PALĀTAS APSVĒRUMI

KOPIENAS IESTĀŽU UN ORGANIZĀCIJU ADMINISTRATĪVIE IZDEVUMI

Ievads

10.1. Šajā nodaļā aplūkoti Kopienas iestāžu un Kopienas pārējo organizāciju administratīvie izdevumi. Apropriācijas šiem izdevumiem katra iestāde un organizācija pārvalda tieši, un tās izmanto iestāžu darbinieku algām, pabalstiem un pensijām, kā arī nomas maksām, iepirkumiem un līdzīgiem izdevumiem. Eiropas Savienības iestāžu kopējie administratīvie izdevumi 2005. gadā bija 6 191 miljons EUR. Katras iestādes izdevumi ir norādīti 10.1. tabulā .

10.1. tabula – Katras iestādes maksājumi (miljonos EUR) 2004 2005 Eiropas Parlaments 1 166 1 235 Padome 507 533 Komisija 3 721 3 952 Kopienu Tiesa 216 211 Revīzijas palāta 84 92 Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja 92 96 Reģionu komiteja 63 64 Eiropas ombuds 5 6 Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs 1 2 Kopā 5 856 6 191

Īpašais izvērtējums saistībā ar Ticamības deklarāciju

Revīzijas tvērums

10.2. Revīzijas gaitā tika vērtēta to darījumu likumība un pareizība, kas pakārtoti iestāžu administratīvajiem izdevumiem. Revīziju veica nolūkā sagatavot īpašu izvērtējumu saistībā ar Ticamības deklarāciju. Palāta piemēroja detalizētās pārbaudes reprezentatīvam darījumu paraugam un vērtēja pārraudzības un kontroles sistēmas, ko ieviesuši iestāžu kredītrīkotāji. 10.2. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Eiropas Parlamentā pašvērtējumi, ko, izmantojot 2005. gadam noteiktos obligātos vadības un iekšējās kontroles standartus, veica kredītrīkotāji ar tieši deleģētām pilnvarām, liecina, ka to ieviestās kontroles un uzraudzības sistēmas kļūst aizvien kvalitatīvākas un uzticamākas, īstenojot rīcības plānus un iekšējā revidenta ieteikumus.

10.3. Palātas agrāk veiktās revīzijas liecināja, ka konstatētās kļūdas nebija būtiskas un ka to iemesls nebija nopietnas nepilnības kontroles sistēmās. Iepriekšējos gada pārskatos formulēto apsvērumu izpilde ir aprakstīta 10.2. tabulā . 10.3. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Sk. atbildi 10.2. tabulas pēdējā slejā. 10.3. PADOMES ATBILDE Revīzijas palāta 10.2. tabulā ir sagatavojusi kontroles apkopojumu par iepriekš veiktajiem novērojumiem, jo īpaši attiecībā uz samaksu par papildu kārtējo atvaļinājumu. No vienas puses tā secina, ka ĢS ir veikusi piemērotas darbības, lai pakāpeniski likvidētu uzkrātos kompensācijas atvaļinājumus, taču, no otras puses, tā uzskata, ka būtu jāpārtrauc samaksa par papildu kārtējo atvaļinājumu, kas ir veikto darbību neatņemama sastāvdaļa.

ĢS pilnībā apzinās, ka daži tā iekšējie noteikumi attiecībā uz kompensāciju par virsstundām nav saskaņā ar Civildienesta noteikumiem un tādēļ ir “praeter legem”. Šie noteikumi bija paredzēti, lai ņemtu vērā ietekmi uz ierēdņa veselību īpaši noslogotā darba laikā (konkrēti, ilgstošā darbā naktīs un brīvdienās), ko rada politiskas prasības saistībā ar Padomes īpašo lomu likumdošanas procesā. Tomēr, pamatojoties uz vairākām būtiskām izmaiņām Padomes darba metodikā, Padomes ĢS veica vairākus pasākumus, lai labotu pēdējos gados radušās anomālijas. Šo īpašo pasākumu mērķis ir pēc iespējas ātrāk saskaņot Padomes ĢS noteikumus un praksi ar Civildienesta noteikumiem. Tajā pašā laikā ar šiem pasākumiem ir jānovērš kaitējošās sekas uz Padomes ĢS darbību, kādas varētu radīt risinājums, kas balstīts vienīgi uz atvaļinājumu. Turklāt tajos ņemtas vērā attiecīgo ierēdņu likumīgās gaidas, kas tiem izveidojušās, balstoties uz ilglaicīgajiem agrākiem Padomes ĢS noteikumiem, un kas apgrūtina iespēju šo praksi strauji izbeigt. Darbības, kas veiktas, lai likvidētu uzkrāto papildu atvaļinājumu, kas piešķirts pirms 1997. gada 31. decembra un ko Revīzijas palāta atzīst par piemērotu, var apkopot šādi: — Aicinājums ierēdņiem brīvprātīgi izmantot uzkrātos kompensācijas atvaļinājumus (2005. gada 17. maija Informatīvais paziņojums 80/05) jau palīdzēja samazināt uzkrājumus aptuveni par vienu trešdaļu. — Īpaši pasākumi atlikušo uzkrājumu likvidācijai tika izziņoti 2006. gada 10. februāra Informatīvajā paziņojumā 25/06 un apstiprināti 2006. gada 30. jūnija Informatīvajā paziņojumā 115/06. — obligāta visu to uzkrājumu likvidācija, kas pārsniedz 25 dienas; — likvidāciju var veikt augstākais 4 gadu laikā (2006.–2009.) pie minimālā rādītāja –25 % gadā; — likvidāciju veic atvaļinājuma vai samaksas veidā, ar automātisku samaksu tā gada beigās, kad obligātie 25 % nav izmantoti kā “temps libre”; — aizejot no Padomes ĢS, uzkrātais atvaļinājums tiks izmaksāts. Visbeidzot – kā jau minēts iepriekš – Padomes ĢS ir vienisprātis ar Revīzijas palātu par to, ka pašreizējie uzkrājumi būtu jālikvidē pēc iespējas ātrāk.

