INDICE

1. Introduzione 3

2. La missione dello IAS: indipendenza, obiettività e responsabilità 3

3. Contesto di lavoro e piano di audit 3

3.1. Il processo di audit interno 3

3.2. Attuazione del piano di audit coordinato dello IAS 4

3.3. Livello di accettazione e follow-up delle raccomandazioni dello IAS 4

3.4. Percezione del lavoro dello IAS 4

3.5. Consultazione con l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie della Commissione 4

4. Risultati e raccomandazioni principali dello IAS 4

4.1. Governance 4

4.2. Questioni informatiche 7

4.3. Strategie di controllo 9

4.4. Audit sul rispetto dei termini di pagamento (DG BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO) 11

5. Conclusioni 12

5.1. Procedure di controllo 12

5.2. Frode 13

INTRODUZIONE

Scopo della presente relazione è informare l'autorità di discarico del lavoro svolto dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, conformemente all'articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario (RF). Essa si basa sulla relazione elaborata dallo IAS a norma dell'articolo 86, paragrafo 3, del RF, relativa ai principali risultati degli audit e alle questioni rilevanti relative all'esposizione ai rischi e al controllo, nonché alle questioni relative al governo societario.

La presente relazione si basa sulle relazioni di audit e di consulenza completate nel 2010[1], relative ai servizi della Commissione e alle agenzie esecutive. Essa non comprende i risultati dell'attività di audit svolte dallo IAS in altre agenzie o in altri organismi, che formano oggetto di relazioni annuali distinte.

La Commissione ha già reagito ad alcune raccomandazioni del revisore interno nella relazione di sintesi[2], in cui prende posizione sulle questioni trasversali sollevate dallo IAS, dalla Corte dei conti europea e dall'autorità di discarico, nonché su quelle individuate dal comitato di controllo degli audit.

LA MISSIONE DELLO IAS: INDIPENDENZA, OBIETTIVITÀ E RESPONSABILITÀ

La missione dello IAS è di contribuire alla sana gestione all'interno della Commissione europea attraverso l'audit dei sistemi interni di gestione e controllo, per valutarne l'efficacia e ottenerne un miglioramento costante.

Lo IAS ricade sotto l'autorità del membro della Commissione responsabile per l'audit e risponde al Comitato di controllo degli audit. L'indipendenza dello IAS è sancita nella sua Carta delle funzioni adottata dalla Commissione.

Lo IAS svolge la sua attività conformemente al regolamento finanziario e agli standard internazionali di pratica professionale per l’audit interno e al codice deontologico dell’Institute of Internal Auditors.

CONTESTO DI LAVORO E PIANO DI AUDIT

Il processo di audit interno

Lo IAS ha collaborato con la Corte dei conti europea e con le capacità di audit interno per coordinare la pianificazione degli audit, la presentazione periodica delle relazioni di audit, gli scambi in materia di metodologie e la formazione in comune.

Per la prima volta, lo IAS ha fornito alla Commissione un parere generale, ha focalizzato la sua attenzione sulla gestione finanziaria e si è basato sugli audit interni condotti dallo IAS e dalle capacità di audit interno durante il periodo 2008-2010.

Attuazione del piano di audit coordinato dello IAS

Il piano strategico di audit per il 2008-2010 è stato aggiornato regolarmente per tener conto delle esigenze specifiche (il primo parere generale, i risultati della valutazione annuale dei rischi di gestione e degli altri cambiamenti intervenuti negli ambienti esterni ed interni).

Nel 2010 lo IAS ha completato l'88 % (l'87% nel 2009) del suo programma di lavoro, vale a dire il 100% degli impegni C1[3] (il 100% nel 2009) e il 68% degli impegni C2[4] (il 66% nel 2009). Sono state elaborate 85 relazioni (30 di audit, 49 di follow-up, 1 di consulenza, 4 lettere di gestione e 1 relazione sul parere generale).

Livello di accettazione e follow-up delle raccomandazioni dello IAS

Nel 2010 la percentuale di accettazione delle raccomandazioni di audit essenziali e molto importanti da parte dei servizi a esso sottoposti è stata pari al 100% (98,8% nel 2009).

Per il periodo 2006 - 2010, l'86% di tutte le raccomandazioni è stato attuato entro la fine del 2010.

