PALĀTAS APSVĒRUMI

KOPIENAS IESTĀŽU UN ORGANIZĀCIJU ADMINISTRATĪVIE IZDEVUMI

Ievads

9.1. Finanšu plāna 5. pozīcija “Administratīvie izdevumi” ietver Kopienas iestāžu un struktūru administratīvās apropriācijas. Šīs apropriācijas tieši pārvalda katra iestāde vai struktūra, un tās izmanto iestāžu darbinieku algām, piemaksām un pensijām, kā arī īres maksām, iepirkumiem un citiem administratīviem izdevumiem. Izdevumi 2004. gadā bija 5 856 miljoni EUR, kā tas sīkāk redzams 9.1. tabulā . Šajā nodaļā ir ietverts īpašais izvērtējums saistībā ar Ticamības deklarāciju un konkrēti apsvērumi par katru iestādi, decentralizētajām struktūrām un Eiropas skolām.

9.1. tabula – Maksājumi pa iestādēm (miljonos EUR) 2003 2004 Eiropas Parlaments 986 1 166 Padome 410 507 Komisija 3 546 3 721 Tiesa 148 216 Revīzijas palāta 84 84 Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja 91 92 Reģionu komiteja 46 63 Eiropas ombuds 4 5 Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs — 1 Kopā 5 305 5 856

Īpašais izvērtējums saistībā ar Ticamības deklarāciju

Ievads

9.2. Mērķis administratīvo izdevumu revīzijai, kas Ticamības deklarācijas vajadzībām tika veikta 2004. gadā, bija dot pamatu Palātas vērtējumam par to, cik ticami bija konsolidētie pārskati par 2004. gada 31. decembrī slēgto finanšu gadu (sk. 1. nodaļu), kā arī to, cik likumīgi un pareizi bija pakārtotie darījumi. Pēcpārbaudes, kas veiktas atbilstīgi iepriekšējo gadu pārskatiem, ir aprakstītas 9.2. tabulā . 9.2. KOMISIJAS ATBILDE Komisija ik gadus publicē ziņojumu, kurā izklāsta pasākumus, kādus tā uzskata par piemērotiem, lai pildītu Palātas ieteikumus. Ziņojums, kurā aptverts Palātas 2003. gada pārskats, tiks publicēts 2005. gada rudenī.

9.3. Palātas agrāk veiktās revīzijas liecināja, ka atklātās kļūdas pārsvarā bija formālas, un ka to iemesls nebija nopietnas nepilnības kontroles sistēmās. Taču īpaši riski ir radušies, jo 2004. gadā pieņēma jaunos Civildienesta noteikumus un jaunu atalgojuma aprēķināšanas sistēmu, kā arī ieviesa jaunas sistēmas saskaņā ar jauno Finanšu regulu (sk. 9.5. un 9.6. punktu). 9.3. KOMISIJAS ATBILDE Kā mēdz notikt ar jebkuru jaunu datorprogrammu, jaunās atalgojuma aprēķināšanas sistēmas pakāpeniska darbības uzsākšana 2003. gadā un 2004. gada sākumā ir radījusi jaunu risku (skat. atbildi uz 9.5. punktu). Komisijas dienesti to kontrolējuši, lielā skaitā veicot dažādu mēneša algu provizorisko aprēķinu rezultātu manuālu pārbaudi un konstatēto kļūdu tūlītēju labošanu, ko elektroniskās datu apstrādes darbinieki veica pirms galīgā mēneša aprēķina un algu izmaksas rīkojuma. Ex post konstatēto kļūdu skaits bija pavisam niecīgs.

9.2. tabula – Iepriekšējos gada pārskatos formulēto apsvērumu pēcpārbaude Apsvērumi Veiktie pasākumi Vai vajadzīga turpmāka rīcība? Parlamenta atbilde Automātiskie maksājumi 2003. gada pārskata 9.14. punkts: 11. pants Parlamenta iekšējos noteikumos par savas budžeta daļas izpildi paredz iespēju veikt maksājumus, balstoties uz norīkojumu ilgam laikam. Pēc tam, kad veikts maksājums, kredītrīkotājs izdod “noregulēšanas rīkojumu summas izmaksāšanai no budžeta” (iekšējo noteikumu 11. panta 4. punkts). Lai nodrošinātu atbilstību Finanšu regulai, izdevumu validēšana un saskaņošana jāveic pirms maksājuma veikšanas. Nav veikti nekādi pasākumi: 2004. gadā iekšējais noteikums par automātiskajiem maksājumiem joprojām bija spēkā. Jā, visi maksājumi jāveic saskaņā ar Finanšu regulu. Grozījumi Iekšējos noteikumos par Eiropas Parlamenta budžeta izpildi (10. pants), kurus pārskatīja 2005. gada 27. aprīlī, nosaka, ka turpmāk “tiešā debeta maksājums ir iespējams tikai tad, ja tas ir noteikts līgumā ar kreditoru kā vienīgais maksājuma līdzeklis”. Papildu pensiju plāns Eiropas Parlamenta deputātiem 2002. gada pārskata 9.17. un 9.20. punkts: Ja ir vēlēšanās saglabāt papildu pensiju plānu Eiropas Parlamenta deputātiem, tad pēc iespējas drīz tam ir jāizstrādā pietiekams tiesiskais regulējums. Papildu pensiju plāns turpina pastāvēt, bet pietiekams tiesiskais regulējums nav izstrādāts. Jā, jāizstrādā tiesiskais regulējums. Deputātu statūtu pieņemšana un to stāšanās spēkā 2009. gadā paredz Eiropas Parlamenta deputātiem vienotu pensiju sistēmu un tātad pēc zināma laika – papildu pensiju shēmas izzušanu. Pensiju plānā jāietver skaidri noteikumi, kuros būtu definēti Eiropas Parlamenta un plāna dalībnieku pienākumi un atbildība iztrūkuma gadījumā. Nav izstrādāti šādi noteikumi. Jā, jāizstrādā attiecīgi noteikumi. Attiecībā uz minēto shēmu 2005. gada pavasarī tika veikts aktuāls pētījums. To varēs izmantot, nosakot pasākumus, kas jāveic, lai šis pensiju fonds būtu līdzsvarā. Šī pētījuma rezultātus varētu arī izmantot, lai pārskatītu Parlamenta un pensiju fonda asociācijas ASBL, kas darbojas saskaņā ar Luksemburgas tiesību aktiem un pārvalda šo pensiju fondu, attiecīgās pilnvaras līdz laikam, kad stāsies spēkā statūti.

Pārraudzības un kontroles sistēmas

9.4. Visas iestādes 2004. gadā turpināja uzlabot pārraudzības un kontroles sistēmas tā, lai ievērotu jaunās Finanšu regulas prasības. Taču neviena iestāde nebija pilnībā piemērojusi Iekšējos kontroles standartus (IKS) (1). 9.4. PADOMES ATBILDE Padomes Iekšējās kontroles standarti (IKS) ir pieņemti 2005. gada 20. jūlijā. 9.4. KOMISIJAS ATBILDE Komisija 2000. gadā pieņēma tās iekšējās kontroles standartus un ik gadus veic attiecīgo obligāto prasību īstenošanas pēcpārbaudi, minēto īstenošanu regulāri pārbauda gan attiecībā uz atbilstību, gan efektivitāti. Kā Palāta min 1.87. punktā, 93 % no obligātajām prasībām tika izpildītas, tādējādi var uzskatīt, ka tās tika izpildītas praktiski pilnībā arvien mainīgā vidē. 9.4. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Tiesas administrācija atzīst, ka dažas normas par iekšējo kontroli 2004. gadā nebija iespējams pilnībā piemērot. Palielinot kvalificētu darbinieku skaitu, vajadzētu būt iespējai šo situāciju ātri uzlabot. 9.4. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE No iekšējās kontroles standartu pieņemšanas izrietošā galveno pasākumu īstenošana šobrīd ir plānota 2 gadu periodam (2004. un 2005. gads). Šie galvenie pasākumi attiecas uz personāla pārvaldi (aprakstu ieviešana visiem amatiem; darbā pieņemšanas kārtības apraksta atjaunošana), izpildes rādītāju izmantošanu (kurai tika pieprasīta apspriešana starpiestāžu līmenī) un kvartāla izdevumu plāna sistemātisku izmantošanu. Tie visi bija iekļauti konsolidētajā rīcības plānā, ko 2004. gada 8. novembrī pieņēma ģenerālsekretārs.

