ir izstrādāta īsa paraugforma, lai nodrošinātu kontroles struktūru un ticamības pierādījumu avotu konsekventu norādīšanu, lai gan ģenerāldirektorāti un dienesti vēl nav sākuši to izmantot. Paredzams, ka laika gaitā tās izmantošana uzlabos izpratni par kontroles struktūrām un ticamības pierādījumu avotiem un palīdzēs konstatēt trūkumus un noteikt uzlabojumus.

Lai arī arvien vairāk dienestu nodrošināja likumības, pareizības un darbības rādītājus 2006. gada darbības pārskatos, būs jāturpina veltīt vairāk pūļu tam, lai uzlabotu šādus rādītājus, vienlaikus nodrošinot saskaņotu dienestu grupu pieeju.

Jāturpina uzlabot gada darbības pārskatu kvalitāte – jo īpaši skaidri un vienkārši jāizskaidro kontroles stratēģijas un rezultāti, turklāt sīki jāizklāsta rīcības plāni un to paredzamā ietekme.

- Rīcības plāns integrētas iekšējās kontroles struktūras ieviešanai

Kopumā rīcības plāna īstenošanas rezultāti pagaidām ir pozitīvi. Lai gan daži pasākumi netika veikti laikā, Komisija uzskata, ka tā tomēr spēs sasniegt savu mērķi – līdz 2007. gada beigām nodrošināt pamatu pienācīgai kļūdu risku vadībai un labākai ticamības pierādījumu sniegšanai, kā paredzēts rīcības plānā. Pasākumu rezultāti pakāpeniski kļūs redzamāki un pierādāmāki – sākotnēji pārskatāmākas un skaidrākas kontroles pieejas veidā. Tas varētu palīdzēt samazināt kļūdu intensitāti, labojot un novēršot kļūdas.

Ņemot vērā pieredzi, ir uzlaboti vairāki pasākumi, lai nodrošinātu turpmāku impulsu ticamības pierādījumu uzlabošanai, uzmanības koncentrēšanai uz tiešu centralizētu vadību un sīki izstrādātas izmaksu, ieguvumu un riska līdzsvara pārbaudes iekļaušanai kontrolē. Līdz 2007. gada beigām tiks nodrošināts pamats, lai integrētā iekšējās kontroles struktūra ietekmētu ticamības pierādījumus kā paredzēts. Tomēr progresa ziņojumā par Komisijas rīcības plānu integrētas iekšējās kontroles struktūras ieviešanai ir norādītas jomas, kurās vēl risināmas būtiskākās problēmas.

Pašlaik tiek veikti pasākumi, lai palielinātu pēckontroles intensitāti daudzās jomās, nosakot rīcības plānos koriģējošus pasākumus un stingri uzraugot darbības gaitu minētajā jomā. Tomēr komunikāciju ģenerāldirektors izteica atrunu, norādot uz to, ka trūkst strukturētas sistemātiskas pēckontroles sistēmas, kuras ieviešanu 2007. gadā novērtēs Komisija.

Pastiprināta pārbaude ir jāpapildina ar saskaņotāku pieeju katrā dienestu grupā, kā tas jau īstenots attiecībā uz pētniecību un struktūrfondiem.

Struktūrfondu jomā pakāpeniski tiek ieviesta lielāka saskaņošana, tostarp arī 2007. – 2013. gada plānošanas periodā saskaņojot dalībvalstu izmantotās metodes paraugu ņemšanai.

Pēckontroles tīkls 2006. gadā apliecināja savu lietderību saistībā ar paraugprakses apmaiņu starp atsevišķām kontroles vienībām. Galvenokārt tika apspriesti jautājumi par to, kā izstrādāt paraugu ņemšanas stratēģiju, lai gūtu pamatotu apliecinājumu, pēckontroles turpmākie pasākumi un iespējamie sankciju piemērošanas veidi.

Secinājums

Komisija uzskata, ka katram pasākumam jāizveido visaptveroša izpratne par iekšējās kontroles pasākumiem, kas integrētu kontroles dažādās sastāvdaļas un līmeņus. Lai risinātu atklātās nepilnības, ir jānodrošina rentabls dažādo kontroles pasākumu līdzsvars, pienācīga kontroles rezultātu uzraudzība, kā arī saskaņota rīcība.

