AUDITO RŪMŲ PASTABOS KOMISIJOS ATSAKYMAI

ĮVADAS

Švietimo ir pilietybės politikos ypatumai

9.1. Šiame skyriuje pateikiamas Audito Rūmų specialusis vertinimas, susijęs su švietimo ir pilietybės politikos grupe, apimančia šias politikos sritis: 15 Švietimą ir kultūrą, 16 Komunikaciją ir 18 Laisvę, saugumą ir teisingumą. 9.1 lentelėje pateikta išsami informacija apie nagrinėjamas veiklos sritis, finansinių metų išlaidas ir atitinkamą valdymo tipą

9.1 lentelė — Švietimas ir pilietybė, 2008 m. mokėjimų pasiskirstymas pagal politikos sritis (milijonais eurų) Biudžeto antraštinė dalis Politikos sritis Aprašymas 2008 m. atlikti mokėjimai Biudžeto valdymo būdas 15 Švietimas ir kultūra Administracinės išlaidos (11) 111 Tiesioginis centralizuotas Mokymasis visą gyvenimą, įskaitant daugiakalbystę 1 060 Netiesioginis centralizuotas Europos kultūrinio bendradarbiavimo plėtra 48 Netiesioginis centralizuotas Bendradarbiavimo jaunimo ir sporto srityje skatinimas 134 Netiesioginis centralizuotas Europos pilietiškumo skatinimas 24 Netiesioginis centralizuotas 1 378 16 Komunikacija Administracinės išlaidos (11) 104 Tiesioginis centralizuotas Komunikacija ir žiniasklaida 25 Tiesioginis centralizuotas Komunikacija vietos lygiu 35 Tiesioginis centralizuotas Analizės ir komunikacijos priemonės 23 Tiesioginis centralizuotas 186 18 Laisvė, saugumas ir teisingumas Administracinės išlaidos (11) 58 Tiesioginis centralizuotas Solidarumas – Išorės sienos, vizų išdavimo politika ir laisvas asmenų judėjimas 189 Pasidalijamasis / Netiesioginis centralizuotas Migracijos srautai – Bendra imigracijos ir prieglobsčio politika 80 Pasidalijamasis Pagrindinės teisės ir pilietiškumas 26 Tiesioginis Saugumas ir laisvių apsauga 28 Tiesioginis Teisingumas baudžiamųjų ir civilinių bylų srityje 42 Tiesioginis Narkotikų prevencija ir visuomenės informavimas 15 Tiesioginis Politikos strategija ir koordinavimas 7 Tiesioginis 445 Visos administracinės išlaidos 274 Visos veiklos išlaidos 1 735 Visi finansinių metų mokėjimai 2 009 Visi finansinių metų įsipareigojimai 2 323

9.2. Minėtas tris šios srities biudžeto antraštines dalis beveik išimtinai valdo trys atitinkami Komisijos generaliniai direktoratai. Švietimo ir kultūros generalinis direktoratas (DG EAC) atsakingas už 15-ą biudžeto eilutę, Komunikacijos generalinis direktoratas (DG COMM) atsakingas už 16-ą biudžeto eilutę, o Teisingumo, laisvės ir saugumo generalinis direktoratas (DG JLS) – už 18 biudžeto eilutę. Didžioji šios srities išlaidų dalis valdoma netiesioginiu centralizuotu būdu arba pagal pasidalijamąjį valdymą, įgyvendinant veiksmus daugiamečių programų, kurių valdymas yra perduodamas Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomajai įstaigai, nacionalinėms agentūroms (1)ar panašioms valdymo struktūroms valstybėse narėse, forma. Atsakingos institucijos valstybėse narėse paskirsto dotacijas ir sutartis privačiųjų ir viešųjų naudos gavėjų įgyvendinamiems projektams arba priemonėms. Dažniausiai dotacijos yra mokamos dalimis, kaip aprašyta 9.6 ir 9.7 dalyse.

