PALĀTAS APSVĒRUMI KOMISIJAS ATBILDES

Informācija Ticamības deklarācijas atbalstam

Pārskatu ticamība

20. Provizoriskie pārskati tika nosūtīti vēlu – 2004. gada 22. jūnijā (25). Šajā datumā tie vēl bija nepilnīgi (26). Pārskatu galīgās versijas ir jāizstrādā, vēlākais, līdz 2004. gada 15. oktobrim (27). Šie pārskati kopā ar finanšu pārvaldības ziņojumu (28) pirmo reizi ir publicēti Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī. Apsvērumi, kas ietverti Ticamības deklarācijas II punktā, ir balstīti uz šādiem konstatējumiem.

21. Summa 27,5 miljonu EUR apmērā iekasēšanas rīkojumiem, kas izdoti, bet vēl nav iekasēti 2003. gada beigās, neatbilst kopējai saņemamo summu vērtībai. 21.

a) Visas prasības, kas izriet no projektiem (avansi, kas jāatmaksā, nepiemēroti izdevumi utt.), nav reģistrētas Komisijas centrālajos dienestos vai delegācijās. Bieži gadās, ka delegācijas vienkārši reģistrē kā ienākumu (negatīvus maksājumus) summas, ko trešo pušu parādnieki ir faktiski atmaksājuši. Turklāt, tā kā nav procedūru, saskaņā ar kurām uzraudzīt prasījumus ārpus pārskatiem, Komisija nevar izteikt skaitļos faktisko parādu summu attiecībā pret projektiem 2003. gada beigās (29). (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) Attiecībā uz avansiem 400 miljonu EUR apmērā, kuri nebija nokārtoti vairāk kā 18 mēnešus, Komisija nav norādījusi kopējo neattaisnoto summu vērtību, kas ir jāatmaksā vai jānoskaidro. Palāta nevar noteikt, kura avansa daļa tādējādi ir atmaksājama un ietverama parādā. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. Naudas līdzekļi, kas tika pārskaitīti EIB 2003. gadā (209 miljoni EUR) un citām starptautiskām iestādēm iepriekšējos gados, bet ko šīs iestādes vēl nav pilnībā izmantojušas, neparādās bilances aktīvu daļā. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. Ņemot vērā Palātas iepriekšējos apsvērumus, Komisija 2003. gadā veica uz saņēmējvalstu vietējiem kontiem pārskaitīto Stabex fondu izmantošanas inventarizāciju. Vietējos maksājumus no šiem kontiem joprojām ir jāapstiprina delegācijām (sk. 63.-68. punktu). 2003. gada beigās informācija, ko Komisija saņēma no iesaistītajām ĀKK valstīm, joprojām bija nepilnīga. Palāta uzskata, ka pat gadījumā, ja rezultāti ir nepilnīgi, Komisijai nepieciešams ietvert šīs inventarizācijas rezultātus finanšu pārvaldības ziņojumā un jāsniedz detalizēta informācija ziņojumu pielikumos par finanšu realizēšanu. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Notikušo darījumu likumība un pareizība

24. Apsvērumi, kas aprakstīti Ticamības deklarācijas III punktā, ir balstīti uz EAF pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu analīzi, notikušo darījumu parauga izvērtēšanu, gada darbības pārskata un EuropeAid ģenerāldirektora deklarācijas analīzi. Galvenie secinājumi ir sniegti tālāk.

Pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu analīze

Pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu uzlabošana Komisijas līmenī

Iekšējo kontroles standartu ieviešana

25. 2003. gada laikā EuropeAid, kas ir atbildīga par EAF ieviešanu, turpināja ieviest dažādus Komisijas 2001. gadā noteiktos iekšējos kontroles standartus. Iekšējie kontroles standarti tiek ieviesti vienlaicīgi delegācijās un centrālajos dienestos līdz ar decentralizācijas procesu, kas netiks pabeigts līdz 2004. gada beigām. Centrālo dienestu līmenī Palāta var izstrādāt šādus secinājumus, kas galvenokārt tiek balstīti uz iekšējās kontroles standartu analīzes rezultātiem, ko veic dažādi Komisijas dienesti.

26. Katram ģenerāldirektorātam bija jāievieš atbilstoši pārraudzības pasākumi, un jo īpaši, ja nepieciešams, ex-post pārskatu par darījumu paraugu. Ex-post finanšu pārvaldības kontroles nodaļa tika izveidota 2003. gadā EuropeAid līmenī. Tās galvenie uzdevumi ir atklāt atkārtotās kļūdas finanšu pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmās un ieteikt pasākumus, lai labotu atklātās nepilnības. Saskaņā ar šo mērķi ex-post tika izvērtēti apmēram 1 800 riska darījumi. Izskatīšana attiecās uz iekasēšanas rīkojumiem, vēl saņemamām summām, nenokārtotiem avansiem, garantijām un galvojumiem. Ex-post izvērtēšanā tika panākti svarīgi secinājumi, ieskaitot apsvērumus par avansu un iekasējamo summu pārbaudēm. Saistībā ar EAF projektiem kā avansi, kas nebija atmaksāti vairāk kā 18 mēnešus, tika reģistrēti vairāk nekā 400 miljonu EUR. Turklāt dažādiem atbildīgajiem departamentiem ir lūgts atgūt vēl pienākošos 27,5 miljonus EUR. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. Pārraudzības pasākumus papildina ex-ante kontroles nodaļa, kas izveidota kā pagaidu piesardzības pasākums. Iekšējie kontroles standarti būtībā neparedz šādu ex-ante kontroles nodaļu. Nodaļa uzsāka darbu 2003. gada jūnijā EAF pilnvarošanas direktorātā un izvērtēja 540 no kopējiem 5 261 darījumiem (gan saistības, gan maksājumus). Nav atklātas nopietnas kļūdas ex-ante procedūras ietvaros.

