INTERROGAZIONE SCRITTA E-2455/02

di Christopher Heaton-Harris (PPE-DE) alla Commissione

(29 agosto 2002)

Oggetto: Presunta cattiva gestione di fondi affidati alle Comunità europee

Marta Andreasen è stata Direttrice per l'esecuzione dei bilanci e Contabile alla Commissione europea, coprendo così un posto di alto funzionario. Conformemente alla legislazione in materia, la sig.ra aveva piena responsabilità quanto ai fondi affidati alle Comunità europee. Ogni sua dichiarazione in merito a una presunta cattiva gestione risulta pertanto estremamente grave.

Dispone la Commissione a tutti i livelli di personale contabile qualificato e preparato?

Di quali sistemi interni di controllo della contabilità dispone la Commissione, e sono essi conformi a standard accettabili?

Ai contabili viene richiesto di validare i conti anche se inesatti?

Marta Andreasen riceveva pressioni per validare proposte senza riserve anche se le ragioni di tali riserve erano ben note?

È vero che la maggioranza degli alti funzionari sono al corrente delle inesattezze dei dati contabili?

I conti vengono trattati e validati da personale non qualificato o da terzi?

I conti degli Stati membri sono sicuri?

La Commissione metterà a disposizione i libri contabili ufficiali in modo da verificare la fondatezza delle asserzioni?

Quali sistemi sono in uso per individuare gli aggiustamenti e le modifiche ai dati presentati nei conti?

La Commissione ha richiesto consulenza legale per appurare il proprio diritto ad impedire a Marta Andreasen di presentarsi dinanzi alla commissione per le petizioni del Parlamento europeo?

In caso affermativo, perché? Quale danno la Commissione credeva e crede possa derivare dalla testimonianza della sig.ra Andreasen di fronte ad una commissione parlamentare?

Risposta data dalla sig.ra Schreyer a nome della Commissione

(22 novembre 2002)

1. e 6. L'insieme del personale della DG bilancio che svolge compiti legati alla contabilità è qualificato a tale scopo in virtù di un titolo d'istruzione, dell'esperienza, di una formazione interna o di una combinazione di tutti di questi elementi.

I capi unità responsabili della contabilità hanno tutti qualifiche formali e/o un'esperienza in contabilità o in economia.

Il contabile della Commissione di recente nomina è stato scelto per le sue qualificazioni e la sua esperienza in contabilità, audit e gestione finanziaria.

2. Per quanto riguarda il sistema contabile, i seguenti elementi di controllo sono attualmente in atto(1):

- esiste una separazione rigorosa delle funzioni e delle responsabilità tra gli ordinatori, le persone che effettuano il controllo interno ed il contabile;

- l'abilitazione ad utilizzare gli stanziamenti di impegno o di pagamento è oggetto di procedure d'approvazione formali ed è strettamente disciplinata dalle sub-deleghe contenute nel sistema contabile. Gli ordinatori delegati ed il loro personale possono utilizzare soltanto linee di bilancio specifiche per le quali sono autorizzati all'interno del sistema e questo accesso è controllato dal sistema;

- le coordinate bancarie di ogni beneficiario di fondi della Commissione sono verificate presso la banca interessata prima che possa essere eseguito un pagamento;

- la disponibilità degli stanziamenti è verificata per ogni transazione. Vi sono controlli per assicurarsi che il bilancio e gli importi impegnati non possano essere superati;

- la validità dello scarico è data per ogni pagamento;

- la riconciliazione tra le entrate contabili ed i movimenti bancari è effettuata ogni giorno;

- i pagamenti partono dalla Commissione via la rete SWIFT. La Commissione è collegata alla rete SWIFT per ragioni di sicurezza e d'efficacia ed è uno dei suoi pochi clienti che non siano banche. Dopo che l'istruzione di pagamento ha lasciato la Commissione (modifica dei conti ecc.), tutte le operazioni si svolgono come nelle relazioni interbancarie in tutto il mondo;

- il contabile controlla le registrazioni ed i saldi.

