Relazione della Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio - Relazione della Commissione sul seguito al discarico 2001 /* COM/2003/0651 def. */





RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO - Relazione della Commissione sul seguito al discarico 2001 INDICE RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO sul seguito al discarico 2001 I. RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO SUL BILANCIO GENERALE a) Contabilità, tesoreria, recupero b) Eurostat, lotta contro le frodi c) Esternalizzazione d) Sottoesecuzione del bilancio / SAPARD, Fondi strutturali e) Allargamento f) Agricoltura & prodotti alimentari g) Fondo sociale europeo h) Ambiente, sanità pubblica e politica dei consumatori i) Ammende j) Politiche esterne k) Strumenti finanziari l) Altre osservazioni m) OLAF II. RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO RELATIVA AL FES III. RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO RELATIVA ALLA CECA IV. RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO RELATIVA ALLE AGENZIE V. RACCOMANDAZIONE DEL CONSIGLIO a) Riforma della Commissione b) Risorse proprie c) Politica comune agricola d) Azioni strutturali e) Politiche interne f) Azioni esterne g) Aiuti di preadesione h) Spese amministrative i) Strumenti finanziari e attività bancarie j) Dichiarazione di affidabilità PREAMBOLO 1/Portata della relazione di seguito L'articolo 276 del trattato CE e l'articolo 180ter del trattato CEEA fissano la procedura di discarico. Tali articoli stabiliscono che "la Commissione compie tutti i passi necessari per dar seguito alle osservazioni che accompagnano le decisioni di scarico ed alle altre osservazioni del Parlamento europeo concernenti l'esecuzione delle spese, nonché alle osservazioni annesse alle raccomandazioni di scarico adottate dal Consiglio. La Commissione, su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, sottopone relazioni in merito alle misure adottate sulla scorta di tali osservazioni e in particolare alle istruzioni impartite ai servizi incaricati dell'esecuzione del bilancio. Dette relazioni sono trasmesse altresì alla Corte dei conti". Per quanto riguarda l'esecuzione del bilancio generale per l'esercizio 2001, la Commissione, su richiesta del Consiglio e del Parlamento, produce di conseguenza la presente relazione di seguito, relativa alla raccomandazione del Consiglio del 7 marzo 2003 e alla risoluzione votata dal Parlamento europeo l'8 aprile 2003. Rispetto agli anni precedenti, la presente relazione di seguito tiene conto anche del discarico concesso in relazione all'esecuzione del bilancio del sesto, settimo e ottavo Fondo europeo di sviluppo e della CECA per l'esercizio 2001. Infine, la relazione affronta anche il seguito alle raccomandazioni rivolte alla Commissione in relazione al discarico concesso alla Comunità europea del carbone e dell'acciaio (CECA) e alle seguenti agenzie: Cedefop, Eurofound e Aer 2/Obiettivo della relazione di seguito In conformità dei trattati, l'obiettivo della presente relazione di seguito consiste principalmente nel presentare le azioni adottate dalla Commissione o le azioni che essa intende adottare in relazione alle osservazioni contenute nelle risoluzioni di discarico in relazione all'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea per l'esercizio 2001, al bilancio del sesto, settimo e ottavo Fondo europeo di sviluppo e della CECA per l'esercizio 2001. 3/Metodologia A fini di chiarezza e per evitare un documento troppo lungo, la presente è una versione sintetizzata delle richieste formulate dall'autorità di bilancio. Le richieste sono reperibili per intero nelle raccomandazioni allegate formulate dal PE e dal Consiglio. Per consentire di trovare rapidamente le richieste originali nelle raccomandazioni di discarico, i riferimenti ad esse sono presentati fra parentesi dopo ogni sintesi. Ogni riferimento comincia con il nome del relatore responsabile di una determinata raccomandazione di discarico (es. Casaca paragrafo 52 sta per la richiesta presentata al paragrafo 52 della raccomandazione di discarico del bilancio generale 2001). La stessa procedura si applica per le altre raccomandazioni, vale a dire: Sorensen - sta per la raccomandazione di discarico 2001 del FES; Langenhagen - sta per la raccomandazione di discarico 2001 della CECA; Consiglio - sta per la raccomandazione di discarico 2001 del Consiglio. Le misure adottate dalla Commissione in relazione a ciascuna richiesta/raccomandazione sono descritte nei riquadri. I. RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO SUL BILANCIO GENERALE a) Contabilità, tesoreria, recupero 1. Presentare entro la fine del 2003 un piano pluriennale in cui figurino un calendario e uno scadenzario, al fine di ottenere una dichiarazione positiva di affidabilità per l'intero bilancio. (Casaca - paragrafo 5) Risposta della Commissione: A seguito della riforma amministrativa, la Commissione sta gradualmente introducendo la struttura necessaria per fornire tale affidabilità. In merito all'aspetto contabile, il nuovo quadro contabile per competenza, basato sui principi contabili internazionali per il settore pubblico è previsto per il 2005, in conformità del regolamento finanziario del 25 giugno 2002 e delle sue modalità di applicazione. Dette norme sono state approvate solo di recente. La Corte dei conti, tuttavia, ha sempre ritenuto che nel corso degli anni i conti rispecchiassero fedelmente le entrate e le spese delle Comunità, tranne per quattro riserve tecniche di modesta rilevanza. Per quanto riguarda la riforma della gestione finanziaria alla Commissione, la qualità attesa dai sistemi di controllo interno è chiaramente definita e le direzioni generali stanno compiendo un grande sforzo al fine di raggiungere una piena conformità, per