Lo IAS ha concluso che il 33% della raccomandazioni formulate nel 2010 è già stato attuato. Tutte le raccomandazioni essenziali o molto importanti che registrano ritardi sensibili vengono seguite dal Comitato di controllo degli audit.

Percezione del lavoro dello IAS

Il risultato complessivo del sondaggio 2010 è positivo, con il 92,7% (90% nel 2009) degli intervistati fiducioso che il lavoro dello IAS contribuisca alla qualità dei sistemi di gestione e di controllo e il 94,5% (90% nel 2009) concorde nel sostenere che il lavoro dello IAS viene svolto con onestà, obiettività e correttezza. L'86,2% degli intervistati si è dichiarato soddisfatto della qualità delle relazioni dello IAS (76,3% nel 2009, 61,5% nel 2008 e 48,8% nel 2007).

Consultazione con l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie della Commissione

Nel 2010 l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie non ha riferito problemi sistemici ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario.

RISULTATI E RACCOMANDAZIONI PRINCIPALI DELLO IAS

Governance

Lo IAS ha individuato le lezioni da apprendere dalla divisione e dalla ristrutturazione di tre importanti direzioni generali, nonché le possibili sinergie e i consigli dal punto di vista della governance che potrebbero essere presi in considerazione per future riorganizzazioni. Lo IAS ha effettuato una serie di audit sulla struttura di governance in seno alla Commissione, sulla prevenzione e individuazione delle frodi, e sulle le agenzie esecutive.

- Frode

Per continuare la sua attività di audit nel campo della lotta alle frodi condotta a partire dal 2007, lo IAS ha svolto due audit (OLAF e JLS) e un follow-up sull'individuazione e sulla prevenzione delle frodi. La prevenzione e l'individuazione delle frodi sono rientrate anche nell'ambito di applicazione di altri quattro audit.

Lo IAS ha formulato un parere insoddisfacente, in considerazione della mancanza di una versione aggiornata della strategia antifrode della Commissione. Secondo lo IAS, la strategia dovrebbe comprendere un miglioramento degli strumenti informatici per contribuire a prevenire ed individuare le frodi, stimolare la cooperazione tra l'OLAF e i soggetti interessati e prevedere campagne di sensibilizzazione e formazione.

La Commissione ha adottato una comunicazione sulla "Strategia antifrode della Commissione"[5], in linea con le raccomandazioni dello IAS, finalizzata a migliorare le strategie antifrode dei servizi della Commissione, a rafforzare le politiche dell'UE nonché a contribuire ad aumentare la tutela degli interessi finanziari dell'UE. La Commissione ritiene che le misure proposte nel piano d'azione risolveranno le eventuali carenze individuate e miglioreranno l'efficienza e l'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo.

Per quanto riguarda la governance, lo IAS ha altresì raccomandato che tanto la DG JUST quanto la DG HOME dovrebbero migliorare il rispettivo processo di valutazione del rischio tenendo in debita considerazione i rischi di frode e, su questa base, sviluppare e formalizzare una strategia antifrode.

Per quanto riguarda la prevenzione delle frodi, lo IAS ha raccomandato alla DG HOME di garantire che il quadro normativo dei fondi di solidarietà sia conforme alle disposizioni del regolamento finanziario e della base centrale di dati sull'esclusione. Per quanto concerne l'individuazione delle frodi, lo IAS ha raccomandato alla DG HOME di ideare, organizzare e mettere in atto procedure e sistemi di registrazione, monitoraggio e follow-up delle irregolarità comunicate dagli Stati membri.

Azioni di sensibilizzazione sono già state adottate con il comitato SOLID [6]. Nel corso del 2011, saranno sviluppate dalle due direzioni generali specifiche strategie antifrode, con il sostegno dell'OLAF. Le disposizioni del regolamento della Commissione sulla base centrale di dati sull'esclusione saranno prese in considerazione nella legislazione specifica a sostegno del prossimo quadro finanziario pluriennale (post-2013).

- Divisione delle DG

Lo IAS ha esaminato la divisione delle DG TREN, ENV e JLS, che ha avuto luogo nel 2010 e ha portato alla creazione di direzioni a risorse condivise e di strutture condivise di audit interno. I cambiamenti organizzativi apportati rientrano nell'impegno della Commissione di soddisfare tutti i requisiti in materia di personale fino al 2013 con risorse costanti e ridurre la portata del sostegno amministrativo.

