2.2.

SAPARD aģentūra ievieš šādas procedūras vai tām līdzīgas procedūras, kas nodrošinātu līdzvērtīgu iznākumu: 2.2.1. SAPARD aģentūra rakstveidā paredz sīkas procedūras attiecībā uz to, kā pieņemt, reģistrēt un izskatīt projektu pieteikumus, maksājumu prasījumus, rēķinus, apliecinošos dokumentus un pārbaužu atskaites, tostarp visu izmantojamo dokumentu aprakstus. Minētajām procedūrām vajadzētu nodrošināt to, ka tiek izskatīti tikai kritērijiem atbilstoši maksājumu prasījumi vai atlasīti projekti; 2.2.2. pienākumu dalīšana nodrošina to, ka nevienai amatpersonai saistībā ar kādu konkrētu projektu vienlaicīgi netiek piešķirta atbildība par vairāk kā vienu no minētajām funkcijām, proti, par projektu apstiprināšanu, maksājumu apstiprināšanu vai summu izmaksāšanu vai uzskaiti, un ka neviena amatpersona nevienu no iepriekšminētajām funkcijām neveic bez kādas citas amatpersonas uzraudzības. Katras amatpersonas pienākumus definē rakstveidā, cita starpā nosakot amatpersonas pilnvaru ierobežojumus attiecībā uz finansēm. Tiek nodrošinātas piemērotas mācības personālam, un atbildīgās amata vietās amatpersonas vai nu rotē, vai tām piemēro pastiprinātu uzraudzību; 2.2.3. par apstiprināšanu atbildīgām amatpersonām ir sīki izstrādātas pārbaudes veidlapas, pēc kurām veic vajadzīgās pārbaudes, un dokumentiem, ar ko pamato prasījumus, pievieno apliecinājumus, ka attiecīgās pārbaudes tikušas veiktas. Minēto apliecinājumu var sagatavot elektroniskā formā, ievērojot 2.2.6. apakšpunktu. Darbus uzrauga augstākstāvoša amatpersona. Projektu analīzi, vērtēšanu un apstiprināšanu reģistrē rakstveidā. Projektu analizē, ievērojot pietiekami efektīvas vadības principus; 2.2.4. projektu pieteikumus vai maksājumu prasījumus apstiprina tikai pēc tam, kad pienācīgi pārbaudīta to atbilstība finansējuma nolīgumiem un SAPARD programmas saturam. Tādu pārbaužu laikā cita starpā veic pārbaudes, kādas paredzētas tā īpašā pasākuma noteikumos, saskaņā ar kuru lūdz palīdzību, kā arī tādas pārbaudes, kas vajadzīgas, lai novērstu un atklātu krāpšanas un nelikumību gadījumus, jo īpaši pievēršot uzmanību konkrētiem riskiem. Apstiprināšanas funkcijā ietilpst pieteikumu pārbaudīšana, lai konstatētu to atbilstību projektu noteikumiem, atbilstību kritērijiem, dokumentācijas pilnību, apliecinošo dokumentu pareizību, saņemšanas datumu u. tml. Visas veicamās pārbaudes uzskaita pārbaudes punktu veidlapā un katrai projekta pieteikumu/maksājuma prasījumu vai pieteikumu/prasījumu grupai apstiprina to rezultātus. Pakalpojumu/preču kontrolē ietilpst: — dokumentu kontrole: pārbauda, vai uz rēķiniem norādītā preču vai pakalpojumu kvantitāte, kvalitāte un cena atbilst pasūtījumā norādītajai, — fiziskā kontrole: pārbauda, vai preču vai pakalpojumu kvantitāte un kvalitāte atbilst tai, kas norādīta uz rēķina/prasījuma veidlapas. Šo kontroli var veikt arī kā regulāru kontroli pakalpojumu sniegšanas gaitā, t. i., veicot sākotnējos vai starpposmu maksājumus; 2.2.5. procedūrām jānodrošina, ka maksājumus veic tikai to prasītājiem, prasītāju banku kontos vai prasītāju pilnvarotām personām. Maksājumu veic aģentūras finanšu iestāde vai – attiecīgos gadījumos – valdības maksātāja iestāde, vai tiek nosūtīts čeks piecu darbadienu laikā pēc dienas, kad maksājums pieprasīts no SAPARD bankas konta. Pieņem procedūras, lai nodrošinātu to, ka visus neizdarītus maksājumus vai neizmantotus čekus ieskaita SAPARD eiro kontā. Skaidrā naudā maksājumus neveic. Pilnvarotās amatpersonas un/vai tās uzraudzītāja apstiprinājumu var saņemt elektroniskā veidā ar nosacījumu, ka elektroniskie sakari ir pienācīgi droši un elektroniskajos reģistros reģistrē parakstītājas personas identitāti; 2.2.6. ja projektu pieteikumus, maksājumu prasījumus vai rēķinus izskata, izmantojot datorsistēmu, tad piekļuvi šai datorsistēmai aizsargā un kontrolē tā, lai: — visi sistēmā ievadītie dati tiktu apstiprināti un apstiprināšana nodrošinātu iespēju atklāt un koriģēt datu ievadīšanas kļūdas, — datus nevarētu ievadīt, mainīt vai apstiprināt neviens cits, kā tikai pilnvarotās amatpersonas, kurām piešķirtas atsevišķas paroles, — to amatpersonu identitāte, kuras ievada vai maina datus vai programmas, tiktu atzīmēta operāciju reģistrā. Paroles regulāri nomaina, lai novērstu to ļaunprātīgu izmantošanu. Datorsistēmas aizsargā pret neatļautām fiziskām kontrolēm, un datus dublē kopijās, kuras glabā atsevišķās, drošās vietās. Datu ievadīšanai piemēro loģiskas pārbaudes, lai atklātu datu nekonsekvences vai neuzmanības kļūdas; 2.2.7. procedūras nodrošina, ka tiek reģistrētas jebkādas izmaiņas palīdzības likmēs vai palīdzības piešķiršanas noteikumos un ka savlaicīgi tiek atjaunoti norādījumi, datubāzes un pārbaudes punktu veidlapas.