[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA |

Briselē, 16.3.2005

COM(2005) 90 galīgā redakcija

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS

Ziņojums par sasniegto 2005. gada 31. janvārī Eiropas Komisijas grāmatvedības sistēmas modernizēšanā

SATURS

1. Ievads 3

2. Kopsavilkums par projekta īstenošanu 2005. gada janvārī 3

3. Grāmatvedības jautājumi 4

3.1. Grāmatvedības noteikumi 4

3.2. Grāmatvedības procesi 4

3.3. Kontroles vide un vietējo sistēmu apstiprināšana 4

4. Informācijas tehnoloģijas attīstība 5

5. Modernizētu kontu ieviešana Komisijas dienestos 6

5.1. Sākuma bilanču sagatavošana 2005. finanšu gadam 6

5.2. Vietējo informācijas tehnoloģijas sistēmu attīstība un to sasaiste ar ABAC 7

5.3. Mācības 7

6. Uzkrājošās grāmatvedības ieviešana citās iestādēs un aģentūrās 7

7. Tālākā attīstība 7

7.1. Eiropas Kopienu vispārējais budžets 7

7.2. Aizdevumi un aizņēmumi 8

7.3. Eiropas Attīstības fonds 8

8. Secinājums 8

1 PIELIKUMS: ABAC PROGRAMMAS STATUSS UZ 2005. GADA 31. JANVāRI 10

2 PIELIKUMS: INTEGRēTāS 2005. GADA 31. JANVāRA PROGRAMMAS PLāNS 17

3 PIELIKUMS: GRāMATVEDīBAS SATVARS: GRāMATVEDīBAS NOTEIKUMI 22

4 PIELIKUMS: GALVENIE UZDEVUMI, KAS JāIZPILDA LīDZ 2005. GADA JANVāRIM 25

1. IEVADS

Komisija 2002. gada 17. decembrī pieņēma Paziņojumu par Eiropas Kopienu grāmatvedības sistēmas modernizēšanu[1]. Par šo paziņojumu tika informēta gan Padome, gan Eiropas Parlaments.

Šajā projektā tika risināti šādi galvenie jautājumi:

- atbilstība starptautiski pieņemtiem grāmatvedības principiem valsts sektorā, jo īpaši attiecībā uz uzkrājošo grāmatvedību (grāmatvedības darbību uzskaite, kad tās tiek veiktas, ne tikai pie skaidras naudas saņemšanas vai maksāšanas, vai tikai gada beigās);

- dažādās IT platformās izvietotu finanšu un grāmatvedības sistēmu integrēšana;

- vienlaicīga SINCOM2 sistēmas darbības uzlabošana, īpaši saistībā ar drošību un no dažādiem avotiem ienākošo datu konsekvenci.

Kopš 2002. gada Komisija ir sniegusi pusgada progresa ziņojumus[2]. Budžeta ģenerāldirektorāts sagatavoja informāciju par sasniegto starplaika gada ceturkšņos. Šajā ziņojumā apkopota informācija drīzāk par panākto līdz 2005. gada 31. janvārim, nevis līdz 2004. gada 31. decembrim, lai sniegtu ziņas par pāreju uz jauno sistēmu. Tāpat kā iepriekšējos ziņojumus arī šo nosūtīs attiecīgajām iestāžu, kuras atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi, komitejām, kā arī Revīzijas palātai. Budžeta kontroles komitejai 2005. gada 1. februārī tika nolasīts īss ziņojums.

2. Kopsavilkums par īstenošanu 2005. gada janvār ī

Saskaņā ar Finanšu regulu, kas spēkā stājās 2003. gada 1. janvārī[3], vispārējam budžetam uzkrājošā grāmatvedība jāievieš līdz 2005. gadam. Paredzams, ka visu grāmatvedības sistēmu pilnīgai integrācijai būs vajadzīgs ilgāks laiks. Kad grāmatvedības sistēma būs modernizēta, ieplānots ievērojami palielināt tās atbalsta lomu Komisijas darbību finanšu vadībā.

