[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE | Bruxelles, 17.1.2006 COM(2006) 9 definitivo COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO, AL PARLAMENTO EUROPEO E ALLA CORTE DEI CONTI EUROPEA Piano d’azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato {SEC(2006) 49} COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO, AL PARLAMENTO EUROPEO E ALLA CORTE DEI CONTI EUROPEA Piano d’azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato 1. INTRODUZIONE E CONTESTO L’esercizio del 2004 è stato l’undicesimo esercizio finanziario consecutivo per il quale la Corte dei conti europea ha presentato una dichiarazione di affidabilità (DAS) qualificata in relazione a una parte degli stanziamenti di impegno. Nel 2004 la DAS per il bilancio generale è risultata positiva per quanto riguarda i pagamenti relativi alle spese amministrative, agli aiuti di preadesione e alla parte di spesa agricola soggetta al sistema integrato di gestione e di controllo (SIGC). Ciò corrisponde a circa il 35% delle spese di bilancio. La DAS qualificata riflette la complessità delle questioni che la Commissione deve affrontare nell’attuazione del bilancio dell’UE nonché l’impegno richiesto per fornire alla Corte dei conti soddisfacenti elementi di prova dell’audit. L’opinione pubblica interpreta la presentazione di una DAS qualificata come una critica severa nei confronti della gestione delle risorse comunitarie da parte della Commissione. Per questi due motivi, tra i suoi obiettivi strategici, la Commissione si prefigge di ottenere una DAS positiva durante il suo mandato. Nel “Percorso verso un quadro di controllo interno integrato”[1] del giugno 2005, la Commissione delinea proposte per l’introduzione di un quadro di controllo integrato comunitario destinato a conseguire questo obiettivo. La comunicazione in questione propone un quadro integrato che aiuterebbe a garantire un controllo interno più efficace e efficiente dei fondi dell’UE e, essendo coerente con il parere n. 2/2004 della Corte dei Conti[2] concernente un quadro di controllo interno integrato efficace e efficiente, potrebbe costituire una solida base che la Corte potrebbe utilizzare per elaborare la sua dichiarazione di affidabilità. La presente comunicazione: - riferisce in merito alle azioni adottate sulla base degli obiettivi fissati nella comunicazione di giugno, - esamina le principali carenze individuate nella valutazione delle carenze[3], tenendo conto anche della relazione annuale 2004 della Corte dei conti, - riflette il seguito da dare alle conclusioni dell’ECOFIN dell’8 novembre 2005, - e, su questa base, individua le principali azioni concrete da attuare e il ruolo che il Consiglio, gli Stati membri e il Parlamento europeo dovrebbero svolgere per conseguire un quadro di controllo interno integrato affidabile e funzionante, che dia affidabilità alla Commissione e, da ultimo, alla Corte dei conti. 2. PROPOSTE CONCRETE DI AZIONI NEL PERIODO 2006-2007 Le seguenti proposte sono state raggruppate per tema e, per ognuna di esse, viene fornita una descrizione dello sviluppo concettuale di ogni azione, a partire dal parere sull’audit unico e dal Percorso fino alla valutazione delle carenze e alle conclusioni del Consiglio ECOFIN dell’8 novembre 2005. I quattro temi d’azione[4] sono i seguenti: - Semplificazione e principi comuni in materia di controllo (azioni 1-4) - Dichiarazioni di gestione e affidabilità in materia di audit (azioni 5-8) - Approccio dell’audit unico: condivisione dei risultati e priorità al rapporto costi/benefici (azioni 9-11) - Carenze settoriali (azioni 12-16). 2.1. Semplificazione e principi comuni in materia di controllo Per trovare il giusto equilibrio che consenta di garantire controlli adeguati evitando requisiti onerosi a livello burocratico e di conformità, il quadro integrato introdurrà principi comuni incentrati sulla chiarezza, la semplicità e un approccio coerente per valutare il rischio di errore nelle operazioni sottostanti. Questo approccio deve essere integrato nelle riflessioni dell’autorità legislativa, con un interesse specifico riguardo a un’adeguata catena di controllo e alle responsabilità delle diverse parti. Azione 1: Revisione ai fini di una semplificazione della legislazione proposta per il 2007-2013 Tra le azioni previste per colmare le lacune nella gestione dei fondi comunitari e come legislazione proposta per il periodo 2007-2013, il Percorso prevede “che si studi la possibilità di una maggiore semplificazione della gestione dei fondi CE e che si garantisca che i requisiti in materia di controllo siano proporzionati ai rischi”. Il Consiglio ha rafforzato questo approccio al paragrafo 5 delle conclusioni ECOFIN: “I regolamenti da adottare per il periodo di programmazione 2007-2013 dovrebbero includere la semplificazione dei requisiti di controllo fornendo al tempo stesso garanzie ragionevoli”. La valutazione delle carenze ha individuato inoltre, in tutti i diversi modi di