ATASKAITA

dėl Naujoviškų vaistų iniciatyvos bendrosios įmonės 2011 finansinių metų metinių finansinių ataskaitų su Bendrosios įmonės atsakymais

2013/C 6/04

ĮVADAS

PATIKINIMO PAREIŠKIMĄ PATVIRTINANTI INFORMACIJA

Audito Rūmų taikomas audito metodas apima analitines audito procedūras, operacijų testavimą Bendrosios įmonės lygmeniu ir priežiūros ir kontrolės sistemų pagrindinių kontrolės priemonių įvertinimą. Be to, prireikus, naudojami iš kitų auditorių darbų gauti įrodymai ir atliekama vadovybės pareiškimų analizė.

PATIKINIMO PAREIŠKIMAS

Vadovybės atsakomybė

Auditoriaus atsakomybė

Nuomonė dėl finansinių ataskaitų patikimumo

Sąlyginės nuomonės dėl finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo pagrindas

2010 m. gruodžio 14 d. Valdybos sprendimu priimta Bendrosios įmonės ex post audito strategija yra pagrindinė operacijų teisėtumo ir tvarkingumo kontrolės priemonė (14) . 2012 m. rugsėjo mėn. užbaigti ex post auditai apėmė 2,2 milijono eurų (18,8 % priimto pirmojo kvietimo BĮ NVI įnašo, kurį Bendroji įmonė NVI patvirtino 2011 m. birželio mėn.). Šių ex post auditų metu nustatytas klaidų lygis sudarė 6,84 % (15) .

Sąlyginė nuomonė dėl finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų teisėtumo ir tvarkingumo

PASTABOS DĖL BIUDŽETO IR FINANSŲ VALDYMO

Biudžeto vykdymas

Dėl to, kad prireikė laiko į metinį įgyvendinimo planą įtrauktiniems moksliniams prioritetams nustatyti ir dėl jų susitarti, 2011 m. metinį biudžetą ir įgyvendinimo planą Valdyba patvirtino 2011 m. balandžio 4 d. (16) . Dėl to buvo pavėluota paskelbti kvietimus teikti pasiūlymus. Per visus nagrinėjamus metus Bendroji įmonė paskelbė ketvirtą kvietimą teikti pasiūlymus, pasirašė penkis su trečiuoju kvietimu teikti pasiūlymus susijusius susitarimus dėl dotacijų ir aštuonis su antruoju kvietimu teikti pasiūlymus susijusius susitarimus dėl dotacijų.

Kvietimai teikti pasiūlymus

Neatitikimai tarp Valdybos sprendimų ir biudžeto ir finansų valdymo ataskaitos

Biudžeto ir finansų valdymo ataskaitoje, bendra skyriaus 30-C2 „Mokslinių tyrimų darbotvarkė“ suma (117 milijonų eurų) yra mažesnė už biudžeto eilutę B03000-C2 (141 milijonas eurų), kuri yra pirmiau minėto skyriaus dalis. Be to, Valdybos 2011 m. sausio 28 d. sprendimas leidžia perkelti tik 115 milijonų eurų įsipareigojimų asignavimų, tuo tarpu biudžeto ir finansų valdymo ataskaitoje atskleistas 117 milijonų eurų perkėlimas.

PASTABOS DĖL BENDROSIOS ĮMONĖS PRIEŽIŪROS IR KONTROLĖS SISTEMŲ PAGRINDINIŲ KONTROLĖS PRIEMONIŲ

2011 m. buvo užfiksuota nemaža su vidaus kontrolės sistemomis susijusi pažanga. Tačiau ir toliau reikia tęsti darbą siekiant nustatyti ir pagrįsti dokumentais biudžeto ir apskaitos procedūras bei susijusias kontrolės priemones. Be to, 2011 m. nebuvo atlikta jokio formalaus vidaus kontrolės sistemos įvertinimo.

Nepiniginių įnašų vertinimo metodika

2011 m. lapkričio 11 d. Valdyba patvirtino nepiniginių įnašų vertinimo metodiką (18) . Nepiniginiai įnašai tvirtinami atliekant ex ante sertifikavimą ir ex post auditus. 2011 m. nebuvo atlikta nei ex ante sertifikavimo, nei ex post audito.