9.5. Visas iestādes 2004. gadā izmantoja NAP (“Nouvelle Application Paie”) – jaunu atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammu, ko izstrādāja un pārvalda Komisijas Maksājumu birojs. NAP programmās 2004. gadā atklājās dažādas tehniskas nepilnības, kas radīja jaunu risku, kura dēļ daudzos gadījumos kļūdaini tika aprēķināti vairāki darbinieku atalgojuma elementi. Acīmredzamākās kļūdas pirms maksājumu veikšanas tika manuāli labotas. Viens no minētajiem atalgojuma elementiem NAP programmās 2005. gada martā tika uzlabots, un 2004. gadā izmaksātās summas pārrēķinātas un – attiecīgos gadījumos – koriģētas. Korekciju iznākumā no visām iestādēm kopā tika atgūti aptuveni 1,9 miljoni EUR. Vēl viens īpaša riska avots bija manuāla datu ievade NAP programmā no datorsistēmām, kurās bija reģistrētas darbinieku īpašās tiesības, bet adekvāti kontroles mehānismi netika piemēroti. 9.5. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Tā kā jaunās Finanšu regulas, Civildienesta noteikumu un jaunas atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammas (Nouvelle Application Paie – NAP) ieviešana notika gandrīz vienlaicīgi un patiešām radīja lielas grūtības, ir jāizprot to iemesli. It īpaši Civildienesta noteikumi radīja daudzas interpretācijas problēmas. Tikai tad, kad šīs grūtības bija atrisinātas (parasti administratīvo dienestu vadītāju līmenī), beidzot varēja pielāgot NAP sistēmu. Šīs procedūras izraisītā kavēšanās lielākoties ir iemesls, kāpēc notika minētā summu iekasēšana. Sākotnējās ar NAP saistītās tīri tehniskās nogurdinošās un ieilgušās problēmas, ar kurām nācās saskarties attiecīgajiem dienestiem, ātri identificēja un izlaboja. Kaut gan ar atalgojumu saistīto datu manuāla ievadīšana arī ir viens no riska faktoriem, šāda metode nav jauna un tāpēc tai nav nepieciešami īpaši kontroles pasākumi papildus jau esošajiem, lai gan NAP lietošana liek Parlamentam pastiprināt ar atalgojumu saistīto dokumentu pārbaudi pēc paveiktā. 9.5. PADOMES ATBILDE Savukārt PĢS vēlas uzsvērt, ka tā faktiski pastiprināja kontroli, kad iepriekšējo algu izmaksas sistēmu aizstāja ar Jauno algas izmaksas sistēmu (NAP). PĢS pauž nožēlu par to, ka secinājums par kontroli varētu novērst lasītāja uzmanību no fakta, ka, fundamentāli grozot civildienesta noteikumus, ieviesa nepilnīgu datora lietojumprogrammu. 9.5. KOMISIJAS ATBILDE Jaunās atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammas (NAP) pakāpeniska darbības uzsākšana 2003. gadā un 2004. gada sākumā ir radījusi jaunu risku; šāds risks ir raksturīgs jaunu datorprogrammu ieviešanai. Komisijas dienesti to kontrolējuši, lielā skaitā veicot dažādu mēneša algu provizorisko aprēķinu rezultātu manuālu pārbaudi un konstatēto kļūdu tūlītēju labošanu, ko elektroniskās datu apstrādes darbinieki veica pirms galīgā mēneša aprēķina un algu izmaksas rīkojuma. Ex post konstatēto kļūdu skaits bija pavisam niecīgs. Padome normatīvos grozījumus pieņēma tikai 2004. gada 22. martā, tādējādi atlika ļoti maz laika, lai detalizēti noteiktu pārvaldības kārtību un pielāgotu NAP. Tomēr Komisija 2004. gada maija algu sakarā spēja ieviest lielāko daļu reformas noteikto izmaiņu. Atsevišķus aspektus nebija iespējams pilnībā piemērot kopš reformas spēkā stāšanās dienas, jo nebija pilnībā noteikti vispārīgie izpildes noteikumi vai pārvaldības noteikumi. Ņemot vērā šos apstākļus, tika ieviesta pagaidu kārtība, lai ierobežotu ietekmi uz saņēmējiem. 2005. gada martā veiktās izmaiņas NAP datorprogrammā, kas radīja nepieciešamību veikt minēto izlīdzināšanu par 1,9 miljoniem euro, bija rezultāts, piemēram, darbībai, kuras kārtību noteica 2004. gada novembrī un kuru tādējādi nebija iespējams veikt agrāk. Jaunās atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammas darbības uzsākšana ir radījusi nepieciešamību pārvietot algu sistēmas datu kvalitātes kontroli uz piemaksu pārvaldības sistēmām, no kurienes dati tagad automātiski caur saskarni tiek pārsūtīti uz NAP datorprogrammu. 2003. gada laikā esošās kontroles metodes tika novērtētas un reorganizētas, lai vadības sistēmu līmenī nodrošinātu, ka, sākot no 2004. gada 1. janvāra, tiktu ievērots Finanšu regulā ietvertais operācijas uzsākšanas un iepriekšējas pārbaudes princips. 9.5. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Norādītās grūtības radās, uzsākot izmantot programmu NAP. Šī izmantošana tika sākta vienlaicīgi ar Civildienesta noteikumu reformu, apstākļos, kas nebūt nebija optimāli un kā rezultātā būtiski palielinājās apakšnodaļas “Atalgojums” darba slodze. Arī citām iestādēm tāpat kā Tiesai radās grūtības saistībā ar šīs programmas darbību. Par šīm grūtībām vairākkārt tika informēti Komisijas dienesti, kas pārvalda NAP, un tās tika apspriestas pastāvīgajās tikšanās reizēs ar šiem dienestiem. Daudzas no šīm grūtībām tagad principā ir atrisinātas. Attiecībā uz datu pārraidi ar NAP palīdzību jānorāda, ka Tiesā šo pārraidi veic apakšnodaļas “Atalgojums” personāls tieši, pamatojoties uz dažādiem administratīviem lēmumiem, ar ko ir piešķirtas attiecīgās tiesības, un ka šī nodaļa to sistemātiski kontrolē. Tādējādi iekodēšana netiek veikta, pamatojoties uz datiem, kas jau iekodēti personāla pārvaldības sistēmā Centurio. 9.5. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE EESK datus NAP (Nouvelle Application Paie – jauna atalgojuma aprēķināšanas datorprogramma) neievada manuāli. Darbinieku datus personāla pārvaldes datorsistēmā iekodē viena persona un apstiprina cita persona. No šīs sistēmas apstiprinātos datus ar automatizētas procedūras palīdzību nosūta tieši uz NAP. Tātad atsevišķi maksājumi, kas nāk no NAP, tiek bez jebkādas manuālas iejaukšanās elektroniski ievietoti grāmatvedības informācijas sistēmā. Turklāt tāpat kā jebkurš cits maksājums, šie maksājumi tiek elektroniski nosūtīti uz banku pēc dubulta elektroniskā paraksta veikšanas un bez jebkādas pārkodēšanas.

