Secondo la regola 61, paragrafo 2, del regolamento n. 2868/95, recante modalità di esecuzione del regolamento n. 40/94 sul marchio comunitario, come modificato, le notifiche cui procede l’Ufficio per l’armonizzazione nel mercato interno (marchi, disegni e modelli) possono essere effettuate mediante telecopia. La notifica mediante telecopia può concernere qualsiasi decisione dell’Ufficio e, pertanto, anche le decisioni delle commissioni di ricorso.

La regola 65, paragrafo 1, del regolamento n. 2868/95, intitolata «Notifica mediante telecopia ed altri mezzi tecnici di comunicazione», precisa che «[l]a notifica si considera effettuata alla data in cui la comunicazione è stata ricevuta dall’apparato di telefax del ricevente». La regola 70, paragrafo 2, di detto regolamento, dedicata al «Computo dei termini», stabilisce altresì che, «[s]alvo disposizioni contrarie, quando l’atto consiste in una notifica, si considera evento rilevante il ricevimento del documento notificato».

La giurisprudenza distingue tra, da un lato, la comunicazione di un atto al suo destinatario, richiesta ai fini di una regolare notifica, e, dall’altro, la conoscenza effettiva di detto atto, che non è necessaria per considerare la notifica regolare. Secondo detta giurisprudenza, l’esistenza di una valida notifica al destinatario non è assolutamente subordinata al fatto che ne prenda conoscenza effettiva la persona che, secondo le norme interne dell’ente destinatario, è competente in materia, poiché una decisione è notificata ritualmente se viene comunicata al destinatario e questi è messo in grado di prenderne conoscenza. Ai fini della valutazione della regolarità della notifica, è quindi preso in considerazione soltanto il suo elemento esterno, ossia la regolare trasmissione al destinatario, non già il suo elemento interno, che concerne il funzionamento interno dell’ente destinatario.

Ne deriva che, al fine di stabilire la data di ricevimento di una notifica, deve essere preso in considerazione soltanto l’aspetto esterno della stessa, ossia il formale e regolare ricevimento da parte dell’ente destinatario, a prescindere dal ricevimento effettivo e dalla presa di conoscenza all’interno di detto ente. Tale considerazione non è rimessa in discussione da quanto richiesto dalla citata giurisprudenza, secondo cui la notifica implica che il destinatario debba essere messo in grado di prendere conoscenza dell’atto notificato. Infatti, viene in considerazione l’obbligo in capo al notificante di creare le condizioni per un’effettiva presa di conoscenza da parte del destinatario, vale a dire un obbligo di mezzi (corrispondente all’elemento esterno della notifica), non già un obbligo a suo carico di ingerirsi nel funzionamento interno di tale destinatario al fine di garantire detta presa di conoscenza, ossia un obbligo di risultato (corrispondente all’elemento interno della notifica).

Il Tribunale ha quindi dichiarato che la produzione da parte dell’Ufficio di rapporti di trasmissione di una telecopia che contengono elementi i quali conferiscono agli stessi carattere probatorio è sufficiente per dimostrare il ricevimento di detta telecopia da parte del suo destinatario. Infatti, le telecopiatrici sono progettate in modo tale che qualsiasi problema di trasmissione – ma altresì di ricevimento – sia segnalato da un messaggio di errore, indicante appunto al mittente il motivo del mancato ricevimento, come comunicatogli dalla telecopiatrice del destinatario, e che, in assenza della comunicazione di un simile problema, sia prodotto un messaggio di effettiva trasmissione. Quindi, in assenza di un messaggio di errore e in presenza di un rapporto di trasmissione contenente la dicitura «ok», si può ritenere che la telecopia inviata sia stata ricevuta dal suo destinatario.

Inoltre, se soltanto la presa di conoscenza della telecopia controversa permettesse di dimostrarne il ricevimento da parte del rappresentante della ricorrente, per l’Ufficio sarebbe impossibile fornire la prova dell’effettiva notifica di una decisione e della data in cui quest’ultima è stata ricevuta dal suo destinatario, anche qualora detta decisione gli sia stata debitamente notificata. Il dies a quo del termine di ricorso contro le decisioni delle commissioni di ricorso dell’Ufficio dipenderebbe da circostanze aleatorie e indipendenti dalla diligenza con cui l’Ufficio ha notificato la decisione, mentre i termini di ricorso sono stati istituiti proprio allo scopo di garantire la certezza del diritto.

(v. punti 14, 15, 19‑22)