AUDITO RŪMŲ PASTABOS KOMISIJOS ATSAKYMAI

Patikinimo pareiškimą patvirtinanti informacija

Sąskaitų patikimumas

20. Laikinos sąskaitos buvo persiųstos per vėlai – 2004 m. birželio 22 d. (25). Tą dieną jos buvo neužbaigtos (26). Galutinės sąskaitos privalo būti pateiktos vėliausiai iki 2004 m. spalio 15 d. (27). Šios sąskaitos, kartu su finansinio valdymo ataskaita (28), pirmą kartą buvo paskelbtos Europos Sąjungos Oficialiame leidinyje. Patikinimo pareiškimo II punkto pastabos pagristos šiais gautaisiais duomenimis.

21. Išleistuose, bet dar nepadengtuose susigrąžinimo pavedimuose įsakymuose esanti 27,5 mln. eurų suma 2003 m. pabaigoje neatspindi visos gautinų sumų vertės. 21.

a) Paraiškos, susijusios su projektais (grąžintini avansai, reikalavimų neatitinkančios išlaidos ir pan.) nėra registruojamos Komisijos centrinių tarnybų ar delegacijų. Pastarosios kaip pajamas (neigiamus mokėjimus) dažnai tiesiog įrašo sumas, kurias trečiosios šalies debitoriai iš tiesų grąžino. Be to, kadangi nėra jokių procedūrų į sąskaitas nepatenkančioms paraiškoms stebėti, Komisija negali kiekybiškai įvertinti, kokia faktinio įsiskolinimo suma bus pasiekta projektuose 2003 m. pabaigoje (29); (a) Advances to be recovered are monitored, and this matter is the subject of a chapter in the management report. Careful analysis and monitoring of advances in 2003 enabled EUR 56.2 million to be recovered. From 1 January 2005, accruals-based accounting will make it possible to establish provisions for potential recovery orders.

b) Iš 400 milijonų eurų neapmokėtų avansų per daugiau kaip 18 registravimo mėnesių Komisija nenurodė nepagristų sumų, kurios turi būti grąžintos ar sumokėtos, bendrosios vertės. Todėl Audito Rūmai negali nustatyti, kokia avansų dalis turi būti grąžinta ir įtraukta į skolą. (b) The Commission would underline the efforts made in 2003. A considerable amount of work was directed towards identifying recoveries of advances and there is very close monitoring of the action to be taken as regards the recoveries.

22. Lėšos, pervestos EIB 2003 m. (209 milijonai eurų), o kitoms tarptautinėms institucijoms ankstesniais metais, kuriuos šios struktūros dar ne visiškai sunaudojo, nepateikiamos buhalterinio balanso aktyve. 22. The Commission considers that these movements reflect payments to external agents acting on behalf of the Commission. As such, the Commission considers them to be genuine payments and not mere internal treasury movements between accounts controlled by the EDF Accounting Officer. The Commission would also point out that details of the amounts outstanding on these transactions at 31 December 2003 are shown in Table 4.2.3 in the Financial Implementation Report. From 2005 onwards, following the introduction of accruals-based accounting, such transactions (pre-financing paid to intermediaries) will be shown as an asset in the balance sheet, in accordance with the provisions of Article 135(3) of the 9th EDF Financial Regulation.

23. Laikydamasi ankstesnių Audito Rūmų pastabų, Komisija 2003 m. apskaitė, kaip panaudojami į šalių naudos gavėjų vietines sąskaitas pervesti STABEX fondai. Vietinius išmokėjimus iš šių sąskaitų vis dar turi patvirtinti delegaciją (žr. 63-68 punktus). Kaip ir 2003 m. pabaigoje, Komisijos gauta informacija iš AKR valstybių vis dar buvo neišsami. Audito Rūmai mano, kad net gavusi ne visus rezultatus, Komisija turėtų įtraukti juos į savo ataskaitą dėl finansinio valdymo, o detales pateikti priede prie ataskaitų dėl finansinio įgyvendinimo. 23. The Commission has collected data for 80 % of the countries concerned, covering 97 % of the total amount of Stabex funds in the 7th and 8th EDFs. The Commission intends to include the relevant information related to the Stabex local account in an inventory. The local accounts, although the Commission must co-sign in order to use them, are not the Commission's property. This detailed inventory is therefore to be included in the ‘Report on Financial Management’. Following the recommendation of the Court, a note on this issue is included in the balance sheet for the financial year 2003.

Ūkinių operacijų teisėtumas ir tvarkingumas

24. Patikinimo pareiškimo III punkte pateiktos pastabos yra pagrįstos EPF priežiūros sistemų ir patikrų analize, ūkinių operacijų imties tyrimu, metinės veiklos ataskaitos analize, taip pat EuropeAid generalinio direktoriaus deklaracija. Toliau pateikiamos pagrindinės išvados.

Priežiūros sistemų ir patikrų analizė

Priežiūros sistemų ir kontrolės gerinimas Komisijoje

Vidaus kontrolės standartų įgyvendinimas

25. Per 2003 m. EuropeAid, kuri atsakinga už EPF įgyvendinimą, toliau įgyvendino įvairius vidaus kontrolės standartus, priimtus Komisijos 2001 m. Juos vienu metu įgyvendina delegacijos ir Komisijos buveinė lygiagrečiai decentralizacijos procesui, kuris nebus užbaigtas anksčiau nei iki 2004 m. pabaigos. Centrinėse tarnybose Audito Rūmai gali pateikti šias išvadas, kurios iš esmės pagristos įvairių Komisijos tarnybų įgyvendintų vidaus kontrolės standartų analizės rezultatais.

26. Kiekvienas generalinis direktoratas turėjo įdiegti reikiamas priežiūros priemones, o ypač, kur reikia, operacijų imties ex-post nagrinėjimą. Ex-post finansinio valdymo kontrolės padalinys EuropeAid buvo įsteigtas tik 2003 m. Jo pagrindinės užduotys – aptikti klaidas, pasitaikančias finansiniame valdyme bei vidaus kontrolės sistemose, ir pasiūlyti priemones aptiktiems trūkumams ištaisyti. Atitinkamai buvo atlikta išsami maždaug 1 800 rizikingų operacijų ex-post apžvalga. Ji buvo susijusi su susigrąžinimo pavedimais, grąžintinomis neapmokėtomis sumomis, nepadengtais avansais, garantijomis ir užstatais. Ex-post apžvalgos padalinio padarytos išvados apėmė pastabas dėl nepadengtų avansų ir grąžinimų patikrų. Daugiau nei 400 milijonų eurų avansų, neapmokėtų ilgiau nei 18 mėnesių, buvo registruoti ryšium su EPF projektais. Be to, įvairių atsakingų tarnybų buvo paprašyta spręsti klausimą dėl 27,5 milijonų eurų, kuriuos dar reikia sugrąžinti. 26. Advance payments are a normal and regular means of ensuring the effective implementation of many aid projects and are monitored.

27. Priežiūros priemones papildo ex-ante kontrolės padalinys, įsteigtas kaip tarpinė atsargos priemonė. Vidaus kontrolės standartai nereikalauja tokio padalinio. Jis pradėjo dirbti 2003 m. birželio mėn. EPF patvirtinimo tarnyboje ir ištyrė 540 iš visų 5 261 operacijų (tiek įsipareigojimų, tiek mokėjimų). Pagal ex-ante procedūrą nebuvo aptikta jokių reikšmingų klaidų.

