4.1.2. Horizontālā IT revīzija: revīzija par IT ārpakalpojumu pārvaldību un uzraudzību (līgumu pārvaldība) — vairāki ģenerāldirektorāti (BUDG ĢD, DIGIT ĢD, HOME ĢD, Publikāciju birojs (OP), SANTE (kādreizējais SANCO) ĢD)

Revidējamās vienības ziņoja, ka līdz 2015. gada sākumam bija īstenoti 78 % no pieņemtajiem ieteikumiem, kas bija izdoti laikā no 2010. līdz 2014. gadam. No visiem ieteikumiem, kas izdoti 2010.–2014. gadā un vērtēti kā „ļoti svarīgi” vai „izšķiroši”, 17 ļoti svarīgu ieteikumu (2 %) īstenošana tika nokavēta par vairāk nekā sešiem mēnešiem. Ir īstenoti visi izšķirošie ieteikumi. RPK regulāri tika informēta par ļoti svarīgiem ieteikumiem, kuru īstenošana kavējās par vairāk nekā sešiem mēnešiem, un attiecīgajos gadījumos dienestiem tika atgādināts īstenošanas pienākums. Pavisam bija 640 pieņemtie ieteikumi, kuri bija izdoti laikā no 2010. līdz 2014. gadam un par kuriem IRD līdz 2014. gada beigām veica izpildes kontroles revīzijas. Veicot izpildes kontroli, IRD apstiprināja, ka ieteikumi tiek īstenoti apmierinoši, tādējādi veicinot revidēto dienestu kontroles sistēmu uzlabojumus. IRD slēdza 95 % no ieteikumiem, kuriem šajā laikposmā tika veikta izpildes kontrole.

Revīzijā konstatēja, ka pastāv labi iedibināta IT ārpakalpojumu pārvaldība un uzraudzība gan Komisijas, gan atsevišķu darbību līmenī. Tomēr IRD konstatēja ļoti svarīgas problēmas tādās jomās kā vajadzību aplēses pirms pamatlīguma sagatavošanas un ārpakalpojumu kvalitātes vadība laika un līdzekļu izteiksmē, kā arī vadlīnijas par to, kāda veida ārpakalpojumu izvēlēties.

Ievērojama daļa no Komisijas IT izdevumiem ir paredzēta IT ārpakalpojumiem, ko nodrošina iekšēji vai ārēji pakalpojumu sniedzēji. Komisijā atbildība ir noteikta Komisijas un tās struktūrvienību līmenī. Komisijas līmenī DIGIT ĢD un BUDG ĢD nodrošina vadlīnijas, norādījumus un veidlapas, izstrādā apmācību un pārvalda pamatlīgumus. Komisijas struktūrvienību (atsevišķu darbību) līmenī ģenerāldirektorāti/dienesti atbild par vajadzību formulēšanu, atsevišķu līgumu izpildi un pakalpojumu nodrošināšanu. Ņemot vērā šo kārtību, vispārējais revīzijas mērķis bija novērtēt, cik efektīvas un lietderīgas ir Komisijas īstenotās procedūras IT ārpakalpojumu līgumu pārvaldībai un uzraudzībai, lai nodrošinātu ieguldīto līdzekļu lietderīgumu.

4.1.2.Horizontālā IT revīzija: revīzija par IT ārpakalpojumu pārvaldību un uzraudzību (līgumu pārvaldība) — vairāki ģenerāldirektorāti (BUDG ĢD, DIGIT ĢD, HOME ĢD, Publikāciju birojs (OP), SANTE (kādreizējais SANCO) ĢD)

REGIO ĢD un EMPL ĢD būtu rūpīgi jāuzrauga galīgie posmi pirms darbības programmu pieņemšanas, tostarp turpmākie pasākumi atbilstīgi Komisijas novērojumiem. Ģenerāldirektorātiem būtu arī jāskaidro minimālās prasības referenta darba dokumentēšanai un jānodrošina, ka referenti nodrošina atbilstību šīm prasībām. Abiem ģenerāldirektorātiem būtu jānodrošina, ka referenti aktīvi apsver pagrieziena punktu/mērķu ticamību un dokumentē savus novērtējumus. Saistībā ar izmantoto IT sistēmu (WAVE) būtu jānodrošina, ka darbības procedūras tiek formulētas un akceptētas savlaicīgi, jāizveido stabila projektu komanda, jāizstrādā uzticama sistēma projektu plānošanai un uzraudzībai un jāuzlabo IT izstrādes metodes un trūkumu novēršana, lai tiktu nodrošināta stabila platforma.