9.6. Grozītajos Civildienesta noteikumos, kas stājās spēkā 2004. gada 1. maijā, ir paredzēts, ka komandējumos radušās izmitināšanas izmaksas atlīdzina līdz katrai valstij noteiktajai maksimālajai summai, uzrādot apstiprinošus dokumentus (Civildienesta noteikumu VII pielikuma 13. punkts). Pretēji šim noteikumam visas iestādes, izņemot Tiesu, Revīzijas palātu un ombudu, iekšējos noteikumos paredzēja fiksētas likmes maksājumus diapazonā no 30 % līdz 60 % no pieļaujamā maksimuma darbiniekiem, kuri attiecīgās izmaksas nepierādīja. Cita starpā grozītajos Civildienesta noteikumos ir paredzētas zemākas dienasnaudas likmes, taču divas iestādes saglabāja kārtību, kāda pastāvēja pirms 2004. gada maija, un dienasnaudas turpināja maksāt pēc izņēmuma likmēm (2). 9.6. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Parlamenta darbs trijās darba vietās rada problēmas, it īpaši saistībā ar komandējumiem, un arī tāpēc Parlaments nespēja ieviest jaunos noteikumus līdz noteiktajam termiņam – 1. maijam. Lai gan 2005. gadā ieviestie jaunie noteikumi paredz fiksētas likmes izmaksu, Parlaments uzskata, ka jaunā sistēma taisnīgi līdzsvaro noteikumos izteiktās prasības un praktiskās vajadzības un ka tā atbilst juristu sniegtajam atzinumam, ko saņēma Parlaments. 9.6. PADOMES ATBILDE PĢS ar pārējām iestādēm izskatīs iespēju mainīt iekšējos noteikumus par izmitināšanas izdevumu atlīdzināšanu bez pavaddokumentu uzrādīšanas. 9.6. KOMISIJAS ATBILDE Maksājums ar vienoti noteiktu likmi nevis mainīgs maksājums, pamatojoties uz attaisnojošiem dokumentiem, ir uzskatīts par veidu, kā piemērot tiesību normu, administratīvās rīcības brīvības ietvaros ņemot vērā izmaksu/efektivitātes attiecību. Tomēr Komisija pētīs, vai šāds noteikums ir tiesiski pamatots. 9.6. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE EESK “Komandējumu rokasgrāmata” ir lielā mērā balstīta uz Komisijas rokasgrāmatu. 4.2 punkts ir identisks abās rokasgrāmatās. Lai starp iestādēm saglabātu saskaņotus nosacījumus, EESK plāno turpināt piemērot Civildienesta noteikumu VII pielikuma 13. panta 1. punktu tāpat, kā to dara Komisija.

9.7. Nepilnības tika atklātas kontroles sistēmās, kas attiecas uz atalgojuma daļas pārskaitīšanai, piemērojot korekcijas koeficientu. Vairākos gadījumos pārskaitīšana tika atļauta, lai gan ierēdnis nesniedza pierādījumus par šādām tiesībām (3). Dažās iestādēs tika atklāti daudzi šādi gadījumi (4). 9.7.-9.8. KOMISIJAS ATBILDE Minētās kļūdas tika atklātas citās iestādēs, nevis Komisijā. 9.7. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Šis punkts attiecas uz gadījumiem, kad saistībā ar izmaiņām, kas notikušas ar ierēdņa ģimenes stāvokli saistītajās tiesībās, nekavējoties nav veiktas izmaiņas tiesībās saņemt daļu no atalgojuma. Tomēr jānorāda, ka Tiesas administrācija periodiski veic pārbaudes un attiecīgā gadījumā arī korekcijas, piedzenot nepamatoti izmaksātās summas. 9.7. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Pārskaitījumu attaisnojošu dokumentu analīze par daļu no atalgojuma ar vērtēšanas koeficientu ir daļa no šobrīd notiekošas sistemātiskas pēckontroles. Jebkuri nepieciešamie labojumi ir tikuši piemēroti saskaņā ar jaunajiem civildienesta noteikumiem.

9.8. Revīzijā tika konstatēts, ka dažās iestādēs nepastāvēja kontroles procedūras, ko piemērot pensiju maksājumiem. Pensijas, ko maksā pensijā aizgājušiem ierēdņiem, kuri dzīvo noteiktās dalībvalstīs, palielina atbilstīgi korekcijas koeficientam. Taču pēdējos gados nav pārbaudīts, vai bijušie ierēdņi tiešām dzīvo deklarētajās dzīvesvietās (5). 9.8. PADOMES ATBILDE Pamatojoties uz apdraudējuma novērtējumu, 2005. gada martā PĢS ir veicis aptauju par pensiju maksājumiem Apvienotās Karalistes pastāvīgajiem iedzīvotājiem, un pēc tās administrācija ir veikusi labojumus, par ko savukārt ir notikušas divas tiesas prāvas. 9.8. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Pēc 2002. gada bija nolemts, ka pensionāru dzīvesvietas kontrole būtu jāveic ik pēc diviem gadiem. Minētā kontrole bija plānota 2004. gada beigās, bet tā tika atlikta sakarā ar lielo darba apjomu, kas radās “reformas” dēļ (jauni aprēķini, jauni pārskaitījumi utt.). Šajā laikā EESK saglabāja ciešu kontaktu ar tās pensionētajiem darbiniekiem, sūtot viņiem jaunumus – informatīvas vēstules, sekojot to piegādei, kā arī nepieciešamības gadījumā ar individuālu saraksti. Pilna oficiāla kontrole norisināsies laika posmā starp 2005. gada jūliju un oktobri. 2005. gada 31. augustā vairāk nekā 80 % pensionāru bija pārbaudīti.

9.9. Izņemot Eiropas ombudu un Eiropas datu aizsardzības uzraudzītāju, tika atklātas dažas nepilnības pārraudzības un kontroles sistēmās, ko piemēro iepirkumiem. 9.9. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Parlaments pieņem zināšanai Revīzijas palātas izteikto piezīmi un arī turpmāk veltīs pūles procedūru uzlabošanai. 9.9. PADOMES ATBILDE PĢS uzskata, ka nav pamatojuma Palātas apgalvojumam, ka attiecībā uz iepirkumu ir konstatēti daži trūkumi Padomes uzraudzības un kontroles sistēmā. PĢS ir izveidojis iekšēju struktūrvienību, kuras galvenā sastāvdaļa ir ģenerāldirektorāts A IV/iepirkumu koordinācijas vienība un kura nodrošina, ka konkursa procedūras īsteno, stingri ievērojot noteikumus un tiecoties panākt rentablāko risinājumu. Veicot gada revīziju, Palāta nāca klajā ar tādu piebildi par iepirkuma lietu, kas attiecas uz finanšu regulas interpretāciju, bet nekādi neattiecas uz iekšējās kontroles sistēmas kvalitāti. 9.9. KOMISIJAS ATBILDE Komisijā visi attiecīgie dienesti ir veikuši pasākumus, lai labotu situāciju: — tiks pārskatīti ikgadējie norādījumi delegācijām, lai visas delegācijas varētu sniegt centrālajiem dienestiem pietiekamu iepriekšēju informāciju; — ir ieviestas divas papildu kontroles – iepriekšēja un ex-post, lai papildinātu kontroles sistēmu informātikas iepirkuma procesā; — 2005. gadā tika veikti pasākumi attiecībā uz biroja aprīkojuma iepirkumiem, lai nodrošinātu atbilstību Finanšu regulas īstenošanas noteikumu 126. pantam, tika veikta konkursa uzaicinājumu plānošana 2005.-2006. gadam un ex-post pārbaudes tika īstenotas visa gada garumā. 9.9. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Tiesas administrācija centīsies vēl vairāk pastiprināt kontroli jautājumos, kas ir saistīti ar iepirkumiem, un veicināt šajā jomā strādājošo izglītošanu. 9.9. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Viens no galvenajiem iemesliem attiecībā uz nepilnībām publisko iepirkumu plānošanā un līgumu operatīvajā pārvaldē bija pārāk lielā atbildības par iepirkumiem un līgumu pārvaldes decentarlizācija, sadalot to starp dažādiem dienestiem, kam nav pietiekamu speciālo zināšanu šajā jomā. 2004. gada sākumā tika ierosināts izveidot jaunu vienību, kas būtu atbildīga par finanšu un līgumu aktivitāšu organizēšanu visos Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas Kopīgajos dienestos, kas veic lielāko daļu publisko iepirkumu EESK vajadzībām. Formāli vienību izveidoja 2004. gada 1. novembrī, bet pēc darbinieku pieņemšanas 2005. gada februārī tā kļuva pilnībā darboties spējīga. Vienībā ir divi pilnīgi jauni amati, kas Kopīgajos dienestos iesaistīti tieši iepirkuma procedūrās un līgumu pārvaldē. Tāpat ir jāatzīmē, ka 2004. gada laikā abu Komiteju paplašināšana un telpu maiņa ievērojami ietekmēja ar iepirkumu saistītajās darbībās konstatētās nepilnības dažādos dienestos.