28. Be šių dviejų padalinių yra ir kita veikla, susijusi su operacijų priežiūra, tokia kaip patikros lapų įsipareigojimams ir mokėjimams parengimas, susitikimai tarp padalinių ir audito vizitai delegacijose. Iš esmės, priežiūra dabar yra platesnio pobūdžio nei pirma, tačiau vis dar nesuderinta. Siekiant padaryti ją efektyvesnę, būtinas koordinavimas – tai leistų nustatyti, kokio tipo patikros apima vieną ar kitą ūkinių operacijų teisėtumo ir tvarkingumo aspektą. 28. EuropeAid continues to work towards strengthening and rationalising the measures already put in place. To that end, harmonisation (financial guide, centralised ex-post checks, checklists, etc.) was carried out in 2004.

29. Vadovaudamasi vidaus kontrolės standartais, EuropeAid išplėtojo vidaus audito gebėjimus. Kaip pasekmė ir EPF atžvilgiu 2003 m. delegacijų (vienas audito vizitas į Malį) ir buveinės darbo krūviai buvo įvertinti decentralizacijos kontekste, o patvirtinančio direktorato atžvilgiu – ir dėl pažangos, pasiektos įgyvendinant vidaus kontrolės standartus. Be to, buvo atliktas esminis darbas, leidęs nustatyti EuropeAid priežiūros sistemų ir patikrų pagrindinę riziką ir trūkumus. Audito Rūmai 2002 m. metinėje ataskaitoje pabrėžė kai kuriuos iš jų, ypač susijusius darbų, tiekimo bei paslaugų įvykdymo patikrinimu, už kurį moka EPF. 29. The Commission is aware that the management of EDF credits involves some risks. Setting up improved control and monitoring systems as well as regular audits helps to minimise those risks. In the context of the annual declaration by the Director-General, none of the weaknesses identified was regarded as material. As the Commission stated in its reply to point 30 of the Court's annual report for 2002, it considers that the set of control systems set up for the EDFs ensures the legality and regularity of the underlying operations. This system allows any weaknesses at local authority level to be remedied.

30. Kalbant apie ad hoc informaciją dėl valdymo, 2003 m. buvo įvestos 2002 m. pabaigoje parengtos ataskaitos dėl išorės paramos valdymo (EAMR) (30). Jos yra periodinis informacijos šaltinis, leidžiantis decentralizuotoms delegacijoms siųsti į buveinę būstinę svarbiausią informaciją apie įgyvendinimą, mokėjimus ir išorės auditus, susijusius su didžiausiais projektais. Buvo išsiųstas standartizuotas formatas, kuriuo naudojasi šios delegacijos. Tačiau 2004 m. kovo mėn. Komisija dar nebuvo gavusi visų EAMR, nors šias ataskaitas reikėjo pateikti iki 2004 m. sausio 31 d. Greta periodinės informacijos valdymo klausimais teikimo centrinėms tarnyboms, EARM yra vienas iš pagrindinių elementų generalinių direktorių metinei ataskaitai ir deklaracijai rengti. 30. External Assistance Management Reports are one of the information tools used in the management of external aid that devolved delegations send to the EuropeAid Directors responsible (authorising officers by subdelegation) and to the Directorates-General for External Relations and for Development. They constitute one of the information sources used by the Directors to draw up their activity reports for the Director-General. The EAMRs are not, however, used to prepare the annual report and declaration of the Director-General. The instructions given to the delegations state very clearly that producing an EAMR does not relieve a head of delegation from the responsibility for informing the Director concerned in good time of any problems or specific matters for which the Director is responsible as the authorising officer for the appropriations managed by the Delegation.

31. Kalbant apie pranešimus dėl pažeidimų, kurie yra vienas iš vidaus kontrolės standartų, 2003 m. OLAF buvo persiųsta informacija apie tris įtariamo sukčiavimo atvejus, susijusius su EPF (Siera Leonėje, Papua – Naujojoje Gvinėjoje ir Dominikos Respublikoje). Delegacijos, būdamos arčiau naudos gavėjų, labiau nei centrinės tarnybos susiduria su pažeidimų atvejais ir yra geriau apie juos informuotos. Todėl Komisija privalo ir toliau užtikrinti, kad personalas suvoktų šiuos klausimus. Veiksmų planų įgyvendinimas 31. In accordance with the internal control standards, delegations are informed of the procedure to be followed when detecting irregularities or suspected fraud, including the contacts to be made with OLAF. All new members of staff, and those about to be seconded to a delegation, attend compulsory courses to make them aware of the fight against irregularities. This course is also open to all other officials.

32. Be vidaus kontrolės standartų įgyvendinimo, Audito Rūmai taip pat išnagrinėjo veiksmų planus, skirtus priežiūros sistemoms ir patikroms stiprinti. Veiksmų planai buvo įvesti po EuropeAid generalinio direktoriaus 2002 m. metinės veiklos ataskaitos arba dėl jų buvo apsispręsta atsižvelgiant į reikalavimus, kurių laikytasi 2003 m.

33. Kalbant apie vidaus auditus, ad hoc paramą delegacijoms ir veikiantiems direktoratams teikia centrinių tarnybų padaliniai. Jie numatė standartines technines sąlygas, siekdami suderinti auditus, kuriuos dažniausiai atlieka išorės įmonės, kai tikrinami finansuojami projektai. Taigi 2003 m. buveinės auditų programa numatė maždaug 30 auditų, susijusių su EPF (jie buvo patikėti išorės auditoriams), – tai santykinai didelis skaičius, palyginus su ankstesniais metais. Nauja IT priemonė, CRIS auditas, buvo įdiegta 2003 m., tačiau veikė tik iš dalies; jis leidžia Komisijai stebėti išorės auditų planavimą ir įgyvendinimą. Tačiau, kadangi ši priemonė nėra susieta su finansinės informacijos sistema, negalima įvertinti auditų apimties. Galiausiai CRIS auditas bus įtrauktas į visų delegacijų audito veiklą. 33. Apart from the headquarters audit plan, altogether the plans of the delegations for 2003 covered 192 audits at 1 July 2004. Furthermore, the CRIS audit system was set up in 2004 for the EDFs. There is, however, already a system for reporting audits which includes the information on the audit (terms of reference, order form, mission, draft report, etc.) and the main findings of the auditors.

34. Nepaisant visų šių priemonių, vis dar sunku nustatyti, kokį papildomo patikinimo lygį išorės auditai suteikia EPF operacijų teisėtumui ir tvarkingumui. Audito išvadų peržiūra vis dar ne itin efektyvi, kadangi įvairios susijusios šalys labai plačiai panaudoja šiuos duomenis. Padarius pažangą techninių sąlygų standartizavime, dabar būtina užtikrinti tobulesnį audito išvadų tęstinumą. 34. The level of programming and follow-up of audits corresponds to that of the management of the project that is to be audited, which gives a better yield in terms of exploitation of results. The Commission agrees that progress is needed in following up the conclusions of audits which is why it introduced a follow-up reporting system in 2004.

