LV Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis L 171/90

KOMISIJAS REGULA (EK) Nr. 885/2006

(2006. gada 21. jūnijs),

ar ko nosaka sīki izstrādātus noteikumus par to, kā piemērot Padomes Regulu (EK) Nr. 1290/2005 attiecībā uz maksājumu aģentūru un citu struktūru akreditāciju un ELGF un ELFLA grāmatojumu noskaidrošanu

EIROPAS KOPIENU KOMISIJA,

ņemot vērā Eiropas Kopienas dibināšanas līgumu,

ņemot vērā Padomes 2005. gada 21. jūnija Regulu (EK) Nr. 1290/2005 par kopējās lauksaimniecības politikas finansēšanu (1), un jo īpaši tās 42. pantu,

tā kā:

(1) Pēc Padomes Regulas (EK) Nr. 1290/2005 pieņemšanas jānosaka jauni sīki izstrādāti noteikumi attiecībā uz maksājumu aģentūru un citu struktūru akreditāciju un Eiropas Lauksaimniecības garantiju fonda (ELGF) un Eiropas Lauksaimniecības fonda lauku attīstībai (ELFLA) grāmatojumu noskaidrošanu. Tādēļ Komisijas 1995. gada 7. jūlija Regula (EK) Nr. 1663/95, ar ko nosaka sīki izstrādātus noteikumus par to, kā piemērot Padomes Regulu (EEK) Nr. 729/70 attiecībā uz ELVGF Garantiju nodaļas grāmatojumu noskaidrošanas procedūru (2), jāatceļ un jāaizstāj ar jaunu regulu.

(2) Dalībvalstīm jāakreditē maksājumu aģentūras tikai tad, ja tās atbilst obligātajiem kritērijiem, kas noteikti Kopienas līmenī. Šiem kritērijiem jāaptver četras pamatjomas: iekšējā organizācija, kontroles pasākumi, informācija un saziņa un uzraudzība. Dalībvalstīm jābūt iespējai noteikt papildu akreditācijas kritērijus, lai ņemtu vērā visas maksājumu aģentūrai raksturīgās iezīmes.

(3) Dalībvalstīm pastāvīgi jāuzrauga to maksājumu aģentūras un jāizveido sistēma informācijas apmaiņai par iespējamiem neatbilstības gadījumiem. Jānosaka procedūra, kā rīkoties šādos gadījumos, tostarp pienākums sastādīt plānu konstatēto trūkumu novēršanai termiņā, kas jānosaka. Maksājumiem, ko veic maksājumu aģentūras, kuru akreditāciju dalībvalstis saglabā, pat ja tās nav īstenojušas šādu plānu trūkumu novēršanai noteiktajā termiņā, piemēro Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantā paredzēto atbilstības pārbaudes procedūru.

(4) Jānosaka sīki izstrādāti noteikumi attiecībā uz Regulas (EK) Nr. 1290/2005 8. panta 1. punkta c) apakšpunkta iii) daļā minēto ticamības deklarāciju saturu un formātu.

(5) Jāprecizē Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 3. punktā minētās koordinējošās struktūras loma un tās akreditācijai noteiktie kritēriji.

(6) Lai nodrošinātu to, ka sertifikāti un ziņojumi, kas jāsagatavo Regulas (EK) Nr. 1290/2005 7. pantā minētajām sertifikācijas struktūrām, palīdz Komisijai īstenot grāmatojumu noskaidrošanas procedūras, ir jāprecizē šo sertifikātu un ziņojumu saturs.

(7) Lai Komisija grāmatojumu noskaidrošanu varētu veikt atbilstoši Regulas (EK) Nr. 1290/2005 30. panta prasībām, jānosaka maksājumu aģentūru gada pārskatu saturs, kā arī termiņš, kad šos pārskatus un citus attiecīgos dokumentus jānosūta Komisijai. Skaidri jānosaka arī laika posms, cik ilgi maksājumu aģentūrām jāglabā Komisijai pieejami attaisnojuma dokumenti par visiem izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem.

(8) Turklāt jāprecizē, ka Komisija nosaka tās grāmatvedības informācijas formu un saturu, kas maksājumu aģentūrām tai jānosūta. Šajā sakarā ir lietderīgi iekļaut šajā regulā arī noteikumus par šādas grāmatvedības informācijas izmantošanu, ko šobrīd paredz Komisijas 1999. gada 25. oktobra Regula (EK) Nr. 2390/1999 (3), ar ko nosaka tās grāmatvedības informācijas formu un saturu, kura jāiesniedz Komisijai ELVGF Garantiju nodaļas grāmatojumu noskaidrošanas, kā arī kontroles un prognozēšanas nolūkos. Tādēļ jāatceļ Regula (EK) Nr. 2390/1999.

(9) Jāparedz sīki izstrādāti noteikumi gan grāmatojumu noskaidrošanas procedūrai, kas paredzēta Regulas (EK) Nr. 1290/2005 30. pantā, gan atbilstības pārbaudes procedūrai, kas paredzēta minētās regulas 31. pantā, tostarp mehānismam, ar kura palīdzību radušās summas attiecīgi tiek pieskaitītas vai atskaitītas no nākamajiem maksājumiem dalībvalstīm.

(10) Atbilstības pārbaudes procedūru mērķiem ar Komisijas 1994. gada 1. jūlija Lēmumu 94/442/EK, kas izveido saskaņošanas procedūru saistībā ar Eiropas Lauksaimniecības vadības un garantiju fonda Garantiju nodaļas grāmatojumu noskaidrošanu (4), izveidota saskaņošanas struktūra un izstrādāti noteikumi tās sastāvam un darbībai. Vienkāršošanas labad šie noteikumi jāiekļauj šajā regulā un, ja vajadzīgs, jāpielāgo. Tādēļ Lēmums 94/442/EK ir jāatceļ.

(11) Ja maksājumu aģentūra, kas akreditēta saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1663/95, pēc 2006. gada 16. oktobra uzsāk pildīt pienākumus, par kuriem tā nebija atbildīga pirms minētās dienas, tad jauno pienākumu veikšanai tai nepieciešama jauna akreditācija atbilstīgi šajā regulā noteiktajiem kritērijiem. Jābūt iespējai kā pārejas pasākumu līdz 2007. gada 16. oktobrim atļaut veikt akreditācijas pielāgojumus.

(12) Šajā regulā paredzētie pasākumi ir saskaņā ar Lauksaimniecības fondu komitejas atzinumu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.

1. NODAĻA

MAKSĀJUMU AĢENTŪRAS UN CITAS STRUKTŪRAS

1. pants

Maksājumu aģentūru akreditācija

1. Lai iegūtu akreditāciju, Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 1. punktā minētās maksājumu aģentūras rīcībā jābūt pārvaldes struktūrai un iekšējās kontroles sistēmai, kas atbilst šīs regulas I pielikumā minētajiem kritērijiem (še turpmāk “akreditācijas kritēriji”) attiecībā uz:

a) iekšējo organizāciju,

b) kontroles pasākumiem,

c) informāciju un saziņu,

d) uzraudzību.

Dalībvalstis var noteikt papildu akreditācijas kritērijus, lai ņemtu vērā maksājumu aģentūras lielumu, pienākumus un citas tai raksturīgās iezīmes.

2. Dalībvalsts katrai maksājumu aģentūrai izraugās iestādi ministrijas līmenī, kuras kompetencē ir aģentūras akreditācijas piešķiršana un atsaukšana un ar šo regulu tai noteikto uzdevumu veikšana (še turpmāk “kompetentā iestāde”). Tā par to informē Komisiju.

3. Kompetentā iestāde pieņem oficiālu lēmumu par maksājumu aģentūras akreditāciju, pamatojoties uz akreditācijas kritēriju pārbaudi.

Pārbaudi veic struktūra, kas ir neatkarīga no akreditējamās maksājumu aģentūras, un tajā jo īpaši iekļauj pasākumus attiecībā uz maksājumu apstiprināšanu un izpildi, Kopienas budžeta nodrošinājumu, informācijas sistēmu drošību, grāmatvedības dokumentu saglabāšanu, pienākumu sadali un iekšējās vai ārējās kontroles atbilstību saistībā ar Eiropas Lauksaimniecības garantiju fonda (ELGF) un Eiropas Lauksaimniecības fonda lauku attīstībai (ELFLA) finansētajiem darījumiem.

4. Ja kompetentā iestāde nav pārliecināta, ka maksājumu aģentūra atbilst akreditācijas kritērijiem, tā maksājumu aģentūrai dod norādījumus, iekļaujot tajos nosacījumus, kas maksājumu aģentūrai jāizpilda, lai tā varētu saņemt akreditāciju.

