PIELIKUMS

ES NORĀDĪJUMI PAR IEKŠĒJĀS ATBILSTĪBAS PROGRAMMU (IAP) DIVĒJĀDA LIETOJUMA PREČU TIRDZNIECĪBAS KONTROLEI

IEVADS

Efektīva divējāda lietojuma preču (proti, preču, programmatūras un tehnoloģiju) tirdzniecības kontrole ir būtiska, lai novērstu riskus, kas saistīti ar masu iznīcināšanas ieroču (MII) izplatīšanu un parasto ieroču destabilizējošu uzkrāšanu. Uzņēmumiem, kas tirgojas ar divējāda lietojuma precēm, ir pienākums ievērot stratēģiskās tirdzniecības kontroles prasības, kuras noteiktas atbilstīgi Eiropas Savienības (1) un tās dalībvalstu normatīvajiem aktiem. Tām jāatturas no dalības darījumos, ja pastāv bažas, ka preces var izmantot [ieroču] izplatīšanas mērķiem.

Ņemot vērā straujo zinātnisko un tehnoloģisko progresu un mūsdienu piegādes ķēžu sarežģītību, kā arī nevalstisko dalībnieku aizvien pieaugošo nozīmi, efektīva tirdzniecības kontrole ir lielā mērā atkarīga no “uzņēmumu” (2) informētības un to aktīviem centieniem ievērot tirdzniecības ierobežojumus. Šajā nolūkā uzņēmumi parasti ievieš iekšēju politikas un procedūru kopumu, ko dēvē arī par iekšējās atbilstības programmu (IAP), lai nodrošinātu atbilstību ES un valstu divējāda lietojuma preču kontroles normatīvajiem aktiem. Šīs politikas un procedūru tvērumu un apjomu parasti nosaka konkrētā uzņēmuma lielums un komerciālās darbības.

Lai palīdzētu uzņēmumiem stingri ievērot attiecīgos ES un valstu normatīvos aktus, šie norādījumi nodrošina sistēmu, kā noteikt un pārvaldīt divējāda lietojuma preču kontroles ietekmi un mazināt attiecīgos riskus. Norādījumos ir aplūkoti septiņi efektīvas IAP pamatelementi. Katrs pamatelements ir sīkāk aplūkots sadaļā “Kas tiek sagaidīts”, kurā aprakstīts katra pamatelementa mērķis vai mērķi, un sadaļā “Attiecīgie soļi”, kurā detalizētāk izklāstīta rīcība un noteikti iespējamie risinājumi, lai izstrādātu vai īstenotu atbilstības procedūras. Šis dokuments noslēdzas ar virkni noderīgu jautājumu, kas attiecas uz uzņēmuma IAP, un sarakstu ar novirzīšanas riska rādītājiem un brīdinājuma signāliem par aizdomīgiem pieprasījumiem vai pasūtījumiem.

ES IAP norādījumu izstrādē attiecībā uz divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli tiek ņemtas vērā un izmantotas pašreizējās pieejas eksporta kontroles prasību ievērošanā, jo īpaši:

— 2011. gada Vasenāras vienošanās Labākās prakses nostādnes attiecībā uz divējāda lietojuma preču un tehnoloģiju iekšējās atbilstības programmām (3),

— Kodolmateriālu piegādātāju valstu grupas (NSG) “Nozares paraugprakses rokasgrāmata” (4),

— IAP elementi Komisijas Ieteikumā 2011/24/ES (5),

— ceturtās Vīsbādenes konferences (2015) “Privātā sektora iesaiste stratēģiskās tirdzniecības kontrolē: ieteikumi efektīvai pieejai Apvienoto Nāciju Organizācijas Drošības padomes Rezolūcijas 1540 (2004) īstenošanā” rezultāti,

— 2017. gada Amerikas Savienoto Valstu eksporta kontroles un attiecīgās robežu drošības programmas IAP norādījumu tīmekļa vietne (6).

Norādījumos ir ietverti septiņi pamatelementi, kurus nevajadzētu uzskatīt par izsmeļošu sarakstu, un tāpat nebūtu jāuzskata, ka tie ir sarindoti secībā no ļoti svarīgiem līdz mazāk svarīgiem. Tie ir pamatelementi katram uzņēmumam pielāgotai IAP, un to mērķis ir palīdzēt uzņēmumiem pārdomāt vispiemērotākos līdzekļus un procedūras, kas jāievēro, lai nodrošinātu atbilstību ES un valstu divējāda lietojuma preču kontroles normatīvajiem aktiem. Tiek sagaidīts, ka uzņēmumos, uz kuriem tas attiecas, saistībā ar eksporta kontroli pastāv virkne politikas nostādņu un procesu. Šiem uzņēmumiem pamatelementu struktūra varētu atvieglot to pieejas atbilstībai salīdzinošo novērtēšanu. Būtu sagaidāms, ka uzņēmuma pieeja atbilstībai, kas ietver politiku un iekšējās procedūras vismaz saistībā ar visiem pamatelementiem, ir saskaņā ar ES IAP norādījumiem par divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli. Uzņēmumiem, kas vēl attīsta pieeju divējāda lietojuma preču tirdzniecības atbilstībai, pamatelementi nodrošina pamata un vispārēju struktūru uzņēmuma atbilstības panākšanai.

Kopumā ņemot, vissvarīgākais IAP izstrādes aspekts ir saglabāt šīs programmas nepārtrauktu piemērotību uzņēmuma organizatoriskajai struktūrai un darbībai un nodrošināt, lai iekšējie procesi būtu viegli saprotami un ievērojami, kā arī aptvert ikdienas darbības un procedūras. IAP atsevišķās prasības un iezīmes būs atkarīgas no uzņēmuma konkrētās darījumdarbības lieluma, struktūras un tvēruma, kā arī no tā preču stratēģiskā rakstura un iespējamā galapatēriņa vai galalietotājiem, no klientu atrašanās vietas un no iekšējo eksporta procesu sarežģītības. Tādēļ ir svarīgi uzsvērt, ka šo norādījumu izstrādē ir sistemātiski ņemti vērā iespējamie īstenošanas izaicinājumi, ar ko varētu saskarties mazie un vidējie uzņēmumi (MVU).

