LV EN Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis C 318/1

OLAF Uzraudzības komitejas darbības pārskats

2013. gada februāris – 2014. gada janvāris

(2014/C 318/01)

OLAF Uzraudzības komitejas locekļi Johan DENOLF (priekšsēdētājs) Ģenerālkomisārs, Federālās policijas ekonomikas un finanšu (ECOFIN) noziegumu apkarošanas direktorāta vadītājs un Finanšu ziņu vākšanas vienības (FIU) loceklis, Beļģija Herbert BÖSCH Bijušais Eiropas Parlamenta deputāts, bijušais Eiropas Parlamenta Budžeta kontroles komitejas priekšsēdētājs, Austrija Catherine PIGNON Anžē Apelācijas tiesas galvenā prokurore, Francija Jens MADSEN Smagu ekonomisku un starptautisku noziegumu valsts prokurors, Dānija Tuomas PÖYSTI Somijas valsts kontrolieris, Valsts revīzijas biroja priekšsēdētājs, Somija

SATURS

PAMATUZDEVUMS 3

PRIEKŠSĒDĒTĀJA PRIEKŠVĀRDS 4

PĀRSKATS 5

1. OLAF IZMEKLĒŠANAS DARBĪBU PĀRRAUDZĪBA 5

Norādījumi personālam par izmeklēšanas procedūrām 6

Izmeklēšanas politikas prioritātes 6

Lietu atlase OLAF 7

Izmeklēšanu ilgums 7

Dalībvalstu tiesu iestādēm nosūtītās lietas 8

Lēmumi par iestādes, struktūras, biroja vai aģentūras informēšanas atlikšanu 9

OLAF ģenerāldirektora ieteikumi 9

OLAF sūdzību izskatīšanas procedūras 10

Uzraudzības komitejai iesniegtās sūdzības un pieprasījumi 10

2. OLAF IZMEKLĒŠANAS FUNKCIJAS PĀRVALDĪBAS PĀRRAUDZĪBA 11

Provizoriskais 2014. gada budžeta projekts 11

OLAF reorganizācija un darbinieku apmierinātības apsekojumi 12

3. SADARBĪBA AR OLAF 12

OLAF turpmākie pasākumi saistībā ar Uzraudzības komitejas sniegtajiem ieteikumiem 12

Sadarbības noteikumi ar OLAF 12

4. SADARBĪBA AR IEINTERESĒTAJĀM PERSONĀM 13

Tikšanās ar ES iestādēm 13

Viedokļu apmaiņa ar ES iestādēm 13

Eiropas Parlamenta atklātā sēde par procesuālajām garantijām 13

Pilsoniskā sabiedrība 13

5. UZRAUDZĪBAS KOMITEJAS PĀRVALDĪBA 14

Uzraudzības komitejas loma saskaņā ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 14

Prioritātes un mērķi 14

Rīcības kodekss 14

Darba metodes 14

6. UZRAUDZĪBAS KOMITEJAS SEKRETARIĀTS 15

PIELIKUMI 16

PAMATUZDEVUMS

Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 15. panta 1. punkts Uzraudzības komiteja regulāri pārrauga to, kā Birojs veic izmeklēšanas funkciju, ar mērķi palielināt Biroja neatkarību to kompetenču pienācīgā īstenošanā, kuras Birojam ir noteiktas ar šo regulu. Uzraudzības komiteja jo īpaši pārrauga norises, kas ir saistītas ar procesuālo garantiju piemērošanu un izmeklēšanas ilgumu, ņemot vērā informāciju, ko saskaņā ar 7. panta 8. punktu sniedz ģenerāldirektors.

OLAF Uzraudzības komitejas uzdevums, kā noteikts Regulā (ES, Euratom) Nr. 883/2013 (1), ir palielināt OLAF neatkarību to kompetenču pienācīgā īstenošanā, kas tam noteiktas (2). Šā uzdevuma īstenošanai ES likumdevējs uzticējis Uzraudzības komitejai trīskāršu lomu.

— Uzraudzības komiteja ir OLAF uzraudzības iestāde un OLAF neatkarības sargātāja; tā regulāri pārraugato, kā OLAF veic izmeklēšanas funkciju, un jo īpaši pārrauga norises, kas ir saistītas ar procesuālo garantiju piemērošanu un izmeklēšanu ilgumu.

— Uzraudzības komiteja sniedz konsultācijas OLAF ģenerāldirektoram, kuram tā palīdz pienākumu izpildē: — tā informē viņu par Uzraudzības komitejas veiktās pārraudzības rezultātiem attiecībā uz OLAF izmeklēšanas funkcijas īstenošanu, procesuālo garantiju piemērošanu un izmeklēšanu ilgumu, kā arī vajadzības gadījumā sniedz attiecīgus ieteikumus, — tā sniedz viņam atzinumus, tostarp attiecīgos gadījumos ieteikumus par, inter alia, resursiem, kas nepieciešami OLAF izmeklēšanas funkcijas veikšanai, par prioritātēm izmeklēšanas jomā un par izmeklēšanas ilgumu, — tā iesniedz apsvērumus (tostarp, ja nepieciešams, ieteikumus) par izmeklēšanas procedūru pamatnostādnēm (un to grozījumiem), ko saskaņā ar regulas 17. panta 8. punktu pieņem ģenerāldirektors.

— Uzraudzības komiteja ir sarunu partneris ES iestādēm, kurām tā ziņo par savu darbību un pēc kuru pieprasījuma tā var sniegt atzinumus, un ar kurām tā veic politiska līmeņa viedokļu apmaiņu, tādējādi nodrošinot ES iestādēm unikālu kompetenci, kas balstīta uz komitejas pieredzi pārraudzībā.

PRIEKŠSĒDĒTĀJA PRIEKŠVĀRDS

Kā Eiropas Biroja krāpšanas apkarošanai Uzraudzības komitejas priekšsēdētājam man ir gods iesniegt komitejas gada darbības pārskatu saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 15. panta 9. punktu.

Šis ir pašreizējās Uzraudzības komitejas otrais darbības pārskats, un tajā sniegts apskats par galvenajiem pasākumiem, kas īstenoti pārskata periodā no 2013. gada 1. februāra līdz 2014. gada 31. janvārim.

1. un 2. nodaļā sniegts visaptverošs pārskats par Uzraudzības komitejas pārraudzības darbu. Tajās galvenā uzmanība vērsta uz pārraudzību par to, kā tiek īstenota OLAF izmeklēšanas funkcija, un to, kā OLAF tiek pārvaldīts saistībā ar tā izmeklēšanas funkciju. Pārskata 3. un 4. nodaļa attiecas uz Uzraudzības komitejas attiecībām ar OLAF, kā arī ar ES iestādēm un citām ieinteresētajām personām. Savukārt 5. un 6. nodaļā sniegts pārskats par komitejas darba metodēm, komitejas pieņemtajiem politikas dokumentiem un par apsvērumiem attiecībā uz tās sekretariātu.

Pārskata perioda beigās viens no Uzraudzības komitejas locekļiem – Jens Madsen – atstāja komiteju, lai sāktu darbu jaunā atbildīgā amatā savas valsts pārvaldē. Vēlos izmantot iespēju pateikties viņam par vērtīgo ieguldījumu komitejas darbā, kā arī sveikt komitejas jauno locekli Dimitrios Zimianitis, kurš ieņems šo amatu no 2014. gada 1. februāra.

Visbeidzot, vēlos izteikt īpašu pateicību komitejas sekretariāta darbiniekiem par viņu sniegto nenovērtējamo atbalstu un viņu darba augsto kvalitāti, kas lielā mērā palīdzējusi mums efektīvi pārraudzīt OLAF izmeklēšanas funkciju.

Briselē, 2014. gada 12. martā Johan DENOLF

PĀRSKATS

Pārraudzības darbs

Analizēti un novērtēti šādi dokumenti:

— 56 gadījumi, kad informācija jānosūta dalībvalstu tiesu iestādēm,

— 186 deviņu mēnešu ziņojumi,

— 293 atzinumi par lietu atlasi,

— 14 sūdzības un pieprasījumi no privātpersonām,

— 1 sūdzība no ES iestādes,

— 2 publiskas piekļuves pieprasījumi attiecībā uz Uzraudzības komitejas dokumentiem,

— 1 sadarbības pieprasījums no dalībvalsts tiesu iestādes.

Atzinumi un ziņojumi

— 4 atzinumi saistībā ar OLAF izmeklēšanas funkcijas īstenošanu un pārvaldību: — Atzinums Nr. 1/2013 “OLAF provizoriskais 2014. gada budžeta projekts”, — Atzinums Nr. 2/2013 “OLAF iekšējās procedūras ieviešana sūdzību izskatīšanai”, — Atzinums Nr. 1/2014 “OLAF izmeklēšanas politikas prioritātes”, — Atzinums Nr. 2/2014 “Lietu atlase OLAF”.

— 2012. gada darbības pārskats.

Nostājas un politikas dokumenti

— Nostājas dokuments “Procesuālo garantiju stiprināšana OLAF”.

— Apsvērumi par izmeklēšanas procedūrām OLAF.

— Apskats par Uzraudzības komitejas uzdevumiem un kompetenci saistībā ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 un vidējā termiņa stratēģiju.

— Pārraudzības pamatnostādnes (tiek sagatavotas).

— Reglamenta grozījumi (tiek sagatavoti).

Sadarbība

— Jauni sadarbības noteikumi ar OLAF.

1. OLAF IZMEKLĒŠANAS DARBĪBU PĀRRAUDZĪBA

1. OLAF Uzraudzības komiteja pārrauga dažādus OLAF izmeklēšanas darbību aspektus, pamatojoties uz informāciju, kuras sniegšana ir OLAF ģenerāldirektora (OLAF ĢD) pienākums, un informāciju, ko Uzraudzības komiteja pieprasa pēc savas iniciatīvas.

Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 15. panta 1. punkta trešā daļa Uzraudzības komiteja ģenerāldirektoram sniedz atzinumus, tostarp attiecīgos gadījumos ieteikumus par, inter alia, resursiem, kas nepieciešami Biroja izmeklēšanas funkcijas veikšanai, par Biroja prioritātēm izmeklēšanas jomā un par izmeklēšanas ilgumu. Minētos atzinumus var sniegt pēc komitejas iniciatīvas, pēc ģenerāldirektora pieprasījuma vai kādas iestādes, struktūras, biroja vai aģentūras pieprasījuma, vienlaikus tomēr netraucējot veicamo izmeklēšanu gaitu.

Norādījumi personālam par izmeklēšanas procedūrām

2. OLAF ĢD 2013. gada 7. februārī iesniedza Uzraudzības komitejai grozītos norādījumus personālam par izmeklēšanas procedūrām (Instructions to Staff on Investigative Procedures; ISIP). Viņš 2013. gada 5. jūlijā iesniedza Uzraudzības komitejai ISIP otro grozīto redakciju, kuras nolūks ir saskaņot OLAF izmeklēšanas procedūras ar jauniem noteikumiem, kas paredzēti Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 projektā. OLAF ĢD informēja Uzraudzības komiteju, ka grozītos ISIP plānots pieņemt 2013. gada 31. jūlijā.

3. Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka grozīto ISIP padziļinātu analīzi nav iespējams veikt tik īsā laikā, tomēr 2013. gada 30. jūlijā tā iesniedza vairākus apsvērumus un jautājumus saistībā ar grozītajiem ISIP (3). Uzraudzības komiteja īpaši izskatīja noteikumus par atlases procedūru un par izmeklēšanas un koordinēšanas lietu norisi.

4. Uzraudzības komiteja atzina, ka grozītajos ISIP, inter alia, vajadzētu: — precīzi formulēt jēdzienu “pietiekami nopietnas aizdomas”, kas ietverts regulā kā priekšnosacījums izmeklēšanas uzsākšanai, — skaidri strukturēt par atlasi atbildīgo darbinieku un par pārbaudi atbildīgo darbinieku nošķīrumu Izmeklēšanas atlases un pārbaudes vienībā, — uzsvērt skaidru atšķirību starp iekšēju un ārēju izmeklēšanu, jo OLAF izmeklēšanas pilnvaras ir atšķirīgas, — ietvert noteikumus par plašākas iekšējas kontroles organizēšanu attiecībā uz likumības pārbaudi, kas veicama ne tikai saistībā ar ISIP minētajām izmeklēšanas darbībām, bet arī saistībā ar tādām izmeklēšanas darbībām, kuras nav īpaši minētas ISIP, bet kuru rezultātā, iespējams, varētu tikt aizskartas attiecīgo personu tiesības.

5. OLAF ĢD pēc Uzraudzības komitejas pieprasījuma 2013. gada 5. septembrī sniedza komentārus un papildu informāciju par komitejas izvirzītajiem jautājumiem. Viņš arī informēja Uzraudzības komiteju par to, ka ISIP grozījumi ir pabeigti un tajos ņemti vērā daži Uzraudzības komitejas komentāri, kā arī nosūtīja komitejai jaunā dokumenta galīgo projektu “Izmeklēšanas procedūru pamatnostādnes OLAF darbiniekiem”, ar ko aizstās ISIP.

