AUDITO RŪMŲ PASTABOS KOMISIJOS ATSAKYMAI

ĮVADAS

1. Šioje metinėje ataskaitoje pateikiamas Audito Rūmų atliktas Europos plėtros fondų (EPF) vertinimas. 1 lentelėje pateikta pagrindinė informacija apie šių fondų veiklą ir 2011 m. išlaidas.

1 lentelė. Europos plėtros fondai. Pagrindinė informacija (milijonais eurų) Biudžeto antraštinė dalis Politikos sritis Aprašymas 2011 m. mokėjimai Valdymo būdas Europos plėtros fondai 8-asis EPF Administracinės išlaidos 0 Veiklos išlaidos Projektai 8 Tiesioginis centralizuotas Biudžetinė parama 0 Tiesioginis centralizuotas Projektai 19 Tiesioginis centralizuotas Projektai 59 Decentralizuotas Projektai 3 Jungtinis valdymas 89 9-asis EPF Administracinės išlaidos 3 Veiklos išlaidos Projektai 112 Tiesioginis centralizuotas Biudžetinė parama 77 Tiesioginis centralizuotas Projektai –4 Tiesioginis centralizuotas Projektai 591 Decentralizuotas Projektai 127 Jungtinis valdymas 906 10-asis EPF Administracinės išlaidos 90 Veiklos išlaidos Projektai 210 Tiesioginis centralizuotas Biudžetinė parama 660 Tiesioginis centralizuotas Projektai 29 Tiesioginis centralizuotas Projektai 407 Decentralizuotas Projektai 483 Jungtinis valdymas 1 879 Iš viso administracinių išlaidų 93 Iš viso veiklos išlaidų 2 044 Iš viso veiklos išlaidų (Biudžetinė parama) 737 Iš viso mokėjimų (43) 2 874 Iš viso individualių įsipareigojimų (43) (44) 2 509 Iš viso bendrųjų įsipareigojimų (43) (44) 3 049 Šaltinis: Europos Audito Rūmai pagal GD DEVCO pateiktus duomenis.

Europos plėtros fondų ypatumai

2. EPF yra pagrindinis instrumentas, per kurį teikiama Europos Sąjungos vystomojo bendradarbiavimo pagalba Afrikos, Karibų baseino ir Ramiojo vandenyno valstybėms (AKR) bei užjūrio šalims ir teritorijoms (UŠT). 2000 m. birželio 23 d. Kotonu 20 metų laikotarpiui pasirašytas partnerystės susitarimas (Kotonu susitarimas) šiuo metu yra Europos Sąjungos santykių su AKR valstybėmis ir UŠT pagrindas. Jo pagrindinis tikslas – mažinti skurdą ir ilgainiui jį įveikti, atsižvelgiant į tvaraus vystymosi tikslus bei AKR ir UŠT šalių laipsnišką integraciją į pasaulio ekonomiką. Jis grindžiamas trimis vienas kitą papildančiais ramsčiais: — vystomuoju bendradarbiavimu, — ekonominiu ir komerciniu bendradarbiavimu, — politine dimensija.

3. EPF finansuoja valstybės narės, jie turi savo finansinį reglamentą, o jų valdymas nėra susietas su ES bendruoju biudžetu. Europos Komisija yra atsakinga už EPF lėšomis finansuojamų operacijų finansinį įgyvendinimą. Europos investicijų bankas (EIB) valdo investicines priemones, kurios nėra įtrauktos nei į Audito Rūmų patikinimo pareiškimą, nei į Europos Parlamento biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūrą (1) (2). 3. Investicinės priemonės įgyvendinimo atskaitomybė ir skaidrumas užtikrinami skelbiant investicinės priemonės metinę ataskaitą, atliekant metinį išorės finansinį auditą ir Europos Audito Rūmams vykdant jos operacijų priežiūrą.

4. Iš kiekvieno EPF finansuojamos operacijos planuojamos atitinkamo laikotarpio pradžioje. Šalies strategijos dokumente, kurį po konsultacijų su įvairiais vystymosi proceso dalyviais parengia Komisija ir atitinkama AKR valstybė ar UŠT, nustatomi su vystymusi susiję šalies vidurio laikotarpio tikslai ir strategijos Taip pat jame nurodomos planuojamos ES finansinės lėšos, kurias šalis ar regioninė organizacija galėtų gauti.

5. 2010 m. gruodžio 1 d. buvo įsteigta Europos išorės veiksmų tarnyba (EIVT). Kartu su kompetentingomis Komisijos tarnybomis EIVT rengia Komisijos sprendimus dėl kiekvienai šaliai teikiamų dotacijų, kiekvienos šalies ir regiono strategijos dokumentus bei nacionalines ir regionines orientacines programas, atsižvelgiant į didžiosios išorės veiksmų instrumentų dalies programavimo ciklą.

6. Įsteigus EIVT ir 2011 m. reorganizavus Komisiją, naujai sukurtas Vystymosi ir bendradarbiavimo generalinis direktoratas (EuropeAid) sujungė buvusio Vystymosi ir santykių su AKR valstybėmis generalinio direktorato politinę kompetenciją ir buvusios EuropeAid bendradarbiavimo tarnybos įgyvendinimo išteklius. 2011 m. birželio mėn. įsigaliojo nauja EuropeAid organizacinė struktūra ir buvo nustatytos naujos generalinio direktorato, direkcijos ir padalinių funkcijos. EuropeAid įgyvendina įvairias Komisijos išorės pagalbos priemones (3), finansuojamas iš EPF ir bendrojo biudžeto (4). 2011 m. EuropeAid valdė beveik visas EPF intervencijas. Nedidelė jų dalis (5) buvo susijusi su humanitarine pagalba ir jas valdė Humanitarinės pagalbos generalinis direktoratas (DG ECHO).

7. EPF intervencijos įgyvendinamos projektais ir biudžetine pagalba (6) taikant tris pagrindinius įgyvendinimo metodus (7) (žr. 1 lentelę ): a) centralizuoto valdymo atveju (2010 m. – 42 % mokėjimų) Komisija rėmimo veiklą vykdo tiesiogiai; b) jungtinio valdymo atveju (21 % mokėjimų 2011 m.) už Europos Sąjungos finansuojamų veiksmų įgyvendinimą yra atsakingos tarptautinės organizacijos, su sąlyga, kad jos savo apskaitos, audito, kontrolės ir viešųjų pirkimų procedūrose taiko standartus, kurie suteikia tokias pačias garantijas, kaip ir tarptautiniu mastu pripažinti standartai. Pagrindiniai EuropeAid partneriai yra Jungtinių Tautų agentūros ir Pasaulio bankas; c) decentralizuoto valdymo atveju (37 % mokėjimų 2011 m.) Komisija kai kurių užduočių valdymą patiki paramą gaunančių šalių institucijoms. Daugeliu atvejų vis dar turi būti taikomos Komisijos procedūros, o EuropeAid yra atsakinga už ex ante patikrų atlikimą (pavyzdžiui, viešųjų pirkimų procedūrų ir sąskaitų faktūrų) ir mokėjimus rangovams.

8. Iš EPF ir bendrojo biudžeto finansuojama išorės pagalba įgyvendinama didelės rizikos aplinkoje, iš esmės dėl geografiškai išsklaidytos veiklos ir dėl bendradarbiavimo instrumentų, paramos teikimo metodų, konkrečių finansinių taisyklių ir procedūrų bei įgyvendinančių organizacijų įvairovės. Be to, daug šalių partnerių turi silpnus institucinius ir administracinius gebėjimus. 8. Komisija mažina šią riziką vykdydama daug išankstinio nustatymo ir ištaisymo intervencijų. EuropeAid (centrinėse tarnybose ir delegacijose) atlieka visapusiškas ex ante patikras (atsižvelgiant į jų aprėptį ir pobūdį), vykdydama gerokai daugiau finansinės apsaugos priemonių, nei reikalaujama teisės aktais. Labai svarbus vaidmuo patikros strategijoje tenka prevencijos priemonėms, kurios apima mokymus Komisijos personalui ir specialiai nacionaliniams leidimus duodantiems pareigūnams pritaikytus mokymus. Be to, keliose šalyse numatytos paramos nacionaliniams leidimus duodantiems pareigūnams priemonės.

9. Kotonu susitarime nurodyta (8), kad tiesioginė biudžetinė parama gali būti teikiama makroekonomikos ar sektorinėms reformoms palaikyti, kai viešųjų finansų valdymas (VFV) yra pakankamai skaidrus, patikimas ir veiksmingas.

