[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 30.5.2007

KOM(2007) 274 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS EUROPOS PARLAMENTUI, TARYBAI IR EUROPOS AUDITO RŪMAMS

Komisijos 2006 m. pasiekimų valdymo srityje apibendrinimas

KOMISIJOS KOMUNIKATAS EUROPOS PARLAMENTUI, TARYBAI IR EUROPOS AUDITO RŪMAMS

Komisijos 2006 m. pasiekimų valdymo srityje apibendrinimas

1. ĮžANGA

Pateikdamas metinę veiklos ataskaitą, kiekvienas generalinis direktorius ir tarnybos vadovas kasmet atsiskaito Komisijos narių kolegijai, kaip vykdė savo pareigas.

Priimdama šį apibendrinimo dokumentą, Komisija prisiima politinę atsakomybę už savo generalinių direktorių ir tarnybų vadovų valdymą remdamasi minėtose ataskaitose nurodytais patikinimais bei išlygomis ir tuo pačiu pripažindama, kad būtina dėti daugiau pastangų siekiant pašalinti įvairius trūkumus. Šiuo dokumentu papildomas komunikatas „Politikos pasiekimai 2006 m.“, kurį Komisija priėmė 2007 m. vasario 28 d[1].

Šiame komunikate nurodoma, kaip Komisija atliko savo valdymo pareigas ir kokį patikinimą užtikrina jos vidaus kontrolės sistemos, taip pat apibendrinamos metinių veiklos ataskaitų išvados. Jame nagrinėjamos sritys, dėl kurių generaliniai direktoriai ir tarnybų vadovai pateikė išlygas, ir analizuojama, kaip šalinti pagrindinius trūkumus. Galiausiai, jame apžvelgiamos su metinėmis veiklos ataskaitomis nesusijusios problemos ir nagrinėjami daugeliui sričių svarbūs klausimai, kuriuos iškėlė Biudžeto generalinis direktorius, vidaus auditorius, Europos Audito Rūmai, biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucija arba nurodė Audito pažangos komitetas.

2. METINėSE VEIKLOS ATASKAITOSE PATEIKTI PATIKINIMAI

Išnagrinėjusi metines veiklos ataskaitas, ypač kiekvieno generalinio direktoriaus ir tarnybos vadovo pasirašytus pareiškimus, Komisija pažymi, kad visi įgaliotieji leidimus suteikiantys pareigūnai pateikė pakankamą patikinimą dėl tinkamo išteklių naudojimo (nors tam tikrais atvejais pateiktas sąlyginis patikinimas) ir dėl to, kad taikomomis kontrolės procedūromis užtikrinamas reikiamas pagrindinių operacijų teisėtumas ir tvarkingumas. Tai yra du pagrindiniai reikalavimai, kuriais grindžiami patikinimo pareiškimai.

Tuo pat metu įgaliotieji leidimus suteikiantys pareigūnai taip pat atskleidė likusius trūkumus ir atitinkamais atvejais pateikė išlygas. Šiame skyriuje nagrinėjamos pagrindinės su kontrole susijusios problemos, įskaitant išlygas, atsižvelgiant į biudžeto įgyvendinimo metodą.

Tam tikrais atvejais Europos Audito Rūmų patikinimo dėl kontrolės sistemų vertinimas skiriasi nuo atsakingų generalinių direktorių patikinimo. Tai iš dalies atspindi skirtingas nuomones dėl klaidų tipologijos bei poveikio ir dėl sistemų trūkumų vertinimo, iš dalies – skirtingą finansinių klaidų taisymo mechanizmų veikimo suvokimą, ypač to, kad atsakingosios Komisijos tarnybos taiko daugiametę sistemą, pagal kurią vienais metais padarytos klaidos gali būti aptiktos ir ištaisytos vėlesniais metais, o Audito Rūmai pagal Sutartį privalo teikti metinę nuomonę.

Visais atvejais, kai Europos Audito Rūmų ir generalinio direktoriaus nuomonės skiriasi, kitų metų metinėje veiklos ataskaitoje generalinis direktorius turės pateikti paaiškinimą.

2.1. Tiesioginis centralizuotas valdymas. Sudėtinga sistema – iššūkis Komisijos atsakomybei

Pagal pagrindinį aktą arba atitinkamą programą Komisija tiesiogiai administruoja didžiąją dalį vidaus politikos veiksmų. Nors tam tikros pažangos racionalizuojant 2007–2013 m. programas reglamentuojančius teisės aktus esama, daugelis programų įgyvendinamos laikantis sudėtingos teisinės sistemos, pagal kurią turi būti atlygintos naudos gavėjų faktinės reikalavimus atitinkančios išlaidos, o kiekvienoje programoje dalyvauja didelis naudos gavėjų skaičius. Dėl tokios teisinės sistemos Komisija, turinti išlaikyti poreikio užtikrinti pakankamą kontrolės lygį ir tokios kontrolės išlaidų pusiausvyrą, susiduria su sunkumais.

Keliose metinėse veiklos ataskaitose nurodomos Bendrijos paramos gavėjų klaidos arba netikslumai, atsiradę skaičiuojant personalo išlaidas ir priskiriant jas prie atlygintinų tiesioginių išlaidų. Be to, kai kurie generaliniai direktoratai nurodo, kad yra paramos gavėjų, negalinčių tinkamai pagrįsti šių personalo išlaidų ir dėl to susiduriančių su dideliais sunkumais. Šią nuolatinę problemą Komisija sprendžia dažniau naudodama vienkartines ir nustatyto dydžio išmokas visais atvejais, kai tai daryti galima pagal patikslintas finansines taisykles.

