Comunicazione della Commissione al Parlamento Europeo, al Consiglio e alla Corte dei conti - Piano d'azione per il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nel contesto della gestione condivisa delle azioni strutturali /* COM/2008/0097 def. */





[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE | Bruxelles, 19.2.2008 COM(2008) 97 definitivo COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI Piano d'azione per il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nel contesto della gestione condivisa delle azioni strutturali COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONEAL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI Piano d'azione per il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nel contesto della gestione condivisa delle azioni strutturali 1. La Commissione considera una priorità assoluta l'esercizio delle proprie responsabilità in materia di esecuzione del bilancio a norma dell'articolo 274 del trattato CE. Infatti nel gennaio 2005 si è prefissata l'obiettivo strategico di ottenere una dichiarazione di affidabilità positiva da parte della Corte dei conti europea (qui di seguito "la Corte"), mentre nel gennaio 2006 ha adottato un piano d'azione su un percorso verso un quadro di controllo interno integrato al fine di raggiungere tale obiettivo. Dalle conclusioni della Corte per l'esercizio 2006 emerge che la quota di bilancio comunitario oggetto di una dichiarazione di affidabilità positiva è in crescita. La Corte ha però anche rilevato che nel settore delle azioni strutturali non si sono registrati miglioramenti. Si tratta di un settore soggetto a gestione concorrente tra la Commissione e gli Stati membri. Le azioni strutturali rappresentano una delle politiche chiave dell'Unione. Esse simbolizzano il ruolo centrale ricoperto dalla solidarietà nell'abito dei valori dell'Unione, favoriscono lo sviluppo economico e la coesione sociale, stimolando la prosperità globale dell'Unione. Il nuovo periodo di programmazione dimostra che le azioni strutturali possono essere adattate alle nuove esigenze della strategia di Lisbona per la crescita e l'occupazione. È dunque fondamentale che le risorse dedicate alle azioni strutturali vengano utilizzate il più efficacemente possibile, nel rigoroso rispetto dei principi di corretta gestione finanziaria. 2. Ai sensi dell'articolo 53 ter del regolamento finanziario[1], gli Stati membri hanno la responsabilità primaria di adottare tutte le misure necessarie per garantire che i fondi vengano utilizzati nel rispetto delle norme e dei principi applicabili e che gli interessi della Comunità siano tutelati. In particolare gli Stati membri sono tenuti a mettere in atto un sistema di controllo interno efficace ed efficiente, conformemente alle disposizioni dell'articolo 28 bis del regolamento finanziario. La legislazione settoriale specifica dispone inoltre che è responsabilità agli Stati membri prevenire, individuare e correggere le irregolarità, nonché fissare requisiti dettagliati per i sistemi di gestione e di controllo. Le responsabilità in materia di bilancio della Commissione non sono circoscritte alle spese effettuate sotto la propria diretta autorità. Infatti essa deve anche verificare se gli Stati membri svolgano correttamente i compiti ad essi delegati. Qualora ritenga che ciò non avviene, essa deve ricorrere ai meccanismi a disposizione per sospendere i pagamenti e applicare rettifiche finanziarie. 3. Nella propria relazione annuale per l'esercizio 2006, la Corte dei conti europea ha concluso: - che nel 2006 vi è stato un elevato livello di errori nelle spese dichiarate dagli Stati membri e rimborsate dalla Commissione; - che i sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri sono inefficaci o moderatamente efficaci; - che i sistemi adottati dalla Commissione per attenuare tali carenze sono moderatamente efficaci. 4. Nel corso degli ultimi cinque anni la Commissione ha adottato una serie di misure per migliorare la propria funzione di supervisione nel contesto delle azioni strutturali. Fra le misure adottate ricordiamo: - l'aumento del numero e del grado di copertura degli audit (61% della spesa dei programmi del FESR e 83% delle spese del FSE) nonché la redazione di un documento illustrante la strategia di audit comune per tutti gli anni a partire dal 2005; - l'applicazione di procedure "piano d'azione" volte a verificare le misure di rettifica delle carenze sistemiche, esecuzione delle rettifiche finanziarie da parte degli Stati membri; - la sospensione dei pagamenti intermedi; - l'adozione di decisioni di rettifica finanziaria. Dalle conclusioni della Corte emerge comunque che tali misure non hanno ancora sortito un impatto misurabile sull'affidabilità della certificazione delle spese nei confronti della Commissione da parte degli Stati membri. La Corte continua infatti a riscontrare elevati margini di errore nelle spese a livello dei progetti nonché carenze sistemiche, segnatamente a livello dei controlli primari svolti dagli Stati membri. 