Briuselis, 28.12.2004

KOM(2004) 835 galutinis

2004/0287 (COD)

Pasiūlymas

EUROPOS PARLAMENTO IR TARYBOS REGLAMENTAS

dėl Vizų informacinės sistemos (VIS) ir apsikeitimo duomenimis apie trumpalaikes vizas tarp valstybių narių

{SEK(2004)1628}

(pateikta Komisijos)

AIŠKINAMASIS MEMORANDUMAS

1. BENDRASIS TIKSLAS

Laipsniškai kurdama laisvės, saugumo ir teisingumo erdvę, Europos Sąjunga užtikrina laisvą asmenų judėjimą ir aukštą saugumo lygį. Šiame kontekste pirmenybė teikiama Vizų informacinės sistemos (VIS), t. y. apsikeitimo vizų duomenimis tarp valstybių narių sistemos, plėtojimui ir kūrimui; tai yra viena iš svarbiausių ES politikoje numatytų iniciatyvų stabilumui ir saugumui stiprinti.

2004 m. vasario 19 d. TVR taryba, remdamasi Lakeno, Sevilijos ir Salonikų Europos Vadovų Tarybos išvadomis, priėmė išvadas dėl Vizų informacinės sistemos plėtojimo[1]. Šiose Tarybos išvadose, kurias 2004 m. kovo 25–26 d.[2] dar kartą patvirtino Briuselio Europos Vadovų Taryba, nustatyta VIS plėtojimo kryptis, į kurią „turi būti atsižvelgta, rengiant technines VIS įgyvendinimo priemones ir pasiūlymą dėl teisinio dokumento, reglamentuojančio VIS kūrimo procesą, tiksliai laikantis Bendrijos teisės aktų asmens duomenų apsaugos srityje“[3].

Iki šio pasiūlymo 2004 m. birželio 8 d. Taryba priėmė Tarybos sprendimą 2004/512/EB dėl Vizų informacinės sistemos (VIS) sukūrimo[4], kuriuo sudaromas reikiamas teisinis pagrindas, leidžiantis įtraukti į bendrąjį Europos Sąjungos biudžetą VIS sukūrimui būtinus asignavimus ir tą biudžeto dalį vykdyti, nustatoma VIS struktūra, Komisijai suteikiamas įgaliojimas, padedant SIS II komitetui[5], plėtoti VIS techniniu lygiu, o valstybės narės turi pritaikyti ir (arba) sukurti nacionalines sistemas.

Siekiant toliau plėtoti ir kurti VIS reikia parengti visavertę teisinę sistemą. Šio pasiūlymo dėl Europos Parlamento ir Tarybos reglamento tikslas yra apibrėžti VIS paskirtį, funkcijas ir su ja susijusius įsipareigojimus, pavesti Komisijai sukurti VIS ir ją prižiūrėti, nustatyti apsikeitimo duomenimis dėl trumpalaikių vizų prašymų tarp valstybių narių procedūras ir sąlygas, kurios palengvintų tokių prašymų nagrinėjimą ir susijusių sprendimų priėmimą.

VIS turi pagerinti bendrosios vizų politikos administravimą, konsulinį bendradarbiavimą bei centrinių konsulinių įstaigų konsultavimąsi ir tokiu būdu neleisti atsirasti grėsmėms vidaus saugumui ir prekybai vizomis, palengvinti kovą su sukčiavimu ir patikrinimus išorinės sienos kontrolės punktuose bei valstybių narių teritorijoje, padėti identifikuojant ir grąžinant nelegalius imigrantus, taip pat palengvinti „Dublino II“ reglamento (EB) Nr. 343/2003[6] taikymą. Veiksmingesnis vizų prašymų vertinimas, įskaitant centrinių institucijų konsultavimąsi, ir prašytojų patikrinimas bei identifikavimas konsulatuose bei kontrolės punktuose padeda užtikrinti didesnį valstybių narių vidaus saugumą ir kovoti su terorizmu[7], o tai yra bendrosios vizų politikos horizontalusis tikslas ir pagrindinis jos vertinimo kriterijus, taip pat kovoti su nelegalia imigracija[8]. Tuo pačiu VIS atneš naudos ir sąžiningiems keliautojams, nes bus patobulintos vizų išdavimo ir patikrinimų procedūros.

Šio reglamento taikymo sritis yra susijusi su duomenų apie trumpalaikes Šengeno vizas apsikeitimu, kuris yra svarbiausias VIS tikslas, taip pat su duomenų apie nacionalines ilgalaikes vizas, kurios kartu galioja kaip trumpalaikės vizos, apsikeitimu. Apsikeitimą duomenimis apie kitas nacionalines ilgalaikes Šengeno šalių vizas, kuris taip pat numatytas 2004 m. vasario 19 d. Tarybos išvadose[9], turi reglamentuoti atskiras teisinis dokumentas – ilgalaikių vizų išdavimo valstybėse narėse tvarkos, išskyrus trumpalaikių vizų išdavimo tvarką, nereglamentuoja joks bendras acquis , o bendro sprendimo procedūra netaikoma atitinkamam Sutarties 63 straipsnio 3 dalies a punktui, nes pagal Sutarties 67 straipsnio 2 dalį nebuvo priimta jokio sprendimo.

Šis reglamentas yra pagrindinis VIS teisinės sistemos dokumentas. Tačiau šią teisinę sistemą reikia papildyti kitais teisiniais dokumentais, kuriais pirmiausia:

a) būtų iš dalies pakeistos Bendrosios konsulinės instrukcijos (BKI)[10], t. y. būtų nustatyti biometrinių duomenų rinkimo standartai ir procedūros, įskaitant jų rinkimo prievolę, ir biometrinių duomenų registravimo išlygos;

b) būtų sukurtas apsikeitimo duomenimis su Airija ir Jungtine Karalyste mechanizmas, kuris palengvintų „Dublino II“ reglamento (EB) Nr. 343/2003[11] taikymą ir padėtų identifikuoti nelegalius imigrantus bei taikyti administracines jų grąžinimo procedūras, kadangi Airija ir Jungtinė Karalystė dalyvauja imigracijos ir grąžinimo politikoje;

c) sudarytos sąlygos, naudojantis VIS, keistis duomenimis apie ilgalaikes vizas, kurios kartu negalioja kaip trumpalaikės vizos; kadangi tokioms vizoms netaikomas bendras acquis, šiam tikslui pasiekti reikės daugiau politinio koordinavimo.

2. VIZų INFORMACINėS SISTEMOS (VIS) POVEIKIS

Prie šio pasiūlymo pridėtame išsamiame poveikio įvertinime[12] yra pabrėžiama būtinybė įdiegti VIS ir jos poveikis, palyginti su kitomis politinėmis priemonėmis, taip pat pateikiami argumentai, kodėl biometrinių duomenų kaupimas ir naudojimas VIS sistemoje yra svarbus siekiant VIS tikslų, bei nurodomos būtinos duomenų apsaugos ir jų saugumo užtikrinimo priemonės. Kadangi su šia tema yra susiję jautrūs asmens duomenų apsaugos klausimai, būtina, inter alia , pasikonsultuoti su 29 straipsnyje nurodyta darbo grupe[13].

3. TEISINIS PAGRINDAS

Šis reglamentas remiasi EB Sutarties 62 straipsnio 2 dalies b punkto ii papunkčiu ir 66 straipsniu. 66 straipsnyje nustatytas atitinkamas VIS sukūrimo ir priežiūros, taip pat vizų duomenų apsikeitimo tarp valstybių narių teisinis pagrindas, užtikrinantis valstybių narių atitinkamų institucijų bendradarbiavimą, taip pat tų institucijų ir Komisijos bendradarbiavimą Sutarties IV antraštinei daliai priklausančiose srityse. Šios sritys apima bendrosios vizų politikos įgyvendinimą, bet taip pat patikrinimus prie išorinių sienų ir priemones, susijusias su prieglobsčiu ir nelegalia imigracija.

Tačiau reglamente nustatyti ne tik vizų duomenų įvedimo į VIS, apsikeitimo tais duomenimis ir jų tikrinimo mechanizmai; jame taip pat numatytos procedūros, kurios sudaro būtinas sąlygas valstybėms narėms, remiantis Šengeno bendrosios vizų politikos acquis, nagrinėti trumpalaikių vizų prašymus ir išduoti trumpalaikes vizas. Informacijos įvedimas į VIS vizos prašymo gavimo metu ir patikrinimas, ar VIS sistemoje užfiksuoti ankstesni prašymai (privalomi tokio prašymo nagrinėjimo etapai) ir yra ta vizų išdavimo tvarka ir sąlygos, apibrėžtos 62 straipsnio 2 dalies b punkto ii papunktyje.

Remiantis EB sutarties 67 straipsnio 4 dalimi, EB sutarties 62 straipsnio 2 dalies b punkto ii papunktyje nurodytos priemonės priimamos taikant 251 straipsnyje minimą bendro sprendimo procedūrą. Kadangi 66 straipsniui dabar taikomas kvalifikuotos balsų daugumos, o ne anksčiau taikytas vienbalsiškumo principas[14], du teisiniai pagrindai yra suderinami ir gali būti taikomi kartu. Todėl bendro sprendimo procedūra taikoma reglamento priėmimui kaip darni visuma.

4. DALYVAVIMAS VIZų INFORMACINėJE SISTEMOJE

Kadangi reglamentas taikomas apsikeitimui duomenimis apie trumpalaikes vizas tarp valstybių narių, „kurios panaikino savo vidaus sienų kontrolę“[15], juo yra plėtojama Šengeno acquis bendrosios vizų politikos srityje. Dalyvavimo VIS sistemoje pasekmės:

Islandija ir Norvegija:

Taikytinos procedūros, nustatytos Tarybos, Islandijos Respublikos ir Norvegijos Karalystės sudarytame Asociacijos susitarime[16] dėl šių valstybių asociacijos įgyvendinant, taikant ir plėtojant Šengeno acquis , nes šis pasiūlymas grindžiamas Šengeno acquis , kuris apibrėžtas šio susitarimo A priede.

Danija :

Pagal Protokolą dėl Danijos pozicijos, kuris pridėtas prie ES sutarties ir EB sutarties, Danija nedalyvaus priimant reglamentą ir todėl jis nėra jai privalomas ar taikytinas. Kadangi reglamentas – tai dokumentas, kuris turėtų būti grindžiamas Šengeno acquis , remiantis EB sutarties IV antraštinės dalies nuostatomis, taikomas pirmiau minėto protokolo 5 straipsnis.

Jungtinė Karalystė ir Airija :

Remiantis Protokolo dėl Šengeno acquis integravimo į Europos Sąjungos sistemą 4 ir 5 straipsniais ir 2000 m. gegužės 29 d. Tarybos sprendimu 2000/365/EB dėl Jungtinės Didžiosios Britanijos ir Šiaurės Airijos prašymo[17], taip pat 2002 m. vasario 28 d. Tarybos sprendimu 2002/192/EB dėl Airijos prašymo dalyvauti įgyvendinant kai kurias Šengeno acquis nuostatas[18], Jungtinė Karalystė ir Airija nedalyvauja priimant reglamentą, todėl jis nėra joms privalomas arba taikytinas.

Naujosios valstybės narės :

Kadangi siūloma iniciatyva yra dokumentas, kuris grindžiamas Šengeno acquis arba kitaip su juos susijęs, kaip apibrėžta Stojimo akto 3 straipsnio 2 dalyje, reglamentas taikomas naujosiose valstybėse narėse tik remiantis Tarybos sprendimu, kuris atitinka šią nuostatą.

Šveicarija :

Šiuo reglamentu, kaip apibrėžta Europos Sąjungos, Europos bendrijos ir Šveicarijos Konfederacijos pasirašytame susitarime dėl Šveicarijos Konfederacijos asociacijos įgyvendinant, taikant ir plėtojant Šengeno acquis [19], plėtojamos Šengeno acquis nuostatos, kurios priklauso sričiai, nustatytai Tarybos sprendimo dėl šio susitarimo pasirašymo Europos bendrijos vardu ir dėl laikino tam tikrų jo nuostatų taikymo 4 straipsnio 1 dalyje[20].

5. SUBSIDIARUMAS IR PROPORCINGUMAS

62 straipsnio 2 dalies b punkto ii papunktyje yra nustatytas Bendrijos įsipareigojimas parengti valstybių narių trumpalaikių vizų išdavimo tvarką ir sąlygas. 66 straipsnyje nustatytas Bendrijos įsipareigojimas imtis priemonių, kad būtų užtikrintas valstybių narių institucijų, taip pat tų institucijų ir Komisijos bendradarbiavimas. Tačiau šie įsipareigojimai turi būti vykdomi, laikantis Europos bendrijos steigimo sutarties 5 straipsnio. Pasiūlymas tenkina šios nuostatos kriterijus:

Valstybės narės negali deramai pasiekti reglamento tikslo sukurti bendrą apsikeitimo vizų duomenimis tarp valstybių narių sistemą ir procedūras, todėl, atsižvelgiant į veiksmų mastą ir poveikį, jo galima būtų veiksmingiau siekti Bendrijos lygiu.

