AUDITO RŪMŲ PASTABOS

BENDRIJOS INSTITUCIJŲ IR ĮSTAIGŲ ADMINISTRACINĖS IŠLAIDOS

Įvadas

9.1. Finansinės perspektyvos 5 išlaidų kategoriją „Administracinės išlaidos“ sudaro institucijų ir kitų įstaigų administraciniai asignavimai. Šiuos asignavimus kiekviena institucija ar įstaiga valdo tiesiogiai ir panaudoja juos asmenų, dirbančių Bendrijos institucijose, atlyginimams, išmokoms ir pensijoms mokėti, taip pat nuomos mokesčiams, pirkimams ir įvairioms administracinėms išlaidoms. 2004 m. išlaidos sudarė 5 856 milijonus eurų, kaip toliau nurodyta 9.1 lentelėje . Šį skyrių sudaro specialusis vertinimas patikinimo pareiškimo kontekste ir konkrečios pastabos dėl institucijų, specializuotųjų įstaigų ir Europos mokyklų.

9.1 lentelė. – Mokėjimai pagal institucijas (milijonais eurų) 2003 2004 Europos Parlamentas 986 1 166 Taryba 410 507 Komisija 3 546 3 721 Teisingumo Teismas 148 216 Audito Rūmai 84 84 Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas 91 92 Regionų komitetas 46 63 Europos ombudsmenas 4 5 Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas — 1 Iš viso 5 305 5 856

Specialusis vertinimas patikinimo pareiškimo kontekste

Įvadas

9.2. 2004 m. patikinimo pareiškimo (DAS) audito dėl administracinių išlaidų tikslas buvo sudaryti Audito Rūmams galimybę įvertinti 2004 m. gruodžio 31 d. pasibaigusių metų konsoliduotųjų finansinių ataskaitų patikimumą (nagrinėjamą 1 skyriuje) ir jose atspindimų operacijų teisėtumą ir tvarkingumą. Tolesni veiksmai, kurių imtasi atsižvelgiant į ankstesnėse metinėse ataskaitose pateiktas pastabas, yra nurodyti 9.2 lentelėje . 9.2. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija skelbia metinę ataskaitą, kurioje pateikiami Audito Rūmų rekomendacijas, jos nuomone, atitinkantys veiksmai. Ataskaita, kurioje nagrinėjama 2003 m. Audito Rūmų metinė ataskaita, bus paskelbta 2005 m. rudenį.

9.3. Ankstesni Audito Rūmų atlikti auditai parodė, kad nustatytos klaidos iš esmės buvo formalaus pobūdžio ir nebuvo sąlygotos rimtų kontrolės sistemų trūkumų. Tačiau 2004 m. priėmus naujus tarnybos nuostatus ir patvirtinus naują darbuotojų atlyginimų skaičiavimo sistemą, o taip pat įgyvendinus naujas su naujuoju Finansiniu reglamentu susijusias sistemas, atsirado konkreti rizika (žr. 9.5 ir 9.6 dalis). 9.3. KOMISIJOS ATSAKYMAI Laipsniškas naujos atlyginimų sistemos diegimas 2003 metais ir 2004 m. pradžioje, kaip ir bet kuri nauja kompiuterinė programa, sukėlė naują pavojų (žr. atsakymą 9.5 dalyje). Komisijos tarnybos įveikė sunkumus, pritaikiusios rankinį laikinų mėnesinio atlyginimo skaičiavimo rezultatų valdymą bei informatikams iškart ištaisius nustatytas klaidas, prieš galutinį mėnesinį apskaičiavimą ir prieš patvirtinant atlyginimus. Ex post kontrolės metu nustatytų klaidų skaičius minimalus.

9.2 lentelė. – Atsižvelgimas į ankstesnėse metinėse ataskaitose pateiktas pastabas Pastabos Vykdyti veiksmai Ar reikia imtis tolesnių veiksmų? Parlamento atsakymai Nuolatiniai pavedimai 2003 m. metinės ataskaitos 9.14 dalis: Parlamento vidaus taisyklės dėl Parlamentui skirtos biudžeto dalies įgyvendinimo sudaro galimybes atsiskaityti naudojantis nuolatiniu pavedimu. Atlikus mokėjimą, leidimus išduodantis pareigūnas rašo „patvirtinimą dėl sumos iš biudžeto skyrimo“ (vidaus taisyklių 11 straipsnio 4 dalis). Laikantis Finansinio reglamento, išlaidos turi būti patvirtintos ir leidimas išduotas prieš atliekant mokėjimą. Nebuvo imtasi kokių nors veiksmų: 2004 m. vidaus taisyklės, sudarančios galimybę atsiskaityti naudojantis nuolatiniu pavedimu, vis dar galiojo. Taip, visi mokėjimai turėtų būti atlikti laikantis Finansinio reglamento nuostatų. 2005 m. balandžio 27 d. įdiegus tam tikrus pakeitimus, Parlamento biudžeto įgyvendinimą reguliuojančių vidaus taisyklių 10 straipsnyje dabar nustatyta, kad „atsiskaityti naudojantis nuolatiniu pavedimu galima tik tada, kai pagal sutartį su kreditoriumi šis būdas yra nustatytas kaip vienintelis galimas atsiskaitymo būdas“. Papildomų pensijų schema Europos Parlamento nariams 2002 m. metinės ataskaitos 9.17 ir 9.20 dalys: Jei ketinama ir toliau taikyti papildomų pensijų schemą Europos Parlamento nariams, reikia kiek įmanoma greičiau sukurti pakankamą teisinį pagrindą. Ir toliau taikoma papildomų pensijų schema, tačiau nėra sukurtas pakankamas teisinis pagrindas. Taip, turėtų būti sukurtas teisinis pagrindas. 2009 m. įsigaliosiančiame Parlamento narių statute nustatyta bendra pensijų schema Europos Parlamento nariams, todėl papildomų pensijų schema nuo tos datos nebus taikoma. Schemoje reikėtų nustatyti aiškias taisykles, kurios apibrėžtų Europos Parlamento ir schemos dalyvių prievoles ir atsakomybę deficito atveju. Tokios taisyklės nebuvo patvirtintos. Taip, atitinkamos taisyklės turėtų būti patvirtintos. 2005 m. pavasarį buvo atliktas su pirmiau minėta schema susijęs tyrimas. Tai turėtų padėti Parlamentui nustatyti pensijų fondo stabilumui užtikrinti reikiamas priemones. Remiantis tyrimo rezultatais taip pat būtų galima peržiūrėti atitinkamai Parlamento ir pagal Liuksemburgo įstatymus įsteigtos pelno nesiekiančios asociacijos įgaliojimus ir atsakomybę tvarkyti pensijų fondą tol, kol įsigalios statutas.

Priežiūros ir kontrolės sistemos

9.4. 2004 m. visos institucijos ir toliau tobulino savo priežiūros ir kontrolės sistemas, kad atitiktų naujajame Finansiniame reglamente išdėstytus reikalavimus. Tačiau nė viena institucija nebuvo visiškai įgyvendinusi vidaus kontrolės standartų (ICS) (1). 9.4. TARYBOS ATSAKYMAI Tarybos vidaus kontrolės standartai (VKS) buvo patvirtinti 2005 m. liepos 20 d. 9.4. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija patvirtino savo vidaus kontrolės standartus 2000 metais ir kiekvienais metais stebi pagrindinių susijusių reikalavimų vykdymą; reikalavimų vykdymas nuolat stebimas atsižvelgiant į atitikimą ir veiksmingumą. Kaip Audito Rūmai mini 1.87 dalyje, atitikta 93 % pagrindinių reikalavimų, o tai būtų galima laikyti, turint omeny nuolat kintančią aplinką, beveik visišku reikalavimų įvykdymu. 9.4. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Teisingumo Teismo administracija pripažįsta, kad 2004 m. tam tikri vidaus kontrolės standartai negalėjo būti visiškai taikomi. Padidinus kvalifikuotų darbuotojų skaičių padėtis būtų greitai pagerinta. 9.4. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Svarbiausias priemones, kurios būtinos laikantis vidaus kontrolės standartų, reikia įgyvendinti per dvejus metus (2004 ir 2005). Tai apima ir personalo valdymą (raštiškas visų pareigybių aprašymas; įdarbinimo procedūros aprašymo patikslinimas), darbo rezultatų rodiklių naudojimas (dėl to buvo paprašyta tarpinstitucinių konsultacijų), taip pat sistemingą ketvirtinio išlaidų plano naudojimą. Visos minėtos priemonės numatytos konsoliduotame veiksmų plane, kurį Generalinis sekretorius patvirtino 2004 m. lapkričio 8 d.