5. Ad alcuni degli errori accertati dalla Corte è possibile rimediare attraverso recuperi e altre misure adottate "a valle" nel corso dell'attuazione del programma o del progetto, o in occasione della sua chiusura. La Commissione sta rafforzando le proprie azioni volte a garantire l'affidabilità delle informazioni degli Stati membri riguardo alle rettifiche finanziarie ed ai recuperi. Essa è pronta a ricorrere non solo alla sospensione dei pagamenti, ma anche ad altri meccanismi, quali ad esempio la procedura d'infrazione. In ogni caso il ricorso ai recuperi non sminuisce l'importanza dei controlli "ex-ante" negli Stati membri. Per tale motivo la Commissione collabora con gli Stati membri anche per migliorare i controlli primari a livello nazionale. Infatti gli elevati tassi di errore accertati dalla Corte per i pagamenti intermedi sono inaccettabili. 6. La Commissione ha inoltre adottato misure volte ad applicare gli insegnamenti tratti dalla gestione finanziaria delle azioni strutturali precedenti al periodo di programmazione 2007-2013. A questo proposito ricordiamo il rafforzamento dei dispositivi di controllo e audit nel quadro della nuova legislazione, i considerevoli sforzi profusi per fornire orientamenti alle autorità nazionali nonché le misure adottate per confermare che la messa in opera dei sistemi relativi ai nuovi programmi è pienamente conforme ai requisiti in materia di controllo interno. Ciò consentirà di usufruire di una base più affidabile per accertarsi dell'efficacia dei sistemi nazionali. 7. Parallelamente alla messa in atto di questi nuovi dispositivi, la Commissione è determinata a portare avanti i propri sforzi volti a garantire la legalità e regolarità dei pagamenti ancora dovuti prima della chiusura, nel 2010, dei programmi 2000-2006. Il processo relativo alla chiusura dei programmi deve fornire infatti una garanzia di legalità e regolarità delle spese relativamente all'intero periodo. 8. Nella sua relazione annuale relativa all'esercizio 2006, la Corte formula raccomandazioni per migliorare l'efficacia della funzione di supervisione della Commissione nel contesto delle azioni strutturali. La Commissione adotta il piano d'azione allegato per dare seguito a tali raccomandazioni, nell'intento di: - migliorare l'efficacia della propria supervisione dei sistemi di gestione e di controllo negli Stati membri; - rafforzare l'impatto dell'attività di audit; - garantire relazioni complete, trasparenti, affidabili e coerenti riguardo alle rettifiche finanziarie e ai recuperi; - procedere alle decisioni necessarie riguardo alla sospensione dei pagamenti e alle rettifiche finanziarie entro un arco temporale chiaramente definito. 9. Il piano d'azione mira a fungere da complemento all'attività di audit di elevato livello attualmente svolta nel quadro della strategia di audit comune per le azioni strutturali, nonché a portare avanti le azioni pertinenti nel contesto del piano d'azione per un quadro di controllo interno integrato. Il piano d'azione prevede misure specifiche da adottare nel 2008 in dieci settori, al fine di attuare le raccomandazioni della Corte e di aumentare l'efficacia e l'incidenza della supervisione dei sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri da parte della Commissione. Per ciascuna misura sono stati individuati un risultato target e una scadenza, allo scopo di permettere il controllo dell'attuazione. La Commissione esaminerà l'evoluzione del piano d'azione nel 2008 e presenterà una relazione sui progressi realizzati. La riduzione del livello di errore accertato dalla Corte richiede una stretta cooperazione tra la Commissione e gli Stati membri per migliorare stabilmente la capacità dei sistemi di controllo interno degli Stati membri di prevenire gli errori. Attraverso il piano d'azione la Commissione intende contribuire a raggiungere tale obiettivo grazie a una supervisione più rigorosa, meccanismi di rettifica più efficienti e migliori informazioni. La Commissione confida in un autentico passo avanti negli sforzi volti a ottenere dei miglioramenti ed a contenere il rischio di reiterazione delle manchevolezze in alcuni Stati membri. ALLEGATO PIANO D'AZIONE PER IL RAFFORZAMENTO DELLA FUNZIONE DI SUPERVISIONE DELLA COMMISSIONE RIGUARDO ALLE AZIONI STRUTTURALI 1. Oggetto del piano d'azione 1.1 . L'oggetto del piano d'azione è il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione, per fare sì che gli Stati membri riducano il livello di errore nelle dichiarazioni di spesa certificate alla Commissione nel contesto del cofinanziamento di azioni strutturali o, qualora ciò non avvenga, per prevenire la perdita di fondi comunitari attraverso rettifiche finanziarie. 1. 2. Anche se le scadenze iniziali non vanno al di là della fine del 2008, alcune azioni proseguiranno anche dopo tale data. Sarà dunque necessario riesaminare ed aggiornare il piano d'azione alla fine del 2008. La sua esecuzione sarà oggetto di una verifica trimestrale nel corso dell'anno. 1.3. La Commissione fornirà relazioni trimestrali al Parlamento europeo a partire dalla fine di marzo 2008. 2. Applicazione delle raccomandazioni della Corte 2. 