IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea C 291/1

RELAZIONE SPECIALE N. 5/2005

Spese per l’interpretazione sostenute dal Parlamento, dalla Commissione e dal Consiglio, corredata delle risposte delle instituzioni

(presentata in virtù dell’articolo 248, paragrafo 4, secondo comma, del trattato CE)

(2005/C 291/01)

INDICE

I-VIII SINTESI

1-12 INTRODUZIONE

13-14 OBIETTIVO E AMBITO DELL’AUDIT

15-81 OSSERVAZIONI

15-29 Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità

16-21 Parlamento

22-24 Commissione

25-29 Consiglio

30-32 La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari

33-71 Il costo dell’interpretazione

33-38 Calcolo dei costi

39-41 Analisi del costo dell’interpretazione

42-58 Altre questioni che incidono sul costo dell’interpretazione

59-71 Osservazioni specifiche sulla spesa per gli interpreti free-lance

72-81 La qualità dell’interpretazione

72 Parlamento

73-81 Commissione e Consiglio

82-95 CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

82 Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità

83-84 La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari

85-92 Il costo dell’interpretazione

93 La qualità dell’interpretazione

94-95 Possibili sviluppi

ALLEGATO I: Disposizioni specifiche applicate presso il Parlamento, la Commissione e il Consiglio

ALLEGATO II: Il metodo di calcolo dei costi elaborato dalla Corte

Risposte delle istituzioni

SINTESI

I. Ventuno lingue hanno lo status di lingue ufficiali e di lavoro delle istituzioni europee. Le istituzioni che, per la natura delle loro attività, necessitano del maggior volume di servizi di interpretazione sono il Parlamento, la Commissione e il Consiglio. Il Parlamento dispone di un proprio servizio di interpretazione. Il Consiglio e la Commissione ricorrono ai servizi forniti dalla direzione generale dell’Interpretazione (DG Interpretazione).

II. A causa dell’irregolare distribuzione della domanda nel corso dell’anno, le istituzioni europee si avvalgono non solo di interpreti permanenti di ruolo (funzionari), ma anche di interpreti liberi professionisti (free-lance) assunti in qualità di agenti ausiliari (noti come AIC: ausiliari interpreti di conferenza).

III. L’audit della Corte mirava a valutare se i servizi di interpretazione del Parlamento, della Commissione e del Consiglio siano gestiti secondo i principi di una sana gestione finanziaria. In particolare, l’audit intendeva stabilire se queste istituzioni dispongano di strumenti e procedure adeguate per: — evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità, — fornire tutti i servizi di interpretazione necessari, — fornire servizi di interpretazione al minor costo possibile, — fornire un’interpretazione di alta qualità.

IV. Dall’audit è emerso che la qualità dell’interpretazione è nella maggior parte dei casi all’altezza delle aspettative e conforme alle necessità, ma che occorre adottare alcune misure per ridurre i costi ed evitare di fornire servizi richiesti ma non utilizzati.

V. Le istituzioni hanno adottato diverse procedure per rispondere alle domande di interpretazione. Mentre la DG Interpretazione esamina, insieme alle direzioni generali della Commissione committenti, quali servizi di interpretazione siano realmente necessari e poi decide a quali richieste rispondere, il Parlamento non procede ad un analogo esame e tutte le richieste formalmente conformi alla normativa vengono accettate fintanto che vi sono risorse disponibili. Nel 2004 il Consiglio ha adottato una nuova procedura che incoraggia esplicitamente a limitare le domande di interpretazione.

VI. Un calcolo effettuato dalla Corte mostra che, nel 2003, il costo totale dell’interpretazione è ammontato a circa 57 milioni di euro al Parlamento e a circa 106 milioni di euro presso Commissione, Consiglio, Comitati e alcune agenzie. Il costo medio per interprete di una giornata di interpretazione è stato di 1 476 euro al Parlamento e di 1 046 euro alla Commissione e al Consiglio.

VII. Anche se le istituzioni sono riuscite a limitare l’interpretazione, ulteriori risparmi sarebbero possibili evitando annullamenti tardivi, richieste di riunioni all’ultimo minuto, una distribuzione irregolare delle riunioni nel corso della settimana e dell’anno e le elevate spese di viaggio per gli AIC. Poiché questi elementi sfuggono in gran parte al controllo dei servizi di interpretazione, i risparmi sarebbero possibili soltanto grazie ad una migliore pianificazione da parte dei responsabili dell’organizzazione delle riunioni.

VIII. Le relazioni di seduta, su cui vengono indicate le lingue utilizzate durante le riunioni, costituiscono un validissimo strumento per valutare se il tipo di interpretazione fornita risponda alle necessità dei partecipanti alla riunione, ma in un numero significativo di casi non vengono compilate. Una buona pratica adottata dal Consiglio, e che dovrebbe essere estesa alle altre istituzioni, consiste nel fornire agli organizzatori delle riunioni una nota indicante il costo delle riunioni annullate.

INTRODUZIONE

1. Ai sensi dell’articolo 290 del trattato che istituisce la Comunità economica europea, il Consiglio è abilitato a deliberare all’unanimità sul regime linguistico delle istituzioni della Comunità.

2. In virtù del regolamento n. 1, aggiornato dopo tutte le adesioni di Stati dell’Unione europea, il Consiglio ha attribuito a 21 lingue (ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco, ungherese) lo status di lingue ufficiali e lingue di lavoro delle istituzioni (1).

3. In base al regolamento n. 1, i servizi di interpretazione sono necessari quando in una riunione vengono utilizzate più lingue ufficiali.

4. Le istituzioni che, per la natura delle loro attività, devono fornire il maggior volume di servizi di interpretazione sono il Parlamento, la Commissione e il Consiglio. Nel 2003, il costo totale dell’interpretazione è ammontato a circa 57 milioni di euro per il Parlamento e a circa 106 milioni di euro per Commissione, Consiglio, Comitati e alcune agenzie.

5. La direzione dell’Interpretazione del Parlamento fornisce tutti i servizi di interpretazione al Parlamento stesso (per le riunioni tenute a Bruxelles, Strasburgo o altrove), al Mediatore europeo, alla Commissione a Lussemburgo e alla Corte dei conti. Successivamente al completamento dell’audit, in alcuni giorni il Parlamento ha iniziato a fornire servizi di interpretazione anche al Comitato delle regioni.

6. La direzione generale dell’Interpretazione della Commissione (DG Interpretazione) fornisce servizi di interpretazione della Commissione (circa il 40 % delle giornate di interpretazione fornite), salvo per le riunioni che si tengono a Lussemburgo, al Consiglio (oltre il 50 % delle giornate di interpretazione fornite), al Comitato economico e sociale, al Comitato delle regioni, alla Banca europea per gli investimenti e ad alcune agenzie dell’Unione europea.

7. Il Consiglio dispone solo di una piccola unità Conferenze che organizza le riunioni e richiede alla DG Interpretazione i servizi di interpretazione.

8. A causa dell’irregolare distribuzione della domanda nel corso dell’anno, dovuta alla frequenza delle riunioni e delle combinazioni linguistiche richieste, le istituzioni europee si avvalgono non solo di interpreti permanenti di ruolo (funzionari) (2), ma anche di interpreti liberi professionisti (free-lance) ingaggiati in qualità di personale ausiliario (3). Le condizioni di lavoro, la retribuzione e il rimborso delle spese degli AIC sono disciplinate dal «Regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee» e da una convenzione stipulata tra la più grande organizzazione professionale di interpreti, l’Associazione internazionale degli Interpreti di conferenza (AIIC) e le tre istituzioni dell’UE che ingaggiano interpreti (Commissione, Parlamento e Corte di giustizia); le condizioni degli interpreti permanenti sono disciplinate invece dallo statuto dei funzionari (4).

9. Nel 2003 sono state fornite complessivamente alle istituzioni europee circa 150 000 giornate di interpretazione, di cui circa il 39 % al Consiglio, il 26 % alla Commissione a Bruxelles, il 4 % alla Commissione a Lussemburgo ed il 21 % al Parlamento. Le altre istituzioni e agenzie dell’UE (Corte di giustizia, Corte dei conti, Comitato economico e sociale, Comitato delle regioni, Banca europea per gli investimenti, agenzie ecc.) rappresentano il restante 10 %. Dal lato dell’offerta, il 70 % dei servizi di interpretazione è fornito dalla DG Interpretazione, il 27 % dal Parlamento e il 3 % dalla Corte di giustizia (5). Tabella 1 Volume di giornate/interprete fornite alle istituzioni UE (indice 1998 = 100) (6), comprese le lingue dei nuovi Stati membri 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Consiglio 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Commissione 100 101,5 100,4 94,7 85,8 85,1 85,1 Altre istituzioni/organismi (DG Interpretazione) 100 95,2 102,7 112,3 91,0 88,8 95,8 Totale DG Interpretazione 100 98,5 98,5 101,8 98,2 95,0 88,9 Parlamento 100 85,0 92,7 97,8 97,7 97,2 103,1 Totale 100 93,8 96,5 100,4 98,0 95,8 93,9

10. La tabella 1 mostra che, negli ultimi anni, le istituzioni UE sono riuscite a ridurre il ricorso a servizi di interpretazione. Il Consiglio è stata l’unica delle tre grandi istituzioni a registrare un aumento del numero di giornate di interpretazione tra il 1998 e il 2003, anche se l’introduzione del nuovo sistema della disponibilità di servizi di interpretazione «a richiesta» dal 1o maggio 2004 risulta aver invertito tale tendenza (cfr. paragrafo 27). Tuttavia, il 2004 è stato un anno di transizione per cui potrebbe non essere rappresentativo.

11. L’andamento dell’utilizzo dei servizi di interpretazione presso il Consiglio tra il 1998 e il 2003 è dovuto non soltanto al crescente numero di riunioni, ma anche all’aumento del numero di lingue attive e passive (7) utilizzate durante le riunioni tenute presso questa istituzione.

12. Ai sensi dell’articolo 6 del regolamento n. 1, «Le istituzioni possono determinare le modalità di applicazione del presente regime linguistico nei propri regolamenti interni». Questa disposizione consente di adeguare il regime linguistico alle esigenze specifiche di ciascuna istituzione. Le istituzioni si sono avvalse in misura diversa di questa possibilità, come mostra l’allegato I.

OBIETTIVO E AMBITO DELL’AUDIT

13. L’audit della Corte mirava a valutare se i servizi di interpretazione del Parlamento, della Commissione e del Consiglio siano gestiti secondo i principi di una sana gestione finanziaria. L’audit ha riguardato il 97 % dei servizi di interpretazione prestati (cioè tutta l’offerta, salvo quella relativa alla Corte di giustizia che dispone di un proprio servizio di interpretazione). In particolare, l’audit intendeva stabilire se le istituzioni oggetto dell’audit dispongano di strumenti e procedure adeguate per: — evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità, — fornire tutti i servizi di interpretazione necessari, — fornire servizi di interpretazione al minor costo possibile, — fornire un’interpretazione di alta qualità.

14. L’audit ha riguardato le spese sostenute nel corso dell’esercizio 2003, ma ha preso in considerazione anche i cambiamenti intervenuti nel 2004 a seguito dell’ultimo allargamento dell’Unione europea.

