GIUDIZIO 6. L’audit della Corte ha riguardato: a) i conti dell’Ufficio, che comprendono i rendiconti finanziari (6) e le relazioni sull’esecuzione del bilancio (7) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2016, e b) la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti, come richiesto dall’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE). Affidabilità dei conti Giudizio sull’affidabilità dei conti 7. A giudizio della Corte, i conti dell’Ufficio relativi all’esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria dello stesso al 31 dicembre 2016, i risultati delle sue operazioni, i flussi di cassa e le variazioni dell’attivo netto per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente al regolamento finanziario dell’Ufficio e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione, che poggiano su princìpi contabili per il settore pubblico riconosciuti a livello internazionale. Legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti Entrate Giudizio sulla legittimità e regolarità delle entrate che sono alla base dei conti 8. A giudizio della Corte, le entrate alla base dei conti per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari. Pagamenti Elementi alla base del giudizio con rilievi 9. La Corte ha riscontrato constatazioni rilevanti per due di cinque procedure di appalto significative relative all’esercizio 2016, i cui pagamenti sono stati effettuati nel corso dell’anno, come indicato ai paragrafi 9.1 e 9.2. Ciò dimostra una mancanza di rigore nelle procedure di appalto dell’Ufficio. 9.1. Due dei tre offerenti, che hanno partecipato a una procedura di appalto oggetto di audit relativa alla prestazione di servizi di viaggio nell’ambito di un contratto-quadro di servizi per un importo di 4 milioni di euro per il periodo 2016-2020, sono stati invitati a fornire informazioni aggiuntive relative agli stessi criteri di selezione. Benché nessuno di essi abbia fornito le informazioni richieste (CV delle persone che devono eseguire l’incarico presso i locali dell’EASO), solo uno di essi è stato escluso dalla procedura di gara per tale motivo. L’altro offerente si è aggiudicato l’appalto, sulla base della promessa di fornire i pertinenti CV dopo l’aggiudicazione. Pertanto, la procedura di appalto non ha rispettato il principio della parità di trattamento e il contratto è stato aggiudicato a un offerente che non soddisfaceva tutti i criteri di selezione. Il contratto-quadro e i relativi pagamenti del 2016, per un importo di 920 561 euro, sono pertanto irregolari. 9.2. Nel febbraio 2016, l’Ufficio ha affidato con aggiudicazione diretta un contratto-quadro per la prestazione di servizi interinali a sostegno della propria risposta alla crisi migratoria, per un periodo di 12 mesi, ammontante a 3,6 milioni di euro. Detto contratto-quadro è stato affidato ad un unico operatore economico preselezionato, senza applicare nessuna delle procedure di appalto previste dal regolamento finanziario dell’UE (8). Pertanto, l’aggiudicazione non ha rispettato le pertinenti norme UE: i relativi pagamenti del 2016, ammontanti a 592 273 euro, sono irregolari. 10. Gli importi in causa relativi a quanto esposto ai paragrafi 9.1-9.2 corrispondono al 2,9 % delle spese totali dell’Ufficio per l’esercizio 2016. Giudizio con rilievi sulla legittimità e regolarità dei pagamenti su cui sono basati i conti 11. A giudizio della Corte, ad eccezione degli effetti delle questioni descritte nel paragrafo 9, dal titolo «Elementi a sostegno del giudizio con rilievi», i pagamenti su cui sono basati i conti annuali per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittimi e regolari. Responsabilità della direzione e competenze dei responsabili delle attività di governance 12. In base agli articoli 310-325 del TFUE e al regolamento finanziario dell’Ufficio, la direzione è responsabile della preparazione e della presentazione dei conti sulla base dei princìpi contabili per il settore pubblico riconosciuti a livello internazionale, nonché della legittimità e della regolarità delle operazioni sottostanti. Tale responsabilità comprende la definizione, l’applicazione e il mantenimento di controlli interni adeguati ai fini della preparazione e della presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore. Alla direzione spetta inoltre garantire che le attività, le operazioni e le informazioni finanziarie presentate nei rendiconti siano conformi alla normativa che li disciplina. La direzione dell’Ufficio detiene la responsabilità ultima per quanto riguarda la legittimità e la regolarità delle operazioni che sono alla base dei conti. 13. Nel preparare i conti, la direzione è tenuta a valutare la capacità dell’Ufficio di mantenere la continuità operativa, fornendo informazioni al riguardo, secondo le circostanze, e basando la contabilità sull’ipotesi della continuità dell’attività. 14. Ai responsabili delle attività di governance spetta sovrintendere al processo di predisposizione dell’informativa finanziaria dell’Ufficio. Le responsabilità dell’auditor in relazione alla revisione dei conti e delle operazioni sottostanti 15. Gli obiettivi della Corte sono di ottenere una ragionevole certezza riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’Ufficio e alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, nonché, sulla base dell’audit espletato, di presentare al Parlamento europeo e al Consiglio o ad altre autorità rispettivamente competenti per il discarico una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La ragionevole certezza consiste in un livello elevato di sicurezza, ma non è una garanzia che l’audit rilevi sempre le inesattezze o le inosservanze rilevanti ove sussistano. Queste possono risultare da frode o errore e sono ritenute rilevanti se è ragionevole presumere che, considerate singolarmente o in termini aggregati, possano influenzare le decisioni economiche adottate dagli utenti sulla base dei conti in questione. 16. L’audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell’auditor e includono una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina i controlli interni applicabili alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti nonché alla legittimità e alla regolarità delle operazioni sottostanti, allo scopo di definire procedure di audit adeguate alle circostanze, ma non di esprimere un giudizio sull’efficacia dei controlli interni. L’audit comporta altresì la valutazione dell’adeguatezza delle politiche contabili adottate e della ragionevolezza delle stime contabili elaborate dalla direzione, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti. 17. Dal lato delle entrate, la Corte verifica la sovvenzione percepita dalla Commissione e valuta le procedure adottate dall’Ufficio per riscuotere eventuali diritti/commissioni/tasse e altri introiti. 18. Dal lato delle uscite, la Corte esamina le operazioni di pagamento nel momento in cui la spesa è stata sostenuta, registrata e accettata. Tale esame riguarda tutte le categorie di pagamenti ad eccezione degli anticipi, nel momento in cui sono effettuati. Gli anticipi sono esaminati quando il destinatario fornisce la giustificazione del corretto utilizzo dei fondi e l’Ufficio la accetta liquidando l’anticipo, che sia nello stesso esercizio o in seguito. 19. Nell’elaborare la presente relazione e dichiarazione di affidabilità, la Corte ha esaminato il lavoro di revisione contabile svolto dal revisore esterno indipendente sui conti dell’Ufficio, conformemente a quanto disposto dall’articolo 208, paragrafo 4, del regolamento finanziario dell’UE (9).