10. Šios teisinės nuostatos gali būti interpretuojamos įvairiai (9), o sąvokos „pakankamai“ skaidru, patikima ir veiksminga VFV valdymo srityje svoris priklauso ne tik nuo konkrečios šalies situacijos, bet ir nuo jos vyriausybės pasirinktos krypties. Esant šioms aplinkybėms reikėtų pažymėti, kad: a) biudžetinė parama dažnai teikiama šalims, kurių VFV sistemos yra silpnos. Yra rimta rizika, kad paramą gaunančios šalies biudžetas gali būti veikiamas sukčiavimo ar korupcijos. Atsižvelgiant į tai, kad atlikus biudžetinės paramos operacijas pervestos lėšos susimaišo su kitais šalies biudžeto biudžetiniais ištekliais („pakeičiamumas“), jos taip pat gali būti susijusios su tais pačiais VFF trūkumais; b) kadangi biudžetinės paramos operacijos įgyvendinamos pasitelkus šalių partnerių VFV sistemas, procesus ir institucijų pagalbą, Audito Rūmų teisėtumo ir tvarkingumo auditas gali būti atliekamas tik iki etapo, kai parama pervedama į šalių partnerių biudžetus; c) Komisija turi veiksmų laisvę spręsti, ar šalis partnerė yra tinkama, kad jai būtų skirta biudžetinė parama. Dėl šių plataus interpretavimo galimybių Komisijos atliekamos biudžetinės paramos operacijos yra mažiau veikiamos teisėtumo ir tvarkingumo klaidų. 10. a–c) Komisija nevisiškai sutinka su Audito Rūmų biudžetinės paramos valdymo analize. Biudžetinė parama teikiama besivystančioms šalims, kurių pagrindinėse valstybinėse sistemose, kaip antai viešojo finansų valdymo, gali būti didelių trūkumų. Vis dėlto taikomos griežtos tinkamumo finansuoti sąlygos. Šalis partnerė gali gauti biudžetinę paramą tik jeigu vyriausybė yra parengusi atitinkamą ir patikimą strategiją šiems trūkumams pašalinti. Komisija taip pat gali reikalauti, kad būtų nustatytos konkrečios trumpalaikės priemonės rizikai sušvelninti. Į naujas biudžetinės paramos gaires (40) (kurios, Komisijai pateikus pasiūlymus (41) ir 2012 m. gegužės 14 d. Tarybai pateikus išvadas dėl naujo požiūrio į biudžetinę paramą, 2012 m. buvo peržiūrėtos) dabar įtraukta keletas naujų nuostatų, kuriomis siekiama dar labiau išaiškinti taisykles. Konkrečiai jos apima naujus tinkamumo kriterijus, susijusius su skaidrumu ir priežiūra, oficialų rizikos vertinimo procesą ir vyresniųjų vadovaujančių pareigūnų valdymo sistemą. Netikslinė biudžetinė parama skiriama siekiant atlyginti už rezultatų pasiekimą, o ne veiklai finansuoti. Todėl aišku, kad auditas negali aprėpti tolesnių etapų po to, kai lėšos pervedamos pasiekus sutartas sąlygas. Vis dėlto veiklos, kuri gali būti finansuojama biudžetinės paramos mokėjimais, auditas priklauso nacionalinių audito institucijų, kurioms atitinkamomis programomis gali būti teikiama konkreti parama, kompetencijai. Šis pagalbos teikimo mechanizmas yra vienas iš būdų, kaip Komisija atsižvelgė į tarptautinės vystymosi bendruomenės ir ES suinteresuotųjų šalių raginimus parengti veiksmingesnes intervencijas, kurių dėmesys būtų sutelktas į rezultatus ir atsakomybę ir kurios administraciniu požiūriu būtų mažiau sudėtingos, taip sumažinant šalių partnerių operacijų išlaidas.

11. Kelių donorų veiksmams skirti mokėjimai tarptautinėms organizacijoms taip pat yra susiję su tam tikra rizika iš dalies dėl Komisijos priimto sąvokinio metodo (10). 11. Komisija nežino apie kokias nors konkrečias su sąlyginiu metodu susijusias problemas (šis metodas sukurtas pastaraisiais metais, kad Komisija galėtų dalyvauti daugelį donorų, įskaitant patikos fondus, apimančiuose veiksmuose). Šiuo metodu garantuojama, kad ES išorės veiksmų finansavimui taikomi teisiniai reikalavimai būtų atitinkami (užtikrinant, kad kitų donorų skiriama suma būtų pakankama sumokėti už bet kokią veiklą, kuri pagal ES taisykles yra netinkama finansuoti), kartu užtikrinant, kad ES lėšos būtų išleidžiamos kuo veiksmingiau (derinant su donorais), laikantis patikimo finansų valdymo principo. Siekdama riboti šią riziką, Komisija, prieš pradėdama bet kokią bendrą veiklą, įvertina tarptautinių partnerių organizacijų apskaitos, audito, vidaus kontrolės ir viešųjų pirkimų procedūras, užtikrina, kad vietoje būtų jos darbuotojų (kurie dalyvautų valdymo grupių veikloje), ir iš tarptautinių organizacijų reikalauja griežtos finansinės atskaitomybės. Be to, įgyvendinant išorės veiksmus vykdoma reguliari sistemų peržiūra, pasitelkiant išorės auditorius, kurie vyksta į tikrinimo vizitus. EuropeAid ir ECHO auditoriai iki šiol nepranešė apie jokius tokio pobūdžio atvejus ar konkrečią su tuo susijusią riziką. Komisija įsitikinusi, kad dėl šių vidaus kontrolės priemonių, kurias ji įdiegė kartu su atitinkamos tarptautinės organizacijos kontrolės priemonėmis, teorinė rizika tampa išties nereikšmingai maža.

I SKYRIUS. AŠTUNTOJO, DEVINTOJO IR DEŠIMTOJO EPF ĮGYVENDINIMAS

Finansinis įgyvendinimas

12. 2011 m. aštuntasis, devintasis ir dešimtasis EPF buvo įgyvendinti vienu metu. Visi EPF susitarimai paprastai sudaromi maždaug penkerių metų įsipareigojimo laikotarpiui, bet mokėjimai gali būti atliekami ilgesnį laiką. Aštuntasis EPF (1995–2000 m.) sudaro 14 625 milijonus eurų, devintasis EPF (2000–2007 m.) – 15 200 milijonų eurų.

13. Dešimtasis EPF (2008–2013 m.) sudaro 22 682 milijonus eurų. 21 967 milijonai eurų šios sumos skirta AKR šalims, o 285 milijonai eurų – UŠT. Į šias sumas yra įtrauktos 1 500 milijonų eurų ir 30 milijonų eurų sumos, atitinkamai skirtos AKR šalių ir UŠT investicinėms priemonėms, už kurių valdymą yra atsakingas EIB. Taip pat 430 milijonų eurų numatyta Komisijos išlaidoms, susijusioms su EPF planavimu ir įgyvendinimu.

14. 2011 m. visi valstybių narių įnašai Komisijai sudarė 3 100 milijonų eurų, įskaitant paskutinį kvietimą mokėti devintojo EPF 660 milijonų eurų įnašą ir pirmąjį dešimtojo EPF 2 440 milijonų eurų įnašą.

15. 2 lentelėje pateikiamas visų Komisijos valdomų EPF išteklių panaudojimas ir jų finansinis įgyvendinimas. 2011 m. individualūs įsipareigojimai buvo 13 % mažesni nei numatyta, iš esmės dėl vėlavimų sudarant svarbių infrastruktūros programų sutartis ir dėl to, kad reikšmingi bendrieji įsipareigojimai buvo prisiimti paskutiniais 2011 m. mėnesiais. Mokėjimai buvo 16 % mažesni nei planuota, iš esmės dėl mažesnių biudžetinės paramos išmokų, kadangi kai kuriais atvejais nebuvo laikomasi tinkamumo sąlygų, ir dėl vėlavimų įgyvendinant infrastruktūros projektus. Palyginti su 2010 m., neįvykdytų mokėjimų ir senų ir neveikiančių nepanaudotų įsipareigojimų (11) lygis nesikeitė. 15. Bendrųjų įsipareigojimų įgyvendinimo tikslas, kuris 2011 m. buvo 3 250 mln. EUR, EuropeAid pasiekė 101 % (3 279 mln. EUR). Vis dėlto sutarčių ir mokėjimų rezultatai buvo šiek tiek mažesni už tikslą, visų pirma dėl EuropeAid sprendimų sulaikyti biudžetinės paramos programų mokėjimus dėl to, kad neįvykdytos išmokėjimo sąlygos (pavyzdžiui, Centrinėje Afrikos Respublikoje dėl didelio fiskalinio nuokrypio ir TVF programos nebuvimo ir Benine dėl prasto nacionalinės vystymosi strategijos įgyvendinimo ir lėto viešųjų finansų valdymo reformų tempo).

