[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 16.3.2005

KOM(2005) 90 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS

Pranešimas apie Europos Komisijos buhalterinės apskaitos sistemos modernizavimo pažangą iki 2005 m. sausio 31 d.

TURINYS

1. Įvadas 3

2. Santrauka apie įgyvendinimą iki 2005 m. sausio mėn. 3

3. Apskaitos problemos 4

3.1. Apskaitos taisyklės 4

3.2. Apskaitos procesai 4

3.3. Kontrolė ir vietinių sistemų patvirtinimas 4

4. IT naujovės 5

5. Modernizuotų ataskaitų įdiegimas Komisijos tarnybose 6

5.1. 2005 fiskalinių metų pradinių balansų parengimas 6

5.2. Vietinių IT sistemų naujovės ir jų ryšys su ABAC programine įranga 6

5.3. Mokymai 7

6. Kitų institucijų ir agentūrų įdiegiama apskaitos kaupiamuoju pagrindu sistema 7

7. Tolesni pokyčiai 7

7.1. Bendrasis biudžetas 7

7.2. Paskolos ir skolinimasis 7

7.3. Europos plėtros fondas 8

8. Išvada 8

1 PRIEDAS: ABAC PROGRAMOS PADėTIS 2005 M. SAUSIO 31 DIENą 9

2 PRIEDAS: 2005 M. SAUSIO 31 D. INTEGRUOTOS PROGRAMOS PLANAS 16

3 PRIEDAS: BUHALTERINėS APSKAITOS SISTEMA: APSKAITOS TAISYKLėS 21

4 PRIEDAS: PAGRINDINėS UžDUOTYS, KURIAS REIKIA ATLIKTI PO 2005 SAUSIO MėN. 24

1. ĮVADAS

2002 m. gruodžio 17 d. Komisija priėmė komunikatą dėl Europos Bendrijų buhalterinės apskaitos sistemų modernizavimo[1]. Apie šį komunikatą buvo pranešta Tarybai ir Europos Parlamentui.

Projekte buvo nagrinėjami trys svarbiausi klausimai:

- viešojo sektoriaus atitiktis tarptautiniu mastu pripažįstamiems apskaitos principams, ypač dėl apskaitos kaupiamuoju pagrindu (apskaitomi įvykiai įrašomi tada, kai jie įvyksta, o ne tik tada, kai pinigai gaunami ar išmokami, arba tik metų pabaigoje);

- finansinių ir apskaitos sistemų, įdiegtų skirtingose IT platformose, integravimas;

- sistemos SINCOM2 darbo realiajame laike efektyvumo gerinimas, ypač dėl duomenų iš skirtingų šaltinių saugumo ir nuoseklumo.

Komisija nuo 2002 m. teikia pusmečio pažangos ataskaitas[2]. Biudžeto GD sukūrė informacinių pranešimų formą apie pažangą intervenciniais ketvirčiais. Siekiant paskelbti apie perėjimą prie kitos sistemos, šioje ataskaitoje apibendrinama pažanga iki 2005 m. sausio 31 d., o ne iki 2004 m. gruodžio 31 d. Kaip ir ankstesnės ataskaitos, ši ataskaita bus pateikta atitinkamiems biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijų komitetams ir Audito Rūmams. 2005 m. vasario 1 d. trumpas žodinis pristatymas buvo pateiktas Biudžeto kontrolės komitetui.

2. SANTRAUKA APIE įGYVENDINIMą IKI 2005 M. SAUSIO MėN.

Pagal 2003 m. sausio 1 d. įsigaliojusį naująjį Finansinį reglamentą[3] bendrojo biudžeto apskaita kaupiamuoju pagrindu bus pradėta 2005 m. Numatoma, kad visiška visų buhalterinės apskaitos sistemų integracija užtruks ilgiau. Modernizavus buhalterinės apskaitos sistemą, buvo planuojama nuosekliai išplėsti jos paskirtį – padėti Komisijos veiklos finansų valdymui.

