Gazzetta ufficiale n. 120 E del 24/04/2001 pag. 0140 - 0145



Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari (presentata dalla Commissione) RELAZIONE 1. Introduzione La Commissione, che ha il compito di attuare le politiche comunitarie, è stata incaricata di eseguire e gestire programmi sempre più numerosi e complessi, per la cui esecuzione occorre una forte mobilitazione di risorse umane. Per farvi fronte, la Commissione ha dovuto ricorrere in larga misura a mezzi esterni all'istituzione. In mancanza di strumenti giuridici appropriati, questa tendenza si è tradotta sempre più spesso in subappalti ad imprese di diritto privato (uffici di assistenza tecnica). Nel corso degli anni, il sistema del subappalto ha dato luogo a numerosi problemi: difficoltà a definire i limiti del subappalto, problemi pratici di gestione, mancanza di visibilità della Commissione, perdita del controllo nell'esecuzione. 2. Nuove forme di esternalizzazione Nell'ambito della riforma amministrativa da essa avviata all'inizio del 2000 la Commissione ha pertanto ritenuto necessario affrontare il problema generale di come organizzare la gestione dei programmi comunitari . Pur insistendo sulla necessità di migliorare le condizioni di attuazione dei programmi comunitari, la Commissione ha sottolineato l'esigenza di concentrarsi in primo luogo sui suoi compiti istituzionali. Per tale motivo essa intende instaurare un sistema di gestione più specializzato, che sia insieme efficace e trasparente. Nella comunicazione sull'esternalizzazione della gestione dei programmi comunitari, premessa alla presente proposta di regolamento, la Commissione espone i vantaggi e i limiti dell'esternalizzazione, le caratteristiche delle nuove forme di gestione da essa previste e le interrelazioni tra compiti da affidare e strumenti da utilizzare. 3. L'agenzia esecutiva 3.1. Lo strumento giuridico più innovativo, tra tutti gli strumenti di esternalizzazione previsti dalla Commissione, è l'agenzia esecutiva, che forma oggetto della presente proposta di regolamento. Si tratta di un organismo comunitario dotato di personalità giuridica, che verrebbe incaricato dalla Commissione, sotto il controllo e la responsabilità di quest'ultima, di partecipare alla gestione dei programmi comunitari istituiti dal legislatore. 3.2. Con il presente regolamento la Commissione non propone di creare direttamente tale organismo, ma di precisarne lo statuto. Essa potrà decidere successivamente di fare ricorso, caso per caso, ad agenzie esecutive conformi a tale statuto per la gestione di determinati programmi comunitari, nella misura in cui l'atto che istituisce i programmi suddetti consente di mobilitare un'assistenza tecnica esterna. 3.3. Il vantaggio di ricorrere ad un organismo di diritto pubblico comunitario come l'agenzia esecutiva qui proposta è quello di potergli delegare, se del caso, una parte consistente della gestione dei programmi, compresi compiti di servizio pubblico e atti di esecuzione del bilancio. 3.4. Il ricorso ad un'agenzia esecutiva comunitaria dotata di personale temporaneo specializzato e altamente competente potrebbe permettere di raggiungere meglio gli obiettivi previsti dai programmi in questione e garantire in alcuni casi una maggiore visibilità all'intervento comunitario. 3.5. La Commissione propone che il presente regolamento stabilisca lo statuto dell'agenzia esecutiva e in particolare gli aspetti relativi alla struttura, agli organi direttivi e al personale della stessa; le sue competenze e le sue attribuzioni; le sue modalità di funzionamento e le sue relazioni con la Commissione; il suo sistema finanziario e di bilancio; i controlli a cui dovrà essere sottoposta l'agenzia e il regime di responsabilità ad essa applicabile in materia giuridica e finanziaria. Compiti 3.6. L'agenzia esecutiva può essere incaricata dell'esecuzione integrale o parziale di uno o più programmi comunitari, esclusi gli atti che comportano l'esercizio di un potere discrezionale, risultante soprattutto dalle scelte politiche nell'attuazione dei programmi. Questi atti dovranno restare di esclusiva competenza delle istituzioni competenti. All'agenzia esecutiva andrebbe affidata la gestione concreta dei programmi comunitari, nell'ambito degli obiettivi fissati dal legislatore e della programmazione definita dalla Commissione ed entro i limiti degli stanziamenti messi a sua disposizione. Per ogni singolo progetto l'agenzia potrebbe quindi gestire l'intero ciclo del progetto o alcune sue fasi, dall'identificazione fino ai controlli di buona esecuzione. A tal fine l'agenzia esecutiva dovrebbe avere il potere di adottare singole decisioni. Essa dovrebbe altresì poter adottare gli atti di esecuzione del bilancio necessari per l'attuazione dei singoli progetti, nonché le altre azioni connesse (stipulazione dei contratti per gli appalti pubblici, firma dei contratti e delle convenzioni ecc.). All'agenzia esecutiva potrebbero essere inoltre affidati la raccolta e il trattamento delle informazioni relative all'esecuzione dei programmi in questione. Sulla base di queste sue conoscenze specifiche l'agenzia esecutiva potrebbe preparare per la Commissione raccomandazioni in vista di ulteriori sviluppi dei programmi. La Commissione dovrebbe poi esaminare tali raccomandazioni e se del caso fare proposte adeguate alle autorità legislative e di bilancio Quadro di riferimento e controlli 3.7. Naturalmente l'esercizio di tali poteri deve essere strettamente regolamentato per garantire il rispetto dell'equilibrio istituzionale del sistema giuridico comunitario e la tutela degli interessi dei terzi interessati dalle decisioni dell'agenzia esecutiva. Questo inquadramento dovrebbe essere assicurato in primo luogo dall'autorità legislativa, mediante le disposizioni previste dal presente regolamento, e se del caso dai regolamenti che istituiscono i programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva; in secondo luogo, dalle condizioni, dai criteri, dai parametri e dalle modalità definiti dalla Commissione nell'atto giuridico con cui delegherebbe i compiti di gestione all'agenzia esecutiva (atto di delega), atto che stabilirà altresì le modalità dei controlli che permetteranno ai servizi della Commissione responsabili dei programmi in questione di accertarsi del buon funzionamento dell'agenzia esecutiva; in terzo luogo dal fatto che il programma di lavoro annuale dell'agenzia dovrebbe rispettare la programmazione stabilita dalla Commissione in conformità dei regolamenti che istituiscono i programmi in questione. 