[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA | Briselē, 7.6.2006 COM(2006) 279 galīgā redakcija KOMISIJAS ZIŅOJUMS PADOMEI UN EIROPAS PARLAMENTAM Gada ziņojums Budžeta izpildes apstiprināšanas iestādei par 2005. gadā veikto iekšējo revīziju (Finanšu regulas 86. panta 4. punkts) {SEC(2006)725} SATURS 1. Ievads 3 2. IRD darba vide un darba programma 3 2.1. Darba vide 3 2.2. Iekšējās revīzijas aktualitātes 4 2.3. IRD darba programmas īstenošana 4 2.4. Iekšējās revīzijas darba apstiprināšana 7 3. Konstatējumi 8 3.1. Ārējā vide 8 3.2. Plānošana, procesi un sistēmas 9 3.3. Cilvēki un organizācija 12 3.4. Likumība un pareizība 13 4. Secinājumi 14 IEVADS Iekšējā revīzija ir profesionāls, objektīvs un neatkarīgs pārliecības radīšanas un konsultēšanas dienests organizācijas ietvaros. Tās mērķis ir palīdzēt organizācijai labāk sasniegt tās mērķus, nepārtraukti uzlabojot veidu, kādā tā darbojas. Ar šo ziņojumu budžeta izpildes apstiprināšanas iestāde saņem informāciju par Komisijas Iekšējās revīzijas dienesta (IRD) veikto darbu 2005. gadā saskaņā ar Finanšu regulas (FR) 86. panta 4. punktu. Saskaņā ar FR 86. panta 3. punktu tas pamatojas uz Iekšējās revīzijas dienesta (IRD) ziņojuma galvenajiem revīzijas konstatējumiem un saskaņā ar profesionālajiem standartiem uz „būtiskas riska jomas, kontroles un organizācijas korporatīvās vadības jautājumiem ...”[1] Šis ziņojums pamatojas uz IRD revīzijas darba un konsultatīvajiem pasākumiem 2005. gadā. Tajā ir ņemts vērā arī ģenerāldirektorātu iekšējās revīzijas struktūras (IRS) darbs, kas atspoguļots IRD ziņojumos par IRS darbu divas reizes gadā. Ziņojums neietver Iekšējās revīzijas dienesta (IRD) revīzijas darbu Kopienas aģentūrās[2]. Komisijas atbildes uz iekšējā revidenta konstatējumiem un secinājumiem ir ietvertas apvienotajā ziņojumā par ģenerāldirektora gada darbības pārskatiem. Šajā apvienotajā ziņojumā, kas pieņemts tajā pašā laikā, Komisija pauž viedokli par transversālajiem jautājumiem, kurus ir izvirzījis iekšējais revidents, Eiropas Revīzijas palāta, budžeta izpildes apstiprināšanas iestāde, vai kurus ir norādījusi Revīzijas progresa komiteja un budžeta ģenerāldirektors savā pārskata ziņojumā. Tas nozīmē, ka daži šajā ziņojumā izklāstītie viedokļi vai atzinumi ne vienmēr pilnīgi atbilst Komisijas viedokļiem un atzinumiem. Šīs viedokļu atšķirības atspoguļo normālu dialoga procesu starp iestādi un tās iekšējo revidentu. IRD DARBA VIDE UN DARBA PROGRAMMA Iekšējās revīzijas darbs Komisijā notiek strauju pārmaiņu vidē. Komisijas vadības un kontroles sistēmas izmaiņās 2005. gadā atspoguļojās arī daži iekšējā revidenta 2004. gada ziņojuma secinājumi. Darba vide Jaunās grāmatvedības sistēmas ieviešana ir liels Komisijas, tās dienestu un kontroles iestāžu solis uz priekšu[3]. Grāmatveža paredzētā pārskatu parakstīšana likvidē būtisku atbildības neatbilstību. Šī pienākuma veikšanai viņam ir nepieciešamas skaidri noteiktas viņa pilnvaru robežas, īpaši atbilstības pārbaužu veikšanai (neizvirzot jautājumu par pilnvarojošo amatpersonu galveno atbildību par darījumiem). Lai pārņemtu programmu īstenošanas uzdevumus, Komisija pašlaik veido pirmās izpildorganizācijas. Tā mērķis ir samazināt izdevumus un kontroles riskus, kas pastāvēja iepriekš izmantotajās ārpakalpojumu pieejās, un paaugstināt specializāciju. Attiecībā uz IRD īpaša uzmanība būtu jāpievērš kompleksai pienākumu deleģēšanas un darbinieku pakļautības sistēmai un vadības problēmām, piemēram, administratīvajiem pienākumiem, pieņemšanai darbā, apmācībai utt. Budžeta izpildes pilnvaru atbildības dalījuma dēļ iekšējās revīzijas loma ir īpaši sarežģīta. Ir nolemts Komisijas plānošanas, ziņošanas un resursu sadales ciklā stingri iekļaut risku pārvaldību[4]. To īstenojot, kā paredzēts, ir nepieciešams panākt progresu risku novērtēšanā un