Projekts EIROPAS PARLAMENTA, PADOMES, KOMISIJAS ĢENERĀLSEKRETĀRU, EIROPAS KOPIENU TIESAS SEKRETĀRA, REVĪZIJAS PALĀTAS ĢENERĀLSEKRETĀRU, EIROPAS EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS, REĢIONU KOMITEJAS UN EIROPAS OMBUDA PĀRSTĀVJA LĒMUMS par Eiropas Administrācijas skolas organizāciju un darbību

(iesniegusi Komisija)

PASKAIDROJUMA RAKSTS

Eiropas Administrācijas skolas, turpmāk tekstā ,Skola", izveide ietilpst Eiropas civildienesta reformas vispārējā kontekstā. Šī reforma cita starpā paredz arī ar apmācības nozīmi cilvēkresursu attīstības veicināsanā. Tā balstās arī uz būtiskām izmaiņām administratīvajā kultūrā, jo īpasi izmaiņām pārvaldes kultūrā. Turklāt civildienesta noteikumu un tajos izklāstītās amatu sistēmas reformas sakarā ir paredzēta jauna sistēma pārejai no viena amata uz citu, vienlaikus paredzot arī obligātu apmācību kursus. Šajā nolūkā tika izteikts priekslikums izveidot starpinstitucionālu skolu.

Tādējādi Kopienas institūciju ģenerālsekretāri (sajā dokumentā institūcijas ietver arī Ekonomikas un sociālo lietu komiteju, Reģionu komiteju un Eiropas ombudu) nolēma so ideju izskatīt rūpīgāk, paredzot, ka vismaz daļu no institūciju darbinieku apmācības varētu veicināt uz sāda starpinstitucionāla pamata. Tādēļ Skolas izveide jāsaista ar vismaz daļēju to centienu apvienosanu, kas veicina visu ierēdņu un amatpersonu profesionālo izaugsmi, tostarp arī citu iestāzu un aģentūru darbinieku profesionālo izaugsmi. Neskarot atsevisķus izņēmumus, so darbību ikviena institūcija un iestāde organizē un finansē neatkarīgi no citām.

Ieprieksēju novērtējumu pēc pirmā apspriezu posma ieviesa ģenerālsekretāru starpinstitucionālā darba grupa. Šīs grupas uzdevums ir izskatīt, kādas varētu būt sekas sādas struktūras izveidei, jo īpasi novērtēt sinerģiju, ko tā izraisītu. Darba grupas ziņojumu un ar to saistītos lēmumu projektus ģenerālsekretāri apstiprināja jau 2003. gada 28. oktobrī. Novērtējums liecina, ka starpinstitucionālas skolas izveide neapsaubāmi sniegtu lielāku ieguldījumu ne tikai attiecībā uz turpmākajā tekstā raksturotajiem ekonomikas efektivitātes un produktivitātes rādītājiem apmācības jomā, bet tā dotu arī jaunu impulsu kopēju vērtību apgūsanai un Eiropas gara attīstībai.

Tātad Eiropas Administrācijas skola tādas personāla politikas ietvaros, kuras pamats ir Eiropas Kopienu Civildienesta noteikumi, kas ir vienotā visu Kopienas institūciju bāze, pildīs sādas funkcijas:

- atbalsts Kopienas administrācijas darbības uzlabosanai, jo īpasi ar apmācību pārvaldības līmenī, tādējādi vienkārsojot jaunas administratīvās kultūras attīstību;

- jauno darbinieku sociāla integrēsana Kopienas garā, neatkarīgi no viņu pārstāvētās institūcijas, proti, rīkojot ievadkursus jaunajiem darbiniekiem. Šis kurss vairāk saistīts ar jaunās institūciju integrācijas politikas īstenosanu, tas nesniedz dziļāku ieskatu katras atsevisķas institūcijas specifikā;

- individuālās karjeras izaugsmes veicināsana un jo īpasi kompetences līmeņa palielināsana, izmantojot obligātās apmācības jeb ,sertifikācijas" sistēmu, lai tādējādi nodrosinātu pāreju no palīgdarbinieku amatu grupas uz administrācijas grupu.

