[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA |

Briselē, 15.6.2005

COM(2005) 256 galīgā redakcija

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS

Kopsavilkums par 2004. gadu

SATURS

1. Ievads 3

1.1. Kopsavilkuma konteksts 3

1.2. Kopsavilkums par 2004. gadu 4

1.3. Ieviestā norāžu sistēma kopsavilkumā par 2004. gadu 5

2. Galvenie jautājumi gada darbības pārskatā 5

2.1. Vispārējs pārskats 5

2.2. Gada darbības pārskata sagatavošanas procesa pastiprināšana 7

2.3. Kopsavilkums un apstiprinājuma deklarācija 8

3. No gada darbības pārskatiem un saņemtajiem ieteikumiem izrietošie galvenie transversālie jautājumi 8

3.1. Pārvaldības jautājumi 8

3.1.1. Pārejot no normu ievērošanas pieejas uz produktīvu pieeju iekšējā kontrolē 9

3.1.2. Riska pārvaldība Komisijas mērogā 10

3.1.3. Izpildes vērtējums 11

3.1.4. Ārpakalpojumi un aģentūras 11

3.2. Finanšu vadība un pārskati 12

3.2.1. Integrētas kontroles sistēmas vadlīnijas 13

3.2.2. Ex-ante un ex-post pārbaudes 14

3.2.3. Grāmatvedība un finanšu pārskati 15

3.2.4. Budžeta izpildes metodes 15

3.3. Cilvēkresursi 16

3.3.1. Specializēta personāla trūkums 16

3.3.2. Ierēdņu atlase no jaunajām dalībvalstīm un to apmācība 17

3.3.3. Reformas instrumentu sīka reglamentācija 17

3.3.4. Mobilitāte 17

4. Nobeigums 18

1. pielikums 19

2. pielikums 23

3. pielikums 27

1. IEVADS

1.1. Kopsavilkuma konteksts

Kopsavilkums ir pēdējais posms stratēģiskās plānošanas ciklā, kurš katru gadu sākas ar gada politikas stratēģiju , kurā Komisija nosaka prioritātes un politiku, un budžeta sistēmu nākamajam gadam. Šī sistēma ir Komisijas likumdošanas un darba programmas un budžeta sagatavošanas sākumpunkts, un no tās tiek izveidots dienestu ikgadējais vadības plāns . Gada beigās ikviens ģenerāldirektors un dienesta vadītājs sagatavo gada darbības pārskatu , aprakstot politikas rezultātus un vadības un kontroles situāciju. Šiem pārskatiem tiek pievienota ticamības deklarācija par pareizu resursu izmantošanu un finanšu vadības kvalitāti.

Tā kā gada darbības pārskatos ietver gan politikas, gan vadības rezultātus, šis kopsavilkums koncentrējas uz vadības jautājumiem un nenodrošina politikas sasniegumu uzskaiti pēdējo gadu laikā.

Šajā sakarā jāatzīmē, ka Komisija par tās politikas rezultātiem ziņo vairākos veidos:

- katru gadu Komisija ziņo Eiropas Parlamentam par Komisijas politikas sasniegumiem, iesniedzot tās gada politikas stratēģiju nākamam gadam;

- īpašs ziņojums par Komisijas darba programmas īstenošanu tiek publicēts katra gada sākumā;

- pilnu aprakstu par ES darbību 2004. gadā Komisija ir publicējusi pārskata ziņojuma formā saskaņā ar EK līguma 212. pantu;

- ģenerāldirektorātu un dienestu gada pārskatu kopums veido detalizētu atskaiti par Komisijas politikas sasniegumiem.

Ņemot vērā iepriekšminēto, kā arī to, ka jaunizveidotā Komisija jau ir izvērtējusi tās priekšgājēju veikumu, formulējot stratēģiskos mērķus tās mandātam, tiek uzskatīts par piemērotu šajā kopsavilkumā koncentrēties uz vadības problēmām.

Gada kopsavilkums ir rīks, izmantojot kuru Komisija izvērtē vadības jautājumu risināšanas veidu dienestos un vienojas par piemērotiem galveno transversālo jautājumu risināšanas pasākumiem. Tas ir arī nozīmīgs atskaites punkts, informējot citas iestādes par Komisijas vadības stāvokli.

Kopsavilkumā ir pievērsta uzmanība gada darbības pārskatiem un ticamības deklarācijai, ko sagatavo katrs ģenerāldirektors un dienesta vadītājs. Ir pievērsta uzmanība arī vairākiem instrumentiem, ar kuriem Komisija kontrolē tās iekšējo darbību, lai pārliecinātos par tās pareizu norisi.

- Budžeta ģenerāldirektorāta uzraudzībā divreiz gadā tiek izdots pārskats par iekšējo kontroli Komisijā, kuru 2005. gada aprīlī sagatvoja otro reizi.

- Revīzijas darbs un ieteikumi no Iekšējās revīzijas dienesta , kas izdod gada revīzijas pārskatu, 2004. gadā noslēdza revīziju ciklu vadības un kontroles sistēmās visos dienestos. Iekšējais revidents arī 2004. gadā izdeva pirmo sešu mēnešu ziņojumu par revīzijas rezultātu, ko veica dienestu iekšējās revīzijas.

- Revīzijas progresa komiteja Komisiju pastāvīgi informē par jautājumiem, kas saistīti ar iekšējo un ārējo revīziju vai ar revīziju saistītiem jautājumiem gada rezolūcijā par atbrīvošanu no atbildības par budžeta izpildi, ko izdod Eiropas Parlaments, un nodrošina, lai attiecīgie ieteikumi tiktu ievēroti.

Pieņemot gada kopsavilkumu, Komisija izvērtē dienestu vadību un apskata vairumu horizontāli risināmu jautājumu tās gada darbības pārskatos . Tā arī pieņem lēmumus par galvenajiem ieteikumiem no iekšējiem un ārējiem revidentiem un no iestādes, kas atbildīga par atbrīvošanu no atbildības pa budžeta izpildi, kā arī ņem vērā galvenos secinājumus valsts iekšējās kontroles pārskatā .

Ikreiz, kad komisāri uzskata par vajadzīgu Komisijas līmenī veikt kādu koriģējošu darbību, kopsavilkumā tiek iekļauti attiecīgi pasākumi, ņemot vērā un, kur tas ir atbilstoši, veicot labojumus iepriekšējos kopsavilkumos vai citos dokumentos ar horizontālu darbību.

1.2. Kopsavilkums par 2004. gadu

Kopsavilkums par 2004. gadu jaunajai Komisijai sniedz iespēju pirmo reizi izvērtēt situāciju, kas izriet no tās ģenerāldirektorātu un dienestu sagatavotiem 2004. gada darbības pārskatiem .

Pārskatos par 2004. gadu ir atzīmēts, ka panākti svarīgi sasniegumi un norādītas jomas, kurās nepieciešami turpmāki uzlabojumi. Ir izvirzīta arī virkne svarīgu jautājumu, kas uzdoti kopsavilkuma otrajā daļā. Komisija atzīmē, ka uzlabojusies gada pārskatu kvalitāte.

Iekšējo un ārējo revidentu ieteikumi un iekšējās kontroles pārskata secinājumi norāda, ka Komisijas dienesti ir progresējuši vadības un kontroles pasākumu, kā arī atbildības ziņā. Tagad ir aktuāli skaidri definēt atbildību visos līmeņos, pamatprincipus un nosacījumus saskaņā ar kuriem dienestiem jāveic pienākumi, lai uzlabotu atbildību, kā arī administrācijas darba politiskās uzraudzības kārtību, ko veic komisāri. Šajos dokumentos norādītas arī jomas, kurās dienestiem jāveic turpmāki uzlabojumi, un precīzi noteikts, kas jāņem vērā. Trešā kopsavilkuma daļā apskatīti galvenie transversālie jautājumi šajā kontekstā.

Kopsavilkums par 2004. gadu sagatavots laikā, kad Komisijas mērķtiecīgā reformu programma, kas uzsākta 2000. gadā, pēc būtības ir sasniegusi savu mērķi: noteiktās politikas prioritātes vada tās darbību un decentralizēto finanšu vadību, un kontrole ir vairojusi atbildību visos līmeņos, sākot ar komisāriem, beidzot ar individuāliem personāla pārstāvjiem, nodrošinot ES pilsoņu naudas pilnvērtīgāku izmantojumu.

Komisija uzskata, ka piemērotā sistēma nodrošinās tās mērķa sasniegšanu — uzlabot darba efektivitāti, produktivitāti un kvalitāti. Nākotnē galvenais uzdevums ir precīzi noregulēt darbības, kas veidos šo sistēmu, vairojot stingrību, kur vajadzīgs, un vienkāršojot kontroli, kur tas iespējams.

