Il regolamento fissa le modalità con cui possono essere notificati o comunicati gli atti giudiziari ed extragiudiziali, e norme chiare per la trasmissione degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile e commerciale da uno Stato membro all’altro. Esso stabilisce norme minime relative alla tutela dei diritti di difesa e fissa un regime giuridico uniforme per la notificazione o comunicazione transfrontaliera diretta di un atto tramite posta.

Attualmente, i procedimenti giudiziari civili e commerciali che hanno implicazioni transfrontaliere sono circa 3,4 milioni ogni anno. Nei casi in cui almeno una parte risieda in uno Stato membro diverso da quello in cui ha luogo la controversia, i giudici applicano il regolamento in oggetto, spesso più volte nel corso del procedimento. Il corretto funzionamento del regolamento è indispensabile per garantire l’accesso alla giustizia, un processo equo alle parti del procedimento, e per evitare ritardi e costi supplementari nei procedimenti. Ad esempio, la notificazione o comunicazione non corretta dell'atto introduttivo del procedimento è di gran lunga il motivo più frequente per rifiutare il riconoscimento e l'esecuzione delle sentenze.

Oggi, i contatti tra le autorità che inviano e ricevono gli atti ai fini di notificazione o comunicazione avengono ancora quasi esclusivamente su supporto cartaceo, cosa che causa spese e inefficienza Non vi è inoltre, in pratica, alcuna possibilità di notificazione o comunicazione degli atti al destinatario per via elettronica nei casi transfrontalieri, anche se alcuni Stati membri hanno introdotto o stanno introducendo tale possibilità a livello nazionale. La presente iniziativa risponde alla necessità di modernizzare, e in particolare di digitalizzare, la procedura di notificazione e comunicazione degli atti all’estero. Essa affronta inoltre una serie di altre carenze nel regolamento, individuate in occasione della valutazione del suo funzionamento. Tali carenze causano ritardi e costi per i cittadini e per le imprese, come pure per gli Stati membri, carenze nella tutela dei diritti procedurali e complessità e incertezza del diritto. I principali problemi individuati sono i seguenti:

·circostanze che fanno sì che la qualità della documentazione relativa alla notificazione o comunicazione per posta sia insufficiente;

·limitazione o inaccessibilità della notificazione o comunicazione diretta in un contesto transfrontaliero in molti Stati membri, anche qualora ciò sia autorizzato a livello nazionale;

·carenze relative alla chiarezza delle norme che tutelano i diritti procedurali delle parti in relazione agli obblighi di traduzione, nonché in situazioni di sentenze rese in contumacia, e

·una preferenza per metodi fittizi o alternativi di notificazione o comunicazione interna invece di quelli stabiliti nel regolamento.

Le parti interessate sono i cittadini e le imprese in quanto parti di un procedimento giudiziario, le imprese in quanto fornitori di servizi, ad esempio in relazione ai servizi postali o ai servizi di consulenza IT, le autorità pubbliche e le autorità giudiziarie gli Stati membri e i professionisti del settore legale (in particolare giudici e avvocati).

La presente iniziativa è strettamente collegata all’iniziativa relativa alla cooperazione fra le autorità giudiziarie degli Stati membri nel settore dell’assunzione delle prove in materia civile o commerciale, disciplinata dal regolamento (CE) n. 1206/2001. Le due iniziative sono strettamente interconnesse con la priorità generale della Commissione relativa alla digitalizzazione e alla giustizia elettronica, e seguono l’esempio di un lavoro parallelo nel campo della giustizia penale (prove elettroniche) al fine di creare condizioni equivalenti nel campo della giustizia penale e civile. Esse beneficiano degli elementi e delle disposizioni della legislazione vigente dell’UE (e-CODEX e il regolamento eIDAS) e si basano su di essi.