Patikinimo pareiškimą patvirtinanti informacija

Audito apimtis ir pobūdis

14. Su EPF finansinių ataskaitų patikimumu susijusio darbo tikslas – gauti pakankamai tinkamų įrodymų, kad būtų galima padaryti išvadą, ar visos pajamos, išlaidos, turtas ir įsipareigojimai buvo įrašyti tinkamai ir ar metinės finansinės ataskaitos patikimai atspindi finansinę būklę metų pabaigoje. Patikinimo pareiškimo VI ir VII dalyse pateiktos pastabos dėl ataskaitų patikimumo yra pagrįstos konsoliduotos finansinės atskaitomybės (14) ir konsoliduotų septintojo, aštuntojo ir devintojo EPF finansinio įgyvendinimo ataskaitų (15) auditu. Auditą sudarė atitinkamos audito procedūros, kuriomis, atliekant testus, buvo siekiama patikrinti su sumomis ir informacija susijusius audito įrodymus. Audito metu taip pat buvo vertinami taikyti apskaitos principai, svarbios vadovybės parengtos sąmatos ir bendras konsoliduotų finansinių ataskaitų pateikimas.

15. Patikinimo pareiškimo VIII–XI dalyse pateiktos pastabos dėl operacijų teisėtumo ir tvarkingumo yra pagrįstos: a) EuropeAid centrinių tarnybų ir šešias šalis apimančių penkių delegacijų (Ganos, Bisau Gvinėjos, Nigerio, Madagaskaro ir Sudano) priežiūros ir kontrolės sistemų įvertinimu; b) statistiškai atrinktų operacijų visose srityse, išskyrus biudžetinę paramą, imties kiekvienoje aplankytoje delegacijoje patikrinimu. Iš viso buvo audituota 90 mokėjimų ir 15 individualių teisinių įsipareigojimų; c) statistiškai atrinktų 30 mokėjimų ir 15 finansinių įsipareigojimų biudžetinės paramos srityje patikrinimu. Ši imtis atitinkamai sudaro 46,0 % ir 62,1 % su visa biudžetine parama susijusių mokėjimų ir finansinių įsipareigojimų. Buvo tikrinami dokumentai ir, 8 mokėjimų atveju, buvo atlikta išsamesnė analizė keturiose aplankytose šalyse (Ganoje, Bisau Gvinėjoje, Nigeryje ir Madagaskare); d) EuropeAid centrinių tarnybų patvirtintų statistiškai atrinktų 30 mokėjimų patikrinimu; e) EuropeAid centrinių tarnybų ex post patikrintų statistiškai atrinktų 30 operacijų nagrinėjimu; f) statistiškai atrinktų 30 finansinių įsipareigojimų patikrinimu; g) EuropeAid generalinio direktoriaus metinės veiklos ataskaitos ir deklaracijos bei šių dokumentų rengimo procedūros patikrinimu.

Finansinių ataskaitų patikimumas

16. Kaip Audito Rūmai jau buvo pažymėję savo 2006 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF (16), EPF taikyta apskaitos sistema neturi visų ypatybių, kurios yra būtinos pateikiant efektyvias ir rezultatyvias ataskaitas apie kaupimo principu pagrįstą ekonominę informaciją. Tokiu būdu grynųjų pinigų apskaitos principu pagrįstus EPF duomenis perkeliant į kaupimo principu pagrįstą apskaitą atliekama daug rankinio darbo, dėl kurio padidėja klaidų atsiradimo rizika. Be to, valiutos keitimo kurso pokyčių finansinio poveikio negalima nustatyti nei atskirai pagal apskaitos sistemą, nei rankiniu būdu (17). EPF įtraukimas į Komisijos naudojamą biudžeto išlaidoms skirtą apskaitos sistemą iš pradžių buvo numatytas 2006 m., tačiau dėl techninių sunkumų buvo kelis kartus atidėtas ir dabar planuojamas 2009 m. 16. Nuo 2009 m. pradėjus taikyti naują apskaitos sistemą bus galima įveikti dabartinius sunkumus. Kad būtų sumažinta rizika, rankinis duomenų tvarkymas yra griežtai tikrinamas. Naudojant dabartinę EPF apskaitos sistemą neįmanoma nustatyti finansinio valiutos keitimo kurso pokyčių poveikio, tačiau 2007 finansinių metų grynasis rezultatas apima iš valiutos keitimo kurso skirtumų gautą naudą ir dėl to patirtus nuostolius. Be to, tik 9 % mokėjimų atliekami valiutomis, kurių keitimo kursas kinta. Todėl Komisija nemano, kad šie galimi valiutos keitimo kurso svyravimai svarbūs visoms ataskaitoms.

17. Metinėse finansinėse ataskaitose yra numatytas atidėjimas išlaidoms, kurios atsiranda ataskaitiniu laikotarpiu, bet už kurias metų pabaigoje nebuvo gautos sąskaitos faktūros. Šis atidėjimas yra statistiškai apskaičiuotas remiantis tam tikromis prielaidomis ir sudaro 2 087 milijonus eurų, t. y. 83 % visų įsipareigojimų. Kaip Audito Rūmai jau buvo pažymėję savo 2006 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF (18), Komisija neįrodė su projektų išlaidų linijiškumo susijusios prielaidos pagrįstumo. Audito Rūmų analizėje nurodyta (19), kad pagal EuropeAid taikomą metodą sukauptos išlaidos gali būti įvertintos per maža suma. Tokiu būdu nėra galimybės įvertinti poveikio konsoliduotam balansui 2007 m. pabaigoje. 17. 2007 m. Komisija dar patobulino atidėjimo apskaičiavimo sistemą, kiekvienai sutarčių rūšiai (dotacijų, darbų, paslaugų ir tiekiamų prekių) taikydama konkretų įgyvendinimo rodiklį. Atskirai analizuojant kiekvieną sutartį (šiuo metu jų įgyvendinama apie 8 000) reikėtų įdėti neproporcingai daug darbo, palyginti su dabar naudojamu matematiniu metodu. Komisija ketina pradėti tyrimą, kad galėtų patobulinti taikant šį metodą naudojamus kriterijus.

18. Prie finansinės atskaitomybės pridedamame rašte 1.4 garantijų suma 2007 m. pabaigoje sudarė 1 004 milijonus eurų. Audito Rūmai nustatė, kad ši suma buvo 4,1 % per didelė. 18. 2007 m. Komisija dėjo daug pastangų, kad pagerintų į apskaitos sistemą įrašytų duomenų kokybę. Uždarant sąskaitas metų pabaigoje atliktos papildomos patikros ir pataisymai siekiant parengti metines finansines ataskaitas. Todėl poveikis metinėms ataskaitoms yra labai nedidelis ir laikomas nereikšmingu.

