Informācija Ticamības deklarācijas atbalstam

Pārskatu ticamība

13. Apsvērumi, kas ietverti Ticamības deklarācijas II punktā, ir balstīti uz turpmāk minētajiem konstatējumiem.

14. Izdoto iekasēšanas rīkojumu summa par 18 miljoniem EUR, kas vēl nav iekasēti 2004. gada beigās, neatbilst kopējai debitoru parādu vērtībai. Tā kā Komisija nav pienācīgi (18) izpētījusi visus saņēmējiem izmaksātos avansus, nav iespējams noteikt atgūstamās summas. Saistībā ar nenokārtotajiem avansiem, par kuriem jāveic izpēte (19), 2004. gada beigās Komisija summu nebija aprēķinājusi (20). 14. Saskaņā ar Finanšu regulas noteikumiem Komisija ir sistemātiski veikusi atgūstamo maksājumu analīzi un uzraudzību. Šis uzraudzības darbs ir atspoguļots vadības ziņojuma vienā nodaļā. Komisija centīsies arī turpmāk veikt avansu uzskaiti pirms to atgūšanas.

15. Uzkrājumi šaubīgajiem parādiem, kas reģistrēti pārskatos (0,03 miljoni EUR), neatspoguļo faktisko slikto parādu līmeni (21) 18 miljonu EUR apmērā, par ko izdoti iekasēšanas rīkojumi. Tā kā no 2005. gada ir pieņemta uzkrājumu principa grāmatvedība, tad būs vēl vairāk nepieciešams identificēt sliktos parādus un attiecīgos uzkrājumus (20). 15. Komisija piekrīt Revīzijas palātas novērojumam, un tā plāno šī darba izpildi 2005. finanšu gadā.

16. 2004. gadā Komisija pabeidza Stabex fondu inventarizāciju. Šie fondi, lai gan jau pieder ĀKK valstīm, ir atspoguļoti ziņojumā, kas pievienots finanšu pārskatiem (22), jo Komisija tos līdzpārvalda un atļauj izmaksājumus no vietējās bankas kontiem. Stabex fondu inventarizācijā tika secināts, ka ir ĀKK valstis, no kurām nav gaidāma turpmāka informācija, un citas, no kurām informācija ir vajadzīga bankas pārskatu vai izmaksājumu uzskaites veidā, bet kas vēl var nebūt pieejama lielākoties tādēļ, ka nav pagājis pietiekami ilgs laiks. Tādēļ nezināmu bankas atlikuma daļu, kas ir pieprasīta 832 miljonu EUR apmērā, Komisija nav apstiprinājusi, pamatojoties uz ticamiem dokumentiem. 16. Ar delegāciju palīdzību Komisija cenšas iegūt skaidrāku priekšstatu par STABEX līdzekļu izlietojumu, izmantojot STABEX gada pārskatus standarta formā, ar mērķi atvieglot vispārējā pārskata sniegšanu. Pēc pabeigtās STABEX līdzekļu uzskaites atbilstīgi Komisijas politikai par pilnvaru nodošanu delegācijām ĀKK valstīs tagad katrā valstī atsevišķi tiks precizēta situācija un nodoti un izmaksāti visi atlikušie STABEX līdzekļi.

Darījumu likumība un pareizība

17. Ticamības deklarācijas III punktā paustie apsvērumi pamatojas uz: a) pārraudzības un kontroles sistēmu novērtējumu gan Komisijas centrālajos dienestos Briselē, jo īpaši EuropeAid, gan četrās delegācijās (Vagadugu, Konakri, Abudžā un Džordžtaunā) (23); b) darījumu padziļinātu revīziju, balstoties uz dokumentāciju un pārbaudēm uz vietas; c) EuropeAid ģenerāldirektora Gada darbības pārskata un deklarācijas un tās sagatavošanas procesa pārbaudi.

18. Palāta atzīmē, ka apzinātus pārkāpšanas un korupcijas gadījumus ārpus Komisijas kontroles jomas pēc to būtības nevar sistemātiski atklāt, piemērojot Palātas revīzijas politiku un standartus.

Pārraudzības un kontroles sistēmu novērtējums

Pārraudzības un kontroles sistēmu vispārīga pilnveidošana

19. Komisijas iekšējās kontroles standartu (IKS) īstenošana gan Komisijas centrālajos dienestos, gan delegācijās 2004. gadā nepārtraukti turpinājās un sekmēja labāku pārraudzības un kontroles sistēmu darbību. Tomēr vēl vairākās jomās veicami uzlabojumi (sk. 20.-36. punktu).

Riska pārvaldība ir uzlabota, bet joprojām ir pārāk vispārīga

20. Katru gadu neskaitāmas struktūrvienības izlieto apmēram 2 500 miljonus EUR. Šī ļoti komplicētā vide aptver piecus ģenerāldirektorātus (Ārējo attiecību, EuropeAid, ECHO, Attīstības un Budžeta ģenerāldirektorātus (24)), 44 delegācijas (gandrīz visām deleģētas pilnvaras) (25), 76 partnervalstis no pasaulē nabadzīgāko valstu vidus, kurām turklāt ir vāja administratīvā struktūra (26), un tūkstošiem izpildvienību ar dažādām vadības spējām (privātie līgumslēdzēji, NVO, starptautiskas organizācijas, pašpārvaldes vienības utt.). 20. Komisija apzinās, ka EAF pārvaldība ietver zināmus riskus. Pastiprinātu kontroles, uzraudzības un regulāru revīzijas sistēmu ieviešana palīdz samazināt šos riskus.