9.5. 2004 m. NAP (Nouvelle Application Paie), naują darbuotojų atlyginimams apskaičiuoti skirtą kompiuterinę programą, kurią sukūrė ir valdo Komisijos individualių išmokų administravimo ir mokėjimo biuras (PMO), naudojo visos institucijos. 2004 m. paaiškėjo, kad NAP programa turi įvairių techninių trūkumų, dėl kurių iškilo nauja rizika. Todėl daugeliu atvejų buvo klaidingai apskaičiuojamos įvairios darbuotojų atlyginimų sudedamosios dalys. Prieš atliekant mokėjimą akivaizdžiausios klaidos buvo ištaisytos ranka. Kiek tai susiję su viena šių sudedamųjų dalių, 2005 m. kovo mėn. NAP programos buvo patobulintos, 2004 m. sumokėtos sumos – perskaičiuotos, o prireikus ir patikslintos. Dėl šio klaidų taisymo visoms institucijoms susidarė bendra apie 1,9 milijono eurų susigrąžintina suma. Tai, kad į NAP programą buvo ranka įvesti duomenys iš kompiuterinių sistemų, registruojančių situacijas, kurioms esant darbuotojai turi teisę gauti tam tikras sumas, sudarė dar vieną konkrečią klaidų įvėlimo riziką. Tačiau kontrolė nebuvo atitinkamai sustiprinta. 9.5. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Nors beveik tuo pačiu metu priimtas Finansinis reglamentas, patvirtinti nauji Pareigūnų tarnybos nuostatai ir įdiegta nauja darbuotojų atlyginimams apskaičiuoti skirta kompiuterinė programa NAP (pranc. „Nouvelle Application Paie“) sukėlė nemažai problemų, labai svarbu suprasti tikrąją šių veiksmų esmę. Ypač daug sunkumų kilo aiškinant Pareigūnų tarnybos nuostatus. Tik išsprendus šias problemas, buvo galima galiausiai pritaikyti NAP sistemą. Prireikė daugiau laiko pritaikyti programą dėl minėtų grąžintinų sumų. Su NAP diegimo pradžia susijusios techninės problemos buvo greitai įvardytos ir išspręstos, nors suinteresuotoms tarnyboms jos pasirodė varginančios ir atimančios daug laiko. Net jei ranka įvedant su darbuotojų atlyginimu susijusius duomenis išlieka rizika padaryti klaidų, šis metodas nėra naujas ir jam nereikia taikyti ypatingų kontrolės priemonių, išskyrus jau galiojančias; visgi įdiegus NAP programą Parlamentas ruošiasi sustiprinti paskesniąją (ex post) su darbuotojų atlyginimų skaičiavimu susijusią kontrolę. 9.5. TARYBOS ATSAKYMAI Tarybos generalinis sekretoriatas (TGS) savo ruožtu norėtų pabrėžti, kad senąją atlyginimams apskaičiuoti skirtą kompiuterinę programą pakeitus NAP jis iš tiesų sustiprino kontrolę. TGS apgailestauja, kad išvada dėl kontrolės gali atitraukti skaitytojo dėmesį nuo fakto, kad techninių trūkumų turinti kompiuterinė programa buvo įdiegta tuo metu, kai buvo iš esmės pakeisti Tarnybos nuostatai. 9.5. KOMISIJOS ATSAKYMAI Laipsniškas naujos atlyginimų programos diegimas 2003 metais ir 2004 m. pradžioje sukėlė naują pavojų; toks pavojus būdingas bet kurios naujos kompiuterinės programos įvedimui. Komisijos tarnybos įveikė sunkumus, pritaikiusios rankinį laikinų mėnesinio atlyginimo skaičiavimo rezultatų valdymą bei informatikams iškart ištaisius nustatytas klaidas, prieš galutinį mėnesinį apskaičiavimą ir prieš patvirtinant atlyginimus. Ex post kontrolės metu nustatytų klaidų skaičius minimalus. Daliniai pareiginių nuostatų pakeitimai Tarybos buvo patvirtinti tik 2004 m. kovo 22 d., dėl to liko labai mažai laiko išsamiam valdymo taisyklių nustatymui ir naujos atlyginimų sistemos pritaikymui. Tačiau Komisija visgi sugebėjo daugumą reformos nustatytų pakeitimų įtraukti į 2004 m. gegužės mėn. atlyginimus. Tam tikrų aspektų nebuvo įmanoma pritaikyti visa apimtimi nuo pat reformos įsigaliojimo datos, nes bendrosios vykdymo nuostatos ar valdymo taisyklės dar nebuvo iki galo apibrėžtos. Tokiomis sąlygomis, siekiant sumažinti poveikį lėšų gavėjams, buvo įgyvendinti laikini moduliai. Pavyzdžiui, 2005 m. kovo mėn. atliktus dalinius naujos atlyginimų programos pakeitimus, lėmusius būtinus 1,9 mln. eurų vertės pataisymus, sąlygojo darbai, kurių vykdymo sąlygos buvo nustatytos 2004 m. lapkričio mėn., todėl jų nebuvo įmanoma įvykdyti anksčiau. Kad būtų galima įdiegti naują atlyginimų programą, reikėjo atlyginimų sistemos duomenų kokybės kontrolę perkelti į teisių valdymo sistemas, kurios nuo šiol savaime perduoda duomenis per sąsają naujai atlyginimų programai. 2003 metais vykdoma kontrolė buvo įvertinta ir pertvarkyta siekiant valdymo sistemų lygmeniu užtikrinti, kad nuo 2004 m. sausio 1 d. būtų atsižvelgiama į Finansinio reglamento principą dėl ex ante inicijavimo ir patikrinimo. 9.5. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Nurodyti sunkumai atsirado įgyvendinant NAP programą. Ši programa buvo įgyvendinama tuo pačiu metu kai buvo vykdoma Pareigūnų tarnybos nuostatų reforma, esant sąlygoms, kurios tikrai nebuvo geriausios ir reikšmingai padidino „atlyginimų“ skyriaus darbo krūvį. Kaip ir Teisingumo Teismas, su sunkumais, susijusiais su šios programos veikimu, susidūrė ir kitos institucijos. Apie šiuos sunkumus kelis kartus buvo pranešta NAP administruojančioms Komisijos tarnyboms ir jie buvo aptarti per reguliariai organizuojamus susitikimus su šiomis tarnybomis. Šiuo metu daug sunkumų iš esmės įveikta. Dėl duomenų pervedimo į NAP pažymėtina, kad Teisingumo Teisme tai atlieka „atlyginimų“ skyriaus darbuotojai tiesiogiai įvairių administracinių sprendimų, suteikiančių teises, pagrindu ir šiame skyriuje nuolat atliekama pervedimo kontrolė. Taigi kodavimas neatliekamas remiantis jau koduotais Centurio personalo valdymo sistemoje duomenimis. 9.5. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI EESRK neįveda rankiniu būdu į NAP sistemą jokių duomenų. Asmens duomenis į personalo valdymo kompiuterinę sistemą įveda vienas darbuotojas, o kitas darbuotojas dar juos patikrina. Patikrinti duomenys automatizuotai perduodami tiesiogiai iš šios sistemos į NAP sistemą. Tada pavieniai mokėjimai iš NAP sistemos elektroniniu būdu yra perduodami į finansinių ataskaitų informacinę sistemą, rankiniu būdu neatliekant jokių operacijų. Be to, šie mokėjimai, kaip ir visi kiti, turintys du elektroninius parašus, elektroniniu būdu toliau siunčiami bankui neįvedant rankiniu būdu jokių duomenų.