10.2. tabula – Iepriekšējos gada pārskatos formulēto apsvērumu izpilde Apsvērumi Veiktie pasākumi Vai vajadzīga turpmāka rīcība? Parlamenta atbilde Samaksa par papildu kārtējo atvaļinājumu, kas nav izmantots 2004. gada pārskata 9.18. punkts: Padomē samaksu par papildu kārtējo atvaļinājumu, kas pirms 1997. gada 31. decembra piešķirts par virsstundu darbu un ko ierēdnis nav izmantojis, var saņemt, aizejot pensijā. Tā kā A un B kategorijas darbiniekiem nav tiesību uz kompensāciju par virsstundām, tad šādi maksājumi nav saskaņā ar Civildienesta noteikumu 56. pantu. Ģenerālsekretariāts ir veicis attiecīgus pasākumus ar mērķi pakāpeniski likvidēt A un B kategorijas darbinieku uzkrātos kompensācijas atvaļinājumus, kas piešķirti pirms 1997. gada 31. decembra. Samaksa par neizmantotiem papildu kārtējiem atvaļinājumiem jāpārtrauc. Papildu pensiju shēma Eiropas Parlamenta deputātiem Juridiskais pamats Parlamenta iemaksām pensiju fonda asociācijā “Eiropas Parlamenta deputātu pensiju fonds”: 2002. gada pārskata 9.17. un 9.20. punkts: Ja ir vēlēšanās saglabāt papildu pensiju shēmu Eiropas Parlamenta deputātiem, tad pēc iespējas drīz tam ir jāizstrādā pietiekams tiesiskais regulējums. Pensiju shēmā jāietver skaidri noteikumi, kuros būtu definēti Eiropas Parlamenta un shēmas dalībnieku pienākumi un atbildība līdzekļu nepietiekamības gadījumā. Papildu pensiju shēma ir minēta Eiropas Parlamenta 2005. gada 28. septembrī pieņemtā Deputātu nolikuma 27. pantā. Šis nolikums stāsies spēkā pirmajā dienā, kad 2009. gadā sāks darbu EP jaunais sasaukums. Noteikumi, kuros būtu definēti Eiropas Parlamenta un pensiju shēmas dalībnieku pienākumi un atbildība līdzekļu nepietiekamības gadījumā, nav izstrādāti. Līdz pirmajai dienai, kad 2009. gadā darbu sāks EP jaunais sasaukums, Deputātu nolikumam nav likumīga spēka, un tas nevar būt juridisks pamats EP iemaksai ASBL pensiju fondā. Jāizstrādā attiecīgi noteikumi, kuros būtu definēti Eiropas Parlamenta un pensiju shēmas dalībnieku pienākumi un atbildība līdzekļu nepietiekamības gadījumā. Deputātu nolikuma 27. pantā ir noteikts, ka pensiju fonds“pēc šā nolikuma stāšanās spēkā tiek saglabāts deputātiem vai bijušajiem deputātiem, kuri jau ir ieguvuši tiesības uz maksājumiem no šā fonda vai kuri šīs tiesības iegūs nākotnē”. Izmantojot formulējumu “tiek saglabāts”, nolikumā netieši ir atzīts, ka pensiju fonda juridiskais pamats attiecas arī uz laika posmu pirms nolikuma stāšanās spēkā. Tādēļ var uzskatīt, ka nolikuma 27. pants attiecas arī uz pārejas posmu, kas sākās no brīža, kad Eiropas Parlaments 2005. gada 28. septembrī pieņēma Deputātu nolikumu, un turpinās līdz nolikuma stāšanās spēkā laikam 2009. gadā. Atbilstošais juridiskais pamats attiecībā uz laika posmu pirms nolikuma pieņemšanas ir precizēts Parlamenta atbildē uz Revīzijas palātas gada pārskata par 2002. finanšu gadu 9.18. punktu. Noteikumi par Eiropas Parlamenta un pensiju shēmas dalībnieku saistībām un atbildību deficīta gadījumā: Prezidijs 2005. gada 30. novembra sanāksmē pirms Deputātu nolikuma pieņemšanas apsvēra brīvprātīgā pensiju fonda stāvokli. Minētajā sanāksmē Prezidijs apņēmās izstrādāt noteikumus, kas reglamentē attiecīgās fonda un Parlamenta attiecības un pienākumus, ņemot vērā neatkarīgu aktuāru pētījumu, un pēc tam, kad saistībā ar lēmumiem par Deputātu nolikuma īstenošanu, kurus to aicinās pieņemt saskaņā ar minētā nolikuma 24. pantu, būs pieņemti vajadzīgie pasākumi, lai garantētu papildu pensiju izmaksu pēc jaunā nolikuma stāšanās spēkā 2009. gadā. Drīzumā tiks izsludināts atklāts uzaicinājums uz konkursu neatkarīga aktuāra pētījuma veikšanai. Ir sākusi strādāt arī darba grupa, kas ir atbildīga par Deputātu nolikuma piemērošanas pasākumiem.

Pakārtoto darījumu likumība un pareizība

10.4. Palātas veiktās revīzijas gaitā būtiskas kļūdas netika atklātas.

Pārraudzības un kontroles sistēmas

10.5. Visās iestādēs 2005. gadā pastāvēja pārraudzības un kontroles sistēmas, kā tas noteikts jaunajā Finanšu regulā. Tomēr dažas iestādes nebija pilnībā ieviesušas visus iekšējās kontroles standartus (IKS) (1). 10.5. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE 2006. gada pirmā pusgada laikā administrācija ir izvērtējusi minimālās iekšējās kontroles normas. Šis izvērtējums izrietēja no priekšlikuma par ieviestajiem sistēmas uzlabojumiem, un tika izveidots darbības plāns, lai šos uzlabojumus veiktu saprātīgā termiņā.

