KOMISIJAS ZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM UN PADOMEI Ikgadējais ziņojums budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par 2013. gadā veiktajām iekšējām revīzijām (Finanšu regulas 99. panta 5. punkts) /* COM/2014/0615 final */





1. Ievads. 2 2. IRD uzdevums — Neatkarība, objektivitāte un pārskatatbildība Ziņojuma mērķi un tvērums 2 3. Revīziju sagatavošanas pārskats. 3 3.1. 2013. gada revīzijas plāna īstenošana. 3 3.2. Statistikas dati par IRD ieteikumiem.. 3 4. Galvenie konstatējumi un ieteikumi 4 4.1. Horizontālās revīzijas. 4 4.1.1. Vadības vēstule par jaunu uzdevumu deleģēšanu izpildaģentūrām (vairāki ģenerāldirektorāti) 4 4.1.2. Finanšu krīzes pārvarēšanai vajadzīgo cilvēkresursu pārvaldības efektivitātes lietderības revīzija ECFIN ĢD, COMP ĢD un MARKT ĢD (vairāki ģenerāldirektorāti) 4 4.2. Lauksaimniecība, dabas resursi un veselība. 5 4.2.1. Ierobežota pārbaude par atlikušo kļūdu īpatsvara aprēķināšanu (1. un 2. pīlārs) (AGRI ĢD) 5 4.2.2. Kontroles stratēģijas revīzija — īstenošana AGRI ĢD (AGRI ĢD) 6 4.3. Kohēzija. 6 4.3.1. REGIO ĢD darbības rezultātu mērīšanas sistēmu lietderības revīzija (REGIO ĢD) 7 4.3.2. EMPL ĢD darbības rezultātu mērīšanas sistēmu lietderības revīzija (EMPL ĢD) 7 4.4. Pētniecība, enerģētika un transports. 8 4.4.1. Ierobežota pārbaude par RTD ĢD atlikušo kļūdu īpatsvara aprēķināšanu un aprēķināšanas metodiku attiecībā uz 2012. pārskata gadu (RTD ĢD) 8 4.4.2. IRD un IRS kopīgā revīzija par piešķīrumu pārvaldību Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūrā (Uzaicinājums iesniegt priekšlikumus — Projektu vadība) (Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūra) 9 4.4.3. Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūras kontroles stratēģijas revīzija (Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūra) 9 4.4.4. Septītās pamatprogrammas (7. pamatprogramma) kontroles sistēmu īstenošana Pētniecības izpildaģentūrā (Pētniecības izpildaģentūra) 10 4.5. Ārējais atbalsts, attīstība un paplašināšanās. 10 4.5.1. Ierobežota pārbaude par atlikušo kļūdu īpatsvara aprēķināšanu un aprēķināšanas metodiku (DEVCO ĢD) 10 4.5.2. DEVCO ĢD gatavība Revīzijas palātas pārskatītās ticamības deklarāciju metodikas piemērošanai (DEVCO ĢD) (lietderības revīzija) 11 4.5.3. Publiskais iepirkums — decentralizēts (DEVCO ĢD) 11 4.6. Izglītība un pilsonība. 12 4.6.1. Valstu aģentūru lietderības revīzija (EAC ĢD) 12 4.7. Ekonomikas un finanšu jautājumi 12 4.7.1. GMES/programmas Copernicus lietderīguma revīzija (ENTR ĢD) 12 4.8. Vispārīgi pakalpojumi un cilvēkresursi 13 4.8.1. ESTAT ĢD gatavība pildīt savu uzdevumu ekonomikas pārvaldības sistēmā (ESTAT ĢD) (lietderīguma revīzija) 13 4.9. IT revīzijas. 14 4.9.1. ES ETS IT sistēmas drošības pārvaldības lietderīguma revīzija (ES ETS) (CLIMA ĢD, DIGIT ĢD un Cilvēkresursu un drošības ĢD) 14 4.9.2. SYGMA — 1. posms — attīstības procesa lietderīguma revīzija (CNECT ĢD, RTD ĢD) 14 5. Apspriešanās ar Komisijas finanšu pārkāpumu komisiju. 15 6. Secinājumi 15 1. Ievads Saskaņā ar Finanšu regulas 99. panta 5. punktu ar šo ziņojumu budžeta izpildes apstiprinātājiestādi informē par Komisijas Iekšējās revīzijas dienesta (IRD) veikto darbu. Šis ziņojums ir pamatots uz Komisijas iekšējā revidenta ziņojumu, kas sagatavots saskaņā ar minētās regulas 99. panta 3. punktu un attiecas uz 2013. gadā pabeigtajiem IRD revīzijas un konsultatīvajiem ziņojumiem[1] par Komisijas ģenerāldirektorātiem (ĢD), dienestiem un izpildaģentūrām[2]. Atbilstīgi ziņojuma juridiskajam pamatam tajā apkopots veikto iekšējo revīziju skaits un veidi, ieteikumi un pasākumi, kas veikti saskaņā ar šiem ieteikumiem[3]. 2. IRD uzdevums — Neatkarība, objektivitāte un pārskatatbildība Ziņojuma mērķi un tvērums IRD uzdevums ir veicināt pareizu pārvaldību Eiropas Komisijā, veicot iekšējo pārvaldības un kontroles sistēmu revīziju, lai novērtētu to efektivitāti nolūkā nodrošināt nepārtrauktus uzlabojumus. IRD neatkarība ir nostiprināta Finanšu regulā[4] un šā dienesta nolikumā, ko pieņēmusi Komisija. IRD par visām veiktajām revīzijām ziņo Revīzijas progresa komitejai (RPK)[5]. IRD savu darbu veic saskaņā ar Finanšu regulu un Iekšējo revidentu institūta starptautiskajiem iekšējās revīzijas profesionālās prakses standartiem un ētikas kodeksu. IRD nerevidē sistēmas, kuras dalībvalstīs ieviestas Komisijas līdzekļu kontrolei. Šādas revīzijas, kas attiecas pat uz atsevišķiem atbalsta saņēmējiem, veic dalībvalstu iekšējie revidenti, valsts revīzijas iestādes, citi atsevišķi Komisijas ģenerāldirektorāti un Eiropas Revīzijas palāta (ERP). Taču IRD revidē pasākumus, kurus Komisijas dienesti veic, lai uzraudzītu un revidētu dalībvalstu struktūras un citas struktūras, kas atbild par ES līdzekļu sadali, piemēram, Apvienoto Nāciju Organizāciju. Kā noteikts Finanšu regulā, IRD šos pienākumus var veikt uz vietas, tostarp arī dalībvalstīs. 