Una lettera di gestione[7] affronta una serie di spunti di riflessione, compreso il monitoraggio rafforzato e strutturato del processo di riorganizzazione, e fornisce diversi suggerimenti per l'orientamento prioritario, la fornitura di competenze e una migliore preparazione da parte dei servizi centrali.

La Commissione ha preso nota delle questioni sollevate nella lettera di gestione, ma ritiene che sia troppo presto per trarre conclusioni definitive sui benefici e gli svantaggi delle direzioni condivise. Farà il punto della situazione in seguito, quando i servizi interessati avranno acquisito maggiore esperienza con la nuova struttura organizzativa.

- Agenzie esecutive

Una relazione riassuntiva sulle agenzie esecutive ha esaminato le questioni sistemiche individuate nelle attività di audit svolte tra il 2006 e il 2009. Lo IAS ha formulato un parere "soddisfacente tranne per" e ha raccomandato loro di aggiornare le proprie strategie in materia di risorse, di chiarire taluni aspetti dei ruoli e delle responsabilità delle agenzie e delle loro DG di appartenenza nonché di adattare la politica di sicurezza relativa all'uso di software della Commissione. Vengono raccomandate ai servizi centrali azioni correttive, principalmente sotto forma di orientamenti, per evitare il ripetersi di problemi sistemici.

Come previsto nella relazione della task force sull'informatica, il gruppo direttivo ABM e informatico affronterà la questione della governance e dell'architettura informatica nonché dello sviluppo dei sistemi in seno alle agenzie esecutive. La Commissione ritiene che alcune delle modifiche richieste negli orientamenti (ad esempio ruoli e responsabilità, configurazione della contabilità degli attivi) possano essere realizzate solo dopo l'adozione della revisione triennale del regolamento finanziario. La Commissione sta attualmente preparando nuove norme in materia di sicurezza e coglierà l'occasione per garantire che le agenzie esecutive che cercano di accedere ai sistemi informatici della Commissione rispettino la politica di sicurezza, le disposizioni di attuazione, le norme e gli orientamenti della stessa.

Per quanto riguarda l'Agenzia esecutiva per la ricerca (REA) e l'Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca (ERCEA), lo IAS ha concluso che i loro controlli interni forniscono "ragionevoli garanzie" in merito all'ideazione e alla messa a punto dell'ambiente generale di controllo e dei processi di gestione delle sovvenzioni per gestire i programmi delegati. Tuttavia, lo IAS ha evidenziato alcune questioni molto importanti da affrontare, vale a dire l'esigenza che le agenzie abbiano strategie antifrode proprie, il miglioramento delle strategie e delle procedure specifiche di audit, la gestione dei rischi, il processo di consolidamento dell'affidabilità e il processo di selezione dei progetti.

Miglioramenti sono già stati compiuti a livello del piano di audit (processo di pianificazione, valutazione del rischio, caratterizzazione e portata dell'audit) e della sua attuazione nell'ambito della strategia generale di audit del settimo programma quadro (orientamento, monitoraggio e follow-up). In seguito all'adozione della strategia antifrode della Commissione, entrambe le agenzie svilupperanno le proprie strategie di prevenzione delle frodi in collaborazione con la DG di appartenenza e con il sostegno dell'OLAF. Si prevede che i piani d'azione saranno pienamente attuati nel corso del 2011.

Questioni informatiche

- Lettere di gestione

In una lettera di gestione sulla politica di sicurezza informatica della Commissione sono state sinteticamente illustrate le principali questioni che riguardano l'attuazione della governance della sicurezza informatica della Commissione delle altre politiche connesse, individuate nel corso delle attività di audit informatico svolte dallo IAS negli ultimi quattro anni.

