LT Europos Sąjungos oficialusis leidinys C 417/1

Audito Rūmų vykdytų 2016 finansinių metų Europos Sąjungos agentūrų ir kitų įstaigų metinių auditų rezultatų santrauka

(2017/C 417/01)

TURINYS

ES AGENTŪRŲ IR KITŲ ĮSTAIGŲ AKRONIMAI 3

SANTRAUKA 5

KAS MES ESAME 5

KĄ MES AUDITAVOME 5

Įvairiose ES valstybėse narėse yra įsikūrusios skirtingų rūšių agentūros 5

Agentūrų biudžetai ir finansavimas: lėšų padidėjimai prioritetinėse srityse ir išaugusi finansavimo savomis lėšomis svarba 7

Darbuotojų skaičiaus padidėjimas prioritetinės srityse 9

Audito priemonės 9

KĄ NUSTATĖME 10

Palanki audito nuomonė dėl visų agentūrų finansinių ataskaitų patikimumo 10

Palanki audito nuomonė dėl visų agentūrų, išskyrus EASO, finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo 10

Europos Audito Rūmų akcentuoti labai svarbūs dalykai 10

Kiti įvairiose srityse audito metu nustatyti faktai 11

Žmogiškieji ištekliai – kai kuriais atvejais susirūpinimą kelianti sritis 11

Viešieji pirkimai išlieka klaidų veikiama sritimi 11

Įvairi IT aplinka nepaisant daugiausia panašios veiklos pobūdžio 12

IT konsultavimas ir projektų valdymas EMA turi būti gerinamas 13

Biudžeto valdymas gerėja, tačiau yra išimčių 14

Išorės vertinimai apskritai yra teigiami 14

Pranešta apie VAT audito rezultatus siekiant sudaryti išsamesnį vaizdą 14

Atsižvelgimo į ankstesnių metų pastabas veiksmai daugeliu atvejų buvo užbaigti arba tebevykdomi 14

I PRIEDAS. Agentūrų biudžetas ir darbuotojai 16

II PRIEDAS. Europos Audito Rūmų suformuluotos, jų nuomonės nekeičiančios pastabos 19

III PRIEDAS. Atsižvelgimas į Europos Audito Rūmų nuomonės nekeičiančias atviras pastabas 22

ES AGENTŪRŲ IR KITŲ ĮSTAIGŲ AKRONIMAI

Akronimas Nesutrumpintas pavadinimas Vietovė ACER Energetikos reguliavimo institucijų bendradarbiavimo agentūra Liubliana (Slovėnija) EERRI biuras Europos elektroninių ryšių reguliuotojų institucijos biuras Ryga (Latvija) CdT Europos Sąjungos įstaigų vertimo centras Liuksemburgas (Liuksemburgas) Cedefop Europos profesinio mokymo plėtros centras Salonikai (Graikija) CEPOL Europos Sąjungos teisėsaugos mokymo agentūra Budapeštas (Vengrija) Chafea Vartotojų, sveikatos, žemės ūkio ir maisto programų vykdomoji įstaiga Liuksemburgas (Liuksemburgas) BAVT Bendrijos augalų veislių tarnyba Anžė (Prancūzija) EACEA Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomoji įstaiga Briuselis (Belgija) EASA Europos aviacijos saugos agentūra Kelnas (Vokietija) EASME Mažųjų ir vidutinių įmonių reikalų vykdomoji įstaiga Briuselis (Belgija) EASO Europos prieglobsčio paramos biuras Valeta (Malta) EBI Europos bankininkystės institucija Londonas (JK) ECDC Europos ligų prevencijos ir kontrolės centras Stokholmas (Švedija) ECHA Europos cheminių medžiagų agentūra Helsinkis (Suomija) EAA Europos aplinkos agentūra Kopenhaga (Danija) EŽKA Europos žuvininkystės kontrolės agentūra Vigas (Ispanija) EFSA Europos maisto saugos tarnyba Parma (Italija) EIGE Europos lyčių lygybės institutas Vilnius (Lietuva) EIOPA Europos draudimo ir profesinių pensijų institucija Frankfurtas prie Maino (Vokietija) EIT Europos inovacijos ir technologijos institutas Budapeštas (Vengrija) EMA Europos vaistų agentūra Londonas (JK) ENNSC Europos narkotikų ir narkomanijos stebėsenos centras Lisabona (Portugalija) EMSA Europos jūrų saugumo agentūra Lisabona (Portugalija) ENISA Europos Sąjungos tinklų ir informacijos apsaugos agentūra Heraklionas (Graikija) ERA Europos Sąjungos geležinkelių agentūra Valansjenas (Prancūzija) ERCEA Europos mokslinių tyrimų tarybos vykdomoji įstaiga Briuselis (Belgija) ESMA Europos vertybinių popierių ir rinkų institucija Paryžius (Prancūzija) ETF Europos mokymo fondas Turinas, Italija EUIPO Europos Sąjungos intelektinės nuosavybės tarnyba Alikantė (Ispanija) eu-LISA Europos didelės apimties IT sistemų laisvės, saugumo ir teisingumo erdvėje operacijų valdymo agentūra Talinas (Estija) EU-OSHA Europos darbuotojų saugos ir sveikatos agentūra Bilbao (Ispanija) Euratomas Euratomo tiekimo agentūra Liuksemburgas (Liuksemburgas) Eurofound Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondas Dublinas (Airija) Eurojustas Europos Sąjungos teisminio bendradarbiavimo padalinys Haga (Nyderlandai) Europolas Europos policijos biuras Haga (Nyderlandai) FRA Europos Sąjungos pagrindinių teisių agentūra Viena (Austrija) Frontex Europos sienų ir pakrančių apsaugos agentūra Varšuva (Lenkija) GSA Europos pasaulinės palydovinės navigacijos sistemos agentūra Praha (Čekija) INEA Inovacijų ir tinklų programų vykdomoji įstaiga Briuselis (Belgija) REA Mokslinių tyrimų vykdomoji įstaiga Briuselis (Belgija) BPV Bendra pertvarkymo valdyba Briuselis (Belgija)

SANTRAUKA

Europos Audito Rūmai atliko 41 Europos įstaigos, tarnybos ir agentūros (agentūrų) 2016 finansinių metų finansinių ataskaitų ir joje atspindimų operacijų auditą. Europos Audito Rūmai pateikė besąlyginę (palankią) audito nuomonę dėl visų agentūrų finansinių ataskaitų ir visų agentūrų, išskyrus vieną (EASO), šiose ataskaitose atspindimų operacijų.