3. Revīziju sagatavošanas pārskats 3.1. 2013. gada revīzijas plāna īstenošana Līdz termiņam 2014. gada 31. janvārī IRD bija īstenojis[6] 100 % no plānotajiem uzdevumiem (mērķis — 100 %). IRD sagatavoja 87 ziņojumus (2012. gadā — 89 ziņojumus, bet 2011. gadā — 77 ziņojumus) par 23 revīzijām, 59 izpildes kontroles uzdevumiem, 4 ierobežotām pārbaudēm, kā arī vienu vadības vēstuli. Pievienotajā Komisijas dienestu darba dokumentā ievietota tabula, kurā ir salīdzinoši dati par 2011.–2013. gada uzdevumiem un ziņojumiem. 3.2. Statistikas dati par IRD ieteikumiem IRD 2013. gadā izdeva 134 jaunus ieteikumus (2 no tiem — izšķiroši, 59 — ļoti svarīgi, 67 — svarīgi un 6 — vēlami). Attiecībā uz šiem ieteikumiem izstrādātos rīcības plānus IRD novērtēja apmierinoši. Revidējamās vienības norādīja, ka līdz 2014. gada sākumam bija īstenoti 79 % no pieņemtajiem ieteikumiem, kas bija sniegti laikposmā no 2009. līdz 2013. gadam. No visiem ieteikumiem, kas izdoti 2009.–2013. gadā un vērtēti kā “ļoti svarīgi” vai “izšķiroši”, 10 ļoti svarīgu ieteikumu (2,3 %) īstenošana tika nokavēta par vairāk nekā sešiem mēnešiem. Vēl trīs ļoti svarīgi ieteikumi, kuru īstenošana bija nokavēta, ir izdoti pirms 2009. gada[7]. Ir īstenoti visi izšķirošie ieteikumi. RPK regulāri tika informēta par izšķirošiem vai ļoti svarīgiem ieteikumiem, kuru īstenošana kavējās par vairāk nekā sešiem mēnešiem, un attiecīgajos gadījumos dienestiem tika atgādināts īstenošanas pienākums. No 2009. līdz 2013. gadam kopā tika pieņemti 686 ieteikumi, par kuriem izpildes kontroles revīzijas IRD veica līdz 2013. gada beigām. Veicot izpildes kontroli, IRD apstiprināja, ka ieteikumi tiek īstenoti apmierinoši, tādējādi veicinot revidēto dienestu kontroles sistēmu uzlabojumus. IRD slēdza 96 % no ieteikumiem, kuriem šajā laikposmā bija īstenota izpildes kontrole. Pievienotajā Komisijas dienestu darba dokumentā ir sīkāka informācija par jauno ieteikumu pieņemšanas rādītājiem un laikposmā no 2009. līdz 2013. gadam iesniegto ieteikumu īstenošanu. 4. Galvenie konstatējumi un ieteikumi 4.1. Horizontālās revīzijas 4.1.1. Vadības vēstule par jaunu uzdevumu deleģēšanu izpildaģentūrām (vairāki ģenerāldirektorāti) Šajā vadības vēstulē bija risināti galvenie horizontālie jautājumi, kas bija izvirzīti IRD 2010. gada pārskata ziņojumā par izpildaģentūrām un turpmākajām revīzijām, kas veiktas šajā jomā. Vēstules mērķis bija atbalstīt vadību uzdevumu deleģēšanā izpildaģentūrām un mazināt saistītos riskus. Tās nolūks nebija novērtēt pašreizējo stāvokli vai sniegt atzinumu. Pirmais izvirzītais jautājums attiecās uz dažādu variantu izvērtēšanā izmantoto izmaksu un ieguvumu analīzi, kas būtu jāpamato ar labi definētu un konsekventu metodiku, tostarp piemērotu rīku un metožu izmantošanu personāla sadalījuma procesā. Turklāt atlasītais variants regulāri būtu jāapstiprina visā projekta īstenošanas gaitā. Tā kā izpildaģentūru darbinieku skaits palielinās un sasniedz pārvaldāmo programmu kritisko masu, būtu jāapsver alternatīvi risinājumi, lai, apvienojot dažādu aģentūru horizontālos dienestus, piemēram, IT, cilvēkresursu vai komunikāciju jomā, vēl vairāk samazinātu izmaksas un uzlabotu efektivitāti. Turklāt lielāka uzmanība būtu jāpievērš šo aģentūru veiktspējas uzlabošanai, lai attaisnotu ieinteresēto personu pieaugošās cerības. IRD norādīja arī, ka, ņemot vērā programmu pārvaldības deleģēšanas mērogu, būtu jāveic atbilstīgi pasākumi, lai nodrošinātu, ka pastāvīgi ir pieejams pietiekams skaits darbinieku, kuriem ir darbam ilgtermiņā vajadzīgās zināšanas, kā arī izstrādāta politika aģentūras darbinieku saglabāšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 2.1. iedaļā. 4.1.2. Finanšu krīzes pārvarēšanai vajadzīgo cilvēkresursu pārvaldības efektivitātes lietderības revīzija ECFIN ĢD, COMP ĢD un MARKT ĢD (vairāki ģenerāldirektorāti) Lai spētu pildīt jaunos, sarežģītos finanšu krīzes radītos pienākumus, Komisija būtiski palielināja darbinieku skaitu ECFIN ĢD, COMP ĢD un MARKT ĢD. Revīzijas mērķis bija novērtēt, vai attiecīgo ģenerāldirektorātu cilvēkresursu pārvaldība (turpmāk — CRP) ir bijusi efektīva, risinot uzdevumus, kuri cilvēkresursu jomā izvirzīti saistībā ar politikas risinājumiem krīzes pārvarēšanai. IRD atzina, ka trīs ģenerāldirektorāti ir pierādījuši ļoti stingru apņemšanos risināt cilvēkresursu jomā izvirzītos uzdevumus, kas nodrošināja tiem iespēju sasniegt savus politikas un darbības mērķus, tostarp krīzes izvirzītos mērķus. Tomēr, lai uzlabotu lēmumu pieņemšanas procesa efektivitāti, ģenerāldirektorātiem dažādā mērā joprojām jāuzlabo