Pasiūlymas TARYBOS REGLAMENTAS kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





AIŠKINAMASIS MEMORANDUMAS 1. PASIŪLYMO APLINKYBĖS 1.1. Bendrosios aplinkybės 1983 m. vasario mėn. Tarybos reglamente[1] nustatyta, kad institucijos, kaip apibrėžta to reglamento 1 straipsnyje, turi įsteigti istorinius archyvus ir, praėjus 30 metų, atverti juos visuomenei. Kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra. 1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir Komisija susitarė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame institute (angl. EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Vėliau Europos Audito Rūmai, Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir Europos investicijų bankas taip pat nusprendė savo archyvus deponuoti EUI. Deponavimo sąlygos nustatytos 1984 m. gruodžio 17 d. Europos Bendrijų, atstovaujamų Komisijos, ir EUI sudarytoje sutartyje. Italijos vyriausybė visam laikui nemokamai suteikia EUI tinkamas patalpas archyvams saugoti. Taip užtikrinama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir apsauga atitiktų pripažintus tarptautinius standartus. Institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami norint suteikti prieigą prie jų vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. 1.2 Pasiūlymo tikslas Pasiūlymu siekiama patvirtinti EUI vaidmenį institucijų istorinių archyvų valdymo srityje. Juo bus sukurtas patikimas teisinis ir finansinis ES ir EUI partnerystės pagrindas. 1.3 Pagrindiniai pasiūlymo aspektai Pasiūlymu nustatomas institucijų istorinių archyvų deponavimas EUI. Visos institucijos, išskyrus Europos Teisingumo Teismą ir Europos Centrinį Banką, savo istorinius archyvus, juos atvėrus visuomenei pagal galiojantį reglamentą, deponuos EUI. Pasiūlymas neturės poveikio nei istorinių archyvų nuosavybės teisėms, kurios toliau priklausys deponuojančioms institucijoms, nei galiojančioms taisyklėms, kuriomis vadovaudamosi institucijos nusprendžia, kuriuos dokumentus, praėjus 30 metų, atverti visuomenei. EUI patiriamos su istorinių archyvų valdymu susijusios veiklos ir personalo išlaidos bus finansuojamos iš ES bendrojo biudžeto, išskyrus išlaidas, susijusias su archyvams ir personalui skirto (-ų) pastato (-ų) ir saugyklų aprūpinimu ir įrengimu. EUI teiks visuomenei prieigą prie ES istorinių archyvų. Tačiau prieigą prie savo istorinių archyvų visuomenei teiks ir institucijos. Pasiūlyme atskiriamas spausdintinių ir skaitmeninių archyvų deponavimas. Spausdintiniai archyvai ir toliau bus fiziškai deponuojami EUI ir jis juos saugos. Tačiau prieigos prie skaitmeninių archyvų suteikimo tikslais EUI nereikės jų saugoti. Už ilgalaikį skaitmeninių archyvų saugojimą ir toliau bus atsakingos juos sukūrusios institucijos. Pasiūlyme aiškiau nustatoma EUI atsakomybė už institucijų istoriniuose archyvuose pateiktų asmens duomenų apsaugą. Jame taip pat nustatyta, kad kiekviena institucija turi nustatyti su Reglamento Nr. 354/83 taikymu susijusias įgyvendinimo taisykles, įskaitant istoriniuose archyvuose pateiktų asmens duomenų saugojimo, atvėrimo visuomenei ir apsaugos taisykles. 2. KONSULTACIJŲ SU SUINTERESUOTOSIOMIS ŠALIMIS REZULTATAI Šio pasiūlymo poveikio vertinti nereikia. Konsultuotasi su suinteresuotosiomis šalimis. Ir EUI, kaip priimančioji institucija, ir Italija, kaip priimančioji vyriausybė, pritaria pasiūlymui. ES institucijų administracinės tarnybos ir ES agentūrų tinklas taip pat pritaria pasiūlymo tikslui. Europos Teisingumo Teismas ir Europos Centrinis Bankas paprašė netaikyti jiems įpareigojimo savo istorinius archyvus deponuoti EUI. Tačiau jie neatmetė galimybės, kad ateityje tai gali daryti savanoriškai. Toks sprendimas priimtas dėl jų veiklos pobūdžio ir atitinka dabartinę daugelio valstybių narių panašių įstaigų istorinių archyvų praktiką. 