Relazione speciale n. 9/2001

sul programma "Formazione e mobilità dei ricercatori", corredata delle risposte della Commissione

(presentata in virtù dell'articolo 248, paragrafo 4, secondo comma, del trattato CE)

(2001/C 349/01)

INDICE

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ELENCO DEGLI ACRONIMI

TMR Training and Mobility of Researchers (Formazione e mobilità dei ricercatori)

DG RICERCA Direzione generale della ricerca

4PQ Quarto programma quadro

MCFA Marie Curie Fellowship Association (Associazione dei borsisti Marie Curie)

IHP Improving Human Potential (Accrescere il potenziale umano di ricerca)

CORDIS Community Research & Development Information Service (Servizio comunitario di informazione in materia di Ricerca e Sviluppo)

SINTESI

I. La presente relazione analizza la qualità dei sistemi di gestione della Commissione utilizzati per l'attuazione del programma "Formazione e mobilità dei ricercatori" (TMR - Training and Mobility of Researchers) come parte del quarto programma quadro (1994-1998). Vengono esaminate in particolare le procedure per la selezione delle proposte e i sistemi di gestione per la sorveglianza dei contratti (cfr. i paragrafi 1-8).

II. Le procedure applicate per la valutazione delle proposte non sono state, talvolta, trasparenti; mancavano inoltre resoconti dettagliati delle delibere che hanno condotto alle decisioni. L'assegnazione delle proposte ai valutatori potrebbe dar luogo a potenziali confusioni di interessi (cfr. i paragrafi 9-15). La Corte raccomanda un miglioramento delle procedure vigenti e una loro rigorosa applicazione (cfr. il paragrafo 41).

III. Nel caso dell'attività "Reti di ricerca", è risultato che alcuni organismi non applicavano i criteri di ammissibilità previsti per i ricercatori. Sono state assunte persone che avevano già beneficiato di borse di studio della Commissione per l'esecuzione di un progetto (cfr. i paragrafi 16-17). La Commissione dovrebbe svolgere controlli incrociati per evitare che tali situazioni si riproducano (cfr. il paragrafo 42).

IV. Sono state riscontrate lacune nelle procedure per stabilire i costi unitari per l'attività "Accesso alle grandi strutture". Dai documenti probatori risulta che i contraenti avrebbero consultato unicamente gli agenti scientifici della Commissione, e non gli agenti dei servizi finanziari, al momento di fissare il costo giornaliero per utente (cfr. il paragrafo 21). Sarebbe opportuno richiedere la consulenza degli agenti finanziari prima di concordare il costo unitario per utente e conservare la relativa documentazione (cfr. il paragrafo 44). Inoltre, la valutazione intermedia da parte di esperti esterni è stata condotta in momenti non opportuni (cfr. il paragrafo 22). Essa dovrebbe essere svolta tenendo conto della durata effettiva dei contratti (cfr. il paragrafo 45).

V. Il tasso di successo delle proposte presentate per le borse Marie Curie variava in misura significativa in funzione della procedura seguita dal potenziale borsista (cfr. il paragrafo 24). La gestione delle borse Marie Curie dovrebbe essere accentrata presso il servizio competente per il programma TMR, dove sono stati osservati notevoli miglioramenti a livello della gestione (cfr. il paragrafo 46).

VI. La Commissione non verifica sistematicamente il rispetto di tutti i criteri da essa stabiliti per le euroconferenze, i corsi di formazione pratica e i corsi estivi. Inoltre, non vengono fornite informazioni sulle sponsorizzazioni concesse a questi eventi da altri enti (cfr. i paragrafi 29-30). Occorre modificare le procedure in modo da assicurare lo svolgimento di tali verifiche (cfr. il paragrafo 49).

VII. Dai risultati dell'indagine emerge che i beneficiari/contraenti sono in media soddisfatti del servizio ricevuto dalla Commissione (cfr. i paragrafi 32-36).

INTRODUZIONE

Le attività di ricerca nel campo della formazione e della mobilità dei ricercatori

1. Ai sensi dell'articolo 163 del trattato, la politica della Comunità in materia di ricerca mira a rafforzare le basi scientifiche e tecnologiche dell'industria comunitaria e a favorire lo sviluppo della sua competitività internazionale. La strategia della Comunità nel campo della ricerca e dello sviluppo tecnologico è definita da programmi quadro e attuata dalla Commissione mediante programmi specifici. Il quarto programma quadro(1) (1994-1998) è tuttora in corso di attuazione, mentre il quinto programma quadro(2) (1998-2002) ha avuto inizio con la decisione del Parlamento europeo e del Consiglio del 22 dicembre 1998. Nel quarto programma quadro (4PQ), "l'incentivazione della formazione e della mobilità dei ricercatori" era una delle quattro azioni selezionate; ad essa erano stati assegnati 792 milioni di euro su un bilancio complessivo di 11879 milioni di euro per il quarto programma quadro (cfr. la tabella 1). Il Consiglio ha adottato una decisione(3) su "un programma specifico di ricerca e sviluppo tecnologico e di dimostrazione nel settore della formazione e della mobilità dei ricercatori".

Tabella 1

Ripartizione del bilancio del quarto programma quadro per azione

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Fonte:

Commissione europea

Obiettivi e bilancio del programma TMR

2. Il programma TMR è suddiviso in tre attività interdipendenti (reti di ricerca, accesso alle grandi strutture, formazione mediante la ricerca), cui si aggiunge un'attività per l'attuazione di misure di accompagnamento destinate a migliorare la comunicazione tra i ricercatori stessi e tra questi ultimi e l'industria, ad incoraggiare i giovani ricercatori e a pubblicare i risultati e le realizzazioni del programma.

3. L'attività "Reti di ricerca" mira a consentire ai ricercatori di cinque o più équipe di ricerca in almeno tre paesi di riunire le proprie attività in un progetto comune di ricerca e di costituire così gruppi capaci di svolgere attività di ricerca di qualità più elevata. L'attività "Accesso alle grandi strutture" riguarda i grandi impianti che, in ragione della loro unicità o scarsità all'interno della Comunità, degli alti costi di investimento o di manutenzione e della loro importanza per la ricerca, giustificano un notevole impegno a livello comunitario. Viene finanziato l'utilizzo di queste strutture, di modo che i ricercatori di altri stati possano accedere ad impianti in precedenza non disponibili. L'attività "Formazione mediante la ricerca" (poi ribattezzata "Borse Marie Curie") intende consentire a ricercatori europei di seguire attività di formazione o di specializzazione al di fuori dei rispettivi paesi d'origine.

4. Le misure di accompagnamento vengono adottate per contribuire agli obiettivi del programma riguardo all'incentivazione della mobilità e della formazione dei ricercatori; al tempo stesso, esse costituiscono uno strumento adeguato per la divulgazione delle informazioni sulle condizioni e sulle procedure da seguire per la partecipazione alle varie attività del programma e per la diffusione dei risultati. Si tratta di euroconferenze, di corsi di formazione pratica e di corsi estivi.

5. Il programma TMR è gestito da una unità presso la DG ricerca composta da quattro servizi comprendenti, al 31 dicembre 1999, 59 agenti.

6. Il bilancio per le quattro principali azioni del programma è stato modificato successivamente all'adesione di Austria, Finlandia e Svezia. La tabella 1 mostra la ripartizione del bilancio tra queste quattro azioni. L'importo totale impegnato e pagato ogni anno è indicato nella tabella 2. Il principale dato che si può trarre da queste cifre è una sottoesecuzione degli stanziamenti di pagamento nei primi anni del 4PQ.

7. La tabella 3 mostra l'importo del bilancio TMR utilizzato per le spese amministrative e per il personale dal 1995 al 1999. La decisione del Consiglio stabilisce un massimale a tali spese, pari al 5,6 % del bilancio totale. Dai dati indicati risulta che la Commissione ha rispettato tale limite.

Tabella 2

Esecuzione del bilancio - Formazione e mobilità dei ricercatori

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Fonte:

Commissione europea

Tabella 3

Formazione e mobilità dei ricercatori - Spese amministrative

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Fonte:

Commissione europea.

