LV Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis C 28/9

Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāja atzinuma kopsavilkums par Komisijas priekšlikumu Padomes regulai, ar ko groza Regulu (EEK/Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē

(Šā atzinuma pilns teksts EN, FR un DE valodā ir pieejams EDAU tīmekļa vietnē http://www.edps.europa.eu)

2013/C 28/05

1. Ievads

1.1. Apspriešanās ar EDAU

1. 2012. gada 16. augustā Komisija pieņēma priekšlikumu Padomes regulai, ar ko groza Regulu (EEK/Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēsturisko arhīva materiālu nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtā Florencē (“Priekšlikums”) (1). Tajā pat dienā Priekšlikums tika nosūtīts EDAU, lai veiktu apspriešanos.

2. Pirms Priekšlikuma pieņemšanas EDAU tika dota iespēja sniegt neoficiālus komentārus. Daudzi no šiem komentāriem Priekšlikumā ir ņemti vērā. Tā rezultātā datu aizsardzības drošības pasākumi Priekšlikumā ir nostiprināti. EDAU atzinīgi vērtē to, ka Komisija ar viņu konsultējās arī oficiāli pēc Priekšlikuma pieņemšanas un ka atsauce uz šo atzinumu ir iekļauta Priekšlikuma preambulā.

1.2. Priekšlikuma mērķi un pamats

3. Padomes Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 (1983. gada 1. februāris) par Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai (2) (“Arhīvu regula”) ir prasīts ES iestādēm un struktūrām izveidot vēsturiskus arhīva materiālus un nodot tos atklātībai, kad ir pagājuši 30 gadi no dokumenta vai reģistra izveides. Arhīvu regulā katrai iestādei un institūcijai atļauts glabāt savus vēsturiskos arhīva materiālus vietā, ko tā uzskata par vispiemērotāko.

4. Priekšlikuma mērķis ir grozīt Arhīvu regulu un noteikt arhīva materiālu, kas ir papīra formātā, nodošanu glabāšanai Eiropas Universitātes institūtam Florencē (“EUI”) kā obligātu prasību visām ES institūcijām un struktūrām (izņemot Tiesu un Eiropas Centrālo banku). Eiropas Komisija, Eiropas Savienības Padome un Eiropas Parlaments jau šobrīd nodod EUI arhīvā materiālus, kas ir papīra formātā, saskaņā ar līgumisku vienošanos. Tādējādi, kā tas paskaidrots Paskaidrojuma rakstā, ar Priekšlikumu netiek mainīta pašreizējā situācija, bet drīzāk “mērķis ir apstiprināt EUI lomu iestāžu vēsturisko arhīva materiālu pārvaldībā. Tas radītu labu tiesisko un finansiālo pamatu ES un EUI sadarbībai.”

5. Ar Priekšlikumu netiks mainīti arī esošie noteikumi un kārtība, saskaņā ar kuru ES iestādes un struktūras nodod atklātībai savus vēsturiskos arhīva dokumentus, kad ir pagājuši 30 gadi no to izveides. Ar Priekšlikumu netiks mainīta arī vēsturisko arhīva materiālu piederība, un tie paliks iestāžu/struktūru, kas tos nodevušas glabāšanai, īpašums. Īsumā: Priekšlikumā ir ietverti nelieli un mērķtiecīgi grozījumi Arhīvu regulā, nevis ierosināta visaptveroša modernizācija un pārveide.

1.3. Saistība ar datu aizsardzību; EDAU atzinuma mērķi

6. Savus uzdevumus veicot, Eiropas iestādes un struktūras apstrādā milzīgu datu apjomu, tostarp personas datus. Atsevišķi apstrādātie personas dati var būt īpaši jutīgi no datu aizsardzības viedokļa (3), un/vai, iespējams, uzticēti iestādēm vai struktūrām kā konfidenciāli, neparedzot, ka kādu dienu tie kļūs publiski pieejami: piemēram, personas dati darbinieku slimības vēsturē vai personīgajā lietā vai personas dati, kas apstrādāti saistībā ar disciplinārām vai pārkāpuma procedūrām, iekšējām revīzijām, dažāda veida sūdzībām vai lūgumiem, un tirdzniecību, konkurenci, krāpšanas novēršanu un cita veida izmeklēšanām.

