AUDITO RŪMŲ PASTABOS

ĮVADAS

9.1. Šiame skyriuje pateikiamas Europos Sąjungos institucijų ir įstaigų administracinių ir kitų išlaidų specialusis Audito Rūmų įvertinimas. Pagrindinė informacija apie nagrinėjamas institucijas ir įstaigas bei 2011 m. išlaidas pateikta 9.1 lentelėje .

9.1 lentelė. Administracinės ir kitos išlaidos. Pagrindinė 2011 m. informacija (milijonais eurų) Biudžeto antraštinė dalis Politikos sritis Aprašymas Mokėjimai Valdymo būdas 14, 24–31 Administracinės ir kitos išlaidos Europos Parlamentas 1 580 Tiesioginis centralizuotas Taryba 547 Tiesioginis centralizuotas Komisija 6 264 Tiesioginis centralizuotas Teisingumo Teismas 334 Tiesioginis centralizuotas Audito Rūmai 137 Tiesioginis centralizuotas Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas 126 Tiesioginis centralizuotas Regionų komitetas 91 Tiesioginis centralizuotas Europos ombudsmenas 9 Tiesioginis centralizuotas Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas 7 Tiesioginis centralizuotas Europos išorės veiksmų tarnyba 682 Tiesioginis centralizuotas Iš viso administracinių išlaidų 9 777 Iš viso veiklos išlaidų — Iš viso mokėjimų per metus 9 777 Iš viso įsipareigojimų per metus 11 721 Šaltinis: Europos Sąjungos 2011 m. negalutinės metinės finansinės ataskaitos.

9.2. Šiame skyriuje taip pat nagrinėjamos išlaidos, kurios bendrajame biudžete yra laikomos veiklos išlaidomis, nors daugeliu atvejų jos yra skirtos Komisijos administracijos funkcionavimui, o ne politikos įgyvendinimui. Šios išlaidos apima šias bendrojo biudžeto antraštines dalis: 14-ą antraštinę dalį (mokesčiai ir muitų sąjunga), 24-ą antraštinę dalį (kova su sukčiavimu), 25-ą antraštinę dalį (Komisijos politikos koordinavimas ir teisinės konsultacijos), 26-ą antraštinę dalį (Komisijos vykdomas administravimas), 27-ą antraštinę dalį (biudžetas) ir 29-ą antraštinę dalį (statistika).

9.3. Audito Rūmai pateikia atskiras ataskaitas dėl ES agentūrų ir vykdomųjų įstaigų bei Europos mokyklų (1). Audito Rūmų įgaliojimai neapima Europos Centrinio Banko finansinio audito.

Politikos grupės ypatumai

9.4. Administracinės ir kitos išlaidos yra išlaidos žmogiškiesiems ištekliams (atlyginimai, išmokos ir pensijos), kurios sudaro 60 % visų administracinių ir kitų išlaidų, bei pastatų, įrangos, energijos, komunikacijų ir informacinių technologijų išlaidos.

9.5. Pagrindinės administracinėms ir kitoms išlaidoms kylančios rizikos rūšys yra viešųjų pirkimų, sutarčių vykdymo, įdarbinimo bei atlyginimų ir išmokų skaičiavimo procedūrų nesilaikymas.

Audito apimtis ir metodas

9.6. Bendras Audito Rūmų audito metodas ir metodika apibūdinti 1 skyriaus 1.1 priedo 2 dalyje . Administracinių ir kitų išlaidų audito srityje reikėtų pažymėti, kad: — audito metu buvo tikrinama 56 operacijų, kurias sudarė trys avansiniai mokėjimai ir 53 galutiniai mokėjimai, imtis, — atliekant sistemų įvertinimą buvo tikrinama visų institucijų ir įstaigų taikomų priežiūros ir kontrolės sistemų (2) atitiktis Finansinio reglamento reikalavimams, — Komisijos vadovybės pareiškimų peržiūros metu buvo tikrinamos keturių Komisijos generalinių direktoratų ir tarnybų, visų pirma atsakingų už administracines išlaidas, metinės veiklos ataskaitos (3).

9.7. Audito Rūmai taip pat atliko šių pasirinktų sričių auditą visose institucijose ir įstaigose (4): a) tinkamumo kriterijų, darbuotojams skirtų socialinių išmokų (pašalpos šeimai, išlaikomo vaiko ar jam prilyginto asmens bei mokymosi pašalpų, įskaitant panašaus pobūdžio pašalpų, gaunamų iš kitų šaltinių, atskaitymą) apskaičiavimo ir mokėjimo; b) laikinųjų darbuotojų ir sutartininkų sutarčių pratęsimo ir keitimo procedūrų; c) atvirų, ribotų ir derybų būdu vykdomų viešųjų pirkimų procedūrų.

