Priekšlikums PADOMES REGULA, ar ko groza Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





PASKAIDROJUMA RAKSTS 1. PRIEKŠLIKUMA KONTEKSTS 1.1. Vispārīgais konteksts Padomes Regulā[1], kas pieņemta 1983. gada februārī, ir prasīts iestādēm izveidot vēsturiskus arhīva materiālus un nodot tos atklātībai pēc tam, kad ir pagājuši 30 gadi no dokumenta vai reģistra izveides, kā noteikts minētās regulas 1. pantā. Tādējādi katrai iestādei ir iespēja glabāt savus vēsturiskos arhīva materiālus vietā, ko tā uzskata par vispiemērotāko. Eiropas Parlaments, Padome un Komisija 1984. gadā vienojās, ka tie savus vēsturiskos arhīva materiālus nodos glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē (turpmāk "EUI"), kur tie arī tiks publiskoti. Kopš tā laika Eiropas Revīzijas palāta, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja un Eiropas Investīciju banka arī ir nolēmušas savus arhīva materiālus nodot glabāšanai EUI. Noteikumi par nodošanu glabāšanai ir paredzēti 1984. gada 17. decembra līgumā, kas noslēgts starp Eiropas Kopienām, kuras pārstāv Komisija, un EUI. Itālijas valdība pastāvīgi un bez maksas nodrošina EUI piemērotas telpas arhīva materiālu glabāšanai. Tādējādi tiek nodrošināts, ka glabāšanai nodotie arhīva materiāli tiek glabāti un aizsargāti saskaņā ar atzītiem starptautiskiem standartiem. Iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanas glabāšanai EUI mērķis ir nodrošināt piekļuvi materiāliem vienuviet, veicināt to izmantošanu un sekmēt Eiropas integrācijas un Eiropas iestāžu vēstures izpēti. 1.2 Priekšlikuma mērķis Priekšlikuma mērķis ir apstiprināt EUI lomu iestāžu vēsturisko arhīva materiālu pārvaldībā. Tas radīs labu tiesisko un finansiālo pamatu ES un EUI sadarbībai. 1.3 Priekšlikuma galvenie elementi Priekšlikumā paredzēta iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošana glabāšanai EUI. Visas iestādes, izņemot Eiropas Savienības Tiesu un Eiropas Centrālo banku, turpmāk savus vēsturiskos arhīva materiālus nodos glabāšanai EUI, kad tie būs nodoti atklātībai saskaņā ar spēkā esošo regulu. Priekšlikums neietekmēs ne vēsturisko arhīva materiālu īpašnieku (tie paliks tās iestādes īpašumā, kas ir nodevusi materiālus glabāšanai), ne arī spēkā esošo regulējumu, saskaņā ar kuru iestādes nosaka, kādus dokumentus pēc 30 gadiem nodot atklātībai. EUI darbības un personāla izmaksas, ko rada vēsturisko arhīva materiālu pārvaldība, tiks finansētas no ES kopējā budžeta, izņemot izmaksas, kuras rodas saistībā ar ēkas (ēku) iegādi un aprīkošanu, kā arī ar repozitorijiem arhīva materiālu glabāšanai un to darbiniekiem. EUI nodrošinās publisku piekļuvi ES vēsturiskajiem arhīva materiāliem. Taču tas neizslēgs iespēju iestādēm arī pašām publiskot savus vēsturiskos arhīva materiālus. Priekšlikumā ir nodalīta arhīva materiālu nodošana glabāšanai papīra un digitālā formātā. Arhīva materiāli papīra formātā arī turpmāk tiks nodoti glabāšanai un uzglabāti EUI. Tomēr EUI nebūs pienākums uzglabāt arhīva materiālus digitālā formātā, lai sniegtu piekļuvi tiem. Digitālo arhīva materiālu glabāšana ilgtermiņā joprojām paliks tās iestādes uzdevums, kas materiālus sagatavojusi. Priekšlikumā ir noteikti EUI pienākumi attiecībā uz personas datu aizsardzību, kas atrodami iestāžu vēsturiskajos arhīva materiālos. Tajā arī noteikts, ka katrai iestādei ir jāpieņem īstenošanas noteikumi Regulas Nr. 354/83 piemērošanai, kuros ir iekļauti noteikumi par to personas datu glabāšanu, publiskošanu un aizsardzību, kas atrodami vēsturiskajos arhīva materiālos. 