2006 m. Mokslinių tyrimų, Informacinės visuomenės ir žiniasklaidos, Įmonių bei Energetikos ir transporto generaliniai direktoriai pateikė išlygas dėl išlaidų atlyginimo reikalavimų pagal Mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros penktąją bendrąją programą (BP5) tikslumo. Tačiau Komisija pažymi, kad bendras finansinis klaidų poveikis yra ribotas atsižvelgiant į nustatytus reikšmingumo kriterijus ir kad su BP5 susiję mokėjimai jau baigiami.

Dėl Mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros šeštosios bendrosios programos (BP6) – Mokslinių tyrimų ir Informacinės visuomenės generaliniai direktoriai nurodė, kad po 2006 m. ex-post kontrolės negauta pakankamai įrodymų, daugiausia dėl to, kad per pirmąją programavimo laikotarpio dalį nebuvo bendrojo susitarimo dėl tokios kontrolės. Komisija neatidėliodama ryžtingai reagavo į šias dvi išlygas patvirtindama veiksmų planą, kuriame numatyta:

- padidinti darbuotojų, kuriems būtų pavesta atlikti ex-post kontrolę ir su ja susijusias užduotis, skaičių. 2008 m. metinėje politikos strategijoje nurodoma, kad 2007 m. bus perkelti 38 mokslinių tyrimų darbuotojų etatai siekiant sustiprinti ex-post kontrolės funkciją „mokslinių tyrimų“ direktoratuose, o 2008 m. galbūt bus sukurti dar 12 naujų etatų;

- visuose mokslinių tyrimų departamentuose įgyvendinti bendrą ex-post kontrolės strategiją ir metodologiją, įskaitant naująjį suderintą imčių atrankos metodą, kuriuo užtikrinama išsami daugiametė subjektų aprėptis taikant statistiškai patikimą atrankos metodologiją. Taikant šią strategiją didžiausias dėmesys bus skiriamas klaidų, kurias sistemingai daro pagrindiniai naudos gavėjai, aptikimui ir ištaisymui, tuo pat metu užtikrinant tinkamą tipinę audituojamų subjektų imtį;

- sustiprinti ex-post kontrolės koordinavimą ir integravimą su moksliniais tyrimais susijusiuose departamentuose, įskaitant bendrą auditą;

- dažniau atlikti ex-post kontrolę ir siekti vidinio ir užsakomojo darbo pusiausvyros. Komisija 2007 m. atliks 300 BP6 ex-post tikrinimų, palyginti su 45, kurie buvo atlikti 2006 m.;

- nustatyti reikalavimą, kad vadovai vykdytų sistemingesnę priežiūrą ir imtųsi priemonių po ex-post kontrolės rezultatų paskelbimo.

Audito pažangos komitetas taip pat paragino su moksliniais tyrimais susijusius generalinius direktoratus siekti paprastumo ir naudotis visomis galimybėmis taikyti nustatyto dydžio ir vienkartines išmokas įgyvendinant Mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros septintąją bendrąją programą (BP7).

Komisija primena, kad klaidos išlaidų atlyginimo reikalavimuose atsirado dėl sudėtingos teisinės sistemos, pirmiausia dėl reikalavimo, pagal kurį naudos gavėjai turi prašyti atlyginti faktines personalo išlaidas. Nors sustiprinta ex-post kontrolė palaipsniui leis dažniau ištaisyti padėtį, ypač susijusią su sistemingai daromomis klaidomis, nes audito išvados bus taikomos neaudituotiems projektams ir nustatomi delspinigiai, kai audituojamasis subjektas neištaisys tokių sistemingų klaidų, vis dėlto dėl minėto reikalavimo tebekils sunkumų vykdant mokėjimus pagal BP6.

Turėtų būti sudaryta galimybė mokėjimus pagal BP7 atlikti laikantis naujų sutartų procedūrų: prireikus bus pradėtas taikyti preliminarus naudos gavėjų (kai yra ne vienas naudos gavėjas) išlaidų metodologijos tikrinimas ir personalo išlaidų vidurkis, visais atvejais laikantis patikimo finansų valdymo principo. Be to, kartu su BP7 paramos gavėjų samdomais auditoriais bus taikomas principas „dėl procedūrų sutarta“, siekiant užtikrinti audito nuoseklumą ir suteikti Komisijai pagrindą spręsti dėl išlaidų atitikties reikalavimams ir taisyklėms; nebebus reikalaujama, kad tvirtintojai pateiktų nuomonę dėl išlaidų atitikties reikalavimams, tik faktinę informaciją, kurios pagrindu dėl išlaidų atitikties reikalavimams spręs Komisija.

2.2. Pasidalijamasis ir netiesioginis centralizuotas valdymas. Valstybių narių vaidmens stiprinimas

Pasidalijamasis valdymas ir netiesioginis centralizuotas valdymas yra siejami su skirtingais valdymo ir kontrolės lygiais. Komisija patikinimą gauna iš įvairių šaltinių, įskaitant nacionalinių institucijų patvirtinimą, metines įgyvendinimo ir kontrolės ataskaitas, valstybių narių arba Europos Audito Rūmų atlikto audito rezultatus ir, žinoma, pačios Komisijos atliekamą auditą.

