KOMISIJAS ZIŅOJUMS PADOMEI KOPSAVILKUMS EIROPAS ARHĪVU GRUPA DIGITALIZĀCIJAS LAIKMETA RADĪTĀS PROBLĒMAS, KAS SKAR ARHĪVUS EIROPĀ Otrais progresa ziņojums Padomei /* COM/2012/0513 final */





KOMISIJAS ZIŅOJUMS PADOMEI KOPSAVILKUMS EIROPAS ARHĪVU GRUPA DIGITALIZĀCIJAS LAIKMETA RADĪTĀS PROBLĒMAS, KAS SKAR ARHĪVUS EIROPĀ Otrais progresa ziņojums Padomei Priekšvēsture Ministru padome 2005. gada novembrī pieņēma ieteikumu par pastiprinātu sadarbību Eiropas arhīvu jomā[1]. Šajā ieteikumā tika aicināts izveidot Eiropas arhīvu grupu (EAG), kas apvieno dalībvalstu ekspertus un Eiropas Savienības iestāžu ekspertus, lai nodrošinātu sadarbību un koordināciju vispārīgos jautājumos attiecībā uz arhīviem. Turklāt Padome ieteica EAG īstenot vairākus prioritāros pasākumus. EAG 2008. gadā Padomei iesniedza progresa ziņojumu par 2005. gada ieteikuma īstenošanu[2]. Šajā ziņojumā EAG minēja, ka ierakstu uzglabāšana digitālā formātā izmaina attiecības starp arhīvu dienestiem un ierakstu veicējiem, kā arī lomu, kādu arhīvi un arhivāri veic valsts pārvaldē un sabiedrībā. Ziņojumā tika secināts, ka arhīvu dienestiem būtu detalizētāk jāizpēta to loma un jāizvērtē pašreizējo arhivēšanas konceptu, procedūru un procesu nozīme. Četrus gadus pēc pirmā progresa ziņojuma EAG iesniedz paveiktā darba pārbaudes ziņojumu. Eiropas arhīvu grupa šo ziņojumu pieņēma savā sanāksmē Kopenhāgenā 2012. gada 30. maijā. Sadarbība arhīvu jomā Eiropā Eiropas arhīvu grupa, ko izveidoja 2006. gada sākumā, turpina veicināt un koordinēt sadarbību starp arhīviem Eiropas līmenī, jo īpaši gadījumos, kad tas var nodrošināt reālu pievienoto vērtību. EAG tiekas divreiz gadā. Kopš 2009. gada otrā pusgada šīs sanāksmes ES prezidējošā valsts rīko vienlaicīgi ar Eiropas valstu arhīvistu valdes sanāksmēm. EAG turpina sniegt vispārīgas norādes un ieteikumus par minētajā ieteikumā noteikto prioritāro darbību īstenošanu, proti, par arhīvu saglabāšanu un pasargāšanu no bojājumiem; Eiropas līmeņa starpnozaru sadarbību elektronisko dokumentu un arhīvu jomā; Eiropas arhīvu interneta portāla izveidošanu un uzturēšanu. Turklāt EAG ir izskatījusi 2008. gada ziņojumā noteiktos problēmjautājumus attiecībā uz arhīviem digitalizācijas laikmetā. Tās secinājumi un ieteikumi ir norādīti pievienotajā ziņojumā un to kopsavilkums sniegts turpmāk. Arhīvi digitalizācijas laikmetā Plaši izplatītā IKT izmantošana izmaina arhīvu lomu sabiedrībā. Eiropas arhīvu grupa ir izpētījusi problēmas, ko šīs izmaiņas rada attiecībā uz arhīviem, jo īpaši šādās jomās. · Pārmaiņas arhīvu lomā Valstu arhīvi aktīvi pārskata savus pašreizējos un turpmākos pienākumus digitalizētajā pasaulē. Valstu arhīvi centīsies līdzsvarot savas pilnvaras un pienākumus ar citām interesēm. Šim nolūkam tie mēģinās ciešāk sadarboties ar citiem informācijas pārvaldības tīkliem un struktūrām, tostarp e-pārvaldes aģentūrām. · Piekļuve arhīviem uz vietas salīdzinājumā ar tiešsaistes piekļuvi Piekļuve arhīviem visā Eiropā mainās, jo arvien plašāk tiek izmantotas interneta