[pic] | EUROPOS KOMISIJA |

Briuselis, 2010.6.2

KOM(2010) 281 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS EUROPOS PARLAMENTUI, TARYBAI IR AUDITO RŪMAMS

Komisijos rezultatų valdymo srityje 2009 m. apibendrinimas

KOMISIJOS KOMUNIKATAS EUROPOS PARLAMENTUI, TARYBAI IR AUDITO RŪMAMS

Komisijos rezultatų valdymo srityje 2009 m. apibendrinimas

1. Įžanga

Europos Komisija pagal Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 317 straipsnį prisiima visą atsakomybę už ES biudžeto įgyvendinimą. Tai yra svarbi atsakomybės sritis, nes ES biudžetas yra pagrindinė Europos Sąjungos politikos įgyvendinimo priemonė, o nuo ES išlaidų veiksmingumo priklauso ES gebėjimas tenkinti piliečių lūkesčius.

Praktinį biudžeto įgyvendinimą Komisija perduoda generaliniams direktoriams ir tarnybų vadovams, kurie, kaip įgalioti leidimus duodantys pareigūnai, atsakingi už patikimą ir veiksmingą išteklių valdymą bei tinkamų ir veiksmingų savo tarnybų kontrolės sistemų užtikrinimą. Generaliniai direktoriai ir tarnybų vadovai apie savo pareigų atlikimą praneša metinėse veiklos ataskaitose[1], į kurią įtraukiama pasirašyta patikinimo deklaracija, kurio tema – finansinių operacijų teisėtumas ir tvarkingumas. Tai pagrindinė generalinių direktorių atskaitomybės Kolegijai priemonė. Prieš tai, kai šias ataskaitas pasirašo atsakingi generaliniai direktoriai arba tarnybų vadovai, jų turinys aptariamas su atsakingu (-ais) Komisijos nariu (-iais).

Priimdama apibendrinamąją ataskaitą, Komisija prisiima politinę atsakomybę už generalinių direktorių ir tarnybų vadovų vykdomą valdymą, remdamasi jų metinėse veiklos ataskaitose pateiktais patikinimais ir išlygomis. Ji taip pat nurodo metinėse valdymo ataskaitose įvardytas pagrindines pirmumo tvarka spręstinas valdymo problemas (net jeigu dėl jų nenustatyta išlyga) ir bendrai apibrėžia, kaip būtų galima pašalinti nurodytus trūkumus.

Tai pirmoji per dabartinės Komisijos kadenciją priimta apibendrinamoji ataskaita. Už auditą ir kovą su sukčiavimu atsakingas Komisijos narys[2] patvirtino biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijoms naujos Komisijos įsipareigojimą ir toliau laikyti prioritetiniu siekį gauti Europos Audito Rūmų besąlyginį patikinimo pareiškimą.

Ankstesnės Komisijos strateginis tikslas gauti besąlyginį patikinimo pareiškimą sudarė sąlygas sutelkti jėgas ir dėmesį į svarbius gero valdymo ir administravimo klausimus ir pasiekti realių rezultatų (žr. 2 skirsnį). Komisija įsitikinusi, kad dėl didėlį poveikį padariusių valdymo ir kontrolės sistemų, darbo metodų ir principų pokyčių padaryta didelė ES lėšų valdymo pažanga. Tačiau ji taip pat pripažįsta, kad vis dar esama tobulintinų sričių, pavyzdžiui, pasidalijamojo valdymo sritis, kurioje už 75 % biudžeto įvykdymą atsako valstybės narės.

Komisija ragina kitas institucijas ir valstybes nares nuodugniai išnagrinėti, kaip būtų galima dar labiau patobulinti finansavimo schemų struktūrą, taip pat jų vykdymą, valdymą ir kontrolės mechanizmus, kad pagerėtų jų veiksmingumas vietose ir būtų užtikrinta veiksminga, proporcinga ir ekonomiška ES išlaidų kontrolė.

Šiomis aplinkybėmis biudžeto peržiūra ir kas trejus metus atliekama Finansinio reglamento[3] peržiūra, įskaitant tolesnę 2008 m. pradėto darbo[4], susijusio su toleruotinos rizikos sąvoka, plėtotę, bus nepaprastai svarbios sudarant tinkamas sąlygas veiksmingiau valdyti ES lėšas po 2013 m.

2. PATIKINIMO PAGRINDO STIPRINIMAS

2.1. Kontrolės mechanizmų stiprinimas, siekiant užtikrinti operacijų teisėtumą ir tvarkingumą visoje Komisijoje

2009 m. Komisija ir toliau stiprino Komisijos tarnybų ir valstybių narių valdomus kontrolės mechanizmus, kad užtikrintų teisėtumą ir tvarkingumą siekdama gauti besąlyginį patikinimo pareiškimą, ir pasiekė teigiamų rezultatų.

2008 m. patikinimo pareiškimas buvo kol kas geriausias : Audito Rūmai pareiškė besąlyginę nuomonę dėl pagrindinių operacijų, kurios sudaro 47 % biudžeto (palyginti su 6 % 2003 metais ); pirmą kartą teigiamai įvertintos visos žemės ūkio ir gamtos išteklių sričių ir švietimo bei pilietybės skyrių pagrindinės operacijos. Antrus metus iš eilės Audito Rūmai teigiamai įvertino konsoliduotąsias ataskaitas. Be to, pripažinta, kad metinių veiklos ataskaitų kokybė pagerėjo (žr. punktą 2.2), o visoje Komisijoje beveik visiškai įgyvendinti vidaus kontrolės standartai.

2009 m. taip pat pasiekta svarbių rezultatų gerinant ES lėšų valdymą, pvz., parengta Komisijos dalijamojo struktūrinių veiksmų valdymo priežiūros stiprinimo veiksmų plano [5] galutinė ataskaita; tai lėmė teigiamus pokyčius šioje svarbioje išlaidų srityje, be kita ko, smarkiai padaugėjo finansinių klaidų ištaisymo atvejų (žr. 6 skirsnio 3.2 punktą).

2009 m. Komisija taip pat priėmė Komisijos veiksmų plano dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos poveikio ataskaitą [6], kurioje daroma išvada, kad ankstesnės Komisijos įgaliojimų laikotarpiu padaryta didelė pažanga stiprinant vidaus kontrolės sistemas ir nors kai kuriuos patobulinimus lėmė priemonės, kurių imtasi prieš 2005 m., yra aiškių įrodymų, kad pažanga gerokai paspartėjo 2006 m. priėmus veiksmų planą.

Siekiant užtikrinti pagrįstą patikinimą itin svarbus vidaus auditas . 2009 m. Komisijos vidaus audito tarnyba (toliau – VAT) parengė 2007–2009 m. strateginio audito planą įvykdžiusi 87 % 2009 m. darbo programos – ji parengė 67 ataskaitas, iš kurių 32 buvo pažangos vertinimo ataskaitos ir viena konsultacinė ataskaita. Audituojamieji subjektai pritarė 98,8 % audito rekomendacijų. 2009 m. VAT atliko, be kita ko, veiklos tęstinumo, rizikos valdymo, pirkimo ir dotacijų valdymo, išorės politikos ir generalinių direktoratų pasidalijamojo valdymo priežiūros politikos auditą. Atlikus šių sričių auditą parengta 260 rekomendacijų, įskaitant 2 esmines ir 113 labai svarbių rekomendacijų.

Pabrėžtini du 2009 m. VAT įsipareigojimai: pirma, 2009 m. gruodžio mėn. užbaigtas metinių veiklos ataskaitų patikinimo proceso pažangos vertinimo auditas, kurio išvadose pažymėta, kad įgyvendintos visos pirminio audito (2007 m.) rekomendacijos; antra, 2009 m. VAT atliktas Komisijos rizikos valdymo sistemos įgyvendinimo auditas , kurio išvadose teigiama, kad Komisijos rizikos valdymo sistema atitinka tarptautinius standartus ir yra tvirtas rizikos valdymo pagrindas. VAT nustatė keletą tobulintinų sričių, kurios daugiausia susijusios su generalinių direktoratų vidaus rizikos valdymo funkcijomis ir atsakomybe, tolesnių gairių, tam tikrų klausimų išaiškinimo keletą sričių apimančios rizikos įvertinimo poreikiu. Centrinės tarnybos šiuos klausimus sprendžia 2010 m.

Taip pat padaryta pažanga sparčiai ir veiksmingai įgyvendinant visas dar neįvykdytas esmines arba labai svarbias audito rekomendacijas, kurioms buvo pritarta, kaip buvo raginama padaryti 2008 m. apibendrinamojoje ataskaitoje. 2009 m. Audito pažangos komitetas (APK) pažymėjo, kad praėjus šešiems mėnesiams po esminių rekomendacijų įgyvendinimo termino nebuvo nė vienos neįvykdytos esminės rekomendacijos. Tačiau APK pažymėjo, kad tolesni darbai, susiję su labai svarbiomis rekomendacijomis, vis dar vykdomi nepakankamai tinkamai (praėjus šešiems mėnesiams po įgyvendinimo termino neįvykdytos 68 rekomendacijos).

Komisija ir toliau atidžiai stebės esminių ir labai svarbių vidaus audito rekomendacijų įgyvendinimą. Ji paragino visus generalinius direktorius ir tarnybų vadovus užtikrinti, kad vadovybė šiam klausimui skirtų reikiamą dėmesį.

2.2. Metinių veiklos ataskaitų aiškumo ir nuoseklumo didinimas

Metinės veiklos ataskaitos yra pagrindinė Europos Audito Rūmų naudojama priemonė sprendžiant biudžeto įvykdymo klausimą (patikinimo pareiškimas). Pastaraisiais metais šių ataskaitų kokybė pagerėjo. 2009 m. parengtoje 2008 m. metinėje ataskaitoje Audito Rūmai visų Komisijos generalinių direktoratų ir tarnybų metines veiklos ataskaitas įvertino kaip „A“ ir „B“, o 5 skyrius (Žemės ūkis ir gamtos ištekliai) pirmą kartą įvertintas „B+“[7].

