EIROPAS KOMISIJA Briselē, 11.10.2017 COM(2017) 590 final KOMISIJAS ZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM UN PADOMEI par elektronisko rēķinu Eiropas standarta novērtēšanu atbilstoši Direktīvai 2014/55/ES



1.Vispārīga informācija Direktīvas 2014/55/ES par elektroniskajiem rēķiniem publiskā iepirkuma procedūrās (“Direktīva”) mērķis ir veicināt elektronisko rēķinu ieviešanu publiskā iepirkuma procedūrās, nodrošinot sadarbspēju un uzlabojot juridisko noteiktību. To 2014. gada 16. aprīlī pieņēma Eiropas Parlaments un Padome pēc pamatīga sagatavošanās procesa, kuru vadīja Komisija un kurā piedalījās daudzas ieinteresētās personas. Direktīvā noteikts, ka līgumslēdzējām iestādēm ir jāpieņem un jāapstrādā elektroniskie rēķini, kas atbilst elektronisko rēķinu Eiropas standartam (EN). Direktīvā arī noteikts, ka attiecīgās standartizācijas organizācijas sāk darbu pie šā standarta definēšanas. Šis pienākums attiecas tikai uz rēķiniem, kas ir saistīti ar publiskiem līgumiem, uz kuriem attiecas ES direktīvas publiskā iepirkuma jomā. Tā kā Direktīvas pieņemšanas laikā EN nebija pieejams, Direktīvā (3. pantā) Komisijai ir uzticēta atbildība par to, lai standarts pirms tā piemērošanas sākšanas tiktu izvērtēts no praktiskuma, lietošanas ērtuma un tiešā lietotāja iespējamo īstenošanas izmaksu viedokļa. Eiropas Standartizācijas komiteja (CEN) ir nesen pieņēmusi EN, un šajā ziņojumā ir atspoguļoti veiktās izvērtēšanas rezultāti. 2.Elektronisko rēķinu (e-rēķinu) Eiropas standarta izstrāde Papildus Direktīvai Komisija 2014. gada 10. decembrī pilnvaroja Eiropas Standartizācijas komiteju (CEN) izstrādāt EN attiecībā uz elektroniskajiem rēķiniem un ar to saistītos nodevumus. Pilnvarojumā Komisija sevišķi pieprasīja, lai CEN veiktu šādus uzdevumus: -izstrādātu Eiropas standartu (EN) elektroniska rēķina pamatelementu semantiskajam datu modelim; -noteiktu ierobežotu skaitu sintakšu, kas pilnībā atbilst minētajam Eiropas standartam; -izstrādātu sintakšu savienojumus, t. i., informāciju, kas norāda, kā minēto semantisko datu modeli varētu realizēt uzskaitītajās sintaksēs, kā arī to automātiskās validācijas artefaktus; -izstrādātu pamatnostādnes par elektronisko rēķinu sadarbspēju nosūtīšanas līmenī, ņemot vērā nepieciešamību garantēt elektroniskā rēķina satura izcelsmes autentiskumu un integritāti; -izstrādātu pamatnostādnes par nozares vai valsts līmeņa paplašinājumu neobligātu izmantošanu kopā ar Eiropas standartu, tostarp reālajā vidē piemērojamu metodiku; -testētu, vai tiešais lietotājs var praktiski piemērot Eiropas standartu. Lai veiktu šos uzdevumus, CEN izveidoja speciālu tehnisko komiteju (TC434) un sešas darba grupas (pa vienai attiecībā uz katru no iepriekš minētajiem jautājumiem). Tehniskajā komitejā ietilpst e-rēķinu tehniskie eksperti no vairāku dalībvalstu standartizācijas organizācijām (VSO). Tika iesaistīti arī privātā sektora eksperti, kā arī valsts pārvaldes pārstāvji. Šī daudzu ieinteresēto personu plašā iesaiste sniedz drošu garantiju, ka