2. APSPRIEŠANĀS AR IEINTERESĒTAJĀM PERSONĀM REZULTĀTI Šim priekšlikumam nav vajadzīgs ietekmes novērtējums. Ir notikušas apspriedes ar ieinteresētajām pusēm. EUI un Itālija kā uzņēmēja iestāde un uzņēmējas valsts valdība ir paudušas atbalstu priekšlikumam. ES iestāžu administratīvie dienesti un ES aģentūru tīkls arī atbalsta priekšlikuma mērķi. Eiropas Savienības Tiesa un Eiropas Centrālā banka lūdza, lai tās atbrīvo no pienākuma nodot savus vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI. Tomēr tās neizslēdz iespēju nākotnē brīvprātīgi nodot materiālus glabāšanai EUI. Tas saistīts ar šo iestāžu darbības raksturu un atspoguļo pašreizējo praksi daudzās dalībvalstīs attiecībā uz līdzīgu iestāžu vēsturiskajiem arhīva materiāliem. 3. PRIEKŠLIKUMA JURIDISKIE ASPEKTI 3.1. Galvenais priekšlikuma noteikums Priekšlikumā ir paredzēta iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošana glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē, Itālijā, kur EUI tos publiskos. 3.2. Juridiskais pamats Šā priekšlikuma juridiskais pamats ir Līguma par Eiropas Savienības darbību 352. pants. Padomes Regula Nr. 354/83 un tās 2003. gada grozījumi tika pieņemti atbilstīgi EKDL 308. pantam, kas tagad ir LESD 352. pants. Šis priekšlikums neietekmēs Regulas Nr. 354/83 mērķi, t.i., iestāžu arhīva materiālu nodošanu atklātībai pēc 30 gadiem. Tas vienkārši nosaka, ka materiāli tiks nodoti glabāšanai EUI, kad attiecīgās iestādes nodos tos atklātībai saskaņā ar spēkā esošo regulu. Šajā priekšlikumā ir oficiāli atzīta pašreizējā situācija, jo vairums iestāžu, kas ir nodevušas atklātībai savus arhīva materiālus, nodod tos glabāšanai EUI. LES 3. panta 3. punktā ir noteikts, ka ES respektē, cita starpā, savu kultūru daudzveidību un nodrošina Eiropas kultūras mantojuma aizsardzību un sekmēšanu. Iestāžu vēsturiskie arhīva materiāli ir Eiropas kultūras mantojuma daļa, un tādēļ to nodošana atklātībai galvenokārt ir paredzēta akadēmisku, izglītības un kultūras mērķu sasniegšanai. Savienībai ir pilnvaras pieņemt pasākumus, lai atbalstītu, koordinētu un papildinātu dalībvalstu darbības šajās jomās, taču Līgumos nav paredzētas pilnvaras attiecībā uz iestāžu vēsturiskajiem arhīva materiāliem. Cita juridiskā pamata izmantošanas rezultātā būtu jāizstrādā jauns regulas priekšlikums, un tādējādi būtu jānodod apspriešanai visi Padomes Regulas Nr. 354/83 noteikumi, tostarp arī pamatprincipi. Tas pārsniegtu iepriekšminēto šā priekšlikuma mērķi. Tika izpētīta iespēja izstrādāt šo priekšlikumu, pamatojoties uz LESD 15. panta 3. punktu, taču tā tika noliegta šādu iemeslu dēļ. Vēsturisko arhīva materiālu izveidošanas galvenais mērķis ir atlasīt dokumentus, pamatojoties uz to ilgstošo administratīvo un vēsturisko vērtību vai pierādījuma spēku, lai saglabātu iestāžu vēsturisko mantojumu un dalītos ar to. Katra iestāde aktīvi nodod atklātībai savus vēsturiskos arhīva materiālus pēc 30 gadiem un sniedz papildu informāciju, kas atvieglo šo materiālu strukturēšanu organizatoriskajā un funkcionālajā kontekstā. Tas pārsniedz sabiedrības tiesības piekļūt dokumentiem, kas paredzētas LESD 15. panta 3. punktā, kura mērķis galvenokārt ir veicināt labu pārvaldību un nodrošināt sabiedrības līdzdalību iestāžu lēmumu pieņemšanā. LESD 15. panta 3. punkta izmantošana mazinātu noteikumu, kas regulē vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai, piemērošanas jomu, jo uz Eiropas Centrālo banku, Eiropas Investīciju banku un Eiropas Savienības Tiesu, uz kurām pašlaik attiecas Regula Nr. 354/83, šajā sakarā pieņemtā regula attiektos tikai tajos gadījumos, kad tās veic administratīvus pienākumus. 3.3. Proporcionalitātes princips Šis priekšlikums attiecas tikai uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai EUI un uz noteikumiem par nodošanu glabāšanai. 3.4. Juridisko instrumentu izvēle Regula ir vienīgais piemērotais juridiskais instruments laba tiesiskā un finansiālā pamata radīšanai sadarbībai starp ES un EUI. Priekšlikums attiecas uz nelieliem spēkā esošās regulas grozījumiem. 