Turpmāk uzskaitīto kritēriju virkne atspoguļo sāda pasākuma Kopienas raksturu un politisko raksturu, no vienas puses, kā arī ekonomisko ieteikmi, no otras puses. Kritēriju īstenosana nozīmē pievienoto vērtību attiecībā pret pasreizējo situāciju, kurā tiek organizēta apmācība, neskarot atsevisķus izņēmumus, katrā institūcijā neatkarīgi no citām. Kritēriji kopumā ir sādi :

- visupirms, kopēju vērtību apgūsana un kolektīva gara veidosana Eiropas Savienības pārvaldes struktūrās, tad

- pēc iespējas saskaņotāka noteikumu piemērosana starp institūcijām apmācības un, attiecīgi, profesionālās izaugsmes jomā;

- to jomu noteiksana, kurās ir nepieciesamas identiskas zināsanas un prasmes, no kā, savukārt, izriet iespēja organizēt kopīgu apmācību;

- pieprasījums pārāk strauji pārsniedz piedāvājumu, kas sobrīd ir mazo institūciju vājais punkts;

- piedāvājuma palielināsanas īstenosana (piemēram, lielākas specializāciju iespējas un izvēle, plasāka nodarbību sākuma datuma izvēle...);

- un jo īpasi apjomradītu ietaupījumu īstenosana kopīgās organizācijas dēļ, konkrēti attiecībā uz administratīvajiem aspektiem un kursu dalībnieku skaita optimizāciju.

Ieprieks minēto kritēriju īstenosana, atbilstosi starpinstitucionālās grupas ziņojumam, attaisno sajā lēmumā minēto apmācības veidu apvienosanu, skaidri norādot uz tās sinerģijas ietekmi, kas izriet no sādas apvienosanas.

Ir skaidrs, ka arī citās apmācību jomās varētu izmantot sādu starpinstitucionālu organizāciju, piemērojot ieprieks minētos kritērijus. Tādējādi sis lēmums pieļauj progresējosu pieeju, kas saglabā iespēju arī turpmāk paplasināt sajā jomā pieņemtos lēmumus. No pasa sākuma un konkrēti ir noteiktas tikai tādas darbības jomas kā vadības apmācība, stāsanās darbā ievadkursi un apmācība atbilstosas sertifikācijas iegūsanai. Skola 2005. gada janvārī sāks organizēt un pasniegt visām tām institūcijām, kas parakstījusas so lēmumu, stāsanās darbā ievadkursus, vēlāk arī pārvaldības kursus. Tam 2005. gada laikā sekos arī sagatavosanās kursi atbilstosas sertifikācijas iegūsanai, lai veiktu pāreju uz administrācijas grupu.

Tādā pasā kārtībā sis lēmums paredz arī to, ka pirmajos Skolas darbības gados tā ir administratīvi piesaistīta jau pastāvosai starpinstitucionālai struktūrai, proti, EPSO (Eiropas Personāla atlases birojam). Šī piesaiste ļauj, pamatojoties uz ierobezota darbības budzeta un līdzekļu bāzes, panākt noteiktus rezultātus sinerģijai, jo īpasi administratīvajā jomā (resursu pārvalde) un pārvaldībā (administratīvā padome, direktors), kā to norāda ieprieks minētais ziņojums. Šo piesaisti pārskata ne vēlāk kā pēc trīs sādas pieredzes gadiem, ņemot vērā izsmeļosu sasniegto rezultātu novērtējumu.