Apsvērumi par darījumiem

9.10. Palāta revidēja: darbinieku atalgojumu; algu daļas pārskaitījumus atbilstīgi korekcijas koeficientam uz banku kontiem dalībvalstīs, kas nav tās dalībvalstis, kurās attiecīgie darbinieki strādā; pieņemšanu darbā; iestāžu locekļu piemaksas; izdevumus par iepirkumu līgumiem.

9.11. Tika atklāti vairāki gadījumi, kad nepamatots darbinieku atalgojums izraisīja ilgstošas finansiālas sekas: 9.11.-9.12. KOMISIJAS ATBILDE Skat. atbildi uz 9.7. un 9.8. punktu. 9.11.

a) darbinieku iedalīšana kategorijās neatbilstoši Civildienesta noteikumiem vai pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtībai (6); īpaši pielikumi pie algas nodaļu vadītājiem, kuri nav atbildīgi par darbinieku vadību (4); a) EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Saistībā ar darbinieku iedalīšanu kategorijās Revīzijas palātas novērojumi vērsti uz nolaidību jaunu kategoriju piešķiršanā pagaidu darbiniekiem saskaņā ar jauno Civildienesta noteikumu pārejas noteikumiem. Šī kļūda ir izlabota. Turklāt pēckontrole parādīja, ka tas ir atsevišķs gadījums. Attiecībā uz nodaļu vadītāju iecelšanu Civildienesta noteikumos nav noteikts minimālais darbinieku skaits, kas jāvada nodaļas vadītājam. EESK, kas ir maza iestāde, lai palielinātu individuālo motivāciju un kopējo efektivitāti, pastāv šādi pārvaldes principi – nodaļu vadītāji ir pilnībā atbildīgi un viņiem ir jāatskaitās par sava sektora darba organizāciju un attīstību, kā arī par cilvēkresursu pārvaldību. EESK lēmumā Nr. 442/04 A ir noteikts – lai darbinieku varētu iecelt par nodaļas vadītāju, viņam ir jābūt: — būtiskiem pienākumiem EESK politikas noteikšanā, attīstīšanā un īstenošanā vai jābūt būtiskiem pienākumiem nozīmīgās jomās, vai — būtiskiem pienākumiem personāla vai finanšu pārvaldes jomā vai jāveic kredītrīkotāja pienākumi Finanšu regulas izpratnē nozīmīgās jomās vai ar lielām summām, vai — vadītājiem pārvaldes vienībā, kas sastāv no vismaz 9 ierēdņiem. Tādējādi Iekšējās revīzijas nodaļas un Juridiskās nodaļas vadītāji tika nozīmēti par vadītājiem, pilnībā ievērojot iepriekš minētā lēmuma nosacījumus, kā arī ņemot vērā viņu pienākumu apjomu un būtību.

b) algu daļas pārskaitīšana, piemērojot korekcijas koeficientu, lai gan pārskaitītā summa vai tās daļa nav pamatota (7). b) PADOMES ATBILDE Revīzijas palāta nāk klajā ar tādu pašu novērojumu, kāds izklāstīts 9.7. punktā. Turklāt, tā kā PĢS katru gadu sistemātiski lūdz jaunus pavaddokumentus, nav pareizi secināt, ka retajiem Palātas konstatētajiem gadījumiem būtu ilglaicīga finansiāla ietekme uz personāla atalgojumu. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Skat. 9.7. punktā sniegto atbildi. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Lūdzu skatīt EESK piezīmes par 9.7. punktu.

9.12. Atklāto kļūdu specifika un veids apstiprināja iepriekš minētās nepilnības pārraudzības un kontroles sistēmu darbībā un norādīja uz to, kādi uzlabojumi vajadzīgi.

Deleģēto kredītrīkotāju gada darbības pārskati un deklarācijas

9.13. Deleģēto kredītrīkotāju gada darbības pārskati un deklarācijas 2004. gadā uzlabojās. Daži kredītrīkotāji minētajos dokumentos iekļāva atrunas, un lielākā daļa norādīja uz nepilnībām pārraudzības un kontroles sistēmās. Palāta nevarēja ņemt vērā dažu iestāžu kredītrīkotāju pārskatus, jo tie līdz Palātas veiktās revīzijas slēgšanai vēl nebija pabeigti (8). 9.13. KOMISIJAS ATBILDE Komisija pieņem zināšanai Palātas novērtējumu attiecībā uz uzlabojumiem, kādi veikti tās dienestu 2004. gada darbības pārskatos, kas visi iesniegti savlaicīgi. Komisijas dienestu gada darbības pārskatos tika iekļautas dažas atrunas un apsvērumi saistībā ar vispārējiem administratīvajiem izdevumiem. Komisija uzskata, ka pārraudzības sistēmu un kontroles līmenī konstatētie trūkumi būtiski neietekmē attiecīgo darījumu likumību un pareizību. 9.13. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Attiecībā uz gada darbības pārskatu jānorāda, ka termiņš – 15. jūnijs – kas Finanšu regulas 60. panta 7. punktā paredzēts, lai budžeta iestādei nodotu gada darbības pārskatu kopsavilkumu, ir saistošs tikai Komisijai. Tiesas deleģētā kredītrīkotāja sagatavotais gada darbības pārskats 2005. gada 21. jūnijā tika nodots iestādei, kurā viņš strādā. Turpmāk, ja Revīzijas palāta izteiks vēlēšanos gada pārskatu saņemt konkrētā dienā, Tiesa centīsies izpildīt šo vēlēšanos.

Konkrēti apsvērumi

9.14. Šajā iedaļā ir aprakstīti konkrēti apsvērumi par katru iestādi.

Parlaments

9.15. Uz Parlamentu attiecas 9.6. un 9.9. punkts. Vairākos gadījumos pienācīgi nedarbojās kārtība, kādā tiek apstiprināti izdevumi par iepirkumiem. Vienā no šādiem gadījumiem izmaksātā summa par 0,7 miljoniem EUR pārsniedza pareizo summu. 9.15. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Lūdzu, skatīt atbildes, kas iepriekš sniegtas saistībā ar 9.6. un 9.9. punktu. Minēto summu veido ar PVN apliekamās summas samazinājums par D4-D5 ēkas ilgtermiņa īres līgumu, kuru piešķīra Beļģijas attiecīgās varasiestādes pēc ilgām sarunām, kas noslēdzās ļoti vēlu. Patiešām, no politiskā viedokļa vienošanās par summu, ko apliek ar nodokli, tika panākta neilgi pirms līguma parakstīšanas. Bija jāgaida kompetentās nodokļu iestādes paziņojums dažas dienas pēc maksājuma, kas bija jāveic saskaņā ar parakstīto līgumu, lai attiecīgā firma varētu sagatavot kredīta avizo un jaunu rēķinu. Tādējādi EUR 701 537,76 uzskatīja par avansu saskaņā ar noteikumiem līgumā, kas parakstīts ar firmu.