1.3. Ieviesto norāžu sistēma kopsavilkumā par 2004. gadu

Daži nozaru vai galvenie transversālie jautājumi, par kuriem Komisija ir paudusi nostāju, izriet no dienestu gada darbības pārskatiem , precīzāk, no skaidri atklātām nepilnībām (atrunām). Tostarp: pastiprināt iekšējo kontroli, ja budžeta izpilde uzticēta kādam ārpus Komisijas, veltīt vairāk uzmanības ex-post kontrolēm un uzraudzībai, kā arī turpināt attīstīt kopējas metodes trūkumu noteikšanai dienestu „apvienībās”, kas darbojoas vienā jomā.

Citi ieteikumi tādos ziņojumos kā Iekšējā revidenta gada pārskats vai iekšējais kontroles pārskats ietver iespējamu riska pārvaldību Komisijas līmenī, veicinot Komisijas atbildību ar gada darbības pārskatiem un kopsavilkumiem, pārskatu parakstīšanu, ko veic grāmatvedis, un integrētas kontroles sistēmas vadlīnijām.

Tuvākajā nākotnē uzdevums ir rast atbilstošu risinājumu šiem jautājumiem. Šim nolūkam kopsavilkuma nobeigumā minēta virkne mērķu (sk. 1. pielikumu), kas attiecas uz transversāliem jautājumiem, kas var būt izšķiroši vadības darba kvalitātē. Ar integrētu kontroles sistēmu, visaptverošu riska pārvaldību, integritātes apliecināšanu, pārskatiem un citu pasākumu atbilstību un uzticamību Komisija apņemas ieviest uzlabojumus darba kvalitātē, kas būs iespējams ar reformas palīdzību. Komisijas mērķa sasniegšana atkarīga no efektīvas iekšējā kontroles procesa funkcionēšanas, ko apstiprina citas ES iestādes, piemēram, Revīzijas palāta.

2. GALVENIE JAUTāJUMI GADA DARBīBAS PāRSKATā

2.1. Vispārējs pārskats

Aplūkojusi gada darbības pārskatus un it īpaši deklarāciju, ko parakstījis katrs ģenerāldirektors un dienesta vadītājs, Komisija atzīmē, ka:

- Attiecībā uz administratīvajiem izdevumiem vienā no dienestiem (Atsevišķo prasījumu pārvaldīšanas un maksājumu birojs) „resursu direktors” neparakstīja savu deklarāciju, jo uzskatīja, ka šīs operācijas nepilnības, kas saistītas ar jauno informācijas sistēmu algu un pensiju aprēķiniem, kura vēl joprojām ir attīstības stadijā, bija pārāk nozīmīgas. Pēc problēmas pārbaudes dienesta vadītājs secināja, ka iepriekš zināmie trūkumi nebija tādi, kas ietekmētu pamatotu pārliecību par , gada darbības pārskatu. Šo jautājumu nodeva atbildīgā komisāra rīcībā, un viņš nolēma pieprasīt neatkarīgu analīzi, lai pārliecinātos par problēmas ticamību un nozīmīguma līmeni, un par iekšējās kontroles atbilstību, lai mazinātu ar to saistītos riskus.

- Attiecībā uz darbībām, ko tieši veic Komisijas dienesti , lielākajā daļā dienestu bija iespējams atcelt iepriekš izdarītās atrunas attiecībā uz ex-post kontrolēm. Skaidrāka definīcija par pieļaujamo kļūdu līmeni varētu palīdzēt rast līdzsvaru starp faktiskiem riskiem un veicamām pārbaudēm, precīzāk, ex-post kontrolēm. Šajā izpētes jomā viena no pastāvošām problēmām ir kļūdu biežums, piešķirot finansējumu patieso izmaksu atlīdzināšanai, ko deklarējis saņēmējs. Vienkāršošanas pasākumus ieviesīs pārstrādātā Finanšu regulā, ko ierosinājusi Komisija; koncentrētākas un harmonizētākas ex-post kontroles un uzlaboti vadības nosacījumi saskaņā ar 6. pamatprogrammu palīdzēs mazināt trūkumus, pat ja šobrīd tiesiskajā regulējumā vēl pastāv tāda problēma kā atlīdzināšanas veikšana, balstoties uz faktiskām izmaksām. Turklāt turpmākie vienkāršošanas pasākumi paziņoti 7. pamatprogrammā, un tos īstenos tuvākajā termiņā.

- Gadījumos, kad ES līdzekļus ar dalītu vadību izmantojušas dalībvalstis , atbilstošie dienesti ir spējuši veiksmīgāk noteikt trūkumus, kas ietekmē valsts varas iestāžu veikto budžeta izpildi, un noteiktos gadījumos ierobežot to ietekmi monetārā aspektā, kā arī pamatotas pārliecības ziņā. Darbs pie tā tiek turpināts un tas jāturpina, lai pareizi atklātu būtiskus trūkumus un to ietekmi tieši uz vadību un kontroles sistēmām nekā uz atsevišķiem darījumumiem. Pieņemamie pasākumi, kas jāietver integrēto pamatprincipu vadlīnijās vai, ievērojot 2007.–2013. finanšu plānu, jau ir ierosināti, varētu nodrošināt lielāku ticamību no dalībvalstu puses.

- Decentralizētas vadības ar trešām valstīm jomā vadības metodē pastāv vērā ņemams risks, tāpēc jāvelta vairāk uzmanības kontroles sistēmai, lai nodrošinātu to, ka šai darbībai ir nepieciešamā pārliecība.

- Pārstāvība dalībvalstīs un delegācijas trešās valstīs ir pakļautas pēdējos gados izdarītajām atrunām. Dienesti definē darbības, kas veicamas vadības un kontroles sistēmās, lai tās pareizi savietotu delegācijās un pārstāvībās, un lai vienkāršotu atrunu atcelšanu, cik drīz vien iespējams. Īpaši ņemot vērā vērtējumu par ārējo dienestu organizētību un īpašu Revīzijas palātas ziņojumu par Ārējā atbalsta pārvaldības funkciju atdošanu delegācijām, kas īstenots 2004. gadā, pārstrukturēšana plānota 2005. gadā, kas īpaši skars informācijas sistēmas un kontroles misijas.

Pārskats par pēdējos gados pastāvošajām atrunu tendencēm aplūkojams šā kopsavilkuma 3. pielikumā.

Secinājumi

Situācija dienestos, kā atspoguļots to gada darbības pārskatos, kopumā ir apmierinoša. Galvenie problēmjautājumi, uz kuriem likts uzsvars izdarītajās atrunās, ir vispārzināmi vājie punkti, uz kuriem jau norādīts iepriekšējo gadu ziņojumos un kuru uzlabošanai tiek veiktas korektīvas darbības. Tādējādi vēl jāattīsta vai jāuzlabo un jāievieš virkne pasākumu, lai sniegtu labāku atbalstu tam, ka ir pamatota pārliecība par dienestu veikto darījumu likumību un pareizību, īpaši, taču ne tikai, dalītas un decentralizētas vadības sistēmā. Atsaucoties uz iepriekš minēto, integrētas iekšējās kontroles sistēmas vadlīnijas un visu attiecīgo finanšu dalībpersonu iesaistīšanās būs noderīga Revīzijas palātai, veidojot stabilu pamatu tās atzinuma izstrādē. Īpaši transversālie jautājumi, kam jāpievērš uzmanība Komisijas līmenī, ir iztirzāti turpmāk šajā kopsavilkumā.

2.2. Gada darbības pārskata sagatavošanas procesa pastiprināšana

Gada darbības pārskatu sagatavošanas process ir uzlabots un stabilizēts. Gatavojot 2004. gada darbības pārskatus, dienestiem bija sīki jāapraksta vadības vide un galvenie sastopamie riska faktori. Kopumā izdarītās atrunas ir precīzākas un saskaņotākas, un to ietekme uz pamatotu pārliecību par dienestu resursu izmantošanu un to darbību likumību un pareizību ir bieži vien precīzi pamatota.

Revīzijas palāta ieteica ziņot dienestu gada darbības pārskatos par līdzekļu dalītu valdības kontroli, ko ir veikušas dalībvalstis. To nodrošina attiecīgie dienesti.

Speciālistu veiktās salīdzinošās pārskatīšanas laikā un pēc tam par iespējamajām atrunām 2004. gada darbības pārskatos trīs dienestu „apvienības” uzsāka darbu pie konsekventākas pieejas izstrādes, lai izvērtētu budžeta jomā atklāto trūkumu nopietnību (būtiskums) un noteiktu iespējamo sistemātisko trūkumu finansiālo ietekmi.

