Komisijas paziņojums par norādījumu dokumentu attiecībā uz to, kā īstenot noteikumus par revīziju veikšanu saskaņā ar Regulas (ES) 2017/625 6. pantu

(2021/C 66/02)

Priekšvārds

Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES) 2017/625 (1) 6. panta 1. punktā ir paredzēts, ka kompetentās iestādes veic iekšējas revīzijas vai uzdod veikt revīzijas attiecībā uz sevi, un, ņemot vērā minēto revīziju rezultātus, veic attiecīgus pasākumus.

Šis norādījumu dokuments ir izstrādāts ar mērķi palīdzēt valsts kompetentajām iestādēm piemērot iepriekš minētās prasības. To ir izstrādājusi Komisija sadarbībā ar dalībvalstīm, un tas nav juridiski saistošs (2). Autoritatīva Eiropas Savienības tiesību aktu interpretācija ir vienīgi Eiropas Savienības Tiesas kompetencē.

Satura rādītājs

1. Mērķis un tvērums 24

2. Juridiskais pamats 24

3. Definīcijas 24

4. Pamatprincipi 25

5. Revīzijas procesa īstenošana 25

5.1. Sistemātiska pieeja 4

5.2. Pārredzamība 5

5.3. Neatkarība 27

5.4. Neatkarīga rūpīga pārbaude 7

5.5. Galvenie mērķi 7

6. Revīzijas veikšana 29

6.1. Revīzijas plānošana un sagatavošana 29

6.2. Revīzijas veikšana 8

6.3. Revīzijas ziņojumu sniegšana 30

6.4. Revīzijas iznākumu pēcpārbaude 31

7. Revīzijas rezultātu pārskatīšana un izplatīšana 31

8. Citi jautājumi 31

8.1. Resursi 10

8.2. Revidenta kompetence 11

1. Mērķis un tvērums

Norādījumu dokumentā ir sniegtas norādes par to kompetento iestāžu revīzijas sistēmu būtību un īstenošanu, kas minētas Regulas (ES) 2017/625 3. panta 3. punkta a) un b) apakšpunktā. Revīzijas sistēmu mērķis ir verificēt, vai oficiālās kontroles un citas oficiālās darbības (3), kas paredzētas Regulā (ES) 2017/625, tiek efektīvi īstenotas un ir piemērotas, lai sasniegtu atbilstīgajos tiesību aktos noteiktos mērķus, tostarp nodrošinot atbilstību valstu kontroles plāniem.

Šā norādījumu dokumenta mērķis ir aprakstīt no Regulas (ES) 2017/625 izrietošos principus attiecībā uz valsts revīzijas sistēmu izveidi un iekšējo revīziju veikšanu, nevis noteikt sīki izstrādātas metodes, lai atvieglotu iepriekš minēto principu piemērošanu dažādās dalībvalstu kontroles un revīzijas sistēmās. Šo principu piemērošanai izvēlētās metodes var atšķirties atkarībā no to kompetento iestāžu lieluma, būtības, skaita un sarežģītības pakāpes, kas dalībvalstīs ir atbildīgas par oficiālo kontroļu īstenošanu.

2. Juridiskais pamats

Šis norādījumu dokuments ir paredzēts tam, lai palīdzētu dalībvalstīm īstenot noteikumus par revīziju veikšanu, kas izklāstīti Regulas (ES) 2017/625 6. pantā šādā redakcijā:

6. pants Kompetento iestāžu revīzijas 1. Lai nodrošinātu savu atbilstību šai regulai, kompetentās iestādes veic iekšējas revīzijas vai uzdod veikt revīzijas attiecībā uz sevi un, ņemot vērā minēto revīziju rezultātus, veic attiecīgus pasākumus. 2. Šā panta 1. punktā minētās revīzijas izvērtē neatkarīgi eksperti un veic pārredzamā veidā.

Saskaņā ar Regulu (ES) 2017/625 pieņemtie deleģētie akti un īstenošanas akti, lai arī nav skaidri minēti 6. pantā, arī ir būtiski, lai nodrošinātu atbilstību Regulai (ES) 2017/625. Tāpēc revīzijas ir jāveic arī tā, lai nodrošinātu atbilstību šiem deleģētajiem aktiem un īstenošanas aktiem.

3. Definīcijas

Šajā norādījumu dokumentā tiek dota atsauce uz definīcijām, kas noteiktas Regulas (ES) 2017/625 3. pantā un Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (EK) Nr. 178/2002 (4) 2. un 3. pantā.

Saskaņā ar Regulas (ES) 2017/625 3. panta 30. punktu “revīzija” ir sistemātiska un neatkarīga pārbaude, ko veic, lai noskaidrotu, vai darbības un ar šādām darbībām saistītie rezultāti atbilst plānotajiem pasākumiem un vai šie pasākumi tiek īstenoti efektīvi un ir piemēroti mērķu sasniegšanai.

Citas definīcijas šā norādījumu dokumenta vajadzībām ir izklāstītas tālāk.

“Revīzijas struktūra” ir struktūra, kas veic revīzijas procesu. Tā var būt iekšēja vai ārēja vienība.

“Revīzijas tvērums” ir revīzijas jomu saraksts, kuru sastāda un uztur revīzijas struktūra, lai identificētu revidējamās jomas revīzijas plānošanas procesā.

“Revīzijas sistēma” ir vienas vai vairāku tādu revīzijas struktūru kombinācija, kas veic revīzijas procesu kompetentajās iestādēs vai starp tām.

