AUDITO RŪMŲ PASTABOS

BENDRIJOS INSTITUCIJŲ IR ĮSTAIGŲ ADMINISTRACINĖS IŠLAIDOS

Įvadas

10.1. Šiame skyriuje nagrinėjamos institucijų ir kitų įstaigų administracinės išlaidos. Su šiomis išlaidomis susijusius asignavimus kiekviena institucija ar įstaiga valdo tiesiogiai ir juos panaudoja asmenų, dirbančių institucijose, atlyginimams, išmokoms ir pensijoms mokėti, taip pat nuomos mokesčiams, pirkimams ir įvairioms išlaidoms padengti. 2005 m. Europos Sąjungos institucijų administracinės išlaidos sudarė 6 191 milijoną eurų, kaip toliau nurodyta 10.1 lentelėje .

10.1 lentelė. Mokėjimai pagal institucijas (milijonais eurų) 2004 m. 2005 m. Europos Parlamentas 1 166 1 235 Taryba 507 533 Komisija 3 721 3 952 Teisingumo Teismas 216 211 Audito Rūmai 84 92 Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas 92 96 Regionų komitetas 63 64 Europos ombudsmenas 5 6 Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas 1 2 Iš viso 5 856 6 191

Specialusis vertinimas patikinimo pareiškimo kontekste

Audito apimtis

10.2. Siekiant pateikti specialųjį vertinimą patikinimo pareiškimo kontekste, audito metu buvo vertinama, ar institucijų administracinių išlaidų ataskaitose atspindimos operacijos yra teisėtos ir tvarkingos. Audito Rūmai atliko atrinktų tipiškų operacijų savarankiškus audito testus ir įvertino institucijų įgaliojimus suteikiančių pareigūnų įdiegtas priežiūros ir kontrolės sistemas. 10.2. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Paties Europos Parlamento atlikti būtiniausių valdymo ir vidaus kontrolės standartų, kuriuos 2005 metams nustatė įgaliojimus suteikiantys pareigūnai, įvertinimai parodė, kad jų įdiegtos priežiūros ir kontrolės sistemos ir toliau vis kokybiškiau ir patikimiau veikia įgyvendinant veiksmų planus ir vidaus auditoriaus rekomendacijas.

10.3. Ankstesni Audito Rūmų atlikti auditai parodė, kad nustatytos klaidos nebuvo reikšmingos ir nebuvo sąlygotos rimtų kontrolės sistemų trūkumų. Tolesni veiksmai, kurių imtasi atsižvelgiant į ankstesnėse metinėse ataskaitose pateiktas pastabas, yra nurodyti 10.2 lentelėje . 10.3. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Žiūrėti atsakymą 10.2 lentelės paskutinėje skiltyje. 10.3. TARYBOS ATSAKYMAI Audito Rūmai 10.2 lentelėje pristato tolesnius veiksmus, kurių imtasi atsižvelgiant į anksčiau pateiktas pastabas, visų pirma dėl papildomų metinių atostogų apmokėjimo. Audito Rūmai daro išvadą, kad Tarybos generalinis sekretoriatas ėmėsi tinkamų veiksmų, siekdamas palaipsniui panaikinti sukauptas kompensuojamąsias atostogas, tačiau pažymi, kad papildomų metinių atostogų apmokėjimas, kuris yra minėtų veiksmų sudėtinė dalis, turėtų būti nutrauktas.

Tarybos generalinis sekretoriatas puikiai žino, kad kai kurios jo vidaus taisyklės dėl kompensacijos už viršvalandžius neatitiko Tarnybos nuostatų ir todėl laikytinos praeter legem. Šiomis taisyklėmis buvo siekiama atsižvelgti į ypač daug pastangų reikalaujančio darbo laiko (visų pirma ilgai trunkančio naktinio darbo ir darbo atostogų metu), kurį lemia su konkrečiu Tarybos vaidmeniu teisėkūros procese susiję politiniai reikalavimai, poveikį pareigūnų sveikatai. Tačiau, padarius keletą esminių Tarybos darbo metodų pakeitimų, Tarybos generalinis sekretoriatas ėmėsi įvairių priemonių, siekdamas ištaisyti per daugelį metų atsiradusius nukrypimus. Šių konkrečių priemonių tikslas – kuo greičiau suderinti Tarybos generalinio sekretoriato taisykles ir praktiką su Tarnybos nuostatais. Tuo pat metu, taikant šias priemones turi būti išvengta neigiamų padarinių, kuriuos Tarybos generalinio sekretoriato veiklai turėtų sprendimas, pagrįstas tik atostogų principu. Be to, jomis atsižvelgiama į teisėtus atitinkamų pareigūnų lūkesčius, susiformavusius remiantis buvusiomis ilgą laiką galiojusiomis Tarybos generalinio sekretoriato taisyklėmis; dėl to sunku pagrįsti staigų tokios praktikos nutraukimą. Audito Rūmų teigiamai įvertintus veiksmus, kurių buvo imtasi siekiant panaikinti sukauptas iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktas papildomas atostogas, galima apibendrinti taip: — Pareigūnus paraginus savanoriškai panaudoti sukauptas kompensuojamąsias atostogas (2005 m. gegužės 17 d. pranešimas personalui 80/05), jau maždaug trečdaliu sumažintas sukauptas atostogų kiekis. — 2006 m. vasario 10 d. pranešime personalui 25/06 buvo paskelbta apie konkrečias priemones, skirtas pašalinti likusį sukauptų atostogų kiekį; šios priemonės patvirtintos 2006 m. birželio 30 d. pranešime personalui 115/06. — privalomas visų sukauptų atostogų, kurių trukmė – daugiau nei 25 dienos, likvidavimas; — per ne ilgesnį kaip 4 metų laikotarpį (2006–2009 m.) kasmet likviduojama mažiausiai 25 % sukaupto atostogų kiekio; — taikomos šios likvidavimo formos – suteikiant atostogas arba apmokant, o metų gale automatiškai apmokama už tą privalomų 25 % dalį, kuri nebuvo panaudota kaip „laisvas laikas“; — baigiant tarnybą Tarybos generaliniame sekretoriate bus apmokama už likusį sukauptą atostogų kiekį. Apibendrinant tai kas minėta pirmiau, Tarybos generalinis sekretoriatas pritaria Audito Rūmų nuomonei, kad esamas sukauptas atostogų kiekis turėtų būti panaikintas kuo greičiau.

