PADOMES LĒMUMS 2007/643/KĀDP

(2007. gada 18. septembris)

par Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu noteikumiem un par iepirkuma noteikumiem un noteikumiem par finanšu iemaksām, ko veic no Eiropas Aizsardzības aģentūras darbības budžeta

EIROPAS SAVIENĪBAS PADOME,

ņemot vērā Padomes Vienoto rīcību 2004/551/KĀDP (2004. gada 12. jūlijs) par Eiropas Aizsardzības aģentūras izveidi (1) un jo īpaši tās 18. panta 1. punktu,

tā kā:

Valde 2006. gada 14. decembrī pieņēma Lēmumu 2006/34, ar ko grozīja III sadaļu tajā laikā spēkā esošajos “Finanšu noteikumos, ko piemēro Aģentūras vispārējam budžetam” un aizstāja to ar “Iepirkuma noteikumiem un noteikumiem par finanšu iemaksām, ko veic no Eiropas Aizsardzības aģentūras darbības budžeta”.

IR PIEŅĒMUSI ŠO LĒMUMU.

1. pants

1. Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu noteikumi, kā arī iepirkuma noteikumi un noteikumi par finanšu iemaksām, ko veic no Eiropas Aizsardzības aģentūras darbības budžeta, ir izklāstīti pielikumā. Šie noteikumi aizstāj Valdes grozītos noteikumus, kas ietverti Lēmuma 2004/658/KĀDP (4) pielikumā.

2. Valde vajadzības gadījumā pārskata un pieņem tehniskus grozījumus noteikumos, jo īpaši, lai nodrošinātu atbilsmi attiecīgiem Kopienas noteikumiem. Būtiskus to piemērošanas jomas un mērķa, budžeta un finanšu vadību principu grozījumus un grozījumus vispārējos noteikumos par iepirkumu, kā arī jaunus noteikumus, kuriem ir būtiska ietekme uz budžetu, iesniedz Padomei apstiprināšanai.

2. pants

Šis lēmums stājas spēkā tā pieņemšanas dienā.

3. pants

Šo lēmumu publicē Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

(1) OV L 245, 17.7.2004., 17. lpp.

(2) OV L 300, 25.9.2004., 52. lpp.

(3) OV L 305, 24.11.2005., 43. lpp.

(4) Valdes 2005. gada 21. jūnija Lēmums 2005/06.

PIELIKUMS

EIROPAS AIZSARDZĪBAS AĢENTŪRAS FINANŠU NOTEIKUMI

SATURS

PIEMĒROŠANAS JOMA

I SADAĻA VISPĀRĒJĀ BUDŽETA PRINCIPI

1. pants Vispārējais budžets

2. pants Darbības budžets

3. pants Finanšu shēma

4. pants Vispārējā budžeta pieņemšana

5. pants Iezīmēti ieņēmumi

6. pants Izdevumu vadība, ko Aģentūra veic iesaistīto dalībvalstu vārdā

7. pants Iemaksas

8. pants Budžeta pārpalikums

9. pants Budžeta principi

10. pants Grāmatvedības principi

11. pants Pārnesumi

12. pants Budžeta grozījumi

13. pants Pārskatīts budžets

II SADAĻA VISPĀRĒJĀ BUDŽETA ĪSTENOŠANA

1. NODAĻA Finanšu personāls

14. pants Pienākumu nošķiršanas princips

15. pants Kredītrīkotāja kompetences

16. pants Kredītrīkotāja pienākumi

17. pants Sākšanas un pārbaudes pienākumu nošķiršana

18. pants Vadības un iekšējās kontroles procedūras

19. pants Grāmatveža kompetences

20. pants Grāmatveža pienākumi

2. NODAĻA Finanšu personāla atbildība

21. pants Vispārēji noteikumi

22. pants Noteikumi par kredītrīkotājiem, kam deleģētas pilnvaras

23. pants Noteikumi par grāmatvežiem

3. NODAĻA Ienākumi

24. pants Aģentūras ieņēmumu pieejamības nodrošināšana

25. pants Debitoru parādu tāme

26. pants Debitoru parādu konstatēšana

27. pants Atgūšanas pilnvarojums

28. pants Līdzekļu atgūšana

29. pants Procenti par nokavētiem maksājumiem

4. NODAĻA Izdevumi

30. pants Vispārēji principi

31. pants Budžeta saistību definīcija

32. pants Saistību radīšanas procedūra

33. pants Saistību apstiprināšana

34. pants Izdevumu apzināšana

35. pants Izdevumu apstiprināšana

36. pants Izdevumu samaksa

37. pants Maksājuma termiņi

5. NODAĻA IT sistēmas

38. pants Grāmatvedības programmatūra

6. NODAĻA Iekšējā revīzija

39. pants Iekšējā revidenta kompetences

40. pants Iekšējā revidenta pienākumi

III SADAĻA FINANŠU ZIŅOJUMI UN GADA PĀRSKATI

41. pants Budžeta un ziņošanas kalendārs

42. pants Ceturkšņa ziņojumi

43. pants Revīzijas kolēģija

44. pants Gada pārskats

45. pants Nobeiguma pants .

PIEMĒROŠANAS JOMA:

Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu noteikumi īsteno un papildina ar tiem saistītus pantus par finanšu aspektiem Padomes Vienotajā rīcībā 2004/551/KĀDP (2004. gada 12. jūlijs) par Eiropas Aizsardzības aģentūras izveidi (1).

I SADAĻA

VISPĀRĒJĀ BUDŽETA PRINCIPI

1. pants

Vispārējais budžets

1. Vispārējo budžetu veido viena finanšu gada ieņēmumi un izdevumi.

2. Vispārējā budžetā atbilstīgi 3. pantam pilnībā ievēro Aģentūras finanšu shēmu, ko apstiprinājusi Padome.

3. Izdevumus veido personāla, funkcionālās, darbības un provizoriskas apropriācijas. Ieņēmumus veido dažādi ieņēmumi, tostarp atvilkumi no darbinieku atalgojuma un procenti par Aģentūras bankas kontiem, un to dalībvalstu iemaksas, kas piedalās Aģentūrā (“iesaistītās dalībvalstis”).

4. Funkcionālais budžets ir vispārējais budžets, izņemot darbības budžetu, kā definēts 2. pantā.

2. pants

Darbības budžets

1. Darbības budžets ir daļa no vispārējā budžeta, un to veido apropriācijas, lai samaksātu par ārējām konsultācijām, jo īpaši darbības analīzi, kas ir nepieciešamas Aģentūras uzdevumu veikšanai, un lai veiktu īpašas darbības pētniecības un tehnoloģijas jomā visu iesaistīto dalībvalstu kopējam labumam, jo īpaši tehniskus pētījumus un priekšizpētes pasākumus.

2. Izpilddirektors regulāri informē Valdi par pašreizējām un nākotnes darbībām saistībā ar darbības budžetu.

3. pants

Finanšu shēma

Reizi trīs gados Padome ar vienprātīgu lēmumu apstiprina Aģentūras finanšu shēmu nākamajiem trim gadiem. Šajā finanšu shēmā nosaka saskaņotās prioritātes un juridiski saistošu maksimālo apjomu. Pirmā finanšu shēma attiecas uz laikposmu no 2007. gada līdz 2009. gadam.

4. pants

Vispārējā budžeta pieņemšana

1. Aģentūras vadītājs katru gadu līdz 30. jūnijam iesniedz Valdei vispārējā budžeta projekta tāmi nākamajam gadam, pilnībā ievērojot finanšu shēmā noteiktos ierobežojumus.

2. Aģentūras vadītājs katru gadu līdz 30. septembrim iesniedz Valdei vispārējā budžeta projektu. Projektā ietver:

a) apropriācijas, ko uzskata par vajadzīgām, lai: i) segtu Aģentūras darbības, personāla un sanāksmju izmaksas; ii) lai samaksātu par ārējām konsultācijām, jo īpaši darbības analīzi, kas ir nepieciešama Aģentūras uzdevumu veikšanai, un lai veiktu īpašas darbības pētniecības un tehnoloģijas jomā visu iesaistīto dalībvalstu kopējam labumam, jo īpaši tehniskus pētījumus un priekšizpētes pasākumus;

b) to ieņēmumu prognozi, kas vajadzīgi, lai segtu izdevumus.