Operacijų teisėtumas ir tvarkingumas

Savarankiškasis operacijų testavimas

Su projektais susiję įsipareigojimai

19. Pagal Kotonu susitarimą (20) reikalaujama, kad finansiniai Komisijos ir atitinkamos AKR valstybės ar valstybių susitarimai būtų sudaromi per 60 dienų nuo Komisijos sprendimo priėmimo. Audito Rūmų audito metu buvo nustatyta, kad labai didelė dalis finansavimo susitarimų (aštuoni iš 30 patikrintų Komisijos sprendimų) per šį laikotarpį nebuvo pasirašyti paramą gaunančios šalies. 19. Komisija ir paramą gaunančios šalys nepažeidė Kotonu susitarime numatytos 60-ies dienų taisyklės, kadangi ši taisyklė taikoma ne finansavimo susitarimų pasirašymui, o jų sudarymui. Galutinė finansavimo susitarimų pasirašymo data – n + 1 metų gruodžio 31 d., o n metai – tie, kuriais buvo patvirtintas Komisijos finansinis įsipareigojimas (9-ajam EPF taikomo finansinio reglamento 54 straipsnio 2 dalis). Komisija uoliai laikosi šios taisyklės ir beveik visus finansavimo susitarimus ne tik parengia, bet ir pasirašo per 60 dienų nuo Komisijos sprendimo.

20. Aptiktos dažnai pasitaikančios klaidos (penkios klaidos, turėjusios įtakos keturiems iš 15 tikrintų individualių teisinių įsipareigojimų), susijusios su teisiškai nustatytomis banko garantijomis konkursams ir sutartims. Vieno individualaus teisinio įsipareigojimo atveju buvo padaryta išlyga konkursų taisyklėms, nors tai neatitiko teisiškai nustatytos sąlygos. 20. Komisija laikosi nuomonės, kad nėra jokios finansinės rizikos, nes nė vienas mokėjimas neatliekamas, kol negaunama banko garantija. Komisija mano, kad išlyga pateisinama, nes tai buvo ypatingos skubos atvejis.

Su projektais susiję mokėjimai

21. Vienuolikos atrinktų mokėjimų JT organizacijoms atveju nebuvo įmanoma išsamiai patikrinti dviejų mokėjimų teisėtumo ir tvarkingumo, nes Audito Rūmai negalėjo gauti atitinkamų JT organizacijų dokumentų (21). Todėl Audito Rūmai negali pateikti išvados apie šių operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Be to, jie atkreipia dėmesį į tai, kad dėl nepakankamo JT organizacijų bendradarbiavimo buvo sudėtinga atlikti kitų JT operacijų auditą ir tik dėl to, kad Komisija laiku ėmėsi priemonių, jas buvo galima pagaliau patikrinti. 21. Komisija visiškai palaiko Audito Rūmų prašymą, kad JT organizacijos pateiktų reikalingus patvirtinamuosius dokumentus, be to, šis principas aiškiai nurodytas Finansiniame ir administraciniame pagrindų susitarime (FAPS). Vos tik Audito Rūmai pranešė Komisijai apie sunkumus gauti šiuos dokumentus, ši susisiekė su savo JT kolegomis siekdama rasti išeitį ir užtikrinti, kad Audito Rūmams būtų pateikta prašoma informacija.

22. Audito Rūmų audito metu nustatytos reikšmingos klaidos delegacijų ir EuropeAid centrinių tarnybų patvirtintuose mokėjimuose (27 klaidos, turėjusios įtakos 24 iš 120 tikrintų operacijų), turėjusios įtakos audituotų operacijų sumai. Dauguma šių klaidų yra rimtos (22) ir iš esmės susijusios su: — išlaidų tinkamumu finansuoti, t. y. su mokėjimais, atliktais kitu nei nustatytas laiku, PVM mokėjimu, skirtą biudžetą viršijančiu mokėjimu ir sutartyje nenumatytų išlaidų rūšių mokėjimu (17 klaidų, turėjusių įtakos 15 iš 120 tikrintų operacijų), — patvirtintu išankstiniu finansavimu, nors išlaidų dar nebuvo turėta (6 klaidos, turėjusios įtakos 6 iš 120 tikrintų operacijų), — neteisingų sumų mokėjimais dėl skaičiavimo klaidų, tikrovės ir darbų techninių reikalavimų neatitinkančiu mokėjimu už deklaruotus kiekius (3 klaidos, turėjusios įtakos 3 iš 120 tikrintų operacijų). 22. Komisijos taikoma išlaidų teisėtumo ir tvarkingumo kontrolės sistema paremta išorės auditorių ir priežiūros pareigūnų darbu bei vidaus kontrole. Komisija pripažįsta, kad ši sistema susijusi su likutine klaidų rizika. Tačiau atsižvelgdama į tai, kad neįmanoma patikrinti visų operacijų, nes tokios kontrolės priemonės kainuotų itin daug, Komisija ir toliau tobulins savo sistemą, pagrįstą sąnaudų ir veiksmingumo santykiu ir teikiančią pakankamą patikinimą.

23. Nacionaliniai leidimus duodantys pareigūnai turėjo užkirsti kelią didžiajai klaidų daliai ar jas nustatyti ir ištaisyti prieš išankstinio finansavimo ar mokėjimų patvirtinimą. Kitos klaidos atsirado dėl nepakankamos priežiūros pareigūnų ar auditorių vykdomos kontrolės, o tai rodo, kad yra trūkumų priežiūros ir kontrolės sistemose (žr. 32–47 dalis). Nors planuotų Komisijos auditų metų būtų galima nustatyti ir ištaisyti kai kurias klaidas, tačiau likusių klaidų lygis tikriausiai išliks reikšmingas (žr. 39 dalį). 23. Dauguma nustatytų klaidų susijusios su mokėjimais, atliktais remiantis audito ataskaita ir pagrindinio rangovo sąskaitomis, t. y. su išankstiniais mokėjimais, kuriuos vėliau galima koreguoti.

24. Audito Rūmų audito metu tai pat buvo nustatytos kitos pasikartojančios klaidos, kurios gali turėti įtakos operacijų sumoms, iš esmės susijusios su teisiškai nustatytomis banko garantijomis bei konkursų ir sutarčių reikalavimais (16 klaidų, turėjusių įtakos 15 iš 120 tikrintų operacijų). Taip pat buvo nustatyta operacijų sumoms įtakos neturėjusių klaidų, pavyzdžiui, pirmalaikiai mokėjimai, nepakankamas EPF finansinės paramos matomumas ir netinkamai programos sąmatai priskirtos išlaidos (6 klaidos, turėjusios įtakos 6 iš 120 tikrintų operacijų). 24. Dvi klaidos susijusios su baigiamų įgyvendinti sutarčių banko garantijų pratęsimu. Taigi nebuvo jokios likutinės rizikos. Visais kitais atvejais banko garantijos buvo pateiktos pasirašius sutartį, tačiau nė vienas mokėjimas neatliktas prieš gaunant garantijas. Todėl nebuvo jokios finansinės rizikos. 2008 m. balandžio mėn. Komisija paskelbė ES išorės veiksmų matomumo vadovą.