Komisijos veiksmai apsiriboja tik Centrinės vizų informacinės sistemos, nacionalinių sąsajų ir Centrinės VIS bei nacionalinių sąsajų komunikacijų infrastruktūros sukūrimu ir priežiūra, o nacionalinės sistemos lieka kiekvienos valstybės narės kompetencijai. Reglamento forma buvo pasirinkta todėl, kad reikia priimti bendro taikymo dokumentą, kuris būtų privalomas visas ir tiesiogiai taikomas valstybėse narėse.

Šioje iniciatyvoje yra numatyti tik tokie veiksmai, kurių reikia jos tikslui pasiekti: į VIS įvedami tik tokie duomenys, kurių reikia vizų prašymams išnagrinėti, ir duomenys apie tų prašymų atžvilgiu priimtus sprendimus. Teksto duomenys apie prašytoją turi būti imami iš dabartinio prašymo blanko. Siekiant užtikrinti tikslų vizų prašytojų patikrinimą ir identifikavimą, būtina tvarkyti biometrinius duomenis VIS sistemoje. Tai leidžia patikrinti ir identifikuoti nepriklausomai nuo to, ar esama kitų informacijos laikmenų, pavyzdžiui, mikroschemų, ar jos buvo pateiktos ir ar jos blogai funkcionuoja. Tačiau šis pasiūlymas neapima nuskaitytų dokumentų saugojimo, nors tai numatyta Tarybos išvadose[21], kadangi toks saugojimas nelaikomas proporcingu, įvertinus faktą, kad tokių dokumentų reikia tik ypatingais atvejais; tokiais atvejais dokumentų kopijos gali būti perduotos vizą išdavusios valstybės narės prašymu[22].

Tikrinti duomenis šiame reglamente apibrėžtais tikslais gali tik kiekvienos valstybės narės kompetentingų institucijų tinkamai įgaliotas personalas; jis gali tikrinti duomenis tik tiek, kiek tai būtina užduotims atlikti, siekiant šių tikslų.

6. PASIūLYMO STRUKTūRA IR TURINYS

Šis pasiūlymas dėl antrojo teisinio VIS teisinės sistemos dokumento, yra sudarytas iš septynių skyrių. Pirmajame skyriuje apibrėžtas reglamento dalykas, VIS paskirtis, sąvokos, duomenų kategorijos ir bendrosios priėjimo prie VIS taisyklės.

Antrajame skyriuje aprašyti vizų institucijų įsipareigojimai ir įėjimo į sistemą bei naudojimosi duomenimis procedūros. Jame nurodyti duomenys, kurie turi būti įvesti registruojant prašymą bei duomenys, kurie turi būti papildomai įvesti tuo atveju, kai priimamas sprendimas išduoti vizą, atsisakoma ją išduoti, ji panaikinama, atšaukiama arba pratęsiama, arba kai atsisakoma prašymą nagrinėti. Be to, šiame skyriuje nustatyti vizų institucijų įsipareigojimai naudoti VIS vizų prašymams nagrinėti ir nustatytos VIS naudojimo centrinių institucijų konsultavimuisi ir dokumentų prašymui procedūros, tokiu būdu integruojant dabartinio VISION tinklo technines funkcijas į VIS. Taip pat numatyta, kad vizų institucijos gali naudoti duomenis ataskaitoms ir statistikai.

Trečiajame skyriuje aprašytos duomenų naudojimo šiais konkrečiais VIS tikslais kitose institucijose sąlygos ir tvarka: vizų patikrinimui, nelegalių imigrantų identifikavimui ir grąžinimui, atsakomybės už prieglobsčio prašymus nustatymui ir prieglobsčio prašymų nagrinėjimui. Institucijos, kurioms turėtų būti leidžiama pateikti užklausą į VIS, nustatomos pagal šiuos konkrečius tikslus.

Ketvirtajame skyriuje nustatytos VIS įregistruotų duomenų saugojimo ir keitimo taisyklės. Penktajame skyriuje nustatyti su VIS susiję įsipareigojimai, įskaitant įsipareigojimus dėl VIS operatyvinio valdymo, dėl duomenų naudojimo ir jų saugumo, taip pat atsakomybės nustatymo, duomenų registravimo ir sankcijų skyrimo taisyklės.

Šeštasis skyrius susijęs su teisėmis ir duomenų apsaugos priežiūra. Kadangi Direktyva 95/46/EB ir Reglamentas (EB) Nr. 45/2001 visiškai taikomi šiam reglamentui[23], šio skyriaus nuostatose pateikiama išsamesnė informacija apie tam tikrus aspektus, susijusius su duomenų subjekto teisių apsauga ir nacionalinių priežiūros institucijų bei nepriklausomos priežiūros institucijos vaidmenimis.

Baigiamajame skyriuje aptariamas sistemos įdiegimas, duomenų perdavimo ir sistemos veikimo pradžia, komitologija, kontrolė ir vertinimas, šio reglamento įsigaliojimas ir taikymas.

Pastabos dėl pavienių straipsnių pridedamos prie šio pasiūlymo.

2004/0287 (COD)

Pasiūlymas

EUROPOS PARLAMENTO IR TARYBOS REGLAMENTAS

dėl Vizų informacinės sistemos (VIS) ir apsikeitimo duomenimis apie trumpalaikes vizas tarp valstybių narių

EUROPOS PARLAMENTAS IR EUROPOS SĄJUNGOS TARYBA,

atsižvelgdami į Europos bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 62 straipsnio 2 dalies b punkto ii papunktį ir 66 straipsnį,

atsižvelgdami į Komisijos pasiūlymą[24],

laikydamiesi Sutarties[25] 251 straipsnyje nustatytos tvarkos,

kadangi:

(1) Remiantis 2001 m. rugsėjo 20 d. Tarybos išvadomis ir išvadomis, kurias Europos Vadovų Taryba priėmė Lakene 2001 m. gruodžio 14–15 d., Sevilijoje 2002 m. birželio 21–22 d., Salonikuose 2003 m. birželio 19–20 d. ir Briuselyje 2004 m. kovo 25–26 d., Vizų informacinės sistemos (VIS) sukūrimas yra viena svarbiausių Europos Sąjungos politikos iniciatyvų, skirta stabilumui ir saugumui stiprinti.

(2) 2004 m. birželio 8 d. Tarybos sprendimu 2004/512/EB dėl Vizų informacinės sistemos (VIS) sukūrimo[26] buvo sukurta apsikeitimo vizų duomenimis tarp valstybių narių sistema VIS.

(3) Dabar būtina įgalioti Komisiją sukurti ir prižiūrėti VIS, apibrėžti VIS paskirtį, funkcijas ir su ja susijusius įsipareigojimus, nustatyti apsikeitimo vizų duomenimis tarp valstybių narių sąlygas bei tvarką ir taip palengvinti vizų prašymų nagrinėjimą ir susijusių sprendimų priėmimą, atsižvelgiant į VIS plėtojimo kryptis, kurias Taryba patvirtino 2004 m. vasario 19 d.

(4) Vizų informacinė sistema turėtų pagerinti bendrosios vizų politikos administravimą, konsulinį bendradarbiavimą bei centrinių konsulinių įstaigų konsultavimąsi, nes ji palengvins apsikeitimą duomenimis tarp valstybių narių dėl prašymų ir su jais susijusių sprendimų; taip bus siekiama neleisti atsirasti grėsmėms vidaus saugumui ir prekybai vizomis, palengvinti kovą su sukčiavimu ir patikrinimus išorinės sienos kontrolės punktuose bei valstybių narių teritorijoje. VIS taip pat turėtų palengvinti nelegalių imigrantų identifikavimą ir grąžinimą bei 2003 m. vasario 18 d. Tarybos reglamento (EB) Nr. 343/2003 nustatančio valstybės narės, atsakingos už trečiosios šalies piliečio vienoje iš valstybių narių pateikto prieglobsčio prašymo nagrinėjimą, nustatymo kriterijus ir mechanizmus[27] taikymą.

(5) Vizų informacinė sistema turėtų būti sujungta su valstybių narių nacionalinėmis sistemomis, kad kompetentingos valstybių narių institucijos galėtų tvarkyti duomenis apie vizų prašymus ir išduotas, panaikintas, atšauktas ar pratęstas vizas.

(6) Duomenų įvedimo, keitimo, naikinimo ir tikrinimo VIS sistemoje sąlygose ir procedūrose turėtų būti atsižvelgta į procedūras, nustatytas Bendrosiose konsulinėse instrukcijose diplomatinėms atstovybėms ir konsulinėms įstaigoms dėl vizų (toliau – Bendrosios konsulinės instrukcijos)[28].

(7) Konsultavimosi su centrinėmis nacionalinėmis institucijomis tinklo techninės funkcijos, nustatytos Konvencijos dėl 1985 m. birželio 14 d. Šengeno susitarimo dėl laipsniško bendrų sienų kontrolės panaikinimo įgyvendinimo[29] 17 straipsnio 2 dalyje, turėtų būti integruotos į VIS.

(8) VIS sistemoje tvarkytini duomenys turėtų būti nustatyti, atsižvelgus į duomenis, pateiktus bendrajame prašymo išduoti vizą blanke, kuris pateiktas 2002 m. balandžio 25 d. Tarybos sprendime 2002/354/EB dėl Bendrųjų konsulinių instrukcijų III dalies pritaikymo ir 16 priedo parengimo[30], ir į informaciją, pateiktą vizos įklijoje, kuri numatyta 1995 m. gegužės 29 d. Tarybos reglamente (EB) Nr. 1683/95, nustatančiame vienodą vizų formą[31].

(9) Siekiant užtikrinti tikslų vizų prašytojų patikrinimą ir identifikavimą, būtina biometrinius duomenis tvarkyti VIS sistemoje.

(10) Būtina nustatyti kompetentingas valstybių narių institucijas, kurių tinkamai įgaliotam personalui turi būti suteikta galimybė įvesti, keisti, naikinti ar tikrinti duomenis konkrečiais VIS tikslais tiek, kiek tai būtina jų užduotims atlikti.

(11) Asmens duomenys turėtų būti saugomi VIS sistemoje ne ilgiau nei būtina VIS tikslais. Duomenis tikslinga saugoti penkerius metus, kad į duomenis apie ankstesnius prašymus galima būtų atsižvelgti vertinant vizų prašymus, taip pat vertinant prašytojų geranoriškumą, bei išduodant dokumentus nelegaliems imigrantams, kurie galėjo kuriame nors etape prašyti vizos. Trumpesnio laikotarpio šiems tikslams pasiekti neužtektų. Duomenys turėtų būti panaikinti po penkerių metų, nebent atsirastų pagrindo panaikinti juos anksčiau.

(12) Turėtų būti nustatytos aiškios taisyklės dėl, viena vertus, Komisijos atsakomybės už VIS sukūrimą ir valdymą ir, kita vertus, dėl valstybių narių atsakomybės už nacionalines sistemas ir duomenų naudojimą nacionalinėse institucijose.

(13) Turi būti nustatytos taisyklės dėl valstybių narių atsakomybės už žalą, atsiradusią dėl bet kokio šio reglamento pažeidimo. Komisijos atsakomybę už tokią žalą reglamentuoja Sutarties 288 straipsnio antroji pastraipa.

(14) Asmens duomenų tvarkymui valstybėse narėse, taikant šį reglamentą, taikoma 1995 m. spalio 24 d. Europos Parlamento ir Tarybos direktyva 95/46/EB dėl asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo[32]. Tačiau reikėtų išsamiau aptarti tam tikrus aspektus, susijusius su atsakomybe už duomenų naudojimą, duomenų subjektų teisių apsauga ir duomenų apsaugos priežiūra.

(15) Komisijos veiklai, susijusiai su asmens duomenų apsauga, taikomas 2000 m. gruodžio 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (EB) Nr. 45/2001 dėl asmenų apsaugos Bendrijos institucijoms ir įstaigoms tvarkant asmens duomenis ir laisvo tokių duomenų judėjimo[33]. Tačiau reikėtų išsamiau aptarti tam tikrus aspektus, susijusius su atsakomybe už duomenų naudojimą ir su duomenų apsaugos priežiūra.

(16) Remiantis Direktyvos 95/46/EB 28 straipsniu įsteigtos nacionalinės priežiūros institucijos turėtų kontroliuoti duomenų tvarkymo valstybėse narėse teisėtumą, o Reglamente (EB) Nr. 45/2001 numatytas Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas turėtų kontroliuoti Komisijos veiklą, susijusią su tokių duomenų apsauga.

(17) Siekiant užtikrinti veiksmingą šio reglamento taikymo kontrolę, būtinas reguliarus įvertinimas.

(18) Valstybės narės turėtų nustatyti taisykles dėl sankcijų, taikytinų už šio reglamento nuostatų pažeidimą, ir užtikrinti jų įgyvendinimą.

(19) Šiam reglamentui įgyvendinti būtinos priemonės turėtų būti priimtos, remiantis 1999 m. birželio 28 d. Tarybos sprendimu 1999/468/EB, nustatančiu Komisijos naudojimosi jai suteiktais įgyvendinimo įgaliojimais tvarką[34].

(20) Šiame reglamente yra laikomasi pagrindinių teisių ir principų, kurie visų pirma nustatyti Europos Sąjungos pagrindinių teisių chartijoje.