quanto possibile, con i requisiti di base delle 24 norme di controllo interno entro la fine del 2003 (Cfr. azione 5.4.5. della Sintesi delle relazioni annuali di attività 2002 delle DG e dei servizi della Commissione europea - COM (2003) 391 del 9.7.2003). La Commissione ha anche adottato misure per far fronte al rischio di irregolarità nelle operazioni che non gestisce direttamente. Ad esempio: - in relazione alla gestione concorrente, un gruppo interservizi sta esaminando eventuali misure per coinvolgere maggiormente gli Stati membri; - per quanto riguarda i programmi a compartecipazione finanziaria, è ora operativo un piano di azione adottato il 10.1.2003 e finalizzato a creare maggiore coerenza fra le direzioni generali nella gestione dei contratti. Varie direzioni generali hanno adottato misure correttive per ridurre al minimo il rischio di errori; - per quanto riguarda i programmi cofinanziati in generale, un gruppo interservizi deve lavorare a partire dalla fine del 2003 per introdurre componenti forfettarie in aiuti/sovvenzioni, con una metodologia di controllo uniforme. Infine, tenuto conto della costante preoccupazione della Corte in relazione a tali rischi, la Commissione esaminerà la possibilità di formalizzare parametri di riferimento per le misure adottate in ogni settore di attività interessato e di riferire sul rispetto di tali parametri. 2. Nel quadro del decentramento, adozione, entro la fine del 2003, di un piano di approccio da parte di ogni singola DG, che definisca le modalità e i termini per ottenere una dichiarazione positiva di affidabilità. (Casaca - paragrafo 5) Risposta della Commissione: La Commissione attribuisce la massima importanza al conseguimento di una DAS positiva. Nel sistema definito dal trattato (articolo 248 CE), tuttavia, non è previsto che le direzioni generali debbano ottenere una dichiarazione di affidabilità. Tale dichiarazione viene fornita a livello della Commissione. A questo scopo, si stanno apportando misure correttive, a livello sia della Commissione che dei servizi, per porre rimedio a tutte le carenze individuate, come indicato nel piano d'azione allegato alle sintesi delle relazioni annuali d'attività 2001 e 2002 e delle dichiarazioni dei direttori generali e dei capiservizio della Commissione europea. Dall'entrata in vigore del trattato di Nizza, la dichiarazione di affidabilità può essere completata da valutazioni specifiche per ogni grande settore di attività della Commissione. In futuro quest'ultima incoraggerà la Corte dei conti a individuare punti chiave per misurare i progressi compiuti dalla Commissione nel rispetto degli obblighi in materia di sana gestione finanziaria. Nel frattempo, si prenderà gradualmente atto delle osservazioni della Corte mediante miglioramenti caso per caso ai sistemi di controllo interno di ogni direzione generale. 3. La questione di far quadrare i dati contabili dovrebbe essere affrontata con maggiore urgenza e regolarità. (Casaca - paragrafo 6) Risposta della Commissione: Sono stati riconciliati i dati finanziari per il 2002 fra i due sottosistemi di SINCOM2. Nel marzo 2003 è stato istituito un gruppo con il compito di controllarne la coerenza su base continua. Attualmente ciò viene fatto sulla base di relazioni settimanali che raffrontano i due sistemi. 4. Considerare il notevole movimento di personale amministrativo nei posti cruciali e di alto livello, nonché la carenza di personale qualificato in materia di contabilità e di audit altamente prioritari in seno alla sua politica di risorse umane. (Casaca - paragrafo 11) Risposta della Commissione: In linea di principio e come norma generale, la Commissione si impegna in una politica di mobilità per i funzionari di alto livello. Da quando è entrata in carica la Commissione attuale, si è svolta una serie di esercizi di mobilità fra i funzionari A1 (direttori generali o equivalenti) e A2 (direttori o equivalenti), il più recente dei quali risale al novembre 2002. La Commissione ritiene che tale politica sia nell'interesse dell'istituzione e contribuisca a una maggiore motivazione e professionalità del personale di livello superiore e non sia affatto dannosa né per la continuità né per la qualità della direzione. Nelle sue nomine la Commissione garantisce la migliore corrispondenza possibile fra le qualifiche di un funzionario e le esigenze e l'importanza del posto. La Commissione ha incontrato difficoltà ad assumere nel breve termine un elevato numero di revisori interni e gestori tramite concorsi interni o esterni. L'attuale offerta sul mercato del lavoro non soddisfa la considerevole domanda di questo tipo di profilo. Fino ad ora, gran parte del fabbisogno è stato coperto mediante concorsi specializzati per grado A. Grazie a una politica di lungo termine basata sulla gestione pianificata del fabbisogno e dei concorsi, all'organizzazione di concorsi su base annuale e alla riconversione del personale mediante opportune azioni di formazione, la Commissione ha sviluppato la capacità di coprire posti altamente specializzati. 5. Fornire una risposta all'affermazione del PE che la chiusura dei conti per l'esercizio finanziario 2001 è stata fissata in violazione del regolamento finanziario. (Casaca - paragrafo 13) Risposta della Commissione: I conti per il 2001 sono stati preparati dai servizi competenti della direzione generale Bilancio e presentati, sotto la responsabilità del contabile in carica al 31 dicembre, al direttore generale della DG Bilancio e quindi al commissario per il bilancio che li ha adottati per conto della Commissione il 30 aprile, in virtù dell'autorizzazione conferitagli dai membri della Commissione. L'articolo 18 del regolamento della Commissione che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario non prevede che il controllore finanziario debba dare l'approvazione. Tenuto conto dei termini per la chiusura dei conti annuali, i conti per il 2001 non sono stati trasmessi dal contabile al controllore finanziario prima della loro adozione. 