Projekts EIROPAS PARLAMENTA, PADOMES, KOMISIJAS ĢENERĀLSEKRETĀRU, EIROPAS KOPIENU TIESAS SEKRETĀRA, REVĪZIJAS PALĀTAS ĢENERĀLSEKRETĀRU, EIROPAS EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS, REĢIONU KOMITEJAS UN EIROPAS OMBUDA PĀRSTĀVJA LĒMUMS par Eiropas Administrācijas skolas organizāciju un darbību

Eiropas Parlamenta

Padomes,

Komisijas ģenerālsekretāri,

Eiropas Kopienu Tiesas sekretārs,

Revīzijas palātas,

Ekonomikas un sociālo lietu komitejas,

Reģionu komitejas ģenerālsekretāri

un Eiropas ombuda pārstāvis,

ņemot vērā Eiropas Kopienas Civildienesta noteikumus un Kopienas pārējo darbinieku nodarbināsanas kārtību, kas noteikta Padomes Regulā (EEK, Euratom, EOTK) Nr. 259/68 [1],

[1] OV L 56, 4.3.1968, 1. lpp.

ņemot vērā Eiropas Parlamenta, Padomes, Komisijas, Eiropas Kopienu Tiesas, Revīzijas palātas, Ekonomikas un sociālo lietu komitejas, Reģionu komitejas un Eiropas ombuda [...] Lēmumu par Eiropas Administrācijas skolas izveidi [2], un jo īpasi tā 5. pantu,

[2] Skat. Oficiālā Vēstnesa [ ] lpp.

tā kā:

(1) Ir jānostiprina starpinstitucionālā sadarbība apmācības jomā konkrēti tādēļ, lai īstenotu kopējo vērtību nodosanu starp kopienas institūcijām. Šāda sadarbība nenoliedzami rada pievienoto vērtību, jo īpasi apmācības pieejamības, piedāvājuma palielināsanas un pasizmaksu samazināsanas ziņā.

(2) Vadoties pēc pareizas vadības principa, ir jāpieņem progresīva pieeja Eiropas Administrācijas skolas, turpmāk tekstā ,Skolas", izveidei.

(3) Lēmums par Skolas dibināsanu paredz, ka apmācību jomas, kuras iekļaut Skolas kompetencē, nosaka ģenerālsekretāri, Eiropas Kopienu Tiesas sekretārs un Eiropas ombuda pārstāvis.

(4) Tiklīdz kāda no institūcijām, kas parakstījusas so lēmumu, īsteno personāla politiku, no kuras izriet vajadzība organizēt apmācību kādā jomā, kas ir Skolas kompetencē, lai so apmācību vienkārsotu, ir jānodrosina pamata iespējas darbiniekiem, kas strādā sajā institūcijā, piedalīties Skolas organizētajos kursos, jo īpasi gadījumos, kad sāda apmācība ir obligāta vai noteikta saistībā ar konkrētu pienākumu izpildi, jo sevisķi tad, ja sie pienākumi ietilpst pārvaldes jomā.

(5) Skolai kā jebkurai citai apmācības iestādei jāgūst prieksrocības no Eiropas mēroga sadarbības tīkla.

(6) Ir jāprecizē veids, kā izpauzas Skolas administratīvā piesaiste Eiropas Kopienu Personāla atlases birojam, kā to paredz Lēmuma par Skolas izveidi 4. pants,

IR PIEŅĒMUŠI ŠĀDU LĒMUMU:

1. pants

Eiropas Administrācijas skolas uzdevumi

1. Eiropas Administrācijas skola, turpmāk tekstā ,Skola", tām institūcijām, kas parakstījusas so Lēmumu par Skolas izveidi, turpmāk tekstā "institūcijas", plāno, organizē un novērtē sādas ar apmācību saistītas darbības:

a) pārvaldības kursi amatpersonām un ierēdņiem, kas ir uzaicināti vai kurus varētu uzaicināt veikt darbinieku atlasi;

b) darba uzsāksanas kursi jaunajiem darbiniekiem;

c) [gadījumā, ja tiek pieņemti attiecīgie noteikumi, obligātā apmācība, ko paredz sakarā ar pāreju no vienas amatu grupas uz citu] [3].

[3] Dokumenta finalizēsana paredzēta pēc lēmuma par jaunajiem civildienesta noteikumiem.