savi cilvēkresursu pārvaldības instrumenti. Attiecībā uz CRP stratēģiju — ģenerāldirektorātiem jāturpina pilnveidot sava cilvēkresursu pārvaldības daudzgadu stratēģija. Proti, tiem jāveic darbinieku vajadzību kvalitatīvā un kvantitatīvā analīze un jānovērš neatbilstība starp vajadzībām un pašreizējo stāvokli. Īstenojot cilvēkresursu pārvaldības stratēģiju, būtu vajadzīgi arī instrumenti, kurus izmantot, lai mērītu un uzraudzītu stratēģijas efektivitāti, kā arī ziņotu par to. Cilvēkresursu plānošanas jomā būtu jāievieš instrumenti darbinieku darba slodzes regulārai novērtēšanai un uzdevumu prioritāšu noteikšanai. Tas būtu jāņem vērā, veicot personāla sadalījumu. Izstrādājot visaptverošu pārskatu par cilvēkresursiem un ietverot tajā dažādus CRP aspektus, tostarp galvenos lietderīguma rādītājus (GLR), ģenerāldirektorātiem būtu jāuzlabo process, ko piemēro, lai uzraudzītu CRP darbības un ziņotu par tām. Tādējādi ģenerāldirektorāti varētu izmērīt cilvēkresursu pārvaldības lietderīgumu un atvieglināt vadībai lēmumu pieņemšanu par cilvēkresursiem. Visi trīs ģenerāldirektorāti ir izstrādājuši rīcības plānus, kurus IRD atzina par piemērotiem izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju par konstatējumiem saistībā ar attiecīgajiem ģenerāldirektorātiem skatiet pielikuma 2.3. iedaļā. 4.2. Lauksaimniecība, dabas resursi un veselība (AGRI ĢD, ENV ĢD, CLIMA ĢD, MARE ĢD, Veselības un patērētāju izpildaģentūra un SANCO ĢD) 4.2.1. Ierobežota pārbaude par atlikušo kļūdu īpatsvara aprēķināšanu (1. un 2. pīlārs) (AGRI ĢD) Pirmo reizi IRD veica ierobežotas pārbaudes par AGRI ĢD (šī iedaļa), RTD ĢD (skatīt 4.4.1. iedaļu) un DEVCO ĢD (skatīt 4.5. iedaļu) 2012. pārskata gada darbības pārskatu (GDP) projektos paziņotā atlikušo kļūdu īpatsvara (AKĪ) aprēķināšanu. Aprēķinot AKĪ, AGRI ĢD ļoti paļaujas uz dalībvalstu paziņotajiem kontroles statistikas datiem, ko Eiropas Revīzijas palāta neuzskata par ticamiem. Tāpēc iespējams, ka AGRI ĢD AKĪ nebūs pareizs. Papildus 2012. gada GDP, būtu jāuzlabo dalībvalstu statistikas ticamība.[8] Turklāt AGRI ĢD būtu jānodrošina, ka AKĪ tiek aprēķināts, pamatojoties uz pareiziem un raksturojošiem datiem. Ģenerāldirektorātam būtu jānovērš norādītās neatbilstības un jānodrošina savstarpējās atbilstības kļūdu iekļaušana aprēķinā. Ja šīs kļūdas netiek iekļautas, jāpaskaidro to ietekme. Turklāt AGRI ĢD būtu jāapsver iespēja pielāgot atrunu veidošanas procedūru, papildinot to ar ticamiem dalībvalstu kontroles statistikas datiem. Tas vairāk atbilstu būtiskuma kritērijiem, ko izmanto citi ģenerāldirektorāti ar dalītu pārvaldību. AGRI ĢD apstiprināja un atzina visus ierobežotajā pārbaudē paustos konstatējumus un ieteikumus. Tas atzina, ka ieteikumi jāīsteno nekavējoties, un apņēmās tos īstenot. AGRI ĢD izstrādāja rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Tā izpilde tika pārbaudīta saistībā ar 2013. pārskata gada darbības pārskatu, kas atklāja, ka attiecībā uz GDP ievērojams progress panākts jau 2012. gadā, bet jo īpaši 2013. gadā. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 3.1. iedaļā. 4.2.2. Kontroles stratēģijas revīzija — īstenošana AGRI ĢD (AGRI ĢD) Šīs revīzijas turpināja IRD 2012. gadā veikto revīziju par AGRI ĢD Revīzijas direktorāta ieviestās kontroles stratēģijas struktūru. Revīzijas mērķis bija novērtēt revīzijas un kontroles stratēģijas izpildi, jo īpaši revīzijas uzdevumu īstenošanas efektivitāti, to uzraudzību un koriģējošos pasākumus, kurus veic, lai novērstu dalībvalstu pārvaldības un kontroles sistēmu trūkumus. Revidenti atzinīgi novērtēja darbu, ko AGRI ĢD veic, lai, atklājot kļūdas un veicot koriģējošus pasākumus, samazinātu kļūdu īpatsvaru un aizsargātu budžetu. Tomēr vēl jāturpina uzlabot revīzijas process, kas ir būtiski svarīgs, lai izveidotu stabilu pamatu pakārtoto darījumu likumības un pareizības ticamības nodrošināšanas procesam, proti, laikus būtu jāiegūst sagatavošanas dokumenti un vajadzības gadījumā tie jātulko un jāizvērtē; būtu jāoptimizē izpildu struktūrvienību koordinēšana, lai izmantotu to zināšanas un pieredzi un pienācīgi atklātu un risinātu galvenās problēmas; būtu jāveic kontroļu atkārtotas lietderības pārbaudes uz vietas; būtu jānodrošina galveno posmu pienācīga dokumentēšana. Būtiski ir arī tas, lai dalībvalstu kontroles sistēmu faktisko un ilgtspējīgo uzlabojumu uzraudzībai AGRI ĢD varētu izmantot uzticamu sistēmu. AGRI ĢD būtu jāpabeidz savas esošās IT sistēmas izveide — iekļaujot datu validēšanas pārbaudes — un tā jāizmanto, lai labāk pārraudzītu un pārbaudītu savu revīzijas ieteikumu izpildi. Turklāt AGRI ĢD būtu jāizmanto šī sistēma, lai uzraudzītu savas veiktās revīzijas progresu, revīzijas tvērumu un mērķu sasniegšanu. AGRI ĢD ir izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 3.2. iedaļā. 