AUDITO RŪMŲ PASTABOS KOMISIJOS ATSAKYMAI

ĮVADAS

1. Europos plėtros fondai (EPF) yra Bendrijos ir jos valstybių narių bei kai kurių Afrikos, Karibų baseino ir Ramiojo vandenyno valstybių (AKR) tarptautinių sutarčių ar susitarimų (1)ir Tarybos sprendimų dėl užjūrio šalių ir teritorijų asociacijos rezultatas.

2. Komisija yra atsakinga už didžiosios EPF išlaidų dalies valdymą. Nuo 2003 m. balandžio 1 d. už EPF investicinių priemonių įgyvendinimą yra atsakingas tik Europos investicijų bankas (EIB). Šios priemonės nėra įtrauktos nei į Audito Rūmų patikinimo pareiškimą, nei į Europos Parlamento biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūrą (2) (3).

3. EPF struktūra yra pateikta 1 diagramoje . EPF valdymas gali būti įvairaus pobūdžio: centralizuotas, bendras, decentralizuotas (4). Centralizuoto valdymo atveju Komisija pati valdo sutarčių sudarymo procedūras ir mokėjimus galutiniams paramos gavėjams. Bendro valdymo atveju kai kurios vykdymo užduotys yra patikėtos tarptautinėms organizacijoms, įsitikinus, kad jos savo apskaitos, audito, kontrolės ir viešųjų pirkimų procedūrose taiko standartus, kurie suteikia tokias pat garantijas, kaip ir tarptautiniu mastu pripažinti standartai. Esant decentralizuotam valdymui kasdienį valdymą užtikrina kiekvienos paramą gaunančios šalies nacionalinis leidimus duodantis pareigūnas (NAO) (5)ir Komisija (žr. 2 diagramą ). Jie: a) reguliariai tikrina, ar operacijos buvo tinkamai vykdomos; b) taiko atitinkamas priemones, siekiant išvengti pažeidimų bei rimto įstatymų ir reglamentų neatitikimo, ir, prireikus, teismines procedūras, susigrąžinant neteisingai išmokėtas lėšas.

1 diagrama — EPF struktūra (pagal sutarties vertę) 2 diagrama — Decentralizuoto valdymo principas

4. Komisijoje už beveik visų EPF programų valdymą yra atsakinga EuropeAid bendradarbiavimo tarnyba (toliau – EuropeAid), kuri taip pat atsako už iš Europos Sąjungos bendrojo biudžeto finansuojamos didžiosios išorės santykiams ir vystymui skirtų išlaidų valdymą (6). Nedidelė EPF projektų dalis (7)apima humanitarinės pagalbos sritį. Už jos valdymą yra atsakingas Humanitarinės pagalbos generalinis direktoratas (DG ECHO).

I SKYRIUS — SEPTINTOJO, AŠTUNTOJO, DEVINTOJO IR DEŠIMTOJO EPF ĮGYVENDINIMAS

Finansinis įgyvendinimas

5. 2008 m. septintasis, aštuntasis, devintasis ir dešimtasis EPF buvo įgyvendinti vienu metu. EPF leidimus duodantis pareigūnas septintąjį EPF uždarė 2008 m. rugpjūčio 31 d. (8)Jo uždarymo metu buvo išmokėta 10 381 milijonas eurų (98,3 % (10 559 milijonai eurų sumos buvo skirti pagalbos priemonėms)). 178 milijonų eurų likutis buvo perkeltas į devintąjį EPF. 5. Siekdama patikimo EPF finansų valdymo, Komisija tęsė pastangas užbaigti senus projektus, todėl 7-asis EPF, kaip planuota, buvo uždarytas 2008 m. rugpjūčio 31 d.

6. 2008–2013 m. laikotarpį apimantis dešimtasis EPF, iš kurio numatyta teikti 22 682 milijonų eurų Bendrijos pagalbą įsigaliojo 2008 m. liepos 1 d.21 966 milijonai eurų šios sumos skiriama AKR šalims, o 286 milijonai eurų – UŠT šalims. Į šias sumas yra įtrauktos 1 500 milijonų eurų ir 30 milijonų eurų sumos, atitinkamai skirtos AKR šalių ir UŠT investicinėms priemonėms, už kurių valdymą yra atsakingas EIB. Taip pat 430 milijonų eurų numatyta Komisijos išlaidoms, susijusioms su EPF planavimu ir įgyvendinimu.

7. 1 lentelėje pateikiamas visų Komisijos valdomų EPF lėšų panaudojimas ir finansinis įgyvendinimas. I ir II diagramose pateikiamos visos lėšos ir sprendimai pagal intervencijos sektorių. 2008 m. Komisijos finansinio įgyvendinimo prognozės dėl bendrų įsipareigojimų, individualių įsipareigojimų bei mokėjimų buvo viršytos ir pasiekė rekordinį bendrų įsipareigojimų (4 723 milijonai eurų), individualių įsipareigojimų (2 649 milijonai eurų) ir grynųjų mokėjimų (3 143 milijonai eurų) lygį. Tai iš dalies galima paaiškinti tuo, kad dešimtojo EDF įgyvendinimo pradžia buvo staigi, žymiai padaugėjo biudžetinės paramos operacijų ir bendrieji įsipareigojimai bei mokėjimai atitinkamai pasiekė 2 583 milijonų eurų ir 606 milijonų eurų sumas. Neįvykdyti mokėjimai padidėjo 15 %. Tai yra priimtina atsižvelgiant į tai, kad finansiniais metais buvo pasiektas rekordinis įsipareigojimų lygis. Tuo pat metu senų ir neveikiančių neįvykdytų mokėjimų lygis sumažėjo 33 %. 7. Šiais metais Komisija vėl pasiekė itin gerų rezultatų, susijusių su įsipareigojimais ir mokėjimais bei mokėtinų sumų tvarkymu. Tai įrodo, kad pastarųjų metų pastangos pagreitinti programų įgyvendinimą davė vaisių.

Komisijos metinė ataskaita dėl septintojo – dešimtojo Europos plėtros fondų finansų valdymo

8. Dešimtajam EPF taikomame finansiniame reglamente (9)reikalaujama, kad Komisija kasmet praneštų apie EPF finansų valdymą. Audito Rūmai mano, kad finansų valdymo ataskaitoje pateikiamas tikslus finansiniais metais Komisijos pasiektų tikslų aprašymas (visų pirma finansinio įgyvendinimo ir su kontrole susijusios veiklos srityje), finansinė būklė ir reikšmingi 2008 m. veiklai įtakos turėję įvykiai.

1 lentelė — Visų EPF lėšų panaudojimas 2008 m. gruodžio 31 d. (milijonais eurų) Būklė 2007 m. pabaigoje Biudžeto vykdymas 2008 finansiniais metais Būklė 2008 m. pabaigoje Visa suma Įvykdymas (40) 7-asis EPF 8-asis EPF 9-asis EPF 10-asis EPF Visa suma 7-asis EPF Uždarytas 8-asis EPF 9-asis EPF 10-asis EPF Visa suma (41) Įvykdymas (40) A — LĖŠOS ( 39 ) 37 328,7 – 765,0 –53,4 725,4 21 260,1 21 167,1 0,0 10 785,9 16 631,8 21 260,1 48 677,7 B — PANAUDOJIMAS 1. Finansiniai įsipareigojimai 37 279,4 99,9 % – 765,0 –53,4 774,7 4 766,4 4 722,7 0,0 10 785,8 16 631,8 4 766,4 32 184,1 66,1 % 2. Individualūs teisiniai įsipareigojimai 32 046,0 85,8 % – 699,2 54,6 3 163,2 130,4 2 649,1 0,0 10 539,2 14 207,4 130,4 2 649,1 51,1 % 3. Mokėjimai 26 700,0 71,5 % – 522,8 323,1 3 253,0 89,8 3 143,1 0,0 9 928,6 10 006,7 89,8 20 025,1 41,1 % C — Neįvykdyti mokėjimai (B1–B3) 10 579,4 28,3 % 0,0 857,3 6 625,1 4 676,6 12 159,0 25,0 % D — Turimas likutis (A–B1) 49,3 0,1 % 0,0 0,0 0,0 16 493,7 16 493,7 33,9 % Šaltinis: Audito Rūmai, pagal EPF finansinio įgyvendinimo ataskaitas ir 2008 m. gruodžio 31 d. finansines ataskaitas.

