A.7.5. Dokumentuota informacija A.7.5.1. Bendrieji dalykai Organizacijos aplinkos apsaugos vadybos sistemoje turi būti: a) šio tarptautinio standarto reikalaujama dokumentuota informacija; b) dokumentuota informacija, organizacijos nustatyta kaip reikalinga aplinkos apsaugos vadybos sistemos rezultatyvumui. Pastaba. Vienos organizacijos aplinkos apsaugos vadybos sistemos dokumentuotos informacijos apimtis gali skirtis nuo kitos dėl: — organizacijos dydžio ir veiklos, procesų, produktų ir paslaugų tipo, — poreikio jos atitikties įsipareigojimų vykdymui įrodyti, — procesų sudėtingumo ir jų sąveikos, — asmenų kompetencijos dirbti pagal organizacijos valdymo sistemą. A.7.5.2. Rengimas ir atnaujinimas Rengdama ir atnaujindama dokumentuotą informaciją, organizacija turi užtikrinti tinkamą: a) identifikavimą ir apibūdinimą (pvz., pavadinimą, datą, autorių arba žymens numerį); b) formatą (pvz., kalbą, programinės įrangos versiją, grafiką) ir laikmeną (pvz., popierinę, elektroninę); c) peržiūrą bei tinkamumo ir adekvatumo patvirtinimą. A.7.5.3. Dokumentuotos informacijos valdymas Aplinkos apsaugos vadybos sistemos ir šio tarptautinio standarto reikalaujama dokumentuota informacija turi būti valdoma siekiant užtikrinti, kad: a) ji būtų prieinama ir tinkama naudoti, kada ir kur jos prireiktų; b) ji būtų tinkamai apsaugota (pvz., nuo konfidencialumo netekimo, netinkamo naudojimo ar turinio pažeidimo). Dokumentuotai informacijai valdyti organizacija turi, jei taikoma, įgyvendinti šią veiklą: — platinimą, prieigą, atkūrimą ir naudojimą, — laikymą ir išsaugojimą, įskaitant įskaitomumo išsaugojimą, — pakeitimų valdymą (pvz., versijų valdymą); — saugojimą ir naikinimą. Išorinės kilmės dokumentuota informacija, kurią organizacija laiko būtina aplinkos apsaugos vadybos sistemai planuoti ir vykdyti, turi būti tinkamai identifikuota ir valdoma. Pastaba. Su prieinamumu gali būti susijęs sprendimas leisti tik peržiūrėti arba sprendimas bei įgaliojimai leisti peržiūrėti ir keisti dokumentuotą informaciją. A.8. Pagrindinė veikla A.8.1. Pagrindinės veiklos planavimas ir valdymas Organizacija turi sukurti, įgyvendinti, valdyti ir palaikyti procesus, būtinus aplinkos apsaugos vadybos sistemos reikalavimams įvykdyti bei 6.1 ir 6.2 nustatytiems veiksmams įgyvendinti šiais būdais: — sukuriant pagrindinės veiklos kriterijus procesui (-ams), — įgyvendinant proceso (-ų) valdymą pagal pagrindinės veiklos kriterijus. Pastaba. Valdymo priemonės gali apimti inžinerines valdymo priemones ir procedūras. Valdymo priemonės gali būti įgyvendintos pagal hierarchiją (pvz., šalinimo, pakeitimo, administracinės) ir gali būti naudojamas atskirai arba kartu. Organizacija turi valdyti suplanuotus pokyčius, peržiūrėti nenumatytų pokyčių pasekmes ir, jei reikia, imtis veiksmų bet kokiam neigiamam poveikiui sumažinti. Organizacija turi užtikrinti pasitelktų iš išorės procesų valdymą arba daryti jiems įtaką. Procesui (-ams) taikomo valdymo arba įtakos tipas ir mastas turi būti apibrėžtas aplinkos apsaugos vadybos sistemoje. Atsižvelgdama į gyvavimo ciklo perspektyvą, organizacija turi: a) atitinkamai nustatyti valdymo priemones, užtikrinančias, kad jos aplinkos apsaugos reikalavimo (-ų) būtų laikomasi produkto arba paslaugos projektavimo ir tobulinimo procesuose, atsižvelgiant į kiekvieną gyvavimo ciklo tarpsnį; b) tinkamai apibrėžti savo aplinkos apsaugos reikalavimą (-us) produktų ir paslaugų pirkimui; c) pranešti apie savo svarbų (-ius) aplinkos apsaugos reikalavimą (-us) išorės tiekėjams, įskaitant rangovus; d) apsvarstyti poreikį pateikti informaciją apie potencialius reikšmingus poveikius aplinkai, susijusius