EN atbilst jaunākajām tirgus attīstības tendencēm un lietotāju vajadzībām. Šā procesa rezultātā CEN 2017. gada 28. jūnijā oficiāli izdeva minēto standartu un sintakšu sarakstu ar atsauces numuru EN 16931. Svarīgākais tehniskās komitejas nodevums ir pats standarts, kas atspoguļo minētā rēķina pamatelementus. Par to 2016. gada martā tika veikta sabiedriskās domas aptauja, kurā iesaistījās visas valstu standartizācijas organizācijas un kurā tika saņemti 600 apsvērumi. Tehniskā komiteja pēc tam izskatīja šos komentārus un pabeidza EN projektu, kas tika nodots balsošanai. Valstu standartizācijas organizācijas vienprātīgi apstiprināja EN. Arī par pārējiem nodevumiem tika rīkotas balsošanas, no kurām pēdējā — par sintakšu savienojumu tehniskajām specifikācijām — noslēdzās 2017. gada 29. jūnijā. Cits svarīgs darba virziens ir saistīts ar sintakšu jautājumu, atspoguļojot programmatūras valodas, kuras var izmantot, lai praksē īstenotu EN. Gan Direktīvā, gan Komisijas pilnvarojumā bija minēts, ka CEN ir jānosaka “ierobežots skaits sintakšu”, jo ir vairākas sintakses, kuras izmanto kā EN formātu. Tehniskā komiteja panāca vienošanos ar lielāko daļu locekļu par ļoti ierobežotu sintakšu skaitu, proti, divām: UN/CEFACT CII (Cross-Industry Invoice — starpnozaru rēķins) un UBL 2.1. 3.Standarta izvērtēšana Direktīvas 2014/55/ES 3. pantā ir noteikts, ka pirms elektronisko rēķinu Eiropas standarta ieviešanas dalībvalstīs būtu pienācīgi jātestē šā standarta praktiskā piemērošana. Šī izvērtēšana būtu jāveic saistībā ar standarta izstrādi, iesaistot tiešos lietotājus. Tajā būtu īpaši jāpievēršas praktiskuma un lietošanas ērtības aspektiem, kā arī būtu jāpārliecinās, ka standartu var īstenot rentablā un samērīgā veidā.

Šajā ziņojumā ir sniegti minētā izvērtējuma rezultāti, balstoties uz diviem galvenajiem avotiem: ·CEN tehnisko ziņojumu “Test of the European standard with respect to its practical application for an end user” [“Eiropas standarta testēšana attiecībā uz tā praktisko lietojumu no tiešā lietotāja viedokļa”], ko izstrādāja TC434 6. darba grupa (WG6) un kas galvenokārt bija veltīts standarta tehnisko aspektu testēšanai; ·papildpētījumu, kuru laikposmā no 2017. gada marta nogales līdz 2017. gada jūlijam Komisijas uzdevumā veica neatkarīgs līgumslēdzējs PWC. Šajā pētījumā uzmanība vairāk tika pievērsta praktiskajai ietekmei uz tiešajiem lietotājiem, un tas ir pieejams Komisijas tīmekļa vietnē: ĢD GROW / Publiskais iepirkums / Pētījumi [Public procurement/ Studies]. 3.1CEN veiktās testēšanas rezultāti Minētajā tehniskajā ziņojumā ir aprakstīta EN testēšana semantiskajā un sintakses līmenī. Tajā arī ir ietverta validācijas artefaktu metodika un testēšana. Šie validācijas artefakti atvērtā pirmkoda formā atspoguļo EN obligātos elementus un noteikumus un nodrošina, ka rēķina atbilstību EN var pārbaudīt automātiski. Ziņojumam ir trīs galvenās nodaļas. Pirmā no tām attiecas uz semantisko testēšanu, un tajā ir sniegts metodikas, testēšanas un rezultātu pārskats. Līdzīgi