Il controllo della Corte

8. Il controllo è stato incentrato sull'analisi dei sistemi di gestione utilizzati dai servizi amministrativi, a livello sia della Commissione che del contraente, per l'attuazione del programma e sull'esame della qualità della relativa gestione. Il controllo mirava principalmente a valutare l'efficacia e l'efficienza del programma TMR. Sono state controllate le procedure applicate per la selezione dei contratti ed si è proceduto ad una verifica riguardo alle carenze denunciate da una precedente relazione della Corte(4) in questo settore. Sono stati svolti dieci controlli in loco in sei paesi della Comunità, nel corso dei quali sono stati controllati 19 beneficiari del programma coinvolti in 51 contratti. Infine, attraverso controlli in loco e un'indagine per corrispondenza, sono state ottenute informazioni sui contraenti/beneficiari che hanno preso parte al programma e sul loro grado di soddisfazione riguardo al servizio fornito dalla Commissione.

SELEZIONE DELLE PROPOSTE

Metodologia di controllo e risultati generali

9. Sono state controllate le proposte pervenute a seguito di specifici inviti a presentare proposte, al fine di stabilire se le procedure scritte fossero state seguite correttamente e se le modalità di selezione effettivamente applicate fossero trasparenti. Le proposte provengono da organismi e da singoli cittadini di tutti gli Stati membri e degli stati associati. La percentuale di proposte accettate varia a seconda delle attività e degli inviti.

10. Ogni proposta presentata viene innanzitutto esaminata da due fino a cinque esperti incaricati della valutazione (chiamati "Primary Reviewers") selezionati dalla Commissione. A ciascuna proposta viene assegnato un punteggio globale preliminare che è generalmente la media dei punteggi attribuiti dai suddetti valutatori. In un secondo tempo, i "Primary Reviewers" si riuniscono per discutere i risultati delle valutazioni. Nel corso di tali riunioni ("panel meetings"), i singoli punteggi globali preliminari possono essere modificati in base a specifiche procedure scritte. L'elenco finale stilato in esito a queste riunioni viene presentato alla Commissione. Nei casi esaminati dalla Corte, i verbali sintetici non includono però le delibere che hanno condotto alla compilazione dell'elenco finale. La decisione finale in merito alla selezione delle proposte spetta alla Commissione.

11. Nella pratica, i metodi adottati per la valutazione delle proposte variavano da un'attività all'altra. Carenze sono state riscontrate in tutte le attività: mancanza di documenti in cui vengono motivate le decisioni dei valutatori, coinvolgimento di alcuni di essi nelle proposte che sono stati chiamati a valutare. È stato riscontrato che in alcuni casi un esperto ha valutato una proposta in cui era coinvolto il suo datore di lavoro/associazione.

Reti di ricerca

12. Per quanto riguarda l'attività "Reti di ricerca", le graduatorie riportate nei verbali sintetici delle riunioni dei "panel" non corrispondevano ai punteggi globali attribuiti a ciascuna proposta e riportati nei verbali. La valutazione delle proposte si è svolta secondo la procedura stabilita, ma ciò non risulta completamente dal verbale, in quanto le delibere del "panel" sono documentate solo in parte. Il verbale riporta le modifiche operate dai Primary Reviewers per assicurare, all'occorrenza, la coerenza tra i punteggi attribuiti da ciascuno alle varie proposte prima della discussione plenaria. Non riporta però l'ulteriore adeguamento del punteggio attribuito a talune proposte a seguito della discussione plenaria (nel "panel"). Questa omissione determina effettivamente un'apparente incoerenza tra la graduatoria finale, risultante dalle delibere del "panel", e i singoli punteggi attribuiti ad alcune proposte. Essa denota, in ogni caso, una mancanza di rigore nella stesura del verbale delle delibere, che non inficia in alcun modo il risultato della valutazione (l'elenco delle proposte che il "panel" propone alla Commissione di finanziare, in ordine di priorità). Complessivamente, la Commissione ha finanziato 13 proposte sulla base delle raccomandazioni di questo "panel".

Accesso alle grandi strutture

13. Per l'attività "Accesso alle grandi strutture", in 13 casi su 61 non sono state rispettate le istruzioni dettagliate ed esplicite in base alle quali doveva essere stilata la graduatoria delle proposte. Di conseguenza, nelle graduatorie preliminari 10 proposte sono state collocate in posizioni migliori rispetto a quanto indicato dalla valutazione. Di queste 10, sei sono state finanziate. Non sono disponibili documenti che giustifichino queste posizioni migliori in graduatoria.

Proroghe dei contratti

14. A seguito del terzo invito a presentare proposte bandito nel 1997 per questa attività, sono pervenute nuove proposte da parte di contraenti esistenti, i quali richiedevano ulteriori finanziamenti per favorire l'accesso alle strutture. Trentotto di queste sono state selezionate. Invece di stipulare nuovi contratti per le proposte in causa, sono state firmate rettifiche che prorogavano la validità dei contratti iniziali preesistenti, nonché il contributo finanziario. Questa procedura è stata adottata per consentire di utilizzare integralmente la dotazione disponibile. In futuro, la Commissione dovrebbe fare in modo che ciò non si ripeta e ottenere un parere scritto dal proprio servizio giuridico sulle procedure corrette da applicare. Inoltre, in questi contratti sono state rilevate due diverse forme di sovrapposizione. La prima riguarda la durata dei contratti: un periodo tra uno e nove mesi coperto dal primo contratto è stato incluso anche nella proroga concessa con il contratto rettificativo. Questa sovrapposizione mirava ad evitare che questi "nuovi contratti" avessero inizio dopo la fine del 4PQ. Il secondo tipo di sovrapposizioni riguarda il finanziamento supplementare: in alcuni casi, le dichiarazioni di spesa relative a periodi coperti dai contratti iniziali sono state finanziate con fondi supplementari destinati a periodi successivi. Tale situazione non è stata determinata dai contraenti, ma da una errata interpretazione del contratto da parte dei servizi della Commissione interessati. L'importo totale pagato ai contraenti per la durata del contratto era corretto, ma a causa dell'errata interpretazione di cui sopra, alcuni importi sono stati pagati prima del dovuto.

15. Dall'analisi delle proposte presentate nel 1995 e nel 1997 per i contratti di cui sopra, è emerso che, per 27 proposte su 38, uno dei valutatori si è occupato della stessa proposta in entrambi i periodi di valutazione. In uno di questi casi, gli stessi due valutatori avevano valutato le proposte nel 1995 e nel 1997 (nel 1997 aveva partecipato anche un terzo valutatore). Dall'analisi delle relazioni annuali su questi contratti per gli anni 1996-2000, risulta che in 11 casi uno dei valutatori era legato al contraente. In sette casi, il valutatore faceva parte del comitato di esperti incaricato della selezione degli utenti del contraente mentre, negli altri quattro, era anch'esso utente della struttura e quindi beneficiario del finanziamento della Commissione. In un caso specifico, entrambi i valutatori del 1997 utilizzavano la struttura di cui dovevano curare la valutazione, rispettivamente, nel 1997 e 1998, e nel 1997 e 1999. I valutatori suddetti usufruivano addirittura dell'accesso finanziato a questa struttura nel 1997 nelle quattro settimane in cui si sono svolte le valutazioni. Uno di questi ha dovuto lasciare temporaneamente la struttura per partecipare ad una riunione di valutatori a Bruxelles. In tutti questi casi potrebbe prodursi una confusione di interessi che le procedure della Commissione dovrebbero evitare.

CONTROLLO DEI CONTRATTI E DELLA GESTIONE

Reti di ricerca

16. Nell'attività "Reti di ricerca" (nota anche come "Reti di formazione alla ricerca"), il finanziamento delle spese per i ricercatori ospiti viene concesso in presenza di diversi requisiti, due dei quali sono:

a) la nomina del ricercatore deve essere temporanea e per un periodo di tempo determinato a decorrere dalla data di inizio del contratto,

b) il ricercatore non deve essere cittadino dello stato in cui ha sede il contraente che lo assume e non deve aver svolto la sua normale attività in quello stato per più di 18 mesi nei 24 mesi precedenti l'assunzione.

17. Durante i controlli in loco, sono emersi casi di ricercatori, già beneficiari di borse, che sono stati dichiarati ricercatori ospiti nell'attività "reti di ricerca" anche se avevano trascorso fino a 36 mesi precedenti la nomina presso la stessa organizzazione. Questi ricercatori non potevano quindi essere ammessi con la qualifica di "ricercatori ospiti".

