INTERROGAZIONE SCRITTA E-3003/02

di Erik Meijer (GUE/NGL) alla Commissione

(23 ottobre 2002)

Oggetto: Qualità, efficacia e costi dei sistemi contabili utilizzati dalla Commissione

1. Ha la Commissione tuttora un contratto con la società di software tedesco SAP che fornisce il software per il sistema contabile?

2. È vero che l'attuale sistema contabile è stato sviluppato da due società diverse in base a principi diversi e non compatibili, in particolare per quanto riguarda la partita doppia? Per quale motivo?

3. La SAP ha fornito la manutenzione e la formazione e continua a farlo a tutt'oggi?

4. Esistono altri fornitori del software necessario diversi dalla SAP?

5. Utilizza la Commissione un unico sistema di fatture o vari sistemi?

6. Il sistema SI 2 è stato sviluppato da contabili o da altre persone?

7. Chi deciderà quale tipo di sistema informatico dovrà essere utilizzato?

8. I sistemi sono sviluppati in modo da adeguarsi ai computer o viceversa?

9. Quali sono stati i costi dello sviluppo del sistema SI 2 rispetto all'utilizzo del sistema originale SAP/R3, appositamente concepito per la Commissione, per tutti gli scopi?

10. Quante licenze SAP saranno utilizzate dalla Commissione nel prossimo futuro? Sarà il numero futuro superiore o inferiore a quello attuale?

11. Quante licenze sarebbero necessarie per estendere il sistema SAP/R3 a tutta la Commissione per tutti gli scopi qualora fosse utilizzato come unico sistema?

12. Quale sarebbe l'investimento necessario per queste licenze qualora la Commissione agisse nel modo previsto nel quesito n. 11?

13. Come procede la Commissione per limitare i continui costi di acquisto e rinnovamento dei sistemi?

14. Come procede la Commissione per ottenere i risultati più trasparenti e integrati dal suo attuale sistema contabile?

Risposta data dalla sig.ra Schreyer in nome della Commissione

(31 gennaio 2003)

1. e 3. In seguito a un invito a presentare proposte (a procedura aperta) pubblicato nella Gazzetta Ufficiale(1), era stato concluso con la società SAP un contratto quadro.

Nel luglio 2000 è stato firmato con la medesima società, secondo la procedura negoziata, un nuovo contratto quadro della durata di sei anni.

Riguardante:

- l'acquisto di licenze per l'utilizzo di software,

- il supporto e la manutenzione del software,

- la prestazione di servizi intesi ad analizzare le esigenze e ad assicurare che tali esigenze fossero soddisfatte nelle applicazioni, nella formazione e nell'assistenza tecnica per l'installazione di nuove versioni, ed inoltre a monitorare l'operatività del sistema.

2. L'architettura dei sistemi finanziari della Commissione si basa su due componenti connesse da un'interfaccia il SAP R/3 (il sistema contabile ufficiale) e il Si2 (lo strumento utilizzato dai servizi ordinatori per registrare le proprie operazioni). La versione del SAP R/3 utilizzata dalla Commissione è stata elaborata a sua richiesta dalla società SAP; il Si2, invece, è stato elaborato all'interno della Commissione stessa allo scopo specifico di collegarlo con il SAP R/3. Entrambi i sistemi sono conformi alle regole e principi basilari delle attività della Commissione.

Il Si2 è stato concepito come strumento standard per consentire ai servizi ordinatori di registrare e approvare le proprie operazioni prima di trasferirle nel sistema contabile ufficiale R/3, dove si procede al trattamento contabile. La contabilità di bilancio nel SAP R/3 viene effettuata a partita semplice, mentre il mastro generale del sistema R/3 è un sistema contabile a partita doppia.

4. La Commissione si avvale di altri contratti quadro della DG Bilancio e della Direzione Informatica per procurarsi servizi TI (sviluppo di applicazioni, amministratori di sistema, supporto per gli utenti ecc.) nel contesto del SAP e per le altre tecnologie utilizzate all'interno della Commissione stessa.

Inoltre, la Commissione utilizza ad integrazione del SAP il software SWIFT (SWIFT-Alliance), per eseguire pagamenti tramite la rete interbancaria SWIFT.

