Proposta di decisione del Consiglio che istituisce l'Ufficio europeo di polizia (Europol) {SEC(2006) 1682} {SEC(2006) 1683} /* COM/2006/0817 def. - CNS 2006/0310 */





[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE | Bruxelles, 20.12.2006 COM(2006) 817 definitivo 2006/0310 (CNS) Proposta di DECISIONE DEL CONSIGLIO che istituisce l'Ufficio europeo di polizia (EUROPOL) (presentata dalla Commissione) {SEC(2006) 1682}{SEC(2006) 1683} RELAZIONE 1. Contesto della proposta ● Motivazioni e obiettivi L'Ufficio europeo di polizia (EUROPOL) è stato creato nel 1995 sulla base di una convenzione tra Stati membri [1]. Europol è il primo organo istituito in conformità delle disposizioni del trattato sull'Unione europea. All'epoca, la criminalità organizzata internazionale non era così estesa e la cooperazione europea in materia di giustizia e affari interni era limitata principalmente al quadro TREVI. Da allora, è stato adottato un acquis notevole nel settore, comprendente strumenti che hanno istituito altri organi in forza di decisioni del Consiglio, quali Eurojust e CEPOL (Accademia europea di polizia). Il principale vantaggio di una decisione rispetto a una convenzione è che non dove essere ratificata, e quindi è relativamente facile da adattare a nuove circostanze. Questo aspetto assume un'importanza particolare per Europol quale organo, in quanto l'esperienza insegna che è periodicamente necessario adattarne la base giuridica. Dal 1995, anno di adozione della convenzione Europol, sono stati adottati tre diversi protocolli per modificare la convenzione, rispettivamente nel 2000, 2002 e 2003, prevedendo disposizioni intese a migliorare significativamente l'efficacia di Europol[2]. Al momento, non è ancora entrato in vigore nessuno di questi strumenti, in quanto non tutti gli Stati membri hanno proceduto alla ratifica. Inoltre, dai dibattiti sul funzionamento di Europol è risultato chiaro che anche quando saranno entrati in vigore i tre protocolli, sarà ancora auspicabile migliorare il funzionamento di Europol. Questa necessità è in parte dovuta alla comparsa o all'aumento di nuove minacce alla sicurezza, come il terrorismo, che pongono nuove sfide a Europol e richiedono nuovi approcci. Inoltre, per potenziare lo scambio di informazioni e applicare il principio di disponibilità previsto dal programma dell'Aia, è necessario adattare ulteriormente il quadro normativo di Europol, insistendo nel contempo su disposizioni rigorose in materia di protezione dei dati. Un'importante modifica proposta è che Europol sia finanziato dal bilancio comunitario. In tal modo, Europol sarà posto sullo stesso piano di Eurojust e CEPOL e si accresceranno il ruolo del Parlamento europeo nel controllo di Europol e il controllo democratico di Europol a livello europeo. Inoltre, l'applicazione dello statuto del personale dell'UE consentirà notevoli semplificazioni. Tutto ciò è in linea con la risoluzione adottata dal Parlamento europeo[3]. La presente proposta è diretta a istituire Europol sulla base di una decisione del Consiglio che includa tutte le modifiche già integrate nei tre protocolli e ulteriori miglioramenti per permettere a Europol di far fronte alle nuove sfide. ● Contesto generale I dibattiti sulla base giuridica di Europol non sono cosa nuova. La possibilità di sostituire la convenzione Europol con una decisione del Consiglio era stata già discussa dal Consiglio nel 2001. All'epoca si era deciso di affrontare la questione nell'ambito della convenzione europea e della successiva Conferenza intergovernativa che ha elaborato il trattato costituzionale. L'attuale articolo III-276 del trattato costituzionale incorpora la visione sul futuro di Europol emersa dai dibattiti, di cui si è tenuto conto nella preparazione della proposta. Più di recente, la presidenza austriaca del Consiglio ha fermamente reinserito nell'agenda politica il futuro di Europol. Iniziati con un dibattito alla riunione del Consiglio informale "Giustizia e affari interni" del gennaio 2006, e nella successiva conferenza ad alto livello sul futuro di Europol di febbraio, i lavori sono proseguiti con una serie di riunioni del Gruppo di amici della presidenza, i cui risultati sono stati consolidati in un documento del Consiglio (9184/1/06 rev. 1) che illustra le modalità per migliorare il funzionamento di Europol. Molte delle opzioni proposte prevedono modifiche del quadro normativo di Europol. Nell'elaborare la presente proposta se ne è tenuto attentamente conto. Inoltre, le conclusioni del Consiglio sul futuro di Europol sono state discusse dagli organi del Consiglio e approvate dal Consiglio "Giustizia e affari interni" del giugno 2006. Esse forniscono chiari orientamenti politici per la prosecuzione dei lavori sul futuro di Europol. In particolare, secondo la conclusione 4, "gli organi competenti del Consiglio dovrebbero avviare l'esame dell'eventualità e delle modalità di sostituzione, entro il 1º gennaio 2008, o quanto prima possibile dopo tale data, della convenzione Europol con una decisione del Consiglio ai sensi dell'articolo 34, paragrafo 2, lettera c) del TUE, se possibile sulla base di un'iniziativa o di una proposta concreta." ● Disposizioni vigenti nel settore della proposta Attualmente il quadro normativo di Europol è costituito dalla convenzione Europol, che istituisce l'organizzazione, ne definisce le competenze, i compiti e la gestione e contempla disposizioni sui suoi organi, il personale e il bilancio. La convenzione contiene inoltre numerose disposizioni sul trattamento e sulla protezione dei dati e su altri aspetti, tra cui i diritti dei cittadini. Alla convenzione Europol si aggiunge un numero significativo di disposizioni di diritto derivato adottate sia dal Consiglio che dal consiglio di amministrazione di Europol. Tutti questi strumenti giuridici sono stati tenuti in considerazione nell'elaborare la proposta. La proposta è stata preparata facendo particolare attenzione a garantire che il processo di transizione dalla situazione attuale a quella prevista dalla proposta sia graduale. Sono state inserite molte disposizioni transitorie affinché il processo non interferisca con le attività operative di Europol e non vengano lesi i diritti del personale esistenti. ● Coerenza con altri obiettivi e politiche dell'Unione La proposta è coerente con gli obiettivi e le politiche vigenti dell'Unione europea, in particolare con l'obiettivo di rendere le autorità di contrasto degli Stati membri più efficaci nel prevenire e combattere le forme gravi di criminalità. Nell'elaborare la proposta si è tenuto altresì conto delle recenti proposte della Commissione concernenti lo scambio di informazioni in virtù del principio di disponibilità e la protezione dei dati personali trattati nel quadro della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale. La decisione intende inoltre garantire il pieno rispetto del diritto alla libertà e alla sicurezza, del diritto al rispetto della vita privata e della vita familiare, del diritto alla protezione dei dati di carattere personale e dei principi della legalità e della proporzionalità dei reati e delle pene (articoli 6, 7, 8, 48 e 49 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea). Il trattamento dei dati personali ai sensi della presente decisione sarà effettuato conformemente alla decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale, e alle specifiche disposizioni contenute nel presente progetto di proposta, molte delle quali sono già incorporate nella convenzione Europol. 2. Consultazione delle parti interessate e valutazione d'impatto ● Consultazione delle parti interessate La Commissione non ha organizzato un'apposita serie di consultazioni con le parti interessate in quanto, come esposto sopra, la presidenza austriaca aveva già organizzato quello che può essere definito un ampio processo di consultazione a tutti i livelli. Questo processo ha incluso discussioni a livello di ministri, di Comitato dell'articolo 36 (CATS) e di esperti tecnici, anche di protezione dei dati. Come già precisato, i risultati di questo lavoro sono stati considerati attentamente nell'elaborare la proposta. ● Ricorso al parere di esperti Non è stato necessario consultare esperti esterni. ● Valutazione d'impatto Prima di presentare la proposta è stata esaminata una serie di opzioni alternative. La prima opzione era lasciare la situazione così com'è, ma è stata scartata, date le evidenti difficoltà poste attualmente dalle procedure di modifica della convenzione Europol. Un'organizzazione di contrasto europea che si voglia efficace non può funzionare al meglio se le modifiche al suo principale strumento giuridico possono entrare in vigore solo dopo parecchi anni da quando sono state decise. Inoltre, dalle consultazioni durante la presidenza austriaca è emerso che gli Stati membri appoggiavano molte delle opzioni per migliorarne ulteriormente il funzionamento. Una seconda opzione, anch'essa scartata, era sostituire la convenzione Europol con una decisione del Consiglio, proponendo tuttavia nel contempo un protocollo per abrogare la convenzione Europol; secondo alcuni esperti, infatti, l'entrata in vigore di un tale protocollo costituirebbe la condizione necessaria affinché un'eventuale decisione Europol del Consiglio possa entrare in vigore. Il principale svantaggio di questa opzione è ovviamente che un protocollo che abroghi la convenzione Europol dovrebbe esso stesso essere sottoposto a un lungo processo di ratifica da parte di tutti gli Stati membri. Dopo un'attenta analisi giuridica, il documento di lavoro dei servizi della Commissione [SEC (2006) 851 del 21 giugno 2006] ha esposto i principali motivi per i quali la Commissione ritiene possibile sostituire la convenzione Europol con una decisione del Consiglio senza dover adottare un protocollo che abroghi la convenzione Europol. Una terza opzione sarebbe stata sostituire la convenzione Europol con una decisione del Consiglio senza prevedere il finanziamento di Europol a carico del bilancio comunitario. Questo metodo di finanziamento, tuttavia, si basa sull'articolo 41, paragrafo 3, del TUE, che dispone la regola generale secondo cui le spese operative connesse con l'attuazione del titolo VI sono a carico del bilancio delle Comunità europee, salvo che il Consiglio, deliberando all'unanimità, decida altrimenti. Inoltre, gli importi per tale finanziamento sono già inclusi nella programmazione di bilancio prevista dal quadro finanziario 2007-2013. 3. Elementi giuridici della proposta ● Sintesi delle misure proposte Obiettivo della proposta è sostituire la convenzione Europol con una decisione del Consiglio. La proposta incorpora le modifiche alla convenzione introdotte dai tre protocolli, segnatamente l'estensione del mandato e dei compiti di Europol per includervi il riciclaggio di denaro, l'assistenza nel settore della prevenzione dei reati, i metodi di polizia tecnica e scientifica, la possibilità di partecipare a squadre investigative comuni o di chiedere agli Stati membri di svolgere o coordinare indagini, e una maggiore informazione del Parlamento europeo. La proposta prevede il finanziamento di Europol a carico del bilancio delle Comunità europee e l'applicazione dello statuto dei funzionari dell'UE, il che rafforzerà la partecipazione del Parlamento europeo alla gestione di Europol e semplificherà le procedure di gestione del bilancio e del personale di Europol. Per rendere più efficace il funzionamento di Europol, la proposta contiene miglioramenti in merito al mandato e ai compiti di Europol e al trattamento e alla protezione dei dati. Modifiche al mandato e ai compiti La proposta estende il mandato di Europol alla criminalità che non è strettamente connessa alla criminalità organizzata (articolo 4). Ciò faciliterà il sostegno di Europol agli Stati membri nell'ambito di indagini penali transnazionali in cui non è dimostrato fin dall'inizio il coinvolgimento della criminalità organizzata. Il testo fornisce una base giuridica che consente a Europol di ricevere dati da organi privati, in linea con la raccomandazione 22 della relazione del Gruppo di amici della presidenza (articolo 5, paragrafo 1). È inoltre introdotta la possibilità di fornire sostegno a uno Stato membro in relazione a un evento internazionale di primo piano avente un impatto sul mantenimento