10.2 lentelė. Atsižvelgimas į ankstesnėse metinėse ataskaitose pateiktas pastabas Pastabos Vykdyti veiksmai Ar reikia imtis tolesnių veiksmų? Parlamento atsakymai Papildomų nepanaudotų kasmetinių atostogų apmokėjimas 2004 finansinių metų metinės ataskaitos 9.18 dalis: Taryboje iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktos papildomos kasmetinės atostogos kaip kompensacija už viršvalandžius yra apmokamos asmeniui išėjus į pensiją, jei pareigūnas papildomų atostogų nėra panaudojęs. Kadangi A ir B kategorijų personalas neturi teisės gauti kompensacijos už viršvalandžius, tokie mokėjimai neatitinka Tarnybos nuostatų 56 straipsnio. Generalinis sekretoriatas ėmėsi atitinkamų veiksmų, kad palaipsniui panaikintų A ir B kategorijų personalui iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktas susikaupusias kompensuojamąsias atostogas. Turėtų būti nutrauktas papildomų nepanaudotų kasmetinių atostogų apmokėjimas. Papildomų pensijų schema Europos Parlamento nariams Parlamento įnašo į nepelno siekiančią asociaciją (pranc. Association sans but lucratif, ASBL) „Europos Parlamento pensijų fondą“ teisinis pagrindas: 2002 finansinių metų metinės ataskaitos 9.17–9.20 dalys: Jei ketinama ir toliau taikyti papildomų pensijų schemą Europos Parlamento nariams, reikia kiek įmanoma greičiau sukurti pakankamą teisinį pagrindą. Schemoje reikėtų nustatyti aiškias taisykles, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Papildomų pensijų schema yra minima 2005 m. rugsėjo 28 d. Parlamento priimto Europos Parlamento narių statuto 27 straipsnyje. Statutas įsigalios pirmąją Europos Parlamento kadencijos, prasidėsiančios 2009 m., dieną. Nėra nustatytos taisyklės, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Iki pirmosios Europos Parlamento kadencijos, prasidėsiančios 2009 m., dienos Statutas neturi teisinės galios ir negali suteikti teisinio pagrindo Parlamento įnašui į ASBL pensijų fondą. Turėtų būti nustatytos atitinkamos taisyklės, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Parlamento narių statuto 27 straipsnyje nurodoma, kad„įsigaliojus šiam Statutui, Europos Parlamento įkurtas savanoriškas pensijų fondas išliks ir bus skirtas Parlamento nariams arba buvusiems Parlamento nariams , turintiems ar turėsiantiems su šiuo fondu susijusių teisių“. Statute vartojant žodį „išliks“ netiesiogiai pripažįstamas pensijų fondo teisinis pagrindas ir laikotarpiui, kol įsigalios statutas. Taigi galima laikyti, kad pereinamuoju laikotarpiu, nuo 2005 m. rugsėjo 28 d. Europos Parlamento sprendimo priimti statutą iki jo įsigaliojimo 2009 metais, galioja 27 statuto straipsnis. Teisinis pagrindimas, galiojantis laikotarpiui iki statuto priėmimo, yra nurodytas 2002 finansinių metų Audito Rūmų metinės ataskaitos 9.18 Parlamento atsakymo dalyje. Taisyklės, nustatančios Europos Parlamento ir pensijų schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju: 2005 m. lapkričio 30 d. susirinkimo metu biuras, ruošdamasis priimti į Parlamento narių statutą, išnagrinėjo savanoriško pensijų fondo padėtį. Jis taip pat jis įsipareigojo, remdamasis nepriklausomu patikimu tyrimu, nustatyti taisykles, kurios apibrėžtų fondo ir Parlamento santykius bei atsakomybę po to, kai, remiantis sprendimais dėl narių statuto įgyvendinimo, bus priimtos pagal to paties statuto 24 straipsnį priemonės, būtinos papildomų pensijų mokėjimui užtikrinti, kol 2009 m. įsigalios naujasis statutas. Netrukus bus paskelbtas nepriklausomo patikimo tyrimo viešas konkursas. Už Parlamento narių statuto taikymo priemonių įgyvendinimą atsakinga darbo grupė taip pat pradėjo savo darbą.

Operacijų teisėtumas ir tvarkingumas

10.4. Audito Rūmų atliktas auditas neatskleidė reikšmingų klaidų.

Priežiūros ir kontrolės sistemos

10.5. 2005 m. visų institucijų priežiūros ir kontrolės sistemos atitiko naujajame Finansiniame reglamente išdėstytus reikalavimus. Tačiau kai kurios institucijos nebuvo visiškai įgyvendinusios visų savo vidaus kontrolės standartų (ICS) (1). 10.5. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Per 2006 m. pirmą pusmetį administracija ėmėsi vertinti būtiniausius vidaus kontrolės standartus. Šis vertinimas buvo derinamas su pasiūlymu gerinti įdiegtas sistemas ir siekiant, kad šie pagerinimai būtų įgyvendinti per protingą terminą, buvo parengtas veiksmų planas.