9.16. Tāpat kā agrāk (sk. 2002. gada pārskata 9.21. un 9.22. punktu) tika novērotas nepilnības pārraudzības un kontroles sistēmās, ko piemēro Parlamenta deputātu piemaksām. Izmantotās procedūras nenodrošināja to, ka ienākumi, ko bijušie deputāti guva no noteiktām darbībām (atalgoti amati starptautiskās organizācijās; darbs valdībā vai pašvaldībās), tiktu atskaitīti no pagaidu piemaksas par aiziešanu no amata. 9.16. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Attiecībā uz sekretariāta piemaksām 2004. gadā tika pieņemti jauni grozījumi Noteikumos par Eiropas Parlamenta deputātu izdevumiem un piemaksām, un grozījumu mērķis ir pastiprināt sekretariāta piemaksas kontroli, it īpaši saistībā ar līgumiem par pakalpojumu sniegšanu. 2005. gada jūlijā Kvestoru kolēģija apstiprināja šo grozījumu īstenošanas noteikumus, un tagad pārvaldes dienests varēs tos piemērot. Parlaments apzinās, ka saistībā ar pilnvaru beigu pabalstu vēl arvien ir zināms risks. Lai to vēl vairāk samazinātu, tiek piemēroti attiecīgi noteikumi un ir paredzēts izstrādāt arī jaunus.

Padome

9.17. Uz Padomi attiecas 9.4., 9.6., 9.7., 9.8., 9.9. un 9.11. punkts. Padome neieviesa obligātos Iekšējās kontroles standartus (Finanšu regulas 60. panta 4. punkts) un nesagatavoja amata aprakstus, kuros būtu definēti grāmatveža un avansu pārziņa uzdevumi, tiesības un pienākumi (Īstenošanas kārtības 44. pants). 9.17. PADOMES ATBILDE PĢS piebildes 9.4., 9.6., 9.8., 9.9. un 9.11. punktam jau ir izklāstītas. Turklāt būtu jāatzīmē, ka Padome nesen ir izstrādājusi gan hartu, kurā aprakstīti grāmatveža uzdevumi, tiesības un pienākumi, gan rokasgrāmatu par avansa kontiem.

9.18. Samaksu par papildu kārtējo atvaļinājumu, kas pirms 1997. gada 31. decembra piešķirts par virsstundu darbu un ko ierēdnis nav izmantojis, var saņemt, aizejot pensijā. Tā kā A un B kategorijas darbiniekiem nav tiesību uz kompensāciju par virsstundām, tad šādi maksājumi nav saskaņā ar Civildienesta noteikumu 56. pantu. Kārtējie atvaļinājumi, kas kā kompensācija par virsstundām piešķirti pirms 1997. gada 31. decembra un vēl nav izmantoti, 2004. gada beigās kopā veidoja aptuveni 11 800 dienas. Par neizmantotiem papildu kārtējiem atvaļinājumiem A un B kategorijas ierēdņiem, kuri gāja pensijā konkrētajā mēnesī, 2004. gada septembrī tika samaksāti kopā apmēram EUR 95 000. 9.18. PADOMES ATBILDE PĢS paredz pakāpeniski likvidēt A un B kategorijas personāla uzkrātos kompensācijas atvaļinājumus, kas piešķirti pirms 1997. gada 31. decembra; šā procesa jaunākais posms ir izklāstīts 2005. gada 17. maijā izdotajā informatīvajā paziņojumā Nr. 80/05. Kopš 2005. gada sākuma attiecīgie uzkrājumi ir samazinājušies par 2 500 dienām; 2005. gada 7. septembrī bija 9 317,5 uzkrātu dienu.

9.19. Uz Komisiju attiecas 9.9. punkts. Tāpat Palāta atklāja arī dažas nepilnības dažu pārraudzības un kontroles sistēmu darbībā Publikāciju birojā, kur tika konstatēts, ka papīra daudzums, kas bija reģistrēts krājumu uzskaitē, neatbilda faktiskajam papīra daudzumam noliktavā, ka bija saņemta maksa par nepiegādātām publikācijām un ka netika prasīta cenu pārskatīšana, kas paredzēta līgumos gadījumiem, kad krītas papīra vai izejmateriālu tirgus cenas. 9.19. KOMISIJAS ATBILDE Publikāciju birojs piekrīt Palātas atsauksmei par acīmredzamajām atšķirībām starp daudzumiem, kas reģistrēti krājumu uzskaites sistēmā un faktiskajiem daudzumiem divās dažādās vietās. Šo atšķirību iemesls ir kļūdains ieraksts krājumu uzskaites sistēmā. Šobrīd tiek izstrādāta jauna programma krājumu uzskaitei, kas šobrīd lielākoties ir pārvietoti atpakaļ uz biroja galvenajām telpām. Publikāciju birojs piekrīt Palātas atsauksmēm attiecībā uz 1,4 % atšķirību, kāda tika konstatēta vienas publikācijas piegādātajos daudzumos, un veiks pasākumus, lai nodrošinātu informācijas aprites uzlabošanos, lai izvairītos no tamlīdzīgu kļūdu atkārtošanās. Publikāciju birojs piekrīt Palātas atsauksmēm par cenu pārskatīšanu un turpmāk pievērsīs tam uzmanību.

Tiesa

9.20. Uz Tiesu attiecas 9.4., 9.7., 9.9., 9.11. un 9.13. punkts. Tiesa Iekšējās kontroles standartus pieņēma 2004. gada martā, taču pieci standarti netika ievēroti. Vienā gadījumā saistībā ar īres maksu indeksāciju, tā kā īres maksājumu rīkojumiem nebija pievienoti apliecinoši dokumenti un netika pietiekami pēcpārbaudīti īres līgumi, Tiesai 2004. gada septembrī nācās samaksāt īres parādu EUR 716 000 apmērā, jo īre nebija indeksēta kopš 1999. gada. 9.20. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Attiecībā uz normām par iekšējo kontroli skat. 9.4. punktā sniegto atbildi. Attiecībā uz piezīmēm par īres maksu indeksāciju jāsniedz šādas atbildes. Līdz 1999. gadam, izņemot 1983., 1984. un 1994. gadu, kuru laikā bija spēkā īres maksu iesaldēšana, Tiesa pielāgoja to maksājumu summu, kas maksājami kā Tiesu pils īres maksa, ņemot vērā vēstuli, ko nosūtījuši īpašnieka – Luksemburgas valsts (10) – dienesti. Pirms šīs vēstules saņemšanas, izstrādājot provizorisko ikgadējā budžeta projektu, tika veikts par attiecīgo gadu maksājamās īres maksas novērtējums, pamatojoties uz tā rādītāja novērtējuma prognozi, kas izmantots īres maksas pārskatīšanai. Pēc tam, kad 1999. gadā Tiesu pils tika evakuēta, tika noslēgts otrs līgums, ar kuru tika papildināts 1973. gada 5. jūnija Tiesu pils īres līgums, ņemot vērā to, ka papildu ēka (T ēka) tiek izmantota ar tādiem pašiem noteikumiem kā Tiesu pils. Sākot no 2001. gada, Luksemburgas iestādēm tika nosūtītas vēstules, lai aicinātu tās, ņemot vērā šo jauno situāciju, izteikt viedokli jautājumā par īres līguma III panta piemērošanu, kurā paredzēts īres maksu pielāgot atkarībā no atskaites rādītāja novērtējuma. Valsts īpašuma pārvaldnieks atbildi sniedza tikai 2004. gada 28. septembra vēstulē, pieprasot samaksāt īres maksu, kas maksājama pēc tās pielāgošanas atbilstoši šī rādītāja novērtējumam, par laika periodu no 1999. līdz 2004. gadam.