35. 2 priemonė, kuri sutinkama generalinių direktorių 2001 m. metinės veiklos ataskaitų bei deklaracijų suvestinėje, numatė su išorės parama susijusios rizikos analizę. Šią riziką aprašantį darbinį dokumentą Komisija parengė 2003 m. (31). Analizė ir jos rekomenduojamos priemonės atsižvelgia į įvarius būdus, kuriais įgyvendinama išorės parama, t. y. į centralizuotą, decentralizuotą ir bendrąją. Šis veiksmingas rizikos analizės ir valdymo metodas dabar turi būti taikomas kiekvienam paramos instrumentui bei projekto tipui, siekiant padėti stiprinti priežiūros sistemas ir patikras. 35. The Commission will take account of the Court's comments.

36. Už finansinio valdymo ex-post kontrolę atsakingas padalinys 2003 m. įgyvendino specialų veiksmų planą, taip siekdamas sumažinti neapmokėtus susigrąžinimus, kurių susikaupė 27,5 milijonų eurų – iš projektų, kuriuos trečiosios šalys skolingos EPF. Pastaroji priemonė leido padalinti atsakomybę už grąžinimų šioje srityje inicijavimą tarp EPF patvirtinančio pareigūno ir apskaitos pareigūno. Ji išryškina koordinavimo tarp EPF patvirtinančio pareigūno ir apskaitos pareigūno stoką, taip pat sunkumus, su kuriais susiduria Komisija, taikydama skolas ir grąžinimus reglamentuojančias nuostatas. Be to, nebuvo priimta jokia veikimo procedūra, skirta padengti naujiems susgrąžinimo pavedimams, kurie atsiras 2003 m. ir paskesnių finansinių metų projektų atžvilgiu. 36. In 2003, following the adoption of the specific plan, the services of the authorising officer and the EDF accountant set up a system for following up recovery orders which enabled considerable progress to be made despite the particular difficulties affecting recovery under the EDF, due in particular to the legal requirements and to the functioning of the OLAS computer system. With better coordination and cooperation between the two services, progress was also made with creating new operating procedures for OLAS to facilitate the follow-up and settlement of recovery orders. The setting-up in 2004 of an ex-post transaction control system within EuropeAid will allow the problems of recovery orders to be dealt with in a broader, integrated context of controls that supplement the regular recovery activities carried out by authorising officers by subdelegation. The devolution process, which brings management closer to the work in the field, should also make the management of recovery orders more efficient.

Apskritai gerai sumodeliuotos priežiūros sistemos ir patikros AKR valstybėse

37. EPF priežiūros sistemos ir patikros pagristos partneryste tarp AKR valstybių ir Europos Komisijos. Sutarčių ir mokėjimų atveju pagrindiniai partneriai yra nacionaliniai patvirtinantys pareigūnai (finansų ministras ar užsienio reikalų ministras) ir delegacijos vadovas, kuris pasikliauja patikromis, atliktomis kitų šalių, tarp jų AKR valstybių pramonės ministerijų, programų valdymo padalinių, projektų finansuojamų inspekcinių vizitų, taip pat techninių asistentų ir išorės ekspertų, tokių kaip privataus sektoriaus inžinieriai konsultantai ir auditoriai.

38. Audito Rūmai atliko auditus vietoje šešiose AKR valstybėse (Kenijoje, Malyje, Mauritanijoje, Senegale, Papua – Naujoje Gvinėjoje ir Salomono salose), siekdami ištirti EPF priežiūros sistemas ir patikras. STABEX atžvilgiu Audito Rūmai taip pat vietoje ištyrė galutinių mokėjimų imtį iš vietinės sąskaitos, gavusios lėšas, skirtas STABEX programų naudos gavėjams.

39. Sutarčių ir mokėjimų priežiūros sistemos ir patikros aplankytose AKR valstybėse apskritai buvo gerai sumodeliuotos. Nustatyti tik keli atvejai, kai nebuvo laikomasi atitinkamų teisės aktų.

40. Mokėjimų priežiūros sistemų ir kontrolės veikimo atžvilgiu nacionaliniai patvirtinantys pareigūnai, kurie pagal Kotonu sutartį yra atsakingi už EPF išlaidų patvirtinimą ir padengimą, ne visada patikrindavo, ar jie patys arba kitos šalys teisingai vykdė pagrindinę sąskaitų-faktūrų kontrolę. Todėl kai kurie pagrindiniai kontrolės elementai liko neįvykdyti, pvz.: nebuvo užtikrinta, kad darbai, tiekimas ar suteiktos paslaugos atitiktų susijusias sutartis, ir kad būtų laikomasi sutarčių finansinių sąlygų (dėl kainos patikslinimo, garantijų adekvatumo, teisingo keitimo kurso taikymo, dalies sutarties apmokėjimo eurais, o ne vietos valiuta ir pan.). Todėl delegacijų vadovai, atsakingi už pritarimą mokėjimų patvirtinimams, raginami atitaisyti šiuos nacionalinių patvirtinančių pareigūnų trūkumus. Tačiau kai kuriais atvejais jie nepatikrino šių pagrindinių kontrolės elementų patikimumo, inter alia, nepažvelgė, kaip naudos gavėjai panaudojo STABEX fondus. 40. In most ACP countries, the EDF finances the implementation of support programmes for national authorising officers in order significantly to increase their monitoring control capacity. As part of the devolution process, the delegations have been strengthened to allow them to shoulder their full responsibilities.

41. Vienas teigiamas žingsnis yra tai, kad decentralizuotos delegacijos, patvirtindamos savo mokėjimus, dabar naudoja patikros lapus. Patikros kartais pažymimos, kaip atliktos ir neturinčios nukrypimų, nors iš tiesų taip nėra (pvz., rangovas neturi galiojančios banko garantijos). 41. The use of checklists was set up and formalised in 2002. The Commission is working on controlling the quality of use of the checklists, whilst inspection visits and training for officials have been organised.

42. Projektų išorės auditų išvadų ir rekomendacijų peržiūra skiriasi ir yra ribota dėl nuolatos vėluojančių auditų ataskaitų, taip pat dėl administracinės paskirties, kurią jiems dažnai priskiria delegacijos: pernelyg dažnai audito ataskaitos naudojamos tiesiog kaip patvirtinantys dokumentai projektui užbaigti ar tolesniems mokėjimams į avansinę sąskaitą atlikti, tačiau nepriverčia padaryti reikiamųs patikslinimus. 42. The Commission would point out that: (1) A large number of financial audits relating to programme estimates are in fact carried out at the end of an action as they are a prerequisite for the final payment. (2) The financial audits of grant contracts are ordered by the beneficiary of the contract in accordance with the detailed rules set out in the contracts (see also reply to point 34).

43. STABEX atžvilgiu Komisija įstūmė save į situaciją, kur nebegalėjo patikrinti visų fondų panaudojimo, kadangi, priešingai pataisytos Lomé konvencijos 212 str. nuostatoms, toleravo nacionalinių patvirtinančių pareigūnų nesugebėjimą apskaityti jų panaudojimą. Panašiai Audito Rūmų atlikti audito vizitai patvirtino, kad vietos bankų sąskaitos, į kurias buvo įmokami STABEX fondai, buvo naudojamos be delegacijos vadovo leidimo (Kenijoje ir Mauritanijoje) arba leidus perkelti fondus tuomet, kai delegacijos vadovas nebuvo įtrauktas į banko naudojamą patvirtintų parašo teisę turinčių asmenų, pasenusį, sąrašą (Senegale). 43. Article 212 provides for a report by the national authorising officer on the use of funds by beneficiary countries. The flow of data received by the Commission was not uniform. For that reason, and on the basis of the Court's recommendations, a comprehensive inventory was launched in 2003 in order to carry out a complete survey of these funds.

