ATASKAITA

dėl Europos centrinio banko valdymo veiklos efektyvumo audito 2009 finansiniais metais „ECB žmogiškųjų išteklių valdymas“ su Europos centrinio banko atsakymais

2011/C 31/01

TURINYS

ĮVADAS

Vykdomosios valdybos siūlymu Valdančioji taryba nustato ECB personalo įdarbinimo sąlygas (4) . Pagrindiniai dokumentai, kuriais vadovaujantis valdomi ECB žmogiškieji ištekliai, yra įdarbinimo sąlygos, personalo taisyklės ir kiti administraciniai aplinkraščiai bei gairės konkrečiomis temomis, pavyzdžiui, įdarbinimo, paaukštinimo, judumo ir elgesio kodekso. Visą ECB darbo jėgą sudaro tikrasis personalas (1 386 darbuotojų 2009 m. pabaigoje) ir kitas personalas (278 darbuotojai 2009 m. pabaigoje). Kitą personalą sudaro: ESCB ir (arba) Tarptautinių organizacijų darbuotojai (127), absolventų programos dalyviai (24), doktorantai ir studentai praktikantai (72), kviestiniai mokslo darbuotojai (9) ir laikini pavaduojantys darbuotojai (46). Be to, ECB pagal konkrečius poreikius sudaro sutartis su konsultantais.

AUDITO APIMTIS IR METODAS

AUDITO REZULTATAI

Ar ECB nustatė išsamias personalo įdarbinimo sąlygas ir taisykles?

Ar ECB priėmė ir taikė skaidrias personalo atrankos taisykles ir procedūras?

ECB personalo atrankos taisyklės ir procedūros

Personalo atrankos taisyklių ir procedūrų taikymas

Pranešimas apie laisvą darbo vietą

Atrankos procedūra

Ar ECB personalo pareigų atlikimo vertinimo, karjeros vystymo ir mokymo politikos kryptys ir procedūros buvo tinkamos?

Personalo pareigų atlikimo vertinimo procedūros

Individualūs personalo vertinimai

Karjeros vystymas

Mokymas

Ar ECB naudojosi priemonėmis savo žmogiškųjų išteklių veiklai valdyti ir vadovybės bei personalo informacijos poreikiams tenkinti?

Informacinės sistemos, naudojamos žmogiškiesiems ištekliams valdyti

ECB žmogiškųjų išteklių informacinės sistemos

Nors ISIS sistema faktiškai veikia nuo 2008 m. sausio mėn., 2009 m. pabaigoje ISIS sistemos nuosavybė nebuvo priskirta jokiam konkrečiam direktoratui. Sistema laikinai priklausė Projektų valdymo grupei. Be to, nebuvo pasirašytas susitarimas dėl paslaugų lygio (SPL). Susitarimai dėl paslaugų lygio yra įprasta procedūra, ja apibrėžiamas paslaugų lygis, kurį operacijų vykdymo pagalbos teikėjas garantuoja informacinės sistemos naudotojams, ir nustatomos susitarimo šalių pareigos ir atsakomybė.

ISIS žmogiškųjų išteklių modulių diegimas

Žmogiškųjų išteklių duomenų valdymas

ECB parengta pranešimo procedūra, pagal kurią atitinkamas duomenų valdytojas, prieš įvedant naują asmens duomenų tvarkymo veiksmą, apie tai praneša duomenų apsaugos pareigūnui (DAP) pasinaudodamas per DAP tinklalapį ECB intranete prieinama tinklo sąsaja. Personalo narių asmeniniai duomenys, be kita ko, tvarkomi ISIS žmogiškųjų išteklių moduliuose. Nors ISIS veikia nuo 2008 m. sausio mėn., pranešimas duomenų apsaugos pareigūnui nusiųstas 2008 m. rugsėjo mėn.

