COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE — ORIENTAMENTI SULL’USO DELLE OPZIONI SEMPLIFICATE IN MATERIA DI COSTI NELL’AMBITO DEI FONDI STRUTTURALI E DI INVESTIMENTO EUROPEI (FONDI SIE) — VERSIONE RIVEDUTA

(2021/C 200/01)

Guida alle opzioni semplificate in materia di costi (OSC): finanziamenti a tasso forfettario, tabelle standard di costi unitari, somme forfettarie

[ai sensi degli articoli 67, 68, 68 bis e 68 ter del regolamento (UE) n. 1303/2013, dell’articolo 14 del regolamento (UE) n. 1304/2013 e dell’articolo 19 del regolamento (UE) n. 1299/2013]

Edizione riveduta a seguito dell’entrata in vigore del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046

CLAUSOLA DI ESCLUSIONE DELLA RESPONSABILITÀ: «Il presente documento di lavoro è stato elaborato dai servizi della Commissione. Nell’ambito del diritto UE applicabile esso fornisce orientamenti tecnici ai colleghi e agli organismi incaricati del monitoraggio, del controllo e dell’attuazione dei fondi strutturali e di investimento europei. I presenti orientamenti lasciano impregiudicata l’interpretazione della Corte di giustizia e del Tribunale».

INDICE

Capitolo 1 — Introduzione 6

1.1. Obiettivo 6

1.2. Perché utilizzare le opzioni semplificate in materia di costi? 6

Capitolo 2 — Principi orizzontali e ambito di applicazione 7

2.1. Quando usare i costi semplificati 7

2.2. Utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi 7

2.2.1. Principio 7

2.2.2. Eccezione: casi in cui l’utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi è obbligatorio (sezione riveduta a seguito del regolamento finanziario) 7

2.2.3. Applicazione nel tempo e disposizioni transitorie 10

2.3. Combinazione di opzioni 11

2.3.1. Principi generali 11

2.3.2. Esempi di combinazioni 11

2.4. Appalti pubblici e utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi 12

2.4.1. Utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi nel caso degli appalti pubblici 12

2.4.2. Utilizzo del tasso forfettario per il calcolo dei costi diretti per il personale in operazioni attuate tramite appalti pubblici 14

2.5. Compatibilità delle opzioni semplificate in materia di costi con le norme sugli aiuti di Stato 15

2.5.1. Compatibilità delle opzioni semplificate in materia di costi con il regolamento generale di esenzione per categoria e con il regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo 15

2.6. Uso dei costi semplificati in operazioni che generano entrate nette 16

2.6.1. Operazioni che generano entrate nette dopo il loro completamento (articolo 61 dell’RDC) 16

2.6.2. Operazioni che generano entrate nette nel corso della loro attuazione e alle quali non si applica l’articolo 61, paragrafi da 1 a 6, dell’RDC 17

2.7. Caso specifico del FESR e dell’FSE: finanziamento incrociato 18

2.7.1. Dichiarazione delle azioni che rientrano nell’ambito di applicazione dell’articolo 98, paragrafo 2, dell’RDC in relazione alle opzioni semplificate in materia di costi 18

2.7.2. Esempi 18

2.8. Norme specifiche per il FEASR e la CTE 19

Capitolo 3 — Tipi di opzioni semplificate in materia di costi 19

3.1. Finanziamenti a tasso forfettario 19

3.1.1. Definizione delle categorie di costi 19

3.1.2. Sistemi specifici di finanziamento a tasso forfettario per calcolare categorie di costi specificate nell’RDC e nei regolamenti specifici dei fondi 20

3.1.2.1. Metodi di calcolo dei costi indiretti 21

3.1.2.2. Tasso forfettario per determinare i costi diretti per il personale 21

3.1.2.3. Tasso forfettario per determinare tutti gli altri costi dell’operazione diversi dai costi diretti per il personale 22

3.1.2.4. Giustificazione dei tassi forfettari stabiliti nell’RDC 23

3.1.2.5. Applicazione nel tempo 23

3.2. Tabelle standard di costi unitari 25

3.2.1. Principi generali 25

3.2.2. Costi per il personale calcolati in base a una tariffa oraria (articolo 68 bis, paragrafi da 2 a 4, dell’RDC) 26

3.2.3. Determinazione dei costi ammissibili per il personale tramite la tariffa oraria calcolata 27

3.2.4. Personale impiegato a tempo parziale nell’ambito dell’operazione con una percentuale di tempo fissa 28

3.2.5. Applicazione nel tempo 28

3.3. Somme forfettarie 29

3.3.1. Principi generali 29

3.3.2. Cambiamenti introdotti dal regolamento finanziario e applicazione nel tempo 29

3.3.3. Esempi di somme forfettarie 29

3.4. Caso specifico di tassi forfettari per l’assistenza tecnica 30

3.4.1. Ambito di applicazione 30

3.4.2. Domande di pagamento e rimborsi 31

3.4.3. Incidenza del tasso forfettario sulla dotazione assegnata all’AT nel PO/programma di sviluppo rurale 32

3.4.4. Pista di controllo e incidenza delle rettifiche 32

Capitolo 4 — Elaborazione di opzioni semplificate in materia di costi 32

4.1. Le opzioni semplificate in materia di costi devono essere stabilite in anticipo 33

4.2. Un metodo di calcolo giusto, equo e verificabile 33

4.2.1. Principi generali 33

4.2.1.1. Il metodo deve essere giusto 33

4.2.1.2. Il metodo deve essere equo 33

4.2.1.3. Il metodo deve essere verificabile 33

4.2.2. Le metodologie nella pratica 34

4.2.2.1. Uso di dati «statistici», valutazioni di esperti o altre informazioni oggettive [articolo 67, paragrafo 5, lettera a), punto i)]. 34

4.2.2.2. Uso di dati dei singoli beneficiari [articolo 67, paragrafo 5, lettera a), punti ii) e iii), dell’RDC] 34

4.3. Progetto di bilancio 35

4.3.1. Utilizzo di un progetto di bilancio in relazione ad altri fondi come metodo per stabilire costi unitari, somme forfettarie e tassi forfettari prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario 37

4.4. Uso di tabelle standard di costi unitari, somme forfettarie e tassi forfettari tratti da altri ambiti 37

Da altre politiche dell’Unione 37

Articolo 67, paragrafo 5, lettera b), dell’RDC 37

Articolo 68, primo comma, lettera c), dell’RDC 38

Da meccanismi di sovvenzione finanziati interamente dagli Stati membri 38

Tassi forfettari del periodo 2007-2013 39

Come valutare se le tipologie di operazioni e di beneficiari sono analoghe? 39

4.5. Uso dei tassi previsti dall’RDC o dalle norme specifiche di ciascun fondo 39

4.6. Adeguamento nel tempo dei tassi forfettari, delle somme forfettarie e delle tabelle standard di costi unitari 39

4.7. Metodi specifici per determinare gli importi stabiliti conformemente alle norme specifiche di ciascun fondo 39

Capitolo 5 — Conseguenze per l’attività di audit e controllo 40

5.1. Necessità di un approccio comune di audit e controllo 40

5.2. Il ruolo dell’autorità di audit nell’elaborazione delle OSC 40

5.3. Verifiche di gestione generali e approccio di audit 40

5.3.1 Verifica della corretta determinazione del metodo di calcolo utilizzato per stabilire l’opzione semplificata in materia di costi 41

5.3.2. Verifica della corretta applicazione del metodo 41

5.3.2.1. Verifica della corretta applicazione dei tassi forfettari 42

5.3.2.2. Verifica della corretta applicazione delle tabelle standard di costi unitari 42

5.3.2.3. Verifica della corretta applicazione delle somme forfettarie 43

5.3.2.4. Verifica in caso di combinazione di opzioni nell’ambito della stessa operazione 43

5.3.3. Errori o irregolarità potenziali legati all’utilizzo delle OSC 43

Allegato I — Esempi di opzioni semplificate in materia di costi 45

Allegato II — Esempio di compatibilità delle OSC con le norme sugli aiuti di Stato 51

Allegato III — Misure specifiche per le OSC e il FEASR 54

Allegato IV — Misure specifiche per le OSC e il FEAMP 60

CAPITOLO 1

Introduzione

1.1. Obiettivo

Il presente documento fornisce orientamenti tecnici sui costi dichiarati in base a un tasso forfettario, a somme forfettarie e a tabelle standard di costi unitari (di seguito denominati «opzioni semplificate in materia di costi») applicabili ai fondi SIE e intende divulgare le migliori pratiche al fine di incoraggiare gli Stati membri a utilizzarli. Il documento passa in rassegna le possibilità offerte dal quadro giuridico dei fondi SIE per il periodo di programmazione 2014-2020.

Elaborata dopo l’entrata in vigore del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 (1) (il «regolamento finanziario») il 2 agosto 2018, la presente edizione riveduta degli orientamenti tiene conto delle modifiche apportate al regolamento (UE) n. 1303/2013 (2) (regolamento recante disposizioni comuni o «RDC») e al regolamento (UE) n. 1304/2013 (3) (regolamento relativo al Fondo sociale europeo o «regolamento FSE») dal regolamento finanziario. Tali modifiche traggono spunto dalle possibilità introdotte nel 2014 e le estendono, tenendo conto delle raccomandazioni del gruppo ad alto livello sulla semplificazione (4). Estendono inoltre a tutti i fondi SIE una serie di opzioni che erano state precedentemente previste solo per i regolamenti specifici dei fondi.

La presente revisione degli orientamenti fornisce inoltre ulteriori chiarimenti in risposta alle domande poste dagli Stati membri e dalle parti interessate nel corso dell’attuale periodo di programmazione.

I presenti orientamenti non riguardano i piani d’azione comuni, le opzioni semplificate in materia di costi utilizzate nel quadro dell’articolo 14, paragrafo 1, del regolamento FSE (5) né i finanziamenti che non sono collegati ai costi, di cui all’articolo 67, paragrafo 1, lettera e), dell’RDC.

1.2. Perché utilizzare le opzioni semplificate in materia di costi?

Se si utilizzano opzioni semplificate in materia di costi (OSC), i costi ammissibili di un’operazione sono calcolati conformemente a un metodo predefinito che si basa sulle realizzazioni, sui risultati o su altri costi chiaramente individuati in anticipo con riferimento a un importo per unità o mediante applicazione di una percentuale. Le opzioni semplificate in materia di costi sono pertanto un metodo di calcolo dei costi ammissibili di un’operazione da utilizzare in alternativa al metodo tradizionale: il calcolo è infatti effettuato sulla base dei costi effettivamente sostenuti e pagati [articolo 67, paragrafo 1, lettera a), dell’RDC, di seguito denominati «costi reali»]. Con le opzioni semplificate in materia di costi non è più necessario risalire, per ogni euro di spesa cofinanziata, ai singoli documenti giustificativi; questa caratteristica delle opzioni semplificate in materia di costi è fondamentale, giacché riduce notevolmente gli oneri amministrativi.

Con il ricorso alle opzioni semplificate in materia di costi, inoltre, le risorse umane e gli sforzi amministrativi necessari per la gestione dei fondi SIE possono concentrarsi maggiormente sul raggiungimento degli obiettivi strategici, in quanto la raccolta e la verifica dei documenti (finanziari) comporta un minor dispendio di risorse.

Tale approccio faciliterà anche l’accesso dei piccoli beneficiari ai fondi SIE (6) (FSE, FESR, FEASR, FEAMP e FC) grazie alla semplificazione del processo di gestione.

Infine le opzioni semplificate in materia di costi contribuiscono a un impiego più corretto ed efficiente dei fondi SIE (minore tasso di errore). Per molti anni la Corte dei conti europea ha raccomandato a più riprese alla Commissione di incoraggiare ed estendere l’uso delle opzioni semplificate in materia di costi, soprattutto perché sono meno soggette ad errori. Nella sua relazione annuale 2017 (7) la Corte ha rilevato che, nei cinque anni precedenti, per 135 delle 1 437 operazioni sottoposte a audit si era fatto ricorso alle OSC. In queste operazioni non sono stati rilevati errori quantificabili. Ciò ha portato la Corte a concludere che i progetti che si avvalgono delle OSC sono meno soggetti a errori rispetto a quelli che utilizzano i costi reali (8). Inoltre, nella relazione speciale 2018 sulle nuove opzioni per il finanziamento dei progetti di sviluppo rurale, la Corte ha concluso che le OSC conducono a una semplificazione significativa e alleviano l’onere amministrativo tanto per i beneficiari quanto per le autorità degli Stati membri (9).