2005 m. sausio 10 d., pradėjus naudoti naująją apskaitos sistemą vien tik kaupiamuoju pagrindu, buvo patenkinti teisiniai reikalavimai. Taip Komisija įgyvendino savo įsipareigojimą biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijoms. Tai buvo pasiekta planuotu laiku ir neviršijant planuotų išlaidų – 20 mln. EUR, skirtų Biudžeto GD ir DIGIT. Papildomai 5 mln. EUR buvo skirti kitoms tarnyboms laikinam administraciniam darbui.

Komisijai įvykdžius administracinę reformą ir sėkmingai modernizavus apskaitos sistemą, įvykdytos sąlygos susigrąžinti Europos mokesčių mokėtojų pasitikėjimą, kad Komisija jų pinigus valdo pagal griežtus kontrolės standartus. Nuo šiol Bendrijų finansinės ataskaitos atitiks aukščiausius apskaitos standartus ir taip Komisija bus Europos viešojo administravimo priešakyje.

Tačiau 2005 m. sausio mėn. apskaitos reforma nesibaigia. Galima ir toliau gerinti IT sistemas tiek centriniu, tiek vietiniu lygmeniu, integruojant sistemas ir valdymo ataskaitas. Be to, reikės laiko naujoms apskaitos procedūroms visiškai įdiegti.

Projektas iš esmės buvo įgyvendintas pagal 2002 m. gruodžio 17 d. komunikato III.3 skirsnyje numatytą tvarkaraštį, o detalesnis projekto planas 2003 m. ir 2004 m. buvo pasiūlytas 2003 m. liepos 8 d. 1 priede pateikiamas detalus 2002 m. gruodžio 17 d. tvarkaraščio ir faktinio įgyvendinimo palyginimas. 2 priede pateikiamas naujesnis svarbiausių etapų planas, priimtas 2003 m. liepos mėn.

3. APSKAITOS PROBLEMOS

3.1. Apskaitos taisyklės

2004 m. gruodžio 28 d. Vyriausiasis finansininkas priėmė penkiolika rinkinių Bendrijos ataskaitoms taikomų buhalterinės apskaitos taisyklių bei suderintus sąskaitų planus ir išsiuntė juos apskaitos pareigūnams kitose institucijose ir agentūrose. Jie apibendrinami 3 priede.

2004 m. gruodžio mėn., atsižvelgus į įvairių departamentų pastabas, iš esmės buvo pabaigtas Komisijos apskaitos vadovas, pagrįstas buhalterinės apskaitos taisyklėmis ir sąskaitų planais. Ši redakcija ir toliau bus taisoma, atsižvelgiant į patirtį ir būsimas IT naujoves. Dar nėra nustatyta praktinių būdų, kaip įvertinti kai kuriuos metų pabaigos atidėjimus, kaip antai atidėjimai dar negautiems reikalavimams.

3.2. Apskaitos procesai

Buhalterinės apskaitos procesai, kuriuos dar reikia apibrėžti, yra procedūros, skirtos 2005 m. sąskaitų uždarymui ir 2005 m. finansinių ataskaitų paruošimui. 2005 m. planuojama priimti konsolidavimo vadovą bei ribines procedūras ir tuo pačiu pristatyti IT priemonę, skirtą institucijų ir agentūrų sąskaitų konsolidavimui.

3.3. Kontrolė ir vietinių sistemų patvirtinimas

Modernizuota buhalterinės apskaitos sistema priklausys nuo to, ar teisingai ir išsamiai centrinės IT sistemos naudotojai (kurių yra daug – apie 7000) įves duomenis. Šiuo metu yra kuriami pasirinkimo meniu, suteiksiantys nuoseklią pagalbą ir padėsiantys maksimaliai sumažinti klaidos tikimybę, tačiau įvedamų duomenų kokybė taip pat priklausys nuo kontrolės, kurią nustatys kiekvienas deleguotas įgaliojimus suteikiantis pareigūnas. Nurodymai šiuo klausimu pateikiami dokumente „Buhalterinės apskaitos tikslai ir kontrolės sistema“ (2003 m. gruodžio mėn.), kuriame nurodyti su kiekviena sandorio kategorija susiję pavojai ir pasiūlomos kontrolės priemonės šiems pavojams išvengti. Biudžeto GD ir toliau kurs buhalterinės apskaitos gaires ir padės tarnyboms ją įdiegti.