Komisijos metinė ataskaita dėl aštuntojo–dešimtojo Europos plėtros fondų finansų valdymo

16. Dešimtajam EPF taikomame finansiniame reglamente reikalaujama, kad Komisija kasmet pateiktų ataskaitą apie EPF finansų valdymą (12). Audito Rūmai mano, kad šioje ataskaitoje pateikiamas tikslus finansiniais metais Komisijos pasiektų veiklos tikslų (visų pirma finansinio įgyvendinimo ir kontrolės srityse), finansinės būklės ir reikšmingų 2011 m. veiklai įtakos turėjusių įvykių aprašymas.

2 lentelė. Visų EPF lėšų panaudojimas 2011 m. gruodžio 31 d. (milijonais eurų) Būklė 2010 m. pabaigoje Biudžeto vykdymas 2011 finansiniais metais (neto) (50) Būklė 2011 m. pabaigoje Visa suma Įvykdymas (46) 8-asis EPF (47) 9-asis EPF (47) 10-asis EPF Visa suma 8-asis EPF 9-asis EPF 10-asis EPF Visa suma Įvykdymas (46) A. LĖŠOS ( 45 ) 48 792 –38 70 25 57 10 663 16 552 21 639 48 854 B. PANAUDOJIMAS 1. Bendrieji įsipareigojimai ( 48 ) 37 778 77,4 % –60 –9 3 118 3 049 10 640 16 454 13 735 40 827 83,6 % 2. Individualūs įsipareigojimai ( 49 ) 32 324 66,2 % –13 8 2 514 2 509 10 494 15 691 8 648 34 833 71,3 % 3. Mokėjimai 26 334 54,0 % 90 905 1 879 2 874 10 330 14 026 4 852 29 208 59,8 % C. Neįvykdyti mokėjimai (B1–B3) 11 444 23,5 % – 150 – 914 1 239 175 310 2 428 8 883 11 619 23,8 % D. Turimas likutis (A–B1) 11 019 22,6 % 22 79 –3 093 –2 992 23 98 7 904 8 027 16,4 % Šaltinis: Audito Rūmai, pagal EPF finansinio įgyvendinimo ataskaitas ir 2011 m. gruodžio 31 d. finansinę atskaitomybę.

II SKYRIUS. AUDITO RŪMŲ PATIKINIMO PAREIŠKIMAS DĖL EPF

Europos Parlamentui ir Tarybai teikiamas Audito Rūmų patikinimo pareiškimas dėl aštuntojo, devintojo ir dešimtojo Europos plėtros fondų (EPF). Nepriklausomo auditoriaus ataskaita

Finansinių ataskaitų patikimumas

Finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumas ir tvarkingumas

Pajamos

Įsipareigojimai

Mokėjimai

2012 m. liepos 26 d.

Pirmininkas Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

European Court of Auditors 12, rue Alcide De Gasperi, 1615 Luxembourg, LUXEMBOURG

Patikinimo pareiškimą patvirtinanti informacija

Audito apimtis ir metodas

17. Patikinimo pareiškimo VI dalyje pateiktos pastabos dėl EPF finansinių ataskaitų patikimumo yra pagrįstos finansinės atskaitomybės (16) ir aštuntojo, devintojo ir dešimtojo EPF finansinio įgyvendinimo ataskaitos (17) auditu. Audito metu atliekant testus buvo tikrinami su sumomis ir informacija susiję audito įrodymai. Taip pat buvo vertinami taikyti apskaitos principai, svarbios vadovybės parengtos sąmatos ir bendras finansinių ataskaitų pateikimas.

18. Audito Rūmų bendrasis audito metodas ir metodika, susiję su finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų tvarkingumu, yra apibūdinti Audito Rūmų 2011 m. metinės biudžeto vykdymo ataskaitos 1 skyriaus 1.1 priedo 2 dalyje. Patikinimo pareiškimo VII–X dalyse pateiktos pastabos dėl EPF operacijų tvarkingumo yra pagrįstos: a) valstybių narių visų įnašų ir kito pobūdžio pajamų operacijų imties auditu; b) 193 operacijų, apimančių 30 bendrųjų įsipareigojimų bei 163 tarpinius ir galutinius mokėjimus, kuriuos atliko delegacijos ar Komisijos centrinės tarnybos ir delegacijos, imties auditu (18). Jei buvo būtina, įgyvendinančios organizacijos ir galutiniai paramos gavėjai buvo aplankyti vietoje, siekiant patikrinti finansinėse ar išlaidų ataskaitose deklaruotus mokėjimus; c) EuropeAid centrinių tarnybų ir delegacijų priežiūros ir kontrolės sistemų veiksmingumo įvertinimu, kuris apėmė: i) kontrolės aplinką ir vidaus kontrolės standartus; ii) leidimus duodančių pareigūnų, taip pat ir nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų, atliekamas sutarčių ir mokėjimų ex ante patikras; iii) stebėjimą ir priežiūrą; iv) išorės auditus; v) vidaus auditą; d) Komisijos vadovybės pareiškimų peržiūrą, kuri apėmė EuropeAid metinės veiklos ataskaitos vertinimą.

Finansinių ataskaitų patikimumas

19. Audito Rūmai nustatė, kad, atsižvelgiant į atitinkamo finansinio reglamento nuostatas ir apskaitos pareigūno patvirtintas atitinkamas apskaitos taisykles, 2011 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų EPF finansinėse ataskaitose EPF finansinė būklė bei tą dieną pasibaigusių finansinių metų operacijų rezultatai ir pinigų srautai visais reikšmingais aspektais yra pateikti teisingai. 19. Komisija palankiai vertina tai, kad Audito Rūmai pateikė teigiamą patikinimo pareiškimą dėl EPF ataskaitų patikimumo.

20. Kaip ir ankstesniais metais Audito Rūmai ir EuropeAid atlikę savo patikras (žr. 40 dalį) nustatė didelį kodavimo klaidų dažnį (19). Nors Audito Rūmų audito metu nustatyta, kad finansinėje atskaitomybėje nėra reikšmingo klaidų lygio, kodavimo klaidos vis dar gali būti problemų šaltinis, kadangi gali turėti įtakos metinių finansinių ataskaitų rengimui naudotų duomenų tikslumui, visų pirma finansinių metų atskyrimo procedūros metų pabaigoje atveju (20). 20. Komisija sutinka su Audito Rūmams susirūpinimą keliančiu klausimu ir numato toliau gerinti duomenų, laikomų išorės pagalbos valdymo informacinėje sistemoje (CRIS), kokybę. Vis dėlto, kaip pažymi Audito Rūmai, nustatytos kodavimo klaidos neturėjo didelės įtakos metinėms ataskaitoms. Taip pat žr. atsakymą į 58 dalies b punkto pastabą.

Operacijų tvarkingumas

21. 1 priede pateikta operacijų testų rezultatų santrauka.

Pajamos

22. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad pajamų operacijose nebuvo reikšmingų klaidų.

Įsipareigojimai

23. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad įsipareigojimuose nebuvo reikšmingų klaidų.

Mokėjimai

24. Audito Rūmai audito metu nustatė, kad mokėjimai buvo veikiami reikšmingų klaidų. Audito Rūmams atlikus163 operacijų imties testavimą nustatyta, kad 54 (33 %) jų buvo paveiktos klaidų. Audito Rūmų vertinimu, labiausiai tikėtinas klaidų lygis yra 5,1 % (21). 25. Iš 133 į imtį įtrauktų projektų mokėjimų 47 (35 %) buvo paveikti klaidų, iš kurių 29 (62 %) buvo kiekybiškai įvertinamos klaidos. Iš 30 testuotų biudžetinės paramos mokėjimų atveju, 7 (23 %) buvo paveikti klaidų – visos jos buvo kiekybiškai neįvertinamos klaidos. 24–26. Komisija sustiprins pastangas, siekdama 2012 m. užkirsti kelią tokioms klaidoms, jas aptikti ir ištaisyti. Vis dėlto Komisija pažymi, kad EuropeAid kontrolės struktūra yra daugiametė – tai reiškia, kad kai kurios klaidos, į kurias atkreipė dėmesį Audito Rūmai, būtų ištaisytos vėliau pagal įprastą išorės pagalbos kontrolės ciklą. Beveik du trečdaliai imties mokėjimų susiję su operacijomis, tokiomis kaip tarpiniai mokėjimai arba tvirtinimai, kurių atveju tikrinimai ir ištaisymai gali būti atlikti galutinio mokėjimo metu. Be to, Komisijos vykdomas išorės pagalbos išlaidų stebėjimas nesibaigia galutiniais mokėjimais. Išsamią ex post audito programą metiniu pagrindu valdo EuropeAid ir ECHO, remdamiesi oficialiu rizikos vertinimo procesu. Vis dėlto, atsižvelgiant į didelės rizikos aplinką, kurioje teikiama vystymosi ir humanitarinė pagalba, finansinės klaidos rizika kontrolės priemonėmis realiai negali būti sumažinta iki nulio.