9.3. Pagal naująją 2007–2013 m. finansinę programą programų įgyvendinimo srityje pasikeitė vidaus kontrolės struktūra, perduodant daugiau atsakomybės valstybėms narėms. Pavyzdžiui, tam, kad galima būtų inicijuoti Mokymosi visą gyvenimą programos sutarčių sudarymą, nacionalinės institucijos (žr. 9.13 dalį) privalėjo pateikti atitinkamos valstybės narės išlaidų finansų valdymo ex ante patikinimo pareiškimą. Kiekvienais metais institucija pateikia teisingo išteklių panaudojimo bei įdiegtų sistemų ir kontrolės procedūrų patikimumo ex post patikinimo pareiškimą (2). 9.3. DG EAC adaptavo savo priežiūros ir kontrolės sistemą, pagrįstą bendru audito metodu. Ją sudaro: a) nacionalinių institucijų ex ante patikinimo pareiškimo, pateikto prasidėjus 2007–2013 m. programos laikotarpiui, vertinimas; b) sistemos stebėsenos ir kontrolės patikros vietoje; c) metinio ex post pareiškimo vertinimas; d) finansinis auditas; e) nacionalinių agentūrų ir nacionalinių institucijų mokymo veikla; f) nuolatinis keitimasis informacija ir komunikacija su suinteresuotosiomis šalimis; g) bendros ir nuolat atnaujinamos procedūros. 2008 m. metinio ex post patikinimo pareiškimo vertinimas buvo naujas ir papildomas kontrolės elementas.

9.4. ES paramai švietimo ir pilietybės srityse yra būdinga daugybė finansavimo schemų, skirtų įvairioms teminėms sritims ir projektų tipams, pvz., dotacijos, skirtos pilietybės skatinimo veiksmams arba mobilumui švietimo ir mokymo sektoriuose. Projektus vykdo ne tik mokymo organizacijos, bet taip pat privačios įmonės ir viešojo administravimo institucijos. Galutiniai naudos gavėjai yra asmenys, dažniausiai ES piliečiai. Tačiau kai kurios programos, o būtent – Išorės sienų fondas, Integracijos fondas, Grąžinimo fondas ir Europos pabėgėlių fondas – valdomos bendrai su valstybėmis narėmis.

Audito apimtis

9.5. Specialusis vertinimas yra grindžiamas: a) reprezentatyvios statistinės 150 mokėjimų imties savarankiškais testais ( žr. 9.2 lentelę ); b) Mokymosi visą gyvenimą programos kontrolės sistemų šešiose valstybėse narėse, įskaitant nacionalines institucijas ir nacionalines agentūras, testavimu ir vertinimu (3); c) Komisijos vykdytų 2007 m. nacionalinių institucijų metinių patikinimo pareiškimų (ex post sertifikavimo) dėl Mokymosi visą gyvenimą programos priežiūros patikrų vertinimu; d) Išorės sienų fondo (ISF) priežiūros ir kontrolės sistemų veikimo vertinimu; e) tolesniais veiksmais, atsižvelgiant į naujausiuose Audito Rūmų patikinimo pareiškimuose pateiktas pagrindines pastabas (žr. 9.2 priedą ).

Avansų auditas

9.6. Pagal 2008 finansinių metų išlaidų struktūrą Audito Rūmų savarankiškiems testams atrinktų mokėjimų imtį sudarė 129 operacijos, kurioms taikomos mokėjimo sąlygos yra daugiausia formalios. Jas iš esmės sudaro ES ir nacionalinėms agentūroms skirti avansai ir nedidelis veiklos išlaidoms padengti kas ketvirtį sumokamų įnašų skaičius. Šie mokėjimai atliekami pasirašius sutartį ar pritarus darbo programai, arba daugelio antro ir trečio išankstinio finansavimo sumų atveju – Komisijai patvirtinus, kad 70 % lėšų, kurios jau buvo skirtos kaip avansai, buvo išmokėtos. Šių avansų sumos paprastai susikaupia iki 100 % leistinos maksimalios ribos. Su šiais mokėjimais susijęs ribotas sąlygotumas reiškia, kad klaidų rizika yra labai maža.