Tiesiskā prasība tika izpildīta 2005. gada 10. janvārī, kad uz pilnīga uzkrājumu pamata tika atvērta jaunā grāmatvedības sistēma. Šajā ziņā Komisija izpildīja savas saistības attiecībā pret iestādi, kas atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi. To paveica plānotajā termiņā un Budžeta un Informātikas ģenerāldirektoriem paredzētajās izmaksās EUR 20 miljonu apmērā. Papildus tika piešķirti EUR 5 miljoni citiem dienestiem pagaidu atbalstam administratīvo pakalpojumu nodrošināšanā.

Tā kā Komisija ir pabeigusi administratīvo reformu un ir sekmīgi modernizējusi savu grāmatvedības sistēmu, ir izpildīti nosacījumi, lai atjaunotu Eiropas nodokļu maksātāja pārliecību, ka tā līdzekļus Komisija pārvalda saskaņā ar stingriem kontroles standartiem. Turpmāk Kopienu finanšu pārskati atbildīs visaugstākajiem grāmatvedības standartiem, tādējādi izvirzot Komisiju Eiropas publiskās administrācijas priekšgalā.

Tomēr 2005. gada janvāris nenozīmē grāmatvedības reformas beigas. Centrālajā un vietējā līmenī vel ir daudz iespēju IT sistēmu uzlabošanā, sistēmu integrēšanā un vadības ziņojumu sagatavošanā. Turklāt jauno grāmatvedības procedūru pilnīga ieviešana aizņems noteiktu laiku.

Projektu lielā mērā veica saskaņā ar 2002. gada 17. decembra paziņojuma III iedaļas 3. punktā ietverto grafiku, kā arī ar sīkāk izstrādātu projekta plānu 2003. un 2004. gadam, ko ierosināja 2003. gada 8. jūlijā. Sīkāks 2002. gada 17. decembra grafika un faktiskās īstenošanas salīdzinājums iekļauts 1 pielikumā. Savukārt 2 pielikumā iekļauts atjaunināts projekta galvenais plāns, ko pieņēma 2003. gada jūlijā.

3. GRāMATVEDīBAS JAUTāJUMI

3.1. Uzskaites noteikumi

Komisijas grāmatvedis 2004. gada 28. decembrī .pieņēma Kopienas kontu grāmatvedības noteikumus piecpadsmit kopumos un saskaņotu kontu plānu, par ko informēja arī citu iestāžu un aģentūru grāmatvežus. Tie ir apkopoti 3 pielikumā.

Darbs pie Komisijas grāmatvedības rokasgrāmatas pabeigšanas, kuras pamatā ir grāmatvedības noteikumi un kontu plāns, visintensīvāk tika veikts līdz 2004. gada decembrim, kad bija izskatītas dažādu nodaļu iesūtītās atsauksmes. Šo versiju turpinās pielāgot atbilstoši gūtajai pieredzei un turpmākajai IT attīstībai. Vēl atliek ieviest atsevišķu uz gada beigām attiecināmu nosacījumu, kā, piemēram, vēl nesaņemtu pieprasījumu, novērtēšanas praktiskos līdzekļus.

3.2. Uzskaites procesi

Uzskaites procesi, kas vēl definējami, ir procedūras, kas attiecas uz 2005. gada kontu slēgšanu un 2005. gada finanšu pārskatu sagatavošanu. Konsolidācijas rokasgrāmatas un konkrētu procedūru pieņemšana plānota 2005. gadā, kad tiks ieviests IT instruments iestāžu un aģentūru kontu konsolidēšanai.