4.3. Kohēzija (REGIO ĢD un EMPL ĢD) 4.3.1. REGIO ĢD darbības rezultātu mērīšanas sistēmu lietderības revīzija (REGIO ĢD) Revīzijas galvenais mērķis bija novērtēt to, cik lielā mērā REGIO ĢD darbības rezultātu mērīšanas sistēmas ir piemērotas, lai uzraudzītu, novērtētu un paziņotu darbību rezultātus attiecībā uz operatīvajām, administratīvajām darbībām (iekšējās darbības) un politikas mērķu sasniegšanu (ārējās darbības). REGIO ĢD būtu sekmīgāk jāiekļauj savas prioritātes pārvaldības plānā (PP) un jāpaskaidro, kā tās veicina konkrēto mērķu sasniegšanu. Būtu arī jāpilnveido mērķu noteikšana, papildinot tos ar atbilstīgiem starpposma mērķiem un RACER rādītājiem[9]. Pamatojoties uz katras darbības programmas (DP) vispārējās darbības rezultātu novērtējumu, būtu jāizstrādā 2014.–2020. gada politikas īstenošanas rādītāji. Būtu jānodrošina, ka, izstrādājot 2014.–2020. gada novērtēšanas stratēģiju, tiktu ņemta vērā pašreizējā laikposmā gūtā pieredze, jo īpaši par novērtējuma pierādījumu iegūšanu laika gaitā un to, kā tas var ietekmēt GDP un ziņojuma sagatavošanu saskaņā ar 318. pantu. Turklāt REGIO ĢD kopā ar EMPL ĢD (skatīt turpmāk) būtu jāizstrādā stratēģija dalībvalstu paziņotās darbības informācijas ticamības uzlabošanai, vienlaikus ņemot vērā daudznozaru pieeju. REGIO ĢD būtu arī jāturpina uzlabot to datu kvalitāte, kas paziņoti par 2007.–2013. gada plānošanas periodu. REGIO ĢD būtu arī jāstiprina ģeogrāfisko nodaļu nozīme darbības programmu darbības rezultātu uzraudzībā un jānodrošina rezultātu pienācīga atspoguļošana pastarpināti deleģētā kredītrīkotāja vadības atzinumā. Ģenerāldirektorātam jāizstrādā skaidra pieeja kohēzijas politikas darbības rezultātu ticamības uzlabošanai un šīs ticamības panākšanai, tostarp izmantojot uzraudzību, novērtēšanu un revīziju. REGIO ĢD izstrādāja rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 4.2. iedaļā. 4.3.2. EMPL ĢD darbības rezultātu mērīšanas sistēmu lietderības revīzija (EMPL ĢD) Revīzijas galvenais mērķis bija novērtēt ieviesto darbības rezultātu mērīšanas sistēmu piemērotību. EMPL ĢD sekmīgāk būtu jāiekļauj savos pārvaldības plānos mērķi un plānotie rezultāti tām ģenerāldirektorātu operatīvajām darbībām, kuras veicina Eiropas Sociālā fonda (ESF) konkrēto mērķu un galveno horizontālo un administratīvo darbību mērķu sasniegšanu. Ģenerāldirektorātam būtu jāturpina uzlabot savus rādītājus, lai panāktu atbilstību RACER kritērijiem, un jācenšas precīzi noteikt mērķus. Pamatojoties uz EMPL ĢD veikto katras darbības programmas vispārējās darbības novērtējumu, būtu jāizstrādā ESF 2014.–2020. gada politikas īstenošanas rādītāji. Jāuzlabo arī ziņošana par ESF sasniegumiem, iekļaujot plašāku kvalitatīvo analīzi un plašāku informāciju par kontekstu. Turklāt, ņemot vērā līdz šim paveikto darbu, ģenerāldirektorātam būtu jāturpina īstenot sava pieeja darba slodzes novērtēšanai, lai aptvertu visu darbību klāstu, tādējādi uzlabojot resursu sadalījumu. Ģenerāldirektorātam jānodrošina, ka tam ir jaunākā informācija, kas vajadzīga, lai atbilstīgi turpinātu pilnveidot savu cilvēkresursu pārvaldības plānu. EMPL ĢD kopā ar REGIO ĢD būtu arī jāizstrādā stratēģija darbības informācijas ticamības uzlabošanai. Lai gan uzmanība vērsta uz nākamo plānošanas periodu, ģenerāldirektorātam jāturpina uzlabot dati, kas paziņoti par 2007.–2013. gada periodu. EMPL ĢD būtu arī jāstiprina ģeogrāfisko nodaļu nozīme darbības programmu darbības uzraudzībā un jānodrošina rezultātu pienācīga atspoguļošana pastarpināti deleģētā kredītrīkotāja vadības atzinumā. Ģenerāldirektorātam jāizstrādā skaidra pieeja ESF darbības ticamības panākšanai, paredzot lietderības revīzijas, kurās izmantotas daudznozaru grupas. EMPL ĢD izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzīst par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 4.3. iedaļā. 4.4. Pētniecība, enerģētika un transports (Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūra, Eiropas Pētniecības padomes izpildaģentūra, CNECT ĢD, Kopīgais pētniecības centrs, Pētniecības izpildaģentūra, RTD ĢD, Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūra, MOVE ĢD un ENER ĢD) 4.4.1. Ierobežota pārbaude par RTD ĢD atlikušo kļūdu īpatsvara aprēķināšanu un aprēķināšanas metodiku attiecībā uz 2012. pārskata gadu (RTD ĢD) Mērķis bija pārbaudīt 2012. gada darbības pārskata projektā paziņoto AKĪ aprēķināšanu un aprēķināšanas metodiku. AKĪ aprēķināšanas precizitāti ietekmē kopējā reprezentatīvā revīzijas parauga (KRRP) nepabeigtās revīzijas (84 %). Lai gan daži nepabeigto revīziju iemesli nav ģenerāldirektorāta kontrolē, RTD ĢD tomēr būtu jāturpina uzlabot kopējā reprezentatīvā revīzijas parauga revīziju plānošanu, lai palielinātu pārskata datumā pabeigto revīzijas parauga revīziju skaitu. Turklāt RTD ĢD ex post rezultātu ekstrapolēšanai būtu jāizvēlas piesardzīgāka pieeja, lai atspoguļotu iespējamību, ka dažas ekstrapolētās sistemātiskās kļūdas netiks ieviestas. RTD ĢD atzina ieteikumu un koriģēja to 2013. gada darbības pārskatā. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 5.1. iedaļā. 4.4.2. IRD un IRS kopīgā revīzija par piešķīrumu pārvaldību Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūrā (Uzaicinājums iesniegt priekšlikumus — Projektu vadība) (Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūra) Revīzijas mērķis bija novērtēt Eiropas Transporta tīkla izpildaģentūras (TEN-T EA) tieši pārvaldīto piešķīrumu iekšējās kontroles sistēmas atbilstību un piemērošanas efektivitāti. Pildot šo kopīgo uzdevumu, uzmanība tika pievērsta piešķīrumu priekšlikumu novērtēšanas procesam. Netika konstatēti ievērojami riski, kas varētu negatīvi ietekmēt pārbaudītā procesa darbības mērķu sasniegšanu. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 5.2. iedaļā. 4.4.3. Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūras kontroles stratēģijas revīzija (Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūra) Revīzijā tika pārbaudītas galvenās pamatsadaļas, lai gūtu pārliecību par pārvaldītajiem līdzekļiem, ex ante un ex post kontroli un ticamības atspoguļošanu GDP. IRD ieteica, ka Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūrai visaptveroši jāapraksta sava kontroles stratēģija un atkārtoti jānovērtē iekšējās kontroles sistēma, izklāstot arī galveno kontroles pasākumu un to rezultātu saikni, kā arī konkrētos likumības un pareizības ticamības mērķus. Aģentūrai būtu jāatjaunina savas procedūras, kuras piemēro pastarpināti deleģētā kredītrīkotāja ziņošanai, papildus iekļaujot galvenos lietderīguma rādītājus attiecībā uz kontroli, un būtu jāapsver ex ante un ex post kontroles pasākumu atkārtota līdzsvarošana atbilstīgi vēlamajai ticamības pakāpei. Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūrai būtu jāstiprina arī savas ex ante pārbaudes, izstrādājot uz risku balstītu pieeju, kas pamatota uz stabiliem un konsekventiem galvenajiem lietderīguma rādītājiem, jāstiprina izmaksu atbilstības pārbaude un jāpieņem formāli lēmumi, ar kuriem tehniski kompetentus darbiniekus pilnvarotu izdot apstiprinājumus par nodošanu samaksai. Attiecībā uz ex post revīziju stratēģiju Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūrai būtu jāpilnveido vispārēju un konkrētu mērķu noteikšana un pamatošana, kā arī jāuzlabo ar risku pamatots projektu atlases process; aģentūras ex post kontroles nozarē būtu jāveic reorganizācija. Visbeidzot, Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūrai būtu jāizstrādā krāpšanas apkarošanas stratēģija, lai vispārējā kontroles stratēģijā pienācīgi ņemtu vērā krāpšanas iespējamību. Konkurētspējas un jauninājumu izpildaģentūra ir izstrādājusi rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 5.4. iedaļā. 4.4.4. Septītās pamatprogrammas (7. pamatprogramma) kontroles sistēmu īstenošana Pētniecības izpildaģentūrā (Pētniecības izpildaģentūra) Revīzijā tika vērtēts, vai, saistībā ar 7. pamatprogrammu īstenojot Pētniecības izpildaģentūras kontroles stratēģiju, ir gūti gaidītie rezultāti. Ex post revīzijās, kas tika veiktas 2010.–2012. gadā, tika atklāts, ka aģentūras pārvaldītajās MVU shēmās bija būtiskas kļūdas. IRD ieteica Pētniecības izpildaģentūrai novērtēt ar šīm shēmām saistīto pārkāpumu un iespējamo krāpšanas gadījumu risku un ziņot par to savā 2013. gada darbības pārskatā, pilnībā piemērot paredzētās koriģējošās darbības un sākt īpašu intensīvu revīziju. Lai pieņemtu lēmumu par atrunām savā 2012. gada darbības pārskatā, Pētniecības izpildaģentūra nav izmantojusi kopējo reprezentatīvo kļūdu īpatsvaru visām 7. pamatprogrammas darbībām, kā to izdarīja pētniecības ģenerāldirektorāti. Tā vietā aģentūra izvēlējās alternatīvu pieeju. Turklāt Pētniecības izpildaģentūra likumības un pareizības kļūdu īpatsvaru aizstāja ar kļūdu finansiālās ietekmes uz budžetu rādītāju. Tāpēc Pētniecības izpildaģentūrai jāuzlabo kļūdu īpatsvara un ticamības atspoguļošana savā gada darbības pārskatā. Turklāt Pētniecības izpildaģentūrai precīzi jāizstrādā īpaša ex post kontroles stratēģija, nosakot mērķus, prioritātes, galvenos lietderīguma rādītājus darbības uzraudzībai, kā arī uzlabotu riska novērtēšanas pieeju, lai palielinātu ar risku pamatotu kontroles pasākumu skaitu. Arī ex ante kontroles pasākumiem jāizstrādā pieeja, kas pamatota ar risku. Visbeidzot, Pētniecības izpildaģentūrai būtu jāīsteno darbības, kas iekļautas tās krāpšanas apkarošanas dokumentā, jāierosina pētniecības ģenerāldirektorātiem pārdomāt, kā veikt pienācīgu riska novērtējumu attiecībā uz divkāršu finansēšanu un saskaņot darbības ar citiem pētniecības dienestiem plaģiātisma novēršanas jomā. Pētniecības izpildaģentūra ir izstrādājusi rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 5.5. iedaļā. 