INTERROGAZIONE SCRITTA E-1562/99

di Lucio Manisco (GUE/NGL) alla Commissione

(1o settembre 1999)

Oggetto: Valutazioni dei progetti del V Programma Quadro di R&ST

La Commissione ha appaltato alla Wang la gestione della valutazione delle proposte per il Programma Quadro di R&ST ma ha firmato con ritardo il contratto tanto da obbligare di fatto i suoi funzionari, per poter portare a termine tale compito, a lavori non rispondenti alle loro funzioni quale l'assemblaggio dei tavoli, il trasporto di sedie da un edificio all'altro, l'acquisto da IKEA di tavoli e sedie perché insufficienti.

1. Quanto è costato questo appalto?

2. Risponde al vero che la società appaltatrice usufruirebbe gratuitamente dei locali della Commissione e quanto costa alla Commissione l'affitto di tali locali?

3. Per quale ragione la Commissione non ha firmato a tempo debito il contratto con la Wang obbligando così le sue Direzioni a far svolgere le valutazioni in situazioni quantomeno improprie?

4. Avendo organizzato le valutazioni i funzionari stessi della Commissione, come intende la Commissione recuperare la quota destinata alla Wang per la gestione delle valutazioni 1999 non essendo stata tale società in misura di garantire il servizio per la gestione delle valutazioni dell'anno in corso?

5. A quale servizio e segnatamente a quale funzionario è imputabile il ritardo della firma del contratto con la Wang, e quali misure intende prendere la Commissione per i disagi prodottisi?

6. Quanto sarebbe costata la gestione della valutazione se, come tutti gli altri anni, fosse stata effettuata direttamente dalla Commissione?

7. Risponde al vero che il sistema informatico messo a punto per l'organizzazione delle valutazioni sarebbe inappropriato?

Risposta del sig. Liikanen a nome della Commissione

(16 novembre 1999)

La Commissione valuta le proposte in base alle raccomandazioni di esperti indipendenti(1). Inizialmente ogni proposta viene esaminata individualmente e, in un secondo tempo, da un comitato di esperti. Per motivi di riservatezza e di efficienza, quest'ultimi sono invitati alla valutazione di gruppo a Bruxelles o a Lussemburgo. La Commissione mette a disposizione le infrastrutture necessarie (sale riunioni, strutture per l'elaborazione di dati, supporto amministrativo) e prepara i documenti per raccogliere le valutazioni individuali e di gruppo, nonchè le relazioni degli esperti. In base alle risorse disponibili per l'intero programma quadro e dati i risultati positivi del programma Esprit durante il quarto programma quadro (4PQ), per il quinto (5PQ) si è scelto di subappaltare ad una società esterna tutti i compiti di valutazione, che non comportano responsabilità per la Commissione: raccolta delle proposte, codifica dei moduli, archiviazione delle proposte, creazione di file elettronici per ulteriori elaborazioni nei sistemi informativi della Commissione, relazioni finali.

La selezione del subappaltatore e l'affitto di un immobile che ospiti gli spazi necessari (sale riunioni, ufficio di coordinamento del personale della Commissione, spazi riservati al prestatore di servizi) sono il risultato di un normale bando di gara, le cui procedure sono conformi ai principi che regolano i mercati pubblici.

1. Il quadro finanziario previsto da tale contratto è costituito da tre elementi: una parte forfetaria per le infrastrutture (p. es. 1.600 milioni di euro per l'anno 2000), una quota variabile per proposta trattata (p. es. 54 per ogni proposta dei partner presentata in formato elettronico; 107 per lo stesso tipo di proposte presentate su carta; 354 per le proposte formulate da più partner e costituite da più di 20 pagine di testo su carta) e una parte variabile per ogni giorno di lavoro in ufficio dell'esperto (5.4).

2. Per svolgere le sue attività, il prestatore di servizi utilizza circa il 10 % (13.000 m2) della superficie complessiva dell'immobile appositamente affittato. L'area principale dell'immobile (circa 12.000 m2) è stata assegnata all'ufficio di coordinamento della Commissione e alle sale riunioni che ospitano normalmente circa 700 esperti durante le sessioni di valutazione. L'assegnazione degli spazi è stata descritta chiaramente nelle specifiche del bando di gara pubblico.

3. Per ovvi motivi, il contratto con il prestatore di servizi deve essere firmato contemporaneamente o successivamente alla sottoscrizione del contratto di locazione dell'immobile. Quest'ultima è avvenuta in ritardo poichè, in seguito alle dimissioni del Presidente della Commissione, era necessaria una seconda consultazione inter-servizi che garantisse l'applicazione delle disposizioni della Commissione uscente, secondo cui la sua attività doveva limitarsi strettamente agli affari correnti.

4. Come già spiegato al punto 1 e per quanto concerne i costi variabili, il prestatore di servizi viene rimborsato dalla Commissione soltanto per i servizi effettivamente forniti e accettati (in base al numero di proposte e dei giorni di lavoro degli esperti).

Tutte le parti riconoscono che il contesto in cui le prime proposte sono state raccolte, codificate e trasferite alla Commissione, e in cui sono state organizzate le prime sessioni di valutazione, non era ottimale (a causa del ritardo con cui il contratto di locazione dell'immobile è stato sottoscritto e a causa dei vincoli relativi all'attuazione del budget 1999). Alcune parti dell'immobile non erano del tutto pronte a ospitare il prestatore di servizi e gli esperti, e parti delle infrastrutture per l'elaborazione dei dati erano ancora in fase di installazione.

In tali eccezionali circostanze soltanto lo sforzo congiunto tra la Wang e la Commissione ha reso possibile il processo di valutazione, lo svolgimento delle principali funzioni e il rispetto delle scadenze più importanti.

5. La parte principale della domanda è stata risposta al punto 3. I ritardi dovuti a tali circostanze inaspettate non possono quindi essere imputabili ad un particolare servizio o funzionario.

6. Nell'ambito del quarto programma quadro (4PQ) lo spoglio delle candidature aveva generalmente luogo in uffici temporanei e in alberghi per periodi di tre/sei mesi e comportava l'installazione e la rimozione di infrastrutture, di reti informatiche e di arredi, nonchè l'assunzione di personale a tempo determinato (sia con funzioni direttive, sia amministrative). E' difficile fare una stima dei costi totali, poichè i sistemi contabili non hanno permesso di consolidare tali costi, comprese le numerose spese generali. In termini di costi, secondo la Commissione, le spese interne sarebbero state pari a quelle sostenute per questa struttura comune di valutazione.

7. I sistemi informatici utilizzati per le valutazioni iniziali erano perfettamente adeguati e hanno svolto i loro compiti come prestabilito. La mancanza di infrastrutture ha limitato la loro disponibilità fisica. Ora che la rete e le infrastrutture della sala computer sono complete, i sistemi vengono trasferiti fisicamente nella sala computer, dove potranno essere a disposizione degli utenti nell'intero edificio.

(1) GU C 173 del 7.06.1997.