[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 18.02.2005

COM(2005) 52 definitivo

RELAZIONE DELLA COMMISSIONE

Sintesi:Relazione sugli archivi nell’Unione europea allargataPossibilità di azioni future: priorità

A. CONTESTO

Facendo seguito alla richiesta del Consiglio dei ministri dell’Unione europea, e segnatamente alla risoluzione del 6 maggio 2003 (2003/C 113/02) sugli archivi negli Stati membri – soprattutto il punto 8, lettere a), b), c), d), e) e il punto 9, la presente sintesi esamina la situazione degli archivi pubblici negli Stati membri tenendo conto dell’allargamento dell’Unione europea e dei probabili sviluppi per quanto riguarda la gestione dei documenti e degli archivi e i servizi di archivio nel futuro. Formula proposte per migliorare la gestione dei documenti e degli archivi e i servizi pubblici per i cittadini dell’Unione europea tenendo conto delle nuove tecnologie.

Sulla base dei capitoli della presente relazione stilata dal gruppo di esperti nazionali, vengono proposte le seguenti azioni prioritarie insieme ad una serie di altre proposte d’azione che gli Stati membri e le istituzioni dell’UE dovranno esaminare e mettere in pratica nei prossimi tre anni. Le proposte d’azione prioritarie si trovano all’inizio di ciascun capitolo e sono riunite in una tabella nell’allegato 3 alla presente relazione.

Le proposte d’azione prioritarie sono esposte qui di seguito in forma sintetica. Esse comprendono misure per prevenire, limitare o riparare i danni ai documenti o la perdita di archivi provocati da catastrofi naturali o di altra natura, per migliorare la conservazione dei documenti e degli archivi, compresi gli edifici che ospitano gli archivi, per rafforzare la collaborazione al fine di stabilire l’autenticità e di conservare a lungo termine e rendere accessibili documenti e archivi elettronici. Vengono inoltre suggerite misure per prevenire i furti negli archivi e accordi da prendere per il recupero dei documenti rubati. Viene sottolineata l’importanza del contributo degli archivi al funzionamento democratico delle nostre società mediante adeguate leggi e normative. Infine, si propone la creazione di un portale UE per l’accesso al patrimonio archivistico della nuova Europa allargata. Tutti questi interventi devono essere attuati sulla base del coordinamento e dello scambio di informazioni e buone pratiche a livello europeo e con gli Stati membri. Di tale coordinamento si occuperà un comitato ufficiale all’uopo costituito.

È stato tenuto conto del fatto che è auspicabile una maggiore integrazione delle azioni proposte con altri piani d’azione a livello europeo.

B. RIASSUNTO DELLE PRINCIPALI AZIONI PROPOSTE

Azione prioritaria n. 1

Conservazione degli archivi in Europa e prevenzione dei danni (Risoluzione del Consiglio del 6.5.2003, punto 8, lettera c), 1

1.1 Misure per la prevenzione dei danni agli archivi causati da catastrofi naturali o di altro tipo:

- elaborare un piano d’azione per prevenire e riparare i danni provocati dalle catastrofi;

- indagare sulla possibilità di creare laboratori centrali e specializzati per far fronte alle situazioni di emergenza transfrontaliere;

- istituire gruppi di reazione rapida per la valutazione dei danni.

1.2 Conservazione e riparazione dei documenti e degli archivi:

- consolidare le misure di coordinamento e gli scambi di competenze per elaborare un programma dell’UE per la riparazione dei documenti e degli archivi danneggiati in Europa

- edifici destinati agli archivi; aggiornamento ed applicazione di norme e specifiche a livello nazionale ed europeo per il rinnovamento degli edifici degli archivi e dei depositi negli edifici governativi o in nuovi edifici ad opera di un gruppo di lavoro interdisciplinare composto da rappresentanti degli Stati membri e delle istituzioni della UE.

Azione prioritaria n. 2

Consolidamento della cooperazione interdisciplinare a livello europeo nel settore dei documenti ed archivi elettronici (Risoluzione del Consiglio del 6.5.2003, punto 8, lettera c), 2)

2.1. Intensificare la cooperazione europea per stabilire l’autenticità, per conservare a lungo termine e rendere accessibili i documenti e gli archivi elettronici,

2.2. Aggiornare ed estendere gli attuali requisiti per la creazione di sistemi di gestione di documenti (record) elettronici come MoReq per una migliore gestione dell’amministrazione pubblica affinché il documento diventi la norma e/o la specifica ufficiale nell'Unione europea. Si tratta di una misura che riguarda tutti gli Stati membri e soprattutto i nuovi Stati.