otrajā nodaļā ir aplūkota sintakses metodika, testēšana un rezultāti. Pēdējai nodaļai ir divas apakšnodaļas, kurās aprakstīti testi, kas veikti, lai pārliecinātos, ka EN ir piemērots respektīvi maksājumiem un automātiskajai apstrādei. Testēšanas procesā netika konstatētas būtiskas problēmas. Iespējams, tas notika tādēļ, ka par EN atbildīgā CEN darba grupa jau bija veikusi savus kvalitātes nodrošināšanas testus. Testēšana notika arī EN izstrādes laikā, lai problēmas varētu konstatēt paralēli un to skaits nekļūtu būtisks. Semantiskajā līmenī šis process uzlaboja EN, jo iegūtās atjauninātās definīcijas un piezīmes par lietošanu palīdzēs īstenotājiem un tiešajiem lietotājiem to vieglāk saprast. Sintakses testos uzmanība, pirmkārt, tika pievērsta tam, lai nodrošinātu validācijas artefaktu piemērotību atbilstības pārbaudei, un tie balstījās arī uz pieredzi, kas tika gūta CEN WS/BII projektā (CEN darbseminārs par darījumdarbības sadarbspējas saskarnēm Eiropas publiskajos iepirkumos). Validācijas artefaktu pieejamība ir svarīga, lai veicinātu to, ka īstenotāji praktiski izmanto EN. 3.2Papildpētījums par praktisko ietekmi uz tiešo lietotāju Lai papildinātu CEN veiktās testēšanas tehniskos rezultātus, Komisija nolēma rīkot papildu pētījumu, kuru uzticēja veikt PWC. PWC pētījuma mērķis bija izvērtēt EN no Direktīvā 2014/55/ES minēto triju galveno kritēriju viedokļa: A.praktiskums — ar šo kritēriju domāti tādi elementi kā efektivitāte, lietderīgums un piemērotība konkrētam mērķim vai situācijai; B.lietošanas ērtums — šis kritērijs ietver izvērtējumu attiecībā uz to, cik viegli standarts ir izmantojams un īstenojams, jo īpaši ņemot vērā esošās sistēmas, piemēram, uzņēmuma resursu plānošanu (Enterprise Resource Planning, ERP); C.īstenošanas izmaksas — ar šo kritēriju ir jāsaprot īstenošanas izmaksas, kas jāsedz tiešajiem lietotājiem (līgumslēdzējām iestādēm un to piegādātājiem) par minētā standarta atbalstīšanu, aptverot visus identificētos scenārijus. Saskaņā ar pētījumā izmantoto metodiku vispirms tika noteikti vairāki atšķirīgi īstenošanas scenāriji. Pēdējais scenāriju kopums aptvēra sešas valstis — Franciju, Itāliju, Īriju, Nīderlandi, Norvēģiju un Poliju. Šīs valstis tika izvēlētas padziļinātai analīzei, lai atspoguļotu atšķirīgās situācijas ES, pamatojoties uz šādām jomām: ·1. joma: e-rēķinu (de)centralizācijas pakāpe valsts līmenī;

·2. joma: e-rēķinu īstenošanas pakāpe; ·3. joma: e-rēķinu standartu izmantošana. Šā projekta otrajā posmā galvenā uzmanība bija pievērsta EN izvērtēšanai nepieciešamo datu vākšanai un apkopošanai, kā arī šo datu analīzei. Pētījumā tika izmantoti to CEN ziņojumā atspoguļoto testu rezultāti, kuros EN praktiskais lietojums (piemērotība mērķim) tika izvērtēts no tehniskā viedokļa. Dati tika iegūti arī dokumentu izpētes ceļā. Šis pētījums tika veikts, lai precizētu informāciju par ieviestajiem e-rēķinu modeļiem, to piedāvātajām iespējām un cenu modeļiem. Visbeidzot, tika veiktas mērķtiecīgas intervijas ar dalībvalstu, reģionālo iestāžu un nozaru pārstāvjiem, pakalpojumu sniedzējiem un programmatūras pārdevējiem. Šajās intervijās pārstāvjiem tika uzdots iepriekš noteikts jautājumu kopums. Šīs sanāksmes tika ierakstītas un dokumentētas sanāksmju protokolos, ko apstiprināja attiecīgie pārstāvji. 