Relazione

sul rendiconto finanziario del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte del Centro

(2001/C 372/05)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Consiglio ed al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio(1) modificato dal regolamento (CEE) n. 1946/93 del Consiglio(2).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro per lo sviluppo della formazione professionale per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente alle disposizioni di cui all'articolo 18, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio(3), modificato dal regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio(4), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(5), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui agli articoli 65, 67 e 68 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire con ragionevole certezza che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DEL CENTRO EUROPEO PER LO SVILUPPO DELLA FORMAZIONE PROFESSIONALE (SALONICCO) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000

Esecuzione del bilancio e relativi conti

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2000 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente figura alla tabella 1(6).

6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 13,3 milioni di euro e sono stati quasi interamente impegnati. Essi hanno dato luogo a pagamenti per 10,5 milioni di euro (80 %).

7. Gli stanziamenti riportati al 2001 ammontano a 2,7 milioni di euro (20,5 %) e concernono gli stanziamenti operativi del Titolo III per un importo di 2,2 milioni di euro (pari al 78 %). I riporti di stanziamenti del Titolo III riguardano soprattutto le linee "Diffusione di informazioni" e "Studi e progetti pilota". Gli stanziamenti riportati dal 1999 al 2000 sono ammontati a 3,7 milioni di euro. Di questo importo sono stati liquidati 3,1 milioni di euro (83 %), mentre 0,6 milioni di euro (17 %) sono stati annullati.

8. In applicazione della normativa vigente in materia, il Centro è stato autorizzato, alla fine del maggio 2000, a procedere al riporto non automatico dal 1999 di 0,5 milioni di euro di stanziamenti. Di questi stanziamenti sono stati annullati 0,2 milioni di euro. L'importo non figura nel bilancio finanziario, né nel conto di gestione, poiché l'annullamento è avvenuto dopo la chiusura dei conti. Il volume degli annullamenti su talune delle linee di bilancio interessate indica che tali riporti non erano veramente giustificati. Il Centro dovrebbe considerare l'opportunità di modificare i termini previsti dal proprio regolamento finanziario affinché tutti i riporti siano effettuati prima della chiusura definitiva dei conti, nonché accertarne la fondatezza.

Rendiconto finanziario e tenuta dei conti

9. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000.

10. La decisione di trasferire la proprietà dell'edificio e del terreno al Centro è stata adottata dalle autorità greche il 16 maggio 2001.

Seguito dato alle osservazioni precedenti

11. Il Centro non ha tenuto conto pienamente delle osservazioni formulate dalla Corte nella sua relazione sull'esercizio 1999, né degli impegni assunti(7) riguardo alle procedure da esso stabilite per la stipulazione dei contratti, soprattutto nel settore informatico.

Gestione delle risorse umane

Politica del personale

12. Mediante il regolamento (CE) n. 1131/94 del Consiglio, del 16 maggio 1994, la sede del Centro è stata trasferita da Berlino a Salonicco. Il regolamento (CE) n. 251/95 adottato nel quadro del trasferimento del Centro e che modifica a tal fine il regolamento (CEE) n. 337/75 del Consiglio(8), dispone che "il personale del Centro è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli agenti delle Comunità europee. Il consiglio d'amministrazione del Centro, d'accordo con la Commissione, stabilisce le modalità d'applicazione appropriate".

13. La nuova politica del personale del Centro è stata formalizzata in un documento unico, adottato dal consiglio di amministrazione nel 1998. Le decisioni sui diritti individuali e finanziari degli agenti, anche in materia di inquadramento iniziale, sono sottoposte al parere o al visto dei servizi competenti della Commissione.

14. A parte una procedura di titolarizzazione ad hoc del personale in servizio a Berlino, effettuata nel 1995 in occasione del trasferimento, il Centro non ha organizzato per il proprio personale alcun concorso di titolarizzazione o per il passaggio di categoria. Per le assunzioni successive, esso ha tenuto conto dell'esito di concorsi organizzati dalle istituzioni comunitarie, ai quali hanno partecipato membri del personale del Centro o candidati a un impiego presso quest'ultimo.

15. Occorre migliorare la tenuta dei fascicoli del personale, soprattutto per garantire l'esaustività e l'aggiornamento regolare dei dati relativi agli agenti e ai loro diritti.

