Projektas EUROPOS PARLAMENTO, TARYBOS, KOMISIJOS GENERALINIŲ SEKRETORIŲ, TEISINGUMO TEISMO SEKRETORIAUS, AUDITO RŪMŲ, EUROPOS EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO, REGIONŲ KOMITETO GENERALINIŲ SEKRETORIŲ IR OMBUDSMENO ATSTOVO SPRENDIMAS dėl Europos viešojo administravimo mokyklos organizavimo ir veiklos

(pateikta Komisijos)

AIŠKINAMASIS MEMORANDUMAS

Europos viesojo valdymo mokykla (toliau - mokykla) įsilieja į bendrą valstybės tarnybos reformos kontekstą. Ši reforma, be kita ko, vyksta per profesinį rengimą zmogiskųjų isteklių plėtros stiprinimo tikslais. Ji taip pat remiasi esminiais pakitimais administravimo kultūros srityje, ypač sparčiai keičiantis vadybos kultūrai. Be to, įstatų ir karjeros sistemos reforma numato naują perėjimo is vienos pareigybių grupės į kitą sistemą, kurioje yra ir privalomo profesinio rengimo etapas. Tokiame kontekste buvo pasiūlyta įsteigti tarpinstitucinę mokyklą, kuri įnestų savo indėlį.

Todėl EB institucijų generaliniai sekretoriai (tarp pastarųjų siame dokumente nurodomas ir Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas, Regionų komitetas ir EB įgaliotinis) sutarė isnagrinėti sią idėją vadovaudamiesi nuomone, kad bent jau dalis institucijų galėtų personalo rengimui pasinaudoti tarpinstitucine baze. Todėl jau nuo pat pradzių mokykla įtraukiama į bent jau is dalies bendrus veiksmus, siekiant kelti visų institucijų, įskaitant ir kitas organizacijas bei agentūras, valstybės pareigūnų ir tarnautojų profesinę kvalifikaciją. Neskaitant kelių isimčių, kiekviena institucija ir organizacija sią veiklą organizuoja ir finansuoja savarankiskai.

Po pirmojo svarstymų etapo generaliniai sekretoriai isankstiniam projekto vertinimui sudarė tarpinstitucinę darbo grupę. Šiai grupei buvo pavesta isnagrinėti tokios mokyklos įsteigimo numatomas, ypač sinergetines galimas pasekmes. Darbo grupės ataskaitą ir prie jos pridedamus sprendimų projektus 2003 m. spalio 28 d. patvirtino generaliniai sekretoriai. Vertinimas parodė, jog tarpinstitucinės mokyklos įsteigimas tikrai prisidės prie toliau apibrėziamo profesinio rengimo ekonomiskumo ir veiksmingumo, suteiks naują impulsą, skirstant bendras vertybes ir puoselėjant europinę dvasią.

Atsizvelgiant į personalo rengimo politiką, grindziamą Europos Bendrijų pareigūnų ir kitų tarnautojų tarnybos nuostatų nuostatomis, mokyklos paskirtis yra:

- gerinti europinių viesojo valdymo institucijų veiklą, keliant pareigūnų kvalifikaciją vadybos srityje, tuo pačiu stiprinant naują viesojo valdymo kultūrą;

- stiprinti naujai priimtųjų į pareigas socialinę integraciją EB dvasioje nepriklausomai nuo to, kurioje konkrečioje institucijoje jie būtų įsidarbinę, įvedant bendrą kursą pradedantiesiems dirbti. Tai būtų atliekama įdiegus naują integravimosi į institucijas politiką, tačiau nesikisant į specifinius reikalavimus, kuriais vadovaujasi kiekviena konkreti institucija;

- veikti individualios karjeros plotmėje, ypač stiprinant kompetencijos svarbą per privalomą profesinį rengimą ,sertifikavimo" sistemos priemonėmis, įdiegiant naują perėjimo is padėjėjų pareigybinės grupės į administratorių grupę.