Lo IAS ha suggerito che ad un organismo adeguato venga assegnato il compito di vigilare sulla strategia di sicurezza della Commissione, assicurare il suo allineamento con gli obiettivi aziendali e monitorare la sua attuazione. Inoltre, esso ha suggerito di istituire un comitato di alto livello incaricato di controllare l'attuazione delle politiche e delle raccomandazioni in materia di sicurezza della direzione Risorse umane e sicurezza (DG HR.DS). Tale comitato potrebbe anche svolgere il ruolo di organismo di composizione delle divergenze sorte in seno ai comitati direttivi del progetto. Altri spunti di riflessione esposti nella lettera di gestione sono stati il chiarimento di ruoli e responsabilità degli attori principali, la partecipazione della DG HR.DS agli aspetti di sicurezza legati allo sviluppo di sistemi informatici aziendali o di grandi dimensioni nonché il rafforzamento della posizione del responsabile della sicurezza informatica a livello locale (LISO) in seno alla DG.

Lo IAS ha anche redatto una lettera di gestione sulla creazione di progetti informatici in seno alla Commissione in cui individua le cause alla radice dei problemi più frequentemente incontrati.

Lo IAS ritiene che gli esperti informatici aziendali dovrebbero essere maggiormente coinvolti nella fase di avvio dei progetti di sviluppo di sistemi informatici e che alcune direzioni generali dovrebbero comunicare sistematicamente il loro piano generale di informatizzazione e le definizioni di progetto a livello aziendale. Lo IAS ritiene altresì che i progetti informatici debbano soddisfare una serie di requisiti minimi relativi alla metodologia e agli aspetti dell'architettura aziendale.

La Commissione ritiene che la nuova struttura di governance informatica risponda ai bisogni segnalati nelle due lettere di gestione. Come risulta dalla tabella di marcia contenuta nella relazione della task force informatica, essa porterà anche a una riduzione complessiva dei sistemi informatici in uso presso la Commissione.

La politica di sicurezza informatica rientra nelle competenze del Comitato di alto livello sull'informatica, mentre le questioni operative relative alla sicurezza informatica sono di competenza del Comitato di sicurezza della Commissione. La Commissione ritiene che non vi sia alcuna necessità di nuove strutture incaricate esclusivamente di risolvere le questioni relative alla sicurezza informatica.

Per quanto riguarda la gestione dei progetti informatici, è stato creato un Comitato per la gestione dei progetti relativi ai sistemi informatici nell'ambito della nuova disposizione sulla governance informatica della comunicazione della Commissione "Getting the Best from IT in the Commission"[8]. Parte del suo mandato è assicurare l'allineamento dei progetti alle metodologie standard e l'eliminazione delle eccedenze, garantendo sinergie tra i progetti approvati.

Il Comitato di alto livello sull'informatica dirige l'attività di razionalizzazione e ha già individuato 8 domini commerciali in cui sono attualmente in corso interventi di semplificazione. Per ogni dominio commerciale sono state formulate raccomandazioni sui sistemi informatici che potrebbero essere abbandonati o le cui funzioni dovrebbe essere sostituite da uno strumento informatico comune /aziendale.

La Commissione ritiene che le modifiche operate nella governance informatica abbiano risposto alle osservazioni dello IAS e rappresentino un notevole miglioramento nel modo in cui viene formulata ed attuata la strategia informatica.

- Audit sull'informatica locale in seno alla DG EAC

In relazione alla gestione dei progetti informatici , l'audit ha raccomandato alla DG EAC di introdurre, per ogni importante progetto informatico da attuare, un quadro formale di valutazione del rischio dei progetti informatici e un registro più specifico del rischio dei progetti. Lo IAS ha anche concluso che la DG EAC dovrebbe completare il documento programmatico per LLPLink[9].

La gestione formale del rischio dei progetti informatici, il registro del rischio dei progetti e il documento programmatico sono stati finalizzati nel corso del 2010.

Per quanto riguarda la sicurezza informatica, lo IAS ha rilevato potenziali problemi di sicurezza in relazione a un particolare sistema informativo. È stata attuata una nuova politica per le password, che migliora i meccanismi di autenticazione e si prevede che il piano d'azione completo, che prende in considerazione tutte le osservazioni formulate, sia attuato interamente nel corso del 2011.

