PIELIKUMS

Savstarpējās apdrošināšanas mehānisma noteikumi un procedūras

SATURS

1. KONTEKSTS 11

1.2. MIM pārvaldības budžeta struktūra, ar pārvaldību saistītās izmaksas un tajā iesaistītie 11

1.2.1. MIM specifiskā budžeta struktūra 11

1.2.2. Kredītrīkotāji 11

1.2.3. MIM pārvaldībai norīkotais Komisijas dienests 12

1.2.4. MIM grāmatvedis 12

1.2.5. Finansiālo aktīvu pārvaldītājs 13

1.2.6. Savstarpējās apdrošināšanas mehānisma starpdienestu grupa 13

2. IEMAKSAS MIM 13

2.1. 1. procedūra. Iemaksas 13

3. MIM IEMAKSU ATMAKSĀŠANA 14

3.1. Vispārīgi noteikumi 14

3.2. 2. procedūra. Atmaksāšana 14

3.2.1. 2.a procedūra. Pilnīga atmaksāšana saņēmējiem 14

3.2.2. 2.b procedūra. Pilnīga atmaksāšana attiecīgajā budžeta pozīcijā 14

3.2.3. 2.c procedūra. Daļēja atmaksāšana juridiskajām personām un attiecīgajā budžeta pozīcijā 14

4. MIM IEJAUKŠANĀS (SAISTĪBU NEIZPILDES GADĪJUMI) 15

4.1. Ievads 15

4.2. 3. procedūra. MIM iejaukšanās 15

4.2.1. 3.a procedūra. MIM iejaukšanās noritošās darbībās (tiešs pārvedums konsorcijam) 15

4.2.2. 3.b procedūra. Citi MIM iejaukšanās pasākumi (pārvietojums budžeta pozīcijā) 16

5. GRĀMATVEDĪBAS SISTĒMA 17

5.1. Gada pārskati 17

5.2. Datorizēta grāmatvedības sistēma 18

5.3. Maksājumu izpilde 18

5.4. Ieņēmumu iekasēšana un parādu atgūšana 18

5.5. “GF01” bankas kontu pārvaldība 18

IEVADS

Šajā pielikumā izklāstīti noteikumi un procedūras, kas attiecas uz visiem dienestiem, kuri iesaistīti Savstarpējās apdrošināšanas mehānisma (“MIM”) darbībā un pārvaldībā.

Šos noteikumus un procedūras piemēro darbībām, ko finansē saskaņā ar Septīto pamatprogrammu (1) (“FP7”), “Apvārsni 2020” (2) (“H2020”), “Apvārsni Eiropu” (3) (“HE”) un Euratom Pētniecības un mācību programmu (4) (“Euratom programmas”).

Daudzpusīga rokasgrāmata darbiniekiem, kuri atbild par FP7, H2020, HE un Euratom programmu darbību īstenošanu, tiks iekļauta “MIM vadlīnijās”.

1. KONTEKSTS

1.2. MIM pārvaldības budžeta struktūra, ar pārvaldību saistītās izmaksas un tajā iesaistītie

1.2.1. MIM specifiskā budžeta struktūra

Lai gan MIM nav juridiska persona, tā struktūra un grāmatvedības un budžeta sistēma (uzņēmuma kods “GF01”) ir neatkarīga no Komisijas (uzņēmuma kods “BG32”) vai citu Savienības struktūru struktūras.

1.2.2. Kredītrīkotāji

MIM kredītrīkotājs ir Komisija.

Šajā lēmumā ar “deleģētiem kredītrīkotājiem” (“AOD”) MIM darbībās saprot šādus kredītrīkotājus, kuri atbild par to FP7, H2020, HE budžeta vai Euratom programmu budžeta daļu, kuru tie izpilda:

— dažādo Komisijas ģenerāldirektorātu ģenerāldirektori;

— Euratom programmām – RTD ĢD ģenerāldirektors,

— izpildaģentūru direktori.

— Personām, kam ir līdzvērtīgs amats vienībās, kurām uzticēti budžeta izpildes uzdevumi, piemēram, kopuzņēmumu izpilddirektoriem un citām attiecīgām finansēšanas struktūrām, ar nosacījumu, ka uzdevumi, kas saistīti ar MIM darbībām, ir uzticēti saskaņā ar Finanšu regulas (5) 154. pantu un saskaņā ar MIM dalības nosacījumiem, kas izklāstīti instrumentā, ar kuru uztic budžeta izpildes uzdevumus.

Deleģētajiem kredītrīkotājiem ir pienākums no katra sākotnējā priekšfinansējuma paturēt iemaksu MIM, kas paredzēta viņu pārvaldītajos dotācijas līgumos.