6. La massima moderazione nell'assegnazione di fondi nel quadro delle linee di bilancio - in particolare relativamente al capitolo A-30 (sovvenzioni comunitarie). (Casaca - paragrafo 14) Risposta della Commissione: La Commissione accoglie con favore l'auspicio del Parlamento europeo volto a limitare l'assegnazione di fondi, che è conforme all'approccio del nuovo regolamento finanziario. L'assegnazione di fondi nei commenti di bilancio del capitolo A-30 non viene mai proposta dalla Commissione nel suo PPB. In passato, quando l'autorità di bilancio decideva di porre l'assegnazione nei commenti mediante una modifica del PPB della Commissione, quest'ultima accettava di tenerne conto in quanto espressione di una priorità politica dell'autorità di bilancio, purché fosse compatibile con la sua responsabilità di esecuzione del bilancio. A partire dal 2004 le nuove basi giuridiche relative alle sovvenzioni del capitolo A-30, attualmente all'esame del legislatore, renderanno più chiara la situazione. La Commissione ha sempre sollecitato il principio dell'invito a presentare proposte per le sovvenzioni ed esso compare ormai esplicitamente nel regolamento finanziario. La Commissione ha proposto norme legislative appropriate, pronte per l'introduzione dell'ABB nel 2004 e per i casi in cui deve essere designato un beneficiario specifico [COM(2003) 275 def. e COM(2003)276 def.]. 7. Far realizzare entro la fine del 2003 un audit esterno sul suo sistema di tesoreria e riferirne i risultati al Parlamento. (Casaca - paragrafo 16) Risposta della Commissione: Il 13 maggio 2003, la Commissione ha chiesto ai suoi revisori esterni, la Corte dei conti europea, se essa poteva avviare una revisione del sistema di tesoreria della Commissione entro la fine del 2003. Nella sua risposta del 23 maggio 2003, la Corte si dichiarava disponibile a ipotizzare tale revisione, che terrebbe conto dei controlli già effettuati dal servizio di audit interno della Commissione. La Corte ha dichiarato che non sarà in grado di portare a termine tale compito prima della fine del 2003. 8. Definire chiaramente cosa intende per 'sistema di contabilità per competenza'. (Casaca - paragrafo 17) Risposta della Commissione: La contabilità per competenza è definita dall'IFAC nei suoi Principi contabili internazionali per il settore pubblico (IPSAS) (e quindi intesa dalla Commissione) come: "un metodo contabile in cui le transazioni e gli altri eventi sono constatati al momento in cui si verificano (non solo quando viene riscosso o versato un importo liquido o suo equivalente). Le transazioni e gli eventi sono pertanto registrati nei registri contabili e constatati negli stati finanziari dei periodi cui si riferiscono. Gli elementi constatati nella contabilità per competenza sono attivi, passivi, entrate e spese ." Nel quadro della contabilità per competenza, le operazioni vengono pertanto iscritte nei conti nell'anno a cui fanno riferimento, indipendentemente dalla data di pagamento o riscossione. Analogamente, l'articolo 125 del nuovo regolamento finanziario fa riferimento al principio della contabilità per competenza come il requisito in base a cui "...gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell'esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d'incasso." 9. Utilizzare gli attuali moduli SAP/R3 'accounts payable' e 'accounts receivable' entro la fine del 2003. (Casaca - paragrafo 18) Risposta della Commissione: La Commissione utilizza già questi moduli ma una nuova struttura è in fase di analisi nel quadro della riforma contabile. Un gruppo istituito nell'ambito della riforma contabile ha esaminato modalità per migliorare i conti clienti e fornitori e le conclusioni di questo lavoro sono attualmente in fase di definizione. Ciò consentirà alla Commissione di garantire che vengano soddisfatte le esigenze sia della contabilità che delle DG utilizzatrici. Quando sarà disponibile la relazione di questo gruppo, sarà possibile avviarne la trasposizione nel sistema operativo. 10. Rispettare il principio della contabilità a partita doppia e informare l'autorità competente per il discarico in merito alla transizione verso tale sistema come minimo con cadenza trimestrale. (Casaca - paragrafo 19 e 20) Risposta della Commissione: Il principio della contabilità in partita doppia è generalmente accettato e viene utilizzato per la contabilità generale da molti anni. Anche se l'utilizzo della partita doppia nei conti di bilancio non è richiesto dall'articolo 137 del regolamento finanziario né nel quadro dei Principi contabili internazionali per il settore pubblico (IPSAS), la Commissione sta valutando l'ipotesi di introdurla nel suo progetto di modernizzazione del sistema contabile. Se ciò si rivelerà possibile e se ne dimostrerà il valore aggiunto, anch'essa verrà introdotta nel 2005. La contabilità generale della Commissione viene già tenuta in partita doppia, in conformità delle disposizioni dell'articolo 134 del regolamento finanziario. La Commissione informerà l'autorità competente per il discarico con cadenza trimestrale in merito alla modernizzazione contabile. L'8 luglio la sig.ra Schreyer ha presentato al COCOBU la prima "Nota informativa del commissario Schreyer alla Commissione - Relazione sui progressi compiuti relativa alla modernizzazione del sistema contabile della Commissione europea". 11. Gli esperti della Corte dei conti dovrebbero partecipare, con un ruolo consultivo, al nuovo Accounting Standards Committee (comitato sulle norme contabili). (Casaca - paragrafo 22) Risposta della Commissione: Due rappresentanti del personale della Corte partecipano alle riunioni del comitato sulle norme contabili in qualità di osservatori e forniscono consulenza a titolo personale. 