2. Attiecībā uz pārvaldības un darba uzsāksanas kursiem, kas paredzēti 1. punkta a) un b) apakspunktos, ikviena institūcija atbilstīgi savām konkrētajām vajadzībām var organizēt papildu kursus, kas notiktu līdztekus Skolas organizētajiem kursiem. Skola ir kompetenta organizēt tikai 1. punkta c) apakspunktā paredzēto apmācību.

2. pants

Institūciju atbildība

1. Struktūra, kurai ir atbilstosas pilnvaras, no katras institūcijas izvirza un nodod Skolas rīcībā pietiekamu skaitu amatpersonu - lektoru, atbilstosi administratīvās padomes pieņemtajiem noteikumiem saskaņā ar 7. panta g) punktu

2. Pēc Skolas pieprasījuma un tik lielā mērā, cik tas iespējams, institūcijas Skolas rīcībā nodod mācību telpas saskaņā ar administrācijas padomes pieņemtajierm noteikumiem.

3. pants

Citi pakalpojumi

1. Uz rakstītas vienosanās pamata, kas noslēgta starp Skolas direktoru un citu iestādi, Kopienas iestādi, biroju vai Kopienas aģentūru pēc to pieprasījuma, Skola var uzņemt dalībniekus no sīm iestādēm kursos, kurus tā organizē institūciju vajadzībām, atbilstosi brīvo vietu skaitam.

2. Īpasos apmācības gadījumos, kas paredzēti 1. panta 1. punkta c) apakspunktā, noteiktu vietu skaitu ik gadus rezervē iestādēm, birojiem, Kopienas aģentūrām, ņemot vērā paustās vajadzības, lai nodrosinātu vienlīdzīgu attieksmi pret ierēdņiem, uz kuriem tiesi attiecas Civildienesta noteikumu 45.a pants. Vietu skaitu, kā arī dalību izmaksas ik gadus nosaka adminitratīvā padome.

3. Uz rakstītas vienosanās pamata Skola var iekļaut savā apmācību programmā kādas Kopienas iestādes, biroja vai aģentūras pieprasītos kursus, ar nosacījumu, ka sie kursi netraucē kursu organizēsanai institūciju labā. Visās sāda veida vienosanās jāparedz ar Skolas pakalpojumu sniegsanu saistītie finansu noteikumi un, lai tas stātos spēkā, ir nepieciesama ieprieksēja administratīvās padomes piekrisana.

4. Vajadzības gadījumā un pēc kādas Kopienu institūcijas, iestādes, biroja vai aģentūras pieprasījuma Skola var sniegt palīdzību apmācību shēmas sakarā vai citas ar savas kompetences jomu saistītas darbības sakarā, par to vienojoties ar Skolas direktoru, tostarp vienojoties arī par finansu saistībām par sā pakalpojuma sniegsanu.

4. pants

Sūdzības un prasības

1. Skolas direktoram ir pilnvaras, ko tam piesķīrusi struktūra ar attiecīgām iecelsanas pilnvarām, saskaņā ar Civildienesta noteikumu 90. pantu attiecībā uz visām prasībām vai sūdzībām par Skolas uzdevumu pildīsanu.

2. Šādu sūdzību gadījumā Skolas direktors apspriezas ar administratīvās padomes priekssēdētāju, ja viņs plāno apstiprināt savu sākotnējo lēmumu.

3 Skola atbild uz Eiropas ombuda prasībām visos jautājumos, kas ietilpst viņa kompetencē sā lēmuma ietvaros.

5. pants

Darbības organizēsana

1. Pēc vispārīgiem noteikumiem Skolas organizētie kursi var notikt gan Briselē, gan Luksemburgā. Citas kursu norises vietas var izskatīt, piemērojot pareizas pārvaldes principu.

