[pic] | EIROPAS KOPIENU KOMISIJA |

Briselē, 7.6.2006

COM(2006) 277 galīgā redakcija

KOMISIJAS PAZIŅOJUMS EIROPAS PARLAMENTAM, PADOMEI UN EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTAI

Kopsavilkuma pārskats par Komisijas sasniegumiem vadības jomā 2005. gadā

SATURA RĀDĪTĀJS

1. Ievads 4

2. Gada darbības pārskati un ticamības apliecinājumi 5

2.1. Kopaina: lielāka un plašāka spektra ticamība … 5

2.2. Pamatojoties uz uzlabotām metodēm 6

2.3. Atkārtotas atrunas 7

3. Galvenie transversālie jautājumi, kas izriet no saņemtajiem gada darbības pārskatiem un ieteikumiem 9

3.1. Darba izpildes vadība un iekšējā kontrole 9

3.1.1. Iekšējās kontroles efektivitāte Komisijā 9

3.1.2. Riska vadība – veids, kā nodrošināt iekšējās kontroles iesakņošanos administratīvajā kultūrā 10

3.1.3. Darba izpildes vadība 10

3.2. Pārvaldība 11

3.2.1. Revīzijas ziņojumu pārraudzība 11

3.2.2. Ārpakalpojumi un aģentūras 11

3.2.3. Kopīgie dienesti 12

3.2.4. Vienkāršošana 13

3.3. Finanšu vadība un pārskati 14

3.3.1. Finanšu noteikumi 14

3.3.2. Plāns integrētas kontroles sistēmas ieviešanai 14

3.3.3. Iepriekšēja kontrole un pēckontrole 15

3.3.4. Grāmatvedības uzskaite un finanšu pārskati 16

3.4. IT sistēmas un darbības nepārtrauktība 18

3.4.1. IT sistēmas 18

3.4.2. Vadība krīzes situācijās un darbības nepārtrauktība 18

3.5. Cilvēkresursi 18

3.5.1. Kompetenču atbilstība 19

3.5.2. Darbā pieņemšana 19

3.5.3. Mobilitāte 19

3.5.4. Ziņojumi par cilvēkresursiem Komisijā 20

4. Secinājumi 20

Plielikums 1

Plielikums 2

Plielikmus 3

Plielikums 4

1. IEVADS

Šajā gada kopsavilkuma pārskatā Komisija sniedz pārskatu par politikas jomās gūtajiem rezultātiem un Kopienas politikas īstenošanai atvēlēto cilvēkresursu un finanšu resursu pārvaldību. Pirmo reizi ir sagatavots atsevišķs dokuments – Kopsavilkuma pārskats par sasniegumiem politikā [COM(2006) 124], kurā aprakstīti panākumi, kas gūti 2005. gadā Komisijas stratēģisko mērķu sasniegšanā, un sniegts pārskats par sasniegumiem politikā pagājušajā gadā. Šis 2005. gada kopsavilkuma pārskats par Komisijas vadību ir pievienots kopsavilkumam par sasniegumiem politikā un informē par to, kā Komisija ir pildījusi savus vadības pienākumus, kā arī par ticamību, ko šajā ziņā nodrošina tās iekšējās kontroles sistēmas. Saskaņā ar Finanšu Regulas 60. panta 7. punktu Komisija nosūta gada kopsavilkuma pārskatu budžeta lēmējinstitūcijai katru gadu ne vēlāk kā līdz 15. jūnijam.

Pieņemot šo kopsavilkuma pārskatu, Komisija uzņemas politisko atbildību par vadības darbu, ko veic tās ģenerāldirektori un dienestu vadītāji, pamatojoties uz ticamības apliecinājumiem un atrunām, ko tie izteikuši savos gada darbības pārskatos, atzīstot, ka ir vajadzīgs papildu darbs, lai novērstu visus konstatētos trūkumus. Šajā kopsavilkuma pārskatā Komisija izsaka savu viedokli par transversālajiem jautājumiem, kas izriet no šo pārskatu izvērtēšanas un ko izvirzīja iekšējais revidents, Eiropas Revīzijas palātas revidenti un institūcija, kas atbildīga par atbrīvošanu no atbildības par budžeta izpildi, vai uz kuriem norādīja Revīzijas progresa komiteja un Budžeta ģenerāldirektorāta ģenerāldirektors savā ziņojumā Pārskats par iekšējās kontroles stāvokli Komisijas ģenerāldirektorātos un dienestos [SEC(2006) 567].

Saskaņā ar EK Līguma 274. pantu Komisija uzņemas vispārēju atbildību par ES budžeta izpildi. Kopsavilkuma pārskatā izklāstīti Komisijas secinājumi par visām galvenajām vadības jomām un sistēmiskajiem transversālajiem jautājumiem. Komisijai šajā struktūrā saglabājas augstākā pārskatatbildība, un šīs struktūras pīlāri ir gada darbības pārskati, ko sniedz deleģētie kredītrīkotāji. Vispārīgākā skatījumā šis pārskats ietver arī kopsavilkumu par panākumiem, kas gūti 2005. gadā virzībā uz Komisijas vadības potenciāla un kontroles sistēmu pilnīgu attīstību šādās jomās:

- Komisijas pārskatatbildības veicināšana : 2005. gada darbības pārskatu pamatā bija stingrākas metodes un saskaņotāka pieeja vispārsvarīgiem jautājumiem (2.2. daļa); ES budžetam pirmo reizi pilnībā tika piemērots uzkrāšanas princips grāmatvedībā, lai gan bija jārisina vairākas pārejas problēmas (3.3.4. daļa).

- Darba izpildes vadības uzlabošana : efektivitātes kultūra iekšējās kontroles jomā turpināja attīstīties un tā turpinās iesakņoties, galveno uzmanību koncentrējot vairāk uz proporcionalitāti un kontroles izmaksu lietderību (3.1.1. daļa); 2005. gads bija gads, kurā sāka ieviest jaunās metodes riska vadībai Komisijā (3.1.2. daļa); tika uzsākti pasākumi mērķu kvalitātes un rādītāju uzlabošanai (3.1.3. daļa).

- Komisijas atbildības un uzraudzības spējas stiprināšana : tika ierosināti un īstenoti uzlabojumi, kuru mērķis ir vienkāršošana (3.2.4. daļa); tika iesniegts rīcības plāns pārejai uz integrētu iekšējās kontroles sistēmu (3.3.2. daļa); uzlabojās rīcības plānu pārraudzība (3.2.1. daļa) un iekšējās kontroles stratēģiju (3.3.3. daļa) uzticamība un stabilitāte.

Kopsavilkuma pārskats 2005. gadam ir pārskats par pirmo gadu, kad Komisijas priekšsēdētāja Barozo vadībā pārvaldītais budžets tiks pakļauts procedūrai, saskaņā ar kuru piešķir atbrīvojumu no atbildības par budžeta izpildi.

2. Gada darbības pārskati un ticamības apliecinājumi

2.1. Kopaina: lielāka un plašāka spektra ticamība …

Komisija ar prieku atzīmē, ka reformas principi ir stingri nostiprinājušies Komisijas ģenerāldirektorātu un dienestu ikdienas vadības darbā. Komisija atzinīgi novērtē vispārējo uzlabojumu , kāds vērojams attiecībā uz ticamības apliecinājumiem 2005. gada darbības pārskatiem pievienotajās deklarācijās, ko parakstījuši deleģētie kredītrīkotāji. Atrunas (galvenokārt 3. pielikuma sarakstā) ir daudz precīzākas un argumentētākas nekā iepriekšējos gados, un paskaidrojumi bieži vien tiek sniegti arī par ticamības apliecinājumu vispārējo ietekmi.

Pārskati paši par sevi kopumā ir izsmeļošāki un skaidrāki, un tādējādi to nozīme ir pieaugusi, jo tie ir pārskatatbildības un saziņas pamatinstrumenti. Pārbaudījusi gada darbības pārskatus un jo īpaši ģenerāldirektoru un dienestu vadītāju parakstītās ticamības deklarācijas, Komisija konstatē, ka ticamības apliecinājumus ir snieguši visi deleģētie kredītrīkotāji. Ir lietderīgi apskatīt vairākus vispārējus jautājumus, kas izriet no šīs analīzes:

