2001R0438 — LV — 17.01.2003 — 001.001

Šis dokuments ir izveidots vienīgi dokumentācijas nolūkos, un iestādes neuzņemas nekādu atbildību par tā saturu

Grozīta ar:

No

▼B

KOMISIJAS REGULA (EK) Nr. 438/2001

(2001. gada 2. marts),

ar ko paredz sīki izstrādātus īstenošanas noteikumus Padomes Regulai (EK) Nr. 1260/1999 attiecībā uz vadības un kontroles sistēmām, ko piemēro no struktūrfondiem piešķirtajai palīdzībai

Šī regula jāpiemēro, neskarot noteikumus Padomes Regulā (Euratom, EK) Nr. 2185/96 (1996. gada 11. novembris) par inspekcijām un pārbaudēm uz vietas, ko veic Komisija, lai Eiropas Kopienu finanšu intereses aizsargātu no krāpšanas un citiem pārkāpumiem ( 7 ).

Ir jāatceļ Komisijas Regula (EK) Nr. 2064/97 (1997. gada 15. oktobris), ar ko paredz sīki izstrādātus īstenošanas noteikumus Padomes Regulai (EEK) Nr. 4253/88 attiecībā uz finanšu kontroli, ko dalībvalstis veic saistībā uz struktūrfondu līdzfinansētām darbībām ( 2 ), kurā grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 2406/98 ( 3 ). Tomēr Regulas (EK) Nr. 2064/97 noteikumi arī turpmāk ir jāattiecina uz palīdzību, kas piešķirta programmas posmam no 1994. gada līdz 1999. gadam saskaņā ar Padomes Regulu (EEK) Nr. 2052/88 ( 4 ), kurā jaunākie grozījumi izdarīti ar Regulu (EK) Nr. 3193/94 ( 5 ).

Lai saskaņotu standartus, kā sertificēt izdevumus, kuriem saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1260/1999 32. panta 3. un 4. punktu ir pieprasīti maksājumi no fondiem, ir jānosaka šo sertifikātu saturs un jāprecizē, kāda informācija jāizmanto pamatojumam.

Regulas (EK) Nr. 1260/1999 38. pants paredz, ka dalībvalstis veic vairākus pasākumus, lai nodrošinātu to, ka Kopienas līdzekļi tiek izlietoti efektīvi un pareizi, kā arī saskaņā ar nevainojamas finanšu vadības principu.

I NODAĻA

Piemērojums

1. pants

Šī regula reglamentē Regulas (EK) Nr. 1260/1999 īstenošanu attiecībā uz tādas palīdzības vadības un kontroles sistēmām, kura piešķirta saskaņā ar struktūrfondiem un ko pārvalda dalībvalstis.

II NODAĻA

Vadības un kontroles sistēmas

2. pants

1. Katra dalībvalsts gādā par to, lai vadības un maksātājas iestādes, kā arī starpniecības iestādes saņemtu attiecīgus norādījumus par to, kā nodrošināmas vadības un kontroles sistēmas, kas vajadzīgas, lai nodrošinātu nevainojamu struktūrfondu finanšu vadību saskaņā ar vispārēji pieņemtiem principiem un standartiem un jo īpaši pietiekamu garantiju tam, ka Kopienas palīdzības pieprasījumi ir precīzi, pareizi un pamatoti.

2. Šajā regulā “starpniecības iestādes” ir visas publiskās vai privātās struktūras vai dienesti, kas darbojas vadības iestāžu vai maksātāju iestāžu pakļautībā vai to vārdā izpilda uzdevumus attiecībā uz galīgajiem saņēmējiem vai iestādēm vai uzņēmumiem, kas veic darbības.

3. pants

Vadības iestāžu un maksātāju iestāžu, kā arī starpniecības iestāžu vadības un kontroles sistēmas proporcionāli sniegtās palīdzības apjomam paredz:

b) efektīvas sistēmas, kas garantē to, ka attiecīgās funkcijas tiek veiktas pienācīgi;

c) to, ka starpniecības iestādes ziņo atbildīgajai iestādei par uzdevumu izpildi un izmantotajiem līdzekļiem.