5. Tutti i pagamenti (compresi quelli delle fatture) vengono effettuati tramite il sistema Sincom2.

6. Il responsabile del progetto Sincom2 era il capo dell'Unità Contabilità: quindi il Si2 è stato sviluppato tenendo in considerazione le esigenze dei contabili.

7. Il contabile stabilisce anzitutto le norme di contabilità da applicare. In base a tali norme e alle esigenze indicate dagli altri utilizzatori del sistema, il gruppo responsabile del progetto presenta alla Commissione una proposta relativa al sistema effettivo di cui disporre per soddisfare le norme ed esigenze suddette.

8. Le regole finanziarie e contabili che la Commissione deve rispettare sono indicate nel regolamento finanziario e nelle relative modalità d'esecuzione. A queste regole si deve ottemperare mediante i sistemi informatici utilizzati. È il contabile, invece, a fissare le norme e i principi contabili di cui tener conto nella concezione dei sistemi.

9. I costi per lo sviluppo del sistema Si2 sono stati i seguenti:

- sviluppo iniziale (1994-1997): 1 500 000 EUR

- sviluppo annuale: 250 000 EUR

- manutenzione annuale: 370 000 EUR

Su questi costi non incide il numero di utilizzatori (attualmente 4 000).

10. Il numero degli utilizzatori del sistema SAP potrebbe registrare in futuro considerevoli variazioni, in base ai risultati del progetto di ammodernamento del sistema contabile e alle decisioni da prendere riguardo all'architettura dei sistemi d'informazione finanziaria.

11. Se per tutti gli scopi s'intende la sostituzione di tutte le attuali applicazioni TI, in teoria sarebbe interessato tutto il personale della Commissione. Se il sistema dovesse servire invece solo per la gestione finanziaria e la contabilità, sarebbero necessarie circa 4 000 licenze.

12. Il prezzo delle licenze SAP (contratto quadro BUDG/2000/01) varia tra circa 1 400 EUR (solo per consultazione) e 2 500 EUR, a seconda del tipo e delle caratteristiche degli utilizzatori.

L'importo corrisponde al pagamento del primo anno, dopo di che si deve corrispondere per la manutenzione un canone annuo pari al 17 % del prezzo iniziale.

Viene applicato uno sconto in funzione del quantitativo di ogni ordinazione.

Al prezzo delle licenze vanno aggiunti i costi riguardanti:

- la riorganizzazione e la ristrutturazione operativa necessarie per adattare tutte i procedimenti alle possibilità offerte dal pacchetto informatico standard,

- la conversione dei dati per tutti i sistemi,

- la formazione, la documentazione e l'assistenza agli utilizzatori,

- le infrastrutture tecniche e i server presso il centro d'informatica.

13. Quando vuole procurarsi nuovi sistemi, la Commissione cerca di ottenere il meglio in rapporto ai costi, e in tal senso si comporta nelle trattative riguardanti i prezzi e le specifiche tecniche dei sistemi stessi. Inoltre, il presupposto è che i sistemi debbano poi essere adattati, ossia che si possano modificare in funzione del mutamento delle esigenze, senza comportare costi eccessivi. Non è esatto parlare di costi continui per l'acquisto e il rinnovo dei sistemi: si è dovuto sostituire il Sincom1 poiché tale sistema non era predisposto per il passaggio all'anno 2000, uno dei pacchetti di software utilizzati (Millennium) non era più supportato dal fornitore e il sistema non gestiva la contabilizzazione delle entrate. Il Sincom1 comprendeva cinque moduli diversi, forniti da ditte diverse che impiegavano tecnologie diverse. Il Sincom2 ha sostituito il Sincom1 nel 1997.

La Commissione intende sviluppare entro il 2005 un sistema contabile integrato, come supporto per il passaggio alla contabilità d'esercizio.

14. I conti di bilancio forniscono all'autorità competente un quadro trasparente, che consente di raffrontare il bilancio approvato con le spese e le entrate effettive di ogni settimana. Tali conti costituiranno un importante strumento d'informazione anche per il futuro. Il sistema integrato di contabilità d'esercizio, che è in fase d'installazione, migliorerà la procedura di rendiconto della situazione finanziaria. Le azioni e decisioni riguardanti la riforma contabile sono descritte nella recente comunicazione sull'ammodernamento del sistema contabile, che la Commissione ha trasmesso al Parlamento.

(1) GU C 54 del 22.2.1994.