20.

Sistema centrale e uniforme di monitoraggio e controllo dei dati Nel 2015 il consiglio di direzione di F4E è stato informato della possibile applicazione di un sistema informativo. Nei mesi successivi sono state svolte attività preparatorie per valutare lo stato reale e attuale dei sistemi informativi, della qualità dei dati e della maturità dei processi di F4E. All'inizio del 2016, dopo l'entrata in carica del nuovo direttore, è stata eseguita una valutazione esterna comprensiva di uno studio dell'impatto e di un'analisi costi-benefici di diverse opzioni. A F4E era stato comunicato che l'approccio più efficiente in termini di costi e con il rischio più basso sarebbe stato l'introduzione graduale di strumenti informatici adeguati per la gestione dei costi. Per garantire il conseguimento degli auspicati miglioramenti della pianificazione e del controllo dei costi sarà utilizzato un modello complessivo di dati come base per l'integrazione delle diverse applicazioni informatiche. Sarà così possibile integrare i dati derivanti dai moduli esistenti nella gestione del progetto, nel controllo degli scostamenti, in una banca dati per l'EAC e nella tabella dello stanziamento dei fondi per i diversi progetti di F4E. F4E ha cominciato ad attuare queste raccomandazioni della valutazione esterna. Contract Tracker F4E ha dato effettiva attuazione a Contract Tracker, un portale per lo scambio di documentazioni con i fornitori che permette ai gruppi del progetto di monitorare e controllare le realizzazioni dei contratti. Quando è collegato con la piattaforma Primavera Scheduling, il portale consente di monitorare anche le tappe fondamentali e lo stato di avanzamento complessivo dei progetti. Questo sistema è già nella terza generazione ed è stato adottato per tutti i nuovi contratti. Nel 2015 F4E ha deciso inoltre di sviluppare lo strumento Scostamenti e modifiche dei contratti, per gestire tutti i cambiamenti apportati ai contratti. Lo strumento è stato sviluppato nel corso del 2015 e testato nel 2016; la diffusione dei suoi due moduli principali (Scostamento di F4E verso il fornitore e Scostamento del fornitore) è cominciata nel luglio 2016. Lo strumento Scostamenti e modifiche dei contratti comprende l'esecuzione del processo di scostamento, compresa la corretta registrazione degli impatti finanziari, la verifica della disponibilità di bilancio prima di effettuare uno stanziamento d'impegno e la connessione con il fondo di riserva. Lo strumento è collegato alla piattaforma Contract Tracker, di modo che F4E e il fornitore possono visualizzare tutti gli scostamenti e lo status di un dato contratto. EVM (grado di realizzazione delle attività) Quanto al valore del lavoro in corso, F4E utilizza l'importo dei crediti ITER ottenuti rispetto al valore previsto dei crediti ITER (si veda la risposta al punto 18). Esecuzione di audit interni Al giugno 2016 F4E aveva attuato tutti i piani d'azione degli audit interni. Tale risultato è stato conseguito grazie alla forte attenzione riservata dalla direzione di F4E a quest'area particolare, come rilevato dal comitato di audit di F4E nel giugno 2016. Relazioni della struttura di audit interno (IAC) I due incarichi relativi ai sistemi di fasci neutri e ai sistemi di crio-impianto sono stati completati nel giugno 2016. A seguito dell'audit dei contratti nell'area del crio-impianto e del ciclo del combustibile, lo IAC ha emesso sette raccomandazioni, sei delle quali sono state accettate dalla direzione di F4E (due giudicate «molto importanti», due «importanti» e due «auspicabili»). A seguito dell'audit dei contratti nell'area dei fasci neutri e delle forniture e delle fonti di energia da ciclotroni per elettroni, sono state emesse quindici raccomandazioni, tredici delle quali sono state accettate dalla direzione di F4E (cinque giudicate «molto importanti» e otto «importanti»). Sia le relazioni sia i rispettivi piani d'azione proposti dalla direzione di F4E sono stati discussi e valutati positivamente nella riunione del comitato di audit del giugno 2016. Relazioni del servizio di audit interno (IAS) Lo IAS ha eseguito un secondo follow-up del proprio esame limitato sulla procedura di dialogo competitivo per l’appalto del lotto 03, allo scopo di riesaminare le due azioni che non erano state chiuse durante il primo follow-up. Nella relazione finale del 15 giugno 2016 lo IAS ha riconosciuto che, di recente, F4E aveva progettato adeguate azioni di mitigazione per quelle due raccomandazioni. Tuttavia, poiché tali azioni sono state attuate soltanto in tempi recenti, durante la visita dello IAS non è stato possibile valutare l'efficacia delle misure prese, che sarà pertanto riesaminata nella seconda metà del 2016 in vista della chiusura delle raccomandazioni. Si sta concludendo l'incarico dello IAS per l'attuazione degli accordi di fornitura; il relativo lavoro sul campo ha avuto luogo nella prima settimana di ottobre 2015. Il 7 giugno 2016 F4E ha ricevuto una bozza di relazione preliminare e l'8 luglio si è tenuta la riunione finale con il direttore di F4E, a conclusione di questo audit. La bozza di relazione preliminare non conteneva raccomandazioni critiche. Gestione del rischio dell'impresa comune Al giugno 2016, quando è stato eseguito e presentato agli organi direttivi di F4E l'ultimo aggiornamento, ci sono soltanto tre rischi molto alti, che sono attentamente monitorati dagli alti dirigenti di F4E. Questi tre rischi sono attualmente mitigati per mezzo di sette azioni. Durante l'aggiornamento del giugno 2016 F4E ha individuato cinque nuove azioni in aggiunta alle due già esistenti, la cui attuazione sta richiedendo più tempo di quanto inizialmente previsto. F4E sottolinea che la gestione dei rischi dell'impresa comune costituisce un processo continuo e fa parte del suo ambito di controllo.