CAPITOLO 2

Principi orizzontali e ambito di applicazione

2.1. Quando usare i costi semplificati

I costi semplificati possono essere utilizzati soltanto nel caso di operazioni finanziate mediante sovvenzioni e assistenza rimborsabile (articolo 67, paragrafo 1, dell’RDC).

Oltre ai casi in cui l’utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi è obbligatorio, si raccomanda di utilizzare i costi semplificati qualora ricorrano una o più delle seguenti circostanze:

— gli Stati membri desiderano che la gestione dei fondi SIE si concentri maggiormente sulle realizzazioni e sul conseguimento dei risultati anziché sulle risorse;

— i costi reali sono difficili da verificare (elevato numero di documenti giustificativi a fronte di importi esigui aventi un impatto minimo o nullo sulle realizzazioni previste delle operazioni, criteri di ripartizione complessi ecc.);

— sono disponibili dati affidabili sull’esecuzione finanziaria e quantitativa delle operazioni (10);

— gestione dei documenti più semplice;

— le operazioni rientrano in un quadro standard;

— esistono già metodi OSC per tipologie analoghe di operazioni e di beneficiari nell’ambito di un regime finanziato a livello nazionale o di un altro strumento dell’UE.

NB: Le opzioni semplificate in materia di costi non possono essere utilizzate nel caso in cui il sostegno a un’operazione sia fornito sotto forma di strumento finanziario o di premio. Tuttavia, qualora il sostegno a un’operazione sia fornito sotto forma di una combinazione tra una sovvenzione o l’assistenza rimborsabile e uno strumento finanziario o un premio , le opzioni semplificate in materia di costi possono essere utilizzate per la parte del sostegno che è fornita sotto forma di sovvenzione o di assistenza rimborsabile. Fatte salve talune eccezioni, le opzioni semplificate in materia di costi non sono pertinenti per le operazioni che i beneficiari attuano attraverso procedure di appalto.

2.2. Utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi

2.2.1. Principio

A eccezione delle operazioni che rientrano nell’ambito di applicazione dell’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC (11), l’uso delle opzioni semplificate in materia di costi non è obbligatorio per gli Stati membri. L’autorità di gestione, o il comitato di sorveglianza dei programmi di CTE, può decidere di renderne facoltativo o obbligatorio l’utilizzo per la totalità o per alcune delle categorie di progetti e attività e per la totalità o una parte di un’operazione. Al fine di garantire il rispetto dei principi di trasparenza e di parità di trattamento dei beneficiari, l’ambito di applicazione delle opzioni semplificate in materia di costi da applicare, ossia la categoria di progetti e attività per i quali esse saranno disponibili, dovrebbe essere specificato e pubblicato nell’invito a presentare proposte.

2.2.2. Eccezione: casi in cui l’utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi è obbligatorio (sezione riveduta a seguito del regolamento finanziario)

L’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC stabilisce che per il FESR e l’FSE le operazioni per le quali il sostegno pubblico non supera 100 000 EUR assumono la forma di costi unitari, somme forfettarie o finanziamenti a tasso forfettario. L’utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi è pertanto obbligatorio.

Tale disposizione ha lo scopo di limitare i controlli sui costi reali che, tenuto conto del valore modesto di queste operazioni, non sarebbero efficienti sul piano dei costi.

L’importo di 100 000 EUR deve essere considerato l’importo massimo di sostegno pubblico da versare al beneficiario come specificato nel documento che stabilisce le condizioni per il sostegno al beneficiario (FESR e FSE + il corrispondente finanziamento pubblico nazionale da versare al beneficiario in quanto importo massimo stabilito nell’accordo o nella decisione di finanziamento, se del caso). L’importo non comprende l’eventuale contributo pubblico apportato dal beneficiario né le indennità o le retribuzioni versate da terzi a favore dei partecipanti a un’operazione. Soltanto il sostegno pubblico programmato determina l’eventuale applicabilità dell’articolo 67, paragrafo 2 bis.

Qualora l’operazione riceva sostegno tanto dal FESR quanto dall’FSE, ai fini del calcolo del «sostegno pubblico» a favore dell’operazione si tiene conto dell’importo del sostegno fornito da entrambi i fondi. Inoltre, nel caso in cui l’importo complessivo del sostegno pubblico non superi 100 000 EUR, l’obbligo di utilizzare le opzioni semplificate in materia di costi si applica al sostegno fornito da ciascun fondo (vale a dire sia dal FESR sia dall’FSE).

Esempio: Il progetto di bilancio di un organismo pubblico per un’operazione avente un costo totale ammissibile di 105 000 EUR è il seguente: (in EUR) Finanziamento pubblico nazionale 20 000 FSE 22 500 FESR 22 500 Autofinanziamento 25 000 Indennità ai partecipanti versate dal servizio pubblico per l’impiego 15 000 Piano finanziario totale 105 000 Sebbene i costi totali ammissibili siano pari a 105 000 EUR, questa operazione rientra ancora nella categoria di operazioni per le quali i costi semplificati sono obbligatori. Per calcolare il sostegno pubblico a favore dell’operazione si tiene conto del sostegno fornito da entrambi i fondi e del finanziamento pubblico nazionale. L’autofinanziamento (25 000 EUR) di un organismo pubblico non è preso in considerazione per determinare il sostegno pubblico a favore del beneficiario. Non sono conteggiate nemmeno le indennità versate ai partecipanti dal servizio pubblico per l’impiego (15 000 EUR), in quanto sono versate ai partecipanti da un soggetto terzo. Pertanto il sostegno pubblico è pari a 45 000 EUR (FESR+FSE) +20 000 EUR = 65 000 EUR, importo che si situa al di sotto della soglia di 100 000 EUR.

Sono previste due deroghe a tale obbligo:

— un’operazione o un progetto facente parte di un’operazione è attuato esclusivamente tramite appalti pubblici di lavori, beni o servizi (cfr. l’articolo 67, paragrafo 4, prima frase, dell’RDC);

— operazioni che ricevono sostegno nell’ambito di aiuti di Stato che non costituiscono aiuti de minimis (12) (cfr. l’articolo 67, paragrafo 2 bis, primo comma).

Laddove applicabile l’obbligo di utilizzare le OSC riguarda la totalità delle spese ammissibili dell’operazione, con due deroghe previste dall’articolo 67, paragrafo 2 bis, secondo e terzo comma, dell’RDC:

1) le categorie di costi a cui è applicato un tasso forfettario. Queste categorie di costi a cui è applicato un tasso forfettario possono essere calcolate sulla base dei costi reali (ad esempio qualora si utilizzi il tasso forfettario fino al 15 % per i costi indiretti di cui all’articolo 68, primo comma, lettera b), i costi diretti ammissibili per il personale possono essere dichiarati sulla base dei costi reali);

2) retribuzioni e indennità versate ai partecipanti nel caso in cui sia utilizzato il tasso forfettario fino al 40 % di cui all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC (13).

Qualora sia utilizzato il tasso forfettario fino al 40 % di cui all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC, le indennità e le retribuzioni versate ai partecipanti (che rappresentano costi ammissibili aggiuntivi non inclusi nel tasso forfettario) potranno essere rimborsate anche sulla base dei costi reali.

NB: per l’FSE: prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario l’uso delle opzioni semplificate in materia di costi era già obbligatorio per le piccole operazioni sostenute dall’FSE. L’ex articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE stabiliva che le sovvenzioni e l’assistenza rimborsabile per le operazioni per le quali il sostegno pubblico non superava i 50 000 EUR dovevano ricorrere alle opzioni semplificate in materia di costi, fatta eccezione per le operazioni che ricevevano sostegno nell’ambito di un sistema di aiuti di Stato.

Sebbene sia stata soppressa dal regolamento finanziario, tale disposizione continua ad applicarsi alle operazioni sostenute nell’ambito di inviti a presentare proposte pubblicati prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario (14).

L’obbligo di cui all’articolo 14, paragrafo 4, si differenzia da quello sancito dall’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC nei seguenti ambiti:

1) le operazioni per le quali il sostegno costituisce aiuti de minimis sono esentate dall’obbligo di ricorso alle opzioni semplificate in materia di costi (15);

2) le retribuzioni e le indennità versate ai partecipanti non possono essere dichiarate sulla base dei costi reali quando è utilizzato il tasso forfettario del 40 % di cui all’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento FSE (in quanto non possono essere dichiarate in aggiunta a tali costi);

3) solo il sostegno da parte dell’FSE e il corrispondente finanziamento nazionale da versare al beneficiario come precisato nell’accordo sono presi in considerazione ai fini del calcolo della soglia di 50 000 EUR (in quanto l’articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE si applica esclusivamente all’FSE).

Sintesi: cambiamenti essenziali introdotti dal regolamento finanziario in merito all’utilizzo obbligatorio delle OSC:

1) l’obbligo di utilizzare le OSC è esteso al sostegno fornito dal FESR; Con l’introduzione di un nuovo paragrafo 2 bis nell’articolo 67 dell’RDC che si applica sia al FESR sia all’FSE l’articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE non era più necessario ed è stato pertanto soppresso;

2) la soglia è stata elevata da 50 000 EUR a 100 000 EUR;

3) le operazioni per le quali il sostegno costituisce aiuti de minimis sono ora soggette all’obbligo di utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi.

2.2.3. Applicazione nel tempo e disposizioni transitorie

L’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC si applica soltanto alle operazioni sostenute nell’ambito di inviti a presentare proposte pubblicati a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento finanziario (ossia dal 2 agosto 2018). Esso non si applica ad operazioni sostenute nell’ambito di inviti a presentare proposte pubblicati prima di tale data, anche qualora il documento che specifica le condizioni per il sostegno (ad esempio la decisione di finanziamento/la convenzione di sovvenzione) sia emesso dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario. Le operazioni non sostenute nell’ambito di un invito a presentare proposte (ad esempio aggiudicazione diretta) devono rispettare le prescrizioni dell’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC qualora la convenzione di sovvenzione o il documento che specifica le condizioni per il sostegno sia stato firmato dopo il 2 agosto 2018.

In conformità con l’articolo 152, paragrafo 7, dell’RDC, l’autorità di gestione, o il comitato di sorveglianza del programma di CTE, può decidere di non applicare le OSC obbligatorie per un periodo massimo di 12 mesi a decorrere dal 2 agosto 2018. Tale periodo può essere prorogato per il periodo che l’autorità di gestione (il comitato di sorveglianza per i programmi di CTE) considera adeguato qualora si ritenga che l’applicazione obbligatoria delle OSC comporti un onere amministrativo sproporzionato.

Tali disposizioni transitorie di cui all’articolo 152, paragrafo 7, dell’RDC non si applicano alle sovvenzioni (e all’assistenza rimborsabile) sostenute dall’FSE per le quali il sostegno pubblico non supera 50 000 EUR. Il motivo è che le operazioni sostenute dall’FSE per le quali il sostegno pubblico non supera i 50 000 EUR erano già assoggettate all’obbligo di utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario (articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE).

Pertanto per le operazioni sostenute dall’FSE in cui il sostegno pubblico non supera 50 000 EUR l’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC si applica a decorrere dall’entrata in vigore del regolamento finanziario (ossia agli inviti a presentare proposte pubblicati dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario).

Ciò ha implicazioni fondamentali nel caso in cui il sostegno da parte dell’FSE costituisca aiuti de minimis.

Conformemente all’articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE le operazioni per le quali il sostegno costituiva aiuti de minimis non erano soggette all’obbligo di utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi. Tuttavia l’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC prevede soltanto un’eccezione per le operazioni che ricevono sostegno nell’ambito di aiuti di Stato che non costituiscono aiuti de minimis . Ciò significa che le operazioni sostenute dall’FSE per le quali il sostegno pubblico non superava 50 000 prima del 2 agosto 2018 e dal 2 agosto 2018 non supera 100 000 EUR e costituisce aiuti de minimis non sono più escluse dall’obbligo di utilizzo delle OSC. Infine la possibilità di rinviare l’applicazione dell’articolo 67, paragrafo 2 bis, dell’RDC non può essere utilizzata per le operazioni FSE per le quali il sostegno pubblico non supera 50 000 EUR, in linea con l’articolo 152, paragrafo 7, ultimo comma, dell’RDC.

