IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea C 148/1

RELAZIONE SPECIALE N. 2/2007

relativa alle spese immobiliari delle istituzioni, corredata delle risposte delle istituzioni

(a norma dell'articolo 248, paragrafo 4, secondo comma, del trattato CE)

(2007/C 148/01)

INDICE

ABBREVIAZIONI

GLOSSARIO

I-X SINTESI

1-3 INTRODUZIONE

1 Campo dell'audit

2-3 Estensione ed obiettivi dell'audit

4-49 OSSERVAZIONI

4-19 Pianificazione

9-12 Politica immobiliare

13-15 Selezione ed ubicazione degli immobili

16-19 Informazioni sulla gestione

20-38 Finanziamenti e costi

21-23 Procedure di appalto

24-31 Determinazione delle clausole contrattuali, dei prezzi d'acquisto e degli affitti

32-38 Modalità di finanziamento dei progetti immobiliari

39-49 Cooperazione interistituzionale

50-58 CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

51-55 Pianificazione

56-57 Finanziamenti e costi

58 Cooperazione interistituzionale

Allegato I: Esecuzione del bilancio per gli esercizi 2003-2005

Allegato II: Elenco degli immobili presi in esame nella presente relazione

Risposte del Parlamento europeo

Risposte del Consiglio

Risposte della Commissione

Risposte della Corte di giustizia

Risposte del Comitato economico e sociale europeo

ABBREVIAZIONI

CPQBF Gruppo interistituzionale «Comitato di preparazione delle questioni di bilancio e finanziarie» DG Direzione generale DG ADMIN Direzione generale del Personale e dell’amministrazione DG EAC Direzione generale dell’Istruzione e della cultura DG ECFIN Direzione generale degli Affari economici e finanziari DG RTD Direzione generale della Ricerca BEI Banca europea per gli investimenti UE Unione europea EURIBOR Tasso interbancario di offerta in euro SA Société anonyme (società anonima, società per azioni) IVA Imposta sul valore aggiunto

GLOSSARIO (1)

Enfiteusi: Diritto di godimento su un terreno o un edificio in cambio di un canone per una durata determinata che, ai sensi della legislazione belga, non può essere inferiore a 27 anni e superiore a 99. Il proprietario non ha praticamente alcun obbligo di riparare o mantenere l'edificio. Può essere completata con un'opzione di acquisto (enfiteusi acquisitiva) la quale, se esercitata, scaturisce nella completa proprietà.

Lavori di ristrutturazione: Lavori intrapresi su un edificio già completato per renderlo conforme alle norme e alle esigenze delle istituzioni.

Accordi sulle sedi istituzionali: Accordi che fissano i rispettivi ruoli e competenze delle istituzioni e degli Stati membri che le ospitano.

Vizio occulto: Un difetto (solitamente sostanziale) che compare dopo l'accettazione finale dell'edificio. Se compare entro 10 anni dall'accettazione, una garanzia speciale (per l'appunto definita garanzia decennale) copre le riparazioni.

Istituzioni: Le istituzioni prese in esame nella presente relazione sono le istituzioni ai sensi dell'articolo 1 del regolamento finanziario. Le istituzioni interessate sono state la Commissione, il Parlamento, il Consiglio, la Corte di giustizia, il Comitato economico e sociale europeo ed il Comitato delle regioni.

JMO2, Cube, CCAB, SDME, MO75, VM-2, Beaulieu x, Genève y, Covent Garden, Colonel Bourg, SPA2, Infopoint, Dailly: Codici interni per gli edifici della Commissione.

OIB: Ufficio per le infrastrutture e la logistica di Bruxelles.

OIL: Ufficio per le infrastrutture e la logistica di Lussemburgo.

Divisioni amministrative della Commissione responsabili degli edifici, delle forniture e di altri servizi sociali. Questi uffici, che sono stati creati nel 2003 e dipendono dalla DG ADMIN, hanno compiti operativi e regole specifiche.

PPI: Protocollo sui privilegi e le immunità (PPI) della Comunità europea, firmato nel 1965 come allegato al trattato CE da tutti gli Stati membri. Esso concede alcuni privilegi alla CE per il suo uso ufficiale, compreso il fatto di essere esente da imposta.

Imposta sugli immobili: Imposta riscossa dalla Regione di Bruxelles sulle proprietà immobiliari nei confronti di titolari di diritti reali (ossia proprietari a pieno titolo, usufruttuari, enfiteuti).

Opzione di acquisto: Diritto concesso dal titolare alla Commissione a un prezzo fisso, il quale se esercitato, rende la Commissione proprietaria a pieno titolo. Alcune opzioni di acquisto possono essere esercitate in qualsiasi momento, altre solo dopo 27 anni.

Imposta di registro: Imposta riscossa dal governo federale belga sulla registrazione di contratti per l'iscrizione nel registro delle proprietà. Ad essa sono soggetti i titolari dei diritti reali (ossia proprietari a pieno titolo, usufruttuari, enfiteuti).

Diritto reale: Diritto (vendita, usufrutto, enfiteusi) su un bene immobile (edificio o terreno). Va precisato che la locazione non è considerata un diritto reale ma un servizio. Molte imposte sulla proprietà immobiliare (imposta sulla proprietà, imposte regionali) incombono al titolare del diritto reale invece che al locatario.

Usufrutto: Diritto di usare un terreno o (in questo caso) un edificio senza modificarne la sostanza e di godere dei suoi «frutti» (ad esempio affittandolo). L'utilizzatore (usufruttuario) ha più diritti del locatario e, in compenso, maggiori obblighi riguardo ai lavori di riparazione.

SINTESI

I. Le spese iscritte in bilancio per l'acquisto e la locazione di immobili rappresentano una delle principali componenti delle spese amministrative delle istituzioni dell'Unione europea. Nel 2005, la superficie totale occupata dalle istituzioni a Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo era di circa 2 milioni di m2. Il costo annuo di occupazione di tale superficie era stimato a 345 milioni di euro.

II. L'audit ha inteso rispondere ai seguenti tre quesiti: — la pianificazione consente di fornire un'adeguata sistemazione del personale? — I finanziamenti ed i costi sono gestiti secondo il principio dell'economicità? — Le istituzioni utilizzano al meglio la cooperazione interistituzionale, che comprende anche una valutazione comune delle politiche immobiliari?

III. L'audit ha mostrato che le istituzioni comunitarie, tenuto conto dei vincoli politici e di bilancio cui sono soggette, sono riuscite a sistemare il proprio personale in condizioni adeguate ed abbiano migliorato, nel corso degli ultimi anni, la gestione delle spese immobiliari. Tuttavia, nei settori presi in esame, la gestione da parte delle istituzioni risente ancora di una serie di carenze.

IV. La Corte ha rilevato che le istituzioni, a causa di vincoli di ordine politico e pratico, hanno difficoltà a definire e pianificare politiche immobiliari a lungo termine. Le difficoltà della pianificazione a lungo termine spiegano i ritardi nel reperire la collocazione definitiva degli uffici e la frequente necessità di ricorrere a sistemazioni intermedie ed a costose soluzioni a breve termine. La Corte ha rilevato che la pianificazione a lungo termine potrebbe essere migliorata.

V. Per quel che riguarda gli immobili, le istituzioni hanno privilegiato l'acquisto alla locazione, senza però coordinare i loro programmi o applicarli in maniera coerente. Nonostante le precedenti raccomandazioni della Corte, esse hanno preso in locazione immobili con contratti a lungo termine privi di un'opzione di acquisto, rendendone in tal modo più oneroso il successivo acquisto.

VI. Le istituzioni hanno continuato a concentrare la quasi totalità dei loro immobili nel cosiddetto «quartiere europeo» di Bruxelles. La concentrazione ha prodotto economie di scala (per quel che riguarda, ad esempio, i servizi, le comunicazioni, la manutenzione), ma ha contribuito a far lievitare i prezzi a causa della maggiore domanda immobiliare ed alla riduzione della disponibilità di stabili in tale zona della città.

VII. La valutazione della Corte sulla gestione da parte delle istituzioni dei finanziamenti e dei costi mostra che l'ampio ricorso a procedure negoziate, anziché a gare d'appalto, non ha permesso di ottenere i prezzi più convenienti.

VIII. A causa delle restrizioni poste dal quadro giuridico, che impediscono di accendere prestiti, le istituzioni hanno fatto ricorso, per l'acquisizione d'immobili, a vari metodi alternativi di finanziamento. Rispetto al prestito diretto di fondi, tali metodi si sono rivelati più onerosi e meno trasparenti.

IX. Ad eccezione di alcuni casi specifici, la cooperazione interistituzionale è scarsamente efficace. I vantaggi potenziali offerti dalla creazione degli Uffici per le infrastrutture e la logistica a Bruxelles e Lussemburgo sono stati sfruttati in misura limitata. Sono stati stipulati pochi «Accordi sul livello dei servizi» con altre istituzioni e solo raramente vi è stato uno scambio di esperienze e prassi migliori tra l'OIB e l'OIL o con le altre istituzioni. Le istituzioni non hanno effettuato alcuna valutazione, congiunta o individuale, delle rispettive politiche immobiliari.

X. Basandosi sul proprio audit, la Corte formula una serie di raccomandazioni sulla politica immobiliare delle istituzioni: definizione di una politica immobiliare comune, migliore cooperazione interistituzionale con un maggiore coordinamento della pianificazione, riesame della concentrazione degli uffici in aree specifiche, ricorso quanto più ampio possibile alle gare di appalto e miglioramento del funzionamento dell'OIB e dell'OIL.

INTRODUZIONE

Campo dell'audit

1. Le spese iscritte in bilancio per l'acquisto e la locazione di immobili rappresentano l'8 % circa delle spese amministrative delle istituzioni comunitarie. Nel periodo 2003-2005, tali spese sono aumentate da 397 a 532 milioni di euro l'anno (cfr. allegato I). Tra il 1978 ed il 2005, la superficie totale degli immobili occupati dalle istituzioni a Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo è cresciuta del 260 %, arrivando a circa 2 milioni di m2. Gli spazi per uffici utilizzati dalle istituzioni possono essere classificati in due categorie principali: spazi specializzati (ad esempio per riunioni), tra cui le aule per i dibattiti ufficiali (che devono essere costruite per questo uso specifico ed hanno, quindi, un valore commerciale non determinabile), e spazi standard per uffici destinati ad accogliere il personale amministrativo (che possono essere presi in locazione o acquistati sul mercato libero). Tra il 1978 ed il 2005, il numero dei funzionari ed altri agenti delle istituzioni ha registrato un incremento del 240 %, raggiungendo un totale di 36 131 unità. Nel 2005, le istituzioni hanno stimato a 173 euro al m2 il costo medio annuo delle superfici da esse occupate ed a 6 040 euro per dipendente il costo annuo delle superfici ad uso ufficio. Il costo annuo della superficie totale occupata dalle istituzioni è stimato a 345 milioni di euro e la superficie ad uso ufficio è stimata a 1 535 000 metri quadri (2) (escludendo, cioè, le superfici non utilizzate per uffici, come le sale conferenza). Al 31 dicembre 2005, il valore, al netto degli ammortamenti, degli immobili di proprietà delle istituzioni era di 3 886 milioni di euro, con un incremento cioè di 791 milioni di euro su di un periodo di 5 anni (3).

Estensione ed obiettivi dell'audit

2. L'audit mirava a esaminare in quale misura le istituzioni dell'Unione europea abbiano gestito in maniera efficace ed efficiente la spesa immobiliare. A tale fine, sono stati presi in considerazione i seguenti tre quesiti: — la pianificazione consente di fornire un'adeguata sistemazione del personale? — I finanziamenti ed i costi sono gestiti in base al principio dell'economicità? — Le istituzioni utilizzano al meglio la cooperazione interistituzionale, che comprende anche una valutazione comune delle politiche immobiliari?

3. L'audit ha preso in esame le spese immobiliari delle istituzioni presso le loro sedi di lavoro principali (Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo) nel corso del periodo 2003-2005. Non sono pertanto state esaminate le spese per le delegazioni, per gli uffici e per i centri di ricerca ubicati in località diverse. Le istituzioni interessate sono state la Commissione, il Parlamento, il Consiglio, la Corte di giustizia, il Comitato economico e sociale europeo ed il Comitato delle regioni. A causa della lieve entità delle rispettive spese immobiliari nel periodo in questione, l'audit non ha interessato la Corte dei conti, il Mediatore ed il Garante europeo della protezione dei dati.

