Turklāt Komisija izmantoja ievērojamu daudzumu esošo datu par tieslietu sistēmu digitalizāciju ES, piemēram, datus no Eiropas Savienības rezultātu apkopojuma tiesiskuma jomā, ziņojumu par tiesiskumu, datus no Eiropas Padomes Tiesiskuma efektivitātes izvērtēšanas komisijas (CEPEJ) un digitālās kriminālās tiesvedības pētījuma.

Regulējuma kontroles padome (RKP) 2021. gada 22. septembrī apsprieda ietekmes novērtējuma projektu un 2021. gada 27. septembrī sniedza pozitīvu atzinumu. RKP nāca klajā ar turpmāk norādītajiem ieteikumiem. 1. Problēmas analīze būtu jāpastiprina, lai izceltu galvenās problēmas, ko plānots risināt ar šo priekšlikumu. Analīze būtu jāpamato ar pierādījumiem par brīvprātīgu iesaisti digitalizācijā, elektronisko dokumentu, parakstu vai zīmogu neatzīšanu un sadarbspēju. 2. Ziņojumā būtu jāskaidro, kā šis priekšlikums nodrošinās saskaņotību ar visiem ES līmeņa instrumentiem, kas paredzēti digitalizācijas uzlabošanai un ko varētu izmantot tiesu iestāžu pārrobežu sadarbībā. Ziņojumā būtu arī jāskaidro, kāpēc dalībvalstis pilnībā neizmanto esošās digitalizācijas iespējas. 3. Ietekmes analīze būtu jāpastiprina ar skaidru ietekmes parādīšanu, jo īpaši attiecībā uz ieguldījumu izmaksām un skartajām ieinteresētajām personām. Tajā būtu arī jāatzīst izdarīto pieņēmumu nenoteiktība un tas, kā tie skar novērtēto ietekmi. 4. Ziņojumā būtu jānovērtē pārrobežu lietu skaita iespējamā palielinājuma sekas. Tajā būtu jāapspriež, vai ir risks, ka labāka tiesu iestāžu pieejamība un efektīvāka tiesu iestāžu pārrobežu sadarbība varētu izraisīt lietu izskatīšanas kavēšanos lielākas tiesnešu noslodzes un tiesvedības ilguma dēļ. 5. Ziņojumā būtu jāskaidro esošie datu aizsardzības jautājumi un jāatzīst, ka pāreja no papīra uz digitālo formātu ietver citus riskus. Ziņojumā būtu jāapskata iespējamie jutīgie jautājumi, kas saistīti ar faktu, ka lielāka apjoma digitālo datu esamība var ne tikai atvieglot to pārsūtīšanu, bet arī radīt datu aizsardzības un drošības problēmas. Būtu jāņem vērā ieinteresēto personu paustās bažas par datu aizsardzību. RKP ir arī nosūtījusi papildu ieteikumus ar kvalitātes kontrolsarakstu. Ņemot vērā RKP ieteikumus, ietekmes novērtējumā tika veiktas turpmāk norādītās izmaiņas. 1. Problēmas definīcija ir pārformulēta, lai tā atspoguļotu faktiskās 2. iedaļā analizētās problēmas. 2. Ir izskaidrota saskaņotība ar citām iniciatīvām, piemēram, e-CODEX un e-IDAS, kā arī saikne ar Eiropas e-tiesiskuma portālu. 3. Ietekmes novērtējuma 6. iedaļa par pamatscenārija ietekmi un politikas risinājumiem ir pārstrukturēta, un katram no risinājumiem ir norādīta galvenā ietekme (proti, ekonomiskā ietekme, sociālā ietekme, ietekme uz pamattiesībām). Minētajā iedaļā ir arī norādīts, kādā veidā priekšlikums ietekmēs galvenās ieinteresētās personas. 4. Ietekmes novērtējuma 6. iedaļā par ietekmi skaidrots, vai ir kāds iespējams risks, ko rada lielāks pārrobežu lietu skaits un tiesu iestāžu spēja tikt galā ar šādu notikumu attīstību. 5. Ietekmes novērtējuma 6. iedaļā ir iekļauti skaidrojumi par datu aizsardzību. Turklāt ietekmes novērtējumu papildināja dati, kas pieejami no papildu pētījuma un ziņojuma 7. pielikuma. Ziņojumā ir iekļauta arī ekonomiskā analīze un izmaksas dalībvalstīm. Apspriedēs iesaistīto ieinteresēto personu uzskati ir izklāstīti ziņojuma attiecīgajās iedaļās. Ir izskatīti arī tehniskie ieteikumi, piemēram, sabiedriskās apspriešanas iznākuma apvienošana ar 2. pielikumu, pielikumu lappušu numerācija, pielikuma par subsidiaritātes tabulu dzēšana.

