LV Eiropas Savienības Oficiālais Vēstnesis L 219/98

PADOMES LĒMUMS (ES) 2016/1353

(2016. gada 4. augusts)

par Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu noteikumiem un ar ko atceļ Lēmumu 2007/643/KĀDP

EIROPAS SAVIENĪBAS PADOME,

ņemot vērā Padomes Lēmumu (KĀDP) 2015/1835 (2015. gada 12. oktobris), ar ko nosaka Eiropas Aizsardzības aģentūras statūtus, atrašanās vietu un darbības noteikumus (1), un jo īpaši tā 18. pantu,

tā kā:

(1) 2007. gada 18. septembrī Padome pieņēma Lēmumu 2007/643/KĀDP par Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu noteikumiem un par iepirkuma noteikumiem un noteikumiem par finanšu iemaksām, ko veic no Eiropas Aizsardzības aģentūras darbības budžeta (2).

(2) Pēc Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 pieņemšanas Lēmums 2007/643/KĀDP ir jāatceļ un jānosaka jauni Eiropas Aizsardzības aģentūras finanšu noteikumi,

IR PIEŅĒMUSI ŠO LĒMUMU.

I SADAĻA

PRIEKŠMETS UN DEFINĪCIJAS

1. pants

Priekšmets

Ar šo lēmumu nosaka Eiropas Aizsardzības aģentūras (turpmāk “Aģentūra”) būtiskākos finanšu noteikumus.

2. pants

Definīcijas

Šajā lēmumā piemēro šādas definīcijas:

a) “iesaistītā dalībvalsts” ir dalībvalsts, kas darbojas Aģentūrā;

b) “dalībvalstis, kas dod ieguldījumu” ir tās iesaistītās dalībvalstis, kas dod ieguldījumu kādā konkrētā Aģentūras projektā vai programmā;

c) “vispārējais budžets” ir vispārējais budžets, kas izveidots saskaņā ar Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 13. pantu;

d) “papildu ieņēmumi” attiecas uz papildu ieņēmumiem, kā saturs ir izklāstīts Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 15. pantā;

e) “kredītrīkotājs” ir Aģentūras izpilddirektors, kurš pilda Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 10. panta 5. punktā noteiktās pilnvaras;

f) “budžets” ir instruments, ar kuru prognozē un apstiprina visus katram finanšu gadam par nepieciešamiem uzskatītos Aģentūras ieņēmumus un izdevumus;

g) “kontrole” ir jebkāds pasākums, kas veikts, lai nodrošinātu pietiekamu pārliecību par darbību efektivitāti, lietderīgumu un saimnieciskumu, ziņojumu ticamību, aktīvu un informācijas aizsardzību, krāpšanas un pārkāpumu novēršanu, atklāšanu un labošanu, kā arī turpmākus pasākumus attiecībā uz tiem, un tādu risku pienācīga pārvaldība, kuri saistīti ar pamatā esošu darījumu likumību un pareizību, ņemot vērā programmu daudzgadu iezīmes, kā arī attiecīgo maksājumu veidu. Kontroles var ietvert dažādas pārbaudes, kā arī jebkādas politikas un procedūru īstenošanu, lai sasniegtu pirmajā teikumā aprakstītos mērķus;

h) “pārbaude” ir ieņēmumu vai izdevumu operācijas konkrēta aspekta pārbaude.

II SADAĻA

AĢENTŪRAS BUDžETS

3. pants

Aģentūras budžets

Aģentūras budžets ietver vispārējo budžetu, ar ad hoc projektiem vai programmām saistīto darbību budžetus, kā paredzēts Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 IV nodaļā, un jebkādus budžetus, kas radušies papildu ieņēmumu rezultātā.

1. NODAĻA

Budžeta principi

4. pants

Budžeta principu ievērošana

Saskaņā ar Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 12. pantu Aģentūras budžets tiek veidots un īstenots atbilstoši šajā lēmumā izklāstītajiem budžeta principiem.

5. pants

Vienotības un budžeta precizitātes principi

1. Ieņēmumus neiekasē un izdevumus neapmaksā, ja tie nav iegrāmatoti kādā no Aģentūras budžeta pozīcijām.

2. Nevar uzņemties saistības vai dot rīkojumus par izdevumiem, pārsniedzot Aģentūras budžetā piešķirtās apropriācijas.

3. Apropriāciju var iekļaut Aģentūras budžetā tikai tad, ja tā ir paredzēta izdevumu postenim, kas tiek uzskatīts par nepieciešamu.

4. Aģentūrai nepienākas procenti, ko rada no Aģentūras budžeta veikti priekšfinansējuma maksājumi.

6. pants

Gada pārskata princips

1. Apropriācijas, kuras iekļauj Aģentūras budžetā, ir piešķirtas finanšu gadam, kas ilgst no 1. janvāra līdz 31. decembrim.

2. Saistību apropriācijas sedz to juridisko saistību kopējās izmaksas, kas radušās finanšu gada laikā vai līdz nākamā gada 31. martam attiecībā uz tām juridiskajām saistībām, kuru sagatavošanas posmu lielākā daļa ir uzsākta līdz 31. decembrim.

3. Maksājumu apropriācijas sedz maksājumus, ko veic, lai pildītu finanšu gadā vai iepriekšējos finanšu gados radušās juridiskās saistības.

4. Ņemot vērā Aģentūras vajadzības un saņemot valdes apstiprinājumu saskaņā ar 15. pantu, neizmantotās apropriācijas var iekļaut nākamā finanšu gada ieņēmumu un izdevumu tāmē. Minētās apropriācijas ir jāizmanto vispirms.

5. Šā panta 1.–4. punkta noteikumi neliedz budžeta saistības darbībām, kas ilgst vairāk nekā vienu finanšu gadu, sadalīt pa vairākiem gadiem gada maksājumos.

7. pants

Līdzsvara princips

1. Ieņēmumi un maksājumu apropriācijas ir līdzsvarā.

2. Aģentūra nedrīkst ņemt aizņēmumus Aģentūras budžeta ietvaros.

3. Aģentūras budžeta pārpalikumu, kas rodas Aģentūras vispārējā budžetā konkrēta finanšu gada beigās, uzskata par kredītu, kas pieejams iesaistītajām dalībvalstīm un tām tiek atmaksāts, to atskaitot no nākamā finanšu gada trešās iemaksas.

8. pants

Norēķinu vienības princips

Aģentūras budžetu izstrādā un izpilda euro, un pārskatus veido euro. Tomēr, lai nodrošinātu naudas plūsmu, grāmatvedim atļauj veikt operācijas citās valūtās.

9. pants

Universāluma princips

Kopējie ieņēmumi sedz kopējās maksājumu apropriācijas. Visus ieņēmumus un izdevumus iekļauj budžetā pilnā apjomā, to starpā neveicot nekādas korekcijas.

10. pants

Specifikācijas princips

1. Apropriācijas iezīmē konkrētiem mērķiem, vismaz iedalot pa sadaļām un nodaļām.

2. Kredītrīkotājs var pārvietot apropriācijas no vienas nodaļas uz citu bez ierobežojumiem, bet no vienas sadaļas uz citu – nepārsniedzot 10 % no gada apropriācijām, kas paredzētas pozīcijā, no kuras veic pārvietošanu.

Ja pārvietojumi pārsniedz šā punkta pirmajā daļā minēto apmēra ierobežojumu, kredītrīkotājs iesniedz valdei priekšlikumu par apropriāciju pārvietošanu no vienas sadaļas uz citu. Valde var izteikt iebildumus pret tādiem pārvietojumiem trīs nedēļu laikā. Pēc minētā termiņa pārvietojumus uzskata par pieņemtiem.

Kredītrīkotājs informē valdi par visiem pārvietojumiem, kas veikti saskaņā ar šā punkta pirmo daļu. Pārvietošanas priekšlikumiem un veiktajiem pārvietojumiem pievieno attiecīgus un sīki izstrādātus apliecinošus dokumentus, kuros norādīta apropriāciju izmantošana un pieprasījumu tāmes līdz finanšu gada beigām gan par kreditējamām pozīcijām, gan pozīcijām, no kurām apropriācijas pārvieto.

11. pants

Pareizas finanšu pārvaldības princips

1. Apropriācijas izlieto saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu, proti, ievērojot saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principus.