Revīzijas palāta atzīst gūtos panākumus, kas balstīti uz 2003. gada darbības pārskatiem, vienlaicīgi norādot, ka dažu departamentu izdarīto atrunu skaits neatbilst pamatotai pārliecībai. Turklāt, kā norādīts iekšējās kontroles pārskatā , dažiem dienestiem savos gada darbības pārskatos pilnīgāk jāapraksta darbības vide, ieskaitot sastopamos riska faktorus, īpaši tos, kas neizzūd arī pēc tam, kad veiktas darbības, kuru mērķis ir tos novērst.

Secinājumi

Koncentrētāki un precīzāk formulēti gada darbības pārskati : lai gan lieli panākumi sasniegti vairākos gadījumos, Komisijas departamentiem jāturpina uzlabot darba vides un sastopamo riska faktoru skaidrojums, minot riskus, kas neizzūd pēc tam, kad veiktas darbības, kuru mērķis ir tos novērst. Darba vides ietekme un vadības un kontroles risks jāskaidro precīzāk un vairumā gadījumu jāsniedz pilnīgāks skaidrojums par visaptverošu atrunu ietekmi uz pamatotu pārliecību.

Līdzsvarotāks ziņojums : iespējamie vienkāršojumi, lai uzlabotu līdzsvaru starp politikas rezultātiem un iekšējo kontroli, un finanšu vadības jautājumiem, gan gada darbības pārskatu, gan kopsavilkumu līmenī tiks atspoguļoti 2005. gada otrajā pusē. Turklāt vadlīnijas dienestiem tiks pastiprinātas un aptvers visus norādījumus, kas atrodami vairākos Komisijas lēmumos vienā vispārējā apkopojumā.

Kopējas metodes „apvienībām” : ar centrālo dienestu atbalstu kopējas metodes, lai noteiktu trūkumu būtiskuma līmeni, tostarp sistemātisku trūkumu, tiks sagatavotas 2005. gada darbības pārskatiem, lai saskaņotāk izvērtētu to ietekmi uz dalītas vadības , izpētes un iekšējās politikas „apvienību” pamatotu pārliecību.

2.3. Kopsavilkums un apstiprinājuma deklarācija

Eiropas Parlaments 2003. gada atbrīvojuma rezolūcijā aicināja Komisiju pārveidot dienestu gada darbības pārskatu gada kopsavilkumus apvienotā apstiprinājuma deklarācijā par Komisijas finanšu vadību un kontroli kopumā.

Šā priekšlikuma pamatā ir mērķis stiprināt atbildības principu, pamatojoties uz ko Revīzijas palāta var formulēt ticamības deklarāciju. Gada kopsavilkumā jau ir pausta Komisijas nostāja par galvenajiem vadības un kontroles jautājumiem, un 2003. gada gada ziņojumā Palāta norādīja, ka kopsavilkums ir jau ir iepriekš analizēts, kur pirmo reizi ticamību nodrošinājusi kontroles un pārraudzības sistēmas.

Turklāt ar kopsavilkuma palīdzību Komisija veic savu politisko pienākumu analizēt gada darbības pārskatus un attiecīgās deklarācijas, un pieņemt nostāju par svarīgākiem horizontāli risināmiem jautājumiem, ieskaitot atbilstošu rīcību gadījumos, kad vajadzīgs risinājums Komisijas līmenī. Šī pieeja balstīta uz reformu, kura attiecīgā komsāra politiskā uzraudzībā decentralizēja vadības atbildību, nododot to ģenerāldirektoriem un dienestu vadītājiem.

Pašreizējā sistēma no vadības perspektīvas nodrošina nepieciešamo ticamības līmeni. Sistēmas turpmāku attīstību var panākt, stiprinot atbildības principu, kas izteikts dienestu gada darbības pārskatos, precīzāk formulējot atrunas un sniedzot labāku definējumu par atrunu ietekmi uz pamatotu pārliecību par gada darbības pārskatiem.

Secinājumi

Veicinot Komisijas atbildību : jāturpina uzlabot dažu dienestu gada darbības pārskatu kvalitāti, panākot skaidrākus atrunu formulējumus un to ietekmes definējumu, lai stiprinātu Komisijas dienestu sniegto un kopsavilkumā Komisijas vērtēto ticamības līmeni. Šajā ziņā komisāri ir atbildīgi par rīcības plānu ieviešanu un esošo situāciju savos dienestos.

3. NO GADA DARBīBAS PāRSKATIEM UN SAņEMTAJIEM IETEIKUMIEM IZRIETOšIE GALVENIE TRANSVERSāLIE JAUTāJUMI

3.1. Pārvaldības jautājumi

Reforma izveidoja pastiprinātu vadības un kontroles sistēmu, un jaunus instrumentus, piemēram, dienestu gada darbības pārskatus, kas ļauj Komisijai sniegt atbilstošu atskaiti par tās atbildībā esošiem uzdevumiem. Ieviestas dažādas īstenošanas metodes, jo īpaši, trešai pusei nododot pilnvaras budžeta jomā.

Šobrīd Komisija saskaras ar izaicinājumu uzlabot tās pārraudzības un kontroles sistēmas, pastiprināt riska pārvaldību departamentu līmenī un Komisijas mērogā, kā arī uzlabot aģentūru pāraudzības kārtību.

3.1.1. Pārejot no normu ievērošanas pieejas uz produktīvu pieeju iekšējā kontrolē

Pēc pirmā posma, kurā dienestu pūliņi koncentrējās uz iekšējas kontroles sistēmu izveidi un atbilstību iekšējās kontroles standartiem (dienesti lēsa, ka gada noslēgumā tie atbilda vidēji 93 % pamatprasībām), šobrīd dienesti koncentrē pūliņus, lai uzlabotu sistēmu darbības efektivitāti un to komponentu darbības veidu.

Tā kā Komisija cenšas panākt prasmīgu un efektīvu vadību un kontroli, dienestiem pastāvīgi jāsniedz sīks reglamentējums par savām kontroles sistēmām, lai nodrošinātu, ka tās patiesi noderīgas vadītājiem un to uzmanības centrā ir riskantākie faktori. Kontroles sistēmu nostiprināšana, virzoties uz pēc iespējas efektīvāku pieeju, kas ietvertu iekšēju kontroli un riska analīzi ikdienas vadībā, kur būtu ne tikai finanšu vadības sfēra, ir loģisks 2000. gadā uzsāktās reformas turpinājums.

Jomas, kur vajadzīga īpaša uzmanība, ietilpst iepirkuma procedūras, līgumi, dotāciju piešķiršana, jo īpaši atlases process. Jāapkaro dubultfinansēšana un pārmaksāšanas risks, jāsamazina kļūdu biežumu, kā arī jāvienkāršo mērķfinansējuma procedūra. Vajadzīga lielāka proporcionalitāte, attīstot rentablas vadības un kontroles sistēmas, un iekšējās kontroles pārskatā ir minētās jomas, kur iespējami uzlabojumi: finanšu sfēras uzraudzība, riska pārvaldības nostiprināšana ikdienas vadībā un labākas proporcionalitātes panākšana, veidojot rentablas vadības un kontroles sistēmas. Tajā ietilpst regulāra attiecīgo finanšu rezultātu apkopojuma, kā arī pārraudzības un kontroles sistēmu atbilstības pārbaude, pārbaudot iespējamu atkarību no dažiem darbuzņēmējiem, ņemot vērā ex-post pārbaudes un revīzijas ieteikumus. Šajā saistībā jānosaka pieņemamo risku vai kļūdu līmenis, ja iespējams, saskaņojot to ar citām iestādēm.

Iekšējais revidents iesaka pievērst īpašu uzmanību tādu faktoru novēršanai kā dubultfinansēšana, slepena vienošanās, interešu konflikti, iekšējās informācijas ļaunprātīga izmantošana darījumos, Kopienas līdzekļu koncentrēšanās noteiktu darbuzņēmējiem vai naudas saņēmēju rokās, kā arī atkarība no darbuzņēmējiem ārpakalpojumu izmanošanas gadījumā.

Turklāt, lai gan nelielo ģenerāldirektorātu, biroju un delegāciju gūtā pieredze atšķiras, iekšējās kontroles pārskatā minēti noteikti sarežģījumi, īstenojot standartus Komisijas līmenī. Dažos gadījumos uzsvērts resursu trūkums, kamēr citos minēta vajadzība precīzi reglamentēt kompetences un atbildības. Cits jautājums, kas attiecas uz birojiem, ir to paļaušanās uz līgumdarbiniekiem (līdz pat 40 %). Ja šai situācijai netiks pievērsta pienācīga uzmanība pārejas periodā, tad pienākumu nodošanas laikā varētu rasties grūtības, veidojot kompetences un prasmes. Iekšējās kontroles pārskats uzsver pastāvošo uzņēmējdarbības turpināšanas risku birojos, ja laikā netiek veikta līgumdarbinieku atlase. Visbeidzot ir plānots un tiks izveidots trīsgadu posma vērtējums par Komisijas nesen izveidotajiem administratīvajiem birojiem . Jo īpaši ņems vērā vienkāršošanas pasākumus.