Negavę pakankamo patikinimo, Regioninės politikos generalinis direktorius, Užimtumo, socialinių reikalų ir lygių galimybių generalinis direktorius bei Žemės ūkio ir kaimo plėtros generalinis direktorius pateikė išlygas dėl valdymo ir kontrolės sistemos trūkumų – daugiausia Jungtinėje Karalystėje, Ispanijoje, Švedijoje, Slovakijoje, Slovėnijoje, Latvijoje, Italijoje ir Graikijoje įgyvendinamose programose ar priemonėse, taip pat programose pagal INTERREG Bendrijos iniciatyvą. Bendra suma, susijusi su šių trijų generalinių direktorių pateiktomis išlygomis, nedidelė: pagrindinė problema yra ta, kad negautas sąskaitų patikimumo ir pagal jas atliktų tam tikrų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo patikinimas. Generaliniai direktoriai nusprendė pateikti išlygas dėl sistemingų trūkumų, susijusių su kai kuriais pagrindiniais valstybių narių valdymo ir kontrolės sistemų elementais. Jie pažymi, kad nurodytos problemos tęsiasi jau kelerius metus ir kad atsakingos institucijos nesiėmė Komisijos nurodytų taisomųjų veiksmų ir tai gali pakenkti Komisijos reputacijai.

Siekiant panaikinti ES biudžetui iškilusią finansinę riziką, parengti konkretūs problemų sprendimo veiksmų planai, pagal kuriuos nacionalinės institucijos turi imtis taisomųjų veiksmų. Prireikus, ypač tais atvejais, kai valstybės narės pačios nesiima taisomųjų veiksmų, būtinų Bendrijos mokėjimams keliamam pavojui pašalinti, bus taikomas finansinis koregavimas. Šis koregavimas tam tikrais atvejais gali būti atliktas remiantis kiekybiškai įvertinamų pažeidimų atskirose rinkmenose ekstrapoliavimu, kai tikėtina, kad tokie pažeidimai gali kartotis daugeliu panašių atvejų, arba kaip nustatyto dydžio koregavimas sistemingai besikartojančių trūkumų atveju. Tam tikrais atvejais jau buvo svarstoma sustabdyti mokėjimus, pradėtus ar vykdytus 2006 m. biudžeto vykdymo laikotarpiu.

Komisija mano, kad labai svarbu išspręsti problemą, susijusią su nepakankama pažanga Graikijoje diegiant integruotą administravimo ir kontrolės sistemą, dėl kurios išlygos teikiamos nuo 2002 m. 1995–2006 m. laikotarpiu šiai valstybei narei nustatytas 479 mln. EUR[2] finansinis koregavimas, kuriuo siekta pašalinti dėl nustatytų trūkumų atsiradusią finansinę riziką. Šios korekcijos bus taikomos tiek laiko, kiek bus laikoma tinkamu. 2007 m. kovo mėn. Komisija pateikė pasiūlymą iš dalies pakeisti Reglamentą dėl bendrosios žemės ūkio politikos finansavimo[3], kad būtų nustatytas efektyvesnis būdas, kuriuo remdamasi Komisija galėtų sumažinti arba sustabdyti tam tikrai valstybei narei skirtus mokėjimus, jeigu nustatomi dideli trūkumai arba jeigu tie trūkumai kartojasi. Su šiuo atveju susijusios nacionalinės institucijos parengė išsamų veiksmų planą, ir Komisija atidžiai stebės, kaip jis įgyvendinamas.

Komisija dėjo pastangas siekdama įgyvendinti vieno bendro audito metodą pagal pasidalijamąjį valdymą , kaip nurodyta Komisijos Veiksmų plano dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos pažangos ataskaitoje[4] ir metinėse veiklos ataskaitose. Pavyzdžiui, Komisija pagerino atsakomybės kontrolės srityje apibrėžtį ir sustiprino mokėjimo bei tvirtinančiųjų agentūrų vykdomą priežiūrą. Dėl struktūrinių fondų – Komisija ėmėsi priemonių, kuriomis siekiama skatinti audito standartų koordinavimą ir geriausios praktikos sklaidą. Remdamasi pirmojo Nyderlandų nacionalinio pareiškimo dėl ES lėšų panaudojimo Nyderlanduose pavyzdžiu, Komisija taip pat toliau rems įvairias šalių iniciatyvas skelbti pareiškimus dėl Europos Sąjungos lėšų naudojimo. Iš dalies pakeistame Finansiniame reglamente šiuo atžvilgiu nustatyta, kad valstybės narės atitinkamu nacionaliniu lygiu turi parengti metinį atlikto audito ir deklaracijų apibendrinimą. Žemės ūkio sektoriuje šis reikalavimas nustatytas dar 2006 m. sektorių teisės aktuose[5].

Atsižvelgdama į daugiametį struktūrinių fondų pobūdį, Komisija priežiūrą vykdo visą programavimo laikotarpį – nuo programų planavimo iki vykdymo užbaigimo. Todėl patikros atliekamos daugiamečiu pagrindu, o trūkumai nustatomi bei šalinami visu programavimo laikotarpiu, ir šiuo pagrindu vertinamas pakankamas patikinimas, kad išlaidos yra teisėtos ir tvarkingos. Pagal Veiksmų planą dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos daugiamečių koregavimo sistemų efektyvumas bus nagrinėjamas 2007 m.

Teisingumo, laisvės ir saugumo generalinis direktorius nustatė trūkumų kai kuriose Italijos valdymo ir kontrolės sistemose, o Švietimo ir kultūros generalinis direktorius aptiko trūkumų kai kurių nacionalinių agentūrų, dalyvaujančių netiesioginiame centralizuotame valdyme , darbe. Komisija giežtina priežiūrą. Pirmuoju atveju sustabdyti visi 2006 m. mokėjimai. Antruoju atveju Komisija pasinaudojo MOKYMOSI VISĄ GYVENIMĄ bei VEIKLAUS JAUNIMO programų nuostatomis ir nustatė naujas taisykles[6], reglamentuojančias nacionalinių agentūrų skyrimą bei jų skyrimo atšaukimą, nacionalinių institucijų ex-ante metinius patikinimo pareiškimus ir „vieno bendro audito metodu“ grindžiamą kontrolę bei auditą. Be to, nacionalinėms agentūroms bus pateiktos geresni nurodymai ir organizuojamas specialus mokymas. Tikimasi, kad paprastinimo priemonėmis, pavyzdžiui, dažniau naudojant nustatyto dydžio išmokas, bus sumažinta klaidų rizika.