21. EuropeAid ir centies uzlabot savu darbības un finanšu riska pārvaldību, ievērojot attiecīgas Komisijas instrukcijas. 2003. gadā tas veica vispārēju riska novērtējumu ārējām darbībām kopumā (tostarp EAF), bet augstākie vadītāji veica risku pašnovērtējumu. Tādējādi EuropeAid identificēja riskus, kas saistīti ar tā reorganizāciju (kas stājās spēkā 2005. gada marta vidū) un infrastruktūras projektu izpildi.

22. Tomēr katra delegācija nav pienācīgi identificējusi specifiskus finanšu riskus (projekta portfelis un personāla iespējas, kredītrīkotāja biroja iespējas un projekta vadības iespējas). Delegācijas var būt informētas par šādiem riskiem, bet nav instruētas par to, kā tos novērtēt un ziņot par tiem. Tādēļ nav iespējams ne pienācīgi identificēt, ne novērst specifiskos riskus (27). 22. Komisija jau ir veikusi svarīgus pasākumus, lai konstatētu Revīzijas palātas minētos riskus, jo īpaši ieviešot standartizētu metodoloģiju delegāciju riska pašnovērtējumam 2004. gadā, kas jāpiemēro no 2005. gada. Turklāt jāatzīmē, ka projektu un programmu noteikšanas un finansēšanas gaita ietver to ierobežojumu un nosacījumu analīzi, kas ir vajadzīgi projekta un programmas sekmīgai īstenošanai, tai skaitā ilgtspējības aspektus (galīgā saņēmēja kompetence). Projektu regulāra uzraudzība un “in cursu” pārskati ļauj Komisijai veikt atbilstošus pasākumus projektu labošanā vai pielāgošanā. Pārbaudē pirms atbildības nodošanas tiek novērtēti visi vajadzīgie priekšnosacījumi, tai skaitā delegācijas kompetence. Vajadzības gadījumā Komisija sniedz atbalstu valsts kredītrīkotāja kompetencei, veicot īpašas darbības kompetences spēju palielināšanai.

Kontroles sistēmai vajadzīga labāka risku pārvaldība

23. Darījumu likumības un pareizības nodrošināšana lielā mērā atkarīga no tā, vai efektīvi darbojas turpmāk minētās sistēmas: ĀKK valstu, delegāciju un EuropeAid veiktā tehniskā un finansiālā pārraudzība, ex-ante un ex-post kontroles mehānismi EuropeAid, delegāciju un EuropeAid sāktās revīzijas un EuropeAid iekšējās revīzijas resursi. Uzlabota riska pārvaldība ļautu izveidot saskanīgāku un piemērotāku kontroles sistēmu. 23. Komisija nepārtraukti strādā pie riska vadības pieejas turpmākās darbības un vadības uzlabojumiem un noteikumiem. Komisija uzskata, ka Revīzijas palātas raksturotais kontroles sistēmu kopums, kas izveidots EAF, ļauj nodrošināt atbilstošo darbību likumību un pareizību. Šī sistēma ļauj veikt darbības, kas novērstu iespējamās nepilnības no vietējo varas iestāžu puses. Turklāt Revīzijas palātas veiktā darījumu kontrole ir apstiprinājusi, ka kļūdas nav materiāla rakstura.

Pilnveidojumi tehniskās un finansiālās uzraudzības jomā

24. Veicot deleģēšanu, galvenā atbildība par projektu tehnisko un finansiālo uzraudzību tika nodota delegācijām, turpretim EuropeAid atbild par kopējo uzraudzību. Uzraudzība ietver plaša spektra pasākumus, sākot no dokumentu administratīvām pārbaudēm, līdz pārbaudēm uz vietas, grāmatvedības sistēmas datu analīzi un visu līmeņu pārvaldības vērtēšanu. Gan delegācijām, gan EuropeAid ir pieejami daudzi instrumenti: ārējā atbalsta pārvaldības ziņojumi, datorizēta informācijas sistēma (CRIS), ikgadējie semināri Komisijas centrālajiem dienestiem un katrai no sešu ģeogrāfisko reģionu delegācijām, ikdienas saziņa starp delegācijām un ģeogrāfiskajiem koordinatoriem Komisijas centrālajos dienestos, kontrolsaraksti, Komisijas centrālo dienestu darbinieku komandējumi uz delegācijām un otrādi.

25. Pateicoties šiem līdzekļiem, uzraudzības efektivitāte kopumā ir apmierinoša. Tomēr uzraudzības efektivitāti uzlabotu skaidrāk un detalizētāk noteikti uzdevumi un funkcijas gan Komisijas centrālajos dienestos, gan delegācijās. 25. EuropeAid reorganizācijas mērķis 2005. gada sākumā ir uzlabot uzraudzību un galveno mītņu atbalsta lomu.

Apmierinoša otrā līmeņa ex-ante kontrole

26. EuropeAid 2003. gada otrajā pusē ieviesa izvēles ex-ante kontroles mehānismu. Tas ietver maksājumu un saistību pārbaudi, par paraugu ņemot vienas pilnas dienas dokumentus, tos brīvi atlasot no tiem, kas gatavi izpildes rīkojumu sagatavošanai, pēc tam, kad pabeigtas standartpārbaudes (28) kredītrīkotāja vadībā. Šāds otrā līmeņa kontroles mehānisms ir piesaistīts direkcijai, kas atbild par ĀKK valstīm, tādējādi nodrošinot neatkarību no kredītrīkotāja vairumā gadījumu (izņemot darījumus, ko atļāvis pats direktors, jo īpaši budžeta atbalstu). Šā kontroles mehānisma mērķis ir veicināt efektīvu pāreju no pilnībā centralizētas finanšu kontroles uz pilnībā decentralizētu finanšu kontroli (t. i., kredītrīkotāja vadībā) un ieviest efektīvu ex-post kontroli. Izvēles ex-ante kontrole tika pārtraukta 2005. gadā, pēc EuropeAid reorganizācijas.

