Be to, pasiūlymas dėl reglamento visiškai atitinka galiojančias patikimumo užtikrinimo paslaugų ir duomenų apsaugos srities teisės aktų nuostatas.

Be to, COVID-19 pandemija parodė, kad force majeure įvykiai gali labai paveikti įprastą valstybių narių teisingumo sistemų veikimą. Krizės metu dėl viruso plitimo nacionaliniai teismai daugeliu atvejų negalėjo vykdyti įprastos veiklos. Valstybės narės buvo priverstos imtis įvairių priemonių – pradedant visišku izoliavimu ir baigiant tik tam tikrų prioritetinių bylų nagrinėjimu. Be to, tą veiklą, kuri galėjo būti vykdoma skaitmeniniu būdu (pvz., e. paštu, naudojant vaizdo konferenciją ir t. t.), buvo galima tęsti be pertrūkių. Tačiau daugelis naudotų techninių sprendimų buvo parengti ad hoc būdu ir nebūtinai visiškai atitiko saugumo ir pagrindinių teisių standartus. Taip pat nukentėjo teisminis bendradarbiavimas ES tarpvalstybinio pobūdžio bylose, o COVID-19 pandemija parodė poreikį užtikrinti komunikacijos atsparumą.

Veiksmingam tarpvalstybiniam teisminiam bendradarbiavimui būtina saugi, patikima ir laiko atžvilgiu efektyvi teismų ir kompetentingų institucijų komunikacija. Be to, šis bendradarbiavimas turėtų būti vykdomas taip, kad nebūtų sukuriama neproporcinga administracinė našta ir jis būtų atsparus force majeure aplinkybėms.

Be to, Komisija panaudojo daug turimų duomenų apie teisingumo sistemos skaitmenizaciją ES: pavyzdžiui, ES teisingumo rezultatų suvestinės, teisinės valstybės principo taikymo ataskaitos, Europos Tarybos Europos veiksmingo teisingumo komisijos (CEPEJ) ir Skaitmeninės baudžiamosios teisenos tyrimo duomenis.

Pagal SESV 4 straipsnio 2 dalies j punktą Sąjunga ir jos valstybės narės dalijasi kompetencija priimti priemones laisvės, saugumo ir teisingumo srityse. Todėl valstybės narės gali savarankiškai reglamentuoti skaitmeninių ryšių kanalų naudojimą teisminio bendradarbiavimo ir teisės kreiptis į teismą srityse, jei Sąjunga nepasinaudojo savo kompetencija. Tačiau ES nesiimant veiksmų galima numatyti, kad pažanga bus labai lėta, ir net tais atvejais, kai valstybės narės imasi veiksmų, labai sunku užtikrinti ryšių kanalų sąveikumą be koordinavimo ir įsikišimo ES lygmeniu. Be to, numatytos skaitmeninimo priemonės yra glaudžiai susijusios su esamomis Sąjungos teisinėmis priemonėmis tarpvalstybinio teisminio bendradarbiavimo srityje ir valstybė narė viena negali jų įgyvendinti. Todėl šio pasiūlymo tikslus valstybės narės gali visiškai pasiekti tik ES lygmeniu, o ne veikdamos pavieniui.