(21) Valstybės narės negali deramai sukurti bendros Vizų informacinės sistemos ir nustatyti bendrų apsikeitimo vizų duomenimis tarp valstybių narių įsipareigojimų, sąlygų ir procedūrų, todėl, atsižvelgiant į veiksmų mastą ir poveikį, šie tikslai būtų geriau pasiekti Bendrijos lygiu; Bendrija gali priimti priemones, vadovaudamasi subsidiarumo principu, nustatytu Sutarties 5 straipsnyje. Remiantis tame straipsnyje nustatytu proporcingumo principu, reglamente nėra numatyta jokių veiksmų, kurie nėra būtini siekiant šio tikslo.

(22) Remiantis Protokolo dėl Danijos pozicijos, pridėto prie Europos Sąjungos sutarties ir Europos bendrijos steigimo sutarties, 1 ir 2 straipsniais, Danija nedalyvauja priimant šį reglamentą ir todėl jis nėra jai privalomas ar taikytinas. Atsižvelgiant į tai, kad pagal Europos bendrijos steigimo sutarties trečiosios dalies IV antraštinės dalies nuostatas šis reglamentas grindžiamas Šengeno acquis, Danija, remdamasi minėto protokolo 5 straipsniu, per šešių mėnesių laikotarpį nuo šio dokumento priėmimo nusprendžia, ar ji įtrauks jį į savo nacionalinę teisę.

(23) Islandijos ir Norvegijos atveju šiuo reglamentu, kaip apibrėžta Europos Sąjungos Tarybos, Islandijos Respublikos ir Norvegijos Karalystės sudarytame susitarime dėl šių dviejų valstybių asociacijos įgyvendinant, taikant ir plėtojant Šengeno acquis [35] , plėtojamos Šengeno acquis nuostatos, kurios priklauso sričiai, nurodytai 1999 m. gegužės 17 d. Tarybos sprendimo 1999/437/EB dėl tam tikrų priemonių taikant Europos Sąjungos Tarybos, Islandijos Respublikos ir Norvegijos Karalystės sudarytą susitarimą dėl šių dviejų valstybių asociacijos įgyvendinant, taikant ir plėtojant Šengeno acquis [36] 1 straipsnio B punkte .

(24) Turi būti sudarytas susitarimas, kuris leistų Islandijos ir Norvegijos atstovams dalyvauti komitetų, padedančių Komisijai naudotis savo įgyvendinimo įgaliojimais, darbe. Apie tokį susitarimą svarstoma pasikeitime laiškais tarp Bendrijos ir Islandijos bei Norvegijos, kuris pridėtas prie pirmiau minėto Asociacijos susitarimo[37].

(25) Šiuo reglamentu plėtojamos Šengeno acquis nuostatos, kurias įgyvendinant Jungtinė Karalystė nedalyvauja, remiantis 2000 m. gegužės 29 d. Tarybos sprendimu 2000/365/EB dėl Jungtinės Didžiosios Britanijos ir Šiaurės Airijos Karalystės prašymo dalyvauti įgyvendinant kai kurias Šengeno acquis nuostatas[38]; todėl Jungtinė Karalystė nedalyvauja priimant šį reglamentą ir jis nėra jai privalomas ar taikytinas.

(26) Šiuo reglamentu plėtojamos Šengeno acquis nuostatos, kurias įgyvendinant Airija nedalyvauja, remiantis 2002 m. vasario 28 d. Tarybos sprendimu 2002/192/EB dėl Airijos prašymo dalyvauti įgyvendinant kai kurias Šengeno acquis nuostatas[39]; todėl Airija nedalyvauja priimant šį reglamentą ir jis nėra jai privalomas ar taikytinas.

(27) Šis reglamentas yra dokumentas, grindžiamas Šengeno acquis arba kitaip susijęs su juo, kaip apibrėžta Stojimo akto 3 dalies 2 punkte.

(28) Šveicarijos atveju šiuo reglamentu, kaip apibrėžta Europos Sąjungos, Europos bendrijos ir Šveicarijos Konfederacijos pasirašytame susitarime dėl Šveicarijos Konfederacijos asociacijos įgyvendinant, taikant ir plėtojant Šengeno acquis, plėtojamos Šengeno acquis nuostatos, priklausančios sričiai, nurodytai Tarybos sprendimo dėl šio susitarimo pasirašymo Europos bendrijos vardu ir laikino tam tikrų jo nuostatų taikymo 4 straipsnio 1 dalyje,

PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ:

I SKYRIUS

Bendrosios nuostatos

1 straipsnis Dalykas ir taikymo sritis

1. Šiuo reglamentu apibrėžiama Vizų informacinės sistemos (VIS) paskirtis, funkcijos ir su ja susiję įsipareigojimai, kurie yra nustatyti Sprendimo 2004/512/EB 1 straipsnyje. Jame nustatomos apsikeitimo duomenimis tarp valstybių narių apie trumpalaikių vizų prašymus ir dėl jų priimtus sprendimus, įskaitant sprendimus panaikinti, atšaukti arba pratęsti vizą, sąlygos ir procedūros, kurios palengvintų tokių prašymų nagrinėjimą ir susijusių sprendimų priėmimą.

2. VIS gerina bendrosios vizų politikos administravimą, konsulinį bendradarbiavimą ir centrinių konsulinių įstaigų konsultavimąsi, palengvindama apsikeitimą duomenimis tarp valstybių narių apie prašymus ir dėl jų priimtus sprendimus, siekiant:

a) išvengti grėsmių bet kurios valstybės narės vidaus saugumui;

b) išvengti atsakingos už prašymo nagrinėjimą valstybės narės nustatymo kriterijų apėjimo;

c) palengvinti kovą su sukčiavimu;

d) palengvinti patikrinimus išorinės sienos kontrolės punktuose ir valstybių narių teritorijoje;

e) padėti identifikuojant ir grąžinant nelegalius imigrantus;

f) palengvinti Reglamento (EB) Nr. 343/2003 taikymą.

2 straipsnis Sąvokos

Šiame reglamente vartojamos šios sąvokos:

1) „viza“ reiškia:

a) „trumpalaikę vizą“, kaip apibrėžta Konvencijos dėl 1985 m. birželio 14 d. Šengeno susitarimo dėl laipsniško bendrų sienų kontrolės panaikinimo įgyvendinimo[40] (toliau – Šengeno konvencija) 11 straipsnio 1 dalies a punkte;

b) „tranzitinė viza“, kaip apibrėžta Šengeno konvencijos 11 straipsnio 1 dalies b punkte;

c) „oro uosto tranzitinė viza“, kaip apibrėžta Bendrųjų konsulinių instrukcijų diplomatinėms atstovybėms ir konsulinėms įstaigoms dėl vizų (toliau – Bendrosios konsulinės instrukcijos) I dalies 2.1.1 punkte;

d) „riboto teritorinio galiojimo viza“, kaip apibrėžta Šengeno konvencijos 11 straipsnio 2 dalyje;

e) „nacionalinė ilgalaikė viza, kuri kartu galioja kaip trumpalaikė viza“, kaip apibrėžta Šengeno konvencijos 18 straipsnyje;

2) „vizos įklija“ – tai vienoda vizų forma, kaip apibrėžta Reglamente (EB) Nr. 1683/95;

3) „vizų institucijos“ – tai kiekvienos valstybės narės institucijos, atsakingos už prašymų nagrinėjimą, sprendimų dėl jų priėmimą arba sprendimų panaikinti, atšaukti arba pratęsti vizas priėmimą;

4) „prašymo blankas“ – tai vienodas vizos prašymo blankas, pateiktas Bendrųjų konsulinių instrukcijų 16 priede;

5) „prašytojas“ – tai trečiosios šalies pilietis, pateikęs prašymą vizai gauti;

6) „trečiosios šalies pilietis“ – tai pilietis, nesantis Europos Sąjungos piliečiu, kaip apibrėžta EB sutarties 17 straipsnio 1 dalyje;

7) „grupės nariai“ – tai kiti prašytojai, keliaujantys kartu su prašytoju, įskaitant sutuoktinį ir vaikus, kurie vyksta kartu su prašytoju;

8) „kelionės dokumentas“ – tai pasas arba kitas lygiavertis dokumentas, kuris suteikia jo turėtojui teisę vykti per išorines sienas ir į kurį gali būti įklijuota viza;

9) „atsakinga valstybė narė“ – tai valstybė narė, įvedusi duomenis į VIS;

10) „patikrinimas“ – tai duomenų rinkinių lyginimo procesas, siekiant nustatyti nurodytos tapatybės autentiškumą (lyginimas „vienas su vienu“);

11) „identifikavimas“ – tai asmens tapatybės nustatymo procesas, naudojantis paieška duomenų bazėje, kai lyginama su įvairiais duomenų rinkiniais (lyginimas „vienas su daugeliu“).

3 straipsnis Duomenų kategorijos

1. Tik šių kategorijų duomenys registruojami į VIS:

a) teksto duomenys apie prašytoją ir apie prašomas, išduotas, neišduotas, panaikintas, atšauktas arba pratęstas vizas;

b) nuotraukos;

c) pirštų atspaudų duomenys;

d) sąsajos su kitais prašymais.

2. Pranešimai, perduoti naudojantis VIS infrastruktūra, kuri minima 14 straipsnyje, 21 straipsnio 2 dalyje ir 22 straipsnio 2 dalyje, neįregistruojami į VIS, neatmetant duomenų tvarkymo operacijų registravimo pagal 28 straipsnį.

4 straipsnis Sistemos naudojimas duomenims įvesti, keisti, naikinti ir patikrinti

1. Pasinaudoti VIS 3 straipsnio 1 dalyje nurodytiems duomenims įvesti, keisti ar naikinti pagal šį reglamentą gali tik tinkamai įgaliotas vizų institucijų personalas.

2. Pasinaudoti priėjimu prie VIS duomenims peržiūrėti gali tik tinkamai įgaliotas kiekvienos valstybės narės institucijų, turinčių teisę įgyvendinti 13–19 straipsnyje nustatytus tikslus, personalas; jis gali peržiūrėti duomenis tik tiek, kiek tai būtina užduotims atlikti, siekiant šių tikslų.

3. Kiekviena valstybė narė paskiria kompetentingas institucijas, kurių personalas galės naudotis VIS, kad įvestų, keistų, naikintų ar tikrintų joje esančius duomenis. Kiekviena valstybė narė perduoda Komisijai šių institucijų sąrašą.

Komisija skelbia šiuos sąrašus Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.

II SKYRIUS

Duomenų įvedimas ir jų naudojimas vizų institucijose

5 straipsnis Duomenų įvedimo, gavus prašymą, procedūros

1. Gavusi prašymą, vizų institucija nedelsdama sukuria prašymo bylą, įvesdama į VIS 6 ir 7 straipsnyje nurodytus duomenis.

2. Kurdama prašymo bylą, vizų institucija patikrina VIS sistemoje, ar kuri nors valstybė narė yra užregistravusi VIS sistemoje ankstesnį konkretaus prašytojo prašymą.

3. Jeigu ankstesnis prašymas yra užregistruotas, vizų institucija kiekvieną naują prašymo bylą sujungia su ankstesnio prašymo byla apie tą prašytoją.

4. Jeigu prašytojas keliauja grupėje su kitais prašytojais, vizų institucija sukuria prašymo bylą kiekvienam prašytojui ir sujungia grupės narių prašymų bylas.

6 straipsnis Pateikus prašymą įvedami duomenys

Vizų institucija į prašymo bylą įveda šiuos duomenis:

1) prašymo numerį;

2) informaciją apie padėtį, kad vizos buvo paprašyta;

3) instituciją, kuriai buvo pateiktas prašymas, ir duomenis apie tai, ar prašymas buvo pateiktas tai institucijai kitos valstybės narės vardu;

4) šiuos duomenis, kurie turi būti paimti iš prašymo blanko:

a) pavardė, pavardė gimus, ankstesnė (-ės) pavardė (-ės) ir vardai; lytis; gimimo data, vieta ir šalis;

b) dabartinė pilietybė ir pilietybė gimus;

c) kelionės dokumento rūšis ir numeris, jį išdavusi institucija, išdavimo ir galiojimo pabaigos data;

d) prašymo pateikimo vieta ir data;

e) prašomos vizos rūšis;

f) informacija apie kviečiantį asmenį arba asmenį, kuris gali apmokėti buvimo metu patirtas gyvenimo išlaidas:

i) jei fizinis asmuo – asmens vardas, pavardė ir adresas;

ii) jei bendrovė – bendrovės pavadinimas ir kontaktinio asmens toje bendrovėje vardas ir pavardė;

5) prašytojo nuotrauka, remiantis Reglamentu (EB) Nr. 1683/95;

6) prašytojo pirštų atspaudai, remiantis atitinkamomis Bendrųjų konsulinių instrukcijų nuostatomis.

7 straipsnis Papildomi duomenys, būtini centrinių institucijų konsultavimuisi

Jeigu kuriai nors valstybei narei, remiantis Šengeno konvencijos 17 straipsnio 2 dalimi, reikia, kad pasikonsultuotų centrinės institucijos, vizų institucija įveda papildomus duomenis, kurie turi būti paimti iš prašymo blanko:

1) pagrindinė paskirties vieta ir numatomo buvimo trukmė;

2) kelionės tikslas;

3) atvykimo ir išvykimo data;

4) per pirmąjį atvykimą kertama siena arba tranzito maršrutas;

5) apsigyvenimas;

6) dabartinis užsiėmimas ir darbdavys; studentams – mokyklos pavadinimas;

7) prašytojo tėvo ir motinos vardas (-ai) ir pavardė (-ės).

