Briuselis, 2010.8.31

KOM(2010) 447 galutinis

KOMISIJOS ATASKAITA EUROPOS PARLAMENTUI IR TARYBAI

Metinė 2009 m. atlikto vidaus audito ataskaita biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai (Finansinio reglamento 86 straipsnio 4 dalis)

SEK(2010) 994

TURINYS

1. Įvadas 3

1.1. VAT misija – savarankiškumas, objektyvumas ir atskaitomybė 3

2. Darbo aplinka ir audito planas 3

2.1. Vidaus audito procesas 3

2.2. Strateginio VAT audito plano įgyvendinimas 4

2.3. Pritarimas rekomendacijoms ir požiūris į VAT darbą 4

3. Pagrindiniai VAT audito metu nustatyti faktai ir rekomendacijos 5

4. Išvados 9

ĮVADAS

Šia ataskaita biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai pranešama apie Komisijos vidaus audito tarnybos (toliau – VAT) darbą, atliktą pagal Finansinio reglamento (toliau – FR) 86 straipsnio 4 dalį. Ji pagrįsta VAT audito metu nustatytų pagrindinių faktų ataskaita, parengta pagal FR 86 straipsnio 3 dalį ir, laikantis profesinių standartų, reikšmingos rizikos tikimybės, kontrolės klausimų ir organizacijos valdymo problemų ataskaita.

Ši ataskaita pagrįsta 2009 m.[1] VAT audito ir konsultacinėmis ataskaitomis, atliktomis Komisijos tarnybose ir vykdomosiose įstaigose. Į ją neįtraukti audito veiklos kitose VAT audituojamose agentūrose ar įstaigose rezultatai, apie kuriuos rengiamos atskiros metinės ataskaitos.

Komisijos pastabos dėl vidaus auditoriaus nustatytų faktų ir išvadų pateiktos suvestinėje ataskaitoje[2], kurioje Komisija išdėsto savo poziciją dėl VAT, Europos Audito Rūmų (toliau – EAR) ir biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijos iškeltų susijusių klausimų ir dėl tų klausimų, į kuriuos dėmesį atkreipė Audito pažangos komitetas, bei tų, kurie iškelti pasiūlymuose dėl trimetės Finansinio reglamento peržiūros.

VAT misija – savarankiškumas, objektyvumas ir atskaitomybė

VAT misija – prisidėti prie patikimo valdymo Europos Komisijoje atliekant Komisijos bei reguliavimo ir vykdomųjų įstaigų vidaus valdymo ir kontrolės sistemų auditą jų veiksmingumui įvertinti ir taip siekiant nuolatinio tobulėjimo.

VAT vadovauja už auditą atsakingas Komisijos narys ir ji atskaitinga Audito pažangos komitetui (toliau – APK).

VAT vykdo savo veiklą vadovaudamasi Vidaus auditorių instituto (toliau – VAI) tarptautinių profesinių standartų sistema, o vidaus auditorius Audito pažangos komitetui pranešė apie savo organizacinį savarankiškumą.

2009 m. Finansinių netikslumų komisija (toliau – FNK), vadovaudamasi Finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių 112 straipsniu, nenustatė jokių sisteminių problemų.

DARBO APLINKA IR AUDITO PLANAS

Vidaus audito procesas

VAT bendradarbiavo su EAR ir vidaus audito skyriais (toliau – VAS) audito planavimo koordinavimo, reguliaraus audito ataskaitų teikimo bei keitimosi informacija apie metodiką ir bendras galimybes mokytis.

VAT ir VAS vadovaujasi bendra audito visumos ir rizikos vertinimo metodikos apibrėžtimi. VAS tinklas, kuriam pirmininkauja VAT ( Auditnet ), toliau teikė galimybę veiksmingai derinti vidaus audito metodą visoje Komisijoje.

Baigta rengti Komisijos vidaus auditorių profesinio mokymo programa, įskaitant OLAF parengtą sukčiavimo prevencijos mokymo programą.

