·ESDAR nodaļa, kas piemērojama attiecībā uz ES struktūrām un aģentūrām krimināltiesību izpildes jomā, ir funkcionāli līdzvērtīga LED, kas attiecas uz šādām struktūrām un aģentūrām. Tomēr kā tieši piemērojama regula tā ir formulēta citādi. Tajā paredzēti vispārīgi noteikumi, kas vajadzības gadījumā jāpapildina ar konkrētiem noteikumiem to struktūru un aģentūru dibināšanas aktos, kuras darbojas attiecīgajā jomā. Regula nodrošina pielāgotu režīmu operatīvo personas datu apstrādei, ņemot vērā šīs nozares specifiku, piemēram, noteikumus par datu subjektu informēšanu, kas nodrošina izmeklēšanas aizsardzību.

Lai nodrošinātu konsekventu pieeju personas datu aizsardzībai un to brīvai apritei Eiropas Savienībā, ESDAR ir pēc iespējas saskaņota ar datu aizsardzības noteikumiem, kuri pieņemti attiecībā uz publisko sektoru un noteikti VDAR un LED. Ikreiz, kad saskaņā ar ESDAR tiek ievēroti tie paši principi, kas noteikti VDAR, tie arī jāinterpretē tādā pašā veidā, jo ESDAR jāuztver kā ekvivalenta VDAR. To pašu var attiecināt uz noteikumiem, kas saskaņoti ar LED.

Datu aizsardzības regula Eiropas Savienības iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām (ESDAR) ir galvenais datu aizsardzības regulējums ES iestādēm, struktūrām, birojiem un aģentūrām (EU institutions, bodies, offices and agencies — EUIB), kad tie apstrādā personas datus kā pārziņi vai apstrādātāji. Regula ir ES līmeņa labas pārvaldības un labas administratīvās rīcības pīlārs. Regulu piemēro kopš 2018. gada 11. decembra, kad ar to tika atcelta un aizstāta tās priekštece — Regula (EK) Nr. 45/2001.

3.1EUIB kā pārziņu loma

EUIB vispārējās atsauksmes liecina, ka pirmajos ESDAR piemērošanas gados ir sekmīgi veicināta to vispārējās datu aizsardzības kultūras stiprināšana. Šajā sakarā 94 % EUIB norādīja, ka ESDAR stāšanās spēkā zināmā vai lielā mērā palielināja viņu organizāciju informētību par datu aizsardzības noteikumiem. Kopumā EUIB norādīja, ka ESDAR ir bijusi pozitīva ietekme uz to datu aizsardzības politiku, un EUIB darbinieki tagad ir labāk informēti par savu organizāciju kā datu pārziņu atbildību un par personas datu apstrādes prasībām.

EUIB kā galveno ESDAR ietekmi, salīdzinot ar atcelto Regulu (EK) Nr. 45/2001, minēja novērtējumu par ietekmi uz datu aizsardzību veikšanu, datu aizsardzības pārkāpumu konstatēšanu un pārvaldību, kā arī to, ka tiek ņemta vērā integrēta datu aizsardzība un datu aizsardzība pēc noklusējuma. ESDAR, tāpat kā VDAR, padara uzskatāmāku kopīgas kontroles iespēju — vairākas organizācijas kopā nosaka personas datu apstrādes nolūkus un līdzekļus. EDAU ir nodrošinājis pamatnostādnes par šo tēmu, un Komisija ir izstrādājusi iekšējās veidnes kopīgas kontroles pasākumiem.

Lai gan papildu pārskatatbildības prasības, kas nepieciešamas, lai apliecinātu EUIB atbilstību ESDAR, kopumā tika novērtētas atzinīgi, daži EUIB norādīja, ka ESDAR noteikumi ir palielinājuši darba slodzi. Tie arī norādīja, ka ESDAR ietver salīdzinoši sarežģītus noteikumus, kas nozīmē, ka ir nepieciešamas lielākas zināšanas EUIB vidū, tostarp to datu aizsardzības speciālistiem (DAS), kā arī datu aizsardzības koordinatoru (DAK) tīklos tajos EUIB, kuriem ir šādi tīkli.