gestione, una serie di settori nei quali era più probabile che si verificassero illegalità e irregolarità dovute alle difficoltà incontrate dai beneficiari nell’attuazione dei criteri di ammissibilità e di altre condizioni. La semplificazione potrebbe contribuire a ridurre questo tipo di irregolarità. E’ necessario ridurre l’onere amministrativo per i beneficiari e facilitare un’applicazione quanto più corretta possibile da parte degli organismi intermedi. La Commissione terrà conto della semplificazione del contesto normativo nel corso dei negoziati relativi all’insieme della legislazione per il periodo 2007-2013. Si parte dal presupposto che il Consiglio e il Parlamento europeo siano favorevoli a tali iniziative. Azione 2: Integrare i principi comuni in materia di controllo interno nella proposta di revisione del regolamento finanziario Al paragrafo 6 delle conclusioni ECOFIN, il Consiglio sostiene che “vi sia un margine per elementi e principi generali comuni in materia di controlli interni”, i quali potrebbero contribuire a “ottimizzare l'efficacia, il rendimento economico e l'efficienza degli attuali sistemi di controllo”. L’esito della valutazione delle carenze effettuata dai servizi della Commissione ha messo in rilievo l’esigenza di disporre di un quadro giuridico generale fondato su principi comuni. Esso potrebbe garantire che tutte le parti interessate siano legate da un insieme fondamentale di principi di controllo, fornendo inoltre alla Corte dei conti una base più chiara per controllare i processi e le procedure di gestione. Il campo di applicazione e gli orientamenti relativi a un principio di bilancio sul controllo interno sono illustrati in un primo progetto preliminare che figura all’allegato 2. Il Consiglio e il Parlamento europeo dovrebbero approfittare della consultazione relativa alla revisione del regolamento finanziario per esprimere un parere sulla necessità di inserire un principio di bilancio sul controllo interno efficace e efficiente che introduca una norma comune. Azione 3: Sviluppare e armonizzare la presentazione delle strategie di controllo e degli elementi di prova attestanti una ragionevole affidabilità Come indicato nel Percorso, l’obiettivo principale del quadro di controllo interno integrato è garantire che siano forniti elementi di prova del fatto che esistono sistemi di sorveglianza e controlli che mantengono il rischio di irregolarità entro limiti ragionevoli. La valutazione delle carenze ha rivelato che spesso mancano un’adeguata definizione e dimostrazione di tutti gli elementi della strategia di controllo utilizzati in un determinato servizio o programma. L’ECOFIN ha affermato, al paragrafo 3, che “le assicurazioni e i controlli richiesti debbano essere migliorati sviluppando le strutture di controllo esistenti”, riallacciandosi così alla valutazione della Commissione la quale ritiene che vi sia già un livello sufficiente di affidabilità, per cui, tramite una struttura più efficace della sua presentazione, la base dell’affidabilità può essere comunicata meglio alla Corte dei conti e all’autorità di discarico. Il Parlamento europeo ha chiesto che la relazione annuale di sintesi sia firmata da una persona. La Commissione ritiene che, con l’adozione della relazione di sintesi, essa si assume pienamente la responsabilità politica dell’attuazione del bilancio, dimostrando la sua affidabilità politica all’autorità di discarico. La Commissione ritiene fermamente che non sia opportuno sostituire questa responsabilità collettiva con la firma da parte di un individuo. Tuttavia, la Commissione farà il possibile per esprimere più chiaramente la sua responsabilità politica nella relazione di sintesi. La Commissione migliorerà la presentazione delle strategie di controllo attuate in ogni settore politico nonché la sintesi relativa alla loro attuazione nelle relazioni di attività. Introducendo migliori orientamenti sul contenuto delle relazioni annuali d’attività dei servizi della Commissione, si dovrebbe far sì che tali relazioni forniscano una solida base per la DAS della Corte dei conti europea, presentando chiaramente la base per l’affidabilità di ogni direttore generale riguardo alla gestione efficace del rischio di errore nella legalità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte dei conti dovrebbe poter sviluppare la sua metodologia DAS affinché essa si fondi sulle relazioni annuali di sintesi dei servizi della Commissione e sulla connessa relazione di sintesi presentata dalla Commissione, concentrandosi sulla gestione del rischio di errore nella legalità e regolarità delle operazioni sottostanti. Azione 4: Avviare il dialogo interistituzionale sui rischi tollerabili nelle operazioni sottostanti Il parere sull’audit unico ha introdotto il concetto di un “rischio di errore tollerabile”, che la comunicazione sul Percorso ha ulteriormente trasformato nella definizione di garanzia ragionevole nella gestione del rischio di errore delle operazioni sottostanti. Il