2. Administratīvā padome uzrauga vienlīdzīgu piekļuvi kursiem visu iestāzu darbiniekiem. Tā īpasi uzrauga, lai Skola nodrosina iespēju pietiekosam dalībnieku skaitam no institūcijas, kura ir uzticējusi īpasas apmācības organizēsanu Skolai, ja sī apmācība ir obligāta vai ir nosacījums noteiktu pienākumu izpildei, jo īpasi pārvaldes pienākumu veiksanai. Ikgadējās darba programmas sagatavosanas ietvaros ieinteresētā institūcija ziņo par savām vajadzībām ieprieks minētajās jomās. Ārpus darba programmas sagatavosanas, atbilstosa prioritāte tiek piesķirta sādu kursu organizēsanai.

3. Lai parakstītāja institūcija varētu rast risinājumu sādās īpasās un pārejosās situācijās, tā drīkst prasīt Skolai nodrosināt piekļuvi apmācībai tādam dalībnieku skaitam, kas ir lielāks, nekā tas dalībnieku skaists, kas norādīts līdzekļu uzskaitē, apmaiņā pret atbilstosu budzeta līdzekļu pārskaitījumu Skolai. Piemērots tiek 3. panta 2. punkts.

4. Skola var sadarboties ar citām administrācijas skolām, institūtiem vai augstskolām, kas darbojas attiecīgajā specialitātē. Šī sadarbība var ietvert savstarpējas apmaiņas praksi.

6. pants

Administratīvā padome

Laikaposmā, kamēr Skola ir piesaistīta Eiropas Kopienu Personāla atlases birojam, turpmāk tekstā ,Birojs", Skolas administratīvās padomes funkcijas nodrosina Biroja administratīvā padome saskaņā ar Lēmuma 2002/621/EK [4] 5. pantā paredzētajiem noteikumiem.

[4] OV L 197, 26.7.2002., 56. lpp.

7. pants

Administratīvās pārvaldes uzdevumi

Institūciju kopējo interesu dēļ administratīvā padome uzņemas sādus uzdevumus:

a) tā apstiprina Skolas darbības noveikumus ar kvalificētu balsu vairākumu;

b) tā apstiprina Skolas organizatorisko struktūru ar vienkārsu balsu vairākum uz Skolas direktora priekslikuma pamata;

c) budzeta procedūras ietvaros un par to lemjot ar vienkārsu balsu vairākumu, tiek noteikts uz Skolas direktora izstrādāta projekta pamata provizorisko Skolas ienākumu un izdevumu stāvoklis, kas tiek nodots Komisijai; vienlaikus viņs iesniedz Komisijai pielāgojumus, ko uzskata par nepieciesamiem Skolas personāla sarakstā;

d) tā apstiprina ar vienkārsu balsu vairākumu papildus to pakalpojumu veidus un tarifu, ko Skola var sniegt institūcijām, iestādēm, birojiem par samaksu, kā arī apstākļus, kādos Skola var tos veikt;

e) tā apstiprina ar vienprātīgu lēmumu darba programmu uz Skolas direktora priekslikuma pamata. Darba programma ietver arī pakalpojumus, kas nav tiesi saistīti ar apmācību;

f) uz Skolas direktora sagatavota projekta pamata tā apstiprina ar kvalificētu balsu vairākumu ikgadējo pārvaldības ziņojumu, kurā sniegtas ziņas par visiem ienākumiem un izdevumiem attiecībā uz Skolas sniegtajiem pakalpojumiem un veiktajiem darbiem. Līdz katra gada 1. maijam tā iesniedz institūcijām ziņojumu par ieprieksējo pārskata laikposmu, kas sagatavots ņemot vērā izdevumu analītisku uzskaiti;

g) uz vajadzību pamata apmācības jomā ar kvalificētu balsu vairākumuu vienojas par kārtību, kādā katra institūcija nodod Skolas rīcībā atbilstosu amatpersonu - lektoru skaitu.

8. pants

Darbinieku iecelsana

1. Laika posmā, kurā Skola ir piesaistīta Birojam, Skolas direktora funkcijas uzņemas Biroja direktors.

2. Skolas direktors ir pilnvarotais, kuram piesķirtas Skolas darbinieku iecelsanas pilnvaras.

3. Skolas direktors informē administratīvo padomi par iecelsanu, līgumu parakstīsanu, paaugstināsanu vai disciplināro procedūru uzsāksanu attiecībā uz amatpersonām un citiem darbiniekiem.