Toliau nurodyti kriterijai atspindi tokios pertvarkos ne tik politinį bei Bendrijos dvasios, bet ir jos ekonominį pobūdį. Šių kriterijų įgyvendinimas sukuria pridėtinę vertę dabar, kai profesinį rengimą savarankiskai, isskyrus kai kurias isimtis, organizuoja kiekviena konkreti institucija. Kriterijų esmė yra tokia:

- visų pirma, bendrųjų vertybių skleidimas ir kolektyvo dvasios kūrimas per Europos Sąjungos viesojo valdymo institucijas;

- kuo pilnesnis nuostatų taikymas, nuosekliai derinant visų institucijų veiksmus profesinio rengimo, o tuo pačiu ir profesinės karjeros srityje;

- daugelio sričių, reikalaujančių vienodo zinių ir kompetencijos lygio, kuris gali būti uztikrinamas bendrai organizuojant profesinį rengimą, isaiskinimas;

- paklausos kritinio dydzio poveikio sumazinimas, nes tai ir yra mazų institucijų silpna vieta;

- pasiūlos isplėtimo įgyvendinimas (pavyzdziui, didesnė specializacija ir platesnis pasirinkimas, alternatyvios datos ir pan.);

- ir ypač masto ekonomikos įgyvendinimas bendromis pastangomis, konkrečiai administruojant profesinio rengimo procesą ir isaiskinant optimalų kursų dalyvių skaičių.

Kaip rodo tarpinstitucinės grupės ataskaita, auksčiau isdėstytų kriterijų įgyvendinimas pateisina bendrus siame sprendime suformuluotus profesinio rengimo veiksmus, aiskiai atskleisdamas atsirandančias sinergetines pasekmes.

Savaime suprantama, kad yra ir kitų rengimo sričių, kurios, taikant auksčiau isdėstytus kriterijus, gali būti organizuojamos tarpinstituciniu būdu. Šis sprendimas rodo perspektyvų poziūrį, kuris palieka atvirus kelius bet kokiems ateities variantams. Konkrečiai ir nuo pat pradzios apibrėztas veiklos laukas apima tik vadybinį paruosimą, kursus pradedantiesiems dirbti bei pasirengimą sertifikavimui. Nuo 2005 metų sausio visų sį sprendimą pasirasiusių institucijų lėsomis mokykla pradės organizuoti kursus pradedantiesiems dirbti ir uztikrins jų vedimą, o vėliau bus organizuojami ir vadybos kursai. 2005 metų bėgyje prasidės pasirengimo sertifikavimui kursai perėjimui į grupę, rengiančią administratoriaus pareigoms.

Tuo pačiu pagrindu sis sprendimas numato, kad pirmaisiais savo gyvavimo metais mokyklos administravimas bus pavestas jau veikiančiai tarpinstitucinei organizacijai - EPSO (European Personel Selection Office). Remiantis auksčiau minėta ataskaita, toks pavaldumas turėtų leisti, turint ribotą darbuotojų skaičių ir biudzetą, siekti rezultatų bendromis jėgomis administruojant (isteklių valdymas) bei vadovaujant (valdyba, direktorius) mokyklos darbui. Ne vėliau kaip per trejus veiklos metus, issamiai įvertinus jos darbo rezultatus, si nuostata bus perziūrėta.

Projektas EUROPOS PARLAMENTO, TARYBOS, KOMISIJOS GENERALINIŲ SEKRETORIŲ, TEISINGUMO TEISMO SEKRETORIAUS, AUDITO RŪMŲ, EUROPOS EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO, REGIONŲ KOMITETO GENERALINIŲ SEKRETORIŲ IR OMBUDSMENO ATSTOVO SPRENDIMAS dėl Europos viešojo administravimo mokyklos organizavimo ir veiklos

Europos Parlamentas

Taryba,

Komisija

Generaliniai sekretoriai,

Teisingumo Teismo sekretorius,

Audito Rūmų,

Ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto,

Regionų komiteto generaliniai sekretoriai

ir ombudsmeno atstovas,

atsizvelgdami į Europos Bendrijų pareigūnų tarnybos nuostatus ir kitų EB tarnautojų įdarbinimo sąlygas, nustatytas Tarybos reglamentu (EEB, Euratomas, EAPB) Nr. 259/68 [1],

[1] OL L 56, 1968 3 4, p. 1.

atsizvelgami į Europos Parlamento, Tarybos, Komisijos, Teisingumo Teismo, Audito Rūmų, Ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto, Regionų komiteto ir Europos ombudsmeno [... m. ... ...d.] sprendimą dėl Europos viesojo valdymo mokyklos steigimo [2], ypač į jo 5 straipsnį,

[2] r. dabartinio Oficialiojo leidinio [ ] puslapį

kadangi:

(1) tarpinstitucinis bendradarbiavimas profesinio rengimo srityje turi būti sustiprintas, Bendrijos institucijoms konkrečiai siekiant perduoti bendras vertybes. Toks bendradarbiavimas yra zymi pridėtinė vertė ypač todėl, kad atveria kelius į profesinį rengimą, isplečia pasiūlą ir sumazina vienetinius kastus;

