[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA | Briuselis, 18.02.2005 KOM(2005) 52 galutinis KOMISIJOS PRANEŠIMAS Santrauka:Pranešimas apie archyvus išsiplėtusioje Europos SąjungojeBūsimų veiksmų galimybės: prioritetai A. PAGRINDINIAI FAKTAI Atsižvelgiant į prašymą, išreikštą 2003 m. gegužės 6 d. Europos Sąjungos Ministrų Tarybos rezoliucijoje dėl archyvų valstybėse narėse (2003/C 113/02), ypač 8 dalies a), b), c), d), e) punktuose ir 9 dalyje, santraukoje sprendžiami klausimai dėl viešųjų archyvų padėties valstybėse narėse, ypač atsižvelgiant į Europos Sąjungos plėtrą ir galimą dokumentų ir archyvų tvarkymo bei archyvų tarnybų evoliuciją ateityje. Santraukoje siūlomi būdai, kaip pagerinti dokumentų ir archyvų tvarkymą bei viešąsias paslaugas Europos Sąjungos piliečiams, atsižvelgiant į naujas technologijas. Remiantis nacionalinių ekspertų grupės parengto šio pranešimo skyriuose pateiktais įrodymais, siūlomi toliau nurodyti prioritetiniai veiksmai taip pat kai kurie kiti veiksmai, į kuriuos per ateinančius trejus metus valstybėms narėms ir ES institucijoms reikės atsižvelgti ir jų imtis. Siūlomi prioritetiniai veiksmai yra pateikti kiekvieno skyriaus pradžioje ir sujungti šio pranešimo 3 priedo lentelėje. Čia pateikiama siūlomų prioritetinių veiksmų santrauka. Į prioritetinius veiksmus įeina priemonės, kaip išvengti, apriboti arba atitaisyti žalą, padarytą dokumentams arba juos praradus stichinių nelaimių ir kitų katastrofų metu, pagerinti dokumentų ir archyvų bei archyvams skirtų pastatų išsaugojimą, sustiprinti bendradarbiavimą dėl elektroninių dokumentų ir archyvų autentiškumo, ilgalaikio išsaugojimo ir priėjimo prie jų. Santraukoje taip pat siūlomos priemonės, kurių reikia imtis, siekiant išvengti vagysčių, ir taisyklės, kurias reikia įvesti, siekiant susigrąžinti pavogtus dokumentus. Joje pabrėžiama, kad labai svarbu tai, kad tinkamais teisės aktais ir standartais archyvai prisideda prie mūsų visuomenės demokratinio funkcionavimo. Santraukoje taip pat siūloma sukurti ES tinklų sąsajos centrą, leidžiantį prieiti prie išsiplėtusios Sąjungos archyvų paveldo. Visus šiuos veiksmus reikia atlikti stiprinant koordinavimą bei aktyviau keičiantis informacija ir gera praktika europiniu lygiu bei su valstybėmis narėmis per oficialią koordinuojančią grupę. Taip pat yra atsižvelgiama į pageidavimą siūlomus veiksmus integruoti į kitus europinio lygio veiksmų planus. B. PAGRINDINIŲ SIŪLOMŲ VEIKSMŲ SANTRAUKA 1 siūlomas prioritetinis veiksmas Archyvų išsaugojimas ir žalos prevencija Europoje (2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijos 8 dalies c punkto pirma įtrauka) 1.1 Priemonės žalos archyvams stichinių nelaimių ir kitų katastrofų metu išvengti: - Sudaryti veiksmų plano, kaip išvengti katastrofų ir atstatyti jų padarytą žalą, modelį; - Ištirti galimybę įsteigti specializuotas centrines laboratorijas, skirtas tarpvalstybiniams kritiniams atvejams; - Įsteigti greitojo reagavimo komandas žalai įvertinti. 1.2 Dokumentų ir archyvų išsaugojimas ir atkūrimas: - Sustiprinti koordinavimo priemones ir aktyviau keistis patirtimi, siekiant sudaryti ES programą, kaip Europoje atkurti pažeistus dokumentus ir archyvus; - Reikia, kad ES valstybių narių ir institucijų tarpdisciplininė darbo grupė archyvams laikyti skirtus pastatus bei standartus ir reikalavimus archyvams nacionaliniu ir europiniu lygiu atnaujintų ir pritaikytų atnaujintuose archyvų pastatuose ir vyriausybių pastatų saugyklose arba naujuose pastatuose. 2 siūlomas prioritetinis veiksmas Europos tarpdisciplininio bendradarbiavimo stiprinimas elektroninių dokumentų ir archyvų srityje (2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijos 8 dalies c punkto antra įtrauka) 2.1. Visai Europai bendradarbiauti, siekiant elektroninių dokumentų ir archyvų autentiškumo, ilgalaikio išsaugojimo ir prieinamumo. 