Kamēr tiek veiktas nepieciešamās izmaiņas, akreditāciju var piešķirt pagaidu kārtā uz laika posmu, ko nosaka, ņemot vērā konstatētās problēmas nopietnību, bet tas nedrīkst pārsniegt 12 mēnešus. Pietiekami pamatotos gadījumos pēc attiecīgās dalībvalsts lūguma Komisija šo laikposmu var pagarināt.

5. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 8. panta 1. punkta a) apakšpunktā paredzēto informāciju dara zināmu tūlīt pēc tam, kad maksājumu aģentūra saņēmusi pirmo akreditāciju, bet jebkurā gadījumā pirms tās veicamo izdevumu ieskaitīšanas ELGF vai ELFLA. Tai pievieno deklarācijas un dokumentus, kuros iekļauj šādas ziņas:

a) maksājumu aģentūrai uzticētie pienākumi;

b) pienākumu sadale starp tās struktūrvienībām;

c) tās saistība ar citām valsts vai privātām institūcijām, kas ir atbildīgas par to pasākumu īstenošanu, kuru izdevumus aģentūra ieskaita ELGF vai ELFLA;

d) kārtība, kādā tiek pieņemti, pārbaudīti un apstiprināti saņēmēju pieprasījumi un tiek atļauti, izmaksāti un iegrāmatoti izdevumi;

e) noteikumi par informācijas sistēmu drošību.

6. Komisija informē Lauksaimniecības fondu komiteju par katrā dalībvalstī akreditētajām maksājumu aģentūrām.

2. pants

Akreditācijas pārskatīšana

1. Kompetentajai iestādei pastāvīgi jāuzrauga maksājumu aģentūras, par kurām tā ir atbildīga, jo sevišķi pamatojoties uz sertifikātiem un ziņojumiem, ko saskaņā ar 5. panta 3. un 4. punktu izstrādājusi sertifikācijas struktūra, kā arī jāseko tam, kā tiek novērsti konstatētie trūkumi. Reizi trīs gados kompetentā iestāde rakstiski informē Komisiju par šādas uzraudzības rezultātiem un norāda, vai maksājumu aģentūras joprojām atbilst akreditācijas kritērijiem.

2. Dalībvalstis izveido sistēmu, kas nodrošina, ka jebkura informācija, kas liek domāt, ka maksājumu aģentūra neatbilst akreditācijas kritērijiem, nekavējoties tiek darīta zināma kompetentajai iestādei.

3. Ja akreditēta maksājumu aģentūra vairs neievēro vienu vai vairākus akreditācijas kritērijus vai pastāv ļoti nopietni trūkumi, kas var ietekmēt aģentūras spēju izpildīt Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 1. punktā minētos uzdevumus, kompetentā iestāde pārbauda aģentūras akreditāciju un sastāda plānu, lai tā atkarībā no problēmas nopietnības noteiktā termiņā, kas nedrīkst pārsniegt 12 mēnešus no dienas, kad uzsākta akreditācijas pārbaude, novērstu norādītos trūkumus. Pietiekami pamatotos gadījumos pēc attiecīgās dalībvalsts lūguma Komisija šo laikposmu var pagarināt.

4. Kompetentā iestāde informē Komisiju par visiem saskaņā ar 3. punktu sagatavotajiem plāniem un par šo plānu īstenošanu.

5. Ja akreditācija tiek atsaukta, kompetentā iestāde nekavējoties akreditē citu maksājumu aģentūru saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 2. punktu un šīs regulas 1. pantu, lai nodrošinātu to, ka maksājumi saņēmējiem netiek pārtraukti.

6. Ja Komisija konstatē, ka kompetentā iestāde nav izpildījusi savu pienākumu sastādīt plānu trūkumu novēršanai saskaņā ar 3. punktu vai ka maksājumu aģentūra joprojām ir akreditēta, kaut arī noteiktajā termiņā šāds plāns nav pilnībā īstenots, tā nodrošina, lai tiktu novērsti visi trūkumi, piemērojot Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantā paredzēto atbilstības pārbaudi.

3. pants

Ticamības deklarācija

1. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 8. panta 1. punkta c) apakšpunkta iii) daļā minēto ticamības deklarāciju sagatavo savlaicīgi, lai sertifikācijas struktūra varētu dot šīs regulas 5. panta 4. punkta otrās daļas b) apakšpunktā minēto atzinumu.

Ticamības deklarāciju sagatavo, kā norādīts II pielikumā, un tajā ir pieļaujamas atrunas, aprēķinot iespējamo finansiālo ietekmi. Tādā gadījumā deklarācijā iekļauj plānu trūkumu novēršanai, kā arī grafiku šā plāna īstenošanai.

2. Ticamības deklarācija jāpamato uz efektīvu ieviestās vadības un kontroles sistēmas uzraudzību visu gadu.

4. pants

Koordinējošā struktūra

1. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 3. punktā minētā koordinējošā struktūra ir vienīgais Komisijas sarunu partneris attiecīgajām dalībvalstīm visos jautājumos saistībā ar ELGF un ELFLA attiecībā uz:

a) Kopienas dokumentu un attiecīgo pamatnostādņu izplatīšanu maksājumu aģentūrām un par šo dokumentu un pamatnostādņu īstenošanu atbildīgajām struktūrām, kā arī to saskaņotas piemērošanas veicināšanu;

b) Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. un 8. pantā minētās informācijas sniegšanu Komisijai;

c) tās grāmatvedības informācijas pieejamību Komisijai, kas nepieciešama statistikas un kontroles nolūkos.

2. Maksājumu aģentūra var darboties kā koordinējošā struktūra, ja šīs abas funkcijas ir nodalītas.

3. Pildot savus uzdevumus, koordinējošā struktūra var saskaņā ar valsts procedūrām izmantot citas pārvaldes struktūras vai struktūrvienības, īpaši tās, kurām ir grāmatvedības vai tehniskā pieredze.

4. Attiecīgā dalībvalsts pieņem oficiālu lēmumu ministrijas līmenī par koordinējošās struktūras akreditāciju pēc tam, kad tā ir pārliecinājusies, ka struktūras administratīvā sistēma dod pietiekamas garantijas tam, ka struktūra spēs izpildīt Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 3. punkta otrajā daļā minētos uzdevumus.

Lai saņemtu akreditāciju, koordinējošās struktūras rīcībā jābūt procedūrām, lai nodrošinātu to, ka:

a) visu Komisijai adresēto deklarāciju pamatā ir informācija, kas iegūta no attiecīgi pilnvarotiem avotiem;

b) Komisijai adresētās deklarācijas pirms to nosūtīšanas tiek attiecīgi apstiprinātas;

c) ir atbilstīgs auditācijas pieraksts, lai papildinātu Komisijai nosūtīto informāciju;

d) saņemtā un nosūtītā informācija tiek droši uzglabāta papīra vai elektroniskā formā.

5. Koordinējošās struktūras glabāto datu konfidencialitāti, integritāti un pieejamību nodrošina ar pasākumiem, kas pielāgoti katras atsevišķās koordinējošās struktūras pārvaldes struktūrai, personālam un tehnoloģiskajai videi. Finansiālais un tehnoloģiskais ieguldījums ir proporcionāls faktiskajiem riskiem, kas radušies.

6. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 6. panta 3. punkta pirmajā daļā un 8. panta 1. punkta a) apakšpunktā paredzēto informāciju dara zināmu tūlīt pēc tam, kad koordinējošā struktūra saņēmusi pirmo akreditāciju, bet jebkurā gadījumā pirms izdevumi, par kuriem tā ir atbildīga, tiek ieskaitīti ELGF vai ELFLA. Tai pievieno struktūras akreditācijas dokumentus, kā arī informāciju par administratīvajiem, grāmatvedības uzskaites un iekšējās kontroles nosacījumiem tās darbībai.

5. pants

Sertifikācija

1. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 7. pantā minēto sertifikācijas struktūru izvēlas kompetentā iestāde. Savā darbībā tā ir neatkarīga no maksājumu aģentūras un attiecīgās koordinējošās struktūras, un tai ir vajadzīgā tehniskā pieredze.

2. Sertifikācijas struktūra veic attiecīgās maksājumu aģentūras pārbaudi saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem, ņemot vērā Komisijas noteiktās pamatnostādnes par šo standartu piemērošanu.

Sertifikācijas struktūra veic pārbaudes gan finanšu gada laikā, gan pēc katra finanšu gada beigām.