- Audit sulla gestione della continuità operativa (Business Continuity Management, BCM) in seno alla DG DIGIT

Questa attività di audit rientra nella valutazione della BCM all'interno della Commissione, che è iniziata nel 2009. Lo IAS ha formulato raccomandazioni volte a migliorare la gestione dei programmi di continuità operativa, compresa la piena integrazione delle procedure di gestione degli incidenti nel quadro della continuità operativa e la loro sperimentazione in condizioni di simulazione di crisi. È stata altresì raccomandata una funzione direttiva per controllare l'attuazione della BCM in seno alla DG DIGIT nonché il miglioramento della pianificazione generale e delle attività di coordinamento, compresa l'individuazione e il coordinamento delle (inter)dipendenze.

Lo IAS fornirà un parere di audit dopo un'attività di follow-up, una volta che saranno attuate le raccomandazioni formulate nella presente relazione.

Strategie di controllo

- Fondi strutturali - DG REGIO e DG EMPL

Lo IAS ha svolto due audit sulle strategie di controllo della DG REGIO e della DG EMPL. Gli Stati membri (SM) hanno la responsabilità primaria di attuare efficaci sistemi di controllo interno e la Commissione esercita un ruolo di supervisione sui sistemi nazionali e si assume la responsabilità finale dell'attuazione del bilancio.

L'audit ha individuato vari punti di forza in entrambe le direzioni generali (che ora hanno servizi di audit maturi), ma rimangono alcune lacune nei processi di pianificazione strategica, in particolare nel rapporto tra i controlli in loco e gli esami documentali. Lo IAS ha raccomandato di prolungare i piani di audit a oltre un anno per coincidere con la strategia di audit, di rafforzare il processo di valutazione del rischio, di coordinare meglio le attività relative alle aree comuni, di collegare in modo migliore la copertura dell'audit alle garanzie previste nonché di sviluppare una garanzia di qualità più completa. Queste disposizioni dovrebbero sancire in modo chiaro i principi di audit che devono essere soddisfatti, nonché fornire valutazioni periodiche della qualità interna ed esterna.

Entrambe le DG hanno presentato piani d'azione che sono stati considerati soddisfacenti ed hanno iniziato ad attuare un programma di garanzia della qualità in collaborazione con i servizi di audit delle altre DG responsabili per i Fondi strutturali (tra cui una gamma completa di indicatori chiave di prestazione e le norme internazionali di audit da seguire).

La strategia di audit per i Fondi strutturali si basa ora sul regolare coordinamento e monitoraggio della strategia di audit attraverso riunioni di coordinamento dei fondi strutturali (metodo di audit, pianificazione, valutazione del rischio, metodologie e modalità dell'audit del campione rappresentativo) e su piani di audit pluriennali che consentono una migliore ridistribuzione delle risorse. È stato attuato un nuovo modello di valutazione del rischio, ivi compreso un consolidamento dei risultati degli audit precedenti e criteri specifici connessi alla prevenzione e individuazione delle frodi. Si prevede che tutte le azioni previste dai piani d'azione saranno attuate nel corso del 2011.

- Strategia di audit – DG EAC

La strategia di audit della DG EAC per la modalità della gestione centralizzata indiretta è stata valutata attraverso l'audit sulla supervisione e il monitoraggio delle agenzie nazionali che gestiscono il programma di apprendimento permanente e sulla supervisione dei controlli primari e secondari da parte, rispettivamente, delle agenzie nazionali e delle autorità nazionali. Anche se la DG EAC ha compiuto sforzi significativi, sono necessari ulteriori miglioramenti per quanto riguarda la liquidazione dei prefinanziamenti relativi agli esercizi precedenti e i meccanismi di supervisione della DG per potere beneficiare del contributo efficace dei diversi livelli di controllo.

A partire dal 2011, l'EAC prosegue l'elaborazione del suo programma annuale di audit dell'attività di supervisione su una ben documentata analisi dei rischi della qualità e dell'efficacia dei controlli secondari delle autorità nazionali e dei controlli primari delle agenzie nazionali. Il programma sarà aggiornato sulla base dell'analisi del piano di audit annuale e pluriennale delle autorità nazionali, al fine di garantire che la strategia di controllo (audit unico) funzioni come previsto. Inoltre, la DG EAC elaborerà un elenco di indicatori connessi ai controlli secondari per dimostrare l'efficacia delle garanzie di affidabilità fornite dalle autorità nazionali. Si prevede che tutte le raccomandazioni saranno attuate interamente nel corso del 2011.