27. Ex-ante kontrolē pārbaudīja 6 % 2004. gadā veikto darījumu un 6 % no tiem identificēja dažādu veidu kļūdas, ļaujot veikt koriģējošus pasākumus. Lai gan šīs kļūdas nav sarindotas atbilstoši to potenciālajām sekām, izrādās, ka vairumā gadījumu tās radījusi mazāk nozīmīgu iekšējo procedūru neievērošana. Palāta pārskatīja 23 nejauši atlasītu darījumu paraugu, kas bija pārbaudīts otrā līmeņa ex-ante kontrolē, un konstatēja, ka kontrole darbojusies efektīvi, izņemot nenozīmīgus gadījumus.

Ex-post kontrole ir labāk dokumentējama

28. EuropeAid ieviesa ex-post kontroli 2004. gada jūnijā, lai pārbaudītu jau notikušos darījumus. Kontrolē, kas izrietēja tikai no apliecinošo dokumentu administratīvas pārbaudes, bija mērķis pārbaudīt 3 % maksājumu, tostarp avansu noskaidrošanu (29), lai identificētu vienreizējas un atkārtotas kļūdas, noteiktu procedūru pilnveidošanas iespējas un sniegtu papildu nodrošinājumu tam, ka maksājumi ir pareizi un likumīgi. Pārbaužu apjoms ir vairāk fokusēts, nekā tas ir izvēles ex-ante kontrolē.

29. Tā kā nepietika personālresursu, 2005. gada janvāra beigās bija pārbaudīti tikai pirmie trīs ceturkšņi no 2004. gada kvotas, reprezentējot 1 % maksājumu darījumu salīdzinājumā ar 3 % mērķi. 29. Lai arī rādītāji par finanšu darījumiem, izmantojot informācijas sistēmas, nesasniedza plānotos 3 %, ex-post pārbaudes aptvēra 14 % no 2004. gada darījumu kopējā finanšu apjoma.

30. Palāta pārskatīja 51 darījumu paraugu no ex-post kontrolē pārbaudītajiem darījumiem un konstatēja, ka kontrole darbojusies pietiekami efektīvi, izņemot nenozīmīgus gadījumus. Tomēr kontrole varētu sniegt lielāku garantiju, ja pārbaudes attiecinātu arī uz finanšu saistībām un ja būtu izstrādāti detalizēti kontrolsaraksti, tādējādi nodrošinot saskanīgas un dokumentētas pārbaudes. 30. Lēmums par centralizētas darījumu ex-post kontroles sistēmas ieviešanu un tās pamatdarbību noteikšanu radās, novērtējot atlikušo risku, kā arī darījumu ex-post kontroles saistību ar citām kontroles sistēmas daļām. Ieviešanas procedūrā ir paredzēts, ka kontroli attiecina gan uz uzraudzības dokumentāciju, gan uz visiem īstenošanas posmiem.

Revīzija kā pārvaldības kontroles pasākumu daļa

31. Kļūdas, kas pieļautas saistībā ar atbilstību regulām un kā rezultātā veikti neatbilstīgi izdevumi, galvenokārt notiek projektu vadības līmenī, tā kā vairumā gadījumu to veic ĀKK valstu administrācijas, kuru vadības spēja ir nepietiekama. Revīzijas “pārskatu apliecināšanas” veidā ir galvenais līdzeklis šādu kļūdu atklāšanai, bet “sistēmu revīzijas” tiek veiktas, lai konsultētu projektu vadību par to, kā uzlabot finanšu pārvaldību un samazināt risku kļūdīties nākotnē. Sākt revīzijas var pati projekta vadība, valsts kredītrīkotājs, delegācija vai Komisijas centrālie dienesti, un pirmajos divos gadījumos tās var finansēt no projekta līdzekļiem, bet pēdējos divos – no EAF administratīvajiem līdzekļiem (30). Finansēšanas nolīgumi ar ĀKK valstīm aizvien vairāk paredz to, ka revīzijas sāk projekta vadība un valsts kredītrīkotājs, jo īpaši tās, kuru mērķis ir iegūt apliecinājumu programmu tāmju pārskatiem. Turklāt jaunie vispārīgie līgumu nosacījumi (31) paredz, ka delegācijas un Komisijas centrālie dienesti var izmantot projekta līdzekļus revīziju sākšanai devītā EAF projektos.

32. EuropeAid pilnveidoja savu revīzijas funkciju 2004. gadā. Tas ieviesa visaptverošu revīzijas stratēģiju, kas gan EuropeAid, gan delegācijām jāpiemēro devītā EAF projektiem, definēja riska kritērijus veicamo revīziju identificēšanai, izdeva revidentiem standarta revīzijas uzdevumus, veica sešus revīzijas atbalsta apmeklējumus delegācijās, sagatavoja divus darbības pārskatus un ieviesa CRIS-Audit – datorizētu sistēmu revīziju atbalstam un uzraudzībai. Revīzijās, ko EuropeAid pabeidza 2004. gadā (32), atklājās, ka nepareizi veikti 2 % izdevumu. Turpmākās revīzijas, kas balstījās uz īpašām aizdomām par pārkāpumiem, atklāja lielu daudzumu pārkāpumu vai dokumentācijas trūkumu. Šīs revīzijas palīdzēja gūt labāku izpratni par EAF īstenošanas likumību un pareizību. 32. EuropeAid patiešām turpināja sniegt un apkopot informāciju par revīzijām. Tāpat tika ieviests un centralizēti vadīts uzraudzības darbs.