Izmeklēšanas politikas prioritātes

6. Atzinumā Nr. 1/2014 tika izvērtētas OLAF izmeklēšanas politikas prioritātes (IPP), ko katru gadu nosaka OLAF ĢD un ko publicē gada pārvaldības plānā (4).

7. Uzraudzības komiteja salīdzināja 2012. un 2013. gada IPP ar 2014. gada IPP projektu un atzinīgi novērtēja 2014. gada IPP projekta redakciju, kas uzlabota atbilstoši Uzraudzības komitejas komentāriem, kurus tā sniedza tehniskajās sanāksmēs ar OLAF ĢD, norādot, ka IPP nevajadzētu ietvert vispārējus principus (kas vienmēr jāņem vērā, lemjot par izmeklēšanas sākšanu), bet tikai noteikt konkrētas jomas vai krāpšanas veidus, kurus OLAF darbā vajadzētu uzskatīt par prioritāti.

8. Uzraudzības komiteja secināja, ka finanšu rādītāji, kas iepriekšējos gados bija pārspīlēti, no 2014. gada IPP projekta ir pilnībā svītroti. Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka šie rādītāji būtu jāņem vērā, izvērtējot attiecīgā krāpšanas riska nopietnību, un tos varētu izmantot kā atsauci un kā iekšējas pamatnostādnes saistībā ar proporcionalitātes principa piemērošanu. Tāpat Uzraudzības komiteja norādīja uz nepieciešamību pārskatīt subsidiaritātes/pievienotās vērtības politiku un ievērot piesardzību tās īstenošanā, kā arī norādīja uz nepieciešamību veikt regulāru IPP novērtējumu.

9. Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka nepieciešams skaidrot IPP, un ieteica OLAF ĢD izdot pamatnostādnes par Regulā (ES, Euratom) Nr. 883/2013 noteikto atlases principu piemērošanu un uzsākt konstruktīvu dialogu ar ieinteresētajām personām par IPP noteikšanu un īstenošanu, jo īpaši attiecībā uz finanšu rādītājiem un iespējamiem turpmākajiem pasākumiem saistībā ar noraidītajām lietām, ja to izvērtējums liecina, ka pastāv pietiekami nopietnas aizdomas par krāpšanu. Pašlaik Uzraudzības komitejai joprojām ir grūti novērtēt OLAF sniegumu jomās, uz ko attiecas IPP, jo pats OLAF nav veicis IPP ietekmes novērtējumu. Tāpēc Uzraudzības komiteja pieprasīja OLAF ĢD sagatavot novērtējumu par 2012. un 2013. gada IPP īstenošanas rezultātiem katrā no prioritārajām jomām, kā arī ieinteresēto personu sniegto komentāru kopsavilkumu.

Lietu atlase OLAF

10. Atzinumā Nr. 2/2014 par lietu atlasi OLAF (5) tika izvērtēta OLAF īstenotā atlases procesa efektivitāte, kvalitāte un pārredzamība. Uzraudzības komitejas izvērtējuma pamatā bija, inter alia, analīze par OLAF Izmeklēšanas atlases un pārbaudes vienības (Investigation Selection and Review Unit; ISRU) 293 tādu atzinumu izlasi, ar kuriem ieteikts vai nu noraidīt lietu, vai sākt izmeklēšanas/koordinēšanas lietas.

11. Vispirms Uzraudzības komiteja izvērtēja atlases funkcijas efektivitāti, pārskatot ISRU uzdevumu veikšanai piešķirtos resursus un konkrētos rezultātus, kas sasniegti 2012. un 2013. gadā. Uzraudzības komiteja secināja, ka reizēm trūkst tehniskās, izmeklēšanas un valodu kompetences vai ka tā ir nepietiekama; ka nebija pietiekamas juridiskajās analīzes; ka atlasei veltāmais laiks (obligāts divu mēnešu periods) dažos gadījumos nešķiet adekvāts un ka nepieciešama skaidra procedūra darbam ar ziņotājiem.

12. Pēc tam Uzraudzības komiteja izvērtēja atzinumu kvalitāti, ņemot vērā to atbilstību atlases kritērijiem, ko noteicis OLAF ĢD. Uzraudzības komiteja secināja, ka nav precīzi ievēroti norādījumi par atlases kritēriju piemērošanu: izvērtējot, vai OLAF ir tiesīgs rīkoties, maz uzmanības veltīts attiecīgajiem tiesiskajiem instrumentiem; par atlasi atbildīgajiem darbiniekiem nav bijuši precīzi rādītāji informācijas pietiekamības izvērtēšanai; ja šādi rādītāji bijuši, tie nav pastāvīgi un konsekventi izmantoti; bieži izmantotas nepamatotas liecības.

13. Visbeidzot, tika rūpīgi analizēta atlases procesa pārredzamība, pievēršot uzmanību informācijas apritei atlases procesa laikā, jo īpaši attiecībā uz sadarbību starp ISRU un izmeklēšanas vienībām.

14. Uzraudzības komiteja sniedza vairākus ieteikumus OLAF ĢD ISRU atlases funkcijas uzlabošanai. Kā veiktā novērtējuma vispārējo secinājumu Uzraudzības komiteja izteica OLAF galīgo ieteikumu veikt iekšēju izvērtējumu par ISRU darbību ar mērķi noteikt, inter alia, nepieciešamo resursu apjomu, vienības stiprās puses un trūkumus un “kļūdu īpatsvaru” saistībā ar izvērtētajām lietām. Papildus tam Uzraudzības komiteja pieprasīja ĢD informēt komiteju par turpmākajiem pasākumiem, kas veikti saistībā ar šajā atzinumā sniegtajiem ieteikumiem viena gada laikā pēc atzinuma pieņemšanas.

Izmeklēšanu ilgums

Regulas (EK) Nr. 1073/1999 11. panta 7. punkts Ja izmeklēšana ir turpinājusies ilgāk par deviņiem mēnešiem, direktors informē Uzraudzības komiteju par iemesliem, kādēļ vēl nav bijis iespējams pabeigt izmeklēšanu, un par paredzēto pabeigšanas laiku. Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 7. panta 8. punkts Ja izmeklēšanu nevar pabeigt 12 mēnešos pēc tās sākšanas, ģenerāldirektors pēc minētā 12 mēnešu laikposma beigām un ik pēc sešiem mēnešiem pēc tam ziņo Uzraudzības komitejai, minot iemeslus un plānotos korektīvos pasākumus, kuru mērķis ir paātrināt izmeklēšanas gaitu.

15. Uzraudzības komiteja pārraudzīja OLAF izmeklēšanas ilgumu, kā informācijas avotu izmantojot deviņu mēnešu ziņojumus (6) un ziņojumus, kas sagatavoti lietās, kuras OLAF nosūtījis dalībvalstu tiesu iestādēm saskaņā ar minēto Regulu (EK) Nr. 1073/1999, kā arī citus ar lietām saistītus dokumentus, ja tika sniegta piekļuve OLAF lietu pārvaldības sistēmai (CMS).

16. Uzraudzības komiteja uzsāka izpēti par iemesliem, ar kuriem OLAF skaidro lietu izmeklēšanas ilgumu, kas pārsniedz deviņus mēnešus: izmeklējamā jautājuma sarežģītība, resursu trūkums, zema lietas prioritāte, sadarbības trūkums. Uzraudzības komiteja ir pamanījusi atšķirības skaidrojumos, ko sniedz dažādi izmeklēšanas direktorāti un to vienības. Uzraudzības komiteja turpina izpēti.

17. Ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 ieviestas divas būtiskas pārmaiņas, kuru mērķis ir ļaut Uzraudzības komitejai sekmīgāk pārraudzīt izmeklēšanas ilgumu: deviņu mēnešu ziņojumus aizstāj divpadsmit mēnešu ziņojumi (tas labāk atbilst reālajai situācijai, jo lielākā daļa OLAF izmeklēšanu ir ilgākas par 12 mēnešiem), un OLAF ir jauns pienākums pēc šā laikposma beigām regulāri ziņot ik pēc sešiem mēnešiem, tādējādi nodrošinot Uzraudzības komitejai iespēju sekot līdzi visiem izmeklēšanas posmiem.

18. Uzraudzības komiteja 2014. gada 31. janvārī pirmo reizi saņēma 83 divpadsmit mēnešu ziņojumus – kopējais lietu skaits, kurās tajā brīdī izmeklēšanas ilgums pārsniedza 12 mēnešus, bija 243. Uzraudzības komiteja ar bažām secināja, ka, lai gan šo ziņojumu darba veidlapa OLAF bija pārskatīta saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 prasībām, jaunajos ziņojumos, kas nosūtīti Uzraudzības komitejai, netiek sniegta pietiekama informācija, jo īpaši par aspektiem, kuri ļautu Uzraudzības komitejai pārbaudīt iespējamo nepamatoto kavēšanos izmeklēšanās. Piemēram, 33 no 83 ziņojumiem par lietām, kuru izmeklēšanas ilgums pārsniedz 12 mēnešus, minēti kavēšanās iemesli un plānotie korektīvie pasākumi, kuru mērķis ir paātrināt izmeklēšanas gaitu, tomēr tajos nav sniegti nekādi fakti (t. i., faktu raksturojums, OLAF veiktie izmeklēšanas pasākumi un to hronoloģija, iespējamie dīkstāves periodi, krāpšanas veids, finanšu ietekme, noilguma aspekti utt.), un bez šīs informācijas Uzraudzības komiteja nevar pilnvērtīgi izvērtēt izmeklēšanas ilgumu. Lai gan ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 ir nostiprināta Uzraudzības komitejas loma izmeklēšanas ilguma kontrolē, informācija, ko OLAF sniedz pēc savas iniciatīvas, nav pietiekama, lai Uzraudzības komiteja varētu pildīt minēto uzdevumu. Šo jautājumu Uzraudzības komiteja izvirzīja sanāksmē ar OLAF ĢD, un tā sagaida, ka turpmāk iesniegtajos ziņojumos lietas tiks raksturotas plašāk.

19. Tehniskā sanāksmē OLAF informēja Uzraudzības komiteju par rīkiem, ko OLAF izmanto lietu ilguma pārraudzīšanai; to galvenais elements ir norāžu sistēma, ar ko CMS signalizē, ka pienācis divpadsmit mēnešu un sešu mēnešu ziņojumu iesniegšanas termiņš. Turklāt OLAF izmeklēšanas vienībās ir izveidota jauna iekšējās vadības struktūra, kas atbild par, inter alia, izmeklēšanu ilguma pārraudzību. Uzraudzības komiteja atzinīgi vērtē OLAF centienus un vēlmi uzlabot izmeklētāju izpratni par laika ierobežojumiem. Vienlaikus Uzraudzības komiteja uzsver, ka tai sniegtie divpadsmit mēnešu un sešu mēnešu ziņojumi varētu būt noderīgs pārvaldības rīks pašam OLAF saistībā ar izmeklēšanas ilguma pārraudzību, taču tas pašlaik nav iespējams, jo ziņojumos lielākoties trūkst būtiskas informācijas. Tas ir jo īpaši svarīgi saistībā ar lietām, kuru izmeklēšanas ilguma pagarināšana var nelabvēlīgi ietekmēt attiecīgo personu reputāciju un profesionālo dzīvi vai izraisīt noilguma iestāšanos turpmākajās valstu juridiskajās procedūrās.

Dalībvalstu tiesu iestādēm nosūtītās lietas

Regulas (EK) Nr. 1073/1999 11. panta 7. punkts Direktors informē komiteju par gadījumiem, kad informācija jānosūta dalībvalsts tiesu iestādēm. Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 17. panta 5. punkta trešā daļa Ģenerāldirektors periodiski informē Uzraudzības komiteju par: (…) b) gadījumiem, kad informācija ir nodota dalībvalstu tiesu iestādēm (…).

20. Ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 ieviestas būtiskas pārmaiņas attiecībā uz lietām, ko OLAF plāno nosūtīt valstu tiesu iestādēm: OLAF nav jāinformē Uzraudzības komiteja par šīm lietām pirms to nosūtīšanas (kā tas bija noteikts minētajā Regulā (EK) Nr. 1073/1999), bet jāinformē tikaiperiodiski – pēc lietu nosūtīšanas.

21. No 2013. gada 1. februāra līdz 2013. gada 30. septembrim (līdz Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 spēkā stāšanās brīdim) Uzraudzības komiteja saņēma informāciju par 56 gadījumiem (7), kad informācija jānosūta valstu tiesu iestādēm. Pēc Uzraudzības komitejas pieprasījuma 18 gadījumos tika nodrošināta pilna piekļuve lietu dokumentiem CMS.