dell'ordine pubblico (articolo 5, paragrafo 1, lettera f). Nuovi strumenti per il trattamento delle informazioni e maggiore efficacia degli strumenti esistenti I principali strumenti attualmente a disposizione di Europol sono il sistema di informazione Europol e gli archivi di lavoro per fini di analisi. Per quanto necessario al conseguimento dei suoi obiettivi, Europol avrà la facoltà di gestire nuovi strumenti per il trattamento delle informazioni, ad esempio in materia di gruppi terroristici o di pornografia infantile (articolo 10). Il Consiglio fisserà le condizioni per il trattamento dei dati personali in tali sistemi. Europol farà tutto il possibile per assicurare l'interoperabilità dei suoi sistemi di trattamento dati con quelli degli Stati membri e con quelli degli organi dell'Unione europea con cui può instaurare relazioni. In tal modo si creeranno le condizioni tecniche per agevolare lo scambio di dati, purché i quadri normativi consentano tale scambio e non siano pregiudicati i principi fondamentali in materia di protezione dei dati (articolo 10, paragrafo 5). Il sistema di informazione Europol potrà essere consultato direttamente dalle unità nazionali. L'obbligo di cui all'articolo 7, paragrafo 1, della convenzione Europol di dimostrare le esigenze di un'indagine determinata per ottenere il pieno accesso attraverso gli ufficiali di collegamento è stato ritenuto difficilmente applicabile nella pratica senza che ne risulti compromessa l'efficacia del lavoro (articolo 11). La frequenza con cui è esaminata la necessità di continuare a conservare i dati negli archivi di Europol è estesa da uno a tre anni dall'introduzione dei dati, al fine di ridurre l'onere amministrativo degli analisti che lavorano su questi archivi (articolo 20). Tale periodo di tre anni corrisponde inoltre al periodo di cui all'articolo 16, paragrafo 4, entro il quale occorre stabilire per ciascun archivio di analisi se sussiste ancora l'esigenza di una sua conservazione. Ridurre l'onere amministrativo a carico degli analisti significa consentire loro di concentrarsi sull'obiettivo principale di fornire servizi di analisi criminale. Nuove disposizioni del quadro normativo per la protezione dei dati Il trattamento dei dati personali ai sensi della presente decisione sarà effettuato conformemente alla decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale, e alle specifiche disposizioni contenute nel presente progetto di proposta, molte delle quali sono già state incorporate nella convenzione Europol. Qualora siano create nuove possibilità per Europol di trattare dati personali, tale trattamento può aver luogo solo in base a disposizioni giuridiche chiare e precise, che devono essere approvate dal Consiglio. Gli archivi di lavoro per fini di analisi saranno conservati per un massimo di tre anni. Se strettamente necessario alla finalità dell'archivio, tali archivi potranno essere conservati per un altro triennio, previa informazione del consiglio di amministrazione e consultazione dell'autorità di controllo comune (articolo 16). Al fine di individuare l'accesso non autorizzato ai dati, saranno potenziati i meccanismi di controllo che consentono di verificare la legittimità delle operazioni di recupero dati dagli archivi automatizzati per trattare dati personali, estendendo la durata della conservazione dei dati di audit da sei a diciotto mesi (articolo 18). La protezione dei dati sarà rafforzata con l'istituzione di un responsabile della protezione dei dati del tutto indipendente (articolo 27). ● Base giuridica Articolo 30, paragrafo 1, lettera b), articolo 30, paragrafo 2, e articolo 34, paragrafo 2, lettera c), del trattato sull'Unione europea. ● Principio di sussidiarietà Il principio di sussidiarietà si applica alle azioni dell'Unione. Gli obiettivi della proposta non possono essere sufficientemente realizzati dagli Stati membri per i motivi che seguono. Non è possibile istituire un organo dell'Unione europea attraverso l'azione dei soli Stati membri, che necessitano di unire gli sforzi per affrontare meglio le forme gravi di criminalità transnazionale e il terrorismo, in particolare centralizzando l'analisi e lo scambio di informazioni. La proposta si limita a fornire a Europol gli strumenti che gli permettono di assistere e sostenere le autorità di contrasto degli Stati membri, e ad aumentare i casi in cui Europol può prestare tale assistenza e sostegno. La proposta pertanto è conforme al principio di sussidiarietà. ● Principio di proporzionalità La proposta è conforme al principio di proporzionalità per i motivi che seguono. In linea con la convenzione Europol, la proposta si limita a disciplinare il quadro istituzionale, il trattamento dei dati e le misure di protezione dei dati, necessari per garantire il funzionamento efficace di Europol. Se del caso, è fatto riferimento alla legislazione nazionale che determina, ad esempio, quali dati possono essere scambiati con Europol e a quali condizioni. Il principio di proporzionalità è stato tenuto altresì in considerazione nello stabilire la competenza di Europol, che è limitata alle forme gravi di criminalità elencate nella decisione quadro sul mandato d'arresto europeo. L'onere finanziario a carico della Comunità previsto dalla proposta è proporzionato ai costi attualmente sostenuti dagli Stati membri per finanziare Europol. La proposta ridurrà l'onere amministrativo, in quanto la decisione si conformerà alle procedure comunitarie e non sarà più necessario sottoporre a ratifica le modifiche allo strumento giuridico di Europol. ● Scelta dello strumento Una decisione del Consiglio basata sull'articolo 34, paragrafo 2, lettera c) del TUE è lo strumento più appropriato per istituire un organo in forza del titolo VI del TUE. Una decisione quadro non sarebbe appropriata in quanto la proposta non intende ravvicinare la normativa degli Stati membri. 4. INCIDENZA SUL BILANCIO Il quadro finanziario 2007-2013 stanzia un importo totale di 334 milioni di euro per il finanziamento di Europol a carico del bilancio comunitario per il periodo 2010-2013. Le cifre sono coerenti con il più recente piano finanziario quinquennale di Europol. Il bilancio annuale di Europol per il 2007 è di quasi 68 milioni di euro. I dipendenti a carico di tale bilancio nel 2007 saranno in totale 406. 5. Informazioni supplementari ● Simulazione, fase pilota e periodo transitorio Per la proposta sarà previsto un periodo transitorio. ● Semplificazione La proposta semplifica considerevolmente le procedure amministrative sia per l'UE che per le autorità pubbliche nazionali, in particolare evitando l'adozione di una serie di strumenti giuridici e decisioni in materia di gestione del bilancio e del personale, e allineando il funzionamento alla pratica comune di altri organi e agenzie dell'UE. ● Abrogazione di disposizioni vigenti L'adozione della proposta comporterà l'abrogazione delle disposizioni vigenti. ● Riformulazione La proposta implica una riformulazione. 2006/0310 (CNS) Proposta di DECISIONE DEL CONSIGLIO che istituisce l'Ufficio europeo di polizia (EUROPOL) IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, visto il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 30, paragrafo 1, lettera b), l'articolo 30, paragrafo 2, e l'articolo 34, paragrafo 2, lettera c), vista la proposta della Commissione[4], visto il parere del Parlamento europeo[5], considerando quanto segue: (1) L'istituzione di un ufficio europeo di polizia (Europol) è prevista dal trattato sull'Unione europea del 7 febbraio 1992 e disciplinata dalla convenzione basata sull'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea che istituisce un ufficio europeo di polizia ("Convenzione Europol")[6]. (2) La convenzione Europol è stata oggetto di una serie di proposte di modifica contenute in tre protocolli che devono ancora entrare in vigore a causa del lungo processo di ratifica connesso a tali modifiche, e la sostituzione della convenzione con una decisione faciliterà le ulteriori modifiche necessarie. (3) La semplificazione e il miglioramento del quadro normativo di Europol possono essere parzialmente raggiunti facendo di Europol un'agenzia dell'Unione europea, finanziata dal bilancio generale delle Comunità europee, cui andrebbero ad applicarsi le norme e le procedure generali previste per tali organi. (4) Gli strumenti giuridici che di recente hanno istituito agenzie o organi dell’Unione europea nei settori contemplati dal titolo VI del trattato sull’Unione europea (decisione del Consiglio del 28 febbraio 2002 che istituisce l’Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità[7] e decisione del Consiglio del 20 settembre 2005 che istituisce l’Accademia europea di polizia (CEPOL) e che abroga la decisione 2000/820/GAI[8]) hanno assunto la forma di decisioni del Consiglio in quanto più facilmente adattabili al mutare delle circostanze e alle nuove priorità politiche. (5) L'istituzione di Europol come agenzia dell'Unione europea finanziata dal bilancio generale delle Comunità europee rafforzerà il controllo su Europol del Parlamento europeo in quanto autorità di bilancio. (6) Assoggettando Europol alle norme e procedure generali applicabili agli altri organi e agenzie si garantirà una semplificazione amministrativa che permetterà a Europol di destinare più risorse allo svolgimento dei suoi compiti fondamentali. (7) Il funzionamento di Europol può essere ulteriormente semplificato e migliorato attraverso misure dirette ad aumentare le possibilità per Europol di fornire assistenza e sostegno alle autorità di contrasto competenti degli Stati membri, senza conferire poteri esecutivi ai funzionari Europol. (8) Uno di questi miglioramenti consiste nel disporre che Europol possa assistere le autorità competenti degli Stati membri nella lotta a determinate forme gravi di criminalità, senza che debbano sussistere gli indizi concreti di una struttura o di un'organizzazione criminale richiesti attualmente. (9) La designazione di Europol quale punto di contatto dell'Unione europea per la repressione della falsificazione dell'euro non pregiudica la convenzione internazionale per la repressione del falso nummario firmata a Ginevra il 20 aprile 1929, e il suo protocollo. (10) Per evitare procedure inutili, è opportuno che le unità nazionali di Europol abbiano accesso diretto a tutti i dati del suo sistema di informazione. (11) La presente decisione è in linea con la decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale. (12) Per quanto concerne i dati trattati in forza del diritto comunitario, in particolare i dati personali relativi al personale Europol, si applica il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati[9]. (13) È necessario istituire un responsabile della protezione dei dati incaricato di garantire in modo indipendente la legittimità del trattamento dei dati e il rispetto delle disposizioni della presente decisione per quanto riguarda il trattamento dei dati personali, incluso il trattamento dei dati personali relativi al personale Europol, protetto dall'articolo 24 del regolamento (CE) n. 45/2001. (14) Oltre a semplificare le disposizioni sui sistemi esistenti di trattamento dati, è opportuno aumentare le possibilità per Europol di creare e gestire altri strumenti di trattamento dati a sostegno dei suoi compiti; tali strumenti dovrebbero essere istituiti e mantenuti conformemente ai principi generali di protezione dei dati, ma anche nel rispetto delle norme dettagliate adottate dal Consiglio. (15) Occorre garantire la cooperazione dell'autorità di controllo comune con il garante europeo della protezione dei dati. (16) È appropriato che Europol, per adempiere alla sua missione, cooperi con le agenzie e gli organi europei che garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001. (17) Europol deve altresì cooperare con Eurojust, che garantisce un livello adeguato di protezione dei dati conformemente alla decisione che lo istituisce. (18) Occorre che Europol possa concludere accordi di lavoro con organi e agenzie della Comunità e dell'Unione, al fine di aumentare l'efficacia reciproca nella lotta alle forme gravi di criminalità che rientrano nelle rispettive competenze delle parti ed evitare inutili duplicazioni di lavori. (19) È opportuno razionalizzare le possibilità per Europol di cooperare con organi e paesi terzi, per