Strateginio VAT audito plano įgyvendinimas

2007–2009 m. VAT strateginis audito planas 2009 m. atnaujintas siekiant atsižvelgti į vadovybės metinio rizikos vertinimo rezultatus ir kitus išorės ir vidaus pokyčius (pvz., organizacijos veiklos, veiksmų, programų, sistemų ir patikrų pokyčius).

Iki 2007–2009 m. planavimo ciklo pabaigos VAT arba VAS turėjo atlikti Komisijos vidaus kontrolės sistemų, kurios apėmė 56 % finansų audito visumos (66 % 2009 m. biudžeto įsipareigojimų), auditą. Galutinė apimtis bus apskaičiuota visiems VAS pateikus atnaujintus duomenis. VAT taip pat atliko nemažai audito ne finansų (pvz., veiklos tęstinumo, rizikos valdymo) srityje.

2009 m. VAT įgyvendino 87 % savo darbo programos – 100 % C1 veiklos[3] ir 66 % C2 veiklos[4]. Iš viso paskelbtos 67 ataskaitos (34 audito ataskaitos, 32 pažangos stebėjimo ataskaitos ir 1 konsultacinė ataskaita). Išsamus sąrašas pridedamas.

Pritarimas rekomendacijoms ir požiūris į VAT darbą

2009 m. audituojamieji subjektai pritarė 98,8 % rekomendacijų.

[pic]

*Pritarta visoms rekomendacijoms, išskyrus dvi labai svarbias ir vieną svarbią.

Audituojamieji subjektai pasitenkinimą atliktais auditais audito skalėje nuo 1 (aukščiausias įvertinimas) iki 4 (žemiausias įvertinimas) įvertino vidutiniškai 1,71 balo, palyginti su 1,74 balo 2008 m. ir 1,86 balo 2007 m. Iš 2010 m. pradžioje atliktos apklausos matyti, kad 78,8 % suinteresuotųjų subjektų mano, jog VAT perteikia ir įgyvendina aiškią valdymo ir vidaus kontrolės strategiją, 90,0 % – jog auditas atliktas sąžiningai, objektyviai ir nešališkai, 76,3 % – jog VAT rekomendacijos naudingos audituojamajam subjektui (palyginti su 61,5 % 2008 m. ir 48,8 % 2007 m.). Iš viso 90,0 % manė, kad VAT darbu prisidedama prie Komisijos ir jos vykdomųjų įstaigų valdymo ir kontrolės sistemų kokybės gerinimo.

PAGRINDINIAI VAT AUDITO METU NUSTATYTI FAKTAI IR REKOMENDACIJOS

Veiklos tęstinumas

Veiklos tęstinumo valdymo (toliau – VTV) pakankamumas ir veiksmingumas vertintas keturiose tarnybose. Pripažinta, kad VTV tebėra plėtojamas, šis procesas dar nesibaigė ir kad nuo 2006 m. dėtos didelės pastangos siekiant jį vystyti, įgyvendinti ir tobulinti. Vis dėlto VAT manė, kad reikalinga geresnė bendroji apžvalga ir išsamesnės gairės. VAT rekomendavo atsakomybę už šių rekomendacijų įgyvendinimą skirti atitinkamai priežiūros įstaigai ar valdymo organui. Už VTV atsakinga horizontalioji tarnyba turėtų pateikti daugiau rekomendacijų, kaip atlikti poveikio veiklai analizę remiantis rizikos vertinimu, stiprinti susijusių klausimų ir tarpusavio priklausomybės koordinavimą ir gerinti veiklos tęstinumo planavimą. Turi būti vykdoma tarnybų veiklos tęstinumo planavimo apžvalga instituciniu lygmeniu. Siekiant užtikrinti šios apžvalgos įgyvendinimą reikia parengti išsamų esminių veiklos rūšių sąrašą. Planus reikėtų nuolat tikrinti praktikoje, o bendroji VTV įgyvendinimo programa turėtų būti parengta įtraukiant privalomas periodiškas imitavimo pratybas.