OSSERVAZIONI

Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità

15. Da un esame delle lingue effettivamente utilizzate durante le riunioni emerge che talvolta vengono forniti servizi di interpretazione superiori alle reali necessità (alcuni partecipanti desiderano utilizzare, invece della loro madrelingua, un’altra lingua ufficiale più conosciuta, alcuni partecipanti attesi possono essere assenti, rendendo così superflua l’interpretazione in alcune particolari combinazioni). La Corte ha esaminato in che misura le istituzioni oggetto dell’audit dispongono di procedure adeguate per prevedere il più precisamente possibile quali lingue verranno utilizzate ed accertarne l’utilizzo effettivo, in modo da dissuadere gli organizzatori delle riunioni dal richiedere servizi d’interpretazione superiori a quelli previsti.

Parlamento

16. Il regolamento (cfr. allegato I) stabilisce che tutti i deputati hanno la possibilità di esprimersi nella lingua ufficiale di loro scelta e che l’interpretazione viene fornita nelle altre lingue ufficiali; ciò impone al Parlamento di destinare notevoli risorse all’interpretazione.

17. Per organizzare e controllare la fornitura di servizi di interpretazione, l’ufficio di presidenza del Parlamento europeo ha adottato nel 1999 un «Codice di condotta sul multilinguismo», aggiornato nel 2004. Secondo i principi fondamentali a cui si ispira il Codice, pur nel rispetto dei pari diritti dei deputati, le spese del multilinguismo vanno mantenute entro limiti di bilancio accettabili, le risorse vanno utilizzate nel modo più efficiente e gli utenti dei servizi linguistici devono essere sensibilizzati sulla necessità di un uso responsabile dei servizi linguistici, basato sulle esigenze reali.

18. L’interpretazione può essere richiesta dalla direzione dell’Interpretazione del Parlamento soltanto per le categorie di riunioni indicate nel Codice di condotta (sedute plenarie del Parlamento, riunioni degli organi del Parlamento, delle commissioni parlamentari, delle delegazioni parlamentari ecc.). L’interpretazione non può essere messa a disposizione di deputati a titolo individuale, né di organismi esterni, anche se l’Ufficio di presidenza può concedere alcune deroghe. La direzione dell’Interpretazione fornisce il servizio di interpretazione richiesto in base alle priorità ed entro i limiti stabiliti dal Codice di condotta.

19. Il Codice di condotta, nella versione aggiornata del 2004, stabilisce che ciascun organo parlamentare che necessiti di servizi di interpretazione («utente» secondo la terminologia del Codice) elabora e aggiorna regolarmente un «profilo linguistico di interpretazione» in funzione delle lingue richieste e effettivamente utilizzate dai propri membri. Si tratta di uno strumento molto utile per far sì che le domande corrispondano alle esigenze reali. Per contro, dato che i deputati del Parlamento europeo non sono tenuti a confermare in anticipo la loro presenza ad una riunione, il «profilo linguistico per l’interpretazione» non è sufficiente ad evitare che vengano forniti servizi di interpretazione non necessari quando i deputati per il quali erano stati previsti specifici servizi di interpretazione non partecipano effettivamente alla riunione.

20. In base al Codice di condotta, al termine di ogni riunione, il capo équipe degli interpreti è tenuto, d’intesa con la segreteria della riunione, a redigere un resoconto dei servizi di interpretazione richiesti ma non utilizzati, diretta all’attenzione del direttore dell’Interpretazione. Una copia di tale resoconto deve essere trasmessa alla segreteria della riunione in causa. Nella pratica, questa procedura viene applicata dal settembre 2004 alle riunioni di commissione e delegazione.

21. Le risorse messe a disposizione conformemente al regolamento eccedono le necessità reali se, per una data riunione, non vengono utilizzate tutte le lingue ufficiali previste. Il Parlamento non ha mai svolto una indagine per valutare la frequenza e le conseguenze di tali casi.

Commissione

22. In ogni direzione generale, un’unità amministrativa centralizza le domande di assistenza di interpretazione per specifiche riunioni e le trasferisce per via elettronica alla DG Interpretazione attraverso il sistema DOR («demande d’organisation de réunion»). Ogni direzione generale propone il regime linguistico desiderato e classifica le riunioni richieste per uno stesso giorno in base ad un ordine di priorità. Nel corso di riunioni interne settimanali di «arbitrato», la DG Interpretazione decide a quali richieste è possibile rispondere, tenendo conto della disponibilità di interpreti e di sale riunioni. In ulteriori riunioni di coordinamento, a ciascuna riunione in programma per le sei settimane successive viene assegnato uno specifico regime linguistico. Il numero di lingue attive e/o passive assegnato dalla DG Interpretazione è spesso inferiore al numero inizialmente richiesto ed è il risultato di trattative tra la DG Interpretazione e la direzione generale che organizza la riunione.

23. Alla DG Interpretazione, il capo dell’équipe di interpretazione è tenuto a compilare una relazione di seduta («rapport de séance»), nella quale indica le lingue utilizzate nel corso della riunione. Nel 2004 queste relazioni sono state compilate per l’82,5 % delle 8 107 riunioni con interpretazione. Nel 17,7 % delle relazioni, il capo équipe affermava che era stata richiesta e fornita interpretazione passiva superiore alle reali necessità per una o più delle seguenti ragioni: alcune delegazioni nazionali non si erano espresse nelle rispettive lingue ufficiali, non avevano mai preso la parola o erano assenti. Nel 7,2 % delle relazioni si segnalava il mancato uso dell’interpretazione attiva richiesta e fornita. Di conseguenza almeno (8)1 750 giornate/interprete sono state pagate ma non utilizzate, con un costo compreso tra gli 1,5 e i 2 milioni di euro.

24. Anche se la DG Interpretazione, in base alle procedure attuali, ha l’ultima parola nel decidere quali domande soddisfare se più direzioni generali richiedono contemporaneamente il servizio, e ciò comporta un contenimento della domanda, per un servizio di interpretazione è difficile decidere quali riunioni siano più urgenti o più importanti. Altre istituzioni internazionali adottano sistemi più orientati alla gestione delle risorse: — il Consiglio d’Europa ha introdotto un sistema di fatturazione interna, — l’UNESCO applica un sistema di contingentamento in cui le giornate di interpretazione eccedenti la quota fissata sono addebitate al committente. Tra le istituzioni europee, il Consiglio ha adottato il sistema descritto al paragrafo 27, che responsabilizza maggiormente le delegazioni nazionali in merito ai costi del servizio. Nell’ambito del nuovo sistema di gestione per attività, anche la DG Interpretazione potrebbe valutare l’introduzione di un simile dispositivo.

Consiglio

Procedure applicate prima dell’allargamento dell’Unione europea del 2004

25. La nomenclatura utilizzata prima dell’allargamento per determinare il regime linguistico fornito per ciascuna riunione era basata sulla tradizione e non era aggiornata regolarmente. Non esisteva alcuna procedura per verificare se i partecipanti alle riunioni avessero realmente bisogno dell’interpretazione nella loro madrelingua o se si esprimessero effettivamente nella loro lingua.

26. Un’indagine del 2001 su 799 delegati del Consiglio e della Commissione mostrava un’offerta di lingue eccedentaria (9). Sebbene il 73 % dei delegati dichiarasse di aver avuto la possibilità di esprimersi nella propria madrelingua, soltanto il 59 % di questi affermava di aver effettivamente utilizzato tale lingua. Questo avveniva spesso per delegati la cui madrelingua era una lingua non molto diffusa e che parlavano correntemente una lingua ufficiale più conosciuta. È improbabile che i delegati che si sono espressi in una lingua ufficiale necessitino dell’interpretazione nella loro madrelingua a partire dalla lingua ufficiale che hanno utilizzato. È perciò ragionevole ritenere che le lingue per le quali è necessaria l’interpretazione siano le lingue effettivamente utilizzate in una riunione.

Procedure per il periodo successivo all’allargamento

27. La decisione n. 56/04 del segretario generale del Consiglio (10) che disciplina il regime linguistico per il periodo successivo all’allargamento ha modificato notevolmente l’utilizzo dei servizi di interpretazione. Il nuovo sistema adegua il regime linguistico alle reali necessità delle delegazioni, sensibilizza queste ultime sui costi del servizio e incentiva gli Stati membri a tagliare le domande di interpretazione non necessarie, con una conseguente riduzione delle spese di interpretazione.

28. Dal 1o luglio 2004, l’interpretazione non viene più fornita per le riunioni di 25 organi preparatori (comitati e gruppi). Di conseguenza, il numero medio di riunioni con interpretazione tenute al Consiglio è sceso da 13 a 11 al giorno. La configurazione linguistica 20/20 è finanziata dal bilancio del Consiglio per le riunioni di Consiglio, del Consiglio europeo e per un massimo di 20 organi preparatori.

29. Per gli altri organi preparatori, l’interpretazione attiva o passiva è fornita soltanto se richiesta dalle delegazioni nazionali. Per coprire tali spese, le delegazioni possono attingere ad una dotazione di 2 milioni di euro per lingua. Il 66 % dell’importo inutilizzato viene trasferito alla dotazione di bilancio per le spese di viaggio dei delegati assegnata allo Stato membro interessato. Le delegazioni nazionali hanno la possibilità di modificare le domande ogni sei mesi, con un preavviso di due mesi. A seguito di ciò, nel 2004 una o più lingue sono state eliminate dal regime linguistico di alcuni organi preparatori.

La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari

30. Le domande di interpretazione relative alle lingue ufficiali pre-allargamento possono in genere essere soddisfatte. La situazione è diversa per le nuove lingue ufficiali, dal momento che vi è un numero insufficiente di interpreti in grado di rispondere alle specifiche esigenze linguistiche (11) dell’Unione europea.

31. I concorsi indetti dall’Ufficio di selezione del personale delle Comunità europee (EPSO) per l’assunzione di interpreti per le nuove lingue ufficiali non erano ancora stati ultimati al momento dell’allargamento e anche dopo tale data. Nessun candidato maltese ha vinto il concorso e il numero di vincitori per le altre lingue ufficiali non è bastato a coprire il fabbisogno dei servizi di interpretazione dell’UE.

32. Nel 2004 il Consiglio si è trovato in difficoltà, giacché la domanda di interpretazione in alcune nuove lingue ufficiali era persino superiore a quella per le altre lingue ufficiali. La DG Interpretazione non è stata in grado di soddisfare il 37 % delle richieste per riunioni tenute da maggio a dicembre 2004.

Il costo dell’interpretazione

Calcolo dei costi

Calcolo dei costi eseguito dalle istituzioni sottoposte a audit

33. Per gestire la spesa conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria — economia, efficienza ed efficacia — è necessario conoscere il costo pieno dei servizi forniti, punto di partenza per una distribuzione razionale delle risorse.

34. Il Parlamento non dispone di stime sul costo totale medio al giorno per un AIC o per un interprete permanente. Esso calcola il costo diretto (essenzialmente il compenso ed il rimborso delle spese di viaggio) soltanto per i servizi di interpretazione forniti dagli AIC e non procede ad un regolare aggiornamento dei calcoli.