Tās atbild arī: i) par MIM iemaksu atmaksāšanu saņēmējiem, ii) par MIM iejaukšanās pasākumiem, ieskaitot maksājumus un atguvumus. Līdz ar to viņi ir arī deleģētie kredītrīkotāji “GF01” grāmatvedības sistēmā.

Viņu pilnīgā atbildībā paliek nodrošināt, ka viņu pārvaldītie līdzekļi tiek izmantoti pareizi un ka viņu kontrolē nodotie izdevumi ir likumīgi un pareizi.

1.2.3. MIM pārvaldībai norīkotais Komisijas dienests

Būdams norīkotais dienests, RTD ĢD atbild par MIM finansiālo darījumu pareizas finanšu pārvaldības novērošanu un uzraudzību. Tas neatbrīvo deleģētos kredītrīkotājus no individuālās atbildības.

Norīkotais dienests:

— pārved saņēmēju iemaksas no “BG32” īpašā “GF01” ārpusbudžeta konta bankas kontā (6);

— pārved iemaksas no “GF01” bankas konta finansiālo aktīvu pārvaldītājam;

— uzrauga, vai “GF01” bankas kontā ir pietiekama likviditāte, lai varētu ātri atsaukties uz atmaksāšanas pieprasījumiem un iejaukšanās pieprasījumiem;

— regulāri sniedz MIM grāmatvedim visu informāciju, kas vajadzīga viņa pienākumu veikšanai;

— nodrošina finansiālo aktīvu pārvaldītājam vai no finansiālo aktīvu pārvaldītāja pārvesto summu detalizētu uzraudzību un pēckontroli;

— periodiski sniedz finansiālo aktīvu pārvaldītājam iemaksu un ieņēmumu plūsmas prognozi, pamatojoties uz iesaistīto dienestu sniegto informāciju, un citu informāciju, ko finansiālo aktīvu pārvaldītājs pamatoti pieprasa savu pienākumu izpildei;

— sniedz deleģētajiem kredītrīkotājiem ceturkšņa ziņojumus par MIM finansiālo stāvokli;

— uzrauga MIM situāciju un attīstību, lai Komisija vajadzības gadījumā varētu veikt pienācīgus riska mazināšanas pasākumus, kas MIM ļauj turpināt iejaukšanās pasākumus Savienības finansiālo interešu aizsardzībai un atmaksāt iemaksas saņēmējiem atlikuma maksājuma izdarīšanas brīdī;

— pēcāk pārbauda, vai deleģētie kredītrīkotāji ir pareizi paturējuši MIM ieguldījumu no katra sākotnējā priekšfinansējuma un vai ieguldījums ir vienāds ar dotācijas līgumā norādīto procentuālo daļu, ko piemēro dotācijas līgumā norādītajai maksimālajai dotācijas summai;

— apstiprina vai noraida darījumus, ko atļāvuši deleģētie kredītrīkotāji pēc atbilstības un pareizības pārbaudes. Ja pastāv domstarpības par darījuma izdevīgumu, norīkotais dienests pirms tā apstiprināšanas sniedz nesaistošu atzinumu;

— vada 1.2.6. punktā minētās MIM starpdienestu grupas sēdes;

— nodrošina MIM vadlīniju satura atjauninātību;

— palīdz attiecīgā deleģētā kredītrīkotāja finanšu darbiniekiem.

1.2.4. MIM grāmatvedis

MIM grāmatvedis pilda pienākumus pēc principiem, kas izklāstīti “Komisijas grāmatveža uzdevumu un pienākumu hartā” (7).

MIM īpašā grāmatvedības sistēma ietilpst Komisijas grāmatvedības sistēmā. Tomēr tā grāmatvedība atšķiras no Savienības vispārējā budžeta grāmatvedības.

Norīkotais dienests un finansiālo aktīvu pārvaldītājs, kas minēts 1.2.5. punktā, sniedz MIM grāmatvedim visu informāciju, kas vajadzīga kontu sastādīšanā, un tiem jādod skaidrs un patiess priekšstats par MIM aktīviem un pasīviem. MIM grāmatvedis var pārbaudīt saņemto informāciju un veikt tālākas pārbaudes, ko uzskata par nepieciešamām pirms kontu slēgšanas. MIM grāmatvedis var izteikt atrunas, specificējot to būtību un tvērumu.

1.2.5. Finansiālo aktīvu pārvaldītājs

Budžeta ģenerāldirektorāts (BUDG ĢD), būdams finansiālo aktīvu pārvaldītājs, pārvalda MIM aktīvus saskaņā ar dienesta līmeņa līgumu, ko noslēdz ar norīkoto dienestu.