Nors agentūrų finansinės ataskaitos atspindėjo tikrą jų finansinės ir ekonominės būklės vaizdą, o jose atspindimos operacijos daugeliu atvejų buvo teisėtos ir tvarkingos, vis dar yra galimybių jas tobulinti, kaip pranešama kai kuriose Europos Audito Rūmų dalyko pabrėžimo ir kitų dalykų pastraipose bei audito nuomonės nekeičiančiose pastabose dėl audito metu nustatytų faktų.

Šiame dokumente pateikiama šių auditų rezultatų santrauka. Ja siekiama palengvinti Europos Audito Rūmų atliekamą šių agentūrų specialiųjų metinių ataskaitų analizę ir palyginimą. Atitinkamose specialiosiose metinėse ataskaitose pateikta Europos Audito Rūmų nuomonė ir pastabos bei agentūrų atsakymai. Ši santrauka nėra audito ataskaita ar nuomonė.

KAS MES ESAME

Audito Rūmai yra ES institucija, atliekanti ES finansų auditą. Audito Rūmų misija yra padėti gerinti ES finansų valdymą, skatinti atskaitomybę ir skaidrumą bei atlikti nepriklausomo Sąjungos piliečių interesų sergėtojo vaidmenį. Audito Rūmų, kaip ES nepriklausomo išorės auditoriaus, vaidmuo yra patikrinti, ar už ES lėšas yra tinkamai atsiskaitoma, ar jos skiriamos ir panaudojamos laikantis atitinkamų taisyklių bei kitų teisės aktų ir ar jos duoda ekonominės naudos. Remdamiesi šiais įgaliojimais, Audito Rūmai kasmet tikrina visų ES institucijų ir agentūrų finansines ataskaitas ir jose atspindimas operacijas.

KĄ MES AUDITAVOME

Įvairiose ES valstybėse narėse yra įsikūrusios skirtingų rūšių agentūros

Agentūros atskiri juridiniai subjektai, antrinės teisės aktais įsteigiami tam, kad vykdytų konkrečias technines, mokslines ar valdymo užduotis, padedančias ES institucijoms formuoti ir įgyvendinti politiką. Jos yra labai gerai matomos valstybėse narėse ir turi didelę įtaką politikos formavimui ir sprendimų priėmimui bei programų įgyvendinimui Europos piliečių kasdieniam gyvenimui labai svarbiose srityse, tokiose kaip sveikata, sauga, saugumas, laisvė ir teisingumas. Atsižvelgiant į jų struktūrą ir užduotis, galima skirti decentralizuotas agentūras, kitas įstaigas ir Komisijos vykdomąsias įstaigas. Šioje santraukoje į konkrečias agentūras nuorodos daromos naudojant jų nesutrumpintų pavadinimų santrumpas, kurios yra išvardytos ataskaitos pradžioje pateiktame akronimų sąraše.

32 decentralizuotos agentūros vaidina svarbų vaidmenį formuojant ir įgyvendinant įvairių sričių ES politiką, ypač vykdant techninio, mokslinio, operatyvinio ir (arba) norminio pobūdžio užduotis. Jų tikslas – leisti Komisijai susikoncentruoti į politikos formavimą bei sustiprinti ES ir nacionalinių Vyriausybių bendradarbiavimą sutelkiant abiejų šalių technines ir specializuotas ekspertines žinias. Decentralizuotos agentūros yra įsteigiamos neribotam laikotarpiui ir yra įsikūrusios visoje ES (žr. 1 diagramą).

Kitos trys įstaigos yra EIT, Euratomas ir BPV. Budapešte įsikūrusi EIT yra nepriklausoma, decentralizuota ES įstaiga, kurioje sutelkiami moksliniai, verslo ir švietimo ištekliai, siekiant paskatinti Sąjungos inovacinius pajėgumus. Liuksemburge įsikūrusio Euratomo tikslas – prisidėti prie Europos atominės energijos bendrijos sutartyje nustatytų tikslų. Briuselyje įsikūrusi BPV yra pagrindinė Bendro pertvarkymo mechanizmo institucija Europos bankų sąjungoje. Jos misija – užtikrinti tvarkingą neveikiančių bankų pertvarkymą kuo mažiau paveikiant ES valstybių narių ir kitų subjektų realiąją ekonomiką ir viešuosius finansus.

Šešioms Komisijos vykdomosioms įstaigoms, kurios įsteigtos nustatytam laikotarpiui, yra pavesta vykdyti užduotis, susijusias su vienos ar kelių Sąjungos programų valdymu. Jos įsikūrusios Briuselyje (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) ir Liuksemburge (Chafea).

1 diagrama

Agentūrų įsikūrimo vietos įvairiose valstybėse narėse

Agentūrų biudžetai ir finansavimas: lėšų padidėjimai prioritetinėse srityse ir išaugusi finansavimo savomis lėšomis svarba

Dauguma agentūrų yra beveik visiškai finansuojamos iš ES bendrojo biudžeto, o kai kurios jų yra visiškai ar iš dalies finansuojamos savo lėšomis (žr. lėšų pasiskirstymą 1 lentelėje). ERA vėliausiai 2019 m. birželio mėn. taps iš dalies savomis lėšomis finansuojama agentūra.