4. IETEKME UZ BUDŽETU Priekšlikums noteikt, ka vēsturiskie arhīva materiāli obligāti jānodod glabāšanai EUI, neietekmēs budžetu ne īstermiņā, ne vidējā termiņā. Ir sagaidāms, ka ietekme uz budžetu ilgtermiņā nebūs nozīmīga. Trīs lielākās iestādes – Eiropas Parlaments, Padome un Komisija –, kā arī Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja, Eiropas Revīzijas palāta un Eiropas Investīciju banka jau tagad nodod savus vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI. Kopš arhīva materiāli pirmo reizi tika nodoti glabāšanai EUI pirms vairāk nekā ceturtdaļgadsimta, to pārvaldību Florencē finansē no EU budžeta. Tiesību akta finanšu pārskatā ir paredzēts turpināt šo finansēšanu. Iestādes, kas nodod materiālus glabāšanai, sedz izdevumus, kuri rodas EUI saistībā ar attiecīgajiem arhīva materiāliem. Itālijas valdība nodrošina EUI ēku arhīva materiālu glabāšanai un biroja telpas materiālu pārvaldībai. Šo grozījumu rezultātā palielināsies iestāžu skaits, kas nodos arhīva materiālus glabāšanai EUI. Tā kā glabāšanai tiek nodoti vēsturiskie arhīva materiāli, ko nodod atklātībai pēc 30 gadiem, paies ievērojams laikposms, līdz šis priekšlikums skars tās iestādes, kuras vēl nenodod savus arhīva materiālus glabāšanai EUI. Turklāt arhīva materiāli arvien biežāk tiks uzglabāti digitālā formātā, kas sniegs iespēju izmantot apjomradītus ietaupījumus, EUI apstrādājot un izplatot arhīva materiālus. 2012/0221 (APP) Priekšlikums PADOMES REGULA, ar ko groza Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē EIROPAS SAVIENĪBAS PADOME, ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību un jo īpaši tā 352. pantu, ņemot vērā Eiropas Komisijas priekšlikumu, pēc leģislatīvā akta projekta nosūtīšanas valstu parlamentiem, ņemot vērā Eiropas Parlamenta atzinumu, pēc apspriešanās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju, saskaņā ar īpašu likumdošanas procedūru, tā kā: (1) Saskaņā ar Padomes Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 (1983. gada 1. februāris) par Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai[2] iestāžu un struktūru vēsturiskie arhīva materiāli pēc tam, kad ir pagājuši 30 gadi, tiek glabāti un nodoti atklātībai, ja vien iespējams. (2) Pienākums izveidot vēsturiskos arhīva materiālus un nodot tos atklātībai, ja vien iespējams, attiecas uz katru Regulas Nr. 354/83 1. pantā minēto iestādi. (3) Regulā Nr. 354/83 ir paredzēts, ka katra iestāde glabā savus vēsturiskos arhīva materiālus vietā, ko uzskata par vispiemērotāko. (4) Eiropas Parlaments, Padome un Komisija 1984. gadā nolēma, ka savus vēsturiskos arhīva materiālus nodos glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā (turpmāk "EUI") Florencē, kur tie arī tiks publiskoti. Šajā nolūkā 1984. gada 17. decembrī tika parakstīts līgums starp Eiropas Kopienām, ko pārstāv Komisija, un Eiropas Universitātes institūtu Florencē. (5) Vēlāk Ekonomikas un sociālo lietu komiteja un Eiropas Revīzijas palāta piekrita ievērot noteikumus attiecībā uz nodošanu glabāšanai, kas paredzēti 1984. gada 17. decembra līgumā. Eiropas Investīciju banka nodod savus vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI, pamatojoties uz atsevišķu konvenciju ar EUI, ko parakstīja 2005. gada 1. jūlijā, un uz "Noteikumiem par vēsturisko dokumentu arhīviem", ko 2005. gada 7. oktobrī pieņēma bankas Vadības komiteja[3]. (6) Itālijas valdība ir piešķīrusi EUI piemērotas telpas, kas pastāvīgi un brīvi ir pieejamas, lai nodrošinātu, ka vēsturiskie arhīva materiāli tiek glabāti un aizsargāti saskaņā ar atzītiem starptautiskiem standartiem, un lai nodrošinātu iespēju tos izmantot uz vietas. (7) Iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanas uzglabāšanai EUI mērķis ir nodrošināt piekļuvi šiem materiāliem vienuviet, veicināt to izmantošanu un sekmēt Eiropas integrācijas un Eiropas iestāžu vēstures izpēti. EUI ir plaši pazīstams akadēmisko pētījumu un mācību centrs, kas īpašu uzmanību pievērš Eiropai un Eiropas integrācijai. Tam ir gandrīz 