9.7. Agentūros savo ruožtu pačios sudaro susitarimus dėl dotacijų su programoje dalyvaujančiomis organizacijomis (4)ir panaudoja iš Komisijos gautus avansus juos sumokėdami šioms organizacijoms. Jie siekia 80 %–100 %, priklausomai nuo programos tipo. Šie projektai užbaigiami per ne ilgesnį kaip dvejų metų laikotarpį, po kurio pateikiamos galutinės ataskaitos, o agentūra ir naudos gavėjai siunčia vieni kitiems baigiamuosius raštus. Užbaigus visus pagal tam tikrų metų darbo programą vykdytus projektus, agentūra pateikia Komisijai konsoliduotą galutinę ataskaitą, o pastaroji tuomet apskaičiuoja galutinį likutį ir atlieka mokėjimą. Manoma, kad su naudos gavėjo ir agentūros baigiamaisiais raštais susijusi rizika yra didesnė nei su avansais susijusi rizika, esant įprastinei rizikai, kuri yra būdinga šiai tinkamumo finansuoti ir deklaruotų išlaidų tikrumo sričiai. Tačiau šių baigiamųjų raštų auditą galima atlikti tik tada, kai jie yra parengiami, praėjus keleriems metams po pradinių avansų sumokėjimo. 9.7. Komisija taip pat mano, kad rizika, susijusi su galutiniais mokėjimais, yra didesnė; todėl šiuo etapu Komisija vykdo didesnę kontrolę ir priežiūrą, kad ši rizika būtų sumažinta. Kalbant apie DG EAC, rengiant naujų 2007–2013 m. programų struktūrą atsižvelgta į ankstesniais metais pateiktas Audito Rūmų rekomendacijas supaprastinti taisykles ir kuo plačiau naudoti finansavimo vienkartinėmis išmokomis būdą. Taip būtų mažinama rizika, susijusi su galutiniais mokėjimais.

OPERACIJŲ TVARKINGUMAS

9.8. Audito Rūmai nustatė, kad apskritai šios politikos srities operacijose reikšmingų klaidų nėra. Tačiau buvo nustatytas reikšmingas tikrintų tarpinių ir galutinių mokėjimų klaidų lygis. 9.8. Komisija palankiai vertina Audito Rūmų nustatytą faktą, kad 2008 m. švietimo ir pilietybės politikos grupės mokėjimuose reikšmingų klaidų nebuvo. Tai pastebima pažanga, palyginti su praėjusiais metais. Komisija atkreipia dėmesį, kad Audito Rūmai nustatė kiekybiškai įvertinamų klaidų 5-iuose tarpiniuose ir galutiniuose mokėjimuose iš 21 tikrinto (žr. atsakymą į 9.9 dalies pastabas).

9.9. Iš 21 bendrą 150 mokėjimų imtį sudarančio galutinio ir tarpinio mokėjimo (5)šešių mokėjimų atveju Audito Rūmai nustatė reikšmingą tvarkingumo klaidų lygį. Keturiuose mokėjimuose aptiktos kiekybiškai įvertinamos klaidos, kituose keturiuose mokėjimuose – kiekybiškai neįvertinamos klaidos, o dviejuose mokėjimuose buvo nustatytos abiejų tipų klaidos. 9.2 lentelėje pateiktas klaidų pasiskirstymas pagal mokėjimo tipą ir politikos sritį. 9.9. Komisija imsis tolesnių veiksmų dėl Audito Rūmų nustatytų klaidų ir, atitinkamais atvejais, neteisėtai išmokėtos lėšos bus grąžintos. DG EAC klaidos yra susijusios su pagal ankstesniąją teisinę sistemą vykdytais mažesnio masto veiksmais. Dėl naujų 2007–2013 m. programų struktūros, supaprastintų taisyklių ir plačiai naudojamo finansavimo vienkartinėmis išmokomis, turėtų sumažėti rizika, susijusi su galutiniais mokėjimais.

9.10. Iš 129 testuotų išankstinių mokėjimų (6)devyniuose mokėjimuose, susijusiuose su avansais, kuriuos DG JLS ir DG EAC sumokėjo agentūroms, buvo aptikta reikšmingų kiekybiškai neįvertinamų klaidų. Jos atsirado dėl to, kad įsipareigojimas buvo prisiimtas prieš priimant būtiną finansavimo sprendimą arba dėl to, kad nebuvo parengtos pakankamai išsamios pinigų srautų prognozės. 9.10. Komisija norėtų pabrėžti, kad būtini finansiniai sprendimai buvo oficialiai priimti nors ir vėlai (JLS atveju – šešiomis dienomis vėliau). Komisija žinojo, kokie tuo metu buvo agentūrų grynųjų pinigų ir biudžeto reikalavimai. Norėdama išvengti tokių kiekybiškai neįvertinamų klaidų, dabar Komisija finansinius sprendimus priima labai iš anksto, ir prašo pateikti visų agentūroms skirtų mokėjimų pinigų srautų prognozes (pvz., pateikus susitarimo memorandumą).