10.6. 2005 m. NAP (Nouvelle Application Paie), darbuotojų atlyginimams apskaičiuoti skirtą kompiuterinę programą, kurią 2003 m. sukūrė ir valdo Komisijos individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biuras (PMO), naudojo visos institucijos. 2005 m. buvo ištaisyti 2004 m. nustatyti techniniai trūkumai, tokiu būdu rizika, kad bus klaidingai apskaičiuotos įvairios darbuotojų atlyginimų sudedamosios dalys, buvo sumažinta iki minimumo. Tačiau institucijos, prieš atlikdamos galutines darbo užmokesčio apskaičiavimo operacijas, ne visuomet naudojosi NAP programos teikiamomis informavimo galimybėmis, kad patikrintų visus su atskirais darbuotojais ir konkrečiomis situacijomis susijusius duomenis (pvz., kompensacines išmokas, iš vienos institucijos į kitą perkeltus pareigūnus, paaukštinimus ir apskritai NAP duomenis, kurie buvo pataisyti ranka). Išskyrus Komisiją Liuksemburge ir Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetą mokamiems atlyginimams nebuvo atliekama reguliari ex post kontrolė. Nors ir neprivaloma pagal Finansinį reglamentą, ex post kontrolė padidintų darbuotojų atlyginimų valdymui numatytų administracinių procedūrų patikimumą ir padėtų nustatyti galimus sistemos trūkumus ir klaidas. 10.6. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Palyginti su ankstesne sistema, darbuotojų atlyginimams apskaičiuoti skirta kompiuterinė programa (pranc. Nouvelle application paie, NAP) suteikia iš tikrųjų didesnes atskaitomybės ir duomenų analizės galimybes siekiant statistinių ir kontrolės tikslų. Tačiau 2005 m. nebuvo įmanoma plėtoti reikiamos kompetencijos norint visiškai pasinaudoti nauja programa. Todėl Parlamento Personalo generalinis direktoratas kaip ir ankstesniais finansiniais metais atliko Apskaitos skyriaus balansų sisteminę patikrą ir iki 2005 m. gruodžio mėn. visi skiriamosios tarnybos (pranc. AIPN) sprendimai (iš esmės lemiantys darbo atlyginimus) buvo kiekvienas atskirai patikrinti prieš juos įvedant į kompiuterinę programą. Kiekvienos atlyginimų kategorijos (pranc. centre de paie) balansų patikra buvo ypatingai veiksminga nustatant nukrypimus, kurių randasi pvz., atliekant institucinius pervedimus. Net ir duomenys, rankiniu būdu suvesti į programą yra tikrinami du kartus Apskaitos skyriuje. Be to, kyla klausimas, ar NAP teikiamomis galimybėmis galima tinkamai pasinaudoti vykdant patikimą tikrinimo ir kontrolės programą, kuri veiktų iki to laiko, kol pradedami mokėti atlyginimai. Tai viena iš priežasčių, kodėl Personalo generalinis direktoratas laikosi nuomonės, kad atlyginimų patikra būtų veiksmingesnė, jei ji būtų atlikta ex post pagrindu. Jei 2005 m. dėl lėšų ribotumo ir problemų, susijusių su naujų Pareigūnų tarnybos nuostatų taikymu, nebuvo galima visuotinai taikyti ex post patikros, tai nuo 2006 m. kovo mėn. tokio pobūdžio sisteminė patikros programa jau yra įdiegta. 10.6. TARYBOS ATSAKYMAI Tarybos generalinis sekretoriatas norėtų pažymėti, kad ribotą NAP (pranc. Nouvelle application paie) valdymo priemonių naudojimą lėmė su NAP susijusios sąlygos – NAP buvo taikomos tik kelios priemonės, kurios nebuvo nurodytos dokumentuose ir dažnai veikė netinkamai. Tarybos generalinis sekretoriatas mano, kad esamos priemonės (apie kurias Įstaiga atskiroms priklausančioms sumoms administruoti ir mokėti (PMO) išsamiai pranešė naudotojams tik 2006 m. gegužės mėn.) yra labai naudingos, kadangi jos sudaro galimybę patikrinti rezultatus, ir atsakinga tarnyba jas naudojo kuo dažniau, nepaisant to, kad nebuvo jas pagrindžiančių dokumentų. 10.6. KOMISIJOS ATSAKYMAI Kiekvienas įgaliotasis leidimus suteikiantis pareigūnas taiko geriausiai jo institucijos konkrečią padėtį atitinkančias kontrolės procedūras. Nebuvo numatyta, kad kiekviena institucija sistemingai taikys visas siūlomas informavimo galimybes. Komisijos individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biuras (PMO), leidimus suteikiantiems pareigūnams paprašius, kiekvienam jų suteikė galimybę susipažinti su ataskaitomis.

Kalbant apie ex-ante kontrolę, 2002 m. pirmajai Komisijos darbuotojų grupei pritaikius naująją atlyginimų skaičiavimo sistemą (NAP), PMO sudarė lenteles, kurios turi būti tikrinamos; 2003 m., pradėjus taikyti NAP kitoms darbuotojų grupėms, procedūra buvo įforminta dokumentuose ir nuo tada PMO vykdo šias ex-ante patikras. Kitos institucijos taip pat turi galimybę susipažinti su šiais dokumentais, o neseniai visiems NAP vartotojams buvo pateikta naujausia dokumento versija, kurioje aprašoma PMO siūloma minimali taikytina kontrolė. Atsižvelgdamas į sukauptą patirtį, kalbant pirmiausia apie Liuksemburge mokamus atlyginimus, PMO mano, kad šiuo metu taikomi pakankami kontrolės mechanizmai, ir neplanuoja stiprinti ex-post kontrolės. Šiam procesui įgyvendinti būtina labiausiai patyrusių specialistų pagalba, kurią PMO planuoja panaudoti 2006 m. ir 2007 m. į naująją IT sistemą (IRIS) įdiegdamas daug automatinių individualių teisių valdymo ex-ante patikrų. Įdiegus pastarąją sistemą, PMO persvarstys savo kontrolės strategiją.

