Oficiālais Vēstnesis L 158 , 08/07/1995 Lpp. 0006 - 0012



Komisijas Regula (EK) Nr. 1663/95 (1995. gada 7. jūlijs), ar ko nosaka sīki izstrādātus noteikumus par to, kā piemērot Padomes Regulu (EEK) Nr. 729/70 attiecībā uz ELVGF Garantiju nodaļas grāmatojumu noskaidrošanas procedūru EIROPAS KOPIENU KOMISIJA, ņemot vērā Eiropas Kopienas dibināšanas līgumu, ņemot vērā Padomes 1970. gada 21. aprīļa Regulu (EEK) Nr. 729/70 par kopējas lauksaimniecības politikas finansēšanu [1], kurā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 1287/95 [2], un jo īpaši tās 4. panta 6. punktu un 5. panta 3. punktu, tā kā Padomes Regulas (EK) Nr. 1287/95 ieviestā grāmatojumu noskaidrošanas procedūras reforma paredz sīku noteikumu izstrādāšanu attiecībā uz akreditēto maksājumu aģentūru gada pārskatu apstiprināšanu un grāmatojumiem; tā kā ELVGF Garantiju nodaļas finansēto pasākumu skaita un veida izmaiņas un informācijas uzskaites un pārraides paņēmienu izmaiņas rada nepieciešamību pārskatīt Komisijai sniedzamās informācijas raksturu un saturu grāmatojumu noskaidrošanā; tā kā Komisijas Regula (EEK) Nr. 1723/72 [3], kurā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EEK) Nr. 295/88 [4], ir līdz ar to atceļama; tā kā ELVGF Komiteja nav iesniegusi atzinumu priekšsēdētāja noteiktajā termiņā, IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU. 1. pants 1. Katras dalībvalsts akreditēto maksājumu aģentūru skaitu atbilstoši Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. panta 2. punktam pēc pārrunām ar Komisiju nosaka dalībvalsts. Komisija jo īpaši var darīt zināmu jebkuru šķērsli, kādu attiecīgais skaits rada Regulas 5. panta 2. punkta b) apakšpunktā noteiktajam termiņam un Fonda darbības pārbaužu caurskatāmībai. Komisija informē Fonda komiteju par visās dalībvalstīs akreditētajām maksājumu aģentūrām. 2. Saistībā ar katru maksājumu aģentūru dalībvalsts informē Komisiju par iestādēm ("kompetentā iestāde"), kuras piešķir un atsauc akreditāciju un nosaka termiņu, kāds atvēlams jebkādiem nepieciešamajiem pielāgojumiem Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. panta 4. punkta nozīmē. 3. Pirms jebkuras maksājumu aģentūras akreditēšanas kompetentā iestāde pārliecinās par to, vai attiecīgās iestādes administratīvā un grāmatojumu sistēma piedāvā Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā minētos galvojumus. Kritērijus nosaka dalībvalsts, un akreditācijā tos piemēro kompetentā iestāde, ņemot vērā pielikumā noteiktās Komisijas pamatnostādnes attiecībā uz šiem kritērijiem. Neatbilstība jebkuriem ar maksājumu aģentūras darbību būtiski saistītiem kritērijiem rada pamatu iepriekš minētās regulas 4. panta 4. punkta piemērošanai. Lēmums par akreditāciju tiek pieņemts, pamatojoties uz pārbaudi, kas aptver administratīvos un grāmatojumu nosacījumus, to skaitā tos, kas pieņemti, lai aizsargātu Kopienas intereses attiecībā uz veiktajiem avansa maksājumiem, iegūtajiem galvojumiem, intervences krājumiem un iekasējamām summām. Pārbaudē jo īpaši ietilpst noteiktā sistēma attiecībā uz maksājumu veikšanu, kases nodrošinājumu, datorsistēmu drošību, uzskaites dokumentu saglabāšanu, pienākumu sadali un iekšējo vai ārējo pārbaužu atbilstību saistībā ar ELVGF Garantiju nodaļas finansētajiem darījumiem. 