Informacijos poreikiai

Valdymo informacija

Pagal ECB decentralizuoto žmogiškųjų išteklių valdymo struktūrą, veiklos srities vadovas atsakingas už žmogiškųjų išteklių klausimų kontrolę savo veiklos srityje. Vertinant veiklos sričių atstovų atsiliepimus, informacija apie nuolatinį žmogiškųjų išteklių valdymą yra pakankama, o ISIS duomenys – tinkamos kokybės. Tačiau, įdarbinimas ir decentralizuotas mokymas vis dar valdomas už ISIS sistemos ribų. ISIS sistemoje taip pat teikiamos standartinės ataskaitos. Be to, žvalgybinės veiklos ataskaitos leidžia rengti ataskaitas apie veiklos procesus ir analizuoti bei interpretuoti duomenis.

Pastaraisiais metais ECB įgyvendino šiai organizacijai strateginės svarbos turinčias politikos kryptis, pavyzdžiui, įvairovės politiką ir grupę priemonių „demografiniam iššūkiui“ švelninti. Nors tolesnės veiklos dėl ECB personalo įvairovės ataskaita buvo parengta ir pateikta Vykdomajai valdybai 2007 m., nėra reguliariai teikiamos oficialios ataskaitos apie šių politikos krypčių tolesnį įgyvendinimą ir su jomis susijusius klausimus. Taip pat Vykdomajai valdybai nėra oficialiai ar reguliariai teikiamos ataskaitos apie daugumą DG-H įgyvendintų politikos krypčių. Nepaisant to, atkreiptas dėmesys į tai, kad įkurtas valdymo komitetas, kuriame, be kitų klausimų, aptariami ir žmogiškųjų išteklių klausimai.

Bendroji informacija apie personalą

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

Ar ECB nustatė išsamias personalo įdarbinimo sąlygas ir taisykles?

Ar ECB priėmė ir taikė skaidrias personalo atrankos taisykles ir procedūras?

Ar ECB personalo pareigų atlikimo vertinimo, karjeros vystymo ir mokymo politikos kryptys ir procedūros buvo tinkamos?

Apskritai ECB parengė tinkamas karjeros vystymo politikos kryptis ir procedūras. Nepaisant to, neutralumas tikrųjų darbuotojų skaičiaus atžvilgiu ir demografinis ECB iššūkis yra pagrindiniai personalo karjeros pažangą varžantys veiksniai. Nors apskritai sprendimai atlyginti personalui už jo vykdomas pareigas buvo tinkamai užregistruoti dokumentuose, to nebuvo padaryta priimant sprendimus dėl metinės atlyginimų ir premijų peržiūros.

Rekomendacija

Ar ECB naudojosi priemonėmis savo žmogiškųjų išteklių veiklai valdyti ir vadovybės bei personalo informacijos poreikiams tenkinti?

Patikimos informacijos žmogiškųjų išteklių klausimais buvimas ir prieinamumas ir vadovybei, ir personalui nuo Audito Rūmų 2004 m. audito žymiai pagerėjo. Nepaisant to, oficialaus ataskaitų teikimo Vykdomajai valdybai sistema nuo to laiko nepasikeitė.

Rekomendacija

(1) Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 127 straipsnio 1 dalis.

(2) ECBS ir ECB statutas yra prie Sutarties pridėtas protokolas.

(3) 27 straipsnio 2 dalyje nustatyta: „Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 287 straipsnio nuostatos taikomos tik ECB vadovybės veiklos efektyvumui tirti“.

(4) Protokolo dėl Europos centrinių bankų sistemos ir Europos centrinio banko statuto 36 straipsnio 1 dalis.

(5) OL C 119, 2006 5 19, p. 17.

(6) Žr. rekomendaciją Audito Rūmų 2004 m. ataskaitoje, OL C 119, 2006 5 19, p. 17.

(7) Į Audito Rūmų auditą neįėjo ECB pensijų planas.

(8) Metinė personalo kaita 2004–2008 m. laikotarpiu buvo nuo 2,0 % iki 2,6 %.

(9) 2004 m. vasario 19 d. ECB sprendimo dėl Europos centrinio banko darbo reglamento patvirtinimo (ECB/2004/2) (2004/257/EB) (OL L 80, 2004 3 18, p. 33) 20 straipsnio 1 ir 2 dalys.

