[pic] | EIROPAS KOMISIJA |

Briselē, 2.6.2010

COM(2010) 281 galīgā redakcija

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI UN REVĪZIJAS PALĀTAI

Kopsavilkuma pārskats par Komisijas sasniegumiem vadības jomā 2009. gadā

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI UN REVĪZIJAS PALĀTAI

Kopsavilkuma pārskats par Komisijas sasniegumiem vadības jomā 2009. gadā

1. IEVADS

Saskaņā ar Līguma par Eiropas Savienības darbību (LESD) 317. pantu Eiropas Komisija uzņemas vispārēju atbildību par ES budžeta izpildi. Tā ir svarīga atbildība, jo ES budžets ir viens no galvenajiem instrumentiem Eiropas Savienības politikas virzienu īstenošanā, un ES līdzekļu efektīva izmantošana ievērojami ietekmē ES spēju attaisnot savu pilsoņu cerības.

Budžeta praktiskā īstenošana ir deleģēta ģenerāldirektoru kolēģijai un dienestu vadītājiem, kas kā deleģētie kredītrīkotāji atbild par līdzekļu pareizu un efektīvu pārvaldību un par pietiekamu un iedarbīgu kontroles sistēmu nodrošināšanu savos dienestos. Ģenerāldirektori un dienestu vadītāji ziņo par savu pienākumu izpildi gada darbības pārskatos (GDP)[1], kas ietver parakstītu ticamības deklarāciju par finanšu darījumu likumību un pareizību. Tas ir galvenais veids, kā viņi dokumentē atbildību kolēģijas priekšā. Pirms atbildīgais ģenerāldirektors vai dienesta vadītājs paraksta šos pārskatus, to saturu apspriež ar atbildīgo(-ajiem) komisāru(-iem).

Pieņemot šo kopsavilkuma pārskatu, Komisija uzņemas politisko atbildību par vadības darbu, ko veic tās ģenerāldirektori un dienestu vadītāji, pamatojoties uz ticamības deklarācijām un atrunām, ko tie izteikuši savos gada darbības pārskatos. Tajā ir arī norādīti galvenie prioritāri risināmie vadības jautājumi, kas noteikti gada darbības pārskatos (pat ja tajos nav bijis nepieciešams izteikt atrunas), un definēti rīcības virzieni konstatēto trūkumu novēršanai.

Šis ir pirmais kopsavilkuma ziņojums, kas pieņemts šīs Komisijas pilnvaru laikā. Komisārs, kas atbildīgs par revīziju un krāpšanas apkarošanu, ir apstiprinājis[2] institūcijām, kas ir atbildīgas par budžeta izpildes apstiprināšanu, Komisijas apņemšanos arī turpmāk uzskatīt par prioritāti saņemt Eiropas Revīzijas palātas (ERP) ticamības deklarāciju ( DAS ) bez piezīmēm.

Iepriekšējās Komisijas stratēģiskais mērķis saņemt DAS bez piezīmēm palīdzēja apkopot enerģiju un koncentrēja uzmanību uz tādiem pamata jautājumiem kā laba pārvaldība un vadība un deva taustāmus rezultātus (skatīt 2. iedaļu). Komisija ir pārliecināta, ka, pateicoties tālejošām izmaiņām vadības un kontroles sistēmās, darba metodēs un kultūrā, ir panākts būtisks progress ES līdzekļu pārvaldīšanā. Tomēr tā arī atzīst, ka joprojām ir jomas, kurās vajadzīgi uzlabojumi, piemēram, dalītas pārvaldības jomā, kur dalībvalstis izpilda aptuveni 75 % no budžeta.

Komisija aicina pārējās iestādes un dalībvalstis iesaistīties padziļinātā izvērtēšanā par to, kā turpmāk uzlabot finansēšanas shēmu, kā arī to īstenošanas, pārvaldības un kontroles mehānismu veidošanu, lai palielinātu gan to efektivitāti uz vietas, gan arī nodrošinātu, ka ES izdevumi tiek kontrolēti efektīvi, samērīgi un rentabli.

Šajā sakarā budžeta pārskatīšana un Finanšu regulas[3] trīsgadu posma pārskatīšana, tostarp 2008. gadā[4] uzsāktā darba pie pieļaujamā riska jēdziena turpmāka virzība, būs ļoti svarīga, lai radītu piemērotus apstākļus ES līdzekļu iedarbīgākai un efektīvākai pārvaldīšanai laikposmā pēc 2013. gada.

2. PāRLIECīBAS PAMATA STIPRINāšANA

2.1. Kontroles mehānismu pastiprināšana, lai nodrošinātu darījumu likumību un pareizību visā Komisijā

Komisijas centieni pastiprināt kontroles mehānismus – gan tos, kurus izmanto Komisijas dienesti, gan tos, ko piemēro dalībvalstis, lai nodrošinātu likumību un pareizību nolūkā saņemt DAS bez piezīmēm – 2009. gadā turpinājās ar labiem rezultātiem.

Līdz šim 2008. gada DAS ir vislabākā - ERP sniedza atzinumu par attiecīgo pārskatu un darījumu likumību bez piezīmēm par 47 % no budžeta salīdzinājumā ar 6 % 2003. gadā ; pirmo reizi tika dota "zaļā gaisma" pakārtotajiem darījumiem attiecībā uz visu nodaļu "Lauksaimniecība un dabas resursi", kā arī uz nodaļu "Izglītība un pilsoniskums". Otro gadu pēc kārtas palāta arī sniedza pozitīvu atzinumu par konsolidētajiem pārskatiem. Turklāt tā atzina, ka ir uzlabojusies gada darbības pārskatu kvalitāte (skatīt 2.2.) un visā Komisijā gandrīz pilnībā ir ieviesti iekšējās kontroles standarti.

2009. gadā tika panākts arī būtisks pavērsiens centienos uzlabot ES līdzekļu pārvaldību, piemēram, tika pabeigts galīgais ziņojums par "Rīcības plānu Komisijai uzticētās pārraudzītājas lomas nostiprināšanai, īstenojot strukturālo darbību dalītu pārvaldību" [5], kas nodrošināja pozitīvas pārmaiņas šajā svarīgajā izdevumu jomā, tostarp finanšu korekciju ievērojamu pieaugumu (skatīt 3.2. iedaļu attiecībā uz 6. nodaļu).

Komisija 2009. gadā pieņēma arī "Ietekmes ziņojumu par Komisijas rīcības plānu integrētas iekšējās kontroles struktūras ieviešanai" [6], kurā secināts, ka iepriekšējās Komisijas pilnvaru laikā ir panākts ievērojams progress iekšējās kontroles sistēmu stiprināšanā un ka, lai gan daļu no šīs pozitīvās ietekmes ir sekmējuši pasākumi, kas uzsākti pirms 2005. gada, tomēr ir skaidrs, ka rīcības plāna ieviešana 2006. gadā šo progresu ievērojami paātrināja.

Būtisks elements pienācīgas pārliecības veidošanā ir iekšējās revīzijas loma . Komisijas Iekšējās revīzijas dienests (IRS) 2009. gadā pabeidza stratēģiskā revīzijas plāna sagatavošanu laikposmam no 2007. līdz 2009. gadam – sagatavojot 67 ziņojumus, no kuriem 32 bija paveiktā darba pārbaudes ziņojumi un viens konsultāciju ziņojums, tika izpildīti 87 % no tā 2009. gada darba programmas. Revidētās struktūras pieņēma 98,8 % revīzijas ieteikumu. IRD 2009. gadā inter alia veica revīzijas attiecībā uz uzņēmējdarbības nepārtrauktību, iepirkumu un dotāciju pārvaldību, ārējās politikas jomām un ģenerāldirektorātu uzraudzības politiku saistībā ar dalīto pārvaldību. Pēc šo revīzijas uzdevumu izpildes tika sniegti 260 ieteikumi, tostarp 2 izšķiroši un 113 ļoti svarīgi.

Būtu jāuzsver divi no Iekšējās revīzijas dienesta 2009. gadā veiktajiem uzdevumiem: pirmkārt, Iekšējās revīzijas dienesta revīzija par paveikto darbu attiecībā uz gada darbības pārskatu ticamības nodrošināšanas procesu , kurā 2009. gada decembrī tika secināts, ka ir izpildīti visi sākotnējā revīzijā (2007. gadā) sniegtie ieteikumi; otrkārt, IRD revīzija par Komisijas riska pārvaldības programmas īstenošanu , kura tika veikta 2009. gadā un kurā secināts, ka Komisijas riska pārvaldības programma atbilst starptautiskajiem standartiem un ka tā nodrošina stabilu pamatu riska pārvaldības atbalstam. IRD apzināja dažas jomas, kurās vajadzīgi uzlabojumi, kas galvenokārt saistīti ar lomām un atbildību par risku pārvaldību ģenerāldirektorātos, turpmāku vadlīniju nepieciešamību un dažu jautājumu precizēšanu, kā arī transversālu risku novēršanu. Šos jautājumus risina centrālie dienesti 2010. gadā.

Tika panākts progress arī visu to atlikušo pieņemto revīzijas ieteikumu ātrā un efektīvā īstenošanā, kuri uzskatāmi par izšķirošiem vai ļoti svarīgiem, kā tika aicināts 2008. gada kopsavilkuma ziņojumā. Revīzijas progresa komiteja 2009. gadā atzīmēja, ka sešus mēnešus pēc to attiecīgā termiņa nebija palicis neizpildīts neviens izšķirošs ieteikums. Tomēr Revīzijas progresa komiteja atzīmēja, ka svarīgs uzdevums joprojām ir paveiktā darba pārbaude saistībā ar ļoti svarīgiem ieteikumiem (68 no tiem nebija izpildīti sešus mēnešus pēc termiņa).

Komisija turpinās cieši uzraudzīt izšķirošu un ļoti svarīgu iekšējās revīzijas ieteikumu izpildi. Tā aicināja ģenerāldirektorus un dienestu vadītājus nodrošināt, lai vadība pievērstu vajadzīgo uzmanību šim jautājumam.