9.21. Iekšējais revidents vienlaikus ir arī “kontroles nodaļas” vadītājs, kurš ex-ante kontrolē kredītrīkotāju. Šāda iesaistīšanās finanšu darbībās nav savietojama ar neatkarīga iekšējā revidenta pienākumiem. Kopš iecelšanas amatā 2003. gadā iekšējais revidents nav pabeidzis nevienu no viņa darba programmā plānotajām revīzijām. 9.21. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Iepriekšējas pārbaudes darbības un iekšējās audita darbības veic dažādas personas. Jāatgādina, ka, ņemot vērā Tiesas lielumu, tika nolemts, ka pārbaudes veicēji atradīsies tikai viena ierēdņa administratīvā uzraudzībā, ko arī sauc par iekšējo revidentu. Šī administratīvā atbildība nekādā veidā neietekmē iekšējā revidenta neatkarību, pildot ar auditu saistītos uzdevumus. 2004. gadā iekšējā audita dienestam nebija pietiekami daudz kvalificētu darbinieku, kā rezultātā nebija iespējams izpildīt plānotos revīzijas uzdevumus. Cenšoties novērst šo situāciju, 2004. gada decembrī viens revidents tika pieņemts darbā kā palīgdarbinieks un 2005. gada jūnijā vēl viens revidents tika pieņemts darbā kā pagaidu darbinieks. Visbeidzot, 2005. gada septembrī šai grupai pievienojās viens A* kategorijas ierēdnis, kas bija iekļauts rezerves sarakstā. Turpmāk dienests būs spējīgs strādāt pilnā apjomā.

Revīzijas palāta

9.22. Revīzijas palātu revidē neatkarīga ārējo revidentu kompānija, kas ir izstrādājusi “Apliecinājumu par finanšu pārskatu pareizību un patiesumu 2004. gada 31. decembrī”, kam pievienots “Ziņojums par administratīvajām un grāmatvedības procedūrām, finanšu pārvaldības pareizību un iekšējās kontroles sistēmu”. Ziņojumā ir atzīts, ka pēc revidenta ieskatiem “pašreizējie iekšējās kontroles noteikumi nodrošina to, ka darbības mērķi tiek sasniegti apmierinoši, finanšu pārskati tiek sagatavoti ticami un tiesiskais regulējums tiek ievērots”. Šo apliecinājumu un ziņojumu publicēs Oficiālajā Vēstnesī.

Ekonomikas un sociālo lietu komiteja

9.23. Uz Ekonomikas un sociālo lietu komiteju attiecas 9.6., 9.7., 9.8., 9.9. un 9.11. punkts. Iekšējās kontroles standarti tika pieņemti 2004. gada jūlijā. Vēl nav veikti visi pasākumi, kas vajadzīgi šo standartu pilnīgai ievērošanai. 9.23. EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Lūdzu skatīt EESK piezīmes par šiem punktiem un par 9.4. punktu.

Reģionu komiteja

9.24. Uz Reģionu komiteju attiecas 9.6., 9.7., 9.9., 9.11. un 9.13. punkts. Iekšējās kontroles standarti tika pieņemti tikai 2004. gada novembrī, bet vēl nav veikti visi pasākumi, kas vajadzīgi to pilnīgai ievērošanai. Iekšējās revīzijas pienākumus pildīja pagaidu darbinieks, kurš strādāja, pamatojoties uz īstermiņa darba līgumiem, ko bija iespējams pagarināt. 2005. gada maijā iekšējā revidenta amatā sāka strādāt ierēdnis. 9.24. REĢIONU KOMITEJAS ATBILDE RK apņēmās 2004. gada laikā darīt visu iespējamo, lai pieņemtu darbā iekšējo revidentu, kā arī pārējos Revīzijas nodaļas darbiniekus. Tomēr, tā kā uz vakancēm pieteicās tikai daži kritērijiem atbilstoši ierēdņi, minētajā laika posmā nebija iespējams tās aizpildīt, pieņemot darbiniekus pastāvīgā darbā.

Eiropas ombuds un Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs

9.25. Revīzija nedeva pamatu apsvērumu formulēšanai.

Vispārēji secinājumi un ieteikumi

9.26. Visas iestādes ir veikušas pasākumus, lai pielāgotu savas pārraudzības un kontroles sistēmas jaunās Finanšu regulas prasībām. Tomēr pārraudzības un kontroles sistēmas 2004. gadā pietiekamā mērā nemazināja riskus, kas 2003. gadā tika apzināti saistībā ar Finanšu regulas piemērošanu (11), kā arī riskus, kas saistīti ar jauno Civildienesta noteikumu ieviešanu un jaunajām datorizētajām sistēmām algu un pensiju aprēķināšanai (sk. 9.6. punktu). 9.26. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Pilnīga atbilstība jaunās Finanšu regulas prasībām prasīs zināmu laiku. Jaunās atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammas NAP ieviešana un jaunie Civildienesta noteikumi palielināja riskus 2004. gadā, taču grūtības radīja galvenokārt sākotnējās tehniskās problēmas saistībā ar atalgojuma sistēmu vai Civildienesta noteikumu interpretēšana, un dienestiem tās bija zināmas. Lai gan tieši ar šīm grūtībām izskaidrojami daudzie līdzekļu iekasēšanas gadījumi, īstu aizmāršības izraisītu kļūdu bija maz, it īpaši tāpēc, ka struktūrvienība, kas kompetenta iecelt amatā, ir pakļauta stingrai kontrolei. Tomēr kontroles un uzraudzības sistēma būtu vēl vairāk jāpastiprina, un it īpaši kontrole pēc paveiktā saistībā ar atalgojumu. 9.26. KOMISIJAS ATBILDE Jaunās atalgojuma aprēķināšanas sistēmas pakāpeniska darbības uzsākšana 2003. gadā un 2004. gada sākumā ir radījusi jaunu risku; šāds risks ir raksturīgs jaunu datorprogrammu ieviešanai. Komisijas dienesti to kontrolējuši, lielā skaitā veicot dažādu mēneša algu provizorisko aprēķinu rezultātu manuālu pārbaudi un konstatēto kļūdu tūlītēju labošanu, ko elektroniskās datu apstrādes darbinieki veica pirms galīgā mēneša algu aprēķina un algu izmaksas rīkojuma. Ex post konstatēto kļūdu skaits bija pavisam niecīgs. Jaunās atalgojuma aprēķināšanas sistēmas darbības uzsākšana ir radījusi nepieciešamību pārvietot algu sistēmas datu kvalitātes kontroli uz piemaksu pārvaldības sistēmām, no kurienes dati tagad automātiski caur saskarni tiek pārsūtīti uz NAP datorprogrammu. 2003. gada laikā esošās kontroles tika novērtētas un reorganizētas, lai vadības sistēmu līmenī nodrošinātu, ka, sākot no 2004. gada 1. janvāra, tiktu ievērots jaunais Finanšu regulā ietvertais operācijas uzsākšanas un iepriekšējas pārbaudes princips.

9.27. Palāta atklāja biežas – galvenokārt formālas – kļūdas. Saistībā ar pakārtoto darījumu likumību un pareizību atklātās kļūdas administratīvos izdevumus kopumā būtiski neietekmēja. 9.27. KOMISIJAS ATBILDE Komisija ņem vērā, ka konstatētās formālās kļūdas būtiski neietekmēja administratīvos izdevumus. Tomēr Komisija arī turpmāk veiks nepieciešamos pasākumus, lai nepieļautu to atkārtošanos.

