Ataskaita dėl Europos centrinio banko valdymo veiklos efektyvumo 2008 finansiniais metais audito: ECB nustatytos sistemos ir procedūros, skirtos jo veiklos padalinių valdymui, su Europos centrinio banko atsakymais

2010/C 159/01

TURINYS

Santrumpos

Įvadas

Audito apimtis ir metodas

Pastabos

Ar veiklos padaliniai tinkamai planavo savo veiklą?

Strateginis / daugiametis planavimas

Metiniai planai / darbo programos

Metinio planavimo procedūra

Išteklių planavimas

Ar veiklos padaliniai vykdė tinkamą savo veiklos priežiūrą?

Vidaus priežiūra

Ataskaitos vykdomajai valdybai

Pagrindiniai veiklos rodikliai

Ar veiklos padaliniai teikė veiklos ataskaitas ir vertino savo rezultatus?

Metinių rezultatų vertinimas

Pridėtinės vertės ir poveikio įvertinimas

Išvados ir rekomendacijos

Ar veiklos padaliniai tinkamai planavo savo veiklą?

Ar veiklos padaliniai vykdė tinkamą savo veiklos priežiūrą?

Ar veiklos padaliniai teikė veiklos ataskaitas ir vertino savo rezultatus?

I priedas - Europos Audito Rūmų tikrintų veiklos padalinių apžvalga

II priedas - Konkrečių audito kriterijų apžvalga ir visų tikrintų veiklos padalinių įvertinimas

SANTRUMPOS

ĮVADAS

AUDITO APIMTIS IR METODAS

PASTABOS

Ar veiklos padaliniai tinkamai planavo savo veiklą?

Strateginis / daugiametis planavimas

Visi tikrinti veiklos padaliniai prisidėjo prie ECB planavimo proceso, nustatydami strateginius tikslus ir daugiamečius prioritetus (žr. 21 dalį). Jie buvo kasmet atnaujinami ir juose buvo pateikiamos ilgalaikės veiklos kryptys. Tačiau daugeliu atvejų (11) daugiamečio planavimo dokumentuose nurodyti strateginiai tikslai buvo nepakankamai tikslūs ir juose buvo pateikiama mažai informacijos apie tai, kaip veiklos padaliniai galėtų pasiekti savo tikslus. Be to, ne visuomet buvo nustatyti konkretūs šių daugiamečių tikslų pasiekimo terminai.

Kelis metus iš eilės Komunikacijos direktorate (D-CO) žymiai didėjo darbo krūvis. Dėl to labai dažnai į pagalbą buvo pasitelkiami laikini darbuotojai ir dirbama viršvalandžius. Siekdami išspręsti per didelio darbo krūvio ir išteklių problemas, Žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir organizavimo generalinis direktoratas (DG-H), D-CO ir atitinkami jų vykdomosios valdybos nariai nutarė įgyvendinti organizacijos tobulinimo projektą (ODP).

Metiniai planai / darbo programos

Metinio planavimo procedūra

Reikšmingai skiriasi tikrintuose veiklos padaliniuose metinio planavimo veiklai taikomos procedūros. Taip yra iš dalies dėl to, kad jų veiklos pobūdis skiriasi. Tam tikrais atvejais suinteresuotųjų šalių poreikiai ir lūkesčiai formaliai buvo įvertinti tik tam tikrai veiklai arba labai ribotai. Bet to, veiklos prioritetai nebuvo pakankamai pagrįsti dokumentais (13) . Du veiklos padaliniai (14) parengė nuoseklų ir gerai dokumentuotą savo veiklos metinio planavimo procedūrą. 3 langelyje pateikiamas trumpas vieno iš šių dviejų gerosios praktikos pavyzdžių aprašymas.

Išteklių planavimas

Ar veiklos padaliniai vykdė tinkamą savo veiklos priežiūrą?