30 gadu pieredze iestāžu vēsturisko arhīva materiālu pārvaldībā, jaunākās zinātniskās izpētes iekārtas un repozitoriji, kas īpaši sagatavoti šo materiālu glabāšanai un izmantošanai, un tas ir starptautiski pazīstams kā vieta, kur glabā šos materiālus. (8) Lai turpinātu nodot iestāžu vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI, ir vajadzīgs stabils juridiskais pamats, kurā noteikta EUI kā iestāžu partnera loma attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu pārvaldīšanu. (9) Eiropas Savienības Tiesas un Eiropas Centrālās bankas īpašais darbības raksturs attaisno šo iestāžu atbrīvošanu no pienākuma nodot savus vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI saskaņā ar šo regulu. Eiropas Savienības Tiesa un Eiropas Centrālā banka var brīvprātīgi nodot savus vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI. (10) Šī regula būtu jāpiemēro visām pārējām iestādēm. Tā neskar katras iestādes atbildību par savu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai un katras iestādes īpašumtiesības uz saviem vēsturiskajiem arhīva materiāliem. (11) Vēsturiskajos arhīva materiālos, ko nodod glabāšanai EUI, esošie personas dati būtu jāapstrādā saskaņā ar Regulu Nr. 45/2001[4]. (12) Var piešķirt dotācijas EUI, lai atbalstītu iestāžu vēsturisko arhīva materiālu pārvaldību. (13) Tādēļ būtu attiecīgi jāgroza Regula Nr. 354/83, IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU. 1. pants Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 groza šādi: 1) regulas 8. panta 1. punktu aizstāj ar šādu: "1. Katra iestāde, izņemot Eiropas Savienības Tiesu un Eiropas Centrālo banku, nodod glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā (turpmāk "EUI") Florencē dokumentus, kas ir daļa no tās vēsturiskajiem arhīva materiāliem un ko tā ir nodevusi atklātībai. Nodošana glabāšanai notiek saskaņā ar pielikumu."; 2) regulas 8. pantu papildina ar šādiem punktiem: "3. Eiropas Savienības Tiesa un Eiropas Centrālā banka var brīvprātīgi nodot savus vēsturiskos arhīva materiālus glabāšanai EUI. 4. Iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošana glabāšanai EUI neietekmē arhīva materiālu īpašumtiesības un aizsardzību, kā noteikts Līgumam pievienotā Protokola par privilēģijām un imunitāti Eiropas Savienībā 2. pantā. 5. EUI nodrošina glabāšanai nodoto arhīva materiālu glabāšanu un aizsardzību. Glabāšanai un aizsardzībai ir jāatbilst atzītiem starptautiskiem standartiem attiecībā uz arhīva materiālu fizisku aizsardzību un jānotiek saskaņā ar vismaz tiem tehniskajiem un drošības noteikumiem, kas ir spēkā Itālijā attiecībā uz valsts arhīvu glabāšanu un pārvaldību. Šajā nolūkā dokumenti, kas nodoti glabāšanai, ir jāuzglabā piemērotā repozitorijā. 6. Katra iestāde, kas nodod materiālus glabāšanā, ir tiesīga pieprasīt informāciju par savu arhīva materiālu pārvaldību un pārbaudīt arhīva materiālus, kurus tā ir nodevusi glabāšanai EUI. 7. EUI publisko vēsturiskos arhīva materiālus, ko tas saņem saskaņā ar 1. un 3. punktu. Iestāde var publiskot to pašu vēsturisko arhīva materiālu versiju. 8. Saskaņā ar šo regulu un Padomes Regulu Nr. 1605/2002, ja vien budžeta iestādes piešķir nepieciešamās apropriācijas attiecīgajā budžeta pozīcijā, EUI var piešķirt dotācijas vēsturisko arhīva materiālu pārvaldības atbalstam. Izdevumus, kas rodas saistībā ar attiecīgo arhīva materiālu pārvaldību, proporcionāli sadala starp iestādēm, kuras nodod dokumentus glabāšanai. Izmaksas, kas rodas saistībā ar ēkas (ēku) iegādi un aprīkošanu, kā arī ar repozitorijiem arhīva materiālu glabāšanai un to darbiniekiem, netiek segtas no ES budžeta. 9. EUI apstrādā iestāžu vēsturiskajos arhīva materiālos esošos personas datus saskaņā ar Regulu Nr. 45/2001. EUI rīkojas kā apstrādātājs minētās regulas 2. panta izpratnē, ņemot vērā tās iestādes norādījumus, kas ir nodevusi materiālus glabāšanai. 10. Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam ir uzraudzības pilnvaras attiecībā uz EUI saistībā ar personas datiem, kas ir iestāžu vēsturiskajos arhīva materiālos, kurus tās nodevušas glabāšanai."; 3) regulas 9. panta 1. punktu aizstāj ar šādu: "Katra iestāde pieņem iekšējos noteikums šīs regulas piemērošanai. Tajos ir paredzēti noteikumi par vēsturiskajos arhīva materiālos esošo personas datu saglabāšanu, nodošanu atklātībai un aizsardzību. Ja iespējams, iestādes savus arhīva materiālus publisko ar elektroniskiem saziņas līdzekļiem. Tās saglabā arī dokumentus, kas ir pieejami veidos, kuri atbilst īpašām vajadzībām (Braila rakstā, īpaši lielā drukā vai ierakstos)."; 4) regulai pievieno pielikumu saskaņā ar šīs regulas pielikumu. 2. pants Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī. Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs. Briselē, Padomes vārdā — priekšsēdētājs PIELIKUMS Pievieno šādu pielikumu: "Pielikums Noteikumi par iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē 1. Ja arhīva materiāli nav digitālā formātā, tad EUI nodod pastāvīgai saglabāšanai dokumentu oriģinālus kopā ar mikroformu kopiju un/vai kopiju digitālā formātā. Ja arhīva materiāli ir digitālā formātā, tad EUI ir pastāvīga piekļuve dokumentiem tādā veidā, lai sniegtu tam iespēju izpildīt savu pienākumu nodrošināt piekļuvi vēsturiskajiem arhīva materiāliem vienuviet un veicināt to izmantošanu. Iestādes, kas sagatavojušas materiālus, joprojām ir atbildīgas par pastāvīgu savu arhīva materiālu glabāšanu, kas ir digitālā formātā. 2. Materiālus nodod glabāšanai katru gadu un, ja iespējams, saskaņā ar iestāžu parastajām arhivālās pamatapstrādes procedūrām. 3. Iestādes, kas nodod materiālus glabāšanai, juridisku vai administratīvu iemeslu dēļ var nenodot glabāšanai EUI konkrētu dokumentu oriģinālus. Tādā gadījumā tās nodod glabāšanai mikroformu vai digitālo kopiju. 4. Iestādes, kas nodod materiālus glabāšanai, patur savu arhīva materiālu īpašumtiesības, un tām ir ekskluzīva kompetence attiecībā uz EUI glabāšanai nodoto vai citādā veidā pieejamo dokumentu un lietu sastāvu. EUI nemaina arhīva materiālu klasifikāciju, ko ir noteikusi iestāde, kura nodod materiālus glabāšanai, kā arī neiznīcina un nemaina dokumentus un lietas. 5. Pēc iestādes, kas nodevusi materiālus glabāšanai, pieprasījuma EUI atdod glabāšanai nodoto dokumentu un lietu oriģinālus minētajai iestādei. Iestādes, kas nodevušas glabāšanā materiālus, atkal atdod oriģinālus EUI, tiklīdz tie vairs iestādēm nav vajadzīgi. 6. EUI nekavējoties informē iestādes, kas nodevušas materiālus glabāšanā, par jebkādiem apstākļiem, kuri varētu apdraudēt glabāšanai nodoto arhīva materiālu neaizskaramību." TIESĪBU AKTA PRIEKŠLIKUMA FINANŠU PĀRSKATS 1. PRIEKŠLIKUMA/INICIATĪVAS KONTEKSTS 1.1. Priekšlikuma/iniciatīvas nosaukums 1.2. Attiecīgās politikas jomas ABM/ABB struktūrā 1.3. Priekšlikuma/iniciatīvas būtība 1.4. Mērķi 1.5. Priekšlikuma/iniciatīvas pamatojums 1.6. Ilgums un finansiālā ietekme 1.7. Paredzētie pārvaldības veidi 2. PĀRVALDĪBAS PASĀKUMI 2.1. Uzraudzības un ziņošanas noteikumi 2.2. Pārvaldības un kontroles sistēma 2.3. Krāpšanas un pārkāpumu apkarošanas pasākumi 3. PRIEKŠLIKUMA/INICIATĪVAS PAREDZAMĀ FINANSIĀLĀ IETEKME 3.1. Attiecīgās daudzgadu finanšu shēmas izdevumu kategorijas un budžeta izdevumu pozīcijas 3.2. Paredzamā ietekme uz izdevumiem 3.2.1. Paredzamās ietekmes uz izdevumiem kopsavilkums 3.2.2. Paredzamā ietekme uz darbības apropriācijām 3.2.3. Paredzamā ietekme uz administratīvajām apropriācijām 3.2.4. Saderība ar kārtējo daudzgadu finanšu shēmu 3.2.5. Trešo personu dalība finansējumā 3.3. Paredzamā ietekme uz ieņēmumiem TIESĪBU AKTA PRIEKŠLIKUMA FINANŠU PĀRSKATS 1. PRIEKŠLIKUMA/INICIATĪVAS KONTEKSTS 1.1. Priekšlikuma/iniciatīvas nosaukums Padomes Regula, ar ko