Attiecībā uz starpiestāžu birojiem pasākumi, lai kompensētu iespējamo atbildības robežu noteikšanas trūkumu, ir iekļauti pašreizējā finanšu regulas pārskatīšanā, tādā veidā, ka katras iestādes kredītrīkotājs tieši deleģē pilnvaras birojiem.

Secinājumi

Turpmāka pārraudzības un kontroles sistēmu rentabilitātes uzlabošana : dienestiem ar centrālo dienesetu atbalstu jāturpina uzraudzīt to iekšējās kontroles efektivitāti. Ikviena dienesta iekšējās kontroles koordinatoram regulāri jāveido pārskats par iekšējās kontroles efektivitāti, izmantojot pieejamo informāciju par kontroles rezultātiem, izdarītajiem izņēmumiem un atbilstošo rezultātu apkopojumu, lai uzlabotu atbilstošās procedūras vai pārveidotu kontroles sistēmas. Šis pārskats jāveic vismaz divreiz gadā komisāriem paredzētās informācijas un gada darbības pārskatu kontekstā.

3.1.2. Riska pārrvaldība Komisijas mērogā

Regulāri, parasti vienreiz gadā, Komisijas dienesti veic riska novērtēšanas pārbaudi. Tiek attīstītas efektīvākas metodes, kas balstās uz izmēģinājuma projektu, kas aizsākās 2004. gadā, un kurā iesaistīti vairāki dienesti, riska pārvaldību ciešāk saistot ar plānošanas procesu.

Paralēli dienestu līmenī veiktai riska pārvaldībai vairākas sistemātiski veiktas darbības palīdzt uzlabot riska apzināšanos un izstrādāt atbilstošus pasākumus, kas jāveic no Komisijas kā vienota veseluma perspektīvas. Kā viens no šādiem gadījumiem minama resursu piešķiršana prioritārām darbībām stratēģiskā plānošanas cikla sākumā, kā arī iepriekšēja būtiskāko iniciatīvu pozitīvas un negatīvas ietekmes izvērtēšana. Vadības jomā ir izveidoti regulāri atskaitīšanās veidi, kas veiksmīgi funkcionē starp komisāriem un departamentiem, par kuriem tie ir atbildīgi. Daļa komisāru rūpīgi izvērtē visas izmeklēšanas, ko uzsāk OLAF, lai pievērstu Kolēģijas uzmanību nopietnām problēmām. Revidenti un iekšējās kontroles pārskati norāda uz transversāliem un sistēmiskiem trūkumiem gada robežās. Revīzijas progresa komiteja uzlabo izpildes procesu par galvenajiem revīzijas ieteikumiem, kam ir ietekme Komisijas līmenī.

Savukārt iekšējais revidents un Eiropas Parlaments uzskata, ka Komisijā jāstiprina riska pārvaldības kultūra un jāizstrādā Komisijas mēroga riska pārvaldības metodes.

Iekšējais revidents min, ka risku pārvaldībai jāiekļaujas katra dienesta vadības pamatprocesā un ierosina Komisijas mēroga pieeju riska pārvaldībai, kuras rezultātā būtu iegūts apvienots riska pārvaldības pārskats Komisijas līmenī, sniedzot pilnīgu „no augšas uz leju” vērtējumu par galvenajiem risku faktoriem.

Secinājumi

Attīstot risku pārvaldību Komisijas mērogā : Komisijas mēroga metodes, ko sagatavos 2005. gada rudenī, lēmumu pieņemšanas procesā par prioritātēm un resursu piešķiršanu ietvers riska novērtēšanu. Tas iegūs skaidrāku veidolu dienestu vadības plānos un gada darbības pārskatos. Vidējā termiņā metodēs arī jāietver kā veikt riska pārvaldību, apvienojoties dienestiem, kas veic līdzīgas darbības.

3.1.3. Izpildes vērtējums

Lielākā daļa dienestu izstrādāja pārskatu par mērķiem un rādītājiem, gan plānošanas, gan ziņošanas fāzēs, saņemot centrālo dienestu palīdzību, jo īpaši, lai uzlabotu dokumentu un ziņojumu kvalitāti („darbības pārskati”), ko Komisija iesniedz budžeta lēmējinstitūcijai līdz ar provizorisku budžeta projektu nākamajam gadam.

Iekšejais revidents un Eiropas Parlaments uzskata, ka mērķu un rādītāju kvalitāti var vēl uzlabot un jāveic papildu soļi, lai novērtētu izpildi. Arī Revīzijas palāta ir aicinājusi Komisiju izstrādāt rādītājus, kas izvērtētu darbību likumību un pareizību, un novērtētu iekšējās kontroles sistēmu sniegumu.

Iekšējā kontroles pārskatā norādīts un iekšējais revidents arī uzskata, ka, mācoties no iepriekšējās pieredzes, piemēram, novērtējumu rezultātiem, vairāk jāiesaistās politikas veidošanas procesā.

Secinājumi

Pārskatot izpildes vērtējumu : Komisija analizēs esošos mērķus un rādītājus ar speciālistu veiktu salīdzinošo pārskatīšanu dienestu „apvienību”kontekstā, lai pārskatītu, kā mērķi un rādītāji var kļūt par operatīvākiem instrumentiem Komisijas mēroga vadībā.

3.1.4. Ārpakalpojumi un aģentūras

Komisija 2004. gada februāra paziņojumā par finanšu shēmu 2007.–2013. gadam akcentēja vajadzību koncentrēt tās darbības uz Līgumā noteikto politiku attīstību un uzraudzību un noteica šādus administratīvas pārvaldes principus: „mazāk tiešas vadības, labāka izpildes kontrole un lielāka izmaksu lietderība”.

Īstenojot uzdevumus, izmantojot izpildaģentūras , kurām Komisija deleģē tiesības īstenot Kopienas programmu vai projektu, piemērojamas tās iekšējās kontroles prasības, kuras tajā brīdī ir spēkā Komisijā, tādējādi Komisijai nodrošinot pilnīgu uzraudzību.

Turpretim regulatīvās aģentūras —, t.i., aģentūras, kas neveic izpildfunkcijas, ir autonomas organizācijas. Lai gan lielāko daļu šo aģentūru vismaz daļēji finansē no Komisijas budžeta sadaļas, Komisijai ir tikai ierobežotas tiesības kontrolēt to darbību. Tomēr regulatīvo aģentūru darbība noteiktos apstākļos ietekmē Komisijas atbildību. Šajā ziņā iekšējās kontroles pārskats izvirza jautājumu par mehānismiem, kas ļauj Komisijai pārbaudīt šādas aģentūras. Ievērojot Baltajā grāmatā minētos ieteikumus par Eiropas pārvaldību, Komisija jau ir uzsākusi iniciatīvu, mēģinot definēt darbības pamatprincipus Eiropas regulatīvo aģentūru izveidei, darbībai un uzraudzībai, kas jāsaskaņo ar Eiropas Parlamentu un Padomi. Šā pamatprincipu projekta mērķis ir jo īpaši izklāstīt regulatīvo aģentūru un dažādu iestāžu atbilstošās atbildības. Turklāt jānoskaidro vajadzīgie uzraudzības pasākumi, lai, ja nepieciešams, Komisija varētu pilnīgi īstenot tās politisko atbildību un atbildību par budžetu.

Secinājumi

Pilnīga Komisijas atbildība par izpildaģentūrām : paredzams, ka attiecībā uz izpildaģentūru darbību Komisija pilnīgi veiks tās uzraudzības pienākumu. Nākamajā kopsavilkumā pirmo reizi būs sniegts pārskats par jaunizveidoto izpildaģentūru darbību.

Noskaidrojot atbilstošas Komisijas un regulatīvo aģentūru atbildības : 2005. gadā jāuzsāk sarunas starpiestāžu līmenī, pamatojoties uz Komisijas starpiestāžu nolīguma projektu par regulatīvajām aģentūrām. Līdztekus tiks noskaidrotas arī Komisijas dienestu un regulatīvo aģentūru atbilstošās lomas un pienākumi.

3.2. Finanšu vadība un pārskati

Finanšu vadība ir piedzīvojusi rūpīgas pārbaudes saistībā ar pārstrādāto Finanšu regulu, kas stājās spēkā 2003. gadā, budžeta līdzekļu sadales ieviešanu pa darbības jomām 2004. gadā un pāreju uz uzkrājuma principa grāmatvedību, sākot no 2005. gada.

Tagad Komisija piedāvā citām iestādēm integrētas kontroles sistēmas vadlīnijas, kas nodrošinās Komisijai un tās ieinteresētajām pusēm lielāku ticamību attiecībā uz likumīgu un pareizu ES naudas izmantošanu, ieskaitot ar dalībvalstīm kopīgu vadību. Līdz ar to arī ex-post pārbaudes būs koncentrētākas un labāk saskaņotas, īpaši nodrošinot atbilstību visos līmeņos ar dienestu „apvienībām”.