1. L'obiettivo del piano d'azione verrà raggiunto grazie all'applicazione delle raccomandazioni della Corte dei conti europea, formulate nella relazione annuale (RA) relativa all'esercizio 2006, nel parere n. 6/2007 e nel corso della procedura di scarico. La Corte raccomanda: 1. di garantire la fornitura di informazioni complete, trasparenti ed affidabili sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie (RA, paragrafi 2.24 e 2.26); 2. di migliorare la qualità delle relazioni annuali di attività delle DG (RA, paragrafo 2.37, lettera a)); 3. di applicare il piano d’azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato (RA, paragrafo 2.37, lettera b)); 4. di migliorare l’efficacia dei sistemi di supervisione e controllo della Commissione, al fine di limitare il rischio di errori nei sistemi degli Stati membri (RA, paragrafo 2.37, lettera c)); 5. di vigilare sul rispetto delle procedure di chiusura per il periodo di programmazione 2000-2006 (RA, paragrafo 3.18); 6. di concentrarsi sul miglioramento dei controlli primari a livello delle autorità di gestione negli Stati membri (RA, paragrafo 6.43); 7. di rafforzare i meccanismi di feedback nel sistema di controllo dei Fondi strutturali(RA paragrafo 6.44); 8. di incoraggiare e facilitare l’uso delle semplificazioni per il periodo 2007-2013 (RA, paragrafo 6.45); 9. di garantire la piena applicazione del quadro giuridico per il periodo di programmazione 2007-2013 (udienza per lo scarico, COCOBU 22.1.2008); 10. di aumentare l'impatto dell'attività di audit della Commissione utilizzando meglio i meccanismi di sospensione dei pagamenti e di rettifica finanziaria (riunione CCE/Commissione di 1.2.2008); 11. di garantire la supervisione adeguata delle sintesi per garantirne la coerenza, la comparabilità e l’utilità (parere n. 6/2007, paragrafo III). 2. 2. La Commissione garantirà inoltre il follow-up di tutti gli errori sostanziali individuati dalla Corte per garantire che siano state effettuate le rettifiche finanziarie del caso. 3. Misure di rettifica delle carenze sistemiche nel quadro delle strategie in materia di audit delle DG Le attività di audit della Commissione sono un elemento chiave nell'esercizio della sua funzione di vigilanza. La DG REGIO e la DG EMPL svolgono la propria attività di audit nel quadro di una strategia triennale, che viene aggiornata annualmente e prefissa gli obiettivi e le priorità sulla base dei rischi individuati, presentando le attività di audit previste. Per il periodo di programmazione 2000-2006, la copertura dell'audit alla fine del 2007 riguardava circa il 61% del finanziamento comunitario complessivo assegnato ai programmi per il FESR, e circa l'83% per il FSE. Nel 2008 le due DG hanno pianificato, per il periodo di programmazione 2000-2006, attività di audit imperniate su: - audit degli organismi di gestione ad alto rischio (40 per il FESR e 15 per il FSE); - esame degli organi preposti alla chiusura dei conti in previsione della chiusura del programma (30 per il FESR e 6 per il FSE). Le carenze sistemiche gravi individuate in occasione di audit precedenti sono attualmente oggetto di verifica nel quadro di piani d'azione attuati da parte degli Stati membri interessati. Per il FESR esistono 10 piani d'azione che coprono 80 programmi, mentre per il FSE vi sono 17 piani d'azione che coprono 20 programmi. Entro la fine del 2008, qualora i servizi della Commissione non abbiano costatato che le azioni sono state condotte a termine con successo dagli Stati membri, verrà lanciata una procedura mirante a operare rettifiche finanziarie. Per quanto riguarda le procedure in corso, l'unica procedura di rettifica finanziaria riguardante il periodo di programmazione 2000-2006 verrà completata durante il primo trimestre del 2008. Inoltre sono state lanciate 19 ulteriori procedure per la sospensione di pagamenti intermedi, mirate a operare rettifiche finanziarie (6 per il FESR, 8 per il FSE e 5 per il FC). Tali procedure verranno finalizzate entro la fine del 2008. 4. Preparazione della chiusura dei programmi Il follow-up dei controlli a posteriori relativi alla chiusura dei programmi del periodo di programmazione 1994-1999[2] è in via di completamento; verranno adottate decisioni di rettifica finanziaria per un importo stimato non inferiore a 500 milioni di euro. I servizi della Commissione hanno già iniziato i preparativi per la chiusura dei programmi 2000-2006. Nel 2006 la Commissione ha adottato degli orientamenti da presentare agli Stati membri. Le DG hanno lanciato un'indagine audit sugli organi preposti alla chiusura dei conti incaricati di rilasciare dichiarazioni di legalità e regolarità delle spese nel 2007. Ad oggi sono stati completati gli audit relativi a 19 organi preposti alla chiusura dei conti. Le DG progettano inoltre: - l'elaborazione di procedure interne volte a garantire un esame rigoroso dei documenti di chiusura presentati dagli Stati membri e il trattamento adeguato delle irregolarità; - il completamento dell'indagine audit sugli organi preposti alla chiusura dei conti tramite i 36 audit di cui sopra; - la sensibilizzazione degli Stati membri riguardo alla preparazione della chiusura. 