TURINYS 1. Įvadas 3 2. VAT misija – savarankiškumas, objektyvumas ir atskaitomybė 3 3. Darbo aplinka ir audito planas 3 3.1. Vidaus audito procesas 3 3.2. VAT suderinto audito plano įgyvendinimas 3 3.3. Pritarimo lygis ir VAT rekomendacijų įgyvendinimo pažangos stebėjimas 4 3.4. Požiūris į VAT darbą 4 3.5. Konsultacijos su Komisijos Finansinių pažeidimų komisija 4 4. Pagrindiniai VAT audito metu nustatyti faktai ir rekomendacijos 4 4.1. Valdymas 4 4.2. IT klausimai 6 4.3. Kontrolės strategijos 8 4.4. Mokėjimo terminų laikymosi auditas (BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO generaliniai direktoratai) 10 5. Išvados 11 5.1. Kontrolės procedūros 11 5.2. Sukčiavimas 12 ĮVADAS Šia ataskaita biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai pranešama apie Komisijos vidaus audito tarnybos (toliau – VAT) darbą, atliktą pagal Finansinio reglamento (toliau – FR) 86 straipsnio 4 dalį. Ji pagrįsta VAT audito nustatytų pagrindinių faktų ataskaita, parengta pagal FR 86 straipsnio 3 dalį, ir ataskaita dėl reikšmingos rizikos tikimybės, kontrolės klausimų ir institucijos valdymo problemų. Ši ataskaita pagrįsta VAT 2010 m. Komisijos tarnybose ir vykdomosiose įstaigose atlikto audito ir konsultacinėmis ataskaitomis[1]. Į ją neįtraukti audito kitose VAT audituojamose agentūrose ar įstaigose rezultatai, apie kuriuos rengiamos atskiros metinės ataskaitos. Komisija jau atsižvelgė į kai kurias vidaus auditoriaus rekomendacijas suvestinėje ataskaitoje[2], kurioje Komisija išdėsto savo poziciją dėl VAT, Europos Audito Rūmų (toliau – EAR) ir biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijos iškeltų susijusių klausimų, taip pat dėl klausimų, į kuriuos dėmesį atkreipė Audito pažangos komitetas. VAT MISIJA – SAVARANKIšKUMAS, OBJEKTYVUMAS IR ATSKAITOMYBė VAT misija – prisidėti prie patikimo valdymo Europos Komisijoje atliekant vidaus valdymo ir kontrolės sistemų auditą jų veiksmingumui įvertinti ir taip siekiant nuolatinio tobulėjimo. VAT vadovauja už auditą atsakingas Komisijos narys ir ji atskaitinga Audito pažangos komitetui. VAT savarankiškumas įtvirtintas Komisijos priimtuose jos nuostatuose. VAT vykdo savo veiklą vadovaudamasi Finansiniu reglamentu, tarptautiniais profesinės veiklos standartais atliekant vidaus auditą ir Vidaus auditorių instituto etikos kodeksu. DARBO APLINKA IR AUDITO PLANAS Vidaus audito procesas VAT bendradarbiavo su EAR ir vidaus audito skyriais (toliau – VAS) audito planavimo koordinavimo, reguliaraus audito ataskaitų teikimo bei keitimosi informacija apie metodiką ir bendrus mokymus klausimais. Pirmą kartą VAT Komisijai pateikė bendrąją nuomonę, kurioje didžiausias dėmesys skiriamas finansų valdymui ir kuri paremta VAT ir vidaus audito skyrių 2008–2010 m. atliktais auditais. VAT suderinto audito plano įgyvendinimas 2008–2010 m. strateginis audito planas buvo reguliariai atnaujinamas, siekiant atsižvelgti į konkrečius poreikius (pirmąją bendrąją nuomonę, vadovybės metinio rizikos vertinimo rezultatus bei kitus išorės ir vidaus pokyčius). 2010 m. VAT įgyvendino 88 % savo darbo programos (87 % 2009 m.) – 100 % C1 veiklos[3] (100 % 2009 m.) ir 68 % C2 veiklos[4] (66 % 2009 m.). Iš viso paskelbtos 85 ataskaitos (30 audito, 49 pažangos stebėjimo, 1 konsultacinė, 4 rekomendacijų raštai ir 1 ataskaita dėl bendrosios nuomonės). Pritarimo lygis ir VAT rekomendacijų įgyvendinimo pažangos stebėjimas 2010 m. audituojamieji subjektai pritarė 100 % (98,8 % 2009 m.) esminių ir labai svarbių rekomendacijų. 