10.7. Iš dalies pakeistuose 2004 m. gegužės 1 d. įsigaliojusiuose Tarnybos nuostatuose teigiama, kad komandiruotės metu patirtos apgyvendinimo išlaidos kompensuojamos iki maksimalios kiekvienai šaliai nustatytos sumos, pateikus patvirtinamuosius dokumentus (Tarnybos nuostatų VII priedo 13 straipsnis). Priešingai šiai taisyklei, visos institucijos, išskyrus Teisingumo Teismą, Audito Rūmus ir Ombudsmeną savo vidaus taisyklėse numatė vienodo dydžio sumos, siekiančios nuo 30 % iki 60 % maksimalios leistinos sumos, išmokėjimą darbuotojams, kurie nepateikia jokių patirtas apgyvendinimo išlaidas pagrindžiančių įrodymų. Paskelbus Europos Audito Rūmų 2004 finansinių metų metinę ataskaitą, 2005 m. gruodžio mėn. Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas atliko savo vidaus taisyklių pakeitimus, kad šios atitiktų Tarnybos nuostatus. 10.7. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Parlamentas susiduria su ypatingomis problemomis, susijusiomis su komandiruotėmis, dėl savo veiklos pobūdžio ir darbo, vykdomo trijose darbo vietose. Iš anksto nustatytų išmokų sistema taikoma remiantis teisinėmis nuostatomis, kurios buvo perduotos Europos Parlamento biurui taip pat siekiant rasti pagrįstą pusiausvyrą tarp administracinių nurodymų ir specifinių institucijos darbo aplinkos reikalavimų. Be to, supaprastintų taisyklių taikymas leidžia sumažinti administravimo išlaidas, atsirandančias tvarkant ypač didelį kiekį komandiruočių. 10.7. TARYBOS ATSAKYMAI Tarybos generalinis sekretoriatas iškėlė šį klausimą 2006 m. sausio 26 d. administracijos vadovų posėdyje. Diskusijų metu paaiškėjo, kad kai kurios kitos institucijos nėra įsitikinusios, kad reikia pakeisti jų taikomą praktiką. Tarybos generalinis sekretoriatas numato toliau tęsti diskusijas šiuo klausimu, siekdamas institucijų tarpusavyje suderinto sprendimo. 10.7. KOMISIJOS ATSAKYMAI Siekiant tinkamai atsižvelgti į Audito Rūmų išreikštą pastabą, šiuo metu yra peržiūrimas Komandiruočių vadovas – Komisijos darbuotojų komandiruotėms taikomos vidaus taisyklės. Naujas taisykles numatyta priimti 2007 m. pradžioje. 10.7. REGIONŲ KOMITETO ATSAKYMAI Kai dėl komandiruotės metu patirtų išlaidų, Regionų komitetas atsižvelgė į Audito Rūmų pastabas ir todėl 2005 m. nemokėjo vienodo dydžio sumų darbuotojams, kurie nebuvo pateikę jokių patirtas apgyvendinimo išlaidas pagrindžiančių įrodymų. 2006 m. bus atliekami tam tikri Regionų komiteto komandiruotes reglamentuojančių vidaus taisyklių pakeitimai ir ši taisyklė bus oficialiai įtraukta į komandiruočių vadovą.

Konkrečios pastabos

10.8. Tolesniame skirsnyje pateikiamos konkrečios su kiekviena institucija susijusios pastabos.

Parlamentas

10.9. Kaip ir ankstesniais metais (žr. 2004 finansinių metų metinės ataskaitos 9.16 dalį), buvo nustatyti su išmokų Europos Parlamento nariams mokėjimu susijusių priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumai. 10.9. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Vadovaujantis Audito Rūmų pastabomis dėl 2004 metų, pasibaigus Parlamento narių įgaliojimams, išmokų apskaičiavimui skirta kompiuterinė programa dar tobulinama ir vėliau bus papildoma programos naudotojams skirta informacija apie teisės į išmoką išsaugojimo sąlygas. Šis klausimas taip pat bus svarstomas atliekant paruošiamuosius Narių statuto taikymo darbus.

Atsakymą dėl Parlamento padėjėjų išmokų žiūrėti atsakymą 10.10 dalyje.

10.10. 2004 m. Biuras (valdymo vienetas, kurį sudaro Parlamento pirmininkas ir 14 pirmininko pavaduotojų) atliko padėjėjams skirtų išmokų mokėjimą reglamentuojančių nuostatų pakeitimus. Buvo parengtos naujos nuostatos dėl Europos Parlamento narių patvirtinamųjų dokumentų pateikimo. Su naujomis nuostatomis susijusios prievolės Europos Parlamento nariams buvo paaiškintos 2005 m. liepos mėn. kvestorių pranešime, pagal kurį nariai iki 2005 m. lapkričio 1 d. turėjo pateikti jiems skirtos išmokos panaudojimą pagrindžiančius dokumentus. Lapkričio pabaigoje buvo pateikta mažiau nei 20 % turimų pateikti dokumentų. 2006 m. sausio mėn. kvestoriai pratęsė terminą iki 2006 m. kovo 17 d. Taigi pakeistos taisyklės 2005 m. nebuvo tinkamai įgyvendintos, o paslaugų teikėjams ar padėjėjams per mokėjimų tarpininkus (2) atliekami mokėjimai vis dar nebuvo paremti tinkamais patvirtinamaisiais dokumentais, kaip antai Europos Palamento narių apmokėtomis sąskaitomis faktūromis ar mokėjimų tarpininko išlaidas pagrindžiančiais išsamiais dokumentais. 10.10. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Kvestorių pranešimas buvo paskelbtas Parlamento nariams tik 2005 m. liepos mėn. pabaigoje. Su naujomis nuostatomis susijusių prievolių paaiškinimas buvo pirmas svarbus etapas. Turint mintyje tai, kad 2004-ieji buvo 10 naujų valstybių narių įstojimo į ES ir rinkimų į Europos Parlamentą metai, taip pat bei tų įvykių sukeltus padarinius, nenuostabu, kad galutinis terminas, t. y. 2005 m. lapkričio 1 d., pasirodė labai trumpas. Administracijos užduotis suteikti reikiamą informaciją pasirodė per sunki dėl naujų nuostatų sudėtingumo, Parlamento narių nacionalinių prievolių skirtumų, pasireiškiančių vienoje ar kitoje valstybėje narėje, ir didelio kalbų skaičiaus, su kuriuo teko susidurti. Taigi Kvestorių kolegija pagrindžiančių dokumentų pristatymo terminą pirmą kartą pratęsė 2006 m. sausio mėn. ir antrą kartą -2006 m. balandžio mėn. Tačiau pakeistos nuostatos buvo pradėtos taikyti nuo 2005 m. Dalis jų visiškai įsigaliojo 2005 m. pradžioje, pvz., Parlamento narių prievolė per tris mėnesius nuo darbo sutarties įsigaliojimo pateikti socialinės apsaugos ir draudimo nuo nelaimingų atsitikimų sutartis. 2006 m. viduryje buvo pristatyta apie 54 proc. paslaugų teikėjų sąskaitų už laikotarpį nuo 2004 m. liepos mėn. iki 2005 m. birželio mėn. Beveik 29 proc. mokėjimų tarpininkų pateikė reikalaujamus to paties laikotarpio dokumentus.