3.8. Si propone inoltre un sistema di controlli a cui sottoporre l'agenzia esecutiva: controlli di natura politica esercitati dal Parlamento europeo, chiamato a dare scarico sull'esecuzione del bilancio di funzionamento, e dalla Commissione, responsabile a sua volta dinanzi alle altre istituzioni; verifiche della regolarità e del buon funzionamento dei sistemi di controllo interno dell'agenzia, effettuate sia dal revisore interno della Commissione che dalla Corte dei conti; controlli antifrode esercitati dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF); controlli di legittimità sugli atti adottati dall'agenzia, esercitati dalla Corte di giustizia. Sistema finanziario e di bilancio 3.9. Per quanto concerne le disposizioni finanziarie e di bilancio, il bilancio dell'agenzia esecutiva contemplerà esclusivamente le spese di funzionamento. Le entrate dovrebbero essere costituite in massima parte da una sovvenzione annuale concessa dall'autorità di bilancio su proposta della Commissione. Detta sovvenzione dovrebbe corrispondere ad una percentuale determinata della dotazione finanziaria annuale dei programmi alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva e dovrebbe essere commisurata ai compiti ad essa affidati. Il bilancio in questione verrebbe gestito in conformità di un regolamento finanziario ad hoc, ispirato al regolamento finanziario generale ed elaborato dalla Commissione previo parere della Corte dei conti. 3.10. Gli stanziamenti operativi dei programmi alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva resterebbero iscritti nel bilancio generale dell'Unione europea e sarebbero gestiti conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario ad esso applicabile. In questo modo la Commissione resterebbe interamente responsabile della loro esecuzione dinanzi all'autorità di bilancio, mantenendo intatti i suoi poteri ai sensi dell'articolo 274 del trattato. Organi direttivi, personale e sede 3.11. Nella ripartizione delle competenze tra gli organi direttivi dell'agenzia esecutiva è previsto che il direttore sia responsabile del funzionamento dell'agenzia e della gestione operativa dei programmi comunitari. 3.12. Il comitato direttivo dovrebbe adottare il programma di lavoro annuale e soprintendere al funzionamento dell'agenzia. 3.13. Il personale dell'agenzia esecutiva sarebbe soggetto alle disposizioni statutarie che si applicano agli « altri agenti ». Funzionari distaccati dalla Commissione eserciterebbero le funzioni direttive. Poiché il compito dell'agenzia esecutiva è quello di partecipare alla gestione di programmi di durata determinata, è opportuno che i posti da coprire e i contratti da applicare al personale abbiano tutti carattere temporaneo. 3.14. Per quanto riguarda la sede, va tenuto conto del fatto che la Commissione e l'agenzia esecutiva dovrebbero instaurare una cooperazione intensa e regolare al fine di assicurare una gestione efficace dei programmi comunitari. È dunque ragionevole prevedere che l'agenzia abbia la sua sede là dove sono ubicati i servizi della Commissione. Programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale 3.15. La gestione dei programmi che non sono finanziati sul bilancio generale richiede una disposizione specifica. Il quadro regolamentare relativo a questi programmi è per certi aspetti diverso da quello dei programmi comunitari propriamente detti, ma nella fase di esecuzione queste due categorie di programmi presentano sostanziali analogie, soprattutto per quanto riguarda il ruolo affidato alla Commissione. Si propone pertanto che, mutatis mutandis, nel rispetto delle norme e delle procedure stabilite dalle basi giuridiche specifiche applicabili ai programmi non finanziati sul bilancio generale, la Commissione possa fare ricorso ad un'agenzia esecutiva alle condizioni previste dalla presente proposta di regolamento. Ruolo della Commissione 3.16. L'agenzia esecutiva oggetto della presente proposta presenta alcune differenze rispetto alle agenzie comunitarie attualmente esistenti. Sul piano istituzionale, la differenza più evidente è data dal ruolo molto importante riservato alla Commissione nell'organizzazione e nel funzionamento dell'agenzia esecutiva. 3.17. Ad esempio la creazione di queste agenzie per la gestione di uno o più programmi comunitari dovrebbe essere decisa dalla Commissione, assistita se necessario da un comitato di rappresentanti degli Stati membri. Sarebbe parimenti la Commissione che negli atti di delega specifici preciserebbe la portata dei compiti affidati all'agenzia, definendo anche le condizioni, i criteri, i parametri e le modalità da seguire per disciplinarne l'esecuzione. L'agenzia esecutiva, pur disponendo di una sua autonomia di gestione, sarebbe soggetta ad un controllo rigoroso da parte della Commissione che da un lato nominerebbe il direttore e i membri del comitato direttivo e dall'altro determinerebbe il contenuto del suo programma di lavoro. 3.18. Il ruolo della Commissione è giustificato, vista la natura specifica dei compiti da affidare all'agenzia esecutiva. La sola ragion d'essere di queste agenzie è data infatti dalla partecipazione alla gestione dei programmi comunitari. Ma la gestione di questi programmi rientra fra le prerogative della Commissione: gli atti regolamentari che li istituiscono incaricano sempre la Commissione di adottare le misure di esecuzione pertinenti e la loro attuazione è finanziata mediante stanziamenti della cui esecuzione la Commissione è direttamente responsabile dinanzi all'autorità di bilancio, ai sensi dell'articolo 274 del trattato. 