OSSERVAZIONI

Pianificazione

4. La pianificazione dovrebbe essere in grado di garantire, tenendo pienamente conto dei vincoli di ordine politico e di bilancio, che siano disponibili immobili al posto giusto, al momento giusto ed al minor costo possibile. La Corte ha esaminato la pianificazione attuata dalle istituzioni prendendo in esame i tre aspetti seguenti: — la pianificazione si è basata su una politica immobiliare accettata e vi è stato un approccio coerente per quel che riguarda l'acquisto o la locazione di immobili? — La selezione e l'ubicazione degli immobili hanno consentito una disponibilità ottimale di superfici per uffici? — Erano disponibili informazioni gestionali sufficienti ed adeguate ai fini di una corretta valutazione dei fabbisogni?

5. La pianificazione richiede tre condizioni. In primo luogo, una politica immobiliare accettata, che includa concetti e norme di base, nonché un approccio ben definito per le acquisizioni immobiliari. In secondo luogo, criteri per la selezione e l'ubicazione degli immobili. Infine, in terzo luogo, informazioni attendibili ed adeguate sul fabbisogno attuale e futuro. La pianificazione degli immobili delle istituzioni comunitarie deve tenere conto delle realtà politiche e di bilancio. Un allargamento, in particolare, è accompagnato da un forte incremento del personale (e, quindi, della domanda d'immobili). Data la natura politica dell'allargamento, le decisioni in materia immobiliare non possono essere formalmente pianificate prima dell'approvazione dell'adesione, il che lascia spesso poco tempo prima dell'allargamento. Dal punto di vista del bilancio, le istituzioni non sono autorizzate a contrarre prestiti e gli immobili sono finanziati dai bilanci annuali. La pianificazione deve far fronte in maniera efficace a tali vincoli.

6. La selezione e la costruzione di edifici che siano in grado di soddisfare pienamente il fabbisogno immobiliare di un'istituzione richiedono l'attuazione adeguata e coordinata di programmi a lungo termine (4). La programmazione a lungo termine e le previsioni di bilancio sono però particolarmente difficili in quanto gli stanziamenti ed il personale autorizzato vengono decisi annualmente nel corso della procedura di bilancio e le decisioni politiche chiave, che incidono maggiormente sulle superfici per uffici, quali i futuri allargamenti, non sono prevedibili con precisione.

7. Ciò spiega, almeno in parte, perché le istituzioni non avevano ancora soddisfatto, nel settembre 2006, il fabbisogno definitivo derivante dall'allargamento del 2004. Nel frattempo, le istituzioni avevano stipulato contratti di locazione a breve termine per coprire il fabbisogno immobiliare sino al completamento dei loro progetti principali. Per la sistemazione del personale a Bruxelles, il Consiglio ed il Parlamento avevano stipulato, nel marzo del 2003 e nell'ottobre del 2004, dei contratti per la costruzione di nuovi immobili. Il completamento di tali edifici (Lex per il Consiglio e D4-D5 per il Parlamento) è previsto per dicembre 2006 e gennaio 2008. Gli immobili consegnati nel corso del 2004, quali il complesso Belliard 99-101 (Comitati) ed il Berlaymont (Commissione), hanno coperto il fabbisogno precedente l'allargamento.

8. I progetti immobiliari, in particolare la costruzione ed il processo decisionale, hanno inoltre una notevole durata. Le istituzioni hanno compiuto sforzi per affrontare tali questioni: — anche se le istituzioni hanno pianificato in maniera autonoma i rispettivi fabbisogni immobiliari per l'allargamento del 2004, esse hanno prodotto stime coordinate per le spese amministrative e l'aumento del personale, — dal 2003 la Commissione ha predisposto dei «quadri strategici pluriennali» per prevedere il fabbisogno immobiliare per Bruxelles su un arco di dieci anni, che potrebbero essere utilizzati come base per una programmazione coordinata a lungo termine.

Politica immobiliare

9. Nonostante gli sforzi compiuti, le istituzioni non hanno definito una politica immobiliare comune della Comunità e ciascuna ha definito la propria in maniera autonoma (5). Tuttavia, due principi comuni hanno ispirato le scelte di tutte le istituzioni: priorità all'acquisto di immobili sul lungo termine e preferenza a riunire in un'unica sede i servizi che operano in settori simili.

10. Dal 1996, tutte le istituzioni hanno attribuito la priorità all'acquisto degli immobili piuttosto che alla locazione a lungo termine. Ricerche svolte dalle istituzioni, basate sulle loro esperienze, hanno mostrato che l'acquisto di superfici per uffici risulta più conveniente rispetto alla locazione in ragione del 40-50 % (6). L'acquisto degli immobili permette inoltre alle istituzioni di beneficiare pienamente delle esenzioni fiscali sancite dal protocollo sui privilegi e le immunità (PPI) delle Comunità europee dell'8 aprile 1965. Alla data del 1o gennaio 2005, le istituzioni detenevano in locazione il 38 % della superficie complessiva da esse occupata (7).

11. L'applicazione da parte delle istituzioni di una politica che privilegia l'acquisto degli immobili si è recentemente tradotta nell'acquisto di taluni edifici che erano già stati presi in locazione per molti anni. Nonostante le raccomandazioni formulate dalla Corte sin dal 1979 (8), le istituzioni hanno stipulato contratti di locazione che non prevedono una riduzione del canone dopo l'ammortamento dell'investimento o che non contengono una opzione di acquisto ad un prezzo che tenga conto degli affitti già corrisposti. Le istituzioni non hanno pertanto avuto alcuna possibilità di negoziare un prezzo d'acquisto inferiore al valore di mercato. Tuttavia, grazie ad un accordo politico col proprietario (l'amministrazione lussemburghese), il Parlamento è riuscito a ridurre, almeno in parte, il prezzo dell'edificio KAD.

Riquadro 1Nel settembre 2006, il Parlamento ha deciso l'acquisto degli immobili che occupa a Strasburgo (IPE 1, 2 e 3) per un importo di 143,125 milioni di euro. Nello stabilire il prezzo d'acquisto non si è tenuto alcun conto degli affitti precedentemente corrisposti.

12. La politica della Commissione consiste nell'acquistare gli immobili o complessi principali, limitando le locazioni agli immobili di dimensioni ed importanza strategica minori (9). Per alcuni grandi edifici, tuttavia, come nel caso riferito nel riquadro 2, i proprietari non hanno voluto stipulare contratti di locazione a lungo termine contenenti un'opzione di acquisto.

Riquadro 2Nel maggio 2004, la Commissione ha stipulato un contratto di usufrutto per l'edificio Mondrian per un periodo di 15 anni, rinnovabile sino ad un massimo di 30 anni. Il contratto non contiene alcuna opzione d'acquisto e comporta un canone annuo di 4,8 milioni di euro soggetto a indicizzazione. Il valore di mercato del Mondrian è stato stimato dagli esperti della Commissione a circa 61,7 milioni di euro. Se la Commissione fosse stata in grado di negoziare l'acquisto di un immobile analogo dello stesso valore ricorrendo, ad esempio, ad una formula di «enfiteusi acquisitiva» (un tipo di locazione a lungo termine con opzione di acquisto ampiamente utilizzato dalle istituzioni), i ratei annui avrebbero potuto essere fissati a meno di 3,25 milioni di euro (10).

Selezione ed ubicazione degli immobili

13. Tutte le istituzioni preferiscono collocare i loro servizi accessori il più vicino possibile, principalmente in grandi edifici, in modo da creare economie di scala (ad esempio, servizi, comunicazioni, manutenzione), mentre i servizi di tipo diverso possono trovare ubicazioni alternative. La maggior parte dei progetti vengono pertanto realizzati presso le sedi principali delle istituzioni o nelle loro vicinanze. Un tale approccio ha avuto vantaggi pratici, ma anche svantaggi di ordine finanziario: le istituzioni hanno avuto poche alternative tra cui scegliere, il mercato ha potuto facilmente prevedere anticipatamente le decisioni delle istituzioni ed i siti disponibili sono divenuti più costosi a causa della forte domanda immobiliare nell'area. Di conseguenza, a Bruxelles, quasi tutta la superficie per uffici delle istituzioni è situata nell'area nota come «quartiere europeo», in cui esse occupano circa il 50 % della superficie totale destinata ad uffici (11).

14. Nel 1996, la Commissione ha riconosciuto che la concentrazione nel «quartiere europeo» di Bruxelles stava facendo lievitare i prezzi del mercato ed ha deciso di ricercare ubicazioni meno costose. Nel 2003, la Commissione ha effettuato un esame sulla necessità di mantenere in tale quartiere le proprie direzioni generali (DG) e servizi. La conclusione è stata che non vi era un'esigenza imperativa di ubicare nel «quartiere europeo» certe DG e alcuni servizi della Commissione che occupavano quasi il 40 % del personale. Tuttavia, la Commissione, come le altre istituzioni, ha continuato a sistemare in tale quartiere la maggior parte dei propri uffici. Nel 2006, la Commissione aveva comunque ridotto la percentuale delle proprie superfici ad uso ufficio nella zona dal 90 % all'82 %.

15. Un obiettivo della politica immobiliare delle istituzioni era anche stabilire una stretta cooperazione con le autorità nazionali. Le situazioni esistenti a Bruxelles e Lussemburgo differiscono tra loro. A Bruxelles, i contratti più recenti sono stati negoziati singolarmente dalle istituzioni con promotori privati. A Lussemburgo, per la costruzione delle loro sedi principali nel quartiere del Kirchberg, tutte le istituzioni, ad eccezione della Commissione, hanno ottenuto un sostegno da parte delle autorità nazionali, come ad esempio la messa a disposizione dei terreni a titolo gratuito. La Commissione non ha ancora definito la sua politica immobiliare a Lussemburgo e non ha ancora chiarito dove e quando verrà definitivamente ubicata la sua sede principale. Le trattative con le autorità lussemburghesi sono ancora in corso.

Informazioni sulla gestione

16. La disponibilità di informazioni complete e dettagliate sul personale da sistemare e sulle superfici occorrenti costituisce una base essenziale per la pianificazione.

17. Per prevedere il fabbisogno di bilancio e pianificare la fornitura di locali per uffici, le istituzioni devono sapere quante persone sono attualmente sistemate negli immobili e, di conseguenza, lo spazio per uffici disponibile. In mancanza di registri più formali sull'assegnazione degli spazi, la Commissione utilizzava l'elenco degli indirizzi di posta elettronica e del telefono per stimare l'occupazione effettiva degli stessi, in quanto tale banca dati è ritenuta la fonte più affidabile. Anche la stima del fabbisogno di uffici a breve termine presenta delle difficoltà e può portare a stime per eccesso o per difetto. Ad esempio, le procedure di assunzione dei nuovi agenti a seguito dell'allargamento del 2004 si sono protratte più di quanto inizialmente previsto. Da un lato, la Commissione a Lussemburgo ha sovrastimato il proprio fabbisogno, il che ha portato alla locazione prematura dell'immobile HITEC (che è rimasto vuoto per quasi un anno ad un canone di 1,14 milioni di euro). Dall'altro, a causa dell'effetto combinato di una certa sottovalutazione del proprio fabbisogno nel 2001 e delle nuove esigenze manifestatesi negli anni successivi, il Parlamento ha dovuto prendere in locazione con urgenza circa 30 000 metri quadri (12) nel 2004 e nel 2005.

18. Una pianificazione economica efficace richiede di porre a confronto soluzioni alternative. Un raffronto tra i costi immobiliari sostenuti dalle istituzioni ha mostrato che queste ultime usano criteri differenti per calcolare le superfici per uffici ed i relativi costi, rendendo difficile l'impiego di indicatori comuni per una valutazione comparata e ad uso interno (13). A causa della disomogeneità dei dati relativi alle superfici ed ai costi, è difficile procedere ad un raffronto dei canoni di locazione al metro quadro tra le istituzioni o rispetto ai valori di mercato.

19. Il criterio più frequentemente utilizzato dalle istituzioni per valutare il fabbisogno di superfici per uffici e l'attribuzione di tali superfici è rappresentato da una norma di 35 m2 pro capite, che non tiene però conto delle caratteristiche degli edifici (spazio per uffici effettivamente disponibile, dimensione degli uffici e degli spazi comuni). Le istituzioni, consapevoli di tali carenze delle informazioni gestionali, hanno adottato le seguenti iniziative: — la Commissione sta completando la stesura di un «manuale delle condizioni di abitabilità» che definisce criteri più razionali per l'assegnazione dello spazio per le direzioni generali ed i servizi ed ha completato, nel 2006, un inventario delle superfici immobiliari da esse occupate, — nel marzo 2006, le istituzioni presenti a Bruxelles hanno deciso di costituire un gruppo di lavoro il cui compito primario è la definizione di un approccio comune (e la relativa definizione) per i vari tipi di superfici e di costi.