2004 m. liepos 2 d. buvo išleisti įgaliojimus suteikiančių pareigūnų finansinių procedūrų ir IT sistemų patvirtinimo kriterijai. Detalus klausimynas, leidžiantis pagal kriterijus įvertinti kiekvienos tarnybos pasirengimą, buvo išplatintas rugsėjo 1 d. ir visos tarnybos į jame pateiktus klausimus atsakė iki 2004 m. rugsėjo 30 d. galutinio termino pabaigos.

Nepaisant sunkumų atrenkant atitinkamos patirties turintį personalą, gruodžio 17 d. Biudžeto GD baigė visų tarnybų finansinių procedūrų ir susijusių IT sistemų aukšto lygio įvertinimą, remdamasis atsakymais į klausimyną ir kiekvienai tarnybai skyręs po pusę dienos aptarimui. Galutinė ataskaita buvo baigta 2005 m. sausio 31 d. Joje nustatyta keletas pavojų, į kuriuos atitinkamų tarnybų bus paprašyta atkreipti dėmesį.

Biudžeto GD aštuonių žmonių kolektyvas bus visiškai surinktas 2005 m. kovo 16 d. Jis imsis programos, pagal kurią bus nuodugniau patikrintos sistemos pagal tai, kaip jos iš tikrųjų veikia kiekvienoje tarnyboje, pradedant nuo tų, kuriose po įvertinimo buvo nustatyti didesni pavojai. Šiuo darbu bus įtvirtintas įgaliojimus suteikiančių pareigūnų atliktas patvirtinimas, kad sistemomis galima teikti arba įteisinti buhalterinės apskaitos informaciją, kaip to reikalaujama Finansinio reglamento 61 straipsnio 1 dalies e punkte.

4. IT NAUJOVėS

Sudėtingiausia projekto dalis yra esamų finansinio valdymo ir buhalterinės apskaitos sistemų integravimas, sistemų, galinčių atliktį apskaitą kaupiamuoju pagrindu, sukūrimas bei pateikti naudotojams patogias naudoti meniu, kurios padėtų užtikrinti aukštą įvedamų duomenų kokybę. Toliau pateikiama santrauka apie dabartinę situaciją.

Buvo sukurtos lengvinančius apskaitos procesus IT funkcijos. Nauja sistema, pavadinta ABAC yra sudaryta iš centrinės buhalterinės apskaitos sistemos, kuri naudoja SAP- Enterprise programinę įrangą, o Komisija sukūrė darbų seką, skirtą mokėjimų reikalavimams (ABAC- invoices ), sutartims ir susijusiems įsipareigojimams (ABAC- contracts ) ir ilgalaikiam turtui (ABAC- assets ). Si2 mokėjimų darbų seka buvo perdaryta, siekiant patenkinti apskaitos kaupiamuoju pagrindu reikalavimus. Keletas kitų tarnybų toliau teikia buhalterinės apskaitos informaciją naudodamos vietinių IT sistemų sąsajas.

Pagrindiniai darbai, pabaigti po 2004 m. birželio 30 d. yra šie:

- ABAC- contracts (spalio 4 d.) ir ABAC- invoices (spalio 25 d.) sukūrimas, išbandymas ir išleidimas, kad personalas galėtų būti apmokytas ir susipažinti su šiomis darbų sekomis iki 2005 m. sausio mėn.;

- ABAC- assets (2005 m. sausio 14 d.) sukūrimas, išbandymas ir išleidimas;

- daugiadisciplininės komandos, siekdamos nustatyti ir išspręsti problemas iki 2005 m. sausio mėn., išbandė visos sistemos veikimą;

- gruodžio 31 d. išsaugota senoji sistema ir pereita prie naujos sistemos, kuri pradėjo veikti sausio 10 d., o visu pajėgumu – vasario pradžioje, kai buvo gauti įsipareigojimai dėl perkėlimų iš 2004 biudžetinių metų;

- į sistemą įkelti išankstinio finansavimo pradiniai balansai (30 000), reikalavimai, pagal kuriuos dar nesumokėta (7 400) ir ilgalaikis turtas (74 000).

