Komisijas paziņojums - Gada ziņojums iestādei, kas atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi, par veikto iekšējo revīziju 2003. gadā (Finanšu regulas 86. panta 4. punkts) {SEC(2004) 1351} /* COM/2004/0740 galīgā redakcija */





Briselē, 26.10.2004 COM(2004) 740 galīgā redakcija KOMISIJAS PAZIŅOJUMS Gada ziņojums iestādei, kas atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi, par veikto iekšējo revīziju 2003. gadā (Finanšu regulas 86. panta 4. punkts){SEC(2004) 1351} SATURS 1. Ievads 3 2. Vispārīgs pārskats par IAS revīzijas 2003. gada darbu 3 3. Sistēmisko atklājumu un ieteikumu apkopojums 5 3.1. Uzskaites un vadības informācijas sistēmas 5 3.2. Deleģēšanas risks 6 3.3. Darbības vadība – ABM instrumenti 7 3.4. Pārmantoti riski, resursu piešķiršana un riska pārvaldība 7 3.5. Vadības nodrošināšanas un kontroles darbības 8 IEVADS Šī apkopojuma ziņojuma mērķis ir informēt iestādi, kas atbrīvo no atbildības par budžeta izpildi, saskaņā ar Finanšu regulas 86. panta 4. punkta prasībām par Iekšējās revīzijas dienesta (IAS) iekšējās revīzijas atklājumiem un ieteikumiem 2003. gadā un paziņot jaunāko informāciju. Ziņojums koncentrējas uz atklājumu un ieteikumu skaitu un veidu, kas rodas no IAS 2003. gadā veiktajām revīzijām. Komisijas dienestu darba dokuments, kas iesniegts līdz ar šo ziņojumu, aptver plašu darbību sektoru un ietver īsus aprakstus un jaunu informāciju par atsevišķiem revīzijas darba uzdevumiem, ko 2003. gadā pabeidzis IAS. Tas arī dod jaunu informāciju par iepriekšējām revīzijām, galvenokārt pamatojoties uz informāciju, ko sniegušas pārbaudītās nodaļas. Vispārīgs PāRSKATS PAR IAS REVīZIJAS 2003. GADA DARBU Pamatojoties uz Reformu Baltās grāmatas 87. darbību, IAS plānoja veikt līdz 2003. gadam pilnīgu visu ģenerāldirektorātu (ĢD) padziļinātu revīziju ciklu. Mērķis bija piešķirt pietiekamus resursus „paaugstināta riska profila” ģenerāldirektorātiem, lai varētu veikt sistēmas revīzijas, ieskaitot neatkarīgu testēšanu, un ierobežot darbības jomu citiem ģenerāldirektorātiem, nosakot to galvenās riska zonas. Noteiktas 2003. gada revīzijas programmas daļas ieviešana tika pārcelta uz 2004. gadu ar īpašu lūgumu Iekšējās revīzijas dienestam (IAS) par visu to līgumu un dotāciju pārbaudi, kurus Eiropas Statistikas birojs (ESTAT) ir pārvaldījis vai bijis tajos iesaistīts. Rezolūcijā, kas pievienota tā 2003. gada 8. aprīļa lēmumam piešķirt budžeta izpildes apstiprināšanu Komisijai par 2001. gadu, Eiropas Parlaments pieprasīja, lai „Komisijas Iekšējās revīzijas dienests pārbauda līdz 2003. gada vasarai visu to līgumu likumību un pareizību, ko Eiropas Statistikas birojs (Eurostat) noslēdzis kopš 1999. gada, un ietver savā izmeklēšanā tos līgumus, ko noslēguši citi Komisijas dienesti” . Pēc tam Komisija 2003. gada 11. jūnijā izlēma uzdot IAS veikt pārbaudi, pamatojoties uz nolemto procedūru, par līgumu un dotāciju likumību un regularitāti, ko no 1999. gada līdz 2002. gadam noslēdzis ESTAT vai citi ģenerāldirektorāti pēc ESTAT ieteikuma. IAS varēja pabeigt 2003. gadā deviņas uz ģenerāldirektorātiem attiecināmas 87. darbības revīzijas, divas tematiskas revīzijas, divas