28. Bez šīm divām nodaļām vēl pastāv citas aktivitātes, kas saistītas ar darījumu pārraudzību, piemēram, kontrollapu izveide saistībām un maksājumiem, nodaļu tikšanās un revīzijas vizītes delegācijās. Kopumā pārraudzība ir daudzpusīgāka nekā bija, bet tā joprojām nav saskaņota. Lai padarītu to efektīvāku, ir nepieciešama koordinēšana, lai noteiktu, kuras pārbaudes attiecas uz kuriem notikušo darījumu likumības un pareizības aspektiem. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. Saskaņā ar iekšējās kontroles standartiem, EuropeAid ir arī attīstījis iekšējās revīzijas funkciju. Tā rezultātā attiecībā uz EAF 2003. gadā delegāciju (viena revīzijas vizīte Mali) un centrālo dienestu darba apjoms tika izvērtēts decentralizācijas kontekstā, un tāpat arī saistībā ar pilnvarošanas direktorātu iekšējās kontroles standartu ieviešanu. Tāpat arī tika daudz paveikts, lai padarītu par iespējamu noteikt galvenos riskus un nepilnības EuropeAid pārraudzības sistēmās un kontroles mehānismos. 2002. gada pārskatā Palāta uzsvēra dažus no šiem riskiem un trūkumiem, jo īpaši tos, kas saistīti ar EAF apmaksāto pakalpojumu, darbu un piegāžu reālu pastāvēšanu. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. Kas attiecas uz ad hoc informāciju attiecībā uz pārvaldību, ārējā atbalsta pārvaldības ziņojumi (ĀAPZ), kas tika izstrādāti 2002. gada beigās (30), tika ieviesti 2003. gadā. Tie ir periodisks informācijas resurss, kas sniedz decentralizētajām delegācijām iespēju nosūtīt uz centrālajiem dienestiem vissvarīgāko informāciju attiecībā uz lielo projektu ieviešanu un ar šiem projektiem saistītiem maksājumiem un ārējām revīzijām. Ir ieviests standarta formāts, un delegācijas to izmanto. Tomēr 2004. gada martā Komisija vēl joprojām nebija saņēmusi pilnus ĀAPZ, lai gan to iesniegšanas termiņš bija 2004. gada 31. janvāris. ĀAPZ nodrošina centrālos dienestus ar vienreizēju informāciju par pārvaldību, turklāt ĀAPZ ir vieni no galvenajiem pamatelementiem, lai sagatavotu ģenerāldirektora gada pārskatu un deklarāciju. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. Kas attiecas uz ziņošanu par pārkāpumiem, kas ir viens no iekšējās kontroles standartiem, 2003. gadā OLAF tika nosūtīta informācija par trim krāpšanas gadījumiem saistībā ar EAF (Sjerraleone, Papua-Jaungvineja un Dominikas Republika). Delegācijas, kas ir tuvāk atbalsta saņēmējiem, ir vairāk pakļautas pārkāpumu riskam nekā centrālie dienesti (un ir arī labāk informētas par tiem). Komisijai tāpēc ir jāturpina uzlabot personāla informētību par šiem jautājumiem. Rīcības plānu ieviešana 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. Papildus iekšējās kontroles standartu ieviešanai Palāta izvērtēja arī rīcības plānus pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu nostiprināšanai. Rīcības plāni tika ieviesti pēc EuropeAid ģenerāldirektora 2002. gada darbības pārskata, vai arī par tiem tika pieņemts lēmums atbilstīgi 2003. gadā identificētajām prasībām.

33. Kas attiecas uz ārējām revīzijām, centrālie dienesti sniedz ad hoc atbalstu delegācijām un operatīvajiem direktorātiem. Šie dienesti ir izstrādājuši standarta darba uzdevumus, lai saskaņotu revīzijas, ko attiecībā uz lielāko daļu no finansētajiem projektiem veic ārējas firmas. Centrālo dienestu 2003. gada revīzijas programma tādējādi paredzēja apmēram 30 revīzijas par EAF (tās tika uzticētas ārējiem revidentiem), kas ir diezgan liels skaits, salīdzinot ar iepriekšējiem gadiem. 2003. gada beigās tika ieviests jauns IT instruments (CRIS Audit), bet tas joprojām darbojās tikai daļēji. Šis instruments sniedz Komisijai iespēju uzraudzīt ārējo revīziju plānošanu un realizēšanu. Tomēr, tā kā instruments nav saistīts ar finanšu informācijas sistēmu, nevar tikt izvērtēts revīziju tvērums. Mērķis ir CRIS Audit instrumentu ieviest visu delegāciju revīziju darbā. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Neskatoties uz visiem šiem resursiem, joprojām ir grūti noteikt papildu ticamības līmeni, ko ārējās revīzijas nodrošina attiecībā uz EAF darījumu likumību un pareizību. Fakts ir tāds, ka revīzijas konstatējumu pēcpārbaudes joprojām nav pārāk efektīvas, jo dažādās iesaistītās puses šos konstatējumus izmanto ļoti dažādi. Ņemot vērā progresu, kas panākts darba uzdevumu standartizēšanā, šobrīd ir nepieciešami pasākumi, lai nodrošinātu pienācīgas revīzijas konstatējumu pēcpārbaudes. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. 2. pasākumā, kas minēts ģenerāldirektoru 2001. gada darbības pārskatu un deklarāciju kopsavilkumā, ir paredzēta ar ārējo atbalstu saistīto risku analīze. 2003. gadā Komisija izstrādāja darba dokumentu, aprakstot šos riskus (31). Komisijas veiktā analīze un ieteiktie pasākumi ņem vērā dažādos veidus, kādos ārējais atbalsts tiek īstenots, t.i., centralizēti, decentralizēti vai kopīgi. Šī adekvātā pieeja riska analīzei un pārvaldībai tagad ir jāpiemēro katram atbalsta instrumentam un projekta veidam, lai palīdzētu stiprināt pārraudzības sistēmas un kontroles mehānismus. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. Nodaļa, kas atbildīga par finanšu pārvaldības ex-post kontroli, 2003. gadā ieviesa īpašu rīcības plānu, lai samazinātu neiekasētās summas 27,5 miljonu EUR apmērā, kas uzkrājušās attiecībā uz projektiem un kas EAF pienākas no trešām pusēm. Šis pasākums ļāva atbildību par iekasēšanas ierosināšanu šajā jomā dalīt starp EAF kredītrīkotāju un grāmatvedi. Tas uzsver koordinēšanas trūkumu starp EAF kredītrīkotāju un grāmatvedi, kā arī Komisijas grūtības piemērot noteikumus, kas reglamentē parādus un iekasējamās summas. Turklāt netika pieņemtas operatīvas procedūras, lai noskaidrotu jaunos iekasēšanas rīkojumus, kas radīsies saistībā ar projektiem 2003. finanšu gadā un sekojošajos gados. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Pārraudzības sistēmas un kontroles mehānismi ĀKK valstīs kopumā ir labi izstrādāti