9.6. Iš dalies pakeistuose 2004 m. gegužės 1 d. įsigaliojusiuose Tarnybos nuostatuose teigiama, kad komandiruotės metu patirtos apgyvendinimo išlaidos kompensuojamos iki maksimalios kiekvienai šaliai nustatytos sumos, pateikus patvirtinamuosius dokumentus (Tarnybos nuostatų VII priedo 13 straipsnis). Priešingai šiai taisyklei, visos institucijos, išskyrus Teisingumo Teismą, Audito Rūmus ir Ombudsmeną savo vidaus taisyklėse numatė vienodo dydžio sumos, siekiančios nuo 30 % iki 60 % maksimalios leistinos sumos, išmokėjimą darbuotojams, kurie nepateikia kokių nors apgyvendinimo išlaidas pagrindžiančių įrodymų. Iš dalies pakeistuose Tarnybos nuostatuose taip pat nustatytos naujos, žemesnės, dienpinigių skalės. Tačiau dvi institucijos ir toliau naudojosi iki 2004 m. gegužės mėn. galiojusia sistema ir taikė nuo taisyklių nukrypstančias dienpinigių skales (2). 9.6. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Tai, kad Parlamentas dirba trijose skirtingose vietose, žinoma, sukelia tam tikrų su komandiruotėmis susijusių problemų; viena iš jų buvo ta, kad Parlamentas negalėjo įvesti naujų taisyklių iki gegužės 1 d. Nors naujose 2005 m. patvirtintose taisyklėse numatomas vienodo dydžio sumų išmokėjimas, Parlamento nuomone, įdiegus naująją sistemą, buvo pasiekta pusiausvyra tarp administracinių reikalavimų ir praktinių poreikių, be to, ji atitinka teisines nuostatas. 9.6. TARYBOS ATSAKYMAI TGS kartu su kitomis institucijomis išnagrinės galimybę pakeisti vidaus taisykles dėl apgyvendinimo išlaidų kompensavimo be patvirtinamųjų dokumentų. 9.6. KOMISIJOS ATSAKYMAI Fiksuotos sumos vietoj kintamo dydžio sumos mokėjimas gavus patvirtinamuosius dokumentus buvo laikomas pareiginių nuostatų nuostatos, kurioje administracijos nuožiūra atsižvelgiama į sąnaudų ir veiksmingumo santykį, įgyvendinimo priemone. Tačiau Komisija apsvarstys tokios taisyklės pagrįstumą. 9.6. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI EESRK komandiruočių nuostatai iš esmės grindžiami analogiškais Komisijos nuostatais. 4.2 punktas abejuose nuostatuose yra toks pat. Siekdamas užtikrinti, kad pavienės institucijos vienodai taikytų taisykles, EESRK ketina, kaip ir Komisija, ir ateityje taikyti VII priedo 13 straipsnio 1 dalį.

9.7. Kontrolės sistemose buvo nustatyti trūkumai, susiję su darbuotojų uždarbio dalies pervedimu taikant koreguojamąjį koeficientą. Įvairiais atvejais buvo patenkinami prašymai atlikti pervedimus, kurie nebuvo pagrįsti atitinkamais įrodymais, kad pareigūnas turi teisę į tokius pervedimus (3). Kai kuriose institucijose nustatytų atvejų skaičius buvo ženklus (4). 9.7. ir 9.8. KOMISIJOS ATSAKYMAI Minėtos klaidos nustatytos ne Komisijoje, o kitose institucijose. 9.7. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Ši dalis yra susijusi su atvejais, kai pareigūno teisių, atsiradusių dėl jo šeimyninės padėties, pakeitimas tiesiogiai neturėjo įtakos teisei į atlyginimo dalies pervedimą. Tačiau pažymėtina, kad Teisingumo Teismo administracija periodiškai tikrina ir, esant reikalui, atlieka koregavimus dėl nepagrįstai sumokėtų sumų. 9.7. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Atliekant sistemingą vėlesnę kontrolę, šiuo metu analizuojami dokumentai, pagal kuriuos pervesta dalis atlyginimų, kuriems taikomas svorinis koeficientas, sumos. Visi reikiami pataisymai atliekami suderinus juos su naujaisiais Tarnybos nuostatais.

9.8. Kai kuriose institucijose buvo nustatytos nepakankamos su pensijų mokėjimu susijusios kontrolės procedūros. Tam tikrose valstybėse narėse gyvenantiems išėjusiems į pensiją pareigūnams mokama pensija padidinama taikant koreguojamąjį koeficientą. Tačiau pastaraisiais metais nebuvo atlikta jokių patikrų siekiant nustatyti tikrąją buvusių pareigūnų gyvenamąją vietą (5). 9.8. TARYBOS ATSAKYMAI Remdamasis rizikos įvertinimu, 2005 m. kovo mėn. TGS atliko tyrimą, susijusį su pensijų išmokėjimu Jungtinėje Karalystėje nuolat gyvenantiems asmenims administracijai atliekant koregavimą, dėl kurio buvo pradėtos dvi teismo bylos. 9.8. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Po 2002 metų nutarta kas dveji metai tikrinti faktinę į pensiją išėjusių pareigūnų gyvenamąją vietą. Šis patikrinimas turėjo prasidėti 2004 metų pabaigoje, tačiau dėl padidėjusio darbo krūvio įgyvendinant Tarnybos nuostatų reformą (nauji skaičiavimai, nauji pervedimai ir pan.) pradėtas vėliau. Visą šį laikotarpį EESRK palaikė glaudžius ryšius su savo buvusiais pareigūnais, siųsdamas jiems informacinius pranešimus ir tikrindamas jų pristatymą, taip pat prireikus susirašinėdavo su jais asmeniškai. Oficialus patikrinimas visa apimtimi vyksta laikotarpiu nuo 2005 m. liepos iki spalio mėn. Iki 2005 m. rugpjūčio 31 d. jau patikrinta daugiau kaip 80 % į pensiją išėjusių pareigūnų.

9.9. Išskyrus Europos ombudsmeną ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną, buvo pastebėta pavienių, su viešaisiais pirkimais susijusių priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumų. 9.9. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Parlamentas atsižvelgia į Audito Rūmų pastabas ir toliau stengsis gerinti savo darbo tvarką. 9.9. TARYBOS ATSAKYMAI TGS mano, kad nėra jokių argumentų, pagrindžiančių Audito Rūmų pareiškimą, jog buvo pastebėta pavienių su viešaisiais pirkimais susijusių priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumų. TGS sukūrė vidaus struktūrą, veikiančią DGA IV/viešųjų pirkimų koordinavimo tarnyboje, kuri užtikrina, kad konkurso procedūros būtų rengiamos griežtai laikantis taisyklių ir siekiant ekonomiškai efektyviausio sprendimo. Atlikdami kasmetinį auditą, Audito Rūmai padarė pastabą dėl viešųjų pirkimų, susijusią su finansinio reglamento aiškinimu, tačiau neturinčią jokios įtakos vidaus kontrolės sistemos kokybei. 9.9. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisijos tvirtinimu, visos susijusios tarnybos ėmėsi pataisomųjų priemonių: — metinės instrukcijos delegacijoms bus peržiūrėtos, kad visos delegacijos būstinėms teiktų pakankamai ex ante informacijos, — papildoma kontrolė – ex ante ir ex post – bus vykdoma siekiant papildyti kontrolės sistemą pirkimų informatikos srityje funkcija, — 2005 metais buvo priimtos priemonės, susijusios su kanceliarinių reikmenų pirkimu, siekiant užtikrinti, kad būtų laikomasi Finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių 126 straipsnio; buvo parengtas 2005–2006 m. paraiškų konkurso planas ir ištisus metus vykdoma ex post kontrolė. 9.9. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Teisingumo Teismo administracija siekia labiau sustiprinti kontrolę pirkimų srityje ir šioje srityje skatinti administratorių mokymą. 9.9. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Viena iš silpnųjų grandžių planuojant tiekimus ir operatyviai tvarkant sutartis buvo ta, kad pavienėms decentralizuotoms tarnyboms, neturinčioms pakankamai šios srities specialistų, buvo perduota pernelyg didelė atsakomybė už tiekimą ir sutarčių tvarkymą. 2004 m. pradžioje buvo pasiūlyta įsteigti naują padalinį, kuris koordinuotų Europos ekonomikos ir socialinių reikalų komiteto ir Regionų komiteto jungtinių tarnybų finansų ir sutarčių tvarkymo veiklą, apimančią didžiąją dalį EESRK viešųjų pirkimų. Padalinys buvo įsteigtas 2004 m. lapkričio 1 d. ir nuo 2005 m. vasario mėn. įdarbinęs reikiamus specialistus atlieka savo veiklą visa apimtimi. Šiame padalinyje buvo įsteigti du nauji etatai darbuotojams, kurie jungtinėje tarnyboje bus pirmiausia atsakingi už viešuosius pirkimus ir sutarčių tvarkymą. Be to, dar būtina atkreipti dėmesį į tai, kad dėl plėtros iškilę uždaviniai ir persikraustymas į naujus pastatus turėjo nemažos įtakos pavienių tarnybų veiklai 2004 metais ir dėl to atsirado minėti trūkumai.