2. Saskaņā ar saimnieciskuma principu resursi, ko Aģentūra lieto savas darbības veikšanai, tiek darīti pieejami noteiktā laikā, pienācīgā apjomā un kvalitātē un par labāko cenu.

Lietderības princips ir saistīts ar labāko attiecību starp izmantotajiem resursiem un sasniegto rezultātu.

Efektivitātes princips ir saistīts ar konkrētu noteikto mērķu un paredzēto rezultātu sasniegšanu.

12. pants

Budžeta izpildes iekšējā kontrole

1. Aģentūras budžetu izpilda saskaņā ar efektīvu un lietderīgu iekšējo kontroli.

2. Aģentūras budžeta izpildes nolūkā iekšējo kontroli definē kā procesu, kurš piemērojams visos pārvaldības līmeņos un kura uzdevums ir nodrošināt pamatotu pārliecību, ka tiek sasniegti šādi mērķi:

a) darbību efektivitāte, lietderīgums un saimnieciskums;

b) ziņojumu ticamība;

c) aktīvu un informācijas aizsardzība;

d) krāpšanas un pārkāpumu novēršana, atklāšana, labošana un turpmāki pasākumi;

e) tādu risku pienācīga pārvaldība, kuri ir saistīti ar pamatā esošo darījumu likumību un pareizību.

3. Efektīvas un lietderīgas iekšējās kontroles pamatā ir starptautiskā paraugprakse, un tā jo īpaši ietver elementus, kas paredzēti Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (3) 32. panta 3. un 4. punktā, ņemot vērā Aģentūras uzbūvi un izmēru, tai uzticēto uzdevumu raksturu un ar tiem saistītās summas un finansiālos un darbības riskus.

13. pants

Pārredzamības princips

1. Aģentūras budžetu izveido un izpilda un pārskatus sniedz saskaņā ar pārredzamības principu.

2. Ievērojot Regulas (ES, Euratom) 35. panta 3. punktu, Nr. 966/2012, Aģentūras budžetu, iekļaujot štatu sarakstu un budžeta grozījumus, kas pieņemti, publicē Aģentūras tīmekļa vietnē četru nedēļu laikā pēc to pieņemšanas.

III SADAĻA

NOTEIKUMI, KO PIEMĒRO VISPĀRĒJAM BUDžETAM

1. NODAĻA

Finanšu plānošana

14. pants

Vispārējais budžets

1. Aģentūras vadītājs katru gadu līdz 31. martam valdei iesniedz vispārējā budžeta projekta sākotnējo tāmi nākamajam gadam.

2. Aģentūras vadītājs katru gadu līdz 30. jūnijam ierosina valdei pārskatītu vispārējā budžeta projekta sākotnējo tāmi nākamajam gadam kopā ar triju gadu plānošanas grafika projektu.

3. Aģentūras vadītājs katru gadu līdz 30. septembrim ierosina valdei vispārējā budžeta projektu kopā ar triju gadu plānošanas grafika projektu. Projekts ietver:

a) apropriācijas, ko uzskata par vajadzīgām, lai: i) segtu Aģentūras darbības, personāla un sanāksmju izmaksas; ii) samaksātu par ārējām konsultācijām, jo īpaši, darbības analīzi, kas ir būtiskas Aģentūras uzdevumu veikšanai, un lai veiktu īpašas darbības visu iesaistīto dalībvalstu kopējam labumam;

b) izdevumu segšanai vajadzīgo ieņēmumu prognozi.

4. Valde tiecas nodrošināt to, ka 3. punkta a) apakšpunkta ii) punktā minētās apropriācijas veido nozīmīgu daļu no kopējām 3. punktā minētajām apropriācijām. Minētās apropriācijas atbilst faktiskajām vajadzībām un ļauj Aģentūrai darboties operatīvi.

5. Vispārējā budžeta projektam pievieno sīki izstrādātus pamatojumus un sīki izstrādātu štatu sarakstu.

6. Valde vienprātīgi var nolemt, ka vispārējā budžeta projekts sedz arī kāda konkrēta projekta vai programmas izmaksas, ja skaidri redzams, ka tas kalpo visu iesaistīto dalībvalstu kopējam labumam.

7. Apropriācijas klasificē sadaļās un nodaļās, vajadzības gadījumā tās sīkāk iedalot pantos, grupējot izdevumus pēc veida vai mērķa.

8. Katrā sadaļā var iekļaut nodaļu “provizoriskas apropriācijas”. Minētās apropriācijas iegrāmato, ja ir nopietns pamats šaubīties par vajadzīgo apropriāciju apjomu vai iegrāmatoto apropriāciju izpildes iespējamību.

9. Ieņēmumi ir:

a) iesaistīto dalībvalstu veicamās iemaksas, kuras aprēķina, pamatojoties uz nacionālā kopienākuma (NKI) lielumu;

b) citi ieņēmumi, tostarp atvilkumi no darbinieku atalgojuma un procenti, kas iegūti no Aģentūras bankas kontiem.

Vispārējā budžeta projektā izveido pozīcijas, kur kārtot iezīmētos ieņēmumus, un, kad vien iespējams, norāda paredzēto summu.

10. Valde vienprātīgi pieņem vispārējā budžeta projektu līdz katra gada 31. decembrim. To darot, valdes priekšsēdētājs ir Aģentūras vadītājs vai Aģentūras vadītāja iecelts pārstāvis, vai Aģentūras vadītāja uzaicināts valdes loceklis. Izpilddirektors paziņo, ka budžets ir pieņemts, un dara to zināmu iesaistītajām dalībvalstīm.

11. Ja finanšu gada sākumā vispārējā budžeta projekts vēl nav pieņemts, tad katru mēnesi ikvienā budžeta nodaļā vai citā apakšnodaļā drīkst iztērēt summu, kas nepārsniedz vienu divpadsmito daļu no iepriekšējā finanšu gada budžeta apropriācijām. Minētie noteikumi Aģentūrai tomēr nedod iespēju saņemt apropriācijas, kas pārsniedz vienu divpadsmito daļu no summas, kuru paredz topošais vispārējā budžeta projekts. Valde pēc izpilddirektora priekšlikuma, pieņemot lēmumu ar kvalificētu balsu vairākumu, var atļaut veikt izdevumus, kas pārsniedz vienu divpadsmito daļu, ja budžeta apropriāciju kopapjoms attiecīgajam finanšu gadam nepārsniedz iepriekšējā finanšu gada kopapjomu. Izpilddirektors var pieprasīt veikt iemaksas, kas vajadzīgas, lai segtu ar šo noteikumu atļautās apropriācijas; šīs iemaksas ir veicamas 30 dienu laikā no iemaksu pieprasījuma nosūtīšanas dienas.

15. pants

Budžeta grozījumi

1. Ja rodas neizbēgami, ārkārtēji vai neparedzami apstākļi, izpilddirektors var valdei ierosināt budžeta grozījumu projektu.

2. Budžeta grozījumu projektu izstrādā, ierosina un pieņem un par to paziņo saskaņā ar tādu pašu kārtību, kāda attiecas uz vispārējo budžetu. Valde pieņem lēmumus, ņemot vērā minēto apstākļu steidzamību.

2. NODAĻA

Finanšu dalībnieki un budžeta izpilde saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu

16. pants

Kredītrīkotāja pilnvaras un pienākumi

1. Izpilddirektors pilda kredītrīkotāja funkcijas. Kredītrīkotājs izpilda vispārējo budžetu saskaņā ar šiem finanšu noteikumiem un pareizas finanšu pārvaldības principu, uz savu atbildību un piešķirto apropriāciju robežās. Kredītrīkotājs ir atbildīgs par to, lai nodrošinātu, ka tiek ievērotas prasības attiecībā uz likumību un pareizību.

2. Izpilddirektors budžeta izpildes pilnvaras var deleģēt tādam Aģentūras personālam, uz ko attiecas Padomes Lēmuma (ES) 2016/1351 (4) (turpmāk “Aģentūras Civildienesta noteikumi”) Civildienesta noteikumi saskaņā ar šajos finanšu noteikumos paredzētajiem nosacījumiem. Pilnvarotās personas var rīkoties tikai tām nepārprotami piešķirto pilnvaru robežās.