Tā stingri uzraudzīs visaptverošo kontroles stratēģiju un metožu īstenošanu, kā arī nodrošinās dienestu grupu pēckontroles pieeju saskaņotību, lai: (1) pārbaudītu, vai stratēģijas ir formalizētas un tām ir precīzi noteikti mērķi; (2) nodrošinātu atklātu uzraudzību un ziņojumu sniegšanu, kas apkopo visos līmeņos īstenotās kontroles rezultātus; (3) dalībnieku pienākumi, tostarp starpdienestu sinerģijas, ir skaidri noteikti un tiek īstenoti.

Komisija nodrošinās to, lai visi deleģētie kredītrīkotāji pilnībā ievēro prasību izmantot paraugformu, tādējādi nodrošinot skaidrāku saikni starp kontroles sistēmām un ticamību savos 2007. gada darbības pārskatos, un ieviest, kā paredzēts, norādes par darījumu likumīgu un pareizību ticamības veicināšanai.

Komisija turpinās uzraudzīt strukturētas pēckontroles sistēmu, ko ieviesa Saziņas ģenerāldirektorāta ģenerāldirektors, kā arī rīcības plānu „pētniecības” grupai paredzētās pēckontroles veikšanai.

3.3. Finanšu vadība

- Grāmatvedība

Komisija ir gandarīta norādīt uz pozitīvo ticamības deklarāciju ar Revīzijas palātas atrunām par 2005. gada pārskatiem, kas pirmo reizi sagatavoti saskaņā ar jauno uzkrājumu grāmatvedības sistēmu.

Joprojām tiek sekmīgi īstenota jauno grāmatvedības noteikumu piemērošana saistībā ar 2006. gada darbības pārskatu izstrādi. Attiecībā uz grāmatvedības datu kvalitātes nodrošināšanu ir gūti panākumi kontroles vides uzlabošanā. Saistībā ar vietējo sistēmu validāciju 2006. gadā grāmatvedis norādīja, ka kopumā dienesti ir veikuši atbilstošus pasākumus, lai risinātu problēmas, kas norādītas viņa iepriekšējā gada pārskatā, un uzsvēra, ka minētie divi ģenerāldirektorāti, kuru validācija 2005. gadā bija apturēta, guvuši ievērojamus panākumus.

Uzkrājumu grāmatvedības ieviešana delegācijās 2007. gada janvārī un iekšējās kontroles uzlabojumi ļāva atcelt iepriekšējos gados izteiktās atrunas saistībā ar administratīvajiem izdevumiem ES delegācijās.

Pirmo reizi grāmatvedis parakstīs 2006. gada galīgos pārskatus kā apliecinājumu tam, ka viņam ir pietiekami ticamības pierādījumi par to, ka pārskatos patiesi un taisnīgi atspoguļots iestādes finanšu stāvoklis.

- Līgumu vadība

Iekšējais revidents 2006. gadā veiktajās revīzijās konstatēja dažas jomas, kurās nepieciešami uzlabojumi saistībā ar līgumu vadību. Starpdienestu darba grupa, ko izveidoja 2006. gada decembrī, ierosināja jaunu metodiku jomā, kas saistīta ar celtniecības publiskā iepirkuma līgumiem Briselē. Arī pārskatītā Finanšu regula vienkāršos procedūras un dokumentācijas prasības neliela apjoma līgumiem.

Secinājums

Komisija norāda uz lielāku pārskatāmību un atbildību, kas panākta, ieviešot uzkrājumu grāmatvedības sistēmu. Tā norāda uz vairākiem konkrētiem pasākumiem, kas tiks īstenoti, lai vienkāršotu dotāciju saņēmējiem un līgumslēdzējiem piemērojamos noteikumus.

3.4. Cilvēkresursi

- Integrēta cilvēkresursu stratēģija

Iekšējais revidents uzsver, ka ilgtermiņa stratēģija cilvēkresursu vadībai ir nozīmīga, lai efektīvi īstenotu cilvēkresursu sadali.

Komisija uzlabos savu cilvēkresursu sadali, aktīvāk nosakot gan pašreizējo, gan turpmāko darbinieku kompetences un struktūrvienību vajadzības. Komisija ir uzsākusi nepārtrauktas profesionālās attīstības programmu, kas paredzēta visiem Komisijas cilvēkresursiem un kuras mērķis ir piesaistīt, pilnveidot un saglabāt kompetentus darbiniekus.

Cilvēkresursu datu apkopošana un novērtēšana ir vēl viens nozīmīgs stratēģiskas cilvēkresursu vadības elements; šajā jomā Komisija izstrādā sistēmas, kas nepieciešamas, lai reaģētu uz ārējiem procesiem saistībā ar tās cilvēkresursu izmantošanu.