groza Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē 1.2. Attiecīgā politikas joma ABM/ABB struktūrā[5] Attiecības ar pilsonisko sabiedrību, atklātums un informācija 1.3. Priekšlikuma/iniciatīvas būtība Priekšlikums attiecas uz esošas darbības pagarināšanu 1.4. Mērķi 1.4.1. Komisijas daudzgadu stratēģiskie mērķi, kurus plānots sasniegt ar priekšlikumu/iniciatīvu Priekšlikuma mērķis ir izveidot labu un noregulētu pamatu esošajai sadarbībai ar EUI attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu pārvaldību un izplatīšanu. Materiālu nodošanas glabāšanai EUI mērķis ir nodrošināt piekļuvi šiem arhīva materiāliem vienuviet, veicināt to izmantošanu un sekmēt Eiropas integrācijas un Eiropas iestāžu vēstures izpēti. 1.4.2. Konkrētie mērķi un attiecīgās ABM/ABB darbības Konkrētais mērķis Nr. 25.02.01.01 Attiecīgās ABM/ABB darbības Attiecības ar pilsonisko sabiedrību, atklātums un informācija Eiropas nozīmes iestādes / Eiropas Savienības vēsturiskie arhīva materiāli 1.4.3. Paredzamie rezultāti un ietekme Sadarbība ar EUI pievieno iestāžu vēsturiskajiem arhīva materiāliem papildus vērtību un veicina šo arhīva materiālu izplatīšanu un izmantošanu. 1.4.4. Rezultātu un ietekmes rādītāji (1) Arhīva materiāli, ko iestādes nodod glabāšanai EUI Florencē (2) Privāto arhīva materiālu un personu, valsts un privāto organizāciju, kuras piedalījās Eiropas veidošanā, personīgo rakstu vākšana un apkopošana, ko veic EUI (3) Rokasgrāmatu par materiālu krājumiem, pārskatu, avotpublikāciju un citu izpētes instrumentu izstrāde un publicēšana (4) Lasītava un lasītavas aprīkojums, ko nodrošina EUI (5) Pārskatu un arhīva materiālu publiskošana tiešsaistē (6) Lasītavas apmeklētāji (7) Pasākumi iestāžu vēsturisko arhīva materiālu izmantošanas veicināšanai 1.5. Priekšlikuma/iniciatīvas pamatojums 1.5.1. Īstermiņa vai ilgtermiņa vajadzības Vēsturisko arhīva materiālu, ko iestādes nodod glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē, pārvaldība un nodošana atklātībai 1.5.2. ES iesaistīšanās pievienotā vērtība Sadarbības ar EUI mērķis ir veicināt iestāžu vēsturisko arhīva materiālu izplatīšanu un izmantošanu. Iestāžu arhīva materiālu glabāšana vienuviet pati par sevi palielina to vērtību. Tas arī sniedz EUI iespēju palielināt pievienoto vērtību, savstarpēji sasaistot dažādus arhīva materiālus, vajadzības gadījumā izstrādājot meklēšanas rīkus un citus izpētes instrumentus, kā arī nodrošinot sabiedrības piekļuvi materiāliem gan uz vietas, gan tiešsaistē. 1.5.3. Līdzīgas līdzšinējās pieredzes rezultātā gūtās atziņas Sešas iestādes savus vēsturiskos arhīva materiālus nodod glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā (turpmāk "EUI") Florencē saskaņā ar noteikumiem, kas paredzēti 1984. gada 17. decembra līgumā starp Eiropas Kopienām un EUI. Tomēr 1984. gada līgums ir novecojis, un tas ir jāaizstāj ar labāku tiesisko un finansiālo pamatu sadarbībai ar EUI. 1.5.4. Saderība un iespējamā sinerģija ar citiem attiecīgajiem instrumentiem n. p. 1.6. Ilgums un finansiālā ietekme Beztermiņa priekšlikums 1.7. Paredzētie pārvaldības veidi[6] Komisijas īstenota centralizēta tieša pārvaldība 2. PĀRVALDĪBAS PASĀKUMI 2.1. Uzraudzības un ziņošanas noteikumi EUI iesniegs darba programmas projektu katram kalendārajam gadam apspriešanai ar Komisiju, tostarp arī štatu sarakstu attiecībā uz personālu, kas nodarbināts attiecīgā gada, iepriekšēja gada un nākamā gada 31. decembrī. Tas tiks iesniegts iepriekšējā gada februārī. Pēc apspriešanās ar citām iestādēm, kas nodod materiālus glabāšanai, Komisija un EUI vienosies par darba programmu, un tā tiks pievienota gada dotāciju nolīgumam. Komisija uzraudzīs darba programmas īstenošanu. EUI iesniegs gada darbības pārskatu par vēsturiskajiem arhīva materiāliem pēc katra kalendārā gada beigām. 