3. Tehniskās ekspertīzes uzdevumus un administratīvus, sagatavošanas vai papildu uzdevumus, kuros neietilpst valsts varas realizēšana vai lēmumu pieņemšana pēc saviem ieskatiem, ar līgumu var uzticēt ārējām vienībām vai struktūrām.

4. Izpilddirektors, veltot pienācīgu vērību riskiem, kas saistīti ar pārvaldības apstākļiem un finansēto darbību raksturu, ierosina valdei un izveido organizatorisko struktūru un iekšējās kontroles sistēmas, kas piemērotas viņa pienākumu veikšanai. Šādas struktūras un sistēmu izveidei veic riska analīzi, kurā ņem vērā to izmaksu lietderību.

Valde dod piekrišanu lēmumiem, kas saistīti ar Aģentūras organizatorisko struktūru.

Izpilddirektors var izveidot amatu specializēto zināšanu un konsultāciju sniegšanai, kas paredzēts, lai viņam palīdzētu kontrolēt ar viņa darbību saistītos riskus.

5. Kredītrīkotājs apliecinošos dokumentus, kuri attiecas uz veiktajām darbībām, saglabā piecus gadus no dienas, kad pieņemts lēmums par Aģentūras attiecīgā gada vispārējā budžeta izpildes apstiprinājumu.

6. Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 31. pants attiecas uz personas datu apstrādi.

17. pants

Ex ante kontroles

1. Katrai operācijai veic vismaz ex ante kontroli, pamatojoties uz dokumentu pārbaudi un jau veiktu kontroļu pieejamiem rezultātiem saistībā ar operācijas darbībām un finanšu aspektiem.

Ex ante kontroles ietver operācijas uzsākšanu un operācijas pārbaudi.

Operācijas uzsākšana un operācijas pārbaude ir atsevišķi uzdevumi.

2. Operācijas uzsākšana ietver visas darbības, ar kurām sagatavo to aktu pieņemšanu, saskaņā ar kuriem īsteno Aģentūras budžetu.

3. Operācijas ex ante pārbaude ietver visas ex ante pārbaudes, ko ieviesis kredītrīkotājs, lai pārbaudītu operācijas darbības un finansiālos aspektus. Katrai atsevišķai operācijai pārbaudi veic darbinieki, kas nav uzsākuši operāciju.

4. Ar ex ante kontrolēm pārbauda saskaņotību starp pieprasītiem apliecinošiem dokumentiem un jebkuru citu pieejamo informāciju.

Ex ante kontroļu biežumu un intensitāti nosaka atbildīgais kredītrīkotājs, ņemot vērā ar risku saistītos un izmaksu lietderības apsvērumus. Šaubu gadījumā par attiecīgā maksājuma apstiprināšanu atbildīgais kredītrīkotājs pieprasa papildu informāciju vai veic kontroli uz vietas, lai ex ante kontroles ietvaros iegūtu pamatotu pārliecību.

Ex ante kontroļu mērķis ir pārliecināties, ka:

a) izdevumi un ieņēmumi ir kārtībā un atbilst piemērojamiem noteikumiem;

b) ir piemērots 11. pantā minētais pareizas finanšu pārvaldības princips.

Kontroles nolūkā kredītrīkotājs vairākus līdzīgus individuālos darījumus, kas attiecas uz tādiem regulāriem izdevumiem kā algas, pensijas, komandējumu un ārstniecības izdevumu atmaksāšana, var uzskatīt par vienu operāciju.

18. pants

Ex post kontroles

1. Kredītrīkotājs var ieviest ex post kontroles, lai pārbaudītu operācijas, kas jau ir apstiprinātas pēc ex ante kontrolēm. Šādas kontroles var organizēt izlases veidā atbilstoši riskam.

Ex post kontroles var veikt, pamatojoties uz dokumentiem, un attiecīgā gadījumā – uz vietas.

2. Ex post kontroles veic tādi darbinieki, kuri nav atbildīgi par ex ante kontrolēm. Darbinieki, kuri ir atbildīgi par ex post kontrolēm, nav pakļauti darbiniekiem, kuri ir atbildīgi par ex ante kontrolēm.

Darbiniekiem, kuri atbild par finanšu operāciju pārvaldības kontroli, ir nepieciešamā profesionālā kvalifikācija.

19. pants

Gada ziņojumi

Izpilddirektors ik gadu ziņo valdei par savu pienākumu izpildes rezultātiem. Šajā nolūkā izpilddirektors, ievērojot 44. pantā noteiktos termiņus, iesniedz Aģentūras gada pārskatus.

Eiropas Aizsardzības aģentūras gada pārskatos ir vairākas iedaļas, proti:

a) darbības ziņojums, kurā apraksta galvenos finanšu gada aspektus;

b) finanšu pārskati;

c) budžeta izpildes ziņojums.

Galīgajiem pārskatiem pievieno grāmatveža apliecinājumu, kurā tas paziņo, ka gada pārskati ir sagatavoti saskaņā ar piemērojamiem grāmatvedības principiem, noteikumiem un metodēm.

Galīgajos pārskatos iekļauj finanšu un pārvaldības informāciju, tostarp kontroļu rezultātus, un kurā paziņo – ja vien nav norādīts citādi atrunās, kas saistītas ar noteiktām ieņēmumu un izdevumu jomām, ka izpilddirektoram ir pietiekama pārliecība par to, ka:

a) ziņojumā ietvertā informācija sniedz patiesu un skaidru priekšstatu;

b) līdzekļi, kas piešķirti ziņojumā aprakstītajām darbībām, ir izlietoti paredzētajam mērķim un saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu;

c) ieviestās kontroles procedūras sniedz pietiekamas garantijas, ka pamatā esošie darījumi ir likumīgi un pareizi. Darbības ziņojumā izklāsta operāciju rezultātus, atsaucoties uz noteiktajiem mērķiem, ar šīm operācijām saistītos riskus, piešķirto resursu izlietojumu un iekšējās kontroles sistēmas lietderību un efektivitāti, tostarp vispārēju izvērtējumu par kontroļu izmaksām un ieguvumiem.

20. pants

Finanšu pārskats

1. Finanšu pārskatus izsaka euro, un tajos ietver:

a) bilanci un pārskatu par finanšu rezultātiem, kurā uzrāda visus aktīvus un pasīvus, finansiālo situāciju un ekonomiskos rezultātus iepriekšējā gada 31. decembrī; tos izklāsta atbilstīgi 39. pantā minētajiem grāmatvedības noteikumiem;

b) naudas plūsmas pārskatu, kurā uzrāda gada laikā iekasētās un izmaksātas summas, kā arī galīgo kases stāvokli;

c) pārskatu par neto aktīvu izmaiņām, kurā sniedz pārskatu par rezervju un akumulēto rezultātu izmaiņām gada laikā.

2. Ar finanšu pārskatu piezīmēm papildina un komentē informāciju, kas ietverta 1. punktā minētajos pārskatos, un sniedz jebkādu papildu informāciju, kā paredzēts starptautiski atzītā grāmatvedības praksē, ja tāda informācija ir būtiska attiecībā uz Aģentūras struktūras darbībām.

21. pants

Budžeta izpildes ziņojums

Aģentūras budžeta izpildes ziņojumā ietver vispārējo budžetu un ar ad hoc darbībām un papildu ieņēmumiem saistītus budžetus, un tos izsaka euro. Budžeta izpildes ziņojuma uzbūve ir tāda pati kā budžeta uzbūve.

Tajā ietver:

a) ziņojumu, kurā apkopo visas attiecīgā gada budžeta operācijas ieņēmumu un izdevumu izteiksmē;

b) paskaidrojošas piezīmes, ar kurām papildina un komentē informāciju, kas ietverta ziņojumos.

22. pants

Aģentūras finanšu interešu aizsardzība

1. Ja darbinieks, kas ir iesaistīts finanšu pārvaldībā un darījumu kontrolē, uzskata, ka lēmums, kuru viņa priekšniecība pieprasa viņam piemērot vai par kuru pieprasa, lai viņš tam piekristu, ir nelikumīgs vai neatbilst pareizas finanšu pārvaldības principiem vai dienesta noteikumiem, kas šim darbiniekam jāievēro, darbinieks par to rakstveidā informē izpilddirektoru, kurš darbiniekam arī sniedz rakstveida atbildi. Ja izpilddirektors nerīkojas vai apstiprina sākotnējo lēmumu vai norādījumu un darbinieks uzskata, ka šāds apstiprinājums nav atbilstoša reakcija uz viņa bažām, darbinieks informē Aģentūras vadītāju.