3.19. L'agenzia esecutiva va quindi considerata essenzialmente uno strumento che assiste la Commissione nello svolgimento dei suoi compiti di gestione. Non occorre quindi rendere più complesso il processo decisionale. D'altro canto la Commissione, per poter essere chiamata a rispondere dinanzi alle altre istituzioni, deve essere in grado di mantenere un controllo adeguato sul funzionamento dell'agenzia esecutiva. Se si rendessero meno stretti i rapporti tra la Commissione e queste agenzie, adottando nella fattispecie modalità di direzione o di controllo diverse, ne risulterebbero profondamente alterati gli equilibri e la logica del sistema oggetto della presente proposta di regolamento. 3.20. I poteri affidati alla Commissione e i compiti assegnati alle agenzie esecutive secondo la presente proposta non intaccano minimamente le prerogative e le competenze delle altre istituzioni. Il ricorso ad un'agenzia esecutiva non rimette infatti in questione le condizioni poste dal legislatore, segnatamente attraverso le procedure dei comitati, all'esercizio delle competenze di esecuzione devolute alla Commissione. 4. Scelta della base giuridica L'attuazione dei programmi comunitari rientra nell'ambito degli obiettivi indicati dagli articoli 2 e 3 del trattato. Tuttavia il trattato non prevede, per l'adozione del regolamento in oggetto, poteri d'azione diversi da quelli dell'articolo 308, che costituisce pertanto la base giuridica necessaria per la presente proposta di regolamento. 5. Sussidiarietà e proporzionalità In alcuni casi un programma comunitario (considerato nella sua globalità o limitatamente ad alcune sue componenti) deve essere gestito a livello comunitario, sia per la sua natura intrinseca, sia perché gli obiettivi previsti non verrebbero realizzati in maniera adeguata ed efficace facendo ricorso ad organismi nazionali. L'atto che definisce lo statuto delle agenzie ha una dimensione comunitaria e deve assumere la forma generale e vincolante del regolamento, senza però andare oltre ciò che è necessario per conseguire gli obiettivi perseguiti. 6. Osservazioni sugli articoli L'articolo 1 indica lo scopo principale della proposta di regolamento, e cioè stabilire lo statuto delle agenzie esecutive. L'articolo 2 definisce due nozioni fondamentali della proposta, e cioè quella di agenzia esecutiva e di programma comunitario. L'articolo 3 prevede di delegare alla Commissione, assistita da un comitato di regolamentazione, il potere di decidere in merito alla creazione e alla soppressione di ogni singola agenzia esecutiva. La disposizione in questione precisa chiaramente che ogni agenzia così creata deve essere conforme allo statuto generale stabilito dalla presente proposta di regolamento. La disposizione prevede altresì la possibilità di fissare nelle decisioni relative alla creazione di un'agenzia esecutiva la durata di vita dell'agenzia stessa nonché l'obbligo di precisare in ogni decisione di soppressione di un'agenzia le condizioni di liquidazione relative. L'articolo 4 definisce l'agenzia esecutiva un organismo comunitario investito di una missione di servizio pubblico e ne stabilisce la personalità e la capacità giuridica L'articolo 5 raccomanda di stabilire la sede di ogni singola agenzia esecutiva in uno dei luoghi in cui sono ubicati i servizi della Commissione, in modo da permettere la necessaria cooperazione, intensa e regolare, tra l'agenzia e i servizi suddetti. È inoltre prevista la possibilità che un'agenzia esecutiva crei antenne operative in altri paesi, al fine di migliorare l'esecuzione dei compiti ad essa affidati. L'articolo 6 specifica i compiti che possono essere affidati all'agenzia esecutiva nella gestione dei programmi comunitari. Sono esclusi a priori i compiti che implicano un margine di discrezionalità tale da tradurre in atto scelte politiche. L'agenzia esecutiva potrebbero essere invece incaricata di raccogliere, analizzare e trasmettere alla Commissione informazioni che possano servire ad orientare l'esecuzione dei programmi in questione; di elaborare raccomandazioni per la Commissione, concernenti l'esecuzione dei programmi; di gestire le diverse fasi dei singoli progetti nell'ambito di un programma, il che può richiedere che la Commissione deleghi ad essa i poteri di decisione pertinenti; di procedere all'esecuzione finanziaria e alle operazioni connesse al fine di realizzare i progetti suddetti. Viene precisato che per affidare all'agenzia esecutiva i compiti in questione occorre un atto di delega della Commissione. In esso sono definiti le condizioni, i criteri, i parametri e le modalità che l'agenzia esecutiva deve rispettare nello svolgimento dei suoi compiti e sono precisate le modalità dei controlli esercitati dai servizi interessati della Commissione per accertarsi del buon funzionamento dell'agenzia. L'articolo 7 prevede che l'agenzia sia diretta da un comitato direttivo e da un direttore e che il personale dell'agenzia sia alle dipendenze del direttore. L'articolo 8 stabilisce le modalità di designazione del comitato direttivo e la durata del mandato ad esso affidato. Esso dice inoltre come si procede alla nomina del presidente del comitato e alla convocazione delle riunioni e descrive la procedura di voto. L'articolo 9 elenca i compiti del comitato direttivo, tra cui l'adozione del programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva, che deve rispettare la programmazione stabilita dalla Commissione; l'adozione del bilancio di funzionamento dell'agenzia e ogni altra decisione relativa all'organizzazione generale o alla supervisione dell'agenzia. L'articolo 10 stabilisce le modalità di designazione e la durata del mandato del direttore. Viene precisato che la Commissione deve scegliere come direttore un funzionario/una funzionaria ai sensi dei regolamenti e delle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. L'articolo 11 descrive le funzioni del direttore, il quale rappresenta l'agenzia esecutiva; partecipa senza diritto di voto alle riunioni del comitato direttivo e prepara le decisioni di tale comitato; procede all'attuazione del programma di lavoro annuale dell'agenzia e all'esecuzione concreta delle operazioni di gestione dei programmi comunitari delegate all'agenzia; prepara ed esegue