3. Sertifikācijas struktūra izsniedz sertifikātu, norādot, vai tā ir guvusi pietiekamu pārliecību par to, ka Komisijai nosūtāmajos pārskatos atspoguļotā informācija ir patiesa, pilnīga un precīza un ka iekšējās kontroles procedūras veiktas pienācīgi.

Sertifikāta pamatā ir procedūru un darījumu parauga pārbaude. Maksājumu aģentūras administratīvo struktūru pārbauda tikai attiecībā uz to, vai šī struktūra spēj nodrošināt, ka atbilstība Kopienas noteikumiem tiek pārbaudīta pirms maksājumu veikšanas.

4. Sertifikācijas struktūra izstrādā ziņojumu par pārbaužu rezultātiem. Ziņojums attiecas uz valsts muitas iestādēm deleģētajām vai to veiktajām funkcijām. Ziņojumā norāda, vai:

a) maksājumu aģentūra atbilst akreditācijas kritērijiem;

b) maksājumu aģentūras procedūras dod pietiekamu pārliecību par to, ka izdevumu ieskaitīšana ELGF vai ELFLA veikta atbilstīgi Kopienas noteikumiem, kā arī par to, kādi uzlabojumu ieteikumi sniegti, ja tādi ir, un kā tie pildīti;

c) šīs regulas 6. panta 1. punktā minētie gada pārskati atbilst maksājumu aģentūras grāmatvedības reģistriem un dokumentiem;

d) izdevumu un intervences operāciju deklarācijas patiesi, pilnīgi un precīzi atspoguļo ELGF vai ELFLA uzticētās operācijas;

e) Kopienas finansiālās intereses ir pienācīgi aizsargātas attiecībā uz veiktajiem avansa maksājumiem, iegūtajiem galvojumiem, intervences krājumiem un iekasējamajām summām.

Ziņojumam pievieno:

a) informāciju par revīziju veikušā personāla skaitu un kvalifikāciju, paveikto darbu, pārbaudīto darījumu skaitu, iegūto svarīguma un uzticības pakāpi, visiem konstatētajiem trūkumiem un ieteikumiem darbības uzlabošanai, kā arī par sertifikācijas struktūras un maksājumu aģentūras un iekšējo un ārējo revīzijas dienestu darbību, no kā sertifikācijas struktūra pilnībā vai daļēji ieguva pārliecību par jautājumiem, kas atspoguļoti ziņojumā;

b) atzinumu par Regulas (EK) Nr. 1290/2005 8. panta 1. punkta c) apakšpunkta iii) daļā minēto ticamības deklarāciju.

2. NODAĻA

GRĀMATOJUMU NOSKAIDROŠANA

6. pants

Gada pārskatu saturs

Regulas (EK) Nr. 1290/2005 8. panta 1. punkta c) apakšpunkta iii) daļā minētie gada pārskati iekļauj:

a) piešķirtos ieņēmumus, kas minēti Regulas (EK) Nr. 1290/2005 34. pantā;

b) kopējos ELGF izdevumus pa Kopienas budžeta pozīcijām un apakšpozīcijām;

c) ELFLA izdevumus sadalījumā pa programmām un pasākumiem;

d) informāciju par izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem vai apliecinājumu tam, ka informācija par katru darījumu tiek glabāta Komisijas rīcībā esošā datnē;

e) tabulu, kura attēlo atšķirības sadalījumā pa pozīcijām un apakšpozīcijām vai – ELFLA gadījumā – sadalījumā pa programmām un pasākumiem starp izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem, kas uzrādīti gada pārskatos un kas par to pašu laikposmu uzrādīti dokumentos, kuri attiecībā uz ELGF minēti 4. panta 1. punkta c) apakšpunktā Komisijas 2006. gada 21. jūnijā Regulā (EK) Nr. 883/2006, ar ko nosaka sīki izstrādātus noteikumus par to, kā piemērot Padomes Regulu (EK) Nr. 1290/2005 attiecībā uz maksājumu aģentūru veikto uzskaiti, izdevumu un ieņēmumu deklarācijām un nosacījumiem izdevumu atlīdzināšanai atbilstīgi ELGF un ELFLA (5), un attiecībā uz ELFLA norādīti minētās regulas 16. panta 2. punktā, kopā ar paskaidrojumiem par katru atšķirību;

f) tabulu ar summām, kas jāatgūst līdz finanšu gada beigām, izmantojot III pielikumā doto paraugu;

g) kopsavilkumu par intervences operācijām un deklarāciju par krājumu apjomu un atrašanās vietu finanšu gada beigās;

h) apliecinājumu tam, ka maksājumu aģentūras datnēs tiek glabāta informācija par katru intervences krājumu pārvietošanas gadījumu.

7. pants

Informācijas nosūtīšana

1. Grāmatojumu noskaidrošanas nolūkos, ievērojot Regulas (EK) Nr. 1290/2005 30. pantu, katra dalībvalsts nosūta Komisijai:

a) gada pārskatos iekļauto informāciju, kas minēta šīs regulas 6. pantā;

b) sertifikātus un ziņojumus, ko sagatavojusi sertifikācijas struktūra vai struktūras, kā minēts šīs regulas 5. panta 3. un 4. punktā;

c) visus grāmatvedības reģistros izdarītos ierakstus, kas nepieciešami statistikas un kontroles nolūkos;

d) ticamības deklarāciju vai deklarācijas, kā minēts šīs regulas 3. pantā.

2. Šā panta 1. punktā minētos dokumentus un grāmatvedības informāciju nosūta Komisijai vēlākais līdz 1. februārim nākamajā gadā pēc finanšu gada, uz kuru tā attiecas. Šā panta 1. punkta a), b) un d) apakšpunktā minētos dokumentus nosūta vienā eksemplārā kopā ar dokumentu elektronisko versiju atbilstīgi Komisijas noteiktajam formātam un nosacījumiem, ievērojot Regulas (EK) Nr. 883/2006 18. pantu.

3. Pēc Komisijas lūguma vai pēc dalībvalsts iniciatīvas papildu informāciju attiecībā uz grāmatojumu noskaidrošanu var adresēt Komisijai termiņā, ko nosaka Komisija, ņemot vērā šādas informācijas iegūšanai nepieciešamo darba apjomu. Nesaņemot šādu informāciju, Komisija var noskaidrot grāmatojumus, pamatojoties uz informāciju, kas ir tās rīcībā.

4. Attiecīgi pamatotos gadījumos Komisija var apmierināt lūgumu par novēlotu informācijas iesniegšanu, ja šis lūgums ir adresēts tai pirms informācijas iesniegšanai noteiktā termiņa beigām.

5. Ja dalībvalsts ir akreditējusi vairāk nekā vienu maksājumu aģentūru, tā līdz 15. februārim nākamajā gadā pēc attiecīgā finanšu gada beigām nosūta Komisijai arī koordinējošās struktūras sagatavotu kopsavilkumu, kurā sniegts pārskats par 3. pantā minētajām ticamības deklarācijām un 5. panta 3. punktā minētajiem sertifikātiem.

8. pants

Grāmatvedības informācijas forma un saturs

1. Šīs regulas 7. panta 1. punkta c) apakšpunktā minētās grāmatvedības informācijas formu un saturu, kā arī veidu, kādā tā nosūtāma Komisijai, nosaka atbilstoši procedūrai, kas minēta Regulas (EK) Nr. 1290/2005 41. panta 2. punktā.

2. Komisija grāmatvedības informāciju izmanto tikai šādiem mērķiem:

a) funkciju veikšanai saistībā ar grāmatojumu noskaidrošanu atbilstoši Regulas (EK) Nr. 1290/2005 prasībām;

b) situācijas turpmākās attīstības kontrolei un prognožu sniegšanai lauksaimniecības nozarē.

Eiropas Kopienu Revīzijas palātai un Eiropas Birojam krāpšanas apkarošanai (OLAF) ir pieeja šai informācijai to funkciju pildīšanas nolūkā.

3. Visi personas dati, kas iekļauti apkopotajā grāmatvedības informācijā, tiek apstrādāti tikai 2. punktā noteiktajiem mērķiem. Jo īpaši, ja Komisija grāmatvedības informāciju izmanto tikai 2. punkta b) apakšpunktā minētajiem mērķiem, Komisija padara šādu informāciju anonīmu un apstrādā to tikai apkopotā veidā.

4. Attiecīgās personas visus neskaidros jautājumus par saviem personas datiem adresē Komisijai, kā noteikts IV pielikumā.