3.3. Kontroles vide un vietējo sistēmu apstiprināšana

Modernizētā grāmatvedības sistēma būs atkarīga no precīzas un pilnīgas datu ievadīšanas, ko veiks daudzi centrālās IT sistēmas lietotāji (paredzams, ka to skaits būs ap 7 000). Lietotāju rokasgrāmatās tiks sniegta pēc pakāpenības principa izstrādātas instrukcijas, kuru mērķis ir samazināt kļūdīšanās risku, tomēr datu kvalitāte būs atkarīga arī no kredītrīkotāja, kam tieši deleģētas pilnvaras, noteiktās kontroles vides. Šajā jomā norādījumi doti dokumentā „Grāmatvedības mērķi un kontroles satvars” (2003. gada decembris), kurā norādīti ar katru darījumu saistītie riski un ieteikti kontroles pasākumi, lai novērstu šos riskus. Budžeta ģenerāldirektorāts turpinās izstrādāt norādījumus attiecībā uz grāmatvedības jomām un atbalstīt dienestus to izpildē.

Kredītrīkotāja finanšu procedūru un IT sistēmu apstiprināšanas kritēriji tika izdoti 2004. gada 2. jūlijā. Katram dienestam saistībā ar kritērijiem 1. septembrī tika nosūtīta sīki izstrādāta aptaujas anketa, lai izvērtētu to gatavības pakāpi, un visi dienesti atbildēja līdz paredzētajam termiņam - 2004. gada 30. septembrim.

Neskatoties uz grūtībām pieņemt darbā personālu ar atbilstīgu pieredzi, Budžeta ģenerāldirektorāts līdz 17. decembrim pabeidza augsta līmeņa visu dienestu finansiālo procedūru un attiecīgo IT sistēmu novērtēšanu, pamatojoties uz aptaujā sniegtajām atbildēm, ko papildināja ar pusi dienas ilgām pārrunām ar katru dienestu. Rezultātā sagatavotais ziņojums tika pabeigts 2005. gada 31. janvārī. Tajā norādīta virkne risku, kuri attiecīgajam dienestam ir jānovērš.

Budžeta ģenerāldirektorāta astoņu cilvēku lielais personāls pilnībā būs nokomplektēts līdz 2005. gada 16. martam. Tas uzņemsies īstenot sistēmu padziļinātu pārbaužu programmu, jo viņi veiks pārbaudes faktiski visos dienestos, sākot ar tiem, kuros tika atklāti lielāki riski. Šis darbs veidos pamatu sistēmu apstiprināšanai, ko izveidojis kredītrīkotājs, lai sniegtu vai pamatotu uzskaites informāciju, kā paredzēts Finanšu regulas 61. panta 1. punkta e) apakšpunktā.

4. INFORMāCIJAS TEHNOLOģIJAS ATTīSTīBA

Projekta visbūtiskākā daļa ir pašreizējo finanšu vadības un grāmatvedības sistēmu integrēšana, lai šīs sistēmas attīstītu līdz uzkrājošās grāmatvedības izveide, un lietotājiem izstrādātu viegli izmantojamas rokasgrāmatas, lai nodrošinātu augstu kvalitāti ievadītajiem datiem. Pašreizējā situācija ir apkopota turpmākajā tekstā.

Ir izstrādātas IT funkcionalitātes grāmatvedības procesu atbalstam. Jauno sistēmu, kuras nosaukums ir „ABAC”, veido centrālās grāmatvedības sistēma, kas darbojas uz SAP-Enterprise programmatūras pamata, kā arī Komisijas izstrādātās darbplūsmas maksājuma pieprasījumiem (ABAC-rēķini), līgumiem un līgumsaistībām (ABAC-līgumi), kā arī pamatlīdzekļiem (ABAC-aktīvi). Si2 maksājuma darbplūsma tika izstrādātu, lai atbilstu uzkrājošās grāmatvedības prasībām. Liels skaits citu dienestu turpina piegādāt grāmatvedības informāciju, izmantojot vietējo IT sistēmu saskarnes.

