[pic] | EUROPOS BENDRIJŲ KOMISIJA |

Briuselis, 7.6.2006

KOM(2006) 277 galutinis

KOMISIJOS KOMUNIKATAS EUROPOS PARLAMENTUI, TARYBAI IR EUROPOS AUDITO RŪMAMS

Komisijos pasiekimų valdymo srityje 2005 m. apibendrinimas

TURINYS

1. Įvadas 4

2. Metinėse veiklos ataskaitose pateikti patikinimai 5

2.1. Bendras vaizdas: svaresni ir įvairiapusiškesni patikinimai, ... 5

2.2. ... pagrįsti griežtesne metodika 6

2.3. Pasikartojančios išlygos 7

3. Pagrindiniai bendrieji klausimai, susiję su gautomis metinėmis veiklos ataskaitomis ir rekomendacijomis 9

3.1. Veiklos valdymas ir vidaus kontrolė 9

3.1.1. Komisijos vidaus kontrolės veiksmingumas 9

3.1.2. Rizikos valdymas kaip vidaus kontrolės įtvirtinimo administracinėje kultūroje būdas 10

3.1.3. Veiklos valdymas 10

3.2. Valdymas 11

3.2.1. Tolesni veiksmai po audito ataskaitų 11

3.2.2. Užsakomosios paslaugos ir įstaigos 11

3.2.3. Bendros paslaugos 12

3.2.4. Supaprastinimas 13

3.3. Finansų valdymas ir atskaitomybė 14

3.3.1. Finansinės taisyklės 14

3.3.2. Integruotos kontrolės sistemos planas 14

3.3.3. Ex-ante ir ex-post kontrolė 15

3.3.4. Apskaita ir finansinė atskaitomybė 16

3.4. IT sistemos ir operacijų tęstinumas 17

3.4.1. IT sistemos 17

3.4.2. Krizių valdymas ir veiklos tęstinumas 18

3.5. Žmogiškieji ištekliai 18

3.5.1. Kompetencijos atitikimas 19

3.5.2. Įdarbinimas 19

3.5.3. Judumas 19

3.5.4. Ataskaitos apie žmogiškuosius išteklius Komisijoje 20

4. Išvados 19

1 priedas 21

2 priedas 26

3 priedas 31

4 priedas 35

1. ĮVADAS

Šiame metiniame apibendrinime Komisija pateikia savo politikos rezultatų ir žmogiškųjų bei finansinių išteklių, skirtų įgyvendinti Bendrijos politikos kryptis, valdymo ataskaitą. Pirmą kartą Politinių pasiekimų apibendrinimas [COM(2006) 124] parengtas kaip atskiras dokumentas, kuriame pristatoma 2005 m. pažanga siekiant Komisijos strateginių tikslų ir pateikiama praėjusių metų politinių pasiekimų ataskaita. Šiuo 2005 m. Komisijos valdymo apibendrinimu , papildančiu politikos apibendrinimą, informuojama apie tai, kaip Komisija atliko savo valdymo pareigas ir kokį patikimumą šioje srityje užtikrina vidinės kontrolės sistemos. Pagal Finansinio reglamento 60 straipsnio 7 dalį ne vėliau kaip kiekvienų metų birželio 15 d. Komisija biudžeto valdymo institucijai siunčia metinių ataskaitų apibendrinimą.

Patvirtindama šį apibendrinimą, Komisija prisiima politinę atsakomybę už savo generalinių direktorių ir tarnybų vadovų valdymą, remdamasi jų metinėse ataskaitose nurodytais patikinimais ir išlygomis, pripažindama, kad reikia dėti daugiau pastangų, kad būtų panaikinti įvairūs trūkumai. Šiame apibendrinime Komisija taip pat laikosi pozicijos dėl bendrųjų klausimų, kuriuos nagrinėdami šias ataskaitas iškėlė vidaus auditorius, Europos Audito Rūmai, biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucija arba kuriuos įvardijo Audito pažangos komitetas ir biudžeto generalinis direktorius savo pranešime „Vidaus kontrolės padėties Komisijos generaliniuose direktoratuose ir tarnybose apžvalga“ [SEC(2006)567].

Komisija pagal EB Sutarties 274 straipsnį prisiima bendrą atsakomybę už ES biudžeto įgyvendinimą. Apibendrinime išdėstytos Komisijos išvados dėl kiekvienos pagrindinės valdymo srities ir sisteminių kelioms sritims būdingų problemų. Tai Komisijos atskaitomybės struktūros, kurios ramsčius sudaro įgaliotų leidimus suteikiančių pareigūnų metinės veiklos ataskaitos, viršūnė. Bendriau tariant, šiame apibendrinime taip pat apžvelgiama 2005 m. pasiekta pažanga siekiant maksimaliai padidinti Komisijos valdymo ir kontrolės sistemų veiklos potencialą šiose srityse:

- Komisijos atskaitomybės skatinimas: 2005 m. metinės veiklos ataskaitos pagrįstos griežtesne metodika ir labiau suderintu požiūriu į bendrus klausimus (žr. 2.2. dalį toliau); pirmą kartą ES biudžeto apskaitai visiškai pritaikytas kaupimo principas, nors teko išspręsti nemažai su perėjimu susijusių problemų (3.3.4. dalis).

- Veiksmingo veiklos valdymo stiprinimas : toliau veiksmingiau taikoma vidaus kontrolės veiksmingumo kultūra, kuri bus dar labiau įtvirtinta daugiau dėmesio skiriant kontrolės proporcingumui ir ekonomiškumui (3.1.1. dalis); 2005 m. buvo pirmieji metai, kai visoje Komisijoje buvo pradėta taikyti nauja rizikos valdymo metodika (3.1.2. dalis); pradėti veiksmai, kuriais siekiama padidinti tikslų ir rodiklių kokybę (3.1.3. dalis).

- Komisijos atsakomybės ir priežiūros pajėgumų didinimas : pasiūlytos arba įgyvendintos supaprastinimo priemonės (3.2.4. dalis); pristatytas perėjimo prie integruotos vidaus kontrolės sistemos planas (3.3.2. dalis); patobulinti tolesni veiksmų planai (3.2.1. dalis) ir vidaus kontrolės strategijų patikimumas bei veiksmingumas (3.3.3. dalis).

2005 m. apibendrinimas skirtas pirmiesiems metams, kai biudžetui, visą šį laikotarpį valdomam Barroso vadovaujamos Komisijos, bus taikoma biudžeto įvykdymo patvirtinimo procedūra.

2. METINėSE VEIKLOS ATASKAITOSE PATEIKTI PATIKINIMAI

2.1. BENDRAS VAIZDAS: SVARESNI IR įVAIRIAPUSIšKESNI PATIKINIMAI, ...

Komisija su pasitenkinimu pažymi, kad reformos principai šiuo metu yra tvirtai įdiegti į jos generalinių direktoratų ir tarnybų kasdieninį valdymą. Komisija teigiamai vertina tai, kad 2005 m. metinėse veiklos ataskaitose, palyginti su ankstesnėmis ataskaitomis, geriau pagrindžiamas patikinimo pareiškimas , pateiktas pridėtose deklaracijose, kurias pasirašė įgalioti leidimus suteikiantys pareigūnai. Išlygos (žr. sąrašą 3 priede) yra tikslesnės ir tinkamiau pagrįstos nei ankstesniais metais, taip pat dažnai paaiškinamas bendras poveikis patikimumui.

Pačios ataskaitos buvo labiau orientuotos ir išsamesnės, taip tapdamos reikšmingesnėmis pagrindinėmis atskaitomybės ir komunikacijos priemonėmis. Išnagrinėjusi metines veiklos ataskaitas ir ypač kiekvieno generalinio direktoriaus bei tarnybos vadovo pasirašytą patikinimo pareiškimą, Komisija pažymi, kad patikinimus pateikė kiekvienas įgaliotas leidimus suteikiantis pareigūnas. Reikėtų pabrėžti kelis šio nagrinėjimo metu iškilusius bendrus klausimus:

