LT Europos Sąjungos oficialusis leidinys C 37/19

EUROPOLO VALDYBA

Darbo tvarkos taisyklės

(2018/C 37/06)

VALDYBA,

atsižvelgdama į 2016 m. gegužės 11 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/794 dėl Europos Sąjungos teisėsaugos bendradarbiavimo agentūros (Europolo), kuriuo pakeičiami ir panaikinami Tarybos sprendimai 2009/371/TVR, 2009/934/TVR, 2009/935/TVR, 2009/936/TVR ir 2009/968/TVR (1) (toliau – Europolo reglamentas), visų pirma į jo 11 straipsnio 1 dalies t punktą,

kadangi:

(1) reikėtų pagerinti Europolo valdymą didinant veiksmingumą ir supaprastinant procedūras;

(2) Komisija ir valstybės narės turi būti atstovaujamos Europolo valdyboje, kad veiksmingai prižiūrėtų jo darbą;

(3) valdyba priima savo darbo tvarkos taisykles, įskaitant nuostatas dėl savo sekretoriato užduočių ir veikimo.

PRIĖMĖ ŠIAS DARBO TVARKOS TAISYKLES:

1 straipsnis

Valdybos sudėtis

1. Valdybą sudaro po vieną kiekvienos valstybės narės atstovą ir vienas Komisijos atstovas. Kiekvienas atstovas turi balsavimo teisę.

2. Kiekvienas valdybos narys turi po pakaitinį narį. Pakaitinis narys atstovauja nariui, kai jo nėra. Valdybos posėdyje gali dalyvauti ir narys, ir pakaitinis narys.

3. Valdybos nariai ir pakaitiniai nariai skiriami atsižvelgiant į jų žinias apie teisėsaugos institucijų bendradarbiavimą ir atitinkamus vadybos, administravimo ir biudžeto valdymo gebėjimus.

4. Taip pat atsižvelgiama į tai, kad valdyboje būtų tinkama vyrų ir moterų pusiausvyra.

5. Nedarant poveikio valstybių narių ir Komisijos teisei nutraukti savo atitinkamų narių ir pakaitinių narių įgaliojimus, valdybos narystė yra ketverių metų laikotarpis. Ši kadencija gali būti pratęsta.

6. Siekdamos užtikrinti valdybos darbo tęstinumą, joje atstovaujamos šalys turėtų stengtis, kad valdybos atstovai keistųsi kuo rečiau.

7. Valstybės narės ir Komisija praneša valdybos sekretoriatui apie atitinkamo savo nario ir pakaitinio nario paskyrimą ir tai, kad jis liaujasi eiti pareigas. Sekretoriatas yra atsakingas už valdybos narių sąrašo atnaujinimą.

2 straipsnis

Pirmininkas ir pirmininko pavaduotojas

1. Valdyba pirmininką ir pirmininko pavaduotoją renka iš trijų valstybių narių, kurios kartu parengė Tarybos 18 mėnesių programą, grupės. Jie skiriami 18 mėnesių laikotarpiui, atitinkančiam tos Tarybos programos laikotarpį. Šiuo laikotarpiu pirmininkas neatstovauja savo valstybei narei valdyboje ir neturi balsavimo teisės. Jei kuriuo nors kadencijos metu baigtųsi pirmininko ar pirmininko pavaduotojo narystė valdyboje, tuo pačiu metu automatiškai baigtųsi ir jų kadencija.

2. Pirmininkas visų pirma atsako už veiksmingą valdybos veiklą vykdant Europolo reglamente nustatytas užduotis.

3. Jei pirmininkas negali eiti savo pareigų, jį pakeičia pirmininko pavaduotojas.

4. Pirmininką ir pirmininko pavaduotoją renka valdybos nariai dviejų trečdalių balsų dauguma. Pirmininkas ir pirmininko pavaduotojas renkami ne vėliau kaip per paskutinį posėdį prieš kitą Tarybos 18 mėnesių programą, nurodytą šių taisyklių 2 straipsnio 1 dalyje.