Per le operazioni e i progetti selezionati nell’ambito di inviti a presentare proposte pubblicati prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario si applica l’articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE. Le operazioni sostenute dall’FSE che ricevono sostegno pubblico (non superiore a 50 000 EUR) sono soggette all’obbligo di utilizzo delle OSC ma le operazioni per le quali il sostegno costituisce un aiuto di Stato, compresi gli aiuti de minimis, sono escluse da tale obbligo.

Altre implicazioni del regolamento finanziario Sostegno congiunto da parte dell’FSE e del FESR Qualora un’operazione sia sostenuta tanto dal FES quanto dal FESR e sia selezionata nell’ambito di un invito a presentare proposte pubblicato prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario, per determinare il raggiungimento della soglia di applicazione dell’obbligo di utilizzo delle OSC non si tiene conto del sostegno da parte del FESR ma si considera soltanto il sostegno da parte dell’FSE e il corrispondente sostegno pubblico nazionale. Solo la parte dell’operazione sostenuta dall’FSE (e il corrispondente sostegno pubblico nazionale) è soggetta all’obbligo di utilizzo delle OSC, in quanto l’articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE si applicava soltanto all’FSE e nessuna disposizione stabiliva che il sostegno dell’operazione da parte del FESR dovesse assumere la forma di OSC. Per le operazioni e i progetti nell’ambito di inviti a presentare proposte pubblicati dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario il sostegno congiunto da parte dell’FSE e del FESR è preso in considerazione ai fini del calcolo del sostegno pubblico, salvo qualora l’autorità di gestione (o il comitato di sorveglianza dei programmi di CTE) si avvalga delle disposizioni transitorie. Finanziamento incrociato In caso di finanziamento incrociato conformemente all’articolo 98, paragrafo 2, dell’RDC, ad esempio per operazioni sostenute dall’FSE (ossia quando l’FSE è utilizzato per fornire un sostegno complementare per le spese ammissibili al sostegno del FESR) si tiene conto dell’intero importo del sostegno da parte dell’FSE nonché del corrispondente sostegno pubblico nazionale per stabilire se l’importo del sostegno pubblico rientri nell’obbligo di utilizzo delle OSC (giacché si tratta di sostegno pubblico per un’operazione sostenuta unicamente dall’FSE e non dal FESR). Le operazioni e i progetti nell’ambito di inviti a presentare proposte pubblicati prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario devono essere valutati alla luce dell’articolo 14, paragrafo 4, del regolamento FSE (16). Sebbene l’intero importo fornito dall’FSE e il corrispondente finanziamento pubblico nazionale siano presi in considerazione per stabilire se l’operazione sia soggetta all’obbligo di utilizzo delle OSC ai sensi di detta disposizione, l’obbligo si applica esclusivamente alla parte del sostegno soggetta alle norme dell’FSE; in altri termini la parte del sostegno soggetta alle norme applicabili al FESR è esentata dall’obbligo di utilizzo delle OSC. Nel caso di operazioni e progetti sostenuti nell’ambito di un invito a presentare proposte pubblicato dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario l’obbligo di utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi si applica anche alla parte del sostegno soggetta alle norme applicabili al FESR, qualora l’autorità di gestione (o il comitato di sorveglianza per i programmi di CTE) non abbia fatto ricorso alle disposizioni transitorie di cui all’articolo 152, paragrafo 7, dell’RDC.

2.3. Combinazione di opzioni

2.3.1. Principi generali

L’articolo 67, paragrafo 1, dell’RDC offre all’autorità di gestione la possibilità di scegliere tra cinque opzioni per gestire le sovvenzioni e l’assistenza rimborsabile cofinanziate dai fondi SIE.

Conformemente all’articolo 67, paragrafo 3, dell’RDC queste opzioni possono essere combinate soltanto nei seguenti casi, al fine di evitare un doppio finanziamento della stessa spesa:

1) ciascuna opzione deve coprire diverse categorie di costi ammissibili, oppure

2) le opzioni devono essere utilizzate per progetti diversi all’interno della stessa operazione, oppure

3) le opzioni devono essere utilizzate per fasi successive di un’operazione.

2.3.2. Esempi di combinazioni

Esempio 1: finanziamento di progetti diversi facenti parte della stessa operazione (FSE) Esempio di un’operazione che comporta un progetto di formazione per giovani disoccupati seguito da un seminario rivolto ai potenziali datori di lavoro della regione: i costi relativi alla formazione potrebbero essere pagati sulla base di tabelle standard di costi unitari (ad esempio 1 000 EUR/giorno di formazione). Il seminario sarebbe pagato sulla base di somme forfettarie. Poiché vi sono due progetti diversi che fanno parte della stessa operazione, non vi è rischio di doppio finanziamento in quanto i costi di ciascun progetto sono chiaramente separati.

Esempio 2: fasi successive di un’operazione (FSE) — conformemente all’articolo 67, paragrafo 3, dell’RDC Esempio di un’operazione già avviata gestita sulla base dei costi reali e che l’autorità di gestione intende continuare a gestire in base ai costi semplificati. Si dovranno definire chiaramente due fasi. La prima fase potrebbe essere calcolata sulla base dei costi reali fino a una determinata data. La seconda fase, per la spesa futura, potrebbe essere calcolata sulla base di tabelle standard di costi unitari, a condizione che il costo unitario non copra nessuna delle spese precedentemente sovvenzionate. Una simile possibilità, se applicata, dovrebbe riguardare tutti i beneficiari che si trovano nella stessa situazione (trasparenza e parità di trattamento). Questa soluzione potrebbe determinare oneri amministrativi per via della necessità di modificare il documento che specifica le condizioni per il sostegno, ove tale eventualità non fosse già stata prevista. Le autorità dello Stato membro devono elaborare in modo chiaro una descrizione dettagliata dell’operazione per ciascuna fase. L’operazione dovrebbe essere ripartita in almeno due fasi distinte e identificabili, una finanziaria e, idealmente, una fisica o di sviluppo, corrispondenti alle fasi in questione, con l’obiettivo di garantire la trasparenza nell’attuazione e nel monitoraggio e di agevolare i controlli.

Esempio 3: diverse categorie di costi ammissibili (FSE) Esempio di una sessione di formazione che combina: — una tabella standard di costi unitari per la retribuzione dei formatori, ad esempio 450 EUR/giorno; — costi reali: affitto sala = 800 EUR/mese come da contratto di noleggio per dodici mesi; — un tasso forfettario per i costi indiretti, ad esempio 10 % dei costi diretti. Alla fine della formazione se sono stati giustificati 200 giorni di partecipazione dei formatori la sovvenzione sarà pagata secondo la seguente formula: Costi diretti [tipo 1 (17)]: — retribuzione dei formatori 200 giorni × 450 EUR = 90 000 EUR — sala per la formazione: 12 mesi × 800 EUR = 9 600 EUR — totale parziale dei costi diretti: 99 600 EUR Costi indiretti (tipo 2): 10 % dei costi diretti = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Spesa ammissibile: (90 000 EUR +9 600 EUR) +9 960 EUR = 109 560 EUR In questo caso sono interessate diverse categorie di costi: le retribuzioni dei formatori, l’affitto della sala, i costi indiretti. Tuttavia per verificare l’assenza di un doppio finanziamento le autorità devono assicurare che la tabella standard di costi unitari non riguardi costi legati all’affitto della sala o ai costi indiretti (ad esempio retribuzione del personale amministrativo o del contabile). Lo stesso vale per la definizione dei costi indiretti che, a loro volta, non dovrebbero riguardare costi coperti dalle tabelle standard di costi unitari o i costi reali per l’affitto della sala. Se vi è un rischio di sovrapposizione o se è impossibile dimostrare l’assenza di sovrapposizioni l’autorità di gestione dovrà scegliere l’opzione più appropriata al fine di evitare qualsiasi (rischio di) doppio finanziamento.

2.4. Appalti pubblici e utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi

2.4.1. Utilizzo delle opzioni semplificate in materia di costi nel caso degli appalti pubblici

Ai sensi dell’articolo 67, paragrafo 4, prima frase, dell’RDC laddove un’operazione quale definita all’articolo 2, paragrafo 9, dell’RDC o un progetto facente parte di un’operazione (che a sua volta beneficia di un sostegno sotto forma di sovvenzione o di assistenza rimborsabile) sia attuato dal beneficiario esclusivamente tramite appalti di lavori, beni o servizi, non è possibile ricorrere alle opzioni semplificate in materia di costi. Tuttavia, conformemente all’articolo 67, paragrafo 4, seconda frase, laddove l’appalto pubblico nell’ambito di un’operazione o di un progetto facente parte di un’operazione sia limitato a determinate categorie di costi, le opzioni semplificate in materia di costi sono applicabili «all’intera operazione o progetto facente parte di un’operazione». Questa frase è stata introdotta dal regolamento finanziario per chiarire il precedente testo dell’articolo 67, paragrafo 4, dell’RDC. Essa chiarisce che, per i casi in cui, all’interno di un progetto o di un’operazione, alcuni beni o servizi sono stati affidati all’esterno attraverso appalti pubblici, è possibile ricorrere alle OSC per calcolare tutti i costi dell’operazione, compresi i costi che erano oggetto di appalto pubblico.

Le operazioni che sono soggette ad appalti pubblici sono considerate dalla Commissione come operazioni attuate tramite l’aggiudicazione di appalti pubblici conformemente alla direttiva 2004/18/CE (compresi i suoi allegati), alla direttiva 2009/81/CE e alla direttiva 2014/24/UE, che ha abrogato la direttiva 2004/18/CE, o di appalti pubblici inferiori alle soglie fissate nelle stesse direttive.

Il fatto che un’operazione o un progetto sia attuato esclusivamente tramite appalti pubblici oppure no dipende dalla portata dell’operazione o del progetto, quale definita dagli Stati membri.

Per stabilirlo è necessario definire i progetti costitutivi dell’operazione al livello più basso possibile. Se l’appalto pubblico riguarda tutte le categorie di costi di un progetto, le opzioni semplificate in materia di costi non possono essere applicate al progetto.

In alcuni casi il beneficiario potrebbe affidare all’esterno, tramite appalti pubblici, la quasi totalità o la maggior parte di un’operazione o di un progetto ed eventualmente mantenere internamente solo le attività correlate alla «gestione del progetto» o alle «comunicazioni». In tali casi è evidente che l’operazione o il progetto non è attuato «esclusivamente» tramite appalti pubblici e i costi semplificati potrebbero essere applicati all’intero progetto o all’intera operazione. Tuttavia nella pratica quando il progetto è attuato per la maggior parte tramite appalti pubblici la definizione di una OSC per categorie di costi che sono oggetto di appalto potrebbe non costituire un uso efficiente delle risorse, in quanto la maggioranza dei costi rientrerebbe già nell’appalto. Sebbene tale pratica non sia raccomandata, spetta alle autorità di gestione valutare se ricorrere ai costi semplificati per l’intero progetto qualora esso non sia attuato esclusivamente tramite appalti pubblici.

Esempio (FSE): una sovvenzione di 20 000 000 EUR è concessa a un servizio pubblico per l’impiego («beneficiario») per organizzare, nell’arco di due anni, il reinserimento di 5 000 disoccupati di lungo periodo («l’operazione»). Questa operazione sarà attuata attraverso diversi progetti: 7 000 000 EUR di progetti di sostegno personalizzato realizzati internamente, progetti di formazione realizzati internamente dal beneficiario per un importo di 5 000 000 EUR e affidati all’esterno esclusivamente tramite appalti pubblici per la parte rimanente (8 000 000 EUR). Poiché il beneficiario è un ente pubblico, gli istituti di formazione per i progetti affidati all’esterno dovranno essere scelti esclusivamente attraverso procedure d’appalto pubblico e le opzioni semplificate in materia di costi non potranno essere utilizzate per questi progetti facenti parte dell’operazione. Le opzioni semplificate in materia di costi possono essere utilizzate soltanto per un importo pari a 12 000 000 EUR. Per i progetti di formazione che il beneficiario realizza con i propri mezzi è accettabile che alcuni dei capitoli di spesa siano affidati all’esterno tramite appalti pubblici e siano inclusi nelle opzioni semplificate in materia di costi (ricorso ad esperti esterni, servizi di pulizia ecc.).