pārvaldībā no ĢD līmeņa līdz visām pakalpojumu grupām un attiecībā uz IRD – līdz visai Komisijai kopumā. IRD uzskata, ka pilnīga komisāru iesaistīšana politisko risku novērtēšanā nodrošinās labāku risku vispārējo pārvaldību un līdz ar to uzlabos plānošanu, resursu sadali un politikas īstenošanu. Iestāžu diskusijās par plānu virzībai uz integrētu iekšējās kontroles sistēmu galvenā uzmanība tiek pievērsta galvenajam jautājumam par atbildību un pārskatu ticamību. Komisijai ir būtiski aizsargāt savu politisko atbildību ar ticamību, ko nodrošina tās iekšējie dienesti un budžeta izpildes partneri, īpaši dalībvalstis. Iekšēji ģenerāldirektoru sniegtās atsevišķās ticamības deklarācijas izrādījās ļoti vērtīgas, bet saskaņā ar iekšējā revidenta teikto ir nepieciešams strādāt pie jautājumiem, kas saistīti ar Komisijas mēroga procesiem un saskaņotību starp ģenerāldirektorātiem. Iekšējās revīzijas aktualitātes IRD 2005. gada sākumā pārskatīja savus revīzijas kvalitātes pasākumus un izveidoja īpašu kvalitātes darba grupu, kas sistemātiski pārskata revīzijas darba kvalitāti no revīzijas darba uzdevumu plānošanas līdz galīgajam revīzijas pārskata ziņojumam. Vispārējie pārskata ziņojumu standarti, īpaši par revīzijas ieteikumu iedalījumu, tika saskaņoti ar iekšējās revīzijas struktūrām (IRS), līdz ar to konstatējumi kļuva vieglāk salīdzināmi. IRS kvalitātes pārskats, kas līdz ar pašnovērtējuma pārskatu ir izdots 2005. gadā, tiks izdots galīgajā redakcijā, kad 2006. gadā stāsies spēkā IRD novērtējums. Šī pasākuma mērķis saskaņā ar profesionālajiem standartiem ir ne tikai garantēt kvalitatīvu iekšējās revīzijas pakalpojumu pieejamību ģenerāldirektorātiem, bet arī izveidot objektīvu pamatu iekšējās revīzijas darbam citos līmeņos. Kopumā visa 2005. gada laikā sadarbība starp IRD un IRS ir attīstījusies pozitīvi (piem., apvienotās revīzijas). Atskaišu sistēmas revīzijas plānu saskaņošana un centieni izveidot vienotu apmācību liecina par efektīvām darba attiecībām ar Eiropas Revīzijas palātu (ERP). IRD darba programmas īstenošana IRD darba programma 2005. gadam, kas pamatojas uz tās stratēģisko plānu 2004. – 2006. gadam, tika saskaņota, ņemot vērā 2004. gada revīzijas darbu un plašu apspriešanos ar ieinteresētajām pusēm (Revīzijas virzības komiteja, horizontālie dienesti, ģenerāldirektori, IRS un iekšējās kontroles koordinatori), tai skaitā viedokļu apmaiņu ar ERP. Revīzijas virzības komiteja to apstiprināja 2004. gada beigās. Darba programmas īstenošana, to veicot 90% līmenī, bija apmierinoša: 35 revīzijas ziņojumi (18 revīzijas ziņojumi un 8 ziņojumi par turpmākajiem pasākumiem pēc Komisijas revīzijām un 10 ziņojumi par aģentūru revīzijām) tika pabeigti 2005. gadā, bet pārējie – 2006. gadā. Sīkāka informācija par Komisijas revīzijām ir pieejama pielikumā. Kavēšanās radās sarežģījumu dēļ nobeiguma posmā. Līdz ar to IRD skaidri redz nepieciešamību samazināt revīzijai nepieciešamo laiku. IRD pats vēl vairāk saīsinās revīzijas ziņojumus un centīsies panākt skaidrāku izteiksmi. 2005. gadā pabeigtie IRD darba uzdevumi: Dienests | Darba uzdevums | Izdots | Transversālās, administratīvās un citas atbalsta sistēmas | OIB | Darījumi | 2005. g. februāris | BUDG | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. jūlijs | SG et al. | ES tiesību aktu īstenošanas pārskats | 2005. g. jūlijs | BUDG/SG | ABM/SPP cikla pārskats | 2005. g. oktobris | DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | IKT apvienotais pārskats | 2005. g. novembris | DIGIT | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. novembris | Iekšējās politikas pasākumi | ESTAT | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas Speciālā komisija | 2005. g. marts | ECFIN | Vietējā IT kontrole (vienoti IRD/IRS ) | 2005. g. aprīlis | TREN | Vietējā IT kontrole | 2005. g. maijs | TREN | Finanšu vadība | 2005. g. jūlijs | ESTAT | Finanšu vadība / Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. oktobris | RTD | Finanšu vadība | 2005. g. oktobris | SANCO | Finanšu vadība | 2005. g. novembris | INFSO | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. decembris | MARKT | Finanšu vadība | 2005. g. decembris | PRESS | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. decembris | EAC | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. decembris | Strukturālie pasākumi un vispārējā lauksaimniecības politika | AGRI | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. marts | FISH | Padziļināta izpēte | 2005. g. jūnijs | EMPL | Struktūrfondi (ex-post kontroles pasākumi) | 2005. g. oktobris | FISH | Struktūrfondi (ex-post kontroles pasākumi) | 2005. g. novembris | AGRI | Struktūrfondi (ex-post kontroles pasākumi) | 2005. g. decembris | Ārējās politikas pasākumi | ELARG | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas | 2005. g. janvāris | RELEX | Informācija un ziņojumi | 2005. g. jūlijs | AIDCO | NVO | 2005. g. jūlijs | ECHO | NVO | 2005. g. oktobris | Turpmākie pasākumi pēc revīzijas Iekšējo revidentu izmantotais revīzijas vadības programmnodrošinājums Komisijā tagad ietver turpmāko pasākumu mehānismu, kuru nodrošina revidējamās vienības, līdz ar to gan vadība, gan revidenti, gan Revīzijas virzības komiteja var nepastarpināti uzraudzīt revīzijas ieteikumu īstenošanas virzību. IRD regulāri pārbauda, vai revidējamās vienības savlaicīgi un kādā apjomā īsteno ieteikumus, lai attiecīgi varētu informēt Revīzijas virzības komiteju, un veic sava riska analīzi. IRD 2006. gada martā sniedza pirmo pārskata ziņojumu Revīzijas virzības komitejai par turpmākajiem pasākumiem pēc IRD ieteikumiem. Lai gan ģenerāldirektorāti ļoti labi akceptē ieteikumus, darbības plānu īstenošanā ir ievērojama kavēšanās, kam jāpievērš īpaša vadības uzmanība. Saskaņā ar revidējamo vienību novērtējumu vairāk nekā puse neizpildīto kritisko ieteikumu un aptuveni 17% neizpildīto ļoti nozīmīgo ieteikumu pārsniedz sākotnēji noteikto galīgo termiņu par vairāk nekā 12 mēnešiem. Tas var liecināt par vispārējām nepilnībām darbības plānu īstenošanā[5]. Ģenerāldirektorātu norādītie iemesli ir saistīti ar reorganizācijām, resursu problēmām, problēmām ar ārējo pakalpojumu sniedzējiem, pilnvarojumu trūkumu un sadarbības grūtībām ar citiem ģenerāldirektorātiem. Izstrādājot īsākus un koncentrētākus revīzijas ziņojumus, IRD revidējamajām vienībām atvieglo uzdevumu īstenošanu. Iekšējās revīzijas darba apstiprināšana Revīzijas ieteikumu līmenis, kurus revidējamās vienības apstiprināja 2005. gadā, bija ļoti augsts – vairāk nekā 97% apstiprinātu ieteikumu[6]. ieteikumi | apstiprināti | noraidīti | kopā | % | kritiskie | 12 | 0 | 12 | 4,2 | ļoti svarīgie | 122 | 2 | 124 | 43,5 | svarīgie | 129 | 4 | 133 | 46,7 | vēlamie | 16 | 0 | 16 | 5,6 | kopā | 279 | 6 | 285 | % | 97,9 | 2,1 | 100 | Pēc revīzijas pabeigšanas IRD parasti lūdz revidējamās vienības atzinumu, tai skaitā par revīzijas apjomu un revīzijas gaitu. Šo aptauju vidējais rezultāts sasniedz 1,82 skalā no 1 (visaugstākais) līdz 4 ( viszemākais). Paplašinātā apspriedē 2005. gadā ieinteresētās personas (ģenerāldirektori, resursu sadales direktori, IRS un Revīzijas virzības komitejas sagatavošanas grupas) pozitīvi izteicās par skaidru revīzijas stratēģiju (79%), par to, ka revīzijas ir veiktas godīgi, objektīvi un taisnīgi (93%) un, izmantojot atbilstošu revīzijas metodiku (75%), kā arī aicināja IRD attīstīt lielāku sinerģiju ar IRS, lai veicinātu izpratni par revīzijas pasākumiem un komunikāciju revīzijas laikā un izdotu mazāk, bet koncentrētākus ieteikumus. IRD nepauda skaidru korporatīvās vadības un iekšējās kontroles redzējumu. KONSTATēJUMI Turpmāk uzskaitītie konstatējumi