9.8. Audito Rūmų auditą atlieka išorės audito įmonė (5), kuri pateikė finansinių metų, trukusių nuo 2011 m. sausio 1 d. iki 2011 m. gruodžio 31 d., finansinės atskaitomybės audito ataskaitą ir finansinių metų, trukusių nuo 2011 m. sausio 1 d. iki 2011 m. gruodžio 31 d., Audito Rūmų išteklių panaudojimo tvarkingumo bei taikytų kontrolės procedūrų patikinimo ataskaitą (žr. 9.22 dalį).

OPERACIJŲ TVARKINGUMAS

9.9. 9.1 priede pateikta operacijų testų rezultatų santrauka. Audito Rūmams atlikus operacijų imties testus, buvo nustatyta, kad 7 % operacijų buvo paveiktos klaidų. Audito Rūmų vertinimu, labiausiai tikėtinas klaidų lygis (MLE) yra 0,1 % (6).

SISTEMŲ VEIKSMINGUMAS

9.10. Audito Rūmų atlikto priežiūros ir kontrolės sistemų patikrinimo rezultatų santrauka pateikta 9.2 priede .

PASTABOS DĖL KONKREČIŲ INSTITUCIJŲ IR ĮSTAIGŲ

9.11. Tolesnės konkrečios pastabos yra pateiktos pagal Europos Sąjungos instituciją ar įstaigą ir neturi įtakos 9.9 ir 9.10 dalyse minėtiems įvertinimams. Jos neturi reikšmingos įtakos visoms administracinėms išlaidoms, tačiau yra svarbios nagrinėjant atitinkamas atskiras institucijas ar įstaigas.

Europos Parlamentas

Socialinių išmokų ir pašalpų darbuotojams mokėjimas

PARLAMENTO ATSAKYMAI

9.12. Dviem iš penkių patikrintų atvejų Europos Parlamento tarnybų turima informacija apie darbuotojų asmeninę ir šeimyninę padėtį nebuvo atnaujinama arba ji buvo netinkamai tvarkoma. Vienu iš šių atvejų dėl šios priežasties buvo išmokamos per didelės sumos. 9.12. Permokėtų sumų susigrąžinimas pradėtas 2011 m. lapkričio mėn. išskaičiuojant sumą iš atitinkamo darbuotojo atlyginimo. Be to, imtasi priemonių siekiant atnaujinti informaciją apie asmeninę ir šeiminę darbuotojų padėtį ir ją tinkamai tvarkyti, visų pirma norint nuolat gerinti kontrolės aplinką, taip pat per vadovus individualiai primenama apie metinį asmens duomenų patvirtinimą (atnaujinimą), kad būtų gaunami visų darbuotojų atsakymai. Toks individualus priminimas yra pirminis etapas, nes šiuo metu rengiamasi imtis griežtesnių priemonių tuo atveju, jei duomenys neatnaujinami (nepatvirtinami).

Akredituotų Parlamento narių padėjėjų įdarbinimas

PARLAMENTO ATSAKYMAI

9.13. Pagal akredituotų Parlamento narių padėjėjų įdarbinimo vidaus taisykles (7) pastariesiems leidžiama pateikti medicinos pažymą ir kitus sutartims sudaryti reikalingus dokumentus per tris mėnesius nuo jų pirminio įdarbinimo sutarties įsigaliojimo dienos. Ši nukrypti leidžianti nuostata prieštarauja kitų Europos Bendrijų tarnautojų įdarbinimo sąlygų (KTĮS) (8) 128 ir 129 straipsnių nuostatai, pagal kurią visi įdarbinimo reikalavimai turi būti įvykdyti prieš sudarant sutartį. Tai rodo faktas, kad penkiais iš 10 patikrintų atvejų akredituoti Parlamento narių padėjėjai būtinas medicinos pažymas pateikė nuo sutarties sudarymo dienos praėjus trims–septyniems mėnesiams. Nė vienu iš dešimties nagrinėtų atvejų į bylą nebuvo įtraukti dokumentai, patvirtinantys, kad buvo atliktos patikros, skirtos patikrinti, ar laikomasi su kalbų mokėjimu susijusio reikalavimo (9). 9.13. Parlamentas susipažino su Audito Rūmų pozicija ir mano, kad Įgyvendinimo taisyklių 15 straipsnio 2 dalies ir 16 straipsnio 3 dalies nuostatos ne visiškai atitinka Reglamento Nr. 160/2009 128 straipsnio reikalavimus. Parlamentas atkreipia dėmesį į tai, kad teisės akto leidėjas nenorėjo, jog fizinio tinkamumo kontrolės klausimu būtų taikoma visiškai tokia pati nuostata, kuri galioja pareigūnams ir laikinai priimtiems tarnautojams, taigi jis taip pat aiškiai nenurodė, kad sveikatos patikrinimas turi būti atliktas iki įdarbinimo, kaip nurodyta, pavyzdžiui, Pareigūnų tarnybos nuostatų 33 straipsnyje. Nuo 2012 m. vasario mėn. į įdarbinimo formą įtrauktas teiginys, pagal kurį Parlamento narys pateikia garbės deklaraciją, kad ANP, kurį jis pageidauja įdarbinti, atitinka reikalavimą mokėti kalbas.