papildu revīzijas un ESTAT līgumu un dotāciju pārbaudi pēc Komisijas lūguma. Šajā ziņojumā ir ietverta arī viena 87. darbības revīzija, par kuru galīgo ziņojumu sniedza 2004. gada sākumā. Tālākminētā tabula sniedz vispārēju IAS 2003. gadā pabeigto vispārējo revīzijas darba uzdevumu pārskatu: IAS 2003. gadā pabeigto revīzijas darba uzdevumu vispārējs pārskats: Revīzija | Revīzijas plānošanas raksts | Ziņojuma projekts | Galīgais ziņojums (Nosūtīšanas diena) | Revīzijas virzības komitejas (APC) apspriede | Budžeta vadības, uzskaites un iekšējās kontroles sistēmu apkopojums | BUDG – Uzskaites sistēma | 05.04.2001. | 15.10.2002. | 15.04.2003. | 15.09.2003. | BUDG – SINCOM2 | 23.09.2002. | 10.02.2003. | 21.05.2003. | 15.09.2003. | BUDG – Kases pārvaldīšana | 30.09.2002. | 10.04.2003. | 22.05.2003. | 15.09.2003. | Iekšpolitika, ieskaitot izpēti | RTD | 21.05.2003. | 31.10.2003. | 02.12.2003. | 16.02.2004. | ESTAT līgumi un dotācijas | 11.06.2003. | 10.10.2003. | 22.10.2003. | Komisija apspriedusi (APC 07.05.2004.) | Struktūrpasākumi un Kopējā lauksaimniecības politika | REGIO | 30.09.2002. | 24.01.2003. | 26.02.2003. | 28.04.2003. | AGRI | 20.11.2002. | 06.06.2003. | 13.10.2003. | 10.11.2003. 08.12.2003. 19.01.2004. | Ārpolitika, ieskaitot pirmspievienošanās palīdzību | ELARG | 18.03.2003. | 13.11.2003. | 22.12.2003. | 15.03.2004. | DEV | 14.02.2003. | 21.11.2003. | 02.02.2004. | 10.05.2004. | Eiropas attīstības fondam līdzīgie fondi (turpinājums) | 23.03.2003. | 23.05.2003. | 12.06.2003. | 13.10.2003. | RELEX | 28.02.2003. | 08.09.2003. | 16.10.2003. | 16.02.2004. | Pārvaldības pārskats RELEX jomā (Turpinājums) | 18.03.2003. | 08.04.2003. | 15.04.2003. | 16.06.2003. | Administratīvās un citas atbalsta sistēmas | IT vadīšana | 15.03.2002. | 21.01.2003. | 23.05.2003. | 15.09.2003. | Apmācības modernizēšana | 24.02.2003. | 19.03.2003. | 22.07.2003. | 13.10.2003. | PRESS | 17.02.2003. | 08.07.2003. | 12.09.2003. | 13.10.2003. | Pārbaudītās iestādes lielā mērā ir pieņēmušas IAS ieteikumus, un tie saskaņā ar informāciju no pārbaudītajiem ir vai nu jau ieviesti vai ieviešanas posmā. Nākamā tabula sniedz vispārēju pārskatu par ieteikumu pieņemšanas pakāpi par šajā ziņojumā ietvertajām revīzijām: Piekrišana IAS revīzijas ieteikumiem: Pieņemti | Pieņemti ar piezīmēm | Daļēji noraidīti | Noraidīti | Novecoju ši | Kopā | % | Kritiski | 33 | 27 | 11 | 3 | 3 | 77 | 12,16% | Ļoti svarīgi | 152 | 70 | 16 | 23 | 1 | 262 | 41,39% | Svarīgi | 161 | 42 | 12 | 17 | 0 | 232 | 36,65% | Vēlami | 31 | 16 | 4 | 11 | 0 | 62 | 9,79% | Kopā | 377 | 155 | 43 | 54 | 4 | 633 | 100,0% | % | 59,6% | 24,5% | 6,8% | 8,5% | 0,6% | 100,0% | Pēc šī ģenerāldirektorātu revīzijas cikla pabeigšanas 2004. gadā IAS varēs uzrādīt konsolidētu secinājumu aprakstu vēlāk šajā gadā, kas palīdzēs novērtēt katra relatīvo svarīgumu. Maz attīstības papildus vispārējai plānošanai ir panākts ar IAS jauno paziņojumu par 14 aģentūru pārbaudi, ko pieprasa Finanšu regulas 185. pants un Izpildes noteikumi, kas radīja iebildumus IAS 2003. gada darbības pārskatā. Laiku pa laikam IAS veic arī īpašas konsultācijas, un tam bieži prasa palīdzēt vai