37. EAF pārraudzības sistēmas un kontroles mehānismi ir balstīti uz partnerattiecībām starp ĀKK valstīm un Eiropas Komisiju. Līgumu un maksājumu gadījumā galvenie partneri ir valsts kredītrīkotājs (Finanšu ministrija vai Ārlietu ministrija) un delegācijas vadītājs, kuri paļaujas uz pārbaudēm, ko veikušas citas puses, ieskaitot ĀKK valstu tehniskās ministrijas, programmu vadības nodaļas, pārbaudes vizītes, ko finansē projekti, un tehniskie asistenti un ārēji eksperti, piemēram, privātā sektora konsultanti inženieri un revidenti.

38. Palāta uz vietas veica revīzijas sešās ĀKK valstīs (Kenijā, Mali, Mauritānijā, Senegālā, Papua-Jaungvinejā un Zālamana salās), lai izvērtētu EAF pārraudzības sistēmas un kontroles mehānismus. Kas attiecas uz Stabex, Palāta izskatīja uz vietas arī paraugu galīgiem maksājumiem no vietējā konta, kuri saņēma līdzekļus Stabex programmu atbalsta saņēmējiem.

39. Līgumu un maksājumu pārraudzības sistēmas un kontroles mehānismi apmeklētajās ĀKK valstīs galvenokārt bija labi izstrādāti. Tika atklāti tikai daži piemēri, kad netika ievēroti piemērojamie tiesību akti.

40. Kas attiecas uz maksājumu pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu sniegumu, valstu kredītrīkotāji, kas saskaņā ar Kotonū nolīgumu atbild par EAF izdevumu pilnvarošanu un noskaidrošanu, ne vienmēr pārbaudīja, vai viņi paši vai citas puses pareizi īstenojušas galvenos kontroles mehānismus attiecībā uz rēķiniem. Sekojoši, daži kontroles pasākumi netika veikti, piemēram, lai nodrošinātu, ka darbs, piegādes vai sniegtie pakalpojumi atbilst attiecīgajiem līgumiem un ka ir ievēroti līgumu finanšu nosacījumi (kas attiecas uz cenu noregulēšanu, garantiju atbilstību, pareizo valūtas likmju piemērošanu, līguma daļas nomaksu eiro nevis vietējā valūtā utt.). Delegāciju vadītājiem, kas atbild par maksājumu pilnvarošanas apstiprināšanu, tādējādi ir jālabo valstu kredītrīkotāju nepilnības. Dažos gadījumos tomēr viņi nepārbaudīja šo galveno kontroles mehānismu uzticamību, tostarp to, kā atbalsta saņēmēji izmanto Stabex līdzekļus. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Viens pozitīvi vērtējams pasākums ir, ka decentralizētās delegācijas tagad izmanto kontrollapas, pilnvarojot savus maksājumus. Pārbaudes reizēm tiek reģistrētas kā notikušas un bez anomālijām, lai gan tas tā nav (piemēram, līgumslēdzēja puse, kurai nav derīgas bankas garantijas). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. Projektu ārējo revīziju secinājumu un ieteikumu pēcpārbaudes ir dažādas un ierobežotas, jo hroniski tiek novēloti revīzijas ziņojumi un delegācijas šīs pēcpārbaudes bieži veic administratīvu iemeslu dēļ: pārāk bieži revīzijas ziņojumi kalpo kā atbalsta dokumenti projekta noslēgšanai vai turpmāku maksājumu veikšanai avansa kontā, bet tie neveicina nepieciešamo grozījumu veikšanu. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. Kas attiecas uz Stabex, Komisija ir nostādījusi sevi tādā situācijā, ka tai nav iespējams pārbaudīt naudas līdzekļu kopējo izmantošanu, jo Komisija ir pieļāvusi valstu kredītrīkotāju neatskaitīšanos par līdzekļu izmantošanu pretstatā pārskatītās Lomes konvencijas 212. pantam. Līdzīgi Palātas veiktās revīzijas apstiprināja, ka vietējie banku konti, kuros tika iemaksāti Stabex naudas līdzekļi, bija izmantoti bez delegācijas vadītāja pilnvarojuma (Kenija un Mauritānija), vai ka delegācijas vadītājs ir pilnvarojis naudas līdzekļu kustību, lai gan viņš nebija ietverts bankas izmantoto pilnvaroto parakstītāju (novecojušā) sarakstā (Senegāla). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Secinājums par pārraudzības sistēmām un kontroles mehānismiem