Dalībvalstu dalītā vadība. Komisija konstatē, ka atrunas šajā jomā ir daudz precīzākas nekā iepriekšējos finanšu gados. Piemēram, 2005. gada pārskatos norādītas programmas vai ģeogrāfiskie apgabali, kuros konstatētas nepilnības. Pēc Komisijas domām, tikai pilnīga sadarbība un valstu iestāžu pasākumi saskaņā ar rīcības plānu integrētas kontroles sistēmas ieviešanai var palīdzēt nodrošināt pietiekamus ticamības apliecinājumus atrunās minētajām jomām. Rīcības plānā integrētas kontroles sistēmas ieviešanai (skatīt turpmāk) ir paredzēti papildu pasākumi, lai saskaņotu revīzijas stratēģiju, plānošanu un riska vadību ar dalībvalstīm, sistemātiski izmantotu dalībvalstu iestāžu vadības ziņojumus un citu kontrolieru darba rezultātus, un šos pasākumus iesaka arī iekšējais revidents. Komisija turpinās nostiprināt ticamības apliecinājumus, ko sniedz valstu iestādes, kas pārvalda ES līdzekļus. Tam būtu jāuzlabo vispārējā ticamība attiecībā uz darbību likumību un pareizību. Ārējās darbības, izmantojot centralizētu, decentralizētu un kopīgu vadību. Attiecībā uz trešām valstīm tiek uzskatīts, ka liela riska operāciju kontrole ir nodrošināta, un vienīgā atruna šajā jomā attiecas uz atbildības sadalījumu starp Komisiju un Apvienoto Nāciju Organizāciju saistībā ar ES ieguldījumu UNMIK IV pīlāra Kosovā īstenošanā. Komisija kopā ar Apvienoto Nāciju Organizācijas pārstāvjiem meklēs risinājumus, lai 2006. gadā šo jautājumu atrisinātu pilnībā. Iekšējās darbības, centralizēta vadība. Pētniecības jomā, kopumā arī iekšējās politikas jomā, Komisija ir apzinājusi sistēmiskas kontroles problēmas attiecībā uz izdevumu apmaksu, kas noved pie atkārtotām kļūdām, sevišķi saistībā ar personāla izmaksām. Tā cer, ka vienkāršošanas pasākumi un pastiprinātas kontroles mehānismi saskaņā ar 6. pamatprogrammu dos acīmredzamus pozitīvus rezultātus, jo programmas tiek uzlabotas un tajās tiek iestrādāta jaunā sistēma, kas paredz obligātos neatkarīgu revidentu izsniegtus izdevumu deklarāciju apliecinājumus. Taču tikai progresīva finansēšanas mehānismu vienkāršošana spēs atrisināt šo pamatproblēmu. Jāuzlabo arī to ticamības apliecinājumu kvalitāte, ko sniedz valstu aģentūras, kas ir pakļautas netiešai centralizētai vadībai. Komisija turpinās strādāt pie Kopienas programmu īstenošanas procesa vienkāršošanas un pārbaudīt sistēmiskās kontroles problēmas, kas saistītas ar izdevumu apmaksu. Komisijas ierosinātie noteikumi dalībai 7. pētniecības pamatprogrammā paredz tādu vienkāršotu finansēšanas mehānismu izmantošanu kā vienreizēji maksājumi, vienību pašizmaksas skalas un vidējās likmes, pamatojoties uz proporcionalitāti un kontroles izmaksu lietderību, vienlaicīgi aizsargājot ES finanšu intereses. Sakarā ar rīcības plāna pārejai uz integrētas kontroles sistēmu ieviešanu (skatīt 3.3.2. punktu) Komisija turpinās darbu, lai vienkāršotu tiesisko regulējumu un sīki reglamentētu revīzijas sertifikātu izmantošanu, uzlabojot šo jautājumu koordināciju starp attiecīgajiem departamentiem. Ar šo līdzekļu starpniecību, piemērojot arī sankcijas, ja vajadzīgs, izdevumu deklarāciju kontrole kļūs efektīvāka un iedarbīgāka. Administratīvie izdevumi. Pasākumi, ko pieņēma Individuālo tiesību pārvaldes un maksājumu birojs, ir palīdzējuši nostabilizēt informācijas sistēmu algu un pensiju aprēķināšanai, un atrunas, ko 2004. gada pārskatā bija izteicis resursu nodaļas vadītājs, 2005. gada pārskatā vairs nav iekļautas. Infrastruktūru un loģistikas birojs (OIB) informēja par līgumu un iepirkumu pārvaldības grūtībām programmēšanas jomā, kas 2006. gadā būtu jānovērš. Komisija uzskata, ka gada darbības pārskati nodrošina pietiekamus ticamības pierādījumus administratīvo izdevumu jomā. Lai gan atrunas par iepirkumu programmēšanu un administratīvajām apropriācijām delegācijās nepakļauj riskam ģenerāldirektorāta sniegtos ticamības apliecinājumus, Komisija nodrošinās, ka šis dienests īsteno efektīvus korektīvos pasākumus, lai šādu situāciju iespējamību nākotnē samazinātu līdz minimumam. |

- Secinājums

Komisija uzskata, ka kopumā ieviestās iekšējās kontroles sistēmas ar tiem ierobežojumiem, kas aprakstīti 2005. gada darbības pārskatā, rada pietiekamu pārliecību par to darbību likumību un pareizību, par kurām Komisija ir atbildīga saskaņā ar EK Līguma 274. pantu. Taču tā atzīst, ka jāveic papildu darbs, lai novērstu vairākus trūkumus, īpaši tos, ko atrunās minējuši deleģētie kredītrīkotāji.

Komisija nodrošinās deleģēto kredītrīkotāju iesāktā darba turpināšanos, lai garantētu to, ka attiecīgās iekšējās kontroles sistēmas nodrošina pietiekamu ticamības pierādījumu iekļaušanu deklarācijās, ko pievieno gada pārskatiem.

2.2. … Pamatojoties uz uzlabotām metodēm

Īstenojot turpmākos uzlabojumus un vienkāršošanas procesu, pamatnostādnes 2005. gada darbības pārskatiem tika uzlabotas šādā veidā:

- Prasības pārskatu sniegšanai par 2005. gadu bija vienkāršākas un vairāk koncentrētas uz galveno darbību ietekmi. Līdz ar to gada darbības pārskatos tika panākts labāks līdzsvars starp politikas jomā gūtajiem rezultātiem un iekšējo kontroli un finanšu vadības jautājumiem, nodrošinot skaidrāku un stabilāku lēmumu pieņemšanas procesu un atvieglojot informācijas sniegšanu par rezultātiem.

- Tika panākta lielāka pārskatatbildība , izmantojot skaidras deklarācijas un ģenerāldirektorātu vadības, risku un kontroles vides veida un rakstura novērtējumu. Tika izvērtēti arī vadības un kontroles sistēmu elementi un rezultāti, kas ir deklarācijās pieprasīto ticamības apliecinājumu pamatā.

- Tika uzsākts darbs 2005. gadā, kas turpinājās arī 2006. gadā līdz gada pārskatu pieņemšanai, lai izstrādātu vadlīnijas nepilnību (tostarp sistēmisko) izvērtēšanai pēc būtības un veicinātu kopīgu metožu un būtiskuma sliekšņu noteikšanu katrai atsevišķajai ģenerāldirektorātu „grupai”, kas pielāgojusies saviem konkrētajiem apstākļiem. Kopēja metodoloģija tika apstiprināta dalītas vadības grupai un ir ierosināta arī pētniecības grupai. Progresu panākusi arī iekšējās politikas grupa.

- Visiem ģenerāldirektorātiem tika lūgts minēt izmantotos būtiskuma kritērijus un ietvert arī vispārējos secinājumus par atrunu kopējo ietekmi uz deklarāciju kopumā.

Speciālistu veikta salīdzinošā potenciālo atrunu pārskatīšana , organizējot daudzas grupu un divpusējās sanāksmes, lielā mērā palīdzēja uzlabot atrunas definīciju satura un konsekvences ziņā, risinot līdzīgas problēmas. Tas bija kvalitatīvs uzlabojums būtiskuma kritēriju izmantošanas un atrunu apjoma ietekmes noteikšanas ziņā. Attiecībā uz metodēm deleģētie kredītrīkotāji, kuru mērķis ir stiprināt atrunu lomu, nevis samazināt to skaitu, uzskatīja:

- riska pastāvēšana ne vienmēr attaisno atrunas iekļaušanu pārskatā, ja problēma faktiski nav notikusi gadā, par kuru tiek sniegts pārskats, vai ja kontroles sistēma ir spējusi novērst šādus notikumus ar būtisku ietekmi;

- kritisks revīzijas ieteikums varētu attaisnot atrunas iekļaušanu pārskatā tikai tad, ja (1) pamatproblēma, kas saistīta ar šo nepilnību, ietilpst jomā, uz ko attiecas ticamības deklarācija, (2) deleģētais kredītrīkotājs akceptē, ka pašreizējā iekšējās kontroles sistēma nespēj pienācīgi novērst konstatētos trūkumus, un (3) viņš/viņa uzskata, ka būtiskuma slieksnis ir pārsniegts.

Secinājums

Tādējādi 2005. gadā panākts būtisks progress, uzlabojot pārskatatbildību un nodrošinot saskaņotāku pieeju jautājumā par dalījumu ģenerāldirektorātu „grupās”, kas veic līdzīgas darbības. Darbs dažādajās „grupās” tiks turpināts tā, lai katra joma, tostarp tās, kurām kopīgas metodes pagaidām vēl nav noteiktas, gūtu priekšrocības, ko dod īpašas un saskaņotas metodes. Grupas turpinās strādāt pie kontroles un ticamības līmeņa rādītāju izstrādes (skatīt 3.1.1. punktu).