8 straipsnis Įtrauktini duomenys apie išduotą vizą

1. Priėmus sprendimą išduoti vizą, kompetentinga vizų institucija įtraukia į prašymo bylą šiuos duomenis:

a) informaciją apie padėtį, kad viza buvo išduota, pakeičiančią informaciją apie padėtį, kad vizos buvo paprašyta;

b) vizą išdavusią instituciją ir duomenis apie tai, ar institucija išdavė ją kitos valstybės narės vardu;

c) vizos išdavimo datą ir vietą;

d) vizos rūšį;

e) vizos įklijos numerį;

f) teritoriją, kurioje vizos turėtojas turi teisę keliauti, remiantis atitinkamomis Bendrųjų konsulinių instrukcijų nuostatomis;

g) vizos galiojimo laiką;

h) vizoje numatytą atvykimų į teritoriją, kurioje ta viza galioja, skaičių;

i) vizoje numatytą buvimo trukmę.

2. Jeigu prašymas buvo atsiimtas nespėjus priimti spendimo dėl vizos išdavimo, vizų institucija, kuriai buvo pateiktas prašymas, pakeičia informaciją apie padėtį, kad vizos buvo paprašyta, į informaciją apie padėtį, kad prašymas buvo atsiimtas, nurodydama atsiėmimo datą.

9 straipsnis Įtrauktini duomenys, atsisakius nagrinėti prašymą

Atsisakius nagrinėti prašymą, vizų institucija, kuriai buvo pateiktas prašymas, įtraukia į prašymo bylą šiuos duomenis:

1) informaciją apie padėtį, kad buvo atsisakyta nagrinėti prašymą, pakeičiančią informaciją apie padėtį, kad vizos buvo paprašyta;

2) instituciją, kuri atsisakė nagrinėti prašymą, ir duomenis apie tai, ar sprendimas buvo priimtas kitos valstybės narės vardu;

3) sprendimo priėmimo vieta ir data;

4) kompetentinga nagrinėti prašymą valstybė narė.

10 straipsnis Įtrauktini duomenys apie neišduotą vizą

1. Jeigu buvo priimtas sprendimas neišduoti vizos, kompetentinga vizų institucija į prašymo bylą įtraukia šiuos duomenis:

a) informaciją apie padėtį, kad viza nebuvo išduota, pakeičiančią informaciją apie padėtį, kad vizos buvo paprašyta;

b) instituciją, kuri atsisakė išduoti vizą ir duomenis apie tai, ar šis sprendimas buvo priimtas kitos valstybės narės vardu;

c) sprendimo priėmimo vieta ir data.

2. Prašymo byloje taip pat nurodomas pagrindas (-ai), kuriuo (-iais) remiantis buvo atsisakyta išduoti vizą; tai gali būti vienas ar keli iš toliau išvardytų pagrindų:

a) nebuvo pateiktas galiojantis kelionės dokumentas;

b) nebuvo pateikti dokumentai, patvirtinantys numatomo buvimo tikslą ir sąlygas; nebuvo pateikti įrodymai, kad prašytojas turi pakankamai lėšų pragyventi buvimo metu arba kad jis gali teisėtai tokių lėšų įgyti;

c) įspėjimas dėl prašytojo, kad jam nebūtų leista atvykti;

d) prašytojas kelia grėsmę kurios nors valstybės narės viešajai tvarkai, vidaus saugumui, visuomenės sveikatai ar tarptautiniams santykiams.

11 straipsnis Įtrauktini duomenys apie panaikintą ar atšauktą vizą

1. Jeigu buvo priimtas sprendimas panaikinti ar atšaukti vizą, kompetentinga vizų institucija įtraukia į prašymo bylą šiuos duomenis:

a) informaciją apie padėtį, kad viza buvo panaikinta ar atšaukta, pakeičiančią informaciją apie padėtį, kad viza buvo išduota;

b) vizą panaikinusią ar atšaukusią instituciją ir duomenis apie tai, ar šis sprendimas buvo priimtas kitos valstybės narės vardu;

c) sprendimo priėmimo vieta ir data;

d) sutrumpintą vizos galiojimo laiką, jei reikia.

2. Prašymo byloje taip pat nurodomas pagrindas (-ai), kuriuo (-iais) remiantis viza buvo panaikinta ar atšaukta:

a) jeigu viza buvo panaikinta ar atšaukta, vienas ar keli 10 straipsnio 2 dalyje nurodyti pagrindai;

b) jeigu buvo priimtas sprendimas sutrumpinti vizos galiojimo laiką, vienas ar keli toliau išvardyti pagrindai:

i) prašytojo išsiuntimo tikslas;

ii) tinkamų gyvenimo lėšų nebuvimas iš pradžių numatytai buvimo trukmei.

12 straipsnis Įtrauktini duomenys apie pratęstą vizą

1. Jeigu buvo priimtas sprendimas pratęsti vizos galiojimo laiką, kompetentinga vizų institucija į prašymo bylą įtraukia šiuos duomenis:

a) informaciją apie padėtį, kad viza buvo pratęsta, pakeičiančią informaciją apie padėtį, kad viza buvo išduota;

b) vizą pratęsusią instituciją ir duomenis apie tai, ar šis sprendimas buvo priimtas kitos valstybės narės vardu;

c) sprendimo priėmimo vieta ir data;

d) vizos įklijos numeris, jei vizos galiojimas pratęsiamas įklijuojant naują vizos įkliją;

e) galiojimo pratęsimo laikotarpis;

f) leistinos buvimo trukmės pratęsimo laikotarpis.

2. Prašymo byloje taip pat nurodomas (-i) vizos galiojimo laiko pratęsimo pagrindas (-ai); tai gali būti vienas ar keli iš toliau išvardytų pagrindų:

a) force majeure ;

b) humanitarinės priežastys;

c) rimtos profesinės priežastys;

d) rimtos asmeninės priežastys.

13 straipsnis VIS naudojimas nagrinėjant prašymus

1. Kompetentinga vizų institucija pateikia užklausą į VIS, nagrinėdama prašymus ir priimdama su jais susijusius sprendimus pagal atitinkamas Bendrųjų konsulinių instrukcijų nuostatas.

2. Šio straipsnio 1 dalyje nurodytais tikslais kompetentingai vizų institucijai turi būti suteikta galimybė atlikti vieno ar kelių iš toliau nurodytų duomenų paiešką:

a) prašymo numeris;

b) 6 straipsnio 4 dalies a punkte nurodyti duomenys;

c) kelionės dokumente pateikti duomenys, nurodyti 6 straipsnio 4 dalies c punkte;

d) 6 straipsnio 4 dalies f punkte nurodyto asmens vardas, pavardė ir bendrovės pavadinimas;

e) nuotraukos;

f) pirštų atspaudai;

g) anksčiau išduotos vizos įklijos numeris.

3. Jeigu vieno ar kelių 2 dalyje nurodytų duomenų paieška rodo, kad duomenys apie prašytoją yra įregistruoti į VIS, vizų institucijai išimtinai 1 dalyje nurodytais tikslais suteikiamas priėjimas prie prašymo bylos ir prijungtos (-ų) prašymo bylos (-ų).

14 straipsnis VIS naudojimas konsultavimuisi ir dokumentų prašymui

1. Kad centrinės nacionalinės valdžios institucijos galėtų pasikonsultuoti apie prašymus pagal Šengeno konvencijos 17 straipsnio 2 dalį, prašymas dėl konsultacijos ir atsakymai į jį perduodami pagal šio straipsnio 2 dalį.

2. Už prašymo nagrinėjimą atsakinga valstybė narė perduoda prašymą dėl konsultacijos kartu su vizos prašymo numeriu į VIS, nurodydama valstybę narę arba valstybes nares, su kuria ar kuriomis bus konsultuojamasi.

VIS perduoda prašymą dėl konsultacijos nurodytai valstybei narei arba valstybėms narėms.

Valstybė narė arba valstybės narės, su kuria ar kuriomis konsultuojamasi, perduoda atsakymą į VIS, kuri persiunčia tą atsakymą prašymą dėl konsultacijos pateikusiai valstybei narei.

3. Šio straipsnio 2 dalyje nustatyta tvarka gali būti taikoma informacijos apie riboto teritorinio galiojimo vizų išdavimą ir kitų pranešimų, susijusių su konsuliniu bendradarbiavimu, perdavimui, taip pat prašymų, kad kompetentinga vizų institucija atsiųstų kelionės ir kitų prašymą patvirtinančių dokumentų kopijas, perdavimui.

4. Asmens duomenys, perduodami pagal šį straipsnį, naudojami tik centrinių nacionalinės valdžios institucijų konsultavimuisi ir konsuliniam bendradarbiavimui.

15 straipsnis Duomenų naudojimas ataskaitoms ir statistikai

Kompetentingos vizų institucijos turi galimybę tikrinti šiuos duomenis tik ataskaitų teikimo ir statistikos tikslais:

1) informacija apie padėtį;

2) kompetentingos institucijos;

3) dabartinė prašytojo pilietybė;

4) per pirmąjį atvykimą kertama siena;

5) prašymo pateikimo arba sprendimo dėl vizos priėmimo data ir vieta;

6) prašomos arba išduotos vizos rūšis;

7) kelionės dokumento rūšis;

8) nurodyti bet kokio sprendimo dėl vizos ar vizos prašymo priėmimo pagrindai;

9) kompetentinga institucija ir sprendimo dėl atsisakymo patenkinti bet kokį ankstesnį vizos prašymą priėmimo data.

III SKYRIUS

Naudojimasis duomenimis kitose institucijose

16 straipsnis Duomenų naudojimas vizų tikrinimui

1. Kompetentingos institucijos, atlikdamos patikrinimus prie išorinių sienų ir valstybės narės teritorijoje, gali atlikti toliau nurodytų duomenų paiešką tik tam, kad patikrintų asmens tapatybę ir (arba) vizos autentiškumą:

a) 6 straipsnio 4 dalies a punkte nurodyti duomenys;

b) duomenys apie kelionės dokumentą, nurodyti 6 straipsnio 4 dalies c punkte;

c) nuotraukos;

d) pirštų atspaudai;

e) vizos įklijos numeris.

2. Jeigu šio straipsnio 1 dalyje nurodytų duomenų paieška rodo, kad duomenys apie prašytoją yra įregistruoti į VIS, kompetentingai institucijai suteikiama galimybė tik 1 dalyje nustatytu tikslu patikrinti toliau nurodytus prašymo bylos, taip pat prijungtos (-ų) grupės narių prašymo (-ų) bylos (-ų) duomenis:

a) informacija apie padėtį ir duomenys, paimti iš prašymo blanko, nurodyti 6 straipsnio 2 ir 4 dalyse ir 7 straipsnyje;

b) nuotraukos,

c) pirštų atspaudai;

d) įvesti duomenys apie bet kokią anksčiau išduotą, panaikintą, atšauktą ar pratęstą vizą.

17 straipsnis Duomenų naudojimas identifikuojant ir grąžinant nelegalius imigrantus

1. Kompetentingos imigracijos institucijos gali atlikti toliau nurodytų duomenų paiešką tik tam, kad identifikuotų ir grąžintų nelegalius imigrantus:

a) 6 straipsnio 4 dalies a punkte nurodyti duomenys;

b) nuotraukos;

c) pirštų atspaudai.

2. Jeigu vieno ar kelių 1 dalyje nurodytų duomenų paieška rodo, kad duomenys apie prašytoją yra įregistruoti VIS, kompetentingai institucijai suteikiama galimybė tik 1 dalyje nustatytais tikslais peržiūrėti toliau nurodytus prašymo bylos ir prijungtos (-ų) prašymo (-ų) bylos (-ų) duomenis:

a) informacija apie padėtį ir institucija, kuriai buvo pateiktas prašymas;

b) iš prašymo blanko paimti duomenys, nurodyti 6 straipsnio 4 dalyje ir 7 straipsnyje;

c) nuotraukos;

d) įvesti duomenys apie bet kokią anksčiau išduotą, neišduotą, atšauktą, panaikintą ar pratęstą vizą.

18 straipsnis Duomenų naudojimas nustatant atsakomybę už prieglobsčio prašymus

1. Kompetentingos prieglobsčio institucijos gali atlikti toliau nurodytų duomenų paiešką tik tam, kad nustatytų valstybę narę, kuri yra atsakinga už prieglobsčio prašymo nagrinėjimą, remiantis Reglamento (EB) Nr. 343/2003 9 straipsniu:

a) 6 straipsnio 4 dalies a punkte nurodyti duomenys;

b) nuotraukos;

c) pirštų atspaudai.

2. Jeigu vieno ar kelių 1 dalyje nurodytų duomenų paieška rodo, kad VIS sistemoje yra užregistruota išduota viza, kurios galiojimo laikas baigiasi likus ne daugiau kaip šešiems mėnesiams iki prieglobsčio prašymo datos, ir (arba) pratęsta viza, kurios galiojimo laikas baigiasi likus ne daugiau kaip šešiems mėnesiams iki prieglobsčio prašymo datos, kompetentinga institucija gali tik 1 dalyje nustatytu tikslu peržiūrėti toliau nurodytus duomenis apie tokią vizą:

a) vizą išdavusi arba pratęsusi institucija;

b) vizos rūšis;

c) vizos galiojimo laikotarpis;

d) buvimo trukmė;

e) nuotraukos.