22. Tomēr Uzraudzības komitejai nebija iespējas rūpīgi pārbaudīt šīs lietas pirms to nosūtīšanas valstu tiesu iestādēm, jo piekļuvi lietu materiāliem CMS būtu iespējams saņemt tikai pēc iepriekšējos līgumos ar OLAF paredzētā piecu dienu termiņa beigām. Uzraudzības komitejas novērtējums par to, kā OLAF piemēro procesuālās garantijas, lielākoties balstīts uz informāciju, kas ietverta ISRU (8) izstrādātajos atzinumos par galīgajiem vai starpposma ziņojumiem un ieteikumos, un – ja tika piešķirta piekļuve lietām – uz lietu dokumentiem, kuri reģistrēti CMS. Uzraudzības komiteja secināja, ka, spriežot pēc visiem ISRU atzinumiem, visas izmeklēšanas darbības ir veiktas saskaņā ar piemērojamajām tiesību normām. Pamatojoties uz šiem atzinumiem un citiem izskatītajiem dokumentiem, Uzraudzības komiteja konstatēja tikai atsevišķas problēmas saistībā ar procesuālo garantiju ievērošanu OLAF (piemēram, vienā gadījumā attiecīgā persona netika informēta par izmeklēšanas pabeigšanu un citā gadījumā nebija rakstiskas atļaujas attiecīgās personas iztaujāšanai (9)).

23. Vienā gadījumā attiecīgā persona ziņoja Uzraudzības komitejai par iespējamu OLAF konfidencialitātes prasību pārkāpumu. Taču, tā kā Uzraudzības komitejas rīcībā nav pienācīgu izmeklēšanas instrumentu (šis gadījums nebija minēts OLAF lietas materiālos), tā varēja tikai nosūtīt šo sūdzību OLAF ĢD, kurš noliedza, ka noticis šāds pārkāpums.

24. Uzraudzības komiteja 2014. gada 31. janvārī saņēma informāciju par vēl 17 gadījumiem, kuros kopš 2013. gada 1. oktobra (kopš Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 stāšanās spēkā) informācija nosūtīta dalībvalstu tiesu iestādēm. Ņemot vērā, ka minētā informācija tika saņemta pēdējā dienā pirms šajā darbības pārskatā aptvertā perioda beigām, Uzraudzības komiteja pieprasīs papildu informāciju un izskatīs šos gadījumus vēlāk 2014. gadā.

Lēmumi par iestādes, struktūras, biroja vai aģentūras informēšanas atlikšanu

Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 4. panta 6. punkts Ja iekšējā izmeklēšana atklāj, ka kāds ierēdnis, cits darbinieks, iestādes vai struktūras loceklis, biroja vai aģentūras vadītājs vai personāla loceklis var būt attiecīgā persona, par to informē to iestādi, struktūru, biroju vai aģentūru, kurai minētā persona ir piederīga. (…) Izņēmuma gadījumos šādas informācijas nodošana var tikt atlikta, balstoties uz pamatotu ģenerāldirektora lēmumu, ko nosūta Uzraudzības komitejai pēc izmeklēšanas pabeigšanas.

25. Ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 pirmo reizi tika noteikts OLAF ĢD pienākums pēc izmeklēšanas pabeigšanas nosūtīt Uzraudzības komitejai pamatotu lēmumu atlikt informācijas sniegšanu iestādei, struktūrai, birojam vai aģentūrai, kam ir piederīga persona, uz kuru attiecas iekšējā izmeklēšana. OLAF2014. gada 31. janvārī informēja Uzraudzības komiteju, ka kopš regulas stāšanās spēkā šāda atlikšana nav notikusi.

OLAF ģenerāldirektora ieteikumi

Regulas (EK) Nr. 1073/1999 11. panta 7. punkts Direktors informē komiteju par gadījumiem, kad attiecīgā iestāde, organizācija, birojs vai aģentūra nav ievērojusi sniegtos ieteikumus. Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 17. panta 5. punkta trešā daļa Ģenerāldirektors periodiski informē Uzraudzības komiteju par: a) gadījumiem, kad nav ievēroti ģenerāldirektora ieteikumi (…).

26. Pārskata periodā un būtībā kopš komitejas pilnvaru termiņa sākuma Uzraudzības komiteja saņēmusi ļoti ierobežotu informāciju par gadījumiem, kad nav ievēroti ģenerāldirektora ieteikumi. Pašas Uzraudzības komitejas veiktā izpēte liek secināt, ka, tāpat kā iepriekšējos gados, ievērojams skaits šādu ieteikumu nav ievēroti. Iepriekšējos darbības pārskatos Uzraudzības komiteja ir uzsvērusi, ka pašam OLAF, šķiet, iepriekš trūcis attiecīgu pārraudzības rīku, kas ļautu pienācīgi sekot tā ieteikumu īstenošanai valstu un ES iestādēs.

27. Pēc OLAF reorganizācijas 2012. gadā tā ieteikumu īstenošanas pārraudzība tika decentralizēta un uzticēta izmeklēšanas vienībām. Pašlaik OLAF izstrādā un ievieš jaunus pārraudzības rīkus, lai varētu labāk sekot līdzi tā ieteikumu rezultātiem un ietekmei. Uzraudzības komiteja ievērojusi, ka OLAF jau ir veicis nozīmīgus pasākumus, lai novērtētu tā ieteikumu īstenošanu, jo īpaši attiecībā uz ieteikumiem par tiesiskiem un finanšu pasākumiem. Piemēram, OLAF pārbauda vairāk nekā 600 lietas, kas izbeigtas ar ieteikumiem par tiesiskiem pasākumiem. Uzraudzības komiteja ar interesi iepazinās ar šai pārbaudei izmantoto izvērtēšanas sistēmu, saskaņā ar kuru ieteikumu īstenošana valstu tiesu iestādēs tika pārbaudīta, ņemot vērā galvenos dalībvalstu tiesvedības posmus (kriminālizmeklēšanas sākšana, lēmums par apsūdzību vai lietas izbeigšanu, lēmums par attaisnošanu vai notiesāšanu utt.). Attiecībā uz tādu ieteikumu īstenošanu, kas paredz finanšu pasākumus, OLAF strādā pie savu procedūru uzlabošanas, lai varētu noteikt ES budžetā faktiski atgūto summu.

28. Uzraudzības komiteja atzīst, ka šis pašlaik veicamais uzdevums ir sarežģīts, un atzinīgi vērtē OLAF vēlmi uzlabot tā rīkus īstenošanas pārraudzībai. Tomēr šobrīd, ņemot vērā attiecīgas informācijas trūkumu, Uzraudzības komiteja vēl nevar novērtēt ar reorganizāciju ieviesto pārmaiņu ietekmi uz OLAF pārraudzības darba efektivitāti un produktivitāti. Uzraudzības komiteja paredz, ka pēc attiecīgo pārraudzības rīku ieviešanas OLAF sniegs pilnīgāku informāciju.

OLAF sūdzību izskatīšanas procedūras

29. Atzinumā Nr. 2/2013 “OLAF iekšējās procedūras ieviešana sūdzību izskatīšanai” (10), kas pieņemts 2013. gada decembrī, Uzraudzības komiteja analizēja OLAF izmeklēšanās iesaistītajām personām pieejamās pārsūdzības iespējas saistībā ar iespējamiem viņu tiesību un procesuālo garantiju pārkāpumiem. Uzraudzības komiteja secināja, ka šīm personām nav pietiekamu un tiešu līdzekļu, lai sūdzētos par pārkāpumiem vai nu ārējās (ES vai valsts tiesa, Eiropas ombuds vai Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs), vai iekšējās (paša OLAF) struktūrās.

30. Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka jaunā Regula (ES, Euratom) Nr. 883/2013 par izmeklēšanu, ko veic OLAF, neatrisina šo problēmu, jo tajā nav paredzēts mehānisms individuālu sūdzību izskatīšanai. Uzraudzības komiteja pauda nostāju, ka pašreizējā tiesiskā regulējuma nepilnības varētu novērst, izveidojot oficiālu procedūru sūdzību izskatīšanai OLAF, jo īpaši attiecībā uz iespējamiem pamattiesību un procesuālo garantiju pārkāpumiem OLAF izmeklēšanas gaitā.

31. Tāpēc Uzraudzības komiteja ieteica OLAF ĢD pēc apspriešanās ar Uzraudzības komiteju izstrādāt un publicēt šādu iekšējo procedūru. Uzraudzības komiteja izteica vēlmi, lai OLAF ĢD regulāri tai ziņotu par OLAF saņemtajām sūdzībām un attiecīgajiem pasākumiem, kas veikti saistībā ar tām.

32. OLAF 2014. gada janvārī savā tīmekļa vietnē publicēja aprakstu par OLAF īstenotajiem pasākumiem sūdzību izskatīšanā. Pēc Uzraudzības komitejas pieprasījuma uzrādīt rakstisku lēmumu par attiecīgas procedūras izveidi OLAF ĢD 2014. gada 17. februāra vēstulē apstiprināja, ka viņš uzskata, ka ar šo tiešsaistes publikāciju pašreizējām procedūrām ir piešķirts oficiāls statuss un šajā saistībā nav nepieciešams oficiāls rakstisks ĢD lēmums.

33. Tādējādi Uzraudzības komitejai jāsecina, ka tās ieteikums nav īstenots. Uzraudzības komiteja pauž bažas, ka var tikt maldināti iedzīvotāji, kas vēlas iesniegt sūdzību OLAF . Viņi varētu uzskatīt, ka OLAF tīmekļa vietnē ievietotais teksts nodrošina tiesisku regulējumu attiecībā uz viņu sūdzībām, taču patiesībā oficiāli attiecīgas procedūras (par sūdzībām, kas saistītas ar procesuālajām garantijām) nav, jo nav tiesību akta, kurš veidotu šādas procedūras juridisko pamatu.

Uzraudzības komitejai iesniegtās sūdzības un pieprasījumi

34. Pārskata periodā Uzraudzības komiteja saņēma 14 sūdzības un pieprasījumus no privātpersonām. Salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu to skaits ir pieaudzis par 100 %. Sūdzības, inter alia, saistītas ar iespējamiem pamattiesību un procesuālo garantiju pārkāpumiem, izmeklēšanu konfidencialitātes neievērošanu, izmeklēšanu pārmērīgu ilgumu un gadījumiem, kad lietas, iespējams, neatbilstoši izbeigtas, nesniedzot ieteikumus. Sūdzības saņemtas galvenokārt no personām, uz ko attiecas OLAF izmeklēšana, bet arī no ziņotājiem, kurus neapmierina OLAF pieņemtie lēmumi pēc tam, kad viņi ziņojuši par iespējamu krāpšanu.

35. Uzraudzības komiteja atbildēja sūdzību iesniedzējiem un uzsvēra, ka saskaņā ar pašreizējo regulu Uzraudzības komitejai nav paredzēts veikt sūdzību izskatīšanas funkciju. Tomēr Uzraudzības komiteja šīs sūdzības ņēma vērā OLAF izmeklēšanas funkcijas sistemātiskās pārraudzības ietvaros un, ja uzskatīja par nepieciešamu, pieprasīja OLAF papildu informāciju un paskaidrojumus un/vai pilnu piekļuvi lietu materiāliem CMS.

36. Uzraudzības komiteja 2014. gada janvārī saņēma oficiālu paziņojumu no kādas ES iestādes, kas pauda bažas par to, ka OLAF, iespējams, nepamatoti aizskāris šīs iestādes ierēdņu tiesības uz personas datu aizsardzību. Sniegtajā atbildē Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka šis apgalvojums attiecas uz notiekošu izmeklēšanu, kurā Uzraudzības komitejai nav tiesību iejaukties. Turklāt Uzraudzības komiteja norādīja, ka šādas sūdzības izskatīšana ir Eiropas datu aizsardzības uzraudzītāja kompetencē un ka Uzraudzības komitejai būtu jāsagaida viņa lēmums.

37. Uzraudzības komiteja saņēma divus pieprasījumus par piekļuvi tās Atzinumam Nr. 2/2012. Uzraudzības komiteja uzskatīja, ka uz pieprasīto dokumentu attiecas izņēmumi, kas noteikti Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (EK) Nr. 1049/2001 (11) 4. pantā, jo īpaši 4. panta 2. punkta otrajā un trešajā ievilkumā un 4. panta 1. punkta b) apakšpunktā, un tāpēc attiecīgajā brīdī dokuments nav publiskojams. Tomēr Uzraudzības komiteja pauda gatavību pēc attiecīga pieprasījuma izsniegt šo dokumentu notiekošas tiesvedības ietvaros.

38. Visbeidzot, valsts tiesu iestāde pieprasīja valsts tiesvedības vajadzībām atcelt Uzraudzības komitejas dokumentu neaizskaramību attiecībā uz Atzinumu Nr. 2/2012 un tās locekļu klusēšanas pienākumu. Uzraudzības komiteja uz šo pieprasījumu atbildēja apstiprinoši.