9.28. Pamatojoties uz veikto revīziju, Palāta uzskata, ka nolūkā mazināt apzinātos riskus pārraudzības un kontroles sistēmas ir jāuzlabo šādos aspektos: 9.28.

a) procedūru dokumentēšana; a) KOMISIJAS ATBILDE Ņemot vērā Palātas iepriekšējos apsvērumus, Komisija ir uzsākusi īpašu darbību, lai dokumentētu savas cilvēkresursu vadības administratīvās procedūras. Rezultāti būs pilnībā atspoguļoti jaunajā tīmekļa vietnē “Personāls un administrācija”, kas pakāpeniski kļūs pieejama no 2005. gada beigām. a)-b) EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE EESK piezīmēs par Revīzijas palātas gada pārskatu par 2003. gada budžetu (9.40. b) punkts) ir minēts, ka daudzas procedūras pastāv un tik tiešām ir dokumentētas. EESK riska analīzes rokasgrāmatā rakstisku procedūru ieviešana ir noteikta kā standarta līdzeklis risku samazināšanai. Tātad tām ir pastāvīgs raksturs. Konsolidētajā rīcības plānā, kas pieņemts 2004. gada beigās, dažādu procedūru aprakstu ieviešana ir plānota 2005. gadā.

b) to apliecinošo dokumentu definēšana, kas ļautu pārbaudīt, vai izdevumi veikti saskaņā ar līgumu nosacījumiem vai attiecīgiem noteikumiem; b) KOMISIJAS ATBILDE Šis ieteikums ir jau ņemts vērā, izstrādājot jaunus īpašus nolīgumus, piemēram, attiecībā uz pamatlīgumu par turpmāko kabeļu un palīgierīču uzstādīšanu Jean Monnet ēkā. Pakalpojumu cenas tiek noteiktas precīzāk, lai izvairītos no Palātas minētā riska.

c) darbinieku iedalīšana kategorijās saskaņā ar jaunajiem Civildienesta noteikumiem; c)-d) KOMISIJAS ATBILDE Skat. atbildi uz 9.7. un 9.8. punktu. Tomēr Komisija no savas puses rūpējas, lai jaunie noteikumi tiktu īstenoti pareizi. c) EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Lūdzu skatīt EESK piezīmes par 9.11. punktu.

d) atalgojums, jo īpaši piemaksas un algu daļas pārskaitīšana, piemērojot korekcijas koeficientu. d) EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS ATBILDE Lūdzu skatīt EESK piezīmes par 9.7. punktu.

9.28. REĢIONU KOMITEJAS ATBILDE Reģionu Komiteja pilnībā ieviesīs Revīzijas palātas ieteikumus, kas minēti galīgā revīzijas ziņojuma projekta 9.28. punktā, un turpinās darbu, lai uzlabotu esošo procedūru dokumentāciju, vienlaicīgi pievēršot īpašu uzmanību jautājumam par ex post kontroli attiecībā uz izdevumu pamatotību.

Īpašo ziņojumu galvenie apsvērumi

Īpašais ziņojums Nr. 1/2005 par to, kā tiek vadīts Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (OLAF)

9.29. Palātas Īpašais ziņojums ar Komisijas atbildēm ir publicēts 2005. gada 18. augustaOV C 202.

Īpašais ziņojums Nr. 5/2005 par mutiskās tulkošanas izdevumiem Parlamentā, Komisijā un Padomē

9.30. Palātas revīzijas mērķis bija vērtēt, vai Parlamentā, Komisijā un Padomē mutiskās tulkošanas pakalpojumu finanšu pārvaldība ir pareiza. 9.30. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Pilnīga daudzvalodība, kādu to ir iecerējis Eiropas Parlaments, ir saistīta ar ievērojamām izmaksām, ko it īpaši rada politiski lēmumi saistībā ar darba organizēšanu (darba grafiks un darba vietas) un nepieciešamību ātri reaģēt politiskās situācijās, kuras reizēm ir grūti paredzēt. Tomēr, lai uzlabotu nosacījumus mutiskās tulkošanas pakalpojumu pieprasīšanai, Parlaments tam ir izstrādājis īpašu sistēmu rīcības kodeksā, kas pieņemts 1999. gadā un pārskatīts 2004. gadā. Parlamenta dienesti savukārt nemitīgi uzlabo to izdevumu kontroli, kas saistīti ar šādu mutisko tulku nolīgšanu un it īpaši ar ceļa izdevumiem, un iestādēm kopīga viena dienesta izveide, kura uzdevums ir nodarboties ar visiem ārštata mutisko tulku izdevumiem sniedz pozitīvu ieguldījumu. Turklāt tie Parlamenta dienesti, kas izmanto mutisko tulkojumu, izpētīs citu iestāžu labāko praksi, lai uzlabotu darbu plānošanu, ievērojot iepriekšminētos politiskos imperatīvus. 9.30. PADOMES ATBILDE PĢS vēlas norādīt, ka, ja sanāksmju rīkotāji labāk plānotu, tulkošanā varētu vairāk ietaupīt. Īpašajā Palātas ziņojumā norādīts, ka var ietaupīt arī citādi, piemēram, samazinot izdevumus par ārštata (ACI) tulkiem vai uzlabojot iestāžu sadarbību.

9.31. Revīzijā tika secināts, ka mutiskās tulkošanas kvalitāte pārsvarā ir laba un atbilst vajadzībām, tomēr jāveic vairāki pasākumi, lai samazinātu izmaksas un izvairītos no tulkošanas nodrošināšanas gadījumos, kad pieprasīta tulkošana netiek izmantota. Lai gan revidētās iestādes sekmīgi ir mazinājušas nevajadzīgu mutisko tulkošanu, varētu ietaupīt vēl vairāk, izvairoties no vēlīnas sanāksmju atcelšanas, sanāksmju organizēšanas pēdējā brīdī, sanāksmju neviendabīga sadalījuma nedēļu un visa gada garumā, kā arī lieliem ceļa izdevumiem ārštata konferenču tulkiem. Tā kā šie jautājumi galvenokārt ir ārpus tulkošanas dienestu kontroles, tad ietaupīt varētu tikai tad, ja sanāksmes labāk plānotu to organizētāji. 9.31. KOMISIJAS ATBILDE Komisija turpinās savu izmaksu kontroles politiku, izmantojot “faktisko vajadzību” pieeju, un paplašinās centienus samazināt mutiskās tulkošanas pakalpojumu sniegšanu gadījumos, kad tie ir pieprasīti, bet netiek izmantoti. Turklāt Komisijas darbība būs vērsta uz cilvēkresursu izmantošanas uzlabošanu sadarbībā ar citu iestāžu mutiskās tulkošanas dienestiem un, gaidot, kamēr tie piekritīs pārskatīt pašreizējos nolīgumus, centīsies samazināt ārštata tulku izmaksas, īpaši tās, kas saistītas ar ceļa izdevumiem.

AĢENTŪRAS UN CITAS DECENTRALIZĒTĀS STRUKTŪRAS

9.32. Par Eiropas Savienības aģentūrām un citām decentralizētajām struktūrām (CDS) tiek sagatavoti īpašie ziņojumi (12). CDS kopējais budžets 2004. gadā bija 872,3 miljoni EUR, 2003. gadā – 778 miljoni EUR. Kopējais skaits amata vietu palielinājās no 2 009 vietām 2003. gadā līdz 2 233 vietām 2004. gadā. Galvenie dati par CDS ir doti 9.3. tabulā (13).

9.3. tabula – ES aģentūras un citas decentralizētās struktūras – Galvenie dati Eiropas Savienības aģentūras un citas decentralizētās organizācijas Centrālais birojs Izveidošanas gads Budžets (miljonos EUR) Atļautais skaits amata vietu 2004 2003 2004 2003 Eiropas Arodizglītības attīstības centrs Saloniki 1975 16,6 14,7 88 83 Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fonds Dublina 1975 18,1 16,8 91 88 Eiropas Vides aģentūra Kopenhāgena 1990 33,6 27,5 115 111 Eiropas Arodizglītības fonds Turīna 1990 18,4 17,2 104 104 Eiropas Narkotiku un narkomānijas uzraudzības centrs (14) Lisabona 1993 12,2 10,5 77 63 Eiropas Medikamentu novērtēšanas aģentūra Londona 1993 99,1 84,2 314 287 Eiropas Savienības organizāciju Tulkošanas centrs Luksemburga 1994 29,8 29,0 181 158 Kopienas Augu šķirņu birojs Anžēra 1994 11,3 11,1 38 35 Iekšējā tirgus saskaņošanas birojs Alikante 1994 190 157,4 675 675 Eiropas Aģentūra drošībai un veselības aizsardzībai darbā Bilbao 1995 10,7 14,6 38 33 Eiropas Rasisma un ksenofobijas uzraudzības centrs Vīne 1997 7,9 6,6 34 30 Eiropas Rekonstrukcijas aģentūra (15) Saloniki 2000 374,6 358,6 114 120 EUROJUST Hāga 2002 9,3 8,1 76 53 Eiropas Aviācijas drošības aģentūra Ķelne (16) 2002 11,3 4,7 95 80 Eiropas Jūras drošības aģentūra Lisabona (16) 2002 13,3 4,5 55 40 Eiropas Pārtikas nekaitīguma iestāde Parma (16) 2002 29,1 12,6 138 49 Eiropas Tīklu un informācijas drošības aģentūra (17) Hēraklija (16) 2003 — — — — Eiropas Dzelzceļu aģentūra (17) Valansjēna 2003 — — — — Kopā 885,3 778,1 2 233 2 009