4. Ja kompetentā iestāde pārliecinās par to, ka pārbaudītā maksājumu aģentūra atbilst visām attiecīgajām prasībām, tā veic tās akreditāciju. Pretējā gadījumā tā maksājumu aģentūrai dod norādījumus attiecībā uz administratīvo un grāmatojumu sistēmu un jo īpaši jebkuriem nosacījumiem, kurus maksājumu aģentūrai ir jāizpilda, lai varētu tikt piešķirta akreditācija. Akreditācija var tikt piešķirta uz laiku, kas nosakāms atkarībā no problēmas nopietnības, līdz tiek veiktas administratīvajā vai grāmatojumu sistēmā nepieciešamās izmaiņas. 5. Ja akreditācija tiek atsaukta, dalībvalsts izraugās citu maksājumu aģentūru saskaņā ar Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. pantu un šī panta 3. un 4. punkta noteikumiem un nodrošina, ka netiek pārtraukti maksājumi to saņēmējiem. 6. Akreditācijas akts ietver rakstisku apstiprinājumu tam, ka iestāde atbilst akreditācijas kritērijiem, un tajā pēc vajadzības dod norādījumus par izmaiņām un termiņa noteikšanu. Par to paziņo Komisijai. 7. Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. panta 3. punktā noteikto paziņojumu nodrošina maksājumu aģentūras pirmajā akreditācijā, un tam pievieno šādu informāciju attiecībā uz katru maksājumu aģentūru: - tās atbildības saistības, - pienākumu sadale starp tās nodaļām, - tās attiecības ar citām valsts vai privātajām iestādēm, kam arī ir kādas atbildības saistības pasākumu izpildē, kuru dēļ tās izdevumi ir uz Fonda rēķina, - procedūras, ar kurām tiek pieņemti, pārbaudīti un apstiprināti saņēmēju pieprasījumi, un tiek atļauti, izmaksāti un iegrāmatoti izdevumi, - iekšējo revīziju noteikumi. Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. panta 4. punkta piemērošanas gadījumos sniedzamā informācija ietver visus norādījumus attiecībā uz administratīvo un grāmatojumu sistēmu, un pielāgošanu, kādu maksājumu aģentūrai jāveic, lai novērstu akreditācijas atsaukšanu un ievērotu īstenošanai atvēlēto termiņu. 2. pants 1. Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. panta 1. punkta b) apakšpunktā minētā "koordinējošā iestāde" darbojas kā dalībvalsts vienīgā pārstāve Komisijā visos ar ELVGF Garantiju nodaļu saistītajos jautājumos par: - Kopienas tekstu un ar to saistīto pamatnostādņu izplatīšanu dažādām maksājumu aģentūrām un par to īstenošanu atbildīgajām iestādēm, - to saskaņotas piemērošanas veicināšanu, - šajā regulā un Regulā (EEK) Nr. 729/70 noteiktās informācijas paziņošanu Komisijai, - grāmatvedības informācijas pilna uzskaitījuma nodrošināšanu, kas nepieciešams Komisijai statistikas un kontroles nolūkā. Komisijai nav nepieciešams sūtīt informāciju, kuru dokumentārā veidā saglabā maksājumu aģentūras vai sankcionējošās iestādes – tomēr maksājumu aģentūrām vai sankcionējošajām iestādēm ir jānodrošina šīs informācijas pieejamība. Maksājumu aģentūra var pildīt koordinējošās iestādes lomu ar nosacījumu, ka abi pienākumi tiek nodalīti. Savu uzdevumu izpildē koordinējošā iestāde saskaņā ar attiecīgās valsts noteikumiem var vērsties pie citām pārvaldes iestādēm vai nodaļām, jo īpaši tām, kam ir grāmatošanas vai speciāla kompetence. 2. Dalībvalsts paziņo Komisijai informāciju par koordinējošās iestādes nosaukumu un pieņemtajiem statūtiem, un ar tās darbību saistītajiem administratīvajiem, grāmatošanas un iekšējās kontroles nosacījumiem. 3. Regulas 1. punktā minētās grāmatojumu informācijas veidu un saturu nosaka Komisija pēc pārrunām ar Fonda komiteju, un to nosūta dalībvalstīm trīs mēnešu laikā pēc šās regulas stāšanās spēkā. Par jebkurām izmaiņām dalībvalstīm paziņo trīs mēnešu laikā pēc notikuma, kas rada attiecīgās izmaiņas, un dalībvalstis ievieš jebkādas pieprasītās izmaiņas savās informācijas sistēmās termiņā, ko noteikusi Komisija pēc pārrunām ar Fonda komiteju. 