39. ES Civildienesta noteikumos un ES Pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtībā paredzēts, ka ierēdnis vai cits darbinieks, kam kļūst zināmi fakti, kuri rada aizdomas par iespējamu nelikumīgu darbību vai par rīcību, kas saistīta ar profesionālo pienākumu veikšanu, un kuri varētu būt saistīti ar Savienības ierēdņu pienākumu būtisku nepildīšanu, nekavējoties jāinformē vai nu savs tiešais priekšnieks, vai ģenerāldirektors, vai, ja ierēdnis uzskata par lietderīgu, OLAF ģenerāldirektors (12). Šie noteikumi vienlīdz lielā mērā piemērojami arī OLAF, tādējādi OLAF darbinieku pienākums ir ziņot kādai no augstākstāvošām amatpersonām OLAF vai, ja darbinieks to uzskata par nepieciešamu, tieši Komisijas ģenerālsekretāram, iesniedzot jebkādus faktus un pierādījumus par iespējamām nelikumīgām darbībām vai nopietniem ar profesionālo darbību saistītiem pārkāpumiem OLAF, par ko darbiniekam kļuvis zināms. Ņemot vērā to darbinieku īpašo stāvokli OLAF, kuri vēlas ziņot par iespējamiem pārkāpumiem OLAF iekšienē, ir noslēgta vienošanās (13) ar Uzraudzības komiteju par to, ka šādus ziņojumus drīkst iesniegt komitejas priekšsēdētājam.

40. Uzraudzības komiteja nekad nav saņēmusi nevienu šādu ziņojumu. Iespējams, ka OLAF darbinieki nav pienācīgi informēti par šo procedūru, bet vēl būtiskāk ir tas, ka Uzraudzības komitejas rīcībā nav nekādu rīku, lai tā varētu reaģēt uz šādām iespējamām sūdzībām, efektīvi izmeklēt tās un novērst pārkāpumus.

2. OLAF IZMEKLĒŠANAS FUNKCIJAS PĀRVALDĪBAS PĀRRAUDZĪBA

Komisijas lēmuma, ar ko izveido OLAF (grozīts ar Komisijas Lēmumu 2013/478/ES (14) ), 6. panta 2. punkts: “Pēc apspriešanās ar Uzraudzības komiteju ģenerāldirektors nosūta budžeta jautājumu ģenerāldirektoram provizorisku budžeta projektu ierakstīšanai īpašā uz Biroju attiecīgā pielikumā Eiropas Savienības vispārējā budžeta Komisijas iedaļā.” Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 15. panta 1. punkta trešā daļa Uzraudzības komiteja ģenerāldirektoram sniedz atzinumus, tostarp attiecīgos gadījumos ieteikumus par, inter alia, resursiem, kas nepieciešami Biroja izmeklēšanas funkcijas veikšanai (…).

Provizoriskais 2014. gada budžeta projekts

41. Lai garantētu, ka OLAF budžetā pienācīgi ņemta vērā OLAF izmeklēšanas funkcijas neatkarība un ka OLAF rīcībā ir pietiekami līdzekļi, lai tas varētu efektīvi un produktīvi strādāt kā starpiestāžu dienests krāpšanas apkarošanas stiprināšanai, Uzraudzības komiteja pieņēma Atzinumu Nr. 1/2013 par OLAF provizorisko 2014. gada budžeta projektu (15).

42. Uzraudzības komiteja izvērtēja resursu piešķiršanu prioritārām darbībām un cilvēkresursu stratēģiju. Uzraudzības komitejas ieteikumu uzmanības centrā bija turpmākie pasākumi pēc izmeklēšanām un rādītāju izstrāde izmeklēšanas funkcijas efektivitātes un kvalitātes noteikšanai saskaņā ar ES krāpšanas apkarošanas politiku un Komisijas krāpšanas apkarošanas stratēģiju. Sniegts arī ieteikums OLAF pievērst uzmanību apmācībai, profesionālajai izaugsmei, pēctecības plānošanai, kā arī atbilstošam līdzsvaram starp darbiniekiem, kas nodrošina atbalsta pakalpojumus, un izmeklētājiem.

43. Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka ir svarīgi, pirms provizoriskais budžeta projekts jebkādā formā tiek nosūtīts budžeta jautājumu ģenerāldirektoram, rīkot apspriešanos ar Uzraudzības komiteju, kurā jānotiek patiesai un būtiskai viedokļu apmaiņai starp OLAF ĢD un komiteju.

44. Visbeidzot, Uzraudzības komiteja ieteica izveidot atsevišķu pozīciju OLAF budžetā Uzraudzības komitejai un tās sekretariātam, lai varētu precizēt Uzraudzības komitejas darbības izmaksas un uzskatāmi norādīt uz Uzraudzības komitejas un tās sekretariāta starpiestāžu lomu. Papildus tam Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka ir svarīgi, lai ĢD piešķirtu pietiekamus resursus Uzraudzības komitejas sekretariātam un lai tiktu nodrošināts tā neatkarīgs darbs.

45. Uzraudzības komiteja atbalstīja provizorisko 2014. gada budžeta projektu ar nosacījumu, ka tiek ņemti vērā ieteikumi, ko tā sniegusi savā atzinumā.

OLAF reorganizācija un darbinieku apmierinātības apsekojumi

46. Visā Komisijā 2013. gadā veiktā apsekojuma un vēlākā OLAF iekšējā apsekojuma rezultāti liecināja, ka darbinieku apmierinātības līmenis attiecībā uz darba vidi ir zems. Uzraudzības komiteju jo īpaši satrauc trīs turpmāk minētie aspekti, ņemot vērā to iespējamo ietekmi uz OLAF izmeklēšanas funkcijas efektivitāti: — OLAF darbinieki uzskata, ka pēc biroja vērienīgās reorganizācijas nav ne mazinājies administratīvais slogs izmeklētājiem, ne uzlabojusies iekšējo procedūru pārredzamība, — darbinieki uzskata, ka OLAF augstākās vadības komunikācija ar viņiem ir nepietiekama un ka tā nevelta pienācīgu uzmanību viņu sniegtajiem komentāriem, — pēc OLAF 2012. gada reorganizācijas vienībās/direktorātos tika no jauna iecelti visi augstākā līmeņa vadītāji un vairāk nekā 75 % vidējā līmeņa vadītāju, daudzi darbinieki aizgāja no darba un vairāk nekā ceturtdaļa palikušo darbinieku apsvēra šādu soli, tāpēc kopumā šī situācija raisa nopietnas bažas par kompetences nepārtrauktību birojā.

47. Tādēļ Uzraudzības komiteja pieprasīja, lai OLAF ĢD to regulāri informētu par paredzētajiem vai īstenotajiem pasākumiem šo jautājumu risināšanā.

3. SADARBĪBA AR OLAF

OLAF turpmākie pasākumi saistībā ar Uzraudzības komitejas sniegtajiem ieteikumiem

48. Uzraudzības komiteja 2012. gadā OLAF ĢD sniedza virkni ieteikumu, jo īpaši attiecībā uz pamattiesību aizsardzību un procesuālajām garantijām (16). Uzraudzības komitejas sākotnējā analīze liecina, ka lielākā daļa tās 2012. gadā sniegto ieteikumu nav pilnvērtīgi īstenoti. OLAF ĢD atbildēs nav sniegts pietiekams pamatojums ieteikumu neīstenošanai vai trūkst būtiskas informācijas par to, kā ieteikumi, iespējams, īstenoti. Tāpēc Uzraudzības komiteja izskatīs šo jautājumu atsevišķā atzinumā, ko paredzēts sagatavot 2014. gadā.

Sadarbības noteikumi ar OLAF

49. Pārskata periodā Uzraudzības komitejai bijušas plašas un ilgas diskusijas ar OLAF ĢD par Uzraudzības komitejas piekļuvi informācijai, kas saistīta ar lietām. Šo diskusiju iznākumu atspoguļo sadarbības noteikumi (17), ko OLAF ĢD un Uzraudzības komitejas priekšsēdētājs parakstīja 2014. gada 14. janvārī. Tajos noteikts i) tās informācijas apjoms, kas sniedzama Uzraudzības komitejai par OLAF izmeklēšanas darbībām; ii) informācijas sniegšanas metodika; iii) termiņi. Noteikumu mērķis ir panākt taisnīgu līdzsvaru starp OLAF pienākumu aizsargāt ar tā izmeklēšanām saistītās informācijas konfidencialitāti un Uzraudzības komitejas pārraudzības vajadzībām.

50. Lai Uzraudzības komiteja varētu pārraudzīt norises saistībā ar procesuālo garantiju piemērošanu attiecībā uz valstu tiesu iestādēm nosūtītajām lietām, Uzraudzības komiteja izteica vēlmi saņemt to atzinumu kopijas, ko ISRU sniedz OLAF ĢD par galīgajiem ziņojumiem un ieteikumiem. Ņemot vērā, ka šajos dokumentos var būt ietverti personas dati, Uzraudzības komiteja vienojās ar OLAF, ka tā vispirms lūgs Eiropas datu aizsardzības uzraudzītāja atzinumu par šo jautājumu. Šis atzinums pašlaik vēl nav saņemts.

51. Pirmo reizi informācija, kas OLAF ĢD regulāri jāsniedz Uzraudzības komitejai, tika nosūtīta 2014. gada 31. janvārī – šajā darbības pārskatā aptvertā perioda pēdējā dienā. Tāpēc izvērstāks noteikumu īstenošanas novērtējums tiks ietverts nākamajā pārskatā.

52. Uzraudzības komiteja atzīst, ka sadarbības noteikumi ir būtisks sasniegums, tomēr pašlaik aicina uzlabot to īstenošanu, jo īpaši attiecībā uz tās informācijas saturu, ko OLAF sniedz Uzraudzības komitejai. Pretējā gadījumā Uzraudzības komiteja nespēs efektīvi pildīt savus pārraudzības uzdevumus.

4. SADARBĪBA AR IEINTERESĒTAJĀM PERSONĀM

Tikšanās ar ES iestādēm

53. No 2013. gada maija līdz 2013. gada jūlijam Uzraudzības komiteja tika uzaicināta iepazīstināt ar sava 2012. gada darbības pārskata secinājumiem Parlamentu (Budžeta kontroles komiteju), Padomi (darba grupu cīņai pret krāpšanu) un Revīzijas palātu.

54. Vairākās citās sanāksmēs ar Budžeta kontroles komiteju un komisāru Algirdas Šemeta Uzraudzības komiteja informēja par OLAF izmeklēšanu rezultātiem un pamattiesību ievērošanu. Tā arī izklāstīja savus secinājumus par OLAF uzraudzības efektivitāti, OLAF regulas reformu un jaunu OLAF uzraudzības struktūru, kuras izveide ierosināta Komisijas paziņojumā “OLAF pārvaldības uzlabošana un procesuālo garantiju stiprināšana izmeklēšanās” (18).

55. Uzraudzības komiteja 2013. gada novembrī organizēja neformālu viedokļu apmaiņu par grūtībām, ar ko saskaras OLAF un tā Uzraudzības komiteja pēc Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 stāšanās spēkā.

Viedokļu apmaiņa ar ES iestādēm

56. Uzraudzības komiteja 2013. gada augustā uzsāka gatavošanos oficiālai viedokļu apmaiņai ar Komisiju, Parlamentu, Padomi un Revīzijas palātu par politiku, kas saistīta ar OLAF darbībām, kā paredzēts Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 16. pantā. Uzraudzības komiteja ierosināja visupirms pievērsties reformētā OLAF uzraudzības sistēmai. Diemžēl piedalīties Komisijas administrācijas organizētajās sagatavošanās sanāksmēs tika aicināti visi pārējie iesaistītie, bet netika uzaicināta Uzraudzības komiteja. Tāpēc pašlaik ir grūti prognozēt, vai pirmajā viedokļu apmaiņā tiks sasniegti regulā noteiktie mērķi.

Eiropas Parlamenta atklātā sēde par procesuālajām garantijām

57. Pamatojoties uz savu pārraudzības pieredzi, Uzraudzības komiteja 2013. gada oktobrī pieņēma nostājas dokumentu “Procesuālo garantiju stiprināšana OLAF ” (19). Par savu nostāju attiecībā uz iespējamiem jauniem tiesību akta grozījumiem Regulā (ES, Euratom) Nr. 883/2013, ko savā paziņojumā ierosinājusi Komisija, Uzraudzības komiteja informēja Parlamenta organizētajā atklātajā sēdē (20).

58. Uzraudzības komiteja Komisijas ierosinājumu novērtēja atzinīgi, tomēr norādīja, ka daži strukturālie risinājumi būtu pārskatāmi, pievēršot īpašu uzmanību OLAF un Uzraudzības komitejas neatkarībai. Konkrētāk, būtu jānovērš iespējamie pašreizējo un plānoto uzraudzības struktūru kompetences konflikti un darba dublēšanās. Uzraudzības komiteja piedāvāja alternatīvus risinājumus, kas ļautu ieviest Komisijas piedāvātos lietderīgos instrumentus, tomēr vienlaikus ietvert tos vispārējā uzraudzības sistēmā.