Taryba

10.11. Taryba nuo 2004 m. sausio 1 d. taikomu Sprendimu 190/2003 reformavo savo sistemą, skirtą Tarybos narių atstovų kelionės išlaidoms padengti. Mokama kompensuotina suma neviršija kiekvienai valstybei narei nustatytos skiriamų asignavimų sumos. Kiekvienai valstybei narei per metus mokamos dvi dalinės įmokos: viena sausio mėn., o kita – liepos mėn. Iki vasario mėn. pabaigos kiekviena valstybė narė pateikia Generaliniam sekretoriatui finansinę ataskaitą, rodančią, kaip ankstesniais metais bendra jai skirta asignavimų suma buvo panaudota. Nepanaudotos sumos ir sumos, kurių panaudojimą pagrindžiantys dokumentai nebuvo pateikti, yra atskaičiuojamos iš kitos turimos sumokėti dalinės įmokos sumos. Audito Rūmai nustatė, kad naujoji sistema labai sumažino Tarybai tenkančią atstovų išlaidų apmokėjimo administravimo naštą, tačiau pažymėjo, jog prieš atliekant 2005 m. liepos mėn. dalinę įmoką nebuvo įvykdyta pakankamai patikrų dėl valstybių narių finansinių ataskaitų pagrįstumo. 10.11. TARYBOS ATSAKYMAI Remdamasis Tarybos generalinio sekretoriato vidaus audito tarnybos ataskaita dėl naujos Tarybos narių atstovų kelionės išlaidų sistemos veikimo praėjus vieneriems metams po jos įdiegimo 2004 m., Tarybos generalinis sekretoriatas šiuo metu peržiūri šią sistemą.

10.12. Įvairių šeimos pašalpų mokėjimas grindžiamas darbuotojų teikiama informacija. Darbuotojų, kurie gauna šeimos pašalpą ir neturi išlaikomų vaikų, ne visuomet prašoma papildyti informaciją naujausiais duomenimis. Iš tikrųjų nebuvo įrodymų, patvirtinančių, kad 676 iš 1 605 Briuselyje įsikūrusių susijusių Komisijos darbuotojų buvo prašoma patvirtinti ar atnaujinti savo pirmines deklaracijas. Taip pat nebuvo atlikta pakankamai patikrų dėl atvejų, kuomet buvo galima gauti išlaikomo vaiko valstybines pašalpas, o jei taip, jos turėjo būti atskaičiuotos iš išmokų, mokamų pagal Tarnybos nuostatus, sumos. 10.12. KOMISIJOS ATSAKYMAI Kiekvienai šeimos pašalpų rūšiai taikoma atskira kontrolės strategija. Kalbant apie šeimos pašalpas, patikros rezultatai sistemingai registruojami tik nuo 2002 m. Iki šiol Briuselyje įsikūrusiems darbuotojams Komisija patikras atlikdavo atrankos būdu, remdamasi rizikos vertinimu. Tačiau siekiant tinkamai patikrinti visus darbuotojus, visi čia minimi atvejai bus patikrinti per ateinančius dvejus metus. Atsižvelgiant į Tarnybos nuostatų 83 straipsnyje nustatytą penkerių metų terminą, per kurį galima susigrąžinti permokėtas sumas, bylos turi būti tikrinamos mažiausiai kas ketveri metai. Išlaikomo vaiko nacionalinėms pašalpoms yra numatyta taikyti pirmiau minėtą šeimos pašalpų kontrolės mechanizmą.

Teisingumo Teismas

10.13. 2004 finansinių metų metinės ataskaitos 9.21 dalyje Audito Rūmai pažymėjo, kad vidaus audito tarnybos vadovas yra atsakingas už įgaliojimus suteikiančių pareigūnų operacijų ex ante patikrinimą. Ta pati situacija buvo nustatyta 2005 finansiniais metais. Toks dalyvavimas vykdant finansines operacijas nesuderinamas su visiškos nepriklausomybės principu, kuriuo vadovaudamasis vidaus auditorius turi vykdyti savo su auditu susijusias pareigas, kaip nustatyta Finansinio reglamento 86 straipsnyje. 10.13. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Kaip jau buvo nurodyta į 2004 m. metinės ataskaitos 9.21 punkte pateiktame atsakyme, pirma, ex ante patikrą, ir antra, vidaus auditą viename administraciniame padalinyje atlieka skirtingi asmenys, pavaldūs vienam pareigūnui, kuris taip pat yra paskirtas vidaus auditoriumi. Ši administracinė struktūra buvo pasirinkta iš pat pradžių, atsižvelgiant Teisingumo Teismo dydį ir dėl darbuotojų, kurie specializuotųsi finansinės kontrolės ir valdymo užduočių srityje, trūkumo. Be to, buvo nuspręsta, kad vidaus auditoriui paskirta atsakomybė yra vadovavimas mažai tarnautojų-tikrintojų grupei, visiškai nedarant poveikio jos nepriklausomybei, kai ši atlieka savo audito užduotis. Tačiau atsižvelgusi į šiuo klausimu kontrolės ir biudžeto įvykdymą patvirtinančios valdžios institucijos pateiktas pastabas, Teisingumo Teismo administracija, rengdama pajamų ir išlaidų sąmatą 2007 finansiniams metams, pasiūlė šį organizavimą pakeisti, sukuriant administracinį padalinį, kompetentingą tik atlikti patikrą, kuriam būtų šiuo tikslu suteiktos dvi naujos darbo vietos (administratoriaus, užtikrinančio jo valdymą, ir asistento, skirto sustiprinti už patikrą atsakingą grupę). Taigi ši nauja administracinė struktūra galėtų būti įgyvendinta per ateinančius mėnesius.