4.5. Ārējais atbalsts, attīstība un paplašināšanās (DEVCO ĢD, ECHO ĢD, ELARG ĢD un Ārpolitikas instrumentu dienests) 4.5.1. Ierobežota pārbaude par atlikušo kļūdu īpatsvara aprēķināšanu un aprēķināšanas metodiku (DEVCO ĢD) Mērķis bija pārbaudīt 2012. gada darbības pārskata projektā paziņoto AKĪ aprēķināšanu un aprēķināšanas metodiku. DEVCO ĢD 2011. gadā sāka pētījumu par AKĪ aprēķināšanu, kas bija svarīgs posms ceļā uz ticamības veidošanas procesa uzlabošanu. Tomēr IRD pārbaudē tika atklāti trūkumi kļūdu īpatsvara aplēstās daļas aprēķināšanas ticamībā, piemēram, pamatojošas dokumentācijas trūkuma gadījumā nebija metodikas, kuru konsekventi piemēro kļūdu aprēķināšanai, tika atklāti arī trūkumi attiecībā uz AKĪ un citām ticamības veidošanas sadaļām gada darbības pārskata projektā. Turklāt IRD secināja, ka 2012. gada darbības pārskata projektā nebija pietiekamas informācijas, lai būtu iespējams novērtēt īstenoto vispārējo kontroles pasākumu rentabilitāti (tostarp pētījums par AKĪ). Veicot šādu novērtējumu, DEVCO ĢD varētu atklāt rentabilitātes uzlabošanas iespējas un/vai jomas, kurās varētu pārstrādāt kontroles pasākumus. IRD ieteica, ka nākamajā pārskata gadā DEVCO ĢD būtu jānodrošina, ka tiek veikti atbilstīgi pasākumi, lai nodrošinātu kopējā RELEX informācijas sistēmā (CRIS) — kur jau ir veiktas saskaņotības pārbaudes — iegūtās darījumu datubāzes izmantošanu. DEVCO ĢD ir izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Pēc tam IRD atzīmēja, ka DEVCO ĢD veicis atbilstīgus pasākumus, lai uzlabotu 2012. gada darbības galīgā pārskata apraksta daļu par atlikušo kļūdu īpatsvaru. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 6.1. iedaļā. 4.5.2. DEVCO ĢD gatavība Revīzijas palātas pārskatītās ticamības deklarāciju metodikas piemērošanai (DEVCO ĢD) (lietderības revīzija) Revīzijas palātas jaunā pieeja ticamības deklarāciju revīzijai, iespējams, palielinās paziņoto kļūdu īpatsvaru, jo paraugā netiks iekļauti priekšfinansējuma darījumi, kuros ir vismazāk kļūdu, un nopietni pārkāpumi publiskā iepirkuma jomā visos pārvaldības veidos tiks summēti līdz 100 %. Ņemot vērā minēto, IRD veica revīziju, lai pārbaudītu DEVCO ĢD gatavību Revīzijas palātas pārskatītās ticamības deklarāciju metodikas piemērošanai. Revīzijā tika konstatēts, ka DEVCO ĢD ir veicis atbilstīgus pasākumus, lai būtu gatavs mazināt budžeta izpildes apstiprināšanai radīto risku, kas saistīts ar pārskatīto Revīzijas palātas ticamības deklarāciju metodiku. DEVCO ĢD ir sagatavojis visaptverošu rīcības plānu, lai risinātu iespējamās problēmas, kas saistītas ar pārskatīto ticamības deklarāciju metodiku, kā arī citas problēmas, kuras konstatējuši tā ārējie revidenti vai kuras konstatētas revīzijās, ko veica DEVCO ĢD iekšējās revīzijas struktūra vai IRD. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 6.2. iedaļā. 4.5.3. Publiskais iepirkums — decentralizēts (DEVCO ĢD) Revīzijas mērķis bija novērtēt iekšējās kontroles sistēmas atbilstību un piemērošanas efektivitāti, riska pārvaldības un vadības procesus, kas saistīti ar Eiropas Attīstības fonda (EAF) un ES budžeta iepirkuma tiesību piešķiršanu un līgumu slēgšanas procesiem, kas veikti decentralizētā pārvaldībā. Revīzijā tika izvirzīti divi konkrēti gadījumi, kas saistīti ar ētikas principu noteikšanu un īstenošanu un interešu konfliktu novēršanu. Tāpēc IRD ieteica DEVCO ĢD precizēt tos praktiskajos norādījumos. DEVCO ĢD ir izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 6.4. iedaļā. 4.6. Izglītība un pilsonība (COMM ĢD, EAC ĢD, Izglītības, audiovizuālās jomas un kultūras izpildaģentūra, HOME ĢD un JUST ĢD) 4.6.1. Valstu aģentūru lietderības revīzija (EAC ĢD) Iesaistīto valstu varas iestādes ir norīkojušas valsts aģentūras (VA) īstenot mūžizglītības programmu (MIP) un programmu “Jaunatne darbībā” (JD). Izpildes nodošana trešām personām rada papildu riskus uzraudzības sistēmas izveidošanai ĢD, lai sasniegtu tā politikas mērķus. Revīzijas galvenais mērķis bija novērtēt, vai EAC ĢD ir izveidota efektīva darbības rezultātu mērīšanas sistēma, ko piemēro, lai uzraudzītu un novērtētu valstu aģentūru lietderīgumu, un ziņotu par to. Revīzijā tika konstatēts, ka, lai gan patlaban tiek veikti vairāki pasākumi, lai EAC ĢD izstrādātu darbības rezultātu mērīšanas sistēmu 2014.–2020. gadam, EAC ĢD būtu jāstiprina tās efektivitāte, jo īpaši attiecībā uz rādītājiem, ar kuriem skaidri mēra valstu aģentūrām piešķirto darbības dotāciju efektīvu un rentablu izmantošanu. Turklāt skaidri būtu jāsaista valstu aģentūru un Komisijas mērķi. EAC ĢD ir izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 7.1. iedaļā. 