Pilsoniskā sabiedrība

59. Transparency International (TI) ES birojs nolēma veikt ES integritātes sistēmas novērtējumu (21). Uzraudzības komitejas priekšsēdētājs un Uzraudzības komitejas sekretariāta locekļi 2014. gada janvārī tikās ar TI ES biroja pārstāvjiem un apsprieda tādus jautājumus kā OLAF un Uzraudzības komitejas attiecības, OLAF pārskatatbildība un neatkarība un integritātes noteikumi, kas attiecas uz pašu Uzraudzības komiteju.

5. UZRAUDZĪBAS KOMITEJAS PĀRVALDĪBA

Uzraudzības komitejas loma saskaņā ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013

60. Ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 tika ieviestas vairākas pārmaiņas attiecībā uz Uzraudzības komitejas lomu un tās pārraudzības rīkiem. Tāpēc ievērojama daļa Uzraudzības komitejas sanāksmju tika veltītas apspriedēm par to, kā šīs pārmaiņas ietekmēs komitejas darbu.

61. Uzraudzības komiteja rūpīgi analizēja pārmaiņas attiecībā uz komitejas pamatuzdevumu un lomu, tās galvenajiem pienākumiem, pārraudzības un ziņošanas rīkiem. Uzraudzības komitejas apskatā par Uzraudzības komitejas uzdevumiem, kompetenci un mērķiem (22) jaunās OLAF regulas kontekstā skaidrotas šīs pārmaiņas, kā arī komitejas īstenotais pārraudzības princips un tās sekretariāta loma, ņemot vērā, ka tā darba neatkarība ir pašas Uzraudzības komitejas neatkarības garantija.

Prioritātes un mērķi

62. Uzraudzības komiteja ir noteikusi savus stratēģiskos mērķus un prioritātes nākamajam pilnvaru periodam, un to nolūks ir palielināt komitejas pamatdarbību efektivitāti un ietekmi, tādējādi palielinot atbalstu OLAF izmeklēšanas funkcijai un nostiprinot OLAF neatkarību. Uzraudzības komiteja noteikusi šādus stratēģiskos mērķus: i) efektīvu un praktisku pārraudzības rīku izstrāde; ii) sadarbības uzlabošana ar OLAF un tā ģenerāldirektoru; iii) darbība ieinteresētās personas statusā, lai īstenotu krāpšanas apkarošanas politiku; iv) Uzraudzības komitejas atpazīstamības uzlabošana ES institūciju un dalībvalstu vidū; v) Uzraudzības komitejas darba metožu attīstīšana; vi) Uzraudzības komitejas un tās sekretariāta neatkarīga darba nodrošināšana; vii) atbalsts tiesību akta priekšlikumam saistībā ar OLAF uzraudzības pastiprināšanu. Lai sasniegtu šos mērķus, Uzraudzības komiteja noteikusi arī virkni prioritāšu, kas arī ir aprakstītas apskatā par Uzraudzības komitejas uzdevumiem, kompetenci un mērķiem, kurš vienlaikus uzskatāms par Uzraudzības komitejas vidējā termiņa stratēģiju.

Rīcības kodekss

63. Uzraudzības komiteja 2013. gada 9. oktobrī pieņēma Rīcības kodeksu un paskaidrojuma rakstu “Objektivitātes garantijas un interešu konfliktu riski pārraudzības funkciju īstenošanā” (23). Uzraudzības komiteja uzsvēra, ka tās locekļi lielākoties ieņem svarīgus amatus savu valstu tiesu sistēmās vai pārvaldē, un tas ļauj viņiem rīkoties kā OLAF kolēģiem/partneriem valstu līmenī jebkurā OLAF lietas izmeklēšanas posmā. Vienlaikus viņi regulāri pārrauga OLAF lietas, jo īpaši tās, saistībā ar kurām nepieciešams nosūtīt informāciju valstu tiesu iestādēm. Tāpēc iespējamas situācijas, kad viņi saskaras ar vienu un to pašu OLAF lietu gan savā valstī veicamo pienākumu ietvaros, gan kā Uzraudzības komitejas locekļi. Līdz ar to ir ļoti svarīgi nodrošināt, lai darbs ar lietām šādu divu amatu ietvaros neradītu reālus vai potenciālus interešu konfliktus, kas varētu apdraudēt sabiedrības uzticību viņu darba taisnīgumam un objektivitātei. Uzraudzības komiteja sagatavoja pārskatu par tādiem komitejas locekļu konkrētajiem uzdevumiem, kas, iespējams, varētu radīt interešu konflikta situācijas, kā arī uzskaitīja konkrētās situācijas, kurās varētu rasties interešu konflikti. Rīcības kodeksā noteikta skaidra procedūra rīcībai interešu konflikta situācijās.

64. Lai šai politikai un rīcības kodeksam nodrošinātu skaidru juridisko pamatu, Uzraudzības komiteja uzskatīja, ka nepieciešams grozīt tās reglamentu. Šie grozījumi pašlaik tiek sagatavoti.

Darba metodes

65. Uzraudzības komiteja 2013. gada martā uzņēma jaunu locekli – Tuomas PÖYSTI. Uzraudzības komiteja 2013. gada oktobra sanāksmē ievēlēja Johan DENOLF priekšsēdētāja amatā uz vēl vienu gadu.

66. No 2013. gada februāra līdz 2014. gada janvārim (ieskaitot) notikušas 11 Uzraudzības komitejas plenārsēdes Briselē un Luksemburgā. Turklāt priekšsēdētājs, referenti un sekretariāta locekļi regulāri tikās, lai strādātu pie konkrētiem jautājumiem, kā arī gatavotos plenārsēdēm un veiktu turpmākus pasākumus.

67. Uzraudzības komiteja iecēla referentu katram svarīgākajam jautājumam, ko tā pārbaudīja. Tādi jautājumi bija, piemēram, OLAF budžets, OLAF sūdzību izskatīšanas procedūru analīze, ĢD norādījumi personālam par izmeklēšanas procedūrām, OLAF izmeklēšanas politikas prioritātes un OLAF īstenotā atlases procesa analīze. Referenti sadarbībā ar Uzraudzības komitejas sekretariātu sagatavoja atzinumu projektus vai plenārsēžu diskusiju dokumentus.

68. Uzraudzības komitejas sekretariāts 2013. gada februāra plenārsēdē iepazīstināja OLAF augstāko vadību ar Uzraudzības komitejas darba metodēm, jo īpaši attiecībā uz lietām, kas OLAF jānosūta valstu tiesu iestādēm. Tika arī skaidrots, kāda informācija Uzraudzības komitejai nepieciešama, lai pilnvērtīgi pildītu savus uzdevumus. Šo prezentāciju Uzraudzības komiteja izmantoja kā pamatu pārraudzības pamatnostādņu sagatavošanai. Pēc jaunās Regulas (ES, Euratom) Nr. 883/2013 stāšanās spēkā Uzraudzības komiteja gatavojas ieviest jaunās pārraudzības pamatnostādnes.

6. UZRAUDZĪBAS KOMITEJAS SEKRETARIĀTS

69. Uzraudzības komitejas sekretariātā strādā juristi, izmeklētāji un asistenti, kas nodrošina OLAF izmeklēšanas darba ikdienas pārraudzību un palīdz Uzraudzības komitejas locekļiem veikt viņu pienākumus. Sekretariāts saņem visu Uzraudzības komitejai sniegto informāciju un veic tās sākotnējo analīzi. Sekretariāta pienākums ir arī sagatavot juridiskus ieteikumus Uzraudzības komitejas locekļiem.

70. Uzraudzības komiteja vēlas uzsvērt, ka nepieciešams, lai tās sekretariāts varētu lojāli un efektīvi palīdzēt Uzraudzības komitejai tās pārraudzības funkciju īstenošanā un nebūtu pakļauts iespējama interešu konflikta riskam kā OLAF personāls, kas strādā OLAF ĢD pakļautībā. Dažos pēdējos gados Uzraudzības komiteja bieži uzsvērusi, cik svarīga ir tās darba neatkarība un efektivitāte, kā nodrošināšanai nepieciešams neatkarīgs sekretariāts ar pietiekamu darbinieku skaitu, kurš ir OLAF struktūrvienība, tomēr strādā neatkarīgi un ir pakļauts vienīgi Uzraudzības komitejas norādījumiem. Uzraudzības komiteja pauž gandarījumu par to, ka tās sekretariāta neatkarīgs darbs tagad tiek garantēts ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 883/2013 (24).

71. Uzraudzības komiteja ir paredzējusi četrus pamatnosacījumus tās sekretariāta neatkarīgam darbam: i) par sekretariāta vadītāja pieņemšanu darbā, viņa darba snieguma novērtēšanu un paaugstināšanu amatā lemj Uzraudzības komiteja; ii) sekretariāta vadītāja amatu pārklasificē un iekļauj augstākā līmeņa vadītāju kategorijā; iii) par sekretariāta darbinieku pieņemšanu darbā, viņu darba snieguma novērtēšanu un paaugstināšanu amatā atbild sekretariāta vadītājs; iv) sekretariāta budžeta izpildi pastarpināti deleģē sekretariāta vadītājam. Uzraudzības komiteja ir uzsākusi sarunas ar OLAF ĢD par šo jauno reglamentējošo prasību īstenošanu, un pašlaik sarunas turpinās.

72. Uzraudzības komiteja ir gandarīta arī par to, ka OLAF ĢD ir atjaunojis sekretariāta amata vietu skaitu, un tas atkal ir astoņi – tāpat kā pirms OLAF reorganizācijas 2012. gadā.

Sazināšanās ar Uzraudzības komiteju

Uzraudzības komitejas sekretariāta kontaktinformācija:

Pasta adrese J30 13/62 – Rue Joseph II, 30 – 1049 Bruxelles/Brussel – BELGIQUE/BELGIË Tālruņa numurs + 32 22984022 E-pasta adrese OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu Faksa numurs + 32 22959776 Tīmekļa vietne http://ec.europa.eu/anti_fraud/about-us/supervisory-committee/index_en.htm

(1) Eiropas Parlamenta un Padomes 2013. gada 11. septembra Regula (ES, Euratom) Nr. 883/2013 par izmeklēšanu, ko veic Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (OLAF), un ar ko atceļ Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 1073/1999 un Padomes Regulu (Euratom) Nr. 1074/1999 (OV L 248, 18.9.2013., 1. lpp.).

(2) 15. pants.

(3) Skatīt 5. pielikumu.

(4) Skatīt 3. pielikumu.

(5) Skatīt 4. pielikumu. Lai gan šis atzinums pieņemts 2014. gada martā, Uzraudzības komiteja nolēma to pievienot kā pielikumu šim darbības pārskatam, jo atzinuma sagatavošana gandrīz pilnībā norisinājās pārskata periodā.

(6) Uzraudzības komiteja 2013. gadā saņēma 186 deviņu mēnešu ziņojumus.

(7) Par 21 lietu, saistībā ar ko jānosūta informācija valstu tiesu iestādēm un ko OLAF pārsūtījis Uzraudzības komitejai 2013. gada janvārī, ziņots Uzraudzības komitejas 2012. gada darbības pārskatā. Kopumā 2013. gadā saņemtas 77 lietas.

(8) OLAF iesniedza Uzraudzības komitejai atzinumus par galīgajiem vai starpposma ziņojumiem un ieteikumus saistībā ar 72 no 77 lietām, kas 2013. gadā nosūtītas dalībvalstu tiesu iestādēm.

(9) Minētajā gadījumā attiecīgās personas iztaujāšana notika saskaņā ar iepriekšējās OLAF rokasgrāmatas noteikumiem.

(10) Skatīt 2. pielikumu.

(11) OV L 145, 31.5.2001., 43. lpp.

(12) Civildienesta noteikumu 22.a pants un ES Pārējo darbinieku nodarbināšanas kārtības 11. pants.

(13) Pēc apspriedes ar Komisijas juridisko dienestu – skatīt OLAF ĢD 2008. gada 10. novembra paziņojumu OLAF darbiniekiem.

(14) OV L 257, 28.9.2013., 19. lpp.

(15) Skatīt 1. pielikumu.

(16) Skatīt kopsavilkumu 7. pielikumā.

(17) Skatīt 10. pielikumu.

(18) COM(2013) 533 final, 17.7.2013.

(19) Skatīt 6. pielikumu.

(20) 2013. gada 3. oktobra atklātā sēde “OLAF un attiecīgo personu tiesības”.

(21) Skatīt http://www.transparencyinternational.eu/european-union-integrity-system-study/.

(22) Skatīt 8. pielikumu.

(23) Skatīt 9. pielikumu.

(24) 40. apsvērums.