“Revīzijas process” ir 5.1. iedaļā (“Sistemātiska pieeja”) un 6. iedaļā (“Revīzijas veikšana”) aprakstīto darbību kopums.

“Revīzijas programma” ir vienas vai vairāku tādu revīziju kopums, kuras plānots veikt konkrētā laikposmā un kuras paredzētas konkrētam nolūkam.

“Revīzijas plāns” ir revīzijā paredzēto darbību un pasākumu apraksts.

“Revīzijas pieeja” attiecas uz to, cik liela nozīme revīzijas laikā tiek piešķirta revidējamām darbībām (piem., tieša atbilstības revīzija, sākotnēji koncentrējoties uz iznākumiem un rezultātiem, salīdzinot ar kontroles sistēmu revīziju, sākotnēji koncentrējoties uz sistēmām un kontrolēm).

Attiecībā uz specifisku revīzijas terminoloģiju var būt noderīgi atsaukties uz starptautiskiem standartiem to pašreizējās versijās, piemēram, ISO 19011, ISO 9000, kā arī uz Iekšējo auditoru institūta (IAI) izdotajiem standartiem (5).

4. Pamatprincipi

Revīzijas sistēmām būtu jāaptver visas tās oficiālās kontroles un citas oficiālās darbības visos Savienības agropārtikas produktu ražošanas ķēdes posmos, uz kurām attiecas Regula (ES) 2017/625, tostarp visu kompetento iestāžu darbības neatkarīgi no to organizatoriskās uzbūves veida vai administratīvā līmeņa, kā arī visu iesaistīto aģentūru vai kontroles struktūru darbības. Lai sasniegtu šo mērķi, revīzijai(-ām), ja nepieciešams, būtu jāsniedzas pāri administratīvajām robežām. Ja kādā dalībvalstī pastāv vairākas revīzijas sistēmas, būtu jāievieš mehānismi, lai nodrošinātu, ka, tās kombinējot, tiek sasniegts visu iepriekš minēto darbību pilnīgs aptvērums.

Lai radītu un saglabātu uzticību revīzijas sistēmas integritātei, revīzijas procesa vadībai un īstenošanai ir jābūt tādai, lai tā būtu pārredzama visām attiecīgajām ieinteresētajām personām. Jo īpaši būtu jāpastāv pilnīgai pārredzamībai attiecībās starp revīzijas struktūru un revidējamo personu (sk. tabulu 5.2. iedaļā tālāk). Tas, ka tiek nodrošināta revīzijas procesa pārredzamība citām ieinteresētajām personām, ir veids, kā sekmēt uzticību un palīdzēt izplatīt informāciju, jo īpaši nolūkā dalīties ar labo praksi gan kompetento iestāžu ietvaros, gan arī starp tām.

Neatkarības jautājums būtu jārisina organizatoriskā, funkcionālā, revīzijas procesa un revidentu līmenī. Revīzijas struktūra un revīzijas grupa būtu jāieceļ kompetento iestāžu augstākajai vadībai, un tām būtu jāziņo šai augstākajai vadībai. Būtu jāsniedz skaidrs, dokumentēts pilnvarojums, kas piešķir pietiekamas pilnvaras revīziju veikšanai. Šajā pilnvarojumā būtu jānorāda vismaz revīzijas struktūras mērķis, pienākumi, pilnvaras un atbildība, kā arī jebkuri citi aspekti, kas tiek uzskatīti par nepieciešamiem, lai sasniegtu apmierinošu neatkarības līmeni. Revīzijas struktūrai un revīzijas grupai nebūtu jābūt iesaistītai revidējamo kontroles sistēmu pārvaldībā vai uzraudzībā.

Ja kontroles uzdevumi tiek deleģēti un kompetentā iestāde ir izvēlējusies veikt deleģētās struktūras revīziju, nevis tikai pārbaudīt to, tad šīs deleģētās struktūras līgumsaistībās būtu jāietver arī revīzijas prasību pieņemšana un ar to saistītie nosacījumi.

Neatkarīgai rūpīgai pārbaudei būtu jābūt regulāram un plānotam procesam, kas noris ārpus revīzijas struktūras, lai nodrošinātu, ka revīzijas sistēma spēj sniegt objektīvus rezultātus un kompetentās iestādes pilda savas saistības saskaņā ar Regulas (ES) 2017/625 6. panta 2. punktu.

Papildus šajā dokumentā izklāstītajām īpašajām norādēm kā vispārīgu norādījumu var izmantot standartu ISO 19011.

5. Revīzijas procesa īstenošana

5.1. Sistemātiska pieeja

Revīzijas process būtu jāpārvalda sistemātiski. Šajā nolūkā revīzijas procesam būtu:

— jābūt tāda pārredzama plānošanas procesa rezultātam, kurā tiek identificētas uz risku balstītas prioritātes atbilstīgi kompetentās iestādes pienākumiem saskaņā ar Regulu (ES) 2017/625,

— jāietver daudzgadu stratēģiskā plānošana, kas ir: — pamats mērķu un prioritāšu noteikšanai, — sākuma punkts, lai izlemtu, kuri revīzijas jautājumi tiks izvēlēti revīzijai, un — pamats detalizēta gada plāna sastādīšanai;