brīvprātīgi sniegt profesionālu padomu par iekšējās kontroles jautājumiem, resursu vadību un darbībām. IAS uzņemas šādas konsultāciju darbības līdz ar parastu iekšējās revīzijas praksi un ar tās mandātu saskaņā ar Finanšu regulu un IAS hartu. Sistēmisko Atklājumu un Ieteikumu apkopojums Nākamās piecas nodaļas apskata IAS ieteikumus par sistēmiskiem jautājumiem, kas iegūti no revīziju atklājumiem, kuri uzrādīti pievienotajā Komisijas dienestu darba dokumentā un pastiprina daudzos gadījumos līdzīgus atklājumus, kas minēti agrākajos IAS gada pārskatos. Atbildības, uzskaites un uzraudzības deleģēšana, kas ir reformas galvenie mērķi, ir pamatā daudziem atklājumiem un ieteikumiem, kas parādījušies IAS pārskatos, un ir vairuma izvirzīto sistēmisko jautājumu pamatā. Uzskaites un vadības informācijas sistēmas IAS uzskata, ka paralēli finanšu vadības un uzskaites reformai ģenerāldirektorātos ir jāpastiprina un jāpadara profesionālāka uzskaites funkcija tā, lai par visiem ģenerāldirektorātiem Komisijai un tās vadībai būtu sistēmisks apliecinājums, ka uzskaite ir pilnīga, precīza un atbilstīga. Sistēmām ir jānodrošina, ka uzskaite ietver visu atbilstīgo informāciju, un darbiniekiem ir jāapzinās briesmas, kas var rasties, ja to nereģistrē. Vadībai un ārējiem akcionāriem ir jābūt pārliecībai, ka skaitļi atspoguļo realitāti, citādi lēmumi būs nepamatoti. Šī iemesla dēļ IAS uzskata par ieteicamāku, ka kontroles/reģistrēšanas funkcijai nav jābūt tikai profesionālai, bet arī pilnīgi neatkarīgai no autorizācijas funkcijas. Pamatojoties uz šiem apsvērumiem, IAS ierosina funkcionālo ziņošanu formalizēt starp tiem, kas ir atbildīgi par uzskaites/kontroles funkciju ģenerāldirektorātos, un grāmatvedi. Komisijas viedoklis ir tāds, ka pašreizējie kontakti finanšu vienību (RUF), resursu direktoru grupas, ģenerāldirektorātu iekšējās kontroles koordinatoru grupas tīklā un uzskaites korespondējošās un norēķinu sistēmas lietotāja tīkla radīšana līdz ar vajadzību saglabāt skaidras un nepārprotamas ziņošanas prasības ģenerāldirektoram nozīmē, ka tā neplāno formalizēt tālākas attiecības starp uzskaites un kontroles funkciju ģenerāldirektorāta un centrālajos līmeņos. Lai izpildītu Finanšu regulas noteikumus attiecībā uz grāmatveža (61. pants) lomu un funkcijām, IAS uzskata, ka grāmatvedim līdz ar konsolidējošu funkciju, kas balstās tikai uz garantiju, ko devuši deleģēti kredītrīkotāji, kā paredzēts 61. panta 2. punktā, ir jāuzņemas arī sistēmiska un vispārēja produkta atbildība par uzskaites integritāti visai institūcijai. IAS ierosina to apstiprināt vai noskaidrot, ja vajadzīgs, ar Finanšu regulas grozījumu palīdzību. Pamatojoties uz Finanšu regulas noteikumiem, saskaņā ar ko kredītrīkotāji pēc pilnvaru deleģēšanas, nevis grāmatvedis, ir atbildīgi par darījumu likumības un pareizības pamatgarantiju un par saistītās informācijas ticamību, Komisija ir apstiprinājusi grāmatveža sistēmisko atbildību. Piemērojot Finanšu regulas 61. panta 1. punkta e) apakšpunktu, 2004. gadā grāmatvedis ir uzsācis izpēti, lai apstiprinātu ģenerāldirektorātu informācijas sistēmas un uzskaites procedūras. Pieņemot, ka ir neiespējami saistīt