2.2. Gada darbības pārskatu skaidrības un saskanības uzlabošana

Gada darbības pārskati ir svarīgs pierādījumu avots Eiropas Revīzijas palātai, nosakot pieeju izpildes apstiprināšanai ( DAS ). Šo ziņojumu kvalitāte pēdējos gados ir uzlabojusies. Savā 2008. gada pārskatā Eiropas Revīzijas palāta 2009. gadā visiem Komisijas ģenerāldirektorātu un dienestu gada darbības pārskatiem sniedza tikai "A" un "B" novērtējumu, bet 5. nodaļai (Lauksaimniecība un dabas resursi) – līdz šim nebijušu novērtējumu "B+"[7].

Ievērojot 2008. gada Kopsavilkuma ziņojumā sniegtos kolēģijas norādījumus, 2009. gadā Ģenerālsekretariāts un Budžeta ģenerāldirektorāts visā Komisijā veica apsekojumu, lai apzinātu veiksmes faktorus, kas ietekmē gada darbības pārskatu kvalitāti. Reaģējot uz konstatētajām problēmām, tika īstenoti vairāki pasākumi.

- Pastāvīgie norādījumi IRD tika rūpīgi pārbaudīti, tostarp tika ieviests skaidrs dalījums starp 2. daļu (informācija par finanšu un nefinanšu iekšējās kontroles sistēmām) un 3. daļu (ticamības deklarācijas atbalsta elementi).

- Tagad GDP 2. daļā ir jāiekļauj jauns, īpašs secinājums par iekšējās kontroles standartu vispārējo darbību.

- Ģenerālsekretariāts un Budžeta ģenerāldirektorāts izveidoja īpaši šim nolūkam paredzētu palīdzības dienestu, kura uzdevums ir atbildēt uz Komisijas dienestu jautājumiem.

- Intranetā tika darīta pieejama pastāvīgo norādījumu interaktīva versija, kas atvieglo navigāciju un ļauj dienestiem vieglāk rast atbildes uz konkrētiem jautājumiem.

- Darbiniekiem, kuri gatavo ziņojumus, tika piedāvāti mācību kursi par to, kā efektīvi sagatavot GDP, lai saskaņotu pastāvīgajos norādījumos sniegtos svarīgākos jautājumus (tajos piedalījās aptuveni 70 darbinieki).

- Pastāvīgie norādījumi tika izdoti agrāk nekā iepriekš (2009. gada 5. novembrī).

- Speciālistu veikta GDP salīdzinošā pārskatīšana tika pastiprināta, agrīnā posmā iesaistoties centrālajiem dienestiem (agrīnā salīdzinošā pārskatīšana) un pastāvīgi sniedzot dienestiem atgriezenisko saiti par to GDP projektu kvalitāti.

Visā Komisijā 2009. gada darbības pārskatos vērojama vispārēja uzlabošanās – gan kvalitātes, gan sniegto apliecinājumu ziņā par ziņojumu ticamību un saprotamību. Centrālie dienesti turpināja iesaistīties GDP sagatavošanas agrīnā posmā, ar ģenerāldirektorātiem un dienestiem apspriežot svarīgākos jautājumus un pēc vajadzības sniedzot norādes nolūkā uzlabot galīgo tekstu kvalitāti.

Komisija turpinās strādāt pie tā, lai uzlabotu GDP, kas ir galvenais veids, kā deleģētie kredītrīkotāji dokumentē atbildību kolēģijas priekšā, un DAS pierādījumu avots. Komisija uzdeva Ģenerālsekretariātam un Budžeta ģenerāldirektorātam turpināt sniegt norādes ģenerāldirektorātiem un dienestiem, regulāri pārskatot pastāvīgos norādījumus, sniedzot metodiskas norādes, rīkojot mācību pasākumus un salīdzinošās pārskatīšanas sanāksmes un izmantojot citus līdzekļus, ko tie uzskata par noderīgiem. Tā aicināja visus ģenerāldirektorus un dienestu vadītājus aktīvi atbalstīt visus pasākumus, ko popularizē centrālie dienesti, lai paaugstinātu GDP kvalitāti.

3. PāRLIECīBA, KAS IEGūTA NO GADA DARBīBAS PāRSKATIEM UN ģENERāLDIREKTORU ATRUNāM

Pēc tam, kad ir izskatīti gada darbības pārskati, jo īpaši visu ģenerāldirektoru parakstītās deklarācijas, Komisija atzīmē, ka tie visi sniedz pamatotu pārliecību par līdzekļu izmantošanu paredzētajiem mērķiem, pareizas finanšu pārvaldības principu ievērošanu un to, ka īstenotās kontroles procedūras nodrošina vajadzīgās garantijas par pamatā esošo darījumu likumību un pareizību. Daži ģenerāldirektori atklāja nenovērstus trūkumus un savos gada darbības pārskatos iekļāva atrunas, neapšaubot sniegtās pārliecības vispārējo līmeni .

Trīspadsmit ģenerāldirektori savos 2009. gada darbības pārskatos kopā izteica divdesmit atrunas . Tās ietvēra deviņas atrunas, kas jau bija izteiktas 2008. gadā un saistībā ar kurām 2009. gada beigās vēl tika veiktas darbības, un vienpadsmit jaunas atrunas. Šis skaitlis nozīmē par piecām atrunām vairāk nekā tajā pašā laikposmā iepriekšējā gadā (piecpadsmit 2008. gadā). Tam ir vairāki iemesli. Galvenais no tiem ir tas, ka 2008. gadā tika veikts maz maksājumu, vai arī tie vispār netika veikti saskaņā ar 2007.-2013. gada programmām, kurām termiņš pienāca 2009. gadā. Vēl viens iemesls bija sarežģītie attiecināmības noteikumi dotāciju saņēmējiem (jautājums, kas ietekmē līdzekļus, kuri ir tiešā centralizētā pārvaldībā; 2009. gadā bija deviņas atrunas attiecībā uz dotāciju shēmām salīdzinājumā ar četrām atrunām 2008. gadā). Atrunas arī bija saistītas ar problēmām publiskā iepirkuma noteikumu piemērošanā, kas bija bieži sastopams kļūdu cēlonis dalītajā pārvaldībā.

Atrunu skaita pieaugums jāuzskata par apliecinājumu tam, ka visā Komisijā deleģētie kredītrīkotāji ļoti nopietni izturas pret pareizu finanšu pārvaldību un ka valda izpratne par pārkāpumu ES līdzekļu pārvaldībā reālo vai potenciālo ietekmi uz Komisijas reputāciju.

Tāpat arī ir svarīgi norādīt, ka, ņemot vērā to kontroles novērtējuma rezultātus, vairāki ģenerāldirektorāti varēja atsaukt atrunas, kas pārnestas no iepriekšējiem gadiem, piemēram, tādās jomās kā lauksaimniecība un dabas resursi ( MARE ĢD), ekonomika un finanses ( ECFIN ĢD) vai izglītība un pilsoniskums ( COMM ĢD). Paplašināšanās un reģionālās politikas ģenerāldirektori varēja atcelt 2008. gadā iekļautās atrunas par pirmspievienošanās līdzekļu pārvaldību Bulgārijā, savukārt lauksaimniecības un dabas resursu ģenerāldirektors varēja atcelt arī atrunu attiecībā uz SAPARD Bulgārijā un Rumānijā.

Visi ģenerāldirektorāti un dienesti apzināja galvenās problēmas, kuru dēļ bija radušās atrunas, un noteica pasākumus to risināšanai. Tāpat kā iepriekš ģenerāldirektorāti un dienesti pienācīgi pamatoja atrunu atsaukšanu, ne tikai norādot pasākumus, kas veikti problēmas risināšanai, bet arī sniedzot apliecinājumus par to, ka problēma ir efektīvi atrisināta uz vietas. Lielākoties tas nozīmēja, ka ir konkrēta informācija par to, ka kļūdu skaits ir samazinājies līdz pieņemamam līmenim vai ka sistēmas ir pienācīgi nostiprinātas.

3.1. Lauksaimniecība un dabas resursi

Palāta savā 2008. gada ziņojumā pirmo reizi minēja, ka kopumā kļūdu līmenis politikas jomā "Lauksaimniecība un dabas resursi" ir nedaudz zemāks par 2 % būtiskuma slieksni. Lai gan lauku attīstības jomā kļūdu līmenis joprojām bija augstāks nekā saistībā ar Eiropas Lauksaimniecības garantiju fondu (ELGF), tas bija zemāks nekā iepriekšējos gados. Palāta konstatēja, ka Integrētās administrēšanas un kontroles sistēma (IAKS) kopumā ir efektīvi samazinājusi kļūdu vai neatbilstīgu izdevumu risku, bet dažās dalībvalstīs joprojām ir vajadzīgi uzlabojumi konkrētu maksājumu aģentūru darbā.

Lauksaimniecības un lauku attīstības ģenerāldirektors 2009. gada darbības pārskatā iekļāva divas atrunas . Pirmā atruna attiecās uz izdevumiem lauku attīstības pasākumiem 2. asī (vides un lauku ainavas uzlabošana) 2007.-2013. gada plānošanas periodā, ņemot vērā dalībvalstu paziņotos kontroles statistikas datus, kuros kļūdu līmenis bija 3,4 % . Šī atruna tika iekļauta tāpēc, ka konstatētais kļūdu līmenis pārsniedz būtiskuma slieksni, ko pašlaik izmanto Eiropas Revīzijas palāta.

Otra atruna attiecās uz nopietniem IAKS kontroles trūkumiem Bulgārijā un Rumānijā . Šī atruna tika iekļauta ar reputāciju saistītu iemeslu dēļ, jo trūkumi pastāv jau kopš pievienošanās un novēloti tiek īstenoti rīcības plāni, kuru slēgšana paredzēta 2011. gadā.