2.3. Atkārtotas atrunas

Atrunu mērķis ir konstatēt problemātiskās jomas, kurās vislielākā uzmanība būtu jāpievērš darbības likumības un pareizības nodrošināšanai un resursu pareizai izmantošanai. Atkārtota atruna pati par sevi var būt problēma. Sakarā ar to Komisija piebilst, ka atkārtotas atrunas pēc sava rakstura ir dažādas:

Atrunas, kuru darbības joma no gada uz gadu samazinās vai kurām sastādītais rīcības plāns sāk nest augļus (atrunas, ko izteicis Reģionālās politikas ģenerāldirektorāts par ERAF vai Kohēzijas fondu atsevišķās dalībvalstīs vai kandidātvalstīs; Lauksaimniecības un lauku attīstības ģenerāldirektorāta atruna par IAKS Grieķijā; Brīvības, drošības un tiesiskuma ģenerāldirektorāta atrunas par pēckontroles apjomu un Eiropas Bēgļu fondu; Budžeta ģenerāldirektorāta atrunas par uzkrāšanas principu grāmatvedībā Eiropas Attīstības fondam. Komisija atzīmē, ka dažos gadījumos pamatproblēmas risināšanai būs vajadzīgs papildu darbs no trešo personu puses (dalītas vadības gadījumā no dalībvalstu puses). Atrunas par strukturālām problēmām, kas kavē atrunās minētā jautājuma pilnīgu un pastāvīgu atrisināšanu saskaņā ar pašreizējo normatīvo sistēmu (jautājumi, ko ierosināja vairāki ģenerāldirektorāti par 5. pētniecības pamatprogrammu; Uzņēmumu un rūpniecības ģenerāldirektorāta atruna par Eiropas standartizācijas organizācijām; Lauksaimniecības un lauku attīstības ģenerāldirektorāta atruna par preferenciālajiem augstākā labuma liellopu gaļa ievedumiem). Komisija turpinās veikt koriģējošus pasākumus, izmantojot jauninājumus, kuru mērķis ir finansēšanas mehānismu projektēšana (piemēram, pētniecības pamatprogrammu jomā tiks paredzēta biežāka subsīdiju izmantošana, pamatojoties uz vienreizējiem maksājumiem un vienību pašizmaksas skalām). Atrunas par nepilnībām, kas ietekmē ārpus biroja veiktās darbības vai birojā veiktās darbības un ir saistītas ar darbībām, kas tiek vadītas ārpus biroja, un kuru novēršana ir izrādījusies ļoti sarežģīta konkrētās situācijas dēļ, ko izraisa fiziskais attālums un ļoti mazās struktūrvienības (atruna par strukturētās un sistēmiskās pēckontroles trūkumu dotācijām, ko minējis Komunikācijas ģenerāldirektorāts; Ārējo sakaru ģenerāldirektorāta divas atrunas par administratīvajām apropriācijām). Komisija uzskata, ka, ņemot vērā riskam pakļautās summas, šīm atrunām ir tikai ierobežotas sekas Komisijas līmenī. Tā nodrošinās, lai attiecīgais ģenerāldirektorāts 2006. gadā veiktu visus vajadzīgos pasākumus šī jautājuma nokārtošanai. Trūkumi/nespēja sasniegt ģenerāldirektorāta vai dienesta mērķus, kas neietilpst ticamības deklarācijas darbības jomā (atruna par Iekšējās revīzijas dienesta nespēju veikt Kopienas iestāžu gada revīziju; Enerģētikas un transporta ģenerāldirektorāta atruna par kodoldrošību; Individuālo tiesību pārvaldes un maksājumu biroja atruna par Padomes biroju, kas atbildīgs par apdrošināšanu pret slimībām. Jāpiezīmē, ka ticamības deklarācija attiecas uz resursu izmantošanu to paredzētajam mērķim saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, no vienas puses, un faktu, ka ieviestās kontroles sistēmas sniedz pietiekamas garantijas par notikušo darījumu likumību un pareizību, no otras puses. Komisija uzskata, ka šos jautājumus, ņemot vērā to raksturu un faktu, ka tie pilnībā neietilpst ticamības deklarācijas darbības jomā, turpmāk gada darbības pārskatos varētu iekļaut kā jautājumu grupu. |

- Ir izteiktas dažas jaunas atrunas par transversālajiem jautājumiem attiecībā uz grāmatvedības uzskaiti, finanšu pārskatiem un datu centra ēkas nepilnībām, kas ietekmē IT sistēmu darbības nepārtrauktību. Šie jautājumi apskatīti 3.3.4. un 3.4.1. daļā.

3. GALVENIE TRANSVERSāLIE JAUTāJUMI, KAS IZRIET NO SAņEMTAJIEM GADA DARBīBAS PāRSKATIEM UN IETEIKUMIEM

3.1. Darba izpildes vadība un iekšējā kontrole

3.1.1. Iekšējās kontroles efektivitāte Komisijā

Kā atzīmē iekšējais revidents un kā minēts pārskata ziņojuma piezīmē, Komisijas ģenerāldirektorāti un dienesti ir panākuši ievērojamu progresu iekšējās kontroles jomā : gada darbības pārskati rāda, piemēram, ka lielākajai daļai ģenerāldirektorātu un dienestu ir daudzveidīgas finanšu ķēdes, kas pielāgotas dažādām vajadzībām un identificētajiem riskiem; daži ģenerāldirektorāti arvien biežāk pārbauda, vai saistības un maksājumi ir sadalīti vienmērīgi pa visu gadu, lai novērstu budžeta darījumu koncentrāciju gada beigās; tika turpināta riska vadības nostiprināšana vadības procesā, un kontroles rezultāti un no tiem izrietošie secinājumi tiek uzraudzīti aizvien stingrāk. Tomēr gan iekšējais revidents, gan Revīzijas palāta ir prasījusi Komisijas ģenerāldirektorātiem un dienestiem turpināt iesākto darbu, lai efektīvi izmantotu jaunos instrumentus un kontroles mehānismus, norādot uz dažiem joprojām esošajiem trūkumiem. Pieredzes un instrumentu apmaiņa starp ģenerāldirektorātiem šajā gadījumā tiek konsolidēta kā daļa no iekšējās kontroles koordinatoru tīkla.

Efektīvas un iedarbīgas iekšējās kontroles sistēmas var izveidot, koncentrējoties uz skaidri noteiktiem un sasniedzamiem kontroles mērķiem , izmantojot mērķu indikatorus , kas nosaka to vēlamo attīstību laika posmā un nodrošina proporcionalitāti un kontroles izmaksu lietderību . Jo īpaši:

- Iekšējās kontroles sistēmu efektivitāte un iedarbīgums, tostarp veids, kādā tās pārvalda riskus attiecībā uz likumību un pareizību budžeta izpildē, tiks uzraudzīti ar kvalitatīvu un kvantitatīvu indikatoru starpniecību. Aizvien intensīvāk tiks izmantoti rezultātu tablo, regulāri pārskatot indikatoru izmantojamību un atbilstību katrai mērķa grupai.

- Proporcionalitāte un kontroles izmaksu lietderība tiks uzlabota, izmantojot vienkāršošanu un vadības metožu pielāgošanu, un gala mērķis ir panākt labu līdzsvaru starp nepieciešamību pēc kontroles un kontrolei pieejamajiem resursiem. Sagaidāms, ka vienreizējo maksājumu un vienotas likmes summu arvien biežāka izmantošana dotācijām un ticamības deklarācijas, ko sniedz trešās personas, kas atbildīgas par budžeta izpildi, un revīzijas sertifikāti mazinās Komisijas tiešās kontroles sarežģītību, bet būs vajadzīgas arī jaunas pieejas, lai noteiktu normatīvo un tehnisko sistēmu, piemēram, vienreizējiem maksājumiem.

Visbeidzot, iekšējās kontroles un riska vadība būs jāintegrē kopējā sistēmā atbilstoši pašreizējai starptautiskajai praksei un pamatojoties uz pieredzi darbā ar 24 esošajiem iekšējās kontroles standartiem un pagājušajā gadā ieviesto kopīgo riska metodoloģiju.

Secinājums

Komisija izstrādās kontroles mērķu indikatorus, ietverot arī veidu, kādā iekšējās kontroles sistēmas pārvalda riskus, kas saistīti ar darbību likumību un pareizību. Ja vajadzīgs, gada darbības pārskatos tiks iekļauti pārskati par iekšējās kontroles efektivitāti. Komisija aicina Eiropas Parlamentu un Padomi atbalstīt tās ieceri pielāgot tiesisko regulējumu, lai nodrošinātu proporcionalitātes un kontroles izmaksu lietderības principa efektīvu piemērošanu.

3.1.2. Riska vadība – veids, kā nodrošināt iekšējās kontroles iesakņošanos administratīvajā kultūrā

Komisija 2005. gadā pieņēma Komisijas riska vadības programmu , kā paredzēts 2004. gada kopsavilkuma pārskatā, nosakot kopēju pieeju riska vadībai. Pēc tam ģenerāldirektorāti un dienesti sāka integrēt šo kopējo metodoloģiju savās daudzgadu programmās, identificējot 2006. gada vadības plānos kritiskos riskus un iespējamos rīcības modeļus risku gadījumā. Pirmais eksperimentālais uzdevums palielināja ģenerāldirektorātu atbildību, palīdzēja uzlabot risku apzināšanos visā Komisijā un ietekmēja arī ģenerāldirektorātu kontroles stratēģiju un kontroles prioritātes.