10.6. Visas iestādes 2005. gadā izmantoja NAP (Nouvelle Application Paie) – 2003. gadā ieviesto atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammu, ko pārvalda Komisijas Atsevišķo prasījumu pārvaldīšanas un maksājumu birojs. 2005. gadā tika novērstas nepilnības, kas bija novērotas 2004. gadā, tādējādi mazinot risku kļūdaini aprēķināt atalgojuma dažādos elementus. Tomēr iestādes sistemātiski neizmantoja NAP piedāvātās iespējas izveidot informatīvus pārskatus, lai pirms atalgojuma galīgā aprēķina pārliecinātos par visiem datiem attiecībā uz atsevišķu darbinieku īpašo stāvokli (piemēram, kompensācijas pabalstiem, ierēdņu pāreju uz citu iestādi, paaugstināšanu amatā, kā arī – vispārēji – NAP manuāli mainītus datus). Ex post pārbaudes veica tikai atalgojumam, ko Komisija maksā Luksemburgā, un atalgojumam Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejā. Lai gan ex post pārbaudes Finanšu regulā nav prasītas kā obligātas, to piemērošana darītu uzticamākas atalgojuma administrēšanas procedūras un palīdzētu atklāt iespējamās sistēmas nepilnības un kļūdas. 10.6. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Jaunajā atalgojuma aprēķināšanas datorprogrammā (NAP), salīdzinot ar iepriekšējo sistēmu, patiesi ir vairāk paziņošanas un datu atlases iespēju statistikas un kontroles mērķiem. Tomēr 2005. gadā nebija iespējams apgūt visas vajadzīgās speciālās zināšanas, lai pilnā mērā izmantotu minētās iespējas. Tādēļ tāpat kā iepriekšējos gados Personāla ģenerāldirektorāts 2005. gadā veica sistemātisku Atalgojuma un pabalstu nodaļas bilances kontroli, un līdz 2005. gada decembrim visus lēmumus (kas būtiski ietekmē algu), kurus pieņēma struktūrvienība, kas kompetenta iecelt amatā, pirms ievadīšanas algu sarakstā atsevišķi pārbaudīja. Bilances pārbaudes, ko veic katrai algu kategorijai (“centre de paie”), ir īpaši efektīvas, lai noteiktu problēmas, kas rodas, piemēram, starpinstitūciju pārskaitījumu dēļ. Visbeidzot, datiem, ko sistēmā ievada ar roku, Atalgojuma un pabalstu nodaļā veic divkāršu pārbaudi. Turklāt ir apšaubāms, vai NAP piedāvātās iespējas var saprātīgi izmantot, lai pirms galīgās atalgojuma aprēķināšanas īstenotu neatkarīgu pārbaudes un kontroles programmu. Tas ir viens no iemesliem, kādēļ Personāla ģenerāldirektorāts uzskata, ka algu saraksta kontroli efektīvāk var veikt ex post. Ierobežotu līdzekļu un ar jauno Civildienesta noteikumu ieviešanu saistītu problēmu dēļ 2005. gadā vispārēju ex post kontroli nevarēja veikt, taču kopš 2006. gada marta darbojas sistemātiska šādas kontroles programma. 10.6. PADOMES ATBILDE Padomes ĢS vēlas atzīmēt, ka ierobežotais NAP (Nouvelle Application Paie) vadības instrumentu izmantojums bija saistīts ar NAP situāciju – NAP bija tikai daži instrumenti, un tie netika dokumentēti un bieži vien nedarbojās. Padomes ĢS uzskata, ka pašreizējie instrumenti (par kuriem PMO birojs lietotājiem saprotamā veidā paziņoja tikai 2006. gada maijā) ir ļoti noderīgi, jo ar tiem var pārbaudīt rezultātus, un ka atbildīgais dienests tos ir pēc iespējas izmantojis, neskatoties uz apliecinošu dokumentu trūkumu. 10.6. KOMISIJAS ATBILDE Katrā iestādē deleģētais kredītrīkotājs ievieš konkrētajai situācijai pielāgotas kontroles procedūras. Netika paredzēts, ka katra iestāde regulāri izmantos visas ziņojumu sniegšanai paredzētās iespējas. PMO pēc pieprasījuma ziņojumus ir darījusi pieejamus katram kredītrīkotājam.

Ex ante kontroles mērķiem PMO ir precizējis tabulas, kas bija jāpārbauda 2002. gadā, kad sāka ražot NAP Komisijas personāla pirmajai grupai, un ir dokumentējis šo procesu 2003. gadā, kad NAP sāka izmantot arī citas iedzīvotāju grupas, un kopš tā laika ir piemērojis šo ex ante kontroli. Šie dokumenti tika darīti pieejami arī citām iestādēm, un nesen visi NAP lietotāji saņēma precizējošu dokumentu par PMO ierosināto minimālo kontroli. Ņemot vērā gūto pieredzi, īpaši attiecībā uz Luksemburgā maksāto atalgojumu, PMO uzskata, ka pašreizējā kontrole ir pietiekama, un šajā posmā nav iecerējusi pastiprināt savu ex post kontroli. Pēdējai minētajai vajadzīgi pārbaudīti līdzekļi, un PMO plāno izmantot tos 2006. gadā, bet 2007. gadā palīdzēt iekļaut jaunajā IT sistēmā (IRIS) daudzus automātiskos ex post kontroles veidus individuālo tiesību pārvaldībai. Tiklīdz tiks uzsākta šīs sistēmas ražošana, PMO pārskatīs tās kontroles stratēģiju.

