INTERROGAZIONE SCRITTA E-2393/00

di Richard Howitt (PSE) alla Commissione

(13 luglio 2000)

Oggetto: Unità di audit dell'SCR

Può la Commissione fornire lo Statuto e le procedure operative dell'Unità di audit del Servizio comune per le relazioni esterne (SCR), chiarendo in particolare i seguenti punti:

1. Quale valore attribuisce la Commissione a una chiara separazione delle funzioni, tra gli aspetti di audit, di politica e di esecuzione in seno ai servizi?

2. L'Unità è concepita come un servizio indipendente di revisione contabile? In caso di risposta affermativa, quali disposizioni vengono adottate per assicurare che ciò avvenga concretamente?

3. Quali procedure sono previste per controllare le attività dell'Unità di audit e verificare che assolva correttamente alle proprie funzioni, nel pieno rispetto dello Statuto e delle procedure operative?

4. Quali disposizioni vengono adottate per tutelare i diritti dei beneficiari delle sovvenzioni della Commissione nel corso della revisione contabile effettuata dall'apposita Unità dell'SCR?

5. È solita la Commissione fornire a coloro che sono oggetto di revisione contabile una copia scritta dello Statuto ai fini dell'audit, una chiara illustrazione dei loro diritti riguardo alla revisione, all'inizio di tale processo, e una copia della relazione inerente alla revisione contabile una volta che questa sia stata completata? In caso di risposta negativa, può spiegarne le ragioni? Di quali diritti di ricorso dispongono le persone soggette a revisione contabile riguardo ai risultati dell'audit e all'interpretazione che ne dà la Commissione?

6. In che modo viene assicurato che le persone soggette a revisione contabile dispongano del tempo e delle informazioni necessarie per rispondere ai risultati della stessa, discuterne con la Commissione e concordare con essa le eventuali misure correttive?

7. Per quanto riguarda il seguito di una audit, prevede la Commissione una distinzione tra, da un lato, i casi in cui applicherebbe una politica di intervento unilaterale e immediata nei confronti dell'individuo soggetto a revisione contabile e, dall'altro, i casi in cui procederebbe a concordare dapprima un piano di intervento rettificativo con lo stesso individuo prima che i risultati dell'audit influiscano sulla gestione delle sovvenzioni della Commissione a suo favore? In caso di risposta positiva, in base a quali criteri è operata una simile distinzione e quali misure vengono adottate per assicurarne l'assoluto rispetto?

Risposta data dal sig. Patten in nome della Commissione

(28 settembre 2000)

L'onorevole parlamentare è probabilmente al corrente del fatto che la Commissione intende avviare una riforma radicale della sua gestione finanziaria e amministrativa. I due elementi chiave della riforma sono l'attribuzione di una maggiore autonomia agli ordinatori delegati nei servizi e nelle direzioni generali, in quanto dovranno effettuare adeguati controlli interni, e la creazione di un servizio di audit interno incaricato di valutare e riferire in merito all'efficacia dei controlli.

La riforma prevede, inoltre, l'istituzione di un'unità di audit in ciascun servizio e in ciascuna direzione generale. Oltre a fornire indicazioni al direttore generale o al capo unità su come migliorare il sistema di controllo interno, il servizio di audit si occuperà anche della revisione contabile delle attività finanziarie e dei progetti finanziati dalla Commissione. In alcuni servizi, come il Servizio comune per le relazione esterne, una parte di queste attività è già affidata a specifiche unità di audit.

La revisione contabile degli aiuti non rimborsabili ottenuti e dei progetti finanziati viene eseguita conformemente alle condizioni fissate nei contratti applicabili alle sovvenzioni concesse con i fondi comunitari. L'intenzione di procedere ad una revisione contabile viene sempre comunicata, tramite lettera, al beneficiario.

Se risultasse che i finanziamenti comunitari sono stati concessi in base ad informazioni inesatte comunicate dal beneficiario o non sono stati impiegati conformemente alle norme e agli obblighi contrattuali, i revisori della Commissione informerebbero gli ordinatori delegati, i quali deciderebbero in merito alle eventuali azioni da intraprendere.

La relazione dei revisori è un documento interno e riservato controllato dai servizi della Commissione interessati. In alcuni casi, e qualora sia opportuno, il servizio di gestione competente può trasmettere la relazione, o una sua parte, al beneficiario per offrirgli l'opportunità di rispondere e fornire spiegazioni.