(2) pagal gero valdymo principą, įgyvendinant Europos viesojo valdymo mokyklos projektą, būtina vadovautis pazangiu poziūriu, įdiegiant Europos viesojo valdymo mokyklos (toliau - mokykla), projektą;

(3) sprendimas įsteigti mokyklą leidzia generaliniams sekretoriams, Teisingumo Teismo sekretoriui ir ombudsmeno atstovui nubrėzti profesinio rengimo sritis, kuriose veiks mokykla;

(4) kai sį sprendimą pasirasiusi institucija imasi įgyvendinti personalo, kurį gali parengti mokykla jai patikėtoje srityje, politiką, siekiant palengvinti tokios politikos įgyvendinimą, būtina uztikrinti tai institucijai minimumą galimybių prisidėti prie mokyklos organizuojamų kursų, būtent tais atvejais, kai toks rengimas yra privalomas arba sąlygiskai būtinas tam tikrų, ypač vadybinių, pareigų atlikimui,

(5) kaip ir bet kuris kitas specialistų rengimo organas, mokykla turi pasinaudoti bendradarbiavimo europiniame lygmenyje, per mokymo tinklus, privalumais;

(6) būtina patikslinti mokyklos administracinio pavaldumo Europos bendrijų personalo atrankos biurui formas, vadovaujantis sprendimo dėl mokyklos steigimo 4 straipsnyje apibrėzto pavaldumo nuostatomis,

PRIĖMĖ ŠĮ SPRENDIMĄ:

1 straipsnis

Europos viesojo valdymo mokyklos uzdaviniai

1. Europos viesojo valdymo mokykla (toliau - mokykla) sprendimą dėl mokyklos steigimo pasirasiusiųjų institucijų (toliau - institucijos), lėsomis rengia, organizuoja ir vertina sias profesinio rengimo formas:

a) vadybos kursus valstybės pareigūnams ir tarnautojams, kurie kviečiami arba kurie galėtų būti kviečiami į pareigas;

b) įvadinius kursus naujai priimtiems darbuotojams;

c) [jei nebus priimtos kitokios atitinkamos nuostatos, privalomą pasirengimą pereinant is vienos pareigybių grupės į kitą] [3].

[3] Tekstas bus galutinai suredaguotas, priėmus sprendimą dėl naujų tarnybos nuostatų.

2. Greta vadybos kursų ir kursų naujai priimtiems darbuotojams, aptartų sio straipsnio 1 dalies a ir b punktuose, konkreti institucija gali pagal poreikį organizuoti papildomus kursus, kurie prisidės prie mokyklos organizuojamų kursų. Šio straipsnio 1 dalyje c punkte nurodytas profesinis rengimas yra isimtinė mokyklos teisė.

2 straipsnis

Institucijų prievolės

1. Institucijos įstaiga, turinti teisę skirti atsakingus darbuotojus, skiria mokyklos ziniai tam tikrą pakankamą skaičių pareigūnų-pranesėjų direktorių valdybos patvirtintomis sąlygomis, pagal 7 straipsnio g punkto nuostatą.

2. Mokyklos prasymu ir pagal savo galimybes institucijos skiria mokyklos ziniai auditorijas direktorių valdybos nustatytomis sąlygomis.

3 straipsnis

Kitos paslaugos

1. Rastisku mokyklos direktoriaus ir bet kurios kitos EB institucijos, biuro ar agentūros susitarimu, jiems paprasius, mokykla gali leisti, jei yra laisvų vietų, prisidėti lėsomis prie kursų, kuriuos ji organizuoja institucijų lėsomis, leisdama jų darbuotojams juos lankyti.

2. Ypatingu profesinio rengimo organizavimo, aptarto 1 straipsnio 1 dalies c punkte, atveju tam tikras vietų skaičius kasmet paliekamas EB institucijoms, biurams ir agentūroms pagal jų pareikstą poreikį, siekiant uztikrinti, kad pagal Įstatų 45.2 straipsnio nuostatas visi ten dirbantys valstybės pareigūnai gautų vienodą atlyginimą. Vietų skaičių bei įnaso dydį kasmet nustato direktorių valdyba.

3. Esant rastiskam susitarimui mokykla gali įtraukti į rengimo programą kursus, kurių pageidauja EB institucija, biuras ar agentūra, jei tik tokia priemonė netrukdo institucijoms skirtų kursų organizavimui. Bet kokiame tokio pobūdzio susitarime turi būti numatytos mokyklos teikiamų paslaugų finansinės sąlygos, kurios turi būti is anksto pateikiamos tvirtinti direktorių valdybai.

