[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 7.6.2006

KOM(2006) 279 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS TARYBAI IR EUROPOS PARLAMENTUI

2005 m. atlikto vidaus audito metinė ataskaita biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai

(Finansinio reglamento 86 straipsnio 4 dalis)

{SEC(2006)725}

TURINYS

1. Įvadas 3

2. VAT darbo aplinka ir darbo programa 3

2.1. Darbo aplinka 3

2.2. Vidaus audito raida 4

2.3. VAT darbo programos įgyvendinimas 4

2.4. Pritarimas vidaus auditui 7

3. Pastebėjimai 8

3.1. Išorės aplinka 8

3.2. Planavimas, procesai ir sistemos 9

3.3. Žmonės ir darbo organizavimas 12

3.4. Teisėtumas ir tvarkingumas 13

4. Išvados 14

ĮVADAS

Organizacijos vidaus auditas – tai profesionali, nešališka ir nepriklausoma tarnyba, užtikrinanti veiklos patikimumą ir teikianti konsultacijas. Jos tikslas – padėti organizacijai geriau siekti savo tikslų, nuolat tobulinant veiklos būdus.

Kaip numatyta Finansinio reglamento (toliau – FR) 86 straipsnio 4 dalyje, šioje ataskaitoje biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijai pranešama apie 2005 m. Komisijos vidaus audito tarnybos (VAT) atliktą darbą. Ataskaita pagrįsta Vidaus audito tarnybos (VAT) pagrindinių audito pastebėjimų ataskaita pagal FR 86 straipsnio 3 dalį ir, laikantis profesinių standartų, ataskaita apie „reikšmingas rizikos pozicijas ir kontrolės klausimus, įmonių valdymo klausimus...“[1]. Ši ataskaita pagrįsta 2005 m. VAT audito ir konsultavimo veikla. Ji taip pat remiasi generalinių direktoratų vidaus audito struktūrų (VAS) veikla, apibendrinta du kartus per metus VAT teikiamose VAS veiklos ataskaitose. Į ataskaitą neįtrauktas VAT atliekamas Bendrijos agentūrų auditas[2].

Komisijos atsakymai į vidaus auditoriaus pastebėjimus ir išvadas išdėstyti generalinio direktoriaus metines veiklos ataskaitas apibendrinančioje ataskaitoje. Šioje tuo pat metu priimamoje apibendrinančioje ataskaitoje Komisija išdėsto savo nuomonę dėl bendrų klausimų, iškeltų vidaus auditoriaus, Europos Audito Rūmų, biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucijos arba nurodytų Audito pažangos komiteto ir biudžeto generalinio direktoriaus apžvalginėje ataskaitoje.

Tai reiškia, kad šioje ataskaitoje išdėstyti tam tikri požiūriai ar nuomonės nebūtinai visiškai sutampa su Komisijos nuomone. Šis požiūrių skirtumas atspindi įprastą institucijos ir jos vidaus auditoriaus dialogą.

VAT DARBO APLINKA IR DARBO PROGRAMA

Komisijos vidaus auditas atliekamas greitai besikeičiant aplinkai; 2005 m. Komisijos valdymo ir kontrolės sistemos raidoje taip pat atsispindėjo kai kurios vidaus auditoriaus išvados, pateiktos 2004 m. ataskaitoje.

Darbo aplinka

Įdiegus naują apskaitos sistemą, Komisija, jos tarnybos ir kontrolės institucijos žengė didelį žingsnį į priekį[3]. Numatoma, kad sąskaitas pasirašys apskaitos pareigūnas, ir tai išsprendžia vieną rimtą apskaitos tvarkymo trūkumą. Kad galėtų vykdyti šią atsakingą užduotį, apskaitos pareigūnui būtina suteikti aiškius įgaliojimus, visų pirma įgaliojimus atlikti pagrįstumo patikras (neabejojant dėl pagrindinės įgaliojimus suteikiančių pareigūnų atsakomybės už sandorius). Komisija steigia pirmąsias vykdomąsias agentūras, perimsiančias programos įgyvendinimo uždavinius. Tuo siekiama sumažinti sąnaudas ir su kontrole susijusią riziką, pastebėtą taikant ankstesnius paslaugų užsakymo metodus. Taip pat siekiama didesnės specializacijos. Kalbant apie VAT, ypatingą dėmesį reikėtų atkreipti į sudėtingas įgaliojimų perdavimo ir atskaitomybės procedūras bei valdymo problemas, pvz., administracinius įpareigojimus, įdarbinimą, mokymą ir t. t. Vidaus audito vaidmuo yra ypač sudėtingas dėl padalytos atsakomybės už biudžeto patvirtinimą.