5. Completamento del piano d'azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato Le due DG hanno partecipato attivamente all'applicazione del piano d'azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato. Durante il 2008 verranno completate le seguenti azioni. Azione 10 – stima del costo dei controlli del FESR - sono state effettuate visite sul campo in dieci Stati membri per verificare la plausibilità dei dati forniti. L'analisi in corso verrà completata entro il maggio 2008. Entro ottobre 2008 verrà redatta una comunicazione volta a riassumere i risultati della valutazione dei costi e dei benefici e l'analisi dei rischi residui; le DG le cui aree politiche a giudizio della Corte sono "in rosso" devono inserire tali rischi nelle proprie relazioni sull'attività annuale (2007). Azione 11N – affidabilità dei sistemi nazionali di sorveglianza e di comunicazione - un allegato riguardante le rettifiche finanziarie ed i recuperi è stato aggiunto per la prima volta nella relazione annuale sui fondi strutturali 2006, pubblicata nell'ottobre 2007. Tale allegato contiene una sintesi dei dati comunicati dagli Stati membri sui recuperi ed le revoche. Al fine di verificare la completezza e l'accuratezza dei dati forniti saranno lanciati audit in un campione di Stati membri. Azione 15 – contratti di fiducia - nel 2008 sono stati firmati "contratti di fiducia" con la Danimarca, il Portogallo, la Slovenia e l'Estonia, che si aggiungono a quelli precedentemente firmati con il Galles (Regno Unito) e l'Austria. Le DG punteranno a stipulare ulteriori contratti di questo tipo con gli Stati membri che soddisfanno le condizioni necessarie. I contratti riguardano il periodo di programmazione 2000-2006. Il principio di base del contratto di fiducia è integrato nella legislazione comunitaria per il periodo di programmazione 2007-2013 dei fondi strutturali. Inoltre, le seguenti azioni sono considerate in corso e daranno luogo a risultati supplementari: Azione 9 – coordinamento e condivisione dei risultati di audit e di controllo - la base dati degli organismi comuni responsabili dei sistemi di gestione e di controllo dei fondi strutturali è stata completata nel 2007 con l'aggiunta degli organi preposti alla chiusura dei conti. Tale base dati verrà utilizzata per comunicare i risultati dell'indagine di audit relativa all'analisi delle attività degli organi preposti alla chiusura dei conti nel 2008. Azione 14 b – orientamenti per gli Stati membri - nel corso del 2007 sono state esaminate insieme agli Stati membri sei note di orientamento. Le due note di orientamento destinate alle autorità preposte all'audit verranno finalizzate nel 2008, mentre altre due note di orientamento, dedicate ai controlli di gestione ed alla funzione di certificazione, verranno riviste per tenere conto delle disposizioni dei nuovi regolamenti. Azione 16 – coordinamento delle norme in materia di audit - il manuale di audit dei fondi strutturali è attualmente in fase di aggiornamento, e sarà pronto nel 2008; si prevede anche la finalizzazione dei documenti di orientamento sulla metodologia di campionamento e di valutazione dei sistemi. 6. Azioni di prevenzione per il periodo di programmazione 2007-2013 dei fondi strutturali Nel corso del 2007 i servizi della Commissione hanno adottato misure riguardanti il periodo di programmazione 2007-2013, al fine di assicurare che gli Stati membri ricevano orientamenti dettagliati sulle procedure chiave da seguire riguardo al processo di valutazione della conformità, nonché l'approvazione della strategia in materia di audit. I servizi della Commissione hanno fornito alle autorità preposte all'audit orientamenti supplementari e formazioni riguardo agli audit dei sistemi e dei progetti. Nel 2008 i servizi della Commissione garantiranno un esame efficace dei documenti relativi alla conformità ed alla strategia in materia di audit, applicando le procedure e gli elenchi di controllo comuni adottati al fine di assicurarsi che gli Stati membri abbiano messo in atto sistemi di gestione e di controllo conformi alla legislazione. I servizi della Commissione provvederanno a produrre ulteriori documenti di orientamento (cfr. punto 5), quali: - il manuale di audit per i fondi strutturali; - gli orientamenti sulle verifiche primarie da parte delle autorità di gestione; - gli orientamenti sulla funzione di certificazione. Inoltre i servizi della Commissione avvieranno azioni volte ad incoraggiare l'utilizzo delle procedure semplificate rese possibili dai regolamenti comunitari e a fornire istruzioni chiare sulle questioni connesse all'ammissibilità. 7. Nuove azioni complementari I servizi della Commissione, dopo la pubblicazione della relazione annuale 2006 della Corte dei conti ed in risposta alle sue raccomandazioni, hanno lanciato una serie di azioni complementari che saranno completate nel 2008. Tali misure permetteranno in particolare di adottare più rapidamente le decisioni di sospensione dei pagamenti e di rettifica finanziaria in caso di scoperta di gravi mancanze sistemiche, di migliorare la qualità delle informazioni trasmesse sui recuperi nonché le rettifiche finanziarie (su iniziativa sia degli Stati membri che della Commissione), di ottimizzare la comunicazione di informazioni nelle relazioni d'attività annuali e di massimizzare l'utilità delle sintesi annuali che gli Stati membri devono redigere ai sensi dell'articolo 53 ter , paragrafo 3, del regolamento finanziario. 