Dienesta līmeņa līgums noteiks attiecības starp norīkoto dienestu un finansiālo aktīvu pārvaldītāju, kā arī MIM ieguldīšanas noteikumus, lai rastu līdzsvaru starp pieņemamu ieguldīšanas risku un MIM ilgtermiņa finansiālo dzīvotspēju (8).

Finansiālo aktīvu pārvaldītājs uzraudzīs līdzekļus saskaņā ar noteikumiem, kas izklāstīti dienesta līmeņa līgumā, un ziņos norīkotajam dienestam par visu attiecīgo informāciju, kas attiecas uz viņa pilnvarām.

1.2.6. Savstarpējās apdrošināšanas mehānisma starpdienestu grupa

Savstarpējās apdrošināšanas mehānisma starpdienestu grupu (ISG-MIM) veido ģenerāldirektorāti, izpildaģentūras un kopuzņēmumi, kas iesaistīti MIM darbībās. Tās locekļu vidū ir arī Komisijas Juridiskā dienesta, Budžeta ĢD un Kopīgā juridiskā atbalsta dienesta (CLSS) pārstāvis.

ISG-MIM sēdes vada norīkotais dienests. Tam ir padomdevēja loma.

2. IEMAKSAS MIM

Saskaņā ar attiecīgo dotācijas līgumu iemaksa tiks pilnībā ieturēta no sākotnējā priekšfinansējuma. Ja ES dotācijas summu palielina ar grozījumu, piemēro attiecīgu papildu ieturējumu kā iemaksu MIM (9).

2.1. 1. procedūra. Iemaksas

1. posms

Noslēdzot dotācijas līgumu, deleģētais kredītrīkotājs ietur ieguldījuma procentuālo daļu no priekšfinansējuma, kā norādīts dotācijas līgumā.

Attiecīgais finansiālās procedūras iniciators ievada priekšfinansējuma maksājuma uzdevumu (10) (“MU”) savā grāmatvedības sistēmā. Šīs MU summas daļu, kas paredzēta MIM, attiecīgais finansiālās procedūras iniciators iegrāmato īpašā ārpusbudžeta kontā savā grāmatvedības sistēmā.

MU ievēro attiecīgo kredītrīkošanas procedūru, un MU izpilda attiecīgais grāmatvedis (11).

2. posms

Norīkotais dienests, izmantojot MU, regulāri pārved kopējās kumulatīvās iemaksas no specifiskiem ārpusbudžeta kontiem “GF01” grāmatvedības sistēmai (12).

Pēc tam MU pārbauda finanšu pārbaudītājs, sankcionē norīkotā dienesta pastarpināti deleģētais kredītrīkotājs un izpilda MIM grāmatvedis.

3. posms

Norīkotais dienests ar AR atļauj pārvest iemaksas no grāmatvedības sistēmas “GF01” MIM finansiālo aktīvu pārvaldītājam un nodrošina, ka bankas kontam “GF01” ir pietiekama likviditāte, kas ļauj apmierināt atmaksāšanas un iejaukšanās pieprasījumus.

Pēc tam MU pārbauda finanšu pārbaudītājs, sankcionē norīkotā dienesta AOD un izpilda MIM grāmatvedis.

Norīkotais dienests pēcāk pārbauda, vai deleģētais kredītrīkotājs ir pareizi aprēķinājis un saglabājis iemaksu MIM no sākotnējā priekšfinansējuma. Ja atklājas kļūda, norīkotais dienests paziņo atbildīgajam deleģētajam kredītrīkotājam un tas summu izlabo.

3. MIM IEMAKSU ATMAKSĀŠANA

3.1. Vispārīgi noteikumi

Saskaņā ar Regulas (ES) 2021/695 37. panta 4. punktu iemaksa, kas pārvesta MIM, atmaksājama saņēmējiem galīgā maksājuma brīdī. Atmaksājamā summā ietilpst kavējuma procenti par ieturējumu, ja tādi ir, bet neietilpst procenti, ko rada MIM.

Ja atlikuma maksājuma aprēķins nepamato sākotnējā ieguldījuma vai tā daļas atmaksāšanu saņēmējiem, visa iemaksa vai attiecīgā daļa ir jāatmaksā attiecīgajā budžeta pozīcijā, kurā tika apstiprinātas sākotnējās saistības.

3.2. 2. procedūra. Atmaksāšana

Iemaksas atmaksā šādās trīs procedūrās:

3.2.1. 2.a procedūra. Pilnīga atmaksāšana saņēmējiem

Ja atlikuma maksājuma aprēķins pamato sākotnējā iemaksas pilnīgu atmaksu, attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs ar darbības koordinatora starpniecību iemaksu saņēmējiem atmaksā.