Atruna

Šie norādījumi nav saistoši, un tos nevajadzētu uzskatīt par juridisku padomu. Šie norādījumi neskar lēmumus par atļaujām, par ko atbild kompetentās iestādes atbilstīgi Regulai (EK) Nr. 428/2009.

Ja vēlaties sniegt komentārus par šā dokumenta saturu, lūdzam sazināties ar kompetento iestādi (sk. 3. pielikumu).

ES IAP NORĀDĪJUMI DIVĒJĀDA LIETOJUMA PREČU TIRDZNIECĪBAS KONTROLEI

Efektīvas divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles iekšējās atbilstības programmas pamatā ir šādi pamatelementi.

1. Augstākā līmeņa vadības apņemšanās ievērot noteikumus

2. Organizatoriskā struktūra, pienākumi un resursi

3. Mācības un izpratnes veicināšana

4. Darījumu izvērtēšanas process un procedūras

5. Darbības rezultātu pārskatīšana, revīzijas, ziņošana un korektīvas darbības

6. Uzskaite un dokumentēšana

7. Fiziskā un informācijas drošība

Katram pamatelementam sadaļā “Kas tiek sagaidīts” ir aprakstīts attiecīgais IAP mērķis vai mērķi. Sadaļā “Attiecīgie soļi” ir detalizētāk izklāstīta rīcība un noteikti iespējamie risinājumi, lai izstrādātu vai īstenotu atbilstības procedūras.

Ņemot to vērā, pamatelementi būtu jāuztver par pamatu IAP izstrādei divējāda lietojuma preču tirdzniecībā iesaistītajos uzņēmumos. Katram uzņēmumam pašam sev pielāgotā IAP būtu jāapraksta, kā tas īsteno attiecīgos pamatelementus, ņemot vērā tā konkrētos apstākļus.

To darot, visiem uzņēmumiem, kas ir iesaistīti divējāda lietojuma preču tirdzniecībā, būtu jo īpaši jāapsver sadaļā “Attiecīgie soļi” ietvertās darbības, lai gan uzņēmumi var atkāpties no šīm darbībām, ja tiem ir konkrēti iemesli tā darīt.

RISKA NOVĒRTĒJUMS

IAP ir jāpielāgo uzņēmuma lielumam, struktūrai un tvērumam un jo īpaši uzņēmuma darījumdarbības specifikai un ar to saistītajiem riskiem. Tāpēc, ja uzņēmums vēlas izstrādāt vai pārskatīt savu atbilstības programmu divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontrolei, ieteicams sākt ar riska novērtējumu, lai noteiktu tā konkrēto divējāda lietojuma preču tirdzniecības riska profilu. Tas palīdzēs uzņēmumam apzināties, uz kādām tā darījumdarbības daļām ir jāattiecina IAP, un ļaus pielāgot IAP uzņēmuma konkrētajiem apstākļiem.

Riska novērtējumā būtu rūpīgi jāizvērtē produktu klāsts, klientu loks un darījumdarbība, ko ietekmē vai varētu ietekmēt divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontrole. Tajā būtu jānosaka attiecīgās vājās vietas un riski, lai uzņēmums IAP varētu iekļaut veidus, kā tos mazināt. Lai gan šis riska novērtējums nevar atklāt visas vājās vietas un riskus, ar kuriem jūsu uzņēmums varētu saskarties nākotnē, tas dos uzņēmumam labāku pamatu, lai izstrādātu vai pārskatītu savu IAP.

Uzņēmumiem bieži vien jau ir iekšējās kontroles procedūras, un tādēļ, izstrādājot IAP, nav jāsāk no nulles. Riska novērtējums palīdz uzņēmumam novērtēt tā pašreizējo korporatīvo politiku un procedūras, kas vērstas pret riskiem, kuri saistīti ar eksporta kontroli, un vajadzības gadījumā rīkoties to pielāgošanai. Turklāt vēl viens solis, kas jāņem vērā jau no paša sākuma, ir sinerģijas veicināšana starp esošo politiku un eksporta kontroles prasībām. Piemēram, labas prakses piemērs ir uzņēmuma rīcības kodeksā, ja tāds ir, ievietot atsauces uz eksporta kontroles principiem un prasībām.

Šā riska novērtējuma rezultāti ietekmēs nepieciešamās darbības un piemērotus risinājumus, lai izstrādātu vai īstenotu uzņēmuma konkrētās atbilstības procedūras.

Uzņēmums var censties gūt pēc iespējas lielāku labumu no globāliem (grupas mēroga) IAP risinājumiem, bet tam vienmēr ir jāatbilst visiem piemērojamajiem ES un dalībvalstu normatīvajiem aktiem.

ATZĪTAIS UZŅĒMĒJS (7)

Ja uzņēmumam ir derīga atzītā uzņēmēja (AEO) atļauja, IAP izstrādē vai pārskatīšanā varētu ņemt vērā uzņēmuma atbilstības novērtējumu, kas aptver attiecīgās muitas darbības.

Tā kā muitas dienesti ir pārbaudījuši jūsu uzņēmuma paradumus un procedūras saistībā ar muitu, AEO statuss varētu būt līdzeklis, lai izstrādātu vai pārskatītu procedūras attiecībā uz tādiem IAP pamatelementiem kā uzskaite un fiziskā drošība.