Esempio (FESR): un comune riceve una sovvenzione per un importo massimo di 1 000 000 EUR di costi ammissibili per la costruzione di una strada. A tal fine il comune deve aggiudicare un appalto pubblico di lavori per un valore stimato di 700 000 EUR. Il comune si trova inoltre a sostenere alcune spese accessorie pari a 300 000 EUR (espropri, spese di contenzioso (18), monitoraggio dello stato di avanzamento dei lavori, studi ambientali realizzati da personale proprio, campagne, prove di collaudo della strada ecc.). Per l’importo di 300 000 EUR di costi diretti e nella misura in cui tali costi sono ammissibili in forza delle disposizioni nazionali e dell’Unione si possono applicare i costi semplificati (ad esempio costi indiretti su base forfettaria).

Esempio (FESR): un beneficiario (comune) riceve una sovvenzione per un importo massimo di 1 000 000 EUR di costi ammissibili per la costruzione di una strada.

Per questa operazione, che non è affidata completamente in appalto, l’autorità di gestione intende avvalersi dell’articolo 68, primo comma, lettera b), dell’RDC per calcolare i costi indiretti. L’autorità di gestione intende però mitigare l’impatto prodotto dal ricorso a personale in subappalto sul livello dei costi indiretti. Essa decide di escludere i costi diretti del personale in subappalto dai costi diretti per il personale a cui è applicato il tasso forfettario.

Il progetto di bilancio per l’operazione si configura come segue:

Progetto 1: lavori (appalto pubblico) 700 000 EUR Progetto 2: altri costi: 298 500 EUR Costi diretti per il personale 50 000 EUR di cui costi diretti per il personale in subappalto 10 000 EUR Altri costi diretti 242 500 EUR Costi indiretti (costi diretti per il personale — costi diretti per il personale in subappalto) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Costi totali dichiarati 998 500 EUR

Quando le operazioni sono attuate tramite procedure di appalto pubblico il prezzo nel bando o nell’avviso di gara è, per definizione, un costo unitario o una somma forfettaria che costituisce la base dei pagamenti effettuati dal beneficiario a favore del contraente. Tuttavia ai fini dell’articolo 67 dell’RDC i costi determinati e pagati dal beneficiario sulla base di importi stabiliti tramite appalti pubblici costituiscono costi reali effettivamente sostenuti e pagati a norma dell’articolo 67, paragrafo 1, lettera a), dell’RDC (19).

Esempio (FSE) Se un beneficiario realizza un corso di formazione attraverso un appalto pubblico è possibile che nel bando di gara il beneficiario chieda agli offerenti di fare un’offerta di prezzo per ciascun partecipante che ottiene un diploma alla fine del corso. I termini del contratto possono essere pertanto: un partecipante con diploma = 1 000 EUR. Se alla fine del corso 10 partecipanti al corso hanno ottenuto il diploma il beneficiario può dichiarare all’autorità di gestione 10 000 EUR di spesa ammissibile. Questo importo di 10 000 EUR sarà considerato alla stregua di un costo reale. Pertanto un controllo o un audit di tale spesa consisterà nella verifica della procedura d’appalto e del rispetto dei termini del contratto (nel caso esemplificato si tratterebbe di accertare che vi sia un partecipante che ha ottenuto un diploma per ciascun costo unitario pagato). I costi sottostanti della formazione (affitto di sale, costi del personale…) non saranno sottoposti a verifica, in quanto il contratto non prevede un rimborso su tale base.

2.4.2. Utilizzo del tasso forfettario per il calcolo dei costi diretti per il personale in operazioni attuate tramite appalti pubblici

Come previsto all’articolo 68 bis dell’RDC il calcolo dei costi diretti per il personale a un tasso forfettario fino al 20 % dei costi diretti diversi dai costi per il personale non richiederà un calcolo per determinare la metodologia, salvo qualora l’operazione comprenda appalti pubblici di lavori di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 4, lettera a), della direttiva 2014/24/UE. Ciò significa che, qualora i costi diretti dell’operazione siano anche solo parzialmente coperti da tale appalto pubblico di lavori di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 4, lettera a), della direttiva 2014/24/UE, sarà possibile utilizzare il tasso forfettario del 20 % di cui nel regolamento ma occorrerà definire una metodologia per determinare il tasso applicabile.

2.5. Compatibilità delle opzioni semplificate in materia di costi con le norme sugli aiuti di Stato

È opportuno ribadire che le norme in materia di aiuti di Stato stabilite nel trattato hanno un’applicazione generale. Inoltre conformemente all’articolo 6 dell’RDC le operazioni devono essere conformi al diritto applicabile dell’Unione e nazionale relativo alla sua attuazione (il «diritto applicabile»). Ciò comprende la conformità alle norme in materia di aiuti di Stato. Pertanto, ogni qual volta un finanziamento costituisca un aiuto di Stato ai sensi dell’articolo 107 TFUE, è necessario rispettare dette norme all’atto di calcolare e gestire le opzioni semplificate in materia di costi di cui all’articolo 67 dell’RDC. Le autorità di gestione devono pertanto garantire che le categorie di costi per le quali sono stabilite opzioni semplificate in materia di costi siano ammissibili in base sia alle norme sui fondi SIE sia alle norme in materia di aiuti di Stato. Esse devono inoltre garantire il rispetto delle intensità massime di aiuto stabilite dalle norme sugli aiuti di Stato.

I regolamenti di esenzione per categoria, ossia il regolamento (UE) n. 651/2014 della Commissione (20) (regolamento generale di esenzione per categoria), il regolamento (UE) n. 702/2014 (regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo) e il regolamento (UE) n. 1388/2014 (regolamento di esenzione per categoria nel settore della pesca), prevedono esenzioni dall’obbligo per gli Stati membri di notificare regimi di aiuti e aiuti ad hoc che soddisfano le condizioni ivi stabilite.

Tuttavia è opportuno rilevare che non tutto il sostegno concesso dalle autorità pubbliche è soggetto alle norme sugli aiuti di Stato. In primo luogo si dovrebbe valutare se il sostegno concesso a un’operazione sia considerato aiuto di Stato ai sensi dell’articolo 107, paragrafo 1, TFUE. Per maggiori informazioni sulla nozione di aiuti di Stato, si rinvia alla comunicazione della Commissione (21) che precisa in che modo la Commissione intende l’articolo 107, paragrafo 1, del trattato, in base all’interpretazione della Corte di giustizia e del tribunale. Si dovrebbe inoltre tenere conto delle disposizioni dei regolamenti (22) sugli aiuti «de minimis». Gli aiuti che si configurano come aiuti «de minimis» non costituiscono aiuti di Stato ai sensi dell’articolo 107 del trattato. Pertanto nel caso in cui un’operazione finanziata dai fondi SIE rientri nell’ambito di applicazione del regolamento de minimis pertinente, il contributo da parte dei fondi SIE non costituisce aiuto di Stato. Pertanto nel caso di aiuti de minimis non è necessario valutare la conformità alle norme in materia di aiuti di Stato ma è sufficiente valutare la conformità alle norme sui fondi SIE e il rispetto delle condizioni in base alle quali il sostegno è considerato un aiuto de minimis.

Affinché un’operazione benefici del regolamento de minimis pertinente devono essere soddisfatte le condizioni stabilite nel regolamento in questione:

1) l’aiuto concesso rientra nell’ambito di applicazione dell’articolo 1 del regolamento «de minimis» pertinente;

2) l’aiuto concesso non supera i massimali di cui all’articolo 3 del regolamento «de minimis» pertinente;

3) l’aiuto concesso è conforme ai requisiti relativi al calcolo dell’equivalente sovvenzione lordo di cui all’articolo 4 del regolamento «de minimis» pertinente;

4) l’aiuto concesso è conforme alle norme sul cumulo di cui all’articolo 5 del regolamento «de minimis» pertinente;

5) l’aiuto concesso rispetta il requisito del controllo di cui all’articolo 6 del regolamento «de minimis» pertinente.

2.5.1. Compatibilità delle opzioni semplificate in materia di costi con il regolamento generale di esenzione per categoria e con il regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo

La verifica della conformità delle operazioni sostenute dai fondi SIE al regolamento generale di esenzione per categoria o al regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo dovrebbe comprendere le seguenti fasi:

— Ammissibilità dei costi in base al regolamento generale di esenzione per categoria o al regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo e alle norme sui fondi SIE In primo luogo, quando l’autorità di gestione intende concedere un sostegno che si ritiene costituisca un aiuto di Stato, le condizioni per la concessione dell’aiuto dovrebbero essere verificate in base alla pertinente categoria di aiuto/disposizione di esenzione del regolamento in questione. Successivamente l’autorità di gestione dovrebbe verificare se, nel quadro di questa categoria di aiuti, i costi previsti per un’operazione siano ammissibili, sulla base sia delle pertinenti disposizioni di esenzione del regolamento generale di esenzione per categoria o del regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo sia delle norme sui fondi SIE. A tale riguardo l’articolo 7, paragrafo 1, del regolamento generale di esenzione per categoria e l’articolo 7, paragrafo 1, del regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo, entrambi modificati dal regolamento (UE) 2017/1084 del 14 giugno 2017, consentono di calcolare i costi ammissibili ai sensi del regolamento generale di esenzione per categoria e del regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo in base alle opzioni semplificate in materia di costi ammissibili previste dall’RDC, a condizione che l’operazione sia sovvenzionata almeno in parte da un fondo dell’Unione che contempla l’uso di tali opzioni semplificate in materia di costi ammissibili e che la categoria dei costi sia ammissibile in base all’esenzione prevista nel regolamento pertinente (regolamento generale di esenzione per categoria o regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo). Ciò significa che laddove sia stata stabilita un’opzione semplificata in materia di costi in conformità con l’RDC o con i regolamenti specifici dei fondi tale importo sarà di norma utilizzato ai fini del controllo della conformità alle norme in materia di aiuti di Stato, a condizione che la categoria di costi in quanto tale sia ammissibile in base alle norme sugli aiuti di Stato e che l’aiuto soddisfi tutte le condizioni di cui al regolamento generale di esenzione per categoria o al regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo. Laddove siano utilizzate opzioni semplificate in materia di costi le categorie di costi calcolate sulla base di OSC dovrebbero essere individuate nella metodologia impiegata per calcolare l’importo del costo semplificato. Tale compito spetta all’autorità di gestione che, in caso di utilizzo di opzioni semplificate in materia di costi definite nell’RDC o in altre norme specifiche di ciascun fondo, al momento di pubblicare inviti a presentare proposte per operazioni che potrebbero essere soggette alle norme sugli aiuti di Stato dovrebbe determinare le categorie di costi che saranno sovvenzionate dai fondi SIE per l’operazione in questione e che sono anche conformi al regolamento generale di esenzione per categoria e al regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo. Il documento che specifica le condizioni per il sostegno all’operazione dovrebbe ribadire quali sono le categorie di costi considerate ammissibili per l’operazione in questione. Per quanto riguarda la verifica dell’ammissibilità dei costi indiretti (nel contesto dei fondi SIE) a norma del regolamento generale di esenzione per categoria è opportuno rilevare che spesso i costi indiretti costituiranno costi di esercizio quali definiti all’articolo 2, paragrafo 39, del regolamento generale di esenzione per categoria [«(i) costi di esercizio comprendono costi quali i costi del personale, dei materiali, dei servizi appaltati, delle comunicazioni, dell’energia, della manutenzione, di affitto e di amministrazione»]. Pertanto, se i costi di esercizio sono ammissibili a norma del regolamento generale di esenzione per categoria, ciò significa che anche i costi indiretti nel contesto dei fondi SIE possono essere considerati costi ammissibili a norma del suddetto regolamento. Per quanto riguarda il tasso forfettario del 40 % (articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC), il documento che specifica le condizioni per il sostegno dovrebbe indicare con chiarezza le categorie di costi che sono coperte dal 40 %.