2005 m. sausio 10 d. bendrųjų sąskaitų apskaitai, vykdomai kaupiamuoju pagrindu, įskaitant daugumą pradinių balansų, reikalingų kasdieniniam tarnybų darbui, buvo pradėta naudoti centrinė buhalterinės apskaitos sistema, kuri nuo to laiko veikė labai patikimai. Daugiau kaip 32 000 mokėjimų, 10 000 reikalavimų ir 1 300 įsipareigojimų buvo sėkmingai sutvarkyta iki 2005 m. sausio 31 d.

Vienintelė išimtis yra tarpinės sąskaitos ir išorės delegacijų bei spaudos tarnybų biuro įranga, nesanti Komisijos centrinėje būstinėje, kuri yra atsakinga už finansinę veiklą. Nuo 2005 m. visa tai bus nuosekliai įtraukta į sistemą.

5. Modernizuotų sąskaitų įdiegimas Komisijos tarnybose

5.1. 2005 fiskalinių metų pradinių balansų parengimas

Visų tarnybų buvo paprašyta padėti sudaryti išankstinio finansavimo, garantijų, ilgalaikio turto ir juridinių subjektų, gaunančių subsidijas ar sudariusių sutartis, sąrašą. Tuo tikslu iki 2004 m. gruodžio mėn. pabaigos reikėjo išnagrinėti bylas, susijusias su 45 000 neįvykdytų įsipareigojimų ir 74 500 banko sąskaitų nuorodų. Tarnybos pranešė apie savo pažangą iki 2004 m. birželio 30 d., rugsėjo 30 d., spalio 31 d. ir lapkričio 30 d.

Remiantis informacija, nurodyta šiuose pranešimuose ir informacija, pateikta dvišalėse sutartyse, akivaizdu, kad apie 95 % darbo buvo suspėta atlikti iki nustatyto termino pabaigos, o nesuspėta, kai gavėjas neatsiųsdavo dokumentų, būtinų juridinio subjekto registracijai, ir todėl nebūdavo užbaigiami atitinkami išankstinio finansavimo ir garantijų įrašai. Trims tarnyboms buvo pratęstas terminas užbaigti likusius darbus.

Praktiškai dar nepasibaigus galutiniam terminui visos tarnybos pateikė aukštos kokybės rinkmenas, kurios buvo įkeltos į buhalterinės apskaitos sistemą. Mažiau kaip 1 % įrašų buvo grąžinti pataisyti, o visiškai parengtos, bet pavėluotai gautos rinkmenos turėjo būti grąžintos tik trims tarnyboms. Iki 2005 m. sausio 31 d. 76 000 juridinių subjektų rinkmenų, susijusių su išorės sutarties šalimis ar ekspertais, ir 56 000 rinkmenų, susijusių su darbuotojais, turėjo būti sutvarkytos ir 30 000 išankstinio finansavimo balansų turėjo būti įkelta į sistemą. Buvo nuspręsta 22 000 subsidijų skyrimą užbaigti iki 2005 m. kovo 31 d. Visos susijusios tarnybos savo inventoriaus valdymui pradėjo naudoti ABAC- assets , išskyrus delegacijas ir spaudos tarnybas, kurios šią programinę įrangą pradės naudoti 2005 m. Visas ilgalaikis turtas buvo įkeltas į centrinę buhalterinės apskaitos sistemą, išskyrus turtą, susijusį su dviem jungtinio tyrimo centrais, Transporto ir energetikos GD ir pastatais, kuris bus įkeltas kovo mėn.

