L'articolo 3 della direttiva 2014/55/UE stabilisce che, prima dell'introduzione della norma europea sulla fatturazione elettronica negli Stati membri, dovrebbe essere sufficientemente verificata l'applicazione pratica della norma. Tale valutazione dovrebbe essere effettuata insieme all'elaborazione della norma e coinvolgere gli utenti finali. Essa dovrebbe riguardare, in particolare, aspetti attinenti alla praticità e alla facilità d'uso e dimostrare che la norma può essere attuata in modo proporzionato ed efficiente in termini di costi.

Un altro aspetto importante del lavoro è connesso alla questione delle sintassi, che rappresentano i linguaggi software che possono essere utilizzati per attuare l'EN nella pratica. La direttiva e altresì il mandato della Commissione hanno precisato che il CEN dovrebbe individuare un "numero limitato di sintassi", dato che esistono varie sintassi utilizzate come formato per l'EN. Il comitato tecnico è riuscito a raggiungere un accordo a grande maggioranza dei membri su un numero molto limitato di sintassi, ovvero due: UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) e UBL 2.1.

Per assolvere tali compiti, il CEN ha istituito uno specifico comitato tecnico (TC434) e sei gruppi di lavoro (uno per ciascuna delle tematiche sopra menzionate). Il comitato tecnico è composto da tecnici esperti in materia di fatturazione elettronica provenienti dagli organismi di normazione nazionali nei diversi Stati membri. Sono stati coinvolti anche esperti privati, nonché rappresentanti delle pubbliche amministrazioni. Questo sostanziale coinvolgimento di numerose parti interessate garantisce che l'EN sia allineata ai più recenti sviluppi del mercato e alle esigenze degli utenti.

Poiché la norma europea non era disponibile al momento dell'adozione, all'articolo 3 la direttiva affida alla Commissione la responsabilità di effettuare una valutazione sulla norma in termini di praticità, facilità d'uso e costi di attuazione per l'utente finale, prima che diventi applicabile. Il CEN ha di recente adottato la norma europea e la presente relazione illustra i risultati della valutazione effettuata.

La verifica sintattica era principalmente volta ad assicurare che gli artefatti di convalida fossero idonei a controllare la conformità e si basava inoltre sugli insegnamenti tratti dal progetto CEN WS/BII (CEN Workshop on Business Interoperability Interfaces for public procurement in Europe – Workshop del CEN sulle interfacce d'interoperabilità imprenditoriale per gli appalti pubblici in Europa). La disponibilità di artefatti di convalida è fondamentale per agevolare l'utilizzo pratico dell'EN per chi la applica.

Non sono state sollevate questioni di rilievo durante il processo di verifica. Questo probabilmente perché il gruppo di lavoro del CEN responsabile per l'EN aveva già effettuato una propria verifica di garanzia della qualità. Inoltre, la verifica è stata svolta parallelamente all'elaborazione dell'EN, di modo che le questioni potessero essere sollevate in contemporanea, senza conseguire un numero significativo.

La relazione comprende tre sezioni principali. La prima sezione riguarda la verifica semantica, dove si fornisce una sintesi della metodologia, delle verifiche e dei risultati. Analogamente, la seconda sezione illustra la metodologia di sintassi, le verifiche e i risultati. La sezione finale contiene due sottocapitoli che descrivono i controlli eseguiti per verificare che l'EN sia idonea, rispettivamente, per i pagamenti e per il trattamento automatico.

La maturità in materia di fatturazione elettronica a livello nazionale è determinata dai tassi di adozione applicati nel settore pubblico e privato, dall'esistenza di un mercato competitivo per i servizi e le soluzioni di fatturazione elettronica e dal livello di capacità organizzativa e predisposizione alle TI. L'impatto dell'EN, in termini di costi e complessità, sarà minore negli Stati membri con livelli elevati di maturità. Sarà maggiore negli Stati membri in cui l'adozione della fatturazione elettronica è modesta, il numero di fornitori di soluzioni e servizi è limitato e l'infrastruttura informatica nazionale non è molto avanzata.

I costi di attuazione per la fatturazione elettronica dipendono in ciascun paese principalmente da due variabili chiave: il livello di maturità e l'architettura adottata dal settore pubblico per la fatturazione elettronica.