Biudžetinė parama ir įsipareigojimai

25. Kotonu susitarime nustatyta, kad tiesioginė biudžetinė pagalba (biudžetinė parama) gali būti teikiama tuomet, kai viešųjų išlaidų valdymas yra pakankamai skaidrus, patikimas ir veiksmingas (23). Komisija dinamiškai interpretuoja šią sąlygą (24). Ji mano, kad viešųjų finansų valdymą veikiantys trūkumai sprendimo dėl finansavimo priėmimo metu netrukdo pradėti vykdyti biudžetinės paramos programą, jei manoma, kad yra valia pradėti įgyvendinti reformas ir pačios reformos yra patenkinamos. Europos Parlamentas abejojo Komisijos vadinamąja biudžetinei paramai gauti taikomų tinkamumo finansuoti kriterijų dinamine interpretacija ir manė, kad ji turėtų būti skiriama tik šalims, kurios jau atitinka minimalius patikimo viešųjų finansų valdymo standartus (25). 25. Komisija žino, kad 2006 m. biudžeto įvykdymo patvirtinimo rekomendacijų įgyvendinimo apžvalgoje Europos Parlamentas suabejojo „dinaminės interpretacijos“ metodu, kaip pabrėžta ir Audito Rūmų pastabose. Tačiau Komisija ir toliau mano, kad šis metodas yra naudingas ir tinkamas, kai taikomas kiekvienai šaliai atskirai, kadangi jis leidžia Komisijai labiau remti viešųjų finansų valdymo (VFV) sistemų tobulinimą ir kartu stiprina bendrą biudžetinės paramos poveikį vystymuisi paramą gaunančiose šalyse. Iš anksto nustačius visoms šalims taikomus rodiklius kiltų ne tik metodinių sunkumų, bet ir sumažėtų Komisijos galimybės remti VFV reformas visose šalyse: ir neatitinkančiose reikalavimų, ir juos atitinkančiose. Taigi Komisijos metodas pagrįstas visapusišku viešųjų išlaidų ir finansinės atskaitomybės (VIFA) vertinimu, patikimos ir tinkamos reformos strategijos poreikiu ir stebėjimu, ar šios reformos įgyvendinimo rezultatai yra teigiami. Todėl kaip ir daugelis kitų donorų (įskaitant „Bretton Woods“ institucijas), Europos Komisija naudoja pradinį VFV įvertinimą kaip įgyvendinant reformos strategiją padarytos pažangos vertinimo pagrindą. Komisija pripažįsta, kad VFV reformos pažangos vertinimas turėtų būti struktūriškesnis ir formalesnis, tačiau ji pabrėžia, kad, daugėjant VIFA vertinimų, iš didėjančio patvirtinamųjų dokumentų skaičiaus bus galima geriau įvertinti šalių padėtį ir jų pažangos tempą. Galiausiai Komisija primena, kad kiekviename programos įgyvendinimo etape tikrinama, ar šalis atitinka kriterijus, ir kad tais atvejais, kai šalis atsiduria sunkioje padėtyje, Komisija valdo susijusią riziką dažniausiai reikalaudama įgyvendinti Tarptautinio valiutos fondo (TVF) programą, apimančią svarbiausias problemas, pvz., grynųjų pinigų valdymą ir iždo kontrolę.

26. Audito Rūmams atlikus auditą paaiškėjo, kad penkių iš 15 tikrintų įsipareigojimų atveju (26) biudžetinė parama buvo teikiama tokioms AKR valstybėms, kuriose nebuvo laikomasi Kotonu susitarimo reikalavimų dėl pakankamai skaidraus, patikimo ir veiksmingo viešųjų išlaidų valdymo. Audito Rūmai nustatė rimtų biudžeto vidaus priežiūros, apskaitos sistemų, viešųjų pirkimų ar antikorupcijos priemonių trūkumų. Didelį susirūpinimą kelia negalėjimas parengti laiku audituotų finansinių ataskaitų ir išorės kontrolės neveiksmingumas, nors tai, kaip Audito Rūmai jau buvo pažymėję, yra pagrindinės priemonės pagrindžiant skaidrumą ir atskaitomybę. Šiomis aplinkybėmis teikiant biudžetinę paramą atsiranda labai rimta pasitikėjimo rizika. Savo 2006 finansinių metų metinėje ataskaitoje dėl EPF (27) Audito Rūmai rekomendavo Kotonu susitarimo laikymąsi įvertinti atsižvelgiant į bazinius reikalavimus. Į šią rekomendaciją nebuvo atsižvelgta. 26. Komisija nesutinka su Audito Rūmų vertinimu, susijusiu su keturiomis šalimis. Kaip nurodyta 25 dalyje, visi įsipareigojimai Audito Rūmų minėtose sunkioje padėtyje atsidūrusiose šalyse buvo prisiimti atlikus vertinimą, iš kurio matyti teigiami viešųjų finansų valdymo sistemų pokyčiai; TVF vertinimai jį taip pat patvirtinto. Susijusios šalys ir toliau darė pažangą viešųjų finansų valdymo srityje, joms ir toliau buvo teikiama biudžetinė parama. Komisija nesuprato Audito Rūmų rekomendacijos nustatyti bazinius visoms šalims taikomus reikalavimus ir, kaip pabrėžta 25 dalyje, nelaiko šios priemonės tinkama. 2007 m. Komisija ir toliau taikė dinaminį metodą, kurį laiko tinkamiausiu. Kovos su korupcija priemonės nagrinėjamos sudarant finansavimo susitarimus (FS), o jų įgyvendinimas tikrinamas rengiant delegacijų VFV metines ataskaitas.

27. Kai kuriais atvejais (septyni iš 33 tikrintų finansavimo susitarimų), su biudžetine parama susijusių finansavimo susitarimų nuostatos buvo neišsamios ar neaiškios; jose nebuvo pateiktos bendrosios biudžetinės paramos sąlygos, nebuvo aiškiai apibrėžtas išmokų sumų skaičiavimo metodas arba jose buvo nurodyti vyriausybės prisiimti įsipareigojimai, nepatikslinant termino pabaigos ir pasekmių, jei šių įsipareigojimų nebuvo laikomasi. 27. Visuose savo FS ir dalinių mokėjimų vertinimuose Komisija taiko Kotonu susitarimo teisines nuostatas. Tačiau Komisija pripažįsta, kad būtų geriau, jei tinkamumo reikalavimų kriterijai būtų aiškiai nurodyti finansavimo susitarimuose ir jų bendrosiose sąlygose, vadovaujantis Bendrosios biudžetinės paramos planavimo, modeliavimo ir valdymo vadovu (Guidelines on the Programming, Design and Management of GBS). Todėl įgyvendindama 10-ąjį EPF Komisija stengsis dar labiau gerinti finansavimo susitarimų kokybę. Finansavimo susitarimuose pateikiamas išmokėjimo sąlygų vertinimo tvarkaraštis yra tik orientacinis.