5. Komisija nodrošina grāmatvedības informācijas konfidencialitāti un drošību.

9. pants

Grāmatvedības informācijas saglabāšana

1. Attaisnojuma dokumentus par finansētajiem izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem, kas jāiekasē ELGF, glabā Komisijai pieejamus vismaz trīs gadus pēc tā gada, kurā Komisija noskaidro grāmatojumus par attiecīgo finanšu gadu saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 30. pantu.

2. Attaisnojuma dokumentus par finansētajiem izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem, kas jāiekasē ELFLA, glabā Komisijai pieejamus vismaz trīs gadus pēc tā gada, kurā maksājumu aģentūra izdarījusi pēdējo maksājumu.

3. Pārkāpumu vai nolaidības gadījumā 1. un 2. punktā minētos attaisnojuma dokumentus glabā Komisijai pieejamus vismaz trīs gadus pēc tā gada, kurā summas no saņēmēja ir atgūtas pilnībā un kreditētas ELGF un ELFLA kontā vai kurā tika konstatētas neatgūšanas finansiālās sekas saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 32. panta 5. punktu vai 33. panta 8. punktu.

4. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantā paredzētās atbilstības pārbaudes procedūras gadījumā šā panta 1. un 2. punktā minētos attaisnojuma dokumentus glabā Komisijai pieejamus vismaz vienu gadu pēc tā gada, kurā šī procedūra tika pabeigta, vai, ja lēmums par atbilstību tiek izskatīts Eiropas Kopienu Tiesā, –– vismaz vienu gadu pēc tā gada, kurā šī tiesvedība pabeigta.

10. pants

Finanšu grāmatojumu noskaidrošana

1. Regulas (EK) Nr. 1290/2005 30. pantā minētais lēmums par grāmatojumu noskaidrošanu nosaka katrā dalībvalstī attiecīgajā finanšu gadā veikto izdevumu summas, kuras jāatzīst par summām, kas ieskaitāmas ELGF un ELFLA, pamatojoties uz šīs regulas 6. pantā minētajiem pārskatiem un jebkuru maksājumu samazināšanu un pārtraukšanu saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 17. un 27. pantu.

ELGF gadījumā minētais lēmums nosaka arī summas, ko sedz Kopiena un attiecīgā dalībvalsts saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 32. panta 5. punktu.

ELFLA gadījumā summā, kas noteikta lēmumā par grāmatojumu noskaidrošanu, ietilpst līdzekļi, ko attiecīgā dalībvalsts var izmantot atkārtoti saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 33. panta 3. punkta c) apakšpunktu.

2. Attiecībā uz ELGF summu, kas saskaņā ar lēmumu par grāmatojumu noskaidrošanu ir atgūstama no katras dalībvalsts vai izmaksājama tai, nosaka, atskaitot attiecīgā finanšu gada ikmēneša maksājumus no attiecīgajā gadā atzītajiem izdevumiem saskaņā ar 1. punktu. Komisija šo summu atskaita no ikmēneša maksājuma, kas attiecas uz izdevumiem, kuri veikti otrajā mēnesī pēc lēmuma par grāmatojumu noskaidrošanu, vai pieskaita minētajam maksājumam.

Attiecībā uz ELFLA summu, kas saskaņā ar lēmumu par grāmatojumu noskaidrošanu ir atgūstama no katras dalībvalsts vai izmaksājama tai, nosaka, atskaitot attiecīgajā finanšu gadā veiktos starpposmu maksājumus no attiecīgajā gadā atzītajiem izdevumiem saskaņā ar 1. punktu. Komisija šo summu atskaita no nākamā starpposmu maksājuma vai galīgā maksājuma vai pieskaita tam.

3. Vēlākais līdz 31. martam gadā, kas seko finanšu gada beigām, Komisija nosūta attiecīgajai dalībvalstij tās veikto iesniegtās informācijas pārbaužu rezultātus, kā arī tās ierosinātos grozījumus.

4. Ja uz attiecīgo dalībvalsti attiecināmu iemeslu dēļ Komisija nespēj noskaidrot dalībvalsts grāmatojumus līdz nākamā gada 30. aprīlim, Komisija paziņo dalībvalstij par papildu izmeklēšanu, ko tā ierosina veikt saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 37. pantu.

5. Šis pants mutatis mutandis piemērojams piešķirtajiem ieņēmumiem Regulas (EK) Nr. 1290/2005 34. panta nozīmē.

11. pants

Atbilstības pārbaude

1. Ja kādas izmeklēšanas rezultātā Komisija uzskata, ka izdevumi netika veikti saskaņā ar Kopienas noteikumiem, tā paziņo attiecīgajai dalībvalstij izmeklēšanas rezultātus un norāda korektīvos pasākumus, kas veicami, lai nodrošinātu atbilstību šiem noteikumiem turpmāk.

Paziņojumā iekļauj atsauci uz šo pantu. Dalībvalsts sniedz atbildi divu mēnešu laikā pēc paziņojuma saņemšanas, un Komisija pēc tam var mainīt savu nostāju. Attaisnotos gadījumos Komisija var piekrist atbildes termiņa pagarinājumam.

Pēc atbildes termiņa beigām Komisija sasauc divpusēju sanāksmi, un abas puses cenšas vienoties par veicamajiem pasākumiem, kā arī par pārkāpuma nopietnības un Kopienas budžetam radītā finansiālā zaudējuma novērtējumu.

2. Divu mēnešu laikā pēc 1. punkta trešajā daļā minētās sanāksmes protokola saņemšanas dalībvalsts dara zināmu sanāksmes laikā pieprasīto informāciju vai jebkuru citu informāciju, ko tā uzskata par noderīgu turpmākai izmeklēšanai.

Attaisnotos gadījumos pēc pamatota dalībvalsts lūguma Komisija var pagarināt šo pirmajā daļā minēto termiņu. Lūgumu adresē Komisijai pirms šā termiņa beigām.

Pēc pirmajā daļā minētā termiņa beigām Komisija oficiāli paziņo secinājumus dalībvalstij, pamatojoties uz informāciju, kas saņemta atbilstības pārbaudes procedūras laikā. Paziņojumā novērtē izdevumus, ko Komisija plāno izslēgt no Kopienas finansējuma saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantu, un iekļauj atsauci uz šīs regulas 16. panta 1. punktu.

3. Dalībvalsts informē Komisiju par tās veiktajiem korektīvajiem pasākumiem, lai nodrošinātu atbilstību Kopienas noteikumiem, kā arī šo pasākumu īstenošanas faktisko dienu.

Pēc tam, kad Komisija ir pārbaudījusi visus saskaņošanas struktūras sagatavotos ziņojumus saskaņā ar šīs regulas 3. nodaļu, tā pieņem, ja vajadzīgs, vienu vai vairākus lēmumus saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantu, lai izslēgtu no Kopienas finansējuma tos izdevumus, kurus ietekmējusi neatbilstība Kopienas noteikumiem, kamēr dalībvalsts nav efektīvi īstenojusi korektīvos pasākumus.

Novērtējot no Kopienas finansējuma izslēdzamos izdevumus, Komisija var ņemt vērā informāciju, ko dalībvalsts darījusi zināmu pēc 2. punktā minētā termiņa beigām, ja tas nepieciešams Kopienas budžetam radītā finansiālā zaudējuma precīzākiem aprēķiniem, ar nosacījumu, ka informācijas novēlotu iesniegšanu attaisno izņēmuma apstākļi.

4. Attiecībā uz ELGF atskaitījumus no Kopienas finansējuma Komisija veic no ikmēneša maksājumiem, kas saistīti ar izdevumiem, kuri veikti otrajā mēnesī pēc Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantā minētā lēmuma pieņemšanas.

Attiecībā uz ELFLA atskaitījumus no Kopienas finansējuma Komisija veic no nākamā starpposmu maksājuma vai galīgā maksājuma.

Taču pēc dalībvalsts lūguma, kad to attaisno atskaitījumu nozīmīgums, un pēc apspriešanās ar Lauksaimniecības fondu komiteju Komisija atskaitījumiem var noteikt atšķirīgu termiņu.

5. Šo pantu mutatis mutandis piemēro piešķirtajiem ieņēmumiem Regulas (EK) Nr. 1290/2005 34. panta nozīmē.

3. NODAĻA

SASKAŅOŠANAS PROCEDŪRA

12. pants

Saskaņošanas struktūra

Regulas (EK) Nr. 1290/2005 31. pantā paredzētās atbilstības pārbaudes procedūras mērķiem, saskaņojot ar Komisiju, izveido saskaņošanas struktūru. Tās uzdevumi ir:

a) izskatīt visas lietas, ko tai nodevusi dalībvalsts, kas saņēmusi oficiālu paziņojumu no Komisijas saskaņā ar šīs regulas 11. panta 2. punkta trešo daļu, tostarp to izdevumu novērtējumu, ko Komisija ir paredzējusi izslēgt no Kopienas finansējuma;

b) censties samierināt Komisijas un attiecīgās dalībvalsts atšķirīgās nostājas;

c) izmeklēšanas beigās sagatavot ziņojumu par saskaņošanas centienu iznākumu, izdarot piezīmes, ko tā uzskata par noderīgām, ja visi vai daži strīdus punkti paliek neatrisināti.