2006–2010 m. laikotarpiu iki 2010 m. pabaigos įgyvendinta 86 % visų rekomendacijų. VAT padarė išvadą, kad jau įgyvendinta 33 % 2010 m. pateiktų rekomendacijų. Audito pažangos komitetas stebi visų esminių arba labai svarbių rekomendacijų, kurias smarkiai vėluojama įgyvendinti, įgyvendinimo pažangą. Požiūris į VAT darbą Bendri 2010 m. apklausos rezultatai teigiami – 92,7 % (90 % 2009 m.) respondentų buvo įsitikinę, kad VAT darbu prisidedama prie valdymo ir kontrolės sistemų kokybės gerinimo ir 94,5 % (90 % 2009 m.) – kad VAT savo darbą atliko sąžiningai, objektyviai ir nešališkai. 86,2 % respondentų buvo patenkinti VAT ataskaitų kokybe (76,3 % 2009 m., 61,5 % 2008 m. ir 48,8 % 2007 m.). Konsultacijos su Komisijos Finansinių pažeidimų komisija 2010 m. Finansinių pažeidimų komisija, vadovaudamasi Finansinio reglamento 66 straipsnio 4 dalimi, nenustatė jokių sisteminių problemų. PAGRINDINIAI VAT AUDITO METU NUSTATYTI FAKTAI IR REKOMENDACIJOS Valdymas VAT nustatė patirtį, susijusią su trijų didelių generalinių direktoratų padalijimu ir restruktūrizavimu bei galimomis sąsajomis, kuria būtų galima pasinaudoti vykdant reorganizavimus ateityje, bei pateikė patarimus dėl valdymo. VAT atliko kelis auditus Komisijoje, susijusius su valdymo struktūra, sukčiavimo prevencija ir nustatymu, taip pat kelis auditus vykdomosiose įstaigose. - Sukčiavimas Tęsdama nuo 2007 m. vykdytą kovos su sukčiavimu audito darbą VAT atliko du auditus (OLAF ir JLS) bei sukčiavimo nustatymo ir prevencijos pažangos stebėjimo auditą. Sukčiavimo nustatymas ir prevencija taip pat sudarė dalį kitų keturių auditų tikslų. VAT pareiškė nepatenkinamą nuomonę dėl to, kad Komisija neturi atnaujintos kovos su sukčiavimu strategijos. Pasak VAT, strategijoje turėtų būti atsižvelgta į IT priemonių kūrimą, siekiant padėti vykdyti sukčiavimo prevenciją ir nustatyti sukčiavimo atvejus, turėtų būti skatinamas bendradarbiavimas su OLAF ir jos suinteresuotosiomis šalimis bei numatyti informuotumo didinimo ir mokymo veiksmai. Remdamasi VAT rekomendacijomis Komisija priėmė Komunikatą dėl Komisijos kovos su sukčiavimu strategijos[5], kuriuo siekiama pagerinti Komisijos tarnybų kovos su sukčiavimu strategijas, sustiprinti ES politikos nuostatas ir skatinti ES finansinių interesų apsaugos didinimą. Komisijos nuomone, veiksmų plane pasiūlytomis priemonėmis bus pašalinti potencialūs nustatyti trūkumai ir pagerintas valdymo ir kontrolės sistemų veiksmingumas ir efektyvumas. Kalbant apie valdymą, VAT taip pat rekomendavo, kad DG JUST ir DG HOME pagerintų rizikos vertinimo procesą deramai įvertindami sukčiavimo riziką ir tuo remdamiesi parengtų ir oficialiai įtvirtintų kovos su sukčiavimu strategiją. Sukčiavimo prevencijos srityje VAT rekomendavo DG HOME užtikrinti, kad solidarumo fondų reguliavimo sistema atitiktų Finansinio reglamento ir centrinės uždraustų subjektų duomenų bazės nuostatas. Sukčiavimo nustatymo srityje VAT rekomendavo DG HOME sukurti, organizuoti ir įdiegti procedūras ir sistemas, kurios leistų registruoti valstybių narių praneštus pažeidimus, vykdyti priežiūrą ir stebėti jų šalinimo pažangą. Jau imtasi informuotumo didinimo veiksmų su SOLID[6] komitetu. 2001 m. abu generaliniai direktoratai, padedant OLAF, sukurs specialias kovos su sukčiavimu strategijas. Specialiame teisės akte, kuriuo bus grindžiama kita daugiametė finansinė programa (po 2013 m.), bus atsižvelgta į Komisijos reglamento dėl centrinės uždraustų subjektų duomenų bazės nuostatas. - Generalinių direktoratų padalijimas VAT išnagrinėjo TREN, ENV ir JLS generalinių direktoratų padalijimą 2010 m. – dėl padalijimo buvo įsteigti bendri išteklių direktoratai ir bendri vidaus audito skyriai. Šie organizaciniai pakeitimai vykdyti Komisijai laikantis įsipareigojimo