Pastabos dėl operacijų

9.10. Audito Rūmų atliktas auditas apėmė darbuotojų atlyginimus, atlyginimo dalies, padidintos pritaikius koreguojamąjį koeficientą, pervedimus į banko sąskaitas kitose valstybėse narėse nei ta, kurioje darbuotojas yra įdarbintas, darbuotojų samdymą, išmokas institucijų nariams ir su viešųjų pirkimų sutartimis susijusias išlaidas.

9.11. Buvo nustatyti keli ilgalaikį finansinį poveikį turintys su darbuotojų atlyginimais susiję atvejai, kuomet išlaidos nebuvo pagrįstos: 9.11 ir 9.12. KOMISIJOS ATSAKYMAI Žr. atsakymą 9.7 ir 9.8 dalyse. 9.11.

a) darbuotojų pareigybių lygio nustatymas nesilaikant Tarnybos nuostatų arba Kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygų (CEOS) (6), specialaus padalinių vadovams skirto padidinto atlyginimo suteikimas asmenims, kurie nevykdo jokių su vadovavimu darbuotojams susijusių užduočių (4); a) EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Audito Rūmų pastaba dėl personalo pareigybių lygio nustatymo yra susijusi su neapsižiūrėjimu, nustatant laikinųjų darbuotojų pareigybes pagal naująsias Tarnybos nuostatų pereinamojo laikotarpio taisykles. Ši klaida jau ištaisyta. Vėlesnis patikrinimas parodė, jog tai buvo pavienis atvejis. Kalbant apie padalinių vadovų paskyrimą, Tarnybos nuostatuose nėra duomenų apie mažiausią personalo, tiesiogiai pavaldaus padalinio vadovui, skaičių. Būdamas nedidelė institucija, EESRK tvarko personalo vadybą laikydamasis šių principų: siekdami didinti darbuotojų motyvaciją ir apskritai jų darbo našumą, padalinių vadovai yra visa apimtimi atsakingi ir atskaitingi už darbų, priklausančių jų kompetencijai, planavimą ir atlikimą, taip pat jiems pavaldaus personalo vadybą. EESRK sprendime Nr. 442/04 A pastebėta, kad darbuotojas, siekdamas gauti padalinio vadovo pareigas, privalo atitikti vieną iš šių kriterijų: — spręsti svarbius uždavinius, susijusius su komiteto politinės strategijos nustatymu, plėtojimu ir įgyvendinimu, arba imtis atsakomybės kitose jautriose srityse, arba — spręsti uždavinius personalo arba finansų išteklių valdymo srityse arba laikantis Finansinio reglamento užimti atsakingo pareigūno pareigas, susijusias su svarbiomis sritimis arba svarbiomis biudžeto eilutėmis, arba — vadovauti administracijos padaliniui, kuriam priklauso ne mažiau kaip devyni darbuotojai. Todėl „Vidaus audito“ ir „Teisės skyriaus“ vadovų paskyrimas padalinio vadovais, įvertinus jų pareigų pobūdį ir atsakomybę, visiškai atitinka minėtą sprendimą.

b) atlyginimo dalies pervedimas taikant koreguojamąjį koeficientą nesant privalomo visos pervestos sumos arba jos dalies pagrindimo (7). b) TARYBOS ATSAKYMAI Audito Rūmai daro tą pačią pastabą, kuri pateikiama 9.7 dalyje. Be to, kadangi TGS sistemingai kasmet reikalauja naujų patvirtinamųjų dokumentų, neteisinga daryti išvadą, kad keli Audito Rūmų nustatyti atvejai darytų ilgalaikį finansinį poveikį darbuotojų atlyginimui. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Žiūrėti atsakymą dėl 9.7 dalies. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Žr. EESRK pastabas dėl 9.7 dalies.

9.12. Nustatytų klaidų pobūdis ir tipas patvirtino jau minėtus priežiūros ir kontrolės sistemų veikimo trūkumus bei leido įvertinti, kokius patobulinimus reikia atlikti.

Įgaliotų leidimus išduodančių pareigūnų metinės veiklos ataskaitos ir deklaracijos

9.13. 2004 m. buvo patobulintas įgaliotų leidimus išduodančių pareigūnų metinių veiklos ataskaitų ir deklaracijų teikimas. Kai kuriose jų buvo pateiktos abejonės, o daugumoje ataskaitų buvo pranešta apie kai kuriuos priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumus. Kai kurių institucijų atveju Audito Rūmai negalėjo atsižvelgti į metines veiklos ataskaitas, nes jos nebuvo pateiktos prieš Audito Rūmams baigiant atlikti auditą (8). 9.13. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija pažymi Audito Rūmų nuomonę dėl jos tarnybų atlikto 2004 m. metinės veiklos ataskaitų, kurios visos buvo parengtos laiku, pateikimo patobulinimo. Abejonių ir pastabų, įtrauktų į Komisijos tarnybų metinės veiklos ataskaitas, dėl bendrųjų administracinių išlaidų buvo nedaug. Komisija laikosi nuomonės, kad nurodyti priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumai iš esmės neturi poveikio pagrindinių operacijų teisėtumui ir tvarkingumui. 9.13. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Dėl metinės veiklos ataskaitos primintina, kad Finansinio reglamento 60 straipsnio 7 dalyje nustatytas terminas, t. y. birželio 15 d., pateikti biudžeto valdymo institucijai metinių veiklos ataskaitų apibendrinimą taikomas tik Komisijai. Teisingumo Teismo įgalioto leidimus išduodančio pareigūno parengta metinė veiklos ataskaita savo institucijai buvo pateikta 2005 m. birželio 21 d. Jei Audito Rūmai ateityje pageidautų gauti metinę ataskaitą iki nurodyto termino, Teisingumo Teismas pasistengs patenkinti šį pageidavimą.

Konkrečios pastabos

9.14. Tolesniame skirsnyje pateikiamos konkrečios su kiekviena institucija susijusios pastabos.

Parlamentas

9.15. 9.6 ir 9.9 dalyse pateiktos pastabos taikomos Parlamentui. Viešųjų pirkimų išlaidų patvirtinimas kai kuriais atvejais nebuvo atliekamas, kaip numatyta. Vienu atveju sumokėta suma buvo perdėta 0,7 milijono eurų. 9.15. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Atsakymai į Audito Rūmų nurodytas 9.6 ir 9.9 dalis pateikti pirmiau. Kalbant apie nurodytą sumą, ji atsirado pritaikius nuolaidą apskaičiuojant PVM ilgalaikei D4-D5 pastato nuomai; šią nuolaidą po ilgų, vėlai surengtų derybų suteikė Belgijos valdžios institucijos. Valdžios institucijų sutikimas dėl PVM apskaičiavimo pagrindo buvo gautas prieš pat nuomos sutarties pasirašymą. Bendrovė galėjo pateikti kredito avizą ir naują sąskaitą tik sulaukus kompetentingos mokesčių institucijos pranešimo, o tai įvyko praėjus kelioms dienoms po mokėjimo pagal pasirašytą sutartį. Taigi 701 537,76 eurų suma buvo įvardyta kaip išankstinis mokėjimas, remiantis su bendrove suderintomis nuomos sutarties sąlygomis.