3. pants 1. Regulas (EEK) Nr. 729/70 5. panta 1. punkta b) apakšpunktā minēto sertifikātu izstrādā nodaļa vai iestāde, kura savā darbībā ir neatkarīga no maksājumu un koordinācijas aģentūrām un kurai ir attiecīgā specializācija (sertificējošā iestāde). Sertifikāta pamatā ir procedūru un darījumu parauga pārbaude. Tajā ietver maksājumu atbilstību Kopienas noteikumiem tikai kā maksājumu aģentūru administratīvo struktūru spēju nodrošināt, ka šāda atbilstība ir pārbaudīta pirms maksājuma veikšanas. Sertificējošā iestāde savu pārbaudi veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem. Pārbaudes ir veicamas katra finanšu gada laikā un pēc tā beigām. Līdz nākošā gada 31. janvārim sertificējošā iestāde izstrādā sertifikātu un arī savu ziņojumu par rezultātiem, kurā jo īpaši norāda, vai tā ir guvusi pietiekamu pārliecību par to, ka Komisijai nosūtāmie rēķini ir pareizi, pilnīgi un precīzi, un iekšējā kontrole ir bijusi apmierinoša. 2. Gadījumā, kad tiek akreditēta vairāk nekā viena maksājumu aģentūra, dalībvalsts var paļauties uz apliecinājumiem, ko izsniegušas nodaļas vai iestādes, kas ir apliecinājušas attiecīgo maksājumu aģentūru rēķinus, ja tā saņem apstiprinājumus par veikto revīziju apjomu un standartu atbilstību 1. punktā noteiktajām prasībām. 3. Šā panta 1. punktā minētajā ziņojumā norāda, - vai maksājumu aģentūru procedūras, jo īpaši attiecībā uz akreditācijas kritērijiem, ir pietiekams nodrošinājums tam, ka Fondam uzticētās darbības atbilst Kopienas noteikumiem, un kādi priekšlikumi ir īstenoti attiecībā uz sistēmu uzlabošanu, - vai šās regulas 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā minētie gada pārskati atbilst maksājumu aģentūru grāmatvedībai un lietvedībai, - vai 5. pantā paredzētās izdevumu un intervences darbību izziņas ir pēc būtības pareizs, pilnīgs un precīzs Fondam uzticēto darbību uzskaitījums, - vai Kopienas finansiālās intereses ir pienācīgi aizsargātas attiecībā uz veiktajiem avansa maksājumiem, iegūtajiem galvojumiem, intervences krājumiem un iekasējamajām summām, - vai ir pildīti maksājumu aģentūrai izteiktie sistēmu uzlabošanas priekšlikumi. Ziņojumam pievieno informāciju par revīziju veikušā personāla skaitu un kvalifikāciju, par paveikto darbu, par pārbaudīto darījumu skaitu, par iegūto svarīguma un uzticības pakāpi, par konstatētajām nepilnībām un priekšlikumiem darbības uzlabošanai, un par sertificējošās iestādes un maksājumu aģentūru iekšējo vai ārējo revīzijas iestāžu darbībām, no kurām sertificējošā iestāde pilnībā vai daļēji ieguva pārliecību par jautājumiem, kas aplūkoti ziņojumā. 4. pants 1. Grāmatojumu noskaidrošanas nolūkā, ievērojot Regulas (EEK) Nr. 729/70 5. panta 2. punkta b) apakšpunktu, dalībvalstis nosūta Komisijai: a) gada pārskatus par Fonda Garantiju nodaļai uzticētajiem izdevumiem, un katras nodaļas vai iestādes sagatavotos ziņojumus, ievērojot minētās regulas 5. panta 1. punktu; b) sertificējošās iestādes vai sertificējošo iestāžu sagatavotos sertifikātus un ziņojumus. 2. Šā panta 1. punktā minētos dokumentus četros eksemplāros nosūta Komisijai līdz 10. februārim gadā, kas seko pēc attiecīgā finanšu gada beigām. 