IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea CE 84/326

(2004/C 84 E/0386)

INTERROGAZIONE SCRITTA E-0177/04

di Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) alla Commissione

(29 gennaio 2004)

Oggetto: Sistemi contabili della Commissione

So che il Servizio di audit interno, nella sua relazione dal titolo «IAS Review of the Commission's Accounting Framework — Final Report» del 15 aprile 2003 ha formulato diverse raccomandazioni alla Commissione in merito ai sistemi contabili.

Quali misure ha adottato la Commissione per modificare il manuale contabile e di consolidamento e per semplificare la terminologia utilizzata?

Risposta comune

data dal sig.ra Schreyer in nome della Commissione

alle interrogazioni scritte P-0156/04, E-0161/04, E-0162/04, E-0163/04, E-0164/04, E-0165/04, E-0166/04, E-0167/04, E-0168/04, E-0169/04, E-0170/04, E-0171/04, E-0172/04, E-0173/04, E-0174/04, E-0175/04, E-0176/04 e E-0177/04

(10 marzo 2004)

Una delle prime azioni intraprese dalla Commissione nel quadro del progetto ABAC relativo all'aggiornamento dei sistemi di contabilità è consitita nel procedere all'inventario di tutte le attività economiche esistenti in ogni Direzione Generale (DG). Successivamente sono state definite le norme contabili ed attualmente sono in via di preparazione le procedure contabili. Questo costituisce uno degli elementi di base della riorganizzaione dei suoi meccanismi contabili.

In precedenza era stato realizzato uno studio di fattibilità indipendente sul progetto della Commissione per la modernizzazione del suo sistema contabile, le cui conclusioni sono state communicate 1'8 luglio 2003 alla Commissione di controllo del bilancio. La Commissione utilizza già per la sua contabilità dei software «prefabbricati», ed utilizzerà gli stessi prodotti per gestire la contabilità per competenza. Dopo essere passata alla contabilità per competenza, la Commissione prevede di studiare la possibilità di integrare diverse funzioni di gestione finanziaria, che utilizzano prodotti interni con moduli appropriati delle disposizioni amministrative standard (DAS).

Il responsabile del progetto ABAC è il Contabile della Commissione affiancato da un supervisore a pieno tempo che è un consulente esterno. Per la gestione del progetto è stato costituito un gruppo composto dalle persone incaricate della contabilità, dell'informatica, e delle richieste degli utilizzatori. Dei consulenti esterni in informatica e contabilità cooperano con il personale della Commissione incaricato del progetto.

L'attuale sistema Sincom2 è già stato modificato perchè sia conforme con il nuovo Regolamento finanziario (1) già in vigore. Lo sviluppo del progetto ABAC vuole aumentare l'integrazione dei diversi elementi del sistema, affinchè la Commissione disponga nel 2005 di un sistema in cui tutti i dati contabili siano integrati e consentirà di produrre conti per competenza entro tale data, come previsto dal Regolamento Finanziario.

Attualmente la Commissione dispone, nella DG Bilancio, di un contabile di grado Al che non ha responsabilità operative in materia di bilancio, e una direzione distinta BUDG (C) competente per tutti gli aspetti contabili, compreso il progetto relativo alla modernizzazione.

Ogni DG dispone di un coordinatore per il controllo interno, normalmente il Direttore delle risorse. Attualmente in ogni DG è stato nominato un corrispondente per la contabilità, che lavora in collegamento con la Direzione contabilità, cioè l'«Accounting Net» (rete contabile), e in più in ogni DG è in via di costituzione un gruppo Modernizzazione contabile. Attualmente non è prevista la costituzione di cellule contabili.

Negli ultimi anni sono stati ottenuti miglioramenti nella qualità delle relazioni finanziare.

Inoltre, diverse misure produrranno ulteriori miglioramenti delle informazioni finanziarie e delle prassi contabili:

— miglioramento del quadro di controllo contabile in ogni DG e nei servizi contabili. È stato redatto un progetto di documento in materia;

— redazione di un nuovo manuale di contabilità, in preparazione;

— in futuro ogni voce di bilancio sarà accompagnata da da inventari, listings provenienti dalla contabilità;

— il contabile convaliderà i sistemi locali;

— è stato presentato un piano di formazione in contabilità per le DG;

— attualmente sono in via di approvazione le norme contabili.

Il progetto di modernizzazione è un processo continuo:

— nel settembre 2002 le DG hanno ricevuto un questionario nel quale si domandava ai servizi di identificare le implicazioni delle loro attività sul piano della contabilità;

— nel maggio e giugno 2003 si sono tenuti seminari su questo argomento, ai quali hanno partecipato le DG;

— nel 2003 le DG hanno descritto e documentato tutte le attività e i meccanismi finanziari. Essi sono stati successivamente convalidati dai corrispondenti per la contabilità;

— ogni direttore generale ha convalidato il tutto con l'obbligo di informare i servizi contabili delle eventuali novità previste nella DG;

— nel 2003 sono stati definiti gli eventi finanziari operativi per la Commisssione nel suo insieme;

— a seguito di queste operazioni sono stati preparati gli schemi funzionali per le procedure contabili per competenza.

Gli sforzi per migliorare la qualità dell'informazione finanziaria proseguiranno anche nel futuro. Ad esempio, la preparazione dei conti provvisori, che sono verificati dalla Corte dei Conti, consente alla Commissione di aggiornare i conti definitivi tenendo conto delle raccomandazioni emesse dalla Corte. In futuro il controllo di qualità dovrebbe risultare più facile in quanto tutti i dati saranno ripresi nel sistema contabile e scompariranno tutti i dati extracontabili.