Biudžeto GD paprašys kiekvienos tarnybos patikrinti šių pradinių balansų duomenų tikslumą bei apskaitos teisingumą ir užtikrinti, kad duomenys yra visi, o pataisymai atlikti iki 2005 m. kovo 31 d. Bus sudarytos priemonės įrašyti išankstinį finansavimą, kuris negali būti susietas su patvirtinta juridinio subjekto byla. Kiekvienos tarnybos pradinis balansas iki 2005 m. birželio 30 d. bus nusiųstas oficialiai patvirtinti generaliniam direktoriui arba atitinkamos tarnybos vadovui.

Be anksčiau minėto darbo, tarnybų buvo paprašyta teisiniame įsipareigojime nurodyti visus uždarytus įsipareigojimus, apie kuriuos įrašai yra nuo 1999 m. sausio 1 d., kad nuo tos datos būtų galima nustatyti Komisijos finansinius ryšius su kiekvienu subjektu. Ketinama apriboti šį darbą, nurodant tik įsipareigojimus, viršijančius 50 000 EUR sumą, dėl to reikėtų išnagrinėti dar 35 000 bylų (jei riba būtų sumažinta iki 13 800 EUR, papildomai reikėtų išnagrinėti 25 000 bylų). Kartu skaičiuojant darbą su 30 000 įsipareigojimų, kuriuos dar reikia susieti su juridiniu subjektu, šiuo darbu bus baigtas administracinės reformos 74 veiksmas, susijęs su centrinės sutarčių bazės sukūrimu bei užtikrinantis, kad Komisija laikosi po Eurostato skandalo Parlamentui duotų įsipareigojimų.

5.2. Vietinių IT sistemų naujovės ir jų ryšys su ABAC programine įranga

Visos, išskyrus vieną, tarnybos iki 2004 m. pabaigos pritaikė didžiąją savo IT sistemų dalį prie apskaitos kaupiamuoju pagrindu reikalavimų. Tais atvejais, kai kūrimas nebūdavo baigtas laiku, atitinkamos tarnybos, siekdamos išvengti vėlavimų tvarkant įsipareigojimus ir mokėjimo reikalavimus, naudodavosi centrine sistema.

5.3. Mokymai

Programa, skirta būsimųjų ABAC sistemos naudotojų mokymui, padedant išorės ekspertams, buvo pradėta naudoti 2004 m. spalio 5 d. Iki 2005 m. sausio 31 d. įvyko 3 300 mokymų dienų (pasitenkinimo jais lygis nuosekliai kilo nuo 60 % iki 86 %). Visiems pagrindiniams naudotojams buvo pasiūlyta apmokymų metu praktiškai išbandyti programinę įrangą, kitiems suteikti teoriniai susipažinimo mokymai didesnėse grupėse. Naudotojų mokymo moduliai yra sukurti taip, kad jų pagrindu būtų sukurtas naudotojo vadovas ir nuolatinio mokymo programa būsimiems naudotojams. Kiekviena tarnyba, turinti vietinę sistemą, tos sistemos naudotojų mokymui turėjo naudoti savo mokymo programą. Mokymo programa, skirta specialiai Komisijos delegacijoms trečiose šalyse, bus pradėta naudoti 2005 m.

6. KITų INSTITUCIJų IR AGENTūRų įDIEGIAMA APSKAITOS KAUPIAMUOJU PAGRINDU SISTEMA

Komisija pakvietė kiekvieną instituciją ir agentūrą atlikti „pasirengimo įvertinimą“ – įvertinti, kaip pasirengta taikyti naujas apskaitos taisykles ir vesti apskaitą kaupiamuoju pagrindu. Išanalizavus gautus atsakymus ir informaciją, gautą susitikimų metu, akivaizdu, kad visi ėmėsi reikalingų žingsnių. 2004 m. birželio ir lapkričio mėn. informaciniai susitikimai buvo surengti su visų institucijų ir agentūrų apskaitos pareigūnais.