Desmito reizi Eiropas Revīzijas palāta ir izdevusi gada ticamības deklarāciju, kas bija lielā mērā pozitīva attiecībā uz pārskatu ticamību, saistībām un pašu resursiem, taču tajā Palāta norādīja, ka nevar nodrošināt ticamību par visiem maksājumiem, bet gan tikai par administratīvajiem izdevumiem.

Komisija uzskata, ka viens no tās mērķiem ir tādu nosacījumu radīšana, lai Palāta varētu nodrošināt ticamības deklarāciju, kur būtu minimāls kritisku piezīmju skaits. Tas nozīmē ne tikai atjaunot Komisijas centienus, bet arī aktīvi iesaistīties dalībvalstu iniciatīvās, jo saskaņā ar Līgumu Komisija ir vienīgā atbildīgā par budžeta izpildi, bet apmēram 80 % no budžeta īsteno atbilstoši ar dalībvalstīm kopīgā vadībā .

Grāmatvedības un finanšu pārskatu jomā galvenie soļi tika sperti 2004. gadā, kad notika sagatavošanās pārejai uz uzkrājuma principa grāmatvedību, lai vispārējā grāmatvedība attiecībā uz ES vispārējo budžetu, kā plānots, varētu sākt funkcionēt uz uzkrājumu pamata no 2005. gada janvāra. 2004. gadā Komisijas ieviesa pirmo budžetu, kas balstīts vienīgi uz budžeta līdzekļu sadali pa darbības jomām . Vienlaikus tika pielāgots arī budžeta ziņojums.

2004. gads bija otrais pārstrādātās Finanšu regulas ieviešanas gads, un dienestu gada darbības pārskatos atspoguļots, ka jaunie noteikumi ir pilnībā pārņemti vadības praksē. Atrunas, norādot uz noteiktām sākotnējām problēmām, kas novērotas 2003. gada laikā, varētu tikt atceltas 2004. gada pārskatos.

Kopsavilkuma darbības gaitā radušos secinājumos attiecībā uz kopēju finansējumu pausts atbalsts lielākai vienkāršošanai, plašāk izmanotojot vienotu likmju maksājumus. Komisija pašreiz iesniedz grozījumus Finanšu regulas ieviešanas noteikumos, jo īpaši tās mērķis ir vienkāršot neliela apjoma līgumus un dotācijas, kā arī samērīgu kontroli, kas balstīta uz riska analīzi. Līdztekus ir pieņemts priekšlikums par pirmo trīsgadu posma Finanšu regulas pārskatīšanu , un to apspriedīs ar citām iestādēm. Šīs pārskatīšanas gaitā pilnveidos dažādās budžeta izpildes metodes, izveidos juridisku pamatu plašākai vienreizēju dotāciju piešķiršanai, un pievērsīs īpašu uzmanību turpmākai vienkāršošanai un proporcionalitātei, panākot labāku līdzsvaru starp kontroles prasībām un ietvertajiem riska fakoriem un izmaksām. Finanšu regulas pārskatīšanai sekos tās ieviešanas noteikumu pārskatīšana.

3.2.1. Integrētas kontroles sistēmas vadlīnijas

Revīzijas palātas atzinums par vienotu revīziju un Parlamenta ieteikums par atbrīvošanu no atbildības par budžeta izpildi 2003. gadā iezīmē sākumpunktu Kopienas iekšējās kontroles sistēmas izveidē. Šī integrētā iekšējās kontroles sistēma ir vajadzīga, lai izveidotu loģisku sasaisti, kurā iepriekšējos posmos veiktās pārbaudes nākamajos līmeņos var efektīvāk izmantot, lai stiprinātu pārliecību par veikto darījumu likumību un pareizību. Kontrolēm jābūt samērīgām, lai panāktu atbilstošu līdzsvaru starp izdevumiem un gūto labumu (gan monetārajā, gan politikas jomā).

Balstoties uz ticamību, ko nodrošina integrēta iekšējās kontroles sistēma, un sasniegumiem, ko veicinājusi šī reforma, Komisijas mērķis ir saņemt no Revīzijas palātas gada ticamības deklarāciju, kas ietvertu mērķtiecīgākus un koncentrētākus apsvērumus attiecībā uz maksājumu likumību un pareizību. Līdztekus kopsavilkumam pieņemtajā paziņojumā ir noteikti iekšējās kontroles sistēmas galvenie politiskie principi, dažādu dalībpersonu atbilstošās atbildības, ieskaitot dalībvalstu līmenī esošos, un procedūra, kuras rezultātā līdz gada beigām jāpieņem vadlīnijas.

Integrētas iekšējās kontroles sistēmas izveide, kas nodrošinātu veidu, kā iepazīties ar revīzijas rezultātiem visos vadības līmeņos, uzlabos produktivitāti un efektivitāti. Jāizpēta Eiropas Kopienas līdzekļu vadības vienkāršošanas apjoms, pārliecinoties par to, ka kontroles prasības ir atbilstošas riska faktoriem.

Ir sperti svarīgi soļi integrētas iekšējās kontroles sistēmas sakarā pirms vadlīniju pieņemšanas, tostarp jauni noteikumi likumdošanas priekšlikumos par finanšu vadību lauksaimniecības un strukturālās palīdzības jomās atbilstoši finanšu plānam. Viens no papildu uzlabojumiem ir saskaņošana, ko uzsāka laikā, kad speciālisti veica iepriekš minēto salīdzinošo pārskatīšanu par iespējamām atrunām, lai apsvērtu „pieņemtā kļūdu līmeņa” noteikšanu. Kā norādīts iekšējās kontroles pārskatā , lai dienestu apvienībām noteiktu kopēju slieksni, kontroles metodem jābūt kalibrētām un saskaņotam ikviena dienesta robežās.

Secinājumi

Virzoties uz integrētu kontroles sistēmu : Komisija aicinās attiecīgās ES iestādes attīstīt kopēju pieeju šīs sistēmas izveidei, kura ietver lielāku ticamību Komisijas līmenī, kas sasniegta ar dienestu gada darbības pārskatiem, un lielāku ticamību no dalībvalstīm, izpildot Kopienas budžetu ar dalītu vadību. Šī ticamība būs pamatotāka, ja būs pamatotas kontroles procedūras, vērtējums un atskaites mehānismi, ieskaitot apmaiņu ar revīziju rezultātiem visos līmeņos.

3.2.2. Ex-ante un ex-post pārbaudes

Ex-ante un ex-post pārbaudes ir nozīmīga iekšējās kontroles sistēmas sastāvdaļa, ko piemēro Komisija. Dienestu gada darbības pārskatos kopumā atspoguļots pastāvīgs progress, taču nepietiekams ex-post pārbaužu daudzums noteiktos gadījumos, kas bija par cēloni dažām atrunām. Iekšējās kontroles pārskats norāda, ka dienestiem jāgatavojas uzlabot to pārskati par savām kontroles stratēģijām un to īstenošanu, lai tādējādi gūtu vairāk pierādījumu apstiprinājuma deklarācijai. Iekšējais revidents norādījis arī uz vajadzību ex-post pārbaudes turpmāk saskaņot un kalibrēt saskaņā ar dažādām budžeta sfērām, ierosinot, ka dienestu gada darbības pārskati un to kopsavilkumi sniedz pilnīgāku atskaiti par šo pārbaužu rezultātiem.

Ex-post pārbaudes tīkls tika izveidots 2004. gada otrajā pusē, lai noteiktu vadlīnijas, veicinātu pieredzes apmaiņu starp dienestiem un nodrošinātu kopēju valodu un izpratni par ex-post pārbaudēm.

Izaugsme šajā jomā jāveicina ar integrētas kontroles sistēmas vadlīnijām, kas īpaši palīdzēs panākt labāku līdzsvaru starp izmaksu kontroli un to gaidāmo labumu, ko arī ierosinājis iekšējais revidents . Turklāt iekšējais revidents iesaka arī pieņemt skaidrāku stratēģiju par „noslēguma revīzijām” dalītas un decentralizētas vadības plānošanas perioda beigās un noformulēt precīzākas vadlīnijas ex-post pārbaudēm, ko veic nacionālās aģentūras netiešā centralizētā vadībā .

Jāturpina dažu dienestu mēģinājumi piešķirt neatkarīgus revīzijas apliecinājumus par maksājuma pieprasījumu no naudas saņēmēja tā, lai ātri varētu secināt par šādu apliecinājumu ietekmi uz ex-post pārbaudēm. Līdztekus lielāka vienotas likmes maksājumu piešķiršana dažām dotācijām maina ex-post pārbaužu raksturu, nodrošinot mērķtiecīgāku, kvalitatīvāku un preventīvāku kontroli.