Finanziamenti e costi

20. Gli immobili dovrebbero essere presi in locazione o acquistati in base alle necessità e garantendo, al tempo stesso, il minor costo per i contribuenti dell'UE. La Corte ha esaminato i seguenti tre quesiti: — le procedure di gara, sono state usate in maniera appropriata e sono state efficaci? — Le clausole contrattuali, compreso il prezzo di acquisto degli immobili, sono state definite in maniera adeguata? — L'approccio seguito per il finanziamento degli immobili è stato economicamente adeguato, tenuto conto dei vincoli di bilancio?

Procedure di appalto

21. A norma dell'articolo 89, paragrafo 2, del regolamento finanziario, «le procedure d'aggiudicazione di appalti si svolgono assicurando la più ampia concorrenza, salvo nel caso di ricorso alla procedura negoziata». La procedura negoziata può essere usata, previa indagine del mercato locale, per l'acquisto o la locazione di edifici esistenti («appalti immobiliari») (14). Per quel che riguarda i progetti esaminati, la procedura negoziata è stata utilizzata anche per appalti concernenti la costruzione, il restauro di edifici, oppure per grandi lavori di ristrutturazione, che sono «appalti di lavori» non coperti dalla eccezione sopra menzionata e che si applica agli «appalti immobiliari». Metodi di aggiudicazione aperti e concorrenziali permettono alle amministrazioni pubbliche di attirare un più ampio numero di potenziali offerenti e di beneficiare di offerte più vantaggiose (15).

22. Solamente in pochissimi casi le istituzioni hanno dato pubblicità ai loro progetti immobiliari sulla Gazzetta ufficiale, una prassi che permetterebbe ad un maggior numero di potenziali offerenti di manifestare il proprio interesse (16). L'unico progetto per i cui lavori sia stata esperita una procedura di gara aperta è l'ampliamento della Corte di giustizia, attuato in accordo con l'amministrazione lussemburghese, che è l'amministrazione aggiudicatrice e applica la propria legislazione nazionale.

23. Le istituzioni hanno fatto ampio ricorso alla procedura negoziata (senza pubblicità) piuttosto che alle gare d'appalto pubbliche che costituiscono la procedura prevista dal regolamento finanziario e le direttive sugli appalti pubblici. La conseguenza è che i prezzi che pagano per la costruzione di immobili e per i lavori relativi ad edifici da esse occupati non sono stati determinati in condizioni di libera concorrenza.

Determinazione delle clausole contrattuali, dei prezzi d'acquisto e degli affitti

24. In assenza di procedure di gara d'appalto, il fattore chiave per determinare i prezzi d'acquisto ed i canoni di locazione è la trattativa con i promotori. Nel caso degli edifici costruiti per rispondere alle specifiche esigenze delle istituzioni, i prezzi o i canoni di locazione a lungo termine non dovrebbero eccedere i costi di costruzione (compreso un ragionevole profitto per i promotori privati) (17).

25. La Corte di giustizia, il Parlamento ed il Consiglio hanno negoziato i contratti per le loro sedi principali (ampliamento del Palais, D4-D5 e Lex) in base ai costi di costruzione.

26. Nel caso dell'ampliamento dell'edificio principale della Corte di giustizia, attualmente in costruzione, il prezzo di acquisto dell'edificio sarà pari al costo di costruzione effettivo. In base al contratto quadro, un esperto indipendente procederà ad un controllo dei conti e delle spese per determinare il prezzo dell'edificio. Ad oltre due anni dall'inizio dei lavori, l'esperto non è stato ancora nominato. Ciò accresce il rischio che non vengano individuati sin dall'inizio i problemi e i casi di superamento dei costi. Tale rischio è accresciuto dal fatto che il contratto quadro iniziale fissa soltanto i principi generali senza definire procedure precise per quel che riguarda il controllo, le scadenze, le penali ed i limiti di bilancio (18).

27. La Commissione ed i Comitati non hanno negoziato i prezzi d'acquisto ed i canoni di locazione a lungo termine in base ai costi di costruzione, bensì in base alle condizioni di mercato, dal momento che le istituzioni dovevano competere con altri acquirenti. È prassi normale del settore valutare gli edifici in base ad una capitalizzazione del valore locativo reale o atteso. Tale valore deve essere adeguato per tener conto di tutti i vantaggi derivanti dalle esenzioni fiscali di cui gode l'istituzione (19) in virtù del PPI. I riquadri 3 e 4 mostrano esempi concreti di come è stato stabilito il valore di alcuni edifici.

Riquadro 3Il valore di mercato dell'edificio SPA3, adeguato per tener conto di certe esenzioni fiscali, è stato stimato da un consulente. Il calcolo non ha tuttavia tenuto conto della riduzione per l'esenzione dall'IVA accordata alla Commissione. Il calcolo si è inoltre basato su un reddito locativo immediato, che ne ha accresciuto il valore, rispetto alla prassi normale che presuppone l'esistenza di un periodo iniziale in cui l'immobile resta libero.Per beneficiare dei vantaggi fiscali previsti nel PPI, l'edificio Mondrian è stato preso in locazione con un contratto di usufrutto. Il «canone» di usufrutto è stato fissato ad un valore corrispondente ai canoni di mercato, il che significa che i benefici dell'esenzione dall'IVA non hanno inciso sul canone di locazione; la Commissione deve inoltre sostenere i costi aggiuntivi di manutenzione e delle piccole sistemazioni (normalmente di pertinenza del proprietario). Inoltre, tenuto conto della lunga durata (15 anni) e della solvibilità della Commissione, il contratto avrebbe dovuto comportare un canone di locazione inferiore.In entrambi i casi, la Commissione si trova a pagare più del necessario.

28. In 18 contratti di locazione a lungo termine (27 anni), con opzione di acquisto, stipulati dalla Commissione a Bruxelles sotto forma di «enfiteusi acquisitiva» nel periodo 1997-2001, il prezzo di acquisto non è stato indicato. I contratti definivano solo l'importo del primo versamento e contenevano clausole d'indicizzazione automatica simili a quelle usate nei contratti di locazione. La Commissione, recependo le conclusioni del servizio di audit interno secondo cui detta prassi non era appropriata, ha smesso di applicarla nei contratti successivi. Tali conclusioni non sono state tuttavia comunicate alle altre istituzioni ed i Comitati hanno continuato a basare i loro acquisti sui canoni indicizzati anziché sul valore degli immobili (20).

Riquadro 4Nel caso di Belliard 99-101, il contratto stipulato nel dicembre 2000 (enfiteusi acquisitiva per 27 anni) non riporta alcun prezzo d'acquisto. Il contratto stabilisce unicamente un primo rateo annuale di 8,28 milioni di euro da pagare nell'anno di consegna dell'edificio. Questo importo è stato calcolato facendo riferimento ai canoni del mercato libero ed è indicizzato in base al tasso d'inflazione. Questo metodo di determinazione del prezzo non è il più adeguato per una enfiteusi. Il valore di libero mercato dell'edificio, se fosse stato stimato applicando lo stesso metodo usato dai consulenti della Commissione (cfr. riquadro 3) sarebbe risultato di circa 127 milioni di euro. Il primo rateo annuale corrispondente a quest'ultimo importo sarebbe stato di 6,83 milioni di euro.

29. In alcuni casi, il prezzo è stato il risultato di accordi politici. Nel memorandum d'intesa dell'8 luglio 1997 tra la Commissione europea, lo Stato belga e la SA Berlaymont 2000, la Commissione ha espresso l'intenzione di rioccupare il Berlaymont. In tale accordo non sono stati tuttavia fissati il prezzo, le scadenze o le responsabilità per il rifacimento del Berlaymont. A seguito di un nuovo accordo del luglio 2001, la Commissione ha accettato, nell'ottobre 2002, l'offerta delle autorità belghe, sebbene questa fosse più elevata rispetto al prezzo di mercato stimato (21).

30. Si dovrebbero richiedere adeguate garanzie da parte degli appaltatori per assicurare la regolare esecuzione dell'appalto fino all'accettazione definitiva, ed il pagamento di penali in caso di mancato rispetto delle scadenze (22). Le istituzioni non hanno tuttavia definito chiaramente una politica in materia ed il livello delle garanzie non sempre è risultato sufficiente. Le buone prassi, quali la richiesta di certificati sulla qualità dei lavori emessi da società autorizzate per il controllo tecnico, e le polizze di assicurazione obbligatoria a copertura delle responsabilità giuridiche del costruttore non sono state applicate in maniera coerente (23).

Riquadro 5Per Euroforum la Commissione si trovava in una posizioni difficile in quanto, in base al contratto, la garanzia di esecuzione dei lavori (2 500 000 euro) avrebbe dovuto essere svincolata al 95 % subito dopo l'occupazione dei locali, lasciando appena 125 000 euro a copertura di possibili difetti per un edificio il cui valore supera i 100 milioni di euro. Per il D4-D5, il Parlamento ha seguito un approccio differente, che appare più razionale. Il contratto stabilisce che verranno fornite sufficienti garanzie di esecuzione, tenendo conto dei difetti individuati, al momento dell'occupazione dell'edificio.Il contratto per l'edificio Lex (Consiglio) non prevedeva alcuna garanzia bancaria che coprisse la completa esecuzione dei lavori. Il contratto definitivo, firmato il 20 dicembre 2006, prevede invece un'adeguata garanzia bancaria.

31. I contratti prevedono periodi (ad esempio 15 giorni per lo SPA3, 25 per Euroforum e 30 per il Berlaymont) in cui le istituzioni, prima di occupare l'immobile, possono effettuare controlli per verificare che i lavori effettuati rispecchino le clausole concordate e che gli impianti funzionino correttamente. Tali periodi sono tuttavia troppo brevi per eseguire adeguatamente tutte le verifiche ed i controlli richiesti per progetti complessi.

Modalità di finanziamento dei progetti immobiliari

32. L'articolo 282 del trattato permette alla Comunità europea di acquistare o alienare beni immobili e mobili. A tal fine, essa è rappresentata dalla Commissione. L'attuale quadro giuridico (24) non permette tuttavia alla Comunità di accendere prestiti. Di conseguenza, le istituzioni hanno dovuto far ricorso, per le loro acquisizioni immobiliari, a diversi metodi alternativi di finanziamento. Al 31 dicembre 2005, le passività corrispondenti alla locazione finanziaria per l'acquisizione da parte della Comunità di terreni e fabbricati avevano raggiunto 1 803 milioni di euro (25).

33. L'appalto diretto della costruzione di un immobile rappresenta l'opzione più economica per una istituzione ma anche, al tempo stesso, un compito complesso, che richiede tempo ed è impegnativo da un punto di vista tecnico. Inoltre, i progetti immobiliari sono difficili da realizzare nel contesto dei vincoli posti dal quadro giuridico e di bilancio. A fronte di tali vincoli, per costruire i loro immobili le istituzioni sono ricorse a promotori privati e, in alcuni casi, alle autorità nazionali.

34. I metodi utilizzati dalle istituzioni sono stati più onerosi e meno trasparenti rispetto al ricorso al prestito diretto di fondi. I più recenti progetti di grandi dimensioni comportano generalmente un acquisto a lungo termine con prestito implicito. Il prezzo contrattuale comprende, in maniera implicita o esplicita, i costi finanziari. Gli interessi pagati dai promotori per finanziare la costruzione degli immobili vengono posti a carico delle istituzioni e risultano sempre più elevati (26) dei tassi che le istituzioni avrebbero potuto ottenere direttamente indicendo gare o tramite l'intermediazione del paese ospitante o della Banca europea per gli investimenti (BEI).

35. Per il finanziamento del proprio progetto di ampliamento, la Corte di giustizia utilizza un meccanismo complesso in cui intervengono l'amministrazione lussemburghese, una banca privata, una società a destinazione specifica (SDS) e la BEI. L'SDS ha ottenuto dalla BEI condizioni finanziarie favorevoli (Euribor +0,01) per il 49 % del progetto. Tale meccanismo presenta tuttavia anche dei rischi, in quanto la Corte di giustizia non è stata coinvolta nella gara e nella trattativa particolareggiata per il contratto, di cui non ha potuto concordare anticipatamente le clausole e le opzioni, e non risulta firmataria dei contratti di finanziamento pur dovendone sostenere i costi finanziari (ad esempio i tassi d'interesse, gli oneri di gestione). I servizi della Corte di giustizia hanno esaminato la procedura seguita dall'amministrazione per l'aggiudicazione del contratto relativo al finanziamento del progetto e hanno sottolineato l'assenza di un'adeguata concorrenza. Sebbene la BEI fornisca buone condizioni finanziarie, nessun'altra istituzione o partner immobiliare si è rivolto a tale banca per il finanziamento di progetti immobiliari.