- Aiuti allo sviluppo - DG AIDCO e DG ELARG

L'audit per valutare l'adeguatezza e l'efficacia della strategia di controllo della DG AIDCO relativa alle le linee di bilancio tematiche (modalità di gestione centralizzata) ha evidenziato la necessità di ottenere informazioni adeguate dai capi delegazione al fine di comprovare le garanzie di affidabilità fornite annualmente dall'ordinatore delegato (AOD).

Lo IAS ha raccomandato un'analisi della catena di subdelega e di comunicazione per questo strumento, nonché la definizione e l'attuazione di controlli più pertinenti con indicatori di risultato, una valutazione dei livelli di personale e una riduzione degli errori nella valutazione degli inviti locali a presentare proposte.

Le procedure di gestione dei programmi nell'ambito della modalità della gestione decentrata parziale sono state valutate tramite un audit sulla gestione finanziaria delle stime del programma, finanziato dal Fondo europeo di sviluppo e dal bilancio dell'UE. Lo IAS ha raccomandato alla DG AIDCO di migliorare l'orientamento, promuovere l'utilizzo di check-list standard e rafforzare la vigilanza al fine di garantire che i livelli di controllo forniscano all'ordinatore delegato (AOD) sufficienti garanzie di affidabilità..

In seguito alla creazione del Servizio europeo per l'azione esterna e alla fusione delle DG AIDCO e DEV, le catene di subdelega e comunicazione sono state riesaminate e adattate. Sono stati predisposti nuovi obblighi e indicatori in materia di comunicazione al fine di comprovare e quantificare meglio l'effetto e la convenienza dei controlli, consentendo così di trarre maggiori garanzie di affidabilità dalle relazioni. La DG DEVCO ha introdotto nuovi indicatori finalizzati a valutare meglio l'adeguatezza delle risorse umane. La DG DEVCO sta migliorando inoltre i processi di gestione e presentazione delle candidature per gli inviti locali a presentare proposte (semplificazione, domanda di sovvenzione standard) e prevede la piena attuazione del suo piano d'azione entro la fine dell'anno in corso.

In seno alla DG ELARG, l'audit sugli appalti IPA ha esaminato i controlli nelle modalità di gestione centralizzata e decentrata. Lo IAS ha raccomandato di basare le check-list su una serie di requisiti minimi di controllo, che ciascun ordinatore subdelegato (AOSD) potrà integrare e/o adattare da in base ai rischi specifici.

Nell'audit sulle sovvenzioni dello strumento di preadesione (modalità di gestione centralizzata e congiunta), lo IAS ha raccomandato di elaborare procedure pratiche di valutazione ex-ante, garantendo una codifica e una comunicazione coerente dei dati negli strumenti di gestione. Il controllo della gestione degli inviti a presentare proposte dovrebbe essere rafforzato e l'attuale processo ottimizzato, migliorando le procedure di valutazione, perfezionando gli strumenti informatici e utilizzando inviti a manifestare interesse pluriennali.

La DG ELARG ha approntato check-list armonizzate per sostenere la verifica ex ante delle procedure di appalto ed ha rafforzato i controlli sugli inviti a presentare proposte per sovvenzioni mediante attività di comunicazione più mirate e una maggiore coerenza dei dati codificati.

- Regime comune di assicurazione malattia (RCAM) - PMO

L'audit ha riguardato l'organizzazione interna e l'ambiente di controllo interno della gestione del PMO del regime comune di assicurazione malattia nonché la sua strategia di controllo. Lo IAS ha formulato un parere di audit insoddisfacente.

Secondo lo IAS, l'ufficio centrale del RCAM dovrebbe avere un ruolo di coordinamento più forte e attivo nel fornire sostegno agli uffici di liquidazione presso altre istituzioni e aree geografiche e dovrebbe sviluppare una strategia globale di controlli ex-ante ed ex-post nonché garantire l'applicazione coerente e la documentazione dei controlli. Altre raccomandazioni sono state finalizzate a sviluppare una strategia di prevenzione e individuazione delle frodi.