3. Non è possibile chiudere conti inesatti. L'articolo 18 del regolamento che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario(2) prevede che il contabile contabilizzi tutte le operazioni, proceda alle operazioni di chiusura, prepari il bilancio, e adotti, se necessario, una situazione contabile interinale firmata dal contabile che cessa le sue funzioni e dal nuovo contabile. La Carta del contabile contiene disposizioni simili.

In caso di riserve, il contabile firma i conti ed indica tali riserve.

In mancanza di disposizione esplicita riguardante il caso in cui un contabile (che cessi le sue funzioni) abbia rifiutato di firmare i conti, occorre considerare l'obiettivo implicito delle disposizioni suddette, che è indubbiamente garantire la continuità nel servizio pubblico, un principio riconosciuto del diritto amministrativo.

4. La Commissione non dispone di alcun elemento indicante che la sig.ra Andreasen sia stato oggetto di pressioni perché convalidasse senza riserva delle proposte nei confronti delle quali aveva riserve fondate.

5. I conti basati sulla tesoreria sono esatti. Nessuna DG o servizio contesta l'esattezza dei conti.

Tutte le domande ed osservazioni fatte dai Direttori generali e direttori di servizi relative alla presentazione delle cifre per ogni direzione generale al 31 dicembre 2001 sono state esaminate, risolte o trattate, dopo i chiarimenti necessari, prima del luglio 2002.

Si prevede di apportare altri miglioramenti al modo in cui le cifre annuali vengono presentate alle direzioni generali alla luce dell'esperienza acquisita.

Solo il contabile firma i conti annuali prima che siano trasmessi (tramite il Direttore generale della DG bilancio) al membro della Commissione responsabile del bilancio che approva ufficialmente i conti nell'ambito della procedura di abilitazione. I conti sono in seguito trasmessi alla Corte dei conti, al Consiglio ed al Parlamento.

7. La Commissione non è in grado di esprimere un parere sulla qualità globale dei conti pubblici degli Stati membri.

8. Conformemente al regolamento finanziario, gli organismi di controllo interno ed esterno hanno sempre potuto avere accesso ai libri contabili ufficiali della Commissione. Entrambi hanno accesso al sistema contabile ufficiale.

Inoltre, i conti annuali dettagliati della Commissione, che riflettono i libri contabili, sono trasmessi come l'onorevole parlamentare certamente sa al Parlamento ed al Consiglio, alla Corte dei conti ed alle altre istituzioni.

Anche i conti annuali consolidati delle Comunità europee sono comunicati a questi organismi e pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

9. Gli adeguamenti o le modifiche alle transazioni possono essere effettuati soltanto dal personale autorizzato. L'accesso ai dati è sottoposto ad un controllo rigoroso. La cronistoria di ogni transazione è disponibile nel sistema, come pure un elenco completo di tutte le approvazioni date e delle modifiche operate dall'origine della transazione. È indicata anche la localizzazione fisica dei documenti sottostanti alla transazione.

La Corte dei conti ha criticato l'accesso da parte dei tecnici del sistema. Miglioramenti sono stati apportati e sono ancora in corso.

Nel numero limitato e decrescente di casi in cui sono necessari adeguamenti tecnici al sistema (ad esempio per eliminare i bug informatici), le misure necessarie sono oggetto di valutazione prima di essere approvate e le modifiche operate sono debitamente documentate. Nei casi molto rari in cui un bug è all'origine di un errore in una transazione, i dati sbagliati sono sostituiti dai dati corretti. Anche questi casi sono pienamente analizzati ed approvati prima che una misura sia adottata e tutte le azioni sono debitamente documentate.

10. e 11. La Commissione ha consultato il suo servizio giuridico sulle condizioni statutarie relative all'eventuale partecipazione. Si tratta di una pratica corrente. Normalmente, la Commissione non discute in pubblico questioni puramente interne di questo tipo.

Gli obblighi statutari in materia di discrezione la cui legittimità è stata costantemente confermata dalla Corte di giustizia e il fatto che fosse in corso una procedura disciplinare hanno sollevato problemi ovvi di riservatezza.

(1) La maggior parte di questi controlli è stata sempre effettuata ed è prevista dal regolamento finanziario (GU L 240 del 7.10.1995).

(2) http://www.cc.cec/budg/lex/fr/droit/mod_exec/index.htm.