3. TEISINIAI PASIŪLYMO ASPEKTAI 3.1. Pagrindinės pasiūlymo nuostatos Pasiūlymu nustatomas institucijų istorinių archyvų deponavimas Europos universitetiniame institute Florencijoje (Italija), kuris juos atvers visuomenei. 3.2. Teisinis pagrindas Pasiūlymo teisinis pagrindas yra Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 352 straipsnis. Tarybos reglamentas Nr. 354/83 ir jo pakeitimai 2003 m. buvo priimti remiantis EB sutarties 308 straipsniu, kuris dabar atitinka SESV 352 straipsnį. Šis pasiūlymas neturės poveikio Reglamento Nr. 354/83 tikslui po 30 metų atverti institucijų archyvus visuomenei. Jame tiesiog nustatoma, kad atitinkamoms institucijoms pagal galiojantį reglamentą atvėrus savo istorinius archyvus visuomenei, jie bus deponuojami EUI. Šiuo pasiūlymu oficialiai įtvirtinama dabartinė padėtis, nes dauguma institucijų, atvėrusių savo archyvus, jau deponuoja juos EUI. ES sutarties 3 straipsnio 3 dalyje nustatyta, kad ES, be kita ko, gerbia savo turtingą kultūros įvairovę ir užtikrina, kad Europos kultūros paveldas būtų saugomas ir turtinamas. Institucijų istoriniai archyvai yra Europos kultūros paveldo dalis, todėl juos atveriant visuomenei visų pirma siekiama akademinių, švietimo ir kultūros tikslų. Sąjungai suteikti įgaliojimai priimti priemones, kuriomis remiami, koordinuojami ar papildomi valstybių narių veiksmai šiose srityse, tačiau Sutartyse nenustatyti būtini su institucijų istoriniais archyvais susiję įgaliojimai. Jeigu būtų taikomas kitas teisinis pagrindas, reikėtų parengti naują reglamento pasiūlymą, todėl gali prasidėti diskusijos dėl Tarybos reglamento Nr. 354/83 nuostatų, įskaitant jo pagrindinius principus. Tai viršytų pirmiau apibūdintą pasiūlymo tikslą. Svarstyta pasiūlymą grįsti SESV 15 straipsnio 3 dalimi, tačiau ši galimybė atmesta dėl šių priežasčių: Svarbiausias istorinių archyvų steigimo tikslas – atrinkti dokumentus, atsižvelgiant į jų administracinę, istorinę ar įrodomąją vertę, siekiant išsaugoti institucijų istorinį palikimą ir juo pasidalyti. Kiekviena institucija po 30 metų pati atveria istorinius archyvus visuomenei ir teikia papildomos informacijos, kuria paaiškina tų archyvų organizacines ir funkcines aplinkybes. Tai apima kur kas daugiau nei visuomenės teisę susipažinti su dokumentais pagal SESV 15 straipsnio 3 dalį, kurios svarbiausias tikslas yra skatinti gerą valdymą ir užtikrinti visuomenės narių dalyvavimą institucijų sprendimų priėmimo procese. Pasinaudojus SESV 15 straipsnio 3 dalimi, susiaurėtų istorinių archyvų atvėrimą reglamentuojančių taisyklių taikymo sritis, nes Europos Centrinis Bankas, Europos investicijų bankas ir Europos Teisingumo Teismas, kuriems dabar taikomas Reglamentas Nr. 354/83, vykdydami savo administracines užduotis, privalėtų laikytis tik šiuo pagrindu priimto reglamento. 3.3. Proporcingumo principas Pasiūlymu nustatomas tik institucijų istorinių archyvų deponavimas EUI ir tokio deponavimo sąlygos. 3.4. Pasirinkta priemonė Reglamentas yra vienintelė tinkama priemonė patikimam teisiniam ir finansiniam ES ir EUI partnerystės pagrindui sukurti. Pasiūlymu šiek tiek iš dalies keičiamas galiojantis reglamentas. 