3. Pēc Komisijas pieprasījuma vai pēc dalībvalsts iniciatīvas ar attiecīgo grāmatojumu noskaidrošanu saistītā papildu informācija var tikt nosūtīta Komisijai termiņā, ko nosaka Komisija, ņemot vērā attiecīgas informācijas iegūšanai nepieciešamo darba apjomu. Nesaņemot šādu informāciju, Komisija var noskaidrot grāmatojumus, pamatojoties uz informāciju, kāda ir tās rīcībā attiecīgā termiņa beigās. 4. Attaisnotos gadījumos Komisija var apmierināt prasību par kavējumu informācijas nosūtīšanā, ja tā ir nosūtīta pirms termiņa beigām. 5. pants 1. Šās regulas 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā minētajos pārskatos ietver: a) izdevumu apkopojumu pēc Kopienas budžeta punktiem un apakšpunktiem; b) intervences operāciju kopsavilkumu un paziņojumu par krājumu daudzumu un izvietojumu finanšu gada beigās; c) informāciju attiecībā uz izdevumiem vai apliecinājumu tam, ka katra darījuma informācija ir saglabāta Komisijas rīcībā esošā datoru datnē; d) apstiprinājumu tam, ka maksājumu aģentūras lietvedībā tiek saglabāta informācija par katru intervences krājumu kustību; e) izskaidrojumu atšķirībām starp gada pārskatos uzrādītajiem izdevumiem un tiem, kas par attiecīgo laika periodu minēti Komisijas Regulas (EEK) Nr. 2776/88 [5] 3. panta 5. punktā minētajos dokumentos ar labojumiem, kas veikti saskaņā ar minētās regulas 9. panta 7. punktu. 2. Šās regulas 4. panta 1. punkta a) apakšpunktā minētajos ziņojumos attiecībā uz koordinējošo iestādi un katru maksājumu aģentūru ietver šādu informāciju: - jebkurus ārkārtas darījumus vai tehniskās grūtības, kas pieredzētas attiecīgajā finanšu gadā, - jebkuras būtiskas izmaiņas kopš iepriekšējā informācijas ziņojuma, kas minēts 1. panta 7. punktā. 6. pants Attaisnojošie dokumenti par finansētajiem izdevumiem un ELVGF Garantiju nodaļas atmaksājamajām summām ir paturami Komisijas rīcībā vismaz trīs gadus no tā gada, kurā Komisija noskaidro grāmatojumus par attiecīgo finanšu gadu, un gadījumā, ja lēmums par grāmatojumu noskaidrošanu ir tiesas procesos Eiropas Kopienu Tiesā, – līdz vienam gadam pēc attiecīgā procesa noslēguma. 7. pants 1. Grāmatojumu noskaidrošanas lēmumā, ievērojot Regulas (EEK) Nr. 729/70 5. panta 2. punkta b) apakšpunktu, nosaka veikto izdevumu summu katrā dalībvalstī attiecīgajā finanšu gadā, kas ir atzīstami par atlīdzināmiem no ELVGF, neskarot saskaņā ar minētā panta 2. punkta c) apakšpunktu turpmāk pieņemtos lēmumus. Summas, kas iepriekšminētā lēmuma rezultātā ir iekasējamas no katras dalībvalsts vai tai atmaksājamas, nosaka, atrēķinot attiecīgajā finanšu gadā veiktos avansa maksājumus no attiecīgajā gadā atzītajiem izdevumiem saskaņā ar pirmo daļu. Šīs summas atrēķina vai pieskaita avansa maksājumiem, kas veicami, sākot ar otro mēnesi pēc mēneša, kurā stājās spēkā lēmums par grāmatojumu noskaidrošanu. 2. Līdz 31. martam, kas seko finanšu gada beigām, Komisija nosūta ieinteresētajai dalībvalstij tās veikto iesniegtās informācijas pārbaužu rezultātus kopā ar visiem tās ierosinātajiem grozījumiem. 3. Ja Komisija nespēj noskaidrot dalībvalsts grāmatojumus līdz nākamā gada 30. aprīlim kādu iemeslu dēļ, kas attiecas uz ieinteresēto dalībvalsti, tad Komisija paziņo dalībvalstij par turpmāko izmeklēšanu, ko tā ierosina veikt saskaņā ar Regulas (EEK) Nr. 729/70 9. pantu. 