8. Incidenza del piano d'azione 8. 1. La Commissione ha elaborato il presente piano d'azione per trattare in maniera sistematica le undici raccomandazioni formulate dalla Corte. Esso comprende le azioni pertinenti di cui sopra, comprese le nuove azioni complementari menzionate, e specifica i risultati prefissi e gli indicatori, insieme alle scadenze da rispettare, in modo da poterne controllare l'attuazione. 8. 2. La riduzione del tasso di errori a livello dei rimborsi intermedi è un processo che richiederà tempo e sforzi costanti. In primo luogo gli errori individuati dalla Corte non diminuiranno fintantoché i sistemi degli Stati membri non saranno stabilmente efficaci nel prevenire gli errori prima della certificazione delle spese alla Commissione. Gli errori commessi per il periodo di programmazione 2000-2006 continueranno ad incidere sui pagamenti da effettuare fino al 2010. La rettifica di questi errori dipenderà dall'efficacia dei controlli dei pagamenti a posteriori, che gli Stati membri sono obbligati a svolgere, nonché dei controlli e audit realizzati dalla Commissione. Le misure del piano d'azione dovrebbero rafforzare l'efficacia di tali controlli a posteriori, in particolare per i sistemi degli Stati membri già identificati come carenti, ed offrire migliori indicatori di verifica. Per il periodo di programmazione 2007-2013 il piano d'azione dovrebbe garantire il funzionamento regolare dei sistemi degli Stati membri fin dall'inizio dell'esecuzione del programma, o perlomeno la rapida individuazione delle carenze, in modo da consentire l'applicazione di misure correttive. Piano d'azione Azione | Raccomandazione della Corte dei conti | Obiettivo | Servizio responsabile | Risultato/indicatore | Termine | 1. Azioni condotte a titolo della strategia di audit congiunta delle azioni strutturali per il periodo 2000-2006 | 1.1. | Svolgere audit mirati sugli organismi di gestione a rischio elevato (2000-2006) | Accordare la priorità al miglioramento dei controlli di gestione primari negli Stati membri Rafforzare l'efficacia dei controlli di supervisione della Commissione per attenuare il rischio di disfunzione dei sistemi degli Stati membri | Concentrare le risorse in materia di audit sugli organismi a rischio elevato per ridurre il rischio residuo potenziale | DG REGIO DG EMPL | Esecuzione delle missioni di audit programmate: FESR/FC: 40: BE, BG, CZ, ES (2), F (3), FI, GR. (3), IRL (2), IT (6), LT, LV, NL, PL (2), PT (2), RO, SK (2), UK (2), INTERREG (8) FSE 15:: AT, DI, ES (3), HU, IT, LV, PT (3), SI, SK, UK (2) Risultati dell'audit entro tre mesi dalla missione di audit Risultato concreto – solida base per un'azione correttiva o assicurazione ragionevole che non è necessaria alcuna azione | 31.12.2008 | 1.2. | Completare il follow-up dell'attuazione dei 27 attuali piani d'azione da parte degli Stati membri per rimediare alle gravi carenze dei sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri | Accordare la priorità al miglioramento dei controlli di gestione primari negli Stati membri Rafforzare l'efficacia dei controlli di supervisione della Commissione per attenuare il rischio di disfunzione dei sistemi degli Stati membri | Ottenere una ragionevole assicurazione del fatto che i sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri funzionano efficacemente e salvaguardano il bilancio comunitario | DG REGIO DG EMPL | 27 piani d'azione (10 FESR/17 FSE) conclusi con risultati efficaci in 16 Stati membri FESR: ES, FI, IT, NL, PL, PT, UK (2), INTERREG (2) FSE: AT (2), BE, DE (3), ES (2), F (3), IT (2), LV, NL, SK, UK | 31.12.2008 | 1.3. | Chiudere le 20 procedure di sospensione e di rettifica finanziaria in corso per il periodo 2000-2006 e le 34 procedure di rettifica finanziaria relative agli audit di chiusura per il periodo 1994-1999 | Rafforzare l'impatto dell'attività di audit della Commissione mediante un uso più efficace delle procedure di sospensione e di rettifica finanziaria | Ottenere una ragionevole assicurazione del fatto che i sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri funzionano efficacemente e salvaguardano il bilancio comunitario | DG REGIO DG EMPL | Procedure di sospensione/rettifica finanziaria chiuse tramite rettifiche accettate dallo Stato membro o tramite decisione della Commissione entro un termine di 24 mesi (cfr. punto 8.2 qui di seguito) FESR 32 programmi : ES (23), IT, PT (3), INTERREG (3), UK (2) FSE 12 programmi : DE, ES (2), F (2), IT (2), LU (2), LV, NL, UK FC 60 progetti : BG (3), ES (14), GR. (37), PT (3), LT (3) | 31.12.2008 | 1.4. | Realizzare il follow-up dei singoli casi di errori sostanziali per la DAS 2006 tenendo conto di eventuali ripercussioni sui sistemi | Rafforzare l'efficacia dei controlli di supervisione della Commissione per attenuare il rischio di disfunzione dei sistemi degli Stati membri | Ottenere la garanzia che le rettifiche richieste per proteggere il bilancio comunitario sono state apportate | DG REGIO DG EMPL | Posizione definitiva adottata dalle DG su 73 casi Nei casi in cui lo Stato membro non ha apportato le rettifiche necessarie, lancio di una procedura di rettifica finanziaria | 3 0. 