9.16. Kaip ir ankstesniais metais (žr. 2002 m. metinės ataskaitos 9.21 ir 9.22 dalis), taip pat buvo nustatyti su išmokų Parlamento nariams mokėjimu susijusių priežiūros ir kontrolės sistemų trūkumai. Taikomos procedūros neužtikrino, kad iš buvusių Parlamento narių iš tam tikros veiklos (apmokamos tarnybos tarptautinėje institucijoje, narystės nacionalinėje ar regioninėje valdžios institucijoje ir t. t.) gautos pajamos būtų išskaitytos iš laikinosios išmokos, mokamos pasibaigus asmenų tarnybai. 9.16. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI 2004 m. buvo priimti nauji su sekretorių darbo atlyginimu susiję Parlamento narių išlaidų kompensavimo ir išmokų mokėjimo taisyklių pakeitimai, kuriais siekiama sustiprinti išmokų, visų pirma susijusių su paslaugų teikimo sutartimis, mokėjimo kontrolę. 2005 m. birželio mėn. kvestoriai patvirtino šių pakeitimų įgyvendinimo tvarką, padėsiančią administracijai taikyti šiuos pakeitimus praktikoje. Parlamentas supranta, kad skiriant laikinas tarnybai pasibaigus mokamas išmokas išlieka galimybė suklysti. Buvo imtasi priemonių siekiant kiek įmanoma labiau sumažinti šią riziką, ateityje taip pat numatoma imtis veiksmų, kad būtų išvengta klaidų.

Taryba

9.17. 9.4, 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 ir 9.11 dalyse pateiktos pastabos taikomos Tarybai. Taryba neįdiegė minimalių vidaus kontrolės standartų (Finansinio reglamento 60 straipsnio 4 dalis), o taip pat neparengė nuostatų, aprašančių apskaitos pareigūno ir avansinių lėšų administratoriaus užduotis, teises ir pareigas (Įgyvendinimo taisyklių 44 straipsnis). 9.17. TARYBOS ATSAKYMAI TGS reakcija į 9.4, 9.6, 9.8, 9.9 ir 9.11 dalis pateikta pirmiau. Be to, pažymėtina, kad Taryba neseniai parengė nuostatus, kuriuose apibūdinamos apskaitos pareigūno užduotys, teisės ir pareigos, taip pat avansinės sąskaitos tvarkymo vadovą.

9.18. Iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktos papildomos kasmetinės atostogos kaip kompensacija už viršvalandžius yra apmokamos asmeniui išėjus į pensiją, jei pareigūnas papildomų atostogų nėra panaudojęs. Kadangi A ir B kategorijų personalas neturi teisės gauti kompensacijos už viršvalandžius, tokie mokėjimai neatitinka Tarnybos nuostatų 56 straipsnio. 2004 m. pabaigoje bendras iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktų, tačiau nepanaudotų kasmetinių atostogų kaip kompensacija už viršvalandžius skaičius buvo apytiksliai 11 800 dienų. 2004 m. rugsėjo mėn. bendra maždaug 95 000 eurų suma buvo išmokėta už papildomas nepanaudotas A ir B kategorijų pareigūnų, išeinančių tą mėnesį į pensiją, kasmetines atostogas. 9.18. TARYBOS ATSAKYMAI TGS numato palaipsniui panaikinti susikaupusį A ir B kategorijų darbuotojams iki 1997 m. gruodžio 31 d. suteiktų kompensuojamųjų atostogų kiekį; paskutinės priemonės, kurių buvo imtasi šioje srityje, nurodytos 2005 m. gegužės 17 d. pranešime personalui 80/05. Nuo 2005 m. pradžios šių susikaupusių atostogų kiekis buvo sumažintas 2 500 dienų, t. y. 2005 m. rugsėjo 7 d. jis sudarė 9 317,5 dienas.

9.19. 9.9 dalyje pateiktos pastabos taikomos Komisijai. Audito Rūmai taip pat nustatė kelis su kai kurių Leidinių biuro priežiūros ir kontrolės sistemų veikimu susijusius trūkumus. Buvo pastebėti skirtumai tarp inventorizacijos sąrašuose registruoto ir iš tikrųjų sandėliuose esančio popieriaus kiekio, buvo apmokėti nepristatyti leidinio egzemplioriai ir nebuvo prašoma atlikti sutartyse numatyto kainų koregavimo sumažėjus popieriaus ar žaliavų rinkos kainai. 9.19. KOMISIJOS ATSAKYMAI Leidinių biuras sutinka su Audito Rūmų pastaba dėl tariamų skirtumų tarp atsargų tvarkymo sistemoje registruoto ir iš tikrųjų dviejuose atskiruose sandėliuose esančio popieriaus kiekio. Šie skirtumai susidarė dėl klaidingo registravimo atsargų tvarkymo sistemoje. Šiuo metu kuriama nauja programinė įranga, skirta atsargų, perkeltų atgal į Biuro pagrindines patalpas, tvarkymui. Leidinių biuras sutinka su Audito Rūmų pastabomis dėl nustatyto 1,4 % neatitikimo tarp vieno leidinio paskelbimui sunaudotų kiekių ir imsis priemonių informacijos judėjimui pagerinti, kad būtų išvengta tokių klaidų pasikartojimo. Leidinių biuras sutinka su Audito Rūmų pastabomis dėl kainų koregavimo; ateityje į tai bus atsižvelgta.

Teisingumo Teismas

9.20. 9.4, 9.7, 9.9, 9.11 ir 9.13 dalyse pateiktos pastabos taikomos Teisingumo Teismui. Teisingumo Teismas patvirtino vidaus kontrolės standartus 2004 m. kovo mėn., tačiau penki jų nebuvo įgyvendinti. Vienu atveju, susijusiu su nuomos mokesčių indeksavimu, dėl to, kad trūko prie nuomos mokėjimo pavedimų pridėtų patvirtinamųjų dokumentų, ir dėl nepakankamų su nuomos sutartimis susijusių tolesnių veiksmų 2004 m. rugsėjo mėn. Teisingumo Teismas turėjo sumokėti nuomotojui 716 000 eurų už nuomai susidariusias skolas, kadangi nuo 1999 m. nuomos mokesčiai nebuvo indeksuojami. 9.20. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Dėl vidaus kontrolės standartų žiūrėti atsakymą dėl 9.4 dalies. Į pastabas dėl nuomos mokesčių indeksavimo atsakysime šitaip. Iki 1999 m., išskyrus 1983, 1984 ir 1994 metus, per kuriuos nuomos mokesčių dydis nesikeitė, Teisingumo Teismas, atsižvelgdamas į savininko, t. y. Liuksemburgo valstybės (10), tarnybų atsiųstą laišką, pakoregavo mokėtiną sumą už Rūmų nuomą. Iki gaunant šį laišką, rengiant preliminarų biudžeto projektą kiekvieniems biudžetiniams metams, mokėtinas nuomos mokestis buvo vertinamas atitinkamais metais, remiantis numatomu indekso, taikomo nuomos mokesčio peržiūrėjimui, kitimu. 1999 m. iškeldinus Rūmus buvo sudaryta antra sutartis, papildanti 1973 m. birželio 5 d. Rūmų nuomos sutartį, siekiant atsižvelgti į tai, kad T pastatas yra laikinai naudojamas tokiomis pačiomis sąlygomis kaip Rūmai. Nuo 2001 metų Liuksemburgo valdžios institucijoms buvo išsiųsti laiškai, kuriais šios naujos padėties atžvilgiu jos raginamos imtis veiksmų dėl nuomos sutarties, numatančios nuomos mokesčio koregavimą atsižvelgiant į nurodyto indekso kitimą, III straipsnio taikymo. Receveur des domaines atsakė tik 2004 m. rugsėjo 28 d. laišku, prašydamas sumokėti priklausantį nuomos mokestį pakoregavus atsižvelgiant į šio indekso kitimą 1999–2004 metais.