1. Augstākā līmeņa vadības apņemšanās nodrošināt atbilstību

Efektīvas IAP atspoguļo lejupēju procesu, saskaņā ar kuru uzņēmuma augstākā līmeņa vadība piešķir nozīmi, leģitimitāti un organizatoriskus, cilvēku un tehniskos resursus korporatīvās atbilstības saistību izpildei un atbilstības kultūras ievērošanai.

Kas tiek sagaidīts

Augstākā līmeņa vadības apņemšanās ir nepieciešama, lai izveidotu atbilstības līderību (proti – vadīt, rādot piemēru) un korporatīvās atbilstības kultūru saistībā ar divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli.

Augstākā līmeņa vadības rakstisks paziņojums par atbalstu iekšējām atbilstības procedūrām veicina to, ka uzņēmums apzinās divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles mērķus un atbilstību attiecīgajiem ES un dalībvalstu normatīvajiem aktiem.

Šāda apņemšanās norāda uz skaidru, spēcīgu un pastāvīgu augstākā līmeņa vadības iesaisti un atbalstu. Tādējādi tiek nodrošināti pietiekami organizatoriskie, cilvēku un tehniskie resursi atbilstības nodrošināšanai uzņēmumā. Vadība skaidri un regulāri informē darbiniekus par korporatīvajām saistībām, lai veicinātu atbilstības kultūru.

Attiecīgie soļi

Izstrādāt korporatīvo apņemšanās paziņojumu, norādot, ka uzņēmums atbilst visiem ES un dalībvalstu divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles normatīvajiem aktiem.

Noteikt vadības specifiskās prasības attiecībā uz atbilstību un informēt, cik liela nozīme un vērtība ir efektīvām atbilstības nodrošināšanas procedūrām (8).

Lai veicinātu atbilstības kultūru, korporatīvās apņemšanās paziņojums ir skaidri un regulāri jādara zināms visiem darbiniekiem (arī darbiniekiem, kas nav iesaistīti divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontrolē) (9).

2. Organizatoriskā struktūra, pienākumi un resursi

Lai efektīvi izstrādātu un īstenotu atbilstības procedūras, ir nepieciešami pietiekami organizatoriskie, cilvēku un tehniskie resursi. Bez skaidras organizatoriskās struktūras un skaidri noteiktiem pienākumiem IAP var trūkt pārskatāmības un definētu uzdevumu. Spēcīga struktūra palīdz organizācijām pārvarēt problēmas, kad tās rodas, un novērst neatļautus darījumus.

Kas tiek sagaidīts

Uzņēmumam ir rakstveidā (piemēram, struktūrshēmā) noteikta iekšējā organizatoriskā struktūra, un tas ļauj veikt iekšējo atbilstības kontroli. Tajā tiek identificēta(-s) un iecelta(-s) persona(-s) ar vispārējo atbildību nodrošināt korporatīvās atbilstības saistības. Lūdzam ņemt vērā, ka dažās dalībvalstīs tam ir jābūt augstākā līmeņa vadības pārstāvim.

Visas ar atbilstību saistītās funkcijas, pienākumus un atbildību definē, piešķir un savstarpēji saista tādā secībā, kas uzņēmuma vadībai nodrošina, ka uzņēmums izpilda atbilstības prasības. Attiecīgā vai vajadzības gadījumā funkcijas un/vai pienākumus, kas saistīti ar eksporta kontroli (bet ne vispārējo atbildību), var deleģēt vienas struktūras ietvaros vai sadalīt starp divām vai vairākām korporatīvām struktūrām ES.

Uzņēmums nodrošina, ka visās tajās darījumdarbības jomās, kas saistītas ar divējāda lietojuma preču tirdzniecību, strādā piemēroti darbinieki, kuriem ir pierādāmas nepieciešamās prasmes. Vismaz vienai personai uzņēmumā (ne vienmēr tā ir tikai viena persona) ir uzticēta divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles funkcija. Šo funkciju korporatīvas struktūras ES var dalīt, ja tiek saglabāts pienācīgs kontroles līmenis. Tomēr lūdzam ņemt vērā, ka dažās ES dalībvalstīs tas var nebūt iespējams, jo valsts eksporta kontroles tiesību akti paredz, ka specializēta persona ir jāieceļ vietējā līmenī.

Divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles personālam cik vien iespējams jābūt pasargātam no interešu konfliktiem. Šiem darbiniekiem ir tiesības tieši ziņot personai(-ām) ar vispārējo atbildību par divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli, un viņiem arī vajadzētu būt pilnvarām apturēt darījumus.

Divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles personālam jābūt piekļuvei attiecīgajiem tiesību aktiem, tostarp jaunākajiem kontrolēto preču sarakstiem, kā arī sarakstiem ar embargo vai sankcijām pakļautiem galamērķiem un struktūrām. Atbilstīgos darbības un organizatoriskos procesus un procedūras, kas attiecas uz divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli, dokumentē, apkopo un izplata visam attiecīgajam personālam.

Uzņēmuma rīcībā vajadzētu būt dokumentētu procesu un procedūru apkopojumam (piemēram, atbilstības rokasgrāmatā), kas tiek atjaunināts. Atkarībā no lieluma un darījumdarbības apjoma uzņēmumam būtu jāapsver nepieciešamība pēc IT atbalsta iekšējās atbilstības nodrošināšanas procedūrām.

Attiecīgie soļi

Noteikt divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles darbinieku skaitu, ņemot vērā aptveramos juridiskos un tehniskos aspektus. Vismaz vienai personai uzņēmumā dot uzdevumu nodarboties ar divējāda lietojuma preču tirdzniecības prasību ievērošanu uzņēmumā, kā arī nodrošināt, ka tikpat kvalificēts aizstājējs var uzņemties pildīt šīs personas pienākumus tās prombūtnes gadījumā (piemēram, slimības, atvaļinājuma u. c. gadījumos). Atkarībā no pasūtījumu vidējā apjoma, šai personai var nākties veikt uzdevumus saistībā ar divējāda lietojuma preču eksporta kontroli tikai nepilna laika režīmā.

