[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA | Briselē, 18.02.2005 COM(2005) 52 galīgā redakcija KOMISIJAS ZIŅOJUMS Analītisks kopsavilkums: Ziņojums par arhīviem paplašinātajā Eiropas Savienībā Turpmākas rīcības iespējas: prioritātes A. PAMATOJUMS Atbildot uz Eiropas Savienības Padomes pieprasījumu, kas izteikts ar 2003. gada 6. maija Rezolūciju ( 2003/K 113/02) par dalībvalstu arhīviem un jo īpaši tās 8.a, 8.b, 8.c, 8.d, 8. e punktiem un 9. punktu, Analītiskajā kopsavilkumā ir aplūkota situācija attiecībā uz dalībvalstu arhīviem, jo īpaši ņemot vērā Eiropas Savienības paplašināšanos, kā arī dokumentvedības, arhīvu pārvaldības un nākotnes arhīvu pakalpojumu iespējamo attīstību. Tajā ieteikts, kā uzlabot dokumentvedību, arhīvu pārvaldību un sabiedriskos pakalpojumus Eiropas Savienības pilsoņiem, ņemot vērā jaunās tehnoloģijas. Pamatojoties uz pierādījumiem, kas ietverti šā ziņojuma nodaļās, ko sagatavojusi valstu ekspertu grupa, tiek ierosinātas turpmākas prioritāras darbības kopā ar citām ierosinātām darbībām, par kurām dalībvalstīm un ES iestādēm būs jāpieņem lēmums turpmākajos trīs gados. Ierosinātās prioritārās darbības ievada katru nodaļu un ir apkopotas tabulā, kas pievienota šā ziņojuma 3. pielikumā. Ierosinātās prioritārās darbības šeit ir dotas kopsavilkuma formā. Tajās ietverti pasākumi, lai dabas un citu katastrofu gadījumos novērstu vai ierobežotu dokumentu un arhīvu zaudējumus, kā arī atjaunotu bojātos dokumentus, uzlabotu dokumentu un arhīvu saglabāšanu, ieskaitot arhīvu ēkas, lai stiprinātu sadarbību jautājumos attiecībā uz dokumentu autentiskumu, ilgtermiņa saglabāšanu un elektronisko dokumentu un arhīvu pieejamību. Kopsavilkumā ir arī ieteikti pasākumi pret zādzībām un ieteikts, kas darāms, lai atgūtu nozagtos dokumentus. Tajā uzsvērta arhīvu ieguldījuma nozīme sabiedrības demokrātiskā dzīvē, ko nodrošina attiecīgi tiesību akti un standarti. Tajā turklāt ir ieteikums izveidot ES vārteju uz jaunās, paplašinātās Eiropas arhīvu mantojumu. Visas darbības paredzēts īstenot, pastiprinot koordinēšanu, informācijas un labas prakses apmaiņu Eiropas un dalībvalstu līmenī, šim nolūkam izveidojot oficiālu koordinācijas grupu. Ņemts vērā arī tas, ka ir vēlams turpmāk integrēt šīs ierosinātās darbības citās Eiropas līmeņa rīcības programmās. B. GALVENO IEROSINĀTO DARBĪBU KOPSAVILKUMS 1. ierosinātā prioritārā darbība Arhīvu saglabāšana un to bojājumu novēršana Eiropā (Padomes 2003. gada 6. maija Rezolūcijas 8.c)punkta 1. daļa) 1.1 Pasākumi, lai dabas un citu katastrofu gadījumos novērstu arhīvu bojājumus: - izstrādāt rīcības plāna paraugu katastrofu izraisīto zaudējumu novēršanai un atgūšanai, - izpētīt iespēju izveidot specializētas centrālās laboratorijas pārrobežu avārijas situācijām, - izveidot ātrās reaģēšanas komandas kaitējumu novērtēšanai. 1.2 Dokumentu un arhīvu saglabāšana: - stiprināt koordinācijas pasākumus un pieredzes apmaiņu, lai izveidotu ES programmu bojāto dokumentu un arhīvu atjaunošanai Eiropā, - ēkas, ko izmanto arhīva vajadzībām; ES dalībvalstu un iestāžu starpnozaru darba grupai ir jāatjaunina standarti un specifikācijas valstu un Eiropas līmenī, kā arī jāpielieto arhīvu ēku atjaunošanā un attiecībā uz repozitorijiem valdības ēkās vai jaunceļamās ēkās. 2. ierosinātā prioritārā darbība Eiropas starpnozaru sadarbības stiprināšana elektronisko dokumentu un arhīvu jomā (Padomes 2003. gada 6. maija Rezolūcijas 8.c punkta 2. daļa) 2.1. Īstenot Eiropas mēroga sadarbībā autentiskuma noteikšanas, ilgtermiņa saglabāšanas un pieejamības jautājumos attiecībā uz elektroniskiem dokumentiem un arhīviem. 