4. pants

Vadības un kontroles sistēmās ir paredzētas procedūras, kā pārbaudīt kopīgi finansēto ražojumu un pakalpojumu piegādi, deklarēto izdevumu patiesumu un kā nodrošināt atbilstību attiecīgā Komisijas lēmuma noteikumiem saskaņā ar 28. pantu Regulā (EK) Nr. 1260/1999 un attiecīgiem valsts un Kopienas noteikumiem par to, ka izdevumu segšanai būtu tiesības saņemt atbalstu no struktūrfondiem saskaņā ar attiecīgo palīdzību, valsts pasūtījumu, valsts palīdzību (tostarp noteikumiem par palīdzības uzkrāšanu), vides aizsardzību un iespēju vienlīdzību.

Procedūras paredz to, ka atsevišķu darbību pārbaudes uz vietas tiek protokolētas. Šie ieraksti attiecas uz veikto darbu, pārbaužu rezultātiem un pasākumiem, kas veikti attiecībā uz neatbilstībām. Ja fiziskās pārbaudes vai dokumentu pārbaudes nav pilnīgas, bet veiktas izlases kārtā attiecībā uz dažām darbībām, šajos ierakstos norāda atlasītās darbības un apraksta atlases metodi.

5. pants

1. Ikreiz, kad dalībvalstis saņem palīdzību, tās trijos mēnešos pēc attiecīgās palīdzības apstiprinājuma vai šās regulas spēkā stāšanās dienas — atkarībā no tā, kas ir vēlāk — informē Komisiju par vadības iestāžu un maksātāju iestāžu, kā arī starpniecības iestāžu organizāciju, vadības un kontroles sistēmām, ko īsteno uz vietas šajās iestādēs un struktūrās, kā arī par uzlabojumiem, kas plānoti, ievērojot 2. panta 1. punktā minētos ieteikumus.

2. Paziņojumā attiecībā uz katru vadības iestādi un maksātāju iestādi un starpniecības iestādi ir šāda informācija:

c) procedūras, pēc kurām izdevumu kompensācijas prasības tiek iesniegtas, pārbaudītas un apstiprinātas, kā arī procedūras, pēc kurām tiek norīkoti, izpildīti un iegrāmatoti maksājumi saņēmējiem; un

3. Ja vairākām palīdzības formām izmanto kopīgu sistēmu, var nosūtīt kopīgās sistēmas aprakstu.

6. pants

Komisija sadarbībā ar attiecīgo dalībvalsti pati pārliecinās, vai vadības un kontroles sistēmas, par kurām ziņots saskaņā ar 5. pantu, atbilst standartiem, kas paredzēti Regulā (EK) Nr. 1260/1999 un šajā regulā, un dara zināmus visus šķēršļus, ko šīs sistēmas rada un kas traucē fondu darbības pārbaudēm noritēt atklāti un Komisijai veikt pienākumus saskaņā ar Līguma 274. pantu. Šo sistēmu darbību regulāri pārbauda.

7. pants

1. Dalībvalstu vadības un kontroles sistēmas nodrošina pietiekamas revīzijas liecības.

2. Revīzijas liecības uzskata par pietiekamām, ja tās ļauj:

Informācija, kas vajadzīga, lai revīzijas liecības varētu uzskatīt par pietiekamām, norādīta I pielikumā.

▼M1

2a.

Procedūru, kurā apliecina uz vispārpieņemtajiem datu nesējiem glabāta dokumenta atbilstību oriģināleksemplāram, nosaka valsts iestādes, un šī procedūra nodrošina, ka glabātie dokumentu eksemplāri atbilst valsts tiesiskajām prasībām un ka uz tiem var paļauties, veicot revīziju. Ja dokumenti pastāv vienīgi elektroniskā veidā, attiecīgajām datorsistēmām, ko izmanto to elektroniskās versijas glabāšanai, jāatbilst pieņemtajiem drošības standartiem, kuri garantē, ka glabājamie dokumenti atbilst valsts tiesiskajām prasībām un ka uz tiem var paļauties, veicot revīziju.

b) jāglabā dokumentu oriģināleksemplāri vai to kopijas uz vispārpieņemtiem datu nesējiem.

▼B

3. Vadības iestāde pati pārliecinās, vai:

▼M1

▼B

c) vai šie dokumenti inspekcijas vajadzībām ir darīti pieejami personām un iestādēm, kuras parasti būtu tiesīgas pārbaudīt šādus dokumentus.

Tās var prasīt, lai tām tiktu sniegti šajā punktā minēto dokumentu vai grāmatvedības dokumentu izraksti vai kopijas.