9.2 lentelė — Imties struktūra, tikrintų operacijų skaičius (klaidų paveiktų operacijų skaičius pateikiamas skliausteliuose) Mokėjimų tipas (12) Politikos sritis 15 Švietimas ir kutūra 16 Komunikacija 18 Laisvė, saugumas ir teisingumas Iš viso Galutiniai/tarpiniai mokėjimai 10 (3) 6 (1) 5 (2) 21 (6) Avansai 100 (5) 0 (0) 29 (4) 129 (9) Iš viso 110 (8) 6 (1) 34 (6) 150 (15)

9.11. Kaip parodyta 9.2 lentelėje , atliekant tarpinius ir galutinius mokėjimus padaroma santykinai daugiau klaidų nei atliekant išankstinius mokėjimus. Klaidų, nustatytų atliekant galutinius ir tarpinius mokėjimus, pavyzdžiai: a) su laikotarpiais, kurių neapima susitarimas dėl dotacijų, susijusios deklaruotos išlaidos (tinkamumas finansuoti); b) grąžintinas PVM, prašomas padengti kaip išlaidos (tinkamumas finansuoti); c) su dotacijų skyrimu susijusio atrankos proceso dokumentų trūkumas (tikrumas); d) netinkami patvirtinamieji įrodymai, reikalingi deklaruotoms išlaidoms pagrįsti (tikrumas). 9.11. Komisija imsis tolesnių veiksmų, kuriais bus atidžiai atsižvelgta į Audito Rūmų nustatytus faktus. Kur tinkama, jau pradėta arba bus pradėta lėšų susigrąžinimo procedūra. Taip pat imtasi korekcinių veiksmų dėl 2007–2013 m. naujos kartos programų, siekiant sumažinti riziką, susijusią su galutiniais mokėjimais (taip pat žr. atsakymą į 9.9 dalies pastabas).

SISTEMŲ VEIKSMINGUMAS

Su operacijų tvarkingumu susijusios sistemos

9.12. Audito Rūmai išnagrinėjo tris atskiras kontrolės sistemas skirtinguose generaliniuose direktoratuose, susijusias su ex post kontrole DG EAC, Mokymosi visą gyvenimą programa ir Išorės sienų fondu.

Mokymosi visą gyvenimą programai skirtos sistemos

9.13. Mokymosi visą gyvenimą programa ir programa „Veiklus jaunimas“ įgyvendinamos netiesioginio centralizuoto valdymo būdu. Jas valdo nacionalinių institucijų paskirtos ir prižiūrimos 63 nacionalinės agentūros programoje dalyvaujančiose šalyse. Dėl savo artimumo galutiniams naudos gavėjams, nacionalinėms agentūroms buvo paskirtas vaidmuo valdyti didelį santykinai mažų sumų, kurios išmokamos kaip dotacijos šioje srityje, skaičių. Nacionalinių agentūrų valdomi veiksmai iš viso sudaro apie 68 % biudžeto pagal 15-ą antraštinę dalį. Kitas švietimo programas, kaip antai Jean Monnet ir Erasmus Mundus programos, taip pat tam tikras Mokymosi visą gyvenimą programos ir programos „Veiklus jaunimas“ dalis valdo Švietimo, garso ir vaizdo bei kultūros vykdomoji įstaiga.

9.14. Su Mokymosi visą gyvenimą programos kontrolės aplinka susijusios atsakomybės sritys išdėstytos Komisijos sprendime C(2007) 1807. Jos apima: a) nacionalinės agentūros valdomą pirminę kontrolę, įskaitant galutinių ataskaitų analizę, deklaruojamų išlaidų patvirtinamųjų dokumentų patikras, patikras vietoje vykdant veiksmus, auditus atlikus veiksmus ir tokių periodiškai prašymus teikiančių naudos gavėjų kaip universitetai, sistemų auditą. Nacionalinės agentūros privalo Komisijai ir nacionalinei institucijai kasmet siųsti ataskaitą, kurioje būtų pateikta informacija apie vykdytą pirminę kontrolę; b) nacionalinių institucijų vykdomą antrinę kontrolę siekiant suteikti patikinimą ir svarumą metiniam ex post pareiškimui, kad sistemos ir pirminė kontrolė yra veiksmingos; c) Komisijos vykdomą kontrolę, kuri iš esmės apima metinių pareiškimų įvertinimą ir priežiūros vizitus.