Finansiālās procedūras iniciators ABAC (13)“GF01” grāmatvedības sistēmā ierosina MU par labu darbības koordinatoram. Pēc tam RO pārbauda finanšu pārbaudes darbinieks, ko pilnvarojis AOD, sistēmā ABAC SAP (14) apstiprina norīkotais dienests un izpilda MIM grāmatvedis.

Ja atklājas kļūda, norīkotais dienests sistēmā ABAC SAP darījumu noraida un paziņo attiecīgajam AOD.

3.2.2. 2.b procedūra. Pilnīga atmaksāšana attiecīgajā budžeta pozīcijā

Ja atlikuma maksājuma aprēķins, kad ņemtas vērā piemērojamā dotācijas līguma prasības, nepamato nevienas sākotnējā ieguldījuma daļas atmaksāšanu saņēmējiem, attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs to pilnībā atmaksā budžeta pozīcijā, no kuras izdarīts sākotnējais maksājums.

Šim nolūkam attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs savā grāmatvedības sistēmā apstiprina atgūšanas rīkojumu (“AR”) pret MIM. Kad AR apstiprinājis attiecīgais grāmatvedis, finansiālās procedūras iniciators ierosina MU “GF01” grāmatvedības sistēmā.

Finansiālās procedūras iniciators ABAC “GF01” grāmatvedības sistēmā ierosina MU par labu darbības koordinatoram. Tad RO pārbauda finanšu pārbaudītājs, kuru pilnvarojis AOD, sistēmā ABAC SAP apstiprina norīkotais dienests un izpilda MIM grāmatvedis.

Ja atklājas kļūda, norīkotais dienests ABAC SAP darījumu noraida un paziņo attiecīgajam AOD.

3.2.3. 2.c procedūra. Daļēja atmaksāšana juridiskajām personām un attiecīgajā budžeta pozīcijā

Ja atlikuma maksājuma aprēķins pamato sākotnējā ieguldījuma daļēju atmaksu saņēmējiem, attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs pasākuma koordinatoram atmaksā daļēju summu.

Attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs atmaksā atlikušo summu budžeta pozīcijā, no kuras izdarīts sākotnējais maksājums.

Šim nolūkam attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs savā grāmatvedības sistēmā atļauj AR pret MIM. Kad AR apstiprinājis attiecīgais grāmatvedis, finansiālās procedūras iniciators ABAC “GF01” grāmatvedības sistēmā ierosina divus MU. Vienu – budžeta pozīcijai, otru – darbības koordinatoram. Tad abus MU pārbauda finanšu apstiprinātājs, kuru pilnvarojis attiecīgais AOD, sistēmā ABAC SAP par derīgu atzīst norīkotais dienests un izpilda MIM grāmatvedis.

Ja atklājas kļūda, norīkotais dienests ABAC SAP noraida darījumu un paziņo attiecīgajam AOD.

4. MIM IEJAUKŠANĀS (SAISTĪBU NEIZPILDES GADĪJUMI)

4.1. Ievads

Ja kāds saņēmējs (ieskaitot koordinatoru) nepilda saistības, t. i., termiņā nesamaksā visu debetnotā noteikto summu vai tās daļu, un nav garantiju vai citas iespējamas atlīdzināšanas, attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs apsver iespēju sākt MIM iejaukšanos saskaņā ar attiecīgajiem līguma noteikumiem (FP7, H2020, Euratom programmas vai HE). MIM iejaukšanās neietekmē administratīvās sankcijas vai pasākumus, ko saskaņā ar Finanšu regulu var piemērot juridiskai vienībai, kura nepilda saistības.

Izņemot gadījumus, kad MIM iejaukšanās izriet no H2020 dotācijas līguma noteikuma, ja MIM radītais finansiālais ienesīgums nav pietiekams, lai segtu saistību neizpildi, MIM nevar iejaukties un Komisijai, izpildaģentūrai, kopuzņēmumam vai attiecīgajai Savienības struktūrai jāatgūst atmaksājamā summa tieši no saņēmēja vai, ja iespējams, no tā saistītās vienības / ar to saistītās trešās personas.

MIM iejaukšanos nevar sākt:

— attiecībā uz AR, kas izdots pēc galīgā maksājuma izdarīšanas;

— attiecībā uz AR, kas izdots, lai atgūtu līgumsodus un/vai finansiālus sodus, kas jāmaksā juridiskai personai.

Ja pēc atlikuma maksājuma attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs izdod AR pret koordinatoru attiecībā uz nesadalītā priekšfinansējuma, starpposma maksājumu vai atlikuma maksājumu summām, MIM neiejaucas.