10.7. Grozītajos Civildienesta noteikumos, kas stājās spēkā 2004. gada 1. maijā, ir paredzēts, ka komandējumos radušās izmitināšanas izmaksas atlīdzina līdz katrai valstij noteiktai maksimālai summai, uzrādot apliecinošus dokumentus (Civildienesta noteikumu VII pielikuma 13. pants). Pretēji šim noteikumam visas iestādes, izņemot Kopienu Tiesu, Revīzijas palātu un Eiropas ombudu, iekšējos noteikumos paredzēja fiksētas likmes maksājumus diapazonā no 30 līdz 60 % no pieļaujamā maksimuma darbiniekiem, kuri attiecīgās izmaksas nepierādīja. Pēc Eiropas Revīzijas palātas 2004. finanšu gada pārskata publicēšanas Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja 2005. gada decembrī savus iekšējos noteikumus grozīja, lai nodrošinātu to atbilstību Civildienesta noteikumiem. 10.7. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Parlaments saskaras ar īpašām problēmām saistībā ar komandējumiem Parlamenta darbības rakstura un tā trīs darba vietu dēļ. Fiksētas likmes sistēmu piemēro, ņemot vērā Parlamenta Prezidijam sniegto juridisko ieteikumu šajā jautājumā, un tās mērķis ir ievērot saprātīgu līdzsvaru starp reglamentējošo noteikumu prasībām un Parlamenta īpašās darba vides noteiktajām vajadzībām. Turklāt pašreiz ieviestie vienkāršotie noteikumi palīdzēs samazināt vadības radītās administratīvās izmaksas saistībā ar īpaši lielu komandējumu skaitu. 10.7. PADOMES ATBILDE Padomes ĢS šo jautājumu izvirzīja apspriešanai administrācijas nodaļu vadītāju sanāksmē 2006. gada 26. janvārī. Pārrunu laikā kļuva skaidrs, ka dažas citas iestādes nebija pārliecinātas par to, ka tām būtu jāmaina to līdzšinējā prakse. Padomes ĢS paredz veikt pārrunas par šo jautājumu, lai rastu ar visām iestādēm saskaņotu risinājumu. 10.7. KOMISIJAS ATBILDE Norādījumi par komandējumiem – Komisijas pieņemtie iekšējie noteikumi, kas regulē tās personāla komandējumus – pašlaik tiek pārskatīti, lai pienācīgi ņemtu vērā Palātas piezīmi. Jaunu noteikumu pieņemšana paredzēta 2007. gada sākumā. 10.7. REĢIONU KOMITEJAS ATBILDE Attiecībā uz komandējumu izmaksām Reģionu komiteja ir ņēmusi vērā Revīzijas palātas piezīmes, un 2005. gadā tā nav veikusi vienotas likmes maksājumus darbiniekiem, kuri nav iesnieguši pierādījumus par izmitināšanas izmaksām. Reģionu komitejas iekšējie noteikumi par komandējumiem tiks grozīti 2006. gadā, un šo noteikumu oficiāli iekļaus komandējumu rokasgrāmatā.

Konkrēti apsvērumi

10.8. Šajā iedaļā ir aprakstīti konkrēti apsvērumi par katru iestādi.

Parlaments

10.9. Tāpat kā agrāk (sk. 2004. finanšu gada pārskata 9.16. punktu) tika novērotas nepilnības pārraudzības un kontroles sistēmās, ko piemēro Eiropas Parlamenta deputātu pabalstiem. 10.9. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Ņemot vērā Revīzijas palātas apsvērumus attiecībā uz 2004. gadu, pašreiz izstrādājamā IT lietojumprogramma, kas paredzēta pilnvaru beigu pabalsta izmaksai, nākotnē pabalsta saņēmējiem sniegs informāciju par nosacījumiem, lai saglabātu tiesības uz turpmāku pabalsta saņemšanu. Šo jautājumu izskatīs arī saistībā ar Deputātu nolikuma īstenošanas pasākumiem.

Attiecībā uz izmaksām, kas saistītas ar deputātu palīgu nodarbināšanu, sk. atbildi 10.10. punktā.

10.10. Birojs (struktūra, kurā darbojas Parlamenta priekšsēdētājs un viņa 14 vietnieki) 2004. gadā grozīja noteikumus, kas reglamentē sekretariāta piemaksas. Tika ieviesti jauni nosacījumi attiecībā uz apliecinošiem dokumentiem, ko prasa no deputātiem. No jaunajiem nosacījumiem izrietošie pienākumi deputātiem tika skaidroti kvestoru 2005. gada jūlija paziņojumā, kurā deputātiem lūdza līdz 2005. gada 1. novembrim sniegt dokumentālas liecības par piemaksas izmantošanu. Novembra beigās bija iesniegti mazāk nekā 20 % prasīto dokumentu. 2006. gada janvārī kvestori pagarināja termiņu līdz 2006. gada 17. martam. Tātad grozītos noteikumus 2005. gadā pienācīgi neievēroja, un maksājumi pakalpojumu sniedzējiem vai maksājumi asistentiem ar maksātājaģentu (2) starpniecību joprojām netika pienācīgi apliecināti ar tādiem dokumentiem kā deputātu samaksāti faktūrrēķini un ar sīku pamatojumu par maksātājaģenta izdevumiem. 10.10. EIROPAS PARLAMENTA ATBILDE Kvestoru paziņojumu bija iespējams nosūtīt deputātiem tikai 2005. gada jūlija beigās. Jaunajos noteikumos izklāstītais skaidrojums bija svarīgs pirmais solis. Pēc 10 valstu ES paplašināšanās un 2004. gada Parlamenta vēlēšanām, ņemot vērā visu no tām izrietošo, nav nekāds pārsteigums, ka 2005. gada 1. novembra termiņš izrādījās pārāk īss. Administrācijas pienākumu sniegt informāciju bija grūti īstenot arī noteikumu sarežģītības dēļ, deputātu atšķirīgo saistību dēļ 25 dalībvalstīs un lielā valodu skaita dēļ. Tādēļ Kvestoru kolēģija pirmo reizi 2006. gada janvārī un otro reizi 2006. gada aprīlī pagarināja termiņu, kurā jāiesniedz apliecinošie dokumenti. Neatkarīgi no tā 2005. gadā sāka īstenot grozītos noteikumus. Daļu noteikumu pilnībā īstenoja jau no 2005. gada sākuma, piemēram, deputātu saistības trīs mēnešos no darba līguma pirmās dienas iesniegt apliecinošus dokumentus par reģistrāciju sociālās nodrošināšanas sistēmā un apdrošināšanu pret nelaimes gadījumiem. Līdz 2006. gada vidum tika iesniegti apmēram 54 % pakalpojumu sniedzēju rēķinu par laika posmu no 2004. gada jūlija līdz 2005. gada jūnijam. Vajadzīgos dokumentus par minēto laika posmu bija iesnieguši tikai aptuveni 29 % pilnvaroto maksātāju.