Projektų mokėjimai

26. Su projektais susijusių operacijų atveju didžioji klaidų dalis buvo nustatyta susitarimuose dėl dotacijų ir susitarimuose dėl įnašo su tarptautinėmis organizacijomis; iš 45 testuotų operacijų 26 (58 %) buvo paveiktos klaidų. Taip pat buvo nustatyta, kad programų sąmatos (22) buvo veikiamos klaidų: klaidos nustatytos 10 iš 27 testuotų operacijų.

27. Iš 47 klaidų paveiktų projektų operacijų 26 jau buvo tikrintos Komisijos ar paramos gavėjo užsakytų išorės auditų metu. Iš 29 kiekybiškai įvertinamų klaidų veikiamų operacijų 11 galutinių mokėjimų jau buvo patikrinta Komisijos (23). 27. Ex ante kontrolė turi būti vertinama atsižvelgiant į bendrą kontrolės sistemą, nes ex post auditas ir kiti patikrinimai gali būti vykdomi ir po galutinio mokėjimo.

28. Projektų mokėjimuose nustatytų kiekybiškai įvertinamų klaidų rūšys yra: a) tikrumo: nebuvo sąskaitų faktūrų ar kitų patvirtinančių dokumentų, kuriais būtų galima pagrįsti išlaidas (5 operacijos), patvirtintas išankstinis finansavimas, susijęs su paramos gavėjų dar nepatirtomis išlaidomis (3 operacijos), bei deklaruoti kiekiai, viršijantys atliktų darbų lygį (3 operacijos); b) tinkamumo: išlaidos, patirtos ne įgyvendinimo laikotarpiu arba susijusios su į sutartį neįtraukta veikla ir paslaugomis (5 operacijos), netinkamas PVM (4 operacijos), paramos gavėjas nesilaikė viešųjų pirkimų procedūrų (4 operacijos), nebuvo laikomasi kilmės ar pilietybės taisyklių (1 operacija) ir nebuvo atsižvelgiama į nustatytas dienpinigių ribas (1 operacija); c) tikslumo: skaičiavimo klaidos (1 operacija) ir neteisingo keitimo kurso naudojimas (3 operacijos). 28. a–c) Audito Rūmų pastabos išsamiai iliustruoja pagrindinius sunkumus, kylančius bendradarbiaujant su įgyvendinančiomis organizacijomis ir šalimis partnerėmis, kai teikiama vystymosi ir humanitarinė pagalba. Kalbant apie patvirtinančių dokumentų išlaikymą, EuropeAid įgyvendino veiksmų planą, kuriuo siekiama 2012 m. pagerinti dokumentų registravimą ir archyvavimą delegacijose. Kalbant apie sąskaitų patvirtinimą, EuropeAid pradėjo vidaus svarstymus, siekdama geriau išaiškinti sąvoką „patirtos išlaidos“ sąskaitų patvirtinimo, dėl kurio atsirado šios klaidos, tikslu. Komisija mano, kad šios klaidos būtų ištaisytos savaime, nes jeigu patvirtinta suma viršytų išlaidas, skirtumas būtų kompensuotas paskesnėmis išlaidomis. Kalbant apie kilmės taisyklių nesilaikymą, Komisija pabrėžia, kad galiojančiuose teisės aktuose tinkamai pagrįstais atvejais numatoma AKR/ES prekių kilmės taisyklių nesilaikymo galimybė. EuropeAid pripažįsta, kad rangovai turėjo kai kuriais atvejais pateikti prašymą nesilaikyti taisyklių, tačiau mano, kad kai kurių nustatytų klaidų atvejais, kai sąlygos, kuriomis leidžiama nesilaikyti taisyklių, buvo atitinkamos, šios klaidos neturėjo finansinio poveikio. PVM lieka problemų keliančiu klausimu, susijusiu su paramos tinkamumu; jam išspręsti, atsižvelgiant į finansinio reglamento peržiūrą, teikiami nauji pasiūlymai. Komisija veikia šalyse, kuriose rangovams (dažnai NVO) sunku arba neįmanoma privalomą PVM susigrąžinti iš valstybės.

Klaidų pavyzdžiai pateikti toliau.

Nebuvo laikomasi viešųjų pirkimų taisyklių ir trūko patvirtinančių dokumentų Audito Rūmai patikrino galutinį mokėjimą, susijusį su susitarimu dėl dotacijų Etiopijoje vandentiekos, sanitarijos priemonių ir higienos skatinimo bei paramos gerinant gamtinių išteklių valdymą srityje. Sutartys buvo sudarytos pagal principą, kad tiekėjai užtikrina prieigą prie atsarginių dalių ir priežiūros įrangos, nors tai nebuvo skelbime apie pirkimą nustatytas kriterijus. Be to, dalies išlaidų nebuvo galima pagrįsti patvirtinančiais dokumentais, kadangi paramos gavėjo apskaitos įrašų kokybė buvo nepatenkinama. Paramos gavėjo nusamdyti auditoriai atlikti šių išlaidų patikrinimą problemų nenustatė. Nebuvo laikomasi viešųjų pirkimų taisyklių ir trūko patvirtinančių dokumentų Galimybė gauti atsargines dalis ir priežiūrą yra svarbus veiksnys pasirašant sutartis pirkti transporto priemones, ypač šalyse, kuriose tokių galimybių nedaug. Skelbime apie pirkimą naudos gavėjas padarė klaidą, nes nepranešė šio kriterijaus potencialiems tiekėjams. Tačiau atrenkant tiekėją, su kuriuo pasirašyta sutartis, buvo atsižvelgta į numanomą galimybę gauti atsargines dalis ir priežiūros paslaugas. Be to, šios sutarties auditas buvo numatytas 2010 m. audito plane po delegacijos rizikos įvertinimo.

Nebuvo laikomasi kilmės taisyklės Išlaidos, atsižvelgiant į dotacijas dėl kaimo vietovių elektrifikavimo Mozambike, buvo susijusios su prekėmis, kurioms nebuvo taikoma kilmės taisyklė: Paramos gavėjo nusamdyti auditoriai atlikti išlaidų patikrinimą šios problemos nenustatė. Nebuvo laikomasi kilmės taisyklės Galiojančiais teisės aktais leidžiama tinkamai pagrįstais atvejais nesilaikyti AKR/ES prekių kilmės taisyklių. Šiuo metu beveik neįmanoma išvengti, kad elektros įranga būtų tiekiama tik iš ES ar AKR šalių vykdant tokius projektus Afrikoje. Naudos gavėjas turėjo paprašyti Komisijos leidimo nesilaikyti taisyklių, kuris tinkamai pagrįstais atvejais būtų suteiktas.

29. Dažniausios kiekybiškai neįvertinamų klaidų rūšys buvo susijusios su nepakankamais patvirtinančiais dokumentais (14 operacijų) ir tuo, kad, pataisius sutartį, nebuvo pakoreguotos vykdymo garantijos (3 operacijos). 29. Žr. atsakymą į 28 dalies a–c punktų pastabas.

Biudžetinės paramos mokėjimai

30. Biudžetinės paramos mokėjimų srityje kiekybiškai neįvertinamos klaidos buvo susijusios su tuo, kad trūko struktūruoto atitikties tinkamumo kriterijams pateikimo, kadangi VFV patobulinimai nebuvo palyginti su nustatytais referencinio laikotarpio tikslais. 30. Konkrečiais aptariamais atvejais Komisija siekia savo vertinimus suderinti su standartine praktika, kurią ji taiko kitose šalyse. Ji paremta metiniu pažangos vertinimu pagal aiškiai nustatytus riboženklius ir tikslus – dėl to tampa įmanoma struktūrine forma pateikti atitikties tinkamumo kriterijams įrodymus. Keletu atvejų 2011 m. Komisija sustabdė mokėjimus, nes jos manymu buvo padaryta nepakankama pažanga šioje srityje. Naujai sukurtas iš EuropeAid direktorių ir generalinio direktoriaus sudarytas biudžetinės paramos valdymo komitetas, be kitų klausimų, išnagrinės visus probleminius atvejus. Tai pagerins tinkamumo kriterijų valdymą ir vertinimą. Taip pat žr. atsakymus į 10 ir 15 dalių pastabas.