Vidaus priežiūra

Pagrindinė veiklos priežiūros procedūra yra visų veiklos padalinių vyresniosios vadovybės posėdžiai (18) . Be to, rengiami skyrių posėdžiai, kurie yra pagrindinė išsamesnės veiklos priežiūros ir darbuotojų darbo krūvio apžvalgos pateikimo procedūra. Taip pat dažnesni nuolatiniai posėdžiai rengiami sekcijų lygmenyje. Šiame lygmenyje taikomos įvairios priežiūros procedūros ir sistemos, skirtos įvertinti, ar užduotys atliekamos laikantis numatytų terminų.

Ataskaitos vykdomajai valdybai

Pagrindiniai veiklos rodikliai

Ar veiklos padaliniai teikė veiklos ataskaitas ir vertino savo rezultatus?

Metinių rezultatų vertinimas

Pridėtinės vertės ir poveikio įvertinimas

Poveikio ir pridėtinės vertės vertinimas iš esmės yra įtrauktas į kai kuriuos KPI. Be to, poveikio ir pridėtinės vertės įvertinimui ECB buvo naudojamos kelios iniciatyvos. Per pastaruosius penkerius metus buvo atlikti šie įvertinimai:

5 langelis. Pagrindinės rekomendacijos, susijusios su tyrimų veiklos peržiūra

IŠVADOS IR REKOMENDACIJOS

Ar veiklos padaliniai tinkamai planavo savo veiklą?

Veiklos padaliniai biudžeto planavimo metu įvertino būtinus kitų metų išteklius. Tačiau nėra formalaus ryšio tarp veiklos padalinių planuotų tikslų ir strateginėse gairėse ir metinio planavimo dokumentuose nustatytos veiklos bei jos vykdymui būtinų žmogiškųjų ir finansinių išteklių. Be to, kadangi nėra sistemos, kurią taikant būtų galima nustatyti, patvirtinti ir visoje organizacijoje taikyti ECB gerąją valdymo praktiką, gali padidėti rizika, kad kai kurie veiklos padaliniai bus mažiau efektyvūs ir veiksmingi nei turėtų būti.

Rekomendacijos

Ar veiklos padaliniai vykdė tinkamą savo veiklos priežiūrą?

Rekomendacijos

Ar veiklos padaliniai teikė veiklos ataskaitas ir vertino savo rezultatus?

Rekomendacijos

(1) Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 127 straipsnio 1 dalis.

(2) ECBS ir ECB statutas yra prie Sutarties pridedamas protokolas.

(3) 27.2 straipsnyje nustatyta: „Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 287 straipsnio nuostatos taikomos tik ECB vadovybės veiklos efektyvumui tirti“. Su Europos centriniu banku susijusios institucinės nuostatos pateiktos Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 282–284 straipsniuose.

(4) Protokolo dėl ECBS ir ECB statuto 9.3 straipsnis. Valdančiąją tarybą sudaro šeši vykdomosios valdybos nariai ir euro zonos šalių nacionalinių centrinių bankų valdytojai. Vykdomąją valdybą sudaro pirmininkas, jo pavaduotojas ir keturi kiti nariai.

(5) Protokolo dėl ECBS ir ECB statuto 12.1 straipsnis.

(6) 2004 m. vasario 19 d. Europos centrinio banko sprendimo dėl Europos centrinio banko darbo reglamento patvirtinimo 10.2 straipsnis (ECB/2004/2) (OL L 80, 2004 3 18, p. 33).

(7) 2004 m. vasario 19 d. Europos centrinio banko sprendimo dėl Europos centrinio banko darbo reglamento patvirtinimo 15.1 straipsnis.

(8) Trys veiklos padaliniai, kurie nėra direktoratai ar generaliniai direktoratai – vykdomosios valdybos taryba, ECB atstovybė Vašingtone ir Target 2 Securities programa (T2S). Jie nebuvo įtraukti dėl mažos apimties.

(9) Nebuvo įtraukti Administracijos, Žmogiškųjų išteklių, biudžeto ir organizavimo, Informacinių sistemų generaliniai direktoratai ir Finansinio stabilumo ir priežiūros direktoratas, kurių auditą neseniai buvo atlikę Europos Audito Rūmai ar ECB vidaus audito tarnyba.