Revidenti atzīst EMPL ĢD un REGIO ĢD pastāvīgos centienus izveidot stabilu pamatu darbības programmām jaunajā 2014.–2020. gada plānošanas periodā un arī pārvaldības un kontroles sistēmām. Tomēr IRD konstatēja četras ļoti svarīgas, abiem ģenerāldirektorātiem kopīgas problēmas šādās jomās: DV pārvaldības un kontroles sistēmu uzraudzība, sarunas par darbības programmām un to pieņemšanas procedūru, virzība uz rezultātiem un darbības rezultātu sistēmu, un IT sistēmas, kas atbalsta 2014.–2020. gada plānošanas perioda procedūru pārvaldību.

Kaut gan Septītā pamatprogramma, kas aptver laikposmu no 2007. līdz 2013. gadam, tiek pakāpeniski samazināta, liela daļa no budžeta (aptuveni 50 %) tiks izmantota nākamo gadu laikā, un tiek plānots, ka IDEAS programmas maksājumu apmērs un vērtība sasniegs augstāko līmeni laikā no 2014. līdz 2016. gadam un pēdējie galīgie maksājumi tiks veikti 2021. gadā.

Turklāt IRD arī norādījis, ka pastāv vairākas svarīgas problēmas, īpaši saistībā ar 185. pantā norādīto struktūru uzraudzību. Revīzijā tika konstatēts, ka RTD ĢD nebija ieguvis pietiekamus pierādījumus par to, ka šīm struktūrām ir efektīva un lietderīga iekšējās kontroles sistēma, kā to prasa Finanšu regula. Lai netiktu apdraudēts ticamības uzlabošanas process, RTD ĢD būtu jāizveido skaidri kritēriji ticamības uzlabošanai un par tiem jāinformē 185. pantā minētās struktūras, un savā gada darbības pārskatā jānorāda, kādā līmenī minētās struktūras guvušas ticamību.

IRD ieteikums ĢD bija nodrošināt, ka darbinieki pilnībā apzinās Komisijas pārskatatbildību šajā jomā, iegūt no kopīgās tehnoloģiju ierosmes kopuzņēmumiem vispilnīgāko un jaunāko informāciju sava gada darbības pārskata vajadzībām, un pārliecināties, ka tā rīcībā ir konsekventa informācija no dažādiem kopīgās tehnoloģiju ierosmes kopuzņēmumiem par to, kā tiek aprēķināts atlikušo kļūdu īpatsvars un būtiskuma kritēriji.

Revīzijas mērķis bija novērtēt, cik atbilstīgas ir ieviestās iekšējās kontroles sistēmas un cik efektīvi tās tiek piemērotas saistībā ar to, kā RTD ĢD uzrauga minētās struktūras, novērš un konstatē krāpšanu un veic pāreju uz vienoto revīzijas dienestu kopējā atbalsta centrā, kas, sākot no 2014. gada 1. janvāra, ir atbildīgs par ex post revīzijas stratēģijas īstenošanu saistībā ar Septītās pamatprogrammas mantojumu, kas tiek pārvaldīts, izmantojot pašu resursus.

RTD ĢD īsteno ES pētniecības politiku un atbalsta attīstību Eiropas pētniecības telpā, galvenokārt izmantojot pētniecības pamatprogrammas. ĢD arī uzrauga citas struktūras, kas veic pētniecības budžeta izpildi: divas izpildaģentūras (REA un ERCEA), četrus kopuzņēmumus (Clean Sky, FCH, IMI un F4E) un trīs struktūras (publiskā un publiskā sektora partnerības), kas izveidotas atbilstīgi Līguma par Eiropas Savienības darbību (LESD) 185. pantam. Kaut gan Septītā pamatprogramma, kas aptver laikposmu no 2007. līdz 2013. gadam, tiek pakāpeniski samazināta, liela daļa no maksājumu apropriācijām (EUR 8609,37 miljoni) joprojām tiks izmantota izmaksu pieprasījumiem nākamo gadu laikā. RTD ĢD savā 2013. gada darbības pārskatā iekļāva atrunu par atlikušo kļūdu īpatsvaru saistībā ar Septītās pamatprogrammas izmaksu pieprasījumu precizitāti.

Kaut gan IRD atzīst, ka pēc ex post kontroles darbības nodošanas kopējam atbalsta centram RTD ĢD ir vadošais ģenerāldirektorāts krāpšanas konstatēšanas jomā, IRD iesaka, ka CNECT ĢD būtu jāuzņemas iniciatīva un jāsadarbojas ar RTD ĢD esošo norādījumu tālākai izstrādei saistībā ar finanšu un administratīvo sodu ieviešanu. CNECT ĢD būtu jānodrošina norādījumu sistemātiska piemērošana (kā to paredz pašreizējā FR, Komisijas stratēģija krāpšanas apkarošanai un Septītās pamatprogrammas un programmas „Apvārsnis 2020” līgumiskais ietvars), vismaz gadījumos, kad tiek konstatēta krāpšana.