Secinājumi

Koordinētākas un efektīvākas ex-ante un ex-post pārbaudes : pastāvīgi jāturpina saskaņot metodes un kopējās revīzijas stratēģijas definīcija vismaz dienestu apvienību līmenī, kuras darbojas vienā budžeta jomā. Integrētas iekšējās kontroles sistēmas vadlīniju sakarā dienesti, kas darbojas vienā budžeta jomā, centīsies rast labāko veidu, kā organizēt resursu dalīšanu dienestu apvienībās, vai nu ar ciešākas sadarbības palīdzību (kopējas revīzijas, kopīga metodes, rezultātu apmaiņa) vai sinerģijās (kur vadošais dienests veic revīziju mazāko dienestu vārdā). Tas pavērs iespēju veikt saskaņošanu, nodrošinās koncentrētākas ex-post pārbaudes, kā arī uzlabos efektivitāti.

3.2.3. Grāmatvedība un finanšu pārskati

Iekšējais revidents un iestāde, kas atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi iesaka, ka grāmatvedis, kas paraksta Komisijas pārskatus, tiek arī iecelts par „galveno finanšu grāmatvedi”, lai uzturētu līdzsvaru Komisijas departamentos.

Balstoties uz vadības reformas pamatprincipiem, kas paredz vadības un kontroles uzdevumu decentralizāciju un lielāku atbilstību dienestu līmenī, Komisijas dienesti joprojām ir pilnīgi atbildīgi par veikto darījumu likumību un pareizību. Deklarācijai, ko ģenerāldirektors sagatavo gada darbības pārskatā, jāapstiprina, ka pārskati, par kuriem tie atbildīgi, ir pareizi un pilnīgi.

Grāmatvedim jāparaksta pārskati, apstiprinot, ka ir veiktas pārbaudes, ko viņš uzskata par nepieciešamām, un viņš atzīst, ka tās sagatavotas saskaņā ar grāmatvedības noteikumiem, metodēm un pārskatu sistēmu, kas tapusi viņa uzraudzībā, ka viņš ir veicis korekcijas kas nepieciešamas patiesam un skaidram pārskata reprezentējumam saskaņā ar Finanšu regulas 136. pantu, un tādējādi uz tiem var paļauties. Ģenerāldirektoram pienācīgi jāinformē grāmatvedis, lai viņš varētu veikt savus pienākumus, un viņam jābūt pilnvarotm pārbaudīt to informāciju, kuru viņš uzskata par nepieciešamu. Saskaņā ar ģenerāldirektoru atbildību par veiktajiem darījumiem un grāmatvedim sniegto pieejamo informāciju ar deklarāciju, kas ir gada darbības pārskatā, jāapstiprina, ka pārskati, par kuriem viņi atbildīgi, ir pareizi un pilnīgi.

Secinājumi

Priekšlikumus par Finanšu regulas pārskatīšanu šim nolūkam Komisija pieņēma 2005. gada 3. maijā.

3.2.4. Budžeta izpildes metodes

Centrāli pārvaldāmu līdzekļu jomā iekšējais auditors ir pieprasījis stingrākus noteikumus dotāciju piešķiršanai – jautājums, kas bija par iemeslu atrunas izdarīšanai kāda dienesta gada darbības pārskatā , atsaucoties uz nevalstisku organizāciju. Iekšējās kontroles pārskatā akcentēta vajadzība pēc atbilstošas pārraudzības sistēmas, lai varētu noteikt un nekavējoties novērst nepilnības, kas noteiktas attiecībā uz iepirkumiem un dotācijām (atlases process, revīzijas izsekojamība, dubultfinansēšana, pārmaksājumi), ko apstirina atrunas dažu dienestu gada darbības pārsaktos .

Attiecībā uz dalītu vadību un līdzekļu pārvaldību, ko veic valsts aģentūras , iekšējais revidents ir norādījis uz vajadzību iegūt ticamības deklarāciju no dalībvalstu vadības iestādēm, piedevām saņemot apstiprinājumu no valsts kontroles sistēmām, kas Komisijas dienestiem jāveic pirms maksājumu veikšanas. Komisija līdzīgus piedāvājumus izteica lauksaimniecības izdevumu jomā, par kuru Padomē tika panākta politiska vienošanās. Iekšējais revidents ir arī uzsvēris, ka ir būtiski palielināt informācijas apmaiņu starp valsts aģentūrām un Komisiju.

Tajos gadījumos, kad dalībvalstis pārvalda un kontrolē budžeta izpildi dalītā kompetencē , atbildes reakcija uz iepriekšējo kopsavilkumu palīdzēja izskaidrot pastāvošo ķēdes veida kontroli lauksaimniecības un struktūrfondu modelī, kā arī noteikt atlikušās problēmas un rast iespējamos risinājumus. Revīzijas palāta savukārt uzstāja, ka Komisijai ir pienākums pārbaudīt kontroles sistēmu atbilstību un efektīvu darbību dalībvalstīs, kā arī nodrošināt veikto darījumu likumību un pareizību. Tā ir arī akcentējusi vajadzību noteikt pieņemamu ticamības un nozīmīguma līmeni.

Secinājumi

Integrētas kontroles sistēmas vadlīnijas padarīs informācijas plūsmu pārredzamu, un tām jānodrošina noteiktākas pārliecības saņemšana no Komisijas iekšējiem procesiem, kā arī no trešām pusēm, kam Komisija deleģējusi budžeta izpildes uzdevumus.

Dienesti ir aicināti izmantot vienkāršošanas pasākumus, kas ieviesti ar grozītiem noteikumi, īstenojot Finanšu regulu, īpaši attiecībā uz vienotām likmēm dotācijām kā alternatīvu līdzekli faktiski veikto izmaksu segšanai vajadzības gadījumā.

3.3. Cilvēkresursi

Jauna reforma par civildienesta noteikumiem ir pieņemta, nodrošinot, cita starpā, lineāru karjeras izaugsmi un darba apstākļu uzlabošanu, kā arī jaunus pasākumus attiecībā uz disciplīnu un personām, kas ziņo par nebūšanām.

Dažu instrumentu vienkāršošana, piemēram, personāla novērtēšanas sistēma, ir viedota tā, lai nodrošinātu produktīvu un efektīvu cilvēkresursu vadību.

Jaunie civildienesta noteikumi stājās spēkā 2004. gada 1. maijā, un tiem pievienotās vairākas īstenošanas noteikumu paketes, ko pieņēma Komisija. Virkne citu pasākumu, lai arī turpmāk vairotu produktivitāti, ietvēra vadlīnijas par personāla pārcelšanu citā amatā un noteikumus attiecībā uz augstākās valdības novērtēšanu.

Turklāt uzmanība pievērsta arī Komisijas personāla darba apstākļu uzlabošanai. Risinājumus, kur ņēmtas vērā gan personāla vajadzības, gan pieejamie resursu apjomi, izvirzīja politiku veidošanā ar mērķi saskaņot privāto un profesionālo dzīvi: darbs uz pusslodzi, elastīgs darba laiks, tāldarbs, bērnu kopšanas atvaļinājums un .atvaļinājums ģimenes apstākļu dēļ.

3.3.1. Specializēta personāla trūkums

Dažu dienestu gada darbības pārskatos norādīts, ka personāla trūkums dažos gadījumos izraisa problēmas dienesta darbībā. Vienā no šādiem gadījumiem personāla trūkums radās īstermiņa vajadzības rezultātā, lai atrisinātu radušās grūtības saistībā ar IT, kuru iemesls bija jaunu civildienesta noteikumu ieviešana. Daži no pārskatiem vērsa uzmanību uz pāris specifiskākām problēmām, kas saistītas ar atbilstošu cilvēkresursu pieejamību, gan kvantitatīvā, gan kvalitatīvā nozīmē, kuru cēlonis bija grūtības piesaistīt kandidātus jo īpaši no desmit jaunajām dalībvalstīm ar noteiktu specializāciju (finanšu,vai revīzijas, zinātnes, lingvistikas un IT jomās).

Iekšējās kontroles pārskatā norādīts uz kompetentu speciālistu trūkumu finanšu un specifiskās sfērās; tas rada grūtības mobilitātes jautājumā nelielos dienestos, delegācijās un pārstāvniecībās.

Secinājumi

2004. gada jūlijā piedāvātais rīcības plāns, kura mērķis bija paātrināt speciālistu atlasi un attīstīt esošā personāla apmācību, tiks turpināts. Komisija sniegs savu ieguldījumu starpiestāžu Eiropas personāla atlases biroja darba programmas izveidē, lai garantētu to, ka konkursu rezultātā ir nodrošināts atbilstošs veiksmīgu kandidātu skaits vakanto amatu ieņemšanai. Ir jāturpina personāla pieņemšana darbā, kas īpaši attiecas uz dažiem dienestiem, un personāla trūkuma gadījumā ir jārīkojas. Komisija turpinās arī rūpīgi pārrraudzīt situāciju un ieteiks pasākumus, lai uzlabotu darbā pieņemšanas procesu.