2.2. Pārvaldības un kontroles sistēma 2.2.1. Apzinātie riski Iespējamais risks attiecībā uz to glabāšanai nodoto arhīva materiālu, kas ir papīra formātā, glabāšanu ir minimāls. Itālijas valdība ir nodrošinājusi piemērotu arhīva materiālu repozitoriju, kas atbilst augstākajiem starptautiskajiem standartiem attiecībā uz arhīva materiālu ilgtermiņa glabāšanu. 2.2.2. Paredzētās kontroles metodes Partnerattiecību nolīgumi ar EUI nodrošinās pamatu notiekošajai budžeta un darba programmas apspriešanai, izpētei un novērtēšanai. Katra iestāde, kas nodod materiālus glabāšanā, ir tiesīga pieprasīt informāciju par savu arhīva materiālu pārvaldību un pārbaudīt arhīva materiālus, ko tā ir nodevusi glabāšanai EUI. 2.3. Krāpšanas un pārkāpumu apkarošanas pasākumi LESD 287. panta 3. punktā paredzētas Revīzijas palātas pilnvaras veikt revīziju attiecībā uz jebkuru fizisku vai juridisku personu, kas saņem ES budžeta līdzekļus. Komisijas un OLAF pilnvaras apkarot krāpšanu, kas negatīvi ietekmē ES intereses, regulē īpaši noteikumi attiecībā uz šo jautājumu (t.i., Padomes Regula Nr. 2185/96 un Eiropas Parlamenta un Padomes Regula Nr. 1073/1999), kā arī Padomes Regula Nr. 1605/2002 par Finanšu regulu, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam. Saskaņā ar tās 120. panta 3. punktu katrā lēmumā par dotāciju vai nolīgumā skaidri nosaka, ka Komisija un Revīzijas palāta īsteno savas kontroles pilnvaras – veicot dokumentu kontroli un kontroli uz vietas – attiecībā uz visiem līgumslēdzējiem un apakšlīgumu slēdzējiem, kas ir saņēmuši ES līdzekļus. 3. PRIEKŠLIKUMA/INICIATĪVAS PAREDZAMĀ FINANSIĀLĀ IETEKME 3.1. Attiecīgās daudzgadu finanšu shēmas izdevumu kategorijas un budžeta izdevumu pozīcijas · Esošās budžeta izdevumu pozīcijas Sarindotas pa daudzgadu finanšu shēmas izdevumu kategorijām un budžeta pozīcijām Daudzgadu finanšu shēmas izdevumu kategorija || Budžeta pozīcija || Izdevumu veids || Iemaksas Eiropas Savienības vēsturiskie arhīva materiāli || Dif./nedif.[7] || no EBTA valstīm[8] || no kandidātvalstīm[9] || no trešām valstīm || Finanšu regulas 18. panta 1. punkta a) apakšpunkta nozīmē 5 Administrācija || 25.02.01.01 || Dif. || NĒ || NĒ || NĒ || NĒ 3.2. Paredzamā ietekme uz izdevumiem 3.2.1. Paredzamās ietekmes uz izdevumiem kopsavilkums Miljonos EUR (3 zīmes aiz komata) Daudzgadu finanšu shēmas izdevumu kategorija: || 5 || „Administratīvie izdevumi” || || 2013. gads || 2014. gads || 2015. gads || 2016. gads || 2017. gads || 2018. gads || 2019. gads[10] || KOPĀ 2013.-2019. gads SG ĢD ||  Cilvēkresursi || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Komandējumi || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Vēsturiskie arhīva materiāli || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 KOPĀ – SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 KOPĀ – daudzgadu finanšu shēmas 5. IZDEVUMU KATEGORIJAS apropriācijas || (Saistību summa = maksājumu summa) || || || || || || || || KOPĀ – daudzgadu finanšu shēmas 1.–5. IZDEVUMU KATEGORIJAS apropriācijas || Saistības || || || || || || || || Maksājumi || || || || || || || || 3.2.2. Paredzamā ietekme uz darbības apropriācijām Priekšlikums neparedz darbības apropriāciju izmantošanu 3.2.3. Paredzamā ietekme uz administratīvajām apropriācijām 3.2.3.1. Kopsavilkums Priekšlikums paredz administratīvo apropriāciju izmantošanu šādā veidā: Miljonos EUR (3 zīmes aiz komata) || 2013. gads || 2014. gads || 2015. gads || 2016. gads || 2017. gads || 2018. gads || 2019. - || KOPĀ Daudzgadu finanšu shēmas 5. IZDEVUMU KATEGORIJA || || || || || || || || Cilvēkresursi || || || || || || || || Citi administratīvie izdevumi || || || || || || || || Starpsumma – daudzgadu finanšu shēmas 5. IZDEVUMU KATEGORIJA || || || || || || || || Ārpus daudzgadu finanšu shēmas 5. IZDEVUMU KATEGORIJAS[11] || || || || || || || || Cilvēkresursi || || || || || || || || Citi administratīvie izdevumi || || || || || || || || Starpsumma — ārpus daudzgadu finanšu shēmas 5. IZDEVUMU KATEGORIJAS || || || || || || || || KOPĀ || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Administratīvo resursu vajadzības sedz no līdzekļiem, ko atbildīgajam ģenerāldirektorātam var piešķirt gada budžeta sadales procedūrā, ņemot vērā esošos budžeta ierobežojumus. 