5. Pirmininko ir pirmininko pavaduotojo kandidatūros pateikiamos sekretoriatui ne vėliau kaip dvidešimt kalendorinių dienų iki posėdžio, kuriame turi vykti rinkimai, pradžios. Sekretoriatas nusiunčia gautas kandidatūras valdybos nariams ne vėliau kaip keturiolika dienų iki valdybos posėdžio, kuriame turi vykti rinkimai, pradžios.

3 straipsnis

Valdybos posėdžiai

1. Valdybos posėdžius šaukia pirmininkas. Valdyba informuojama apie eilinio posėdžio datą ne vėliau kaip ankstesniame posėdyje.

2. Valdyba į eilinius posėdžius renkasi bent du kartus per metus. Be to, valdyba renkasi į posėdžius jos pirmininko iniciatyva arba Komisijos prašymu arba ne mažiau kaip trečdalio jos narių prašymu. Tokiais atvejais pirmininkas sušaukia posėdį per trisdešimt kalendorinių dienų nuo prašymo gavimo, o skubiais atvejais – per keturiolika kalendorinių dienų.

3. Posėdžiai vyksta Europolo patalpose, išskyrus atvejus, kai valdybos pirmininkas nusprendžia kitaip.

4 straipsnis

Posėdžių darbotvarkė

1. Valdybos pirmininkas parengia kiekvieno posėdžio darbotvarkės projektą. Valdybos sekretorius darbotvarkės projektą išsiunčia valdybos nariams ir vykdomajam direktoriui likus bent keturiolikai dienų iki posėdžio. Jei šaukiamas neeilinis posėdis, darbotvarkės projektas turi būti išsiųstas per savaitę iki posėdžio.

2. Į darbotvarkės projektą turi būti įtraukti klausimai, kuriuos įtraukti pareikalavo jos narys arba vykdomasis direktorius, jeigu atitinkami dokumentai buvo pateikti pirmininkui ne mažiau kaip šešiolika dienų iki posėdžio.

3. Į darbotvarkę gali būti įtraukti tik tie klausimai, dėl kurių valdybos nariams ir vykdomajam direktoriui ne vėliau kaip darbotvarkės projekto paskelbimo dieną yra pateikti reikiami dokumentai, nebent pirmininkas nusprendžia kitaip.

4. Valdyba tvirtina darbotvarkę posėdžio pradžioje.

5 straipsnis

Dalyvavimas ir svarstymai

1. Kvorumą sudaro trys ketvirtadaliai dalyvaujančių valdybos narių. Nesant kvorumo, pirmininkas nutraukia posėdį ir kuo greičiau sušaukia kitą. Jei šaukiamas kitas posėdis, kvorumą sudaro du trečdaliai narių. Į kvorumą neįskaičiuojami nariai, perdavę savo balsą.

2. Valdybos svarstymuose dalyvauja vykdomasis direktorius.

3. Valdyba gali kviesti bet kokį asmenį, kurio nuomonė gali būti svarbi diskusijose, atitinkamais atvejais ir Jungtinės parlamentinės tikrinimo grupės (JPKG) atstovą, dalyvauti jos posėdyje kaip balso teisės neturintį narį.

4. Valdybos nariams ir pakaitiniams nariams posėdžiuose gali padėti patarėjai arba ekspertai.

5. Pirmininkas vadovauja posėdžiui, suteikdamas pirmenybę kalbėti tiems valdybos nariams, kurie pageidauja iškelti procedūrinį ar preliminarų klausimą.

6. Pirmininko pasiūlymu ar nario prašymu valdyba gali nuspręsti posėdžiauti uždarai ir nustatyti, kas gali dalyvauti posėdyje.

7. Posėdžiai vykdomi laikantis Europolo kalbų vartojimo vidaus tvarkos, dėl kurios valdyba priėmė sprendimą pagal Europolo reglamento 64 straipsnio 2 dalį.