9.15. 2008 m. DAS kontekste Audito Rūmai atliko su šešiomis nacionalinėmis agentūromis ir jas prižiūrinčiomis nacionalinėmis institucijomis susijusį sistemų auditą.

Pirminė kontrolė

9.16. Atlikę nacionalinių agentūrų auditą Audito Rūmai nustatė bendrą aukštą Komisijos „Nacionalinių agentūrų vadove“ nustatytų reikalavimų atitikties lygį. Tačiau dviem atvejais buvo nustatytos pirminės kontrolės, kuri yra labai svarbi užtikrinant teisėtą ir tvarkingą Bendrijos lėšų panaudojimą srityje, kuriai būdingas toks didelis tiesioginių naudos gavėjų skaičius, vykdymo problemos. Kai kuriais atvejais nebuvo aptikta įrodymų, paremiančių dokumentais atliktą analizę ar dokumentų patikras, arba nebuvo atlikti su universitetais susiję sistemų auditai, nepaisant Komisijos nustatytų reikalavimų dėl minimalaus tokių auditų, kurie turėjo būti atlikti iki 2008 m. pabaigos, skaičiaus. Be kitų trūkumų buvo nustatytas išimčių registrų nebuvimas, iždo politika, kuri neužtikrino, kad lėšos būtų laikomos palūkanas duodančiose sąskaitose, ir pavėluoto metinių ataskaitų Komisijai teikimo atvejai. 9.16. Komisija palankiai vertina Audito Rūmų nustatytą bendrą aukštą „Nacionalinių agentūrų vadove“ apibrėžtų reikalavimų atitikties lygį ir priima tai, kaip patvirtinimą, kad įvairių krypčių priežiūros ir kontrolės strategija (įskaitant mokymo seminarus ir nuolatinį nacionalinių agentūrų ir nacionalinių institucijų informavimą ir komunikaciją) buvo naudinga. Viena iš nacionalinių agentūrų negalėjo įvykdyti su universitetais susijusių sistemos auditų reikalavimų, kadangi trūko darbuotojų, tačiau savo įsipareigojimus įvykdė 2009 m. pirmąjį semestrą.

Antrinė kontrolė

9.17. Nacionalinių agentūrų valdymo ir kontrolės sistemų kokybės ex ante pareiškimai, kuriuos nacionalinės institucijos turi pateikti prieš pradedant vykdyti programas, buvo aptarti Audito Rūmų 2007 finansinių metų metinėje ataskaitoje. Po pirmųjų 2007 įgyvendinimo metų kiekvienais metais nacionalinės institucijos privalo parengti ankstesniais metais įgyvendintų finansinių sistemų ir procedūrų patikimumo, sąžiningo sąskaitų rengimo ir patikinimo, gauto patikrinus įdiegtas kontrolės procedūras, ex post pareiškimą.

9.18. Komisijos sprendimo C(2007) 1807 8 straipsnio 3 dalyje įtvirtinta, kad „nacionalinė institucija nustato antrinės kontrolės sistemą, kuria siekiama pagrįstai užtikrinti sistemų ir pirminės kontrolės veiksmingumą. Antrinę kontrolę ji gali patikėti išorinei audito įstaigai“.

9.19. Audito Rūmų audito metu nustatyti skirtingos kokybės nacionalinių institucijų taikomi metodai, kuriais nustatomas ex ante ir ex post patikinimo pareiškimų pagrindas, bei skirtingas pateiktos informacijos apie šių institucijų atliekamas procedūras lygis. Trijose iš šešių nacionalinių institucijų antrinė kontrolė buvo vykdoma patenkinamai, išorės rangovui arba nacionalinių institucijų atstovams išsamiai tikrinant, ar nacionalinės agentūros įdiegtos sistemos ir pirminė kontrolė atitinka Komisijos gaires. Kitose nacionalinėse institucijose antrinė kontrolė nebuvo atliekama, buvo nepakankama, netinkamai dokumentuojama arba ją atlikti buvo užsakyta išorės įmonei, nevykdant reikiamos priežiūros siekiant užtikrinti tinkamos kontrolės atlikimą. Todėl šių nacionalinių institucijų pateiktame pareiškime išdėstytas patikinimas buvo nepagrįstas. 9.19. Atsižvelgiant į skirtingas nacionalines aplinkybes, reguliavimo sistema neprimetama kaip visiems atvejams taikytina kontrolės sistema, bet valstybės narės įpareigojamos siekti kontrolės tikslų, remiantis bendrais standartais. Tačiau atsižvelgdama į pirmąją su pareiškimais susijusią patirtį, Komisija 2008 m. vasario mėn. valstybėms narėms pateiktose gairėse (atnaujintose 2009 m. kovo mėn.) papildomai apibrėžė kontrolės tikslus, kurių reikia siekti nacionalinėms institucijoms atliekant patikras. Dabar nacionalinės institucijos turi išsamiai apibūdinti antrinę kontrolę, aprašytą kasmet pateikiamo patikinimo pareiškimo naujajame 4 priede.