KITA

Vidaus audito funkcija ir Komisijos vidaus audito tarnyba

Bendroji įmonė tapo savarankiška 2009 m. lapkričio mėn., tačiau iki 2012 m. kovo mėn. vidaus patikinimo audito nebuvo atlikusi nei Komisijos vidaus audito tarnyba, nei vidaus audito pareigūnas. Vidaus audito pareigūnas tiesiogiai dalyvavo vykdant pagrindinę veiklą (įgyvendinant ex post strategiją ir pagrindinių veiklos rezultatų rodiklių (PVRR) sistemą bei peržiūrint nepiniginių įnašų ex ante sertifikatą) ir vykdant kitus konsultavimo įsipareigojimus.

Europos Audito Rūmų audito teisės

Susitarimo dėl dotacijos nuostatose nepripažįstama Audito Rūmų teisė atlikti EFPIA bendrovių nepiniginių įnašų auditą, nepaisant to, kad jie yra įtraukti į NVI finansinės atskaitomybės dokumentus. Apskaičiuota, kad per visą NVI gyvavimo laikotarpį šie įnašai sudarys maždaug vieną milijardą eurų.

Atsižvelgimas į ankstesnes pastabas

Metinė veiklos ataskaita

Pagal Bendrosios įmonės įstatų 6 straipsnio 4 dalį ir Bendrosios įmonės NVI finansinių taisyklių 41 straipsnį vykdomasis direktorius privalo parengti metinę veiklos ataskaitą ir patikinimo pareiškimą, kuriame teigiama, kad šioje ataskaitoje pateikta informacija teisingai atspindi tikrąją padėtį, nebent išlygose nurodoma kitaip. Patikimo pareiškimas buvo paskelbtas 2012 m. vasario mėn. be išlygų, nepaisant to, kad trūko informacijos apie ex post audito strategijos, kuri yra pagrindinė veiklos išlaidų kontrolės priemonė, veiksmingumą.

(1) 2007 m. gruodžio 20 d. Tarybos reglamentas (EB) Nr. 73/2008 dėl Bendrosios įmonės įsteigimo, siekiant įgyvendinti jungtinę technologijų iniciatyvą „Naujoviški vaistai“ (OL L 30, 2008 2 4, p. 38).

(2) Priede apibendrinta Bendrosios įmonės kompetencija, veikla ir turimi ištekliai. Šis priedas pateiktas susipažinti.

(3) Septintoji bendroji programa, kuri buvo priimta Europos Parlamento ir Tarybos sprendimu Nr. 1982/2006/EB (OL L 412, 2006 12 30, p. 1), į vieną kategoriją sujungia visas su moksliniais tyrimais susijusias ES iniciatyvas ir vaidina lemiamą vaidmenį siekiant augimo, konkurencingumo ir užimtumo tikslų. Ji taip pat yra svarbiausias Europos mokslinių tyrimų erdvės ramstis.

(4) Pagal Reglamento (EB) Nr. 73/2008 dėl Bendrosios įmonės įsteigimo priedo 11 straipsnio 4 dalį, nepiniginiai įnašai yra „nepiniginiai moksliniais tyrimais pagrįstą veiklą vykdančių farmacijos įmonių, kurios yra EFPIA narės, įnašai tokiais ištekliais, kaip personalas, įranga, vartojimo reikmenys ir pan.“ Mokslinių tyrimų bendrovių įnašas yra ne mažesnis už Sąjungos įnašą.

(5) Pagal Reglamento (EB) Nr. 73/2008 dėl Bendrosios įmonės įsteigimo priedo 11 straipsnio 5 dalį, „dalyvaujančios moksliniais tyrimais pagrįstą veiklą vykdančios farmacijos įmonės, kurios yra EFPIA narės, negali gauti finansinės paramos iš Bendrosios įmonės NVI jokiai veiklai“.

(6) Metines finansines ataskaitas Audito Rūmai gavo 2012 m. liepos 1 d., o šių ataskaitų klaidų ištaisymą – 2012 m. spalio 12 d. Su šiomis ataskaitomis pateikiama finansinių metų biudžeto ir finansų valdymo ataskaita, kurioje, be kita ko, skelbiamas asignavimų įvykdymo lygis ir suvestinė informacija apie asignavimų perskirstymus įvairiuose biudžeto straipsniuose.