13. pants

Saskaņošanas struktūras sastāvs

1. Saskaņošanas struktūra sastāv no pieciem locekļiem, kurus izraugās no personām, kas ir autoritātes un garantē neatkarību un augstu kvalifikāciju kopējās lauksaimniecības politikas finansēšanas, tostarp lauku attīstības, vai finanšu revīzijas prakses jautājumos.

Šīs personas ir dažādu dalībvalstu pilsoņi.

2. Struktūras priekšsēdētāju, locekļus un locekļu aizvietotājus pēc apspriešanās ar Lauksaimniecības fondu komiteju ieceļ Komisija uz sākotnējo pilnvaru termiņu, kas ir trīs gadi.

Pilnvaru termiņu katru reizi var pagarināt tikai uz gadu, informējot par to Lauksaimniecības fondu komiteju. Taču, ja ieceļamais priekšsēdētājs jau ir saskaņošanas struktūras loceklis, viņa sākotnējais pilnvaru termiņš priekšsēdētāja amatā ir trīs gadi.

Struktūras priekšsēdētāja, locekļu un locekļu aizvietotāju vārdu un uzvārdu publicē Eiropas Savienības Oficiālā Vēstneša C sērijā.

3. Saskaņošanas struktūras locekļi saņem atlīdzību atkarībā no laika, kas tiem bijis jāvelta attiecīgajam uzdevumam. Sakaru un transporta izmaksas kompensē saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem.

4. Pēc pilnvaru termiņa beigām struktūras priekšsēdētājs un locekļi paliek amatā līdz viņu aizvietošanai vai iecelšanai amatā atkārtoti.

5. Pēc apspriešanās ar Lauksaimniecības fondu komiteju Komisija var pārtraukt pilnvaru termiņu struktūras loceklim, kurš vairs neatbilst nosacījumiem savu uzdevumu veikšanai saskaņošanas struktūrā vai jebkāda iemesla dēļ uz nenoteiktu laiku nav pieejams.

Tādā gadījumā struktūras locekli uz atlikušo amata pilnvaru laiku aizstāj ar aizvietotāju, informējot par to Lauksaimniecības fondu komiteju.

Ja priekšsēdētāja pilnvaru termiņš tiek pārtraukts, Komisija pēc apspriešanās ar Lauksaimniecības fondu komiteju ieceļ struktūras locekli, kam jāpilda priekšsēdētāja pienākumi atlikušajā pilnvaru laikā.

14. pants

Saskaņošanas struktūras neatkarība

1. Saskaņošanas struktūras locekļi veic pienākumus pilnīgi neatkarīgi, nedz pieprasot, nedz arī pieņemot kādas valdības vai struktūras norādījumus.

Saskaņošanas struktūras loceklis nedrīkst piedalīties struktūras darbā vai parakstīt ziņojumu, ja iepriekšējā amatā šis loceklis ir bijis personīgi iesaistīts izskatāmajā jautājumā.

2. Neskarot Līguma 287. pantu, struktūras locekļi nedrīkst izpaust nekādu informāciju, ko tie ieguvuši, strādājot saskaņošanas struktūrā. Šāda informācija ir konfidenciāla, un uz to attiecas dienesta noslēpuma ievērošanas pienākums.

15. pants

Darbības noteikumi

1. Saskaņošanas struktūra tiekas Komisijas telpās. Priekšsēdētājs sagatavo un organizē darbu. Priekšsēdētāja prombūtnē, neskarot 13. panta 5. punkta pirmo daļu, priekšsēdētāja funkcijas veic vecākais struktūras loceklis.

Saskaņošanas struktūras sekretariāta funkcijas nodrošina Komisija.

2. Neskarot 14. panta 1. punkta otro daļu, ziņojumus pieņem ar klātesošo struktūras locekļu absolūtu balsu vairākumu, vajadzīgais kvorums ir trīs struktūras locekļi.

Ziņojumus paraksta priekšsēdētājs un locekļi, kas piedalījušies apspriedē. Tos līdzparaksta sekretariāts.

16. pants

Saskaņošanas procedūra

1. Dalībvalsts var nodot lietu izskatīšanai saskaņošanas struktūrā trīsdesmit darba dienu laikā no brīža, kad tā saņēmusi 11. panta 2. punkta trešajā daļā minēto Komisijas oficiālo paziņojumu, nosūtot saskaņošanas struktūras sekretariātam pamatotu lūgumu par saskaņošanu.

Procedūru, kas jāievēro, un sekretariāta adresi dalībvalstij paziņo ar Lauksaimniecības fondu komitejas starpniecību.

2. Lūgums par saskaņošanu pieņemams tikai tad, ja summa, ko Komisijas paredzējusi izslēgt no Kopienas finansējuma saskaņā ar Komisijas paziņojumu, vai nu

a) pārsniedz vienu miljonu euro, vai

b) ir vismaz 25 % no dalībvalsts kopējiem gada izdevumiem attiecīgajā budžeta pozīcijā.

Turklāt, ja iepriekš notikušajās sarunās dalībvalsts ir apgalvojusi un pierādījusi, ka lieta attiecas uz Kopienas noteikumu piemērošanas principiem, saskaņošanas struktūras priekšsēdētājs var pasludināt lūgumu par saskaņošanu par pieņemamu. Taču šāds lūgums nav pieņemams, ja tas saistīts vienīgi ar lietas juridisko interpretāciju.

3. Saskaņošanas struktūra veic izmeklēšanu, cik neformāli un ātri vien tas ir iespējams, pamatojoties uz pierādījumiem lietas materiālos un Komisijas un attiecīgo valsts iestāžu godīgu uzklausīšanu.

4. Ja saskaņošanas struktūra četru mēnešu laikā pēc lietas nodošanas tai nespēj samierināt Komisijas un attiecīgās dalībvalsts atšķirīgās nostājas, saskaņošanas procedūru uzskata par neveiksmīgu. Šīs regulas 12. panta c) apakšpunktā minētajā ziņojumā norāda iemeslus, kādēļ nostājas nav bijušas samierināmas. Tajā norāda arī, vai lietas izskatīšanas procesā ir panākta kāda daļēja vienošanās.

Ziņojumu nosūta:

a) attiecīgajai dalībvalstij;

b) Komisijai;

c) citām dalībvalstīm Lauksaimniecības fondu komitejas struktūras ietvaros.

4. NODAĻA

PĀREJAS UN NOBEIGUMA NOTEIKUMI

17. pants

Pārejas noteikumi

1. Ja maksājumu aģentūra, kas akreditēta saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1663/95, uzņemas atbildību par izdevumiem, par kuriem tā iepriekš nebija atbildīga, šīs regulas 1. panta 3. punktā noteiktā pārbaude un jaunā akreditācija, kas vajadzīga jauno pienākumu rezultātā, jāpabeidz vēlākais līdz 2007. gada 16. oktobrim.

2. Par 2007. finanšu gadu 5. panta 4. punktā minētajā sertifikācijas struktūras ziņojumā, ciktāl tas attiecas uz informācijas sistēmu drošību, iekļauj tikai piezīmes un provizoriskus secinājumus, izmantojot punktu piešķiršanas mehānismu, par maksājumu aģentūras veiktajiem pasākumiem. Šīs piezīmes sagatavo, pamatojoties uz piemērojamiem starptautiski atzītiem drošības standartiem, kā minēts I pielikuma 3.B punktā, un norādot, kādā apjomā veikti efektīvi drošības pasākumi.

18. pants

Atcelšana

1. Regulu (EK) Nr. 1663/95, Regulu (EK) Nr. 2390/1999 un Lēmumu 94/442/EK atceļ no 2006. gada 16. oktobra. Tomēr Regulu (EK) Nr. 1663/95 turpina piemērot grāmatojumu noskaidrošanai saskaņā ar Padomes Regulas (EK) Nr. 1258/1999 (6) 7. panta 3. punktu par 2006. finanšu gadu.

Saskaņošanas struktūras priekšsēdētājs, locekļi un locekļu aizvietotāji, kas iecelti saskaņā ar Lēmumu 94/442/EK, paliek amatā līdz to pilnvaru termiņa beigām vai kamēr tiek aizstāti.