10.14. 2005 m. antroje pusėje vidaus auditorius atliko kelis konkrečius auditus ir pateikė rekomendacijas susijusioms tarnyboms. Tačiau Audito Rūmams atliekant auditą nebuvo galima gauti jokių vidaus auditoriaus ataskaitų. 10.14. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI 2006 m. balandžio mėnesį apsilankius Audito Rūmų auditoriui Teisingumo Teismo vidaus audito skyriuje, buvo sutarta, kad 2005 m. atlikto audito ataskaitų nuorašai gali būti jam oficialiai įteikti po perdavimo Teisingumo Teismo pirmininkui. Šis perdavimas buvo atliktas 2006 m. gegužės mėnesį ir ataskaitų nuorašas buvo išsiųstas kompetentingai Audito Rūmų tarnybai.

Audito Rūmai

10.15. Audito Rūmų auditą atlieka nepriklausoma išorės audito įmonė, kuri pateikė „pažymą dėl 2005 m. gruodžio 31 d. finansinių ataskaitų tvarkingumo ir teisingumo“ kartu su „ataskaita dėl administracinių ir apskaitos procedūrų, patikimo finansų valdymo ir vidaus kontrolės sistemos“. Ataskaitoje konstatuojama, jog auditoriaus nuomone, audito metu nebuvo „nustatyta faktų, kurie leistų suabejoti administracinių ir apskaitos procedūrų bei vidaus kontrolės tinkamumu, taip pat finansų valdymo principų atitikimu galiojantiems teisės aktams“. Pažyma ir ataskaita bus paskelbtos Oficialiajame leidinyje.

Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas

10.16. Tai, kad 2005 m. buvo įsteigtas padalinys, atsakingas už finansinės ir sutarčių sudarymo veiklos bendrose Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto bei Regionų komiteto tarnybose koordinavimą, pagerino metinio viešųjų pirkimų planavimo procesą ir suteikė pagrindinę veiklą vykdantiems padaliniams konkursų procedūrų gaires. Tačiau vis dar buvo nustatomi su tam tikrų viešųjų pirkimų procedūrų veiklos valdymu susiję trūkumai (pavyzdžiui, buvo skirta per mažai laiko sudėtingiems sutarčių projektams tikrinti) ir nebuvo aiškiai nustatytos naujo padalinio ir pagrindinę veiklą vykdančių padalinių veiklos koordinavimo procedūros. 10.16. EUROPOS EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO IR REGIONŲ KOMITETO ATSAKYMAI Komitetas palankiai vertina Audito Rūmų pareiškimą, kad pagerėjo metinis viešųjų pirkimų planavimas ir kad aiškios konkurso tvarkos gairės buvo naudingos vykdančiosioms tarnyboms. 2005 m. buvo priimta ir intranete paskelbta EESRK ir RK jungtinių tarnybų naujojo „Finansų ir sutarčių“ skyriaus ir vykdančiųjų tarnybų koordinavimo tvarka. Remiantis sukaupta patirtimi, 2006 m. antrą pusmetį turėtų būti parengtos išsamesnės gairės. Be to, 2006 m. tikrintojai sistemingai buvo įtraukiami į pirmuosius viešųjų pirkimų procedūrų etapus, o teisės tarnybos priėmė 28 nustatyto pavyzdžio dokumentus, susijusius su viešųjų pirkimų tvarka, kurie buvo paskelbti intranete.

Regionų komitetas

10.17. 10.16 dalyje pateiktos pastabos taikomos ir Regionų komitetui.

10.18. 2004 m. Audito Rūmams atlikus DAS auditą ir du vidaus auditus, Regionų komiteto administracija paprašė tam tikrų asmenų, kuriems pervedami atlyginimai pritaikius korekcinį koeficientą, pateikti papildomų įrodymų. Kai kurie pervedimai, kurie iki 2004 m. gegužės mėn. nebuvo reguliariai atliekami ir (arba) kuriems pagrįsti gavėjai nepateikė pakankamai įrodymų, nebebuvo atliekami. 2005 m. administracija nesusigrąžino permokėtų sumų, nors pagal Tarnybos nuostatų 85 straipsnį „bet kokia permokėta suma susigrąžinama, jei gavėjas žinojo, kad ši išmoka nebuvo pagrįsta, arba jei permokos faktas buvo toks akivaizdus, jog jis negalėjo apie tai nežinoti“. 10.18. REGIONŲ KOMITETO ATSAKYMAI Generalinio sekretoriaus prašymu atliktas atlyginimų pervedimų vidaus auditas buvo užbaigtas tik 2006 m. vasario mėn.; dokumento su audito metu nustatytais faktais kopija buvo nusiųsta Audito Rūmams. Todėl administracija šiuo metu atlieka permokėtų sumų, kurios buvo išmokėtoms keliems pareigūnams, susigrąžinimus. Didžioji dalis audito rekomendacijų jau yra įgyvendinta.

Europos ombudsmenas ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

10.19. Atlikus auditą nebuvo pagrindo pateikti kokių nors reikšmingų pastabų.

Bendra išvada

10.20. Visos institucijos atliko patobulinimus siekdamos pritaikyti savo priežiūros ir kontrolės sistemas prie naujojo Finansinio reglamento reikalavimų. Audito Rūmų audito metu buvo nustatyta, kad nepaisant pirmesnėse dalyse nurodytų trūkumų, priežiūros ir kontrolės sistemos buvo tinkamos su operacijų, kurios yra atspindimos institucijų administracinių išlaidų ataskaitose, teisėtumu ir tvarkingumu susijusiai rizikai valdyti. Audito Rūmų atliktas auditas neatskleidė reikšmingų klaidų, turinčių įtakos administracinių išlaidų teisėtumui ir tvarkingumui.