(7) Finansinę atskaitomybę sudaro balansas, ekonominių rezultatų ataskaita, pinigų srautų lentelė, grynojo turto pokyčių ataskaita ir finansinės atskaitomybės priedas, kuriame pateikiamas pagrindinių apskaitos metodų aprašymas ir kita aiškinamoji informacija.

(8) Biudžeto vykdymo ataskaitas sudaro biudžeto rezultatų ataskaita ir jos priedas.

(9) OL L 248, 2002 9 16, p. 1.

(10) Komisijos reglamento (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002 33 straipsnis (OL L 357, 2002 12 31, p. 72).

(11) Reglamento (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002 38 straipsnis.

(12) ES įstaigų finansinių ataskaitų pateikimo ir apskaitos taisyklės yra nustatytos Reglamento (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002 VII antraštinės dalies 1 skyriuje, su paskutiniais pakeitimais, padarytais Reglamentu (EB, Euratomas) Nr. 652/2008 (OL L 181, 2008 7 10, p. 23), ir įtrauktos į Bendrosios įmonės finansines taisykles.

(13) Tarptautinė buhalterių federacija (IFAC) ir Tarptautiniai aukščiausiųjų audito institucijų standartai (ISSAI).

(14) Reglamento (EB) Nr. 73/2008 dėl Bendrosios įmonės įsteigimo 12 straipsnio 4 dalyje nustatyta, kad „Bendroji įmonė NVI atlieka bendrosios įmonės NVI finansuojamos mokslinių tyrimų veiklos gavėjų patikrinimus vietoje ir finansinius auditus“. Ex post auditų metu gali būti nustatytos naudos gavėjų deklaruotos netinkamos finansuoti išlaidos, kurioms tuomet yra taikomos susigrąžinimo procedūros.

(15) Klaidų lygis apskaičiuojamas pagal perdeklaruotų išlaidų, nustatytų įvairiose išlaidų deklaracijose svertinį vidurkį pagal jų sumą.

(16) Remiantis NVI finansinių taisyklių 14 straipsniu, kol nebuvo patvirtintas biudžetas, mokėjimams atlikti buvo taikoma 1/12 biudžeto taisyklė.

(17) Pagrindinės apskaitos pareigūno pateiktos pastabos buvo šios: a) metų pabaigoje sukauptoms sumoms apskaičiuoti nenaudojama tiksli ir patvirtinta metodika; b) būtina pagerinti iždo valdymo ir archyvavimo praktiką; c) būtina oficialiai patvirtinti atnaujinto finansinių procedūrų vadovo projektą; d) būtina užtikrinti, kad mokėjimo bylose būtų išsami patvirtinamoji informacija; e) būtina įdiegti IT priemonę, leidžiančią geriau registruoti ir valdyti sutartis ir susitarimus.

(18) Nepiniginiai įnašai – tai juridinių asmenų, dalyvaujančių veikloje, kurios sąnaudų Bendroji įmonė nepadengia, patirtos tinkamos finansuoti išlaidos.

(19) Reglamentas (EB, Euratomas) Nr. 2343/2002.

ATSAKYMAI NAUJOVIŠKŲ VAISTŲ INICIATYVOS BENDROJI ĮMONĖ

15 dalis

Bendroji įmonė NVI pritaria teigiamai Audito Rūmų išvadai dėl visų bendrosios įmonės metinėse finansinėse ataskaitose atspindimų operacijų, išskyrus bendrosios įmonės NVI nustatytas reikšmingas klaidas, susijusias su tarpiniais mokėjimais pagal išlaidų deklaracijas po pirmojo kvietimo teikti pasiūlymus, teisėtumo ir tvarkingumo. 2011 m. tarpiniai mokėjimai sudarė 20 % (15,2 mln. eurų) bendrosios įmonės NVI visos 2011 m. mokėjimų sumos (74,3 mln. eurų) ir 22 % bendrosios įmonės NVI mokėjimų naudos gavėjams sumos (69,0 mln. eurų).