patenkinti darbuotojų poreikius iki 2013 m. nedidinant išteklių ir sumažinti administracinės paramos išlaidų dalį. Rekomendacijų rašte[7] nagrinėjami įvairūs klausimai, kaip antai kaip sustiprinti ir struktūrizuoti reorganizacijos proceso priežiūrą, ir pateikiama pasiūlymų dėl išankstinių gairių, patirties perdavimo ir geresnio centrinių tarnybų pasirengimo. Komisija atkreipė dėmesį į rekomendacijų rašte iškeltus klausimus, tačiau mano, kad dar per anksti daryti galutines išvadas dėl bendrų direktoratų teikiamos naudos ir trūkumų. Ji įvertins padėtį vėliau, kai susijusios tarnybos bus įgavusios daugiau patirties pagal naują organizacinę struktūrą. - Vykdomosios įstaigos Vykdomųjų įstaigų apžvalginėje ataskaitoje apžvelgti sisteminiai klausimai, nustatyti vykdant audito užduotis 2006–2009 m. VAT pareiškė „patenkinamą, išskyrus“ nuomonę ir rekomendavo atnaujinti jų išteklių strategijas, išaiškinti tam tikrus aspektus, susijusius su įstaigų ir generalinių direktoratų, kuriems jos pavaldžios, vaidmenimis ir atsakomybės sritimis, ir pritaikyti Komisijos programinės įrangos naudojimui taikomą saugumo politiką. Siekiant išvengti sisteminių trūkumų pasikartojimo centrinėms tarnyboms rekomenduojami taisomieji veiksmai, daugiausia gairių pavidalu. IT darbo grupės ataskaitoje nurodyta, kad veikla grindžiamo valdymo (ABM) + IT valdymo grupė spręs IT valdymo, struktūros ir sistemų kūrimo vykdomosiose įstaigose klausimą. Komisijos nuomone, kai kurie gairėse reikalaujami pakeitimai (pvz., susiję su vaidmenimis ir atsakomybe, turto apskaitos konfigūravimu) gali būti atlikti tik po trimetės Finansinio reglamento peržiūros. Šiuo metu Komisija rengia naujas saugumo taisykles ir pasinaudos šia galimybe, siekdama užtikrinti, kad vykdomosios įstaigos, kurios siekia naudotis Komisijos IT sistemomis, laikytųsi Komisijos IT saugumo politikos reikalavimų, įgyvendinimo nuostatų, standartų ir gairių. Dėl Mokslinių tyrimų vykdomosios įstaigos ir Europos mokslinių tyrimų tarybos vykdomosios įstaigos VAT priėjo prie išvados, kad jų vidaus kontrolė teikia pakankamą užtikrinimą dėl pavestoms programoms valdyti sukurtos bendros kontrolės aplinkos ir dotacijų valdymo procesų sąrangos ir struktūros. Vis dėlto VAT pabrėžė, kad būtina spręsti tam tikrus labai svarbius klausimus, susijusius su, pavyzdžiui, būtinybe įstaigoms priimti savo kovos su sukčiavimu strategijas, pagerinti audito strategijas ir procedūras, rizikos valdymą, patikinimo sudarymo procesus ir projektų atrankos procesą. Jau atlikta patobulinimų, susijusių su audito planu (planavimo procesas, rizikos vertinimas, audito mastas ir apimtis) ir jo įgyvendinimu pagal Septintosios bendrosios programos bendrąją audito strategiją (gairių teikimas, stebėsena ir pažangos stebėjimas). Priėmus Komisijos kovos su sukčiavimu strategiją abi įstaigos, bendradarbiaudamos su generaliniu direktoratu, kuriam jos pavaldžios, ir remiant OLAF, parengs sukčiavimo prevencijos strategijas. Numatoma, kad veiksmų planai bus visiškai įgyvendinti 2011 m. IT klausimai - Rekomendacijų raštai Komisijos IT saugumo politikos rekomendacijų rašte pateikiama pagrindinių klausimų, susijusių su Komisijos IT saugumo valdymu ir susijusiomis politikos sritimis, nustatytų per pastaruosius 4 metus VAT atliekant audito užduotis, santrauka. VAT pasiūlė, kad būtų paskirtas atitinkamas organas, kuriam būtų pavesta vykdyti Komisijos saugumo strategijos priežiūrą, siekiant užtikrinti, kad strategija būtų suderinta su bendraisiais tikslais, ir kuris kontroliuotų jos įgyvendinimą. Taip pat siūloma sukurti aukšto lygio komitetą, kuris prižiūrėtų Saugumo direktorato (Žmogiškųjų