Valdymo pasidalijimas su valstybėmis narėmis. Komisija atkreipia dėmesį, kad išlygos šioje srityje yra labiau orientuotos, palyginti su ankstesnėmis ataskaitomis. Pavyzdžiui, 2005 m. ataskaitose nurodyta programa arba geografinė sritis, kurioje nustatyti trūkumai. Komisijos nuomone, lūžis užtikrinant pakankamą patikimumą srityse, kuriose taikomos išlygos, bus įmanomas tik visapusiškai bendradarbiaujant ir pasitelkus nacionalinių valdžios institucijų pastangas, kaip numatyta integruotos kontrolės sistemos veiksmų plane (žr. toliau). Integruotos kontrolės sistemos veiksmų plane (žr. toliau) taip pat numatyta ir vidaus auditoriaus rekomenduojama dėti daugiau pastangų su valstybėmis narėmis derinant audito strategiją, planavimą ir rizikos valdymą, pasikliauti kitų kontrolierių darbu ir sistemingai naudoti valstybių narių įstaigų valdymo ataskaitas. Komisija tęs darbą skatindama nacionalinių institucijų, valdančių ES lėšas, patikinimo pareiškimų naudojimą. Tai turėtų dar labiau sustiprinti bendrą patikimumą, susijusį su operacijų teisėtumu ir taisyklingumu. Išorės veiksmai, taikant centralizuotą, decentralizuotą ir bendrą valdymą. Didelis rizikos laipsnis, susijęs su operacijomis trečiųjų šalių atžvilgiu, laikomas kontroliuojamu ir vienintelė išlyga šioje srityje yra susijusi su atsakomybės pasidalijimu tarp Komisijos ir Jungtinių Tautų įgyvendinant ES indėlį į UNMIK IV ramstį Kosove. Komisija tęs darbą su Jungtinių Tautų atstovais, kad išspręstų šį klausimą 2006 m. Vidaus veiksmai, centralizuotas valdymas. Ypač mokslinių tyrimų srityje, tačiau taip pat ir vidaus politikos srityje Komisija yra aptikusi sisteminių kontrolės problemų, susijusių su išlaidų kompensavimu, dėl kurių kartojamos klaidos, ypač personalo išlaidų srityje. Ji tikisi, kad pagal Šeštąją pagrindų programą nustatytos supaprastinimo priemonės ir sustiprintos kontrolės mechanizmai padės padaryti pastebimą pažangą, kadangi programos tobulėja ir yra įtvirtinama nauja nepriklausomų auditorių išduodamų privalomų pažymėjimų dėl išlaidų deklaracijų sistema. Tačiau problemą iš esmės galima išspęsti tik visiškai supaprastinant finansavimo mechanizmą. Taip pat turi būti patobulinti nacionalinių agentūrų, kurioms taikomas netiesioginis centralizuotas valdymas, patikinimo pareiškimai. Komisija tęs pradėtą darbą, kad supaprastintų Bendrijos programų įgyvendinimą ir išnagrinėtų sistemines kontrolės problemas, susijusias su išlaidų kompensavimu. Konkrečiai Komisijos pasiūlytose Dalyvavimo Septintojoje pagrindų programoje taisyklėse numatoma naudoti supaprastintus finansavimo mechanizmus, pavyzdžiui, daugiau naudoti vienkartines išmokas, vieneto sąnaudų skales ir vidutines normas, pagrįstas kontrolės proporcingumu ir ekonomiškumu, kartu ginant ES finansinius interesus. Įgyvendindama integruotos kontrolės sistemos veiksmų planą (žr. 3.3.2. punktą toliau) Komisija tęs darbą supaprastindama reglamentavimo sistemą ir suderindama auditorių išduodamų pažymėjimų naudojimą, ragindama susijusius departamentus labiau koordinuoti veiksmus šiais klausimais. Naudojant šias priemones ir prireikus taikant sankcijas, išlaidų ataskaitų kontrolę galima padaryti veiksmingesnę ir efektyvesnę. Administracinės išlaidos. Darbo užmokesčio skyriaus priimtos priemonės padėjo stabilizuoti atlyginimų ir pensijų apskaičiavimo informacinę sistemą, todėl 2004 m. pranešime išteklių skyriaus vadovo nurodyta išlyga 2005 m. ataskaitoje buvo panaikinta. Infrastruktūros ir logistikos biuras (OIB) atskleidė rangos sutarčių sudarymo ir viešųjų pirkimų valdymo sunkumų, susijusių su programavimu, kuriuos ketinama pašalinti 2006 m. Komisija mano, kad metinės veiklos ataskaitos užtikrina pakankamą patikimumą administracinių išlaidų srityje. Nors išlygos dėl viešųjų pirkimų programavimo ir administracinių asignavimų delegacijose nekėlė grėsmės generalinio direktoriaus patikinimui, Komisija pasirūpins, kad ši tarnyba imtųsi veiksmingų taisomųjų priemonių, kad ateityje panašių situacijų tikimybė būtų kuo mažesnė. |

- Išvada

Apskritai Komisija mano, kad įdiegtos vidaus kontrolės sistemos su tam tikrais apribojimais, aprašytais 2005 m. metinėse veiklos ataskaitose, užtikrina pakankamą operacijų teisėtumo ir įprastumo patikimumą, už kurį Komisija yra atsakinga pagal EB Sutarties 274 straipsnį. Tačiau ji pripažįsta, kad reikalingos tolesnės pastangos sprendžiant įvairius trūkumus, ypač akcentuotus įgaliotų leidimus suteikiančių pareigūnų išlygose.

Komisija užtikrins, kad jos įgalioti leidimus suteikiantys pareigūnai toliau stengtųsi užtikrinti, kad metinėse ataskaitose pateikiami patikinimo pareiškimai būtų veiksmingai pagrįsti atitinkamų vidaus kontrolės sistemų.

2.2. ... pagrįsti griežtesne metodika

Siekiant nuolatinio tobulėjimo ir supaprastinimo, buvo dar labiau sugriežtintos 2005 m. veiklos ataskaitų gairės:

- Ataskaitų rengimo reikalavimai 2005 m. buvo lengvesni ir labiau orientuoti į pagrindinių veiksmų poveikį. Taip metinėse veiklos ataskaitose buvo užtikrinta geresnė politikos rezultatų, vidaus kontrolės ir finansų valdymo klausimų pusiausvyra , leidžianti sprendimų priėmimui panaudoti aiškesnius ir išsamesnius duomenis bei lengviau pristatyti rezultatus.

- Buvo siekiama padidinti atskaitomybę naudojant aiškias deklaracijas ir vertinant valdymo pobūdį ir ypatybes, generalinių direktoratų rizikos ir kontrolės aplinką bei patikinimų pareiškimus pagrindžiančios valdymo ir kontrolės sistemos aspektus bei rezultatus.

- 2005 m. buvo pradėtas ir 2006 m. iki metinių ataskaitų priėmimo tęsiamas darbas, siekiant nustatyti gaires dėl trūkumų (įskaitant sisteminius) reikšmingumo įvertinimo ir skatinti bendros metodikos ir reikšmingumo ribos nustatymą kiekvienai generalinių direktoratų „šeimai“ pagal konkrečią jos situaciją. Buvo sutarta dėl bendros metodikos bendro valdymo „šeimai“ ir pasiūlyta metodika mokslinių tyrimų „šeimai“. Pažangą taip pat padarė vidaus politikos „šeima“.

- Visų generalinių direktoratų buvo paprašyta atskleisti naudotus reikšmingumo kriterijus ir įtraukti savo bendrą išvadą dėl bendro išlygų poveikio patikimumo pareiškimui apskritai.

Specialistų atlikta galimų išlygų apžvalga, kurią atliekant buvo surengta daug „šeimos“ ir dvišalių susitikimų, labai padėjo patobulinti išlygų apibrėžimą turinio ir suderinamumo sprendžiant panašias problemas atžvilgiu. Joje taip pat buvo pasiektas kokybinis lūžis naudojant reikšmingumo kriterijus ir įvertinant išlygų poveikį. Kalbėdami apie metodiką ir siekį sugriežtinti išlygas, o ne sumažinti jų skaičių, įgalioti leidimus suteikiantys pareigūnai manė, kad:

- rizikos buvimas ne visada yra pakankamas pagrindas išlygoms, išskyrus atvejus, kai problema faktiškai įvyko per ataskaitinius metus arba jeigu kontrolės sistema nepadėjo išvengti tokių įvykių, kurie galėjo turėti reikšmingą poveikį;

- esminė audito rekomendacija gali pagrįsti išlygą tik tuo atveju, jeigu 1) pagrindinis trūkumas priklauso sričiai, kuriai taikomas patikinimo pareiškimas, 2) įgaliotas leidimus suteikiantis pareigūnas sutinka, kad dabartinė vidaus kontrolės sistema tinkamai nepanaikina nustatytų trūkumų ir 3) jis (arba ji) mano, kad yra viršyta reikšmingumo riba.

Išvada

2005 m. buvo padaryta nemaža pažanga gerinant atskaitomybę ir užtikrinant labiau suderintus panašią veiklą vykdančių generalinių direktoratų „šeimų“ metodus. Darbas įvairiose „šeimose“ turėtų būti tęsiamas, kad kiekviena sritis, įskaitant sritis, kurioms dar nebuvo sukurta bendra metodika, gautų naudos iš konkrečios suderintos metodikos. „Šeimos“ tęs darbą, tobulindamos su kontrole ir patikimumo lygiu susijusius rodiklius (žr. 3.1.1. punktą toliau).

2.3. Pasikartojančios išlygos

Išlygos naudojamos nustatyti problemines sritis, kuriose didžiausias dėmesys skiriamas operacijų teisėtumo ir taisyklingumo užtikrinimui ir atsakingam išteklių naudojimui. Pasikartojanti išlyga gali pati tapti problema. Šiuo atžvilgiu Komisija pažymi, kad pasikartojančios išlygos gali būti skirtingo pobūdžio:

Išlygos, kurių mastas kasmet mažėja arba kurioms sudarytas veiksmų planas duoda vaisių (Regioninės politikos generalinio direktorato nustatytos išlygos dėl ERPF arba Sanglaudos fondo tam tikrose valstybėse narėse arba valstybėse kandidatėse; Žemės ūkio ir kaimo plėtros generalinio direktorato išlyga dėl IAKS Graikijoje; Laisvės, saugumo ir teisingumo generalinio direktorato išlygos dėl ex-post kontrolės ir dėl Europos pabėgėlių fondo; Biudžeto generalinio direktorato išlyga Europos plėtros fondui dėl kaupimo principu pagrįstos apskaitos). Komisija pažymi, kad kai kuriais atvejais esminės problemos sprendimas pareikalaus papildomų trečiųjų šalių pastangų (bendro valdymo atveju – valstybių narių pastangų). Išlygos, susijusios su struktūrinėmis problemomis, stabdančiomis visišką ir galutinį išlygose apibrėžtų problemų sprendimą esant dabartinei reglamentavimo sistemai (kelių generalinių direktoratų įvardytos problemos dėl penktosios mokslinių tyrimų pagrindų programos; Įmonių ir pramonės generalinio direktorato išlyga dėl Europos standartizacijos organizacijų; Žemės ūkio ir kaimo plėtros generalinio direktorato išlyga dėl aukštos kokybės jautienos lengvatinio importo). Komisija ir toliau vykdys taisomuosius veiksmus, naudojama novatoriškas priemones finansavimo mechanizmui sukurti (pavyzdžiui, mokslinių tyrimų pagrindų programų srityje bus įvertinta didesnio vienkartinių išmokų ir vieneto sąnaudų skalių naudojimo galimybė). Išlygos, susijusios su trūkumais, turinčiais poveikį operacijoms, atliekamoms ne centriniame biure, arba operacijoms, atliekamoms centriniame biure, tačiau susijusioms su veikla, valdoma ne centriniame biure, ir kuriuos sudėtinga išspręsti dėl ypatingų aplinkybių, kurias sąlygoja fizinis atstumas ir labai maža apimtis (Komunikacijos generalinio departamento nurodytos išlygos dėl dotacijų struktūrinių ir sisteminių ex-post kontrolės sistemų nebuvimo; dvi Išorės santykių generalinio direktorato išlygos dėl administracinių asignavimų). Komisija mano, kad įvertinus konkrečias apimtis šios išlygos Komisijos lygmeniu turi nedidelį poveikį. Ji užtikrins, kad atitinkami generaliniai direktoratai 2006 m. imtųsi būtinų veiksmų šioms problemoms išspęsti. Trūkumai (nesugebėjimas), neleidžiantys pasiekti generalinio direktorato arba tarnybos tikslų, nepriklausančių patikinimo pareiškimo sričiai (Vidaus audito tarnybos išlyga dėl nesugebėjimo atlikti kasmetinį Bendrijos institucijų auditą; Energetikos ir transporto generalinio direktorato išlyga dėl branduolinės saugos; Darbo užmokesčio skyriaus išlyga dėl Tarybos sveikatos draudimo tarnybos). Verta atkreipti dėmesį į tai, kad patikinimo pareiškimas taikomas, viena vertus, išteklių naudojimui pagal jų numatytą paskirtį laikantis patikimo finansų valdymo principų ir, kita vertus, faktui, kad taikomos kontrolės procedūros užtikrina reikalingą pagrindinių operacijų teisėtumo ir taisyklingumo patikimumą. Komisija mano, kad šias problemas, atsižvelgiant į jų pobūdį ir faktą, kad jos nėra visiškai įtrauktos į patikinimo pareiškimą, būtų galima iškelti metinėse veiklos ataskaitose ateityje. |

- Be to, numatytos kelios naujos išlygos dėl bendrų klausimų, susijusių su apskaita ir finansinėmis ataskaitomis bei dėl duomenų centro pastato trūkumų, turinčių poveikį IT sistemų operacijų tęstinumui. Tai nagrinėjama 3.3.4. ir 3.4.1. dalyse.