4 Reikalui esant ir gavus institucijos ar kito EB organo, biuro ar agentūros prasymą, mokykla savo kompetencijos ribose gali teikti pagalbą profesinio rengimo organizavimo klausimais arba bet kuriomis kitomis veiklos formomis, jei tam yra susitarimas su mokyklos direktoriumi ir jei jame yra aptartos tokios paslaugos finansavimo sąlygos.

4 straipsnis

Pretenzijos ir prasymai

1. Mokyklos direktorius vykdo įgaliojimus, kurie yra perduoti atsakingų darbuotojų skyrimo teisę turinčiai institucijai pagal įstatų 90 straipsnį, spręsdamas visus klausimus, susijusius su prasymais arba pretenzijomis dėl mokyklos uzdavinių vykdymo.

2. Atsiradus tokioms pretenzijoms, mokyklos direktorius uzklausia direktorių valdybos pirmininką jo nuomonės dėl pirminio nutarimo.

3 Mokykla atsako į visus prasymus, gautus is EB įgaliotinio, susijusius su visais klausimais, kurių sprendimas yra siame sprendime apibrėztoje jos kompetencijoje.

5 straipsnis

Veiklos organizavimas

1. Paprastai mokykla organizuoja kursus Briuselyje arba Liuksemburge. Gali būti svarstoma ir kita kursų vieta, vadovaujantis gero valdymo principu.

2. Direktorių valdyba priziūri, kad į kursus būtų vienodomis teisėmis priimami įvairių institucijų darbuotojai. Ji ypač rūpinasi, kad mokykla suteiktų pakankamą skaičių vietų kursų lankytojams is institucijos, kuriai būtinas privalomas arba sąlyginai reikalaujamas tam tikrų, ypač vadybinių, pareigų atlikimui, specialistų rengimas, kurį organizuoti pavesta mokyklai. Atsizvelgdama į savo veiklos metinį planą, suinteresuota institucija pateikia savo poreikius auksčiau minėtose srityse. Sudarant metinius darbo planus, atitinkama pirmenybė teikiama tokių kursų organizavimui.

3. Specifiniu ar pereinamuoju laikotarpiu atsiradus specifinėms reikmėms, institucija gali kreiptis į mokyklą, prasydama priimti į kursus tam tikrą skaičių lankytojų, virsijantį jai skirtą kvotą, atitinkančią darbuotojų skaičių, tačiau tokiu atveju ji privalo mokyklai pervesti atitinkamas finansavimo lėsas. Taikoma 3 straipsnio 2 dalies nuostata.

4. Mokykla gali bendradarbiauti su kitomis viesojo valdymo specialistus rengiančiomis mokyklomis, institutais arba universitetais, veikiančiais toje pat srityje. Į sį bendradarbiavimą gali būti įtraukiami praktinių stazuočių mainai.

6 straipsnis

Valdyba

Per laikotarpį, kol mokykla pavaldi Europos bendrijų personalo atrankos biurui (toliau - Biuras), mokyklos direktorių valdybos funkciją vykdo Biuras, vadovaudamasis Sprendimo 2002/621/EB 5 straipsnio taisyklėmis [4].

[4] OL L 197, 2002 7 26, p. 56.

7 straipsnis

Valdybos uzdaviniai

Bendrais institucijų interesais direktorių valdyba vykdo siuos uzdavinius:

a) kvalifikuota balsų dauguma tvirtina mokyklos darbo taisykles;

b) Mokyklos direktoriaus teikimu, paprasta balsų dauguma, tvirtina mokyklos organizacinę struktūrą;

c) sudaro biudzetą ir, pateikusi tvirtinimui paprasta balsų dauguma, mokyklos direktoriaus parengto projekto pagrindu, sudaro mokyklos pajamų-islaidų sąmatą, kurią perduoda Komisijai, rengiančiai Komisijos pajamų-islaidų sąmatą; taip pat ji pateikia Komisijai siūlymus dėl mokyklos etatų pakeitimų, jei mano esant reikalinga tai daryti;

d) paprasta balsų dauguma tvirtina pobūdį ir įkainius papildomų paslaugų, kurias Mokykla gali teikti institucijoms, organams, biurams ir agentūroms uz atlygį, o taip pat sąlygas, kuriomis Mokykla tai gali daryti;

e) vienbalsiai tvirtina darbo programą, sudarytą mokyklos direktoriaus siūlymu. Į darbo programą taip pat įtraukiamos tiesiogiai su specialistų rengimu nesusijusios paslaugos;