3. Valde nodrošina to, ka 2. punkta a) apakšpunkta ii) punktā minētās apropriācijas ir nozīmīga proporcija visu 2. punktā minēto apropriāciju kopsummā. Apropriācijas atbilst reālām vajadzībām, un Aģentūrai tās paredz operatīvu lomu.

4. Vispārējam budžeta projektam pievieno sīki izstrādātu personāla sarakstu un sīki izstrādātus pamatojumus.

5. Valde vienbalsīgi var nolemt, ka turklāt vispārējais budžeta projekts segs specifiska projekta vai programmas izmaksas, ja skaidri redzams, ka tas kalpo visu iesaistīto dalībvalstu kopējam labumam.

6. Apropriācijas klasificē sadaļās un nodaļās, vajadzības gadījumā tās sīkāk iedalot pantos, grupējot izdevumus pēc veida vai mērķa.

7. Katrā sadaļā var iekļaut nodaļu “provizoriskas apropriācijas”. Šīs sadaļas var iegrāmatot, ja ir nopietns pamats šaubīties par vajadzīgo apropriāciju apjomu vai iekļauto apropriāciju izpildes jomu.

8. Ieņēmumi ir:

a) dažādi ieņēmumi;

b) to dalībvalstu maksājamās iemaksas, kas piedalās Aģentūrā, balstoties uz nacionālā kopienākuma (NKI) skalu.

Vispārējā budžeta projektā izveido pozīcijas, kur kārtot iezīmētos ieņēmumus, un, kur vien iespējams, norāda paredzētās summas.

9. Valde apstiprina vispārējā budžeta projektu līdz katra gada 31. decembrim, ievērojot Aģentūras finanšu shēmu. To darot, Valdes priekšsēdētājs ir Aģentūras vadītājs vai viņa ieceltais pārstāvis no Padomes Ģenerālsekretariāta, vai viņa uzaicinātais Valdes loceklis. Izpilddirektors paziņo, ka budžets ir pieņemts un paziņo par to iesaistītajām dalībvalstīm.

10. Ja, finanšu gadam sākoties, vispārējā budžeta projekts vēl nav pieņemts, katru mēnesi ikvienā budžeta nodaļā vai citā apakšnodaļā var iztērēt summu, kas nepārsniedz vienu divpadsmito daļu no iepriekšējā finanšu gada budžeta apropriācijām. Šie noteikumi Aģentūrai tomēr nedod iespēju saņemt apropriācijas, kas pārsniedz vienu divpadsmito daļu no summas, kuru paredz topošais vispārējā budžeta projekts. Valde pēc izpilddirektora priekšlikuma var atļaut veikt izdevumus, kas pārsniedz vienu divpadsmito daļu, pieņemot lēmumu ar kvalificētu balsu vairākumu. Izpilddirektors var pieprasīt iemaksas, kas vajadzīgas, lai segtu ar šo punktu atļautās apropriācijas; šīs iemaksas ir veicamas 30 dienās no iemaksu pieprasījuma nosūtīšanas.

5. pants

Iezīmēti ieņēmumi

1. Aģentūra kā īpašam mērķim iezīmētus ieņēmumus var savā vispārējā budžetā saņemt finanšu iemaksas, lai segtu citas izmaksas nekā tās, kas minētas 4. panta 2. punkta a) apakšpunkta i) punktā:

a) no Eiropas Savienības vispārējā budžeta, katru gadījumu izskatot atsevišķi, pilnībā ievērojot noteikumus, procedūras un lēmumu pieņemšanas procesus, kas attiecas uz to;

b) no iesaistītajām dalībvalstīm, trešām valstīm vai citām trešām pusēm.

2. Iezīmētus ieņēmumus var lietot vienīgi tam īpašajam mērķim, kam tie piešķirti.

6. pants

Izdevumu vadība, ko Aģentūra veic iesaistīto dalībvalstu vārdā

1. Valde pēc izpilddirektora vai iesaistītas dalībvalsts ieteikuma var pieņemt lēmumu, ka iesaistītās dalībvalstis uz līguma pamata uztic Aģentūrai konkrētu tās kompetencē esošo darbību administratīvo pārvaldību un finanšu vadību.

2. Valde ar lēmumu var pilnvarot Aģentūru slēgt līgumus konkrētu iesaistīto dalībvalstu vārdā. Tā var pilnvarot Aģentūru avansā iekasēt no attiecīgām iesaistītajām dalībvalstīm vajadzīgos līdzekļus, lai pildītu noslēgtos līgumus.

7. pants

Iemaksas

1. Iemaksu apjoma noteikšana, ja ir piemērojama nacionālā kopienākuma (NKI) skala:

1.1. ja ir piemērojama NKI skala, iemaksu sadalījumu starp iesaistītajām dalībvalstīm, kam jāveic iemaksas, nosaka saskaņā ar nacionālā kopprodukta skalu, kas paredzēta 28. panta 3. punktā Līgumā par ES, un saskaņā ar Padomes Lēmumu 2000/597/EK, Euratom (2000. gada 29. septembris) par Eiropas Kopienu pašu resursu sistēmu (2) vai jebkuru citu Padomes lēmumu, kas to aizstāj;

1.2. dati, ko izmanto, lai aprēķinātu katru iemaksu, ir uzrādīti jaunākajam pieņemtajam Eiropas Kopienu budžetam pievienotās tabulas “Vispārējā budžeta finansēšanas kopsavilkums pēc pašu resursu veida un pēc dalībvalsts” ailē “NKI pašu resursi”. Iemaksa, ko veic katra iesaistītā dalībvalsts, kam iemaksas jāveic, ir proporcionāla attiecīgās dalībvalsts NKI daļai to visu iesaistīto dalībvalstu NKI kopsummā, kurām jāveic iemaksas.

2. Iemaksu veikšanas grafiks:

2.1. iemaksas, ar ko paredzēts finansēt ES vispārējo budžetu, iesaistītās dalībvalstis veic trijos vienādos maksājumos līdz attiecīgā finanšu gada 15. februārim, 15. jūnijam un 15. oktobrim;

2.2. ja pieņem budžeta grozījumu, attiecīgās iesaistītās dalībvalstis vajadzīgās iemaksas veic 60 dienās no iemaksu pieprasījuma nosūtīšanas;

2.3. katra iesaistītā dalībvalsts maksā par banku pakalpojumiem, kas attiecas uz tās veiktajām iemaksām.

8. pants

Budžeta pārpalikums

Budžeta pārpalikumu, kas finanšu gada beigās rodas ieņēmumu un izdevumu starpības dēļ, uzskata par kredītu, kas pieejams iesaistītajām dalībvalstīm un tām tiek atmaksāts, to atskaitot no nākamā finanšu gada trešās iemaksas (15. oktobris).

9. pants

Budžeta principi

1. Budžeti, kas ir izstrādāti euro, ir akti, ar kuriem nosaka un apstiprina visus Aģentūras pārvaldītos ieņēmumus un izdevumus katram finanšu gadam.

2. Budžetā paredzētās apropriācijas ir pieejamas finanšu gada laikā, kurš sākas attiecīgā gada 1. janvārī un beidzas 31. decembrī.

3. Katrā budžetā ieņēmumi un izdevumi ir līdzsvarā. Visus ieņēmumus un izdevumus iekļauj attiecīgajā budžetā pilnā apjomā, neveicot to starpā nekādas korekcijas.

4. Budžetā iekļauj diferencētas apropriācijas, ko veido saistību apropriācijas un maksājumu apropriācijas, un nediferencētas apropriācijas.

5. Saistību apropriācijas sedz kārtējā finanšu gada laikā radušos juridisko saistību kopējās izmaksas. Tomēr var uzņemties vispārējas saistības vai saistības gada maksājumu veidā. Saistības iegrāmato kontos, ņemot par pamatu juridiskās saistības, kas radušās līdz 31. decembrim.