4. POVEIKIS BIUDŽETUI Pasiūlymas nustatyti privalomą istorinių archyvų deponavimą EUI neturės naujo poveikio biudžetui trumpuoju ar vidutiniuoju laikotarpiu. Poveikis biudžetui ilguoju laikotarpiu neturėtų būti didelis. Trys didžiausios institucijos – Europos Parlamentas, Taryba ir Komisija – taip pat Europos ekonominių ir socialinių reikalų komitetas, Europos Audito Rūmai ir Europos investicijų bankas jau deponuoja savo istorinius archyvus EUI. Šių archyvų valdymas Florencijoje finansuojamas iš ES biudžeto, nes archyvai EUI pirmą kartą deponuoti daugiau kaip prieš ketvirtį amžiaus. Finansinėje teisės akto pasiūlymo pažymoje nustatoma, kad toks finansavimas tęsis. Deponuojančios institucijos dalysis išlaidas, atsižvelgdamos į EUI atliekamą su jų atitinkamais archyvais susijusį darbą. Patalpas archyvams ir juos valdančiam personalui EUI suteikia Italijos vyriausybė. Priėmus šį pakeitimą, padaugės deponuojančių institucijų. Tačiau atsižvelgiant į tai, kad deponuojami tik 30 metų senumo visuomenei atveriami istoriniai archyvai, praeis nemažai laiko, kol šis pasiūlymas turės poveikio kitoms institucijoms, nei tos, kurios jau deponuoja savo archyvus EUI. Be to, archyvai vis dažniau bus skaitmeniniai, todėl EUI, juos tvarkydamas ir skleisdamas, galės pasinaudoti masto ekonomija. 2012/0221 (APP) Pasiūlymas TARYBOS REGLAMENTAS kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 EUROPOS SĄJUNGOS TARYBA, atsižvelgdama į Sutartį dėl Europos Sąjungos veikimo, ypač į jos 352 straipsnį, atsižvelgdama į Europos Komisijos pasiūlymą, teisės akto projektą perdavus nacionaliniams parlamentams, atsižvelgdama į Europos Parlamento pritarimą, pasikonsultavusi su Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnu, laikydamasi specialios teisėkūros procedūros, kadangi: (1) pagal 1983 m. vasario 1 d. Tarybos reglamentą (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei[2] institucijų ir įstaigų istoriniai archyvai yra saugomi ir, jei tik įmanoma, praėjus 30 metų laikotarpiui atveriami visuomenei; (2) įpareigojimas įsteigti savo istorinius archyvus ir, jei tik įmanoma, atverti juos visuomenei taikomas visoms Reglamento Nr. 354/83 1 straipsnyje nurodytoms institucijoms; (3) Reglamente Nr. 354/83 nustatyta, kad kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra; (4) 1984 m. Europos Parlamentas, Taryba ir Komisija nusprendė savo istorinius archyvus deponuoti Europos universitetiniame institute (EUI) Florencijoje, kur jie atveriami visuomenei. Šiuo tikslu 1984 m. gruodžio 17 d. Europos Bendrijos, atstovaujamos Komisijos, ir Europos universitetinis institutas Florencijoje pasirašė sutartį; (5) vėliau Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas ir Europos Audito Rūmai susitarė laikytis 1984 m. gruodžio 17 d. deponavimo sutarties sąlygų. Europos investicijų bankas savo istorinius archyvus EUI deponuoja pagal atskirą 2005 m. liepos 1 d. su EUI pasirašytą konvenciją ir 2005 m. spalio 7 d. Banko Valdymo komiteto priimtas Istorinių archyvų taisykles[3]; (6) Italijos vyriausybė visam laikui nemokamai suteikė EUI tinkamas patalpas, užtikrindama, kad deponuotų archyvų saugojimas ir apsauga atitiktų pripažintus tarptautinius standartus ir kad su jais būtų galima susipažinti vietoje; (7) institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. EUI – pripažintas akademinių tyrimų ir mokymosi centras, besispecializuojantis Europos ir Europos integracijos srityse. Jis turi beveik 30 metų institucijų istorinių archyvų valdymo patirtį, naujausias saugyklas ir mokslinių tyrimų priemones, įrengtas specialiai archyvams saugoti ir su jais susipažinti, ir tarptautinę šių archyvų centro reputaciją; (8) kad institucijos toliau deponuotų savo istorinius archyvus EUI, reikalingas patikimas teisinis pagrindas, kuriame atsispindėtų EUI, kaip institucijų partnerio istorinių archyvų valdymo srityje, vaidmuo; (9) įpareigojimas pagal reglamentą deponuoti savo