3.2.3.2. Paredzamās cilvēkresursu vajadzības Priekšlikums paredz cilvēkresursu izmantošanu šādā veidā: Paredzamais apjoms izsakāms veselos skaitļos (vai maksimāli ar vienu zīmi aiz komata) || 2012. gads || 2013. gads || 2014. gads || 2015. gads || 2016. gads || 2017. gads || 2018. gads  Štatu sarakstā ietvertās amata vietas (ierēdņi un pagaidu darbinieki) 25 01 01 01 (Galvenā mītne un Komisijas pārstāvniecības) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (Delegācijas) || || || || || || || XX 01 05 01 (Netiešā pētniecība) || || || || || || || 10 01 05 01 (Tiešā pētniecība) || || || || || || ||  Ārštata darbinieki (izsakot ar pilnslodzes ekvivalentu – FTE)[12] XX 01 02 01 (CA, INT, SNE, ko finansē no vispārīgajām apropriācijām) || || || || || || || XX 01 02 02 (CA, INT, JED, LA un SNE delegācijās) || || || || || || || XX 01 04 yy [13] || - Galvenā mītne[14] || || || || || || || - Delegācijas || || || || || || || XX 01 05 02 (CA, INT, SNE – netiešā pētniecība) || || || || || || || 10 01 05 02 (CA, INT, SNE — tiešā pētniecība) || || || || || || || Citas budžeta pozīcijas (precizēt) || || || || || || || KOPĀ || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX ir attiecīgā politikas joma vai budžeta sadaļa. Cilvēkresursu vajadzības tiks nodrošinātas, izmantojot attiecīgā ĢD darbiniekus, kuri jau ir iesaistīti konkrētās darbības pārvaldībā un/vai ir pārgrupēti attiecīgajā ģenerāldirektorātā, vajadzības gadījumā izmantojot vadošajam ĢD gada budžeta sadales procedūrā piešķirtos papildu resursus un ņemot vērā budžeta ierobežojumus. Veicamo uzdevumu apraksts Ierēdņi un pagaidu darbinieki || Partnerattiecību un dotāciju nolīgumu sagatavošana, budžeta pieprasījuma sagatavošana, darba programmas un izdevumu uzraudzīšana, iespējamie ex post novērtējumi. Ārštata darbinieki || ------ 3.2.4. Saderība ar kārtējo daudzgadu finanšu shēmu Priekšlikums atbilst kārtējai daudzgadu finanšu shēmai 3.2.5. Trešo personu iemaksas Priekšlikums neparedz trešo personu līdzfinansējumu 3.3. Paredzamā ietekme uz ieņēmumiem Priekšlikums finansiāli neietekmē ieņēmumus [1] Padomes Regula (EEK, Euratom) Nr. 354/83, kurā grozījumi izdarīti ar Padomes 2003. gada 22. septembra Regulu (EK, Euratom) Nr. 1700/2003. Skat. OV L 43, 15.2.1983., 1. lpp. OV L 243, 27.9.2003., 1. lpp. [2] OV L 43, 15.2.1983., 1. lpp. [3] OV C 289, 22.11.2005., 12.-13. lpp. [4] OV L 8, 12.1.2001., 1. lpp. [5] ABM – budžeta līdzekļu vadība, ABB – budžeta līdzekļu sadale pa darbības jomām. [6] Skaidrojumus par pārvaldības veidiem un atsauces uz Finanšu regulu skatīt BudgWeb tīmekļa vietnē: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Dif. — diferencētās apropriācijas, nedif. — nediferencētās apropriācijas. [8] EBTA — Eiropas Brīvās tirdzniecības asociācija. [9] Kandidātvalstis un attiecīgā gadījumā potenciālās kandidātvalstis no Rietumbalkāniem. [10] Sagaidāms, ka ietekme uz izdevumiem turpinās tāpat attīstīties arī pēc 2019. gada. [11] Tehniskais un/vai administratīvais atbalsts un ES programmu un/vai darbību īstenošanas atbalsta izdevumi (kādreizējās „BA” pozīcijas), netiešā pētniecība, tiešā pētniecība. [12] CA – līgumdarbinieki, INT — pagaidu darbinieki, JED — jaunākie eksperti delegācijās, LA – vietējie darbinieki, SNE – valstu norīkotie eksperti. [13] Saskaņā ar robežlielumiem attiecībā uz ārštata darbiniekiem, ko finansē no darbības apropriācijām (kādreizējām „BA” pozīcijām). [14] Galvenokārt struktūrfondi, Eiropas Lauksaimniecības fonds lauku attīstībai (ELFLA) un Eiropas Zivsaimniecības fonds (EZF).