4.7. Ekonomikas un finanšu jautājumi (COMP ĢD, ECFIN ĢD, ENTR ĢD, MARKT ĢD, Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai, TAXUD ĢD un TRADE ĢD) 4.7.1. GMES/programmas Copernicus lietderīguma revīzija (ENTR ĢD) Eiropas Zemes novērošanas programmas (GMES) revīzijas mērķis bija novērtēt pārvaldības kārtības, riska pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmu efektivitāti GMES pārvaldībā. Revīzija notika pārejas periodā no GMES sākotnējām darbībām (GIO), kas īstenotas 2011.–2013. gadā, uz programmas darbības posmu, kas pārdēvēts par “Copernicus”, kas vairāk nekā trīskārtīgi palielinās kopējo ES budžeta ieguldījumu. IRD iesaka uzlabot kosmosa komponentes pārvaldības sistēmu, paplašināt uzraudzības sistēmas un noteikumus, kā arī veikt rūpīgu analīzi, lai efektīvi atbalstītu pāreju uz Copernicus darbības posmu. ENTR ĢD ir izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 8.1. iedaļā. 4.8. Vispārīgi pakalpojumi un cilvēkresursi (HR ĢD, BUDG ĢD, DGT ĢD, DIGIT ĢD, Eiropas Personāla atlases birojs, ESTAT ĢD, Juridiskais dienests, Infrastruktūras un loģistikas birojs Briselē, Infrastruktūras un loģistikas birojs Luksemburgā, Publikāciju birojs, Atalgojuma un individuālo tiesību birojs, SCIC ĢD, Ģenerālsekretariāts) 4.8.1. ESTAT ĢD gatavība pildīt savu uzdevumu ekonomikas pārvaldības sistēmā (ESTAT ĢD) (lietderīguma revīzija) Ekonomikas un finanšu krīze atklāja vairākus galvenos strukturālos trūkumus ES ekonomikas un monetārās savienības ekonomikas pārvaldības sistēmā. Reaģējot uz to, tika nostiprināti un paplašināti ESTAT ĢD pienākumi. Papildus augstvērtīgu datu nodrošināšanai par valsts parādu un deficīta rādītājiem ESTAT ĢD pienākums ir izveidot noteikumus un procedūras, ko piemērot, lai izmeklētu manipulāciju ar statistikas datiem. Tas bija revīzijas mērķis, kurā tika izvērtēta ģenerāldirektorāta gatavība. IRD ieteica ESTAT ĢD nekavējoties veikt pasākumus, lai precīzi dokumentētu savas operatīvās procedūras un tehniskās pamatnostādnes, vienlaikus iekļaujot saņemtos juridiskos ieteikumus. ESTAT ĢD būtu arī jāizvērtē savas prasības attiecībā uz cilvēkresursiem un kompetenci, lai pildītu savus jaunos izmeklēšanas uzdevumus. Tāpēc ģenerāldirektorātam šīs vajadzības būtu jāatspoguļo pārvaldības plānā. Turklāt ESTAT ĢD būtu jānodrošina, ka riska modelis, ko tas izmanto, plānojot ar iepriekšējo posmu saistītos dialoga apmeklējumus[10], atbilst atzītai kvalitātes pārvaldības sistēmai (KPS). Turklāt ģenerāldirektorātam jānodrošina pievienotā vērtība, savus secinājumus laikus nosūtot Ekonomikas un finanšu komiteja (EFK). Turklāt IRD iesaka ESTAT ĢD sagatavot katra ad hoc apmeklējuma[11] skaidru pamatojumu un savu ad hoc apmeklējumu kopsavilkumu iesniegt galvenajām ieinteresētajām personām. ESTAT ĢD ir izstrādājis rīcības plānu, kuru IRD atzina par piemērotu izvirzīto jautājumu risināšanai. Nesenajā izpildes kontroles revīzijā IRD atzīmēja panākto progresu. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 9.1. iedaļā. 4.9. IT revīzijas 4.9.1. ES ETS IT sistēmas drošības pārvaldības lietderīguma revīzija (ES ETS) (CLIMA ĢD, DIGIT ĢD un Cilvēkresursu un drošības ĢD) Tā kā Komisija atbild par Eiropas emisijas kvotu tirdzniecības sistēmas (ES ETS) IT sistēmas pārvaldību, tai jānodrošina, lai sistēmas nepilnības IT drošības jomā netiktu izmantotas nelikumīgi, tādējādi izraisot oglekļa tirgus nepareizu darbību un traucējumus, graujot iestādes reputāciju un radot finansiālas sekas. Revīzijas vispārējais mērķis bija novērtēt, vai ieviestā kontroles sistēma nodrošināja atbilstīgu drošības pasākumu noteikšanu un efektīvu īstenošanu ES ETS sistēmā. Revīzija aptvēra CLIMA ĢD, DIGIT ĢD un Cilvēkresursu un drošības ģenerāldirektorātu saskaņā ar to attiecīgajiem uzdevumiem un pārvaldības pienākumiem. IRD revīzijā tika konstatēts, ka CLIMA ĢD noteiktie drošības pasākumi ir pamatoti, ņemot vērā sistēmas sarežģītību un izvirzītos uzdevumus. Tomēr ar to saistītie drošības pasākumi nebija īstenoti pilnā mērā. Cita starpā šādu situāciju radījuši ETS projekta esošās pārvaldības struktūras uzdevumi[12], kas attiecas uz saistošu lēmumu pieņemšanu un to īstenošanas nodrošināšanu, kā arī dalībnieku strīdu un lielu domstarpību risināšanu, lai atvieglinātu sadarbību starp galvenajiem dalībniekiem un informācijas plūsmu, kas vajadzīga, lai pieņemtu atbilstīgus lēmumus par ETS IT sistēmai nepieciešamajiem drošības pasākumiem. Visi trīs ģenerāldirektorāti ir izstrādājuši rīcības plānus, kurus IRD atzina par piemērotiem izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 10.3. iedaļā. 