Įdarbinimo procedūrų ex ante tikrinimas

PARLAMENTO ATSAKYMAI

9.14. Finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių 47 ir 48 straipsniuose nustatyta, kad kiekvienai biudžeto įgyvendinimo operacijai taikoma bent viena ex ante patikra. Devynių iš 10 patikrintų akredituotų Parlamento narių padėjėjų įdarbinimo procedūrų atveju į bylą nebuvo įtraukti dokumentai, patvirtinantys, kad buvo atliktos įdarbinimo dokumentų ex ante patikros. Geriausia praktika – užtikrinti, kad vidinės kontrolės tikslais visi oficialūs dokumentai būtų tinkamai užpildyti ir laikomi archyve. 9.14. Už įdarbinimą atsakingo skyriaus vykdomi ex ante patikrinimai šiuo metu iš esmės gerinami (pertvarkomi patikrinimų kontroliniai sąrašai ir numatomi kryžminiai patikrinimai). Nuo šiol bus tinkamai saugomi ex ante patikrinimų dokumentai.

Viešieji pirkimai

9.15. Audito metu buvo nagrinėjamos dešimt viešųjų pirkimų procedūrų. Dviem su pastatų priežiūra ir spausdinimo paslaugomis susijusiais atvejais nustatyta trūkumų taikant atrankos ir sutarčių sudarymo kriterijus.

PARLAMENTO ATSAKYMAI

9.16. Vykdant su pastatų priežiūra susijusią procedūrą konkurso dalyviams nebuvo suteikta išsami informacija apie metodą, kuris buvo taikytas vertinant jų pasiūlymus. Vienos pirkimų dalies, kuri ketverių metų laikotarpiui buvo įvertinta 750 000 eurų, atveju (bendra sutarties vertė – 23 141 740 eurų) apytikrė medžiagų, kurias ketinta panaudoti, vertė, kuri sudarė 40 % pirkimų dalies vertės, nebuvo atskleista konkurso dokumentuose. Konkurso dalyvių buvo paprašyta nurodyti tik įsigijus medžiagas gauto bendrojo pelno normą. Tokiu būdu jiems buvo sutrukdyta pateikti konkurencingesnį pasiūlymą, kuris būtų gautas optimaliai sujungus jų finansinio pasiūlymo komponentus. 9.16. Į šį konkretų pasiūlymą medžiagų kaštus Parlamentas įtraukė kaip nekintamą sumą siekdamas aiškiai nustatyti ir skaidriai apsvarstyti realius darbų kaštus.

PARLAMENTO ATSAKYMAI

9.17. Vienos su spausdinimo paslaugomis susijusios derybų procedūros atveju teikiamų paslaugų vietos specifikacija nebuvo aiškiai ir skaidriai parengta. Be to, visi potencialūs konkurso dalyviai, į kuriuos buvo kreiptasi, buvo įsikūrę Liuksemburge, todėl buvo apribota tarptautinė konkurencija. Iš 11 potencialių konkurso dalyvių, į kuriuos buvo kreiptasi, pasiūlymą pateikė tik ankstesnysis rangovas ir su juo ketveriems metams buvo sudaryta 60 000 eurų vertės sutartis. Be to, prieš pradedant derybas nebuvo patikrinta, ar yra laikomasi atrankos kriterijų, o tai prieštarauja Finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių 122 straipsnio 3 dalies nuostatoms. 9.17. Parlamentas sutinka su Audito Rūmų pastabomis ir į jas atsižvelgs rengdamas kitą procedūrą. Tačiau Parlamentas pabrėžia, kad šios ypač mažos vertės sutarties atveju reikėjo teikti daugiausia vietines paslaugas.

