[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA |

Briselē, 5.8.2009

COM(2009) 419 galīgā redakcija

KOMISIJAS ZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM UN PADOMEI

Gada ziņojums budžeta izpildes apstiprinātājiestādei par 2008. gadā veiktajām iekšējām revīzijām (Finanšu regulas 86. panta 4. punkts) {SEC(2009) 1102}

SATURS

1. Ievads 3

2. Darba vide un revīzijas plāns 3

2.1. Darba vide 3

2.2. Iekšējās revīzijas procesa norise 3

2.3. IRD revīzijas plāna īstenošana 4

2.4. Revīzijas objektu un iesaistīto pušu viedokļi un ieteikumu pieņemšanas rādītājs 6

3. Galvenie konstatējumi un ieteikumi 7

4. Secinājumi 11

1. IEVADS

Saskaņā ar Finanšu regulas (FR) 86. panta 4. punktu ar šo ziņojumu budžeta apstiprinātājiestādi informē par Komisijas Iekšējās revīzijas dienesta (IRD) veikto darbu. Tā pamatā ir IRD ziņojums atbilstoši FR 86. panta 3. punktam par galvenajiem revīzijas konstatējumiem, un saskaņā ar profesionāliem standartiem tas balstās arī uz būtiskiem riska faktoriem un kontroles jautājumiem, kā arī korporatīvās pārvaldības jautājumiem.

Šī ziņojuma pamatā ir IRD veiktā revīzija un konsultēšanas ziņojumi, kas ir pabeigti 2008. gadā[1]. Tas attiecas tikai uz revīzijas un konsultēšanas darbu, kas saistīts ar Komisijas ģenerāldirektorātiem, dienestiem un izpildaģentūrām. Ziņojumā nav iekļauts IRD darbs, kas veikts attiecībā uz citām aģentūrām un iestādēm.

Komisijas atbildes uz iekšējā revidenta konstatējumiem un secinājumiem ir iekļautas kopsavilkuma ziņojumā par ģenerāldirektoru gada darbības pārskatiem. Šajā kopsavilkuma ziņojumā, kas ir pieņemts tajā pašā laikā, Komisija pauž nostāju par transversāliem jautājumiem, kurus izvirzījis iekšējais revidents, Eiropas Revīzijas palāta un budžeta apstiprinātājiestāde vai kurus konstatējusi Revīzijas progresa komiteja un Budžeta ģenerāldirektorāta ģenerāldirektors savā pārskata ziņojumā.

2. DARBA VIDE UN REVīZIJAS PLāNS

2.1. Darba vide

Pārskatītie iekšējās kontroles standarti stājās spēkā 2008. gada sākumā. Ģenerāldirektorātus aicināja izvēlēties standartus, kuriem tie vēlas piešķirt prioritāti ar mērķi demonstrēt efektivitāti. Pēc vairāku ģenerāldirektorātu pieprasījuma BUDG ĢD izstrādāja pamatnostādnes par iekšējās kontroles sistēmu efektivitātes novērtēšanu, lai palīdzētu ģenerāldirektoriem veikt šo uzdevumu.

BUDG ĢD veica pārskatu par pašreizējo Komisijas riska pārvaldību, kas ir darbojusies trīs gadus un divus mēnešus.

SG un BUDG ĢD veica grozījumus norādījumos par gada darbības pārskatu sagatavošanu, jo īpaši attiecībā uz iekšējās kontroles standartu darbību un efektīvu īstenošanu, kā arī ziņošanu par gadījumiem, kas saistīti ar iestāžu reputāciju.

Komisija 2008. gada martā lēma par vairākiem pasākumiem, kas veicami saistībā ar iestāžu ētiku, ieskaitot plašas debates visos ģenerāldirektorātos par profesionālās ētikas principu paziņojuma projektu un ētikas korespondenta iecelšanu katrā ģenerāldirektorātā.

IRD turpināja saņemt pilnīgu Kolēģijas un Revīzijas progresa komitejas (RPK) atbalstu, kas tam palīdzēja saglabāt neatkarību un objektivitāti tā uzdevumu izpildē.

2.2. Iekšējās revīzijas procesa attīstība

IRD ārējais kvalitātes novērtējums tika pabeigts 2008. gada jūlijā, apstiprinot, ka IRD revīzijas darbība Komisijā kopumā atbilst Iekšējo revidentu institūta (IRI) standartiem un ētikas kodeksam. Turpmākie darbi pēc šī apstiprinājuma bija pārdomas par revīzijas jomas sīkāk izstrādātu definīciju, revīzijas tvēruma kvantitatīvs izvērtējums, pastiprināta plānošana un riska novērtējums, dodot priekšroku vienotas revīzijas pieejai, kā arī lietotāju grupas izveide revīzijas ziņojumu nolūkā, kura tālāk izstrādāja pārskatītu iekšējās revīzijas ziņojuma paraugu.