1 lentelė

Agentūrų tipai ir finansavimas

Agentūros, finansuojamos Daugiausia Iš ES bendrojo biudžeto Daugiausia savomis lėšomis iš ES biudžeto, VN įnašų ir (arba) mokesčių (iš dalies finansuojamos savomis lėšomis) Decentralizuotos agentūros 24 2 BAVT, EUIPO 6 EASA, EBI, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA Kitos įstaigos 2 EIT, Euratomas 1 BPV — Komisijos vykdomosios įstaigos 6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, Chafea — —

2016 m. bendrasis visų agentūrų (išskyrus BPV, kuriai suteikti specialūs įgaliojimai ir kuriai nustatytas specialus mechanizmas) biudžetas sudarė apie 3,4 milijardo eurų (2015 m. – 2,8 milijardo eurų), o tai atitinka maždaug 2,4 % 2016 m. ES bendrojo biudžeto (2015 m. – 2,0 %). Šis biudžeto padidėjimas daugiausia susijęs su agentūromis, kurios dirba su klausimais, susijusiais su pramone, moksliniais tyrimais ir energetika (papildoma 358 milijonų eurų suma) bei su klausimais, susijusiais su piliečių laisvėmis, teisingumu ir vidaus reikalais (papildoma 174 milijonų eurų suma). Iš 3,4 milijardo eurų biudžeto apie 2,3 milijardo eurų buvo finansuota iš ES bendrojo biudžeto, tuo tarpu apie 1 milijardas eurų buvo finansuotas iš mokesčių bei tiesioginių valstybių narių, ELPA šalių ir kitų subjektų įnašų.

Be to, BPV, kuri buvo įsteigta BPM reglamentu, kuriuo remiamas Bendras pertvarkymo mechanizmas, į biudžetą surinko apie 11,8 milijardo eurų kredito įstaigų įnašų siekiant iki 2023 m. visiškai užbaigti kurti Bendrą pertvarkymo fondą.

Todėl 2016 m. bendrasis visų agentūrų, įskaitant BPV surinktus įnašus, biudžetas sudarė apie 15,2 milijardo eurų. Išsami su atskirų agentūrų biudžetais susijusi informacija pateikta I priede.

2 diagrama

2016 m. agentūrų finansavimo šaltiniai

3 diagrama

Agentūrų biudžetai (milijonais eurų)

Darbuotojų skaičiaus padidėjimas prioritetinės srityse

2016 m. pabaigoje agentūrose dirbo 10 364 darbuotojai (2015 m. – 9 848 darbuotojai) (1), (2). Kaip ir praėjusiais metais, didžiausias darbuotojų skaičiaus padidėjimas buvo agentūrose, nagrinėjančiose klausimus, susijusius su pramone, moksliniais tyrimais ir energetika (110), piliečių laisvėmis, teisingumu ir vidaus reikalais (177) bei ekonomikos ir pinigų politika (85). Išsami su atskirų agentūrų darbuotojų skaičiumi susijusi informacija pateikta I priede.

Audito priemonės

Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 287 straipsnyje (3) nustatyta, kad Europos Audito Rūmai turi tikrinti visų Sąjungos įsteigtų įstaigų finansines ataskaitas, jei tokio tikrinimo nedraudžia atitinkamas steigimo dokumentas. Todėl mes atlikome auditą ir pateikėme nuomonę dėl 2016 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų 41 agentūros finansinių ataskaitų patikimumo ir jose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo.

2 lentelėje pateiktos dabartinėje teisės aktų sistemoje nustatytos agentūrų finansinių ataskaitų audito priemonės.

2 lentelė

Agentūrų finansinių ataskaitų audito priemonės

Agentūros, kurias audituoja Europos Audito Rūmai Audito įmonė ir Europos Audito Rūmai Decentralizuotos agentūros 2 30 Kitos įstaigos 1 (4) 2 Vykdomosios įstaigos 6 —

32 agentūrų metines finansines ataskaitas tikrino nepriklausomi išorės auditoriai (audito įmonės), remiantis ES finansinio reglamento (5) 208 straipsnio 4 dalimi ir agentūrų bendrojo finansinio reglamento (6) 107 straipsnio 1 dalimi. Mes peržiūrėjome audito įmonių darbą vadovaudamiesi tarptautiniais audito standartais. Ši peržiūra suteikė pakankamą patikinimą mums savo audito nuomonę dėl finansinių ataskaitų patikimumo pagrįsti audito įmonių darbu. Likusių devynių agentūrų finansinių ataskaitų patikimumo auditą atlikome tik mes. Kaip ir ankstesniais metais, Europos Audito Rūmai buvo vieninteliai atsakingi už visų agentūrų finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo auditą.

Be Europos Audito Rūmų audituotų agentūrų, yra Tarybai pavaldžios trys su gynyba susijusios agentūros (Europos gynybos agentūra, Europos Sąjungos saugumo studijų institutas ir Europos Sąjungos palydovų centras), kurios yra finansuojamos iš valstybių narių įnašų. Šias agentūras audituoja ne Europos Audito Rūmai, o kiti nepriklausomi išorės auditoriai. Savo 2014 m. ES atskaitomybės ir viešojo audito sistemos padėties apžvalgoje (7) mes nustatėme, kad nebuvo jokios įtikinamos priežasties nustatyti skirtingus šių agentūrų audito įgaliojimus.