6. Maksājumu apropriācijas sedz maksājumus, ko izdara, lai pildītu kārtējā finanšu gadā un/vai iepriekšējos finanšu gados radušās juridiskās saistības. Maksājumus iegrāmato kontos, ņemot par pamatu budžeta saistības, kas radušās līdz 31. decembrim.

7. Finanšu gada ieņēmumus iegrāmato finanšu gada kontos, ņemot par pamatu summas, kas iekasētas attiecīgajā finanšu gadā.

8. Ieņēmumus nevar izmantot, nedz izdevumus veikt citādi, kā vien piešķirot tiem budžeta posteni un ievērojot tur iekļauto apropriāciju maksimālo apjomu.

9. Apropriācijas izmanto saskaņā ar pareizas finanšu vadības principiem, tas ir, ievērojot saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principu.

10. Rīcība ar aktīviem un amortizācija: saistībā ar budžetu visus izdevumus, kas saistīti ar aktīvu iegādi, iegrāmato budžetā tad, kad tie radušies; nepiemēro amortizācijas maksu.

10. pants

Grāmatvedības principi

1. Finanšu pārskatus sastāda, ievērojot Eiropas Savienības vispārpieņemtos grāmatvedības principus, jo īpaši:

a) nepārtrauktas darbības principu, kas nozīmē, ka Aģentūru uzskata par izveidotu uz nenoteiktu laiku;

b) piesardzības principu, kas nozīmē, ka aktīvi un ieņēmumi nav novērtēti par augstu un saistības un maksājumi nav novērtēti par zemu;

c) viendabīgas uzskaites metodes principu, kas nozīmē, ka finanšu pārskatu sastāvdaļu uzbūvi, uzskaites metodes un novērtēšanas noteikumus nevar mainīt ik pēc gada. Grāmatvedis nedrīkst novirzīties no viendabīgas uzskaites metodes principa citādi kā vien ārkārtējos apstākļos, jo īpaši, ja maiņas tiek ieviestas, lai labāk atspoguļotu grāmatvedības operācijas;

d) informācijas salīdzināmības principu, kas nozīmē, ka finanšu pārskatā par katru posteni uzrāda arī atbilstīgā posteņa summu par iepriekšējo gadu. Ja kādai no sastāvdaļām finanšu pārskatā mainījies izklāsts vai klasifikācija, atbilstīgās summas par iepriekšējo gadu padara salīdzināmas un pārklasificē;

e) būtiskuma principu, kas nozīmē, ka finanšu pārskatos ņem vērā visas operācijas, kuras ir būtiskas saistībā ar vajadzīgo informāciju. Būtiskumu izvērtē, jo īpaši ņemot vērā darījuma būtību vai summu;

f) saldo neaprēķināšanas principu, kas nozīmē, ka parādprasības un parādus nedrīkst ieskaitīt vienu otrā, tāpat arī maksājumus un ieņēmumus, izņemot gadījumus, kad maksājumi un ieņēmumi rodas no viena un tā paša darījuma, līdzīgiem darījumiem vai riska ierobežošanas operācijām un tie atsevišķi nav būtiski;

g) būtības atspoguļojuma principu, kas nozīmē, ka grāmatvedības notikumus, kas fiksēti finanšu pārskatā, uzrāda, atsaucoties uz to saimniecisko būtību;

h) uzkrājumu grāmatvedības principu, kas nozīmē, ka darījumus un notikumus iekļauj uzskaitē tad, kad tie notiek, nevis tad, kad faktiski tiek samaksātas vai iekasētas summas;

i) aktīvu un norakstītu aktīvu izsekojamības principu, kas nozīmē, ka Aģentūra kārto inventāra sarakstus, kuros norādīts visu to materiālo, nemateriālo un finanšu aktīvu daudzums un vērtība, tostarp norakstītus aktīvus.

2. Ja grāmatvedis īpašā gadījumā uzskata, ka būtu jāizdara izņēmums attiecībā uz kāda no 1. pantā definēto grāmatvedības principu saturu, šādu izņēmumu pienācīgi pamato un par to ziņo.

11. pants

Pārnesumi

1. Apropriācijas, kas nav izlietotas līdz tā finanšu gada beigām, par kuru tās bijušas iekļautas, atceļ.

2. Tomēr saistību apropriācijas, par kurām saistības vēl nav radītas līdz finanšu gada beigām, var pārnest par summām, kas atbilst saistību apropriācijām, kurām lielākā daļa saistību radīšanas procedūras sagatavošanas posmu, proti, iespējamo darbuzņēmēju izraudzīšanās, ir pabeigti līdz 31. decembrim. Tādā gadījumā par šīm summām var uzņemties saistības līdz nākamā gada 31. martam.

3. Maksājumu apropriācijas var pārnest par summām, kas vajadzīgas, lai segtu esošās saistības vai saistības, kuras saistītas ar saistību apropriācijām, kas pārnestas, ja apropriācijas, kas paredzētas attiecīgajām pozīcijām nākamā finanšu gada budžetā, nenosedz pieprasījumus. Konkrētas apropriācijas pārnes tikai vienu reizi.

4. Apropriācijas, kas iekļautas rezervē, un apropriācijas personāla izdevumiem nevar pārnest.

5. Attiecīgā gada 31. decembrī pieejamos neizmantotos iezīmētos ieņēmumus un apropriācijas no šādiem 5. pantā minētajiem ieņēmumiem pārnes automātiski un drīkst izmantot vienīgi īpašajam mērķim, kuram tie ir piešķirti. Pieejamās apropriācijas, kas atbilst pārnestajiem iezīmētajiem ieņēmumiem, ir jāizlieto vispirms.

6. Izpilddirektors Valdei iesniedz priekšlikumu par pārnesumiem līdz 15. februārim. Valde pieņem lēmumu līdz 15. martam.

12. pants

Budžeta grozījumi

1. Ja rodas neizbēgami, ārkārtēji vai neparedzami apstākļi, izpilddirektors var iesniegt budžeta grozījuma projektu, ievērojot 3. pantā paredzētajā finanšu shēmā noteiktos ierobežojumus.

2. Budžeta grozījuma projektu izstrādā, ierosina un pieņem, un par to paziņo saskaņā ar to pašu procedūru, ko piemēro vispārējam budžetam, ievērojot finanšu shēmā noteiktos ierobežojumus. Valde pieņem lēmumus, ņemot vērā to steidzamību.

3. Ja finanšu shēmā paredzētie līdzekļu ierobežojumi tiek atzīti par nepietiekamiem ārkārtēju vai neparedzamu apstākļu dēļ, pilnībā ņemot vērā arī 4. panta 2. un 3. punktā izklāstītos noteikumus, Valde, pieņemot vienprātīgu lēmumu, paredzēto budžeta grozījumu iesniedz Padomei pieņemšanai.

13. pants

Pārskatīts budžets

1. Vajadzības gadījumā izpilddirektors iesniedz Valdei pārskatītu kārtējā finanšu gada budžetu, kas pamatots uz faktiskiem izdevumiem, kuri radušies pirmajos deviņos mēnešos, un paredzētiem izdevumiem līdz tā finanšu gada beigām, ievērojot pieņemtajā budžetā noteiktos maksimālos apjomus.

2. Izpilddirektors var izdarīt pārvietojumus no vienas sadaļas uz otru kopumā 10 % apmērā no apropriācijas finanšu gadam, kā arī no vienas nodaļas uz otru un no viena panta uz otru.

3. Trīs nedēļas pirms 2. punktā minētās pārvietošanas izpilddirektors paziņo Valdei par savu nodomu. Ja kāda iesaistītā dalībvalsts šajā laikā uzrāda pienācīgi pamatotus iemeslus, Valde pieņem lēmumu.