tehnoloģijas un arhīvi arvien vairāk materiālu publicē tiešsaistē. Rodas jautājums par to, kāda prioritāte arhīviem būtu jāpiešķir šiem dažādajiem piekļuves veidiem. Arhīviem ir jāapzina savu lietotāju vajadzības, lai noteiktu līdzsvaru starp pakalpojumiem, ko sniedz uz vietas, un tiešsaistes pakalpojumiem, un lai izlemtu, kuri pakalpojumi būtu jāattīsta. · Arhīvi un Direktīva par valsts sektora informācijas atkalizmantošanu[3] Arhīvos glabātās informācijas publiskas izmantošanas veicināšana ir viens no valstu arhīvu iestāžu uzdevumiem. Tomēr privātā sektora īstenota arhīvu atkalizmantošana[4] rada dažādas problēmas, piemēram, saistībā ar autentiskumu, intelektuālā īpašuma aizsardzību, datu aizsardzību, tarifikācijas politiku un līdzsvaru starp publiskajiem un privātajiem pakalpojumiem. · Digitalizācija Digitalizācija un publicēšana tiešsaistē ļauj arhīviem piedāvāt vairāk materiālu gan akadēmiskajai sabiedrībai, gan plašākai sabiedrībai. Tas arī veicina arhīvos glabātās informācijas atkalizmantošanu. Tomēr informācijas piedāvāšana tiešsaistē nav bez maksas, un valstu arhīvu kapacitāti digitalizēt savas kolekcijas daļēji var stimulēt ar finansēšanas iespējām. · Izmaksas un finansējums Lai nodrošinātu tiešsaistes piekļuvi Eiropas arhīvu mantojumam, izšķiroši svarīgi ir noteikt piemērotus digitalizācijas finansēšanas veidus. Tāpēc arhīvu iestādes uzskata, ka svarīgi ir papildus Eiropas digitalizācijas programmai izveidot kopīgu Eiropas finansēšanas plānu. Secinājumi Arhīvu loma mainās, jo tie ir daļa no mūsdienu informācijas sabiedrības un digitālās informācijas ķēdes. Tas nav tikai tehnisks jautājums, bet gan cieši saistīts ar arhīvu līdzdalību e-pārvaldē. Tajā pašā laikā arhīviem joprojām ir daudz tradicionālo pienākumu, piemēram, uzraudzības, informācijas sniegšanas un autentiskuma garantēšanas pienākumi. Arhīvi nodrošina autentiskus un uzticamus avotus, garantējot attiecīgo administrāciju pārskatatbildību. Lai īstenotu to pienākumus, ir nepieciešams valstu arhīvus iesaistīt digitālo ierakstu pārvaldības noteikumu izveidē jau dokumentu dzīves cikla agrīnos posmos. Arhīviem būtu vairāk jāiesaistās valdību darbības pārvaldes procesos, ne tikai ņemot vērā tehnoloģisko perspektīvu, bet arī radot jaunu redzējumu par pašām arhīvu iestādēm un to saikni ar valdībām. Dokumentu saglabāšana digitālā formātā un piekļuves nodrošināšana digitālā formātā radītiem materiāliem ir valstu arhīvu galvenie pienākumi. Digitālā formātā radītu ierakstu arvien lielāka apjoma pārsūtīšana palielina vajadzību izveidot ilgtspējīgu tehnisko, organizācijas un zināšanu infrastruktūru, lai digitālie materiāli vienmēr būtu pieejami un lai nodrošinātu to uzticamību. Šim nolūkam arhīviem būs jāpieliek ievērojamas pūles, jo pieredzes apmaiņa un kopīgu stratēģiju izveide ir svarīgi komponenti. Valstu arhīvi atzīst, cik nozīmīgi ir nodrošināt, ka pilsoņiem visā ES ir tiešsaistes piekļuve Eiropas bagātajam arhīvu mantojumam. Briseles deklarācijā par digitālo piekļuvi arhīviem (2010. gads)[5] ir