(10) Terminu „Eurosistema“ apibūdinama ECBS grupė, kurią sudaro ECB ir eurą priėmusių ES valstybių narių nacionaliniai centriniai bankai (NCB). Eurosistemos įdiegimas visiškai pagrįstas decentralizacijos principu. NCB vykdo beveik visas Eurosistemos veiklos užduotis, įskaitant didžiąją pinigų politikos operacijų dalį, euro banknotų išleidimą ir valdymą bei statistinių duomenų rinkimą.

(11) Viena iš išimčių buvo FIP skyrius DG-E, parengęs 2007 m. veiklos planą, kuriame nustatyti dvejų metų laikotarpio strateginiai prioritetai. Jame apibūdinta skyriaus misija, įgaliojimai, organizacinė struktūra ir turimi ištekliai.

(12) ECB siekia stabilaus bendro darbuotojų skaičiaus vidurio laikotarpiu, o prašymai dėl papildomų personalo išteklių nagrinėjami tik ypatingomis aplinkybėmis.

(13) Išskyrus D-CO, ODP metu atlikusį išsamų prioritetų nustatymą.

(14) DG-S ir DG-R.

(15) Statistikos komitetas iš esmės teikia konsultacijas, susijusias su statistinės informacijos, kurią, pasitelkdamas nacionalinius centrinius bankus, renka ECB, nustatymu ir apdorojimu.

(16) DG-S ir DG-R.

(17) Visų veiklos padalinių atveju darbuotojams skirtos išlaidos sudaro didžiausią biudžeto išlaidų dalį.

(18) Rengiami kas savaitę DG-S ir D-CO direktoratuose, tris kartus per mėnesį DG-E direktorate, du kartus per mėnesį DG-R ir DG-SL direktoratuose bei kas tris ar keturias savaites DG-I direktorate.

(19) DG-S direktorate rengiami du kartus per savaitę, DG-I ir DG-SL direktoratuose - kas mėnesį, DG-E, D-CO ir DG-R direktoratuose rengiami reguliarūs posėdžiai pagal poreikius.

(20) DG-S posėdžiai dokumentuojami, rengiama darbotvarkė ir protokolai bei į duomenų bazę įrašomos veiklos sritys, kad būtų galima sekti darbų atlikimo pažangą.

(21) RACER yra relevant (tinkami), accepted (priimtini), credible (patikimi) easy (paprasti) ir robust (tvarūs) santrumpa.

(22) Pavyzdžiui, veiklos padalinio biudžeto panaudojimas, vidaus audito tarnybos rekomendacijų įgyvendinimas, laiku užpildytos įvertinimo formos ir dalyvavimas mokymuose.

(23) Visi veiklos padaliniai nustatė KPI – kiekvienas nuo 10 (DG-E) iki 24 (DG-R) KPI.

(24) DG-S, DG-SL, DG-E ir D-CO priežiūra vykdoma du kartus per metus.

(25) ECB yra įsipareigojęs teikti ataskaitas, todėl privalo pateikti praėjusių metų ir einamųjų metų metinę ECBS veiklos ir pinigų politikos ataskaitą Europos Parlamentui, Tarybai, Komisijai ir Europos Tarybai. Metinę ataskaitą priima valdančioji taryba (ECB darbo reglamento 16.1 straipsnis).

(26) Metų pabaigos priežiūros ataskaitoje pateikiama informacija apie metinį biudžeto vykdymą. Ji teikiama valdančiajai tarybai ir ECBS biudžeto komitetui (BUCOM).

(27) Rezultatų santraukos rengiamos DG-S, DG-I ir D-CO direktoratams. DG-SL veikla nagrinėjama atskirai pagal sprendimų priėmimo organus ir kalbų skyrius. Informacija apie DG-E ir DG-R veiklą pateikiama kartu pinigų politikai skirtame skyriuje.

(28) DG-SL, D-CO, DG-E, DG-I, DG-R. DG-R atveju apie didžiąją darbų dalį pateikta RCC metinėje peržiūros ataskaitoje, kaip nurodyta 4 langelyje .