4. Izpilddirektors var veikt pārvietojumus panta robežās un ierosināt citus pārvietojumus Valdei.

II SADAĻA

VISPĀRĒJĀ BUDŽETA ĪSTENOŠANA

1. NODAĻA

Finanšu personāls

14. pants

Pienākumu nošķiršanas princips

Kredītrīkotāja un grāmatveža pienākumi ir nošķirti un nav savstarpēji savienojami.

15. pants

Kredītrīkotāja kompetences

1. Izpilddirektors Aģentūras vārdā pilda kredītrīkotāja pienākumus.

2. Aģentūra savos iekšējos administratīvajos noteikumos paredz atbilstīga līmeņa personālu, kam izpilddirektors saskaņā ar Aģentūras reglamentā paredzētajiem nosacījumiem var deleģēt kredītrīkotāja pienākumus, un nosaka deleģēto pilnvaru apjomu.

3. Saskaņā ar Padomes Vienotās rīcības 2004/551/KĀDP 11. panta 3. punkta 3.1. apakšpunktu kredītrīkotāja pilnvaras deleģē vienīgi personālam, kuru Aģentūra tieši pieņem darbā uz terminēta līguma pamata un kuru izraugās no iesaistīto dalībvalstu pilsoņiem.

4. Kredītrīkotāji, kam deleģētas pilnvaras, var rīkoties vienīgi tiktāl, ciktāl noteikts deleģēšanas dokumentā. Atbildīgajam kredītrīkotājam, kam deleģētas pilnvaras, darbā var palīdzēt viens vai vairāki darbinieki, kam uzticēts kredītrīkotāja pārraudzībā veikt noteiktas darbības, kuras vajadzīgas, lai izpildītu budžetu un izveidotu pārskatus.

16. pants

Kredītrīkotāja pienākumi

1. Kredītrīkotājs ir atbildīgs par ieņēmumu un izdevumu izpildi saskaņā ar pareizas finanšu vadības principiem, tostarp saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principu, kā arī par to, lai būtu nodrošināts, ka tiek ievērotas prasības attiecībā uz likumību un pareizību.

2. Lai izpildītu izdevumus, kredītrīkotājs, kam deleģētas pilnvaras, uzņem budžeta saistības un juridiskās saistības, apzina izdevumus un apstiprina maksājumus, kā arī veic priekšdarbus, lai izpildītu apropriācijas.

3. Ieņēmumu izpilde izpaužas kā debitoru parādu tāmju sagatavošana, pienākošos atgūstamo prasījumu konstatēšana un iekasēšanas rīkojumu izdošana. Tā saistīta ar konstatēto prasījumu atcelšanu, ja nepieciešams.

4. Deleģētais kredītrīkotājs izveido organizatorisko struktūru, iekšējo vadību un kontroles procedūras, kas piemērotas viņa pienākumu veikšanai, tostarp, ja nepieciešams, paredzot arī pēckontroles veikšanu, veidojot tos saskaņā ar obligātajiem standartiem, kurus pieņēmusi Aģentūra, un veltot pienācīgu vērību riskiem, kas saistīti ar vadības apstākļiem un finansēto darbību raksturu. Pirms darbības apstiprināšanas tās darbības un finansiālos aspektus pārbauda darbinieki, kuri nav uzsākuši šo darbību. Darbības uzsākšana, tās iepriekšēja pārbaude un vēlāka pārbaude ir atsevišķi uzdevumi.

5. Visiem darbiniekiem, kas atbild par finanšu darbību vadības kontroli, ir vajadzīgās profesionālās iemaņas. Tie ievēro Aģentūras profesionālo standartu kodeksu.

6. Jebkurš darbinieks, kas iesaistīts finanšu vadībā un darījumu kontrolē, uzskatot, ka lēmums, kuru viņa priekšnieks pieprasa viņam piemērot vai kuram pieprasa dot viņa piekrišanu, ir nelikumīgs vai neatbilst pareizas finanšu vadības principiem vai dienesta noteikumiem, kas viņam jāievēro, rakstveidā informē par to deleģēto kredītrīkotāju. Ja tas neveic nekādus pasākumus, darbinieks informē komisiju, kas minēta 22. panta 3. punktā. Ja ir nelikumīgas darbības, krāpšana vai korupcija, kas var kaitēt Aģentūras interesēm, kredītrīkotājs informē par to iestādes un struktūras, kas šādam nolūkam izveidotas ar spēkā esošajiem tiesību aktiem.

7. Kredītrīkotājs ziņo Valdei par savu pienākumu izpildi, sniedzot gada darbības pārskatu kopā ar finanšu un vadības informāciju. Pārskatā norāda darbību rezultātus, atsaucoties uz to nospraustajiem mērķiem, riskus, kas saistīti ar šīm darbībām, piešķirto resursu izlietojumu un veidu, kā darbojas iekšējās kontroles sistēma. Iekšējais revidents pieņem zināšanai gada pārskatu un citus materiālus, kuros ietverta noteikta informācija.

17. pants

Sākšanas un pārbaudes pienākumu nošķiršana

1. Ar darbības uzsākšanu saprot visas darbības, kuras parasti veic 16. panta 4. un 5. punktā minētais personāls un ar kurām sagatavo tādu dokumentu pieņemšanu, ar kuriem kompetentais kredītrīkotājs, kam deleģētas pilnvaras, izpilda budžetu.

2. Ar ex-ante pārbaudi saprot visas ex-ante pārbaudes, ko ieviesis atbildīgais kredītrīkotājs, kam deleģētas pilnvaras, lai pārbaudītu tās darbības un finansiālos aspektus.

3. Katrai darbībai izdara vismaz ex-ante pārbaudi. Šīs pārbaudes mērķis ir pārliecināties, ka:

a) izdevumi un ieņēmumi ir kārtībā un ir izdarīti saskaņā ar piemērojamiem noteikumiem, jo īpaši budžeta noteikumiem un attiecīgajām regulām, un jebkādiem dokumentiem, kas pieņemti, īstenojot Līgumus un piemērojamos tiesību aktus, un attiecīgos gadījumos saskaņā ar līgumu noteikumiem;

b) tiek piemērots pareizas finanšu vadības princips.

4. Veicot dokumentu ex-post pārbaudi un vajadzības gadījumā arī pārbaudes uz vietas, pārbauda, vai darbības, kuras finansē no budžeta, ir pareizi īstenotas, jo īpaši – vai ir ievēroti kritēriji, kas noteikti 3. punktā. Šādas pārbaudes var rīkot izlases veidā, izmantojot risku analīzi.

5. Ierēdņi vai citi darbinieki, kas atbildīgi par 2. un 4. punktā noteiktajām pārbaudēm, nav tie paši, kuri veic 1. punktā minētos uzsākšanas uzdevumus, nedz arī viņu padotie.

18. pants

Vadības un iekšējās kontroles procedūras

Vadības un iekšējās kontroles sistēmas un procedūras ir paredzētas, lai:

a) sasniegtu Aģentūras politikas, programmu un darbību mērķus saskaņā ar pareizas finanšu vadības principu;

b) ievērotu ES tiesību noteikumus un kontroles standartus, ko iedibinājusi Aģentūra;

c) aizsargātu Aģentūras aktīvus un informāciju;

d) novērstu un atklātu pārkāpumus, kļūdas un krāpšanu;

e) noteiktu un novērstu vadības riskus;

f) nodrošinātu ticamu finanšu un vadības informācijas sagatavošanu;

g) glabātu apliecinošos dokumentus, kuri attiecas uz budžeta izpildi un budžeta izpildes pasākumiem vai izriet no tiem;

h) glabātu dokumentus, kuri attiecas uz iepriekšēju nodrošinājumu Aģentūrai, un kārtotu žurnālu, lai varētu šādu nodrošinājumu pienācīgi uzraudzīt.

19. pants

Grāmatveža kompetences

Saskaņā ar Padomes Vienotās rīcības 2004/551/KĀDP 11. panta 3. punkta 3.1. apakšpunktu Aģentūra ieceļ grāmatvedi no tāda personāla vidus, kuru aģentūra tieši pieņem darbā uz terminēta līguma pamata un kuru izraugās no iesaistīto dalībvalstu pilsoņiem. Valde izraugās grāmatvedi, pamatojoties uz viņa īpašajām zināšanām, ko apliecina profesionālā kvalifikācija vai līdzvērtīga profesionālā pieredze.