La Commissione ha adottato un nuovo organigramma e l'"antenna" RCAM del Consiglio è stata assorbita. Attualmente si svolgono riunioni periodiche tra i diversi organismi distanti e l'Ufficio centrale. È stata ideata una strategia di controllo che definisce un piano relativo ai controlli, i livelli di comunicazione e una pianificazione dei controlli stessi. Sono state immediatamente attuate altre azioni al fine di risolvere alcune carenze gravi individuate nell'audit (regolare monitoraggio e comunicazione per quanto riguarda disavanzi di bilancio e riserve finanziarie, dichiarazioni sul segreto medico firmate dal personale, ecc). Tutte le raccomandazioni di audit essenziali saranno attuate entro la fine del 2011.

Audit sul rispetto dei termini di pagamento (DG BUDG, ECHO, MOVE, ENER, AIDCO)

L'attività di audit ha riguardato l'elaborazione delle transazioni di pagamento nell'ambito della gestione centralizzata, le attività di monitoraggio e comunicazione attuate sia nelle DG operative che in quelle orizzontali, nonché l'uso di sistemi informatici a livello centrale e locale. Lo IAS ha ritenuto che il sistema di controllo interno attuato in seno alla Commissione per rispettare i termini di pagamento fornisca ragionevoli garanzie circa il raggiungimento degli obiettivi commerciali ad eccezione di una serie di questioni molto importanti.

Le DG operative sottoposte ad audit (con l'eccezione della DG ECHO) non hanno sistematicamente monitorato il rispetto dei termini di pagamento e le relazioni destinate alla direzione non hanno sempre riportato tutte le informazioni necessarie per controllare il rispetto dei termini di pagamento stessi.

Lo IAS ha raccomandato di intensificare il monitoraggio a livello centrale e locale e di attuare sistemi efficaci per le comunicazioni sulla gestione. L'audit ha individuato altresì carenze negli orientamenti e nelle istruzioni/procedure nonché margini di miglioramento nel trattamento dei pagamenti, in particolare con riferimento alla qualità dell'inserimento dei dati, alle sospensioni e alla registrazione puntuale delle fatture.

La Commissione ha compiuto progressi in questo settore negli ultimi anni (come confermano i risultati della periodica attività di indagine del mediatore europeo) grazie ai miglioramenti del sistema ABAC sulla convalida dei sistemi informatici locali, grazie a orientamenti perfezionati e a un monitoraggio regolare.

È attualmente in corso una revisione delle relazioni standard esistenti che consentono alle DG operative di monitorare le transazioni di pagamento e il rispetto dei termini di pagamento. È stato creato un gruppo di lavoro per esaminare gli orientamenti esistenti e proporre miglioramenti. Ai servizi viene ricordata la necessità di garantire il trasferimento accurato al sistema ABAC dei dati sui ritardi di pagamento. L'adeguamento delle funzionalità ABAC relative alla sospensione dei pagamenti sarà presa in considerazione dopo l'adozione della revisione triennale dei regolamenti finanziari. I piani d'azione saranno pienamente attuati entro la fine del 2012.

CONCLUSIONI

Le attività dello IAS contribuiscono a una cultura dell'efficienza e dell'efficacia. La sua attività di audit aiuta la Commissione a individuare le sinergie e i rischi e, di conseguenza, a rafforzare la gestione da parte della Commissione.

La Commissione prende atto della positiva cooperazione dello IAS con le DG oggetto di audit e con le loro strutture di audit interno. L'attuazione dei piani d'azione elaborati nell'anno in corso e in quelli precedenti in risposta alle raccomandazioni scaturite dagli audit contribuisce al costante miglioramento del quadro di controllo interno della Commissione.

Procedure di controllo

Lo IAS ha sottolineato la necessità di disporre di informazioni di migliore qualità dai capi delegazione della DG AIDCO nel quadro del processo di garanzia dell'affidabilità; per quanto riguarda la DG EAC, lo IAS ha insistito sulla necessità di evitare inutili sovrapposizioni dei controlli effettuati dai suoi servizi e dalle agenzie nazionali. La DG ELARG dovrebbe completare la sua iniziativa richiedendo ai capi delegazione di presentare una strategia annuale di garanzia dell'affidabilità, basata sull'elaborazione di check-list applicabili a tutte le delegazioni. Lo IAS ha raccomandato alla DG REGIO e alla DG EMPL di realizzare quei miglioramenti ritenuti necessari per ottenere garanzie di affidabilità sufficienti per i programmi pluriennali. A livello di strategie di controllo, la Commissione ha adottato un numero significativo di misure per consentire ai suoi servizi di creare ed adottare sistemi di audit e di controllo adeguati. Per i settori a rischio più elevato, sono stati elaborati e attuati piani d'azione che consentono una migliore pianificazione e un miglior monitoraggio delle attività di controllo, eliminando gli oneri amministrativi e le sovrapposizioni e migliorando l'efficacia dei sistemi di controllo interno della Commissione.