4.2. 3. procedūra. MIM iejaukšanās

4.2.1. 3.a procedūra. MIM iejaukšanās noritošās darbībās (tiešs pārvedums konsorcijam)

Gadījumā, ja noritošā darbībā tiek izbeigts konsorcija saņēmējs (ieskaitot koordinatoru) (“saņēmējs, kurš nepilda saistības”) un saņēmējs, kurš nepilda saistības, nav konsorcijam atmaksājis nepamatoti saņemtās summas, MIM iejaucas, šādas summas izmaksājot koordinatoram (kur saņēmējs, kas nepilda saistības, ir koordinators, maksājamo summu MIM no minētās vienības izmaksās jaunajam koordinatoram), ja ir izpildīti šādi kumulatīvi nosacījumi:

(a) darbība turpinās (15);

(b) attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs uzskata, ka pasākums ir nepieciešams un izdevīgs konsorcija darbības sekmīgai pabeigšanai;

(c) pārējais konsorcijs piekrīt īstenot darbību ar tādiem pašiem mērķiem;

(d) tiek parakstīts grozījums dotācijas līgumā, izbeidzot saistības nepildījušā saņēmēja (vai koordinatora) darbību;

(e) ja saņēmējs, kurš nepilda saistības, ir koordinators, ar pārējo saņēmēju piekrišanu tiek iecelts jauns koordinators.

Attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs atbild par šo nosacījumu izpildes pārbaudi.

Šī procedūra neattiecas uz priekšfinansējuma vai starpposma maksājumu summām, ko koordinators nav sadalījis.

Lai pārbaudītu un uzraudzītu darījuma atbilstību, regularitāti un izdevīgumu, norīkotais dienests kontrolē šo nosacījumu izpildi un darījumu noraida, ja nosacījumi netiek izpildīti. Ja norīkotais dienests darījumu noraida, tas attiecīgajam deleģētajam kredītrīkotājam paziņo iemeslus. Ja norīkotais dienests uzskata, ka b) apakšpunktā minētais nosacījums nav izpildīts, tas ar piezīmi, kas adresēta deleģētajam kredītrīkotājam, izdod nesaistošu atzinumu. Ja deleģētais kredītrīkotājs nepiekrīt, viņš rakstiski apstiprina savu nostāju motivētā atbildē.

Norīkotais dienests katrā iejaukšanās pasākumā var pieprasīt piekļuvi administratīvajām un finansiālajām lietām.

1. posms

Attiecīgā deleģētā kredītrīkotāja finansiālās procedūras iniciators ierosina MU par labu “GF01” grāmatvedības sistēmas koordinatoram (vai jaunajam koordinatoram) par summu, ko nepamatoti saņēmis saņēmējs, kurš nepilda saistības. Pēc tam MU pārbauda finanšu apstiprinātājs, kuru pilnvarojis attiecīgais AOD, un, ja to sistēmā ABAC SAP par derīgu atzīst norīkotais dienests, izpilda MIM grāmatvedis.

Juridiskā ziņā maksājumu izdarīs Komisija, izpildaģentūra, kopuzņēmums vai cita finansēšanas struktūra, lai gan maksāšanu izdara MIM grāmatvedis, izmantojot “GF01” kontu.

2. posms

Līdztekus attiecīgā deleģētā kredītrīkotāja finansiālās procedūras iniciators Komisijas, izpildaģentūras, kopuzņēmuma vai citas finansēšanas struktūras vārdā pret saņēmēju, kurš nepilda saistības, “GF01” grāmatvedības sistēmā ierosina AR, un viņam ir jānorāda MIM bankas konts. Tad šo AR pārbauda finanšu apstiprinātājs, ko pilnvarojis AOD, sistēmā ABAC SAP apstiprina norīkotais dienests un izpilda MIM grāmatvedis, kurš arī kontrolē izpildi.

Ja saņēmējs, kurš nepilda saistības, paziņo par bankrotu, maksātnespēju vai ir izjukšanas vai likvidācijas procesā, attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs iespējami drīz nosūta likvidatoram paziņojumu par parādu (16). Attiecīgajam deleģētajam kredītrīkotājam arī jānosūta likvidatoram atbilstošā debetnota.

4.2.2. 3.b procedūra. Citi MIM iejaukšanās pasākumi (pārvietojums budžeta pozīcijā)

Šo procedūru piemēro šādos gadījumos, kad nav izpildītas izveidotās debetnotas:

a) saņēmēja (ieskaitot koordinatoru (17)) izbeigšana pirms atlikuma maksājuma, ja nepiemēro 3.a procedūru;

b) koordinatora izbeigšana pirms atlikuma maksājuma, kur koordinators nav sadalījis priekšfinansējumu vai starpposma maksājumu citiem konsorcija saņēmējiem;

c) pastāv parāds, kas radies negatīva atlikuma “maksājuma” rezultātā.