Remdamiesi 2008 m. apibendrinamojoje ataskaitoje įrašytu Kolegijos nurodymu 2009 m. Generalinis sekretoriatas ir Biudžeto generalinis direktoratas Komisijoje atliko apklausą, kad nustatytų sėkmės veiksnius, lemiančius metinių veiklos ataskaitų kokybę. Sprendžiant nustatytus klausimus įgyvendinta keletas priemonių:

- Ilgalaikiai metinių veiklos ataskaitų rengimo nurodymai buvo gerokai pakeisti, įskaitant aiškų 2 dalies (informacija apie finansinės ir nefinansinės vidaus kontrolės sistemas) ir 3 dalies (patikinimo deklaraciją grindžiančios sudedamosios dalys) atskyrimą.

- Dabar į metinių veiklos ataskaitų 2 dalį turi būti įtraukta nauja konkreti išvada dėl vidaus kontrolės standartų bendro veikimo.

- Generalinis sekretoriatas ir biudžeto generalinis direktoratas įsteigė tam tikslui skirtą pagalbos tarnybą, kuri padeda spręsti Komisijos tarnyboms kylančius klausimus.

- Internete pateiktas interaktyvus ilgalaikių nurodymų pristatymas, tai palengvina naršymą, o tarnybos gali lengviau rasti atsakymus į konkrečius klausimus.

- Ataskaitas rengiantiems darbuotojams surengti mokymai, kaip tinkamai rengti metines veiklos ataskaitas, kuriuose apibendrintos pagrindinės ilgalaikių nurodymų nuostatos (dalyvavo apie 70 darbuotojų).

- Ilgalaikiai nurodymai paskelbti anksčiau nei įprasta (2009 m. lapkričio 5 d.).

- Metinių veiklos ataskaitų tarpusavio vertinimas toliau buvo tobulinamas – centrinės tarnybos galėjo anksti įsitraukti į procesą (prieš tarpusavio vertinimą), tarnyboms sistemiškai teikiama grįžtamoji informacija dėl jų metinių veiklos ataskaitų projektų kokybės.

2009 m. metinių veiklos ataskaitų kokybė pastebimai pagerėjo visoje Komisijoje, tai susiję tiek su patikinimui teikiamų įrodymų kokybe, tiek su ataskaitų aiškumu. Centrinės tarnybos ir toliau anksti įsitraukdavo į metinių veiklos ataskaitų rengimo procesą: aptardavo pagrindinius klausimus su generaliniais direktoratais ir tarnybomis ir teikė reikalingas gaires, kaip tobulinti galutinių tekstų kokybę.

Komisija toliau sieks gerinti metinių veiklos ataskaitų kokybę, nes tai pagrindinė priemonė, kuria remdamiesi įgalioti leidimus duodantys pareigūnai dokumentais pagrindžia savo atskaitomybę Kolegijai ir kuri yra patikinimo pareiškimo įrodymų šaltinis. Ji davė nurodymus generaliniam sekretoriatui ir Biudžeto generaliniam direktoratui toliau teikti gaires generaliniams direktoratams ir tarnyboms, reguliariai peržiūrint ilgalaikius nurodymus, aiškinamąsias gaires, mokymo priemones, tarpusavio peržiūrų posėdžių dokumentus ir visas kitas naudingas priemones. Ji taip pat paragino visus generalinius direktorius ir tarnybų valdovus aktyviai remti visas centrinių tarnybų siūlomas priemones, kad būtų gerinama metinių veiklos ataskaitų kokybė.

3. PATIKINIMAS ATSIžVELGIANT į METINES VEIKLOS ATASKAITAS IR GENERALINIų DIREKTORIų PATEIKTOS IšLYGOS

Išnagrinėjusi metines veiklos ataskaitas, ypač kiekvieno generalinio direktoriaus pasirašytas deklaracijas, Komisija pažymi, kad visi pateikė pagrįstą patikinimą dėl išteklių naudojimo numatytais tikslais, patikimo finansų valdymo principų laikymosi ir dėl to, kad taikomomis kontrolės procedūromis užtikrinamas reikiamas pagrindinių operacijų teisėtumas ir tvarkingumas. Kai kurie generaliniai direktoriai metinėse veiklos ataskaitose atskleidė likusius trūkumus ir pateikė išlygas, tačiau dėl to nesuabejota bendru pateiktu patikimumu .

2009 m. metinėse veiklos ataskaitose trylika generalinių direktorių iš viso nurodė dvidešimt išlygų . Iš jų devynios išlygos jau buvo pateiktos 2008 m., o 2009 m. pabaigoje vis dar vyksta su jomis susiję veiksmai; vienuolika išlygų yra naujos. Tai yra penkiomis išlygomis daugiau nei tuo pačiu praėjusių metų laikotarpiu (2008 m. jų buvo penkiolika). Taip yra dėl keleto toliau nurodytų priežasčių. Pagrindinė priežastis – 2008 m. atlikta mažai arba neatlikta jokių mokėjimų pagal 2007–2013 m. programas, kurių terminas baigėsi 2009 m.; kita priežastis – sudėtingos dotacijų gavėjams taikomos tinkamumo taisyklės (tai daro poveikį lėšoms, kurioms taikomas tiesioginis centralizuotas valdymas: 2009 m. pateiktos devynios išlygos dėl dotacijų schemų, palyginti su keturiomis 2008 m.); dar viena priežastis – viešojo pirkimo taisyklių taikymo problemos – tai dažna pasidalijamojo valdymo klaidų priežastis.

Augantį išlygų skaičių reikėtų vertinti kaip faktą, kad visi Komisijos įgalioti leidimus duodantys pareigūnai patikimą finansų valdymą laiko labai svarbiu ir kad yra suvokiama, kokį realų poveikį Komisijos reputacijai gali padaryti bet kokios ES lėšų valdymo klaidos.

Taip pat svarbu pažymėti, kad atsižvelgiant į keleto generalinių direktoratų kontrolės rezultatų vertinimą šie direktoratai sugebėjo panaikinti išlygas, nustatytas ankstesniais metais, pavyzdžiui, žemės ūkio ir gamtos išteklių srityje (Jūrų reikalų ir žuvininkystės GD), ekonomikos ir finansinių reikalų srityje (Ekonomikos ir finansų reikalų GD) ir švietimo ir pilietybės srityse (Komunikacijos GD). Už plėtrą ir regioninę politiką atsakingi generaliniai direktoriai sugebėjo panaikinti 2008 m. nustatytas išlygas, susijusias su Bulgarijai skirtomis pasirengimo narystei lėšomis, o už žemės ūkio ir kaimo plėtros sritį atsakingas generalinis direktorius taip pat sugebėjo panaikinti išlygą, susijusią su SAPARD lėšomis Bulgarijoje ir Rumunijoje.

Kiekvienas generalinis direktoratas ir tarnyba nustatė pagrindines priežastis, dėl kurių nustatomos išlygos, ir parengė veiksmus, kuriais šios problemos būtų sprendžiamos. Kaip jau būta praeityje generaliniai direktoratai ir tarnybos tinkamai pagrindė išlygos panaikinimą ne tik įvardydami priemones, kurių buvo imtasi sprendžiant problemas, bet ir pateikdami įrodymų, kad problema buvo veiksmingai išspręsta vietoje. Daugeliu atveju tai reiškė, kad gauta konkrečios informacijos, jog klaidų lygis sumažėjo iki priimtino arba kad sistemos tinkamai sustiprintos.

3.1. Žemės ūkis ir gamtos ištekliai

2008 m. metinėje ataskaitoje Audito Rūmai pirmą kartą pažymėjo, kad apskritai klaidų lygis žemės ūkio ir gamtos išteklių politikos srityje yra šiek tiek mažesnis nei 2 % reikšmingumo lygis. Nors klaidų lygis kaimo plėtros srityje vis dar didesnis nei Europos žemės ūkio garantijų fondo (EŽŪGF) srityje, vis dėlto jis yra mažesnis nei ankstesniais metais. Audito Rūmų nuomone, integruota administravimo ir kontrolės sistema (IAKS) iš esmės veiksmingai ribojo klaidų riziką arba neteisėtas išlaidas, tačiau kai kurių valstybių narių mokėjimo agentūrose padėtį vis dar reikia gerinti.

Už žemės ūkio ir kaimo plėtros sritį atsakingas generalinis direktorius į 2009 m. metinę veiklos ataskaitą įtraukė dvi išlygas . Pirma išlyga susijusi su 2007–2013 m. programavimo laikotarpio antrosios krypties ( Axis 2 ) išlaidomis kaimo plėtros priemonėms (aplinkos ir kraštovaizdžio gerinimas); atsižvelgiant į valstybių narių praneštus kontrolės statistinius duomenis klaidų lygis yra 3,4 % . Ši išlyga buvo įtraukta, nes aptiktų klaidų lygis yra didesnis nei dabar Europos Audito Rūmų taikoma reikšmingumo riba.

Antra išlyga susijusi su dideliais IAKS trūkumais Bulgarijoje ir Rumunijoje . Išlyga nustatyta dėl reputacijos priežasčių, nes trūkumai tebesitęsia nuo įstojimo ir vėluojama įgyvendinti veiksmų planus, kurių įgyvendinimo terminas numatytas 2011 m.

