Peraltro, non prendere in considerazione i documenti comunicati nel contesto di un procedimento del genere avrebbe la conseguenza di impedire al giudice dell’Unione di esaminare i motivi dinanzi ad esso dedotti che si basassero sui menzionati documenti. A tale riguardo, non avrebbe alcun senso non prendere in considerazione documenti che sono stati utilizzati per l’esame di un motivo dopo la discussione che sugli stessi si è appunto svolta per decidere relativamente a detto motivo. Del resto, siffatto modo di procedere si porrebbe in contraddizione con l’articolo 137, paragrafo 2, del regolamento di procedura del Tribunale dell’Unione europea, in forza del quale, in caso di impugnazione, la cancelleria del Tribunale della funzione pubblica deve trasmettere il fascicolo del giudizio di primo grado alla cancelleria del menzionato giudice.

L’articolo 26 dello statuto vieta all’istituzione di opporre a un funzionario o di produrre contro di lui documenti che devono comparire nel suo fascicolo personale che non siano stati indicati nel fascicolo stesso, cosicché una decisione dell’amministrazione basata su tali documenti è passibile di annullamento. Tuttavia, l’articolo in parola non disciplina in nulla l’ammissibilità dei documenti nel contesto di un procedimento contenzioso.

L’articolo 26, primo comma, lettera a), dello statuto, non obbliga di per sé l’amministrazione ad inserire nel fascicolo personale qualsiasi documento relativo a un funzionario. Esso opera dunque una distinzione fra, da un lato, i «documenti» che devono essere presenti nel fascicolo personale unicamente quando siano relativi alla posizione amministrativa del funzionario interessato e i «rapporti» che devono esservi versati unicamente quando concernano la sua competenza, il suo rendimento e il suo comportamento e, dall’altro, qualsiasi altro documento relativo al funzionario interessato.

Citando i rapporti suddetti, l’articolo 26, primo comma, lettera a), dello statuto, intende fare riferimento a documenti formali con connotazione ufficiale aventi ad oggetto la competenza, il rendimento o il comportamento dei funzionari. Ciò nondimeno devono essere presenti nel fascicolo personale i documenti che danno atto per iscritto dei fatti o degli elementi fattuali relativi al comportamento del funzionario che saranno in seguito utilizzati per l’adozione di una decisione che incide sulla sua posizione amministrativa e sulla sua carriera, quali un parere in forma di nota che comporta una valutazione sulla competenza e il comportamento di quest’ultimo o i documenti già esistenti che formalizzino ogni allegazione di fatti addebitati [all’interessato], se non ancora tutti i documenti idonei ad incidere sulla posizione amministrativa del funzionario e sulla sua carriera. Tuttavia, l’articolo 26 dello statuto non vieta ad un’istituzione di avviare un’indagine e di costituire un fascicolo a tal fine, e gli unici documenti relativi a detta indagine che devono essere inseriti nel fascicolo del funzionario sono le eventuali decisioni sanzionatorie adottate sulla base di siffatto fascicolo di indagine.

Inoltre, meri messaggi di posta elettronica non possono, in via di principio, essere considerati come rapporti ai sensi dell’articolo 26, primo comma, lettera a), dello statuto. Analogamente, nemmeno una nota il cui autore non sia un’autorità amministrativa può essere considerata come un rapporto ai sensi dell’articolo 26, primo comma, lettera a), dello statuto.

Un documento concernente la posizione amministrativa di un funzionario e che è idoneo ad avere un’incidenza determinante sulla decisione deve, in via di principio, essere stato comunicato al funzionario interessato, e successivamente inserito nel suo fascicolo personale. Per quanto riguarda più specificamente una decisione di riassegnazione di un funzionario, nonostante il fatto che essa non costituisca un rapporto concernente la competenza il rendimento o il comportamento del funzionario interessato, ai sensi dell’articolo 26 dello statuto, siffatti comunicazione e inserimento nel fascicolo personale s’impongono, a priori, per messaggi di posta elettronica o una nota firmata da funzionari e agenti che denuncia il modo di agire del funzionario in questione, in quanto sono tali da esercitare un’influenza determinante sulla decisione di riassegnarlo o meno.

(v. punti 42, 43, 46 e 48)

Corte: sentenza Ojha/Commissione, C‑294/95 P, EU:C:1996:434, punto 67

Tribunale di primo grado: sentenze Rozand-Lambiotte/Commissione, EU:T:1997:25, punto 42; Apostolidis/Corte di giustizia, T‑86/97, EU:T:1998:71, punto 36; Ojha/Commissione, T‑77/99, EU:T:2001:71, punto 57; Recalde Langarica/Commissione, T‑344/99, EU:T:2001:237, punto 60; Cwik/Commissione, T‑155/03, T‑157/03 e T‑331/03, EU:T:2005:447, punto 52, e de Brito Sequeira Carvalho/Commissione e Commissione/de Brito Sequeira Carvalho, EU:T:2009:382, punto 96

Tribunale della funzione pubblica: sentenze Bianchi/ETF, F‑38/06, EU:F:2007:117, punti 45 e 48, e Talvela/Commissione, F‑43/06, EU:F:2007:162, punti 59‑62