9.21. Vidaus auditorius atlieka „tikrinimo padalinio“ vadovo, kuris vykdo leidimus išduodančių pareigūnų operacijų ex ante kontrolę, funkcijas. Toks dalyvavimas vykdant finansines operacijas nesuderinamas su nepriklausomo vidaus auditoriaus užduotimis. Nuo jo paskyrimo 2003 m. vidaus auditorius neatliko nė vieno į jo darbo programą įtraukto audito. 9.21. TEISINGUMO TEISMO ATSAKYMAI Ex ante patikrą ir vidaus auditą atlieka skirtingi asmenys. Primintina, kad atsižvelgiant į Teisingumo Teismo dydį, buvo nuspręsta, kad tikrinantys tarnautojai administraciniu požiūriu bus pavaldūs vienam pareigūnui, kuris taip pat paskirtas vidaus auditoriumi. Ši administracinė atsakomybė nedaro jokios įtakos vidaus auditoriaus nepriklausomybei jam vykdant audito užduotis. Tiesa, kad 2004 metais vidaus audito tarnybai trūko kvalifikuotų darbuotojų, dėl ko buvo neįmanoma pabaigti planuotų audito užduočių. Po didelių pastangų, siekiant ištaisyti šią situaciją, 2004 m. gruodžio mėnesį vienas auditorius buvo įdarbintas kaip pagalbinis darbuotojas ir 2005 m. birželio mėnesį – kaip laikinas tarnautojas. Galiausiai 2005 m. rugsėjo mėnesį šią grupę sustiprino A* kategorijos pareigūnas, įdarbintas iš rezervo sąrašo. Nuo šiol tarnyba gali visiškai atlikti savo veiklą.

Audito Rūmai

9.22. Audito Rūmų auditą atlieka nepriklausoma išorės audito įmonė, kuri pateikė „pažymą dėl finansinių ataskaitų tvarkingumo ir teisingumo 2004 m. gruodžio 31 d.“ kartu su „ataskaita dėl administracinių ir apskaitos procedūrų, patikimo finansų valdymo ir vidaus kontrolės sistemos“. Ataskaitoje konstatuojama, jog, auditoriaus nuomone, „galiojančios vidaus kontrolės taisyklės užtikrina tinkamą veiklos tikslų įgyvendinimą, finansinės ataskaitos patikimai sudarytos ir yra vadovaujamasi teisine sistema“. Pažyma ir ataskaita bus paskelbtos Oficialiajame leidinyje.

Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetas

9.23. 9.6, 9.7, 9.8, 9.9 ir 9.11 dalyse pateiktos pastabos taikomos Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui. Vidaus kontrolės standartai buvo patvirtinti 2004 m. liepos mėn. Dar nėra imtasi visų reikalingų priemonių siekiant visiškai juos atitikti. 9.23. EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Žr. EESRK pastabas dėl šios ir dėl 9.4.dalies.

Regionų komitetas

9.24. 9.6, 9.7, 9.9, 9.11 ir 9.13 dalyse pateiktos pastabos taikomos Regionų komitetui. Vidaus kontrolės standartai buvo patvirtinti tik 2004 m. lapkričio mėn., tačiau nebuvo imtasi visų reikalingų priemonių siekiant juos visiškai atitikti. Vidaus audito funkciją atliko laikinas darbuotojas, kuris buvo įdarbintas pagal atnaujinamas trumpalaikes sutartis. 2005 m. gegužės mėn. pareigūnas buvo paskirtas vidaus auditoriumi. 9.24. REGIONŲ KOMITETO ATSAKYMAI Ištisus 2004 metus RK negailėjo pastangų, norėdamas įdarbinti naują vidaus auditorių, taip pat kitus vidaus audito tarnybos darbuotojus. Tačiau į laisvas darbo vietas pretendavo tik keletas reikalavimus atitinkančių pareigūnų, ir tuo metu nebuvo galimybių aprūpinti juos nuolatiniu darbu.

Europos ombudsmenas ir Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas

9.25. Atlikus auditą nebuvo pagrindo pateikti pastabų.

Bendros išvados ir rekomendacijos

9.26. Visos institucijos atliko patobulinimus siekdamos pritaikyti savo priežiūros ir kontrolės sistemas prie naujojo Finansinio reglamento reikalavimų. Tačiau taikant priežiūros ir kontrolės sistemas 2004 m. nebuvo tinkamai atsižvelgta į 2003 m. nustatytą su Finansinio reglamento įgyvendinimu susijusią riziką (11), o taip pat dėl naujųjų Tarnybos nuostatų priėmimo ir kompiuterizuotų sistemų, skirtų atlyginimams ir pensijoms apskaičiuoti, įdiegimo kylančią riziką (žr. 9.6 dalį). 9.26. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Praeis šiek tiek laiko, kol bus visiškai įvykdyti naujojo Finansinio reglamento reikalavimai. NAP programos diegimas ir naujų Pareigūnų tarnybos nuostatų patvirtinimas padidino veiklos riziką 2004 m., tačiau pagrindiniai sunkumai buvo susiję su skyriams žinomu pradiniu NAP sistemos diegimo etapu arba įvairiu tarnybos nuostatų aiškinimu. Nors dėl šių veiksnių tikrai susidarė nemaža susigrąžintina suma, rimtų klaidų buvo palyginti nedaug visų pirma dėl to, kad skiriančiosios institucijos sprendimams taikoma griežta kontrolė. Tačiau vis tiek reikia sustiprinti priežiūros ir kontrolės, ypač paskesnės uždarbio apskaičiavimo kontrolės, sistemas. 9.26. KOMISIJOS ATSAKYMAI Laipsniškas naujos atlyginimų sistemos diegimas 2003 metais ir 2004 m. pradžioje sukėlė naują pavojų; toks pavojus būdingas bet kurios naujos kompiuterinės programos įvedimui. Komisijos tarnybos įveikė sunkumus, pritaikiusios rankinį laikinų mėnesinio atlyginimo skaičiavimo rezultatų valdymą bei informatikams iškart ištaisius nustatytas klaidas, prieš galutinį mėnesinį atlyginimo apskaičiavimą ir prieš patvirtinant atlyginimus. Ex post kontrolės metu nustatytų klaidų skaičius minimalus. Kad būtų galima įdiegti naują atlyginimų programą, reikėjo atlyginimų sistemos duomenų kokybės kontrolę perkelti į teisių valdymo sistemas, kurios nuo šiol savaime perduoda duomenis per sąsają atlyginimų programai. 2003 metais vykdoma kontrolė buvo įvertinta ir pertvarkyta siekiant valdymo sistemų lygmeniu užtikrinti, kad nuo 2004 m. sausio 1 d. būtų atsižvelgiama į naują Finansinio reglamento principą dėl ex-ante inicijavimo ir patikrinimo.

9.27. Audito Rūmai nustatė dažnas, daugiausiai formalaus pobūdžio, klaidas. Su atspindimų operacijų teisėtumu ir tvarkingumu susijusios nustatytos klaidos neturėjo reikšmingos įtakos administracinėms išlaidoms kaip visumai. 9.27. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija pažymi, kad nustatytos formalios klaidos iš esmės neturi poveikio administracinėms išlaidoms. Tačiau Komisija ir toliau imsis reikiamų priemonių, kad tokios klaidos nepasikartotų.

9.28. Atlikę auditą ir siekdami atsižvelgti į nustatytą riziką, Audito Rūmai mano, kad turėtų būti atlikti priežiūros ir kontrolės sistemų patobulinimai, susiję su šiomis sritimis: 9.28.

a) procedūrų dokumentavimu; a) KOMISIJOS ATSAKYMAI Atsižvelgdama į ankstesnes Audito Rūmų pastabas, Komisija ėmėsi konkrečių veiksmų, siekdama pagrįsti dokumentais su žmogiškųjų išteklių valdymu susijusias administracines procedūras. Rezultatai bus matomi naujojoje interneto svetainėje „Personalas ir administracija“, veiksiančioje nuo 2005 m. pabaigos. a) ir b) EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Kaip jau buvo minėta EESRK pastabose dėl Audito rūmų metinės ataskaitos dėl biudžeto plano vykdymo 2003 m. (9.40 b dalis), daugelis procedūrų yra nustatytos ir tinkamai pagrįstos dokumentais. EESRK rizikos analizės nuostatuose yra numatytos raštiškos procedūros kaip įprastinė, riziką mažinanti priemonė. Todėl jie yra nuolatinio pobūdžio. 2004 m. pabaigoje patvirtintame konsoliduotame veiksmų plane yra numatyta 2005 m. aprašyti daugelį procedūrų.

b) patvirtinamųjų dokumentų pobūdžio apibrėžimu, kuris suteiktų galimybę patikrinti, ar išlaidos yra atliekamos pagal sutarčių arba reglamentų nuostatas bei taisykles; b) KOMISIJOS ATSAKYMAI Į šią rekomendaciją jau buvo atsižvelgta rengiant naujų specialiųjų susitarimų projektus: pavyzdžiui, rengiant pagrindų susitarimo dėl papildomų kabelių ir instaliacijų įrengimo Jean Monnet pastate projektą. Paslaugų sąnaudos nurodytos tiksliau siekiant išvengti Audito Rūmų minėtos rizikos.

c) darbuotojų lygių nustatymu laikantis naujųjų tarnybos nuostatų; c) ir d) KOMISIJOS ATSAKYMAI Žr. atsakymą 9.7 ir 9.8 dalyse. Komisija savo ruožtu prižiūri, kad naujos nuostatos būtų tinkamai įgyvendintos. c) EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Žr. EESRK pastabas dėl 9.11 dalies.

d) atlyginimu, visų pirma išmokų mokėjimu ir darbuotojų uždarbio dalies pervedimu taikant koreguojamąjį koeficientą. d) EKONOMIKOS IR SOCIALINIŲ REIKALŲ KOMITETO ATSAKYMAI Žr. EESRK pastabas dėl 9.7 dalies.