Parlamento europeo ha formulato la sua analisi politica sulla questione nella risoluzione sul discarico del 2003, nella quale esorta il Consiglio a cooperare con il Parlamento e la Commissione per dare alla creazione di un quadro globale di controllo e di audit la priorità e l’impulso politico necessari. In linea con quanto sopra, al paragrafo 17 delle conclusioni ECOFIN, il Consiglio ha concluso che è necessario giungere a un’intesa con il Parlamento europeo riguardo ai rischi tollerabili nelle operazioni sottostanti, tenendo conto peraltro del carattere pluriennale dei finanziamenti dell’UE. La Commissione ritiene inoltre che questo accordo potrebbe aiutare la Corte dei conti nell’elaborazione della dichiarazione di affidabilità, in quanto precisa le aspettative dell’autorità di discarico e consente di abbinare i costi dei controlli con i benefici previsti. Nel marzo 2006 la Commissione avvierà un dialogo interistituzionale sui principi di base da considerare per quanto riguarda il rischio tollerabile nelle operazioni sottostanti. Su questa base, il Consiglio e il Parlamento europeo dovrebbero raggiungere un accordo preliminare relativo a tali rischi entro la fine 2006. 2.2. Dichiarazioni di gestione e affidabilità in materia di audit Le dichiarazioni di gestione rafforzano l’obbligo di rendere conto e costituiscono un incentivo per coloro che gestiscono i fondi comunitari a valutare e a migliorare i relativi sistemi di controllo. Insieme alle garanzie fornite dai revisori indipendenti, tali dichiarazioni sono parte della struttura che fornisce affidabilità alla Commissione e, da ultimo, alla Corte dei conti. Azione 5: Promuovere dichiarazioni di gestione a livello operativo e relazioni di sintesi a livello nazionale Nella sua comunicazione sul Percorso, la Commissione ha accolto la proposta formulata dal Parlamento europeo nel discarico del 2003 in base alla quale gli Stati membri dovrebbero fornire annualmente attestazioni di conformità ex ante e dichiarazioni di affidabilità ex post al più alto livello politico. La valutazione delle carenze intrapresa dai servizi della Commissione ha individuato un serie di settori nei quali le dichiarazioni di gestione potrebbero migliorare la sorveglianza e il controllo, in particolare in un regime di gestione concorrente, congiunta e centralizzata indiretta. La questione delle dichiarazioni degli Stati membri ha incontrato una certa opposizione dell’ECOFIN, il quale, pur concordando sul fatto che “le dichiarazioni esistenti a livello operativo possano fornire un’utile garanzia” (paragrafo 12), non ha accettato l’utilità delle dichiarazioni a livello nazionale. Alla luce delle conclusioni di cui sopra, la Commissione cercherà di garantire che le dichiarazioni attuali, nonché quelle previste nella futura legislazione, offrano le migliori garanzie circa l’efficacia delle strutture di controllo all’interno di una gestione concorrente e centralizzata indiretta. Inoltre, considerato l’alto numero di organismi intermedi, si possono trarre notevoli vantaggi dal fatto che esista un unico interlocutore, come gli organismi di coordinamento nel settore agricolo, in grado di promuovere, tramite la formazione e l’orientamento, un’applicazione armonizzata dei controlli e di presentare, a livello nazionale, una sintesi delle garanzie inviate a livello della gestione operativa nonché delle misure adottate per colmare eventuali lacune. Gli Stati membri dovrebbero nominare un organismo nazionale di coordinamento per settore politico, incaricato, ad esempio, di fornire a tutte le parti interessate una sintesi delle garanzie disponibili in merito alle azioni comunitarie attuate, nell’ambito di una gestione concorrente e indiretta, nel loro Stato membro. La cooperazione degli Stati membri sarà necessaria per inserire tale disposizione nella prossima legislazione e per vegliare sulla sua applicazione tramite modalità di applicazione e orientamenti, che saranno adeguati alle disposizioni previste per garantire l’affidabilità sui fondi comunitari per il singolo settore politico. Azione 6: Valutare l’utilità di dichiarazioni di gestione esterne alla modalità di gestione concorrente e centralizzata indiretta Nei settori delle politiche esterne e, in misura minore, delle politiche interne, le dichiarazioni di gestione potrebbero contribuire ad attirare l’attenzione sull’importanza di disporre di un controllo interno efficace, come già indicato nel caso della gestione concorrente. La Commissione valuterà l’opportunità di introdurre dichiarazioni di gestione, se del caso, nei modi di gestione comune e decentrata. Il Consiglio e il Parlamento europeo dovrebbero esaminare attentamente l’adeguatezza delle strutture e delle procedure di controllo interno di cui nelle nuove proposte legislative. Azione 7: Promuovere le migliori pratiche per migliorare il rapporto costi/benefici degli audit a livello dei progetti Il Percorso indica, in una serie di casi, il modo in cui i revisori