Revīzijas mērķis bija novērtēt, cik atbilstīgas ir iekšējās kontroles sistēmas un cik efektīvi tās tiek piemērotas saistībā ar ieviestajiem procesiem ex post kontroles rezultātu īstenošanai, krāpšanas apkarošanas pasākumiem, ex post kontroles darbības nodošanai RTD ĢD uzturētam kopējam atbalsta centram, sākot no 2014. gada 1. janvāra, un ārējo struktūru uzraudzībai.

Muitas Savienības darbība balstās uz ciešu sadarbību starp TAXUD ĢD un valsts pārvaldes iestādēm. Līdz 2013. gadam galvenais instruments muitas politikas īstenošanas atbalstam bija muitas programma 2013. gadam, bet, sākot no 2014. gada, to nomainīja jaunā muitas programma 2020. gadam. Prioritāte 2014. gadam bija turpmāks progress ceļā uz e-muitu, kas ir moderna un elektroniska muitas un tirdzniecības dokumentu vide, kuras pamatā ir 2013. gada 9. oktobrī pieņemtais Savienības Muitas kodekss.

Būtu jāvērš uzmanība uz kādu svarīgu ieteikumu, proti, ārējās palīdzības pārvaldības ziņojums ir galvenais pārskatatbildības instruments, kuru ES delegācijas izmanto, lai nodrošinātu ticamību par to, kā tās pārvalda tām deleģētos līdzekļus. Ziņojumu veido galveno darbības rādītāju kopums par pareizu finanšu pārvaldību un iekšējās kontroles un revīzijas sistēmu efektivitāti. IRD ieteikums DEVCO ĢD bija uzlabot ārējās palīdzības pārvaldības ziņojuma veidolu, sniedzot papildu norādījumus par veidolu, izmantošanu un to galveno darbības rādītāju nozīmi, kuri veido ziņojuma struktūru, lai nodrošinātu, ka tiek sniegta pietiekama informācija ticamības uzlabošanas procesa vajadzībām.

Ņemot vērā DEVCO ĢD darbības vidi, ir svarīgi, ka pārvaldības kontroles sistēmas darbojas efektīvi, lai mazinātu finanšu un reputācijas risku ES budžetam un palielinātu iespēju panākt ieguldīto līdzekļu lielāku lietderību nodokļu maksātājiem. Tas, ka delegāciju vadītāji sniedz ticamības deklarāciju, efektīvi uzlabo ticamību par iekšējās kontroles vides darbību, un IRD tam piešķir lielu nozīmi. IRD secināja, ka process ārējās palīdzības pārvaldības ziņojuma sagatavošanai ES delegācijās ir labi strukturēts un organizēts un par to atbild delegācijas vadītājs, kas paraksta savu ticamības deklarāciju atbilstīgi Finanšu regulas prasībām. Tomēr IRD norāda, ka šo procesu varētu turpmāk uzlabot, sniedzot ES delegācijām skaidrus norādījumus par i) elementiem/notikumiem, kam vajadzētu/kas varētu kalpot par iemeslu atrunai, ko sagatavo ES delegācijas, un ii) atrunas iespējamām sekām. IRD konstatēja ļoti svarīgu problēmu saistībā ar to, ka nav skaidru norādījumu par to, kur un kā delegācijas vadītājs var paust atrunu ticamības deklarācijā.

Sagatavojot IRD stratēģisko revīzijas plānu 2013.–2015. gadam, risks, kas rodas, īstenojot ieguldījumu nolīgumus, tika novērtēts kā liels, pamatojoties uz to, ka ECHO ĢD neveic humānās palīdzības pasākumus pats, bet gan izmantojot partnerorganizācijas netiešas pārvaldības režīmā (kopīga pārvaldība atbilstīgi iepriekšējai Finanšu regulai), un tas var radīt problēmas un riskus ģenerāldirektorātam tā politikas mērķu sasniegšanā. Turklāt finanšu izteiksmē ieguldījumu nolīgumi veido lielu daļu (46 % 2012. gadā) no ECHO ĢD kopējām gada saistībām.