9.28. REGIONŲ KOMITETO ATSAKYMAI Regionų komitetas įgyvendins visas Audito Rūmų rekomendacijas, nurodytas galutinės audito ataskaitos projekto 9.28 dalyje, taip pat dės pastangas ir toliau tobulinti galiojantį procedūrų pagrindimą dokumentais, ypač atkreipdamas dėmesį į ex post patikrų, susijusių su išlaidų atitikimu, klausimą.

Pagrindinės specialiosiose ataskaitose pateiktos pastabos

Specialioji ataskaita Nr. 1/2005 dėl Europos kovos su sukčiavimu tarnybos (OLAF) valdymo

9.29. Audito Rūmų specialioji ataskaita kartu su Komisijos atsakymais buvo paskelbta 2005 m. rugpjūčio 18 d. Oficialiajame leidinyje OL C 202.

Specialioji ataskaita Nr. 5/2005 dėl Parlamento, Komisijos ir Tarybos vertimo žodžiu išlaidų

9.30. Audito Rūmų audito tikslas buvo įvertinti Parlamento, Komisijos ir Tarybos vertimo žodžiu paslaugų finansų valdymo patikimumą. 9.30. EUROPOS PARLAMENTO ATSAKYMAI Siekiant užtikrinti Parlamento pageidaujamą visišką daugiakalbystę, reikia skirti tam nemažai lėšų. Ypatingai daug lėšų reikalauja su darbo organizavimu susiję politiniai sprendimai (kalendorius ir darbo vietos) ir būtinybė greitai reaguoti į politinius įvykius, kuriuos sunku numatyti iš anksto. Tačiau siekdamas pagerinti vertimo žodžiu paslaugų organizavimą, Parlamentas 1999 m. priimtame, o 2004 m. peržiūrėtame ir atnaujintame Elgesio kodekse nustatė pagrindines šią sritį reguliuojančias nuostatas. Be to, Parlamento tarnybos siekia pagerinti su pagalbinių konferencijų vertėjų žodžiu samdymu, ypač su jų kelionėmis susijusių išlaidų kontrolę; pažymėtina, kad bendros už pagalbinių vertėjų žodžiu išlaidų apmokėjimą atsakingos tarpžinybinės tarnybos įkūrimas yra itin reikšmingas žingsnis šioje srityje. Vertėjų žodžiu paslaugomis besinaudojančios Parlamento tarnybos taip pat išnagrinės kitų institucijų pažangią patirtį, siekdamos geriau organizuoti savo veiklą ir posėdžius, kartu nepamiršdamos atsižvelgti į pirmiau minėtus politinius aspektus. 9.30. TARYBOS ATSAKYMAI TGS norėtų atkreipti dėmesį į tai, kad vertimo žodžiu srityje būtų galima daugiau sutaupyti ne tik jei posėdžių organizatoriai geriau iš anksto viską apgalvotų. Pagal Audito Rūmų specialiąją ataskaitą, galima sutaupyti ir kitais būdais, pavyzdžiui, mažesnės išlaidos laisvai samdomiems vertėjams žodžiu (pagalbiniams konferencijų vertėjams žodžiu) arba geresnis institucijų tarpusavio bendradarbiavimas.

9.31. Auditas parodė, kad vertimo žodžiu kokybė iš esmės atitinka poreikius ir lūkesčius, tačiau reikia imtis nemažai priemonių, kad būtų sumažintos išlaidos ir nebūtų teikiamos tos vertimo žodžiu paslaugos, kurių buvo paprašyta, bet kuriomis nebuvo nepasinaudota. Nors institucijos, kuriose buvo atliktas auditas, sėkmingai ribojo vertimo žodžiu apimtis, būtų galima sutaupyti dar daugiau, jei būtų išvengta tokių dalykų kaip vėlai pranešta apie posėdžių atšaukimus ar per vėlai pateikti prašymai juos sušaukti, nelygus posėdžių pasiskirstymas per savaitę bei metus ir didelės pagalbinių konferencijų vertėjų žodžiu kelionės išlaidos. Kadangi šių aspektų vertimo žodžiu departamentai iš esmės negali kontroliuoti, būtų galima sutaupyti, jei posėdžių organizatoriai iš anksto visa tai apgalvotų. 9.31. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija ir toliau vykdys išlaidų kontrolės politiką, taikydama metodą „išlaidos pagal realius poreikius“, bei dės dar daugiau pastangų, kad būtų sumažintos tų vertimo žodžiu paslaugų, kurios nėra reikalingos, išlaidos. Be to, Komisija sieks geriau panaudoti žmogiškuosius išteklius, bendradarbiaudama su kitų institucijų vertimo žodžiu tarnybomis, ir, kol pastarosios nedavė sutikimo dėl dabartinių susitarimų persvarstymo, sieks sumažinti pagalbinių konferencijų vertėjų žodžiu, ypač kelionės, išlaidas.

AGENTŪROS IR KITOS DECENTRALIZUOTOSIOS ĮSTAIGOS

9.32. Atlikus Europos Sąjungos agentūrų ir kitų decentralizuotųjų įstaigų auditą parengiamos specialiosios metinės ataskaitos (12). 2004 m. agentūrų ir kitų decentralizuotųjų įstaigų biudžetas iš viso sudarė 872,3 milijono eurų, palyginti su 778 milijonais eurų 2003 m. Jų bendras leistinų pareigybių skaičius 2003 m. padidėjo nuo 2 009 iki 2 233 2004 m. Pagrindiniai su agentūromis ir kitomis decentralizuotomis įstaigomis susiję duomenys pateikti 9.3 lentelėje (13).

9.3 lentelė. – ES agentūros ir kitos decentralizuotosios įstaigos: pagrindiniai duomenys Europos Sąjungos agentūros ir kitos decentralizuotosios įstaigos Būstinė Įsteigimo metai Biudžetas (milijonais eurų) Leistinas pareigybių skaičius 2004 2003 2004 2003 Europos profesinio mokymo plėtros centras Tesalonikai 1975 16,6 14,7 88 83 Europos gyvenimo ir darbo sąlygų gerinimo fondas Dublinas 1975 18,1 16,8 91 88 Europos aplinkos agentūra Kopenhaga 1990 33,6 27,5 115 111 Europos mokymo fondas Turinas 1990 18,4 17,2 104 104 Europos narkotikų ir narkomanijos stebėjimo centras (14) Lisabona 1993 12,2 10,5 77 63 Europos vaistų vertinimo agentūra Londonas 1993 99,1 84,2 314 287 Europos Sąjungos įstaigų vertimo centras Liuksemburgas 1994 29,8 29,0 181 158 Bendrijos augalų veislių tarnyba Angers 1994 11,3 11,1 38 35 Vidaus rinkos derinimo tarnyba Alicante 1994 190 157,4 675 675 Europos saugos ir sveikatos darbe agentūra Bilbao 1995 10,7 14,6 38 33 Europos rasizmo ir ksenofobijos stebėjimo centras Viena 1997 7,9 6,6 34 30 Europos rekonstrukcijos agentūra (15) Tesalonikai 2000 374,6 358,6 114 120 Eurojustas Haga 2002 9,3 8,1 76 53 Europos aviacijos saugos agentūra Kelnas (16) 2002 11,3 4,7 95 80 Europos jūrų saugos agentūra Lisabona (16) 2002 13,3 4,5 55 40 Europos maisto saugos tarnyba Parma (16) 2002 29,1 12,6 138 49 Europos tinklų ir informacijos apsaugos agentūra (17) Heraklionas (16) 2003 — — — — Europos geležinkelių agentūra (17) Valenciennes 2003 — — — — Iš viso 885,3 778,1 2 233 2 009