indipendenti possono contribuire all’affidabilità delle operazioni sottostanti. Sia la valutazione delle carenze che il parere sull’audit unico hanno messo in evidenza il rischio di parzialità nel caso in cui un revisore sia stato selezionato dal beneficiario o da un organismo intermedio, o nel caso in cui il suo parere non può essere direttamente utilizzato dalla Commissione per via del troppo limitato campo di applicazione o contenuto. Il gruppo di esperti ha discusso della possibilità di utilizzare procedure concordate, le quali potrebbero esplicitamente richiedere un controllo trasparente dei principali criteri di ammissibilità e un livello relativamente superiore di affidabilità per un dato costo. Sulla base dell’ampia esperienza dei suoi servizi in materia di certificati di audit, la Commissione elaborerà proposte per ottimizzare il livello di affidabilità che offrono, a livello di progetto, gli organismi di audit esterni. Gli Stati membri dovrebbero contribuire attivamente a migliorare l’applicabilità dei risultati degli audit indipendenti nella catena di controllo e a integrare questo aspetto negli orientamenti sul controllo dei fondi dell’UE. Azione 8: Promuovere un’ulteriore affidabilità da parte delle istituzioni superiori di controllo Il Percorso propone di attribuire alle istituzioni superiori di controllo il ruolo di “esercitare una supervisione sul quadro di controllo per i fondi CE”, nonché di fornire un parere indipendente sulle eventuali dichiarazioni di gestione. La valutazione delle carenze ha individuato una serie di settori, nell’ambito della gestione concorrente, nei quali le istituzioni superiori di controllo potrebbero accrescere l’affidabilità, elaborando un parere sulla gestione dei fondi dell’UE oppure nel quadro dei loro audit sui fondi nazionali destinati al cofinanziamento dei progetti comunitari. Il Consiglio (paragrafo 14) ha preso atto della possibilità che alcune istituzioni superiori di controllo siano disposte a discutere di come rafforzare il loro contributo a un quadro di controllo integrato per la gestione dei fondi dell’UE, senza che sia minata la loro indipendenza. In questo ambito, il comitato di contatto dei presidenti delle istituzioni superiori di controllo dell’Unione europea continua a contribuire al miglioramento del quadro e prevede di dare un seguito a questa attività nel 2006[5]. In collaborazione con la Corte dei conti europea, la Commissione potenzierà il dialogo con le istituzioni superiori di controllo, valutando se le loro attuali relazioni possano completare e rafforzare l’attuale grado di affidabilità . Gli Stati membri dovrebbero esortare i loro parlamenti nazionali e regionali a chiedere alle loro istituzioni superiori di controllo audit e affidabilità, al loro livello, sui finanziamenti dell’UE. Le conclusioni di tali relazioni dovrebbero inoltre essere messe a disposizione della Commissione e della Corte dei conti europea. 2.3. Approccio dell’audit unico: condivisione dei risultati e priorità al rapporto costi/benefici Al fine di ridurre la duplicazione delle attività di controllo, massimizzando il livello di controllo ottenuto con un certo livello di risorse, una condivisione delle informazioni di controllo ben definita e documentata può consentire di disporre di controlli a ogni livello della catena. Una valutazione formalizzata, a ogni livello, dei costi e dei benefici consentirà di dimostrare che i controlli attuati hanno ottimizzato il rischio residuo di errore nelle operazioni sottostanti. Azione 9: Creare strumenti efficaci per condividere i risultati di audit e di controllo e promuovere l’approccio dell’audit unico Nell’approccio dell’audit unico, la condivisione dei dati di controllo è di cruciale importanza per focalizzare meglio gli sforzi di audit e di controllo. Il Percorso prevede il “coordinamento dei programmi di lavoro, e l’accesso, da parte di ogni organismo di controllo, ai risultati del lavoro degli altri”. La valutazione delle carenze ha messo in evidenza l’opportunità di condividere i dati di controllo tra tutti i modi di gestione, sia tra i servizi della Commissione che, tramite la catena di controllo, tra la Commissione e gli Stati membri o i paesi terzi. L’ECOFIN (paragrafo 6) ha chiesto precisazioni in merito all’ “audit unico nel contesto del controllo interno”. Sulla base del suo attuale sistema di contabilità e sui suoi strumenti di rintracciabilità dei controlli, la Commissione potenzierà la condivisione e il coordinamento del lavoro di audit delle diverse parti interessate. Gli Stati membri sono esortati a continuare a cooperare attivamente con i relativi servizi della Commissione per decidere in merito alle strategie, agli orientamenti e alla programmazione dell’audit, nonché in merito alla condivisione dei risultati e al loro seguito. Azione 10: Effettuare una prima stima e analisi dei costi di controllo Il parere della Corte sull’audit unico e il Percorso hanno evidenziato la necessità di