f) Mokyklos direktoriaus parengto projekto pagrindu kvalifikuota balsų dauguma tvirtina metinę mokyklos valdymo veiklos ataskaitą pagal visus pajamų ir islaidų straipsnius, kuriuose atsispindi mokyklos atlikti darbai ir suteiktos paslaugos. Iki kiekvienų metų geguzės 1 d. ji pateikia institucijoms ataskaitą uz ankstesnįjį ataskaitinį laikotarpį, sudarytą remiantis analitinės buhalterinės apskaitos duomenimis;

g) įvertinusi specialistų rengimo poreikius, kvalifikuota balsų dauguma nustato sąlygas, kuriomis kiekviena institucija skirs mokyklos ziniai atitinkamą skaičių pareigūnų-pranesėjų.

8 straipsnis

Darbuotojų skyrimas

1. Per mokyklos pavaldumo Biurui laikotarpį mokyklos direktoriaus pareigas eina Biuro direktorius.

2. Mokyklos direktoriui suteikta teisė priimti į darbą ir atleisti mokyklos darbuotojus.

3. Mokyklos direktorius informuoja direktorių valdybą apie priimamus ir atleidziamus darbuotojus, pasirasomas sutartis, skyrimą į aukstesnes pareigas arba bausmes pareigūnams ar kitiems tarnautojams.

4. Apie visus laisvus etatus mokykloje informuojami visų EB institucijų pareigūnai, vos tik skyrimo teisę turinčiam organui priėmus sprendimą dėl tokios vietos atsiradimo.

5. Uzdavinių, kvalifikuojamų neesminiais, vykdymui mokykla gali pasitelkti darbuotojus pagal sutartis, sudaromas Europos Bendrijų taisyklių 3.2 straipsnio 1 dalies trečioje įtraukoje sąlygomis, taikomomis kitų darbuotojų priėmimui į darbą [5].

[5] [nuoroda bus pateikta, patvirtinus įstatus su pakeitimais]

9 straipsnis

Mokyklos direktoriaus pareigos ir personalo valdymas

1. Direktorius atsakingas uz tinkamą mokyklos darbą. Direktorių valdybos įgaliojimų ribose jis pavaldus siai valdybai. Jis privalo uztikrinti direktorių valdybos sekretoriato darbą, atsiskaito direktorių valdybai uz savo pareigų vykdymą ir jai teikia siūlymus dėl mokyklos darbo gerinimo.

2. Visos administracinės procedūros, susijusios su einamuoju personalo valdymu, būtent darbo uzmokesčio ir atostogų klausimai, ismokos ligos, nelaimingų atsitikimų ir pensijų atvejais, vykdomos sąlygomis, kurios taikomos Komisijos pareigūnams ir tarnautojams. Šis sąrasas nėra galutinis ir visais kitais atvejais mokykla gali tartis su Komisija.

10 straipsnis

Mokyklos vadovas

1. Kol mokykla pavaldi Biurui, Komisija skiria mokyklos vadovą, jo kandidatūrą suderinusi su Biuro direktorių valdyba ir gavusi jos pritarimą, priimtą paprasta balsų dauguma. Iki bus paskirtas mokyklos vadovas, direktorių valdyba aktyviai įjungiama į visas procedūras, konkrečiai į informacijos apie laisvas darbo vietas parengimą ir kandidatūrų nagrinėjimą.

2. Mokyklos vadovas, vadovaujant direktoriui, atsako uz sprendimo dėl Europos viesojo valdymo mokyklos steigimo 2 straipsnyje apibrėztų uzdavinių vykdymą. Jis dalyvauja direktorių valdybos posėdziuose, aptariant su jo įgaliojimais susijusius klausimus.

11 straipsnis

Finansavimas

1. Mokyklai skiriamas dotavimas, kurios bendra suma nurodyta atskira Komisijos vidaus finansavimo dalies biudzeto eilute, detaliai isaiskinama tos dalies priede. Priedas pateikiamas pajamų-islaidų sąmatos, suskirstytos tokia pat tvarka kaip ir atskiros biudzeto dalys, pavidalu.

2. Mokyklos etatų lentelė pridedama prie Komisijos etatų lentelės.

3. Valdybos teikimu Komisija priede nurodytam mokyklos kreditavimui perduoda mokyklos direktoriui galias naudoti lėsas bei nustato sių galių ribas. Finansinių metų gale apie lėsas, kurias mokykla gauna teikdama paslaugas uz atlygį, direktorių valdyba informuoja biudzeto valdymo instituciją, biudzetinėje eilutėje nurodydama, kaip buvo paskirstytos tokiu būdu gautos sumos.

