Risoluzione del Parlamento europeo

del 5 maggio 2010

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l’esecuzione del bilancio dell’Accademia europea di polizia per l’esercizio 2008

IL PARLAMENTO EUROPEO,

visti i conti annuali definitivi dell’Accademia europea di polizia relativi all’esercizio 2008,

vista la relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell’Accademia europea di polizia relativi all’esercizio 2008, corredata delle risposte dell’Accademia [1],

vista la raccomandazione del Consiglio del 16 febbraio 2010 (5827/2010 — C7-0061/2010),

visti l’articolo 276 del trattato CE e l’articolo 319 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee [2], in particolare l’articolo 185,

vista la decisione 2005/681/GAI del Consiglio, del 20 settembre 2005, che istituisce l’Accademia europea di polizia (CEPOL) [3], in particolare l’articolo 16,

visto il regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 [4], in particolare l’articolo 94,

visti l’articolo 77 e l’allegato VI del suo regolamento,

visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni (A7-0075/2010),

A. considerando che l’Accademia è stata istituita nel 2001 e, a decorrere dal 1o gennaio 2006, trasformata in organismo comunitario ai sensi dell’articolo 185 del regolamento finanziario, e che a essa si applica quindi il regolamento finanziario quadro per le agenzie,

B. considerando che, nella sua relazione sui conti annuali dell’Accademia relativi all’esercizio 2006, la Corte dei conti ha espresso un giudizio con riserva sulla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, in quanto le procedure di aggiudicazione degli appalti non erano conformi alle disposizioni del regolamento finanziario,

C. considerando che, nella sua relazione sui conti annuali dell’Accademia relativi all’esercizio 2007, la Corte dei conti ha espresso un giudizio con riserva sia sull’affidabilità dei conti che sulla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti,

D. considerando che il 23 aprile 2009 il Parlamento europeo ha concesso il discarico al direttore dell’Accademia europea di polizia per l’esecuzione del bilancio dell’Accademia per l’esercizio 2007 [5] e che, nella sua risoluzione che accompagna la decisione sul discarico, ha tra l’altro:

- espresso viva preoccupazione per il fatto che la Corte dei conti aveva individuato casi in cui gli stanziamenti erano stati utilizzati per finanziare le spese private del personale dell’Accademia,

- invitato l’Accademia ad adottare norme dettagliate di attuazione, comprese le regole volte ad assicurare la trasparenza delle procedure di aggiudicazione degli appalti in conformità del regolamento finanziario,

- invitato la Commissione a esercitare una stretta supervisione sull’esecuzione del bilancio dell’Accademia,

- rilevato che l’Ufficio europeo di lotta antifrode (OLAF) aveva aperto un’inchiesta interna sull’Accademia,

E. considerando che, nella sua relazione sui conti annuali dell’Accademia relativi all’esercizio 2008, la Corte dei conti ha aggiunto una postilla al suo parere sull’affidabilità dei conti senza tuttavia formulare riserve al riguardo, mentre ha espresso un giudizio con riserva sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti,

1. ritiene che, in linea generale, le risposte dell’Accademia alle osservazioni della Corte dei conti siano anche questa volta insufficienti e i suoi propositi troppo vaghi e generici, e che, di conseguenza, l’autorità competente per il discarico non sia in grado di valutare con precisione se l’Accademia potrà effettivamente migliorare in futuro;

Problemi strutturali dell’Accademia

2. è dell’avviso che le ridotte dimensioni dell’Accademia rimettano in discussione la sua capacità di affrontare in modo efficace le complessità della regolamentazione finanziaria e dello statuto dell’Unione;

3. fa presente che l’ubicazione del segretariato dell’Accademia a Bramshill, a circa 70 km da Londra, presenta svantaggi soprattutto in termini di assunzione di personale e di carenze nei trasporti pubblici;

4. si chiede in che modo il nuovo direttore dell’Accademia potrà far fronte a questi problemi strutturali;

5. si interroga sull’opportunità di un’eventuale integrazione in Europol;

Governo dell’Accademia e trasparenza

6. considera non trascurabili i costi fissi della governance dell’Accademia, il cui consiglio di amministrazione è composto di 27 membri, quando l’Accademia ha alle sue dipendenze solo 24 persone (dati di inizio 2008);