išteklių ir saugumo generalinio direktorato Saugumo direktorato) saugumo politikos ir rekomendacijų įgyvendinimą. Toks komitetas taip pat galėtų atlikti aukštesnės instancijos organo funkciją sprendžiant projekto valdymo komitetų ginčus. Kiti rekomendacijų rašte išdėstyti svarstytini klausimai – pagrindinių veikėjų vaidmenų ir atsakomybės sričių išaiškinimas, Žmogiškųjų išteklių ir saugumo generalinio direktorato Saugumo direktorato dalyvavimas sprendžiant bendrųjų arba didelių IT sistemų kūrimo saugumo aspektus ir vietos informacinių technologijų saugumo pareigūno pozicijos generalinio direktorato lygmeniu stiprinimas. VAT taip pat parengė rekomendacijų raštą dėl IT projektų Komisijoje sąrangos , kuriame siekiama nustatyti dažniausiai pasitaikančių problemų priežastis. VAT nuomone, institucijos lygmens IT ekspertai turėtų aktyviau dalyvauti pradedant kurti informacinių sistemų projektus ir kai kurie generaliniai direktoratai turėtų nuolat informuoti institucijos lygmeniu apie savo IT srities bendrąjį planą ir projektų apibrėžtis. VAT taip pat mano, kad IT projektai turėtų atitikti tam tikrus minimalius reikalavimus, susijusius su metodika ir įstaigos struktūros aspektais. Komisijos nuomone, naujoji IT valdymo struktūra atitinka dviejuose rekomendacijų raštuose nustatytus poreikius. Laikantis IT darbo grupės ataskaitoje pateikiamų gairių ši struktūra taip pat padės sumažinti Komisijoje naudojamų IT sistemų bendrą apimtį. IT saugumo politika priklauso aukšto lygio IT komiteto atsakomybės sričiai, tuo tarpu su IT susiję saugumo klausimai priklauso Komisijos saugumo valdybos atsakomybės sričiai. Komisijos nuomone, dar viena struktūra, kuri būtų atsakinga vien tik už IT saugumo klausimus, nėra reikalinga. Kalbant apie IT projektų valdymą, pagal Komisijos komunikato „Didžiausios IT sistemų Komisijoje naudos užtikrinimas“ naujas IT valdymo nuostatas sukurta Informacinių sistemų projektų valdymo taryba[8]. Dalies jai suteiktų įgaliojimų tikslas – užtikrinti, kad projektai būtų suderinti su standartine metodika, užbaigti dubliavimąsi ir užtikrinti atrinktų projektų sąsajas. Aukšto lygio IT komitetas vadovauja racionalizavimo darbams ir jau nustatė aštuonias veiklos sritis, kuriose vykdomi paprastinimo veiksmai. Kiekvienoje veiklos srityje pateikta rekomendacijų dėl IT sistemų, kurios galėtų būti nutrauktos arba kurių funkcijos turėtų būti pakeistos bendra ir (arba) institucijos IT priemone. Komisijos nuomone, IT valdymo srityje atliktais pakeitimais atsižvelgta į VAT pastebėjimus ir dėl jų gerokai pagerintas IT strategijos formulavimas ir įgyvendinimas. - Vietinių DG EAC IT sistemų auditas Kalbant apie IT projektų valdymą , atlikus auditą rekomenduota, kad DG EAC įdiegtų oficialią IT projektų rizikos vertinimo sistemą ir labiau specializuotą kiekvienam dideliam vykdytinam IT projektui taikomą projektų rizikos registrą. VAT taip pat priėjo prie išvados, kad DG EAC turėtų užbaigti LLPLink skirtą vizijos dokumentą[9]. Per 2010 m. užbaigta oficiali IT projektų rizikos valdymo sistema, projektų rizikos registras ir vizijos dokumentas. Kalbant apie informacijos saugumą , VAT nustatė potencialių saugumo problemų, susijusių su viena informacine sistema. Įvesta nauja slaptažodžių sistema, kuria pagerinti tapatybės nustatymo mechanizmai, ir tikimasi, kad per 2011 m. bus užbaigtas veiksmų plano, kuriame atsižvelgiama į visas pastabas, įgyvendinimas. - DG DIGIT veiklos tęstinumo valdymo auditas Ši audito užduotis yra 2009 m. pradėto veiklos tęstinumo valdymo Komisijoje vertinimo dalis. VAT pateikė rekomendacijų veiklos tęstinumo programos valdymui pagerinti, pavyzdžiui, visiškai