pamatojas uz revīzijām, ko IRD veica 2005. gadā, uz citiem veiktajiem iekšējās revīzijas pasākumiem (ieskaitot IRD ziņojumus par IRS darbu) un revidenta profesionālo vērtējumu. Šie konstatējumi ir selektīvi, jo tie atspoguļo izvēlētās gada prioritātes atbilstoši uz risku balstītajam revīzijas plānam 2004. – 2006. gadam un izvairīšanos no pārklāšanās ar ERP darbu „vienotā revīzijas” perspektīvā. IRD Komisijas revīzijas galvenās jomas 2005. gadā bija: - finanšu vadība iekšējās politikas pasākumos, - struktūrfondu pārvaldība, - vietējā IT vadība, balstoties uz iepriekšējo IT revīzijas darbu, - informācijas drošība, - nevalstiskajām organizācijām (NVO) piešķirto līdzekļu kontrole, - SPP cikla, kas turpinās 2006. gadā, galvenās sastāvdaļas, - Komisijas pārraudzība pār atbilstību ES tiesību aktiem, paplašināto revīzijas darba pamatu 2006. gadā. Konstatējumu pārskats ir izstrādāts saskaņā ar risku tipoloģiju, kuru Komisija pieņēma 2005. gada oktobrī[7]. Tā kā starp riska jomām pastāv ciešas saiknes, revīzijas konstatējumi bieži vien attiecas uz vairāk nekā vienu riska veidu. Ārējā vide Komisijai ir liels deleģēšanas risks dalītās vadības politikas jomās: līgums paredz tai pilnu atbildību par budžeta izpildi[8], bet dalībvalstu iestādes vairāk nekā trīs ceturtdaļas budžeta faktiski piešķir galīgajiem saņēmējiem. Lai uzņemtos šo atbildību, t.i., varētu nodrošināt pamatotu ticamību, Komisijai ir jāpārliecinās par dalītās vadības līdzekļu izlietojumu un par notikušo darījumu likumību un pareizību dalībvalstīs. Pietiekamas ticamības iegūšana Gatavojoties struktūrfondu[9] 2007.-2013. gada plānošanas periodam, pēc IRD domām, ir būtiski, lai iesaistītie dienesti pastiprinātu centienus un izmantotu labo praksi, lai iegūtu pietiekamus pierādījumus gada ticamības deklarācijas pamatošanai: - Atbalstot vispārējo revīzijas stratēģiju, par kuru 2005. gadā struktūrfondu ĢD vienojās kā par labu sākumpunktu, IRD ieteica izstrādāt stratēģiju lielākas ticamības iegūšanai no revīzijas un novērtēšanas darba par finanšu pareizu vadību un to, ka revīzijas darba rezultātā būtu jāsniedz skaidri un precīzi atzinumi, kas pamatotu ĢD atskaišu ticamību. Dienestiem vajadzētu stiprināt revīzijas procesa kvalitāti un saskaņot un labāk definēt iekšējo atskaišu un ticamības deklarāciju prasības (revīzijas apjoms, kļūdu procentuālā daļa, sistēmiskie konstatējumi). - Ieviešot vairāk „vienotās revīzijas” elementu, t.i., uzticēšanos citu kontrolieru darbam un dalībvalstu iestāžu vadības ziņojumu sistemātisku izmantošanu atkarībā no attiecīgā pārskata var efektīvāk izmantot kontroles resursus, samazināt dubultās kontroles risku un iegūt precīzāku pārskatu pār kontroles pasākumu kopumu. Ir jāpieliek lielas pūles, lai revīzijas stratēģijas, plānošanu un riska novērtējumu saskaņotu ar dalībvalstu iestādēm un izstrādātu metodiku to revīzijas darba pārskatam. Dalībvalstu pārliecināšana noslēgt „uzticēšanās līgumus” sniegtu papildu drošību IRD[10]. IRD iesaka Komisijai aktīvi sazināties ar dalībvalstīm un īpaši veicināt labo praksi, kas ir novērtēta visos kontroles pasākumu kopas līmeņos. - Ņemot vērā iepriekšējās bažas par novēlotu revīzijas informācijas pieejamību par laika posmu no 2000. līdz 2006. gadam, IRD iesaka aktīvāku un preventīvāku pieeju nākamajā periodā. Veidojot kontroles sistēmas jaunajām programmām, ir jānovērš lielākie pašreizējā periodā konstatētie trūkumi. Atbilstoša ticamības norādīšana Iekšējais revidents uzskata, ka ĢD būtu atbilstoši jānorāda gada darbības pārskatos (GDP) nodrošinātā ticamības pakāpe un apjoms (ierobežojumi). Gada darbības pārskatos ir skaidri jānorāda revīzijā ietvertie kumulatīvie apjomi un riska apjomi kopā ar kritērijiem, kas izmantoti, lai noteiktu iegūto ticamības līmeni. Plānošana, procesi un sistēmas IRD 2005. gada darba programmā