8. pants 1. Ja kādas izmeklēšanas rezultātā Komisija uzskata, ka izdevumi netika veikti saskaņā ar Kopienas noteikumiem, tā paziņo ieinteresētajai dalībvalstij iegūtās ziņas, veicamos korektīvos pasākumus, lai nodrošinātu atbilstību turpmāk, un jebkuru tāda izdevuma novērtējumu, kuru tā ierosina izslēgt, ievērojot Regulas (EEK) Nr. 729/70 5. panta 2. punkta c) apakšpunktu. Paziņojumā ietver atsauci uz šo regulu. Dalībvalsts atbild divu mēnešu laikā, un Komisija pēc tam var mainīt savu nostāju. Attaisnotos gadījumos Komisija var piekrist pagarināt attiecīgo atbildes termiņu. Pēc atbildei atvēlētā termiņa beigām Komisija uzsāk divpusējās sarunas, un abas puses cenšas panākt vienošanos par veicamajiem pasākumiem. Tad Komisija oficiāli paziņo savus secinājumus dalībvalstij, pamatojoties uz Komisijas Lēmumu 94/442/EK [6]. 2. Regulas (EEK) Nr. 729/70 5. panta 2. punkta c) apakšpunktā paredzētie lēmumi tiek pieņemti pēc jebkura Samierināšanas iestādes izstrādātā ziņojuma pārbaudes saskaņā ar noteikumiem, kas izklāstīti Direktīvā 94/442/EK. 3. Atskaitījumi no Kopienas finansējuma, kā minēts Regulas (EEK) Nr. 729/70 5. panta 2. punkta c) apakšpunktā, kuri saistīti ar izdevumiem otrajā mēnesī pēc lēmuma, kas pieņemts saskaņā ar minēto pantu, ir veicami no avansa maksājumiem. Tomēr pēc dalībvalsts pieprasījuma, kad to attaisno atskaitījumu nozīmīgums, un pēc pārrunām ar Fonda komiteju, Komisija var noteikt kādu citu termiņu. 9. pants Regulu (EEK) Nr. 1723/72 ar šo atceļ no 1995. gada 16. oktobra. Tomēr tā ir piemērojama Garantijas fonda grāmatojumu noskaidrošanai līdz 1995. finanšu gadam. 10. pants Šī regula stājas spēkā septītajā dienā pēc publicēšanas Eiropas Kopienu Oficiālajā Vēstnesī. To piemēro no finanšu gada, kas sākas 1995. gada 16. oktobrī. Šī regula uzliek saistības kopumā un ir piemērojama visās dalībvalstīs. Briselē, 1995. gada 7. jūlijā Komisijas vārdā — Komisijas loceklis Franz Fischler [1] OV L 94, 28.4.1970., 13. lpp. [2] OV L 125, 8.6.1995., 1. lpp. [3] OV L 186, 16.8.1972., 1. lpp. [4] OV L 30, 2.2.1988., 7. lpp. [5] OV L 249, 8.9.1988., 9. lpp. [6] OV L 182, 16.7.1994., 45. lpp. -------------------------------------------------- PIELIKUMS Norādījumi par maksājumu aģentūras akreditācijas kritērijiem Akreditācijas kritēriji ir tādi, ka maksājumu aģentūra paredz pietiekamu nodrošinājumu par pareizu tās administratīvās organizācijas un iekšējās kontroles sistēmas darbību un dokumentu uzglabāšanu saskaņā ar Regulas (EEK) Nr. 729/70 4. pantu. Vienīgi maksājumu aģentūras darbības nelielais apjoms var attaisnot vienkāršotu kritēriju piemērošanu. Jebkuru ar maksājumu aģentūras darbību būtiski saistītu kritēriju neievērošana rada pamatu minētās regulas 4. panta 4. punkta piemērošanai. 1. Maksājumu aģentūras ("aģentūras") izveido ar oficiālu dokumentu, kurā nosaka aģentūras pilnvaras, pienākumus un uzdevumus, jo īpaši attiecībā uz ELVGF – garantijas izdevumiem, kā noteikts Regulas (EEK) Nr. 729/70 2. un 3. pantos, un kurā nosaka aģentūras administratīvo struktūru. 2. Saistībā ar ELVGF garantijas izdevumiem aģentūra veic trīs pamatfunkcijas: i) maksājumu akceptēšanu – šīs funkcijas mērķis ir noteikt summu, kas maksājama pieprasītājam saskaņā ar Kopienas noteikumiem, ii) maksājumu veikšanu – šīs funkcijas mērķis ir sniegt norādījumus aģentūru apkalpojošajām bankām vai, attiecīgajos gadījumos, norādījumus valdības maksājumu iestādei samaksāt akceptēto summu pieprasītājam (vai tā pārstāvim), iii) maksājuma iegrāmatošanu – šīs funkcijas mērķis ir reģistrēt maksājumu atsevišķā aģentūras ELVGF izdevumu grāmatvedībā, kas parasti būs elektroniskas datu apstrādes sistēmas formā, un sagatavot izdevumu periodisku apkopojumu, to skaitā ikmēneša un gada deklarāciju Eiropas Komisijai. Norēķinu grāmatvedībā uzskaita arī Fonda finansētos aktīvus, jo īpaši tos, kas attiecas uz intervences krājumiem, neieskaitītajiem avansa maksājumiem un debitoriem. 