LV Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis L 162/20

KOMISIJAS LĒMUMS

(2006. gada 20. janvāris),

ar ko nosaka sīki izstrādātus noteikumus Padomes Lēmuma 2004/904/EK īstenošanai attiecībā uz dalībvalstu pārvaldības un kontroles sistēmām un Eiropas Bēgļu fonda līdzfinansēto projektu administratīvās un finanšu pārvaldības noteikumiem

(izziņots ar dokumenta numuru K(2006) 51/3)

(Autentiski ir tikai teksti angļu, čehu, franču, grieķu, holandiešu, igauņu, itāļu, latviešu, lietuviešu, poļu, portugāļu, slovaku, slovēņu, somu, spāņu, ungāru, vācu un zviedru valodās)

(2006/401/EK)

EIROPAS KOPIENU KOMISIJA,

ņemot vērā Eiropas Kopienas dibināšanas līgumu,

ņemot vērā Padomes 2004. gada 2. decembra Lēmumu 2004/904/EK, ar ko izveido Eiropas Bēgļu fondu laikposmam no 2005. gada līdz 2010. gadam (1), un jo īpaši tā 13. panta 5. punktu,

tā kā:

(1) Lai nodrošinātu pareizu finanšu pārvaldību atbalstam, ko piešķir no Eiropas Bēgļu fonda (tālāk tekstā – “Fonds”), jāpieņem kopējas metodiskas norādes to iestāžu uzdevumu organizēšanai, kuras atbild par līdzfinansēto pasākumu īstenošanu.

(2) Lai nodrošinātu Kopienas līdzekļu izmantošanu saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, jāievieš pārvaldības un kontroles sistēmas, kas nodrošina pietiekamas revīzijas liecības un Komisijai sniedz nepieciešamo atbalstu pārbaužu veikšanā, jo īpaši attiecībā uz pārbaudēm izlases kārtā.

(3) Lai nodrošinātu Kopienas līdzekļu efektīvu un pienācīgu izmantošanu, ir jānosaka vienoti kritēriji pārbaudēm, ko dalībvalstis veic saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 25. pantu.

(4) Lai nodrošinātu izdevumu deklarāciju vienādu apstrādi saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 24. pantu attiecībā uz izdevumiem, par ko lūdz atbalstu no Fonda, ir jāizstrādā izdevumu deklarācijas paraugs.

(5) Saskaņā ar 3. pantu Protokolā par Apvienotās Karalistes un Īrijas nostāju, kas pievienots Līgumam par Eiropas Savienību un Eiropas Kopienas dibināšanas līgumam, Apvienotā Karaliste piedalās Lēmuma 2004/904/EK pieņemšanā un piemērošanā un tādējādi arī šā lēmuma pieņemšanā un piemērošanā.

(6) Saskaņā ar 3. pantu Protokolā par Apvienotās Karalistes un Īrijas nostāju, kas pievienots Līgumam par Eiropas Savienību un Eiropas Kopienas dibināšanas līgumam, Īrija piedalās Lēmuma 2004/904/EK pieņemšanā un piemērošanā un tādējādi arī šā lēmuma pieņemšanā un piemērošanā.

(7) Saskaņā ar 1. un 2. pantu Protokolā par Dānijas nostāju, kas pievienots Līgumam par Eiropas Savienību un Eiropas Kopienas dibināšanas līgumam, Dānija nepiedalās Lēmuma 2004/904/EK pieņemšanā un piemērošanā un tai nav saistošs ne minētais, ne šis lēmums.

(8) Šajā lēmumā paredzētie pasākumi ir saskaņā ar atzinumu, ko sniegusi komiteja, kura izveidota saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 11. pantu,

IR PIEŅĒMUSI ŠO LĒMUMU.

I NODAĻA

PIEMĒROŠANAS JOMA UN DEFINĪCIJAS

1. pants

Šajā lēmumā ir izklāstīti sīki izstrādāti noteikumi par to, kā Padomes Lēmumu 2004/904/EK īstenot attiecībā uz pārvaldības un kontroles sistēmām un administratīvās un finanšu pārvaldības noteikumiem Eiropas Bēgļu fonda (tālāk tekstā – “Fonds”) piešķirtajam finansējumam, ko pārvalda dalībvalstis.

2. pants

Šajā lēmumā izmanto šādas definīcijas:

1) “atbildīgā iestāde” – funkcionāla dalībvalsts struktūra vai valsts publisko tiesību struktūra, ko dalībvalsts norīko saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 13. panta 1. punktu;

2) “deleģētā iestāde” – valsts publiska iestāde vai dalībvalsts privāto tiesību subjekts ar publiskā dienesta uzdevumiem, kam atbildīgā iestāde deleģē dažus vai visus īstenošanas uzdevumus saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 13. panta 1. punktu;

3) “apstiprinošā iestāde” – persona vai dienests, kas ir funkcionāli neatkarīgs no ikviena atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes apstiprināšanas dienesta, un kuru dalībvalsts norīkojusi, lai apstiprinātu izdevumu deklarācijas saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 24. panta 2. punktu;

4) “kontroles iestāde” – persona vai dienests, kas ir funkcionāli neatkarīgs no ikviena atbildīgās iestādes un deleģētās iestādes apstiprināšanas dienesta, un kuru dalībvalsts norīkojusi, lai pārbaudītu un revidētu pasākumus saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 25. panta 1. punkta a) apakšpunktu.

II NODAĻA

PĀRVALDĪBAS UN KONTROLES SISTĒMAS

3. pants

Vispārīgie principi

Dalībvalstu izveidotajām pārvaldības un kontroles sistēmām jānodrošina:

1) pārvaldībā un kontrolē iesaistīto struktūru un/vai personu funkciju skaidrs definējums un skaidrs funkciju sadalījums katras struktūras iekšienē;

2) ar izdevumu pārvaldību, kontroli un apstiprināšanu saistīto struktūru, dienestu un/vai personu funkciju skaidrs sadalījums;

3) atbilstoši līdzekļi katrai struktūrai vai dienestam tiem noteikto funkciju īstenošanai laika periodā, kurā tiek īstenotas no Fonda finansētās darbības;

4) efektīvi iekšējās kontroles nosacījumi atbildīgajā iestādē un ikvienā deleģētā iestādē;

5) uzticamas datorizētās uzskaites, uzraudzības un finanšu informācijas sistēmas;

6) efektīva ziņošanas un uzraudzības sistēma uzdevumu izpildes deleģēšanas gadījumā;

7) detalizētas procedūru rokasgrāmatas attiecībā uz veicamajām funkcijām;

8) efektīvi sistēmas darbības revīzijas nosacījumi;

9) sistēmas un procedūras, kas nodrošina pietiekamas revīzijas liecības;

10) pārkāpumu ziņošanas un uzraudzības procedūras un nepareizi izmaksāto summu atgūšana.

4. pants

Iestāžu norīkošana

1. Dalībvalsts norīko:

— atbildīgo iestādi;

— apstiprinošo iestādi;

— kontroles iestādi.

2. Dalībvalsts nosaka visus nosacījumus tās attiecībām ar minētajām iestādēm. Neskarot šā lēmuma noteikumus, dalībvalsts nosaka visus nosacījumus attiecībām starp minētajām iestādēm, kuras darbojas, pilnībā ievērojot attiecīgās dalībvalsts institucionālās, tiesiskās un finanšu sistēmas.

3. Neskarot 3. panta 2. punkta noteikumus, dažas vai visas pārvaldības, apstiprināšanas un kontroles funkcijas var veikt vienas un tā pašas struktūras ietvaros.

5. pants

Atbildīgā iestāde

1. Atbildīgā iestāde atbild par Fonda atbalstīto vairākgadu un gada programmu efektīvu, lietderīgu un pareizu pārvaldību un īstenošanu un jo īpaši:

a) Komisijai iesniedz vairākgadu programmu saskaņā ar 1. pielikumā iekļauto paraugu;

b) Komisijai iesniedz gada programmu saskaņā ar 2. pielikumā iekļauto paraugu;

c) nodrošina, ka finansējamie projekti tiek izraudzīti saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 14. un 20. pantā noteiktajiem nosacījumiem un kritērijiem un ievērojot šā lēmuma 10. punktā izklāstītās standarta procedūras, neskarot papildu kritēriju piemērošanu, kas noteikti piemērojamos Kopienas un valstu noteikumos;

d) nodrošina pasākumu efektīvu administratīvo, līgumisko un finanšu pārvaldību, ievērojot šā lēmuma 11. pantā izklāstītās standarta procedūras;

e) nodrošina darījumu likumību un pareizību.

2. Atbildīgā iestāde iedibina procedūras, lai nodrošinātu, ka visi pietiekamu revīzijas liecību nodrošināšanai vajadzīgie dokumenti par izdevumiem un pārbaudēm tiek turēti saskaņā ar 9. pantā noteiktajām prasībām.

3. Atbildīgā iestāde nodrošina, ka kontroles iestāde Lēmuma 2004/904/EK 25. panta 1. punkta a) apakšpunktā noteikto pārbaužu veikšanai saņem visu vajadzīgo informāciju par izmantotajām pārvaldības procedūrām un no Fonda līdzfinansējumu saņēmušajiem projektiem.

4. Atbildīgā iestāde nodrošina, ka apstiprinošā iestāde savu uzdevumu veikšanai saņem visu vajadzīgo informāciju par izmantotajām pārvaldības procedūrām, no Fonda līdzfinansējumu saņēmušajiem projektiem un kontroles iestādes veikto pārbaužu rezultātiem.

5. Atbildīgā iestāde saņem maksājumus no Komisijas un atbild par maksājumu veikšanu finansējuma saņēmējiem. Tā Komisijai iesniedz saskaņā ar 5. pielikumu sagatavotos maksājumu pieprasījumus, attiecīgā gadījumā pievienojot progresa vai nobeiguma ziņojumu, kuru paraugi ir pievienoti 3. un 4. pielikumā, un saskaņā ar 6. pielikumu sagatavoto izdevumu deklarāciju, ko apstiprinājusi apstiprinošā iestāde.

6. Atbildīgā iestāde nodrošina, ka ziņojumi par Fonda līdzfinansēto darbību īstenošanu un novērtējumu tiek iesniegti saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 28. pantā minētajiem termiņiem.

6. pants

Atbildīgās iestādes uzdevumu deleģēšana

Ja visi atbildīgās iestādes uzdevumi vai to daļa tiek deleģēti deleģētajai iestādei, atbildīgā iestāde precīzi nosaka deleģēto uzdevumu apjomu un sīki izstrādātas procedūras deleģēto uzdevumu īstenošanai, kurām ir jāatbilst 3. pantā izklāstītajiem nosacījumiem.

Šajās procedūrās iekļauj pienākumu atbildīgo iestādi regulāri informēt par deleģēto uzdevumu faktisko izpildi un sniegt izmantoto līdzekļu aprakstu.

Par uzdevumiem, ko atbildīgā iestāde deleģē, paziņo deleģētajai iestādei, kura apliecina savu piekrišanu tiem.

7. pants

Kontroles iestāde

1. Kontroles iestāde atbild par Lēmuma 2004/904/EK 25. panta 1. punkta a) apakšpunktā noteikto pārbaužu organizēšanu saskaņā ar starptautiskajiem standartiem.

2. Šā panta 1. punktā minētās pārbaudes veic attiecībā uz līdzfinansēto projektu reprezentatīvu izlasi, projektus atlasot atbilstīgi riska analīzes rezultātiem, un šai izlasei jāaptver vismaz 10 % no katras gada programmas kopējiem attaisnotajiem izdevumiem. Izlases metodei jānodrošina šādu prasību izpilde:

a) pietiekamā skaitā iekļauj dažāda veida un lieluma projektus;

b) ņem vērā jebkādus riska faktorus, kas atklāti valsts vai Kopienas pārbaudēs, un izmaksu un ieguvumu aspektus, ņemot vērā iepriekš veikto pārbaužu rezultātus;

c) nodrošina, ka 25. pantā minētajām pārbaudēm izmantotā izlases metode nodrošina tādu projektu atlasi, kas ir reprezentatīvi attiecībā uz katras gada programmas projektu kopumu.

3. Veicot pārbaudes, kontroles iestāde pārbauda, vai:

a) pārvaldības un kontroles sistēmas tiek faktiski piemērotas un vai tajās nav trūkumu, kā arī trūkumu nopietnības pakāpi;

b) ir pietiekamas revīzijas liecības;

c) attiecībā uz pietiekamu skaitu grāmatvedības dokumentu ir atbilstība starp tiem un starp apliecinošajiem dokumentiem, kas glabājas atbildīgajā iestādē vai deleģētajās iestādēs, pie subsīdiju saņēmējiem un, attiecīgā gadījumā, citās organizācijās vai uzņēmumos, kas piedalās projektu īstenošanā;

d) izdevumu posteņi atbilst Komisijas Lēmuma K(2006) 51 galīgais variants/1 attaisnoto izdevumu prasībām, valsts atlases procedūrā noteiktajām prasībām, dotācijas līguma noteikumiem vai cita tiesiskā instrumenta, ar ko piešķir dotāciju, noteikumiem un faktiski veiktajiem darbiem;

e) projekta izmantošana vai paredzētā izmantošana atbilst Lēmuma 2004/904/EK 4. līdz 7. pantā minētajiem mērķiem un Lēmuma 2004/904/EK 3. pantā noteiktajām mērķa grupām;

f) Kopienas finanšu ieguldījums atbilst Lēmuma 2004/904/EK 20. pantā vai citos piemērojamos Kopienas noteikumos ietvertajiem nosacījumiem un finansējuma saņēmējiem to izmaksā bez samazinājumiem un bez kavēšanās;

g) attiecīgais līdzfinansējums patiešām ir piešķirts.