PIELIKUMI 1. Atzinums Nr. 1/2013 “OLAF provizoriskais 2014. gada budžeta projekts” 2. Atzinums Nr. 2/2013 “OLAF iekšējās procedūras ieviešana sūdzību izskatīšanai” 3. Atzinums Nr. 1/2014 “OLAF izmeklēšanas politikas prioritātes” 4. Atzinums Nr. 2/2014 “Lietu atlase OLAF” 5. Uzraudzības komitejas apsvērumi par izmeklēšanas procedūrām OLAF 6. Dokuments “Procesuālo garantiju stiprināšana OLAF” 7. Uzraudzības komitejas 2012. gada ieteikumi 8. Uzraudzības komitejas uzdevumi, kompetence un mērķi: vidējā termiņa stratēģija 9. Uzraudzības komitejas locekļu Rīcības kodekss un paskaidrojuma raksts “Objektivitātes garantijas un interešu konfliktu riski pārraudzības funkciju īstenošanā” 10. Sadarbības noteikumi ar OLAF

1 PIELIKUMS OPINION No 1/2013 OLAF's preliminary draft budget for 2014 Brussels, 16 July 2013 INTRODUCTION At the meetings of 27 February and 16 July, 2013, OLAF's Supervisory Committee examined OLAF's preliminary budget for 2014 and adopted the following opinion. In accordance with the Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (1) and Article 3 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom (2), the European Anti-Fraud Office (hereinafter OLAF) shall have full independence to exercise its investigative function in all institutions, bodies, offices and agencies established by or on the basis of the Treaty on the European Union, Treaty on the Functioning of the European Union and the Euratom Treaty. To do this and to ensure that OLAF is able to function in an efficient and effective manner and contribute in the best possible way to the Union's objectives of the fight against fraud defined in Article 325 of the Treaty on the Functioning of the European Union, a specific budget line within the Commission budget (European Commission section of the general budget of the European Union) is created for OLAF. (3) In accordance with Article 11 of the Regulation (EC) No 1073/1999 the mission of the OLAF Supervisory Committee (SC) is to reinforce the independence of OLAF in the exercise of OLAF's investigative function. In the reform of Regulation (EC) No 1073/1999 adopted by the European Parliament and the Council in 2013, the role of the SC has been strengthened as guardian of the independence of OLAF in its investigative function and in the supervision of the respect of fundamental rights and freedoms. In this context, and with a view to the powers conferred by the Commission on the SC (4), the SC has considered OLAF's preliminary draft budget (PDB) and the Commission draft budget for 2014 concerning OLAF and delivers the following Opinion. The objective of the procedure in which the SC adopts an Opinion on OLAF's preliminary draft budget and draft budget is to give assurance that the draft budget duly takes into account the independence of the investigative function of OLAF and that OLAF is resourced to function effectively and efficiently as an inter-institutional service in stepping up the fight against fraud as foreseen by the Union legislator in Regulation (EC) No 1073/1999. The SC Opinion on the preliminary draft budget also creates a documented forum of the SC advice to the Director-General of OLAF and to the Budgetary Authority of the Union and other Institutions of the Union on the prerequisites for efficient allocation and use of resources to and within OLAF. In this way the SC Opinion contributes to the attainment of value for money, legal certainty and efficient anti-fraud policy in the European Union. The Opinion of the SC is not therefore limited only to commenting on the budget line on the SC of the OLAF. I. RESOURCES In the draft budget presented by the Commission on 26 June 2013, the OLAF budget will be increased by approximately 1,5 % with a total expenditure of EUR 58 523 000. The increase comes principally from the transfer of an additional 6 posts from headquarters budget line ‘Expenditure related to officials and temporary staff working with the institution to OLAF’. If the impact of the EU enlargement to include Croatia is taken into account, the increase in the OLAF expenditure is 0,7 %. In the draft budget presented by the Commission the general increase in the Commission's administrative expenditure is 0,1 % and 0,8 % when taking into account the expenditure resulting from the enlargement to Croatia. The OLAF Budget has not been subject to the same strict savings measures as those within the Commission services in general. The SC notes this with satisfaction and considers that this line on resources provides the conditions necessary to continue the fight against fraud as one of the important priorities of the European Union. The budget line concerning buildings and IT has been kept on zero growth in accordance with the general orientation of the Commission. The SC observes that a well-organised and up-to-date ICT support and infrastructure are necessary conditions for a cost-effective fraud investigation function. The SC has no objection to the general orientation in the Commission draft budget but SC would stress the need to keep both OLAF's Case Management, ICT analytics and other information systems up to date in order to enable OLAF to function efficiently. Allocation of resources to priority activities The SC has regularly recommended to OLAF in its previous opinions on the budget to allocate more staff to OLAF's core business — investigations — by shifting them from the support units. In addition, the SC has proposed clarification of the distinction between investigative and operational activities of OLAF. The SC notes the reorganisation of OLAF put in place on 1 February 2012 in which resources at the organisational level were increasingly concentrated on investigations. As a result of this, in the OLAF Report of 2012, the distribution of staff in the units dealing with the fight against fraud, OLAF policy strategy and coordination and administrative support is reported separately. This goes in the direction of clarification of the distinction between investigative and other operational activities of OLAF in line with the SC's earlier recommendations. However, the SC considers that clarification between investigation and investigation support functions, anti-fraud policy functions and other operational activities of OLAF should go still further. Opening and follow up of the investigations The SC would mention that consistent application over the years of the investigative policy priorities in line with Union's anti-fraud policy and the Commission's anti-fraud strategy is a core issue in the resources management of OLAF and in the performance of its investigative function. The SC notes that in the OLAF Management Plan the alignment with the investigative policy priorities is defined as one of the performance indicators for OLAF. (5) The SC underlines the importance of transparent and reliable follow-up of the investigative policy priorities. The SC would refer to its earlier observations and statistics as presented by the European Court of Auditors in the Special Report No 2/2011 (6) on the low number of OLAF investigations leading to convictions by Member States judicial authorities. (7) The SC considers that the rate of OLAF reports leading to convictions is one of the key indicators of the effectiveness of OLAF's investigative function requiring close and open attention. The SC recognises that the reasons why OLAF reports do not lead to conviction may, in some instances lie outside OLAF's control, however, the impact of such external factors should be carefully analysed and transparently reported. The SC therefore encourages OLAF to continue to develop indicators and report on them in a transparent and reliable manner in order to show an example of value for money and to demonstrate the positive impact that contribution of additional resources to OLAF has in the fight against fraud in the European Union, appropriate follow-up thus ensuring that the ultimate results of investigations are achieved. Without this OLAF risks carrying out good, hard work which may ultimately not produce the required results. HR strategy The reorganisation of the Office resulted in significant shifts of staff and modifications in their job description or even a completely new allocation of tasks. In such circumstances the SC reiterates its earlier position that it is essential to have an appropriate human resources strategy built on the identified and real needs of the organisation and its priorities, with the aim of giving direction and maximising the use of existing resources. The SC draws particular attention to OLAF's ability to recruit and maintain high quality professionals in its investigative functions as a focal point of cost-effective anti-fraud service at the Union level. A crucial element of the human resources strategy should continue to be the continuous training related to internal mobility and overall restructuring. It should address the optimum balance between administrators and staff members with administrative professional background performing core investigative tasks and assistants providing support services. Recommendations: — Effective follow-up of investigations must be ensured and results of the investigations reported with timely and reliable indicators — OLAF shall continue to develop indicators describing the efficiency and quality of its investigative function and on the alignment with the anti-fraud policy of the European Union and anti-fraud strategy of the European Commission — A human resources strategy based on a needs assessment of OLAF's current activities should be developed and focus given to training, career development, succession planning and appropriate balance between assistants providing support services and administrators performing core investigative tasks. II. BUDGETARY PROCEDURE The Commission Decision establishing OLAF is clear that the SC must be consulted on the PDB of OLAF before it is sent to the Director-General for Budgets (8). Up to now the Director-General of OLAF has transmitted the PDB to the Committee after ‘technical’ meetings/arrangements with DG Budget. In 2013 the SC was presented with the preliminary draft budget in February and informed in June with regard to the Commission Decision on the draft budget for 2014. The SC believes that to provide an effective opinion on the PDB is one of its core tasks and would remind the Director-General of OLAF to undertake a substantive consultation with the SC prior to budget negotiations with DG Budget. Furthermore, the SC would encourage the Director-General to consult the SC on the OLAF Annual Management plan in order to have independent support and feed-back based on the follow-up of the investigative function by the SC. Conclusion: — The Director-General of OLAF shall ensure that the SC be effectively consulted regarding the next PDB by means of a real and substantive exchange of opinions between the Director-General and the Committee before the PDB is sent to the Director-General for Budget in any form. III. THE SC AND THE SECRETARIAT OF THE SC The SC expenditure The SC notes that the budget line of the expenditure related to the SC is not changed in 2014 draft budget. The SC draws attention to the fact that with the extended responsibilities attributed to the SC by the Union legislator, the performance of the duties of the SC requires the devotion of a considerable amount of time by its Members who, by definition, do so on a part time bases. The Resources of the Secretariat of the SC In accordance with Regulation (EC) No 1073/1999 the SC has a crucial role to play in the monitoring of OLAF's investigative function. Moreover, the SC has a specific inter-institutional character. In the discharge of its duties assigned by the legislator, the SC is dependent on its Secretariat. The SC would like to point out that the role of the Secretariat is primarily not to assist in the organisation and documentation of the meeting of the SC. In practice, the SC Secretariat performs an overall, regular monitoring of the investigative function of OLAF. This results from the fact that it is the SC Secretariat which has access, in accordance with the established access arrangements, to the OLAF Case Management System. The data protection rules de facto require that access to case information by the SC is implemented via the SC secretariat. An adequately staffed Secretariat with high quality personnel is thus a vital condition for the SC in the discharge of its duties as stipulated by the legislator. The SC considers that the 2014 draft budget creates conditions for appropriate resourcing of the SC Secretariat. The SC would point out the general principle of sincere cooperation between Institutions and bodies of the European Union, which is a general principle of the Union law, specifically that Regulation (EC) No 1073/1999 sets out further requirements on the sincere cooperation between the Director-General of OLAF and the SC. The Director-General of OLAF shall, in the spirit of sincere cooperation, consult the SC on all issues which relate to the staffing, promotion of personnel and resources of the SC Secretariat. To be fully informative and representative of the total cost of supervision, the budget entry for the SC should incorporate the total cost of operations stemming from the duties stipulated in Regulation (EC) No 1073/1999, that is, all the SC Members' expenditure as well as that of its Secretariat which includes their salaries, training, travel etc. OLAF has the privilege of transferring its funds freely from one line item to another. By joining up the total cost of the SC's function in a separate budget entry it is ensured that funds targeted for use by the SC are actually used for the supervisory function. However, funds remaining unused could be redeployed to other headings within the OLAF budget. Such redeployment should only be possible with prior notification to the SC and its approval. The Head of the SC Secretariat should be sub-delegated as the authorising officer to manage the total fund allocation for the SC's operations under the control of the Committee. Having one budget line which incorporates all expenditure will facilitate the management and efficiencies of the supervisory framework whilst, at the same time, any unused funds are passed on to other OLAF budget lines by the Director-General upon the approval of the SC. A separate budget line has the benefit of transparency and reflects also the independence of the SC in line with the Regulation. At the same time, this separate budget line will inform the three institutions appointing the SC regarding the resources specifically allocated to the supervisory function. Secretariat Staff The SC maintains its position, as expressed in its previous opinions on the OLAF budget, on the minimum requirement of eight Secretariat staff, which is equivalent to the current needs of the SC. This represents about 2 % of OLAF staff (9) which the SC deems the minimum number required for it to carry out its monitoring function efficiently. (10) The SC would point out that the legal duties of the SC require a small, but high quality staff in Secretariat. The SC has noted with satisfaction the intention of the OLAF Director-General to allocate additional posts to the Secretariat. The SC expects a fluid and rapid implementation of the announced intention. Furthermore, the SC is of the opinion that, with regard to the appointment of the Head of the Secretariat and other staff for its Secretariat, including internal transfers, there should be close consultation with the Committee, as indicated in its Rules of Procedure (11) reflecting the principle of cooperation stipulated in the Regulation. The SC acknowledges that the Commission staff rules and the appraisal and promotion system do not currently permit the SC Members to evaluate the performance of the staff of the Secretariat directly. The SC also notes that nothing in the Commission staff rules and appraisal and promotion system excludes the consultation of the SC and that some Institutions have developed consultation systems for situations in which a member of staff is effectively working for another directorate or body than the one which is legally responsible for the appraisal and promotion. Therefore the SC considers that even though the appraisal of the Head of Secretariat and his promotion are ultimately decided by the Director-General of OLAF, he should make these decisions on the basis of the opinions of the Committee under whose direct authority the Secretariat works, as it is foreseen in the SC's Rules of Procedure (12). This will ensure the continuous independence of the Secretariat in their day to day functions. Recommendations: — Separate budget line for both the SC and Secretariat should be considered to clearly indicate the costs of the SC function and to highlight in a transparent manner the inter-institutional character of the SC and its Secretariat. — The Director-General of OLAF shall, in sincere and close cooperation with the SC, ensure that appropriate resources and staff members are allocated to the SC Secretariat in line with the intention expressed by the Director-General. — Regular monitoring of the investigative function of OLAF and SC access to information depend on a small but high quality Secretariat. The Secretariat should have eight members of staff. — Appointments, appraisal and promotion of the SC Secretariat staff should only be made following the approval of the SC, thus ensuring full independence of the SC Secretariat in the performance of its duties. — Appraisal of the Head of Secretariat and his promotion should be decided by the Director-General on the basis of the SC's opinion. IV. CONCLUSION The SC supports OLAF's draft budget for 2014 with the provision that the above recommendations be taken into consideration. In accordance with Article 6(2) of the Commission Decision of 28 April 1999, the Opinion should be transmitted to the Budgetary Authority by OLAF. Furthermore, the SC invites the Director-General of OLAF to update the SC regularly on measures taken by OLAF towards implementation of the recommendations in this Opinion. Adopted in Brussels, on 16 July 2013 For the Supervisory Committee, Johan DENOLF Chairman (1) Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council of 25 May 1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 1). (2) Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom of 28 April 1999 establishing the European Anti-Fraud Office (OLAF) (OJ L 136, 31.5.1999, p. 20). (3) See Art. 13 of Regulation (EC) No 1073/1999 (Art. 18 of the Regulation amended as of 1 October 2013). (4) Article 6 of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom. (5) See OLAF Annual Activity Report 2012 final, Ares (2013) 509786 — 26.3.2013: chapter 1.3, Specific objectives for ‘fight against fraud’: investigative and coordination activities, p. 5. (6) Special Report No 2/2011, ‘Follow-up of Special Report No 1/2005 concerning the management of the European Anti-Fraud Office’. (7) See the SC Opinion 1/2012 of the 2013 OLAF draft budget, reproduced as Annex 2 of the SC Annual Report of 2012. (8) Article 6(2) of the Commission Decision 1999/352/EC, ECSC, Euratom cited above provides: ‘After consulting the Surveillance Committee, the Director shall send the Director-General for Budgets a preliminary draft budget to be entered in the special heading for the Office in the annual general budget’. (9) According to the OLAF report for 2011, there are 437 staff in the Office. (10) For the detailed analysis of the SC workload and consequently of the necessary SC Secretariat resources, see the note of the Head of the SC Secretariat of 21 March 2013. In view of the incoming amendments to Regulation (EC) No 1073/1999 entrusting additional tasks to the SC, the resources of the SC Secretariat may require reinforcement in the year 2014. (11) Article 11(3) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘In any case, the Head of the Secretariat shall inform the SC about the candidates for membership of the Secretariat. Once the applications are known, the Committee shall discuss in the plenary session whether they meet the Committee's working needs with a view to submitting a proposal for their appointment to OLAF's Director-General’ (OJ L 308, 24.11.2011, p. 114). (12) Article 11(5) of the SC's Rules of Procedure provides as follows: ‘The Supervisory Committee shall periodically evaluate the work of the Head of the Secretariat and of the Secretariat members’.

