I PIELIKUMS

1. panta 2. punktā minētie maksājumu aģentūru akreditācijas kritēriji

1. IEKŠĒJĀ VIDE

A. Organizatoriskā struktūra

Maksājumu aģentūras organizatoriskā struktūra ļauj tai pildīt šādas galvenās funkcijas attiecībā uz ELGF un ELFLA izdevumiem:

i) maksājumu autorizācija un kontrole, ko veic, lai noskaidrotu, vai labuma guvējam maksājamā summa atbilst Savienības noteikumiem, un kas jo īpaši ietver administratīvās kontroles un kontroles uz vietas;

ii) autorizētās summas vai – lauku attīstības gadījumā – Savienības līdzfinansējuma daļas izmaksāšana labuma guvējiem (vai viņu tiesību pārņēmējiem);

iii) informācijas sistēmas formā organizēta uzskaite, kurā visus maksājumus iegrāmato maksājumu aģentūras kontos, kas ELGF un ELFLA izdevumiem iekārtoti atsevišķi, un izdevumu kopsavilkumu periodiska sagatavošana, pie kuras pieder mēneša (ELGF), ceturkšņa (ELFLA) un gada deklarāciju iesniegšana Komisijai. Maksājumu aģentūras kontos iegrāmato arī ELGF un ELFLA finansētos aktīvus, jo īpaši attiecībā uz intervences krājumiem, nenoskaidrotajiem avansiem, nodrošinājumiem un debitoriem;

iv) attiecībā uz Regulā (ES) 2021/2115 minētajiem intervenču veidiem maksājumu aģentūras organizatoriskā struktūra nodrošina arī to, ka tiek sagatavoti snieguma ziņojumi, kuros uzrāda izlaides rādītājus Regulas (ES) 2021/2116 54. pantā minētās snieguma ikgadējās noskaidrošanas vajadzībām un rezultātu rādītājus Regulas (ES) 2021/2115 134. pantā minētās snieguma daudzgadu uzraudzības vajadzībām, un tādā veidā pierādīts, ka Regulas (ES) 2021/2116 37. pants ir ievērots.

Maksājumu aģentūras organizatoriskā struktūra nodrošina skaidru pilnvaru un atbildības sadalījumu visos darbības līmeņos un pirmās daļas i), ii), iii) punktā minēto funkciju nodalīšanu, turklāt atbildību par tām nosaka organigrammā, kurā norādīta arī funkcionālā pakļautība. Tajā ietilpst 4. punktā minētie tehniskie dienesti un iekšējās revīzijas dienests.

B. Cilvēkresursu normas

Maksājumu aģentūra pierāda apņemšanos ievērot integritāti un ētiskās vērtības. Visi vadības līmeņi savos norādījumos, rīcībā un uzvedībā ievēro integritāti un ētiskās vērtības. Integritāte un ētiskās vērtības ir noteiktas rīcības standartos, un tās izprot visos organizācijas līmeņos, kā arī ārpakalpojumu sniedzēji un labuma guvēji. Ir ieviesti procesi, kas vajadzīgi, lai novērtētu, vai personas un struktūrvienības vadās pēc rīcības standartiem, un laikus novērstu novirzes. Maksājumu aģentūra pierāda arī apņemšanos piesaistīt, pilnveidot un noturēt kompetentas personas atbilstoši saviem mērķiem.

Aģentūra jo īpaši nodrošina to, ka:

i) tiek iedalīti darbību veikšanai vajadzīgie cilvēkresursi un nodrošinātas atbilstošas tehniskās prasmes, kas vajadzīgas dažādos darbības līmeņos;

ii) pienākumi tiek sadalīti tā, ka neviena amatpersona vienlaikus nav atbildīga par vairāk kā vienu pienākumu, kas saistīts ar ELGF vai ELFLA pieprasīto summu autorizāciju, izmaksāšanu vai iegrāmatošanu, un neviena amatpersona nevienu no minētajiem uzdevumiem neveic bez pārraudzības;

iii) katras amatpersonas pienākumi ir noteikti rakstiskā darba aprakstā, kurā noteiktas arī tās pilnvaru finansiālās robežas. Minētās robežas var būt noteiktas sistēmā;