II SKYRIUS. AUDITO RŪMŲ PATIKINIMO PAREIŠKIMAS DĖL EPF

Audito Rūmų patikinimo pareiškimas dėl 2008 finansinių metų septintojo, aštuntojo, devintojo ir dešimtojo Europos plėtros fondų (EPF)

I. Atsižvelgdami į Sutarties 248 straipsnio nuostatas Audito Rūmai išnagrinėjo: a) 2008 finansinių metų septintojo, aštuntojo, devintojo ir dešimtojo Europos plėtros fondų galutines metines finansines ataskaitas, kurios apima konsoliduotą finansinę atskaitomybę (10) bei konsoliduotą septintojo, aštuntojo ir devintojo EPF finansinio įgyvendinimo ataskaitą; b) atsižvelgiant į EPF teisinę sistemą, EPF lėšų dalies, kurios finansinį valdymą užtikrina Komisija, operacijų teisėtumą ir tvarkingumą (11).

Vadovybės atsakomybė

II. Pagal septintajam, aštuntajam, devintajam ir dešimtajam EPF taikomus finansinius reglamentus vadovybė ( 12 ) yra atsakinga už galutinių EPF metinių finansinių ataskaitų parengimą ir teisingą pateikimą bei operacijų teisėtumą ir tvarkingumą: a) Su galutinėmis EPF metinėmis finansinėmis ataskaitomis susijusi vadovybės atsakomybė apima tinkamos vidaus kontrolės nustatymą, vykdymą ir palaikymą, siekiant parengti ir teisingai pateikti finansinę atskaitomybę, kurioje nėra reikšmingų dėl sukčiavimo ar klaidų atsiradusių netikslumų, tinkamų apskaitos politikų pasirinkimą ir taikymą, atsižvelgiant į EPF apskaitos pareigūno (13) patvirtintas apskaitos taisykles, ir apskaitinių įvertinimų atlikimą pagal atitinkamas aplinkybes. Galutines EPF metines finansines ataskaitas patvirtina Komisija. b) Tai, kaip vadovybė vykdo su operacijų teisėtumu ir tvarkingumu susijusius įsipareigojimus, priklauso nuo EPF įgyvendinimo metodo. Tiesioginio centralizuoto valdymo atveju vykdymo užduotis atlieka Komisijos tarnybos. Decentralizuoto valdymo atveju vykdymo užduotys yra perduodamos trečiosioms šalims, o netiesioginio centralizuoto valdymo – kitoms įstaigoms. Jungtinio valdymo atveju vykdymo užduotis pasidalija Komisija ir tarptautinės organizacijos. Vykdymo užduotys turi atitikti patikimo finansų valdymo principą, todėl reikalaujama, kad būtų nustatoma, vykdoma ir palaikoma veiksminga ir efektyvi vidaus kontrolė, apimanti pakankamą priežiūrą ir tinkamas priemones, siekiant išvengti pažeidimų ir sukčiavimo bei, prireikus, teismines procedūras, susigrąžinant neteisingai išmokėtas ar panaudotas lėšas. Nepriklausomai nuo vykdymo pobūdžio, Komisija yra paskutinė institucija, kuri atsako už EPF fondų finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą.

Auditoriaus atsakomybė

III. Audito Rūmai, atsižvelgdami į savo audito rezultatus, Europos Parlamentui ir Tarybai turi pateikti finansinių ataskaitų patikimumo bei jose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo patikinimo pareiškimą. Audito Rūmai auditą atliko remdamiesi IFAC ir INTOSAI tarptautiniais audito standartais ir etikos kodeksais. Pagal šiuos standartus reikalaujama, kad Audito Rūmai planuotų ir atliktų auditą tokiu būdu, kad būtų gautas pakankamas patikinimas, jog galutinėse EPF metinėse finansinėse ataskaitose nėra reikšmingų netikslumų, o operacijos iš esmės yra teisėtos ir tvarkingos.

IV. Atsižvelgiant į III dalyje aprašytą kontekstą, auditas turi būti atliekamas taikant procedūras, skirtas gauti audito įrodymus apie sumas ir informaciją galutinėse konsoliduotose finansinėse ataskaitose bei apie operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Auditorius procedūras pasirenka savo nuožiūra, be kita ko atlikdamas galutinių konsoliduotų finansinių ataskaitų reikšmingų netikslumų ir operacijų reikšmingo neatitikimo EPF teisinės sistemos reikalavimams, dėl sukčiavimo ar klaidų, rizikos įvertinimą. Atlikdamas šiuos rizikos įvertinimus, auditorius tikrina su galutinių konsoliduotų finansinių ataskaitų rengimu ir tinkamu jų pateikimu susijusią vidaus kontrolės sistemą bei įdiegtas priežiūros ir kontrolės sistemas, skirtas užtikrinti operacijų teisėtumą ir tvarkingumą, siekiant pagal atitinkamas aplinkybes nustatyti audito procedūras. Šiame kontekste audito metu taip pat įvertinamas taikomų apskaitos politikų tinkamumas ir atliktų apskaitinių įvertinimų pagrįstumas. Taip pat įvertinamas bendras galutinių konsoliduotų finansinių ataskaitų ir metinių veiklos ataskaitų pateikimas.

V. Audito Rūmai negavo visos reikalingos informacijos ir dokumentų, susijusių su 10 imties mokėjimų tarptautinėms organizacijoms. Todėl Audito Rūmai negali pateikti nuomonės apie išlaidų, sudarančių 190 milijonų eurų sumą arba 6,7 % metinių išlaidų, tvarkingumą.

VI. Atkreipdami dėmesį į V dalyje pateiktą pastabą, Audito Rūmai mano, kad gauti audito įrodymai yra pakankami ir tinkami, kad jie galėtų pateikti savo patikinimo pareiškimą.

Nuomonė apie finansinių ataskaitų patikimumą

VII. Audito Rūmų nuomone, atsižvelgiant į Finansinio reglamento nuostatas ir apskaitos pareigūno priimtas apskaitos taisykles, 2008 finansinių metų septintojo, aštuntojo, devintojo ir dešimtojo EPF galutinės metinės finansinės ataskaitos visais reikšmingais aspektais patikimai atspindi EPF finansinę būklę 2008 m. gruodžio 31 d. bei tą dieną pasibaigusių finansinių metų operacijų rezultatus ir pinigų srautus.

VIII. Neprieštaraudami VI dalyje išreikštai nuomonei, Audito Rūmai atkreipia dėmesį į tai, kad turėtų išlaidų atidėjimams taikytas vertinimo metodas netinka kai kurioms sutarčių rūšims, ir į tai, kad Komisija nusprendė nuo 2009 finansinių metų šį metodą patobulinti.

Nuomonė apie finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą

IX. Audito Rūmai mano, kad 2008 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų septintojo, aštuntojo, devintojo ir dešimtojo EPF pajamose ir įsipareigojimuose nebuvo reikšmingų klaidų.

X. Neprieštaraudami IX dalyje išreikštai nuomonei, Audito Rūmai atkreipia dėmesį į poveikį biudžetinės paramos įsipareigojimams turėjusių kiekybiškai neįvertinamų klaidų reikšmingą lygį. Į šias klaidas nebuvo atsižvelgta atliekant bendrą klaidų įvertinimą.

XI. Audito Rūmai mano, kad 2008 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų septintojo, aštuntojo, devintojo ir dešimtojo EPF mokėjimuose buvo reikšmingų klaidų.

XII. Audito Rūmai pažymi reikšmingus Komisijos atliktus patobulinimus priežiūros ir kontrolės sistemose, tačiau atkreipia dėmesį į tai, kad būtina ir toliau dėti pastangas tikslinant išvadas dėl įvairių kontrolės priemonių rezultatų įtakos generalinio direktoriaus patikinimui bei tobulinant kai kurių sistemų koncepciją ir (arba) įgyvendinimą. Audito Rūmai taip pat atkreipia dėmesį į būtinybę Komisijai ir toliau dėtų pastangas grindžiant savo sprendimus dėl biudžetinės paramos tinkamumo. Ji formalizuotu ir struktūrizuotu būdu turi parodyti, kad paramą gaunančios šalys turi tinkamą reformų programą.