35. La DG Interpretazione calcola ogni anno un costo medio per interprete «messo a disposizione» (qui di seguito, «MAD») (12) per una giornata intera o per mezza giornata. Sulla base di questo calcolo viene addebitato il costo dei servizi di interpretazione alle istituzioni e agli organismi («fatturazione interistituzionale») ai quali la DG Interpretazione fornisce servizi di interpretazione. Dal momento che anche le domande di interpretazione annullate sono considerate MAD, questo concetto misura il costo dei servizi di interpretazione messi a disposizione, ma non il costo dei servizi di interpretazioni effettivamente utilizzati. Inoltre, il costo per MAD calcolato dalla DG Interpretazione non tiene conto di tutti i costi generali o dei contributi pensionistici per il personale permanente. Poiché tutte le pensioni del personale sono poste a carico del bilancio della Commissione, questo metodo sembra adeguato per fissare un prezzo interistituzionale, ma sottostima il costo pieno per MAD. Lo stesso vale per l’imposta comunitaria sulla retribuzione degli interpreti permanenti e free-lance, che dovrebbe essere dedotta dal costo, in quanto costituisce un’entrata per il bilancio UE.

Calcolo dei costi eseguito dalla Corte dei conti

36. La Corte ha elaborato il metodo descritto nell’allegato II per stimare il costo totale dell’interpretazione e il costo pieno per giornata di interpretazione prestata dagli AIC o da personale permanente. Lo stesso metodo è stato utilizzato per calcolare il costo sia per il Parlamento che per la DG Interpretazione.

37. I risultati dei calcoli degli auditor per il 2003 sono i seguenti: Tabella 2 Costo di una giornata di interpretazione prestata da un interprete permanente (euro) Parlamento DG Interpretazione (Commissione + Consiglio) al lordo di tasse e contributi pensionistici al netto di tasse e contributi pensionistici al lordo di tasse e contributi pensionistici al netto di tasse e contributi pensionistici Costo diretto (13) 1 205 1 232 942 970 Costo indiretto (14) 220 227 227 232 Costo pieno 1 425 1 459 1 169 1 202

Tabella 3 Costo di una giornata di interpretazione prestata da un AIC (euro) Parlamento DG Interpretazione (Commissione + Consiglio) al lordo delle tasse al netto delle tasse al lordo delle tasse al netto delle tasse Costo diretto 1 390 1 250 839 744 Costo indiretto 245 245 168 171 Costo pieno 1 635 1 495 1 007 915

Tabella 4 Costo medio ponderato e costo totale dell’interpretazione prestata da interpreti permanenti e dagli AIC (euro) Costo per giornata di interpretazione per interprete Parlamento DG Interpretazione (Commissione + Consiglio) al lordo di tasse e contributi pensionistici al netto di tasse e contributi pensionistici al lordo di tasse e contributi pensionistici al netto di tasse e contributi pensionistici Costo diretto 1 292 1 240 886 847 Costo indiretto 232 236 195 199 Costo pieno per giornata di interpretazione (15) 1 523 1 476 1 081 1 046 Numero totale di giornate di interpretazione (metodo armonizzato) 38 803 38 803 101 331 101 331 Costo totale dell’interpretazione 59,1 mio 57,2 mio 109,5 mio 106,0 mio Numero totale di MAD dalla DG Interpretazione N.D. N.D. 147 751 147 751 Costo pieno per MAD N.D. N.D. 742 718

38. Con un costo medio per giornata di interpretazione al netto delle tasse e dei contributi pensionistici pari a 1 476 euro per il Parlamento e a 1 046 per la DG Interpretazione, una riunione di una intera giornata con un’interpretazione da e verso tutte le lingue costava rispettivamente circa 40 000 e 34 500 euro prima dell’allargamento (configurazione 11/11 con tre interpreti per cabina o 33 interpreti in tutto) e costa rispettivamente circa 88 500 e 63 000 euro dopo l’allargamento (configurazione 20/20 con tre interpreti per cabina o 60 interpreti in tutto). Quando ci sono 4 interpreti per cabina, il che non è infrequente nelle riunioni del Parlamento, il costo dell’interpretazione per una riunione di una giornata può ammontare a 118 000 euro (o a 84 000 se l’interpretazione viene fornita dalla DG Interpretazione). Una riunione con un regime ridotto 3/3 (inglese, francese e tedesco come lingue attive e passive, con in tutto 6 interpreti) costa solo 8 900 euro al Parlamento e 6 300 euro alla DG Interpretazione. Questo mostra l’importanza di basare le richieste sulle effettive necessità.

Analisi del costo dell’interpretazione

Parlamento

39. Benché il sistema di remunerazione degli interpreti permanenti e dei free-lance sia lo stesso per entrambe le istituzioni, il costo per giornata di interpretazione del Parlamento è molto superiore a quello della DG Interpretazione. La Corte ha constatato che questa differenza è dovuta principalmente ad una serie di vincoli sui quali la gestione incide in misura limitata, in particolare: a) a differenza di Bruxelles, Strasburgo dispone di pochissimi interpreti free-lance «locali» (16). Ciò determina un aumento delle spese di viaggio e di soggiorno dei free-lance. Nel 2003, questi costi hanno rappresentato il 22 % di tutti i pagamenti agli AIC. Due terzi degli AIC ingaggiati dal Parlamento europeo nel 2003 erano «non locali», rispetto a meno del 40 % di quelli ingaggiati dalla DG Interpretazione; b) poiché tutti gli interpreti funzionari sono domiciliati a Bruxelles e ogni anno si tengono 12 settimane di seduta plenaria a Strasburgo, le spese di viaggio totali per il personale permanente del Parlamento sono notevolmente superiori a quelle della Commissione; c) le settimane lavorative sono più brevi, con attività parlamentare assai ridotta i lunedì, i giovedì pomeriggio e soprattutto i venerdì, e la domanda di servizi di interpretazione è notevolmente superiore durante le settimane di seduta plenaria a Strasburgo rispetto a quella delle settimane a Bruxelles, in cui si svolgono soltanto le riunioni delle commissioni e dei gruppi politici; di conseguenza, molti interpreti permanenti hanno fino a 32 giornate all’anno senza alcun incarico; d) al Parlamento sono frequenti le riunioni in tarda serata o notturne. Di conseguenza, gli interpreti hanno diritto a un riposo pagato per il mattino o il giorno successivo e devono essere ingaggiati altri interpreti. Alla Commissione, e in misura minore al Consiglio, questo genere di riunioni sono eccezionali.

La DG Interpretazione

40. Gli interpreti AIC ingaggiati dalla DG Interpretazione costano in genere molto meno rispetto agli agenti permanenti (cfr. anche i paragrafi 59-62). Dal momento che le giornate di interpretazione prestate dal personale permanente sono diminuite del 4 % dal 2002 al 2003, la differenza di costo tra le due categorie di interpreti è inevitabilmente cresciuta nel 2003.

41. La maggior parte degli AIC ingaggiati dalla DG Interpretazione sono «locali» o «quasi-locali» (il 55 % delle giornate degli AIC ingaggiati nel 2003 e il 59 % nel 2004), per cui le spese o le indennità di viaggio o soggiorno sono limitate o addirittura inesistenti. Dal momento che sono retribuiti unicamente per i giorni di lavoro per i quali sono stati ingaggiati, i free-lance «locali» costano meno degli interpreti permanenti. Gli AIC «non locali», per contro, sono più costosi, come mostra uno studio condotto per conto della Commissione (17).

Altre questioni che incidono sul costo dell’interpretazione

Parlamento

Richieste tardive e annullamenti

42. Fornire servizi di interpretazione con breve preavviso è particolarmente oneroso in quanto può richiedere il pagamento delle spese di viaggio agli interpreti AIC per un incarico di lavoro breve (ad esempio, un’unica riunione), mentre le richieste trasmesse con sufficiente anticipo consentono di pianificare gli incarichi degli interpreti free-lance per un periodo di tempo più lungo (ad esempio, un’intera settimana in cui si svolgono più riunioni).

43. Dall’audit è emerso che, nel 2003, in numerosissimi casi non sono stati rispettati i termini stabiliti dal codice di condotta: 853 richieste (in media 17 a settimana) e 650 annullamenti (in media 13 a settimana) sono stati presentati oltre il termine.

44. Gli annullamenti tardivi di riunioni, seppure talvolta inevitabili, causano uno spreco di risorse finanziarie se gli interpreti assegnati non possono essere dirottati verso altre riunioni. Se gli interpreti utilizzati sono AIC, la loro retribuzione costituisce una perdita secca per l’istituzione; se sono funzionari avrebbero potuto essere assegnati ad altre riunioni per le quali sono stati ingaggiati AIC presupponendo che non ci fosse personale permanente disponibile. Il sistema informatico «GERI» (acronimo per «Gestion des Réunions et des Interprètes») utilizzato al Parlamento nel 2003 consente di stabilire il numero di mezze giornate di interpretazione richieste e messe a disposizione, ma non necessarie a causa dell’annullamento delle riunioni (18). Nel 2003, tale numero è ammontato a 6 298 mezze giornate (2 864 mezze giornate per personale permanente e 3 434 mezze giornate per AIC). Ciò equivale a circa l’8 % delle giornate di interpretazione effettuate e al 7,5 % di quelle richieste. Di conseguenza, sono stati spesi circa 4 milioni di euro per servizi messi a disposizione ma non utilizzati. Una migliore pianificazione avrebbe consentito agli interpreti funzionari assegnati alle riunioni annullate di sostituire gli interpreti AIC ingaggiati per altre riunioni (su questa questione, si veda anche il paragrafo 47).

Commissione

Annullamento o riunioni di breve durata

45. L’annullamento tardivo o le riunioni di breve durata, oltre alla necessità che la DG Interpretazione disponga di alcuni interpreti di riserva (in «reperibilità») per ciascuna lingua da assegnare a riunioni indette all’ultimo minuto o per sostituire altri interpreti in caso di assenza imprevista, costituiscono la principale causa dell’elevato numero di casi di cosiddetta «disponibilità implicita o esplicita» (19), cioè di interpreti che sono presenti ma che devono essere considerati disponibili perché la loro opera non è richiesta. Nel 2003, gli interpreti permanenti hanno trascorso in media 33 giornate in «disponibilità implicita». Un elevato numero di casi di «disponibilità implicita» (circa 130 interpreti al giorno, pari nel 2003 a oltre un quarto del numero degli interpreti funzionari) si verifica in agosto quanto si tengono pochissime riunioni. Di conseguenza, un totale di 15 000 giornate/interprete, pari a circa il 15 % delle giornate lavorative degli interpreti funzionari, non sono state utilizzate. Gli AIC hanno totalizzato oltre 6 000 giornate di «disponibilità implicita». Nel 2003 il costo totale della «disponibilità implicità», considerando una media di 865 euro per giornata di interpretazione disponibile (20), può essere stimato a circa 18 milioni di euro. Anche se una quota significativa dei costi della «disponibilità» possono essere considerati inevitabili per le attuali condizioni di lavoro, si dovrebbe porre in atto tutto il possibile per ridurre tali costi.

46. Nel 2003, il 15 % delle giornate di interpretazione richieste dai servizi della Commissione è stato annullato, ma non esistono dati disponibili sul numero di casi in cui non vi è stata alcuna perdita di risorse in quanto gli interpreti riservati per le riunioni annullate hanno potuto essere assegnati ad altre riunioni.

47. Nel 2003, in 9 giornate lavorative almeno 100 interpreti permanenti (o più del 20 % del numero totale degli interpreti permanenti) assegnati a riunioni annullate sono stati in «disponibilità implicita», mentre nello stesso tempo erano stati ingaggiati oltre 100 AIC.

48. Le riunioni molto brevi determinano una specie di «disponibilità implicita», in quanto l’interpretazione è necessaria soltanto per una parte limitata della giornata o mezza giornata di interpretazione assegnata. Uno dei motivi che portano ad organizzare riunioni brevissime sta nel fatto che alcuni gruppi di lavoro, le cui riunioni sono programmate a intervalli regolari, si riuniscono anche quando vi sono pochi punti non urgenti all’ordine del giorno.