iv) personālam visos darbības līmeņos tiek nodrošināta atbilstoša apmācība, kas ietver informētību par krāpšanu, un ir ieviesta sensitīvus amatus ieņemošu darbinieku rotācijas politika vai – alternatīvi – pastiprinātas pārraudzības politika;

v) tiek veikti atbilstoši pasākumi, lai novērstu un atklātu iespējamu risku, ka varētu rasties interešu konflikts Regulas (ES, Euratom) 2018/1046 61. panta nozīmē saistībā ar maksājumu aģentūras funkciju izpildi attiecībā uz personām, kurām ir ietekme un sensitīvi amati maksājumu aģentūrā un ārpus tās. Ja pastāv interešu konflikta risks, tiek ieviesti pasākumi, kas nodrošina minētā panta piemērošanu.

C. Riska novērtējums

Maksājumu aģentūra nodrošina:

i) maksājumu aģentūras mērķu apzināšanu, kas ļauj identificēt un novērtēt ar minētajiem mērķiem saistītos riskus;

ii) tādu risku, tai skaitā iespējamo pārkāpumu vai krāpšanas, apzināšanu, kas apdraud tās mērķu sasniegšanu, un minēto risku analīzi, kas kalpo par riska pārvaldības iespēju noteikšanas pamatu;

iii) attiecībā uz iespējamas krāpšanas risku – krāpšanas apkarošanas stratēģiju, kas ietver pasākumus, ar kuriem apkaro krāpšanu un jebkādas nelikumīgas darbības, kas apdraud Savienības finanšu intereses. Šie pasākumi ietver krāpšanas novēršanu, atklāšanu un izmeklēšanas nosacījumus, kā arī izlabošanas un atturēšanas pasākumus ar samērīgām un atturošām sankcijām;

iv) risku novēršanas un mazināšanas pasākumu īstenošanu;

v) tādu izmaiņu apzināšanu un novērtēšanu, kas varētu būtiski ietekmēt iekšējās kontroles sistēmu;

vi) riska novērtējuma un konstatēto risku novēršanai vai mazināšanai ieviesto pasākumu regulāru izskatīšanu.

D. Deleģēšana

D.1. Ja maksājumu aģentūra saskaņā ar Regulas (ES) 2021/2116 9. panta 1. punktu kādu no saviem uzdevumiem deleģē citai struktūrai, jābūt izpildītiem šādiem nosacījumiem: i) starp maksājumu aģentūru un šo struktūru ir jānoslēdz rakstiska vienošanās, kurā norādīti ne tikai deleģētie uzdevumi, bet arī tas, kāda informācija un kādi apliecinošie dokumenti jāiesniedz maksājumu aģentūrai un kādā termiņā tas jāizdara. Vienošanās jāizstrādā tā, lai maksājumu aģentūra varētu izpildīt akreditācijas kritērijus; ii) maksājumu aģentūra visos gadījumos saglabā atbildību par attiecīgo fondu efektīvu pārvaldību. Tā pilnībā atbild par pamatā esošo finanšu darījumu likumību un pareizību, arī par Savienības finanšu interešu aizsardzību, kā arī par atbilstošo izdevumu deklarēšanu Komisijai un par attiecīgo pārskatu sagatavošanu; iii) šīs citas struktūras atbildība un pienākumi ir skaidri noteikti, jo īpaši attiecībā uz Savienības noteikumu ievērošanas kontroli un verifikāciju; iv) maksājumu aģentūra pārliecinās par to, vai šīs citas struktūras rīcībā ir rezultatīvas sistēmas, kas nodrošina tās uzdevumu pienācīgu izpildi; v) minētā cita struktūra skaidri apliecina maksājumu aģentūrai, ka pilda savus uzdevumus, un apraksta izmantotos līdzekļus; vi) maksājumu aģentūra regulāri izskata deleģēto uzdevumu izpildi, lai pārliecinātos, ka darbs tiek veikts pienācīgi un atbilst Savienības noteikumiem.

D.2. Nosacījumus, kas izklāstīti D.1. punkta i), ii), iii) un v) apakšpunktā, mutatis mutandis piemēro gadījumos, kad maksājumu aģentūras funkcijas kā daļu no saviem parastajiem uzdevumiem, pamatojoties uz valsts tiesību aktiem, veic cita struktūra.