— Verifica dell’intensità massima di aiuto Laddove sia stata stabilita un’opzione semplificata in materia di costi conformemente alle disposizioni degli articoli 67, 68, 68 bis e 68 ter dell’RDC o alle disposizioni pertinenti dei regolamenti specifici dei fondi, tale importo potrà essere utilizzato al fine di verificare la conformità con il regolamento generale di esenzione per categoria o con il regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo, compreso il rispetto dell’intensità di aiuto. Pertanto, analogamente alla procedura che dovrebbe essere seguita quando si utilizzano i costi reali a norma del regolamento generale di esenzione per categoria (o del regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo), l’importo derivante dalla metodologia adottata per il calcolo delle OSC potrebbe essere utilizzato per verificare il rispetto dell’intensità massima di aiuto per la categoria di aiuti di Stato pertinente. Poiché la metodologia usata deve essere consona a una sana gestione finanziaria, le autorità di gestione devono usare un’ipotesi ragionevole e prudente per garantire che i costi semplificati costituiscano un’approssimazione attendibile dei costi reali. Ciò consente di utilizzare l’importo del costo semplificato per dimostrare più agevolmente il rispetto dell’intensità massima di aiuto, degli importi massimi di aiuto o delle soglie di notifica a norma del regolamento generale di esenzione per categoria o del regolamento di esenzione per categoria nel settore agricolo. La metodologia sarà oggetto di un audit volto ad accertarne la conformità alle norme applicabili relative ai fondi SIE e agli aiuti di Stato. Un esempio è fornito all’allegato II.

2.6. Uso dei costi semplificati in operazioni che generano entrate nette

Le opzioni semplificate in materia di costi sono una modalità per calcolare i costi, la «colonna delle uscite» relativa a un’operazione. Pertanto l’uso delle opzioni semplificate in materia di costi dovrebbe, in teoria, essere indipendente dal fatto che un’operazione generi entrate o meno. Tuttavia per preservare l’impatto della semplificazione l’RDC introduce alcune specificità per le operazioni che generano entrate e che utilizzano somme forfettarie o tabelle standard di costi unitari.

2.6.1. Operazioni che generano entrate nette dopo il loro completamento (articolo 61 dell’RDC)

L’articolo 61 dell’RDC si applica alle operazioni che generano entrate nette:

a) soltanto dopo il loro completamento, oppure

b) durante la loro esecuzione e dopo il loro completamento.

Conformemente all’articolo 61, paragrafo 7, lettera f), dell’RDC, i paragrafi da 1 a 6 di detto articolo non si applicano alle operazioni che generano entrate nette dopo il completamento e che hanno usato somme forfettarie o tabelle standard di costi unitari. Se le operazioni generano entrate nette durante l’esecuzione o dopo il completamento, ossia nei casi in cui si applichi l’articolo 61 dell’RDC, come disposto dall’articolo 61, paragrafo 7, lettera f), dell’RDC non si deve tenere conto delle entrate nette nel caso di operazioni per le quali il sostegno pubblico assume la forma di somme forfettarie o tabelle standard di costi unitari. Qualora si utilizzino tassi forfettari, le entrate nette generate dall’operazione dovrebbero essere determinate in anticipo e dedotte dalle spese ammissibili del progetto.

2.6.2. Operazioni che generano entrate nette nel corso della loro attuazione e alle quali non si applica l’articolo 61, paragrafi da 1 a 6, dell’RDC (23)

Per le somme forfettarie o le tabelle standard di costi unitari utilizzate in operazioni che generano entrate nette nel corso della loro attuazione tali entrate nette non devono essere dedotte dalle spese ammissibili, purché se ne sia tenuto conto ex ante nel calcolo della somma forfettaria o della tabella standard di costi unitari [conformemente all’articolo 65, paragrafo 8, lettera f), dell’RDC]

Se nel calcolo delle somme forfettarie o delle tabelle standard di costi unitari non si è tenuto conto ex ante delle entrate nette, le spese ammissibili cofinanziate dai fondi SIE dovranno essere ridotte delle entrate nette generate durante l’attuazione non oltre la domanda del pagamento del saldo presentata dal beneficiario, in proporzione della parte dei costi ammissibili e di quella dei costi non ammissibili (articolo 65, paragrafo 8, secondo comma, dell’RDC).

Se si sceglie un finanziamento a tasso forfettario, le eventuali entrate nette di cui non si è tenuto conto al momento dell’approvazione dell’operazione e generate direttamente durante la sua attuazione devono essere dedotte dalle spese ammissibili cofinanziate dai fondi SIE (in quanto si è applicato il tasso forfettario) non oltre la domanda del pagamento del saldo presentata dal beneficiario, in proporzione della parte dei costi ammissibili e di quella dei costi non ammissibili (articolo 65, paragrafo 8, secondo comma, dell’RDC).

Esempio (FSE) È organizzata una conferenza per promuovere l’imprenditorialità. Il beneficiario presenta un progetto di bilancio in cui dichiara che il costo totale ammissibile dovrebbe ammontare a 70 000 EUR. Il pubblico dovrà pagare un biglietto d’ingresso di 3 EUR. L’organizzatore prevede di attirare 200 visitatori. Le entrate previste sono quindi pari a 3 EUR × 200 = 600 EUR. La conferenza riscuote un grande successo e il numero di visitatori supera le aspettative (300 persone). Poiché questa operazione è finanziata esclusivamente dall’FSE e le entrate nette non sono generate dopo il completamento non si applica l’articolo 61 dell’RDC. Si applica tuttavia l’articolo 65, paragrafo 8, dell’RDC. — Opzione 1: si tiene conto ex ante delle entrate generate La somma forfettaria definita prevede che, se la conferenza avrà luogo, il costo totale ammissibile dell’operazione sarà pari a 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Il sostegno pubblico per questa operazione assume la forma di una somma forfettaria per la cui definizione si è tenuto conto delle entrate. Il numero effettivo di visitatori non influisce sull’importo ammissibile (somma forfettaria). La pista di controllo richiederà che sia prodotta una prova dell’organizzazione della conferenza e del prezzo del biglietto d’ingresso. — Opzione 2: si tiene conto ex ante delle entrate generate ma durante l’attuazione le condizioni cambiano La somma forfettaria definita prevede che, se la conferenza avrà luogo, il costo totale ammissibile dell’operazione sarà pari a 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Il sostegno pubblico per questa operazione assume la forma di una somma forfettaria per la cui definizione si è tenuto conto delle entrate. Alla fine, però, l’organizzatore decide di fissare il prezzo del biglietto d’ingresso a 5 EUR invece di 3 EUR. In tal caso il differenziale dovrebbe essere detratto [(5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR]. Il costo totale ammissibile sarà pari a 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR — Opzione 3: non si tiene conto ex ante delle entrate generate La somma forfettaria definita prevede che, se la conferenza avrà luogo, il costo totale ammissibile dell’operazione sarà pari a 70 000 EUR. Il sostegno pubblico per questa operazione assume la forma di una somma forfettaria per la definizione della quale non si è tenuto conto delle entrate. Quando chiederà il rimborso (70 000 EUR), il beneficiario dovrà fornire elementi comprovanti che la conferenza si è effettivamente svolta. Dovrà inoltre dedurre le entrate reali generate durante l’attuazione (3 EUR × 300 = 900 EUR). In questo caso la somma forfettaria sarà pari a 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7. Caso specifico del FESR e dell’FSE: finanziamento incrociato

2.7.1. Dichiarazione delle azioni che rientrano nell’ambito di applicazione dell’articolo 98, paragrafo 2, dell’RDC in relazione alle opzioni semplificate in materia di costi

Ai sensi dell’articolo 98, paragrafo 2, dell’RDC quando il FESR o l’FSE interviene a sostegno di una parte di un’operazione i cui costi sono ammissibili sulla base delle norme dell’altro fondo («finanziamento incrociato»), le norme (24) dell’altro fondo si applicano a tale parte dell’operazione. Il finanziamento incrociato può essere utilizzato entro un limite del 10 % del finanziamento dell’Unione per ciascun asse prioritario.

Ad eccezione dei tassi forfettari, può essere utilizzata un’unica OSC in relazione alle spese ammissibili a titolo di uno o l’altro dei fondi.

L’applicazione delle opzioni semplificate in materia di costi richiede comunque che gli Stati membri rispettino il massimale del 10 % per ciascun asse prioritario (per fondo e per categoria di regioni, se del caso). L’importo oggetto di finanziamento incrociato dovrebbe essere registrato e monitorato, operazione per operazione, in base ai dati usati per definire le opzioni semplificate in materia di costi.

Specificamente per quanto concerne il finanziamento a tasso forfettario in caso di finanziamento incrociato, a ciascuna parte dell’operazione (la parte FSE e la parte FESR) si dovrebbero applicare tassi forfettari distinti. I tassi forfettari per l’FSE e per il FESR relativamente ad operazioni analoghe si applicheranno rispettivamente alla parte FSE e alla parte FESR. Non è possibile utilizzare una media dei due tassi, in quanto è necessario che la spesa sia tracciabile in modo da garantire il rispetto del massimale del 10 % relativo al finanziamento incrociato. Laddove non esista nessun tasso per l’altro fondo per una tipologia analoga di operazione (ad esempio perché la norma non è applicata per l’altro fondo (25) o perché non vi sono operazioni analoghe finanziate dall’altro fondo) l’autorità di gestione deve decidere in merito al tasso applicabile conformemente ai principi giuridici generali sanciti dall’articolo 67, paragrafo 5, e dall’articolo 68, primo comma, dell’RDC.

2.7.2. Esempi

Esempio di finanziamento incrociato FSE-FESR con costi unitari o somme forfettarie Se per un’operazione FSE la tabella standard di 6 EUR/ora × partecipante comprende l’acquisto di infrastrutture per un importo di 0,50 EUR/ora ammissibile a titolo del FESR, l’importo oggetto di finanziamento incrociato sarà pari a 0,50 EUR × numero di «ore × partecipante» effettuate. Lo stesso principio si applica alle somme forfettarie: se il progetto di bilancio dettagliato comprende «spese a finanziamento incrociato», queste saranno contabilizzate e monitorate a parte. Supponiamo, ad esempio, che nell’ambito di una somma forfettaria di 20 000 EUR finanziata da un programma FSE la spesa di competenza FESR ammonti a 5 000 EUR. Alla fine dell’operazione l’importo finanziato congiuntamente sarà l’importo definito ex ante (5 000 EUR dei 20 000 EUR) oppure «zero» se la sovvenzione non è pagata perché non è stato raggiunto il risultato predefinito in termini di realizzazione. Il principio binario delle somme forfettarie, se non mitigato attraverso la definizione di target intermedi, si applicherà anche alle spese che sono oggetto di finanziamento incrociato.

Esempio di finanziamento incrociato FSE-FESR nel caso di un finanziamento a tasso forfettario Nel caso di un tasso forfettario stabilito per i costi indiretti l’importo finanziato congiuntamente sarà l’importo dei «costi diretti a finanziamento incrociato» aggiunto ai costi indiretti calcolati in base al tasso forfettario applicabile a tali «costi diretti a finanziamento incrociato». Supponiamo, ad esempio, che nell’ambito di un’operazione da 15 000 EUR finanziata da un programma FESR i costi diretti di competenza FSE rappresentino 3 000 EUR e i costi indiretti siano calcolati al 10 % dei costi diretti (300 EUR). L’importo a finanziamento incrociato sarà quindi pari a 3 300 EUR. Se alla fine dell’operazione i costi diretti fossero ridotti, l’importo a finanziamento incrociato (anche per i costi indiretti) sarebbe ridotto in base alla stessa formula.

2.8. Norme specifiche per il FEASR e la CTE

Norme specifiche per il FEASR

Si rinvia all’allegato III dei presenti orientamenti, contenente un elenco di misure FEASR che rientrano nell’ambito di applicazione delle OSC.