(10) Pavyzdžiui: prisidėti prie tolesnio gerų santykių su klientais užtikrinimo kitose veiklos srityse, įnešti indėlį mokant personalą teikti aukštos kokybės paslaugas, dirbti su PVR, rengti teisiniu požiūriu sudėtingas sutartis, dalyvauti viešųjų pirkimų sutarties procedūroje.

(11) Daugiau nei pusė ECB personalo yra tarp 35 ir 45 m. amžiaus, o didžioji dauguma vadovų ir patarėjų – jaunesni nei 54 m. Tai reiškia, kad yra daug patenkančio į santykinai siaurą amžiaus grupę personalo, kuris turės panašių karjeros lūkesčių.

(12) Kasmet skelbiamame pirmininko laiške nustatomi ECB strateginiai tikslai kitiems metams.

(13) Yra dviejų rūšių judumas: vidaus ir išorės. Vidaus judumas gali būti nuolatinis arba laikinas; jis gali būti to paties atlyginimo lygio arba siejamas su paaukštinimu; išorės judumas gali būti visiškai apmokamas banko arba gali būti laikinai sustabdyta ECB darbo sutartis.

(14) Kiekvienu atveju buvo užpildyta prašymo forma, nurodant veiklos srities pagrindimą, strateginį suderinamumą bei organizacinį ir (arba) valdymo poveikį.

(15) Kiekvienu atveju parengta santrauka apie ilgalaikį pareigų atlikimą, tiksliai paaiškinta pasiūlymo priežastis ir apibendrinti personalo įvertinimai.

(16) Yra vienas informacinis centras apie centralizuotus mokymo kursus, kuriame teikiama informacija apie siūlomus kursus, paraiškų teikimą, kitus organizacinius reikalus ir t. t.

(17) 2008 m. pirmininko laiškas.

(18) Konkretūs, išmatuojami, pasiekiami, realistiški ir su laiko nuoroda.

EUROPOS CENTRINIO BANKO ATSAKYMAI

Europos centrinis bankas (ECB) palankiai vertina Europos Audito Rūmų ataskaitą dėl 2009 finansinių metų ir reiškia padėką už pastabas bei rekomendacijas, ką reikia dar patobulinti.

Toliau pateikti ECB komentarai dėl konkrečių ataskaitos dalių ir trijų rekomendacijų.

13 dalis

Dokumentavimo sistemoje kiekvieno įdarbinimo procesui skirta atskira dalis, o sistema yra palaikoma automatizuotų procesų ir šablonų siekiant užtikrinti, kad visi įdarbinimo proceso veiksmai būtų nuosekliai ir efektyviai atlikti.

19 dalis

ECB įdarbinimo procese vadovaujamasi kompetencijų sistema. Ši sistema apima techninę (t. y. susijusią su pareigomis ir bendrą) ir elgesio kompetencijas ir padeda užtikrinti pusiausvyrą tarp konkrečių techninių žinių, reikalingų tam tikro padalinio veiklai vykdyti, ir institucijai reikalingų įvairias funkcijas apimančių kompetencijų (bendrų techninių ir elgesio kompetencijų), kurios padeda skatinti judumą.

Atsižvelgdamas į Europos Audito Rūmų nustatytus faktus, kelis pastaruosius metus pranešimuose apie laisvas darbo vietas ECB vis labiau akcentuoja elgesio ir bendras technines kompetencijas ir tikrina kandidatų šių kompetencijų lygį.

23 dalis

ECB yra nusprendęs akcentuoti kokybinį kandidatų vertinimą tiek absoliučia reikšme, tiek lyginant su kitais kandidatais. Vietoj atrankos modelio, kai kandidatai vertinami balais, ECB pirmenybę teikia atrankos procesui, kurio metu atrankos komisija naudoja vertinimo lenteles, kuriomis remdamiesi atrankos komisijos nariai aptaria rezultatus, o tai padeda atlikti geriau argumentuotą bendrą įvertinimą.