4.9.2. SYGMA — 1. posms — attīstības procesa lietderīguma revīzija (CNECT ĢD, RTD ĢD) CNECT ĢD (sistēmas īpašnieks) un RTD ĢD (sistēmas piegādātājs) ir galvenie dalībnieki, kas iesaistīti sistēmas SYGMA izveidošanā — ģenerāldirektorātu kopīgā projektā, kuru patlaban pārvalda pētniecības ģenerāldirektorāti ar mērķi nodrošināt IT sistēmu, kas atbalsta 7. pamatprogrammas, CIP, “Apvārsnis 2020” piešķīrumu un pētniecības ģenerāldirektorātu vadītu, ar pētniecību nesaistītu citu piešķīrumu pārvaldības procesu. SYGMA būtu jākļūst par korporatīvu piešķīrumu pārvaldības sistēmu, kļūstot par galveno sistēmu piešķīrumu pārvaldības racionalizēšanas uzdevuma izpildē[13]. Revīzijas mērķis bija novērtēt SYGMA pārvaldības efektivitāti un lietderīgumu, īpašu uzmanību pievēršot IT projekta vadībai, kā arī IT darbību pārvaldībai un gatavībai. Kopumā projekta SYGMA IT daļas izstrādes pārvaldība līdz šim ir bijusi atbilstīga, bez lielām novirzēm no sākotnējā plāna. Tomēr, tā kā vēl nav apstiprināts nozares juridiskais pamats un nav noteikti saskaņoti darbības procesi, IT izstrāde nav pamatota uz stabiliem darbības procesiem un darbības prasībām, bet gan uz mēreniem pieņēmumiem. Abi ģenerāldirektorāti ir izstrādājuši pieņemto ieteikumu īstenošanas rīcības plānus, kurus IRD atzina par piemērotiem izvirzīto jautājumu risināšanai. Sīkāku informāciju skatiet pielikuma 10.4. iedaļā. 5. Apspriešanās ar Komisijas finanšu pārkāpumu komisiju Saskaņā ar Finanšu regulas, ko piemēro Eiropas Kopienu vispārējam budžetam, 73. panta 6. punktu[14] izveidotā finanšu pārkāpumu komisija 2013. gadā nav ziņojusi par sistēmiskām problēmām. 6. Secinājumi Īstenojot rīcības plānus, kas izstrādāti, reaģējot uz IRD revīzijām šajā gadā un iepriekšējos gados, tiek veicināti Komisijas iekšējās kontroles sistēmas stabili uzlabojumi. IRD veiks izpildes kontroles revīzijas attiecībā uz rīcības plānu īstenošanu, ko izskatīs Revīzijas progresa komiteja, kura pēc vajadzības informēs Kolēģiju. IRD turpinās pievērst uzmanību finanšu, atbilstības un IT revīzijām un intensificēs darbības, lai veiktu lietderīguma revīzijas. [1] Šajā ziņojumā ietverti līdz 2014. gada 1. februārim pabeigtie revīzijas un konsultatīvie ziņojumi. [2] Ziņojumā nav ietvertas decentralizētās Eiropas aģentūras, Eiropas Ārējās darbības dienests vai citas IRD revidētās struktūras, kas saņem atsevišķus gada ziņojumus. [3] Saskaņā ar prasībām Iekšējo revidentu institūta (turpmāk — IRI) atbalstīto starptautisko iekšējās revīzijas profesionālās prakses standartu (Standarti) veiktspējas standartā Nr. 2060. [4] FR 100. pants. [5] Revīzijas progresa komiteja atbalsta komisāru kolēģiju, nodrošinot, lai Komisijas dienesti pienācīgi ņemtu vērā IRD, iekšējās revīzijas struktūru un Eiropas Revīzijas palātas darbu un tiktu veikti atbilstīgi turpmākie pasākumi. [6] Pievienotajā Komisijas dienestu darba dokumentā ir visu pabeigto revīziju un izpildes kontroles revīziju kopsavilkums. [7] IRD — 2006. — DIGIT — 001 Datu centrs — Darbība un drošība; IRD — 2007. — DIGIT — 001 Korporatīvā datu tīkla infrastruktūra un pakalpojumi; IRD.B — 2008. — ADMIN — 004 Drošības revīzija. [8] Sagaidāms, ka jaunais tiesību akts laikposmam no 2014. līdz 2020. gadam un tā pastiprinātā kontroles sistēma nākotnē uzlabos situāciju. [9] RACER — atbilstīgi, apstiprināti, ticami, vienkārši un stabili (Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust) (Iekšējās kontroles standarts Nr. 5). [10] Ar iepriekšējo posmu saistītie dialoga apmeklējumi paredzēti, lai noteiktu riskus vai iespējamas problēmas, ko saistībā ar pārmērīga budžeta deficīta novēršanas procedūru var izraisīt iepriekšējie datu avoti. [11] Ad hoc apmeklējumus veic īpaši svarīgu problēmu gadījumos, kad dalībvalsts problēmu nevar atrisināt citādi kā fiziski tiekoties klātienē. Lai gan šie apmeklējumi nav skaidri minēti pārskatītajā Regulā (EK) Nr. 479/2009, ESTAT ĢD uzskata, ka tam ir tādas pašas piekļuves tiesības kā metodoloģiskās vizītes laikā. [12] Pārvaldības struktūrā — ģenerāldirektoru līmenī — ir ETS projekta koordinācijas komiteja, tās sagatavošanas grupa — direktoru līmenī un drošības jautājumu darba drupa (SWG), kura ir tehniskais līmenis. [13] Piešķīrumu racionalizēšanas uzdevums tika sākts 2011. gada martā pēc priekšsēdētāja vietnieka M. Šefčovič paziņojuma “Gūt labāko no IT Komisijā”. Tā mērķis ir efektīvi izmantot Komisijas resursus un ieguldījumus un nodrošināt efektīvus IT rīkus faktisko darbības vajadzību atbalstam. [14] Piemērošanas noteikumu 117. pantā ir noteikts: “Šajā gada pārskatā [t. i., 99. panta 3. punkta pārskatā] min arī sistēmu problēmas, kuras noteikusi specializētā komisija, kas izveidota saskaņā ar Finanšu regulas 73. panta 6. punktu.”