istorinius archyvus EUI dėl specifinio veiklos pobūdžio netaikomas Europos Teisingumo Teismui ir Europos Centriniam Bankui. Europos Teisingumo Teismas ir Europos Centrinis Bankas gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai; (10) šis reglamentas turėtų būti taikomas visoms kitoms institucijoms. Jis neturi poveikio nei institucijų atsakomybei atverti savo istorinius archyvus, nei institucijoms priklausančių savo istorinių archyvų nuosavybės teisėms; (11) asmens duomenys, pateikti EUI deponuotuose istoriniuose archyvuose, turėtų būti tvarkomi pagal Reglamentą Nr. 45/2001[4]; (12) siekiant padėti EUI valdyti institucijų archyvus, gali būti skiriamos dotacijos; (13) todėl Reglamentas Nr. 354/83 turėtų būti atitinkamai iš dalies pakeistas, PRIĖMĖ ŠĮ REGLAMENTĄ: 1 straipsnis Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 iš dalies keičiamas taip: 1. 8 straipsnio 1 dalis pakeičiama taip: „1. Kiekviena institucija, išskyrus Europos Teisingumo Teismą ir Europos Centrinį Banką, deponuoja Europos universitetiniame institute (EUI) Florencijoje istorinių archyvų dokumentus, kuriuos ji atvėrė visuomenei pagal šį reglamentą. Dokumentai deponuojami pagal priedą.“ 2. 8 straipsnyje įterpiamos šios dalys: „3. Europos Teisingumo Teismas ir Europos Centrinis Bankas gali deponuoti savo istorinius archyvus EUI savanoriškai. 4. Institucijų istorinių archyvų deponavimas EUI neturi įtakos archyvų nuosavybės teisėms ar apsaugai, kaip nustatyta prie Sutarties pridėto Protokolo dėl Europos Sąjungos privilegijų ir imunitetų 2 straipsnyje. 5. EUI užtikrina deponuotų archyvų saugojimą ir apsaugą. Toks saugojimas ir apsauga turi atitikti pripažintus tarptautinius fizinės archyvų apsaugos standartus bei technines ir saugumo taisykles, kurios bent jau atitiktų Italijoje taikomas viešųjų archyvų saugojimo ir valdymo taisykles. Šiuo tikslu deponuoti dokumentai saugomi specialiai įrengtoje saugykloje. 6. Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę prašyti informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų, kuriuos ji ten deponavo, patikrinimus. 7. EUI atveria visuomenei istorinius archyvus, kuriuos ji gavo pagal 1 ir 3 dalis. Institucijos gali atverti visuomenei tų pačių istorinių archyvų versijas. 8. Siekiant padėti valdyti istorinius archyvus pagal šį reglamentą, laikantis Tarybos reglamento Nr. 1605/2002 EUI gali būti skiriamos dotacijos, jeigu biudžeto valdymo institucija atitinkamoje biudžeto eilutėje skiria reikiamų asignavimų. Archyvų valdymo išlaidas proporcingai pasidalija deponuojančios institucijos. Išlaidos, susijusios su archyvams skirto (-ų) pastato (-ų) ir saugyklų aprūpinimu ir įrengimu, nefinansuojamos. 9. Asmens duomenis, pateiktus institucijų istoriniuose archyvuose, EUI tvarko pagal Reglamentą Nr. 45/2001. EUI yra duomenų tvarkytojas pagal to reglamento 2 straipsnį, veikiantis pagal deponuojančių institucijų nurodymus. 10. Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas yra įgaliotas prižiūrėti, kaip EUI tvarko asmens duomenis, pateiktus institucijų deponuotuose istoriniuose archyvuose.“ 3. 9 straipsnio 1 dalis pakeičiama taip: „Kiekviena institucija priima šio reglamento taikymo vidaus taisykles. Jos apima asmens duomenų, pateiktų istoriniuose archyvuose, saugojimo, atvėrimo visuomenei ir apsaugos taisykles. Jei tik įmanoma, institucijos savo archyvus visuomenei atveria elektroninėmis priemonėmis. Jos taip pat saugo dokumentus, kurie yra pateikti ypatingų poreikių žmonėms prieinama forma (Brailio raštu, stambiu šriftu ar įrašais).“ 4. Priedas pridedamas pagal šio reglamento priedą. 