Siekdama pašalinti minėtus trūkumus, Komisija vykdys didesnę nacionalinių agentūrų priežiūrą, grindžiamą didesne nacionalinių institucijų, administruojančių ES lėšas pagal netiesioginio centralizuoto valdymo metodą, atsakomybe, taip pat vieno bendro audito metodu, taikomu atliekant kontrolę ir auditą.

2.3. Bendras Komisijos ir tarptautinių organizacijų valdymas

Dėl tarptautinėms organizacijoms pavestų valdymo užduočių: struktūriniai susitarimai su tarptautinėmis organizacijomis, ypač 2003 m. balandžio mėn. Komisijos ir Jungtinių Tautų (JT) sekretoriato pasirašytas Finansinis ir administracinis pagrindų susitarimas, prie kurio vėliau taip pat prisijungė kai kurios specializuotos agentūros, – tai stabilus bendro valdymo pagrindas. Tebevyksta darbas, kuriuo siekiama patikslinti kai kurias specifines nuostatas.

EB finansavimo, vykdomo taikant šį mechanizmą, lygis auga, todėl Komisija stiprina kartu su Jungtinių Tautų agentūromis administruojamų lėšų kontrolę. Tai atitinka Komisijos vidaus auditoriaus dėl šio susitarimo įgyvendinimo pateiktą nuomonę.

Iš dalies pakeistomis finansinėmis taisyklėmis nustatyta aiškesnė sistema, sudaranti sąlygas vykdyti geresnę priežiūrą ir užtikrinti, kad būtų vykdomos bendrame valdyme dalyvaujančioms tarptautinėms organizacijoms pavestos užduotys.

Padėtis, susijusi su ankstesne išlyga dėl ES įnašo finansuojant UNMIK IV ramstį Kosove, ištaisyta 2006 m. susigrąžinus išmokas ir sudarius naują susitarimą su Jungtinėmis Tautomis, kuriame buvo patikslintas atsakomybės sričių pasiskirstymas.

Finansiniu ir administraciniu pagrindų susitarimu buvo sukurtas būtinas labai įvairių partnerių, atstovaujančių abiems EB ir JT partnerystės šalims, bendradarbiavimo pagrindas. Tai palyginti nauja priemonė, todėl susitarimo šalys įsteigė bendras darbo grupes, kurioms pavesta spręsti susitarimo įgyvendinimo klausimus, o Komisija ir Jungtinės Tautos šiuo metu aptaria klausimus, susijusius su mokymo iniciatyvomis ir bendromis atskaitomybės, tikrinimo ir matomumo užtikrinimo gairėmis.

2.4. Išvados

Komisija pažymi, kad 2006 m. 15 generalinių direktorių iš viso pateikė 20 išlygų (2005 m. – 31). Tai, Komisijos nuomone, reiškia, kad anksčiau nustatyti dideli kontrolės trūkumai buvo tinkamai šalinami ir kad 2006 m. Komisija toliau darė pažangą optimizuodama valdymą.

Dėl visų išlygų – įgaliotieji leidimus suteikiantys pareigūnai įsipareigojo parengti tinkamus veiksmų planus, kad būtų pašalinti susiję trūkumai. Komisijos narių kolegija stebės, kaip įgyvendinami taisomieji veiksmai.

Labai svarbu gauti tinkamą tarpinių institucijų, kurios ES asignavimus administruoja Komisijos vardu arba kartu su Komisija, patikinimą. Taip pat svarbu, kad tuo atveju, kai nustatomi reikšmingi operacijų teisėtumo ir tvarkingumo trūkumai, būtų sistemingai taikomos teisinės nuostatos, kuriomis nustatomos taisomosios priemonės, kaip antai išmokėtų sumų susigrąžinimas, mokėjimų sustabdymas ir finansinis koregavimas.

3. ĮVAIRIOMS SRITIMS SVARBūS KLAUSIMAI

3.1. Valdymas

- Pranešimas apie valdymą

Vidaus auditorius nurodė, kad Komisija yra sukūrusi tvirtą valdymo struktūros pagrindą. Tačiau jis taip pat pateikė pasiūlymą didinti tos struktūros skaidrumą. Komisija pritaria šiam siūlymui ir parengs pranešimą, kuriuo bus siekiama suinteresuotiesiems asmenims ir piliečiams paaiškinti, kokie subjektai veikia Komisijoje, kokios jų pareigos ir kokius atskaitomybės mechanizmus ji taiko, trumpai tariant, – nesudėtingą tekstą, kuris bus įkeltas į EUROPA tinklavietę.

- Užsakomosios paslaugos ir agentūros

Klausimai, susiję su vykdomųjų agentūrų veikla, aptariami šio dokumento 3 priede.

Nuo aštuntojo dešimtmečio pradžios įsteigta trisdešimt reguliavimo agentūrų. 2005 m. vasario mėn[7]. Komisija pateikė Tarpinstitucinio susitarimo projektą, kuriuo siekiama nustatyti išsamią Europos reguliavimo agentūrų valdymo sistemą, skirtą reglamentuoti jų steigimą, struktūrą, veikimą, vertinimą ir kontrolę. Vėliau derybos nutrūko, tačiau 2006 m. pabaigoje Taryboje vėl pradėtos diskusijos.