2 PIELIKUMS OPINION No 2/2013 on establishing an internal OLAF procedure for complaints The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the options for redress open to persons involved in OLAF's investigations regarding potential violations of their rights and procedural guarantees. The Committee found that such persons do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations either through an external (an EU or national court, the European Ombudsman or the European Data Protection Supervisor) or internal mechanism (OLAF itself). The Committee believes that the new Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 concerning investigations conducted by OLAF has not resolved the problem, since it does not introduce a mechanism for dealing with individual complaints. The Committee expressed the opinion that the current legislative gap could be closed by putting in place a transparent and efficient complaints procedure within OLAF, to deal with complaints alleging potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees in the course of an OLAF investigation. The Committee therefore recommended that the Director-General of OLAF institute such an internal procedure and put forward concrete suggestions with regard to its implementation. INTRODUCTION 1. OLAF has been given far-reaching powers of investigation in order to efficiently carry out its mission to protect the financial interests of the EU. The exercise of these powers is very likely to touch upon the fundamental rights of persons concerned by investigations (1), and therefore their respect by OLAF is essential. It contributes — as the SC has already emphasised (2) — not only to ensuring the effectiveness and efficiency of OLAF's investigative activities, but also to consolidating its reputation, credibility and ultimately its independence. 2. OLAF is obliged to ensure the protection of fundamental rights by safeguarding the procedural guarantees as listed by the EU Charter of Fundamental Rights (3). In addition, the EU legislator decided to enhance OLAF's accountability for its investigative activities by reforming its legal framework (4) which resulted in the adoption of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 (5) (hereinafter, the Regulation). 3. The SC welcomes the changes brought by the Regulation but would like, nevertheless, to point out that the mechanisms put in place to enforce the procedural guarantees need further improvement. The Regulation provides for a legality check (6) and a monitoring mechanism (7), but does not establish a mechanism for dealing with individual complaints which would be, in the SC's view, indispensable for ensuring effective protection of fundamental rights. 4. In the SC's opinion, persons involved in OLAF investigations do not have sufficient and immediate remedies to redress potential violations of their rights and the recent reform of the legal framework has not solved that problem. Therefore, the SC takes the view that the Director-General of OLAF ((hereinafter, the DG) should swiftly establish a transparent and stable internal procedure for dealing with individual complaints. I. INSUFFICIENCY OF THE EXISTING REDRESS MECHANISMS 5. Persons considering that, in the course of an investigation, OLAF breached their fundamental rights and wishing to complain, have at their disposal various means of judicial and non-judicial review which, however, may be insufficient, for the reasons stated below. 6. Firstly, they may seek the direct judicial review by an EU Court (action for annulment, action for damages and request for interim relief) or indirectjudicial review by EU and national courts (preliminary ruling procedure). (8) However, it should be noted that these actions are governed by rather strict rules on admissibility (9) and must fulfil a number of conditions to trigger a right to reparation (10). Even when an action is successful, ‘Judicial protection is obtained long after the contested investigative act and the act as such is not affected by the EU court's ruling; only compensation for the prejudice created by that act is obtained’ (11). 7. Secondly, persons wishing to complain may address themselves to the European Data Protection Supervisor (EDPS), who is specifically entrusted (12) with the competence of hearing and investigating complaints lodged by persons whose personal data are processed by OLAF. However, the material scope of his review is limited to the protection of personal data and privacy. 8. Thirdly, the European Ombudsman (EO) is competent to investigate complaints regarding maladministration (13) against OLAF, namely failure to act in accordance with the law, to respect the principles of good administration, or breaches of fundamental rights. Nevertheless, it is the EO's view — which the SC fully shares — that an institution ‘in frequent contact with people who may have reason to complain should provide for a first line complaints mechanism allowing for their problems to be addressed and solved rapidly, before, in the event that resolution is not successful, having to turn to other redress mechanisms, such as Ombudsmen and courts’ (14). The SC considers that this statement also applies to OLAF. 9. Fourthly, the SC itself — as the OLAF's supervisory body — is quite often the addressee of individual complaints which it takes into consideration as a valuable source of information concerning OLAF's investigations and thus triggering the SC's monitoring activity. The SC's role, as emphasised by a ruling of the EU General Court (15) and confirmed by Regulation (EU, Euratom) No 883/2013, is to monitor developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations (16) which cannot be carried out without examination of individual cases. However, the SC was not established as a complaints body and its supervision takes place only ex post, since the SC cannot intervene in ongoing investigations. Furthermore, the SC regrets the lack of appropriate monitoring tools at its disposal and the absence of a specific reporting obligation for the DG to inform the SC of complaints addressed to him and, in particular, on the way they were dealt with. 10. In addition to the external mechanisms, the SC notes that an internal mechanism for dealing with individual complaints is not completely absent from the legal framework governing OLAF's investigations. Any official or other servant of the EU who is the subject of an internal investigation has the right to submit to the DG a complaint against an act adversely affecting him in connection with investigations by OLAF (17). However, according to the existing EU case-law, OLAF's investigative acts do not constitute acts adversely affecting the persons concerned within the meaning of Article 90a of the Staff Regulations and therefore are not challengeable acts (18). 11. Moreover, the SC would point out that OLAF staff who are aware of possible illegal activities or serious violations of professional duties that might trigger potential breaches of fundamental rights and procedural guarantees within an investigation have the additional possibility to report wrongdoing within OLAF to the President of the SC, on the basis of Article 22a of the Staff Regulations and of the agreement between the DG and the SC (19). II. LACK OF A COMPLAINT PROCEDURE IN REGULATION (EU, Euratom) No 883/2013 12. The SC notes that the intention of the EU legislator was to strengthen the protection of procedural guarantees applicable in OLAF's investigations (a) by inserting in the Regulation detailed provisions concerning the procedural guarantees and (b) by enforcing them by means of an enhanced review. As a result, Article 9 of the Regulation contains now explicit procedural guarantees and thus defines and clarifies the contents of those foreseen in the Charter. On the other hand, although the EU institutions involved in the legislative process all agreed on the need for a review of potential violation of fundamental rights and put forward various proposals aimed at establishing both an ex ante legality check (relating, inter alia, to the respect of procedural guarantees of persons under investigation, during all stages of the investigation) and an ex post review procedure for handling individual complaints (20), it seems that no consensus was finally reached, since the Regulation does not explicitly put in place any such procedure. 13. The SC would point out that in the past, via its internal rules, OLAF put in place a review procedure open to all persons concerned in internal and external investigations in which procedural guarantees were allegedly not respected in a manner possibly having an impact on the conclusions of the investigation (21). This procedure evolved under the influence of interinstitutional discussions on reforming the OLAF legal framework. Since the Commission's proposal of 17 March 2011 contained provisions on a review procedure (22), the Instructions to Staff on Investigation Procedures (ISIP) (23) adopted by the OLAF DG as of 1 February 2012 anticipated the forthcoming legislative changes with the setting up of a procedure for dealing with complaints concerning an alleged failure to respect procedural guarantees (24). However, that Commission's proposal, which was subject to negotiations during the legislative process, was ultimately not maintained. Therefore, when the ISIP were replaced by the new Guidelines on Investigation Procedures (GIP), which entered into force on the same day as the new OLAF Regulation (1 October 2013), this internal procedure disappeared. 14. As a result, neither the Regulation nor OLAF's internal rules foresee any formal procedure for dealing with individual complaints. Therefore, the objective of improving the mechanisms for redressing potential breaches by OLAF of procedural guarantees of persons under investigation has not been achieved. The SC would point out that the recent Communication from the Commission on Improving OLAF's governance and reinforcing procedural safeguards in investigations (25) supports the SC's view and its repeated recommendations (26) concerning the introduction of transparent and stable procedures for an internal legality check and for an independent review of complaints. This Communication also confirms the need for further improvements to the Regulation, by establishing of the office of a ‘Controller of procedural safeguards’. 15. With its longstanding experience in monitoring OLAF's investigative function and thereby compliance by OLAF with fundamental rights and procedural guarantees, the SC is therefore concerned by the lack of a transparent procedure for dealing with individual complaints and takes the view that, at least during the transitional period, until further amendments to the Regulation are adopted, the current gap should be closed by the DG re-establishing an internal procedure for complaint in OLAF. III. THE WAY FORWARD: AN INTERNAL PROCEDURE FOR COMPLAINTS 16. In OLAF's view, the notion of ‘complaints’ covers (i) complaints concerning procedural guarantees in the context of investigative actions, (ii) complaints against a reply by OLAF to a request for access to personal data and (iii) complaints from whistle-blowers (concerning either OLAF's obligation to inform them on the action taken following their fraud reporting or the protection of their identity) (27). According to information provided by OLAF, in the last three years there were 25 complaints concerning OLAF's investigation activity, of which 13 were addressed to the EO (28), 8 were addressed to the EDPS (29) and 4 were requests for review addressed to OLAF (30). OLAF is also aware of other complaints, addressed to other bodies (e.g. to the SC), but it does not have any systemic overview, register or statistics related to them. 17. Taking into account the number of cases opened by OLAF (718 in 2012 (31)) and the fact that complaints against OLAF are addressed, in particular, to the EDPS, the EO and the SC (32), the small number of complaints addressed to OLAF itself may lead to the conclusion that the absence of a transparent and independent procedure for handling complaints in OLAF effectively deters potential complainants from exercising their rights. 18. The SC notes, from its monitoring experience, that in the previous years the handling of complaints appeared to be carried out on a case-by-case basis rather than through a stable and consistent procedure. The SC shares the EO's view that a case-by-case approach is not ‘the best way to ensure the efficient and transparent handling of complaints’ (33) and that without a proper complaint procedure ‘compliance [with fundamental rights] cannot ultimately be effective’ (34). Such a procedure is a key element of OLAF's accountability and legitimacy, because protecting fundamental rights ‘is not only to the benefit of persons under investigation but also of OLAF, whose legitimacy can only increase when fundamental rights are (seen to be) effectively protected’ (35). 19. The SC considers that, from the OLAF perspective, a complaint procedure would help (i) the detection by OLAF of any breach of its own legal obligations, thus allowing for a prompt reaction, (ii) monitoring by OLAF of compliance with fundamental rights and procedural guarantees by its own staff, (iii) avoiding the risk of discriminatory treatment of persons concerned, (iv) settling possible disputes before they aggravate (36). 20. In the SC's opinion, Article 41 of the Charter of Fundamental Rights (37) (right to good administration) would offer a sufficient legal basis for establishing an internal procedure for dealing with individual complaints. Complainants are entitled to expect from OLAF that their ‘affairs’ are ‘handled’ — according to the principles defined by the Charter. 21. The SC therefore believes that the DG should put in place a transparent and efficient internal procedure for dealing with all the types of complaints related to OLAF investigative activities, including not only complaints alleging potential breaches of fundamental rights in the course of an OLAF investigation, but also those concerning duration of investigations, legality of OLAF's acts, breaches of confidentiality, refusals to provide information. The following practical recommendations are without prejudice to the forthcoming legislative proposals (38) or to the SC's position as expressed in its paper on Reinforcing procedural safeguards in OLAF — in view of the monitoring experience of the Supervisory Committee (39) — they should be regarded as transitional measures until the current legal framework is improved. 