Skaidri noteikt, definēt un piešķirt visas ar atbilstību saistītās funkcijas, pienākumus un atbildību – to var norādīt struktūrshēmā. Kad vien iespējams, skaidri noteikt aizstājējus.

Pārliecināties, ka iekšējā organizatoriskā struktūra attiecībā uz divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli ir zināma visā organizācijā un ka iekšējie dati par šiem uzdevumiem tiek regulāri atjaunināti un izplatīti darbiniekiem. Uzņēmumā publiskot par divējāda lietojuma tirdzniecības kontroles jautājumiem atbildīgās personas kontaktinformāciju. Ja tirdzniecības kontrole tiek uzticēta ārpakalpojumu sniedzējam, organizēt saskarni ar šo ārpakalpojumu sniedzēju un saziņu ar to.

Noteikt zināšanas un prasmes, kas vajadzīgas divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles juridiskajam un tehniskajam personālam. Ieteicams izstrādāt darba aprakstus.

Nodrošināt, ka divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles personāls ir cik vien iespējams pasargāts no interešu konfliktiem. Atkarībā no uzņēmuma lieluma atbildību par atbilstību var noteikt atbilstīga departamenta vai nodaļas līmenī. Piemēram: persona(-s), kas pieņem galīgo lēmumu par to, vai preces var nosūtīt, ietilpst nevis tirdzniecības departamentā, bet gan juridiskajā departamentā. Ļaut šiem darbiniekiem būt konsultantiem, uzņēmumam pieņemot lēmumus, kuru rezultātā notiek prasībām atbilstoši darījumi.

Dokumentēt un izplatīt visam attiecīgajam personālam politikas un procedūru kopumu, kas attiecas uz divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli.

Apkopot dokumentēto politiku un procedūras un izskatīt iespēju izstrādāt atbilstības rokasgrāmatu.

3. Mācības un izpratnes veicināšana

Mācības un izpratnes veicināšana par divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli ir būtiska, lai darbinieki varētu pienācīgi veikt savus uzdevumus un nopietni uztvertu atbilstības prasības.

Kas tiek sagaidīts

Ar mācībām uzņēmums nodrošina, ka divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles personāls ir informēts par visiem attiecīgajiem eksporta kontroles noteikumiem un par uzņēmuma IAP, kā arī par visiem attiecīgajiem grozījumiem. Mācību piemēri ir ārēji semināri, kompetento iestāžu piedāvāti informācijas kursi, iekšēji mācību pasākumi utt.

Turklāt uzņēmums veicina darbinieku izpratni visos attiecīgajos līmeņos.

Attiecīgie soļi

Nodrošināt obligātas un periodiskas mācības visam divējāda lietojuma preču kontroles personālam, lai nodrošinātu, ka šīm personām ir zināšanas, lai tās spētu ievērot noteikumus un uzņēmuma IAP.

Ar mācībām nodrošināt, ka visi attiecīgie darbinieki ir informēti par visiem attiecīgajiem divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles tiesību aktiem, noteikumiem, politiku, kontroles sarakstiem un visiem attiecīgajiem grozījumiem, tiklīdz kompetentās iestādes tos publisko. Ja iespējams, apsvērt īpaši pielāgotas mācības.

Attīstīt vispārēju izpratnes veicināšanu visiem darbiniekiem un paredzēt īpašus mācību pasākumus, piemēram, par iegādi, inženieriju, projektu vadību, nosūtīšanu, klientu apkalpošanu un rēķinu sagatavošanu.

Vajadzības gadījumā apsvērt iespēju izmantot valsts vai ES mācību iniciatīvas divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles jomā.

Mācību vai eksporta izpratnes programmās visos iespējamos gadījumos ņemt vērā pieredzi no darbības pārskatiem, revīzijām, ziņojumiem un koriģējošām darbībām.

4. Darījumu izvērtēšanas process un procedūras

Operatīvajā īstenošanā galvenais IAP elements ir darījumu izvērtēšana. Šis elements ietver uzņēmuma iekšējos pasākumus, lai nodrošinātu, ka neviens darījums netiek veikts bez nepieciešamās licences vai pārkāpjot attiecīgos tirdzniecības ierobežojumus vai aizliegumus.

Darījumu izvērtēšanas procedūrās apkopo un analizē attiecīgo informāciju par preču klasifikāciju, darījuma riska novērtējumu, esošo licenču identificēšanu un piemērošanu, kā arī pēclicencēšanas kontroli.

Darījumu izvērtēšanas pasākumi arī ļauj uzņēmumam izstrādāt un uzturēt noteiktu standartu, kā rīkoties aizdomīgu pieprasījumu vai pasūtījumu gadījumā.

Kas tiek sagaidīts

Uzņēmums izstrādā procesu, kā izvērtēt, vai uz darījumu, kurā iesaistītas divējāda lietojuma preces, attiecas valsts vai ES divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontrole, un noteikt piemērojamos procesus un procedūras. Ja darījumi ir regulāri, to izvērtēšana jāveic regulāri.

Šis pamatelements ir sadalīts šādi:

— preču klasificēšana (attiecībā uz precēm, programmatūru un tehnoloģijām),

— darījuma riska novērtējums, ietverot: — ar tirdzniecību saistīta embargo, sankciju vai paaugstināta riska galamērķu un struktūru kontroli (10), — norādītā galapatēriņa un iesaistīto personu izvērtēšanu, — novirzīšanas riska izvērtēšanu, — “visaptverošu kontroli” attiecībā uz sarakstos neuzskaitītām divējāda lietojuma precēm,

— attiecīgā gadījumā – licences prasību un licences piemērošanas noteikšana, tostarp attiecībā uz starpniecības, nodošanas un tranzīta darbībām,

— pēclicencēšanas kontrole, tostarp sūtījumu un atļaujas nosacījumu ievērošanas kontrole.