2 straipsnis Šis reglamentas įsigalioja kitą dieną po jo paskelbimo Europos Sąjungos oficialiajame leidinyje. Šis reglamentas privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse. Priimta Briuselyje Tarybos vardu Pirmininkas PRIEDAS Pridedamas šis priedas: „Priedas Institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje nuostatos 1. Neskaitmeninių archyvų atveju dokumentų originalai kartu su mikroforma ir (arba) skaitmenine kopija deponuojami EUI nuolatiniam saugojimui. Skaitmeninių archyvų atveju EUI gali nuolat naudotis dokumentais taip, kad galėtų vykdyti savo pareigą suteikti visuomenei prieigą prie istorinių archyvų vienoje vietoje ir skatinti su jais susipažinti. Už nuolatinį skaitmeninių archyvų saugojimą ir toliau bus atsakingos juos sukūrusios institucijos. 2. Dokumentai deponavimui pateikiami kartą per metus, jei įmanoma, laikantis įprastų institucijų archyvų tvarkymo procedūrų. 3. Deponuojančios institucijos gali dėl teisinių ir administracinių priežasčių nedeponuoti tam tikrų dokumentų originalų EUI. Tokiu atveju jos deponuoja mikroformą arba skaitmeninę kopiją. 4. Deponuojančios institucijos išlaiko archyvų nuosavybės teises ir išskirtinę atsakomybę už dokumentų ir rinkmenų, kuriuos deponuoja EUI arba kuriais jam leidžia naudotis, sudėtį. EUI negali keisti archyvų klasifikacijos, kurią nustatė deponuojančios institucijos, šalinti ar keisti dokumentų ir rinkmenų. 5. Institucijų prašymu EUI joms grąžina deponuotų dokumentų ir rinkmenų originalus. Deponuojančios institucijos grąžina originalus EUI iškart, kai jų nebereikia. 6. EUI iškart informuoja deponuojančias institucijas apie aplinkybes, dėl kurių galėtų kilti pavojus jų deponuotų archyvų neliečiamumui. FINANSINĖ TEISĖS AKTO PASIŪLYMO PAŽYMA 1. PASIŪLYMO (INICIATYVOS) STRUKTŪRA 1.1. Pasiūlymo (iniciatyvos) pavadinimas 1.2. Atitinkama (-os) politikos sritis (-ys) VGV / VGB sistemoje 1.3. Pasiūlymo (iniciatyvos) pobūdis 1.4. Tikslas (-ai) 1.5. Pasiūlymo (iniciatyvos) pagrindas 1.6. Trukmė ir finansinis poveikis 1.7. Numatomas (-i) valdymo metodas (-ai) 2. VALDYMO PRIEMONĖS 2.1. Priežiūros ir atskaitomybės taisyklės 2.2. Valdymo ir kontrolės sistema 2.3. Sukčiavimo ir pažeidimų prevencijos priemonės 3. NUMATOMAS PASIŪLYMO (INICIATYVOS) FINANSINIS POVEIKIS 3.1. Atitinkama (-os) daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija (-os) ir biudžeto išlaidų eilutė (-ės) 3.2. Numatomas poveikis išlaidoms 3.2.1. Numatomo poveikio išlaidoms suvestinė 3.2.2. Numatomas poveikis veiklos asignavimams 3.2.3. Numatomas poveikis administracinio pobūdžio asignavimams 3.2.4. Suderinamumas su dabartine daugiamete finansine programa 3.2.5. Trečiųjų šalių finansinis įnašas 3.3. Numatomas poveikis įplaukoms FINANSINĖ TEISĖS AKTO PASIŪLYMO PAŽYMA 1. PASIŪLYMO (INICIATYVOS) STRUKTŪRA 1.1. Pasiūlymo (iniciatyvos) pavadinimas Tarybos reglamentas, kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 1.2. Atitinkama (-os) politikos sritis (-ys) VGV / VGB sistemoje[5] Santykiai su pilietine visuomene, atvirumas ir informavimas 1.3. Pasiūlymo (iniciatyvos) pobūdis Pasiūlymas susijęs su esamos priemonės galiojimo pratęsimu 1.4. Tikslai 1.4.1. Komisijos daugiametis (-čiai) strateginis (-iai) tikslas (-ai), kurio (-ių) siekiama šiuo pasiūlymu (šia iniciatyva) Pasiūlymo tikslas – suderinti ir nustatyti patikimą dabartinės partnerystės su EUI pagrindą institucijų istorinių archyvų valdymo ir sklaidos srityje. Institucijų istoriniai archyvai EUI deponuojami norint suteikti prie jų prieigą vienoje vietoje, skatinti su jais susipažinti ir raginti tyrinėti Europos integracijos ir Europos institucijų istoriją. 