Biudžetinė parama ir mokėjimai

28. Audito Rūmams patikrinus su biudžetine parama susijusius mokėjimus nustatyta reikšmingų klaidų (keturios klaidos, turėjusios įtakos 4 iš 30 patikrintų mokėjimų), turėjusių įtakos tikrintų operacijų sumoms. Nustatytos klaidos yra susijusios su išmokų sumų skaičiavimais, pagrįstais teigiamu tikros situacijos neatitinkančiu viešųjų finansų valdymo pažangos įvertinimu ir finansavimo susitarime nenumatyto skaičiavimo metodo naudojimu. Kitais trim atvejais mokėjimai buvo atlikti atsižvelgiant į neatnaujintas viešųjų finansų valdymo ataskaitas. Tokiu būdu atsiranda abejonių dėl tinkamumo reikalavimų laikymosi. 28. Kiekvienu iš keturių Audito Rūmų minėtų atvejų Komisija stengėsi rasti pagrįstą sprendimą, paremtą racionaliu atitinkamų finansavimo susitarimų nuostatų aiškinimu. Dviem iš trijų atvejų (Botsvanos ir Namibijos) VPV valdymo ataskaitos buvo parengtos remiantis bendrosios biudžetinės paramos vadovu, ir įrodyta, kad laikytasi tinkamumo reikalavimų. Naujosios Kaledonijos atveju (2007BS-EE16) Audito Rūmų minimi įsipareigojimai yra lydimosios priemonės, o ne išmokėjimo sąlygos.

29. Daugeliu atvejų (6 iš 30 tikrintų mokėjimų), Komisija formaliu ir struktūruotu būdu neįrodė, jog buvo laikomasi su viešųjų finansų valdymu susijusių mokėjimų sąlygų. Tarp nustatytų situacijų galima būtų paminėti pernelyg optimistinį arba pasenusia ir netinkama informacija paremtą pažangos įvertinimą, atitinkama informacija nepagrįstas išvadas, didesnį pasitikėjimą ateities, o ne praeities įvykiais ir netinkamą rodiklių įvertinimą. 29. Komisija sutinka, kad reikia struktūriniu būdu ir formaliai įrodyti, kad laikomasi su VFV susijusių mokėjimo sąlygų. Pagrindinė Komisijos naudojama VFV sistemos vertinimo priemonė yra VIFA vertinimas, kuris papildomas kita informacija apie naujausią VFV reformų pažangą (dažniausiai suderinta su kitais vystymosi partneriais). Sprendimą atlikti mokėjimą Komisija pagrįs visa turima informacija. Be to, delegacijų prašoma pateikti metinę VFV ataskaitą, kurioje nurodoma informacija apie paskutines ir numatomas reformas. Tačiau Komisija sutinka, kad kai kuriais minėtų mokėjimų atvejais delegacijos turėjo aiškiau nurodyti informaciją, kurią naudojo savo vertinimams atlikti. Dėl pastabos, susijusios su pernelyg optimistiniu vertinimu, reikia pasakyti, kad Komisija atsižvelgia į VFV pažangą, įtikinamą ir tvirtą įsipareigojimą įgyvendinti būsimas reformas, dialogo su šalimis partnerėmis bei vystymosi partneriais rezultatus ir papildomos paramos teikimą. Taigi priimdama pagrįstą sprendimą Komisija vertina padarytą pažangą, politinį įsipareigojimą įgyvendinti reformas ir problemines sritis.

EuropeAid generalinio direktoriaus veiklos ataskaita

30. EuropeAid generalinio direktoriaus veiklos ataskaitoje nagrinėjami politikų įgyvendinimo rezultatai, tarnybų valdymo kokybė ir pagrindiniai kontrolės rezultatai. Joje taip pat pateikiamos tolesnės priemonės, kurių ėmėsi Komisija, atsižvelgdama į Audito Rūmų, EuropeAid vidaus audito tarnybos (IAS) ir vidaus audito skyriaus (IAC) rekomendacijas.

31. Veiklos ataskaitoje pateikiami konkretūs teisėtumo ir tvarkingumo rodikliai (28). Tačiau jie neapima finansinės informacijos, pavyzdžiui audito taikymo srities, įvairių patikrų metu nustatyto klaidų lygio, pateiktų ir apmokėtų susigrąžinimo pavedimų sumų. Todėl nėra aišku, kuo remdamasis EuropeAid generalinis direktorius pareiškė gavęs pakankamą patikinimą, kad įdiegtos kontrolės procedūros tinkamai užtikrina operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Audito Rūmų audito metu buvo aptikta reikšmingų klaidų bei priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumų. 31. 2007 m. EuropeAid metinės veiklos ataskaitoje ir jos prieduose nurodyti teisėtumo ir tvarkingumo rodikliai, pavyzdžiui, ex post kontrolės ir metinių audito planų įgyvendinimo rezultatai. Generalinis direktorius turėjo duomenis apie EuropeAid tarnybų susigrąžintas sumas ir kitų patikrinimų rezultatus. Generalinio direktoriaus pakankamas patikinimas neteikiamas mechaniškai, remiantis vienu rodikliu. Patikinimas teikiamas įvertinus keletą kriterijų, tarp kurių: reguliari valdymo kontrolės veikla, reguliaraus vidaus kontrolės veiklos vertinimo rezultatai, reguliarios perįgaliotų atsakingų leidimus duodančių pareigūnų ataskaitos, remiantis įvairių kontrolės institucijų rekomendacijomis sudarytų veiksmų planų įgyvendinimas, ex post kontrolės rezultatai.

Priežiūros ir kontrolės sistemos

Bendra kontrolės strategija

32. Atsižvelgiant į Komisijos integruotos vidaus kontrolės sistemos veiksmų planą ir Audito Rūmų rekomendaciją (29) dėl EuropeAid bendros kontrolės strategijos nustatymo, buvo patobulintas pagrindinių valdymo ir kontrolės sistemų aprašymas į EuropeAid generalinio direktoriaus veiklos ataskaitą įtrauktuose vidaus kontrolės modeliuose. Nors tai yra didelė pažanga, vis dar nėra nustatytos svarbios sudedamosios dalys, t. y. gaunamo patikinimo lygį pagrindžiantys pagrindiniai kontrolės rodikliai, kai kurių patikrų taikymo sritis bei ex ante ir ex post patikrų koordinavimas. 32. EuropeAid yra įsipareigojęs pagerinti nurodytas savo kontrolės strategijos dalis.

33. Komisijos darbuotojų skaičius, lyginant su skiriamomis lėšomis, mažėja (30). Be to, nėra numatytas joks reikšmingas darbuotojų skaičiaus padidėjimas, nepaisant to, kad prognozuojamas žymus įsipareigojimų padidėjimas 10-ojo EPF įgyvendinimo metu. Nors yra visiškai teisėta užtikrinti efektyvų žmogiškųjų išteklių panaudojimą, atsiranda rizika, kad darbuotojų trūkumas, netinkamas jų paskirstymas ar specialių įgūdžių ir žinių stoka turės įtakos kontrolei, patikrinimams ir priežiūrai. Susirūpinimą šia tema išreiškė Europos Parlamentas (31). Be to, padidėjus iš EPF teikiamai biudžetinei paramai, atsiranda specialių įgūdžių ir žinių poreikis. Audito Rūmai pažymi, kad biudžetinės paramos atveju EuropAid vidaus kontrolės skyrius (IAC) pasiūlė plėtoti žmogiškųjų išteklių politiką atsižvelgiant į atitinkamų darbuotojų šioje srityje skaičių, įgūdžius ir žinias. 33. Komisija pritaria Audito Rūmų nuomonei, kad tinkamų darbuotojų įdarbinimas yra sunki užduotis, ir dėl darbuotojų skaičiaus, ir dėl jų kompetencijos.