galvenā uzmanība tika pievērsta finanšu vadības revīzijai un drošības un IT sistēmām. Citas nozīmīgas jomas bija plānošana un programmēšana un ES tiesību aktu īstenošanas uzraudzība. Iekšējais revidents uzskata, ka, lai gan ir panākti būtiski uzlabojumi, šajās jomās Komisija vēl aizvien ir pakļauta riskiem, kas ierobežo darbību efektivitāti un darījumu ticamības pārbaudes iespējas. Ir jāuzlabo uzraudzības un kontroles pasākumu kvalitāte un apjoms. Kontroles uzraudzība un efektivitāte Ticamības veidošana dalītās vadības jomā ir sarežģīta, un finanšu vadības revīzijas rāda, ka uzraudzība aizvien vēl ir problēmu zona arī dažos ģenerāldirektorātos un to starpā. IRD un IRS revīzija konstatēja trūkumus Iekšējās kontroles standartu (IKS) un Finanšu regulas ievērošanā. Tas attiecas uz kontroles sistēmu uzbūvi un izveidošanu: nepietiekoši ex-ante novērtējumi, riska analīzes un funkciju, to skaitā revidentu un vadības, nodalīšana. Tas attiecas arī uz darījumu kontroles, projektu un kontroles datu un procedūru dokumentēšanas precizitāti un pilnīgumu. Iekšējais revidents uzskata, ka šādos apstākļos ticamības nodrošināšana par darījumu likumību un pareizību ir pakļauta ievērojamiem riskiem. IRD un IRS sniedza dienestiem sīki izstrādātus ieteikumus tādās jomās kā maksājumu plūsmas, iepirkumi, piešķīrumu un nolīgumu vadība un piedziņas operācijas, kā arī par drošības un IT jautājumiem. Revīzijas turpmākajos pasākumos tika konstatētas pozitīvas tendences iepriekš revidētajās jomās, tomēr arī norādīts uz ievērojamu kavēšanos attiecībā uz saistītajiem darbības, finanšu un reputācijas riskiem. Attiecībā uz Eurostat turpmākajos pasākumos revīzija secināja, ka pēc ievērojama darba paveikšanas riska līmenis tagad ir salīdzināms ar riska līmeni citos dienestos. Viens no būtiskiem šajā nozīmē izvirzītajiem jautājumiem, ko pašlaik izskata Budžeta ģenerāldirektorāts, attiecas uz banku kontiem, kurus Komisijas vārdā nav atvēris grāmatvedis. Specifiska IRD revidētā joma 2005. gadā bija to līdzekļu kontrole, kas piešķirti NVO attīstībai un humānajai palīdzībai. Attiecīgās vadības sistēmas ir komplicētas atšķiras atkarībā no programmām un vadības dienestiem. Sakarā ar pārkāpumiem, kuros iesaistītas NVO, tām pievērsa pastiprinātu uzmanību un veica virkni izmeklējumu, tostarp par iepirkumu praksi. IRD konstatēja vairākus labas prakses paraugus, piemēram, centienus regulārāk un mērķtiecīgāk sazināties ar NVO un vienkāršot piemērošanas procedūras, īpaši saistībā ar attiecībā uz konkursu paziņošanu. Ieteikumi ir saistīti ar nepieciešamību izstrādāt Komisijas mēroga informāciju par NVO, ietverot kopēju NVO tipoloģiju, labākās prakses un riska analīzes apmaiņu, sadarbības stiprināšanu starp dalībvalstīm un citiem atbalsta sniedzējiem. Ieteikumi paredz arī uzraudzības pastiprināšanu un NVO pastāvīgu vērtēšanu, lielāku uzmanību NVO atbilstībai iepirkuma noteikumiem un partneru spēju veidošanu, lai uzlabotu projektu kvalitāti. Plašā revidējamo vienību akcepta rezultātā EuropeAid birojam radās nodoms daļēji pārskatīt pieeju attiecību ar NVO pārvaldīšanai. Plānošana – koordinācija un saskaņotība Kopš 2000. gada reformu procesā ir akcentēta Komisijas ģenerāldirektorātu atbildība un vadības neatkarība. Tomēr Komisija ir vienota institūcija ar vienotu politisko vadību, un koordinācija un saskaņotība ir galvenie Komisijas veiksmes faktori tās centienos īstenot savus politiskos mērķus. Stratēģiskās plānošanas un programmēšanas (SPP) cikla horizontālo aspektu pārskatīšanas konstatējumos ir izteikta nepieciešamība plašāk pārnest politiskās prioritātes un juridiskās saistības uz saskaņotas plānošanas un resursu piešķiršanas procesiem. Darbības procesu (piem., tiesību īstenošanas, IT uzraudzības) revīzijās apstiprinās tas, ka ir nepietiekama koordinācija un stratēģiskā