KĄ NUSTATĖME

Palanki audito nuomonė dėl visų agentūrų finansinių ataskaitų patikimumo

Visų 41 agentūros galutinėse finansinėse ataskaitose jų finansinė būklė 2016 m. gruodžio 31 d. ir su tą dieną pasibaigusiais finansiniais metais susijusių operacijų ir pinigų srautų rezultatai visais reikšmingais aspektais yra pateikti teisingai, kaip to reikalaujama taikomų finansinių reglamentų nuostatose ir Komisijos apskaitos pareigūno priimtose apskaitos taisyklėse.

Palanki audito nuomonė dėl visų agentūrų, išskyrus EASO, finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo

Mes padarėme išvadą, kad 40 agentūrų atveju 2016 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų metinėse finansinėse ataskaitose atspindimos operacijos visais reikšmingais aspektais yra teisėtos ir tvarkingos.

Mes pateikėme sąlyginę nuomonę dėl EASO finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo. Šios sąlyginės nuomonės pateikimas susijęs su dviem viešųjų pirkimų procedūromis, kuomet atitiktis viešųjų pirkimų principams buvo netinkama.

Europos Audito Rūmų akcentuoti labai svarbūs dalykai

Mes pateikėme dviem Londone įsikūrusioms agentūroms – EBI ir EMA – skirtas dalyko pabrėžimo pastraipas (8) dėl JK sprendimo pasitraukti iš Europos Sąjungos. EBI ir EMA finansinės ataskaitos ir susiję aiškinamieji raštai buvo parengti remiantis jų pasirašymo metu turėta ribota informacija; jose dar nepateiktas patikimas būsimų sąnaudų, susijusių su veiklos JK nutraukimu ir jos vėlesniu perkėlimu į kitas vietas, įvertis. Mes taip pat nurodėme dėl JK pasitraukimo iš ES kilusią pajamų sumažėjimo riziką ir riziką, kad dėl šių agentūrų pasitraukimo bus prarastos ekspertinės žinios, dėl kurių iškils rizika veiklos tęstinumui.

Mes paskelbėme septynias kitų dalykų pastraipas (9) dėl JK pasitraukimo iš Europos Sąjungos galimo poveikio kelių ne Londone įsikūrusių agentūrų pajamoms ir veiklai. BAVT, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA ir EUIPO gali susidurti su pajamų sumažėjimo problema, kurią tiesiogiai sąlygojo sumažėjusi veiklos, kurią vykdant gaunama pajamų, apimtis JK. GSA vykdo JK įsikūrusių techninių skyrių, kurių statusas dar turi būti nustatytas, veiklą.

BPV atveju mes pateikėme dalyko pabrėžimo pastraipą dėl įdiegtos kontrolės sistemos, skirtos apskaičiuoti kredito įstaigų įnašus į Bendrą pertvarkymo fondą. Mes pabrėžėme, kad Fondo įnašai apskaičiuojami remiantis kredito įstaigų per nacionalines pertvarkymo institucijas Valdybai pateikta informacija. Tačiau BPM reglamente nepateikta išsami ir nuosekli kontrolės sistema siekiant užtikrinti informacijos patikimumą. Be to, mes pažymėjome, kad teisinėje sistemoje nustatyta įnašų apskaičiavimo metodika yra labai sudėtinga, todėl tikslumui kyla rizika. Be to, Valdyba negali leisti paskelbti išsamios informacijos apie atsižvelgiant į riziką įvertintų su kiekviena kredito įstaiga susijusių įnašų skaičiavimus, kadangi jie yra tarpusavyje susiję ir apima konfidencialią informaciją apie kitas kredito įstaigas. Tai turi įtakos šių skaičiavimų skaidrumui.

Mes taip pat paskelbėme kitų dalykų pastraipas dėl EIT žinių ir inovacijų centrų juridinių subjektų vykdytų viešųjų pirkimų procedūrų trūkumų ir EIT žmogiškųjų išteklių, kurių nepakanka norint susidoroti su jo padidėjusiu darbo krūviu.

CdT atveju mes įterpėme kitų dalykų pastraipą dėl to, kad kelios agentūros vis daugiau naudojasi vidaus ir kitais alternatyviais vertimo sprendimais. Tai reiškia, kad nėra visiškai optimaliai išnaudojami CdT pajėgumai ir kad yra vertimo sistemų kūrimo ir einamųjų išlaidų dubliavimosi Europos lygmeniu. Dėl vis didesnio kitų agentūrų naudojimosi alternatyviais vertimo sprendimais kyla pavojus CdT veiklos modeliui.

Kiti įvairiose srityse audito metu nustatyti faktai

Mes taip pat iš viso pranešėme 115 pastabų dėl audito metu nustatytų faktų (2015 m. – 90), turinčių įtakos 34 agentūroms (2015 m. – 37), kuriose mes akcentavome svarbius klausimus ir nurodėme tobulinimo galimybes. Dėl kiekvienos agentūros suformuluotų pastabų apžvalga pateikta II priede.

Žmogiškieji ištekliai – kai kuriais atvejais susirūpinimą kelianti sritis

Pakankamas darbuotojų skaičius yra nepaprastai svarbus agentūrų veiklos stabilumą ir efektyvumą bei jų gebėjimą įgyvendinti savo darbo programas užtikrinantis elementas. Mes nustatėme, kad septynios agentūros buvo paveiktos žmogiškųjų išteklių valdymo klausimų ir kitų su darbuotojais susijusių dalykų, įskaitant didelę darbuotojų kaitą, įdarbinimo procedūrų trūkumus ir laisvas vietas, kurias ilgą laiką užimdavo laikinieji darbuotojai.