44. Pārraudzības sistēmas un kontroles mehānismi attiecībā uz EAF sedz plaša spektra mehānismus un mērķus. Šo sistēmu un kontroles mehānismu atjaunošana sākās 2003. finanšu gadā. Būs nepieciešams gaidīt, kamēr tie tiks konsolidēti, lai izvērtētu to faktisko ieguldījumu notikušo darījumu likumībā un pareizībā. Pašreizējā stadijā tomēr ir nepieciešama lielāka koordinēšana, lai nodrošinātu to, ka kontroles mehānismi netiek dublēti un ka ir aptvertas nozīmīgas riska jomas, jo īpaši tās, ko Palāta ir atzīmējusi kā anomālijas. Tas attiecas uz kontroles mehānismu un Komisijas dažādo inspektoru secinājumu pilnīgu piemērošanu delegācijas līmenī. Stabex līdzekļu plūsmai arī ir jāpiemēro atbilstošs iekšējās kontroles līmenis. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Darījumu revīzija

45. Tika izvērtēti 49 atlasīti maksājumi, pamatojoties uz Komisijai pieejamajiem dokumentiem Briselē un, ja nepieciešams, delegācijās ĀKK valstīs. Tāpat uz vietas sešās izvēlētajās ĀKK valstīs tika izvērtēti 37 citi maksājumi, ieskaitot atbilstošās globālās un individuālās saistības, lai noteiktu pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu sniegumu, jo īpaši attiecībā uz dokumentos iekļauto darbu, piegāžu un pakalpojumu reālu pastāvēšanu.

46. Kas attiecas uz tiešo budžeta atbalstu (sk. 19. punktu), EAF tiesiskā bāze ir plaši interpretējami un paredz daudz izņēmumu. Turklāt pārbaudes attiecībā uz notikušo darījumu likumību un pareizību apstiprina vien to, ka attiecīgie nosacījumi ir atbilstoši izvērtēti. Sākotnējā izvērtēšana, kas tiek veikta, kad tiek pieņemtas finanšu saistības, pietiekami sīki neizšķir katru no kritērijiem, kuri uzskaitīti Kotonū nolīguma 61. panta 2. punktā. Šāda veida izšķiršana ir svarīga, jo īpaši attiecībā uz publisko finanšu pārvaldības caurredzamību, uzticamību un efektivitāti, citādi vēlāk nebūs iespējams spriest, vai pārvaldība ir uzlabota, kas ir priekšnoteikums turpmākam atbalstam. Kritēriji turpmākai naudas līdzekļu piešķiršanai galvenokārt ir makroekonomiskie rādītāji, kas nodrošina tikai daļu no informācijas par publisko finanšu pārvaldību. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Finanšu saistības

47. Saskaņā ar Kotonū nolīguma IV pielikuma 17. punkta 2. punktu finanšu nolīgums starp Komisiju un vienu vai vairākām ĀKK valstīm ir jāsagatavo 60 dienās pēc Kopienas lēmumpieņēmējas struktūras lēmuma. Palātas vajadzībām vienīgais pierādījums par to, ka finanšu nolīgums ir noslēgts, ir fakts, ka to ir parakstījušas abas puses. No vairāk nekā simts atlasītajām jaunajām saistībām 2003. gadā, t.i., gandrīz no visām finanšu saistībām, kuras paredzēts apmaksāt attiecīgajā finanšu gadā, par 82 % finanšu nolīgums bija parakstīts 60 dienās pēc lēmuma pieņemšanas. No atlikušajiem 18 %, 3 % gadījumu finanšu nolīgums (32) tika parakstīts vairāk nekā 120 dienas pēc sākotnējā lēmuma. Šī situācija uzskatāma par uzlabojumu salīdzinājumā ar iepriekšējiem gadiem. Tomēr Komisijai ir jānorāda, kā tā plāno nodrošināt to, ka turpmākie nolīgumi tiek sagatavoti 60 dienu termiņā. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Individuālās juridiskās saistības

48. Dažas atsevišķas un nesvarīgas kļūdas saistībā ar individuālajām juridiskajām saistībām bija šādas: 48.

a) garantijas līgumu atbalstam raksturo atkārtoti pārkāpumi: dažreiz garantijas netiek sniegtas, citreiz tās ir nepilnīgas vai sniegtas pēc noteiktā termiņa, (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) joprojām ir gadījumi, kad ievērojamas turpmākas izmaiņas līgumos faktisko galīgo summu ir palielinājušas tā, ka šī summa pārsniedz noteikumos paredzētos izmaiņu ierobežojumus,

c) dažas delegācijas paraksta līgumus bez datuma norādīšanas vai neprasa līgumslēdzējiem un valsts kredītrīkotājam datēt līgumus, ko tie apstiprina. Šāda anomālija rada sarežģījumus delegācijām nodrošināt to, ka tiek piemēroti noteikumi gadījumos, kad noteikumu izpilde ir tieši atkarīga no datuma, kad līgumi ir parakstīti (piemēram, lai pārbaudītu, vai valsts kredītrīkotājs neapstiprināja līgumu pirms līgumslēdzējs bija sniedzis izpildes garantiju). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Maksājumi

49. Dažas atsevišķas un nenozīmīgas kļūdas attiecībā uz individuālajām juridiskajām saistībām: a) maksājumi nav saskaņoti ar līguma noteikumiem (attiecībā uz cenu, maksājuma metodēm un preču veidu un skaitu), b) tādu izdevumu atmaksa, kuri nebija tiesīgi pretendēt uz atmaksu, jo attiecībā uz to nav ietverts noteikums līgumā, c) tādu izdevumu atmaksa, attiecībā uz kuriem pieteikuma iesniedzējs nenodrošināja apliecinošos dokumentus saskaņā ar līguma noteikumiem, d) samaksa par tādu darbu, precēm vai pakalpojumiem, kuru reālu pastāvēšanu neapstiprināja pamatotas iepriekšējas garantijas.