2. Atsauces uz atceltajiem tiesību aktiem, kas minēti 1. punktā, uzskatāmas par atsaucēm uz šo regulu un jālasa saskaņā ar V pielikumā doto atbilstības tabulu.

19. pants

Stāšanās spēkā un piemērošana

Šī regula stājas spēkā septītajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

To piemēro no 2006. gada 16. oktobra. Tomēr 3. un 5. pantu, 6. panta a) līdz e), g) un h) apakšpunktu, 7. un 10. pantu piemēro tikai attiecībā uz izdevumiem un piešķirtajiem ieņēmumiem par 2007. finanšu gadu un turpmākiem gadiem.

Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs. Briselē, 2006. gada 21. jūnija. Komisijas vārdā – Komisijas locekle Mariann FISCHER BOEL

(1) OV L 209, 11.8.2005., 1. lpp. Regulā grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 320/2006 (OV L 58, 28.2.2006., 42. lpp.).

(2) OV L 158, 8.7.1995., 6. lpp. Regulā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 465/2005 (OV L 77, 23.3.2005., 6. lpp.).

(3) OV L 295, 16.11.1999., 1. lpp. Regulā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 1359/2005 (OV L 214, 19.8.2005., 11. lpp.).

(4) OV L 182, 16.7.1994., 45. lpp. Lēmumā jaunākie grozījumi izdarīti ar Lēmumu 2001/535/EK (OV L 193, 17.7.2001., 25. lpp.).

(5) Skatīt šā Oficiālā Vēstneša 1. lpp.

(6) OV L 160, 26.6.1999., 103. lpp.