Kopš 2004. gada 30. jūnija pabeigtas šāds galvenais darbs:

- ABAC-līgumu (4. oktobrī) un ABAC-rēķinu (25. oktobrī) izstrāde, pārbaude un ieviešana, lai personāls būtu apmācīts un apgūtu šīs darbplūsmas līdz 2005. gada janvārim;

- ABAC-rēķinu izstrāde, pārbaude un ieviešana (2005. gada 14. janvārī);

- kopējās sistēmas darbības pārbaude, ko veica daudzdisciplināras ekspertu grupas ar mērķi atklāt un novērst problēmas līdz 2005. gada janvārim;

- vecās sistēmas dublēšana 31. decembrī un pāreja uz jauno sistēmu, kuru atklāja 10. janvārī, bet pilnība sāka lietot februāra sakumā, tā kā tad kļuva pieejamas no 2004. gada budžeta pārnestās saistības;

- iepriekšējā finansējuma sākuma bilanču (30 000), neapmaksāto prasību (7 400) un pamatlīdzekļu (74 000) ievadīšana sistēmā.

Centrālā grāmatvedības sistēma 2005. gada 10. janvārī tika atklāta, lai lietotu vispārējo uzskaiti uz uzkrāšanas pamata, ieskaitot lielāko daļu sākuma bilanču, kuras vajadzīgas dienestu ikdienas darbam, un kopš atklāšanas sistēma darbojas augstā uzticamības līmenī. Līdz 2005. gada 31. janvārim veiksmīgi tika apstrādāti 32 000 maksājumi, 10 000 prasības un 1 300 saistības.

Vienīgais izņēmums attiecināms uz ārpus Komisijas mītnes dislocēto ārējo delegāciju un preses biroju sīkizdevumu kontiem un biroju aprīkojumu, finansiālā atbildība tagad pāriet uz minētajām delegācijām un birojiem. Šīs delegācijas un biroji pakāpeniski tiks iekļauti centrālajā sistēmā 2005. gada laikā.

5. MODERNIZēTU KONTU IEVIEšANA KOMISIJAS DIENESTOS

5.1. Sākuma bilances sagatavošana 2005. finanšu gadam

Visiem dienestiem tika lūgts palīdzēt iepriekšēja finansējuma, garantiju, pamatlīdzekļu un to juridisko personu inventarizācijā, kuras gūst labumu no dotācijām un līgumiem. Tas ietvēra 45 000 uzsākto saistību un 74 500 bankas kontu dokumentācijas pārbaudi līdz 2004. gada decembra beigām. Dienesti ziņoja par paveikto līdz 2004. gada 30. jūnijam, 30. septembrim, 30. oktobrī un 30. novembrim.

Pamatojoties uz šajos ziņojumos pausto informāciju, kā arī divpusējā saziņā gūto informāciju, kļūst skaidrs, ka 95% darba ir paveikts termiņā un atlikušais darbs attiecas uz gadījumiem, kad saņēmējs nav iesniedzis juridiskas personas reģistrēšanas dokumentus un līdz ar to nav pabeidzis iepriekšējā finansējuma un attiecīgo garantiju noformēšanu. Trim dienestiem piešķīra pagarinājumu atlikušo gadījumu nokārtošanai.

Praktiski visi dienesti līdz termiņa beigām un labā kvalitātē iesniedza grāmatvedības sistēmā ievadāmos datus. Labošanai tika atgriezti mazāk par 1% no iesniegtajiem uzskaites datiem, tikai no trim dienestiem tika novēloti pilnīga dokumentācija saņemta vai tiem atgriezta labošanai. Līdz 2005. gada 31. janvārim tika apstrādātas 76 000 juridisko personu datnes attiecībā uz ārējiem līgumslēdzējiem vai ekspertiem un ievadīti 30 000 iepriekšējā finansējuma bilanču. Lai pabeigtu 22 000 garantiju pārbaudi, kā termiņš tika noteikts 2005. gada marts. Visi attiecīgie dienesti uzskates vadības nolūkos pārgāja uz ABAC-aktīvi, izņemot delegācijas un preses birojus, kas plāno šo pāreju veikt 2005. gadā. Visi pamatlīdzekļi jau ir ievadīti centrālajā grāmatvedības sistēmā, izņemot divus kopīgos izpētes centrus, Enerģētikas un transporta ģenerāldirektorātu un tā ēkas, to dati tiks ievadīti martā.