4. Lēmuma 2004/904/EK 28. panta 2. punktā minētajā gada programmas īstenošanas noslēguma ziņojumā iekļauj visu kontroles iestādes veikto pārbaužu rezultātus un apraksta pasākumus, ko atbildīgā iestāde veikusi sakarā ar atklātajām novirzēm vai pārkāpumiem.

8. pants

Apstiprinošā iestāde

Apstiprinošā iestāde atbild par izdevumu deklarāciju apstiprināšanu, ko sagatavojusi atbildīgā iestāde saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 24. pantu pēc 6. pielikumā pievienotā parauga.

Apstiprināšana sniedz garantiju, ka:

1) izdevumu deklarācija ir pareiza un sastādīta, izmantojot uzticamas uzskaites sistēmas, un tās pamatā ir pārbaudāmi apliecinošie dokumenti;

2) uzrādītie izdevumi atbilst spēkā esošiem Kopienas un valsts noteikumiem un ir radušies saistībā ar projektiem, kas izraudzīti finansēšanai saskaņā ar gada programmai piemērojamiem kritērijiem un ievērojot piemērojamos Kopienas un valsts noteikumus;

3) apstiprinošā iestāde apstiprināšanas veikšanai no atbildīgās iestādes ir saņēmusi visu vajadzīgo informāciju par izmantotajām pārvaldības procedūrām, no Fonda līdzfinansējumu saņēmušajiem projektiem un pārbaudēm, kas veiktas attiecībā uz izdevumu deklarācijās iekļautajiem izdevumiem;

4) pienācīgi ņemti vērā visi kontroles iestādes veikto revīziju rezultāti;

5) no izdevumu deklarācijas ir atņemtas atgūstamās summas, kas izmaksātas no Kopienas fondiem un par kurām sakarā ar atklātajiem pārkāpumiem konstatēts, ka tās izmaksātas nepareizi, kā arī, attiecīgā gadījumā, kavējuma procenti.

9. pants

Revīzijas liecības

1. Dalībvalstu pārvaldības un kontroles sistēmas nodrošina pietiekamas revīziju liecības.

2. Revīzijas liecības uzskata par pietiekamām, ja tās ļauj:

a) salīdzināt Komisijai iesniegtās apstiprinātās izdevumu deklarācijas ar konkrētajiem izdevumu grāmatojumiem un apliecinošajiem dokumentiem, kas glabājas atbildīgās iestādes un deleģēto iestāžu dažādajos administratīvajos līmeņos, kā arī pie galīgajiem finansējuma saņēmējiem, un

b) pārbaudīt no Fonda piešķirtā Kopienas finansējuma sadali un pārskaitījumus, kā arī projekta līdzfinansējuma avotus.

3. Atbildīgā iestāde ievieš procedūras, kas ļauj noteikt vietu, kur glabājas visi dokumenti saistībā ar konkrētiem maksājumiem, kuri veikti no Eiropas Bēgļu fonda, un nodrošina šo dokumentu pieejamību pārbaudes veikšanai, ja ir saņemts pieprasījums no:

a) kontroles iestādes;

b) apstiprinošās iestādes;

c) Komisijas amatpersonām un tās pilnvarotiem pārstāvjiem, tostarp Eiropas Biroja krāpšanas apkarošanai (OLAF), kā arī no Eiropas Revīzijas palātas.

4. Piecu gadu laikā pēc Komisijas galīgā atlikuma maksājuma par katru gada programmu atbildīgā iestāde nodrošina Komisijai, OLAF un Eiropas Revīzijas palātai pieeju visiem apliecinošajiem dokumentiem par attiecīgā projekta izdevumiem un pārbaudēm, t. i., oriģināliem vai to kopijām, kas apstiprinātas kā atbilstošas oriģinālam, uz vispārpieņemtiem datu nesējiem. Šo periodu var pārtraukt vai nu tiesvedības vai pienācīgi motivēta Komisijas pieprasījuma gadījumā.

III NODAĻA

PROJEKTU ADMINISTRATĪVĀS UN FINANŠU PĀRVALDĪBAS NOTEIKUMI ATBILDĪGAJAI IESTĀDEI

10. pants

Atlases un līgumu piešķiršanas procedūras

Atbildīgā iestāde nosaka sīki izstrādātas procedūras no Fonda līdzfinansējamo darbību atlasei, tajā skaitā:

a) atlases un līgumu piešķiršanas procedūru organizēšana, ievērojot pārskatāmības un vienlīdzīgas attieksmes principus un, attiecīgā gadījumā, piemērojamos publiskā iepirkuma noteikumus, un veicot visu nepieciešamo, lai nepieļautu interešu konfliktu;

b) informācijas izplatīšana par konkursu paziņojumiem un iepirkumu paziņojumiem, izmantojot piemērotus valsts un reģionālos informācijas kanālus;

c) pieteikumu saņemšana, apliecinājumi par saņemšanu, līdzfinansējuma pieteikumu reģistrēšana un sistematizācija;

d) pieteikumu formas, kvalitātes un budžeta analīze un novērtējums, izmantojot konkursu vai iepirkumu paziņojumos noteiktos kritērijus;

e) tikšanos un sakaru organizēšana ar atlases vai vērtēšanas komitejām;

f) apspriešanās ar attiecīgajām struktūrām par ierosināto pasākumu papildināmību ar citiem reģionāliem, valsts un Kopienas finanšu instrumentiem;

g) lēmumu pieņemšana par projektu atlasi attiecīgajā atbildīgās iestādes līmenī;

h) atlases un līgumu piešķiršanas procedūras rezultātu publicēšana;

i) rakstiska informācija visiem pieteikumu iesniedzējiem par atlases procedūras rezultātiem, ietverot skaidrojumu par pieņemtajiem atlases lēmumiem.

11. pants

Pasākumu administratīvās, līgumiskās un finanšu pārvaldības procedūras

1. Atbildīgā iestāde nosaka sīki izstrādātas procedūras pasākumu pārvaldībai, tajā skaitā:

a) līgumu, dotāciju līgumu vai tiem līdzvērtīgu juridisko instrumentu parakstīšana ar izraudzītajiem finansējuma saņēmējiem;

b) sekošana līdzi līgumiem un to grozījumiem, izveidojot projektu administratīvās uzraudzības sistēmu (sarakste, grozījumu un atgādinājuma vēstuļu sagatavošana un uzraudzība, ziņojumu saņemšana un izskatīšana, utt.);

c) projektu darbības ziņojumu un finanšu pārskatu analīze, līdzfinansēto preču un pakalpojumu piegādes pārbaude, attiecīgā gadījumā ietverot pārbaudes uz vietas;

d) projektu uzrādīto izdevumu patiesuma un šo izdevumu atbilstības pārbaude ar Lēmumā K(2006) 51 galīgais variants/1 un valsts noteikumos ietvertajiem nosacījumiem;

e) procedūras maksājumu pieprasījumu saņemšanai, pārbaudei un vizēšanai, izdevumu apstiprināšanai, apmaksai un iegrāmatošanai;

f) neizmantoto līdzekļu vai finansējuma saņēmēju neattaisnotiem izdevumiem izmantotu līdzekļu atgūšana.

2. Šā panta 1. punkta a) apakšpunktā minētajos līgumos vai dotāciju līgumos cita starpā iekļauj:

a) dotācijas summu un attaisnoto izmaksu maksimālo procentu likmi attiecībā pret projekta kopējām izmaksām;

b) atbalstītā projekta sīku aprakstu un īstenošanas grafiku;

c) projekta apstiprināto budžeta tāmi un finansēšanas plānu;

d) līguma īstenošanas grafiku un noteikumus (ziņojumu iesniegšana, grozījumi, līguma izbeigšana, utt …);

e) attaisnoto izmaksu definīciju;

f) nosacījumus attiecībā uz dotācijas maksājumiem un uzskaites prasībām.

3. Atbildīgā iestāde ievieš datorizētu sistēmu detalizētu uzskaites datu reģistrēšanai un uzglabāšanai par katru gada programmas projektu, kā arī finanšu pārvaldības, uzraudzības, kontroles un novērtējuma nolūkos nodrošina pienācīgu datu vākšanu par projektu īstenošanas gaitu.

IV NODAĻA

KONTROLE

12. pants

Dalībvalstu pienākumi

1. Dalībvalstis atbild par Fonda finansēto pasākumu pareizu finanšu pārvaldību un par notikušo darījumu likumību un pareizību. Tās gādā, lai atbildīgās iestādes – ieskaitot deleģētās iestādes –, apstiprinošās iestādes, kontroles iestādes un citas attiecīgās iestādes saņemtu pienācīgus norādījumus par pārvaldības un kontroles sistēmu izveidi, lai nodrošinātu Kopienas finansējuma efektīvu un pareizu izmantošanu.

2. Dalībvalstis nodrošina, ka pārvaldības un kontroles sistēmas ir izveidotas saskaņā ar 3. līdz 11. panta prasībām. Tās atbild par to, ka ir nodrošināta sistēmu pienācīga darbība visā laika periodā, kurā tiek īstenoti no Fonda finansētie pasākumi.

3. Līdztekus 2005. gada programmas priekšlikumam dalībvalstis Komisijai iesniedz sistēmu aprakstu, kurā ietver atbildīgo iestāžu un attiecīgo deleģēto iestāžu, kā arī apstiprinošo un kontroles iestāžu organizācijas un procedūru aprakstu saskaņā ar 3. līdz 11. pantā noteiktajām prasībām.

4. Ja sistēmās un procedūrās tiek veiktas būtiskas izmaiņas, dalībvalstis iesniedz atjauninātu pārvaldības un kontroles sistēmu aprakstu.

13. pants

Komisijas pienākumi

1. Komisija 12 mēnešu laikā pēc tam, kad tā saņēmusi 12. panta 3. punktā minēto aprakstu, veic dalībvalsts izveidoto pārvaldības un kontroles sistēmu dokumentācijas analīzi, kā arī atbildīgās iestādes un ikvienas deleģētās iestādes īstenošanas procedūru, kontroles sistēmu, uzskaites sistēmu, iepirkuma un dotāciju piešķiršanas procedūru pārbaudi uz vietas. Komisija informē dalībvalsti par visiem atklātajiem sistēmu trūkumiem un nepilnībām un par veicamajiem koriģējošajiem pasākumiem.

2. Neskarot Padomes Lēmuma 2004/904/EK 26. panta noteikumus, Komisija pārskata dalībvalstu izveidotās procedūras un sistēmas ikreiz, kad tiek veiktas būtiskas izmaiņas.

14. pants

Sadarbība ar dalībvalsts kontroles iestādēm

1. Komisija sadarbojas ar dalībvalstu norīkotajām kontroles iestādēm, lai koordinētu to attiecīgos kontroles plānus un revīzijas metodes, un nekavējoties apmainās ar veikto pārvaldības un kontroles sistēmu revīzijas rezultātiem nolūkā iespējami efektīvi izmantot kontroles resursus un novērst nevajadzīgu darba dublēšanos.

2. Komisija un kontroles iestādes tiekas regulāri un vismaz reizi gadā, lai kopā izvērtētu kontroles rezultātus, kas ietverti gada ziņojumos saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 28. panta 2. punktu, un lai apmainītos viedokļiem par citiem jautājumiem saistībā ar pārvaldības un kontroles sistēmu uzlabošanu.

V NODAĻA

EURO IZMANTOŠANAS KĀRTĪBA

15. pants

Vairākgadu un gada programmas

1. Lēmuma 2004/904/EK 16. pantā minētos vairākgadu un gada programmu projektus Komisijai iesniedz, summas izsakot euro.

2. Dalībvalstis, kurās vairākgadu vai gada programmas projekta iesniegšanas brīdī euro nav valsts valūta, šā lēmuma 1. un 2. pielikumā minētos finanšu datus iesniedz gan euro, gan savā valsts valūtā. Valsts valūtas konvertēšanai euro izmanto maiņas kursu, kas publicēts Eiropas Savienības Oficiālā Vēstneša C sērijā iepriekšējā mēneša pēdējā darba dienā pirms mēneša, kurā Komisijai iesniedz vairākgadu vai gada programmas projektu.

16. pants

Ziņojumi, izdevumu deklarācijas un maksājumu pieprasījumi.

1. Lēmumā 2004/904/EK minētos progresa ziņojumus, īstenošanas nobeiguma ziņojumus, izdevumu deklarācijas un maksājumu pieprasījumus Komisijai iesniedz, summas izsakot euro.

2. Dalībvalstis, kurās ziņojumu iesniegšanas brīdī euro nav valsts valūta, šā lēmuma 3., 4. un 6. pielikumā minētos finanšu datus var iesniegt gan savā valsts valūtā, gan euro. Pēdējā gadījumā valsts valūtā radušos izdevumu konvertēšanai no valsts valūtas euro izmanto maiņas kursu, kas publicēts Eiropas Savienības Oficiālā Vēstneša C sērijā iepriekšējā mēneša pēdējā darba dienā pirms mēneša, kurā izdevumi iegrāmatoti atbildīgās iestādes uzskaites sistēmā.

3. Kad euro kļūst par valūtu kādā dalībvalstī, kura izmantojusi iepriekšējā punktā izklāstīto konvertēšanas procedūru, šo procedūru turpina piemērot visiem izdevumiem, ko atbildīgā iestāde ir iegrāmatojusi uzskaites sistēmā līdz dienai, kurā stājās spēkā fiksētais valsts valūtas un euro maiņas kurss.