Europos Vadovų Taryba ir Taryba

Viešieji pirkimai

TARYBOS ATSAKYMAI

9.18. Audito metu buvo nagrinėjamos penkios viešųjų pirkimų procedūros. Dviem atvejais, susijusiais su valymo paslaugomis (ketveriems metams sudarytos sutarties vertė - 16 214 000 eurų) ir tarnybinės aprangos ir batų pirkimu (ketveriems metams sudarytos sutarties vertė – 344 000 eurų), konkurso dalyviams nepasiūlius tam tikrų pasiūlymo punktų kainos, konkurso specifikacijos sudarė sąlygas Tarybai apskaičiuoti kainą remiantis kitų konkurso dalyvių pateiktos šio punkto kainos vidurkiu. Taigi Taryba keičia pasiūlymo vertę taikydama metodą, kuris nėra nustatytas Finansiniame reglamente. 9.18. Pirma, Taryba atkreipia dėmesį į tai, kad Finansinis reglamentas nebuvo pažeistas, kadangi įgyvendinimo taisyklių 148 straipsnio 3 dalis skirta ryšiams, dėl kurių keičiama pasiūlymo vertė. Audito Rūmų nagrinėtų procedūrų metu tokie ryšiai nebuvo palaikomi. Taryba visiškai pripažįsta, kad šia nuostata institucijai nesudaromos sąlygos prašyti kainų, kurių konkurso dalyvis nenurodė. Tačiau siekiant neišbraukti kandidato iš konkurso dalyvių sąrašo ir išsaugoti sąlygas konkurencingiems sudėtingiems viešiesiems pirkimams, susijusiems su įvairiomis prekėmis ar paslaugomis, rengti, konkurso dokumentuose aiškiai nurodoma, kad nenurodžius kainos, vertinimo komitetas gali pats pritaikyti (be jokių ryšių su konkurso dalyviais) teorinę vidutinę kainą. Siekiant neiškraipyti konkurso dalyvio ketinimų, šis metodas taikomas tik ribotam praleidimo atvejų skaičiui ištaisyti. Jis buvo naudotas tik vienu iš Audito Rūmų nustatytų atvejų dėl neesminio punkto, kurio trūko 81 kainos sąraše (finansinis poveikis lygis 0,67 % pasiūlymo vertės). Tarybos generalinis sekretoriatas laikosi nuomonės, kad šis metodas visiškai atitinka Finansinio reglamento dvasią ir skaidrumo, proporcingumo bei nediskriminavimo principus. Derinant šį metodą su apgalvotu bei atsargiu įgyvendinimu garantuojama tinkamos konkurencijos ir patikimo finansų valdymo apsaugos priemonė.

Komisija

Socialinių išmokų darbuotojams apskaičiavimas ir mokėjimas

KOMISIJOS ATSAKYMAI

9.19. 15 iš 28 patikrintų atvejų Individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biuro (PMO) turima informacija apie darbuotojų asmeninę ir šeimyninę padėtį nebuvo atnaujinta. Šešiais iš šių atvejų atlikti mokėjimai buvo neteisingi, kadangi atskaičiuotos sumos neatspindėjo naujausios nacionalinių institucijų mokamų išmokų taikomosios vertės (10). 9.19. Nuo 2012 m. balandžio mėn. Komisija SYSPER2/Rights sistemoje (Individualių išmokų valdymo informacinė sistema) diegia funkciją, kuri leis automatiškai atnaujinti iš Belgijos valstybės gaunamas panašaus pobūdžio išmokų sumas. Ši automatizuota funkcija gerokai sumažins klaidų riziką, nes sumos daugiau nebebus atnaujinamos rankiniu būdu. Vėliau ši funkcija bus pritaikyta ir kitoms valstybėms narėms. Be to, SYSPER2/Rights sistemos vartotojo dalyje bus įdiegtas naujas modulis. Darbuotojai turės pranešti apie savo sutuoktinio profesinę veiklą. Kituose diegiamuose SYSPER2/Rights moduliuose taip pat yra panašaus pobūdžio išmokoms skirtos dalys.

Viešieji pirkimai

KOMISIJOS ATSAKYMAI

9.20. Audito metu buvo nagrinėjamos keturios Infrastruktūros ir logistikos biuro Liuksemburge (OIL) atliktos viešųjų pirkimų procedūros. Trijų apsaugos paslaugų (ketveriems metams sudarytos sutarties vertė – 46 000 000 eurų), mokymo paslaugų (ketveriems metams sudarytos sutarties vertė – 860 000 eurų) ir priežiūros paslaugų (ketveriems metams sudarytos sutarties vertė – 11 000 000 eurų) teikimo viešųjų pirkimų procedūrų, kurių metu sutartys buvo sudaromos taikant automatinę sutarčių sudarymo procedūrą, atveju buvo nustatyti šie trūkumai: atrankos etape buvo taikyti sutarčių sudarymo kriterijai, vertinimo proceso metu kelis kartus buvo naudojami panašūs kriterijai, o atrankos kriterijai buvo nenuosekliai apibrėžiami ir vertinami. 9.20. Visos Audito Rūmų išanalizuotos viešųjų pirkimų procedūros buvo pradėtos 2010 m. pabaigoje arba 2011 m. pradžioje. 2011 m. viduryje OIL persvarstė savo požiūrį į konkurso procedūras, siekdamas racionalizuoti visus konkurso specifikacijų aspektus, kaip antai sumažinti atrankos ir sutarčių sudarymo kriterijų skaičių bei juos tiksliau nustatyti. Visų nuo tada pradėtų naujų viešųjų pirkimų procedūrų atveju pašalinta didžioji dalis Audito Rūmų nustatytų formalių trūkumų (ir imtasi veiksmų Audito Rūmų audito metu tebebuvusiems trūkumams pašalinti).

