INTERROGAZIONE SCRITTA E-2894/02

di Jens-Peter Bonde (EDD) alla Commissione

(14 ottobre 2002)

Oggetto: Contabilità alla Commissione

1. Quali DG hanno firmato i loro conti senza riserve e quali DG hanno invece formulato riserve?

2. Quali DG usano la contabilità in partita doppia per tutte le loro operazioni?

3. Quali DG usano per la loro contabilità i documenti di analisi contabile Excel?

4. Entro quale data prevede la Commissione di introdurre la partita doppia per la contabilità delle varie direzioni e agenzie?

5. Quando sarà introdotto un sistema contabile centralizzato che comprenda le operazioni di tutte le DG e agenzie e organismi decentrati?

Risposta data dalla sig.ra Schreyer a nome della Commissione

(2 dicembre 2002)

1. Nel suo rapporto d'attività, ogni direzione generale (DG) fa una dichiarazione non soltanto sui conti, ma anche sulla gestione finanziaria sana delle risorse disponibili e sulla regolarità e legalità delle operazioni sottostanti. La DG bilancio ha espresso due riserve nella sua dichiarazione del 2001, una sulla sincronizzazione, sulla coerenza e sulla sicurezza dei dati di informazione finanziaria e l'altra sulla presentazione imperfetta della situazione completa dell'attivo e del passivo nella situazione finanziaria. Nel documento di lavoro del 2001 era già stato indicato che in ordine a queste due questioni era necessario apportare miglioramenti. Da allora sono state adottate misure di ammodernamento, come l'introduzione di nuovi elementi nel bilancio (registrazione e ammortamento delle immobilizzazioni, rettifiche di valore per i diritti, diritti a pensione, entrata dei riporti come oneri e debiti durante l'esercizio), miglioramenti del sistema di informazione contabile (sincronizzazione e controllo di qualità, interfaccia di sistema, aggiornamento e revisione dell'accesso di sicurezza, test di défaillance del sistema, registro delle fatture, ecc.).

2. Tutte le operazioni registrate dalle DG nel loro strumento di gestione del bilancio sono iscritte nel sistema centrale di contabilità (SAP R/3) sulla base di una contabilità a doppia entrata:

- Si2 è lo strumento di gestione del bilancio dei servizi ordinatori (DG). Le operazioni sono introdotte dalle direzioni generali in Si2, direttamente o indirettamente con trasferimento a partire da sistemi informatici locali, tramite un'interfaccia tipo. Tutte le operazioni devono essere convalidate in Si2 dall'ordinatore prima del trasferimento in R/3;

- SAP R/3 è utilizzata dai servizi del contabile e dal controllore finanziario. Questo sistema costituisce il sistema di contabilità ufficiale della Commissione per la contabilità di bilancio, la contabilità generale (la contabilità a partita doppia), la gestione della tesoreria, la convalida dei terzi, i recuperi e l'emissione dei pagamenti via la rete SWIFT(1).

Il quadro ed il sistema contabili della Commissione sono stati realizzati nel momento in cui la contabilità di cassa era generalizzata nel settore pubblico, in particolare per la contabilità di bilancio. Anche le procedure dovevano corrispondere alle disposizioni del regolamento finanziario(2).

La Commissione presenta bilanci automaticamente basati sulla tesoreria che non richiedono informazioni extra-contabili.

3. e 4. Di recente la Commissione ha già introdotto elementi di contabilità d'esercizio nella presentazione dei suoi bilanci. Alcuni di questi dati e di queste informazioni basati sul bilancio dell'esercizio destinati agli allegati dei conti sono tratti da fonti esterne al sistema contabile ufficiale, ad esempio il valore delle passività del sistema pensionistico, o, nei conti del Parlamento, il valore dei suoi edifici.

Queste informazioni relative all'esercizio trasmesse dalle altre DG al contabile della Commissione devono essere preparate secondo le norme di valutazione dell'inventario e dell'attivo. Per facilitare i controlli, l'armonizzazione e l'aggregazione dei dati, le DG sono invitate a trasmettere le loro informazioni sotto forma di tabelle Excel preformattate. È pertanto chiaro che ciò non significa che le DG continuano ad utilizzare Excel per i loro conti di cassa e generali.

La Commissione dispone di un sistema contabile centralizzato che raccoglie tutte le operazioni di ogni DG. Ciò costituisce una delle principali riforme rese possibili dall'introduzione di Sincom2.

I conti delle agenzie non sono inclusi in questo sistema centrale, poiché i loro conti annuali non sono consolidati con i conti delle Comunità, ma sono presentati separatamente.

5. La Commissione già dispone di un sistema contabile centralizzato che è utilizzato per redigere i conti annuali.

I conti annuali delle agenzie saranno consolidati nel 2005(3). Entro questa data, le agenzie dovranno applicare gli stessi principi e norme contabili della Commissione. Tuttavia, sono libere di utilizzare lo stesso sistema contabile della Commissione o di scegliere un altro sistema adeguato alla loro dimensione ed esigenze.

(1) Society for Worldwide Interbank Financial telecommunications.

(2) Regolamento del Consiglio (CE, Euratom, CECA) n. 2335/95, del 18 settembre 1995, che modifica il regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, per quanto riguarda le disposizioni particolari applicabili agli stanziamenti per la ricerca e lo sviluppo tecnologico, GU L 240 del 7.10.1995.

(3) Articolo 121 del regolamento del Consiglio (CE, Euratom) n. 1605/2002 del 25 giugno 2002 che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, GU L 248 del 16.9.2002.