Jūrlietu un zivsaimniecības ģenerāldirektors izteica divas atrunas – vienu par to maksājumu attiecināmību, kas veikti dalībvalstīm, lai kompensētu papildu izmaksas par dažu zvejniecības produktu no tālākiem reģioniem realizāciju , jo tiek lēsts, ka 3 % maksājumu varētu būt neatbilstīgi. Otra atruna attiecas uz ZVFI darbības programmām; tās noteiktais apmērs ir 46,8 miljoni euro jeb 41 % no attiecīgajā gadā veiktajiem maksājumiem ZVFI, kuri 2009. gadā bija īpaši nelieli. Līdz ar to kļūdu līmenis ir ievērojami augstāks, ja tas izteikts kā minētajā gadā veiktie maksājumi. Konstatētais kļūdu līmenis procentos no gada vidējiem maksājumiem 2005.-2007. gadā ir 9,4 %.

Vides ģenerāldirektors izteica vienu atrunu par dotāciju saņēmēju deklarēto izdevumu attiecināmību , ņemot vērā, ka 2009. gadā bija apdraudēti 5,97 % dotāciju maksājumu jeb 3,89 % no 2009. gadā veikto maksājumu kopsummas par attiecīgo ABB darbību.

Komisija ir apņēmusies nodrošināt kontroles efektivitāti lauku attīstības jomā, ko galvenokārt veic dalībvalstis. Tomēr kontrole šajā jomā izmaksā dārgi, un ir daudz saņēmēju (2008. gadā 3,6 miljoni). Komisija 2010. gada 26. maijā pieņēma paziņojumu pārējām iestādēm[8], kurā pieļaujamo riska līmeni lauku attīstības jomā ierosina noteikt no 2 % līdz 5 %. Pieļaujamo riska līmeni nosaka, ņemot vērā kontroles izmaksu lietderību un pieņemamu atlikušo kļūdu līmeni, kas ir pamatots saistībā ar šīm izmaksām. Komisija kopā ar dalībvalstu kompetentajām iestādēm turpinās strādāt pie tā, lai optimizētu kontroles sistēmu efektivitāti.

Attiecībā uz problēmām, ko rada sarežģītās attiecināmības prasības dotāciju saņēmējiem, Komisija plāno veikt konkrētus pasākumus, lai novērstu galvenos šķēršļus (skatīt 4. iedaļu "Transversālie jautājumi").

Komisija atgādina par saistībām, ko uzņēmās Bulgārijas un Rumānijas iestādes attiecībā uz rīcības plāniem, kas tika izstrādāti, lai novērstu to IAKS konstatētos trūkumus, un atkārtoti uzsver, ka tā cieši un stingri uzraudzīs šo plānu īstenošanu.

3.2. Kohēzija

Kohēzijas politiku īsteno, pamatojoties uz dalītu pārvaldību, un šai politikai ir atvēlēts aptuveni 31 % Savienības budžeta. Tā joprojām ir izdevumu joma, kurā 2008. gada DAS bija visaugstākais kļūdu līmenis (11 %), un tā ir vienīgā politikas joma, kurai Palāta vēl arvien dod "sarkano gaismu"[9]. Tas lielā mērā ir saistīts ar konkrētu vadības un kontroles sistēmu neefektīvu darbību dažās dalībvalstīs.

Ņemot vērā šo augsto kļūdu līmeni, 2009. gadā Komisija uzsāka nozīmīgas iniciatīvas, lai uzlabotu vadības un kontroles sistēmas kohēzijas jomā. Kad bija pabeigta rīcības plāna īstenošana, 2010. gada februārī Komisija sniedza ziņojumu[10] par šo pasākumu ietekmi, kā arī par to, kā Komisija īsteno papildu darbības saskaņā ar kopējo revīzijas stratēģiju, kas izstrādāta strukturālajām darbībām (“revīzijas stratēģija”). Galvenā ietekme bija finanšu korekciju ievērojams pieaugums – to vērtība palielinājās gan 1994.-1999., gan 2000.-2006. gadā, un pretstatā aptuveni 3567 miljoniem euro laikposmā no 2000. līdz 2007. gadam 2008. un 2009. gadā sasniedza 3801 miljonus euro.

Tā rezultātā laikposmā no 2000. līdz 2009. gadam izdarīto korekciju kopējais apjoms bija 7368 miljoni euro; aptuveni 70 % no šīm korekcijām bija ierosinājusi Komisija un pieņēmušas dalībvalstis (kas nozīmē, ka dalībvalstis var piešķirt Komisijas ieguldītos līdzekļus attiecināmiem papildu projektiem, ko sauc arī par "atceltajām summām"), bet par pārējām lēma Komisija (kas nozīmē, ka summas tiek atgūtas un ieskaitītas ES budžetā). Komisija paziņoja savu nodomu saglabāt rīcības plāna doto impulsu un saistībā ar tās revīzijas stratēģiju turpināt stingru uzraudzības darbību.

Dienesti turpināja izstrādāt norādes attiecībā uz vadības un kontroles sistēmām, ko dalībvalstis bija izveidojušas ES līdzekļu izmantošanai kohēzijas politikas jomā (piemēram, pabeidzot darbu pie pēdējās nodaļas, kas jāiekļauj revīzijas rokasgrāmatā 2007.-2013. gada plānošanas periodam). Tie pārskatīja norādījumus par gada kopsavilkumiem, pieņēma un analizēja dalībvalstu gada kopsavilkumus par pieejamajiem revīziju rezultātiem un deklarācijām, kas dalībvalstīm trešo reizi bija jāiesniedz 2010. gada 15. februārī. Šie rezultāti liecina par uzlabojumiem salīdzinājumā ar iepriekšējiem gadiem, lai gan četru dalībvalstu kopsavilkumos nebija tieši ievērots prasību minimums (tās tika aicinātas nosūtīt papildu informāciju). Turklāt deviņas dalībvalstis (brīvprātīgi) sniedza vispārēju deklarāciju par pārskatu ticamību.

2009. gads arī bija pirmais gads, kad tika ievērojami izpildīts 2007.-2013. gada plānošanas periodā paredzētais. Saskaņā ar 2007.-2013. gada tiesību aktiem struktūrfondu jomā dalībvalstu iestādēm jāsniedz kontroles gada ziņojumi un revīzijas atzinumi . Reģionālās politikas un Nodarbinātības un sociālo lietu ģenerāldirektorātu uzsāktās īpašās revīzijas pārbaudes rezultāti sniedz pirmās norādes par to, ka pastiprinātie kontroles noteikumi, kas iekļauti 2007.-2013. gada tiesiskajā regulējumā, un preventīvie pasākumi, ko Komisija veica svarīgajā kohēzijas politikas jomā, sākuši pozitīvi ietekmēt kļūdu līmeni.

Šajā īpašajā revīzijas pārbaudē Komisija pētīja statistisku paraugu par maksājumiem, kas līdz 2009. gada maijam veikti piecpadsmit dalībvalstīs, kuras līdz tam laikam bija deklarējušas izdevumus; paraugs tika izvēlēts atbilstoši tiem pašiem principiem, kā to dara Palāta. Rezultātā tika veikti astoņpadsmit revīzijas apmeklējumi, kas aptvēra 164 projektus, kuri saskaņā ar septiņpadsmit darbības programmām tika finansēti desmit dalībvalstīs. Tika secināts, ka kļūdu līmenis izdevumos, ko revīzijas periodā deklarējušas šīs piecpadsmit dalībvalstis, ir apmēram 5 % . Skaitļos izsakāmās kļūdas bija saistītas ar publiskā iepirkuma un attiecināmības noteikumu neievērošanu. Revidenti arī atklāja vairākas skaitļos neizsakāmas kļūdas. Pārbaudītie darījumi, kurus ietekmēja skaitļos izsakāmas kļūdas ar iespējamu finansiālu ietekmi, bija 20 % no darījumu kopskaita.

Šajā jomā deleģētie kredītrīkotāji izteica četras atrunas – divas par 2000.-2006. gada plānošanas periodu (( REGIO ĢD un EMPL ĢD attiecīgi par ERAF un ESF), un pirmo reizi tika izteiktas divas atrunas par 2007.-2013. gada plānošanas periodu (arī attiecīgi par ERAF un ESF). Visās četrās atrunās bija skaidri norādītas dalībvalstis un attiecīgās programmas, kā arī pasākumi, kas veikti vai ierosināti, lai novērstu šos trūkumus.

Nodarbinātības, sociālo lietu un vienlīdzības ģenerāldirektors izteica divas atrunas – viena no tām attiecas uz vadības un kontroles sistēmām ESF 2000.-2006. gadam apzinātajām darbības programmām (Beļģijā, Vācijā, Francijā, Itālijā un Spānijā), bet otra – uz vadības un kontroles sistēmām ESF 2007.-2013. gadam apzinātajām darbības programmām (Beļģijā, Vācijā, Itālijā, Luksemburgā, Rumānijā un Spānijā). Pirmā atruna ir 0,77 % apmērā no starpposma maksājumiem, kas veikti par laikposmu no 2000. līdz 2006. gadam, bet otrā – 1,60 % apmērā no starpposma maksājumiem par laikposmu no 2007. līdz 2013. gadam. Abas atrunas ir izteiktas ar reputāciju saistītu iemeslu dēļ, ņemot vērā nopietnus trūkumus vadības un kontroles sistēmu svarīgos elementos.

Reģionālās politikas ģenerāldirektors izteica divas atrunas – vienu par ERAF / Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmām laikposmā no 2000. līdz 2006. gadam (Bulgārijā, Itālijā, Vācijā un Apvienotajā Karalistē un attiecībā uz 15 Interreg programmām), bet otru par ERAF / Kohēzijas fonda vadības un kontroles sistēmām laikposmā no 2007. līdz 2013. gadam (Vācijā, Spānijā, Bulgārijā, Itālijā un attiecībā uz 15 Eiropas teritoriālās sadarbības programmām).

Pirmā atruna bija saistīta ar 0,44 % ABB attiecīgo darbību, jo 2009. gadā nebija veikti maksājumi par dažām programmām; otra atruna bija 0,69 % apmērā no ABB darbības. Abas atrunas tika iekļautas ar reputāciju saistītu iemeslu dēļ, ņemot vērā nopietnus trūkumus vadības un kontroles sistēmu svarīgos elementos.