Visi EUIB, izņemot divus no tiem, savus apstrādes darbību ierakstus glabā centrālā reģistrā. Lai gan tā nav konkrēta prasība saskaņā ar ESDAR, tā ir laba prakse, ko ieteicis arī EDAU. Turklāt saskaņā ar iepriekšējo regulu 72 % EUIB ir pārveidojuši visus savus paziņojumus DAS par ierakstiem. Tiem, kuri vēl nav izpildījuši šo uzdevumu, jāpārskata un jāatjaunina apstrādes darbību dokumentācija, lai nodrošinātu, ka tā ir pilnīga un atjaunināta.

3.2Datu subjektu tiesību īstenošana

ESDAR sniedz datu subjektiem plašu tiesību kopumu attiecībā uz viņu personas datu apstrādi saskaņā ar VDAR. EUIB kā pārziņiem ir īpašs pienākums atvieglot šo tiesību īstenošanu. Rezultātā 96 % EUIB norādīja, ka ir īstenojuši informētības veicināšanas pasākumus, piemēram, atjauninājuši publiski pieejamo informāciju par savām apstrādes darbībām, informatīvos ziņojumus vai rokasgrāmatas datu subjektiem.

Vairāki EUIB, piemēram, Komisija, Eiropas Centrālā banka un Eiropas Ārējās darbības dienests, ziņoja, ka laikā no 2018. līdz 2021. gadam ir nepārprotami pieaudzis no fiziskām personām saņemto pieprasījumu skaits. Tomēr citiem, piemēram, Eiropas Savienības Tiesai, Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejai un Eiropas Savienības Patvēruma aģentūrai, attiecīgie skaitļi bija stabili vai svārstījās bez skaidras tendences. Pagaidām nav iespējams saskatīt skaidru datu subjektu pieprasījumu skaita tendenci pēc ESDAR stāšanās spēkā, ņemot vērā, ka dažādu veidu pieprasījumu reģistrēšana dažādos EUIB atšķiras.

3.3Datu subjekta tiesību ierobežošana, izmantojot iekšējus noteikumus

ESDAR, līdzīgi kā VDAR, paredz iespēju ierobežot noteiktu datu subjektu tiesības. To var izdarīt ar tiesību aktu un iekšēju noteikumu starpniecību. Uz šādiem iekšējiem noteikumiem attiecas stingri kritēriji. Tiem jābūt skaidriem un precīziem, un to piemērošanai ir jābūt paredzamai personām, uz kurām šādi noteikumi attiecas. Noteikumiem jābūt publicētiem Oficiālajā Vēstnesī, un tiem jāatbilst Pamattiesību hartā un Eiropas Cilvēktiesību un pamatbrīvību aizsardzības konvencijā noteiktajām prasībām.

Uz iekšējiem noteikumiem balstīti ierobežojumi var attiekties tikai uz EUIB darbību. Šo ierobežojumu ietvaros jāievēro pamattiesības, tiem jābūt demokrātiskā sabiedrībā nepieciešamiem un samērīgiem pasākumiem un jātiecas nodrošināt vienu no mērķiem, kas konkrēti uzskaitīti ESDAR. Ikvienam datu subjektam, kura tiesības tikušas ierobežotas, ir tiesības iesniegt sūdzību EDAU.

Lielākā daļa (84 %) EUIB ir pieņēmuši savus iekšējos noteikumus. Piemēram, šādi noteikumi ir ieviesti, lai ļautu atlikt informācijas sniegšanu personai, uz kuru attiecas iekšēja administratīva izmeklēšana. Citās jomās šādu noteikumu mērķis ir bijis nodrošināt nepārtrauktu efektīvu sadarbību ar dalībvalstīm tajās jomās, kurās EUIB darbības balstās uz informāciju, kas saņemta no dalībvalstu kompetentajām iestādēm. Piemēram, iekšējie noteikumi, ko Komisija pieņēmusi par personas datu apstrādi tās konkurences, krāpšanas apkarošanas un iekšējās revīzijas darbībās, paredz iespēju ieviest ierobežojumus datu subjektu tiesībām, ja personas dati tiek iegūti no dalībvalstu kompetentajām iestādēm. Šajos noteikumos ir paredzēta iespēja noteikt līdzīgus ierobežojumus, ja valsts iestādes jau ir tādus noteikušas, pamatojoties uz leģislatīvu pasākumu, kas ir iespējams saskaņā ar VDAR vai LED.