12. Mancanza di integrazione nell'attuale sistema contabile automatizzato e incapacità di tale sistema di garantire il livello necessario di sicurezza dell'accesso e l'affidabilità dell'input dei dati delle diverse parti del sistema. (Casaca - paragrafo 25) Risposta della Commissione: L'architettura dell'attuale sistema SINCOM2 richiede la riconciliazione dei dati per garantire la coerenza dei sottosistemi. Ciò è stato fatto per il 2001 e il 2002. I dati per il 2003 vengono esaminati settimanalmente per garantirne la coerenza. Tale attività proseguirà fino all'introduzione di un nuovo sistema contabile per competenza integrato nel quadro delle disposizioni del progetto di riforma contabile in corso. L'accesso a SINCOM2 è concesso sulla base del regolamento interno della Commissione e delle richieste convalidate dai superiori responsabili. L'accesso degli amministratori del sistema è stato rigorosamente limitato - nessuno di loro dispone di un accesso permanente; esso è accordato solo per un periodo limitato per compiti definiti di natura tecnica. Tutte le azioni sono registrate nel sistema. È stata sviluppata per SINCOM2 una nuova politica di sicurezza in linea con le norme internazionali riconosciute ed essa viene applicata dal luglio 2003. 13. Analisi costi/benefici delle due alternative formulate nelle opzioni 2 ('software standard unico') e 3 ('nuovo sistema integrato') per lo sviluppo del sistema contabile informatizzato. (Casaca - paragrafo 26) Risposta della Commissione: La Commissione ha esaminato entrambe le opzioni e ha concluso che l'opzione 3, un sistema integrato centrale che riceve informazioni contabili da una serie di sistemi locali, è l'unico strumento che consente di introdurre la contabilità per competenza entro il termine del 2005. Quando il nuovo sistema centrale sarà pienamente operativo, si procederà un'analisi costi/benefici di ciascun sistema locale prima di decidere in merito alla sua integrazione nel sistema centrale. 14. Prima dell'adozione di una decisione, audit dettagliato ed esauriente da parte di esperti esterni dei progetti della Commissione di migliorare il quadro contabile (caratteristiche dettagliate Casaca - paragrafo 23) e dei relativi sistemi informatici (caratteristiche dettagliate Casaca - paragrafo 28). Presentazione e discussione dei risultati in un'audizione sul quadro contabile organizzata dalla commissione per il controllo dei bilanci. (Casaca - paragrafo 29) Risposta della Commissione: Il 13 maggio 2003 la Commissione ha chiesto ai suoi revisori esterni, la Corte dei conti europea, se essa poteva avviare una revisione del suo progetto di modernizzazione della contabilità. Nella risposta del 23 maggio 2003, la Corte dichiarava che tale revisione le pareva prematura, tenuto conto del livello di attuazione del progetto. Per venire incontro alle preoccupazioni del Parlamento, il contabile della Commissione ha chiesto a consulenti esterni di eseguire uno studio di fattibilità sulla comunicazione di dicembre e l'attuazione del progetto. Detto studio è stato completato all'inizio di luglio e le sue conclusioni presentate dalla sig.ra Schreyer al COCOBU l'8 luglio. Si veda anche la risposta al punto 10. 15. Fornire spiegazioni esaurienti sulla contabilità e riferimenti ai rispettivi fondamenti giuridici, anche per i vari volumi e tabelle. (Casaca - paragrafo 32) Risposta della Commissione: I conti annuali consolidati delle Comunità europee per il 2001 sono stabiliti a norma degli articoli 78, 80 e 81 del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977, applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, modificato da ultimo dal regolamento n. 762/2001 del Consiglio del 9 aprile 2001. Essi vengono redatti ogni anno dalla Commissione europea e registrano i dati contabili e di bilancio di tutte le istituzioni europee. I conti annuali delle Comunità sono presentati in quattro volumi come segue: . Volume I - Commissione - Analisi della gestione finanziaria, . Volume II: - Tomo I: Commissione - stato dell'esecuzione di bilancio - Tomo II: Stati finanziari della Commissione e dell'Agenzia di approvvigionamento dell'EURATOM , . Volume III - Stati finanziari del Parlamento europeo, del Consiglio europeo, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del Mediatore europeo, . Volume IV - Stati consolidati sull'esecuzione di bilancio e stati finanziari consolidati 16. Procedere a un'immediata valutazione dell'affidabilità e dell'accuratezza delle cifre inserite nei volumi I e IV degli stati finanziari. (Casaca - paragrafo 33) Risposta della Commissione: Le cifre 2001 sono state oggetto di una verifica della Corte dei conti, che ne ha confermato la affidabilità nella relazione annuale, al capitolo 9 della DAS, sotto la denominazione "affidabilità dei conti": "III. Ad eccezione degli effetti delle questioni di cui ai seguenti paragrafi da a) a d) e dell'osservazione formulata al paragrafo IV, la Corte è del parere che i conti dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001, come pubblicati sulla Gazzetta ufficiale, riflettano in modo affidabile le entrate e le spese delle Comunità per l'esercizio e la loro situazione finanziaria al termine dello stesso:..." 17. Utilizzare le cifre certificate degli stati finanziari quale unica fonte per qualsiasi pubblicazione ufficiale di cifre di bilancio. (Casaca - paragrafo 34) Risposta della Commissione: Le cifre trasmesse dai servizi contabili alla Corte dei conti sono ufficiali, come quelle inviate alle autorità di discarico. Tali comunicazioni legali si basano sui dati fonte inclusi nel sistema contabile. 