18. Un problema comune emerso dai controlli in loco e dall'indagine è la difficoltà incontrata dai contraenti nell'assumere ricercatori per attuare il progetto. Molti avevano frainteso le istruzioni e pensavano di dover pubblicizzare i bandi soltanto su Cordis, per cui hanno ricevuto solo pochissime domande. Inoltre molti contraenti, non soltanto quelli interessati all'attività "reti di ricerca", hanno criticato il sito Internet di Cordis, ritenuto troppo ricco di informazioni e di difficile impiego. Molti organismi, perciò, hanno evitato di utilizzarlo a meno che non fosse strettamente necessario.

Accesso alle grandi strutture

19. Nel contratto tipo per l'attività "Accesso alle grandi strutture", i costi ammissibili sono distinti in due categorie ai fini delle dichiarazioni di spesa: spese di viaggio e di soggiorno e costo di utilizzazione per utente.

20. Le spese di viaggio e di soggiorno possono essere coperte dal contratto conformemente alle normali regole e procedure interne adottate dal contraente. Perciò, se il sistema adottato dal contraente è inadeguato, e dal momento che non sussistono i requisiti minimi stabiliti dalla Commissione, è estremamente difficile verificare la fondatezza di tali costi. In alcuni casi, non erano disponibili documenti giustificativi delle spese. Inoltre, nei casi in cui gli utenti delle strutture avevano omesso di verificare se gli organismi di provenienza avessero rimborsato loro le spese di viaggio e soggiorno, vi è stato un doppio finanziamento. Un docente universitario è stato deferito di fronte ad una commissione disciplinare come diretta conseguenza della situazione sopra descritta.

21. Per la maggior parte di questi contratti, il costo giornaliero per utente praticato era stato stabilito congiuntamente dalla Commissione e dal contraente ed era espresso in ECU/giorno. La Commissione era quindi esposta ad un rischio di cambio ridotto e la verifica delle dichiarazioni di spesa risultava più agevole in quanto i tassi di cambio erano stati decisi in anticipo. Tuttavia, non risulta che i responsabili scientifici abbiano chiesto la consulenza degli agenti dei servizi finanziari al momento di fissare i costi di utilizzazione. Poiché tali costi hanno assorbito una quota consistente dei fondi (in alcuni casi fino al 95 % di un contratto con un contributo massimo della Commissione di 2 milioni di ecu), era fondamentale che fossero stabiliti ad un livello equo e preciso. Le norme per calcolare i costi giornalieri per utente precisano che tutti i costi devono essere calcolati conformemente ai principi contabili relativi ai costi storici. Dai controlli è emerso che la maggior parte dei contraenti aveva dichiarato i costi effettivi al momento di stabilire il costo di utilizzazione per utente; un numero ridotto, invece, si era basato su calcoli errati. Ad esempio, per un contratto presso il Centro comune di ricerca, il calcolo del costo per utente era di fatto basato su stime, per cui il costo per utente stabilito dal contratto superava di oltre il 30 % l'importo che sarebbe stato giustificato in base ai costi storici. La DG Ricerca sta attualmente svolgendo indagini in proposito.

22. Tutti i contratti di importo superiore ad 1 milione di euro per questa attività devono essere oggetto di una valutazione intermedia. Tale valutazione è stata condotta nel 1998 su tutti i contratti, indipendentemente dal loro valore. Per i contratti avviati nel 1998, la valutazione è giunta con troppo anticipo in quanto molti di essi erano operativi soltanto da due o tre mesi ed era ancora in corso la valutazione delle domande di accesso. Per altri contratti con scadenza nel 1998, la valutazione è stata effettuata troppo tardi, per cui è stato impossibile migliorare quegli aspetti su cui erano state espresse critiche prima della fine del contratto. I soli contratti per i quali la valutazione è stata svolta al momento giusto erano i 38 contratti prorogati di cui ai paragrafi 14-15.

Formazione mediante la ricerca (Borse Marie Curie)

Seguito dato a precedenti osservazioni

23. Dalla precedente relazione della Corte in questo settore, sono stati compiuti sforzi per migliorare la gestione di questa attività. Una delle principali critiche riguardava il mancato sollecito da parte della Commissione nei casi in cui i borsisti non presentavano le relazioni scientifiche. A tale riguardo sono stati riscontrati notevoli miglioramenti: i pagamenti sono stati subordinati al ricevimento delle relazioni e la Commissione invia automaticamente solleciti ai contraenti qualora non riceva le relazioni.

Decentramento della selezione e della gestione delle borse Marie Curie

24. Le borse Marie Curie sono disponibili per i ricercatori che ne presentano richiesta non solo nell'ambito del programma TMR, ma anche nel quadro di specifici inviti per i programmi tematici specifici previsti dal quarto programma quadro. Dall'analisi delle valutazioni delle borse Marie Curie è emerso che il tasso medio di accettazione delle domande nel quadro del programma TMR differiva notevolmente da quello registrato nei programmi tematici. In un caso, il divario era talmente ampio che le possibilità di successo sarebbero state tre volte superiori se il candidato avesse presentato la propria domanda nel quadro di un programma specifico piuttosto che nell'ambito del programma TMR.

Tassazione delle borse Marie Curie

25. L'imposta sui redditi è stata applicata alle borse Marie Curie in modo diverso a seconda dei paesi e addirittura delle circoscrizioni fiscali di uno stesso paese. La mancata armonizzazione tra le circoscrizioni fiscali di uno stesso paese rende difficile la determinazione, da parte della Commissione, dell'ammontare mensile della borsa per ciascun ricercatore ospite in quel paese e provoca notevoli differenze tra gli importi netti percepiti dai borsisti in questi paesi.

Associazione dei borsisti Marie Curie

26. L'Associazione dei borsisti Marie Curie (MCFA - Marie Curie Fellowship Association), costituita nel novembre 1997, è un'associazione internazionale di diritto belga senza scopo di lucro. L'obiettivo della MCFA, ai sensi del suo statuto, è di:

a) favorire il progresso della scienza in Europa;

b) creare una identità chiara e visibile per le borse Marie Curie;

c) promuovere e accrescere la fama delle borse Marie Curie;

d) migliorare i contatti e il flusso di informazioni tra i membri dell'associazione;

e) costituire un'interfaccia strutturata tra borsisti e mondo della ricerca, industria compresa;

f) sviluppare e promuovere la dimensione internazionale delle borse Marie Curie;

g) accrescere l'interesse e la comprensione della scienza presso il pubblico.

27. Il contributo della Commissione alla MCFA, finanziato tramite il programma TMR (cfr. la tabella 4), rappresenta la quasi totalità delle risorse dell'associazione.

Tabella 4

Sostegno della Commissione all'Associazione dei borsisti Marie Curie

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Fonte:

Commissione europea.

28. Dal controllo della MCFA è emersa una grave assenza di controlli sulla gestione. Non erano state istituite procedure finanziarie per il controllo dell'ammissibilità delle spese, per cui tutte le spese sostenute sono state considerate ammissibili al finanziamento della Commissione. Di conseguenza, una quota significativa dei fondi ricevuti dalla Commissione non sempre è stata spesa in modo efficace.

Misure di accompagnamento

29. Nel contratto tipo per le euroconferenze, i corsi di formazione pratica e i corsi estivi, veniva richiesto ai contraenti di garantire un equilibrio tra i ricercatori di età inferiore a 35 anni, provenienti dalle regioni meno favorite, di promuovere la partecipazione femminile ed incoraggiare il coinvolgimento dell'industria. Nelle dichiarazioni di spesa, invece, i contraenti dovevano soltanto dimostrare che i partecipanti alle conferenze avevano meno di 35 anni. Di conseguenza, non vi è modo di stabilire se anche gli altri criteri siano stati sottoposti ad una verifica sistematica.

30. Nel corso dei controlli in loco è stato rilevato che la Commissione non è l'unica fonte di finanziamento per queste conferenze e che in molti casi sono intervenuti altri sponsor. Tuttavia, nulla è stato fatto per assicurare che la somma del finanziamento comunitario e di quello degli sponsor non superasse il costo totale della manifestazione.

Controlli in loco da parte della Commissione

31. Nel periodo 1996-1999 non sono stati svolti controlli finanziari in loco sul programma TMR da parte della Commissione, né da agenti della Commissione né da contraenti esterni. È essenziale che un minimo di verifiche venga espletato nelle fasi iniziali di un programma, al fine di garantire che il contraente abbia adottato le procedure corrette e che tali procedure e gli obiettivi perseguiti siano realistici.