Įgyvendinančios organizacijos

34. Audito Rūmai nustatė, kad nedideli už programų sąmatų valdymą atsakingi subjektai (32) ir susitarimų dėl dotacijų gavėjai dažnai turi silpnas vidaus kontrolės sistemas. Pavyzdžiui, šie subjektai dažnai turi netinkamą apskaitos sistemą, kurioje įrašomos projektų išlaidos. Be to, atliekant įgyvendinančių organizacijų užsakytus auditus dažnai nenustatomi operacijų teisėtumui ir tvarkingumui įtakos turintys trūkumai. 34. Siekdama pagerinti valdymo subjektų atliekamos vidaus kontrolės sistemų kokybę, Komisija parengė šiems subjektams skirtus vadovus ir nuolat organizuoja mokymus (2007 m. – 22 šalyse), ji taip pat numatė galimybę sukurti bendras apskaitos ir finansų valdymo priemones. Nuo 2006 m. vasario mėn. tipinės išlaidų tikrinimo sąlygos įtrauktos į dotacijų sutartis (VII priedas). Šiose tipinėse sąlygose aiškiai apibrėžiama, kaip ir kokią metodiką turi taikyti paramą gaunančios organizacijos paskirtas auditorius, jomis taip pat prisidedama prie kontrolės gerinimo.

Priežiūros pareigūnai

35. Svarbioms darbų, tiekimo ar paslaugų sutartims yra skiriamas išorės priežiūros pareigūnas, kuris vadovauja ir (arba) prižiūri sutarties vykdymą. Audito Rūmų audito metu buvo nustatyta, kad tam tikrais atvejais priežiūros pareigūnų vykdytos kontrolės kokybė buvo netinkama ir tai turėjo įtakos operacijų teisėtumui ir tvarkingumui. 35. Komisija paprašė savo delegacijų griežčiau tikrinti priežiūros pareigūnų veiklą. Ji apsvarstys galimybę taikyti priemonę, kuria būtų užtikrinama, kad priežiūros pareigūnų vykdoma kontrolė atitinka operacijų teisėtumo ir tvarkingumo reikalavimus, ir kurią taikant priežiūra taptų veiksmingesnė.

AKR valstybės

36. Komisija ir toliau dėjo pastangas didinant nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų gebėjimus, joms teikdama techninę pagalbą, įrangą ir rengdama mokymus, kad šios tarnybos galėtų veiksmingai kontroliuoti EPF išlaidas. Tačiau daugeliu atvejų dėl nepakankamo AKR valstybių aktyvumo delegacijos gali tik iš dalies pasitikėti nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų atliktais patikrinimais, todėl padidėja kontrolės tinkamumą užtikrinančių delegacijų darbuotojų darbo krūvis. 36. Komisija ir toliau teikia pagalbą bei rengia mokymus. 2007 m. 1 430 dalyvių iš 22 AKR šalių dalyvavo visame mokymų, susijusių su EPF finansinėmis bei sutartinėmis procedūromis, cikle.

Delegacijų ir EuropeAid centrinių tarnybų leidimus duodantys pareigūnai

37. Audito Rūmai nustatė kai kuriuos leidimus duodančių pareigūnų atliktų patikrų kokybės trūkumus, visų pirma susijusius su leidimu vykdyti išankstinio finansavimo tvirtinimą ir išlaidas pagrindžiančių dokumentų tikrinimu, įskaitant auditorių darbą ir rezultatus, bei atsižvelgimu į audito metu nustatytus faktus. Taip pat trūko priežiūros pareigūnų darbą prižiūrinčių delegacijų darbuotojų vietoje. 37. Kad būtų užtikrintas Finansinio reglamento nuostatų, susijusių su atsakingo leidimus duodančio pareigūno atliekamu išlaidų tvirtinimu, taikymas, kiekvienai operacijai Komisija taiko finansines procedūras ir naudoja standartinius kontrolinius sąrašus; taip prisidedama prie atliekamų operacijų harmonizavimo ir geresnės jų kokybės. Komisija primins leidimus duodantiems pareigūnams išankstinio finansavimo tvirtinimo taisykles. Kalbant apie tolesnių priemonių taikymą atsižvelgiant į audito rezultatus, leidimus duodantys pareigūnai išduoda susigrąžinimo pavedimus visuomet, kai tai reikalinga.

38. Delegacijų ir EuropeAid centrinių tarnybų inicijuoti ir privačioms audito įmonėms patikėti išlaidų auditai yra pagrindinė Komisijos priežiūros ir kontrolės sistemų sudedamoji dalis. Jie turi prisidėti prie EPF išlaidų patikinimo suteikimo.

39. Metinį audito planą sudaro privalomi ir rizikos analize pagrįsti auditai. Nėra aiškus rizikos analizės atlikimo procesas. Dėl nepakankamų rizikos analizės dokumentų nėra aišku, ar delegacijos šį procesą vykdo nuosekliai. Bendras metinio audito plano įgyvendinimo lygis, visų pirma delegacijose, yra žemas ir sudaro 55 % visų planuotų per metus pradėtų auditų, tuo tarpu kiti buvo atidėti arba kartais atšaukti. Tai iš esmės susiję su ribotais delegacijų gebėjimais organizuoti auditus ir vykdyti jų tolesnę priežiūrą. Netgi tuomet, kai auditai pradedami, jų atlikimo ciklas yra labai ilgas, o galutinės ataskaitos parengiamos gerokai po to, kai buvo turėtos išlaidos. Dėl šių sistemų trūkumų bendras gaunamas patikinimo lygis gali būti žemesnis, nei buvo planuotas. 39. Rizikos analizės atlikimo procesas yra aiškiai aprašytas metinio audito plano ir rizikos analizės veiklos gairėse. Komisija sutinka, kad rizikos analizės pagrindimo dokumentais procesas turi būti sustiprintas. Metiniame audito plane nustatoma, kokie auditai bus pradėti. Jie dažniausiai susiję su projekto išlaidų tikrinimu. Kai kurie auditai bus pradėti ir jų rezultatai bus gauti tais pačiais metais (n + 1), o kiti – metais vėliau (n + 2), priklausomai nuo projekto arba programos įgyvendinimo tempo bei paties audito proceso. Todėl pradinis planas šiek tiek keičiamas, o kiekvienas sprendimas atšaukti arba atidėti auditą turi būti tinkamai pagrįstas. Tai nereiškia, kad visi tais metais nepradėti auditai automatiškai atidedami. 2007 m. audito plano įgyvendinimo lygis po tokių pakeitimų siekia 77 %. Jis atitinka ankstesnių metų planus, kurių atlikimo ciklas buvo 2 metai. Patikinimas užtikrinamas tuo, kad joks audituotinas mokėjimas neatliekamas, kol negaunami ir neišnagrinėjami audito rezultatai.