Padome

10.11. Padome, pieņemot Lēmumu Nr. 190/2003, ko piemēro no 2004. gada 1. janvāra, reformēja sistēmu, saskaņā ar kuru atlīdzina Padomes locekļu delegātu ceļa izdevumus. Katrai dalībvalstij maksā divreiz gadā: janvārī un jūlijā. Līdz februāra beigām katra dalībvalsts iesniedz Ģenerālsekretariātam deklarāciju, kurā izklāsta, kā izmantota visa iepriekšējā gadā piešķirtā apropriācija. Neizmantotās summas, kā arī summas, par kurām nav iesniegti apliecinoši dokumenti, atskaita no nākamā maksājuma. Palāta secināja, ka jaunā sistēma vērā ņemami mazinājusi Padomes administratīvo slogu saistībā ar delegātu izdevumu atlīdzināšanu, bet pirms 2005. gada jūlija maksājuma dalībvalstu deklarācijas nebija pietiekami pārbaudītas. 10.11. PADOMES ATBILDE Pamatojieties uz Padomes ĢS Iekšējās revīzijas dienesta ziņojumu par to, kā darbojas jaunā Padomes locekļu delegātu ceļa izdevumu sistēma vienu gadu pēc tās ieviešanas 2004. gadā, Padomes ĢS pašlaik sistēmu pārskata.

10.12. Dažādo veidu ģimenes pabalstus maksā, pamatojoties uz darbinieku sniegtu informāciju, taču darbiniekiem, kuri saņem apgādnieka pabalstu, bet kuriem nav apgādājamu bērnu, regulāri nelūdz šo informāciju atjaunināt. Nebija pierādījumu tam, ka 676 no 1 605 Komisijas darbiniekiem, kuri strādā Briselē un atrodas iepriekš minētajos apstākļos, būtu lūgts apstiprināt vai atjaunināt sākotnēji sniegtās ziņas. Tāpat arī nepietiekami tika pārbaudīti gadījumi, kad apgādājamā bērna pabalstu maksā attiecīgā dalībvalsts; tādos gadījumos šis pabalsts atskaitāms no tā, ko maksā saskaņā ar Civildienesta noteikumiem. 10.12. KOMISIJAS ATBILDE Katram ģimenes pabalsta veidam tiek piemērota īpaša kontroles stratēģija. Attiecībā uz apgādnieka pabalstu kontroles rezultāti tiek regulāri reģistrēti tikai kopš 2002. gada. Līdz šim Komisija pārbaudes attiecībā uz Briselē nodarbināto personālu veica izlases kārtā, pamatojoties uz riska novērtējumu. Taču visi šeit minētie gadījumi tiks pārbaudīti nākamo divu gadu laikā, lai varētu veikt kārtējo visu attiecīgo iedzīvotāju pārbaudi. Parasti datnes jāpārbauda vēlākais ik pēc četriem gadiem, lai varētu atgūt nepamatoti veikto maksājumu summas, ņemot vērā Civildienesta noteikumu 83. pantā noteikto piecu gadu termiņu. Attiecībā uz valsts bērnu pabalstiem ir paredzēts izmantot tos pašus kontroles mehānismus, kas minēti iepriekš saistībā ar apgādnieka pabalstiem.

Kopienu Tiesa

10.13. Revīzijas palāta 2004. finanšu gada pārskata 9.21. punktā norādīja, ka Iekšējās revīzijas dienesta vadītājs vienlaikus ex ante kontrolēja kredītrīkotāja darbības. Situācija 2005. gadā nav mainījusies. Tāda iesaistīšanās finanšu darbībās nesader ar pilnīgu neatkarību, ar kādu iekšējam revidentam jāveic revīzijas pienākumi saskaņā ar Finanšu regulas 86. pantā minēto principu. 10.13. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Kā jau ir norādīts atbildē, kas iesniegta par 2004. gada ziņojuma 9.21. punktu, ex ante kontroli, no vienas puses, un iekšējo auditu, no otras puses, nodrošina dažādas personas administratīvās vienības ietvaros, par kuru atbild viens ierēdnis, kurš vienlīdz tiek saukts par iekšējo auditoru. Šāda struktūra ir bijusi jau kopš paša sākuma, ņemot vērā Kopienu Tiesas lielumu un tādu darbinieku trūkumu, kas būtu speciālisti finanšu kontroles un pārvaldības jomā. Turklāt tika uzskatīts, ka iekšējam auditoram piešķirtā administratīvā atbildība, kas ir arī nelielās inspektoru komandas uzraudzība, nekādi neietekmē tā neatkarību audita uzdevumu veikšanā. Tomēr, ņemot vērā kontroles un atbrīvošanas no atbildības iestāžu izteiktās piezīmes, Tiesas administrācija ierosināja, sagatavojot ieņēmumu un izdevumu projektu 2007. budžeta gadam, pārveidot šo vienību, izveidojot administratīvo vienību, kura vienīgā būtu kompetenta veikt pārbaudi un kurai šim nolūkam tiktu piešķirti divi jauni darbinieki (administrators pārvaldības nodrošināšanai un asistents pārbaužu vienības pastiprināšanai). Šo jauno administratīvo struktūru varētu izveidot tuvākajos mēnešos.

10.14. Iekšējais revidents 2005. gada otrajā pusē veica dažas konkrētas revīzijas un formulēja ieteikumus attiecīgajiem dienestiem, taču Palātas veiktās revīzijas laikā nebija pieejams neviens iekšējā revidenta pārskats. 10.14. EIROPAS KOPIENU TIESAS ATBILDE Revīzijas palātas auditoram veicot Kopienu Tiesas auditu vienlaicīgi ar iekšējo auditu, viņam varēja oficiāli nosūtīt 2005. gadā veikto auditu ziņojumu kopijas, pēc tam kad šie ziņojumi bija darīti zināmi Kopienu Tiesas prezidentam. Šī paziņošana notika 2006. gada maijā un viena ziņojumu kopija tika nosūtīta kompetentajam Revīzijas palātas dienestam.