Turklāt resursus piesaistīs politikām ne vien kvantitatīvā, bet arī kvalitatīvā nozīmē, lai pārliecinātos, ka personālam, kas strādā noteiktā politikas jomā, ir vajadzīgās prasmes un kvalifikācija pienākuma veikšanai. Paturot prātā šo mērķi, darbā pieņemšanas process arvien tiks uzlabots un tiks nodrošināta īpaša apmācība, izmantojot jau īstenotos pasākumus.

3.3.2. Ierēdņu atlase no jaunajām dalībvalstīm un to apmācība

Daudzu dienestu gada darbības pārskatos uzsvērts, ka plānotā amatpersonu atlase no jaunajām dalībvalstīm ir aizkavējusies, galvenokārt tāpēc, ka rezerves saraksti nebija laicīgi pieejami. Personāla apmācībai aizvien ir svarīga loma ģenerāldirektorātu cilvēkresursu politikā. Lielākā daļa ģenerāldirektorātu ziņoja, ka ir pieņēmuši stratēģiskās apmācības sistēmu un atzīmēja, ka pieaudzis vidējais dienu skaits vienas amatpersonas apmācībai.

3.3.3. Reformas instrumentu sīka reglamentācija

2004. gadā vairākums personāla politikas reformai nepieciešamo juridisko instrumentu bija pieņemti. Turpmākajos gados lielāks uzsvars jāliek uz šā procesa nostiprināšanu un līdzvērtīgas līdzdalības palielināšanu, kā arī sīku reglamentāciju, vienkāršojot noteikumus, kur tas vajadzīgs.

Secinājumi

Procedūru vienkāršošana būs galvenais solis, lai uzlabotu gan efektivitāti, gan klientu apmierinātību. Lai vienkāršotu un uzlabotu personāla novērtēšanas sistēmu, tiks veikti īpaši pasākumi.

3.3.4. Mobilitāte

Lielākā daļa dienestu ir ziņojuši, ka tie saskārušies ar mobilitātes jautājumu to mobilitātes plānā, un tas nesagādāja problēmas, lai gan iekšējās kontroles pārskatā norādīts uz dažiem sarežģījumiem, kas saistīti ar obligāto mobilitāti īpašiem amatiem.

Mobilitāte 2004. gadā ģenerāldirektorātos,un dienestos skāra 15 % Komisijas personāla (ierēdņus un līgumdarbiniekus), ieskaitot tos personāla locekļus, kas brīvprātīgi nolēma mainīt darbu (brīvprātīgā mobilitāte), un tos, kam pieprasīja mainīt darbu (obligātā mobilitāte), kā iemesls bija vai nu pārcelšana citā amtā, kas sekoja pēc paplašināšanās, vai tas, ka viņi ieņēma īpašu amatu vairāk nekā 5 gadus.

Iekšējās aptaujas rezultāti apstiprina, ka mobilitātes vadlīnijas ir veicinājušas ievērojamus uzlabojumus tam kā mobilitāte tiek vadīta Komisijā. Notiek labas prakses ieviešana, ar mērķi izveidot karjeras vadības sistēmu, kuru izmantojot, Komisija var nodrošināt, lai „īstais cilvēks ir īstajā laikā un amatā”, lai tās resursi tiktu izmantoti, cik vien iespējams efektīvi. Šīs darbības atbalstam noteikta tādu instrumentu izveide kā elektroniskais-CV, kas nodrošinās visa Komisijas personāla prasmju un kompetenču pārskatu. Lai gan pieredze mobilitātes jautājumā ir bijusi visumā pozitīva, ir atzīmēti daži pretēji obligātās mobilitātes efekti īpašiem amatiem, piemēram, speciālu un intuitīvu zināšanu zaudējums, un ir patiesi gaidīts resursu direktoru vērtējums par šīs politikas ietekmi.

4. SECINāJUMI

Kopsavilkums par 2004. gadu deva Komisijai iespēju pirmo reizi izvērtēt tās dienestu vadību un izskatīt galvenos jautājumus, kas aplūkoti dienestu 2004. gada pārskatos, ko sastādījuši iekšējie revidenti un ārējie revidenti, un iestādes, kas atbildīgas par atbrīvošanu no atbildības par budžeta izpildi.

Šis kopsavilkums veido atsauces sistēmu, kas nodrošina atbilstību un pamatojumu par ierosinātajām iniciatīvām, veicot ieguldījumu tostarp arī ticamības deklarācijas saņemšanā no Revīzijas palātas, kurā izdarītas tikai nelielas atrunas vidējā termiņā. Tā uzsāk procesu, ar ko kopsavilkumos, kas tiks sagatavoti katru gadu, izvērtēs to ietekmi uz šīm iniciatīvām. Jautājums nav par jaunas reformas ieviešanu. Ir pienācis laiks sakārtot sistēmu, paaugstinot tās darbības ātrumu un pilnīgi attīstot tās snieguma potenciālu, kas balstīts uz šādiem aspektiem.

- Veicināt Komisijas atbildību : kopsavilkums ir balstīts uz deklarācijām no ģenerāldirektoriem un dienestu vadītājiem un uzkrāto maksājumu pārskatiem, ko parakstījis grāmatvedis.

- Uzlabot efektīvas izpildes vadību : pārraudzības un kontroles sistēmu efektivitāte un līdzdarbība, kā arī stabila vadība ikdienā, kura ietver riska pārvaldības līmeni.

- Pastiprināt Komisijas atbildību un uzraudzības spējas ar integrētas iekšējās kontroles sistēmas palīdzību, sistemātiskāku pieeju risku apkarošanai, dienestu „apvienībās” un labāku līdzsvaru starp politikas rezultātiem un iekšējo kontroli, un finanšu vadības jautājumiem gan gada darbības pārskatos, gan kopsavilkumos.

Annex 1

Synthesis: multiannual objectives

This annex summarises the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues identified in the 2004 synthesis. To meet these objectives, a series of initiatives will be launched, some of which are already identified in this synthesis. The table below will be adapted annually on the occasion of the synthesis reports to include the progress achieved and additional initiatives as appropriate.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services. , continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In the medium a term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Re view). | DG ADMIN by the end of 2005. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO., ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. |

Annex 2

State of play on the action under the 2003 Synthesis

This annex reports on the action based on the previous syntheses or on other documents such as the reform White Paper and summarised by the 2003 synthesis. Action still in progress will be carried over in the multi-annual objectives of the 2004 synthesis and reported on in subsequent syntheses.

INTERNAL CONTROL FRAMEWORK ISSUES

Source | Action | Status |

2002 Synthesis (§ 5.4.5.) | Internal control standards: enhance ownership by DGs and services. | On-going. The Central financial service has been offering support with methodologies and training since autumn 2004. DGs should continue reinforcing and fine-tuning their control systems in order to ensure that they work effectively. Training and support provided to DGs on internal control should continue. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Communication of the revised management and control framework. | On-going. In 2004 DGs and services made efforts to communicate internally the revised management and control framework under the coordination of the Resource Directors/Internal Control Coordinators Network and with the support of DG BUDG. These efforts should be continued with a fuller focus on enhancing effective internal control systems. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.1.) | Internal Controls in Delegations. | Action almost completed. An inter-service group was set up in 2003 to facilitate implementation of the internal controls. Baseline requirements were adapted to Delegations in 2004, combined with a number of trainings course for Heads of Delegation. The assessment exercises conducted by the Heads of Delegation took place in July and December 2004. The results show that implementation of the internal control standards is well on track. compliance with the baseline requirements was verified through on-the-spot control missions in 2004. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS A (situation of Relays and Networks and Representations). | Action almost completed. Relays and networks: measures were adopted by Communication COM(2004)196, so that the new scheme could be fully operational with effect from 1 January 2005. Representations: A self-assessment was conducted in October/November 2004 resulting in corrective measures. Instructions have been given and implementation will be monitored. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.3.) | PRESS B (integrating the Representations in the Member States into the rotation schemes of the Directorate-General for External Relations). | Action completed. The memorandum of understanding signed between DG PRESS and DG RELEX and the solutions proposed by the working group set up by the 2002 Synthesis have been implemented and followed up. |

2001 Synthesis (Action 2) | Evaluation of the devolution exercise. | Action completed. The final report on the evaluation of the devolution exercise (SEC (2004) 561) was published in May 2004. A study made by an external consultant in October 2004 identified options for further devolution of administrative matters and the implications for RELEX K in that framework. RELEX K is currently analysing the options in order to propose an action plan. These administrative aspects of the action will be included in the objectives set in Annex 1. |