ottenere un equilibrio adeguato tra i costi e i benefici dei controlli. La valutazione delle carenze ha dimostrato che, per la maggioranza dei servizi della Commissione, la nozione della stima dei costi doveva ancora essere notevolmente sviluppata. Il Consiglio ha chiesto alla Commissione (paragrafo 5) di valutare il costo dei controlli per settore di spesa. Come primo passo verso un’analisi più dettagliata dei costi di controllo, la Commissione valuterà il costo iniziale per settore politico principale, conformemente a una metodologia coerente, con l’obiettivo di presentare i risultati all’inizio del 2007. Si chiede agli Stati membri di fornire dati sui costi del controllo della spesa nell’ambito della gestione concorrente e della gestione centralizzata indiretta per tempo e in un formato, definito dalla Commissione, che faciliti i paragoni. Azione 11: Avviare progetti pilota sulla valutazione dei benefici Oltre alle considerazioni sui costi/benefici di cui nel Percorso e nelle conclusioni del Consiglio, la valutazione delle carenze ha riscontrato anche difficoltà a individuare e quantificare i benefici ottenuti dai diversi aspetti del controllo interno, tra cui, le questioni della reputazione, l’effetto deterrente e i vantaggi legati alla diffusione delle migliori pratiche tra i diversi gruppi di beneficiari. Tenendo presente queste difficoltà, la Commissione organizzerà uno studio pilota sulle politiche interne, tra cui la ricerca, per quantificare i benefici legati a una determinata strategia di controllo, al fine di integrare l’approccio costi/benefici nella gestione del rischio di errore nelle operazioni sottostanti. Si esortano il Consiglio e il Parlamento europeo a tener conto dei risultati di questi studi pilota nelle loro riflessioni relative ai rischi tollerabili nelle operazioni sottostanti. 2.4. Carenze settoriali Per via della natura notevolmente eterogenea delle singole politiche dell’UE, il quadro integrato può essere attuato in modo ottimale solo se consente un certo grado di flessibilità nell’applicazione. In seguito all’analisi dettagliata compiuta con la valutazione delle carenze, i servizi della Commissione sono attualmente in grado di effettuare i controlli appropriati, abbinandoli con le necessarie relazioni al fine di garantire che la loro efficacia sia facilmente dimostrabile. Azione 12: Affrontare le carenze individuate dai servizi partecipanti [6] Nel Percorso la Commissione ha incaricato i suoi servizi[7] di individuare le carenze e di proporre piani d’azione per completare il quadro di controllo sul quale la Corte può fondare l’affidabilità ricercata. La relazione sulla valutazione delle carenze[8] è stata ulteriormente discussa con il gruppo di esperti provenienti dalle amministrazioni nazionali. La valutazione delle carenze di ogni servizio contiene un raffronto dettagliato tra i principi di controllo individuati dalla Corte dei conti nel suo parere sull’audit unico e i controlli attualmente in vigore, o previsti nella legislazione per il periodo 2007-2013. Queste valutazioni sono state aggiornate sulla base di contatti bilaterali informali con il personale della Corte dei conti. Ogni servizio della Commissione adotterà misure, nell’ambito del normale ciclo di pianificazione e di programmazione strategica della Commissione, per ovviare a queste carenze attraverso i piani di gestione annuale, riferendo sui progressi nelle relazioni annuali di attività. Si invitano gli Stati membri a cooperare con i servizi della Commissione nell’attuazione delle azioni e, nel caso in cui esse comportino una modifica legislativa, il Consiglio e il Parlamento dovrebbero essere disposti a considerare tale modifica. Azione 13: Analizzare i controlli nell’ambito della gestione concorrente (in particolare per i fondi strutturali) a livello regionale nonché il valore delle dichiarazioni esistenti Come richiesto dal Consiglio ECOFIN, entro la fine del 2006 la Commissione valuterà l’attuale applicazione dei controlli sui fondi strutturali a livello settoriale e regionale, soffermandosi sulle verifiche per sondaggio, sulle autorità di pagamento e sugli organismi di liquidazione, nonché sul valore degli estratti e delle dichiarazioni esistenti, e ciò in base alla relazione annuale che le autorità degli Stati membri presentano entro il 30 giugno 2006 in conformità dell’articolo 13 del regolamento (CE) n. 438/2001 e agli audit compiuti dai servizi della Commissione. Gli Stati membri dovrebbero garantire che le pertinenti informazioni fornite dalle autorità in conformità dell’articolo 13 in materia di fondi strutturali rispettino il calendario previsto. In occasione delle riunioni annuali bilaterali con i revisori degli Stati membri sarà discussa anche la questione di come gli Stati membri possono garantire affidabilità alla Commissione nel modo più efficiente e efficace possibile. Azione 14: Fornire maggiori orientamenti nella gestione del rischio di errore nel caso dei Fondi strutturali Il