4. Visas darba vakances Skolā tiek paziņotas visu Kopienas institūciju ierēdņiem, tiklīdz pilnvarotais pārstāvis, kuram ir iecelsanas pilnvaras, ir nolēmis aizpildīt sādu darba vietu.

5. Lai veiktu pienākumus, kas klasificēti kā nebūtiski, Skola var piesaistīt ierēdņus uz līguma pamata saskaņā ar 3.a panta 1. punkta treso ievilkumu Kopienu pārējo darbinieku nodarbināsanas kārtībā [5].

[5] [atsauce, ko ievietot pēc mainīto Civildienesta noteikumu pieņemsanas]

9. pants

Skolas direktora pienākumi un personāla pārvaldība

1. Direktors ir atbildīgs par veiksmīgu Skolas darbību. Administratīvās padomes kompetences ietvaros viņs rīkojas sīs padomes pakļautībā. Viņs nodrosina administratīvās padomes sekretariātu, atskaitās tam par savu funkciju veiksanu un viņam izklāsta savus ieteikumus Skolas darbības uzlabosanai.

2. Administratīvās procedūras, kas saistītas ar darbinieku pārvaldi, īpasi algu un atvaļinājumu, slimības kases, nelaimes gadījumu, pensionēsanās jomā, tiek veiktas tajos pasos apstākļos kā Komisijas amatpersonām un ierēdņiem. Šis saraksts nav pilnīgs, un Skola var vienoties ar Komisiju par citām jomām.

10. pants

Skolas vadītājs

1. Laika periodā, kurā Skola ir piesaistīta Birojam, skolas vadītāju ieceļ Komisija, pēc pozitīva Biroja administratīvās padomes atzinuma, kas pieņemts ar vienkārsu balsu vairākumu. Administrācijas padome ir ciesi saistīta ar turpmākām procedūrām pirms Skolas vadītāja iecelsanas, īpasi ar vakances izziņosanu un kandidatūru pārbaudīsanu.

2. Skolas vadītājs ir atbildīgs skolas direktora pakļautībā par lēmuma par Eiropas Administrācijas skolas dibināsanu 2. pantā definētajiem uzdevumiem. Viņs piedalās administratīvās padomes sapulcēs, lai pārrunātu punktus, kas ietilpst viņa kompetencē.

11. pants

Finansiālie aspekti

1. Skolas dotācija, kuras kopējā summa ir ierakstīta īpasā Komisijai saistosā budzeta nodaļas pozīcijā, precīzi norādīta sīs nodaļas pielikumā. Šis pielikums tiek izklāstīts kā ienākumu un izdevumu stāvokļa atspoguļojums, kas sadalīts tādā pasā veidā kā budzeta nodaļas.

2. Skolas darbinieku saraksts ir kā pielikums Komisijas darbinieku sarakstam.

3. Uz administratīvās padomes priekslikuma pamata Komisija sakarā ar pielikumā norādītajiem resursiem Skolas direktoram piesķir pārvaldnieka funkcijas un nosaka so amata pienākumu robezas un apstākļus. Kas attiecas uz Skolas papildus sniegtajiem pakalpojumiem par maksu, administratīvā padome informē budzeta iestādi finansu gada beigās par so pielikumā norādītā budzeta pozīciju.

4. Skolas budzets ir sastādīts un izpildīts saskaņā ar Padomes Regulu (EK, EURATOM) Nr. 1605/2002 [6].

[6] OV L 248, 16.9.2002., 1. lpp.

5. Laikposmā, kad Skola ir piesaistīta Birojam, 1. līdz 4. punktā minētie finansu noteikumi, jo īpasi Skolas un tās darbinieku dotācija, ir izskatīta Biroja budzeta ietvaros. Noteikumus, kas tajā minēti ir jāpiemēro. Lai atvieglinātu Skolas rīcībā esoso līdzekļu noteiksanu, ievērojot budzeta noteikumus, Skolas līdzekļi atspoguļoti pozīcijās, kas ieņem atsevisķu vietu Biroja līdzekļu uzskaitē, un Skolas specifiskie apropriējumi darbībai ir apvienoti atsevisķā IV pielikuma pantā.