Ģenerāldirektorātu paziņotā riska pamatā laikposmā no 2007. līdz 2013. gadam ir vadības un kontroles sistēmu novērtējums dalībvalstīs, kā tas bija iepriekšējos gados, un to spēja novērst, konstatēt un labot kļūdas. Jāpatur prātā, ka tās ir daudzgadu sistēmas un ka kļūdu līmenis DAS varētu būt augstāks, jo tas atspoguļo kļūdas, ko var konstatēt un labot turpmākajos gados, un turpinās atspoguļot kļūdas, kas pieļautas atbilstoši iepriekšējā plānošanas perioda tiesību aktiem, saskaņā ar kuriem risks ir augstāks.

Komisija arī turpmāk cieši uzraudzīs gada kopsavilkumu sagatavošanu un sadarbosies ar dalībvalstu kompetentajām iestādēm, lai nodrošinātu to lielāku lietderību ticamības iegūšanas nolūkā. Tā turpinās rīkot "Homologu grupas" ikgadējās sanāksmes, kā arī divpusējās koordinācijas sanāksmes un mācību pasākumus. Lai pastiprinātu LESD 317. pantā paredzēto dalībvalstu atbildību, Komisija savā priekšlikumā par Finanšu regulas trīsgadu posma pārskatīšanu iekļāva prasību atbildīgajām struktūrām, kas akreditētas dalībvalstīs, katru gadu sniegt pārvaldības deklarācijas par visiem līdzekļiem dalītajā pārvaldībā.

Komisija atzinīgi vērtē dažu dalībvalstu iniciatīvu brīvprātīgi sniegt valstu deklarācijas un apņemas līdz 2010. gada vasarai sniegt konsolidētu pārskatu par pašreizējo deklarāciju pievienoto vērtību ticamības ziņā.

Komisija arī uzsver, cik svarīgi ir noteikt atbilstošus salīdzinošos rādītājus tās veiktās riska pārvaldības novērtēšanai, kurā pilnībā tiek ņemtas vērā kontroles izmaksas un sarežģītie noteikumi, kas ir viens no galvenajiem kļūdu cēloņiem. Līdz 2011. gada beigām tā iesniegs priekšlikumu par pieļaujamo riska līmeni kohēzijas jomā.

3.3. Pētniecība, enerģētika un transports

Tāpat kā 2008. gadā, arī 2009. gada darbības pārskatā par katru no četriem ģenerāldirektorātiem, kas īsteno darbības saskaņā ar Sesto pamatprogrammu pētniecības jomā (Uzņēmējdarbības un rūpniecības, Informācijas sabiedrības un saziņas līdzekļu, Pētniecības un Mobilitātes un transporta ĢD[11]) bija ietverta atruna saistībā ar dotāciju saņēmēju pieprasīto atlīdzināmo izmaksu attiecināmību.

Visi dienesti ziņoja par to, kā tie ir īstenojuši revīzijas daudzgadu stratēģijas savu daļu, un par zemāku atlikušo kļūdu līmeni salīdzinājumā ar 2008. gadu. Tā kā tas nozīmē virzību uz kontroles daudzgadu mērķi līdz 2010. gada beigām samazināt atlikušo kļūdu līmeni līdz 2 % slieksnim, rezultāti, kas iegūti, veicot ievērojamu skaitu revīziju, ir jāizmanto atgūto līdzekļu veidā, un līdz 2010. gada beigām ir pilnībā jāpabeidz revīzijas programma. Balstoties uz pašreizējiem rezultātiem, tomēr pastāv iespējamība, ka 2 % mērķis netiks sasniegts, lai gan veikto revīziju skaits salīdzinājumā ar plānoto ir ievērojami palielinājies.

Uzņēmējdarbības un rūpniecības ģenerāldirektors arī izteica atrunu attiecībā uz to finanšu pārskatu ticamību, kurus sniedza deleģētā iestāde par darbības īstenošanu saskaņā ar dalīto pārvaldību. Provizoriskajā revīzijas apliecinājumā tika konstatēta būtiska kļūda īstenošanas struktūras finanšu pārskatā. Tās ietekmi nav iespējams kvantitatīvi novērtēt, jo tā būs zināma tikai programmas beigās, kad, pamatojoties uz programmas īstenošanas izmaksām, tiks aprēķināts Savienības galīgais ieguldījums.

Komisija atzīst, ka nodaļā "Pētniecība, enerģētika un transports" konstatēto kļūdu galvenais cēlonis ir sarežģītās attiecināmības prasības dotāciju saņēmējiem.

Savā paziņojumā "Pētniecības pamatprogrammu īstenošanas vienkāršošana"[12] Komisija iepazīstināja ar pasākumiem un risinājumiem, lai vienkāršotu ES finansējumu pētniecībai, un aicināja pārējās ES iestādes piedalīties diskusijā un sniegt atgriezenisko saiti par risinājumiem. Papildus tūlītējiem pasākumiem Komisija arī ierosina iespējamos virzienus radikālākai vienkāršošanai, kurus pēc tam varētu pārvērst konkrētos pasākumos vai iesniegt jaunu likumdošanas priekšlikumu veidā, tostarp Finanšu regulas trīsgadu posma pārskatīšanu.

Līdz minētie priekšlikumi tiks efektīvi īstenoti, Komisijai jārisina problēmas, ko rada sarežģītie attiecināmības noteikumi dotāciju saņēmējiem. Komisija 2010. gada 26. maijā pieņēma paziņojumu pārējām iestādēm, kurā pieļaujamo riska līmeni šajā jomā ierosina noteikt robežās no 2 % līdz 5 %[13]. Pieļaujamo riska līmeni nosaka, ņemot vērā kontroles izmaksu lietderību un pieņemamu atlikušo kļūdu līmeni, kas ir pamatots, ņemot vērā šīs izmaksas.

Turklāt Komisija ir izveidojusi īpašu augsta līmeņa pētniecības darba grupu, kurai inter alia jāizskata arī pārvaldības un organizatoriski jautājumi pētniecības jomā.

Kopīga pārvaldība ir īpaši sarežģīts uzdevums ES līdzekļu pārvaldības ziņā – gan šajā, gan citās ES izdevumu nodaļās. Komisija uzdeva Ģenerālsekretariātam un Budžeta ģenerāldirektorātam kopā ar atbildīgajiem dienestiem sākt visbiežāk sastopamo problēmu izskatīšanu un ieteikt iespējamos uzlabojumus kopīgās pārvaldības jomā.

3.4. Ārējais atbalsts, attīstība un paplašināšanās

Šajā nodaļā būtu jāuzsver vairāki svarīgi notikumi, kas saistīti ar pārvaldību. Pamatojoties uz progresu, ko kompetentās iestādes panāca rīcības plāna īstenošanā, paplašināšanās ģenerāldirektors varēja atcelt atrunu par ES līdzekļu pārvaldību Bulgārijā. Tāpat arī 2009. gada februārī Eiropas Attīstības fonda (EAF) konti tika sekmīgi pārvietoti uz Komisijas centrālo (uzkrājumu) uzskaites sistēmu ABAC – pārmaiņa, ko bija ieteikusi Revīzijas palāta un budžeta izpildes apstiprinātājiestāde. Tika ieviesti ievērojami uzlabojumi EuropeAid ārējo revīziju plānošanas metodikā un ar Apvienoto Nāciju Organizācijas struktūrām saskaņoti pārbaudes apmeklējumu noteikumi. Visbeidzot, stājoties spēkā Lisabonas līgumam, tika uzsākts darbs, lai izveidotu Eiropas Ārējās darbības dienestu (EĀDD). Sākot ar 2010. gada darbības pārskatu, jaunajai struktūrai būs ļoti liela ietekme uz pārskatu sagatavošanu par šo nodaļu.

Ārējo attiecību ģenerāldirektors 2009. gada darbības pārskatā iekļāva atrunu par Kopējās ārpolitikas un drošības politikas (KĀDP) un Stabilitātes instrumenta pārvaldību. Pamatproblēma ir saistīta ar grūtībām īstenot pienācīgu ex-post pārbaudi un iegūt atbilstošus skaitliskus datus par darījumiem, kas veikti šīs kontroles rezultātā. Šī atruna tika iekļauta ar reputāciju saistītu iemeslu dēļ, ņemot vērā nopietnos trūkumus, kas tika konstatēti ERP, IRD un IRN revīzijās, un iespēju, ka, pārvēršot tos skaitliskā izteiksmē, varētu atklāties kļūdu līmenis, kas pārsniedz 2 % būtiskuma slieksni.

Kontroles pasākumu rezultātā, ko Komisija veica attiecībā uz paplašināšanās/pēcpievienošanās līdzekļiem, kuri finanšu izteiksmē ir nozīmīga šīs nodaļas daļa, izdevās sekmīgi novērst iepriekš atklāto trūkumu iespējamo ietekmi, un tas ļāva atcelt būtisku atrunu.

Lai gan problēmām, ko apzināja Ārējo attiecību ģenerāldirektorāts, ir ietekme uz daudz mazākām summām, tās ir jārisina vienlīdz efektīvi. Šīs atrunas dēļ par jautājumiem, kas saistīti ar tā pienākumiem, un savu iespēju robežās Ārējo attiecību ĢD gatavo vispārēju rīcības plānu, kurā konsolidēti un izmantoti pašreizējie īpašie rīcības plāni, kurus īsteno revīzijas atzinumu rezultātā. Risināmie jautājumi ietver finanšu pārvaldības spēju (tostarp resursu) pārskatīšanu saistībā ar budžetu palielināšanu un nepieciešamību pēc atbalsta KĀDP misijām, lai panāktu atbilstību noteikumiem; ex-post kontroles organizēšanu nolūkā iegūt skaitļos izteiktus rezultātus; ex-post pārbaudes metodikas precizēšanu; un ārējo revīziju struktūras plānošanu un to atzinumu izmantošanu.

Komisija uzdeva ārējo attiecību ģenerāldirektoram cieši uzraudzīt rīcības plāna izstrādi un īstenošanu. Plānā paredzēts izveidot Komisijā īpašu dienestu, kas būtu pakļauts priekšsēdētāja vietniekam un Savienības Augstajam pārstāvim ārlietās un drošības politikas jautājumos un kura uzdevums būtu nodrošināt instrumentu, tostarp KĀDP budžeta un Stabilitātes instrumenta tiesību pārņēmēja, finanšu kontroli.