18. Definire un programma pilota per l'inserimento di informazioni sulle date delle fatture e dei pagamenti nelle notifiche ai beneficiari. (Casaca - paragrafo 38) Risposta della Commissione: Nel 2003 verrà condotto un progetto pilota relativo ai programmi della DG EMPL. I beneficiari delle sovvenzioni verranno informati dei versamenti che devono ricevere non appena l'ordinatore abbia effettuato la richiesta di pagamento. Le informazioni richieste ai beneficiari in risposta dovrebbero consentire di garantire tempi di pagamento effettivi. La valutazione di questa nuova procedura terrà conto dell'interesse mostrato dai beneficiari per la trasmissione di tali informazioni. 19. Presentare, nel luglio 2003, un piano d'azione dettagliato per iscrivere in bilancio l'uso degli interessi sugli anticipi o delle somme recuperate. (Casaca - paragrafo 43), cfr. anche Casaca - paragrafo 40 e paragrafo 42); Risposta della Commissione: Tutti gli interessi riscossi dalla Commissione sono iscritti nei conti di bilancio. Nella progettata modernizzazione del sistema contabile, la Commissione esamina le forme migliori per registrare anche gli interessi maturati sui prefinanziamenti e sui recuperi, ma da essa non ancora riscossi. Per quanto riguarda la detrazione del 20% dai recuperi riscossi a titolo del regolamento (CEE) 595/91 del Consiglio, il COCOBU è stato informato per lettera (AGRI 10440 datata 13/4/2003) che gli importi corrispondenti alla detrazione del 20% sono iscritti in rubriche di bilancio specifiche. Il COCOBU era stato anche informato degli importi precisi contabilizzati. Per quanto riguarda l'utilizzo di questi importi negli Stati membri, si spiegava nella stessa lettera che essi costituiscono risorse degli SM e che la Commissione non conduce pertanto indagini specifiche sul loro impiego. Per quanto riguarda gli interessi maturati sui conti SAPARD è stata inviata una lettera al COCOBU (AGR 7132 datata 7 marzo 2003) in cui si affrontava specificamente la questione del loro utilizzo. In quella lettera la Commissione dichiarava che i paesi candidati rendono conto sia della riscossione che dell'impiego degli interessi. Gli interessi generati sui conti SAPARD sono soggetti al controllo di bilancio e, in particolare, alla procedura di liquidazione dei conti. La normativa applicabile al programma SAPARD (regolamento (CE) n. 2222/2000 della Commissione) stabilisce che gli interessi accreditati al conto SAPARD dovrebbero essere utilizzati esclusivamente per il programma (articolo 11, paragrafo 3), e che la liquidazione del conto dell'agenzia SAPARD copre anche la liquidazione del conto SAPARD in euro e gli interessi accreditati su di esso (articolo 13, paragrafo 3). b) Eurostat, lotta contro le frodi Eurostat 20. Entro l'estate 2003, esame da parte del servizio di audit interno della legalità e regolarità di tutti i contratti conclusi da Eurostat dal 1999 e inclusione nell'indagine dei contratti conclusi dagli altri servizi della Commissione su raccomandazione di Eurostat. (Casaca - paragrafo 57) Risposta della Commissione: Per rispondere specificamente alla richiesta del Parlamento, l'11 giugno 2003 la Commissione ha incaricato il suo servizio di audit interno di esaminare i contratti e le sovvenzioni attribuiti da Eurostat o da altri servizi della Commissione su raccomandazione di Eurostat. Tale esame è stato eseguito sulla base di procedure concordate. I suoi risultati sono stati trasmessi al Parlamento europeo in forma riservata il 24 ottobre 2003, conformemente all'articolo 3, paragrafo 2, dell'allegato III all'accordo quadro. 21. Attuare pienamente le raccomandazioni della relazione del servizio di audit interno su EUROGRAMME, compreso l'articolo 24 dello Statuto. (Casaca - paragrafo 58) Risposta della Commissione: Le misure adottate a seguito delle raccomandazioni formulate durante l'analisi del caso Prodcom possono essere sintetizzate come segue: (1) "Si dovrebbero applicare metodi migliori per il controllo dei criteri fissati nella direttiva 92/50 del Consiglio, in particolare gli articoli 31 e 32". Il manuale sui bandi di gara, aggiornato regolarmente e da ultimo nel 2003, ha rafforzato il controllo di questi criteri. Eurostat esegue ora un controllo più rigoroso degli stati finanziari forniti dalle società.. Quanto alla sensibilizzazione a livello finanziario, il corso di formazione sul ciclo delle spese è stato seguito da 56 persone nel 2001, 36 persone nel 2002 e 12 persone nel 2003. (2) "In evidenti casi di inesattezza in merito alle informazioni fornite alla Commissione, si può applicare l'articolo 29, lettera g)". I dirigenti di Eurostat ritenevano che le informazioni a loro disposizione non fossero tali da giustificare l'applicazione dell'articolo 29, lettera g) della direttiva 92/50. Essi hanno interpretato le ulteriori informazioni fornite da Eurogramme su richiesta di Eurostat come una dimostrazione del fatto che quelle fornite in origine fossero non false bensì incoerenti. L'OLAF ha esaminato il caso alla fine del 1999 giungendo alla conclusione, sulla base delle informazioni disponibili al momento, che non ci fossero motivi per interrompere i pagamenti o l'aggiudicazione dei contratti a Eurogramme. Il 2 dicembre 2000 l'OLAF ha deciso di avviare un'indagine esterna e il 5 luglio 2002 di trasmettere informazioni alle autorità giudiziarie in Lussemburgo. La relazione finale di indagine dell'OLAF è stata inviata di recente al segretariato generale della Commissione, che la ha immediatamente trasmessa alla DG ESTAT. L'OLAF informerà la Commissione in merito ai provvedimenti adottati dalle autorità giudiziarie. (3) "La DG ESTAT dovrebbe menzionare chiaramente nelle procedure di gestione dei progetti che nessuna assistenza deve essere fornita ai contraenti per quanto riguarda l'assunzione di personale, neppure nell'interesse del