Consiglio

Annullamento di riunioni

49. Nel 2003, in base alle stime del Consiglio, oltre il 5 % della spesa per l’interpretazione del Consiglio (2,4 su 45,7 milioni di euro) ha riguardato pagamenti per riunioni annullate, i cui interpreti non hanno potuto essere utilizzati dal Consiglio per altre riunioni previste lo stesso giorno. Ciò equivale ad una perdita netta annuale di circa 4 000 giornate/interprete.

Riunioni fatturate a tariffe più elevate

50. Le richieste tardive di nuove riunioni o per l’aggiunta di una o più lingue, presentate meno di sei giorni lavorativi prima della riunione, nel 2003, sono state fatturate ad una tariffa di 835 euro, cioè a circa un terzo in più della normale tariffa di 632 euro. Nel 2003, queste richieste tardive hanno rappresentato circa il 3 % dell’importo totale fatturato al Consiglio.

51. È importante sensibilizzare gli organizzatori delle riunioni sull’alto costo degli annullamenti e delle richieste tardive. Un esempio di buona pratica è quello di inviare alla fine di ogni mese al responsabile dell’unità centrale di coordinamento dello Stato membro che ha la presidenza di turno del Consiglio una distinta del costo delle riunioni annullate, se poi tali dati vengono utilizzati per finalità gestionali.

Il sistema di fatturazione interistituzionale della DG Interpretazione

52. Per consentire alla DG Interpretazione di recuperare i costi dei servizi di interpretazione forniti ad altre istituzioni (costi che devono essere imputati al bilancio di funzionamento di queste istituzioni) è stato introdotto un sistema di fatturazione interistituzionale basato su «accordi sul livello dei servizi» tra la DG Interpretazione e le istituzioni interessate.

53. Nel 2003, la DG Interpretazione ha fatturato al Consiglio alla tariffa base di 632 euro al giorno o di 369 euro per mezza giornata per interpreti richiesti con almeno sei settimane di anticipo per riunioni a Bruxelles. Tariffe più elevate sono applicate alle missioni e alle richieste tardive.

54. In relazione all’attuale sistema di fatturazione sono emersi i seguenti punti: a) la struttura dei prezzi non è basata sul costo effettivo di ciascun tipo di richiesta (richieste entro i termini, richieste oltre i termini, richieste ritirate, richieste per lingue che comportano spese di viaggio superiori per gli AIC ecc.); b) per le entrate della DG Interpretazione, si utilizzano tariffe standard basate su un livello stimato di attività. La maggior parte dei costi sostenuti dalla DG Interpretazione sono costi fissi (soltanto il costo degli AIC è interamente variabile). Di conseguenza, se il volume o la composizione della domanda effettiva di servizi di interpretazione si discosta dalle previsioni, la DG Interpretazione registra un deficit o un surplus; c) il prezzo non include il costo pieno dei servizi di interpretazione poiché, come indicato al paragrafo 35, non comprende tutti i costi generali; d) la limitazione del numero di interpreti e di riunioni al giorno specificato nell’accordo sul livello del servizio evita picchi della domanda, ma non i tempi morti (inizio di gennaio, agosto ecc.); e) la mancanza di un collegamento tra i sistemi informatici del Consiglio e della DG Interpretazione fa sì che la fatturazione richieda molto lavoro e sia soggetta a errore. Le rettifiche al ribasso operate sulle fatture del periodo 2002-2003 della DG Interpretazione trasmesse al Consiglio sono ammontate a circa il 6 % dell’importo inizialmente fatturato.

La cooperazione interistituzionale

55. Sulla base del lavoro del comitato interistituzionale della traduzione e dell’interpretazione (CITI) e della «relazione Chêne» (21) del 2002, sono stati realizzati notevoli progressi verso una maggiore cooperazione tra le istituzioni dell’UE in materia di interpretazione. I principali conseguimenti includono: — concorsi interistituzionali per interpreti funzionari organizzati dall’EPSO, — un procedura di selezione congiunta e una lista comune di AIC accreditati, — un sistema e una unità comuni per i pagamenti agli AIC (dall’ottobre 2004), — uno scambio di interpreti per le nuove lingue di cui c’è carenza.

56. Ulteriori risparmi e incrementi di produttività potrebbero essere realizzati in molti altri ambiti, ma una maggiore cooperazione è ostacolata dall’attuale organizzazione, che prevede tre fornitori indipendenti di servizi di interpretazione (la DG Interpretazione, il Parlamento e la Corte di giustizia).

57. La divisione del lavoro tra il Parlamento e la Commissione (la DG Interpretazione) non è efficiente per le seguenti ragioni: a) le due istituzioni sono in concorrenza per ingaggiare AIC per le riunioni a Bruxelles; b) le istituzioni non si scambiano sistematicamente informazioni sulla disponibilità o sul fabbisogno di risorse. La DG Interpretazione ingaggia gli AIC nei giorni in cui il Parlamento dispone ancora di interpreti permanenti senza alcun incarico. Quando le riunioni sono annullate o gli interpreti sono richiesti soltanto per mezza giornata o meno, la compartimentazione delle strutture organizzative e la mancanza di un flusso di informazioni tra le istituzioni rendono praticamente impossibile l’utilizzo di queste risorse da parte dell’altra istituzione. Durante il periodo dell’elezione del Parlamento europeo (dal 10 maggio al 2 luglio 2004), dozzine di interpreti permanenti del Parlamento europeo, specialmente quelli delle lingue meno diffuse, non avevano alcun incarico di lavoro. Nello stesso periodo, la DG Interpretazione ingaggiava in media 253 AIC al giorno e di conseguenza notevoli spese venivano imputate agli stanziamenti di bilancio (oltre 900 euro al giorno per interprete); c) l’organizzazione attuale rende più difficile la riduzione delle spese di viaggio approfittando della presenza di AIC «non locali» già ingaggiati dall’altra istituzione per giornate contigue; d) un’organizzazione comune consentirebbe ulteriori economie di scala in materia di risorse umane, gestione finanziaria, operativa e informatica e integrazione dei sistemi informatici.

58. Occorre perciò analizzare se i problemi sopra citati potrebbero essere risolti creando un unico ufficio o agenzia che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE o migliorando la cooperazione interistituzionale. L’accentramento della fornitura dei servizi di interpretazione sarebbe compatibile con l’autonomia di ciascuna istituzione, come dimostra il fatto che il Consiglio si è affidato per anni alla Commissione per la fornitura di servizi di interpretazione, senza inconvenienti degni di nota. L’accordo sul livello del servizio firmato dal Consiglio e la DG Interpretazione mostra che è perfettamente fattibile garantire all’istituzione cliente un numero convenuto di interpreti al giorno.

Osservazioni specifiche sulla spesa per gli interpreti free-lance

Il rapporto ottimale tra interpreti permanenti e interpreti free-lance

La DG Interpretazione

59. L’opportunità o meno di ingaggiare AIC invece di avvalersi di interpreti permanenti dipende da numerosi fattori, come la distribuzione delle riunioni nell’arco dell’anno o della settimana, la disponibilità di interpreti free-lance «locali» o la distanza tra il domicilio professionale dell’interprete e la sede della riunione. La Corte ritiene che i risultati dello studio già citato realizzato per conto della DG Interpretazione (17) siano generalmente validi. Essi indicano, come tasso ottimale globale, che il 51 % delle giornate di interpretazione sia prestato da interpreti permanenti. Tale percentuale è scesa dal 53 % nel 2000 al 46 % nel 2002 e nel 2003, ma è risalita al 50 % nel 2004.

60. Un tasso obiettivo complessivo del 51 % non è però adeguato per tutte le lingue. La DG Interpretazione non ha calcolato il tasso ottimale per ciascuna lingua. Ad esempio, il tasso dei freelance di lingua olandese (54 % nel 2003) dovrebbe essere più elevato in quanto c’è grande disponibilità di interpreti free-lance «locali» (AIC che vivono a o nei dintorni di Bruxelles) e «non locali» che non comportano spese elevate (AIC che vivono non lontano da Bruxelles).

61. D’altro canto, potrebbero essere assunti più interpreti permanenti, ad esempio, per il portoghese e il greco, in quanto le spese di viaggio per gli AIC greci e portoghesi sono superiori alla media di tutti gli altri AIC. Per queste lingue, il ricorso agli AIC è relativamente elevato (rispettivamente pari al 59 % e al 67 % delle giornate di interpretazione nel 2003), gli interpreti permanenti hanno il maggior carico di lavoro rispetto a tutte le altre lingue (rispettivamente 116 e 108 giornate, a fronte di 104 in media nel 2003) e la percentuale di AIC locali è la più bassa (solo il 30 % per i portoghesi e il 42 % per i greci, a fronte di una media del 56 % nel 2003).

Parlamento

62. Il Parlamento non ha un metodo specifico per calcolare la proporzione ottimale tra interpreti free-lance e interpreti permanenti. Nel 2003, il 57 % delle giornate di interpretazione sono state prestate da AIC. Nonostante il costo superiore, una quota più elevata di interpretazione free-lance rispetto alla DG Interpretazione risulta giustificata dalla maggiore irregolarità della domanda. Però, le cinque lingue per le quali la quota di interpretazione free-lance è più elevata (in ordine decrescente: spagnolo, italiano, inglese, finlandese e svedese) sono le lingue per le quali le spese di viaggio degli AIC sono superiori alla media.

Le indennità degli AIC

Rimborso delle spese di viaggio e indennità giornaliere

63. Le spese di viaggio degli AIC sono notevolmente superiori a quelle sostenute per gli interpreti permanenti. In base alla convenzione, che riconosce agli AIC un’indennità di viaggio e un’indennità giornaliera nonché il rimborso delle spese di viaggio e di soggiorno, gli AIC godono di condizioni di viaggio più favorevoli rispetto ai loro colleghi permanenti. Per le riunioni tenute fuori Bruxelles, questo determina condizioni di trasferta diseguali per interpreti dello stesso livello e che svolgono il medesimo lavoro. In base alle convenzioni AIIC con altre organizzazioni internazionali, gli AIC beneficiano delle stesse condizioni del personale permanente di livello analogo (22) per quanto riguarda il rimborso delle spese di viaggio.

64. Ai sensi dell’articolo 10 delle modalità d’applicazione della Commissione della convenzione tra l’AIIC e le istituzioni europee (23), un AIC ha diritto al rimborso, su presentazione dei documenti giustificativi, di un biglietto IATA trasferibile e rimborsabile, alla tariffa più bassa, e non soggetto a quote. Le modalità d’applicazione relative agli AIC che lavorano per le istituzioni europee con sede a Lussemburgo (24) contengono una clausola analoga.

65. La convenzione dovrebbe essere modificata per far sì che un AIC non percepisca in genere più dell’importo corrispondente al costo di un biglietto con restrizioni (cioè un biglietto alla tariffa più bassa). Questo importo deve però essere pagato anche nel caso di mancata presentazione a causa di malattia, annullamento della riunione o eventuali altre ragioni non dipendenti dalla volontà dell’AIC.

Parlamento

66. Dall’esame di un campione di pagamenti eseguiti ad AIC è emerso che la maggior parte degli AIC che viaggiano in aereo ha ottenuto il rimborso di un biglietto in business class, senza che nel fascicolo vi fossero documenti giustificativi comprovanti la necessità di acquistare un biglietto di questo tipo.