Trys agentūros (Frontex, CEPOL ir EERRI biuras), ieškodamos tinkamų kandidatų su reikiamu profiliu, susidūrė su sunkumais, kurie greičiausiai susiję su priimančiajai valstybei taikomu atlyginimų korekciniu koeficientu (kuris atitinkamai sudarė 66,7 %, 69 % ir 76,5 %). Tais atvejais, kai tinkami kandidatai būdavo rasti, darbuotojų, kurie galėjo būti pasamdyti iš priimančiosios šalies, skaičius buvo neproporcingai didesnis nei iš kitų valstybių narių samdomų darbuotojų skaičius. Frontex, siekdama pritraukti kandidatus, įdarbino 14 darbuotojų į aukštesnę kategoriją nei buvo leidžiama pagal Tarnybos nuostatus. Kitose dviejose agentūrose buvo pastebėta didelė personalo kaita, kuri gali daryti poveikį veiklos tęstinumui ir agentūrų gebėjimui vykdyti jų darbo programoje suplanuotą veiklą. CEPOL atveju dar viena galima darbuotojų samdymo sunkumus sąlygojusi priežastis – konkurencija su kita Budapešte įsikūrusia ES įstaiga (EIT).

Trys agentūros (EMA, EIT, ECDC) susidūrė su organizaciniais sunkumais. Nuo 2014 m. EMA patyrė dvi esmines pertvarkas, įskaitant vidinį aukščiausio ir vidurinio lygio vadovų pareigų perskirstymą. Pagrindinių darbuotojų pareigų IT ir administracijos srityse perskirstymas buvo nesėkmingas, dėl to Agentūrai ir jos operacijoms kilo reikšminga nestabilumo rizika. Nuo EIT įsteigimo 2008 metais iki 2014 m. liepos mėnesio jos direktorius keitėsi keturis kartus. Nuo 2014 m. rugpjūčio mėn. į direktoriaus vietą, o nuo 2013 m. vasario mėn. į dar vieno vadovo vietą priimti pavaduojantys darbuotojai, o tai prieštarauja Tarnybos nuostatuose pavaduojantiems darbuotojams nustatytam maksimaliam vienerių metų laikotarpio reikalavimui. Tai suinteresuotosioms šalims kelia netikrumą ir pavojų strateginiam tęstinumui. 2015 m. gegužės mėn. buvo paskirtas ECDC laikinasis direktorius; 2016 m. gruodžio 31 d. jis vis dar ėjo šias pareigas, taigi buvo viršytas maksimalus vienerių metų laikotarpis. Dėl šio laikino paskyrimo taip pat turėjo būti sudaryta 15 papildomų laikinųjų susitarimų dėl kitų darbuotojų.

Viešieji pirkimai išlieka klaidų veikiama sritimi

Pagrindinis viešųjų pirkimų tikslas – užtikrinti konkurenciją tarp ekonominės veiklos vykdytojų siekiant skaidriai, objektyviai ir nuosekliai bei remiantis taikoma teisine sistema vykdyti ekonomiškai naudingiausią pirkimą. EASO, ENNSC, eu-LISA, EMA ir EERRI biuro specialiosiose metinėse ataskaitose mes pranešėme, kad agentūros ne visiškai laikėsi viešųjų pirkimų principų ir Finansiniame reglamente nustatytų taisyklių. Pastabose daugiausia nagrinėjami konkurso dokumentų neatitikimai, neatitiktis ekonominės veiklos vykdytojų atrankai nustatytiems kriterijams, oficialių procedūrų stoka ir aiškios įgaliotosios institucijos skirti ir pasirašyti sutartis stygius.

Europos Audito Rūmai palankiai įvertino tai, kad agentūros, vykdydamos prekių ir paslaugų pirkimus, vis daugiau naudojosi tarpinstitucinėmis bendrosiomis sutartimis, todėl buvo užtikrintas administracinis efektyvumas ir masto ekonomija. Tačiau vienos 2014 m. vieno sutarties vykdytojo ir Komisijos kelių institucijų ir įstaigų vardu pasirašytos tarpinstitucinės bendrosios sutarties dėl programinės įrangos, IT licencijų ir paslaugų įsigijimo atveju tolesnis jos vykdymas, kurį užtikrino mažiausiai trys agentūros (EMA, EAA, EASO), nebuvo tinkamiausias. Sutarties vykdytojas veikia kaip tarpininkas tarp institucijų ir agentūrų bei potencialių tiekėjų, kurie gali patenkinti jų poreikius. Šių tarpininkavimo paslaugų atveju sutarties vykdytojas turi teisę į antkainį, sudarantį nuo dviejų iki devynių procentų tiekėjų kainų. Audituotų pagal šią bendrąją sutartį atliktų mokėjimų atveju mes pažymėjome, kad nustatytos kainos ir antkainiai ne visada buvo sistemingai tikrinami kartu su tiekėjų kotiruotomis kainomis ir sąskaitomis faktūromis, ir kad bendrosios sutarties vykdymas ne visuomet neužtikrindavo pakankamą konkurenciją, todėl nebuvo užtikrinama, kad būtų pasirenkamas ekonomiškiausias sprendimas.

Taip pat buvo pranešta apie su vidaus kontrole susijusius viešųjų pirkimų procedūrų trūkumus. Mes nustatėme, kad keturiose agentūrose (EASO, EIT, EMSA, EIGE) penkiais atvejais, pavyzdžiui, dėl nepakankamai įvertintų viešųjų pirkimų poreikių procedūrų metu silpna kontrolė sąlygojo neefektyvumo atvejus.

Nors mums vykdant savo metinius agentūrų auditus į veiksmingumo aspektus nėra orientuojamasi, tikimasi, kad mūsų auditoriai atsižvelgs į prasto veiksmingumo riziką arba riziką, susijusią su finansų valdymu. Šešiose agentūrose (eu-LISA, Frontex, EU-OSHA, EAA, EERRI biuro, EUIPO) septyniais atvejais mes teikėme pastabų dėl neoptimalių viešųjų pirkimų susitarimų, dėl kurių racionaliausiam lėšų panaudojimui iškilo rizika, ir dėl sutarčių vykdymo stebėjimo trūkumų.