įtraukti incidentų valdymo procedūras į veiklos tęstinumo sistemą ir vykdyti bandymus krizės imitavimo sąlygomis. Taip pat rekomenduota valdymo funkcija siekiant užtikrinti veiklos tęstinumo valdymo DG DIGIT priežiūrą bei pagerinti bendrą planavimo ir koordinavimo veiklą, įskaitant (tarpusavio) sąsajų nustatymą ir koordinavimą. VAT pateiks audito nuomonę atlikusi pažangos stebėjimo auditą po to, kai bus įgyvendintos šioje atskaitoje pateiktos rekomendacijos. Kontrolės strategijos - Struktūriniai fondai. DG REGIO ir DG EMPL VAT atliko du kontrolės strategijos auditus DG REGIO ir DG EMPL. Už veiksmingų vidaus kontrolės sistemų įgyvendinimą visų pirma atsako valstybės narės, o Komisija atlieka nacionalinių sistemų priežiūros funkciją ir prisiima galutinę atsakomybę už biudžeto įgyvendinimą. Atliktu auditu abiejuose generaliniuose direktoratuose (kuriuose dabar veikia patirties jau įgavusios audito tarnybos) nustatyta įvairių teigiamų aspektų, tačiau vis dar yra trūkumų, susijusių su strateginio planavimo procesais, visų pirma su kontrolės vietoje ir dokumentų patikros pusiausvyra. VAT rekomendavo pratęsti audito planus, kad jie apimtų ilgesnį nei vienerių metų laikotarpį ir atitiktų audito strategiją, sustiprinti rizikos vertinimo procesą, geriau koordinuoti bendrų sričių veiklą, geriau susieti audito apimamas sritis su planuojamu patikinimu ir sukurti išsamesnę kokybės užtikrinimo sistemą. Tai turėtų užtikrinti aiškų audito standartų, kurių būtina laikytis, nustatymą, taip pat periodinius vidaus ir išorės kokybės įvertinimus. Abu generaliniai direktoratai pateikė veiksmų planus, kurie įvertinti kaip patenkinami, ir, bendradarbiaudami su kitais už struktūrinius fondus atsakingų generalinių direktoratų audito skyriais, pradėjo įgyvendinti kokybės užtikrinimo programą (kuri apima pagrindinius veiklos rezultatų rodiklius ir tarptautinius audito standartus, kurių reikia laikytis). Struktūrinių fondų audito strategija dabar paremta reguliariu audito strategijos koordinavimu ir stebėjimu rengiant struktūrinių fondų koordinavimo posėdžius (audito metodas, planavimas, rizikos vertinimas, audito metodika ir reprezentatyvios imties audito aspektai) bei daugiamečiais audito planais, kuriais sudaromos sąlygos geriau perskirstyti išteklius. Įgyvendintas naujas rizikos vertinimo modelis, įskaitant ankstesnių audito rezultatų ir specialių sukčiavimo prevencijos ir nustatymo kriterijų konsolidavimą. Visi į veiksmų planus įtraukti veiksmai turėtų būti įgyvendinti 2011 m. - Audito strategija. DG EAC DG EAC centralizuoto netiesioginio valdymo audito strategija įvertinta atlikus mokymosi visą gyvenimą programą įgyvendinančių nacionalinių agentūrų priežiūros ir stebėjimo auditą, įskaitant nacionalinių agentūrų ir nacionalinių valdžios institucijų atitinkamai atliekamos pirminės ir antrinės kontrolės priežiūrą. Nors DG EAC jau deda didelių pastangų, reikia dar gerinti ankstesnių metų išankstinio finansavimo tarpusakaitą ir generalinių direktoratų priežiūros mechanizmus, siekiant užtikrinti skirtingų kontrolės lygmenų veiksmingumą. DG EAC toliau plėtoja 2011 m. pradėtą rengti metinę priežiūros audito programą, remdamasis deramai dokumentais pagrįsta nacionalinių valdžios institucijų antrinės kontrolės ir nacionalinių agentūrų pirminės kontrolės kokybės ir veiksmingumo rizikos analize. Ji bus atnaujinta remiantis nacionalinių valdžios institucijų metinio ir daugiamečio audito plano analize, siekiant užtikrinti, kad kontrolės strategija (vienas bendras auditas) veiktų kaip numatyta. Be to, DG EAC parengs sąrašą rodiklių, susijusių su antrine kontrole, siekiant pagrįsti