Rizikos valdymas bus tvirtai integruotas į Komisijos planavimo, atskaitomybės ir išteklių paskirstymo ciklą[4]. VAT nuomone, įgyvendinimas bus pradėtas nuo GD lygmens, tada, kaip numatyta, rizikos vertinimas ir valdymas bus įdiegtas susijusiose tarnybose ir galiausiai visoje Komisijoje. VAT nuomone, Komisijos narius visiškai įtraukus į politinės rizikos vertinimą, būtų geriau valdoma rizika ir atitinkamai pagerėtų planavimas, būtų tinkamiau skirstomi ištekliai ir įgyvendinami politikos tikslai.

Institucijų diskusijose dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos kūrimo gairių daugiausia akcentuojamas pagrindinis klausimas – atskaitomybė ir patikinimas. Komisijai yra svarbu apsaugoti savo politinę atsakomybę savo tarnybų ir biudžeto vykdymo partnerių, t. y. valstybių narių, teikiamu (-ais) patikinimu (-ais). Kalbant apie vidaus tvarką, atskiri generalinių direktorių patikinimo pareiškimai buvo labai naudingi, bet, vidaus auditoriaus nuomone, būtina toliau spręsti su visa Komisija susijusių procesų ir GD veiksmų nuoseklumo problemas.

Vidaus audito raida

2005 m. pradžioje VAT persvarstė savo kokybės užtikrinimo priemones ir įsteigė atskirą kokybės užtikrinimo padalinį, kuris sistemiškai tikrina atliekamo audito kokybę – pradedant audito atlikimo planavimu ir baigiant galutine audito ataskaita. Su vidaus audito struktūromis (VAS) buvo susitarta dėl bendrų atskaitomybės standartų, visų pirma taikomų audito rekomendacijų vertinimui, todėl dabar lengviau palyginti audito pastebėjimus.

VAS darbo kokybės patikrinimas, pradėtas 2005 m. savo darbo vertinimu, bus baigtas 2006 m., kai VAT patvirtins šį vertinimą. Kaip reikalauja profesinės veiklos standartai, tuo siekiama ne tik garantuoti generaliniams direktoratams, kad vidaus auditas atliekamas kokybiškai, bet ir nustatyti objektyvų pagrindą, kuriuo būtų galima remtis, atliekant vidaus auditą kitais lygmenimis.

Apskritai VAT ir VAS bendradarbiavimas 2005 m. buvo tinkamas (pvz., buvo atliekamas bendras auditas). Apskaitos sistemos audito planų koordinavimas ir bendri mokymai rodo veiksmingus profesinius ryšius su Europos Audito Rūmais (EAR).

VAT darbo programos įgyvendinimas

2005 m. VAT darbo programa, parengta vadovaujantis 2004–2006 m. strateginiu planu, buvo patikslinta po 2004 m. atlikto audito ir plačiai konsultuojantis su suinteresuotosiomis šalimis (APK, horizontaliosiomis tarybomis, generaliniais direktoriais, VAS ir vidaus kontrolės koordinatoriais) bei pasikeitus nuomonėmis su EAR. 2004 m. pabaigoje APK šią programą patvirtino.

Darbo programa buvo įgyvendinta patenkinamai – buvo užbaigta 90 % pradėtų darbų: 2005 m. buvo užbaigtos 36 auditų ataskaitos (18 audito ataskaitų ir 8 tolesnių veiksmų ataskaitos po Komisijos audito ir 10 agentūrų audito ataskaitų), o likę auditai bus užbaigti 2006 m. pradžioje. Išsamesnė informacija apie Komisijos auditus pateikiama priede.

Daugiausia buvo vėluojama dėl baigiamojo etapo sunkumų. Todėl, VAT nuomone, tikrai būtina sutrumpinti laiką, reikalingą auditui užbaigti. Pati VAT dar labiau sutrumpins audito ataskaitas ir sieks jas kuo aiškiau suformuluoti.

2005 m. VAT įgyvendinti įsipareigojimai:

Tarnyba | Įsipareigojimas | Įvykdyta |

Bendroji, administracinė ir kitos pagalbinės sistemos |

OIB | Sandoriai | 2005 m. vasario mėn. |

BUDG | Tyrimo tęsinys | 2005 m. liepos mėn. |

SG et al. | ES teisės įgyvendinimo peržvalga | 2005 m. liepos mėn. |

BUDG / SG | ABM/SPP ciklo peržvalga | 2005 m. spalio mėn. |

DIGIT, ADMIN, BUDG, SG, TREN, COMP, ECFIN | Konsoliduotos IRT | 2005 m. lapkričio mėn. |

