10.2 lentelė. Atsižvelgimas į ankstesnėse metinėse ataskaitose pateiktas pastabas Pastabos Vykdyti veiksmai Ar reikia imtis tolesnių veiksmų? Apgyvendinimo išlaidų, patirtų komandiruotės metu, kompensavimas 2004 ir 2005 finansinių metų metinių ataskaitų atitinkamai 9.6 ir 10.7 dalys: Iš dalies pakeistuose, 2004 m. gegužės 1 d. įsigaliojusiuose Tarnybos nuostatuose teigiama, kad komandiruotės metu patirtos apgyvendinimo išlaidos kompensuojamos iki maksimalios kiekvienai šaliai nustatytos sumos, pateikus patvirtinamuosius dokumentus (Tarnybos nuostatų VII priedo 13 straipsnis). Priešingai šiai taisyklei, visos institucijos, išskyrus Teisingumo Teismą, Audito Rūmus ir Ombudsmeną, savo vidaus taisyklėse numatė vienodo dydžio sumos, siekiančios nuo 30 % iki 60 % maksimalios leistinos sumos, išmokėjimą darbuotojams, kurie nepateikia jokių patirtas apgyvendinimo išlaidas pagrindžiančių įrodymų. 2005 m. gruodžio mėn. Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas bei Regionų komitetas atliko savo vidaus taisyklių pakeitimus, kad šios atitiktų Tarnybos nuostatus. Parlamentas, Komisija ir Taryba turėtų atlikti savo vidaus taisyklių pakeitimus siekiant užtikrinti, kad komandiruotės metu patirtos apgyvendinimo išlaidos būtų kompensuojamos pagal Tarnybos nuostatus. Europos parlamento atsakymai Kaip Parlamentas nurodė savo ankstesniuose atsakymuose į Audito Rūmų pastabas, jis turi tam tikrų problemų, susijusių su komandiruotėmis, dėl savo veiklos pobūdžio ir šios veiklos pasiskirstymo trijose darbo vietose. Taikant fiksuotų išmokų sistemą, atsižvelgiama į teisinius patarimus, pasiūlytus Parlamento biurui šiuo klausimu, taip pat šia sistema siekiama tinkamos pusiausvyros tarp teisinio pagrindo reikalavimų ir konkrečios institucijos darbo aplinkos poreikių. Be to, dabar pradėjus taikyti supaprastintas nuostatas, sumažės administracinių išlaidų, kurios randasi dėl ypač didelio komandiruočių skaičiaus valdymo. Taip pat žr. Parlamento 2007m. balandžio 24 d. rezoliucijos (2) 12 dalį, kurioje suteikiamas 2005 m. ataskaitų patvirtinimas. Tarybos atsakymai Naujose Tarybos generalinio sekretoriato misijoms taikomose vidaus taisyklėse nebenumatoma 30 procentų fiksuoto dydžio išmoka. Prieš įsigaliojant šioms taisyklėms (numatoma 2007 m. spalio mėn.), dėl jų dar reikia oficialiai pasikonsultuoti su personalo atstovais. Komisijos atsakymai Siekiant tinkamai atsižvelgti į Audito Rūmų išreikštą pastabą, šiuo metu peržiūrimas komandiruočių vadovas – Komisijos priimtos vidaus taisyklės, taikomos jos darbuotojų komandiruotėms. Naująsias taisykles numatyta priimti 2008 m. pradžioje. Papildomų pensijų schema Europos Parlamento nariams 2002 ir 2005 finansinių metų metinių ataskaitų atitinkamai 9.17–9.20 dalys ir 10.2 lentelė: Jei ketinama ir toliau taikyti papildomų pensijų schemą Europos Parlamento nariams, reikia kiek įmanoma greičiau sukurti pakankamą teisinį pagrindą. Schemoje reikėtų nustatyti aiškias taisykles, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Papildomų pensijų schema yra minima 2005 m. rugsėjo 28 d. Parlamento priimto Europos Parlamento narių statuto 27 straipsnyje. Statutas įsigalios pirmąją Europos Parlamento kadencijos, prasidėsiančios 2009 m., dieną. Nėra nustatytos taisyklės, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Iki pirmosios Europos Parlamento kadencijos, prasidėsiančios 2009 m., dienos Statutas neturi teisinės galios ir negali suteikti teisinio pagrindo Parlamento įnašui į ASBL pensijų fondą. Turėtų būti nustatytos atitinkamos taisyklės, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Europos parlamento atsakymai Kaip Parlamentas nurodė savo atsakymuose į Audito Rūmų