20.

Centrinė ir vienoda Duomenų stebėjimo ir kontrolės sistema 2015 m. F4E valdybai pranešta apie galimą informacinės sistemos diegimą. Per kitus mėnesius imtasi parengiamųjų veiksmų, įvertinant esamą F4E informacinių sistemų padėtį, duomenų kokybę ir proceso brandą. 2016 m. pradžioje, naujajam direktoriui pradėjus eiti savo pareigas, atliktas išorės vertinimas, įskaitant poveikio tyrimą ir įvairių pasirinkimo galimybių sąnaudų ir naudos analizę. F4E buvo patarta, kad ekonomiškai efektyviausias ir mažiausiai rizikingas metodas būtų laipsniškai diegti atitinkamas išlaidų valdymo srities IT priemones. Siekiant užtikrinti, kad būtų padaryti norimi išlaidų planavimo ir kontrolės procesų patobulinimai, kaip pagrindu įvairioms IT programoms integruoti bus naudojamasi bendru duomenų modeliu. Taip bus galima integruoti esamų Projektų valdymo ir Nuokrypių kontrolės modulių duomenis, t. y. sukurti įverčio užbaigus veiklą duomenų bazę ir sudaryti lėšų paskirstymo įvairiems F4E projektams lentelę. F4E jau pradėjo įgyvendinti šias išorės vertinimo rekomendacijas. Sutarčių sekiklis F4E iš tikrųjų sukūrė Sutarčių sekiklį – keitimosi dokumentais su tiekėjais portalą. Naudodamosi šiuo portalu, projektų grupės gali stebėti ir kontroliuoti, kaip vykdomos sutartys. Kartu pasitelkiant planavimo platformą „Primavera“, taip pat galima stebėti projektų etapus ir bendrą jų įgyvendinimo eigą. Jau įdiegta šios sistemos trečiosios kartos versija, kuri taikoma visoms naujoms sutartims. 2015 m. F4E, siekdama suvaldyti visus sutarčių pakeitimus, taip pat nusprendė sukurti Sutarčių nuokrypių ir pakeitimų priemonę (angl. Deviation and Amendment to Contracts tool). Ši priemonė sukurta 2015 m. ir išbandyta 2016 m. Du pagrindinius jos modulius (F4E nuokrypis tiekėjų atžvilgiu ir tiekėjų nuokrypis F4E atžvilgiu) pradėta plačiai taikyti 2016 m. liepos mėn. Sutarčių nuokrypių ir pakeitimų priemonė taikoma nuokrypio procesui, įskaitant tinkamą finansinių poveikių užregistravimą, prieš prisiimant įsipareigojimą atliekamą patikrinimą, ar biudžete yra pakankamai lėšų, ir sąsajas su rezervo fondu. Ši priemonė susieta su Sutarčių sekiklio platforma, kad F4E ir tiekėjas galėtų matyti visus konkrečios sutarties nuokrypius ir jos vykdymo eigą. Atliktų darbų vertės valdymas Kalbant apie vykdomų darbų vertę, F4E naudojasi ne prognozuojama ITER kreditų verte, o gautų ITER kreditų suma (žr. atsakymą į 18 dalies pastabas). Vidaus audito patikrinimai 2016 m. birželio mėn. F4E buvo įgyvendinusi visus vidaus audito veiksmų planus. Šis tikslas pasiektas todėl, kad šiai konkrečiai susirūpinimą keliančiai sričiai F4E vadovybė skyrė daug dėmesio – 2016 m. birželio mėn. tai pažymėjo F4E Audito komitetas. Vidaus audito skyriaus ataskaitos 2016 m. birželio mėn. atlikti du – neutralių spindulių sistemų (angl. Neutral Beam Systems) ir kriogeninių technologijų įrenginių sistemų (angl. Cryoplant Systems) – patikrinimai. Atlikęs kriogeninių technologijų įrenginių ir kuro ciklo srityje pasirašytų sutarčių auditą, Vidaus audito skyrius pateikė septynias rekomendacijas, iš kurių šešioms (2 labai svarbioms, 2 svarbioms ir 2 pageidaujamoms) rekomendacijoms F4E vadovybė pritarė. Atlikęs neutralių spindulių ir elektronų ciklotronų energijos šaltinių ir išteklių srityje pasirašytų sutarčių auditą, Vidaus audito skyrius pateikė penkiolika rekomendacijų, iš kurių trylikai rekomendacijų (5 labai svarbioms ir 8 svarbioms rekomendacijoms) F4E vadovybė pritarė. 2016 m. birželio mėn. Audito komitetas aptarė pateiktas ataskaitas ir atitinkamus F4E vadovybės pasiūlytus veiksmų planus ir juos įvertino teigiamai. Vidaus audito tarnybos ataskaitos Vidaus audito tarnyba, siekdama patikrinti du veiksmus, kurie nebuvo išnagrinėti per pirmąjį tyrimą, atliko antrąjį konkurencinio dialogo procedūros, susijusios su trečiąja pirkimo dalimi, ribotos peržiūros patikrinimą. Savo 2016 m. birželio 15 d. galutinėje ataskaitoje Vidaus audito tarnyba pripažino, kad, kalbant apie šias dvi rekomendacijas, F4E neseniai nustatė tinkamus poveikio mažinimo veiksmus. Kadangi minėti veiksmai įgyvendinti neseniai, per Vidaus audito tarnybos vizitą nebuvo galima įvertinti priemonių, kurių buvo imtasi, veiksmingumo, taigi jos bus dar kartą vertinamos antrąjį 2016 m. pusmetį siekiant nustatyti, ar rekomendacijos įgyvendintos. Šiuo metu Vidaus audito tarnyba baigia tikrinti, kaip vykdomi susitarimai dėl pirkimų. Šiam patikrinimui duomenys vietoje buvo renkami pirmąją 2015 m. spalio mėn. savaitę. 2016 m. birželio 7 d. F4E gavo preliminarų šio tyrimo ataskaitos projektą, o liepos 8 d. kartu su F4E direktoriumi surengtas baigiamasis šio audito posėdis. Šiame preliminariame projekte nepateikta jokių itin svarbių rekomendacijų. Bendrosios įmonės rizikos valdymas 2016 m., kai buvo atlikti ir F4E valdymo organams pristatyti paskutiniai atnaujinimai, būta tik trijų rūšių labai didelės rizikos, kurią atidžiai stebi vyresnieji F4E vadovai. Šių trijų rūšių rizika mažinama imantis septynių veiksmų. 2016 m. birželio mėn. F4E, atlikdama atnaujinimus, be dviejų esamų veiksmų, kuriems įgyvendinti reikia daugiau laiko, negu iš pradžių buvo planuota, nustatė penkis naujus veiksmus. F4E pabrėžia, kad įmonės rizikos valdymas – tai nuolatinis procesas ir F4E kontrolės aplinkos dalis.