Norme specifiche per la CTE Norme specifiche in materia di ammissibilità delle spese per i programmi di cooperazione in relazione ai costi del personale, alle spese d’ufficio e amministrative, alle spese di viaggio e soggiorno, ai costi per consulenze e servizi esterni nonché alle spese per attrezzature sono stabilite a livello dell’UE. Fatte salve le norme in materia di ammissibilità stabilite nell’RDC, nel regolamento CTE e nelle norme specifiche in materia di ammissibilità per il programma di cooperazione, il comitato di sorveglianza definisce norme aggiuntive sull’ammissibilità delle spese per il programma di cooperazione nel suo complesso. Per le questioni non disciplinate dalle norme summenzionate trovano applicazione le norme nazionali dello Stato membro in cui sono sostenute le spese.

CAPITOLO 3

Tipi di opzioni semplificate in materia di costi

3.1. Finanziamenti a tasso forfettario

Nel caso dei finanziamenti a tasso forfettario categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo sono calcolate mediante applicazione di una percentuale, stabilita ex ante per una o più categorie diverse di costi ammissibili.

3.1.1. Definizione delle categorie di costi

In un sistema di finanziamento a tasso forfettario esistono al massimo tre tipi di categorie di costi:

— tipo 1: categorie di costi ammissibili in base ai quali deve essere applicato il tasso forfettario per calcolare gli importi ammissibili;

— tipo 2: categorie di costi ammissibili che saranno calcolati con il tasso forfettario;

— tipo 3: se del caso, altre categorie di costi ammissibili: non si applica il tasso e i costi non sono calcolati con il tasso forfettario.

Quando utilizza un sistema di finanziamento a tasso forfettario l’autorità di gestione deve definire le categorie dei costi che rientrano in ciascun tipo: qualsiasi categoria di spesa è chiaramente inclusa in uno solo dei tre tipi. Occorre rilevare che in alcuni casi un tipo può essere definito per contrasto con un altro tipo o con gli altri tipi [ad esempio in un sistema in cui esistono soltanto costi diretti (tipo 1) e costi indiretti (tipo 2), si potrebbero considerare costi indiretti tutti i costi ammissibili che non sono costi diretti ammissibili].

L’RDC non pone restrizioni alle categorie di costi ammissibili che possono essere utilizzate per i finanziamenti a tasso forfettario. Tuttavia l’obiettivo principale del ricorso ai tassi forfettari dovrebbe essere la semplificazione e la riduzione del tasso d’errore. Pertanto i tassi forfettari sono particolarmente indicati per costi che sono piuttosto contenuti e la cui verifica risulta onerosa.

Quando un’operazione (26) comprende più progetti, il tasso forfettario può applicarsi a livello di progetto, a condizione che le attività e i costi tra i progetti siano nettamente distinti.

3.1.2. Sistemi specifici di finanziamento a tasso forfettario per calcolare categorie di costi specificate nell’RDC e nei regolamenti specifici dei fondi

Taluni sistemi specifici di finanziamento a tasso forfettario sono definiti a livello legislativo. La maggioranza di tali sistemi può essere utilizzata senza che vi sia un obbligo per l’autorità di gestione di stabilire un metodo di calcolo per determinare il tasso applicabile. Questi tassi forfettari sono stabiliti agli articoli 68 [fatta eccezione per la lettera a) quando non è disponibile un metodo nazionale per operazioni analoghe], 68 bis e 68 ter. A norma di tali disposizioni è applicato un tasso forfettario a una determinata categoria di costi (costi diretti, costi diretti diversi dai costi per il personale o costi diretti per il personale) per calcolare altre categorie di costi (rispettivamente costi indiretti, costi diretti per il personale e costi ammissibili residui di un’operazione).

Per poter utilizzare uno qualsiasi dei sistemi sopra descritti l’autorità di gestione (o il comitato di sorveglianza per il programma CTE) deve definire le categorie di costi coperti dal tasso forfettario, ossia i costi diretti e indiretti e i costi diretti per il personale. È di esclusiva competenza degli Stati membri definire le varie categorie di costi in maniera coerente, inequivocabile e non discriminatoria. Ciò è particolarmente pertinente per la definizione dei costi diretti per il personale ai quali si applica un tasso forfettario per il calcolo di altri costi.

Tale aspetto dovrebbe essere chiarito nelle norme nazionali in materia di ammissibilità o nelle norme relative ai programmi di CTE.

Come indicazione generale si forniscono le seguenti definizioni:

— i costi diretti sono costi direttamente collegati all’esecuzione dell’operazione o del progetto per i quali può essere dimostrato un nesso diretto con la singola operazione o il singolo progetto in questione;

— i costi indiretti, invece, sono solitamente costi che non sono o non possono essere collegati direttamente all’esecuzione dell’operazione in questione. Tali costi potrebbero comprendere spese amministrative per le quali è difficile determinare con esattezza l’importo attribuibile a un’operazione specifica o a un progetto specifico (si tratta solitamente di spese amministrative/per il personale quali: costi di gestione, spese di assunzione, costi per il contabile o gli addetti alle pulizie ecc.; bollette telefoniche, dell’acqua o dell’elettricità ecc.);

— i costi per il personale (27) sono definiti nella normativa nazionale e sono in genere i costi derivanti da un accordo tra il datore di lavoro e il lavoratore o da contratti di prestazione di servizi per il personale esterno (a condizione che tali costi siano chiaramente identificabili). Ad esempio, se un beneficiario affida a un formatore esterno le proprie sessioni di formazione interne, la fattura deve identificare i diversi tipi di costi. La retribuzione del formatore sarà considerata alla stregua di un costo per il personale esterno. Se il costo del formatore non è identificabile come categoria distinta da altre categorie di costi, ad esempio il materiale didattico, non potrà essere utilizzato come base per l’applicazione dei tassi forfettari, ad esempio il tasso forfettario del 40 % di cui all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC. I costi per il personale sono definiti dalla normativa nazionale e comprendono, di norma, le retribuzioni totali, incluse le retribuzioni in natura, in linea con i contratti collettivi, versate al personale a compenso del lavoro prestato in relazione all’operazione. Tali costi comprendono anche le tasse e i contributi previdenziali a carico dei lavoratori (primo e secondo pilastro; il terzo pilastro si applica soltanto se definito in un contratto collettivo o nel contratto d’impiego), nonché gli oneri sociali volontari e obbligatori a carico del datore di lavoro. I costi per il personale possono essere costi diretti o indiretti, in base a un’analisi caso per caso.

Pertanto ai fini dell’applicazione dei tassi forfettari di cui all’articolo 68, primo comma, lettera b), dell’RDC e all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC (o di un altro tasso forfettario stabilito dall’autorità di gestione sulla base dell’articolo 67, paragrafo 5, dell’RDC che deve essere applicato ai costi diretti per il personale), il valore totale della remunerazione secondo la normativa nazionale può essere considerato alla stregua di un costo per il personale in quanto rappresenta la remunerazione effettiva per la prestazione di lavoro fornita dalla persona nell’operazione e pertanto dovrebbe essere preso in considerazione per stabilire altri tipi di costi dell’operazione (che sono calcolati mediante l’applicazione di un tasso forfettario ai costi diretti per il personale). Ciò vale anche per i casi in cui la retribuzione è (parzialmente) rimborsata o sovvenzionata da terzi (ad esempio nel caso di personale diretto assunto attraverso un aiuto all’assunzione; il tasso forfettario è applicato al valore totale della remunerazione anche se essa è parzialmente a carico di un soggetto terzo).

Le spese di viaggio, tuttavia, non sono considerate costi per il personale, ad eccezione delle spese sostenute per raggiungere il luogo di lavoro qualora le norme nazionali stabiliscano che esse rientrano nei costi del lavoro lordi. Neanche le indennità o le retribuzioni versate ai partecipanti di operazioni FSE sono considerate costi per il personale.

3.1.2.1. Metodi di calcolo dei costi indiretti

L’articolo 68, primo comma, dell’RDC stabilisce che, laddove l’esecuzione di un’operazione dia origine a costi indiretti, questi ultimi possono essere calcolati sulla base di uno dei tassi forfettari di cui alle lettere a), b) e c). L’uso di questi tassi forfettari per il calcolo dei costi indiretti è facoltativo, ossia spetta all’autorità di gestione decidere se utilizzarli o se utilizzare i costi reali o altre opzioni semplificate in materia di costi, stabilite a norma dell’articolo 67, paragrafo 5, dell’RDC (ad esempio i costi indiretti possono essere inclusi in una somma forfettaria o in un costo unitario stabilito sulla base di uno dei metodi di cui all’articolo 67, paragrafo 5, dell’RDC).

— La lettera a) delinea il sistema generale del finanziamento a tasso forfettario dei costi indiretti con un tasso fino al 25 % dei costi diretti ammissibili. Tale disposizione ha lo scopo di introdurre un massimale relativo all’importo dei costi indiretti che può essere calcolato sulla base di un tasso forfettario. A differenza dell’ipotesi di cui all’articolo 68, primo comma, lettera b), dell’RDC, il tasso da utilizzare deve essere giustificato sulla base di uno dei metodi di calcolo di cui all’articolo 67, paragrafo 5, lettere a) o c), dell’RDC (ossia un metodo di calcolo giusto, equo e verificabile o un metodo applicato nell’ambito di regimi di sovvenzione finanziati interamente dallo Stato membro per una tipologia analoga di operazione). Tale sistema è flessibile e potrebbe basarsi: — soltanto su due tipi di costi – tipo 1: costi diretti, tipo 2: costi indiretti; oppure — su tre tipi di costi – tipo 1: costi diretti «limitati» (ad esempio una sottocategoria dei costi diretti), tipo 2: costi indiretti calcolati sulla base del tipo 1, e tipo 3: costi diretti diversi da quelli «limitati» (di tipo 1). Ad esempio è possibile stabilire un tasso forfettario che sarà applicato ai costi diretti ammissibili per il personale (che è una sottocategoria dei costi diretti ammissibili). Tale tasso forfettario applicato ai costi diretti ammissibili per il personale può essere superiore al 15 % previsto all’articolo 68, lettera b), dell’RDC, a condizione che non superi il 25 % dei costi diretti ammissibili [per rispettare il massimale di cui all’articolo 68, lettera a), dell’RDC]. Pertanto, indipendentemente dalla sottocategoria o dalle sottocategorie di costi diretti utilizzati per stabilire un tasso forfettario da utilizzare nel calcolo dei costi indiretti, l’autorità di gestione dovrà sempre verificare che tale importo (ossia l’importo calcolato sulla base di tale tasso forfettario) non superi il 25 % dei costi diretti ammissibili.

— La lettera b) introduce un tasso forfettario fino al 15 % dei costi diretti ammissibili per il personale per calcolare i costi indiretti. Tale tasso forfettario può essere usato direttamente dall’autorità di gestione senza necessità di giustificazione. Di seguito si riporta un esempio di un sistema in cui sono presenti tre categorie di costi: costi diretti per il personale (tipo 1), costi indiretti (tipo 2), costi diretti diversi dai costi per il personale (tipo 3) (cfr. l’esempio dell’allegato I).

— A norma della lettera c) è possibile utilizzare un tasso forfettario per i regimi di calcolo dei costi indiretti esistenti nelle politiche dell’Unione, come quelli utilizzati nell’ambito di Orizzonte 2020, LIFE ecc. Gli articoli 20 e 21 del regolamento delegato (UE) n. 480/2014 della Commissione, del 3 marzo 2014 (28), contengono disposizioni aggiuntive concernenti i tassi forfettari applicabili per i metodi di calcolo dei costi indiretti applicati nell’ambito di altre politiche dell’Unione e il relativo ambito di applicazione ai fondi SIE (cfr. la sezione 4.4).

3.1.2.2. Tasso forfettario per determinare i costi diretti per il personale

L’articolo 68 bis, paragrafo 1, dell’RDC stabilisce che i costi diretti per il personale di un’operazione possono essere calcolati in base a un tasso forfettario fino al 20 % dei costi diretti di tale operazione diversi dai costi per il personale. Ciò significa che soltanto i costi diretti per il personale possono essere calcolati in base a un tasso forfettario (applicato ai costi diretti diversi dai costi per il personale) senza che lo Stato membro sia tenuto a eseguire un calcolo per determinare il tasso applicabile.