Ja EUIB ir pieņēmušas iekšējos noteikumus, kas ļauj ierobežot datu subjektu tiesības, tos parasti piemēro katrā gadījumā atsevišķi, kā to paredz iestāžu attiecīgie iekšējie noteikumi. Tomēr 69 % EUIB, kuros ir spēkā 25. panta noteikumi, ziņo, ka tie vēl nav izmantojuši minētos iekšējos noteikumus. Tie, kas tos ir izmantojuši, ir ziņojuši par mazāk nekā 10 ierobežojumiem, izņemot Eiropas Parlamentu un Komisiju. Nepieciešamība pēc ierobežojumiem ir biežāk radusies OLAF darbību ietvaros, jo​īpaši, ja tikusi atlikta datu subjektu informēšana par viņu personas datu apstrādi, kad izmeklēšana vēl ir agrīnā stadijā, lai netraucētu pierādījumu vākšanas darbības. OLAF piemēroja arī vairākus ierobežojumus attiecībā uz datu subjektu pieprasījumiem par piekļuvi to personas datiem, kas tika noraidīti tikai tādēļ, lai aizsargātu citu personu tiesības un brīvības, piem., gadījumos, kad, izpaužot datus, informators tiktu pakļauts represiju riskam.

EUIB iekšējie noteikumi parasti nosaka, ka EUIB jāinformē DAS par visiem piemērotajiem ierobežojumiem un jānodrošina DAS piekļuve konkrētajam ierakstam un visiem dokumentiem par attiecīgajiem ierobežojumiem.

3.4Datu aizsardzības speciālisti

Pienākums nodrošināt DAS ikvienā EUIB jau bija noteikts iepriekšējā regulā, proti, Regulā (EK) Nr. 45/2001. ESDAR ir piešķīrusi šai funkcijai lielāku pārskatāmību, ieviešot pārskatatbildības principu. Tas nozīmē, ka pārzinis ir atbildīgs par datu aizsardzības noteikumu ievērošanu, kā arī tam jāspēj apliecināt atbilstība šiem noteikumiem.

46 % ES iestāžu, struktūru, biroju un aģentūru to DAS tiek atbalstīti ar DAK tīklu vai līdzīgu struktūru starpniecību. Visticamāk, šādi tīkli parasti ir lielākiem EUIB (piem., Eiropas Parlamentam, Padomes Ģenerālsekretariātam, Komisijai un Eiropas Ārējās darbības dienestam (EĀDD)). EĀDD arī organizē un uztur datu aizsardzības korespondentu tīklu ES delegācijās.

Vairāki EUIB atzīmēja savu DAS (un līdz ar to arī DAK) pienākumu un darba slodzes pieaugumu. Tie atzina, ka jānodrošina DAS (un DAK) vairāk resursu, lai panāktu, ka tie var efektīvi īstenot EUIB datu aizsardzības politiku. Tika minēta arī nepieciešamība nodrošināt DAS neatkarību.

Šajā kontekstā ir vērojamas divas tendences. No vienas puses, ESDAR liek lielāku uzsvaru uz pārziņa pārskatatbildību, piem., atceļot iepriekšējo pārbaudes procedūru, kas pastāvēja saskaņā ar iepriekšējo regulu, proti, Regulu (EK) Nr. 45/2001, tādējādi samazinot administratīvo slogu. No otras puses, pārziņi lūdz DAS/DAK vairāk norādījumu par to, kā vislabāk nodrošināt atbilstību ESDAR. Šajā sakarā tika atzīmēts, ka EUIB DAS tīkls ir nodrošinājis svarīgu forumu, lai apspriestu un precizētu dažus juridiskus un tehniskus aspektus, kas raksturīgi datu apstrādei EUIB. Šis tīkls nodrošina platformu apmaiņai starp DAS un EDAU, kā arī starp pašiem DAS. Šī tīkla ietvaros tie pastāvīgi sadarbojas un parasti tiekas divas reizes gadā.

Vairāk nekā puse (54 %) EUIB ir piešķīruši lielākus resursus saviem DAS un datu aizsardzības funkcijām kopumā. Lielākā daļa (84 %) EUIB ir pielāgojuši savus iekšējos procesus, lai nodrošinātu, ka to darbinieki informē DAS un konsultējas ar tiem par jaunām personas datu apstrādes darbībām. To parasti dara, iekļaujot DAS, piemēram, izmaiņu pārvaldības procesos vai projektu vadības padomēs.