su jos produktų ir paslaugų gabenimu arba pristatymu, naudojimu, apdorojimu pasibaigus ciklui ir galutiniu pašalinimu. Organizacija turi prižiūrėti dokumentuotą informaciją tiek, kiek reikia, kad būtų įsitikinta, kad procesai buvo atlikti taip, kaip planuota. A.8.2. Pasirengimas ekstremalioms situacijoms ir atsakomieji veiksmai Organizacija turi sudaryti, įgyvendinti ir palaikyti procesą (-us), reikalingą (-us) 6.1.1 identifikuotoms potencialioms ekstremalioms situacijoms pasirengti ir atsakomiesiems veiksmams vykdyti: Organizacija turi: a) pasirengti reaguoti planuodama veiksmus, skirtus neigiamam poveikiui aplinkai dėl ekstremalių situacijų išvengti arba sumažinti; b) reaguoti į tikrąsias ekstremalias situacijas; c) imtis veiksmų ekstremalių situacijų pasekmėms išvengti arba sumažinti, pagal ekstremalaus įvykio dydį ir potencialų poveikį aplinkai; d) periodiškai išbandyti suplanuotus atsakomuosius veiksmus, jei praktiškai įmanoma; e) periodiškai peržiūrėti ir persvarstyti procesą (-us) ir suplanuotus atsakomuosius veiksmus, ypač po ekstremalios situacijos arba bandymų; f) svarbioms suinteresuotosioms šalims, įskaitant asmenis, dirbančius pagal organizacijos valdymo sistemą, atitinkamai pateikti svarbią informaciją ir pravesti mokymus, susijusius su pasirengimu ekstremalioms situacijoms ir atsakomaisiais veiksmais. Organizacija turi prižiūrėti dokumentuotą informaciją tiek, kiek reikia, kad būtų įsitikinta, kad procesai buvo atlikti taip, kaip planuota. A.9. Veiksmingumo vertinimas A.9.1. Monitoringas, matavimas, analizė ir vertinimas A.9.1.1. Bendrieji dalykai Organizacija turi stebėti, matuoti, analizuoti ir vertinti savo aplinkos apsaugos veiksmingumą. Organizacija turi nustatyti: a) ką reikia stebėti ir matuoti; b) stebėjimo, matavimo, analizės ir vertinimo metodus, jei taikoma, pagrįstiems rezultatams užtikrinti; c) kriterijus, pagal kuriuos organizacija vertins savo aplinkos apsaugos veiksmingumą, ir tinkamus rodiklius; d) kada bus vykdomi monitoringas ir matavimai; e) kada monitoringo ir matavimo rezultatai turi būti analizuojami ir vertinami. Organizacija turi užtikrinti, kad būtų naudojama kalibruota arba patikrinta monitoringo ir matavimo įranga bei tinkamai prižiūrima. Organizacija turi įvertinti savo aplinkos apsaugos veiksmingumą bei aplinkos apsaugos vadybos sistemos rezultatyvumą. Organizacija turi pateikti svarbią aplinkos apsaugos veiksmingumo informaciją ir viduje, ir išorėje, kaip nurodyta jos komunikavimo procese (-uose) ir kaip to reikalauja atitikties įsipareigojimai. Organizacija turi išsaugoti atitinkamą dokumentuotą informaciją kaip monitoringo, matavimų, analizės ir vertinimo rezultatų įrodymą. A.9.1.2. Atitikimo vertinimas Organizacija turi sukurti, įgyvendinti ir palaikyti procesą (-us), būtiną (-us) jos atitikties įsipareigojimų įvykdymui įvertinti. Organizacija turi: a) nustatyti, kaip dažnai bus vertinamas atitikimas; b) įvertinti atitikimą ir imtis tinkamų veiksmų; c) palaikyti žinias ir supratimą apie savo atitikimo būklę. Organizacija turi išsaugoti dokumentuotą informaciją, kaip atitikimo vertinimo rezultato (-ų) įrodymą. A.9.2. Vidaus auditas A.9.2.1. Bendrieji dalykai Organizacija turi atlikti vidaus auditus planuotais laiko tarpais, kad pateiktų informaciją apie tai, ar aplinkos apsaugos vadybos sistema: a) atitinka: 1) pačios organizacijos nustatytus reikalavimus aplinkos apsaugos vadybos sistemai; 2) šio tarptautinio standarto reikalavimus; b) yra rezultatyviai įgyvendinama ir prižiūrima. A.9.2.2. Vidaus audito programa Organizacija turi sukurti, įgyvendinti ir prižiūrėti vidaus audito programą (-as), įskaitant