AGRI ĢD pamatdarbība ir ļoti atkarīga no IT sistēmām. Tās galvenokārt atbalsta lauksaimniecības tirgu, tiešo atbalstu un lauku attīstību, kā arī darbības saistībā ar finanšu un revīzijas pārvaldību. IT darbības un resursi tiek pārvaldīti vietējā līmenī, un galvenokārt to dara IT struktūrvienība.

Lēmumu pieņemšanas procesa sarežģītība, iesaistīto dalībnieku ģeogrāfiskā izkliedētība (Kopējās drošības un aizsardzības politikas (KDAP) misijas un ES īpašie pārstāvji), darbības vide KDAP misijām, kuras tiek veidotas no nulles bez sākotnējas ticamības, ka tās pildīs prasības par „pīlāra novērtēšanu”, kā arī nereti augstais korupcijas līmenis darbību veikšanas valstīs rada visai riskantu vidi budžeta izpildei, un FPI ir vienīgā atbildīgā struktūra. Ja šādus lielus riskus pietiekami nemazina, tie var ietekmēt ticamību, ko FPI gūst no šīm struktūrām.

Budžeta atbalsts ir palīdzības modalitāte, kas tiek finansēta gan no ES budžeta, gan Eiropas Attīstības fonda, un 2014. gadā tas veidoja 24 % no ĢD kopējiem maksājumiem. Budžeta atbalstam ir raksturīgi tas, ka nevar izsekot ieguldītās naudas izmantošanai, jo līdzekļi tiek pārskaitīti saņēmēja valsts kasei. Komisijas atbildība, uzskaitot šos līdzekļus un veicot to revīziju, ir ierobežota un nozīmē pārliecināties, ka ir izpildīti izmaksas nosacījumi un naudas līdzekļi ir pārskaitīti atbilstīgi nolīgumam, kas ir parakstīts ar attiecīgo valsti.

Vispārējais revīzijas mērķis bija novērtēt AGRI ĢD izveidoto iekšējās kontroles sistēmu, lai nodrošinātu, ka vietējās IT darbības tiek atbilstīgi un efektīvi pārvaldītas.

IRD konstatēja, ka kopumā AGRI ĢD vietējās IT efektīvi pilda savu uzdevumu — atbalstīt AGRI ĢD darbības, nodrošinot IT risinājumus, kas ir salāgoti ar darbības vajadzībām un prioritātēm. Tomēr IRD sagatavoja AGRI ĢD divus ļoti svarīgus ieteikumus saistībā ar IT vadību un IT stratēģiju.

AGRI ĢD arī turpmāk ir jāstiprina IT vadības sistēma, skaidrojot dažādo struktūru/dalībnieku lomas un atbildību. Jo īpaši būtu jāstiprina IT vadības komitejas (ITSC) un informācijas sistēmu/projektu vadības komiteju vadošā loma un jānodrošina, ka lēmumu pieņemšanā piedalās darbības struktūrvienības.

AGRI ĢD būtu arī jāizveido vispārēja IT stratēģija, norādot, kāda ir ģenerāldirektorāta ieguldījumu IT jomā ilgtermiņa virzība un salāgotība ar darbības mērķiem. Ja šīs problēmas netiek atbilstīgi risinātas, var tikt pieņemti nelietderīgi/neefektīvi lēmumi par IT darbībām un IT var būt vāji salāgotas ar ĢD un Komisijas darbības mērķiem.

IRD uzskata, ka ĢD izstrādātais rīcības plāns ieteikumu izpildei ir apmierinošs.

Sīkāku informāciju skatīt Komisijas dienestu darba dokumenta 8.1. iedaļā.

4.6.2.Revīzija par IT vadību, ko veic BUDG ĢD

Savu uzdevumu izpildē BUDG ĢD ļoti paļaujas uz IT sistēmām. Ģenerāldirektors ir sistēmu īpašnieks saistībā ar Centrālajām finanšu informācijas sistēmām, tostarp ABAC (budžeta izpildes un uzskaites grāmatošanai), Badgebud (budžeta sagatavošanai) un RAD (turpmākiem pasākumiem saistībā ar gada izpildi), un vairākumu no tām izstrādājis un uztur BUDG ĢD.

Vispārējais revīzijas mērķis bija novērtēt, vai IT vadība, ko veic BUDG ĢD, nodrošina optimālu salāgošanu starp darbību un IT, resursu pareizu pārvaldību un efektīvus IT risinājumus. Revīzija bija vērsta uz BUDG ĢD pašreizējo sistēmu, kas reglamentē un pārrauga IT darbības. Jo īpaši revīzija pievērsa uzmanību ieviesto procesu un organizatorisko struktūru veidolam un īstenošanai, lai nodrošinātu, ka IT pietiekami atbalsta ĢD stratēģijas un mērķus.

