INTERROGAZIONE SCRITTA E-1370/02

di Fiorella Ghilardotti (PSE), Giovanni Pittella (PSE)e Catherine Guy-Quint (PSE) alla Commissione

(14 maggio 2002)

Oggetto: Formazione del personale

Gli interroganti hanno recentemente appreso che la Commissione avrebbe pagato a un consulente una somma considerevole per assicurare una formazione obbligatoria del personale sul nuovo sistema di valutazione/carriera. La qualità di tale formazione sarebbe stata talmente bassa da obbligare la Commissione a rivederla. Sembrerebbe tuttavia che la versione riveduta sia di qualità altrettanto mediocre e che continui a non corrispondere alle aspettative e ai bisogni del personale.

Tenuto conto del fatto che il sig. Kinnock ha definito la competenza e la motivazione del personale due pietre miliari della sua riforma, è deplorevole constatare che la Commissione accordi un'attenzione così scarsa ai dettagli pratici dell'informazione e della formazione del suo personale.

Può la Commissione confermare queste informazioni e rendere noto l'importo pagato per detto contratto di formazione?

Quali sono stati i criteri di attribuzione del contratto che hanno permesso la scelta di un'offerta così mediocre e costosa? Può la Commissione pubblicare le relazioni di valutazione che hanno portato a tale scelta?

Può comunicare i risultati della valutazione dei funzionari che hanno già partecipato a questa formazione e spiegare i motivi di un tale ritardo nella sua reazione?

Nel caso di una valutazione negativa della formazione rivisitata, quali sono i ricorsi previsti dalla Commissione per recedere dal contratto e ottenere il rimborso delle somme sperperate?

Come intende giustificare una simile spesa di fronte al contribuente europeo?

Risposta data dal sig. Kinnock a nome della Commissione

(11 luglio 2002)

La Commissione è sorpresa nel constatare che gli onorevoli parlamentari giudicano deplorevole l'iniziativa da essa intrapresa per introdurre un sistema di formazione sullo sviluppo della carriera, prima di verificare i fatti passati, la situazione attuale e le misure da attuare in futuro.

La Commissione trova inoltre difficile comprendere su quale base gli onorevoli parlamentari abbiano potuto giudicare detta formazione costosa, se nella stessa interrogazione chiedono quale importo sia stato pagato, e mediocre, senza prima verificare i fatti pertinenti.

È opportuno rammentare agli onorevoli parlamentari che, fino a quando la Commissione (su mandato del Consiglio, dietro esplicita richiesta del Parlamento e in considerazione degli impegni assunti) ha avviato l'attuale strategia in materia di riforma e di ammodernamento, ai membri del personale non è mai stato offerto alcun tipo di formazione sullo sviluppo della carriera.

I funzionari sono stati sempre e giustamente descritti come la principale risorsa della Commissione e pertanto essa ritiene essenziale, nel quadro di una politica dell'occupazione responsabile e nell'interesse tanto del personale, dal punto di vista professionale, quanto della stessa Commissione, offrire loro una formazione in materia di carriera.

L'introduzione del nuovo sistema di evoluzione della carriera è ovviamente una sfida importante, in un'istituzione che in precedenza non ha mai offerto nulla di simile. Il nuovo rapporto di evoluzione della carriera (REC) è uno strumento di valutazione che conformemente alle migliori pratiche in materia supera notevolmente la semplice valutazione del personale ed ha lo scopo di integrare le prospettive in materia di formazione e di carriera (inclusa la promozione) nel lavoro quotidiano dei funzionari, nelle priorità delle rispettive unità, nelle loro ambizioni e nelle esigenze del servizio.

Il progetto di formazione prevedeva cinque moduli due per tutti i funzionari e tre destinati più particolarmente ai valutatori. L'interrogazione degli onorevoli parlamentari riguarda il primo di tali moduli, inteso a presentare il nuovo sistema a tutto il personale. Ad oggi sono stati tenuti 243 seminari, a cui hanno partecipato complessivamente circa 20 000 funzionari. In questo numero sono comprese le ulteriori sessioni organizzate per coloro che non hanno potuto seguire quelle inizialmente previste. Altre azioni devono essere ancora organizzate nelle delegazioni.

Ed ecco ora le risposte ai quesiti posti dagli onorevoli parlamentari.

1. Il compito di tenere i corsi di formazione in questione è stato affidato ad istruttori esterni, come avviene nella maggior parte dei corsi di formazione organizzati dalla Commissione. Tale prassi costituisce la sola alternativa ragionevole alla creazione di un importante servizio incaricato della formazione, con un notevole numero di funzionari, che risulterebbe ovviamente molto più costoso del ricorso a specialisti nel quadro di un contratto che prevede finalità e corsi specifici.

L'aggiudicazione del contratto relativo al programma di formazione in esame è avvenuta, ovviamente, nel rispetto delle norme previste dal regolamento finanziario. Nell'aprile 2001 è stata avviata una procedura di gara, utilizzando un elenco di imprese elaborato sulla base di un invito a manifestare interesse per questo tipo di formazione(1). In seguito a tale invito è stata ricevuta una sola offerta che, dopo essere stata valutata, è stata respinta per problemi di qualità. Nel settembre 2001 è stata pertanto avviata una procedura negoziata. Tre società, tra cui l'offerente respinto nella prima gara, sono state invitate a presentare proposte per tale attività. Sono state ricevute due proposte, in quanto una delle imprese invitate ha deciso di non partecipare alla procedura. L'importo versato per l'esecuzione di tale contratto è dipeso dal risultato della gara. Il costo dell'elaborazione è di 76 000 EUR, mentre il costo per la presentazione ammonta a 900 EUR per ciascun seminario di mezza giornata. Ad oggi, il costo complessivo per lo svolgimento del modulo 1 ammonta a 328 000 EUR. Se gli onorevoli parlamentari desiderano raffrontare tale costo con quello relativo alle disposizioni in materia degli Stati membri, giungeranno probabilmente alla conclusione che non si tratta di un costo eccessivo.