Už jūrų reikalų ir žuvininkystės sritį atsakingas generalinis direktorius nustatė dvi išlygas: viena susijusi su valstybėms narėms atliktų mokėjimų, skirtų kompensuoti papildomas sąnaudas, patirtas prekiaujant tam tikrais žuvininkystės produktais iš atokiausių regionų ; apskaičiuota, kad apie 3 % mokėjimų gali būti atlikti neteisingai. Kita išlyga susijusi su žuvininkystės orientavimo finansinės priemonės (ŽOFP) veiklos programomis; apskaičiuota, kad tai susiję su 46,8 mln. EUR arba 41 % tais metais atliktų mokėjimų pagal ŽOFP, kurių lygis 2009 m. buvo ypač nedidelis. Todėl klaidų lygis yra gerokai didesnis, kai skaičiuojama pagal tais metais atliktus mokėjimus. Skaičiuojant 2005–2007 m. laikotarpio vidutinių metinių mokėjimų vidurkio procentą nustatytas klaidų lygis yra 9,4 %.

Už aplinkos sritį atsakingas generalinis direktorius nustatė vieną išlygą, susijusią su dotacijų gavėjų deklaruotų išlaidų tinkamumu , nes 2009 m. kilo rizika dėl 5,97 % išmokėtų dotacijų, t. y. 3,89 % visų 2009 m. atliktų mokėjimų atitinkamai veiklai pagal veikla grindžiamo biudžeto sudarymo sistemą sumos.

Komisija siekia užtikrinti valstybių narių vykdomos kontrolės veiksmingumą kaimo plėtros srityje. Kontrolės veiksmai šioje srityje kainuoja brangiai, o gavėjų yra daug (2008 m. – 3,6 mln.). 2010 m. gegužės 26 d. Komisija priėmė komunikatą kitoms institucijoms[8], kuriame ji pasiūlė kaimo plėtros srityje taikyti 2–5 % toleruotinos rizikos lygį. Toleruotinos rizikos lygis nustatomas atsižvelgiant į kontrolės ekonomiškumą ir priimtinų likutinių klaidų lygį, kurį galima pateisinti atsižvelgiant į kontrolės sąnaudas. Komisija tęs darbą su kompetentingomis valstybių narių institucijomis, kad kontrolės sistemų veiksmingumas būtų optimalus.

Komisija ketina imtis konkrečių veiksmų, kad išspręstų pagrindines problemas, kurias lemia dotacijų gavėjams taikomi sudėtingi tinkamumo reikalavimai. (Žr. 4 skirsnį „Įvairioms sritims svarbūs klausimai“)

Komisija primena Bulgarijos ir Rumunijos valdžios institucijų prisiimtus įsipareigojimus, susijusius su veiksmų planais, parengtais siekiant ištaisyti trūkumus, nustatytus jų IAKS, ir kartoja, kad ji atidžiai ir griežtai stebės jų įgyvendinimą.

3.2. Sanglauda

Sanglaudos politika įgyvendinama remiantis pasidalijamojo valdymo principu ir sudaro apie 31 % Sąjungos biudžeto. 2008 m. patikinimo pareiškime ji tebelieka išlaidų sritimi, kurioje klaidų lygis didžiausias (11 %), ir yra vienintelė politikos sritis, kurios įgyvendinimą Audito Rūmai vis dar vertina neigiamai[9]. Tai labiausiai susiję su neveiksmingu konkrečių valdymo ir kontrolės sistemų veikimu kai kuriose valstybėse narėse.

Atsižvelgdama į šį didelį klaidų lygį 2009 m. Komisija ėmėsi didelių iniciatyvų, kad pagerintų valdymo ir kontrolės sistemas sanglaudos srityje. Įgyvendinusi veiksmų planą 2010 m. vasario mėn. Komisija pranešė[10] apie šių veiksmų poveikį ir apie papildomų veiksmų, kurių ėmėsi Komisija, įgyvendinimą pagal bendrą struktūrinių veiksmų audito strategiją (toliau – audito strategija). Pagrindinis rezultatas – smarkiai padaugėjo finansinių klaidų ištaisymo atvejų, ištaisymų vertė augo tiek 1994–1999 m., tiek 2000–2006 m. laikotarpiu; 2008 ir 2009 m. bendra suma siekė 3 801 mln. EUR, palyginti su 2000–2007 m. laikotarpio bendra suma – apytiksliai 3 567 mln. EUR.

Iš bendros 7 368 mln. EUR ištaisymų sumos 2000–2009 m. 70 % pasiūlyta Komisijos ir tam pritarė valstybės narės (tai reiškia, kad valstybės narės gali perskirstyti Komisijos įnašus papildomiems reikalavimus atitinkantiems projektams – tai vadinama atšaukimu), o kitais atvejais sprendimą priima Komisija (tai reiškia, kad lėšos grąžinamos į ES biudžetą). Komisija pranešė apie savo ketinimą toliau tęsti šį darbą, kuriam sąlygas sudarė veiksmų planas, ir taikyti griežtas kontrolės priemones vykdant audito strategiją.

Tarnybos toliau tobulino gaires dėl valstybių narių sukurtų ES lėšų panaudojimo sanglaudos politikos srityje valdymo ir kontrolės sistemų (pavyzdžiui, baigtas rengti paskutinis skyrius, kuris bus įtrauktas į 2007–2013 m. programavimo laikotarpio audito informacinį vadovą). Jos peržiūrėjo pranešimą apie metinius apibendrinimus, surinko ir išnagrinėjo turimų valstybių narių audito dokumentų ir deklaracijų metinius apibendrinimus, kurie trečią kartą turėjo būti pateikti 2010 m. vasario 15 d. Iš jų matyti, kad pastaraisiais metais padėtis gerėjo, nors keturių valstybių narių apibendrinimai tiesiogiai neatitinka minimalių reikalavimų (jų paprašyta pateikti papildomos informacijos). Be to, devynios valstybės narės pateikė (savanorišką) bendrą patikinimo pareiškimą.

2009 m. taip pat yra pirmieji metai, kuriais įvykdyta daug 2007–2013 m. programavimo laikotarpiui numatytų tikslų. Pagal 2007–2013 m. struktūriniams fondams taikytinus teisės aktus reikalaujama, kad valstybių narių valdžios institucijos pateiktų metines kontrolės ataskaitas ir audito nuomones . Iš specialaus audito tyrimo , kurį pradėjo regioninės politikos, užimtumo ir socialinių reikalų generaliniai direktoratai, rezultatų matyti, kad dėl 2007–2013 m. reguliavimo sistemos sustiprintų kontrolės nuostatų ir prevencijos priemonių, kurias Komisija taikė pagrindinėje sanglaudos politikos srityje, klaidų lygis sumažėjo.

Šio specialaus audito tyrimo metu Komisija išnagrinėjo iki 2009 m. gegužės mėn. atliktų mokėjimų statistinę imtį, parinktą vadovaujantis tais pačiais principais, kuriais vadovaujasi Audito Rūmai, iš penkiolikos valstybių narių, deklaravusių išlaidas iki tos dienos. Surengta aštuoniolika audito vizitų, kurių metu patikrinta šimtas šešiasdešimt keturi projektai, kuriems teiktas bendras finansavimas pagal septyniolika veiklos programų dešimtyje valstybių narių; padaryta išvada, kad šių penkiolikos valstybių narių audituojamuoju laikotarpiu deklaruotų išlaidų klaidų lygis yra apie 5 % . Kiekybiškai įvertinamos klaidos susijusios su viešojo pirkimo ir tinkamumo taisyklių nesilaikymu. Auditoriai taip pat nustatė keletą kiekybiškai neįvertinamų klaidų. Patikrintų operacijų, kuriose nustatyta kiekybiškai įvertinamų klaidų, galinčių turėti finansinį poveikį, dažnumas buvo 20 % visų operacijų.

Šioje srityje įgalioti leidimus duodantys pareigūnai įtraukė keturias išlygas: dvi susijusios su 2000–2006 m. programavimo laikotarpiu (Regioninės politikos GD ir Užimtumo, socialinių reikalų ir lygių galimybių GD atitinkamai ERPF ir ESF atžvilgiu) ir pirmą kartą įtrauktos dvi 2007–2013 m. programavimo laikotarpio išlygos (taip pat atitinkamai susijusios su ERPF ir ESF). Kiekvienoje išlygoje aiškiai nurodytos susijusios valstybės narės ir programos, taip pat veiksmai, kurių imtasi arba kurie pasiūlyti tam, kad būtų pašalinti nustatyti trūkumai.

Už užimtumo ir socialinių reikalų sritį atsakingas generalinis direktorius įtraukė dvi išlygas: viena susijusi su 2000–2006 m. nustatytų veiklos programų pagal ESF valdymo ir kontrolės sistemomis (Belgijoje, Vokietijoje, Prancūzijoje, Italijoje ir Ispanijoje), o kita susijusi su 2007–2013 m. nustatytų veiklos programų pagal ESF valdymo ir kontrolės sistemomis (Belgijoje, Vokietijoje, Italijoje, Liuksemburge, Rumunijoje ir Ispanijoje). Apskaičiuota, kad pirmoji išlyga apima 0,77 % tarpinių mokėjimų, atliktų 2000–2006 m. laikotarpiu, o antra apie 1,60 % tarpinių mokėjimų, atliktų 2007–2013 m. Abi išlygos įtraukos dėl reputacijos priežasčių, nes nustatyta didelių trūkumų, susijusių su pagrindiniais valdymo ir kontrolės sistemų elementais.

Už regioninės politikos sritį atsakingas generalinis direktorius įtraukė dvi išlygas: viena susijusi su 2000–2006 m. valdymo ir kontrolės sistemomis pagal ERPF ir (arba) Sanglaudos fondą (Bulgarijoje, Italijoje, Vokietijoje ir JK kiek tai susiję su INTERREG programomis), kita susijusi su 2007–2013 m. ERPF ir (arba) Sanglaudos fondo valdymo ir kontrolės sistemomis (Vokietijoje, Ispanijoje, Bulgarijoje, Italijoje kiek tai susiję su 15 Europos teritorinio bendradarbiavimo programų).