2009 m. rugsėjo 16 ir 17 d.

Pirmininkas Vítor Manuel da Silva Caldeira

Europos Audito Rūmai 12, rue Alcide De Gasperi, L-1615 Luxembourg

Patikinimo pareiškimą patvirtinanti informacija

Audito apimtis ir metodas

9. Patikinimo pareiškimo VII ir VIII dalyse pateiktos pastabos dėl EPF ataskaitų patikimumo yra pagrįstos konsoliduotos finansinės atskaitomybės (14)ir konsoliduotos septintojo, aštuntojo, devintojo ir dešimtojo EPF finansinio įgyvendinimo ataskaitos (15)auditu. Auditą sudarė atitinkamos audito procedūros, kuriomis, atliekant testus, buvo siekiama patikrinti su sumomis ir informacija susijusius audito įrodymus. Taip pat buvo vertinami taikyti apskaitos principai, svarbios vadovų parengtos sąmatos ir bendras konsoliduotų ataskaitų pateikimas.

10. Patikinimo pareiškimo IX ir XII dalyse pateiktos pastabos dėl operacijų tvarkingumo (16)yra pagrįstos: a) 225 operacijų, apimančių 45 finansinius ir individualius teisinius įsipareigojimus ir 180 mokėjimų, kuriuos atliko EuropeAid centrinės tarnybos ir delegacijos, įskaitant 40 avansinių mokėjimų, reprezentatyvios statistinės imties savarankiškais testais. Jei buvo būtina, įgyvendinančios organizacijos ir galutiniai paramos gavėjai buvo aplankyti vietoje, siekiant patikrinti finansinėse ar išlaidų ataskaitose deklaruotus mokėjimus; b) priežiūros ir kontrolės sistemų EuropeAid centrinėse tarnybose ir delegacijose veiksmingumo vertinimu, įskaitant tolesnes priemones, atsižvelgiant į ankstesnes pagrindines patikinimo pareiškime pateiktas pastabas (žr. 2 priedą ): i) leidimus duodančių pareigūnų atliekamomis sutarčių ir mokėjimų ex ante patikromis; ii) įgyvendinančių organizacijų priežiūra; iii) išorės auditais; iv) EuropeAid centrinių tarnybų priežiūra; v) vidaus auditu; c) EuropeAid generalinio direktoriaus metinės veiklos ataskaitos ir deklaracijos įvertinimu.

11. Siekiant atlikti išsamų operacijų auditą, buvo apsilankyta penkiose šalyse: Angoloje, Kongo Respublikoje, Malavyje, Mozambike ir Mauritanijoje.

12. Audito Rūmai taip pat atliko taikomų procedūrų, susijusių su pateiktų susigrąžinimo pavedimų apskaita ir priežiūra, peržiūrą.

Finansinių ataskaitų patikimumas

13. 2008 m. metinės finansinės ataskaitos buvo ketvirtą kartą parengtos pagal kaupimo principu vykdomos apskaitos taisykles. Ankstesnėse metinėse ataskaitose Audito Rūmai buvo nurodę, kad EPF apskaitos sistema neturi visų būtinų ypatybių, kad būtų efektyviai ir rezultatyviai pranešama kaupimo principu pagrįsta ekonominė informacija. Kadangi atliekama daug rankinių operacijų, kuriomis grynųjų pinigų apskaitos duomenys keičiami į kaupimo principu pagrįstas metines finansines ataskaitas, padidėja apskaitos klaidų rizika. Tačiau nepaisant šios rizikos Audito Rūmai audito metu nustatė, kad metinėse finansinėse ataskaitose nebuvo reikšmingų klaidų. 13. 2009 m. įdiegus naują apskaitos sistemą, pašalinti buvę trūkumai. Naujoji sistema turi visas būtinas ypatybes, kad būtų veiksmingai ir efektyviai rengiamos kaupimo principu pagrįstos ataskaitos. Kaip ir ankstesniais metais, 2008 finansiniais metais rankinis duomenų tvarkymas buvo griežtai kontroliuojamas, siekiant sumažinti riziką.

14. Nuo 2009 m. vasario mėn. pradėjo veikti nauja kaupimo principu vykdomos apskaitos sistema ABAC FED. Į naują sistemą buvo perkelti visi EPF veiklos, finansiniai ir apskaitos duomenys. Tai turėtų dar labiau sustiprinti EPF apskaitos aplinką.

15. Metinėse finansinėse ataskaitose pateikiamas 2 113 milijonų eurų atidėjimas išlaidoms, kurios atsirado ataskaitiniu laikotarpiu, bet už kurias metų pabaigoje nebuvo gautos sąskaitos faktūros. Šis atidėjimas yra apskaičiuotas remiantis tam tikromis prielaidomis, visų pirma su sutartimis susijusių išlaidų linijiškumu. Komisija savo atsakyme į Audito Rūmų 2007 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF (17), pateiktas pastabas buvo nurodžiusi, kad ji atliko tyrimą, kurio metu paaiškėjo, jog ši prielaida netinka tam tikroms sutarčių rūšims. Kaip nurodyta prie metinių finansinių ataskaitų pridedamame aiškinamajame rašte, Komisija nusprendė nuo 2009 finansinių metų patobulinti savo metodą. 15. Buvo atliktas tyrimas siekiant patikrinti metodo, taikomo vertinant atidėjinius gautinoms sąskaitoms faktūroms, pagrįstumą. Padaryta išvada, kad dažniausiai šis metodas buvo pagrįstas. Atsižvelgdama į tyrimo išvadas, Komisija patobulins šį metodą iki 2009 finansinių metų pabaigos.

Operacijų tvarkingumas

16. Pagrindiniai imties savarankiškų testų požymiai ir rezultatai pateikti 1 priede .

Pajamos

17. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad pajamų operacijose nebuvo reikšmingų klaidų.

Projektų įsipareigojimai

18. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad projektų įsipareigojimuose nebuvo reikšmingų klaidų.

Biudžetinės paramos įsipareigojimai

19. Audito Rūmams atlikus biudžetinės paramos įsipareigojimų auditą buvo nustatyta daug kiekybiškai neįvertinamų klaidų. Palyginus su praėjusiais metais, Audito Rūmai nustatė, kad Komisijos rengiami atitikties Kotonu susitarimo reikalavimams įvertinimai gerėja; faktų pateikimas yra labiau struktūruotas ir formalizuotas, visų pirma su Tūkstantmečio vystymosi tikslais (Millennium Development Goals – MDG) susijusių sutarčių atveju. Tačiau Audito Rūmai nustatė dar daug dažnų atvejų, kai Komisija struktūruotu ir formalizuotu būdu nenurodė, kad viešųjų lėšų valdymas buvo pakankamai skaidrus, patikimas ir veiksmingas (žr. 44–46 dalis). 19. Komisija džiaugiasi, kad Audito Rūmai pripažino, kad jos nuolatinės ir nenutrūkstamos pastangos pagerinti tinkamumo gauti biudžetinę paramą atitikties Kotonu susitarimo reikalavimams (susitarimo 61 straipsnis) vertinimų aiškumą ir struktūrą duoda pastebimų rezultatų. Komisija pagrindinį dėmesį skiria tam, kad šis tobulinimo procesas būtų tęsiamas, siekdama iš savo rengiamų įvertinimų pašalinti bet kokius dviprasmiškumo atvejus. To bus siekiama toliau tobulinant biudžetinės paramos gaires, rengiant mokymus bei didinant suvokimą, kad tinkamumą svarbu įrodyti struktūriškai ir formaliai. Siekdama toliau tobulinti paramos gavėjų viešųjų finansų valdymo reformos programų patikimumo analizę, Komisija kuria delegacijoms skirtą vertinimo metodiką.

Projektų mokėjimai

20. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad išankstiniuose mokėjimuose nebuvo reikšmingų klaidų.