36. Nel 2002, la Commissione ha avviato una procedura per ridurre i costi finanziari. Per alcune operazioni, i contratti prevedevano che il tasso d'interesse fosse stabilito, prima della firma dell'atto, mediante una gara d'appalto sui mercati finanziari. Tale procedura è stata seguita dal Consiglio per il contratto Lex, ma non dalla Commissione nel caso che segue.

Riquadro 6Il tasso d'interesse implicito negoziato dalla Commissione nel gennaio 2003 per finanziare l'acquisizione in un periodo di 30 anni dell'edificio Euroforum è stato del 5,65 %. Nel febbraio 2003, per finanziare lo SPA3, la Commissione ha bandito una gara ed ha ottenuto un tasso d'interesse del 5,01 %. Se una simile gara fosse stata bandita anche per Euroforum, avrebbero potuto essere risparmiati circa 7,7 milioni di euro sugli interessi.

37. Quando le istituzioni, alla fine dell'esercizio, hanno stanziamenti residui dovuti ad una sottoutilizzazione in altri settori amministrativi, i fondi vengono spesso utilizzati per effettuare pagamenti anticipati per i progetti immobiliari (cfr. allegato I). Ciò ha fatto sì che la spesa finale sia risultata molto più elevata rispetto a quella inizialmente prevista in bilancio. Nel 2005, ad esempio, il Parlamento ed il Consiglio hanno entrambi utilizzato 89 milioni di euro di stanziamenti supplementari ottenuti tramite storni.

38. Nel corso degli ultimi due decenni la Corte ha sottolineato in diverse occasioni che un approccio puramente annuale alle spese immobiliari impedisce, in pratica, la definizione e l'attuazione di un'adeguata politica di investimenti. Nel dicembre 2005, la Corte ha ribadito la raccomandazione che, per le operazioni relative all'acquisto o alla costruzione di immobili, vengano utilizzati gli stanziamenti dissociati, che permettono una flessibilità maggiore (27).

Cooperazione interistituzionale

39. Tutte le istituzioni dell'UE hanno esigenze simili per quel che riguarda il reperimento e la gestione degli spazi per uffici. Una cooperazione efficace potrebbe influire positivamente sui risultati e ridurre i costi, mettendo in comune competenze e potere d'acquisto. La Corte ha valutato se le istituzioni avessero identificato i settori in cui attuare tale cooperazione, compresa la valutazione comune delle proprie politiche immobiliari, e se tale cooperazione sia stata efficace.

40. In risposta alle ripetute raccomandazioni della Corte per una maggiore cooperazione interistituzionale, i segretari generali delle istituzioni hanno creato un gruppo di lavoro sulla politica immobiliare e, nel giugno 2001, hanno approvato le proposte da esso presentate per migliorare la cooperazione interistituzionale (28). Le proposte concrete riguardavano il maggiore scambio d'informazioni, la definizione di una strategia comune per le relazioni con le autorità pubbliche degli Stati membri ospitanti, ivi compresa la conclusione di «accordi sulle sedi istituzionali» per stabilire i ruoli e le responsabilità rispettive delle istituzioni e degli Stati membri ospitanti, l'assistenza reciproca ed una valutazione dell'impatto ambientale degli edifici, che porti ad iniziative interistituzionali sulla ristrutturazione e gestione degli immobili.

41. Sono stati istituiti gruppi di lavoro interistituzionali sulle questioni immobiliari che si riuniscono regolarmente a Bruxelles e Lussemburgo, che però non sono stati in grado di produrre valide iniziative comuni o notevoli risparmi (29). In alcuni casi specifici, tuttavia, degli spazi per uffici sono stati subaffittati da un'istituzione all'altra. La cooperazione tra la Commissione ed il Parlamento relativa alla condivisione degli uffici di rappresentanza negli Stati membri e tra la Commissione ed il Consiglio per quanto riguarda l'Infopoint a Bruxelles e gli uffici affittati a New York e Ginevra è stata fruttuosa. I due Comitati hanno creato servizi comuni che gestiscono settori d'interesse comune. Tale cooperazione interistituzionale ha permesso una pianificazione congiunta della politica immobiliare ed una comune valutazione dei fabbisogni dei Comitati. In altri settori di interesse comune non vi è stata però cooperazione interistituzionale. L'audit della Corte ha mostrato che le istituzioni non hanno effettuato alcuna valutazione, comune o individuale, delle proprie politiche immobiliari.

Riquadro 7Una parte dell'ampliamento dell'edificio principale della Corte di giustizia a Lussemburgo, il cui completamento è previsto per il 2008, è in costruzione su un terreno precedentemente occupato dall'edificio «Cube» della Commissione. Il «Cube» ospitava il centro informatico della Commissione. La Commissione, pur essendo consapevole già dal 1999 della necessità di lasciare il Cube, non è stata in grado di trovare un edificio sostitutivo fino al 2004, contribuendo così a ritardare il progetto della Corte di giustizia.Sebbene il complesso Belliard 99-101 sia stato liberato nel 1998, le istituzioni [prima il Parlamento e successivamente i Comitati, a cui il Parlamento ha richiesto di subentrare nel suo contratto (30)] hanno continuato a pagare un canone di locazione annuo di circa 6 milioni di euro sino al 2004 per un edificio non occupato.

42. A parere della Corte, le istituzioni, e in particolare la Commissione, dovrebbero stipulare «accordi sulle sedi istituzionali» con le autorità dei paesi ospitanti. Per nessuna delle principali sedi istituzionali sono stati conclusi accordi di questo tipo. Le singole istituzioni hanno continuato a negoziare separatamente i propri progetti immobiliari con i paesi ospitanti ed hanno ottenuto condizioni diverse.

43. Le istituzioni non hanno effettuato la valutazione interistituzionale dell'impatto ambientale degli edifici, nonostante vi fosse una raccomandazione in proposito da parte dei segretari generali. La Commissione ha tuttavia realizzato alcune iniziative nel quadro del sistema comunitario di ecogestione e audit (31), che altre istituzioni stanno ora iniziando ad applicare, ed ha svolto audit ambientali per alcuni dei suoi immobili. Il consumo di energia ed il rendimento energetico sono questioni importanti per le istituzioni al momento di pianificare gli immobili. Tuttavia, i progetti di costruzione immobiliare esaminati non sono stati sottoposti a studi di fattibilità tecnica, ambientale ed economica per quel che riguarda i sistemi e le tecnologie alternativi per migliorare il rendimento energetico degli edifici, come richiesto dalla specifica direttiva (32) in materia. Essi non sono neanche stati sottoposti ad un'analisi costi/benefici per le diverse opzioni per il riscaldamento, la ventilazione ed il condizionamento d'aria, tenendo conto dei costi stimati di manutenzione sul lungo termine e del consumo energetico. La Commissione ha tuttavia incluso nelle proprie procedure, nel 2004, la necessità di effettuare tale analisi costi/benefici e sta cominciando a definire una metodologia per valutare i costi totali sostenuti nell'arco di vita dell'edificio («costo nel ciclo di vita»). Si tratta di una questione che meriterebbe di essere trattata a livello interistituzionale.

44. L'attuazione delle politiche immobiliari comprende ambiti in cui le istituzioni richiedono assistenza dello stesso tipo (supporto tecnico architettonico, ingegneria, igiene, sanità ed ergonomia, gestione e sicurezza ambientale, normativa in materia di pianificazione ed edilizia, legislazione in materia di proprietà, pianificazione finanziaria). La maggior parte delle istituzioni assumono personale, o si avvalgono di esperti, per alcuni o per tutti questi settori specifici. Una cooperazione operativa permetterebbe quindi di condividere ed utilizzare meglio le competenze e di realizzare al tempo stesso economie di scala nell'acquisto di servizi. A tutt'oggi però non è ancora stata realizzata alcuna cooperazione di questo tipo in materia.

45. Come la Corte ha avuto modo di raccomandare in passato, le istituzioni dovrebbero avere un pieno controllo amministrativo, tecnico e finanziario dei rispettivi progetti immobiliari. Dovrebbero ricorrere a consulenti altamente qualificati, oppure sviluppare, internamente, competenze appropriate in un quadro interistituzionale (33). La cooperazione interistituzionale avrebbe potuto contribuire a migliorare settori quali la supervisione dei lavori ed il controllo della loro qualità. Si sarebbero potuti trarre insegnamenti dal tipo di riserve formulate nelle relazioni di accettazione degli immobili, dai difetti individuati dalle istituzioni dopo l'occupazione degli edifici e dai risultati dei diversi approcci adottati dalle istituzioni. Un approccio si basa sulla stretta supervisione dell'esecuzione dei progetti da parte dei servizi interni dell'istituzione o di consulenti esterni. L'utilizzo congiunto di competenze interne ed esterne da parte del Parlamento e della Corte di giustizia si è dimostrato una buona prassi. Un altro approccio, seguito principalmente dalla Commissione, si concentra sul controllo dei risultati finali per quel che riguarda gli standard e le specifiche concordate.

46. I servizi giuridici ed i consulenti delle istituzioni hanno prodotto diverse relazioni dettagliate per contratti ed immobili specifici, esaminando vantaggi e svantaggi delle diverse formule per l'acquisizione degli immobili, ed hanno individuato rischi specifici, che avrebbero dovuto essere discussi in maniera congiunta da tutte le istituzioni. Le istituzioni non sono state in grado di elaborare insieme una formulazione standard per i contratti di uso più frequente. Dal momento che le istituzioni redigono i propri contratti separatamente, le esperienze precedenti e le competenze giuridiche non sono condivise. Il Parlamento ha tenuto conto delle carenze riscontrate nei precedenti progetti ed ha redatto disposizioni dettagliate in materia di supervisione dei lavori e di garanzie che avrebbero potuto essere utili per altre istituzioni.

47. La creazione, nel 2002, da parte della Commissione, di due uffici «per le infrastrutture e la logistica» a Bruxelles e Lussemburgo (rispettivamente OIB e OIL), che avrebbero dovuto fornire supporto ai servizi della Commissione e, potenzialmente, ad altre istituzioni comunitarie, non ha conseguito i risultati attesi per quanto riguarda il miglioramento della cooperazione interistituzionale. Solamente l'OIL ha stipulato «accordi sul livello dei servizi» (con la Corte dei conti ed il Centro di traduzione).

48. La Corte ha inoltre osservato che le competenze e le migliori prassi dell'OIB/OIL (ad esempio nel campo delle procedure, del software per la gestione delle superfici per uffici o dell'analisi dei rischi connessi ai contratti di locazione a lungo termine) sono state condivise tra loro o con le altre istituzioni solo in alcuni casi specifici.

49. Ogni istituzione affitta occasionalmente immobili per far fronte ad esigenze temporanee di sistemazione del personale fino al completamento dei rispettivi progetti principali. Al tempo stesso, altre istituzioni tengono «di riserva» delle superfici per uffici per far fronte ad eventi imprevisti, traslochi e rifacimenti periodici degli edifici, e ciò fa sì che esse dispongano, temporaneamente, di spazi per uffici in eccesso rispetto alle loro esigenze. Diverse iniziative interistituzionali finalizzate alla condivisione di superfici per uffici sono recentemente fallite per il fatto che edifici ritenuti accettabili per un'istituzione non soddisfacevano gli standard richiesti da un'altra (34).

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

50. Le istituzioni, pur soggette a diversi vincoli politici e di bilancio, sono riuscite a sistemare il proprio personale in condizioni adeguate. Nel corso degli ultimi anni, le istituzioni hanno migliorato la gestione delle loro politiche immobiliari, che però risente ancora di varie carenze riguardanti la pianificazione, il finanziamento, i costi e la cooperazione interistituzionale.

Pianificazione

51. Le istituzioni non hanno definito una comune politica immobiliare della Comunità e ciascuna ha definito la propria in maniera autonoma. La pianificazione imponeva di conciliare molti vincoli diversi, quali la natura pubblica dell'UE, la distribuzione del personale tra Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo, la dimensione dei servizi e delle istituzioni, la mancanza di stanziamenti dissociati, le diverse tipologie d'immobili e la necessità di trattare con proprietari ed investitori immobiliari terzi. Le istituzioni hanno dovuto anche far fronte al problema dell'impossibilità di prevedere le decisioni definitive in materia di allargamento (cfr. paragrafi 4-6 e 9).