garantire la coerenza con la politica generale dell'Unione in questo settore, prevedendo nuove disposizioni che definiscano le modalità future di tale cooperazione. (20) La governance di Europol deve essere migliorata semplificando le procedure, descrivendo i compiti del consiglio di amministrazione in termini più generali, limitando il numero delle riunioni del consiglio di amministrazione e istituendo una norma comune secondo cui tutte le decisioni devono essere prese a maggioranza di due terzi. (21) Sono inoltre auspicabili disposizioni per rafforzare il controllo del Parlamento europeo su Europol, affinché questo resti un'organizzazione trasparente che rende pienamente conto del suo operato, tenendo in debita considerazione l'esigenza di tutelare la riservatezza delle informazioni operative. (22) Il controllo giurisdizionale su Europol sarà esercitato conformemente all'articolo 35 del trattato sull'Unione europea. (23) Perché Europol continui a svolgere i suoi compiti al meglio è opportuno prevedere misure transitorie ponderate. (24) Poiché l'obiettivo della presente decisione, istituire cioè un'agenzia responsabile della cooperazione delle attività di contrasto a livello dell'Unione europea, non può essere sufficientemente realizzato dagli Stati membri e può dunque, a motivo delle dimensioni e degli effetti dell'azione in questione, essere realizzato meglio a livello dell'Unione, il Consiglio può adottare misure in conformità del principio di sussidiarietà di cui all'articolo 2 del trattato sull'Unione europea e definito all'articolo 5 del trattato che istituisce la Comunità europea. Conformemente al principio di proporzionalità, la presente decisione non va al di là di quanto necessario per il raggiungimento del suddetto obiettivo. (25) La presente decisione rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi sanciti segnatamente dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea, DECIDE: CAPO I – CREAZIONE E COMPITI Articolo 1Istituzione 1. La presente decisione istituisce un Ufficio europeo di polizia, in seguito "Europol", quale agenzia dell'Unione. Europol ha sede all'Aia, nei Paesi Bassi. 2. Europol succede giuridicamente a Europol, come istituito dalla convenzione basata sull'articolo K.3 del trattato sull'Unione europea che istituisce un Ufficio europeo di polizia ("Convenzione Europol"). Articolo 2Capacità giuridica 1. Europol ha personalità giuridica. 2. In ogni Stato membro, Europol ha la più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalla legislazione nazionale. Può in particolare acquistare o alienare beni mobili o immobili e stare in giudizio. 3. Europol ha facoltà di concludere un accordo sulla sede con il Regno dei Paesi Bassi. Articolo 3 Obiettivo Obiettivo di Europol è sostenere e rafforzare l'azione delle autorità competenti degli Stati membri e la loro cooperazione reciproca, per prevenire e combattere le forme gravi di criminalità e il terrorismo. Ai fini della presente decisione, per "autorità competenti" si intendono tutti gli organi pubblici degli Stati membri preposti alla prevenzione e alla lotta contro la criminalità in forza della legislazione nazionale. Articolo 4Competenza 1. Europol è competente per le forme gravi di criminalità che interessano due o più Stati membri, in particolare per la criminalità organizzata e il terrorismo. 2. Ai fini della presente decisione, le forme di criminalità di cui all'allegato I della medesima sono considerate forme gravi di criminalità. 3. Europol è altresì competente per i reati connessi. Sono considerati reati connessi: - i reati commessi per procurarsi i mezzi per perpetrare gli atti rientranti nell'ambito delle competenze di Europol; - i reati commessi per agevolare o compiere gli atti rientranti nell'ambito delle competenze di Europol; - i reati commessi per assicurare l'impunità degli atti rientranti nell'ambito delle competenze di Europol. 4. Il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, definisce le priorità di Europol per la prevenzione e la lotta contro le forme di criminalità rientranti nell'ambito di competenza di Europol, tenendo conto dei meccanismi di definizione delle priorità dell'Unione europea nel settore di competenza di Europol. Articolo 5 Compiti 1. I compiti principali di Europol sono: a) raccogliere, conservare, trattare, analizzare e scambiare le informazioni e l'intelligence trasmesse dalle autorità degli Stati membri o di paesi terzi, oppure da altri enti pubblici o privati; b) coordinare, organizzare e svolgere indagini e azioni operative congiuntamente con le autorità competenti degli Stati membri o nel quadro di squadre investigative comuni, se del caso in collegamento con organi europei o di paesi terzi; c) comunicare senza indugio alle autorità competenti degli Stati membri le informazioni che le riguardano e ogni collegamento constatato tra i reati; d) facilitare le indagini negli Stati membri trasmettendo alle unità nazionali tutte le informazioni pertinenti; e) chiedere alle autorità competenti degli Stati membri interessati di svolgere o coordinare indagini in casi specifici; f) fornire informazioni e supporto analitico a uno Stato membro in relazione a un evento internazionale di primo piano che richieda misure di mantenimento dell'ordine pubblico. 2. Rientrano nei compiti di cui al paragrafo 1 il coordinamento di indagini su attività criminali commesse attraverso Internet, specie in caso di reati connessi al terrorismo e alla distribuzione di materiale pedopornografico o altro materiale illecito, e il monitoraggio di Internet per aiutare a identificare tali attività criminali e le persone che le hanno commesse. 3. Tutte le azioni operative di Europol sono svolte in collegamento e in accordo con le autorità dello Stato membro o degli Stati membri il cui territorio è interessato. L'applicazione di misure coercitive spetta esclusivamente alle autorità nazionali competenti. 4. Europol ha altresì i seguenti compiti addizionali: a) approfondire le conoscenze specialistiche usate nelle indagini dalle autorità competenti degli Stati membri, e offrire consulenza per le indagini; b) fornire intelligence strategica per facilitare e promuovere un impiego efficace e razionale delle risorse disponibili, a livello nazionale e dell'Unione, per le attività operative, e prestare sostegno a tali attività; c) preparare valutazioni delle minacce e rapporti di situazione in relazione all'obiettivo, inclusa una valutazione annuale della minaccia costituita dalla criminalità organizzata. 5. Inoltre, nell'ambito dell'obiettivo di cui all'articolo 3, Europol può assistere gli Stati membri nei seguenti settori: a) formazione dei membri delle autorità competenti, se del caso in cooperazione con l’Accademia europea di polizia; b) logistica e attrezzature di quelle autorità, agevolando la fornitura di supporto tecnico tra gli Stati membri; c) metodi di prevenzione della criminalità; d) metodi e analisi di polizia tecnica e scientifica e processi investigativi. 6. Europol funge da punto di contatto dell'Unione europea nei suoi rapporti con i paesi terzi e le organizzazioni per la repressione della falsificazione dell'euro. Articolo 6 Partecipazione alle squadre investigative comuni 1. I funzionari di Europol possono partecipare, con funzioni di supporto, alle squadre investigative comuni, comprese quelle istituite a norma dell'articolo 1 della decisione quadro del 13 giugno 2002 relativa alle squadre investigative comuni[10], dell'articolo 13 della convenzione del 29 maggio 2000 relativa all'assistenza giudiziaria in materia penale tra gli Stati membri dell'Unione europea[11] o dell'articolo 24 della convenzione del 18 dicembre 1997 relativa alla mutua assistenza e alla cooperazione tra amministrazioni doganali[12]. Conformemente all'articolo 5, paragrafo 1, lettera b), e all'accordo di cui al paragrafo 3 e nel rispetto della legislazione dello Stato membro in cui opera la squadra investigativa comune, i funzionari Europol possono prestare assistenza in tutte le attività e scambiare informazioni con tutti i membri della squadra investigativa comune, conformemente al paragrafo 5. In questo contesto possono anche suggerire ai membri nazionali di una squadra investigativa comune di adottare misure coercitive specifiche. 2. Quando una squadra investigativa comune è istituita per indagare su casi di falsificazione dell'euro può essere designato un funzionario di Europol per dirigere le indagini sotto la responsabilità diretta del caposquadra. Qualora il parere del funzionario Europol così designato diverga da quello del caposquadra, prevale il parere di quest'ultimo. 3. Le modalità amministrative della partecipazione di funzionari Europol a una squadra investigativa comune sono stabilite in un accordo tra il direttore di Europol e le autorità competenti degli Stati membri che partecipano alla squadra in questione, con il coinvolgimento delle unità nazionali. Il consiglio di amministrazione definisce le norme che disciplinano tali accordi. Il consiglio di amministrazione definisce le norme che disciplinano tali accordi. 4. I funzionari Europol svolgono i loro compiti sotto la direzione del caposquadra, alle condizioni stabilite nell'accordo di cui al paragrafo 3. 5. I funzionari Europol possono entrare in collegamento diretto con i membri della squadra investigativa comune e fornire ai membri e ai membri distaccati della squadra informazioni a norma della presente decisione, alle condizioni stabilite nell'accordo di cui al paragrafo 3. 6. Quando partecipano alle operazioni delle squadre investigative comuni i funzionari Europol sono soggetti, per quanto riguarda i reati subiti o commessi, alla legislazione nazionale dello Stato membro in cui si svolge l'operazione applicabile alle persone con funzioni comparabili. Articolo 7 Richiesta di Europol di avviare indagini penali 1. Gli Stati membri trattano le richieste di Europol di avviare, svolgere o coordinare indagini in determinati casi e le esaminano debitamente. Essi comunicano a Europol se l'indagine richiesta sarà avviata. 2. Qualora le autorità competenti dello Stato membro interessato decidano di non dar seguito a una richiesta di Europol, lo informano della loro decisione e dei motivi che la giustificano, salvo che questi non possano essere rivelati perché altrimenti: a) lederebbero interessi fondamentali della sicurezza nazionale, oppure b) b) comprometterebbero il buon esito di indagini in corso o la sicurezza delle persone. 3. Le autorità competenti degli Stati membri trasmettono a Europol le risposte alle sue richieste di avviare, svolgere o coordinare indagini in determinati casi e le informazioni sui risultati delle indagini, conformemente alle norme della presente decisione e della legislazione nazionale pertinente. Articolo 8 Unità nazionali 1. Ciascuno Stato membro istitusce o designa un'unità nazionale affinché svolga i compiti indicati nel presente articolo. In ogni Stato membro è designato un funzionario a capo dell'unità nazionale. 2. L'unità nazionale è l'organo di collegamento tra Europol e le autorità nazionali competenti. Gli Stati membri possono tuttavia permettere contatti diretti tra le autorità competenti designate e Europol, purché siano rispettate le condizioni stabilite dallo Stato membro in questione, in particolare il previo coinvolgimento dell'unità nazionale. 3. Gli Stati membri adottano le misure necessarie per assicurare che le unità nazionali possano svolgere i propri compiti e, in particolare, abbiano accesso ai dati nazionali pertinenti. 4. Le unità nazionali: a) forniscono di loro iniziativa a Europol le informazioni e l'intelligence necessarie per lo svolgimento dei suoi compiti; b) rispondono alle richieste di informazioni, intelligence e consulenza inoltrate da Europol; c) aggiornano le informazioni e l'intelligence; d) valutano le informazioni e l'intelligence per conto delle autorità competenti, nel rispetto della legislazione nazionale e trasmettono loro il relativo materiale; e) chiedono a Europol consulenza, informazioni, intelligence e analisi; f) trasmettono a Europol informazioni da conservare nelle banche dati; g) assicurano la legittimità di qualsiasi scambio di informazioni fra Europol e le unità nazionali stesse. 