INTERROGAZIONE SCRITTA E-1294/96 di Roberto Mezzaroma (UPE) alla Commissione (31 maggio 1996)

Oggetto: Gestione degli aiuti comunitari in Bosnia

Nell'ambito dell'assistenza umanitaria alla Bosnia, alcune Società europee, tra cui la «Italtrend» di Bologna, sono state incaricate di avviare la fornitura di aiuti umanitari in Bosnia.

Si chiede alla Commissione:

1. Quali sono stati i criteri adottati nel selezionare queste società? Quali i termini contrattuali previsti dal bando di gara?

2. Quali garanzie legali, finanziarie e logistiche queste società hanno dovuto fornire per l'attribuzione dell'appalto comunitario?

3. In che modo la Commissione controlla l'effettiva realizzazione degli obiettivi a cui questa società sono tenute?

Risposta data dal sig. Van den Broek in nome della Commissione (5 luglio 1996)

La Commissione ha stipulato un contratto, per conto delle autorità della Repubblica della Bosnia Erzegovina, con due agenti addetti agli acquisti - EuroP.A.P.A. e Italtrend s.r.l. in associazione con Gemco e Cato - con effetto dal 15 gennaio 1996. Tali agenti sono incaricati di provvedere alla designazione, all'ordinazione e alla consegna di merci alle condizioni specificate nel programma di aiuti essenziali Phare a favore della Bosnia Erzegovina, al costo economicamente più vantaggioso e nel più breve tempo possibile, conformemente alle norme Phare e alle disposizioni convenute in materia di licitazioni e concessione di appalti.

1. È stata pubblicata una richiesta generale di candidature per la preselezione di agenti addetti agli acquisti ((GU n. C 161 del 27.6.1995. )). In seguito alla valutazione dell'offerta, sono stati preselezionati 13 consorzi e ditte. Su tale base, e conformemente alle consuete procedure di Phare, la Commissione ha compilato una rosa di candidati equilibrata composta da nove ditte, che il 28 novembre 1995 sono state invitate a presentare un'offerta relativa alle mansioni specifiche di approvvigionamento previste dal programma di aiuti essenziali. Il fascicolo di gara comprendeva un progetto di contratto di appalto standard e i relativi allegati, in conformità delle procedure di gara Phare. Un esemplare del contratto di appalto è disponibile su richiesta. Un comitato istituito all'uopo ha stabilito i criteri tecnici particolareggiati di valutazione per le tre voci principali specificate nel bando di gara, segnatamente: 1) organizzazione, calendario, metodi e piano di lavoro (massimo 25%); 2) esperienza (massimo 30%); 3) qualifica, esperienza e competenze del personale proposto (massimo 45%). Poiché è stato seguito il metodo della doppia busta (offerte tecnica e finanziaria separate), sono state esaminate soltanto le proposte finanziarie collegate alle offerte tecnicamente accettabili (che avevano raggiunto cioè un punteggio di almeno 65%). Per queste, la posizione in graduatoria è stata determinata attribuendo alla proposta tecnica una ponderazione del 70% e a quella finanziaria del 30%.

2. Gli agenti addetti agli acquisti si sono impegnati firmando un contratto standard nel quale si specificavano il settore di attivtià, il tipo di organizzazione e i metodi di lavoro, l'elenco del personale, la ripartizione dei costi e le condizioni generali per contratti di servizi finanziati con fondi Phare e Tacis. Una parte del contratto ha per oggetto la costituzione di garanzie bancarie per coprire i pagamenti anticipati previsti dal contratto, che consentono all'autorità contraente di recuperare gli anticipi versati in caso di inadempienza. I pagamenti successivi vengono effettuati sulla base di fatture periodiche per le attività svolte. Il pagamento completo viene effettuato soltanto previa approvazione da parte della Commissione di una relazione finale redatta dagli agenti al termine dell'incarico. Gli agenti sono stati invitati a garantire la presenza stabile a Sarajevo di personale competente, incaricato di espletare le mansioni previste dal contratto per l'intera durata dell'incarico. Essi sono stati esortati altresì a rivolgere particolare attenzione ai problemi logistici causati dalle condizioni delle infrastrutture del paese e a trovare soluzioni adeguate per far fronte ad eventuali ritardi.

3. Esistono vari meccanismi di controllo. Nella fase iniziale, gli agenti sono stati invitati a presentare un piano d'azione che illustrasse la programmazione delle mansioni previste dal contratto e le risorse necessarie. Tale piano, aggiornato mensilmente, viene presentato alla Commissione nell'ambito di relazioni mensili e trimestrali sull'avanzamento dei lavori, che forniscono una visione d'insieme dell'attuazione del programma. Un controllo accurato è inoltre garantito dall'ufficio della Commissione di Sarajevo responsabile del programma di aiuti essenziali, che si tiene costantemente in contatto con gli agenti addetti agli acquisti e concede inoltre l'autorizzazione della Commissione durante la fase di approvvigionamento (contenuto, preparazione della rosa dei candidati, valutazione delle gare, concessione di appalti ai fornitori). Un gruppo indipendente di controllo è stato infine incaricato dalla Commissione, in seguito a gara d'appalto ristretta, di verificare la quantità, la qualità e l'impiego delle forniture. Il gruppo, che garantisce una presenza stabile a Sarajevo, invia direttamente alla Commissione relazioni mensili indipendenti.