- Paprastinimas

2005 m. gruodžio mėn. pateikusi reformos pažangos ataskaitą[8], Komisija nustatė sritis, kuriose būtina imtis paprastinimo ir racionalizavimo veiksmų, kaip antai žmogiškųjų išteklių skirstymo, vidaus koordinavimo, vidaus kontrolės standartų, finansų valdymo, IT priemonių ir prioritetų sritys. Gegužės mėn. Komisija priėmė komunikatą „Žmogiškųjų išteklių valdymas. Personalui taikomų procedūrų paprastinimas“ ir įsteigė darbo grupę, kuriai pavesta konsultuoti darbuotojus bei siūlyti administracinių procedūrų paprastinimo ir personalui teikiamų paslaugų gerinimo priemones. Kai kurios centrinės tarnybos pradėjo vidinį poveikio vertinimą, kuris atliekamas kaip bandomasis projektas. Poveikio vertinimas gali būti pradėtas taikyti visiems naujiems arba iš dalies pakeistiems korporatyviniams procesams siekiant užtikrinti, kad jie būtų paprasti, efektyvūs bei veiksmingi ir kad dėl jų nebūtų patiriama nereikalinga administracinė našta.

Finansų valdymo srityje iš dalies pakeistomis finansinėmis taisyklėmis (iš dalies pakeistu Finansiniu reglamentu ir jo įgyvendinimo taisyklėmis) nustatyti šie supaprastinimai: mažos vertės paramai ir sutartims taikomi mažesni dokumentų teikimo reikalavimai; bendro finansavimo palengvinimas įnašais natūra (pavyzdžiui, paramos gavėjo išorės partnerių nemokamai atliekamu darbu); galimybė netaikyti, remiantis kiekvienu atveju atskirai atliktu rizikos vertinimu, reikalavimo pateikti finansinę garantiją; aukštesnė viršutinė riba, kurią viršijus organizacijos paramos gavėjos turi pateikti išorės auditoriaus patvirtinimą; skaidrumo principo taikymo srities išplėtimas skelbiant visus Bendrijos lėšų gavėjus, neatsižvelgiant į subjektą ir įgyvendinant biudžetą dalyvaujančią instituciją.

Tačiau teisės aktų supaprastinimo lygis nebuvo toks aukštas, kokio buvo galima tikėtis. Artinantis kitam programavimo laikotarpiui, tarnybos jau dabar turėtų pradėti rengtis būsimiesiems supaprastinimams.

- Skaidrumo iniciatyva

Remiantis Europos skaidrumo iniciatyva, bus skelbiami lėšų, skiriamų taikant pasidalijamojo valdymo principą, gavėjų duomenys. Komisija mano, kad finansinių reikalų skaidrumas yra svarbus ES lėšų naudojimo atskaitomybės aspektas.

- Veiklos tęstinumo valdymas

2006 m.[9] pateiktas Komisijos veiklos tęstinumo valdymo darbinis dokumentas, kuriuo siekiama padėti išlaikyti esmines paslaugas susiklosčius ypatingoms aplinkybėms.

- Etika

Siekdama didinti savo darbuotojų supratimą apie etiką ir sąžiningumą, Komisija surengė etikos dieną.

- Vidaus auditas

2006 m. kovo mėn. vidaus auditorius pateikė pirmą bendrąją ataskaitą, kurioje aptariami veiksmai, kurių buvo imtasi paskelbus audito rekomendacijas, ir kurioje nurodoma, kad, nepaisant tam tikros pažangos, iki nustatytų terminų liko neįgyvendinta pusė labai svarbių ir lemiamos reikšmės turinčių rekomendacijų. Audito pažangos komitetas, kurio pagrindinė užduotis yra kasmet Komisijos narių kolegijai pranešti apie veiksmus, kurių Komisijos tarnybos ėmėsi gavusios vidaus auditoriaus rekomendacijas, atkreipė kabinetų dėmesį į tai, kad kai kurie departamentai atsilieka, ir prašė stebėti, kaip jų departamentai įgyvendina minėtus veiksmus. 2007 m. Audito pažangos komitetas šią priežiūrą griežtins.

Nors pažymėdama, kad audituotieji subjektai parengė veiksmų planus dėl visų TAS rekomendacijų, kurioms pritariama, ir kad padaryta didelė pažanga įgyvendinant tuos veiksmų planus, Komisija sieks, kad būtų tęsiama 2006 m. pradėta pažanga ir laiku imtasi visoms audito rekomendacijoms įgyvendinti būtinų veiksmų. Komisija skatins glaudesnį auditorių ir audituojamųjų subjektų dialogą. Tai turėtų skatinti bendrą supratimą, užtikrinti, kad auditorius tiksliai formuluotų rekomendacijas, ir skatinti tarnybas jų įgyvendinimą per reikiamą laiką laikyti pirmenybiniu dalyku.

Savo 2006 m. metinėje ataskaitoje vidaus auditorius pažymėjo, kad būtina koordinuočiau planuoti auditą, ir paskatino toliau dėti pastangas didinant Komisijos departamentų vidaus audito struktūrų profesionalumą. Komisijos vidaus audito struktūra toliau stiprinama ir ja toliau prisidedama prie tvirtesnio patikinimo suteikimo institucijai.