21. Nepaisant Komisijos intervencijos siekiant palengvinti atliktino audito darbą, Audito Rūmai negavo visos būtinos informacijos ir dokumentų, susijusių su tarptautinių organizacijų valdomomis 10 operacijų (18). Todėl jie negali pateikti nuomonės apie šių operacijų tvarkingumą. Audito Rūmai pažymi, kad Komisijos įgaliotas tikrintojas, turėjęs atlikti patikrinimą vienoje šių organizacijų (19), pranešė apie panašią problemą. 21. Komisija visiškai pritaria Audito Rūmų prašymams suteikti informacijos. Ji pripažįsta, kad, nepaisant Komisijos įsikišimo, iš dviejų organizacijų, susijusių su penkiomis operacijomis, prašomi dokumentai buvo gauti per vėlai. Tačiau šios organizacijos vis labiau nori bendradarbiauti. Dabar Komisija nuolat primena šioms organizacijoms, kaip svarbu yra laiku suteikti prašomą informaciją atsižvelgiant į trumpus Audito Rūmų darbo terminus.

22. Audito Rūmų audito metu nustatytas [reikšmingas] klaidų, turėjusių įtakos audituotų mokėjimų sumai, lygis (20). Klaidų dažnumas, rūšys ir kiekybiškai įvertinamų klaidų poveikis pateikti 1 priede (1 dalis 1.3 ir 1.4 ). 22. Komisija įdiegė kontrolės sistemą, paremtą išorės auditorių ir priežiūros pareigūnų darbu bei vidaus patikromis, kurias atliekant prieš išmokant lėšas išvengiama arba aptinkama ir ištaisoma daug klaidų. Tačiau reikia pripažinti, kad kai kurios delegacijos turi dirbti ypač sunkiomis aplinkybėmis, kaip, pavyzdžiui, Angoloje, kur Audito Rūmai taip pat atliko auditą. Komisija toliau gerina savo kontrolės sistemą, siekdama tinkamo sąnaudų ir efektyvumo santykio, kuris užtikrintų pagrįstą patikinimą.

23. Pagrindinės nustatytų kiekybiškai įvertinamų klaidų rūšys yra: a) tinkamumo : išlaidos patirtos ne įgyvendinimo laikotarpiu, viršijančios leistiną biudžetą ar susijusios su netinkamais elementais; b) tikrumo: nėra sąskaitų faktūrų ar kitų patvirtinančių dokumentų; c) tikslumo: skaičiavimo klaidos.

24. Nustatytos kiekybiškai neįvertinamos klaidos iš esmės susijusios su teisiškai nustatytomis banko garantijomis, naudojama sutarties rūšimi, EPF finansinės paramos matomumu, išankstiniu viešųjų pirkimų dokumentų patvirtinimu ir finansinių ataskaitų pateikimo sutarčių terminais. 24. Atsižvelgdama į Audito Rūmų rekomendacijas, Komisija ėmėsi priemonių banko garantijų patikrinimams sugriežtinti, o šiuo metu jau baigiami rengti nauji nurodymai dėl finansinės paramos matomumo. Kiti Audito Rūmų iškelti klausimai yra labai susiję su projektų įgyvendinimu, vadinasi, ir su juos įgyvendinant atsirandančiais suvaržymais.

25. Didžiąją klaidų dalį turėjo aptikti ir ištaisyti vietiniai priežiūros pareigūnai ar leidimus duodantys pareigūnai prieš leidimą atlikti mokėjimus (žr. 33 ir 34 dalis). Didžioji dalis atvejų, kai trūko patvirtinamųjų dokumentų, yra susiję su senų septintojo EPF projektų Angoloje užbaigimu. Šie projektai buvo vykdomi ginkluoto konflikto ir politinių neramumų metu. Dėl šios sudėtingos padėties ir dėl to, kad po projektų užbaigimo praėjo daug laiko, delegacijai, kuri, be kita ko, nebuvo atsakinga už šių projektų valdymą, buvo ypač sunku gauti visus būtinus patvirtinamuosius dokumentus. 25. Šalyse, kuriose ypatingai sunkios sąlygos, pvz., karas, riaušės ir pan., kaip buvo Angoloje, su bendradarbiavimo valdymu yra susijusi specifinė rizika. Trūkstamų dokumentų problemos mastas, kurį Audito Rūmai pastebėjo Angoloje, jokiu būdu neturi būti vertinamas kaip įprastas dalykas valdant bendradarbiavimą su AKR šalimis, ir tai įrodo puikūs rezultatai kitose audituotose įstaigose.

Biudžetinės paramos mokėjimai

26. Audito Rūmams atlikus biudžetinės paramos mokėjimų auditą nustatyta daug kiekybiškai neįvertinamų klaidų. Paminėtini šie atvejai: trūko įrodymų, kad užsienio valiutos pervedimų apskaita buvo vykdoma pagal galiojančias nuostatas; Komisijai atliekant sąlygų laikymosi įvertinimą buvo remtasi pasenusiais duomenimis arba ji visai nebuvo atlikta; nepakankama veiksnių, trukdančių įgyvendinti viešųjų finansų valdymo reformos programą, analizė bei neteisingo referencinio laikotarpio naudojimas atliekant rodiklių pasiekimo įvertinimą (žr. 44–46 dalis). 26. Komisija pažymi, kad daugeliu atvejų šios kiekybiškai neįvertinamos klaidos atsirado dėl to, kad finansavimo susitarimams, kurie buvo sudaryti iki naujausių gairių priėmimo 2007 m., trūko aiškumo. Naujesnių finansavimo susitarimų, sudarytų vadovaujantis 2007 m. gairėmis, struktūra aiškesnė. Numatoma, kad vykdant mokėjimus pagal šiuos naujesnius susitarimus įvertinimai bus aiškesni ir bus gerokai mažiau klaidų. Be to, Komisija stengiasi, kad jos tarnybos gerai suvoktų, kad vertinant biudžetinės paramos mokėjimus reikalingas geresnės struktūros ir formos metodas. Be to, 2009 m. vasario mėn., siekdama, kad patvirtinimo procese finansiniam patikrinimui būtų skirtas svarbesnis vaidmuo, Komisija peržiūrėjo biudžetinės paramos mokėjimų finansines grandines. Tikimasi, kad tai padidins mokėjimų įvertinimų tikslumą ir pagerins atitiktį finansavimo susitarimuose nustatytoms sąlygoms.

EuropeAid generalinio direktoriaus metinė veiklos ataskaita ir deklaracija

27. Nagrinėdami 2008 finansinių metų EuropeAid generalinio direktoriaus metinę veiklos ataskaitą ir deklaraciją Audito Rūmai vertino, ar ji teisingai (t. y. be reikšmingų iškraipymų) atspindi esamų procedūrų veiksmingumą. Visų pirma buvo siekiama nustatyti, ar priežiūros ir kontrolės sistemos padeda gauti pakankamą patikinimą dėl operacijų tvarkingumo.

28. Kaip nurodyta 4 dalyje, EuropeAid yra atsakinga už iš Europos Sąjungos bendrojo biudžeto ir EPF finansuojamų didžiosios išorės pagalbos priemonių (21)dalies įgyvendinimą. Metinėje veiklos ataskaitoje ir deklaracijoje neatskiriamas iš bendrojo biudžeto ir EPF finansuojamos operacijos, kurios yra susijusios su ta pačia būdinga rizika ir didžia dalimi reglamentuojamos panašiomis įgyvendinimo nuostatomis. Tokiu būdu, jei nenumatyta kitaip, Audito Rūmų pastabos apie metinę veiklos ataskaitą ir deklaraciją bei priežiūros ir kontrolės sistemas apima visas EuropeAid kompetencijos sritis.