2021 m. rugsėjo 22 d. Reglamentavimo patikros valdyba (RPV) aptarė poveikio vertinimo projektą ir 2021 m. rugsėjo 27 d. pateikė teigiamą nuomonę. RPV pateikė toliau nurodytas rekomendacijas. 1) Siekiant atkreipti dėmesį į pagrindines problemas, kurias šiuo pasiūlymu siekiama spręsti, turėtų būti pagerinta problemų analizė. Analizė turėtų būti grindžiama savanoriško dalyvavimo vykdant skaitmenizaciją, elektroninių dokumentų, parašų ar spaudų nepripažinimo ir sąveikumo įrodymais. 2) Ataskaitoje turėtų būti paaiškinta, kaip šiuo pasiūlymu bus užtikrintas suderinamumas su kitomis skaitmenizacijai gerinti skirtomis ES lygmens priemonėmis, kurios galėtų būti naudojamos tarpvalstybinio teisminio bendradarbiavimo srityje. Ataskaitoje taip pat turėtų būti paaiškinta, kodėl valstybės narės nevisiškai išnaudoja esamas skaitmenizacijos galimybes. 3) Poveikio analizė turėtų būti pagerinta aiškiai nurodant poveikį, ypač investicines sąnaudas ir paveiktas suinteresuotąsias šalis. Joje turėtų būti pripažintas padarytų prielaidų neapibrėžtumas ir jo poveikis vertinamam poveikiui. 4) Ataskaitoje turėtų būti įvertintas galimo tarpvalstybinio pobūdžio bylų skaičiaus padidėjimo poveikis. Joje turėtų būti aptariama, ar esama rizikos, kad geresnis teisės kreiptis į teismą užtikrinimas ir veiksmingesnis tarpvalstybinis teisminis bendradarbiavimas gali lemti vėlavimą nagrinėti bylas dėl didesnio teisėjų darbo krūvio ir ilgesnės teismo procesų trukmės. 5) Ataskaitoje turėtų būti paaiškinti susiję duomenų apsaugos klausimai ir pripažinta, kad pereinant nuo popieriaus prie skaitmeninio formato kyla kita rizika. Ataskaitoje turėtų būti nagrinėjami galimi probleminiai klausimai, susiję su tuo, kad daugiau duomenų skaitmeniniu formatu gali ne tik palengvinti jų perdavimą, bet ir sukelti duomenų apsaugos ir saugumo problemų. Reikėtų atsižvelgti į suinteresuotųjų šalių iškeltus susirūpinimą keliančius klausimus dėl duomenų apsaugos. RPV taip pat atsiuntė papildomų rekomendacijų su kokybės tikrinimo sąrašu. Atsižvelgiant į RPV rekomendacijas, poveikio vertinime padaryti toliau nurodyti pakeitimai. 1) Problemos apibrėžtis buvo performuluota taip, kad atspindėtų faktines 2 skirsnyje nagrinėjamas problemas. 2) Paaiškintas suderinamumas su kitomis iniciatyvomis, pavyzdžiui, e. CODEX ir e. IDAS, taip pat sąsajos su Europos e. teisingumo portalu. 3) 6 skirsnis dėl atskaitos scenarijaus ir politikos galimybių poveikio buvo pertvarkytas, o pagrindinis poveikis (t. y. ekonominis poveikis, socialinis poveikis, poveikis pagrindinėms teisėms) apibrėžtas kiekvienos iš galimybių atveju. Šiame skirsnyje taip pat aptariama, kokį poveikį pasiūlymas turės pagrindinėms suinteresuotosioms šalims. 4) 6 skirsnyje dėl poveikio paaiškinta, ar yra rizika, kad gali padaugėti tarpvalstybinio pobūdžio bylų, ir ar teisminės institucijos pajėgios prisitaikyti prie tokių pokyčių. 5) Į 6 skirsnį įtraukti paaiškinimai dėl duomenų apsaugos. Be to, poveikio vertinimas buvo papildytas pagrindžiamojo tyrimo ir ataskaitos 7 priedo duomenimis. Į ataskaitą įtraukta ekonominė analizė ir valstybių narių išlaidos. Suinteresuotųjų šalių, su kuriomis konsultuotasi, nuomonės išdėstytos atitinkamuose ataskaitos skirsniuose. Buvo atsižvelgta į technines rekomendacijas, pavyzdžiui, sujungti viešų konsultacijų rezultatus su 2 priedu, sunumeruoti priedų puslapius, išbraukti priedą su subsidiarumo lentele.

Poveikio vertinime nustatyta viena su teisėkūra nesusijusi ir viena su teisėkūra susijusi politikos galimybė su trimis antrinėmis galimybėmis. Buvo papildomų galimybių, kurios buvo atmestos ankstyvame etape. Buvo atsisakyta vykdyti reklaminę kampaniją dėl skaitmeninių priemonių ir e. CODEX naudojimo vykdant komunikaciją tarpvalstybinėse teisminėse procedūrose, nes manyta, kad tokia kampanija nebūtų reali reglamentavimo veiksmų alternatyva ir bet kuriuo atveju galėtų būti vykdoma pagal atskaitos scenarijų. Nuspręsta, kad galimybė elektroniniu būdu keistis informacija ir duomenimis per centralizuotą ES sistemą nėra tinkama, nes ją buvo sunku pagrįsti proporcingumo ir subsidiarumo požiūriu. Be to, visa informacija, duomenys ir dokumentai būtų saugomi Komisijos arba sistemą valdančio subjekto (pvz., eu-LISA) infrastruktūroje, tačiau jie nedalyvautų tarpvalstybiniuose mainuose. Centralizuota sistema taip pat būtų visuotinį neveikimą sukeliantis gedimo taškas, nes visi duomenys būtų saugomi vienoje vietoje, palyginti su decentralizuota sistema, kurioje atskirai duomenis saugotų kiekviena valstybė narė.

Atskaitos scenarijuje, pagal kurį buvo įvertintos dvi pagrindinės galimybės, nenumatyta jokių veiksmų, kuriais būtų skatinama tarpvalstybinio teisminio bendradarbiavimo skaitmenizacija ir skaitmeninių priemonių naudojimas siekiant pagerinti teisės kreiptis į teismą užtikrinimą. Todėl institucijų ryšių palaikymas elektroninėmis priemonėmis ir toliau būtų savanoriškas. Elektroninių parašų ir (arba) spaudų naudojimas bei atsakomybė už duomenų apsaugą ir toliau būtų fragmentiški. Todėl atsižvelgiant į išdėstytus pasiūlymo tikslus svarstytos dvi galimybės: priimti Komisijos rekomendaciją (su teisėkūra nesusijusi galimybė) arba priimti teisės aktą – reglamentą (su teisėkūra susijusi galimybė). Pagal su teisėkūra susijusią galimybę reikėtų parengti reglamento, kuriame, siekiant užtikrinti nuoseklumą, būtų numatytos horizontaliosios nuostatos ir galiojančių reglamentų pakeitimai, ir direktyvos, kurioje būtų numatyti galiojančių direktyvų ir pamatinių sprendimų pakeitimai, rinkinį.