Percorso ha individuato una serie di punti che andrebbero migliorati nell’ambito dei fondi strutturali[9], i quali contribuirebbero alla gestione del rischio di errore nelle operazioni sottostanti sia attualmente che per il futuro. Il Consiglio, al paragrafo 6 delle conclusioni ECOFIN, ha chiesto precisazioni su una serie di punti, la maggior parte dei quali è stata trattata nella valutazione delle carenze. I servizi responsabili rafforzeranno gli orientamenti attuali, per garantire ai beneficiari e agli intermediari un approccio volto a ridurre l’errore nelle operazioni sottostanti, attraverso un’attività di controllo più sistematica e maggiori attività di informazione rivolte ai beneficiari. Verrà data inoltre un’attenzione particolare al ruolo e alle responsabilità delle autorità di pagamento nel fornire affidabilità riguardo ai fondi strutturali. Si chiede sostegno agli Stati membri per sviluppare e attuare orientamenti nell’ambito dei fondi strutturali laddove risultano maggiormente necessari e per provvedere alla loro distribuzione e diffusione. Azione 15: Promuovere l’iniziativa dei “contratti di fiducia” nell’ambito dei Fondi strutturali Il Percorso sottolinea l’importanza dell’iniziativa dei “contratti di fiducia” per contribuire all’efficacia dei controlli in tutto il periodo di programmazione. La valutazione delle carenze osserva che l’iniziativa dei “contratti di fiducia” offre, su base annuale, un’affidabilità in materia di audit paragonabile a quella proposta per il nuovo periodo e risulta, quindi, di particolare interesse come meccanismo per migliorare l’affidabilità nell’attuale periodo di programmazione, oltre a rappresentare una misura proattiva per preparare il seguente periodo di programmazione. Le conclusioni dell’ECOFIN (paragrafo 11) hanno dato un ulteriore impulso a questa iniziativa e, di recente, cinque Stati membri (Danimarca, Paesi Bassi, Austria, Portogallo e Regno Unito) si sono assunti a livello politico l’impegno di firmare tali contratti. Gli Stati membri dovrebbero attuare i “contratti di fiducia” nell’ambito dei fondi strutturali per fornire affidabilità nell’attuale periodo e porre le fondamenta per il prossimo periodo di programmazione. Gli Stati membri che non adottano tali contratti dovrebbero riflettere su come fornire un grado di affidabilità comparabile per il presente periodo e su come intendono predisporre i loro sistemi di controllo per il prossimo periodo di contrattazione. Azione 16: Istituire orientamenti comuni per famiglie di politiche Il Percorso sollecita un’azione per “un miglioramento delle modalità di cooperazione conformemente all’approccio dell’audit unico, e il completamento del corpus di orientamenti sulle norme e i principi comuni riguardanti i metodi di auditing, i controlli essenziali e le strategie per i controlli in loco”. Come osservato nella valutazione delle carenze, sono stati già compiuti notevoli progressi in molte famiglie di politiche, tramite discussioni bilaterali in materia di tassi di errore, recuperi, metodologie di audit (campionamento basato sul rischio o rappresentativo) e controlli in loco. Queste iniziative saranno ulteriormente rafforzate nel corso del 2006. Per garantire che per ogni famiglia di politiche siano adottati approcci coerenti in conformità con il quadro di controllo interno, la Commissione elaborerà orientamenti nel 2006 e nel 2007. Trattandosi principalmente di un provvedimento interno della Commissione, il Consiglio, il Parlamento e la Corte dei conti dovrebbero beneficiare dei progressi registrati in questo ambito grazie a un resoconto più chiaro e più coerente nell’ambito delle relazioni annuali di attività dei servizi. 3. CONCLUSIONI La Commissione è responsabile, congiuntamente agli Stati membri, di garantire che la Corte sia in grado di disporre di elementi di prova dell’audit sui progressi compiuti verso una gestione adeguata del rischio di errore (tenendo conto di un livello di tolleranza accettato). Ogni servizio affronterà le carenze individuate nella propria valutazione delle carenze. Considerato che sono stati ricevuti pareri positivi sulle spese amministrative, gli aiuti di preadesione, il Fondo di sviluppo europeo e la parte di spesa agricola soggetta al SIGC, le prime questioni orizzontali da affrontare riguarderanno le politiche interne e i fondi strutturali. Per circa l’80% del bilancio, tuttavia, la Commissione condivide con gli Stati membri la responsabilità dell’attuazione e si aspetta che essi abbiano istituito, e correttamente applicato, un adeguato quadro di controllo. Gli Stati membri dovrebbero garantire che il rischio di spese irregolari nell’ambito della gestione delle risorse che essi effettuano a nome della Commissione europea sia ridotto a un livello accettabile, oltre a poterlo dimostrare ai revisori nazionali e comunitari. Pertanto, affinché sia garantito il buon esito del provvedimento, nell’interesse dell’Unione europea e dei suoi cittadini, la Commissione insiste