Revīzijas palāta

10.15. Revīzijas palātu revidē neatkarīgs ārējo revidentu birojs, kas ir izstrādājis “Apliecinājumu par finanšu pārskatu pareizību un patiesumu 2005. gada 31. decembrī”, kam pievienots “Ziņojums par administratīvajām un grāmatvedības procedūrām, finanšu pārvaldības pareizību un iekšējās kontroles sistēmu”. Šajā ziņojumā revidents atzīst, ka revīzijas gaitā “neatklājās fakti, kas liktu apšaubīt administratīvo un grāmatvedības procedūru, kā arī iekšējās kontroles piemērotību un finanšu pārvaldības atbilstību spēkā esošajam regulējumam”. Šo apliecinājumu un ziņojumu publicēs “Oficiālajā Vēstnesī”.

Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja

10.16. 2005. gadā tika izveidota struktūrvienība, kurai uzticēja koordinēt finanšu un līgumslēgšanas darbības visos Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komitejas un Reģionu komitejas apvienotajos dienestos. Tas uzlaboja ikgadējo iepirkumu plānošanu un palīdzēja funkcionālajām struktūrvienībām risināt ar konkursu procedūrām saistītus jautājumus. Tomēr joprojām pastāvēja daži trūkumi noteiktu iepirkuma procedūru pārvaldīšanā (piemēram, atvēlēts pārāk maz laika sarežģītu līguma projektu pārbaudīšanai), un nebija skaidri definētas procedūras darba koordinēšanai starp jauno struktūrvienību un funkcionālajām struktūrvienībām. 10.16. EIROPAS EKONOMIKAS UN SOCIĀLO LIETU KOMITEJAS UN REĢIONU KOMITEJAS ATBILDE Komitejas atzinīgi vērtē faktu, ka Revīzijas palāta ir atzinusi, ka ikgadējā iepirkumu plānošana ir uzlabojusies un ka skaidras konkursa organizēšanas vadlīnijas ir ļāvušas uzlabot operatīvo dienestu darbu. 2005. gadā tika apstiprināta un publicēta iekštīklā jaunās “Finanšu un līgumu” nodaļas, kas ir EESK/RK kopīgo dienestu struktūrvienība, un operatīvo dienestu darbības saskaņošanas kārtība. Iespējams, ka 2006. gada otrajā pusē, pamatojoties uz iegūto pieredzi, tiks izstrādātas detalizētākas vadlīnijas. Turklāt 2006. gadā aģenti, kas veic verifikāciju, regulārāk tiek iesaistīti publiskā iepirkuma procedūru sākumposmā, un Juridiskais dienests ir apstiprinājis un publicējis iekštīklā 28 dokumentu paraugus, kas lietojami publiskā iepirkuma procedūrās.

Reģionu komiteja

10.17. Iepriekšējais punkts attiecas arī uz Reģionu komiteju.

10.18. Pēc Palātas 2004. gada revīzijas Ticamības deklarācijas vajadzībām, kā arī divām iekšējām revīzijām Reģionu komitejas administrācija lūdza dažiem darbiniekiem, kas izmanto iespēju veikt koriģētus algu pārskaitījumus, sniegt papildu pierādījumus. Dažus pārskaitījumus, kuri nebija regulāri veikti pirms 2004. gada maija un/vai par kuriem darbinieki nesniedza pietiekamus pierādījumus, pārtrauca. Administrācija 2005. gadā nepiedzina nevienu pārmaksājumu, lai gan saskaņā ar Civildienesta noteikumu 85. pantu “pārmaksātas summas piedzen gadījumos, kad saņēmējs apzinājies, ka maksājums veikts bez pamatota iemesla, vai nevarēja to neapzināties.” 10.18. REĢIONU KOMITEJAS ATBILDE Ģenerālsekretāra pieprasīto iekšējo revīziju par algu pārskaitījumiem pabeidza tikai 2006. gada februārī, un šīs revīzijas ziņojuma eksemplārs ir nosūtīts Revīzijas palātai. Tagad administrācija nodarbojas ar pārmaksāto līdzekļu atgūšanu, un tas attiecas uz nelielu skaitu ierēdņu. Lielāka daļa revīzijas ieteikumu ir jau īstenota.

Eiropas ombuds un Eiropas datu aizsardzības uzraudzītājs

10.19. Revīzija nedeva pamatu būtisku apsvērumu formulēšanai.

Vispārējs secinājums

10.20. Visas iestādes ir veikušas pasākumus, lai pielāgotu savas pārraudzības un kontroles sistēmas jaunās Finanšu regulas prasībām. Palātas veiktajā revīzijā secināts, ka, neskatoties uz iepriekšējos punktos minētajām nepilnībām, pārraudzības un kontroles sistēmas bija adekvātas tam, lai pārvaldītu risku attiecībā uz to darījumu likumību un pareizību, kas pakārtoti iestāžu administratīvajiem izdevumiem. Palātas veiktajā revīzijā neatklājās būtiskas kļūdas, kas ietekmētu administratīvo izdevumu likumību un pareizību.

Īpašie ziņojumi, kas pieņemti kopš iepriekšējā gada pārskata

10.21. Īpašais ziņojums Nr. 9/2006 par rakstiskās tulkošanas izdevumiem Komisijā, Parlamentā un Padomē.