2. KONTROLES AKTIVITĀTES

A. Pieprasījumu autorizācijas procedūras

Maksājumu aģentūra pieņem procedūras, kas vajadzīgas, lai izpildītu šādus noteikumus:

i) maksājumu aģentūra izstrādā detalizētas procedūras, kā tiek saņemti, iegrāmatoti un apstrādāti pieprasījumi, arī visu izmantojamo dokumentu un informācijas sistēmas aprakstu;

ii) katras par autorizāciju atbildīgas amatpersonas rīcībā ir detalizēts tās veicamo verifikāciju kontrolsaraksts, un pieprasījumu apliecinošajos dokumentos tā apliecina, ka minētās pārbaudes ir veiktas. Minēto apliecinājumu var sagatavot elektroniski. Ir pierādījumi par sistemātisku, piemēram, uz izlasi, sistēmu vai plānu balstītu, darba izskatīšanu, ko veic augstākstāvošs darbinieks;

iii) maksājuma pieprasījumu autorizē tikai pēc tam, kad veiktas pietiekamas pārbaudes, kurās noskaidro atbilstību Savienības noteikumiem;

iv) pārbaudēs ietilpst arī pārbaudes, kas prasītas attiecīgajā regulā, ar ko reglamentē konkrēto pasākumu, saskaņā ar kuru atbalsts pieprasīts, un pārbaudes, kas saskaņā ar Regulas (ES) 2021/2116 59. pantu jāveic, lai novērstu un atklātu krāpšanu un pārkāpumu, it īpaši to radītos riskus. Attiecībā uz ELFLA papildus ir vajadzīgas procedūras, kurās pārliecinās par to, vai atbalsta piešķiršanas, tai skaitā līgumslēgšanas, nosacījumi ir izpildīti un visi piemērojamie Savienības noteikumi, arī KLP stratēģiskajā plānā noteiktie, ir ievēroti;

v) maksājumu aģentūras vadība atbilstošā līmenī tiek pastāvīgi un savlaicīgi informēta par veikto administratīvo pārbaužu un uz vietas veikto pārbaužu rezultātiem, lai minēto kontroļu pietiekamību varētu vienmēr ņemt vērā pirms pieprasījuma nokārtošanas;

vi) veikto darbu detalizēti apraksta ziņojumā, ko pievieno katram pieprasījumam vai pieprasījumu partijai, vai attiecīgā gadījumā ziņojumā par vienu tirdzniecības gadu. Ziņojumam pievieno apliecinājumu par apstiprināto pieprasījumu attiecināmību un veiktā darba raksturu, jomu un robežām. To var sagatavot elektroniski. Turklāt attiecībā uz ELFLA ir vajadzīgs apliecinājums, ka atbalsta piešķiršanas, tai skaitā līgumslēgšanas, nosacījumi ir izpildīti un visi piemērojamie Savienības noteikumi, arī KLP stratēģiskajā plānā noteiktie, ir ievēroti. Ja kādas fiziskās vai administratīvās pārbaudes nav visaptverošas, bet ir veiktas attiecībā uz pieprasījumu izlasi, norāda atlasītos pieprasījumus, apraksta atlases metodi, visu inspekciju rezultātus un pasākumus, kas veikti attiecībā uz nesakritībām un pārkāpumiem, par kuriem ziņots. Apliecinošie dokumenti (papīra vai elektroniskā formā) ir pietiekami, lai varētu gūt pārliecību, ka visas prasītās autorizēto pieprasījumu attiecināmības pārbaudes ir veiktas;

vii) ja dokumentus (papīra vai elektroniskā formā), kas attiecas uz autorizētiem pieprasījumiem un veiktām kontrolēm, patur citas struktūras, tad gan minētās struktūras, gan maksājumu aģentūra izveido procedūras, kas nodrošina, ka minētie dokumenti vai elektroniskie datu reģistri tiek glabāti un ir pieejami maksājumu aģentūrai.