7. rileva che l’Accademia non pubblica alcuna informazione relativa al consiglio di amministrazione sul proprio sito web; raccomanda pertanto, ai fini di una maggiore trasparenza, che l’Accademia inserisca sul proprio sito web un elenco dei membri del consiglio di amministrazione, con indicazioni dettagliate che consentano di contattare tutti i membri;

Affidabilità dei conti

8. si dichiara estremamente preoccupato in relazione al fatto che non tutti gli aggiustamenti relativi al periodo coperto dal sistema contabile manuale, posto in atto nel periodo intercorso tra la chiusura del vecchio sistema contabile ( 23 maggio 2008) e l’introduzione del nuovo sistema ABAC ( 14 luglio 2008), sono stati effettuati in tempo utile e che la qualità dell’informativa finanziaria per quanto concerne i riporti dall’esercizio precedente, l’uso delle entrate aventi destinazione specifica e il collegamento con talune cifre del bilancio finanziario 2007 mancavano di chiarezza;

9. esprime preoccupazione per il fatto che la coesistenza nel 2008 di due sistemi di gestione delle immobilizzazioni abbia determinato, a volte, una doppia registrazione degli attivi dell’Accademia e che non siano stati utilizzati etichette e numeri d’inventario unici;

10. si rammarica del fatto che, come la Corte dei conti sottolinea nelle sue osservazioni, un controllo ex post da parte di una società esterna non sia stata avviato neanche a metà del 2009 (a seguito delle conclusioni della Corte dei conti nella relazione sull’esercizio finanziario 2007, che denunciava casi di stanziamenti utilizzati per finanziare spese private); chiede all’Accademia di prendere tutte le misure necessarie per la realizzazione del controllo in parola quanto più rapidamente possibile, di modo che detta lacuna non sia più constatata nella relazione sui conti annuali dell’Accademia relativi all’esercizio 2009;

Debolezze nelle procedure di aggiudicazione degli appalti

11. prende atto di alcune irregolarità nella procedura di aggiudicazione di un contratto a un fornitore per un valore pari al 2 % circa delle spese operative; constata, in particolare, che detto contratto si basava su un altro tipo di contratto quadro previsto esclusivamente per i servizi di formazione; osserva inoltre che le clausole contrattuali consentivano all’Accademia di rinnovare o di estendere tale contratto senza alcuna limitazione;

12. sottolinea, come negli anni precedenti, la necessità che l’Accademia si attenga rigorosamente al regolamento finanziario e alla legislazione dell’Unione in materia di appalti pubblici, e migliori la propria gestione finanziaria;

Inosservanza delle norme applicabili alle spese per l’organizzazione di corsi

13. considera preoccupante il fatto che la Corte dei conti abbia individuato un elevato numero di casi di inosservanza delle norme amministrative e finanziarie applicabili alle spese per l’organizzazione di corsi e seminari, che rappresentano una quota significativa (64 %) delle spese operative dell’Accademia; prende atto che tali irregolarità riguardano principalmente la mancata giustificazione dei costi sostenuti, l’assenza di attestati di partecipazione ai corsi nonché la mancata fornitura delle fatture originali e dei documenti necessari per il rimborso delle spese di alloggio, come anche la mancata richiesta di informazioni concernenti le spese di viaggio degli esperti; ritiene inoltre che le risposte fornite dall’Accademia alle osservazioni della Corte dei conti e al relatore su questo punto siano estremamente vaghe e non possano quindi considerarsi soddisfacenti per l’autorità competente per il discarico; chiede all’Accademia di impegnarsi a migliorare tale situazione;

Riporto di stanziamenti

14. prende atto della constatazione della Corte dei conti secondo cui oltre 2700000 EUR (il 31 % del bilancio totale dell’Accademia) hanno dovuto costituire oggetto di riporti; è preoccupato pertanto in relazione a questa situazione contraria al principio dell’annualità e rivelatrice di debolezze nella programmazione e nel monitoraggio dell’esecuzione del bilancio dell’Accademia;

15. chiede all’Accademia di introdurre, nei futuri bilanci, stanziamenti dissociati destinati alle sovvenzioni, onde evitare possibili annullamenti;

Altre irregolarità

16. prende atto che la Corte dei conti ha evidenziato la mancanza di:

- un impegno giuridico in tre casi, per un valore complessivo di 39500 EUR,

- un impegno di bilancio prima dell’impegno giuridico in nove casi, per un totale di 244200 EUR;

chiede pertanto all’Accademia di impegnarsi a migliorare tale situazione e di informare al riguardo l’autorità competente per il discarico;

17. osserva che nei prossimi anni il discarico relativo all’esecuzione del bilancio dell’Accademia dovrà essere basato maggiormente sui risultati conseguiti dall’Accademia nel corso dell’anno;

Inchiesta dell’OLAF in corso

18. constata che nel 2008 l’OLAF ha aperto un’inchiesta interna sull’Accademia, dopo che la Corte dei conti e il Servizio di audit interno (IAS) avevano individuato casi di uso di fondi pubblici per scopi privati da parte del personale dell’Accademia; osserva che le informazioni fornite dall’Accademia nel 2009, su richiesta del Parlamento, riguardavano l’utilizzo di telefoni cellulari, la fornitura a favore di quest’ultimo di mobilio per gli alloggi del personale e servizi di trasporto gratuito verso aeroporti e stazioni ferroviarie; rileva che, secondo l’Accademia, gli importi in questione e lo stato di avanzamento della procedura per il loro recupero erano i seguenti:

- utilizzo di telefoni cellulari da parte del personale: 3405 GBP per il periodo aprile-dicembre 2007; sono stati recuperati tutti i costi,

- uso di vetture di servizio da parte del personale: 1157 GBP per il periodo luglio-dicembre 2007; sono stati recuperati tutti i costi e le vetture sono state nel frattempo vendute,

- mobilio: 6625 GBP per l’acquisto di mobilio nel 2007, che è stato nel frattempo venduto,

- servizi di trasporto gratuito verso aeroporti e stazioni ferroviarie a favore del personale: il costo per il 2007 è stato stimato a 9508 GBP, per il quale sono state avviate le procedure di recupero;

19. chiede all’Accademia e alla Commissione di informare senza indugio l’autorità competente per il discarico in merito ai risultati dell’inchiesta dell’OLAF;

Risorse umane

20. è preoccupato in relazione al fatto che per svolgere attività finanziarie sia stato sinora utilizzato personale temporaneo; rileva che solo nel 2009 l’Accademia ha pubblicato un avviso di posto vacante al fine di assumere un coordinatore per le norme di controllo interno e che i colloqui per l’assegnazione di questo posto erano previsti per l’inizio del 2010;

Audit interno

21. prende atto che, nella sua relazione di audit, l’IAS ha formulato 13 raccomandazioni (2 essenziali e 9 molto importanti) che riguardavano principalmente: la conformità con il regolamento finanziario per quanto attiene agli appalti pubblici, l’affidabilità della gestione, le immobilizzazioni (sistema d’inventario), la gestione delle delegazioni (le delegazioni devono essere pienamente documentate e riviste con regolarità), la gestione del bilancio, l’osservanza delle norme e dei principi contabili, le liste di controllo che garantiscono la coerenza e la documentazione dei controlli finanziari;

Piano d’azione che dovrebbe essere adottato dal consiglio di amministrazione e posto in atto dal direttore dell’Accademia entro il 30 giugno 2010

22. insiste affinché, in un primo tempo, il consiglio di amministrazione adotti rapidamente un piano d’azione volto a realizzare gli obiettivi stabiliti nell’allegato della presente risoluzione; chiede poi che il direttore dell’Accademia, in cooperazione con l’IAS e la direzione generale (DG) cui fa capo, elabori e faccia adottare dal consiglio di amministrazione misure concrete e un calendario per l’attuazione di detto piano; chiede pertanto all’IAS e alla DG di riferimento di fornire tutto l’aiuto necessario per determinare indicatori che consentano di valutare, a intervalli regolari, la realizzazione delle misure intraprese dall’Accademia; chiede inoltre che l’Accademia riferisca all’autorità competente per il discarico, entro il 30 giugno 2010, in merito alle misure concrete e agli indicatori adottati;

23. invita la Corte dei conti a trasmettere tempestivamente all’autorità competente per il discarico il suo parere, sotto forma di lettera, sull’attuazione del piano d’azione dell’Accademia;

24. rinvia, per le altre osservazioni di carattere orizzontale che accompagnano la decisione sul discarico, alla propria risoluzione del 5 maggio 2010 [6] sulle prestazioni, la gestione finanziaria e il controllo delle agenzie.