Pēc Parlamenta pieprasījuma 2006. gadā Komisija sagatavoja ziņojumu [SEC(2007) 530], kurā analizētas paredzamās cilvēkresursu vajadzības līdz 2013. gadam; ziņojumā secināts, ka visas konstatētās prioritārās vajadzības, kas nav saistītas ar paplašināšanos, tiks segtas, izmantojot darbinieku pārcelšanu attiecīgā dienesta un starpdienestu līmenī.

- Jaunu ES-10 dalībvalstu ierēdņu pieņemšana darbā

Vērienīgie 2004. -2006. gada mērķi pieņemšanai darbā 2006. gadā tika sasniegti attiecībā uz administratīvo personālu un lielā mērā – vidējā līmeņa vadītājiem (77% no plānotā). Augstākā līmeņa vadītāju pieņemšana darbā īstenota apmierinoši. Ar pieņemšanu darbā saistīti trūkumi tika konstatēti attiecībā uz dažiem konkrētiem profiliem vai valstu piederībām galvenokārt sakarā ar to, ka konkursu kandidātu skaits bija neliels. Eiropas Personāla atlases birojs pašlaik uzlabo informācijas un saziņas stratēģiju. Komisija ir ieviesusi uzraudzības mehānismu, lai nodrošinātu ES-12 noteikto mērķu pieņemšanai darbā īstenošanu 2007. gadā.

Secinājums

Komisija ir apņēmusies īstenot savu mērķi attiecībā uz ierēdņu pieņemšanu darbā no ES-12 valstīm. Tā ir formulējusi savas turpmākās vajadzības un turpinās darbu, lai paredzētu efektīvas un mūsdienīgas administrācijas iespējamos sarežģījumus.

3.5. IT jautājumi

Atruna par risku saistībā ar datu centru ēku infrastruktūras nepiemērotību tika izteikta otro reizi, attiecoties nevis uz darījumu likumību un pareizību, bet gan darbību nepārtrauktību. Turklāt iekšējais revidents arī norādīja, ka ir nepieciešami uzlabojumi saistībā ar ēkām, datu drošību, negadījumu seku novēršanu un pakalpojumu nepārtrauktību. Vēl viens jautājums attiecās uz IT projektu plānošanu; šajā sakarā tika pieņemts lēmums optimizēt cenas un vērtības attiecību, nosakot prioritātes korporatīviem projektiem.

Komisija ir pilnībā apņēmusies īstenot daudzgadu stratēģiju, lai garantētu drošus izvietošanas apstākļus Komisijas datu un telekomunikāciju centriem gan Briselē, gan Luksemburgā. Tika noteikti risku mazinoši pasākumi, kuru īstenošana paredzēta 2007. gadā.

4. SECINāJUMI

Komisija uzskata, ka ieviestās iekšējās kontroles sistēmas ar tiem ierobežojumiem, kas aprakstīti 2006. gada darbības pārskatos, rada pietiekamu pārliecību par to darbību likumību un pareizību, par kurām Komisija ir vispārēji atbildīga saskaņā ar EK Līguma 274. pantu. Tomēr tā atzīst, ka jāveic papildu darbs, lai novērstu vairākus trūkumus, īpaši tos, ko atrunās minējuši deleģētie kredītrīkotāji.

Komisija nodrošinās deleģēto kredītrīkotāju iesāktā darba turpināšanu, lai garantētu to, ka attiecīgās iekšējās kontroles sistēmas nodrošina pietiekamu ticamības pierādījumu iekļaušanu deklarācijās, ko pievieno gada pārskatiem.

1. PIELIKUMS

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

2. PIELIKUMS

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

4. PIELIKUMS

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

5. PIELIKUMS

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007) 67.

[2] 2006. gada darbības pārskatā norādītā summa 451 miljona euro apmērā ir atjaunināta, jo īpaši nolūkā iekļaut jaunākās korekcijas, ko Grieķijai piemēro ar Komisijas 2007. gada 18. aprīļa Lēmumu 2007/243/EK (OV L 106, 24.4.2007., 55. lpp.).

[3] Padomes Regula Nr. 1290/2005.

[4] COM(2007) 86 un SEC(2007) 311.

[5] Padomes Regula 1290/2005 un Komisijas Regulas (EK) Nr. 885/2006 7. panta 5. punkts.

[6] 2007. gada 26. aprīļa Lēmums C(2007) 1807.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003