67. Contrariamente alle norme che dispongono che un AIC non ha diritto a una indennità giornaliera intera quando un funzionario permanente riceverebbe soltanto parte di tale indennità, è stata concessa una indennità giornaliera piena anche per un periodo inferiore alle 12 ore (25).

La DG Interpretazione

68. Dall’esame di un campione di 17 pagamenti eseguiti ad AIC che hanno viaggiato in aereo è emerso che quattro di essi avevano ottenuto il rimborso di un biglietto in business class, senza che nel fascicolo vi fossero documenti giustificativi comprovanti la necessità di acquistare un biglietto di questo tipo.

Confronto con altre organizzazioni internazionali

69. La tariffa giornaliera pagata della istituzioni europee nel 2004, pari ad un importo fisso di 483,98 euro al giorno per interpreti esperti, è in linea con le attuali condizioni di mercato nel settore privato. È tuttavia inferiore alla tariffa media lorda corrisposta da altre organizzazioni internazionali che hanno anch’esse sottoscritto convenzioni con l’AIIC. Tale differenza è spiegabile con il volume notevolmente maggiore di ingaggi e i contratti più lunghi che le istituzioni UE sono in grado di offrire, nonché con il trattamento fiscale favorevole (gli AIC pagano un’imposta comunitaria e sono di conseguenza esentati dall’imposta nazionale sui redditi).

70. L’effetto del trattamento fiscale favorevole fa sì che, nonostante una tariffa lorda inferiore, l’importo netto che gli interpreti free-lance percepiscono dalla DG Interpretazione e dal Parlamento è superiore all’importo netto ottenuto lavorando per il settore privato o per altre organizzazioni internazionali. Ciò significa che le istituzioni UE possono permettersi di richiedere standard elevati nell’ingaggiare gli AIC, ma devono anche tenere ben conto delle condizioni di mercato per evitare di retribuire eccessivamente gli AIC.

71. A differenza delle istituzioni europee, l’Organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) paga una tariffa ridotta nel caso di riunioni annullate, riunioni che finiscono prima e riunioni di argomento generale e non tecnico (26).

La qualità dell’interpretazione

Parlamento

72. Da un’indagine svolta dalla Corte tra i gruppi politici non sono emerse critiche sulla qualità, sull’affidabilità o sull’utilità del servizio di interpretazione, ma la limitazione delle sessioni di interpretazioni a tre ore e mezza è stata considerata troppo restrittiva.

Commissione e Consiglio

73. Circa l’1,2 % delle relazioni di seduta (27) nel 2003 e lo 0,5 % nel 2004 menzionava critiche informali, riguardanti principalmente il regime linguistico. Una valutazione condotta nel 2001 da consulenti esterni sulla qualità dei servizi di interpretazione della DG Interpretazione, comprendente un’indagine tra i delegati che avevano partecipato a riunioni del Consiglio e della Commissione, mostrava che il 91 % di questi delegati erano in genere soddisfatti o molto soddisfatti della qualità dell’interpretazione della DG Interpretazione. Il vero punto debole era considerato la conoscenza degli argomenti trattati durante le riunioni. Questo problema risultava collegato alla tardiva distribuzione o alla mancata disponibilità dei documenti di riunione, che l’indagine presso gli interpreti indicava come il problema principale. Oltre la metà degli interpreti non era soddisfatto della documentazione. In particolare, la mancata disponibilità di documentazione nella lingua attiva era considerato un problema.

74. Dal quarto trimestre del 2003, la DG Interpretazione ha richiesto agli organizzatori delle riunioni di compilare un breve questionario dopo ogni riunione. Il 94 % di questi si è detto molto soddisfatto o soddisfatto dei servizi della DG Interpretazione e della qualità dell’interpretazione.

75. Questo quadro è stato in gran parte confermato agli auditor da alcuni responsabili dell’unità centrale di coordinamento creata da ogni Stato membro che assume la presidenza di turno del Consiglio (qui di seguito coordinatore della Presidenza del Consiglio) e da alcuni «committenti» presso la Commissione. La qualità dell’interpretazione è stata quasi unanimemente indicata come il principale punto di forza della DG Interpretazione.

76. Per garantire la qualità e la coerenza dell’interpretazione, gli interpreti della DG Interpretazione dispongono di glossari multilingue on line su un gran numero di argomenti. La documentazione della riunione, invece, è spesso disponibile solo in inglese e deve perciò essere integrata dagli interpreti stessi attraverso ricerche nelle basi di dati. La qualità potrebbe anche essere ulteriormente migliorata favorendo una maggiore stabilità nella composizione delle équipe per riunioni successive, soluzione particolarmente auspicabile per le riunioni più tecniche.

77. Anche la disponibilità degli agenti della DG Interpretazione è considerata uno dei principali punti di forza della DG Interpretazione. Quando la DG Interpretazione respinge del tutto o in parte alcune richieste di interpretazione durante le riunioni settimanali di arbitrato e di coordinamento, la riunione richiesta viene generalmente riprogrammata la settimana successiva o tenuta con un regime linguistico ridotto. Rari sono i casi di ritardi significativi causati nel lavoro di comitati o di gruppi di lavoro.

78. Il punto negativo più frequentemente citato durante le interviste della Corte con i clienti della Commissione e del Consiglio è stato, come per il Parlamento, la limitazione delle sessioni di interpretazione a tre ore e mezza.

79. Il Consiglio non dispone di un sistema per valutare la qualità dell’interpretazione e per misurare il gradimento dei delegati.

80. I coordinatori della Presidenza del Consiglio del 2002-2003 intervistati dagli auditor della Corte hanno quasi unanimemente indicato la qualità dell’interpretazione come il principale punto di forza della DG Interpretazione. Rarissime sono le critiche ufficiali da parte degli organizzatori delle riunioni o delle delegazioni. Sia nel 2002 che nel 2003, la DG Interpretazione ha ricevuto soltanto quattro o cinque lamentele di questo tipo, di cui solo due per ciascun anno riguardavano la qualità dell’interpretazione.

81. I coordinatori della Presidenza del Consiglio ritengono inoltre che il preavviso di sei settimane imposto dalla DG Interpretazione sia troppo lungo e comporti inevitabilmente un gran numero di cambiamenti. Hanno inoltre suggerito che il segretario generale fornisca istruzioni scritte più chiare e dettagliate al coordinatore della Presidenza del Consiglio e agli organizzatori delle riunioni; ciò consentirebbe di migliorare la pianificazione delle riunioni soprattutto durante le prime settimane di una nuova Presidenza.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

Le procedure adottate per evitare di fornire servizi di interpretazione superiori alle reali necessità

82. Dall’audit è emerso che le istituzioni sono riuscite a contenere la spesa per l’interpretazione nell’ultimo quinquennio nonostante l’aumento del numero di lingue ufficiali da 11 a 20 nel maggio 2004. La Commissione e il Consiglio hanno introdotto sistemi che consentono di fornire l’interpretazione solo in presenza di un reale fabbisogno. Le pratiche migliori osservate in queste istituzioni dovrebbero essere estese al Parlamento (paragrafi 15-29).

La capacità di fornire tutti i servizi di interpretazione necessari

83. In genere si riesce a soddisfare il fabbisogno di interpretazione per le lingue ufficiali pre-allargamento, mentre vi è un numero insufficiente di interpreti in grado di interpretare da e verso le nuove lingue ufficiali (paragrafi 30-32).

84. L’aumento del numero delle lingue di lavoro pone problemi pratici e finanziari che possono essere superati soltanto tenendo sotto controllo la domanda di servizi di interpretazione e i relativi costi. L’adesione di piccoli paesi ha creato un’enorme incremento della domanda nei piccoli mercati di interpretazione, in cui l’offerta è estremamente ridotta, rendendo sempre più difficile soddisfare tutte le domande di interpretazione. I concorsi EPSO organizzati per selezionare interpreti permanenti per le nuove lingue non erano ancora conclusi dopo l’allargamento e il numero di vincitori non è stato sufficiente a coprire il fabbisogno di servizi di interpretazione nell’UE (cfr. paragrafi 30-31).

Il costo dell’interpretazione

85. Circa l’80 % del costo dell’interpretazione è rappresentato dalla retribuzione degli interpreti. I costi supplementari riguardano la gestione, l’amministrazione, la formazione, l’informatica ecc. Secondo le stime della Corte, nel 2003 il costo totale dei servizi di interpretazione forniti dal Parlamento e dalla DG Interpretazione è stato, rispettivamente, di circa 57 e 106 milioni di euro. Includendo la Corte di giustizia, il costo totale dell’interpretazione delle istituzioni dell’UE prima dell’allargamento può essere stimato a circa 170 milioni di euro. Il costo di una giornata di interpretazione presso il Parlamento è molto superiore rispetto alla DG Interpretazione, soprattutto per le modalità di organizzazione delle riunioni del Parlamento (paragrafi 33-41 e allegato II).

86. Nonostante le misure adottate per contenere e limitare i costi di interpretazione, è ancora possibile conseguire ulteriori risparmi con una migliore gestione delle riunioni, in particolare cercando di ridurre il più possibile i cambiamenti e gli annullamenti dell’ultimo minuto (paragrafi 42-51).

87. Le istituzioni dovrebbero inoltre rivedere la loro politica in materia di risorse destinate agli interpreti di riserva, al fine di ridurre il più possibile i costi che tale politica comporta (paragrafo 45).

88. Come mostrato ai paragrafi 44 e 49, nel 2003 presso il Parlamento e il Consiglio sono stati spesi oltre 6 milioni di euro per servizi di interpretazione richiesti ma non utilizzati a causa dell’annullamento delle riunioni. Anche alla Commissione vi sono state riunioni annullate ma, per le ragioni esposte al paragrafo 46, non è possibile stimare il costo degli annullamenti.

89. La Commissione fornisce servizi di interpretazione a sé stessa, al Consiglio e ad altre istituzioni attraverso la DG Interpretazione. I costi dell’interpretazione sono fatturati alle altre istituzioni, il che rappresenta un efficace strumento di gestione delle risorse. La Corte ha rilevato però che le tariffe fatturate non tengono conto del costo pieno del servizio. Anche se questo non ha alcuna incidenza netta sul bilancio UE, potrebbe essere all’origine di decisioni gestionali inadeguate riguardanti l’uso delle risorse disponibili.

90. Una riduzione dei costi potrebbe anche essere conseguita mediante una più rigorosa applicazione della convenzione con l’AIIC, una maggiore integrazione dei sistemi informatici e una più stretta collaborazione interistituzionale.

91. Per quanto riguarda la convenzione con l’AIIC, occorre valutare la possibilità di negoziare una convenzione che consenta agli interpreti AIC di beneficiare delle stesse condizioni applicate al personale permanente. L’esempio delle Nazioni Unite mostra che è possibile accentrare le procedure relative ai viaggi degli interpreti free-lance (28). Potrebbero essere avviate consultazioni con l’AIIC sulla base dell’articolo 19 della convenzione allo scopo di modificare la convenzione su tale aspetto (paragrafi 63-71). Va inoltre considerata la possibilità di negoziare speciali tariffe per gli AIC con agenzie di viaggio, compagnie aeree, alberghi ecc.

92. La politica generale di fornire servizi di interpretazione prestati da personale permanente oppure da AIC non fornisce indicazioni univoche, ma tiene conto di un gran numero di fattori: la distribuzione delle riunioni nel corso dell’anno o della settimana, la disponibilità di interpreti free-lance «locali», le combinazioni linguistiche richieste, la distanza tra il domicilio professionale dell’interprete e la sede della riunione, ecc. Gli AIC «locali» costano in genere meno degli interpreti permanenti, mentre gli AIC «non locali» costano in media di più (paragrafi 39-41).