2.2. Atjaunināt, pārskatīt un paplašināt pašreizējās prasības attiecībā uz elektronisko dokumentu (uzskaites) sistēmām kā, piemēram, MoReq valsts sektora pārvaldē, lai šis dokuments kļūtu par oficiālu normu un/vai specifikāciju Eiropas Savienību. Tas attiecas uz visām dalībvalstīm un jo īpaši uz jaunajām valstīm. 2.3. DLM tīkla un foruma / Eiropas Ekonomisko interešu grupas darbības pastiprināšana. Ir nepieciešams finansējums gan turpmākām darbībām un tulkojumiem, gan DLM forumam Budapeštā 2005. gadā. 3. ierosinātā prioritārā darbība Internet tīkla vārtejas uz dokumentiem un arhīviem Eiropā izveidošana un uzturēšana (Padomes 2003. gada 6. maija Rezolūcijas 8.b un 8.e punkts) 3.1. Nodrošināt Internet tīkla/ tīmekļa vārtejas izveidi, lai ES pilsoņiem būtu pieeja dokumentiem un arhīviem. Vārteja jāizstrādā un jāīsteno, ņemot vērā Internet tīkla un tīmekļa attīstību un dažu dalībvalstu panākumus (skatīt ziņojuma 6. daļu) šādas informācijas sniegšanā miljoniem iedzīvotāju, jauniešu un bērnu. Tas būtu atbilstīgi attiecīgajām attīstības tendencēm Eiropas informācijas telpā. Tādējādi kopā ar uzlabojumiem lasītavās tiktu nodrošināta uzlabota pieeja resursiem, lai kārtotu jautājumus par stipendijām, mācībām un informācijai. 4. ierosinātā prioritārā darbība ES un valstu tiesību akti saistībā ar dokumentvedību un arhīvu pārvaldību, kā arī pieeju tiem (Padomes 2003. gada 6. maija Rezolūcijas 8.a un 8.d punkts) 4.1. Tā kā Es un valstu likumprojektos bieži iekļautas neparedzētas norādes dokumentvedībai un arhīvu pārvaldībai, dalībvalstu pilsoņiem ir būtiski, lai jau sākotnējā posmā būtu zināms pilns norāžu kopums, lai veicinātu pieejas dokumentiem un arhīviem saglabāšanu. Tāpēc jāapseko tiesību aktu projekti par dokumentiem un arhīviem, kā arī ar tiem saistītie Eiropas un valstu likumi, vajadzības gadījumos izmantojot Eiropas arhivāru kompetenci. 4.2. Lai īstenotu iepriekš izklāstīto, ir nepieciešams veikt padziļinātu pētījumu par tiesību aktiem attiecībā uz arhīviem ES un valstu līmenī, kā arī izveidot tiesību aktu datu bāzi par arhīviem, ieskaitot ar tiem saistītus tiesību aktus, Eiropas Savienībā, valstu tiesību aktus par arhīviem, ieskaitot ar tiem saistītus tiesību aktus, iztulkot angļu, franču un vācu valodā un, vajadzības gadījumā, citās oficiālajās ES valodās, ko veiktu, iesaistot attiecīgo valstu arhīvus, lai veicinātu labāku savstarpējo šo likumu sapratni. Šajā ieteikumā ir ņemts vērā Eiropas Padomes un Starptautiskās arhīvu padomes ( EURBICA ) pašreiz īstenotais darbs ar nolūku to sistematizēt. 5. ierosinātā prioritārā darbība Arhīvu dokumentu zādzība 5.1. Ir jāizskata un jāuzlabo pasākumi pret arhīvu dokumentu zādzībām, kā arī pasākumi nozagto arhīvu dokumentu atgūšanai. Pamatojoties uz aptauju, kuras mērķis ir ieteikt uzlabojumus, izstrādāt rīcības plānu. C. OFICIĀLAS ARHĪVISTU KOMITEJAS IZVEIDOŠANA (Padomes 2003. gada 6. maija Rezolūcijas 8.d , 8.e un 9. punkts) 6.1. ES dalībvalstu un ES iestāžu Arhīvistu grupas izveidošana. Šai komitejai būs jāapmainās ar informāciju, paraugpraksēm un, ievērojot konsensu un subsidiaritātes principu, jānodrošina pastiprināta arhīvu darbības koordinēšana Eiropā, kā aprakstīts iepriekš. Tai jāsanāk divreiz gadā vai pēc vajadzības. 6.2. Jāizstrādā programma trijiem pirmajiem gadiem, lai risinātu jautājumus, kas minēti Padomes 2003. gada 6. maija Rezolūcijā, novērtētu tās izpildi un izplatītu informāciju par gūtajiem rezultātiem un paraugprakšu uzlabojumiem pielietojumam dalībvalstīs un ES iestādēs. 6.3. Trešā gada beigās jāveic novērtēšana, lai ziņotu Eiropas Savienības Padomei par rezultātiem un paredzētajām turpmākajām darbībām.