3. PAGRINDINIAI BENDRIEJI KLAUSIMAI, SUSIJę SU GAUTOMIS METINėMIS VEIKLOS ATASKAITOMIS IR REKOMENDACIJOMIS

3.1. Veiklos valdymas ir vidaus kontrolė

3.1.1. Komisijos vidaus kontrolės veiksmingumas

Kaip pažymi vidaus auditorius ir kaip minima apžvalgos ataskaitoje, Komisijos generaliniai direktoratai ir tarnybos vidaus kontrolės srityje pasiekė pastebimos pažangos : metinės veiklos ataskaitos rodo, pavyzdžiui, kad dauguma generalinių direktoratų ir tarnybų pradėjo naudoti įvairesnes finansines procedūras ir pritaikė jas, atsižvelgdami į skirtingus poreikius ir nustatytą riziką; kai kurie generaliniai direktoratai vis labiau stengiasi kontroliuoti, kad įsipareigojimai ir mokėjimai būtų tolygiai paskirstyti per visus metus, kad būtų sumažintas biudžeto operacijų sutelkimas metų pabaigoje; valdymo procesuose dar labiau įtvirtinamas rizikos valdymas ir vis griežčiau stebimi kontrolės rezultatai bei išmoktos pamokos. Nepaisant to, ir vidaus auditorius, ir Audito Rūmai paprašė Komisijos generalinių direktoratų ir tarnybų ir toliau veiksmingai taikyti naujas kontrolės priemones, atkreipdami dėmesį į kai kuriuos nepanaikintus trūkumus. Šiuo atžvilgiu generalinių direktoratų patirties ir priemonių mainai tapo vidaus kontrolės koordinatorių tinklo dalimi.

Veiksmingas ir efektyvias vidaus kontrolės priemones galima sukurti užsibrėžiant aiškiai suformuluotus ir realistiškus kontrolės tikslus , norimą pažangą laikui bėgant vertinant pagal tikslo rodiklius ir užtikrinant proporcingumą bei kontrolės ekonomiškumą . Tiksliau :

- Vidaus kontrolės sistemų veiksmingumas ir efektyvumas, įskaitant sistemose naudojamus su biudžeto vykdymo teisėtumu ir taisyklingumu susijusios rizikos valdymo būdus, bus kontroliuojamas naudojant kokybinius ir kiekybinius rodiklius . Bus lanksčiau naudojamos rodiklių suvestinės, reguliariai apžvelgiant kiekvienos tikslinės gyventojų grupės rodiklių pritaikomumą ir tinkamumą.

- Bus siekiama kontrolės proporcingumo ir ekonomiškumo , supaprastinant ir pritaikant valdymo metodus, kaip galutinį tikslą užsibrėžiant tinkamą pusiausvyrą tarp kontrolės poreikio ir šiam tikslui skirtų išteklių. Tikimasi, kad dažnesnis vienkartinių nustatyto dydžio išmokų teikiant dotacijas taikymas, už biudžeto įgyvendinimo užduotis atsakingų trečiųjų šalių patikinimo pareiškimų ir audito pažymėjimų naudojimas padės sumažinti Komisijos tiesiogiai atliekamos kontrolės sudėtingumą, tačiau taip pat reikalingi nauji metodai apibrėžti reglamentavimo ir techninę sistemą, pvz., vienkartinių išmokų atžvilgiu .

Galiausiai, vidaus kontrolės ir rizikos valdymas pagal dabartinę tarptautinę praktiką turės būti integruoti į bendrą sistemą, remiantis 24 šiuo metu galiojančių vidaus kontrolės standartų patirtimi bei bendra rizikos metodika, kuri buvo pradėta taikyti praėjusiais metais.

Išvada

Komisija sukurs kontrolės tikslų rodiklius, leidžiančius įvertinti, visų pirma, būdus, kaip vidaus kontrolės sistemos valdo riziką, susijusią su operacijų teisėtumu ir taisyklingumu. Prireikus, metinėse veiklos ataskaitose bus dar labiau sugriežtintas vidaus kontrolės veiksmingumo ataskaitų rengimas. Komisija taip pat kviečia Europos Parlamentą ir Tarybą paremti ketinimus pritaikyti teisinę sistemą, kad būtų užtikrintas veiksmingas kontrolės proporcingumo ir ekonomiškumo principų taikymas.

3.1.2. Rizikos valdymas kaip vidaus kontrolės įtvirtinimo administracinėje kultūroje būdas

2005 m. Europos Komisija priėmė visos Komisijos rizikos valdymo sistemą , numatytą 2004 m. apibendrinančiojoje ataskaitoje, sukurdama bendrą rizikos valdymo metodą. Po to Komisijos generaliniai direktoratai ir tarnybos šią bendrą metodiką pradėjo taikyti savo metiniuose 2006 m. valdymo planuose planuodami savo užduotis, nustatydami pagrindines grėsmes ir reikalingus veiksmus. Ši pirmoji bandomoji užduotis padidino generalinių direktoratų savarankiškumo jausmą, padėjo padidinti supratimą apie riziką visoje Komisijoje, taip pat turėjo įtakos generalinių direktoratų kontrolės strategijai bei kontrolei skiriamam dėmesiui.

Pagrindinė nustatyta rizika susijusi su strategija, planavimu ir sistemomis (neveiksmingi kontrolės metodai, nepakankamos IT priemonių naudojimo galimybės, priežiūra ir saugumas), žmonėmis ir organizacija (tam tikros kompetencijos trūkumas, ilgos įdarbinimo procedūros, pernelyg didelė priklausomybė nuo pagal sutartis dirbančių darbuotojų, neaiškios pareigos ir atsakomybė bei pastatų ir personalo saugumo klausimai) bei išoriniais veiksniais (politinės paramos už Komisijos ribų trūkumas, pandemijos, neteisingai išorės partnerių suprantamos ir taikomos taisyklės ir normos).

Vidaus kontrolės apžvalga rodo, kad pastangos padidinti rizikos valdymo taikymą ir vertę turi būti skatinamos ne tik planuojant veiklą, bet ir atliekant įprastinius besikartojančius valdymo veiksmus. Šioje srityje bus imtasi veiksmų siekiant užtikrinti, kad būtų labiau įtraukti aukštesniosios ir viduriniosios grandies vadovai, dalijamasi patirtimi tarp padalinių ir giliau nagrinėjama, kaip valdyti riziką generalinių direktoratų „šeimose“.

Išvada

Komisija dar labiau įtvirtins rizikos valdymą įprastiniame valdymo procese ir integruos rizikos vertinimą į savo vidaus kontrolės sistemas. Ji tęs darbą tirdama, kaip geriau konsoliduoti rizikos valdymą generalinių direktoratų grupėse („šeimose“), susiduriančiose su panašiomis problemomis. |

3.1.3. Veiklos valdymas

2004 m. apibendrinančiąja ataskaita buvo pradėtas pirmasis veiklos peržiūros etapas , kurio metu buvo sukurta pirmoji standartinių tikslų ir rodiklių bazė, kuri gali būti naudojama dviems horizontalioms visiems generaliniams direktoratams būdingoms veiklos kryptims („veiklos strategija ir koordinavimas“ bei „administracinė parama“). Antrajame etape, kuris buvo pradėtas 2006 m., pagrindinis dėmesys skiriamas išlaidų programų tikslams ir rodikliams . Pagal Audito Rūmų ir Europos Parlamento rekomendacijas (taip pat žr. 3.1.1. punktą pirmiau) šiame etape pirmą kartą taip pat bus apžvelgti rodikliai, tiesiogiai susiję su teisėtumu ir taisyklingumu.

Veiklos valdymo srityje Komisija ragina generalinius direktoratus, vykdančius panašią veiklą, glaudžiau dirbti kartu ir dalintis patirtimi, kad būtų skatinami labiau suderinti ir veiksmingesni metodai . Bus toliau derinamos turimos priemonės, pvz., valdymo planai ir veiklos ataskaitos, užtikrinant jų kaip veiksmingų valdymo priemonių , sukuriančių pridėtinę vertę visuose lygmenyse ir padedančių vykdyti nuolatinę priežiūra bei nedelsiant imtis taisomųjų veiksmų, naudojimą.

Išvada

Komisija tęs savo tikslų ir rodiklių peržiūrą, ypatingą dėmesį skirdama 2006 m. išlaidų programoms ir kitoms Komisijos 2007 m. užduotims.

3.2. Valdymas

3.2.1. Tolesni veiksmai po audito ataskaitų

Komisijos Audito pažangos komitetas vaidina pagrindinį vaidmenį atliekant audito arba su auditu susijusių rekomendacijų tolesnio įgyvendinimo priežiūrą ir pateikiant Komisijai išsamų pagrindinių išvadų bei taisomųjų veiksmų apibendrinimą. 2005 m. kovo mėn. Komisija nusprendė išplėsti šios institucijos įgaliojimus, įtraukiant Audito Rūmų ir biudžeto įgyvendinimo patvirtinimo institucijos rekomendacijas dėl tolesnių veiksmų. Sukūrus duomenų bazę, kurioje kaupiamos rekomendacijos iš šių šaltinių, buvo padidintas Audito pažangos komiteto atskaitomybės Komisijai veiksmingumas.