Rizikos valdymas

Dabartinė rizikos valdymo sistema įdiegta 2005 m., tuo pat metu parengtas ir veiksmų planas, kuris turėjo būti įgyvendintas 2005–2007 m. 2009 m. dviejose horizontaliosiose ir keturiose veiklos tarnybose atliekant auditą įvertintas rizikos valdymo sistemos tinkamumas ir jos įgyvendinimo veiksmingumas.

Auditu patvirtinta, kad Komisijos rizikos valdymo sistema atitinka tarptautiniu mastu pripažintą etaloną, t. y. COSO įmonių rizikos valdymo modelį, ir kad ji suteikia patikimą rizikos valdymo pagrindą.

Siekdama gauti veiksmingą rizikos valdymo įgyvendinimo Komisijoje apžvalgą ir užtikrinti, kad būtų visiškai atsižvelgta į įvairioms sritims būdingą riziką ir kad būtų tinkamai nustatyta rizika visai institucijai, VAT rekomendavo gerokai sustiprinti centrinių tarnybų vaidmenį. Ji rekomendavo, kad centrinės tarnybos skatintų rizikos valdymo srityje taikyti gerąją patirtį, analizuotų esminę riziką, apie kurią praneša generaliniai direktoratai, bei susijusius valdymo sprendimus ir siųstų suvestinį jų analizės variantą Kolegijai.

Norint gerinti valdymą ir pranešimą apie riziką būtina patikslinti pagrindines koncepcijas (pvz., būdingosios ir liekamosios esminės rizikos vertinimas) ir parengti papildomų gairių (pvz., rizikos tolerancijos koncepcijos taikymo ir rizikos, kylančios dėl priklausomybės nuo išorės partnerių, klausimais).

Veiklos generaliniams direktoratams reikia stiprinti esamą rizikos valdymo sistemą ir įtvirtinti rizikos valdymą kaip veiksmingą nuo jų valdymo proceso neatskiriamą priemonę.

Viešieji pirkimai ir dotacijų valdymas

Atlikti trys nauji viešųjų pirkimų ir dotacijų valdymo procesų vidaus politikos srityje auditai ir penki šių procesų pažangos stebėjimo auditai.

Kalbant apie viešųjų pirkimų procedūras DG JRC, yra tam tikra vidaus rizika, susijusi su jo decentralizuota struktūra ir specializuota veikla. Ypač didelį pavojų kelia branduolinių medžiagų apdorojimas ir branduolinių tyrimų įrenginių eksploatavimas. VAT rekomendavo tobulinti viešųjų pirkimų planavimo procesą, viešųjų pirkimų dokumentų tvarkymą, ex post patikras, gaires, ir išimčių priežiūrą.

Kalbant apie DG ESTAT skirtas dotacijas, pasiūlyta sugriežtinti didelės apimties projektų ex ante vertinimą, tobulinti vertinimą rengiantis skirti dotaciją ir supaprastinti sąskaitų už išlaidas pateikimo Komisijai pagrindą.

Kalbant apie dotacijų valdymą pagal Šengeno priemonę, pasiūlyta pagerinti DG JLS metinės veiklos ataskaitas įtraukiant pagrindinių decentralizuoto valdymo būdu įgyvendinamoms programoms taikomų patikrų sąrašą ir pateikiant svarbiausius veiklos rezultatų rodiklius, įrodančius pagrindinių sandorių teisėtumą ir tvarkingumą. Nustatyta, kad Šengeno priemonės patikrų teisinis pagrindas buvo ne visai aiškus. Žemas „2-osios Šengeno priemonės“ įgyvendinimo lygis Bulgarijoje ir Rumunijoje rodo, kad svarbiausi ES išorės sienų kontrolės veiksmingumo gerinimo veiksmai audito metu dar nebuvo atlikti arba vėluota tai padaryti. Taip pat buvo rizika, kad Bulgarija gali nevisiškai įgyvendinti „2-osios Šengeno priemonės“ biudžetą. Kad sustiprintų šios šalies pažangos stebėjimą, DG JLS turėtų parengti veiksmų planą, kuriam pritartų valstybės narės valdžios institucijos, ir apsvarstyti planą, kaip sumažinti asignavimų netekimą, jeigu veiksmai nebūtų įgyvendinti.