VI NODAĻA

KONTU DZĒŠANA

17. pants

Kontu dzēšana

1. Deviņu mēnešu laikā no Fonda līdzfinansējuma lēmumā noteiktā izmaksu atbalstāmā perioda beigu datuma atbildīgā iestāde Komisijai iesniedz šādus dokumentus:

a) gada programmas īstenošanas nobeiguma ziņojumu, kas sagatavots saskaņā ar 4. pielikumā iekļauto paraugu;

b) galīgo izdevumu deklarāciju, kas sagatavota saskaņā ar 6. pielikumā iekļauto paraugu un ko apstiprinājusi apstiprinošā iestāde;

c) kontroles iestādes ziņojumu par veiktajām pārbaudēm;

d) maksājumu pieprasījumu vai atlīdzināšanas deklarāciju, kas sagatavota saskaņā ar 5. pielikumā iekļauto paraugu.

2. Deviņu mēnešu periodu, kas minēts 1. punktā, pārtrauc, ja Komisija attiecībā uz konkrēto gada programmu pieņem lēmumu par līdzfinansējuma maksājumu apturēšanu saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 26. panta 2. punkta noteikumiem. Termiņu atsāk skaitīt no dienas, kad Lēmuma 2004/904/EK 26. panta 3. punktā minētais Komisijas lēmums tiek paziņots dalībvalstij.

3. Neskarot Lēmuma 2004/904/EK 26. panta noteikumus, Komisija sešu mēnešu laikā no 1. punktā minēto dokumentu saņemšanas informē dalībvalsti par to izdevumu summu, kuru Komisija atzīst par atmaksājamu no Fonda, un par jebkādām finanšu korekcijām, kas izriet no starpības starp uzrādītajiem izdevumiem un atzītajiem izdevumiem. Dalībvalsts savus apsvērumus var iesniegt trīs mēnešu laikā.

4. Trīs mēnešu laikā no dienas, kad saņemti dalībvalsts apsvērumi, Komisija pieņem lēmumu par izdevumu summu, kas atzīstama par atmaksājamu no Fonda, un piedzen starpību, kas rodas no atšķirības starp galīgajiem atzītajiem izdevumiem un summām, kas jau samaksātas dalībvalstīm.

5. Ja atbildīgā iestāde 1. punktā prasītos dokumentus neiesniedz paredzētajā termiņā un pieņemamā formā, Komisija automātiski atceļ Fonda līdzfinansējumu par attiecīgā līdzfinansējuma lēmuma periodu, izdod iekasēšanas rīkojumu par visām jau samaksātajām priekšfinansējuma summām saskaņā ar līdzfinansējuma lēmumu un atceļ attiecīgās atlikušās budžeta saistības.

6. Automātisko atcelšanas procedūru, kas noteikta 5. punktā, var apturēt par to projektu summu, attiecībā uz kuriem laikā, kad iesniedzami 1. punktā minētie dokumenti, dalībvalsts līmenī notiek tiesvedība vai administratīva pārsūdzība, kurai ir apturoša iedarbība. Daļējā nobeiguma ziņojumā dalībvalsts sniedz sīku informāciju par šādiem projektiem un ik pēc 6 mēnešiem nosūta ziņojumus par paveikto attiecībā uz šiem projektiem. Trīs mēnešu laikā no tiesvedības vai administratīvās pārsūdzības procedūras pabeigšanas dalībvalsts iesniedz 1. punktā prasītos dokumentus par attiecīgajiem projektiem.

VII NODAĻA

NOBEIGUMA NOTEIKUMI

18. pants

Nobeiguma noteikumi

Dalībvalstis var piemērot tādus valsts noteikumus attiecībā uz kontroli, kas ir stingrāki par šajā lēmumā noteiktajiem.

19. pants

Šis lēmums ir adresēts Beļģijas Karalistei, Čehijas Republikai, Vācijas Federatīvajai Republikai, Igaunijas Republikai, Grieķijas Republikai, Spānijas Karalistei, Francijas Republikai, Īrijai, Itālijas Republikai, Kipras Republikai, Latvijas Republikai, Lietuvas Republikai, Luksemburgas Lielhercogistei, Ungārijas Republikai, Maltas Republikai, Nīderlandes Karalistei, Austrijas Republikai, Polijas Republikai, Portugāles Republikai, Slovēnijas Republikai, Slovākijas Republikai, Somijas Republikai, Zviedrijas Karalistei un Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotajai Karalistei.

Briselē, 2006. gada 20. janvārī. Komisijas vārdā — Komisijas priekšsēdētāja vietnieks Franco FRATTINI

(1) OV L 381, 28.12.2004., 52. lpp.

1. PIELIKUMS EIROPAS BĒGĻU FONDS VAIRĀKGADU PROGRAMMAS PROJEKTS (2005–2007) 1. DALĪBVALSTS … 2. ATBILDĪGĀ IESTĀDE SASKAŅĀ AR EBF LĒMUMU (FUNKCIONĀLA DALĪBVALSTS STRUKTŪRA VAI VALSTS PUBLISKO TIESĪBU STRUKTŪRA) Atbildīgā iestāde Lēmuma 2004/904/EK 13. panta izpratnē Nosaukums: … Adrese: … Atbildīgās personas vārds/uzvārds: … Kontaktpersona: … Kontaktpersonas amats: … Tālr.: … Fakss: … E-pasts: … Deleģētā iestāde Lēmuma 2004/904/EK 13. panta 1. punkta izpratnē (ja tāda tiek norīkota) (pievienot oficiālo dokumentu, ar ko atbildīgā iestāde deleģētajai iestādei deleģē atbildību par EBF darbību īstenošanu) Nosaukums: … Adrese: … Atbildīgās personas vārds/uzvārds: … Kontaktpersona: … Kontaktpersonas amats: … Tālr.: … Fakss: … E-pasts: … 3. SITUĀCIJA DALĪBVALSTĪ Lūdzu sniedziet aprakstu par situāciju jūsu valstī attiecībā uz Lēmuma 2004/904/EK 3. pantā minēto mērķa grupu uzņemšanas, patvēruma piešķiršanas procedūru, integrācijas un brīvprātīgas atgriešanās nosacījumiem. Aprakstā jāiekļauj: 1) pārskats par tendencēm, sākot no 2003. gada, attiecībā uz 3. pantā minētajām mērķa grupām, ietverot īsu aprakstu par patvēruma meklētāju, bēgļu un pārvietoto personu sociālajiem apstākļiem (attiecīgā gadījumā par pārcelšanos); 2) norādes par pašreizējo valsts līdzekļu izmantojumu uzņemšanai, patvēruma piešķiršanas procedūrām, integrācijai un brīvprātīgas atgriešanās pasākumiem, sākot no 2003. gada sākuma; 3) no valsts līdzekļiem (atskaitot EBF) kopš 2003. gada finansēto uzņemšanas, patvēruma, integrācijas un brīvprātīgas atgriešanās pasākumu un projektu galvenie rezultāti. Lūdzu sniedziet šo pasākumu un projektu ietekmes vispārīgu novērtējumu; 4) no Eiropas Bēgļu fonda iepriekšējā(-os) gadā(-os) jūsu valstī līdzfinansēto uzņemšanas, patvēruma, integrācijas un brīvprātīgas atgriešanās pasākumu un projektu galvenie rezultāti. Lūdzu sniedziet šo projektu ietekmes vispārīgu novērtējumu; 5) jūsu valsts vajadzību analīze attiecībā uz uzņemšanu, patvēruma piešķiršanas procedūrām, integrāciju un brīvprātīgu atgriešanos. … … … … … … … … … … … … … … … … 4. DALĪBVALSTS VAJADZĪBU ANALĪZE Lūdzu sniedziet jūsu valsts vajadzību analīzi attiecībā uz uzņemšanu, patvēruma piešķiršanas procedūrām, integrāciju un brīvprātīgu atgriešanos, kā arī iezīmējiet darbības mērķus šo vajadzību apmierināšanai programmas aptvertajā laika posmā (2005.–2007. gads), ņemot vērā tālāk minētās Komisijas vairākgadu plānošanas pamatnostādnes attiecībā uz prioritātēm. 1. prioritāte Galveno pasākumu, tostarp ar integrāciju saistīto pasākumu, īstenošana, kā noteikts šādos tiesību aktos: a) Padomes 2003. gada 18. februāra Regula (EK) Nr. 343/2003 (1), ar ko paredz kritērijus un mehānismus, lai noteiktu dalībvalsti, kura ir atbildīga par trešās valsts pilsoņa patvēruma pieteikuma izskatīšanu, kas iesniegts kādā no dalībvalstīm; b) Padomes 2000. gada 11. decembra Regula (EK) Nr. 2725/2000 (2) par pirkstu nospiedumu salīdzināšanas sistēmas Eurodac izveidi, lai efektīvi piemērotu Dublinas Konvenciju; c) Padomes 2002. gada 28. februāra Regula (EK) Nr. 407/2002 (3), ar ko paredz dažus īstenošanas noteikumus Regulai (EK) Nr. 2725/2000 par pirkstu nospiedumu salīdzināšanas sistēmas Eurodac izveidi, lai efektīvi piemērotu Dublinas Konvenciju; d) Padomes 2001. gada 20. jūlija Direktīva 2001/55/EK (4) par obligātajiem standartiem, lai pārvietoto personu masveida pieplūduma gadījumā sniegtu tām pagaidu aizsardzību, un par pasākumiem, lai līdzsvarotu dalībvalstu pūliņus, uzņemot šādas personas un uzņemoties ar to saistītās sekas; e) Padomes 2003. gada 27. janvāra Direktīva 2003/9/EK (5), ar ko nosaka obligātos standartus patvēruma meklētāju uzņemšanai; f) Padomes 2003. gada 22. septembra Direktīva 2003/86/EK (6) par tiesībām uz ģimenes atkalapvienošanos, ciktāl to noteikumi attiecas uz bēgļiem; g) Padomes 2004. gada 29. aprīļa Direktīva 2004/83/EK (7) par obligātajiem standartiem, lai kvalificētu trešo valstu valstspiederīgos vai bezvalstniekus kā bēgļus vai kā personas, kam citādi nepieciešama starptautiska aizsardzība, šādu personu statusu un piešķirtās aizsardzības saturu. … … … 2. prioritāte sagatavošanās principu un pasākumu ieviešanai, kas paredzēti Padomes direktīvā par dalībvalstu procedūru obligātajiem standartiem attiecībā uz bēgļu statusa piešķiršanu un atņemšanu dalībvalstīs, kurus pieņems 2005. gadā. … … … … … … … … … … … … … … … … 3. prioritāte tādu pasākumu īstenošana, kuru mērķis ir uzlabot starptautiskās aizsardzības lūgumu izskatīšanas procedūru kvalitāti dalībvalstīs, piemēram: — izveidot vienotu starptautiskās aizsardzības lūgumu izskatīšanas procedūru; — stiprināt informācijas par izcelsmes valstīm un reģioniem apkopošanu, izvērtēšanu un efektīvu izmantošanu; — izstrādāt stratēģijas, kuru mērķis ir risināt problēmas saistībā ar dalībvalstu patvēruma sistēmu un uzņemšanas jaudu īpaši liela noslogojuma gadījumiem, kuru iemesli cita starpā ir saistīti ar ģeogrāfisko atrašanās vietu; — sadarbībā ar patvēruma iestādēm sagatavot neatkarīgus, kvalitatīvus pārskatus par dalībvalstu patvēruma sistēmām; — stiprināt pirmās instances lēmumu pieņemšanas kvalitāti, lai paātrinātu visu procedūru un nodrošinātu atbilstīgus galīgos lēmumus; — stiprināt dalībvalstu patvēruma sistēmu integritāti, jo īpaši, īstenojot atbilstīgu personu brīvprātīgu atgriešanos; — izstrādāt stratēģijas, lai noteiktu un risinātu tāda veida lietas, kurās būtu piemērota vienkāršota vai paātrināta procedūra, vai īpaša kārtība attiecībā uz uzņemšanu. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 4. prioritāte pasākumu īstenošana saistībā ar patvēruma meklētājiem, bēgļiem vai pagaidu vai papildu aizsardzības saņēmējiem un nepilngadīgajiem, ievērojot bērnu interešu aizsardzības principu. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. prioritāte (neobligāta) dalībvalstīm, kuras izveidojušas vai vēlas izveidot pārcelšanās shēmas, darbības, kuru konkrētais mērķis ir tādu personu uzņemšana un orientācija, kuras dalībvalstīs ielaistas šādu shēmu ietvaros, kā arī šādu shēmu pārvaldība. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 5. MĒRĶU SASNIEGŠANAS STRATĒĢIJA a) Lūdzu izklāstiet stratēģiju minēto mērķu (4. punktā) sasniegšanai un precizējiet tiem piekārtotās prioritātes. Lūdzu īsi aprakstiet šo prioritāšu īstenošanai paredzētās darbības. Kādā veidā tās ļauj sasniegt noteiktās prioritātes? … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … b) Aprakstiet apspriežu rezultātus ar attiecīgajiem partneriem, kā tas paredzēts Lēmuma 2004/904/EK 13. panta 3. punkta a) apakšpunktā. … … … … … … 6. SADERĪBA AR CITIEM INSTRUMENTIEM Lūdzu norādiet, vai un kā šī stratēģija ir saderīga ar citiem reģionāliem, valsts un Kopienas instrumentiem. … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 7. ORIENTĒJOŠS FINANSĒJUMA PLĀNS Lūdzu sagatavojiet orientējošu finansējuma plānu, kurā par katru darbību un katru gadu norādīts ierosinātais finanšu ieguldījums no Fonda, kā arī valsts un/vai privātā līdzfinansējuma kopsumma. Orientējošs finansējuma plāns (3 gadu plānošanas periods) Publiskais finansējums Privātais finansējums Kopā Kopiena (EBF) Valsts Reģioni Pašvaldības Uzņemšanas un patvēruma procedūras Kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Integrācija Kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Brīvprātīga atgriešanās Kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Tehniskā palīdzība Kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 2006 0,00 2007 0,00 Kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2005 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2006 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2007 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Lūdzu skatīt šā lēmuma 15. pantu. 8. NORĀDES UZ EBF LĪDZFINANSĒJUMU Katrā darbībā, kas saistīta ar programmas finansētajiem pasākumiem, jābūt skaidrai norādei uz EBF finansējuma klātbūtni. Šādu norādi var nodrošināt: — iekļaujot ES logo un norādi par EBF līdzfinansējumu visos materiālos, ko valsts atbildīgā iestāde izplata sakarā ar valsts programmas īstenošanu (projektu konkursu paziņojumos, rokasgrāmatās, pieteikuma veidlapās, vēstulēs pretendentiem utt.); — visus projektu atbalsta saņēmējus informējot par EBF līdzfinansējumu; — izvietojot ES logo uz visām projekta ietvaros iegādātajām iekārtām; — iekļaujot ES logo un rakstisku norādi par EBF līdzfinansējumu visos attiecīgajos publicitātes materiālos, bukletos, vēstuļu galvā, sabiedrisko attiecību materiālos utt.; — izvietojot ES logo un norādi par EBF līdzfinansējumu dotāciju saņēmēju telpās (piemēram, pie biroja sienas, ieejas utml.); — informējot dalībniekus par EBF līdzfinansējumu, kad projekti tiek pieminēti semināros vai konferencēs. Attiecībā uz EBF līdzfinansējumu izmantojama šāda norāde: “projektu līdzfinansē Eiropas Bēgļu fonds”. ES logo var lejupielādēt no šīs adreses: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm Publikācijās, kurās pieminēts EBF līdzfinansējums, jānorāda, ka tajā atspoguļots autoru viedoklis un ka Komisija nenes atbildību par publikācijas saturu un tā iespējamo izmantošanu. (1) OV L 50, 25.2.2003., 1. lpp. (2) OV L 316, 15.12.2000., 1. lpp. (3) OV L 62, 5.3.2002., 1. lpp. (4) OV L 212, 7.8.2001., 12. lpp. (5) OV L 31, 6.2.2003., 18. lpp. (6) OV L 251, 3.10.2003., 12. lpp. (7) OV L 304, 30.9.2004., 12. lpp. i) pielikums 2005. gada programmas projektam EBF II īstenošanas nolūkā dalībvalstī ieviestās pārvaldības un kontroles sistēmas apraksts Tā kā saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 12. panta 2. punkta c) apakšpunktu dalībvalstis atbild par EBF atbalstīto projektu pārvaldību, lūdzu aprakstiet īstenošanas sistēmu, kas izveidota, lai a) nodrošinātu darbību koordināciju un konsekvenci, b) atlasītu projektus un nodrošinātu atlases procedūras pārskatāmību un c) projektus pārvaldītu, uzraudzītu, pārbaudītu, novērtētu un revidētu. Īstenošanas sistēmai jāatbilst saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 13. panta 5. punktu Komisijas pieņemtajiem īstenošanas noteikumiem. Aprakstot īstenošanas sistēmu, lūdzu izmantojiet i) pielikumā iekļauto veidlapu. Aizpildīto veidlapu lūdzu iesniedziet reizē ar 2005. gada programmas projektu. Atgādinām, ka tad, ja sistēmās un procedūrās tiek veiktas būtiskas izmaiņas, Komisijai jāiesniedz atjaunināts pārvaldības un kontroles sistēmu apraksts. Datums: 1. PASĀKUMU PLĀNS 1.1. Tiesiskais regulējums (Norādiet valsts tiesību aktus un noteikumus, kas piemērojami EBF pasākumu pārvaldības un kontroles procedūrām) EBF pārvaldībai piemērojamie valsts tiesību akti: … … … … … … Sakarā ar EBF pārvaldību īpaši pieņemtie valsts noteikumi: … … … … … 1.2. Atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde Atbildīgā iestāde Lēmuma 2004/904/EK 13. panta izpratnē (pievienot oficiālo dokumentu, ar ko šī publiskā struktūra tiek norīkota par “atbildīgo iestādi” EBF pārvaldībai) Nosaukums: … Adrese: … Atbildīgās personas vārds/uzvārds: … Kontaktpersona: … Kontaktpersonas amats: … Tālr.: … Fakss: … E-pasts: … Deleģētā iestāde Lēmuma 2004/904/EK 13. panta izpratnē (ja tāda tiek norīkota) (pievienot oficiālo dokumentu, ar ko atbildīgā iestāde starpniekiestādei deleģē atbildību par EBF darbību īstenošanu) Nosaukums: … Adrese: … Atbildīgās personas vārds/uzvārds: … Kontaktpersona: … Kontaktpersonas amats: … Tālr.: … Fakss: … E-pasts: … 2. ATBILDĪGĀS IESTĀDES/DELEĢĒTĀS IESTĀDES STRUKTŪRA UN RESURSI Lūdzu pievienojiet iestādes struktūras shēmu un īsu funkciju aprakstu. Ja EBF īstenošanas pārvaldība tiek deleģēta, lūdzu pievienojiet deleģētās iestādes struktūras shēmu un īsu funkciju aprakstu. 2.1. Atbildīgās iestādes/deleģētās iestādes statuss Kāds ir atbildīgās iestādes juridiskais statuss?  Publiska persona  Publisko tiesību subjekts – iestāde vai aģentūra Kāds ir deleģētās iestādes juridiskais statuss?  Publiska persona  Publisko tiesību subjekts – iestāde vai aģentūra  Privāto tiesību persona  Cits (lūdzu konkretizējiet) … 2.2. Štatu saraksts Atbildīgā iestāde (galvenie darbinieki, kas iesaistīti EBF līdzekļu pārvaldībā) Amats Vārds/uzvārds Statuss