L'EN è considerata flessibile, in quanto è possibile utilizzare gli elementi facoltativi, i campi di testo libero e gli elenchi di codici inclusi. Questo vantaggio potrebbe comportare tuttavia un'eccessiva proliferazione di specifiche principali per l'utilizzo della fattura (Core Invoice Usage Specifications – CIUS) e di estensioni. Le CIUS sono specifiche che mirano ad aiutare i responsabili dell'attuazione a risolvere gli aspetti pratici nella definizione dei sistemi informatici basati sull'EN. L'uso delle CIUS e delle estensioni dovrebbe essere monitorato e limitato, preferibilmente attraverso un'iniziativa europea coordinata, per garantire l'interoperabilità transfrontaliera.

Le autorità centrali, regionali e locali considerano essenziale il ruolo dell'ERP e dei fornitori di software. In particolare, l'attuazione dell'EN in modalità nativa nelle loro soluzioni ridurrà la necessità di convertire il formato, diminuendo notevolmente la complessità e i costi per gli utenti finali.

L'EN sulla fatturazione elettronica si basa su norme internazionali esistenti e ampiamente adottate in Europa. La decisione di limitare il numero di formati per attuare il modello semantico dei dati degli elementi essenziali di una fattura a UBL 2.1 e UNCEFACT/CII determinerà una ulteriore semplificazione, in quanto si tratta di due sintassi molto comuni e già in utilizzo nel mercato. La maggior parte delle amministrazioni aggiudicatrici consultate per il presente studio darà priorità al sostegno di una sola sintassi, UBL 2.1.

L'impatto dell'EN dipenderà anche dalla legislazione nazionale, dalla politica e dalle relative prescrizioni. La definizione di una strategia per attuare la direttiva 2014/55/UE (da un livello minimo di osservanza della direttiva a una completa automazione del processo di fatturazione) e la pianificazione della sua diffusione a livello nazionale andranno a beneficio dei governi. Alcuni paesi hanno avuto esperienze positive con queste strategie. Ai fornitori del settore pubblico può essere imposto l'uso della fatturazione elettronica, compreso l'utilizzo di formati specifici.

Negli appalti pubblici si possono individuare due diverse architetture per la fatturazione elettronica che sono già in vigore nella maggior parte degli Stati membri, vale a dire:

·un hub centrale (o una combinazione di più hub) che riceve tutte le fatture elettroniche dai fornitori e le trasmette all'amministrazione aggiudicatrice/ente aggiudicatore competente (sistema centralizzato); oppure

·un sistema distribuito mediante cui le fatture elettroniche devono essere mandate dai fornitori direttamente all'amministrazione aggiudicatrice/ente aggiudicatore competente (sistema distribuito).

Gli Stati membri con un elevato livello di maturità in materia di fatturazione elettronica sono caratterizzati da alti tassi di adozione, da un ambiente competitivo di fornitori che offrono soluzioni e servizi per la fatturazione elettronica e da un'elevata capacità organizzativa e predisposizione alle TI.

Gli Stati membri con un'architettura di fatturazione elettronica decentrata e matura si affideranno ai fornitori di soluzioni e servizi di fatturazione elettronica per aggiornare i loro sistemi a sostegno dell'EN e offrire soluzioni competitive a enti pubblici e privati di tutte le dimensioni. In questo scenario, si prevede che l'impatto dell'attuazione dell'EN sarà basso o moderatamente basso, a seconda della situazione. Il costo per l'aggiornamento dei sistemi sarà a carico dei fornitori di servizi e quindi degli utenti finali (le amministrazioni aggiudicatrici e i loro fornitori). Esso sarà marginale se i fornitori di servizi appoggiano norme che sono già allineate all'EN, in caso contrario sarà relativamente più alto. Tutti i venditori ERP e i fornitori di servizi di fatturazione elettronica consultati per lo studio hanno dichiarato che offriranno soluzioni conformi all'EN in base alla domanda di mercato. Tuttavia, il costo per l'attuazione dell'EN vedrà un aumento se troverà applicazione un numero elevato di estensioni a livello nazionale e settoriale, riducendo considerevolmente i vantaggi di una norma comune.

Negli Stati membri in cui sussiste un'architettura di fatturazione elettronica centralizzata e matura, l'impatto dell'EN sugli utenti finali sarà generalmente contenuto. Qualsiasi modifica necessaria per sostenere l'EN e il relativo costo ricadranno principalmente sui soggetti che gestiscono il sistema centrale di fatturazione elettronica. In Francia, ad esempio, il sistema in vigore da gennaio 2017, Chorus Pro, si basa sull'attuazione di una soluzione condivisa per tutti i fornitori (sia pubblici che privati) del settore pubblico. l'EN non avrà alcuna incidenza sulla pubblica amministrazione (di dimensioni ridotte), dato che Pro Chorus è fornito gratuitamente alle amministrazioni o ai fornitori. l'EN non perturba inoltre le PMI, in quanto queste possono continuare a inviare fatture in formato PDF alle amministrazioni pubbliche.