2. Per aggiudicare il contratto, in entrambe le procedure sono stati utilizzati gli stessi criteri, che prevedevano l'aggiudicazione a favore dell'offerta economicamente più vantaggiosa, sulla base:

- dei costi per la Commissione, in particolare del prezzo, e

- della qualità dei servizi offerti, in considerazione dei requisiti e dei dettagli stabiliti nel capitolato d'oneri.

È stata inoltre prevista una valutazione della qualità, sulla base segnatamente di:

- qualità e competenza dei formatori proposti a questo criterio sono stati assegnati 35 punti su 100, con una soglia minima di 21 punti;

- proposte metodologiche a questo criterio sono stati assegnati 20 punti su 100, con una soglia minima di 12 punti;

- misure di controllo della qualità a questo criterio sono stati assegnati 20 punti su 100, con una soglia minima di 12 punti;

- qualità generale della presentazione formale e dei documenti giustificativi presentati nel corso della prevista presentazione a questo criterio sono stati assegnati 25 punti su 100, con una soglia minima di 15 punti.

La valutazione qualitativa delle proposte è stata effettuata in due fasi:

- in primo luogo, un'analisi basata sulle proposte scritte degli offerenti, utilizzando i suindicati criteri 1, 2 e 3;

- in secondo luogo, detti offerenti sono stati invitati a procedere ad una presentazione orale delle rispettive proposte, di fronte ad un gruppo di valutazione. Per questa fase è stato utilizzato il criterio 4.

I criteri previsti sono stati applicati e il punteggio è stato assegnato conformemente.

La Commissione trasmette le informazioni concernenti la relazione di valutazione direttamente agli onorevoli parlamentari e al segretariato del Parlamento.

3. La prima versione di modulo 1 prevedeva sessioni di un'intera giornata per la formazione, con l'impiego di una tecnica interattiva per illustrare il REC. L'idea consisteva nell'organizzare i funzionari in gruppi di diversi gradi, al fine di promuovere il dialogo attraverso tutti i gradi e le categorie. Questo metodo è stato fin dall'inizio accolto sfavorevolmente, per l'ostilità dei partecipanti alla tecnica di formazione utilizzata. Quando, dalle informazioni ricevute, è risultato che i corsi non corrispondevano alle attese, sono state date immediatamente istruzioni per adottare senza indugio misure correttive. L'affermazione degli onorevoli parlamentari relativa al ritardo nella reazione è obiettivamente inesatta.

Dopo una sospensione di 48 ore, la struttura dei corsi è stata completamente riveduta a favore di una presentazione tradizionale della formazione. Ciò ha comportato l'abbandono del metodo della discussione di gruppo; pertanto il formatore è diventato un istruttore ed è stata prevista la presenza regolare di un rappresentante della Direzione generale del personale e dell'amministrazione nel tempo dedicato al dibattito finale o durante l'intero seminario, se la direzione generale ha ritenuto questa presenza necessaria. Con il nuovo metodo, più convenzionale, la durata del corso è stata ridotta a mezza giornata.

4. La versione modificata della formazione è stata oggetto di valutazione. Dai questionari distribuiti alla fine di ciascun seminario risulta che, contrariamente all'impressione che si ricava dall'interrogazione degli onorevoli parlamentari, la maggior parte dei partecipanti (l'80 %) ha dichiarato di avere una migliore comprensione degli aspetti basilari del REC e il 75 % di essi ha affermato, dopo il corso, di comprendere il ruolo che è chiamato a svolgere nel REC. Queste risposte non soddisfano la Commissione, che intende adottare nuove iniziative per migliorare ulteriormente i risultati. Tuttavia, le risposte date a questa vasta indagine riflettono l'opinione dei funzionari sulla base di un'esperienza personale. Quest'opinione è assai diversa dal parere su cui sembra essere basata l'interrogazione degli onorevoli parlamentari.

5. Il nuovo sistema di valutazione è un'esperienza che non è stata mai prima effettuata dalla Commissione e costituisce una sfida significativa. Si è pertanto ritenuto necessario disporre di una formazione adeguata per guidare i funzionari nel loro interesse verso la comprensione e l'assimilazione degli scopi e dei meccanismi del nuovo sistema. Per questo motivo la Commissione, nella sua comunicazione del 30 ottobre 2001(2) sulla riforma della politica del personale, raccomandava l'organizzazione di una formazione adeguata e direttamente collegata all'attuazione del rapporto di evoluzione della carriera da introdurre nel 2003. Essa segnalava inoltre la necessità di organizzare tale formazione in funzione dei bisogni specifici dei funzionari, dei compilatori, dei vidimatori e dei capi delle unità incaricate della gestione delle risorse umane.

(1) GU S 151 del 7.8.1998.

(2) Linee direttrici definitive su Rapporto di evoluzione della carriera (Valutazione del personale) e promozioni, 30 ottobre 2001 Allegato 8 del Pacchetto globale per la riforma della politica del personale, SEC(2001) 1697/78.