uzsvērts to nodoms pēc iespējas pilnīgāk izmantot digitālās tehnoloģijas, lai veicinātu atvērtu piekļuvi Eiropas arhīvu materiāliem. Tomēr jāpiemin, ka tas nozīmē konkrētas kvalitātes prasības attiecībā uz aprakstošo informāciju un arhīvu spēju garantēt digitālo ierakstu autentiskumu. Eiropas arhīvi sadarbojas, lai risinātu ar mūsdienu informācijas sabiedrību saistītās problēmas, kā arī turpina īstenot savus tradicionālos pienākumus attiecībā pret valdībām un pilsoņiem. Eiropā arhīvi sadarbojas jau divdesmit gadus. Arī turpmāk tie mācīsies cits no cita un iespēju robežās sadarbosies, izveidojot jaunus standartus, praksi un risinājumus, lai tuvinātos mērķim kļūt par pilntiesīgu partneri mūsdienu informācijas sabiedrībā. Valstu arhīvi izpētīs, kā tie var īstenot ciešāku sadarbību, lai risinātu turpmākās problēmas un izveidotu jaunu konceptu nākamajiem sadarbības gadiem. Ar Eiropas valstu arhīvistu valdes un Eiropas arhīvu grupas starpniecību tie savstarpēji koordinēs savas darbības un ar ES iestādēm veiktos pasākumus. Turklāt valstu arhīvi mēģinās ciešāk sadarboties arī ar citām struktūrām, kuras ir iesaistītas informācijas pārvaldē un e-pārvaldē. Valstu arhīvi vēlas kļūt par pilntiesīgiem partneriem, izstrādājot ES politiku par datu pieejamību un piekļuvi informācijai tiešsaistē. Lēmumi un ieteikumi Lēmumi (1) Valstu arhīvi cieši sadarbosies, lai izveidotu arhīviem paredzētu kopīgu digitālo programmu, kas apvieno Eiropas mērķus ar valstu vēlmēm un centieniem. Tie izpētīs, kā arhīvi var dot savu ieguldījumu ilgtspējīga Eiropas fonda "arhīvu portāla" izveidē pēc 2015. gada. EAG centīsies veicināt kopīgu arhīvu jomas politiku arvien plašākajā Eiropas informācijas telpā, kā arī izpētīs, kā arhivēšanas pamatvērtības iekļaujas jaunajā digitalizācijas situācijā. Īpaša uzmanība tiks piešķirta sadarbspējai, datu ilgtermiņa pieejamībai, pastāvīgiem identifikatoriem, pieejamiem datiem un novērtēšanai. (2) Valstu arhīvi sadarbosies, lai līdz 2015. gadam nodrošinātu tiešsaistes piekļuvi – galvenajiem avotiem, kas pilsoņiem ļauj labāk izprast vēsturisko saikni starp valstīm un administrācijām, kas radusies Eiropas izveidē, kā arī valstu kultūru, tradīciju un identitāšu daudzveidību; – katras dalībvalsts arhīvu "paraugiem"; – kolekcijām, kas saistītas ar svarīgiem vēsturiskiem notikumiem un gadadienām. (3) Valstu arhīvi ciešāk sadarbosies ar citām struktūrām, lai nodrošinātu, ka tādas arhīvu intereses kā saglabāšana un piekļuve tiek līdzsvarotas ar citām interesēm, piemēram, datu aizsardzību. Piemēram, saskaņā ar priekšlikumu par ES Datu aizsardzības regulu tie apņemas izstrādāt arhīvu Rīcības kodeksa projektu, kas tiks apspriests ar citām ieinteresētajām personām. Ieteikumi (4) Valstu arhīviem vajadzētu sadarboties ar valdībām, lai izveidotu standartus elektronisko ierakstu pārvaldības jomā. DLM foruma ietvaros tie turpinās sadarboties ar citām publiskā un privātā sektora organizācijām, lai veicinātu vadlīniju un standartu, piemēram, MoReq2010, turpmāku izstrādi. (5) Būtu