Bez tam, lai atbrīvotu līdzekļus papildu revīzijām un paplašinātu revīzijas tvērumu, jaunajā izpildes kontroles stratēģijā galvenokārt tiek izmantota vairāk uz risku balstīta pieeja. kas ir vērsta vienīgi uz augsta riska jomām un kurā galveno uzmanību pievērš to ieteikumu īstenošanai, kas klasificēti kā „izšķiroši” vai „ļoti svarīgi”.

Sadarbojoties IRD, Auditnet un ADMIN ĢD, tika izstrādāta pilnvērtīga profesionālās apmācības programma iekšējiem revidentiem. Šī programma ļauj visiem Komisijas iekšējiem revidentiem apgūt vajadzīgās prasmes divu vai trīs gadu laikā saskaņā ar IRI profesionālās prakses sistēmu, tādējādi atbilstoši sagatavojoties IRI sertifikācijas testa nokārtošanai.

2.3. IRD revīzijas plāna īstenošana

IRD stratēģiskais revīzijas plāns 2007.-2009. gadam, kas ir izstrādāts ciešā sadarbībā ar IRS, tika atjaunināts.

Kopumā 2008. gada darba programma tika īstenota 89 % apmērā, tostarp „C1” uzdevumi 100 % apmērā (tie RPK apstiprinātajā revīzijas plānā ir norādīti kā pabeidzami līdz 2008. gada beigām) 2008. gadā[2] tika pabeigti 93 ziņojumi (36 revīzijas ziņojumi, 51 izpildes kontroles ziņojumi, 2 pārskati, 1 konsultēšanas ziņojums un 3 vadības vēstules). Šo ziņojumu kopsavilkumi ir iekļauti pielikumā kopā ar sīku informāciju par pieņemšanas rādītajiem un, kur pieejams, ieteikumu īstenošanu.

IRD pabeigto ziņojumu saraksts |

ĢD | Uzdevums | Izstrādes datums (2008. gads, ja vien nav norādīts citādi) |

Administratīvās un citas atbalsta sistēmas |

ESTAT | Izpildes kontrole attiecībā uz vietējo IT pārvaldību* | 26. februāris |

EPSO | Ierosinātās organigrammas vienkāršots pašnovērtējums | 9. aprīlis |

ECFIN | Izvēlēto iekšējās kontroles standartu īstenošana ECFIN ĢD* | 11. aprīlis |

OPOCE | Iepirkums* | 7. maijs |

OIL | Plānoto iekšējās kontroles standartu vērtējums | 19. maijs |

ECFIN | Izpildes kontrole attiecībā uz vietējo IT pārvaldību ECFIN ĢD* | 27. jūnijs |

PMO | Komandējumi | 11. jūlijs |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Atgūtie līdzekļi | 7. oktobris |

DIGIT | Korporatīvā datu tīkla infrastruktūra un pakalpojumi | 17. oktobris |

SCIC | Izpildes kontrole attiecībā uz finanšu pārvaldību un iepirkumu | 3. decembris |

ADMIN | ADMIN-DS vadītās drošības uzraudzība | 11. decembris |

LS | Vietējie IT | 11. decembris |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Ētika Komisijā | 12. decembris |

DGT | Izpildes kontrole attiecībā uz pieprasījuma pārvaldību | 17. decembris |

BUDG | Vadības vēstule par ētiku Komisijā | 19. decembris |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Vadības vēstule par IT iepirkumu un pakalpojumu piegādi Komisijai | 19. decembris |

PMO | Izpildes kontrole attiecībā uz finanšu pārvaldības regularitāti un finanšu ciklu īstenošanu | 22. decembris |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, SJ, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, TAXUD, TRADE | Izpildes kontrole attiecībā uz IRD Iekšējās revīzijas struktūrvienības pašnovērtējuma apstiprinājumu | Vairāki datumi |

OLAF | Krāpšanas apkarošanas Informācijas sistēma (AFIS) | 2009. gada 21. janvāris |

OIB | Izpildes kontrole attiecībā uz plānoto iekšējās kontroles standartu vērtējumu | 2009. gada 22. janvāris |

OIB | Izpildes kontrole attiecībā uz iepirkuma līgumu pārvaldību | 2009. gada 23. janvāris |

Iekšējā politika |

PHEA | Veselības un patērētāju izpildaģentūra | 24. janvāris |

INFSO | Pētniecības informācijas sistēmu vadība | 31. marts |

SANCO | Izpildes kontrole attiecībā uz SPP/ABM cikla lietderību un efektivitāti | 1. aprīlis |