8. pants

Vadības iestāde vai maksātāja iestāde kārto uzskaiti par summām, kas atgūstamas saskaņā ar jau veiktiem Kopienas palīdzības maksājumiem, un nodrošina summu atmaksu bez nepamatotiem kavējumiem. Pēc atgūšanas maksātāja iestāde neatbilstīgos maksājumus atmaksā kopā ar iekasētajiem kavējuma procentiem, atvelkot attiecīgās summas no tās nākamā izdevumu pārskata un Kopienai adresētā maksājuma pieprasījuma, vai, ja ar to nepietiek, veicot atmaksājumu Kopienai. Ik gadu, nosūtot Komisijai ceturto ceturkšņa ziņojumu par atmaksājumiem, kas paredzēti Regulā (EK) Nr. 1681/94, šā ziņojuma pielikumā maksātāja iestāde sniedz paziņojumu par summām, kas līdz attiecīgai dienai joprojām nav atmaksāta, klasificējot tās pa gadiem, kad sākta atgūšanas procedūra.

III NODAĻA

Izdevumu sertificēšana

9. pants

1. Sertifikātus attiecībā uz pagaidu un galīgo izdevumu pārskatiem, kas minēti Regulas (EK) Nr. 1260/1999 32. panta 3. un 4. punktā, pēc II pielikuma parauga II pielikumā sagatavo kāda persona vai struktūrvienība maksātājā iestādē, kura funkcionāli nav pakļauta nevienam dienestam, kas apstiprina prasības.

2. Pirms konkrēta izdevumu pārskata sertificēšanas maksātāja iestāde pārliecinās, vai ir ievēroti šādi nosacījumi:

a) vadības iestāde un starpniecības iestāde ir izpildījusi prasības, ko izvirza Regula (EK) Nr. 1260/1999, jo īpaši 38 panta 1. punkta c) un e) apakšpunkts un 32. panta 3. un 4. punkts, un ievērojusi noteikumus Komisijas lēmumā, kas pieņemts saskaņā ar minētās regulas 28. pantu;

3. Lai vienmēr pirms izdevumu pārskata nodošanas Komisijai varētu ņemt vērā to, ka kontroles sistēmām un revīzijas liecībām jābūt pietiekamām, vadības iestāde nodrošina, lai maksātāja iestāde būtu informēta par procedūrām, kuras veikusi vadības iestāde un starpniecības iestādes,

c) revīzijas liecības.

4. Ja vadības iestāde un maksātāja iestāde ir viena un tā pati struktūra vai pieder pie vienas struktūras, šī struktūra gādā par to, ka tiek piemērotas procedūras, kas nodrošina 2. un 3. punktā paredzētajiem kontroles standartiem līdzvērtīgus standartus.

IV NODAĻA

Darbību pārbaudes izlases kārtā

10. pants

1. Dalībvalstis organizē darbību pārbaudes izlases kārtā, jo īpaši, lai:

2. Pārbaudes, ko veic pirms katras palīdzības beigām, attiecina uz vismaz 5 % no kopējiem kompensējamiem izdevumiem, un tās pamatojas uz apstiprināto darbību raksturīgu paraugu, ņemot vērā 3. punkta prasības. Dalībvalstis cenšas pārbaudes attiecīgajā laika posmā plānot vienmērīgi. Tās gādā, lai pienācīgi tikti nošķirti uzdevumi, kas paredzēti šādām pārbaudēm, un ar darbībām saistīto izpildes vai maksājumu procedūru uzdevumi.

3. Pārbaudei pakļautā darbību parauga atlasē ņem vērā,

c) darbību koncentrāciju dažu starpniecības iestāžu vai galīgo saņēmēju pārziņā tā, lai galvenās starpniecības iestādes un attiecīgie galīgie saņēmēji tiktu pārbaudīti vismaz reizi pirms katras palīdzības beigām.

11. pants

Pārbaudēs dalībvalstis cenšas pārbaudīt:

c) vai revīzijas liecības ir pietiekamas;

e) vai darbības īstenošana vai paredzētā īstenošana saskan ar to, kas aprakstīta Kopienas līdzfinansējuma lūgumā;

12. pants

Pārbaudēs noskaidro, vai konstatētās problēmas nav sistēmiskas un vai risks nedraud citām darbībām, ko veic tas pats galīgais saņēmējs vai pārvalda tā pati starpniecības iestāde. Tās uzrāda arī šādu stāvokļu cēloņus, kā arī papildu pārbaudes, kas var būt vajadzīgas, kā arī nepieciešamos korekcijas un profilakses pasākumus.