nacionalinių valdžios institucijų patikinimo veiksmingumą. Numatoma, kad visos rekomendacijos bus iki galo įgyvendintos 2011 m. - Parama vystymuisi. DG AIDCO ir DG ELARG Atliktas auditas DG AIDCO teminių biudžeto eilučių (centralizuoto valdymo būdas) kontrolės strategijos tinkamumui ir veiksmingumui įvertinti parodė, jog būtina gauti reikiamą informaciją iš delegacijos vadovų, kad būtų galima pagrįsti įgaliotųjų leidimus suteikiančių pareigūnų kasmet teikiamą patikinimą. VAT rekomendavo išanalizuoti šios priemonės perįgaliojimo ir ataskaitinę grandinę, taip pat nustatyti ir įgyvendinti tikslingesnę kontrolę pagal rezultatų rodiklius, įvertinti personalo lygį ir sumažinti klaidų, susijusių su vietos kvietimus teikti pasiūlymus vertinimu, lygį. Iš Europos plėtros fondo ir ES biudžeto finansuojamu programų sąmatų finansinio valdymo auditu įvertintos programų valdymo procedūros pagal iš dalies decentralizuotą valdymo būdą. VAT DG AIDCO rekomendavo teikti daugiau gairių, skatinti naudoti standartinius kontrolinius sąrašus ir stiprinti priežiūrą, siekiant užtikrinti, kad kontrolės lygmenys teiktų pakankamą patikinimą įgaliotajam leidimus suteikiančiam pareigūnui. Sukūrus Europos išorės veiksmų tarnybą ir sujungus DG AIDCO ir DG DEV, peržiūrėtos ir pritaikytos perįgaliojimo ir atskaitomybės grandinės. Sukurti nauji atskaitomybės reikalavimai ir rodikliai, siekiant pagrįsti ir kiekybiškai įvertinti kontrolės poveikį ir išlaidų efektyvumą bei padidinti ataskaitų teikiamą patikinimą. DG DEVCO įvedė naujus rodiklius, kuriais siekiama geriau įvertinti žmogiškųjų išteklių tinkamumą. DG DEVCO taip pat gerina vietos kvietimų teikti pasiūlymus valdymo ir paraiškų teikimo procesus (paprastinimas, standartinė paraiška dotacijai) ir tikisi iki einamųjų metų pabaigos visiškai įgyvendinti savo veiksmų planą. DG ELARG pasirengimo narystei pagalbos priemonės viešųjų pirkimų auditu patikrinta centralizuoto ir decentralizuoto valdymo kontrolė. VAT rekomendavo, kad kontroliniai sąrašai būtų pagrįsti minimaliais kontrolės reikalavimais, kuriuos, atsižvelgdamas į konkrečias rizikos sritis, papildytų ir (arba) pritaikytų kiekvienas perįgaliotas leidimus suteikiantis pareigūnas. Atlikdama pasirengimo narystei pagalbos priemonių dotacijų auditą (centralizuotas ir jungtinis valdymas) VAT rekomendavo sukurti praktines ex ante vertinimo procedūras ir užtikrinti nuoseklų duomenų kodavimą ir pateikimą valdymo priemonėse. Reikėtų sustiprinti kvietimų teikti pasiūlymus valdymo priežiūrą ir optimizuoti esamą procesą, patobulinant vertinimo procedūras, pagerinant IT priemones ir naudojant daugiamečius kvietimus pareikšti susidomėjimą. DG ELARG sukūrė suderintus kontrolinius sąrašus, siekiant padėti tikrinti ex ante viešųjų pirkimų procedūras, ir sustiprino kvietimų teikti pasiūlymus dėl dotacijų priežiūrą, nustatęs tikslingesnes teiktinas ataskaitas ir nuoseklesnį duomenų kodavimą. - Bendra sveikatos draudimo sistema (BSDS). PMO Atliekant auditą daugiausia dėmesio skirta PMO atliekamo BSDS valdymo vidaus organizacijai ir vidaus kontrolės aplinkai ir šios sistemos kontrolės strategijai. VAT pateikė nepatenkinamą audito nuomonę. VAT nuomone, BSDS centrinis biuras turėtų atlikti didesnį ir aktyvesnį koordinuojantį vaidmenį teikiant paramą atsiskaitymo skyriams kitose institucijose bei vietose ir turėtų sukurti bendrą ex ante ir ex post kontrolės strategiją bei užtikrinti nuoseklų kontrolės taikymą ir dokumentavimą. Kitos rekomendacijos susijusios su sukčiavimo prevencijos ir nustatymo strategijos kūrimu. Komisijai patvirtinus naują organizacinę struktūrą prijungtas BSDS Tarybos padalinys. Dabar