dažnumą, metodus, atsakomybę, planavimo reikalavimus ir pranešimus apie jos vidaus auditus. Kurdama vidaus audito programą, organizacija turi atsižvelgti į susijusių procesų svarbą aplinkos apsaugai, organizaciją veikiančius pokyčius ir ankstesniųjų auditų rezultatus. Organizacija turi: a) apibrėžti audito kriterijus ir kiekvieno audito sritį; b) parinkti auditorius ir atlikti auditus užtikrinant audito proceso objektyvumą ir nešališkumą; c) užtikrinti, kad apie audito rezultatus būtų pranešama susijusiems vadovams. Organizacija turi išsaugoti dokumentuotą informaciją, kaip audito programos įgyvendinimo ir audito rezultatų įrodymą. A.9.3. Vadybos vertinamoji analizė Aukščiausioji vadovybė turi analizuoti organizacijos aplinkos apsaugos vadybos sistemą planuotais laiko tarpais, kad būtų užtikrintas jos nuolatinis tinkamumas, adekvatumas ir rezultatyvumas. Vykdant vadybos vertinamąją analizę turi būti atsižvelgiama į: a) ankstesnių vadybos vertinamųjų analizių veiksmų būklę; b) šiuos pokyčius: 1) aplinkos apsaugos vadybos sistemai svarbių išorės ir vidaus klausimų; 2) suinteresuotųjų šalių poreikių ir lūkesčių, įskaitant atitikties įsipareigojimus; 3) reikšmingų aplinkos apsaugos aspektų; 4) rizikos ir galimybių; c) aplinkos apsaugos tikslų pasiekimo mastą; d) informaciją apie organizacijos aplinkos apsaugos veiksmingumą, įskaitant šias tendencijas; 1) neatitikčių ir korekcinių veiksmų; 2) monitoringo ir matavimų rezultatų; 3) atitikties įsipareigojimų įvykdymo; 4) audito rezultatų; e) išteklių adekvatumą; f) svarbią informaciją, gautą iš suinteresuotųjų šalių, įskaitant skundus; g) nuolatinio gerinimo galimybes. Vadybos vertinamosios analizės išvedinius turi sudaryti: — išvados apie aplinkos apsaugos vadybos sistemos nuolatinį tinkamumą, adekvatumą ir rezultatyvumą, — sprendimai, susiję su nuolatinio gerinimo galimybėmis, — sprendimai, susiję su poreikiu keisti aplinkos apsaugos vadybos sistemą, įskaitant išteklius, — veiksmai, jei būtini, kai nebuvo pasiekti aplinkos apsaugos tikslai, — galimybės gerinti aplinkos apsaugos vadybos sistemos integravimą į kitus verslo procesus, jei būtina, — visos pasekmės strateginei organizacijos krypčiai. Organizacija turi išsaugoti dokumentuotą informaciją, kaip vadybos vertinamosios analizės rezultatus. A.10. Gerinimas A.10.1. Bendrieji dalykai Organizacija turi nustatyti gerinimo galimybes (žr. 9.1, 9.2 ir 9.3) ir įgyvendinti reikiamus veiksmus numatytiems jos aplinkos apsaugos vadybos sistemos rezultatams pasiekti. A.10.2. Neatitiktis ir korekciniai veiksmai Kai nustatoma neatitiktis, organizacija turi: a) reaguoti į neatitiktį ir, jei taikoma: 1) imtis veiksmų jai valdyti ir ištaisyti; 2) spręsti pasekmes, įskaitant neigiamo poveikio aplinkai mažinimą; b) įvertinti, kokių reikia veiksmų neatitikties priežastims pašalinti, kad neatitiktis nepasikartotų arba neatsitiktų kitur: 1) peržiūrint neatitiktį; 2) nustatant neatitikties priežastį; 3) nustatant, ar yra arba galėtų atsitikti panašių neatitikčių; c) įgyvendinti būtinus veiksmus; d) peržiūrėti visų įgyvendintų korekcinių veiksmų rezultatyvumą; e) jei būtina, atlikti pakeitimus aplinkos apsaugos vadybos sistemoje. Korekciniai veiksmai turi atitikti susidariusių neatitikčių poveikių svarbą, įskaitant poveikį (-ius) aplinkai. Organizacija turi išsaugoti dokumentuotą informaciją, kaip įrodymą apie: — neatitikčių pobūdį ir visus paskesnius įgyvendintus veiksmus, — visų korekcinių veiksmų rezultatus. A.10.3. Nuolatinis gerinimas Organizacija turi nuolat gerinti aplinkos apsaugos vadybos sistemos tinkamumą, adekvatumą ir rezultatyvumą aplinkos apsaugos veiksmingumui didinti.