Išvada dėl priežiūros sistemų ir patikrų

44. EPF skirtos priežiūros sistemos ir patikros apima platų mechanizmų ir tikslų spektrą. Šių sistemų ir patikrų atnaujinimas prasidėjo 2003 finansiniais metais. Reikės palaukti, kol jos bus konsoliduotos, kad būtų galima įvertinti jų tikrą įnašą į ūkinių operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Tačiau dabar reikia labiau koordinuoti veiksmus – tai leistų užtikrinti, jog patikros neatliekamos du kartus, o svarbios rizikos sritys užtikrintos, ypač tos, kurios sąlygoja Audito Rūmų nurodytus trūkumus. Todėl delegacijose reikės taikyti visas įvairių Komisijos inspektorių nurodytas kontrolės priemones bei pateiktas išvadas. STABEX fondų srautai taip pat turi tapti atitinkamo lygmens vidaus kontrolės objektu. 44. Following these inventories, the Commission is drafting more specific and more detailed guidelines for the utilisation of the Stabex funds in order to ensure better monitoring of the use by beneficiary countries of the funds still available.

Operacijų auditas

45. Remiantis dokumentais, prieinamais Komisijoje Briuselyje ir, kur taikytina, – delegacijose AKR valstybėse, buvo ištirta 49 mokėjimų imtis. Be to, kiti 37 mokėjimai, tarp jų atitinkami bendrieji ir individualūs įsipareigojimai, buvo vietoje ištirti šešiose pasirinktose AKR valstybėse, siekiant nustatyti, kaip veikia priežiūros sistemos ir patikros, ypač dokumentuose apie įvykdytus darbus, tiekimą ir paslaugas.

46. Tiesioginei biudžeto paramai (žr. 19 punktą) pagal EPF teisinę tvarką suteikiama daug erdvės interpretavimui ir išimtims. Dar daugiau, ūkinių operacijų teisėtumo ir tvarkingumo patikros tik patikrina, kad susijusios sąlygos buvo įvertintos tinkamai. Pirminiai įvertinimai, kurie atliekami priėmus finansinius įsipareigojimus, nėra pakankamai formalizuoti kiekvieno iš Kotonu sutarties 61 str. 2 d. nurodytų kriterijų atžvilgiu. Tokio pobūdžio formalizavimas yra iš esmės svarbus, ypač valstybės finansų valdymo skaidrumo, patikimumo ir efektyvumo atžvilgiu, antraip vėliau nebus galima spręsti, ar valdymas pagerėjo – o tai būtina sąlyga tolesnei paramai gauti. Papildomų lėšų išmokėjimo kriterijai daugiausiai susideda iš makroekonominių rodiklių, kurie suteikia tik dalį informacijos apie valstybės finansų valdymą. 46. As regards the adoption of financial commitments, the Commission proposals for financing submitted to the Member States systematically include an assessment of the macroeconomic situation and public finances which, based on the most recent data, analyses the themes and the issue concerned by the criteria in Article 61, paragraph 2. It is designed in principle to provide the information listed in paragraph 3.4 of the Guide for budget support issued in March 2002. It is also useful to restate the major principles governing the release of tranches of budget support: — for fixed tranches, a macroeconomic balance must prevail, verified by the existence of a programme with the Bretton Woods Institutions; — for performance or variable tranches, the indicators are different: indicators linked to results (reflecting the implementation of poverty reduction strategies), general budget performance indicators (implementation rates, payment periods, etc.); process indicators linked to sectoral reforms or the management of public finances. The Commission shares the Court's view of the importance of in-depth, rigorous monitoring of public finances in the countries benefiting from budget support. The public finance analysis framework, comprising 28 indicators and developed with other donors under the Public Expenditure and Financial Accountability project, was tested in a number of ACP countries in 2004 with a view to becoming operational in 2005. Lastly, since 2003, the headquarters of EuropeAid has developed a template for monitoring the management of public finances which allows the Delegations to present quarterly reports on this subject.

Finansiniai įsipareigojimai

47. Remiantis Kotonu sutarties IV priedo 17 str. 2 dalimi, finansavimo susitarimas tarp Komisijos ir AKR valstybės ar valstybių turi būti sudarytas per 60 dienų nuo sprendimo, kurį priėmė sprendžiamoji Bendrijos struktūra. Kiek išnagrinėjo Audito Rūmai, vienintelis įrodymas, patvirtinantis finansavimo susitarimo sudarymą, yra faktas, kad susitarimą pasirašė abi šalys. Ištyrus daugiau nei šimtą naujų 2003 m. įsipareigojimų, t. y. beveik visų tais finansiniais metais apmokamų finansinių įsipareigojimų imtį, pasirodė, kad tik 82 % buvo paremti finansavimo susitarimu, pasirašytu per 60 dienų nuo pirminio sprendimo. Iš likusių 18 % tik 3 % (32) buvo pasirašyti nuo pirminio sprendimo praėjus daugiau nei 120 dienų. Ši situacija rodo pagerėjimą, palyginus su ankstesniais metais. Tačiau Komisija privalo parodyti, kaip ji ketina užtikrinti būsimų susitarimų sudarymą per 60 dienų. 47. Drawing up a financing agreement in 60 days does not mean that the agreement has been signed. However, the Commission acknowledges that by virtue of this rule diligence is required in implementing a financing decision. This in fact occurs in a large majority of cases, as the percentages quoted by the Court indicate. Some 99 % of financing agreements are signed by the Commission within 60 days. The rare exceptions are cases (involving in particular direct budget support) where it emerges after the decision is taken that the conditions for concluding the agreement are no longer fulfilled, so that to maintain sound financial management it is necessary to wait until they have been re-established before continuing with signing.

Individualūs teisiniai įsipareigojimai

48. Su individualiais teisiniais įsipareigojimais buvo susijusios kelios atskiros ir nesvarbios klaidos: 48.

a) sutarčių paramos garantijas apibūdina šie pakartotiniai pažeidimai: kai kurios garantijos nesuteiktos, o kitos ne visiškos arba suteiktos pasibaigus galutiniam terminui; (a) The Commission has taken steps to improve the monitoring of bank guarantees; a specific module relating to bank guarantees in OLAS has been developed and instructions sent to the delegations. The Commission would point out that the Court has not identified any negative financial impact due to that finding.

b) vis dar pasitaiko atvejų, kuomet dėl didelių tolesnių sutarčių pakeitimų faktinė galutinė suma viršijo įstatymu nustatytas pakeitimų ribas;

c) kai kurios delegacijos laikosi praktikos pasirašyti sutartis, nenurodydamos datos arba nereikalaudamos, kad rangovai ir nacionalinis patvirtinantis pareigūnas datuotų sutartis, kurias tvirtina. Dėl šio nukrypimo delegacijoms sunku užtikrinti, kad būtų taikomi reglamentai – juk pastarųjų taikymas tiesiogiai priklauso nuo sutarties pasirašymo datos (pvz., sunku patikrinti, ar nacionalinis patvirtinantis pareigūnas netvirtino sutarties, kol rangovas jam nepateikė veikimo garantijos). (c) The Commission notes that the signature of a delegation endorses a contract. The date of the endorsement therefore does not have the same contractual value as that of the signature of the contractors.