Išvados

Komisija mano, kad jos valdymo struktūra pasiekė tinkamą stabilumo ir brandumo lygį, ir ją išdėstys pranešime apie valdymą. Tuo pat metu Komisija įsipareigoja toliau dėti pastangas siekdama didesnio skaidrumo, veiksmingumo ir paprastumo. Vykdomosios agentūros, kurių veiklą Komisija griežtai prižiūri, yra visiškai integruotos į šią valdymo schemą. Vis dėlto, Komisija mano, kad politiškai labai svarbu nustatyti vieną bendrą reguliavimo agentūrų valdymo sistemą. Komisija remia vidaus auditoriaus pastangas 2007–2009 m. planavimo ciklo pabaigoje pateikti pirmą bendrąją nuomonę apie Komisijos vidaus kontrolės sistemas ir skatina glaudų vidaus audito struktūrų ir vidaus auditoriaus bendradarbiavimą.

3.2. Vidaus kontrolės sistemos ir veikos efektyvumo valdymas

- Komisijos vidaus kontrolės sistema

2006 m. Komisija toliau gerino savo vidaus kontrolės sistemą. Toliau tikslinami vidaus kontrolės standartai siekiant užtikrinti didesnį aiškumą, paprastumą ir pritaikomumą prie kiekvieno departamento sąlygų, kad būtų padidintas veiksmingumas.

Vidaus kontrolės padėties Komisijos generaliniuose direktoratuose ir tarnybose apžvalgoje pažymima, kad 2006 m. padaryta didelė pažanga įgyvendinant vidaus kontrolės struktūras ir tvarką, tačiau taip pat būtina toliau siekti pažangos tokiose srityse kaip informacijos valdymas, teisės aktų paprastinimas, kontrolės strategija, metinių veiklos ataskaitų kokybė. Vidaus auditorius rekomendavo toliau gerinti ex-post kontrolę, IT ir naujųjų apskaitos taisyklių bei sutarčių valdymo įgyvendinimą.

- Rizikos valdymas

Komisija padarė didelę pažangą toliau integruodama rizikos valdymą į strateginį planavimą: metiniuose valdymo planuose pateikiami rizikos analizės rezultatai, o metinėse veiklos ataskaitose nurodoma, ar nagrinėjamaisiais metais ta rizika pasireiškė, kaip ji buvo valdoma, taip pat likusi rizika ir priežastys, dėl kurių ji nebuvo pašalinta. Bus toliau dedamos pastangos nuosekliai apibrėžti riziką ir užtikrinti, kad būtų laiku sudaryti ir vykdomi rizikos valdymo veiksmų planai. Remdamasi rizikos valdymo metodologija, kurią išdėstė komunikate „Veiksmingo ir nuoseklaus rizikos valdymo Komisijos tarnybose link“[10], ir 2006 m. atliktu bandomuoju projektu, Komisija nustatė tarpusavio vertinimo tvarką, skirtą nustatyti, vertinti ir valdyti įvairioms sritims būdingą riziką, kurią gali veiksmingiau šalinti tarnybų grupė, o ne atskiros tarnybos.

- Veiklos efektyvumo valdymas

Tarnyboms pateiktose metinių valdymo planų ir metinių veiklos ataskaitų rengimo gairėse didesnis dėmesys skiriamas poveikiui naudos gavėjams ir suinteresuotiesiems asmenims, taip pat Komisijos veiksmų poveikiui ES visuomenei apskritai.

2006 m. metinėms veiklos ataskaitoms rengti sukurtas glaustas ruošinys, kuriuo siekiama užtikrinti nuoseklų kontrolės struktūrų ir patikinimo šaltinių pateikimą, nors dar ne visi generaliniai direktoratai ir tarnybos juo naudojasi. Tačiau tikimasi, kad po tam tikro laiko šis ataskaitų formatas pagerins supratimą apie kontrolės struktūras bei patikinimo šaltinius ir padės išryškinti trūkumus bei nustatyti jų šalinimo priemones.

Nors teisėtumo, tvarkingumo ir veiklos rezultatų rodiklius savo 2006 m. metinėse veiklos ataskaitose pateikė daugiau tarnybų, reikės toliau dėti pastangas, kad tokie rodikliai būtų rengiami ir tuo pat metu užtikrinta, jog juos rengdamos „giminingos“ tarnybos laikytųsi nuoseklaus metodo.

Būtina toliau gerinti metinių veiklos ataskaitų kokybę – pirmiausia būtina pateikti aiškų ir paprastą kontrolės strategijų ir rezultatų paaiškinimą, be to, reikėtų išsamiai išdėstyti veiksmų planus ir nurodyti laukiamą jų poveikį.

- Integruotos vidaus kontrolės sistemos kūrimo veiksmų planas

Apskritai, veiksmų plano įgyvendinimo rezultatai iki šiol buvo teigiami. Nors įgyvendinti kai kuriuos veiksmus vėluojama, Komisija mano sugebėsianti pasiekti tikslą iki 2007 m. pabaigos sukurti tinkamo klaidų rizikos valdymo pagrindą ir užtikrinti didesnį patikinimą, kaip numatyta veiksmų plane. Veiksmų rezultatai palaipsniui bus vis labiau matomi ir įrodomi – pirmiausia dėl skaidresnio ir aiškesnio kontrolės metodo. Dėl to turėtų mažėti klaidų, nes gerės koregavimas ir prevencija.

Atsižvelgiant į sukauptą patirtį, buvo patobulinti kai kurie veiksmai, kad būtų toliau skatinamas didesnio patikimumo užtikrinimas, pagrindinį dėmesį skiriant tiesioginiam centralizuotam valdymui, įskaitant išsamią kontrolės „išlaidų-naudos-rizikos“ pusiausvyros analizę. Pagrindas planuoto integruotos vidaus kontrolės sistemos poveikio patikinimui bus sukurtas iki 2007 m. pabaigos. Tačiau integruotos vidaus kontrolės sistemos kūrimo veiksmų plano įgyvendinimo pažangos ataskaitoje nurodoma, kad dar esama svarbių neišspręstų problemų.

