INTERROGAZIONE SCRITTA E-1161/02

di Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) alla Commissione

(23 aprile 2002)

Oggetto: Dichiarazioni di affidabilità delle DG

La Commissione ha annunciato che si prevede la pubblicazione di una dichiarazione di affidabilità da parte dei direttori generali per i rispettivi dipartimenti.

Esattamente che tipo di informazioni saranno contenute in tali dichiarazioni?

Come può la Commissione accertarsi che ciascuno di loro sia in possesso della formazione adeguata e necessaria e delle capacità per effettuare una valutazione obiettiva?

Quali controlli sono previsti per garantire che la dichiarazione sia equa, giusta e obiettiva?

Come può la Commissione garantire l'affidabilità di ciascuna dichiarazione?

Risposta data dal sig. Prodi a nome della Commissione

(17 giugno 2002)

La Carta dei compiti e delle responsabilità degli ordinatori delegati, destinata ai direttori generali e ai capi di un servizio, prevede l'obbligo di riferire in merito alle attività delle direzioni generali e dei servizi, nonché sulla gestione delle risorse assegnate. Tale obbligo si traduce in una relazione annuale e in una dichiarazione. L'introduzione di tali documenti rappresenta l'applicazione concreta di uno dei cardini della Riforma, vale a dire garantire una definizione chiara delle responsabilità in materia di gestione delle risorse umane e finanziarie, facendo di una maggiore responsabilità il corollario del maggior decentramento.

Per la Commissione l'introduzione di questo elemento chiave del nuovo sistema di gestione e di controllo riveste fondamentale importanza. Il lavoro di consolidamento, di supervisione e di analisi dei suoi servizi centrali consentirà di riunire i vari elementi necessari per consentire alla Commissione di assumere efficacemente la sua responsabilità collettiva e/o di adottare misure correttive.

Questo quadro generale basato sulla comunicazione e la responsabilizzazione deve essere visto anche come uno strumento di gestione e un meccanismo a disposizione degli ordinatori delegati per valutare le attività delle loro direzioni generali o dei loro servizi e per individuare ambiti da migliorare e sviluppare ulteriormente. Come misura di accompagnamento è stata inoltre fornita un'assistenza tecnica in merito alla struttura e ai contenuti delle relazioni annuali di attività, della dichiarazione e delle riserve degli ordinatori delegati.

La dichiarazione copre una ambito più ristretto della relazione annuale in quanto non concerne la valutazione dei risultati ottenuti nell'attuazione di politiche specifiche, ma riflette piuttosto la responsabilità degli ordinatori delegati in materia di sana gestione delle rispettive risorse e di miglioramento della gestione nei loro servizi.

Contenuto della dichiarazione

In base al modello adottato per la dichiarazione, che sarà incluso nella relazione annuale, gli ordinatori delegati, sulla base delle informazioni in loro possesso, dovranno:

- dichiarare che le informazioni contenute nella relazione sono veritiere;

- affermare, sulla base della propria valutazione, la loro ragionevole convinzione che le risorse assegnate alle attività descritte nella relazione sono state utilizzate per l'obiettivo previsto e in conformità dei principi di sana gestione finanziaria, e che le procedure di controllo messe in atto forniscono le garanzie necessarie in merito alla legalità e regolarità delle transazioni sottostanti;

- formulare nelle suddette dichiarazioni tutte le riserve destinate a mettere in rilievo i rischi associati alle operazioni e azioni gestite dai loro servizi che possono avere un importante

effetto negativo. Le riserve segnalano i malfunzionamenti in materia di concezione o applicazione dei sistemi di gestione o di controllo interno e sono accompagnate da piani d'azione che illustrano le misure correttive adottate o previste;

- confermare di non essere al corrente di alcun elemento, non inserito nelle loro relazioni, che potrebbe danneggiare gli interessi dell'istituzione.