5. Fatto salvo l'esercizio delle responsabilità incombenti agli Stati membri riguardo al mantenimento dell'ordine pubblico e alla salvaguardia della sicurezza interna, l'unità nazionale non è tenuta, in singoli casi concreti, a trasmettere informazioni se così facendo: a) compromettono il successo di indagini in corso o la sicurezza delle persone; b) divulgano informazioni riguardanti organi o specifiche attività di intelligence in materia di sicurezza dello Stato. 6. Le spese sostenute dalle unità nazionali per comunicare con Europol sono a carico degli Stati membri e non sono imputate a Europol, ad eccezione delle spese di collegamento. 7. I capi delle unità nazionali si riuniscono regolarmente, di loro iniziativa o su richiesta del direttore o del consiglio di amministrazione, per fornire consulenze a Europol. Articolo 9 Ufficiali di collegamento 1. Ogni unità nazionale distacca presso Europol almeno un ufficiale di collegamento. Ferme restando le specifiche disposizioni della presente decisione, gli ufficiali di collegamento sono soggetti alla legislazione nazionale dello Stato membro di origine. 2. Fatto salvo l'articolo 8, paragrafi 4 e 5, gli ufficiali di collegamento: a) comunicano a Europol le informazioni provenienti dalle rispettive unità nazionali; b) trasmettono alle rispettive unità nazionali le informazioni provenienti da Europol; c) cooperano con i funzionari Europol fornendo informazioni e consulenza; d) scambiano le informazioni provenienti dalle rispettive unità nazionali con gli ufficiali di collegamento di altri Stati membri. Gli scambi bilaterali di cui alla lettera d) possono riguardare anche reati che esulano dalla competenza di Europol, per quanto consentito dalla legislazione nazionale. 3. All'attività degli ufficiali di collegamento si applica per analogia l'articolo 34. 4. I diritti e gli obblighi degli ufficiali di collegamento nei confronti di Europol sono decisi dal consiglio d'amministrazione. 5. Gli ufficiali di collegamento godono dei privilegi e delle immunità necessari per lo svolgimento dei loro compiti conformemente all'articolo 50, paragrafo 4. 6. Europol provvede affinché gli ufficiali di collegamento siano pienamente informati e associati a tutte le sue attività, per quanto compatibile con la loro posizione. 7. Europol mette gratuitamente a disposizione degli Stati membri, nel suo edificio, i locali necessari per l'attività degli ufficiali di collegamento. Tutte le altre spese connesse al distacco di ufficiali di collegamento sono a carico dello Stato membro di origine, incluse quelle per l'attrezzatura, salvo i casi particolari in cui il consiglio di amministrazione raccomandi una deroga nell'ambito della stesura del bilancio di Europol. CAPO II – SISTEMI DI TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI Articolo 10Trattamento delle informazioni 1. Per quanto necessario al raggiungimento dei suoi obiettivi, Europol tratta informazioni e intelligence, inclusi i dati personali, in conformità della presente decisione. Europol istituisce e mantiene il sistema di informazione Europol, di cui all'articolo 11, e gli archivi di lavoro per fini di analisi, di cui all'articolo 14. 2. Europol può trattare dati per stabilire se questi sono rilevanti per i suoi compiti e possono essere inclusi in uno dei suoi sistemi informatici. 3. Qualora Europol intenda istituire un sistema di trattamento dei dati personali diverso dal sistema di informazione Europol, di cui all'articolo 11, o dagli archivi di lavoro per fini di analisi, di cui all'articolo 14, il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, definisce le condizioni alle quali Europol può procedere. Tali condizioni riguardano, in particolare, l'accesso ai dati, il loro uso e i termini per la loro conservazione e cancellazione, tenuto debito conto dei principi di cui all'articolo 26. 4. Nel rispetto delle condizioni fissate conformemente al paragrafo 3, il consiglio di amministrazione, su proposta del direttore, decide in merito all'istituzione dei sistemi di trattamento citati in quel paragrafo. Prima di decidere, il consiglio di amministrazione consulta l'autorità di controllo comune di cui all'articolo 33. 5. Europol si adopera per assicurare l'interoperabilità dei suoi sistemi di trattamento dati con quelli degli Stati membri e, in particolare, con quelli degli organi della Comunità e dell'Unione con cui Europol può istituire relazioni conformemente all'articolo 22, applicando le pratiche migliori e norme aperte. Articolo 11 Sistema di informazione Europol 1. Europol mantiene un sistema di informazione Europol, che potrà essere consultato direttamente dalle unità nazionali, dagli ufficiali di collegamento, dal direttore, dai vicedirettori e dai funzionari Europol debitamente autorizzati. 2. Europol garantisce l'osservanza delle disposizioni della presente decisione che disciplinano il funzionamento del sistema di informazione. Esso risponde del corretto funzionamento del sistema di informazione dal punto di vista tecnico e operativo, e prende tutti i provvedimenti necessari per assicurare la regolare attuazione delle misure indicate agli articoli 20, 28, 30 e 34 per quanto riguarda il sistema di informazione. 3. L'unità nazionale degli Stati membri è responsabile della comunicazione con il sistema di informazione. In particolare, è competente per le misure di sicurezza di cui all'articolo 34 relative alle attrezzature utilizzate per il trattamento dei dati nel territorio dello Stato membro interessato, per il riesame di cui all'articolo 20 e, per quanto previsto dalle disposizioni legislative, regolamentari, amministrative e procedurali di quello Stato membro, per la corretta attuazione della presente decisione in qualsiasi altro settore. Articolo 12Contenuto del sistema di informazione Europol 1. Il sistema di informazione Europol può essere usato per trattare unicamente i dati necessari allo svolgimento dei compiti di Europol. I dati introdotti riguardano: a) persone che, in base alla legislazione nazionale dello Stato membro interessato, sono sospettate di aver commesso un reato di competenza di Europol o di avervi partecipato, o che sono state condannate per un siffatto reato; b) persone per le quali sussistano seri indizi, secondo la legislazione nazionale dello Stato membro interessato, che possano commettere reati di competenza di Europol. 2. I dati concernenti le persone di cui al paragrafo 1 possono contenere solo le seguenti indicazioni: a) cognome, cognome da nubile, nomi e eventuali alias o appellativi correnti; b) data e luogo di nascita; c) cittadinanza; d) sesso; e) all'occorrenza, altri elementi utili all'identificazione, segnatamente caratteristiche fisiche particolari, obiettive e inalterabili. 3. Oltre ai dati di cui al paragrafo 2, il sistema di informazione Europol può essere usato per trattare le seguenti indicazioni relative alle persone di cui al paragrafo 1: a) reati commessi, reati imputati, date e luoghi in cui tali reati sarebbero stati commessi; b) strumenti di reato effettivi o potenziali; c) servizi responsabili e riferimenti delle pratiche; d) sospetto di appartenenza a un'organizzazione criminale; e) condanne, nella misura in cui riguardino reati di competenza di Europol; f) parte che ha introdotto i dati. Tali dati possono essere inclusi anche quando non contengono ancora riferimenti a persone. Se a introdurre i dati è Europol, questo ne indica la fonte, oltre al riferimento della pratica. 4. Le informazioni complementari sulle persone di cui al paragrafo 1 detenute da Europol o dalle unità nazionali possono essere comunicate, su richiesta, a qualsiasi unità nazionale o a Europol. Le unità nazionali comunicano le informazioni complementari in osservanza della rispettiva legislazione nazionale. 5. Se il procedimento contro l'interessato è archiviato o se quest'ultimo è assolto, i dati relativi al caso per il quale è stata decisa l'archiviazione o l'assoluzione sono cancellati. Articolo 13Accesso al sistema di informazione 1. Le unità nazionali, gli ufficiali di collegamento, il direttore, i vicedirettori o i funzionari Europol debitamente autorizzati hanno il diritto di introdurre e ricercare dati direttamente nel sistema di informazione Europol. Europol può accedere ai dati nella misura in cui sia necessario allo svolgimento dei suoi compiti in casi particolari. Le unità nazionali e gli ufficiali di collegamento accedono ai dati in conformità delle disposizioni legislative, regolamentari, amministrative e procedurali della parte che accede, nel rispetto di ogni ulteriore disposizione della presente decisione. 2. Solo la parte che ha introdotto i dati può modificarli, rettificarli o cancellarli. Se un'altra parte ha motivo di ritenere che alcuni dati di cui all'articolo 12, paragrafo 2, siano errati, o se desidera integrarli, ne avverte al più presto la parte che li ha introdotti, la quale esamina senza indugio la comunicazione e, se necessario, modifica, integra, rettifica o cancella immediatamente i dati. 3. Qualora il sistema contenga dati di cui all'articolo 12, paragrafo 3, riguardanti una persona, ogni parte può introdurre altri dati di cui a quel paragrafo. In caso di contraddizione palese tra i dati introdotti, le parti interessate si consultano e si accordano. 4. Se una parte intende cancellare completamente i dati di cui all'articolo 12, paragrafo 2, che ha introdotto in relazione a una persona sulla quale altre parti hanno introdotto dati di cui all'articolo 12, paragrafo 3, la responsabilità in materia di protezione dei dati e il diritto di modificare, integrare, rettificare e cancellare quei dati ai sensi dell'articolo 12, paragrafo 2, sono trasferiti alla parte che per prima ha introdotto i dati di cui all'articolo 12, paragrafo 3, su quella persona. La parte che intende cancellare i dati ne informa la parte cui viene trasferita la responsabilità in materia di protezione dei dati. 5. La parte che recupera, introduce o modifica dati nel sistema di informazione è responsabile della legittimità di tali operazioni; tale parte deve poter essere identificata. La comunicazione delle informazioni tra le unità nazionali e le autorità competenti degli Stati membri è disciplinata dalla legislazione nazionale. 6. Oltre alle unità nazionali e alle persone indicate al paragrafo 1, hanno facoltà di interrogare il sistema di informazione Europol anche le autorità competenti designate a tal fine dagli Stati membri in conformità delle loro disposizioni legislative, regolamentari, amministrative e procedurali, nel rispetto di ogni ulteriore disposizione della presente decisione. L'interrogazione tuttavia permette solamente di sapere se i dati richiesti sono disponibili nel sistema. Ulteriori informazioni possono essere ottenute tramite l'unità nazionale. 7. Le informazioni relative ai servizi competenti designati in conformità del paragrafo 6, e le loro successive modifiche sono trasmesse al segretariato generale del Consiglio che provvede a pubblicarle nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Articolo 14Archivi di lavoro per fini di analisi 1. Qualora sia necessario per conseguire i suoi obiettivi, Europol può conservare, modificare e utilizzare in archivi di lavoro per fini di analisi dati relativi ai reati di sua competenza, compresi i dati relativi ai reati connessi di cui all'articolo 4, paragrafo 3. Gli archivi di lavoro per fini di analisi possono contenere dati sulle seguenti categorie di persone: a) persone di cui all'articolo 12, paragrafo 1; b) persone che potrebbero essere chiamate a testimoniare nel corso di indagini sui reati in esame o di procedimenti penali conseguenti; c) persone che sono state vittime di uno dei reati in esame o per le quali taluni fatti autorizzano a ritenere che potranno essere vittime di un siffatto reato; d) persone di contatto e di accompagnamento; e) persone che possono fornire informazioni sui reati in esame. La raccolta, la conservazione e il trattamento dei dati elencati all'articolo 6, paragrafo 1, della decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale sono autorizzati soltanto se strettamente necessari per le finalità dell'archivio interessato e se integrano altri dati personali già introdotti in quell'archivio. È vietato selezionare una categoria specifica di persone partendo unicamente dai dati di cui all'articolo 6, paragrafo 1, della decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale, in violazione delle citate norme relative sulla finalità. Il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adotta le norme di attuazione degli archivi di lavoro per fini di analisi, che precisano segnatamente le categorie di dati personali previste nel presente articolo e le disposizioni relative alla sicurezza dei dati interessati e al controllo interno del loro uso. 2. Detti archivi sono costituiti per fini di analisi, definita come la raccolta, il trattamento o l'uso di dati a sostegno di un'indagine penale. Ciascun progetto di analisi comporta la costituzione di un gruppo di analisi cui partecipano: a) gli analisti e gli altri funzionari Europol designati dal direttore di Europol; b) gli ufficiali di collegamento e/o gli esperti degli Stati membri che hanno fornito le informazioni o che sono implicati nell'analisi ai sensi del paragrafo 4. Solo gli analisti sono autorizzati a introdurre dati nell'archivio interessato e a modificarli. Tutti i partecipanti possono effettuare ricerche di dati nell'archivio. 