4. Mokyklos biudzetas suformuojamas ir vykdomas vadovaujantis Tarybos reglamentu (EB, EURATOMAS) Nr. 1605/2002 [6].

[6] OL L 248, 2002 9 16, p. 1.

5. Kol mokykla pavaldi Biurui, sio straipsnio 1 - 4 dalyse aptarti finansiniai klausimai, o būtent mokyklos dotavimas ir jos etatai, tvarkomi atsizvelgiant į Biuro biudzetą. Visi su tuo susiję potvarkiai yra vykdytini. Kad būtų lengviau nustatyti mokyklai skirtinų isteklių apimtį, nepazeidziant lėsų naudojimo normų, mokyklos etatai nurodomi Biuro etatų lentelėje atskirose eilutėse, o specifiniai operatyviniai asignavimai mokyklai sugrupuojami IV priede atskiru straipsniu.

12 straipsnis

Uzdavinių perziūrėjimas

1. Šio sprendimo 1 straipsnio 1 dalyje nurodyti uzdaviniai gali būti perziūrėti ne vėliau kaip per trejus metus nuo mokyklos įsteigimo.

2. Valdybos teikimu, pagrįstu direktoriaus parengta detalia ataskaita ir patvirtintu kvalifikuota balsų dauguma, apibrėzta Sprendimo 2002/621/EB 5 straipsnio 6 dalyje, mokyklos uzdaviniai gali būti perziūrėti gavus generalinių sekretorių, Teisingumo Teismo sekretoriaus ir ombudsmeno atstovo vienbalsį pritarimą.

13 straipsnis

Pavaldumo Biurui perziūrėjimas

1. Ne vėliau kaip per trejus mokyklos veiklos metus Biuro direktorius pateikia direktorių valdybai svarstyti detalų pranesimą apie mokyklos pavaldumą Biurui. Direktorių valdyba sprendimu, priimtu mokyklos įsteigimo nutarimo 4 straipsnio 3 dalyje numatytomis sąlygomis, turi panaikinti mokyklos pavaldumą siai institucijai, jei nebus isreiksta pagrįsta nuomonė sį pavaldumą palikti galioti.

2. Tuo atveju, kai direktorių valdyba 1 dalyje numatyta tvarka nusprendzia pratęsti esamą mokyklos pavaldumą, savo priimtame sprendime ji turi nurodyti terminą, kuriam suėjus sis klausimas bus perziūrėtas.

14 straipsnis

Įsigaliojimas

Šis sprendimas įsigalioja po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiame leidinyje dienos.

Priimta Briuselyje,

Europos Parlamento vardu Tarybos vardu

Generalinis sekretorius Generalinio sekretoriaus pavaduotojas

Komisijos vardu Teisingumo Teismo vardu

Generalinis sekretorius Sekretorius

Audito Rūmų vardu Ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto vardu

Generalinis sekretorius Generalinis sekretorius

Regionų komiteto vardu

Generalinis sekretorius Ombudsmenas

LEGISLATIVE FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): Administration

Activit(y/ies): 11.07. Staff policy and management

Title of action: Setting up a EUROPEAN ADMINISTRATIVE SCHOOL

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

26 01 20 - EUROPEAN COMMUNITIES PERSONNEL SELECTION OFFICE

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B): not applicable

2.2. Period of application:

The School will become operational on 1 January 2005

2.3. Overall multiannual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention

(b) Technical and administrative assistance and support expenditure

(c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective

[X] The creation of the School is compatible with programming of heading V since it is budget-neutral or included in the financial statement covering the Administrative Reforms, and will bring economies of scale in the future.

Proposal will entail reprogramming of the relevant heading in the financial perspective.

Proposal may require application of the provisions of the Interinstitutional Agreement.

2.5. Financial impact on revenue

[...] Proposal has no financial implications (involves technical aspects regarding implementation of a measure)

OR

[X] Proposal has financial impact - the effect on revenue is as follows:

The institutions will contribute through revenue (re-use of funds) from training activities taken over by the School. See Supplementary Report of the inter-institutional working party, Chapter 4 'Budget and financial implications'.