Deleģētā iestāde (ja tāda norīkota) Amats Vārds/uzvārds Statuss 2.3. Ārēju struktūru iesaiste (lūdzu norādiet, vai atbildīgajai iestādei/deleģētajai iestādei uzticēto uzdevumu izpildei izmanto ārējas struktūras un attiecīgā gadījumā norādiet, kādi ir konkrētie nosacījumi) … … … … 3. PĀRVALDĪBAS UN KONTROLES SISTĒMĀS IETILPSTOŠO UZDEVUMU APRAKSTS 3.1. Pienākumu sadale Uzdevumi Atbildīgās struktūrvienības/personas Valsts vairākgadu un gada programmu sagatavošana Dotāciju konkursu paziņojumu publicēšana Pieteikumu saņemšana un reģistrācija Pieteikumu administratīvā analīze (atbilstība kritērijiem) Pieteikumu finansiālā analīze Pieteikumu novērtēšana Pieteikumu tehniskā analīze Pieteikumu apstiprināšana (lēmums) Lēmuma paziņošana pretendentiem Dotāciju līgumu sagatavošana Dotāciju līgumu parakstīšana Projekta īstenošanas uzraudzība Maksājumu pieprasījum/rēķinu saņemšana Finansējuma saņēmēju maksājumu pieprasījumu/rēķinu analīze Maksājumu apstiprināšana Projektu īstenošanas pārbaude (1) Maksājumu veikšana Iepirkuma konkursu sagatavošana un publicēšana Piedāvājumu saņemšana un reģistrēšana Piedāvājumu administratīvā analīze Piedāvājumu finansiālā analīze Piedāvājumu tehniskā analīze Līgumu piešķiršanas procedūra Līgumu parakstīšana Gada īstenošanas ziņojuma sagatavošana Dalībvalstu Komisijai nosūtāmo izdevumu deklarāciju sagatavošana Dalībvalstu Komisijai nosūtāmo maksājumu pieprasījumu sagatavošana Dalībvalstu maksājumu pieprasījumu nosūtīšana Komisijai Pārvaldības sistēmu revīzija (2) Novērtējums (1) 3.2. Funkciju nodalīšana (ja pārvaldības, maksājumu un kontroles funkcijas veic viena un tā pati struktūrvienība, lūdzu norādiet, kā tiek panākta šo funkciju skaidra nodalīšana) … … … … … … … EBF ieņēmumu un izdevumu uzskaite 3.2.1. Uzskaites kārtība Kāds uzskaites instruments tiek izmantots EBF līdzekļu grāmatojumiem?  Noteikta valsts budžeta pozīcija  Ārpusbudžeta pozīcija  Īpašs bankas konts  Cits (lūdzu konkretizējiet) … 3.2.2. Apraksts pa posmiem, kādā veidā līdzekļi tiek saņemti un nosūtīti no tā dalībvalsts konta, kurā tie tiek iemaksāti, uz galīgā saņēmēja kontu Līmeņi Konta rekvizīti Atbildīgā persona EK pārskaitīto līdzekļu saņemšana Galīgais finansējuma saņēmējs Vai apstiprināšanas gaita attiecībā uz EBF maksājumiem ir līdzīga kā no valsts budžeta veicamo maksājumu apstiprināšanai?  Jā  Nē Ja atbilde ir “nē”, lūdzu aprakstiet atšķirības, minot to iemeslus: … … … … … … 3.2.3. Aprakstiet noteikumus (ja tādi ir) EBF līdzekļu un valsts līdzfinansējuma pārnešanai, ja tiek iesaistīti valsts līdzekļi … … … … … … … … 4. PĀRVALDĪBAS PROCESA ANALĪZE – POSMU UN PROCEDŪRU APRAKSTS 4.1. Vairākgadu un gada programmu sagatavošana Kas sagatavo Komisijai iesniedzamās vairākgadu un gada programmas? … … … … Konkrēti kā šajās programmās tiek iekļauti finansējuma plāni? … … … … … … Vai vairākgadu programmu sagatavošanas laikā notiek kontakti ar attiecīgajiem partneriem un gada programmu sagatavošanas laikā – ar potenciālajiem finansējuma saņēmējiem (par uzaicinājumiem izteikt ieinteresētību, konkursiem, iepirkuma procedūrām)? … … … … 4.2. Konkursi un pieteikumu atlase/iepirkuma procedūra Vai atbildīgā iestāde/deleģētā iestāde ir pieņēmušas dokumentus (rokasgrāmatas, apkārtrakstus, norādījumus par procedūrām) tālāk aprakstīto procedūru sakarā? Jā  Nē  4.2.1. Konkursu paziņojumu/iepirkuma paziņojumu sagatavošana — Konkursu paziņojumu/iepirkuma paziņojumu sagatavošana un pārbaude Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Pievienojamie dokumenti 2005. gada konkursa paziņojums (ieskaitot pieteikuma veidlapas); iepirkuma paziņojums — Ar ko notiek apspriešanās pirms tiek pieņemta konkursa paziņojumu/iepirkuma paziņojumu galīgā versija? Ar citām struktūrvienībām  Ar citām valsts iestādēm  Ar Eiropas Komisiju  Cita atbilde  (lūdzu konkretizējiet) … 4.2.2. Konkursa paziņojumu/iepirkuma paziņojumu publicēšana Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.)