33. Tomēr nav izmērīts delegāciju un valsts kredītrīkotāju uzsākto revīziju aptvertais procentuālais daudzums un nav centralizēti apkopots revīziju savlaicīgums. Arī visu šo revīziju pēcpārbaudes netiek centralizēti uzraudzītas, un nav iespējams efektīvi noteikt gadījumus, kad pēc revīzijas veikti nepietiekami pasākumi (piemēram, revidenti atklāja, ka pārmaksāšanas gadījumos nav iekasēšanas rīkojuma). Riska analīze revīziju sākšanai galvenokārt balstās uz kvalitatīviem kritērijiem. CRIS-Audit varētu atrisināt dažas no iepriekš uzskaitītajām nepilnībām, jo īpaši saistībā ar revīzijas segumu un pēcpārbaudēm. Lai gan jau 2003. gadā tika paziņots, ka CRIS-Audit ir izmēģinājuma posmā, tas vēl joprojām nav sniedzis visus gaidītos rezultātus. 33. 2004. gada revīzijas plāna seguma likme, balstīta uz risku analīzi un pārvaldīta centralizēti, ir lielāka par 5 % no maksājumu apjoma, kas ieteikta EuropeAid attīstītajā metodoloģijā. 2004. gada galvenās mītnes revīzijas plāns ietvēra 35 revīzijas, turklāt delegāciju revīzijas plāni kopumā ietvēra 426 revīzijas. Par revīziju uzraudzību un iespējamās atgūšanas rīkojuma izdošanu ir atbildīga decentralizētā delegācija. Tomēr EuropeAid ar piemēra pārbaudi pārliecinās, ka šīs revīzijas un to uzraudzība (iespējamās atgūšanas rīkojuma izdošana) ir pietiekami kvalitatīvas. Kopējās informācijas sistēmas RELEX (CRIS) revīzija 2003. gadā patiešām bija izmēģinājuma posmā, 2004. gada aprīlī tā sāka darboties, un no 2004. gada jūnija tā kļuva pieejama lietotājiem. Delegācijas ĀKK valstīs būs spējīgas pilnībā izmantot šo moduli, kopš EAF grāmatvedības sistēma arī ir pārgājusi uz CRIS.

Atbildīgumam par delegāciju iekšējo kontroli jābūt lielākā saskaņā ar Finanšu regulu

34. Ievērojot resorpakļautības principu, EuropeAid ģenerāldirektors ir deleģējis EAF finanšu izpildes pilnvaras un atbildību direktoram. Savukārt atbilstīgi decentralizācijas procesam direktors ir deleģējis lielāko daļu pilnvaru un atbildības, izņemot lēmumu par budžeta atbalsta izmaksu, delegāciju vadītājiem. Saskaņā ar šo pašu principu delegāciju vadītāji atbild minētajam direktoram, kurš savukārt atbild EuropeAid ģenerāldirektoram (sk. Finanšu regulas 21. panta 1. punktu un 25. pantu). Citu aspektu starpā atbildīguma pienākums ietver efektīvi darbojošos iekšējās kontroles sistēmu, kas ir balstīta uz Komisijas iekšējās kontroles standartiem.

35. Delegācijas veic iekšējās kontroles pašnovērtēšanu, bet – pretstatā iepriekšminētajam tiešās vadības principam – delegāciju vadītāji par to nav atbildīgi EuropeAid direktoram, bet Ārējo attiecību ģenerāldirektorāta direktoram, kuram administratīvos nolūkos ir hierarhiski pakļauti visi delegāciju darbinieki. Pamatojums tam ir tāds, ka delegāciju iekšējā kontrole aptver ne tikai pamatdarbības (kas ir nozīmīgākā daļa), bet arī administratīvos izdevumus, un delegāciju darbinieki var saņemt norādījumus no citiem ģenerāldirektorātiem, jo īpaši no Attīstības ĢD un Tirdzniecības ĢD. Tādēļ, tā kā EuropeAid atbild par iekšējās kontroles īstenošanu delegācijās, bet par to neatskaitās, tad minētie trūkumi var nebūt adekvāti risināti. 35. Tā kā pienākumi ir sadalīti starp dažādiem ģenerāldirektorātiem, pašreizējie noteikumi par iekšējās kontroles pašnovērtējumu nodrošina precīzu un saskaņotu instrukciju kopumu delegācijām. Delegāciju iekšējās kontroles pašnovērtēšanas metodoloģiju pieņēma Ārējo sakaru ģenerāldirektorāts ar centrālā finanšu dienesta atbalstu, un tā ir balstīta uz iekšējā dienesta grupas darbu, kurā piedalījās EuropeAid. Rezultātu rādītāji ir paziņoti visiem iesaistītajiem dienestiem (Ārējo sakaru ģenerāldirektorātam, EuropeAid, Attīstības ģenerāldirektorātam u. c.), lai tie veiktu atbilstošu pārbaudi. Gada pašnovērtējums nav vienīgais rādītājs, kas raksturo to, ka delegācijas vadītājs kā kredītrīkotājs, kam pastarpināti deleģētas pilnvaras, ir atbildīgs kompetentā EuropeAid direktora priekšā. Saskaņā ar hartu par kredītrīkotājiem ar pastarpināti deleģētām pilnvarām delegācijas vadītāja pienākums ir regulāri informēt galveno mītni par to darbību īstenošanu un to līdzekļu izmantošanu, par kuriem viņam ir pastarpināti deleģētas pilnvaras, kā arī informēt par jebkurām problēmām, kas radušās vadības un kontroles mehānismu darbībā, ko viņš atklājis, pildot savus pienākumus. EuropeAid veic iekšējās pārbaudes uzraudzību delegācijās un ir atbildīga, lai novērstu iespējamos trūkumus ārējās palīdzības īstenošanā.