RISULTATI DELL'INDAGINE

32. Nel periodo settembre-dicembre 2000 sono stati inviati complessivamente 1896 questionari a contraenti partecipanti al programma TMR. I questionari sono stati inviati, in base ad un campionamento casuale, a tutte le categorie di contraenti/beneficiari, in tutti gli Stati membri e in tutti gli stati associati nell'ambito dei programmi quadro. Il numero di contratti oggetto dell'indagine e il valore degli stessi è riportato nella tabella 5. Sono pervenute 1372 risposte (72,36 %). La tabella 6 presenta un'analisi dei questionari inviati e delle risposte ricevute. I questionari avevano lo scopo di valutare l'operato della Commissione e l'utilità del programma TMR. Nella prima parte dei questionari, venivano richieste informazioni sulla partecipazione dei contraenti/beneficiari ai precedenti programmi quadro e sul loro coinvolgimento in altre attività del 4PQ. Venivano posti quesiti su ciascuna fase della procedura per la stipulazione del contratto, dall'invito a presentare proposte, l'elaborazione della proposta, la valutazione, la trattativa e la firma del contratto, alla stesura delle relazioni e alle procedure di pagamento. L'obiettivo era determinare il grado di soddisfazione dei contraenti/beneficiari. Infine, si chiedeva a questi ultimi se avrebbero partecipato al quinto programma quadro.

Tabella 5

Riepilogo dei progetti del programma TMR controllati (in loco/mediante questionario) per tipo e per valore

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Fonte:

Corte dei conti europea.

Tabella 6

Analisi dei questionari inviati e ricevuti

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte:

Corte dei conti europea.

33. La tabella 7 presenta i principali risultati di questa indagine. Molti intervistati hanno allegato ai questionari le loro osservazioni, consentendo così ulteriori approfondimenti sull'operato della Commissione e sul funzionamento del programma TMR.

34. Un punto che merita di essere sottolineato nei risultati riguarda l'attività "Accesso alle grandi strutture". Più della metà dei contraenti/beneficiari interpellati aveva già concluso contratti per questa attività nell'ambito dei precedenti programmi quadro e quasi tutti avevano già presentato una proposta nell'ambito del quinto programma quadro. È inoltre interessante notare che più della metà di coloro che hanno risposto riguardo a questa attività partecipavano anche ad altre attività del programma TMR.

35. Dai risultati emerge che i beneficiari sono in media soddisfatti del servizio ricevuto dalla Commissione. Gli aspetti sui quali è stata espressa minore soddisfazione sono gli inviti a presentare proposte e le procedure di selezione (44 %- 65 %).

36. L'aspetto di cui i beneficiari sono stati maggiormente soddisfatti sono le risposte fornite dal personale della Commissione alle loro richieste (62 %- 77 %).

Tabella 7

Risultati dell'indagine svolta in loco e per corrispondenza

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Fonte:

Corte dei conti europea.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

Conclusioni

Selezione delle proposte

37. La trasparenza delle procedure per la selezione delle proposte non era sempre evidente:

a) nell'assegnazione delle proposte ai valutatori potrebbero emergere potenziali confusioni di interesse e

b) non è disponibile una documentazione dettagliata delle delibere che hanno condotto alle decisioni adottate dal gruppo di valutatori ("panel").

Controllo dei contratti e della gestione

38. Nell'attività "Formazione mediante la ricerca" ("borse Marie Curie") la Commissione ha adottato provvedimenti significativi per migliorare la gestione del programma.

39. L'ampio divario, a livello dei tassi di accettazione delle proposte per quanto concerne le "borse Marie Curie", tra il programma TMR e programmi specifici tematici, non è soddisfacente e potrebbe nuocere alla reputazione di questo sistema di borse di studio.

40. Il servizio che gestisce le Borse Marie Curie nel quadro del programma TMR mostra come una unità centralizzata possa operare in modo efficiente ed efficace all'interno della Commissione.

Raccomandazioni

Selezione delle proposte

41. In relazione alle situazioni esposte al paragrafo 37, vengono proposte le seguenti procedure al fine di migliorare il sistema di valutazione:

a) Tutte le domande presentate da esperti interessati al ruolo di valutatori delle proposte dovrebbero essere vagliate per stabilire se il richiedente sia idoneo a svolgere tale compito. La decisione dovrebbe essere comunicata al richiedente. Le valutazioni dovrebbero essere affidate agli esperti rimasti sull'elenco. La successiva selezione dovrebbe essere basata sull'analisi del rischio di potenziali confusioni di interessi, in relazione ad aspetti quali l'istituto di provenienza, l'adesione ad associazioni e, in una certa misura, la nazionalità.

b) Nessun valutatore dovrebbe partecipare alla valutazione di una proposta presentata dall'organismo per il quale lavora. Tutte le valutazioni si dovrebbero svolgere in un unico edificio e i valutatori dovrebbero disporre di un periodo di tempo determinato per valutare ciascuna proposta. Si dovrebbe prestare maggiore attenzione all'assegnazione delle proposte ai singoli valutatori per evitare una potenziale confusione di interessi e far sì che i valutatori dispongano delle necessarie competenze e qualifiche per valutare le proposte loro assegnate. La Commissione dovrebbe svolgere un esame più approfondito dei risultati delle valutazioni, affinché la graduatoria delle proposte sia stilata in modo adeguato.

c) Infine, per garantire la trasparenza, dovrebbero essere redatti verbali integrali di tutte le riunioni e dei dibattiti che hanno condotto all'adozione di tutte le decisioni.

Controllo dei contratti e della gestione

42. Occorre porre in essere procedure atte a garantire che i ricercatori che partecipano alle reti di ricerca soddisfino i criteri di ammissibilità. Dal momento che il problema principale è l'assunzione di ricercatori che hanno già ricevuto borse dalla Commissione, dovrebbe essere relativamente semplice procedere ad un controllo incrociato tra i nominativi dei ricercatori assunti per le reti di ricerca e quelli presenti nella base dati contenente informazioni sulle borse di studio passate e presenti concesse dall'organismo ospite. Inoltre, la Commissione dovrebbe fornire maggiori indicazioni su come assumere ricercatori per i progetti nonché cercare di rendere più agevole la consultazione del sito Internet Cordis.

43. Si raccomanda alla Commissione di richiedere ai contraenti nell'ambito dell'attività "Accesso alle grandi strutture" di conservare i documenti giustificativi relativi a tutte le spese sostenute. Per le spese di viaggio e di soggiorno, bisognerebbe richiedere all'utente una dichiarazione in cui precisi di non aver ricevuto altri contributi finanziari.

44. Se da un lato si incoraggia la Commissione ad adottare l'approccio basato sul costo unitario per utente stabilito nei contratti relativi all'attività "Accesso alle grandi strutture" stipulati con i contraenti, essa dovrebbe far sì che tale costo sia determinato in modo corretto. Prima della firma dei contratti, occorre richiedere e documentare integralmente la consulenza fornita da agenti dei servizi finanziari e svolgere controlli per verificare nel tempo l'adeguatezza del costo di utilizzazione per utente.

45. La Commissione dovrebbe svolgere le valutazioni intermedie tenendo conto della durata effettiva dei contratti.

46. La Commissione dovrebbe continuare a gestire le Borse Marie Curie nel servizio competente per questa attività nel quadro del programma TMR. Dovrebbe far sì che a tale servizio competa anche la gestione delle altre borse di studio erogate nel quadro dei programmi specifici.

47. Si incoraggia la Commissione a continuare ad offrire un buon servizio nel rispondere ai quesiti dei contraenti.

48. Se la Commissione decide di finanziare ulteriormente l'Associazione dei borsisti Marie Curie, dovrebbe accertare che siano stati previsti adeguati controlli della gestione, fornire all'associazione orientamenti precisi su come impiegare i fondi e fissare inoltre limiti di spesa in taluni settori.

