Anche se l’autorità che ha il potere di nomina dispone di un ampio potere discrezionale per stabilire la procedura o il metodo che ritiene più appropriati per procedere allo scrutinio per merito comparativo, tale potere attribuito all’amministrazione è tuttavia limitato dalla necessità di procedere allo scrutinio per merito comparativo con accuratezza e imparzialità, nell’interesse del servizio e conformemente al principio della parità di trattamento. Così, tale esame deve essere condotto a partire da fonti d’informazione ed elementi informativi comparabili. In questo senso, al fine di rendere il sistema di promozione più equo possibile, l’autorità che ha il potere di nomina deve, in forza dell’articolo 45 dello Statuto, assicurare l’oggettivo svolgimento dello scrutinio per merito comparativo, da un lato, garantendo la comparabilità delle valutazioni di tutti i funzionari mediante la determinazione di una scala di valutazione comune e, dall’altro, uniformando i criteri di valutazione all’attenzione dei valutatori.

Valutazioni figuranti nei rapporti informativi espresse in forma esclusivamente descrittiva non consentono di rivelare metodicamente le disparità nel modo di valutazione dei funzionari soggettivamente utilizzato dai diversi esaminatori e compromettono quindi la capacità dell’autorità che ha il potere di nomina di procedere a una comparazione obiettiva dei meriti.

Nell’ambito di una procedura di promozione, l’autorità che ha il potere di nomina è tenuta, ai sensi dell’articolo 45, paragrafo 1, dello Statuto, a procedere, prima di qualsiasi promozione, allo scrutinio per merito comparativo di tutti i funzionari promovibili. Più precisamente, nell’ambito del suo esame, l’autorità che ha il potere di nomina può farsi assistere dai servizi amministrativi dei vari livelli di gerarchia, conformemente ai principi inerenti al funzionamento di qualunque struttura amministrativa gerarchica, che sono stati sanciti dall’articolo 21, primo comma, dello Statuto, ai sensi del quale il funzionario, a prescindere dalla sua posizione nella scala gerarchica, è tenuto ad assistere e a consigliare i suoi superiori.

Tuttavia, un esame preliminare, in seno a ciascuna direzione generale, dei fascicoli dei funzionari che hanno i requisiti per essere promossi non può produrre l’effetto di sostituirsi allo scrutinio comparativo che deve essere successivamente effettuato, quando ciò è previsto, da un comitato di promozione e successivamente dall’autorità che ha il potere di nomina.

In particolare, a meno di vanificare lo scrutinio per merito comparativo di tutti i funzionari promovibili, non si può ammettere che l’autorità che ha il potere di nomina si limiti ad esaminare i meriti dei funzionari meglio posizionati negli elenchi compilati dai diversi servizi o direzioni generali.

Ne consegue che l’eventuale interesse a procedere, in primo luogo, a un confronto dei meriti dei funzionari promovibili in seno a ciascun servizio, al fine di prendere in considerazione la specificità di ciascuno di essi, non può, alla luce dell’articolo 45 dello Statuto, esentare la commissione di promozione e l’autorità che ha il potere di nomina dal confrontare i meriti di tutti i funzionari promovibili.

Le tabelle sinottiche utilizzate dalla commissione di promozione per tutti i funzionari promovibili, ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 2, della decisione con cui l’alto rappresentante dell’Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza ha determinato le norme della procedura di promozione ai fini dell’applicazione dell’articolo 45 dello Statuto, indicano, per grado, i funzionari proposti dal servizio per una promozione nel rispetto delle possibilità di promozione che risultano dalle quote indicative stabilite dal direttore delle risorse umane. Anche se le tabelle sinottiche consentono, in misura variabile, di avere una panoramica immediata della situazione di tutti i funzionari promovibili di medesimo grado, esse non contengono alcuna menzione delle principali funzioni e degli eventuali meriti dei funzionari promovibili non proposti per la promozione dai servizi. Tale situazione è opposta a quella dei funzionari promovibili proposti per la promozione dai servizi, rispetto ai quali sono indicate le funzioni principali e compare una breve motivazione della proposta di promuoverli basata sui loro meriti. Tale tabella genera una differenza di trattamento tra coloro che sono stati subito proposti per la promozione dai servizi e gli altri. Il vantaggio che i primi traggono per il fatto che i loro meriti sono così messi in evidenza in un documento riepilogativo e di facile uso ha viziato le fasi della procedura di promozione nelle quali tale documento ha potuto essere utilizzato.

(v. punti 46, 47, 50, 51 e 57)

Tribunale di primo grado: sentenze Tsirimokos/Parlamento, T‑76/92, EU:T:1993:106, punto 17; Caravelis/Parlamento, T‑182/99, EU:T:2001:131, punto 33, e Heurtaux/Commissione, T‑172/03, EU:T:2005:34, punto 40