— jāietver revīzijas tvēruma identificēšana, veicot stratēģisko plānošanu, t. i., grupējot to revidējamās vienībās, identificējot informācijas avotus, lai nodrošinātu informatīvo bāzi plānošanas procesam, kā arī nosakot, kādi atlases kritēriji ir jāizmanto revīzijas jautājumu atlasei,

— jāietver tādas revīzijas programmas noteikšana, kas pietiekamā mērā aptvertu visas attiecīgās darbības jomas un visas attiecīgās kompetentās iestādes, kā paredzēts Regulā (ES) 2017/625, ar riskam atbilstošu regularitāti laikposmā, kas nepārsniedz piecus gadus. Revīzijas programma var ietvert informāciju par revīziju veidiem, resursiem, grafiku, pārskatīšanas biežumu (piem., reizi gadā vai biežāk),

— jābūt balstītam uz dokumentētām procedūrām un pierakstiem, lai nodrošinātu konsekvenci un apliecinātu sistemātiskas pieejas ievērošanu. Šādām procedūrām būtu jāaptver: — uz risku balstīta revīzijas programmas plānošana, — revīzijas konstatējumu ģenerēšana, tostarp atbilstības un neatbilstības pierādījumu identificēšana, ja nepieciešams, — revīzijas ziņojumu sagatavošana, apstiprināšana un izplatīšana, — revīzijas secinājumu pārskatīšana, lai identificētu sistēmiskās vājās un stiprās vietas kontroles sistēmā, izplatītu labo praksi un nodrošinātu korektīvo un preventīvo pasākumu pārraudzību,

— jātiek uzraudzītam un pārraudzītam, lai nodrošinātu revīzijas programmas mērķu izpildi un identificētu iespējas veikt uzlabojumus.

Ja dalībvalstī ir paredzēts īstenot vairākas revīzijas programmas, būtu jāveic pasākumi, lai panāktu, ka šādas programmas tiek efektīvi koordinētas, nodrošinot atbilstīgo kompetento iestāžu vienotu sadarbību revīzijas procesā. Revīzijas programmai(-ām) būtu arī jāaptver visi attiecīgās kompetentās iestādes hierarhijas līmeņi.

5.2. Pārredzamība

Lai pierādītu, ka revīzijas process ir pārredzams, ar dokumentētām procedūrām būtu jāatbalsta skaidri definēts revīzijas plānošanas process, kas ietver revīzijas mērķu un kritēriju noteikšanu, revīzijas pieejas izvēli un revīzijas ziņojumu apstiprināšanas un izplatīšanas mehānismus.

Kompetentajām iestādēm būtu jāpieņem attiecīgi pasākumi, lai nodrošinātu pārredzamību, ņemot vērā valsts un Savienības tiesību aktu attiecīgās prasības un citus nosacījumus, ja nepieciešams. Šajā nolūkā kompetentajām iestādēm būtu jāapsver tādas prakses veicināšana, kas uzlabo procesa pārredzamību. Daži šādu pasākumu piemēri ir uzskaitīti tālāk dotajā tabulā. Lemjot par to, kurus pasākumus piemērot, kompetentajām iestādēm būtu jālīdzsvaro nepieciešamība pēc pārredzamības ar risku apdraudēt revīzijas sistēmas spēju sasniegt tās mērķus. Lai optimizētu pārredzamības sniegtās priekšrocības, pārredzamība būtu jāapvieno ar tādu līdzsvarotu ziņojumu sniegšanu, kuros pienācīgi būtu gan verificēta atbilstība (pozitīvie konstatējumi), gan norādītas jomas, kurās vajadzīgi uzlabojumi (negatīvie konstatējumi).

Tabula. Tādu pasākumu piemēri, kas paredzēti revīzijas procesa pārredzamības uzturēšanai

Revidējamā persona Kompetentās iestādes ietvaros Visās kompetentajās iestādēs (dalībvalstīs) Valsts iestādes un citas ieinteresētās personas Piekļuve revīzijas struktūras dokumentētām procedūrām ✓ ✓ ✓ Konsultācijas par revīzijas programmas plānošanu ✓ ✓ ✓ Revīzijas programmas publicēšana ✓ ✓ ✓ ✓ Revīzijas plāna iesniegšana ✓ ✓ Iespēja izteikt piezīmes par revīzijas ziņojuma projektu ✓ ✓ Galīgā revīzijas ziņojuma izplatīšana ✓ ✓ ✓ Revidējamās personas piezīmju par ziņojuma projektu publicēšana ✓ ✓ ✓ ✓ Galīgā revīzijas ziņojuma publicēšana ✓ ✓ ✓ ✓ Galīgo revīzijas ziņojumu kopsavilkuma un gada ziņojuma kopsavilkuma publicēšana ✓ ✓ ✓ ✓ Revidējamās personas rīcības plāna publicēšana ✓ ✓ ✓ ✓ Paveiktā darba pārbaudes rezultātu publicēšana ✓ ✓ ✓ ✓ Piezīme. Kompetentajām iestādēm būtu jāizvēlas tie pasākumi (tabulas pirmā aile) un tāds to izmantošanas apmērs (pārējās ailes), kas ir piemēroti šo iestāžu īpašajiem apstākļiem.

5.3. Neatkarība

Revīzijas struktūrām būtu jābūt brīvām no jebkāda komerciāla, finansiāla, hierarhiska, politiska vai kāda cita spiediena, kas varētu ietekmēt to veikto novērtējumu vai revīzijas procesa iznākumu. Revīzijas sistēmai, revīzijas struktūrai un revidentiem būtu jābūt neatkarīgiem no revidējamajiem procesiem un brīviem no aizspriedumiem un interešu konfliktiem.