(29) RCC buvo įsteigtas siekiant koordinuoti tyrimų ECB veiklą, kurią vykdo kai kurie veiklos padaliniai, pavyzdžiui, DG-E, DG-I ir kt.

(30) Poveikis vertinamas taikant balų sistemą, pagrįstą DG-R vyresniosios vadovybės nustatytais kriterijais. Ši sistema buvo įdiegta siekiant įvertinti personalo mokslines publikacijas. Ja siekiama sukurti tinkamas paskatas darbuotojams atlikti politiniu atžvilgiu svarbius ir aukštos kokybės tyrimus, reitinguojamus pagal ekonominius žurnalus ir balų sistemą.

Ekonomikos generalinis direktoratas (DG-E) rengia valdančiosios tarybos sprendimus dėl pinigų politikos ir visas susijusias ECB/Eurosistemos/ECBS politikos pozicijas. DG-E prižiūri ir analizuoja pinigų, finansų, mokesčių, struktūrinius ir kitus ekonominius pokyčius ir politikas, atlieka jų prognozes ir tyrimus bei rengia su šiais klausimais susijusias ataskaitas ir išorės informaciją. Be to, DG-E analizuoja konvergencijos būklę ne euro zonos ES valstybėse narėse ir jų pinigų politikos koordinavimą su ECB bei rengia su šiais klausimais susijusias ataskaitas.

EUROPOS CENTRINIO BANKO ATSAKYMAS

Europos centrinis bankas (ECB) palankiai vertina Europos Audito Rūmų parengtą ataskaitą dėl 2008 finansinių metų ir reiškia padėką už pastabas bei rekomendacijas, ką reikėtų patobulinti. Be to, ECB pažymi, kad Europos Audito Rūmai pripažino, jog visi tikrinti veiklos padaliniai: i) prisidėjo prie ECB planavimo proceso, nustatydami strateginius tikslus; ii) apibrėžė savo metinius tikslus ir nustatė pagrindinius veiklos rodiklius veiklos rezultatams įvertinti, atsižvelgdami į ECB bendruosius tikslus ir strateginius veiklos padalinių prioritetus; ir iii) parengė procedūras bei sukūrė tinkamas sistemas reguliariai veiklos priežiūrai atlikti.

ECB atsižvelgia į Europos Audito Rūmų pastabas ir rekomendacijas, ką reikėtų patobulinti. Toliau pateikti ECB komentarai dėl konkrečių ataskaitos dalių ir penkių rekomendacijų.

4 ir 33 dalys

Nors kiekvienas veiklos padalinys atsiskaito vienam iš Vykdomosios valdybos narių, reikia pažymėti, kad Vykdomoji valdyba kolegialiai atsako už visus ECB veiklos padalinius.

12 ir 17 dalys

Audito Rūmų ataskaitos 12 ir 17 dalyse pripažįstama, kad nei Protokole dėl Europos centrinių bankų sistemos ir ECB statuto, nei ECB sprendime dėl ECB darbo reglamento nėra aiškaus reikalavimo rengti metinį planą (ar kitus strateginio ar daugiamečio pobūdžio dokumentus).

Nepaisant to, ECB nuolat tobulino savo veiklos valdymo sistemą, grindžiamą: i) ECB įgaliojimu, nustatytu Sutartyje dėl Europos Sąjungos veikimo; ii) Valdančiosios tarybos ir Vykdomosios valdybos sprendimais; iii) Pirmininko metiniu raštu darbuotojams, kuriame nustatoma ir vidutinio laikotarpio perspektyva; ir iv) strateginėmis gairėmis, parengtomis veiklos padalinių lygmeniu. Strateginėse gairėse pateikti pagrindiniai veiklos rodikliai, susieti su atitinkamo padalinio (strateginiais ir veiklos) tikslais ir su jo vadovų nustatytais spręstinais iššūkiais. 2008 m. tikslai buvo nustatyti kaip „metiniai“ tikslai. 2009 m. buvo pristatyti „ilgalaikiai“ tikslai, kurie toliau tobulinami, bendradarbiaujant su atitinkamais veiklos padaliniais, siekiant užtikrinti, kad vidutinio laikotarpio kryptims būtų suteikta pirmenybė. Vykdomoji valdyba tvirtina veiklos padalinių strategines gaires ir pagrindinius veiklos rodiklius.