jānodrošina kopīgi standarti tiešsaistes pakalpojumu jomā. Ir jāizpēta sociālās tīklošanās pieaugošā loma un tās iespējamā ietekme uz arhivēšanas pakalpojumu sniegšanu. (6) Arhīvu organizācijām būtu kopīgi jāstrādā, lai pārvarētu šķēršļus un sekmētu arhīvos glabātās informācijas lielāku atkalizmantošanu. Pamatojoties uz Eiropā pastāvošo labāko praksi, ir nepieciešams izveidot kopīgu modeli, ko varētu izmantot par pamatu arhīviem, kuri vēl nav izstrādājuši atkalizmantošanas stratēģiju. Šajā modelī būtu jāiekļauj norādes par to, kā licencēt atkalizmantošanai paredzētus materiālus un nodrošināt autentiskumu, kā arī maksas vai bezmaksas piekļuves iespējas. Arhīviem būtu jādalās pieredzē ar bibliotēkām un muzejiem, kā arī jāveic turpmāka izpēte par patērētāju un potenciālo patērētāju vajadzībām. EAG būtu jāveicina labākā prakse šajā jomā un jādarbojas kā nozares padomdevējam, uzsverot, ka arhīvi glabā bagātīgu materiālu, ko iespējams izmantot atkārtoti. (7) Valstu arhīviem būtu jādalās zināšanās un pieredzē, kā arī jāapmainās ar informāciju par arhīvu materiālu digitalizācijas pieejām. Eiropas mēroga stratēģijas, tostarp digitalizācijas modeļu un kopīgu standartu, izveide palīdzētu atsevišķiem arhīviem īstenot digitalizācijas programmas un sekmētu lielāku sadarbspēju starp valstīm. Turklāt ir nepieciešams pārskatīt digitalizācijas programmu finansējumu. Vai arhīviem būtu jāietur maksa par papildu pakalpojumiem piemēram, par tiešsaistes piekļuvi, un ja jā, tad kādos gadījumos? EAG būtu jāsniedz ieteikumi par digitalizāciju tiešsaistes piekļuves nodrošināšanai un jāsekmē piemērotu stratēģiju izstrāde. (8) Digitālā formātā radītu ierakstu arvien lielāka apjoma nosūtīšana un saglabāšana prasa lielāku sadarbību un labākās prakses un risinājumu apmaiņu starp valstu arhīviem. Iespēju robežās tiem vajadzētu izstrādāt kopīgus konceptus un risinājumus, ņemot vērā esošos projektus šajā jomā[6]. Ir nepieciešams efektīvāk noteikt finansējuma apjomu, kas nepieciešams digitālā formātā radītiem arhīvu materiāliem, lai arhīvi gūtu labāku izpratni par izmaksām un to, ka ierobežota budžeta apstākļos ir jānodrošina līdzsvars starp tradicionālajiem medijiem un digitālajiem medijiem. Būtu precīzāk jānosaka digitālā formātā radītu ierakstu saglabāšanas izmaksas, piemēram, izmantojot uzlabotus izmaksu modeļus, lai valstu arhīviem nodrošinātu labākus instrumentus nepieciešamā finansējuma prognozēšanai laika gaitā. [1] OV L 312, 29.11.2005., 55. lpp. [2] Progresa ziņojums Padomei SEC(2008)2364; COM(2008) 500. [3] OV L 345, 31.12.2003., 90. lpp. [4] Eiropas Komisija 2011. gada decembrī ierosināja pārskatīt Direktīvu par valsts sektora informāciju, kas ļaus direktīvas darbības jomā iekļaut arhīvus, muzejus un bibliotēkas, pat ja šo iestāžu pienākumi nav tik plaši kā citām publiskā sektora struktūrām. [5] Briseles deklarāciju 2010. gada 19. novembrī Briselē pieņēma Eiropas valstu arhīvistu valde. [6] Piemēram, tādus projektus kā PLANETS, PRESTOSPACE un Digital Preservation Europe.