pastabas dėl 2005 m., faktas, kad Europos Parlamento nario statute (27 straipsnyje) teigiama, jog, įsigaliojus šiam Statutui, „savanoriškas pensijų fondas išliks ir bus skirtas Parlamento nariams arba buvusiems Parlamento nariams, turintiems ar turėsiantiems su šiuo fondu susijusių teisių“, yra besąlygiškas teisinio šio pensijų fondo pagrindo pripažinimas, įskaitant ir laikotarpį iki Statuto įsigaliojimo. Darbo grupė, atsakinga už tai, kad būtų pradėtos taikyti priemonės, skirtos Parlamento nario statutui įgyvendinti, tęsia savo darbą, be kitų dalykų, susijusį su taisyklių, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir pensijų schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju, projekto parengimu. Kvietimo dalyvauti konkurse, paskelbto Oficialiajame leidinyje, siekiant, kad būtų atliktas nepriklausomas pensijų fondo statistinis tyrimas, rezultatai pateikti Parlamento biurui. Tyrimas, kuris bus atliktas artimiausiu metu, sudarys galimybių biurui atitinkamai nustatyti priemones, siekiant garantuoti papildomų pensijų mokėjimą po Statuto įsigaliojimo 2009 m., ir sudaryti susitarimą dėl fondo ir Parlamento santykių ir atitinkamų įsipareigojimų. Tarybos atliekamas papildomų nepanaudotų kasmetinių atostogų apmokėjimas 2004 ir 2005 finansinių metų metinių ataskaitų atitinkamai 9.18 dalis ir 10.2 lentelė: Taryboje iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktos papildomos kasmetinės atostogos kaip kompensacija už viršvalandžius yra apmokamos asmeniui išėjus į pensiją, jei pareigūnas papildomų atostogų nėra panaudojęs. Kadangi A ir B kategorijų personalas neturi teisės gauti kompensacijos už viršvalandžius, tokie mokėjimai neatitinka Tarnybos nuostatų 56 straipsnio. Nors Generalinis sekretoriatas ėmėsi atitinkamų veiksmų, kad palaipsniui panaikintų A ir B kategorijų personalui iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktas susikaupusias kompensuojamąsias atostogas, 2006 m. mokėjimai vis dar buvo atliekami siekiant kompensuoti papildomas nepanaudotas atostogas. Turėtų būti nutrauktas papildomų nepanaudotų kasmetinių atostogų apmokėjimas. Tarybos atsakymai Tarybos generaliniam sekretoriatui žinoma Audito Rūmų pozicija dėl atlyginimo už seniai sukauptas neišnaudotas kompensacinių atostogų dienas ir jis visiškai sutinka su Audito rūmų pastabomis, kuriose pabrėžiama, jog vykdomą sureguliavimo procesą reikia kuo greičiau užbaigti Kaip pažymėjo Audito Rūmai, šiuo tikslu duotas privalomas nurodymas, kuriuo siekiama iki 2009 m. panaikinti likusias sukauptas atostogas. Be to, nuo 1997 m. imtasi priemonių siekiant užtikrinti, kad tokia situacija nebepasikartotų ateityje. Tačiau Generalinis sekretoriatas mano, kad Skiriančiosios institucijos pareiga gerbti atitinkamų asmenų įgytas teises bei laikytis Europos teisės pagrindinių principų, susijusių su teisėtais lūkesčiai ir vienodomis sąlygomis, reiškia, kad būtina išlaikyti sistemą, pagal kurią sukauptos atostogos panaikinamos suteikiant laisvą laiką bei atlyginant už trumpą pereinamąjį laikotarpį. Generalinis sekretoriatas šiuo metu nagrinėja visas galimybes, kaip dar labiau paspartinti sukauptų atostogų panaikinimo procesą, tarp jų – sutrumpinti laikotarpį, per kurį šiuo metu galima šias sukauptas atostogas išnaudoti. Tarybos narių atstovų kelionės išlaidų padengimas 2005 finansinių metų metinės ataskaitos 10.11 dalis: Taryba nuo 2004 m. sausio 1 d. taikomu Sprendimu 190/2003 reformavo savo sistemą, skirtą Tarybos narių atstovų kelionės išlaidoms padengti. Mokama kompensuotina suma neviršija kiekvienai valstybei narei nustatytos skiriamų asignavimų sumos. Audito Rūmai nustatė, kad naujoji sistema labai sumažino Tarybai tenkančią atstovų išlaidų apmokėjimo administravimo naštą, tačiau pažymėjo, jog prieš atliekant 2005 m. liepos mėn. dalinę įmoką nebuvo įvykdyta pakankamai patikrų dėl valstybių narių finansinių ataskaitų pagrįstumo. 