Pirmoji išlyga susijusi tik su 0,44 % atitinkamų veiklos rūšių pagal veikla grindžiamo biudžeto sudarymo sistemą, nes 2009 m. kai kurių programų mokėjimai dar nebuvo atlikti; apskaičiuota, kad antroji išlyga susijusi su 0,69 % veiklos rūšių pagal veikla grindžiamo biudžeto sudarymo sistemą. Abi išlygos įtraukos dėl reputacijos priežasčių, nes nustatyta didelių trūkumų, susijusių su pagrindiniais valdymo ir kontrolės sistemų elementais.

Su 2007–2013 m. laikotarpiu susijęs poveikis, apie kurį pranešė generaliniai direktoratai, kaip ir ankstesniais metais grindžiamas valstybių narių valdymo ir kontrolės sistemų ir jų pajėgumo užkirsti kelią klaidoms, jas nustatyti ir ištaisyti vertinimu. Pažymėtina, kad šios sistemos yra daugiametės ir kad patikinimo pareiškime nurodomas klaidų lygis veikiausiai yra didesnis, nes į jį įtraukiamos klaidos, kurios gali būti pastebėtos ir ištaisytos vėlesniais metais, į jį taip pat įtraukiamos klaidos, padarytos galiojant ankstesnio programavimo laikotarpio teisės aktams, pagal kuriuos būdinga rizika buvo didesnė.

Komisija ir toliau atidžiai stebės metinių apibendrinimų rengimą ir bendradarbiaus su valstybių narių kompetentingomis institucijomis, kad jie būtų naudingesni patikinimo tikslais. Ji taip pat toliau rengs metinius Kolegų grupės posėdžius, dvišalio bendradarbiavimo susitikimus ir mokymo priemones. Toliau stiprindama valstybių narių atskaitomybė pagal Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 317 straipsnį Komisija į savo pasiūlymą dėl Finansinio reglamento ir jo įgyvendinimo taisyklių peržiūrą kas trejus metus įtraukė valstybėse narėse akredituotoms atsakingoms institucijoms skirtą reikalavimą teikti metines valdymo deklaracijas.

Komisija palankiai vertina kai kurių valstybių narių iniciatyvą teikti savanoriškas nacionalines deklaracijas ir įsipareigoja iki 2010 m. vasaros pateikti dabartinių deklaracijų papildomos naudos (kiek tai susiję su patikinimu) konsoliduotą apžvalgą.

Komisija taip pat pabrėžia, kad yra svarbu nustatyti tinkamus rizikos valdymo vertinimo kriterijus, kuriuos nustatant būtų visiškai atsižvelgiama į kontrolės sąnaudas ir teisės aktų sudėtingumą, nes tai pagrindinės klaidų priežastys. Iki 2011 m. pabaigos ji pateiks pasiūlymą dėl toleruotinos rizikos lygių sanglaudos srityje.

3.3. Moksliniai tyrimai, energetika ir transportas

Kaip ir 2008 m., į visų keturių generalinių direktoratų, įgyvendinančių veiksmus pagal mokslinių tyrimų šeštąją bendrąją programą (Įmonių ir pramonės, Informacinės visuomenės ir žiniasklaidos, Mokslinių tyrimų, Mobilumo ir transporto[11]), 2009 m. metines veiklos ataskaitas įtrauktos išlygos, susijusios su sąnaudų, kurias nurodė dotacijų gavėjai, tinkamumu.

Kiekviena tarnyba parengė ataskaitą apie savo dalies daugiametės audito strategijos įgyvendinimą ir mažesnius bendrus likutinių klaidų lygius, palyginti su 2008 m. Nors tai yra pažanga siekiant daugiametės kontrolės tikslo mažinti likutinių klaidų lygį, kad iki 2010 m. pabaigos jis nesiektų 2 % ribos, daugelio auditų rezultatų siekiama susigrąžinant lėšas, o visa audito programa turi būti užbaigta iki 2010 m. pabaigos. Tačiau remiantis dabartiniais rezultatais yra tikimybė, kad nepaisant gerokai didesnio, palyginti su planuotu, surengtų auditų skaičiaus, 2 % tikslo nebus pasiekta.

Už įmonių ir pramonės sritį atsakingas generalinis direktorius taip pat nustatė išlygą, susijusią su įgaliotosios įstaigos teikiamų finansinių ataskaitų, susijusių su veiksmo įgyvendinimu pagal jungtinį valdymą, patikimumu. Atlikus išankstinį auditą paaiškėjo, kad įgyvendinančiosios įstaigos finansinėje ataskaitoje yra esminė klaida. Jos kiekybinio poveikio įvertinti neįmanoma, nes tai paaiškės tik programos pabaigoje, kai remiantis programos įgyvendinimo sąnaudomis bus apskaičiuotas galutinis Sąjungos įnašas.

Komisija pripažįsta, kad pagrindinė Mokslinių tyrimų, energetikos ir transporto skyriaus klaidų priežastis – sudėtingos dotacijų gavėjams taikomos tinkamumo taisyklės.

Komunikate „Mokslinių tyrimų bendrųjų programų įgyvendinimo paprastinimas“[12] Komisija pristatė ES mokslinių tyrimų finansavimo priemones ir galimybes ir paragino kitas ES institucijas dalyvauti diskusijoje ir teikti grįžtamąją informaciją dėl galimybių. Iš neskubių priemonių komunikate taip pat siūlomos radikalesnio paprastinimo galimybės, pvz., tokios, kurios vėliau įgytų konkrečių veiksmų formą arba būtų įtrauktos į naujų teisės aktų pasiūlymus, įskaitant Finansinio reglamento peržiūrą kas trejus metus.

Kol tokie pasiūlymai bus veiksmingai įgyvendinti, Komisija turi spręsti sudėtingų dotacijų gavėjams taikomų tinkamumo taisyklių klausimą. 2010 m. gegužės 26 d. Komisija priėmė komunikatą kitoms institucijoms, kuriame ji pasiūlė šioje srityje taikyti 2–5 % toleruotinos rizikos lygį[13]. Toleruotinos rizikos lygis nustatomas atsižvelgiant į kontrolės ekonomiškumą ir priimtiną likutinių klaidų lygį, kurį galima pateisinti atsižvelgiant į kontrolės sąnaudas.

Be to, Komisija įsteigė šiam tikslui skirtą aukšto lygio mokslinių tyrimų specialios paskirties grupę, kuri, be kita ko, nagrinėja valdymo ir organizacinius mokslinių tyrimų srities klausimus.

Šios srities, kaip ir kitų sričių, ES lėšų jungtinis valdymas yra ypač sudėtingas. Komisija nurodė generaliniam sekretoriatui ir Biudžeto generaliniam direktoratui drauge su atsakingomis tarnybomis pradėti dažniausiai pasitaikančių problemų peržiūrą ir pasiūlyti, kaip galima jungtinį valdymą pagerinti.

3.4. Išorės pagalba, vystymasis ir plėtra

Šiame skyriuje yra keletas svarbių su valdymu susijusių pokyčių. Už plėtros sritį atsakingas generalinis direktorius panaikino išlygą, susijusią su ES lėšų valdymu Bulgarijoje, remdamasis kompetentingų institucijų daroma veiksmų plano įgyvendinimo pažanga. Be to, 2009 m. vasario mėn. Europos plėtros fondo (EPF) sąskaitos sėkmingai perkeltos į Komisijos centrinę kaupiamosios apskaitos sistemą ABAC – šį pokytį rekomendavo Audito Rūmai ir biudžeto įvykdymą tvirtinanti institucija. Smarkiai pakito EuropeAid išorės auditų planavimo metodika, tikrinimo vizitų techninės užduotys suderintos su Jungtinių Tautų institucijomis. Galiausiai įsigaliojus Lisabonos sutarčiai pradėta steigti Europos išorės veiksmų tarnyba (EIVT). Ši naujoji struktūra bus labai svarbi rengiant šio skyriaus metinę veiklos ataskaitą nuo 2010 m.

Už išorės santykių sritį atsakingas generalinis direktorius į 2009 m. metinę veiklos ataskaitą įtraukė išlygą dėl Bendros užsienio ir saugumo politikos (BUSP) ir stabilumo priemonės valdymo. Pagrindinė problema yra atitinkamų ex post kontrolės priemonių įgyvendinimo ir su šiomis kontrolės priemonėmis susijusių tinkamų kiekybinių duomenų gavimo sunkumai. Ši išlyga įtraukta dėl reputacijos priežasčių, atsižvelgiant į Audito Rūmų, VAT ir vidaus audito grupės atliktų auditų rezultatus, kai buvo nustatyta didelių trūkumų ir yra galimybė, kad juos apskaičiavus klaidų lygis gali viršyti 2 % reikšmingumo ribą.

Komisijos kontrolės veikla, susijusi su plėtros lėšomis ir lėšomis, teikiamomis po įstojimo, kurios finansiškai sudaro didelę šio skyriaus dalį, leido sėkmingai išspręsti galimas problemas, susijusias su ankščiau išaiškintais trūkumais, ir todėl panaikinta svarbi išlyga.

Už išorės santykių sritį atsakingo generalinio direktoriaus nustatyti klausimai susiję su gerokai mažesnėmis sumomis, bet šiuos klausimus reikia taip pat veiksmingai spręsti. Su Išorės santykių GD atsakomybe ir galimybėmis susijusiais klausimais šis generalinis direktoratas rengia bendrą veiksmų planą, susijusį su šia išlyga; šis planas grindžiamas galiojančiais konkrečiais veiksmų planais, kurie įgyvendinami dėl audito nustatytų faktų. Vieni iš spręstinų klausimų yra finansinio valdymo galimybių (įskaitant išteklius) peržiūra dėl augančio biudžeto ir poreikis paremti BUSP misijas siekiant atitikties taisyklėms, ex post kontrolės rengimas, siekiant kiekybiškai įvertinamų rezultatų, ex post kontrolės metodikos išaiškinimas, išorės auditų rengimas ir jų metu nustatytų faktų naudojimas.

