4 lentelė. Tolesnės priemonės atsižvelgiant į pagrindines patikinimo pareiškimo pastabas Audito Rūmų pastabos Vykdyti veiksmai Audito Rūmų analizė Komisijos atsakymas 1. Savo veiksmų plane dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos Komisija turėtų nustatyti bendrą kontrolės strategiją. (2005 finansinių metų metinės ataskaitos 40 dalis) Komisija vis dar turi pasiekti savo tikslą parengti bendrą kontrolės strategiją, užtikrinančią jos įvairios su kontrole susijusios veiklos efektyvų ir rezultatyvų vykdymą. EuropeAid tikisi šią kontrolės strategiją nustatyti 2007 m. 2007 m. pabaigoje turi būti parengta ir pradėta taikyti kontrolės strategija. Žr. Komisijos pastabas dėl 30 dalies. 2. Delegacijų atliekama finansų kontrolė turi būti sustiprinta, kad būtų galima išvengti klaidų ir jas nustatyti. Atliekant išlaidų patikras labiau reikėtų atsižvelgti į pristatytų prekių ir atliktų darbų tikrumą. Tam būtina sustiprinti projektų priežiūrą dažniau lankantis vietoje ir atliekant daugiau patikrų projektų įgyvendinimo metu. (2005 finansinių metų metinės ataskaitos 41 dalis) EuropeAid nevykdė jokių konkrečių veiksmų. Audito Rūmų atlikto įvairių mokėjimų audito metu nustatytos klaidos patvirtina pastabą, kad reikia sustiprinti delegacijų vykdomą finansų kontrolę. Delegacijų atliekamų patikrų prieš mokėjimų tvirtinimą atveju turėtų būti atidžiau nagrinėjamos mokėjimų paraiškos, ypač atkreipiant dėmesį į išlaidų realumą, apmokėjimo tinkamumą ir tikslumą. Turėtų būti geriau prižiūrima priežiūros pareigūnų darbo kokybė. Patikros vietoje atliekamos, kai tik įmanoma, tačiau atsižvelgiant į projektų skaičių ir ribotus išteklius jos negali būti sistemingos. Dėl šios priežasties kai kurias patikras atlieka išorės auditoriai. Komisija stengiasi reguliariai tikrinti projekto priežiūros pareigūnų darbą ir mano, kad įdiegtos kontrolės sistemos veikia patenkinamai. 3. Delegacijų ataskaitų, pateikiamų išorės pagalbos valdymo ataskaitų (EAMR) forma veiksmingumas galėtų būti geresnis, nes grįžtamoji informacija su gairėmis ir instrukcijomis delegacijoms ne visuomet pateikiama laiku. (2005 finansinių metų metinės ataskaitos 31 dalis) Pagerėjo EuropeAid centrinių tarnybų atsakas į EAMR, grįžtamoji informacija yra išsamesnė ir pateikiama laiku. Buvo vykdyti pakankami veiksmai. 4. Audito vizitų delegacijose, skirtų patikrinti priežiūros ir kontrolės sistemų sąrangą ir funkcionavimą, skaičius yra ribotas. (2005 finansinių metų metinė ataskaita, 32 ir 42 dalys) Gerai pasirengiama audito vizitams, po jų pateikiamos praktinės rekomendacijos dėl kontrolės sistemų patobulinimo. Tačiau nors 2006 m. buvo planuota atlikti daugiau vizitų, jų skaičius, palyginus su 2005 m., sumažėjo. Turėtų būti sustiprintas EuropeAid centrinių tarnybų atliekamas delegacijų tikrinimas, padidinus audito vizitų skaičių. Komisija įsitikino, kad delegacijos funkcionuoja sklandžiai ir gali valdyti projektus dekoncentracijos pagrindu. 2006–2007 m. turėtų būti laikomi pereinamuoju laikotarpiu, kuriuo buvo atliekami tiksliniai patikrinimai vizitų metu, kurių kokybę pabrėžė Audito Rūmai. Bus parengta nauja bendra sistema, nes šiuo metu dekoncentruotas valdymas visiškai veiksmingas. 5. Kadangi operacijų ex post patikros yra ribotos apimties, jos tik maža dalimi gali prisidėti prie bendro sistemų ir procedūrų bei operacijų teisėtumo ir tvarkingumo užtikrinimo. Be to, jos atliekamos labai pavėluotai. (2005 finansinių metų metinės ataskaitos 33 ir 42 dalys) EuropeAid ėmėsi susikaupusių darbų ir išnagrinėjo kai kuriuos savo metodo aspektus. Kontrolės taikymo sritis buvo sumažinta, o patikrų apimtis šiek tiek išplėsta. Tačiau operacijų ex post patikros vis dar neapima teisinių įsipareigojimų aspektų ir išsamių su darbo programomis susijusių išlaidų patvirtinamųjų dokumentų. EuropeAid turėtų padidinti operacijų ex post patikrų apimtį, kad ji apimtų su teisiniais įsipareigojimais susijusius aspektus bei išsamius patvirtinamuosius dokumentus apie su darbo programomis susijusias išlaidas. Operacijų ex post patikrų charakteristikos pagrįstos likutinės rizikos vertinimu ir sistemos sąveika su kitomis kontrolės sistemos sudėtinėmis dalimis. Operacijų ex post patikros suteikia papildomą patikinimą vertinant elementus, kuriems turi būti taikoma tokia kontrolė (taip pat žr. Komisijos pastabas dėl 45 dalies). 6. Reikia patobulinti delegacijų ir EuropeAid centrinių tarnybų inicijuotų auditų atlikimo ir tolesnių priemonių taikymo priežiūrą centriniu lygmeniu. (2005 finansinių metų metinės ataskaitos 37 dalis) Nebuvo jokių informacinės priemonės CRIS Audit pakeitimų. Vis dar nėra centralizuotos valdymo informacijos apie delegacijų inicijuoto audito taikymo sritį ir rezultatus. Turėtų būti patobulinta delegacijų organizuojamų išorės auditų centrinė priežiūra, kad rezultatai būtų efektyviai perduodami visiems atitinkamiems vadovų lygiams. Prie to turėtų prisidėti 2007 m. pabaigoje pradėsianti veikti valdymo sistema, teikianti informaciją apie audito procesą ir palengvinanti svarbių audito rezultatų gavimą. Dabartinė išorės audito planavimo ir stebėsenos sistema leidžia EuropeAid pateikti visą informaciją, reikalingą jos rizikos analizei ir audito strategijai. EuropeAid ketina remtis sukaupta patirtimi ir toliau tobulinti esamą sistemą papildančios priemonės CRIS-Audit modulio veikimą. Komisija nustatė išsamesnį 2007 m. metinio audito plano ataskaitų rengimo modelį.