20. pants

Grāmatveža pienākumi

1. Grāmatvedis Aģentūrā ir atbildīgs par:

a) pienācīgu maksājumu veikšanu, ieņēmumu iekasēšanu un konstatēto debitoru parādu summu atgūšanu, tostarp procentus par nokavētiem maksājumiem, kā definēts 29. pantā;

b) pārskatu sagatavošanu un izveidi;

c) uzskaites kārtošanu;

d) uzskaites noteikumu un metožu, kā arī kontu plāna izveidi;

e) uzskaites sistēmu izveidi un apstiprināšanu un, ja nepieciešams, to sistēmu apstiprināšanu, ko izveidojis kredītrīkotājs, lai sniegtu vai pamatotu uzskaites informāciju;

f) finanšu līdzekļu pārvaldību.

2. Visu informāciju, kas nepieciešama, lai izveidotu pārskatus, kuri dod patiesu pārskatu par Aģentūras aktīviem un budžeta izpildi, grāmatvedis iegūst no kredītrīkotājiem, kas galvo par tās ticamību.

3. Vienīgi grāmatvedis ir pilnvarots pārvaldīt naudu un citus aktīvus. Grāmatvedis atbild par to drošību.

4. Saskaņā ar Padomes Vienotās rīcības 2004/551/KĀDP 11. panta 3. punkta 3.1. apakšpunktu grāmatvedis, pildot savus pienākumus, var deleģēt konkrētus uzdevumus saviem padotajiem, kurus Aģentūra tieši pieņem darbā uz terminēta līguma pamata un kurus izraugās no iesaistīto dalībvalstu pilsoņiem. Deleģēšanas dokumentā nosaka uzdevumus, ko uztic deleģētajiem.

2. NODAĻA

Finanšu personāla atbildība

21. pants

Vispārēji noteikumi

1. Neskarot disciplināro atbildību, institūcija, kas pilnvarojusi deleģētos kredītrīkotājus, var šīs pilnvaras jebkurā laikā atsaukt uz laiku vai pavisam.

2. Neskarot disciplināro atbildību, institūcija, kas iecēlusi grāmatvedi, var jebkurā laikā viņu atstādināt no pienākumu pildīšanas uz laiku vai pavisam.

3. Šīs nodaļas noteikumi neskar krimināltiesisko atbildību, pie kuras var saukt šajā pantā minētās personas saskaņā ar piemērojamiem attiecīgās valsts tiesību aktiem un spēkā esošajiem noteikumiem par Eiropas Kopienu finanšu interešu aizsardzību un cīņu pret korupciju, kurā iesaistītas Eiropas Kopienu vai iesaistīto dalībvalstu amatpersonas.

4. Ikviens kredītrīkotājs vai grāmatvedis ir saucams pie disciplināras un materiālas atbildības. Ja ir nelikumīgas darbības, krāpšana vai korupcija, kas var kaitēt Aģentūras interesēm, jautājumu nodod iestādēm un struktūrām, kas šādam nolūkam izveidotas ar spēkā esošajiem tiesību aktiem.

22. pants

Noteikumi par kredītrīkotājiem, kam deleģētas pilnvaras

1. Kredītrīkotājam var pieprasīt pilnīgi vai daļēji vērst par labu kaitējumu, ko cietusi Aģentūra nopietnu pārkāpumu dēļ, ko viņš pieļāvis, pildot savus pienākumus vai saistībā ar šiem pienākumiem, jo īpaši, ja viņš nosaka atgūstamos prasījumus vai izdod iekasēšanas rīkojumus, uzņem izdevumu saistības vai izdod maksāšanas rīkojumu, neievērojot šos finanšu noteikumus. To pašu piemēro, ja nopietnu pārkāpumu dēļ viņš nesagatavo dokumentu par debitoru parāda konstatēšanu vai neizdod iekasēšanas rīkojumu, vai bez attaisnojoša iemesla izdod šādu dokumentu ar novēlošanos, vai neizdod maksājuma rīkojumu, vai bez attaisnojoša iemesla izdod to ar novēlošanos, tādējādi pakļaujot Aģentūru civiltiesiskai atbildībai pret trešām pusēm.

2. Kredītrīkotājs, kam deleģētas pilnvaras un kas uzskata, ka lēmums, kura pieņemšana ietilpst viņa pienākumos, ir nelikumīgs vai neatbilst pareizas finanšu vadības principiem, rakstveidā par to informē deleģētāju iestādi. Ja deleģētāja iestāde šādā gadījumā rakstveidā dod pamatotu norādījumu kredītrīkotājam, kam deleģētas pilnvaras, pieņemt minēto lēmumu, kredītrīkotāju nevar saukt pie atbildības. Ja ir nelikumīgas darbības, krāpšana vai korupcija, kas var kaitēt Aģentūras interesēm, kredītrīkotājs, kuram deleģētas pilnvaras, informē par to iestādes un struktūras, kas šādam nolūkam izveidotas ar spēkā esošajiem tiesību aktiem.

3. Aģentūra izveido īpašu finanšu pārkāpumu komisiju, kas darbojas neatkarīgi un nosaka, vai pieļauts finanšu pārkāpums un kādām vajadzētu būt tā iespējamām sekām. Pamatojoties uz šīs komisijas viedokli, Aģentūra izlemj, vai uzsākt lietvedību, kuras rezultātā var saukt pie disciplināras atbildības vai pieprasīt kompensācijas samaksu. Ja komisija konstatē sistemātiskas problēmas, tā nosūta ziņojumu ar ieteikumiem kredītrīkotājam un deleģētajam kredītrīkotājam, ja viņš nav šajās problēmās iesaistītā persona, kā arī iekšējam revidentam.

23. pants

Noteikumi par grāmatvežiem

Grāmatvedim var pieprasīt pilnīgi vai daļēji vērst par labu kaitējumu, ko cietusi Aģentūra nopietnu pārkāpumu dēļ, ko tas pieļāvis, pildot savus pienākumus vai saistībā ar šiem pienākumiem. Viņš jo īpaši saucams pie atbildības par šāda veida pārkāpumiem:

a) ja viņš pazaudē vai sabojā naudu, aktīvus un dokumentus, kas ir viņa glabāšanā;

b) ja viņš izdara nepareizas izmaiņas bankas kontos;

c) ja viņš atgūst vai samaksā summas, kas neatbilst attiecīgajiem iekasēšanas vai maksājumu rīkojumiem;

d) ja viņš neiekasē pienākošos ieņēmumus.

3. NODAĻA

Ieņēmumi

24. pants

Aģentūras ieņēmumu pieejamības nodrošināšana

To ieņēmumu tāmi, kurus veido dažādi ieņēmumi un iemaksas no iesaistītajām dalībvalstīm, iekļauj vispārējā budžetā, tos izsakot euro. Iemaksas no iesaistītajām dalībvalstīm sedz visas apropriācijas, kas iekļautas ES vispārējā budžetā pēc tam, kad ir atskaitīti dažādi ieņēmumi.

25. pants

Debitoru parādu tāme

1. Debitoru parādu tāmi sagatavo kredītrīkotājs, kurš par to ir atbildīgs sakarā ar katru pasākumu vai situāciju, kuras dēļ rodas parāds Aģentūrai vai kuras dēļ šis parāds mainās.

2. Atbildīgais kredītrīkotājs izdod iekasēšanas rīkojumu attiecībā uz šīm summām.

26. pants

Debitoru parādu konstatēšana

1. Debitoru parādu konstatēšana ir akts, ar kuru kredītrīkotājs, kam deleģētas pilnvaras:

a) apzina parāda esamību;

b) nosaka vai pārbauda parāda īstumu un apjomu;

c) pārbauda nosacījumus, kuriem iestājoties parāds jāatmaksā.