24 dalis

ECB pradėjo vis dažniau tikrinti rekomendacijas. Dažniausiai tikrinamos geriausiai įvertinto(–ų) kandidato(–ų) rekomendacijos ir, jei rekomendacijos patvirtina atrankos komisijos įvertinimą, nelaikoma, kad jas būtina aptarti atrankos komisijoje. Jei pagal rekomendacijas patikslinamas kandidatų eiliškumas, atrankos komisija paprastai jas aptaria. Bet kokiu atveju, baigiant ruošti įdarbinimo memorandumą dalyvauja visi atrankos komisijos nariai ir gali teikti pastabas dėl bet kurios memorandumo dalies.

28 dalies c punktas

ECB vertybių sąvokai teikia didelę svarbą ir yra išaiškinęs jų pritaikymą darbuotojams bei vadovams pareigų atlikimo vertinimo pokalbio gairėse, kuriose vertintojai skatinami apibūdinti, kaip vertinamasis visus metus laikėsi šių vertybių savo kasdieniame darbe, daugiausia dėmesio skiriant konkrečioms elgsenos situacijoms ir tokiu būdu paverčiant vertybes darbuotojų tobulėjimui naudinga informacija.

37 dalies c ir d punktai

ECB, atsižvelgdamas į Europos Audito Rūmų pastabas, nori atkreipti dėmesį į tai, kad yra priėmęs politinį sprendimą mechaniškai nesusieti metinio vertinimo su MAPP. ECB yra nusprendęs šiems dviem vertinimams taikyti skirtingus parametrus. Pareigų atlikimo vertinimo, kuris yra ir profesinio ugdymo priemonė, tikslas – įvertinti kiekvieno personalo nario gebėjimus ir efektyvumą siekiant nustatytų tikslų bei įvertinti, kaip konkretus asmuo atliko savo pareigas. Tai reiškia, kad metinis kiekvieno personalo nario pareigų atlikimo vertinimas vykdomas individualiai, t. y. tarpusavyje nelyginami du ar daugiau asmenų. MAPP, priešingai, yra lyginamasis vertinimas – personalo nario indėlio į ECB uždavinių atlikimą padidėjimas yra vertinamas jį lyginant su kitų to paties veiklos padalinio darbuotojų indėliais. Šio lyginamojo vertinimo rezultatas registruojamas dokumentuose ir paruošiamas įgyvendinimui, patikrinamas jo ir kitų rezultatų nuoseklumas, o tada vadovas jį perduoda ir paaiškina atitinkamam savo darbuotojui.

42 dalis

ECB norėtų patikslinti, kad dabartinė elektroninio įdarbinimo sistema bus nuosekliai panaikinta, kai tik ISIS sistemoje bus įdiegtas elektroninio įdarbinimo modulis (anksčiausiai tikėtina 2011 m.).

44 ir 51 dalys

ECB norėtų atkreipti dėmesį į tai, kad, 2010 m. viduryje užbaigus projektą buvo parengtas susitarimas dėl paslaugų lygio, kurį tikimasi pasirašyti iki 2010 m. pabaigos. Pabaigus projektą buvo atliekamos standartinės sistemos operacinio etapo pakeitimų valdymo procedūros.

48 dalis

Pagal ECB rizikos valdymo sistemą, nei viena iš ikieksploataciniame saugumo vertinime nustatytų rizikų nebuvo didelė: viena buvo vidutinio lygio, kita – žemo. ECB operacinės rizikos politikoje numatyta, kad turi būti pašalinta tik vidutinio lygio rizika. Vis dėlto, ECB ketina dar kartą įvertinti šių dviejų rizikų poveikį.

55 dalis

Dėl šios dalies paskutinio sakinio ECB informuoja, kad minėtais atvejais teisė patekti į pastatą ir, dar svarbiau, IT prieigos prie visų sistemų teisė buvo panaikinta iškart, kai tik atitinkami asmenys išvyko iš ECB. Be to, jau sukurtas automatizuotas darbų srautas, kuris buvusių personalo narių statusą padaro neveiksnų ISIS sistemoje (todėl nebėra galimybės prieiti prie ISIS). ECB norėtų atkreipti dėmesį į tai, kad ir išorės personalas privalo pasirašyti, kad sutinka laikytis ECB galiojančių konfidencialumo nuostatų.