3. Su richiesta di Europol o di loro iniziativa, le unità nazionali comunicano a Europol, fatto salvo l'articolo 8, paragrafo 5, tutte le informazioni necessarie alla finalità dell'archivo di lavoro per fini di analisi interessato. A seconda del grado di sensibilità, i dati provenienti dalle unità nazionali possono essere trasmessi direttamente, con qualsiasi mezzo adeguato, ai gruppi di analisi, per il tramite o meno degli ufficiali di collegamento interessati. Europol indica alle unità nazionali il formato preferito per la comunicazione delle informazioni. 4. In caso di analisi generali di tipo strategico tutti gli Stati membri, tramite i rispettivi ufficiali di collegamento e/o esperti, sono pienamente associati ai risultati dei lavori, specie mediante la comunicazione delle relazioni di Europol. Alle analisi di casi particolari che non riguardano tutti gli Stati membri e hanno scopi direttamente operativi partecipano i rappresentanti: a) degli Stati membri da cui provengono le informazioni in base alle quali è stato deciso di costituire l'archivio di lavoro ai fini di analisi, o che sono direttamente interessati da tali informazioni, e degli Stati membri che il gruppo di analisi invita in un secondo tempo ad associarsi poiché anch'essi interessati; b) degli Stati membri che, consultata la funzione indice di cui all'articolo 15, ravvisano la necessità di essere informati e la fanno valere alle condizioni stabilite al paragrafo 5. 5. Possono far valere la necessità di essere informati gli ufficiali di collegamento autorizzati. Ciascuno Stato membro designa e autorizza a tal fine un numero limitato di ufficiali e ne trasmette l'elenco al consiglio di amministrazione. Per far valere la necessità di essere informato di cui al paragrafo 4, l'ufficiale di collegamento trasmette a tutti i partecipanti all'analisi una dichiarazione scritta motivata, convalidata dall'autorità gerarchica cui fa capo nel suo Stato membro. È quindi associato automaticamente all'analisi in corso. Se nel gruppo di analisi sorgono obiezioni, l'associazione automatica è differita fino a conclusione di un procedimento di conciliazione comprendente le tre seguenti fasi: a) i partecipanti all'analisi cercano un accordo con l'ufficiale di collegamento che ha fatto valere la necessità di essere informato, disponendo a tal fine di un massimo di otto giorni; b) se non raggiungono un accordo, i capi delle unità nazionali interessate e la direzione di Europol si riuniscono entro tre giorni e cercano un accordo; c) se il disaccordo persiste, i rappresentanti delle parti interessate in sede di consiglio di amministrazione si riuniscono entro otto giorni. Se lo Stato membro interessato non rinuncia a far valere la necessità di essere informato, la sua associazione all'analisi è decisa per consenso. 6. Lo Stato membro che ha comunicato un'informazione a Europol è il solo che può giudicarne il grado di sensibilità e le possibili variazioni, e ha facoltà di definirne le condizioni di trattamento. La diffusione o l'uso operativo dei dati comunicati a Europol è deciso dallo Stato membro che li ha trasmessi. Se non è possibile stabilire quale Stato membro ha comunicato i dati a Europol, la decisione di diffonderli o usarli a scopi operativi è presa dai partecipanti all'analisi. Uno Stato membro o un esperto associato che si unisca a un'analisi in corso non può diffondere o usare i dati senza il previo consenso dello Stato membro inizialmente interessato. 7. In deroga al paragrafo 6, se inserendo dati in un archivio di lavoro per fini di analisi Europol rileva che questi si riferiscono a una persona o a un oggetto per i quali già sussistono nell'archivio dati forniti da un altro Stato membro o terzo, entrambi gli Stati membri o terzi interessati sono immediatamente informati del collegamento identificato, conformemente all'articolo 17. 8. Europol può invitare esperti delegati da terzi ai sensi degli articoli 22 o 23 da associare alle attività di un gruppo di analisi, se: a) tra Europol e il terzo è in vigore un accordo che contiene disposizioni appropriate sullo scambio di informazioni, compresa la trasmissione di dati personali, e sulla riservatezza delle informazioni scambiate; b) l'associazione degli esperti del terzo è nell'interesse degli Stati membri; c) il terzo è direttamente interessato dal lavoro di analisi; d) tutti i partecipanti accettano che gli esperti del terzo vengano associati alle attività del gruppo di analisi. Qualora il progetto di analisi riguardi frodi o altre attività illegali che ledono gli interessi finanziari delle Comunità europee, Europol invita gli esperti dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode a partecipare al gruppo di analisi. L'associazione di esperti di un terzo alle attività di un gruppo di analisi è subordinata a un accordo tra Europol e il terzo. Il consiglio di amministrazione definisce le norme che disciplinano tali accordi. Gli accordi tra Europol e i terzi sono trasmessi all'autorità di controllo comune di cui all'articolo 33, che può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Articolo 15 Funzione indice 1. Europol crea una funzione indice per i dati conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi. 2. Il direttore, i vicedirettori e i funzionari Europol debitamente autorizzati, gli ufficiali di collegamento e i funzionari debitamente autorizzati delle unità nazionali hanno diritto di accedere alla funzione indice. Tale funzione è strutturata in modo da consentire a chi la usa di sapere chiaramente, in base ai dati consultati, se un archivio di lavoro per fini di analisi contiene dati di interesse per lo svolgimento dei suoi compiti. 3. L'accesso alla funzione indice è concepito in modo tale che sia possibile determinare se un'informazione è conservata in un archivio di lavoro per fini di analisi, ma non sia possibile effettuare collegamenti o deduzioni ulteriori riguardo al contenuto dell'archivio. 4. Le modalità relative alla struttura della funzione indice sono definite dal consiglio di amministrazione previo parere dell'autorità di controllo comune. Articolo 16Provvedimento costitutivo di un archivio di lavoro per fini di analisi 1. Per ciascun archivio di lavoro per fini di analisi Europol specifica in un provvedimento costitutivo: a) la denominazione dell'archivio; b) la finalità dell'archivio; c) le categorie di persone su cui si conservano dati; d) il tipo di dati da conservare ed eventualmente i dati strettamente necessari tra quelli enumerati all'articolo 6, paragrafo 1, della decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale; e) il contesto generale della decisione di creare l'archivio; f) i partecipanti al gruppo di analisi al momento della creazione dell'archivio; g) le condizioni per comunicare i dati personali conservati nell'archivio, con precisazione dei destinatari e della procedura da seguire; h) la frequenza dei controlli e la durata della conservazione; i) le modalità relative alla stesura dei verbali. 2. Il consiglio di amministrazione e l'autorità di controllo comune di cui all'articolo 33 sono immediatamente informati dal direttore di Europol del provvedimento costitutivo dell'archivio e ricevono la relativa pratica. L'autorità di controllo comune può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Il direttore di Europol può chiedere all'autorità di controllo comune di formulare tali osservazioni entro un termine determinato. 3. Il consiglio di amministrazione può in qualsiasi momento incaricare il direttore di Europol di modificare un provvedimento costitutivo o di chiudere l'archivio di lavoro per fini di analisi. Il consiglio di amministrazione decide la data in cui tale modifica o chiusura ha effetto. 4. Gli archivi di lavoro per fini di analisi sono conservati per un massimo di tre anni. Tuttavia, prima della scadenza di questo termine Europol esamina la necessità di conservare l'archivio. Se strettamente necessario alla finalità dell'archivio, il direttore di Europol può deciderne la conservazione per un altro triennio. Il consiglio di amministrazione e l'autorità di controllo comune di cui all'articolo 33 sono immediatamente informati dal direttore di Europol degli elementi contenuti nell'archivio che giustificano la stretta necessità di conservarlo. L'autorità di controllo comune può indirizzare al consiglio di amministrazione le osservazioni che reputa necessarie. Il direttore di Europol può chiedere all'autorità di controllo comune di formulare tali osservazioni entro un termine determinato. Si applica il paragrafo 3. CAPO III - DISPOSIZIONI COMUNI PER IL TRATTAMENTO DELLE INFORMAZIONI Articolo 17Obbligo di comunicazione Fatto salvo l'articolo 14, paragrafi 6 e 7, Europol comunica senza indugio alle unità nazionali e, su richiesta di queste, ai loro ufficiali di collegamento le informazioni riguardanti i rispettivi Stati membri, compresi i collegamenti identificati tra reati di competenza di Europol. Possono inoltre essere comunicate informazioni e intelligence su altri reati gravi di cui Europol viene a conoscenza nello svolgimento dei suoi compiti. Articolo 18Disposizioni sul controllo del recupero dati Europol istituisce adeguati meccanismi di controllo che consentono di verificare la legittimità delle operazioni di recupero dati dagli archivi automatizzati per trattare dati personali. I dati così raccolti sono usati da Europol e dalle autorità di controllo di cui agli articoli 32 e 33 soltanto a quello scopo e sono cancellati dopo diciotto mesi, a meno che siano necessari per un controllo in corso. Il consiglio di amministrazione disciplina le modalità dei meccanismi di controllo, previa consultazione dell'autorità di controllo comune. Articolo 19Norme d'uso 1. I dati personali recuperati dagli archivi per il trattamento dei dati di Europol possono essere trasmessi o usati unicamente dalle autorità competenti degli Stati membri per prevenire e combattere le forme di criminalità di competenza di Europol e le altre forme gravi di criminalità. Europol usa i dati solo per lo svolgimento dei suoi compiti. 2. Qualora uno Stato membro o un terzo comunichino certi dati subordinandone l'uso a particolari restrizioni in quello Stato membro o presso quel terzo, dette restrizioni devono essere rispettate anche da chi usa i dati, eccetto il caso specifico in cui la legislazione nazionale disponga una deroga alle restrizioni a favore delle autorità giudiziarie, degli organi legislativi o di qualsiasi altro organo indipendente istituito per legge e incaricato del controllo delle autorità nazionali competenti. In questo caso i dati sono usati solo previa consultazione dello Stato membro che li ha comunicati, tenendo conto per quanto possibile dei suoi interessi e punti di vista. 3. L'uso dei dati per finalità diverse o da parte di autorità diverse dalle autorità nazionali competenti è possibile solo previa consultazione dello Stato membro che li ha trasmessi nella misura in cui la legislazione nazionale di quello Stato lo permette. Articolo 20 Termini per la conservazione e la cancellazione degli archivi 1. Europol conserva i dati contenuti negli archivi solo per il tempo necessario allo svolgimento dei suoi compiti. La necessità di un'ulteriore conservazione va esaminata al più tardi dopo tre anni dall'introduzione dei dati. L'esame dei dati conservati nel sistema di informazione e la loro cancellazione sono effettuati dall'unità che li ha introdotti. L'esame dei dati conservati in altri archivi di Europol e la loro cancellazione sono effettuati da Europol. Europol avvisa automaticamente gli Stati membri, con tre mesi d'anticipo, della scadenza dei termini per esaminare i dati conservati. 