— Publicēšana: — Valsts oficiālajā vēstnesī un Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī (ja to nosaka iepirkuma procedūra)  — Noteiktās tīmekļa vietnēs  — Presē  — Specializētajos izdevumos  — Brošūrās un bukletos  — Cits veids  (lūdzu konkretizējiet) … 4.2.3. Palīdzība pretendentiem pieteikumu/piedāvājumu sagatavošanā (t. i., dokumenti vai pakalpojumi, kuru mērķis ir skaidrot konkursu/iepirkumu paziņojumus, piemēram, rokasgrāmatas pretendentiem utml.) Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Pievienojamie dokumenti Esošie dokumenti vai to projekti 4.2.4. Pieteikumu/piedāvājumu dokumentu saņemšana un reģistrācija Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) — Pieteikuma/piedāvājuma saņemšanu apliecina ar: — Saņemšanas apliecinājumu  — Vēstuli/faksu/e-pastu  — Citā veidā  (lūdzu konkretizējiet) … — Neapliecina  — Nosūtīšanas/saņemšanas termiņu ievērošanas pārbaude un pārbaude, vai iesniegti visi vajadzīgie pieteikuma/piedāvājuma dokumenti: Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 4.2.5. Pieteikuma/piedāvājuma dokumentu analīze a) Administratīvā analīze (pretendentu dati, atbilstības kritēriju pārbaude utt.) Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) b) Tehniskā analīze (analīze, ņemot vērā atlases un līguma piešķiršanas kritērijus, kas noteikti konkursa paziņojumā/iepirkuma specifikācijā) Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Vai ir noteikti precīzi atlases un līgumu piešķiršanas kritēriji? Jā  Nē  Ja tie ir noteikti, vai tie ir izklāstīti dokumenta veidā (analītisks pārbaudes punktu saraksts utt.)? Jā  Nē  c) Finanšu analīze Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Vai ir noteikti precīzi kritēriji (atsauces vērtības/noteiktu izdevumu veidu griesti)? Jā  Nē  Ja ir noteikti, vai tie ir izklāstīti dokumenta veidā (pārbaudes punktu saraksts utt.)? Jā  Nē  4.2.6. Saikne ar citām Kopienas iniciatīvām vai programmām Vai ir pārbaudīts, vai jūsu valstī finansētie Kopienas iniciatīvu vai programmu pasākumi/projekti nepārklājas savā starpā, piemēram, ar EQUAL? Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 4.2.7. Pieteikumu novērtējums un atlase/līgumu piešķiršanas procedūras Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) (Aprakstiet iesniegto pieteikumu/piedāvājumu vērtēšanā iesaistītās puses (iekšēja novērtēšana, ārēji novērtētāji, novērtēšanas komisijas) … … … … … 4.2.8. Lēmums par pieteikumu/piedāvājumu apstiprināšanu vai noraidīšanu Kas oficiāli atbild par pieteikumu apstiprināšanas vai noraidīšanas lēmumu? Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 4.2.9. Paziņošana par lēmumu noraidīt pieteikumus/piedāvājumus Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Vai pieteikuma/piedāvājuma iesniedzējam nosūta vēstuli, paziņojot par noraidīšanu? Jā  Nē  Vai vēstulē norāda noraidīšanas iemeslus? Jā  Nē  4.2.10. Projekta apstiprināšana/lēmums par finansēšanu/iepirkuma līguma piešķiršana Uzskaites kārtība attiecībā uz apstiprinātajiem projektiem Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Kas atbildīgās/deleģētās iestādes vārdā paraksta finansēšanas līgumu/iepirkuma lēmumu? (lūdzu pievienojiet finansējuma saņēmējiem nosūtīto līgumu paraugu un ziņojumu paraugu) Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Pievienojamie dokumenti Finansēšanas līguma paraugs(-i) 4.3. Dotāciju pārvaldība un maksājumi 4.3.1. Maksājumu kārtība, kas noteikta finansēšanās līgumā(-os) ar finansējuma saņēmēju Maksājums Apjoms (% no kopsummas) Maksājuma priekšnosacījumi (finansējuma saņēmēja ziņojumi) Plānotais datums (attiecībā pret projekta īstenošanas gaitu) Pirmais priekšfinansējums Otrais priekšfinansējums Atlikums Vai ir sagatavoti progresa ziņojumu un galīgo novērtējuma ziņojumu paraugi, ko varētu izmantot finansējuma saņēmēji? (lūdzu pievienojiet progresa ziņojumu un novērtējuma ziņojumu paraugus) Jā  Nē  Vai ir sagatavoti finanšu pārskatu/maksājumu pieprasījumu paraugi, ko varētu izmantot finansējuma saņēmēji? (lūdzu pievienojiet finanšu pārskatu un maksājumu pieprasījumu paraugus) Jā  Nē  4.3.2. Projektu īstenošanas uzraudzība Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Vai uzraudzības ietvaros ir plānota projektu īstenošanas pārbaude uz vietas? Jā  Nē  Ja ir plānota, kāda ir piemērojamā kārtība (biežums, projekta darbību/finanšu pārbaudes utt.)? … … … … 4.3.3. Projektu maksājumu pieprasījumu saņemšana un analīze Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Vai maksājuma pieprasījumu analīzē ietilpst šādas pārbaudes: Pirmais priekšfinansējums (Jā/Nē) Otrais priekšfinansējums (Jā/Nē) Galīgais maks. (Jā/Nē) Vai pieprasītā summa saskan ar līgumā noteikto? Vai pieprasījumā norādītā persona ir pareizā un vai maksājumiem norādītais bankas konts ir pareizs? Vai projekts tiek īstenots saskaņā ar finansēšanas līguma noteikumiem? Pilnīgs, detalizēts projekta izdevumu saraksts Finansējuma saņēmēja izdevumu deklarācijas aprēķinu pārbaude Vai deklarētie izdevumi saskan ar budžeta tāmi? Deklarētos izdevumus apstiprinošie pierādījumi Deklarēto izdevumu īpatsvars, kas pārbaudīti, salīdzinot ar attiecīgajiem apstiprinošajiem pierādījumiem: … % Izdevumu apstiprināšana, ko veic ārēja iestāde (grāmatvedis, revidents utt.) Vai deklarētie izdevumi atbilst Komisijas Lēmuma … Noteikumiem? 4.3.4. Maksājumu/līdzekļu atgūšanas procedūras uzsākšana Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 4.3.5. Maksājuma uzdevums/iekasēšanas rīkojums Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 4.3.6. Maksājumu/līdzekļu atgūšanas izpilde Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Vai maksājuma/līdzekļu atgūšanas izpildē ietilpst šādas pārbaudes: Pirmais priekšfinansējums – avansa maks. (Jā/Nē) Otrais priekšfinansējums – starpposma maks. (Jā/Nē) Galīgais maks. (Jā/Nē) Attiecībā uz projektu ir spēkā esošas tiesiskās saistības (finansēšanas līgums) Maksājuma pieprasījuma/iekasēšanas rīkojuma pienācīga apstiprināšana (pārbaudes punktu saraksts) Maksājuma pieprasījumu/iekasēšanas rīkojumu parakstījusi pilnvarotā persona ar paraksta tiesībām Finansējuma saņēmēja precīzs juridiskais statuss un bankas dati Pareizs maksājuma pieprasījuma/iekasēšanas rīkojuma ieraksts grāmatvedībā 4.3.7. Maksāšanas veids Kā finansējuma saņēmējiem tiek veikti maksājumi? Ar bankas pārskaitījumu  Ar čeku  Citādi  4.3.8. Līdzekļu atgūšanas uzraudzība (Kāda ir kārtība, lai nodrošinātu sakarā ar projektiem izdoto iekasēšanas rīkojumu uzraudzību un to apmaksāšanu?) … … … … … … … … 4.3.9. Procedūras EBF atmaksāto līdzekļu pārdalei (attiecīgā gadījumā) … … … … … … … … 4.4. Dalībvalsts izdevumu deklarācijas un maksājumu pieprasījumi 4.4.1. Izdevumu deklarācija Kura iestāde/struktūrvienība sagatavo Eiropas Komisijai nosūtāmās izdevumu deklarācijas? Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) Kura iestāde apstiprina Eiropas Komisijai nosūtāmās izdevumu deklarācijas? Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība/persona Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 4.4.2. Maksājuma pieprasījums Kura struktūrvienība sagatavo Eiropas Komisijai nosūtāmo maksājuma pieprasījumu (… pants)? Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 5. PĀRBAUDES, KONTROLE UN REVĪZIJA 5.1. Par projektu pārbaudi (kā noteikts 25. panta a) apakšpunktā) atbildīgās struktūrvienības Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība (3) Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 5.2. Projektu pārbaužu iezīmes Rādītāji Jā Nē Pārbaužu struktūra: — centralizēta — decentralizēta — ārēja Pārbaudes veicošo personu skaits Pārbaužu veidi: Vai pārbaudes balstās uz riska analīzi? — iepriekšējas pārbaudes — projekta īstenošanas laikā — pārbaudes pēc īstenošanas Gada programma tiek sagatavota, ņemot vērā šā lēmuma 7. pantā minēto izlases metodi Vai pārbaudes darbībās ietilpst: Jā Nē Pārliecināšanās, ka ir ievērotas projektu atlases procedūras Pārbaude, vai projekta mērķi atbilst EBF īstenošanas valsts programmas mērķiem Pārbaude, vai finansējuma saņēmēju uzrādītie izdevumi ir saskaņā ar apliecinošajiem dokumentiem Pārbaude, vai izdevumi atbilst Kopienas prasībām, attiecīgās valsts atlases procedūrā noteiktajām prasībām, līguma vai finansējuma piešķiršanas instrumenta noteikumiem un faktiski veiktajiem darbiem Pārbaude, vai valsts līdzfinansējums ir faktiski nodrošināts Pārbaude, vai ir ievērotas atbildīgās iestādes/starpniekiestādes noteiktās procedūras un posmi finansējuma saņēmējiem paredzēto maksājumu analīzei, apstiprināšanai un izpildei Pārbaude, vai finansējuma summa ir saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 23. pantā noteiktajām robežām Pārbaude, vai finansējums ir faktiski samaksāts tā saņēmējiem Revīzijas liecību pārbaude Pārbaude, vai apstiprinātie projektu izdevumi un ieņēmumi saskan ar izdevumu un ieņēmumu summām, ko atbildīgā iestāde uzrādījusi Komisijai iesniegtajās izdevumu deklarācijās 5.3. Tālākā rīcība pēc pārbaudēm a) Kam nosūta ziņojumus?  Pārbaudīto projektu finansējuma saņēmējiem  Atbildīgās iestādes valdei  Atbildīgās iestādes iekšējās revīzijas struktūrvienībai  Valsts kontroles iestādēm  Cita atbilde (lūdzu konkretizējiet) … b) Kāda ir tālākā rīcība pēc šiem ziņojumiem: — attiecībā uz attiecīgajiem projektiem (finanšu korekcijas, to pašu finansējuma saņēmēju citu uzsākto projektu pārbaudes utt.) … … … — attiecībā uz atbildīgo iestādi/starpniekiestādi (grozījumi un labojumi procedūrās, procedūru rokasgrāmatās, pārbaudes punktu sarakstos utt.) … … … … … 5.4. Atbildīgās iestādes/starpniekiestādes revīzija Vai atbildīgo iestādi/starpniekiestādi revidē? Jā  Nē  Kuras iestādes vai struktūrvienības var veikt šāda veida revīziju?  Atbildīgās iestādes/starpniekiestādes iekšējās revīzijas struktūrvienība  Citas iestādes revīzijas struktūrvienība  Valsts revīzijas iestāde (valsts kontrole) Vai kopš Padomes Lēmuma 2004/904/EK spēkā stāšanās ir veikta šāda veida revīzija? Jā  Nē  Ja ir veikta: Kad? (datumi) … Kura iestāde to veica? … Vai ziņojums(-i) ir pieejams(-i)? … Kādas darbības veiktas sakarā ar šo ziņojumu? … … … … … … … 6. REVĪZIJAS LIECĪBAS Kur tiek glabāti tālāk minētie dokumenti? Dokumenti Atbildīgā iestāde/struktūrvienība Cik ilgi? Valsts vairākgadu un gada programma Eiropas Komisijas lēmums par vairākgadu un gada programmu Konkursa/iepirkuma paziņojumi Pretendentu dokumenti/līgumu dokumenti Saņemto pieteikumu administratīvā, tehniskā un finansiālā analīze (novērtējuma tabulas) un novērtēšanas komitejas ziņojumi Lēmums par finansēšanu vai noraidīšanu Projekta finansēšanas līgums Ar projektiem saistītie finanšu saistību lēmumi Finansējuma saņēmēju iesniegtie progresa ziņojumi un galīgie ziņojumi Attiecībā uz finansētajiem projektiem iesniegtie finanšu pārskati un maksājumu pieprasījumi Finansēto projektu izdevumus un ieņēmumus apliecinošie dokumenti Maksājumu/līdzekļu atgūšanas apstiprināšana attiecībā uz finansējumu (pārbaudes punktu saraksti) Maksājuma uzdevumi/iekasēšanas rīkojumi attiecībā uz finansējumu Maksājumu/līdzekļu atgūšanas pierādījumi attiecībā uz finansējumu Projektu pārbaužu ziņojumi Valsts līmenī veikto pārvaldības un kontroles sistēmu pārbaužu ziņojumi Eiropas Komisijai nosūtītās izdevumu deklarācijas Eiropas Komisijai nosūtītie maksājumu pieprasījumi Eiropas Komisijai nosūtītie īstenošanas nobeiguma ziņojumi No Eiropas Komisijas saņemto maksājumu apstiprinājumi 7. NOVĒRTĒŠANA 7.1. Par novērtēšanu atbildīgās struktūrvienības Vai tas ir paredzēts? Jā/Nē/Nepiem. Atbildīgā iestāde/struktūrvienība (4) Procedūras veids (rokasgrāmata, apkārtraksts, norādījumi par procedūrām, pārbaudes punktu saraksts utml.) 7.2. Novērtēšanas grafiks Cik bieži novērtē EBF darbības?  Starpposma novērtējums  Noslēguma novērtējums 7.3. Rādītāji Vai ir definēti rādītāji projektu un valsts programmu uzraudzībai un novērtēšanai un vai pārvaldības posmā tiek vākti attiecīgie dati? Jā  Nē  Vai ir definēti konkrēti rādītāji attiecībā uz katru Lēmuma 2004/904/EK 4., 5., 6. un 7. pantā minēto darbību veidu? Līdzekļi un projektu īstenošanas rādītāji (Ja ir, atzīmējiet ar “X”) Darbības īstenošanas rādītāji (Ja ir, atzīmējiet ar “X”) Darbības rezultātu rādītāji (Ja ir, atzīmējiet ar “X”) Darbības ietekmes rādītāji (Ja ir, atzīmējiet ar “X”) 1. Uzņemšanas apstākļi un patvēruma procedūras — palīdzība personām — struktūrpalīdzība 2. Integrācija — palīdzība personām — struktūrpalīdzība 3. Brīvprātīga atgriešanās — palīdzība personām — struktūrpalīdzība (1) Norādiet, ja tiek izmantoti neatkarīgi konsultanti. (2) Pārbaudes, kas jāveic atbildīgajai iestādei vai tās uzdevumā (ja tās veic neatkarīgi revidenti, valsts iestādes) kontroles nolūkā, t.i., saskaņā ar 25. panta a) apakšpunktu, nevis tiešā saistībā ar uzraudzību par to, kā projektus pārvalda ikdienā (analīze un lēmumi, maksājumu pieprasījumi, utt.). (3) Lūdzu norādiet arī, ja pārbaužu veikšanai izmanto ārējas struktūras. (4) Lūdzu norādiet, ja tiek izmantoti neatkarīgi konsultanti.