Daugelyje sričių imamasi ex-post kontrolės intensyvumo didinimo priemonių veiksmų planuose numatant taisomąsias priemones, o pažanga atidžiai stebima. Tačiau Komunikacijos generalinis direktorius pateikė išlygą nurodydamas, kad nėra struktūriškai apibrėžtos ir sistemingai vykdomos ex-post kontrolės sistemos; Komisija įvertins tokios sistemos kūrimo 2007 m. galimybę.

Intensyvesnis tikrinimas turėtų būti atliekamas kiekvienoje „giminingų“ tarnybų grupėje taikant koordinuotesnį metodą, kaip jau daroma mokslinių tyrimų ir struktūrinių fondų atveju.

Didesnis koordinavimas palaipsniui užtikrinamas struktūrinių fondų srityje, įskaitant imčių atrankos metodologijų, kurias valstybės narės turės taikyti 2007–2013 m. programavimo laikotarpiu, suderinimą.

2006 m. patvirtinta ex-post kontrolės tinklo nauda atskiriems kontrolės vienetams dalinantis gerąja patirtimi. Aptarti tokie pagrindiniai klausimai: pakankamą patikinimą užtikrinanti imčių atrankos strategijų struktūra, veiksmai po kontrolės rezultatų paskelbimo ir galimi sankcijų taikymo metodai.

Išvados

Komisija mano, kad kiekvienos rūšies veiklai reikėtų parengti išsamų vidaus kontrolės veiklos aprašą, į kurį būtų įtraukti įvairūs kontrolės aspektai ir lygiai. Būtina užtikrinti įvairių kontrolės priemonių išlaidų ir efektyvumo pusiausvyrą, tinkamai stebėti kontrolės rezultatus ir imtis suderintų veiksmų nustatytiems trūkumams šalinti.

Komisija atidžiai stebės, kaip įgyvendinamos išsamios kontrolės strategijos ir metodologijos bei užtikrins, kad „giminingų“ tarnybų grupės taikytų nuoseklų ex-post kontrolės metodą tam, kad būtų: (1) įteisintos kontrolės strategijos ir jose nustatyti konkretūs tikslai; (2) taikoma aiški stebėsena ir atskaitomybė, leidžianti apjungti visų lygių kontrolės rezultatus; (3) patikslintos, įskaitant tarnybų sąveiką, susijusių asmenų pareigos ir užtikrinamas jų vykdymas.

Komisija užtikrins, kad visi įgaliotieji leidimus suteikiantys pareigūnai laikytųsi reikalavimo naudoti ruošinį (taip bus nustatytas aiškesnis ryšys tarp kontrolės sistemų ir patikinimo jų 2007 m. metinėse veiklos ataskaitose) ir nustatyti, kaip numatyta, patikinimą pagrindžiančius operacijų teisėtumo ir tvarkingumo rodiklius.

Komisija toliau stebės Komunikacijos generalinio direktorato struktūriškos ex-post kontrolės sistemą, taip pat su moksliniais tyrimais susijusių tarnybų ex-post kontrolės veiksmų planą.

3.3. Finansų valdymas

- Apskaita

Komisija džiaugiasi galėdama pažymėti, kad Audito Rūmai dėl 2005 m. sąskaitų pateikė teigiamą patikinimo pareiškimą su išlygomis, kuris yra pirmasis pareiškimas pagal naująją kaupiamosios apskaitos sistemą.

Toliau daroma pažanga taikant naująsias apskaitos taisykles, kurių laikantis rengiamos 2006 m. metinės sąskaitos. Dėl apskaitos duomenų kokybės užtikrinimo: padaryta pažanga gerinant kontrolės aplinką. Dėl vietinių sistemų patvirtinimo 2006 m.: apskaitos pareigūnas pažymėjo, kad apskritai tarnybos ėmėsi tinkamų priemonių, kad išspręstų jo ankstesnių metų ataskaitoje nurodytas problemas, ir pažymėjo reikšmingą dviejų generalinių direktoratų, kurių sistemų patvirtinimas 2005 m. buvo sustabdytas, pažangą.

Dėl 2007 m. sausio mėn. delegacijose pradėtos taikyti kaupiamosios apskaitos ir pagerintos vidaus kontrolės nebepateiktos, kaip ankstesniaisiais metais, išlygos dėl administracinių išlaidų ES delegacijose.

Pirmą kartą apskaitos pareigūnas pasirašys galutines 2006 m. sąskaitas patvirtindamas, kad tos sąskaitos yra pakankamai patikimos ir atspindi tikrą institucijos finansinės būklės padėtį.

- Sutarčių valdymas

2006 m. atlikdamas vidaus auditus, vidaus auditorius nustatė tam tikras sritis, kuriose reikia imtis sutarčių valdymo gerinimo priemonių. Dėl statybų viešųjų pirkimų sutarčių Briuselyje: 2006 m. gruodžio mėn. sudaryta tarnybų darbo grupė pasiūlė naują metodologiją. Iš dalies pakeistu Finansiniu reglamentu taip pat bus supaprastinti nedidelės vertės sutartims taikomi procedūriniai ir dokumentų teikimo reikalavimai.

Išvados

Komisija pažymi, kad pradėjus taikyti kaupiamosios apskaitos sistemą pasiektas didesnis skaidrumas ir didesnė atskaitomybė. Nurodomos tam tikros konkrečios priemonės, kurių bus imtasi siekiant supaprastinti paramos gavėjams ir rangovams taikomas taisykles.