50. Citas, daudz biežāk pieļautas kļūdas, tika atzīmētas attiecībā uz procedūru izpildi; tomēr to potenciālo ietekmi uz faktisko maksājumu apjomu ir grūti izvērtēt (piemēram, procentu apmērs par novēlotiem maksājumiem, ja piegādātāju maksājumi ir novēloti). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Biežs procedūras pārkāpums ir ziņojumu izstrādāšana pēc līgumos noteiktajiem termiņiem. Ja šie ziņojumi ir saistīti ar projektu ieviešanu, novēlošanās bieži norāda uz trūkumiem šo projektu finanšu pārvaldībā. Revīzijas līgumu gadījumā revīzijas ziņojumu novēlota izstrādāšana ievērojami samazina iespēju, ka kredītrīkotājs veiks efektīvus labojošus pasākumus un pēcpārbaudes. Kopumā turpmāku maksājumu veikšana būtu jāveic ar nosacījumu, ka savlaicīgi tiek sagatavoti šie ziņojumi. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. Vēl dažas anomālijas, kas ietekmē noteiktu maksājumu vai ieņēmumu apstrādi papildina sarakstu ar EAF iekšējās kontroles jomām, kuras nostiprināmas prioritārā kārtībā: 52.

a) maksājumus no vietējiem Stabex bankas kontiem, kas neparādās Komisijas pārskatos, tomēr ir kopīgi jāpilnvaro vietējai delegācijai un valsts kredītrīkotājam. Tomēr dažus no šiem maksājumiem delegācija nebija parakstījusi,

b) bankas procenti, kas radušies dažu projektu skaidras naudas kontos, nav reģistrēti uzskaitē, lai gan tos ir paredzēts pieskaitīt attiecīgo projektu resursiem. Šo anomāliju varētu novērst, izmantojot atbilstošus bankas izlīdzināšanas čekus. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

EuropeAid ģenerāldirektora gada darbības pārskats un deklarācija

53. Gada darbības pārskats un deklarācija sedz aktivitātes, kas tiek finansētas no kopbudžeta, kā arī EAF aktivitātes, lai gan katrai no šīm jomām piemēro atsevišķu finanšu regulu. Pārskatā EAF ir minēts saistībā ar dažiem punktiem, tomēr ne saistībā ar citiem, tādējādi radot sarežģījumus lemt par to, cik lielā mērā attiecīgais punkts vai atruna var vai nevar ietekmēt EAF (piemēram, 250 miljonu EUR līgumos, kurus ietekmē atruna par NVO asociācijām). Lai padarītu turpmākus ziņojumus vieglāk lasāmus, Palāta vēlētos gada pārskatā un deklarācijā redzēt skaidrāku informāciju un apsvērumus par EAF. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. Parādu apjoms, kas vēl jānosaka, un pareiza Stabex līdzekļu izmantošana atbilst summai, kas ir, visticamāk, būtiska finanšu informācijas kvalitātei. Tādēļ ģenerāldirektoram vajadzēja izteikt attiecīgu atrunu (sk. 21. punktu) apakšpunktu). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Stabex inventarizācijas rezultātu nepilnības dēļ (sk. 23. punktu) ģenerāldirektoram tajā laikā nebija visa nepieciešamā informācija, lai savā deklarācijā izteiktu secinājumus par resursu izmantošanu paredzētajam nolūkam saskaņā ar racionālas finanšu pārvaldības principu un par notikušo darījumu likumību un pareizību. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Izmaiņas pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu sniegumā

56. Visi iepriekš minētie apsvērumi ir jāietver rādītāju tabulā tā, lai varētu vērtēt izmaiņas pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu sniegumā (sk. 4. tabulu ).