I controlli per verificare il rispetto dei termini legali di pagamento sono stati meno efficaci in alcune direzioni generali, in cui i termini più brevi richiesti dalla Commissione non sono stati sempre rispettati. La direzione deve migliorare i controlli sull'applicazione appropriata delle procedure di controllo relative all'esecuzione dei pagamenti. La Commissione ha adottato numerose misure per migliorare sia le esecuzioni dei pagamenti sia i relativi meccanismi di controllo, in particolare intervenendo a livello di sistema informatico (ABAC), convalida dei sistemi informatici locali e orientamenti e attuando un monitoraggio regolare e più efficace.

L'attività dello IAS ha sollevato spunti di riflessione finalizzati a migliorare l'efficienza e l'efficacia dei progetti informatici in fase di avviamento, per consentire ulteriormente alla Commissione di raggiungere i suoi obiettivi in modo conveniente, efficiente e sicuro. Seguendo le raccomandazioni della task force sull'informatica, la Commissione ha riformato la propria governance informatica: nel 2010 è stato istituito il comitato direttivo ABM e informatico e nel 2011 sono stati creati il Comitato di gestione dei progetti relativi ai sistemi informatici e il Comitato di alto livello sull'informatica, che rappresentano un fondamentale miglioramento nel modo in cui viene ideata e attuata la strategia informatica.

L'attività di audit dello IAS sulle DG recentemente divise ha permesso di individuare gli insegnamenti di cui tenere conto prima di qualsiasi divisione futura delle DG per ammortizzare l'impatto del cambiamento sulle direzioni generali, sui servizi centrali e orizzontali e sul personale. La Commissione ritiene che sia troppo presto per trarre conclusioni definitive sui benefici e gli svantaggi delle direzioni condivise e farà il punto della situazione in seguito, quando i servizi interessati avranno acquisito maggiore esperienza con la nuova struttura organizzativa.

Frode

In questo settore, gli sforzi dello IAS hanno in particolare evidenziato la mancanza di chiarezza a livello di responsabilità organizzativa della prevenzione e individuazione delle frodi e la necessità di una strategia antifrode aggiornata a livello di Commissione.

La Commissione ha adottato una nuova strategia antifrode che è stata preparata dall'OLAF in cooperazione con i servizi centrali e le DG operative e che incorpora integralmente le osservazioni dello IAS.

[1] Alcune relazioni ultimate all'inizio del 2010 sono state inserite nella relazione del 2009 e non sono pertanto incluse nuovamente nella relazione del 2010. Analogamente, alcune relazioni elaborate nel 2010, ma completate entro l'1 febbraio 2011, sono state inserite nella relazione 2010.

[2] COM(2011)0323 dell'1 giugno 2011.

[3] Gli impegni C1 sono quelli che dovranno essere completati entro l'anno.

[4] Gli impegni C2 sono quelli che possono essere riportati all'anno seguente, in particolare qualora l'attuazione dei piani d'azione sia insufficiente per giustificare un audit di follow-up, oppure quando un esercizio di audit registra ritardi.

[5] COM(2011)0376 del 24 giugno 2011.

[6] I fondi SOLID sono fondi UE gestiti nell'ambito del programma quadro "Solidarietà e gestione dei flussi migratori".

[7] La lettera di gestione fornisce alla dirigenza consigli, solitamente basati sulle conclusioni di una serie di audit o sui risultati di una consulenza, e non prevede un follow-up formale da parte dei revisori. In ciò, essa differisce dalle relazioni sulle attività di audit (svolte in un'ottica di garanzie di affidabilità), in cui i revisori esprimono un parere e richiedono un piano d'azione volto ad attuare le raccomandazioni concordate, che sarà successivamente oggetto di una procedura formale di follow-up.

[8] SEC(2010)1182 del 7.10.2010.

[9] LLPLink è uno dei principali sistemi informatici.