successo dei progetti". (7) "Si dovrebbero attuare istruzioni e norme chiare sulla gestione dei progetti esternalizzati, inclusi i dossier dei progetti, e intensificare la formazione nel campo della gestione dei progetti". Sono attualmente in fase di elaborazione norme più chiare e concise per la gestione dei progetti e, in particolare, la gestione delle attività esternalizzate. I gestori dei progetti ricevono una formazione regolare. Esse comprendono istruzioni per i gestori dei progetti affinché non aiutino i contraenti nell'assunzione del personale. Nel frattempo, è stata organizzata un'azione di formazione più generale sulla gestione di progetti. Tali corsi di formazione sono stati seguiti da circa 100 persone nel 2001 e nel 2002. (4) "Per quanto riguarda la proposta di saldo del capo unità, il pagamento finale dovrebbe essere eseguito nonostante la violazione del contratto". Il pagamento finale a Eurogramme (192 250 euro, contro 250 000 euro previsti nel contratto iniziale) riflette una decisione di gestione che tiene conto del lavoro effettivamente svolto. (5) "Si dovrebbero seguire e rispettare maggiormente gli obblighi contrattuali, come le scadenze e la qualità delle prestazioni". Sono state migliorate le relazioni finanziarie per i contratti. Le norme sulla gestione dei progetti e delle attività esternalizzate rafforzerà e formalizzerà le misure di seguito. (6) "Si dovrebbero introdurre istruzioni chiare in caso di violazione dei contratti". e (12) "Si dovrebbero introdurre istruzioni chiare per le procedure connesse al rinnovo dei contratti". Eurostat ha modificato i propri manuali interni per i bandi di gara, gli impegni e le sovvenzioni in linea con il nuovo regolamento finanziario, le sue modalità di esecuzione e le raccomandazioni del servizio di audit interno. Tali manuali sono entrati in vigore il 1° gennaio 2003. (8) "Si dovrebbe tenere presente l'articolo 24, paragrafo 1 dello Statuto nella risposta alla nota del contraente del 14 settembre 2000". L'articolo 24 dello Statuto era stato invocato dal responsabile Eurostat per il progetto Prodcom, sig.ra Schmidt-Brown, in relazione a una denuncia per diffamazione contro il contraente Eurogramme da lei sporta dinanzi alla High Court di Londra. La sig.ra Schmidt-Brown chiedeva in particolare l'assistenza finanziaria della Commissione per le spese sostenute in tale contesto. In seguito, tuttavia, ha informato la Commissione che a Londra si era giunti a una transazione e che, di conseguenza, il procedimento dinanzi alla High Court era stato archiviato. In conseguenza di tale transazione, la richiesta originaria di assistenza della sig.ra Schmidt-Brown non era più attuale. In questo contesto la Commissione ha successivamente (nel maggio 2003) confermato per iscritto alla sig.ra Schmidt-Brown che la sua condotta professionale era sempre stata di alto livello. Essa ha anche riconosciuto che il caso in oggetto non era stato forse trattato in modo pienamente conforme agli elevati standard che la Commissione cerca di fissare per se stessa. La Commissione ha pertanto sostenuto la sig.ra Schmidt-Brown. (9) "Si dovrebbe internalizzare integralmente la gestione di dati riservati.", (10) "Si dovrebbe valutare l'internalizzazione del progetto PRODCOM." e (11) "Tutte le basi dati e le applicazioni dovrebbero conformarsi agli standard della Commissione". Nel settembre 2001 è stato nominato un nuovo gestore per il progetto Prodcom, incaricato in particolare di internalizzare le attività abitualmente affidate a società esterne (l'ultima società ad ottenere questo contratto è stata Eurogramme). Le attività in oggetto erano le seguenti: - L'elaborazione di dati degli Stati membri utilizzando un sistema sviluppato e mantenuto da Eurogramme; - L'analisi dei dati; - La preparazione dei dati per la diffusione. L'internalizzazione viene ottenuta sviluppando a livello interno un sistema informatico finalizzato a ricevere ed elaborare i dati degli Stati membri, che vengono in seguito elaborati da un'altra base dati Eurostat a fini di produzione, analisi e diffusione. I dati per il 2001 sono già stati elaborati nel quadro del nuovo sistema, che è conforme agli standard della Commissione. 22. Compiere un accurato riesame i tutti gli appalti e pagamenti a favore di EUROGRAMME, sospendere tutti i nuovi appalti con tale impresa e garantire la conformità del trasferimento di azioni a una nuova società con il regolamento finanziario. (Casaca - paragrafo 59) Risposta della Commissione: Tenuto conto dell'incertezza sulla natura esatta della transazione fra Eurogramme e Calethon e della mancanza di informazioni complete sulla capacità finanziaria e operativa di Calethon, Eurostat ha deciso, a titolo precauzionale, di sospendere tutti i pagamenti a titolo dei contratti in corso con Eurogramme e Calethon. La Commissione è tuttavia tenuta al pagamento dei lavori effettivamente svolti. Prima di procedere ad alcun pagamento si è compiuta un'analisi esaustiva degli importi dovuti per contratto rispetto al lavoro svolto fino ad ora. La stessa decisione viene applicata da altri servizi interessati della Commissione. Oltre a ciò, a seguito dell'impegno fornito dalla Commissione al COCOBU il 28 febbraio 2003, la Commissione ha notificato alla società la rescissione dei contratti relativi a lavori in corso in materia di attività statistica, ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 1, del capitolato generale degli appalti. I due conti bancari di EUROGRAMME figuranti nel "dossier terzi" sono stati segnalati dal sistema di allerta precoce il 31/03/2003, a seguito di una richiesta ufficiale trasmessa dall'OLAF. Di conseguenza, a partire da tale data (31/03) se un ordinatore fissa un pagamento su uno di questi conti è informato "on-line" della situazione e può/deve