Daudzos apstākļos pilnīga neatkarība nav sasniedzama. Ir nepieciešams tāds neatkarības līmenis, ko saprātīgs ārējs novērotājs uzskatītu par pietiekamu, lai nodrošinātu, ka revīzijas tiek veiktas taisnīgi, objektīvi un neatkarīgi un ka revīzijas struktūra un tās revidenti nav pakļauti pārmērīgai ietekmei un tiem nav nekādu interešu konfliktu, kas varētu kaitēt vai nu revīzijas procesam, vai atsevišķām revīzijām.

Revīzijas struktūras vajadzībām būtu jānodrošina pietiekams skaits kvalificētu un kompetentu darbinieku, finansējums, infrastruktūra un citi resursi, kas nepieciešami revīzijas programmas izpildei. Būtu jānodrošina, ka revīzijas struktūrai ir piekļuve nepārtrauktas profesionālās attīstības resursiem un attiecīgām tehniskajām zināšanām.

Revīzijas struktūrai būtu jābūt brīvai no nepamatotas ietekmes visos revīzijas procesa līmeņos. Jo īpaši revidējamajai personai nebūtu jāietekmē vai jākavē revīzijas programmas un ziņojumu apstiprināšana. Revīzijas struktūrai būtu jābūt iespējai brīvi noteikt revīzijas tvērumu un mērķus, kā arī piekļūt visām telpām un informācijai, kas nepieciešama revīzijas mērķu sasniegšanai.

Būtu jāveic pārbaude, lai pārliecinātos, ka revīzijas struktūrai, revīzijas grupai vai jebkuram piesaistītajam tehniskajam ekspertam nav interešu konflikta. Revīzijas grupas locekļiem būtu jārīkojas objektīvi, neitrāli, neatkarīgi, bez aizspriedumiem, taisnīgi, ar intelektuālu godīgumu un integritāti un attiecīgā gadījumā būtu jāpaziņo par interešu konfliktu. To ir iespējams panākt, veicot revidentu un/vai revīzijas grupu rotāciju.

Ja revīzijai nepieciešamās tehniskās zināšanas ir pieejamas vienīgi revidējamās kompetentās iestādes ietvaros, būtu jāveic pasākumi, lai nodrošinātu, ka revīzijas grupa saglabā savu neatkarību. Ja kontroles darbības tiek organizētas reģionālā mērogā, varētu īstenot tehnisko speciālistu apmaiņu, lai nodrošinātu, ka viņi ir neatkarīgi. Ja tehniskie eksperti ir jāpiesaista ārpus revīzijas struktūras, būtu jāveic pasākumi, lai nodrošinātu, ka viņi ir neatkarīgi un viņiem nav interešu konflikta, kas varētu apdraudēt revīzijas grupas neatkarību.

5.4. Neatkarīga rūpīga pārbaude

Neatkarīga rūpīga pārbaude būtu jāveic personai(-ām), kas nav saistīta(-as) ne ar revīzijas struktūru, ne organizāciju, uz kuru attiecas iekšējās revīzijas, un šai personai(-ām) būtu jābūt tādai(-ām), kas var nodrošināt pietiekamu neatkarības un kompetences līmeni, lai varētu veikt revīzijas procesa rūpīgu pārbaudi. Ja ir izveidota struktūra vai komiteja revīzijas procesa neatkarīgas rūpīgas pārbaudes veikšanai, tai būtu jāietver viena vai vairākas neatkarīgas personas.

Neatkarīgai rūpīgai pārbaudei būtu jāaptver viss revīzijas process, tostarp revīzijas programmu izstrāde, plānošana un izpilde, ziņošana (arī ziņojumu apstiprināšana), korektīvi un turpmāki pasākumi. Tai būtu arī jāaptver dažādu neatkarības apdraudējumu noteikšana un to pārvaldības mehānismi. Neatkarīga rūpīga pārbaude nav revīzija, tomēr šādu rūpīgu pārbaudi var arī veikt, izmantojot revīzijas pieeju. Rūpīgā pārbaude var atšķirties pēc tvēruma, detalizācijas līmeņa un intensitātes, un tai būtu jānodrošina:

— revīzijas procesa un revīzijas struktūras efektivitātes un neatkarības objektīvs novērtējums,

— atgriezeniskā saikne nolūkā veikt nepārtrauktus uzlabojumus,

— uzticība revīzijas struktūrai, kompetento iestāžu vadībai un citām ieinteresētajām personām attiecībā uz to, ka revīzijas process atbilst Regulas (ES) 2017/625 6. pantā izklāstītajiem mērķiem.

Šāda rūpīga pārbaude būtu jāveic regulāri, taču tās biežums var mainīties atkarībā no iepriekšējās pārbaudes rezultātiem un iekšējām kontrolēm, ko piemēro revīzijas struktūra.

Kompetentajām iestādēm būtu jānodrošina (6), ka neatkarīga rūpīga pārbaude tiek dokumentēta, tai skaitā: norādot pilnvaras, lomas un pienākumus, konfidencialitātes nosacījumus, ētikas kodeksu, tiesības un pienākumus, kā arī ziņošanas un izplatīšanas prasības.

Revīzijas struktūrai būtu jāveic pasākumi, lai novērstu visas neatkarīgajā rūpīgajā pārbaudē identificētās nepilnības.

