A.7.5. Dokumentēta informācija A.7.5.1. Vispārīgi Organizācijas vides vadības sistēma ietver: a) dokumentētu informāciju, ko pieprasa šis starptautiskai standarts; b) dokumentētu informāciju, ko organizācija noteikusi par nepieciešamu vides vadības sistēmas efektivitātes nodrošināšanai. Piezīme. Vides vadības sistēmas dokumentētās informācijas apjoms dažādās organizācijās var atšķirties šādu iemeslu dēļ: — organizācijas lielums un tās darbību, procesu, ražojumu un pakalpojumu veids, — vajadzība pierādīt atbilstības pienākumu izpildi, — procesu sarežģītības pakāpe un to mijiedarbība, — to personu kompetence, kas veic darbu organizācijas vadībā. A.7.5.2. Sagatavošana un atjaunināšana Sagatavojot un atjauninot dokumentētu informāciju, organizācija nodrošina, ka ir atbilstoša: a) identifikācija un apraksts (piemēram, nosaukums, datums, autors vai atsauces numurs); b) formāts (piemēram, valoda, programmatūras versija, grafika) un informācijas nesējs (piemēram, informācija drukātā vai elektroniskā veidā); c) pārskatīšana un apstiprināšana attiecībā uz atbilstību un piemērotību. A.7.5.3. Dokumentētās informācijas kontrole Saskaņā ar vides vadības sistēmu un šo starptautisko standartu sniedzamo dokumentēto informāciju kontrolē, lai nodrošinātu, ka tā ir: a) pieejama un piemērota izmantošanai, kad un kur tas ir vajadzīgs; b) pienācīgi aizsargāta (piemēram, pret konfidencialitātes pārkāpumu, neatbilstīgu izmantošanu vai integritātes zudumu). Lai veiktu dokumentētas informācijas kontroli, organizācija attiecīgā gadījumā pievēršas šādām darbībām: — izplatīšana, pieejamība, izguve un izmantošana, — glabāšana un saglabāšana, tostarp nodrošinot turpmāku salasāmību, — kontrole attiecībā uz izmaiņām (piemēram, versiju kontrole), — arhivēšana un izvietošana. Ārējas izcelsmes dokumentētu informāciju, ko organizācija ir noteikusi par nepieciešamu vides vadības sistēmas plānošanai un darbībai, attiecīgi identificē un kontrolē. Piezīme. Pieejamība var izpausties kā lēmums par atļauju ar dokumentēto informāciju vienīgi iepazīties vai atļauju ar dokumentēto informāciju iepazīties un mainīt to. A.8. Darbība A.8.1. Darbības plānošana un kontrole Organizācija izveido, īsteno, kontrolē un uztur procesus, kas vajadzīgi, lai izpildītu vides vadības sistēmas prasības un īstenotu 6.1. un 6.2. punktā minētās darbības, un šajā sakarībā: — attiecībā uz procesu(-iem) nosaka darbības kritērijus, — uzrauga procesu(-us) saskaņā ar darbības kritērijiem. Piezīme. Kontrole var ietvert inženiertehnisko kontroli un procedūras. Kontroli var veikt, ievērojot hierarhiju (piemēram, paredzot novēršanu, aizstāšanu vai veicot administratīvo kontroli), turklāt dažāda veida kontroles pasākumus var veikt atsevišķi vai kopā. Organizācija kontrolē plānotās izmaiņas un izskata neparedzētu izmaiņu sekas, vajadzības gadījumā veicot pasākumus, lai mazinātu jebkādu nelabvēlīgu ietekmi. Organizācija nodrošina, lai ārpakalpojumu process(-i) tiktu kontrolēts(-i) vai ietekmēts(-i). Procesam(-iem) piemērojamās(-o) kontroles vai ietekmes veidu un apmēru nosaka vides vadības sistēmas ietvaros. Atbilstoši aprites cikla perspektīvai organizācija: a) attiecīgi ievieš kontroles pasākumus, lai nodrošinātu, ka tās vides prasība(-as) ir ņemta(-as) vērā ražojuma vai pakalpojuma plānošanas un izstrādes procesā, ņemot vērā visus ražojuma vai pakalpojuma aprites cikla posmus; b) attiecīgi nosaka savu(-as) vides prasību(-as) ražojumu un pakalpojumu iepirkumam; c) savu(-as) attiecīgo(-ās) vides prasību(-as) paziņo ārējiem