4. tabula – 2003.g. Ticamības deklarācija par EAF: Iespējamie rādītāji, pamatojoties uz veikto revīzijas darbu 1. GALVENIE APSVĒRUMI – STĀVOKĻA ATTĪSTĪBA 2001 2002 2003 Apsvērumi Komisijas atbilde Apsvērumi Veicamie pasākumi Apsvērumi Veicamie pasākumi 1.1 Stabex kases pārvaldība Nepietiekama kontrole Turpmāka sadarbība ar banku saistībā ar vērtspapīru pirkšanu un pārdošanu netiks atcelta Tirgošanās ir krasi kritusies, tomēr pārskatos nav skaidri norādīti ne tirgošanās guvumi un zaudējumi, ne vērtspapīru tirgus vērtība gada beigās Pārskatos būtu skaidri jānorāda tirgošanās guvumi un zaudējumi, kā arī vērtspapīru tirgus vērtība gada beigās Pārskatos ir norādīti (bieži vien būtiski) tirgošanās guvumi un zaudējumi un vērtspapīru tirgus vērtība gada beigās Attiecīgie pasākumi ir veikti 1.2 Atbalsta īstenošana atbilstīgi strukturālo pielāgojumu programmām Tiesiskā bāze neļauj rūpīgi pārbaudīt likumību un pareizību, jo nosacījumi ne vienmēr tiek stingri ievēroti Atkāpes no nosacījumiem ir paredzētas EAF tiesiskajā bāzē Tā kā trūkst informācijas par kvalitāti publisko finanšu pārvaldībai ĀKK valstīs, Palāta nespēj sniegt atzinumu par tiešā budžeta atbalsta izmantošanu Jāuzlabo informācija par publisko finanšu pārvaldību ĀKK valstīs Komisija ir sniegusi vairāk informācijas par tās veikto pārraudzību pār publisko finanšu pārvaldību ĀKK valstīs, jo īpaši, savā finanšu pārvaldības ziņojumā par 2003. finanšu gadu. Jāturpina uzlabot informācijas apmaiņu par šo svarīgo tēmu 1.3 EIB pārvaldītie riska kapitāla darījumi Procentu likmes augstākas nekā noteikts Lomes konvencijā Uzskata, ka rīkojusies pareizi, tomēr, apspriežoties ar EIB, pārbaudīs, vai Lomes konvencija ir pareizi piemērota Procentu likmes augstākas nekā noteikts Lomes konvencijā Pareizi jāpiemēro Lomes konvencija Ar Finanšu regulu, ko piemēro 9. EAF, atbildība par ieguldījumu pārvaldību nodota EIB Palātai turpmāk Ticamības deklarācijas vajadzībām šis jautājums nav jākomentē 1.4 Cenu pārskatīšanas mehānismi Līgumos cenu pārskatīšana nav paredzēta Komisija šo jautājumu atgādinās visām delegācijām, lai novērstu šo problēmu atkārtošanos Cenu pārskatīšana tiek apmaksāta bez skaidras līgumiskās bāzes Jāuzlabo to līgumu pantu formulējumi un pārbaudīšana, kuri attiecas uz cenu pārskatīšanu Cenu pārskatīšanas pantu piemērošana reizēm vēl aizvien rada problēmas Jāturpina uzraudzīt šis aspekts līgumu piemērošanā 1.5 Primāro saistību patiesais līmenis Pārskatos šīs saistības norādītas pārāk lielā apmērā, jo nav izdevies saistības atcelt Komisija turpinās censties uzlabot uzraudzības procedūras Neprecīzi atspoguļotas pārskatos, jo nav veikti nekavējoši pasākumi saistību atcelšanai Pasākumi ar mērķi uzraudzīt saistības un nekavējoties tās pārbaudīt Komisija ir padziļināti pārskatījusi neizpildītās saistības, kas rada problēmas Jāturpina sistemātiski pārskatīt neizpildītās saistības, kas rada problēmas 1.6 Avansu un dažādu atgūstamu summu noskaidrošana Apsvērumu nav Neattiecas Avansi un atgūstamās summas pārskatos neuzrādās uzticamā veidā Jānovērš pasākumu trūkums Ļoti slikti tiek pārvaldīta tādu avansu noskaidrošana, kas izmaksāti pirms vairāk nekā 18 mēnešiem (400 miljoni EUR), kā arī slikti tiek iekasētas atgūstamās summas (27,5 miljoni EUR) Jāuzlabo procedūras, saskaņā ar kurām identificēt, reģistrēt un uzraudzīt noskaidrojamos avansus un atgūstamās summas 1.7 Ziņojumi par Stabex fondu izmantošanu un galīgo maksājumu pārbaudes Stabex pārskaitījumi tiek atspoguļoti pārskatos kā maksājumi, lai gan tie vēl nav sasnieguši gala saņēmējus Jāuzlabo grāmatvedības informācijas kvalitāte Pārskatos nav informācijas par Stabex fondu izmantošanu Jānovērš pasākumu trūkums, jo Komisija ir līdzatbildīga par šo fondu izmantošanu Komisija nespēj pārbaudīt, kā Stabex fondi ir izmantoti (IV Lomes konvencijas 212. pants), un ir neadekvāti pilnvaroti bankas pārskaitījumi Jāsaņem no valstu kredītrīkotājiem visi ziņojumi par Stabex fondu izmantošanu, un jāstiprina iekšējā kontrole pār bankas pārskaitījumiem 2. PĀRRAUDZĪBAS SISTĒMAS UN KONTROLES MEHĀNISMI 2001 2002 2003 FINANŠU REVĪZIJU PĀRBAUDE Biežums (a) Biežums (a) Biežums (a) 2.1 Darba uzdevumos nav skaidri nefinēts, kuri izdevumi uzskatāmi par neatbilsīgiem bieži bieži reizēm 2.2 Revīzijas ziņojumā nav skaidri izteikti skaitļos revidētie izdevumi vai atbilstīgo un neatbilstīgo izdevumu summas bieži bieži reizēm 2.3 Nepietiekami pasākumi, lai piedzītu ārējo revidentu atklātos neatbilstīgos izdevumus bieži bieži bieži IEKŠĒJĀS KONTROLES SISTĒMAS BRISELĒ Pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu reitings (b) Pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu reitings (b) Pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu reitings (b) 2.4 Patiesais līmenis, kādā tiek piemēroti atlasīti iekšējās kontroles standarti attiecībā uz notikušajiem darījumiem informācija nav pieejama B B/A IEKŠĒJĀS KONTROLES SISTĒMAS 6 ĀKK VALSTĪS (33) (34) 2.5 Konkursu izsludināšanas vispārīgs vērtējums informācija nav pieejama B B/A 2.6 Maksājumu vispārīgs vērtējums informācija nav pieejama B B/A 2.7 Revīziju vispārīgs vērtējums informācija nav pieejama B B 2.8 Piedzīto summu vispārīgs vērtējums informācija nav pieejama C C 2.9 Pārskatu vispārīgs vērtējums informācija nav pieejama B B/A 2.10 Vispārīgs vērtējums par visām apmeklētajām valstīm informācija nav pieejama B B (a) Biežums reti reizēm bieži (b) Pārraudzības sistēmu un kontroles mehānismu reitings A Darbojas labi, jāveic daži mazi uzlabojumi B. Darbojas, bet jāuzlabo C. Nedarbojas kā paredzēts