TREN | Izpildes kontrole attiecībā uz SPP/ABM cikla lietderību un efektivitāti | 11. aprīlis |

EACI | Izpildes kontrole attiecībā uz EACI | 18. aprīlis |

RTD | Pētniecības informācijas sistēmu pārvaldība | 22. aprīlis |

EAC | Otrā izpildes kontrole attiecībā uz padziļināto revīziju | 25. aprīlis |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Vadības vēstule par starpģenerāldirektorātu Septītās pamatprogrammas IT pārvaldību | 26. maijs |

COMP | Izpildes kontrole attiecībā uz SPP/ABM cikla lietderību un efektivitāti, kā arī pārvaldību, kuras pamatā ir konkrēti pasākumi | 29. maijs |

MARKT | Izpildes kontrole attiecībā uz vietējo IT pārvaldības procesu | 17. jūnijs |

ENV | CITL pārvaldība ENV ĢD* | 10. jūlijs |

JLS | Izpildes kontrole attiecībā uz IT pārvaldību | 14. jūlijs |

JLS | Dotācijas saskaņā ar Eiropas Bēgļu fonda dalīto pārvaldību | 4. novembris |

COMP | Naudas sodu atmaksa | 13. novembris |

JLS | IT iepirkums | 17. novembris |

INFSO | Izpildes kontrole attiecībā uz ex post kontrolēm (2006. gads) | 8. decembris |

EACEA | Dotāciju pārvaldība, piešķiršana un līgumu slēgšana | 11. decembris |

RTD | Izpildes kontrole attiecībā uz ex post kontroli (2006. gads), kā arī finanšu cikliem un finanšu pārvaldību (2007. gads) | 11. decembris |

TREN-TEN-T | TREN-TEN-T izpildaģentūras revīzija | 16. decembris |

SANCO | Izpildes kontrole attiecībā uz lielām IT sistēmām | 2009. gada 21. janvāris |

SANCO | Dotāciju pārvaldība pārtikas nekaitīguma, dzīvnieku veselības un labturības un augu veselības jomā | 2009. gada 30. janvāris |

Strukturālie pasākumi |

REGIO | Pārskats par finanšu korekcijām un atgūtajiem līdzekļiem struktūrfondu jomā | 14. novembris |

EMPL | Pārskats par finanšu korekcijām un atgūtajiem līdzekļiem struktūrfondu jomā | 14. novembris |

REGIO | Iekšējās kontroles sistēma jauna struktūrfondu plānošanas perioda pārvaldībai. 1. fāze | 19. novembris |

EMPL | Iekšējās kontroles sistēma jauna struktūrfondu plānošanas perioda pārvaldībai. 1. fāze | 19. novembris |

REGIO | Izpildes kontrole attiecībā uz finanšu korekcijām Kohēzijas fondā (2006. gads) | 12. novembris |

Ārējā politika |

AIDCO | Otrā izpildes kontrole attiecībā uz padziļināto revīziju | 20. jūnijs |

AIDCO | C direktorāta finanšu pārvaldības procedūras saistībā ar tās decentralizētajām delegācijām** | 30. jūnijs |

AIDCO | Reģionālo projektu finanšu pārvaldība | 18. jūlijs |

ELARG | Izpildes kontrole attiecībā uz ex post kontroles darbībām | 18. jūlijs |

ELARG | Gatavības novērtējums un pakāpeniska delegāciju izvietošana Balkānos | 17. decembris |

AIDCO | B direktorāta galvenās finanšu programmas | 22. decembris |

AIDCO, ECHO | Izpildes kontrole attiecībā uz FAFA īstenošanu | 2009. gada 22. janvāris |

RELEX | Izpildes kontrole attiecībā uz ex post kontroles darbībām | 2009. gada 23. janvāris |

* Apvienotā revīzija un izpildes kontroles ziņojums kopā ar attiecīgā ģenerāldirektorāta Iekšējās revīzijas struktūrvienību (IRS).

** Revīziju veikusi AIDCO ĢD IRS sadarbībā ar IRD.

2.4. Revīzijas objektu un iesaistīto pušu viedokļi un ieteikumu pieņemšanas rādītājs

Revidējamie 2008. gadā pieņēma 99,4 % revīzijas ieteikumu.