6 straipsnis

Balsavimo taisyklės

1. Valdyba priima sprendimus narių balsų dauguma, išskyrus atvejus, kai Europolo reglamente numatyta kitaip.

2. Dviejų trečdalių valdybos narių balsų dauguma reikalinga:

a. priimant Europolo daugiametį programavimo dokumentą ir kitų metų metinę darbo programą;

b. priimant Europolo metinį biudžetą;

c. renkant pirmininką ir pirmininko pavaduotoją;

d. priimant sprendimą dėl bet kokio ginčo tarp Europolo ir valstybių narių dėl galutinės atsakomybės už kompensaciją bet kokiam asmeniui, patyrusiam žalą dėl neteisėtos duomenų tvarkymo veiklos;

e. priimant sprendimą dėl Tarybai teikiamų pasiūlymų dėl vykdomojo direktoriaus ir vykdomojo direktoriaus pavaduotojo paskyrimo, jo kadencijos pratęsimo ar atleidimo;

f. priimant sprendimą dėl Europolo kalbų vartojimo vidaus tvarkos.

3. Kiekvienas narys turi vieną balsą. Jeigu balsavimo teisę turintis narys nedalyvauja posėdyje, jo balsavimo teisė perduodama pakaitiniam nariui.

4. Kiekvienas narys gali perduoti savo balsą kitam valdybos nariui. Kiekvienas narys gali gauti tik vieną kito nario įgaliojimą. Narys, kuris perduoda balsą, raštu praneša pirmininkui savo vardu įgalioto balsuoti nario vardą, pavardę ir balsavimui taikomus apribojimus.

5. Vykdomasis direktorius balsavimo procedūroje nedalyvauja.

6. Valdyba pradeda balsavimą pirmininko iniciatyva, be to, pirmininkas kurio nors valdybos nario prašymu nurodo balsuoti dėl konkretaus klausimo, jei su tuo sutinka dauguma valdybos narių.

7. Turi būti nurodytas kiekvieno priimto valdybos sprendimo balsų pasiskirstymas. Sprendimas priimamas su pastaba, kurioje išdėstoma mažumos nuomonė, jei ši to prašo. Balsuojama keliant ranką arba vardiniu balsavimu, jei balsavimo keliant ranką rezultatas yra ginčijamas.

8. Dėl sprendimų ir paskyrimų balsuojama slaptai, jei to prašo vienas iš valdybos narių arba taip nusprendžia pirmininkas. Jei balsuojama slaptai, pirmininkas, padedamas dviejų kitų narių, suskaičiuoja balsus ir nedelsdamas paskelbia rezultatus. Pirmininkas gali leisti bet kuriam nariui trumpai nurodyti savo balsavimo priežastį.

9. Valdyba taip pat gali priimti sprendimus raštu, laikydamasi šių taisyklių 7 straipsnio.

7 straipsnis

Rašytinė procedūra

1. Jei valdybos pirmininkas mano, kad to reikia dėl susiklosčiusių aplinkybių, jis gali paprašyti valdybą priimti sprendimą arba pareikšti nuomonę konkrečiu klausimu per rašytinę procedūrą. Jei posėdyje nebuvo nuspręsta laikytis rašytinės procedūros, nariai gali raštu pirmininkui pareikšti savo prieštaravimus.

2. Jei nenurodyta kitaip, rašytinės procedūros priimamos pagal tylaus pritarimo procedūrą.

3. Rašytinės procedūros trunka standartinį keturiolikos kalendorinių dienų laikotarpį, išskyrus atvejus, kai pirmininkas skubos sumetimais nusprendžia kitaip. Su valdybos nario pareikšta nuomone leidžiama susipažinti kitiems nariams.