Sulla scorta delle raccomandazioni della Corte dei conti e di esperti esterni negli ultimi anni sono stati introdotti notevoli miglioramenti nella presentazione dei dati. La Commissione proseguirà i propri sforzi per migliorare la presentazione dei dati finanziari nei conti del 2003.

La Commissione ha migliorato la presentazione delle informazioni relative gli investimenti fissi tangibili e non allo scopo di chiarire e semplificare i dati presentati, come già nei conti del 2002.

Uno sforzo concertato è stato fatto per quanto riguarda il controllo di qualità relativamente ai dati presentati nei conti del 2002, per il quale erano stati consultati due esperti esterni. Iniziative analoghe continueranno per quanto riguarda i conti del 2003.

La Commissione ha migliorato la presentazione delle informazioni relative alle operazioni su capitale di rischio. Le tabelle presentate nella contabilità del 2002 sono state semplificate rispetto a quelle del 2001 e del 2000.

La DG responsabile dell'ECIP sta attualmente redigendo l'inventario degli investimenti materiali e non. Tenuto conto però della dimensione del programma, in base al quale fra il 1988 e il 1999 sono stati erogati 1 365 anticipi per un totale di 139,3 milioni di euro, il risultato finale non sarà disponibile prima della fine del 2005. I conti del 2003 saranno comunque aggiornati in modo da tenere conto delle informazioni disponibili.

Alla fine del 2003 i dati preliminari relativi a JOP mostravano che restavano in sospeso 123 dossiers per un totale di 7 milioni di Euro con scadenze comprese fra il 2006 e il 2011. I dossiers in sospeso sono seguiti dalla DG responsabile, ad esempio, attraverso relazioni provenienti da terzi, e gli importi dovuti alla Commissione sono sottoposti a sorveglianza.

Al momento di comunicare le informazioni relative a tali operazioni su capitali di rischio, affinché vengano incluse nella contabilità annuale, l'ordinatore comunica le proprie stime relative alle riduzioni ritenute necessarie in virtù del principio di prudenza. I dati sono poi controllati dal servizio contabile. Nel 2001 e 2002 gli importi lordi, le minusvalenze e gli importi netti sono stati presentati in modo chiaro nelle note del bilancio insieme alle informazioni relative ai movimenti verificatisi a partire dalla fine dell'anno precedente.

Per ragioni di coerenza, nei conti 2001 e 2002 è stata mantenuta la stessa presentazione di bilancio per il Fondo di garanzia. Tuttavia, come per tutte le voci di bilancio, tale aspetto è attualmente esaminato nell'ambito del progetto di modernizzazione della contabilità, e, se necessario, verranno apportate opportune modifiche affinchè la pubblicazione dei conti del 2005 sia conforme con le norme contabili internazionali del settore pubblico (IPSAS).

La Commissione concorda circa la necessità di applicare le prassi contabili in modo coerente e opera in tal senso ogni anno per i propri conti annuali. Sono in via di elaborazione nuove norme contabili e un manuale di contabilità dovrebbe facilitare una applicazione coerente delle prassi contabili.

Sulla base di una valutazione attuariale, nei conti 2001 e 2002 è stato incluso un accantonamento per le pensioni. Per quanto riguarda i conti del 2002, la Commissione ha consultato a questo riguardo un esperto contabile esterno. Inoltre è in via di elaborazione una norma contabile in questo settore, essa è stata esaminata nel corso della riunione del Comitato norme contabili tenutasi nel dicembre 2003. Da ultimo, è in corso una nuova valutazione attuariale, I cui risultati dovrebbero essere disponibili in modo da essere presi in conto negli accantonamenti delle pensioni del 31 dicembre 2003.

Le norme per la valutazione degli stocks sono chiaramente spiegate nell'attuale manuale di contabilità. Il contabile insiste sull'applicazione corretta di tali regole. E stata elaborata una nuova norma contabile relativa agli stocks, che è stata esaminata nell'ambito del Comitato norme contabili.

Le modifiche delle regole di valutazione sono già spiegate nei conti annuali. E chiaro che viene fatto uno sforzo continuo per migliorare le spiegazioni fornite.

Nel 2003 la DG Budget ha ricevuto nuovo personale, che, unitamente alle risorse esterne disponibili nell'ambito di due contratti quadro, hanno consentito di avviare il progetto relativo alla modernizzazione, e di adattare la struttura informatica ai bisogni. Nella DG Budget è stato costituito un gruppo presieduto dal Contabile. Attualmente sono in via di valutazione le risorse necessarie agli altri servizi per le realizzazioni del 2004. Ogni servizio sta costituendo un gruppo di gestione che deve realizzare quanto richiesto dal progetto.

La Commissione sta attualmente esaminando il modo in cui sono trattati i conti del regime della assicurazione malattia-invalidità, tenendo conto del parere della Corte dei conti e di consulenti esterni in contabilità.

La Commisssione ha migliorato la qualità dei suoi rapporti finanziari, e continuerà in tale direzione. Chiaramente il miglioramento della qualità dei conti annuali è un processo continuo per cui la Commissione modifica ogni anno la presentazione delle informazioni finanziarie per migliorare i propri rapporti finanziari. Negli ultimi due anni è stato fatto ricorso a esperti contabili esterni per la realizzazione di questo obiettivo.

L'attuale manuale di contabilità verrà aggiornato se si verificheranno importanti mutamenti nelle attività della Commissione. Nell'ambito del progetto modernizzazione, attualmente si sta procedendo a una sua nuova redazione perchè sia conforme con le nuove norme contabili e con il sistema contabile integrato.

(1) Regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee GU L 357 del 31.12.2002.