Raccomandazione: dovrebbe essere definito un quadro coordinato pluriennale di politica immobiliare. Le autorità di bilancio dovrebbero essere informate in maniera adeguata e regolare sull'incidenza della politica immobiliare di ciascuna istituzione sul bilancio generale.

52. I vincoli sopra esposti spiegano il perché dei ritardi nelle sistemazioni definitive degli uffici e come mai si debba spesso ricorrere a sistemazioni intermedie ed a costose soluzioni a breve termine. La Corte ha rilevato che la pianificazione a lungo termine potrebbe essere migliorata (cfr. paragrafi 7-8).

53. Le istituzioni hanno privilegiato l'acquisto alla locazione degli immobili. Nonostante le precedenti raccomandazioni della Corte, esse non hanno applicato tale politica in maniera coerente ed hanno preso in locazione immobili con contratti a lungo termine privi di un'opzione di acquisto. Tali procedure rendono più oneroso il successivo acquisto (cfr. paragrafi 9-12).

Raccomandazione: le istituzioni dovrebbero continuare a coordinare i rispettivi calendari ed i mezzi per stimare i propri fabbisogni, in modo da evitare quanto più possibile la locazione a breve termine degli immobili. Le istituzioni dell'UE dovrebbero sempre cercare di stipulare contratti di locazione a lungo termine che includano un'opzione d'acquisto.

54. Le istituzioni hanno continuato a concentrare la quasi totalità dei loro immobili nel cosiddetto «quartiere europeo» di Bruxelles, anche se la Commissione ha adottato una strategia per la ricerca di sistemazioni in altre aree della città. La concentrazione ha prodotto economie di scala, ma ha contribuito a far lievitare i prezzi a causa della maggiore domanda immobiliare ed a ridurre la disponibilità di stabili in tale zona della città. (cfr. paragrafi 13-15).

Raccomandazione: dovrebbero essere ulteriormente sviluppate le recenti iniziative tese a diversificare gli spazi per uffici a Bruxelles.

55. Le informazioni disponibili per poter decidere sugli spazi per uffici e sulla loro gestione (ad esempio dati sulle superfici ad uso ufficio, sul costo degli immobili e sul personale da collocare) sono imprecise, rendendo difficile la valutazione dei fabbisogni e la pianificazione per il futuro (cfr. paragrafi 16-19).

Raccomandazione: le istituzioni dovrebbero definire metodi adeguati per valutare i loro fabbisogni immediati ed a breve termine. Le informazioni gestionali dovrebbero essere migliorate, definendo indicatori comuni e chiari. Dovrebbero essere sostenute, consolidate ed estese le iniziative già assunte dalle singole istituzioni e dai gruppi di lavoro interistituzionali.

Finanziamenti e costi

56. I prezzi pagati dalle istituzioni per la costruzione di immobili e per i lavori relativi ad edifici da esse occupati non sono stati tutti determinati in condizioni di libera concorrenza. Nel caso di quasi tutti i progetti presi in esame, i contratti sono stati conclusi mediante trattativa privata. L'insufficiente ricorso alle procedure di appalto non garantisce che gli immobili siano stati ottenuti al minor costo (cfr. paragrafi 21-23). La Corte ha trovato casi in cui le procedure negoziate non hanno permesso di ottenere il prezzo più conveniente (cfr. paragrafi 24-29).

Raccomandazione: tutti i contratti riguardanti la costruzione di immobili ed i lavori di ristrutturazione dovrebbero essere stipulati a seguito di gare d'appalto, assicurando la più ampia concorrenza. Se, in via eccezionale, viene fatto ricorso alla procedura negoziata, i prezzi dovrebbero essere basati sui costi di costruzione, comprendendo un ragionevole margine di profitto per gli operatori economici. Per la locazione e l'acquisto di edifici esistenti, occorre effettuare indagini di mercato quanto più ampie possibile. Le istituzioni dovrebbero fare in modo di beneficiare appieno delle esenzioni fiscali previste nel PPI.

57. L'attuale quadro giuridico non permette alle istituzioni di accendere prestiti. A fronte di tale vincolo, le istituzioni hanno dovuto ricorrere, per le loro acquisizioni immobiliari, a vari metodi di finanziamento complessi che determinano costi aggiuntivi rispetto al prestito diretto e sono meno trasparenti (cfr. paragrafi 32-38).

Raccomandazione: una migliore pianificazione di bilancio ed una maggiore flessibilità mediante l'utilizzo di stanziamenti dissociati faciliterebbero l'uso più razionale degli stanziamenti di bilancio ed una migliore gestione dei debiti e degli impegni a lungo termine delle istituzioni.

Cooperazione interistituzionale

58. La creazione dell'OIB e dell'OIL non ha prodotto i risultati attesi nel campo della cooperazione interistituzionale. Vi sono stati pochi «accordi sul livello dei servizi» e raramente vi è stato uno scambio di esperienze e prassi migliori tra le istituzioni. La Corte ha nondimeno individuato alcuni casi specifici di cooperazione interistituzionale e recenti iniziative positive per migliorarla. Non sono stati ancora conclusi «accordi sulle sedi istituzionali» globali con gli Stati membri ospitanti, per cui le istituzioni hanno dovuto negoziare di volta in volta, con condizioni e canoni differenti. In passato, le istituzioni non hanno preso in sufficiente considerazione gli aspetti ambientali, ma le iniziative recenti mostrano che viene prestata maggiore attenzione a tale aspetto. Le istituzioni non hanno effettuato alcuna valutazione, comune o individuale, delle rispettive politiche immobiliari (cfr. paragrafi 39-49).

Raccomandazione: le buone prassi e le iniziative assunte individualmente dall'una o dall'altra istituzione dovrebbero essere estese a tutte le istituzioni, in particolare per quel che riguarda gli aspetti tecnici, quali i contratti o la supervisione di progetti, e l'impatto ambientale. I risultati delle politiche immobiliari delle istituzioni dovrebbero essere valutati congiuntamente e dovrebbero essere ricercate nuove modalità per migliorare la cooperazione interistituzionale. Le istituzioni dovrebbero continuare a costituire gruppi di lavoro su materie che meritano un'attenzione interistituzionale, quali la definizione della metodologia per il «costo nel ciclo di vita». Stabilire una stretta collaborazione con le autorità dei paesi ospitanti dovrebbe essere un obiettivo essenziale della strategia immobiliare delle istituzioni.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 21 marzo 2007. Per la Corte dei conti Hubert WEBER Presidente

(1) Le spiegazioni riguardano la situazione in Belgio e le definizioni sono spesso semplificate rispetto alle definizioni giuridiche.

(2) Il costo annuo si basa sui pagamenti annui per affitti e canoni enfiteutici e sull'applicazione di un tasso di ammortamento del 4 % al valore degli immobili di proprietà. Tali superfici per uffici erano a disposizione di 44 006 persone (funzionari ed altre persone, quali gli esperti o i dipendenti esterni, che hanno bisogno di uno spazio di lavoro). Fonte: Comparaison des coûts entre les institutions dans le domaine immobilier (Raffronto fra i costi sostenuti dalle istituzioni in campo immobiliare), Gruppo interistituzionale «Comitato di preparazione delle questioni finanziarie e di bilancio» (CPQBF), giugno 2005.

(3) Conti annuali definitivi delle Comunità europee, volume I. Informazioni più dettagliate sulle spese immobiliari e sul valore degli immobili vengono fornite, ogni anno, in un allegato del bilancio generale dell'Unione europea (tabella D «Patrimonio immobiliare»).

(4) La Corte ha già trattato tale aspetto nella relazione speciale sulle politiche immobiliari delle istituzioni delle Comunità europee, paragrafo 7.2.2 (GU C 221 del 3.9.1979).

(5) Cfr. ad esempio: Politica immobiliare della Commissione 1996-2005, SEC(96) 1095 def. del 18 giugno 1996, aggiornata nel dicembre 2003 per Bruxelles, COM(2003) 755 def. del 10 dicembre 2003.

(6) Relazione del gruppo tecnico interistituzionale «Programmi immobiliari e condizioni di finanziamento», febbraio 1996.

(7) Fonte: Comparaison des coûts entre les institutions dans le domaine immobilier (Raffronto fra i costi sostenuti dalle istituzioni in campo immobiliare), CPQBF giugno 2005.

(8) Relazione speciale sulle politiche immobiliari delle istituzioni delle Comunità europee, sezione 7.5. Relazione annuale sull'esercizio 1987, paragrafo 10.51 (GU C 316 del 12.12.1988).

(9) Politica immobiliare della Commissione 1996-2005, SEC(96) 1095 def. del 18 giugno 1996, pag. 10.

(10) Simulazione di un'enfiteusi acquisitiva per 27 anni (con incremento annuo del 2 % e tasso di interesse al 5 %).

(11) Fonte: Seminario «Understanding the Brussels Office Market» (Capire il mercato degli immobili per uffici di Bruxelles), febbraio 2005, e Programmes pluriannuels de politique immobilière de la Commission à Bruxelles (Programmi pluriennali di politica immobiliare della Commissione a Bruxelles), OIB.

(12) Edifici Remard (8 256 m2), Wiertz 50 (2 837 m2), Montoyer 63 (9 681 m2) e Montoyer 75 (9 935 m2).

(13) Fonte: Comparaison des coûts entre les institutions dans le domaine immobilier (Raffronto fra i costi sostenuti dalle istituzioni in campo immobiliare), CPQBF giugno 2005.

(14) Articolo 116, paragrafo 1, e articolo 126, paragrafo 1, lettera h), delle modalità d'esecuzione.

(15) Comunicazione interpretativa della Commissione relativa al diritto comunitario applicabile alle aggiudicazioni di appalti non o solo parzialmente disciplinate dalle direttive appalti pubblici (GU C 179 dell’1.8.2006, pag. 2).

(16) Solamente per quattro progetti (tre del Consiglio ed uno del Parlamento) sono stati pubblicati avvisi d'informazione preventiva nella fase dell'indagine di mercato.

(17) Relazione annuale sull'esercizio finanziario 1987, paragrafi 10.51-55; Relazione speciale sulle politiche immobiliari delle istituzioni delle Comunità europee, paragrafo 7.5.

(18) L'articolo 4, paragrafo 3, del contratto quadro stabilisce che lo Stato deve ottenere l'accordo della Corte ad ogni fase di attuazione del progetto, ma non specifica precisamente come, ed in base a quali documenti, la Corte debba esprimere il proprio accordo o, aspetto ancor più rilevante, cosa avvenga in caso di mancato accordo. Cfr. anche la relazione speciale n. 5/2000 relativa alle spese immobiliari della Corte di giustizia, in particolare il paragrafo 16 (GU C 109 del 14.4.2000).

(19) A Bruxelles, l'IVA per l'edilizia è pari al 21 %; le imposte relative agli immobili variano tra il 10 ed il 15 % e l'imposta di registro sugli acquisti è del 12,5 %.

(20) Trèves 74, Belliard 93, Belliard 68.

(21) Una relazione di valutazione stilata da un consulente, basata sulle condizioni di mercato, indicava che il valore lordo sul mercato libero del Berlaymont sarebbe stato di circa 451 milioni di euro. Tenuto conto delle esenzioni fiscali della Commissione, il valore sarebbe stato di circa 379 milioni di euro. Il prezzo è stato fissato a 553 milioni di euro, compresi i lavori di ristrutturazione (centro conferenze, centro stampa, locali per i Commissari, apparecchiature multimediali) per 35 milioni di euro.

(22) Articolo 102 del regolamento finanziario.

(23) La presentazione di polizze di assicurazione obbligatoria a copertura delle responsabilità giuridiche del costruttore, previste dalla legislazione nazionale, è essenziale per il periodo di dieci anni («garanzia decennale») nel corso del quale il costruttore è responsabile. Le istituzioni hanno spesso accettato, nel contratto, di acquisire dal promotore i diritti derivanti dalla garanzia decennale per facilitare la cessione da parte del promotore alle banche del suo diritto ai pagamenti dovuti dalle istituzioni. Tuttavia, in diversi casi, ai promotori non sono state richieste polizze di assicurazione (ad esempio la Commissione le ha richieste solo per Euroforum ed i Comitati non le hanno richieste per alcuno dei loro edifici). Se dovessero insorgere problemi, le istituzioni disporranno di mezzi ridotti per ottenere soddisfazione. In tali casi, i reclami vanno rivolti ai subappaltatori. Nella maggior parte dei contratti è stato previsto l'obbligo di produrre certificati sulla qualità dei lavori, rilasciati da società autorizzate per il controllo tecnico. Tale buona prassi introduce una garanzia aggiuntiva per la corretta esecuzione dei lavori.