Po paskutinės metinės ataskaitos paskelbtos specialiosios ataskaitos

10.21. Specialioji ataskaita Nr. 9/2006 dėl Komisijos, Parlamento ir Tarybos vertimo raštu išlaidų.

EUROPOS SĄJUNGOS AGENTŪROS

10.22. Atlikus Europos Sąjungos agentūrų (toliau – agentūros) auditus parengiamos specialiosios metinės ataskaitos. 2005 finansiniais metais Audito Rūmai atliko 18 agentūrų auditą. 2005 m. agentūrų biudžetai iš viso sudarė 926,8 milijono eurų, palyginti su 885,3 milijono eurų 2004 m. Visų agentūrų bendras leistinų pareigybių skaičius padidėjo nuo 2 233 2004 m. iki 2 644 2005 m. Pagrindiniai su agentūromis susiję duomenys pateikti 10.3 lentelėje . 10.22. KOMISIJOS ATSAKYMAI Agentūros yra nepriklausomos ir savo administracinėms išlaidoms taiko atskirą biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūrą. Taigi Audito Rūmų pastabas turi svarstyti pačios agentūros. Agentūroms paprašius, Komisija teikia pagalbą ir paramą, pavyzdžiui, siekiant padėti joms suprasti ir aiškintis taisykles bei įdiegti vidaus kontrolės procedūras.

10.3 lentelė. Europos Sąjungos agentūros – pagrindiniai duomenys Europos Sąjungos agentūros Būstinė Įsteigimo metai Biudžetas (4) (milijonais eurų) Leistinas pareigybių skaičius 2004 m. 2005 m. 2004 m. 2005 m. Europos profesinio mokymo plėtros centras Tesalonikai 1975 16,6 16,6 88 91 Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondas Dublinas 1975 18,1 18,8 91 94 Europos aplinkos agentūra Kopenhaga 1990 33,6 32,1 115 115 Europos mokymo fondas Turinas 1990 18,4 26,7 104 104 Europos narkotikų ir narkomanijos stebėsenos centras Lisabona 1993 12,2 13 77 77 Europos vaistų agentūra Londonas 1993 99,1 110,1 314 379 Europos Sąjungos įstaigų vertimo centras Liuksemburgas 1994 29,8 28,4 181 181 Bendrijos augalų veislių tarnyba Anžė 1994 11,3 10,5 38 38 Vidaus rinkos derinimo tarnyba Alikantė 1994 190 218,4 675 675 Europos darbuotojų saugos ir sveikatos agentūra Bilbao 1995 10,7 13,4 38 40 Europos rasizmo ir ksenofobijos kontrolės centras Viena 1997 7,9 8,2 34 37 Europos rekonstrukcijos agentūra Tesalonikai 2000 374,6 276,5 114 114 Eurojustas Haga 2002 9,3 13 76 87 Europos aviacijos saugos agentūra Kelnas 2002 11,3 57,5 95 200 Europos jūrų saugumo agentūra Lisabona (5) 2002 13,3 35,3 55 95 Europos maisto saugos tarnyba Parma 2002 29,1 36,7 138 194 Europos tinklų ir informacijos apsaugos agentūra Heraklionas (6) 2003 — 6,8 — 38 Europos geležinkelio agentūra (7) Valansjenas 2003 — — — — Europos ligų prevencijos ir kontrolės centras Stokholmas 2005 — 4,8 — 85 Iš viso 885,3 926,8 2 233 2 644

10.23. Keleto agentūrų atveju biudžeto vykdymui buvo būdingas nedidelis asignavimų panaudojimas. Šį reiškinį visų pirma sąlygojo tai, kad planuojant nėra atsižvelgiama į agentūrų organizacinius gebėjimus. Nedidelis asignavimų panaudojimas sudaro kontrastą tam tikrų agentūrų turimoms nemažoms grynųjų pinigų atsargoms. Audito Rūmai nustatė, kad Komisija, agentūroms mokėdama lėšas, ne visada laikėsi taisyklės, pagal kurią pervedant lėšas būtina vadovautis tinkamais ir pagrįstais agentūrų grynųjų pinigų poreikių vertinimais. 10.23. KOMISIJOS ATSAKYMAI Agentūrų vidaus auditoriaus – Vidaus audito tarnybos (VAT) – atliekamo audito metu agentūrose buvo sistemingai nustatomos biudžeto vykdymo problemos. Finansinio pagrindų reglamento 2343/2002 50 straipsnio nuostatose numatyta, kad: „Vadovaudamasi su Komisija sutartais terminais ir laiko tarpais, Bendrijos įstaiga Komisijai teikia prašymus išmokėti visą ar dalį Bendrijos subsidijos, kartu pateikdama pinigų srautų prognozę.“ Paprastai Komisija mokėjimus atlieka dalimis. Gavusi agentūrų valdybų patvirtintas metines ataskaitas, Komisija susigrąžina išlaidų paskirties neatitinkančias išmokėtas sumas. Nepaisant to, Komisija atidžiai išnagrinės Audito Rūmų nurodytus atvejus ir prireikus apie šias procedūras primins įgaliotiesiems leidimus suteikiantiems pareigūnams, atsakingiems už agentūrų prašymų tvirtinimą.

10.24. Kelios agentūros neatliko savo veiklos rizikos vertinimo. Kai dėl darbuotojų samdymo ir sutarčių sudarymo procedūrų, Audito Rūmai dar kartą konstatavo su sprendimų priėmimo skaidrumo principo nesilaikymu susijusius trūkumus. Audito Rūmų manymu, Komisijos vidaus auditorius, kuris taip pat yra visų agentūrų, kurios yra finansuojamos Bendrijos lėšomis, vidaus auditorius, turėtų ir toliau siekti, kad agentūrų vidaus kontrolės sistemos būtų patobulintos. 10.24. KOMISIJOS ATSAKYMAI Tik agentūros vadovybė atsako už joje vykdomą vidaus kontrolę, veiklos rizikos vertinimą, taip pat už darbuotojų atrankos ir viešųjų pirkimų procedūrų laikymąsi. Tačiau nuo 2004 m. VAT atliktų auditų ataskaitose pateikiamos išsamesnės rekomendacijos dėl vidaus kontrolės. Kalbant apie viešuosius pirkimus, Komisija skelbia rekomendacijas, suteikia agentūroms galimybę naudotis savo finansinės informacijos fondais ir kreiptis į pagalbos tarnybą bei rengia tarpagentūrinio teisės tinklo mokymus (Inter Agency Legal Network, IALN). 2005 m. gruodžio 16 d. Komisija priėmė reguliavimo agentūrų personalo politikos gaires, kuriose rekomenduojama suvienodinti atrankos procedūras į jas aktyviau įtraukiant Europos personalo atrankos tarnybą (EPSO).