3. Neierobežojot pilnvaru un pienākumu nodošanu, kas noteikta 4. punktā, aģentūras rīcībā parasti ir divi dienesti: i) iekšējās revīzijas dienests – šī dienesta vai līdzvērtīgas procedūras mērķis ir nodrošināt aģentūras iekšējās kontroles sistēmas efektīvu darbību; iekšējās revīzijas dienests ir neatkarīgs no citām aģentūras nodaļām, un tas ziņo tieši aģentūras augstākajai vadībai, ii) tehniskais dienests – šī dienesta mērķis ir pārbaudīt faktus, ar kuriem pamatoti maksājumi pieprasītājiem; piemēram, faktus saistībā ar tādiem jautājumiem kā preču, mājlopu, zemes utml. kvalitāte un īpašības, piegādes datums, transformācija citā produktā un citas tehniska rakstura pārbaudes. Šo faktu pārbaude tiek nodrošināta ar kontroles un inspekcijas sistēmas darbību. Tehniskā dienesta pamatuzdevums ir šīs kontroles sistēmas pārraudzība. 4. Akceptēšanas funkcijas un/vai tehniskā dienesta daļu vai kopumā var deleģēt citām iestādēm ar noteikumu, ka tiek izpildīti šādi nosacījumi: i) Ir skaidri noteikti šo citu iestāžu uzdevumi un pienākumi, īpaši attiecībā uz Kopienas noteikumu ievērošanas kontroli un pārbaudi. ii) Iestāžu rīcībā ir efektīvas sistēmas, kas nodrošina to pienākumu pienācīgu izpildi. iii) Iestādes nepārprotami apliecina aģentūrai, ka faktiski pilda savus uzdevumus un apraksta izmantotos līdzekļus. iv) Aģentūra tiek pastāvīgi un savlaicīgi informēta par veikto pārbaužu rezultātiem, lai šo pārbaužu pietiekamība vienmēr var tikt ņemta vērā pirms pieprasījuma apmierināšanas. Paveiktais darbs ir sīki jāapraksta ziņojumā, ko pievieno katram pieprasījumam, pieprasījumu partijai vai attiecīgajos gadījumos – ziņojumā par vienu tirdzniecības gadu. Ziņojumam pievieno apliecinājumu par pieņemto pieprasījumu atbilstību un paveiktā darba raksturu, jomu un apjomu. Ja jebkādas fiziskās vai administratīvās pārbaudes nav izsmeļošas, bet ir veiktas pēc pieprasījumu parauga, identificē izvēlētos pieprasījumus, apraksta paraugu metodi, ziņo par visu pārbaužu rezultātiem un pasākumiem, kas veikti, lai novērstu pretrunas un nekārtības, par kurām ziņots. Aģentūrai iesniegtajiem attaisnojošiem dokumentiem ir pietiekami jāapliecina, ka ir veiktas visas nepieciešamās akceptēto pieprasījumu atbilstības pārbaudes. v) Gadījumā, ja ar akceptētajiem pieprasījumiem un veiktajām pārbaudēm saistītos dokumentus patur citas iestādes, šīs iestādes un aģentūra nosaka procedūru, lai nodrošinātu visu šādu ar aģentūras veiktajiem specifiskajiem maksājumiem saistīto dokumentu atrašanās vietas uzskaiti un attiecīgo dokumentu pieejamību pārbaudei aģentūras telpās pēc to personu un iestāžu pieprasījuma, kas parasti ir tiesīgas pārbaudīt tamlīdzīgus dokumentus, un pie kurām pieskaita: - aģentūras personālu, kas nodarbojas ar pieprasījumu, - aģentūras iekšējo revīzijas dienestu, - iestādi, kas apstiprina aģentūras gada deklarāciju, - Eiropas Savienības pilnvarotās amatpersonas. 5. Aģentūras administratīvā struktūra paredz trīs funkciju – akceptēšanas, izpildes un maksājumu iegrāmatošanas savstarpēju nodalīšanu, katru no tām uzdodot atsevišķai administratīvai apakšvienībai, kuras uzdevumus nosaka organizācijas plānā. Administratīvā struktūra var paredzēt, ka attiecīgos gadījumos tehniskā dienesta funkcijas pilda akceptēšanas nodaļa. 