9.33. Buvo nustatyti biudžeto metinio periodiškumo principo nesilaikymo atvejai, visų pirma nebuvo pakankamai pagrįsti asignavimų perkėlimai. Audito Rūmai taip pat nustatė kelis konkretumo (netvarkingi arba nepakankamai pagrįsti asignavimų perkėlimai), universalumo (į biudžetą įrašytos kreditinės sumos ir neigiamos išlaidos buvo įskaitytos tarpusavyje) ir biudžeto tikslumo (į biudžetą buvo įrašytos sumos, neatitinkančios finansinių metų reikalavimų) principų nesilaikymo atvejus. 9.33 ir 9.34. KOMISIJOS ATSAKYMAI Agentūros ir „kitos decentralizuotosios įstaigos“ yra nepriklausomos ir atskirai atlieka savo administracinių išlaidų įvykdymo patvirtinimo procedūrą. Dėl pačioms agentūroms taikomų Audito Rūmų pastabų: prireikus Komisija gali suteikti agentūroms paramą, reikalingą taisyklėms suvokti ir interpretuoti bei vidaus kontrolei vykdyti.

9.34. Audito Rūmai pažymėjo, kad tam tikrais atvejais agentūrose ir kitose decentralizuotose įstaigose sukurtas vidaus kontrolės sistemas reikia patobulinti, visų pirma dėl to, kad nėra patenkinamos rizikos analizės.

9.35. Kalbant apie darbuotojų samdymą ir viešųjų pirkimų procedūras, Audito Rūmai nustatė nemažai trūkumų: kandidatų arba rangovų atrankai naudojamos procedūros buvo netinkamos arba netinkamai pagrįstos, taip pat nebuvo tinkamai pagrįsti su kandidatūrų arba konkursų dalyvių pasiūlymų priėmimu arba atmetimu susiję sprendimai. Be to, Audito Rūmams išnagrinėjus atskirų darbuotojų bylas paaiškėjo, kad išmokas ir pagal turimas finansines teises priklausančias sumas pagrindžiantys dokumentai sistemingai nebuvo papildomi naujausiais duomenimis. 9.35. KOMISIJOS ATSAKYMAI Agentūros privalo laikytis bendrojo Finansinio reglamento nuostatų dėl viešųjų pirkimų. Kadangi 2004-ieji yra naujojo Finansinio reglamento ir jo įgyvendinimo taisyklių taikomumo antrieji metai, kai kurios agentūros, visų pirma neseniai įsisteigusios, turėjo įveikti pereinamąjį laikotarpį. Komisija suteikė visapusišką paramą agentūroms ir institucijoms šiuo laikotarpiu. Daugelis agentūrų, jei ne visos, pasinaudojo pasiūlytomis paslaugomis.

9.36. Agentūros ir kitos decentralizuotosios įstaigos maždaug santykiu viena iš trijų pateikė savo finansines ataskaitas, pagrįstas kaupiamuoju apskaitos principu. Kitos iš esmės eina teisingu keliu, rengdamos sąskaitas naudojant šį apskaitos metodą 2005 m., kaip numatyta naujajame Finansiniame reglamente. Kalbant apie agentūras ir kitas decentralizuotąsias įstaigas, kurios rengia kaupiamuoju principu grindžiamas sąskaitas, buvo nustatytos problemos identifikuojant perkėlimus, laikomus finansinių metų išlaidomis. 9.36. KOMISIJOS ATSAKYMAI 2004 m. gruodžio mėn. Komisijos apskaitos pareigūno patvirtintos EB apskaitos taisyklės galioja visoms Finansinio reglamento 185 straipsnio reglamentuojamoms įstaigoms. Siekdama užtikrinti, kad agentūros ir kitos decentralizuotosios įstaigos būtų pasirengusios kaupimo principu vykdomai apskaitai ir galėtų įvykdyti konsolidavimo reikalavimus, Komisija ir toliau jas nuolat konsultuoja. Komisija, siekdama padėti agentūroms ir kitoms decentralizuotosioms įstaigoms nustatyti reikiamus pakeitimus, jas aprūpino tam tikrais dokumentais: pavyzdžiui, tarptautinių viešojo sektoriaus apskaitos standartų (IPSAS) klausimynu, būsimos apskaitos konsolidavimo komplektu ir konsultaciniu dokumentu bei forma, susijusiais su 2005 m. sausio 1 d. pradiniu balansu. Siekiant užtikrinti sėkmingą agentūrų ir kitų decentralizuotųjų įstaigų konsolidavimą, 2005 m. antrąjį pusmetį šie ryšiai bus dar labiau sustiprinti.

9.37. Ilgalaikio turto stebėsenos kokybė nenuosekli įvairiose agentūrose ir kitose decentralizuotose įstaigose. Kai kuriose jų dar nėra įdiegta tinkama stebėsenos sistema, o kitose įdiegtos sistemos reikalavimų laikymasis yra nepatenkinamas. Dėl to yra neatitikimų tarp sąskaitų ir fizinės inventorizacijos. 9.37. KOMISIJOS ATSAKYMAI Komisija pabrėžia, kad atsakomybė už metinės atskaitomybės parengimą galiausiai reiškia kiekvienos agentūros ir kitų decentralizuotųjų įstaigų apskaitos pareigūnų atsakomybę.

EUROPOS MOKYKLOS

9.38. Audito Rūmams atlikus Europos mokyklų auditą parengiama specialioji ataskaita (neskelbiama Oficialiajame leidinyje), kuri teikiama Valdytojų tarybai ir Europos mokyklų direktoriams. Mokyklų 222,1 milijono eurų biudžetas daugiausia buvo finansuojamas iš Komisijos dotacijų (118,4 milijono eurų) ir valstybių narių įnašų (47,3 milijono eurų). Pagrindiniai su Europos mokyklomis susiję duomenys pateikti 9.4 lentelėje .

9.4 lentelė. – Europos mokyklos: pagrindiniai duomenys Europos mokykla Šalis Įsteigimo metai Biudžetas (18) (19) (milijonais eurų) Iš Komisijos gauta dotacija (19) (milijonais eurų) Su mokykla susijusių duomenų aibė (20) 2004 2003 2004 2003 2004 2003 Biuras Belgija 1957 7,9 7,2 5,7 6,1 — — Liuksemburgo I Liuksemburgas 1953 34,6 31,9 20,3 19,1 3 101 3 753 Liuksemburgo II Liuksemburgas 2004 2,7 — 1,2 — 827 — Briuselio I Uccle Belgija 1958 26,0 24,3 17,0 15,8 2 394 2 289 Briuselio II (Woluwé) Belgija 1974 27,1 25,0 17,7 15,9 2 917 2 769 Briuselio III (Ixelles) Belgija 1999 24,2 22,7 15,7 15,0 2 773 2 592 Mol Belgija 1960 10,9 10,7 6,4 6,5 643 641 Varese Italija 1960 15,8 15,3 7,8 7,5 1 317 1 323 Karlsruhe Vokietija 1962 11,8 11,5 3,9 4,1 1 074 1 091 Miunchenas Vokietija 1977 18,6 16,4 1 1,0 1 504 1 455 Frankfurtas Vokietija 2002 8,8 6,1 4,2 2,9 809 633 Alicante Ispanija 2002 9,9 6,2 5,7 3,4 950 858 Bergenas Nyderlandai 1963 11,5 11,9 6,3 6,4 664 695 Culhamas Jungtinė Karalystė 1978 12,3 12,3 5,5 6,1 889 884 Iš viso 222,1 201,5 118,4 109,8 19 862 18 983 NB: Bendrų sumų skirtumai susidaro dėl apvalinimo.