vyksta reguliarūs kelių toliau įsikūrusių įstaigų ir centrinio biuro susitikimai. Sukurta kontrolės strategija, kurioje nustatyti kontrolės procesai, atskaitomybės lygmenys ir kontrolės planas. Skubiai buvo įgyvendinti kiti veiksmai, siekiant pašalinti kai kuriuos didžiausius audito nustatytus trūkumus (reguliarus finansinio deficito ir rezervų stebėjimas ir ataskaitų apie juos teikimas, darbuotojų pasirašyti medicininio konfidencialumo pareiškimai ir pan.). Visos svarbiausios audito rekomendacijos bus įgyvendintos iki 2011 m. pabaigos. Mokėjimo terminų laikymosi auditas (BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO generaliniai direktoratai) Auditas apėmė mokėjimo operacijų tvarkymą pagal centralizuoto valdymo būdą, veiklos ir horizontaliųjų generalinių direktoratų priežiūros ir ataskaitų teikimo veiklą ir centrinių bei vietos IT sistemų naudojimą. VAT nustatė, kad Komisijos vidaus kontrolės sistema, siekiant laikytis mokėjimų terminų, teikia pakankamą užtikrinimą dėl veiklos tikslų siekimo, išskyrus kelis labai svarbius klausimus. Audituoti veiklos generaliniai direktoratai (išskyrus DG ECHO) sistemingai nekontroliavo, ar laikomasi mokėjimų terminų, o vadovybei teikiamose ataskaitose ne visada pateikta visa reikiama informacija mokėjimų terminų laikymosi priežiūrai vykdyti. VAT rekomendavo sustiprinti priežiūrą centriniu bei vietos lygmenimis bei įgyvendinti veiksmingas valdymo ataskaitų teikimo sistemas. Atliekant auditą taip pat nustatyta trūkumų, susijusių su gairėmis ir nurodymais ir (arba) procedūra, taip pat gerintinų mokėjimų tvarkymo aspektų, visų pirma susijusių su duomenų įvedimo kokybe, sustabdymais ir sąskaitų faktūrų registravimu laiku. Pastaraisiais metais Komisija padarė pažangą šioje srityje (tą rodo nuolatinių Europos ombudsmeno tyrimų rezultatai) dėl ABAC sistemos patobulinimų, susijusių su vietos IT sistemų tvirtinimu, geresnių gairių ir reguliarios kontrolės. Peržiūrimos esamos standartinės ataskaitos, kurios leidžia veiklos generaliniams direktoratams stebėti mokėjimo operacijas ir mokėjimo terminų laikymąsi. Sukurta darbo grupė esamoms gairėms išnagrinėti ir pasiūlyti pagerinimų. Tarnyboms primenama apie tai, kad būtina ABAC teikti tikslius duomenis apie vėluojančius mokėjimus. Po trimetės Finansinio reglamento peržiūros bus apsvarstytas ABAC funkcijų, susijusių su mokėjimų sustabdymu, pritaikymas. Šie veiksmų planai bus iki galo įgyvendinti iki 2012 m. pabaigos. IšVADOS VAT savo darbu prisideda prie veiksmingumo ir efektyvumo didinimo. VAT auditas padeda Komisijai nustatyti sąveikos galimybes ir rizikos sritis, taigi stiprinami Komisijos valdymo gebėjimai. Komisija atkreipia dėmesį į teigiamą VAT ir audituojamų generalinių direktoratų bei jų vidaus audito skyrių bendradarbiavimą. Įgyvendinant šiais ir ankstesniais metais parengtus veiksmų planus atsižvelgiant į audito rekomendacijas prisidedama prie nuolatinio Komisijos vidaus kontrolės sistemos gerinimo. Kontrolės procedūros VAT pabrėžė, kad vykdant DG AIDCO patikinimo procesą delegacijos vadovai turi teikti kokybiškesnę informaciją, o DG EAC turi vengti nereikalingo jos tarnybų ir nacionalinių agentūrų kontrolės dubliavimo. DG ELARG turėtų papildyti savo iniciatyvą, pagal kurią delegacijos vadovai įpareigojami pateikti metinę patikinimo strategiją, parengiant visoms delegacijoms taikomus kontrolinius sąrašus. VAT rekomendavo DG REGIO ir DG EMPL pagerinimų, laikomų būtinais, siekiant gauti pakankamą patikinimą dėl daugiamečių programų. Kontrolės strategijų lygmeniu Komisija priėmė nemažai priemonių, pagal kurias jos tarnybos gali sukurti reikiamas audito