INTERROGAZIONE SCRITTA E-1564/03

di Eija-Riitta Korhola (PPE-DE) alla Commissione

(8 maggio 2003)

Oggetto: Aspetti anomali del nuovo sistema di revisione dello sviluppo professionale (CDR)

La Commissione riconosce che vi sia apprensione fra molti dei suoi funzionari a causa del nuovo sistema di revisione dello sviluppo professionale (CDR) introdotto quest'anno?

Può la Commissione spiegare i seguenti aspetti anomali del nuovo sistema?

Molti servizi della Commissione hanno scelto di distribuire i punti fra i loro funzionari prima di qualsiasi colloquio ufficiale in merito al CDR con i loro diretti superiori, in modo da mantenere una media di 14 punti. Se i punti per ogni funzionario sono già stati assegnati prima del colloquio, questo non diventa una vera e propria farsa? Non dovrebbe invece aiutare nella valutazione delle prestazioni professionali dei funzionari?

Risposta comunedata dal sig. Kinnock in nome della Commissionealle interrogazioni scritte E-1562/03, E-1563/03, E-1564/03 e E-1565/03

(27 giugno 2003)

E' normale che, alla Commissione come in altre organizzazioni, l'introduzione di un nuovo sistema di valutazione abbia suscitato talune reticenze ed inquietudini presso alcuni membri del personale. Tuttavia, la Commissione constata che la maggior parte delle inquietudini iniziali si

sono ora dissipate, dopo che il personale ha partecipato all'elaborazione dei rapporti sullo sviluppo della carriera. Globalmente, le direzioni generali (DG) della Commissione hanno attuato le loro valutazioni in modo serio e produttivo, in particolare per quanto riguarda il dialogo sistematico richiesto, il quale in sé stesso è stato riconosciuto come una evoluzione positiva sia per il personale che per la direzione.

Il sistema di valutazione è stato adottato dalla Commissione dopo lunghe riflessioni e in seguito alla consultazione approfondita di tutte le parti interessate. Non è stato concepito o presentato come uno strumento scientifico per misurare prestazioni, del resto uno strumento del genere non esiste. Tuttavia, il sistema utilizza una serie di elementi e di meccanismi che comprendono criteri uniformi, norme e procedure, oltre che controlli e ponderazioni. Tutto cio' permette di raggiungere risultati il più possibile obiettivi e in grado di produrre valutazioni di merito attendibili.

Le quattro interrogazioni dell'on. parlamentare sono collegate.

In risposta all'interrogazione scritta E-1563/03, la Commissione ricorda che in base allo statuto attualmente in vigore le promozioni sono fondate su una comparazione dei meriti relativi di tutti i membri del personale della Commissione in un grado determinato. Tale principio è stato regolarmente reiterato nella giurisprudenza comunitaria.

Su questa base la Commissione ha introdotto come parte integrante del nuovo metodo di valutazione, la nozione di media-obiettivo espressa sotto forma di punti di merito. Questa media-obiettivo, che è stata fissata a 14/20, si applica in tutti i gradi e in tutte le DG della Commissione e corrisponde a un punteggio che indica un ottimo livello globale di prestazione.

Ci sono anche altre ragioni che giustificano l'istituzione di una media-obiettivo. Il sistema incoraggia la direzione a operare valutazioni individuali fondate su meriti dimostrati. Nello stesso tempo, insieme a questo principio c'è la necessità di assicurare che un sistema di valutazione non sviluppi tendenze inflazionistiche per quanto riguarda punti troppo generosi che getterebbero il discredito sul metodo e sui risultati della valutazione del personale causando gravi danni alla maggioranza del personale.

Il sistema di media-obiettivo tiene conto del fatto ormai ampiamente provato e riconosciuto che, ad un livello sufficientemente globale, la differenziazione del personale sulla base delle sue prestazioni è operata grazie ad uno schema che riflette cio' che viene denominato ripartizione normale (o struttura a campana). Una normale distribuzione intorno alla media-obiettivo di 14 punti di merito costituisce quindi un risultato ragionevolmente probabile per un esercizio di valutazione.

In risposta all'interrogazione E-1562/03, si osserverà che il sistema descritto nella risposta all'interrogazione 1563/03 offre un certo margine di flessibilità permettendo un riconoscimento appropriato dei meriti (in particolare nei casi in cui il numero di persone interessate rappresenta un campione troppo ridotto per riflettere la ripartizione uniforme e normale di cui sopra). In primo luogo le DG possono superare la media-obiettivo di un punto, cioè portarla a 15 punti di merito (e non a 14,5 come suggerito dall'on. parlamentare), senza subire conseguenze negative. Al di là di tale grado si applica una penale che implica una riduzione del contingente di punti di priorità messi a disposizione della DG per un determinato grado. Anche in questo caso pero' è sempre possibile tener conto di situazioni specifiche in un grado determinato, in modo da non penalizzare i gruppi in cui tutti i membri del personale hanno un livello di prestazione molto elevato: se la DG segnala il suo caso in modo appropriato, i comitati di promozione possono decidere di sopprimere o ridurre la penale.