40. Komisija žengė rimtą žingsnį audito srityje 2007 m. spalio mėn. paskelbdama visiems auditams taikomas naujas technines užduotis. Kadangi jos pradėtos įgyvendinti visai neseniai, jų rezultatų dar nematyti, tačiau yra teigiamų požymių, kad šios techninės užduotys padės nuosekliau parengti ataskaitas, visų pirma audito nuomonės formos ir taikomos reišmingumo ribos atžvilgiu.

EuropeAid centrinių tarnybų vykdoma priežiūra

41. Pagrindinė delegacijų priežiūros priemonė yra išorės pagalbos valdymo ataskaitos (EAMR) – kas šešis mėnesius delegacijų rengiamos valdymo ataskaitos. Jos yra periodinės informacijos šaltinis, kurio pagalba dekoncentruotos delegacijos EuropeAid centrinėms tarnyboms gali siųsti svarbiausią informaciją apie vidaus organizaciją, projektų įgyvendinimą ir išorės auditus. Vėliau EuropeAid centrinės tarnybos pateikia savo atsiliepimus delegacijoms. Delegacijų ataskaitose nuolat pateikiamos problemos yra susijusios su nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų gebėjimų ir išteklių (žr. 36 dalį) bei darbuotojų (žr. 33 dalį) stygiumi.

42. Nebuvo centralizuotos valdymo informacijos apie 2007 m. delegacijų inicijuotų auditų taikymo sritį ir rezultatus. Todėl patikinimo lygis, kurį galima būtų nustatyti pagal šiuos auditus, yra daug žemesnis, palyginus su tuo, kuris galėtų būti gautas, jei veiktų patikimesnė valdymo informacijos sistema. Naudojama informacinė priemonė, CRIS audit, siekiant supaprastinti jos naudojimą, buvo patobulinta ir nuo 2008 m. sausio mėn tapo privaloma. Kadangi ji įdiegta visai neseniai, jos veiksmingumą dar sunku įvertinti, tačiau požymiai, liudijantys, kad ji bus naudinga stebint pažangą, yra teigiami. Vis dar reikia kai kurių patobulinimų, kad būtų galima įvertinti su išlaidomis susijusių auditų taikymo sritį ir kad ši sistema galėtų būti naudojama lyginant, analizuojant ir atsižvelgiant į audito metu nustatytus faktus ir rekomendacijas, kad būtų atlikti tęstiniai problemų įvertinimai ir užtikrinama, kad, prireikus, bus taikomos skubios ir savalaikės priemonės. 42. EuropeAid parengė tinkamas priemones auditams atlikti, o atlikdamas kokybės kontrolę, konsoliduodamas ir panaudodamas sistemingus audito nustatytus faktus biuras taiko kelis mechanizmus. Planavimą ir tolesnius veiksmus atsižvelgiant į audito rezultatus užtikrina delegacijos arba centrinės tarnybos. Audituotinam mokėjimui leidimas neduodamas, kol negaunami ir neišnagrinėjami tokio audito rezultatai. Rengiant metinį audito planą atsižvelgiama į ankstesnių auditų rezultatus. EuropeAid stebi metinio audito plano įgyvendinimą centriniu lygmeniu ir nuo 2005 m. tikrina per metus pateiktas audito ataskaitas. Šio tikrinimo tikslas – prisidėti prie audito veiklos centrinėse tarnybose ir delegacijose kontrolės, taip pat dar labiau gerinti audito sistemą, paremtą, be kitų dalykų, audito nustatytų faktų tipologine analize.

43. Jau seniai EuropeAid centrinių tarybų inicijuotiems auditams taikoma griežta kontrolė ir kasmet rengiama suvestinė ataskaita, kurioje lyginama gauta informacija, siekiant atlikti atitinkamus sistemų patobulinimus. Panašios priemonės buvo taikomas 2007 m., nagrinėjant delegacijų inicijuotus auditus, kurie sudaro didžiąją auditų dalį. Šiuo atveju taikomas metodiškas nagrinėjimo būdas, apimantis pagrindines dominančias sritis, pavyzdžiui, griežtą techninių užduočių laikymąsi. Parengtoje ataskaitoje buvo pateikta daugiau faktinė informacija apie audito metu nustatytų faktų skaičių ir klasifikaciją.

EuropeAid centrinių tarnybų atliekami patikrinimai

44. EuropeAid centrinių tarnybų atliekamus patikrinimus sudaro audito vizitai, siekiant patikrinti delegacijų vidaus kontrolės sistemų funkcionavimą, operacijų ex post patikros ir EuropeAid centrinių tarnybų inicijuoti išorės auditai.

45. 2007 m. EuropeAid centrinės tarnybos atliko vieną priežiūros patikrinimą delegacijoje, kad patikrintų priežiūros ir kontrolės sistemų sąrangą ir funkcionavimą. Vizitui buvo pasirengta gerai, buvo parengtos kontrolės sistemų patobulinimui skirtos praktinės rekomendacijos, tačiau tai yra vienintelis tokio pobūdžio vizitas. 2007 m. EuropeAid rengė šiems vizitams skirtą standartizuotą metodiką. Šiuo tikslu įvyko du bandomieji vizitai, kurių metu prioritetas buvo labiau skiriamas veiklos klausimams, o ne priežiūros ir kontrolės sistemų veikimui. 45. 2008 m. kovo mėn. EuropeAid patvirtino šiems vizitams skirtą standartizuotą metodiką.

46. EuropeAid operacijų ex post kontrolės sistema yra veiksmingas mechanizmas, kurį taikant nustatomos klaidos, turinčios įtakos formaliems operacijų aspektams, tačiau mažiau svarbus nustatant klaidas, turinčias įtakos mokėjimų sumai. Kaip nurodyta 2006 finansinių metų metinėje ataskaitoje, operacijų ex post kontrolė gali tik menkai prisidėti prie bendro patikinimo dėl sistemų ir procedūrų bei operacijų teisėtumo ir tvarkingumo. Audito Rūmams patikrinus operacijų po ex post patikrų imtį taip pat paaiškėjo, kad, kai kuriais atvejais, patikros nebuvo tinkamai dokumentuotos, nebuvo nustatytos kelios klaidos ir ne visuomet laiku, kaip galėjo būti, atsižvelgta į nustatytus faktus. 46. Ex post kontrolės sistemos diegimas ir jos charakteristikų apibūdinimas pagrįstas likutinės rizikos vertinimu ir sistemos sąveika su kitomis kontrolės sistemos sudėtinėmis dalimis. Operacijų ex post patikros suteikia papildomą patikinimą vertinant elementus, kuriems turi būti taikoma tokia kontrolė. Tai apima mokėjimus, susigrąžintas sumas ir Komisijos atliktų išankstinių mokėjimų patvirtinimą. Kiekviena operacija analizuojama sistemingai tikrinant, kaip taikomos sutartinės sąlygos. Ex post operacijų kontrolės vadove aiškiai nurodyta, kokių dokumentų reikia kiekvieno tipo atrinktai operacijai pagrįsti.