Budžeta ģenerāldirektorāts lūgs katram dienestam pārbaudīt sākuma bilancei skaitļu precizitāti un bilanču atbilstību, lai nodrošinātu to, ka līdz 2005. gada 31. martam ievadīti pilnībā visi skaitļi un veikti labojumi. Tiks nodrošināts īpašs līdzeklis iepriekšējā finansējuma uzskaitei, jo to nevar sasaistīt ar validētu juridiskas personas datni. Katra dienesta sākuma bilance tiks nosūtīta attiecīgā dienesta ģenerāldirektoram vai vadītājam oficiālai apstiprināšanai līdz 2005. gada 30. jūnijam.

Papildus iepriekš minētajam darbam dienestiem tika lūgts piesaistīt juridiskām saistībām visas noslēgtās saistības, kas uzskaitītas kopš 1999. gada 1. janvāra, lai kopš šā datuma varētu noteikt Komisijas finansiālās attiecības ar katru juridisko personu. Paredzēts, ka šis darbs ar saistībām tiks ierobežots līdz EUR 50 000 apjomam, kas nozīmē, ka vēl jāpārbauda atlikušās 35 000 datnes (ja ierobežojums tiktu samazināts līdz EUR 13 800, tad pārbaudei paliktu vēl 25 000 datnes). Kopā ar darbu pie 30 000 saistībām, kuras vēl jāsasaista ar juridiskajām personām, šis darbs noslēgs administratīvās reformas 74. darbību saistībā ar centrālās datu bāzes izveidi līgumiem, kā arī nodrošinās, ka Komisija izpildīs no Eurostat lietas izrietošās saistības attiecībā pret Parlamentu.

5.2. Vietējo informācijas tehnoloģijas sistēmu attīstība un to sasaiste ar ABAC

Visi dienesti ar vienu izņēmumu līdz 2004. gada beigām pieņēma IT sistēmu lielāko daļu attiecība uz uzkrājošās grāmatvedības prasībām. Ja šie attīstības pasākumi netika īstenoti paredzētajā termiņā, dienesti izmantoja centrālo sistēmu, lai novērstu kavēšanos saistību un maksājumu pieprasījumu apstrādē.

5.3. Mācības

ABAC sistēmas lietotājiem, kuru skaits nākotnē strauji pieaugs, 2004. gada 5. oktobrī tika ieviesta īpaša mācību programma. Līdz 2005. gada 31. janvārim notika 3 300 mācību dalībnieku dienas, kuru pozitīvais novērtējums paaugstinājās no 60% līdz 86%. Visiem galvenajiem lietotājiem tika piedāvātas praktiskas mācības, citiem tika nodrošinātas mācības, noklausoties kursu lielākās grupās. Lietotāju mācību moduļos paredzēts arī sagatavot lietotāju instruktorus, lai veidotu pamatu turpmākai mācību programmai lietotājiem nākotnē. Tika gaidīts, ka katram dienestam, kuram ir vietēja sistēma, organizēs savu mācību programmu attiecīgās sistēmas lietotājiem. Īpaša mācību programma, kas paredzēta Komisijas delegāciju personālam trešās valstīs, tiks aizsākta 2005. gadā.

6. UZKRāJOšāS GRāMATVEDīBAS IEVIEšANA CITāS IESTāDēS UN AģENTūRāS

Komisija aicināja katru iestādi un aģentūru izpildīt „gatavības pakāpes novērtēšanu” jauno grāmatvedības noteikumu un uz uzkrājumiem pamatotu kontu ieviešanai. Izanalizējot iegūtās atbildes un pārrunāto sapulcēs, var secināt, ka katra no tām veic vajadzīgos pasākumus. Tika organizētas arī informējošas sapulces visu iestāžu un aģentūru grāmatvežiem 2004. gada jūnijā un novembrī.