Kaip teigiama vidaus kontrolės apžvalgoje, beveik visi generaliniai direktoratai ataskaitose nurodė, kad buvo pradėti taikyti atitinkami veiksmų planai, šalinant vidaus auditoriaus arba vidaus audito struktūrų nustatytus trūkumus, ir kad šių planų įgyvendinimas yra nuolatos prižiūrimas. Kaip pažymi vidaus auditorius, nors Komisijos generaliniai direktoratai daugeliu atvejų sutinka su vidaus audito rekomendacijomis , dažnai yra smarkiai vėluojama įgyvendinti veiksmų planus . Vidaus auditorius siūlo, kad tokių rekomendacijų įgyvendinimas būtų nuolatos prižiūrimas vyresniosios grandies vadovų ir visiškai integruotas į įprastinį valdymo planavimą. Audito pažangos komitetas imasi šio vaidmens: remdamasis Vidaus audito tarnybos tolesnio darbo rezultatais, jis perspės atitinkamus Komisijos narius ir tarnybas apie sritis, kur yra smarkiai atsiliekama įgyvendinant veiksmų planus. Komisija taip pat atkreipia dėmesį į vidaus auditoriaus įsipareigojimą teikti mažiau bet tikslingesnių rekomendacijų, kartu atsakant į generalinių direktoratų paklausimus šia tema.

Išvada

Komisija užtikrins, kad jos generaliniai direktoratai parengtų tikslius veiksmų planus, atsižvelgdami į apibrėžtus prioritetus ir ribotus išteklius, ir remdamiesi jais laiku laikytųsi audito rekomendacijų.

3.2.2. Užsakomosios paslaugos ir įstaigos

2005 m. buvo planuojama pradėti pirmųjų trijų vykdomųjų įstaigų visapusišką veiklą. Viena iš šių įstaigų veiklą visu pajėgumu pradėjo 2005 m. antroje pusėje. Įkūrimo etape pagrindinė problema buvo personalo įdarbinimas. Dėl šio pobūdžio sunkumų viena iš įstaigų iki šiol dar nevykdo visapusiškos veiklos. Veikiančios vykdomosios įstaigos parengs pirmąsias išsamias metines veiklos ataskaitas apie 2006 m. veiklą, į kurias bus atsižvelgta vėlesnėse apibendrinančiose ataskaitose.

Šiuo pereinamuoju laikotarpiu vykdomosios įstaigos dirbo glaudžiai bendradarbiaudamos su jas valdančiais generaliniais direktoratais, rengdamosi bylų perdavimui. Siekiant palengvinti naujų įstaigų steigimo procesą nauju programavimo laikotarpiu ir pasimokyti iš gautų pamokų, Komisija pradėjo savo vidaus darbo gairių peržiūrą, o būsimos įstaigos su horizontaliais Komisijos padaliniais turės taip pat naudoti standartinius susitarimus dėl paslaugų lygio. Perėjimas į naują programavimo laikotarpį, naujų įstaigų kūrimas ir veikiančių įstaigų vertinimas turės būti atidžiai prižiūrimas užtikrinant, kad būtų atsižvelgta į išmoktas pamokas ir geriausią patirtį.

2005 m., kaip jau nurodyta ankstesnėje apibendrinančioje ataskaitoje, Komisija tarpinstitucinio susitarimo projektu pasiūlė reguliavimo įstaigų veiklos sistemą. Šiuo susitarimo projektu siekiama sukurti reguliavimo įstaigų kūrimo, veiklos ir priežiūros minimalius gero valdymo standartus ir taisykles . Komisijos pasiūlytam tarpinstituciniam susitarimui pritarė Europos Parlamentas, tačiau Taryba negalėjo jo priimti.

Pagal dabartines taisykles Komisijos vidaus auditorius kiekvieną reguliavimo įstaigą turi patikrinti kiekvienais metais. Savo metinėje veiklos ataskaitoje vidaus auditorius pažymi, kad ši pareiga negali būti įvykdyta iki galo. Komisijos siūlomame Finansinio reglamento pakeitime numatoma, kad kiekviena reguliavimo įstaiga įkuria savo pačios vidaus audito struktūrą, kuri padėtų išspręsti problemą nuo 2007 m.

Išvados

Komisija neseniai peržiūrėjo savo gaires dėl vykdomųjų įstaigų kūrimo ir veiklos, kad dabartinės vykdomosios įstaigos, taip pat ir naujos įstaigos galėtų vystytis pagal stabilią ir užbaigtą sistemą, visų pirma numatančią sklandų įgaliojimų perdavimą ir ataskaitų teikimą tarp tokių įstaigų ir jas valdančių generalinių direktoratų. Kuriant išsamią sistemą ir išaiškinant atitinkamų institucijų pareigas yra būtinas visų institucijų dalyvavimas. Ši sistema turėtų būti taikoma ir ateityje kuriamoms įstaigoms, ir, vėlesniame etape, šiuo metu jau veikiančioms įstaigoms. Komisija kviečia Tarybą patvirtinti pasiūlytą sistemą dėl reguliavimo agentūrų ir pasiūlyti pakeitimus arba kitas alternatyvas. |

3.2.3. Bendros paslaugos

Vidaus auditorius rekomenduoja ištirti „bendrų paslaugų“ naudojimo galimybes, siekiant padidinti valdymo veiksmingumą ir efektyvumą , kaip pavyzdžius minėdamas IT paslaugų, komunikacijos, finansinių išteklių ir personalo valdymo sritis.

Vidaus kontrolės būklės apžvalgoje nurodoma, kad maži padaliniai ir biurai ypač susiduria su sunkumais, susijusiais su veiklos tęstinumu, personalo kompetentingumu ir judumu, bei įvardijamos galimos alternatyvos, kaip antai generalinių direktoratų naudojimasis bendromis paslaugomis ir ad hoc centrinių skyrių valdomos pagalbos tarnybos, skirtos padėti vykdomiesiems padaliniams atlikti specifines užduotis.

Išvada

Komisija pripažįsta, kad bendrų paslaugų organizavimas mažiems padaliniams gali sukurti pridėtinės vertės su sąlyga, kad toks organizavimas yra pagrįstas ekonomiškumo analize ir atliekamas pagal taikomas taisykles, išsaugant kiekvieno įgalioto leidimus suteikiančio pareigūno atsakomybę. Komisijos centriniai skyriai sukurs įvairių praktinių sprendimų, kartu užtikrindami pareigų ir atskaitomybės pusiausvyrą tarp generalinių direktoratų ir tarnybų. |

3.2.4. Supaprastinimas

2005 m. gruodžio 21 d. Reformos pažangos ataskaitoje supaprastinimas buvo įvardytas kaip svarbus bendras Komisijos prioritetas visose vidaus valdymo srityse. Galima išskirti keturias pagrindines kryptis: teisės aktų supaprastinimas, numatomų kontrolės procedūrų supaprastinimas, ateities išlaidų programų supaprastinimas ir vidaus procedūrų bei darbo metodų supaprastinimas.

Teisės aktų supaprastinimo srityje Komisija pristatė dar nepriimtų teisės aktų pasiūlymų atrankos rezultatus ir 2005 m. rugsėjo mėn. paskelbė ketinanti atšaukti 68 iš jų. Spalio mėn. buvo pristatytas naujas teisės aktų supaprastinimo etapas, pagrįstas konsultacijų su suinteresuotosiomis šalimis rezultatais. Komisija taip pat pristatė savo poziciją dėl bendros administracinės naštos apskaičiavimo metodikos, kurią turėtų taikyti ES institucijos ir valstybės narės, vertindamos ES teisinių iniciatyvų poveikį.

Derybose dėl 2007–2013 m. finansinės perspektyvos Komisijos pateiktais pasiūlymais buvo siekiama bendro tikslo – supaprastinti teisines priemones ir išlaidų programas . Kaip pavyzdį galima paminėti Komisijos pasiūlymą supaprastinti teisės aktų rinkinį, kuriuo siekiama skatinti didesnį Europos Sąjungos užsienio politikos krypčių suderinamumą ir veiksmingumą. Apskritai sistemingai siekiama, kad programos papildytų viena kitą, sustiprindamos viena kitos poveikį ir sukurdamos didžiausią fondų vertę Europos mastu.

Generalinių direktoratų atliktuose rizikos tyrimuose, susijusiuose su jų 2006 m. metiniais veiklos planais, tarp pagrindinių grėsmių dažnai nurodomas faktas, kad tarpininkai ir naudos gavėjai neteisingai supranta ir taiko Bendrijos normas ir teisės aktus; tam tikras šių normų supaprastinimas tikrai padėtų valdyti tokią riziką. Svarbu, kad teisės aktų leidžiamoji institucija išnagrinėtų siūlomos kontrolės įvykdomumą ir atitinkamas sąnaudas bei naudą. Pavyzdžiui, Komisijos pasiūlyme dėl Septintajai pagrindų programai patvirtintų dalyvavimo taisyklių numatoma dažniau naudoti nustatyto dydžio išmokas (įskaitant vieneto sąnaudų skales) ir vienkartines išmokas pagal Finansinio reglamento sąlygas. Dėl kontrolės ir administracinės naštos Komisijai yra sunku realizuoti alternatyvią galimybę pasikliauti tik faktinių išlaidų atitikties reikalavimams patikrinimu.

2005 m. buvo supaprastinta nemažai vidaus procedūrų . Finansų valdymo srityje buvo pakeistos Finansų reglamento įgyvendinimo taisyklės, supaprastinant rangos sutarčių sudarymo ir dotacijų skyrimo taisykles, ypač mažų sumų atvejais. Komisija taip pat pradėjo iniciatyvą supaprastinti žmogiškųjų išteklių valdymo ir administracines procedūras . Įkurta darbo grupė, įgaliota surengti konsultacijas su personalu ir pasiūlyti priemones, kaip supaprastinti nepagrįstai sudėtingas ir apsunkinančias procedūras.

Išvada

Derėdamasi dėl visų teisės aktų ir programų, susijusių su 2007–2013 m. finansine perspektyva, Komisija ir toliau nagrinės reglamentavimo sistemos supaprastinimo galimybes. Komisija tęs savo vidaus procedūrų supaprastinimą ir kviečia teisės aktų leidžiamąją instituciją šiems aspektams skirti deramą dėmesį. |

3.3. Finansų valdymas ir atskaitomybė

3.3.1. Finansinės taisyklės

2005 m. Komisija patvirtino Finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių pakeitimus, kuriais konkursų dalyvių, pareiškėjų ir naudos gavėjų labui buvo supaprastintos viešųjų pirkimų ir dotacijų skyrimo taisyklės . Be to, Komisija pasiūlė dar kelis finansinių taisyklių pakeitimus: pirma , Finansinio reglamento įgyvendinimo taisyklių pakeitimus, kuriais be kitų dalykų numatoma įvesti supaprastinimo priemones ir kurie turi įsigalioti 2006 m. viduryje; antra , planinį Finansinio reglamento ir jo įgyvendinimo taisyklių peržiūrėjimą kas trejus metus, kuris turi būti pradėtas taikyti nuo 2007 m. sausio 1 d.