Evoluzione dell'organico e dell'attività del Centro

16. Il personale del Centro è composto di agenti statutari, permanenti (AP) e temporanei (AT). Il numero dei posti da occupare con agenti statutari è autorizzato ogni anno dall'autorità di bilancio unitamente al bilancio di previsione. Quest'ultimo può, inoltre, destinare degli stanziamenti all'assunzione di agenti ausiliari (AA) - il cui contratto non può superare la durata massima di un anno - nonché di agenti locali (AL) e di esperti nazionali distaccati (END).

17. Gli agenti trasferiti da Berlino a Salonicco erano 66. Conformemente agli accordi stabiliti, è stato loro concesso lo status di agenti permanenti. Al 1° gennaio 2000, 24 di questi agenti avevano ottenuto il trasferimento presso un'istituzione o un'altra agenzia; sei avevano lasciato il Centro (dimissioni o aspettativa per motivi personali), 11 beneficiavano di una pensione di invalidità e uno di una pensione di anzianità. In definitiva, 42 dei 66 agenti trasferiti hanno lasciato il Centro.

18. Per ovviare a queste partenze, il Centro ha dovuto assumere personale in un contesto d'urgenza poco favorevole al rispetto delle norme vigenti. Gli accordi presi con il personale autorizzavano inoltre quest'ultimo a rimanere a Berlino un mese per ogni anno di servizio prestato, prima di trasferirsi a Salonicco. Ciò ha comportato l'assunzione di agenti ausiliari e locali che, progressivamente, sono stati a loro volta integrati nel personale permanente o temporaneo del Centro sulla base dei principi che erano stati applicati al momento del trasferimento da Berlino a Salonicco.

19. L'esame dei fascicoli di assunzione di un campione di 36 agenti, per il periodo successivo al trasferimento da Berlino a Salonicco, ossia nel periodo 1995-1998, evidenzia varie lacune: assenza di una notifica adeguata dei posti vacanti (14 casi), mancata fissazione preliminare dei criteri di selezione (14 casi), decisioni di selezione non sufficientemente motivate (28 casi) ecc.

20. In definitiva, l'approccio adottato per risolvere i problemi connessi al trasferimento da Berlino a Salonicco, pur consentendo di risolvere alcuni problemi sociali, ha comportato un rinnovo considerevole del personale del Centro, effettuato in condizioni poco soddisfacenti.

21. La tabella 4 presenta l'evoluzione del personale del Centro e la sua ripartizione. L'organico totale (AP, AT e altri) supera costantemente, dal 1997, l'organico previsto in bilancio.

22. Dei 30 agenti di un campione estratto a caso che può essere ritenuto rappresentativo del personale del Centro nel 2000, uno è stato assunto come agente permanente, 20 come agenti temporanei, quattro come agenti ausiliari, tre come agenti locali e due come esperti nazionali distaccati. Al 31 dicembre 2000, due di questi 30 agenti erano ancora agenti locali, sette agenti temporanei erano divenuti permanenti mentre altri sette erano divenuti agenti temporanei (un AL, due END e quattro AA).

23. Quanto emerge dal campione è corroborato da un'analisi dei movimenti interni sull'insieme del personale. Secondo una media annua ponderata, non meno del 20 % del personale del Centro ha cambiato status ogni anno (passaggio dallo status di agente ausiliario a quello di agente temporaneo o da temporaneo a permanente).

24. Dal 1995, sono stati assunti dal Centro 118 agenti. Nel 2 % dei casi, i nuovi agenti sono stati assunti come AP, nel 45 % dei casi come AT e nel 55 % dei casi in qualità di AA, AL o END. Al 31 dicembre 2000, il 30 % degli agenti erano agenti permanenti e il 46 % agenti temporanei. La tabella 5, che analizza l'evoluzione delle assunzioni in base alle modalità applicate, mostra che il 47 % di esse è avvenuto secondo procedure di concorso esterno ai sensi dello Statuto, ma non sempre applicate con rigore (cfr. il paragrafo 19). In media, le spese di assunzione sono ammontate a circa 1420 euro per agente assunto.

25. Considerato il numero di agenti che hanno lasciato il Centro, il tasso di rotazione del personale (AP, AT, AA, AL e END) è, in media, del 14 % l'anno, dovuto, per un terzo, alla scadenza dei contratti e, per il resto, al recesso dal contratto da parte soprattutto degli agenti interessati.