Būtiski iekšējās kontroles trūkumi nav minēti EuropeAid ģenerāldirektora darbības pārskatā

36. Tāpat kā iepriekšējos gados saistībā ar EAF, EuropeAid ģenerāldirektors paziņoja, ka ir iegūta pamatota pārliecība par pakārtoto darījumu likumību un pareizību. Tomēr darbības pārskatā būtu vērts pieminēt nozīmīgākos iekšējās kontroles trūkumus, cita starpā tos, kurus identificējusi Palātas revīzija (sk. 19.-35. punktu) un par kuriem ziņojušas delegācijas savos ārējās darbības pārvaldības ziņojumos. 2004. gadā saņemti 52 šādi ziņojumi. Cita starpā, delegācijas pievērsa uzmanību nepietiekamām revīzijām un pēcpārbaudēm, kā arī vājajām kredītrīkotāja vadības spējām līdz ar pieaugošo darba slodzi delegāciju darbiniekiem. Tomēr šo jautājumu konsolidēšanas procedūra nav nodrošinājusi to atbilstošu un izsmeļošu atklāšanu EuropeAid ģenerāldirektora darbības pārskatā. Rezultātā šo trūkumu ietekme uz iekšējo kontroli var nebūt pilnībā apskatīta šajā darbības pārskatā. 36. Ziņojums par ārējās palīdzības pārvaldību (EAMR) ir pakļauts regulārām pārbaudēm, ko veic kompetentās kredītrīkotāja struktūrvienības galvenajā mītnē. Vajadzības gadījumā ar delegācijām tiek saskaņoti labojumi, un tie tiek īstenoti. Kredītrīkotāji ar pastarpināti deleģētām pilnvarām galvenajā mītnē (direktori) sniedz ziņojumu par turpmāko rīcību attiecībā uz galvenajiem jautājumiem, ko izvirzījušas delegācijas, vajadzības gadījumā norādot jebkuras problēmas, kurām EuropeAid ģenerāldirektoram būtu jāpievērš īpaša uzmanība.

Darījumu revīzija

37. Lai pārbaudītu likumību un pareizību, pamatojoties tikai uz apliecinošajiem dokumentiem, Palāta izmantoja arī paraugu, ko veidoja 74 maksājumi, un atbilstošās finanšu saistības, kas atlasītas no tām, kam veiktas ex-ante (23) un ex-post (51) kontroles (sk. 27. un 30. punktu). Nākamo vērtējamo paraugu, ko veidoja 26 maksājumi un atbilstošās finanšu saistības, Palāta arī atlasīja no darījumiem, kas 2004. gadā veikti sešās ĀKK valstīs, un uz vietas pārbaudīja likumību un pareizību līdz pat izpildvienības līmenim, lai pārliecinātos arī par darbu, piegāžu un pakalpojumu faktisko stāvokli.

Kļūdas individuālajās juridiskajās saistībās un maksājumos nav būtiskas

38. Kļūdas, kas konstatētas, pārbaudot maksājumu un saistību likumību un pareizību, nav būtiskas to biežuma un finansiālo seku ziņā. Virkne daudz izplatītāku kļūdu attiecas uz procedūru izpildi. Kopā ņemtas, tās faktiski apstiprina iekšējās kontroles trūkumus, kas aprakstīti iepriekš, un norāda uz to, ka vēl joprojām vajadzīgi uzlabojumi. 39. Individuālo finansiālo saistību sakarā tika konstatēti šādi kļūdu veidi: atkāpe no noteikuma par atklātiem konkursiem, izsludinot tos bez attiecīgas iepriekšējas atļaujas; līgumi, kas parakstīti pēc finansēšanas nolīgumā noteiktā termiņa vai vispār nav pienācīgi parakstīti; programmu tāmes ar neprecīziem atbilstības kritērijiem. 40. Maksājumu sakarā tika konstatēti šādi kļūdu veidi: nauda, kas avansēta programmu tāmju pārvaldībai un bez atļaujas uz laiku ieguldīta; neatbilstīgi izdevumi; novēloti maksājumi ar potenciālu risku saņemt prasību par novēlošanu maksāt procentus; dotāciju izdevumi nav dokumentēti. 38.-40. EuropeAid, apzinoties riskantos apstākļus, kādos tiek īstenots EAF, atkārtoti izvērtē un regulāri pielāgo savu pieeju attiecībā uz risku un savu finanšu apriti, lai uzlabotu iekšējās kontroles kvalitāti un efektivitāti. Sistēmas efektivitāti apstiprina ierobežotais kļūdu skaits, ko atklājusi Revīzijas palāta.

Budžeta atbalsta darbības

41. Kas attiecas uz budžeta atbalstu, EAF tiesiskā bāze pieļauj plašu interpretāciju un daudzus izņēmumus. Tādējādi Palātas veiktās pārbaudes, kas attiecas uz pakārtoto darījumu likumību un pareizību, veido apstiprinājums par to, ka Komisija ir pienācīgi izvērtējusi attiecīgos nosacījumus. Sākotnējā izvērtēšana, kas tiek veikta, kad tiek pieņemtas finanšu saistības, joprojām pietiekami sīki neizšķir katru no kritērijiem, kuri uzskaitīti Kotonu Nolīguma 61. panta 2. punktā. Šāda veida izšķiršana ir svarīga, jo īpaši attiecībā uz valstu finanšu pārvaldības caurskatāmību, uzticamību un efektivitāti, citādi vēlāk nebūs iespējams spriest, vai pārvaldība ir uzlabota, kas ir priekšnoteikums turpmākam atbalstam. 41. Komisijas izmantotā nosacītība daļēji ietver objektīvi pārbaudāmus un izmērāmus rādītājus, kas samazina rīcības brīvības iespējas. Tiks pieliktas pūles, lai finansējuma pieteikumos vispirms noskaidrotu saņēmējas valsts atbilstību Kotonū nolīguma 61. panta 2. punkta nozīmē. Pašlaik visi finansējuma priekšlikumi ietver pielikumu, kas analizē galvenās valsts finanšu vadības sastāvdaļas un šajā sakarā risināmās problēmas. Tātad šajā pantā izklāstītie kritēriji ir faktiski ietverti, bet ir taisnība, ka to varētu izdarīt saprotamākā veidā.