13. pants

Katru gadu līdz 30. jūnijam un pirmo reizi līdz 2001. gada 30. jūnijam dalībvalstis informē Komisiju par to, kā tās ir piemērojušas 10. un 12. pantu iepriekšējā kalendārajā gadā, un vajadzības gadījumā pilnīgo vai atjaunina savu vadības un kontroles sistēmu aprakstu, kas nosūtīts saskaņā ar 5. pantu.

14. pants

Šās nodaļas noteikumus mutatis mutandis piemēro 8. pantā minētajām summām, kas ir jāatgūst.

V NODAĻA

Deklarācija, ko sniedz, palīdzībai beidzoties

15. pants

Persona vai struktūrvienība, kas pilnvarota sagatavot deklarācijas, beidzoties palīdzībai, kas paredzēta Regulas (EK) Nr. 1260/1999 38. panta 1. punkta f) apakšpunktā, nav atkarīga:

a) no pilnvarotās vadības iestādes;

b) no tās personas vai struktūrvienības maksātājā iestādē, kuras uzdevums ir sagatavot 9. panta 1. punktā minētos sertifikātus;

c) no starpniecības iestādēm.

Minētā persona vai dienests veic pārbaudi saskaņā ar starptautiski pieņemtiem revīzijas standartiem. Vadības iestādes un maksātājas iestādes, kā arī starpniecības iestādes tam sniedz visu vajadzīgo informāciju un nodrošina piekļuvi grāmatvedības datiem un papildu pierādījumiem, kas vajadzīgi deklarācijas sagatavošanai.

16. pants

Deklarācijas pamatojas uz vadības un kontroles sistēmu pārbaudi, jau notikušo pārbaužu secinājumiem un vajadzības gadījumā — uz darījumu papildu pārbaudēm izlases kārtā. Persona vai dienests, kas sagatavo deklarāciju, ievāc visas vajadzīgās ziņas, lai gūtu pietiekamu apliecinājumu tam, ka sertificētā izdevumu deklarācija ir pareiza un notikušie darījumi ir likumīgi un pareizi.

Deklarācijas sagatavo, pamatojoties uz III pielikuma paraugu, un tām pievieno ziņojumu, kur ir visa attiecīgā informācija, lai pamatotu deklarāciju, ieskaitot kopsavilkumu, kurā ieskicēti visu to valsts vai Kopienas iestāžu veikto pārbaužu rezultāti, kas deklarētājam ir bijuši pieejami.

17. pants

Ja ir konstatētas nopietnas vadības vai kontroles nepilnības vai biežas nelikumības, kuru dēļ nevar sniegt pozitīvu vispārīgu apliecinājumu galīgā maksājuma lūguma un galīgā izdevumu sertifikāta pamatotībai, deklarācijā uzrāda šos apstākļus un novērtē problēmas lielumu un iespaidu uz finansēm.

Tādos gadījumos Komisija var pieprasīt papildu pārbaudes, lai nelikumības noteiktā laikā tiktu konstatētas un izlabotas.

VI NODAĻA

To grāmatvedības dokumentu forma un saturs, kuri dalībvalstīm ir jāglabā un pēc Komisijas pieprasījuma jānodod tās rīcībā

18. pants

1. Ja iespējams, tad grāmatvedības dokumentus par darbībām, kas minētas I pielikumā, glabā elektroniskā formā. Šādu grāmatvedības informāciju nodod Komisijas rīcībā pēc speciāla lūguma, lai tā varētu veikt dokumentu pārbaudes un pārbaudes uz vietas, neskarot prasību nosūtīt finanšu plānu atjauninājumus saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 1260/1999 18. panta 3. punkta c) apakšpunktu un finanšu informāciju saskaņā ar minētās regulas 32. pantu.

2. Komisija vienojas ar katru dalībvalsti par to datorierakstu saturu, kas jādara pieejami saskaņā ar 1. punktu, par to pārsūtīšanas līdzekļiem un laiku, kas vajadzīgs, lai ieviestu attiecīgās datorsistēmas, ņemot vērā Regulas (EK) Nr. 1260/1999 18. panta 3. punkta e) apakšpunktā minēto līgumu. IV un V pielikumā norādīts tās informācijas apjoms, kuru var pieprasīt, un tehniskās specifikācijas, kuras būtu vēlams ievērot, datnes pārsūtot Komisijai.