3. BUDGET CHARACTERISTICS

>TABELPOSITION>

4. LEGAL BASIS

Decision of the European Parliament, the Council, the Commission, the Court of Justice, the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the European Ombudsman of [...] setting up a European Administrative School (2003/.../EC)

Decision of the Secretaries-General of the European Parliament, the Council, the Commission, the Registrar of the Court of Justice, the Secretaries-General of the Court of Auditors, the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Representative of the European Ombudsman of [...] on the organisation and running of the European Administrative School (2003/.../EC)

The Staff Regulations of officials of the European Communities and the Conditions of employment of other servants of the European Communities, as laid down by Council Regulation (EEC, Euratom, ECSC) No 259/68 [7], as last amended by Regulation (EC, ECSC, Euratom) No 490/2002 [8], and in particular the third and fourth paragraphs of Article 24 thereof.

[7] OJ L 56, 4.3.1968, p. 1.

[8] OJ L 77, 20.3.2002, p. 1.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community action

5.1.1 Purpose

Setting up a European Administrative School ('the School') is part of the general context of reforming the European public service. Among other aspects, these reforms involve developing human resources through training and a major change in administrative culture, in particular through a change in management culture. In addition, as part of the reform of the Staff Regulations and the career structure, a new system is being introduced for passing from one function group to another involving mandatory training courses. In this connection, it has been proposed that an inter-institutional School could make its own particular contribution.

The role of the School, within the general framework of staff policy based on the Staff Regulations of officials and other servants of the Communities as shared by all the Community institutions, should consist of the following tasks:

- supporting improvements in the way the Community administration is run, in particular by training in management, in order to facilitate the development of a new administrative culture;

- introducing new entrants to the service to a Community way of thinking, independent of the specific institution, in particular via a shared set of induction courses; this will result in a new induction policy for the institutions, without of course replacing the introductory courses specific to each institution;

- contributing to individual career development, in particular to enhance the level of skills through training with a view to creating the "certification" system which is the new method of transfer from the function group of assistants to the function group of administrators.

Obviously there are other fields of training which lend themselves to inter-institutional courses in line with the above. Accordingly, this Decision provides for an evolutionary approach leaving open the possibility of future extensions as decided unanimously by the Secretaries-General. To start with, it specifies only management training, induction courses and training for purposes of certification. The School is to begin organizing and running induction and management courses on behalf of all the signatory institutions as from January 2005, followed during 2005 by courses to prepare the certification of staff making the transfer to another function group.

5.1.2 Prior appraisal

The Secretaries-General of the Community institutions (including for this purpose the European Economic and Social Committee, the Committee of the Regions and the Ombudsman) agreed to explore this idea since they felt that at least some staff training within the institutions could benefit from an inter-institutional facility. In July 2002, after the initial 'ideas' phase, a prior appraisal was set in train by the Secretaries-General in the form of an inter-institutional working party mandated with examining the possible creation of such a School and, if it were found to be opportune, to prepare decisions setting it up and regulating the running of it. The main outcome of this appraisal was that an inter-institutional School would definitely contribute to giving new impetus to a Community approach and the development of a European way of thinking.

The appraisal also identified a set of criteria, listed below, chosen to reflect the political and Community-related nature of this arrangement on the one hand and its economic character on the other. Fulfilling these criteria will bring value-added compared with the present situation, in which - with a few exceptions - each institution organizes its own training. These criteria are:

* in the first place, the spread of common values and the creation of an esprit de corps throughout the institutions of the Union, leading to

* the most consistent possible application of the Staff Regulations among the institutions in terms of training and, linked with this, of career development;

* the identification of fields with similar requirements in terms of knowledge and abilities and hence lending themselves to joint training;

* the potential for economies of scale by joint organisation of training.

Fulfilling these criteria will, as the report of the inter-institutional group has shown, amply justify the sharing of training activities as set out in this Decision.

The economies of scale will come in particular from:

* centralised organisation of the calls for tender covering the same field, avoiding duplication of effort

* a reduced cost per participant in courses by being able to gather an optimum number of people

* streamlining of the induction process during the massive influx of staff at enlargement, particularly for the smallest institutions

* better use of support staff (managing of contracts, staff, logistics, etc.) because of proposed attachment to EPSO

* the possibility of acquiring training rooms based on need, thus avoiding relatively costly solutions

* the possibility of using contract staff.

Qualitative improvements in training are also expected from:

* more professional organisation of training

* a wider choice of training courses, a bigger choice of dates, etc.

* more choice in the language of the training for certain types of course

* reduced unit cost per participant in more optimal groups

* sharing of specialised expertise (e.g. auditors from the Court of Auditors giving auditing training)

* greater inter-institutional cooperation beyond the organisation of training itself ('knock-on effects').