2.3. Potenziamento della rete DLM e del forum/gruppo di interesse economico europeo (GIEE). Sono necessarie risorse finanziarie per il proseguimento dei lavori, per le traduzioni e per l’organizzazione del forum DLM a Budapest nel 2005.

Azione prioritaria n. 3

Costituzione e gestione di un portale Internet per l’accesso ai documenti e agli archivi europei (Risoluzione del Consiglio del 6.5.2003, punto 8, lettere b) e e)

3.1. Creare un portale Internet per l’accesso dei cittadini dell’UE ai documenti e agli archivi.

Considerata l’evoluzione di Internet e il fatto che alcuni Stati membri riescono (si veda la parte 6 della relazione) a fornire tali informazioni a milioni di cittadini, giovani e bambini, dovrebbe essere ideato e creato un portale. Ciò è in linea con gli sviluppi del mondo europeo dell'informazione.

La creazione di tale portale, insieme al miglioramento delle sale di lettura, permetterà di fornire un migliore accesso alle risorse d’archivio a fini di ricerca, studio e informazione.

Azione prioritaria n. 4

Legislazione comunitaria e nazionale relativa alla gestione e all’accesso ai documenti e agli archivi (Risoluzione del Consiglio del 6.5.2003, punto 8, lettere a) e d)

4.1. Dal momento che le proposte legislative sia nazionali che comunitarie hanno spesso implicazioni impreviste per la gestione dei documenti e degli archivi, è fondamentale per i cittadini degli Stati membri che tutte queste implicazioni siano note quanto prima per agevolare la conservazione e l’accesso ai documenti e agli archivi. Pertanto, è opportuno esaminare i progetti legislativi relativi a documenti ed archivi e le leggi correlate sia a livello europeo che nazionale al fine di permettere agli archivisti europei di contribuire, se del caso, con le proprie competenze.

4.2. In tale ottica è necessario poter disporre di: uno studio approfondito della legislazione in materia di archivi e delle leggi correlate sia a livello dell'UE che a livello nazionale; una banca dati sulla legislazione in materia di archivi e le leggi correlate nell’UE; la traduzione delle legislazioni nazionali in materia di archivi e delle leggi correlate in inglese, francese e tedesco e, ove opportuno, in altre lingue ufficiali dell’UE da parte degli archivi nazionali interessati al fine di promuovere una migliore comprensione reciproca di tale legislazione. Tale proposta tiene conto del lavoro che stanno attualmente svolgendo il Consiglio d’Europa e la sezione europea del Consiglio internazionale degli archivi (Eurbica) e si pone l’obiettivo di sistematizzarlo.

Azione prioritaria n. 5

Furto di documenti d’archivio

5.1. Occorre esaminare e perfezionare le misure contro il furto di documenti d’archivio e per promuovere il recupero dei documenti rubati nell’UE.

Elaborare un piano d’azione sulla base di un questionario al fine di proporre dei miglioramenti.

C. COSTITUZIONE DI UN COMITATO UFFICIALE di ARCHIVISTI (Risoluzione del Consiglio del 6.5.2003, punto 8, lettere d), e) e punto 9

6.1. Costituire un gruppo ufficiale di archivisti degli Stati membri dell’UE e delle istituzioni dell’UE. Il comitato sarebbe responsabile dello scambio di informazioni e migliori pratiche e dovrebbe provvedere, sulla base del consenso e nel rispetto del principio di sussidiarietà, a migliorare il coordinamento dei lavori d’archivio in Europa come descritto sopra. I membri del comitato dovrebbero riunirsi due volte all’anno o in funzione delle necessità.

6.2. Istituire un programma per i primi tre anni per affrontare i problemi sollevati dalla risoluzione del Consiglio dei ministri (6 maggio 2003), per valutare i progressi e divulgare i risultati e i miglioramenti per quanto riguarda le buone pratiche ad uso degli Stati membri e delle istituzioni dell’Unione europea.

6.3. Effettuare una valutazione alla fine dei tre anni al fine di riferire al Consiglio dei ministri dell’UE i risultati e le azioni di seguito previste.