Le amministrazioni aggiudicatrici di piccole dimensioni decideranno il livello di investimenti e l'automazione del processo dei servizi e delle soluzioni di fatturazione elettronica che utilizzeranno sulla base di criteri nazionali e scelte imprenditoriali. Il costo di acquisto dell'EN dal CEN non è considerata una questione importante, ma lo è invece la disponibilità di informazioni a titolo gratuito attraverso il CEF e il CEN relative alla norma europea e ai suoi prodotti ausiliari.

Gli Stati membri con un livello basso di maturità in materia di fatturazione elettronica e un'architettura decentrata dovranno affrontare delle sfide per garantire l'adozione e l'attuazione dell'EN. Tuttavia, queste sfide possono essere attenuate, se il governo fornirà orientamenti e regole chiari, quali il ricorso alle norme. Inoltre, la consapevolezza, il sostegno, la sponsorizzazione di alto livello, la formazione, i centri di competenza e i servizi condivisi svolgeranno un ruolo importante nel promuovere l'uso dell'EN. In questo scenario, si prevede che l'impatto dell'EN e i relativi costi saranno significativi. A meno che le amministrazioni aggiudicatrici scelgano l'opzione di ricorrere a servizi condivisi, che ridurrebbero enormemente e mutualizzerebbero i costi, o di applicare una politica di riutilizzo e condivisione, l'impatto sul loro bilancio sarà inevitabile. Negli Stati membri con un livello basso di maturità in materia di fatturazione elettronica che scelgono di attuare un sistema centralizzato, l'impatto dell'EN dipenderà dalle disposizioni nazionali e dal livello di preparazione del settore pubblico e privato. I paesi che hanno imposto l'uso di norme che erano già allineate all'EN non dovranno affrontare sfide tecniche di rilievo. Se il livello di preparazione è elevato, l'adozione della fatturazione elettronica aumenterebbe in modo corrispondente. Le amministrazioni aggiudicatrici saranno sostenute e coadiuvate attraverso il sistema centralizzato; i fornitori invece si affideranno agli operatori commerciali e in alcuni casi saranno offerti servizi a titolo gratuito per un numero limitato di fatture. Tuttavia, per realizzare questi benefici, è necessario che l'autorità centrale fornisca un certo investimento per istituire un sistema centrale.

5.Impatto su parti interessate specifiche

Impatto sulle amministrazioni aggiudicatrici di dimensioni ridotte

I colloqui con le autorità locali e regionali indicano che:

·il ricorso alle norme è fondamentale per le autorità locali al fine di ridurre i costi;

·il modo più comune per attuare l'EN è presumibilmente attraverso l'aggiornamento dei sistemi ERP (Entreprise Resource Planning) che supportano nativamente la norma;

·fino a quando si potranno evitare le estensioni, l'EN dovrebbe essere poco costosa per tutte le amministrazioni pubbliche.

Si ritiene pertanto che i vantaggi derivanti dalla semplificazione delle procedure di pagamento saranno superiori ai costi contenuti di attuazione.

Come menzionato in precedenza, la direttiva 2014/55/UE si applica esclusivamente agli appalti di valore superiore alle soglie dell'UE, limitando così il numero di amministrazioni aggiudicatrici più piccole interessate da tale obbligo. In linea generale, saranno le amministrazioni aggiudicatrici a decidere il livello di automazione e complessità IT dei loro sistemi, nonché gli investimenti che sono disposti a fare. Questo dipenderà dalle scelte imprenditoriali e dai criteri nazionali. Il finanziamento fornito da CEF Telecom è considerato uno strumento utile per sostenere l'attuazione dell'EN.

Impatto sulle PMI

La direttiva non impone alcun obbligo ai soggetti privati di utilizzare la fatturazione elettronica, sebbene le norme nazionali la possano rendere obbligatoria. Tuttavia, qualora essi decidano di utilizzare la fatturazione elettronica negli appalti, l'EN avrà un effetto positivo sulle PMI, in quanto si eviterà che le pubbliche amministrazioni di paesi diversi richiedano specifiche di fatturazione elettronica differenti. In alcuni Stati membri i servizi di fatturazione elettronica sono offerti gratuitamente alle PMI per un numero limitato di fatture. In Italia questo servizio, compresa la l'archiviazione elettronica, è erogato dalla Camera di commercio.