La qualità dell’interpretazione

93. Gli utenti sono in genere soddisfatti della qualità dei servizi di interpretazione forniti (paragrafi 72-75), anche se molti utenti hanno chiesto una maggiore flessibilità dei tempi stabiliti per le riunioni.

Possibili sviluppi

94. Occorre svolgere una valutazione indipendente dei possibili vantaggi dell’istituzione di un unico ufficio interistituzionale che fornisca servizi di interpretazione a tutte le istituzioni UE, confrontandoli con quelli ottenibili attraverso una maggiore cooperazione interistituzionale (cfr. paragrafo 58).

95. Ogni allargamento dell’Unione europea ha determinato un aumento del numero delle lingue di lavoro e della complessità delle domande di servizi di interpretazione. La relazione mostra come, senza rimettere in questione il principio del multilinguismo, le istituzioni sono state in grado di adottare misure pragmatiche per limitare e tenere sotto controllo il costo dell’interpretazione. La Corte raccomanda che le istituzioni continuino il loro impegno in tal senso.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 22 settembre 2005. Per la Corte dei conti Hubert WEBER Presidente

(1) Regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (GU 17 del 6.10.1958, pag. 385/58) e successive modifiche.

(2) Prima dell’allargamento dell’Unione europea del maggio 2004, la DG Interpretazione disponeva di circa 500 interpreti funzionari, il Parlamento di oltre 200 e la Corte di giustizia di 33.

(3) Interpreti free-lance, noti anche come AIC, acronimo per «ausiliario interprete di conferenza».

(4) Lo statuto dei funzionari delle Comunità europee e il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità sono stabiliti dal regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio (GU L 56 del 4.3.1968, pag. 1), modificato da ultimo dal regolamento (CE, Euratom) n. 723/2004 (GU L 124 del 27.4.2004, pag. 1).

(5) A fini statistici, per la DG Interpretazione una giornata di interpretazione è definita come due mezze giornate durante le quali un interprete ha effettivamente interpretato (escludendo cioè viaggi o tutte le altre attività). Dal momento che la DG Interpretazione, il Parlamento e la Corte di giustizia usano metodi diversi per calcolare il numero di giornate di interpretazione fornite, gli auditor hanno aggiustato le cifre relative alle altre istituzioni per renderle confrontabili con quelle della DG Interpretazione e calcolare così la quota di ciascuna istituzione nel consumo totale oltre al costo per giornata di interpretazione.

(6) Per facilitare il confronto, è stato scelto come anno base il 1998, perché sia il 1998 che il 2003 precedono un anno di elezioni del Parlamento e di rinnovo della Commissione. Inoltre, il numero di lingue ufficiali (11) è lo stesso in entrambi gli anni, dato che l’ultimo allargamento risale al 1995.

(7) Le lingue attive sono le lingue in cui viene fornita l’interpretazione. Le lingue passive sono le lingue che possono essere parlate nel corso della riunione. Una riunione ha un regime linguistico asimmetrico quando il numero di lingue attive e passive è diverso. Ad esempio: in un regime 7/6 si hanno 7 lingue passive e 6 lingue attive.

(8) Sulla base dell’ipotesi prudenziale che il problema abbia interessato soltanto una delegazione. Il costo medio di una giornata/interprete è illustrato nella tabella 4.

(9) Algoé Consultants, Evaluation de la qualité des prestations fournies par le SCIC en matière d’interprétation, Lyon-Ecully, 26 giugno 2001.

(10) Decisione del segretario generale del Consiglio/Alto rappresentante per la politica estera e di sicurezza comune n. 56/04 del 7 aprile 2004 relativa all’interpretazione per il Consiglio europeo, il Consiglio e i relativi organi preparatori, SN 1327/04 REV 1.

(11) Per garantire un’interpretazione di alta qualità, gli interpreti UE in linea di principio sono chiamati a interpretare soltanto verso la loro madrelingua. L’elevato numero di lingue di lavoro rende veramente difficile trovare interpreti per tutte le combinazioni linguistiche.

(12) Traduzione del termine francese «mis à disposition» (MAD) utilizzato dalla DG Interpretazione. Tutti gli interpreti il cui ingaggio è stato riservato e non annullato almeno sei giorni lavorativi prima della riunione sono fatturati come MAD.

(13) Costi diretti: le retribuzioni degli interpreti funzionari e degli AIC, comprese indennità di viaggio e diarie.

(14) Costi indiretti: tutti gli altri costi connessi all’attività di interpretazione: retribuzione del personale dirigente e del personale responsabile della pianificazione, del finanziamento e della gestione delle risorse umane e di altri compiti di carattere amministrativo, e i costi connessi alla formazione, all’informatica e agli uffici, ecc.

(15) Le cifre relative al costo pieno medio per giornata di interpretazione nel 2003 (1 081 euro al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici o 1 046 euro al netto) sono molto superiori al costo per MAD in quanto includono un maggior numero di costi generali rispetto a quelli considerati dalla DG Interpretazione e tengono conto soltanto delle giornate intere di interpretazione (o di due mezze giornate) per riunioni che hanno effettivamente avuto luogo mentre, come indicato al paragrafo 35, nel calcolo del costo per MAD, sono incluse anche le riunioni annullate e le riunioni di mezza giornata in quanto queste riunioni sono addebitate ai rispettivi organizzatori.

(16) Gli AIC locali hanno il domicilio professionale dichiarato entro 60 chilometri dalla sede della riunione.

(17) PriceWaterhouseCoopers, Etude sur le coût total des interprètes fonctionnaires et des interprètes A.I.C., 5 ottobre 2001.

(18) Nel GERI l’unità di misura dell’impiego degli interpreti è la «mezza giornata». Quando una riunione viene annullata nel GERI, la mezza giornata di interpretazione assegnata a quella riunione viene automaticamente indicata come «mezza giornata sospesa» («demi-journée suspendue») per ogni interprete riservato per quella riunione. Se l’interprete disponibile viene assegnato ad un’altra riunione, il codice «sospesa» viene sostituito dal codice della nuova riunione. Di conseguenza, la somma di tutte le «mezze giornate sospese» nel GERI costituisce «la perdita netta di risorse di interpretazione» espressa in mezze giornate.

(19) La disponibilità «implicita» differisce da quella «esplicita» perché quest’ultima corrisponde alle équipe di riserva (in «reperibilità») incluse nella pianificazione per sostituire interpreti assenti. In base alle condizioni di lavoro stabilite [«Disposizioni applicabili agli interpreti funzionari» SCIC (87) 25], gli interpreti possono essere assegnati a riunioni per un massimo di 18 sessioni (mezze giornate di 3,5 ore) per periodi di due settimane.

(20) Il costo medio per giornata di interpretazione disponibile è calcolato come il costo totale della DG Interpretazione al netto delle tasse e dei contributi pensionistici ad esso relativi (106 milioni di euro) diviso per la somma delle giornate/interprete (101 000) e delle giornate di «disponibilità implicita» (21 000).

(21) Relazione di un gruppo di lavoro ad hoc del CITI, Synergies et économies d’échelle susceptibles d’être obtenues grâce à la coopération entre les services d’interprétation et de traduction des institutions et des organes communautaires, Bruxelles, 22 aprile 2002.

(22) L’articolo 15 della convenzione che disciplina le condizioni di impiego degli interpreti di conferenza retribuiti a giornata tra l’AIIC e le organizzazioni coordinate («Accord régissant les conditions d’emploi des interprètes de conférence rémunérés à la journée entre l’AIIC et les Organisations coordonnées») dispone che, salvo quanto diversamente stabilito o convenuto tra le parti, le norme che disciplinano le spese di viaggio sono quelle vigenti all’interno di ciascuna organizzazione; ciò è confermato dall’articolo 2 dell’Accordo supplementare tra l’AIIC e il Consiglio d’Europa, che stabilisce che agli interpreti si applicano le stesse condizioni di viaggio e di rimborso spese applicabili al personale del Consiglio di Europa in viaggio di lavoro.

L’articolo 13 della convenzione AIIC e Nazioni Unite (2000-2005) dispone che «salvo quanto altrimenti disposto dalla convenzione, ai viaggi degli interpreti free-lance ingaggiati si applicano le norme in materia di trasferte applicabili al personale regolare dell’organizzazione di ingaggio per missioni di durata analoga. […]».

(23) Commissione europea, Modalità d’applicazione di alcune disposizioni della convenzione («Modalités d’application de certaines dispositions de la Convention»).

(24) Modalità d’applicazione relative alla normativa riguardante gli interpreti di conferenza free-lance che lavorano per le istituzioni di Lussemburgo («Dispositions d’application relatives aux Réglementations concernant les interprètes de conférence free-lance travaillant pour les institutions de Luxembourg»), § III Spese di viaggio.

(25) In base all’articolo 9, paragrafo 2, dell’Accordo di cui al paragrafo 8, un’indennità giornaliera di missione e un’indennità giornaliera supplementare per gli interpreti non membri del personale di un’istituzione devono essere pari all’indennità di missione pagata ai funzionari di grado LA4 e LA8 dell’istituzione che applica il regime più favorevole. Per gli interpreti i cui contratti sono disciplinati dall’articolo 78 del Regime applicabile agli altri agenti, il regime è quello in vigore presso l’istituzione presso la quale sono impiegati.

(26) Cfr. Terms and conditions of employment of free-lance interpreters at the OECD in 2003.

(27) Cfr. paragrafo 23.

(28) In base all’articolo 14 della convenzione AIIC e Nazioni Unite (2000-2005), «quando un’organizzazione offre all’interprete un contratto deve cercare di informarlo su come intende organizzare gli spostamenti. Se l’interprete accetta il contratto, accetta qualsiasi disposizione venga presa per il viaggio, a meno che i suoi impegni di lavoro precedenti o successivi al contratto in causa rendano impossibile, a giudizio degli organizzatori, aderire a tali disposizioni […]».