47. EuropeAid centrinių tarnybų inicijuotų rizika pagrįstų auditų metu nustatytas reikšmingas klaidų lygis. Nepakanka rizikos analizės dokumentų, kad būtų galima įrodyti, jog EuropeAid atrinko visas auditui skirtas didelės rizikos temas. 47. Komisija sutinka, kad rizikos analizės pagrindimo dokumentais procedūra turi būti pagerinta.

Vidaus auditas

48. EuropeAid IAC pagrindinis tikslas yra analizuoti ir vertinti vidaus kontrolės sistemą. IAC savo funkciją vykdo efektyviai. Tačiau Audito Rūmai pažymi, kad IAC atliekant rizikos analizę nepakankamai atsižvelgiama į EuropAid rizikos registrą ir audito programa nėra pakankamai lanksti prisitaikant prie pokyčių tuo metu, kai buvo nustatyta rizika. 2007 m. IAC atliko biudžetinės paramos, bendrųjų ir patikos fondų, nustatymo proceso, vidaus kontrolės standartų atrankos atrinktose delegacijose ir rizikos valdymo delegacijose auditą bei kelis tolesnių priemonių auditus. IAC išvados iš esmės sutampa su Audito Rūmų nustatytais faktais. 48. IAC rizikos analizė yra jo paties metinio audito plano pagrindas. Be to, EuropeAid rizikos registre nurodyta rizika vertinama atsižvelgiant į jos poveikį audituotinai sričiai. Nors IAC rizikos registre gali būti laikoma, kad tam tikroje srityje egzistuoja didžiulė rizika, gali būti, kad ta sritis neįtraukiama į tų metų audito planą, nes susijusi veikla nebeatliekama generaliniame direktorate arba nebepriklauso tam tikrų programų valdymo ciklui. IAC rizikos registras papildomas keletą kartų per metus, kad būtų atsižvelgiama į visus svarbius EuropeAid rizikos aplinkybių pokyčius.

49. Komisijos vidaus audito tarnyba (IAS) atliko ex post auditą, kurio metu tikrino EuropeAid kontrolės veiklą (33). Jos išvados sutampa su Audito Rūmų nustatytais faktais bendrosios kontrolės strategijos (žr. 32 dalį) bei auditų planavimo ir priežiūros srityje (žr. 38 ir 42 dalis). 49. Vidaus audito tarnyba (IAS) auditą atliko tuomet, kai buvo rengiamasi užbaigti kontrolės strategijos kūrimą. Į šio audito išvadas nebuvo galima įtraukti tolesnių pokyčių.

50. IAS taip pat atliko EuropeAid vykdomo nevyriausybinių organizacijų finansavimo galutinį tolesnių priemonių auditą ir išlaidų tinkamumo pagal bendrąjį finansavimo ir administracinį susitarimą (FAFA) su Jungtinėmis Tautomis auditą. Pastarojo išvados patvirtino, kad FAFA koncepcija yra tinkama, bet kontrolės mechanizmai turi būti dar veiksmingiau ir plačiau įgyvendinami projektų ir partnerių lygmenyje, visų pirma stiprinant mokėjimų kontrolę ir užtikrinant pakankamą patikrinimų skaičių (34). 50. Po 2006 m. ir 2007 m. pradžioje IAS atliktų su FAPS susijusių auditų EuropeAid padarė didžiulę pažangą: — buvo atliktas oficialus tyrimas, ar Jungtinių Tautų (JT) agentūros atitinka tarptautiniu mastu pripažintus standartus (audito apimtis – 97 %), — padidėjus Komisijos įnašams į JT, atitinkamai itin padaugėjo tikrinimo vizitų į JT (2007 m. 39, palyginti su 7 2005–2006 m.), — kasmet sudaromas tokių tikrinimų planas, — jų rezultatai konsoliduojami, — Komisija ir JT pasirašė bendras ataskaitų rengimo gaires, kuriomis siekiama pagerinti ataskaitų rengimą.

Išvados ir rekomendacijos

51. Atsižvelgdami į savo audito darbą Audito Rūmai daro išvadą, kad EPF 2007 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų finansinės ataskaitos visais reikšmingais aspektais yra patikimos, tačiau atkreipia dėmesį į 17 dalyje pateiktą pastabą dėl atidėjimo išlaidoms.

52. Atsižvelgdami į savo audito darbą, Audito Rūmai daro išvadą, kad: a) išskyrus 19, 20 ir 27 dalyse nurodytas pastabas, su EPF pajamomis ir įsipareigojimais susijusiose operacijose reikšmingų klaidų nėra. Tačiau Audito Rūmai atkreipia dėmesį į didelę pasitikėjimo riziką 25 ir 26 dalyse minėtais atvejais; b) reikšmingas klaidų lygis nustatytas su EPF mokėjimais susijusiose operacijose.

53. Audito Rūmai mano, kad Europos plėtros fondų priežiūros ir kontrolės sistemos yra iš dalies veiksmingos. 3 lentelėje pateikiama Audito Rūmų atlikto EuropeAid priežiūros ir kontrolės sistemų įvertinimo apžvalga (35). 53. Atsižvelgdama į turimus finansinius ir žmogiškuosius išteklius Komisija mano, kad ji įdiegė kontrolės sistemas, kuriomis suteikiamas pakankamas patikinimas.

54. EuropeAid ir toliau stengėsi taisyti kai kuriuos ankstesnėse Audito Rūmų metinėse ataskaitose nurodytus trūkumus. EuropeAid parengė naujas auditų technines užduotis ir įdiegė valdymo informacijos sistemą CRIS audit, susijusią su auditų taikymo sritimi ir rezultatais. Audito Rūmai palankiai vertina EuropeAid pastangas tobulinant kontrolės strategiją, bet vis dar išlieka neaiškumų, susijusių su kai kuriomis svarbiomis sudedamosiomis dalimis, visų pirma kai kurių patikrų taikymo sritimi, ex ante ir ex post patikrų koordinavimu bei su generalinio direktoriaus teikiamą bendrąjį patikinimą pagrindžiančiais pagrindiniais rodikliais. 54. Komisija džiaugiasi, kad Audito Rūmai pripažįsta per paskutinius metus nuolat darytą pažangą.