2. Aģentūras ieņēmumus un jebkuru debitoru parādu, kas apzināts kā noteikta lieluma parāds, kuru nomaksāšanai pienācis termiņš, konstatē ar iekasēšanas rīkojumu grāmatvedim, un pēc tam nosūta parādzīmi parādniekam – abus šos dokumentus sastāda atbildīgais kredītrīkotājs.

3. Nepareizi samaksātās summas atgūst.

27. pants

Atgūšanas pilnvarojums

1. Atgūšanas pilnvarojums ir akts, ar kuru atbildīgais kredītrīkotājs, kam deleģētas pilnvaras, izdodams iekasēšanas rīkojumu, dod norādījumu grāmatvedim atgūt debitoru parādu, kuru konstatējis minētais kredītrīkotājs.

2. Aģentūra, pieņemot lēmumu, var oficiāli konstatēt kā debitoru parādu tādu summu, kāda pienākas no personām, kuras nav valstis; uz šāda lēmuma izpildi attiecas tās valsts civilprocesa normas, kuras teritorijā izpilde notiek.

28. pants

Līdzekļu atgūšana

1. Grāmatvedis darbojas, ņemot par pamatu iekasēšanas rīkojumus attiecībā uz debitoru parādiem, ko pienācīgi konstatējis atbildīgais kredītrīkotājs, kuram deleģētas pilnvaras. Viņš visiem spēkiem cenšas nodrošināt, lai Aģentūra saņemtu savus ieņēmumus, un raugās, lai tiktu aizsargātas tās tiesības.

Grāmatvedis atgūst summas saistībā ar jebkuru Aģentūras prasību.

2. Ja atbildīgais kredītrīkotājs gatavojas atcelt konstatēto debitoru parādu atgūšanu, viņš nodrošina, ka šāda atcelšana ir kārtībā un atbilst pareizas finanšu vadības un proporcionalitātes principam atbilstīgi īstenošanas noteikumos paredzētajām procedūrām un kritērijiem. Atcelšanas lēmumu pamato.

29. pants

Procenti par nokavētiem maksājumiem

1. Par jebkuru debitoru parādu, kas nav atmaksāts termiņā, maksā procentus saskaņā ar 2. un 3. punktu.

2. Procentu likme par debitoru parādiem, kas nav samaksāti termiņā, ir likme, ko Eiropas Centrālā banka piemēro savām kapitāla refinansēšanas operācijām, kā publicēts Eiropas Savienības Oficiālā Vēstneša C sērijā, kura ir spēkā tā mēneša pirmajā kalendārajā dienā, kurā ir atmaksas termiņš, palielinot šo likmi par:

a) septiņiem procentu punktiem, ja notikums, kas rada pienākumu, ir piegādes un pakalpojumu valsts līgums;

b) trīsarpus procentu punktiem visos pārējos gadījumos.

3. Procentus aprēķina no nākamās kalendārās dienas pēc atmaksas termiņa, kas norādīts parādzīmē, līdz kalendārajai dienai, kurā parāds pilnīgi atmaksāts.

4. Jebkurš daļējs atmaksājums vispirms sedz procentus, kas noteikti saskaņā ar 2. un 3. punktu.

5. Sodanaudas gadījumā, ja parādnieks dod finansiālu nodrošinājumu, ko grāmatvedis ir pieņēmis provizoriska maksājuma vietā, procentu likme, kāda jāpiemēro no atmaksas termiņa, ir likme, kas paredzēta 2. punktā, kura palielināta tikai par pusotru procentu punktu.

6. Lai novērstu procentus par nokavētiem maksājumiem, ja iemaksas veic iesaistītā dalībvalsts, šādas iesaistītās dalībvalstis saņem no Aģentūras parakstītus iemaksu pieprasījuma vēstuļu oriģinālus vismaz 30 dienas pirms iemaksas veikšanas dienas, kā definēts 7. panta 2.1. punktā.

4. NODAĻA

Izdevumi

30. pants

Vispārēji principi

1. Par ikkatru izdevumu posteni uzņemas saistību, to apstiprina, izdod maksājuma rīkojumu un samaksā.

2. Pirms izdevumu saistību uzņemšanās Aģentūra vai institūcijas, kam Aģentūra deleģējusi pilnvaras, pieņem finansēšanas lēmumu.

31. pants

Budžeta saistību definīcija

1. Saistību uzņemšanās budžetā ir darbība, ar kuru rezervē apropriāciju, kas nepieciešama, lai segtu turpmākus maksājumus, pildot juridiskas saistības. Juridiskas saistības uzņemšanās ir dokuments, ar kuru kredītrīkotājs noslēdz vai nodibina saistību, kas rada maksājumu. Budžeta saistības un juridiskās saistības pieņem viens un tas pats kredītrīkotājs, izņemot pienācīgi pamatotos gadījumos, kas paredzēti īstenošanas noteikumos.

2. Budžeta saistība ir atsevišķa, ja saņēmējs un izdevumu summa ir zināmi. Budžeta saistība ir vispārēja, ja vismaz viens no elementiem, kas nepieciešams, lai noteiktu atsevišķu saistību, joprojām nav zināms. Budžeta saistība ir provizoriska, ja ar to paredzēts segt parastos administratīvos izdevumus, bet summa vai finansējuma saņēmējs vēl nav skaidri zināmi.

3. Budžeta saistības darbībām, kas ilgst vairāk nekā vienu finanšu gadu, var sadalīt pa vairākiem gadiem gada maksājumos vienīgi tad, ja tā paredzēts pamataktā, un administratīviem izdevumiem. Ja budžeta saistības ir šādi sadalītas gada maksājumos, to nosaka ar juridiskām saistībām, izņemot attiecībā uz personāla izdevumiem.

32. pants

Saistību radīšanas procedūra

1. Attiecībā uz pasākumiem, kas var būt par pamatu izdevumiem, ko maksā no budžeta, atbildīgais kredītrīkotājs uzņemas saistības budžetā pirms juridisku saistību noslēgšanas ar trešām pusēm.

2. Vispārējās budžeta saistības sedz kopējās izmaksas par atbilstošām atsevišķām juridiskajām saistībām, kas noslēgtas līdz n + 1 gada 31. decembrim.

Atsevišķās juridiskās saistības, kas attiecas uz atsevišķām vai provizoriskām budžeta saistībām, noslēdz līdz n gada 31. decembrim, ievērojot 31. panta 3. punktu.

Šā punkta pirmajā un otrajā daļā minēto periodu beigās atbildīgais kredītrīkotājs šo budžeta saistību neizlietoto atlikumu atceļ.

Katras atsevišķās juridiskās saistības summu, kas pieņemta pēc vispārējo saistību uzņemšanās, kredītrīkotājs pirms parakstīšanas reģistrē budžeta kontos un iegrāmato vispārējās saistībās.

3. Juridiskajām saistībām, kas noslēgtas par darbībām, kuras ilgst vairāk nekā vienu finanšu gadu, un atbilstošajām budžeta saistībām, izņemot attiecībā uz personāla izdevumiem, ir galīgais termiņš, kas noteikts saskaņā ar pareizas finanšu vadības principu.

Jebkuru šādu saistību daļu, kas nav izlietota sešus mēnešus pēc šāda galīgā termiņa, un attiecīgās apropriācijas atceļ.

Ja šādā gadījumā maksājums šādas juridiskas saistības sakarā nav izdarīts pēc trim gadiem, atbildīgais kredītrīkotājs to atceļ.

33. pants

Saistību apstiprināšana

1. Pieņemot budžeta saistības, kredītrīkotājs nodrošina, ka:

a) izdevumus sedz no pareizā budžeta posteņa;

b) apropriācijas ir pieejamas;

c) izdevumi atbilst līgumu noteikumiem, budžetam, šiem noteikumiem un spēkā esošajiem tiesību aktiem;

d) ir ievērots pareizas finanšu vadības princips.