Ietekmes novērtējumā noteikts viens neleģislatīvs un viens leģislatīvs politikas risinājums ar trīs pakārtotiem risinājumiem. Bija arī papildu risinājumi, kas tika izslēgti agrīnā posmā. No reklāmas kampaņas par digitālo rīku un e-CODEX sistēmas izmantošanu saziņai pārrobežu tiesu procedūru gadījumā atteicās, jo uzskatīja, ka šāda kampaņa nebūtu reāla alternatīva regulatīvai darbībai un jebkurā gadījumā to veiktu kā daļu no pamatscenārija. Risinājums informācijas un datu elektroniskai apmaiņai centralizētā ES sistēmā netika uzskatīts par atbilstošu, jo to bija grūti pamatot proporcionalitātes un subsidiaritātes dēļ. Turklāt visa informācija, dati un dokumenti tiktu uzglabāti Komisijas infrastruktūrā vai sistēmas pārvaldītāja infrastruktūrā (piem., eu-LISA), tomēr minētās vienības nebūtu puses pārrobežu apmaiņā. Centralizēta sistēma arī veidotu vienotu atteices punktu, jo visi dati tiktu uzglabāti vienā vietā salīdzinājumā ar decentralizētu sistēmu, kur datus atsevišķi uzglabātu katra dalībvalsts.

Pamatscenārijs, atbilstoši kuram novērtēja divus galvenos risinājumus, neietvēra nekādas darbības digitalizācijas virzībai tiesu iestāžu pārrobežu sadarbības un digitālo rīku izmantošanas jomā, lai uzlabotu tiesu iestāžu pieejamību. Tāpēc elektroniskā saziņa starp iestādēm joprojām būtu brīvprātīga. Elektronisko parakstu/zīmogu izmantošana un atbildība par datu aizsardzību paliktu sadrumstalota. Tāpēc divi risinājumi, ņemot vērā priekšlikuma mērķus, bija Komisijas ieteikuma pieņemšana (neleģislatīvais risinājums) un tiesību akta — regulas — pieņemšana (leģislatīvais risinājums). Lai īstenotu leģislatīvo risinājumu, būtu nepieciešama regulas pakete ar horizontāliem noteikumiem un grozījumiem esošajās regulās, lai nodrošinātu konsekvenci, un direktīva ar grozījumiem esošajās direktīvās un pamatlēmumos.

Neleģislatīvais risinājums ietvertu rīcību, kas īstenota, lai iedrošinātu dalībvalstis izmantot e‑CODEX sistēmu digitālai pārrobežu saziņai un tiesu iestāžu pieejamībai. Komisijas ieteikums varētu iedrošināt dalībvalstis piemērot saskaņotu pieeju elektronisko saziņas līdzekļu izmantošanai, tostarp videokonferencēm, elektroniskajiem dokumentiem, elektroniskajiem zīmogiem un parakstiem. Tā kā šī pieeja ir brīvprātīga, dalībvalstis varētu brīvi izstrādāt savus digitālos rīkus. Šādām darbībām vajadzētu būt tehniski īstenojamām un izmantojamām. Izmaksu lietderība būtu atkarīga no atsevišķu dalībvalstu pieejas digitalizācijai un to vajadzībām un resursiem. Tomēr, ciktāl šis risinājums ļauj sasniegt priekšlikuma mērķus, ieteikums negarantētu digitālo saziņas rīku faktisku īstenošanu, digitālā kanāla sadarbspēju, elektronisko dokumentu pieņemšanu vai kopējus standartus uzticamības pakalpojumu izmantošanai un atzīšanai.