Be to, neginčijant pagal bendrosios įmonės NVI pirminių auditų duomenis Audito Rūmų apskaičiuoto klaidų lygio, reikia pažymėti, kad šių užbaigtų ex post auditų duomenimis nustatytasis ir likutinis klaidų lygiai skaičiuojant pagal bendrosios įmonės NVI ex post audito strategijoje nustatytą metodiką 2012 m. rugsėjo mėn. buvo atitinkamai 4,58 % ir 3,72 %. Šis rezultatas pagrįstas palyginti nedaugelio atliktų auditų duomenimis daugiau dėmesio skiriant naujiems arba auditorių dar netikrintiems pirmųjų NVI projektų naudos gavėjams, su kuriais susijęs klaidų lygis, tikėtina, yra didesnis.

2011 m. – tai pirmieji ištisi metai, kuriais buvo vykdoma ex ante ir ex post kontrolė; auditai buvo pradėti iškart, kai tik patvirtintos ir apmokėtos pirmosios išlaidų deklaracijos pagal projektus, kurie buvo pradėti po pirmojo kvietimo teikti pasiūlymus. Klaidos, apie kurias pranešė Audito Rūmai ir kuriomis remiantis priimta sąlyginė nuomonė, buvo nustatytos bendrosios įmonės NVI vidaus kontrolės sistemoje; tai įrodo šio proceso veiksmingumą. Be to, dėl bendrosios įmonės NVI strategijos ir veiklos daugiamečio pobūdžio turi praeiti daugiau laiko iki bus galima išsamiai įvertinti tokios kontrolės poveikį.

Vis dėlto bendroji įmonė NVI pripažįsta su dotacijų valdymu siejamą riziką ir imasi reikiamų priemonių ex ante bei ex post lygmenimis siekdama atsižvelgti į klaidas, kurios buvo nustatytos užbaigus ex post auditus, ir jas ištaisyti. Taip pat imamasi naujų iniciatyvų užtikrinti, kad dabartinių ir naujų bendrosios įmonės NVI projektų dalyvių veikloje tokios klaidos nesikartotų, be kita ko, toliau stiprinama ex ante kontrolė siekiant geriau nustatyti ir ištaisyti klaidas iki išlaidų deklaracijų patvirtinimo, organizuojami praktiniai seminarai finansinėmis temomis ir rengiamos gairės siekiant informuoti dalyvius padėti jiems geriau suprasti svarbiausius dalykus, pavyzdžiui, dėl išlaidų tinkamumo finansuoti ir dėl būtinybės saugoti reikiamus pateiktų deklaracijų patvirtinamuosius dokumentus. Tai daryti yra dar svarbiau todėl, kad didelė dalyvių dalis yra mažosios ir vidutinės įmonės bei kiti su ES mokslinių tyrimų programomis nesusipažinę subjektai.

19 dalis

Biudžetas buvo sudarytas pagal finansines teisės aktų pasiūlymų pažymas ir įvykdytas laikantis patikimo finansų valdymo principų. Be to, nebuvo prarasta nė kiek veiklos išlaidoms numatytų skirti biudžeto lėšų, o nepanaudotos Europos Komisijos lėšos buvo perduotos mokslinių tyrimų veiklai vykdyti. Taip pat svarbu tai, kad 50 % biudžeto lėšų veiklos išlaidoms skiriama per EFPIA.

21 dalis

2012 m. imtasi veiksmingų priemonių, kuriomis siekiama, kad ES lėšų ir EFPIA narių atitinkamų įnašų natūra būtų panaudota daugiau ir greičiau; šiuo tikslu paskelbti keli kvietimai teikti pasiūlymus. Per 2012 m. jau paskelbti trys kvietimai teikti pasiūlymus ir numatoma paskelbti dar vieną iki 2012 m. pabaigos, tad įgyvendinant NVI programą daroma nemaža pažanga.

22 dalis

Skyriuje 30-C2 „Mokslinių tyrimų darbotvarkė“ nurodyta bendra suma (117 mln. eurų) yra teisinga, o neatitikimas atsirado dėl ABAC sistemos techninės problemos, kuri šiuo metu šalinama. Leidžiamas asignavimų perkėlimas yra deramai išaiškintas Valdybos sprendimo preambulėje, kurioje pažymima, kad bendrosios įmonės NVI įsipareigojimų asignavimų ir mokėjimų asignavimų dalis liko nepanaudota 2010 m. finansinių metų pabaigoje ir kad manoma, jog šie panaikinti asignavimai turi būti panaudoti 2011 m. Vis dėlto bendroji įmonė NVI būsimus asignavimų perkėlimus sprendime išdėstys aiškiau.