2. Reģistrējot juridiskās saistības, kredītrīkotājs nodrošina, ka:

a) saistību sedz atbilstīgas budžeta saistības;

b) izdevumi ir pareizi un atbilst Līgumu noteikumiem, budžetam, šiem noteikumiem un spēkā esošajiem tiesību aktiem;

c) ir ievērots pareizas finanšu vadības princips.

34. pants

Izdevumu apzināšana

Izdevumu apzināšana ir akts, ar kuru kredītrīkotājs:

a) pārliecinās par kreditora prasījuma esamību;

b) nosaka vai pārbauda prasījuma īstumu un apjomu;

c) pārbauda nosacījumus maksājuma veikšanai.

35. pants

Izdevumu apstiprināšana

Izdevumu apstiprināšana ir akts, ar kuru atbildīgais kredītrīkotājs, pārliecinājies, ka apropriācijas ir pieejamas, izdodot maksājuma rīkojumu, uzdod grāmatvedim samaksāt izdevumu summu, kuru atbildīgais kredītrīkotājs ir apzinājis.

36. pants

Izdevumu samaksa

1. Maksājumus izdara, kad uzrādīts pierādījums, ka attiecīgā darbība ir saskaņā ar pamatakta vai līguma noteikumiem, un tie attiecas uz vienu vai vairākām šādām darbībām:

a) visas pienākošās summas maksājumu;

b) vienu vai vairākiem starpposma maksājumiem.

2. Izdarot maksājumus, kontos izdara atzīmi par dažādajiem maksājuma veidiem, kas minēti 1. punktā.

3. Izdevumu samaksu izdara grāmatvedis pieejamo līdzekļu robežās.

37. pants

Maksājuma termiņi

1. Summas, kuru samaksai pienācis termiņš, nomaksā vēlākais 45 kalendāro dienu laikā no dienas, kad atbildīgā kredītrīkotāja pilnvarotā struktūrvienība reģistrē pieņemamu maksājuma pieprasījumu. Maksājuma diena ir diena, kad ir debitēts Aģentūras konts.

Maksājuma pieprasījums nav pieņemams, ja attiecībā uz to nav izpildīta kaut viena būtiska prasība.

2. Neskarot 1. punktu, tajā minētais maksājuma termiņš ir 30 kalendārās dienas maksājumiem, kuri attiecas uz pakalpojumu vai piegādes līgumiem, ja vien līgumā nav noteikts citādi.

3. Attiecībā uz līgumiem vai nolīgumiem, saskaņā ar kuriem maksājumi ir atkarīgi no pārskata apstiprināšanas, skaitījums maksājumu termiņiem, kas minēti 1. un 2. punktā, nesākas, līdz minētais pārskats nav apstiprināts vai nu tieši, paziņojot par to saņēmējam, vai netieši, jo termiņš, kas ar līgumu paredzēts apstiprināšanai, ir aizritējis un nav bijis apturēts ar oficiālu dokumentu, kas nosūtīts saņēmējam.

Apstiprināšanai atvēlētais termiņš nedrīkst pārsniegt:

a) 20 kalendārās dienas vienkāršiem līgumiem, kas attiecas uz preču piegādi un pakalpojumu sniegšanu;

b) 45 kalendārās dienas citiem līgumiem un dotāciju nolīgumiem;

c) 60 kalendārās dienas līgumiem, kas saistīti ar tehniskiem pakalpojumiem, kuru izvērtēšana ir īpaši sarežģīta.

4. Atbildīgais kredītrīkotājs jebkurā brīdī 1. punktā minētā termiņa laikā var apturēt maksājuma termiņu, paziņojot kreditoriem, ka maksājuma pieprasījumu nevar apmierināt vai nu tāpēc, ka summas samaksai nav pienācis termiņš, vai tāpēc, ka nav uzrādīti attiecīgi apliecinošie dokumenti. Ja atbildīgā kredītrīkotāja rīcībā nonāk ziņas, kas liek apšaubīt maksājuma pieprasījumā norādīto izdevumu atbilstību, kredītrīkotājs var apturēt maksājuma termiņu, lai veiktu turpmāku pārbaudi, ieskaitot pārbaudi uz vietas, lai pirms samaksas veikšanas pārliecinātos, ka izdevumi patiešām ir atbilstīgi. Kredītrīkotājs par to informē attiecīgo saņēmēju cik ātri vien iespējams.

Maksājuma termiņa atlikušā laikposma skaitījums atsākas no dienas, kad pirmo reizi reģistrēts pienācīgi noformēts maksājuma pieprasījums.

5. Beidzoties termiņiem, kas noteikti 1. un 2. punktā, kreditors divu mēnešu laikā pēc nokavētā maksājuma saņemšanas var pieprasīt procentus saskaņā ar šādiem noteikumiem:

a) procentu likmes ir tādas, kā noteikts 29. panta 2. punkta pirmajā daļā;

b) procenti maksājami par laika posmu, kas aizritējis no nākamās kalendārās dienas pēc maksājuma termiņa beigām līdz samaksas dienai.

Šā punkta pirmā daļa neattiecas uz iesaistītajām dalībvalstīm.

5. NODAĻA

IT sistēmas

38. pants

Grāmatvedības programmatūra

1. Aģentūras grāmatvedības programmatūra atspoguļo šajos finanšu noteikumos paredzētos principus.

2. Dokumentus var parakstīt, izmantojot drošu datorizētu vai elektronisku procedūru.

6. NODAĻA

Iekšējā revīzija

39. pants

Iekšējā revidenta kompetences

1. Aģentūra nosaka iekšējās revīzijas amatpienākumus, kas jāpilda saskaņā ar atbilstīgiem starptautiskajiem standartiem. Iekšējais revidents, ko iecēlusi Aģentūra, ir atbildīgs šai iestādei par budžeta izpildes sistēmu un procedūru pareizas darbības pārbaudi. Iekšējais revidents nevar būt ne kredītrīkotājs, ne grāmatvedis.

2. Īpašās normas, ko piemēro iekšējiem revidentiem, nosaka Aģentūra, un šīs normas ir tādas, lai nodrošinātu, lai viņš, pildot savus pienākumus, būtu pilnīgi neatkarīgs, kā arī tajos paredz viņa atbildību.

40. pants

Iekšējā revidenta pienākumi

1. Iekšējais revidents konsultē Aģentūru par riska pārvaldīšanu, sniedzot neatkarīgus atzinumus par vadības un kontroles sistēmu kvalitāti un ieteikumus, kā uzlabot darbību izpildes nosacījumus un veicināt pareizu finanšu vadību.

Iekšējais revidents jo īpaši atbild:

a) par iekšējās vadības sistēmu piemērotības un efektivitātes novērtējumu un struktūrvienību snieguma novērtējumu politikas, programmu un darbību izpildē, minot ar tiem saistītos riskus;

b) par to iekšējās kontroles un revīzijas sistēmu piemērotības un kvalitātes novērtējumu, ko piemēro visām budžeta izpildes darbībām.

2. Iekšējais revidents pilda savus pienākumus attiecībā uz visām Aģentūras veiktajām darbībām un tās struktūrvienībām. Viņam ir pilnīga un neierobežota piekļuve visai informācijai, kas vajadzīga viņa pienākumu izpildei, vajadzības gadījumā uz vietas.

3. Iekšējais revidents ziņo Aģentūrai par saviem atzinumiem un ieteikumiem. Aģentūra nodrošina, ka tiek veikti pasākumi sakarā ar ieteikumiem, kas sniegti pēc iekšējās revīzijas. Iekšējais revidents arī iesniedz Aģentūrai iekšējās revīzijas gada ziņojumu, norādot veikto iekšējo revīziju skaitu un veidu, sniegtos ieteikumus, kā arī sakarā ar tiem veiktos pasākumus.

4. Izpilddirektors katru gadu nodod ziņojumu Valdei, iekļaujot šajā ziņojumā apkopojumu par veikto iekšējo revīziju skaitu un veidu, sniegtajiem ieteikumiem un sakarā ar tiem veiktajiem pasākumiem.