2006 m. vasario ir lapkričio mėn. pateiktose vidaus audito ataskaitose buvo nustatytos problemos, susijusios su neaiškiomis tinkamumo taisyklėmis ir netinkamu posėdžių lankymo registravimu. 2006 m. situacija mažai pasikeitė palyginti su 2005 m. Generalinis sekretoriatas planuoja tobulinti posėdžių lankymo registravimo sistemą. Turėtų būti atliekamos papildomos patikros ir kontrolė siekiant užtikrinti valstybių narių finansinių ataskaitų pagrįstumą. Tarybos atsakymai Įvedus naują Tarybos narių atstovų kelionės išlaidų atlyginimo sistemą, Tarybos sekretoriatas palaipsniui pradėjo griežtai tikrinti valstybių narių pateikiamas ataskaitas. Paaiškėjus netikslumams ar klaidoms, valstybių narių prašoma atlikti reikiamus pataisymus ir ataskaitas pateikti iš naujo. Šiuo metu Tarybos generalinis sekretoriatas: — tikslina sprendimą, visų pirma numatydamas aiškiau apibrėžti atitikimo finansavimo reikalavimams taisykles, — dirbto laiko kontrolės sąrašus keičia elektronine leidimų sistema. Komisijos tolesni veiksmai dėl šeimos pašalpų mokėjimo 2005 finansinių metų metinės ataskaitos 10.12 dalis: Darbuotojų, kurie gauna šeimos pašalpą ir neturi išlaikomų vaikų, ne visuomet prašoma papildyti informaciją naujausiais duomenimis. Nebuvo įrodymų, patvirtinančių, kad 676 iš 1 605 Briuselyje įsikūrusių susijusių Komisijos darbuotojų buvo prašoma patvirtinti ar atnaujinti savo pirmines deklaracijas. Taip pat nebuvo atlikta pakankamai patikrų dėl atvejų, kuomet buvo galima gauti išlaikomo vaiko valstybines pašalpas, o jei taip, jos turėjo būti atskaičiuotos iš išmokų, mokamų pagal Tarnybos nuostatus, sumos. Su įvairiomis pašalpomis susiję tolesni veiksmai vis dar yra iš esmės grindžiami savanorišku darbuotojų informacijos perdavimu. Vis dėlto 2006 m. Komisija ėmėsi tolesnių veiksmų dėl 231 atvejo iš 676 ir planuoja per dvejus metus išnagrinėti likusius atvejus. Komisija turi imtis papildomų veiksmų, skirtų šeimos pašalpų mokėjimui reguliariai tikrinti. Komisijos atsakymai Iki 2008 m. pradžios Komisija numato baigti nagrinėti likusius atvejus. Administravimo ir mokėjimų biuras kuria naują informacinę sistemą IRIS, kuria elektroniniu būdu bus dokumentuojamos procedūros ir kontroliuojama, kaip jų laikomasi. Naujoji sistema pradės veikti palaipsniui nuo 2007 m. vidurio iki 2009 m. Teisingumo Teismo vidaus audito tarnyba 2004 ir 2005 finansinių metų metinių ataskaitų atitinkamai 9.21 ir 10.13 ir 10.14 dalys: Audito Rūmai pažymėjo, kad vidaus audito tarnybos vadovas yra atsakingas už leidimus duodančių pareigūnų operacijų ex ante patikrinimą. Ta pati situacija buvo nustatyta 2005 finansiniais metais. Toks dalyvavimas vykdant finansines operacijas nesuderinamas su visiškos nepriklausomybės principu, kuriuo vadovaudamasis vidaus auditorius turi vykdyti savo su auditu susijusias pareigas, kaip nustatyta Finansinio reglamento 86 straipsnyje. 2005 m. antroje pusėje vidaus auditorius atliko kelis konkrečius auditus ir pateikė rekomendacijas susijusioms tarnyboms. Tačiau Audito Rūmams atliekant auditą nebuvo galima gauti jokių vidaus auditoriaus ataskaitų. 2006 m. vidaus audito tarnybos vadovas ir toliau buvo atsakingas už leidimus duodančių pareigūnų operacijų ex ante patikrinimą. Vidaus audito tarnyba parengė dvi audito ataskaitas ir keletą rekomendacijų, kurias įgyvendinus buvo sutaupyta nemažai lėšų. Siekiant užtikrinti visišką vidaus audito tarnybos nepriklausomumą turėtų būti reorganizuotos priežiūros ir kontrolės sistemos.