vispārējo izmaksu galvenās kategorijas ar darbībām, IAS ierosina novērtēt vajadzīgos instrumentus, lai ieviestu ABM, īpaši atsaucoties uz vajadzību uzskaitīt izmaksas galvenajām vispārējām izmaksām. Komisija apsvērs šo ieteikumu gadījumā, ja turpmāka pašreizējās SPP/ABM struktūras attīstība, kas rodas no administratīvās reformas, ko veic pašreizējā Komisija, tiks uzskatīta par atbilstīgu. Deleģēšanas risks Attīstība ir sasniegta, atzīstot deleģēšanas risku, kas rodas no tā, ka Komisijai ir galīgā atbildība attiecībā uz budžetu par visiem saviem izdevumiem, bet ir jāievēro šī atbildība arī tad, ja ES fondi tiek ieviesti kopīgā vadībā ar dalībvalstīm. IAS pārskats atjauno ierosinājumu, ka šis svarīgais jautājums ir jārisina ar skaidra protokola palīdzību par precīzu dalībvalstu atbildību, no vienas puses, un Komisijas atbildību, no otras puses, ko pastiprina valsts informācijas sniegšanas un garantijas paziņojums. IAS attiecīgi ierosina, lai tagad tiktu veikti noteikti pasākumi, lai nodrošinātu, ka struktūrfondu likumdošanas sistēma nākamajam programmas periodam ietver iepriekšējās vērtēšanas informācijas sniegšanas paziņojumus no vadības institūcijām ar skaidru likumīgu atļauju par sodiem, kas ietekmē attiecīgās dalībvalsts vispārējo finansēšanu gadījumā, ja ir sniegta neatbilstoša informācija. Komisija savos pēdējos ierosinājumos par nākamo struktūrfondu programmas perioda likumīgo sistēmu ir ieviesusi prasību uzrādīt dalībvalsts revīzijas institūciju revīzijas garantiju paziņojumus kopā ar pastiprinātiem noteikumiem par finanšu labojumiem. Ciktāl tas attiecas uz lauksaimniecību, likumdošanas sistēma nākamajam programmas periodam ietver garantiju paziņojumu pilnvarotajiem maksātājiem, kas ir atbildīgi par vadību un kontroli dalībvalstīs. Šis ierosinājums attiecas uz visiem lauksaimniecības izdevumiem (2 fondi: FEAGA un FEADER). IAS ierosina izveidot kopēju pieeju ar Eiropas Revīzijas palātu par turpmāko metodi attiecībā uz saskaņoto pieņemami kvalificēto garantiju. Komisija apsveic Revīzijas palātas jauno Nodaļu uzskaites sistēmas (DAS) pieeju un tajā saskata pamatu virzībai uz saskaņotu paziņojumu, pamatojoties uz pamatotu finanšu vadības informāciju, kas uzrādīta ģenerāldirektorāta gada darbības pārskatos un Komisijas sintēzes ziņojumā. Darbības vadība – ABM instrumenti Revīzijas atklājumi ir likuši IAS ierosināt šajā jomā vairākus jautājumus: vispirms un būtībā mērķu definīcija var būt pārāk globāla, kas ir redzams grūtībās ar resursu piešķiršanu un riska analīzi. Otrkārt, ir saprotamas grūtības attīstīt nozīmīgus darbības rādītājus. IAS nav ierosinājusi nevienu ieteikumu par šiem novērojumiem šajā posmā, jo tās var būt tikai sākotnējas problēmas ar jaunajiem ABM mehānismiem. Treškārt, dažos gadījumos nav skaidras saiknes starp ģenerāldirektorāta gada vadības plānu (AMP) un salīdzināmu plānu direktorātu vai nodaļu līmenī. Tas tomēr radītu skaidru un integrētu vienu atsevišķu plānošanas struktūru ģenerāldirektorātā, kur ģenerāldirektorāta līmenī ir vairāk iespēju ieviest AMP, ja tie ir apstiprināti nodaļu līmeņa plānos. Attiecīgi IAS iesaka noskaidrot ģenerāldirektorātu instrukcijas