2. Durante l'esame le unità di cui al paragrafo 1, terza frase, possono decidere di continuare a conservare i dati fino all'esame successivo qualora ciò sia ancora necessario per lo svolgimento dei compiti di Europol. Se non è deciso nulla in merito all'ulteriore conservazione dei dati, questi sono automaticamente cancellati. 3. Qualora uno Stato membro cancelli dai suoi archivi nazionali dati comunicati a Europol e da questo conservati in altri archivi, esso ne informa Europol. In tal caso Europol cancella i dati, salvo che abbia un interesse ulteriore per gli stessi in base a informazioni che vanno al di là di quelle possedute dallo Stato membro che ha trasmesso i dati. Europol informa lo Stato membro interessato dell'ulteriore conservazione di tali dati. 4. La cancellazione non ha luogo se rischia di ledere gli interessi della persona cui si riferiscono i dati da tutelare. In tal caso i dati sono usati solo con il consenso dell'interessato. Articolo 21 Accesso a banche dati nazionali e internazionali Nella misura in cui strumenti giuridici dell'Unione europea o strumenti giuridici internazionali o nazionali consentono a Europol l'accesso informatizzato a dati contenuti in altri sistemi di informazione nazionali o internazionali, Europol può recuperare dati personali in tal modo quando sia necessario per lo svolgimento dei suoi compiti. Se le norme in materia di accesso e uso dei dati previste dalle disposizioni applicabili dei suddetti strumenti giuridici sono più severe di quelle contenute nella presente decisione, l'accesso e l'uso di tali dati da parte di Europol è disciplinato da queste disposizioni. Europol non può usare tali dati in modo incompatibile con la presente decisione. CAPO IV – RELAZIONI CON I PARTNER Articolo 22Relazioni con altri organi e agenzie della Comunità o dell'Unione 1. Se utile allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può instaurare e mantenere relazioni di cooperazione con gli organi e le agenzie istituite dal trattato che istituisce la Comunità europea e dal trattato sull'Unione europea, o sulla base dei medesimi. Tali relazioni possono concretizzarsi in accordi di lavoro in conformità del paragrafo 2. Quando necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro i reati di competenza di Europol, Europol instaura e mantiene una stretta cooperazione in particolare con le istituzioni, gli organi, le agenzie e gli uffici che seguono: a) l'Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea (FRONTEX); b) la Banca centrale europea; c) l'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (OEDT); d) l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). I dati personali possono essere trattati solo se necessario per il legittimo svolgimento dei compiti di competenza del destinatario dei dati. 2. Europol può stipulare accordi di lavoro con le istituzioni, gli organi, le agenzie e gli uffici di cui al paragrafo 1. Gli accordi di lavoro possono riguardare lo scambio di informazioni operative, strategiche e tecniche, inclusi dati personali, e il coordinamento di attività, e possono prevedere: a) consultazioni periodiche, in particolare su programmi di lavoro e strategie, al fine di garantirne la complementarità, e su temi di interesse comune; b) il coordinamento e la cooperazione in determinate attività, incluse indagini e azioni operative; c) condizioni alle quali altri organi o agenzie possono partecipare alla raccolta, alla conservazione, al trattamento, all'analisi e allo scambio di informazioni e intelligence, inclusi la partecipazione o il sostegno ad archivi di lavoro per fini di analisi o il ricevimento di dati e risultati provenienti da tali archivi. 3. Fatti salvi i paragrafi 1 e 2, Europol può scambiare direttamente informazioni, compresi dati personali, con l'OLAF allo stesso modo previsto per le autorità competenti degli Stati membri dall'articolo 7, paragrafo 2, del secondo protocollo della convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee[13]. 4. Europol istituisce e mantiene una stretta cooperazione con Eurojust per aumentare la reciproca efficacia nella lotta alle forme gravi di criminalità internazionale rientranti nelle rispettive competenze ed evitare inutili duplicazioni di lavori. In particolare, quando effettua una richiesta di avviare indagini penali ne informa Eurojust. 5. Europol instaura e mantiene una stretta cooperazione con l’Accademia europea di polizia (CEPOL). La cooperazione con CEPOL è diretta alla consulenza e all'assistenza reciproche nel campo della formazione, al sostegno per l'organizzazione di corsi o di altre attività di formazione, alla realizzazione di attività congiunte di formazione, alla partecipazione dei membri del rispettivo personale a corsi organizzati dall'altra parte e allo scambio di informazioni di carattere non personale. Articolo 23 Relazioni con organi terzi 1. Se necessario allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può instaurare e mantenere relazioni di cooperazione con organi terzi preposti alla prevenzione e alla lotta contro la criminalità quali: a) organi pubblici di paesi terzi; b) organizzazioni internazionali e enti di diritto pubblico a quelle subordinate; c) altri organi di diritto pubblico esistenti in virtù di un accordo tra due o più Stati; d) l'Organizzazione internazionale di polizia criminale (Interpol). 2. Il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, definisce un elenco degli organi terzi di cui al paragrafo 1, lettere a), b) e c), con cui Europol può instaurare relazioni di cooperazione. 3. Se necessario allo svolgimento dei suoi compiti, Europol può stipulare accordi amministrativi con gli organi terzi di cui ai paragrafi 1 e 2. Tali accordi riguardano in particolare lo scambio di informazioni strategiche di carattere non personale. I dati personali possono essere trasmessi solo in conformità dell'articolo 24. Articolo 24 Comunicazione di dati personali a organi terzi 1. Europol può comunicare dati personali in suo possesso agli organi terzi di cui all'articolo 23, paragrafo 1, alle condizioni previste dal paragrafo 4, qualora: a) ciò sia necessario in singoli casi per la prevenzione o la lotta contro reati di competenza di Europol, e b) l'Unione abbia concluso con il paese terzo, l'organizzazione internazionale o l'organo terzo interessati un accordo internazionale che autorizza la comunicazione di tali dati sulla base di una valutazione del sussistere di un adeguato livello di protezione dei dati garantito dall'organo interessato. 2. In deroga al paragrafo 1, Europol può comunicare dati personali in suo possesso agli organi terzi di cui all'articolo 23, paragrafo 1, alle condizioni previste dal paragrafo 4 qualora il direttore di Europol ne consideri assolutamente necessaria la trasmissione per salvaguardare gli interessi essenziali degli Stati membri interessati nell'ambito degli obiettivi di Europol o al fine di evitare un pericolo imminente associato alla criminalità o a reati terroristici. Il direttore di Europol tiene conto in tutti i casi del livello di protezione dei dati applicabile all'organo in questione, al fine di conciliare questo livello di protezione dei dati con gli interessi di cui sopra. 3. Prima di comunicare dati personali a norma del paragrafo 2, il direttore valuta l'adeguatezza del livello di protezione dei dati offerto dagli organi terzi tenendo conto di tutte le circostanze relative alla comunicazione di dati personali, in particolare: a) il tipo di dati; b) la loro finalità; c) la durata del trattamento previsto; d) le disposizioni generali o particolari in materia di protezione dei dati applicabili all'organo terzo; e) il fatto che l'organo terzo abbia o meno acconsentito alle condizioni particolari sui dati richieste da Europol. 4. Se a comunicare a Europol i dati personali in questione è uno Stato membro, Europol li comunica a organi terzi solo con il consenso di quello Stato membro. Lo Stato membro può dare un consenso preventivo alla comunicazione, generale o soggetto a condizioni particolari, revocabile in qualsiasi momento. Se i dati non sono stati comunicati da uno Stato membro, Europol si accerta che la loro comunicazione non sia tale da: a) ostacolare il corretto svolgimento dei compiti di competenza di uno Stato membro; b) costituire una minaccia per la sicurezza e l'ordine pubblico di uno Stato membro o arrecargli comunque pregiudizio. 5. Europol è responsabile della legittimità della comunicazione dei dati. Esso mantiene una traccia di tutte le comunicazioni di dati ai sensi del presente articolo, e dei relativi motivi. I dati sono comunicati solo se il destinatario si impegna a usarli unicamente per lo scopo per il quale sono stati trasmessi. Tale disposizione non si applica quando Europol comunica i dati personali ai fini di una richiesta all'organo terzo. Articolo 25 Norme di attuazione relative alle relazioni di Europol 1. Il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adotta le norme di attuazione relative alle relazioni di Europol con gli organi terzi di cui all'articolo 23, paragrafo 1, inclusa la comunicazione a tali organi di dati personali da parte di Europol. 2. Il consiglio di amministrazione stabilisce le norme di attuazione relative alle relazioni di Europol con gli organi e le agenzie della Comunità e dell'Unione di cui all'articolo 22, e allo scambio di dati personali tra Europol e tali organi e agenzie. Il consiglio di amministrazione decide previa consultazione dell'autorità di controllo comune. CAPO V – PROTEZIONE E SICUREZZA DEI DATI Articolo 26Livello di protezione dei dati Fatte salve le specifiche disposizioni della presente decisione, nel raccogliere, trattare e usare dati personali Europol applica i principi della decisione quadro 2007/XX/GAI del Consiglio sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale. Europol si attiene a tali principi nel raccogliere, trattare e usare dati personali, inclusi i dati non automatizzati che detiene sotto forma di archivi, ossia qualsiasi insieme strutturato di dati personali accessibile secondo criteri determinati. Articolo 27Responsabile della protezione dei dati 1. Europol designa tra i membri del personale un responsabile della protezione dei dati, posto alle dirette dipendenze del consiglio di amministrazione. Nello svolgimento delle sue mansioni il responsabile della protezione dei dati non riceve istruzioni da nessuno. 2. I compiti del responsabile della protezione dei dati sono: a) garantire, in maniera indipendente, la legittimità del trattamento dati e il rispetto delle disposizioni della presente decisione relative al trattamento dei dati personali, incluso il trattamento dei dati personali riguardanti il personale di Europol; b) garantire che sia mantenuta traccia scritta della trasmissione e del ricevimento di dati personali in conformità della presente decisione; c) garantire che le persone cui si riferiscono i dati siano informate, su richiesta, dei diritti spettanti loro ai sensi della presente direttiva; d) cooperare con il personale di Europol preposto alle procedure, alla formazione e alla consulenza in materia di trattamento dei dati. 3. Nello svolgimento dei suoi compiti, il responsabile della protezione dei dati ha accesso a tutti i dati trattati da Europol e a tutti i locali di Europol. 4. Qualora il responsabile della protezione dei dati ritenga che le disposizioni della presente decisione relative al trattamento dei dati personali non sono state rispettate, ne informa il direttore. Se il direttore non pone rimedio al trattamento non conforme entro un termine ragionevole, il responsabile della protezione dei dati ne informa il consiglio di amministrazione, che accusa ricevimento dell'informazione. Se il consiglio di amministrazione non pone rimedio al trattamento non conforme entro un termine ragionevole, il responsabile della protezione dei dati si rivolge all'autorità di controllo comune. 