Kopumā BUDG ĢD IT darbība nodrošina efektīvus IT risinājumus saistībā ar finanšu sistēmu pieejamību, kontu drošību un atbilstību juridiskajām saistībām. Tomēr IRD konstatēja ļoti svarīgas problēmas šādās jomās: IT vadība, IT organizācija un IT darbību prioritāšu noteikšana un plānošana.

BUDG ĢD būtu jāveicina pašreizējā IT vadība, pārskatot vadošo struktūru konfigurāciju, sastāvu un uzdevumus un nodrošinot to efektīvu darbību. IT vadības komitejas (ITSC) sanāksmēm būtu jānotiek biežāk, un būtu jāprecizē sistēmu īpašnieka, darbības īpašnieka un datu īpašnieka lomas saistībā ar dažādām informācijas sistēmām.

BUDG ĢD būtu arī jāracionalizē IT organizācija, reorganizējot IT spējas homogēnās jomās un konsolidējot ar IT saistītos uzdevumus atkarībā no tā, kādas vispār ar IT saistītas darbības ĢD patlaban veic un kādas ir pieejamās kompetences. Jo īpaši ĢD vajadzētu savstarpēji nodalīt ar piedāvājumu un ar pieprasījumu saistītos IT uzdevumus un reglamentēt sasaisti starp šiem abiem komponentiem.

Prioritāšu noteikšana un plānošana būtu jāveic reālistiskāk, skaidrāk sadalot pienākumus, lai plānotajā laikā sasniegtu plānotos rezultātus plānotā budžeta ietvaros. Tāpēc plānojot IT darbības, BUDG ĢD būtu jāņem vērā pieejamie resursi un ierobežojumi, lai izvairītos no nereāliem plāniem un novērstu iespējamu neizpildi/kavēšanos. ĢD būtu arī jānodrošina, ka darbības pieprasījumi tiek paziņoti IT struktūrvienībai savlaicīgi, lai tā precīzāk varētu plānot savu darbu.

IRD uzskata, ka ĢD izstrādātais rīcības plāns ieteikumu izpildei ir apmierinošs.

Sīkāku informāciju skatīt Komisijas dienestu darba dokumenta 8.2. iedaļā.

4.6.3.Revīzija par sistēmām (ECAS/LDAP/Windows) paredzētās loģiskās piekļuves pārvaldību, ko veic DIGIT ĢD

ECAS ir primārā autentifikācijas sistēma, kas tiek izmantota Eiropas Komisijā. Tajā ir apkopota informācija par lietotāju pilnvarām (lietotājvārds, parole), un tā kalpo aptuveni 1,3 miljoniem lietotāju (iekšējiem un ārējiem), kuri var piekļūt Komisijas un tās struktūrvienību IT sistēmām, kas atbalsta administratīvas, finanšu un ar politiku saistītas darbības. ECAS iekšēji izstrādāja DIGIT ĢD, un tās uzturētājs ir datu centrs. 2013. gadā DIGIT ĢD sāka lielu projektu ar nosaukumu EXODUS, lai atjauninātu ECAS IT infrastruktūru un pastiprinātu ECAS drošību, un projekts patlaban tiek īstenots.

Vispārējais revīzijas mērķis bija novērtēt, vai DIGIT ĢD ieviestā kontroles sistēma nodrošina, ka ECAS autentifikācijas pakalpojums pietiekami atbalsta nepieciešamību nodrošināt drošu piekļuvi Komisijas informācijas sistēmām.

Revīzijā konstatēja, ka ECAS ir laba darbības rezultātu izsekojamība, pēdējo gadu laikā nav saņemtas sūdzības no lietotājiem, un to izmanto arvien lielāks skaits lietotāju Komisijā un tās struktūrvienībās. Sistēma arī nodrošina dažas papildiespējas un labāk reaģē uz drošības problēmām. Tomēr DIGIT ĢD ir turpmāk jāpastiprina ECAS pakalpojumu vadība un drošības pārvaldība, lai lietotājiem piedāvātu efektīvākus un drošākus autentifikācijas pakalpojumus.

IRD konstatēja ļoti svarīgas problēmas šādās jomās: nākotnes skatījums un stratēģija saistībā ar identitātes un piekļuves pārvaldību (IAM), ECAS drošības prasības, prasību pārvaldība un plānošana saistībā ar EXODUS projektu, un ECAS ciešā sasaiste ar Windows Active Directive (AD), Komisijas uzņēmumu direktoriju (CED) un centrālo lietotāju direktoriju (CUD).