Kelios agentūros ir mažesnės institucijos savo biudžetinėms sąskaitoms naudoja Komisijos Si2 sistemos versiją. 2004 m. birželio 22 d. Generalinio Sekretoriaus laišku Komisija sutiko toliau leisti naudoti Si2 2005 m. ir leisti naudoti visus ABAC modulius subjektams, kurie norės juos naudoti ir suteikti visą techninę informaciją, reikalingą sujungti tuos modulius su vietinėmis sistemomis.

Komisija taip pat pasiūlė agentūroms sukurti bendrą IT platformą, kurioje jos galėtų naudoti savo ABAC kopijas. Šis sprendimas, laikantis Parlamento rekomendacijos, bus ekonomiškas ir leis kiekvienai agentūrai išsaugoti nepriklausomybę.

7. TOLESNI POKYčIAI

7.1. Bendrasis biudžetas

Kuriamas naujas pagrindinių etapų planas tolimesnei IT plėtrai (žr. 4 priedą). Jame daugiau numatoma atsižvelgti į patogumą, finansinės ataskaitos funkcijos gerinimą ir pirmosios konsoliduotos metinės finansinės atskaitomybės parengimą. 2005 m. skirtingos darbų sekos turės būti konsoliduotos į vieną internete veikiančią programinę įrangą (ABAC- workflow ) bei bus sukurtos kai kurios naujos funkcijos (pvz., skolos išieškojimo procesas). Siekiant įgyvendinti ilgalaikį glaudesnės vietinių sistemų integracijos tikslą ir suteikti daugiau priemonių pagalbai naudotojams ir finansiniam valdymui, taip pat yra planuojama keletas tolesnių patobulinimų.

7.2. Paskolos ir skolinimasis

Kalbant apie veiklą, nenumatytą Komisijos biudžete, yra įgyvendinamas projektas, skirtas iki 2005 m. liepos mėn., naudojant SAP programinės įrangos bankininkystei skirtą modulį CFM į centrines sąskaitas integruoti paskolas ir skolinimąsi, kurie šiuo metu registruojami naudojant Globus programinę įrangą, priklausančią Ekonomikos ir finansų GD.

7.3. Europos plėtros fondas

Atskirai privalės būti atnaujintos Europos plėtros fondo sąskaitos, kurios šiuo metu yra atskirtos nuo bendrojo biudžeto sąskaitų.

Bendradarbiaujant su AIDCO, darbų seka, reikalinga EPF projektams valdyti, bus perkelta iš dabartinės EPF buhalterinės apskaitos sistemos (OLAS) į AIDCO vietinę sistemą (CRIS) ir EPF sąskaitos kaupiamuoju pagrindu bus laikomos programinėje įrangoje ABAC. Šio sprendimo privalumas – taip sudaromos sąlygos bet kokiam EPF integravimui į bendrąjį biudžetą ir tai leidžia vykdyti EPF mokėjimus naudojantis funkcijomis, sukurtomis bendrajam biudžetui.

Informacinės technologijos, reikalingos norint visapusiškai vykdyti buhalterinę apskaitą kaupiamuoju pagrindu, bus įdiegtos nuo 2006 m., po to, kai bus baigtas lygiagretus ABAC ir CRIS kūrimas. EPF sąskaitos 2005 m. bus paruoštos naudojant informaciją, saugomą programinėje įrangoje OLAS, kuri buvo pritaikyta ir parengta sąskaitoms kaupiamuoju pagrindu. Siekiama, kad nuo 2006 m. naujoji ABAC-EDF sistema visiškai atitiktų apskaitos kaupiamuoju pagrindu reikalavimus.

Kol kas nuo 2005 m. vasario mėn. EPF mokėjimai bus atliekami per bendrojo biudžeto buhalterinės apskaitos sistemą.