7. Daži no šiem personas datiem, tostarp tie, kas prima facie veido lielāko risku attiecīgajām personām, pēc noteikta laikposma, kad tos vairs neizmanto sākotnējam apkopošanas nolūkam (vai citiem savietojamiem “administratīviem” nolūkiem), tiek iznīcināti.

8. Taču nozīmīga Eiropas iestāžu un struktūru rīcībā esošo dokumentu daļa, tostarp, iespējams, personas dati tajos, netiks iznīcināti, bet drīzāk nodoti Eiropas Savienības vēsturiskajos arhīvos un būs publiski pieejami vēstures, statistikas un zinātnes vajadzībām (4).

9. Ir svarīgi, lai Eiropas iestādēm un struktūrām būtu skaidra politika, kādi personas dati jānodod vai nav jānodod vēstures arhīvos, un kā aizsargāt tos personas datus, kas tiks saglabāti un padarīti publiski pieejami vēstures arhīvos. Šādai politikai ir jānodrošina attiecīgo personu privātuma un personas datu aizsardzība, ievērojot samēru starp šo pamattiesību aizsardzību un piekļuves tiesībām dokumentiem, kā arī vēsturiskās izpētes leģitīmajām interesēm.

10. Šobrīd, lai gan daudzās Eiropas iestādēs un struktūrās pastāv dokumentu pārvaldības, datu saglabāšanas un arhivēšanas politika (skatīt, piemēram, Kopējo konservācijas sarakstu (“CCL”), Komisijas izdotu iekšējo administratīvo dokumentu (5)), šīs politika sniedz tikai ierobežotas norādes par datu aizsardzību. CCL un līdzīgi dokumenti būtu padziļināti jāizstrādā vai jāpapildina ar konkrētākiem un niansētākiem norādījumiem par datu aizsardzību.

11. Turklāt jāatzīmē, ka esošās politikas ir formulētas iekšējos dokumentos, nevis tiesību instrumentos, ko pieņēmusi Padome un Parlaments. Izņemot īso atsauci 2. panta 1. punktā uz “dokumentiem, kurus ietver izņēmumi, kas attiecas uz privātumu un indivīda neaizskaramību, kā tas definēts 4. panta 1. punkta b) apakšpunktā Regulā (EK) Nr. 1049/2001 (6)”, pašreizējā Arhīvu regulā nav noteikts, kādus personas datus var nodot vēstures arhīviem un tādējādi galu galā darīt publiski pieejamus.

12. Regulas (EK) Nr. 1049/2001 4. panta 1. punkts, uz kuru norādīta atsauce, savukārt jāinterpretē saskaņā ar piemērojamajiem datu aizsardzības tiesību aktiem, tostarp Regulu (EK) Nr. 45/2001, un saskaņā ar Eiropas Savienības Tiesas judikatūru. Lai izlemtu, kādi personas dati jānodod vēstures arhīvos, nepieciešams veikt sarežģītu analīzi katrā atsevišķā gadījumā.

13. Šobrīd notiek gan Direktīvas 95/46/EK (7), gan Regulas (EK) Nr. 1049/2001 pārskatīšana, un drīzumā paredzēta arī Regulas (EK) Nr. 45/2001 pārskatīšana. Lai gan pastāv cerība, ka šīs likumdošanas izmaiņas veicinās skaidrību, to vispārējā rakstura dēļ, tās, droši vien, nesniegs Eiropas iestādēm un struktūrām konkrētas norādes attiecībā uz arhivēšanas praksi. Kas attiecas uz pašu Arhīvu regulu, Komisija ir ierosinājusi tikai ierobežotus grozījumus, neskarot 2. panta 1. punktu un citus būtiskus noteikumus.