5. Il consiglio di amministrazione adotta ulteriori norme di attuazione relative al responsabile della protezione dei dati, riguardanti, in particolare, la selezione, la revoca, i compiti, le mansioni e i poteri del responsabile della protezione dei dati. Articolo 28 Responsabilità in materia di protezione dei dati 1. La responsabilità dei dati trattati presso Europol, in particolare per quanto riguarda la legittimità della loro raccolta, trasmissione a Europol e introduzione, la loro esattezza, il loro aggiornamento e il controllo dei termini di conservazione incombe: a) allo Stato membro che ha introdotto o comunicato i dati; b) a Europol, per quanto riguarda i dati comunicatigli da terzi o che costituiscono il risultato di analisi svolte da Europol. 2. Europol è altresì responsabile di tutti i dati che tratta, dal momento in cui decide di includerli in uno dei suoi archivi automatizzati o non automatizzati. I dati trasmessi a Europol ma non ancora inclusi in uno dei suoi archivi rimangono sotto la responsabilità in materia di protezione dei dati della parte che li ha trasmessi. Europol è tuttavia tenuto a garantire che possano consultare tali dati, finché non sono inclusi in un archivio, solo i funzionari autorizzati di Europol, al fine di stabilire se possono essere trattati presso Europol o da funzionari autorizzati della parte che li ha comunicati. Se a seguito di una valutazione Europol ha motivo di ritenere che i dati forniti siano inesatti o non aggiornati, ne dà notizia alla parte che li ha trasmessi. 3. Europol conserva i dati in modo che sia possibile individuare lo Stato membro o il terzo che li ha trasmessi, oppure accertare se siano il risultato dell'analisi di Europol. Articolo 29 Diritti della persona cui si riferiscono i dati 1. Chiunque ha diritto di accedere ai dati personali che lo riguardano trattati da Europol, o di farli verificare, alle condizioni di cui al presente articolo. 2. Chiunque desideri esercitare i diritti riconosciutigli dal presente articolo può presentare gratuitamente apposita domanda, nello Stato membro di sua scelta, all'autorità designata a tal fine in quello Stato. L'autorità sottopone la domanda a Europol senza indugio, in ogni caso entro un mese dal ricevimento. 3. Entro tre mesi dal ricevimento, Europol tratta interamente la domanda in conformità del presente articolo e delle disposizioni legislative e processuali dello Stato membro in cui la domanda è presentata. 4. L'accesso ai dati personali è negato quando rischia di compromettere: a) l'attività di Europol; b) le indagini nazionali cui Europol presta assistenza; c) i diritti e le libertà di terzi. 5. Prima di decidere se consentire l'accesso, Europol consulta le autorità di contrasto competenti degli Stati membri interessati. L'accesso ai dati introdotti negli archivi di lavoro per fini di analisi è subordinato al consenso di Europol, degli Stati membri che partecipano all'analisi e dello Stato membro o degli Stati membri direttamente interessati dalla comunicazione di tali dati. Qualora uno Stato membro si opponga all'accesso ai dati personali, comunica il suo rifiuto e la motivazione a Europol. 6. Qualora uno o più Stati membri oppure Europol si oppongano all'accesso di una persona ai dati che la riguardano, Europol comunica all'interessato di avere effettuato le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare se Europol abbia trattato dati personali che lo riguardano. Articolo 30Rettifica e cancellazione dei dati 1. Chiunque ha diritto di chiedere a Europol che i dati errati che lo riguardono siano rettificati o cancellati. Qualora dalla richiesta di rettifica o cancellazione, oppure in altro modo, emerga che dati in possesso di Europol comunicati da terzi o risultanti dalle analisi di Europol sono errati oppure sono stati introdotti o conservati in contrasto con la presente decisione, Europol provvede alla loro rettifica o cancellazione. 2. Se i dati errati o trattati in contrasto con la presente decisione sono stati trasmessi a Europol direttamente dagli Stati membri, gli Stati membri interessati sono tenuti a rettificarli o cancellarli in collaborazione con Europol. 3. Se i dati errati sono stati trasmessi con altro mezzo appropriato o se gli errori nei dati forniti da Stati membri sono dovuti a modalità di trasmissione errate o contrarie alle disposizioni della presente decisione, oppure al fatto che Europol ha introdotto, ripreso o conservato i dati in modo errato o contrario alle disposizioni della presente decisione, Europol è tenuto a rettificarli o cancellarli in collaborazione con gli Stati membri interessati. 4. Nei casi di cui ai paragrafi 1, 2 e 3, gli Stati membri o i terzi che hanno ricevuto i dati sono informati senza indugio e sono tenuti a rettificarli o cancellarli. 5. Europol informa il richiedente che i dati che lo riguardano sono stati rettificati o cancellati. Se non è soddisfatto della risposta di Europol o se non ha ottenuto risposta entro tre mesi, il richiedente può rivolgersi all'autorità di controllo comune. Articolo 31 Mezzi di ricorso 1. Nella risposta a una domanda di verifica o di accesso ai dati oppure di rettifica o cancellazione dei dati, Europol informa il richiedente che se la decisione non lo soddisfa può presentare ricorso dinanzi l'autorità di controllo comune. Il richiedente può altresì rivolgersi all'autorità di controllo comune se non ha ricevuto risposta alla domanda entro i termini previsti agli articoli 29 e 30. 2. Se il richiedente presenta ricorso dinanzi l'autorità di controllo comune, il ricorso è istruito da tale autorità. 3. Qualora il ricorso riguardi l'accesso a dati introdotti nel sistema di informazione Europol da uno Stato membro, l'autorità di controllo comune decide in conformità della legislazione nazionale dello Stato membro in cui è stata presentata la domanda. L'autorità di controllo comune consulta anzitutto l'autorità di controllo nazionale o l'autorità giudiziaria competente dello Stato membro da cui provengono i dati. L'autorità di controllo nazionale o l'autorità giudiziaria competente procede alle verifiche necessarie per stabilire se la decisione di rifutare l'accesso sia stata presa in conformità della legislazione nazionale pertinente. In caso affermativo, la decisione, che può estendere il rifiuto alla comunicazione di qualsiasi informazione, è adottata dall'autorità di controllo comune in stretta collaborazione con l'autorità di controllo nazionale o l'autorità giudiziaria competente. 4. Se il ricorso riguarda l'accesso a dati introdotti nel sistema di informazione Europol da Europol o a dati conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi o in qualsiasi altro sistema istituito da Europol per trattare dati personali a norma dell'articolo 10, l'autorità di controllo comune, in caso di opposizione persistente di Europol o di uno Stato membro, può, sentito Europol o lo Stato membro interessato, non tener conto di tale opposizione soltanto con decisione presa a maggioranza di due terzi dei suoi membri. Se tale maggioranza non è raggiunta l'autorità di controllo comune comunica il rifiuto al richiedente, senza fornire indicazioni che possano rivelare l'esistenza di dati personali sul suo conto. 5. Se il ricorso riguarda la verifica di dati introdotti nel sistema di informazione Europol da uno Stato membro, l'autorità di controllo comune si accerta che le opportune verifiche siano state effettuate correttamente, in stretta collaborazione con l'autorità di controllo nazionale dello Stato membro che ha introdotto i dati. L'autorità di controllo comune comunica al richiedente che sono state effettuate le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare l'esistenza di dati personali sul suo conto. 6. Se il ricorso riguarda la verifica di dati introdotti nel sistema di informazione Europol da Europol o conservati negli archivi di lavoro per fini di analisi, l'autorità di controllo comune si accerta che Europol abbia effettuato le opportune verifiche. L'autorità di controllo comune comunica al richiedente che sono state effettuate le verifiche, senza fornire indicazioni che possano rivelare l'esistenza di dati personali sul suo conto. Articolo 32Autorità di controllo nazionale 1. Ciascuno Stato membro designa un'autorità di controllo nazionale incaricata di minitorare, in modo indipendente e nel rispetto della legislazione nazionale, che l'introduzione, il recupero e la comunicazione a Europol di dati personali da parte dello Stato membro interessato avvengano in modo lecito e non ledano i diritti delle persone cui si riferiscono i dati. A tal fine l'autorità di controllo ha accesso, presso i locali delle unità nazionali o degli ufficiali di collegamento, ai dati introdotti dallo Stato membro nel sistema di informazione Europol o in qualsiasi altro sistema istituito da Europol per trattare dati personali a norma dell'articolo 10, secondo le procedure nazionali applicabili. Ai fini dell'esercizio della funzione di controllo, le autorità di controllo nazionali hanno accesso agli uffici e ai documenti dei rispettivi ufficiali di collegamento presso Europol. Inoltre, conformemente alle procedure nazionali applicabili, le autorità di controllo nazionali controllano le attività svolte dalle unità nazionali e dagli ufficiali di collegamento, in quanto rilevanti per la protezione dei dati personali. Esse informano l'autorità di controllo comune delle azioni che intraprendono in relazione a Europol. 2. Chiunque ha diritto di chiedere all'autorità di controllo nazionale di verificare la legittimità dell'introduzione o della comunicazione a Europol, in qualsiasi forma, di dati che lo riguardano, e della consultazione di tali dati da parte dello Stato membro interessato. Il diritto è esercitato conformemente alla legislazione nazionale dello Stato membro in cui la domanda è presentata. Articolo 33 Autorità di controllo comune 1. È istituita un'autorità di controllo comune indipendente incaricata di sorvegliare, nel rispetto della presente decisione, l'attività di Europol per accertarsi che la conservazione, il trattamento e l'uso dei dati in possesso di Europol non ledano i diritti delle persone cui si riferiscono. L'autorità di controllo comune controlla anche la legittimità della trasmissione dei dati provenienti da Europol. Si compone di un massimo di due membri o rappresentanti, eventualmente assistiti da supplenti, di ciascuna autorità di controllo nazionale indipendente con le capacità richieste, nominati per cinque anni dai rispettivi Stati membri. Ogni delegazione dispone di un voto. L'autorità di controllo comune designa un presidente al suo interno. Nello svolgimento delle loro mansioni, i membri dell'autorità di controllo comune non ricevono istruzioni da nessuna autorità. 2. Europol assiste l'autorità di controllo comune nello svolgimento dei suoi compiti. In particolare: a) fornisce le informazioni richieste dall'autorità di controllo comune e le permette di accedere a tutti i documenti e fascicoli nonché ai dati conservati nei suoi archivi; b) permette all'autorità di controllo comune di accedere liberamente in qualsiasi momento a tutti i suoi locali; c) esegue le decisioni dell'autorità di controllo comune in relazione ai ricorsi. 3. Compete all'autorità di controllo comune esaminare i problemi di attuazione e interpretazione connessi all'attività di Europol in relazione al trattamento e all'uso di dati personali, esaminare i problemi inerenti alle verifiche svolte indipendentemente dalle autorità di controllo nazionali degli Stati membri o all'esercizio del diritto all'informazione, e elaborare proposte armonizzate per la soluzione comune di problemi esistenti. 4. Chiunque ha diritto di chiedere all'autorità di controllo comune di verificare la legittimità e la correttezza del modo in cui Europol ha raccolto, conservato, trattato e usato dati personali che lo riguardano. 5. Qualora constati violazioni della presente decisione nella conservazione, nel trattamento o nell'uso di dati personali, l'autorità di controllo comune invia al direttore di Europol le osservazioni che ritiene necessarie ed esige una risposta entro un determinato termine. Il direttore informa il consiglio di amministrazione di tutta la procedura. Se non è soddisfatta della risposta del direttore, l'autorità di controllo comune si rivolge al consiglio di amministrazione. 