Galvenie identificētie riski ir saistīti ar stratēģiju, plānošanu un sistēmām (neefektīvas kontroles stratēģijas, nepietiekama IT pieejamība, uzturēšana un drošība), cilvēkiem un darba organizāciju (noteikta veida speciālo zināšanu trūkums; garas darbā pieņemšanas procedūras, pārmērīga paļaušanās uz līgumdarbiniekiem, neskaidrs uzdevumu un pienākumu sadalījums, ēku un personāla drošības jautājumi) un ārējiem faktoriem (politiska atbalsta trūkums ārpus Komisijas, pandēmija, ārējo partneru nepareizi izprasti un piemēroti likumi un noteikumi).

Iekšējās kontroles pārskats rāda, ka jāpaaugstina riska vadības izmantošanas intensitāte un kvalitāte, tādējādi integrējot riska vadību ne tikai kārtējās darbības plānošanā, bet arī pastāvīgajā un nepārtrauktajā vadības procesā. Šajā sakarā tiks veikti pasākumi, lai iesaistītu arī augstākā un vidējā līmeņa vadību, daloties pieredzē ar departamentiem un izskatot jautājumus par riska pārvaldību ģenerāldirektorātu grupu ietvaros.

Secinājums

Komisija turpinās integrēt riska vadību tās pastāvīgās vadības procesā, bet riska novērtējumu – tās iekšējās kontroles sistēmās. Tā turpinās strādāt pie riska vadības konsolidācijas, ņemot vērā dalījumu pa ģenerāldirektorātu grupām, kurām ir kopīgas problēmas. |

3.1.3. Darba izpildes vadība

Ir pabeigts darba izpildes novērtējuma pirmais posms , kas tika uzsākts, sagatavojot 2004. gada kopsavilkuma pārskatu, un tā rezultātā ir izstrādāts pirmais standarta mērķu un indikatoru reģistrs, kuru var izmantot divām horizontālām darbībām , kas kopīgas visiem ģenerāldirektorātiem („Politikas stratēģija un koordinācija” un „Administratīvais atbalsts”). Otrais posms , kas sākās 2006. gadā, koncentrēts uz mērķu un indikatoru izstrādi izdevumu programmām . Pēc Revīzijas palātas un Eiropas Parlamenta ierosinājuma (skatīt 3.1.1. punktu) šajā posmā pirmo reizi tiks apskatīti tie indikatori, kuriem ir tieša saikne ar likumību un pareizību.

Darba izpildes vadības jomā Komisija aicina ģenerāldirektorātus, kas veic līdzīgas darbības, sadarboties un dalīties savā pieredzē, lai veicinātu saskaņotāku un efektīvāku pieeju . Tiks turpināta pieejamo instrumentu, tādu kā vadības plāni un darbības pārskati, pielāgošana, lai varētu tos izmantot kā efektīvus vadības instrumentus , radot pievienoto vērtību visos līmeņos un nodrošinot stingru kontroli un ātrus koriģējošus pasākumus.

Secinājums

Komisija turpinās mērķu un indikatoru pārbaudi, īpašu uzmanību pievēršot izdevumu programmām 2006. gadā un citiem Komisijas uzdevumiem 2007. gadā.

3.2. Pārvaldība

3.2.1. Revīzijas ziņojumu pārraudzība

Komisijas Revīzijas progresa komitejai ir galvenā loma revīzijas un ar to saistīto ieteikumu kontrolē un Komisijas nodrošināšanā ar visaptverošu pārskatu par revīzijas rezultātiem un koriģējošiem pasākumiem. Komisija 2005. gada martā nolēma paplašināt šīs institūcijas pilnvaras, iekļaujot tajās arī ieteikumus, ko sniedz Revīzijas palātas, kā arī institūcija, kas atbildīga par atbrīvošanu no atbildības par budžeta izpildi. Datubāzes izveidošana uzskaites vešanai par šo iestāžu sniegtajiem ieteikumiem ir uzlabojusi Revīzijas progresa komitejas ziņojumu sniegšanas Komisijai efektivitāti.

Kā norādīts iekšējās kontroles pārskatā, gandrīz visi ģenerāldirektorāti ziņo, ka ir ieviesti attiecīgie rīcības plāni, lai novērstu iekšējā revidenta vai iekšējās revīzijas struktūras norādītos trūkumus, un ka šo rīcības plānu īstenošana tiek sistemātiski kontrolēta. Kā iekšējais revidents atzīmē, ģenerāldirektorāti akceptē iekšējās revīzijas ieteikumus , bet bieži vien vērojama būtiska aizkavēšanās ar rīcības plānu ieviešanu . Iekšējais revidents iesaka šādu ieteikumu izpildi sistemātiski kontrolēt augstākās vadības līmenī un pilnībā integrēt ikdienas vadības plānošanā. Šajā sakarā Revīzijas progresa komitejai būs uzdevums: izmantot Iekšējās revīzijas dienesta pārbaužu rezultātus, tā brīdinās komisārus un dienestus, ja būs kādas aizkavēšanās ar rīcības plānu pabeigšanu. Komisija atzīmē arī iekšējā revidenta apņemšanos samazināt izdoto ieteikumu skaitu un uzlabot to saturu, padarot tos precīzākus, tādējādi izpildot lūgumus, ko šajā sakarā izteikuši ģenerāldirektorāti.

Secinājums

Komisija nodrošinās, lai tās ģenerāldirektorāti sastādītu precīzus rīcības plānus, ņemot vērā noteiktās prioritātes un resursu ierobežojumus, un, pamatojoties uz tiem, laikus kontrolētu revīzijas ieteikumus.

3.2.2. Ārpakalpojumi un aģentūras

Pirmās trīs izpildaģentūras plānoja uzsākt pilnu darbību 2005. gadā, viena no tām sāka darboties pilnībā 2005. gada otrajā pusē. To izveidošanas laikā galvenā problēma bija darbinieku pieņemšana darbā. Sakarā ar grūtībām šajā jomā viena no aģentūrām joprojām nedarbojas pilnībā. Esošās izpildaģentūras sagatavos savus pirmos gada darbības pārskatus 2006. finanšu gadam, kas tiks ņemti vērā turpmākajos kopsavilkuma pārskatos.

Pārejas posmā izpildaģentūras strādāja ciešā sadarbībā ar ģenerāldirektorātiem, kas uzrauga to darbu, sagatavojot datņu nodošanu. Lai atvieglotu jaunu aģentūru izveidošanas procesu plānošanas periodā un lietderīgi izmantotu gūto pieredzi, Komisija ir sākusi pārskatīt savas iekšējās pamatnostādnes, un arī jaunizveidojamās aģentūras izmantos standarta pakalpojumu līmeņa nolīgumus ar Komisijas horizontālajiem departamentiem. Pāreja uz jaunu plānošanas periodu, jaunu aģentūru izveidošana un esošo aģentūru darba novērtēšana būs rūpīgi jāuzrauga, lai nodrošinātu gūtās pieredzes un labākās prakses izmantošanu.

Kā minēts iepriekšējā kopsavilkuma pārskatā, Komisija 2005. gadā izteica priekšlikumu par reglamentējošo aģentūru darbības struktūru veidošanu iestāžu nolīguma projekta veidā. Šī nolīguma projekta mērķis ir noteikt minimālos standartus un labas pārvaldības noteikumus reglamentējošo aģentūru izveidošanai, darbībai un pārraudzībai. Eiropas Parlaments ļoti atzinīgi novērtēja Komisijas priekšlikumu par iestāžu nolīgumu, bet Padome to vēl nav pieņēmusi.

Saskaņā ar pašreizējiem noteikumiem Komisijas iekšējam revidentam katru gadu jāveic revīzija visās reglamentējošajās aģentūrās. Savā gada darbības pārskatā iekšējais revidents atzīmē, ka šo pienākumu pilnībā izpildīt nebija iespējams. Komisijas ierosinātais grozījums Finanšu regulā paredz, ka katra reglamentējošā aģentūra izveido savas iekšējās revīzijas funkciju, kas varētu atrisināt šo problēmu, sākot no 2007. gada.

Secinājumi

Komisija nesen pārskatīja savas pamatnostādnes par reglamentējošo aģentūru izveidi un darbību, lai esošās reglamentējošās aģentūras, kā arī jaunizveidotās aģentūras varētu darboties stabilas un izveidotas struktūras ietvaros, nodrošinot nevainojamu pilnvaru deleģēšanu un pārskatu sniegšanu starp šādām aģentūrām un ģenerāldirektorātiem, kas uzrauga to darbu. Ir vajadzīga visu iestāžu līdzdalība, lai vienotos par vispārēju sistēmu un noteiktu attiecīgo iestāžu un reglamentējošo aģentūru pienākumus. Šo sistēmu varētu piemērot jaunizveidojamajām aģentūrām un vēlākajā posmā arī tām aģentūram, kas jau ir izveidotas. Komisija aicina Padomi pieņemt tās ierosināto reglamentējošo aģentūru struktūru un iesniegt priekšlikumus grozījumiem vai citām alternatīvām iespējām. |

3.2.3. Kopīgie dienesti

Iekšējais revidents iesaka izpētīt iespējas izmantot „kopīgos dienestus”, lai uzlabotu vadības iedarbīgumu un efektivitāti , kā piemēru minot IT pakalpojumu, komunikācijas, finanšu resursu vadības un personāla jomas.