KOMISIJOS ATSAKYMAI

9.21. OIL taip pat surengė atvirą viešųjų pirkimų procedūrą pagalbai ir konsultacijoms teikti technikos, architektūros ir finansų srityse. Bendra ketverių metų laikotarpio rinkos vertė – 3 124 000 eurų. Pasirinktas sutarties tipas – su trim bendrovėmis pasirašyta daugkartinė bendroji sutartis, sudaroma pagal pakopinę sistemą. Tai reiškia, kad jei pagal pakopinę sistemą pirmąją vietą užėmusi bendrovė negali teikti prašomų paslaugų, prašoma, kad bendrovė, kuri pagal šią sistemą užėmė antrąją vietą, pateiktų pasiūlymą ir t. t. Pagal pakopinę sistemą antrąją vietą užėmusios bendrovės pasiūlymas atrankos kriterijų nagrinėjimo etape turėjo būti atmestas, kadangi jis neatitiko ankstesnės patirties srityje, kuri buvo numatyta sutartyje, turėjimo reikalavimo. 9.21. Vykstant konkurso procedūrai OIL turėjo atitinkamo konkurso dalyvio paprašyti pateikti naujesnius patirties, susijusios su sutartyje numatyta sritimi, įrodymus. Tik jeigu ši informacija negalėtų būti pateikta konkurso dalyvio pasiūlymas turėtų būti atmestas. Vis dėlto, pažymėtina, kad nuo sutarties pasirašymo 2011 m. kovo 4 d. iki 2012 m. gegužės mėn. pabaigos OIL su minėta įmone pasirašė tik vieną 1 116 EUR vertės pirkimo užsakymo sutartį.

Audito Rūmai

9.22. Savo ataskaitoje (11) išorės auditorius nurodė, kad, jo nuomone, „finansinės atskaitomybės ataskaitos, atsižvelgiant į 2002 m. birželio 25 d. Tarybos reglamentą (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002, 2002 m. gruodžio 23 d. Komisijos reglamentą (EB, Euratomas) Nr. 2342/2002, nustatantį išsamias minėto Tarybos reglamento įgyvendinimo taisykles, ir Europos Sąjungos apskaitos taisykles, tikrai ir teisingai atspindi Europos Audito Rūmų finansinę būklę 2011 m. gruodžio 31 d. ir tą dieną pasibaigusių finansinių metų finansinius rezultatus ir pinigų srautus“. Ši ataskaita bus paskelbta Oficialiajame leidinyje.

Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas

Sutarčių su laikinaisiais darbuotojais ir sutartininkais sudarymas

EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI

9.23. Išnagrinėjus laikinųjų darbuotojų ir sutartininkų sutarčių pratęsimo ir keitimo procedūras, nustatyta, kad į vidaus taisykles ir gaires, taikomas šių darbuotojų atrankai ir lygio nustatymui, įtrauktose nuostatose ne visuomet atsižvelgiama į šių darbuotojų įgytą profesinę patirtį. Be to, vienoje iš taikomų gairių nebuvo nurodyta jos įsigaliojimo data. Šie neatitikimai padidina laikinųjų darbuotojų, įdarbintų pagal KTĮS 2 straipsnio b punktą, lygio nustatymo klaidų riziką. 9.23. Dabartinės laikinųjų darbuotojų skirstymo pagal lygius gairės (DRHF 001/08) buvo priimtos 2008 m. sausio 14 d. Tačiau nuo 2010 m. liepos mėn. visi 2b kategorijos laikinieji darbuotojai liko AD5 lygyje, iš pradžių todėl, kad nebuvo pakankamai vietų aukštesniuose lygiuose, o vėliau – politiniais sumetimais. Gairės tikrai nebuvo atnaujintos atsižvelgiant į šį politikos pokytį, tačiau EESRK pakoreguos savo dabartinių taisyklių / gairių dėl laikinųjų darbuotojų, įdarbintų pagal Kitų Europos Bendrijų tarnautojų įdarbinimo sąlygų 2 straipsnio b punktą, skirstymo pagal lygius nuostatas, kad užtikrintų nuoseklų ir skaidrų taikymą. Teismas bus informuotas apie būsimo sprendimo, kurį ketinama priimti iki 2012 m. rudens pabaigos, įsigaliojimo datą. Nurodytas dokumentas be datos buvo vidaus darbo dokumentas, kuriame pateikti tik praktiniai nurodymai dėl sutartininkų ir laikinųjų darbuotojų įdarbinimo procedūrų, kurie bus įtraukti į pirmiau minėtas atnaujintas gaires.

EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI

9.24. Vienas pagal pirmiau minėtas nuostatas įdarbintas laikinasis darbuotojas iš keturių patikrintų buvo pasamdytas jį priskiriant viena kategorija aukštesniam lygiui nei pradinis tarnybos lygis. Po šešių mėnesių, nustačius paaukštintinų nuolatinių darbuotojų pareigybių trūkumą, šiam darbuotojui buvo priskirtas pradinis lygis. Ši situacija atspindi turimų pareigybių paskirstymo įvairių kategorijų darbuotojams planavimo trūkumus. 9.24. Teismo nurodytu atveju darbuotojas, pratęsiant jo darbo sutartį praėjus 6 mėnesiams nuo pirminės sutarties įsigaliojimo, iš tikrųjų buvo vėl paskirtas į bazinį tarnybos lygį, kadangi tuo metu nebuvo laisvos jo lygį atitinkančios darbo vietos. Komitetas deda dideles pastangas, kad geriau numatytų etatų panaudojimą. Tačiau mažesnių institucijų galimybės yra ribotos, kadangi net ir nedideli nenumatyti personalo pokyčiai gali turėti didelių pasekmių ir gali būti sunku atstatyti pusiausvyrą.