2.2. Atnaujinti, peržiūrėti ir išplėsti dabartinius reikalavimus elektroninių dokumentų (įrašų) sistemų, pvz., MoReq, diegimui, siekiant geresnio administravimo viešajame sektoriuje, kad dokumentas taptų Europos Sąjungos oficialia norma ir (arba) specifikacija. Tai labai svarbu visoms, ypač naujosioms valstybėms narėms. 2.3. DLM tinklo ir forumo bei Europos ekonominių interesų grupės (EEIG) stiprinimas. Finansavimo reikia ir tolesnei vertimų plėtrai, ir 2005 m. DLM forumo organizavimui Budapešte. 3 siūlomas prioritetinis veiksmas Interneto tinklų sąsajos centro dokumentams ir archyvams Europoje kūrimas ir priežiūra (2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijos 8 dalies b ir e punktai) 3.1. ES piliečiams suteikti Interneto (žiniatinklio) sąsajos centrą, leidžiantį prieiti prie dokumentų ir archyvų. Atsižvelgiant į interneto ir žiniatinklio plėtrą bei kai kurių valstybių narių laimėjimus (žr. pranešimo 6 dalį) teikiant tokią informaciją milijonams piliečių, jaunuolių ir vaikų, tinklų sąsajos centrą reikėtų sukurti ir panaudoti. Tai atitiktų susijusius pokyčius Europos informacijos pasaulyje. Sukūrus tinklų sąsajos centrą ir kartu patobulinus skaityklas, prie šių išteklių būtų lengviau prieiti, siekiant išsimokslinti, mokytis ir gauti informacijos. 4 siūlomas prioritetinis veiksmas Dokumentų ir archyvų tvarkymui bei priėjimui prie jų svarbūs ES ir nacionaliniai teisės aktai (2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijos 8 dalies a ir d punktai) 4.1. Kadangi tiek ES teisės aktų, tiek nacionalinių įstatymų pasiūlymai dažnai nenumatė sprendimų dokumentų ir archyvų tvarkymui, valstybių narių piliečiams itin svarbu kuo anksčiau žinoti visus šiuos sprendimus, kad dokumentus ir archyvus būtų lengviau išsaugoti ir prie jų prieiti. Dėl šios priežasties teisės aktų projektai dėl dokumentų ir archyvų bei su jais susiję įstatymai turi europiniu ir nacionaliniu lygiu būti stebimi, kad, kai reikia, būtų galima panaudoti Europos archyvininkų profesinę patirtį. 4.2. Siekiant visa tai įvykdyti, reikia tiek ES, tiek nacionaliniu lygiu atlikti išsamų archyvų ir su jais susijusių teisės aktų tyrimą, ES sukurti archyvų ir su jais susijusių teisės aktų duomenų bazę, nacionalinių archyvų ir su jais susijusius teisės aktus išversti į anglų, prancūzų, vokiečių ir, kai reikia, į kitas oficialias ES kalbas, naudojantis atitinkamais nacionaliniais archyvais, siekiant skatinti geresnį šių teisės aktų abipusį supratimą. Šiame pasiūlyme atsižvelgiama ir į kitą Europos Tarybos ir Tarptautinės archyvų tarybos (EURBICA) Europos padalinio atliekamą darbą bei siekiama jį susisteminti. 5 siūlomas prioritetinis veiksmas Archyvinių dokumentų vagystės 5.1. Reikėtų ištirti ir patobulinti priemones archyvinių dokumentų vagystėms ES išvengti ir pavogtiems archyvams susigrąžinti. Anketos pagrindu sudaryti veiksmų planą, siekiant pasiūlyti patobulinimus. C. OFICIALAUS ARCHYVARŲ KOMITETO SUDARYMAS (2003 m. gegužės 6 d. Tarybos rezoliucijos 8 dalies d ir e punktai bei 9 dalis) 6.1. ES valstybių narių ir ES institucijų oficialios archyvarų grupės sudarymas. Šis komitetas turėtų keistis informacija ir geriausia praktika bei bendru sutarimu ir laikydamasis subsidiarumo principo užtikrinti, kad pirmiau nurodyta tvarka darbo su archyvais koordinavimas būtų sustiprintas. Komitetas turėtų posėdžiauti du kartus per metus arba kiek būtina. 6.2. Pirmiems trejiems metams sudaryti programą, kaip spręsti Ministrų Tarybos rezoliucijoje (2003 m. gegužės 6 d.) iškeltus klausimus, atsižvelgti į jos eigą ir skleisti jos rezultatus ir geriausią praktiką valstybių narių ir Europos Sąjungos institucijų naudai. 6.3. Praėjus trejiems metams, reikia atlikti įvertinimą, siekiant ES Tarybos ministrams pranešti apie rezultatus ir numatomus veiksmus, kurių bus imamasi vėliau.