Be to, pagal Europos mokyklų finansinį reglamentą OLAF suteikiama galimybė atlikti administracinius tyrimus Europos mokyklose, įskaitant inspekcijas, siekiant apsaugoti Sąjungos finansinius interesus nuo sukčiavimo ir kitų pažeidimų. Europos mokyklos rengia kovos su sukčiavimu strategiją, o OLAF pagal administracinius susitarimus organizuos mokymus apie sukčiavimo prevenciją.

Be to, siekdamos sumažinti auditorių nustatytus trūkumus, Europos mokyklos ėmėsi priemonių skatinti patikimą finansų valdymą ir kovoti su sukčiavimu, pavyzdžiui, įdiegė kaupimo principu vykdomą apskaitą, teikia atskaitas apie kontrolės rezultatus ir pertvarkė vidaus kontrolės sistemą (įdiegtas rizikos vertinimas, sukurtas rizikos registras ir persvarstyti vidaus kontrolės standartai). Nuo 2014 m. vykdoma vidaus kontrolės koordinavimo funkcija, kurios tikslas – mokykloms ir Europos mokyklų centriniam biurui patarti, kaip veiksmingai įgyvendinti audito rekomendacijas ir kurti bei įgyvendinti vidaus kontrolės sistemą. Europos mokyklų centriniame biure buvo sukurta specializuota viešųjų pirkimų grupė. Peržiūrėtas ir patobulintas pareigų atskyrimo principas, priimtos taisyklės dėl darbuotojų, vykdančių nuo pažeidimo rizikos neatsiejamas funkcijas, (pvz., komandiruotų iždininkų) kaitos, o taisyklės dėl vietoje samdomų iždininkų tebėra svarstomos.

Taigi, remdamasis audito ataskaitomis ir tuo, kad 2012 m. buvo nustatytas sukčiavimo atvejis vienos iš mokyklų sąskaitose, Žmogiškųjų išteklių GD savo keturiose paskutinėse metinėse ataskaitose (2013–2016 m.) padarė su reputacija susijusią išlygą dėl Europos mokyklų finansų valdymo. Be to, Komisija balsavo prieš keturis paskutinius biudžeto įvykdymo patvirtinimus, susijusius su Europos mokyklų biudžeto vykdymu 2012, 2013, 2014 ir 2015 m. (nors visi kiti Valdytojų tarybos nariai balsavo už).

Pereinamuoju laikotarpiu, nuo 2018 m. sausio 1 d. iki 2019 m. gruodžio 31 d., generalinis sekretorius Valdytojų tarybai 2019 m. balandžio mėn. ir 2020 m. balandžio mėn. pateiks metines veiklos ataskaitas apie bendrą Europos mokyklų sistemos valdymą, kurioje išdėstys svarbiausias išvadas, susijusias su biudžeto valdymu, patikimu finansų valdymu ir vidaus kontrolės sistemomis. Be to, generalinis sekretorius nedelsdamas informuos Valdytojų tarybą apie bet kokius reikšmingus faktus, apie kuriuos jam buvo pranešta po Europos mokyklų sistemos kontrolės arba audito.

Be Europos mokyklų administracijos svarbiausių funkcijų centralizavimo, reikia, kad Europos mokyklos daugiau dėmesio skirtų toliau nurodytoms sritims:

3.2.1Mokėjimo sistema

Kaip nurodyta 2 punkte, ir Vidaus audito tarnyba, ir Audito Rūmai nustatė, kad su trūkumais susijusi sukčiavimo rizika yra labai sumažinta. Tačiau Audito Rūmai savo 2016 finansinių metų ataskaitoje perkvalifikavo savo rekomendaciją, nes integravus apskaitos programinę įrangą ir elektroninių mokėjimų sistemą nebuvo pašalinti visi vidaus kontrolės trūkumai. Todėl nepaisant to, kad sukčiavimo rizika yra pakankamai sumažinta, reikia dėti pastangas sumažinti likusią riziką.

Komisija pritarė mokėjimų vykdymo centralizavimui, dėl kurio 2017 m. rugsėjo mėn. nusprendė Valdytojų taryba naujo finansų valdymo 2017–2019 m. įgyvendinimo plane.

3.2.2Pareigų atskyrimas ir finansinė grandinė

Leidimų suteikimo ir apskaitos funkcijos turi būti atskirtos. Viena vertus, šis atskyrimas bus atliktas mokyklos direktorių paskyrus įgaliotuoju leidimus suteikiančiu pareigūnu, gaunančiu įgaliojimus tiesiogiai iš generalinio sekretoriaus. Kita vertus, kiekvienoje mokykloje ir centriniame biure bus po apskaitos pareigūną korespondentą, kuris bus atsakingas už kasdienį sąskaitų tvarkymą ir centrinio apskaitos pareigūno nustatytų taisyklių taikymą. Be to, atliekant visus sandorius bus taikomas keturių akių principas.

Neseniai buvo persvarstyti Komandiruotojo personalo nuostatai, siekiant geriau atspindėti iždininkų ir (arba) administratorių funkcijų svarbą administruojant Europos mokyklas ir su jomis susijusią riziką. Į naujuosius nuostatus, kurie įsigaliojo 2018 m. sausio 1 d., visų pirma įtrauktos nuostatos dėl komandiruotų iždininkų judumo, geriau apibrėžtos užduotys ir pateiktos darbo užmokesčio lentelės.