il bilancio di funzionamento dell'agenzia; è responsabile per tutte le questioni concernenti il personale dell'agenzia. L'articolo 12 stabilisce i principi che disciplinano il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva; prevede una sovvenzione da parte del bilancio generale dell'Unione europea e precisa la natura dei posti che figurano nella tabella dell'organico, specificandone il carattere temporaneo. L'articolo 13 indica la procedura da seguire per l'elaborazione del bilancio di funzionamento: il direttore prepara il progetto; il comitato direttivo approva il progetto e lo presenta alla Commissione; dopo averne verificato la conformità con la programmazione annuale, la Commissione inserisce una proposta di sovvenzione nel progetto preliminare di bilancio; l'autorità di bilancio approva la sovvenzione; il comitato direttivo approva definitivamente il bilancio, sulla base della sovvenzione fissata dall'autorità di bilancio. L'importo della sovvenzione proposta dalla Commissione deve corrispondere ad una determinata percentuale della dotazione finanziaria annuale dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva. L'articolo 14 specifica che il direttore dell'agenzia è responsabile dell'esecuzione del bilancio di funzionamento e risponde della sua gestione sia dinanzi al Parlamento europeo che dinanzi alla Commissione e al comitato direttivo. Il Parlamento dà scarico all'agenzia esecutiva sull'esecuzione del bilancio di funzionamento entro due anni dalla fine dell'esercizio finanziario di cui trattasi. L'articolo 15 stabilisce che la Commissione, assistita da un comitato di regolamentazione e previo parere della Corte dei conti, adotta il regolamento finanziario che le agenzie esecutive saranno tenute ad applicare per l'esecuzione del loro bilancio di funzionamento. Tale regolamento finanziario si ispira, per quanto possibile, al regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. L'articolo 16 precisa che gli stanziamenti operativi relativi ai programmi alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva continuano ad essere iscritti nel bilancio generale dell'Unione europea e non figurano nel bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, anche nei casi in cui la Commissione delega all'agenzia compiti di esecuzione finanziaria. In tali casi l'ordinatore delegato dell'agenzia esecutiva è il direttore della stessa, il quale deve conformarsi agli obblighi previsti dal regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. L'articolo 17 prevede che il regolamento proposto si applichi anche alla delega di compiti ad un'agenzia esecutiva ai fini della gestione di programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale dell'Unione europea. In tali casi occorre tenere conto delle basi giuridiche specifiche dei programmi suddetti, in particolare per quanto riguarda l'elaborazione del bilancio di funzionamento dell'agenzia e il regolamento finanziario applicabile agli stanziamenti operativi che essa è incaricata di gestire. L'articolo 18 tratta del personale dell'agenzia esecutiva e precisa che esso è costituito da funzionari distaccati dalle istituzioni comunitarie e da agenti temporanei assunti direttamente dall'agenzia esecutiva. Il regime giuridico applicabile è quello dello statuto e delle altre regolamentazioni applicabili agli agenti delle Comunità europee, mentre le modalità di applicazione devono essere adottate dal comitato direttivo di concerto con la Commissione. Il protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee si applica sia all'agenzia che al personale della stessa. L'articolo 19 elenca i controlli ai quali è soggetta l'agenzia esecutiva: i controlli effettuati dal revisore interno della Commissione, che riferisce sia alla Commissione che all'agenzia; i controlli dell'OLAF, sulla base dell'accordo interistituzionale relativo alle indagini interne svolte dall'OLAF; i controlli della Corte dei conti, ai sensi dell'articolo 248 del trattato. L'articolo 20 evoca il regime della responsabilità contrattuale e della responsabilità extracontrattuale dell'agenzia e stabilisce che la Corte di giustizia è competente a conoscere delle controversie afferenti alla responsabilità extracontrattuale. L'articolo 21 estende il regime dei controlli di legittimità sugli atti della Commissione, effettuati dalla Corte di giustizia ai sensi dell'articolo 230 del trattato, agli atti dell'agenzia esecutiva destinati a produrre effetti giuridici vincolanti. L'articolo 22 definisce il regime di accesso ai documenti dell'agenzia esecutiva, rimandando per analogia alla regolamentazione che sarà adottata per attuare l'articolo 255 del trattato. Il comitato direttivo stabilirà le disposizioni specifiche da adottare come modalità di applicazione nel primo anno di attività dell'agenzia esecutiva. L'articolo assoggetta inoltre ad un obbligo di riservatezza riguardo alle informazioni coperte dal segreto professionale i membri del comitato direttivo, il direttore, il personale dell'agenzia esecutiva e chiunque altro partecipi alle attività dell'agenzia. L'articolo 23 istituisce il "comitato delle agenzie esecutive", cioè il comitato di regolamentazione che assiste la Commissione nell'adozione delle misure di attuazione del regolamento proposto. Per la procedura da seguire si rimanda all'articolo 5 della decisione 1999/468/CE. L'articolo 24 contiene la clausola abituale relativa all'entrata in vigore del regolamento, fissata al terzo giorno successivo a quello della pubblicazione. 