4.Novērtējuma rezultāts Visi trīs direktīvā minētie kritēriji turpmāk ir aplūkoti atsevišķi. A.Praktiskums Intervētās dalībvalstu iestādes un ieinteresētās personas apstiprināja e-rēķinu Eiropas standarta praktiskumu tādā ziņā, ka tas ir piemērots savam mērķim. Netika identificētas būtiskas tehniskas problēmas. Turklāt šo EN vienprātīgi apstiprināja visas valstu standartizācijas iestādes. E-rēķinu Eiropas standarta pamatā ir jau pastāvoši starptautiskie standarti, kurus plaši izmanto Eiropā. Tā kā tika pieņemts lēmums ierobežot to formātu skaitu, ar kuriem īsteno pamatrēķina semantisko datu modeli, izmantojot tikai UBL 2.1 un UNCEFACT/CII, būs iespējama vēl lielāka vienkāršošana, jo šīs abas sintakses ir plaši izplatītas un jau tiek izmantotas tirgū. Lielākā daļa šā pētījuma vajadzībām aptaujāto līgumslēdzēju iestāžu prioritāri atbalstīs tikai vienu sintaksi — UBL 2.1. B.Lietošanas ērtums Identificējot kopīgu rēķina informatīvo elementu kopu, kas aptver vairumu darījumdarbības un juridisko prasību, pamatrēķina semantisko datu modelis ir ļoti noderīgs, veidojot ērti lietojamas un rentablas e-rēķinu sistēmas. Centrālās, reģionālās un vietējās iestādes uzskata, ka ERP un programmatūras tirgotāju loma ir ārkārtīgi svarīga. Jo īpaši EN dabiska īstenošana to risinājumos mazinās nepieciešamību pēc formātu konvertēšanas, tādējādi būtiski samazinot sarežģītību un tiešo lietotāju izmaksas. Tiek uzskatīts, ka EN ir elastīgs, jo ir iespējams izmantot neobligātus elementus, brīvā teksta laukus un iekļautos kodu sarakstus. Tomēr šī priekšrocība var novest pie tā, ka pārmērīgi tiek izplatītas pamatrēķina lietošanas specifikācijas (CIUS) un paplašinājumi. CIUS ir specifikācijas, kas paredzētas, lai palīdzētu īstenotājiem risināt uz EN balstītu IT sistēmu definēšanas praktiskos aspektus. CIUS un paplašinājumu izmantošana būtu jāpārrauga un jāierobežo —, iespējams, ar koordinētas Eiropas mēroga iniciatīvas starpniecību, lai aizsargātu pārrobežu sadarbspēju. C.Iespējamās īstenošanas izmaksas E-rēķinu īstenošanas izmaksas galvenokārt ir atkarīgas no diviem svarīgiem faktoriem katrā valstī — no īstenošanas pakāpes un no arhitektūras, kuru publiskais sektors ir izraudzījies e-rēķinu izmantošanai. E-rēķinu īstenošanas pakāpi valsts līmenī nosaka to pieņemšanas proporcija publiskajā un privātajā sektorā, konkurētspējīga e-rēķinu pakalpojumu un risinājumu tirgus esība, kā arī organizatoriskās un IT gatavības līmenis. EN ietekme izmaksu ziņā un no sarežģītības viedokļa būs mazāka dalībvalstīs ar augstu īstenošanas pakāpi. Ietekme būs lielāka dalībvalstīs, kurās e-rēķinu pieņemšanas proporcija ir zema, risinājumu un pakalpojumu sniedzēju skaits ir ierobežots un valsts IT infrastruktūra nav pārāk attīstīta.