plānošana. Ģenerālsekretārs kopā ar citiem iesaistītajiem horizontālajiem dienestiem un sistēmām ir jau sācis SPP cikla efektivitātes pārskatīšanu. Turpmāk IRD veiks virkni revīziju par darbības ĢD visa 2006. gada laikā. Tam ir arī noteikts viedoklis par kādu jautājumu, kas ir atkārtoti apskatīts iepriekšējos gada revīzijas ziņojumos – nepieciešamību labāk līdzsvarot centrālos un vietējos pienākumus un stingrāk noteikt horizontālās funkcijas Komisijā, lai nodrošinātu saskaņotību un atbilstošu pārraudzību (iekšējā kontrole, risku pārvaldība, grāmatvedība, cilvēkresursi, IT). IT kontrole un pārvaldība Komisijai, ņemot vērā tās nozīmi politikas un darbības atbalsta nodrošināšanā, ir būtiski svarīga efektīva IT vide. Iesaistītie cilvēku, finanšu un fiziskie resursi ir ievērojami, tāpat arī iespējamā atkarība no ārējiem faktoriem. IRD iesaka turpmāk noskaidrot horizontālo un operatīvo dienestu lomu un pienākumus IT jomā, piemēram, IT informācijas sistēmu drošības, uzņēmējdarbības nepārtrauktības, plānošanas, attīstības un vadības jomā. Tas skaidri redz, ka ir nepieciešama centrāla ziņošana par IT kontroles stāvokli un riskiem un lielāka horizontālo dienestu loma stratēģiskajā orientācijā un metodiskajā atbalstā. Saskaņā ar IRD teikto IT aspektiem ir jābūt pilnīgi atspoguļotiem IKS un riska pārvaldībā (piem., negadījumu seku novēršanas plāni) ĢD un Komisijas līmenī. Attiecībā uz IT infrastruktūru, atzīstot būtiskus uzlabojumus IT pārvaldībā pēdējā laikā, IRD iesaka izmantot apjomradītu ietaupījumu potenciālu. Tas var būt saistīts ar turpmāku IT centrālās un vietējās nozīmes definīcijas pārskatīšanu. Lai nodrošinātu administratīvo un darbības apropriējumu optimālu izmantošanu, IRD iesaka, ka līdzekļu piešķīrumam vajadzētu notikt pēc IT struktūras attīstības. Šeit varētu paredzēt maksu par centrālajiem IT pakalpojumiem. Pašlaik tiek veidota darba grupa (BUDG/DIGIT) centrālo IT finansēšanai. Cilvēki un organizācija IRD saskata nepieciešamību pēc mērķtiecīgākas apmācības. Lai novērstu un/vai ierobežotu iespējamos sistēmu vai darbības riskus, Komisijai ir būtiski svarīga drošības noteikumu un prakses precizēšana un lielākas uzmanības pievēršana uzņēmējdarbības nepārtrauktības pasākumiem. Apmācība un izpratne Īpašu nozīmi Komisijas IKS piešķir kontroles videi. Labi izveidota un uzraudzīta, tā atspoguļojas pilnvaru piešķiršanā un aktivitātes iespēju palielināšanā, dodot iespēju darbiniekiem veidot elastīgus lēmumus un darba praksi, kas atbilst politiskajai un vadības videi, vienlaikus nodrošinot nepieciešamo kontroli. Revīzijas ieteica, ka ir vajadzīga labāka saziņa un vieglāka pieeja nepieciešamai informācijai ĢD ietvaros, izmantojot datubāzes, pastāvīgus informācijas apmaiņas kanālus un biežu informācijas atjaunināšanu. Apmācība ir būtiska, lai efektīvi reaģētu uz biežajām izmaiņām, un jauni un bieži vien sarežģīti noteikumi prasa pielikt vēl lielākus pūliņus apmācībai. Revīzijas gandrīz visās jomās ieteica pastiprināt un koncentrēt apmācību, galvenokārt finanšu procedūrās, iepirkumos un revīzijā. Drošība un uzņēmējdarbības nepārtrauktība Virknē IRD un IRS revīziju konstatēja nepietiekamu Komisijas noteikumu ievērošanu attiecībā uz biroju, dokumentācijas un IT uzstādījumu drošību vai neatbilstošu attieksmi pret pieeju konfidenciālai informācijai un pret piekļuves uzraudzību dokumentiem. Drošības aspektu koordinēšana var būt sarežģīta komplicēto procedūru dēļ, kurās ir iesaistīts liels dalībnieku skaits un, iespējams, vairāki dienesti. IRD iesaka uzlabot drošības vērtējumus un izveidot labāku saikni ar riska novērtējumiem, lai varētu izstrādāt saskaņotas drošības stratēģijas. Skaidra struktūrvienību pienākumu noteikšana drošības jomā un iekšējo ekspertu konsultāciju un zināšanu līmeņa paaugstināšana vienkāršos un nostiprinās drošības vidi. Šajā