Be to, buvo parengtas vidurio laikotarpio planas. Jame daugiausia dėmesio skiriama sąnaudų didėjimo priežastims, kurias nustačius biudžetas būtų labiau nuspėjamas, o planuojant išteklius labiau atsižvelgiama į vidutinio laikotarpio perspektyvą.

Kaip pripažįstama Audito Rūmų ataskaitos 2 priede, įgyvendindami šią veiklos valdymo sistemą keletas veiklos padalinių jau parengė darbo programas pagal specifinius savo poreikius. Šie planai aiškiai susieti su kitais planais, pavyzdžiui, su ECBS ir Eurosistemos komitetų darbo programomis, sprendimus priimančių organų posėdžių darbotvarke ir kitų veiklos padalinių planais ir grafikais (pvz. ekonominėmis prognozėmis).

15 dalis

Vykdomajai valdybai kasmet rengiamame vidurio laikotarpio plane, kuriam medžiagą teikia įvairūs veiklos padaliniai, atsižvelgdami į vidutinio laikotarpio tikslus ir prioritetus, aptariamos ir sąnaudų didėjimo priežastys, ir išteklių planavimas vidutiniu laikotarpiu. Todėl ECB laikosi nuomonės, kad šie ištekliai yra susieti su kiekvieno veiklos padalinio nustatytais vidutinio laikotarpio strateginiais tikslais.

22 dalis

Svarbu pažymėti, kad pagrindinių veiklos padalinių veiklą dideliu mastu nustato ir reglamentuoja Sutartis dėl Europos Sąjungos veikimo ir ECBS bei ECB statutas. Be to, veiklos padaliniai koreguoja / naujai nustato savo veiklos prioritetus ECB sprendimus priimantiems organams, t. y., Vykdomajai valdybai ir Valdančiajai tarybai, prašant ir atsižvelgdami į išorės įvykius. Tai ypač pasakytina apie Europos Audito Rūmų ataskaitoje aptariamus 2008 metus, kuriais prasidėjo didžiausia po II pasaulinio karo ekonominė krizė euro zonoje ir visame pasaulyje. Susijusiuose pagalbiniuose padaliniuose, norint nustatyti vidaus suinteresuotųjų asmenų poreikius ir (arba) lūkesčius, buvo pradėta vidinė klientų apklausa apie paslaugos kokybę. Todėl ECB mano, kad nustatant veiklos padalinių prioritetinę veiklą, ją planuojant, vykdant ir prižiūrint vykdymą atsižvelgiama ir į suinteresuotųjų šalių poreikius bei lūkesčius.

28 dalis

Veiklos padalinių ir biudžeto centro vadovai kartu su Biudžeto, kontrolės ir organizavimo skyriumi DG-H direktorate aptaria atskirų veiklos padalinių užduočių vykdymo pažangą ir tai, kokių pakeitimų reikia išteklių atžvilgiu dėl atidėtos ar naujos veiklos. Taigi, nors biudžeto kontrolės ataskaitose daugiausia dėmesio skiriama biudžeto vykdymui, šiuose posėdžiuose aptariama ir vykdomų užduočių eiga bei veiklos pažanga.

31 ir 41 dalys

ECB metų ataskaitoje visuomenei pateikiama informacija apie ECB veiklą ir pasiekimus. Be to, ECB metų pabaigos biudžeto kontrolės ataskaitoje pateikiama informacija apie kiekvieno padalinio planuotą ir faktinį finansinių ir žmogiškųjų išteklių panaudojimą (pagal Eurosistemos funkcijų lentelę). Kadangi išteklių priskyrimas funkcijoms biudžeto planavimo metu grindžiamas nustatytais strateginiais tikslais (o pastarieji nustatomi pagal veiklos padalinio strateginius tikslus ir išteklius), ataskaitoje, be kita ko, nagrinėjamas ir šių tikslų pasiekimas. Be to, šie finansiniai duomenys papildomi kokybiniu vertinimu, pabrėžiant svarbiausius atitinkamų metų pasiekimus, kuriuos galima palyginti ir priešpastatyti pagrindinėms kryptims, kurios yra biudžeto dokumento dalis. Todėl ECB mano, kad pažanga siekiant tikslų jau aprašyta dokumentuose.