10.25. Audito Rūmai nustatė, kad iš esmės agentūrose nėra įdiegta veiklos rūšimi grindžiamo valdymo sistema, panaši į tą, kuri yra taikoma bendrajam biudžetui, nors tokia rekomendacija yra pateikta joms taikomame finansiniame pagrindų reglamente. Finansiniame reglamente taip pat yra numatyta, kad nuo 2005 finansinių metų turi būti naudojamasi kaupimo principu vykdoma apskaita. Kadangi agentūrų finansinės ataskaitos yra konsoliduojamos su Bendrijos institucijų finansinėmis ataskaitomis, Komisija turėtų teikti didesnę tiesioginę pagalbą, kad padėtų agentūroms atitikti Komisijos apskaitos pareigūno nustatytų taisyklių reikalavimus. 10.25. KOMISIJOS ATSAKYMAI Agentūros vadovaujasi finansinėmis taisyklėmis, parengtomis pagal Finansinį pagrindų reglamentą 2343/2002, kurio 30 straipsnyje numatoma, kad išlaidų suvestinė „sudaroma pagal nomenklatūrą ir yra suklasifikuota pagal paskirtį“. Komisija mano, kad veiklos rūšimi grindžiama biudžeto valdymo sistema agentūrose turėtų būti diegiama palaipsniui ypač po VAT atliekamų auditų, kurių metu sistemingai pabrėžiamas šios sistemos poreikis. Komisija tikisi, kad agentūros taikys naująsias kaupimo pagrindu vykdomos apskaitos taisykles ir kad jomis bus visiškai remiamasi ir teikiant informaciją ataskaitų konsolidavimui, ir rengiant individualias agentūrų finansines ataskaitas. Susitikimuose su agentūromis bei joms skirtose instrukcijose Komisija pateikė daug šių taisyklių taikymo rekomendacijų.

10.26. Agentūrose atliekamo audito metu Audito Rūmai nustatė, kad Komisija agentūroms suteikė nedidelę pagalbą vietoje, nepaisant vis sudėtingesnių Bendrijos administracinių taisyklių bei išaugusios Komisijos atsakomybės agentūrų atžvilgiu (8). Tai, kad agentūros yra nepriklausomos, nereiškia, kad Komisija turėtų nesiūlyti bendro pobūdžio iniciatyvų, kuriomis siekiama joms suteikti reikalingą techninę pagalbą, būtiną dėl mažesnio šių įstaigų dydžio. 10.26. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija teikia pagalbą agentūroms, pavyzdžiui, apskaitos vykdymo, viešųjų pirkimų, personalo politikos ir audito klausimais (žr. atsakymus į 10.23, 10.24 ir 10.25 dalis), tačiau atsižvelgiant į agentūrų skaičių, šios pagalbos neįmanoma teikti vietoje.

10.27. Kelios agentūros įsteigė bendrą tarnybą siekdamos padėti agentūrose dirbantiems vartotojams pritaikyti finansų valdymo informacines sistemas, kad šios atitiktų Komisijoje naudojamas sistemas. Ši tarnyba, vadinama Bendrąja pagalbos tarnyba, kurios metinis biudžetas siekia apie 400 000 eurų, neturi juridinio asmens statuso (9). Nuo 2000 finansinių metų šias lėšas (apie 1,8 milijono eurų) Bendrosios pagalbos tarnyba valdė netaikydama agentūrų biudžeto sistemų. Skatinant bendradarbiavimą tarp agentūrų turėtų būti laikomasi biudžeto vieningumo ir skaidrumo principų. Reikėtų ištaisyti šią padėtį, visų pirma, padedant Komisijai, valdyti agentūrų Bendrajai pagalbos tarnybai mokamus įnašus kaip asignuotas pajamas. 10.27. KOMISIJOS ATSAKYMAI Bendrosios pagalbos tarnyba (BPT) yra gera agentūrų bendradarbiavimo priemonė, leidžianti pasidalinti išlaidomis ir žiniomis. BPT sumokėtos įmokos nurodytos agentūrų, kurios naudojasi šia sistema, biudžeto išlaidose. BPT banko sąskaitos likutis įtrauktas į Europos vaistų agentūros (EVA) 2005 m. preliminarias finansines ataskaitas (2005 m. EVA pirmininkavo Bendrosios pagalbos tarnybai). Tačiau, kaip teigia Audito Rūmai, atspindint tokį bendradarbiavimą agentūrų ataskaitose turi būti laikomasi biudžeto vieningumo ir skaidrumo principų. Agentūros yra visiškai nepriklausomos nuo Komisijos, todėl Komisija negali kontroliuoti jų finansinės veiklos. Nepaisant to, Komisija su agentūromis apsvarstys Audito Rūmų išreikštus pastebėjimus. Be to, didžioji dalis BPT parengtos finansų valdymo sistemos vartotojų išreiškė pageidavimą būti tiesiogiai susieti su naująja apskaitos sistema ABAC ir tokiu būdu gauti Komisijos pagalbą. Šį pageidavimą planuojama įgyvendinti nuo 2007 m.

EUROPOS MOKYKLOS

10.28. Audito Rūmų specialioji Europos mokykloms skirta metinė ataskaita (neskelbiama Oficialiajame leidinyje) yra teikiama Valdytojų tarybai ir Europos mokyklų direktoriams. 2005 m. mokyklų biudžetas, kuris siekė 227 milijonus eurų, daugiausia buvo finansuojamas iš Komisijos dotacijų (127 milijonai eurų) ir valstybių narių įnašų (50 milijonų eurų). Pagrindiniai su Europos mokyklomis susiję duomenys pateikti 10.4 lentelėje .

10.29. 2005 finansinių metų Audito Rūmų ataskaita dėl mokyklų dar nėra patvirtinta.