Europos išorės veiksmų tarnyba

Socialinių išmokų ir pašalpų darbuotojams mokėjimas

EIVT ATSAKYMAS

9.25. Šešiais iš 17 patikrintų atvejų Europos išorės veiksmų tarnybos (EIVT) turima informacija apie darbuotojų asmeninę ir šeimyninę padėtį nebuvo atnaujinta. Trimis iš šių atvejų atlikti mokėjimai buvo neteisingi, kadangi atskaičiuotos sumos neatspindėjo naujausios nacionalinių institucijų mokamų išmokų taikomosios vertės. 9.25. EIVT kasmet kartą per metus kreipsis į darbuotojus prašydama atnaujinti savo asmens bylas ir primins apie jų prievolę deklaruoti tokias išmokas. Ši informacija bus paskelbta rugsėjo mėn. IT sistemos turi sudaryti galimybę reguliariai atnaujinti informaciją apie gaunamas sumas, laikantis nacionalinių ar regioninių teisės aktų ir (arba) taisyklių dėl tokių išmokų padidėjimo. EIVT supranta, kad PMO parengė IT priemonę ir ją neseniai išbandė taikydama iš Belgijos valdžios institucijų gaunamoms išmokoms. Vėliau priemonė bus taikoma kitų šalių tarnautojams, dirbantiems EIVT. EIVT prašys PMO kuo greičiau leisti taikyti šią IT priemonę.

Sutarčių su laikinaisiais darbuotojais sudarymas

EIVT ATSAKYMAS

9.26. Išnagrinėjus trims iš aštuonių imtį sudariusių patikrintų laikinųjų darbuotojų išmokėtus atlyginimus paaiškėjo, kad abi šalys darbo sutartis pasirašė praėjus trims–septyniems mėnesiams po to, kai darbuotojai pradėjo eiti savo pareigas. Ši praktika sukuria teisinį netikrumą abiems šalims. 9.26. Pereinamuoju laikotarpiu, per kurį daug valstybių narių diplomatų pradėjo dirbti laikinaisiais darbuotojais, kai kurios darbo sutartys galėjo būti pasirašytos po to, kai darbuotojai pradėjo eiti savo pareigas. Tačiau tokie atvejai yra išimtiniai. Visi asmenys buvo įdarbinti laikantis standartinių ir įprastų procedūrų. EIVT imsis būtinų priemonių, kad tokie atvejai nepasikartotų ateityje.

Apsaugos paslaugų teikimo sutarties valdymas

EIVT ATSAKYMAS

9.27. Sąskaitoje faktūroje, susijusioje su mėnesine 5 340 eurų išmoka, mokama Venesuelos delegacijai už apsaugos paslaugų teikimą, buvo neteisingai įrašyta „patvirtinta, teisinga“, kadangi šios paslaugos dar nebuvo suteiktos. Ši praktika prieštarauja Finansinio reglamento 79 straipsniui. Be to, susijusi apsaugos paslaugų sutartis galioja 24 metus neatlikus jos pakeitimų. Audito metu taip pat buvo pažymėta, kad delegacijai buvo suteiktas tik neoficialus atleidimas nuo PVM mokėjimo, nors Venesueloje PVM susigrąžinimo teisės aktai galioja nuo 2000 m. Per šį laikotarpį nesusigrąžinto PVM suma nebuvo apskaičiuota. 9.27. Delegacijai nurodyta surengti naują konkursą dėl apsaugos paslaugų sutarties ir susigrąžinti nuo 2000 m. netinkamai išmokėtą PVM sumą. Be to, visoms delegacijoms nuolat ir visais lygmenimis primenama, kad svarbu reguliariai rengti konkursus dėl naujų apsaugos paslaugų sutarčių.