Atbilstoši leģislatīvajam risinājumam tiks pieņemti tiesību akti (regula un direktīva). Regula ietvers noteikumus, ar ko paredz drošu elektronisku kanālu, kurš balstīts uz e‑CODEX (noteikts kā vispiemērotākais tehniskais risinājums ietekmes novērtējumā par Komisijas priekšlikumu regulai par e‑CODEX). Šis kanāls, kas sastāv no decentralizētas IT sistēmas, tiks izmantots saziņai un informācijas, datu un dokumentu apmaiņai starp tiesām un kompetentajām iestādēm un attiecīgā gadījumā starp tieslietu un iekšlietu aģentūrām un ES struktūrām. Lai sekmētu saziņu starp fiziskām un juridiskām personām un dalībvalstu tiesām un kompetentajām iestādēm, tiks ieviesti attiecīgi noteikumi, tostarp noteikumi par videokonferenču un citu distances saziņas tehnoloģiju izmantošanu. Tiks izklāstīta datu pārziņu un datu apstrādātāju atbildība. Šis risinājums pamatojas uz pieņēmumu, ka Komisijas izstrādātās IT sistēmas Eiropas izmeklēšanas rīkojumu (EIR) apmaiņai un dokumentu izsniegšanai / pierādījumu ieguvei tiks paplašinātas, lai ietvertu visa veida tiesu iestāžu pārrobežu saziņu, ko regulē ar ES tiesu iestāžu sadarbības instrumentiem. Dalībvalstis spēs savienot savu valsts IT sistēmu ar decentralizētu tīklu vai izmantot Komisijas izstrādāto un bez maksas nodrošināto programmatūras risinājumu. Tas ļaus veidot tiešu saziņu starp tiesām un/vai kompetentajām iestādēm, kas piedalās tiesvedībā, atbilstoši ES instrumentiem tiesu iestāžu pārrobežu sadarbībai civillietās, komerclietās un krimināllietās. Trīs pakārtotie risinājumi tika apsvērti leģislatīvā risinājuma kontekstā, proti, a) digitālā kanāla obligāta vai brīvprātīga izmantošana, b) obligāta vai brīvprātīga elektroniskās saziņas pieņemšana attiecībā uz fiziskām un juridiskām personām un c) regulatīva vai neregulatīva pieeja uzticamības pakalpojumu izmantošanai un atzīšanai. Ar direktīvu grozīs esošos pamatlēmumus un direktīvas, lai tos saskaņotu ar attiecīgās regulas noteikumiem.

Pēc politikas risinājumu un pakārtoto risinājumu salīdzināšanas un to novērtēšanas attiecībā uz priekšlikuma mērķiem, izvēlētais vēlamais risinājums ir leģislatīvais risinājums. Saskaņā ar šo risinājumu digitālā saziņa būs obligāta (piemērojot pamatotus izņēmumus) attiecībā uz saziņu starp tiesām un kompetentajām iestādēm (un starp šīm iestādēm un ES tieslietu un iekšlietu aģentūrām un struktūrām). Saskaņā ar šo risinājumu tiesām un kompetentajām iestādēm būs arī jāpieņem elektroniskā saziņa no fiziskām un juridiskām personām; tas arī nodrošinās juridisko pamatu videokonferenču un citu distances saziņas tehnoloģiju izmantošanai mutvārdu uzklausīšanas vajadzībām pārrobežu lietās un uzticamības pakalpojumu izmantošanai un atzīšanai.