DIGIT | Tolesnis tyrimas | 2005 m. lapkričio mėn. |

Vidaus politikos sritys |

ESTAT | Tolesnio tyrimo darbo grupė | 2005 m. kovo mėn. |

ECFIN | Vietos IT kontrolė (bendrai VAT ir VAS) | 2005 m. balandžio mėn. |

TREN | Vietos IT kontrolė | 2005 m. gegužės mėn. |

TREN | Finansų valdymas | 2005 m. liepos mėn. |

ESTAT | Finansų valdymas (Tolesnis tyrimas) | 2005 m. spalio mėn. |

RTD | Finansų valdymas | 2005 m. spalio mėn. |

SANCO | Finansų valdymas | 2005 m. lapkričio mėn. |

INFSO | Tolesnis tyrimas | 2005 m. gruodžio mėn. |

MARKT | Finansų valdymas | 2005 m. gruodžio mėn. |

PRESS | Tolesnis tyrimas | 2005 m. gruodžio mėn. |

EAC | Tolesnis tyrimas | 2005 m. gruodžio mėn. |

Struktūrinės priemonės ir bendroji žemės ūkio politika |

AGRI | Tolesnis tyrimas | 2005 m. kovo mėn. |

FISH | Išsamus tyrimas | 2005 m. birželio mėn. |

EMPL | Struktūriniai fondai (ex post kontrolė) | 2005 m. spalio mėn. |

FISH | Struktūriniai fondai (ex post kontrolė) | 2005 m. lapkričio mėn. |

AGRI | Struktūriniai fondai (ex post kontrolė) | 2005 m. gruodžio mėn. |

Išorės politikos sritys |

ELARG | Tolesnis tyrimas | 2005 m. sausio mėn. |

RELEX | Informacija ir ryšiai | 2005 m. liepos mėn. |

AIDCO | NVO | 2005 m. liepos mėn. |

ECHO | NVO | 2005 m. spalio mėn. |

Tolesni tyrimai

Komisijos vidaus auditorių naudojama audito valdymo programinė įranga dabar papildyta tolesnio tyrimo priemone, į kurią duomenis įveda audituojamos institucijos. Ši priemonė leidžia vadovybei, auditoriams ir APK tiesiogiai stebėti audito rekomendacijų įgyvendinimo pažangą. Siekdama turėti galimybę tinkamai informuoti APK ir atlikti savo veiklos rizikos analizę, VAT reguliariai tikrina, ar audituojamos institucijos laiku ir tinkamu mastu įgyvendina rekomendacijas. 2006 m. kovo mėn. VAT pateikė APK savo pirmą apžvalginę VAT rekomendacijų laikymosi ataskaitą.

Nors generaliniai direktoratai paprastai pritaria beveik visoms rekomendacijoms, veiksmų planai įgyvendinami labai pavėluotai, todėl tam vadovybė turi skirti ypatingą dėmesį. Remiantis audituojamų institucijų vertinimais, daugiau nei pusė neįgyvendintų esminių rekomendacijų ir apie 17 % neįgyvendintų labai svarbių rekomendacijų vėluojama įgyvendinti daugiau nei 12 mėn., palyginti su nustatyta pradine data.

Tai gali rodyti, kad apskritai veiksmų planai yra nepakankamai įgyvendinami[5]. Generalinių direktoratų pateiktos priežastys yra susijusios su reorganizavimu, išteklių problemomis, sunkumais, kylančiais dirbant su paslaugų teikėjais iš išorės, įgaliojimų trūkumu ir sunkumais, kylančiais bendradarbiaujant su kitais GD. Rengdama trumpesnes ir konkretesnes audito ataskaitas, VAT padeda audituojamoms institucijoms lengviau įgyvendinti rekomendacijas.

Pritarimas vidaus auditui

2005 m. audituojamos institucijos pritarė beveik visoms rekomendacijoms – 97 % [6].

Rekomendacijos | Pritarta | Atmesta | Iš viso | % |

Esminės | 12 | 0 | 12 | 4,2 |

Labai svarbios | 122 | 2 | 124 | 43,5 |

Svarbios | 129 | 4 | 133 | 46,7 |

Pageidaujamos | 16 | 0 | 16 | 5,6 |

Iš viso | 279 | 6 | 285 |

% | 97,9 | 2,1 | 100 |

Pabaigus auditą, VAT reguliariai prašo audituojamų institucijų pateikti savo nuomonę, taip pat nuomonę dėl audito apimties ir atlikimo. Skalėje nuo 1 (aukščiausias įvertinimas) iki 4 (žemiausias) šių apklausų vidutinis rezultatas yra 1,82.

2005 m. platesniu mastu konsultuojantis su suinteresuotosiomis šalimis (GD, išteklių direktoriais, VAS ir APK parengiamąja grupe), buvo teigiamai atsiliepta apie aiškią audito strategiją (79 %), taip pat buvo pabrėžta, kad auditas atliekamas sąžiningai, nešališkai ir teisingai (93 %), taikant tinkamus audito metodus (75 %). Be to, VAT buvo paraginta daugiau bendradarbiauti su VAS, siekiant, kad VAT geriau suprastų audituojamų institucijų veiklą ir audito metu palaikytų su ja glaudesnius ryšius bei rengtų mažiau, bet konkretesnių rekomendacijų. Konsultuojantis taip pat buvo paaiškėjo, kad nemanoma, jog VAT perteikia aiškias valdymo ir vidaus kontrolės idėjas.