2000/0337 (CNS) Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari IL CONSIGLIO DELL' UNIONE EUROPEA, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 308, vista la proposta della Commissione [1], [1] GU C visto il parere del Parlamento europeo [2], [2] GU C considerando quanto segue: (1) Nell'ambito delle azioni previste dall'articolo 3 del trattato (programmi comunitari) il legislatore istituisce un numero sempre maggiore di programmi nei settori più diversi a beneficio di varie categorie di destinatari. La Commissione è normalmente incaricata di adottare le misure di esecuzione relative a tali programmi. (2) L'attuazione dei programmi comunitari in questione è finanziata, almeno in parte, mediante stanziamenti iscritti nel bilancio generale dell'Unione europea. Ai sensi dell'articolo 274 del trattato, la Commissione è responsabile dell'esecuzione di tale bilancio. (3) Per poter assumere pienamente le sue responsabilità dinanzi alle altre istituzioni e ai cittadini, la Commissione deve concentrarsi in via prioritaria sulle sue missioni istituzionali. È quindi opportuno che essa possa delegare a terzi alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari, compresi taluni compiti di funzionamento. L'esternalizzazione di taluni compiti di gestione può inoltre costituire un modo più efficiente ed efficace di realizzare gli obiettivi perseguiti da detti programmi comunitari. (4) esternalizzazione dei compiti di gestione deve restare entro i limiti del sistema istituzionale creato dal trattato. Ciò significa che non possono essere esternalizzate le missioni che il trattato assegna alle istituzioni e che presuppongono un margine di discrezionalità tale da tradurre in atto scelte politiche. (5) Il ricorso all'esternalizzazione è possibile solo dopo aver attentamente valutato i diversi fattori (valutazione dei benefici e dei costi, inclusi quelli da sostenere per il controllo e il coordinamento, efficacia e flessibilità nell'esecuzione dei compiti esternalizzati, semplificazione delle procedure utilizzate, prossimità dell'azione esternalizzata ai destinatari finali, visibilità della Comunità in quanto promotrice del programma di cui trattasi, mantenimento di un livello adeguato di know-how all'interno della Commissione). (6) Una forma di esternalizzazione consiste nel fare ricorso ad organismi di diritto comunitario dotati di personalità giuridica (agenzie esecutive). (7) Per assicurare l'omogeneità delle agenzie esecutive sul piano istituzionale, è opportuno stabilirne mediante regolamento lo statuto e in particolare alcuni aspetti essenziali concernenti la struttura, i compiti, il funzionamento, il regime di bilancio, i controlli e la responsabilità. (8) In quanto istituzione responsabile dell'esecuzione dei diversi programmi comunitari, la Commissione è in grado di valutare se e in che misura sia opportuno affidare ad un'agenzia esecutiva compiti di gestione relativi a uno o più programmi comunitari specifici. Il ricorso ad un'agenzia esecutiva non esime la Commissione dalle responsabilità che ad essa incombono in virtù del trattato, in particolare ai sensi dell'articolo 274. Essa deve essere pertanto in grado di circoscrivere strettamente l'azione dell'agenzia esecutiva e di mantenere un controllo effettivo sul suo funzionamento e in particolare sui suoi organi direttivi. (9) Ciò significa che la Commissione deve essere competente a decidere sull'istituzione ( e se del caso sulla soppressione) di un'agenzia esecutiva in conformità dello statuto stabilito dal legislatore. Nella misura in cui la decisione di istituire un'agenzia esecutiva è una misura di portata generale ai sensi dell'articolo 2 della decisione 1999/468/CEE del Consiglio, del 28 giugno 1999, recante modalità per l'esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione [3], essa deve essere adottata secondo la procedura di regolamentazione di cui all'articolo 5 della suddetta decisione. [3] GU L 184 del 17.7.1999, pag. 23. (10) Parimenti la Commissione deve poter designare sia i membri del comitato direttivo dell'agenzia esecutiva che il direttore della stessa, così che delegando all'agenzia esecutiva compiti che rientrano tra le proprie competenze la Commissione non ne perda il controllo. (11) Occorre infine che l'attività svolta dall'agenzia esecutiva rispetti pienamente la programmazione definita dalla Commissione per i programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia in questione. Il programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva deve essere pertanto sottoposto all'approvazione della Commissione. (12) Per garantire un'esternalizzazione efficace, in modo da trarre il massimo profitto dalle competenze che l'agenzia esecutiva è in grado di offrire, occorre che la Commissione possa delegare a tale agenzia in tutto o in parte i compiti di esecuzione relativi ad uno o a più programmi comunitari, eccettuati i compiti che implicano un margine di discrezionalità tale da tradurre in atto scelte politiche. I compiti delegabili comprendono la gestione integrale o parziale delle fasi del ciclo di vita di un progetto specifico, l'adozione degli atti di esecuzione di bilancio necessari, la raccolta e il trattamento di informazioni da trasmettere alla Commissione e l'elaborazione di raccomandazioni per la Commissione. (13) Dal momento che il bilancio dell'agenzia esecutiva è destinato a finanziare unicamente le spese di funzionamento della stessa, le entrate dell'agenzia devono essere costituite principalmente da una percentuale, fissata dall'autorità di bilancio, della dotazione finanziaria dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia. (14) Al fine di salvaguardare la portata dell'articolo 274 del trattato, gli stanziamenti operativi dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva devono continuare ad essere iscritti nel bilancio generale dell'Unione europea e la loro esecuzione deve avvenire mediante imputazione diretta al bilancio generale. Le operazioni finanziarie relative a tali stanziamenti devono essere pertanto effettuate in conformità delle disposizioni del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. (15) All'agenzia esecutiva devono poter essere affidati i compiti di esecuzione relativi alla gestione dei programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale dell'Unione europea. In tali casi si applicano le disposizioni del presente regolamento, tenendo conto degli elementi specifici risultanti dalle basi giuridiche dei programmi in questione. (16) Per garantire trasparenza e affidabilità nella gestione dell'agenzia esecutiva è necessario che il suo funzionamento sia oggetto di controlli, interni ed esterni, che l'agenzia sia resa responsabile dei propri atti e che il pubblico