Komisijas un izpildaģentūru revīzijas |

Ieteikumi | Pieņemti | Noraidīti | % | Kopā |

Izšķirošs | 0 | 0 | 0 | 0 |

Ļoti svarīgs | 150 | 2 | 46 | 152 |

Svarīgs | 160 | 0 | 49 | 160 |

Vēlams | 15 | 0 | 5 | 15 |

Atbildēs, ko revidējamie sniedza par revīzijas tvērumu un izpildi, vidējais rezultāts bija 1,74 skalā no 1 (visaugstākais) līdz 4 (viszemākais), salīdzinot ar 1,86 2007. gadā un 1,95 2006. gadā. Saskaņā ar nesen veiktas iesaistīto pušu aptaujas rezultātiem 2009. gada sākumā 90,8 % uzskatīja, ka IRD ir skaidra revīzijas stratēģija, 83,1 % uzskatīja, ka revīzijas tiek veiktas godīgi, objektīvi un taisnīgi, un 61,5 % uzskatīja, ka IRD ieteikumi ir lietderīgi, bet kopumā 86,2 % uzskatīja, ka IRD darbs uzlabo pārvaldības un kontroles sistēmu kvalitāti Komisijā.

3. GALVENIE KONSTATēJUMI UN IETEIKUMI

Ētika

Komisijas ētikas sistēmas revīzijā divos horizontālajos un četros operatīvajos ģenerāldirektorātos tika izdarīts secinājums, ka ētikas sistēma ir pietiekami stabila un pilnvērtīga un ka revidējamos ģenerāldirektorātos nesen tika veikti vai pašlaik tiek veikti daudzi papildu pasākumi, kas palielina informētību par ētiku vai uzlabo ētikas sistēmu.

Revīzijā tika konstatēts, ka jāturpina izskaidrot esošos tiesību aktus, tostarp par dāvanām, viesu uzņemšanu un ziņošanu par interešu konfliktiem, sniedzot centrālo ģenerāldirektorātu atbalstu un intensīvāk uzraugot īstenošanu.

Darbinieku informētība par saviem pienākumiem gan tagad, gan pēc darba Komisijā, un domu apmaiņa ar darbiniekiem par izpildes pasākumiem tiek pastāvīgi uzlabota.

Iepirkumu un dotāciju pārvaldība

Revīzijas par IT iepirkumu un pakalpojumu piegādi tika pabeigtas ar revīziju vienā operatīvajā ģenerāldirektorātā un vadības vēstuli par IT iepirkumu un pakalpojumu piegādi.

Šīs jomas uzlabojumu centrā ir bijusi centrālās vadības nostiprināšana, lai sniegtu atbalstu un padomus, kā arī ciešāka sadarbība Komisijas līmenī, lai nodrošinātu, ka prioritātes tiek izvirzītas optimāli un tiek panākts visizdevīgākais risinājums, kā arī nodrošinātu lielāku ģenerāldirektorātu augstāko amatpersonu līdzdalību piegādes stratēģiju izstrādē un īstenošanas uzraudzībā.

Papildus IT iepirkuma ziņojumiem divas kontroles revīzijas un trīs jaunas revīzijas tika veiktas attiecībā uz iepirkuma un/vai dotāciju pārvaldības procesiem. To problēmu skaitā, ko noteica šajās revīzijās, bija koncentrēšanās uz ierobežotu līgumslēdzēju skaitu (kā gadījumā ar IT iepirkumu), ko varētu risināt ar oficiālu ārpakalpojuma stratēģiju. Tika norādīts arī uz to, ka trūkst konsolidētas iepirkuma rokasgrāmatas, vispārējas vadības informācijas sistēmas un integrētas visaptverošas fondu revīzijas stratēģijas, tāpat tika uzsvērta vajadzība uzlabot darba uzdevums un tehniskās specifikācijas, atbilstoši uzraudzīt ziņošanu par līgumiem un labāk sadalīt darba slodzi.

Izpildaģentūras

Tā kā izpildaģentūru skaits turpina augt, ar tām saistītie kontroles un revīzijas jautājumi arvien biežāk nonāk uzmanības centrā.

2008. gadā tika veiktas četras izpildaģentūru revīzijas, un tās attiecās uz iekšējo kontroles sistēmu, dotāciju pārvaldību, piešķiršanu un līgumu slēgšanu, kā arī uz administratīvo budžetu vai atgūtajiem līdzekļiem[3]. Lai arī kopējie rezultāti bija pietiekami labi, konstatējumus galvenokārt iespaidoja fakts, ka ilgstošā aģentūru darba uzsākšanas fāze radīja neatbilstību Finanšu regulai par izpildaģentūrām (piemēram, „četru acu” principam) vai juridiskajam pamatam (Koordinācijas komitejas izveidošana, budžetu publicēšana un starptautisko grāmatvedības standartu ievērošana). Tāpat šajā ieilgušajā fāzē netika veikts fiksēto aktīvu pārvedums no atbildīgā ģenerāldirektorāta uz tā izpildaģentūru vai arī radās vajadzība pilnveidot un saskaņot atbildīgā ģenerāldirektorāta procedūras.