1. posms

Attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs izsniedz AR pret saņēmēju vai koordinatoru tā grāmatvedības sistēmā, lai atgūtu parāda summu (saskaņā ar attiecīgo dotācijas līgumu).

2. posms

Ja debetnota noteiktajā termiņā netiek pilnībā vai daļēji atmaksāta un ja ieskaits, ko izdara attiecīgais grāmatvedis, pilnīgi vai daļēji nav iespējams, minētajam grāmatvedim ir jāinformē attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs.

Tad attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs “GF01” grāmatvedības sistēmā ierosina, pārbauda un atļauj MU, ar ko pilnīgi vai daļēji apmaksāt visu debetnotu, kas vēl nav apmaksāta. Pēc tam, ja pilnvarotais dienests ABAC SAP ir MU apstiprinājis, to izpilda MIM grāmatvedis.

3. posms

Līdztekus attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs “GF01” grāmatvedības sistēmā iniciē, pārbauda un atļauj jaunu AR pret atbalsta saņēmēju, kurš nepilda saistības. Pēc tam, Ja pilnvarotais dienests AR validē ABAC SAP, AR izpilda MIM grāmatvedis, kurš nodrošina tā izpildes kontroli un veic Finanšu regulā noteiktos pasākumus, lai nodrošinātu parāda summas atgūšanu.

Attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs Komisijas, izpildaģentūras, kopuzņēmuma vai citas finansēšanas struktūras vārdā par labu MIM sastāda jaunu debetnotu, kura vienkārši aizstāj sākotnējo debetnotu, saglabājot to pašu maksājuma termiņu un procentu likmi un pienācīgi informējot parādnieku.

Ja saņēmējs izpilda debetnotu, līdzekļus iemaksā “GF01” bankas kontā kopā ar uzkrātajiem nokavējuma procentiem.

Ja saņēmējs debetnotu neizpilda, var būt iespējami citi attiecīgo līdzekļu atgūšanas veidi, piemēram, pienākošos summu ieskaits, saņēmēja saistīto subjektu turēšana pie atbildības (18) vai piedziņa, attiecīgā gadījumā (19), vai – finansēšanas struktūru gadījumā – cits pienācīgs pasākums, kas paredzēts tā noteikumos un procedūrā.

2. un 3. posmā: darījuma (MU un AR) pārbaudei un atbilstības un likumības uzraudzībai norīkotais dienests var pieprasīt piekļuvi administratīvajām un finansiālajām lietām. Ja atklājas kļūda, norīkotais dienests darījumu noraida un paziņo attiecīgajam AOD.

Piezīmes par 4.2. nodaļu

1. Piemērojot pareizas finanšu pārvaldības principu un aizsargājot Savienības finansiālās intereses, deleģētajam kredītrīkotājam jāpārbauda, vai konsorcijs vai tā locekļi ir laikus izpildījuši pienākumu (saskaņā ar dotācijas līgumu / anotēto dotācijas nolīgumu) darīt zināmu, ka koordinators nav sadalījis priekšfinansējumu vai starpposma maksājumu. Proti, tiklīdz attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs saņem šādu informāciju, viņam nekavējoties jāveic visi iespējamie pasākumi, lai apturētu turpmākus maksājumus koordinatoram, kurš nepilda saistības. Attiecīgais deleģētais kredītrīkotājs arī var apsvērt, vai šīs informācijas aizkavēšanās, kas rada lielāku finansiālu risku Savienības budžetam (t. i., papildu maksājumu), ir attiecināma uz konsorcija dalībniekiem.

2. Kad konsorcija dalībnieki bez nepamatotas kavēšanās ziņo par nesadalīšanu, deleģētais kredītrīkotājs, lai sāktu MIM iejaukšanos, iegūst pamatotu pārliecību, ka koordinators ar kādu no nesaņēmušajiem saņēmējiem nav noslēdzis divpusēju vai daudzpusēju vienošanos, it īpaši par attiecīgās summas samazināšanu, ieskaitu vai kompensēšanu. Deleģētais kredītrīkotājs vajadzības gadījumā var pieprasīt koordinatora un/vai saņēmēju pierādījumu par nodošanu vai saņemšanu.

3. Attiecas tikai uz 4.2.2. punktu Ja saņēmējs paziņo par bankrotu vai maksātnespēju vai ir izjukšanas vai likvidācijas procesā, Komisija, izpildaģentūra, kopuzņēmums vai citas finansēšanas struktūras deleģētais kredītrīkotājs nekavējoties sāk MIM iejaukšanos pirms debetnotā noteiktā termiņa (1. posms). Ja “GF01” izdotais AR ir izdots vai var tikt izdots pirms kāda termiņa, saņēmējam nosūta tikai debetnotu, kas atbilst šim AR, un kopija adresējama likvidatoram Komisijas, izpildaģentūras, kopuzņēmuma vai citas finansēšanas struktūras vārdā un par labu MIM.