Viešieji pirkimai

EIVT ATSAKYMAS

9.28. Trijų iš penkių tikrintų ribotų viešųjų pirkimų procedūrų, susijusių su apsaugos paslaugų teikimu, atveju buvo nustatyta sutarčių sudarymo kriterijų nustatymo ir taikymo, pasiūlymų vertinimo, konkurso dokumentų rengimo, atrankos kriterijų nustatymo ir taikymo bei vokų atplėšimo ir vertinimo komitetų atitinkamų funkcijų vykdymo trūkumų. Vienu šių atvejų vertinimo komitetas, neatlikęs tolesnės analizės, nusprendė atmesti pasiūlymą, kuriame buvo pateikta nepaprastai žema kaina, nors konkurso dalyvis ir patvirtino, kad tai buvo korektūros klaida. Dviejų kitų procedūrų, susijusių su įrenginių valdymo paslaugų teikimu (ketveriems metams sudarytos sutarties vertė – 285 000 eurų) ir patalpų biurams nuoma (dešimčiai metų sudarytos sutarties vertė – 9 000 000 eurų) pagrindiniai dokumentai, susiję su tam tikrų procedūrų etapų vykdymu, Audito Rūmams negalėjo būti pateikti. 9.28. Konkurso dokumentus iki 2011 m. balandžio mėn. rengė buvęs RELEX K8 skyrius (dabar MDR-B1). Sukūrus EIVT ir už sutartis atsakingą padalinį (MDR-A2) konkurso dokumentų kokybė pagerėjo. Minimos įrenginių valdymo paslaugos yra susijusios su konkursu, kuriame MDR-A2 nedalyvavo. Kalbant apie pastabą dėl 9 mln. EUR vertės patalpų biurams nuomos sutarties, pagrindiniai dokumentai – delegacijos parengta statybos darbų ataskaita ir palanki būstinės nuomonė – Audito Rūmams išsiųsti 2012 m. birželio mėn.

Kitos institucijos ir įstaigos

9.29. Audito metu tikrintose srityse, susijusiose su Teisingumo Teismu, Regionų komitetu, Europos ombudsmenu ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu, nebuvo nustatyta jokių reikšmingų trūkumų.

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

Išvados

KOMISIJOS ATSAKYMAI

9.30. Atsižvelgdami į savo audito rezultatus Audito Rūmai daro išvadą, kad 2011 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių metų su institucijų ir įstaigų administracinėmis ir kitomis išlaidomis susijusiuose mokėjimuose nėra reikšmingų klaidų (žr. 9.9 dalį). 9.31. Atsižvelgdami į savo audito rezultatus Audito Rūmai nustatė, kad su administracinėmis ir kitomis išlaidomis susijusios patikrintos priežiūros ir kontrolės sistemos yra veiksmingos. 9.30-9.31. Komisija pažymi, kad daugelį metų iš eilės su administracinėmis išlaidomis susijusiose operacijose nėra reikšmingų klaidų ir kad priežiūros ir kontrolės sistemos yra veiksmingos.

9.32. Audito Rūmai atkreipia dėmesį į klaidas ir trūkumus, kurie neturėjo įtakos Audito Rūmų išvadai. Audito Rūmai išnagrinėjo viešųjų pirkimų procedūrų imtį (žr. 9.15, 9.16, 9.17, 9.18, 9.20, 9.21 ir 9.28 dalis) ir nustatė kelis atrankos ir sutarčių sudarymo kriterijų taikymo trūkumus. Kai kurie jų turėjo įtakos procedūros rezultatams. Kiti trūkumai buvo susiję su tarptautinio konkurso organizavimu, automatinių sutarčių sudarymo procedūrų valdymu ir su konkurso dokumentų rengimu ir pildymu susijusių nuostatų laikymusi. Audito Rūmai taip pat aptiko trūkumų nagrinėjant socialinių išmokų skaičiavimų ir mokėjimų imtį (žr. 9.12, 9.19 ir 9.25 dalis) bei nenuolatinių darbuotojų darbo sutarčių imtį (žr. 9.13, 9.23, 9.24 ir 9.26 dalis).

Rekomendacijos

KOMISIJOS ATSAKYMAI

9.33. 9.3 priede pateikti Audito Rūmų atliktos peržiūros, kurios metu buvo tikrinama pažanga, padaryta vykdant 2009 m. metinėje ataskaitoje pateiktas rekomendacijas, rezultatai. Reikėtų pažymėti šiuo aspektus: 9.33.

a) socialinės išmokos: Audito Rūmai rekomendavo Europos Parlamentui, Europos Komisijai ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui (žr. 2009 m. metinės ataskaitos 9.14, 9.19 ir 9.26 dalis) prašyti savo darbuotojų, kad šie atitinkamais laiko tarpais pateiktų dokumentus, patvirtinančius jų asmeninę padėtį, bei įdiegti sistemą, skirtą laiku atliekamam šių dokumentų stebėjimui užtikrinti. a) Be to, Komisija SYSPER2/Rights sistemos vartotojo dalyje įdiegs naują modulį. Darbuotojai turės pranešti apie savo sutuoktinio profesinę veiklą. Kituose diegiamuose SYSPER2/Rights moduliuose taip pat yra panašaus pobūdžio išmokoms skirtos dalys.

b) audito metu nustatyta, kad 2011 m. Europos Parlamentas ir EIVT (anksčiau – Europos Komisijos išorės santykių generalinis direktoratas), nors ir mažesniu mastu, vis dar susiduria su Audito Rūmų 2009 m. metinėje ataskaitoje nustatytomis problemomis. Taigi išlieka neteisingų ar neteisėtų mokėjimų rizika tais atvejais, jei pasikeičia darbuotojo asmeninė ar šeimyninė padėtis. Priemonės, kurias Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas įdiegė Audito Rūmams atlikus auditą, buvo veiksmingos.