B. Maksāšanas procedūras

Maksājumu aģentūra pieņem procedūras, kas vajadzīgas, lai nodrošinātu, ka maksājumi tiek veikti vienīgi uz labuma guvēju vai viņu tiesību pārņēmēju bankas kontiem. Maksājumu aģentūru apkalpojošā banka vai, attiecīgā gadījumā, valdības maksātāja iestāde maksājumu veic piecu darbdienu laikā no dienas, kad maksājums pieprasīts no ELGF vai ELFLA. Ir pieņemtas procedūras, ar ko nodrošina, ka visi maksājumi, kuru pārskaitījumi nav izpildīti, netiek deklarēti atlīdzināšanai no ELGF vai no ELFLA. Ja šādi maksājumi ELGF vai ELFLA jau tikuši deklarēti, tie no jauna jākreditē minētajiem fondiem ar nākamā mēneša/ceturkšņa deklarācijām vai, vēlākais, gada pārskatiem. Maksājumus neveic skaidrā naudā. Kredītrīkotāja un/vai tā uzraudzītāja apstiprinājumu drīkst sniegt elektroniski, ja ir nodrošināta pienācīga minēto elektronisko līdzekļu drošības pakāpe un elektroniskajos reģistros tiek ievadīta parakstītāja identitāte.

C. Uzskaites procedūras

Maksājumu aģentūra pieņem šādas procedūras:

i) uzskaites procedūras nodrošina, ka mēneša (ELGF), ceturkšņa (ELFLA) un gada deklarācijas ir pilnīgas, pareizas un laikus iesniegtas un ka ikviena kļūda vai izlaidums tiek atklāts un izlabots, it īpaši ar regulāri veiktu pārbaužu un saskaņošanas palīdzību;

ii) intervences krājumu uzskaite nodrošina daudzumu un saistīto izmaksu pareizu un savlaicīgu apstrādi un iegrāmatošanu pēc identificējamas partijas un pareizā kontā katrā posmā no piedāvājuma pieņemšanas līdz produkta fiziskai izvākšanai atbilstoši piemērojamajiem noteikumiem, kā arī nodrošina, ka jebkurā laikā var noteikt katrā vietā uzglabāto krājumu daudzumu un veidu.

D. Snieguma ziņošanas procedūras

Attiecībā uz Regulā (ES) 2021/2115 minētajiem intervenču veidiem maksājumu aģentūra nodrošina, ka ir ieviesta informācijas sistēma, kas ļauj datorizētā veidā vākt, reģistrēt un glabāt datus par katru pieprasījumu un darbību. Turklāt sistēma nodrošina datus par visiem relevantajiem izlaides rādītājiem sadalījumā pa intervencēm, lai garantētu, ka gada snieguma ziņojumi uzrāda, ka izdevumi ir veikti saskaņā ar Regulas (ES) 2021/2116 37. pantu, kā arī datus par rezultātu rādītājiem, tai skaitā mērķrādītājiem un starpposma mērķrādītājiem.

E. Avansu un nodrošinājumu procedūras

Ir pieņemtas procedūras, kas nodrošina to, ka:

i) avansa maksājumi uzskaites vai papildu reģistros tiek iegrāmatoti atsevišķi;

ii) pēc vienkārša maksājumu aģentūras pieprasījuma tiek saņemtas garantijas tikai no finanšu institūcijām, kuras atbilst šīs regulas IV nodaļas nosacījumiem un kuras ir apstiprinājušas attiecīgās iestādes, turklāt garantijas paliek spēkā līdz dzēšanai vai pieprasīšanai;

iii) avansus noskaidro noteiktajos termiņos un tos, kas nav laikus noskaidroti, tūlīt identificē un tūlīt pieprasa garantijas.

F. Parādu procedūras

Visus A–E iedaļā minētos kritērijus mutatis mutandis piemēro nodevām, atsavinātām garantijām, atlīdzinātiem maksājumiem, piešķirtajiem ieņēmumiem utt., kuri maksājumu aģentūrai jāiekasē ELGF un ELFLA uzdevumā.

Maksājumu aģentūra izveido sistēmu visu piekritīgo summu atzīšanai un visu šādu parādu reģistrēšanai vienotā debitoru virsgrāmatā pirms to saņemšanas. Debitoru virsgrāmatu regulāri inspicē, un veic nokavētu parādu iekasēšanai vajadzīgās darbības.

G. Revīzijas taka

Lai jebkurā brīdī nodrošinātu pietiekami detalizētu revīzijas taku, maksājumu aģentūrā ir pieejama informācija attiecībā uz dokumentāriem pierādījumiem par pieprasījumu autorizāciju, iegrāmatošanu un maksāšanu, ziņošanu par sniegumu un avansu, nodrošinājumu un parādu apstrādi.