Komisija nurodė už išorės santykių sritį atsakingam generaliniam direktoriui atidžiai stebėti veiksmų plano plėtotę ir įgyvendinimą. Pagal jį numatyta Komisijoje įsteigti tam tikslui skirtą tarnybą, kuri būtų tiesiogiai atskaitinga pirmininko pavaduotojui ir Sąjungos vyriausiajam įgaliotiniui užsienio reikalams ir saugumo politikai, kad būtų užtikrinta priemonių (įskaitant BUSP biudžetą ir stabilumo priemonę pakeisiančią priemonę) finansinė kontrolė.

Iki 2010 m. pabaigos Komisija pateiks pasiūlymą dėl toleruotinos rizikos lygio išorės santykių srityje.

3.5. Švietimas ir pilietybė

Atsižvelgiant į sėkmingą visų veiksmų plane numatytų veiksmų įgyvendinimą, už komunikacijos sritį atsakingas generalinis direktorius panaikino 2008 m. nustatytą išlygą dėl kokybės trūkumų, nustatytų atlikus tiesioginio centralizuoto valdymo ex post kontrolę. Tačiau generalinis direktorius paliko galioti 2008 m. nustatytą išlygą dėl galimo Komisijos tarnybų autorių teisių pažeidimo dėl reputacijos priežasčių.

Įgyvendinami veiksmų plane numatyti taisomieji veiksmai: išspręsti visi pretenzijų, kurias pateikė kolektyvinio teisių administravimo organizacijos, klausimai, atliktas autorių teisių padėties įvairiose Komisijos veiklos srityse vidaus patikrinimas. Atnaujinami susitarimai ir teisiniai pranešimai, su kolektyvinio teisių administravimo organizacijomis ir kitais teisių turėtojais pasirašomi autorių teisių susitarimai. Komisijos darbuotojams parengtos autorių teisių gairės, o 2010 m. pradžioje Komunikacijos GD įsteigė tam tikslui skirtą pagalbos tarnybą. Komisija planuoja, kad šis veiksmų planas bus visiškai įgyvendintas iki 2010 m. pabaigos.

Už švietimo ir kultūros sritį atsakingas generalinis direktorius nustatė išlygą, susijusią su per dideliu centralizuoto tiesioginio valdymo klaidų lygiu, nes atikus ex post kontrolę paaiškėjo, jog daug klaidų padaroma vykdant pagrindines operacijas. Iš 2009 m. užbaigto netikslinio audito rezultatų matyti, kad klaidų lygis yra 2,3 %. Nustatytos klaidos daugiausia susijusios su gavėjų nesugebėjimu pateikti patvirtinamuosius dokumentus arba pakankamos kokybės dokumentus.

Už teisingumo, laisvės ir saugumo sritį atsakingas generalinis direktorius 2009 m. metinėje veiklos ataskaitoje nustatė tris išlygas. Pirmoji išlyga perkelta iš 2008 m.; tai išlyga dėl reputacijos priežasčių, susijusi su vėlavimu užbaigti SIS II projektą. Antroji išlyga yra panaši ir ji susijusi su vėlavimu įdiegti kitą plataus masto IT sistemą – VIS. Trečia išlyga nustatyta remiantis esminių klaidų lygiu: audituotinų dotacijų pagal pagrindinių teisių ir pilietybės programas likutinių klaidų lygis siekė 2,15%.

Komisija pripažįsta, kad tokių plataus masto IT sistemų kaip SIS II ir VIS plėtotė ir valdymas yra ypač sudėtinga. Ji sieks pagerinti valdymą ir bendradarbiavimą su suinteresuotosiomis šalimis ir kartu atidžiai stebės rangovo darbą, naudodamasi kokybės užtikrinimo rangovo paslaugomis. Tais atvejais, kai rangovai laiku ir veiksmingai nevykdo sutartinių įsipareigojimų, ji imsis turimų sutartinių ir finansinių taisomųjų veiksmų – įskaitant finansines sankcijas ir išieškojimą.

Komisija paragino visus generalinius direktoratus ir tarnybas, kurie plėtoja ir valdo plataus masto IT sistemas, užtikrinti, kad jie turėtų pakankamą projektų valdymo patirtį siekiat parengti tinkamus rizikos valdymo ir veiksmų nenumatytais atvejais planus.

Komisija suvokia, kad viena iš pagrindinių Švietimo ir pilietybės skyriuje randamų klaidų priežastis – sudėtingos dotacijų gavėjams taikomos tinkamumo taisyklės. Ji palankiai vertina susijusių padalinių pastangas sušvelninti problemą: padidinti stebėjimo vizitų ir audituojamų projektų skaičių (tai ypač taikytina riziką keliantiems projektams), sparčiau užbaigti senesnes bylas. Komisija primena poreikį analizuoti kontrolės sąnaudas ir 2011 m. pateiks pasiūlymus dėl toleruotinos rizikos lygio. Komisija taip pat pateiks pasiūlymus paprastinti ir gerinti dotacijų valdymą (žr. 4 skirsnį „Įvairioms sritims svarbūs klausimai“).

Galiausiai Komisija patenkinta darbu, atliktu reaguojant į tariamai jos tarnybų padarytus autorių teisių taisyklių pažeidimus, dėl kurių už komunikacijos sritį atsakingas generalinis direktorius 2008 m. metinėje veiklos ataskaitoje nustatė išlygą. Komisija pažymi, kad naujų pretenzijų nepateikta, o veiksmų planas turi būti visiškai įgyvendintas iki šių metų pabaigos, kad įgaliotas leidimus duodantis pareigūnas galėtų 2010 m. metinėje veiklos ataskaitoje panaikinti šią išlygą.

3.6. Ekonomikos ir finansų reikalai

Už ekonomikos ir finansų reikalų sritį atsakingas generalinis direktorius panaikino 2008 m. nustatytą išlygą dėl nustatytų įgyvendinančiosios institucijos kontrolės sistemų trūkumų. Ji buvo susijusi su tikimybe, kad naujos kontrolės priemonės, įdiegtos gavus ex post kontrolės ataskaitos rezultatus, nebus visiškai veiksmingos įgyvendinant naują programą. 2009 m. įgyvendintų rizikos mažinimo priemonių pakako, kad būtų išspręsta pagrindinė problema ir todėl įgaliotas leidimus duodantis pareigūnas galėjo panaikinti išlygą.

4. ĮVAIRIOMS SRITIMS SVARBūS KLAUSIMAI

4.1. Dotacijų ir viešojo pirkimo taisyklės

Dotacijų gavėjams taikomų tinkamumo taisyklių sudėtingumas, įskaitant reikalavimą apmokėti faktiškai patirtas sąnaudas, buvo viena iš priežasčių, dėl kurių įgalioti leidimus duodantys pareigūnai į 2009 m. metinę veiklos ataskaitą įtraukė 9 iš 20 išlygų. Dėl šios priežasties išlygos buvo keletą metų pakartotinai nustatomos Mokslinių tyrimų, energetikos ir transporto skyriuje, o 2009 m. pripažinta, kad tai taip pat daro poveikį tam tikroms Žemės ūkio ir gamtos išteklių skyriaus ir Švietimo ir pilietybės skyriaus išlaidų sritims. Viešąjį pirkimą reglamentuojančių teisės aktų taikymo klaidos yra dažniausia klaidų priežastis Sanglaudos skyriuje.

Paprastos taisyklės sumažina gavėjų teikiamų klaidingų paraiškų riziką. Tačiau tam tikriems politikos tikslams pasiekti reikia tam tikro sudėtingumo, todėl reikia siekti tinkamos pusiausvyros[14].

Kas trejus metus vykdomos Finansinio reglamento peržiūros aplinkybėmis Komisija pateikė pasiūlymus dar labiau paprastinti dotacijų schemas, netrukdant siekti politikos tikslų. Paprastinimo iniciatyvomis siekiama, kad ES dotacijos būtų grindžiamos veiklos rezultatų sistema dažniau naudojant vienkartines išmokas, normines vienetų sąnaudų skales ir vienodus tarifus. Tačiau 2007–2013 m. sektorių išsamių teisės aktų tolesnį paprastinimą riboja laikas, reikalingas teisės aktų priėmimo procedūrai.

Komisija ragina kitas institucijas apsvarstyti komunikate „Mokslinių tyrimų bendrųjų programų įgyvendinimo paprastinimas“ pateiktus pasiūlymus ir kartoja savo pasiryžimą skatinti tarpinstitucinę diskusiją. Be to, remiantis Komisijos pasiūlymais svarbu susitarti dėl tinkamo toleruotino rizikos lygio visose išlaidų srityse.

Komisija taip pat išsamiai išnagrinės, kaip būtų galima supaprastinti viešojo pirkimo taisykles. Ji paragino generalinį sekretoriatą ir Biudžeto generalinį direktoratą koordinuoti reikalingus tarnybų, atsakingų už ES ir valstybių narių lygmens viešojo pirkimo priemonių taikymo plėtotę ir stebėseną, ryšius.

Vis dėlto dideli teisės aktų sistemos pokyčiai yra ilgas procesas ir tai bus pagrindinis tolesnės pažangos uždavinys rengiant po 2013 m. įsigaliosiančius teisės aktus. Trumpesniam laikotarpiui institucijos turėtų susitarti, iki kokio lygmens Komisija kasmet galėtų apriboti nenustatytų klaidų lygį. Komisija įsipareigojusi ir toliau tobulinti savo kontrolės sistemas, įskaitant įgyvendinimo partnerių kontrolės sistemas. Vis dėlto ji pripažįsta, kad įvairių veiklos rūšių rizika skiriasi ir, jos nuomone, yra svarbu nustatyti griežtus, bet pagrįstus kriterijus (naudojant TRE metodą), pagal kuriuos būtų objektyviai vertinamas jos vykdomas rizikos valdymas, atsižvelgiant į kontrolei skirtus išteklius.