Mokėjimai

49. Su individualiais teisiniais įsipareigojimais susijusios kelios atskiros ir nesvarbios klaidos buvo: a) mokėjimai, kurie neatitiko sutarties sąlygų (dėl kainos, mokėjimo būdų, prekių tipo ir kiekio); b) kompensavimas už išlaidas, kurios neatitiko reikalavimų, kadangi nebuvo numatytos sutartyje; c) kompensavimas už išlaidas, kurių atžvilgiu sutartis aiškiai reikalavo pateikti patvirtinančius dokumentus, o pareiškėjas to nepadarė; d) mokėjimai už darbą, prekes ar paslaugas, kurių įvykdymui iš anksto nebuvo tinkamo pagrindo tvirtinti.

50. Kitos, dažnesnės klaidos buvo nustatytos įgyvendinimo procedūrose; tačiau jų galimą poveikį faktiniam mokėjimų turiniui sunku įvertinti (pvz., nustatyti, kiek susikauptų palūkanų už įsiskolinimus, susidarančius vėluojant tiekėjų mokėjimams). 50. The Commission considers that considerable progress has been made in the last few years in reducing payment delays. It believes that the efforts should be continued and the Court's recommendations adopted.

51. Ataskaitų rengimas pasibaigus sutartyse numatytiems galutiniams terminams – dažnas procedūros pažeidimas. Ten, kur šios ataskaitos yra susijusios su projektų įgyvendinimu, vėlavimas dažnai rodo projektų finansinio valdymo trūkumą. Audito sutarčių atveju pavėluotas audito ataskaitų parengimas žymiai mažina patvirtinančio pareigūno galimybę imtis efektyvių taisomųjų veiksmų ir peržiūros. Iš esmės tolesni mokėjimai turėtų priklausyti nuo šių ataskaitų. 51. As regards the submission of contract reports, it is for the contractors to supply them. The Commission makes every effort to receive them in time. The question of audit reports has already been dealt with in paragraph 42.

52. Kai kurie kiti nukrypimai, darantys poveikį darbui su tam tikrais mokėjimais ar pajamomis, užbaigia sąrašą sričių, kur EPF vidaus kontrolė turėtų būti stiprinama nedelsiant: 52.

a) mokėjimus iš vietinių STABEX banko sąskaitų, kurie nepasirodo Komisijos sąskaitose, visgi privalo drauge patvirtinti vietos delegacija ir nacionalinis patvirtinantis pareigūnas. Tačiau kai kurie iš šių mokėjimų delegacijos nebuvo pasirašyti;

b) banko palūkanos, gautos už kai kurių projektų grynų pinigų sąskaitas, nebuvo apskaitytos, net jei manoma jas priskirti prie atitinkamų projektų išteklių. Šis nukrypimas galėtų būti ištaisytas atliekant atitinkamą bankinį sutikrinimą. (b) In the case of a programme estimate, it is for the project accountant to enter bank interest in the accounts. External audits allow the Commission to check that accounts are being kept properly in this respect.

EuropeAid generalinio direktoriaus metinės veiklos ataskaita ir deklaracija

53. Metinės veiklos ataskaita ir deklaracija apima ir iš bendrojo biudžeto finansuojamą ir EPF veiklą, nors kiekvienai iš šių sričių taikomas skirtingas finansinis reglamentas. Ataskaitoje kai kuriais aspektais nurodomas EPF, tačiau nieko nesakoma apie kitus, todėl sunku spręsti, kiek konkretus aspektas ar išlyga gali ar negali paveikti EPF (pvz., 250 milijonų eurų sutartyse paveikė išlyga dėl NVO asociacijų). Siekdami, kad būsimos ataskaitos būtų lengviau suprantamos, Audito Rūmai norėtų metinėje ataskaitoje ir pačioje deklaracijoje matyti aiškiau pateiktą informaciją ir pastabas apie EPF. 53. The reserve does not affect the EDF inasmuch as all the actions covered by the food aid instrument are financed from resources coming from the Community budget. The annual activity report covers all the activities managed by the authorising officer by delegation and is not intended to provide a breakdown of those data by source of programme financing. The data and the assessment of the control system, as well as the declaration, concern the functioning of the system overall without distinguishing between the budget and the EDF. The report focuses rather on the concept of Activity (ABB) which goes beyond the strict Budget/EDF demarcation. Thus the Activity ‘Relations with the ACP States and the OCT’ covers operations financed by funds from the Budget and the EDF. It should also be noted that a breakdown of data by ABB Activity is provided in a specific section of the Report. The Commission will take account of the wishes of the Court, within the limits of the aims and the format of Annual Activity Reports.

54. Skolos, kurios dar bus nustatytos, ir teisingas STABEX fondų naudojimas atitinka sumą, kuri, labai tikėtina, yra esminė finansinės informacijos kokybės atžvilgiu. Todėl generalinis direktorius turėjo padaryti išlygą dėl šio poveikio (žr. 21 punktą). 54. Once transferred to the beneficiary countries, Stabex funds belong to them and have officially left EDF accounts. The subsequent use made of the funds by the beneficiary country therefore has no formal impact on EDF accounts.

55. Dėl nepilno STABEX inventorizacijos rezultatų pobūdžio (žr. 23 punktą) generalinis direktorius tuomet neturėjo visos reikiamos informacijos, kuri leistų deklaracijoje padaryti išvadą dėl išteklių panaudojimo konkretiems tikslams, sutinkamai su patikimo finansinio valdymo principu, ir dėl ūkinių operacijų teisėtumo ir tvarkingumo. 55. Stabex was an instrument for the rapid disbursement of funds and was designed to offset reductions in the export revenues from key agricultural products in the ACP countries. It disappeared with the entry into force of the Cotonou Agreements in April 2003. Thus the last transfers to be carried out concern funds which it had been decided in preceding years to transfer to the beneficiary countries that satisfied the eligibility criteria. No Stabex transfers took place in 2003. The annual declaration by the Director-General concerns 2003. The EDF accounts did not contain any information on the use made of Stabex funds by beneficiary States as, once the funds are transferred to the beneficiaries under the ‘Transfer Agreements’, they belong to those countries and have officially left the EDF accounts. Beneficiary States are required (see reply to paragraph 43) to report to the Commission on the use of these funds; it is then possible for the Commission, after informing the EC-ACP Council of Ministers, to defer the application of decisions on further transfers if the information supplied by the beneficiary State is not deemed satisfactory. On the basis of the information received from the beneficiaries in the past, the Commission has never actually done this. However, as there is no harmonised reporting system to ensure the uniformity of information received by the delegations, the Commission launched an inventory of the funds in 2003 in order to monitor the funds outside the accountings and consolidate all the information available.

Priežiūros sistemų ir patikrų veikimo pokyčiai

56. Tačiau anksčiau nurodytos pastabos turi būti įtrauktos į rodiklių lentelę, kad būtų galima įvertinti priežiūros sistemų ir patikrų veikimo pokyčius (žr. 4 lentelę ).

