Kiek tai susiję su prašymu leisti susipažinti su dokumentais, kuriuose išsamiai nurodoma, kaip ir kada kiekvienos valstybės narės Parlamento nariai įvairiais laikotarpiais panaudojo savo bendrosioms išlaidoms padengti skirtas išmokas, iš 2008 m. gegužės 19 d. ir liepos 9 d. Europos Parlamento biuro sprendimų, kuriais nustatytos Europos Parlamento narių statuto įgyvendinimo priemonės, 25 ir 26 straipsnių matyti, kad Parlamento nariams kas mėnesį mokama nustatyto dydžio išmoka, viešai žinoma suma, suteikiama pagal kadencijos pradžioje pateiktą prašymą. Atsižvelgiant į fiksuotą bendrosioms išlaidoms padengti skirtų išmokų pobūdį, Europos Parlamentas neturi jokio dokumento, kuriame išsamiai būtų nurodyta, kaip ar kada Parlamento nariai panaudojo minėtas išmokas. Taigi Europos Parlamentas neturi nagrinėjamos informacijos ir dėl to negali atskleisti šiuo klausimu prašomų dokumentų.

Šiuo klausimu neįmanoma atskirti nagrinėjamų duomenų, kurie patenka į privačią ar viešąją erdves, nes asmens duomenų, kaip jie suprantami pagal Reglamento Nr. 45/2001 2 straipsnio a punktą, sąvoka ir duomenų, susijusių su privačiu gyvenimu, sąvoka neturi būti painiojamos. Tai, ar gali būti pažeisti Parlamento narių teisėti interesai, taip pat negali turėti įtakos nagrinėjamų duomenų priskyrimui prie asmens duomenų. Taip pat tai, kad su atitinkamais asmenimis susiję duomenys glaudžiai siejasi su viešai prieinamais duomenimis apie šiuos asmenis, visų pirma dėl to, kad jie pateikiami Parlamento interneto svetainėje, ypač kalbant apie Parlamento narių vardus ir pavardes, nereiškia, kad šie duomenys yra praradę asmens duomenų pobūdį, kaip tai suprantama pagal minėtą nuostatą. Kitaip tariant, nėra pagrindo nagrinėjamų duomenų nepriskirti prie asmens duomenų tik dėl to, kad tie duomenys susiję su kitais duomenimis, kurie yra vieši, neatsižvelgiant į tai, ar tų duomenų atskleidimas pakenktų atitinkamų asmenų teisėtiems interesams.

Atsižvelgiant į sprendimus, kuriais institucija atmeta prašymą leisti susipažinti su informacija, kurioje yra asmens duomenų, dėl to, kad tai informacijai taikoma Reglamento Nr. 1049/2001 dėl galimybės visuomenei susipažinti su Europos Parlamento, Tarybos ir Komisijos dokumentais 4 straipsnio 1 dalies b punkte nurodyta išimtis, susijusi su asmens privačiu gyvenimu ir neliečiamybės apsauga, šie asmens duomenys gali būti perduodami, tik jeigu duomenų gavėjas įrodo būtinybę juos gauti ir jei nėra priežasties manyti, jog juos perdavus gali būti pažeisti teisėti atitinkamo asmens interesai, kaip numatyta pagal Reglamento Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis ir laisvo tokių duomenų judėjimo 8 straipsnio b punktą, kurio institucijos turi laikytis, jei pateikiamas prašymas leisti susipažinti su dokumentais, kuriuose yra asmens duomenų.

Taigi iš pačios Reglamento Nr. 45/2001 8 straipsnio b punkto formuluotės matyti, kad joje asmens duomenų perdavimas siejamas su dviejų kumuliacinių sąlygų tenkinimu. Atsižvelgiant į tai, visų pirma tas, kas prašo perduoti tokius duomenis, turi įrodyti tokio perdavimo būtinybę. Jei tokių įrodymų pateikiama, atitinkama institucija turi patikrinti, ar nėra priežasties manyti, jog atitinkamu perdavimu galėtų būti pažeidžiami teisėti atitinkamo asmens interesai. Taigi pagal minėtą nuostatą reikalaujama, kad institucija, kuriai pateiktas prašymas, pirmiausia įvertintų būtinybę, t. y. proporcingumą, perduoti asmens duomenis, atsižvelgiant į prašymą pateikusio asmens siekiamą tikslą, ir tam, kad būtų įvykdyta sąlyga dėl būtinybės, numatyta Reglamento Nr. 45/2001 8 straipsnio b punkte, kuris aiškintinas siaurai, reikia įrodyti, kad asmens duomenų perdavimas yra iš visų galimų priemonių tinkamiausia priemonė prašymą pateikusio asmens užsibrėžtiems tikslams pasiekti ir kad ji yra proporcinga šiam tikslui, dėl to prašymą pateikęs asmuo įpareigotas pateikti aiškių ir pagrįstų pateisinimų šiuo klausimu.

Šiuo klausimu pažymėtina, kad, jeigu, siekiant įrodyti būtinybę perduoti atitinkamus duomenis, nurodomi įvairūs tikslai, pavyzdžiui, užtikrinti visuomenės teisę į informaciją ir skaidrumą, kurie yra suformuluoti pernelyg plačiai ir bendrai, negalima kaltinti atitinkamos institucijos dėl to, kad, atsižvelgdama į minėtus tikslus, ji nepadarė išvados, kad implicitiškai įrodyta, jog egzistuoja būtinybė perduoti tokius asmens duomenis. Priešingu atveju, institucija, remdamasi bendrais argumentais, susijusiais su viešu interesu atskleisti asmens duomenis, turėtų daryti išvadą, jog būtinybė perduoti šiuos duomenis implicitiškai įrodyta. Be to, noro pradėti viešą diskusiją nepakanka, kad būtų galima įrodyti būtinybę perduoti asmens duomenis, nes toks argumentas susijęs tik su prašymo leisti susipažinti su dokumentais tikslu. Automatiškai negalima teikti pirmenybės skaidrumo tikslui, palyginti su teise į asmens duomenų apsaugą.

(žr. 69–76, 90, 91 punktus)