IT jautājumi

Aptverošas revīzijas, kas attiecas uz citiem IT jautājumiem (kas nav saistīti ar iepirkumu), tika turpinātas ar vienu vadības vēstuli, sešiem revīzijas ziņojumiem un piecām kontroles revīzijām.

Tika izstrādāti pieci izpildes kontroles ziņojumi par vietējo IT pārvaldību. Trīs lietās attiecīgie rīcības plāni bija gandrīz pilnībā īstenoti. Tomēr vienā lietā gandrīz puse pasākumu tika aizkavēti, un trīs citās lietās ieteikumus joprojām turpināja īstenot.

Divos jaunos ziņojumos bija apskatīta pētniecības informācijas sistēmu pārvaldība. Vienā no tiem tika izdarīts secinājums, ka saskaņotu darbības procesu trūkuma dēļ nebija pamatotas ticamības pārbaudītajiem procesiem. Biežāk sastopamie riski bija projektu kavējumi, iespējama sistēmu nepieejamība un dažādu IT moduļu nesavietojamība. Starp izplatītākajām bīstamībām bija arī tādi drošības jautājumi kā IT līdzekļu nepietiekama aizsardzība un kontroles trūkums, kura garantētu datorprogrammu un fizisko IT līdzekļu drošību. Šo divu revīziju rezultāti noveda pie viedokļiem par sistēmu, kurus attiecīgie ģenerāldirektorāti ņem vērā, lai paplašinātu apvienoto IT projektu koordinācijas komitejas lomu ar nolūku pārraudzīt visas kopējās un kopīgi izmantojamās IT sistēmas un projektus pētniecības grupā un, lai izstrādātu IT sistēmu struktūru, kas nodrošinātu darbības procesa saskaņotību un IT savietojamību.

Korporatīvais datu tīkls ir viens no septiņiem korporatīvajiem IT pakalpojumiem, kurš ir apzīmēts kā visai Komisijai izšķirīgsdarbības nepārtrauktības plānu kontekstā. Par korporatīvā datu tīkla darbību varēja paust pamatotu pārliecību, taču tīkla pārvaldībā ir nepieciešami uzlabojumi (kas panākami, stiprinot tīkla konfigurāciju izmaiņu pārvaldību un nodrošinot lietotājiem izsmeļošu piedāvāto pakalpojumu sarakstu) un datorprogrammu drošības pasākumi (cita starpā pieņemot centrālos drošības standartus un pamatnostādnes, lai nodrošinātu sistēmu drošību un pakalpojumu nepārtrauktību). Revīzijā tika norādīts uz pārvaldības problēmām informācijas sistēmu drošības jomā, kuru rezultātā ievērojami tiek kavēta īstenošanas noteikumu izstrāde un, būtībā, arī noteiktu drošības pasākumu īstenošana. Lai risinātu šo jautājumu, revīzijā tika īpaši ieteikts turpināt ADMIN/DS un DIGIT nozīmes skaidrošanu attiecībā uz IT drošību un ciešu, strukturētu sadarbību starp ADMIN/DS un DIGIT IT drošības standartu izstrādē, balstoties uz pieejamām zināšanām.

Atgūtie līdzekļi un finanšu korekcijas

Revīzijā divos horizontālos un četros operatīvos ģenerāldirektorātos tika aplūkota centralizētās vadības pārmaksāto summu atmaksāšanas pārvaldība[4]. Par katru atmaksāšanas procesa fāzi tika sniegti ieteikumi: dažos operatīvos ģenerāldirektorātos ir vajadzīgi labāki uzraudzības instrumenti, lai nodrošinātu sīkāku un aktuālāku informāciju, ar kuras palīdzību noteikt nepamatoti izmaksātās summas; ieņēmumu prognožu sistemātiskāka sagatavošana un izpildes kontrole ir vajadzīga, lai nodrošinātu, ka tiek sagatavoti visi iekasēšanas rīkojumi līdztekus ar iepriekšējas informācijas vēstuļu un iekasēšanas rīkojumu termiņu stingru uzraudzību; un kavējumi atgūšanas procesos jāsaīsina, veicot sistemātiskāku uzraudzību. Šajā kontekstā pārbaudāmajā izpildaģentūrā tika norādīts uz vienu būtisku jautājumu: tā kā izpildaģentūrām ir juridiskas personas statuss un tādējādi arī savas juridiskās struktūrvienības, Komisija nav atbildīga, ja aģentūra izdod iekasēšanas rīkojumu vai uz to attiecīgu lēmumu, kuru apstrīd līgumslēdzējs. Dažos gadījumos pastāv risks, ka nepamatoti izmaksātu līdzekļu atgūšana varētu nebūt efektīva. Nepastāvot juridiskiem ierobežojumiem, šo risku var samazināt, noslēdzot līgumu par pakalpojumu apjomu starp izpildaģentūrām un Komisijas Juridisko dienestu, kas izstrādā nosacījumus, saskaņā ar kuriem dienests atgūšanas procesā aģentūrām sniegs juridisko atbalstu.