Komisija līdz 2010. gada beigām iesniegs priekšlikumu par pieļaujamo kļūdu līmeni ārējo attiecību jomā.

3.5. Izglītība un pilsoniskums

Ņemot vērā to, ka tika sekmīgi īstenoti visi rīcības plānā paredzētie pasākumi, komunikācijas ģenerāldirektors varēja atcelt 2008. gadā izdarīto atrunu par kvalitātes trūkumiem, kas ex-post pārbaudē tika atklāti tiešā centralizētā pārvaldībā. Tomēr ģenerāldirektors saglabāja 2008. gadā ar reputāciju saistītu iemeslu dēļ iekļauto atrunu par to, ka Komisijas dienesti, iespējams, pārkāpj autortiesības.

Rīcības plānā paredzēto koriģējošo pasākumu īstenošana norit, kā plānots - visas prasības, ko izvirzīja autortiesību aģentūras, ir atrisinātas, un tika pabeigta situācijas iekšējā pārbaude saistībā ar autortiesībām dažādās Komisijas darbības jomās. Tiek atjaunināti līgumi un juridiskie paziņojumi un parakstīti autortiesību izmantošanas līgumi ar autortiesību aģentūrām un citiem tiesību turētājiem. 2010. gada sākumā tika pabeigta vadlīniju sagatavošana Komisijas darbiniekiem, un Komunikācijas ĢD tika izveidots īpašs palīdzības dienests autortiesību jautājumos. Komisija domā, ka līdz 2010. gada beigām šis rīcības plāns būs pilnībā īstenots.

Sakarā ar to, ka bieži gadījās kļūdas pamatā esošajos darījumos, kuras tika konstatētas ex-post pārbaudē, izglītības un kultūras ģenerāldirektors izteica atrunu par pārāk augsto kļūdu līmeni centralizētā tiešajā pārvaldībā. Neplānotajās revīzijās, kas tika pabeigtas 2009. gadā, kļūdu līmenis bija 2,3 %. Novērotās kļūdas lielākoties ir saistītas ar līdzekļu saņēmēju nespēju iesniegt apliecinošus dokumentus vai pietiekami kvalitatīvus dokumentus.

Tiesiskuma, brīvības un drošības ģenerāldirektors 2009. gada darbības pārskatā izteica trīs atrunas. Pirmā atruna tika pārnesta no 2008. gada un bija izteikta ar reputāciju saistītu iemeslu dēļ attiecībā uz kavējumiem SIS II projekta pabeigšanā. Otra atruna ir līdzīga un attiecas uz citas liela mēroga IT sistēmas – VIS - ieviešanas termiņa kavējumiem. Trešā atruna tika izteikta, pamatojoties uz būtisku kļūdu līmeni - tika konstatēts 2,15 % atlikušo kļūdu līmenis to revidējamo grupu vidū, kuras saņēma dotācijas saskaņā ar pamattiesību un pilsoniskuma programmām.

Komisija apzinās, ka tādu liela mēroga IT sistēmu ieviešana kā SIS II vai VIS ir saistīta ar īpašām problēmām. Tā turpinās centienus pastiprināt pārvaldību un uzlabot sadarbību ar ieinteresētajam personām, vienlaikus cieši uzraugot līgumslēdzēju, un šajā darbā tai palīdzēs kvalitātes nodrošināšanas līgumdarba veicējs. Gadījumos, kad līgumslēdzējs savlaicīgi un efektīvi nepilda līgumsaistības, tā piemēros pieejamos līgumslēgšanas un finanšu korektīvos pasākumus, tostarp finanšu sankcijas un iekasēšanas rīkojumus.

Nolūkā izstrādāt piemērotus riska pārvaldības un ārkārtas rīcības plānus Komisija aicināja visus ģenerāldirektorātus un dienestus, kuri nodarbojas ar liela mēroga IT sistēmu izstrādi un pārvaldību, nodrošināt, lai tiem būtu vajadzīgās specialās zināšanas projektu vadībā.

Komisija apzinās, ka viens no galvenajiem nodaļā "Izglītība un pilsoniskums" atklāto kļūdu iemesliem ir sarežģītās attiecināmības prasības dotāciju saņēmējiem. Tā atzinīgi vērtē attiecīgo nodaļu centienus mazināt problēmu, piemēram, uzraudzības apmeklējumu skaita palielināšanu un revidēto projektu proporciju, īpaši attiecībā uz riskam pakļautajiem iedzīvotājiem, un vecāku lietu slēgšanas paātrināšanu. Komisija atgādina, ka ir jāanalizē kontroles izmaksas, un 2011. gadā sniegs priekšlikumus par pieļaujamā riska līmeni. Komisija arī ierosinās priekšlikumus, lai vienkāršotu un uzlabotu dotāciju pārvaldību (skatīt 4. nodaļu "Transversāli jautājumi").

Visbeidzot, Komisija ir apmierināta ar darbu, kas tika veikts, reaģējot uz tās dienestu izdarīto autortiesību noteikumu iespējamo pārkāpumu, kas bija iemesls atrunai, ko Komunikācijas ģenerāldirektors izteica 2008. gada darbības pārskatā. Komisija pieņem zināšanai, ka jaunas prasības nav iesniegtas un ka līdz šā gada beigām ir pilnībā jāīsteno rīcības plāns, lai 2010. gada darbības pārskatā deleģētais kredītrīkotājs varētu atcelt atrunu.

3.6. Ekonomika un finanses

Ekonomikas un finanšu lietu ģenerāldirektors varēja atcelt 2008. gada darbības pārskatā iekļauto atrunu par īstenošanas struktūras kontroles sistēmās konstatētajiem trūkumiem. Tā bija saistīta ar iespējamību, ka jaunās mīkstinošās pārbaudes, kas ieviestas pēc ex-post pārbaudes ziņojuma rezultātu saņemšanas, varētu nebūt efektīvas jaunajai programmai. Mīkstinošie pasākumi, ko īstenoja 2009. gadā, bija pietiekami, lai atrisinātu pamatproblēmu, un deleģētais kredītrīkotājs varēja atcelt atrunu.

4. TRANSVERSāLI JAUTāJUMI

4.1. Dotāciju piešķiršanas un publiskā iepirkuma noteikumi

Viens no iemesliem, kas bija pamatā 9 no 20 atrunām, kuras deleģētie kredītrīkotāji izteica 2009. gada darbības pārskatā, bija sarežģītie attiecināmības noteikumi dotāciju shēmu saņēmējiem, tostarp prasība atlīdzināt faktiskās izmaksas. Vairākus gadus tas bija iemesls atkārtotām atrunām nodaļā "Pētniecība, enerģētika un transports", un 2009. gadā tika atzīts, ka tas ietekmē dažas izdevumu jomas nodaļās "Lauksaimniecība un dabas resursi" un "Izglītība un pilsoniskums". Viena no visbiežāk sastopamajām problēmām, kas ir pamatā kļūdām nodaļā "Kohēzija", ir kļūdas to noteikumu piemērošanā, kuri reglamentē publisko iepirkumu.

Vienkārši noteikumi samazina risku, ka saņēmēji varētu iesniegt kļūdainus pieprasījumus. Tomēr, lai pievērstos īpašiem politikas mērķiem, ir vajadzīgs noteikts sarežģītības līmenis, un tāpēc ir jāpanāk pienācīgs līdzsvars[14].

Saistībā ar Finanšu trīsgadu posma pārskatīšanu Komisija ir iesniegusi priekšlikumus dotāciju shēmu turpmākai vienkāršošanai, nekavējot politikas mērķu sasniegšanu. Vienkāršošanas iniciatīvu mērķis ir virzīt ES dotācijas uz pieeju, kas orientēta uz darbības rezultātiem un kur biežāk tiek izmantoti vienreizēji maksājumi, vienības izmaksu standarta shēmas un vienotas likmes. Tomēr, ņemot vērā laiku, kas vajadzīgs, lai pabeigtu sīki izstrādātu nozares tiesību aktu pieņemšanas procedūru, laikposmā no 2007. līdz 2013. gadam to turpmākas vienkāršošanas iespējas ir ierobežotas.

Komisija aicina pārējās iestādes izskatīt priekšlikumus, ko tā izvirzīja savā paziņojumā "Pētniecības pamatprogrammu īstenošanas vienkāršošana", un atkārtoti pauž gribu veicināt iestāžu diskusiju. Turklāt, pamatojoties uz Komisijas priekšlikumiem, būs svarīgi vienoties par piemērotu pieļaujamā riska līmeni visās izdevumu jomās.

Komisija arī veiks padziļinātu izvērtēšanu par to, kā varētu vienkāršot publiskā iepirkuma noteikumus. Tā aicināja Ģenerālsekretariātu un Budžeta ģenerāldirektorātu koordinēt vajadzīgos kontaktus starp dienestiem, kas ir atbildīgi par publiskā iepirkuma instrumentu izstrādi un piemērošanas uzraudzību gan ES, gan dalībvalstu līmenī.

Tomēr būtiskas izmaiņas tiesiskajā regulējumā ir ilgtermiņa uzdevums, un turpmāks progress tiesību aktu sagatavošanā paredzams pēc 2013. gada. Īstermiņā ir vajadzīgs iestāžu kopīgs skatījums attiecībā uz to, ciktāl ir pamatoti sagaidīt, ka Komisija katru gadu samazinās neatklāto kļūdu līmeni. Komisija ir apņēmusies pastāvīgi uzlabot savas kontroles sistēmas, tostarp arī savu īstenošanas partneru kontroles sistēmas. Tomēr tā atzīst savu pasākumu dažādos riska profilus un uzskata, ka ir svarīgi noteikt pamatotus un stimulējošus salīdzinošos rādītājus (izmantojot " TRE pieeju"), attiecībā pret kuriem var objektīvi novērtēt tās veikto risku pārvaldību, ņemot vērā pieejamos kontroles resursus.