I PIELIKUMS AKREDITĀCIJAS KRITĒRIJI 1. Iekšējā organizācija A) Organizatoriskā struktūra Aģentūras rīcībā ir organizatoriskā struktūra, kas tai ļauj veikt šādas funkcijas attiecībā uz ELGF un ELFLA izdevumiem: i) maksājumu apstiprināšana un kontrole, lai noteiktu pieprasītājam maksājamo summu saskaņā ar Kopienas noteikumiem, kurā jo īpaši ietilpst administratīvā kontrole un pārbaudes uz vietas; ii) maksājumu izpilde, lai izmaksātu apstiprināto summu pieprasītājam (vai viņa pārstāvim) vai lauku attīstības gadījumā – Kopienas līdzfinansējuma daļu; iii) maksājumu iegrāmatošana, lai visus ELGF un ELFLA izdevumus ierakstītu atsevišķos aģentūras izdevumu grāmatojumos, ko parasti veic, izmantojot informācijas sistēmu, kā arī periodisku izdevumu kopsavilkumu sagatavošana, tostarp ikmēneša, ceturkšņa (ELFLA) un gada deklarāciju sagatavošana iesniegšanai Eiropas Komisijā. Grāmatojumos ieraksta arī fondu finansētos aktīvus, īpaši attiecībā uz intervences krājumiem, neieskaitītajiem avansa maksājumiem, vērtspapīriem un debitoriem. Aģentūras organizatoriskā struktūra paredz skaidru pilnvaru un pienākumu sadali visos darbības līmeņos un triju pirmajā daļā minēto funkciju nodalīšanu, kuru uzdevumi noteikti organizācijas shēmā. Tajā ietilpst tehniskie dienesti un 4. punktā minētie iekšējās revīzijas dienesti. B) Cilvēkresursu normas Aģentūra nodrošina šādus elementus: i) tiek piešķirti vajadzīgie cilvēkresursi darbības veikšanai, un ir pieejamas tehniskās prasmes darbības nodrošināšanai dažādos līmeņos; ii) pienākumi tiek sadalīti tā, ka nevienai amatpersonai vienlaicīgi netiek piešķirta atbildība par vairāk nekā vienu no minētajiem pienākumiem saistībā ar ELGF vai ELFLA ieskaitīto summu apstiprināšanu, izmaksāšanu vai iegrāmatošanu un neviena amatpersona nevienu no šiem uzdevumiem neveic bez kādas citas amatpersonas uzraudzības; iii) katras amatpersonas pienākumus definē rakstveidā, nosakot arī amatpersonas pilnvaru ierobežojumus attiecībā uz finansēm; iv) tiek nodrošināta atbilstoša personāla apmācība visos darbības līmeņos, un ir noteikta rotācijas politika personālam, kas ieņem sensitīvus amatus, vai arī tam piemēro pastiprinātu uzraudzību; v) tiek veikti attiecīgi pasākumi, lai novērstu interešu konfliktu, ja persona, kas ieņem atbildīgu amatu vai sensitīvu amatu saistībā ar pieprasījumu pārbaudi, apstiprināšanu, izmaksāšanu un iegrāmatošanu, veic arī citas funkcijas ārpus aģentūras. C) Deleģēšana Ja kāds maksājumu aģentūras uzdevums tiek deleģēts citai struktūrai saskaņā ar Regulas Nr. 1290/2005 6. panta 1. punktu, ir jāievēro šādi nosacījumi: i) starp maksājumu aģentūru un šo struktūru jānoslēdz rakstisks līgums, kurā norāda informācijas veidu un attaisnojuma dokumentus, kas iesniedzami aģentūrai, kā arī to iesniegšanas termiņu. Līgumam, jābūt tādam, kas ļauj ievērot akreditācijas kritērijus; ii) aģentūra visos gadījumos paliek atbildīga par attiecīgo fondu efektīvu pārvaldību; iii) ir skaidri noteikti šīs citas struktūras uzdevumi un pienākumi, īpaši attiecībā uz Kopienas noteikumu ievērošanas kontroli un pārbaudi; iv) aģentūra nodrošina, lai struktūras rīcībā būtu efektīvas sistēmas, kas nodrošina tās uzdevumu un pienākumu pienācīgu izpildi; v) struktūra nepārprotami apliecina aģentūrai, ka tā faktiski pilda savus uzdevumus, un apraksta izmantotos līdzekļus; vi) aģentūra regulāri pārbauda deleģēto funkciju izpildi, lai pārliecinātos, ka darbs tiek veikts pienācīgi un ka tas atbilst Kopienas noteikumiem. Iepriekš izklāstītie nosacījumi mutatis mutandis piemērojami uzdevumiem, ko saistībā ar lauksaimniecības izdevumiem veic valstu muitas iestādes. 2. Kontroles pasākumi A) Pieprasījumu apstiprināšanas procedūras Aģentūra īsteno šādas procedūras: i) aģentūra sīki izstrādā kārtību, kādā tiek pieņemti, iegrāmatoti un apstrādāti pieprasījumi, tostarp visu izmantojamo dokumentu aprakstu; ii) katras par apstiprinājumu atbildīgas amatpersonas rīcībā ir sīks tās veicamo pārbaudes punktu saraksts, un pieprasījuma attaisnojuma dokumentos tā iekļauj savu apliecinājumu tam, ka šīs pārbaudes ir veiktas. Minēto apliecinājumu var veikt elektroniski. Nodrošina apliecinājumu arī tam, ka darbus pārrauga augstākstāvoša amatpersona; iii) pieprasījumu maksājumam apstiprina tikai pēc tam, kad veiktas pietiekamas pārbaudes par tā atbilstību Kopienas noteikumiem. Šajās pārbaudēs ietilpst tās pārbaudes, kas prasītas regulā, ar ko reglamentē konkrēto pasākumu, saskaņā ar kuru tiek pieprasīts atbalsts, kā arī tās pārbaudes, kas veicamas saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 9. pantu, lai novērstu un konstatētu krāpšanas un pārkāpumu gadījumus, īpaši saistībā ar radītajiem riskiem. Attiecībā uz ELFLA papildus vajadzīgas procedūras, lai pārbaudītu, vai ir ievēroti atbalsta piešķiršanas kritēriji un visi piemērojamie Kopienas noteikumi, īpaši noteikumi par publisko iepirkumu un vides aizsardzību; iv) aģentūras vadība attiecīgajā līmenī tiek pastāvīgi un savlaicīgi informēta par veikto pārbaužu rezultātiem, lai šo pārbaužu pietiekamību var vienmēr ņemt vērā pirms pieprasījuma apmierināšanas; v) paveiktais darbs ir sīki jāapraksta ziņojumā, ko pievieno katram pieprasījumam vai pieprasījumu partijai, vai, ja vajadzīgs, ziņojumā par vienu tirdzniecības gadu. Ziņojumam pievieno apliecinājumu par apstiprināto pieprasījumu atbilstību un paveiktā darba raksturu, jomu un apjomu. Attiecībā uz ELFLA papildus vajadzīgs apliecinājums, ka ir ievēroti atbalsta piešķiršanas kritēriji un visi piemērojamie Kopienas noteikumi, īpaši noteikumi par publisko iepirkumu un vides aizsardzību. Ja kādas fiziskās vai administratīvās pārbaudes nav pilnīgas, bet ir veiktas pieprasījumu paraugam, apkopo ziņas par izvēlētajiem pieprasījumiem, apraksta paraugu ņemšanas metodi, ziņo par visu pārbaužu rezultātiem un pasākumiem, kas veikti, lai novērstu pretrunas un pārkāpumus, par kuriem ziņots. Attaisnojuma dokumentu skaitam jābūt pietiekamam, lai apliecinātu, ka ir veiktas visas nepieciešamās apstiprināto pieprasījumu atbilstības pārbaudes; vi) gadījumā, ja dokumentus (papīra vai elektroniskā formā), kas attiecas uz apstiprinātiem pieprasījumiem un veiktajām pārbaudēm, glabā citas struktūras, tad gan šīs struktūras, gan aģentūra nosaka procedūras, lai nodrošinātu, ka tiek reģistrēta visu ar konkrētiem aģentūras veiktiem maksājumiem saistītu dokumentu uzglabāšanas vieta. B) Maksāšanas procedūras Aģentūra īsteno procedūras, kas vajadzīgas, lai nodrošinātu, ka maksājumi tiek veikti vienīgi uz pieprasītāja vai viņa pārstāvja bankas kontu. Maksājumu veic aģentūru apkalpojošā banka vai attiecīgos gadījumos valdības maksātāja iestāde piecu darba dienu laikā no dienas, kad maksājums ieskaitīts ELGF vai ELFLA. Tomēr 2007. un 2008. finanšu gadā maksājumus var veikt arī ar maksājumu uzdevumu palīdzību. Īsteno procedūras, ar ko nodrošina, ka visi maksājumi, kuriem nav veikti pārskaitījumi, tiek rekreditēti Fondu kontā. Skaidrā naudā maksājumus neveic. Kredītrīkotājs un/vai tā uzraudzītājs var sniegt apstiprinājumu elektroniski, ja elektroniskie sakari ir pietiekami droši un elektroniskajos reģistros ir ievadīti parakstītāja dati. C) Grāmatvedības procedūras Aģentūra īsteno šādas procedūras: i) grāmatojumu procedūras nodrošina to, ka ikmēneša, ceturkšņa (ELFLA) un gada deklarācijas ir pilnīgas, precīzas un savlaicīgas un ikviena kļūda vai izlaidums tiek atklāts un izlabots, īpaši ar regulāri veiktu pārbaužu un saskaņošanas palīdzību; ii) intervences krājumu iegrāmatošana nodrošina daudzumu un saistīto izmaksu precīzu un savlaicīgu apstrādi un iegrāmatošanu pēc identificējamas partijas un pareizā reģistrā katrā posmā no piedāvājuma apstiprināšanas līdz produkta fiziskai nodošanai atbilstoši piemērojamiem noteikumiem, kā arī nodrošina jebkurā vietā esošo krājumu daudzuma un veida noteikšanu jebkurā laikā. D) Avansa maksājumu un vērtspapīru procedūras Avansa maksājumus iegrāmato atsevišķi grāmatvedības vai papildu reģistros. Īsteno procedūras, kas nodrošina šādus elementus: i) garantijas ir iegūtas vienīgi no finanšu institūcijām, kuras atbilst Komisijas Regulas (EEK) Nr. 2220/85 (1) nosacījumiem un kuras ir apstiprinājušas attiecīgās iestādes, un ir spēkā līdz dzēšanai vai pieprasīšanai, un tiek sniegtas pēc vienkārša aģentūras pieprasījuma; ii) avansa maksājumus ieskaita noteiktajos termiņos un nekavējoties precizē maksājumus, kuru ieskaits ir nokavēts, kā arī nekavējoties pieprasa garantijas. E) Parādu procedūra Visus A) līdz D) punktā minētos kritērijus mutatis mutandis piemēro atskaitījumiem, konfiscētām garantijām, iemaksu atlīdzinājumiem, piešķirtajiem ieņēmumiem utml., kurus aģentūrai jāiekasē ELGF un ELFLA uzdevumā. Aģentūra izveido sistēmu visu pienākošos summu atzīšanai un visu šādu parādu reģistrēšanai debitoru virsgrāmatā pirms to saņemšanas. Parādnieku reģistra grāmatu pārbauda regulāri un veic pasākumus nokavētu parādu piedzīšanai. F) Auditācijas pieraksts Informācija attiecībā uz dokumentāriem pierādījumiem par pieprasījumu apstiprināšanu, iegrāmatošanu un maksāšanu un avansa maksājumu, vērtspapīru un parādu apstrādi ir pieejama aģentūrā, lai vienmēr nodrošinātu pietiekami sīkus auditācijas pierakstus. 3. Informācija un saziņa A) Saziņa Aģentūra īsteno procedūras, kas vajadzīgas, lai nodrošinātu to, ka tiek ņemtas vērā visas izmaiņas Kopienas noteikumos un jo īpaši piemērojamās atbalsta likmes un tiek savlaicīgi atjaunoti norādījumi, datu bāzes un pārbaudes punktu saraksti. B) Informācijas sistēmu drošība Informācijas sistēmu drošības pamatā ir kritēriji, kas noteikti kādā no šādu starptautiski atzītu standartu versijā, kas piemērojama attiecīgajam finanšu gadam: i) International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practise for Information Security Management [Informācijas sistēmu vadības prakses kodekss] (BS ISO/IEC 17799); ii) Bundesamt für Sicherheit in der Infomationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch/IT Baseline Protection Manual [IT bāzlīnijas aizsardzības rokasgrāmata] (BSI); iii) Information Systems Audit and Control Foundation: Control objectives for Information and related Technology [Informācijas sistēmu audita un kontroles pamati: Informācijas un ar to saistīto tehnoloģiju kontroles mērķi] (COBIT). Aģentūra izvēlas vienu no šiem starptautiskajiem standartiem kā pamatu savu informācijas sistēmu drošībai. Drošības pasākumi jāpielāgo katras atsevišķās maksājumu aģentūras pārvaldes struktūrai, personālam un tehnoloģiskajai videi. Finansiālajam un tehnoloģiskajam ieguldījumam jābūt proporcionālam faktiskajiem riskiem, kas radušies. 4. Uzraudzība A) Pastāvīga uzraudzība, izmantojot iekšējās kontroles pasākumus Iekšējās kontroles pasākumos ietilpst vismaz šādas jomas: i) tehnisko dienestu un struktūru, kurām deleģēta kontroles un citu funkciju veikšana, uzraudzība, lai nodrošinātu regulu, pamatnostādņu un procedūru pienācīgu īstenošanu; ii) sistēmu maiņu ierosināšana ar mērķi uzlabot kontroles sistēmas kopumā; iii) aģentūrai iesniegto pieprasījumu un lūgumu, kā arī citas informācijas, kas rada aizdomas par pārkāpumiem, pārbaude. Pastāvīga uzraudzība ir neatņemama maksājumu aģentūras ikdienas darba un regulāri veikto pamatdarbību sastāvdaļa. Aģentūras ikdienas darbu un kontroles pasākumus pastāvīgi uzrauga visos līmeņos, lai nodrošinātu pietiekami sīkus auditācijas pierakstus. B) Atsevišķi novērtējumi, izmantojot iekšējās revīzijas dienestus Šajā sakarā aģentūra īsteno šādas procedūras: i) iekšējās revīzijas dienests ir no citām aģentūras struktūrvienībām neatkarīgs dienests, kas par savu darbību atskaitās aģentūras direktoram; ii) iekšējās revīzijas dienests pārbauda, vai aģentūras īstenotās procedūras ir adekvātas, lai nodrošinātu Kopienas noteikumu ievērošanas pārbaudi un pārskatu precizitāti, pilnīgumu un savlaicīgumu. Pārbaudes var aprobežoties ar izlases kārtībā noteiktiem pasākumiem un darījumu paraugiem ar nosacījumu, ka revīzijas plāns nodrošina to, ka tiek aptvertas visas būtiskās jomas, tostarp par apstiprināšanu atbildīgās struktūrvienības, laikposmā, kas nepārsniedz piecus gadus; iii) dienesta darbs tiek veikts saskaņā ar starptautiski atzītiem standartiem, ieprotokolēts darba dokumentos, apkopojot darba rezultātus aģentūras augstākajai vadībai adresētos ziņojumos un ieteikumos. (1) OV L 205, 3.8.1985., 5. lpp.