4 lentelė – 2003 m. EPF patikinimo pareiškimas (DAS): galimi su audito darbu susiję rodikliai 1. PAGRINDINĖS PASTABOS – BŪKLĖS RAIDA 2001 2002 2003 Pastabos Komisijos atsakymas Pastabos Taikytinos priemonės Pastabos Taikytinos priemonės 1.1 Stabex iždo valdymas Nepakankama kontrolė Ateityje susirašinėjimas su banku, susijusiu su akcijų pirkimu-pardavimu, bus saugomas Operacijos žymiai sumažėjo, tačiau sąskaitose aiškiai neparodytas nei su operacijomis susijęs pelnas ir nuostoliai, nei akcijų rinkos kaina finansinių metų pabaigoje Saskaitos turėtų aiškiai rodyti operacijų pelną ir nuostolius, taip pat akcijų rinkos kainą finansinių metų pabaigoje Sąskaitos rodo operacijų pelną ir nusotolius (kartais didelius) bei akcijų rinkos kainą finansinių metų pabaigoje Buvo taikytos būtinos priemonės 1.2 Paramos įgyvendinimas struktūrinės pertvarkos programomis Teisinė bazė nesuteikia galimybės vykdyti griežtą teisėtumo ir tvarkingumo kontrolę, nes sąlygiškumo principas ne visuomet yra griežtai taikomas FED reglamentuojantčiuose teisės aktuose nenumatytos išimtys šiuo atveju Kadangi trūksta informacijos apie viešųjų finansų valdymo kokybę AKR valstybėse, Audito Rūmai negali pasisakyti apie tiesioginės biudžetinės paramos panaudojimą Informacijos, susijusios su viešųjų finansų valdymu AKR valstybėse, gerinimas TKomisija pateikė daugiau informacijos apie tai, kaip ji vykdo viešųjų finansų valdymo priežiūrą AKR valstybėse, kaip antai savo ataskaitoje apie finasnų valdymą 2003 finansiniais metais Toliau gerinti šios svarbios temos viešą svarstymą 1.3 Su rizikos kapitalu susijusios operacijos, už kurias atsakingas EIB Palūkanos viršija Lomės konvencijos nustatytas palūkanas Mano, kad pasielgė teisingai; tačiau pasitarusi su EIB patikrins ar tesingai taikoma Lomės konvencioja Palūkanų normos aukštesnės už Lomės konvencijoje numatytas normas Tinkamas Lomės konvencijos taikymas Finansiniu reglamentu, taikomu 9 EPF, investicinio mechanizmo valdymo atsakomybė perkelta Europos investicijų fondui DAS kontekste Audito Rūmai šiuo klausimu nebeturi ką pridurti 1.4 Kainų peržiūros mechanizmai Sutartyse nenumatytos kainų peržiūros Komisija tai primins visoms delegacijoms, siekdama, kad šios klaidos nebepasikartotų Peržiūrėtosios kainos toliau taikomos be konkretaus sutartinio pagrindo Geriau formuluoti straipsnius, susijusius su kainų peržiūromis sutartyse, ir stiprinti jų kontrolę Kainų peržiūros straipsnių įgyvendinimas kelia paskirų problemų Toliau stebėti šį sutarčių įgyvendinimo aspektą 1.5 Tikrasis pirminių įsipareigojimų lygis Perviršis sąskaitose, nes neatsižvelgta į gražinimus Komisija dės pastangas pagerinti kontrolės procedūras Aiškiai neatsispindi sąskaitose, nes nepakankamai kruopščiai parengta, kad galima būtų atlikti išieškojimą Priemonės, skirtos užtikrinti įsipareigojimų vykdymo priežiūrą bei greitą jų kontrolę Komisija nuodugniai išnagrinėjo problemiškus neįvykdytus įsipareigojimus Ir ateityje reguliariai nagrinėti problemiškus neįvykdytus įsipareigojimus 1.6 Įvairių avansuojamų ir gražinamų sumų tvirtinimas Pastabų nėra Netaikoma Sąskaitose patikimai neatrspindėtos avansuojamos sumos ir susigražintinos sumos Pašalinti trūkumus Daugiau nei 18 mėnesių avansų (400 mln. eurų) tvirtinimas ir gražintinų sumų (27,5 mln. eurų) išieškojimas labai prastai apiforminti Tobulinti tvirtintinų avansų ir išieškotinų sumų konstatavimo, registracijos ir tolesnės priežiūros procedūras 1.7 Stabex fondų panaudojimo atsaskaitos ir galutinių mokėjimų kontrolė Stabex pervedimai ataskaitose pateikiami kaip mokėjimai, nors jie dar nepasiekė naudos gavėjų Pagerinti apskaitos informacijos kokybę Sąskaitose nėra informacijos apie Stabex fondų panaudojimą Pašalinti trūkumus, nes Komisijai tenka dalis atsakomybės dėl šių fondų panaudojimo Komisija negali patikrinti Stabex fondų panaudojimo (Lomės IV 212 str.), ir nebuvo atitinkamo leidimo banko pervedimams Gauti iš nacionalinių įgaliojimus suteikiančiųjų pareigūnų visas Stabex panaudojimo ataskaitas ir sustiprinti bankų perlaidų vidaus kontrolę 2. PRIEŽIŪROS SISTEMOS IR PATIKROS 2001 2002 2003 FINANSINIŲ AUDITŲ PERŽIŪRA Dažnumas (a) Dažnumas (a) Dažnumas (a) 2.1 Kontrolės taisyklės nepakankamai aiškiai apibrėžia sąlygų neatitinkančias išlaidas dažnai dažnai kartais 2.2 Audito ataskaitoje nėra aiškaii nurodyta nei audituojamų išlaidų apimtis, nei sąlygas atitinkančių ir neatitinkančių išlaidų sumos dažnai dažnai kartais 2.3 Nepapankamos išieškojimo priemonės išorės auditorių atskleistų sąlygas neatitinkančių išlaidų atveju dažnai dažnai dažnai VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS BRIUSELYJE Priežiūros sistemų ir patikrų įvertinimas (b) Priežiūros sistemų ir patikrų įvertinimas (b) Priežiūros sistemų ir patikrų įvertinimas (b) 2.4 Tikrasis vidaus kontrolės standartų parinkties, taikomos tikrinamoms operacijoms, panaudojimo lygis nėra B B/A VIDAUS KONTROLĖS SISTEMOS ŠEŠIOSE AKR ŠALYSE (33) (34) 2.5 Bendras konkursų įvertinimas nėra B B/A 2.6 Bendras mokėjimų įvertinimas nėra B B/A 2.7 Bendras auditų įvertinimas nėra B B 2.8 Bendras susigrąžinimų įvertinimas nėra C C 2.9 Bendras apskaitos įvertinimas nėra B B/A 2.10 Bendras įvertinimas visose aplankytose šalyse nėra B B (a) Dažnumas (paplitimas) retai kartais dažnai (b) Priežiūros sistemų ir patikrų įvertinimas A. Veikia gerai, reikia kelių nedidelių patobulinimų B. Veikia, bet reikia patobulinimų C. Neveikia, kaip numatyta

III SKYRIUS – ANKSTESNIŲ PASTABŲ PERŽIŪRA

EPF įtraukimas į bendrąjį biudžetą

Ankstesnių pastabų santrauka

57. Keliais atvejais Audito Rūmai pateikė pastabas dėl painumo ir sunkumų, įgyvendinant vienas paskui kitą sekančius EPF, ir nutarė, jog galimas sprendimas – įtraukti juos į biudžetą (35). Komisija įsipareigojo 2003 m. pateikti pranešimą apie EPF įtraukimo į biudžetą privalumus ir trūkumus (35). Jų įtraukimas į biudžetą, kurį jau seniai rekomenduoja Europos Parlamentas, padėtų Komisijai spręsti besikartojančias pereinamojo laikotarpio problemas, susijusias su naujų EPF įsteigimu; taip pat atsirastų galimybė nepertraukiamai įgyvendinti susitarimus, sudarytus su AKR valstybėmis. 57. The Commission does indeed consider that including EDFs in the budget would be a solution to the problems of transition between EDFs but points out that this is not the sole argument in its favour (standard procedures, budgetary transparency, dropping of the negotiation and ratification process, and all the time that takes). See the Commission reply to point 12.