In risposta all'interrogazione scritta E-1564/03, la Commissione sottolinea che per quanto riguarda la possibilità di preattribuire punti di merito prima che i dialoghi individuali di valutazione abbiano effettivamente avuto luogo, il dialogo di valutazione deve comprendere un elemento di prospettiva che dia la possibilità ai direttori di discutere con il personale le loro necessità in materia di sviluppo e di potenziale miglioramento delle prestazioni professionali.

Il nuovo sistema valutazione e l'obbligo di rispettare la media-obiettivo in termini di punti di merito indicano che all'interno di ogni DG è richiesto uno sforzo concertato per assicurare la coerenza dei risultati della valutazione tra le direzioni e le unità e una distribuzione equa dei punti di merito.

E' quindi normale e basato su un metodo di buona prassi che venga effettuato un lavoro preparatorio all'interno della DG. L'art. 3, par. 6 delle norme generali di applicazione dell'art. 43

dello statuto fa riferimento a questo esercizio di coordinamento nella preparazione che precede le fasi formali della valutazione(1). L'obiettivo principale dell'esercizio è di permettere ai valutatori di decidere una serie di norme comuni d'interpretazione dei criteri di valutazione, per far sì che le valutazioni individuali possano essere operate sulla base di un'interpretazione uniforme del sistema e della metodologia in vigore.

Sulla base di quanto detto, le riunioni di coordinamento devono sempre comprendere la partecipazione di valutatori e di validatori. Inoltre non dovrebbero risultare nell'assegnazione predeterminata di punti di merito ai funzionari, prima che abbiano luogo le valutazioni individuali. Tali riunioni hanno lo scopo di ottenere una stima della distribuzione dei punti di merito fondata su una comparazione ampia di tutti i membri del personale dello stesso grado, sempre che tale stima sia il risultato di giudizi operati dai valutatori sulle prestazioni e i meriti del loro personale. In questo caso, un certo margine di flessibilità deve essere conservato per tener conto delle situazioni in cui esistono differenze tra le stime e i risultati in termini di revisione individuale dello sviluppo professionale (CDR).

Se tali misure non fossero seguite, i valutatori (normalmente i capi unità, in quanto superiori diretti del personale) sarebbero privati dei mezzi che permettono loro di adempiere ai loro doveri e di esercitare le loro prerogative di operare vere valutazioni del personale che dirigono. Si tratterebbe di una grave distorsione del sistema e la Commissione prega l'on. parlamentare di comunicare ogni tipo di informazione che riguarda situazioni specifiche dove cio' potrebbe essere successo, in modo che possano essere prese le misure adeguate.

In risposta all'interrogazione scritta E-1565/03, i punti di priorità, come i punti di merito, possono essere attribuiti esclusivamente sulla base di considerazioni legate alle prestazioni individuali. Inoltre, l'attribuzione di questi punti addizionali ai funzionari considerati più meritevoli è basata sulle norme contenute nell'art. 6, par. 3 delle disposizioni generali d'applicazione dell'art. 45 dello statuto(2), che definisce criteri d'attribuzione chiari, che possono essere sintetizzati nel modo seguente: i punti di priorità sono accordati ai funzionari tra l'altro come riconoscimento del loro contributo alla realizzazione di obiettivi più ampi di quelli direttamente legati al loro programma di lavoro individuale e/o a come ricompensa per sforzi particolari e risultati eccezionali. Allo scopo di permettere una differenziazione significativa nell'ambito del personale sulla base dei meriti, la metà del contingente disponibile di punti di priorità deve essere divisa tra le persone aventi le migliori prestazioni in assoluto in un grado determinato (cio' corrisponde circa al 15 % delle persone in tale grado).

I direttori e i direttori generali sono incaricati di formulare le proposte per accordare i punti di priorità, per la ragione evidente che le loro funzioni permettono loro di avere una più ampia visione generale del servizio e del suo personale.

Oltre a questi principi, le DG hanno adottato alcune direttive semplici relative alla distribuzione dei punti di priorità e tali direttive sono state portate all'attenzione del personale.

La decisione relativa all'assegnazione dei punti di priorità viene presa collegialmente e non solo dal direttore generale (poiché questa/questo adotterà la decisione sulla base delle informazioni ricevute e su proposta dei dirigenti) e con la partecipazione dei rappresentanti del personale.

Tutti questi fattori contribuiscono ad assicurare che le decisioni sulle promozioni siano prese sulla base di elementi obiettivi e in seguito ad una procedura equa e trasparente.

(1) Adottato dalla Commissione il 26 aprile 2002.

(2) Adottato anch'esso dalla Commissione il 26 aprile 2002.