2. Konstatējot nelikumīgas darbības, krāpšanu vai korupciju, kas var kaitēt Aģentūras vai tās dalībnieku interesēm, darbinieks par to informē iestādes un struktūras, kuras šādam nolūkam norīkotas piemērojamajos tiesību aktos. Revīzijas kolēģija, kā arī visi ārējie revidenti, kas veic Aģentūras finanšu revīzijas, informē kredītrīkotāju par visām aizdomām attiecībā uz nelikumīgām darbībām, krāpšanu vai korupciju, kas var kaitēt Aģentūras vai tās dalībnieku interesēm.

23. pants

Grāmatvedis

1. Valde ieceļ grāmatvedi, uz kuru attiecas Aģentūras Civildienesta noteikumi, kurš savu pienākumu veikšanā Aģentūrā ir pilnīgi neatkarīgs un atbildīgs valdes priekšā. Grāmatvedis Aģentūrā ir atbildīgs par:

a) pienācīgu maksājumu veikšanu, ieņēmumu iekasēšanu un konstatēto debitoru parādu summu atgūšanu;

b) pārskatu veikšanu, sagatavošanu un iesniegšanu saskaņā ar šīs sadaļas 6. nodaļu un 19., 20. un 21. pantu;

c) grāmatvedības noteikumu un kontu plānu izpildi saskaņā ar šīs sadaļas 6. nodaļu;

d) to sistēmu apstiprināšanu, ko izveidojis kredītrīkotājs, lai sniegtu vai pamatotu uzskaites informāciju; šajā sakarā grāmatvedis ir pilnvarots jebkurā laikā pārbaudīt apstiprināšanas kritēriju ievērošanu;

e) finanšu līdzekļu pārvaldību.

2. Grāmatvedis no kredītrīkotāja iegūst visu informāciju, kas nepieciešama, lai izveidotu pārskatus, kuros sniegts patiess un skaidrs priekšstats par Aģentūras finansiālo stāvokli un budžeta izpildi. Kredītrīkotājs garantē minētās informācijas ticamību.

3. Pirms izpilddirektors pieņem pārskatus, grāmatvedis tos paraksta, apliecinot, ka grāmatvedim ir pietiekama pārliecība, ka pārskatos ir sniegts patiess un skaidrs priekšstats par Aģentūras finansiālo stāvokli.

Šā punkta pirmajā daļā norādītajā nolūkā grāmatvedis pārbauda, vai pārskati ir sagatavoti saskaņā ar grāmatvedības noteikumiem, kas ir minēti 39. pantā, un pārskatos ir iekļauti visi ieņēmumi un izdevumi.

Kredītrīkotājs vai viņa deleģētās personas ir pilnībā atbildīgi par viņu pārvaldīto līdzekļu pareizu izmantošanu, par viņu kontrolē esošo izdevumu likumību un pareizību un par grāmatvedim nosūtītās informācijas pilnību un precizitāti.

Grāmatvedis ir pilnvarots pārbaudīt saņemto informāciju, kā arī veikt jebkādas turpmākas pārbaudes, ko viņš uzskata par vajadzīgām, lai parakstītu pārskatus.

Vajadzības gadījumā grāmatvedis pievieno atrunas, precīzi paskaidrojot šādu atrunu raksturu un jomu.

Ievērojot šā panta 4. punktu, vienīgi grāmatvedis ir pilnvarots pārvaldīt naudas līdzekļus un to ekvivalentus. Grāmatvedis ir atbildīgs par to drošu glabāšanu.

4. Pildot savus pienākumus, grāmatvedis var deleģēt konkrētus uzdevumus darbiniekiem, uz kuriem attiecas Aģentūras Civildienesta noteikumi, ja tas ir nepieciešams grāmatveža pienākumu izpildei saskaņā ar Aģentūras finanšu noteikumiem.

5. Neskarot disciplināratbildību, valde jebkurā brīdī var uz laiku vai pilnībā atstādināt grāmatvedi no pienākumu pildīšanas. Tādā gadījumā valde ieceļ pagaidu grāmatvedi.

24. pants

Finanšu dalībnieku atbildība

1. Šā lēmuma 16.–25. panta noteikumi neskar kriminālatbildību, pie kuras finanšu dalībniekus var saukt saskaņā ar piemērojamajiem valsts tiesību aktiem un spēkā esošajiem noteikumiem par Aģentūras finansiālo interešu aizsardzību un cīņu pret korupciju, kurā iesaistīti Savienības vai dalībvalstu ierēdņi.

2. Jebkurš kredītrīkotājs un grāmatvedis nes disciplināro un finansiālo atbildību atbilstoši Aģentūras Civildienesta noteikumiem. Ja konstatētas nelikumīgas darbības, krāpšana vai korupcija, kas var kaitēt Aģentūras vai tās dalībnieku interesēm, jautājumu nodod iestādēm un struktūrām, kuras šādam nolūkam norīkotas ar piemērojamiem tiesību aktiem, jo īpaši Eiropas Birojam krāpšanas apkarošanai (OLAF).

3. Jebkuram darbiniekam var noteikt pienākumu pilnīgi vai daļēji atlīdzināt jebkurus zaudējumus, kas Aģentūrai radīti smaga pārkāpuma rezultātā, ko darbinieks ir nodarījis savu pienākumu izpildes gaitā vai to sakarā. Iecēlējiestāde pieņem pamatotu lēmumu pēc tam, kad ir izpildītas piemērojamajos tiesību aktos noteiktās procesuālās prasības attiecībā uz disciplinārlietām.

4. Attiecībā uz kredītrīkotāju atbildību piemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 73. panta 1. un 2. punktu.

25. pants

Interešu konflikts

1. Finanšu dalībnieki III sadaļas 2. nodaļas nozīmē un citas personas, kas iesaistītas budžeta izpildē un pārvaldībā, tostarp ar to saistītajās sagatavošanas darbībās, revīzijā vai kontrolē, neveic nekādas darbības, kas var radīt konfliktu starp viņu pašu un Aģentūras interesēm.

Ja šāds risks pastāv, attiecīgā persona atturas no šādu darbību veikšanas un nodod jautājumu izpilddirektoram, kas rakstveidā apstiprina, vai pastāv interešu konflikts. Attiecīgā persona informē arī savu tiešo priekšnieku. Ja attiecīgā persona ir izpilddirektors, viņam jautājums jānodod Aģentūras vadītājam.

Ja tiek konstatēts interešu konflikts, attiecīgā persona pārtrauc visas darbības konkrētajā lietā. Izpilddirektors vai Aģentūras vadītājs gadījumā, ja interešu konflikts skar izpilddirektoru, veic visus atbilstīgos turpmākos pasākumus.

2. Šā panta 1. punkta nozīmē interešu konflikts pastāv tad, ja finanšu dalībnieka vai citas personas, kā minēts 1. punktā, uzdevumu neatkarīgu un objektīvu izpildi nelabvēlīgi ietekmē iemesli, kas saistīti ar ģimeni, jūtu dzīvi, politisko piederību vai valstspiederību, mantiskajām vai kādām citām interesēm, kas attiecīgajai personai ir kopīgas ar saņēmēju.

26. pants

Pienākumu nošķiršana

Kredītrīkotāja un grāmatveža pienākumi ir nošķirti un savstarpēji izslēdzoši.

3. NODAĻA

Iekšējā revīzija

27. pants

Iekšējā revidenta iecelšana, pilnvaras un pienākumi

1. Aģentūra paredz iekšējās revīzijas funkciju, ko veic saskaņā ar attiecīgajiem starptautiskajiem standartiem.

2. Iekšējais revidents nedrīkst būt ne kredītrīkotājs, ne grāmatvedis.

3. Iekšējie revidenti konsultē Aģentūru par riska pārvaldību, sniedzot neatkarīgus atzinumus par pārvaldības un kontroles sistēmu kvalitāti un ieteikumus, kā uzlabot operāciju izpildes nosacījumus un veicināt pareizu finanšu pārvaldību.