6. Nello svolgimento dei suoi compiti, per contribuire a una maggiore coerenza nell'applicazione delle norme e delle procedure in materia di trattamento dei dati, l'autorità di controllo comune coopera per quanto necessario con altre autorità di controllo e con il garante europeo della protezione dei dati. 7. L'autorità di controllo comune redige periodicamente relazioni di attività sul proprio operato e sulle attività delle autorità di controllo nazionali attinenti a Europol. Le relazioni sono trasmesse al Parlamento europeo e al Consiglio. Il consiglio di amministrazione può formulare osservazioni in allegato alle relazioni. L'autorità di controllo comune decide se rendere pubblica la relazione di attività, nel qual caso stabilisce le modalità di pubblicazione. 8. L'autorità di controllo comune adotta il suo regolamento interno a maggioranza dei due terzi e lo sottopone all'approvazione del Consiglio. Il Consiglio delibera a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo. 9. L'autorità di controllo comune istituisce un comitato interno composto di un rappresentante qualificato per ogni Stato membro con diritto a un voto. Il comitato è incaricato di esaminare con tutti i mezzi appropriati i ricorsi di cui all'articolo 31. Su richiesta, le parti sono ascoltate dal comitato e possono farsi assistere a tal fine da consulenti. Le decisioni adottate in questo ambito sono definitive nei confronti di tutte le parti interessate. 10. L'autorità di controllo comune può anche istituire una o più commissioni. 11. L'autorità di controllo comune è consultata sulla parte del bilancio di Europol che la riguarda. Il suo parere è allegato al progetto di bilancio in questione. 12. L'autorità di controllo comune è assistita da un segretariato i cui compiti sono determinati dal regolamento interno. Articolo 34Sicurezza dei dati 1. Europol prende le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire l'attuazione della presente decisione. Le misure sono considerate necessarie quando l'impegno che comportano è proporzionato all'obiettivo di protezione. 2. Per quanto riguarda il trattamento automatizzato dei dati presso Europol, ogni Stato membro ed Europol attuano misure dirette a: a) negare l'accesso alle attrezzature usate per il trattamento di dati personali alle persone non autorizzate (controllo dell'accesso alle attrezzature); b) impedire che persone non autorizzate leggano, copino, modifichino o rimuovano supporti di dati (controllo dei supporti di dati); c) impedire che siano introdotti, consultati, modificati o cancellati dati personali senza autorizzazione (controllo della conservazione); d) impedire che persone non autorizzate usino sistemi di trattamento automatizzato di dati servendosi di attrezzature per la comunicazione di dati (controllo degli utilizzatori); e) garantire che le persone autorizzate a usare un sistema di trattamento automatizzato di dati possano accedere esclusivamente ai dati cui si riferisce la loro autorizzazione d'accesso (controllo dell'accesso ai dati); f) garantire che sia possibile verificare e accertare a quali organi sono trasmessi i dati personali servendosi di attrezzature di trasmissione di dati (controllo della comunicazione); g) garantire che sia possibile verificare e accertare quali dati personali sono stati introdotti nei sistemi di trattamento automatizzato di dati, in quale momento e la persona che li ha introdotti (controllo dell'introduzione); h) impedire che dati personali possano essere letti, copiati, modificati o cancellati senza autorizzazione durante il trasferimento dei dati o il trasporto di supporti di dati (controllo del trasporto); i) garantire che in caso di guasto i sistemi installati possano essere ripristinati immediatamente (riparazione); j) garantire che le funzioni del sistema non siano difettose, che eventuali errori di funzionamento siano segnalati immediatamente (affidabilità) e che i dati conservati non possano essere corrotti dal cattivo funzionamento del sistema (integrità). CAPO VI - ORGANIZZAZIONE Articolo 35Organi di Europol Gli organi di Europol sono: a) il consiglio di amministrazione, b) il direttore. Articolo 36Consiglio di amministrazione 1. Il consiglio di amministrazione è composto da una delegazione per ciscuno Stato membro e da una delegazione della Commissione. Ogni delegazione degli Stati membri ha diritto a un voto. La delegazione della Commissione dispone di tre voti, eccetto per l'adozione del bilancio e del programma di lavoro per i quali ne ha sei. 2. La presidenza del consiglio di amministrazione spetta al rappresentante dello Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio dell'Unione europea. 3. Il direttore partecipa alle riunioni del consiglio di amministrazione senza diritto di voto. 4. I membri del consiglio di amministrazione e il direttore possono farsi accompagnare da esperti. 5. Il consiglio di amministrazione si riunisce almeno due e non più di quattro volte l'anno. In caso di urgenza il presidente può convocare riunioni supplementari. 6. Il consiglio di amministrazione adotta il suo regolamento interno. 7. Il consiglio di amministrazione delibera a maggioranza dei due terzi dei suoi membri. 8. Il consiglio di amministrazione: a) controlla che il direttore eserciti correttamente le proprie funzioni; b) prende qualsiasi decisione o disposizione di attuazione in conformità della presente decisione; c) adotta le norme di attuazione applicabili al personale di Europol, su proposta del direttore e previa richiesta di accordo della Commissione; d) adotta il regolamento finanziario e nomina il contabile in conformità del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, previa consultazione della Commissione; e) adotta un elenco di almeno tre candidati al posto di direttore da presentare al Consiglio, previa consultazione della Commisione; f) è responsabile degli altri compiti che il Consiglio gli affida, in particolare nell'ambito delle disposizioni di attuazione della presente decisione. 9. Il consiglio di amministrazione adotta ogni anno: a) il progetto di bilancio di previsione, il progetto preliminare di bilancio da presentare alla Commissione, inclusa la tabella dell'organico, e il bilancio finale; b) un programma di lavoro sulle attività future di Europol, che tenga conto delle necessità operative degli Stati membri e dell'impatto sul bilancio e sull'organico di Europol, previo parere della Commissione; c) una relazione generale delle attività svolte da Europol nell'anno trascorso. Questi documenti sono presentati per approvazione al Consiglio, che li trasmette al Parlamento europeo per informazione. 10. In casi strettamente necessari, il consiglio di amministrazione può decidere di istituire gruppi di lavoro incaricati di formulare raccomandazioni, sviluppare e proporre strategie o svolgere qualsiasi altro compito consultivo che ritenga necessario. Il consiglio di amministrazione fissa le norme che disciplinano l'istituzione e il funzionamento dei gruppi di lavoro. 11. Il consiglio di amministrazione esercita i poteri di cui all'articolo 38, paragrafo 3, in relazione al direttore, senza pregiudizio dell'articolo 37, e al responsabile della protezione dei dati di cui all'articolo 27. 12. Il consiglio di amministrazione prepara le decisioni del Consiglio di cui all'articolo 4, paragrafo 4, all'articolo 10, paragrafo 3, all'articolo 14, paragrafo 1, all'articolo 23, paragrafo 2, all'articolo 25, paragrafo 1, all'articolo 33, paragrafo 8, e all'articolo 39, paragrafo 1. 13. Nel preparare le decisioni di cui all'articolo 10, paragrafo 3, all'articolo 14, paragrafo 1, e all'articolo 25, paragrafo 1, il consiglio di amministrazione consulta l'autorità di controllo comune. Articolo 37 Direttore 1. Europol è posto sotto l'autorità di un direttore, nominato dal Consiglio a maggioranza qualificata sulla base di un elenco di almeno tre candidati presentato dal consiglio di amministrazione, con un mandato di quattro anni rinnovabile una volta. 2. Il direttore è assistito da vicedirettori designati per un periodo di quattro anni rinnovabile una volta, in conformità della procedura di cui al paragrafo 1, e ne definisce i compiti. 3. Il consiglio di amministrazione fissa le norme per la selezione dei candidati al posto di direttore o vicedirettore. Prima di entrare in vigore, le norme sono approvate dal Consiglio a maggioranza qualificata. 4. Il direttore è responsabile: a) dello svolgimento dei compiti assegnati a Eurogol; b) dell'ordinaria amministrazione; c) dell'esercizio, nei confronti del personale, dei poteri di cui all'articolo 38, paragrafo 3; d) della corretta elaborazione e esecuzione delle decisioni del consiglio di amministrazione; e) della redazione del progetto preliminare di bilancio, della tabella provvisoria dell'organico e del progetto di programma di lavoro; f) dell'esecuzione del bilancio di Eurogol; g) della trasmissione, su base periodica, al consiglio di amministrazione di informazioni sull'attuazione delle priorità stabilite dal Consiglio e sulle relazioni esterne di Eurogol; h) di tutti gli altri compiti assegnatigli dalla presente decisione o dal consiglio di amministrazione. 5. Il direttore rende conto dell'esercizio delle sue funzioni al consiglio di amministrazione. 6. Il direttore è il rappresentante legale di Europol. 7. Il direttore e i vicedirettori possono essere sollevati dalle loro funzioni con decisione del Consiglio, adottata a maggioranza qualificata sentito il Parlamento europeo, previo parere del consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione fissa le norme applicabili in tali casi. Prima di entrare in vigore, le norme sono approvate dal Consiglio a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo. Articolo 38Personale 1. Al direttore di Europol, ai vicedirettori e al personale di Europol assunto dopo la data di applicazione della presente decisione si applicano lo statuto dei funzionari delle Comunità europee, il regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee e le regole adottate congiuntamente dalle istituzioni delle Comunità europee ai fini dell’applicazione di detti statuto e regime. 2. Ai fini dell'attuazione del regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 del Consiglio, del 29 febbraio 1968, che definisce lo statuto dei funzionari delle Comunità europee nonché il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, ed istituisce speciali misure applicabili temporaneamente ai funzionari della Commissione, Europol è un'agenzia ai sensi dell'articolo 1 bis, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari delle Comunità europee. 3. Europol esercita nei confronti del suo personale e del direttore i poteri conferiti dallo statuto dei funzionari all'autorità che ha il potere di nomina e dal regime applicabile agli altri agenti all'autorità autorizzata a concludere i contratti, in conformità delle disposizioni dell'articolo 36, paragrafo 11, e dell'articolo 37, paragrafo 4, lettera c), della presente decisione. 4. Il personale di Europol è costituito da membri assunti in conformità delle disposizioni normative di cui al paragrafo 1. Essi hanno lo status di personale permanente, temporaneo o contrattuale. Le istituzioni comunitarie possono distaccare presso Europol funzionari comunitari in qualità di personale temporaneo. 5. Gli Stati membri possono distaccare presso Europol esperti nazionali. Il consiglio di amministrazione adotta le necessarie modalità di attuazione. CAPO VII - RISERVATEZZA Articolo 39Riservatezza 1. Europol e gli Stati membri adottano misure appropriate per garantire la protezione delle informazioni soggette a obbligo di riservatezza provenienti da Europol o con esso scambiate in forza della presente decisione. A tal fine il Consiglio, deliberando a maggioranza qualificata previa consultazione del Parlamento europeo, adotta regole di riservatezza appropriate, includendo disposizioni per i casi in cui Europol può scambiare con terzi informazioni soggette a obbligo di riservatezza. 2. Qualora Europol intenda affidare a determinate persone attività sensibili, gli Stati membri si impegnano a fare effettuare, su richiesta del direttore di Europol e in conformità delle proprie disposizioni nazionali, indagini di sicurezza sui rispettivi cittadini e a prestarsi reciproca assistenza a tal fine. L'autorità competente ai sensi delle disposizioni nazionali comunica a Europol