Divos pārskatos pievērsās finanšu korekcijām un atgūstamajiem līdzekļiem struktūrfondos. Par struktūrfondiem atbildīgie ĢD ir veltījuši ievērojamus pūliņus, lai prasītajos termiņos īstenotu darbības, kas noteiktas rīcības plānā, un lai IRD izprastu finanšu korekciju procesu sarežģītību gan Komisijas līmenī, gan saistībā ar dalībvalstu sniegtajiem ziņojumiem. Ziņojumos tika iekļauti aplūkojamie jautājumi par vajadzību veidot saskaņotu pieeju ieņēmumu prognozes uzskaites brīdim un ziņojumu sniegšanas procedūrai par finanšu korekcijām BUDG ĢD reizi ceturksnī. Pārskati par visām iespējamām finanšu korekcijām un revīziju savlaicīgumu, veicot ieguldījumu finanšu korekciju procesā, ievērojami palielinās Komisijas uzraudzības spēju.

Revīzijā par soda naudu atgūšanu netika konstatēti nopietni trūkumi atgūšanas procesa efektivitātē.

„PMO” (finanšu pārvaldība un finanšu cikli )

Finanšu ciklu un finanšu pārvaldības kontroles revīzijās PMO tika nonākts pie secinājuma, ka ieteikumi nav tikuši pienācīgi un efektīvi īstenoti. Par iemeslu tam daļēji bija grūtības, ar kurām saskārās laikā, kad tika ieviestas jaunas karjeras, tiesību un atalgojuma pārvaldības ( SYSPER2 , IRIS un NAP ) IT sistēmas. Arvien saglabājās vajadzība nodrošināt personas datu kvalitāti (precizitāti un pilnīgumu), iesaistīto sistēmu savietojamību un to, lai visi vajadzīgie uz personu attiecīgie dokumenti tiktu uzturēti vienotā, visaptverošā informācijas sistēmā. Citi atklātie ieteikumi attiecas uz nepieciešamību pastiprināt operatīvās un ex post kontroles un darbinieku lietu pārvaldību, kā arī izveidot papildinātu tabulu ar pastarpināti deleģētiem pienākumiem, procedūru, kontrolsarakstu dokumentēšanu un kā arī atjauninātiem darba aprakstiem.

Revīzijā tika ieteikts komandējumu izdevumu maksājumu pārvaldībā uzlabot ex ante kontroles sistēmu, lai samazinātu kļūdu skaitu un pakāpeniski apmācītu maksājumu ierēdņus nolūkā izvairīties no kļūdainas un vairākkārtējas atmaksāšanas. PMO vadība izstrādāja rīcības plānu šo jautājumu risināšanai.

Drošība

IDR revīzija par drošības uzraudzību Komisijā, ko vada ADMIN ĢD Drošības direktorāts, sniedza vairākus ieteikumus attiecībā uz, cita starpā, vajadzību uzlabot tiesisko regulējumu un divpusējus nolīgumus, vietējo drošības darbinieku darba aprakstu un pienākumu noteikšanu, drošības pilnvarojuma procesu, sistemātisku ziņošanu par drošības īstenošanas darbu Komisijā kopumā un drošības noteikumus attiecībā uz sensitīvas neklasificētas informācijas aizsardzību. Šīs revīzijas rezultāti tiks iekļauti vadības pārskatā par drošības politiku Komisijā.

Ārējā politika

Izpildes kontroles ziņojumos par ārējo politiku tika konstatēts, ka Komisijai būtu jāpievērš īpaša uzmanība iepriekšējo ieteikumu īstenošanai šajā jomā[5].

Finanšu un administratīvā pamatnolīguma ( FAFA ) kontroles revīzija apstiprināja, ka būtiski sasniegumi bija ļāvuši slēgt piecus no astoņiem ieteikumiem. Tomēr īstenošana notika ar nokavēšanos, jo īpaši attiecībā uz neizpildītu ieteikumu vienoties par turpmāku ANO apliecinājumu par revīzijas ieteikumu ievērošanu.