Izmaiņas pārraudzības un kontroles sistēmu realizācijā

42. Visi iepriekš minētie apsvērumi ir jāietver rādītāju tabulā tā, lai varētu vērtēt izmaiņas pārraudzības un kontroles sistēmu realizācijā (sk. 3. tabulu ). 42. Komisija vēlētos izteikt šādus apsvērumus: — Attiecībā uz 1.2. punkta 3. tabulu: saskaņā ar Finanšu regulas noteikumiem Komisija ir veikusi atgūstamo avansu sistemātisku analīzi un uzraudzību. Nākotnē, līdz ar uzkrājuma grāmatvedības pieņemšanu, Komisija plāno aprēķināt uzkrājumus šaubīgajiem parādiem.

3. tabula – Ticamības deklarācija par EAF 2004. gadam: No revīzijas darba izrietošie rādītāji 1 GALVENIE APSVĒRUMI – STĀVOKĻA IZMAIŅAS 2002 2003 2004 Apsvērumi Rīcība Apsvērumi Rīcība Apsvērumi Rīcība 1.1 Budžeta atbalsta īstenošana Tā kā nav informācijas par valsts finanšu pārvaldības kvalitāti ĀKK valstīs, Palāta nevar sniegt atzinumu par tiešā budžeta atbalsta izlietojumu Uzlabot informāciju par valsts finanšu pārvaldību ĀKK Komisija ir sniegusi vairāk informācijas par tās veikto publisko finanšu pārvaldības uzraudzību ĀKK valstīs, jo īpaši par savu finanšu pārvaldības ziņojumu par 2003. finanšu gadu Turpināt paziņošanas uzlabošanu par šo svarīgo jautājumu Līdzekļus tagad izmaksā Komisija, pamatojoties uz nosacījumu atbilstības pārbaudi (daļēji ar rezultatīvo rādītāju starpniecību) Vairs nav vajadzīga īpaša rīcība 1.2 Avansu un nepareizi izmaksāto, atgūstamo summu noskaidrošana, uzkrājums šaubīgajiem parādiem Avansi un atgūstamās summas pārskatos neparādās ticamā veidā Šis trūkums ir jānovērš Ļoti slikta pārvaldība, kas attiecas uz vairāk nekā 18 mēnešus vecu avansu (400 miljoni EUR) noskaidrošanu un atgūstamo summu (27,5 miljoni EUR) piedzīšanu Uzlabot procedūras noskaidrojamo avansu un atgūstamo summu identificēšanai, reģistrēšanai un uzraudzībai Slikta pārvaldība, kas attiecas uz vairāk nekā 18 mēnešus vecu avansu noskaidrošanu un atgūstamo summu piedzīšanu. Uzkrājums šaubīgajiem parādiem neatspoguļo slikto parādu līmeni Uzlabot nenokārtoto avansējumu uzraudzību. Aprēķināt un pielāgot uzkrājumu šaubīgajiem parādiem 1.3 Stabex fondu inventarizācija un izlietojums Pārskatos nav informācijas par Stabex fondu izlietojumu Šis trūkums ir jānovērš, jo Komisija ir līdzatbildīga par šo fondu izlietojumu Komisija nespēj apstiprināt Stabex fondu izlietojumu (IV Lomes konvencijas 212. pants), un ir prasībām neatbilstošas bankas pārskaitījumu atļaujas Iegūt visus ziņojumus par Stabex fondu izlietojumu no valsts kredītrīkotājiem un pastiprināt bankas pārskaitījumu iekšējās pārbaudes Stabex fondu inventarizācija ir pabeigta, bet bankas kontos pieejamo līdzekļu summas nav uzticamas (832 miljoni EUR). Informācija par Stabex fondu izlietojumu ir nepietiekama Veikt turpmāku izpēti, lai iegūtu ticamākus skaitļus par bankās pieejamajiem līdzekļiem. Iegūt ziņojumus par fondu izlietojumu 1.4 Riska pārvaldība nav vērtējuma nav vērtējuma nav vērtējuma nav vērtējuma Centrālo dienestu veiktā riska pārvaldība ir pārāk vispārīga, lai noteiktu riska iedarbību, jo īpaši ĀKK valstīs Uzlabot riska pārvaldību, lai identificētu specifiskos riskus 1.5 Ex-post kontrole nav vērtējuma nav vērtējuma nav vērtējuma nav vērtējuma Pārbaudīto darījumu skaitu ierobežoja personāla komplektēšanas grūtības. Kontroles mehānismi bija pietiekami efektīvi, bet pārbaudes netika pienācīgi dokumentētas Uzlabot pārbaužu dokumentāciju 1.6 Revīzija kā pārvaldības kontroles pasākumu daļa nav vērtējuma nav vērtējuma nav vērtējuma nav vērtējuma Revīziju aptvertā procentuālā daļa nav centralizēti konsolidēta, un revīziju pēcpārbaudes netiek centralizēti uzraudzītas Uzlabot CRIS-Audit – datorizētās revīziju atbalsta un uzraudzības sistēmas – funkcionalitāti 2 PĀRRAUDZĪBAS UN KONTROLES SISTĒMAS 2002 2003 2004 PĀRSKATS PAR FINANŠU REVĪZIJĀM Biežums (a) Biežums (a) Biežums (a) 2.1 Darba uzdevumos nav skaidri definēts, kuri izdevumi uzskatāmi par neatbilstīgiem bieži reizēm reizēm 2.2 Revīzijas ziņojumā nav skaidri izteikti skaitļos revidētie izdevumi vai atbilstīgo un neatbilstīgo izdevumu summas bieži reizēm reizēm 2.3 Nepietiekami pasākumi, lai piedzītu ārējo revidentu atklātos neatbilstīgos izdevumus bieži bieži reizēm IEKŠĒJĀS KONTROLES SISTĒMAS BRISELĒ Pārraudzības un kontroles sistēmu novērtējums (b) Pārraudzības un kontroles sistēmu novērtējums (b) Pārraudzības un kontroles sistēmu novērtējums (b) 2.4 Patiesais līmenis, kādā tiek piemēroti atlasīti iekšējās kontroles standarti saistībā ar pakārtotajiem darījumiem B B/A B/A IEKŠĒJĀS KONTROLES SISTĒMAS ĀKK VALSTĪS (DELEGĀCIJAS UN VALSTU PĀRVALDES) (33) (34) (35) 2.5 Konkursa uzaicinājumu vispārīgs vērtējums B B/A B/A 2.6 Maksājumu vispārīgs vērtējums B B/A B/A 2.7 Revīziju vispārīgs vērtējums B B B 2.8 Atgūto summu vispārīgs vērtējums C C C/B 2.9 Pārskatu vispārīgs vērtējums B B/A B/A 2.10 Vispārīgs vērtējums par apmeklētajām valstīm B B B (a) Biežums (sastopamība) reti reizēm bieži (b) Pārraudzības un kontroles sistēmu novērtējums A. Darbojas labi, jāveic daži nelieli uzlabojumi B. Darbojas, bet jāuzlabo C. Nedarbojas kā paredzēts Avots: Revīzijas palāta.