Kalbant apie Mokslinių tyrimų GD sukurtas Septintosios bendrosios programos kontrolės priemones, VAT rekomendavo patobulinti kontrolės metodus. Nors atliekant auditus pripažinta, kad teisės aktų sistemoje pabrėžiamas poreikis supaprastinti paramos gavėjams taikomas ex ante patikras ir sumažinti jų skaičių, vis dėlto atkreipiamas dėmesys į tai, kad reikia surasti tinkamą pusiausvyrą tarp prevencinių priemonių ir ex post patikrų. VAT rekomendavo, jei reikia, taikyti selektyvesnes, labiau rizika pagrįstas patikras ir parengti aiškius sukčiavimo prevencijos ir nustatymo metodus. Reglamentuose numatyti sankcijų mechanizmai taip pat turėtų būti taikomi praktikoje, siekiant užtikrinti atgrasomąjį poveikį.

Vykdomosios įstaigos

Vykdomosiose įstaigose atlikti du joms vykdyti perduoto veiklos biudžeto auditai ir du pažangos stebėjimo auditai. Reikėtų skirti ypatingą dėmesį tam, kad būtų užtikrintas aiškus ir organizuotas generalinių direktoratų užduočių perdavimas naujai įsteigtoms vykdomosioms įstaigoms ir aiškus užduočių pasiskirstymas tarp jų. VAT rekomendavo sudaryti susitarimo memorandumą tarp kiekvieno pagrindinio GD ir jo vykdomosios įstaigos bei pagrindiniame GD parengti aiškų ir oficialų metodą vykdomosios įstaigos su veiklos išlaidomis susijusių įsipareigojimų vykdymui stebėti.

Po abiejų auditų rekomenduota diegti išsamią integruotą valdymo informacinę sistemą siekiant tobulinti vykdomųjų įstaigų administruojamų programų priežiūros ir ataskaitų apie jas rengimo pagrindą.

VAT rekomendavo Konkurencingumo ir inovacijų vykdomajai įstaigai (EACI) išbandyti savo veiklos tęstinumo planą siekiant užtikrinti veiksmingą jo įgyvendinimą. Ji taip pat atkreipė dėmesį, kad prieigos prie Komisijos IT sistemų ir saugumo paslaugų apribojimas gali turėti neigiamą poveikį vykdomųjų įstaigų veiklos tęstinumui dėl didelės jų priklausomybės nuo kai kurių iš šių sistemų.

Informacinių technologijų (IT) klausimai

APK prašymu, parengti du rekomendacijų raštai, kuriuose apibendrinamos svarbiausios pastaraisiais metais atliktų didelių IT sistemų ir bendrų IT sistemų[5] auditų pastabos.

Kalbant apie didelės apimties IT projektus , numatyta svarstyti šiuos klausimus: IT rizikos valdymo procedūrų griežtinimas atliekant nuolatinį ir išsamų rizikos vertinimą; oficialios projekto valdymo metodikos, taikytinos visiems reikšmingiems IT pokyčiams, kūrimas ir taikymas; atidesnė IT rangovų veiklos rezultatų ir kokybės priežiūra; išsamaus ir oficialaus IT sistemų pakeitimų valdymo proceso įgyvendinimas. Ypatingas dėmesys atkreiptas į tinkamos IT viešųjų pirkimų planavimo ir apsirūpinimo strategijos svarbą siekiant išvengti techninės priklausomybės ir paslaugos teikimo nutraukimo pasikeitus paslaugų teikėjui. Siekiant stebėti svarbiausius IT pokyčius reikėtų stiprinti priežiūrą organizacijos lygmeniu.

Tiek su didelėmis, tiek su bendrosiomis IT sistemomis siejama tokia rizika: organizacijos IT valdymo taisyklių nesilaikymas; laukiamų rezultatų nepateikimas laiku ir pagal biudžetą; naudotojų nepasitenkinimas; neveiksmingas išteklių naudojimas; žala reputacijai.