Ja darījumu izvērtēšanas procesā rodas šaubas vai aizdomas, jo īpaši par norādīto galapatēriņu un iesaistītajām personām vai novirzīšanas risku, lūdzam sazināties ar tās ES dalībvalsts kompetento iestādi, kurā jūsu uzņēmums veic darījumdarbību.

Darījumu izvērtēšanu var veikt manuāli vai ar automatizētiem instrumentiem atkarībā no jūsu uzņēmuma vajadzībām un pieejamajiem resursiem.

Attiecīgie soļi

Preču klasificēšana

Preču klasificēšana nozīmē noteikt, vai konkrētās preces ir iekļautas sarakstos. To veic, salīdzinot preces tehniskos raksturlielumus ar ES un valstu divējāda lietojuma preču kontroles sarakstiem. Attiecīgā gadījumā noteikt, vai uz preci attiecas ierobežojoši pasākumi (tostarp sankcijas), ko noteikusi ES vai tā ES dalībvalsts, kurā jūsu uzņēmums veic uzņēmējdarbību.

Saprast, ka par divējāda lietojuma precēm neatkarīgi no tā, vai tās ir produkti, programmatūra vai tehnoloģijas, dažādu iemeslu dēļ var būt jāsaņem licence.

Īpašu uzmanību pievērst divējāda lietojuma komponentu un rezerves daļu klasifikācijai un tādas divējāda lietojuma programmatūras un tehnoloģiju klasifikācijai, kuras var nosūtīt pa e-pastu vai darīt pieejamas, piemēram, ar “mākoņa” pakalpojumu ārvalstīs.

Apkopot informāciju par jūsu divējāda lietojuma preču iespējamu ļaunprātīgu izmantošanu, piemēram, saistībā ar parasto ieroču vai MII izplatīšanu. Dalīties ar šo informāciju uzņēmuma iekšienē.

Ir ieteicams no jūsu piegādātāja(-iem) pieprasīt informāciju par jūsu uzņēmuma apstrādāto vai iekļauto materiālu, komponentu un apakšsistēmu, tostarp ražošanā izmantoto iekārtu, divējāda lietojuma klasifikāciju. Jūsu uzņēmuma pienākums ir pārbaudīt no piegādātāja(-iem) saņemto klasifikāciju.

Kā noteikts EK divējāda lietojuma Regulas (EK) Nr. 428/2009 22. panta 10. punktā, komercdokumentos, kas saistīti ar divējāda lietojuma preču nodošanu ES iekšienē, norādīt (ar atsauci uz attiecīgajiem tiesību aktiem), ka darījums ietver sarakstos iekļautas divējāda lietojuma preces, uz kurām attiecas kontroles pasākumi, ja tās eksportē no ES.

Darījuma riska novērtējums

Embargo, sankciju vai paaugstināta riska galamērķu un struktūru kontrole

Pārliecināties, ka nevienai no iesaistītajām personām (starpniekiem, pircējam, saņēmējam vai galalietotājam) netiek piemēroti ierobežojoši pasākumi (sankcijas), izskatot atjauninātus sankciju sarakstus (11).

Norādītā galapatēriņa un iesaistīto personu izvērtēšana

Pazīt savus klientus un zināt savu produktu galapatēriņu.

Iepazīties ar informāciju, ko sniegusi jūsu kompetentā iestāde attiecībā uz ES un valstu noteikumiem un prasībām saistībā ar galapatēriņa deklarācijām. Pat bez valsts līmeņa pienākuma iesniegt pareizi aizpildītu un parakstītu galapatēriņa deklarāciju; šī deklarācija var būt noderīgs līdzeklis, lai pārbaudītu galalietotāja/saņēmēja uzticamību, un informāciju var izmantot, lai noteiktu, vai sarakstos neuzskaitītām divējāda lietojuma precēm ir vajadzīga atļauja, ja saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 428/2009 4. pantu ir paustas bažas par galapatēriņu (12).

Būt modriem attiecībā uz novirzīšanas riska rādītājiem un aizdomīgiem pieprasījumiem vai pasūtījumiem, piemēram, novērtēt, vai norādītais galapatēriņš atbilst galalietotāja darbībām un/vai tirgiem. 2. pielikumā ir ietverts jautājumu saraksts, kas palīdz veikt norādītā galapatēriņa un iesaistīto personu izvērtēšanu.

Novirzīšanas riska izvērtēšana

Būt modriem attiecībā uz novirzīšanas riska rādītājiem un aizdomīgiem pieprasījumiem vai pasūtījumiem. 2. pielikumā ir ietverts jautājumu saraksts, kas palīdz veikt novirzīšanas riska izvērtēšanu.

Īpašu uzmanību pievērst sarakstos neuzskaitītu divējāda lietojuma preču visaptverošai kontrolei, ja norādītā galapatēriņa un iesaistīto personu izvērtēšana vai novirzīšanas riska izvērtēšana sniedz informāciju, kas rada bažas atbilstīgi Regulas (EK) Nr. 428/2009 4. pantam.

“Visaptveroša kontrole” attiecībā uz sarakstos neuzskaitītām divējāda lietojuma precēm

Nodrošināt, ka uzņēmumā ir ieviestas procedūras, lai noteiktu, vai tas “apzinās”, ka ir informācija, kas rada bažas par norādīto galapatēriņu (atbilstīgi Regulas (EK) Nr. 428/2009 4. pantam). Ja eksportētājs to “apzinās”, uzņēmums nodrošina, ka eksports nenotiek, par to nepaziņojot kompetentajai iestādei un nesaņemot kompetentās iestādes galīgo lēmumu.