33 ir 52 dalys

Manoma, kad kiekvieną savaitę vykstantys apsikeitimo informacija posėdžiai ir nuolatinis Vykdomosios valdybos narių ir padalinių vadovų dialogas yra veiksmingesnė vadovavimo forma nei ilgos ketvirčio ar pusmetinės ataskaitos. Kiekvienas Vykdomosios valdybos narys (kartu su atitinkamo padalinio vadovu) atsako už savo kuruojamo veiklos padalinio veiklos priežiūrą (1) ir sprendžia, ar tam tikras klausimas turėtų būti pristatytas visai Vykdomajai valdybai. Reguliarūs dvišaliai padalinių vadovų ir juos kuruojančių Vykdomosios valdybos narių posėdžiai kontrolės klausimais yra periodinių patikrinimų proceso dalis. Šie posėdžiai rengiami atsižvelgiant į visus metinio ir tarpinio planavimo ir kontrolės proceso etapus (planavimą ir žmogiškųjų išteklių prioritetų nustatymą, biudžeto planavimą, pagrindinių veiklos rodiklių ataskaitas, klientų apklausas apie paslaugos kokybę, sprendimus priimančių organų darbotvarkės planavimo ir kontrolės procesą ir kt. Juose informuojama apie veiklos padalinio planus, tikslus, pažangą ir pasiekimus, taip pat aptariami bei suderinami visi pakeitimai, kuriuos reikia padaryti šiuose planuose. Temos, kurios bus aptariamos, pranešamos iš anksto ir parengiami atitinkami dokumentai.

Be to, kartą per metus Vykdomajai valdybai teikiama konsoliduota ataskaita apie pažangą, padarytą siekiant su pagrindiniais rodikliais susijusių tikslų. Be to, Vykdomoji valdyba reguliariai teikia priežiūros ataskaitas valdančiajai tarybai, pavyzdžiui, metų vidurio prognozę, o metų pabaigoje – biudžeto vykdymo priežiūros ataskaitą. Metų ataskaita taip pat skirta informavimui ir atsiskaitymui už ECB veiklą ir pasiekimus. Be to, Vykdomoji valdyba reguliariai gauna ataskaitas apie tai, kaip vykdoma pagrindinė veikla.

Galiausiai ECB norėtų atkreipti dėmesį į tai, kad Sekretoriato skyriaus darbotvarkės planavimo duomenų bazė, labai plačios apimties planavimo ir priežiūros priemonė, leidžia, jei reikia, Vykdomajai valdybai veiksmingai kontroliuoti klausimų sprendimo eigą ir rengti pažangos ataskaitas.

Todėl ECB yra tos nuomonės, kad konkretūs periodinių ataskaitų Vykdomajai valdybai teikimo reikalavimai ir praktika ECB yra nustatyti.

37 dalis

Pagrindinių veiklos rodiklių struktūra gali būti (ir yra) naudojama tiek veiklos padalinių priežiūrai, tiek jų veiklos rezultatų vertinimui. Jei pagrindiniai veiklos rodikliai parengti visam ECB, galima susitelkti ties visai organizacijai svarbiais klausimais. Taigi, pagrindiniai veiklos rodikliai naudojami ir kaip ataskaitų teikimo aukščiausiajai vadovybei priemonė, ir kaip veiklos padalinių užduočių vykdymo priežiūros priemonė.