EN radītā ietekme būs atkarīga arī no valsts tiesību aktiem, politikas un ar to saistītajām prasībām. Valdības gūs labumu no Direktīvas 2014/55/ES īstenošanas stratēģijas definēšanas (sākot no tā, lai nodrošinātu minimālu atbilstību Direktīvas prasībām, līdz pat pilnīgai rēķinu procesa automatizēšanai) un plāniem attiecībā uz tās izpildes izvēršanu visā valstī. Vairākām valstīm ir pozitīva pieredze šādu stratēģiju īstenošanā. Var noteikt, ka publiskā sektora piegādātājiem ir obligāti jālieto e-rēķini, tostarp konkrēti formāti. Var identificēt divas dažādas publiskā iepirkuma e-rēķinu arhitektūras, kas jau pastāv vairumā dalībvalstu, proti: ·centrmezgls (vai vairāku mezglu kopums), kas saņem no piegādātājiem visus e-rēķinus un nosūta tos attiecīgajam līgumslēdzējam/iestādei (centralizēta sistēma), vai ·izkliedēta sistēma, kurā piegādātāji e-rēķinus nosūta tieši attiecīgajam līgumslēdzējam/iestādei (izkliedēta sistēma). Dalībvalstīm ar augstu e-rēķinu īstenošanas pakāpi ir raksturīga augsta to pieņemšanas proporcija, konkurētspējīga vide e-rēķinu pakalpojumu un risinājumu sniedzējiem, kā arī attīstīta organizatoriskā un IT gatavība. Dalībvalstis, kurās ir attīstīta un decentralizēta e-rēķinu arhitektūra, paļausies uz to, ka e-rēķinu pakalpojumu un risinājumu sniedzēji atjauninās to sistēmas, lai atbalstītu EN, un piedāvās konkurētspējīgus risinājumus dažāda lieluma publiskajām un privātajām struktūrām. Šā scenārija gadījumā var prognozēt, ka EN īstenošanas ietekme atkarībā no situācijas būs maza vai mērena. Sistēmu pilnveides izmaksas segs pakalpojumu sniedzēji un tā rezultātā — tiešie lietotāji (līgumslēdzējas iestādes un to piegādātāji). Tās būs nebūtiskas, ja pakalpojumu sniedzēji atbalsta standartus, kas jau ir salāgoti ar EN, savukārt pretējā gadījumā — salīdzinoši augstākas. Visi ERP pārdevēji un e-rēķinu pakalpojumu sniedzēji, kas tika intervēti pētījuma vajadzībām, norādīja, ka piedāvās EN atbilstīgus risinājumus, pamatojoties uz tirgus pieprasījumu. Tomēr EN īstenošanas izmaksas pieaugs, ja valsts un nozaru līmenī tiks izmantots liels skaits paplašinājumu, būtiski samazinot ieguvumus, ko rada kopīga standarta izmantošana. Dalībvalstīs, kurās ir izveidota attīstīta un centralizēta e-rēķinu arhitektūra, EN ietekme uz tiešajiem lietotājiem kopumā būs maza. Jebkuras izmaiņas, kas nepieciešamas EN atbalstīšanai, un ar tām saistītās izmaksas segs galvenokārt institūcijas, kas pārvalda centrālo e-rēķinu sistēmu. Piemēram, Francijā kopš 2017. gada janvāra darbojas sistēma Chorus Pro, kuras pamatā ir visiem publiskā sektora piegādātājiem (gan no privātā, gan publiskā sektora) kopīgs risinājums. EN ieviešana neietekmēs (mazu) valsts pārvaldi, jo sistēma Chorus Pro pārvaldes iestādēm un piegādātājiem tiek nodrošināta bez maksas. EN ieviešanai nebūs nelabvēlīgas ietekmes uz MVU, jo tie joprojām rēķinus valsts pārvaldes iestādēm drīkstēs iesniegt PDF formātā. Mazo līgumslēdzēju iestāžu lēmums par to, kāda līmeņa ieguldījumus un e-rēķinu pakalpojumu un risinājumu procesa automatizācijas pakāpi tās izmantos, būs atkarīgs no valsts noteiktajām prasībām un ekonomiskā pamatojuma. EN iegādes izmaksas no CEN nav būtiska problēma, bet tiek uzskatīts, ka ir svarīgi, lai ar Eiropas infrastruktūras savienošanas instrumenta (EISI) un CEN starpniecību būtu pieejama bezmaksas informācija par Eiropas standartu un ar to saistītajiem papildu