EIROPAS SAVIENĪBAS AĢENTŪRAS

10.22. Par Eiropas Savienības aģentūru (turpmāk tekstā – “aģentūras”) revīziju tiek sagatavoti īpašie gada ziņojumi. Palāta 2005. finanšu gadā revidēja 18 aģentūras. Aģentūru kopējais budžets 2005. gadā bija EUR 926,8 miljoni, 2004. gadā – EUR 885,3 miljoni. Kopējais skaits amata vietu palielinājās no 2 233 vietām 2004. gadā līdz 2 644 vietām 2005. gadā. Galvenie dati par aģentūrām ir doti 10.3. tabulā . 10.22. KOMISIJAS ATBILDE Aģentūras ir neatkarīgas, un tām ir atsevišķa budžeta izpildes apstiprināšanas procedūra administratīvajiem izdevumiem. Tādējādi Palātas apsvērumi ir pašu aģentūru pārziņā. Ja aģentūras to lūdz, Komisija sniedz tām palīdzību un atbalstu, piemēram, palīdz tām saprast un iztulkot noteikumus, kā arī ieviest iekšējās kontroles mehānismus.

10.3. tabula – Eiropas Savienības aģentūras – Galvenie dati Eiropas Savienības aģentūras Centrālais birojs Izveides gads Budžets (4) (miljonos EUR) Paredzēto amata vietu skaits 2004 2005 2004 2005 Eiropas Arodizglītības attīstības centrs Saloniki 1975 16,6 16,6 88 91 Eiropas Dzīves un darba apstākļu uzlabošanas fonds Dublina 1975 18,1 18,8 91 94 Eiropas Vides aģentūra Kopenhāgena 1990 33,6 32,1 115 115 Eiropas Arodizglītības fonds Turīna 1990 18,4 26,7 104 104 Eiropas Narkotiku un narkomānijas uzraudzības centrs Lisabona 1993 12,2 13 77 77 Eiropas Zāļu aģentūra Londona 1993 99,1 110,1 314 379 Eiropas Savienības organizāciju Tulkošanas centrs Luksemburga 1994 29,8 28,4 181 181 Kopienas Augu šķirņu birojs Anžēra 1994 11,3 10,5 38 38 Iekšējā tirgus saskaņošanas birojs Alikante 1994 190 218,4 675 675 Eiropas Aģentūra drošībai un veselības aizsardzībai darbā Bilbao 1995 10,7 13,4 38 40 Eiropas Rasisma un ksenofobijas uzraudzības centrs Vīne 1997 7,9 8,2 34 37 Eiropas Rekonstrukcijas aģentūra Saloniki 2000 374,6 276,5 114 114 Eurojust Hāga 2002 9,3 13 76 87 Eiropas Aviācijas drošības aģentūra Ķelne 2002 11,3 57,5 95 200 Eiropas Jūras drošības aģentūra Lisabona (5) 2002 13,3 35,3 55 95 Eiropas Pārtikas nekaitīguma iestāde Parma 2002 29,1 36,7 138 194 Eiropas Tīklu un informācijas drošības aģentūra Hēraklija (6) 2003 — 6,8 — 38 Eiropas Dzelzceļu aģentūra (7) Valansjēna 2003 — — — — Eiropas Slimību profilakses un kontroles centrs Stokholma 2005 — 4,8 — 85 Kopā 885,3 926,8 2 233 2 644

10.23. Vairākās aģentūrās budžeta izpildi raksturo apropriāciju nepilnīgs izlietojums. To galvenokārt izraisa plānošanas nesaistīšana ar aģentūru organizatoriskajām spējām. Apropriāciju nepilnīgais izlietojums kontrastē ar dažām aģentūrām pieejamiem apjomīgiem naudas uzkrājumiem. Palāta secināja, ka Komisija, izmaksājot aģentūrām līdzekļus, ne vienmēr ievēroja noteikumu, saskaņā ar kuru līdzekļu pārskaitījumiem jābalstās uz regulārām un pamatotām aplēsēm par aģentūru finansiālām vajadzībām. 10.23. KOMISIJAS ATBILDE Iekšējās revīzijas dienests (IRD), kas veic aģentūru iekšējā revidenta funkcijas, ir regulāri norādījis uz nepilnībām, kas ietekmē budžeta izpildi aģentūrās. Pamatojoties uz pamata Finanšu regulas 2343/2002 50. pantu, katra aģentūra “saskaņā ar tādiem noteikumiem un tādos termiņos, par kādiem ir vienošanās ar Komisiju, iesniedz Komisijai maksājuma pieprasījumus par visu vai daļu no Kopienas dotācijas, pievienojot naudas plūsmas prognozi, kas pamato šos pieprasījumus”. Parasti Komisija maksājumus veic pa daļām. Vienu reizi, kad Komisija saņēma aģentūru valžu apstiprinātos gada pārskatus, Komisijai bija jāatgūst summas, kas nebija izdevumu priekšmets. Taču Komisija rūpīgi pārbaudīs Palātas ierosinātos gadījumus un vajadzības gadījumā atgādinās deleģētajiem kredītrīkotājiem, kas vienīgie ir atbildīgi par aģentūru pieprasījumu apstiprināšanu, par procedūrām, kas jāievēro.

10.24. Vairākas aģentūras nav vērtējušas darbības riskus. Palāta atkal konstatēja nepilnības darbinieku pieņemšanā un līgumslēgšanas tiesību piešķiršanā, proti, nebija ievērots caurskatāmības princips lēmumu pieņemšanā. Palāta uzskata, ka Komisijas iekšējam revidentam, kas vienlaikus ir arī iekšējais revidents visās aģentūrās, ko finansē no Kopienas līdzekļiem, jāturpina centieni panākt aģentūru iekšējās kontroles sistēmu uzlabošanu. 10.24. KOMISIJAS ATBILDE Tikai aģentūras vadība ir atbildīga par iekšējās kontroles ieviešanu, savu darbības risku novērtēšanu, kā arī personāla pieņemšanai darbā un publiskajam iepirkumam paredzēto procedūru ievērošanu. Taču kopš 2004. gada IRD iesniegtie revīzijas ziņojumi par aģentūrām ietver ļoti precīzus ieteikumus iekšējās kontroles sistēmas izveidošanai. Attiecībā uz iepirkumu Komisija publicē pamatnostādnes, nodrošina aģentūrām pieeju tās finanšu informācijas bibliotēkām un savam palīdzības dienestam un piedāvā mācības starpaģentūru juridiskajam tīklam (IALN). Komisija 2005. gada 16. decembrī pieņēma pamatnostādnes regulatīvo aģentūru personāla politikas jautājumos, kas iesaka standartizēt aģentūrās piemērotās atlases procedūras, vairāk iesaistot tajās Eiropas Personāla atlases biroju (EPSO).