Dažas aģentūras un nelielas iestādes budžeta uzskaites vajadzībām izmanto Komisijas Si2 sistēmas versiju. Komisija ar ģenerālsekretāra 2004. gada 22. jūnija vēstuli apstiprināja, ka nodrošinās piekļuvi Si2 sistēmai 2005. gadā un visām lietošanā ieinteresētajām vienībām nodrošinās piekļuvi visiem ABAC moduļiem, kā arī tehniskās specifikācijas to pievienošanai savām sistēmām.

Komisija ieteica arī aģentūrām izstrādāt kopēju IT platformu, kur izvietot savas ABAC kopijas. Šis risinājums saskaņa ar Parlamenta ieteikumu ir daudz rentablāks salīdzinājumā ar aģentūru neatkarīgo sistēmu saglabāšanu.

7. TāLāKā ATTīSTīBA

7.1. Eiropas Kopienu vispārējais budžets

Turpmākiem IT attīstības pasākumiem ir paredzēts jauns nozīmīgs plāns (skatīt 4 pielikumu). Tie galvenokārt saistās ar lietošanas uzlabošanu un finanšu atskaišu sagatavošanas funkciju, kā arī pirmo gada konsolidēto kontu sagatavošanu. Dažādas darbplūsmas ir jākonsolidē vienotā tīmekļa lietojumprogrammā (ABAC-darbplūsmas) 2005. gada laikā un tiks izstrādātas atsevišķas jaunas funkcionalitātes (piemēram, parādu piedziņas process). Tiek plānoti arī virkne jaunu attīstības pasākumu, lai sasniegtu ilgtermiņa mērķi attiecībā uz vietējo sistēmu ciešāku integrāciju, kā arī nodrošinātu turpmākus instrumentus lietotāju atbalstam un finanšu vadībai.

7.2. Aizdevumi un aizņēmumi

Attiecībā uz darbībām ārpus Komisijas budžeta projektā tiek plānots līdz 2005. gada jūlijam integrēt centrālajos kontos aizdevumu un aizņēmumu darbības, kas pašlaik uzskaitītas Ekonomikas un finanšu lietu ģenerāldirektorātam piederošā sistēmā Globus, izmantojot SAP banku moduli, CFM.

7.3. Eiropas Attīstības fonds

Atsevišķi jāveic arī Eiropas Attīstības fonda (EAF) kontu modernizēšana, jo pašreiz tie nav iekļauti Eiropas Kopienu vispārējā budžetā.

Sadarbībā ar EuropeAid sadarbības biroju (AIDCO) EAF projektu darbplūsmas tiks pārvietotas no pašreizējās EAF grāmatvedības sistēmas (OLAS) uz AIDCO vietējo sistēmu (CRIS) un EAF konti uz uzkrājumu pamata glabāsies ABAC. Šī risinājuma priekšrocības ir tādas, ka šādi tiek sagatavota EAF integrēšana Eiropas Kopienu vispārējā budžetā, kā arī dod iespēju EAF maksājumus veikt, izmantojot Eiropas Kopienu vispārējam budžetam izstrādātās funkcijas.

Pilnai uzkrājošai grāmatvedībai vajadzīgais IT nodrošinājums darbosies no 2006. gada, kad būs pabeigti ABAC un CRIS sistēmu vienlaicīgie attīstīšanas pasākumi. EAF konti 2005. gadam tiks sagatavoti, izmantojot OLAS sistēmā uzglabāto informāciju, kas tiks pielāgoti, lai varētu veidot pamatu uzkrājumu kontiem. Šo pasākumu mērķis ir, lai līdz 2006. gadam ABAC-EAF sistēma pilnībā atbilstu uzkrājošās grāmatvedības prasībām.

Līdz tam laikam EAF maksājumi tiks veikti, izmantojot Eiropas Kopienu vispārējā budžeta sistēmu, kā tas notiek no 2005. gada februāra.