55. Reikia daugiau pastangų, siekiant patobulinti kai kurių sistemų koncepciją ir (arba) įgyvendinimą. Todėl reikėtų atsižvelgti į šias rekomendacijas: 55.

a) į EuropeAid kontrolės strategiją turėtų būti įtraukti generalinio direktoriaus teikiamo patikinimo lygį pagrindžiantys pagrindiniai rodikliai, kai kurių patikrų taikymo sritis, ex ante ir ex post patikrų koordinavimas bei būtini žmogiškieji ištekliai; a) EuropeAid yra įsipareigojęs pagerinti nurodytas savo kontrolės strategijos dalis;

b) turėtų būti atlikta peržiūra, kad būtų įvertinta, ar EuropeAid centrinės tarnybos ir delegacijos turi tinkamo lygio ir tipo žmogiškųjų išteklių, siekiant užtikrinti kontrolės kokybę; b) Komisija pritaria Audito Rūmų nuomonei, kad tinkamų darbuotojų įdarbinimas yra sunki užduotis ir dėl darbuotojų skaičiaus, ir dėl jų kompetencijos; Komisija pasirengusi atlikti vertinimą;

c) turėtų būti labiau sustiprintas įgyvendinančių organizacijų valdymas. Tam būtinas intensyvesnis delegacijų darbuotojų vietoje dalyvavimas, kad būtų sustiprintos apskaitos sistemos ir mokymai, visų pirma projektų įgyvendinimo pagal programų sąmatas atveju; c) EuropeAid sukurs keletą priemonių, siekdamas pagerinti įgyvendinančių organizacijų valdymą, ir pradės taikyti naujas naujų programų sąmatų auditų technines užduotis;

d) delegacijų atliekamų patikrinimų prieš mokėjimų tvirtinimą atveju turėtų būti atidžiau nagrinėjamos mokėjimo paraiškos, ypač atkreipiant dėmesį į išlaidų tikrumą, tinkamumą ir tikslumą. Turėtų būti geriau prižiūrima priežiūros pareigūnų ir auditorių darbo kokybė; d) kad būtų užtikrintas Finansinio reglamento nuostatų, susijusių su atsakingo leidimus duodančio pareigūno atliekamu išlaidų tvirtinimu, taikymas, kiekvienai operacijai Komisija taiko finansines procedūras ir naudoja standartinius kontrolinius sąrašus; taip prisidedama prie atliekamų operacijų harmonizavimo ir geresnės jų kokybės;

e) įdiegta CRIS audit sistema turėtų padėti vykdyti geresnę audito taikymo srities ir rezultatų priežiūrą. Kokybinė informacija, t. y. parengtos rekomendacijos ir patobulinimai, kuriuos reikėtų atlikti atsižvelgiant į nustatytus faktus, yra ypač svarbi užtikrinant užsakytų auditų galutinių tikslų laikymąsi; e) 2008 m. sausio 1 d. įsigaliojo naujas CRIS-Audit modulis, kuriame audituotinos sutarties suma bus susieta su audituotina suma, o tai palengvins audito apimties apskaičiavimą, audito nustatytų faktų analizę ir jų skirstymą tipais. Komisija sutinka su Audito Rūmų rekomendacija ir kasmet lygina bei analizuoja audito rezultatus, siekdama įgyti patirties ir tinkamai patobulinti sistemą.

f) atliekant operacijų ex post patikras reikėtų daug išsamiau išnagrinėti patvirtinančius dokumentus, siekiant užtikrinti, kad operacijose nėra tinkamumo finansuoti ir su tikrove susijusių klaidų, bei patikrinti, ar prieš mokėjimo patvirtinimą atliktos patikros buvo tinkamos; f) Komisija stengiasi nuolat tobulinti sistemą ir skirs ypatingą dėmesį išsamesniam programų sąmatų patvirtinamųjų dokumentų klausimo nagrinėjimui.

g) turėtų būti užbaigta rengti standartizuota priežiūros vizitų metodika ir padidintas šių vizitų skaičius. Pagal naująją metodiką ir toliau dėmesys turėtų būti atkreipiamas į priežiūros ir kontrolės sistemų sąrangos ir funkcionavimo nagrinėjimą. g) 2008 m. kovo mėn. EuropeAid patvirtino standartizuotą šių vizitų metodiką, ir planuojama, kad priežiūros vizitų skaičius didės.

56. Biudžetinės paramos atveju reikėtų atsižvelgti į šias rekomendacijas: 56.

a) Kotonu susitarimo laikymasis turėtų būti įvertintas atsižvelgiant į bazinius reikalavimus, t. y. į laiku paskelbtų ir audituotų finansinių ataskaitų pateikimą, – reikalavimus, kurių privaloma laikytis prieš biudžetinės paramos skyrimą; a) kaip nurodyta 25 dalyje, taikydama dinaminį metodą Komisija naudoja pradinį VFV įvertinimą ir reformų programą kaip kiekvienos šalies padarytos pažangos vertinimo pagrindą ir mano, kad nedera nustatyti bazinius visoms šalims taikomus vienodus reikalavimus;

b) naudojami veiklos rezultatų rodikliai turėtų padėti aiškiai nustatyti galimą pažangą viešųjų finansų valdymo srityje. To galima būtų pasiekti sustiprinant rodiklius, kuriais būtų matuojama rezultatų pažanga laike. Jie turėtų būtų derinami su pavieniais atvejais susijusiais pažangos rodikliais; b) palyginti su kitais sektoriais, VFV rezultatų rodiklius apibūdinti daug sunkiau ir sudėtingiau. Tačiau, kai tai įmanoma, Komisija skatina naudoti rezultatų rodiklius, iš kurių matyti reformų rezultatai; vertindama reformų programų įgyvendinimo pažangą ji taip pat naudoja proceso rodiklius ir priemones;

c) siekdama pateikti tikslias išvadas viešųjų finansų valdymo pažangos srityje, Komisija turėtų užtikrinti, kad sprendimams dėl išmokų naudoti duomenys būtų pagrįsti labiau praeities įvykių vertinimu, o ne ateities spėjimais; c) vertindama tinkamumą Komisija atsižvelgia į praeities rezultatų ir ateities įsipareigojimų pusiausvyrą. Kartu Komisija sutinka, kad vertinant išmokėjimus didžiausią dėmesį reikėtų skirti rezultatų įrodymui;

d) prieš biudžetinės paramos programos vykdymą EuropeAid turėtų įsitikinti, kad buvo atliktas tikslus ir išsamus viešųjų finansų valdymo įvertinimas ir kad paramą gaunanti šalis turi patikimą reformų programą, padėsiančią numatytu laiku pašalinti visus rimtus trūkumus; d) Komisija sutinka, kad prieš suteikiant biudžetinę paramą VFV sistemos turi būti įvertintos; Komisija tokį vertinimą linkusi atlikti remdamasi VIFA sistema. Tikimasi, kad visose biudžetinę paramą iš EPF gaunančiose šalyse iki 2008 m. pabaigos bus atliktas VIFA vertinimas. Daugelyje atvejų vyriausybės jau įgyvendina VFV reformų programas, kurias gali tekti pakoreguoti atsižvelgiant į audito nustatytus faktus. Jei reikėtų sudaryti naujas programas, prieš teikiant biudžetinę paramą Komisija turi būti tikra, kad vyriausybė yra įsipareigojusi sukurti ir įgyvendinti reikalingas VFV reformos priemones;

e) turėtų būti patobulinta finansavimo susitarimų kokybė, visais atvejais įtraukiant bendrąsias sąlygas, nedviprasmiškas nuostatas ir aiškius reikalavimus stiprinant viešųjų finansų valdymą; e) Komisija stengsis užtikrinti, kad į finansavimo susitarimus būtų įtrauktos bendrosios sąlygos, o VFV tinkamumas būtų vertinamas struktūriniu ir formaliu būdu. Turi būti aiškiai ir tiksliai nustatyti konkretūs VFV rezultatų rodikliai atskiroms išmokų dalims, kad pažangą būtų galima įvertinti bet kuriuo metu;