9.33. Tika atklāti gadījumi, kad nebija ievērots budžeta “gada pārskata princips”, kas visbiežāk izpaudās kā apropriāciju pārnešana bez pietiekama pamatojuma. Tāpat Palāta atklāja arī dažus gadījumus, kad nebija ievērots “specifikācijas princips” (apropriācijas pārnestas nepareizi vai bez pietiekama pamatojuma), “universāluma princips” (budžetā iegrāmatotās apropriācijas bija kompensētas ar negatīviem izdevumiem) un “budžeta precizitātes princips” (budžetā bija iegrāmatotas summas, kas neatbilda finanšu gada vajadzībām). 9.33.-9.34. KOMISIJAS ATBILDE Aģentūras un “citas decentralizētās struktūras” ir neatkarīgas un tām ir atsevišķa budžeta izpildes apstiprināšanas procedūra administratīvajām izmaksām. Tādējādi Palātas apsvērumi attiecas uz pašām aģentūrām. Ja vajadzīgs, Komisija var sniegt aģentūrām nepieciešamo palīdzību attiecībā uz noteikumu izpratni un interpretāciju, kā arī uz iekšējās kontroles ieviešanu.

9.34. Palāta konstatēja, ka dažos gadījumos varētu uzlabot CDS ieviestās iekšējās kontroles sistēmas. Cita starpā nebija veikta apmierinoša riska analīze.

9.35. Palāta konstatēja vairākas nepilnības saistībā ar darbā pieņemšanas un iepirkumu procedūrām: tika izmantotas nepareizas vai nepietiekami pamatos procedūras amata kandidātu vai darbuzņēmēju atlasei; netika adekvāti pamatoti lēmumi par amata kandidātu vai konkursu pieteikumu pieņemšanu vai noraidīšanu. Tāpat, pārbaudot dažu darbinieku lietas, Palāta atklāja, ka netika sistemātiski atjaunoti dokumenti, uz kuru pamata tika piešķirtas piemaksas un citas finanšu tiesības. 9.35. KOMISIJAS ATBILDE Aģentūrām ir jāievēro vispārējās finanšu regulas noteikumi attiecībā uz līgumu piešķiršanu. Tā kā 2004. gads bija otrais jaunās Finanšu regulas un tās īstenošanas noteikumu piemērošanas gads, vairākām aģentūrām, īpaši nesen izveidotajām, nācās īstenot pārejas periodu. Šajā posmā Komisija sniedza pilnīgu atbalstu aģentūrām un iestādēm. Vairākas aģentūras – tomēr ne visas – ir izmantojušas piedāvātos pakalpojumus.

9.36. Gandrīz katra trešā CDS finanšu pārskatus sagatavoja, izmantojot uzkrājumu principa grāmatvedību. Pārējās CDS visumā ir uz pareizā ceļa, lai grāmatvedību pēc šīs metodes veiktu jau 2005. gadā, kā to paredz jaunā Finanšu regula. Tajās CDS, kur grāmatvedībā tika izmantota uzkrājumu metode, tika konstatētas problēmas saistībā ar tādu pārnesumu definēšanu, kas uzskatāmi par sedzamiem no konkrētā finanšu gada budžeta. 9.36. KOMISIJAS ATBILDE Komisijas grāmatveža 2004. gada decembrī pieņemtie EK uzskaites noteikumi ir piemērojami visām struktūrām, uz kurām attiecas Finanšu regulas 185. pants. Lai nodrošinātu, ka ADS (aģentūras un decentralizētās struktūras) būs gatavas uz uzkrājumu principu balstītai uzskaitei un konsolidācijas prasībām, Komisija tām turpina regulāri sniegt norādījumus. Komisija ir nodrošinājusi ADS ar konkrētu dokumentāciju, lai palīdzētu tām apzināties, kādi pielāgojumi jāveic, tai skaitā ar starptautisko publiskā sektora uzskaites standartu (IPSAS) uzskaites veidlapu, turpmākajiem pārskatu sniegšanas noteikumiem attiecībā uz konsolidāciju un norādījumiem un veidlapu attiecībā uz sākuma bilanci 2005. gada 1. janvārī. 2005. gada otrajā pusgadā saziņas process tiks vēl vairāk kāpināts, lai nodrošinātu sekmīgu ADS pirmo konsolidāciju.

9.37. Dažādās CDS ir dažāda pamatlīdzekļu uzraudzības kvalitāte. Dažās CDS adekvāta uzraudzības sistēma vēl nav ieviesta, kamēr citās – kur tāda sistēma ir ieviesta – netiek adekvāti pildītas visas tās prasības. Tādēļ grāmatvedības uzskaites dati nesakrīt ar fiziskās inventarizācijas datiem. 9.37. KOMISIJAS ATBILDE Komisija uzsver, ka par gada pārskatu sagatavošanu pilnībā atbildīgs ir katras ADS grāmatvedis.

EIROPAS SKOLAS

9.38. Revidējot Eiropas skolas, Palāta izstrādā īpašo ziņojumu, ko nepublicē Oficiālajā Vēstnesī, bet ko adresē Eiropas skolu Valdei un skolu direktoriem. Skolu budžetu, kas bija 222,1 miljons EUR, galvenokārt finansēja ar Komisijas dotācijām (118,4 miljoni EUR) un dalībvalstu iemaksām (47,3 miljoni EUR). Galvenie dati par Eiropas skolām ir doti 9.4. tabulā .

9.4. tabula – Eiropas skolas – Galveni dati Eiropas skola Valsts Izveides gads Budžets (18) (19) (miljonos EUR) No Komisijas saņemtā dotācija (19) (miljonos EUR) Skolēnu skaits skolā (20) 2004 2003 2004 2003 2004 2003 Birojs Beļģija 1957 7,9 7,2 5,7 6,1 — — Luksemburga I Luksemburga 1953 34,6 31,9 20,3 19,1 3 101 3 753 Luksemburga II Luksemburga 2004 2,7 — 1,2 — 827 — Brisele I (Uccle) Beļģija 1958 26,0 24,3 17,0 15,8 2 394 2 289 Brisele II (Woluwé) Beļģija 1974 27,1 25,0 17,7 15,9 2 917 2 769 Brisele III (Ixelles) Beļģija 1999 24,2 22,7 15,7 15,0 2 773 2 592 Mola Beļģija 1960 10,9 10,7 6,4 6,5 643 641 Varēze Itālija 1960 15,8 15,3 7,8 7,5 1 317 1 323 Karlsrūe Vācija 1962 11,8 11,5 3,9 4,1 1 074 1 091 Minhene Vācija 1977 18,6 16,4 1 1,0 1 504 1 455 Frankfurte Vācija 2002 8,8 6,1 4,2 2,9 809 633 Alikante Spānija 2002 9,9 6,2 5,7 3,4 950 858 Bergena Nīderlande 1963 11,5 11,9 6,3 6,4 664 695 Kalema Apvienotā Karaliste 1978 12,3 12,3 5,5 6,1 889 884 Kopā 222,1 201,5 118,4 109,8 19 862 18 983 NB: Noapaļošanas dēļ kopsummas nav precīzs atsevišķo summu saskaitījums.