3.4. Žmogiškieji ištekliai

- Integruota žmogiškųjų išteklių strategija

Vidaus auditorius pabrėžia, kad, norint efektyviai paskirstyti žmoniškuosius išteklius, svarbu taikyti ilgalaikę žmogiškųjų išteklių valdymo strategiją.

Komisija gerins žmogiškųjų išteklių skirstymą dinamiškiau nustatydama dabartinius ir būsimus savo darbuotojų gebėjimus bei tarnybų poreikius. Komisija pradėjo įgyvendinti visam Komisijos personalui skirtą nuolatinio profesinio tobulinimo programą, kuria siekiama pritrauki, tobulinti ir išlaikyti kompetentingus darbuotojus.

Žmogiškųjų išteklių duomenų rinkimas ir vertinimas yra dar vienas svarbus strateginio žmogiškųjų išteklių valdymo aspektas, ir Komisija kuria sistemas, skirtas reaguoti į išorės prašymus naudotis jos žmogiškaisiais ištekliais.

Parlamento 2006 m. prašymu, Komisija parengė ataskaitą [SEK(2007) 530], kurioje pateikė numatomo žmogiškųjų išteklių poreikio iki 2013 m. analizę ir nurodė, kad visi nustatyti su ES plėtra nesusiję pirmenybiniai poreikiai bus tenkinami darbuotojus perskirstant tarnybų viduje ir iš vienų tarnybų perkeliant į kitas.

- Naujų pareigūnų iš 10 ES valstybių narių įdarbinimas

2006 m. pasiekti aukšti 2004–2006 m. administracinio personalo iš 10 ES valstybių narių įdarbinimo tikslai ir iš esmės pasiekti viduriniosios grandies vadovų įdarbinimo tikslai (77 % nustatyto skaičiaus). Aukštesniosios grandies vadovų įdarbinimo tempas buvo patenkinamas. Pastebėtas tam tikros kvalifikacijos ar kai kurių tautybių asmenų trūkumas, daugiausia dėl mažo konkursuose dalyvavusių kandidatų skaičiaus. Europos personalo atrankos tarnyba šiuo metu tobulina informavimo ir komunikacijos strategiją. Siekdama užtikrinti, kad 2007 m. būtų pasiekti įdarbinimo iš 12 ES valstybių narių tikslai, Komisija įdiegė stebėsenos mechanizmą.

Išvados

Komisija įsipareigoja įgyvendinti pareigūnų įdarbinimo iš 12 ES valstybių narių tikslą. Ji apibrėžė savo būsimus poreikius ir toliau dės pastangas, kad išspręstų būsimus uždavinius, susijusius su efektyvios ir modernios administracijos kūrimu.

3.5. IT klausimai

Antrą kartą pateikta išlyga dėl netinkamos duomenų centrų pastatų infrastruktūros , kuri turi įtakos veiklos tęstinumui, bet ne operacijų teisėtumui ir tvarkingumui. Be to, vidaus auditorius taip pat nurodė, kad būtina gerinti pastatus, duomenų saugumą, duomenų atkūrimą ir paslaugų tęstinumą. Kitas iškeltas klausimas – IT projektų planavimas: nuspręsta optimizuoti ekonominę vertę nustatant prioritetus korporatyviniams projektams.

Komisija yra įsipareigojusi įgyvendinti daugiametę strategiją, pagal kurią būtų užtikrintas Komisijos duomenų ir telekomunikacijos centrų patalpų Briuselyje ir Liuksemburge saugumas. Nustatytos rizikos mažinimo priemonės, kurios bus įgyvendintos 2007 m.

4. IšVADOS

Komisija mano, kad įdiegtos vidaus kontrolės sistemos (su 2006 m. metinėse veiklos ataskaitose aprašytais trūkumais) užtikrina pakankamą visų operacijų, už kurias Komisija yra atsakinga pagal EB Sutarties 274 straipsnį, teisėtumą ir tvarkingumą. Tačiau ji pripažįsta, kad reikalingos tolesnės pastangos šalinant įvairius trūkumus, ypač tuos, į kuriuos ypatingas dėmesys atkreiptas įgaliotųjų leidimus suteikiančių pareigūnų išlygose.

Komisija užtikrins, kad jos įgaliotieji leidimus suteikiantys pareigūnai toliau dėtų pastangas užtikrinti, jog kartu su metinėmis ataskaitomis pateikiamuose pareiškimuose esančius pakankamus patikinimus veiksmingai paremtų tinkamos vidaus kontrolės sistemos.

1 PRIEDAS

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

PRIEDAS 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

PRIEDAS 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

PRIEDAS 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] KOM(2007) 67.

[2] 2006 m. MVA nustatyta 451 mln. EUR suma buvo patikslinta, pirmiausia siekiant atsižvelgti į paskutinį koregavimą, kuris Graikijai nustatytas 2007 m. balandžio 18 d. Komisijos sprendimu 2007/243/EB (OL L 106, 2007 4 24, p. 55).

[3] Tarybos reglamentas Nr. 1290/2005.

[4] KOM(2007) 86 ir SEK(2007) 311.

[5] Tarybos reglamentas Nr. 1290/2005 ir Komisijos reglamento (EB) Nr. 885/2006 7 straipsnio 5 dalis.

[6] 2007 m. baland˛io 26 d. Sprendimas C(2007) 1807.

[7] KOM(2005) 59.

[8] KOM(2005) 668.

[9] SEK(2006) 899.

[10] SEK(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003