PASTEBėJIMAI

Toliau pateikti pastebėjimai yra pagrįsti VAT 2005 m. atliktu auditu, kita vidaus audito veikla (įskaitant VAT parengtą VAS darbo ataskaitą) ir profesionalia auditoriaus nuomone. Šie pastebėjimai yra atrankiniai, nes jie atspindi šiais metais pasirinktą pagrindinę darbo sritį, nustatytą pagal rizika pagrįstą 2004–2006 m. audito planą, siekiant išvengti dalinio sutapimo su EAR veikla, vadovaujantis „vieno bendro audito“ principu. Pagrindinės 2005 m. VAT atlikto Komisijos audito sritys:

- finansų valdymas vidaus politikos srityse;

- struktūrinių fondų valdymas;

- vietos IT valdymas, remiantis ankstesniu IT auditu;

- informacijos saugumas;

- nevyriausybinėms organizacijoms (NVO) skirtų lėšų kontrolė;

- pagrindinės SPP ciklo sudedamosios dalys (ši veikla bus tęsiama ir 2006 m.) ir

- Komisijos vykdoma atitikties ES teisei stebėsena (ji taps platesnio audito, kuris bus atliekamas 2006 m., pagrindu).

Pastebėjimai grupuojami pagal rizikos tipologiją, Komisijos patvirtintą 2005 m. spalio mėn.[7] Kadangi rizikos sritys yra glaudžiai susijusios, audito pastebėjimai dažnai taip pat yra susiję su daugiau nei viena rizikos rūšimi.

Išorės aplinka

Komisijai kyla didelė rizika dėl įgaliojimų perdavimo bendrai valdomose politikos srityse: pagal EB sutartį jai tenka visiška atsakomybė už biudžeto įgyvendinimą[8], tačiau daugiau nei tris ketvirtadalius biudžeto galutiniams gavėjams iš tiesų skiria valstybių narių institucijos.

Kad galėtų prisiimti šią atsakomybę, t. y. suteikti pagrįstų patikinimų, Komisija turi gauti pagrįstus patikinimus dėl bendrai valdomų lėšų ir dėl valstybių narių tvarkomų sandorių tvarkingumo ir teisėtumo.

Pagrįstas patikinimas

Rengiantis struktūrinių fondų[9] 2007–2013 m. programavimo laikotarpiui, VAT mano, kad, siekiant rasti tinkamų įrodymų savo metiniam patikinimo pareiškimui pagrįsti, dalyvaujančioms tarnyboms labai svarbu intensyvinti savo pastangas ir remtis gera praktika:

- Vertindama struktūrinių fondų GD 2005 m. nustatytą bendrą audito strategiją kaip tinkamą atskaitos tašką, VAT rekomenduoja sukurti strategiją, kuri leistų patikinimą dėl tinkamo finansų valdymo labiau paremti audito ir vertinimo duomenimis; be to, iš audito rezultatų turėtų būti įmanoma sudaryti aiškią ir tikslią nuomonę, kurią būtų galima naudoti GD patikinimui pagrįsti. Tarnybos turėtų didinti pagrindinio audito proceso kokybę ir derinti bei geriau apibrėžti vidaus atskaitomybės ir patikinimo reikalavimus (audito sritys, klaidų rodikliai, sisteminiai pastebėjimai).

- Įtraukus daugiau „vieno bendro audito“ elementų, t. y. grindžiant savo darbą kitų kontrolierių darbu ir sistemingai naudojant valstybių narių institucijų valdymo ataskaitas (jas tinkamai patikrinus), galima veiksmingiau išnaudoti kontrolės išteklius, sumažinti dvigubos kontrolės riziką ir išsamiau apžvelgti kontrolės grandinę. Norint to pasiekti, reikia stengtis audito strategijas, planavimą ir rizikos vertinimą labiau derinti su valstybių narių institucijomis; bet to, reikia nustatyti šių institucijų atlikto audito darbo peržvalgos metodiką. VAT taip pat būtų naudinga įtikinti valstybes nares pasirašyti „pasitikėjimo sutartis“[10]. VAT rekomenduoja Komisijai rodyti daugiau iniciatyvos bendraujant su valstybėmis narėmis ir visų pirma propaguoti visais kontrolės grandinės lygiais nustatytą gerą praktiką.

- Atsižvelgdama į ankstesnes problemas, kilusias dėl to, kad informacija apie 2000–2006 m. auditą tapo prieinama gana vėlai, VAT rekomenduoja ateityje rodyti daugiau iniciatyvos ir siekti užkirsti tam kelią. Kuriant naujų programų kontrolės sistemas, reikėtų atkreipti dėmesį į pagrindinius minėtu laikotarpiu pastebėtus trūkumus.

Tinkamas patikinimo atskleidimas

Vidaus auditorius mano, kad GD savo metinėse veiklos ataskaitose (MVA) turėtų tinkamai atskleisti suteiktų patikinimų lygį ir apimtį (apribojimus). Šiose ataskaitose reikėtų aiškiai nurodyti bendras audituotas sumas ir sumas, dėl kurių kyla rizika, taip pat kriterijus, taikytus nustatant gautų patikinimų lygį.