10.25. Palāta vispārīgi secināja, ka aģentūrās nav ieviesta “pārvaldība pa darbības jomām”, lai gan tā ir ieteikta aģentūru finanšu pamatregulā, līdzīgi kā Finanšu regula to iesaka attiecībā uz vispārējo budžetu. Finanšu regula nosaka arī to, ka no 2005. gada jāievieš uzkrājumu principa grāmatvedība. Tā kā aģentūru finanšu pārskatus konsolidē ar Kopienas iestāžu pārskatiem, tad Komisijai būtu jāsniedz aģentūrām tiešāks atbalsts, lai tām palīdzētu ievērot Komisijas grāmatveža izstrādātos noteikumus. 10.25. KOMISIJAS ATBILDE Saskaņā ar finanšu noteikumiem, kas izstrādāti, pamatojoties uz pamata Finanšu regulu 2343/2002, aģentūrām izdevumiem ir jāievieš (30. pants) “nomenklatūra, kas paredz klasifikāciju pēc mērķa”. Komisija uzskata, ka aģentūrās pakāpeniski jāievieš budžeta pārvaldība, pamatojoties uz darbību veidiem, īpaši ņemot vērā IRD revīzijas, kas regulāri uzsver nepieciešamību pēc tās. Komisija plāno, ka aģentūras piemēros jaunos noteikumus par uzkrāšanas principu grāmatvedībā un ka tie tiks pilnībā atspoguļoti gan konsolidācijas mērķiem sniegtajā informācijā, gan katras aģentūras pārskatos. Sanāksmju laikā un ar rokasgrāmatu starpniecību Komisija ir sniegusi aģentūrām plašus norādījumus par noteikumu pareizu piemērošanu.

10.26. Revidējot aģentūras, Palāta konstatēja, ka Komisijas sniegtais atbalsts uz vietas bija ierobežots, neskatoties uz to, ka Kopienas administratīvie noteikumi kļūst aizvien sarežģītāki un Komisijas atbildība pret aģentūrām aizvien pieaug (8). Aģentūru neatkarība nenozīmē, ka Komisijai jāatturas no vispārējām iniciatīvām ar mērķi sniegt tehnisko atbalstu, kas vajadzīgs aģentūrām, kuras ir daudz mazākas par Komisiju. 10.26. KOMISIJAS ATBILDE Komisija sniedz atbalstu aģentūrām, piemēram, grāmatvedības, iepirkuma, personāla politikas un revīzijas jautājumos (skatīt atbildes uz 10.23., 10.24. un 10.25. punktu), bet daudzas attiecīgās aģentūras liedz to darīt uz vietas.

10.27. Vairākas aģentūras izveidoja kopīgu dienestu, lai palīdzētu lietotājiem aģentūrās finanšu pārvaldības informācijas sistēmas pielāgot Komisijas lietotajām sistēmām. Aģentūru izveidotajam dienestam, kuru nosauca par “Kopīgo atbalsta dienestu” un kura gada budžets ir aptuveni EUR 400 000, nav juridiskās personības (9). Kopš 2000. finanšu gada šos līdzekļus (aptuveni EUR 1,8 miljoni) Kopīgais atbalsta dienests pārvaldīja ārpus aģentūru budžeta sistēmas. Kaut arī ideja par aģentūru sadarbību ir atbalstāma, sadarbībai jānotiek saskaņā ar budžeta vienotības un pārredzamības principu. Būtu vēlams – ar Komisijas palīdzību – šo situāciju labot, jo īpaši, aģentūru iemaksas Kopīgajā atbalsta dienestā pārvaldot kā piešķirtos ieņēmumus. 10.27. KOMISIJAS ATBILDE Kopīgā atbalsta dienests (KAD) ir piemērs labai aģentūru sadarbībai, daloties izmaksās un pieredzē. Avansa maksājumi KAD ir iekļauti to aģentūru budžeta maksājumos, kas izmanto šo sistēmu. KAD bankas konta atlikums parādās provizoriskajos Eiropas Zāļu aģentūras (EMEA) 2005. gada finanšu pārskatos (EMEA pārraudzīja KAD 2005. gadā). Taču, kā minēja Palāta, atspoguļojot šo sadarbību aģentūru pārskatos, jāņem vērā budžeta vienotības un pārredzamības princips. Aģentūras ir pilnībā neatkarīgas no Komisijas, un Komisijai nav tiesību kontrolēt aģentūru finanšu darbības. Tomēr Komisija izskatīs Palātas atzinumus kopā ar aģentūrām. Turklāt lielākā daļa pašreizējo KAD atbalstīto finanšu pārvaldības sistēmas lietotāju ir pieprasījuši, lai tiem tiktu nodrošināta tieša saite ar ABAC sistēmu un lai Komisija sniegtu tiem atbalstu. Šo pieprasījumu paredzēts izpildīt, sākot ar 2007. gadu.

EIROPAS SKOLAS

10.28. Palāta īpašos gada ziņojumus par Eiropas skolām (tos nepublicē “Oficiālajā Vēstnesī”) iesniedz Eiropas skolu Valdei un skolu direktoriem. Skolu 2005. gada budžetu, kas bija EUR 227 miljoni, galvenokārt finansēja ar Komisijas dotācijām (EUR 127 miljoni) un dalībvalstu iemaksām (EUR 50 miljoni). Galvenie dati par Eiropas skolām ir doti 10.4. tabulā .

10.29. Palātas 2005. finanšu gada ziņojums par Eiropas skolām vēl nav pieņemts.