III NODAĻA – IEPRIEKŠ FORMULĒTO APSVĒRUMU PĒCPĀRBAUDE

EAF ietveršana kopbudžetā

Iepriekš formulēto apsvērumu kopsavilkums

57. Vairākos gadījumos Palāta ir izteikusi apsvērumus par sarežģījumiem un grūtībām, kas rodas, ieviešot secīgos EAF, un ka iespējamu risinājumu ir apsvērusi EAF iekļaušanu budžetā (35). Komisija 2003. gadā uzņēmās iesniegt paziņojumu par priekšrocībām un trūkumiem, ietverot EAF budžetā (35). Komisijai EAF ietveršana budžetā – un arī Eiropas Parlaments to ir ieteicis jau ilgu laiku – sniegtu risinājumu atkārtotajām pārejas problēmām, kas ir saistītas ar jaunu EAF izveidošanu; tas arī ļautu bez pārtraukumiem īstenot ar ĀKK valstīm noslēgtos nolīgumus. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Situācijas attīstība

58. 2003. gada 8. oktobrī Komisija pieņēma paziņojumu Padomei un Parlamentam ar nosaukumu “Ceļā uz sadarbības ar ĀKK valstīm pilnīgu integrāciju ES budžetā”, kur tā sniedz integrācijas pamatojumu. Visas iesaistītās puses (un jo īpaši ĀKK valstis) šo jautājumu rūpīgi apsver. Eiropas Parlaments jau ir izteicies par labu EAF straujai ietveršanai budžetā (sk. 42. punktu 2002. gada ziņojumā par budžeta izpildes apstiprināšanu). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

Dalība EAF revīzijās, ko veic ĀKK valstu augstākās revīzijas iestādes

Iepriekš formulēto apsvērumu kopsavilkums

59. EAF pārvaldības agrākās izvērtēšanas kontekstā (36) Palāta, Parlaments un Padome uzsvēra, cik svarīga varētu būt efektīvu, spēcīgu un neatkarīgu augstāko revīzijas iestāžu (ARI) izveidošana un atbalsts, lai uzlabotu publisko finanšu pārvaldības kvalitāti ĀKK valstīs, jo īpaši saistībā ar to darbību revīziju, kuras finansē EAF. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Situācijas attīstība

60. Lai gan Komisija norādīja, ka tā piekrita šim viedoklim un strādāja ar tādu pašu mērķi, tā tomēr darīja zināmu, ka, tā kā šī Komisijai bija jauna un politiski jutīga joma, tā pieņēma pakāpenisku pieeju (37). Atbildot uz Parlamenta informācijas pieprasījumu par EAF finansējumu ARI (38), Komisija 5. pielikumā finanšu pārvaldības ziņojumam par 2003. gadu izstrādāja sarakstu ar 14 projektiem, kas jo īpaši ietvēra atbalstu valsts revīzijas iestādēm. Palāta ir ņēmusi vērā šo projektu skaidri redzamo vērtību, kas pamatā ir saistīta ar finanšu ministriju stiprināšanu un reizēm arī ar to iekšējās kontroles struktūras stiprināšanu. Tomēr tikai pāris projektiem galvenais mērķis ir stiprināt ARI.

Stabex fondu uzraudzība

Iepriekš formulēto apsvērumu kopsavilkums

61. Revīzijas palāta apsvērumus par Stabex fondiem ir publicējusi vairākkārt (39). Visos šajos apsvērumos Palāta uzsvēra, ka nepastāvēja atbilstošas pārskatu uzraudzības, lai varētu noteikt, kad un kā šie fondi tikuši galīgi izmantoti. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. EuropeAid Sadarbības birojs nesen vairākkārt atkārtoja, ka ĀKK valstis var izmantot Stabex fondus tikai tad, ja tās ir izpildījušas īpašus nosacījumus un ja Komisija tam ir devusi piekrišanu. Tāpat birojs uzsvēra, ka tas veiks pasākumus, lai uzraudzītu situāciju un atskaitītos par to (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Situācijas attīstība