5.5. Galvenie mērķi

Revīzijas sistēmu mērķis ir verificēt kompetento iestāžu atbilstību Regulai (ES) 2017/625, kā arī oficiālo kontroles sistēmu darbību. Šajā nolūkā un atbilstīgi Regulas (ES) 2017/625 6. pantā izklāstītajām prasībām revīzijas sistēmai būtu jāaptver trīs tālāk minētie punkti, kas paredzēti Regulas (ES) 2017/625 3. panta 30. punktā:

a) verifikācija, vai oficiālās kontroles tiek īstenotas atbilstīgi plānotajiem pasākumiem Tā tiek veikta, lai sniegtu pārliecību, ka kompetentās iestādes izpilda savus vispārīgos pienākumus (7) un ka oficiālās kontroles tiek īstenotas tā, kā paredzēts, un ka tiek ievēroti visi norādījumi vai vadlīnijas, kas sniegtas personālam, kurš veic šādas kontroles. Šīs prasības izpildes verifikāciju var veikt galvenokārt ar dokumentu pārskatīšanu, taču būtu jāveic arī verifikācija uz vietas. Revīzijas grupai būtu jābūt labām vispārējām zināšanām par revīziju un iemaņām, lai sasniegtu šo revīzijas mērķi;

b) verifikācija, vai plānotie pasākumi tiek īstenoti efektīvi Efektivitāte ir pakāpe, kādā oficiālās kontroles rada (paredzēto) ietekmi un/vai sasniedz mērķi. Paredzēts, ka atbilstoši funkcionējošā oficiālās kontroles sistēmā, īstenojot tās plānoto kārtību, tiek verificēta atbilstība attiecīgajām juridiskajām prasībām un – gadījumā, ja tiek konstatētas neatbilstības, – attiecīgā laikposmā tiek veiktas darbības, lai šīs neatbilstības mazinātu vai novērstu. Turklāt tai būtu jānodrošina tāds kontroles un izpildes līmenis, kas var nodrošināt, ka tiek novērstas neatbilstības, un var pārvaldīt drošas pārtikas apdraudējumus. Šīs prasības izpildes verifikācijai būtu jāietver kontroļu kvalitātes, uzticamības un konsekvences novērtējums un revīzijas uz vietas. Revīzijas grupai būtu jābūt ar atbilstošu tehnisku pieredzi, lai sasniegtu minēto revīzijas mērķi;

c) verifikācija, vai plānotie pasākumi ir piemēroti oficiālo kontroļu mērķu sasniegšanai Piemērotība attiecas uz kontroles sistēmas izstrādes un ieviešanas “piemērotību mērķim”, lai sasniegtu vēlamos rezultātus, proti, mērķus, kas noteikti Regulā (ES) 2017/625, dalībvalstu valsts daudzgadu kontroles plānos (VDKP) vai valsts politikas nostādnēs. Šis aspekts ir jo īpaši svarīgs, ja ir pazīmes, ka ar kontrolēm, kas veiktas saskaņā ar plānoto kārtību, netiek sasniegti plānotie rezultāti vai mērķi. Šīs prasības izpildes verifikācijai būtu jāietver oficiālo kontroļu novērtēšana, piemēram, attiecībā uz to plānošanu, biežumu/intensitāti un izmantotajām metodēm, ņemot vērā ražošanas ķēdes(-žu) struktūru un riska profilu, kā arī ražošanas praksi un apjomu. Būtu jāaplūko arī ierobežojumi, kas, iespējams, ir ietekmējuši pasākumu plānošanu vai īstenošanu (8). Revīzijas grupai būtu jābūt ar pamatīgām zināšanām un izpratni par sistēmu revīziju, kā arī būtu jāsniedz atbilstošs tehniskais ieguldījums minēto revīzijas mērķu sasniegšanā.

6. Revīzijas veikšana

6.1. Revīzijas plānošana un sagatavošana

Revidentam (vai revīzijas grupai) būtu jāplāno revīzija tā, lai nodrošinātu, ka tā tiek veikta lietderīgi, efektīvi un savlaicīgi.

Revīzijas plānam būtu jāsniedz izpratne par revīzijas jautājuma tehniskajiem un juridiskajiem aspektiem un iespējamajām revidējamajām personām, kā arī tajā būtu jānosaka revīzijas mērķi, tvērums un kritēriji, jāidentificē galvenās/riska jomas, jāizvēlas revīzijas pieeja, jānovērtē resursi un nepieciešamais laiks.

Revīzijas kritērijos būtu jāiekļauj mērķi, kas izriet no VDKP, Regulām (EK) Nr. 178/2002 un (ES) 2017/625, kā arī īpašās prasības, kas noteiktas attiecīgajos ES tiesību aktos un valstu tiesību aktos, ja tādi ir piemērojami.

Kad ir definēti revīzijas mērķi, tvērums un kritēriji, būtu jānosaka revīzijas pieeja, metodika un paņēmieni. Revīzijas pieejas noteikšanas mērķis ir nodrošināt, ka tiek sasniegti revīzijas mērķi un tiek apkopoti pietiekami atbilstoši revīzijas pierādījumi, lai varētu izdarīt derīgus, uzticamus revīzijas secinājumus. Revidentam (vai revīzijas grupai) būtu jāizstrādā šāda pieeja, balstoties uz profesionālu vērtējumu.