Nekādā gadījumā maksājumus koordinatoram vairs neizdara, kamēr situācija nav atrisināta.

5. GRĀMATVEDĪBAS SISTĒMA

5.1. Gada pārskati

Pārskatiem jāatbilst piemērojamajiem noteikumiem, jābūt precīziem, pilnīgiem un jārada patiesīgs un godīgs priekšstats par MIM aktīviem, finansiālo stāvokli un grāmatvedības gada rezultātiem.

MIM grāmatvedis nosaka grāmatvedības procedūras un kontu plānu.

5.2. Datorizēta grāmatvedības sistēma

Pirms šīs sistēmas ieviešanas MIM grāmatvedis izstrādā grāmatvedības programmatūras funkcionālās specifikācijas un nodrošina, ka tās atbilst grāmatvedības noteikumiem un praksei.

Deleģētie kredītrīkotāji un norīkotie dienesti izmanto ABAC WORKFLOW centrālo sistēmu, lai izdarītu maksājumus, iekasētu ieņēmumus un atgūtu parādus. Kontu vešanai, sagatavošanai un uzrādīšanai tiek izmantota ABAC SAP-ACCOUNTING sistēma.

Izmantotajā grāmatvedības sistēmā un grāmatvedības procedūrās jāņem vērā MIM specifiskās procedūras, kas aprakstīts šā pielikuma 2., 3. un 4. iedaļā.

5.3. Maksājumu izpilde

Maksājumus izdara MIM grāmatvedis pieejamo līdzekļu robežās.

MIM grāmatvedis drīkst izdarīt maksājumus ar bankas pārvedumu tikai tad, ja saņēmēja bankas rekvizīti un identitātes apstiprinājums (vai to izmaiņas) iepriekš ir ievadīti Komisijas centrālajā trešo personu datubāzē.

5.4. Ieņēmumu iekasēšana un parādu atgūšana

MIM grāmatvedis atbild par AOD sagatavotajiem AR un rīkojas ar pienācīgu rūpību, lai nodrošinātu, ka tie tiek izpildīti.

Ja parāds netiek atmaksāts paziņojumā par parādu noteiktajā termiņā, MIM grāmatvedis īsteno piedziņas pirmstiesas procedūru, nosūtot parādniekam atgādinājumus un oficiālus paziņojumus.

MIM grāmatvedis aprēķina un atgūst maksājamos nokavējuma procentus saskaņā ar noteikumiem, kas iekļauti debetnotā.

Vajadzības gadījumā MIM grāmatvedis, informējis attiecīgo deleģēto kredītrīkotāju un saņēmēju, kurš nepilda saistības, parādu var atgūt ar ieskaitu vai ar iepriekš iesniegtu garantiju (FP7 darbībās).

Ja parādi netiek atgūti pirmstiesas procedūrā, MIM grāmatvedis:

— prasa attiecīgajam deleģētajam kredītrīkotājam sagatavot izpildāmu lēmumu saskaņā ar Finanšu regulas 100. pantu, vai,

— ja AR nav iespējams oficiāli noformēt par izpildāmu lēmumu, uzdod Komisijas attiecīgajam dienestam iegūt izpildes rīkojumu ar tiesiskiem līdzekļiem, ja tas atbilst iekšējiem noteikumiem (20).

MIM grāmatvedis var piešķirt parādniekam papildlaiku samaksai, ja tas apņemas maksāt nokavējuma procentus un iemaksā garantiju, kas sedz pamatsummu un procentus.

Vajadzības gadījumā MIM grāmatvedis jebkurā procedūras posmā var veikt pasākumus, lai aizsargātu Savienības finansiālās intereses.

5.5. “GF01” bankas kontu pārvaldība

MIM grāmatvedim ir pilnvaras pārvaldīt bankas kontus, ko izmanto maksājumu veikšanai un ieņēmumu iekasēšanai. MIM grāmatvedis atbild par šajos kontos noguldīto līdzekļu aizsargāšanu.

Vismaz reizi mēnesī MIM grāmatvedim ir jāpārbauda, vai grāmatvedības sistēmā ievadītās summas atbilst summām šajos bankas kontos. MIM grāmatvedim ir jāizmeklē un vajadzības gadījumā jāizlabo visas konstatētās atšķirības.