29. Metinė veiklos ataskaita atitiko Audito Rūmų nustatytus faktus dėl įdiegtų priežiūros ir kontrolės sistemų įgyvendinimo ir rezultatų. Lyginant su ankstesniais metais Audito Rūmai pažymi, kad metinės veiklos ataskaitos kokybė žymiai pagerėjo: geresnė jos struktūra, ji aiškesnė ir informatyvesnė, visų pirma dėl to, kad dažniau naudojami kiekybiniai rodikliai. Tačiau vis dar trūksta tikslesnių išvadų, kaip įvairių patikrų rezultatais prisidedama prie generalinio direktoriaus patikinimo. Likusių klaidų, atlikus visas ex ante ir ex post patikras, finansinio poveikio įvertinimo pagrindinis rodiklis generaliniam direktoriui taip pat suteiktų tvirtesnį pagrindą nustatyti, ar jis vis dar yra žemiau nustatytų reikšmingumo kriterijų lygio. 29. Komisija pripažįsta, kad, tęsiant pastangas gerinti bendrą vidaus kontrolės sistemą, reikia toliau tobulinti išorės pagalbos kontrolės sistemų sandarą ir tai, kaip jomis prisidedama prie generalinio direktoriaus patikinimo pareiškimo. Turėdamas tai omenyje ir atsižvelgdamas į Komisijos darbą, susijusį su toleruotina rizika, EuropeAid 2010 m. pradės savo kontrolės strategijos peržiūrą.

30. Metinėje veiklos ataskaitoje nurodytas reikšmingas personalo stygius (22). Teigiama, kad dėl didelio EuropeAid centrinių tarnybų trumpai įdarbinamų darbuotojų skaičiaus ir su tuo susijusios personalo kaitos prarandama institucijos atmintis, o tai turi neigiamos įtakos veiklos valdymo tęstinumui ir matomumui bei efektyviam išteklių panaudojimui. Delegacijose laisvų darbo vietų skaičius yra pavojingai didelis ir vis didėja. 30. Personalo kaitos problema yra susijusi su tuo, kad Briuselyje sutartininkai gali dirbti ilgiausiai tris metus. Norėdamas sumažinti institucijos sukauptos patirties praradimo dėl personalo kaitos riziką, EuropeAid įdiegė nemažai priemonių: informavimą, privalomus perdavimo raštus remiantis vidaus kontrolės standartais, sistemingą delegacijos pareigūnų vykdomą sutartininkų darbo priežiūrą.

31. 2007 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF Audito Rūmai rekomendavo atlikti peržiūrą ir įvertinti, ar EuropeAid centrinės tarnybos ir delegacijos turi tinkamo lygio ir tipo žmogiškųjų išteklių, leidžiančių užtikrinti kontrolės kokybę (23). Taip pat buvo rekomenduojama tobulinti žmogiškųjų išteklių politiką, atsižvelgiant į įgūdžių ir žinių, reikalingų biudžetinės paramos valdymui, analizę, kadangi šios paramos svarba nuolat didėja (24). 31. Atsižvelgdamas į tai, kad Komisijoje pareigybių skaičiaus didinti iki 2013 m. nenumatoma, EuropeAid personalo reikalus sprendžia vadovaudamasis trimis aspektais: Išsamus poreikių vertinimas, pagrįstas kasmetiniais darbo krūvio vertinimais delegacijų veiklos ir finansų bei sutarčių ir audito padaliniuose. Poreikius atitinkančią kvalifikaciją ir įgūdžius turinčio personalo atranka ir įdarbinimas; atrankos komisijose atstovaujama visoms susijusioms geografinėms ir teminėms tarnyboms; plati mokymo programa, tenkinanti dabartinius išorės pagalbos valdymo poreikius delegacijose ir būstinėse. Kandidatai į pareigybes, susijusias su biudžetine parama, testuojami ir atrenkami pagal įrodytas biudžetinės paramos srities žinias ir įgūdžius. Vietoje rengiamų biudžetinės paramos srities mokymų padaugėjo nuo 7 kursų 2006 m. iki 14 kursų 2007 m. ir 24 kursų 2008 m. Tai papildo būstinėse rengiamus mokymus, kuriuose vidutiniškai 40 % dalyvių sudaro delegacijų darbuotojai. Biudžetinės paramos specialistams taip pat organizuojami kasmetiniai regioniniai seminarai.

32. EuropeAid generalinis direktorius pareiškė gavęs pakankamą patikinimą, jog įdiegtos kontrolės procedūros tinkamai užtikrino operacijų tvarkingumą, nors Audito Rūmų audito metu buvo nustatytas reikšmingas klaidų lygis. Audito Rūmai nustatė, kad nepaisant ir toliau daromos reikšmingos pažangos, kai kurių naujų priemonių poveikis 2008 m. vis dar nebuvo iki galo matomas ir galima būtų pagerinti kai kurių patikrų organizavimą ar įgyvendinimą (žr. 33–43 dalis). Atsižvelgimo į Audito Rūmų patikinimo pareiškime pateiktas pastabas rezultatų santrauka pateikiama 2 priede . 32. EuropeAid sukūrė visą jo daugiamečių projektų įgyvendinimo ciklą apimančias kontrolės priemones, kad vykdydamas įprastą kontrolę galėtų išvengti arba aptikti ir ištaisyti daugumą finansinių klaidų. Komisijos ex post patikromis patvirtinama, kad likutinių klaidų lygis yra labai nedidelis (o atliekant šias patikras jis dar labiau sumažinamas), ir šia informacija remiamasi rengiant EuropeAid generalinio direktoriaus patikinimo pareiškimą. Vis dėlto Komisija mano, kad naujausių bendros kontrolės sistemų sandaros patobulinimų rezultatai 2008 m. dar nebuvo visiškai matomi ir kad juos dar būtų galima pagerinti.

Sistemų veiksmingumas

Leidimus duodančių pareigūnų atliekamos ex ante patikros

33. Audito Rūmai nustatė, kad ex ante patikros yra iš dalies veiksmingos aptinkant ir ištaisant klaidas, visų pirma susijusias su deklaruotų sumų skaičiavimu, reikalaujamų patvirtinamųjų dokumentų buvimu ir viešųjų pirkimų taisyklių laikymusi. Kaip nurodyta 25 dalyje, Angoloje nustatytos klaidos yra susijusios su ypatingomis aplinkybėmis ir nekelia abejonių dėl delegacijos ex ante patikrų sistemos.

Įgyvendinančių organizacijų priežiūra

34. Kaip ir ankstesniais metais reikšmingi trūkumai buvo nustatyti įgyvendinančių organizacijų, priežiūros pareigūnų ir nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų finansinėse procedūrose ir kontrolės priemonėse: a) pagrindinis trūkumas įgyvendinančiose organizacijose buvo netinkamos su patvirtinamaisiais dokumentais ir archyvavimu susijusios procedūros bei apskaitos sistemos, negalinčios užtikrinti tinkamo išlaidų įrašymo ir pateikimo; b) tam tikrais atvejais buvo netinkama priežiūros pareigūnų atliktų darbų sutarčių patikrų kokybė; c) dėl gebėjimų ar atsakomybės stygiaus daugelyje nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų patikros yra menkai dokumentuotos ir neveiksmingos. 34. Parama organizacijoms, atsakingoms už EPF finansuojamų projektų įgyvendinimą, jau nemaža: teikiamos oficialios gairės, gerai tvarkoma EuropeAid finansų ir sutarčių interneto svetainė, rengiami mokymai vietoje, o delegacijų finansų ir sutarčių padalinių darbuotojai vietoje teikia konsultacijas. 2008 m. AKR regione buvo surengti 150 dienų trukmės finansų ir sutarčių srities mokymai bei surengta 20 audito mokymų vietoje, kuriuose 94 % dalyvių sudarė nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų darbuotojai bei už techninius klausimus atsakingų ministerijų ir projektų darbuotojai. a) Komisija yra sukūrusi įvairių informacinių ir valdymo priemonių, skirtų daugiausia techniniams asistentams (specialus vadovas) ir nevyriausybinėms organizacijoms (2009 m. kovo 23–24 d. šiais klausimais buvo surengtas seminaras su įmonių grupe „Concorde“). Ji toliau dirba šia linkme ir artimiausiu metu ketina parengti finansų valdymo priemonių rinkinį, skirtą paramą gaunančioms organizacijoms. b) Komisija nustatė specifines techninio infrastruktūros audito technines užduotis, kuriomis delegacijos gali naudotis nuo 2009 m. c) 2009 m., siekiant užtikrinti nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų mokymų tęstinumą, pasirašyta nauja mokymų sutartis. Be to, siekiant tobulinti nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų gebėjimus, parengta daugybė programų.