3. INFORMĀCIJA UN KOMUNIKĀCIJA

A. Komunikācija

Maksājumu aģentūra pieņem procedūras, kas vajadzīgas, lai nodrošinātu, ka tiek reģistrētas visas izmaiņas Savienības noteikumos, jo īpaši piemērojamās atbalsta likmes, un laikus atjaunināti norādījumi, datubāzes un kontrolsaraksti.

B. Informācijas sistēmu drošība

Informācijas sistēmu drošību sertificē saskaņā ar Starptautiskās Standartizācijas organizācijas standartu ISO 27001 “Informācijas drošības pārvaldības sistēmas. Prasības”.

Ja Komisija to atļāvusi, dalībvalstis drīkst informācijas sistēmu drošību sertificēt saskaņā ar citiem atzītiem standartiem, ja minētie standarti garantē vismaz tādu pašu drošības līmeni, kādu garantē standarts ISO 27001.

Pirmo un otro daļu nepiemēro maksājumu aģentūrām, kas atbild par tādu gada izdevumu pārvaldību un kontroli, kuri nepārsniedz 400 miljonus EUR, ja attiecīgā dalībvalsts ir informējusi Komisiju par savu lēmumu tā vietā piemērot vienu no šādiem standartiem:

— Starptautiskās Standartizācijas organizācijas standarts ISO 27002 “Informācijas drošības kontroles prakses kodekss”;

— Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT pamataizsardzības rokasgrāmata;

— Information Systems Audit and Control Association [Informācijas sistēmu revīzijas un kontroles apvienība]: Control objectives for Information and related Technology (COBIT) [Informācijas tehnoloģijas un saistīto tehnoloģiju kontroles mērķi].

4. UZRAUDZĪBA

A. Pastāvīga uzraudzība, ko nodrošina iekšējās kontroles aktivitātes

Iekšējās kontroles aktivitātes aptver vismaz šādas jomas:

i) lai nodrošinātu noteikumu, pamatnostādņu un procedūru pienācīgu īstenošanu, tiek uzraudzīti tehniskie dienesti un deleģētās struktūras, kas atbildīgas par kontroles un citu funkciju veikšana;

ii) tiek ierosināta sistēmu maiņa, kas vajadzīga, lai uzlabotu kontroles sistēmas kopumā;

iii) tiek izskatīti maksājumu aģentūrai iesniegtie pieprasījumi un lūgumi, kā arī cita informācija, kas rada aizdomas par pārkāpumiem;

iv) lai novērstu un atklātu krāpšanu un pārkāpumus, tiek veikta uzraudzība, kurā īpašu uzmanību pievērš tādām maksājumu aģentūras kompetencē esošām KLP izdevumu jomām, kurās pastāv būtisks krāpšanas vai citu smagu pārkāpumu risks.

Pastāvīga uzraudzība ir neatņemama maksājumu aģentūras ikdienas darba un regulāri veikto pamatdarbību daļa. Aģentūras ikdienas darbu un kontroles aktivitātes pastāvīgi uzrauga visos līmeņos, lai nodrošinātu pietiekami detalizētu revīzijas taku.

B. Atsevišķi izvērtējumi, ko nodrošina iekšējās revīzijas dienests

Maksājumu aģentūra pieņem procedūras, kas vajadzīgas, lai izpildītu šādus noteikumus:

i) iekšējās revīzijas dienests ir no citām maksājumu aģentūras struktūrvienībām neatkarīgs dienests, kas par savu darbību atskaitās tieši maksājumu aģentūras direktoram;

ii) iekšējās revīzijas dienests pārliecinās par to, vai aģentūras pieņemtās procedūras ir piemērotas, lai nodrošinātu, ka tiek verificēta atbilstība Savienības noteikumiem un ka grāmatojumi ir pareizi, pilnīgi un savlaicīgi. Verifikācijas var aprobežoties ar izlases kārtībā noteiktiem pasākumiem un darījumu izlasi, ja revīzijas plāns nodrošina, ka tiek aptvertas visas būtiskās jomas, arī par autorizāciju atbildīgās struktūrvienības, laikposmā, kas nepārsniedz piecus gadus;