49. La Commissione dovrebbe fare in modo che, ove siano previsti criteri attinenti agli obiettivi, in particolare nel settore delle euroconferenze, dei corsi di formazione pratica e dei corsi estivi, il contraente fornisca la documentazione atta a dimostrare il rispetto di detti criteri. Si raccomanda altresì alla Commissione di richiedere, insieme alla nota spese, anche una dichiarazione in cui il contraente indichi il totale delle spese finanziate e la percentuale del costo totale dell'evento coperta da queste sponsorizzazioni. Tale dichiarazione potrebbe anche costituire un'ulteriore verifica dell'esattezza delle spese dichiarate.

50. La Commissione dovrebbe provvedere affinché vengano svolti, il prima possibile, controlli in loco sui contraenti che partecipano al programma "Accrescere il potenziale umano di ricerca "(IHP - Improving Human Potential).

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 19 luglio 2001.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) Decisione n. 1110/94/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 aprile 1994, relativa al quarto programma quadro delle azioni comunitarie di ricerca e sviluppo tecnologico e di dimostrazione (1994-1998) (GU L 126 del 18.5.1994). Decisione n. 2535/97/CE del 1° dicembre 1997 che adegua per la seconda volta la decisione n. 1110/94/CE (GU L 347 del 18.12.1997).

(2) Decisione n. 182/1999/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 22 dicembre 1998, relativa al quinto programma quadro delle azioni comunitarie di ricerca, di sviluppo tecnologico e di dimostrazione (1998-2002) (GU L 26 dell'1.2.1999).

(3) Decisione n. 94/916/CE del Consiglio, del 15 dicembre 1994, che adotta un programma specifico di ricerca, di sviluppo tecnologico e di dimostrazione nel settore della formazione e della mobilità dei ricercatori (1994-1998) (GU L 361 del 31.12.1994).

(4) Relazione annuale sull'esercizio finanziario 1994 accompagnata dalle risposte delle istituzioni, capitolo 9 (GU C 303 del 14.11.1995).

Risposte della commissione

SINTESI

II. In linea generale, le procedure di valutazione del quarto programma quadro fornivano ampie garanzie di trasparenza. Inoltre la presenza di un osservatore indipendente costituiva una garanzia supplementare della buona applicazione delle procedure.

Effettivamente, nei casi menzionati dalla Corte, non sempre i verbali contenevano un resoconto dettagliato delle varie fasi che avevano condotto il gruppo di esperti (panel) in seduta plenaria ad adottare le proprie decisioni. Ciò non ha influito in alcun modo sui risultati della valutazione né sul finanziamento dei progetti (cfr. punti 10 e 37).

Nel quinto programma quadro l'intera procedura di valutazione è stata resa più funzionale grazie all'adozione da parte della Commissione di un manuale unico di valutazione, messo a disposizione di tutti i potenziali partecipanti. Inoltre è stato predisposto un invito pubblico a presentare candidature per la costituzione di liste di esperti nonché una banca dati di esperti comune a tutti i programmi. Infine è stato codificato lo statuto di osservatore indipendente e, per alcune attività, il sistema di verbalizzazione delle riunioni del gruppo è stato migliorato con la designazione di un relatore incaricato di redigere la motivazione della decisione (cfr. punti 10-12).

In un campo come quello della ricerca, spesso caratterizzato dalla concentrazione e dall'interazione di esperti di alto livello in settori scientifici di punta, non si può escludere a priori il rischio di un conflitto di interessi. Tuttavia l'articolazione della procedura di valutazione in due fasi, vale a dire l'analisi di ogni proposta ad opera di esperti di pari livello dapprima individualmente e poi collegialmente, nel gruppo in riunione plenaria, garantisce un equilibrio tra il rischio di un conflitto di interessi e la qualità delle valutazioni. Nel quinto programma quadro questa procedura è stata notevolmente migliorata grazie a varie disposizioni quali la codificazione dello statuto di esperto indipendente e l'aggiunta in allegato al contratto stipulato con ciascun valutatore di un mandato, di un codice di condotta e di una dichiarazione di imparzialità debitamente firmata dall'interessato (cfr. punti 11 e 37).

III. Le verifiche necessarie a chiarire con i due organismi interessati i casi menzionati dalla Corte sono in corso; in seguito a tali verifiche saranno prese le misure necessarie (cfr. punti 17 e 42).

IV. I servizi della Commissione incaricati di negoziare i contratti di "accesso alle grandi strutture", composti da personale delle unità scientifiche e delle unità amministrativo-finanziarie, prendono tutte le iniziative necessarie a garantire il calcolo corretto del costo unitario, che a sua volta è la base di calcolo delle tariffe di utilizzazione dovute dai contraenti. Sono previsti controlli sui contratti di accesso per garantire che il sistema di tariffazione posto in essere sia corretto e ragionevole (cfr. punti 21 e 44).

La Commissione ha effettuato valutazioni intermedie del programma FMR tenendo conto della durata effettiva dei contratti di accesso. La Commissione ritiene che le valutazioni tecniche e la procedura generale di controllo e valutazione del programma siano estremamente importanti per migliorare la gestione dei contratti e del programma medesimo, e nel quinto programma quadro ha ulteriormente rafforzato tale procedura (cfr. punti 22 e 45).

V. A partire dal quarto programma quadro si è cercato soprattutto di migliorare il sistema delle borse (ad esempio con la creazione di uno sportello unico per il ricevimento delle proposte). Inoltre nel quinto programma quadro sono stati introdotti procedure e criteri di valutazione armonizzati. Nella proposta della Commissione relativa al nuovo programma quadro, le varie attività collegate alla mobilità, comprese le borse Marie Curie, sono state raggruppate in un'unica attività (cfr. punti 24 e 46).

VI. La Commissione verifica sistematicamente i criteri di ammissibilità dei costi (età, cittadinanza) prima di procedere ai pagamenti. Gli altri criteri da promuovere (rappresentanza geografica equilibrata, parità uomo/donna, partecipazione dei paesi meno sviluppati, rappresentanza delle industrie) sono verificati sulla base delle risposte ai questionari distribuiti ai partecipanti (cfr. punti 29-30).

Nell'elaborare le regole per il prossimo programma quadro, la Commissione esaminerà inoltre come includervi i controlli sulle sponsorizzazioni (cfr. punto 49).

VII. La Commissione ha accolto con interesse i risultati dell'indagine sul programma FMR svolta dalla Corte presso i beneficiari/contraenti, rilevando l'alta percentuale di risposte e notando con soddisfazione che per tutti i settori del programma FMR il giudizio è ampiamente positivo (cfr. punti 33-36).

SELEZIONE DELLE PROPOSTE

Metodologia di controllo e risultati generali

10. La procedura in due fasi, come riassunta dalla Corte, mostra chiaramente che la prima fase costituiva un'attività preparatoria alla seconda, ossia alla valutazione finale effettuata dal gruppo di esperti (panel) in riunione plenaria. Per quanto riguarda il verbale delle discussioni del gruppo, l'essenziale è che rispecchi fedelmente il risultato di queste discussioni, ossia la graduatoria in ordine di priorità delle proposte che il gruppo consiglia alla Commissione di finanziare. Questo è sempre avvenuto, anche se nei casi esaminati dalla Corte il verbale non conteneva un resoconto dettagliato delle discussioni che avevano condotto a stilare la graduatoria. Questa situazione non mette in discussione il risultato finale della valutazione.

11. Nel quarto programma quadro il sistema di valutazione, la cui struttura di base era comune a tutte le attività, si adattava alle caratteristiche di ciascuna di esse (accesso alle grandi strutture, reti di ricerca, borse Marie Curie, misure di accompagnamento), sia pure in un quadro giuridico coerente.

Conformemente a quanto detto al precedente punto 10, la Commissione ribadisce che le deliberazioni dei gruppi di esperti in riunione plenaria sono sempre state riportate in un verbale che riproduceva rigorosamente le decisioni finali da essi adottate, anche se in taluni casi le discussioni che avevano portato a tali decisioni non erano completamente documentate.

In un programma che abbraccia tutti i settori scientifici che richiedono una valutazione dei progetti inter pares, un esperto può essere chiamato a valutare proposte alle quali partecipa il suo organismo di appartenenza senza che vi sia un diretto conflitto di interessi, in particolare quando si tratta di organismi di grandi dimensioni (ad esempio i grandi istituti di ricerca nazionali). Nei casi in cui vi sia un potenziale conflitto di interessi, l'articolazione in due fasi del sistema di valutazione costituisce una valida garanzia, tanto più che essa è rafforzata da diverse disposizioni del quinto programma quadro quali la codificazione dello statuto di esperto indipendente e l'aggiunta in allegato al contratto stipulato con l'esperto di un mandato, di un codice di condotta e di una dichiarazione di imparzialità debitamente firmata dall'interessato.