2. PIELIKUMS EIROPAS BĒGĻU FONDS GADA PROGRAMMAS PROJEKTS PAR 2005. GADU 1. DALĪBVALSTS … 2. GADA PROGRAMMAS IETVAROS FINANSĒJAMO PROJEKTU ATLASES VISPĀRĪGIE NOTEIKUMI Vai gada programmas ietvaros finansējamo projektu atlases vispārīgie noteikumi ir saskaņā ar vairākgadu programmā noteiktajiem? Ja nav, lūdzu sīki aprakstiet attiecīgās izmaiņas. … … … … … … … … … … … … … … … 3. DARBĪBAS 3.1. A) darbība — Uzņemšanas apstākļi un patvēruma procedūras i) Vajadzības, kas attaisno darbības īstenošanu … … ii) Darbības nolūks … … iii) Finansējuma plāns (1) Eiropas Bēgļu fonda asignējums A 0,00 EUR 0,00 % Valsts asignējumi B 0,00 EUR 0,00 % Reģionu asignējumi C 0,00 EUR 0,00 % Pašvaldību asignējumi D 0,00 EUR 0,00 % Valsts līmeņa asignējumi E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Publiskie asignējumi kopā F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Privātie asignējumi G 0,00 EUR 0,00 % Kopējās izmaksas H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Grafiks (Projektu uzsākšanas datumiem jābūt laikā no attiecīgā programmas gada 1. janvāra līdz 31. decembrim. Izņēmuma kārtā attiecībā uz 2005. gada programmu uzsākšanas datumi var būt laikā no 2005. gada 1. janvāra līdz 2006. gada 30. jūnijam. Attiecībā uz 2005. gada programmu projektu izdevumi var tikt atbalstīti, sākot no 2005. gada 1. janvāra) Sākuma datums: … Noslēguma datums: … v) Veicamās darbības (darbību izklāsts) Skat. Lēmuma 2004/904/EK 5. pantā uzskaitītās darbības. vi) Mērķgrupas Personas, kas minētas EBF Lēmuma 2004/904/EK 3. pantā (norādot juridisko statusu). vii) Dotāciju saņēmēji (NVO, federālas, valsts, reģionālas vai vietējas iestādes, citas bezpeļņas organizācijas …) viii) Iesaistītās valsts iestādes Lūdzu norādiet, vai ir iesaistītas citas iestādes papildus atbildīgajai iestādei saskaņā ar EBF lēmuma 13. pantu. ix) Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē Tālāk sniegto piemēru saraksts ir tikai ieskatam un nav izsmeļošs: — izmitināšanas infrastruktūras vai pakalpojumu uzlabošana (izsakot skaitliski); — materiālās palīdzības nodrošināšana un medicīniska vai psiholoģiska aprūpe; — sociālā palīdzība, informācija vai palīdzība saistībā ar administratīvajām formalitātēm; — atbalsta pakalpojumi, piemēram, tulkošana un apmācība, lai palīdzētu uzlabot uzņemšanas apstākļus un patvēruma procedūru efektivitāti un kvalitāti; — informācijas sniegšanas uzlabošana vietējai sabiedrībai, kam būs saskarsme ar uzņemošajā valstī uzņemtajām personām; — neaizsargātām grupām paredzētās īpašās palīdzības veids un apjoms; — kontaktu (juristu vai citu padomdevēju) ilgums ar mērķgrupās ietilpstošām personām; — projektu rezultātā radīto produktu (informācijas avoti, dokumentu tulkojumi utt.) lietotāju skaits; — konkrēti uzlabojumi attiecībā uz patvēruma pieteikumu izskatīšanu; — patvēruma meklētāju pārstāvības uzlabojumi (piem., juridiskā palīdzība); — citi (lūdzu konkretizējiet). x) Norādes uz EBF līdzfinansējumu Lūdzu aprakstiet metodes, kā tiek norādīts uz EBF finansējuma klātbūtni attiecībā uz jebkādiem pasākumiem, kas saistīti ar šīs darbības ietvaros finansējamiem projektiem. … … xi) Papildināmība ar līdzīgām, no citiem fondiem finansētām darbībām un papildināmība ar valsts līmeņa pasākumiem Lūdzu uzskatāmi parādiet, ka ierosinātās darbības ir pilnībā saskaņotas ar līdzīgām darbībām, ko finansē no citiem valsts vai Kopienas fondiem, un ka tās papildina nevis aizstāj valsts līmeņa darbības. … … 3.2. B) darbība – Tādu lēmuma 2004/904/EK 3. pantā minēto personu integrācija, kuru uzturēšanās attiecīgajā dalībvalstī ir ilgstoša un pastāvīga i) Vajadzības, kas attaisno darbības īstenošanu … … ii) Darbības nolūks … … iii) Finansējuma plāns (2) Eiropas Bēgļu fonda asignējums A 0,00 EUR 0,00 % Valsts asignējumi B 0,00 EUR 0,00 % Reģionu asignējumi C 0,00 EUR 0,00 % Pašvaldību asignējumi D 0,00 EUR 0,00 % Valsts līmeņa asignējumi E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Publiskie asignējumi kopā F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Privātie asignējumi G 0,00 EUR 0,00 % Kopējās izmaksas H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Grafiks (Projektu uzsākšanas datumiem jābūt laikā no attiecīgā programmas gada 1. janvāra līdz 31. decembrim. Izņēmuma kārtā attiecībā uz 2005. gada programmu uzsākšanas datumi var būt laikā no 2005. gada 1. janvāra līdz 2006. gada 30. jūnijam. Attiecībā uz 2005. gada programmu projektu izdevumi var tikt atbalstīti, sākot no 2005. gada 1. janvāra) Sākuma datums: … Noslēguma datums: … v) Veicamās darbības (darbību izklāsts) Skat. Lēmuma 2004/904/EK 6. pantā uzskaitītās darbības. … … … … … vi) Mērķgrupas EBF lēmuma 3. pantā noteiktās personas, kuru uzturēšanās attiecīgajā dalībvalstī ir ilgstoša un/vai pastāvīga (lūdzam ievērot, ka šeit nevar iekļaut patvēruma meklētājus, nelegālos imigrantus un imigrantus). vii) Dotāciju saņēmēji (NVO, federālas, valsts, reģionālas vai vietējas iestādes, citas bezpeļņas organizācijas) viii) Iesaistītās valsts iestādes Lūdzu norādiet, vai ir iesaistītas citas iestādes papildus atbildīgajai iestādei saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 13. pantu. ix) Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē Tālāk sniegto piemēru saraksts ir tikai ieskatam un nav izsmeļošs: — konsultācijas un palīdzība tādas jomās kā mājoklis, iztikas līdzekļi, integrācija darba tirgū, kā arī medicīniskās, psiholoģiskās un sociālās aprūpes pakalpojumi un materiāli; — to darbību skaits, kas atbalsta saņēmējiem palīdz pielāgoties dalībvalsts sabiedrībai sociālajā un kultūras ziņā un pieņemt Eiropas Savienības Pamattiesību hartā iekļautajās vērtības; — darbības ar mērķi veicināt stabilu un ilgtspējīgu dalību pilsoniskajā un kultūras dzīvē; — tiešā atbalsta (pārtikas, apģērba, izmitināšanas utt.) finansiālā vērtība; — sniegto veselības aprūpes pakalpojumu skaits; — piedāvāto izglītības un apmācību (piem., valodu vai arodapmācība) stundu skaits; — sociālo darbinieku kontaktu ilgums ar mērķgrupās ietilpstošām personām; — projektu rezultātā radīto produktu (informācijas avoti, dokumentu tulkojumi utt.) lietotāju skaits; — konkrēti uzlabojumi saistībā ar bēgļu integrāciju; — darbības, kas veicina gan vienlīdzīgu pieeju, gan vienlīdzīgus rezultātus šo personu saskarsmē ar valsts iestādēm; — citi (lūdzu konkretizējiet). x) Norādes uz EBF līdzfinansējumu Lūdzu aprakstiet metodes, kā tiek norādīts uz EBF finansējuma klātbūtni attiecībā uz jebkādiem pasākumiem, kas saistīti ar šīs darbības ietvaros finansējamiem projektiem. … … … … … xi) Papildināmība ar līdzīgām, no citiem fondiem finansētām darbībām un papildināmība ar valsts līmeņa pasākumiem Dalībvalstij uzskatāmi jāparāda, ka ierosinātās darbības ir pilnībā saskaņotas ar līdzīgām darbībām, ko finansē no citiem valsts vai Kopienas fondiem, un ka tās papildina nevis aizstāj valsts līmeņa darbības. … … … … … 3.3. C) darbība – Lēmuma 2004/904/EK 3. pantā minēto personu brīvprātīga atgriešanās, ja vien tās nav ieguvušas jaunu valsts piederību un nav atstājušas attiecīgās dalībvalsts teritoriju i) Vajadzības, kas attaisno darbības īstenošanu … … ii) Darbības nolūks … … iii) Finansējuma plāns (3) Eiropas Bēgļu fonda asignējums A 0,00 EUR 0,00 % Valsts asignējumi B 0,00 EUR 0,00 % Reģionu asignējumi C 0,00 EUR 0,00 % Pašvaldību asignējumi D 0,00 EUR 0,00 % Valsts līmeņa asignējumi E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Publiskie asignējumi kopā F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Privātie asignējumi G 0,00 EUR 0,00 % Kopējās izmaksas H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Grafiks (Projektu uzsākšanas datumiem jābūt laikā no attiecīgā programmas gada 1. janvāra līdz 31. decembrim. Izņēmuma kārtā attiecībā uz 2005. gada programmu uzsākšanas datumi var būt laikā no 2005. gada 1. janvāra līdz 2006. gada 30. jūnijam. Attiecībā uz 2005. gada programmu projektu izdevumi var tikt atbalstīti, sākot no 2005. gada 1. janvāra) Sākuma datums: … Noslēguma datums: … v) Veicamās darbības (darbību izklāsts) Skat. Lēmuma 2004/904/EK 7. pantā uzskaitītās darbības. … … … … … vi) Tālākā rīcība pēc atgriešanās Lūdzu aprakstiet izveidoto uzraudzības un tālāko rīcību sistēmu, ko piemēro pēc brīvprātīgas atgriešanās. vii) Mērķgrupas EBF lēmuma 3. pantā noteiktās personas, ja vien tās nav ieguvušas jaunu valsts piederību (naturalizējušās personas) un nav atstājušas attiecīgās dalībvalsts teritoriju (lūdzu konkretizējiet). viii) Dotāciju saņēmēji (NVO, federālas, valsts, reģionālas vai vietējas iestādes, citas bezpeļņas organizācijas …) ix) Iesaistītās valsts iestādes Lūdzu norādiet, vai ir iesaistītas citas iestādes papildus atbildīgajai iestādei saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 13. pantu. x) Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē Tālāk sniegto piemēru saraksts ir tikai ieskatam un nav izsmeļošs: — personu skaits, kas izmanto informāciju un konsultāciju pakalpojumus par brīvprātīgas atgriešanās iniciatīvām vai programmām; — to personu (profesionāli darbinieki, ģimenes galvas, ģimenes locekļi) skaits, kuras atgriežas savā dzimtenē; — to personu skaits, kuras ir palikušas, bet saņēmušas ar atgriešanos saistītu atbalstu; — papildu ekonomiskie ieguvumi izcelsmes valstī (piem., radīto darba vietu skaits, izveidoto uzņēmumu skaits utt.); — informēšana par aspektiem saistībā ar atgriešanos, tostarp ekonomisko, administratīvo un politisko situāciju izcelsmes valstī, darba iespējām, īpašumtiesībām un citiem juridiskiem jautājumiem; — izceļojošām personām sniegtās finansiālās palīdzības apjoms; — sadarbība ar līdzīgiem projektiem citās dalībvalstīs; — padomdevēju kontaktu ilgums ar mērķgrupās ietilpstošām personām; — projektu rezultātā radīto produktu (informācijas par situāciju izcelsmes valstī vai reģionā vai iepriekšējā parastajā dzīvesvietā) lietotāju skaits; — Eiropas Savienībā uzturošos personu izcelsmes kopienu darbības, lai atvieglotu Padomes Lēmumā 2004/904/EK minēto personu brīvprātīgu atgriešanos, darbību ietekmi izsakot skaitliski; — darbības, kas atvieglo valstu iniciatīvu vai programmu organizēšanu un īstenošanu brīvprātīgas atgriešanās jomā; — citi (lūdzu konkretizējiet). xi) Norādes uz EBF līdzfinansējumu Lūdzu aprakstiet metodes, kā tiek norādīts uz EBF finansējuma klātbūtni attiecībā uz jebkādiem pasākumiem, kas saistīti ar šīs darbības ietvaros finansējamiem projektiem. … … … … … xii) Papildināmība ar līdzīgām, no citiem fondiem finansētām darbībām un papildināmība ar valsts līmeņa pasākumiem Dalībvalstij uzskatāmi jāparāda, ka ierosinātās darbības ir pilnībā saskaņotas ar līdzīgām darbībām, ko finansē no citiem valsts (reģionāliem, vietējiem) vai Kopienas fondiem, un ka tās papildina nevis aizstāj valsts līmeņa darbības. 4. TEHNISKĀ PALĪDZĪBA i) Vajadzības, kas attaisno tehniskās palīdzības izmantošanu Sīks apraksts par pieejamiem resursiem un papildu vajadzībām saistībā ar EBF programmas īstenošanu. … … ii) Tehniskās palīdzības nolūks (Lēmuma 2004/904/EK 18. pants) … … iii) Finansējuma plāns (4) Eiropas Bēgļu fonda asignējums A 0,00 EUR 0,00 % Valsts asignējumi B 0,00 EUR 0,00 % Reģionu asignējumi C 0,00 EUR 0,00 % Pašvaldību asignējumi D 0,00 EUR 0,00 % Valsts līmeņa asignējumi E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Publiskie asignējumi kopā F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Privātie asignējumi G 0,00 EUR 0,00 % Kopējās izmaksas H = F+G 0,00 EUR 0,00 % iv) Grafiks (Tehniskās palīdzības uzsākšanas datumiem jābūt laikā no attiecīgā programmas gada 1. janvāra līdz 31. decembrim. Izņēmuma kārtā attiecībā uz 2005. gada programmu uzsākšanas datumi var būt laikā no 2005. gada 1. janvāra līdz 2006. gada 30. jūnijam. Attiecībā uz 2005. gada programmu izdevumi var tikt atbalstīti no 2005. gada 1. janvāra līdz 2006. gada 31. decembrim) Sākuma datums: … Noslēguma datums: … v) Veicamās darbības (darbību izklāsts) Tehniskās un administratīvās palīdzības darbības, kas saistītas ar programmas darbību sagatavošanu, uzraudzību un izvērtēšanu, piemēram: a) izmaksas, kas saistītas ar EBF līdzfinansēto darbību sagatavošanu, atlasi, novērtējumu un tālāko virzību. Te var iekļaut datorsistēmu līzingu vai iegādi, ja atbildīgā iestāde pamato to nepieciešamību un ja tas ir samērīgi ar programmas lielumu. Līzingā saņemtās vai iegādātās iekārtas var izmantot tikai programmas īstenošanai. Attiecīgā gadījumā piemēro attaisnoto izmaksu noteikumus attiecībā uz līzingu; b) informēšanas darbības un izmaksas, kas saistītas ar norādēm uz EBF līdzfinansējumu; c) ar projektu revīziju un pārbaudēm uz vietas saistītās izmaksas; d) izdevumi par algām, ieskaitot sociālās apdrošināšanas iemaksas, ir attaisnoti vienīgi šādos gadījumos; e) izdevumi pastāvīgiem ierēdņiem, kas ar atbildīgās iestādes oficiālu lēmumu uz laiku norīkoti, lai veiktu 2. līdz 4. punktā minētos uzdevumus; f) izdevumi pagaidu vai privātā sektora darbiniekiem, kas nolīgti tikai 2. līdz 4. punktā minēto uzdevumu veikšanai. vi) Publiskā iepirkuma procedūra Publiskā iestāde, kas īsteno EBF programmu (un, attiecīgā gadījumā, citas īstenošanā iesaistītās iestādes). Lūdzu norādiet, saskaņā ar kādām publiskā iepirkuma procedūrām tiks pārvaldīti tehniskās palīdzības izdevumi. vii) Iesaistītās valsts iestādes Lūdzu norādiet, vai ir iesaistītas citas iestādes papildus atbildīgajai iestādei saskaņā ar EBF lēmuma 13. pantu. viii) Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē Piemēram: — skaitliski nosakāmi uzlabojumi EBF īstenošanā; — uzlabojumi konkursu paziņojumu un programmu sagatavošanā (norādiet cilvēkdienu skaitu); — novērtētie projektu pieteikumi (norādiet skaitu); — apstiprinātie projekti (norādiet prognozēto skaitu); — projektu uzraudzība un programmas pārvaldība (norādiet cilvēkdienu skaitu); — revīzija un pārbaudes uz vietas (norādiet revīziju/pārbaužu skaitu); — novērtējuma ziņojumi (norādiet cilvēkdienu skaitu); — publicitātes pasākumi (konkretizējiet); — iekārtu līzings vai iegāde (konkretizējiet); — citi (konkretizējiet). ix) Norādes uz EBF līdzfinansējumu Katrā darbībā, kas saistīta ar programmas finansētajiem projektiem, jābūt skaidrai norādei uz EBF finansējuma klātbūtni. x) Papildināmība ar līdzīgām, no citiem fondiem finansētām darbībām un papildināmība ar valsts līmeņa pasākumiem Dalībvalstij uzskatāmi jāparāda, ka ierosinātās darbības ir pilnībā saskaņotas ar līdzīgām darbībām, ko finansē no citiem valsts, Kopienas vai starptautiskiem fondiem, un ka tās papildina nevis aizstāj valsts līmeņa darbības. 5. ORIENTĒJOŠS KOPĒJAIS GADA FINANSĒJUMA PLĀNS (5) Eiropas Bēgļu fonda asignējums A 0,00 EUR 0,00 % Valsts asignējumi B 0,00 EUR 0,00 % Reģionu asignējumi C 0,00 EUR 0,00 % Pašvaldību asignējumi D 0,00 EUR 0,00 % Valsts līmeņa asignējumi E = B+C+D 0,00 EUR 0,00 % Publiskie asignējumi kopā F = A+E 0,00 EUR 0,00 % Privātie asignējumi G 0,00 EUR 0,00 % Kopējās izmaksas H = F+G 0,00 EUR 0,00 % (1) Skat. šā lēmuma 15. pantu. (2) Skat. šā lēmuma 15. pantu. (3) Skat. šā lēmuma 15. pantu. (4) Nepārsniedzot 7 % no dalībvalstij piešķirtā gada finansējuma, plus EUR 30 000. Līdzfinansējums nav nepieciešams. Skat. šā lēmuma 15. pantu. (5) Skat. šā lēmuma 15. pantu.