8. Išvada

Modernizavimo projektas buvo įgyvendintas laiku, laikantis Finansiniame reglamente nustatytų galutinių terminų dėl bendrajam biudžetui skirtų buhalterinės apskaitos sistemų įdiegimo, ir tai leis Komisijai vykdyti buhalterinę apskaitą, suderintą su tarptautiniu mastu pripažįstamais apskaitos principais. Komisija šį tikslą įgyvendino per dvejus metus, t. y. žymiai greičiau nei kitos Europos viešojo administravimo įstaigos, ir tai suspėjo nepasibaigus galutiniam terminui, kurį išorės konsultantai ir išorės auditoriai laikė labai ambicingu. Tai, ką galima laikyti neabejotina sėkme, būtų buvę sunku pasiekti be visų tarnybų pasišventimo ir konstruktyvaus bendradarbiavimo.

Ekonomikos ir finansų GD nebiudžetinė veikla bus iki 2005 m. liepos mėn. įtraukta į Komisijos centrinę buhalterinės apskaitos sistemą. Pirmąjį 2005 m. pusmetį nebiudžetinės veiklos apskaita bus, kaip ir anksčiau, vykdoma kaupiamuoju pagrindu. Europos plėtros fondas 2005 m. mokėjimų tvarkymui ir 2006 m. buhalterinei apskaitai naudos programinę įrangą ABAC.

Planuojama, kad projektas suteiks kiekvienos tarnybos vadovybei patikimesnę ir išsamesnę informaciją apie turtą ir įsipareigojimus, už kuriuos tarnyba yra atsakinga, bei informaciją apie ryšius su kiekvienu tiekėju (ilgesniam laikotarpiui) ir apie daugiamečių projektų ir įsipareigojimų finansinį įgyvendinimą vidutinės trukmės laikotarpiu.

ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005

(Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final)

1st to 4th quarter: 2003

5th to 8th quarter: 2004

Measure | Deadline | Result | Comment |

Accounting framework |

Definition of an accounting framework |

Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. |

Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. |

Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed |

Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services |

Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool |

Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared |

Integration of accounting data |

Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. |

Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts |

Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed |

Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 |

Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. |

Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. |

Organisation of internal control of accounting data |

Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 |

Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. |

Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 |

Training and awareness |

Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts |

Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources |

Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised |

Improvement of current system architecture |

Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter |

Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 |

Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. |

Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter |

Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. |

Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. |

Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. |

Development of the new system architecture |

Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. |

Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan |

Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 |

Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. |

Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP |

User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. |

Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. |

New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. |

Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 |

Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 |

ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005

List of milestones

| | |At

31/12/03 |At

31/12/03 |At

31/01/05 |At

31/01/05 |At

31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | |

ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES

Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components:

(a) Balance Sheet

(b) Economic outturn

(c) Statement of changes in Capital

(d) Cash Flow Table

(e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and

(f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements).

Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners.

Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date.

Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets.

The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction.

Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities.

In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by.

Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets.

Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded.

Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks.

Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc…

The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised.

Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments.

As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts.

Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period.

Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events.

Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix.

Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS.

Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts.

Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers.

Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event.

Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority.

Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements.

ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005

Accounts and accounting procedures

- Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD

- Accounting manual to be reviewed in the light of experience

- Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims

- Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004

- Training (2nd phase)

- Integration of external offices and delegations into the central system

- Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF

Validation of local systems

- Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems.

- Establish service level agreements with each AOD

IT Systems

- ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA).

- ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for

- The Early Warning System will be adapted to the new environment

- ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented.

- Local budget lines will be rationalised and reduced in number.

- MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC

- Security will be reviewed

- Performance will be monitored and data-handling capacity increased

- Prepare and test a new disaster recovery plan

- Archiving criteria will be developed and applied

- Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005.

- Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances).

- SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies

- Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006.

- Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS).

- Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS)

Data preparation

The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999.

Financial reporting

Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools.

[1] KOM(2002) 755.

[2] Laikotarpiu iki 2003 m. birželio 30 d. – SEK(2003) 790, iki 2003 m. gruodžio 31 d. – SEK(2004) 118, o iki 2004 m. birželio 30 d. – KOM(2004) 565, 2004 8 18.

[3] 2002 m. birželio 25 d. Tarybos reglamento (EB, Euratomas) Nr. 1605/2002 133, 134 straipsniai ir 181 straipsnio 2 dalies paskutinė pastraipa.