Iekšējais revidents jo īpaši atbild par:

a) iekšējās pārvaldības sistēmu piemērotības un efektivitātes novērtējumu un struktūrvienību snieguma novērtējumu attiecībā uz programmu un darbību izpildi, ņemot vērā ar to saistītos riskus;

b) katrai budžeta izpildes operācijai piemēroto iekšējās kontroles un revīzijas sistēmu efektivitātes un rezultativitātes izvērtējumu.

4. Iekšējais revidents pilda savus pienākumus attiecībā uz visām Aģentūras veiktajām darbībām un tās struktūrvienībām. Iekšējam revidentam ir pilnīga un neierobežota piekļuve visai informācijai, kas nepieciešama viņa pienākumu izpildei. Iekšējais revidents pieņem zināšanai izpilddirektora gada ziņojumu un visus pārējos informācijas materiālus.

5. Iekšējais revidents izstrādā gada revīzijas plānu un iesniedz to izpilddirektoram.

6. Iekšējais revidents pieņem zināšanai kredītrīkotāja gada ziņojumu, kas minēts 19. pantā, un visus pārējos informācijas materiālus.

7. Iekšējais revidents ziņo izpilddirektoram par saviem konstatējumiem un ieteikumiem.

Iekšējais revidents ziņo arī jebkurā no šādiem gadījumiem:

— nav veikti pasākumi saistībā ar būtiskiem riskiem un ieteikumiem,

— pastāv ievērojama kavēšanās iepriekšējos gados sniegto ieteikumu īstenošanā.

Izpilddirektors nodrošina revīzijas ieteikumu īstenošanas regulāru uzraudzību.

Izpilddirektors katru gadu nosūta valdei ziņojumu, kurā iekļauts kopsavilkums par veikto iekšējo revīziju skaitu un veidu, sniegtajiem ieteikumiem un pasākumiem, kas veikti saistībā ar minētajiem ieteikumiem. Valde izskata minēto informāciju un to, vai ieteikumi ir pilnībā un savlaicīgi īstenoti.

8. Aģentūra konfidenciālai saziņai ar iekšējo revidentu visām fiziskajām vai juridiskajām personām, kas ir iesaistītas izdevumu operācijās, dara zināmu iekšējā revidenta kontaktinformāciju.

9. Iekšējā revidenta ziņojumi un konstatējumi ir publiski pieejami tikai pēc tam, kad iekšējais revidents ir apstiprinājis pasākumus to īstenošanai.

28. pants

Iekšējā revidenta neatkarība

Iekšējā revidenta neatkarību, atbildību par rīcību savu pienākumu izpildē un tiesības celt prasību Eiropas Savienības Tiesā nosaka saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 100. pantu.

4. NODAĻA

Ieņēmumu un izdevumu operācijas

29. pants

Ieņēmumu izpilde

1. Ieņēmumu izpilde ietver debitoru parādu tāmju sagatavošanu, pienākošos atgūstamo prasījumu konstatēšanu un nepamatoti izmaksātu summu atgūšanu. Tā ietver arī iespēju attiecīgos gadījumos atlaist konstatētus prasījumus.

2. Nepareizi samaksātās summas atgūst.

Ja faktiskā atgūšana nav notikusi līdz parādzīmē norādītajam termiņam, grāmatvedis par to informē kredītrīkotāju un nekavējoties uzsāk procedūru atgūšanas īstenošanai ar jebkādiem likumā pieļautiem līdzekļiem, tostarp attiecīgos gadījumos izmantojot ieskaitu un, ja tas nav iespējams, piespiedu atgūšanu.

Ja kredītrīkotājs gatavojas pilnā mērā vai daļēji atlaist konstatētu debitora parādu, viņš nodrošina, ka šāda parāda atlaišana ir pareiza un atbilst pareizas finanšu pārvaldības un proporcionalitātes principiem. Lēmumam par parāda atlaišanu ir jābūt pamatotam. Lēmumā par parāda atlaišanu norāda, kādas darbības veiktas, lai nodrošinātu parāda atgūšanu, un tiesisko regulējumu un faktiskos apstākļus, ar ko lēmums ir pamatots.

Grāmatvedis izstrādā sarakstu par atgūstamajām summām. Aģentūras prasījumus sarakstā sagrupē atbilstoši iekasēšanas rīkojumu izdošanas datumiem. Grāmatvedis norāda arī lēmumus par atteikšanos vai daļēju atteikšanos atgūt konstatētu prasījumu summas. Sarakstu pievieno Aģentūras gada pārskatam.

3. Par jebkuru parādu, kas nav atmaksāts parādzīmē noteiktajā termiņā, aprēķina procentus saskaņā ar Komisijas Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 (5) 83. pantu.

4. Aģentūras prasījumiem pret trešām personām un trešo personu prasījumiem pret Aģentūru piemēro piecu gadu noilguma termiņu.

30. pants

Dalībvalstu ieguldījums Aģentūras vispārējā budžetā

1. Iemaksu apjoma noteikšana, ja ir piemērojams NKI lielums, ir šāda:

a) ja ir piemērojams NKI lielums, tad iemaksu sadalījumu starp dalībvalstīm, kam jāveic iemaksas, nosaka saskaņā ar nacionālā kopprodukta lielumu, kā tas ir precizēts Līguma par Eiropas Savienību 41. panta 2. punktā, un saskaņā ar Padomes Lēmumu 2007/436/EK, Euratom (6) vai jebkuru citu lēmumu, ar kuru var to aizstāt.

b) dati, ko izmanto, lai aprēķinātu katru iemaksu, ir uzrādīti jaunākajam Savienības budžetam pievienotās tabulas “Vispārējā budžeta finansējuma kopsavilkums pēc pašu resursu veida un pēc dalībvalstīm” ailē “NKI pašu resursi”. To dalībvalstu iemaksas, kam tādas jāveic, ir proporcionālas katras dalībvalsts NKI daļai visu to dalībvalstu NKI kopsummā, kurām šīs iemaksas jāveic.

2. Iemaksu veikšanas grafiks ir šāds:

a) iemaksas, ar ko paredzēts finansēt Aģentūras vispārējo budžetu, iesaistītās dalībvalstis veic trijos vienādos maksājumos līdz attiecīgā finanšu gada 15. martam, 15. jūnijam un 15. oktobrim. Aģentūra iesaistītajām dalībvalstīm izsūta iemaksu pieprasījuma vēstules vismaz 60 dienas pirms iemaksas veikšanas dienas;

b) ja pieņem budžeta grozījumu, iesaistītās dalībvalstis vajadzīgās iemaksas veic 60 dienās no iemaksu pieprasījuma nosūtīšanas;

c) katra dalībvalsts maksā par banku pakalpojumiem, kas attiecas uz tās veiktajām iemaksām;

d) ja gada budžets nav apstiprināts līdz 30. novembrim, Aģentūra pēc dalībvalsts pieprasījuma var izdot individuālu provizorisku pieprasījumu, lai šī dalībvalsts veic iemaksas, kas jāiemaksā 60 dienu laikā no iemaksas pieprasījuma nosūtīšanas.

Ja maksājums ir veikts termiņā un Aģentūra to ir saņēmusi ne vēlāk kā 10 dienas pēc noteiktā termiņa, Aģentūrai nepienākas procenti, kā minēts 29. panta 3. punktā. Ja iemaksa ir nokavēta vairāk kā par desmit dienām, kavējuma procentus iekasē par visu nokavēto laiku.

31. pants

Izdevumu izpilde

1. Izdevumu izpildes nolūkā kredītrīkotājs uzņemas budžeta saistības un juridiskas saistības, apstiprina izdevumus un atļauj veikt maksājumus, kā arī veic ar apropriāciju izlietojumu saistītos priekšdarbus.

2. Budžeta saistību uzņemšanās ir darbība, ar kuru rezervē apropriāciju, kas nepieciešama, lai segtu turpmākus maksājumus, pildot juridiskas saistības. Juridisku saistību uzņemšanās ir akts, ar kuru kredītrīkotājs noslēdz vai nodibina saistību, kas rada maksājumu. Budžeta saistības un juridiskās saistības uzņemas viens un tas pats kredītrīkotājs, izņemot pienācīgi pamatotos gadījumos.