(24) Ai sensi dell'articolo 14 del regolamento finanziario, le Comunità e gli organismi da esse creati, non possono accendere prestiti.

(25) Conti annuali definitivi delle Comunità europee 2005. Tabella relativa alla locazione finanziaria e diritti analoghi, pag. 35.

(26) Ad esempio, nel caso dell'edificio Lex, il costo definitivo dell'investimento sarà determinato facendo riferimento al tasso d'interesse Euribor +1,125. Nel caso del D4-D5, il tasso d'interesse concordato è stato Euribor +0,650 (successivamente ridotto a Euribor +0,375). Per il finanziamento dei lavori specifici di ristrutturazione degli immobili presi in locazione dal Consiglio (Rolin e Woluwe Heights), che era un finanziamento a breve termine con possibilità di rimborso anticipato, sono stati concordati col promotore dei tassi d'interesse elevati (7 % – 6 %).

(27) Parere n. 10/2005 sulla proposta di regolamento del Consiglio recante modifica del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, paragrafo 21 (GU C 13 del 18.1.2006, pag. 1). Cfr. anche: relazione annuale sull'esercizio finanziario 1987, paragrafo 10.77; relazione speciale n. 5/2000 relativa alle spese immobiliari della Corte di giustizia; parere n. 4/97 sulla proposta di regolamento (Euratom, CECA, CE) del Consiglio che modifica il regolamento finanziario, del 21 dicembre 1977, applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, paragrafo 2.13 (GU C 57 del 23.2.1998).

(28) Cfr. risposte della Commissione al paragrafo 7.66 della relazione annuale sull'esercizio finanziario 2000 (GU C 359 del 15.12.2001).

(29) Cfr. «Report to the budgetary authority on benefits from interinstitutional cooperation» (Relazione all'autorità di bilancio sui benefici della cooperazione interistituzionale) dell'ottobre 2005.

(30) Cfr. relazione annuale sull'esercizio finanziario 2000, paragrafo 7.68.

(31) Regolamento (CE) n. 761/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio del 19 marzo 2001 (GU L 114 del 24.4.2001, pag. 1) e raccomandazione della Commissione del 10 luglio 2003 su un sistema comunitario di ecogestione e audit (GU L 184 del 23.7.2003, pag. 19).

(32) Direttiva 2002/91/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 dicembre 2002, sul rendimento energetico nell'edilizia (GU L 1 del 4.1.2003, pag. 65).

(33) Relazione annuale sull'esercizio finanziario 1999, paragrafo 6.30 (GU C 342 dell’1.12.2000).

(34) Ad esempio edifici Goldbell e J. Monnet a Lussemburgo.

ALLEGATO I ESECUZIONE DEL BILANCIO PER GLI ESERCIZI 2003-2005 Descrizione 2003 2004 2005 Stanziamenti di bilancio Storni Stanziamenti definitivi Risultato Stanziamenti di bilancio Storni Stanziamenti definitivi Risultato Stanziamenti di bilancio Storni Stanziamenti definitivi Risultato COMMISSIONE Affitti e canoni enfiteutici 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 Acquisto di beni immobili 0 0 0 0 n.a. n.a. 154 490 904 4 215 000 158 705 904 158 705 600 165 406 000 9 909 960 155 496 040 155 201 012 206 771 000 8 207 883 198 563 117 198 260 217 PARLAMENTO EUROPEO Affitti e canoni enfiteutici 56 219 900 –13 142 943 43 076 957 43 076 839 67 391 000 142 734 931 210 125 931 209 987 082 34 761 956 45 979 590 80 741 546 80 734 779 Acquisto di beni immobili 5 600 000 134 686 103 140 286 103 140 286 103 2 327 500 –23 000 2 304 500 2 304 085 0 98 059 966 98 059 966 97 876 424 Stanziamenti accantonati destinati agli investimenti immobiliari dell'istituzione 58 152 272 –58 152 272 0 44 942 471 –44 942 471 0 54 793 389 –54 793 389 0 119 972 172 63 390 888 183 363 060 183 362 942 114 660 971 97 769 460 212 430 431 212 291 167 89 555 345 89 246 167 178 801 512 178 611 203 CONSIGLIO Affitti e canoni enfiteutici 9 100 000 – 495 000 8 605 000 8 594 092 14 634 000 –1 554 000 13 080 000 13 073 791 17 200 000 –1 238 000 15 962 000 15 958 948 Acquisto di beni immobili 0 15 909 000 15 909 000 15 909 000 13 500 000 44 949 000 58 449 000 58 449 000 14 420 000 89 950 000 104 370 000 104 370 000 9 100 000 15 414 000 24 514 000 24 503 092 28 134 000 43 395 000 71 529 000 71 522 791 31 620 000 88 712 000 120 332 000 120 328 948 CORTE DI GIUSTIZIA Affitti e canoni enfiteutici 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 Acquisto di beni immobili 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 9 436 500 561 925 9 998 425 9 998 425 33 867 000 9 622 300 43 489 300 43 327 934 9 669 000 639 447 10 308 447 10 298 891 COMITATO ECONOMICO E SOCIALE EUROPEO Affitti e canoni enfiteutici 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 Acquisto di beni immobili 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 10 378 510 1 620 957 11 999 467 11 936 819 11 160 000 3 235 409 14 395 409 14 141 891 8 791 580 5 727 300 14 518 880 14 508 882 COMITATO DELLE REGIONI Affitti e canoni enfiteutici 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 Acquisto di beni immobili 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 464 490 518 364 5 982 854 5 957 904 6 625 340 2 229 224 8 854 564 8 660 069 5 987 619 2 140 600 8 128 219 8 116 253 CORTE DEI CONTI Affitti e canoni enfiteutici 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 427 000 – 290 000 2 137 000 1 920 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 Acquisto di beni immobili 0 0 0 0 500 000 150 000 650 000 650 000 0 0 0 0 2 713 000 142 000 2 855 000 2 854 996 2 927 000 – 140 000 2 787 000 2 570 241 2 571 000 – 227 500 2 343 500 2 221 446 TOTALE 311 555 576 85 863 134 397 418 710 397 319 778 362 780 311 166 021 353 508 981 744 507 715 105 354 965 544 194 445 897 532 995 675 532 345 840

ALLEGATO II ELENCO DEGLI IMMOBILI PRESI IN ESAME NELLA PRESENTE RELAZIONE Commissione Bruxelles Berlaymont SPA3 Mondrian Commissione Lussemburgo Euroforum Hitec Parlamento Bruxelles D4-D5 Atrium II Remard Wiertz 50 Montoyer 63 Parlamento Lussemburgo Towers A e B Goldbell KAD Parlamento Strasburgo IPE1, 2 e 3 Comitati Bruxelles Belliard 99-101 Trèves 74 Belliard 93 Belliard 68 Consiglio Bruxelles Lex Woluwe-Heights Rolin Corte di giustizia Lussemburgo Ampliamento del Palais Geos Tbis Allegro

RISPOSTE DEL PARLAMENTO EUROPEO 11. Riquadro 1. Il prezzo pagato dal Parlamento europeo per l'acquisto degli edifici IPE 0, 1, 2 e 3 è stato il risultato di un complesso negoziato cui hanno partecipato più soggetti, in particolare la città di Strasburgo e lo Stato francese in quanto paese ospite della sede dell'istituzione. Nel definire questo prezzo, sono stati presi in considerazione tutti gli elementi del fascicolo: i vincoli giuridici derivanti dal modulo di finanziamento prescelto per la costruzione degli immobili, il prezzo del terreno, la presenza di investitori privati nei negoziati in quanto proprietari degli immobili, la definizione del valore degli immobili, i vincoli di bilancio della città di Strasburgo e la partecipazione dello Stato francese. Benché i contratti firmati nel 1979 non contenessero una clausola sulla presa in considerazione dei canoni di affitto pagati dall'istituzione nel caso di eventuale acquisto degli immobili (acquisto che all'epoca non era previsto), i canoni versati sono stati uno dei parametri del negoziato per la fissazione definitiva del prezzo di acquisto degli edifici. 17. La necessità di nuovi locali fu valutata nel 2001 dopo un'analisi dei dati disponibili ed è stata integrata nella pianificazione a lungo termine. Le stime e la pianificazione furono poi aggiornate costantemente tra il 2001 e il 2005, al fine di tener conto del mutamento del fabbisogno noto di spazi d'ufficio dovuto ad una serie di ragioni: a) le decisioni sulla creazione dei posti hanno carattere annuale, non pluriennale; b) esigenze specifiche derivanti dall'aumento del numero di lingue ufficiali, di Stati membri e del personale (le cifre furono stimate in modo più preciso in seguito ad una valutazione dettagliata); c) l'aumento delle prerogative del Parlamento in seguito al trattato di Nizza. Il segretariato generale ha subito una significativa riorganizzazione, al fine di rafforzare il sostegno ai membri (la cosiddetta politica «alzare il tiro»). Nonostante una maggiore produttività, l'organico globale è aumentato ed è stata modificata la distribuzione del personale tra Lussemburgo e Bruxelles. Inoltre, lo scenario del 2001 prevedeva la messa a disposizione degli edifici D4 e D5 nel 2004/2005. Esso è stato poi rivisto per vari motivi: l'esigenza di rispettare pienamente la legislazione europea in materia di appalti pubblici; le difficoltà inerenti al negoziato di un appalto così complesso; il tempo necessario per garantire che quest'enorme complesso fosse integrato nell'area circostante in modo da tener conto delle preoccupazioni del quartiere. 43. L'assenza di uno studio volto a migliorare il rendimento energetico degli edifici è dovuto ai progetti analizzati dalla Corte (allegato II delle osservazioni): riguardano edifici che sono affittati dal Parlamento (Remard, Wiertz 50, Montoyer 63, Torri A e B, Goldbell), o edifici affittati in origine dal Parlamento e acquistati solo in seguito (KAD, IPE 0, 1, 2 e 3) o infine edifici che sono stati il risultato di una consultazione pubblica e formano oggetto di contratti di acquisto o di enfiteusi (D4-D5 e Atrium). Il Parlamento non ha partecipato alla definizione preliminare dell'edificio Atrium, ma ha ottenuto l'installazione di sistemi solari e di recupero energetico negli edifici D4-D5. Altri progetti sono stati inoltre sottoposti a dettagliati studi ambientali. Il più recente è l'estensione dell'edificio KAD a Lussemburgo ma, sin dal 1992, il Parlamento aveva chiesto di esplorare le possibilità di utilizzare impianti di climatizzazione ecologici nell'edificio LOW. 51 e 58. La Corte raccomanda il rafforzamento della cooperazione interistituzionale soprattutto in ordine alla pianificazione a lungo termine del soddisfacimento del fabbisogno delle istituzioni, alla definizione di una politica immobiliare comune e, in generale, ad uno scambio d'informazioni per quanto riguarda la prassi di ciascuna istituzione nel settore immobiliare. Il Parlamento europeo condivide queste preoccupazioni. A questo proposito occorre ricordare che, nella sua risoluzione del 26 settembre 2006 sul discarico sull'esecuzione del bilancio 2004, il Parlamento ha incaricato la propria amministrazione «d'intesa con le altre istituzioni dell Unione, di elaborare una relazione in cui si valuti la possibilità di istituire un'autorità europea per l'attività immobiliare cui conferire i compiti connessi con la costruzione e la manutenzione degli edifici delle istituzioni e degli organi dell'UE». La relazione dovrà essere presentata alla commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento entro il 1o ottobre 2007. 58. Cfr. supra, risposta al punto 51.

RISPOSTE DEL CONSIGLIO Nota in calce 25. I tassi di interesse per la sistemazione degli edifici Rolin e Woluwe Heights dovrebbero essere comparati ad un finanziamento a beve termine con possibilità di rimborso anticipato. Nei due casi il Consiglio si è avvalso di tale possibilità e i costi totali della sistemazione di detti edifici sono stati rimborsati nell'anno di realizzazione dei lavori o l'anno successivo. Alla luce di tali elementi, i tassi di interesse praticati non dovrebbero essere considerati elevati. 43. Il segretariato generale del Consiglio (SGC) suggerisce che la Corte dei conti, nel riferire le valutazioni d'impatto ambientale degli edifici, prenda atto delle azioni intraprese dall'SGC in questo settore, tra cui figura in particolare quanto segue: a) l'edificio Justus Lipsius è stato oggetto di un controllo approfondito del consumo energetico effettuato nel 2006 sotto la supervisione dell'«Institut Bruxellois de la Gestion de l'Environnement»; a titolo di esempio si rilevi che l'edificio ha attualmente il più grande impianto di produzione di elettricità fotovoltaica della Regione di Bruxelles-Capitale; b) l'edificio Lex è stato oggetto di uno studio approfondito al fine di migliorarne i risultati in termini di sviluppo sostenibile. Vari elementi hanno prodotto una netta riduzione della CO2 prodotta dall'edificio (cogenerazione, pompe di calore, spegnimento automatico delle luci, ecc.).