Kad būtų užtikrintas aiškumas ir nuoseklumas, Europos mokyklų generalinio sekretoriaus biuras turėtų tinkamai iš naujo suformuluoti užduočių, kurios bus pavestos iždininkams, tikslų aprašą.

3.2.3Vidaus kontrolės aplinka

Komisija mano, kad reikia toliau stiprinti vidaus kontrolės sistemas. Ji palankiai vertina veiksmų planus, kuriuos šiuo tikslu priėmė Valdytojų taryba, atsižvelgdama į naująjį finansinį reglamentą ir taikydama rizikos mažinimo priemones, kad įgyvendintų audito rekomendacijas. Šio plano tikslas, be kita ko, yra atnaujinti vidaus kontrolės standartus, parengti rizikos vertinimo metodus ir visų rūšių sandoriams taikomą ex post kontrolės metodiką.

Tokiomis priemonėmis didinamas mokyklų pateiktos informacijos patikimumas ir įspėjama apie esamas ar galimas problemas.

3.3 Išteklių perskirstymas siekiant vykdyti centralizavimo procesą

Persvarstant finansinį reglamentą, kuris buvo priimtas 2017 m. rugsėjo mėn., centralizavimo procesui vykdyti reikalingi etatai buvo numatyti 2017 ir 2018 m. biudžetuose.

Komisija paprašė, kad rengiant 2019 m. biudžeto projektą būtų vėl diskutuojama apie darbuotojų perskirstymą. Komisija mano, kad Europos mokyklos turėtų parengti daugiamečius žmogiškųjų išteklių planus, kurie padėtų perskirstyti darbuotojus atsižvelgiant į prioritetus ir poreikius. Ieškant subalansuoto sprendimo reikėtų atsižvelgti į poreikį ir sustiprinti mokyklų patikimo valdymo ir vidaus kontrolės sistemas, ir sukurti reikiamas centralizuotas struktūras, kurios padėtų vykdyti centro funkcijas.

3.4 Sąžininga ir patikima išlaidų pasidalijimo sistema

Komandiruotų mokytojų, kurie tradiciškai sudarė Europos mokyklų sistemos pagrindą, skaičius mažėja. Kartu mažėja valstybių narių įnašai šios kategorijos darbuotojų atlyginimams mokėti. O moksleivių skaičius sparčiai auga.

Ypač svarbi valstybių narių funkcija – komandiruoti mokytojus, ypač dėstančiuosius anglų, prancūzų ir vokiečių kalbomis. Mažėjantis šiomis kalbomis pamokas vedančių komandiruotų mokytojų skaičius turi dvejopą poveikį Europos mokykloms. Viena vertus, dėl to mokyklos mokytojus priverstos samdyti vietoje, taigi dėl ES išlyginamojo įnašo į Europos mokyklų sistemą nukenčia biudžetas, nes vietoje samdomų mokytojų atlyginimai mokami iš ES biudžeto, o Konvencijoje nustatyta, kad Europos mokyklos sistemos pagrindas yra mokytojų komandiravimas iš valstybių narių. Kita vertus, dėl mažėjančio komandiruotų mokytojų skaičiaus gali išaugti dalykų, dėstomų ne gimtakalbių mokytojų, skaičius, jei nepavyksta įdarbinti gimtakalbių.

Atsižvelgdama į tai, kad subalansuota išlaidų pasidalijimo sistema yra labai svarbi Europos mokyklų sistemos finansiniam stabilumui, Komisija rekomenduoja pradėti diskusijas apie dabartinės sistemos persvarstymą, kad būtų parengtas perspektyvus sprendimas, kuris būtų taikomas nuo 2020–2021 mokslo metų. Pagal persvarstytą išlaidų pasidalijimo mechanizmą Europos mokyklų sistemos pagrindu turėtų išlikti mokytojų komandiravimas arba paskyrimas iš valstybių narių. Taip pat reikėtų tinkamai atsižvelgti į realius mokyklų poreikius ir galimus Jungtinės Karalystės išstojimo iš ES padarinius kartu užtikrinant teisingą išlaidų pasidalijimą tarp valstybių narių.

Be to, Komisija mano, kad išlaidų pasidalijimo modelį turėtų tinkamai įgyvendinti kitos ES institucijos, agentūros ir įstaigos, kurios visiškai arba iš dalies finansuojamos ne iš ES biudžeto ir kurių darbuotojų vaikai lanko Europos mokyklas. Šiuo tikslu Komisija sudarė susitarimus dėl įnašo su EIB grupe ir ESM, taip pat su EUIPO (buvusia VRDT) ir kitomis agentūromis bei įstaigomis (Bendra pertvarkymo valdyba ir įvairiomis bendrosiomis įmonėmis), kad jos padengtų savo darbuotojų vaikų mokymo išlaidas. Be to, 2017 m. pabaigoje pagal Konvencijos 28 straipsnį buvo sudarytas ES ir Europos Centrinio Banko susitarimas dėl dalyvavimo. Vyksta diskusijos su kai kuriomis kitomis agentūromis, siekiant gauti jų finansinį įnašą į Europos mokyklų biudžetus.

4Išvada