23 dalis

Formalaus vidaus kontrolės sistemos vertinimo darbą vidaus kontrolės koordinatorius atliko per paskutinįjį 2011 m. ketvirtį; šis darbas užbaigtas 2012 m. vasario 13 d., ataskaitos vykdomajam direktoriui patvirtinimo dieną. Tai atitinka požiūrį, kurio numatyta laikytis pagal 15-ąjį vidaus kontrolės standartą ir rengiant metinę 2011 m. veiklos ataskaitą. Pagal 2011 m. veiksmų planą, kuris buvo parengtas ir patvirtintas 2011 m. vasario mėn. ir vėliau atnaujintas gegužės ir spalio mėn., per 2011 m. taip pat buvo reguliariai ir oficialiai tikrinama, kaip įgyvendinamos vidaus kontrolės sistemos.

24 dalis

Šiuo metu rengiamame veiksmų plane atsižvelgiama į apskaitos pareigūno 2012 m. rugsėjo 27 d. rekomendacijas.

25 dalis

Bendrosios įmonės NVI projektuose dalyvaujantys EFPIA nariai pirmąsias savo įnašų natūra deklaracijas pateikė 2012 m. vasario mėn., prieš tai valdybai 2011 m. lapkričio 11 d. patvirtinus šių įnašų vertinimo metodiką. Neskaitant šių deklaracijų ir atitinkamų patvirtintų metodikų ex ante patikrų, pirmas įnašų natūra ex post auditas bus atliktas 2012 m.

26–28 dalys

2012–2014 m. suderintą IAS ir IAC strateginį audito planą valdyba patvirtino 2011 m. lapkričio 3 d. Jis pagrįstas visapusišku rizikos vertinimu, IAS atliktu kartu su bendrosios įmonės NVI vidaus audito skyriumi, kuris užbaigtas 2011 m. rugsėjo mėn. Bendrosios įmonės NVI vidaus audito skyrius per 2011 m. taip pat įvykdė kelis susitarimus, pagal kuriuos, siekiant tobulinti ir stiprinti bendrosios įmonės NVI valdymo, vidaus kontrolės ir rizikos valdymo sistemas bei procesus, buvo konsultuojamasi vidaus audito klausimais.

Europos Komisijos Vidaus audito tarnyba pirmąjį vidaus auditą atliko 2012 m. antrąjį ketvirtį, o galutinė ataskaita parengta ir vykdomajam direktoriui pateikta liepos mėnesį. Atliekant šį visapusišką vidaus auditą daugiausia dėmesio buvo skiriama deryboms, dotacijų susitarimų rengimui ir bendrosios įmonės NVI išankstinio finansavimo procesų sudedamosioms dalims.

Bendrosios įmonės NVI finansinėse taisyklėse nustatytas vidaus audito vaidmuo taip pat bus atitinkamai pakeistas, kad atitiktų pavyzdinio finansinio reglamento viešojo ir privačiojo sektoriaus partnerystėms, kurį Europos Komisija numato priimti 2013 m., reikalavimus.

29 dalis

Valdybos 2011 m. lapkričio 11 d. patvirtinto iš dalies pakeisto pavyzdinio dotacijos susitarimo nuostatos dėl EFPIA bendrovių įnašų natūra audito atitinka Tarybos reglamento Nr. 73/2008, kuriuo įsteigta bendroji įmonė NVI, 12 straipsnio 4 ir 5 dalyse nustatytus kriterijus.

Vis dėlto šiuo metu, bent iš principo, Europos Komisijos prašoma patarimo dėl Audito Rūmų teisių atlikti EFPIA bendrovių, kurių bendroji įmonė NVI nefinansuoja, įnašų natūra auditą.

31 dalis

Rengiant bendrosios įmonės NVI veiklos tęstinumo ir veiklos atkūrimo po ekstremaliųjų įvykių planus 2011 m. buvo padaryta nemaža pažanga. Abu planai vėliau užbaigti ir pradėti taikyti dar iki pirmojo 2012 m. ketvirčio.

32 dalis

Ex post auditai buvo pradėti 2011 m. lapkričio mėn.; juos vykdant iki 2012 m. vasario mėn. negauta jokių duomenų, kuriais remiantis būtų galima pagrįstai pareikšti išlygą.