Kalbant apie bendrąsias IT sistemas , nustatyti papildomi rizikos veiksniai, daugiausia susiję su tinkamo centrinio ir vietos lygmens valdymo poreikiu: informacinių sistemų kūrimo gairių ir priežiūros trūkumas; neaiškūs valdymo susitarimai; nepakankamas suinteresuotųjų subjektų dalyvavimas sprendimų priėmimo procese; netinkamas IT projektų vykdymo išlaidų paskirstymas. Jeigu ši rizika pasitvirtintų, galėtų būti sutrukdyta įgyvendinti nuoseklią ir veiksmingą Komisijos IT strategiją ir pasunkinta siekti projekto tikslų. Yra rizika, kad Komisijai gali nepavykti veiksmingai panaudoti nemažus žmogiškuosius ir biudžeto išteklius.

VAT rekomendavo pavesti tinkamai įstaigai nustatyti Komisijos vidutinės trukmės ir ilgalaikę IT strategiją bei prioritetus, o jiems turėtų pritarti ABM valdymo grupė, kuri prižiūrėtų veiksmingą jų įgyvendinimą. Šie IT prioritetai, kurie bus nustatyti ir veiklos, ir administraciniais asignavimais finansuojamoms sistemoms, turėtų sudaryti individualių GD IT metodų („Schémas Directeurs“) bei biudžeto paskirstymo ir įvykdymo patvirtinimo procesų pagrindą. Reikėtų geriau apibrėžti pareigas, susijusias su bendrųjų IT sistemų valdymu, o susijusį sprendimų priėmimo procesą sugriežtinti tinkamai reguliuojant pagrindinių susijusių subjektų dalyvavimą. Dabartinė valdymo struktūra turėtų būti sugriežtinta projekto, srities ir organizacijos lygmenimis, taip pat turėtų būti įdiegtos specialios procedūros, pagal kurias tarnybų nesutarimai būtų kuo greičiau pateikti spręsti ABM valdymo grupei. Taip pat reikėtų sugriežtinti biudžeto procedūrą ir išlaidų priežiūrą.

Pasidalijamasis valdymas

VAT auditų metu daugiausia dėmesio skirta GD priežiūros funkcijoms svarbiausiose – žemės ūkio, žuvininkystės ir sanglaudos – politikos srityse. Tarp jų atlikti ir atitinkamų GD 2007–2013 m. programavimo laikotarpiui numatytų daugiamečių kontrolės metodų pradinių etapų auditai.

Atliekant auditą žemės ūkio srityje daugiausia dėmesio skirta tiesioginės paramos grąžinimui valstybėms narėms ir Integruotos administravimo ir kontrolės sistemos (toliau – IAKS) įgyvendinimo priežiūrai konkrečiose valstybėse narėse, kuriose rasta rimtų trūkumų, bei vienoje šalyje kandidatėje. VAT padarė išvadą, kad mokėjimų valstybėms narėms inicijavimas, tikrinimas ir patvirtinimas vykdomi patenkinamai ir kad pastaraisiais metais Komisija intensyviai stebėjo IAKS įgyvendinimą tikrintose šalyse. Kaimo plėtros srityje VAT nustatė, kad taikoma vidaus kontrolės sistema suteikia pagrįstą patikinimą dėl 2007–2013 m. programavimo laikotarpiui nustatytų EŽŪFKP veiklos tikslų. Tačiau siekiant užtikrinti, kad visa svarbi informacija apie audito rezultatus būtų sistemingai prieinama geografiniams kaimo plėtros skyriams ir kad šia informacija būtų nuolat naudojamasi, būtų galima pagerinti vidaus koordinavimą.

Dėl Europos žuvininkystės fondo VAT rekomendavo, kad DG MARE turėtų sugriežtinti dabartinį įgyvendinimo priežiūros valstybėse narėse procesą ir geriau pateikti dokumentus. DG MARE turėtų priimti išsamų audito planą ir nustatyti dokumentais pagrįstus darbo susitarimus su DG REGIO ir DG EMPL, kurie būtų taikomi dirbant su tomis pačiomis nacionalinėmis audito institucijomis. VAT taip pat rekomendavo, kad DG MARE į savo audito strategiją įtrauktų sukčiavimo prevencijos ir nustatymo procedūras.