1.4.2. Konkretus (-ūs) tikslas (-ai) ir atitinkama VGV / VGB veikla Konkretus tikslas Nr. 25.02.01.01 Atitinkama VGV / VGB veikla: Santykiai su pilietine visuomene, atvirumas ir informavimas Europos svarbos institucijos / Europos Sąjungos istoriniai archyvai 1.4.3. Numatomas (-i) rezultatas (-ai) ir poveikis Dėl partnerystės su EUI didėja institucijų istorinių archyvų vertė, skatinama jų sklaida, taip pat visuomenė skatinama su jais susipažinti. 1.4.4. Rezultatų ir poveikio rodikliai (1) institucijų deponuoti archyvai EUI Florencijoje; (2) EUI surinkti ir aprašyti asmenų, viešųjų ir privačiųjų organizacijų, kurios prisidėjo kuriant Europą, privatūs archyvai ir asmeniniai dokumentai; (3) parengti ir paskelbti katalogai, inventorius, šaltinio leidiniai ir kitos tyrimo priemonės; (4) EUI suteikta skaitykla ir skaityklos įranga; (5) internetu teikiamas inventorius ir archyvai; (6) skaityklos lankytojai; (7) susipažinti su institucijų istoriniais archyvais skatinančios priemonės. 1.5. Pasiūlymo (iniciatyvos) pagrindas 1.5.1. Trumpalaikiai arba ilgalaikiai poreikiai Europos universitetiniame institute Florencijoje deponuotų institucijų istorinių archyvų valdymas ir atvėrimas visuomenei. 1.5.2. Papildoma ES dalyvavimo nauda Dėl partnerystės su EUI skatinama institucijų istorinių archyvų sklaida, taip pat visuomenė skatinama su jais susipažinti. Institucijų archyvus saugojant vienoje vietoje, didėja jų vertė. Be to, taip sudaromos galimybės EUI kurti papildomą vertę kuriant kryžmines nuorodas tarp skirtingų archyvų, jei reikia, parengiant paieškos priemones ir kitas tyrimo priemones ir teikiant visuomenei prieigą prie archyvų vietoje ir internetu. 1.5.3. Panašios patirties išvados Šešios institucijos deponuoja savo istorinius archyvus Europos universitetiniame institute (EUI) Florencijoje pagal 1984 m. gruodžio 17 d. Europos Bendrijų ir EUI sutarties sąlygas. Tačiau 1984 m. deponavimo sutartis yra pasenusi ir ją būtina pakeisti patikimesniu teisiniu ir finansiniu partnerystės su EUI pagrindu. 1.5.4. Suderinamumas ir galima sąveika su kitomis atitinkamomis priemonėmis netaikoma 1.6. Trukmė ir finansinis poveikis Pasiūlymo trukmė neribota. 1.7. Numatytas (-i) valdymo būdas (-ai)[6] Komisijos vykdomas tiesioginis centralizuotas valdymas 2. VALDYMO PRIEMONĖS 2.1. Priežiūros ir atskaitomybės taisyklės EUI pateiks kiekvienų kalendorinių metų darbo programos, į kurią įtraukiamas atitinkamų metų gruodžio 31 d., ankstesnių metų ir kitų metų personalo etatų planas, projektą ir aptars jį su Komisija. Šie dokumentai bus teikiami ankstesnių metų vasario mėn. Pasitarus su kitomis deponuojančiomis institucijomis, Komisija ir EUI susitars dėl darbo programos ir ji bus pridėta prie metinio dotacijos susitarimo. Komisija stebės darbo programos įgyvendinimą. Pasibaigus kiekvieniems kalendoriniams metams, EUI teiks istorinių archyvų metinę veiklos ataskaitą. 2.2. Valdymo ir kontrolės sistema 2.2.1. Nustatyta rizika Institucijų deponuotų spausdintinių archyvų išsaugojimo rizika yra minimali. Italijos vyriausybė parūpino specialią archyvų saugyklą, atitinkančią aukščiausius ilgalaikio archyvų saugojimo tarptautinius standartus. 2.2.2. Numatomi kontrolės metodai Partnerystės susitarimuose su EUI bus nustatyta nuolatinių diskusijų dėl biudžeto ir darbo programos, jų nagrinėjimo ir vertinimo sistema. Kiekviena deponuojanti institucija turi teisę prašyti informacijos apie tai, kaip EUI valdo jos archyvus, ir atlikti archyvų, kuriuos ji ten deponavo, patikrinimus. 