35. Iš esmės delegacijos buvo informuotos apie šiuos trūkumus ir į šias patikras atsižvelgė tik iš dalies. Jos taip pat taikė atitinkamas priemones nustatytiems trūkumams ištaisyti, visų pirma reikalaudamos privalomų auditų ir išlaidų patikrinimo prieš finansinį projektų užbaigimą, įgaliodamos atlikti techninius vykdomų darbų sutarčių auditus ir teikdamos techninę pagalbą, siekiant sustiprinti daugelio nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų gebėjimus. Be to, 2008 m. EuropeAid inicijavo darbus, kuriais siekiama parengti geresnes gaires ir komunikacijos priemones, kad būtų ištaisyti galutinių paramos gavėjų ir įgyvendinančių organizacijų lygmenyje nustatyti nuolat pasikartojantys trūkumai. 35. Komisija džiaugiasi Audito Rūmų atliktu priemonių, kurių delegacijos ėmėsi siekdamos ištaisyti nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybose aptiktus trūkumus, ir paramos gavėjams bei įgyvendinančioms organizacijoms teikiamos pagalbos įvertinimu.

Išorės auditai

36. Projektų finansiniai ir sistemų auditai prieš galutinius mokėjimus yra pagrindinis EuropeAid priežiūros ir kontrolės sistemų elementas (25). Nors 2008 m. jie buvo atliekami ne visuomet, kadangi tai buvo pirmieji jų įgyvendinimo metai, naujų standartizuotų techninių užduočių naudojimas maždaug dviejų trečdalių pradėtų vykdyti auditų atveju ir audito valdymo informacijos sistemos (CRIS Audit) įdiegimas yra svarbus žingsnis į priekį, užtikrinant nuoseklesnes auditorių ataskaitas ir tinkamesnę audito veiklos priežiūrą bei audito rezultatų analizę (26). 36. Platus standartizuotų techninių užduočių ir sistemos „CRIS Audit“ taikymas padės gerinti audito kokybės nuoseklumą ir audito rezultatų konsolidavimą.

37. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad delegacijos, rengdamos savo 2008 m. metinį audito planą, ne visuomet laikėsi EuropeAid veiklos gairių ir nebuvo visiškai aišku, kaip buvo atrenkami rizika grindžiami auditai ir kaip tuo buvo prisidedama prie generalinio direktoriaus patikinimo. Tuo tarpu EuropeAid gerai žino, kad yra būtina atlikti su šiais aspektais susijusius patobulinimus. Savo 2008 m. metiniame valdymo plane ji prioritetą skyrė 6-ajam vidaus kontrolės standartui “Rizikos valdymas„ bei, siekiant užtikrinti veiksmingesnį šio standarto įgyvendinimą, buvo patvirtintos kelios priemonės, visų pirma personalo mokymai. 37. Kad delegacijos nuosekliau prisidėtų rengiant metinį audito planą, rengiant 2010 m. metinį audito planą, jau bus privaloma taikyti suderintą formą. Atliekant rizikos analizę numatomas tam tikras lankstumas, nes tai yra būtina, atsižvelgiant į sudėtingas ir nuolat kintančias išorės pagalbos teikimo aplinkybes. Tačiau pagrindinių metodikoje nurodytų principų turės būti laikomasi. Komisija mano, kad šie pakeitimai padidins metinio audito plano skaidrumą ir nuoseklumą.

38. Metinių audito planų įgyvendinimo lygis buvo žemas: 56 % 2008 m. metiniame audito plane numatytų auditų buvo pradėti vykdyti tais metais, kiti buvo atidėti, kai kuriais atvejais, atšaukti, o 67 % 2007 m. metiniame audito plane numatytų auditų buvo baigti 2008 m. pabaigoje. Šiuos trūkumus iš dalies sąlygojo netinkamas metinio audito plano planavimas, audito proceso trukmė ir riboti delegacijų gebėjimai rengti auditus ir vykdyti jų priežiūrą. 38. Komisija norėtų atkreipti dėmesį į nuolatinę pažangą įgyvendinant metinius audito planus. Antai 2008 m. buvo užbaigti 455 auditai, tai yra 35 % daugiau nei 2007 m. (337 auditai). Nuo 2008 m. birželio mėn. metinio audito plano vykdymą nuolat stebi EuropeAid vadovybė. EuropeAid centrinės tarnybos ir toliau teiks pagalbą delegacijoms, siekdamos pagerinti jų audito planavimą. Rengiant 2009 m. metinį audito planą, delegacijos buvo paragintos atkreipti ypatingą dėmesį į turimus išteklius.

39. Nepaisant pakartotinių EuropeAid centrinių tarnybų priminimų, daugelis delegacijų laiku neįrašė visų duomenų į CRIS Audit sistemą, o tai daro neigiamą įtaką šios IT sistemos naudingumui. Šis trūkumas nagrinėjamas audito užduočių vadovams skirtose 2008 m. lapkričio mėn. EuropeAid gairėse. 39. 2008–tieji buvo pirmieji metai, kai buvo privaloma naudotis sistema „CRIS Audit“. Apskritai sistema „CRIS Audit“ buvo naudojamasi teisingai. Vis dėlto Komisija pripažįsta, kad reikia pasirūpinti, kad dokumentai į sistemą „CRIS Audit“ būtų nusiunčiami laiku.

EuropeAid centrinių tarnybų vykdoma priežiūra

40. EuropeAid centrinių tarnybų inicijuotiems auditams pagal bendrąją sutartį taikoma kokybės kontrolės procedūra. EuropeAid taip pat nagrinėja šių auditų rezultatus bei, kaip nurodyta 35 dalyje, vykdo pasikartojančių jų metu nustatytų faktų priežiūrą galutinių paramos gavėjų ir įgyvendinančių partnerių lygmenyje. Ji taip pat atliko delegacijų inicijuotų auditų imties kokybės patikrinimą. Vis dar nėra atlikta jokia bendra delegacijų inicijuotų auditų metu nustatytų faktų ir rekomendacijų analizė. 40. Nuo 2009 m. EuropeAid centrinės tarnybos kokybės kontrolės procedūras ypač atidžiai taikys ne pagal bendrąją sutartį samdomų rangovų audito ataskaitoms. Be to, į sistemą „CRIS Audit“ įdiegus naujų patobulinimų, bus lengviau analizuoti ne pagal bendrąją sutartį dirbančių auditorių nustatytus faktus.

41. CRIS Audit įdiegimas yra sveikintinas veiksnys. Vis dar reikia nedidelių patobulinimų, kad būtų galima atlikti su išlaidomis susijusių auditų taikymo srities įvertinimą ir efektyviau šia sistema pasinaudoti lyginant, analizuojant ir vertinant audito metu nustatytus faktus ir rekomendacijas. 41. „CRIS Audit“ funkcionalumas nuolat gerinamas, siekiant optimaliai išnaudoti duomenų bazę.

42. 2008 m. EuropeAid centrinės tarnybos atliko aštuonis priežiūros patikrinimus. Jie buvo gerai parengti ir buvo nustatytos tinkamos rekomendacijos, kaip pagerinti tikrintų delegacijų vidaus kontrolę.

43. Kaip nurodyta Audito Rūmų 2007 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF (27), EuropeAid operacijų ex post kontrolės sistema yra veiksmingas mechanizmas, kurį taikant nustatomos operacijoms įtakos turinčios atitikties klaidos, tačiau mažiau svarbus nustatant klaidas, turinčias įtakos mokėjimų sumai. Audito Rūmai pažymėjo, kad EPF operacijų atvejų atsakingas direktoratas 2008 m. išplėtė šios kontrolės apimtį: jis atliko deklaruotas išlaidas patvirtinamųjų dokumentų imties ir kainų keitimo skaičiavimo tikslumo sistemingas patikras. Be to, jis pradėjo du kartus per metus vykdyti delegacijų veiksmų, atsižvelgiant į šių patikrinimų metu nustatytus faktus, priežiūrą. Taikant šį metodą turėtų padidėti operacijų ex post kontrolės svarba ir pagerėti jų veiksmingumas tiek nagrinėjant operacijų tvarkingumą, tiek vertinant leidimus duodančių pareigūnų atliktų ex ante patikrų kokybės įvertinimą. 43. Kalbant apie operacijų ex post kontrolę, EuropeAid šiuo metu atlieka vertinimą, ar už AKR šalis atsakingas direktoratas patikras galėtų atlikti ir kituose veiklos regionuose. Tačiau tai priklausys nuo prioritetų paskirstymo ir išteklių apribojimų.