48 ir 55 dalys

Kaip paaiškinta atsakant į penktąją rekomendaciją, ECB yra įsitikinęs, kad tokios vertinimo sistemos jau sukurtos ir taikomos pagal poreikį, dažniausiai tose veiklos srityse, kurios laikomos svarbiausiomis šiam tikslui pasiekti. Atsižvelgiant į iki šiol atliktų įvertinimų skaičių (pvz. nulinės bazės biudžeto sudarymas ir daug organizacijos tobulinimo projektų, vykdytų kartu su kitomis vykdymo priežiūros priemonėmis), ECB laikosi nuomonės, kad nėra jokios padidėjusios rizikos, jog taisomosios priemonės nebus taikomos tuomet, kai reikia.

51 dalis

Įvairių veiklos padalinių / skyrių valdymo struktūros, kartu su taikoma valdymo, planavimo ir priežiūros praktika, yra pakankamai geros, kad užtikrintų darbo našumą ir efektyvų išteklių panaudojimą pagal veiklą. Juo labiau, kad visame ECB veiklos prioritetai yra reguliariai peržiūrimi kiekvieną kartą skaičiuojant biudžetą, o Biudžeto komitetas, kurį sudaro Eurosistemos atstovai, taip pat įvertina ECB biudžetą. Be to, kaip nurodyta atsakyme į pirmąją ir antrąją rekomendacijas, įdiegus labiau formalizuotą metinių darbo programų tvarką turėtų pagerėti ir dokumentų dėl išteklių susiejimo su tikslais rengimas. Todėl ECB mano, kad nėra jokios padidėjusios rizikos, kad kai kurie veiklos padaliniai bus mažiau efektyvūs ir veiksmingi nei turėtų būti.

Pirmoji ir antroji rekomendacijos

Tęsdamas savo pirmųjų dešimties gyvavimo metų tradiciją nuolatos tobulėti, ECB numato labiau formalizuoti metinių darbo programų vykdymą. Ši iniciatyva bus pradėta įgyvendinti parengiant pradinį veiksmų planą 2010 m. pirmojoje pusėje, po to jis bus tobulinamas bandomajame etape pasirinktuose veiklos padaliniuose per visus 2010 m. ir 2011 m. pradžioje, siekiant jį įdiegti visame ECB iki 2011 m. vidurio. Šiose darbo programose veiklos padaliniai, be kita ko, galėtų: i) susieti savo iš anksto suderintas funkcijas (pagal Eurosistemos funkcijų lentelę) su strateginiais tikslais; ir ii) smulkiai aptarti, kokius konkrečius dokumentus reikia parengti pagal šias funkcijas, ir atitinkamai planuoti žmogiškuosius ir susijusius finansinius išteklius, kurių reikėtų šiems tikslams pasiekti.

Kuriant ir diegiant šias darbo programas 2010 m., ypač numatomais bandomaisiais etapais ir „strategijos seminaruose“, kurie bus rengiami specialiai šiuo tikslu, ECB sieks vystyti gerąją valdymo praktiką, kurią būtų galima taikyti visuose veiklos padaliniuose.

Taigi ECB priima abi rekomendacijas.

Trečioji ir ketvirtoji rekomendacijos

Kaip pažymėta komentaruose dėl 33 ir 52 dalių, veiklos padalinių vadovai reguliariai susitinka su už savo padalinio veiklą atsakingais Vykdomosios valdybos nariais dvišaliuose informacijos apsikeitimo ir vykdymo priežiūros tikslais rengiamuose posėdžiuose, kuriuose veiklos padalinių planai, tikslai, pažanga ir pasiekimai pristatomi Vykdomosios valdybos nariui, su kuriuo aptariami ir suderinami visi šių planų pakeitimai, kuriuos reikia atlikti.

Be to, tokių reguliarių posėdžių metu padalinių vadovai ir kiti biudžeto centrų vadovai susitinka su Biudžeto, kontrolės ir organizavimo skyriaus darbuotojais pasikeitusiam išteklių poreikiui, veiklos atidėjimui, naujai veiklai ir kitokiems galimiems veiklos prioritetų pasikeitimams per metus aptarti. Tai suteikia galimybę pasižiūrėti į tai, kas vyksta įvairiose veiklos srityse, tarsi iš šalies, leidžia kontroliuoti metinės veiklos pažangą ir yra pagrindas būtiniems pradinių planų pakeitimams atlikti. Šis bendras vaizdas vėliau formalizuojamas metų vidurio prognozės ataskaitoje.