Gegužės 26 d. Komisija priėmė konkrečius pasiūlymus dėl mokslinių tyrimų, energetikos, transporto ir kaimo plėtros toleruotinos rizikos. Ji toliau rengs pasiūlymus pagal visus Audito Rūmų metinės ataskaitos skyrius, o tarpinstitucinėse diskusijose aktyviai propaguos toleruotinos rizikos idėją.

4.2. Žmogiškieji ištekliai

2007 m. balandį Komisija pateikė savo žmogiškųjų išteklių peržiūrą ir įsipareigojo 2009–2013 m. laikotarpiu išlaikyti tą patį personalo skaičių (po to, kai bus integruoti visi po plėtros įdarbinti darbuotojai), o svarbiausiose politikos srityse patenkinti personalo poreikį perskirstant darbuotojus. Ataskaitoje taip pat buvo analizuojamos Komisijos pridėtinės sąnaudos. Šį dokumentą palankiai įvertino Europos Parlamentas, o 2008 ir 2009 m. jis buvo atnaujintas. 2010 m. pradžioje parengta tolesnės veiklos ataskaita, iš kurios matyti, kad administracinį ir pagalbinį darbą dirbančių darbuotojų ir toliau mažėja (tai ypač pastebima departamentų lygmeniu).

Kasmetinė peržiūra yra naudinga priemonė, kuri gali būti naudojama kaip perskirstymo sprendimų pagrindas, siekiant geriau atsižvelgti į politikos prioritetus. 2009 m. buvo įmanoma suburti įvairios patirties turinčius darbuotojus konkretiems nustatyto termino su finansų ir ekonomikos krize susijusioms užduotims atlikti. Savanoriškumo pagrindu pareigūnai gali būti laikinai deleguojami į departamentus, kurie atsako už krizės valdymą, tolesnę su krize susijusią veiklą ir Europos ekonomikos atgaivinimo plano įgyvendinimą (tai pirmiausia Konkurencijos, Vidaus rinkos, Ekonomikos ir finansų reikalų generaliniai direktoratai). Bendriau Komisija ir toliau laikinai skirdavo darbuotojus atlikti nustatyto termino veiklą – tai dinamiškas ir lankstus būdas tinkamai paskirstyti darbuotojus didžiausio darbo krūvio laikotarpiais ir taip ilgainiui užtikrinamas dinamiškas žmogiškųjų išteklių valdymas.

Kad būtų įmanoma vykdyti prioritetines užduotis turint ribotus nuolatinius išteklius, Komisijos tarnybos reorganizuojamos; dėl kintančių politikos prioritetų sukurta naujų generalinių direktoratų, perduota atsakomybė, pakeista portfelių sudėtis. Toliau siekiama masto ekonomijos sujungiant generalinių direktoratų pagalbinę infrastruktūrą ir steigiant bendrus išteklius naudojančius direktoratus: ši inovacija įdiegta 2009 m. – bendrų išteklių direktoratas tarnavo Mobilumo ir transporto GD bei Energijos GD poreikiams, taip pat bendrų išteklių direktoratas tarnavo Aplinkos GD ir Klimato politikos GD poreikiams.

Kiek tai susiję su programų valdymo perdavimu vykdomosioms agentūroms, Komisija laikėsi įsipareigojimo nesteigti naujų vykdomųjų agentūrų, išskyrus tas, kurioms pavesta vykdyti padvigubėjusį mokslinių tyrimų biudžetą.

Kiek tai susiję su naujų valstybių narių piliečių įdarbinimu, ES-10 piliečių įdarbinimo tikslai viršyti 2008 m. pabaigoje – dvejais metais anksčiau, nei numatyta pereinamojo laikotarpio pabaiga (2010 m.)[15]. ES-2 piliečių įdarbinimo tikslas pasiektas[16], pranešta, kad bendras įdarbinimo procesas vyksta tinkamai. Tačiau specialistų įdarbinimo sunkumai kelia susirūpinimą tam tikroms tarnyboms, kurioms reikia atitinkamų specialių ar techninių įgūdžių turinčių įvairių sričių specialistų, kurių ne visuomet pavyksta rasti rezervo sąrašuose. Tam tikrų specializacijų talentingiems darbuotojams siūlomos karjeros galimybės ir atlyginimas neatrodo patrauklūs. Centrinės tarnybos sukūrė priežiūros mechanizmą, kurio tikslas – nustatyti konkrečias problemas ir rasti galimus sprendimus.

2009 m. EPSO parengė „ EPSO plėtros programą “, kuri skirta iš pagrindų atnaujinti ES personalo atrankos metodus, kad tinkami darbuotojai būtų parenkami tinkamu laiku, pagerinti atrankos proceso kokybę ir sukurti teigiamą, šiuolaikišką institucijų įvaizdį. Įdiegta visiškai nauja specialistų atrankos konkurso struktūra, siekiant sudaryti sąlygas institucijoms įdarbinti geriausius reikiamų įgūdžių turinčius kandidatus. Kiek tai susiję su nenuolatiniais darbuotojais, kai kurios tarnybos nurodė, kad tokių darbuotojų yra per daug ir kai kuriuose generaliniuose direktoratuose su tuo susijusi padėtis tebebuvo sunki dėl didelės darbuotojų kaitos centrinėse būstinėse ir nuolat didelio laisvų darbo vietų skaičiaus delegacijose (kai kurių šalių delegacijose sutartininkų laisvų darbo vietų skaičius 2009 m. pabaigoje pasiekė 20 %).

Komisija kartoja savo įsipareigojimą toliau stengtis mažinti pridėtines sąnaudas ir perskirstyti sutaupytas lėšas svarbiausioms veiklos rūšims. Ji toliau vykdys sektorių peržiūrą ir prireikus imsis konkrečių veiksmų (pvz., mokslinių tyrimų specialios paskirties grupės steigimas), kad spręstų konkrečiam sektoriui būdingas valdymo problemas.

4.3. Veiklos tęstinumo planavimas

2009 m. Komisija toliau visoje institucijoje diegė veiklos tęstinumo valdymą. Gaisras Berlaymont pastate ir gripo pandemijos grėsmė aiškiai parodė, kad svarbu būti pasirengus spręsti nenumatytų darbo trikdžių klausimus. Iš ankstesnių metų laimėjimų paminėtinas sėkmingas Komisijos veiklos tęsimas kilus gaisrui ir naujos veiklos tęstinumo valdymo ryšio priemonės (NOAH) diegimas. 2009 m. pabaigoje priimtas ir šiuo metu įgyvendinamas trejų metų veiksmų planas, skirtas vykdyti rekomendacijas, pateiktas atlikus VAT auditą.

Kolegija ragina visas tarnybas pagal poreikį laikyti šį darbą prioritetiniu; tai ypač svarbu toms tarnyboms, kurios pranešė, kad iš dalies laikosi vidaus kontrolės standarto. Visų generalinių direktoratų paprašyta iš naujo įvertinti jų svarbiausias funkcijas atliekant veiklos poveikio analizę, pagrįstą naujomis generalinio sekretoriato parengtomis gairėmis, sukurti veiksmais grindžiamus veiklos tęstinumo planus ir geriau valdyti priklausomas sritis. Galiojanti tvarka bus patikrinta siekiant ją pagerinti, taip pat turėtų būti tęsiami informuotumo didinimo veiksmai.

5. IšVADOS

- Komisija kartoja, kad yra įsipareigojusi ir toliau prioritetine tvarka siekti gauti Europos Audito Rūmų besąlyginį patikinimo pareiškimą. Ji įsitikinusi, kad dėl valdymo ir kontrolės sistemų, darbo metodų ir principų pokyčių padaryta didelė pažanga valdant ES lėšas, ir teigiamai vertina tai, kad 2008 m. patikinimo pareiškimas buvo teigiamiausias iš visų ankstesnių.

- Komisija pripažįsta, kad vis dar yra tobulintinų sričių, ypač tam tikrose pasidalijamojo valdymo srityse. Ji toliau bendradarbiaus su valstybėmis narėmis atsižvelgdama į padidėjusią jų atsakomybę pagal Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo. Ji ragina jas toliau gerinti valdymo ir kontrolės sistemas visose dabar vykdomose sanglaudos srities programose.

- Komisija ragina kitas institucijas teigiamai įvertinti jos pasiūlymą dėl metinių valdymo deklaracijų taikytinų visoms išlaidoms pagal netiesioginį arba pasidalijamąjį valdymą atsižvelgiant į Finansinio reglamento peržiūrą; ji taip pat ragina valstybes nares numatyti šių nuostatų įsigaliojimą.

- Komisija pripažįsta sunkumus, kuriuos lemia sudėtingos dotacijų gavėjams ir viešajam pirkimui taikomos taisyklės. Vykstant kas trejus metus atliekamos Finansinio reglamento peržiūros procesui ji pateikė pasiūlymus dėl dotacijų schemų taisyklių supaprastinimo. Ji ragina kitas institucijas teigiamai įvertinti jos pasiūlymus dėl konkrečių toleruotinos rizikos lygių.

- Komisija teigiamai vertina, kad įgaliotų leidimus duodančių pareigūnų parengti veiksmų planai tinka trūkumams šalinti ir nustatytai rizikai švelninti; ji taip pat paragino visus atsakingus generalinius direktorius ir tarnybų vadovus atidžiai juos įgyvendinti.

- Komisija ragina kitas institucijas ir valstybes nares nuodugniai išnagrinėti, kaip būtų galima dar labiau patobulinti finansavimo schemų struktūrą, taip pat jų vykdymą, valdymą ir kontrolės mechanizmus, kad pagerėtų jų veiksmingumas vietose ir būtų užtikrinta veiksminga, proporcinga ir ekonomiška ES išlaidų kontrolė.