Biudžetinė parama

44. Kotonu susitarime nurodyta, kad biudžetinė parama gali būti teikiama tuomet, kai viešųjų išlaidų valdymas yra pakankamai skaidrus, patikimas ir veiksmingas (28). Komisija šią sąlygą traktuoja dinamiškai (29). Ji mano, kad viešųjų finansų valdymą veikiantys trūkumai sprendimo dėl finansavimo priėmimo metu netrukdo pradėti vykdyti biudžetinės paramos programą, jei manoma, kad yra įsipareigojimas pradėti įgyvendinti reformas ir kad planuojamos reformos yra patenkinamos. Europos Parlamentas suabejojo Komisijos vadinamąja biudžetinei paramai gauti taikomų tinkamumo finansuoti kriterijų dinamine interpretacija ir manė, kad ši parama turėtų būti skiriama tik toms šalims, kurios jau atitinka minimalius patikimo viešųjų finansų valdymo standartus (30). 44. Reaguodama į Audito Rūmų ir Europos Parlamento nuomones, Komisija išsamiai pagrindė savo tinkamumo gauti biudžetinę paramą vertinimo metodą. Antai, 2009 m. sausio 9 d. Komisijos nario L. Michel rašte Audito Rūmams su kopija Europos Parlamentui išsamiai pagrįsta Komisijos pozicija. Pabrėžta, kad Komisijos metodas atitinka kitų pagrindinių paramos teikėjų (pvz. Tarptautinio valiutos fondo ir Pasaulio Banko) metodus. Tuo pat metu pažymima, kad minimaliais standartais pagrįstas metodas nederėtų su EBPO viešųjų finansų valdymo reformos gairėmis ar Paryžiaus ir Akros principais dėl pagalbos efektyvumo.

45. Savo 2006 (31)ir 2007 (32)finansinių metų metinėse ataskaitose dėl EPF Audito Rūmai rekomendacijose nurodė, kad Kotonu susitarimo laikymasis turėtų būti įvertintas atsižvelgiant į bazinius reikalavimus. Komisija su šia rekomendacija nesutiko, kadangi mano, jog vienodas bendrų minimalių standartų taikymas visose šalyse yra netinkamas. Europos Parlamentas savo 2007 finansinių metų biudžeto įvykdymo patvirtinimo ataskaitoje (33)nurodė, kad taikant šį metodą Komisijai suteikiama didelė veiksmų laisvė, kurią turėtų atsverti tokio paties aukšto lygio skaidumas. Audito Rūmai savo specialiojoje ataskaitoje Nr. 2/2005 dėl EPF biudžetinės paramos AKR šalims (34)nurodė, jog yra būtina, kad atitikties Kotonu susitarimo reikalavimams vertinimas būtų pateikiamas formalesniu ir geriau struktūruotu būdu. 45. Komisija supranta ir pripažįsta, kad reikia dar daugiau skaidrumo skiriant biudžetinę paramą. Atsižvelgdama į tai, Komisija siūlo ateityje nuodugniau nagrinėti su biudžetine parama susijusius klausimus metinėse Europos bendrijos vystymosi ir išorės pagalbos politikos bei jos įgyvendinimo ataskaitose. Komisija pripažįsta, kad esamą sistemą galima pagerinti pritaikius geresnės struktūros ir formos tinkamumo gauti biudžetinę paramą atitikties Kotonu susitarimo reikalavimams vertinimo metodą. Todėl, siekdama pagrįsti savo metodą, Komisija toliau tobulina biudžetinės paramos gaires.

46. Audito Rūmų 2007 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF (35)nurodyta, kad iš devintojo EPF finansuojami biudžetinės paramos programų finansavimo susitarimai dažnai yra neišsamūs ar neaiškūs, todėl nėra aiškios sistemos, pagal kurią būtų galima atlikti tokį struktūruotą ir formalizuotą įvertinimą. 2008 m. Audito Rūmai pažymėjo reikšmingą iš dešimtojo EPF finansuojamų biudžetinės paramos programų finansavimo susitarimų pagerėjimą. Kai kuriais atvejais vis dar būtų galima tobulinti paramą gaunančių šalių vykdytinų prioritetinių viešųjų finansų valdymo priemonių nustatymą bei informacijos šaltinius, siekiant patikrinti nustatytų sąlygų laikymąsi. 46. Komisija džiaugiasi, kad Audito Rūmai pripažino, kad naujausi finansavimo susitarimai tapo aiškesni. Komisija taip pat pripažįsta, kad esamą sistemą galima dar labiau pagerinti ir todėl, siekdama spręsti Audito Rūmų iškeltus klausimus dėl aiškių viešųjų finansų valdymo srities reformos lūkesčių nustatymo ir pažangos priežiūros šiose srityse, toliau tobulina savo gaires.

Vidaus auditas

47. Vidaus audito skyrius (IAC) savo veiklą vykdė veiksmingai, atsižvelgdamas į pagrindinį tikslą generaliniam direktoriui teikti patikinimą dėl EuropeAid rizikos valdymo, kontrolės ir vidaus valdymo procesų veiksmingumo ir efektyvumo. IAC nuomone 2008 m. atliktų darbų rezultatai rodo, kad nėra jokių svarbių sisteminių trūkumų, kurie galėtų neigiamai paveikti visos vidaus kontrolės sistemos funkcionavimą. Audito Rūmai atkreipia dėmesį į tai, kad IAC atlikus auditą nebuvo galima visiškai užtikrinti CRIS-EPF sistemos gebėjimų nuo 2009 m. sausio mėn. teikti patikimą ir tikslią veiklos informaciją. 47. Kai Vidaus audito skyrius atliko auditą, naujoji sistema CRIS dar tik buvo kuriama. Tačiau buvo imtasi visų būtinų priemonių, kad sistema pradėtų veikti 2009 m. pradžioje. Perėjimas prie naujosios sistemos CRIS / ABAC buvo įgyvendintas pagal tvarkaraštį, ir operacijos pradėtos kaip įprasta 2009 m. pradžioje.

48. Komisijos vidaus audito tarnyba (IAS) kartu su IAC atliko už AKR šalis atsakingo direktorato finansų valdymo procedūrų auditą, susijusį su dekoncentruotomis delegacijomis, ir dar vieną susigrąžinimų auditą (36). Šių auditų metu nustatyti faktai atitinka Audito Rūmų nustatytus faktus dėl banko garantijų valdymo (žr. 24 dalį), naudojimosi CRIS Audit sistema (žr. 39 dalį) ir delegacijų inicijuotų auditų centralizuotos priežiūros (žr. 40 dalį).

49. IAS atliko pakartotinį auditą, susijusį su FAFA įgyvendinimu (37). Ji padarė išvadą, kad turėtų būti sustiprinta kontrolės aplinka partnerių ir projektų lygmenyje, visų pirma patobulinus koordinavimą ir sutarimą su JT institucijomis tikrinimo ir užtikrinimo srityje. 49. Ataskaitoje pripažinta, kad padaryta pažanga įgyvendinant daugumą rekomendacijų. Tikrinimo klausimas buvo aptartas per 6-ąjį finansinio ir administracinio pagrindų susitarimo (FAFA) grupės posėdį Briuselyje (2009 m. balandžio mėn.). Komisija nuosekliai naudoja audito technines užduotis per JT partnerių patikrinimo misijas.

Išvados ir rekomendacijos

50. Atsižvelgdami į savo audito rezultatus Audito Rūmai daro išvadą, kad 2008 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų EPF finansinėse ataskaitose visais reikšmingais aspektais yra teisingai pateikti EPF finansinė būklė bei tą dieną pasibaigusių finansinių metų operacijų rezultatai ir pinigų srautai, atsižvelgiant į Finansinio reglamento nuostatas ir leidimus duodančio pareigūno patvirtintas apskaitos taisykles. Audito Rūmai atkreipia dėmesį į 15 dalyje pateiktą pastabą dėl su turėtomis išlaidomis susijusio atidėjimų.