Įvairi IT aplinka nepaisant daugiausia panašios veiklos pobūdžio

Agentūros vykdo labai įvairią pagrindinę veiklą, kuriai užtikrinti būtini tinkami ir kartais konkrečioms aplinkybėms pritaikyti IT sprendimai. Tačiau pagrindinė ir administracinė veikla yra vykdoma remiantis ta pačia teisine sistema, o tai reiškia, kad jų procesai, kurie gali būti paremti priėmus panašius IT sprendimus, yra panašūs. Nors agentūros, naudodamosi panašiomis biudžeto valdymo ir apskaitos sistemomis, padarė labai gerą pažangą, kitose pagrindinėse srityse, kaip antai žmogiškųjų išteklių ir viešųjų pirkimų / sutarčių valdymo srityse vis dar naudojami labai įvairūs IT sprendimai. Agentūros taip pat turėtų apsvarstyti dar didesnio IT sprendimų derinimo šiose srityse galimybę, kadangi tai ne tik padidintų ekonominį efektyvumą, bet ir sumažintų vidaus kontrolės riziką ir sustiprintų IT valdymą.

Kita potenciali gaunama nauda, pavyzdžiui, gali būti labiau suderintas valdymo ataskaitų ir ataskaitų suinteresuotosioms šalims teikimas bei labiau automatizuotų procedūrų, siekiant padidinti audito efektyvumą, įdiegimas. ES agentūrų tinklas yra įsipareigojęs dar labiau skatinti tarp agentūrų plėtojamą bendradarbiavimą tokiais klausimais ir bendradarbiavimą su Komisija ir, kiek tai susiję su išorės auditu, – ir su Europos Audito Rūmais.

4 diagrama

IT sprendimų agentūrose įvairovė

ŽI valdymo sistemos

Viešųjų pirkimų / sutarčių valdymo sistemos

IT konsultavimas ir projektų valdymas EMA turi būti gerinamas

Be standartinio metinio audito darbo, apimančio visas agentūras, mes patikrinome EMA vykdytą IT konsultantų samdymą, susijusį su dviem didelės apimties IT (farmakologinio budrumo ir klinikinių tyrimų) projektais, kuriuos įgyvendindama Agentūra vykdo teisės aktų prievoles siekdama sukurti sudėtingas visą ES tinklą apimančias sistemas, kurioms užtikrinti yra būtinas visapusiškas IT plėtojimas. Kadangi Agentūros personalo plane nebuvo jokio padidėjimo, kuris leistų sukaupti vidaus dalykinių žinių veiklos ir IT plėtojimo srityse, ji šias sritis pavedė konsultavimo įmonėms, dėl kurių Agentūra tapo itin priklausoma nuo išorės ekspertų patirties.

Mes taip pat nustatėme, kad prieš prasidedant projektams nebuvo įdiegta tokiems sudėtingiems didelės apimties projektams skirta metodika, ir tai galėjo turėti įtakos vadovybės gebėjimams prižiūrėti ir stebėti projektų įgyvendinimą ir užtikrinti projektų nuoseklumą. Agentūra ir toliau plėtojo tinkamą metodiką, o 2016 m. rugsėjo mėn. buvo įdiegta naujausia jos patikslinta versija.

Agentūros gebėjimai kontroliuoti savo konsultantų veiklą ir stebėti teikiamų paslaugų kokybę taip pat buvo riboti dėl naudotų konsultavimo (nustatyto laikotarpio ir išteklių) sutarčių tipo ir taip pat dėl to, kad konsultavimo proceso dalis yra vykdoma ne vietoje ir kitoje valstybėje narėje. Įgyvendindama projektus Agentūra susidūrė su vėlavimo atvejais ir patyrė augančių išlaidų. Dažnus projektų apimties, biudžeto ir galutinių terminų pakeitimus daugiausia sąlygojo besikeičiantys sistemų reikalavimai, kuriuos rengiant buvo atsižvelgta į kintančius valstybių narių poreikius. Dar nėra jokio tikrumo dėl galutinių IT sistemų išlaidų ir veikimo pradžios datų.

Kalbant apie šio bandomojo konsultavimo paslaugų teikimo Agentūroje audito rezultatus, Europos Audito Rūmai, prireikus, ateityje tinkamai pasinaudos šio audito metu įgyta pažangia metodika, sukauptomis žiniomis bei patirtimi.

Biudžeto valdymas gerėja, tačiau yra išimčių

2016 m. šioje srityje suformuluotų pastabų skaičius žymiai sumažėjo, tačiau dažniausiai formuluojama pastaba specialiosiose metinėse ataskaitose vis dar yra dėl aukšto įsipareigotų biudžeto asignavimų perkėlimų lygio. Šios pastabos vis dar susijusios su 23 agentūromis. Tačiau šiuos perkėlimus dažniausiai nulemia daugiametis operacijų pobūdis. Mes kelias agentūras paraginome apsvarstyti galimybę pradėti taikyti diferencijuotus biudžeto asignavimus. Tai – Finansiniame reglamente numatyta priemonė, skirta reaguoti į tokias situacijas.

Apie iš ankstesnių metų perkeltų biudžeto asignavimų panaikinimus, atspindinčius biudžeto poreikių pervertinimą, taigi ir planavimo trūkumus, buvo pranešta keturiais atvejais (Frontex, BAVT, Chafea, EASME).