Pastarojo atžvilgiu Komisija inicijavo pasiūlymą įtraukti į finansines normas naują biudžeto veiksmingos ir efektyvios vidaus kontrolės principą , kad būtų padidintas operacijų veiksmingumas ir operatyvumas, finansinės atskaitomybės patikimumas, Bendrijų finansinių interesų apsauga ir rizikos, susijusios su pagrindinių operacijų teisėtumu ir taisyklingumu, valdymas. Pagrindinių operacijų pažeidimų arba neteisėtumo rizika, susijusi su pagrindinio teisės akto įgyvendinimu, bus šalinama užtikrinant atitinkamą kontrolės lygį, kad būtų pasiektas toleruotinas rizikos lygis , vertinant ilgamečių programų pobūdį ir atitinkamų mokėjimų pobūdį.

Išvada

Komisija kviečia teisės aktų leidžiamąją instituciją iki 2006 m. pabaigos priimti pagrindinius teisės aktus, o iki 2006 m. vidurio – Finansinį reglamentą, kad Komisija galėtų kuo greičiau 2006 m. rudenį patvirtinti jo įgyvendinimo taisykles ir kad pasirengimas naujam programavimo laikotarpiui būtų pradėtas laiku. Komisija pradės pasirengimą ir iš anksto apibrėš savo valdymo ir kontrolės strategiją, organizaciją ir priemones.

3.3.2. Integruotos kontrolės sistemos planas

2005 m. Komisija priėmė Integruotos vidaus kontrolės sistemos planą ir įvertino atotrūkį tarp Komisijos vidaus kontrolės sistemos ir Audito Rūmų „bendros audito nuomonės“. Šioje pačioje srityje 2006 m. sausio mėn. ji priėmė Veiksmų planą dėl integruotos vidaus kontrolės sistemos , kuriame numatyta 16 veiksmų (supaprastinimo ir bendrų kontrolės procedūrų, vadovybės deklaracijų ir audito patikinimo, dalijimosi audito rezultatais, naudos ir sąnaudų analizės bei atskiroms sritims būdingų trūkumų šalinimo srityse). Galutinis visų šių vertinimų tikslas yra užtikrinti veiksmingesnę ir efektyvesnę ES lėšų vidaus kontrolę ir sudaryti tvirtą pagrindą, kuriuo remdamiesi Audito Rūmai galėtų pateikti palankesnį patikinimo pareiškimą.

Komisija mano, kad valstybių narių ir kitų trečiųjų šalių, kurioms Komisija patiki biudžeto įgyvendinimo užduotis, bendradarbiavimas yra nepaprastai svarbus integruotos vidaus kontrolės sistemos sėkmei, kadangi tai būtų jų valdomų ES lėšų tvarkymo teisingumo patvirtinimas. Šiuo atžvilgiu naujai priimtame tarpinstituciniame susitarime dėl biudžeto vykdymo tvarkos ir patikimo finansų valdymo pagal veiksmų planą numatoma, kad atitinkamos valstybių narių audito institucijos atliks vertinimą, kurio tikslas – išsiaiškinti, kaip valdymo ir kontrolės sistemos atitinka Bendrijos teisės aktus, ir kad valstybės narės įsipareigos kasmet pateikti atitinkamo nacionalinio lygio santrauką apie atliekamą auditą ir pateikiamas deklaracijas.

Išvada

Komisija įsipareigoja sukurti integruotą vidaus kontrolės sistemą. Ji pažymi, kad tokios sistemos sėkmė smarkiai priklausys nuo kitų šalių, tokių kaip Taryba ir Europos Parlamentas, už ES lėšų panaudojimo valdymą ir kontrolę atsakingi nacionaliniai departamentai bei valstybių narių aukščiausiųjų audito institucijų, bendradarbiavimo.

3.3.3. Ex-ante ir ex-post kontrolė

2005 m. metinės veiklos ataskaitos liudija ir apie ex-ante , ir apie ex-post kontrolės patobulinimus, o tai rodo, kad, pavyzdžiui, plačiau naudojami klausimų suderinimui numatyti kontroliniai sąrašai ir atliekama dokumentų kontrolė; gaunami tikslesni ex-ante ir ex-post kontrolės rezultatai ir iš patikinimo pareiškimų darytinos išvados; teikiama informacija, kaip tokia kontrolė atitinka vidaus kontrolės strategiją ir sistemą, kaip ji naudojama kaip priežiūros ir valdymo priemonė.

Buvo numatyti privalomi audito pažymėjimai (pvz., pagal Šeštąją mokslinių tyrimų pagrindų programą), kurie padidintų ex-ante kontrolei pateiktų išlaidų kompensavimo prašymų, susijusių su tiesioginiu valdymu, tikslumą. Pažangą šioje srityje galėtų paskatinti ir 2005 m. ex-post kontrolės tinklui priimtos gairės dėl bendros ex-post kontrolės terminologijos, ex-post kontrolės ataskaitų šablono ir klaidų bei jų poveikio pagrįstam patikimumui klasifikavimo.

Taip pat verta atsižvelgti į iniciatyvų ir prevencinį ex-ante kontrolės pobūdį, kuris taip pat padėtų sumažinti nereikalingas išlaidas dėl vėliau grąžintinų sumų. Naujo programavimo laikotarpio pradžioje, kaip bus 2007 m. atveju, ex-ante kontrolė gali būtu labiau orientuota į išlaidų kategorijas arba gavėjų grupes ir taip padėti nustatyti padidintos rizikos sritis, kuriose labiau tikėtinos klaidos ir trūkumai. Po to didesnį dėmesį reikėtų skirti ex-ante kontrolės nuodugnumo nustatymui šiose padidintos rizikos srityse.

Reikia pagerinti ir vidaus kontrolės strategijos ir struktūrų patikimumą ir veiksmingumą , pavyzdžiui, užtikrinant geresnę ex-ante ir ex-post kontrolės pusiausvyrą, padidinant ex-ante ir ex-post dokumentų patikrinimo veiksmingumą (ypač nustatant tokių patikrinimų terminus, kad dar būtų įmanoma imtis taisomųjų veiksmų, pagrindinį dėmesį skiriant turiniui, naudos gavėjų kategorijoms arba tipams, susijusiems su dažnomis klaidomis arba didesne rizika, ir užtikrinant pakankamą aprėptį), atsižvelgiant į atsiliepimus apie kontrolės rezultatus ir taip pagerinant dabartinę kontrolę, sustiprinant kontrolės priežiūrą ir veiksmingumą, efektyviau pritaikant audito pažymėjimus ir vadovybės deklaracijas, taip pat skatinant direktoratų, atliekančių panašią veiklą, glaudesnius ryšius ir sąveiką.

Remiantis 4 priede pateiktu pranešimu, vertėtų atkreipti ypatingą dėmesį į derybų procedūrų naudojimo sąlygas, atsižvelgiant į tai, kad pagal šias procedūras sudaroma vis daugiau ir didesnės apimties sutarčių.

Išvada

Komisija ir toliau tobulins savo vidaus procedūras, ypač keisdamasi gerąja patirtimi ex-post kontrolės tinkle , be kita ko, sunormindama bendras rekomendacijas dėl imčių sudarymo metodų ir atitinkamo pasikliautinumo lygio, taip pat vykdydama tinkamą kontrolės strategiją, kad būtų užtikrintas ex-ante ir ex-post kontrolės proporcingumas.

3.3.4. Apskaita ir finansinė atskaitomybė

2005 m. sausio 1 d. Komisija perėjo nuo pinigų srautais pagrįstos apskaitos prie apskaitos kaupimo pagrindu, tokiu būdu įvykdydama tarptautinių viešosios apskaitos standartų reikalavimus ir teisinius Finansiniu reglamentu nustatytus įsipareigojimus. Komisijos generaliniams direktoratams teko atlikti didelę užduotį – pirmą kartą sudaryti pradinius balansus ir vertes perėjimo metu.

2006 m. kovo 31 d. Komisijos apskaitos pareigūnas pateikė Europos Audito Rūmams pirmąsias Europos Bendrijų ataskaitas, parengtas pagal tarptautinius apskaitos standartus. Šios ataskaitos buvo visų Komisijos padalinių ir kitų institucijų bei agentūrų trejų intensyvaus darbo metų vaisius:

- buvo sudarytos apskaitos taisyklės, pritaikytos Komisijos veiklai ir atitinkančios tarptautinius standartus, kartu su apskaitos instrukcijomis dėl šių taisyklių taikymo;

- šiems naujiems apskaitos reikalavimams buvo sukurtos atitinkamos IT sistemos;

- visų Komisijos tarnybų administracinės procedūros buvo pakeistos taip, kad operacijos būtų registruojamos jų atlikimo metu, o ne pinigų gavimo ar išmokėjimo metu arba tik metų pabaigoje, tokiu būdu naudojant kaupimo principu pagrįstas ataskaitas;

- buvo nustatyti pradiniai balansai, reikalingi pradėti vesti pirmąsias kaupimo principu pagrįstas ataskaitas.

Šis darbas buvo baigtas iki 2005 m. sausio mėn. – tinkamu laiku, kad būtų galima deramai pradėti 2005 finansinius metus. Nuo 2005 m. sausio mėn.:

- leidimus suteikiantys padaliniai patikrino ir patvirtino pradinius balansus;

- visi padaliniai apskaičiavo kiekvienų metų pradžioje ir pabaigoje sukauptinas išlaidas;

- Komisijos apskaitos pareigūnas patikrino kiekvieno padalinio sistemas, siekdamas užtikrinti, kad jos gali tinkamai registruoti ir perduoti reikiamą apskaitos informaciją;

- buvo parengtos Komisijos ataskaitos ir konsoliduotos su kitų institucijų ir agentūrų ataskaitomis.