— Attiecībā uz 1.6. punkta 3. tabulu: 2004. gada revīzijas plāna seguma likme, kas balstīta uz risku analīzi un pārvaldīta centralizēti, ir lielāka nekā 5 % no maksājumu apjoma, kas ieteikts EuropeAid izstrādātajā metodoloģijā. 2004. gada galvenās mītnes revīzijas plāns ietvēra 35 revīzijas, turklāt delegāciju revīzijas plāni kopumā ietvēra 426 revīzijas.

III NODAĻA – IEPRIEKŠĒJO APSVĒRUMU IZPILDE

EAF finansētais infrastruktūras darbs

43. Īpašajā ziņojumā Nr. 8/2003 (36) par EAF finansētā infrastruktūras darba izpildi Palāta izcēla vajadzību uzlabot darba līgumu izpildes pārraudzību un jo īpaši samazināt novirzes, kas tika konstatētas starp līgumiem un to faktisko izpildi. Šim nolūkam Palāta ieteica Komisijai: a) nodrošināt labāku pamatu un palielināt atbildību konsultantiem, kas veic izpēti, uz kuru balstās līgumi; b) pievērst lielāku uzmanību izmaiņām, kas notikušas darbu izpildes laikā, kā arī ātrāk izskatīt īstenošanas problēmas un sūdzības; c) kā daļu no decentralizācijas procesa – reorganizēt savus centrālos dienestus tā, lai nodrošinātu lielāku atbalstu delegācijām; d) pievērst lielāku uzmanību papildu pasākumiem, kas ietekmē darbu realizējamību un ilgtspējību, kā arī pārskatīt vispārējos nosacījumus par darbu līgumu izpildi (37).

Budžeta izpildes apstiprinātājas institūcijas nostāja

44. Eiropas Parlaments pieņēma zināšanai Palātas ieteikumus, un Padome (38) atzinīgi novērtēja faktu, ka Komisija jau ir sākusi to īstenošanu. Tika īpaši ieteikts palielināt atbalstu ĀKK valstīm (jo īpaši izveidotās infrastruktūras saglabāšanai) un uzlabot pārbaudes, kas attiecas uz priekšizpēti (saistībā ar konsultantu finansiālo atbildību, stingrāku pārraudzību un konkrētākiem darba uzdevumiem).

Komisijas rīcība, ievērojot Palātas ieteikumus

45. Komisijas ziņojums par sestā, septītā, astotā un devītā Eiropas Attīstības fonda pārvaldību 2003. gadā un ierobežotā šīs jomas pārskatīšana, ko veica Palāta, rāda, ka Komisija gatavojas ievērot galvenos Palātas ieteikumus.