ir kontrolės sistemas. Parengti ir įgyvendinti veiksmų planai srityse, kuriose rizika didžiausia, kuriais sudaromos sąlygos geriau planuoti ir stebėti kontrolės veiksmus, šalinti administracinę naštą ir veiklos dubliavimą bei gerinti Komisijos vidaus kontrolės sistemų veiksmingumą. Teisės aktais nustatytų mokėjimų terminų laikymosi kontrolė buvo mažiau veiksminga kai kuriuose generaliniuose direktoratuose – juose ne visada taikyti Komisijos reikalauti trumpesni terminai. Vadovybė turi sustiprinti mokėjimų tvarkymo kontrolės procedūrų deramo įgyvendinimo priežiūrą. Komisija ėmėsi kelių priemonių, kuriomis siekiama pagerinti mokėjimų vykdymą ir susijusių kontrolės mechanizmų taikymą, konkrečiai susijusių su IT sistema (ABAC), vietos IT sistemų tvirtinimu ir gairėmis, taip pat vykdydama reguliarią ir veiksmingesnę priežiūrą. Dėl VAT darbo atkreiptas dėmesys į svarstytinus klausimus, susijusius su siekiu pagerinti pradedamų IT projektų veiksmingumą, kad Komisija galėtų geriau siekti savo tikslų ekonomiškai naudingu, veiksmingu ir patikimu būdu. Komisija pertvarkė savo IT valdymą, atsižvelgdama į IT darbo grupės ataskaitoje pateiktas rekomendacijas: 2010 m. sukurtas ABM + IT valdymo komitetas, po to 2011 m. sukurta informacinių sistemų projektų valdymo taryba ir aukšto lygio IT komitetas – tai didelis IT strategijos kūrimo ir įgyvendinimo patobulinimas. Atlikusi auditą neseniai padalintuose generaliniuose direktoratuose VAT nustatė aspektų, į kuriuos turėtų būti atkreiptas dėmesys prieš bet kokį generalinių direktoratų padalijimą ateityje, siekiant sušvelninti pokyčio poveikį generaliniams direktoratams, centrinėms ir horizontaliosioms tarnyboms bei darbuotojams. Komisijos nuomone, kol kas per anksti daryti galutines išvadas dėl bendrų direktoratų naudos ir trūkumų; ji įvertins padėtį vėliau, kai atitinkamos tarnybos bus įgavusios daugiau patirties pagal naują organizacinę struktūrą. Sukčiavimas Šioje srityje VAT veikla parodė, kad trūksta aiškumo dėl organizacinės atskaitomybės už sukčiavimo prevenciją ir nustatymą, taip pat kad būtina atnaujinti kovos su sukčiavimu strategiją Komisijos lygmeniu. Komisija priėmė naują OLAF (bendradarbiaujant su centrinėmis tarnybomis ir veiklos generaliniais direktoratais) parengtą kovos su sukčiavimu strategiją, kurioje sprendžiami visi VAT iškelti klausimai. [1] Į 2009 m. ataskaitą įtrauktos kelios 2010 m. pradžioje pabaigtos ataskaitos, todėl jos į 2010 m. ataskaitą nebeįtrauktos. Į 2010 m. ataskaitą taip pat įtrauktos kelios ataskaitos, kurių projektai parengti 2010 m., tačiau kurios pabaigtos iki 2011 m. vasario 1 d. [2] COM(2011) 0323, 2011 m. birželio 1 d. [3] C1 veikla – veikla, kuri turi būti atlikta einamaisiais metais. [4] C2 veikla – veikla, kurią galima perkelti į kitus metus, ypač jeigu veiksmų planai nėra pakankamai įgyvendinti, kad būtų atliekamas pažangos stebėjimo auditas, arba jeigu audituojamasis subjektas patiria problemų dėl vėlavimo. [5] COM(2011) 0376, 2011 m. birželio 24 d. [6] SOLID lėšos – tai pagal Solidarumo ir migracijos srautų valdymo pagrindų programą valdomos ES lėšos. [7] Rekomendacijų raštuose vadovybei teikiama patarimų, paprastai pagal įvairių auditų arba konsultacinės veiklos išvadas; pagal juos pažangos stebėjimo auditas oficialiai nevykdomas. Jie skiriasi nuo audito užduoties (patikinimo veiklos) ataskaitų, kuriose auditoriai pareiškia nuomonę ir kuriose reikalaujama vykdyti veiksmų planą sutartoms rekomendacijoms įgyvendinti – šioms ataskaitoms taikoma oficiali pažangos stebėjimo procedūra. [8] SEC (2010) 1182, 2010 10 07. [9] LLPLink yra viena iš pagrindinių informacinių sistemų.