2.3. Sukčiavimo ir pažeidimų prevencijos priemonės SESV 287 straipsnio 3 dalimi Audito Rūmai įgaliojami atlikti bet kurio fizinio ar juridinio asmens, kuris gauna mokėjimą iš ES biudžeto, auditą. Komisijos ir OLAF kovos su sukčiavimu, kenkiančiu ES finansiniams interesams, įgaliojimai reglamentuojami specialiosiose nuostatose (t. y. Tarybos reglamente Nr. 2185/96 ir Tarybos ir Europos Parlamento reglamente Nr. 1073/1999) ir Tarybos reglamente Nr. 1605/2002 dėl Europos Bendrijų bendrajam biudžetui taikomo finansinio reglamento. Pagal pastarojo reglamento 120 straipsnio 3 dalį kiekviename sprendime arba susitarime dėl dotacijos aiškiai numatoma, kad Komisija ir Audito Rūmai turi įgaliojimus tikrinti visų ES lėšas gavusių rangovų ir subrangovų dokumentus ir tai daryti jų patalpose. 3. NUMATOMAS PASIŪLYMO (INICIATYVOS) FINANSINIS POVEIKIS 3.1. Atitinkama (-os) daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija (-os) ir biudžeto išlaidų eilutė (-ės) · Dabartinės biudžeto išlaidų eilutės Daugiametės finansinės programos išlaidų kategorijas ir biudžeto eilutes nurodyti eilės tvarka. Daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija || Biudžeto eilutė || Išlaidų rūšis || Įnašas Europos Sąjungos istoriniai archyvai || DA / NDA[7] || ELPA šalių[8] || šalių kandidačių[9] || trečiųjų šalių || pagal Finansinio reglamento 18 straipsnio 1 dalies a punktą 5 Administravimas || 25.02.01.01 || DA || NE || NE || NE || NE 3.2. Numatomas poveikis išlaidoms 3.2.1. Numatomo poveikio išlaidoms suvestinė mln. EUR (tūkstantųjų tikslumu) Daugiametės finansinės programos išlaidų kategorija: || 5 || Administracinės išlaidos || || 2013 m. || 2014 m. || 2015 m. || 2016 m. || 2017 m. || 2018 m. || 2019 m.[10] || IŠ VISO 2013–2019 M. SG GD ||  Žmogiškieji ištekliai || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Komandiruotės || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Istoriniai archyvai || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 IŠ VISO SG GD || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 IŠ VISO asignavimų pagal daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ || (Iš viso įsipareigojimų = Iš viso mokėjimų) || || || || || || || || IŠ VISO asignavimų pagal daugiametės finansinės programos 1–5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ || Įsipareigojimai || || || || || || || || Mokėjimai || || || || || || || || 3.2.2. Numatomas poveikis veiklos asignavimams Pasiūlymui įgyvendinti veiklos asignavimai nenaudojami 3.2.3. Numatomas poveikis administracinio pobūdžio asignavimams 3.2.3.1. Suvestinė Pasiūlymui įgyvendinti administraciniai asignavimai naudojami taip: mln. EUR (tūkstantųjų tikslumu) || 2013 m. || 2014 m. || 2015 m. || 2016 m. || 2017 m. || 2018 m. || 2019 m. – || IŠ VISO Daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJA || || || || || || || || Žmogiškieji ištekliai || || || || || || || || Kitos administracinės išlaidos || || || || || || || || Daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJOS tarpinė suma || || || || || || || || Neįtraukta į daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ[11] || || || || || || || || Žmogiškieji ištekliai || || || || || || || || Kitos administracinio pobūdžio išlaidos || || || || || || || || Tarpinė suma, neįtraukta į daugiametės finansinės programos 5 IŠLAIDŲ KATEGORIJĄ || || || || || || || || IŠ VISO || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Reikalingi administraciniai ištekliai bus finansuojami iš lėšų, kurių administruojančiam generaliniam direktoratui gali būti skirta pagal metinių asignavimų tvarką, atsižvelgiant į biudžetui taikomus apribojimus. 