19 straipsnis Duomenų naudojimas nagrinėjant prieglobsčio prašymą

1. Kompetentingos prieglobsčio institucijos gali, remdamosi Reglamentu (EB) Nr. 343/2003, atlikti toliau nurodytų duomenų paiešką tik tam, kad išnagrinėtų prieglobsčio prašymą:

a) 6 straipsnio 4 dalies a punkte nurodyti duomenys;

b) nuotraukos;

c) pirštų atspaudai.

2. Jeigu vieno ar kelių 1 dalyje nurodytų duomenų paieška rodo, kad duomenys apie prašytoją yra įregistruoti VIS, kompetentinga institucija gali tik 1 dalyje nustatytu tikslu peržiūrėti toliau nurodytus prašymo bylos ir prijungtos (-ų) prašymo (-ų) bylos (-ų) duomenis:

a) informacija apie padėtį ir institucija, kuriai buvo pateiktas prašymas;

b) iš prašymo blanko paimti duomenys, nurodyti 6 straipsnio 4 dalyje ir 7 straipsnyje;

c) nuotraukos;

d) įvesti duomenys apie bet kokią anksčiau išduotą, neišduotą, panaikintą, atšauktą ar pratęstą vizą arba apie atsisakymą nagrinėti prašymą.

IV SKYRIUS

Duomenų saugojimas ir keitimas

20 straipsnis Duomenų saugojimo laikotarpis

1. Kiekviena prašymo byla saugoma VIS sistemoje penkerius metus, neatmetant duomenų naikinimo, kaip nurodyta 21 bei 22 straipsniuose, ir įrašų saugojimo, kaip nurodyta 28 straipsnyje.

Tas laikotarpis prasideda:

a) nuo vizos galiojimo pabaigos datos, jeigu viza buvo išduota;

b) nuo naujos vizos galiojimo pabaigos datos, jeigu viza buvo anuliuota, panaikinta arba pratęsta;

c) prašymo bylos sukūrimo VIS sistemoje datos, jeigu buvo atsisakyta išduoti vizą arba nagrinėti prašymą, arba prašymas buvo atsiimtas.

2. Pasibaigus šio straipsnio 1 dalyje nuodytam laikotarpiui, VIS automatiškai panaikina prašymo bylą ir nuorodą (-as) į šią bylą.

21 straipsnis Duomenų keitimas

1. Tik atsakinga valstybė narė turi teisę keisti duomenis, kuriuos ji perdavė į VIS, t. y. atnaujinti juos, papildyti, taisyti arba naikinti pagal šio straipsnio 3 dalį arba pagal 22 straipsnį.

2. Jeigu kuri nors valstybė narė turi įrodymų, kad VIS sistemoje tvarkomi duomenys yra netikslūs arba kad duomenys joje buvo tvarkomi, nesilaikant šio reglamento, ji nedelsdama praneša apie tai atsakingai valstybei narei. Tokia informacija gali būti perduota, naudojantis VIS infrastruktūra.

3. Atsakinga valstybė narė patikrina tuos duomenis ir, jei reikia, nedelsdama juos pakeičia arba panaikina.

22 straipsnis Išankstinis duomenų panaikinimas

1. Prašymo bylos ir nuorodos, susijusios su prašytoju, kuris įgijo kurios nors valstybės narės pilietybę nesibaigus 20 straipsnio 1 dalyje nurodytam laikotarpiui, nedelsiant ištrinamos iš VIS, kai atsakinga valstybė narė sužino, kad prašytojas įgijo tą pilietybę.

2. Kiekviena valstybė narė nedelsdama informuoja atsakingą valstybę narė, jeigu prašytojas įgijo jos pilietybę. Tokia informacija gali būti perduota, naudojantis VIS infrastruktūra.

V SKYRIUS

Veikimas ir įsipareigojimai

23 straipsnis Veikimo valdymas

1. Komisija atsakinga už Centrinės vizų informacinės sistemos ir Centrinės vizų informacinės sistemos bei nacionalinių sąsajų komunikacijų infrastruktūros sukūrimą bei valdymą.

2. Duomenys VIS sistemoje tvarkomi valstybių narių vardu.

3. Asmens duomenų tvarkymo VIS sistemoje tikslais kiekviena valstybė narė paskiria instituciją, kuri pagal Direktyvos 95/46/EB 2 straipsnio d dalį turi būti laikoma duomenų valdytoja. Kiekviena valstybė narė praneša apie šią instituciją Komisijai.

24 straipsnis Ryšys su nacionalinėmis sistemomis

1. VIS yra sujungta su kiekvienos valstybės narės nacionaline sistema per tos valstybės narės nacionalinę sąsają.

2. Kiekviena valstybė narė paskiria nacionalinę instituciją, kuri 4 straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytoms kompetentingoms institucijoms suteikia priėjimą prie VIS, ir prijungia tą nacionalinę instituciją prie nacionalinės sąsajos.

3. Kiekviena valstybė narė laikosi automatizuotų duomenų tvarkymo procedūrų.

4. Kiekviena valstybė narė turi:

a) parengti nacionalinę sistemą ir (arba) pritaikyti ją VIS sistemai pagal Sprendimo 2004/512/EB 2 straipsnio 2 dalį;

b) organizuoti, tvarkyti, valdyti ir prižiūrėti savo nacionalinę sistemą;

c) imtis priemonių, kad tinkamai įgaliotas kompetentingų nacionalinės valdžios institucijų personalas gautų pagal šį reglamentą priėjimą prie VIS;

d) padengti nacionalinių sistemų išlaidas ir jų prijungimo prie nacionalinės sąsajos išlaidas, įskaitant investicijas ir eksploatacines išlaidas, susijusias su nacionalinės sąsajos bei nacionalinės sistemos komunikacijų infrastruktūra.

25 straipsnis Atsakomybė už duomenų naudojimą

1. Kiekviena valstybė narė užtikrina, kad duomenys būtų tvarkomi teisėtai. Valstybė narė pirmiausia užtikrina, kad:

a) duomenys būtų renkami teisėtai;

b) duomenys būtų teisėtai perduodami į VIS;

c) į VIS perduodami duomenys būtų tikslūs ir nauji.

2. Komisija užtikrina, kad VIS būtų valdoma laikantis šio reglamento ir įgyvendinimo taisyklių. Pirmiausia Komisija:

a) imasi būtinų priemonių, kad užtikrintų Centrinės vizų informacinės sistemos ir Centrinės vizų informacinės sistemos bei nacionalinių sąsajų komunikacijų infrastruktūros saugumą, neatmesdama kiekvienos valstybės narės įsipareigojimų;

b) užtikrina, kad tik tinkamai įgaliotas personalas galėtų naudotis VIS sistemoje tvarkomais duomenimis Komisijos užduotims pagal šį reglamentą atlikti.

3. Komisija informuoja Europos Parlamentą ir Tarybą apie priemones, kurių ji imasi pagal šio straipsnio 2 dalį.

26 straipsnis Duomenų saugumas

1. Atsakinga valstybė narė užtikrina duomenų saugumą iki jų perdavimo į nacionalinę sąsają ir to perdavimo metu. Kiekviena valstybė narė užtikrina iš VIS gautų duomenų saugumą.

2. Kiekviena valstybė narė imasi būtinų priemonių siekdama:

a) neleisti, kad leidimo neturintys asmenys prieitų prie nacionalinių įrenginių, kuriuose valstybė narė atlieka operacijas pagal VIS tikslus (tikrinimas prie įėjimo į įrenginį);

b) neleisti, kad leidimo neturintys asmenys galėtų skaityti, kopijuoti, keisti ar naikinti duomenis bei jų laikmenas (duomenų laikmenų kontrolė);

c) garantuoti, kad galima būtų patikrinti ir nustatyti, kokie duomenys, kada ir kieno buvo tvarkomi VIS sistemoje (duomenų registravimo kontrolė);

d) neleisti nesankcionuotai tvarkyti duomenų VIS sistemoje ir nesankcionuotai keisti ar naikinti joje įrašytų duomenų (duomenų įvedimo kontrolė);

e) garantuoti, kad, naudojant VIS, leidimą turintys asmenys prieitų tiktai prie duomenų, kurie priklauso jų kompetencijai (prieinamumo kontrolė);

f) garantuoti, kad būtų galima patikrinti ir nustatyti, kurioms institucijoms VIS sistemoje įrašyti duomenys gali būti perduodami naudojant duomenų perdavimo įrangą (perdavimo kontrolė);

g) užkirsti kelią nesankcionuotai skaityti, kopijuoti, keisti ar naikinti duomenis perduodant juos į VIS arba iš jos (transportavimo kontrolė).

3. Valdydama VIS Komisija imasi priemonių, lygiaverčių išvardytoms 2 dalyje.

27 straipsnis Atsakomybė

1. Kiekvienas asmuo arba kiekviena valstybė narė, patyrę žalą dėl neteisėtos duomenų tvarkymo operacijos ar kokio nors veiksmo, nesuderinamo su šiuo reglamentu, turi teisę iš valstybės narės, atsakingos už tą padarytą žalą, gauti kompensaciją. Ta valstybė narė iš dalies arba visiškai atleidžiama nuo atsakomybės, jei ji įrodo, kad ji nėra atsakinga už įvykį, dėl kurio buvo padaryta žala.

2. Jei dėl to, kad valstybė narė nesilaiko savo įsipareigojimų pagal šį reglamentą, padaroma žala VIS sistemai, ta valstybė narė laikoma atsakinga už tą žalą, nebent Komisija nesiėmė deramų priemonių, kad neleistų tai žalai atsirasti arba kuo labiau sumažintų jos poveikį, ir tokiu mastu, kokiu tai nebuvo padaryta.

3. Kompensacijos reikalavimus valstybei narei už šio straipsnio 1 ir 2 dalyse nurodytą žalą reglamentuoja pažeidimu kaltinamos valstybės narės nacionalinės teisės nuostatos.

28 straipsnis Registravimas

1. Kiekviena valstybė narė ir Komisija registruoja VIS sistemoje visas duomenų tvarkymo operacijas. Registravimo įrašuose nurodomas priėjimo tikslas, nurodytas 4 straipsnio 1 dalyje ir 13–19 straipsniuose, data ir laikas, perduoti duomenys, užklausai naudoti duomenys ir duomenis įvedusios ar jų paiešką atlikusios institucijos pavadinimas. Be to, kiekviena valstybė narė saugo asmenų, kurie atsakingi už duomenų įvedimą ar jų paiešką, duomenis.

2. Tokie įrašai gali būti naudojami tik duomenų apsaugai kontroliuojant duomenų tvarkymo leistinumą, taip pat siekiant užtikrinti duomenų saugumą. Įrašai turi būti deramomis priemonėmis saugomi nuo nesankcionuoto priėjimo ir panaikinami praėjus vieneriems metams po 20 straipsnio 1 dalyje minimo saugojimo laikotarpio pabaigos, jei jie yra nereikalingi jau prasidėjusioms kontrolės procedūroms.

29 straipsnis Sankcijos

Valstybės narės nustato taisykles dėl sankcijų, taikomų už šio reglamento nuostatų, susijusių su duomenų apsauga, pažeidimus ir imasi visų būtinų priemonių, kad užtikrintų jų įgyvendinimą. Sankcijos turi būti veiksmingos, proporcingos ir atgrasančios. Valstybės narės praneša apie šias nuostatas Komisijai ne vėliau kaip iki 37 straipsnio 1 dalyje nurodytos pranešimo dienos ir nedelsdamos praneša jai apie bet kokius vėlesnius su jomis susijusius pakeitimus.

VI SKYRIUS

Teisės ir duomenų apsaugos priežiūra

30 straipsnis Teisė į informaciją

1. Atsakinga valstybė narė informuoja prašytojus ir 6 straipsnio 4 dalies f punkte nurodytus asmenis apie:

a) 23 straipsnio 3 dalyje nurodyto duomenų valdytojo ir jo atstovo, jeigu tokio esama, tapatybę;

b) duomenų tvarkymo VIS sistemoje tikslus;

c) duomenų gavėjus;

d) tai, kad duomenų ėmimas yra būtinas prašymui išnagrinėti;

e) priėjimo prie duomenų apie tą asmenį teisę ir teisę taisyti tuos duomenis.

2. Šio straipsnio 1 dalyje nurodyta informacija suteikiama prašytojui tada, kai iš prašymo blanko imami 6 straipsnio 4, 5 bei 6 dalyse ir 7 straipsnyje nurodyti duomenys, nuotrauka ir pirštų atspaudų duomenys.

3. Šio straipsnio 1 dalyje nurodyta informacija teikiama 6 straipsnio 4 dalies f punkte nurodytiems asmenims blankuose, kuriuos tie asmenys turi pasirašyti, pateikę įrodymų apie kvietimą, lėšas ir apgyvendinimą.