Planavimas, procesai ir sistemos

2005 m. VAT darbo programoje pagrindinis dėmesys buvo skirtas finansų valdymo auditui, saugumo ir IT sistemoms. Kitos svarbios sritys – tai planavimas, programavimas ir ES teisės įgyvendinimo stebėsena.

Vidaus auditorius mano, kad, nepaisant reikšmingo pagerėjimo, Komisijai vis dar kyla rizika šiose srityse. Ši rizika mažina veiklos veiksmingumą ir patikinimą dėl sandorių. Reikia tobulinti priežiūros ir kontrolės veiksmų kokybę ir apimtį.

Kontrolės priežiūra ir veiksmingumas

Bendro valdymo srities patikinimo sudarymas yra sudėtinga procedūra. Finansų valdymo auditas rodo, kad kai kuriuose GD priežiūra lieka problemiška sritimi. VAT ir VAS audito metu buvo pabrėžiamos problemos, kylančios dėl nepakankamo vidaus kontrolės standartų (VKS) ir Finansinio reglamento laikymosi. Tai yra susiję su kontrolės sistemų sąranga ir struktūra: nepakankami ex ante vertinimai, rizikos tyrimai ir funkcijų atskyrimas, įskaitant auditorių ir valdymo. Tai taip pat susiję su sandorių kontrolės, projektų ir kontrolės duomenų bei procedūrų dokumentų tikslumu ir išsamumu. Vidaus auditoriaus nuomone, tokiomis aplinkybėmis teikiant patikinimus dėl sandorių teisėtumo ir tvarkingumo kyla nemaža rizika. VAT ir VAS pateikė tarnyboms išsamias rekomendacijas, susijusias su mokėjimų srautų, pirkimo, dotacijų ir sutarčių valdymo bei susigrąžinimo sritimis, taip pat su saugumu ir IT klausimais.

Atliekant tolesnį auditą, buvo pastebėta teigiama anksčiau audituotų sričių raida, tačiau taip pat nurodyti rimti vėlavimai, keliantys veiklos, finansinę ir su reputacija susijusią riziką. Kalbant apie Eurostatą , tolesnio audito metu nustatyta, kad, įdėjus nemažai darbo, rizikos lygmuo tapo palyginamas su kitų tarnybų. Vienas šioje srityje neišspręstas klausimas yra susijęs su Komisijos vardu atidarytomis banko sąskaitomis, kurias atidarė ne apskaitos pareigūnas ir kurias šiuo metu tvarko Biudžeto GD.

2005 m. VAT taip pat auditavo vieną konkrečią sritį – NVO suteiktų lėšų, skirtų vystymuisi ir humanitarinei pagalbai, kontrolę. Šios srities valdymo sistemos yra sudėtingos; be to, skirtingos programos ir valdymo tarnybos taiko skirtingas valdymo sistemas. Didesnį dėmesį patraukė su NVO susiję netikslumai, todėl buvo atlikta keletas tyrimų, taip pat ir dėl viešųjų pirkimų praktikos. VAT pastebėjo geros praktikos pavyzdžių, kaip antai pastangos reguliariau ir tikslingiau bendrauti su NVO bendruomene, paraiškų teikimo tvarkos supaprastinimas, ypač kalbant apie kvietimą pateikti paraiškas. Pateiktos rekomendacijos yra susijusios su būtinybe gilinti Komisijos žinias apie NVO, įskaitant bendrą NVO tipologiją, keitimąsi geriausia praktika ir rizikos tyrimais, ir stiprinti bendradarbiavimą su valstybėmis narėmis ir kitais pagalbos teikėjais. Rekomendacijose taip pat numatyta intensyvesnė NVO stebėsena ir nuolatinis vertinimas, didesnį dėmesį skiriant tam, kaip NVO laikosi viešųjų pirkimų taisyklių ir tobulina partnerių gebėjimus, kad būtų galima padidinti projektų kokybę. Platus audituojamų institucijų pritarimas padarė įtaką tam, kad „EuropeAid“ pasiryžtų iš dalies persvarstyti savo požiūrį į ryšių su NVO valdymą.

Planavimas: koordinavimas ir darna

Nuo 2000 m. vykdomos reformos metu daugiausia dėmesio buvo skirta Komisijos generalinių direktoratų atsakomybei ir valdymo nepriklausomumui, tačiau Komisija išlieka vienintelė institucija, valdoma vienos politinės valdžios, todėl pagrindiniai sėkmingo Komisijos darbo, siekiant nusistatytų politinių tikslų, veiksniai yra koordinavimas ir darna.

Iš strateginio planavimo ir programavimo (SPP) ciklo horizontaliųjų aspektų patikrinimo išvadų matyti, kad politinius prioritetus ir teisinius įsipareigojimus reikia paversti suprantamais koordinuotais planavimo ir išteklių skirstymo procesais. Veiklos procesų auditas (pvz., įstatymų įgyvendinimo stebėsenos, IT) patvirtina, kad yra koordinavimo ir strateginio planavimo trūkumų.