Sistemų veiksmingumas

31. Audito Rūmų atlikto priežiūros ir kontrolės sistemų patikrinimo rezultatų santrauka pateikta 2 priede . Audito Rūmai mano, kad sistemos yra iš dalies veiksmingos. 31. Žr. atsakymą į 56 dalies pastabas.

32. Kaip nurodyta 6 dalyje, EuropeAid įgyvendina didžiąją iš bendrojo biudžeto ir EPF finansuojamų išorės pagalbos instrumentų dalį. Todėl, jei nenurodyta kitaip, Audito Rūmų pastabos apie priežiūros ir kontrolės sistemų veiksmingumą bei generalinio direktoriaus metinės veiklos ataskaitos (toliau – metinė veiklos ataskaita) ir 2011 m. deklaracijos patikimumą apima EuropeAid kompetencijos sritį.

Kontrolės aplinka

33. EuropeAid turi aiškią kontrolės strategiją, padedančią užkirsti kelią klaidoms arba jas aptikti ir ištaisyti, Komisijos vidaus kontrolės standartai plačiai įgyvendinami. EuropeAid turi veiksmų planą, skirtą stiprinti valdymo ir kontrolės sistemų valdymą (24). Jame atsižvelgiama į daugelį ankstesnėse Audito Rūmų metinėse ataskaitose pateiktų pastabų ir rekomendacijų. 2011 m. EuropeAid pateikė naują išorės pagalbos valdymo ataskaitos (IPVA) versiją (žr. 39 dalį) ir parengė „Finansų valdymo priemonių rinkinį išorės veiksmams skiriamų ES lėšų gavėjams“ (žr. 41 dalį). 33. Taip pat gerokai išplėstas kitų formų konsultavimas, pavyzdžiui, 2011 m. paskelbtas internetinis Praktinis vadovas sutarčių klausimais ir internete prieinamas e. mokymosi modulis sutarčių klausimais, kuris leidžia, prireikus, visų pirma įgyvendinančioms organizacijoms, pasinaudoti viešai prieinamomis sutarčių sudarymo ir valdymo gairėmis.

34. Metinėje veiklos ataskaitoje nurodyta, kad žmogiškųjų išteklių politika ir toliau kėlė nuolatinį susirūpinimą (25) dėl labai dažnos darbuotojų kaitos ir 2011 m. viduryje įvykusios reorganizacijos (žr. 6 dalį). Susirūpinimą kėlė ir tai, kad EuropeAid darbuotojai vykdė kitas, ne su pagalbos valdymu susijusias užduotis, žymiai viršydami su EIVT nustatytas lankstumo ribas. EuropeAid mano, kad jei nebus iš naujo subalansuoti ištekliai, ši situacija gali turėti neigiamos įtakos patikinimui, kuris gali būti suteiktas 2012 m. 34. Didelė sutartininkų centrinėse tarnybose kaita turėtų sumažėti įsigaliojus naujiems tarnybos nuostatams. Numatoma, kad naujuosiuose tarnybos nuostatuose bus numatyta prailginti maksimalią sutartininkų sutarčių trukmę 2 arba 3 metais (t. y. nuo dabartinių 3 metų trukmės sutarčių iki 5 arba 6 metų). Be to, EuropeAid suteikta galimybė pakeisti tam tikrą sutartininkų etatų skaičių AD kategorijos pareigūnų etatais 2011, 2012 ir 2013 m. – tai padidins pagal pastovias sutartis dirbančių darbuotojų skaičių. Galima rizika, susijusi su darbo jėgos išteklių panaudojimu ne tuo tikslu, kuriuo numatyta, mažinta įvairias veiksmais, įskaitant oficialiomis EIVT–Komisijos gairėmis delegacijų vadovams, specialiomis ataskaitomis apie žmogiškųjų išteklių padėtį vietoje (išorės pagalbos valdymo ataskaitomis) ir vidaus audito planavimu 2012 m. Prielaida naujai vystymosi politikai įgyvendinti, šios srities stebėjimui pagerinti, teminei kompetencijai padidinti ir veiksmingai teikti pagalbą – užtikrinti įvairių kategorijų darbuotojų pusiausvyrą delegacijose. Žmogiškieji ištekliai greičiausiai bus padidinti Afrikoje ir kaimynystės politikos apimame regione.

Ex ante patikros

35. Audito Rūmai mano, kad leidimus duodančių pareigūnų EuropeAid centrinėse tarnybose ir delegacijose atliktos ex ante patikros yra iš dalies veiksmingos.

36. Atsižvelgiant į didelės rizikos aplinką (žr. 8 dalį) prieš galutinius projekto mokėjimus EuropeAid savo kontrolės struktūrą labiau grindžia Komisijos darbuotojų, išorės priežiūros pareigūnų (darbų sutarčių atveju) ar išorės auditorių (programų sąmatų, dotacijų ir nustatyto mokesčio paslaugų sutarčių atveju) atliekamomis ex ante patikromis. Nors atliekant šias patikras galima aptikti ir ištaisyti reikšmingas netinkamų išlaidų sumas, Audito Rūmų nustatytų klaidų dažnis, taip pat ir galutinėse išlaidų deklaracijose, kurioms buvo atlikti išorės auditai ir išlaidų patikrinimai, atspindi šių ex ante patikrų trūkumus. 36. EuropeAid įdiegta vidaus kontrolės struktūra, siekiant patikrinti išlaidų teisėtumą ir tvarkingumą, paremta išorės auditorių, techninės priežiūros pareigūnų ir projektų vadovų darbu, taip pat Komisijos vidaus kontrole pagal daugiametę sistemą. Komisija pripažįsta, kad net ir po visų šių patikrinimų išlieka tam tikra likutinių klaidų rizika. Vis dėlto, atsižvelgiant į sunkumus, susijusius su tolesnėmis ex ante patikromis, ir atsižvelgiant į susijusias išlaidas ir projektų įgyvendinimo vėlavimą, Komisija toliau dės pastangas siekdama pagerinti dabartines sistemas, siekiant suteikti pakankamą patikinimą, paremtą ekonominio veiksmingumo vertinimu. Žr. taip pat atsakymą į 24 dalies pastabas.

37. Audito Rūmai pažymi, kad EuropeAid atlikus operacijų ex post patikras, ex ante patikrose beveik 20 % tikrintų operacijų atveju (26) taip pat buvo nustatytos procedūrinės klaidos, pavyzdžiui, trūko kontrolės lapų arba jie buvo neteisingi. Vidaus audito tarnyba (VAT) taip pat nustatė trūkumų kai kuriuose pagrindiniuose kontrolės lygmenyse, susijusiuose su programų sąmatomis ir kvietimais teikti pasiūlymus dėl EPF dotacijų (27). 37. Po ex post patikrų atitinkamas leidimus duodantis pareigūnas visada imasi oficialių tolesnių priemonių. Vis dėlto minėtos procedūrinės klaidos (kaip antai neteisingi ar trūkstami kontrolės lapai) neturėjo kiekybiškai įvertinamo finansinio poveikio. Po VAT audito ataskaitų galutinio priėmimo 2012 m. vykdomi veiksmų planai, siekiant atsižvelgti į VAT rekomendacijas nustatytai rizikai sumažinti.

Stebėjimas ir priežiūra

38. Audito Rūmai mano, kad EuropeAid centrinių tarnybų stebėjimas ir priežiūra buvo veiksmingi, o delegacijų – iš dalies veiksmingi.