4. Apie rašytinės procedūros rezultatą sekretoriatas nedelsdamas informuoja valdybą.

5. Per rašytinę procedūrą priimti sprendimai įforminami kitame valdybos posėdyje.

8 straipsnis

Posėdžių protokolai

1. Pirmininko prižiūrimas sekretoriatas parengia valdybos posėdžių protokolų projektus, į kuriuos turi būti įtraukta:

a. diskusijų aprašymas;

b. valdybos priimti sprendimai ir balsų pasiskirstymas, įskaitant balsavimo pagal įgaliojimą sąrašą, kai balsuojama oficialiai;

c. valdybai pateikti dokumentai;

d. dalyvių sąrašas.

2. Valdyba patvirtina protokolo projektą rašytine procedūra kitame savo posėdyje. Protokolo projektas pateikiamas tvirtinti valdybai tik jeigu jis buvo nusiųstas jos nariams ne mažiau kaip dvi savaitės iki posėdžio. Be to, protokolo projektas siunčiamas vykdomajam direktoriui.

3. Pasiūlymai dėl protokolo projekto pakeitimų pateikiami sekretoriatui raštu, kai jie priimti pagal rašytinę procedūrą, arba pateikiami posėdžio, kuriame jie turi būti priimti, pradžioje.

4. Patvirtintą protokolą pasirašo valdybos pirmininkas ir sekretorius.

9 straipsnis

Valdybos darbo grupės

1. Valdyba gali sudaryti darbo grupes bet kokiu jos kompetencijai priklausančiu klausimu ir nustatyti šių darbo grupių veiklos sritį ir užduotis.

2. Valdybos nariai atstovaujami darbo grupėse, kuriose pirmininkauja valdybos narys arba valdybos paskirtas vyresnysis ekspertas. Darbo grupės pirmininkas skiriamas šių taisyklių 2 straipsnyje nustatyta tvarka. Valdybos atstovai įsipareigoja aktyviai dalyvauti darbo grupėse.

3. Europolas kviečiamas dalyvauti darbo grupių posėdžiuose. Be to, į darbo grupių posėdžius gali būti kviečiami ekspertai.

4. Darbo grupės:

a. aptaria ir rengia valdybai teiktinus pasiūlymus;

b. savo veiklą vykdo remdamosi žodine informacija arba dokumentais, pateiktais ne mažiau kaip dvi savaitės iki posėdžio, išskyrus atvejus, kai darbo grupės pirmininkas nusprendžia kitaip;

c. per savo pirmininkus atsiskaito valdybai, kai to reikalaujama;

d. gauna valdybos sekretoriato pagalbą;

e. kai įvykdo pavestus uždavinius, yra panaikinamos. Jeigu darbo grupių įgaliojimai ilgalaikiai, valdyba turi reguliariai vertinti poreikį juos pratęsti.

10 straipsnis

Konfidencialumas

Neatsižvelgiant į šių taisyklių 11 straipsnį, valdybos procedūroms ir svarstymams taikomas Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 339 straipsnyje numatytas įsipareigojimas dėl tarnybinių paslapčių saugojimo, išskyrus atvejus, kai valdyba nusprendžia kitaip. Posėdžiuose dalyvaujantys nariai ir kiti asmenys šio įsipareigojimo privalo laikytis net ir baigę eiti pareigas.

11 straipsnis

Skaidrumas

1. Europolas skelbia valdybos narių sąrašą savo interneto svetainėje.

2. Valdybos nariai pateikia sekretoriatui interesų deklaraciją ir ji viešai paskelbiama Europolo interneto svetainėje pagal valdybos narių interesų konfliktų prevencijos ir valdymo vidaus taisykles.

3. Sekretoriatas skelbia valdybos posėdžių rezultatų santraukas Europolo interneto svetainėje gavęs pirmininko leidimą ir konsultuodamasis su valdyba Europolo reglamento 65 straipsnio 4 dalyje nustatyta tvarka. Tų santraukų skelbimas gali būti laikinai arba visam laikui panaikintas arba apribotas, jeigu dėl tokio skelbimo gali kilti grėsmė Europolo užduočių vykdymui, atsižvelgiant į diskretiškumo ir konfidencialumo įsipareigojimus ir Europolo veiklos pobūdį.