Procedura

Per rispettare gli obblighi citati, gli ordinatori delegati devono instaurare una procedura adeguata e documentata che definisca l'organizzazione e l'assegnazione delle responsabilità al personale che li sosterrà. Essi dovranno anche introdurre sistemi di comunicazione al fine di ottenere informazioni adeguate dai rispettivi ordinatori sottodelegati, come previsto dalla Carta. La procedura è completata dalle relazioni interne e dai riscontri dei sottoposti, che devono garantire una base adeguata per la redazione della relazione annuale e della relativa dichiarazione. Il memorandum(1) del dicembre 2001 che fissa il livello minimo di attuazione dei principi di controllo interno fornisce agli ordinatori delegati un quadro di riferimento per i loro sistemi di gestione e di controllo.

Gli ordinatori delegati ricevono assistenza dalle seguenti fonti:

- un gruppo metodologico, presieduto dal Segretariato generale, che elabora orientamenti sulla procedura di elaborazione della dichiarazione, nonché sulla portata delle riserve e responsabilità degli ordinatori delegati;

- la direzione generale (DG) Bilancio, che fornisce, sulla base dell'attuale struttura di bilancio, i dati contabili relativi alle transazioni di bilancio iscritte e convalidate dai servizi nel sistema di contabilità di bilancio;

- le rispettive unità finanziarie e operative, per le materie di loro competenza, che contribuiscono a stabilire i conti annuali e riferiscono in merito all'attuazione e al funzionamento dei sistemi di controllo interno;

- gli ordinatori sottodelegati, che riferiscono in merito all'attuazione dei programmi, delle operazioni o delle azioni in base alla rispettiva sottodelega;

- le loro strutture di audit interno, che informano sul livello qualitativo dei sistemi di gestione e di controllo interno e sui principali settori che presentano rischi di malfunzionamento, illegalità o irregolarità, nonché su altri aspetti importanti, conformemente al piano di lavoro stabilito in collaborazione con il direttore generale;

- il Servizio di audit interno della Commissione per quanto riguarda l'assistenza nel lavoro preparatorio;

- informazioni trasmesse dalla Corte dei conti, dal Controllo finanziario e da tutte le altre fonti pertinenti.

Affidabilità

La dichiarazione costituisce per gli ordinatori l'occasione di esprimersi sulla portata del controllo che effettivamente esercitano sulle operazioni condotte e, di conseguenza, della loro responsabilità. Ciò potrebbe indurli a enfatizzare eventuali problemi, ma tale rischio dovrebbe essere controbilanciato dal rischio, più comunemente accettato, che i dirigenti minimizzino le carenze dei rispettivi servizi.

Per il primo anno di attuazione del nuovo sistema di comunicazione, il Servizio di audit interno della Commissione procederà a un esame limitato della procedura di elaborazione delle relazioni e delle dichiarazioni annuali delle DG e dei servizi nei mesi di maggio e giugno 2002. Il Servizio di audit interno esaminerà, a livello globale e per le esigenze della Commissione, l'adeguatezza e la conformità della procedura con i requisiti vigenti per la relazioni e le dichiarazioni annuali.

Sulla scorta di questo esame, il Servizio di audit interno della Commissione pubblicherà una relazione consolidata sui risultati del proprio lavoro.

Relazione di sintesi

Sulla base delle relazioni annuali e della relazione consolidata del Servizio di audit interno sull'adeguatezza dell'intera procedura di elaborazione delle relazioni e dichiarazioni annuali degli ordinatori delegati, la Commissione adotterà una relazione di sintesi, preparata dal Segretariato generale

e dalla DG Bilancio. Essa prenderà inoltre atto, a livello globale, delle riserve segnalate, formulerà commenti sulle soluzioni e le scadenze indicate e adotterà un elenco di misure per risolvere i problemi individuati, compresi quelli segnalati nelle conclusioni del Servizio di audit interno. In caso di incoerenze o conflitti fra le azioni correttive proposte dagli ordinatori delegati, infine, essa opererà le scelte necessarie.

(1) SEC(2001) 2037-4.