71 dalis

ECB norėtų patikslinti (kaip Europos Audito Rūmai nurodė 44 dalyje), kad, kol buvo įgyvendinamas ISIS projektas, sistema kolektyvinės nuosavybės teise (laikinai) priklausė ISIS projektų valdymo grupei. Projektų valdymo grupę sudarė visų suinteresuotųjų veiklos sričių aukštesnieji vadovai. Pasibaigus projektui, atskirų procesų nuosavybė buvo priskirta atskiroms veiklos sritims.

72 dalis

ECB atsižvelgia į Europos Audito Rūmų pastabą ir informuoja, kad jau nuo 2010 m. Vykdomajai valdybai teikiama daugiau reguliarių ataskaitų – pradėta teikti išsami ataskaita (remiantis 2009 m. duomenimis), apimanti visus žmogiškųjų išteklių aspektus, pavyzdžiui, personalo narių įdarbinimą, mokymą, judumą, atlyginimus ir išmokas, darbo laiką ir atostogas, pravaikštas, darbuotojų ir jų šeimos narių socialinę integraciją bei atsistatydinimus ir (arba) išėjimus į pensiją. Be to, ECB valdymo komitetui buvo pateikta išsami informacija apie pravaikštų kontrolę. Šios ataskaitos bus reguliariai rengiamos ir ateityje.

Pirmoji rekomendacija

ECB sutinka su rekomendacija. Kalbant apie registravimą dokumentuose, ECB pažymi, kad be jau esamų dokumentų planuojama iki 2011 m. pabaigos pabaigti ruošti ir paskelbti išsamų įdarbinimo vadovą. Kalbant apie įrašus apie atrankos metu atliekamo rekomendacijų nagrinėjimo rezultatus, ECB ruošiasi ateityje metodiškai aprašyti šiuos rezultatus įdarbinimo memorandumuose. Įdarbinimo vadove šis aspektas bus dar labiau pabrėžtas.

Antroji rekomendacija

ECB atsižvelgia į tris rekomendacijos dalis dėl personalo pareigų atlikimo vertinimo, karjeros vystymo ir mokymo politikos ir pateikia tokius komentarus: dėl vertinimo formų pildymo ECB pažymi, kad rengiantis artimiausiam personalo pareigų atlikimo vertinimui buvo aiškiai nurodyta, per kiek laiko jis turi būti atliktas, ypač pabrėžiant, iki kada turi būti galutinai parengtos vertinimo formos. Be to, darbuotojai buvo dar intensyviau apie tai informuojami organizuojant specialius renginius ir įsteigiant informacijos centrą techniniams klausimams. Kalbant apie antrą ir trečią rekomendacijos dalis, bus surengti specialūs mokymai ir informaciniai susitikimai vertintojams ir vertinamiesiems, kuriuose bus aiškinama, kaip nustatyti SMART tikslus ir kaip susieti konkretaus darbuotojo kompetencijas su mokymo poreikiais ir konkrečiais pasiūlymais dėl mokymo priemonių. Atsižvelgdamas į paskutinę rekomendacijos dalį, ECB informuoja, kad jo požiūriu, nėra tiesioginio ryšio tarp konkrečių mokymo kursų baigimo ir karjeros pažangos, tačiau, be abejo, pripažįstama, kad sėkmingas atitinkamų mokymo kursų baigimas skatina profesinį tobulėjimą. Šią rekomendaciją pradėta įgyvendinti rengiant 2010 m. personalo pareigų atlikimo vertinimus. Įgyvendinimas bus baigtas 2011 m. pabaigoje užbaigiant kitą vertinimų ciklą.

Trečioji rekomendacija

ECB sutinka su rekomendacija ir norėtų pakartoti, kad, kaip numatyta projekto užbaigimo ataskaitoje, nauda bus įvertinta iki 2011 m. pabaigos.