Reti di ricerca

12. La qualità dei verbali delle discussioni del gruppo ha formato oggetto di un'attenzione particolare nel quinto programma quadro, grazie in particolare alla nomina di un relatore incaricato espressamente di verificare la coerenza tra le osservazioni, i punteggi e la graduatoria finale decisi dal gruppo.

Accesso alle grandi strutture

13. Effettivamente, alcuni valutatori hanno talvolta classificato le proposte senza attenersi scrupolosamente alle linee guida contenute nell'apposito manuale di valutazione per le grandi strutture. Tuttavia la graduatoria finale stilata dal gruppo in riunione plenaria si attiene scrupolosamente alle linee guida (e quindi al vertice della graduatoria figurano soltanto le proposte che hanno ottenuto il punteggio massimo in relazione a tutti e cinque i criteri di valutazione). La Commissione ha controllato le valutazioni per verificare che vi fosse corrispondenza tra i punteggi finali e la graduatoria definitiva stabilita dal gruppo. Peraltro ora, nell'ambito del uinto programma quadro, le procedure di valutazione sono state rese più semplici, nel senso che nella fase iniziale i valutatori (primary evaluators) non devono classificare le proposte bensì unicamente attribuire loro un punteggio, mentre il compito di stilare la graduatoria spetta interamente al gruppo in riunione plenaria.

Proroghe dei contratti

14. Nella selezione relativa al terzo invito a presentare proposte del quarto programma quadro, per continuare a finanziare le infrastrutture che già avevano stipulato un contratto nell'ambito del primo invito a presentare proposte, si è preferito ricorrere a contratti rettificativi anziché a nuovi contratti. Nelle clausole aggiuntive era tuttavia precisato che non sarebbero state finanziate azioni a cui già era stato accordato un sostegno nell'ambito del contratto iniziale, ma soltanto attività complementari (articolo 3). Di conseguenza, la sovrapposizione della durata dei contratti non avrebbe dovuto far sorgere problemi, in quanto non creava confusione tra le attività finanziate. Circa l'utilizzo dei fondi, lo stesso articolo 3 precisava: "non è consentito il trasferimento di fondi tra il finanziamento supplementare ed il finanziamento di cui all'articolo 3.1 del contratto".

È vero tuttavia che alcuni contraenti hanno fatto confusione, inserendo le spese relative al contratto iniziale e quelle relative alle clausole aggiuntive nella stessa relazione annuale, ed è vero inoltre che i pagamenti concernenti il finanziamento iniziale e quelli relativi al finanziamento supplementare non sempre sono stati chiaramente differenziati. Questo è il motivo per cui il sistema, che pure intendeva facilitare la continuità dei contratti di accesso sotto il profilo dell'attuazione tecnica, è stato abbandonato nel quinto programma quadro.

15. Come affermato chiaramente nel manuale di valutazione specifico per le grandi strutture (Large Scale Facilities - LSF) "... il presidente chiederà al personale del programma di fornire informazioni effettive (...) concernenti l'attuazione dei contratti di accesso a qualsiasi struttura, già finanziata nell'ambito del presente programma o di programmi precedenti, che abbia presentato proposte per il ciclo attuale (...), compresi i risultati di controlli tecnici [precedenti]"). In altre parole, la conoscenza delle proposte precedenti e delle modalità di attuazione è considerata utile ai fini di una migliore comprensione delle proposte medesime. In ogni caso, è previsto che circa un terzo di tutti gli esperti valutatori cambi da un ciclo di valutazioni all'altro. Questa regola standard è sempre stata seguita per garantire un adeguato rinnovamento delle competenze nel gruppo di esperti.

La questione dei legami tra proponenti e valutatori è molto complessa. Il manuale di valutazione per le grandi strutture (LSF) definisce chiaramente i casi di "legame diretto" tra un valutatore e un proponente, permettendo così di evitare i potenziali conflitti di interesse. Tuttavia, degli undici casi citati dalla Corte, alcuni non rientrano in questa categoria ma sono considerati come "legami indiretti". Anche i casi potenziali di "legame indiretto" sono comunque esaminati molto attentamente, ma richiedono un'analisi caso per caso. In particolare:

- di norma non si considera un legame indiretto lo svolgimento da parte dei valutatori delle funzioni di arbitro (referee) in un comitato di esperti incaricato della selezione degli utenti delle strutture (User Selection Panel). Per definizione, infatti, i membri di un User Selection Panel sono tenuti a comportarsi come esperti indipendenti (come avviene in tutti i sistemi di "valutazione inter pares").

- il caso di valutatori che contemporaneamente siano utenti della struttura può essere assai difficile da giudicare. Se si deve sicuramente escludere un utente "regolare" o chi intenda diventare un utente, coloro che abbiano utilizzato una struttura in passato ma che non intendano continuare ad usarla possono invece essere considerati i migliori giudici di tale struttura.

Infine occorre sottolineare che per ridurre il rischio di potenziali conflitti di interesse sono utilizzati anche altri criteri. Uno di essi consiste nell'evitare che valutatori della stessa nazionalità siano coordinatori di una proposta. Chiaramente in un comitato multidisciplinare quale è il comitato di esperti in questione i valutatori devono anche essere scelti tra coloro che abbiano le competenze necessarie. Spetta in ultima analisi al comitato, a livello collegiale, verificare e discutere i casi in cui si sospetti l'eventuale presenza di "legami indiretti".

La Commissione conviene sul fatto che gli "utenti regolari" rappresentano un esempio di legame diretto e ha già sollevato casi di possibili conflitti di interesse all'attenzione dei gruppi di valutazione che si sono riuniti di recente (cfr. l'ultima relazione dell'osservatore indipendente per l'azione infrastrutture del quinto programma quadro, disponibile su Internet).

CONTROLLO DEI CONTRATTI E DELLA GESTIONE

Reti di ricerca

17. La Commissione ha preso nota dei risultati dei controlli svolti dalla Corte; i due organismi interessati sono stati contattati per ottenere informazioni complete sull'ammissibilità di ricercatori finanziati nell'ambito del contratto FMR. Pertanto la Commissione rimborserà i costi unicamente per i ricercatori assunti conformemente alle condizioni del contratto di rete FMR e, se opportuno, effettuerà i necessari adeguamenti.

18. L'esiguo numero di studiosi in molti settori scientifici e gli ostacoli pratici alla mobilità transnazionale sono due dei numerosi fattori che rendono difficile per le reti assumere giovani ricercatori. Questi aspetti, molto rilevanti, sono presi in considerazione in una comunicazione adottata dalla Commissione il 20 giugno 2001. Tale comunicazione affronta anche il problema della diffusione di informazioni relative alle offerte di lavoro per ricercatori in Europa (con la proposta di un portale Internet che fornisca facile accesso ai relativi siti web). È anche previsto il lancio di una campagna di "sensibilizzazione" sulle opportunità offerte dalle reti di formazione e di ricerca e su altre attività del programma, specialmente nei confronti dei paesi associati.

In generale si riconosce la necessità di avviare una regolare collaborazione tra i contraenti e la Commissione su vari aspetti concernenti l'attuazione dei progetti. Si presterà maggiore attenzione a segnalare tempestivamente ai contraenti della rete le questioni relative all'assunzione di giovani ricercatori, evidenziando il fatto che la pubblicazione dei posti vacanti sul sito web della Commissione è soltanto una delle possibili misure promozionali. Si continuerà inoltre a cercare di migliorare e di rendere più accessibile il sito web Cordis.

Accesso alle grandi strutture

20. La Commissione ammette il rischio di imputazioni errate delle spese di viaggio e di soggiorno e concorda sulla necessità di avvisare adeguatamente i contraenti perché verifichino se queste spese non siano già state rimborsate dagli organismi di provenienza degli utenti. Di tali considerazioni si terrà conto nell'elaborazione dei nuovi strumenti di finanziamento previsti nell'ambito del prossimo programma quadro.