ALLEGATO I Disposizioni specifiche applicate presso il Parlamento, la Commissione e il Consiglio Parlamento 1. In base all’articolo 138 del regolamento del Parlamento, tutti i deputati hanno il diritto di esprimersi in Parlamento nella lingua ufficiale di loro scelta. Gli interventi in una delle lingue ufficiali vengono simultaneamente interpretati in ognuna delle altre lingue ufficiali. Lo stesso articolo stabilisce che durante le riunioni di commissione e di delegazione è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue ufficiali utilizzate e richieste dai membri della commissione o della delegazione in questione. In pratica, viene assicurata l’interpretazione da e verso tutte le lingue ufficiali dell’UE (11 lingue attive e passive prima dell’allargamento, 19 dopo l’allargamento a causa dell’insufficiente disponibilità di interpreti maltesi) per tutte le sedute plenarie e alcune riunioni di grandi gruppi politici. Per le riunioni delle commissioni parlamentari, è fornita l’interpretazione per tutte le lingue di tutti i membri della commissione in questione. Commissione 2. Per quanto riguarda l’uso delle lingue, il regolamento interno della Commissione (1) e le relative modalità di applicazione (2) consentono maggiore flessibilità. Per le riunioni della Commissione europea, l’interpretazione è fornita in sole tre lingue (inglese, francese e tedesco). Per i «Comitati di comitologia» (3), il numero di lingue differisce da un comitato all’altro, in base alle richieste dei delegati nazionali. Nella maggior parte dei casi, queste riunioni di comitato si tengono con interpretazione verso da tre a sette lingue. Consiglio 3. Ai sensi del regolamento n. 1 e dell’articolo 14 del regolamento interno del Consiglio, per le riunioni dei ministri viene fornita l’interpretazione da e verso tutte le lingue (11 lingue attive e passive prima dell’allargamento, 20 lingue dopo l’allargamento). Le riunioni del Coreper (Comitato dei rappresentanti permanenti) si tengono con solo tre lingue attive e passive (inglese, francese e tedesco). Per tutti gli altri organi preparatori (comitati e gruppi), al momento della costituzione dell’organo viene deciso un particolare regime linguistico. Il regime linguistico di ciascun organo è riportato dal Segretariato generale del Consiglio in una specifica nomenclatura. 4. Quando riceve richieste di riunioni dalla Presidenza del Consiglio, l’unità Conferenze del Segretariato generale del Consiglio assegna automaticamente un regime linguistico a ciascun richiesta di riunione in base alla nomenclatura. Per tutte le richieste di riunioni con interpretazioni si ricorre alla DG Interpretazione fino a quando il numero totale delle riunioni con interpretazione ed il numero di interpreti al giorno non supera il tetto stabilito nell’«Accordo sul livello del servizio» concluso tra la Commissione (la DG Interpretazione) e il Consiglio nel dicembre 2002 al fine di formalizzare le principali responsabilità di entrambe le parti. (1) Regolamento interno della Commissione, C(2000) 3614 (GU L 308 dell’8.12.2000, pag. 26). (2) Modalità di esecuzione del regolamento interno della Commissione, C(2001) 1. (3) Comitati consultivi, comitati di gestione e comitati di regolamentazione disciplinati dalla decisione 1999/468/CE del Consiglio, del 28 giugno 1999, recante modalità per l’esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione (GU L 184 del 17.7.1999, pag. 23) che sostituisce la decisione 87/373/CEE (GU L 197 del 18.7.1987, pag. 33).

ALLEGATO II Il metodo di calcolo dei costi elaborato dalla Corte 1. Il costo pieno per il bilancio («costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici») per la DG Interpretazione calcolato dagli auditor della Corte dei conti è pari al costo pieno utilizzato dalla DG Interpretazione per fissare la tariffa per la fatturazione interistituzionale più i costi generali non inclusi nei calcoli della DG Interpretazione (costo del personale con responsabilità gestionali di alto livello, personale di supporto che svolge attività in materia finanziaria e di bilancio, gestione delle risorse umane e amministrazione generale). 2. Deducendo l’imposta comunitaria pagata dagli interpreti funzionari e dagli AIC dal «costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici» e sommando contributi pensionistici fittizi del datore di lavoro per gli interpreti funzionari (pari a due volte i contributi versati dal funzionario) (1), si ottiene il costo per il bilancio comunitario («costo al netto delle tasse e contributi pensionistici». Per gli AIC, il costo pieno per il bilancio include già i contributi pensionistici pagati sia dall’AIC che dalle istituzioni UE ad un organismo esterno. (1) Ai sensi dell’articolo 83, paragrafo 2, dello statuto, un contributo pari a un terzo del costo del finanziamento del regime delle pensioni viene dedotto mensilmente dalla retribuzione dei funzionari. Di conseguenza, il «contributo del datore di lavoro» è pari a due volte il contributo del funzionario.