3. Pēc rakstiska Komisijas lūguma dalībvalstis nosūta Komisijai 1. punktā minēto informāciju 10 darba dienu laikā pēc lūguma saņemšanas. Komisija var vienoties par citu laiku, īpaši tad, ja attiecīgā informācija nav pieejama elektroniskā formā.

4. Komisija nodrošina to, ka informācija, ko nosūtījušas dalībvalstis vai ko tā ieguvusi pārbaudēs uz vietas, glabājas slepenībā un drošībā saskaņā ar Līguma 287. pantu un Komisijas noteikumiem par piekļuvi informācijai un tās izmantošanu.

5. Saskaņā ar attiecīgiem valstu likumiem Komisijas amatpersonām ir pieejami visi dokumenti, kas sagatavoti pārbaudēm saskaņā ar šo regulu vai pēc šādām pārbaudēm, kā arī glabātie dati, tostarp datorsistēmās glabātie dati.

VII NODAĻA

Vispārīgi un nobeiguma noteikumi

19. pants

Attiecībā uz to formu palīdzību, kuras saņēmēji ir vairākās dalībvalstīs, attiecīgās dalībvalstis vienojas savā starpā par kopīgiem pasākumiem, lai nodrošinātu nevainojamu finanšu vadību, ņemot vērā valstu tiesības, un informē Komisiju par šiem pasākumiem. Komisija un attiecīgās dalībvalstis savstarpēji sniedz visu vajadzīgo administratīvo palīdzību.

20. pants

Šās regulas noteikumi neskar dalībvalstu pienākumu saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 1260/1999 sniegt Komisijai pietiekamu informāciju, lai tā varētu novērtēt šos plānus, ieskaitot informāciju par pasākumiem, kas veikti minētās regulas 34. panta 1. punkta izpildei, kā arī Komisijas tiesības prasīt papildu informāciju pirms lēmumu pieņemšanas saskaņā ar minētās regulas 28. pantu.

21. pants

Šās regulas noteikumi neliedz dalībvalstīm piemērot noteikumus, kas ir stingrāki par šajā regulā paredzētajiem.

22. pants

Ar šo tiek atcelta Regula (EK) Nr. 2064/97.

Tās noteikumi tomēr arī turpmāk attiecas un palīdzību, kas piešķirta plānošanas posmam no 1994. gada līdz 1999. gadam saskaņā ar Regulu (EEK) Nr. 2052/88.

23. pants

Šī regula stājas spēkā septītajā dienā pēc publicēšanas Eiropas Kopienu Oficiālajā Vēstnesī.

Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.

I PIELIKUMS

PIETIEKAMĀM REVĪZIJAS LIECĪBĀM VAJADZĪGĀS INFORMĀCIJAS APRAKSTS

(7. pants)

Revīzijas liecības atzīst par pietiekamām saskaņā ar 7. panta 2. punktu, ja attiecībā uz kādu konkrētu palīdzību:

7. Ja ir vairākas starpniecības iestādes, kas atrodas starp galīgo saņēmēju vai iestādi, vai uzņēmumu, kas veic attiecīgo darbību, un maksātāju iestādi, katra starpniecības iestāde, nepārsniedzot savu kompetenci, pieprasa sīki izstrādātus izdevumu pārskatus no tai pakļautās iestādes, kurus tā izmanto par attaisnojošiem dokumentiem savā grāmatvedībā un uz kuru pamata tā sagatavo ziņojumu augstāka līmeņa iestādei, norādot vismaz izdevumu kopsummas katrai darbībai.

8. Pārsūtot grāmatvedības datus elektroniski, visas attiecīgās iestādes no zemāka līmeņa iestādēm iegūst pietiekamu informāciju, lai pamatotu savus grāmatvedības dokumentus un augstāka līmeņa iestādēm paziņotās summas, tādējādi nodrošinot pietiekamas revīzijas liecības, sākot no kopējām Komisijai deklarētajām summām līdz atsevišķiem izdevumu posteņiem un attaisnojošajiem dokumentiem galīgo saņēmēju un to iestāžu un uzņēmumu līmenī, kuri veic darbības.