Pārskats par iekšējās kontroles stāvokli rāda, ka mazie departamenti un biroji jo īpaši saskaras ar darbības nepārtrauktības nodrošināšanas, personāla kompetences nepietiekamības un mobilitātes problēmām, un šajā sakarā tajā minēti tādi alternatīvi risinājumi kā, piemēram, ģenerāldirektorātu dienestu kopīga izmantošana un centrālo departamentu pārziņā esošu ad hoc palīdzības dienestu izveide ar mērķi sniegt palīdzību specializētu uzdevumu izpildē iesaistītiem operacionāliem departamentiem.

Secinājums

Komisija atzīst starpdienestu pasākumu potenciālās priekšrocības, ko šie pasākumi dod maziem departamentiem, ar nosacījumu, ka šādi pasākumi pamatojas uz izmaksu un ieguvumu analīzi un tiek veikti saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem, vienlaicīgi saglabājot atbildību par katru deleģēto kredītrīkotāju. Tās centrālie departamenti izstrādās virkni praktisku risinājumu, lai nodrošinātu līdzsvaru starp ģenerāldirektorātu un dienestu pienākumiem un pārskatatbildību. |

3.2.4. Vienkāršošana

Reformas progresa ziņojumā, kas iznāca 2005. gada 21. decembrī, vienkāršošana tika minēta kā svarīga transversāla Komisijas prioritāte visās iekšējās vadības jomās. Tā sastāv no četrām galvenajām daļām: tiesību aktu vienkāršošana , iespējamās kontroles vienkāršošana, nākotnes izdevumu programmu vienkāršošana un iekšējo procedūru un darba metožu vienkāršošana.

Tiesību aktu vienkāršošanas jomā Komisija iepazīstināja ar likumdošanas iniciatīvu skrīninga īstenošanas rezultātiem un 2005. gada septembrī paziņoja par savu nodomu 68 no tām atsaukt. Oktobrī Komisija iepazīstināja ar jaunu posmu savā likumdošanas vienkāršošanas programmā, pamatojoties uz apspriedēs ar ieinteresētajām personām gūtajiem rezultātiem. Komisija iepazīstināja ar tās viedokli par kopējo metodoloģiju administratīvās slodzes noteikšanai, kas ES iestādēm un dalībvalstīm jāpiemēro, izvērtējot ES likumdošanas iniciatīvu ietekmi.

Komisijas priekšlikumi, kas tika izteikti sarunās par finanšu plānu 2007.-2013. gadam, atbilda vispārējam mērķim nodrošināt juridisko līdzekļu un izdevumu programmu vienkāršošanu . Piemērs tam varētu būt Komisijas priekšlikums par vienkāršotu noteikumu kopumu, lai veicinātu Eiropas Savienības ārējās politikas saskanību un efektivitāti. Kopumā nepārtraukti ir meklētas iespējas programmām papildināt vienai otru, lai paplašinātu to ietekmi un nodrošinātu resursu lietderīgu izmantošanu Eiropas līmenī.

Risku analīzēs, ko veic Ģenerāldirektorāti saistībā ar 2006. gada vadības plāniem, atkārtoti tiek norādīts, ka viens no kritiskajiem riskiem ir tas, ka starpnieki un saņēmēji nepareizi izprot un piemēro Kopienas likumus un noteikumus; šo noteikumu vienkāršošana noteikti varētu palīdzēt ierobežot šo risku. Likumdošanas iestādei ir jāpārbauda ierosināto kontroles mehānismu elastīgums , kā arī to izmaksas un ieguvumi. Komisijas priekšlikums par noteikumiem dalībai 7. pētniecības pamatprogrammā, piemēram, paredz biežāku vienotas likmes (tostarp vienību pašizmaksas skalu) un vienreizējo maksājumu izmantošanu saskaņā ar Finanšu regulu. Kontroles un administratīvās slodzes dēļ Komisijai ir grūti realizēt alternatīvo iespēju paļauties tikai uz faktisko izmaksu attaisnojamības pārbaudēm.

Daudzas iekšējās procedūras 2005. gadā tika vienkāršotas. Finanšu vadības jomā tika izdarīti grozījumi Finanšu regulas īstenošanas noteikumos, lai vienkāršotu līgumu un dotāciju piešķiršanas procedūras, īpaši nelielām summām. Komisija uzsāka iniciatīvu vienkāršot cilvēkresursu vadības un administratīvās procedūras . Tika izveidota darba grupa, kurai tika dotas pilnvaras apspriedies ar personālu un ierosināt pasākumus, lai vienkāršotu nevajadzīgi sarežģītas un apgrūtinošas procedūras.

Secinājums

Sarunu laikā par visiem tiesību aktiem un programmām, kas iekļautas finanšu plānā 2007.-2013. gadam, Komisija turpinās izskatīt normatīvās sistēmas vienkāršošanas iespējas. Komisija turpinās vienkāršot savas iekšējās procedūras un aicina likumdošanas iestādi pievērst šiem aspektiem vajadzīgo uzmanību. |

3.3. Finanšu vadība un pārskati

3.3.1. Finanšu noteikumi

Komisija 2005. gadā pieņēma grozījumus Finanšu regulas īstenošanas noteikumos, kas vienkāršoja publiskā iepirkuma līgumu un dotāciju piešķiršanas noteikumus par labu pretendentiem, pieteikumu iesniedzējiem un saņēmējiem, kā arī iestāžu struktūrvienībām. Komisija ierosināja vairākus grozījumus arī finanšu noteikumos: pirmkārt , grozījumus Finanšu regulas īstenošanas noteikumos, kas paredz ieviest arī vienkāršošanas pasākumus, kuriem jāstājas spēkā 2006. gada vidū; otrkārt , Finanšu regulas un tās īstenošanas noteikumu regulāru trīsgadu posma pārskatīšanu, kas piemērojama no 2007. gada 1. janvāra.

Sakarā ar pēdējo minēto Komisija ir izteikusi priekšlikumu ieviest finanšu noteikumos jaunu budžeta efektīvas un iedarbīgas iekšējās kontroles principu , lai uzlabotu darbības efektivitāti un iedarbīgumu, finanšu pārskatu ticamību, Kopienas finanšu interešu aizsardzību un notikušo darījumu nelikumības un nepareizības risku pārvaldību. Notikušo darījumu nepareizības vai nelikumības risks saistībā ar pamatdokumenta īstenošanu tiks novērsts, nodrošinot attiecīgu kontroles līmeni, lai panāktu pieļaujamo riska līmeni , ņemot vērā programmu daudzgadu raksturu, kā arī attiecīgo maksājumu raksturu.

Secinājums

Komisija aicina likumdošanas iestādi pieņemt pamatdokumentus līdz 2006. gada beigām, bet Finanšu regulu – līdz 2006. gada vidum, lai Komisija iespējami īsā laikā līdz 2006. gada rudenim paspētu pieņemt īstenošanas noteikumus un laikus varētu sākt to īstenošanu, sagatavojoties jaunajam plānošanas periodam. Komisija sāks sagatavošanas darbus un jau iepriekš noteiks vadības un kontroles stratēģiju, organizāciju un instrumentus.

3.3.2. Plāns integrētas kontroles sistēmas ieviešanai

Komisija 2005. gadā pieņēma Plānu integrētas kontroles sistēmas ieviešanai un izvērtēja atšķirības starp iekšējās kontroles sistēmu Komisijā un Revīzijas palātas „vienotās revīzijas” atzinumu. Šajā sakarā Komisija 2006. gada janvārī publicēja Rīcības plānu integrētas iekšējās kontroles sistēmas ieviešanai , iekļaujot tajā sešpadsmit pasākumus (vienkāršošanas un kopējās kontroles procedūras jomā; vadības deklarācijas un revīzijas ticamību; informācijas apmaiņu par revīzijas rezultātiem un izmaksu un ieguvumu analīzi; kā arī nozarēm raksturīgās atšķirības). Šo pasākumu gala mērķis ir garantēt efektīvāku un iedarbīgāku ES līdzekļu iekšējo kontroli un nodrošināt stabilu pamatu, lai Revīzijas palāta varētu sastādīt konstruktīvākus ticamības apliecinājumus.