51. Atsižvelgiant į 21 dalyje nurodytas aplinkybes Audito Rūmai negalėjo išsamiai patikrinti kelioms tarptautinėms organizacijoms skirtų imčiai atrinktų 10 mokėjimų. Todėl jie negali pateikti nuomonės apie šių išlaidų, sudarančių 190 milijonų eurų sumą, t. y. 6,7 % metinių išlaidų, tvarkingumą.

52. Atsižvelgdami į pirmesnėje dalyje pateikiamą pastabą ir remiantis savo audito rezultatais Audito Rūmai daro išvadą, kad 2008 m. gruodžio 31 d. pasibaigusiais finansiniais metais: 52.

a) EPF pajamose ir įsipareigojimuose nebuvo reikšmingų klaidų;

b) EPF mokėjimuose buvo nustatytos reikšmingos klaidos. Labiausiai tikėtinas klaidų lygis sudaro 2 %–5 %. b) Komisija norėtų atkreipti dėmesį, kad bendras klaidų lygis buvo stipriai paveiktas dėl vienos delegacijos, turėjusios dirbti pokonfliktinėje aplinkoje.

53. Atsižvelgdami į savo audito rezultatus Audito Rūmai daro išvadą, kad EuropeAid priežiūros ir kontrolės sistemos yra iš dalies veiksmingos užtikrinant mokėjimų tvarkingumą. 1 priedo 2 dalyje pateikiama Audito Rūmų atlikto EuropeAid priežiūros ir kontrolės sistemų įvertinimo apžvalga (38).

54. 2008 m. EuropeAid ir toliau reikšmingai tobulino savo priežiūros ir kontrolės sistemas. Ji pradėjo naudotis naujomis auditų specifikacijomis ir įdiegė valdymo informacijos sistemą CRIS Audit, kurią pasitelkusi EuropeAid galėtų geriau vykdyti savo auditų planavimą ir priežiūrą, geriau atsižvelgti į audito metu nustatytus faktus ir rekomendacijas bei atlikti jų analizę. Metinė veiklos ataskaita yra geriau struktūruota, aiškesnė ir informatyvesnė, visų pirma dėl geresnio kiekybinių rodiklių taikymo. Dar aiškesnės galėtų būti išvados susijusios su tuo, kaip įvairių kontrolės priemonių rezultatai prisideda prie generalinio direktoriaus patikinimo. Taip pat būtų naudinga nustatyti pagrindinį rodiklį, kuriuo galima būtų vertinti likusių klaidų poveikį po to, kai buvo atliktos visos ex ante ir ex post patikros. 54. Komisija pripažįsta, kad, tęsiant pastangas gerinti bendrą vidaus kontrolės sistemą, reikia toliau dirbti tobulinant išorės pagalbos kontrolės sistemų sandarą ir tai, kaip jomis prisidedama prie generalinio direktoriaus patikinimo pareiškimo. Turėdamas tai omenyje ir atsižvelgdamas į Komisijos darbą, susijusį su toleruotina rizika, EuropeAid 2010 m. pradės savo kontrolės strategijos peržiūrą.

55. EuropeAid nustatė išsamią kontrolės strategiją bei toliau turėtų dėti pastangas, siekdama užtikrinti veiksmingesnį ir efektyvesnį kontrolės priemonių įgyvendinimą. Tokiu būdu reikėtų atsižvelgti į šias rekomendacijas: 55.

a) turėtų būti patobulintos ex ante patikros, labiau atkreipiant dėmesį į pagrindines rizikos sritis; a) Prieš leidžiant atlikti kiekvieną operaciją atliekamos ex ante patikros yra svarbiausias tvarkingumo patikinimo mechanizmas. Ex ante patikros yra svarbios, nes leidžia išvengti klaidų ir poreikio taikyti ex post taisomąsias priemones. Patikrų metu atsižvelgiama į rizikos lygį. EuropeAid, siekdamas geriau atsižvelgti į pasikartojančią riziką, įgyvendino nemažai priemonių, visų pirma susijusių su mokymais.

b) metiniai audito planai turėtų būti rengiami remiantis labiau struktūruota rizikos analize ir tikroviškesniu tam skirtų išteklių įvertinimu; b) Rengiant metinį audito planą atliktinoje rizikos analizėje numatomas tam tikro laipsnio lankstumas, nes jis būtinas, atsižvelgiant į sudėtingas ir nuolat kintančias išorės pagalbos teikimo aplinkybes. Tačiau pagrindinių metodikoje nurodytų principų turės būti laikomasi. Rengiant 2009 m. metinį audito planą, delegacijos buvo paragintos atkreipti ypatingą dėmesį į turimus išteklius.

c) visus metus turi būti atidžiai prižiūrimas metinių audito planų vykdymas, kad būtų galima nustatyti reikšmingus nukrypimus ir laiku pradėti taikyti taisomąsias priemones; c) Nuo 2008 m. birželio mėn. nuolat prižiūrimas metinio audito plano vykdymas, o su jo rezultatais supažindinama per vadovybės susirinkimus. Jo įgyvendinimo veiksmų suskirstymas pagal geografines zonas ir būstines / delegacijas leidžia imtis atitinkamų taisomųjų veiksmų.

d) turėtų būti tobulinamas CRIS Audit funkcionalumas, kad būtų galima vykdyti efektyvesnę ir veiksmingesnę audito veiklos priežiūrą, geriau atsižvelgti į audito metu nustatytus faktus ir rekomendacijas bei atlikti jų analizę; d) Sistema „CRIS Audit“ yra reguliariai tobulinama. Pavyzdžiui, nuo 2009 m. pradžios kiekvienam auditui, kurio duomenys įtraukiami į sistemą CRIS, automatiškai priskiriamas „CRIS Audit“ numeris, ir taip užbaigiama jo registracija sistemoje „CRIS Audit“. Artimiausiais mėnesiais numatoma įdiegti daugiau patobulinimų, pvz., tikslesnę audito metu nustatytų faktų ir nefinansuotinų išlaidų registraciją.

e) EuropeAid turėtų užtikrinti, kad delegacijos duomenis į CRIS Audit sistemą įrašytų nuosekliai ir laiku; e) 2008 m. pradžioje generalinis direktorius visoms susijusioms tarnyboms (būstinėms ir delegacijoms) nusiuntė nurodymus įvesti visų auditų duomenis į sistemą „CRIS Audit“. 2009 m. šio įsipareigojimo vykdymas buvo prižiūrimas, ir už tai atsakingi padaliniai reguliariai apie jį priminė audito grupių vadovams.

f) atsižvelgiant į už AKR šalis atsakingo direktorato patvirtinto metodo rezultatus EuropeAid turėtų atlikti operacijų ex post kontrolės sistemos peržiūrą, kad būtų įvertintas šios kontrolės apimties išplėtimo poreikis ir galimybės. f) Kalbant apie operacijų ex post kontrolę, EuropeAid šiuo metu atlieka vertinimą, ar už AKR šalis atsakingas direktoratas patikras galėtų atlikti ir kituose direktoratuose. Tačiau tai priklausys nuo prioritetų paskirstymo ir išteklių apribojimų.

56. Dėl biudžetinės paramos Audito Rūmai rekomenduoja, kad EuropeAid: 56.

a) ir toliau dėtų pastangas grindžiant savo sprendimus dėl biudžetinės paramos tinkamumo formalizuotu ir struktūrizuotu būdu nurodydama, kad paramą gaunanti šalis turi tinkamą reformų programą, padėsiančią numatytu laiku ištaisyti visus reikšmingus trūkumus, ir kad ji įsipareigoja ją įgyvendinti; a) Komisija sutinka ir toliau peržiūri savo gaires, siekdama spręsti šį klausimą. Numatoma, kad šis darbas bus baigtas iki 2009 m. pabaigos. Komisija taip pat ketina toliau didinti biudžetinės paramos skaidrumą, gerindama savo atskaitomybę.