possa accedere ai documenti da essa detenuti, a condizioni e con limitazioni analoghe a quelle previste dall'articolo 255 del trattato. (17) L'agenzia esecutiva deve cooperare in modo intenso e regolare con i servizi della Commissione responsabili dei programmi comunitari alla cui gestione essa partecipa. Per agevolare quanto più possibile tale cooperazione, è opportuno che la sede di ogni agenzia esecutiva sia stabilita nel luogo in cui sono ubicati i servizi della Commissione. (18) Per l'adozione del presente regolamento il trattato non prevede poteri d'azione diversi da quelli contemplati dall'articolo 308, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: Articolo 1 Finalità Il presente regolamento definisce lo statuto delle agenzie esecutive a cui la Commissione può affidare, sotto il proprio controllo e la propria responsabilità, determinati compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari. Articolo 2 Definizioni Ai sensi del presente regolamento si intende per: a) « agenzia esecutiva »: un ente giuridico istituito in conformità del presente regolamento; b) « programma comunitario » : qualunque azione, insieme di azioni o altra iniziativa comportante una spesa che, secondo la base giuridica o l'autorizzazione di bilancio relativa, deve essere attuata dalla Commissione a beneficio di una o più categorie di destinatari specifici. Articolo 3 Creazione e soppressione 1. La Commissione può decidere di istituire un'agenzia esecutiva a cui affidare determinati compiti relativi alla gestione di uno o più programmi comunitari. Tale decisione può fissare la durata di vita dell'agenzia. 2. La Commissione, qualora non ritenga più necessario fare ricorso ad una agenzia esecutiva da essa creata, può decidere di sopprimerla. In tal caso nomina due liquidatori per procedere alla liquidazione. Nella stessa decisione la Commissione determina le condizioni in cui deve effettuarsi la liquidazione dell'agenzia esecutiva. Il residuo netto dell'agenzia è trasferito al bilancio generale dell'Unione europea. 3. La Commissione adotta le decisioni di cui ai paragrafi 1 e 2 secondo la procedura prevista dall'articolo 23, paragrafo 2. 4. Ogni agenzia esecutiva istituita ai sensi del paragrafo 1 deve essere conforme alle disposizioni del presente regolamento. Articolo 4 Natura giuridica 1. L'agenzia esecutiva è un organismo comunitario, investito di una missione di servizio pubblico. 2. L'agenzia esecutiva ha personalità giuridica. Essa gode in tutti gli Stati membri della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle legislazioni nazionali; in particolare, essa può acquistare o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio. Articolo 5 Sede L'agenzia esecutiva ha sede in uno dei luoghi in cui sono ubicati i servizi della Commissione. Essa può decidere di creare antenne operative, all'interno o all'esterno del territorio degli Stati membri, in tutti i casi in cui ciò serva a migliorare la gestione dei programmi comunitari che le sono stati affidati. Articolo 6 Compiti Per realizzare l'obiettivo di cui all'articolo 3, paragrafo 1, la Commissione può affidare all'agenzia esecutiva qualunque compito relativo all'esecuzione di un programma comunitario, eccettuati quelli che implicano un margine di discrezionalità tale da tradurre in atto scelte politiche. L'agenzia esecutiva può essere incaricata in particolare di: a) a) elaborare raccomandazioni per la Commissione, relative all'esecuzione del programma comunitario; b) b) gestire tutte le fasi del ciclo di vita del progetto, o parte di esse, in relazione a progetti specifici nell'ambito dell'esecuzione del programma comunitario e procedere ai controlli all'uopo necessari, adottando le decisioni pertinenti su delega della Commissione; c) c) adottare gli atti di esecuzione finanziaria concernenti le entrate e le spese necessarie per l'attuazione del programma comunitario, nonché tutte le altre azioni connesse su delega della Commissione; d) d) raccogliere, analizzare e trasmettere alla Commissione tutte le informazioni necessarie per orientare l'esecuzione del programma comunitario. Le condizioni, i criteri, i parametri e le modalità che l'agenzia esecutiva deve rispettare nello svolgimento dei compiti di cui sopra nonché le modalità dei controlli esercitati dai servizi della Commissione responsabili dei programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva sono definiti dalla Commissione nell'atto di delega. Articolo 7 Struttura 1. L'agenzia esecutiva è gestita da un comitato direttivo e da un direttore. 2. Il personale dell'agenzia esecutiva è alle dipendenze del direttore. Articolo 8 Comitato direttivo 1. Il comitato direttivo è composto da cinque membri designati dalla Commissione. 2. La durata del mandato dei membri del comitato direttivo è di almeno due anni. Il mandato è rinnovabile. Alla scadenza del mandato o in caso di dimissioni, i membri restano in funzione fino a quando non sia stato provveduto al rinnovo del loro mandato o alla loro sostituzione. 3. Il comitato direttivo designa tra i suoi membri un presidente e un vicepresidente.. 4. Il comitato direttivo si riunisce su convocazione del presidente almeno due volte all'anno. Esso può essere convocato anche qualora lo richieda almeno la maggioranza semplice dei suoi membri o il direttore. 5. I membri del comitato direttivo impossibilitati a partecipare ad una riunione possono farsi rappresentare da un altro membro munito di un mandato specifico per la riunione di cui trattasi. Un membro può rappresentare solo un altro membro. In caso di impedimento del presidente, il comitato direttivo è presieduto dal vicepresidente. 6. Le decisioni del comitato direttivo sono adottate a maggioranza semplice dei votanti. In caso di parità di voti, prevale la decisione del presidente. Articolo 9 Compiti del comitato direttivo 1. Il comitato direttivo adotta il suo regolamento interno. 