63. 2003. gadā Komisija veica inventarizāciju par visiem Stabex līdzekļiem, kas līdz šim ir pārskaitīti ĀKK valstīm un kas ir palikuši daļēji neizmantoti bankas kontos 2002. gada beigās. Izmantojot šo informāciju, kas joprojām bija nepilnīga, kad tika prezentēti 2003. gada galīgie pārskati, Komisija pirmo reizi pēc daudziem gadiem varēja sniegt aprēķinu par summu, ko saņēmējvalstis vēl nebija izmantojušas – apmēram 700 miljoniem EUR. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Lai gan šie fondi ir pārskaitīti saņēmējvalstīm un formāli ir izņemti no EAF kontiem, Komisija turpina dalīt atbildību par šiem fondiem un saglabā kontroli pār to atbilstošu izmantošanu, prasot, lai tās aģenti parakstītu galīgos maksājumus. Sagatavojot Ticamības deklarāciju, Palāta izvērtēja šo specifisko Komisijas pārvaldības aspektu. Stabex fondi parasti tiek piešķirti produktīviem investīciju projektiem jomā, ko ietekmē eksporta ieņēmumu samazināšanās, kas ir pārskaitīšanas lēmuma pamatā (41), tomēr dažreiz, kopīgi par to vienojoties, tos izmanto, lai atbalstītu darbības, kas nav acīmredzami saistītas ar konkrēto jomu (piemēram, 50 miljoni EUR īpašajā budžeta atbalstā Kenijai, kas tika piešķirti, cita starpā, skolotāju algām, tika finansēti no kompensācijas par samazinātiem ieņēmumiem no valsts kafijas eksporta). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. Vispārīgi runājot, pastāv ļoti maza stingrība Stabex fondu pārvaldībā un uzraudzībā pār to plūsmu caur kontiem, kas ļoti labi izskaidro, kāpēc Komisijai bija tādas grūtības atgūt kontroli pār fondu grāmatvedības informāciju. Piemēram, fondu radītie ienākumu procenti dažreiz tiek nepareizi reģistrēti un izmantoti (salīdz. jo īpaši ar Papua-Jaungvineju un Zālamana salām, kur procentu ienākumi netika ietverti pārskatos un tika izmantoti izdevumiem, kas bija pilnībā nepaskaidroti). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. No paša sākuma Komisija faktiski ir pievērsusi pārāk maz uzmanības tam, ka vajadzīga obligāta bāze Stabex fondu pareizas izmantošanas uzraudzīšanai. Komisijas delegācijām nav bijusi nekāda atsauces bāze un nekādas vadlīnijas, lai veiktu fondu uzraudzību. Vienīgais pienākums, kas uzlikts partneriem – t.i., atskaitīšanās par Stabex fondu izmantošanu (pienākums, kas ne vienmēr praksē tika pildīts – ātri vien izrādījās neadekvāts šajā aspektā. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. Šobrīd, kad Komisija sāk atgūt kontroli pār šīm darbībām, kas dažos gadījumos tika sāktas īstenot pirms vairāk nekā desmit gadiem, ir svarīgi, ka Komisija pieņem vispārīgu stratēģiju ar tās partneriem, lai beidzot noskaidrotu neizmantotos naudas līdzekļus. Vienojoties par atbilstošu tiesisko bāzi, Komisija varētu paredzēt naudas līdzekļu izmantošanu tādā veidā, lai papildinātu budžeta atbalstu, ko tā piešķir saņēmējvalstīm citā veidā. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. Komisijai jebkurā gadījumā būs jānodrošina tas, ka līdzīgas darbības saskaņā ar Kotonū nolīgumiem (FLEX) ir pareizi pārvaldītas un uzraudzītas tā, lai pierādītu atbilstošā laika posmā, ka attiecīgie naudas līdzekļi ir atbilstoši izmantoti. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

IV NODAĻA – GALVENIE APSVĒRUMI ĪPAŠAJOS ZIŅOJUMOS, KO PUBLICĒJUSI PALĀTA KOPŠ PĒDĒJĀS BUDŽETA IZPILDES APSTIPRINĀŠANAS PROCEDŪRAS

Īpašais ziņojums Nr. 15/2003 par to mikroprojekta programmu revīziju, ko finansē EAF

69. Apmēram 2 % no EAF atbalsta tiek sniegts daudzgadīgu mikroprojekta programmu formā, finansējot maza mēroga infrastruktūras projektus. Palāta izvērtēja pārvaldību un kontroli, ko veic Komisijas centrālie dienesti un – sešās ĀKK valstīs (Ganā, Madagaskarā, Malāvi, Ugandā, Zambijā un Zimbabvē) – delegācijas. Palāta arī pārbaudīja, vai ir sasniegti programmu mērķi.

70. Galvenie apsvērumi attiecas uz programmu formulējumu, to ieviešanu un konkrētiem sasniegtajiem rezultātiem atlasītajās valstīs. Palāta sniedza pozitīvu atzinumu par mikroprojekta programmām, tomēr atzīmējot, ka: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) Komisijas centrālajiem dienestiem ir nepietiekoša informācija par šīm programmām un tie nenodrošināja delegācijas ar atbilstošām vadlīnijām. Juridiskais statuss vienībām, kas pārvalda programmas ĀKK valstīs, ne vienmēr ir skaidrs. Programmu ieviešana, izmantojot “programmu aplēses”, ir neskaidra vai lēna. Lai gan kopumā pārvaldības un kontroles procedūras ir apmierinošas, nepilnības paliek un informācijas sistēmas bieži ir slikti izstrādātas vai tiek slikti piemērotas, (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) lai gan grūtības precīzas ietekmes izvērtēšanā ir neatbilstoši zemu novērtētas, fakts, ka mikroprojekti ir noderīgi attiecīgajās sabiedriskajās kopienās, ir plaši atzīts un pārbaudāms. Nosacījumi, kas attiecas uz projektu ilgtspējību, liekas ir izpildīti, bet tos var ietekmēt vietējo iestāžu nepilnības. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Pēc revīzijas veikšanas Palāta iesaka Komisijai: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) uzlabot tās centrālo dienestu organizāciju, lai šo sadarbības formu izmantotu pilnīgāk, (a) play a greater support role;

b) nodrošināt delegācijas ar precīzām un konsekventām vadlīnijām, kas ir atbilstošas mikroprojektiem, izmantot lielāku kontroli pār pārvaldības sistēmu un nodrošināt to ar labāku tiesisko bāzi tā, lai programmu ieviešanu varētu vieglāk uzraudzīt, (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) programmām nodrošināt tādu ieviešanu, kas ļautu uzraudzīt projektu ciklu un ievērot termiņus saskaņā ar attiecīgo sabiedrisko kopienu prioritātēm, (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;