9 2008 | 2. Principali azioni in corso a titolo del piano d'azione per un quadro di controllo interno integrato | 2.1 | Azione 9: Creare strumenti efficaci per condividere i risultati di audit e di controllo e promuovere l’approccio dell’audit unico | Rafforzare i meccanismi di feedback dei sistemi di controllo nel contesto dei fondi strutturali | Coordinare i lavori di audit e di controllo per massimizzarne l'efficacia | DG REGIO DG EMPL | Comunicazione dei risultati dell'indagine di audit relativa alle attività degli organi preposti alla chiusura (cfr. 3.1 qui di seguito) | 31.12.2008 | 2.2. | Azione 10 – Effettuare una prima stima e analisi dei costi dei controlli | Attuare il piano d'azione della Commissione per un quadro di controllo interno integrato conformemente al parere n. 2/2004 della Corte | Creare i presupposti per un equilibrio tra i costi e i benefici dei controlli | DG REGIO | Relazione sull'analisi dei dati pervenuti dagli Stati membri | 31.5.2008 | 2.3. | Azione 11N – Esaminare l'affidabilità dei sistemi nazionali di sorveglianza e di comunicazione per i recuperi e le rettifiche finanziarie | Garantire la fornitura di informazioni complete, trasparenti ed affidabili sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie | Migliorare la comunicazione di informazioni sulle rettifiche finanziarie (cfr. l'azione 6 qui di seguito) | DG REGIO DG EMPL | Verifiche in 10 Stati membri da selezionare previa analisi dei dati da fornire entro il 31.3.2008 (5 SM nel corso del primo semestre) Risultato concreto: – miglioramento della valutazione della Corte | 31.12.2008 | 2.4. | Azione 14b – Fornire orientamenti ai beneficiari e/o agli organismi intermedi sui controlli e le responsabilità nella catena di controllo | Incoraggiare e facilitare il ricorso alle semplificazioni per il periodo 2007-2013 | Prevenire gli errori e ridurre il rischio per il bilancio comunitario (cfr. le azioni 4 e 5.2 qui di seguito) | DG REGIO DG EMPL | Note di orientamento aggiornate riguardo : alle verifiche di gestione alla funzione di certificazione | 30.6.2008 | 2.5. | Azione 15 – Promuovere l'iniziativa "contratti di fiducia" nell'ambito dei Fondi strutturali (consentendo alla Commissione di fare affidamento sull'attività di audit nazionale per il periodo 2000-2006 e creando i presupposti per una cooperazione analoga nel periodo 2007 al 2013) | Rafforzare l'efficacia dei controlli di supervisione della Commissione per attenuare il rischio di disfunzione dei sistemi degli Stati membri | Migliorare il coordinamento delle attività di audit per potere fare affidamento sui lavori degli organi di audit nazionali | DG REGIO | Obiettivo: firmare contratti di fiducia con 2 ulteriori Stati membri che abbiano dimostrato di soddisfare le condizioni (6 firmati al 19 febbraio 2008 per il FESR e il Fondo di coesione) | 30.9.2008 | 2.6 | Azione 16 – Uniformare le norme di audit, le informazioni relative ai tassi di errore ecc. per i fondi strutturali | Rafforzare l'efficacia dei controlli di supervisione della Commissione per attenuare il rischio di disfunzione dei sistemi degli Stati membri | Migliorare il quadro di controllo interno integrato armonizzando i metodi di audit | DG REGIO DG EMPL | Guida al campionamento Metodologia di valutazione dei sistemi Completamento della versione rivista del manuale di audit dei fondi strutturali | 30.4.2008 30.4.2008 31.12.2008 | 3. Azioni di prevenzione per la chiusura dei programmi e progetti 2000-2006 | 3.1. | Completare l'indagine di audit relativa all'esame delle attività degli organi preposti alla chiusura dei conti (2000-2006) | Garantire l'applicazione di procedure di chiusura dei conti affidabili | Controllo preventivo mirante a verificare se il processo di chiusura dei conti risulterà efficace ai fini dell'individuazione di spese irregolari | DG REGIO DG EMPL | Esecuzione delle missioni di audit programmate: FESR/FC 30 : BE, BG, CY, CZ (2), DE (5), ES (2), FI, GR (2), HU, IT (6), LT, NL, PL (2), RO, UK (3) [3] FSE 6 : EE, FI, HU, IRL, PT, SV Risultato concreto – solida base per un'azione correttiva o assicurazione ragionevole che non è necessaria alcuna azione | 31.12.2008 | 3.2. | Completare la messa a punto delle procedure interne al fine di assicurare un esame rigoroso dei documenti di chiusura | Garantire procedure di chiusura affidabili | Garantire una buona preparazione per la chiusura dei programmi nell'ambito dei servizi della Commissione | DG REGIO DG EMPL | Messa a punto definitiva delle nuove procedure | 30.6.2008 | 3.3. | Sensibilizzare gli Stati membri riguardo agli orientamenti alla chiusura dei programmi pubblicati dalla Commissione nel 2006 | Garantire procedure di chiusura affidabili | Garantire una buona preparazione per la chiusura dei programmi negli Stati membri | DG REGIO | Seminario per le autorità di gestione Punto all'ordine del giorno delle riunioni annuali con le autorità di gestione | 30.6.2008 31.12.2008 | 4. Azioni preventive per il periodo di programmazione 2007-2013 | 4.1. | Esame delle valutazioni di conformità e dei pareri | Garantire la piena attuazione del quadro giuridico per il periodo di programmazione 2007-2013 | Assicurare l'applicazione di sistemi di gestione e di controllo efficaci sin dall'inizio del