RISPOSTE DELLA COMMISSIONE SINTESI I–III. La Commissione sta attualmente riformulando la sua politica immobiliare a Bruxelles e a Lussemburgo e la nuova comunicazione in merito sarà adottata prima della pausa estiva del 2007. La Commissione ritiene che per migliorare in modo sostenibile l'efficienza e l'efficacia della propria politica immobiliare, nonché la qualità della vita del suo personale e dei residenti, sia necessario apportare in futuro alcuni cambiamenti strutturali. Nella revisione della sua politica immobiliare, incentrata sull'obiettivo di sistemare il personale in un numero minore di edifici di maggiore capienza, la Commissione terrà conto di diversi aspetti: l'economicità, l'evoluzione del prezzo medio al metro quadrato del mercato degli uffici, i tassi di disponibilità di immobili adibiti ad uffici, l'evoluzione in termini di ubicazione, di superficie occupata e di modalità di occupazione, le esigenze future. La Commissione valuterà i risultati della sua politica di acquisizione degli immobili e le conseguenze che bisognerà trarne: è necessario che la Commissione definisca una politica di manutenzione e di rinnovo degli edifici per conservare il livello delle sue proprietà e, qualora gli edifici raggiungano la fine del loro ciclo di vita, attui una strategia che comprende la demolizione e la ricostruzione. Inoltre, negli ultimi anni si è prestata maggior attenzione all'aspetto della sicurezza, il che ha ulteriormente rafforzato il desiderio della Commissione di promuovere un uso misto dei suoi edifici. Infine la Commissione valuterà la sua cooperazione con le autorità locali. IV. La Commissione ha definito un quadro a lungo termine per la politica immobiliare, ossia il quadro politico pluriennale (MAPF), un piano continuativo discusso annualmente con una prospettiva di 5-10 anni. In aggiunta alla sua partecipazione ai due gruppi di lavoro interistituzionali a Bruxelles e a Lussemburgo (1), la Commissione è disposta a valutare se tale quadro possa costituire la base di un quadro interistituzionale. V. La Commissione dà assoluta priorità all'acquisto o alla locazione con contratti a lungo termine, e ha concluso contratti a breve scadenza solo in casi eccezionali. La politica volta a stipulare contratti a lungo termine orientati all'acquisto deve iscriversi in una politica chiara sui poli urbani nei quali sviluppare la presenza della Commissione. A Bruxelles si concludono contratti a lungo termine, nel caso si voglia acquistare un edificio nell'ambito del regime con pagamento dilazionato. I contratti a più breve termine, di circa 15 anni, sono firmati per prendere gli edifici in usufrutto, una formula che si è dimostrata economicamente sana. A Lussemburgo, i contratti a breve termine sono conclusi solo in attesa che sia completata la costruzione del JMO2. Altrimenti, si stipulano contratti a lungo termine con opzione d'acquisto. VI. La Commissione intende continuare ad applicare e a sviluppare ulteriormente la sua politica di diversificazione, la quale deve essere vista nel quadro di una strategia a lunghissimo termine che tenga conto di fattori quali le esigenze future, la mobilità e il contributo del paese ospitante. VII. I servizi della Commissione stanno attualmente preparando una comunicazione sulla politica immobiliare che prevede una nuova procedura per individuare edifici adeguati da affittare o acquistare, nell'ambito della quale sarà anche effettuata una ampia consultazione del mercato. Tuttavia, la Commissione è in grado di negoziare e concludere accordi a prezzi equivalenti o persino inferiori ai prezzi di mercato, e ottiene buoni risultati anche rispetto ad altri soggetti privati o istituzionali presenti negli stessi luoghi. VIII. Oltre ad aver ottenuto stabilità tramite la sua politica di acquisizione, la Commissione ha anche attuato nuove modalità di finanziamento delle acquisizioni. Gli acquisti con pagamenti dilazionati risultano sia giuridicamente che finanziariamente più semplici da attuare dei precedenti contratti enfiteutici. IX. La Commissione tiene molto alla cooperazione interistituzionale in tutti i settori (tra cui questioni ambientali e energetiche, pianificazione, metodologia per la stima delle esigenze, migliori prassi). X. Come indicato ai paragrafi da 50 a 58, la Commissione intende dare seguito alle raccomandazioni della Corte nel quadro della nuova politica immobiliare che sarà adottata dal Collegio entro quest'anno. OSSERVAZIONI 6. La Commissione ha pubblicato due comunicazioni (2) sulle esigenze del personale a seguito degli allargamenti UE-10 e UE-2. Queste comunicazioni sono servite come base per le richieste annuali e, quindi, anche per le previsioni relative alle superfici ad uso uffici. 8. primo trattino. Cfr. la risposta al paragrafo 6. 8. secondo trattino. In stretta cooperazione con gli Uffici infrastrutture e logistica, la DG ADMIN sta attualmente elaborando una strategia a lungo termine per sopperire alle sue esigenze immobiliari (fino al 2025) sia a Bruxelles che a Lussemburgo, nell'ambito della quale si opererà una riflessione anche sui siti alternativi o su soluzioni complementari ai poli esistenti per la Commissione a Bruxelles. 9. La Commissione continuerà ad insistere affinché le istituzioni definiscano e attuino una politica immobiliare congiunta, o perlomeno integrata. Questa cooperazione non è tuttavia sempre possibile, in quanto ogni istituzione ha le sue specifiche esigenze e priorità, ma sono stati compiuti progressi. A Bruxelles tutte le istituzioni partecipano al gruppo di lavoro interistituzionale sulle infrastrutture, la logistica e i servizi interni (ILISWG), il cui mandato comprende anche lo scambio di informazioni sull'evoluzione del mercato immobiliare e sul fabbisogno delle istituzioni. A Lussemburgo tutte le istituzioni cooperano tramite un collegio dei capi d'amministrazione e un gruppo di lavoro interistituzionale sugli immobili. 10. La politica di acquistare gli edifici invece di affittarli è relativamente nuova, e il 38 % della superficie è ancora in locazione a causa di obblighi a lungo termine contratti in passato. Allo stesso tempo, l'acquisto di un edificio non è sempre la migliore soluzione (ad esempio il caso dell'edificio che accoglie l'infrastruttura per le tecnologie di informazione e comunicazione, in quanto un edificio di questo tipo diventa rapidamente obsoleto dal punto di vista tecnologico) e la locazione potrebbe quindi dimostrarsi una soluzione più efficace. In casi eccezionali, l'acquisto potrebbe perfino non essere possibile (vedi risposta al paragrafo 27, riquadro 3). Infine, il protocollo sui privilegi e le immunità (PPI) offre esenzioni anche in casi diversi dalla proprietà, ad esempio qualora un edificio sia preso in usufrutto. 11. La Commissione ha acquistato un edificio che precedentemente affittava (il suo centro di conferenze CCAB). Nel caso delle locazioni, anche se l'edificio è ammortizzato (dal punto di vista finanziario) il proprietario ha l'obbligo legale di mantenerlo in buone condizioni d'uso, a sue spese e per tutto il periodo di locazione. Pertanto, le possibilità di negoziare una riduzione del canone di affitto durante la durata del contratto sono alquanto ridotte. Inoltre, quando si stipulano contratti a lungo termine il livello dell'affitto comporta già una riduzione rispetto a locazioni a breve termine. Infine, i livelli di affitto sono dettati dalle condizioni del mercato e, pertanto, anche quando il contratto prevede una revisione, questa deve essere calcolata in base agli attuali livelli di affitto e non solo in base all'ammortamento. Ciò nonostante, quando è possibile la Commissione rinegozia gli affitti. Nel 2005, ad esempio, il contratto per SC15 è stato rinegoziato e prorogato prima di giungere a scadenza. La rinegoziazione ha comportato una riduzione dell'affitto di circa il 40 %. 12. riquadro 2. L'edificio Mondrian appartiene a un fondo tedesco il cui principale interesse consiste nel produrre un flusso di cassa stabile e a lungo termine. Pertanto, nonostante i tentativi della Commissione, il proprietario non era interessato a vendere l'edificio. La Commissione ha tuttavia preso l'edificio in usufrutto in quanto, all'epoca, era l'unico edificio della zona a soddisfare le esigenze della Commissione in termini di dimensioni, qualità e ubicazione, per via della sua vicinanza all'ufficio SDME nel quale sono sistemate altre parti della stessa direzione generale. È difficile, tuttavia, effettuare un paragone rigido tra le condizioni di un usufrutto e quelle di un'enfiteusi. 13-14. La Commissione ha più volte ufficialmente dichiarato che preferisce una combinazione di sedi centrali e periferiche per sistemare i suoi servizi, conformemente alla sua politica di ridurre la pressione sul «quartiere europeo». Nel quadro della politica attuale, la Commissione ha diversificato i suoi edifici. A Bruxelles, dove hanno sede l'82,5 % degli uffici della Commissione, l'82 % è situata nel «quartiere europeo» e il 18 % altrove, calcolando l'edificio Madou come esterno al «quartiere europeo» ma nella sua periferia prossima. A Lussemburgo, dove hanno sede il 17,5 % degli uffici, il 72 % si trova al Kirchberg e il 28 % altrove. Anche se la strategia immobiliare della Commissione nel «quartiere europeo» è piuttosto prevedibile, essa gode spesso di una buona posizione negoziale quando si tratta di superfici per le quali vi sono pochi candidati. La Commissione non si è limitata a sviluppare ulteriormente i siti di Beaulieu e di Genève a Bruxelles, ma sta anche valutando altre opzioni alla luce della definizione della sua nuova politica. Dopo aver definito una politica relativa all'ubicazione delle agenzie, la Commissione ha affittato un edificio per l'agenzia esecutiva della DG EAC. Questo edificio è situato a Evere, al di fuori quindi del «quartiere europeo». Di recente, inoltre, la Commissione ha affittato un edificio situato vicino alla stazione ferroviaria Nord (il Covent Garden, di 14 000 m2) destinato ad ospitare l'attività di valutazione del settimo programma quadro di ricerca. 15. La Commissione continua a credere in una cooperazione rafforzata con il paese ospitante. In Belgio, nel 2003 il direttore dell'OIB è stato nominato quale rappresentante della Commissione per discutere dello sviluppo del «quartiere europeo» con le autorità nazionali e partecipare alle riunioni del «Fonds Quartier européen». Dal 2005 una task force interistituzionale ad hoc si riunisce ogni due mesi con i rappresentanti delle autorità locali, regionali e federali per discutere di questioni attinenti alla politica immobiliare. A Lussemburgo, la Commissione è in questo momento (febbraio 2007) in procinto di negoziare un accordo con lo Stato del Lussemburgo per quello che sarà il suo principale edificio. L'accordo prevede la messa a disposizione gratuita di un terreno per la costruzione dell'edificio JMO2. Una volta che l'accordo sarà firmato, la Commissione definirà la sua politica immobiliare per il Lussemburgo. 17. Uno dei principi della nuova politica immobiliare prevede che la Commissione sia sistemata in un numero minore di edifici di maggiore capienza, in modo tale da compensare gli effetti dell'aumento annuale e incostante del personale assegnato alle DG e delle riorganizzazioni interne. I servizi della Commissione coinvolti (DG ADMIN, OIB e OIL) stanno elaborando una procedura basata sulla banca dati COMREF (una banca dati relativa al personale) per valutare il numero di persone da sistemare nei propri locali. Il fatto che l'edificio HITEC (5 000 m2) sia rimasto vuoto per circa un anno dipende più dai ritardi registrati nel processo di selezione dei traduttori a seguito dell'allargamento che dal fatto che la Commissione abbia sovrastimato il suo fabbisogno. 18. Il mandato dei gruppi di lavoro interistituzionali, sia a Bruxelles che a Lussemburgo, copre la definizione di indicatori e di criteri comuni e i rappresentanti della Commissione contribuiscono attivamente a questo sforzo. 19. La norma dei 35 m2 per persona è utilizzata a fini della pianificazione globale degli edifici. Primo trattino. La parte del manuale delle condizioni di abitabilità (Housing conditions manual), che riguarda i criteri di assegnazione dello spazio per le DG, è stata approvata dal comitato direttivo dell'OIB il 16 gennaio 2007. Una volta che il parere del comitato per la sicurezza e l'igiene sul luogo di lavoro di Lussemburgo sarà disponibile (verso la primavera 2007), anche il comitato direttivo dell'OIL approverà il documento. Esso sarà poi di applicazione sia nell'OIB che nell'OIL. Secondo trattino. Un approccio simile sarà adottato a Lussemburgo. 