4. Su valdybos dokumentais susipažįstama vadovaujantis išsamiomis Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (EB) Nr. 1049/2001 (2) taikymo Europolo dokumentams taisyklėmis.

12 straipsnis

Valdybos dokumentai

1. Sekretoriatas tvarko elektroninės ir popierinės formos valdybos dokumentų archyvą.

2. Kiekvienas naujas pirmininkas peržiūri valdybos dokumentaciją ir šiuo tikslu parengia dokumentą, kuris pateikiamas valdybai tvirtinti per pirmąjį eilinį susirinkimą.

13 straipsnis

Valdybos sekretoriatas

1. Valdybai padeda Europolo suteiktas sekretoriatas.

2. Valdyba paskiria sekretorių, kuriam taikomi Pareigūnų tarnybos nuostatai ir Kitų tarnautojų įdarbinimo sąlygos, ir kuris už savo pareigų vykdymą yra atskaitingas tik valdybai.

3. Sekretoriatas vykdo savo pareigas pagal pirmininko nurodymus ir yra atskaitingas jam už savo pareigų vykdymą. Sekretoriatas visų pirma:

a) tiesiogiai ir nuolat užsiima valdybos, įskaitant jos darbo grupes, darbo organizavimu, koordinavimu ir jo nuoseklumo užtikrinimu, už kurį atsako ir kuriam vadovauja pirmininkas;

b) padeda pirmininkui vykdyti jo funkcijas;

c) teikia valdybai pagalbą, kurios jai reikia vykdant pareigas;

d) atsako už bet kokių kitų valdybos ar pirmininko pavestų pareigų vykdymą Europolo interesais.

14 straipsnis

Korespondencija

Valdybai skirta korespondencija siunčiama valdybos pirmininkui, o ją tvarko sekretoriatas.

15 straipsnis

Išlaidų kompensavimas

1. Europolas padengia valdybos pirmininko ir bet kokios jos sudarytos darbo grupės kelionės išlaidas.

2. Europolas padengia valstybei narei atstovaujančių valdybos narių, pakaitinių narių ir ne daugiau kaip dviejų vienos delegacijos ekspertų kelionės išlaidas. Kiekviena delegacija apmoka savo narių ir ekspertų apgyvendinimo išlaidas. Kitų ekspertų išlaidas padengia atitinkama delegacija.

3. Europolas padengia valdybai patarti pakviestų ekspertų kelionės ir apgyvendinimo išlaidas pagal šių darbo tvarkos taisyklių 5 straipsnio 3 ir 4 dalis ir 9 straipsnio 3 dalį. Europolas nepadengia Jungtinės parlamentinės tikrinimo grupės paskirto atstovo dalyvavimo išlaidų.

4. Europolas padengia vieno vienos delegacijos atstovo kelionės išlaidas vykstant į valdybos darbo grupių posėdžius. Kiekviena delegacija apmoka savo atstovų ir ekspertų apgyvendinimo išlaidas.

16 straipsnis

Baigiamosios nuostatos

1. Šios darbo tvarkos taisyklės įsigalioja tą dieną, kai pradedamas taikyti Europolo reglamentas.

2. Šiomis taisyklėmis panaikinamas ir pakeičiamas 2011 m. lapkričio 30 d. Europolo valdybos sprendimas, kuriuo nustatomos valdybos darbo tvarkos taisyklės.

3. Bet kokius pasiūlymus keisti šias taisykles valdyba svarsto Europolo reglamento 11 straipsnio 1 dalies t punkte nustatyta tvarka.

Priimta Hagoje 2016 m. gruodžio 13 d. Valdybos vardu Arie IJZERMAN Pirmininkas

(1) OL L 135, 2016 5 24, p. 53.

(2) OL L 145, 2001 5 31, p. 43.