Budžeta saistības klasificē kādā no šādām kategorijām:

a) atsevišķas: budžeta saistība ir atsevišķa, ja ir zināms saņēmējs un izdevumu summa;

b) vispārējas: budžeta saistība ir vispārēja, ja joprojām nav zināms vismaz viens no elementiem, kas nepieciešams, lai konstatētu atsevišķu saistību;

c) provizoriskas: budžeta saistība ir provizoriska, ja ar to paredzēts segt parastos administratīvos izdevumus, bet vēl nav skaidri zināma summa vai finansējuma saņēmējs.

Budžeta saistības darbībām, kas ilgst vairāk nekā vienu finanšu gadu, var sadalīt pa vairākiem gadiem gada maksājumos vienīgi tad, ja tā paredzēts pamataktā, vai ja tās attiecas uz administratīviem izdevumiem.

3. Par katru izdevumu posteni uzņemas saistības, tās apstiprina, izdod maksājuma rīkojumu un veic samaksu.

Izdevumu apzināšana ir akts, ar kuru kredītrīkotājs:

a) pārliecinās par kreditora prasījuma esamību;

b) nosaka vai pārbauda prasījuma īstumu un apjomu;

c) pārbauda nosacījumus, saskaņā ar kuriem jāveic maksājums.

Izdevumu apstiprināšana ir akts, ar kuru kredītrīkotājs, pārliecinājies, ka apropriācijas ir pieejamas, uzdod grāmatvedim samaksāt apzinātos izdevumus.

4. Attiecībā uz pasākumiem, kas var būt par pamatu izdevumiem, ko maksā no Aģentūras budžeta, kredītrīkotājs uzņemas budžeta saistības pirms juridisku saistību noslēgšanas ar trešām pusēm.

5. Aģentūras triju gadu plānošanas grafika pirmajā gadā sniedz valdes apstiprinājumu Aģentūras darbības izdevumiem par Aģentūras pārziņā esošajām darbībām ar noteikumu, ka ir skaidri norādīti šajā punktā noteiktie elementi.

Plānošanas grafikā iekļauj sīki izklāstītus mērķus un gaidāmos rezultātus. Tajā bez tam ietver finansējamās(-o) darbības(-u) aprakstu un norādi par katrai darbībai piešķirto summu.

Aģentūras triju gadu plānošanas grafika visus būtiskos grozījumus attiecībā uz pirmo gadu pieņem ar to pašu procedūru, ar ko pieņem sākotnējo plānošanas grafiku.

Valde var Aģentūras kredītrīkotājam deleģēt pilnvaras pieņemt nebūtiskus gada plānošanas grafika grozījumus.

32. pants

Termiņi

Izdevumu samaksa jāveic, ievērojot termiņus, kas noteikti Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 92. pantā un Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 111. pantā, un saskaņā ar minēto tiesību aktu noteikumiem.

5. NODAĻA

Budžeta izpilde

33. pants

Iepirkums

1. Attiecībā uz iepirkumu piemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 V sadaļu un Deleģēto regulu (ES) Nr. 1268/2012, ievērojot šā panta 2. un 3. punktu.

2. Līgumiem, kuru vērtība ir lielāka par EUR 60 000, bet nepārsniedz robežlielumus, kas ir noteikti Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 118. pantā, var piemērot procedūru, kas ir izklāstīta Deleģētajā regulā (ES) Nr. 1268/2012 attiecībā uz neliela apjoma līgumiem, kuru vērtība nepārsniedz EUR 60 000.

3. Aģentūra var, neizmantojot publiskā iepirkuma procedūru, noslēgt līgumu ar Eiropas Komisiju, starpiestāžu birojiem, Eiropas Savienības iestāžu Tulkošanas centru, kas izveidots ar Padomes Regulu (EK) Nr. 2965/94 (7), un citām Savienības struktūrām par preču piegādi, pakalpojumu sniegšanu vai darbu, ko veic iepriekš minētās struktūras.

34. pants

Kopējais iepirkums

1. Aģentūrai pēc tās pieprasījuma var piešķirt līgumslēdzējas iestādes statusu attiecībā uz Komisijas vai starpiestāžu līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu un citu Savienības struktūru vai aģentūru līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu.

2. Attiecībā uz sadarbības pasākumiem ar dalībvalstīm, kas, piemēram, minēti Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 IV nodaļā, Aģentūra var izmantot kopīgas iepirkuma procedūras.

3. Ja Aģentūra un vienas vai vairāku dalībvalstu līgumslēdzēja iestāde izmanto kopīgu iepirkuma procedūru, piemēro procedūras noteikumus, kas piemērojami Aģentūrai.

Ja daļa, kas attiecas uz vienas vai vairāku dalībvalstu līgumslēdzēju iestādi vai ko pārvalda vienas vai vairāku dalībvalstu līgumslēdzēja iestāde, līguma paredzamajā kopvērtībā ir vienāda ar vai lielāka par 50 %, kā arī citos pienācīgi pamatotos gadījumos, piemēro tos procedūras noteikumus, kas ietverti Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvā 2014/24/ES (8), Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvā 2009/81/EK (9) vai citos Savienības tiesību aktos, kurus var piemērot, ņemot vērā attiecīgo jautājumu.

4. Aģentūra var izmantot ar uzņemošās dalībvalsts līgumslēdzējām iestādēm kopīgas iepirkuma procedūras, lai nodrošinātu savas administratīvās vajadzības. Tādā gadījumā mutatis mutandis piemēro Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 133. pantu.

35. pants

Eksperti

Ekspertu atlasei Aģentūra var piemērot Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 287. panta noteikumus, ievērojot jebkuru īpašu procedūru, kas ir noteikta tās programmas pamataktā, kuras īstenošana ir uzticēta Aģentūrai. Šādus ekspertus atalgo, pamatojoties uz iepriekš paziņotu fiksētu summu, un tos atlasa, pamatojoties uz to profesionālajām spējām.

Ārējos ekspertus atlasa, pamatojoties uz viņu prasmēm, pieredzi un zināšanām, kas ir piemērotas, lai veiktu viņiem uzticētos uzdevumus, un ievērojot nediskriminācijas, vienlīdzīgas attieksmes un interešu konflikta neesamības principus.

36. pants

Dotācijas

Attiecībā uz dotācijām piemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 VI sadaļu un Deleģēto regulu (ES) Nr. 1268/2012, ievērojot jebkādus izveides akta īpašos noteikumus.

37. pants

Godalgas

1. Attiecībā uz godalgām piemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 VII sadaļu un Deleģēto regulu (ES) Nr. 1268/2012, ievērojot šā panta 2. punktu.

2. Konkursus par godalgām, kuru vienības vērtība ir EUR 10 000 vai vairāk, var publicēt tikai tad, ja tie ir paredzēti Aģentūras plānošanas grafikā.

38. pants

Norāde uz tiesiskās aizsardzības līdzekļiem

1. Ja kredītrīkotāja procesuāls akts nelabvēlīgi ietekmē pieteikuma iesniedzēja vai pretendenta, labuma guvēja vai līgumslēdzēja tiesības, minētajā aktā norāda, kā to var pārsūdzēt administratīvā procesa un/vai tiesvedības ceļā.

2. Jo īpaši norāda tiesiskās aizsardzības raksturu, vienu vai vairākas iestādes, kurās tiesisko aizsardzību var īstenot, kā arī tam noteikto termiņu.

6. NODAĻA

Grāmatvedība

39. pants

Noteikumi par pārskatiem

Aģentūra izveido tādu grāmatvedības sistēmu, kas savlaicīgi sniedz pareizu, pilnīgu un ticamu informāciju.

Aģentūras grāmatvedis pieņem noteikumus, pamatojoties uz starptautiski atzītiem grāmatvedības standartiem, kas tiek piemēroti publiskajam sektoram. Grāmatvedis var no minētajiem standartiem novirzīties, ja viņš to uzskata par vajadzīgu, lai sniegtu patiesu un skaidru priekšstatu par aktīviem un pasīviem, maksājumiem, ienākumiem un naudas plūsmu. Ja grāmatvedis būtiski novirzās no minētajiem standartiem, to dara zināmu finanšu pārskatu piezīmēs un norāda iemeslus.