Reaguojant į migracijos krizę, su kuria susiduria Sąjunga, žymiai išaugo Frontex ir EASO užduočių skaičius. Todėl galutiniai 2016 m. EASO ir Frontex biudžetai atitinkamai tris kartus viršijo ir buvo 75 % didesni nei praėjusių metų metų biudžetai. Abi agentūros susidūrė su dideliais administraciniais ir veiklos sunkumais; buvo puoselėjami dideli rezultatų pasiekimo iškart lūkesčiai, nesuteikiant pakankamai laiko tam, kad būtų pritaikytos sistemos bei procedūros ir pasamdyti reikiami darbuotojai. Todėl jos susidūrė su papildomų lėšų įsisavinimo per biudžetinius metus problemomis, taigi buvo panaikinta nemažai asignavimų (Frontex) arba lėšų perkėlimo lygis buvo aukštas (EASO). Tai buvo viena priežasčių, kodėl įvairiais atvejais nebuvo laikomasi biudžeto ir viešųjų pirkimų taisyklių ir kodėl buvo susiduriama su sunkumais, norint optimaliai įvykdyti su Komisija arba naudos gavėjais sudarytus susitarimus dėl dotacijų.

Išorės vertinimai apskritai yra teigiami

Pirmą kartą šešiais atvejais mes pateikėme aiškią nuorodą į agentūrų veiklos išorės vertinimų rezultatus ir bendrą veiksmingumą. Vertinimų rezultatai apskritai buvo teigiami, o agentūros parengė veiksmų planus, skirtus atsižvelgti į vertinimo ataskaitose iškeltus klausimus. Nors daugumos agentūrų steigimo reglamentuose numatyta periodiškai (paprastai kas ketverius–šešerius metus) atlikti išorės vertinimus, mes nustatėme, kad į šešių agentūrų (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE, REA) steigimo reglamentus tokia nuostata nėra įtraukta, o tai problema, kuri turi būti pašalinta. Mes taip pat pranešėme, kad pagal EMA steigimo reglamentą reikalaujama, kad išorės vertinimas turi būti atliekamas kas dešimt metų, o tai yra pernelyg ilgas laikotarpis, kad suinteresuotosioms šalims būtų galima teikti veiksmingą grįžtamąją informaciją apie veiksmingumą.

Pranešta apie VAT audito rezultatus siekiant sudaryti išsamesnį vaizdą

2016 m. mes, siekdami sudaryti išsamesnį audito rezultatų vaizdą, pirmą kartą pateikėme nuorodą į Komisijos vidaus audito tarnybos (VAT) parengtas audito išvadas. Iš viso nuoroda buvo pateikta į 14 VAT audito ataskaitų. Visais atvejais agentūros buvo sutarusios su VAT dėl planų imtis taisomųjų veiksmų.

Atsižvelgimo į ankstesnių metų pastabas veiksmai daugeliu atvejų buvo užbaigti arba tebevykdomi

Prireikus, mes pateikėme tolesnių veiksmų, kuriuos agentūros vykdė atsižvelgdamos į ankstesnių metų pastabas, pažangos ataskaitą. III priede parodyta, kad iš 140 pastabų, kurios galiojo 2015 m. pabaigoje (2014 m. – 134), taisomieji veiksmai dauguma atvejų buvo užbaigti arba tebevykdomi.

5 diagrama

Atsižvelgimas į ankstesnių metų pastabas

(1) Darbuotojai – pareigūnai, laikinieji darbuotojai, sutartininkai ir komandiruoti nacionaliniai ekspertai.

(2) 2015 m. darbuotojų skaičiai buvo atnaujinti remiantis agentūrų pateiktais duomenimis.

(3) OL C 326, 2012 10 26, p. 47.

(4) Atsižvelgiant į Euratomo tiekimo agentūros nedidelius išteklius ir veiklą, jos auditą atlieka tik Europos Audito Rūmai.

(5) Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) Nr. 966/2012 (OL L 298, 2012 10 26, p. 1).

(6) Komisijos deleguotasis reglamentas (ES) Nr. 1271/2013 107 straipsnis (OL L 328, 2013 12 7, p. 42).

(7) Europos Audito Rūmų padėties apžvalga. Spragos, veiksmų dubliavimas ir uždaviniai: ES atskaitomybės ir viešojo audito sistemos padėties apžvalga.

(8) Dalyko pabrėžimo pastraipose atkreipiamas dėmesys į aktualius klausimus, kurie yra labai svarbūs tam, kad skaitytojas galėtų suprasti finansines ataskaitas.

(9) Kitų dalykų pastraipos yra naudojamos siekiant pranešti apie kitus svarbius – ne metinėse finansinėse ataskaitose pateiktus ar atskleistus – dalykus.