attiecībā uz vajadzīgo AMP saistību visos organizācijas līmeņos. Komisija atzīst gada vadības plānu nepieciešamību nodaļu līmenī, bet nevēlas ieviest obligātus standartus, jo nodaļu pienākumi ļoti atšķiras, un vadības pienākumu decentralizācija attiecībā uz ģenerāldirektorātiem nozīmē to, ka tie ir vislabākajā vietā, lai organizētu savu iekšējo vadību, ziņojot noteiktā vietā un saskaņā ar pašu apstākļiem. Pārmantoti riski, resursu piešķiršana un riska pārvaldība Komisija ir pārmantojusi vairākus nopietnus riskus, dažus no kuriem ir radījusi agrākā nepietiekamu resursu piešķiršana, kas, pēc IAS uzskata, vai nu netiek atbilstīgi atzīti, vai arī tos vada uz pašreizējo programmu saprātīgas vadības rēķina. IAS uzskata, ka ir jābūt skaidri izteiktai šo situāciju atzīšanai, un tajās ir jābūt visas institūcijas vadības pārvaldītai riska analīzei. Tam ir jābūt resursu piešķiršanas pamatā, ieskaitot izpildaģentūru izmantošanu, un „nepietiekami pārvaldītie” riski ir jādara zināmi budžeta lēmējinstitūcijai. IAS iesaka Komisijai un tās struktūrvienībām nodrošināt pieejamus resursus revīzijas darbam, kas jāveic pietiekami savlaicīgi programmu laikā, lai novērstu turpmāku pārmantotu problēmu rašanos. Šādas revīzijas būtu efektīvākas jaunu pārmantotu risku novēršanā, ja tās būtu apvienotas ar informācijas sniegšanas paziņojumiem, kā ir ierosināts. Tas arī iesaka, lai pagātnes kļūdu labošana tiktu veikta tūlīt pēc to atklāšanas, un lai korektīva darbība tiktu pareizi reģistrēta un dokumentēta. Komisija piekrīt IAS ieteikumiem un pievērsīs atbilstīgu uzmanību šiem apsvērumiem, ņemot vērā iespējamos ierobežojumus attiecībā uz resursu piešķiršanu un plānošanu. Jo īpaši attiecībā uz struktūrfondiem pašreizējā programmas periodā būs pieaugoša sadarbība ar valstu varas iestādēm par sistēmas revīzijām un veikuma novērtēšanas kontrolēm. Jaunais veikuma novērtēšanas kontroles tīkls, ģenerāldirektorāta iekšējās kontroles koordinatoru tīkla apakšgrupa nodrošina vietu apmaiņai ar vislabāko praksi un metodoloģijas un stratēģijas saskaņošanai. Tā sāks savu darbu rudenī, sastādot ģenerāldirektorātos pastāvošo veikuma izvērtēšanas kontroles darbību un metožu krājumu. IAS atkārto savu pagājušā gada ieteikumu, ko atzina Komisija, ka ir jāizveido visas institūcijas riska vadība un ka īpaši ar ģenerāldirektorātu vadības risku pašnovērtējumu ir jādalās tālāk un centrāli jāanalizē, lai papildinātu iekšējās kontroles statusa CFS vispārēju pārskatu. Šis konsolidētais apraksts ir jāpabeidz ar tādu materiālu kā revīzijas rezultāti, Revīzijas palātas ziņojumi un budžeta izpildes apstiprinājuma rezolūcija, lai nodrošinātu riska aprakstu visai institūcijai, lai izveidotu vadības pārvaldītu centrālo kapacitāti. Izpildinstitūciju izaugsmi un potenciālu kā līdzekļus, lai risinātu darbinieku trūkumu programmas vadībā, varētu noderīgi novirzīt un kontrolēt ar šīs pašas centrālās kapacitātes palīdzību. Savā 2002. gada sintēzes ziņojumā Komisija bija atzinusi šo ieteikumu un apstiprinājusi savā 2003. gada sintēzes ziņojumā, ka „riska analīzei ir jāpalīdz virzīt resursu piešķiršanu, līdz ar citiem elementiem kā, piemēram, politikas