Padėties raida

58. Komisija 2003 m. spalio 8 d. patvirtino komunikatą Tarybai ir Parlamentui „Visiškos bendradarbiavimo su AKR valstybėmis integracijos į ES biudžetą link“, kuriame išdėsto savo argumentus dėl įtraukimo į biudžetą. Visos susijusios šalys (ypač AKR valstybės) atidžiai svarsto šį klausimą. Europos Parlamentas jau pasisakė už ypač greitą EPF įtraukimą į biudžetą (žr. 2002 m. biudžeto įvykdymo patvirtinimo ataskaitos 42 punktą). 58. The Commission has suggested that EDFs be included in the budget on several occasions. In view of the enlargement of the EU and the decisions to be taken on the financial perspective 2007-2013, it would be particularly desirable to incorporate EDFs in the budget from 2007/2008.

AKR šalių aukščiausių audito institucijų dalyvavimas atliekamame EPF audite

Ankstesnių pastabų santrauka

59. Ankstesnių EPF valdymo tyrimų kontekste (36), Audito Rūmai, Parlamentas ir Taryba pabrėžė, kaip svarbu įsteigti ir palaikyti aukščiausias audito institucijas (AAI), kurios būtų stiprios, efektyvios ir nepriklausomos – AKR valstybėse tai galėtų pagerinti finansų valdymą, ypač iš EPF finansuojamų operacijų auditą. 59-60. Direct support for the Supreme Audit Institutions (SAIs) takes the form of projects not covered by the budget support financing agreements and also of one-off technical assistance operations financed from budget resources for institutional support (budget lines managed in accordance with EDF procedures) which, in each budget support financing agreement, supplement the funds allocated. The Commission has updated the information contained in Annex 6 and included the one-off operations referred to above. Direct support operations, irrespective of financing source, are ongoing in nine countries and being studied in seven others. — where direct support for an SAI is not provided by the Commission, it is often supplied by another donor following consultations in which the Commission is involved. — support for SAIs can also take an indirect form through the incorporation in the financing agreements on the budget support of conditions and/or process indicators to strengthen the status and resources of such institutions, — the Commission also intends, wherever possible, to involve SAIs in the public finance assessments. The Commission intends to present a proposal to systematise and better structure its support for SAIs. It would be delivered under the action plans stemming from the public finance reform programmes running in each ACP country and operated jointly with all the partners involved in the budget support, especially the Member States.

Padėties raida

60. Nurodžiusi, jog sutinka su šiuo požiūriu ir dirba ta pačia kryptimi, Komisija paskelbė, kad dėl šios srities naujumo ir politinio jautrumo taikysianti laipsnišką metodą (37). Atsakydama į Parlamento prašymą pateikti informaciją apie EPF finansavimą, skirtą AAĮ (38), Komisija ataskaitos dėl 2003 finansinių metų valdymo 5 priede pateikė 14 projektų sąrašą, kur būtent buvo teikiama parama valstybės audito struktūroms. Audito Rūmai pažymėjo, jog šie projektai neabejotinai reikšmingi, kadangi daugiausia skirti stiprinti finansų ministerijas, o kartais ir jų vidaus kontrolės struktūras. Tačiau tik vienas ar du projektai iš esmės skirti stiprinti AAĮ.

STABEX fondų stebėsena

Ankstesnių pastabų santrauka

61. Audito Rūmai kelis kartus skelbė pastabas apie STABEX fondus (39). Visose šiose pastabose Audito Rūmai pabrėžė, kad nevyko jokia tinkama sąskaitų stebėsena, leidžianti nustatyti, kada ir kaip šie fondai galiausiai buvo panaudoti. 61. As soon as Stabex funds are first transferred to the recipient countries, they become the property of those countries and are no longer included in the EDF accounts, although the Delegations continue to monitor their use closely. In 2003 the Commission produced an inventory of the funds in order to monitor them by a non-accounting procedure. Stabex has not existed since the 9th EDF and, as the FLEX instrument provided for in the Cotonou Agreement is fully compatible with the standardised EDF system, the problems identified by the Court will not occur again in the future (see Commission reply to point 68).

62. EuropeAid bendradarbiavimo tarnyba neseniai pakartojo, kad AKR valstybės galėtų naudoti STABEX fondus tik įvykdžiusios specialias sąlygas ir gavusios Komisijos sutikimą, o pastaroji turėtų imtis priemonių stebėti padėtį ir atsiskaityti (40). 62. On the basis of the analysis of the inventories on the use of Stabex funds at 31 December 2003 sent by the Delegations, more detailed and precise standard procedures and formats will be introduced before the end of the 2004 accounting year and will be fully operational by 2005.

Padėties raida

63. Komisija 2003 m. inventorizavo visus STABEX fondus, iki šiol pervestus į AKR valstybes ir likusius iš dalies nepanaudotus banko sąskaitose 2002 m. pabaigoje. Naudodama šią informaciją, kuri vis dar nebuvo išsami, pateikus galutines sąskaitas už 2003 m., Komisija pirmą kartą per daugelį metų galėjo apskaičiuoti sumą, kurios šalys naudos gavėjos dar nebuvo panaudojusios – apie 700 milijonų eurų. 63. On the basis of the information supplied (at 1 July 2004) by 80 % of the countries concerned which covers 97 % of total Stabex funds in the seventh and eighth EDFs, there was some EUR 700 million still to be committed by the beneficiary countries at 31 December 2003.

64. Nors fondai buvo pervesti šalims naudos gavėjoms ir formaliai nebepriklauso EPF sąskaitoms, Komisija lieka bendrai atsakinga už šiuos fondus ir toliau kontroliuoja jų tinkamą naudojimą, reikalaudama, kad jos įgaliotieji asmenys pasirašytų dėl galutinių mokėjimų. Rengdami patikinimo pareiškimą, Audito Rūmai išnagrinėjo šį specifinį Komisijos valdymo aspektą. STABEX fondai paprastai skiriami gamybos investiciniams projektams tokioje srityje, kurią paveikė mažėjančios pajamos iš importo – tuo grindžiamas sprendimas dėl pervedimo (41), tačiau kartais šie fondai bendru sutarimu naudojami paremti veiklą, nesusijusią su nagrinėjama sritimi (pavyzdžiui, 50 milijonų eurų tikslinė biudžeto parama Kenijai, skirta taip pat ir mokytojų atlyginimams išmokėti, finansuota iš kompensacijos už sumažėjusias pajamas iš šios šalies kavos eksporto). 64. In general, the bulk of Stabex resources were allocated to the target rural populations. In the case of Kenya and the last transfer of EUR 50 million earmarked for targeted budget aid, the measures are specifically aimed at the geographic areas affected by the fall in revenue that is the reason for the Stabex funds in question.