Revīzijas grupai revīzijas plānošanas posmā būtu jāapsver, kādi revīzijas pierādījumi būtu nepieciešami. Plānošana, kādi pierādījumi būtu nepieciešami un kā, kad un kur tos vajadzētu apkopot, ir neatņemama revīzijas plānošanas procesa sastāvdaļa. Apkopoto pierādījumu kvalitāte tieši un būtiski ietekmē revīzijas konstatējumus un secinājumus.

6.2. Revīzijas veikšana

Pirms revīzijas darbību uzsākšanas revīzijas grupai būtu jāpārliecinās, ka revidējamā persona ir pilnībā informēta par revīzijas nolūku, mērķiem un tvērumu, kā arī par visām prasībām attiecībā uz revidējamās personas ieguldījumu vai palīdzību, piemēram, par piekļuvi telpām, dokumentiem vai datiem vai nu pirms revīzijas, vai tās laikā.

Atklāšanas sanāksmes rīkošana ir laba iespēja, kā nodrošināt attiecīgās informācijas apmaiņu starp revīzijas grupu un revidējamās personas galveno personālu. Šī sanāksme nodrošina forumu, lai precizētu revīzijas mērķus, garantētu izpratni par revīzijas plānu, noteiktu darba kārtību un risinātu visus neatrisinātos jautājumus.

Veicot revīziju, revīzijas grupai būtu jāapkopo, jāverificē un jāanalizē/jāizvērtē revīzijas pierādījumi, lai pārliecinātos, ka tie ir atbilstoši un pietiekami, lai sasniegtu revīzijas mērķus, jo īpaši attiecībā uz plānoto pasākumu ievērošanu, īstenošanas efektivitāti un plānoto pasākumu piemērotību noteikto mērķu sasniegšanai. Šīs darbības būtu jāreģistrē.

Revīzijas pierādījumi ir jāsalīdzina ar revīzijas kritērijiem un revīzijas mērķiem, lai revīzijas grupa varētu sagatavot revīzijas konstatējumus un sniegt pārliecinošus revīzijas secinājumus. Tikai piemēroti un pietiekami revīzijas pierādījumi efektīvi atbalstīs revīzijas konstatējumus, secinājumus un ieteikumus (ja piemērojami), aizsargās tos pret apstrīdēšanu un apmierinās iekšējās un ārējās pārskatīšanas prasības.

Noslēguma sanāksmē revīzijas grupa iepazīstina ar revīzijas rezultātiem, un būtu jānodrošina šādas iespējas:

— apspriest sākotnējos konstatējumus un secinājumus ar revidējamās personas vadību un iegūt vadības atsauksmes par tiem,

— revidējamai personai – labot pārpratumus un apspriest sākotnējos konstatējumus un secinājumus, kā arī sniegt papildu informāciju vai paskaidrojumus savas nostājas pamatošanai,

— revidējamai personai – sniegt savu viedokli par revīzijas norisi.

Revīzijas grupa var izskatīt sākotnējos konstatējumus un secinājumus, pamatojoties uz turpmāku apkopoto pierādījumu vai iesniedzamo papildu pierādījumu analīzi.

Visas attiecīgās revidējamās personas atsauksmes būtu jāreģistrē un jāņem vērā, ziņojot par revīziju un veicot turpmākās revīzijas.

6.3. Revīzijas ziņojumu sniegšana

Revīzijas ziņojums ir ļoti svarīga revīzijas sastāvdaļa, lai:

— sniegtu attiecīgas garantijas par revidējamo procesu darbību,

— identificētu un izplatītu labo praksi,

— identificētu jomas, kurās konstatētas neatbilstības vai trūkumi, un pievērstu revidējamo personu uzmanību korektīviem un/vai preventīviem pasākumiem,

— sagatavotu pamatu tam, lai veiktu revidējamās personas īstenoto pasākumu pēcpārbaudi, reaģējot uz revīzijas ieteikumiem,

— attiecīgā gadījumā nodrošinātu iespēju sazināties ar plašāku ieinteresēto personu loku.

Revīzijas ziņojumam būtu jābūt objektīvam, pārliecinošam un savlaicīgam.

Lai revīzijas grupa būtu objektīva, ziņojot tai būtu jāiesniedz atbilstoši pierādījumi, tostarp tādi, kas varētu būt pretrunā ar tās atzinumu vai secinājumu vai neatbalstītu to. Būtu jāizvairās no selektīvas pierādījumu iesniegšanas un ziņojumā nevajadzētu atspoguļot tādus revīzijas grupas atzinumus, kas nav balstīti uz pamatotiem pierādījumiem. Ziņojumam būtu jābūt līdzsvarotam, un tajā nevajadzētu koncentrēties tikai uz negatīvajiem elementiem. Ziņojumā būtu jāiekļauj pozitīvi vērtējumi par tādām revidējamās personas darbībām, kas uzskatāmas par labi organizētām un pareizi izpildītām.

Pārliecinoša revīzija apliecina tās ticamību, sniedzot derīgus, uz pierādījumiem balstītus konstatējumus, loģiskus secinājumus un praktiskus, reālistiskus un atbilstošus ieteikumus. Ziņojumam būtu jābūt loģiski strukturētam, lai secīgi informētu lasītāju par procesu, sākot no revīzijas nolūka, revīzijas mērķiem un tvēruma, pārejot pie konstatējumiem un secinājumiem un beidzot ar ieteikumiem. Pierādījumiem, konstatējumiem, secinājumiem un ieteikumiem būtu jābūt skaidri saskaņotiem.