Sanglaudos srityje VAT ištyrė, kokias patikras DG REGIO ir DG EMPL taikė valstybių narių 2007–2013 m. programavimo laikotarpiui nustatytoms valdymo ir kontrolės sistemoms. VAT nustatė, kad nors patikros atliktos kaip numatyta, procesui pakenkė valstybių narių tarnybų vėlavimai. VAT išreiškė abejonių dėl valstybių narių lygmeniu pateiktos informacijos kokybės ir rekomendavo, kad generaliniai direktoratai kitame patikinimo sudarymo proceso etape šiuo atžvilgiu imtųsi tolesnių veiksmų. VAT pritaria EAR nuomonei, jog šiuo programavimo laikotarpiu dar per anksti daryti išvadą, kad pakeitus taisykles ir priežiūros sistemas sėkmingai sumažintas su mokėjimais susijusių klaidų skaičius galutinių paramos gavėjų lygmeniu. Auditų metu išryškėjo, kad GD reikėtų aiškiau apibrėžti savo audito strategijas, visų pirma tai, kiek jie atsižvelgia į valstybių narių audito veiklos rezultatus. Būtų galima taikyti labiau tarp Komisijos ir valstybių narių suderintą audito metodą arba net atlikti bendrus auditus, ypač kai skirtingi auditai yra susiję su tomis pačiomis nacionalinėmis audito institucijomis.

Turto valdymas

Atlikus OIB (išskyrus IT įrangos valdymo centrą) administruojamo aprašo sudarymo proceso auditą nustatyta, kad teisinis pagrindas, kuriuo vadovautasi, pasenęs ir kad trūko įrodymų, iš kurių būtų galima spręsti, jog privalomos periodiškos inventoriaus patikros visada buvo atliekamos. VAT pabrėžė, kad vaidmenų ir pareigų išaiškinimas ir procedūrų bei koordinavimo aprašymas yra svarbios veiksmingo proceso sąlygos.

Pagrindiniai tiekimo ir turto valdymo projekto audito rezultatai apibendrinti skirsnyje apie IT klausimus.

Išorės politika

Atlikus bendros užsienio ir saugumo politikos (BUSP) auditą nustatyta, kad dėl bendrų su Taryba įsipareigojimų Komisija turi tik ribotą įtaką BUSP veiksmų įgyvendinimui ir pajėgumui. VAT nepavyko gauti pagrįsto patikinimo dėl BUSP biudžeto valdymo. Ji rekomendavo, kad Komisija užtikrintų visišką atitiktį su ex ante vertinimais susijusiems teisiniams reikalavimams. Vėlavimų, pastebėtų BUSP veiksmų pradžioje ir juos įgyvendinant, problemą kartu su Taryba būtų galima išspręsti parengus geresnes gaires (procedūrų vadovus), standartizuotas procedūras ir priemonių rinkinius. VAT nurodė pavojų, kad nemažai lėšų vykdant civilines BSGP krizių valdymų operacijas gali būti nepanaudota ir kad reikalinga operacijų vietoje strategija, suderintas ataskaitų rengimas ir laiku atliekamos baigimo procedūros.

Atlikus pagalbos maistu programos finansinio valdymo auditą gautas pagrįstas patikinimas, kad nustatyti tikslai buvo pasiekti. Atsižvelgiant į kaimynystės politikos bei CARDS ir PHARE programų užbaigimo audito rezultatus pateiktos patikrų tobulinimo rekomendacijos ir atkreiptas dėmesys į didelės personalo kaitos keliamą riziką.

Ankstesnių auditų rekomendacijų vykdymo stebėsena

Audituotos tarnybos rengia veiksmų planus, skirtus atsižvelgti į VAT rekomendacijas. Šių planų įgyvendinimas stebimas per „problemų sekimo“ sistemą ir tikrinamas atliekant pažangos stebėsenos auditus.

Iš 2009 m. užbaigtų 34 pažangos stebėjimo auditų 24 auditų metu padaryta išvada, kad visos pradinėse audito ataskaitose pateiktos rekomendacijos buvo įvykdytos, o kitų šešių metu – kad tik viena rekomendacija dar nebuvo visiškai įvykdyta.