40. pants

Grāmatvedības principi

Finanšu pārskatos informāciju, tostarp par grāmatvedības politiku, sniedz tā, lai tā būtu būtiska, uzticama, salīdzināma un saprotama. Finanšu pārskatus izstrādā saskaņā ar 39. pantu.

41. pants

Grāmatvedības sistēma

1. Grāmatvedības sistēmu veido vispārējā uzskaite un budžeta uzskaite. Uzskaiti kārto euro, pamatojoties uz kalendāro gadu.

2. Vispārējā uzskaitē, izmantojot divkāršā ieraksta metodi, hronoloģiskā secībā iegrāmato visus notikumus un operācijas, kas ietekmē Aģentūras ekonomisko un finanšu stāvokli un tās aktīvus un pasīvus.

3. Budžeta uzskaitē detalizēti iegrāmato Aģentūras budžeta izpildes procesu. Tajā iegrāmato visas budžeta ieņēmumu un izdevumu operācijas.

42. pants

Inventāra saraksti

Aģentūra kārto inventāra sarakstus, kuros norādīts visu to materiālo, nemateriālo un finanšu aktīvu daudzums un vērtība, kas veido tās īpašumu. Aģentūra pārbauda, vai ieraksti inventāra sarakstā atbilst faktiskajai situācijai.

7. NODAĻA

Ārējā revīzija un krāpšanas apkarošana

43. pants

Ārējā revīzija

1. Valde ieceļ Revīzijas kolēģiju, kas veic Aģentūras administratīvo un darbības budžetu, finanšu kontu un finanšu pārskatu ārējo revīziju. Revīziju veic saskaņā ar pieņemtajiem starptautiskajiem revīzijas standartiem un – ja to apstiprina valde – saskaņā ar papildu noteikumiem.

Vismaz reizi trīs gados kolēģija sniedz valdei neatkarīgu apliecinājumu un ieteikumu, ka Aģentūras darbības ir veiktas saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem. Lai veiktu šo uzdevumu, kolēģija, vienojoties ar valdi, var īslaicīgi izmantot papildu darbiniekus.

2. Revīzijas kolēģijā ir vismaz trīs revidenti no dažādām iesaistītajām dalībvalstīm, kuriem palīdz darbinieki, ko izvirzījusi kolēģija. Minētais darbinieks var darboties tik ilgi, cik ilgi amatā paliek Revīzijas kolēģijas loceklis, kas to izvirzījis.

3. Revīzijas kolēģijas locekļus ieceļ uz laikposmu, kurā veic trīs turpmākas revīzijas. Nodrošina to iesaistīto dalībvalstu godīgas rotācijas principu, kuras vēlas nosūtīt revidentus.

4. Valde ieceļ Revīzijas kolēģiju, to izraugoties no iesaistīto dalībvalstu ieteiktajiem kandidātiem. Priekšroka tiek dota kandidātiem, kas ir iesaistīto dalībvalstu augstākās revīzijas iestādes locekļi un sniedz pietiekamas drošības un neatkarīguma garantijas. Vajadzības gadījumā viņiem ir jābūt pieejamiem, lai veiktu uzdevumus Aģentūras vārdā. Veicot minētos uzdevumus:

a) revīzijas kolēģijas locekļu un to palīgdarbinieku darbu turpina apmaksāt tās valsts revīzijas iestāde, no kuras viņi nāk, un no Aģentūras viņi saņem vienīgi komandējuma izdevumus, pamatojoties uz tiem pašiem noteikumiem, kurus piemēro Aģentūrā;

b) kolēģijas locekļi nelūdz un nesaņem norādījumus ne no viena, izņemot valdi; pildot savus pienākumus, revīzijas kolēģija un tās locekļi ir pilnīgi neatkarīgi, un vienīgi viņi ir atbildīgi par ārējās revīzijas veikšanu;

c) par savu uzdevumu izpildi viņi ziņo vienīgi valdei;

d) viņi pārbauda to, vai Aģentūras administrētie ieņēmumi un izdevumi ir izpildīti saskaņā ar piemērojamajiem tiesību aktiem un pareizas finanšu pārvaldības principiem.

5. Katru gadu Revīzijas kolēģija nākamajam finanšu gadam ievēl kolēģijas priekšsēdētāju. Kolēģija pieņem augstākajiem starptautiskajiem revīzijas standartiem atbilstīgus noteikumus par tās locekļu veikto revīziju. Revīzijas kolēģija apstiprina tās locekļu sastādītos revīzijas ziņojumus, pirms tos iesniedz izpilddirektoram un valdei.

6. Revidenti nodrošina revīzijas laikā iegūtās informācijas konfidencialitātes ievērošanu un datu aizsardzību saskaņā ar noteikumiem, kas attiecas uz šo informāciju un datiem.

7. Revidentiem nekavējoties un bez iepriekšējas paziņošanas ir pieejami dokumenti un visu ar šiem ieņēmumiem un izdevumiem saistītu datu uzglabāšanas līdzekļu saturs, un tiem ir pieejamas telpas, kur tiek glabāti šie datu uzglabāšanas līdzekļi. Viņi drīkst izgatavot kopijas. Personas, kas ir iesaistītas Aģentūras ieņēmumu un izdevumu izpildē, sniedz izpilddirektoram un personām, kuras ir atbildīgas par ieņēmumu un izdevumu revīziju, visu palīdzību, kas nepieciešama viņu pienākumu izpildei. Ar revīziju saistītas izmaksas sedz no vispārējā budžeta.

8. Pēc izpilddirektora vai kādas dalībvalsts ierosinājuma valde, katru gadījumu izskatot atsevišķi, var nolemt īpašu pārskatu veikšanai piesaistīt citas ārējas struktūras, to koordinējot ar Revīzijas kolēģijas norīkojumu.

9. Konkrētos gadījumos iesaistīto dalībvalstu revīzijas iestādes uz sava rēķina un ar valdes piekrišanu var saņemt jebkādu informāciju un pārbaudīt jebkuru dokumentu, ko tās uzskata par nepieciešamu, lai veiktu attiecīgās valsts daļas revīziju vai informētu valdību un parlamentu, neietekmējot citas iesaistītās dalībvalstis un Revīzijas kolēģijas pienākumus, un saskaņā ar Aģentūras noteikumiem, jo īpaši datu aizsardzības noteikumiem.

44. pants

Ikgadējā revīzija un budžeta izpildes apstiprināšana

1. Pēc attiecīgā finanšu gada beigām līdz 31. martam izpilddirektors iesniedz Revīzijas kolēģijai 19. pantā minēto Aģentūras gada pārskatu projektu, ko tā pārbauda un par ko tā izsaka savu atzinumu.

2. Pēc attiecīgā finanšu gada beigām līdz 30. jūnijam Revīzijas kolēģija iesniedz izpilddirektoram gada revīzijas ziņojumu, kurā ietverts kolēģijas atzinums un piezīmes par 1. punktā minēto gada pārskatu projektu.

3. Pēc finanšu gada beigām līdz 15. jūlijam izpilddirektors valdei iesniedz revidētu gada pārskatu galīgo redakciju un revīzijas ziņojumu, kam pievienotas Aģentūras atbildes.

4. Pēc finanšu gada beigām līdz 30. oktobrim valde apstiprina revidētos gada pārskatus un izpilddirektoram un grāmatvedim sniedz attiecīgā finanšu gada budžeta izpildes apstiprinājumu.

5. Pēc tam, kad valde tos ir apstiprinājusi, revidētos gada pārskatus publicē Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.

6. Visus pārskatus un inventāra sarakstus grāmatvedis glabā piecus gadus, skaitot no dienas, kad sniegts attiecīgais apstiprinājums par budžeta izpildi.

45. pants

Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai

1. Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (OLAF) var veikt izmeklēšanas, tostarp pārbaudes un apskates uz vietas, ievērojot noteikumus un procedūras, kas izklāstītas Eiropas Parlamenta un Padomes Regulā (ES, Euratom) Nr. 883/2013 (10), un Padomes Regulā (Euratom, EK) Nr. 2185/96 (11), lai konstatētu, vai saistībā ar Aģentūras finansētu dotāciju vai līgumu ir notikusi krāpšana, korupcija vai kāda cita nelikumīga darbība, kas ietekmē Aģentūras finanšu intereses.