2. Sulla base di un progetto presentato dal direttore e previo accordo della Commissione, il comitato direttivo adotta, al più tardi all'inizio di ogni anno, il programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva. Tale programma deve rispettare la programmazione definita dalla Commissione conformemente alle disposizioni degli atti che istituiscono i programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva. Il programma di lavoro annuale può essere modificato nel corso dell'esercizio secondo la stessa procedura, per tener conto, in particolare, delle decisioni della Commissione relative ai programmi comunitari di cui trattasi. Le azioni contenute nel programma di lavoro annuale sono accompagnate da una stima delle spese necessarie. 3. Il comitato direttivo adotta il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, secondo la procedura prevista dall'articolo 13. 4. Il comitato direttivo decide, previo accordo della Commissione, in merito all'accettazione di legati, donazioni e sovvenzioni provenienti da altre fonti comunitarie. 5. Il comitato direttivo decide sulla creazione delle antenne operative dell'agenzia esecutiva di cui all'articolo 5. 6. Il comitato direttivo adotta le disposizioni particolari necessarie per rendere effettivo il diritto di accesso ai documenti dell'agenzia esecutiva, conformemente alle disposizioni dell'articolo 22, paragrafo 1. 7. Il comitato direttivo adotta entro il 31 marzo di ogni anno e presenta alla Commissione la relazione annuale sulle attività dell'agenzia esecutiva per l'anno precedente e sul loro finanziamento. 8. Il comitato direttivo assolve gli altri compiti che gli sono attribuiti dal presente regolamento. Articolo 10 Direttore 1. Il direttore dell'agenzia è nominato dalla Commissione che designa un funzionario ai sensi dei regolamenti e delle regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. 2. La durata del mandato del direttore è di quattro anni. Il mandato è rinnovabile. Previo parere del comitato direttivo, la Commissione può porre termine alle funzioni del direttore prima della scadenza del suo mandato. Articolo 11 Compiti del direttore 1. Il direttore rappresenta l'agenzia esecutiva ed è incaricato della sua gestione. 2. Il direttore prepara i lavori del comitato direttivo e in particolare il progetto di programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva. Egli partecipa, senza diritto di voto, ai lavori del comitato direttivo. 3. Il direttore assicura l'attuazione del programma di lavoro annuale dell'agenzia esecutiva. In particolare egli è responsabile dell'esecuzione dei compiti di cui all'articolo 6 e adotta le decisioni pertinenti. Il direttore è l'ordinatore delegato dell'agenzia esecutiva per l'esecuzione degli stanziamenti operativi relativi ai programmi alla cui gestione partecipa l'agenzia e la cui esecuzione finanziaria forma oggetto di un atto di delega da parte della Commissione. 4. Il direttore prepara lo stato di previsione delle entrate e delle spese ed esegue in quanto ordinatore il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, in conformità del regolamento finanziario di cui all'articolo 15. 5. Il direttore è responsabile della preparazione e della pubblicazione delle relazioni che l'agenzia esecutiva deve presentare alla Commissione. Si tratta nella fattispecie della relazione annuale sulle attività dell'agenzia esecutiva di cui all'articolo 9, paragrafo 7 e di tutte le altre relazioni, di natura generale o specifica, che la Commissione chiede all'agenzia esecutiva. 6. Il direttore, in virtù dei poteri a lui attribuiti dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee, rappresenta nei riguardi del personale dell'agenzia esecutiva l'autorità abilitata a concludere i contratti di assunzione. Egli si occupa di tutte le questioni concernenti il personale dell'agenzia esecutiva. Articolo 12 Bilancio di funzionamento 1. Tutte le entrate e le spese dell'agenzia esecutiva formano oggetto di previsioni per ciascun esercizio finanziario, che coincide con l'anno civile, e sono iscritte nel suo bilancio di funzionamento. Quest'ultimo comprende la tabella dell'organico, che viene sottoposta all'autorità di bilancio. Nella tabella dell'organico, costituita esclusivamente da posti temporanei, sono precisati il numero, il grado e la categoria del personale impiegato dall'agenzia esecutiva nell'esercizio considerato. 2. Il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva rispetta la regola dell'equilibrio tra entrate e spese. 3. Le entrate dell'agenzia esecutiva comprendono, fatte salve altre entrate possibili, una sovvenzione iscritta nel bilancio generale dell'Unione europea. Articolo 13 Elaborazione del bilancio di funzionamento 1. Il direttore elabora ogni anno un progetto di bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, comprendente le spese di finanziamento per l'esercizio finanziario successivo, e lo presenta al comitato direttivo. 2. Il comitato direttivo adotta entro il 1° marzo di ogni anno il progetto di bilancio di funzionamento per l'anno successivo e lo presenta alla Commissione. 3. Sulla base del progetto di bilancio e tenendo conto della programmazione da essa definita per quanto riguarda i programmi comunitari alla cui gestione partecipa l'agenzia esecutiva, la Commissione, nell'ambito della procedura di bilancio, propone la sovvenzione annuale per il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, e ne fissa l'importo, pari ad una determinata percentuale della dotazione finanziaria annuale dei programmi di cui trattasi. 4. All'inizio di ciascun esercizio finanziario, sulla base della sovvenzione annuale così determinata dall'autorità di bilancio competente, il comitato direttivo adotta, insieme al programma di lavoro, il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva, adeguandolo in funzione dei vari contributi concessi all'agenzia esecutiva e dei fondi provenienti da altre fonti. Articolo 14 Elaborazione del bilancio di funzionamento e scarico 1. Il direttore esegue il bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva. 2. Entro il 31 marzo di ogni anno, il direttore sottopone al Parlamento europeo, alla Corte dei conti, alla Commissione e al comitato direttivo un conto dettagliato in cui sono riportate tutte le entrate e le uscite dell'esercizio finanziario precedente. 