Tuttavia, laddove i costi diretti dell’operazione comprendano appalti pubblici di lavori di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 4, lettera a), della direttiva 2014/24/UE, l’applicazione del tasso forfettario di cui sopra esige l’esecuzione di un calcolo per determinare il tasso applicabile.

I costi diretti per il personale così determinati possono costituire la base per l’applicazione di un tasso forfettario a norma dell’articolo 68, primo comma, lettera b), dell’RDC (un tasso forfettario fino al 15 % dei costi diretti ammissibili per il personale per il calcolo dei costi indiretti). Viceversa i costi diretti per il personale calcolati in base a questo tasso forfettario non possono essere utilizzati come base per l’applicazione del tasso forfettario di cui all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC (un tasso forfettario fino al 40 % dei costi diretti ammissibili per il personale per calcolare i costi ammissibili residui dell’operazione), cfr. l’articolo 68 ter, paragrafo 2, dell’RDC.

L’uso di questo tasso forfettario per il calcolo dei costi per il personale è facoltativo, ossia spetta all’autorità di gestione decidere se utilizzarlo o se utilizzare i costi reali o altre opzioni semplificate in materia di costi, stabilite a norma dell’articolo 67, paragrafo 5, dell’RDC.

3.1.2.3. Tasso forfettario per determinare tutti gli altri costi dell’operazione diversi dai costi diretti per il personale

L’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC prevede che i costi diretti per il personale possano essere utilizzati per calcolare tutti gli altri costi ammissibili residui dell’operazione, in base a un tasso forfettario fino al 40 % dei costi diretti ammissibili per il personale. I «costi ammissibili residui» dell’operazione comprendono tutti gli altri costi diretti ammissibili (ad eccezione dei costi diretti per il personale), i costi indiretti e, per il FESR, l’FSE e il FEASR, i costi di cui all’articolo 68 ter, paragrafo 1, secondo comma, dell’RDC.

— Costi ammissibili residui e retribuzioni e indennità versate ai partecipanti L’articolo 68 ter, introdotto dal regolamento finanziario, si ispira all’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento FSE (prima che fosse modificato dal regolamento finanziario), che già prevedeva questo tasso forfettario per le operazioni sostenute dall’FSE. Il regolamento finanziario estende l’uso di questo tasso forfettario a tutti i fondi SIE. Tra le due disposizioni esiste tuttavia una differenza importante. L’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento FSE non prevedeva un’eccezione per le retribuzioni e le indennità versate ai partecipanti, che pertanto erano considerate comprese nei «restanti costi ammissibili» delle operazioni. In altri termini l’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento FSE non consentiva ai beneficiari di dichiarare retribuzioni e indennità versate ai partecipanti in aggiunta ai costi calcolati in base al tasso forfettario e ai costi diretti per il personale. Era pertanto poco vantaggioso avvalersi dell’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento FSE, in quanto l’applicazione di un tasso forfettario del 40 % ai costi diretti ammissibili per il personale sarebbe stato spesso insufficiente a coprire i costi delle indennità e delle retribuzioni versate ai partecipanti. Pertanto il regolamento finanziario, oltre ad estendere questo tasso forfettario a tutti i fondi SIE, stabilisce anche, nel caso di operazioni realizzate con il sostegno dell’FSE, del FESR o del FEASR, che le retribuzioni e le indennità versate ai partecipanti sono considerate costi ammissibili aggiuntivi non inclusi nel tasso forfettario (articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC). Ciò significa che, a seguito dell’entrata in vigore del regolamento finanziario, è possibile chiedere il rimborso di tali retribuzioni (ovvero le retribuzioni lorde (mensili) dei dipendenti) e indennità (quali le indennità di disoccupazione, ma non le indennità di viaggio e soggiorno) in aggiunta ai costi diretti per il personale e al tasso forfettario applicato per operazioni a norma dell’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC. Si noti che «le retribuzioni e le indennità versate ai partecipanti» si riferiscono non soltanto alle retribuzioni e indennità versate dal beneficiario ma anche a quelle versate da un terzo, quando sono considerate costi ammissibili. È quanto accade, ad esempio, per l’FSE quando le retribuzioni e le indennità soddisfano le condizioni di cui all’articolo 13, paragrafo 5, del regolamento FSE (29).

— Utilizzo del tasso forfettario del 40 % Questa disposizione consente all’autorità di gestione di utilizzare un tasso forfettario fino al 40 % senza che vi sia un obbligo di eseguire un calcolo per determinare il tasso applicabile. In altri termini l’autorità di gestione può utilizzare qualsiasi tasso che non sia superiore al 40 % senza doverlo necessariamente giustificare. Ciò non pregiudica la necessità di garantire parità di trattamento tra i beneficiari. L’autorità di gestione può tuttavia fissare un tasso superiore al 40 % in base ad uno dei metodi di cui all’articolo 67, paragrafo 5, dell’RDC (ossia fuori dall’ambito di applicazione dell’articolo 68 ter). Infine, come spiegato nella sezione 3.1.2.2, in conformità con l’articolo 68 ter, paragrafo 2, questo tasso forfettario fino al 40 % non può essere utilizzato per un’operazione quando i costi diretti totali per il personale dell’operazione sono calcolati in base a un tasso forfettario (ad esempio il tasso forfettario di cui all’articolo 68 bis, paragrafo 1, dell’RDC).

Esempio I costi stimati di un corso di formazione sono i seguenti: Costi diretti totali 55 000 Costi diretti per il personale 30 000 Costi della sala 4 000 Spese di viaggio 5 000 Pasti 1 000 Informazione/pubblicità 5 000 Indennità versate ai partecipanti al corso dallo SPI 10 000 Costi indiretti totali 5 000 Costi indiretti per il personale 4 000 Elettricità, spese telefoniche 1 000 L’autorità di gestione può decidere di applicare a questo progetto l’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC. In tal caso la convenzione di sovvenzione prevedrebbe quale stanziamento massimo: Costi diretti per il personale: 30 000 EUR Altri costi: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR Poiché le indennità versate al partecipante dai servizi pubblici per l’impiego possono essere dichiarate in aggiunta ai costi diretti per il personale e al tasso forfettario, i costi totali ammissibili sarebbero: Costi totali: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Giustificazione dei tassi forfettari stabiliti nell’RDC

I tassi forfettari di cui all’articolo 68, primo comma, lettera b), all’articolo 68 bis, paragrafo 1, e all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC prevedono la possibilità di utilizzare un tasso «fino al» tasso stabilito nell’articolo pertinente senza che vi sia la necessità per lo Stato membro di eseguire un calcolo per determinare tale tasso. Ciò significa che l’autorità di gestione può utilizzare qualsiasi tasso fino a quello indicato nell’articolo pertinente e non dovrà giustificare la sua scelta, anche qualora il tasso prescelto sia al di sotto di quello specificato nel regolamento. Qualora sia scelto un tasso inferiore, non vi è nessun obbligo di eseguire alcun calcolo.

Nella scelta del tasso forfettario da applicare è necessario rispettare il principio della parità di trattamento dei beneficiari.

3.1.2.5. Applicazione nel tempo

Le modifiche apportate dal regolamento finanziario all’articolo 68 dell’RDC e i nuovi articoli 68 bis e 68 ter dell’RDC sono applicabili a decorrere dall’entrata in vigore del regolamento, ossia dal 2 agosto 2018 (30).

Tali disposizioni possono essere usate per operazioni nelle quali i beneficiari potenziali non sono ancora stati selezionati (perché l’invito è ancora aperto o perché è pubblicato un nuovo invito). Poiché sono più vantaggiose per i beneficiari, tali disposizioni possono essere utilizzate anche per operazioni che sono già in corso di attuazione, fatte salve le seguenti condizioni cumulative:

— sono stabilite le condizioni per il sostegno (in base alle nuove disposizioni) per il futuro, ossia per l’esecuzione futura dell’operazione;

— è rispettato il principio della parità di trattamento dei beneficiari;

— per le operazioni che sono già in fase di attuazione il beneficiario acconsente alla modifica delle condizioni e all’esecuzione del rimborso sulla base di una OSC;

— esiste una netta separazione tra il periodo del rimborso basato sui costi reali (o su precedenti disposizioni relative alle OSC) e il periodo basato sulle OSC introdotte con il regolamento finanziario. Ad esempio nel caso in cui sia introdotto un tasso forfettario del 15 % per i costi indiretti basato sui costi diretti ammissibili per il personale [articolo 68, primo comma, lettera b), dell’RDC] dovrebbe essere stabilito che, a decorrere da una determinata data («data x», non anteriore al 2 agosto 2018), i costi indiretti saranno calcolati e rimborsati in base a tale tasso forfettario, ossia tale tasso forfettario per il calcolo dei costi indiretti sarà applicato a tutti i costi per il personale sostenuti a decorrere dalla stessa data («data x»). Lo stesso principio si applica al tasso forfettario del 40 % di cui all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC, nonché alla possibilità di dichiarare retribuzioni e indennità versate ai partecipanti. Ad esempio per le operazioni FSE che hanno beneficiato del sostegno a norma dell’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento FSE prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario solo le indennità e le retribuzioni versate ai partecipanti a decorrere dalla «data x» potrebbero essere dichiarate come costi ammissibili aggiuntivi.

Esempio Un’autorità di gestione intende calcolare tutti i costi ammissibili residui di un’operazione applicando un tasso forfettario ai costi diretti ammissibili per il personale dell’operazione pari a 150 000 EUR. Conformemente all’articolo 68 ter, paragrafo 1, dell’RDC l’autorità di gestione decide di applicare un tasso del 35 %. Di conseguenza i costi totali ammissibili dell’operazione saranno pari a 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Esempio (fondi SIE): sviluppo locale di tipo partecipativo (Community-Led Local Development — CLLD) Sulla base dell’esperienza passata l’autorità di gestione ha valutato la tipica quota dei costi di esercizio e animazione di un determinato gruppo di azione locale (GAL) rispetto alla spesa sostenuta per l’esecuzione di operazioni locali nel contesto della strategia CLLD e per la preparazione e la realizzazione delle attività di cooperazione del GAL. Anche se il sostegno da parte dei fondi SIE per i costi di esercizio e animazione non può superare il massimale del 25 % della spesa pubblica complessiva sostenuta nell’ambito della strategia CLLD conformemente all’articolo 35, paragrafo 2, dell’RDC, l’esperienza dimostra che, nella maggioranza dei casi, questa percentuale è in realtà inferiore. L’autorità di gestione fissa un tasso forfettario del 17 % dei costi di esecuzione [sulla base di un metodo giusto, equo e verificabile conformemente all’articolo 67, paragrafo 1, lettera d), e paragrafo 5, lettera a), dell’RDC, ma non all’articolo 68, primo comma, lettera a), dell’RDC, in quanto il tasso forfettario di cui all’articolo 35, paragrafo 2, dell’RDC non copre soltanto i costi indiretti] della spesa sostenuta per l’esecuzione delle operazioni nell’ambito della strategia CLLD e per la preparazione e la realizzazione delle attività di cooperazione del GAL al fine di coprire i seguenti costi: — costi di esercizio (costi operativi, costi per il personale, costi di formazione, costi relativi alle pubbliche relazioni, costi finanziari, costi connessi alla sorveglianza e alla valutazione della strategia, cfr. l’articolo 35, paragrafo 1, lettera d), dell’RDC); — costi legati all’animazione della strategia CLLD (per agevolare gli scambi tra le parti interessate intesi a fornire informazioni e promuovere la strategia e per aiutare i potenziali beneficiari a sviluppare le operazioni e a preparare le domande, cfr. l’articolo 35, paragrafo 1, lettera e), dell’RDC). Pertanto, se la dotazione assegnata al GAL per l’esecuzione delle operazioni nell’ambito della strategia CLLD e per la preparazione e la realizzazione delle attività di cooperazione del GAL per il periodo 2014-2020 è pari a 1,5 milioni di EUR (tipo 1), la dotazione massima corrispondente ai costi di esercizio e di animazione sarebbe pari a 1,5 milioni di EUR × 17 % = 255 000 EUR (tipo 2). Di conseguenza la dotazione finanziaria totale per il GAL è di 1,755 milioni di EUR. Nella fase di attuazione ciò significa che ogni qual volta un beneficiario chieda il rimborso della spesa sostenuta per un progetto, il GAL potrà a sua volta dichiarare il 17 % di tale somma per i propri costi di esercizio e animazione. Ad esempio, se la spesa sostenuta per un progetto è pari a 1 000 EUR (tipo 1), il GAL può dichiarare all’autorità di gestione 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (tipo 2) per i propri costi di esercizio e animazione. Il GAL non è tenuto a fornire documenti giustificativi per i costi di esercizio e di animazione che dichiara in base al tasso forfettario ma la metodologia utilizzata per determinare il tasso del 17 % deve essere verificabile. Si noti che il tasso forfettario può essere fissato separatamente per i soli costi di esercizio o animazione. NB: Si tenga presente che, come nell’esempio di cui sopra, la metodologia per stabilire il tasso forfettario non deve necessariamente ricalcare quella applicata per stabilire il massimale del 25 %. Tuttavia, indipendentemente dalla metodologia utilizzata per fissare il tasso forfettario, è necessario rispettare le disposizioni relative al massimale dei costi di esercizio e animazione di cui all’articolo 35, paragrafo 2, dell’RDC.