piegādātājiem vai ārpakalpojumu sniedzējiem, tostarp līgumslēdzējiem; d) apsver vajadzību sniegt informāciju par iespējamo būtisko ietekmi uz vidi, kas saistīta ar tās ražojumu un pakalpojumu transportēšanu vai piegādi, lietošanu, apstrādi pēc aprites cikla beigām un galīgo likvidēšanu. Organizācija glabā dokumentētu informāciju, ciktāl tas vajadzīgs, lai pārliecinātos, ka process(-i) ir veikts(-i) atbilstoši plānotajam. A.8.2. Gatavība ārkārtas situācijām un reaģēšana uz tām Organizācija izveido, īsteno un uztur procesus, kas vajadzīgi, lai sagatavotos 6.1.1. punktā minētām iespējamām ārkārtas situācijām un reaģētu uz tām. Organizācija: a) sagatavojas reaģēšanai, plānojot darbības, kuru mērķis ir novērst vai mazināt ārkārtas situāciju radītu negatīvu ietekmi uz vidi; b) reaģē uz notikušām ārkārtas situācijām; c) rīkojas, lai novērstu vai mazinātu ārkārtas situāciju sekas, un dara to atbilstoši ārkārtas situācijas un iespējamās ietekmes uz vidi mērogam; d) periodiski testē plānotos reaģēšanas pasākumus, ja tas ir praktiski iespējams; e) periodiski pārskata un pārstrādā procesu(-us) un plānotos reaģēšanas pasākumus, jo īpaši pēc ārkārtas situācijām vai to testiem; f) attiecīgajām ieinteresētajām personām, tostarp personām, kas veic darbu organizācijas vadībā, sniedz attiecīgu informāciju un apmācību saistībā ar gatavību ārkārtas situācijām un reaģēšanu uz tām. Organizācija glabā dokumentētu informāciju, ciktāl tas vajadzīgs, lai pārliecinātos, ka process(-i) ir veikts(-i) atbilstoši plānotajam. A.9. Veikuma novērtējums A.9.1. Monitorings, mērījumi, analīze un novērtējums A.9.1.1. Vispārīgi Organizācija monitorē savu veikumu vides jomā, veic attiecīgus mērījumus, analīzi un novērtējumu. Organizācija nosaka: a) kas ir jāmonitorē un jāmēra; b) attiecīgā gadījumā monitoringa, mērījumu, analīzes un novērtēšanas metodes, kas vajadzīgas, lai nodrošinātu derīgus rezultātus; c) kritērijus, pēc kuriem organizācija novērtē savu veikumu vides jomā, un attiecīgus rādītājus; d) laiku, kad veic monitoringu un mērījumus; e) laiku, kad analizē un novērtē monitoringa un mērījumu rezultātus. Organizācija nodrošina, lai tiktu izmantotas kalibrētas un verificētas monitoringa un mērīšanas iekārtas un tās tiktu attiecīgi uzturētas. Organizācija novērtē savu veikumu vides jomā un vides vadības sistēmas efektivitāti. Attiecīgo informāciju par veikumu vides jomā organizācija paziņo gan iekšējā, gan ārējā saziņā, un dara to saskaņā ar organizācijas saziņas procesu(-iem) un atbilstības pienākumiem. Organizācija glabā atbilstīgi dokumentētu informāciju kā pierādījumu monitoringa, mērījumu, analīzes un novērtēšanas rezultātiem. A.9.1.2. Atbilstības novērtēšana Organizācija izveido, īsteno un uztur procesus, kas vajadzīgi, lai novērtētu tās atbilstības pienākumu izpildi. Organizācija: a) nosaka atbilstības novērtēšanas biežumu; b) novērtē atbilstību un vajadzības gadījumā rīkojas; c) uztur zināšanas un izpratni par savu atbilstības statusu. Organizācija glabā dokumentētu informāciju kā pierādījumu atbilstības novērtēšanas rezultātam(-iem). A.9.2. Iekšējais audits A.9.2.1. Vispārīgi Organizācija plānotos intervālos veic iekšējos auditus, lai iegūtu informāciju par to, vai vides vadības sistēma: a) atbilst: 1) pašas organizācijas prasībām attiecībā uz tās vides vadības sistēmu; 2) šā starptautiskā standarta prasībām; b) ir efektīvi īstenota un uzturēta. A.9.2.2. Iekšējā audita programma Organizācija izveido, īsteno un uztur iekšējā audita programmu(-as), tostarp nosaka