sakarā uzņēmējdarbības nepārtrauktības jautājumiem un krīzes situāciju plānošanai ir liela, bet vēl nenovērtēta nozīme. IRD ir ņēmusi vērā, ka Komisija pastiprina krīzes vadības un koordinācijas spējas ( ex . Argus) un ģenerālsekretāra iniciatīvu uzņēmējdarbības nepārtrauktības plānošanā. Likumība un pareizība Atbilstība iekšējiem un ārējiem noteikumiem ir svarīgs jautājums, lai ierobežotu finanšu, juridiskos un reputācijas riskus. Sakarā ar noteikumu neievērošanas gadījumiem ir vajadzīga strauja vadības reakcija, tostarp apmācība un plānošana. Pēc iespējas lielāka normatīvās vides vienkāršošana samazina administratīvo slogu un veicina atbilstību. Noteikumu ievērošana IRD un IRS revīzijās tika konstatēti trūkumi vairākās (darbības, iepirkuma, drošības) jomās saistībā ar finanšu, darbības vai līgumu noteikumiem. To iemesli var būt nepietiekama iekšējā komunikācija un dokumentēšanas procedūras, apmācības trūkums vai resursu trūkums noteiktās jomās vai noteiktos programmas cikla periodos. Personālam var nākties saskarties ar pārāk daudziem vai pārāk sarežģītiem noteikumiem. Saskaņā ar IRD apgalvojumiem potenciālā ietekme var būt ievērojama: finansiāla ietekme, ko rada iespējams līdzekļu zaudējums vai nepareiza vadība; politiska ietekme, ja izvirzītie mērķi netiek vai tiek nepilnīgi sasniegti; juridiska ietekme, ja tiek sākti tiesu procesi; ietekme uz reputāciju, ja tiek diskreditēts Komisijas tēls sabiedrības, īpaši Komisijas partneru, acīs. Papildus pastiprinātai un uzlabotai apmācībai IRD iesaka pārskatīt personāla sadali un plānošanu (ar to domājot riska analīzes paplašinātu izmantošanu) un vienkāršot un racionalizēt noteikumus un tiesību aktus. Skaidrība un konsekvence – vienkāršošana Paralēls jautājums ir konsekvence noteikumu piemērošanā – gan ĢD ietvaros, gan starp ģenerāldirektorātiem. Lai gan pastāv likumīga prasība pēc elastīguma no administratīvā un saņēmēju viedokļa, tam nevajadzētu apdraudēt nepieciešamo darbības stabilitāti un vienlīdzīgas attieksmes garantiju. Nepietiekama procedūru dokumentēšana, kas ir novērota vairākās IRD un IRS revīzijās, ir cieši saistīta ar šiem jautājumiem. Dokumentēšanas labākām procedūrām un vieglākai pieejamībai dokumentācijai nevajadzētu kļūt par birokrātisku slogu, bet gan par lietderīgu instrumentu, analizējot (un, ja nepieciešams, pārstrādājot vai pārstrukturējot) procedūras, lai pārvaldītu riskus un veicinātu mobilitāti. Lai gan revīzijās apzināts, ka Komisijā ir labāk jāievēro un saskaņotāk jāpiemēro spēkā esošie noteikumi, vienkāršošana ir svarīgs un paralēli veicams uzdevums. IRD 2006. gada revīzijā īpašu uzmanību pievērsīs vienkāršošanai kā īpašam revīzijas mērķim visos attiecīgajos darba uzdevumos. SECINāJUMI Pamatojoties uz 2005. gadā veikto revīzijas darbu, iekšējais revidents vērš uzmanību uz četriem vispārīgiem secinājumiem. Komisijas atbildes uz iekšējā revidenta konstatējumiem un secinājumiem ir ietvertas apvienotajā ziņojumā par ģenerāldirektora gada darbības pārskatu. 1. secinājums IRD secinājums. Revīzijas darbs 2005. gadā parāda, ka Komisijas dienesti ir panākuši ievērojamu progresu iekšējās kontroles jomā. Tomēr šajās revīzijās tika konstatēti arī lieli trūkumi, kas saglabājas kontroles sistēmu izstrādē un izveidošanā un standartu un kontroles efektīvā īstenošanā. Piemēri ietver atbilstošu finanšu sistēmu izveidošanu, funkciju nodalīšanu, risku analīzi, kontroles un dokumentācijas prasību ievērošanas uzraudzību nolīgumu un dotāciju pārvaldē, informācijas drošību un uzņēmējdarbības nepārtrauktību un IT vadību un plānošanu. Dienestiem ir jāturpina centieni pāriet no formāls procedūru ievērošanas uz jaunu instrumentu un kontroles pasākumu efektīvu izmantošanu, kā rezultātā samazināsies (administratīvās) izmaksas un paaugstināsies vadības efektivitāte. Komisijas atbilde. Komisija izstrādās kontroles mērķu rādītājus, īpaši nosakot veidu, kādā iekšējās kontroles sistēmas novērš risku, kas saistīts ar darbību likumību un pareizību. Vajadzības gadījumā tiks turpmāk pastiprināta ziņošana par iekšējās kontroles efektivitāti gada darbības pārskatos. Komisija aicina arī Eiropas Parlamentu un Padomi atbalstīt centienus pielāgot tiesisko regulējumu, lai nodrošinātu proporcionalitātes principu un rentablas kontroles efektīvu piemērošanu. 