9.20. Be to, tik 10 iš 40 2007 m. ex post pareiškimų buvo nusiųsta Komisijai iki nustatyto 2008 m. balandžio 30 d. termino. Vėlavimo atvejus iš dalies galima paaiškinti tuo, kad Komisijos gairėmis dėl ataskaitose teiktinos informacijos buvo galima pasinaudoti tik 2008 m. kovo mėn. Tačiau 2009 m. kovo mėn. atitikties lygis nebuvo pagerėjęs. Nors 2008 m. ex post pareiškimai turėjo būti pateikti 2009 m. balandžio 30 d., tik šeši pareiškimai buvo gauti laiku. 9.20. Visi 2007 m. ex post pareiškimai buvo įvertinti tinkamu laiku 2008 m., kad jais būtų galima pasinaudoti rengiant DG EAC patikinimo pareiškimą. DG EAC priežiūros sistemoje patikinimas nustatomas įvairiais elementais visus metus, o ne tik tuo metu, kai gaunamas nacionalinių institucijų pateiktas patikinimo pareiškimas (t. p. žr. 9.3 dalį).

9.21. Nors nacionalinėms agentūroms skirtos gairės yra tinkamai parengtos ir išdėstytos tiek teisės aktuose (7) (8), tiek Komisijos parengtame Mokymosi visą gyvenimą programą įgyvendinančių nacionalinių agentūrų vadove, taip nėra nacionalinių institucijų atveju. Nors Komisija yra parengusi gaires (9), kuriose aiškiai apibrėžiamos atitinkamos pareigos, nėra parengta pakankamai išsamių privalomojo pobūdžio gairių, kuriose būtų išdėstyta, kokių konkrečių procedūrų institucijos turėtų laikytis. 9.21. Komisija palankiai vertina Audito Rūmų nustatytą faktą, kad „Nacionalinių agentūrų vadovas“ yra tinkamai parengtas. Komisija sutinka, kad galima būtų imtis tolesnių priemonių sukurti paprastesnį ir labiau suderintą metodą, skirtą nacionalinėms institucijoms, atsižvelgiant į skirtingų valstybių narių situacijos ypatumus.

Komisijos vykdoma kontrolė

9.22. Audito Rūmai tikrino 2007–2013 m. ex ante pareiškimų ir 2007 m. ex post pareiškimų vertinimo procesą. Audito Rūmai nustatė, kad taikant tiek ex ante, tiek ex post pareiškimų procedūrą, gaunamas ribotas atitinkamų metų išlaidų valdymo kokybės patikinimas. Tačiau, kaip buvo nurodyta praeitais metais, Audito Rūmai mano, kad jei tokia, kokia buvo nustatyta, sistema bus įgyvendinta tinkamai, ateityje ji galės būti tinkamas patikinimo pagrindas. 9.22. Ex ante ir ex post pareiškimai yra nauji ir papildomi sustiprintos priežiūros ir kontrolės sistemos elementai (t. p. žr. atsakymus į 9.3 ir 9.20 dalių pastabas).

9.23. Komisijos vertinimas buvo grindžiamas sistemų ir kontrolės dokumentų peržiūra ir 2008 m. 11-oje šalių atliktais sistemų priežiūros vizitais. Tačiau Komisija tik keliais atvejais patikrino metiniuose pareiškimuose nurodytos pirminės ir antrinės kontrolės tikrumą ir kokybę bei metinėse ataskaitose pateiktą informaciją. 9.23. DG EAC priežiūros strategija yra daugiametė, pagrįsta rizika ir orientuota į procesą. Visi metiniai patikinimo pareiškimai buvo įvertinti tinkamu laiku, remiantis išsamia dokumentų peržiūra ir buvo skirtos reikalingos išlygos. Pirminės ir antrinės kontrolės tikrumo ir kokybės patikros buvo sistemų stebėsenos vizitų dalis ir kartais po jų būdavo nustatomos išlygos (žr. 9.24 dalį).