III SADAĻA

FINANŠU ZIŅOJUMI UN GADA PĀRSKATI

41. pants

Budžeta un ziņošanas kalendārs

Aģentūra iesniedz Valdei šādus dokumentus:

a) līdz 15. februārim – priekšlikumu par pārnesumiem, kā noteikts 11. pantā;

b) līdz 30. jūnijam – vispārējā budžeta projekta tāmi nākamajam gadam, kā noteikts 4. panta 1. punktā;

c) līdz 30. septembrim – vispārējā budžeta projekta tāmi nākamajam gadam, kā noteikts 4. panta 9. punktā;

d) vajadzības gadījumā pēc finanšu gada pirmajiem deviņiem mēnešiem – pārskatītu kārtējā finanšu gada budžetu, kā noteikts 13. pantā;

e) ceturkšņa ziņojumus, kā noteikts 42. pantā;

f) ziņojumus par darbības budžetu, kā noteikts 2. pantā;

g) revidētu finanšu pārskatu, ko Valde apstiprina 1. septembrī, kā noteikts 44. pantā.

42. pants

Ceturkšņa ziņojumi

Ik pa trim mēnešiem izpilddirektors Valdei iesniedz ziņojumu par ieņēmumu izmantošanu un izdevumu veikšanu pēdējo trīs mēnešu laikā un kopš finanšu gada sākuma.

43. pants

Revīzijas kolēģija

1. Katra finanšu gada beigās veic Aģentūras administrēto ieņēmumu un izdevumu, tostarp funkcionālā un darbības budžeta, ārējo revīziju.

2. Revīzijas kolēģijā ir trīs revidenti no trīs iesaistītajām dalībvalstīm; tiem pēc vajadzības palīdz darbinieki, kas darbojas to pakļautībā.

3. Revīzijas kolēģijas locekļus ieceļ uz laikposmu, kurā veic trīs turpmākas revīzijas, izņemot sākotnējos locekļus, kurus ieceļ uz laikposmu, kurā veic attiecīgi trīs, divas un vienu revīziju. Nodrošina to iesaistīto dalībvalstu vienlīdzīgas rotācijas principu, kuras vēlas ieteikt revidentus.

4. Valde ieceļ Revīzijas kolēģiju, to izraugoties no iesaistīto dalībvalstu ieteiktajiem kandidātiem. Kandidāti vislabāk ir attiecīgas iesaistītās dalībvalsts augstākās revīzijas iestādes locekļi un sniedz pietiekamas drošības un neatkarīguma garantijas. Vajadzības gadījumā viņiem ir jābūt spējīgiem veikt uzdevumus Aģentūras vārdā. Veicot šos uzdevumus:

a) revīzijas kolēģijas locekļu darbu turpina apmaksāt tās valsts revīzijas iestāde, no kuras viņi nāk, un Aģentūra viņiem apmaksā vienīgi komandējuma izdevumus, pamatojoties uz tiem pašiem noteikumiem, kurus piemēro Eiropas Kopienu līdzvērtīgas pakāpes ierēdņiem;

b) kolēģijas locekļi nelūdz un nesaņem norādījumus ne no viena, izņemot Valdi; pildot savus pienākumus, revīzijas kolēģija un tās locekļi ir pilnīgi neatkarīgi, un vienīgi viņi ir atbildīgi par ārējās revīzijas veikšanu;

c) par savu uzdevumu izpildi viņi ziņo vienīgi Valdei;

d) viņi pārbauda to, vai Aģentūras administrētie ieņēmumi un izdevumi ir veikti saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem un pareizas finanšu vadības principiem, tas ir, atbilstīgi saimnieciskuma, efektivitātes un lietderības principiem.

5. Katru gadu revīzijas kolēģija nākamajam finanšu gadam ievēl kolēģijas priekšsēdētāju. Kolēģija pieņem augstākajiem starptautiskajiem revīzijas standartiem atbilstīgus noteikumus par tās locekļu veikto revīziju. Revīzijas kolēģija apstiprina tās locekļu sastādītos revīzijas ziņojumus, pirms tos iesniedz izpilddirektoram un Valdei.

6. Revidenti nodrošina revīzijas laikā iegūtās informācijas konfidencialitātes ievērošanu un datu aizsardzību saskaņā ar noteikumiem, kas attiecas uz šo informāciju un datiem.

7. Revidentiem ir nekavējoties un bez iepriekšējas paziņošanas pieejami dokumenti un visu datu bāzu un nesēju saturs, kas saistās ar šiem ieņēmumiem un izdevumiem, tostarp 22. pantā minētajiem rakstiskiem dokumentiem, kā arī ir pieejamas telpas, kur tiek uzglabāti šie dokumenti un dati. Viņi drīkst izgatavot kopijas. Personas, kas ir iesaistītas Aģentūras ieņēmumu un izdevumu īstenošanā, sniedz izpilddirektoram un personām, kuras ir atbildīgas par ieņēmumu un izdevumu revīziju, visu palīdzību, kas nepieciešama viņu pienākumu izpildei. Ar revīziju saistītas izmaksas sedz no Aģentūras vispārējā budžeta.

8. Pēc izpilddirektora vai dalībvalsts priekšlikuma Valde jebkurā laikā var papildus iecelt ārējos revidentus, kā arī noteikt minēto revidentu uzdevumus un nodarbinātības nosacījumus.

44. pants

Gada pārskats

1. Pēc attiecīgā finanšu gada beigām līdz 31. martam izpilddirektors iesniedz revīzijas kolēģijai gada finanšu pārskata projektu, ko tā pārbauda un par ko tā izsaka atzinumu.

Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu pārskatā ir vairākas iedaļas, jo īpaši:

a) darbības pārskats, kurā apraksta galvenos finanšu gada aspektus;

b) vadības pārskati, kuros katram Aģentūras pārvaldītajam budžetam uzrāda apropriācijas, paredzētos izdevumus un samaksātos izdevumus, kā arī dažādus ieņēmumus un ieņēmumus no iesaistītajām dalībvalstīm un citām pusēm;

c) finanšu gada beigu bilanci, kurā uzrāda visus aktīvus, kas pieder Aģentūrai, un pasīvus, ņemot vērā amortizāciju un realizāciju.

2. Pēc attiecīgā finanšu gada beigām līdz 15. jūnijam revīzijas kolēģija iesniedz izpilddirektoram gada revīzijas ziņojumu, kurā ietverts kolēģijas atzinums un piezīmes par 1. punktā minēto finanšu pārskata projektu.

3. Pēc finanšu gada beigām līdz 15. jūlijam izpilddirektors Valdei iesniedz revidētu finanšu pārskatu un revīzijas ziņojumu, kam pievienotas viņa atbildes.

4. Pēc finanšu gada beigām līdz 1. septembrim Valde apstiprina revidētu finanšu pārskatu un izpilddirektoram un grāmatvedim sniedz attiecīgā finanšu gada budžeta izpildes apstiprinājumu.

5. Pēc tam, kad Valde ir apstiprinājusi revidētu finanšu pārskatu, to publicē Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

6. Visus pārskatus un uzskaites dokumentus grāmatvedis glabā piecus gadus, skaitot no dienas, kad sniegts attiecīgais apstiprinājums par budžeta izpildi.

45. pants

Nobeiguma pants

Šie finanšu noteikumi neietekmē pastāvošos pasākumus, ko iesaistītās dalībvalstis veic saskaņā ar Eiropas Kopienas dibināšanas līguma 296. pantu vai 10. un 14. pantu Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvā 2004/18/EK (2004. gada 31. marts) par to, kā koordinēt būvdarbu valsts līgumu, piegādes valsts līgumu un pakalpojumu valsts līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanas procedūru (3).

(1) OV L 245, 17.7.2004., 17. lpp.

(2) OV L 253, 7.10.2000., 42. lpp.

(3) OV L 134, 30.4.2004., 114. lpp. Direktīvā jaunākie grozījumi izdarīti ar Padomes Direktīvu 2006/97/EK (OV L 363, 20.12.2006., 107. lpp.).