6. Aģentūra paredz šādas vai arī līdzvērtīgas nodrošinājuma procedūras: i) Aģentūra rakstiski sīki izstrādā pieprasījumu pieņemšanas, uzskaites un apstrādes kārtību, to skaitā visu izmantojamo dokumentu aprakstu. ii) Pienākumu sadalījums ir tāds, ka nevienas amatpersonas kompetencē nav vairāk par vienu akceptēšanas, maksāšanas vai uzskaites pienākumu, kas attiecas uz ELVGF uzticētajām summām, un neviena amatpersona neizpilda nevienu no šiem pienākumiem, ja tās darbam nav nodrošināta otras amatpersonas pārraudzība. Katras amatpersonas pienākumus nosaka rakstiski, ieskaitot tās pilnvaru finansiālos ierobežojumus. Personāla izglītošana ir atbilstoša, un paaugstināta riska amatos personāls ir mainīgs vai arī tiek īstenota pastiprinātas uzraudzības politika. iii) Katras par akceptējumu atbildīgas amatpersonas rīcībā ir sīks tās veicamo pārbaudes punktu saraksts, un visos pieprasījuma attaisnojošos dokumentos tā iekļauj savus apliecinājumus par to, ka šīs pārbaudes ir veiktas. Šo apliecinājumu var veikt, izmantojot elektroniskos līdzekļus, ievērojot vi) apakšpunktā minētos nosacījumus. Nodrošina pierādījumu par augstākstāvoša darbinieka veikto darba pārskatu. iv) Pieprasījumu maksājumam akceptē tikai pēc tam, kad veiktas pietiekamas pārbaudes par tā atbilstību Kopienas noteikumiem. Šajās pārbaudēs ietilpst tās pārbaudes, kuras pieprasa noteikumi, kas regulē konkrēto pasākumu, saskaņā ar kuru tiek pieprasīts atbalsts, un tās pārbaudes, kuras pieprasa, ievērojot Regulas (EEK) Nr. 729/70 8. pantu, lai novērstu un konstatētu krāpšanu un nekārtības, īpaši attiecībā uz radītajiem riskiem. Veicamās pārbaudes nosaka pārbaudes punktu sarakstā, un to izpildījumu apliecina saistībā ar katru pieprasījumu vai pieprasījumu grupu. v) Procedūrām būtu jānodrošina, ka maksājums ir veikts vienīgi pieprasītājam, uz pieprasītāja bankas rēķinu vai viņa pārstāvim. Maksājumu veic aģentūru apkalpojošā banka vai atbilstošos gadījumos – valdības maksājumu iestāde, vai nosūtot čeku piecu darba dienu laikā no izmaksas dienas ELVGF. Apstiprina procedūras, kas nodrošina, ka visus maksājumus, kuriem nav veikti pārskaitījumi vai iekasēti čeki, tiek rekreditēti Fondam. Nav veicami maksājumi skaidrā naudā. Pilnvarotās amatpersonas un/vai tās uzraudzītāja apstiprinājums var tikt veikts ar elektroniskiem līdzekļiem ar noteikumu, ka šiem līdzekļiem nodrošina pienācīga līmeņa drošību un elektroniskajos reģistros ievada ziņas par parakstītāju. vi) Gadījumā, kad pieprasījumi tiek apstrādāti, izmantojot datorsistēmu, pieeju datorsistēmai aizsargā un kontrolē tādējādi, lai: - visa sistēmā ievadītā informācija ir pienācīgi apstiprināta, nodrošinot ievades kļūdu konstatāciju un izlabošanu, - datus ievadīt, izmainīt vai apstiprināt drīkst vienīgi pilnvarotās amatpersonas, kurām piešķirtas individuālās paroles, - ziņas par katru amatpersonu, kas ievada vai izmaina datus vai programmas, reģistrē operāciju reģistrā. Paroles sistemātiski nomaina, lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu. Datorsistēmas aizsargā pret neatļautu fiziskas kontroles pieeju un datus dublē kopijā, ko uzglabā atsevišķā, drošā vietā. Datu ievadi kontrolē ar loģiskajām pārbaudēm, kas paredzētas neatbilstošu vai neparastu datu atklāšanai. vii) Aģentūras procedūras nodrošina, ka tiek veikts jebkādu Kopienas noteikumu izmaiņu un jo īpaši piemērojamo atbalsta likmju uzskaitījums, un tiek savlaicīgi atjaunoti norādījumi, datu bāzes un pārbaudes punktu saraksti. 