GS ir kitos susijusios horizontaliosios tarnybos ir tinklai jau pradėjo tikrinti SPP ciklo veiksmingumą. 2006 m. VAT atliks veiklos GD auditą. Auditas taip pat bus susijęs su problema, kuri buvo ne kartą nurodyta ankstesnėse metinėse audito ataskaitose, – poreikiu geriau derinti centrinio ir vietos lygmenų atsakomybę, taip pat poreikiu stiprinti horizontaliąsias Komisijos funkcijas, siekiant užtikrinti suderinamumą ir tinkamą priežiūrą (vidaus kontrolės, rizikos valdymo, apskaitos, žmogiškųjų išteklių, IT sritims).

IT srities kontrolė ir valdymas

Veiksminga IT aplinka vaidina itin svarbų vaidmenį Komisijos darbe, nes ji labai padeda politinei ir kitai veiklai. IT sričiai skiriama daug žmogiškųjų, finansinių ir fizinių išteklių, tačiau ji gali priklausyti ir nuo išorės veiksnių. VAT rekomenduoja geriau paaiškinti IT srities horizontaliųjų ir eksploatavimo tarnybų vaidmenis ir atsakomybę, pvz., IT informacinių sistemų saugumo, veiklos tęstinumo, planavimo, plėtros ir valdymo srityse. VAT mato aiškų centralizuotos IT kontrolės ir rizikos būklės atskaitomybės poreikį. Be to, horizontaliosioms tarnyboms turi tekti svarbesnis vaidmuo strateginio orientavimo ir metodologinės pagalbos srityse.

VAT nuomone, IT aspektai turėtų būti įtraukti į VKS ir rizikos valdymą (pvz., sistemos atkūrimo po avarijų planai) GD ir Komisijos lygmenimis. Kalbant apie IT infrastruktūrą, pripažindama, kad IT valdymo sritis pastaruoju metu buvo patobulinta, VAT rekomenduoja išnaudoti masto ekonomijos galimybes. Šio tikslo būtų galima siekti tiksliau apibrėžiant centrinių ir vietos IT vaidmenis. Siekdama užtikrinti optimalų administracinių ir veiklos asignavimų panaudojimą, VAT rekomenduoja išteklių skyrimą derinti su IT architektūros raida, pvz., būtų galima pateikti sąskaitas už pagrindines IT paslaugas. Šiuo metu steigiama svarbiausių IT finansavimo darbo grupė (BUDG/ DIGIT).

Žmonės ir darbo organizavimas

VAT nuomone, reikia rengti daugiau ir tikslingesnių mokymų. Siekiant užkirsti kelią ir (arba) suvaldyti galimus pavojus sistemoms ar operacijoms, ypač svarbu išaiškinti saugumo taisykles ir praktiką bei skirti didesnį dėmesį veiklos tęstinumą užtikrinantiems susitarimams.

Mokymas ir informuotumas

Komisijos VKS kontrolės aplinką laiko ypač svarbia. Tinkamai parengta ir stebima kontrolės aplinka ne tik užtikrina sąlygas būtinai kontrolei atlikti, bet ir suteikia daugiau galių ir leidžia veikti iniciatyviai, taip pat leidžia darbuotojams priimti lanksčius sprendimus ir taikyti lanksčius darbo metodus, pritaikytus prie politinės ir valdymo aplinkos.

Audito išvadose buvo rekomenduota glaudžiau bendrauti ir, naudojant duomenų bazes, nuolat keičiantis informacija ir dažnai ją atnaujinant, sudaryti galimybes lengviau susipažinti su būtina informacija GD viduje. Mokymai yra ypač svarbūs, norint veiksmingai reaguoti į dažnus pokyčius, o naujos ir dažnai sudėtingos taisyklės reikalauja mokantis padėti daug daugiau pastangų. Beveik visų sričių auditas parodė, kad rekomenduojama rengti daugiau ir tikslingesnių mokymų, daugiausia susijusių su finansinėmis procedūromis, pirkimais ir auditu.

Saugumas ir veiklos tęstinumas

Keletas VAT ir VAS auditų parodė, kad nepakankamai laikomasi Komisijos nuostatų dėl biurų, dokumentų ir IT įrenginių saugumo arba nėra parengta tinkama susipažinimo su slapta informacija tvarka ar šios galimybės priežiūros tvarka. Kartais gali būti sunku koordinuoti saugumo klausimus dėl sudėtingų procedūrų, į kurias yra įtraukta daug asmenų ir galbūt net keletas tarnybų.

Siekdama sukurti nuoseklias saugumo strategijas, VAT rekomenduoja gerinti saugumo vertinimus ir juos glaudžiau sieti su rizikos vertinimais. Aiškus atsakomybės už saugumą paskirstymas departamentuose ir vidaus ekspertų patarimų tobulinimas bei didesnis informuotumas turėtų supaprastinti ir pagerinti saugumo užtikrinimą. Veiklos tęstinumo ir nenumatytų atvejų planavimas šioje srityje vaidiną svarbų vaidmenį, nors šis vaidmuo vis dar vertinamas nepakankamai. VAT pabrėžia, kad Komisija stiprina krizių valdymo ir koordinavimo pajėgumus (pvz., „Argus“) ir GS veiklos tęstinumo planavimo iniciatyvą.