contattare un funzionario OLAF nominato a tale scopo. Inoltre, il servizio di audit interno ha avviato un esame che riguarda le procedure di aggiudicazione di un campione di contratti commerciali e sovvenzioni. Tale esame si basa su impegni autorizzati negli esercizi 1999-2002, aggiudicati da Eurostat o su sua raccomandazione. Lotta contro le frodi 23. Compiere un riesame della procedura di informazione fra l'OLAF e la Commissione e intraprendere i passi necessari per rimediare al fatto che la Commissione ignora i ricorsi dell'OLAF alle autorità giudiziarie nazionali. (Casaca - paragrafo 60) Risposta della Commissione: La valutazione dell'OLAF a norma dell'articolo 15 della normativa pertinente aveva già evidenziato l'esigenza di migliorare gli scambi di informazione sulle indagini interne ed esterne con il dovuto rispetto di tutte le norme applicabili alle attività dell'Ufficio. Vengono adottate misure per migliorare le relazioni di lavoro fra l'OLAF e la Commissione. Le istruzioni operative fornite dall'OLAF ai suoi investigatori in merito all'informazione della Commissione sulle indagini interne a quest'ultima sono entrate in vigore il 23 giugno 2003. Tali istruzioni verranno applicate inizialmente per un periodo di prova di sei mesi, al termine del quale si deciderà sulla base dell'esperienza acquisita se estenderne l'applicazione alle altre istituzioni, agenzie e organismi. Inoltre, il 25 luglio 2003 la Commissione ha approvato un progetto di memorandum di intesa con l'OLAF in merito a un codice di condotta volto a garantire lo scambio tempestivo di informazioni fra l'OLAF e la Commissione rispetto alle indagini interne dell'OLAF in seno alla Commissione. Il progetto di documento è stato trasmesso per osservazioni dalla Commissione al Parlamento europeo e dal direttore generale dell'Ufficio europeo antifrode al comitato di vigilanza dell'OLAF. Il 25 settembre il Presidente della Commissione si è impegnato, davanti alla conferenza dei presidenti, a proporre un piano d'azione con raccomandazioni di miglioramenti al fine di consolidare la riforma e garantire piena autonomia all'OLAF nell'ambito di un quadro politico chiaro. È l'OLAF che mantiene i contatti con le autorità giudiziarie nazionali. Esso dispone di un'unità composta da magistrati degli Stati membri, uno dei cui compiti consiste nel garantire un seguito giudiziario migliore dei casi da esso trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali. È compito dell'OLAF fornire alla Commissione le informazioni necessaire per l'adozione di misure quando esso trasmette un caso alle autorità giudiziarie nazionali. L'articolo 10, paragrafo 3 dei regolamenti applicabili prevede che l'OLAF possa, nel corso di indagini interne, informare l'istituzione. 24. Assicurare che gli Stati membri dispongano di sistemi di contabilità, audit e controllo adeguati, istituiscano unità antifrode con l'OLAF e intensifichino la cooperazione con la Corte dei conti europea. (Casaca - paragrafo 67) Risposta della Commissione: Già ora la Commissione verifica regolarmente che gli Stati membri dispongano di sistemi di audit e di controllo adeguati. Il modo in cui questi ultimi organizzano le proprie amministrazioni è questione di competenza nazionale anche se la Commissione è favorevole a strutture antifrode orizzontali chiarimenti individuate. L'OLAF coopera regolarmente con tutti i servizi responsabili per la lotta contro le frodi a danno del bilancio comunitario negli Stati membri. Oltre a ciò, esiste un memorandum di intesa fra l'OLAF e la Corte dei conti sullo scambio reciproco di informazioni. Fra il novembre 2002 e il gennaio 2003, l'OLAF ha eseguito una verifica congiunta con la direzione generale responsabile dei Fondi strutturali sull'attuazione, da parte degli Stati membri, delle disposizioni del regolamento (CE) n. 1681/94 della Commissione in merito ai sistemi e alle procedure per la notifica e il seguito delle irregolarità, nonché dell'applicazione dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 438/2001. Le conclusioni di questo esercizio verranno trasmesse agli Stati membri, al Consiglio, al Parlamento europeo e alla Corte dei conti europea. c) Esternalizzazione POLITICA DEL PERSONALE 25. Stabilire un codice di condotta per il suo personale che garantisca la trasparenza e la separazione tra interessi privati e pubblici. (Casaca - paragrafo 44) Risposta della Commissione: È stata redatta e pubblicata sull'intranet della Commissione una guida amministrativa che fornisce orientamenti ai funzionari per quanto riguarda i loro obblighi in generale e l'esigenza di garantire la separazione tra interessi privati e pubblici. In base alle norme di controllo interno adottate dalla Commissione (in particolare la norma di controllo n. 1 in materia di 'etica e integrità'), le DG e i servizi hanno messo a disposizione del personale vari documenti (fra l'altro lo Statuto e il codice di buona condotta amministrativa). L'applicazione di queste norme viene controllata dalla gestione e dallo IAC. Esse verranno ricordate in una nota al personale volta a aumentarne la consapevolezza, l'attenzione e la sensibilità. 26. Verificare attentamente l'autorizzazione di periodi di aspettativa e riesaminare le decisioni passate in tale prospettiva. (Casaca - paragrafo 45) Risposta della Commissione: Nel contesto del processo di riforma, la Commissione ha deciso di incoraggiare la mobilità esterna per consentire ai funzionari di acquisire nuove abilità e conoscenze, a vantaggio tanto dei funzionari stessi quanto dell'istituzione. La Commissione, peraltro, ritiene anche che, nell'interesse della trasparenza, le disposizioni che disciplinano il permesso di svolgere un'attività esterna dovrebbero essere integrate in una sola misura che indichi in dettaglio i fattori da tenere in considerazione al momento di decidere su tale permesso. La Commissione intende pertanto adottare nuove norme sull'autorizzazione delle attività esterne entro la fine del 2003 - l'inizio del 2004. Queste norme riviste istituiranno un nesso più evidente fra l'autorizzazione delle attività esterne e l'autorizzazione dell'aspettativa. Tali norme si applicheranno anche, al momento del rinnovo annuale, all'aspettativa già concessa. 