2001 Synthesis (Action 2) | Re-examination of the scope for synergies between the services involved in External Relations. | Action completed. The new Commission has examined the scope for synergies between the services involved in External Relations and decided on certain transfers of responsibilities between the services. |

ACTIVITY-BASED MANAGEMENT/STRATEGIC PLANNING AND PROGRAMMING

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 3.3.2.) | Management risk assessment. | On-going. Alongside the regular risk management at service level performed under internal control standard No 11, several activities carried out as a daily practice contribute to acquiring awareness of the risks and to responding appropriately. Following evaluation of the pilot exercises carried out in 2004, the Commission is developing a common methodological framework for Commission-wide risk management. An interservice group was set up early in 2005 to that end. Action included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.4.6.) | Follow-up by services. | Action completed. This has now become a routine action generally performed well by services and monitored by central services, and which will not deserve being specifically flagged in the syntheses in the future. |

HUMAN RESOURCES

Source | Action | Following steps |

2002 Synthesis (§ 5.3.1.) | Human resources B. (review of the situation of scarce skills by DG for Personnel and Administration). | Action almost completed. The measures proposed in the Communication for DG ADMIN have largely been undertaken. In particular, DG ADMIN, in close collaboration with DG BUDG has made available a wide range of training courses in the area of financial management, audit and control resulting in a commensurate increase in the number of training days to 10 550 (53% increase compared to 2003). Also, a competition for candidates from new Member States was launched at the end of 2004 in the field of finance and budget. Additional competitions are planned by EPSO in 2005. Action included in the objectives set in Annex 1. |

Court of Auditors, 2002 AR, (§ 1.73) | Estimate of human resources devoted to internal control. | Action to be continued. Estimate of human resources devoted to internal control, with a view to striking the right balance between the costs of control and the expected benefits, has been proven not obvious as many different aspects can be covered depending on the specific environment of DGs and related management modes. A thorough analysis of the job descriptions in the job information system will be needed in this respect. Action included in the objectives set in Annex 1. |

FINANCIAL MANAGEMENT AND REPORTING

2002 Action | Description | Status |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.A) | Shared management – Follow-up of Action 12 in the 2002 Synthesis. | Action completed. The final report of the interservice group was adopted early May 2005. It identifies the current procedures in the control chain as recommended by European Court of Auditors' opinion No 2/2004 and the areas for improvements as well as possible action. The necessary action in this context will be covered in the frame roadmap towards an integrated internal control framework. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.3.B) | Audit in Shared management. | Action ongoing. Action in being taken in the audit field, aiming in particular at developing the “contract of confidence” initiative between the Commission and the Member States, at setting up a network of audit units involved with shared management in the Commission and at increasing coordination on the Structural Funds and the Cohesion Fund. |

2002 Synthesis (§ 5.3.4.) | Co-financing. | Action completed. The outcome of this action is reflected in the ongoing amendment of the Financial Regulation and of its Implementing Rules. Services are called upon to take benefit, where appropriate, from these simplification measures as soon as the new rules enter into force. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.2. A) | Recovery. | Action completed. Performance indicators (i.e. ageing balances, quality of debtor, status of the files) have been defined by the Accountant and are generally presented in the e annual management plans of the services most concerned by this issue. As any other indicators, they will be object of follow-up and quality improvement where needed. Follow-up included in the objectives set in Annex 1. |

2002 Synthesis (§ 5.3.7.) | Accounting framework. | Action completed. Major steps forward were taken in 2004, where the preparations for the transition to accrual accounting were completed to allow the general accounting to start to function on a full accrual basis from 1 January 2005. |

White Paper (Actions 11 and 74) | Development of a database of legal entities and of a database of contracts. | Action completed. A database of legal entities and a database of contracts have now been developed. From 1 January 2005, no payment can be made unless the recipient legal entity has been registered and validated in the FEL database. From April 2005, all contracts signed during the year must be registered in ABAC Contracts. |

GOVERNANCE ISSUES

2002 Action | Description | Status |

2001 Synthesis (Action 7) | Interoperability. | Action completed. communications on both interoperability (SEC(2004) 1265) and IT governance (SEC(2004)1267) were adopted by the Commission in 2004. The implementation phase has started and a number of activities are ongoing (corporate portal and data-warehouse, IT Enterprise Architecture…) and will be monitored and reported upon. |

White Paper (Action 9b) | Electronic signatures. | Action essentially completed. In the framework of the system of electronic administration and document-filing, in July 2004 the Commission adopted a decision adding provisions on the use of electronic and numeric documents to its rules of procedure. This decisions lays down the use of electronic signatures within the Commission in cases where a signed original document is required, which will be applied generally as soon as the implementing rules are adopted, by the end of 2005. |

2002 Synthesis (§ 3.3.2. and § 3.3.3.) | Coordination of the Commission’s audit community and Audit Progress Committee: Audit overview. | Action almost completed. Efforts have been made onto wider and more consistent use of the Audit Management Software, although it is not used by all Internal Audit Capabilities. The Audit Progress Committee reviewed its charter, specifying that it will review the IACs critical recommendations, through the bi-annual report prepared by the IAS on the basis of finalised audit reports sent by the IACs. The Internal Auditor of the Commission chairs Auditnet, the network of IACs. |

2002 Synthesis (§ 3.3.3.) | Audit methodology. | Continuous action. Implementation of audit recommendations accepted has improved and remains an ongoing and continuous task for the Commission’s services. This process will be facilitated by the introduction of new functions in the Audit Management Software for the follow-up. Guidelines on follow-up have been presented by the Internal Audit Service to the services’ Internal Audit Capabilities and to the Audit Progress Committee. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services' 2004 annual activity reports, 32 reservations were expressed (after 49 in 2002 and again in 2003). The reservations are more precise and coherent, better circumscribed and, in most cases, explicit explanations are given of their impact on the services' reasonable assurance on the use of resources and the legality and regularity of operations. 'Families' of services have started working towards a more consistent approach to assess the materiality of weaknesses detected for their budgetary area and to determine the potential financial impact of systemic weaknesses.

The main deficiencies lying behind the reservations are generally recurring weaknesses, already pointed out in previous years and for which remedial action is in progress. The services provided overall conclusions on the combined impact of reservations on the declaration as a whole and, in the light of those reservations, reached a positive conclusion that the assurance provided in the declaration can be maintained.

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2002, 2003 and 2004 by 'families' of services.

DG | 2004 reservations | 2003 reservations | 2002 reservations |

AGRI | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. Export refunds |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA | 4 | 1. ERDF post-2000; 2. Cohesion Fund post-2000; 3. Community Initiatives 2000-2006; 4. Cohesion Fund pre-2000 |

EMPL | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities | 1 | 1. Sound financial management: income and cash management |

RTD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 2 | 1. COST secretariat; 2. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme | 1 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area |

TREN | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN in Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty | 5 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. EURATOM security control Office; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety |

EAC | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules | 0 | 0 |

ENV | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL 2. Grants - Eligible costs | 5 | 1. Shortcomings in the development of financial circuits ; 2. Excessive potential abnormal RAL ; 3. Excessive payment delays ; 4. Declaration of eligible costs in relation to grants ; 5. Verifications under Article. 35 of the Euratom Treaty |

SANCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Weakness of the systems for management of the European Refugee Fund in the United Kingdom and Luxembourg; 2. Implementation of ex-post on-the-spot controls still incomplete | 0 | 0 | 3 | 1. Internal control standard 16: Separation of tasks 2. Internal control standard 17: Supervision 3. European Refugee Fund |

ESTAT | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2004 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 2 | 1. Project management; 2. Ex-post control |

TAXUD | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of preferential treatment | 0 | 0 |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Late payment of expenses for experts |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Macro-financial assistance to third countries; 2. Internal financial management |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGO association | 0 | 0 |

ELARG | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries | 3 | 1. System audits in candidate countries; 2. Closure audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 1 | 1. Non-compliance with the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Financial operations and procedures |

RELEX | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

PRESS | 2 | 1. Relays and networks - major centres; 2. Functioning of Representations in EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts | 2 | 1. Relays and networks; 2. Representations |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Charlemagne |

DIGIT | 0 | 0 | - | - |

PMO | 1 | 1. Council's sickness insurance office; | 2 | 1. Council's sickness insurance office; 2. Paul Finet Foundation | - |

OIB | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long-term planning of buildings policy. | - |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | - |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Secondary legislation project; 2. Consolidation project |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the European Development Fund budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: access control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund | 2 | 1. Accrual accounting; 2. Sincom subsystems |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

GOPA | 0 | 0 | 0 | 0. | 0 | 0 |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Freelance interpreters |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies | 0 | 0 |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 32 | 49 | 49 |