Komisija 26. maijā pieņēma konkrētus priekšlikumus attiecībā uz pieļaujamā riska līmeni pētniecībā, enerģētikā un transportā un lauku attīstībā. Tā izstrādās turpmākus priekšlikumus attiecībā uz visām Revīzijas palātas gada pārskata nodaļām un aktīvi atbalstīs pieļaujamā riska ideju iestāžu apspriešanās.

4.2. Cilvēkresursi

Komisija 2007. gada aprīlī iesniedza cilvēkresursu "pārbaudes" rezultātus un apņēmās laikposmā no 2009. līdz 2013. gadam saglabāt stabilu nodrošinājumu ar personālu (pēc tam, kad būs integrēti visi ar paplašināšanos saistītie darbinieki) un nodrošināt ar vajadzīgo personālu jaunas amata vietas galvenajās politikas jomās, tikai un vienīgi pārceļot darbiniekus. Ziņojumā arī bija ietverta Komisijas pieskaitāmo izmaksu analīze. To atzinīgi novērtēja Eiropas Parlaments, un 2008. un 2009. gadā tika iesniegtas divas atjauninātas versijas. 2010. gada sākumā tika sagatavots paveiktā darba pārbaudes ziņojums, kas liecina, ka darbinieku skaits administratīvajās un atbalsta funkcijās pastāvīgi samazinās, īpaši nodaļu līmenī.

Ikgadējās pārbaudes ir kļuvušas par noderīgu instrumentu, uz kura balstīt lēmumus par līdzekļu pārdalīšanu, lai labāk izpildītu politiskās prioritātes. 2009. gadā bija iespējams apvienot virkni dažādu speciālo zināšanu īpašiem ierobežotā laikā izpildāmiem uzdevumiem, kas saistīti ar finanšu un ekonomikas krīzi. Saskaņā ar brīvprātīgu shēmu ierēdņus var norīkot darbā nodaļās, kas atbildīgas par krīzes pārvaldību un paveiktā pārbaudi, kā arī Eiropas ekonomikas atveseļošanas plāna īstenošanu (īpaši Konkurences, Iekšējā tirgus un Ekonomikas un finanšu lietu ģenerāldirektorātā). Vispārīgi runājot, Komisija turpināja personāla pagaidu pārcelšanu, lai veiktu laikā ierobežotas darbības, un tas ir izrādījies dinamisks un elastīgs veids, kā panākt pietiekamu nodrošinājumu ar personālu, lai atrisinātu slodzes pieauguma situācijas, laika gaitā veicinot cilvēkresursu dinamisku vadību.

Lai izpildītu prioritātes ierobežotu pastāvīgo resursu apstākļos, tiek veikta Komisijas dienestu reorganizācija; lai pielāgotos politiskajām prioritātēm, bija jāveido jauni ģenerāldirektorāti, jānodod pienākumi un jāpārveido atbildības jomas. Turpmāki apjomradīti ietaupījumi tiek gūti, apvienojot ģenerāldirektorātu atbalsta infrastruktūru un veidojot direktorātus, kuriem ir kopīgi resursi. 2009. gadā tika ieviests jauninājums – direktorāts ar kopīgiem resursiem, no kuriem tika nodrošināts Mobilitātes un transporta ĢD un Enerģētikas ĢD, un direktorāts ar kopīgiem resursiem, no kuriem tika nodrošināts Vides ĢD un Klimata politikas ĢD.

Attiecībā uz programmu pārvaldības nodošanu ārējām izpildaģentūrām Komisija pildīja apņemšanos neveidot jaunas izpildaģentūras, izņemot tās, kas paredzētas divkārt palielinātā pētniecības budžeta izpildei.

Attiecībā uz jauno dalībvalstu valstspiederīgo darbā pieņemšanu ES-10 darbā pieņemšanas mērķi tajās visās bija pārsniegti 2008. gada beigās – divus gadus, pirms 2010. gadā beidzās noteiktais "pārejas posms"[15]. Tika sasniegts ES-2 darbā pieņemšanas mērķis[16], un ziņojumā norādīts, kopumā darbā pieņemšana noritēja, kā plānots. Tomēr dažiem dienestiem, kuriem ir vajadzīgi atbilstoši speciālisti / tehniska profila darbinieki ļoti dažādās jomās, bet rezerves sarakstos ne vienmēr izdodas atrast piemērotus kandidātus, joprojām problemātisks ir jautājums, kas saistīts ar speciālistu pieņemšanu darbā. Dažos amatos karjeras iespējas un atalgojums, ko var piedāvāt, nepiesaista vajadzīgos talantus. Centrālie dienesti izveidoja pārraudzības mehānismu, ar kura palīdzību apzināt konkrētās problēmas un to iespējamos risinājumus.

Eiropas Personāla atlases birojs 2009. gadā veica sagatavošanas darbu, lai uzsāktu " EPSO attīstības programmu" , ar kuras palīdzību bija paredzēts pilnībā pārskatīt ES personāla atlases metodes, lai izvēlētos pareizos darbiniekus pareizajā laikā, uzlabotu atlases procesa kvalitāti un radītu pozitīvu un mūsdienīgu iestāžu tēlu. Lai dotu iespēju iestādēm pieņemt darbā vislabākos kandidātus ar vajadzīgajām prasmēm, tika izveidota pilnīgi jauna speciālistu konkursa struktūra. Attiecībā uz pagaidu personālu vairāki dienesti norādīja uz pārmērīgu paļāvību uz šo darbinieku kategoriju, un dažiem ģenerāldirektorātiem joprojām bija ievērojamas problēmas šajā jomā sakarā ar lielu kadru mainību galvenajos birojos un nemainīgi lielu neaizpildītu amata vietu skaitu delegācijās (dažās valstīs delegācijās 2009. gada beigās bija neaizpildīti 20 % līgumdarbinieku amata vietu).

Komisija atkārtoti apliecina savu apņēmību turpināt darbu, lai samazinātu pieskaitāmās izmaksas un pārvietotu ietaupījumus izmantošanai svarīgākajām darbībām. Tā turpinās nozaru pārbaudes un vajadzības gadījumā veiks tādas konkrētas darbības kā pētniecības darba grupas izveide, lai risinātu nozarēm raksturīgus pārvaldības jautājumus.

4.3. Darbības nepārtrauktības plānošana

Komisija 2009. gadā guva turpmākus panākumus savos centienos integrēt darbības nepārtrauktības pārvaldību visas iestādes mērogā. Tādi notikumi kā ugunsgrēks Berlaymont ēkā un gripas pandēmijas draudi apliecināja, cik svarīgi ir būt gataviem novērst iespējamos traucējumus. Pie ievērojamiem iepriekšējā gada panākumiem pieder Komisijas darbības sekmīga turpināšana ugunsgrēka laikā un jauna komunikācijas rīka ( NOAH ) ieviešana darbības nepārtrauktības pārvaldībai. Saskaņā ar IRD nesen veiktās revīzijas ieteikumiem 2009. gada nogalē tika pieņemts trīs gadu rīcības plāns, un notiek tā īstenošana.

Kolēģija aicina visus dienestus, īpaši tos, kuri ziņoja par šā iekšējās kontroles standarta daļēju ievērošanu, piešķirt vajadzīgo prioritāti šim tematam. Visi ģenerāldirektorāti tika aicināti pārvērtēt savas izšķirīgās funkcijas, veicot darbības ietekmes analīzi, kas balstīta uz jaunajām norādēm, ko sniedza Ģenerālsekretariāts, izstrādāt darbības nepārtrauktības plānus, kas vairāk orientēti uz rīcību, un labāk pārvaldīt savstarpējo mijiedarbību. Nolūkā to uzlabot tiks pārbaudīta pašreizējā kartība, un būtu jāturpina informētības veicināšanas pasākumi.

5. SECINāJUMI

- Komisija atkārtoti apliecina savu apņēmību arī turpmāk uzskatīt par prioritāti saņemt Eiropas Revīzijas palātas (ERP) ticamības deklarāciju ( DAS ) bez piezīmēm. Tā ir pārliecināta, ka, pateicoties izmaiņām pārvaldības un kontroles sistēmās, darba metodēs un kultūrā, ES līdzekļu pārvaldībā ir panākts būtisks progress, un ir gandarīta par to, ka 2008. gada DAS līdz šim ir vislabākā.

- Komisija atzīst, ka joprojām ir jomas, kurās vajadzīgi uzlabojumi, īpaši dažās dalītās pārvaldības jomās. Ņemot vērā dalībvalstu lielāku atbildību saskaņā ar Līgumu par Eiropas Savienības darbību, Komisija vēl ciešāk sadarbosies ar tām. Tā aicina dalībvalstis uzlabot pārvaldības un kontroles sistēmas visām atvērtajam programmām kohēzijas jomā.

- Komisija aicina pārējās iestādes pozitīvi vērtēt tās priekšlikumu par ikgadējām pārvaldības deklarācijām par visiem netiešās/dalītās pārvaldības izdevumiem saistībā ar Finanšu regulas pārskatīšanu, bet dalībvalstis – sagatavoties tam, ka šie noteikumi stāsies spēkā.

- Komisija atzīst grūtības, ko rada sarežģītie noteikumi dotāciju saņēmējiem un publiskā iepirkuma noteikumi. Tā jau ir izvirzījusi priekšlikumus, lai saistībā ar Finanšu regulas trīsgadu posma pārskatīšanu vienkāršotu dotāciju shēmu noteikumus. Komisija aicina pārējās iestādes pozitīvi vērtēt tās priekšlikumus par konkrētiem pieļaujamā riska līmeņiem.

- Komisija ir gandarīta, ka deleģēto kredītrīkotāju izstrādātie rīcības plāni ir atbilstoši, lai novērstu trūkumus un mīkstinātu apzinātos riskus, un aicina visus ģenerāldirektorus un dienestu vadītājus šos plānus rūpīgi īstenot.