Secinājumos pēc nepieciešamības būtu jānorāda informācija par atbilstību plānotajiem pasākumiem, to īstenošanas efektivitāti, kā arī plānoto pasākumu piemērotību noteikto mērķu sasniegšanai (sk. 5.5. iedaļu). Tiem būtu jābūt pamatotiem ar objektīviem pierādījumiem. Jo īpaši gadījumā, kad tiek izdarīti konstatējumi par plānoto pasākumu piemērotību noteikto mērķu sasniegšanai, pierādījumus var iegūt no vairāku revīziju rezultātu kompilācijas un analīzes. Šādā gadījumā secinājumiem būtu jāsniedzas pāri atsevišķu uzņēmumu, iestāžu grupu vai iestāžu robežām.

Ieteikumiem būtu jābūt vērstiem uz to, kā novērst vai labot iemeslus, kāpēc revidējamā persona neatbilst revīzijas kritērijiem. Ieteikumos būtu jānorāda nevis pasākumi, kas jāveic revidējamai personai, bet gan rezultāts, kas jāsasniedz, revidējamai personai veicot korektīvus un/vai preventīvus pasākumus.

Ziņojuma saturā būtu jāietver vismaz šāda informācija:

— revīzijas, datumu, vietu un revidējamās personas identificēšana,

— revīzijas mērķi, tvērums, metodika un kritēriji,

— revīzijas konstatējumi (un saistītie pierādījumi), secinājumi un, attiecīgā gadījumā, ieteikumi.

Atkarībā no revīzijas struktūras politikas revīzijas grupa ziņojumā var tikt vai netikt identificēta.

6.4. Revīzijas iznākumu pēcpārbaude

Attiecīgajā gadījumā revidējamajai personai būtu jāsagatavo un jāiesniedz rīcības plāns. Tajā būtu jāierosina konkrētam laikposmam noteikti korektīvi un preventīvi pasākumi (9), lai ņemtu vērā visus revīzijas ieteikumus. Revīzijas grupai (10) būtu jānovērtē darbības plāna piemērotība, kā arī to var iesaistīt rīcības plāna turpmākas īstenošanas verifikācijā:

— rīcības plāns dod iespēju revīzijas grupai novērtēt, vai piedāvātie korektīvie un preventīvie pasākumi ir pietiekami, lai izpildītu revīzijas ziņojuma ieteikumus. Rīcības plānos būtu jāiekļauj uz riskiem balstīta prioritāšu noteikšana un būtu jānorāda laikposmi korektīvo un preventīvo pasākumu izpildei. Par apmierinošiem var tikt uzskatīti dažādi rīcības plāni. Revidējamajai personai ir tiesības izvēlēties no vairākiem pieejamiem iespējamiem variantiem,

— korektīvajiem un preventīvajiem pasākumiem nevajadzētu aprobežoties tikai ar īpašu tehnisko prasību izpildi, bet tajos attiecīgā gadījumā būtu jāiekļauj arī pasākumi, kas attiecas uz visu sistēmu (piem., attiecībā uz saziņu, sadarbību, koordināciju, kontroles procesu pārskatīšanu un racionalizēšanu). Jebkuras neatbilstības pamatcēloņu analīze būtu jāveic revidējamajai personai, lai noteiktu vispiemērotāko korektīvo vai preventīvo pasākumu. Būtu jāatrisina visas revidējamās personas un revīzijas grupas viedokļu atšķirības,

— noslēgums: būtu jāizstrādā mehānismi, lai nodrošinātu, ka rīcības plāni ir atbilstoši un ka korektīvie un preventīvie pasākumi ir efektīvi un laikus pabeigti. Revidējamajai personai un revīzijas grupai būtu jāvienojas par procedūrām rīcības plāna noslēguma verifikācijai.

7. Revīzijas rezultātu pārskatīšana un izplatīšana

Plānojot turpmākās revīzijas programmas, kā arī saistībā ar revīzijas procesa pārskatīšanu būtu jāņem vērā revīzijas rezultāti un, attiecīgā gadījumā, atgriezeniskā saite.

Būtu jāapsver revīzijas konstatējumu vai neatbilstību ietekme uz citām nozarēm, reģioniem vai citām kompetentajām iestādēm, jo īpaši dalībvalstīs, kur kontroles īsteno vairākas kompetentās iestādes vai kur tās ir decentralizētas.

Iekšējās revīzijas nodrošina neatkarīgu novērtējumu par oficiālo kontroļu efektivitāti un piemērotību mērķu sasniegšanai. Tāpēc revīzijas rezultāti būtu jādara pieejami dalībvalstu attiecīgajām kompetentajām iestādēm, lai palīdzētu tām izstrādāt un uzlabot savas kontroles sistēmas un pārskatīt savus VDKP.

Revīzijas rezultātos var identificēt arī labās prakses piemērus, kurus vajadzētu izplatīt. Šos piemērus revidējamā persona var izmantot citās jomās, vai arī tos var izmantot citas struktūras, kas iesaistītas līdzīgās darbībās, lai uzlabotu savus procesus. Šādā nolūkā ziņojumi pēc pieprasījuma būtu jādara pieejami citām dalībvalsts nozarēm un reģioniem, kā arī Komisijai.

8. Citi jautājumi

8.1. Resursi

Dalībvalstīm būtu jānodrošina, ka kompetentajām iestādēm ir pietiekamas īstenošanas pilnvaras (juridiskas un administratīvas) un resursi, kā arī atbilstīga kompetence, lai iedibinātu, ieviestu un uzturētu efektīvu revīzijas sistēmu.