ANNEX 1: Reservations 2005 – 2009[17]

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[18], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | DG BUDG for guidance and training, monitoring and reporting All Commission services for implementation Ongoing action | In 2009, the Commission adopted the Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework[19]. It concluded that significant progress had been made in strengthening internal control systems during the mandate period of the previous Commission, and that there was enough evidence that progress was significantly accelerated by the launch of the Action Plan in 2006. Effective implementation of the Internal Control Framework will continue to be an objective of the Commission; however, as it is now an integral part of management in the Commission, it will be considered an ongoing action and no longer appear in this table as of the Synthesis Report 2010. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions). | DG BUDG and SG By September 2009 Done | In 2009 the Secretariat-General and the Directorate-General for Budget carried out a survey across the Commission, to identify the success factors influencing the quality of AARs. As a result, Standing Instructions for the AARs were subject to a major overhaul; a new, specific conclusion on the overall effectiveness of implementation of the Internal Control Standards is now required in part 2 of the AAR; a dedicated helpdesk was set up, training courses were offered, and an interactive presentation of the Standing Instructions was made available on the intranet, facilitating navigation and enabling services to find the answers to specific questions. |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services. | All DGs By April 2010 Done | The Peer Review of AARs was further enhanced by early interventions by Central Services (pre-peer review) and systematic feedback to services on the quality of their draft AAR. The AARs 2009 show a noticeable improvement across the Commission, both in terms of the quality of the evidence presented in support of the assurance and in the readability of the reports. |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | Implementation of the Action Plan agreed by SG and BUDG following the IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework will further improve the quality of risk management in the Commission, especially as regards the monitoring of follow-up of critical cross-cutting risks. | SG and BUDG By December 2010 | The IAS audit of the implementation of the Commission's risk management framework, conducted in 2009, concluded that the risk management framework of the Commission is consistent with international standards and that it provides a solid basis to support risk management. The IAS identified some areas for improvement, mainly as regards the roles and responsibilities for risk management within DGs, a need for further guidelines and clarification on certain issues and the treatment of cross-cutting risks. These issues will be addressed by the central services in the course of 2010. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Present to the discharge authorities concrete proposals for tolerable risk levels for the policy areas: Research, energy and transport and Rural development. Actively promote the idea of tolerable risk during the inter-Institutional discussions on the proposal for the revision of the Financial Regulation (FR) | DG BUDG together with concerned services By June 2010 DG BUDG with SG Ongoing for the process of reviewing the FR | The Commission has announced that it will continue to work on concrete proposals for tolerable risk levels for selected policy areas during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2009 |

Internal audit recommendations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Between March and December 2009 the Audit Progress Committee (APC) met five times and sent four information notes to the College. The APC notes that the level of acceptance of IAS recommendations remains high (close to 100%), and that the number of critical recommendations still open six months after the original delivery date was zero. There has also been a reduction in the number of IAS audits issued with an unsatisfactory opinion (4 in 2008 to3 in 2009). Nevertheless, the APC notes that follow-up of very important recommendations continued to be a challenge (68 remaining open six months after their due date), and that in 2009 there was an increase in the number of critical recommendations issued (from 0 in 2008 to 2 in 2009). The APC continued to hold DG accountable for the implementation of their own action plans; it sent reminders to Services wherever relevant. These reminders proved effective in strengthening follow-up. The APC also equipped itself with an APC Scoreboard to support its work. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 Done | In a Communication of March 2008[20], the Commission announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. In January 2009 the Commission launched an independent horizontal evaluation of the system of regulatory agencies, as announced in its Communication of March 2008. The evaluation report, delivered in December 2009, concludes positively on several aspects of the agency system, such as their generally timely and adequate input to EU policies, coherence of the agencies' activities with the mandates and key policy priorities, synergies with actors in the same area and transparency vis-à-vis the general public. At the same time, it points at weaknesses of the agency system, including governance arrangements, and monitoring of agencies' performance. The conclusions of this evaluation are meant to feed into the ongoing inter-institutional dialogue on agencies launched in March 2009. As a follow-up to the above mentioned Communication, the Commission also issued several guideline documents with a view to optimising its relations with agencies: a tentative roadmap for setting up new agencies; guidelines for concluding memoranda of understanding between agencies and the Commission; and mapping of the assistance delivered to agencies by Commission services. |

Reservations | 7. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | SG and DG BUDG for monitoring and coordinating reporting DGs concerned for implementation Continuous action | For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the review of the Standing Instructions for AARs is that two distinct parts of the report now build the argumentation towards the assurance. Part 2 deals with internal control in general and part 3 contains the building blocks towards the assurance on financial management. The AAR must include a conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) on the basis of all evidence presented in part 3. |

Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II and the VIS system. Financial risk corresponding to the residual error rate in the non-audited population of grants in the programmes under ABB activity 1804 – Fundamental rights and citizenship | JLS, SG – by end 2010 | The issue continued to be the subject of a reservation in the AAR 2009 of DG JLS. The two issues are being closely monitored by the Commission. Progress made in 2009 concerns the increased rate of projects audited in the population at risk and improvements in the procedures for direct management of grants. For a detailed list of actions to be implemented, please consult DG JLS's AAR 2009 on Europa (http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm) |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 8. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States | AGRI, EMPL, MARE, REGIO, JLS By July 2010 | The Directorates-General involved in shared management of EU funds have continued their efforts at coordination, including by developing and implementing joint audit strategies. As part of their work they have continued to analyze annual summaries submitted by Member States, updating the guidance and holding regular meetings with competent authorities. |

Accounts | 9. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous action | The European Court of Auditors expressed in 2009 for the second time an unqualified opinion on the 2008 accounting data of the Commission. The accounting quality project continued in 2009. Services identified their main accounting risks and set up detailed action plans to address these as part of their annual accounting control programmes. The Accountant's report on the validation of local systems for 2009 confirmed that these in general are steadily improving. Most local systems have been validated but further improvements are needed in DGs JLS and RELEX, whose systems have not yet been fully validated, although progress on outstanding issues is being recorded. The average payment time has fallen significantly; from 34 days in 2008 to 26 days in 2009. |

ANNEX 3: Executive and Regulatory Agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate within a clear institutional framework, governed by a single legal base[21]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The Commission's responsibility for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the Director. Their Annual Activity Reports are annexed to the report of their parent Directorate(s)-General. A standard Financial Regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies exist:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – formerly known as IEEA);

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – formerly known as PHEA);

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA );

- the European Research Council Executive Agency ( ERCEA) ;

- the Research Executive Agency ( REA );

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA ).

All these executive agencies were operational in 2009. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[22], did not indicate any particular control issues. ERCEA and REA reported a need to continue building up their internal control system in 2010, which is natural considering that these two agencies became operational only in 2009.

The breakdown of staff employed at 31/12/2009 by the executive agencies was as follows:

Temporary agents (officials seconded by the Commission and agents recruited by the agency) | Contractual agents | Seconded national experts | Total |

EACI | 28 | 113 | 0 | 141 |

EAHC | 11 | 37 | 0 | 48 |

EACEA | 91 | 304 | 0 | 395 |

ERCEA | 93 | 162 | 7 | 262 |

REA | 72 | 238 | 0 | 310 |

TEN-TEA | 31 | 60 | 0 | 91 |

Total | 326 | 914 | 7 | 1247 |

The Commission's "screening" of human resources of April 2007 suggested that there were no strong candidates for a new executive agency[23]. If new needs appear, the starting point would be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is however unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013. The 2009 follow-up report indicated that in 2009 the Commission respected its 2007 commitment not to create new executive agencies beyond those foreseen to cope with a doubling of the Research budget and some limited extensions of the mandate of existing executive agencies.

A 2009 special report[24] by the European Court of Auditors examined the executive agencies. The report concludes that agencies provide better service delivery than the Commission (reduced contracting time, more rapid approval procedures, shorter payment times) and also offer the advantages of simplified processes and increased external visibility for EU actions. Less positively, it suggests that, despite these achievements the initiative to set up the executive agencies was mainly driven by constraints on employment within the Commission and the will to save costs for the management of the programmes concerned. The report confirms that externalisation to Executive Agencies has effectively resulted in cost savings, which, however, are difficult to quantify due to a lack of reliable data for the ex-ante situation.

The 30 regulatory agencies are independent legal entities. 25 of these agencies receive funds from the European Union budget and are therefore granted discharge by the European Parliament in individual discharge decisions. The remaining five agencies do not receive EU funding and thus do not receive discharge by the European Parliament (two of these agencies[25] are fully self-financed, and three[26] are funded on an intergovernmental basis and financed directly by the participating Member States).

In a Communication of March 2008 entitled "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functioning of regulatory agencies. It announced a moratorium on creating new agencies and a horizontal evaluation of regulatory agencies.

The evaluation was finalised in December 2009. It reported that there is no single legal framework governing the establishment and closure of EU de-centralised agencies, and that alternatives to creating agencies were paid limited attention until impact assessments came into practice. Furthermore, a number of chosen location sites for the agencies were assessed as inefficient. As regards agencies' effectiveness, the report concluded that the activities of the majority of agencies are coherent with their mandate, and that in general there was clear evidence that agencies have achieved the planned outputs. The evaluation further considered that in order to operate efficiently with regards to the administrative tasks, an agency needs to reach a certain critical size, somewhere between 50 and 100 staff. Finally, it was found that monitoring was not very well developed in terms of the use of quantifiable objectives and indicators.

The 2008 Communication also proposed to establish an inter-institutional working group to set ground rules to apply to all regulatory agencies. The inter-institutional Working Group was set up in March 2009 between the European Parliament, the Council of the European Union and the Commission with a view to assessing the existing situation and in particular the coherence, effectiveness, accountability and transparency of these Agencies, and finding a common ground on how to improve their work. The group was called to address a number of key issues put forward by the participating Institutions, including the role and position of the agencies in the EU's institutional landscape, their creation, structure and operation, as well as funding, budgetary, supervision and management issues.

Further to the kick-off meeting at political level held in Strasbourg on 10 March 2009, technical work started in spring 2009 and will continue during 2010. The reports produced so far are expected to be endorsed by the political meeting in 2010.