65. Iš esmės, STABEX fondų valdymo ir apskaitos stebėsenoje trūksta griežtumo, todėl Komisijai buvo taip sunku atgauti fondų apskaitos informacijos kontrolę. Pavyzdžiui, pajamos iš palūkanų už fondus kartais būdavo apskaitomos ir panaudojamos neteisėtai (ypač Papua – Naujoje Gvinėjoje ir Salomono salose, kur pajamos iš palūkanų buvo neįtrauktos į sąskaitas ir naudotos išlaidoms, kas visiškai nepaaiškinta). 65. Following the inventories completed in 2003, the Comission is drafting new, more precise and detailed guidelines for the utilisation of Stabex funds in order to improve monitoring and the use of unused funds. As regards the Court's comment on Papua-New Guinea and the Solomon Islands, the Commission has initiated an audit.

66. Iš tiesų, nuo pat pradžios Komisija kreipė per mažai dėmesio poreikiui užtikrinti minimalią tinkamo STABEX fondų naudojimo stebėseną. Komisijos delegacijos neturėjo jokio nuorodų ir jokių gairių, skirtų fondų stebėsenai. Partneriai turėjo įsipareigoti tik vienintelį dalyką – atsiskaityti už STABEX fondų panaudojimą; šio reikalavimo praktikoje ne visada buvo laikomasi ir greitai tapo aišku, kad šiuo atžvilgiu jis nėra adekvatus. 66. The comment of the Court of Auditors should be viewed in the context of the original purpose of Stabex and its totally decentralised management of funds as soon as they have been transferred to the countries. The initial aim of Stabex was to set up a rapid payment mechanism and a flexible system for directly compensating small producers for income lost in the preceding farm year. Although the reference framework was not always very exact in the case of Stabex funds owing to its very specific nature, it was always clear that the rules and procedures of the seventh and eighth EDFs also applied to Stabex. A number of Delegations and national Authorising Officers managed to use the instrument successfully.

67. Nepaprastai svarbu, kad dabar, kai Komisija vėl ima kontroliuoti šias operacijas, kurios tam tikrais atvejais pajudėjo iš vietos daugiau nei prieš dešimtmetį, ji drauge su partneriais priimtų bendrą strategiją, skirtą galutinai paskirstyti panaudotus fondus. Susitarusi dėl tinkamų teisinės tvarkos, Komisija galėtų numatyti panaudoti fondus taip, kad jie papildytų biudžeto paramą, kurią ji kitais būdais teikia valstybėms naudos gavėjoms. 67. The Commission will make every effort to ensure that all the funds are committed in respect of the beneficiary countries by the end of 2005; budget support will constitute a valuable means of achieving this wherever conditions allow.

68. Bet kuriuo atveju Komisijai reikės užtikrinti, kad panašios operacijos, vykdomos pagal Kotonu susitarimus (FLEX), būtų valdomos teisingai ir stebimos taip, kad ji galėtų per tinkamą laikotarpį įrodyti, jog šie fondai buvo tinkamai panaudoti. 68. The FLEX arrangements provide either for budget aid or, failing that, for additional resources for the programmable part (envelope A) of the 9th EDF. In both cases expenditure is included in the standardised accounting system of the 9th EDF and follows the relevant rules. The problems experienced with Stabex should not arise with FLEX.

IV SKYRIUS – PAGRINDINĖS PASTABOS, PATEIKTOS SPECIALIOSIOSE ATASKAITOSE, AUDITO RŪMŲ SKELBTOSE NUO PASKUTINIOSIOS BIUDŽETO ĮVYKDYMO PATVIRTINIMO PROCEDŪROS

Specialioji ataskaita Nr. 15/2003 dėl Europos plėtros fondo (EPF) finansuojamų mikroprojektų programų audito

69. Apie 2 % visos EPF paramos suteikiama per daugiametes mikroprojektų programas, kurios finansuoja nedidelius infrastruktūros projektus. Audito Rūmai ištyrė Komisijos centrinių tarnybų ir jos delegacijų šešiose AKR valstybėse (Ganoje, Madagaskare, Malavyje, Ugandoje, Zambijoje ir Zimbabvėje) valdymą ir kontrolę. Audito Rūmai taip pat patikrino, ar buvo pasiekti programų tikslai.

70. Pagrindiniai pastabos skirtos programų formulavimui, jų įgyvendinimui ir konkretiems rezultatams, pasiektiems atrinktose šalyse. Audito Rūmai teigiamai įvertino mikroprojektų programas, visgi atkreipdami dėmesį, kad: 70. The Commission welcomes the positive view taken by the Court of the multiannual microproject programmes.

a) Komisijos centrinės tarnybos neturėjo pakankamai informacijos apie šias programas ir nepateikė delegacijoms reikiamų gairių. Padalinių, valdančių programas AKR valstybėse, teisinis statusas ne visada aiškus. Programų įgyvendinimas per „programų sąmatas“ gali būti painus arba lėtas. Nors iš esmės valdymo ir kontrolės procedūros yra patenkinamos, trūkumai išlieka, o informacinės sistemos dažnai yra blogai sumodeliuotos ar blogai taikomos; (a) Although in the past the central services have encountered difficulties in monitoring microprojects more closely, they are endeavouring to play an increasingly important role in terms of thematic support and dissemination of good practice and are currently drawing up a general guide for microprojects. Whilst the legal status of the management units is not always clear, their main relations with the national Authorising Officer are nonetheless laid down in protocols or contracts. Projects requiring lengthy preparations can be slow as regards implementation and disbursement of funds but have the advantage of fostering better understanding of projects by local authorities, which then have a better insight into the spirit of the projects. The 9th EDF now includes adequate provisions for improving the reliability and effectiveness of the management of the ‘programme estimates’. The EuropeAid Cooperation Office has now finished drawing up a register of ongoing microprojects and those completed since January 2003.

b) nors tikslaus poveikio priemonių sunkumai yra nepakankamai įvertinami, tačiau mikroprojektų naudingumas bendruomenėms yra plačiai patvirtintas ir patikrinamas. Projektų tęstinumą įtakojančios sąlygos, regis, buvo įvykdytos, tačiau galimas vietos valdžios institucijų kaidų poveikis. (b) The Commission attaches considerable importance to strengthening institutional capacities at all levels with a view to promoting the sustainability of results. Local administrations and municipalities are encouraged as much as possible to support the process of ownership and the sustainability of results.

71. Vadovaudamiesi savo atliktu auditu, Audito Rūmai rekomenduoja, kad Komisija: 71. In its replies, the Commission agrees with the greater part of the Court's observations and recommendations and explains how it intends to implement the Court's main recommendations. The EuropeAid Cooperation Office plans to:

a) pagerintų savo centrinių tarnybų organizaciją, siekdama visapusiškiau panaudoti šią bendradarbiavimo formą; (a) play a greater support role;

b) suteiktų delegacijoms tikslias ir nuoseklias gaires, kurios būtų tinkamos mikroprojektams, vykdytų stipresnę valdymo sistemos kontrolę ir nustatytų jai geresnius teisinius pagrindus, kas leistų lengviau stebėti programų įgyvendinimą; (b) translate best practice into a detailed guide and ensure that programme management is more reliable and effective;

c) užtikrintų, kad programų įgyvendinimas leistų stebėti projektų ciklą, o terminų būtų laikomasi atsižvelgiant į prioritetinius gyventojų lūkesčius; (c) as far as possible, involve local authorities and municipalities in projects in order to improve efficiency and ensure that results are sustainable. The provisions of the Cotonou Agreement enable the decentralised stakeholders to play a more important role in this area;