INTERROGAZIONE SCRITTA E-1618/02

di Gabriele Stauner (PPE-DE) alla Commissione

(6 giugno 2002)

Oggetto: Carenze del sistema contabile della Commissione

Alla fine di maggio la Commissione ha sollevato dal suo incarico la sua nuova contabile, in carica da meno di cinque mesi. La contabile è stata esonerata perché aveva osato osservare criticamente che la modifica del regolamento finanziario, avviata ora dalla Commissione, rischiava di far aumentare le frodi e le irregolarità.

La contabile aveva anche evidenziato le carenze e i rischi connessi all'attuale sistema contabile Sincom 2 della Commissione, apparentemente ad essa noti da anni, senza alcun intervento di rettifica da parte sua.

In detto contesto, può la Commissione precisare se:

1. nella transizione a questo sistema siano andate smarrite informazioni, cosicché, per esempio, per quanto riguarda le spese della Commissione nel settore della ricerca, in molti casi non è più possibile accertare gli importi erogati per determinati progetti?

2. il sistema sia tanto poco sicuro che anche per esercizi già conclusi i dati possono essere manipolati a posteriori, per esempio per dissimulare errori e irregolarità?

3. la Commissaria competente per il bilancio abbia intenzionalmente differito una verifica del sistema contabile tramite un servizio di revisione interno alla Commissione?

Può inoltre la Commissione comunicare se il direttore generale competente per il bilancio, nella dichiarazione annuale di affidabilità per la sua direzione generale, abbia correttamente esposto i problemi e i rischi presentati da Sincom 2?

Risposta data dalla sig.ra Schreyer a nome della Commissione

(23 settembre 2002)

La Commissione si compiace del fatto che il Consiglio abbia adottato il 25 giugno 2002 il regolamento finanziario modificato, che tiene conto degli utili suggerimenti del Parlamento e della Corte dei conti.

L'argomento è stato incluso nell'ordine del giorno di dodici riunioni della commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo ed è stato oggetto di una delibera della commissione per i bilanci in occasione di quindici riunioni, oltre ad essere discusso e votato in tre sessioni plenarie. La posizione del Parlamento viene illustrata nei verbali delle sessioni del 31 maggio 2001, del 29 novembre 2001 e del 12 giugno 2002.

Il regolamento finanziario modificato è alla base del miglioramento della gestione finanziaria delle istituzioni europee, poiché stabilisce chiaramente i principi del bilancio, le norme di esecuzione e le competenze dei diversi agenti finanziari, compreso il contabile. Il titolo VII specifica le modalità di presentazione dei conti e della contabilità secondo le prassi moderne. La Commissione sta riformando ancora una volta il suo sistema contabile, come le è stato chiesto.

1. Il sistema contabile della Commissione era stato modificato nel 1997 per il Centro comune di ricerca (CCR) e nel 1998 per l'altra parte del settore ricerca. Sono state trasferite nel nuovo sistema contabile solo le operazioni non ancora chiuse.

Ad ogni modo, per evitare che i dati finanziari andassero persi:

- i dati storici relativi al settore ricerca (escluso il Centro comune di ricerca), cioè tutti i pagamenti effettuati per ciascun impegno, sono stati inseriti nel Datawarehouse di Sincom 2 (il nuovo sistema contabile), e possono quindi essere consultati in questa base dati;

- per quanto riguarda il Centro comune di ricerca, sono stati trasferiti nel Datawarehouse di Sincom 2 solo i dati necessari per compilare gli stati finanziari. Tutti i dati storici, comunque, possono essere consultati nella base (DATA POOL), dove sono stati copiati.

Le basi dati suddette consentono pertanto di avere informazioni su tutti i pagamenti relativi a ciascun impegno.

2. Per quanto riguarda la sicurezza del sistema, la Commissione fa notare che l'accesso agli esercizi finanziari chiusi è bloccato, il che impedisce qualsiasi manipolazione successiva dei dati.

Quando sia necessario elaborare la versione finale della situazione finanziaria per tener conto dei dati finanziari (non inerenti al bilancio) disponibili solo dopo la chiusura, il contabile provvede alle registrazioni contabili necessarie nel sistema. Ciò garantisce la completezza dei conti, conformemente alle norme contabili e come richiesto dalla Corte dei conti.

3. Il Servizio di audit interno (SAI) ha preparato un progetto di piano di lavoro in cui si propone una revisione dei conti volta a valutare l'efficienza funzionale di Sincom e dei sistemi locali. Nella riunione del comitato di vigilanza per l'audit del dicembre 2000 si è segnalato il rischio di sovrapposizione con gli audit avviati o programmati dalla Corte dei conti. Il piano di lavoro aggiornato del SAI proponeva di inserire l'audit di Sincom e i sistemi informatici locali collegati nel prossimo riesame dei sistemi di gestione e di controllo che rientra nell'azione 87 (seconda fase) del libro bianco sulla riforma. Nell'aprile 2001 il SAI ha avviato una verifica separata delle pratiche e delle procedure contabili. Il piano per l'audit previsionale del SAI per il 2002 comprendeva una revisione del sistema computerizzato di gestione finanziaria e contabile Sincom 2. L'operazione, annunciata dal SAI in una lettera del marzo 2002 ai direttori generali e ai capi servizio, è attualmente in corso.

4. L'applicazione informatica centrale SINCOM 2, creata nel 1997 ed estesa nel 1999 a tutti i servizi della Commissione, provvede alla gestione finanziaria e contabile della Commissione. Ci sta adoperando per individuare e risolvere gli eventuali problemi, che vengono analizzati anche nel documento di lavoro della DG Bilancio del giugno 2001 pubblicato sul sito web della DG.

Il nuovo contabile si sarebbe dovuto basare su questo documento di lavoro per redigere, entro marzo 2002, un memorandum sulla modernizzazione del sistema contabile destinato alla Commissione. Il memorandum, tuttavia, è stato rinviato alla fine di luglio 2002 a causa di un ritardo da parte del contabile.

Il direttore generale della DG Bilancio ha parlato dei problemi e dei rischi connessi a Sincom 2 nella sua dichiarazione di affidabilità annuale, che contiene una riserva in merito. La Commissione trasmetterà alle altre istituzioni le relazioni annuali sull'attività delle singole direzioni generali, unitamente ad una sintesi.