In March 2010, the European Parliament's Committee on Budgetary Control[28] adopted a decision to grant all agencies discharge for 2008, with the exception of the European Police College (CEPOL) whose discharge decision was postponed.

CEPOL's 2008 accounts received a qualified opinion in 2009 from the European Court of Auditors, for the second year. The DG responsible for the grant contribution to CEPOL's running costs (DG JLS) reported that the situation of CEPOL in 2009, where only 43.6 % of the payment appropriations were used due to an unstable organisational environment, required particular attention. In accordance with the applicable financial regulations and with a view to obtain a better estimate of the cash requirements, a Memorandum of Understanding was signed in 2009 between DG JLS and CEPOL. New management took up posts in CEPOL during 2009, with a view to address the situation. Nevertheless, considering the residual risks while awaiting that the new arrangements would become effective, JLS maintained CEPOL as a "reputational event" in its 2009 AAR.

ANNEX 4: Report on negotiated procedures 2009

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports (AAR) referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. METHODOLOGY

A distinction has been made between the 43 Directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three Directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (different legal basis: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three Directorates-general have special characteristics as regards data collection (decentralised services, …), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these three Directorates-general.

3. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED

3.1. The 43 Directorates-general, services or offices, excluding the three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 143 negotiated procedures with a total value of € 577 million were processed out of a total of 1196 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60,000€ with a total value of € 2370 million.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 12.0% in number, which represents some 24.4% of all procedures in value.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2009 was fixed at 17.9% (12.8% in 2008).

Some 11 Directorates-general or services out of the 43 exceeded the reference threshold in 2009. Among those, it should be noted that 3 Directorates-general concluded only one to three negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 18 out of 43 Directorates-general have not used any negotiated procedure, including 5 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, 11 DG have recorded a substantially lower percentage (less than 5%) of negotiated procedures in terms of value than the Commission average (24.4%).

The assessment of negotiated procedures compared with the previous year (2008) shows an increase in the order of 3.4 percentage points in number and 19.3 percentage points in terms of value. This follows a continuous decrease in 2007 and 2008.

3.2. The three "external relations" Directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 298 negotiated procedures for a total value of contracts €290 million were processed out of a total of 1096 procedures for contracts over 10 000€ with a total value of about € 1161 million.

For the three "external relations" Directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 27.2% in number, which represents some 25.0% of all procedures in value terms. Only one Directorate-general exceeds the reference threshold of 40.8% (average + 50%).

If compared with previous years, these Directorates-general have registered a clear increase of 20.2 points in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES

Three categories of justifications have been presented by those Directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, ). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

The increase in number (and in value) of negotiated procedures in 2009 compared to 2008 is partly explained by the high number of renewals of framework contracts, which happen periodically (normally every 4 years). This is particularly true for IT, nuclear energy, the space programme and the financial sector. The latter was also exposed to emergency procedures due to the financial crisis.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the Directorates-general concerned:

- Regular update of standard model documents and guidance documents.

- Training and improved inter-service communication. The Central Financial Service provided regular practical training sessions on procurement.

- Improvement of the system of evaluation of needs of Directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of procurement procedures for the evaluation of needs;

- where necessary, attribution of separate quotas for framework contracts within the Commission’s overall ceiling to entities with specific needs or with a specific budgetary environment (e.g. JRC or some Offices).

- Phase-out from situations of technical captivity . The "captivity mitigation study" has been delivered in 2009. Its conclusions should enable the application of a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases.

ANNEX 5: Summary of Waivers of recoveries of established amounts receivable in 2009

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules, the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2009.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 1.239.974 | 2 |

AIDCO | 7.711.454 | 8 |

COMP | 13.878.857 | 4 |

EAC | 614.518 | 5 |

EACEA | 948.294 | 6 |

ECHO | 240.000 | 1 |

ELARG | 176.996 | 1 |

EMPL | 139.479 | 1 |

ESTAT | 787.549 | 1 |

INFSO | 370.476 | 3 |

REA | 1.539.329 | 1 |

REGIO | 229.667 | 1 |

RELEX | 1.600.000 | 2 |

RTD | 1.411.573 | 5 |

TREN | 205.043 | 1 |

Total: | 31.093.209 | 42 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

EDF | 443.254 | 2 |

ANNEX 6: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[29] (hereinafter IR), and exceptionally in sector-specific regulations. Under Article 106 IR, payments must be made within 45 calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or 30 calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (i.e. the interim and/or final payment), the time limit does not start until the report or certificate in question has been approved[30]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[31].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, compliance with payment time limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[32].

The table below shows the evolution of payments made after expiration of the statutory time limit (i.e. late payments) during the three last years, based on statistics extracted from the ABAC accounting system:

2007 | 2008 | 2009 |

Late payments in number | 22,6 % | 22,7 % | 14,0 % |

Late payments in value | 11,5 % | 14,0 % | 6,8 % |

Average number of overdue days[33] | 48,0 days | 47,5 days | 39,2 days |

The table shows that in 2008 the late payments stabilised in number, but the average number of overdue days remained essentially unchanged. 2009 however saw a significant drop in late payments , both as regards their number and their value. Also, the average number of overdue days was reduced from 48 days in 2008 to 39 days in 2009.

As regards interest paid for late payments (see statistics in the table below) the total amount paid by the Commission rose significantly in 2008, due to the fact that as from 01/01/2008 payment of interest for late payments became automatic and, in principle[34], no longer conditional upon the presentation of a request for payment. This trend continued in 2009, despite the reduction in late payments.

2007 | 2008 | 2009 |

Interest paid for late payments (rounded amounts) | 378 000 € | 576 000 € | 808 000 € |

The causes of late payments include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

In its April 2009 Communication[35], the Commission announced its intention to reduce its payment times further beyond the statutory time limits, aiming to make:

- first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision, compared with the statutory time limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts).

- all other payments within 30 days , compared with the statutory time limit of 45 days.

The Communication has provided a clear incentive to services to reduce their payment times , as can be seen by the fact that in 2009, the global average payment time fell significantly (from 34 days to 26 days) as well as the number of late payments (from 23 % to 14 % of all payments).

[1] Finansinio reglamento 60 straipsnis.

[2] 2010 m. kovo 26 d. Biudžeto kontrolės komiteto klausymas.

[3] COM (2010) 260, 2010 5 28.

[4] „Siekiant bendro toleruotinos klaidų rizikos sąvokos supratimo“, COM (2008) 866, 2008 12 16.

[5] COM (2008) 97, 2008 2 18; taip pat žr. galutinę ataskaitą SEC (2009) 1463, 2009 10 28.

[6] COM (2009) 43, 2009 2 4.

[7] Vertinimas „A“ reiškia, kad metinėje veiklos ataskaitoje pateikta pakankamai įrodymų (aiškių ir nekeliančių abejonių) Audito Rūmų išvadoms parengti, vertinimas „B“ reiškia, kad metinėje veiklos ataskaitoje pateikta pagrindžiančių įrodymų Audito Rūmų išvadoms parengti. „+“ reiškia, kad vertinimo kategorijai pakeisti įrodymų nepakanka, bet Audito Rūmai pažymi, kad padaryta didelė pažanga. OL C 269, 2009 11 10, p. 44.

[8] Žr. Komisijos komunikatą dėl toleruotinos klaidų rizikos, COM (2010) 261, 2010 5 26.

[9] OL C 269 2009 11 10, p. 26.

[10] COM(2010) 52.

[11] Anksčiau Transporto ir energetikos.

[12] COM (2010) 187, 2009 4 29.

[13] COM (2010) 261.

[14] Visomis aplinkybėmis Komisija išsaugos tinkamas patikimo finansų valdymo sąlygas, įskaitant adekvačias sukčiavimo prevencijos priemones.

[15] Iki 2009 m. įdarbinta 3 814 ES-10 piliečių, tai yra 109 % bendro orientacinio 2004–2010 m. įdarbinimo tikslo. Daugiau informacijos apie ES-10 piliečių įdarbinimo padėtį pateikta naujausioje Komisijos ES-12 piliečių įdarbinimo ataskaitoje, kuri 2010 m. balandžio 15 d. perduota Parlamento ir Tarybos biudžeto komitetams.

[16] Iki 2009 m. įdarbinta 878 ES-2 piliečiai, tai yra 103% 2007–2009 m. įdarbinimo tikslo. Daugiau informacijos apie ES-10 piliečių įdarbinimo padėtį pateikta naujausioje Komisijos ES-12 piliečių įdarbinimo ataskaitoje, kuri 2010 m. balandžio 15 d. perduota Parlamento ir Tarybos biudžeto komitetams.

[17] This table presents a summary of reservations; it is not intended to offer an exhaustive description of them. For details of the reservations, please consult the Annual Activity Report of the relevant Commission department on http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/aar/index_en.htm

[18] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness - SEC(2007) 1341.

[19] COM(2009) 43, 4.2.2009.

[20] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[21] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[22] EACI (parent DGs: ENTR, ENV, TREN); EAHC (parent DG: SANCO); EACEA (parent DGs: EAC, INFSO, AIDCO); ERCEA (parent DG: RTD); REA (parent DGs: RTD, ENTR); TEN-TEA (parent DG: TREN).

[23] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[24] Special report 13/2009: "Delegating implementing tasks to Executive Agencies: a successful option?"

[25] The Office for Harmonisation in the Internal Market (OHIM) and the Community Plant Variety Office (CPVO).

[26] The European Institute for Security Studies (ISS), the European Union Satellite Centre (EUSC) and the European Defence Agency (EDA).

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008) 135.

[28] At its meeting of 22-23 March 2010.

[29] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[30] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[31] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[32] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[33] i.e. above the statutory time-limit.

[34] With the exception of small amounts (below 200 euros in total).

[35] Communication from Mrs Grybauskaite: "Streamlining financial rules and accelerating budget implementation to help economic recovery" - SEC(2009) 477, 8.4.2009.