9.24. Komisija, remdamasi savo atliktu ex ante ir ex post pareiškimų įvertinimu, nacionalinių agentūrų metinėmis ataskaitomis, savo atliktų priežiūros vizitų nacionalinėse agentūrose ir nacionalinėse institucijose rezultatais, sudarė išlygų, kurias nacionalinės agentūros ir nacionalinės institucijos turi ištaisyti, sąrašą. 2008 m. 169 su Mokymosi visą gyvenimą programa susijusios išlygos buvo panaikintos, 98 – suformuluotos, tokiu būdu metų pabaigoje buvo 162 galiojančios išlygos. Nė viena šių išlygų nebuvo Komisijos priskirta „kritinių“ išlygų kategorijai, tačiau 62 išlygos buvo įvertintos kaip „labai svarbios“. Iš 162 išlygų 110 buvo susijusios su kontrolės sistemomis: 94 išlygos galiojo nacionalinėse agentūrose, o 16 – nacionalinėse institucijose. 9.24. Pagal į procesą orientuotą priežiūros strategiją per metus išlygos gali būti panaikinamos arba nustatomos papildomai. Tai rodo, kad darbas vyksta nuolat ir kad metodiškai imamasi tolesnių su išlygomis susijusių veiksmų. 2008 m. pabaigoje taikomų išlygų skaičius vidutiniškai buvo apie 4 vienai nacionalinei agentūrai. Dauguma labai svarbių išlygų yra susijusios su pirminėmis patikromis, kurias reikia atlikti tol, kol baigsis decentralizuotos veiklos susitarimai, kad nacionalinės agentūros būtų informuotos.

9.25. Pirmiau minėtose išlygose nurodyti vidaus kontrolės sistemų trūkumai sudaro riziką galutiniams naudos gavėjams atliekamų mokėjimų tvarkingumui ir nacionalinėms agentūroms skirtiems mokėjimams. Reikalingos sistemingos su išlygomis susijusios tolesnės priemonės, vykdomos nuodugnesnių priežiūros vizitų forma, ir atidesnė Komisijos atliekama metinių ex post pareiškimų procedūros priežiūra, siekiant ateinančiais metais užtikrinti, kad nacionalinės agentūros atitiks reikalavimus dėl išlaidų valdymo ir kontrolės. 9.25. 2009 m. audito plane sustiprinti stebėsenos vizitai, kurių metu bus sutelkiamas dėmesys į valstybių narių apibūdintų valdymo procedūrų ir patikrų buvimą ir įgyvendinimą.

Ex post kontrolė DG EAC

9.26. DG EAC 2008 m. metinėje veiklos ataskaitoje teigiama, kad Komisijos vardu privačios audito įmonės atliktų projektų finansinių auditų rezultatai rodo, jog vidutinis klaidų lygis tikrintose su Mokymosi visą gyvenimą programa susijusiose sutartyse siekia 0,01 %. Tačiau apskaičiuotas klaidų lygis, susijęs su per metus baigtais projektais, būtų daug didesnis. Be to, kadangi šie auditai buvo iš esmės atliekami nacionalinės agentūros, kuri paprastai negauna visų patvirtinamųjų dokumentų, lygmeniu, jie neapima visų tinkamumo finansuoti kriterijų. 9.26. Komisijos metinė veiklos ataskaita apima metų finansinę veiklą, todėl joje analizuojami per metus atlikti mokėjimai (avansai ir galutiniai mokėjimai). Komisija dar kartą išnagrinės metinėje veiklos ataskaitoje atskleistų klaidų lygio skaičiavimo metodą. Atsižvelgiant į tai, kad naudos gavėjų gaunamos dotacijos paprastai yra mažos, reikia atkreipti dėmesį į teisingą kontrolės priemonių skaičiaus ir jų kainos pusiausvyrą.