Komisija uzskata, ka sadarbība starp dalībvalstīm un citām trešām personām, kurām Komisija uztic budžeta izpildes uzdevumus, ir izšķirošais faktors, lai gūtu panākumus integrētas iekšējās kontroles jomā, jo tas būtu apliecinājums to pārvaldīto ES līdzekļu vadības pareizībai. Šajā ziņā jaunpieņemtais iestāžu nolīgums par budžeta disciplīnu un pareizu finanšu vadību saskaņā ar rīcības plānu paredz, ka attiecīgās dalībvalstu revīzijas iestādes sniegs novērtējumu par vadības un kontroles sistēmu atbilstību Kopienas noteikumiem un ka dalībvalstis sagatavos gada kopsavilkumu attiecīgajā valsts līmenī par pieejamajām revīzijām un deklarācijām.

Secinājums

Komisija ir apņēmusies izveidot integrētu iekšējās kontroles sistēmu. Komisija atzīmē, ka tās panākumi lielā mērā būs atkarīgi no sadarbības starp citām iesaistītajām pusēm, tādām kā Padome un Eiropas Parlaments, valstu departamenti, kas atbildīgi par ES līdzekļu vadību un kontroli, un dalībvalstu augstākās revīzijas iestādes.

3.3.3. Iepriekšēja kontrole un pēckontrole

Gada darbības pārskati par 2005. gadu liecina par uzlabojumiem gan attiecībā uz iepriekšēju kontroli, gan pēckontroli, proti, aizvien plašāk tiek izmantoti jautājumu saskaņošanai paredzētie pārbaudes punktu saraksti un veikta dokumentu kontrole; iepriekšējas kontroles un pēckontroles rezultāti un izdarītie secinājumi ir precīzāki; tiek sniegta informācija par šīs kontroles atbilstību iekšējās kontroles stratēģijai un sistēmai; un tiek norādīts, kā šī kontrole tiek izmantota kā pārraudzības un vadības instruments.

Tika paredzēti obligātie revīzijas sertifikāti (piemēram, saskaņā ar 6. pētniecības pamatprogrammu), lai veicinātu iepriekšējai kontrolei iesniegto izdevumu atmaksas prasību precizitāti attiecībā uz tiešo vadību. Progresu šajā jomā varētu nodrošināt arī pēckontroles tīkla 2005. gada publicētās vadlīnijas par kopējo pēckontroles terminoloģiju, pēckontroles ziņojumu formu, kļūdu klasifikāciju un to ietekmi uz ticamības apliecinājumiem.

Ir jāņem vērā arī pēckontroles proaktīvais un preventīvais raksturs, kas arī palīdz samazināt nevajadzīgas izdevumu piedzīšanas izmaksas. Jauna plānošanas perioda sākumā, kā, piemēram, 2007. gadā, pēckontrole varētu būt virzīta vairāk uz izmaksu kategorijām vai saņēmēju veidiem, tādējādi ļaujot identificēt lielākās riska jomas kļūdu un nepilnību ziņā. Pēc tam lielāku uzmanību varētu pievērst pēckontroles apjoma noteikšanai atbilstoši identificētajām riska jomām.

Jāuzlabo arī iekšējās kontroles stratēģiju un struktūru uzticamība un stabilitāte , nodrošinot, piemēram, labāku līdzsvaru starp iepriekšēju kontroli un pēckontroli; uzlabojot dokumentu iepriekšējas pārbaudes un pēcpārbaudes efektivitāti (nosakot termiņu šādām pārbaudēm tā, lai joprojām būtu iespējamas koriģējošas darbības, koncentrējoties uz saturu, izmaksu kategorijām vai saņēmēju veidiem, kas pakļauti biežām kļūdām vai lielākiem riskiem, un nodrošinot pietiekamu segumu); ņemot vērā kontroles rezultātu atgriezenisko saiti, lai pilnveidotu esošo kontroles sistēmu; pastiprinot uzraudzību un kontroles efektivitāti, uzlabojot revīzijas sertifikātu un vadības deklarāciju izmantošanas efektivitāti; kā arī veicinot turpmāko saskanību un sinerģiju ar direktorātiem, kas veic līdzīgas darbības.

Pamatojoties uz ziņojumu 4. pielikumā, īpaša uzmanība jāpievērš sarunu procedūras piemērošanas nosacījumiem, ņemot vērā to, ka ir pieaudzis saskaņā ar šo procedūru noslēgto līgumu skaits un vērtība.

Secinājums

Komisija turpinās izstrādāt savas iekšējās procedūras, īpaši attiecībā uz labas prakses apmaiņu pēckontroles tīkla ietvaros, formalizējot arī kopējās pamatnostādnes par paraugu metodēm un attiecīgajiem ticamības līmeņiem, un atbilstīgu kontroles stratēģiju, lai nodrošinātu proporcionalitāti starp iepriekšēju kontroli un pēckontroli.

3.3.4. Grāmatvedības uzskaite un finanšu pārskati

Komisija 2005. gada 1. janvārī pārgāja no ES vispārējās naudas plūsmas uzskaites uz uzkrāšanas grāmatvedības principa ieviešanu uzskaitē, tādējādi ievērojot starptautiskos grāmatvedības standartus un Finanšu regulā noteiktos juridiskos pienākumus. Komisijas ģenerāldirektorātiem bija jāveic diezgan apjomīgs uzdevums, lai pirmo reizi sagatavotu sākuma bilanci un slēguma bilances prognozi.

Komisijas grāmatvedis 2006. gada 31. martā informēja Eiropas Revīzijas palātu par Eiropas Kopienu pirmajiem pārskatiem, kas sagatavojami saskaņā ar starptautiski atzītiem grāmatvedības standartiem. Šie pārskati bija trīs gadu ilga Komisijas departamentu un citu iestāžu un aģentūru intensīva darba rezultāts:

- tika izstrādāti grāmatvedības uzskaites noteikumi, pielāgojot tos Kopienas darbībām un starptautiskajiem standartiem, kā arī grāmatvedības uzskaites rokasgrāmatas šo noteikumu piemērošanai;

- tika izstrādātas atbilstīgas IT sistēmas, lai integrētu jaunās grāmatvedības uzskaites prasības;

- tika pieņemtas administratīvās procedūras visiem Komisijas dienestiem, lai nodrošinātu grāmatvedības notikumu reģistrāciju brīdī, kad tie notiek, nevis brīdī, kad tiek saņemta vai maksāta nauda, vai tikai gada beigās, kas attiecīgi ļāva piemērot uzkrāšanas principu grāmatvedībā;

- tika noteiktas sākuma bilances, kas vajadzīgas pirmo kontu atvēršanai, pamatojoties uz uzkrāšanas principu grāmatvedībā.

Šis darbs tika pabeigts līdz 2005. gada janvārim, kas ir pietiekami laicīgi, lai 2005. finanšu gadu uzsāktu kā pienākas. Kopš 2005. gada janvāra:

- kredītrīkotāju dienesti ir pārbaudījuši un apstiprinājuši sākuma bilances;

- visi departamenti ir aprēķinājuši katra gada sākumā un beigās uzkrātos izdevumus;

- Komisijas grāmatvedis ir pārbaudījis katra departamenta sistēmas, lai nodrošinātu, ka tās reģistrē un nosūta vajadzīgo grāmatvedības informāciju.

- Komisijas pārskati tika sagatavoti un konsolidēti ar citu iestāžu un aģentūru pārskatiem.

Tādējādi Komisija ir ievērojusi Finanšu regulā finanšu pārskatu sagatavošanai noteikto termiņu, kas pilnībā atbilst starptautiskajiem standartiem, un ir izpildījusi savu apņemšanos ziņot Eiropas Parlamentam un Padomei par tās progresu ceļā uz šī mērķa sasniegšanu[1], ko tie uzskatīja par īpaši godkārīgu.

Taču darbs vēl nav pabeigts, jo ir jāmodernizē IT sistēmas avansu kontiem un Eiropas Attīstības fondiem. Šī aizkavēšanās ir saistīta ar jaunu sistēmu ieviešanas grūtībām un ģeogrāfiski izkaisīto dienestu apmācību, bet tai nav būtiskas ietekmes uz pārskatiem.

Lai gan pāreja ir noritējusi sekmīgi un ir veikti visaptveroši testi, vietējo sistēmu pārbaudes 2005. gada beigās parādīja, ka trim vietējām sistēmām ir problēmas, un tāpēc tās nevarēja apstiprināt. Tika konstatētas būtiskas kļūdas skaitļos, ko sniedza vismaz viens ģenerāldirektorāts, kuram tika lūgts iesniegt koriģētos skaitļus.

Divi ģenerāldirektorāti izteica atrunas, norādot uz dažām neskaidrībām ar vairāku darījumu iegrāmatošanu saskaņā ar jaunajiem noteikumiem par uzkrāšanas principu grāmatvedībā , bet tie apstiprināja kvalitāti darījumu datiem, kas ievadīti sistēmā 2006. gada martā. Šī iemesla dēļ un ņemot vērā to, ka Revīzijas palāta šobrīd veic provizorisko pārskatu revīziju, kuras rezultātā varētu būt vajadzīgas korekcijas, pirms līdz 2006. gada 31. jūlijam tiek apstiprināti galīgie konsolidētie pārskati, Budžeta ģenerāldirektorāts savā 2005. gada darbības pārskatā izteica sistēmisku, provizorisku un pagaidu atrunu. Šis ģenerāldirektorāts, kā arī citi ģenerāldirektorāti šobrīd veic grāmatvedības uzskaites kopējo analīzi, lai pārbaudītu un uzlabotu grāmatvedības uzskaites kvalitāti un veiktu visus vajadzīgās korekcijas.