26. Ai fini del controllo, gli agenti sono stati suddivisi in due categorie:

- agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto) cioè di quelle attività che assicurano la continuità del funzionamento del Centro (per esempio, servizi amministrativi, contabili, di segreteria ecc.),

- altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi del Centro.

27. In media, il 63 % degli agenti del quadro A sono da considerarsi agenti operativi. Se si includono tutte le categorie, il 30 % degli agenti del Centro possono essere considerati direttamente operativi.

28. La tabella 6, che descrive l'evoluzione dei costi legati al personale nonché le spese di funzionamento nel periodo 1995-2000, mostra un aumento delle spese salariali parallelo a quello dell'organico. Tra gli altri costi connessi al personale, l'analisi si è incentrata in particolare sulle spese di funzionamento, risultate leggermente superiori a quelle dell'organico, con un aumento annuo dell'1,6 % pro capite.

29. Per valutare il rapporto tra l'attività del Centro e l'evoluzione dell'organico e dei relativi costi, quest'ultima è stata paragonata a quella dell'ammontare degli stanziamenti operativi (Titolo III) che sono stati effettivamente spesi (stanziamenti dell'esercizio e stanziamenti riportati) nel corso di un anno. Dal confronto emerge che la gestione del personale del Centro è efficiente nella misura in cui, in media, le risorse umane aumentano meno rapidamente dell'attività richiesta al Centro.

30. Un confronto dei tassi di crescita delle spese relative al Titolo III, che raggruppa le spese connesse alla realizzazione degli obiettivi del Centro, e di quelle del Titolo I e II, Personale e funzionamento, che sostengono l'esecuzione delle spese operative, mostra che, nel complesso, queste spese evolvono in parallelo. Il Centro dovrebbe, nondimeno, perseverare nei propri sforzi volti a migliorare la produttività generale.

Conclusione

31. In linea generale, emerge che, dal 1996, il Centro ha potuto assumere il personale chiesto nella procedura di bilancio. È stato possibile assumere agenti ausiliari, locali ed esperti nazionali distaccati per rafforzare il personale in servizio; l'organico effettivo tende ora a superare quello autorizzato.

32. Per assumere i propri agenti, il Centro ha seguito, in definitiva, procedure di assunzione essenzialmente interne, anche se è stato fatto ricorso a procedure esterne.

33. Nel caso del Centro, data la tendenza all'aumento dei posti permanenti, sarebbe forse auspicabile che, per i posti relativi ad attività di supporto e ad attività operative che richiedono qualifiche di tipo amministrative, il Centro collaborasse con le istituzioni e gli altri organismi decentrati per poter effettuare le assunzioni sulla base più ampia possibile. In generale, inoltre, il Centro dovrebbe migliorare il proprio sistema di gestione e di informazione in materia di personale.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 39 del 13.2.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 11.

(3) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 1.

(4) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 15.

(5) Conformemente all'articolo 1 del regolamento (CEE) n. 1948/93 del Consiglio, che modifica il regolamento (CEE) n. 1416/76 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese del Centro relativi all'esercizio finanziario 2000 sono stati compilati il 30 marzo 2001 e trasmessi alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 18 giugno 2001. Il riepilogo del rendiconto finanziario è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(6) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sui valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento.

(7) GU C 373 del 27.12.2000, paragrafi 13 e 14 e relative risposte, pag. 29. La Corte aveva segnalato diverse lacune nella stipulazione dei contratti e nella sua risposta il Cedefop aveva dichiarato di voler continuare a migliorare le procedure in materia, in particolare di voler far esaminare sistematicamente tutti i contratti da una unità di gestione dei contratti.

(8) GU L 39 del 13.2.1975, pag. 1.

TABELLE 1-6

Tabella 1

Esecuzione del bilancio

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dal Centro.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999

Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dal Centro.

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>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 4

Evoluzione del personale

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AA: Agenti ausiliari.

AL: Agenti locali.

AP: Agenti permanenti.

AT: Agenti temporanei.

END: Esperti nazionali distaccati.

Tabella 5

Analisi della variazione del personale

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 6

Evoluzione dell'organico e dei relativi costi

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Risposte del centro

8. Il Centro comprende la natura critica delle osservazioni della Corte riguardo a questo punto e garantisce per il futuro la presentazione di domande del genere soltanto se ben fondate e entro lo stesso esercizio finanziario. Il Centro prende nota del consiglio della Corte di provvedere all'emendamento del proprio regolamento finanziario a tale riguardo.