Su teisėkūra nesusijusi galimybė apimtų veiksmus, kuriais valstybės narės būtų skatinamos naudoti e. CODEX vykdant skaitmeninę tarpvalstybinę komunikaciją ir naudojantis teise kreiptis į teismą. Komisijos rekomendacija galėtų paskatinti valstybes nares laikytis suderinto požiūrio į elektroninių ryšių, įskaitant vaizdo konferencijas, elektroninius dokumentus, elektroninius spaudus ir parašus, naudojimą. Atsižvelgiant į savanorišką šio požiūrio pobūdį, valstybės narės galėtų laisvai kurti savo skaitmenines priemones. Tokius veiksmus techniškai ir funkciškai būtų įmanoma įgyvendinti. Išlaidų efektyvumas priklausytų nuo atskirų valstybių narių požiūrio į skaitmenizaciją ir nuo jų poreikių bei išteklių. Tačiau kalbant apie tai, kokiu mastu šia galimybe pasiekiami pasiūlymo tikslai, rekomendacija nebūtų užtikrintas faktinis skaitmeninių ryšių priemonių įgyvendinimas, skaitmeninio kanalo sąveikumas, elektroninių dokumentų priėmimas ar bendri patikimumo užtikrinimo paslaugų naudojimo ir pripažinimo standartai.

Pagal su teisėkūra susijusią galimybę bus priimtos teisėkūros priemonės (reglamentas ir direktyva). Į reglamentą bus įtrauktos taisyklės, kuriomis būtų sukurtas saugus elektroninis kanalas, grindžiamas e. CODEX (Komisijos pasiūlymo dėl reglamento dėl e. CODEX poveikio vertinime nurodytas kaip tinkamiausias techninis sprendimas). Šis kanalas, sudarantis decentralizuotą IT sistemą, bus naudojamas komunikacijai ir keitimuisi informacija, duomenimis ir dokumentais tarp teismų ir kompetentingų institucijų, o atitinkamais atvejais – su TVR agentūromis ir ES įstaigomis. Bus nustatytos taisyklės, kuriomis bus remiama fizinių ir juridinių asmenų, valstybių narių teismų ir kompetentingų institucijų komunikacija, įskaitant taisykles dėl vaizdo konferencijų ar kitų nuotolinio ryšio technologijų naudojimo. Bus apibrėžta duomenų valdytojų ir duomenų tvarkytojų atsakomybė. Ši galimybė grindžiama prielaida, kad Komisijos sukurtos IT sistemos, skirtos keitimuisi Europos tyrimo orderiais (ETO) bei dokumentų įteikimui ir (arba) įrodymų rinkimui, bus naudojamos vykdant visą tarpvalstybinę teisminę komunikaciją, reglamentuojamą ES teisminio bendradarbiavimo priemonėmis. Valstybės narės galės savo nacionalines IT sistemas prijungti prie decentralizuoto tinklo arba naudotis Komisijos sukurta ir nemokamai teikiama programine įranga. Taip bus sudarytos sąlygos teismams ir (arba) kompetentingoms institucijoms, dalyvaujančioms procesuose pagal ES priemones tarpvalstybinio teisminio bendradarbiavimo civilinėse, komercinėse ar baudžiamosiose bylose srityje, palaikyti tiesioginius ryšius. Pagal su teisėkūra susijusią galimybę buvo apsvarstytos trys antrinės galimybės: a) privalomas arba savanoriškas skaitmeninio kanalo naudojimas, b) privalomas arba savanoriškas fizinių ir juridinių asmenų elektroniniu būdu perduotos informacijos priėmimas ir c) reguliavimo arba su reguliavimu nesusijęs patikimumo užtikrinimo paslaugų naudojimo ir pripažinimo metodas. Direktyva bus iš dalies pakeisti galiojantys pamatiniai sprendimai ir direktyvos, siekiant juos suderinti su reglamento taisyklėmis.

Palyginus politikos galimybes ir antrines galimybes bei jas įvertinus atsižvelgiant į pasiūlymo tikslus, buvo pasirinkta su teisėkūra susijusi galimybė. Įgyvendinant šią galimybę skaitmeninė komunikacija tarp teismų ir kompetentingų institucijų (ir tarp jų bei ES TVR agentūrų ir įstaigų) taps privaloma (su pagrįstomis išimtimis). Be to, teismai ir kompetentingos institucijos bus įpareigoti priimti fizinių ir juridinių asmenų elektroniniu būdu perduotą informaciją, bus suteiktas vaizdo konferencijų ar kitų nuotolinio ryšio technologijų naudojimo vykdant žodinį bylos nagrinėjimą tarpvalstybinio pobūdžio bylose ir patikimumo užtikrinimo paslaugų naudojimo ir pripažinimo teisinis pagrindas.