21-23. La Commissione ritiene che i lavori di ristrutturazione rientrino nella procedura negoziata utilizzata per reperire gli edifici, il che è del tutto conforme al Manuale delle norme applicabili all'immobile tipo (MIT). Se i lavori fossero effettuati da un altro contraente sotto la responsabilità della Commissione, vi sarebbe il rischio che la Commissione pagasse l'affitto per un edificio non conforme durante l'intero periodo di ristrutturazione. Inoltre, se il contraente non fosse in grado di eseguire tali lavori in modo adeguato e per tempo, ciò provocherebbe danni ancora maggiori agli interessi finanziari dell'UE. In caso di costruzione ex novo di un edificio su un terreno di sua proprietà o in caso di restauro di un edificio di sua proprietà (casi che potrebbero verificarsi a breve, a Lussemburgo per il JMO2 e a Bruxelles per Cornet-Leman), la Commissione indice una gara d'appalto di lavori. Per alcuni progetti immobiliari con finalità prettamente tecnica (cucine centralizzate, spazio archivi, centri dati, edifici per conferenze, edifici logistici), si è svolta una consultazione aperta sul mercato. La nuova politica immobiliare prevede un'ampia consultazione del mercato immobiliare, nel rispetto dei principi di concorrenza e trasparenza. 24. L'affitto di un edificio è determinato da condizioni di mercato dettate dall'offerta e dalla domanda, che dipendono in particolare dall'ubicazione e dal valore corrispondente, espresso in termini di prezzo del terreno. Come afferma giustamente la Corte, la definizione di un «ragionevole profitto per i promotori» si applica solo al caso di un edificio costruito per esigenze specifiche. Nel caso di un edificio costruito sul terreno di proprietà di una delle istituzioni, il prezzo pagato dovrebbe effettivamente corrispondere sostanzialmente ai costi sostenuti dal costruttore (compreso un ragionevole profitto). Il prezzo dovrebbe essere il risultato di diverse gare di appalto di lavori, forniture e servizi necessari per la costruzione dell'edificio. 27. Nel 2003 la Commissione ha adottato la politica di acquistare o affittare edifici invece che di farli costruire appositamente: di conseguenza, la Commissione ha scelto di pagare prezzi a condizioni di mercato, invece di finanziare i costi di costruzione. Il prezzo effettivo dipende, in ultima istanza, da fattori oggettivi (ubicazione, dimensioni, qualità, condizioni del mercato) nonché da fattori soggettivi, quali le priorità del venditore e dell'acquirente e i vincoli finanziari ai quali entrambi sono soggetti. Talvolta la Commissione può sfruttare la sua posizione negoziale, ad esempio per grandi edifici come Madou, nel senso che la Commissione è uno dei pochi soggetti in grado di affittare o acquistare l'edificio per intero. Riquadro 3. Per quanto riguarda SPA3, la valutazione del consulente è solo uno degli elementi indicativi del fascicolo negoziale. Il prezzo finale è appunto il risultato di una negoziazione. E anche se vi sono stati errori nella valutazione degli esperti, questi hanno influenzato la valutazione in entrambi i sensi e la disparità rispetto al prezzo pagato è stata del 4 %, una percentuale che si ridurrà entro un margine accettabile. Come indicato nella risposta al paragrafo 12, riquadro 2, la posizione negoziale della Commissione era limitata in quanto il Mondrian era l'unico edificio accettabile in grado di soddisfare le esigenze della DG RTD, ossia di essere raggruppata in due grandi edifici (mentre in passato la DG era sparpagliata su 5 edifici). Inoltre, grazie alle dimensioni dell'edificio (circa 20 000 m2) sono state realizzate economie operative (manutenzione, sicurezza) e, in considerazione anche della qualità dell'immobile, la Commissione ritiene di aver fatto un buon affare. L'edificio ha consentito alla Commissione di conseguire gli obiettivi fissati nella comunicazione del 2003 sulla politica immobiliare [COM(2003) 755]: raggruppare i servizi in edifici più grandi e più capienti e fornire al personale un ambiente lavorativo di alta qualità. 29. Il memorandum di intesa tra il Belgio e la Commissione ha fissato i principi generali della politica di ristrutturazione del Berlaymont. Un secondo documento più dettagliato è stato firmato dalla Commissione, dal Belgio e dalla SA Berlaymont 2000 il 17 luglio 2001 per definire con precisione i prezzi, le scadenze e gli standard di qualità. Se il prezzo fosse stato negoziato sulla base dei costi di costruzione e di ristrutturazione, sarebbe risultato molto maggiore. Secondo SA Berlaymont 2000, il costo totale dell'edificio è di circa 670 milioni di euro, esclusi i 125 milioni di euro per la rimozione dell'amianto. Le rate per l'enfiteusi, invece, sono state fissate in base a un valore di 553 milioni di euro. 30. Al momento di prendere in esame un edificio, la Commissione richiede certificati obbligatori e polizze di assicurazione. Dal 2004, si prevede sistematicamente una polizza fideiussoria di 10 anni prestata a garanzia per gli edifici acquistati dalla Commissione (Berlaymont, Madou e Beaulieu 25). In presenza di difetti sostanziali, vengono bloccati sia l'accettazione preliminare dell'edificio che i corrispondenti pagamenti. Difetti minori che si possono riparare nell'intervallo tra l'accettazione provvisoria e quella finale sono coperti da una percentuale della garanzia finanziaria prestata dal contraente (di norma intorno al 5 % della garanzia di esecuzione). Se, dopo l'accettazione definitiva, appare un difetto cospicuo, si applica la garanzia decennale o la pertinente garanzia sulle attrezzature. Riquadro 5. Per quanto riguarda Euroforum, sono state seguite le procedure previste per il sito di Lussemburgo relative alla consegna dei lavori e allo svincolo delle garanzie. Una prima garanzia, relativa alla consegna puntuale (in questo caso 500 000 euro) è stata svincolata tre mesi dopo l'occupazione dell'edificio e solo dopo che Euroforum SA ha pagato un'ammenda di 93 000 euro per il ritardo nella consegna dell'edificio. Il 95 % di una seconda garanzia, la garanzia di esecuzione dei lavori e degli impianti (in questo caso 2 500 000 euro) è stato svincolato 17 mesi dopo l'accettazione (3) e l'occupazione dell'edificio, dopo che Euroforum SA ha riparato tutti i difetti sostanziali. Infine, una garanzia per il restante 5 % (125 000 euro) è stata trattenuta per le riparazioni di alcuni difetti di minore entità. Anche se l'importo è stato considerato sufficiente, a conferma quindi dell'approccio seguito, la Commissione è disposta ad adottare le buone prassi del Parlamento. Oltre alle garanzie di cui sopra, una polizza di assicurazione obbligatoria imposta dal contratto per l'edificio Euroforum copre la responsabilità del costruttore nei due anni e nei 10 anni successivi alla consegna. 31. La durata di questo periodo è un compromesso tra la completezza dei controlli e il desiderio dell'istituzione di occupare l'edificio, e dipende dalla complessità dei progetti e dalle risorse disponibili. La Commissione ritiene che un periodo di alcune settimane sia sufficiente per individuare i difetti sostanziali, mentre i difetti minori possono essere coperti dalla garanzia finanziaria e i difetti sostanziali ma nascosti possono essere coperti dalla garanzia decennale. In ogni caso, tutti i controlli vitali relativi alla salute e alla sicurezza sono completati e verificati da aziende certificate prima dell'occupazione dell'edificio. 33. Finora, la Commissione non ha mai appaltato direttamente la costruzione di un edificio per gli stessi motivi menzionati dalla Corte e, ovviamente, perché non è stato messo a disposizione alcun terreno. Per due progetti in cantiere (il JMO2 a Lussemburgo e l'asilo nido Cornet-Leman a Bruxelles) la Commissione, consapevole del vantaggio fiscale, coopererà con le autorità nazionali per l'eventuale costruzione o ristrutturazione. 34. La Commissione ritiene che, anche se la nuova struttura finanziaria è costata alcuni punti base, i margini ottenuti sono tuttavia molto competitivi se paragonati ad altre strutture. 36. A seguito dell'introduzione della nuova procedura (regime di pagamenti dilazionati), nel 2006 il tasso di finanziamento per l'edificio Madou è stato fissato a un margine negativo del -0,01 %, in base alla curva del tasso swap. Per l'acquisto dell'edificio Beaulieu 25, nel 2006 il margine rispetto alla curva del tasso swap fisso era pari al +0,008 %. Riquadro 6. L'analisi di questo caso deve essere inquadrata in un contesto storico. Dopo prolungati negoziati, nel 2001/2002 è stato raggiunto un accordo globale che è stato sottoposto all'ACPC (4) il 28 agosto 2002. L'ACPC ha dato un parere favorevole il 4 dicembre 2002. Si tratta di condizioni favorevoli per la Commissione, dal punto di vista sia economico che funzionale (grazie a un notevole raggruppamento dei servizi). La riapertura dei negoziati dopo 6 mesi sarebbe stata difficile per la Commissione, in quanto quest'ultima aveva urgenza di abbandonare l'edificio CUBE (vedi risposta al paragrafo 41, riquadro 7), poiché si prevedeva che i lavori sarebbero durati sicuramente più di 12 mesi. Da allora, difatti, ogni qualvolta il progetto immobiliare si presti la Commissione negozia gli aspetti tecnici e funzionali separatamente da quelli relativi al finanziamento. Per il finanziamento, la Commissione consulta i mercati finanziari per ottenere il migliore risultato possibile. 37. Allorché gli stanziamenti si sono resi disponibili, la Commissione li ha utilizzati per effettuare pagamenti, preventivati o meno. Nel caso dei pagamenti non preventivati, questi hanno consentito alla Commissione di rinegoziare contratti enfiteutici o di accelerare il rimborso dei lavori di contratti, e solo dopo un'attenta analisi dell'equilibrio tra i risparmi e le penali. La Commissione ha potuto inoltre acquistare un edificio, realizzando così futuri risparmi per il bilancio dell'UE. 38. La Commissione applica le disposizioni del regolamento finanziario. 41. Un certo grado di coordinamento, in particolare per far fronte a esigenze nel breve termine, è sempre presente. A Bruxelles la Commissione ha concluso accordi speciali con il Comitato delle regioni (VM-2), il Parlamento europeo (MO75) e il Consiglio (Infopoint e asilo nido Dailly). A Lussemburgo sono stati conclusi accordi dello stesso tipo tra la Commissione e le altre istituzioni. La nuova politica immobiliare sarà il risultato di un'attenta riflessione e terrà conto, se necessario, delle osservazioni formulate nell'ambito dell'audit della Corte, dell'audit IAS in corso e delle indagini del personale. Riquadro 7. La Commissione ritiene che l'edificio CUBE sia un caso nel quale gli interessi delle due istituzioni coinvolte erano divergenti. L'elemento positivo è dato, tuttavia, dal fatto che a seguito di questa esperienza le istituzioni dell'UE a Lussemburgo hanno rafforzato la loro cooperazione al fine di migliorare l'armonizzazione della loro politica immobiliare. 42. La questione di un accordo globale sulle sedi è complessa e delicata in quanto la gamma di soggetti è molto ampia e la Commissione riconosce che non sono stati firmati accordi con le autorità belghe o lussemburghesi. In assenza di tali accordi, il protocollo sui privilegi e le immunità (PPI) ha colmato le lacune nella maggior parte dei casi e in ambiti specifici, ad esempio in materia di sicurezza, sono stati conclusi accordi di cooperazione ovviamente connessi alla politica immobiliare. 43. L'OIB ha iniziato ad attuare la metodologia nel «costo nel ciclo di vita» (life cycle cost), al fine di valutare il costo totale sostenuto nell'arco di vita dell'edificio, che comprende gli aspetti energetici e ambientali. Questo approccio si prefigge principalmente di valutare, monitorare e gestire tutti i costi relativi all'occupazione di un edificio. La metodologia dovrebbe essere definita nel 2007 e una bozza è già stata presentata alle altre istituzioni (Parlamento europeo, Consiglio e Comitati) nel settembre 2006. Dal 2006 la Commissione chiede al proprietario di presentare una relazione sull'efficienza energetica dell'edificio (una relazione di questo tipo è stata presentata per il Beaulieu 25 e lo SPA2)