2. Neskarot šā panta 1. punktu, Aģentūras līgumos, nolīgumos un lēmumos ietver noteikumus, kuros ir piešķirts skaidrs pilnvarojums Revīzijas kolēģijai un OLAF veikt revīzijas un izmeklēšanu atbilstoši to attiecīgajai kompetencei.

IV SADAĻA

PAPILDU IEŅĒMUMIEM PIEMĒROJAMI ĪPAŠI NOTEIKUMI

46. pants

Papildu ieņēmumi

1. Veicot savu uzdevumu saskaņā ar Lēmuma (KĀDP) 2015/183 52. pantu, Aģentūra īpašam mērķim var saņemt papildu ieņēmumus:

a) no Savienības vispārējā budžeta, katru gadījumu izskatot atsevišķi un pilnībā ievērojot tam piemērojamos noteikumus, procedūras un lēmumu pieņemšanas procesus;

b) no dalībvalstīm, trešām valstīm vai citām trešām personām, ja vien valde viena mēneša laikā no šādas informācijas saņemšanas no Aģentūras nelemj citādi.

2. Panta 1. punktā minētos ieņēmumus var izlietot tikai tam konkrētajam mērķim, kam tie piešķirti.

3. Papildu administratīvās izmaksas, kas saistītas ar papildu ieņēmumu pārvaldību, attiecīgā gadījumā sedz no budžeta, kas saistīts ar papildu ieņēmumiem.

4. Papildu ieņēmumiem ir piemērojami III sadaļas 2.–7. nodaļas noteikumi, ja vien attiecīgajā(-os) nolīgumā(-os) neparedz citus noteikumus, kuri jebkurā gadījumā atbilst II sadaļā noteiktajiem budžeta principiem.

5. Jebkuru budžeta pārpalikumu, kas izriet no papildu ieņēmumiem izpildes laikposma beigās, uzskata par kredītu, kas pieejams tām vienībām, kas tajā ir veikušas iemaksu, un tām tas tiek atmaksāts. To var arī izmantot citiem konkrētiem nolūkiem, kā paredzēts attiecīgajā(-os) nolīgumā(-os) vai – ja vien valde viena mēneša laikā no šādas informācijas saņemšanas no Aģentūras nelemj citādi – kā to ierosina attiecīgā vienība.

6. Grāmatvedis pieņem attiecīgus pasākumus, lai nodrošinātu, ka papildu ieņēmumu un atbilstošo apropriāciju izlietojumu uzrauga atsevišķi. Tomēr iemaksas, kas radušās no papildu ieņēmumiem, uzskaita atsevišķi un izlieto saskaņā ar konkrēto mērķi, kādam tās ir piešķirtas. Pārredzamības nolūkā tās arī iemaksā atsevišķos bankas kontos. Turklāt tās Aģentūras budžeta izpildes ziņojumā, kas noteikts 21. pantā, būs uzrādītas atsevišķi.

V SADAĻA

AR AD HOC DARBĪBĀM SAISTĪTIEM BUDžETIEM PIEMĒROJAMI ĪPAŠI NOTEIKUMI

47. pants

Ar ad hoc darbībām saistīto budžetu pārvaldība, ko veic aģentūra

1. Valde pēc izpilddirektora vai dalībvalsts priekšlikuma var nolemt, ka dalībvalstis var uzticēt Aģentūrai konkrētu tās kompetencē esošo darbību administratīvo un finanšu pārvaldību saskaņā ar Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 IV nodaļu.

2. Saistībā ar Aģentūras ad hoc projektiem un programmām valde var pilnvarot Aģentūru saskaņā ar nosacījumiem, kas izklāstīti kārtībā, ar kuru reglamentē attiecīgās darbības, slēgt līgumus un dotāciju nolīgumus un avansā iekasēt no šīm dalībvalstīm vajadzīgās iemaksas, ņemot vērā minēto dalībvalstu budžeta ierobežojumus, lai pildītu šādus līgumus un dotāciju nolīgumus.

3. Šā lēmuma III sadaļas 2.–7. nodaļas noteikumus piemēro ad hoc darbībām, kas noteiktas saskaņā ar Lēmuma (KĀDP) 2015/1835 19. vai 20. pantu, ja vien programmas vai projekta pamataktā(-os) nav paredzēti citi noteikumi, kuri jebkurā gadījumā atbilst šā lēmuma II sadaļā noteiktajiem budžeta principiem.

4. Jebkuru budžeta pārpalikumu, kas izriet no ad hoc projekta vai programmas, uzskata par kredītu, kas pieejams iesaistītajām dalībvalstīm un jebkurai citai vienībai, kas tajos ir veikušas iemaksu, un izpildes laikposma beigās minētais kredīts tām tiek atmaksāts vai izlietots citiem konkrētiem mērķiem, kas noteikti attiecīgajā(-os) nolīgumā(-os) vai kā nolēmusi attiecīgā dalībvalsts vai vienība.

VI SADAĻA

NOBEIGUMA NOTEIKUMI

48. pants

Grozījumi

Atsauci uz Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 saprot tā, ka tiek ņemti vērā arī tās grozījumi.

49. pants

Lēmuma 2007/643/KĀDP atcelšana

Lēmums 2007/643/KĀDP tiek atcelts.

50. pants

Stāšanās spēkā

Šis lēmums stājas spēkā tā pieņemšanas dienā.

Briselē, 2016. gada 4. augustā Padomes vārdā – priekšsēdētājs M. LAJČÁK

(1) OV L 266, 13.10.2015., 55. lpp.

(2) OV L 269, 12.10.2007., 1. lpp.

(3) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2012. gada 25. oktobris) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, un par Padomes Regulas (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 atcelšanu (OV L 298, 26.10.2012., 1. lpp.).

(4) Padomes Lēmums (ES) 2016/1351 (2016. gada 4. augusts) par Eiropas Aizsardzības aģentūras Civildienesta noteikumiem un ar ko atceļ Lēmumu 2004/676/EK (skatīt šā Oficiālā Vēstneša 1. lpp.).

(5) Komisijas Deleģētā regula (ES) Nr. 1268/2012 (2012. gada 29. oktobris) par Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, piemērošanas noteikumiem (OV L 362, 31.12.2012., 1. lpp.).

(6) Padomes Lēmums 2007/436/EK, Euratom (2007. gada 7. jūnijs) par Eiropas Kopienu pašu resursu sistēmu (OV L 163, 23.6.2007., 17. lpp.).

(7) Padomes Regula (EK) Nr. 2965/94 (1994. gada 28. novembris), ar ko izveido Eiropas Savienības iestāžu Tulkošanas centru (OV L 314, 7.12.1994., 1. lpp.).

(8) Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīva 2014/24/ES (2014. gada 26. februāris) par publisko iepirkumu un ar ko atceļ Direktīvu 2004/18/EK (OV L 94, 28.3.2014., 65. lpp.).

(9) Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīva 2009/81/EK (2009. gada 13. jūlijs), ar kuru koordinē procedūras attiecībā uz to, kā līgumslēdzējas iestādes vai subjekti, kas darbojas drošības un aizsardzības jomā, piešķir noteiktu būvdarbu, piegādes un pakalpojumu līgumu slēgšanas tiesības, un ar kuru groza Direktīvas 2004/17/EK un 2004/18/EK, un ar kuru groza Direktīvas 2004/17/EK un 2004/18/EK (OV L 216, 20.8.2009., 76. lpp.).

(10) Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES, Euratom) Nr. 883/2013 (2013. gada 11. septembris) par izmeklēšanu, ko veic Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (OLAF), un ar ko atceļ Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 1073/1999 un Padomes Regulu (Euratom) Nr. 1074/1999 (OV L 248, 18.9.2013., 1. lpp.).

(11) Padomes Regula (Euratom, EK) Nr. 2185/96 (1996. gada 11. novembris) par pārbaudēm un apskatēm uz vietas, ko Komisija veic, lai aizsargātu Eiropas Kopienu finanšu intereses pret krāpšanu un citām nelikumībām (OV L 292, 15.11.1996., 2. lpp.).