3.2. Tabelle standard di costi unitari

3.2.1. Principi generali

Nel caso delle tabelle standard di costi unitari la totalità o una parte dei costi ammissibili di un’operazione sarà calcolata sulla base di attività, risorse, realizzazioni o risultati quantificati, moltiplicati usando tabelle standard di costi unitari predeterminate. Questa possibilità può essere utilizzata per qualsiasi tipo di operazione, progetto o parte di progetto quando è possibile definire le quantità legate a un’attività e tabelle standard di costi unitari. Le tabelle standard di costi unitari si applicano di solito a quantità facilmente identificabili.

I costi unitari possono essere basati sul processo al fine di coprire, con la migliore approssimazione possibile, i costi reali di attuazione di un’operazione. Possono anche essere basati sugli esiti (realizzazione o risultato/deliverable) oppure definiti sia in base al processo sia in base ai risultati. Inoltre all’interno di un’operazione è possibile definire diversi costi unitari per diverse attività.

Le autorità di gestione dovrebbero tenere conto della pista di controllo al momento di scegliere se utilizzare costi unitari basati sul processo o costi unitari basati sulle realizzazioni.

Esempio (FSE) a) Basati sul processo: per un corso avanzato di informatica di 1 000 ore per 20 partecipanti i costi ammissibili possono essere calcolati sulla base di un costo orario della formazione × il numero di ore dei partecipanti al corso. Il costo orario è stato stabilito in anticipo dall’autorità di gestione ed è indicato nel documento che specifica le condizioni per il sostegno. Ipotizzando, ad esempio, che l’autorità di gestione fissi il costo della formazione a 7 EUR per ora di formazione per partecipante, la sovvenzione massima assegnata al progetto sarebbe limitata a 1 000 ore × 20 partecipanti × 7 EUR/ora /partecipante = 140 000EUR. Alla fine dell’operazione i costi ammissibili finali saranno stabiliti sulla base del numero effettivo di ore per ciascun partecipante (che potrebbe includere alcune assenze giustificate) a seconda della partecipazione effettiva dei partecipanti e delle lezioni effettivamente impartite. Sarà comunque necessario disporre di fogli di presenza dei partecipanti che indichino con chiarezza e in maniera dettagliata le attività di formazione e certifichino la presenza effettiva dei partecipanti. Se alla fine soltanto 18 persone hanno seguito il corso, 6 di loro per 900 ore, 5 per 950 ore, 5 per 980 ore e gli altri 2 per 1 000 ore, il numero di ore totale dei partecipanti sarà pari a: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 ore totali di formazione dei partecipanti. La spesa ammissibile sarà: 17 050 ore di formazione × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Basati sui risultati: un corso avanzato di informatica di 1 000 ore è articolato in cinque moduli da 200 ore ciascuno. Conformemente all’articolo 67, paragrafo 5, lettera a) è stato utilizzato un metodo giusto, equo e verificabile per stabilire i costi totali del corso di informatica impartito ai 25 partecipanti. I costi complessivi, pari a 140 000 EUR, sono quindi attribuiti ai partecipanti che hanno portato a termine il corso. Tenendo conto di un tasso di insuccesso storico del 20 % (corrispondente a 5 partecipanti), i costi unitari per partecipante e per modulo completato con successo sarebbero pari a 140 000 EUR/20 partecipanti/5 moduli = 1 400 EUR (costo unitario per partecipante per modulo completato con successo). La pista di controllo prevedrebbe un documento comprovante l’ammissibilità del partecipante e un diploma per ciascun modulo o corso completato con successo. Non sarebbero necessarie schede orarie.

Esempio (FESR, costi basati sulla realizzazione): il beneficiario, una Camera di commercio regionale, organizza un servizio di consulenza per le PMI della regione che sarà erogato dai consulenti della Camera di commercio regionale. Sulla base della precedente contabilità del reparto «consulenze» della Camera di commercio si calcola che una giornata di consulenza costi 350 EUR/giorno. L’assistenza sarà calcolata sulla base della seguente formula: numero di giorni × 350 EUR. Occorrerà comunque disporre di schede orarie accurate che specifichino l’attività di consulenza e le presenze dei consulenti.

Esempio (FSE, costi basati sui risultati): un programma di assistenza nella ricerca di un lavoro della durata di sei mesi («l’operazione») potrebbe essere finanziato sulla base di tabelle standard di costi unitari (ad esempio 2 000 EUR/persona) per ciascuno dei 20 partecipanti all’operazione che trova un lavoro e lo conserva per un periodo prestabilito, ad esempio sei mesi. Per determinare il costo unitario di 2 000 EUR per partecipante che trova un lavoro si è tenuto conto dei costi relativi a tutti i partecipanti. Pertanto l’importo copre anche le spese relative ai partecipanti che non hanno trovato un lavoro.

Calcolo della sovvenzione massima concessa per l’operazione: 20 persone × 2 000 EUR/collocamento = 40 000 EUR.

I costi ammissibili finali sono calcolati sulla base della realizzazione conseguita dall’operazione: se soltanto 17 persone sono state collocate sul mercato del lavoro e hanno mantenuto il loro posto di lavoro per il periodo richiesto, i costi ammissibili finali in base ai quali la sovvenzione sarà versata al beneficiario sarebbero pari a 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Esempio (FEASR, costi basati sulla realizzazione):«Investimenti nello sviluppo delle aree forestali e nel miglioramento della redditività delle foreste» [articolo 21 del regolamento (UE) n. 1305/2013]

Un silvicoltore riceverà un sostegno per l’imboschimento e il mantenimento di 3 ettari di bosco per 7 anni. I costi (imboschimento e mantenimento) sono stati previamente definiti dall’autorità di gestione in base al tipo di bosco. Tale metodologia sarà integrata nel programma di sviluppo rurale. I costi unitari sono i seguenti: per l’imboschimento 2 000 EUR/ha e per il mantenimento 600 EUR/ha per il primo anno e 500 EUR/ha per gli anni successivi.

Pertanto i costi totali ammissibili sarebbero:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 anni= 16 800 EUR

Esempio (FEAMP, costi basati sul processo): raccolta dati (costi dei pescherecci)

I costi giornalieri per l’uso dei pescherecci sono calcolati sulla base di dati storici (medie degli anni precedenti). Il numero di giorni assegnato al progetto è dimostrato tramite i giornali di bordo.

3.2.2. Costi per il personale calcolati in base a una tariffa oraria (articolo 68 bis, paragrafi da 2 a 4, dell’RDC)

Calcolo della tariffa oraria

L’articolo 68 bis, paragrafi da 2 a 4, dell’RDC prevede un metodo specifico per il calcolo dei costi per il personale (31). A norma di detto articolo i costi per il personale possono essere determinati mediante una tariffa oraria calcolata come segue:

Prima dell’entrata in vigore del regolamento finanziario questo metodo di calcolo dei costi per il personale era già previsto all’articolo 68, paragrafo 2, dell’RDC. Il regolamento finanziario ha tuttavia apportato ulteriori modifiche a tale disposizione (il cui contenuto è stato trasferito al nuovo articolo 68 bis, paragrafi da 2 a 4, dell’RDC), al fine di chiarirne l’applicazione e consentirne l’uso per le persone che lavorano a tempo parziale.

I costi per il personale calcolati come sopra sono collegati all’attuazione di un’operazione. L’«attuazione di un’operazione» si riferisce a tutte le fasi di un’operazione. L’intento è di non escludere alcuni costi per il personale legati a fasi specifiche di un’operazione.

Il denominatore, ossia 1 720 ore, è un «tempo di lavoro» annuo standard che può essere usato direttamente senza che vi sia un obbligo per lo Stato membro di eseguire alcun calcolo. Questa cifra è basata sulla media delle ore di lavoro settimanali degli Stati membri moltiplicata per 52 settimane e da cui sono state dedotte le ferie annuali retribuite e la media dei giorni festivi annuali.

Il numeratore, tuttavia, deve essere giustificato. L’RDC fa riferimento ai «più recenti costi annui lordi per l’impiego documentati». Tuttavia i costi lordi per l’impiego non sono definiti nell’RDC. Conformemente all’articolo 65, paragrafo 1, dell’RDC norme nazionali in materia di ammissibilità dovranno stabilire quali costi rientrano nei costi lordi per l’impiego, tenendo conto delle consuete prassi contabili (cfr. la sezione 4.2.2) (32) e della normativa nazionale (ad esempio la normativa nazionale potrebbe stabilire che le spese sostenute per i viaggi di andata e ritorno dal luogo di lavoro sono comprese nei costi lordi per l’impiego).

Il regolamento fa riferimento al calcolo della tariffa oraria eseguito utilizzando i «più recenti» costi annui lordi per l’impiego documentati. Ciò significa che i dati utilizzati devono essere i più recenti disponibili. Pertanto un metodo di calcolo basato sui dati storici del beneficiario non è, di norma, pertinente. Con l’espressione «i più recenti» l’articolo 68 bis, paragrafo 2, dell’RDC mira a garantire che i dati utilizzati siano sufficientemente recenti e dunque indicativi dei costi reali per il personale.

I costi annui lordi per l’impiego non devono necessariamente riferirsi a un anno civile o a un esercizio finanziario (ad esempio potrebbe trattarsi di dati relativi al periodo compreso tra ottobre 2015 e settembre 2016). Ciò che conta è che i costi lordi per l’impiego coprano un intero periodo di dodici mesi. Potrà trattarsi dei dodici mesi che precedono la fine di un periodo di riferimento (relativo all’operazione o al programma), dei dodici mesi precedenti la convenzione di sovvenzione o dei dodici mesi dell’anno civile precedente. Conformemente all’articolo 68 bis dell’RDC, qualora non siano disponibili, i dati relativi a un periodo intero di dodici mesi:

— possono essere desunti dai costi lordi per l’impiego documentati disponibili (ad esempio un’autorità di gestione potrebbe utilizzare i dati relativi a un dipendente per il quale sono disponibili dati su un arco di quattro mesi ed estrapolarli per ottenere un costo annuo lordo per l’impiego, tenendo conto, se del caso, di elementi quali i giorni festivi retribuiti o la cosiddetta «tredicesima mensilità»);

— possono essere estrapolati dal contratto di lavoro, tenendo conto dei contributi sociali a carico dei datori di lavoro e di altri versamenti obbligatori;

— possono essere desunti da contratti collettivi.

I costi annui lordi per l’impiego possono essere basati sui costi per l’impiego reali del lavoratore. Per i mesi con dati incompleti, i dati estrapolati potranno essere utilizzati per ottenere una buona approssimazione dei costi reali su un periodo di dodici mesi.

I costi annui lordi per l’impiego potrebbero anche essere basati sulla media dei costi per l’impiego di un aggregato più ampio di dipendenti (ad esempio quelli inquadrati nello stesso livello o che soddisfano un criterio analogo) approssimativamente corrispondente al livello dei costi per l’impiego.

I più recenti costi annui lordi devono essere documentati: ciò può avvenire tramite documenti contabili, riepiloghi delle buste paga, riferimento ad accordi o documenti pubblicamente disponibili ecc. Non devono essere necessariamente sottoposti a audit ex ante ma devon