Taip Komisija laikėsi Finansiniame reglamente finansinių ataskaitų parengimui nustatytų terminų, kurie visais atžvilgiais atitinka tarptautinius standartus, ir įvykdė savo įsipareigojimą Europos Parlamentui ir Tarybai pateikti ataskaitą apie pažangą siekiant šio tikslo[1], kurį šie laikė ypač ambicingu.

Tačiau darbas dar nėra baigtas, dar nėra modernizuotos avansinių sąskaitų ir Europos plėtros fondų IT sistemos. Toks vėlavimas susijęs su naujų sistemų diegimo ir reikalingo apmokymo geografiškai išsibarsčiusiose srityse sunkumais ir neturi reikšmingo poveikio ataskaitoms.

Nors perėjimas buvo sėkmingai valdomas ir buvo atlikti išsamūs testai, vietinių sistemų patikrinimai 2005 m. pabaigoje atskleidė problemas, susijusias su trimis vietinėmis sistemomis, kurios negalėjo būti patvirtintos. Bent vieno generalinio direktorato pateiktoje informacijoje buvo rasta reikšmingų klaidų, ir jo buvo paprašyta pateikti pataisytus duomenis.

Du generaliniai direktoratai suformulavo išlygas, nurodydami neaiškumus dėl kai kurių operacijų registravimo pagal naujas apskaitos kaupimo pagrindu taisykles , tačiau patvirtino operacijų duomenų, įvestų į sistemą 2006 m. kovo 31 d., kokybę. Dėl šių priežasčių ir atsižvelgiant į tai, kad Audito Rūmai šiuo metu atlieka preliminarių ataskaitų patikrinimą ir gali prireikti atlikti pataisymus prieš patvirtinant galutines konsoliduotas ataskaitas iki 2006 m. liepos 31 d., Biudžeto generalinis direktoratas 2005 m. metinėje veiklos ataskaitoje nurodė sisteminę sąlyginę išlygą, kurios taikymo laikas ribotas. Šis generalinis direktoratas kartu su kitais generaliniais direktoratais šiuo metu atlieka bendrą apskaitos analizę, stengdamasis patikrinti ir pagerinti apskaitos kokybę ir atlikti visas reikalingas apskaitos pataisas.

Nepaisant Komisijos tarnybų pastangų patikrinti ir pertikrinti pradinius balansus ir sukauptas išlaidas, Audito Rūmai gali rasti daugiau klaidų, kurias reikia ištaisyti galutinėse ataskaitose, kurios turi būti parengtos iki 2006 m. liepos 31 d. Klaidų riziką dar labiau padidina santykinis kvalifikuoto apskaitos personalo trūkumas Komisijoje, kai kurių tarnybų vėlavimas, dėl kurio darbai atliekami paskubomis, ir vėlavimas kuriant tam tikras IT sistemų apskaitos ir ataskaitų rengimo priemones. Ateityje numatyti patobulinimai apima avansinių sąskaitų, vedamų Komisijos išorės delegacijose, įtraukimą į centrinę apskaitos sistemą ir Europos plėtros fondų įtraukimą į apskaitos kaupimo pagrindu sistemą. Be to, įsigaliojus pataisytai finansinei sistemai, apskaitos pareigūnas pasirašys galutines ataskaitas patvirtindamas, kad jos buvo parengtos laikantis ataskaitų pateikimo nuostatų ir apskaitos principų, taisyklių bei metodų.

Gavusi vidaus auditoriaus prašymą Komisija pabaigė inventorizuoti banko sąskaitas, kurios bendrai valdomos Komisijos personalo, tačiau kurių Komisijos apskaitos pareigūnas nėra atidaręs. Praktinės išvados liudija, kad reikalingas oficialus registras sąskaitoms, kurios atidarytos institucijos vardu paramą gaunančioje šalyje ir kurias tvarko Komisijos delegacijų personalas, veikdamas kaip antrasis pasirašantysis asmuo, ir kad toks registras turėtų būti reguliariai peržiūrimas užtikrinant, kad nenaudojamos sąskaitos būtų uždarytos.

Išvada

Komisija pripažįsta, kad jos padaliniai nuveikė milžinišką darbą pereinant prie apskaitos kaupimo pagrindu. Tačiau, nepaisant didelių kiekvienos tarnybos įdėtų pastangų, užduoties mastai ir tai, kad tarnybos dar nėra gerai susipažinusios su nauja apskaitos tvarka, reiškia, kad preliminariose ataskaitose išlieka klaidų ir praleidimų rizika. Komisija kiek galėdama stengsis užtikrinti, kad visos auditorių rastos reikšmingos klaidos būtų ištaisytos galutinėse ataskaitose, kurios turi būti patvirtintos iki 2006 m. liepos 31 d. Remdamasi pamokomis, išmoktomis sprendžiant problemas, ir atsižvelgdama į vėlavimą pirmaisiais apskaitos kaupimo pagrindu metais, Komisija toliau stiprins savo apskaitos procedūras ir sistemas, siekdama pagerinti finansinės informacijos kokybę ir laikytis kitų metų apskaitos terminų.

3.4. IT sistemos ir operacijų tęstinumas

3.4.1. IT sistemos

Informacinės technologijos (IT) tapo svarbiu veiksniu, kuriuo tiesiogiai remiama Komisijos administracinė veikla ir daugelis (jei ne visi) jos veiklos ir politikos aspektų. 2005 m. lapkričio mėn. Komisija patvirtino pataisytą e-Komisijos strategiją, siekdama teikti geresnės kokybės ir skaidresnes IT paslaugas tiek savo pačios personalui, tiek išorės suinteresuotosiomis šalimis. Nauji pagrindiniai IT sistemoms keliami reikalavimai buvo taip pat įtraukti į Komisijos vidaus kontrolės sistemą.

Su IT infrastruktūra susijusių operacijų tęstinumo srityje Informatikos generalinis direktoratas savo metinės veiklos ataskaitoje nustatė horizontalią išlygą dėl duomenų centro pastato infrastruktūros neatitikimo (nepakankamas fizinis saugumas ir netinkamas techninių duomenų patalpų įrengimas), kuri taikytina visoms svarbioms šiame centre esančioms IT sistemoms. Vidaus auditorius pažymi poreikį tiksliau išaiškinti horizontalių ir vykdomųjų padalinių vaidmenis ir atsakomybę IT srityje, įskaitant saugumą, planavimą, operacijų tęstinumą, IT informacinių sistemų kūrimą ir valdymą.

Išvada

Duomenų centro pastato infrastruktūros tinkamumo IT sistemų priežiūrai klausimas bus sprendžiamas kaip vienas svarbiausių klausimų. Dabartinis tyrimas dėl geriausios IT valdymo sistemos suteiks galimybę 2006 m. padaryti praktines išvadas, kaip pagerinti valdymo veiksmingumą, efektyvumą ir ekonomišką išteklių naudojimą.

3.4.2. Krizių valdymas ir veiklos tęstinumas

2005 m. naujose Komisijos vidaus tvarkos taisyklėse buvo įvesta veiklos tęstinumo sąvoka. Kai kuriose metinėse veiklos ataskaitose buvo iškeltas veiklos tęstinumo klausimas, o du vykdomieji generaliniai direktoratai nustatė išlygą šioje srityje, susijusią su valstybėms narėms teikiamų visos Bendrijos programoms ir informacijos mainams skirtų IT paslaugų nebuvimo rizika.

Remiantis jau nuveiktu darbu rengiantis pandemijai, generalinis sekretoriatas kuria politikos pagrindą, padėsiantį atitinkamiems generaliniams direktoratams užtikrinti veiklos tęstinumą Komisiją paveikiančiais veiklos sutrikdymo atvejais. Be to, atsakydama į Europos Tarybos kvietimą kurti reagavimo į kritines situacijas pajėgumus valstybių narių ir ES lygmeniu, Komisija 2005 m. gruodžio mėn., įdiegė naują specialią koordinavimo tvarką, kuria siekiama pagerinti Komisijos veiksmų didžiausių krizių atvejais, kai reikalingi veiksmai Europos mastu, darną ir nuoseklumą.

Išvada

Komisija priims Komisijos politikos gaires ir tęs atitinkamų veiklos tęstinumo planų kūrimą.

3.5. Žmogiškieji ištekliai

2005 m. prioritetiniu klausimu išliko pataisytų Tarnybos nuostatų išplėtimas ir įgyvendinimas (nauja karjeros struktūra, šiuolaikinės darbo sąlygos ir lygios galimybės, profesinių ir etikos standartų apsauga ir pan.). Buvo stengiamasi pateikti Komisijos padaliniams gaires dėl naujų taisyklių taikymo, siekiant užtikrinti teisingą ir vieningą įgyvendinimą. Be to, žmogiškųjų išteklių valdymo srityje buvo pradėtos naujos iniciatyvos, tarp jų – administracinių procedūrų supaprastinimas ir didesnis „specializavimas“.

3.5.1. Kompetencijos atitikimas

Kai kurių generalinių direktoratų metinėse veiklos ataskaitose ir vidaus kontrolės apžvalgoje nurodytas specializuoto personalo trūkumas finansų valdymo ir kitų konkrečių funkcijų srityse (pvz., vertimo raštu ir žodžiu, informatikos, muitinės, mokesčių, mokslinių tyrimų ir branduolinės saugos). Tokia situacija susiklostė tuo metu, kai Komisija įvairiuose sektoriuose turi įdarbinti aukšto lygio konkrečių sričių specialistų ir atitinkamai pritaikyti savo įdarbinimo politiką.

Išvada

Komisija nustatys visus trūkumus ir praneš apie konkrečius poreikius, kad jie būtų nedelsiant įvertinti ir įtraukti į tarpinstitucinės Europos personalo atrankos tarnybos darbo programą. Bus tęsiamas veiksmų planas įdarbinti ekspertus ir rengti tolesnius apmokymus.

3.5.2. Įdarbinimas

Apskritai naujųjų valstybių narių piliečių įdarbinimo rezultatai yra patenkinami. Tačiau vis dar yra neužimtos kai kurios viduriniosios grandies vadovų pareigos, esama AST/B* kategorijų ir kitokio profilio, pvz., AD lingvistų, įdarbinimo spragų. Manoma, kad 2004–2006 m. laikotarpiui užsibrėžtus tikslus bus sunku įgyvendinti iki 2006 m. pabaigos ir šis darbas bus tęsiamas 2007 ir vėlesniais metais.