21. Per stabilire le tariffe di utilizzazione è necessario contrattare un "costo unitario", che viene determinato in base alle informazioni fornite dai contraenti durante le trattative. Il calcolo si basa sui costi annuali di esercizio dell'infrastruttura, alla luce del criterio del costo storico, e sul numero complessivo di accessi previsti nello stesso periodo. I servizi della Commissione responsabili della contrattazione, che comprendono personale delle unità scientifiche e personale delle unità amministrativo-finanziarie, prendono tutte le iniziative necessarie per garantire che i calcoli siano effettuati correttamente.

Poiché il sistema delle tariffe di utilizzazione è una novità del programma FMR, nel quinto programma quadro le procedure di contrattazione e la relativa documentazione sono stati descritti più accuratamente per assicurare una migliore comprensione del meccanismo contabile.

22. I contratti di accesso alle grandi strutture sono stati prorogati (in alcuni casi mediante apposite modifiche della durata del contratto) fino all'avvio del quinto programma quadro (primi mesi del 2000). Considerando questa prospettiva temporale la scelta del momento in cui effettuare le valutazioni intermedie risulta del tutto corretta. Inoltre il fatto di dedicarsi espressamente alla valutazione intermedia ha consentito al gruppo di esperti incaricati della revisione di avere una visione di insieme del programma (compresi tutti i contratti), cosa estremamente importante per migliorare la gestione dei contratti e del programma medesimo. Questo risultato ha potuto essere conseguito soltanto effettuando la valutazione intermedia dopo l'ultimo invito a presentare proposte bandito nel quadro del programma. Per tale motivo i nuovi contratti di "Accesso transnazionale" nell'ambito del quinto programma quadro prevedono un "Controllo tecnico del progetto" (articolo 22 del nuovo contratto-tipo) per consentire un'attuazione più flessibile ed efficace della procedura di controllo.

Formazione mediante la ricerca (Borse Marie Curie)

Seguito dato a precedenti osservazioni

23. La Commissione prende atto con soddisfazione delle osservazioni della Corte.

Decentramento della selezione e della gestione delle borse Marie Curie

24. La Commissione è consapevole della necessità di coordinare ed armonizzare le borse Marie Curie. Nel quarto programma quadro era stato previsto un unico sportello per il ricevimento di tutte le proposte relative alle borse, ma non erano state attuate ulteriori misure di coordinamento.

Nel quinto programma quadro, le borse sono state coordinate e armonizzate nell'ambito del programma "Accrescere il potenziale umano di ricerca" e in particolare è stato definito un insieme comune di procedure di valutazione, compresa una soglia minima di qualità delle proposte. Tuttavia, poiché gli stanziamenti disponibili nell'ambito dei programmi specifici variavano notevolmente da un programma all'altro, il tasso di successo delle proposte presentate è stato in alcuni casi molto differente, pur in presenza di proposte che rispettavano i criteri minimi di qualità.

Per coordinare e armonizzare ulteriormente le borse Marie Curie in futuro, la Commissione ha proposto, per il prossimo programma quadro, che esse siano riunite in un'unica attività all'interno di un solo programma.

Tassazione delle borse Marie Curie

25. La Commissione è consapevole del differente trattamento fiscale dei redditi dei borsisti. All'inizio del quarto programma, per discutere della questione, la Commissione ha costituito un gruppo di lavoro, composto da rappresentanti di tutti gli Stati membri e degli Stati associati. Le conclusioni di questo gruppo di lavoro hanno mostrato una forte opposizione da parte di tre Stati membri ad un'eventuale iniziativa legislativa a favore di uno statuto giuridico comunitario equivalente per i borsisti comunitari. Nell'ambito dei lavori relativi allo Spazio europeo della ricerca, la Commissione ha costituito un gruppo di esperti ad alto livello per il miglioramento della mobilità dei ricercatori, composto da rappresentanti degli Stati membri. Il gruppo ha identificato alcuni ostacoli alla mobilità dei ricercatori, tra i quali il regime fiscale. Molte delle differenze di ordine fiscale dipendono dal diverso status dei borsisti nei vari Stati membri. Gli aspetti fiscali sono estremamente difficili da trattare a livello comunitario, in quanto il processo decisionale in questa materia prevede l'unanimità e per alcuni Stati membri la politica fiscale rappresenta il nucleo della sovranità nazionale. La riluttanza a discutere delle questioni fiscali è stata particolarmente evidente anche nel corso dei lavori del gruppo ad alto livello.

Tali questioni sono state affrontate dalla Commissione nella comunicazione "Una strategia di mobilità per lo Spazio europeo della ricerca" [COM(2001) 331 def. del 20 giugno 2001], che verrà pubblicata tra breve.

Associazione dei borsisti Marie Curie

28. I rendiconti finanziari e scientifici definitivi dell'Associazione dei borsisti Marie Curie (Marie Curie Fellowship Association, MCFA) sono stati trasmessi alla Commissione e la loro valutazione è attualmente in corso. Sulla base di tale valutazione saranno adottate tutte le misure opportune. La Commissione ha già annunciato all'MCFA che la condizione preliminare ad eventuali futuri finanziamenti sarà il miglioramento del controllo sulla gestione e delle procedure finanziarie.

Misure di accompagnamento

29. La Commissione verifica sistematicamente i criteri relativi all'ammissibilità dei costi (età, cittadinanza) prima di procedere ai pagamenti. Gli altri criteri da promuovere (rappresentanza geografica equilibrata, parità uomo/donna, partecipazione dei paesi meno sviluppati, rappresentanza delle industrie) sono verificati sulla base delle risposte ai questionari distribuiti ai partecipanti.

30. È vero che per quanto riguarda le misure di accompagnamento in alcuni casi la Commissione non era l'unica fonte di finanziamento e che in tali casi i controlli richiesti dalla Corte, volti ad accertare che il finanziamento complessivo non superasse i costi totali, non hanno potuto essere effettuati sistematicamente, con riferimento alle normali dichiarazioni di spesa. Per le misure di accompagnamento previste nell'ambito del quinto programma quadro, la Commissione ha fatto in modo che le dichiarazioni di spesa prevedessero l'obbligo di indicare i costi totali e che i contratti escludessero qualsiasi profitto per il contraente. La Commissione ha preso atto di quanto affermato dalla Corte e ne terrà conto nell'elaborare le regole per il prossimo programma quadro.

Controlli in loco da parte della Commissione

31. La Commissione ammette la necessità di controlli nella fase iniziale. Per questo motivo, successivamente al periodo 1996-1999, preso in considerazione dalla Corte, ha intensificato i suoi controlli e negli ultimi anni ha aumentato il numero di quelli effettuati in modo casuale.

Con riferimento al programma FMR, nell'ambito del quarto programma quadro sono in corso o sono stati già effettuati 30 controlli. Di essi:

- dal 1999, 13 controlli sono stati conclusi,

- 5 sono in corso,

- 12 dovrebbero iniziare nel 2001.

RISULTATI DELL'INDAGINE

33. La Commissione ha accolto con interesse le risposte fornite dai contraenti ai due questionari della Corte relativi al programma FMR e, sottolineando l'elevata percentuale di risposte, nota con soddisfazione il giudizio ampiamente positivo per tutti i settori del programma FMR.

34. La frequente partecipazione di strutture aderenti al programma "Accesso alle grandi strutture" a più programmi consecutivi ed a progetti e reti di cooperazione RST ad essi collegati è dovuta al fatto che, per la sua stessa natura, l'attività "Accesso alle grandi strutture" riguarda strutture uniche o rare, che forniscono agli utenti servizi essenziali.

35. La Commissione si compiace delle osservazioni della Corte in merito ai servizi forniti ai contraenti, specie per quanto riguarda la generale soddisfazione relativa agli inviti a presentare proposte e alle procedure di selezione.

36. I servizi della Commissione si sforzeranno di fornire una risposta rapida ed efficace a tutti i quesiti posti dai contraenti e in generale dalla comunità scientifica. Il compito è facilitato dall'uso di un apposito sito Internet, che viene costantemente aggiornato.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

Conclusioni

Selezione delle proposte

37. In un campo come quello della ricerca, spesso caratterizzato dalla concentrazione e dall'interazione di esperti di alto livello in settori scientifici di punta, non si può escludere a priori il rischio di un conflitto di interessi. Tuttavia, l'articolazione della procedura di valutazione in due fasi, vale a dire l'analisi di ogni proposta ad opera di esperti di pari livello dapprima individualmente e poi collegialmente, nel gruppo in riunione plenaria, garantisce un equilibrio tra il rischio di un conflitto di interessi e la qualità delle valutazioni.