Išorės sienų fondas

9.27. 2007/2008–2013 m. laikotarpiui numatyta Solidarumo ir migracijos srautų valdymo bendroji programa sudaro apie 50 % DG JLS veiklos išlaidų ir yra įgyvendinama taikant pasidalijamąjį valdymą su valstybėmis narėmis. Ją sudaro keturi finansiniai instrumentai (10), iš kurių didžiausią vertę turi Išorės sienų fondas (ISF), sudarantis daugiau kaip 50 % programos išlaidų.

9.28. Nors ISF buvo įsteigtas laikotarpiui, prasidedančiam 2007 m. sausio 1 d., teisinis pagrindas buvo patvirtintas tik 2007 m. gegužės 23 d., o įgyvendinimo taisyklės – 2008 m. kovo 5 d. Be to, kai kurios valstybės narės labai vėlavo pateikti pradines valdymo ir kontrolės sistemų aprašymų bei programavimo dokumentų versijas arba šių dokumentų kokybė buvo nepakankama. Todėl Komisija pirmuosius išankstinio finansavimo mokėjimus valstybėms narėms galėjo atlikti tik paskutiniais 2008 m. mėnesiais.

9.29. Tokiu būdu 2008 m. DAS kontekste Audito Rūmų auditas apsiribojo DG JLS atlikta valstybių narių pateiktų su ISF susijusių valdymo ir kontrolės sistemų aprašymų peržiūra. Nebuvo nustatyta reikšmingų šios peržiūros trūkumų, tačiau faktinį valdymo ir kontrolės sistemų veiksmingumą bus galima įvertinti tik tada, kai šios sistemos pradės veikti.

Komunikacijos generalinis direktoratas

9.30. Audito Rūmai išnagrinėjo Komunikacijos generalinio direktorato 2008 m. metinę veiklos ataskaitą, kurioje parodyta (taip pat žr. 9.2 priedą ), kad generalinio direktorato antrojo lygio ex ante patikrų metu buvo nustatytas 0,05 % klaidų lygis. Tai galėtų reikšti, kad nuo praeitų metų reguliarių ex ante patikrų kokybė pagerėjo.

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

9.31. Remdamiesi savo audito darbu, Audito Rūmai daro išvadą, kad 2008 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių finansinių metų švietimo ir pilietybės politikos grupės mokėjimuose reikšmingų klaidų nebuvo. Tačiau Audito Rūmų testų rezultatai rodo, kad tarpiniai ir galutiniai mokėjimai buvo paveikti reikšmingų klaidų. 9.31. Komisija džiaugiasi Audito Rūmų išvada, kad švietimo ir pilietybės politikos grupės 2008 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių metų mokėjimuose reikšmingų klaidų nebuvo. Tai pastebima pažanga, palyginti su praėjusiais metais. Komisija atkreipia dėmesį, kad Audito Rūmai nustatė kiekybiškai įvertinamų klaidų 5-iuose tarpiniuose ir galutiniuose mokėjimuose iš 21 tikrinto. Komisija imsis tolesnių veiksmų dėl Audito Rūmų nustatytų klaidų ir, atitinkamais atvejais, neteisėtai išmokėtos lėšos bus grąžintos.

9.32. Audito Rūmai daro išvadą, kad švietimo ir pilietybės politikos grupės priežiūros ir kontrolės sistemos yra iš dalies veiksmingos užtikrinant mokėjimų tvarkingumą. 9.32. 2007–2013 m. laikotarpiui parengtoje priežiūros ir kontrolės sistemoje numatyta tvirta struktūra. 2008 m. DG EAC pasiekė žymios pažangos jos įgyvendinime per ex post patikinimo pareiškimų analizę ir suaktyvintus stebėsenos ir audito vizitus.

9.33. Kaip nurodyta 9.21 dalyje, nacionalinėms agentūroms skirtos gairės yra tinkamai parengtos, kad jomis galima būtų naudotis kaip procedūrų vadovu. Tačiau nėra nacionalinėms institucijoms skirtų tokio pobūdžio gairių, todėl Komisijai rekomenduojama sukurti labiau norminančią sistemą, kuri nurodytų, kokių konkrečių veiksmų turi būti imamasi. 9.33. Komisija palankiai vertina Audito Rūmų nustatytą faktą, kad „Nacionalinių agentūrų vadovas“ yra tinkamai parengtas. Komisija sutinka, kad galima būtų imtis tolesnių priemonių sukurti paprastesnį ir labiau suderintą metodą, skirtą nacionalinėms institucijoms, atsižvelgiant į skirtingų valstybių narių situacijos ypatumus.