31 straipsnis Teisė prieiti prie duomenų, juos taisyti ir naikinti

1. Nepažeidžiant įsipareigojimo teikti kitą informaciją pagal Direktyvos 95/46/EB 12 straipsnio a punktą, kiekvienas asmuo turi teisę gauti pranešimą apie su juo susijusius duomenis, kurie įrašyti į VIS, ir apie valstybę narę, perdavusią juos į VIS. Tokį priėjimą prie duomenų gali suteikti tik kuri nors valstybė narė.

2. Kiekvienas asmuo gali paprašyti, kad netikslūs su juo susiję duomenys būtų pataisyti arba kad neteisėtai įrašyti duomenys būtų panaikinti. Atsakinga valstybė narė, laikydamasi savo įstatymų, kitų teisės aktų ir procedūrų, nedelsdama pataiso ir panaikina duomenis.

3. Jeigu prašymas yra adresuotas ne tai valstybei narei, kuri yra atsakinga, valstybės narės, kuriai buvo adresuotas prašymas, institucijos susisiekia su atsakingos valstybės narės institucijomis. Atsakinga valstybė narė patikrina duomenų tikslumą ir jų tvarkymo VIS sistemoje teisėtumą.

4. Jeigu išaiškėja, kad duomenys buvo įrašyti į VIS neteisėtai, atsakinga valstybė narė pagal 21 straipsnio 3 dalį pataiso arba panaikina duomenis. Atsakinga valstybė narė nedelsdama raštiškai patvirtina tam asmeniui, kad ji ėmėsi veiksmų su juo susijusiems duomenims pataisyti arba panaikinti.

5. Jeigu atsakinga valstybė narė nesutinka, kad į VIS įrašyti duomenys yra netikslūs arba kad jie buvo įrašyti neteisėtai, ji nedelsdama raštiškai paaiškina tam asmeniui, kodėl ji nesirengia taisyti arba naikinti su juo susijusių duomenų.

6. Atsakinga valstybė narė taip pat suteikia tam asmeniui informacijos apie veiksmus, kurių jis gali imtis, jei nesutinka su pateiktu paaiškinimu. Ji informuoja, kaip pateikti tos valstybės narės kompetentingoms institucijoms arba teismams ieškinį arba skundą, taip pat informuoja apie finansinę ar kitokią pagalbą, kuri numatyta tos valstybės narės įstatymuose, kituose teisės aktuose ir procedūrose.

32 straipsnis Bendradarbiavimas užtikrinant teises į duomenų apsaugą

1. Valstybių narių kompetentingos institucijos aktyviai bendradarbiauja, įgyvendindamos 31 straipsnio 2, 3 ir 4 dalyse nustatytas teises.

2. Kiekvienoje valstybėje narėje nacionalinė priežiūros institucija padeda atitinkamam asmeniui naudotis savo teise taisyti ar naikinti su juo susijusius duomenis pagal Direktyvos 95/46/EB 28 straipsnio 4 dalį ir, jam paprašius, konsultuoja jį šiuo klausimu.

3. Duomenis perdavusios atsakingos valstybės narės nacionalinė priežiūros institucija padeda atitinkamam asmeniui pasinaudoti savo teise taisyti ar naikinti su juo susijusius duomenis ir, jam paprašius, konsultuoja jį šiuo klausimu. Abi nacionalinės priežiūros institucijos šiuo tikslu bendradarbiauja. Tas asmuo taip pat gali kreiptis dėl pagalbos ir konsultacijos į nepriklausomą priežiūros instituciją, kuri minima 35 straipsnyje.

33 straipsnis Teisės gynimo būdai

1. Kiekvienoje valstybėje narėje kiekvienas asmuo turi teisę pateikti tos valstybės narės kompetentingiems teismams ieškinį arba skundą, jei jam nesuteikiama teisė prieiti prie su juo susijusių duomenų, kurie nurodyti 31 straipsnio 1 ir 2 dalyse, arba nesuteikiama teisė juos taisyti ar naikinti.

2. Nacionalinių priežiūros institucijų įsipareigojimai padėti atitinkamam asmeniui ir, jam paprašius, jį konsultuoti, remiantis 32 straipsnio 3 dalimi, galioja procesinių veiksmų metu.

34 straipsnis Nacionalinė priežiūros institucija

Kiekviena valstybė narė reikalauja, kad nacionalinė priežiūros institucija arba institucijos, kurios buvo įsteigtos pagal Direktyvos 95/46/EB 28 straipsnio 1 dalį, savarankiškai kontroliuotų, remdamosi jos nacionaline teise, asmens duomenų tvarkymo pagal šį reglamentą toje valstybėje narėje, taip pat jų perdavimo į VIS ir iš jos, teisėtumą.

35 straipsnis Nepriklausoma priežiūros institucija

1. Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas, kurio pareigybė buvo įsteigta Reglamento (EB) Nr. 45/2001 41 straipsnio 1 dalyje, kontroliuoja Komisijos veiklą ir užtikrina, kad tvarkant duomenis VIS sistemoje nebūtų pažeistos šiame reglamente nustatytos asmenų teisės, taip pat užtikrina, kad asmens duomenys tarp nacionalinių sąsajų ir Centrinės vizų informacinės sistemos būtų perduodami teisėtai.

2. Jei reikia, Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui savo uždavinius atlikti aktyviai padeda nacionalinės priežiūros institucijos.

3. Komisija visais atvejais suteikia Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui pageidaujamą informaciją, priėjimą prie visų dokumentų ir savo įrašų, minimų 28 straipsnio 1 dalyje, ir leidžia jam patekti į visas jos patalpas.

VII SKYRIUS

Baigiamosios nuostatos

36 straipsnis Įdiegimas

1. Centrinė vizų informacinė sistema, kiekvienos valstybės narės nacionalinė sąsaja ir Centrinės vizų informacinės sistemos bei nacionalinių sąsajų komunikacijų infrastruktūra įdiegiamos dviem etapais.

Pirmajame etape, ne vėliau kaip iki 2006 m. gruodžio 31 d., įdiegiamos teksto duomenų ir nuotraukų, nurodytų 3 straipsnio 1 dalies a ir b punktuose, tvarkymo funkcijos.

Antrajame etape, ne vėliau kaip iki 2007 m. gruodžio 31 d., įdiegiamos biometrinių duomenų, nurodytų 3 straipsnio 1 dalies punkte, tvarkymo funkcijos.

2. Priemonės, būtinos 1 dalyje nurodytų funkcijų techniniam įdiegimui, priimamos, laikantis 39 straipsnio 2 dalyje nustatytos tvarkos.

37 straipsnis Perdavimo pradžia

1. Kiekviena valstybė narė informuoja Komisiją, kad pagal 36 straipsnį parengė technines ir teisines priemones, būtinas duomenims perduoti į Centrinę vizų informacinę sistemą per nacionalinę sąsają.

2. 38 straipsnyje minimos valstybės narės pradeda rinkti ir įvesti duomenis iki tame straipsnyje nustatytos dienos.

3. Valstybė narė, kuri praneša, kad parengė reikiamas priemones po 38 straipsnyje nurodytos dienos, pradeda rinkti ir įvesti duomenis iki pranešime Komisijai nurodytos dienos.

4. Nė viena valstybė narė negali tikrinti duomenų, kuriuos kitos valstybės narės perdavė į VIS, kol nepradėjo įvesti duomenų pagal šio straipsnio 2 ir 3 dalis.

38 straipsnis Veikimo pradžia

Po to, kai yra priimamos 36 straipsnio 2 dalyje nurodytos priemonės, susijusios su pirmuoju įdiegimo etapu, ir ne mažiau kaip penkios valstybės narės pagal 37 straipsnio 1 dalį praneša Komisijai, kad parengė technines ir teisines priemones, būtinas duomenims perduoti į VIS, Komisija nustato datą, nuo kurios VIS pradės veikti.

Ji paskelbia datą Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje .

39 straipsnis Komitetas

1. Komisijai padeda komitetas, įsteigtas pagal Reglamento (EB) Nr. 2424/2001 5 straipsnio 1 dalį.

2. Jei daroma nuoroda į šią dalį, taikomi Sprendimo 1999/468/EB 4 ir 7 straipsniai.

Sprendimo 1999/468/EB 4 straipsnio 3 dalyje nustatytas laikotarpis yra du mėnesiai.

3. Komitetas priima savo darbo tvarkos taisykles.

40 straipsnis Priežiūra ir vertinimas

1. Komisija užtikrina, kad būtų įdiegtos sistemos, kurios kontroliuotų, kaip funkcionuojant VIS sistemai įgyvendinami jos tikslai, atsižvelgiant į rezultatus, veiksmingumą ir funkcionavimo kokybę.

2. Praėjus dvejiems metams nuo VIS veikimo pradžios, o vėliau kas dvejus metus, Komisija pateikia Europos Parlamentui ir Tarybai ataskaitą apie VIS techninį funkcionavimą. Šioje ataskaitoje pateikiama informacija apie VIS funkcionavimo rezultatus, remiantis iš anksto Komisijos nustatytais kiekybiniais rodikliais.

3. Praėjus ketveriems metams nuo VIS veikimo pradžios, o vėliau kas ketverius metus, Komisija pateikia bendrąjį VIS įvertinimą, kuriame apsvarsto tikslų įgyvendinimo rezultatus ir įvertina sistemos pagrindo tolesnį tinkamumą bei jos veikimo ateityje pasekmes. Komisija pateikia ataskaitas dėl įvertinimų Europos Parlamentui ir Tarybai.

41 straipsnis Įsigaliojimas ir taikymas

1. Šis reglamentas įsigalioja dvidešimtą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje.

2. Jis taikomas nuo 38 straipsnio pirmojoje pastraipoje nurodytos dienos.

Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas valstybėse narėse pagal Europos bendrijos steigimo sutartį.

Priimta Briuselyje,

Europos Parlamento vardu Tarybos vardu

Pirmininkas Pirmininkas

ANNEX

COMMENTARY ON THE ARTICLES

1. Chapter I: General Provisions

Article 1 defines in paragraph 1 the object of the Regulation and gives the Commission the mandate for setting up and maintaining the VIS. Article 1 of Council Decision 2004/512/EC, which is referred to by paragraph 1, established the VIS as a system for the exchange of visa data between Member States, which shall enable authorised national authorities to enter and update visa data and to consult these data electronically and shall be based on a centralised architecture and consist of the Central Visa Information System, a National Interface in each Member State and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces.

Paragraph 2 sets out the objectives of the VIS in line with the Council conclusions of 19 February 2004[41]. These objectives are translated in Chapters II and III into the specific purposes for the use of the data, creating obligations for the visa authorities and giving other competent authorities access to the relevant visa data.

The definitions in Article 2 refer to the Treaty or the Schengen acquis on visa policy, except for the terms ‘visa authority’, ‘applicant’, ‘group members’, ‘Member State responsible’, ‘verification’ and ‘identification’, which are defined specifically for the purposes of this Regulation.

Article 3 sets out the categories of data to be recorded in the VIS: alphanumeric data, photographs and fingerprint data, which are detailed in the referred provisions of Chapter II. However, as outlined in the Extended Impact Assessment, for reasons of proportionality the processing of scanned documents as foreseen by the Council conclusions[42] is not included[43].

Paragraph 2 provides that messages transmitted for the purposes of the consultation between central authorities, as well as messages between the competent authorities shall not be recorded, except for the purposes of data protection monitoring and data security pursuant to Article 28 of this Regulation.

Article 4 provides the basic rules for the access to the data: Access for entering, amending or deleting the data shall be reserved only to duly authorised staff of the visa authorities. Access for consulting data and the right to search and to use data shall be reserved exclusively to duly authorised staff of the authorities competent for the purposes as specified in Chapters II and III, limited to the extent as needed for the performance of these tasks. The competent authorities shall be designated and communicated by each Member State to the Commission, which shall publish these lists in the Official Journal of the European Union.

2. Chapter II: Entry and use of data by visa authorities

Article 5 determines the procedures for entering data, when a visa application has been lodged: The competent visa authority shall create an application file by entering the data referred to in Article 6 and 7 into the VIS and link previous applications of the same applicant to this application file as well as the application files of the applicants travelling in a group with other applicants, e.g. in the framework of an ADS agreement[44], or together with family members. As laid down in paragraph 4, the visa authority shall create an application file in the VIS for each of the group members, i.e. also in case of family members using one single travel document.

Articlse 6 and 7 detail the data to be entered when creating the application file: The unique application number, the status information and the authority to which the application has been lodged are needed to identify the set of data on the application and the competent visa authority. The source for the alphanumeric data listed under point 4 of Article 6 and under Article 7 is the uniform application form (Annex 16 of the CCI). These data are required for the assessment of the application and for checks on the visa and the applicant. In view of proportionality, the storage of two sets of alphanumeric personal data is foreseen: The data under point 4 of Article 6 shall be entered for each applicant. The inclusion of data on persons and companies issuing invitations will help to identify those persons and companies which make fraudulent invitations. This constitutes important information in the fight against visa fraud, illegal immigration, human trafficking and the related criminal organisations which often operate in an international scale[45].