EuropeAid centrinės tarnybos

39. 2011 m. liepos mėn. pagal savo veiksmų planą EuropeAid pirmą kartą panaudojo naują kas šešis mėnesius rengiamos išorės pagalbos valdymo ataskaitos (IPVA) versiją, pagrįstą pagrindiniais veiklos rodikliais (KPI) ir delegacijos vadovų pasirašytais patikinimo pareiškimais. Tokiu būdu sustiprinamas IPVA, kaip pagrindinės delegacijų atskaitomybės centrinėms EuropeAid tarnyboms priemonės, vaidmuo. Tačiau dėl neteisingų CRIS (28) duomenų iškyla rizika su finansinėmis patikromis susijusių KPI patikimumui. Be to, daugelį rodiklių sudėtinga interpretuoti. 39. Komisija mano, kad vienas iš veiksmingiausių būdų, kaip užtikrinti, kad CRIS duomenys vidutiniu ar ilguoju laikotarpiu pagerėtų – delegacijų vadovams reikia aiškiau parodyti neteisingų duomenų pateikimo valdymo informacinėje sistemoje (CRIS) pasekmes. Naujojoje išorės pagalbos valdymo ataskaitos (IPVA) sistemoje tai daroma panaudojant CRIS duomenis rengiant įprastas delegacijų ataskaitas. Vis dėlto IPVA sukurta siekiant sudaryti sąlygas delegacijoms ištaisyti ataskaitose pateikiamus duomenis ir pateikti pastabas, kad neteisingi duomenys „neužterštų“ tikslių ataskaitų, siekiant į juos atkreipti dėmesį, juos ištaisyti bei ilgainiui įvedamus duomenis pagerinti. Atnaujinti duomenis, jeigu delegacija aptinka klaidą, kurią lengva ištaisyti, įmanoma netgi IPVA rengimo metu. Taigi, IPVA yra žingsnis teisinga kryptimi, reaguojant į Audito Rūmų išvadas apie CRIS duomenų kokybės trūkumus (nors ir dėl to klaidos trumpuoju laikotarpiu tampa labiau matomos). Komisija nesutinka su Audito Rūmų nuomone dėl rodiklių naudingumo stebėjimo tikslais. Pagrindinius veiklos rodiklius, rengiant 2011 m. metinę ataskaitą, neseniai įvedė valdymo grupė, atstovaujanti įvairiems interesams ir suinteresuotosioms šalis (2012 m.). Pagrindiniai veiklos rodikliai yra standartizuoti rodikliai, naudingi vykdant stebėjimą delegacijų, regiono, priemonės arba portfelio lygmeniu ir, atsižvelgiant į vystymosi aplinkos sudėtingumą, priklausomai nuo konkrečios situacijos gali būti skirtingai interpretuojami. Kai kuriuose iš rodiklių numatyti kiekybiniai tikslai, paremti išsamiai išanalizuotais istoriniais duomenimis, tuo tarpu kituose jie nenumatyti. Taip pat žr. atsakymą į 59 dalies d punkto pastabas.

40. 2011 m. EuropeAid atliko 15 patikrinimo vizitų, skirtų įvertinti delegacijų vidaus organizacijos, sistemų ir procedūrų adekvatumą. Šie vizitai buvo svarbūs nustatant sritis, kuriose būtini patobulinimai. Pavyzdžiui, buvo nustatyta nepakankama kompetencija, sunkumai patenkinti mokymo poreikius dėl žmogiškųjų ir finansinių išteklių stygiaus, netinkami duomenys CRIS sistemoje ir netinkamas projektų stebėjimas. Tačiau VAT audito metu buvo pažymėta, kad nėra jokių įrodymų, jog yra parengta oficiali metinė patikrinimo vizitų programa, pagrįsta dokumentais paremtu rizikos vertinimu. Be to, EuropeAid nenustatė su šiais patikrinimo vizitais susijusių rekomendacijų įgyvendinimo priežiūros procedūrų, o metinėje veiklos ataskaitoje nepateikiama jokia su tuo susijusi informacija (29). 40. Imtasi veiksmų atsižvelgiant į minėtą Vidaus audito tarnybos auditą, siekiant užtikrinti labiau formalizuotą delegacijų patikrinimo vizitų planavimo procesą. Ateityje Komisija apsvarstys, ar reikia iš naujo peržiūrėti bendrą EuropeAid delegacijos tikrinimo vizitų tikslą ir specifinius tikslus, ir ar esamą rizika grindžiamą metodą delegacijoms atrinkti reikėtų papildyti papildomais atrankos kriterijais. Taip pat žr. atsakymą į 59 dalies b punkto pastabas.

41. Su EuropeAid bendrąsias sutartis pasirašiusios audito įmonės pateikia metines suvestines ataskaitas dėl jų audito metu nustatytų faktų ir rekomendacijas. Šiose ataskaitose pateikiama vertinga informacija apie sisteminius trūkumus ir priemones, būtinas siekiant išvengti netinkamų išlaidų ar jas sumažinti. Tuo remiantis 2011 m. sausio mėn. EuropeAid paskelbė „Finansų valdymo priemonių rinkinį išorės veiksmams skiriamų ES lėšų gavėjams“, kuriuo siekiama pagerinti žinias apie finansų valdymą ir tinkamumo taisykles.

42. EuropeAid atlieka Komisijos užsakytų išorės auditų ir patikrinimų kokybės peržiūrą, kurios rezultatai pateikiami metinėje ataskaitoje. Metinėje veiklos ataskaitoje nėra pateikiama informacija apie šios peržiūros rezultatus (30). 42. Komisija nebaigė 2011 m. EuropeAid audito kokybės apžvalgos, kaip kad 2010 m., taigi, ji negalėjo būti įtraukta į metinę veiklos ataskaitą. Bet kuriuo atveju 2010 m. MVA taip pat nebuvo pateikta jokių pastabų apie 2010 m. audito kokybės ataskaitą jau vien dėl to, kad MVA rengimui taikomose instrukcijose to nereikalaujama.

43. 2011 m. buvo susieti informacijos sistemos CRIS audito ir susigrąžinimų moduliai (31). Tai yra reikšmingas patobulinimas, tačiau vis dar nėra pateikiama išsami ir tiksli informacija apie visų ex ante patikrų rezultatus ir tolesnes priemones: 43. Komisija šiuo metu negali skirti ir išlaikyti papildomų išteklių, reikalingų tolesniam finansinio valdymo duomenų tvarkymui. Be to, šiuo metu ji dalyvauja vietinių IT taikomųjų programų racionalizavimo visoje Komisijoje procese.

a) CRIS-Audit nepateikiama informacija apie sumas, kurias EuropeAid galbūt laiko netinkamomis; a) Išorės pagalbos valdymo informacinės sistemos (CRIS) audito modulis sukurtas planuoti ir registruoti išorės audito rezultatus, o ne stebėti Komisijos tolesnių priemonių įgyvendinimą po audito. Vis dėlto Komisija norėtų, jeigu tam būtų išteklių, šią funkciją vidutiniu laikotarpiu išplėsti.

b) CRIS nepateikiama išsami informacija apie sumas, kurios laikomos netinkamomis ir kurios buvo pataisytos pačiai Komisijai atlikus ex ante patikras (32); b) CRIS pateikiama patikima ir pakankama informacija apie sumas, kurios tvarkant prašymus laikomos netinkamomis, jas taip pat suskirstant į pagrindines kategorijas. Vis dėlto, kai Komisija praneša rangovams apie nustatytas klaidas, jie dažnai siunčia pakeitimo sąskaitas faktūras (o ne kredito avizą ir naują sąskaitą faktūrą), taigi, ne visos veiksmingos Komisijos tarnybų intervencijos gali būti visiškai parodytos apskaitos sistemoje. Išsamios informacijos apie rezultatus pateikimas ir tolesnių priemonių po visų ex ante patikrų vykdymas pareikalautų daug išteklių, o šių veiksmų nauda būtų nedidelė, todėl jie nėra ekonomiškai efektyvūs.

c) EuropeAid ex post patikromis buvo nustatyta, kad vis dar yra CRIS duomenų tikslumo problemų. c) Nors nustatytos kodavimo klaidos neturi didelės įtakos metinėms ataskaitoms, Komisija sutinka su Audito Rūmų išreikštu susirūpinimu dėl būtinybės toliau gerinti išorės pagalbos valdymo informacinėje sistemoje (CRIS) laikomų duomenų kokybę. EuropeAid dės daugiau pastangų siekdama 2012 m. pagerinti CRIS duomenų kokybę.

Delegacijos

44. Kaip ir ankstesniais metais Audito Rūmai nustatė menkai dokumentuotas ir neveiksmingas patikras daugelyje nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų tarnybų EPF paramą gaunančiose šalyse. EuropeAid centrinės tarnybos ir delegacijos dažnai teikė techninę pagalbą šioms patikroms patobulinti, tačiau tai negali sumažinti susijusių trūkumų. 44. Komisija žino, kad nacionalinės administracijos ne visada laikosi reikalaujamų finansų valdymo normų ir todėl didžiąją dalį paramos projektams teikia naudodama iš dalies decentralizuotą valdymą, o jos delegacijos vykdo didžiosios portfelio dalies ex ante kontrolę. Komisija toliau stiprina nacionalinių leidimus duodančių pareigūnų gebėjimus rengdama mokymus.