- Komisija aicina pārējās iestādes un dalībvalstis iesaistīties padziļinātā izvērtēšanā par to, kā turpmāk uzlabot finansēšanas shēmu, kā arī to īstenošanas, pārvaldības un kontroles mehānismu veidošanu, lai palielinātu gan to efektivitāti uz vietas, gan arī nodrošinātu, ka ES izdevumi tiek kontrolēti efektīvi, samērīgi un rentabli.

PIELIKUMS 1: Reservations 2005 – 2009[17]

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[18], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | DG BUDG for guidance and training, monitoring and reporting All Commission services for implementation Ongoing action | In 2009, the Commission adopted the Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[19]. It concluded that significant progress had been made in strengthening internal control systems during the mandate period of the previous Commission, and that there was enough evidence that progress was significantly accelerated by the launch of the Action Plan in 2006. Effective implementation of the Internal Control Framework will continue to be an objective of the Commission; however, as it is now an integral part of management in the Commission, it will be considered an ongoing action and no longer appear in this table as of the Synthesis Report 2010. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions). | DG BUDG and SG By September 2009 Done | In 2009 the Secretariat-General and the Directorate-General for Budget carried out a survey across the Commission, to identify the success factors influencing the quality of AARs. As a result, Standing Instructions for the AARs were subject to a major overhaul; a new, specific conclusion on the overall effectiveness of implementation of the Internal Control Standards is now required in part 2 of the AAR; a dedicated helpdesk was set up, training courses were offered, and an interactive presentation of the Standing Instructions was made available on the intranet, facilitating navigation and enabling services to find the answers to specific questions. |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services. | All DGs By April 2010 Done | The Peer Review of AARs was further enhanced by early interventions by Central Services (pre-peer review) and systematic feedback to services on the quality of their draft AAR. The AARs 2009 show a noticeable improvement across the Commission, both in terms of the quality of the evidence presented in support of the assurance and in the readability of the reports. |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | Implementation of the Action Plan agreed by SG and BUDG following the IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework will further improve the quality of risk management in the Commission, especially as regards the monitoring of follow-up of critical cross-cutting risks. | SG and BUDG By December 2010 | The IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework, conducted in 2009, concluded that the risk management framework of the Commission is consistent with international standards and that it provides a solid basis to support risk management. The IAS identified some areas for improvement, mainly as regards the roles and responsibilities for risk management within DGs, a need for further guidelines and clarification on certain issues and the treatment of cross-cutting risks. These issues will be addressed by the central services in the course of 2010. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Present to the discharge authorities concrete proposals for tolerable risk levels for the policy areas: Research, energy and transport and Rural development. Actively promote the idea of tolerable risk during the inter-Institutional discussions on the proposal for the revision of the Financial Regulation (FR) | DG BUDG together with concerned services By June 2010 DG BUDG with SG Ongoing for the process of reviewing the FR | The Commission has announced that it will continue to work on concrete proposals for tolerable risk levels for selected policy areas during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal audit recommendations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Between March and December 2009 the Audit Progress Committee (APC) met five times and sent four information notes to the College. The APC notes that the level of acceptance of IAS recommendations remains high (close to 100%), and that the number of critical recommendations still open six months after the original delivery date was zero. There has also been a reduction in the number of IAS audits issued with an unsatisfactory opinion (4 in 2008 to3 in 2009). Nevertheless, the APC notes that follow-up of very important recommendations continued to be a challenge (68 remaining open six months after their due date), and that in 2009 there was an increase in the number of critical recommendations issued (from 0 in 2008 to 2 in 2009). The APC continued to hold DG accountable for the implementation of their own action plans; it sent reminders to Services wherever relevant. These reminders proved effective in strengthening follow-up. The APC also equipped itself with an APC Scoreboard to support its work. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 Done | In a Communication of March 2008[20], the Commission announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. In January 2009 the Commission launched an independent horizontal evaluation of the system of regulatory agencies, as announced in its Communication of March 2008. The evaluation report, delivered in December 2009, concludes positively on several aspects of the agency system, such as their generally timely and adequate input to EU policies, coherence of the agencies' activities with the mandates and key policy priorities, synergies with actors in the same area and transparency vis-à-vis the general public. At the same time, it points at weaknesses of the agency system, including governance arrangements, and monitoring of agencies' performance. The conclusions of this evaluation are meant to feed into the ongoing inter-institutional dialogue on agencies launched in March 2009. As a follow-up to the above mentioned Communication, the Commission also issued several guideline documents with a view to optimising its relations with agencies: a tentative roadmap for setting up new agencies; guidelines for concluding memoranda of understanding between agencies and the Commission; and mapping of the assistance delivered to agencies by Commission services. |

Reservations | 7. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | SG and DG BUDG for monitoring and coordinating reporting DGs concerned for implementation Continuous action | For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the review of the Standing Instructions for AARs is that two distinct parts of the report now build the argumentation towards the assurance. Part 2 deals with internal control in general and part 3 contains the building blocks towards the assurance on financial management. The AAR must include a conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) on the basis of all evidence presented in part 3. |

Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II and the VIS system. Financial risk corresponding to the residual error rate in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental rights and citizenship | JLS, SG – by end 2010 | The issue continued to be the subject of a reservation in the AAR 2009 of DG JLS. The two issues are being closely monitored by the Commission. Progress made in 2009 concerns the increased rate of projects audited in the population at risk and improvements in the procedures for direct management of grants. For a detailed list of actions to be implemented, please consult DG JLS's AAR 2009 on Europa (http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm) |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 8. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States | AGRI, EMPL, MARE, REGIO, JLS By July 2010 | The Directorates-General involved in shared management of EU funds have continued their efforts at coordination, including by developing and implementing joint audit strategies. As part of their work they have continued to analyze annual summaries submitted by Member States, updating the guidance and holding regular meetings with competent authorities. |

Accounts | 9. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action | The European Court of Auditors expressed in 2009 for the second time an unqualified opinion on the 2008 accounting data of the Commission. The accounting quality project continued in 2009. Services identified their main accounting risks and set up detailed action plans to address these as part of their annual accounting control programmes. The Accountant's report on the validation of local systems for 2009 confirmed that these in general are steadily improving. Most local systems have been validated but further improvements are needed in DGs JLS and RELEX, whose systems have not yet been fully validated, although progress on outstanding issues is being recorded. The average payment time has fallen significantly; from 34 days in 2008 to 26 days in 2009. |

PIELIKUMS 3: Executive and Regulatory Agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate within a clear institutional framework, governed by a single legal base[21]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The Commission's responsibility for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the Director. Their Annual Activity Reports are annexed to the report of their parent Directorate(s)-General. A standard Financial Regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies exist:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – formerly known as IEEA);

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – formerly known as PHEA);

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA );

- the European Research Council Executive Agency ( ERCEA) ;

- the Research Executive Agency ( REA );

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ).

All these executive agencies were operational in 2009. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[22], did not indicate any particular control issues. ERCEA and REA reported a need to continue building up their internal control system in 2010, which is natural considering that these two agencies became operational only in 2009.

The breakdown of staff employed at 31/12/2009 by the executive agencies was as follows:

Temporary agents (officials seconded by the Commission and agents recruited by the agency) | Contractual agents | Seconded national experts | Total |

EACI | 28 | 113 | 0 | 141 |

EAHC | 11 | 37 | 0 | 48 |

EACEA | 91 | 304 | 0 | 395 |

ERCEA | 93 | 162 | 7 | 262 |

REA | 72 | 238 | 0 | 310 |

TEN-TEA | 31 | 60 | 0 | 91 |

Total | 326 | 914 | 7 | 1247 |

The Commission's "screening" of human resources of April 2007 suggested that there were no strong candidates for a new executive agency[23]. If new needs appear, the starting point would be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is however unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 2009 follow-up report indicated that in 2009 the Commission respected its 2007 commitment not to create new executive agencies beyond those foreseen to cope with a doubling of the Research budget and some limited extensions of the mandate of existing executive agencies.

A 2009 special report[24] by the European Court of Auditors examined the executive agencies. The report concludes that agencies provide better service delivery than the Commission (reduced contracting time, more rapid approval procedures, shorter payment times) and also offer the advantages of simplified processes and increased external visibility for EU actions. Less positively, it suggests that, despite these achievements the initiative to set up the executive agencies was mainly driven by constraints on employment within the Commission and the will to save costs for the management of the programmes concerned. The report confirms that externalisation to Executive Agencies has effectively resulted in cost savings, which, however, are difficult to quantify due to a lack of reliable data for the ex-ante situation.

The 30 regulatory agencies are independent legal entities. 25 of these agencies receive funds from the European Union budget and are therefore granted discharge by the European Parliament in individual discharge decisions. The remaining five agencies do not receive EU funding and thus do not receive discharge by the European Parliament (two of these agencies[25] are fully self-financed, and three[26] are funded on an intergovernmental basis and financed directly by the participating Member States).

In a Communication of March 2008 entitled "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functioning of regulatory agencies. It announced a moratorium on creating new agencies and a horizontal evaluation of regulatory agencies.

The evaluation was finalised in December 2009. It reported that there is no single legal framework governing the establishment and closure of EU de-centralised agencies, and that alternatives to creating agencies were paid limited attention until impact assessments came into practice. Furthermore, a number of chosen location sites for the agencies were assessed as inefficient. As regards agencies' effectiveness, the report concluded that the activities of the majority of agencies are coherent with their mandate, and that in general there was clear evidence that agencies have achieved the planned outputs. The evaluation further considered that in order to operate efficiently with regards to the administrative tasks, an agency needs to reach a certain critical size, somewhere between 50 and 100 staff. Finally, it was found that monitoring was not very well developed in terms of the use of quantifiable objectives and indicators.

The 2008 Communication also proposed to establish an inter-institutional working group to set ground rules to apply to all regulatory agencies. The inter-institutional Working Group was set up in March 2009 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission with a view to assessing the existing situation and in particular the coherence, effectiveness, accountability and transparency of these Agencies, and finding a common ground on how to improve their work. The group was called to address a number of key issues put forward by the participating Institutions, including the role and position of the agencies in the EU's institutional landscape, their creation, structure and operation, as well as funding, budgetary, supervision and management issues.

