RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO

SINTESI GRUPPO ARCHIVI EUROPEI GLI ARCHIVI IN EUROPA DI FRONTE ALLE SFIDE DELL’ERA DIGITALE Seconda relazione al Consiglio

Contesto

Nel novembre 2005 il Consiglio dei Ministri ha adottato una raccomandazione sugli interventi prioritari da attuare ai fini di una più intensa cooperazione in materia di archivi in Europa[1]. Nella raccomandazione si auspicava la creazione di un gruppo “Archivi europei” (GAE), composto da esperti designati dagli Stati membri e dalle istituzioni dell’Unione europea, destinato ad assicurare la cooperazione e il coordinamento su questioni generali relative agli archivi. Il Consiglio invitava inoltre il GAE ad attuare una serie di misure prioritarie.

Nel 2008 il GAE ha presentato al Consiglio una relazione sui progressi relativi all’attuazione della raccomandazione del 2005[2], nella quale osservava che la digitalizzazione sta cambiando i rapporti tra servizi archivistici e creatori di documenti e il ruolo che i servizi archivistici e gli archivisti svolgono nella pubblica amministrazione e nella società in generale. La relazione concludeva che i servizi archivistici dovrebbero esaminare più attentamente il loro ruolo e valutare il significato di concetti, procedure e processi attuali del settore archivistico.

Quattro anni dopo la prima relazione, il GAE presenta adesso la relazione di follow-up adottata il 30 maggio 2012 nella riunione tenuta a Copenaghen.

La cooperazione in materia di archivi in Europa

Creato all’inizio del 2006, il gruppo “Archivi europei” ha continuato a promuovere e coordinare la cooperazione tra archivi a livello europeo, specialmente nei casi in cui questa poteva apportare un effettivo valore aggiunto. Il gruppo si riunisce due volte all’anno. Dal secondo semestre del 2009 le riunioni sono organizzate congiuntamente con quelle dell’Ufficio europeo degli archivisti nazionali e ospitate dalla presidenza dell’Unione europea.

Il GAE ha continuato a fornire orientamenti e indicazioni generali sull’attuazione delle cinque azioni prioritarie previste dalla comunicazione, ossia:

- la conservazione degli archivi e la prevenzione dei danni;

- la cooperazione interdisciplinare su scala europea nel settore dei documenti ed archivi elettronici;

- la costituzione e la gestione di un portale Internet per gli archivi europei.

Il GAE ha inoltre esaminato le sfide che si pongono agli archivi nell’era digitale individuate nella relazione del 2008. Le sue conclusioni e raccomandazioni figurano nella relazione allegata e sono sintetizzate qui di seguito.

Gli archivi nell’era digitale

L’uso generale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione sta modificando il ruolo degli archivi nella società. Il gruppo “Archivi europei” ha esaminato le sfide poste da questi cambiamenti agli archivi, soprattutto nei seguenti campi.

· L’evoluzione del ruolo degli archivi

Gli archivi nazionali stanno attivamente esaminando le loro attuali e future responsabilità nel mondo digitale e intendono trovare un equilibrio tra il loro mandato e le loro responsabilità ed altri interessi. A questo fine cercheranno di cooperare più strettamente con altre reti e altri organismi di gestione delle informazioni, tra cui le agenzie di e-government.

· Accesso agli archivi in loco e online

L’accesso agli archivi in Europa sta cambiando con la diffusione delle tecnologie Internet e con l’aumento del materiale che gli archivi mettono online. La questione è quale priorità dovrebbero dare gli archivi nazionali ai diversi tipi di accesso. Gli archivi devono identificare le esigenze dei loro utenti per definire un punto di equilibrio tra i servizi in loco e quelli online e decidere quali servizi vadano sviluppati.

· Gli archivi e la direttiva relativa al riutilizzo dell’informazione del settore pubblico[3]

Incoraggiare l’utilizzo pubblico delle informazioni contenute negli archivi fa parte della missione degli istituti archivistici nazionali. Tuttavia, il riutilizzo degli archivi[4] da parte del settore privato solleva vari problemi quali l’autenticità dei documenti, i diritti di proprietà intellettuale, la protezione dei dati, la politica di tariffazione e l’equilibrio tra servizi pubblici e privati.

· Digitalizzazione

La digitalizzazione e la pubblicazione online consentono agli archivi di mettere un maggior numero di materiali a disposizione del mondo universitario e del grande pubblico, oltre ad agevolare il riutilizzo delle informazioni da essi detenute. Tuttavia, mettere online le informazioni ha un costo e pertanto la capacità, da parte degli archivi nazionali, di digitalizzare le loro collezioni può dipendere in parte dalle possibilità di finanziamento.

