2.2.

SAPARD agentūra priima šias arba tas pačias garantijas suteikiančias procedūras: 2.2.1. SAPARD agentūra nustato išsamias raštiškas paraiškų projektui patvirtinti, prašymų, sąskaitų ir papildomų dokumentų bei kontrolės ataskaitų gavimo, registravimo ir svarstymo procedūras, apimančias visų naudotinų dokumentų apibūdinimą. Šios procedūros turėtų užtikrinti, kad būtų svarstomi tik tie atrinkti prašymai dėl mokėjimo ar projektai, kurie atitinka kriterijus; 2.2.2. pareigos atskiriamos taip, kad nė vienas pareigūnas bet kuriuo metu ir bet kuriame projekte negali būti atsakingas daugiau kaip už vieną įpareigojimą tvirtinti projektus, patvirtinti mokėjimą, mokėti ar apskaičiuoti sumas, ir nė vienas pareigūnas neatlieka vienos iš šių užduočių be kito pareigūno priežiūros. Kiekvieno pareigūno įpareigojimai apibrėžiami raštu, įskaitant jo kompetencijos finansinių apribojimų nustatymą. Organizuojamas atitinkamas darbuotojų mokymas, taip pat vykdoma pažeidžiamų pareigų darbuotojų keitimo arba alternatyvi padidintos priežiūros politika; 2.2.3. už patvirtinimą atsakingas pareigūnas savo žinioje turi išsamų kontrolinį būtinų atlikti patikrinimų sąrašą, ir į prašymo lydimuosius dokumentus įtraukia savo patvirtinimą, kad šie patikrinimai buvo atlikti. Šis patvirtinimas gali būti atliekamas elektroninėmis priemonėmis, priklausomai nuo 2.2.6. punkte nurodytų sąlygų. Aukštesnis personalo pareigūnas patvirtina, kad darbas buvo patikrintas. Įrodymai apie projektų analizę, įvertinimą ir patvirtinimą pateikiami raštu. Projektų analizė turėtų būti atliekama vadovaujantis protingo ir efektyvaus vadovavimo principais; 2.2.4. paraiška ar prašymas patvirtinami tik po to, kai buvo atliktas pakankamas patikrinimas siekiant įsitikinti, kad jie atitinka finansinio susitarimo taisykles ir SAPARD programos turinį. Tai patikrinimai, kurių reikia pagal taisykles, kuriomis vadovaujasi konkreti priemonė, pagal kurią prašoma pagalbos, ir kurių reikia, siekiant užkirsti kelią sukčiavimui ir pažeidimams bei juos nustatyti, ypač atkreipiant dėmesį į atsirandančią riziką. Kaip patvirtinimo funkcijos dalis yra paraiškų patikra, kurios metu nustatomas sąlygų ir terminų laikymasis, tinkamumas, reikiamų dokumentų buvimas, lydimųjų dokumentų teisingumas, gavimo data it t. t. Visi patikrinimai, kuriuos reikia atlikti, yra išvardyti kontroliniame sąraše, o jų atlikimas patvirtinamas kiekvienai paraiškai (prašymui) ar kiekvienam paraiškų (prašymų) paketui. Atliktų paslaugų ar pristatytų prekių kontrolę turėtų sudaryti: — dokumentų patikros: siekiant užtikrinti, kad prekių ar paslaugų kiekio, kokybės ir kainos duomenys važtaraštyje derintųsi su užsakytaisiais, — fizinės patikros: siekiant užtikrinti, kad prekių ar paslaugų kiekis ir kokybė atitiktų tą, kuri nurodyta važtaraštyje (prašyme). Ši kontrolė taip pat gali būti atliekama nuolat, paslaugų teikimo metu, t. y. kai yra įmokėtos pradinės ar tarpinės įmokos; 2.2.5. procedūros turi užtikrinti, kad mokama būtų tik pretendentui, į jo banko sąskaitą ar jo įgaliotiniui. Mokėjimą vykdo agentūros bankininkas arba, atitinkamai, Vyriausybinis mokėjimų biuras, arba atsiunčiamas čekis per penkias darbo dienas nuo įrašymo į SAPARD banko sąskaitą dienos. Procedūros priimamos, siekiant užtikrinti, kad visi mokėjimai, kuriems neįvykdyti pavedimai, ar neišmokėti čekiai būtų kredituojami į SAPARD sąskaitą eurais. Nė viena išmoka neteikiama grynaisiais. Patvirtinimus teikiantis pareigūnas ir (arba) jo prižiūrintis asmuo patvirtinimą gali siųsti elektroninėmis priemonėmis, jei yra užtikrinamas šių priemonių slaptumas, o jų parašo identifikavimas yra įtrauktas į elektroninių duomenų bazes; 2.2.6. kai paraiškos, prašymai ar važtaraščiai nagrinėjami naudojant kompiuterinę sistemą, priėjimas prie kompiuterinės sistemos yra saugomas ir kontroliuojamas taip, kad: — visą informaciją įveda, keičia ar patvirtina tik tie pareigūnai, kuriems suteikti individualūs slaptažodžiai, — visus duomenis įvesti, keisti ar patvirtinti gali tik tie pareigūnai, kuriems suteikti individualūs slaptažodžiai, — kiekvieno duomenis ar programą įvedančio ar keičiančio pareigūno tapatybė yra įrašoma į operacijų archyvą. Siekiant išvengti netinkamo vartojimo, slaptažodžiai nuolat keičiami. Kad į kompiuterio sistemas nepatektų pašaliniai, jas saugo fizinė kontrolė, o duomenis palaiko kopijos, saugomos atskiroje, apsaugotoje vietoje. Duomenų įvedimą tikrina loginė patikra, skirta nesuderinamiems ar specialiems duomenims aptikti; 2.2.7. procedūros turėtų užtikrinti, kad būtų registruojami pagalbos rodiklių arba jos suteikimo sąlygų ir terminų pokyčiai, o nurodymai, duomenų bazės ir kontroliniai sąrašai atnaujinami laiku.