nodevumiem. Dalībvalstīm, kurās e-rēķinu īstenošanas pakāpe ir zema un kuras ievieš decentralizētu arhitektūru, EN izmantošanas un īstenošanas nodrošināšana sagādās grūtības. Tomēr valdība tās var mazināt, sniedzot skaidrus norādījumus un noteikumus, piemēram, par standartu lietošanu. Turklāt saistībā ar EN lietošanas atbalstīšanu liela loma būs informētībai, popularizēšanai, atbalstam augstākajā līmenī, apmācībām, kompetenču centriem un kopīgajiem pakalpojumiem. Šā scenārija gadījumā sagaidāms, ka EN ietekme un saistītās izmaksas būs būtiskas. Ja vien līgumslēdzējas iestādes neizvēlēsies izmantot kopīgus pakalpojumus, kas būtiski samazinātu un sadalītu izmaksas, vai piemērot kopīgas lietošanas un atkalizmantošanas politiku, ir sagaidāma ietekme uz to budžetiem. Dalībvalstīs ar zemu e-rēķinu īstenošanas pakāpi, kuras izvēlējās īstenot centralizētu e-rēķinu sistēmu, EN ietekme būs atkarīga no valstī noteiktajām prasībām un publiskā un privātā sektora gatavības pakāpes. Valstis, kas ir noteikušas, ka obligāti jāizmanto standarti, kas jau ir saskaņoti ar EN, nesaskarsies ar būtiskām tehniskām grūtībām. Ja gatavības līmenis ir augsts, e-rēķinu pieņemšanas proporcija attiecīgi palielināsies. Līgumslēdzējām iestādēm tiks sniegts atbalsts, veicinot e-rēķinu izmantošanu, ar centralizētas sistēmas starpniecību; turpretim piegādātāji izmantos komerciālo operatoru pakalpojumus, un dažos gadījumos attiecībā uz ierobežota skaita rēķiniem tiks piedāvāti bezmaksas pakalpojumi. Tomēr, lai varētu realizēt šādas priekšrocības, centrālajām iestādēm ir jāizdara zināmi ieguldījumi, lai izveidotu šādu centralizētu sistēmu. 5.Ietekme uz konkrētām ieinteresētajām personām Ietekme uz mazām līgumslēdzējām iestādēm Intervijas ar reģionālajām un vietējām iestādēm liecina, ka: ·izmaksu samazināšanas nolūkā vietējām iestādēm standarta lietošana ir ļoti būtiska; ·ir sagaidāms, ka visbiežāk EN tiks īstenots, atjauninot ERP (uzņēmuma resursu plānošanas) sistēmas, kas dabiski atbalsta šo standartu; ·ir sagaidāms, ka EN īstenošana visām valsts pārvaldes iestādēm neizmaksās dārgi, ja vien būs iespējams izvairīties no paplašinājumiem. Tāpēc uzskatāms, ka priekšrocības, ko rada maksājumu procedūru vienkāršošana, atsver ierobežotās izmaksas saistībā ar īstenošanu. Kā jau minēts iepriekš, Direktīva 2014/55/ES attiecas tikai uz tādiem līgumiem, kuru vērtība pārsniedz ES robežvērtību, tādējādi ierobežojot to mazo līgumslēdzēju iestāžu skaitu, uz kurām attiecas šis pienākums. Kopumā katra līgumslēdzēja iestāde varēs izlemt, kādas pakāpes automatizāciju un cik sarežģītus IT risinājumus izmantot savās sistēmās, un kādus ieguldījumus izdarīt. Tas būs atkarīgs no ekonomiskā pamatojuma un valsts noteiktajām prasībām. Ir uzskatāms, ka finansējums, ko nodrošina EISI Telecom, ir noderīgs instruments, lai atbalstītu EN īstenošanu. Ietekme uz MVU No Direktīvas neizriet pienākums, ka privātpersonām būtu jāizmanto e-rēķini, taču valsts tiesību aktos var noteikt, ka to izmantošana ir obligāta. Tomēr, ja tās izvēlas iepirkumos izmantot e-rēķinus, EN izmantošanai būs pozitīva ietekme uz MVU, jo dažādu valstu pārvaldēm tiks liegts pieprasīt atšķirīgas e-rēķinu specifikācijas. Dažās dalībvalstīs ar e-rēķiniem saistītie pakalpojumi MVU tiek piedāvāti bez maksas (ierobežotam e-rēķinu skaitam). Itālijā šādu pakalpojumu, kas ietver arī e-arhīvu, nodrošina Tirdzniecības palāta.