Gadījumos, kad kompetentās iestādes “informē” eksportētāju, ka ir informācija, kas rada bažas par norādīto galapatēriņu (atbilstīgi Regulas (EK) Nr. 428/2009 4. pantam), uzņēmumā ir jābūt procedūrām, lai nodrošinātu ātru informācijas plūsmu un eksporta tūlītēju pārtraukšanu. Ir jānodrošina, ka eksports nenotiek bez kompetentās iestādes atļaujas saņemšanas.

Licences prasību un piemērošanas noteikšana, tostarp attiecībā uz starpniecības, nodošanas un tranzīta darbībām

Nodrošināt, ka jūsu uzņēmumam ir kompetentās eksporta kontroles iestādes kontaktinformācija.

Vākt un izplatīt informāciju par visdažādākajiem licenču veidiem (tostarp individuālajām, globālām un vispārējām licencēm) un kontrolētām darbībām (tostarp eksportu, starpniecību, nodošanu un tranzītu) un par licenču pieteikumu procedūrām saistībā ar piemērojamo ES un valstu divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli.

Apzināties, ka pastāv mazāk acīmredzamu eksporta veidu kontrole (piemēram, eksports ar “mākoņa” starpniecību vai kādas personas personiskajā bagāžā) un divējāda lietojuma preču kontroles pasākumi attiecībā uz tādām darbībām, kas nav eksports, piemēram, tehnisko palīdzību vai starpniecību.

Pēclicencēšanas kontrole, tostarp sūtījumu un atļaujas nosacījumu ievērošanas kontrole

Pirms faktiskās sūtīšanas būtu jāveic pēdējā pārbaude, ka visi pasākumi atbilstības nodrošināšanai ir pienācīgi veikti. Tas ir īstais brīdis, lai pārbaudītu, vai preces ir klasificētas pareizi, vai ir identificēti kādi brīdinājuma signāli, vai ir veikta struktūru izvērtēšana un vai sūtījumam ir derīga licence.

Pēdējais darījuma riska novērtējums ir vajadzīgs, ja procesā tiek veiktas izmaiņas attiecīgajos tiesību aktos, piemēram, ja prece tagad ir sarakstos norādīta divējāda lietojuma prece vai galalietotājam tiek piemērotas sankcijas.

Īstenot procedūru, ar kuru preces var apturēt, ja nav izpildīta kāda prasība vai ja tiek identificēti kādi brīdinājuma signāli. Preces drīkst izlaist tikai persona, kas ir atbildīga par atbilstību.

Nodrošināt, ka ir ievēroti licences noteikumi (tostarp par ziņošanu).

Apzināties, ka jebkādas izmaiņas eksportētāja uzņēmuma datos (piemēram, nosaukums, adrese un juridiskais statuss), informācijā par galalietotāju un/vai starpniekiem un detalizētā informācijā par atļautajām precēm var ietekmēt jūsu licences derīgumu.

5. Darbības rezultātu pārskatīšana, revīzijas, ziņošana un korektīvas darbības

IAP nav statisks pasākumu kopums, tāpēc tas ir jāpārskata, jāpārbauda un jāmaina, ja tas ir nepieciešams, lai nodrošinātu atbilstību.

Darbības rezultātu pārskatīšanā un revīzijās pārliecinās, vai IAP atbilstīgi darbojas un ir saskaņā ar piemērojamajām valsts un ES eksporta kontroles prasībām.

Labi funkcionējošā IAP ir skaidras ziņošanas procedūras (darbinieku veikta ziņošana un eskalācija) gadījumos, kad ir aizdomas par neatbilstību vai par to ir zināms. Stabilā atbilstības kultūrā darbiniekiem ir jājūtas droši un pārliecināti, godprātīgi izvirzot jautājumus vai paužot bažas par atbilstību prasībām.

Darbības rezultātu pārskatīšana, revīzijas un ziņošanas procedūras ir paredzētas, lai atklātu neatbilstības un precizētu un pārskatītu parasto kārtību, ja tās rada neatbilstību (vai ja pastāv šāds risks).

Kas tiek sagaidīts

Uzņēmums izstrādā darbības rezultātu pārskatīšanas procedūras, lai pārbaudītu ikdienas darba atbilstību uzņēmumā un pārliecinātos, ka eksporta kontroles darbības tiek pienācīgi īstenotas saskaņā ar IAP. Darbības rezultātu pārskatīšana tiek veikta iekšēji un ļauj savlaicīgi atklāt neatbilstības gadījumus un izstrādāt turpmākus pasākumus nodarītā kaitējuma ierobežošanai. Tādējādi darbības rezultātu pārskatīšana samazina riskus uzņēmumam.

Uzņēmumā ir jābūt procedūrām attiecībā uz revīzijām, kas ir sistemātiskas, mērķtiecīgas un dokumentētas pārbaudes, lai pārliecinātos, ka IAP tiek īstenots pareizi. Revīzijas var veikt iekšēji vai ar kvalificētu ārējo speciālistu palīdzību.

Ziņošana ir procedūru kopums divējāda lietojuma preču kontroles personālam un citiem attiecīgajiem darbiniekiem saistībā ar ziņošanas un eskalācijas pasākumiem, kas veicami, ja rodas aizdomas vai ir zināms par divējāda lietojuma preču tirdzniecības neatbilstību. Tas neattiecas uz ārējās ziņošanas pienākumiem, piemēram, ja jūsu uzņēmums ir reģistrēts, lai izmantotu Savienības vispārējo eksporta atļauju saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 428/2009 noteikumiem.

Korektīvas darbības ir korektīvu pasākumu kopums, lai garantētu IAP pareizu īstenošanu un atbilstības nodrošināšanas procedūrās konstatēto trūkumu novēršanu.