periodo | DG REGIO DG EMPL | Controllo documentale di circa 250 sistemi, se del caso con missioni informative Risultato concreto – basso tasso di errore nelle domande di pagamenti intermedi successivamente presentate | 31.12.2008 | 4.2 | Esame delle strategie di audit nazionali | Garantire la piena attuazione del quadro giuridico per il periodo di programmazione 2007-2013 | Garantire la conformità delle strategie di audit nazionali con i regolamenti | DG REGIO DG EMPL | Controllo documentale di circa 200 strategie di audit | 31.12.2008 | 4.3. | Azioni in materia di semplificazione: | Incoraggiare e facilitare il ricorso alle semplificazioni per il periodo 2007-2013 | Prevenire gli errori e ridurre il rischio per il bilancio comunitario | a) Nota sulla chiusura parziale ai sensi dell'articolo 88 del regolamento (CE) n. 1083/2006; follow-up in occasione delle riunioni annuali con le autorità di gestione | DG REGIO DG EMPL | Nota di orientamento e riunioni di follow-up Risultato concreto – utilizzo della chiusura parziale da parte della maggioranza degli Stati membri | 31.12.2008 | b) Nota sull'applicazione di tassi forfettari per i costi indiretti (solo FSE); follow-up in occasione delle riunioni annuali con le autorità di gestione | DG EMPL | Nota di orientamento e riunioni di follow-up Risultato concreto – utilizzo dei tassi forfettari da parte della maggioranza degli Stati membri (18/27) – diminuzione degli errori | 31.12.2008 (Nota finalizzata nel settembre 2007) | 4.4. | Riesaminare e chiarire le questioni di ammissibilità per il periodo 2007-2013: | Garantire la piena attuazione del quadro giuridico per il periodo di programmazione 2007-2013 | Assicurare che i regolamenti siano chiaramente compresi dalle autorità nazionali che li applicano e dai beneficiari | a) Redazione di un opuscolo unico contenente tutte le norme comunitarie in materia di ammissibilità per il periodo 2007-2013 | DG REGIO DG EMPL | Opuscolo | 30.9 2008 | b) Nota sull'applicazione dell'articolo 55 del regolamento (CE) n. 1083/2006 – progetti generatori di entrate | DG REGIO DG EMPL | Nota di orientamento Risultato concreto – diminuzione degli errori riguardo ai progetti generatori di entrate | 30.6.2008 | c) Nota sull'applicazione delle norme in materia di aiuti di stato | DG REGIO DG EMPL | Nota di orientamento Risultato concreto – diminuzione degli errori riguardo all'applicazione delle norme in materia di aiuti di stato | 30.6.2008 | 4.5. | Sensibilizzazione riguardo alle norme relative agli appalti pubblici | Accordare la priorità al miglioramento dei controlli di gestione primari negli Stati membri | Ridurre gli errori derivanti da questa fonte nell'utilizzo dei fondi strutturali e del Fondo di coesione | DG REGIO DG EMPL | Organizzazione di 2 workshop per le autorità degli Stati membri al fine di sensibilizzarle riguardo all'applicazione delle norme relative agli appalti pubblici nel quadro delle azioni strutturali | 31.12.2008 | 5. Azioni volte a migliorare i controlli nazionali primari | 5.1. | Organizzare un seminario per le autorità di gestione e le autorità di certificazione e garantirne il follow-up tramite riunioni annuali con le autorità di gestione | Accordare la priorità al miglioramento dei controlli di gestione primari negli Stati membri | Combattere il rischio di scarsa incisività nei controlli primari | DG REGIO DG EMPL | Seminario per circa 300 partecipanti nazionali | 30.6.2008 | 5.2. | Aggiornare gli orientamenti sulle buone pratiche per i controlli primari e la funzione di certificazione per il periodo 2007-2013 | Accordare la priorità al miglioramento dei controlli di gestione primari negli Stati membri Rafforzare i meccanismi di feedback del sistema di controllo | Combattere il rischio di scarsa incisività nei controlli primari e nelle funzioni di certificazione | DG REGIO DG EMPL | Distribuzione della versione finale dei documenti di orientamento (cfr. Punto 2.4 qui sopra) | 30.6.2008 | 5.3. | Fornire alle autorità di gestione strumenti di autovalutazione riguardo alla conformità | Accordare la priorità al miglioramento dei controlli di gestione primari negli Stati membri | Combattere il rischio di scarsa incisività nei controlli primari | DG REGIO DG EMPL | Distribuzione dello strumento di autovalutazione | 30.6.2008 | 6. Azioni volte a migliorare la notifica di informazioni sulle rettifiche finanziarie da parte degli Stati membri | 6.1. | Garantire il follow-up dei dati trasmessi per colmare le lacune e correggere le inesattezze | Migliorare la comunicazione di informazioni complete, trasparenti ed affidabili sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie | Migliorare la notifica di informazioni sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie | DG REGIO DG EMPL | Analisi delle informazioni pervenute entro il 31 marzo 2008 e invio di una lettera di follow-up Miglioramento della valutazione della Corte | 30.6.2008 | 6.2. | Svolgere verifiche in loco sulla base di un campione dei dati degli Stati membri | Migliorare la comunicazione di informazioni complete, trasparenti ed affidabili sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie | Verificare l'esattezza dei dati trasmessi | DG REGIO DG