Nuo 1995 m. Komisija yra nustačiusi metinius tikslus dėl moterų įdarbinimo ir paskyrimo į vadovaujančias ir kitas A*/AD lygio pareigas. Nuo to laiko pasiekta pastebima pažanga, tačiau pastangos šioje srityje dar turi būti tęsiamos. Tikslas į 20 % aukštesniosios grandies vadovų pozicijų įdarbinti moteris buvo gerokai viršytas, pasiekus 32,8 %. Bendras tikslas į 50 % A*/AD lygio pozicijų įdarbinti moteris buvo kiek viršytas, pasiekus 51,4 %. Tačiau tikslas į 30 % viduriniosios grandies vadovų pozicijų įdarbinti moteris nebuvo įgyvendintas, pasiekus tik 24,4 %.

Bendras laisvų darbo vietų Komisijoje skaičius 2005 m. gerokai sumažėjo, tačiau buvo susidurta su įdarbinimo problemomis steigiant vykdomąsias įstaigas.

3.5.3. Judumas

2005 m. darbuotojų judumas generaliniuose direktoratuose, tarnybose ir tarp jų buvo panašus kaip ir 2004 m. (apytiksliai 15 % nuolatinių darbuotojų). Šis skaičius apėmė judumą, susijusį tiek su paskelbtomis pozicijomis, tiek su „jautriomis“ pareigomis ir paskyrimu skyrių vadovais. 2005 m. „jautriomis“ buvo įvardyta 12,5 % visų Komisijos pareigų, tačiau generaliniuose direktoratuose, priimančiuose sprendimus dėl Komisijos išlaidų, šis skaičius išaugo iki daugiau kaip 40 %.

Vidaus kontrolės apžvalga atskleidė įvairias su privalomu judumu susijusias problemas, kurios turi trikdomą poveikį padaliniams ir personalui (t. y. tęstinumui, personalo kompetencijai ir strateginiam žmogiškųjų išteklių paskirstymui ir valdymui). Tai ypač pasakytina apie privalomą judumą „jautrių“ pareigų atžvilgiu ir apie didelę personalo kaitą kai kuriuose padaliniuose bei nenuolatinių kvalifikuotų darbuotojų trumpalaikes sutartis.

Komisija reagavo į didėjančią judumo reikšmę 2005 m. padidindama profesinį orientavimą, rengdama įvairius kursus darbuotojams, padėdama jiems pasirengti judumui, surinkdama ir skleisdama geriausią patirtį, rengdama personalo karjeros valdymo strategiją. Komisija įkūrė darbo grupę, kuri turi nustatyti, kaip geriau valdyti judumą, kad galiausiai būtų pasiektas tikslas „tinkamas žmogus dirba tinkamą darbą“. Ši grupė nagrinėja tokius klausimus kaip privalomo ir savanoriško judumo privalumai bei trūkumai ir judumas į vidutinės grandies vadovų pozicijas. Privalomo judumo klausimas yra ypač sudėtingas mažoms tarnyboms, kuriose yra didelis „jautrius“ postus užimančių darbuotojų santykis.

Išvada

Komisija esant poreikiui pakoreguos judumo valdymą taip, kad būtų pasiektas galutinis tikslas „tinkamas žmogus dirba tinkamą darbą“, ypač „jautrių“ pareigų atžvilgiu. 2006 m. bus pateikti pasiūlymai dėl judumo poveikio sumažinimo, ypatingą dėmesį skiriant specialioms funkcijoms ir mažiems generaliniams direktoratams bei tarnyboms.

3.5.4. Ataskaitos apie žmogiškuosius išteklius Komisijoje

2005 m. Komisija atliko dvi užduotis, kurių tikslas buvo nustatyti, kurie darbuotojai dalyvauja viešųjų ryšių veikloje ir kurie darbuotojai dalyvauja vidaus kontrolės ir finansų valdymo veikloje. Dabartinis Darbų informacijos sistemos modelis neleidžia parengti patikimų ataskaitų apie žmogiškuosius išteklius pagal veiklos rūšis (pavyzdžiui, komunikaciją, finansų valdymą, ES teisės taikymo priežiūrą ir pan.). Šią sistemą reikėtų patobulinti, kad būtų įmanoma atlikti detalią Komisijos žmoniškųjų išteklių naudojimo analizę.

Išvada

Komisija imsis priemonių, kad patobulintų žmoniškųjų išteklių valdymui naudojamas IT sistemas, ypač Darbų informacijos sistemą, kad organizacija matytų bendrą patikimą jos žmogiškųjų išteklių vaizdą ir būtų galima atlikti išsamesnę analizę pagal veiklos rūšis .

4. IšVADOS

PATVIRTINDAMA šį APIBENDRINIMą, Komisija prisiima politinę atsakomybę už savo generalinių direktorių ir tarnybų vadovų valdymą, remdamasi jų metinėse ataskaitose nurodytais patikinimais ir išlygomis, pripažindama, kad reikia dėti daugiau pastangų, kad būtų panaikinti įvairūs trūkumai. Šiame apibendrinime Komisija taip pat išdėsto poziciją dėl bendrųjų klausimų, kuriuos nagrinėdami šias ataskaitas iškėlė vidaus auditorius, Europos Audito Rūmai, biudžeto įvykdymo patvirtinimo institucija arba kuriuos įvardijo Audito pažangos komitetas, taip pat ir biudžeto generalinis direktorius savo pranešime „Vidaus kontrolės padėties Komisijos generaliniuose direktoratuose ir tarnybose apžvalga“ [SEC(2006) 567].

Apskritai Komisija mano, kad įdiegtos vidaus kontrolės sistemos su tam tikrais apribojimais, aprašytais 2005 m. metinėse veiklos ataskaitose, užtikrina pakankamą operacijų teisėtumo ir įprastumo patikimumą, už kurį Komisija yra atsakinga pagal EB Sutarties 274 straipsnį. Tačiau ji pripažįsta, kad reikalingos tolesnės pastangos sprendžiant įvairius trūkumus, ypač akcentuotus įgaliotų leidimus suteikiančių pareigūnų išlygose.

Komisija užtikrins, kad jos įgalioti leidimus suteikiantys pareigūnai toliau stengtųsi užtikrinti, kad metinėse ataskaitose pateikiami patikinimo pareiškimai būtų veiksmingai pagrįsti atitinkamų vidaus kontrolės sistemų.

Annex 1

2005 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex summarises and updates the Commission’s objectives addressing the major cross-cutting issues. To meet these objectives, a series of initiatives have and will be launched, some of which were already identified in 2004 synthesis.

Performance management and internal control |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. The Commission will for the first time look to develop the indicators for legality and regularity of transactions. The Commission will continue its efforts to adapt the legal framework to ensure the effective application of the principles of proportionality and cost-effectiveness of controls. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. All services, continuous action by ‘families’ with the support of BUDG and SG. All services, continuous action in their legislative proposals. |

Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | All services in the 2006 annual reporting exercise. Services concerned, SG and DG BUDG before completion of the 2006 annual activity reports. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | All services, with the assistance of DG BUDG, continuous action as specified in SEC(2005) 1327. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. |

Governance |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning. | All services, continuous action. |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | Ongoing action. All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. |

Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG and SG, by the end of 2006. |

Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | The Commission will integrate the follow-up of action plans related to the expressed reservations in the regular follow-up procedures by senior management and for the deadlines foreseen in 2006 will report on, progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. | Concerned DGs. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan adopted towards an Integrated Internal Framework. | DG BUDG together with the services and external partners concerned. Progressively up to the end of 2008. |

Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that are being introduced by the basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the amendments to the financial rules. In order to ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. Legislative authority for the basic acts and Financial Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2006. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN by the end of 2006 DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG. DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2006. |

IT systems and continuity of operations |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable |

Ensuring the suitability of the data centre hosting IT systems and business continuity. | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and continue to develop corresponding business continuity plans. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 All services with the support of SG and ADMIN, by the end of 2006. |

Annex 2

State of play of the 2004 Synthesis’ multiannual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2005 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

Governance issues |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Achieving effective functioning of internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all level in each DG and service. | To ensure the effectiveness of internal control, with the assistance of central services, the internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues, based on available information on results of controls, exceptions made and relevant scoreboards, in order to enhance related procedures or modify control systems. This review should be conducted, at least, in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. The culture of effectiveness of internal control continued to gather pace, as results from the annual activity reports (see in particular Part 2 thereof) and as the 2005 Synthesis summarises under Part 3.1.1. Exchanges of experiences and good practices took place regularly within the Internal Control Coordinators’ Network and training, tools and support have continued to be provided with the assistance of DG BUDG. |

Promoting Commission’s accountability through a synthesis report solidly based on assurances from managers in the annual activity reports. | The Commission will continue fully to exert its accountability, by using the synthesis to bring transparency to the critical crosscutting issues emerging from services’ assurances. The latter will give a full account on whether the assurance is consistent with the reservations identified. | All services, according to the guidelines on annual activity reports. | Continuous action. By adopting the 2005 synthesis, the Commission assumed its political responsibility for management by its Directors-General and Heads of services, on basis of the assurances and reservations issued by them in their annual activity reports, acknowledging that further efforts are needed to solve a number of weaknesses. The Commission has also adopted conclusions on each main management area and on systemic crosscutting issues. |

Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission-wide methodology which will be set up by the autumn of 2005 will introduce risk assessment into the decision-making process on priorities and resource allocation. This will be given firmer shape in the management plans and annual activity reports of services. In a medium term perspective, the methodology should also address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | DG BUDG, SG and IAS for methodology by the autumn of 2005, all services for application, starting from 2006 annual management plans. By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit concrete proposals in this context. | Action finished, objective continuous. The Commission established the Commission-wide methodology for risk management by adopting the Communication "Towards an effective and coherent risk management in the Commission services" [SEC(2005) 1327] in October 2005. As a result, risk management has started to be included in the decision making process on priorities and resources allocation through the annual management plan 2006. It contributed to broader awareness raising of risk management and to defining and monitoring action plans to manage critical risks. To be launched in 2007, as foreseen |

Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | Interinstitutional negotiations should be pursued in 2005 based on the Commission’s draft interinstitutional agreement on a framework for regulatory agencies. The respective roles and responsibilities of the Commission services and the regulatory agencies will be clarified in parallel. | SG, BUDG and services concerned, starting in 2005. | Ongoing. Inter-institutional work is progressing. The EP has designated a “rapporteur” and adopted a resolution in 2005, whereas the Council was not able to adopt the draft interinstitutional agreement. |