7. Grāmatvedības ierakstos identificē avansa maksājumus un procedūras, kas noteiktas, lai nodrošinātu: i) nodrošinājumu iegūšanu vienīgi no finanšu institūcijām, kuras atbilst Regulas (EEK) Nr. 2220/857 [1] nosacījumiem un ir attiecīgo iestāžu apstiprinātas, un sniedz nodrošinājumus, kas ir spēkā līdz to dzēšanai vai pieprasīšanai un tiek sniegtas pēc vienkārša aģentūras pieprasījuma, ii) avansa maksājumu ieskaitīšanu noteiktajos termiņos un ieskaitam nokavēto maksājumu konstatāciju nekavējoties, kā arī galvojumu pieprasīšanu nekavējoties, iii) avansa maksājumu ieskaitīšanas pakļaušanu tādai pašai pilnvaroto amatpersonu kontrolei, kāda tiek veikta maksājumiem. 8. Pārskats par intervences krājumiem nodrošina daudzumu un saistīto izmaksu precīzu un savlaicīgu aprēķinu un uzskaitījumu pēc identificējamas partijas un pareizajā rēķinā katrā posmā no piedāvājuma akcepta līdz produkta fiziskai nodošanai atbilstoši shēmas noteikumiem, kā arī nodrošina jebkurā vietā esošo krājumu daudzuma un veida noteikšanu jebkurā laikā. Krājumus sistemātiski fiziski pārbauda no krājumu turētājiem neatkarīgas personas, iestādes vai nodaļas. 9. Grāmatojumu procedūras nodrošina ikmēneša un gada deklarāciju pilnīgumu, precizitāti un savlaicīgumu, un jebkuru kļūdu un izlaidumu atklāšanu un izlabošanu, jo īpaši pārbaužu un saskaņošanas ceļā, kuras veiktas ar intervāliem, kas nepārsniedz trīs mēnešus. 10. Iekšējās revīzijas dienests pārbauda, vai aģentūras ieviestās procedūras ir adekvātas, lai nodrošinātu Kopienas noteikumu ievērošanas pārbaudi un grāmatvedības precizitāti, pilnīgumu un savlaicīgumu. Pārbaudes var aprobežoties ar atlasītiem pasākumiem un darījumu paraugiem ar nosacījumu, ka revīzijas plāns nodrošina visu nozīmīgo jomu ietveršanu, ieskaitot par sankcionēšanu atbildīgās nodaļas, periodā, kas nepārsniedz piecus gadus. Dienesta darbu veic atbilstoši starptautiski atzītiem standartiem, protokolē darba dokumentos, un tā rezultātus apkopo aģentūras augstākajai vadībai adresētos ziņojumus un ieteikumos. Revīzijas plāni un ziņojumi ir pieejami sertificējošajai iestādei un Eiropas Savienības amatpersonām, kas ir pilnvarotas veikt finanšu revīzijas, un vienīgi iekšējās revīzijas funkcijas efektivitātes novērtējuma nolūkā. 11. Visi iepriekšējie punkti mutatis mutandis piemērojami attiecībā uz "negatīvajiem izdevumiem" (nodevām, zaudētajiem nodrošinājumiem, atlīdzinātajiem maksājumiem utml.), kurus aģentūra saņem ELVGF Garantiju nodaļas vietā. Jo īpaši aģentūra izveido sistēmu visu ELVGF pienākošos summu atpazīšanai un visu šādu parādu reģistrēšanai debitoru virsgrāmatā pirms to saņemšanas. Debitoru virsgrāmatu ar sistemātiskiem starplaikiem pārbauda nolūkā veikt pasākumus nokavēto parādu piedziņai. Aģentūra var deleģēt noteiktu negatīvo izdevumu kategoriju piedziņas pienākumu citām iestādēm, pakļaujoties 4. punkta nosacījumiem un ar papildu nosacījumu, ka cita iestāde sistemātiski un savlaicīgi, ne retāk kā reizi mēnesī, ziņo aģentūrai par visiem atzītajiem ienākumiem un saņemtajām naudas summām. 12. Aģentūra nodrošina visu saņemto pieprasījumu ātru izskatīšanu. [1] OV L 205, 3.8.1985., 5. lpp. --------------------------------------------------