Further to the kick-off meeting at political level held in Strasbourg on 10 March 2009, technical work started in spring 2009 and will continue during 2010. The reports produced so far are expected to be endorsed by the political meeting in 2010.

In March 2010, the European Parliament's Committee on Budgetary Control[28] adopted a decision to grant all agencies discharge for 2008, with the exception of the European Police College (CEPOL) whose discharge decision was postponed.

CEPOL's 2008 accounts received a qualified opinion in 2009 from the European Court of Auditors, for the second year. The DG responsible for the grant contribution to CEPOL's running costs (DG JLS) reported that the situation of CEPOL in 2009, where only 43.6 % of the payment appropriations were used due to an unstable organisational environment, required particular attention. In accordance with the applicable financial regulations and with a view to obtain a better estimate of the cash requirements, a Memorandum of Understanding was signed in 2009 between DG JLS and CEPOL. New management took up posts in CEPOL during 2009, with a view to address the situation. Nevertheless, considering the residual risks while awaiting that the new arrangements would become effective, JLS maintained CEPOL as a "reputational event" in its 2009 AAR.

PIELIKUMS 4: Report on negotiated procedures 2009

1. LEGAL BASIS

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports (AAR) referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

6. METHODOLOGY

A distinction has been made between the 43 Directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three Directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (different legal basis: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three Directorates-general have special characteristics as regards data collection (decentralised services, …), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these three Directorates-general.

7. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED

7.1. The 43 Directorates-general, services or offices, excluding the three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 143 negotiated procedures with a total value of € 577 million were processed out of a total of 1196 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60,000€ with a total value of € 2370 million.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 12.0% in number, which represents some 24.4% of all procedures in value.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2009 was fixed at 17.9% (12.8% in 2008).

Some 11 Directorates-general or services out of the 43 exceeded the reference threshold in 2009. Among those, it should be noted that 3 Directorates-general concluded only one to three negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 18 out of 43 Directorates-general have not used any negotiated procedure, including 5 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, 11 DG have recorded a substantially lower percentage (less than 5%) of negotiated procedures in terms of value than the Commission average (24.4%).

The assessment of negotiated procedures compared with the previous year (2008) shows an increase in the order of 3.4 percentage points in number and 19.3 percentage points in terms of value. This follows a continuous decrease in 2007 and 2008.

7.2. The three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 298 negotiated procedures for a total value of contracts €290 million were processed out of a total of 1096 procedures for contracts over 10 000€ with a total value of about € 1161 million.

For the three "external relations" Directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 27.2% in number, which represents some 25.0% of all procedures in value terms. Only one Directorate-general exceeds the reference threshold of 40.8% (average + 50%).

If compared with previous years, these Directorates-general have registered a clear increase of 20.2 points in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

8. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES

Three categories of justifications have been presented by those Directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, ). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

The increase in number (and in value) of negotiated procedures in 2009 compared to 2008 is partly explained by the high number of renewals of framework contracts, which happen periodically (normally every 4 years). This is particularly true for IT, nuclear energy, the space programme and the financial sector. The latter was also exposed to emergency procedures due to the financial crisis.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the Directorates-general concerned:

- Regular update of standard model documents and guidance documents.

- Training and improved inter-service communication. The Central Financial Service provided regular practical training sessions on procurement.

- Improvement of the system of evaluation of needs of Directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of procurement procedures for the evaluation of needs;

- where necessary, attribution of separate quotas for framework contracts within the Commission’s overall ceiling to entities with specific needs or with a specific budgetary environment (e.g. JRC or some Offices).

- Phase-out from situations of technical captivity . The "captivity mitigation study" has been delivered in 2009. Its conclusions should enable the application of a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases.

PIELIKUMS 5: Summary of Waivers of recoveries of established amounts receivable in 2009

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules, the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2009.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 1.239.974 | 2 |

AIDCO | 7.711.454 | 8 |

COMP | 13.878.857 | 4 |

EAC | 614.518 | 5 |

EACEA | 948.294 | 6 |

ECHO | 240.000 | 1 |

ELARG | 176.996 | 1 |

EMPL | 139.479 | 1 |

ESTAT | 787.549 | 1 |

INFSO | 370.476 | 3 |

REA | 1.539.329 | 1 |

REGIO | 229.667 | 1 |

RELEX | 1.600.000 | 2 |

RTD | 1.411.573 | 5 |

TREN | 205.043 | 1 |

Total: | 31.093.209 | 42 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

EDF | 443.254 | 2 |

PIELIKUMS 6: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[29] (hereinafter IR), and exceptionally in sector-specific regulations. Under Article 106 IR, payments must be made within 45 calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or 30 calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (i.e. the interim and/or final payment), the time limit does not start until the report or certificate in question has been approved[30]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[31].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, compliance with payment time limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[32].

The table below shows the evolution of payments made after expiration of the statutory time limit (i.e. late payments) during the three last years, based on statistics extracted from the ABAC accounting system:

2007 | 2008 | 2009 |

Late payments in number | 22,6 % | 22,7 % | 14,0 % |

Late payments in value | 11,5 % | 14,0 % | 6,8 % |

Average number of overdue days[33] | 48,0 days | 47,5 days | 39,2 days |

The table shows that in 2008 the late payments stabilised in number, but the average number of overdue days remained essentially unchanged. 2009 however saw a significant drop in late payments , both as regards their number and their value. Also, the average number of overdue days was reduced from 48 days in 2008 to 39 days in 2009.

As regards interest paid for late payments (see statistics in the table below) the total amount paid by the Commission rose significantly in 2008, due to the fact that as from 01/01/2008 payment of interest for late payments became automatic and, in principle[34], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. This trend continued in 2009, despite the reduction in late payments.

2007 | 2008 | 2009 |

Interest paid for late payments (rounded amounts) | 378 000 € | 576 000 € | 808 000 € |

The causes of late payments include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

In its April 2009 Communication[35], the Commission announced its intention to reduce its payment times further beyond the statutory time limits, aiming to make:

- first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision, compared with the statutory time limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts).

- all other payments within 30 days , compared with the statutory time limit of 45 days.

The Communication has provided a clear incentive to services to reduce their payment times , as can be seen by the fact that in 2009, the global average payment time fell significantly (from 34 days to 26 days) as well as the number of late payments (from 23 % to 14 % of all payments).

[1] Finanšu regulas 60. pants.

[2] COCOBU uzklausīšana 2010. gada 26. martā.

[3] COM(2010) 260, 28.05.2010.

[4] "Uz vispārēju izpratni par pieļaujamā kļūdas riska jēdzienu", COM(2008) 866, 16.12.2008.

[5] COM(2008)97, 18.2.2008.; skatīt arī galīgo ziņojumu SEC(2009) 1463, 28.10.2009.

[6] COM (2009) 43, 4.2.2009.

[7] "A" novērtējums nozīmē, ka gada darbības pārskats sniedz pietiekamus pierādījumus (skaidrus un nepārprotamus), lai Palāta varētu izdarīt secinājumus; "B" novērtējums nozīmē, ka gada darbības pārskats sniedz apstiprinošus pierādījumus Palātas secinājumiem. "+" zīme nozīmē, ka nav pierādījumu, kas pamatotu izmaiņas novērtējumā, bet Palāta ir novērojusi būtiskus uzlabojumus. OV L 269, 10.11.2009., 44. lpp.

[8] Skatīt Komisijas paziņojumu par pieļaujamā kļūdas riska jēdzienu (COM(2010) 261, 26.5.2010.).

[9] OV C 269, 10.11.2009., 26. lpp.

[10] COM(2010) 52.

[11] Iepriekš Transporta un enerģētikas ĢD.

[12] COM(2010) 187, 29.4.2010.

[13] COM(2010) 261.

[14] Komisija jebkurā gadījumā saglabās pienācīgus nosacījumus, lai nodrošinātu pareizu finanšu pārvaldību, tostarp atbilstošus krāpšanas novēršanas pasākumus.

[15] Līdz 2009. gada novembrim bija pieņemti darbā 3814 ES–10 valstspiederīgie, kas ir 109 % no kopējā indikatīvā darbā pieņemšanas mērķa 2004.-2010. gadam. Sīkāka informācija par situāciju saistībā ar darbā pieņemšanu ES-10 valstīs ir pieejama Komisijas jaunākajā ziņojumā par darbā pieņemšanu ES-12, kas iesniegts Parlamenta un Padomes Budžeta komitejām 2010. gada 15. aprīlī.

[16] Līdz 2009. gada novembrim bija pieņemti darbā 878 ES-2 valstspiederīgie, kas ir 103 % no darbā pieņemšanas mērķa 2007.-2009. gadam. Sīkāka informācija par situāciju saistībā ar darbā pieņemšanu ES-10 valstīs ir pieejama Komisijas jaunākajā ziņojumā par darbā pieņemšanu ES-12, kas iesniegts Parlamenta un Padomes Budžeta komitejām 2010. gada 15. aprīlī.

[17] This table presents a summary of reservations; it is not intended to offer an exhaustive description of them. For details of the reservations, please consult the Annual Activity Report of the relevant Commission department on http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm

[18] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[19] COM(2009) 43, 4 February 2009

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[22] EACI (parent DGs: ENTR, ENV, TREN); EAHC (parent DG: SANCO); EACEA (parent DGs: EAC, INFSO, AIDCO); ERCEA (parent DG: RTD); REA (parent DGs: RTD, ENTR); TEN-TEA (parent DG: TREN).

[23] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[24] Special report 13/2009: "Delegating implementing tasks to Executive Agencies: a successful option?"

[25] The Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM) and the Community Plant Variety Office (CPVO).

[26] The European Institute for Security Studies (ISS), the European Union Satellite Centre (EUSC) and the European Defence Agency (EDA).

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135.

[28] At its meeting of 22-23 March 2010.

[29] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[30] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[31] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[32] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[33] i.e. above the statutory time-limit.

[34] With the exception of small amounts (below 200 euros in total).

[35] Communication from Mrs Grybauskaite: "Streamlining financial rules and accelerating budget implementation to help economic recovery"; SEC(2009) 477 of 08/04/2009.