sull’aiuto degli Stati membri, del Consiglio e del Parlamento europeo, come indicato sopra e nell’allegato 1. ALLEGATO 1 Summary of action plan and requested support from other Institutions Simplification and common control principles | 1 | Simplification review of proposed 2007-13 legislation | The Commission will keep under consideration the simplification of the regulatory framework during the negotiations on all the 2007-2013 legislation. Council and the European Parliament are considered to support such initiatives. | June 2006 | 2 | Integrate common internal control principles in the proposal for the revised Financial Regulation | The Council and the European Parliament should use the opportunity of the consultation on the revised Financial Regulation to give their opinion on the need to insert a budgetary principle on effective and efficient internal control providing a common standard. | February 2006 | 3 | Establish and harmonise better the presentation of control strategies and evidence providing reasonable assurance | The Court of Auditors should be able to develop its DAS-methodology so as to rely effectively on the Annual Activity Reports of the Commission services and the related synthesis report at Commission level, focussing on the management of the risk of error in the legality and regularity of the underlying transactions. | End 2006 | 4 | Initiate inter-institutional dialogue on risks to be tolerated in the underlying transactions | The Commission will initiate an inter-institutional dialogue in March 2006 on the basic principles to be considered regarding the risks to be tolerated in the underlying transactions. On this basis, the Council and the European Parliament should reach an initial agreement regarding these risks by end 2006. | December 2006 | Management declarations and audit assurance | 5 | Promote operational level management declarations and synthesis reports at national level | Member States should designate a national coordinating body per policy area which can for example provide all stakeholders with an overview of the assurance available in respect of Community actions under shared and indirect management in their Member State. The cooperation of Member States is necessary when ensuring such a provision in forthcoming legislation, and steering its implementation via implementing rules and guidance, adapted to the arrangements for providing assurance on Community funds for the policy area. | End 2006 | 6 | Examine the utility of management declarations outside shared and indirect centralised management | Council and the European Parliament should carefully examine the appropriateness of internal control structures and procedures proposed in the new legislative proposals. | Permanent action | 7 | Promote best practices for increasing cost-benefit of audits at project level | Member States should actively participate in enhancing the usability of independent audit results in the chain of control and integrate this aspect in its guidance for controlling EU-funds. | 2006 and later on permanent concern | 8 | Facilitate additional assurance from SAIs | Member States should invite their national and regional Parliaments to ask their SAIs for audit and assurance on EU-funding at their level. The conclusions of these reports should also be made available to the Commission and the European Court of Auditors. | End 2006 | Single audit approach: sharing of results and prioritising cost-benefit | 9 | Construct effective tools for the sharing of audit and control results & promote the single audit approach | Member States are called on to continue to cooperate actively with the relevant Commission services in fixing audit strategies, audit guidance, planning of audits and sharing of the results and their follow-up. | 2006 and later on permanent concern | 10 | Conduct an initial estimation and analysis in the costs of controls | Member States are asked to deliver data on costs for the control of expenditure under shared and centralised indirect management in good time and in a comparable format to be defined by the Commission. | By February 2007 | 11 | Initiate pilot projects on evaluating benefits | Council and the European Parliament are asked to integrate the results of these pilot studies in their reflections regarding the risks to be tolerated in the underlying transactions. | From mid 2007 onwards | Sector-specific gaps | 12 | Address the gaps identified by participating services | Member States are called upon to cooperate with the Commission services in the implementation of actions, and where the actions involve changes to legislation the Council and the European Parliament should be open to considering such amendments. | Permanent action | 13 | Analyse the controls under Shared Management (in particular Structural Funds) at regional level and the value of existing statements | Member States should ensure that the relevant information to be provided by the