In the same general context, this Decision provides for the School, for the initial years after its inception, to be administratively attached to an existing inter-institutional body, namely EPSO (the European Communities Personnel Selection Office). This should make it possible, with limited staff and a small operational budget, to achieve some synergies, in particular in administration (management of resources) and in management (Management Board, Principal), as identified in the report referred to above. At the end of a three-year experimental phase, and on the basis of an exhaustive evaluation of the results achieved, this assignment will then be reviewed.

5.1.3 Measures taken after ex-post evaluation

Not applicable.

5.2 Proposed action and details of budget

The aim is to set up an inter-institutional body to take charge, on behalf of the signatory institutions and in line with their needs, of a shared set of training requirements for the professional development of the staff of these institutions. The training to be covered in the first instance will be (1) induction courses, (2) management courses, and (3) training linked to the new system of transfer from one function group to another.

The training concerned, except for the third kind, will be those parts which lend themselves to inter-institutional courses. The institutions will thus remain responsible for aspects specific to them. The advanced training of officials and other servants will thereby come to be shared between the School, an inter-institutional body responsible for some activities, and the institutions, which remain in overall control.

It is further proposed that the training should be accessible also to officials and other servants of other Community bodies and agencies, under special financial arrangements to be agreed separately.

The School will benefit from the network of training officers present in the institutions. It will also be able to arrange cooperation with similar bodies in the Member States and draw on their experience and expertise.

The idea behind this initiative is the synergy effects identified by the working party (see point 5.1.2) as well as the positive impact on the quality and effectiveness of the training provided to staff. The creation of the School will also make it possible, on the training side, to meet the professional development challenges faced by officials and other servants as a result of enlargement and the administrative and staff policy reforms. Enlargement alone will bring in more than 2000 new staff every year over the next few years, all of whom will need to be given induction courses.

The School's main activity will hence be drawing up an annual training programme, to be adopted by the Management Board in which all the signatory institutions are represented.

Setting up the School will not entail budget expenditure.

5.3 Details of implementation

The action consists of setting up a European Administrative School as an inter-institutional body. From its inception, it is to be attached to EPSO, in the sense that the decision-making forum, the Management Board, will be the Board of EPSO and the head of the School will be the Head of EPSO. The intention is for the School to start running training under its own responsibility from 1 January 2005. To ensure proper preparation of this operation, it is clear that as soon as the School has been established in legal terms a series of preparatory activities will begin, including setting up its internal apparatus, publishing calls for tender and carrying out conceptual work. Organising inter-institutional induction courses as from enlargement in May 2004 will also provide invaluable practical experience in advance of the launch of the School.

Various administrative functions (in particular the management of the budget and contracts) will be taken on by EPSO. Ultimately, the School will be attached to the Commission on the same terms as EPSO as regards functions such as processing of salaries and pensions and the provision of infrastructure and logistics.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Appropriations will be made available to the School on the relevant budget lines covering management training, induction courses and training to prepare for certification.

6.2. Calculation of costs by measure envisaged in Part B

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

All the human resources intended for the School will be assembled by transferring existing posts or appropriations and planned by each institution for 2005 in connection with enlargement. The creation of the School will not result in any way in increasing the total staff of the institutions compared with forecasts. Eight existing posts and existing appropriations for two C grade auxiliaries will be assigned to the School's 2005 budget by transfer from the budgets of the institutions, following the breakdown given in the table in Annex 3 to this Financial Statement. It is agreed that the additional resources needed to cope with enlargement, namely seven posts and appropriations for two C grade auxiliaries, are to be integrated into the forecast human resources needs of each institution in 2005. The breakdown of this additional burden will be the same as for present resources as described above.

>TABELPOSITION>

The technical annex covers the breakdown of posts from the various institutions.

7.2. Overall financial impact of human resources

>TABELPOSITION>

The amounts are total expenditure for twelve months.

The technical annex gives more details.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

>TABELPOSITION>

The technical annex contains a more detailed breakdown.

The human-resources and administrative requirements will be covered within the envelope allocated to the School in the annual allocation procedure.

8. FOLLOW-UP AND EVALUATION

8.1. Follow-up arrangements

An annual report is provided for in Article 7 of the Decision on the organisation and running of the School.

In the first half of 2008, EPSO's Management Board will produce an evaluation as the basis for a decision concerning the attachment of the School to EPSO (see Article 4(3) of the Decision setting up the School).

8.2. Arrangements and schedule for the planned evaluation

9. ANTI-FRAUD MEASURES

The School will take all necessary measures to prevent fraud.