Teisėtumas ir tvarkingumas

Atitiktis vidaus ir išorės taisyklėms – pagrindinis finansinę, teisinę ir reputacijos netekimo riziką ribojantis veiksnys. Jei šių taisyklių nesilaikoma, vadovybė turi nedelsdama reaguoti, pavyzdžiui, geriau organizuodama darbuotojų mokymą ir geriau planuodama. Kiek įmanoma supaprastinus reglamentavimą, sumažėja administravimo našta ir tampa lengviau laikytis nustatytų taisyklių.

Taisyklių laikymasis

VAT ir VAS atliekamas auditas įvairiose srityse (veiksmų, pirkimų, saugumo) nustatė finansinių, veiklos ar sutartinių taisyklių laikymosi trūkumų. Trūkumų priežastys galbūt yra nepakankami vidaus ryšiai ir nepakankamas procedūrų pagrindimas dokumentais, mokymų ar išteklių trūkumas tam tikrose srityse arba tam tikrais programavimo ciklo laikotarpiais. Galbūt personalui tenka susidurti su pernelyg daug taisyklių ir galbūt šios taisyklės yra pernelyg sudėtingos.

VAT teigia, kad šių trūkumų poveikis gali būti didelis: finansinis – dėl galimų išteklių nuostolių arba netinkamo valdymo; politinis – jeigu nustatyti tikslai nebus įvykdyti arba bus nepakankamai įvykdyti; teisinis – jeigu būtų kreipiamasi į teismus; poveikis reputacijai – dėl žalos Komisijos įvaizdžiui visuomenės, ypač jos partnerių, akyse. Be intensyvesnio ir patobulinto mokymo, VAT rekomenduoja persvarstyti personalo paskirstymo ir planavimo (intensyviai naudojant rizikos analizę) klausimus ir supaprastinti bei modernizuoti taisykles ir įstatymus.

Aiškumas ir nuoseklumas – supaprastinimas

Lygiavertis klausimas – taisyklių taikymo nuoseklumas tiek viename GD, tiek visuose GD. Nors, žvelgiant iš administravimo ir gavėjų perspektyvos, teisėtai norima lankstumo, tai neturėtų kelti pavojaus būtinam veiklos stabilumui ir vienodo požiūrio užtikrinimui.

Kelių VAT ir VAS atlikto audito metu nustatytas nepakankamas procedūrų pagrindimas dokumentais yra glaudžiai susijęs su minėtais klausimais. Geresnės pagrindimo dokumentais procedūros ir didesnės galimybės pasiekti šiuos dokumentus turėtų būti ne biurokratinės naštos padidinimas, o naudinga priemonė procedūroms tirti (prireikus ir pertvarkyti ar reorganizuoti), rizikai valdyti ir mobilumui skatinti.

Audituose išvadose nurodoma, kad Komisija turi geriau laikytis esamų taisyklių ir nuosekliau jas taikyti, tačiau ne mažiau svarbia užduotimi išlieka šių taisyklių supaprastinimas. VAT 2006 m. ypatingą dėmesį skirs supaprastinimui – tai bus konkretus visų veiklos rūšių audito tikslas.

IšVADOS

Remdamasis 2005 m. veikla, vidaus auditorius akcentuoja keturias bendras išvadas. Komisijos atsakymai į vidaus auditoriaus pastebėjimus ir išvadas išdėstomi metinių generalinio direktoriaus veiklos ataskaitų suvestinėje ataskaitoje.

1 išvada

VAT išvada: 2005 m. atliktas auditas rodo, kad Komisijos tarnybos padarė pastebimą pažangą vidaus kontrolės srityje. Tačiau šis auditas taip pat nustatė didelius neišspręstus kontrolės sistemų sąrangos ir struktūros trūkumus bei veiksmingo standartų ir kontrolės įgyvendinimo problemas. Kaip pavyzdžius galima paminėti tinkamą finansinių grandinių struktūrą, funkcijų atskyrimą, rizikos analizę, kontrolės ir pagrindimo dokumentams keliamų reikalavimų priežiūrą ir šių reikalavimų laikymąsi sutarčių ir dotacijų valdymo srityje, informacijos saugumą ir veiklos tęstinumą bei IT valdymą ir planavimą.

Tarnybos ir toliau turėtų stengtis ne formaliai laikytis procedūrų, o veiksmingai taikyti naujas priemones ir kontrolės procedūras, padėsiančias sumažinti (administravimo) sąnaudas ir valdymą padaryti veiksmingesnį.