11. A decorrere dal 1° gennaio 2000, è stata attivata presso il Centro una sezione "Gestione dei contratti e servizi tecnici", che ha la responsabilità formale della gestione di tutti i contratti, salvo quelli relativi al personale Cedefop disciplinati dallo statuto del personale; anche i contratti nel settore IT sono attualmente affidati alla Sezione. Di conseguenza, la Sezione ha avuto bisogno di alcuni mesi all'inizio del 2000 prima di essere in grado di realizzare mutamenti nell'ambito delle procedure interne.

15. Grazie all'introduzione della componente "Staff Info" nel nostro sistema di bilancio e di contabilità Fibus, avvenuta nel giugno 2000, tutti i dati rilevanti vengono attualmente archiviati e aggiornati sistematicamente. Nel presentare la domanda di indennità o di altri diritti previsti dallo statuto del personale, i membri del personale sono tenuti a fornire i documenti giustificativi richiesti. Cionondimeno, si provvederà ad ulteriori sviluppi al fine di facilitare un aggiornamento su base regolare.

16. La durata massima dei contratti ausiliari è stabilita dallo statuto del personale. Tuttavia, a determinate condizioni, la prassi amministrativa permette una certa flessibilità di cui il Centro si è avvalso nell'applicazione dei disposti.

18. Il Cedefop si è attenuto ai disposti dello statuto del personale e delle condizioni di impiego degli altri agenti delle Comunità in occasione di tutte le assunzioni in base allo statuto del personale. Resta ben inteso e naturale che le necessarie persone qualificate e competenti, che hanno contribuito all'avvio del Cedefop a Salonicco con accordi contrattuali diversi, siano state a volte (ma non sempre) assunte per posti previsti dallo statuto del personale in conformità alle norme applicabili.

19-25. Il Centro considera che l'analisi dei dati non possa avvenire in maniera isolata, senza tener conto delle realtà della situazione o della ridotta struttura amministrativa a disposizione del Centro nel periodo successivo al trasferimento da Berlino a Salonicco.

La stabilizzazione è avvenuta progressivamente dopo il citato trasferimento e il trasloco nel nuovo edificio nell'estate 1999. La politica del personale adottata nel 1998 ha anch'essa contribuito a rinforzare tale stabilità.

26-27. Il Centro non condivide i criteri utilizzati per raggruppare il personale nelle categorie menzionate e considera, altresì, che le percentuali risultanti non corrispondano alla situazione reale in seno al Cedefop. Ad esempio, nel nostro caso non è appropriato includere tutto il personale di segreteria nella parte "non operativa" della nostra attività. La nostra analisi mostra che il 66,5 % del nostro personale (di cui il 35,7 % impegnato nella ricerca, compilazione e analisi di dati, ecc., e il 30,8 % in attività relative a diffusione, informazione, comunicazione e relazioni con azionisti e clienti) lavora nella sfera direttamente operativa.

30. Sempre più prodotti vengono sviluppati all'interno del Centro e la loro qualità è notevolmente migliorata (si rimanda, a tale proposito, ai risultati della nostra recente valutazione esterna); una mera comparazione tra il Titolo 1 e il Titolo 3, senza analizzare i risultati del lavoro svolto, può condurre a false conclusioni.

Il Centro, tuttavia, incrementerà i suoi sforzi per accrescere ulteriormente la propria produttività ed efficienza. Si procederà alla revisione dell'organizzazione del lavoro e al flusso di lavoro, al fine di rispondere alle nuove esigenze degli azionisti e dei clienti e di ottimizzare l'uso delle TIC. Importanti investimenti in avanzati sistemi di TIC stanno già contribuendo ad incrementare ulteriormente la nostra efficienza e a rispondere alle crescenti aspettative createsi intorno al Cedefop nel suo ruolo di Centro di riferimento europeo per l'istruzione e la formazione professionale.

31. L'organico definisce dei limiti per il personale disciplinato dallo statuto del personale e tale assunzione ha luogo in conformità alle attuali procedure (inter-)istituzionali. Altri membri del personale sono presenti in virtù dei disposti dell'approvata normativa rilevante. Tutto il personale è stato assunto per realizzare le missioni del Cedefop nel rispetto dell'ottimizzazione delle spese.