8. SECINāJUMS

Modernizācijas projekts attiecībā uz grāmatvedības sistēmu ieviešanu Eiropas Kopienu vispārējam budžetam ir izpildīts Finanšu regulā noteiktajā termiņā, radot pamatu Komisijai īstenot starptautiski pieņemtos grāmatvedības standartus. Komisija šo mērķi sasniedza divos gados, kas ir būtiski mazāks laika posms, kādā to pašu veica Eiropas citas publiskās administrācijas, iekļaujoties termiņā, kuru sākotnēji apšaubīja ārējie konsultanti un revidenti. Šos nenoliedzamos panākumus nevarētu sasniegt, ja savu ieguldījumu nedotu un konstruktīvi nesadarbotos visi dienesti.

Ekonomikas un finanšu lietu ģenerāldirektorāta ar budžetu saistītās papildu darbības tiks iestrādātas centrālajā Komisijas grāmatvedības sistēmā līdz 2005. gada jūlijam. Pirmajos 2005. gada sešos mēnešos uzskaite par budžeta papildu darbībām, tāpat kā iepriekš, būs uz uzkrājumu pamata. Eiropas Attīstības fonds 2005. gadā maksājumu procesā izmantos ABAC, bet grāmatvedības procesos – 2006. gadā.

Projekta plānos ir nodrošināt katra dienesta vadību ar vēl uzticamāku un pilnīgāku informāciju par aktīviem un pasīviem, kas ir to atbildībā, kā arī par to finansiālajām attiecībām ar katru piegādātāju (ilgtermiņā), savukārt vidēja termiņā – par daudziem gadiem plānotu projektu un saistību finansiālu īstenošanu.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

2 | Accounting Standards defined | Accounting | February | 31/08/03 | February | 31/08/03 | Done |

3 | Business events analysed | Accounting | May | 31/01//04 | May | 31/01//04 | Done |

4 | Accounting objectives and control framework updated and issued | Accounting | 01/09/03 | 31/10/03 | 01/09/03 | 31/10/03 | Done |

5 | Draft architecture strategy is defined | IT | February | 15/07/03 | February | 15/07/03 | Done |

6 | Draft user requirements documented | User Req. | March | 30/06/03 | March | 30/06/03 | Done |

7 | Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined | Accounting | 15/07/03 | 31/01/04 | 15/07/03 | 31/01/04 | Done |

8 | Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated | IT/Accounting | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

9a | Functional architecture proof of concept built and tested | IT | 01/07/03 | 15/10/03 | 01/07/03 | 15/10/03 | Done |

9b | Prototypes completed | IT | 16//10/03 | 31/01/04 | 16//10/03 | 31/01/04 | Done |

10 | Local systems and SI2 adaptation capacity analysed | IT/DG | 15/09/03 | 15/12/03 | 15/09/03 | 15/12/03 | Done |

11 | Consolidated entities identified and informed | Accounting | 01/10/03 | 31/10/03 | 01/10/03 | 31/10/03 | Done |

12 | High-level DG Budget processes defined | Accounting | 01/10/03 | 14/11/03 | 01/10/03 | 14/11/03 | Done |

13 | Data / process gap addressed | IT/Accounting | 15/09/03 | 31/01/04 | 15/09/03 | 31/01/04 | Done |

14 | User requirements finalised | User Req. | 09/07/03 | 30/09/03 | 09/07/03 | 30/09/03 | Done |

15 | Priority gaps are addressed, obsolete systems identified | DG’s | 15/07/03 | 15/01/04 | 15/07/03 | 15/01/04 | Done |

16 | Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 31/07/04 | Done |

16a | Accounting Rules | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16b | CoA | Accounting | 16/10/03 | 30/06/04 | 16/10/03 | 30/06/04 | Done |

16c | Accounting Manual | Accounting | 15/11/03 | 30/06/04 | 15/11/03 | 30/06/04 | Done |