45. Daugelyje 2011 m. Audito Rūmų aplankytų delegacijų nebuvo atlikta priežiūros vizitų vietoje rizika pagrįsta atranka ir planavimas. EuropeAid centrinėms tarnyboms atlikus patikrinimo vizitus (žr. 40 dalį), buvo nustatyta, kad delegacijos dažnai turėjo su darbuotojų ištekliais ir vizitams skirtu biudžetu susijusių sunkumų, todėl buvo apribotos jų galimybės vykdyti priežiūros veiklą, pavyzdžiui, projektų stebėjimą vietoje, visų pirma susijusį su finansiniais aspektais. Ši situacija nepagerėjo dėl 2011 m. atliktos svarbios reorganizacijos ir dėl to, kad ištekliai buvo naudojami kitoms, ne pagalbos valdymo užduotims (žr. 6 ir 34 dalis). 45. Akivaizdu, kad priimant sprendimus dėl stebėjimo veiklos delegacijose planavimo ir įgyvendinimo yra svarbu nustatyti ribotų išteklių naudojimo prioritetus. Iš tiesų, atsižvelgiant į tai, kad didžiąją dalį priežiūros vizitų vietoje vykdo veiklos funkcijas atliekantys darbuotojai ir finansinės patikros nėra jų pagrindinis tikslas, rizika retai yra svarbiausias veiksnys planuojant tokius vizitus. Vizitai vietoje yra vienas iš elementų, padedančių vykdyti tolesnius veiksmus, kaip ir, inter alia, įgyvendinimo ataskaitos, ryšiai su naudos gavėjais, į rezultatus orientuotos priežiūros ataskaitos, vertinimai ir auditai. Kalbant apie išteklių panaudojimą vykdant kitas užduotis nei pagalbos valdymas, bendru Komisijos ir EIVT pranešimu 2011 m. gruodžio mėn. delegacijoms išsiųstos instrukcijos, siekiant išaiškinti lankstumo panaudoti darbuotojus teikiamas galimybes su tuo susijusius apribojimus. Taip pat žr. atsakymą į 59 dalies b punkto pastabas.

Išorės auditai

46. Audito Rūmai mano, kad EuropeAid centrinių tarnybų išorės audito funkcija buvo veiksminga, o delegacijų – iš dalies veiksminga.

47. EuropeAid centrinės tarnybos parengė metinių audito planų rengimo, įgyvendinimo ir tolesnių priemonių taikymo metodiką. Jos atlieka nuoseklų delegacijų išorės audito funkcijų ir išorės auditų, atliekamų pagal Komisijos audito bendrąją sutartį, kokybės stebėjimą.

48. Iš esmės delegacijos savo išorės auditus atliko pagal taikomą metodiką. Audito planai buvo parengti pagal gaires ir įgyvendinti laiku, o į audito metu nustatytus faktus buvo atsižvelgta, visų pirma pasitelkiant susigrąžinimus ir atliekant atskaitymus iš vėlesnių mokėjimų. Tačiau Audito Rūmai nustatė, kad vis dar yra tobulintinų sričių. Kaip buvo nurodyta ankstesniais metais (33), rizika grindžiami auditai ne visuomet buvo atrenkami remiantis dokumentuotu rizikos vertinimu ir buvo nepakankamai dažni dėl personalo problemų ir dėl to, kad prioritetas buvo skiriamas privalomiems auditams. Kai kuriais atvejais buvo vėlavimų audito tvirtinimo procese: netinkamos išlaidos galėjo būti nebesugrąžintos. 48. Nors ir tiesa, kad dėl darbuotojų trūkumo gali būti neigiamai paveikta audito tvirtinimo proceso trukmė, visas privalomas audito ataskaitas būtina pateikti prieš Komisijai atliekant paskutinį mokėjimą, todėl rizika, kad lėšos taps nebesugrąžinamos, labai maža.

Vidaus auditas

49. Audito Rūmai mano, kad vidaus auditas yra iš dalies veiksmingas.

50. 2011 m. įvykdyta Komisijos reorganizacija (žr. 6 ir 34 dalis) turėjo didelės įtakos Vidaus audito skyriaus (VAS) veiklai) (34). Žymiai pasikeitė skyriaus darbuotojai. Didžioji naujų darbuotojų dalis neturėjo patirties audito srityje. VAS galėjo įgyvendinti tik apie pusę savo pradinio metinio veiklos plano. Tai metinėje veiklos ataskaitoje nėra paminėta (35). 50. Pradinis 2011 m. metinis darbo planas dėl akivaizdžių priežasčių buvo tik iš dalies įgyvendintas, nes dėl EuropeAid reorganizavimo birželio mėn. naujam vidaus audito skyriui 2011 m. liepos mėn. pradžioje turėjo būti parengtas visiškai naujas metinis darbo planas. Šiame naujame darbo plane turėjo būti atsižvelgta į generaliniame direktorate įvykusius pasikeitimus ir naują padėtį Vidaus audito skyriuje (VAS), kuriame reikėjo organizuoti išsamius mokymus. Taip pat žr. atsakymą į 59 dalies e punkto pastabas.

51. 2011 m. Vidaus audito tarnyba (VAT)) (36) pabaigė du auditus dėl programų sąmatų finansų valdymo ir EPF dotacijų. Jos nustatyti faktai sutampa su Audito Rūmų faktais dėl ex ante patikrų trūkumų (žr. 36 dalį). 51. Žr. atsakymą į 36 dalies pastabas.

Komisijos vadovybės pareiškimų patikimumas

52. Generalinis direktorius nurodė (37), kad jis gavo pakankamą patikinimą, kad įdiegtos kontrolės procedūros tinkamai užtikrina operacijų tvarkingumą. Metinėje veiklos ataskaitoje išlygų nėra. Joje pažymėta (38), kad atsižvelgiant į jos daugiametės kontrolės struktūros pobūdį ir rezultatus, EuropeAid nemano, kad likutinis klaidų lygis, įgyvendinus visas kontrolės priemones, yra reikšmingas. Tai prieštarauja 2011 m. Audito Rūmų nustatytiems faktams, pagal kuriuos klaidų lygis yra reikšmingas, klaidų dažnis didelis, o sistemos yra iš dalies veiksmingos. 52. Audito Rūmų taikoma metodika EPF labiausiai tikėtinam metiniam klaidų lygiui ir klaidų dažniui nustatyti negali būti tiesiogiai palyginta su likutinės rizikos sumai taikomais kriterijais (kai jau užbaigtos visos daugiametės patikros). Tai yra pagrindinis veiksnys generalinio direktoriaus patikinimo pareiškimui, susijusiam su EPF finansuojamu ir iš ES biudžeto finansuojamu visu EuropeAid portfeliu. Komisija pažymi, kad Audito Rūmų vertinimu labiausiai tikėtinas metinis klaidų lygis ES biudžete išorės pagalbos, kuri sudaro didžiąją portfelio dalį, atveju buvo mažesnis už 2010 ir 2011 m. reikšmingumo lygį, ir mažesnis už 2009 m. reikšmingumo lygį EPF atveju. Taip pat žr. atsakymus į 57 dalies ir 58 dalies a punkto pastabas.

53. Audito Rūmams atlikus metinės veiklos ataskaitos peržiūrą nustatyta, kad: 53.

a) nepateikta jokių įrodymų, kuriais būtų galima pagrįsti tvirtinimą, kad likutinis klaidų lygis yra žemesnis nei 2 %; a) Žr. atsakymą į 58 dalies a punkto pastabas.

b) išreikštas rimtas susirūpinimas dėl darbuotojų išteklių pagalbos valdymo srityje pakankamumo (žr. 34 dalį); b) Jau praėjo daugiau nei 10 metų nuo perdavimo proceso pradžios. Komisija pažymėjo labai teigiamus šio proceso rezultatus, tačiau taip pat atkreipė dėmesį, kad ilgainiui susidarė disbalansas, kuris turi būti ištaisytas. Remiantis komunikatu „Pokyčių darbotvarkė“ ir atsižvelgiant į 2011 m. atliktą EuropeAid darbuotojų ES delegacijose darbo krūvio vertinimą, 2012 m. kovo 12 d. generaliniam sekretoriui buvo pateikta ataskaita, kuri taip pat pateikta išorės santykių Komisijos narių grupei. Joje pateikiamos išvados dėl delegacijų darbuotojų pusiausvyros pasiekimo, kad EuropeAid poreikiai ir prioritetai būtų priderinti prie esamų išteklių. Išvados bus (buvo) pateiktos Komisijai 2012 m. liepos mėn., kad ji jas patvirtintų. Žr. taip pat atsakymą į 34 dalies pastabas.

c) kontrolės trūkumai buvo nustatyti VAT ir EuropeAid atlikus operacijų ex post patikras (žr. 37 ir 51 dalis). c) Tiek vidaus audito procesas ir ex post operacijų patikros sukurtos taip, kad būtų nustatyti kontrolės trūkumai ir kad pagal jas būtų parengtos išsamios tolesnės priemonės, įskaitant oficialius veiksmų planus.