3. Il Parlamento europeo dà scarico all'agenzia esecutiva sull'esecuzione del bilancio di funzionamento entro il 30 aprile dell'anno n+2. Articolo 15 Regolamento finanziario applicabile al bilancio di funzionamento Il regolamento finanziario applicabile al bilancio di funzionamento dell'agenzia esecutiva è adottato dalla Commissione, previo parere della Corte dei conti, secondo la procedura prevista dall'articolo 23, paragrafo 2, nel rispetto dell'articolo 142 del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee [4]. [4] GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1. Regolamento modificato da ultimo dal regolamento (CE, CECA, Euratom) n. 2673/1999 del Consiglio. Articolo 16 Regolamento finanziario applicabile agli stanziamenti operativi 1. Qualora la Commissione, in virtù delle disposizioni dell'articolo 6, lettera c), abbia delegato all'agenzia esecutiva compiti di esecuzione finanziaria per stanziamenti operativi relativi a programmi comunitari, detti stanziamenti continuano ad essere iscritti nel bilancio generale dell'Unione europea e la loro esecuzione avviene mediante imputazione diretta al bilancio suddetto. 2. Il direttore dell'agenzia operativa funge da ordinatore delegato per quanto riguarda l'esecuzione di detti stanziamenti operativi e a tal fine si conforma agli obblighi previsti dal regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. Articolo 17 Programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale Le disposizioni degli articoli 13 e 16 si applicano fatte salve le disposizioni specifiche previste dalle basi giuridiche relative ai programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale dell'Unione europea. Articolo 18 Personale 1. Il personale dell'agenzia esecutiva è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e altri agenti delle Comunità europee. Il comitato direttivo, di concerto con la Commissione, adotta le modalità di applicazione necessarie. 2. Il personale dell'agenzia esecutiva è costituito da funzionari comunitari distaccati dalle istituzioni e assegnati all'agenzia esecutiva e da agenti temporanei assunti dall'agenzia esecutiva. 3. Il protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee si applica sia all'agenzia esecutiva che al personale di cui al paragrafo 2. Articolo 19 Controlli 1. Il revisore interno e il controllore finanziario della Commissione godono nei riguardi dell'agenzia esecutiva delle stesse prerogative ed esercitano le stesse funzioni che sono loro attribuite nei riguardi dei servizi della Commissione. Il revisore riferisce le proprie osservazioni e raccomandazioni sia alla Commissione che all'agenzia esecutiva. Queste ultime provvedono ad attuare le raccomandazioni, ciascuna nell'ambito delle sue competenze. 2. Dal momento della sua istituzione l'agenzia esecutiva aderisce all'accordo interistituzionale relativo alle indagini interne svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) [5]. Il comitato direttivo formalizza tale adesione e adotta le disposizioni necessarie al fine di agevolare lo svolgimento delle indagini interne da parte dell'OLAF. [5] GU L 136 del 31.5.1999, pag. 15. 3. La Corte dei conti esamina i conti dell'agenzia esecutiva, ai sensi dell'articolo 248 del trattato. 4. Tutti gli atti dell'agenzia esecutiva e in particolare tutte le decisioni e tutti i contratti da essa conclusi devono prevedere espressamente che il revisore interno della Commissione, l'OLAF e la Corte dei conti possano procedere a controlli di fascicoli e, se del caso, a controlli in loco, anche presso i beneficiari finali dei fondi ed eventualmente presso gli intermediari che li distribuiscono. Articolo 20 Responsabilità 1. La responsabilità contrattuale dell'agenzia esecutiva è disciplinata dalla legge applicabile al contratto in causa. 2. In materia di responsabilità extracontrattuale, l'agenzia esecutiva deve risarcire, conformemente ai principi generali comuni ai diritti degli Stati membri, i danni cagionati dall'agenzia stessa o dai suoi agenti nell'esercizio delle loro funzioni. La Corte di giustizia è competente a conoscere delle controversie relative al risarcimento dei danni suddetti. Articolo 21 Controllo della legittimità La Corte di giustizia controlla la legittimità degli atti dell'agenzia esecutiva destinati a produrre effetti giuridici vincolanti, alle stesse condizioni e con le stesse modalità previste dall'articolo 230 del trattato per il controllo di legittimità sugli atti della Commissione. Articolo 22 Accesso ai documenti e riservatezza 1. Ogni cittadino dell'Unione e ogni persona fisica o giuridica residente o avente sede in uno Stato membro ha diritto di accedere ai documenti dell'agenzia esecutiva a condizioni e con limitazioni analoghe a quelle previste dal regolamento n. /200 del Parlamento europeo e del Consiglio, relativo all'accesso ai documenti, del ......2000 [6]. [6] Proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (COM (2000)30 def./2 del 21.2.2000). Le disposizioni specifiche necessarie per la realizzazione di tale diritto di accesso sono adottate dal comitato direttivo entro un anno dall'istituzione dell'agenzia esecutiva. 2. I membri del comitato direttivo, il direttore e i membri del personale, anche dopo la cessazione delle loro rispettive funzioni, e chiunque partecipi alle attività dell'agenzia esecutiva, sono tenuti a non divulgare le informazioni che, per loro natura, sono coperte dal segreto professionale. Articolo 23 Procedura del comitato 1. La Commissione è assistita da un comitato, denominato «comitato delle agenzie esecutive», composto da rappresentanti degli Stati membri e presieduto dal rappresentante della Commissione. 2. Ove si faccia riferimento al presente paragrafo, si applica la procedura di regolamentazione prevista dall'articolo 5 della decisione 1999/468/CE, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 7 della stessa. 3. Il periodo di cui all'articolo 5, paragrafo 6 della decisione 1999/468/CE è fissato a tre mesi. Articolo 24 Entrata in vigore Il presente regolamento entra in vigore il terzo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il Per il Consiglio Il Presidente