[1] GU C 304 del 15.12.2009, pag. 124.

[2] GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

[3] GU L 256 dell’1.10.2005, pag. 63.

[4] GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

[5] GU L 255 del 26.9.2009, pag. 157.

[6] Testi approvati, P7_TA-PROV(2010)0139 (cfr. pagina 241 della presente Gazzetta ufficiale).

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ALLEGATO

Piano d’azione che dovrebbe essere approvato dal consiglio di amministrazione e messo in atto dal direttore dell’Accademia entro il 30 giugno 2010

PROGRAMMAZIONE DI BILANCIO

1. Obiettivo

Migliorare la programmazione e il monitoraggio del bilancio e del funzionamento dell’Accademia.

Azione da intraprendere

Definizione, da parte del direttore, di un piano pluriennale che copra, per il periodo del suo mandato, i seguenti settori:

- prestazioni previste (risultati e impatto),

- relativo fabbisogno finanziario e previsioni di bilancio annuali,

- risorse umane necessarie per effettuare le prestazioni previste,

- risorse materiali da utilizzare per assicurare le prestazioni previste.

SISTEMI DI CONTROLLO INTERNO

2. Obiettivo

Migliorare la gestione finanziaria delle attività dell’Accademia, comprese quelle dei programmi finanziati con entrate aventi destinazione specifica (AGIS, ISEC e MEDA).

Azione da intraprendere

Revisione del sistema di gestione finanziaria (modifica degli attuali circuiti finanziari) per renderlo più uniforme ed efficace per le diverse attività svolte dall’Accademia. Con questo adeguamento si dovrebbe mirare anche a una migliore qualità delle informazioni fornite dai diversi gestori di programmi.

3. Obiettivo

Conformemente all’articolo 43 del regolamento finanziario quadro, convalidare formalmente tutte le procedure finanziarie e il nuovo sistema contabile.

Azione da intraprendere

L’ordinatore e i suoi delegati devono documentare formalmente i sistemi introdotti per fornire le informazioni finanziarie necessarie al contabile. Il contabile deve convalidare queste descrizioni di sistemi per garantire la qualità delle informazioni finanziarie che gli vengono fornite in vista della formazione dei conti annuali.

4. Obiettivo

Migliorare il sistema di controllo delle spese (punto 14 della relazione della Corte dei conti concernente l’esercizio finanziario 2008).

Azione da intraprendere

Adottare formalmente e applicare le procedure e/o liste di controllo efficaci per assicurare che le domande di pagamento presentate dalle entità che organizzano corsi a nome dell’Accademia siano conformi alle norme amministrative e finanziarie applicabili.

PERSONALE

5. Obiettivo

Coprire i posti vacanti in modo da raggiungere un livello "normale" di posti vacanti (ad esempio il 5 %).

Azione da intraprendere

- Adottare e mettere in atto piani annuali di assunzione durante gli anni coperti dal piano pluriennale di cui al punto 1.

- Adottare e applicare linee direttrici in materia di assunzione.

6. Obiettivo

Potenziare il dipartimento delle risorse umane.

Azione da intraprendere

Coprire nel corso dell’anno tutti i posti attualmente vacanti (o occupati da personale interinale) con agenti temporanei.

APPALTI PUBBLICI

7. Obiettivo

Migliorare il sistema dei controlli in materia di appalti pubblici.

Azione da intraprendere:

- Approvare e applicare un manuale di procedure per gli appalti pubblici e liste di controllo, in modo da assicurare la scelta di procedure appropriate e la loro corretta applicazione.

- Adottare e mettere in atto un piano annuale di acquisizione di beni e servizi.

VARIE

8. Obiettivo

Chiudere definitivamente la questione degli stanziamenti utilizzati per finanziare spese private.

Azione da intraprendere

Presentare una relazione finale elaborata da un revisore esterno dei conti che fornisca le seguenti informazioni:

- importo complessivo degli stanziamenti utilizzati per finanziare spese private,

- importi effettivamente recuperati sino ad oggi,

- per gli importi ancora in sospeso, probabilità di recupero e relativo calendario.

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