14. EDAU savā atzinumā ierosinās dažas mērķtiecīgas izmaiņas, ko var iekļaut, veicot pašreizējo ierobežoto Arhīvu regulas pārskatīšanu. Papildus tam viņš uzsvērs nepieciešamību pieņemt īpašus mērus, tostarp atbilstošus īstenošanas noteikumus, lai nodrošinātu, ka leģitīmās datu saglabāšanas vēsturiskiem mērķiem ietvaros tiek efektīvi risinātas datu aizsardzības bažas.

15. Lai sniegtu kontekstu, 2. sadaļā tiks īsi aprakstīti daži vispārēji datu aizsardzības jautājumi un pašreizējās tendences, kas saistītas ar ES vēstures arhīvu nodošanu atklātībai un digitalizāciju, anonimitātes nodrošināšanu un anonimitātes atcelšanu, kā arī Komisijas atklāto datu iniciatīvām.

10. Secinājumi

65. EDAU atzinīgi vērtē, ka Priekšlikumā risinātas ar datu aizsardzību saistītās bažas, tostarp jo īpaši: — piemērojamo tiesību aktu noteikumi, — uzraudzības iestādes noteikšana, — EUI kā datu apstrādātāja lomas noteikšana, un — prasība pieņemt īstenošanas noteikumus, lai risinātu datu aizsardzības jautājumus praktiskā līmenī.

66. Lai risinātu pārējās datu aizsardzības bažas, EDAU iesaka ierosinātajos grozījumos Arhīva regulā: — noteikt īstenošanas noteikumu galvenos mērķus un minimālo saturu, kā arī to pieņemšanas kārtību, tostarp pārvaldības struktūru, lai nodrošinātu harmonizētu un saskaņotu pieeju, skaidru pieņemšanas laika ietvaru un apspriešanos ar EDAU; — skaidri noteikt noteikumus, kādi attiecināmi uz vēsturiskajos arhīva dokumentos uzglabātajiem personas datiem; — paredzēt drošības pasākumus saistībā ar privāto arhīvu dokumentiem, kas glabājas EUI, un — sniegt vismaz minimālu skaidrojumu par izņēmumu attiecībā uz konfidencialitāti Arhīvu regulas 2. pantā.

Briselē, 2012. gada 10. oktobrī Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs Peter HUSTINX

(1) COM(2012) 456 final.

(2) Padomes Regula (EEK, Euratom) Nr. 354/83 (OV L 43, 15.2.1983., 1. lpp.).

(3) Piemēram, “īpašas datu kategorijas” Regulas (EK) Nr. 45/2001 10. panta izpratnē.

(4) Arhīvu regulas 1. panta 2. punktā sniegta gan (Eiropas iestāžu un institūciju) “arhīvu”, gan “vēstures arhīvu” definīcija. Arhīvi ir definēti kā “visi tādi dokumenti neatkarīgi no to veida un nesēja, kuru izcelsme vai adresāts ir kāda no institūcijām vai tās pārstāvji vai darbinieki, pildot pienākumus, kas attiecas uz (ES) darbībām”. Vēstures arhīvi, savukārt, ir definēti kā “tā (institūciju) arhīvu daļa, kas ir izvēlēta (..) pastāvīgai saglabāšanai” (..) “ne vēlāk kā 15 gadus pēc to izveides dienas”, izmantojot “sākotnējo šķirošanas procesu, lai nošķirtu tos dokumentus, kas ir jāsaglabā, no tiem, kam nav administratīvas vai vēsturiskas vērtības”.

(5) SEC(2007) 970, pieņemts 2007. gada 4. jūlijā, šobrīd tiek pārskatīts. Skatīt arī 2007. gada 7. maija EDAU komentārus par 2007. gada CCL projektu http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/Supervision/Adminmeasures/2007/07-05-07__commentaires__liste__conservation__EN.pdf

(6) OV L 145, 31.5.2001., 43. lpp.

(7) Skatīt Komisijas priekšlikumu Regulai par personu aizsardzību saistībā ar personas datu apstrādi un šādu datu brīvu kustību (COM(2012) 11 final). Skatīt arī 2012. gada 7. marta EDAU atzinumu par datu aizsardzības reformas pakotni, kas pieejama http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/edps/Consultation/Reform_package;jsessionid=46ACCFDB9005EB950DF9C7D58BDE5377