Per quanto riguarda una richiesta di accesso ai documenti che illustrano in dettaglio in che modo e quando i membri del Parlamento di ciascuno Stato membro, in diversi periodi di tempo, hanno speso le loro indennità per spese generali, dagli articoli 25 e 26 della decisione dell’Ufficio di presidenza del Parlamento europeo, del 19 maggio e 9 luglio 2008, recante misure di attuazione dello statuto dei deputati al Parlamento europeo, emerge che questi ultimi ricevono, su base mensile, un’indennità forfettaria, di importo peraltro noto al pubblico, a seguito di una domanda presentata all’inizio del loro mandato. Orbene, visto il carattere forfettario dell’indennità per spese generali, il Parlamento europeo non dispone di alcun documento che elenchi in dettaglio, ratione materiae o ratione temporum, l’uso da parte dei propri membri di dette indennità. Di conseguenza, il Parlamento europeo non dispone dei dati in questione e non è pertanto in grado di divulgare i documenti richiesti a tal titolo.

Il diritto di accesso del pubblico sancito dal regolamento n. 1049/2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, si riferisce unicamente ai documenti delle istituzioni di cui esse dispongono effettivamente, in quanto tale diritto non può estendersi ai documenti che non sono in possesso delle istituzioni o che non esistono.

A tale riguardo, non si possono distinguere i dati in parola a seconda che essi rientrino nella sfera privata o nella sfera pubblica, dato che le nozioni di dati personali, di cui all’articolo 2, lettera a), del regolamento n. 45/2001, e di dati relativi alla vita privata non vanno confuse. Poi, neanche sapere se esista il rischio di arrecare pregiudizio ai legittimi interessi dei membri del Parlamento può modificare la classificazione come dati personali dei dati di cui trattasi. Analogamente, la circostanza che i dati concernenti le persone interessate siano strettamente collegati a dati pubblici riguardanti tali persone, tra l’altro perché sono elencati sul sito Internet del Parlamento, in particolare per quanto concerne i nomi dei membri del Parlamento, non implica affatto che tali dati abbiano perso la loro natura di dati personali ai sensi della suddetta disposizione. In altri termini, la classificazione come dati personali dei dati di cui trattasi non può essere esclusa solo perché tali dati sono connessi ad altri dati che sono pubblici, e ciò a prescindere dal sapere se la divulgazione di tali dati arrecherebbe pregiudizio a legittimi interessi delle persone coinvolte.

Costituiscono documenti che contengono informazioni riguardanti persone fisiche identificate, ai sensi dell’articolo 2, lettera a), del regolamento n. 45/2001, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati, documenti in possesso del Parlamento relativi alle spese di viaggio e alle indennità giornaliere, i quali logicamente identificano ogni membro del Parlamento coinvolto, non fosse altro che ai fini del pagamento di tali indennità. Lo stesso dicasi per i documenti di cui dispone il Parlamento relativi alle spese di assistenza parlamentare, i quali ovviamente identificano ogni membro del Parlamento coinvolto e i rispettivi beneficiari di dette indennità, fosse sempre solo ai fini del pagamento di tali indennità.

Nel contesto di decisioni con cui un’istituzione respinge una richiesta di accesso a un’informazione contenente dati personali con la motivazione che essa rientra nell’ambito dell’eccezione di cui all’articolo 4, paragrafo 1 lettera b), del regolamento n. 1049/2001, relativo all’accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, eccezione riguardante la tutela della vita privata e dell’integrità dell’individuo, tali dati possono essere trasferiti solo se il destinatario dimostra la necessità del trasferimento e se non vi è motivo di ritenere che tale trasferimento possa ledere gli interessi legittimi della persona coinvolta, a norma dell’articolo 8, lettera b), del regolamento n. 45/2001, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati, che le istituzioni devono rispettare quando viene loro rivolta una domanda di accesso a documenti che contengono dati personali.

Dalla stessa formulazione dell’articolo 8, lettera b), del regolamento n. 45/2001 emerge, quindi, che esso subordina il trasferimento di dati personali al ricorrere di due condizioni cumulative. In tale contesto, spetta anzitutto a colui che chiede un simile trasferimento dimostrarne la necessità. Se la dimostra, spetta allora all’istituzione interessata verificare se non sussistano ragioni per presumere che il trasferimento in questione possa pregiudicare gli interessi legittimi della persona coinvolta. Tale disposizione impone quindi che l’istituzione adita si dedichi, in un primo tempo, a una valutazione della necessità, e poi proporzionalità, del trasferimento dei dati personali tenendo conto dell’obiettivo perseguito dal richiedente, laddove la soddisfazione del requisito della necessità di cui all’articolo 8, lettera b), del regolamento n. 45/2001, da interpretarsi restrittivamente, implica che il ricorrente dimostri che il trasferimento di dati personali costituisce la soluzione più adeguata fra quelle possibili per raggiungere lo scopo perseguito dal richiedente e che essa sia proporzionata a tale scopo, il che impone al richiedente di fornire giustificazioni esplicite e legittime in tal senso.

A tale riguardo, qualora, al fine di dimostrare la necessità del trasferimento dei dati di cui trattasi, vengano segnalati vari obiettivi, come quelli di garantire il diritto del pubblico all’informazione e alla trasparenza, che siano formulati in maniera troppo ampia e generica, non può essere addebitato all’istituzione interessata di non aver dedotto da tali obiettivi la dimostrazione implicita della necessità del trasferimento di detti dati personali. Una tesi contraria obbligherebbe l’istituzione, in linea di principio, a dedurre da considerazioni generiche attinenti all’interesse del pubblico alla divulgazione dei dati personali la dimostrazione della necessità del trasferimento di tali dati. Peraltro, la volontà di creare un dibattito pubblico non è sufficiente a dimostrare la necessità del trasferimento dei dati personali, in quanto tale argomento si collega soltanto allo scopo della richiesta di accesso. Non può riconoscersi alcuna automatica prevalenza dell’obiettivo di trasparenza sul diritto alla protezione dei dati personali.

(v. punti 69‑76, 90, 91)