II PIELIKUMS TICAMĪBAS DEKLARĀCIJA Es, apakšā parakstījies, …, maksājumu aģentūras … direktors, iesniedzu šīs maksājumu aģentūras pārskatus par finanšu gadu laikposmam no16.10.xx. līdz 15.10.xx.+1. Es, pamatojoties uz savu vērtējumu un manā rīcībā esošo informāciju, kas cita starpā ietver iekšējā revīzijas dienesta darba rezultātus, apliecinu, ka: — iesniegtie pārskati, cik man zināms, sniedz patiesu, pilnīgu un precīzu priekšstatu par izdevumiem un ieņēmumiem iepriekšminētajā finanšu gadā. Visi parādi, avansa maksājumi, garantijas un krājumi, kas man zināmi, ir uzrādīti šajos pārskatos, un visi ieņēmumi, kas iekasēti attiecībā uz ELGF un ELFLA, ir pienācīgi kreditēti attiecīgo fondu kontos; — esmu izveidojis sistēmu, kas rada pamatotu pārliecību par pārskatos iekļauto darījumu likumību un regularitāti, tostarp par to, ka pieprasījumu atbilstība kritērijiem un, kas attiecas uz lauku attīstību, atbalsta piešķiršanas procedūras tiek īstenotas, kontrolētas un dokumentētas atbilstoši Kopienas noteikumiem. [Tomēr šai deklarācijai piemērojamas šādas atrunas:] Turklāt es apliecinu, ka neesmu informēts par nekāda veida nepieejamu informāciju, kas varētu kaitēt Kopienas finansiālajām interesēm. Paraksts

III PIELIKUMS PARAUGTABULAS PAR SUMMĀM, KAS JĀATGŪST Dalībvalstis par katru maksājumu aģentūru sniedz 6. panta f) apakšpunktā minēto informāciju, izmantojot turpmāk norādītās tabulas. 1. tabula. Pārskats par atgūšanas procedūrām saistībā ar ELGF pārkāpumiem pēdējā finanšu gadā – administratīvās procedūras Tabula, kas jāiesniedz 2007. gadā a b c d e f Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Bilance 2005. gada 15. oktobris Atgūtās summas (2006) Labotās summas (2006) (1) Kopējās nenoskaidrotās summas, kas atzītas par neatgūstamām Summas, kas jāatgūst (2006. gada 15. oktobris) < 2002 2002 2003 2004 2005 2006 Kopā

Tabula, kas jāiesniedz 2008. gadā un tam sekojošos gados a b c d e f Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Bilance n-1. gada 15. oktobris Atgūtās summas (n. gads) Labotās summas (n. gads) (2) Summas, kas atzītas par neatgūstamām (n. gads) Summas, kas jāatgūst (n. gada 15. oktobris) < n – 4 (3) n-4 n-3 n-2 n-1 N Kopā 2. tabula. Pārskats par atgūšanas procedūrām saistībā ar ELGF pārkāpumiem pēdējā finanšu gadā – tiesas procesi Tabula, kas jāiesniedz 2007. gadā a b c d e f Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Bilance 2005. gada 15. oktobris Atgūtās summas (2006) Labotās summas (2006) (4) Kopējās nenoskaidrotās summas, kas atzītas par neatgūstamām Summas, kas jāatgūst (2006. gada 15. oktobris) < 1998 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 Kopā

Tabula, kas jāiesniedz 2008. gadā un tam sekojošos gados a b c d e f Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Bilance n-1. gada 15. oktobris Atgūtās summas (n. gads) Labotās summas (n. gads) (5) Summas, kas atzītas par neatgūstamām (n. gads) Summas, kas jāatgūst (n. gada 15. oktobris) < n – 8 (6) n-8 n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N Kopā Ja piemēro Regulas (EK) Nr. 1290/2005 32. panta 5. punkta piekto daļu, 1. un 2. tabulu piemēro mutatis mutandis. 3. tabula. Pārskats par atgūšanas procedūrām saistībā ar ELFLA pārkāpumiem pēdējā finanšu gadā – administratīvās procedūras Tabula, kas jāiesniedz 2008. gadā un tam sekojošos gados a b c d e f Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Bilance n-1. gada 15. oktobris Atgūtās summas (n. gads) Labotās summas (n. gads) (7) Summas, kas atzītas par neatgūstamām (n. gads) Summas, kas jāatgūst (n. gada 15. oktobris) 2007 2008 2009 2010 2016+4 Kopā

4. tabula. Pārskats par atgūšanas procedūrām saistībā ar ELFLA pārkāpumiem pēdējā finanšu gadā – tiesas procesi Tabula, kas jāiesniedz 2008. gadā un tam sekojošos gados a b c d e f Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Bilance n-1. gada 15. oktobris Atgūtās summas (n. gads) Labotās summas (n. gads) (8) Summas, kas atzītas par neatgūstamām (n. gads) Summas, kas jāatgūst (n. gada 15. oktobris) 2007 2008 2009 2010 2016+8 Kopā Ja piemēro Regulas (EK) Nr. 1290/2005 33. panta 8. punkta otro daļu, 3. un 4. tabulu piemēro mutatis mutandis. Dalībvalstis 5. un 6. tabulu iesniedz elektroniski, formātā, ko Komisija nosaka katru gadu līdz 15. oktobrim. 5. tabula. Summas atsevišķos gadījumos saistībā ar ELGF pārkāpumiem a b c d e f g h i j k l m Identifikācijas numurs ECR identifikācija, ja ir (9) Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Vai uz to attiecas tiesas process Sākotnējā summa Kopējā labotā summa (viss atgūšanas periods) Kopējā atgūtā summa (viss atgūšanas periods) Summa, kas atzīta par neatgūstamu (viss atgūšanas periods) Datums, kurā atzīta neatgūsta-mība Summa, kuras atgūšana turpinās Neatgūstamības iemesli Labotā summa (n. finanšu gadā) Atgūtā summa (n. finanšu gadā) jā/nē jā/nē jā/nē jā/nē

6. tabula. Summas atsevišķos gadījumos saistībā ar ELFLA pārkāpumiem a b c d e f g h i j k l m Identifikācijas numurs ECR identifikācija, ja ir (10) Finanšu gads, kurā pirmoreiz konstatēts pārkāpums Vai uz to attiecas tiesas process Sākotnējā summa Kopējā labotā summa (viss atgūšanas periods) Kopējā atgūtā summa (viss atgūšanas periods) Summa, kas atzīta par neatgūstamu (viss atgūšanas periods) Datums, kurā atzīta neatgūstamība Summa, kuras atgūšana turpinās Neatgūstamības iemesli Labotā summa (n. finanšu gadā) Atgūtā summa (n. finanšu gadā) jā/nē jā/nē jā/nē jā/nē (1) Tostarp labojumi, kas radušies, no administratīvajām procedūrām pārejot pie tiesas procesa. (2) Tostarp labojumi, kas radušies, no administratīvajām procedūrām pārejot pie tiesas procesa. (3) Šajā rindiņā ieraksta atgūtās summas un/vai labojumus saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 32. panta 5. punkta trešo un ceturto daļu. (4) Tostarp labojumi, kas radušies, no administratīvajām procedūrām pārejot pie tiesas procesa. (5) Tostarp labojumi, kas radušies, no administratīvajām procedūrām pārejot pie tiesas procesa. (6) Šajā rindiņā ieraksta atgūtās summas un/vai labojumus saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1290/2005 32. panta 5. punkta trešo un ceturto daļu. (7) Tostarp labojumi, kas radušies, no administratīvajām procedūrām pārejot pie tiesas procesa. (8) Tostarp labojumi, kas radušies, no administratīvajām procedūrām pārejot pie tiesas procesa. (9) Tas attiecas uz to lietu unikālu identifikāciju, par kurām paziņots saskaņā ar Padomes Regulu (EEK) Nr. 595/91 (OV L 67, 14.3.1991., 11. lpp.). (10) Tas attiecas uz to lietu unikālu identifikāciju, par kurām paziņots saskaņā ar Padomes Regulu (EEK) Nr. 595/91 (OV L 67, 14.3.1991., 11. lpp.).

IV PIELIKUMS REGULAS 8. PANTA 4. PUNKTĀ MINĒTO NESKAIDRO JAUTĀJUMU NOSŪTĪŠANA Jautājumi, kas minēti 8. panta 4. punktā, nosūtāmi: — European Commission, DG AGRI-J1, Rue de la Loi 200, B-1049 Brussels, vai — AGRI-J1@cec.eu.int.