22. The SC would firstly point out that it is for the DG to establish and define the exact scope and content of rules on handling of complaints in OLAF. In so doing, the DG should take into consideration a number of requirements triggered by the right to good administration. Recommendations by the EO and the Code of Good Administrative Behaviour should be also taken into account. Without establishing an exhaustive list, the SC would point to the following requirements: — fairness and impartiality, including, inter alia, the requirement that a complaint should be treated by a person not related to the investigation or not in the direct line of hierarchy of the person(s) related to the investigation (40) and the necessity to set out a minimum level of guarantees ensuring the functional independence of the person handling a given complaint, — the requirement to state reasons for the decisions taken following a complaint (41); — a reasonable time-limit for handling a complaint (42), — the right of access to one's file (subject to limitations explicitly foreseen in the Charter (43), — the right to address OLAF in one of the EU official languages and to have an answer in the same language (44), — the requirement to inform the complainant of any possible alternative forms of redress (45). 23. Secondly, with regard to the person entrusted with the handling of complaints, he should have the appropriate competencies, qualifications and experience. Such person should have well defined tasks and benefit from access to appropriate resources. He should have access to all relevant case-related information and OLAF staff should fully cooperate with him. 24. Regarding particularly the requirement of independence, the SC would stress that any effective internal complaint procedure, which would necessarily imply the handling of a complaint by an OLAF (senior) official, requires that this person act, when carrying out his review duties, in full independence of the DG. This is a key element in ensuring external credibility and public trust. The SC acknowledges the difficulty of implementing such a requirement, since this person should report to the DG on his findings while the latter remains the appointing authority deciding on the career progress of all OLAF officials (46). 25. The SC would indicate three possible solutions to that problem. (i) Firstly, the SC Secretariat being the only part of OLAF with regulatory guarantees of independent functioning with regard to the DG (47), the most logical solution would be to place the (senior) official entrusted with handling complaints under the Head of the SC Secretariat, but without involving him in any regular work of the SC. (ii) Secondly, the official could be nominated as a ‘complaint’ advisor to the DG, but his functional independence should be safeguarded by the right to inform the SC whenever he considers that a measure taken by the Director-General puts his independence into question (48) and by the obligation to report on all his findings related to the complaints not only to the Director-General, but also to the SC (49). (iii) Thirdly, the task could be entrusted to the OLAF Legal Advice Unit, but then its Head should have equal safeguards as a ‘complaint advisor’ — in his capacity of the handler of complaints. 26. Finally, the SC considers that information on how to address complaints to OLAF, together with a description of the procedure for handling them, should be published on OLAF's website, for the sake of transparency and legal certainty. Moreover, the SC should be regularly informed of the complaints received by OLAF and the way they have been handled, this allowing it to properly perform its role of monitoring developments concerning the application of procedural guarantees and the duration of investigations. SUPERVISORY COMMITTEE'S RECOMMENDATIONS In the light of the above considerations, the Supervisory Committee: (1) Recommends that the Director-General set up an internal procedure for dealing with individual complaints concerning OLAF investigations; (2) Invites the Director-General to consult the details of the procedure with the SC, before its adoption; (3) Recommends that the Director-General publish the procedure on OLAF's website after its adoption; (4) Expects the Director-General to report regularly to the SC on complaints received by OLAF and the way they have been handled. Adopted in Brussels, December 2013 For the Supervisory Committee Johan DENOLF Chairman (1) Although little consideration was given to this aspect when OLAF was created, the few procedural guarantees defined in the former Regulation (EC) No 1073/1999 were developed by the case-law of the EU General Court. (2) See the SC's Opinion No 5/2010 on Respect for fundamental rights and procedural guarantees in investigations by the European Anti-Fraud Office, point 3. (3) See in particular Article 41 of the Charter. (4) One of the objectives of the reform was to reinforce the protection of fundamental rights and procedural guarantees within OLAF's investigations. (5) Regulation (EU, Euratom) No 883/2013 of the European Parliament and of the Council of 11 September 2013 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) and repealing Regulation (EC) No 1073/1999 of the European Parliament and of the Council and Council Regulation (Euratom) No 1074/1999 (OJ L 248, 18.9.2013, p. 1). (6) The legality check relates, inter alia, to the respect of procedural guarantees and fundamental rights of persons concerned (Article 17(7)). (7) Article 15(1). (8) For a thorough overview of the different kinds of judicial review of OLAF's investigative acts, see J.F.H. Inghelram, Legal and Institutional Aspects of the European Anti-fraud Office (OLAF) — An Analysis with a Look Forward to a European Public Prosecutor's Office, Europa Law Publishing, 2011, p. 203. See also X. Groussot, Z. Popov, What's wrong with OLAF? Accountability, due process and criminal justice in European anti-fraud policy, Common Market Law Review 47, 2010, p. 605-643. (9) For example, the actions for annulment introduced against OLAF investigative acts have constantly been declared inadmissible on the grounds that none of such acts has to date been deemed to bring about a distinct change in the applicant's legal position. (10) In actions for damages, there are three conditions to be met in order to trigger a right to reparation: the infringement of a rule of law intended to confer rights on persons; a sufficiently serious breach of this rule; the existence of a direct causal link between the breach of the rule of law and the damage allegedly suffered by the complainant. (11) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, Common Market Law Review 49, 2012, p. 601-628. (12) Regulation (EC) No 45/2001 of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data (OJ L 8, 12.1.2001, p. 1). (13) According to the definition given by the EO, ‘Maladministration occurs when a public body fails to act in accordance with a rule or principle which is binding upon it’ (see the EO's Annual Report 1997, p. 23). (14) See the Special Report of the EO in own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning FRONTEX, 12 November 2013, point 43. (15) Franchet and Byk v Commission (No 2),8 July 2008, Case T-48/05. (16) Article 15(1) of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (17) See Article 14 of the former Regulation (EC) No 1073/1999. Its content has been included in Article 90a of the Staff Regulations and as a consequence has been deleted from Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (18) See Commission v Antonello Violetti and Others and Nadine Schmit, 20 May 2010, Case T-261/09. (19) See the note of the Director-General to OLAF staff (I/011472 of 10 November 2008) and the note JUR(2008)45321 of 1 April 2008 of the Commission's Legal Service. (20) During the legislative process, the EU institutions put forward various proposals: an independent Review Adviser with the participation of the SC, a Review Panel consisting of senior officials of OLAF and of the Commission's Legal Service, two separate procedures (legality check by legal experts of OLAF and complaints to the Review Adviser via the SC), a review procedure to be set up by the DG within the Office. (21) See the former OLAF Manual — Operational Procedures, version July 2011, point 5.1.6. (22) Article 7b: this procedure aimed at dealing with requests from persons concerned by an investigation, to have an independent opinion regarding the respect of the procedural guarantees provided for in the Regulation. (23) Replacing the former OLAF Manual — Operational Procedures. (24) Article 23 of the ISIP — ‘23.1 Where a natural person concerned by an investigation has requested a review of the handling of his procedural guarantees, the Director-General appoints a member of OLAF staff not connected with the investigation, to conduct such a review. 23.2 The person entrusted with the review must act independently in his review of the complaint and report his findings to the Director-General. 23.3 The Director-General may take appropriate action in respect of any failure to respect procedural guarantees and will inform the complainant’. (25) COM(2013) 533 final, 17.7.2013. (26) See the SC's Annual Activity Report 2012, specifically Section 2 of Annex III. (27) OLAF does not count as ‘complaint’ the applications for access to documents (including ‘confirmatory applications’), the requests for access to personal data, staff complaints (Art. 90 of Staff Regulations), motions to courts, complaints addressed to the Commission which do not concern directly OLAF, letters from informants/whistle-blowers unhappy with OLAF's decision to dismiss a case. (28) 7 complaints in 2013, 3 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (29) 5 complaints in 2012 and 3 complaints in 2011. (30) 1 request in 2013, 2 requests in 2012 and 1 request in 2011. (31) See the OLAF 2012 Activity Report. (32) See the Annual Activity Reports of the EDPS and the EO. The SC itself received 7 complaints in 2012 and 14 complaints in 2013, concerning, inter alia, alleged failure to respect fundamental rights and procedural guarantees, breach of confidentiality of investigations, duration of investigations. (33) See the EO's Decision closing his inquiry into complaint 3072/2009/MHZ against the Commission, 5 April 2011, point 27. (34) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ concerning the European Agency for the Management of Operational Cooperation at the External Borders of the Member States of the European Union (FRONTEX), 9 April 2013, point 79. (35) J.F.H. Inghelram, Judicial review of investigative acts of the European Anti-Fraud Office (OLAF): a search for balance, quoted above, p. 627. (36) See the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 47. (37) Article 41(1) of the Charter: ‘Every person has the right to have his or her affairs handled impartially, fairly and within a reasonable time by the institutions and bodies of the Union’. (38) See the Commission's proposal quoted above. (39) This paper was adopted at the SC's plenary meeting on 8 October 2013 and transmitted to the three appointing Institutions on 24 October 2013. (40) See the Decision of 26 June 2008 of the EO on complaint 1354/2007/VIK against the European Economic and Social Committee, point 2.3: ‘it is good administrative practice that complaints against a Community official should normally not be answered by this very same official, but by the superior of this official or by another appropriate official/body’. (41) See Article 18 of the European Code of Good Administrative Behaviour. See also the Draft recommendation of the EO in the inquiry into complaint 1183/2012/MMN against OLAF, 15 November 2013. (42) See Article 17(1) of the European Code of Good Administrative Behaviour, which elucidates the ‘reasonable time’ requirement of the Charter by establishing a two months period from the date of receipt of a request or complaint. Article 17(2) allows for an extension of this period if it is justified by the ‘complexity of the matters which it raises’. The SC notes with interest the EO's statement that extension of the time limit within which an EU institution may deal with a complaint can be justified by the complexity of the issues raised, but not by an alleged lack of sufficient human resources or internal obstacles within its own services, since ‘in accordance with the principles of good administration, the EU institutions have the duty to ensure that they provide their various services with sufficient resources to fulfil the tasks which have been entrusted to them’ and to ‘structure their various services in a such a way as not to hinder the performance of the institution's duties, including in particular, the need to treat complaints by citizens within a reasonable time’ (see EO's Decision closing his inquiry into complaint 2288/2011/MMN against the European Investment Bank, 25 September 2013, pt. 28, 30). (43) This right may be limited by the need to respect the legitimate interests of confidentiality and of professional and business secrecy. (44) See also Article 13 of the European Code of Good Administrative Behaviour. (45) See, in this respect, the Decision of the EO on complaint 1512/2007/JMA against the European Commission, 5 June 2008. Article 19 of the European Code of Good Administrative Behaviour may also be relevant in this respect. (46) See the concerns expressed by civil society representatives with regard to the compatibility of the principle of independence with the fact that a person works in the interest of a specific entity (see the Draft recommendation of the European Ombudsman in his own-initiative inquiry OI/5/2012/BEH-MHZ quoted above, point 78). (47) Recital 40 of Regulation (EU, Euratom) No 883/2013. (48) As it was suggested by the Commission in its proposal of 17 March 2011, Article 7b.2. (49) Idem. See also Article 14 a) of the European Parliament legislative resolution of 20 November 2008 on the proposal for a regulation of the European Parliament and of the Council amending Regulation (EC) No 1073/1999 concerning investigations conducted by the European Anti-Fraud Office (OLAF) (COM(2006) 244 — C6-0228/2006 — 2006/0084(COD)) (OJ C 16E, 22.1.2010, p. 201).

3 PIELIKUMS OPINION No 1/2014 OLAF Investigation Policy Priorities The Supervisory Committee of the European Anti-Fraud Office (OLAF) examined the Investigation Policy Priorities (IPPs) established, on a yearly basis, by the Director-General of OLAF. The Committee compared the IPPs for 2012 and 2013 with the draft IPPs for 2014. The Committee welcomed the improved def