Neraugoties uz Komisijas dienestu paveikto darbu, pārbaudot un atkārtoti pārbaudot sākuma bilances un uzkrātos izdevumus, Revīzijas palāta var konstatēt vēl kādas iespējamas kļūdas, kas jākoriģē galīgajos pārskatos, kuri jāiesniedz 2006. gada 31. jūlijā. Kļūdas riska iespējamību pastiprina kvalitatīva grāmatvedības personāla nepietiekamība Komisijā, aizkavējumi dažos dienestos, kas noved pie darbu sasteigšanas, un aizkavēšanās ar dažu grāmatvedības uzskaites un pārskatu instrumentu izstrādāšanu IT sistēmām. Turpmākais darbs saistīts ar Komisijas ārējo delegāciju avansu kontu integrēšanu centrālajā grāmatvedības uzskaites sistēmā un Eiropas attīstības fondu integrēšanu grāmatvedības sistēmā, kas pamatojas uz uzkrāšanas principu. Turklāt tad, kad stāsies spēkā pārskatītā finanšu sistēma, grāmatvedis parakstīs galīgos pārskatus, apstiprinot, ka tie ir sagatavoti saskaņā ar noteikumiem par pārskatu sagatavošanu un izklāstu un grāmatvedības uzskaites principiem, noteikumiem un metodēm.

Pēc iekšējā revidenta lūguma Komisija ir pabeigusi to banku kontu inventarizāciju, kuru pārvaldībā piedalās Komisijas personāls, bet kurus nav atvēris Komisijas grāmatvedis. Praktiskie secinājumi rāda, ka ir vajadzīgs oficiālais reģistrs tiem kontiem, kurus pārvalda Komisijas delegāciju personāls gadījumos, kad tie rīkojas kā otrais parakstītājs kontiem, kas atvērti iestādes vārdā saņēmējvalstī, un ka reģistrs regulāri jāpārskata, lai nodrošinātu pasīvo kontu slēgšanu.

Secinājums

Komisija atzīst, ka tās departamenti ir paveikuši milzīgu darbu, lai varētu pāriet uz uzkrāšanas principa ieviešanu grāmatvedības uzskaitē. Taču, neraugoties uz katra dienesta ievērojami lielo ieguldījumu, uzdevuma apjoms, kā arī tas, ka dienesti pagaidām vēl nepārzin jaunās grāmatvedības procedūras, nozīmē to, ka provizoriskajos pārskatos iespējamas kļūdas un izlaidumi. Komisija darīs visu iespējamo, lai ikviena būtiska kļūda, ko konstatējuši tās revidenti, tiktu koriģēta galīgajos pārskatos, kuri jāapstiprina līdz 2006. gada 31. jūlijam. Pamatojoties uz pieredzi, kas gūta, risinot problēmas un novēršot aizkavēšanās šajā uzkrājumu grāmatvedības pirmajā gadā, Komisija turpinās stiprināt grāmatvedības uzskaites procedūras un sistēmas, lai uzlabotu finanšu informācijas kvalitāti un ievērotu termiņus nākamo gadu pārskatos.

3.4. IT sistēmas un darbības nepārtrauktība

3.4.1. IT sistēmas

Informācijas tehnoloģija (IT) ir kļuvusi par būtisku faktoru, kas ir tiešs atbalsts Komisijas administratīvajām darbībām un lielākajai daļai, ja ne visiem, tās operacionālajiem un politikas pasākumiem. Komisija 2005. gada novembrī pieņēma pārskatīto Komisijas stratēģiju šai jomai, lai nodrošinātu IT pakalpojumu labāku kvalitāti un pārskatāmību gan savam personālam, gan ārējām ieinteresētajām personām. Komisijas iekšējās kontroles struktūrā tika ieviestas jaunās bāzlīnijas prasības IT.

Attiecībā uz darbības nepārtrauktību, ko nodrošina IT infrastruktūra, Informātikas ģenerāldirektorāts savā gada darbības pārskatā izteica horizontālu atrunu par datu centra ēkas infrastruktūras nepiemērotību (neapmierinoša fiziskā drošība un tehnisko datu telpu aprīkojums), kas attiecas uz visām šajā centrā izvietotajām kritiskajām IT sistēmām. Iekšējais revidents uzsver, ka IT jomā ir jānoskaidro horizontālo un operacionālo departamentu uzdevumi un pienākumi, īpaši saistībā ar drošību, plānošanu, darbības nepārtrauktību, IT informācijas sistēmu attīstību un vadību.

Secinājums

Jautājuma risināšana par datu centra ēkas infrastruktūras uzlabošanu, lai nodrošinātu tās piemērotību IT sistēmu izvietošanai, būs prioritāte. Pašreizējais pētījums par IT pārvaldības režīma pilnveidošanu dos iespēju 2006. gadā izdarīt operacionālos secinājumus, kuru mērķis ir uzlabot vadības iedarbīgumu un efektivitāti un nodrošināt resursu optimālu izmantošanu.

3.4.2. Vadība krīzes situācijās un darbības nepārtrauktība

Komisijas jaunajos iekšējās darba kārtības noteikumos 2005. gadā tika ieviesta darbības nepārtrauktības koncepcija. Vairākos gada darbības pārskatos ir apskatīts jautājums par darbības nepārtrauktību, un divi operacionālie ģenerāldirektorāti ir izteikuši atrunu par šo jomu saistībā ar risku, kas rodas sakarā ar IT pakalpojumu nepieejamību dalībvalstīm Kopienas programmu un informācijas apmaiņas jomā.

Pamatojoties uz jau paveikto, gatavojoties pandēmijai, Ģenerālsekretariāts ar attiecīgā ģenerāldirektorāta palīdzību ir izstrādājis stratēģiju, lai nodrošinātu darbības nepārtrauktību Komisijas darbību ietekmējošu traucējumu gadījumā. Turklāt, atsaucoties uz Eiropadomes aicinājumu attīstīt reaģēšanas spējas gan dalībvalstu, gan ES līmenī, Komisija 2005. gada decembrī īstenoja jaunu īpašas saskaņošanas procedūru, lai uzlabotu avārijas gadījumu novēršanai paredzēto Komisijas pasākumu saskanību un atbilstību lielu krīžu gadījumos, kad nepieciešama rīcība Eiropas līmenī.

Secinājums

Komisija pieņems Komisijas politikas pamatnostādnes un turpinās izstrādāt attiecīgos plānus darbības nepārtrauktības nodrošināšanai.

3.5. Cilvēkresursi

Arī 2005. gadā prioritāte bija pārskatīto Civildienesta noteikumu (jaunas karjeras struktūras, mūsdienīgu darba apstākļu un vienlīdzīgu iespēju, profesionālo un ētisko standartu aizsardzības…) paplašināšana un īstenošana. Uzsvars tika likts uz Komisijas departamentu nodrošināšanu ar ieteikumiem jauno noteikumu piemērošanai, lai nodrošinātu noteikumu pareizu un vienotu īstenošanu. Turklāt cilvēkresursu vadības jomā tika uzsākta jaunā iniciatīva vienkāršot administratīvo procedūru un nodrošināt labāku „specializēšanos”.

3.5.1. Kompetenču atbilstība

Dažu ģenerāldirektorātu gada darbības pārskatos un iekšējās kontroles pārskatā tiek norādīts uz specializēta personāla nepietiekamību finanšu vadības un citu konkrētu funkciju jomā (piemēram, rakstiskās tulkošanas, mutiskās tulkošanas, informātikas, muitas, nodokļu, pētniecības un kodolenerģijas jomā). Šī problēma parādās brīdī, kad Komisijai jāpieņem darbā dažādās nozarēs specializējušies darbinieki un attiecīgi jāpielāgo tās darbā pieņemšanas politika.

Secinājums

Komisija identificēs visas nepilnības un darīs zināmas savas īpašās vajadzības, lai tās nekavējoties varētu ņemt vērā un iekļaut iestāžu Eiropas Personāla atlases biroja darba programmā. Tiks turpināta rīcības plāna ekspertu pieņemšanai darbā un turpmākās apmācības uzlabojumiem īstenošana.

3.5.2. Darbā pieņemšana

Kopējie rezultāti attiecībā uz jauno dalībvalstu pilsoņu pieņemšanu darbā ir apmierinoši. Tomēr vēl joprojām ir brīvas amata vietas vidējās vadības līmenī AST/B* kategorijā un atsevišķos profilos, piemēram, AD lingvistiem. Tiek uzskatīts, ka līdz 2006. gada beigām būs grūti izpildīt 2004.-2006. gadam nospraustos mērķus, un šis darbs būs jāturpina 2007. gadā, kā arī nākamajos gados.