Komisijos atsakymas: Komisija kontrolės reikmėms nustatys rodiklius, ypač padedančius numatyti, kaip vidaus kontrolės sistema gali padėti sumažinti riziką, susijusią su operacijų teisėtumu ir tvarkingumu. Prireikus metinėse veiklos ataskaitose bus stiprinama atskaitomybė už vidaus kontrolės veiksmingumą. Komisija taip pat ragina Europos Parlamentą ir Tarybą paremti pastangas pritaikyti teisinę sistemą, kad būtų galima užtikrinti veiksmingą kontrolės proporcingumo ir ekonomiškumo principų taikymą.

2 išvada

VAT išvada: generaliniai direktoriai turėtų užtikrinti, kad kontrolės procesas veiksmingai paremtų MVA pateiktus pagrįstus patikinimus. Šis procesas ir pagrįstas suteikto patikinimo lygis turėtų būti tinkamai atskleisti MVA. Šio tikslo būtų galima siekti:

- gerinant ir derinant „susijusių“ GD kontrolės ir (arba) audito metodikas;

- integruojant įvairius patikinimo lygmenis (pvz., valstybių narių, Komisijos) į vieną nuoseklią sistemą ir nustatant integruotą atskaitomybę, kuriai būtų taikomi aiškūs patikinimo lygio rodikliai.

Komisijos atsakymas: Komisija užtikrins, kad jos įgalioti leidimus teikiantys pareigūnai ir toliau dės pastangas, kad kartu su metinėmis ataskaitomis pateikiami pagrįsti patikinimai būtų iš tiesų pagrįsti tinkamų vidaus kontrolės sistemų. Kalbant apie bendrą valdymą, Komisija ir toliau sieks stiprinti nacionalinių valdžios institucijų, valdančių ES lėšas, teikiamus patikinimus. Komisija siekia sukurti integruotą vidaus kontrolės sistemą.

3 išvada

VAT išvada: vadovaujant generaliniam sekretoriui, generaliniai direktoriai turėtų išnagrinėti galimybę naudotis „bendromis tarnybų paslaugomis“, siekiant veiksmingesnio valdymo ir ekonomiškesnio išteklių naudojimo. Šio tikslo būtų galima siekti:

- horizontaliuoju ir veiklos lygmeniu persvarstant tam tikrų užduočių paskirstymo tvarką ir išteklių naudojimą;

- išbandant ir, jeigu bandymai bus sėkmingi, visoje Komisijoje pradedant taikyti tokias priemones, kaip antai tarnybų lygmens susitarimai ir (arba) veiklos ir horizontaliųjų tarnybų finansavimo susitarimai.

Šias priemones būtų galima taikyti, pavyzdžiui, nedidelių tarnybų IT, ryšių ir finansinių (žmogiškųjų išteklių) valdymo srityse.

Komisijos atsakymas: Komisija sutinka, kad mažų departamentų atveju tarnybų susitarimai gali būti vertingi, jeigu jie yra pagrįsti ekonomiškumo analize ir sudaryti pagal taikytinas taisykles, išlaikant kiekvieno įgalioto leidimus teikiančio pareigūno atsakomybę.

4 išvada

VAT išvada: Komisijos tarnybos turėtų plėtoti veiksmingą „tolesnių veiksmų kultūrą“. Tolesni veiksmai, įgyvendinami gavus kontrolės ir audito ataskaitas, turėtų būti visaverte įprastos valdymo planavimo ir praktikos dalimi, o vyresniosios vadovybės lygmeniu turėtų būti reguliariai kontroliuojama ir stebima kad šie veiksmai būtų įgyvendinti nustatytu laiku .

Nuolatinis ir visapusiškas dėmesys valdymo ir kontrolės trūkumams reiškia, kad organizacija yra nuolat besimokanti organizacija, o tai, reiškia, kad, laikui bėgant, reikės kur kas mažiau apsunkiančių ir galinčių trukdyti kontrolės veiksmų.

Komisijos atsakymas: Komisija užtikrins, kad, atsižvelgdami į nurodytus prioritetus bei išteklių ribotumą ir remdamiesi audito rekomendacijų tolesniais veiksmais, jos generaliniai direktoratai nustatytu laiku parengtų tikslius veiksmų planus.

[1] Vidaus auditorių instituto veiklos standartas 2060 (www.theIIA.org).

[2] FR 185 straipsnio 3 dalis.

[3] 2006 m. VAT planuoja atlikti išsamų ABAC auditą.

[4] SEC(2005)1327.

[5] Vidaus kontrolės standartas Nr. 21, audito rekomendacijų laikymasis.

[6] Tik pirmiau išvardyti Komisijos audito patikrinimai.

[7] SEC(2005)1327.

[8] EB sutarties 274 straipsnis.

[9] Nuo 2007 1 1 EŽŪOGF Orientavimo skyrių pakeis Europos kaimo plėtros fondas (EKPF). Šio fondo finansų valdymo ir kontrolės taisyklės bus kiek įmanoma suderintos su EŽŪOGF Garantijų skyriaus veiklą reglamentuojančiomis taisyklėmis (Tarybos reglamentai 1290/05 ir 1698/05).

[10] Atsižvelgiant į veiksmų plano gaires, COM(2006)9.