Nel quinto programma quadro questa procedura è stata notevolmente migliorata grazie a varie disposizioni, quali la codificazione dello statuto di esperto indipendente e l'aggiunta - in allegato al contratto stipulato con ciascun esperto - di un mandato, di un codice di condotta e di una dichiarazione di imparzialità debitamente firmata dall'interessato.

L'assenza nei verbali di un resoconto dettagliato delle discussioni che hanno portato a stilare la graduatoria delle proposte che il gruppo di esperti consiglia alla Commissione di finanziare non mette in discussione il risultato finale della valutazione e non significa che i relativi finanziamenti manchino di trasparenza. Cfr. anche le risposte al punto 41 a), b) e c).

Controllo dei contratti e della gestione

39. Le eventuali differenze nei tassi di successo dei vari programmi dipendono dalla differenza degli stanziamenti messi a disposizione nell'ambito dei programmi specifici.

La Commissione ha proposto che nell'ambito del prossimo programma quadro tutte le borse Marie Curie siano riunite in un'unica attività.

Raccomandazioni

Selezione delle proposte

41. a) Pur concordando con le osservazioni della Corte dei conti sull'importanza della questione del conflitto di interessi nella selezione dei valutatori, la Commissione sottolinea che questo non può costituire l'unico criterio. I servizi della Commissione devono esaminare attentamente le caratteristiche degli esperti (curricula) per garantire che siano scelte solo le persone più adatte e dotate della necessaria esperienza e competenza e di un certo numero di altre caratteristiche (provenienza dal mondo accademico o dall'industria, sesso, cittadinanza, conoscenze linguistiche, ecc.). L'invito pubblico a presentare candidature per la costituzione di liste di esperti per la valutazione delle proposte nell'ambito del quinto programma quadro e la banca dati di esperti comune a tutti i programmi hanno già migliorato l'apertura e la trasparenza del processo di valutazione.

b) Il manuale di valutazione del quinto programma quadro contiene specifiche disposizioni per evitare il rischio di un conflitto di interessi, e in particolare prevede la conclusione di un contratto con l'esperto, e l'inserimento in tale contratto sotto forma di allegato di un mandato, un codice di condotta e una dichiarazione di imparzialità firmata dall'interessato.

Nell'ambito del quinto programma quadro, per la valutazione di molti programmi ed inviti a presentare proposte, gli esperti vengono convocati in una sede centrale. Tuttavia, se i tempi lo consentono e non esistono limitazioni legate a esigenze di riservatezza commerciale, le proposte possono essere preliminarmente inviate agli esperti, in formato elettronico o cartaceo, per consentire loro di effettuare una valutazione iniziale presso la propria sede di attività. Qualora si ricorra a quest'ultima alternativa, in tutta la documentazione ufficiale di supporto relativa all'invito in questione figura un'esplicita indicazione. Per il futuro la Commissione sta esaminando la possibilità di ricorrere a procedure di valutazione elettronica a distanza, già utilizzate da vari organismi nazionali. È evidente che la valutazione a distanza è subordinata alle esigenze di riservatezza commerciale e dipende dalla natura della proposta da valutare.

c) A partire dal quinto programma quadro sono previste procedure standardizzate per i vari livelli decisionali. Gli esperti esaminano individualmente le proposte ad essi assegnate e compilano una scheda di valutazione individuale, con le proprie osservazioni ed i propri punteggi. Quando tutti gli esperti a cui è stata assegnata una proposta hanno completato le valutazioni individuali per una determinata fase, per discutere i punteggi attribuiti viene convocata una riunione del gruppo, alla quale partecipa un funzionario della Commissione in veste di moderatore. Durante questa discussione, gli esperti cercano di giungere ad un accordo su un punteggio definitivo per ciascun gruppo di criteri e sul punteggio complessivo da attribuire alla proposta. Gli esperti giustificano i punteggi attribuiti con osservazioni destinate a fungere da feedback per il coordinatore della proposta e concordano una relazione consuntiva di valutazione, apponendovi la propria firma. Nelle attività "Reti di ricerca" e "Accesso alle grandi strutture" in seno al gruppo viene ormai nominato un relatore incaricato di redigere la motivazione della decisione.

Controllo dei contratti e della gestione

42. Nell'ambito delle attività di rete FMR la Commissione è già intervenuta in vario modo per garantire che tutti i partecipanti della rete siano debitamente informati della gestione amministrativo-finanziaria del progetto di rete. Durante la fase di negoziazione del contratto tutti i coordinatori della rete sono stati invitati a Bruxelles per discutere dell'attuazione del contratto di rete e dei suoi aspetti finanziari. In queste riunioni si è in particolare discusso dei criteri di ammissibilità per i giovani ricercatori.

La Commissione ha inoltre fornito ai partner della rete le "Linee guida per la redazione delle dichiarazioni di spesa", che servono da riferimento per quanto riguarda le clausole contrattuali fondamentali relative ai costi ammissibili e che riassumono tutti gli aspetti relativi all'assunzione di giovani ricercatori. La Commissione ha già reso disponibili tutti i documenti sul sito Internet (http://www.cordis.lu/fp5/management/home.html) e si impegna a migliorare l'accessibilità del sito web Cordis.

43. Le disposizioni relative ai documenti giustificativi contenute nel contratto-tipo per l'accesso alle grandi infrastrutture di ricerca nel programma FMR sono state ulteriormente perfezionate nell'ambito del quinto programma quadro, con l'aggiunta ad esempio delle "registrazioni delle presenze nell'infrastruttura di tutti gli utilizzatori appartenenti ai gruppi di utilizzatori che usufruiscono del contratto, con indicazione della loro nazionalità, delle loro sedi di lavoro e dell'accesso loro accordato". Ai contraenti verrà richiesto di prestare particolare attenzione agli eventuali problemi relativi alle spese di viaggio e di soggiorno. Di tali considerazioni si terrà conto nell'elaborazione dei nuovi strumenti di finanziamento previsti nell'ambito del prossimo programma quadro.

44. La Commissione ha confermato l'efficacia del sistema delle tariffe di utilizzazione, che si basa sulla contrattazione di un "costo unitario" determinato alla luce dei costi annuali di esercizio dell'infrastruttura e della corrispondente "quantità di accesso" disponibile. Il sistema è stato ripreso nel quinto programma quadro e dovrebbe essere riprodotto nel prossimo programma quadro. I servizi della Commissione responsabili della negoziazione dei contratti, che sono composti da agenti delle unità scientifiche e da agenti delle unità amministrative/finanziarie, prendono tutte le iniziative necessarie per garantire che i costi siano calcolati correttamente. Si prevede di effettuare un certo numero di controlli sui contratti di accesso per garantire che il sistema delle tariffe di utilizzazione sia corretto e ragionevole.

45. La Commissione ha effettuato valutazioni intermedie del programma FMR tenendo conto dell'effettiva durata dei contratti di accesso. La Commissione ritiene che le valutazioni tecniche e la procedura generale di controllo e valutazione del programma siano estremamente importanti per migliorare la gestione dei contratti e del programma medesimo e nel quinto programma quadro ha ulteriormente rafforzato tale procedura.

46. Nel progetto relativo al prossimo programma quadro la Commissione ha proposto di raggruppare tutte le borse Marie Curie in un'unica attività sotto la responsabilità di una sola direzione.

47. Come di consueto i servizi della Commissione cercheranno di continuare a fornire ai contraenti e in generale alla comunità scientifica un'assistenza efficace e di buona qualità, assicurando risposte rapide e precise ai quesiti posti dai candidati, dai contraenti, dagli utilizzatori e dalla comunità scientifica.

48. La Commissione concorda con la raccomandazione della Corte qualora l'Associazione dei borsisti Marie Curie decida di chiedere ulteriori finanziamenti.

49. A partire dal quinto programma quadro tali controlli sono effettuati sistematicamente.

50. Complessivamente la Commissione ha intensificato i controlli e recentemente ha aumentato il numero di quelli effettuati in maniera casuale. Dopo il programma FMR (cfr. punto 31), anche il programma "Accrescere il potenziale umano" (Improving Human Potential, IHP) è oggetto di questo impegno generale ad un maggiore controllo così come ogni altro programma RST.