12. pants

Uzdevumu pārskatīsana

1. Attiecībā uz 1. panta 1. punktā izklāstītajiem uzdevumiem sis lēmums tiek pārskatīts ne vēlāk kā trīs gadus pēc Skolas dibināsanas.

2. Iespējamajai uzdevumu pārbaudei nepieciesama ģenerālsekretāru, Eiropas Kopienu Tiesas sekretāra un ombuda pārstāvja vienbalsīga piekrisana par priekslikumu, ko sādam mērķim administratīvā padme pieņēma ar kvalificētu balsu vairākumu, kas noteikts 5. panta 6. punktā Lēmumā 2002/621/EK, pamatojoties uz direktora sastādīta detalizēta ziņojuma pamata.

13. pants

Piesaistes Birojam pārskatīsana

1. Ne vēlāk kā tresā Skolas darbības gada beigās Biroja direktors sagatavo administratīvajai padomei detalizētu ziņojumu par Skolas administratīvo piesaisti Birojam. Administratīvajai padomei ar lēmumu, kas pieņemts saskaņā ar noteikumiem, kas paredzēti 4. panta 3. punktā Lēmumā par Skolas izveidi, ir jāizbeidz sī piesaiste, izņemot gadījumus, kad ir sniegs pamatots atzinums, kādēļ so piesaisti turpināt.

2. Gadījumā, ja administratīvā padome nolemj saskaņā ar 1. punktā paredzēto procedūru pagarināt so piesaisti, tā norāda savā lēmumā termiņu, kurā sis jautājums tiks pārskatīts.

14. pants

Stāsanās spēkā

Šis lēmums stājas spēkā tā publicēsanas dienā Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

Briselē, [datums]

Eiropas Parlaments Padome

Ģenerālsekretārs Ģenerālsekretāra vietnieks

Komisija Eiropas Kopienu Tiesa

Ģenerālsekretārs Tiesas sekretārs

Revīzijas palāta Ekonomikas un sociālo lietu komiteja

Ģenerālsekretārs Ģenerālsekretārs

Reģionu komiteja

Ģenerālsekretārs Eiropas ombuds

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Administration

Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management

Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable

2.2. Period of application:

The School will become operational on 1 January 2005

2.3. Overall multiannual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

[X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue

[...] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure)

OR

[X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows:

The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>TABELPOSITION>

4. LEGAL BASIS

Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC)

Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC)

The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof.

[7] OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.

[8] OJ L 77, 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community action

5.1.1 Purpose

Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution.

The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks:

- supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture;

- introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution;

- contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators.

Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group.

5.1.2 Prior appraisal

The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking.

The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are:

* in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to

* the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development;

* the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training;

* the potential for economies of scale by joint organisation of training.

Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision.

The economies of scale will come in particular from:

* centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort

* a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people

* streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions

* better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO

* the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions

* the possibility of using contract staff.

Qualitative improvements in training are also expected from:

* more professional organisation of training

* a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc.

* more choice in the language of the training for certain types of course

* reduced unit cost per participant in more optimal groups

* sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training)

* greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects').

In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed.

5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation

Not applicable.

5.2 Proposed action and details of budget

The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another.

The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for spects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control.

It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately.

The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise.

The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses.

The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented.

Setting up the School will not entail budget expenditure.

5.3 Details of implementation

The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School.

Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification.

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above.

>TABELPOSITION>

The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions.

7.2. Overall financial impact of human resources

>TABELPOSITION>

The amounts are total expenditure for twelve months.

The technical annex gives more details.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

>TABELPOSITION>

The technical annex contains a more detailed breakdown.

The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School.

In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School).

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The School will take all necessary measures to prevent fraud.