3. PIELIKUMS PROGRESA ZIŅOJUMA PARAUGS (Lēmuma 2004/904/EK 23. panta 3. punkts) Adresāts: Eiropas Komisija Tieslietu, brīvības un drošības ģenerāldirektorāts B/4 struktūrvienība, Eiropas Bēgļu fonds B-1049 Brisele Dalībvalsts: …Gada programmas gads: …Atbildīgā iestāde: …(kontkatpersona, iestāde vai struktūrvienība, adrese, fakss, tālrunis, e-pasts)Termiņš: kad galīgie finansējuma saņēmēji ir izlietojuši 70 % no sākotnējā maksājuma summas. A. PROGRAMMAS ADMINISTRĀCIJA UN PĀRVALDĪBA 1. Gada programmas pārvaldības struktūru, finanšu plūsmu, projektu atlases metožu un kritēriju un uzraudzības sistēmas apraksts (ja sakrīt ar informāciju, kas sniegta līdzfinansējuma pieprasījumā, vienkārši izdariet atsauci uz šo līdzfinansējuma pieprasījumu): 2. Projektu atlase: veiktās darbības un to rezultāti (piemēram, konkursa paziņojuma publicēšanas datums, pretendentu skaits, apstiprināto projektu skaits, apstiprināto projektu vidējās izmaksas). Programmas īstenošanas sakarā veikto tehniskās palīdzības darbību apraksts: 3. Informēšana un publicitāte – veiktās darbības. Sīks apraksts par to, kā veiktas norādes uz Kopienas līdzfinansējumu. Visos projekta dokumentos un publikācijās jāpiemin ES līdzfinansējums: “projektu līdzfinansē Eiropas Bēgļu fonds”: 4. Informācija par Lēmuma 2004/904/EK 25. panta 1. punktā paredzēto pārbaužu veikšanu: 5. Ar darbībām saistīto risku apraksts (par risku uzskata tādu notikumu iespēju, kuri ietekmētu mērķu sasniegšanu): B. PROGRAMMAS ĪSTENOŠANA 1. Īstenošanas grafiks — Valsts gada programmas īstenošanas sākuma datums: — Valsts gada programmas noslēguma datums (līdzfinansējuma lēmumā noteiktā pēdējā diena, kurā izdevumi ir attaisnoti): 2. Finansiālie aspekti Finanšu pārskata tabula (norādiet datumu – ne agrāk kā vienu mēnesi pirms kopsavilkuma ziņojuma iesniegšanas): FINANŠU PĀRSKATS (progresa ziņojums, 23. panta 3. punkts) EBF VALSTU PROGRAMMAS VALSTS Situācija uz: Programmas gads:

Plānots (1) Saistības (2) Maksājumi (3) Maksājumi % (4=3/2) Kopējās izmaksas (a) EBF finansējums (b) Kopējās izmaksas (a) Kopējās attaisnotās izmaksas (b) EBF finansējums (c) Kopējās izmaksas (a) Kopējās attaisnotās izmaksas (b) EBF finansējuma galīgais maksājums (c) Samaksātais EBF finansējums (d) Kopējās izmaksas (a) EBF finansējuma galīgais maksājums (b) Samaksātais EBF finansējums (c) Vēl maksājamais/atgūstamais EBF finansējums (5) A. Darbība – Uzņemšanas un patvēruma procedūras 1. pasākums 2. pasākums 3. pasākums A. Darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 B. Darbība – Integrācija 1. pasākums 2. pasākums B. Darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 C. Darbība – Brīvprātīga atgriešanās 1. pasākums 2. pasākums C. Darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 D. Darbība – Projekti, kas attiecas vairāk nekā uz vienu darbību 1. pasākums 2. pasākums D. Darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 VISAS DARBĪBAS KOPĀ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Tehniskā palīdzība kopā KOPSUMMA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Plānots = kā plānots apstiprinātajā gada programmā (šajā posmā dažkārt bez konkrētiem datiem pa projektiem). (1a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējās izmaksas saskaņā ar prognozēm apstiprinātajā gada programmā. (1b) EBF finansējums = EBF finansējums katram pasākumam saskaņā ar prognozēm apstiprinātajā gada programmā. (2) Saistības = saskaņā ar līdzfinansējuma līgumu/finansējuma lēmumu starp atbildīgo iestādi un finansējuma saņēmēju struktūru. (2a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējās izmaksas saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu. (2b) Kopējās attaisnotās izmaksas = pasākuma kopējās attaisnotās izmaksas saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu (= kopējās izmaksas – ieguldījumi natūrā). (2c) EBF finansējums = EBF finansējuma maksimālā summa saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu starp atbildīgo iestādi un finansējuma saņēmēju. (3) Maksājumi = izdevumi, kas faktiski radušies un apmaksāti līdz attiecīgajam datumam. (3a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējās izmaksas, kas radušās finansējuma saņēmējam un ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde. (3b) Kopējās attaisnotās izmaksas = pasākuma attaisnotās izmaksas, kas radušās finansējuma saņēmējam un ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde (= kopējās izmaksas – ieguldījumi natūrā). (3c) EBF finansējuma galīgais maksājums = EBF finansējuma galīgā summa, kas maksājama finansējuma saņēmējam saskaņā ar dotāciju līguma/finansējuma lēmuma noteikumiem un atbildīgās iestādes apstiprinātie izdevumi. (3d) Samaksātais EBF finansējums = EBF finansējuma summa, ko atbildīgā iestāde līdz attiecīgajam datumam samaksājusi finansējuma saņēmējam (ieskaitot atgūtās summas). (4) Attiecība starp saistībām un līdz attiecīgajam datumam veiktajiem maksājumiem. (4a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējas izmaksas, kas radušās finansējuma saņēmējam un ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde (3a), pret pasākuma kopējām izmaksām saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu (2a). (4b) EBF finansējuma galīgais maksājums = EBF finansējuma galīgā summa (3a) pret pasākumam piešķirto EBF finansējuma summu (2b) (4c) Samaksātais EBF finansējums = EBF finansējuma summa, kas līdz attiecīgajam datumam samaksāta finansējuma saņēmējam saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu (3d), pret pasākumam piešķirot EBF finansējuma summu (2b). (5) Vēl maksājamais/atgūstamais EBF finansējums = starpība starp EBF finansējuma galīgo summu, kas maksājama finansējuma saņēmējam saskaņā ar dotāciju līguma/finansējuma lēmuma noteikumiem, un EBF finansējuma summu, ko atbildīgā iestāde līdz attiecīgajam datumam samaksājusi finansējuma saņēmējam (ieskaitot atgūtās summas); (5) = (3c) – (3d). EBF GADA PROGRAMMAS IZDEVUMU DEKLARĀCIJA (Padomes Lēmuma 23. panta 3. punkts un 24. pants) Komisijas atsauces numurs: Valsts: Datums: (EUR) Darbības Kopējie izdevumi Attaisnotie izdevumi Ieguldījumi natūrā Kopējie izdevumi Tiešās attaisnotās izmaksas Netiešās attaisnotās izmaksas Kopējie attaisnotie izdevumi Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 1. pasākums Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 2. pasākums Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 3. pasākums A. Uzņemšanas un patvēruma procedūras, kopā Integrācija, 1. pasākums Integrācija, 2. pasākums B. Integrācija, kopā Brīvprātīga atgriešanās, 1. pasākums Brīvprātīga atgriešanās, 2. pasākums C. Brīvprātīga atgriešanās, kopā 1. jauktais pasākums 2. jauktais pasākums D. Projekti, kas attiecas vairāk nekā uz vienu darbību, kopā E. Tehniskā palīdzība KOPSUMMA b) No Komisijas saņemtie maksājumi un attiecīgie datumi: 3. Programmas pasākumu īstenošana a) Katras darbības ietvaros apstiprināto projektu galvenie mērķi (lūdzu izmantojiet rādītājus, kas minēti līdzfinansējuma pieprasījumā; sniedziet apstiprināto projektu piemērus): b) Sagaidāmie rezultāti skaitliskā izteiksmē (lūdzu aktualizējiet skaitliski izteiktos rādītājus par katru pasākumu, kas minēti līdzfinansējuma pieprasījumā): c) Valsts gada programmas īstenošanā radušās problēmas: d) Citas piezīmes par īstenošanu:

4. PIELIKUMS NOBEIGUMA ZIŅOJUMA PARAUGS (Lēmuma 2004/904/EK 23. panta 4. punkts) Adresāts: Eiropas Komisija Tieslietu, brīvības un drošības ģenerāldirektorāts B/4 struktūrvienība, Eiropas Bēgļu fonds B-1049 Brisele Dalībvalsts: …Gada programmas gads: …Atbildīgā iestāde: …(kontkatpersona, iestāde vai struktūrvienība, adrese, fakss, tālrunis, e-pasts)Termiņš: ne vēlāk kā deviņus mēnešus pēc gada programmā noteiktās pēdējās dienas, kurā izdevumi ir attaisnoti. A. DARBĪBAS APSTĀKĻU KONTEKSTS 1. Jebkādu būtisku dalībvalsts situācijas izmaiņu apraksts, salīdzinot ar gada programmā aprakstīto situāciju: 2. Minēto izmaiņu ietekme uz programmas īstenošanu: 3. Pasākumi, kas veikti, lai nodrošinātu saskaņotību un papildināmību ar citām saistītām politikas jomām valsts vai Eiropas līmenī (ieskaitot tādas politikas jomas kā konkurenci, publisko iepirkumu, vienlīdzīgas iespējas un vidi): B. PROGRAMMAS ADMINISTRĀCIJA UN PĀRVALDĪBA 1. Programmas pārvaldības struktūru, finanšu plūsmu, projektu atlases metožu un kritēriju, uzraudzības un kontroles sistēmu apraksts (ja sakrīt ar informāciju, kas sniegta līdzfinansējuma pieprasījumā, vienkārši izdariet atsauci uz šo līdzfinansējuma pieprasījumu): 2. Informācija par jebkādām veiktajām izmaiņām programmas pārvaldības un uzraudzības sistēmās: 3. Programmas īstenošanas sakarā veikto tehniskās palīdzības darbību apraksts; gūtie rezultāti: 4. Informēšana un publicitāte – veiktās darbības. Sīks apraksts par to, kā Kopienas līdzfinansējumam nodrošināta pamanāmība. Visos projekta dokumentos un publikācijās jāpiemin ES līdzfinansējums: “projektu līdzfinansē Eiropas Bēgļu fonds”. (Lūdzu pievienojiet visas ar projektu saistītās publikācijas, rakstus presē utml.): 5. Informācija par pārbaudēm, kas veiktas saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 25. panta 1. punktu, iekļaujot skaidrojumu par izlases metodes izmaksu un ieguvumu aspektiem saskaņā ar šā lēmuma 7. panta 2. punktu: 6. Ar darbībām saistīto risku apraksts (par risku uzskata tādu notikumu iespēju, kuri ietekmētu mērķu sasniegšanu): C. PROGRAMMAS ĪSTENOŠANA 1. Īstenošanas grafiks — Valsts gada programmas īstenošanas sākuma datums: — Valsts gada programmas noslēguma datums (līdzfinansējuma lēmumā noteiktā pēdējā diena, kurā izdevumi ir attaisnoti): 2. Finansiālie aspekti Finanšu pārskata tabula (norādiet datumu – ne agrāk kā vienu mēnesi pirms kopsavilkuma ziņojuma iesniegšanas): FINANŠU PĀRSKATS (Nobeiguma ziņojums; 23. panta 4. punkts, 24. panta 3. punkts un 28. panta 2. punkts) EBF VALSTU PROGRAMMAS VALSTS Situācija uz: Programmas gads:

Plānots (1) Saistības (2) Maksājumi (3) Maksājumi % (4=3/2) Kopējās izmaksas (a) EBF finansējums (b) Kopējās izmaksas (a) Kopējās attaisnotās izmaksas (b) EBF finansējums (c) Kopējās izmaksas (a) Kopējās attaisnotās izmaksas (b) EBF finansējuma galīgais maksājums (c) Samaksātais EBF finansējums (d) Kopējās izmaksas (a) EBF finansējuma galīgais maksājums (b) Samaksātais EBF finansējums (c) AI vēl maksājamais/atgūstamais EBF finansējums (5) A. Darbība – Uzņemšanas un patvēruma procedūras 1. pasākums 2. pasākums 3. pasākums A. Darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 B. Darbība – Integrācija 1. pasākums 2. pasākums B. darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 C. Darbība – Brīvprātīga atgriešanās 1. pasākums 2. pasākums C. darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 D. Darbība – Projekti, kas attiecas vairāk nekā uz vienu darbību 1. pasākums 2. pasākums D. Darbība kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 VISAS DARBĪBAS KOPĀ 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 E. Tehniskā palīdzība kopā KOPSUMMA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 (1) Plānots = kā plānots apstiprinātajā gada programmā (šajā posmā dažkārt bez konkrētiem datiem pa projektiem). (1a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējās izmaksas saskaņā ar prognozēm apstiprinātajā gada programmā. (1b) EBF finansējums = EBF finansējums katram pasākumam saskaņā ar prognozēm apstiprinātajā gada programmā. (2) Saistības = saskaņā ar līdzfinansējuma līgumu/finansējuma lēmumu starp atbildīgo iestādi un finansējuma saņēmēju struktūru. (2a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējās izmaksas saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu. (2b) Kopējās attaisnotās izmaksas = pasākuma kopējās attaisnotās izmaksas saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu (= kopējās izmaksas – ieguldījumi natūrā). (2c) EBF finansējums = EBF finansējuma maksimālā summa saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu starp atbildīgo iestādi un finansējuma saņēmēju. (3) Maksājumi = izdevumi, kas faktiski radušies un apmaksāti līdz attiecīgajam datumam. (3a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējās izmaksas, kas radušās finansējuma saņēmējam un ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde. (3b) Kopējās attaisnotās izmaksas = pasākuma attaisnotās izmaksas, kas radušās finansējuma saņēmējam un ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde (= kopējās izmaksas – ieguldījumi natūrā). (3c) EBF finansējuma galīgais maksājums = EBF finansējuma galīgā summa, kas maksājama finansējuma saņēmējam saskaņā ar dotāciju līguma/finansējuma lēmuma noteikumiem un atbildīgās iestādes apstiprinātie izdevumi. (3d) Samaksātais EBF finansējums = EBF finansējuma summa, ko atbildīgā iestāde līdz attiecīgajam datumam samaksājusi finansējuma saņēmējam (ieskaitot atgūtās summas). (4) Attiecība starp saistībām un līdz attiecīgajam datumam veiktajiem maksājumiem (4a) Kopējās izmaksas = pasākuma kopējas izmaksas, kas radušās finansējuma saņēmējam un ko apstiprinājusi atbildīgā iestāde (3a), pret pasākuma kopējām izmaksām saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu (2a). (4b) EBF finansējuma galīgais maksājums = EBF finansējuma galīgā summa (3c) pret pasākumam piešķirto EBF finansējuma summu (2b). (4c) Samaksātais EBF finansējums = EBF finansējuma summa, kas līdz attiecīgajam datumam samaksāta finansējuma saņēmējam saskaņā ar dotāciju līgumu/finansējuma lēmumu (3d), pret pasākumam piešķirot EBF finansējuma summu (2b). (5) Vēl maksājamais/atgūstamais EBF finansējums = starpība starp EBF finansējuma galīgo summu, kas maksājama finansējuma saņēmējam saskaņā ar dotāciju līguma/finansējuma lēmuma noteikumiem, un EBF finansējuma summu, ko atbildīgā iestāde līdz attiecīgajam datumam samaksājusi finansējuma saņēmējam (ieskaitot atgūtās summas); (5) = (3c) – (3d). EBF GADA PROGRAMMAS NOBEIGUMA IZDEVUMU DEKLARĀCIJA (Padomes Lēmuma 23. panta 3. punkts un 24. panta 3. punkts) Komisijas atsauces numurs: Valsts: Datums: (EUR) Darbības Kopējie izdevumi Attaisnotie izdevumi Ieguldījumi natūrā Kopējie izdevumi Tiešās attaisnotās izmaksas Netiešās attaisnotās izmaksas Kopējie attaisnotie izdevumi Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 1. pasākums Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 2. pasākums Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 3. pasākums A. Uzņemšanas un patvēruma procedūras, kopā Integrācija, 1. pasākums Integrācija, 2. pasākums B. Integrācija, kopā Brīvprātīga atgriešanās, 1. pasākums Brīvprātīga atgriešanās, 2. pasākums C. Brīvprātīga atgriešanās, kopā 1. jauktais pasākums 2. jauktais pasākums D. Projekti, kas attiecas vairāk nekā uz vienu darbību, kopā E. Tehniskā palīdzība KOPSUMMA

Darbības Ieņēmumu avoti Publiskie Privātie Ieguldījumi natūrā Kopā Kopiena, EBF (EBF finansējuma galīgais maksājums) Valsts Reģioni Pašvaldības Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 1. pasākums 0,00 Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 2. pasākums 0,00 Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 3. pasākums 0,00 A. Uzņemšanas un patvēruma procedūras, kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Integrācija, 1. pasākums 0,00 Integrācija, 2. pasākums 0,00 B. Integrācija, kopā 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Brīvprātīga atgriešanās, 1. pasākums 0,00 Brīvprātīga atgriešanās, 2. pasākums 0,00 C. Brīvprātīga atgriešanās, kopā 0,00 1. jauktais pasākums 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2. jauktais pasākums 0,00 D. Projekti, kas attiecas vairāk nekā uz vienu darbību, kopā 0,00 E. Tehniskā palīdzība 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Kopsumma 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Izdevumu deklarācijas papildinājums Atgūtās summas, kas iekļautas izdevumu deklarācijā Uzņemšanas un patvēruma procedūras, 2. pasākums (projekts) Atmaksājamā summa Debitors Iekasēšanas rīkojuma izdošanas datums Iekasēšanas rīkojuma izdevēja iestāde Faktiskās atgūšanas datums Atgūtā summa

Uzņemšana, 3. pasākums (projekts) Atmaksājamā summa Debitors Iekasēšanas rīkojuma izdošanas datums Iekasēšanas rīkojuma izdevēja iestāde Faktiskās atgūšanas datums Atgūtā summa b) No Komisijas saņemtie maksājumi un attiecīgie datumi: 3. Programmas īstenošanas pasākumi a) Valsts gada programmā paredzēto darbību īstenošanā praktiski un konkrēti izmantoto līdzekļu apraksts Piemērs: Darbība Valsts gada programmā iekļautais projekts Īstenošana A. Uzņemšana 1. projekts – izveidot infrastruktūru 1 000 personu uzņemšanai — izveidots uzņemšanas centrs, kas atrodas … un spēj uzņemt 450 personas — uzņemšanas centros, kas atrodas …, ietilpība palielināta par 500 personām b) Sasniegtie rezultāti un ietekme (kvalitatīvs un kvantitatīvs apraksts, izmantojot līdzfinansējuma pieprasījumā minētos rādītājus), efektivitātes (salīdzinājumā ar prognozēm) un ekonomiskā izdevīguma novērtējums: c) Citas piezīmes par īstenošanu: 4. Attiecīgā gadījumā, apraksts par pārrobežu darbībām un/vai programmas pārrobežu ietekmi: 5. Valsts gada programmas īstenošanā radušos problēmu sīks apraksts: E. KONTROLES IESTĀDES ZIŅOJUMS 1. Informācija par jebkādām izmaiņām, kas veikta kontroles sistēmā: 2. Pārbaužu rezultāti, atklātie un paziņotie pārkāpumi, darbības, ko attiecīgi veikusi atbildīgā iestāde: 3. Darbības, ko atbildīgā iestāde veikusi pēc Eiropas Savienības (Revīzijas palātas, Eiropas Komisijas) pārbaudes vizīšu rezultātu saņemšanas: 4. Sīka informācija par tiem atklātajiem pārkāpumu gadījumiem, kuros ir aizdomas par krāpšanu un attiecībā uz kuriem būtu jāspriež par piemērotu rīcību: NOBEIGUMA ZIŅOJUMA PIELIKUMI A. Katras darbības ietvaros apstiprināto projektu saraksts B. Kopsavilkuma apraksti par visiem projektiem (puslappuse par katru), kā arī finanšu rādītāju kopsavilkums, apstiprināto budžetu (par katru projektu) tabula, galīgie izdevumi (par katru projektu) C. Neatkarīgā novērtējuma ziņojums

5. PIELIKUMS EIROPAS KOMISIJA EIROPAS BĒGĻU FONDS MAKSĀJUMA PIEPRASĪJUMS (Oficiāli nosūtāms tieslietu, brīvības un drošības ģenerāldirektorāta B4 struktūrvienībai, LX 46, B-1049 Brussels) Programmas nosaukums: … Komisijas … gada … Lēmums Nr. … Saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 13. pantu es, apakšā parakstījies(-usies) (vārds/uzvārds drukātiem burtiem, amats, paraksts un atbildīgās iestādes zīmogs), pārstāvot par Eiropas Bēgļu fonda īstenošanu atbildīgo iestādi, lūdzu otro priekšfinansējuma daļu/galīgo maksājumu EUR … apmērā. Šis maksājuma pieprasījums atbilst pieņemamības prasībām, jo: Nevajadzīgo svītrot a) Lēmuma 2004/904/EK 23. panta 3. punktā paredzētais progresa ziņojums par gada darba programmas īstenošanu un izdevumu deklarācija, kura aptver vismaz 70 % no pirmā maksājuma — ir tikusi iesniegta — ir pievienota b) Lēmuma 2004/904/EK 24. panta 3. punktā un 28. panta 2. punktā paredzētais nobeiguma ziņojums par gada programmas īstenošanu un nobeiguma izdevumu deklarācija — ir tikusi iesniegta — ir pievienota c) atbildīgās iestādes lēmumi ir saskaņā ar Fonda atbalsta kopsummu attiecīgajām prioritātēm d) attiecībā uz Komisijas ieteikumiem uzraudzības un pārvaldības kārtības uzlabošanai saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 27. pantu — ir veikti attiecīgi pasākumi — ir sniegti paskaidrojumi — šādu ieteikumu nav bijis e) attiecībā uz lūgumu veikt korekcijas saskaņā ar Lēmuma 2004/904/EK 26. pantu — ir veikti attiecīgi pasākumi — ir sniegti skaidrojumi — izdevumi nav skarti — šādu lūgumu nav bijis Maksājuma adresāts: Saņēmējs Banka Konta numurs Konta turētājs (ja tas nav saņēmēja konts)

Datums Vārds/uzvārds drukātiem burtiem, amats, paraksts un atbildīgās iestādes zīmogs