RISPOSTE DEL PARLAMENTO EUROPEO V. In seno alla direzione dell’Interpretazione l’unità Riunioni/conferenze esamina la conformità delle domande di riunione rispetto alle norme in vigore prima di accettare di fornire un servizio di interpretazione. VII. Il Parlamento europeo sottolinea che in quanto istituzione politica deve essere in grado di reagire rapidamente a situazioni politiche che per definizione sono in taluni casi impossibili da programmare. Un codice di condotta è stato adottato nel 1999 e aggiornato nel 2004 per disporre di norme volte a inquadrare meglio la disponibilità del servizio di interpretazione. Mentre numerose riunioni organizzate all’interno delle altre due istituzioni menzionate nella relazione possono raggruppare alti funzionari o ambasciatori che non sempre hanno bisogno dell’interpretazione, la presenza in riunione di deputati eletti obbliga in generale i servizi organizzatori a prevedere il ricorso all’interpretazione (1). VIII. Le relazioni di seduta esistono per le riunioni delle commissioni e delegazioni. Esse saranno estese agli altri tipi di riunione tra cui quelle dei gruppi politici. La regolare elaborazione di relazioni periodiche destinate a sensibilizzare gli utenti è stata perturbata da difficoltà a livello tecnico. I servizi si impegnano a migliorare la situazione sin dal settembre 2005. 19. Anche se i membri fossero tenuti a confermare in anticipo la loro presenza in riunione, il rispetto del profilo linguistico di una riunione incontrerebbe numerose difficoltà, tra cui l’obbligo di coprire il fabbisogno linguistico derivante dalla presenza in riunione di ministri, commissari, esperti invitati, ecc. 20-21. I servizi di interpretazione verificano regolarmente con i servizi utenti la pertinenza delle risorse richieste; dal settembre 2004, onde assicurare un ottimale utilizzo delle risorse, essi si avvalgono anche delle relazioni elaborate al termine delle riunioni delle commissioni e delle delegazioni e presto anche al termine delle riunioni dei gruppi politici. I servizi utenti (commissioni e delegazioni) tengono aggiornati i profili linguistici delle loro riunioni per permettere alla direzione dell’Interpretazione di ottimizzare l’utilizzo delle risorse. Tali informazioni sono trasmesse periodicamente all’Ufficio di presidenza del Parlamento europeo affinché possa, se del caso, decidere i necessari adattamenti. 30. Il PE prende atto (articolo 139 del regolamento) del fatto che la copertura delle nuove lingue ufficiali per effetto dell’allargamento è ancora incompleta a causa della penuria di risorse qualificate, la cui formazione incombe agli Stati membri. 31. Nonostante il concorso organizzato dall’EPSO per assumere interpreti maltesi sia risultato infruttuoso, la lingua maltese è coperta in occasione delle sedute plenarie a Strasburgo ricorrendo all’assunzione di interpreti esterni. Essa lo sarà altresì nel 2006 in occasione delle sedute plenarie organizzate a Bruxelles grazie agli interpreti maltesi che hanno seguito un programma di formazione finanziato dalle istituzioni. 33-34. I servizi del PE rilevano il costo diretto del servizio di interpretazione fornito da interpreti esterni secondo le norme in vigore e attualizzano regolarmente i costi medi della giornata di interpretazione realizzata da un interprete esterno. Essi si impegnano a studiare ed eventualmente a riprendere il metodo di calcolo proposto dalla Corte per migliorare la conoscenza del costo globale dei servizi forniti, compresi i servizi forniti da interpreti permanenti, e liberare le risorse necessarie per la gestione di tali dati. 38. La differenza rilevata tra i costi della giornata di interpretazione al PE e alla DG Interpretazione è spiegata al punto seguente (39) in cui la Corte fa menzione dei vincoli specifici che caratterizzano l’attività del PE. 39. L’estrema concentrazione delle riunioni su una parte di una settimana o della giornata [punto 39, lettera c)] si spiega in particolare con la necessità per i gruppi politici di rispettare i termini di presentazione degli emendamenti sì da permetterne la traduzione. L’introduzione di 9 nuove lingue ha avuto come conseguenza quella di anticipare tale termine dal giovedì mattina al mercoledì sera precedente la tornata, il che comporta una concentrazione delle riunioni il mercoledì. Consapevoli della necessità di migliorare l’utilizzo delle risorse, i servizi dell’interpretazione hanno aumentato la cooperazione interistituzionale per quanto riguarda la messa a disposizione reciproca di interpreti permanenti e contano di approfondire maggiormente tale prassi favorendo i periodi di scarsa attività parlamentare. I servizi incaricati di organizzare le riunioni delle commissioni e delegazioni parlamentari sono riusciti nel 2004 ad aumentare il numero delle riunioni programmate il giovedì pomeriggio. Le riunioni tardive sono organizzate al PE [punto 39, lettera d)] in funzione delle decisioni assunte in materia di organizzazione dei lavori dagli organi politici. Esse riguardano essenzialmente le tornate a Strasburgo e a Bruxelles, talune riunioni della commissione per i bilanci in periodi di adozione del bilancio e talune riunioni dei comitati di conciliazione. Esse rappresentano una quota ampiamente minoritaria rispetto al volume generale di attività e fanno parte integrante del ritmo di attività dell’istituzione parlamentare dei 25 Stati membri. 42. Il costo elevato dei servizi di interpretazione organizzati a breve termine è il riflesso dell’elasticità organizzativa necessaria in seno al PE. Come indicato nella risposta al precedente punto VII, talune riunioni possono essere richieste a breve termine in funzione dell’attualità politica a cui il Parlamento è tenuto a reagire. 43. L’annullamento tardivo di riunioni con interpretazione e la perfettibile pianificazione dei lavori costituiscono fattori di costo su cui i servizi amministrativi richiamano regolarmente l’attenzione degli utenti. Le cifre citate dalla Corte debbono tuttavia essere relativizzate per evitare interpretazioni errate. In effetti, una riunione è frequentemente costituita, nel corso di una stessa giornata, di una serie di più sottoriunioni (coordinatori, uffici di presidenza, gruppi di lavoro, ecc.): l’annullamento di una o di più sottoriunioni non ha incidenze di bilancio nella misura in cui gli interpreti lavorano presso le altre riunioni. Inoltre, le cifre relative agli annullamenti di riunioni coprono anche annullamenti «tecnici» senza alcuna incidenza di bilancio a livello dell’interpretazione in quanto mirano soltanto a rieffettuare la stessa riunione richiesta modificandone gli orari, le sale, il luogo di lavoro o le lingue richieste. 44. La gestione dell’interpretazione deve conciliare l’impostazione di bilancio della retribuzione degli interpreti (gli interpreti esterni sono retribuiti su base giornaliera indivisibile anche per una sola breve riunione), con la logica dell’organizzazione del lavoro parlamentare per periodi di mezza giornata o per riunioni ancora più brevi. Pertanto, l’impatto di bilancio delle spese d’interpretazione è soltanto limitato, e può anche essere nullo, quando una sottoriunione o un gruppo di lavoro è stato effettivamente annullato ma gli interpreti interessati sono stati distaccati presso altre riunioni in corso nella stessa giornata (in media il 70 % degli interpreti interessati da un annullamento possono essere occupati in altre riunioni). In tali condizioni, il Parlamento ha calcolato che il costo di servizio d’interpretazione pianificato e non utilizzato nel 2003 era inferiore al 5 % delle risorse totali d’interpretazione mobilitate (56 298 giornate d’interpretazione) pari a poco più della metà della percentuale e del costo menzionati dalla Corte. 55. Il PE si rallegra dei progressi compiuti per quanto riguarda la cooperazione interistituzionale nel settore dell’interpretazione. Tali progressi vanno ben al di là delle raccomandazioni della «relazione Chêne» in particolare per quanto riguarda gli scambi puntuali di interpreti permanenti delle vecchie lingue ufficiali. Talune difficoltà tra le istituzioni per quanto riguarda le condizioni di lavoro degli interpreti costituiscono tuttora un freno agli scambi di funzionari. Tale materia è allo studio. 56. Indipendentemente dai risparmi e dagli incrementi d’efficacia possibili, va notato che l’esistenza dei tre servizi di interpretazione corrisponde alle particolarità e alle esigenze specifiche delle istituzioni interessate. I calendari di attività delle istituzioni potrebbero formare oggetto di una maggiore armonizzazione per migliorare l’efficacia e la disponibilità del servizio dell’interpretazione, specialmente nel caso delle lingue dell’allargamento. 57. Il concetto di concorrenza non riguarda affatto le retribuzioni che sono fissate dalla convenzione professionale a pari livello per tutte le istituzioni dell’UE. I segretari generali delle istituzioni consapevoli della necessità di utilizzare meglio le risorse umane disponibili [punto 57, lettera b)], hanno intensificato di molto la cooperazione interistituzionale e hanno avviato un programma di messa a disposizione reciproca degli interpreti permanenti; essi sono determinati ad aumentare la cooperazione nel settore. La gestione comune dell’elenco degli interpreti esterni e la consultazione sempre più intensa tra i servizi di programmazione permette già da ora di condividere le spese di viaggio [punto 57, lettera c)] in proporzioni ovviamente perfettibili. 58. L’autonomia politica e funzionale del Parlamento europeo non è conciliabile con una pratica organizzativa che consisterebbe nel sottoporre le sue domande di riunioni ufficiali ad un arbitrato inevitabile al momento di gestire le risorse disponibili e, in definitiva, far dipendere la realizzazione delle sue riunioni da un simile arbitrato tecnico. Quindi l’idea della creazione di un’agenzia unica incaricata di fornire i servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni non può essere accettata dal Parlamento europeo. D’altra parte la «relazione Chêne» nelle conclusioni formulate nel 2002 per i segretari generali delle istituzioni a seguito di uno studio circostanziato raccomandava di accrescere le sinergie, piuttosto che di fondere i servizi. Infine, in termini economici, la creazione di un’agenzia unica che fornisca i servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni non ridurrebbe i costi supplementari relativi all’organizzazione delle riunioni del PE (costi delle missioni a Strasburgo, missioni più numerose, fattori obiettivi ritenuti giustificati dalla Corte). Non sarebbe neanche possibile con la creazione di un’agenzia unica ridurre la penuria di interpreti qualificati che riguarda alcune lingue. 62. Il PE ha sempre cercato di mantenere la proporzione di 50/50 tra gli interpreti esterni (AIC) e quelli permanenti; tale proporzione è stata ovviamente favorevole agli AIC in periodo di punta massima, mentre nel 2004 è stata stabilizzata a 52 % permanenti e 48 % AIC. 63. I servizi del PE si adoperano, soprattutto a seguito della creazione di un servizio unico incaricato di tutti i pagamenti agli AIC, per controllare con maggiore attenzione le spese di viaggio sostenute dagli AIC. L’obiettivo è quello di applicare le tariffe più basse possibile nel rispetto delle norme in vigore e avvicinandosi al massimo ai criteri validi per gli interpreti permanenti. Il Parlamento europeo è pronto a avviare un nuovo negoziato con le altre istituzioni riguardo alla convenzione con l’AIIC. 64-65. Il tipo di biglietto aereo menzionato all’articolo 10 delle modalità di applicazione della convenzione attualmente in vigore («un biglietto IATA trasferibile e rimborsabile alla tariffa più bassa e non soggetto a quote») non corrisponde al biglietto soggetto a restrizioni. Se del caso i servizi del Parlamento accettano tuttavia di rimborsare le spese di viaggio sulla base di una tariffa ridotta soggetta a restrizioni garantendo all’interprete il rimborso delle penalità che sarebbero addebitabili a motivi di servizio. Il servizio gestore incoraggia gli interpreti AIC a fare uso di tale formula ovverossia a ricorrere sistematicamente all’agenzia di viaggio che ha un contratto con il PE e che è incaricata di applicare le tariffe negoziate o le migliori tariffe disponibili. D’altra parte in taluni casi e per talune tratte (ad esempio Bruxelles-Strasburgo durante le tornate del PE) non sono disponibili biglietti trasferibili alla tariffa business class. 66. In cooperazione con il nuovo servizio incaricato del pagamento degli AIC, creato nell’ottobre 2004, i servizi del PE hanno istituito una cellula incaricata di supervisionare il settore delle spese connesse agli impegni degli AIC. 67. È vero che il Parlamento ha sempre applicato l’articolo 9, paragrafo 2, della convenzione professionale considerando che esso riguarda le tariffe applicabili e non le regole di frazionamento delle indennità giornaliere. Le disposizioni adottate dal nuovo Statuto del personale prevedono attualmente una distinzione tra indennità giornaliera e indennità di soggiorno. La rinegoziazione della convenzione conclusa con l’AIIC consentirebbe di chiarire tali disposizioni. 72. La durata delle sedute di interpretazione è fissata a tre ore e mezza per le riunioni abituali. Se il servizio utente ne fa richiesta, essa può tuttavia, senza difficoltà, essere portata a quattro ore o più potenziando le équipe di interpreti. 82. Le migliori prassi osservate nelle altre istituzioni saranno studiate dai servizi del PE che fanno uso dell’interpretazione per migliorare la pianificazione dei lavori nel rispetto delle esigenze politiche richiamate nella riposta al precedente punto VII. 83-84. La copertura del fabbisogno di interpretazione quanto alle nuove lingue ufficiali progredisce secondo il ritmo di prospezione e formazione complementare per le quali le istituzioni hanno compiuto sforzi considerevoli. Occorre tuttavia sottolineare che i nuovi Stati membri hanno un ruolo primordiale da svolgere nel settore della formazione dei linguisti. 85-86. Il multilinguismo integrale auspicato dal PE comporta costi ingenti che possono essere meglio contenuti a seconda del tipo di organizzazione dei lavori parlamentari e pianificando in modo ottimale le riunioni. Tali costi derivano altresì da decisioni politiche che attengono all’organizzazione dei lavori (calendario e luoghi di lavoro). 87. La direzione dell’Interpretazione del PE pratica una politica minimalista in materia di équipe di interpreti di riserva. Per i giorni di più intensa attività è programmata una sola équipe al giorno che finisce sempre per essere utilizzata in tutto o in gran parte. 88. Cfr. la risposta del Parlamento al punto 44. 90-91. I servizi del PE sono attualmente impegnati in un processo di applicazione più rigoroso della convenzione con l’AIIC, di integrazione più spinta dei sistemi informatici e di approfondimento della cooperazione interistituzionale; essi si impegnano ad andare avanti in tal senso. L’istituzione è aperta a una rinegoziazione della convenzione. 92. Il PE ritiene di dover disporre di un corpo di interpreti funzionari che è garanzia di indipendenza e di autonomia per l’istituzione. D’altra parte il ricorso puntuale agli interpreti esterni a seconda delle esigenze consente di assorbire i picchi di attività e di modulare l’onere finanziario. La proporzione 50/50 sembra un compromesso ragionevole tra l’autonomia e la flessibilità del servizio. 93. La durata delle riunioni è fissata dagli organi politici e parlamentari; essa può superare la durata convenzionale delle tre ore e mezza come indicato al precedente punto 72. Il servizio di interpretazione è tenuto a coprire tutte le richieste che siano conformi alle norme. A tal fine esso assegna gli interpreti alle riunioni nel rispetto delle norme in vigore in materia di condizioni di lavoro. 94. Spetta all’autorità politica del PE stabilire se intende disporre di un proprio servizio di interpretazione autonomo, implicato in ampie sinergie interistituzionali, ovvero se preferisce favorire la creazione di un’agenzia unica incaricata di fornire un servizio di interpretazione a tutte le istituzioni. (1) L’articolo 138 del regolamento del Parlamento prevede che: «1. Tutti i documenti del Parlamento debbono essere redatti nelle lingue ufficiali. 2. Tutti i deputati hanno il diritto di esprimersi in Parlamento nella lingua ufficiale di loro scelta. Gli interventi in una delle lingue ufficiali vengono simultaneamente interpretati in ognuna delle altre lingue ufficiali e in qualsiasi altra lingua ritenuta necessaria dall’Ufficio di presidenza. 3. Durante le riunioni di commissione e di delegazione è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue ufficiali utilizzate e richieste dai membri e dai membri sostituti della commissione o della delegazione in questione. 4. Durante le riunioni di commissione o di delegazione al di fuori dei luoghi abituali di lavoro, è assicurata l’interpretazione da e verso le lingue dei membri che hanno confermato la propria presenza alla riunione. Fatto salvo il consenso dei membri di uno qualsiasi dei predetti organi, è possibile derogare in via eccezionale a detto regime. In caso di disaccordo l’Ufficio di presidenza decide.»

RISPOSTE DEL CONSIGLIO Il Segretariato generale del Consiglio plaude alla relazione della Corte dei conti europea riguardante le spese d’interpretazione delle istituzioni dell’UE, che potrà servire di base per un’ulteriore razionalizzazione nell’impiego futuro delle strutture d’interpretazione. Osservazioni su punti specifici della relazione 10.-11. La tabella 1 e la relativa analisi ai punti 10 e 11 non inquadrano esaurientemente la questione dell’aumento delle giornate d’interpretazione al Consiglio nel periodo 1998-2002 (+9 %), aumento dovuto principalmente al consistente ampliamento delle attività del Consiglio e al numero delle riunioni (+39 %) tenutesi al Consiglio nel periodo in questione (cfr. tabella 1). Tabella 1 Volume delle giornate d’interpretazione prestate al Consiglio — comprese le lingue dei nuovi Stati membri — rispetto al numero delle riunioni (indice 1998 = 100) 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 Riunioni al Consiglio 100 105,8 112,2 132,7 139 135,8 124,8 Giornate d’interpretazione prestate al Consiglio 100 96,8 96,3 105,6 109,1 103,9 89,9 Quanto alla diminuzione (–13 %) delle giornate d’interpretazione al Consiglio nel 2004, si rilevi che in quell’anno il numero delle riunioni ha registrato un calo dell’8 %. Occorre inoltre tener conto dei fattori seguenti: — dal 1o maggio 2004 il numero di riunioni con interpretazione è diminuito sulla scorta della decisione n. 56/04 del SG/AR, — nel 2004 i vecchi Stati membri (ex UE a 15) hanno chiesto l’interpretazione per un numero di riunioni inferiore al passato, — la DG Interpretazione non è stata in grado di soddisfare tutte le richieste d’interpretazione per le nuove lingue. 28. Occorre precisare altresì che il bilancio del Consiglio finanzia anche il 50 % delle spese d’interpretazione per le riunioni del Coreper. 35. Poiché la definizione di «messa a disposizione» non è chiara ed è stata negli anni modificata di frequente, qualsiasi analisi che si fondi su tale nozione è assai discutibile. 49. Il fatto che il Consiglio annulli una riunione per cui l’interpretazione è stata prenotata, e deve quindi essere pagata, non implica che gli interpreti restino inattivi. L’esperienza insegna al Consiglio che la DG Interpretazione può assegnare, ed ha assegnato, alcuni degli interpreti in questione ad altre riunioni alla Commissione o in altre istituzioni che esso serve. 94. Il Segretariato generale del Consiglio è favorevole all’ipotesi di chiedere una valutazione indipendente degli eventuali benefici che deriverebbero dalla creazione di un unico ufficio interistituzionale che prestasse servizi d’interpretazione a tutte le istituzioni dell’UE.