savu iekšējo auditu biežumu, metodes, pienākumus, plānošanas prasības un ziņošanu par saviem iekšējiem auditiem. Veidojot iekšējā audita programmu, organizācija ņem vērā attiecīgā procesa nozīmi vides jomā, izmaiņas, kuras skar organizāciju, kā arī iepriekšējo auditu rezultātus. Organizācija: a) nosaka audita kritērijus un katra audita tvērumu; b) izvēlas auditorus un veic auditus tādā veidā, lai nodrošinātu audita procesa objektivitāti un neitralitāti; c) nodrošina, ka auditu rezultātus paziņo attiecīgajai vadībai. Organizācija glabā dokumentētu informāciju kā pierādījumu audita programmas īstenošanai un audita rezultātiem. A.9.3. Vadības pārskati Augstākā līmeņa vadība plānotos intervālos pārskata organizācijas vides vadības sistēmu, lai nodrošinātu tās pastāvīgu piemērotību, atbilstību un efektivitāti. Vadības pārskatos ņem vērā: a) no iepriekšējiem vadības pārskatiem izrietošo darbību statusu; b) izmaiņas: 1) iekšējos un ārējos jautājumos, kas ir būtiski vides vadības sistēmai; 2) ieinteresēto personu vajadzībās un vēlmēs, tostarp atbilstības pienākumos; 3) būtiskajos vides aspektos; 4) riskos un izdevībās; c) to, cik lielā mērā ir sasniegti mērķi vides jomā; d) informāciju par organizācijas veikumu vides jomā, tostarp tendences attiecībā uz: 1) neatbilstību un korektīviem pasākumiem; 2) monitoringa un mērījumu rezultātiem; 3) atbilstības pienākumu izpildi; 4) audita rezultātiem; e) resursu pietiekamību; f) attiecīgo(-os) paziņojumu(-us) no ieinteresētajām pusēm, tostarp sūdzības; g) pastāvīgas uzlabošanas izdevības. Vadības pārskatu rezultāti ietver: — secinājumus par vides vadības sistēmas pastāvīgu piemērotību, atbilstību un efektivitāti, — lēmumus saistībā ar pastāvīgas uzlabošanas izdevībām, — lēmumus saistībā ar jebkuru vajadzību veikt izmaiņas vides vadības sistēmā, tostarp attiecībā uz resursiem, — vajadzības gadījumā darbības, kas jāveic tad, ja mērķi vides jomā nav sasniegti, — izdevības vajadzības gadījumā uzlabot vides vadības sistēmas integrāciju ar citiem uzņēmējdarbības procesiem, — ietekmi uz organizācijas stratēģisko vadību. Organizācija glabā dokumentētu informāciju kā pierādījumu vadības veiktās pārskatīšanas rezultātiem. A.10. Uzlabošana A.10.1. Vispārīgi Organizācija apzina izdevības veikt uzlabojumus (skatīt 9.1., 9.2. un 9.3. punktu) un īstenot vajadzīgās darbības, lai sasniegtu savas vides vadības sistēmas plānotos rezultātus. A.10.2. Neatbilstība un korektīvi pasākumi Neatbilstības gadījumā organizācija: a) reaģē uz neatbilstību un attiecīgā gadījumā: 1) rīkojas, lai to kontrolētu un koriģētu; 2) risina sekas, tostarp mazina negatīvo ietekmi uz vidi; b) izvērtē nepieciešamību rīkoties, lai likvidētu neatbilstības cēloņus, lai tā neatkārtotos vai nerastos citur, un šajā nolūkā: 1) izskata neatbilstības situāciju; 2) nosaka neatbilstības cēloņus; 3) nosaka, vai pastāv līdzīga veida neatbilstība vai tādas varētu rasties; c) veic visas vajadzīgās darbības; d) pārskata, cik efektīvs bijis katrs no veiktajiem korektīvajiem pasākumiem; e) vajadzības gadījumā veic izmaiņas vides vadības sistēmā. Korektīvajos pasākumos ņem vērā to, cik būtiskas ir konstatēto neatbilstības sekas, tostarp ietekme uz vidi. Organizācija glabā dokumentētu informāciju kā pierādījumu: — neatbilstības būtībai un jebkādām turpmākām veiktajām darbībām, — korektīvo pasākumu rezultātiem. A.10.3. Pastāvīgi uzlabojumi Organizācija pastāvīgi uzlabo vides vadības sistēmas piemērotību, atbilstību un efektivitāti, lai nodrošinātu labāku veikumu vides jomā.