Attiecīgie soļi

Paredzēt izlases veida kontroles mehānismus, kas ir daļa no ikdienas darba, lai uzraudzītu tirdzniecības kontroles darbplūsmu uzņēmumā ar mērķi nodrošināt, ka iespējami pārkāpumi tiek atklāti jau agrīnā posmā. Vēl viena pieeja ir izmantot “četru acu principu”, kad tirdzniecības kontroles lēmumi tiek izskatīti no jauna un dubulti pārbaudīti.

Izstrādāt un veikt revīzijas, lai pārbaudītu IAP struktūru, atbilstību un efektivitāti.

Nodrošināt, lai revīzijā būtu iekļauti visi iekšējās atbilstības programmas aspekti.

Nodrošināt, ka darbinieki jūtas droši un pārliecināti, godprātīgi izvirzot jautājumus vai paužot bažas par atbilstību prasībām.

Izstrādāt trauksmes celšanas un eskalācijas procedūras, lai reglamentētu darbinieku rīcību gadījumos, kad ir aizdomas vai ir zināms par divējāda lietojuma preču tirdzniecības neatbilstību. Šo iespēju var dot arī trešām personām.

Rakstveidā dokumentēt visus valsts un ES divējāda lietojuma kontroles tiesību aktu iespējamus pārkāpumus un saistītos korektīvos pasākumus.

Veikt iedarbīgus korektīvus pasākumus, lai pielāgotu eksporta kontroles darbības vai IAP atbilstīgi darbības rezultātu pārskatīšanas, IAP sistēmas revīzijas vai ziņojumu konstatējumiem. Ieteicams šos konstatējumus, tostarp procedūru pārskatīšanu un korektīvus pasākumus, darīt zināmus divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles personālam un vadībai. Pēc korektīvo pasākumu īstenošanas ir ieteicams informēt visus attiecīgos darbiniekus par grozītajām procedūrām.

Dialogs ar jūsu kompetento iestādi var palīdzēt ierobežot kaitējumu un nodrošināt veidu, kā stiprināt uzņēmuma eksporta kontroli.

6. Uzskaite un dokumentēšana

Samērīgas, precīzas un izsekojamas uzskaites veikšana par divējāda lietojuma tirdzniecības kontroles darbībām ir būtiski svarīga jūsu uzņēmuma atbilstības nodrošināšanas centienos. Visaptveroša uzskaites sistēma palīdzēs jūsu uzņēmumam veikt darbības rezultātu pārskatīšanu un revīzijas, ievērot ES un/vai valsts dokumentu saglabāšanas prasības, kā arī veicinās sadarbību ar kompetentajām iestādēm divējāda lietojuma preču tirdzniecības izmeklēšanas gadījumā.

Kas tiek sagaidīts

Uzskaite ir procedūru un pamatnostādņu kopums attiecībā uz juridisko dokumentu glabāšanu, reģistru pārvaldību un izsekojamību ar divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroli saistītās darbībās. Atsevišķu dokumentu uzskaite ir noteikta tiesību aktos, bet jūsu uzņēmuma interesēs var būt arī veikt dažu citu dokumentu uzskaiti (piemēram, iekšēji dokumenti, kuros aprakstīts tehniskais lēmums klasificēt kādu preci). Ja visi nepieciešamie ieraksti ir veikti un pareizi noglabāti, tas ļauj veikt efektīvāku meklēšanu un izguvi divējāda lietojuma preču tirdzniecības ikdienas kontrolē, kā arī periodisko revīziju laikā.

Attiecīgie soļi

Pārbaudīt juridiskās prasības attiecībā uz uzskaiti (glabāšanas termiņš, dokumentu klāsts utt.) attiecīgajos ES un tās dalībvalsts tiesību aktos, kurā uzņēmums veic uzņēmējdarbību.

Lai nodrošinātu, ka visi attiecīgie dokumenti ir pieejami, apsvērt iespēju noteikt dokumentu saglabāšanas prasību līgumos ar starpniekiem, tostarp kravas ekspeditoriem un izplatītājiem.

Izveidot divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontrolei piemērotu noglabāšanas un izguves sistēmu. Gan papīra, gan elektroniskajām sistēmām svarīgas ir veiktspējīgas indeksēšanas un meklēšanas funkcijas.

Nodrošināt, ka ar eksporta kontroli saistīti dokumenti tiek uzturēti konsekventi un ka tos var nekavējoties darīt pieejamus kompetentajai iestādei vai citām ārējām personām pārbaudei vai revīzijai.

Ieteicams saglabāt ierakstus par iepriekšējiem kontaktiem ar kompetento iestādi, arī saistībā ar galapatēriņa un galalietotāju kontroli attiecībā uz sarakstos neuzskaitītām divējāda lietojuma precēm un tehniskās klasificēšanas ieteikumu gadījumā.

7. Fiziskā un informācijas drošība

Divējāda lietojuma preču, tostarp programmatūras un tehnoloģiju, tirdzniecības kontrole notiek valsts un starptautiskās drošības un ārpolitikas mērķu sasniegšanai. Tā kā divējāda lietojuma preces ir paaugstināta riska preces, tās būtu jāsargā, un piemēroti drošības pasākumi veicina tāda riska ierobežošanu, kas saistīts ar kontrolētu preču neatļautu izņemšanu vai neatļautu piekļuvi tām. Fiziskās drošības pasākumi ir svarīgi, tomēr, ņemot vērā to, ka kontrolēta programmatūra vai tehnoloģijas var pastāvēt elektroniskā veidā, var būt īpaši sarežģīti nodrošināt atbilstību divējāda lietojuma preču tirdzniecības noteikumiem – ir vajadzīgi arī informācijas drošības pasākumi.