46. Tagad tā uztic konsultantiem lielāku atbildību, nodarbinot to pašu konsultantu gan darba plānošanā, gan pārraudzībā. Tā arī nolēma pabeigt visu izpēti pirms finansēšanas priekšlikumu iesniegšanas EAF Komitejai. Tomēr dažas delegācijas atteicās pieņemt šo jauno pieeju, jo tā aizkavē darījumu noformēšanu par saistībām uzskaitē. Tomēr galvenais birojs nolēma panākt, lai delegācijas ievēro šo pieeju, atliekot dažus finansēšanas lēmumus projektiem, kuru izpēte vēl nav pabeigta. Rezultātā samazinājās saistību apjoms. 47. Vēl ir pāragri spriest, vai ieteikums par agrāku strīdu izskatīšanu ir ievērots: datorizētajā pārvaldības sistēmā (CRIS) nav informācijas, un galvenais birojs nav uzraudzījis šo jomu. 48. Saistībā ar dažādo EuropeAid struktūrvienību reorganizāciju jaunā kārtība stājās spēkā 2005. gada 16. martā. Par delegāciju konsultēšanu un atbalstu galvenokārt atbild Infrastruktūras daļa. Šī reorganizācija ir noderīgs papildinājums decentralizācijas procesam, kas tuvojas nobeigumam, un kopā ar rīkotajām mācībām, tam būtu jāatvieglo Palātas ieteikumu īstenošana. 49. Saistībā ar Palātas ieteikumu, ko atbalstīja arī Padome un kas attiecas uz papildu pasākumiem (uzturēšana, noslogojums uz asi, ceļu drošība un vide), Komisija nav ieviesusi jaunus noteikumus, jo tā uzskata, ka pasākumi jau tiek īstenoti. Lai gan Ceļu fondu resursi (īpaši ceļu uzturēšanas fondi) ne vienmēr ir pietiekami, kopumā tie ir darīti pieejami – tas ir process, ko kontrolē Komisija, jo īpaši saistībā ar budžeta atbalstu. Tomēr šie fondi ir saskārušies ar ievērojamām organizatoriskām problēmām (piem., tie biežāk tiek izmantoti infrastruktūras finansēšanai, nevis uzturēšanai). 46.-49. Pēc Revīzijas palātas 2003. gada jūlija īpašā ziņojuma par infrastruktūru projektiem, Komisija 2004. gada februārī aicināja delegācijas veikt, lai izvairītos no Revīzijas palātas norādīto kļūdu atkārtošanas, galvenokārt šādus četrus pasākumus: 1) pabeigt pilnīgu izpēti pirms finansējuma priekšlikuma iesniegšanas EAF komitejai; 2) piesaistīt vienu un to pašu konsultantu projektu izstrādei un darbu uzraudzībai; 3) vajadzības gadījumā izmantot pārtraukšanas klauzulu; 4) darba gaitā izskatīt uzņēmumu sūdzības.

50. Visbeidzot, Palāta ieteica pārskatīt noteikumus, kas ļautu jo īpaši publicēt “darbu” konkursus, kuros būtu iekļauts nosacījums par atcelšanu, pirms finanšu priekšlikumu iesniegšanas EAF Komitejai. Realitātē pašreizējie noteikumi (39) atcelšanas nosacījumu ļauj izmantot tikai ārkārtējos un pienācīgi pamatotos gadījumos. Minētā pārskatīšana, kas sākās 2002. gadā, līdz 2004. gada beigām vēl nebija pabeigta. 50. Pārskatīšana, kas Kotonū nolīgumā izdarīta 2005. gada jūnijā, ietver jaunu 19.b pantu saskaņā ar Revīzijas palātas ieteikumu (konkursa procedūra ar pārtraukšanas klauzulu).

Secinājums

51. Sākotnēji Komisija definēja galvenos pasākumus, kas jāveic, lai īstenotu Palātas ieteikumus. Tai bez turpmākas kavēšanās jānodrošina, lai visi pasākumi, kurus nolemts īstenot, tiktu īstenoti, un daudz konkrētāk jāizskata Padomes ieteikums par to, ka jāsniedz atbalsts saņēmējvalstu iestādēm, lai nostiprinātu administratīvo un tehnisko spēju. 51. Komisija pilnībā piekrīt šim ieteikumam, un tā pilda un pildīs iepriekš raksturotos darbības virzienus. Institucionālā atbalsta pasākumu ievērošana tiek sistemātiski analizēta projektu izveides un formulēšanas posmā. Ja pasākumu ievērošana ir pamatota, kas notiek ļoti bieži, to sistemātiski iekļauj projektu saturā.

IV NODAĻA – GALVENIE APSVĒRUMI ĪPAŠAJOS ZIŅOJUMOS, KO PALĀTA PUBLICĒJUSI KOPŠ PĒDĒJĀS BUDŽETA IZPILDES APSTIPRINĀŠANAS PROCEDŪRAS

Īpašais ziņojums Nr. 10/2004 par EK ārējā atbalsta pārvaldības funkciju atdošanu Komisijas delegācijām

52. Šā īpašā ziņojuma kopsavilkums dots 7. nodaļā Palātas Gada pārskatā par darbībām, ko finansē no kopbudžeta.

Īpašais ziņojums Nr. 2/2005 par budžeta atbalstu, ko no Eiropas Attīstības fonda sniedz Āfrikas, Karību un Klusā okeāna valstīm: Komisijas veiktā pārvaldība attiecībā uz valsts finanšu reformām

53. Komisija pārskaita budžeta atbalstu noteiktām ĀKK valstīm ar nosacījumu, ka tiek īstenotas reformas, lai uzlabotu finanšu pārvaldības sistēmas. Komisija ir izveidojusi instrumentus, kuru mērķis ir jau sākotnēji novērtēt valstu finanšu pārvaldības kvalitāti un ierosināt reformas, kā arī novērtēt izmaiņas pārvaldībā un šo reformu attīstību.

54. Šie analītiskie un pēcpārbaužu instrumenti, kurus Komisija piemēro sadarbībā ar pārējiem donoriem, jo īpaši ar Pasaules Banku un SVF, sniedz relatīvi izsmeļošu informāciju, kas Komisijai ļauj atbilstoši rīkoties. Tomēr šie instrumenti nedod pietiekamu pamatu pārliecinošai diagnozei un pēcpārbaužu ziņojumiem, turklāt to īstenošana nav pietiekami saskaņota ar pārējiem donoriem vietējā līmenī. 54. 1) Komisija apņēmās ņemt vērā Revīzija palātas ieteikumus, kas paredz valsts finanšu aspekta pastiprināšanu finansējuma priekšlikumos un izveidot no ziņojumiem, kurus delegācijas sagatavo ik pēc sešiem mēnešiem, dinamiskākus analītiskos instrumentus. 2) Komisijas pastāvīgā rūpe ir sadarbība ar citiem līdzekļu devējiem gan galveno mītņu līmenī, gan vietējā līmenī. Pēc Komisijas iniciatīvas projektiem tika izveidotas daudz papildu sistēmas ar mērķi sapulcināt vienuviet līdzekļu devējus budžeta atbalstam.