Tika veiktas trīs jaunas revīzijas[6] ārējās politikas jomā, divās no tām tika sniegts daļēji neapmierinošs revīzijas atzinums. Reģionālo projektu pārvaldības revīzijas gadījumā tam par iemeslu bija nozīmīgi apsvērumi saistībā ar DAK (Dienvidāfrikas Attīstības kopiena) Sekretariātu un situāciju, kādā atrodas EK delegācija Botsvānā. Citi izvirzītie jautājumi bija akūts darbinieku trūkums, ilga projekta sākuma fāze, EAF (Eiropas Attīstības fonda) un DAK pilnveidotu procedūru trūkums, ierobežota valstu un reģionālo elementu integrācija un uzraudzības mehānismu nostiprināšana attiecībā uz apvienotām vadībām, kas saistītas ar ĀKK reģionālajām organizācijām. Latīņamerikas programmas finanšu pārvaldības revīzijā daļa, kuru revīzijas atzinumā novērtēja kā neapmierinošu un kuru revidējamais apstrīdēja, attiecās uz nepilnībām, ko atklāja Latīņamerikas delegāciju decentralizētajā pārvaldībā: neapmierinošs ex ante novērtējums par atbilstību Finanšu regulai un citi trūkumi, kas ievērojami mazina paredzēto ticamību galvenajās kontroles jomās (piemēram, neapmierinoša projekta un portfeļa uzraudzība, kā arī zema obligāto projekta revīziju kvalitāte).

Izpildes kontrole

Neraugoties uz jaunu, vairāk uz risku balstītu, izpildes kontroles stratēģiju, ievērojama revīzijas darba daļa vēl arvien ir saistīta ar izpildes kontroli. Svarīgs pasākums bija 2007. gada IRS ārējā kvalitātes pārskata izpildes kontrole. Rezultāts kopumā bija labs, ļoti daudzās Iekšējās revīzijas struktūrvienībās (26 no 29) vēl bija jāpabeidz vai daļēji jāīsteno ne vairāk kā divi ieteikumi.

Pārējās izpildes kontroles revīzijās tika atklāti vienpadsmit gadījumi (attiecībā uz AIDCO , EAC , ECFIN , ELARG , OIB , PMO , RELEX , RTD un SANCO ), kuros vairāk kā viens ieteikums vēl nebija īstenots. Piecos no šiem gadījumiem (attiecībā uz OIB , PMO , AIDCO/ECHO un ELARG ) virzība, kas notikusi īstenošanas jomā bija acīmredzami nepietiekama, vairāk kā puse ieteikumu vēl nebija īstenoti.

Sīkāks progresa ziņojums tiek sūtīts RPK divas reizes gadā. Pēdējā ziņojumā tika norādīts, ka 29 % ieteikumu (divi no trijiem izšķirošiem un 41 no 147 ļoti svarīgiem ieteikumiem) bija jāīsteno pirms vairāk kā sešiem mēnešiem (salīdzinot ar 25 % pirms gada – septiņi no 14 izšķirošiem un 37 no 138 ļoti svarīgiem ieteikumiem).

4. SECINāJUMI

Pamatojoties uz Komisijas 2008. gadā pabeigtajām revīzijām un pārskatiem, kā arī uz citu ar to saistīto darbu, var izdarīt šādus secinājumus:

1. secinājums: virzība uz priekšu ir notikusi, bet vēl nepieciešami uzlabojumi

Revīziju, pārskatu un konsultēšanas darba gaitā IRD konstatēja turpmākus uzlabojumus Komisijas iekšējās kontroles sistēmā. 2007. gadā tika sniegti seši izšķiroši ieteikumi, bet 2008. gadā - neviens. Neapmierinošu vai daļēji apmierinošu atzinumu skaits jauno revīziju ziņojumos samazinājās no sešiem 2007. gadā līdz četriem 2008. gadā. Tomēr joprojām ir nepieciešams turpināt uzlabojumus.

Piemēram, vēl var uzlabot dažus finanšu pārvaldības aspektus.

- Ievērojama virzība uz priekšu notikusi attiecībā uz Komisijas atgūto līdzekļu/finanšu korekciju statistikas pilnīgumu un saskanīgumu. Piemēram, REGIO ĢD un EMPL ĢD sadarbībā ar BUDG ĢD ir apņēmušies izveidot kopēju tabulu par finanšu korekcijām (jau veiktajām vai tām, kas tiek veiktas pašlaik), tas ievērojami veicinās revīziju izsekošanu vairāku gadu kontrolēs dalītas pārvaldības apstākļos. Tomēr centralizētas pārvaldības jomās neizpildītie iekasēšanas rīkojumi ir jāfiksē. Tādējādi iekšējās atgūšanas procedūras ir jāvienkāršo un jāsaīsina.

- Nepieciešams atkārtoti novērtēt, vai ir lietderīgi piemērot 2 % robežkļūdu visur - gan standarta finanšu darījumos, gan noteiktos īpaši sarežģītos vai īpaši sensitīvos projektos. Ierosinātais jēdziens „pieļaujamais kļūdas risks” – ja un kad tas tiks apstiprināts Padomē un Parlamentā – būtu lietderīgāks un nākotnē uzlabotu sasniedzamo finanšu pārvaldības pamatotas ticamības līmeni noteiktās jomās.