I PRIEDAS Agentūrų biudžetas ir darbuotojai (1) Biudžetas (2) Darbuotojai (3) EP nuolatiniai komitetai Kuruojantis GD Politikos sritis 2015 2016 2015 2016 (milijonais eurų) (milijonais eurų) Decentralizuotos agentūros eu-LISA Piliečių laisvės, teisingumas ir vidaus reikalai HOME Vidaus reikalai 71,7 82,3 134 144 EASO HOME Vidaus reikalai 15,9 53,0 93 125 Frontex HOME Vidaus reikalai 143,3 251,0 309 365 ENNSC HOME Vidaus reikalai 18,5 15,4 100 101 Europolas HOME Vidaus reikalai 95,0 104,0 666 737 FRA JUST Teisingumas 21,6 21,6 107 105 CEPOL HOME Vidaus reikalai 8,8 10,3 41 51 Eurojustas JUST Teisingumas 33,8 43,5 246 245 EBI Ekonominė ir pinigų politika FISMA Finansinės paslaugos ir kapitalo rinkos 33,4 36,5 156 161 EIOPA FISMA Finansinės paslaugos ir kapitalo rinkos 20,2 21,8 133 139 ESMA FISMA Finansinės paslaugos ir kapitalo rinkos 36,8 39,4 202 204 BPV (4) FISMA Finansinės paslaugos ir kapitalo rinkos 22,0 11 865 108 180 EU-OSHA Užimtumas ir socialiniai reikalai EMPL Užimtumas ir socialiniai reikalai 16,9 16,7 65 65 Cedefop EAC Švietimas ir kultūra 18,4 18,0 123 122 Eurofound EMPL Užimtumas ir socialiniai reikalai 21,2 20,8 111 104 ETF EAC Švietimas ir kultūra 21,0 21,0 129 130 CdT DGT Kalbos tarnybos 49,6 50,5 218 225 ECDC Aplinka, visuomenės sveikata ir maisto sauga SANTE Sveikata ir vartotojų apsauga 58,5 58,2 260 260 ECHA GROW Įmonės 114,8 110,1 572 578 EAA ENV Aplinka 49,2 50,5 219 208 EFSA SANTE Sveikata ir vartotojų apsauga 78,8 79,5 434 443 EMA SANTE Sveikata ir vartotojų apsauga 304,0 305,0 775 768 EŽKA Žuvininkystė MARE Jūrų reikalai ir žuvininkystė 9,2 10,0 64 64 BAVT Pramonė, moksliniai tyrimai ir energetika SANTE Žemės ūkis ir kaimo plėtra 14,7 16,1 46 44 Euratomas (4) ENER ir RTD Energetika ir inovacijos 0,1 0,1 17 17 ACER ENER Energetika 11,3 15,9 80 103 GSA GROW Įmonės 363,8 626,4 139 160 EIT EAC Inovacijos ir technologijos 232,0 283,0 50 59 ENISA CNECT Bendroji skaitmeninė rinka 10,0 11,0 69 69 EUIPO GROW Vidaus rinka 384,2 421,3 848 910 EERRI biuras CNECT Bendroji skaitmeninė rinka 4,0 4,2 26 27 EASA Transportas ir turizmas MOVE Mobilumas ir transportas 185,4 193,4 779 774 EMSA MOVE Mobilumas ir transportas 64,8 71,1 246 246 ERA MOVE Mobilumas ir transportas 26,3 27,5 157 155 EIGE Moterų teisės ir lyčių lygybė JUST Teisingumas 7,9 7,8 42 45 Vykdomosios įstaigos EACEA EAC, CNECT, HOME ir ECHO Švietimas ir kultūra 46,9 49,1 441 442 REA RTD, EAC, GROW, HOME, CNECT ir AGRI Moksliniai tyrimai ir inovacijos 54,6 62,9 618 628 ERCEA RTD Moksliniai tyrimai ir inovacijos 39,6 42,6 417 461 EASME ENTR, RTD, ENR, ENV, CLIMA, CNECT ir MARE Energetika, verslumas ir inovacijos 36,4 35,8 373 417 INEA MOVE, ENER, CNECT ir RTD Mobilumas ir transportas 18,4 21,7 186 225 Chafea SANTE, JUST ir AGRI Vartotojų apsauga 7,4 8,7 49 58 Iš viso 2 770,40 15 182,70 9 848 10 364 Be BPV „Fondo biudžeto“ 2 770,04 3 382,70 9 848 10 364 (1) Šaltinis: Agentūrų pateikti duomenys (2) Biudžeto skaičiai pagrįsti mokėjimų asignavimais (3) Darbuotojai – pareigūnai, laikinieji darbuotojai, sutartininkai ir komandiruoti nacionaliniai ekspertai (4) BPV ir Euratomas į ES finansines ataskaitas nėra įtraukti

II PRIEDAS Audito Rūmų suformuluotos, jų nuomonės nekeičiančios pastabos Bendras pastabų skaičius Finansinių ataskaitų patikimumas Operacijų teisėtumas / tvarkingumas Vidaus kontrolė Biudžeto valdymas Patikimas finansų valdymas / veiksmingumas Kitos pastabos Viešųjų pirkimų procedūros Įdarbinimas, paaukštinimai ir atlyginimai Kita Viešųjų pirkimų procedūros Finansinio sutarčių vykdymo stebėjimas Kita VAT nustatyti faktai Aukštas perkėlimų lygis Aukštas 2015 m. perkėlimų panaikinimo lygis Kita Viešųjų pirkimų procedūros ŽI valdymas Išorės vertinimo komitetai Kita Faktinio reikalavimo atlikti išorės vertinimus nėra Su darbuotojais susiję klausimai Kita Decentralizuotos agentūros 1 CEPOL 2 1 1 2 EASO 11 1 1 1 3 1 1 1 2 3 ENNSC 2 1 1 4 eu-LISA 7 1 1 1 2 1 1 5 Eurojustas 1 1 6 Europolas 1 1 7 FRA 2 1 1 8 Frontex 9 1 1 1 1 1 1 2 1 9 EBI 0 10 EIOPA 0 11 ESMA 0 12 BPV 6 1 1 3 1 13 CdT 1 1 14 Cedefop 0 15 ETF 2 1 1 16 EU-OSHA 3 1 1 1 17 Eurofound 4 1 1 1 1 18 ECDC 3 1 1 1 19 ECHA 3 1 1 1 20 EAA 3 1 1 1 21 EFSA 1 1 22 EMA 8 1 1 1 1 3 1 23 EŽKA 0 24 ACER 2 1 1 25 EERRI biuras 5 1 1 1 1 1 26 BAVT 3 1 1 1 27 EIT 7 1 1 1 2 1 1 28 ENISA 3 1 1 1 29 EUIPO 3 1 1 1 30 Euratomas 0 31 GSA 3 1 1 1 32 EASA 2 1 1 33 EMSA 1 1 34 ERA 0 35 EIGE 4 2 1 1 Vykdomosios įstaigos 36 Chafea 2 1 1 37 EACEA 2 1 1 38 EASME 2 1 1 39 ERCEA 3 1 1 1 40 INEA 1 1 41 REA 3 2 1 Tarpinės sumos: 115 2 5 4 2 5 2 7 14 23 4 5 7 2 6 9 6 6 6 Iš viso: 11 28 32 24 18