EMPL | Verifiche in 10 Stati membri selezionati previa analisi dei dati da fornire entro il 31.3.2008 (5 SM nel corso del primo semestre) (cfr. punto 2.3 qui sopra) Miglioramento della valutazione della Corte | 31.12.2008 | 7. Azioni volte a migliorare le informazioni trasmesse dalla Commissione sull'incidenza dell'attività di audit | 7.1. | Migliorare i sistemi utilizzati per archiviare e notificare il follow-up delle raccomandazioni degli audit | Rafforzare l'efficacia dei controlli di supervisione della Commissione per contenere il rischio di disfunzione dei sistemi degli Stati membri. Rafforzare i meccanismi di feedback del sistema di controllo | Migliorare i processi di verifica e agevolare la condivisione dei risultati degli audit | DG REGIO DG EMPL | Modifica delle applicazioni e procedure informatiche: SYSAUDIT in seno alla DG REGIO, attuazione completa di A-REP in seno alla DG EMPL. Miglioramento della valutazione della Corte | 30.9.2008 31.3.2008 | 7.2. | Migliorare i sistemi utilizzati per archiviare e notificare le rettifiche risultanti dall'attività di controllo e di audit della Commissione | Migliorare la comunicazione di informazioni complete, trasparenti ed affidabili sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie | Migliorare l'informazione sui recuperi e sulle rettifiche finanziarie per disporre di un indicatore parziale dell'impatto dell'attività di audit della Commissione | DG REGIO DG EMPL | Modifica delle applicazioni e procedure informatiche Relazione trimestrale alla DG BUDG Miglioramento della valutazione della Corte | 30.9.2008 | 8. Azioni volte a rafforzare l'impatto dell'attività di audit della Commissione | 8.1. | Definire ed effettuare una politica di sospensione dei pagamenti tramite decisione della Commissione non appena possibile dopo la constatazione di una carenza grave in un sistema nazionale | Aumentare l'incidenza dell'attività di audit della Commissione mediante un utilizzo più efficace delle procedure di sospensione e di rettifica finanziaria | Ottenere una ragionevole assicurazione del fatto che i sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri funzionano efficacemente e salvaguardano il bilancio comunitario | DG REGIO DG EMPL | Istruzioni impartite dai Direttori generali, revisione delle procedure e relazione di controllo Risultato concreto – obiettivo: decisione di sospensione entro 6 mesi della posizione definitiva sulle conclusioni dell'audit | 30.4.2008 | 8.2. | Modificare le procedure interne di sospensione e di rettifica finanziaria per accelerare l'applicazione delle misure | Aumentare l'incidenza dell'attività di audit della Commissione mediante un utilizzo più efficace delle procedure di sospensione e di rettifica finanziaria | Ottenere una ragionevole assicurazione del fatto che i sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri funzionano efficacemente e salvaguardano il bilancio comunitario | DG REGIO DG EMPL | Revisione delle procedure e relazione di verifica Risultato concreto – conseguimento dell'obiettivo: adozione – se del caso - della decisione di rettifica finanziaria entro 24 mesi dall'audit | 30.4.2008 | 9. Azioni volte a migliorare l'assicurazione fornita dalla RAA | 9.1. | Realizzare le seguenti azioni in relazione alla preparazione delle relazioni annuali di attività: | Migliorare la qualità delle RAA delle DG | Migliorare la trasparenza e la continuità delle relazioni sulla valutazione dei sistemi degli Stati membri per seguirne al meglio l'evoluzione | DG REGIO DG EMPL | RAA 2007 Miglioramento della valutazione della Corte | 31.3.2008 | a) Fornire informazioni sul follow-up di tutti i sistemi per i quali nel 2006 sono state individuate importanti carenze sistemiche | b) Riferire sull'esecuzione dei piani d'azione attuati dagli Stati membri per ovviare alle carenze | c) Riferire sulle decisioni di sospensione dei pagamenti intermedi, sulle rimanenti misure preventive adottate dall'AOSD riguardo ai pagamenti intermedi, sulle rettifiche finanziarie apportate dagli Stati membri su richiesta della Commissione nonché sulle decisioni di rettifica finanziaria adottate dalla Commissione | d) Fornire una dettagliata giustificazione della mancanza di riserva nei casi in cui sono state constatate carenze sistemiche importanti | e) Riferire sul follow-up delle precedenti raccomandazioni della Corte | 10. Azioni volte a massimizzare l'utilità delle sintesi annuali ai sensi dell'articolo 53 ter del regolamento finanziario | Analizzare le sintesi pervenute, incorporare i risultati nella RAA e adottare misure in relazione agli Stati membri che non rispettano gli obblighi | Assicurare un'adeguata supervisione delle sintesi annuali per garantirne la coerenza, la comparabilità e l'utilità | Migliorare il grado di garanzia ottenuto dagli Stati membri | DG REGIO DG EMPL | Integrazione dei risultati nella RAA Adozione di misure efficaci nei confronti degli Stati membri che non rispettano gli obblighi | 31.3.2008 31.12.2008 | [1] Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1). [2] Il termine di presentazione delle domande di pagamento finali scadeva il 31 marzo 2003. [3] Otto missioni sono combinate con missioni di cui all'azione 1.1.