Išvados ir rekomendacijos

Išvados

54. Atsižvelgdami į savo audito rezultatus, Audito Rūmai mano, kad 2011 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų EPF finansinėse ataskaitose EPF finansinė būklė bei tą dieną pasibaigusių finansinių metų operacijų rezultatai ir pinigų srautai visais reikšmingais aspektais yra pateikti teisingai, atsižvelgiant į Finansinio reglamento nuostatas ir apskaitos pareigūno patvirtintas apskaitos taisykles. 54. Komisija palankiai vertina tai, kad Audito Rūmai pateikė teigiamą patikinimo pareiškimą dėl EPF ataskaitų patikimumo.

55. Remdamiesi savo audito rezultatais, Audito Rūmai daro išvadą, kad 2011 m. gruodžio 31 d. pasibaigusiais finansiniais metais: 55.

a) EPF pajamose nebuvo reikšmingų klaidų;

b) su EPF susijusiuose bendruose įsipareigojimuose nebuvo reikšmingų klaidų;

c) EPF mokėjimai buvo veikiami reikšmingų klaidų (žr. 24–30 dalis). c) Komisija sustiprins pastangas, siekdama 2012 m. užkirsti kelią tokioms klaidoms, jas aptikti ir ištaisyti. Vis dėlto Komisija pažymi, kad EuropeAid kontrolės struktūra yra daugiametė – tai reiškia, kad kai kurios klaidos, į kurias atkreipė dėmesį Audito Rūmai, būtų ištaisytos vėliau pagal įprastą išorės pagalbos kontrolės ciklą. Beveik du trečdaliai imties mokėjimų susiję su operacijomis, tokiomis kaip tarpiniai mokėjimai arba tvirtinimai, kurių atveju tikrinimai ir ištaisymai gali būti atlikti galutinio mokėjimo metu. Be to, Komisijos vykdomas išorės pagalbos išlaidų stebėjimas nesibaigia galutiniais mokėjimais. Išsamią ex post audito programą metiniu pagrindu valdo EuropeAid ir ECHO, remdamiesi oficialiu rizikos vertinimo procesu. Vis dėlto, atsižvelgiant į didelės rizikos aplinką, kurioje teikiama vystymosi ir humanitarinė pagalba, finansinės klaidos rizika kontrolės priemonėmis realiai negali būti sumažinta iki nulio.

56. Remdamiesi savo audito rezultatais, Audito Rūmai nustatė, kad tikrintos EuropeAid priežiūros ir kontrolės sistemos buvo iš dalies veiksmingos (žr. 31–53 dalis). 56. Komisija savo kontrolės priemones parengė taip, kad jos apimtų visą jos daugiamečių projektų įgyvendinimo ciklą. Komisija mano, kad šios priežiūros ir kontrolės sistemos, kurios apima tiek EPF veikimą, tiek ES biudžeto finansuojamą veiklą, yra veiksmingos ir kasmet gerėja. Nepaisant labai rizikingos aplinkos, kurioje teikiama išorės pagalba, keliamų sunkumų, Audito Rūmų vertinimu labiausiai tikėtinas metinis klaidų lygis išorės pagalbos atveju ES biudžete buvo mažesnis už 2010 ir 2011 m. reikšmingumo lygį, ir mažesnis už 2009 m. reikšmingumo lygį EPF atveju.

57. Audito Rūmai daro išvadą, kad CRIS sistemos duomenų kokybė vis dar kelia susirūpinimą. Tai turi neigiamą poveikį duomenų, naudojamų metinių ataskaitų rengimui, tikslumui (žr. 20 dalį) ir priežiūros ir kontrolės sistemų veiksmingumui (žr. 39, 40 ir 43 dalis) (39). 57. Komisija sutinka su Audito Rūmų išreikštu susirūpinimu dėl būtinybės gerinti duomenų, laikomų išorės pagalbos valdymo informacinėje sistemoje (CRIS), kokybę. Tačiau, kaip pažymi Audito Rūmai 20 dalyje, nustatytos kodavimo klaidos neturėjo didelės įtakos metinėms ataskaitoms.

Rekomendacijos

58. 3 priede pateikti Audito Rūmų atliktos peržiūros, kurios metu buvo tikrinama pažanga, padaryta įgyvendinant 2009 m. metinėje ataskaitoje pateiktas rekomendacijas, rezultatai. Reikėtų atkreipti dėmesį į tai, kad: 58. Ypatingą dėmesį skiriant dešimtajam Europos plėtros fondui taikomo finansinio reglamento nuostatoms ( 42 ) ir atsižvelgiant į siūlomą jo išteklių sumažinimą, prieš imdamasi atitinkamų veiksmų ir (arba) juos siūlydama Komisija apsvarstys su Audito Rūmų rekomendacijomis susijusias išlaidas ir jų naudą.

a) Komisija pasiekė reikšmingą pažangą įgyvendindama daugelį Audito Rūmų rekomendacijų. Pavyzdžiui, buvo parengta likutinio klaidų lygio vertinimo metodika, išplatintas finansų valdymo priemonių rinkinys, kad paramos gavėjai geriau žinotų tinkamumo taisykles, atliekamas auditų planavimas ir stebėjimas biudžetinės paramos tinkamumo vertinimas; a) Komisijos apskaičiuoti EuropeAid likutinio klaidų lygio vertinimo rezultatai (t. y. finansinis klaidų, likusių įgyvendinus visus suplanuotus kontrolės veiksmus, poveikis) už 2012 m. ataskaitinį laikotarpį bus turimi 2013 m. pradžioje.

b) reikia daugiau pastangų, kad būtų visiškai įgyvendintos Audito Rūmų rekomendacijos, susijusios su CRIS duomenų kokybe, atsižvelgimu į audito metu nustatytus faktus ir rekomendacijas bei operacijų ex post kontrolės sistemos ekonominio efektyvumo vertinimu. b) EuropeAid dės daugiau pastangų siekdama 2012 m. pagerinti CRIS duomenų kokybę ir labiau susieti finansinio audito išvadas su lėšų susigrąžinimu. Operacijų ex post sistema buvo sustabdyta 2012 m.

59. Atlikę šią peržiūrą ir atsižvelgdami į 2011 m. nustatytus faktus ir išvadas, Audito Rūmai rekomenduoja EuropeAid: 59.

a) patobulinti sutarčių sudarymo valdymą, nustatant aiškius atrankos kriterijus ir geriau dokumentuojant vertinimo procesą (žr. 28 dalies b punktą); a) Komisija pradės procesą, siekdama įgauti patirties iš Audito Rūmų nustatytų sutarčių sudarymo procedūrų klaidų, ir 2013 m. bus peržiūrėtas Praktinis vadovas.

b) taikyti dokumentuota rizikos analize pagrįstą planavimą bei sistemingas patikrinimo vizitų (žr. 40 dalį) ir stebėjimo vizitų vietoje (žr. 45 dalį) tolesnes priemones; b) Komisija apsvarstys, ar reikia persvarstyti EuropeAid delegacijų tikrinimo misijų tikslą ir konkrečius tikslus. EuropeAid pradės taikyti oficialesnį vertinimo ir metinio planavimo procesą, susijusį tiek su tikrinimo vizitais delegacijose, tiek su projektų stebėjimu vietoje. Vis dėlto Komisija mano, kad dabartinį rizika grindžiamą atrankos procesą naudingai gali papildyti papildomi atrankos kriterijai. Žr. taip pat atsakymą į 40 dalies pastabas.

c) nustatyti privalomomis gaires, susijusias su rizikos analize, delegacijoms ir EuropeAid centrinėms tarnyboms rengiant metinius audito planus (žr. 48 dalį); c) Komisija apsvarstys nuo 2013 m. padaryti EuropeAid rizikos analizės metodiką rengiant audito planus privaloma.

d) atlikti peržiūrą, siekiant nustatyti, kaip yra rengiami KPI, užtikrinant jų nedviprasmiškumą ir paprastą interpretavimą (žr. 39 dalį); d) Komisija negali atlikti EuropeAid pagrindinių veiklos rodiklių trumpuoju ir vidutiniu laikotarpiu peržiūros. Pagrindinius veiklos rodiklius rengiant 2011 m. metinę ataskaitą neseniai įvedė valdymo grupė, atstovaujanti įvairiems interesams ir suinteresuotosioms šalis (2012 m.), tačiau Komisija dar neturi pakankamos informacijos arba jos analizės duomenų. Vis dėlto, ilgainiui juos gali reikėti pakoreguoti, kai bus pradėta taikyti nauja ataskaitų teikimo sistema.

e) įvertinti VAS gebėjimus veiksmingai atlikti savo užduotį (žr. 50 dalį). e) Komisija įvertins EuropeAid vidaus audito skyriaus (VAS) gebėjimus ir apsvarstys galimą jo sustiprinimą, jeigu paaiškės, kad to reikia.