EIVT ATSAKYMAS

9.33. EIVT kasmet kartą per metus kreipsis į darbuotojus prašydama atnaujinti savo asmens bylas ir primins apie jų prievolę deklaruoti tokias išmokas. Ši informacija bus paskelbta rugsėjo mėn. IT sistemos turi sudaryti galimybę reguliariai atnaujinti informaciją apie gaunamas sumas, laikantis nacionalinių ar regioninių teisės aktų ir (arba) taisyklių dėl tokių išmokų padidėjimo. EIVT supranta, kad PMO parengė IT priemonę ir ją neseniai išbandė taikydama iš Belgijos valdžios institucijų gaunamoms išmokoms. Vėliau priemonė bus taikoma kitų šalių tarnautojams, dirbantiems EIVT. EIVT prašys PMO kuo greičiau leisti taikyti šią IT priemonę.

KOMISIJOS ATSAKYMAI

9.34. Atlikę šią peržiūrą ir atsižvelgdami į 2011 m. nustatytus faktus ir išvadas, Audito Rūmai rekomenduoja: 9.34.

— 1 rekomendacija: atitinkamos institucijos ir įstaigos (žr. 9.12, 9.19 ir 9.25 dalis) turėtų imtis priemonių siekdamos užtikrinti, kad darbuotojai atitinkamais laiko tarpais pateiktų dokumentus, patvirtinančius jų asmeninę padėtį, bei įdiegti sistemą, skirtą laiku atliekamam šių dokumentų stebėjimui užtikrinti. IT sistemos, naudojamos šioms išmokoms administruoti, turėtų būti sustiprintos siekiant užtikrinti, kad nacionalinių institucijų mokamos išmokos būtų automatiškai atnaujinamos; Nuo 2012 m. balandžio mėn. Komisija SYSPER2/Rights sistemoje (Individualių išmokų valdymo informacinė sistema) diegia funkciją, kuri leis automatiškai atnaujinti iš Belgijos valstybės gaunamas panašaus pobūdžio išmokų sumas. Ši automatizuota funkcija gerokai sumažins klaidų riziką, nes sumos daugiau nebebus atnaujinamos rankiniu būdu. Vėliau ši funkcija bus pritaikyta ir kitoms valstybėms narėms. Be to, SYSPER2/Rights sistemos vartotojo dalyje bus įdiegtas naujas modulis. Darbuotojai turės pranešti apie savo sutuoktinio profesinę veiklą. Kituose diegiamuose SYSPER2/Rights moduliuose taip pat yra panašaus pobūdžio išmokoms skirtos dalys.

EIVT ATSAKYMAS

EIVT kasmet kartą per metus kreipsis į darbuotojus prašydama atnaujinti savo asmens bylas ir primins apie jų prievolę deklaruoti tokias išmokas. Ši informacija bus paskelbta rugsėjo mėn. IT sistemos turi sudaryti galimybę reguliariai atnaujinti informaciją apie gaunamas sumas, laikantis nacionalinių ar regioninių teisės aktų ir (arba) taisyklių dėl tokių išmokų padidėjimo. EIVT supranta, kad PMO parengė IT priemonę ir ją neseniai išbandė taikydama iš Belgijos valdžios institucijų gaunamoms išmokoms. Vėliau priemonė bus taikoma kitų šalių tarnautojams, dirbantiems EIVT. EIVT prašys PMO kuo greičiau leisti taikyti šią IT priemonę.

EIVT ATSAKYMAS

— 2 rekomendacija: atitinkamos institucijos ir įstaigos (žr. 9.13, 9.23, 9.24 ir 9.26 dalis) turėtų imtis priemonių siekdamos užtikrinti, kad sudarant darbo sutartis su nenuolatiniais darbuotojais, jas pratęsiant ar keičiant būtų taikomos atitinkamų teisės aktų nuostatos; Pereinamuoju laikotarpiu, per kurį daug valstybių narių diplomatų pradėjo dirbti laikinaisiais darbuotojais, kai kurios darbo sutartys galėjo būti pasirašytos po to, kai darbuotojai pradėjo eiti savo pareigas. Tačiau tokie atvejai yra išimtiniai. Visi asmenys buvo įdarbinti laikantis standartinių ir įprastų procedūrų. EIVT imsis būtinų priemonių, kad tokie atvejai nepasikartotų ateityje.

KOMISIJOS ATSAKYMAI

— 3 rekomendacija: atitinkamos institucijos ir įstaigos (žr. 9.15, 9.16, 9.17, 9.18, 9.20, 9.21 ir 9.28 dalis) turėtų užtikrinti, kad leidimus duodantys pareigūnai, pasitelkdami tinkamas patikras ir geresnes gaires, patobulintų viešųjų pirkimų procedūrų rengimą, koordinavimą ir vykdymą. OIL jau persvarstė savo požiūrį į konkurso procedūras, siekdamas racionalizuoti visus konkurso specifikacijų aspektus.

EIVT ATSAKYMAS