Tuo pat metu Projektų iniciatyvinis komitetas ir projektų iniciatyvinės grupės bei ECBS / Eurosistemos komitetai reguliariai tikrina projektus ir investicijas, jei jie yra susiję su visa ECBS / Eurosistema. Be to, kartą per metus Vykdomajai valdybai teikiama konsoliduota ataskaita apie pažangą įgyvendinant su pagrindiniais rodikliais susijusius tikslus. Kaip jau buvo minėta, Vykdomoji valdyba reguliariai teikia priežiūros ataskaitas Valdančiajai tarybai, pavyzdžiui, metų vidurio prognozę ir metų pabaigoje – biudžeto vykdymo priežiūros ataskaitą. Metų ataskaita taip pat skirta informavimui ir atsiskaitymui už ECB veiklą ir pasiekimus. Vykdomoji valdyba taip pat reguliariai gauna ataskaitas apie svarbiausios veiklos vykdymo eigą.

Galiausiai, nors ir ne mažiau svarbu, ECB norėtų atkreipti dėmesį į tai, kad Sekretoriato skyriaus darbotvarkės planavimo duomenų bazė, labai plačios apimties planavimo ir priežiūros priemonė, leidžia, jei reikia, Vykdomajai valdybai veiksmingai kontroliuoti klausimų sprendimo eigą ir rengti pažangos ataskaitas.

Kita vertus, kadangi ECB numato labiau formalizuoti metinių darbo programų vykdymą (žr. atsakymą dėl pirmosios rekomendacijos), dėl to taip pat pagerės atsiskaitymas už pažangą vykdant padalinių veiklą ir strateginių tikslų įgyvendinimą, trečiąją ir ketvirtąją rekomendacijas ECB iš dalies priima.

Penktoji rekomendacija

Europos Audito Rūmų ataskaitoje (47 dalyje) pripažįstama, kad „poveikio ir pridėtinės vertės vertinimui ECB buvo naudojamos kelios iniciatyvos“. Tai, pavyzdžiui: nulinės bazės biudžeto sudarymas, organizacijos tobulinimo projektai, vidinės klientų apklausos apie paslaugos kokybę, apklausos, skirtos viešosios nuomonės stebėjimui ir įvertinimui ir lyginamoji analizė. Organizacijos tobulinimo projektai – tai planuojamos struktūrizuotos iniciatyvos, kuriomis siekiama įvertinti ir patarti, kaip tobulinti ir (arba) pakeisti procesą ar veiklos padalinio darbą.

ECB yra įsitikinęs, kad tokios vertinimo sistemos jau sukurtos ir taikomos pagal poreikį, dažniausiai tose veiklos srityse, kurios laikomos svarbiausiomis šiam tikslui pasiekti (2). Šia organizacijos tobulinimo priemone Vykdomoji valdyba naudosis ir ateityje.

Todėl ECB mano, kad ši rekomendacija jau įgyvendinta. Tokia vertinimo sistema jau sukurta ir, ECB nuomone, yra veiksminga.

Rekomendacijų įgyvendinimas

Penktoji rekomendacija jau įgyvendinta. Pirmoji ir antroji, ir, ta dalimi, kurią nurodėme šiame atsakyme, trečioji ir ketvirtoji rekomendacijos bus įgyvendintos 2010 ir 2011 m.

(1) Vyksta reguliarūs veiklos padalinio vadovų ir atitinkamų už padalinio veiklą atsakingų Vykdomosios valdybos narių dvišaliai posėdžiai.

(2) Organizacijos tobulinimo projektai įgyvendinti šiose veiklos srityse: Komunikacijos direktorate, Administracijos generaliniame direktorate (su valdymu susiję organizacijos tobulinimo projektai), Informacinių sistemų generaliniame direktorate (Strateginė informacijos paslaugų peržiūra), Finansinio stabilumo generaliniame direktorate (įkūrus Europos sisteminės rizikos tarybą) ir Rinkos operacijų generaliniame direktorate.