- Uzmanība tika vērsta uz vajadzību nepārtraukti uzraudzīt iepirkumu procedūras, jo īpaši tad, ja galvenās ārpakalpojumu daļas tiek piešķirtas ierobežotam dalībnieku skaitam, pakļaujot Komisiju tirgus koncentrācijas riskam.

Attiecībā uz drošību ir ticis panākts ievērojams progress, un kontroles revīzijas ir apstiprinājušas, ka tagad ir novērstas grūtības, ar kurām saskārās, nodrošinot, ka attiecīgā Komisijas delegācija ir atbilstoši apgādāta, lai apstrādātu ES klasificēto informāciju. Revīziju konstatējumi ir arī palīdzējuši vispārējā Komisijas drošības politikas pārskata izstrādē 2008. gadā.

Ētikas standartiem jāpievērš nepārtraukta uzmanība, un gada laikā ir izvērstas iniciatīvas ģenerāldirektorātu un centrālajā līmenī, lai turpinātu stiprināt Komisijas ētikas sistēmu un paaugstināt darbinieku informētību. IRD vēl nav sniedzis revīzijas atzinumu par Komisijas ētikas sistēmu, bet sekos darbības grafikam līdz 2010. gada beigām.

Savlaicīga izšķirošo un ļoti svarīgo ieteikumu īstenošana Komisijas dienestiem ir pastāvīga problēma. RPK ar IRD atbalstu kontrolē to, kā ģenerāldirektorāti īsteno savus rīcības plānus. Tā izdod atgādinājumus, kas adresēti attiecīgo jomu atbildīgajiem komisāriem, kuri parasti efektīvi uzlabo izpildes kontroli un veicina nenovērstu risku atkārtotu novērtēšanu.

2. secinājums: IT

Plašas revīzijas par IT jautājumiem parāda, ka lietderīga un efektīva IT vide ir nozīmīga Komisijas politikas veiksmīgai īstenošanai. Arvien svarīgāki šķiet lielāki pūliņi iepriekšējo ieteikumu izpildes kontrolē, integrētu sistēmu pieeja, lai nepārtraukti gūtu pārskatu par visām IT izstrādēm, un vispārēju drošības pasākumu nepieciešamība, lai nodrošinātu, cita starpā, darbības nepārtrauktību. Svarīgs panākumu faktors ir arī labāka projektu un pakalpojumu sniedzēju pārvaldība.

3. secinājums: Nostiprināta revīzijas kultūra

IRD otrais ārējās kvalitātes pārskats parādīja, ka dienests pilnībā atbilst „Starptautiskajiem iekšējās revīzijas profesionālās prakses standartiem”. IRD ir integrēts un zināms pozitīvo pārmaiņu virzītājspēks Komisijā, kas kopā ar Iekšējās revīzijas struktūrvienībām aptver visus 2007.-2009. gada stratēģiskajā revīzijas plānā konstatētos riskus.

Lai gan IRD revīzijas plānā liela uzmanība ir pievērsta finanšu pārvaldībai, tajā ir iekļautas arī tādas jomas kā administrācijas pārvaldība (piemēram, ētika) IT, drošība un pasākumi (piemēram, EK tiesību aktu īstenošana). Kā minēts iepriekš, IRD revīzija palīdz vērst uzmanību uz riskiem un jomām, kurās uzlabot riska kontroli – tādēļ ir svarīgi, lai ar finansēm nesaistīta riska kontrolei arī turpmāk būtu pievērsta nepastarpināta Komisijas uzmanība.

[1] Šajā ziņojumā ir iekļauti arī daži ziņojumi, kuru projekti izstrādāti tika 2008. gadā, bet pabeigti 2009. gadā.

[2] Šajā ziņojumā ir iekļauti arī daži ziņojumi, kuru projekti tika izstrādāti 2008. gadā, bet pabeigti 2009. gadā.

[3] Skatīt iedaļu par atgūtajiem līdzekļiem.

[4] Revīzija ietvēra arī atlīdzināmu aizdevumu atgūšanu (saistībā ar MEDIA projektiem).

[5] Otrajā izpildes kontroles ziņojumā par padziļināto AIDCO ĢD revīziju sešu no 22 ieteikumu īstenošanas sākotnējais termiņš bija novēlots par vairāk kā gadu, bet gadījumā ar izpildes kontroles ziņojumu par ex post kontroli ELARG ĢD desmit no 15 ieteikumiem arvien vēl tika īstenoti, bet divus pārveidoja par jauniem ieteikumiem.

[6] Vienu no tiem veica AIDCO ĢD IRS sadarbībā ar IRD.