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La normativa interna sulla «Politica in materia di rispetto della dignità della persona sul luogo di lavoro (in prosieguo: la «politica in materia di dignità sul luogo di lavoro»), adottata dalla BEI il 18 novembre 2003, prevede: «Procedimento d’inchiesta (…) Il procedimento d’inchiesta comprende le seguenti disposizioni: (…) – viene formato un comitato d’inchiesta composto da tre persone indipendenti (…) – il comitato d’inchiesta tiene una serie di audizioni per sentire separatamente le due parti, eventuali testimoni e ogni altra persona che esso intenda interrogare, – le due parti hanno il diritto di essere sentite dal comitato d’inchiesta, – le due parti hanno il diritto di essere rappresentate o accompagnate, – le audizioni e le deliberazioni del comitato d’inchiesta portano ad una raccomandazione sottoposta al presidente, – il presidente decide sulle misure da adottare. Compiti e composizione del comitato d’inchiesta Il compito del comitato sarà quello di prevedere una struttura che garantisca un’indagine obiettiva e indipendente su uno o più incidenti e che si concluda con una raccomandazione al presidente il quale deciderà sulle misure da adottare. (…) Il procedimento (…) 2. Il direttore delle risorse umane (in prosieguo: il «DRH»), d’accordo con i rappresentanti del personale, propone al presidente la composizione del comitato e fissa una data per l’avvio dell’inchiesta, che deve aver luogo entro 30 giorni di calendario dal ricevimento della denuncia. 3. Il DHR accusa immediatamente ricezione della nota dell’agente interessato, confermando l’avvio di un procedimento d’inchiesta (…) 4. Ricevuto il memorandum del denunciante, il DRH: (…) d) precisa che l’inchiesta inizierà entro 30 giorni di calendario dalla data di deposito ufficiale della denuncia presso il DRH e che le due parti saranno informate della data, dell’ora e della sede della loro audizione individuale, del loro diritto di essere rappresentate o accompagnate e della composizione del comitato. (…) L’audizione L’audizione persegue lo scopo di stabilire precisamente quanto accaduto e di raccogliere i fatti che consentiranno di redigere una raccomandazione motivata. Le parti non hanno il diritto di controinterrogatorio poiché vengono sentite separatamente. Esse non sono obbligate a ripetere dettagli sgradevoli o per loro imbarazzanti se ciò non è assolutamente necessario. A tutte le parti interessate dall’inchiesta e dalle audizioni, compresi gli astanti e i testimoni, sarà ricordato che esse sono vincolate da un dovere di riservatezza. (…) Il comitato può decidere le modalità con cui procedere che considera adeguate. Di norma, l’audizione si presenta come una serie di colloqui separati, effettuati nel seguente ordine: – anzitutto, il denunciante; – i testimoni eventualmente citati dal denunciante; – il presunto molestatore; – i testimoni eventualmente citati dal presunto molestatore; – se il comitato lo ritiene necessario, entrambe le parti possono essere chiamate per nuove audizioni separate. Se necessario, il comitato può altresì interrogare nuovamente le persone coinvolte ed eventualmente convocare altri membri del personale o richiedere informazioni o copie di documenti se, collegialmente, esso lo ritiene giustificato e rilevante. In caso di incertezza, il presidente ha l’ultima parola su questioni riguardanti l’accesso a documenti e dati o il ricorso ad altri metodi di investigazione, se necessario, dopo aver consultato il delegato alla protezione dei dati personali. In caso di ulteriori investigazioni il comitato ne darà comunicazione al denunciante. Esito dell’inchiesta Dopo aver sentito tutte le parti e aver effettuato tutte le altre eventuali indagini appropriate, il comitato dovrebbe essere nelle condizioni di pronunciarsi e di proporre una raccomandazione motivata. Esso non ha potere decisionale. Il comitato può emanare diverse raccomandazioni dirette a che: – il caso sia archiviato, ove le due parti abbiano potuto chiarire la situazione e trovare una soluzione per il futuro, accettabile per entrambe le parti; – il caso non sia considerato rientrante in una fattispecie di intimidazione o di molestie, ma come un conflitto di lavoro da sottoporre ad un esame più approfondito o a controllo; – la denuncia sia respinta; – siano adottate le misure necessarie nel caso in cui il comitato dimostri che la denuncia è infondata e malevola, – sia avviato il procedimento disciplinare. La raccomandazione scritta dal comitato è redatta entro cinque giorni dalla fine dell’inchiesta e indirizzata al presidente ai fini della decisione. Decisione del presidente Al più tardi entro cinque giorni lavorativi dall’invio della raccomandazione del comitato al presidente, le due parti vengono informate per iscritto della decisione motivata del presidente a cui viene allegata la raccomandazione del comitato».