17 | Final 2005 IT architecture defined | IT | 20/11/03 | 15/01/04 | 20/11/03 | 15/01/04 | Done |

18 | Implementation plan prepared | IT | 15/07/03 | 02/01/04 | 15/07/03 | 02/01/04 | Done |

19 | Detail DG plans prepared | DG’s | 15/10/03 | 28/02/04 | 15/10/03 | 28/02/04 | Done |

19a | HL DG impact assessment and plans prepared | DG's | 15/10/03 | 15/01/04 | 15/10/03 | 15/01/04 | Done |

19b | Detailed DG plans prepared | DG's | 15/01/04 | 28/02/04 | 15/01/04 | 28/02/04 | Done |

20 | Technical blueprint completed and prototype validated | IT | 03/11/03 | 15/02/04 | 03/11/03 | 15/02/04 | Done |

21 | Integrated Central system validated | IT | 01/02/04 | 31/05/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Done |

22 | Sectorial systems improved, interfaces completed and tested | DG’s | 15/01/04 | 31/12/04 | 15/01/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22a | DG's Functional requirements finalised | Accounting/User Req. | 15/01/04 | 15/02/04 | 15/01/04 | 15/02/04 | Done |

22b | Interfaces technical requirements ready | IT | 01/03/04 | 31/05/04 | 01/03/04 | 31/05/04 | Done |

22c1 | Local systems improved and tested | DG's | 01/02/04 | 30/10/04 | 01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done |

22c2 | Interfaces developed and tested | DG's | 01/04/04 | 31/12/04 | 01/04/04 | 31/12/04 | Mostly done |

23 | Manual processes are defined and tested | DG’s | 15/01/04 | 29/09/04 | 15/01/04 | 29/09/04 | Done |

24 | DG Budget processes validated | Accounting | 04/02/04 | 30/06/04 | 04/02/04 | 30/06/04 | Done |

25 | Consolidation | Accounting | 06/01/04 | 27/08/04 | 06/01/04 | 31/12/05 | 60% |

26 | Integration tests performed | IT | 01/06/04 | 31/07/04 | 01/06/04 | 31/12/04 | Done |

27 | User acceptance tests made | IT | 01/09/04 | 30/09/04 | 01/09/04 | 31/12/04 | Done |

28 | Data migration prepared | IT | 05/04/04 | 10/11/04 | 05/04/04 | 31/12/04 | Done |

29 | IT Systems realised | IT | 01/02/04 | 31/08/04 | 01/02/04 | 25/10/04 | Done |

30 | User trainings completed | IT | 01/10/04 | 30/11/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Key users done |

31 | Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised | Accounting | 01/12/03 | 05/11/04 | 01/12/03 | 31/12/05 | Done |

32 | Trainings completed | Project man. | 05/11/03 | 30/11/04 | 05/11/03 | 28.02.05 | In progress |

33 | Closing instructions sent | Accounting | 08/11/04 | 01/12/04 | 08/11/04 | 14/12/04 | Done |

34 | DG’s processes and systems signed off | Accounting | 01/07/04 | 31/12/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34a | Local systems signed-off | Accounting | 01/07/04 | 30/11/04 | 01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level |

34b | Interfaces signed-off | Accounting | 30/09/04 | 31/12/04 | 30/09/04 | 31/12/04 | Done at high level |

35 | Final preparation completed | IT | 01/10/04 | 31/12/04 | 01/10/04 | 31/12/04 | Done |

36 | First part of the programme closed | Project Man. | 28/12/04 | 07/01/05 | 28/12/04 | 07/02/05 | Done |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Par periodu līdz 2003. gada 30. jūnijam - SEK(2003) 790, līdz 2003. gada 31. decembrim - SEK(2004) 118 un līdz 2004. gada 30. jūnijam - KOM(2004) 565, 18.8.2004.

[3] 133., 134. pants un 181. panta 2. punkta pēdējā daļa 2002. gada 25. jūnija Regulā (EK, Euratom) Nr 1605/2002.