3.2.3.2. Numatomi žmogiškųjų išteklių poreikiai Pasiūlymui įgyvendinti žmogiškieji ištekliai naudojami taip: Sąmatą nurodyti sveikaisiais skaičiais (arba ne smulkiau nei dešimtųjų tikslumu) || 2012 m. || 2013 m. || 2014 m. || 2015 m. || 2016 m. || 2017 m. || 2018 m.  Etatų plano pareigybės (pareigūnai ir laikinieji darbuotojai) 25 01 01 01 (Komisijos būstinė ir atstovybės) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (Delegacijos) || || || || || || || XX 01 05 01 (Netiesioginiai moksliniai tyrimai) || || || || || || || 10 01 05 01 (Tiesioginiai moksliniai tyrimai) || || || || || || ||  Išorės personalas (visos darbo dienos ekvivalento vienetais (FTE))[12] XX 01 02 01 (CA, INT, SNE finansuojami iš bendrojo biudžeto) || || || || || || || XX 01 02 02 (CA, INT, JED, LA ir SNE delegacijose) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - būstinėje[14] || || || || || || || - delegacijose || || || || || || || || XX 01 05 02 (CA, INT, SNE – netiesioginiai moksliniai tyrimai) || || || || || || || 10 01 05 02 (CA, INT, SNE – tiesioginiai moksliniai tyrimai) || || || || || || || Kitos biudžeto eilutės (nurodyti) || || || || || || || IŠ VISO || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX yra atitinkama politikos sritis arba biudžeto antraštinė dalis. Žmogiškųjų išteklių poreikiai bus tenkinami panaudojant GD darbuotojus, jau paskirtus priemonei valdyti ir (arba) perskirstytus generaliniame direktorate, ir prireikus finansuojami iš papildomų lėšų, kurios atsakingam GD gali būti skiriamos pagal metinę asignavimų skyrimo procedūrą ir atsižvelgiant į biudžeto apribojimus. Vykdytinų užduočių aprašymas: Pareigūnai ir laikinieji darbuotojai || Partnerystės ir dotacijos susitarimų rengimas. Biudžeto prašymo rengimas. Darbo programos ir išlaidų stebėjimas. Galimi ex post vertinimai. Išorės personalas || ------ 3.2.4. Suderinamumas su dabartine daugiamete finansine programa Pasiūlymas atitinka dabartinę daugiametę finansinę programą. 3.2.5. Trečiųjų šalių įnašai Pasiūlyme nenumatyta bendro su trečiosiomis šalimis finansavimo 3.3. Numatomas poveikis įplaukoms Pasiūlymas neturi finansinio poveikio įplaukoms. [1] Tarybos reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83, iš dalies pakeistas 2003 m. rugsėjo 22 d. Tarybos reglamentu (EB, Euratomas) Nr. 1700/2003. ˇr. OL L 43, 1983 2 15, p. 1; OL L 243, 2003 9 27, p. 1. [2] OL L 43, 1983 2 15, p. 1. [3] OL C 289, 2005 11 22, p. 12–13. [4] OL L 8, 2001 1 12, p. 1 [5] VGV – veikla grindžiamas valdymas, VGB – veikla grindžiamas biudžeto sudarymas. [6] Informacija apie valdymo būdus ir nuorodos į Finansinį reglamentą pateikiamos svetainėje „BudgWeb“ http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] DA – diferencijuotieji asignavimai / NDA – nediferencijuotieji asignavimai. [8] ELPA – Europos laisvosios prekybos asociacija. [9] Šalių kandidačių ir, kai taikoma, Vakarų Balkanų potencialių šalių kandidačių. [10] Tikimasi, kad poveikis išlaidoms išliks toks pats ir po 2019 m. [11] Techninė ir (arba) administracinė pagalba bei išlaidos ES programų ir (arba) veiksmų įgyvendinimui remti (buvusios BA eilutės), netiesioginiai moksliniai tyrimai, tiesioginiai moksliniai tyrimai. [12] CA – sutartininkas („Contract Agent“); INT – per agentūrą įdarbintas darbuotojas („Intérimaire“); JED – jaunesnysis delegacijos ekspertas („Jeune Expert en Délégation“); LA – vietinis darbuotojas („Local Agent“); SNE – deleguotasis nacionalinis ekspertas („Seconded National Expert“). [13] Neviršijant viršutinės ribos, nustatytos išorės personalui, finansuojamam iš veiklos asignavimų (buvusių BA eilučių). [14] Būtina struktūriniams fondams, Europos žemės ūkio fondui kaimo plėtrai (EŽŪFKP) ir Europos žuvininkystės fondui (EŽF).