Apskritai vidaus audito rekomendacijų įgyvendinta daugiau. Naujausia (2010 m. sausio 29 d.) statistika rodo, kad 26 % neįvykdytų labai svarbių rekomendacijų (41 iš 159) vėluota įvykdyti daugiau kaip šešis mėnesius, t. y. jų buvo mažiau nei 29 %, apie kuriuos pranešta ankstesniais metais.

IšVADOS

Remiantis 2009 m. užbaigtų audito ir susijusios veiklos rezultatais galima padaryti šias išvadas:

1 išvada. Padaryta daugiau pažangos, bet reikalingi tolesni pokyčiai

VAT pastebėjo nuolatinius teigiamus Komisijos vidaus kontrolės aplinkos pokyčius, susijusius su pastangomis pateikti besąlyginį patikinimo pareiškimą. Tačiau VAT atkreipė dėmesį, kad reikia toliau tobulinti kelis finansų valdymo aspektus:

- Pasidalijamasis valdymas:

- kalbant apie dotacijų valdymą pagal II Šengeno priemonę ir nepaisant suteikto sutarties pratęsimo ir priimtų lėšų paskirstymo tarp Šengeno dalies ir grynųjų pinigų srauto pakeitimų, reikės geriau apibrėžti rizikos modelius, atitinkamai pakeisti baigiamuosius auditus, o DG JLS turės atidžiai prižiūrėti biudžeto įgyvendinimą;

- Komisijos tarnybos, atsakingos už struktūrinių fondų politikos valdymą, turėtų gerinti bendrą audito metodų koordinavimą ir taip didinti bendrų audito institucijų atliekamo audito aprėptį. 2009 m. pradėto tyrimo audito institucijų veiklai įvertinti rezultatai leis Komisijai remtis pateiktomis nuomonėmis ir tada jau mažinti vietoje atliekamų auditų skaičių.

- Tiesioginis valdymas:

- aprašo sudarymo teisinis pagrindas persvarstytas, o OIB turi visiškai įvykdyti kontrolės reikalavimus;

- nepaisant Viešųjų pirkimų patariamosios grupės privalumų, viešųjų pirkimų procesą Jungtiniame tyrimų centre reikia iš esmės tobulinti, ypač tai, kas susiję su išimčių aprašymu, planavimu, ex post patikrų kokybe ir dėl rinkos suvaržymo pateikiamais pateisinimais;

- mokslinių tyrimų srityje atkreiptas dėmesys į tai, kad reikalinga sukčiavimo nustatymo ir prevencijos strategija ir patobulintos finansinio pajėgumo patikrų atlikimo gairės. Vis dėlto jau padaryta nemažai Septintosios bendrosios programos valdymui skirtų vidaus kontrolės sistemų patobulinimų (pvz., pasiekta pusiausvyra tarp ex ante ir ex post patikrų ir užbaigta garantinių fondų valdymo procedūra).

- Netiesioginis centralizuotas valdymas – BUSP veiksmų įgyvendinimas. Padaryta pažanga su netiesioginiu centralizuotu valdymu susijusių reikalavimų, kuriuos turi atitikti BSGP operacijos, BSGP operacijų rengimo, paramos ir priežiūros ir BSGP sutarčių baigimo procedūros parengimo srityse. DG RELEX turi įgyvendinti tolesnius veiksmus siekdamas visiškai atitikti netiesioginio centralizuoto valdymo reikalavimus („šešių ramsčių“ vertinimai pagal Finansinio reglamento 56 straipsnį). Be to, reikės parengti civilinių krizių valdymo operacijų vertinimo ir operacijų finansų valdymo sistemų diegimo gaires ir metodiką bei sugriežtinti operacijų ex post patikras.

VAT nuomone, norint, kad bendri procesai, pvz., rizikos analizė ir veiklos tęstinumo valdymas, būtų veiksmingi apsaugant visą instituciją, būtina apžvalga institucijos lygmeniu. Apžvalga taip pat būtina siekiant užtikrinti patikimą investicijų į IT sistemas finansinį valdymą taikant masto ekonomiją ir drauge sprendžiant bendras problemas.