prioritātēm”[1]. Vadības nodrošināšanas un kontroles darbības Ģenerāldirektorāta apstiprinājuma paziņojums ir atzīts kā svarīgs pārskatāmības un ticamības instruments, un tas jau darbojas otro gadu. Kopš 2004. gada februāra lēmumiem[2] ģenerāldirektorātu resursu direktori koordinē iekšējās kontroles jautājumus un paraksta būtiskus gada darbības pārskata pielikumus, tādējādi pastiprinot pārbaudes un līdzsvaru ģenerāldirektorāta līmenī. Tas paliek reformas galvenais pārmaiņu instruments, un IAS uzskata, ka ir jāturpina pastiprināt Komisijas gada darbības pārskata sintēzes ziņojums un saistītais vispārējais pārskats par iekšējo kontroli no Centrālā finanšu dienesta (CFS). IAS iesaka, lai turpmākie sintēzes ziņojumi koncentrētos uz AOD deklarācijām, kas attiecas uz kontroles efektivitāti, un lai paziņojumā par CFS nostāju pakāpeniski lielāka nozīme tiktu piešķirta efektivitātes novērtēšanai, nekā tam, cik lielā mērā ir panākta formāla atbilstība iekšējās kontroles standartiem. Komisija piekrīt, uzsverot savā 2003. gada sintēzes ziņojumā „nepieciešamību ģenerāldirektorātiem un dienestiem pievērst vairāk uzmanību savu iekšējās kontroles sistēmu dienestu efektivitātei , arī lai nodrošinātu, ka tie attiecīgi sekmē apstiprinājumu, kas tiem tiek dots katru gadu kā kredītrīkotājiem saskaņā ar pienākumu deleģēšanu”[3]. Kontroles uz vietas, saskaņā ar IAS viedokli, nav pietiekami biežas, lai nodrošinātu pārāk liela prasību skaita samazināšanos, un/vai nepieder vispārējai kontroles un revīzijas stratēģijai. Gadījumos, kur iekšējā vadība ir pilnīgi decentralizēta, vadības nodaļai ir jāveic visa vajadzīgā kontrole savu pienākumu ietvaros; tajos jāietver tās pārbaudes uz vietas, kas domātas, lai novērstu pārāk lielu prasību skaitu, kur dotācijas ir saistītas ar reāliem izdevumiem. Vadības nodaļām bieži nav vajadzīgās prasmes to darīt un, ja to vispār dara, to dara centrālās kontroles nodaļas ģenerāldirektorātos. Ir konceptuāli vajadzīga skaidrība, ka šādos gadījumos specializētās nodaļas nodrošina palīdzību vadības nodaļām un neuzņemas savus pienākumus; vadības nodaļu darbiniekiem ir jāpiedalās revīzijas stratēģijas un riska analīzes izveidē un jāpiedalās kontrolē uz vietas. Ir jābūt skaidrai atšķirībai starp šo darbību un iekšējās revīzijas (IAC) darbu, kas domāts, lai pārbaudītu vadības sistēmu efektivitāti kopumā. Ar šo informāciju IAS rīcībā tas ierosina, lai CFS palīdz konceptuāli noskaidrot kontroles uz vietas darbību saistībā ar AOD un AOSD pienākumiem un izdod attiecīgus norādījumus vai grozītus iekšējās kontroles standartus, lai nodrošinātu tās atbilstīgu ieviešanu. Iepriekšminētajam veikuma izvērtēšanas kontroles tīklam, kas izveidots ģenerāldirektorāta kontroles koordinatoru tīkla ietvaros un ko vada CFS, cita starpā, ir pilnvarojums īstenot apmaiņu ar labāko praksi un kontroles darbību un metožu saskaņošaņu, ņemot vērā starptautiskos standartus. [1] „Ģenerāldirektorātu un dienestu 2003. gada darbības pārskatu sintēze”, 4. punkts. [2] “Reformu mandāta pabeigšana”, 2004. gada 10. februāra COM(2004) 93. [3] "Ģenerāldirektorātu un dienestu 2003. gada darbības pārskatu sintēze", 7. punkts.