The data listed in Article 7 shall be entered only in the specific cases[46] for which the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention and part V, point 2.3, of the CCI is required by any of the Member States. The use of the VIS for this consultation in line with the Council conclusions[47] is laid down in Article 14 of this proposal. The categories for which such consultation is needed are specified in Annex 5B to the CCI. In the cases where the applicants come under these categories, these data are also relevant for checks at external borders and within the territories of the Member States as well as for identification and return purposes and for examining asylum applications. Thus these data shall be also available for these purposes, cf. Articles 16(2)(a), 17(2)(b) and 19(2)(b) of this proposal.

The photograph listed under point 6 of Article 8) has been introduced by Regulation (EC) No 334/2002 amending Regulation (EC) No 334/2002 for the visa sticker. The storage of photographs in the VIS is needed for the visual identity of the applicant. Further development at a later stage might enable the use of photographs for facial recognition. The fingerprint data (point 7 of Article 8) are essential to ensure exact verification and identification of visa applicants. In a large database it is not possible to identify persons with alphanumeric data alone. Even for bona-fide travellers the spelling of the same name can be different from one country to another, many instances of the same name exist and in some countries dates of births are not completely known. Identifying undocumented persons or persons is virtually impossible without biometrics. The standards, conditions and procedures for taking the biometric data shall be laid down in an amendment of the CCI.

Article 8 creates the obligation for the visa authorities to add to the application file the data which shall be introduced in the visa sticker, when the decision has been taken to issue a visa. The ‘territory’ listed under point (f) shall indicate according to part VI, point 1.1 of the CCI either the Schengen area or individual Schengen State(s). Paragraph 2 covers the case that the application is withdrawn before a decision has been taken.

Article 9 provides which data should be added in case of a refusal of the visa authority to examine the application according to cf. part V, point 2.4, of the CCI.

Article 10 concerns the data to be added when a visa has been refused. The grounds for refusing the visa are based upon the conditions for issuing a visa as laid down in Article 15 in conjunction with Article 5(1)(a), (c), (d) and (e) of the Schengen Convention, and, as far as “public health” is referred to in subparagraph 2(a), in the proposal on a Community Code for the movement of persons across borders[48]. These grounds are introduced for the purposes of this Regulation, i.e. without constituting or affecting any obligation to motivate the related decision towards the applicant.

Article 11 covers the data to be added when the decision has been taken to annul or to revoke a visa. In line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)24[49], paragraph 2 concerns the grounds, in case that checks reveal that the applicant does not fulfil or no longer fulfils one or several of these conditions, and paragraph 3 to grounds for shortening the length of the validity of the visa.

Article 12 provides the data to be added for a visa extended, defining grounds in line with the Decision of the Executive Committee SCH/Com-ex(93)21[50].

Article 13 covers the obligations of the visa authorities to use the VIS for examining visa applications and for the examination whether to annul, revoke or extend visas. Since for these purposes all information stored in the VIS may be relevant, the competent visa authority shall have access to the complete application file and the linked application files of previous applications of the applicant and of group members travelling together with the applicant. Even if the applicant uses not the same identity to re-apply for the Schengen visa after visa refusal, the consular authorities in another Member State would have the possibility to establish the identity of the visa applicant by the use of biometrics and the personal data about the visa applicant from his previous application. The access shall be given in two steps: If the search with data listed in paragraph 2 indicates that data on the applicant are recorded in the VIS, in a second step access shall be given to the relevant application file(s), Fingerprints shall be used to identify the person. The photograph might be used to increase accuracy if facial recognition would be implemented if the photo quality improves and facial recognition techniques become more mature.

Article 14 integrates the technical functionalities of the consultation between central authorities according to Article 17(2) of the Schengen Convention (VISION network) into the VIS, in line with the Council Conclusions[51], and provides the possibility to use the VIS for other messages in the framework of consular cooperation and for requests for documents. The mechanism introduced in paragraph 1 is building upon the procedure as laid down in part V, point 2.3, of the CCI, replacing the current transmission procedure by the transmission of requests and the responses thereto via the VIS. The transmission of the application number enables duly authorised staff to consult the relevant application file(s), including the linked application files on previous applications or on the applications of persons travelling in a group. The Member States to be consulted shall be indicated by the central authority asking for consultation pursuant to Annex 5B of the CCI. As part of the procedures for the examination of visa applications, the central authorities consulted shall have access to the relevant application files.

The integration of the technical functionalities of the current VISION network in the VIS will not only avoid redundancy of the data flow but improve the current consultation and the related background checks in national databases according to the relevant national law. In particular the use of the fingerprint data would significantly improve the possibility to detect persons who constitute a threat to internal security. In particular these functionalities of the VIS would strengthen the horizontal task of visa authorities to prevent such threats for any of the Member States. Paragraph 4 stresses that the personal data transmitted pursuant to this article may be solely used for the consultation of central authorities and consular cooperation.

Article 15 specifies the use of data for reporting and statistics by the visa authorities. The nature of the data referred to in this provision do not allow identifying individual applicants.

3. Chapter III: Use of data by other authorities

Article 16 covers the use of data for checks at external borders and within the territory of the Member States: Paragraph 1 defines this purpose as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Article 17 concerns the use for identification and return purposes: Paragraph 1 defines these purposes, as well as the data to be searched with. Paragraph 2 specifies to which data access shall be given, if the search with these data indicates that data on the applicant are recorded in the VIS.

Articles 18 and 19 cover the use for the application of the Dublin Regulation (EC) No 343/2003, defining the specific purposes, the data to be searched with and the data to which access shall be given. The access to the VIS for the purposes to determine the Member State responsible for examining an asylum application is limited by Article 18(2) to the visa data needed for the application of Article 9 of the Dublin Regulation, which connects the responsibility for examining an asylum application to the previous issuing or extending of a visa to the asylum seeker. Article 19(2) specifies to which data access shall be given for the purposes to examine the asylum application, in accordance with the Dublin Regulation[52].

4. Chapter IV: Retention and amendment of data

Article 20 sets out a retention period of five years for each application file. For the determination of this retention period has been taken into account that for reasons of data protection, personal data should be kept no longer than it is necessary for the purposes of the VIS (cf. Article 6(1)(e) of Directive 95/46/EC). This retention period is necessary to meet the objectives of the VIS, e.g. the assessment of the applicant’s good faith or detect continued practices of fraud or visa shopping over years. If personal data would be retained only for the period of the visa's validity, the contribution to these purposes would be very limited. This retention period would not allow any speeding up of subsequent applications for regular travellers, as their record would only be stored for the time period the visa is valid. In addition, it would be unlikely that such a period of validity would assist in the documentation of illegal migrants, who, at some stage had applied for a visa. Moreover, in exceptional cases a short term visa can be valid up to five years (cf. CCI, part V, point 2.1). The five-year period is also indicated in part VII, point 2, of the CCI which foresees the filing of visa applications for “at least five years where the visa has been refused”.

Paragraph 2 specifies that the period shall start for a visa issued, annulled, revoked or extended with the expiry date, and in other cases with the creation of the application file. Paragraph 3 creates the obligation to carry out automatically the deletion of the application and the link(s) to this application file as referred to in Article 5(3) and (4).

Article 21 provides that only the Member State responsible shall have the right to amend the data. Paragraph 2 creates the obligation for each Member State to advise this Member State if there is evidence that data are inaccurate or were processed contrary to this Regulation.

Article 22 ensures the deletion of data of applicants who have required the nationality of a Member State before expiry of the retention period. However, if a third country national becomes member of the family of a EU citizen without requiring the nationality of a Member State, this will not affect the storage of his data in the VIS. In such case, a third country national can still be subject to a visa obligation. Since the data on previous applications are needed for the assessment of subsequent applications it is necessary that in such cases the data remain in the VIS till the retention period ends.

5. Chapter V: Operation and responsibilities

Article 23 clarifies that the Commission shall be responsible for establishing and operating the VIS and that the Member States are the controllers of the data processed in the VIS.

Article 24 creates in paragraphs 1 to 3 the obligation for each Member State to connect the VIS to each National System via the National Interface, to designate a national authority to provide the access for the competent authorities and to observe automated procedures for processing the data. According to Article 1 of Decision 1(2) of Decision 2004/512/EC, the National Interface shall provide the connection to the relevant central national authority of the respective Member State to enable national authorities to access the VIS. Paragraph 4 clarifies the competences of each Member State for its National System and the burden for the related costs, including the competence for the development of the National System and/or its adaptation to the VIS, as laid down in Article 2(2) of Council Decision 2004/512/EC.

Article 25 sets out in paragraph 1 the responsibilities of the Member States for the use of the data, acting as a controller at the moment of collection, transmission and reception of personal data. Paragraph 2 creates obligations for the Commission as processor with regard to confidentiality and security, pursuant to Articles 16 and 17 of Directive 95/46/EC and Articles 21 and 22 of Regulation (EC) No 45/2001.

Article 26 determines according to Article 17 of Directive 95/46/EC which measures have to be implemented to ensure the security of processing. Paragraph 2 creates the obligation for the Commission to take equivalent measures; in particular the Commission provisions on security have to be respected[53].

Article 27 sets out the applicable rules on liability of Member States for damages. The liability of the Commission is governed by Article 288(2) of the Treaty.

Article 28 creates the obligation for the Member States and the Commission to keep complete records of data processing operations for one year after expiry of the retention period, which may solely be usedfor the purposes of data protection monitoring and data security.

Article 29 creates the obligation of each Member State to ensure the proper processing and use of data by appropriate penalties, as an essential complement to the data protection and security arrangements.

6. Chapter VI: Rights and supervision on data protection

For the protection of personal data, the relevant Community’s legislation, Directive 95/46/EC and Regulation (EC) 45/2001, fully apply for this ‘first pillar’ instrument (cf. recitals 14 and 15). The provisions in this chapter clarify certain points in respect of safeguarding the rights of the persons concerned and of the supervision on data protection.

Article 30 covers the right of information of the applicants, but also persons issuing invitations or liable to pay the costs of living during the stay, whose data shall be stored in the VIS pursuant to Article 8(4)(f). Paragraph 1 contains in conformity with Article 10 of Directive 95/46/EC a list of items the person concerned has to be informed about. Paragraph 3 refers to the harmonised forms, specimens of which are published in Annex 15 of the CCI.

As far as the applicant’s employer and parents are concerned according Article 7(6) and (7) of this Regulation, the provision of such provision would involve a disproportionate effort in the meaning of Article 11(2) of Directive 95/46/EC, if the visa authority would be required to send a specific information to these persons named in the application form. However, these data shall only be stored in the VIS if a consultation between central authorities is required and the safeguards clarified in Articles 31 to 35 of this chapter apply also for these persons.

Article 31 provides in paragraphs 1 and 2 any person the right of access, correction and deletion of data relating to him which are inaccurate or recorded unlawfully, and clarifies in paragraph 3 that the related request may be lodged to each Member State. Paragraphs 4 to 6 specify the requirements according to Article 12 of Directive 95/46/EC.

Article 32 lays down an obligation for the competent authorities to ensure the proper operation of the mechanism laid down in Article 31 and the assistance and advice by the national supervisory authority, specifying the obligations laid down in Article 28(4) and (6) of Directive 95/46/EC.

Article 33 clarifies pursuant to Article 22 of Directive 95/46/EC the right of any person on remedies before the courts of each Member State if the rights of access to or of correction or deletion of data relating to him is refused.

Article 34 clarifies the competence of the national supervisory authorities to review the lawfulness of all the processing operations carried out by the Member States.

Article 35 provides that the European Data Protection Supervisor as established by Article 41(1) of Regulation (EC) No 45/2001 shall monitor the activities of the Commission related to the rights of persons covered by this Regulation. Paragraphs 2 and 3 create obligations to support this monitoring.

7. Chapter VII: Final Provisions

Article 36 covers the implementation approach to start with alphanumeric data and the photographs and adding in a second phase the functionalities for processing biometric data, in line with the step-wise approach as set out by the Council conclusions[54]. Paragraph 2 provides that the measures necessary for the technical implementation of these functionalities shall be adopted in accordance with the management procedure.

Article 37 connects the start of transmission of data to the notification of each Member State to the Commission that it has made the necessary technical and legal arrangements for the transmission of data to the VIS. Paragraph 2 lays down that the Member States which have notified as a condition for the applicability of this Regulation, shall start to collect and enter the data by the date laid down in Article 38. Paragraph 3 provides that the Member States which have notified at a later date shall start to collect and enter the data by the date of their respective notification. Paragraph 4 ensures the entering of data by the individual Member State as a precondition for consulting the data transmitted by other Member States.

Article 38 concerns the start of operations, the date of which shall be published by the Commission when the conditions laid down in this provision have been met.

Article 39 extends the mandate of the SIS II committee, further to the measures for the development of the VIS as specified in Articles 3 and 4 of Council Decision 2004/512/EC, to measures for implementing this Regulation by the management procedure. These measures are, as specified in Article 37(2) the technical measures for implementing the functionalities of the VIS.

Article 40 creates the obligation of the Commission to monitor and evaluate the operation of the VIS and produce monitoring and evaluation reports, to be submitted to the European Parliament and the Council.

Article 41 concerns the entry into force and applicability. Due to the technical requirements involved in establishing the VIS, it is not possible to provide for simultaneous entry into force and applicability of the Regulation.