Būtu jāpadara pieejami cilvēkresursi un saistītie resursi, kas nepieciešami, lai pārvaldītu, pārraudzītu un pārskatītu revīzijas procesu, ņemot vērā to, ka būtu jārevidē visas kompetentās iestādes un to kontroles darbības saskaņā ar Regulu (ES) 2017/625. Lai iegūtu nepieciešamās speciālās zināšanas, kas vajadzīgas revīzijas un revīzijas programmas(-u) nolūka un tvēruma īstenošanai, revīzijas grupa savā darbā var iesaistīt arī citus vispārējos un tehniskos revīzijas speciālistus un tehniskos ekspertus.

Vispārīgie norādījumi par revīzijai nepieciešamajiem resursiem ir sniegti standartā ISO 19011.

8.2. Revidenta kompetence

Revidentu kompetence un atlases kritēriji būtu jādefinē šādās kategorijās:

— vispārīgas zināšanas un iemaņas,

— revīzijas principi, procedūras un paņēmieni; vadības un organizatoriskās iemaņas,

— īpašas tehniskās zināšanas un iemaņas,

— personiskās īpašības (11),

— izglītība,

— darba pieredze,

— revidentu apmācība un pieredze.

Ir svarīgi izveidot mehānismu, lai panāktu, ka revidenti ir konsekventi un ka viņu kompetence tiek saglabāta. Revīzijas grupām nepieciešamā kompetence var atšķirties atkarībā no tā, kādu jomu tās revidē kontroles un uzraudzības sistēmu ietvaros. Revidentiem būtu jābūt ar nepieciešamajām tehniskajām zināšanām un iemaņām, kā arī viņiem būtu jāpārzina jautājumi saistībā ar tā personāla apmācību, kas īsteno oficiālās kontroles un citas oficiālas darbības, kā noteikts Regulas (ES) 2017/625 II pielikuma I nodaļā.

(1) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2017/625 (2017. gada 15. marts) par oficiālajām kontrolēm un citām oficiālajām darbībām, kuras veic, lai nodrošinātu, ka tiek piemēroti pārtikas un barības aprites tiesību akti, noteikumi par dzīvnieku veselību un labturību, augu veselību un augu aizsardzības līdzekļiem, un ar ko groza Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (EK) Nr. 999/2001, (EK) Nr. 396/2005, (EK) Nr. 1069/2009, (EK) Nr. 1107/2009, (ES) Nr. 1151/2012, (ES) Nr. 652/2014, (ES) 2016/429 un (ES) 2016/2031, Padomes Regulas (EK) Nr. 1/2005 un (EK) Nr. 1099/2009 un Padomes Direktīvas 98/58/EK, 1999/74/EK, 2007/43/EK, 2008/119/EK un 2008/120/EK un atceļ Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (EK) Nr. 854/2004 un (EK) Nr. 882/2004, Padomes Direktīvas 89/608/EEK, 89/662/EEK, 90/425/EEK, 91/496/EEK, 96/23/EK, 96/93/EK un 97/78/EK un Padomes Lēmumu 92/438/EEK (Oficiālo kontroļu regula) (OV L 95, 7.4.2017., 1. lpp.).

(2) Termins “būtu” šajā norādījumu dokumentā attiecas uz labu praksi, nevis saistošu prasību.

(3) Saskaņā ar Regulas (ES) 2017/625 1. panta 5. punktu tās pašas regulas 6. pants attiecas arī uz citām oficiālajām darbībām. Šajā norādījumu dokumentā ikreiz, kad ir minēts termins “oficiālās kontroles”, tas ietver arī “citas oficiālās darbības”.

(4) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (EK) Nr. 178/2002 (2002. gada 28. janvāris), ar ko paredz pārtikas aprites tiesību aktu vispārīgus principus un prasības, izveido Eiropas Pārtikas nekaitīguma iestādi un paredz procedūras saistībā ar pārtikas nekaitīgumu (OV L 31, 1.2.2002., 1. lpp.).

(5) https://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspxhttps://na.theiia.org/Pages/IIAHome.aspx

(6) Tiek sagaidīta zināma elastība, jo dalībvalstīs ir noteikta atšķirīga atbildība par neatkarīgas rūpīgas pārbaudes veikšanu.

(7) Sk. Regulas (ES) 2017/625 5. pantu.

(8) Cēloņu analīze var būt svarīgs instruments piemērotības novērtēšanā.

(9) Šajā kontekstā “korektīvs pasākums” ir pasākums neatbilstības cēloņa novēršanai un šādas neatbilstības atkārtošanās novēršanai, savukārt “preventīvs pasākums” ir pasākums iespējamas neatbilstības cēloņa (lai novērstu neatbilstības rašanos) vai citas iespējamas nevēlamas situācijas novēršanai.

(10) Ir sagaidāms zināms elastības līmenis, jo kompetento iestāžu atbildība par turpmāko rīcību dalībvalstīs ir atšķirīga.

(11) Revidentiem būtu jābūt neatkarīgiem, jāievēro ētikas normas, jābūt brīviem no aizspriedumiem, diplomātiskiem, vērīgiem, ar labu uztveri, daudzpusīgiem, stingriem, izlēmīgiem, pārliecinošiem, pašpaļāvīgiem un tādiem, kas atsaucīgi uztver uzlabojumus.