INTERROGAZIONE SCRITTA n. 1771/97 dell'on. Arlene McCARTHY alla Commissione. Condizioni poste dalla Commissione europea per quanto riguarda la conservazione da parte dei richiedenti della documentazione relativa a richieste soddisfatte di sussidi europei



Gazzetta ufficiale n. C 391 del 23/12/1997 pag. 0130



INTERROGAZIONE SCRITTA P-1771/97 di Arlene McCarthy (PSE) alla Commissione (14 maggio 1997) Oggetto: Condizioni poste dalla Commissione europea per quanto riguarda la conservazione da parte dei richiedenti della documentazione relativa a richieste soddisfatte di sussidi europei Può spiegare la Commissione per quale motivo essa impone ai richiedenti di sussidi europei di conservare la documentazione originale di tutte le richieste soddisfatte per sette anni e perché essa reputa necessario che tale documentazione sia conservata in forma cartacea e non in microfilm o altre forme di archiviazione? Si rende conto la Commissione dei problemi di «stoccaggio» che tale regolamentazione pone alle organizzazioni richiedenti? Tenuto conto del fatto che l'immagine che molti cittadini europei hanno della Commissione europea è quella di un'istituzione iperburocratica, non conviene la Commissione che ritornare su questo requisito evidentemente eccessivo dei sette anni e consentire che la documentazione sia conservata in forme meno ingombranti, con conseguente riduzione della burocrazia e delle scartoffie, sarebbe un'iniziativa costruttiva e popolare? Risposta data dal sig. Santer a nome della Commissione (11 giugno 1997) L'interrogazione dell'onorevole parlamentare verte sulle richieste di sussidi europei in generale, senza specificare a quale settore si faccia riferimento. Tuttavia, nel caso dei finanziamenti erogati dai fondi strutturali, il periodo di sette anni per la conservazione della documentazione - di cui si parla nell'interrogazione - è praticamente implicito nell'impostazione del programma. Apparentemente l'onorevole parlamentare si riferisce in particolare al regolamento (CEE) 4253/88 del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) 2082/93 del Consiglio, relativo ai fondi strutturali ((GU L 193, 31.7.1993 )), il cui articolo 23 (3) recita: «Nel corso dei tre anni successivi all'ultimo pagamento relativo ad un'azione, l'organismo e le autorità responsabili tengono a disposizione della Commissione tutti i documenti giustificativi relativi alle spese e ai controlli inerenti all'azione.» Dato che in materia di fondi strutturali gli interventi previsti dai programmi possono durare fino a sei anni, in virtù del suddetto articolo può essere giustificata l'esigenza di conservare la documentazione appunto per sette anni. È inevitabile che un programma che eroga i suoi finanziamenti in base a una serie di impegni e anticipi annuali, comporti controlli per campione che possono essere effettuati anche molto tempo dopo il momento in cui sono state effettuate le spese, dato che la tipologia dei beneficiari è anche estremamente diversificata. È indispensabile, però, che la documentazione originale rimanga accessibile. Il problema sollevato dall'onorevole parlamentare potrebbe essere esaminato dopo il 1999, in sede di revisione dei regolamenti sui fondi strutturali. Data comunque l'esigenza universalmente riconosciuta, di un rigido controllo finanziario sulla gestione dei fondi comunitari, è inverosimile che si possa di prospettare una riduzione dei tre anni o dei requisiti in materia di conservazione della documentazione.