VAT rekomenduoja, kad atitinkamos įstaigos būtų įpareigotos padaryti šią apžvalgą ir parengti atitinkamas rekomendacijas, bet taip pat pasirūpinti, kad nebūtų sumažinta atsakomybė už kiekvieno proceso įgyvendinimą.

Komisija mano, kad bendros tam tikrų procesų priežiūros sistemos, pvz., Poveikio vertinimo valdyba, ABM valdymo grupė, Vidaus kontrolės korespondentų tinklas, metinių veiklos ataskaitų tarpusavio vertinimas, jau taikomos arba jas planuojama įgyvendinti, taip pat šiose srityse sukurta daugybė tinklų, rengiami seminarai, tarnyboms teikiama pagalba internetu.

Komisija taip pat mano, kad dėl bet kokio šios rūšies pareigų paskirstymo centrinėms tarnyboms sumažėtų kiekvieno generalinio direktoriaus ir tarnybos vadovo atsakomybė.

2 išvada. Rizikos valdymas

VAT atkreipė dėmesį į pažangą, padarytą 2005 m. Komisijai patvirtinus rizikos valdymo sistemą, bet manė, kad ji turi būti tvirčiau įdiegta kiekvienos tarnybos valdymo procesuose. Tai reikėtų suderinti su geresne susijusios rizikos apžvalga ir patobulintomis gairėmis centriniu lygmeniu.

Centrinės tarnybos negalėjo pritarti visai šiai rekomendacijai, nes manė, kad kai kurios jos dalys nesiderina su Komisijos valdymo sistema. Komisija mano, kad pagal dabartinę valdymo struktūrą centrinės tarnybos jau teikia susijusios rizikos apžvalgą ir gaires rizikos valdymo sistemos bei jos įgyvendinimo klausimais.

3 išvada. Organizacijos veiklos tęstinumas

VAT auditas parodė, kad Komisijai reikia toliau aktyviai stengtis užtikrinti veiklos tęstinumą rimtų veiklos sutrikimų atveju, visų pirma užtikrinant geresnį valdymą, koordinavimą ir tikrinimą, ar tinkamai atnaujinta svarbi veikla. Komisija pritaria šiam požiūriui.

4 išvada. Organizacijos požiūris į informacines technologijas

VAT įrodė, kad reikia toliau tobulinti strateginį sprendimų priėmimą IT srityje ir IT projektų valdymo procesus siekiant užtikrinti, kad IT projektai tinkamai suderinti su Komisijos tikslais, jų kainos ir kokybės santykis yra geras ir kad jie įgyvendinami laiku. Komisija pritaria šiai analizei.

Galutinės pastabos

Vidaus audito tarnyba 2010 m. balandžio mėn. pateikė savo 2010–2012 m. strateginį audito planą. Jo tikslas – atsižvelgti į pagrindinę nustatytą riziką ir pasiekti reikiamą aprėptį bendrai vidaus auditoriaus nuomonei dėl finansų valdymo pagrįsti.

[1] Į 2008 m. ataskaitą įtrauktos kelios 2009 m. pradžioje pabaigtos ataskaitos, todėl jos iš naujo nebeįtrauktos į 2009 m. ataskaitą. Į 2009 m. ataskaitą taip pat įtrauktos kelios ataskaitos, kurių projektai parengti 2009 m., tačiau kurios pabaigtos 2010 m. pradžioje.

[2] COM(2010)0281, 2010 m. gegužės 25 d.

[3] C1 veikla – veikla, kuri turi būti atlikta einamaisiais metais.

[4] C2 veikla – veikla, kurią galima perkelti į kitus metus, ypač jeigu veiksmų planai nėra pakankamai įgyvendinti, kad būtų atliekamas pažangos stebėjimo auditas, arba jeigu audituojamasis subjektas patiria problemų dėl vėlavimo.

[5] Sistemos naudojamos daugybės naudotojų ne iš GD, kuriam priklauso.