2. secinājums IRD secinājums. Ģenerāldirektoriem ir jānodrošina, lai kontroles process reāli apstiprinātu gada darbības pārskatos (GDP) sniegto ticamības apliecinājumu. Šis procesam un sniegtās ticamības apjomam un līmenim ir jābūt atbilstoši norādītam GDP. Tajā varētu ietvert: - kontroles/revīzijas metodikas uzlabošanu un harmonizēšanu ĢD grupās, - dažādu ticamības līmeņu integrāciju (piem., dalībvalstu, Komisijas) saskaņotā sistēmā un vienotus ziņojumus, skaidri norādot ticamības līmeņa rādītājus. Komisijas atbilde. Komisija nodrošinās, ka deleģētie kredītrīkotāji turpina centienus gada pārskatiem pievienotajās ticamības deklarācijās sniegt pamatotas garantijas, ko apstiprina atbilstošas iekšējās kontroles sistēmas. Attiecībā uz dalīto vadību Komisija turpinās darbu ticamības pastiprināšanas virzienā no valstu iestādēm, kas pārvalda ES līdzekļus. Komisija apņemas izveidot integrētu iekšējās kontroles struktūru. 3. secinājums IRD secinājums. Ģenerālsekretāra vadībā ģenerāldirektoriem ir jāizpēta „kopīgo pakalpojumu” izmantošanas potenciāls ar mērķi paaugstināt vadības efektivitāti un iedarbīgumu un ekonomiskāk izmantot resursus. Šeit varētu ietvert: - konkrētu uzdevumu sadales un horizontālā un darbības līmeņa resursu izmantošanas pārskatīšanu, - pārbaudes, un, ja tās ir veiksmīgas, tādu instrumentu kā pakalpojumu līmeņa līgumu un / vai finansēšanas noteikumu starp darbības un horizontālajiem dienestiem ieviešana Komisijas mērogā. Iespējamie piemēri varētu būt IT, komunikācijas un finanšu / cilvēkresursu vadība attiecībā uz mazajiem dienestiem. Komisijas atbilde. Komisija atzīst starpdienestu pasākumu potenciālo pievienoto vērtību mazajiem departamentiem, ja šādi pasākumi pamatojas uz izmaksu un ieguvumu analīzi un ir veikti saskaņā ar piemērojamiem noteikumiem, vienlaikus saglabājot katra deleģētā kredītrīkotaja atbildību. 4. secinājums IRD secinājums. Komisijas dienestiem ir jāizveido iedarbīga „turpmāko pasākumu kultūra”. Turpmākajiem pasākumiem pēc kontroles un revīzijas ziņojumiem vajadzētu būt pilnīgi integrētiem parastajā vadības plānošanā un praksē, kā arī augstākajā vadības līmenī regulāri vajadzētu uzraudzīt to savlaicīgu īstenošanu. Regulāra un nedalīta uzmanība pret vadības un kontroles trūkumiem veido tādu organizāciju, kura mācās un kura laika gaitā var ievērojami samazināt apgrūtinošus un potenciāli graujošus kontroles pasākumus. Komisijas atbilde. Komisija nodrošinās, ka ģenerāldirektorāti sastāda precīzus darbības plānus, ņemot vērā izvirzītās prioritātes un resursu ierobežojumu, un uz šī pamata savlaicīgi ņems vērā revīzijas ieteikumus. [1] Iekšējo revidentu institūta darba izpildes standarts 2060 (www.theIIA.org) [2] FR 185. panta 3. punkts [3] Plašs IRD revīzijas darbs pie ABAC ir plānots 2006. gadā. [4] SEC(2005)1327 [5] Iekšējās kontroles standarts 21, turpmākie pasākumi pēc revīzijas ieteikumiem. [6] Tikai Komisijas revīzijas, kas uzskaitītas iepriekš. [7] SEC(2005)1327 [8] EK Līguma 274. pants [9] No 01.01.2007. Eiropas Lauksaimniecības virzības un garantiju fondu (ELVGF-Virzība) aizstās ar Eiropas Fondu lauku attīstībai (EFLA). Noteikumi par šī fonda finanšu vadību un kontroli, cik iespējams, tiks saskaņoti ar noteikumiem, kas regulē ELVGF-Garantiju (Padomes Regula 1290/05 un Padomes Regula 1698/05). [10] Saskaņā ar rīcības plānu, COM(2006)9.