FINANCIAL STATEMENT

Policy area(s): JHA Activit(y/ies): (visa, asylum, immigration and other policies related to the free circulation of persons) |

TITLE OF ACTION: SECOND PHASE OF THE VIS, BIOMETRIC PROCESSING |

1. BUDGET LINE(S) + HEADING(S)

18.08.03 Visa Information System

2. OVERALL FIGURES

2.1. Total allocation for action (Part B):

97 million € for commitment until 2013.

2.2. Period of application:

Undetermined duration. Foreseen for 2007-2013:

- Investment costs for biometric processing: 64 Mio €

- Exploitation costs for biometric processing: 33 Mio €

The amounts foreseen for the period 2007-2013 are subject to the adoption of the new financial perspectives.

2.3. Overall multi-annual estimate of expenditure:

(a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations (financial intervention)

€ million

2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | 2012 and subsequent years |

Commitments | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

Payments | 19.000 | 23.000 | 18.000 | 13.000 | 12.000 | 5.000 |

As explained in 5.2.2 all investments will be done at the beginning of each year, so annual payments are estimated at around 80% of the commitments.

(b) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure

Commitments/ payments | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 | 0.216 |

TOTAL a+b |

Commitments | 24.216 | 23.216 | 17.216 | 12.216 | 11.216 | 5.216 |

Payments | 19.216 | 23.216 | 18.216 | 13.216 | 12.216 | 5.216 |

2.4. Compatibility with financial programming and financial perspectives

[] Proposal is compatible with existing financial programming.

2.5. Financial impact on revenue:

[X] Proposal has financial impact – the effect on revenue is as follows:

The present proposal builds upon the Schengen acquis, as defined in Annex A of the Agreement signed on 18 May 1999 between the Council and the Republic of Iceland and the Kingdom of Norway concerning the association of both these States with the implementation, application and development of the Schengen acquis [55]. Article 12(1) last paragraph lays down:

“In cases where operational costs are attributed to the general budget of the European Community, Iceland and Norway shall share in these costs by contributing to the said budget an annual sum in accordance with the percentage of the gross national product of their countries in relation with the gross national product of all participating States”

Contribution from Iceland/Norway: 2.128% (2002 figures)

(€ million to one decimal place)

Prior to action | Situation following action |

Non Comp | Diff | YES | NO | NO | No [3] |

4. LEGAL BASIS

This statement accompanies a legislative proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council concerning the Visa Information System (VIS) and the exchange of data between Member States on short-stay visas, based on Article 62 point (2)(b)(ii) TEC and Article 66 TEC.

5. DESCRIPTION AND GROUNDS

5.1. Need for Community intervention

5.1.1. Objectives pursued

The present financial statement is designed to allow for the second phase of the VIS to take place by means of Community financing as of 2007 and in accordance with the relevant provisions of the Treaty.

The implementation of the Visa Information System is done in phases as follows:

- Phase 1: the functionalities for processing of alphanumeric data and photographs.

- Phase 2: the functionalities for processing biometrics.

The Commission has followed a two-step approach for the legal framework of the VIS:

A first legal instrument, Council Decision 2004/512/EC establishing the Visa Information System (VIS) [56] , which constitutes the required legal base to allow for the inclusion in the budget of the European Union of the necessary appropriations for the development of VIS and the execution of that part of the budget, defines the architecture of the VIS and gives the Commission the mandate to develop the Visa Information System at the technical level, assisted by the SIS II committee[57], whereas the national systems shall be adapted and/or developed by the Member States. The financial statement made in the financial statement of this Decision relates to the procurement of technical expertise, management expertise, hardware and software, etc. for the first phase of the setting-up of the VIS system containing alphanumeric data and photographs.

The present proposal for a Regulation of the European Parliament and the Council, the second “fully fledged” legal instrument, gives the Commission the mandate to set up, maintain and operate the VIS and defines the purpose, functionalities and responsibilities for the Visa Information System and the procedures and conditions for the exchange of visa data between Member States. This second legal instrument has been elaborated on the basis of the political orientation given by the Council conclusions of 19 February 2004. The financial statement for this legal instrument relates, in particular, to the costs for processing biometrics, phase 2 of the VIS.

Community intervention is needed, since the establishment of a common Visa Information System and the creation of common obligations, conditions and procedures for the exchange of visa data between Member States cannot be sufficiently achieved by the Member States and can, therefore, by reason of the scale and impact of the action, be better achieved at Community level.

Article 1(2) of the proposal states the purpose of the VIS:

“The VIS shall improve the administration of the common visa policy, consular cooperation and consultation between central consular authorities, by facilitating the exchange of data between Member States on applications and on the decisions thereto, in order:

(a) to prevent threats to the internal security of any of the Member States;

(b) to prevent the bypassing of the criteria for the determination of the Member State responsible for examining the application;

(c) to facilitate the fight against fraud;

(d) to facilitate checks at external border checkpoints and within the territory of the Member States;

(e) to assist in the identification and return of illegal immigrants;

(f) to facilitate the application of Regulation (EC) No 343/2003.”

In order to achieve these objectives, the VIS shall be connected to a National System in each Member State, to enable duly authorised staff of the competent authorities of each Member State to enter, amend, transmit or consult the data by means of an automated procedure in accordance with this Regulation.

5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation

A feasibility study on technical and financial aspects of the VIS was launched by the Commission on 16 September 2002 and submitted to the Council in May 2003. The study provides an analysis of the technical and financial aspects of the VIS.

The importance of biometrics for the overall efficiency of the system must be underlined. The study assessed three options, which can for the time being be envisaged as biometric identifiers: iris scanning, facial recognition and fingerprints and recommends the latter as main biometric identifier for identification purposes. Fingerprint technology would provide the required accuracy to identify individuals and fingerprint databases would still be used for many years, even if the biometric technology changes. The use of biometrics on such an unprecedented scale will have a significant impact on the system, both in technical and financial terms.

On the budgetary aspects, the figures are based on estimates provided by the feasibility study on technical and financial aspects of a system for the exchange of visa data between Member States, but take into account the rapid drop in prices for fingerprint matching systems. The estimates set out in the feasibility study cover the fixed costs of the central system, the CS-VIS, and for 27 NI-VIS, including their communication infrastructure, as well as the annual costs for operations, networks and human resources. These estimates for the development and operation of the “biometrics” module were extremely high. Currently, however, prices for biometric systems are dropping rapidly. Therefore, the original estimates of the feasibility study have been adapted to match these lower price trends.

In accordance to the Commission’s Work Programme 2004, an Extended Impact Assessment was launched. One of its main conclusions is that the further development of the VIS, with the processing of biometric data, is needed to ensure exact verification and identification of visa applicants. Only with the inclusion of biometric data processing in the VIS can the objectives be sufficiently reached. The Extended Impact report is annexed to the legal instrument that this financial statement accompanies.

5.1.3. Measures taken following ex post evaluation

Not applicable

5.2. Action envisaged and budget intervention arrangements

This proposal envisages the further development of the Visa Information System, in particular biometric processing.

5.2.1 Operational costs for alphanumeric and photo

The legal and financial base for the first phase has been established in Council Decision 512/2004/EC establishing the VIS, whereby an annual amount of seven million euros is foreseen for operational costs, as of 2007.

5.2.2 Investment costs for biometric processing

For the second phase, (biometric data for verification and identification purposes, including background checks) in 2003 the feasibility study estimated that an extra investment of 144 million euros would be needed. However, prices for finger print matching systems have come down dramatically. In fact, current experience shows that prices for fingerprint matching systems follow Moore’s law: every 18 months the capacity doubles for the same price. In the calculation this amounts to an annual estimated drop in price of 37%.

The price estimations in this financial statement are based on a gradual increase of capacity, with annual investments of the capacity needed for the next year, and taking into account the constant drop in prices. Thus, in the beginning of 2007 the capacity to handle the matching needed until 2008 only is budgeted. In early 2008, the extra capacity is bought for the needs until mid-2009, estimated at a price lowered by 37%.

As for the capacity of the databases, the calculations are based on the start in mid-2007 with an empty database, with gradual connection of all consular posts over a period of one year. It is estimated that mid-2008 all consular posts of all Member States will be connected. The feasibility study estimates 20 million visa requests per year, of which 30% are repeated travellers whose fingerprints are already in the VIS. The total storage capacity needed for a five year storage period will be 70 million sets of fingerprints.

Matching capacity needs will rise linearly with the number of fingerprints in the database.

The details:

year | connected posts (% of total applications) | database capacity needed (million applicants) | matching capacity needed (million matches per second) | total investment costs for biometric processing (Mio €) |

mid 2007 | 0% | 10 | 42 | 21 |

mid 2008 | 100% | 24 | 100 | 18 |

mid 2009 | 100% | 38 | 158 | 12 |

mid 2010 | 100% | 52 | 217 | 7 |

mid 2011 | 100% | 70 | 292 | 6 |

mid 2012 | 100% | 70 | 292 | 0 |

mid 2013 | 100% | 70 | 292 | 0 |

Total | 64 |

It is estimated that the payments for the equipment will be done in the year of commitment, with an exception of a guarantee sum (around 10% of the price). The figures calculated might vary according to the final technical solution chosen.

5.2.3 Exploitation costs for biometric processing

In addition to the operational costs for alphanumeric and photo functionalities, extra operational costs for biometrics are foreseen.

The costs consist of extra human resources for the system management (estimated in the feasibility study at 100 000 € per year), extra network costs (700 000 €) and annual maintenance and licences. These maintenance and licence costs will depend very much on the technical solution chosen. The annual maintenance costs are estimated at 4.2 Mio € per year. As operations will start in mid-2007, the costs for 2007 will be lower.

The details:

year | maintenance and licence costs (Mio €) | human resources (Mio €) | network costs (Mio €) | total exploitation costs for biometric processing (Mio €) |

2007 | 2.5 | 0.1 | 0.4 | 3 |

2008 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2009 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2010 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2011 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2012 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

2013 | 4.2 | 0.1 | 0.7 | 5 |

Total | 27.7 | 0.7 | 4.6 | 33 |

Most of the payments will be done in the same year as the commitments.

5.2.5 National infrastructure costs

According to Article 2 (2) of Decision 2004/512 EC establishing the VIS, the national infrastructures beyond the national interfaces in the Member States shall be adapted and/or developed by the Member States. This includes the financial burden for the development of these infrastructures and the adaptation of existing national systems to the VIS, the world-wide connections to their consular posts and their equipment, shipping and training.

Cost estimates and cost-benefit analyses concerning the impacts of VIS on national infrastructures and national budgets are the responsibility of each Member State. To provide cost estimates would require a detailed analysis of every national environment and national organisation. This can only be done by Member States themselves.

5.3. Methods of implementation

Development will be carried out under direct management of the Commission using its own staff assisted by external contractors. The development of the alphanumeric functionalities of the system has been tendered. Additional technical support has also been tendered to assist Commission services in the follow up of the implementation.

A third call for tender will be launched for the biometric equipment needed.

The system shall be set up and maintained by the Commission. The Commission shall be responsible for operating the Central Visa Information System and the communication infrastructure between the Central Visa Information System and the National Interfaces. The data shall be processed by the VIS on behalf of the Member States.

Member States are closely involved in the work via the SIS II committee, in accordance with Article 5 of Decision 2004/512/EC establishing the VIS, and Article 39 of the present proposal.

In relation to the objectives of the Freedom programme, the Council has reached an agreement on the proposed external borders agency. The scope for entrusting tasks related to the management of large-scale IT systems (Eurodac, SIS II, VIS) to this agency at a later stage will be explored.

6. FINANCIAL IMPACT

6.1. Total financial impact on Part B - (over the entire programming period)

Figures in brackets are for operational costs for alphanumeric and photo functionalities and costs for external assistance for project management, audit and evaluation already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

The indicative global costs for the VIS for the period 2007-2013 amount to 153 Mio€, of which 97 Mio€ are covered by the present proposal and 56 Mio€ by Decision 2004/512/EC.

Commitments (in € million to three decimal places)

Breakdown | 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 | annual amounts in 2012 and subsequent years |

Operational cost for alphanumeric and photo | (7.000)[58] | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) | (7.000) |

Investment costs for biometric processing | 21.000 | 18.000 | 12.000 | 7.000 | 6.000 |

Exploitation costs for biometric processing | 3.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 | 5.000 |

SUBTOTAL[59] | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

External assistance for project management, audit and evaluation | (1.000)[60] | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) | (1.000) |

TOTAL | 24.000 | 23.000 | 17.000 | 12.000 | 11.000 | 5.000 |

7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE

7.1. Impact on human resources

Figures in bracket are for human and administrative resources already covered by the financial statement annexed to Decision 2004/512/EC establishing the VIS.

Types of post | Staff to be assigned to management of the action using existing resources | Total | Description of tasks deriving from the action |

Number of permanent posts | Number of temporary posts |

Officials or temporary staff | A B C | (3 + ) 1 (2 + ) (1 + ) 1 | 1 1 |

Other human resources | (2) | 2 National Experts |

Total | (8 + ) 2 | 2 |

The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure.

7.2. Overall financial impact of human resources

Type of human resources | Amount (€) | Method of calculation * |

Officials 18010101 | 216 000 | 2 officials * 108 000 |

Other human resources 1801020103 |

Total | 216 000 |

The amounts are total expenditure for twelve months.

7.3. Other administrative expenditure deriving from the action

Figures below are resources already covered by the financial statement annexed to the Decision establishing the VIS and repeated for informati