Kas tiek sagaidīts

Fiziskā un informācijas drošība attiecas uz tādu iekšējo procedūru kopumu, kas paredzētas, lai nodrošinātu, ka darbinieki, darbuzņēmēji, piegādātāji vai apmeklētāji nesankcionēti nepiekļūst divējāda lietojuma precēm vai tās neizņem. Šīs procedūras veicina drošības kultūru uzņēmumā un nodrošina, ka divējāda lietojuma preces, tostarp programmatūra un tehnoloģijas, nepazūd un netiek viegli nozagtas vai eksportētas bez derīgas licences.

Attiecīgie soļi

Fiziskā drošība

Saskaņā ar uzņēmuma veikto riska novērtējumu nodrošināt, ka darbiniekiem vai trešām personām nav iespējams neatļauti izņemt kontrolētas divējāda lietojuma preces. Pasākumi, ko varētu apsvērt, ir, piemēram, priekšmetu fiziska aizsardzība, ierobežotas piekļuves zonu izveide un personāla kontrole piekļuves gadījumā un pie izejas.

Informācijas drošība

Izveidot pamata aizsardzības pasākumus un procedūras kontrolētas divējāda lietojuma programmatūras vai elektronisku tehnoloģiju drošai glabāšanai, ietverot pretvīrusu pārbaudes, datņu šifrēšanu, revīzijas taku un žurnālu, lietotāja piekļuves kontroli un ugunsmūri. Ja tas attiecas uz jūsu uzņēmumu, apsvērt aizsardzības pasākumus, lai programmatūru vai tehnoloģijas nevarētu augšupielādēt “mākonī” un tās glabāt vai nodot tālāk “mākonī”.

(1) Regula (EK) Nr. 428/2009.

(2) Šajā dokumentā termins “uzņēmumi” būtu jāsaprot plašā nozīmē. Tas ietver pētniecības, akadēmiskās un citas struktūras, kas kvalificējas par “eksportētājiem” atbilstīgi Regulai (EK) Nr. 428/2009. Šajos norādījumos (šobrīd) netiek sniegti nekādi konkrēti padomi dažādajām iesaistītajām nozarēm un dalībniekiem.

(3) Sk. arī https://www.wassenaar.org/app/uploads/2015/06/2-Internal-Compliance-Programmes.pdf

(4) Sk. arī http://www.nuclearsuppliersgroup.org/images/Files/National_Practices/NSG_Measures_for_industry_update_revised_v3.0.pdf

(5) Komisijas 2011. gada 11. janvāra Ieteikums 2011/24/ES par aizsardzības uzņēmumu sertificēšanu saskaņā ar 9. pantu Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvā 2009/43/EK, ar ko vienkāršo noteikumus un nosacījumus ar aizsardzību saistīto ražojumu sūtījumiem (OV L 11, 15.1.2011., 62. lpp.).

(6) Sk. arī http://icpguidelines.com

(7) Sk. arī https://ec.europa.eu/taxation_customs/general-information-customs/customs-security/authorised-economic-operator-aeo_en

(8) Korporatīvo saistību paziņojumā varētu, piemēram, norādīt, ka neviena persona, kura darbojas uzņēmuma vārdā, nekādā gadījumā nedrīkst veikt tādu eksportu, starpniecību, tranzītu vai nodošanu, kas ir pretrunā ES un dalībvalstu divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles tiesību normatīvajiem aktiem. Lai stiprinātu izpratni par eksporta kontroles nepieciešamību, paziņojumā var īsumā izklāstīt savus mērķus. Tajā varētu arī uzsvērt, cik svarīgi ir darbiniekiem ievērot eksporta kontroli, lai viņi izprastu iespējamos neatbilstības scenārijus, stāstot viņiem par risku, kas saistīts ar neatļautiem darījumiem, un iespējamām sekām (krimināllieta, reputācijas zudums, finanšu vai disciplināras sekas utt.) gan uzņēmumam, gan iesaistītajiem darbiniekiem. Ieteicams vadības apņemšanos veidot pēc iespējas vienkāršāku.

(9) Uzņēmumi arī varētu apsvērt paziņojuma publisku izplatīšanu, korporatīvajās tīmekļa vietnēs un citos komerciālos kanālos, lai informētu trešās personas par uzņēmuma apņemšanos nodrošināt atbilstību eksporta kontroles prasībām.

(10) Tā sauktie “paaugstināta riska galamērķi un struktūras” nav tikai embargo vai sankcijām pakļauti galamērķi, bet arī citi galamērķi, uz kuriem (atsevišķu) divējāda lietojuma preču sūtīšana var būt jākontrolē, piemēram, saistībā ar masu iznīcināšanas ieroču izplatīšanu vai cilvēktiesību jautājumiem, kā noteikusi kompetentā iestāde. Attiecībā uz cilvēktiesību jautājumiem lūdzam ņemt vērā, ka var būt piemērojamas citas regulas, piemēram, Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2019/125 (OV L 30, 31.1.2019., 1. lpp.), ar ko ievieš tādu preču eksporta kontroli, kuras varētu izmantot nāvessoda izpildei vai spīdzināšanai.

(11) Sankciju izvērtēšanā var palīdzēt konsolidētais ES sankciju saraksts (https://eeas.europa.eu/topics/sanctions-policy/8442/consolidated-list-sanctions_en) un ES sankciju karte (https://www.sanctionsmap.eu).

(12) Ja jūsu klients nav informēts par galapatēriņa deklarācijas prasību, apsvērt iespēju sagatavot pavadvēstuli (uz vienas lappuses), kurā izskaidroti divējāda lietojuma preču tirdzniecības kontroles pamatjautājumi un norādīts, ka pieprasītais dokuments paātrina licences pieteikuma apstrādi vai pat var būt nepieciešams licences saņemšanai.