Kopš 1995. gada Komisija ir nospraudusi gada mērķus sieviešu pieņemšanai darbā vadības un citos A*/AD līmeņa amatos. Kopš tā brīža ir panākts ievērojams progress. Neraugoties uz to, darbs šajā jomā jāturpina. Mērķis nodrošināt 20% sieviešu augstākās vadības amatos tika ievērojami pārsniegts, sasniedzot 32,8%. Kopējais mērķis nodrošināt 50% sieviešu A*/AD līmeņa amatos tika nedaudz pārsniegts, sasniedzot 51,4%. Taču mērķis nodrošināt 30% sieviešu vidējā līmeņa vadītāju amatos netika sasniegts, jo sieviešu procentuālā attiecība bija tikai 24,4%.

Kopējais brīvu darba vietu līmenis Komisijā 2005. gadā ievērojami samazinājās, bet izpildaģentūru izveidošanas procesā bija problēmas ar personāla pieņemšanu darbā.

3.5.3. Mobilitāte

Mobilitāte ģenerāldirektorātos un dienestos un starp tiem skāra apmēram tikpat lielu personāla procentuālo daļu kā 2004. gadā (aptuveni 15% pastāvīgā personāla). Tas ietver gan mobilitāti, atsaucoties uz izsludinātajām vakancēm, gan mobilitāti saistībā ar sensitīviem amatiem un nodaļu vadītāju amata vietām. No Komisijas darba vietu kopējā skaita 2005. gadā 12,5% darba vietu tika uzskatītas par „sensitīvām”, bet kredītrīkotāju ģenerāldirektorātos šis skaitlis pieauga līdz pat vairāk nekā 40%.

Iekšējās kontroles pārskatā minētas vairākas problēmas, kas saistītas ar obligāto mobilitāti, kurām ir traucējoša ietekme uz departamentu un personāla darbu (t.i., darbības nepārtrauktību, personāla kompetenci, stratēģisko orientāciju un cilvēkresursu vadību). Tas jo īpaši attiecas uz obligāto mobilitāti, ko nosaka sensitīvi amati, kā arī uz lielo kadru mainību dažos departamentos un īstermiņa līgumiem pagaidu personālam.

Komisija ir reaģējusi uz mobilitātes pieaugošo nozīmi 2005. gadā, uzlabojot profesionālo orientāciju, nodrošinot plaša profila kursus personālam, lai palīdzētu tam pielāgoties mobilitātei, apkopojot un izplatot labāko praksi un sagatavojot stratēģiju personāla karjeras vadības plānošanai. Komisija ir izveidojusi darba grupu, lai izpētītu, kā labāk vadīt mobilitāti, lai sasniegtu gala mērķi – „pareizais cilvēks pareizajā darba vietā”. Šī grupa apskata dažādus aspektus, tādus kā obligātā un brīvprātīgā mobilitāte un vidējā līmeņa vadītāju mobilitāte. Obligātās mobilitātes jautājums ir jo īpaši sarežģīts mazajiem dienestiem, kur sensitīvos amatos esošā personāla proporcionālā attiecība ir ļoti liela.

Secinājums

Komisija vajadzības gadījumā pielāgos mobilitātes vadību, lai sasniegtu gala mērķi – „pareizais cilvēks pareizajā darba vietā”, jo īpaši attiecībā uz sensitīviem amatiem. Tādējādi 2006. gadā tiks izteikti priekšlikumi, lai mazinātu mobilitātes ietekmi, īpašu uzmanību pievēršot specializētajām funkcijām, ģenerāldirektorātiem un mazajiem dienestiem.

3.5.4. Ziņojumi par cilvēkresursiem Komisijā

Komisija 2005. gadā veica divus uzdevumus, kuru mērķis bija identificēt personālu, kas iesaistīts ārējo sakaru nodrošināšanā, no vienas puses, un personālu, kas iesaistīts iekšējās kontroles un finanšu vadības nodrošināšanā, no otras puses. Pašreizējais darba vietu informācijas sistēmas ( JIS ) modelis nenodrošina ticamu informāciju par cilvēkresursiem pa darbības veidiem (piemēram, komunikācija, finanšu vadība, ES tiesību aktu piemērošanas kontrole…). Šī sistēma ir jāattīsta, lai varētu veikt sīku analīzi attiecībā uz Komisijas cilvēkresursu izmantošanu.

Secinājums

Komisija veiks pasākumus, lai uzlabotu tās cilvēkresursu vadībai izmantotās IT sistēmas, jo īpaši darba vietu informācijas sistēmu ( JIS ), lai gūtu vispārīgu un skaidru priekšstatu par tās faktiskajiem cilvēkresursiem un veiktu sīku analīzi pa darbības veidiem.

4. SECINāJUMI

Pieņemot šo kopsavilkuma pārskatu, Komisija uzņemas politisko atbildību par vadības darbu, ko veic tās ģenerāldirektori un dienestu vadītāji, pamatojoties uz ticamības apliecinājumiem un atrunām, ko tie izteikuši savos gada darbības pārskatos, atzīstot, ka ir vajadzīgs papildu darbs, lai novērstu visus konstatētos trūkumus. Šajā kopsavilkuma pārskatā Komisija izsaka savu viedokli par transversālajiem jautājumiem, kas izriet no šo pārskatu izvērtēšanas un ko izvirzīja iekšējais revidents, Eiropas Revīzijas palātas revidenti un institūcija, kas atbildīga par atbrīvošanu no atbildības par budžeta izpildi, vai uz kuriem norādīja Revīzijas progresa komiteja un Budžeta ģenerāldirektorāta ģenerāldirektors savā ziņojumā Pārskats par iekšējās kontroles stāvokli Komisijas ģenerāldirektorātos un dienestos [SEC(2006) 567].

Komisija uzskata, ka kopumā ieviestās iekšējās kontroles sistēmas ar tiem ierobežojumiem, kas aprakstīti 2005. gada darbības pārskatā, rada pietiekamu pārliecību par to darbību likumību un pareizību, par kurām Komisija ir atbildīga saskaņā ar EK Līguma 274. pantu. Taču tā atzīst, ka jāveic papildu darbs, lai novērstu vairākus trūkumus, īpaši tos, ko atrunās minējuši deleģētie kredītrīkotāji.

Komisija nodrošinās deleģēto kredītrīkotāju iesāktā darba turpināšanos, lai garantētu to, ka attiecīgās iekšējās kontroles sistēmas nodrošina pietiekamu ticamības pierādījumu iekļaušanu deklarācijās, ko pievieno gada pārskatiem.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 31 | 32 | 49 |

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2005

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées. En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. MÉTHODOLOGIE

2.1. Les données concernant le nombre des marchés suivant une procédure négociée et le nombre des marchés toutes procédures confondues, ainsi que la valeur de ces marchés, sont fournies par les DG, Services ou Offices concernés.

Pour la première fois dans cet exercice de recensement, l’outil informatique « ABAC-Contracts » a été mis à la disposition des Services. Cette base de données a été mise en exploitation au début de l’exercice budgétaire 2005 et les Services sont tenus d’y intégrer l’ensemble des contrats signés à partir du 1er janvier 2005.

2.2. Une distinction a été faite entre les 37 DG, Services et Offices qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à ABAC), le nombre total (très élevé) de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT

3.1. Les DG, Services ou Offices en général

Sur base des réponses reçues des 37 DG, Services ou Offices, les statistiques suivantes ont été établies: 454 marchés négociés pour une valeur totale de 295 087 502 euros ont été attribués sur un ensemble de 2.191 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 945 627 435 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 20,7%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 31,2%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure à 31,1%. Ainsi, 7 DG, Services ou Offices sur 37 ont dépassé le seuil de 31,1% en 2005.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à la moyenne des deux exercices précédents (2003-2004) pour l’ensemble de ces DG est la suivante: augmentation de 4,1% en nombre de procédures et de 20% en montant. Ainsi, 8 DG présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10%).

3.2. Les DG opérant hors Union Européenne

Une DG n’a pas fourni les données ventilées de la manière adéquate, ce qui a empêché d’établir un calcul global pour ce groupe de DG. Sur la base des réponses reçues des 2 autres DG concernées, les statistiques sont les suivantes : 295 marchés négociés pour une valeur totale de 177.436.732 euros ont été attribués sur l’ensemble de 3 102 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 316 129 953 euros. La proportion moyenne pour ces 2 DG du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 9,5%. La moyenne des 2 DG calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s’élève à 13,5%.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Quatre catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. Ceci est notamment le cas de certaines prestations dans le domaine informatique et de la maintenance des immeubles. En particulier, l’augmentation de la proportion de procédures négociées, mesurée en montant, relève d’un nombre limité de marchés se trouvant dans cette situation.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), sont évoqués.

Finalement, certaines procédures négociées sont expressément prévues comme des procédures ordinaires , non spéciales, par les dispositions applicables (services juridiques et services de l'annexe II-B de la directive 2004/18/CE).

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. D'une part, le renforcement de leur structure interne , soit par le transfert de ressources internes vers l'activité contractuelle, soit par l'introduction ou l’amélioration des instruments de contrôle ; d’autre part l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types . Les procédures de marchés devront être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste d’audit.

[1] Līdz 2005. gada 31. maijam Komisija publicēja pusgada progresa ziņojumus par panākumiem šajā jomā.