· Costi e finanziamento

Trovare modalità adeguate di finanziare la digitalizzazione è cruciale per aprire l’accesso online al patrimonio archivistico europeo. Gli archivi ritengono quindi importante sviluppare a livello europeo, oltre che un programma di digitalizzazione, un programma comune di finanziamento.

Conclusioni

Il ruolo degli archivi sta cambiando a causa del loro coinvolgimento nella moderna società dell’informazione e nella catena dell’informazione digitale. La questione non è puramente tecnica, ma intrinsecamente legata alla partecipazione degli archivi all’e-government. Al contempo, gli archivi conservano molte delle loro responsabilità tradizionali in quanto custodi, fornitori di informazioni e garanti della loro autenticità.

Si ricorre agli archivi per ottenere fonti autentiche e affidabili per la responsabilità retrospettiva delle amministrazioni. Per assolvere alle loro competenze, gli archivi nazionali devono partecipare alla definizione di norme per la gestione della documentazione digitale nelle prime fasi del ciclo di vita dei documenti. Gli archivi dovrebbero essere più coinvolti nei processi operativi dello Stato, non solo sul piano tecnologico ma anche introducendo una nuova visione degli stessi istituti archivistici e del loro rapporto con il settore pubblico.

Conservare il patrimonio digitale e dare accesso a materiali originariamente prodotti in formato digitale sono competenze centrali degli archivi nazionali. Il trasferimento di quantitativi crescenti di materiali originariamente digitali aumenta l’esigenza di creare un’infrastruttura tecnica, organizzativa e di conoscenza sostenibile per garantire l’accesso permanente al materiale digitale e l’affidabilità di quest’ultimo. Ciò richiederà un notevole impegno da parte degli archivi, per il quale sarà essenziale lo scambio di esperienze e lo sviluppo di strategie comuni.

Gli archivi nazionali riconoscono quanto sia importante garantire che i cittadini di tutta l’Unione abbiano accesso online al ricco patrimonio archivistico europeo. La dichiarazione di Bruxelles del 2010 sull’accesso digitale agli archivi[5] sottolinea la loro intenzione di sfruttare al meglio le tecnologie digitali per promuovere la libertà di accesso ai beni archivistici europei. Va tuttavia notato che questo processo comporta esigenze qualitative specifiche relative alle informazioni descrittive e alla capacità degli archivisti di garantire l’autenticità dei materiali digitali.

Gli archivi stanno lavorando insieme in Europa per affrontare le sfide della moderna società dell’informazione, cercando al tempo stesso di continuare ad assolvere alle loro tradizionali responsabilità nei confronti delle amministrazioni e dei cittadini. Dopo una collaborazione ormai ventennale, gli archivi continueranno a imparare l’uno dall’altro e, laddove possibile, a elaborare insieme norme, prassi e soluzioni nuove per progredire verso la piena partecipazione alla moderna società dell’informazione.

Gli archivi nazionali rifletteranno sui modi di collaborare più strettamente per far fronte alle future sfide e introdurre nuove idee per i prossimi anni di cooperazione. Le loro attività saranno coordinate tra loro e con le istituzioni dell’UE tramite l’Ufficio europeo degli archivisti nazionali e il gruppo “Archivi europei”. Inoltre, gli archivi nazionali cercheranno di impegnarsi maggiormente nella cooperazione con altri enti coinvolti nella gestione dell’informazione e nell’e-government. È intenzione degli archivi nazionali partecipare a pieno titolo allo sviluppo delle politiche dell’UE in materia di dati aperti e di accesso online all’informazione.

Decisioni e raccomandazioni

Decisioni

(1) Gli archivi nazionali collaboreranno allo scopo di creare un programma digitale comune per gli archivi, che colleghi gli obiettivi europei con le ambizioni e le iniziative nazionali. Rifletteranno su come gli archivi possano contribuire alla creazione, dopo il 2015, di un portale europeo di archivi. Il GAE cercherà di promuovere una politica comune in materia di archivi nel crescente settore europeo dell’informazione ed esaminerà il modo in cui i valori archivistici fondamentale possano trovare una collocazione nella nuova era digitale. Particolare attenzione sarà dedicata all’interoperabilità, all’accesso a lungo termine ai dati, agli identificatori persistenti, ai dati aperti e alla valutazione.