(1) Eiropas Parlamenta un Padomes Lēmums Nr. 1982/2006/EK (2006. gada 18. decembris) par Eiropas Kopienas Septīto pamatprogrammu pētniecībai, tehnoloģiju attīstībai un demonstrējumu pasākumiem (2007.–2013. gads) (OV L 412, 30.12.2006., 1. lpp.).

(2) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) Nr. 1291/2013 (2013. gada 11. decembris), ar ko izveido pētniecības un inovācijas pamatprogrammu “Apvārsnis 2020” (2014.–2020. gads) un atceļ Lēmumu Nr. 1982/2006/EK (OV L 347, 20.12.2013., 104. lpp.).

(3) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2021/695 (2021. gada 28. aprīlis) par pētniecības un inovācijas pamatprogrammas “Apvārsnis Eiropa” izveidi un dalības un rezultātu izplatīšanas noteikumiem un atceļ Regulas (ES) Nr. 1290/2013 un (ES) Nr. 1291/2013 (OV L 170, 12.5.2021., 1. lpp.).

(4) Padomes Regula (Euratom) 2021/765 (2021. gada 10. maijs), ar ko izveido Eiropas Atomenerģijas kopienas pētniecības un mācību programmu 2021.–2025. gadam, kas papildina pētniecības un inovācijas pamatprogrammu “Apvārsnis Eiropa” un atceļ Regulu (Euratom) 2018/1563 (OV L 167I, 12.05.2021., 81. lpp.).

(5) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) 2018/1046 (2018. gada 18. jūlijs) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, ar kuru groza Regulas (ES) Nr. 1296/2013, (ES) Nr. 1301/2013, (ES) Nr. 1303/2013, (ES) Nr. 1304/2013, (ES) Nr. 1309/2013, (ES) Nr. 1316/2013, (ES) Nr. 223/2014, (ES) Nr. 283/2014 un Lēmumu Nr. 541/2014/ES un atceļ Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (OV L 193, 30.7.2018., 1. lpp.).

(6) Izņemot EUSPA (agrāko GSA), EIT, kopuzņēmumus.

(7) Komisijas 2018. gada 3. augusta Lēmums C(2018) 5120 final par iekšējiem noteikumiem par Eiropas Savienības vispārējā budžeta izpildi (Eiropas Komisijas iedaļa) Komisijas dienestu ievērībai, 15. pielikums “Finanšu dalībnieku harta”, 3. daļa “Komisijas grāmatveža uzdevumu un pienākumu harta”.

(8) Uzskatāms, ka MIM aktīvu pārvaldība ietver ieguldījumu riska uzņemšanos no Savienības budžeta, kas nozīmē, ka peļņa no ieguldījumiem var būt negatīva vai pozitīva atkarā no tirgus apstākļiem un rīcības nākotnē.

(9) Izņemot HE programmu MSCA.

(10) Katra atsauce uz MU šajā pielikumā automātiski ietver arī ar to saistītos maksājuma pieprasījumus.

(11) Kopuzņēmumi un citas finansēšanas struktūras nodrošina, ka MU izpilda to grāmatvedis.

(12) GSA, EIT, kopuzņēmumi un citas attiecīgas finansēšanas struktūras pārved MIM iemaksas tieši “GF01” grāmatvedības sistēmai.

(13) “ABAC” (uzkrājumu grāmatvedības sistēma) ir Eiropas Komisijas IT finansiālās sistēmas akronīms.

(14) SAP identificē ABAC grāmatvedības moduli.

(15) Pasākuma ilgums ir noteikts dotācijas līgumā.

(16) Noteikts Eiropas Parlamenta un Padomes Regulā (ES) 2015/848 (2015. gada 20. maijs) par maksātnespējas procedūrām (OV L 141, 5.6.2015., 19. lpp.).

(17) Koordinatoram tas sedz to saņemtā finansējuma daļu, kas saistīta ar tā paša izmaksām, nevis par priekšfinansējuma/starpposma maksājumu nesadalīšanu konsorcija dalībniekiem.

(18) Attiecībā uz H2020 un HE darbībām – ja var saskaņā ar dotācijas līgumu.

(19) Iekšējās kārtības noteikumi par to debitoru parādu atgūšanu, kas rodas no tiešas pārvaldības, un par naudas sodu, vienreizējo maksājumu un soda maksājumu atgūšanu saskaņā ar Līgumiem (2018. gada 3. augusta Lēmums C(2018/5119) final).

(20) Komisijas 2018. gada 3. augusta Lēmums C(2018/5119) final par iekšējās kārtības noteikumiem par to debitoru parādu atgūšanu, kas rodas no tiešas pārvaldības, un par naudas sodu, vienreizējo maksājumu un soda maksājumu atgūšanu saskaņā ar Līgumiem.