Authorities under Article 13 for Structural Funds, is delivered in accordance with the proposed time table. The issue of how Member States can provide assurance to the Commission in the most efficient and effective manner, will also be discussed during the bilateral annual meetings with the Member States’ auditors. | June 2006 End 2006 | 14 | Provide greater guidance for structural funds on managing the risk of error | Support is requested from Member States in developing and implementing the guidance for Structural Funds where it is most needed, and in its distribution and dissemination. | End 2006 Dissemination: 2007 | 15 | Promote the ‘Contracts of Confidence’ initiative for Structural Funds | Member States should implement for Structural Funds the ‘Contracts of Confidence’ to provide assurance for the current period, and also to lay the groundwork for the next programming period. Those that do not should reflect on how to provide comparable assurance on the present period and how they will prepare their control systems for the next programming period. | September 2006 | 16 | Establish common guidelines per policy family | As this is mainly an internal Commission measure, Council, European Parliament and Court of Auditors should benefit from the progress made in this domain through clearer and more coherent reporting in the Annual Activity Reports of the services. | From 2006 onwards | ALLEGATO 2 Progetto di Principio di controllo interno efficace e efficiente 1. L’attuazione del bilancio è garantita tramite un controllo interno efficace e efficiente in conformità con ciascun modo di gestione. 2. Ai fini dell’attuazione del bilancio, il controllo interno è definito come un processo applicabile a tutti i livelli della catena di controllo e destinato a fornire affidabilità ragionevole sul conseguimento dei seguenti obiettivi: 3. efficacia e efficienza delle operazioni; 4. affidabilità delle relazioni finanziarie; 5. tutela degli attivi e delle informazioni nonché prevenzione e individuazione di frodi e irregolarità; 6. gestione adeguata dei rischi connessi alla legalità e regolarità delle operazioni sottostanti. 7. Un controllo interno efficace si fonda sulle migliori pratiche internazionali e include, in particolare, i seguenti elementi fondamentali: separazione delle responsabilità; conoscenze e competenze adeguate per assolvere i compiti assegnati; gestione dei rischi e strategia di controllo adeguate; promozione di un comportamento etico in grado di evitare conflitti di interesse; comunicazione di informazioni e orientamenti pertinenti; piste di audit adeguate; integrità dei dati contenuti nei sistemi di dati; controllo del rendimento; procedure relative alle carenze e alle deroghe individuate nel controllo interno. Queste componenti sono soggette a valutazioni periodiche. 8. Un controllo interno efficiente si fonda, per tutte le attività, sui seguenti principi: adeguatezza dei controlli al livello dei beneficiari; strategie di rischio concordate volte a collegare i costi del controllo e il livello di rischio affrontato; risultati di controllo accessibili a tutte le parti interessate nella catena di controllo; legislazione e orientamenti chiari e trasparenti; attuazione di sanzioni deterrenti quanto più a monte possibile della catena di controllo, nonché presentazione annuale di affidabilità di gestione ai livelli adeguati al fine di conseguire una ragionevole affidabilità sulla legalità e regolarità delle operazioni sottostanti. [1] COM(2005) 252. [2] GU C 107 del 30.4.2004, p. 1 (parere sull’audit unico (“single audit”)). [3] SEC(2006) 49 che accompagna la presente comunicazione. [4] Una sintesi di tutte le azioni e questioni connesse del Consiglio e del Parlamento europeo figura all’allegato 1. [5] Come disposto nella sua riunione di Stoccolma del 5-6 dicembre 2005 [6] Hanno partecipato alla valutazione delle carenze le DG le cui attività superavano una certa soglia in euro e che soddisfacevano altri criteri necessari. [7] È stato chiesto di fornire una valutazione delle carenze solo ai servizi con ingenti livelli di spesa nei diversi modi di gestione. [8] SEC(2005) 1152. [9] I controlli primari (verifiche relative alla veridicità della prestazione del servizio e alla spesa dichiarata) devono essere esaustivi oppure sufficienti in relazione al rapporto costi-benefici. Vi deve essere un’adeguata analisi dei rischi; Il tasso di errori per ogni programma deve essere valutato e comunicato. Vi deve essere un’informazione adeguata per i beneficiari. In caso di irregolarità gravi devono essere applicate sanzioni proporzionate ma dissuasive. I controlli primari devono essere oggetto di un’adeguata supervisione da parte dell’organismo di esecuzione e dell’autorità di gestione. Devono essere adottate misure correttive ogniqualvolta ciò sia necessario. L’autorità di pagamento deve avere i mezzi e le risorse per ottenere la garanzia necessaria per certificare gli importi chiesti alla Commissione.