(2) Gli archivi nazionali intendono collaborare per mettere online entro il 2015:

– le fonti principali che aiutano il cittadino a comprendere meglio le relazioni tra paesi e amministrazioni nella storia e nella costruzione dell’Europa, nonché le diversità delle culture, tradizioni e identità nazionali;

– i “pezzi forti” archivistici di ciascuno Stato membro;

– le collezioni relative a grandi eventi storici e anniversari.

(3) Gli archivi nazionali collaboreranno più intensamente con altri enti per garantire un equilibrio tra gli interessi archivistici, quali la conservazione e l’accesso, e altri interessi, come la protezione dei dati. Ad esempio, intendono stilare un codice di condotta per gli archivi nel quadro della proposta di regolamento UE sulla protezione dei dati che sarà discussa con altre parti interessate.

Raccomandazioni

(4) Gli archivi nazionali dovrebbero essere partner delle amministrazioni per l’elaborazione di norme di gestione dei materiali elettronici. Continueranno a collaborare gli uni con gli altri e con altre organizzazioni dei settori pubblico e privato in seno al forum DLM allo scopo di promuovere lo sviluppo di orientamenti e norme, come MoReq2010.

(5) È opportuno elaborare norme comuni sui servizi online. Occorre esaminare il ruolo crescente delle reti sociali e la loro potenziale influenza sulla fornitura di servizi archivistici.

(6) Le organizzazioni di archivi dovrebbero lavorare in uno spirito di collaborazione per superare le barriere e incoraggiare un maggiore riutilizzo di informazioni tratte dagli archivi. È necessario sviluppare un modello comune a partire dalle migliori prassi vigenti in Europa, che possa fungere da quadro per gli archivi che non hanno ancora elaborato una politica di riutilizzo. Il modello dovrebbe comprendere il modo di concedere l’autorizzazione a riutilizzare i contenuti e garantirne l’autenticità, nonché opzioni per la tariffazione o l’accesso libero. Gli archivi dovrebbero condividere le esperienze con biblioteche e musei e svolgere ulteriori ricerche sulle attese dei clienti effettivi e potenziali. Il GAE dovrebbe promuovere le migliori prassi in questo campo e difendere gli interessi del settore, sottolineando che gli archivi hanno un ricco contenuto potenzialmente riutilizzabile.

(7) Gli archivi nazionali dovrebbero condividere le loro conoscenze ed esperienze e scambiarsi informazioni circa i metodi di digitalizzazione di materiali archivistici. Lo sviluppo di una strategia su scala europea, comprendente modelli e norme comuni per la digitalizzazione, aiuterebbe i singoli archivi ad avviare programmi di digitalizzazione e contribuirebbe ad aumentare l’interoperabilità tra diversi paesi. Occorre inoltre occuparsi del finanziamento dei programmi di digitalizzazione. Gli archivi dovrebbero imporre tariffe su servizi supplementari quali l’accesso online, e in quali casi? Il GAE dovrebbe formulare raccomandazioni sulla digitalizzazione per l’accesso online e incentivare lo sviluppo di strategie idonee.

(8) Il trasferimento e la conservazione di volumi crescenti di materiali originariamente digitali impongono di intensificare la cooperazione e lo scambio di migliori prassi e soluzioni tra gli archivi nazionali. Nella misura del possibile, essi dovrebbero sviluppare concetti e soluzioni comuni, tenendo conto dei progetti esistenti in questo settore[6]. È necessario quantificare meglio i finanziamenti richiesti per i materiali archivistici originariamente digitali, in modo che gli archivi abbiano un’idea più chiara dei costi da sostenere e del modo per dividere i bilanci limitati tra mezzi tradizionali e mezzi digitali. Il costo della conservazione dei materiali originariamente digitali va valutato con maggiore precisione, ad esempio migliorando i modelli di costo per fornire agli archivi nazionali strumenti più efficaci per prevedere i finanziamenti necessari nel corso del tempo.

[1] GU L 312 del 29.11.2005, pag. 55.

[2] Relazione al Consiglio SEC(2008)2364; COM(2008) 500 definitivo.

[3] GU L 345 del 31.12.2003, pag. 90.

[4] Nel dicembre 2011 la Commissione europea ha proposto una revisione della direttiva sull’informazione del settore pubblico destinata a far rientrare archivi, musei e biblioteche nel settore di applicazione della direttiva, anche se gli obblighi per tali istituti non saranno estesi come quelli che gravano su altri enti pubblici.

[5] Adottata dall’Ufficio europeo degli archivisti nazionali a Bruxelles, il 19 novembre 2010.

[6] Ad esempio PLANETS, PRESTOSPACE e Digital Preservation Europe.