Activity-based management |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will analyse the existing objectives and indicators in the context of a peer review by ‘families’ and with the support from the central services, to review how objectives and indicators can become more operational tools for management within the Commission. | SG, BUDG and services concerned, continuous task, starting from the 2006 annual management plans and the 2005 annual activity reports. | Ongoing. The peer review exercise has been launched in 2005. Three different phases are foreseen. The first phase aiming at establishing a repository of standard objectives and indicators for the two horizontal ABB activities has been completed in 2005. The second phase, started in 2006, will aim at producing more focussed and far-reaching objectives and indicators for spending programmes, including indicators that have a direct link to legality and regularity. |

Reinforcing annual activity reports to ensure better accountability. | Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks on management and controls should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. A reflection on the possible simplifications to strike a better balance between policy results and internal control and financial management issues at the level of both annual activity reports and synthesis will be held in the second half of 2005. Guidance to the services will be reinforced and will integrate all instructions referenced in several Commission decisions in one global set. With the assistance of central services, a common methodology to determine the materiality threshold of weaknesses, including systemic ones, will be prepared for the 2005 annual activity reports and in order to assess more coherently their impact on the reasonable assurance for ‘families’ of shared management, research and internal policies. | All services in the 2005 annual reporting exercise. SG, DG BUDG and all services before end 2005. Services concerned, SG and DG BUDG by November 2005. | Continuous action. Guidelines on the annual activity reports for 2005 indicate that reports should always disclose the materiality criteria used and include overall conclusions on the combined impact of the reservations on the declaration as a whole. The 2005 annual activity reports better underpin the assurance contained in the attached declarations signed by the delegated authorising officers. Reservations are more precise and reasoned than in previous years and explanations are also often given on the overall impact on the reasonable assurance. Action completed. Guidelines for 2005 AARs introduced several simplifications and consolidation in order to strike for a better balance between policy results and management issues. For the first time, a synthesis of the policy achievements in 2005 has been established and presented to Parliament in March with the annual policy strategy for 2007. Action completed. Guidelines for 2005 AARs have been reinforced and stabilised, and contain all relevant instruction stemming from other sources (e.g. Commissioners’ Code of Conduct). Action ongoing. Work was undertaken in 2005, and pursued in 2006 prior to the adoption of the annual activity reports on assessing materiality of weaknesses (including systemic one) and encouraging a common methodology and materiality thresholds by ‘families’ of services adapted to their specific situation. Preliminary conclusions on materiality and on determination of reservations impact were introduced into the guidelines for 2005 AARs. A common methodology has been agreed for shared management family and proposed for the research family. Progress was also made by the internal policies family. |

Financial management and reporting |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | A Roadmap setting out the action which has to be taken by the Commission and by the Member States’ administrations to bridge the gap identified between the current control framework and the defined features of the integrated internal control framework will be adopted by the Commission and submitted to the other institutions concerned for approval. | DG BUDG and other services concerned by the end of 2005. | Action completed, objective ongoing. Following the adoption by the Commission of the roadmap towards an integrated internal control framework in June 2005, the Commission services have assessed the gap between the existing control framework and the internal control principles set out by the Court of Auditors in its opinion 2/2004. Based on the work carried out by its service and the synthesis established by the Commission, a panel of Member States’ experts, the ECOFIN Council, the Court of Auditors and the Commission services have validated the Commission analysis and proposed practical solutions to the weaknesses observed. The action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49], summarises the conclusions of this work and identifies the main actions to be undertaken. |

Improving efficiency and strengthening accountability by further harmonisation and better focusing of ex post controls. | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. Specific proposals and possible action in this respect will be progressively explored and the next synthesis report will clearly identify the progress made and remaining weaknesses to be addressed. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Continuous action. Guidelines were issued in 2005 by the ex-post control network on a common terminology for ex-post controls, a template for ex-post control reports and on the classification of errors and their impact on the reasonable assurance. Efforts were also made in the services to reinforce strategy and methodology for ex-post controls. |

Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer. | Under the proposed amendments to the Financial Regulation submitted to the legislator, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Ongoing. The proposed revision of the Financial Regulation, due to enter into force by 1 January 2007, contains a provision in this respect. |

Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to make use of the simplification measures to be introduced by the amended rules implementing the Financial Regulation, in particular concerning small value contracts and grants and proportionate controls based on the analysis of risks. In the coming years, any further simplification introduced by the revised financial regulation will have to follow this process. | All services concerned as from the entry into force of the amendments to the rules implementing the Financial Regulation. | Ongoing. Simplification measures contained in the amendments already adopted are being implemented, in particular by services managing grants and contracts of a limited amount. The basic acts proposed under the next generation of programmes (2007-2013) and the further amendments to the financial rules foresee principles (e.g. proportionality) and measures (e.g. concerning lump sum payments and scales of unit costs) that should allow further simplification. |

Human resources |

Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2005 |

Simplifying procedures to increase both efficiency and customer satisfaction. | Specific measures will be presented to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). | DG ADMIN by the end of 2005. | Ongoing. First simplification measures to the Commission’s staff appraisal system were put in place for the 2006 staff appraisal exercise. In the longer term, the system could be upgraded in order to better align two objectives, namely the search for optimum performance and career development for staff while retaining the positive components of the current system. |

Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, an action plan will be devised by the end of 2005. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. An analysis of human resource devoted to internal control will be progressively carried out as requested by the Court of Auditors | DG ADMIN, by the end of 2005. DG ADMIN, EPSO, ongoing tasks. All services, based on guidelines to be drawn up by DG ADMIN, SG and DG BUDG by the end of 2005. | Ongoing. As a result of the evaluation on the strategic alignment of Human Resources (HR) Management, DG ADMIN launched an initiative to improve the HR Management in the Commission. Concrete results are plans for an HR professional training programme or modules as well as ideas for certification in this area. One of the groups also identified HR good initiatives and best practices (Induction, Knowledge management, staff surveys, communication, flexi-time arrangements, etc). Other concrete results were further improvements to the HR database system for staff (Sysper2) and the establishment of the e-CV system, which is a data-base development containing the professional profiles of Commission staff. Ongoing. On the basis of the specific requests by services DG ADMIN coordinates and regularly updates the input of the Commission to the planning of selection procedures by EPSO. As regards specialised training DG ADMIN is constantly adjusting its training planning to the identified needs. In 2005, the area “e- Commission” was maintained, while training courses in the finance, budget and audit field were added to the priority training domains. Ongoing. The Job Study finalised in June 2005 showed that the data in the Job Information System (JIS) needed restructuring in order to permit data searches that would give the required results. Therefore, work continued in to develop an approach which would allow the institution to conduct better analysis of the allocation of human resources. This approach foresees that the updating of data in JIS starting with the job descriptions of staff involved in management and control issues will be pursued through the Heads of Human Resources network. The first results will be available in 2006. |

Annex 3

Trends in services’ reservations

This Annex sums up the reservations expressed by Commission services. In services’ 2005 annual activity reports, 31 reservations were expressed (after 32 in 2004 and 49 in 2003).

The table set out below gives an overview of the reservations issued by the services in 2003, 2004 and 2005 by ‘families’ of services.

DG | Reservations 2005 | Reservations 2004 | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en Angleterre (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of reserach contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 1 | 1. Health crisis management (crisis management tools and systems, in particular IT systems, not adapted to support highly critical activities in case of a Public Health crisis). | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Roumania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion ; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers (1) Les réserves exprimées par la DG RELEX s'inscrivent dans la continuité des réserves émises lors des deux exercices précédents ; leur formulation a été affinée. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax: availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | 1. Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | - |

PMO | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 1 | 1. Deficiency in OIB’s contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 31 | 32 | 49 |

Annex 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2005

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées. En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. MÉTHODOLOGIE

2.1. Les données concernant le nombre des marchés suivant une procédure négociée et le nombre des marchés toutes procédures confondues, ainsi que la valeur de ces marchés, sont fournies par les DG, Services ou Offices concernés.

Pour la première fois dans cet exercice de recensement, l’outil informatique « ABAC-Contracts » a été mis à la disposition des Services. Cette base de données a été mise en exploitation au début de l’exercice budgétaire 2005 et les Services sont tenus d’y intégrer l’ensemble des contrats signés à partir du 1er janvier 2005.

2.2. Une distinction a été faite entre les 37 DG, Services et Offices qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à ABAC), le nombre total (très élevé) de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT

3.1. Les DG, Services ou Offices en général

Sur base des réponses reçues des 37 DG, Services ou Offices, les statistiques suivantes ont été établies: 454 marchés négociés pour une valeur totale de 295 087 502 euros ont été attribués sur un ensemble de 2.191 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 945 627 435 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 20,7%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 31,2%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure à 31,1%. Ainsi, 7 DG, Services ou Offices sur 37 ont dépassé le seuil de 31,1% en 2005.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à la moyenne des deux exercices précédents (2003-2004) pour l’ensemble de ces DG est la suivante: augmentation de 4,1% en nombre de procédures et de 20% en montant. Ainsi, 8 DG présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10%).

3.2. Les DG opérant hors Union Européenne

Une DG n’a pas fourni les données ventilées de la manière adéquate, ce qui a empêché d’établir un calcul global pour ce groupe de DG. Sur la base des réponses reçues des 2 autres DG concernées, les statistiques sont les suivantes : 295 marchés négociés pour une valeur totale de 177.436.732 euros ont été attribués sur l’ensemble de 3 102 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 316 129 953 euros. La proportion moyenne pour ces 2 DG du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s’élève dès lors à 9,5%. La moyenne des 2 DG calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s’élève à 13,5%.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Quatre catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître. Ceci est notamment le cas de certaines prestations dans le domaine informatique et de la maintenance des immeubles. En particulier, l’augmentation de la proportion de procédures négociées, mesurée en montant, relève d’un nombre limité de marchés se trouvant dans cette situation.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), sont évoqués.

Finalement, certaines procédures négociées sont expressément prévues comme des procédures ordinaires , non spéciales, par les dispositions applicables (services juridiques et services de l'annexe II-B de la directive 2004/18/CE).

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. D'une part, le renforcement de leur structure interne , soit par le transfert de ressources internes vers l'activité contractuelle, soit par l'introduction ou l’amélioration des instruments de contrôle ; d’autre part l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types . Les procédures de marchés devront être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste d’audit.

[1] Komisija iki 2005 m. gegužės 31 d. pristatė pusmečio pažangos ataskaitas apie pažangą šioje srityje.