27. Modificare le proposte di revisione dello statuto del personale in materia di costo delle ponderazioni delle pensioni. (Casaca - paragrafo 47) Risposta della Commissione: Il 19 maggio 2003 il Consiglio ha adottato una "Proposta della presidenza per la revisione dello Statuto del personale" che comprende il seguente accordo politico riguardo ai coefficienti correttivi per le pensioni: "Le ponderazioni (coefficienti correttori) non saranno applicate ai diritti a pensione maturati dopo l'entrata in vigore del nuovo statuto. I diritti acquisiti dei funzionari attualmente in servizio che, al momento della pensione, ritornano allo Stato di origine saranno rispettati mediante l'applicazione di coefficienti per paese (che non possono essere inferiore a 100 nemmeno per i pensionati attuali) alla parte della pensione risultante dai diritti a pensione maturati fino al momento dell'entrata in vigore del nuovo statuto." La Commissione sostiene il compromesso raggiunto al Consiglio e integrerà in esso le proprie proposte modificate, che sottoporrà al Consiglio nell'autunno di questo anno. POLITICA DI ESTERNALIZZAZIONE 28. Prima di decidere di creare un'agenzia esecutiva, fare un'analisi rigorosa della necessità e del valore aggiunto delle funzioni amministrative che essa svolgerà. (Casaca - paragrafo 51) Risposta della Commissione: La preparazione di qualsiasi decisione di creare un'agenzia esecutiva è di competenza della DG interessata; il dossier comprende un'analisi "costi-benefici" che potrebbe coprire l'azione di cui al punto 28. L'articolo 3 del regolamento 58/2003 che definisce lo statuto delle agenzie esecutive contiene disposizioni precise sull'analisi costi-benefici. Prima di potere prendere una decisione in merito alla creazione di un'agenzia esecutiva, la Commissione deve sottoporre un progetto di testo a un comitato di regolamentazione, che dispone di tutti gli elementi dell'analisi costi-benefici. La DG Bilancio viene consultata nel quadro delle consultazioni interservizi avviate dalle altre DG e servizi. Poiché è responsabile della procedura di comitato per le agenzie esecutive e ha preparato il regolamento quadro sullo statuto di dette agenzie (n. 58/2003), la DG Bilancio contribuisce anche con il suo know-how e le sue conoscenze alla buona preparazione dei dossier. La Commissione sta esaminando l'ipotesi di creare un'agenzia esecutiva per sostituire gli uffici di assistenza tecnica che sono stati mantenuti a titolo transitorio. La decisione finale sulla creazione di tale agenzia verrà presa solo dopo l'esame delle conclusioni di uno studio di fattibilità e dell'analisi costi-benefici commissionati a un consulente esterno. 29. Procedere a un attento riesame della sua politica di esternalizzazione delle attività, in particolare per quanto riguarda il principio dell'annualità del bilancio. (Casaca - paragrafo 52) Risposta della Commissione: Dal 1999 la Commissione ha avviato una riorganizzazione della sua politica di esternalizzazione, concentrandosi nuovamente sui compiti e le attività fondamentali e riassumendo un effettivo controllo delle attività esecutive e di supporto mediante strutture controllate meglio e dotate del personale competente necessario. Nuovi strumenti di esternalizzazione sono stati concepiti per attuare questa politica e assumere i compiti svolti dagli UAT. Il nuovo regolamento sulle agenzie esecutive, adottato dal Consiglio nel dicembre scorso, costituisce un elemento essenziale di tale pacchetto. L'adozione di strumenti giuridici e la loro attuazione, tuttavia, ha richiesto e richiederà ancora un certo tempo. Nel frattempo la Commissione ha deciso di adottare misure per rettificare la situazione relativa ai compiti assegnati ad alcuni UAT. L'esternalizzazione della gestione dei programmi comunitari può assumere una serie di forme, a seconda dei settori o attività cui si applica. Si devono tuttavia rispettare alcuni limiti e vincoli. In particolare, l'esternalizzazione non può sollevare la Commissione dalle responsabilità ad essa attribuite dai trattati a titolo delle competenze di esecuzione ad essa conferite dal Consiglio (articolo 202) o a titolo delle sue competenze di esecuzione del bilancio (articolo 274). In particolare, non possono essere subappaltate a organismi privati le sue attribuzioni di servizio pubblico. L'organismo di esternalizzazione deve essere concepito in modo tale da preservare la continuità della catena di responsabilità fra la Commissione e gli organismi a cui essa delega poteri e da garantire alla Commissione un controllo efficace dei compiti che essa fa eseguire all'esterno. La decisione di esternalizzare compiti deve sempre essere presa a fini di buona gestione, accompagnata se del caso da una semplificazione e chiarificazione delle procedure di gestione, e perché presenta un migliore rapporto costi/efficacia rispetto alla gestione centralizzata diretta. I compiti affidati a organismi o entità esterni di diritto privato, diversi da quelli investiti di attribuzioni di servizio pubblico, sono compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non comportano l'esercizio né di potestà pubbliche, né di un potere discrezionale. Questi principi sono contenuti nel nuovo regolamento finanziario, il quale, all'articolo 54, specifica che la Commissione non può affidare a terzi i poteri d'esecuzione di cui è titolare, ove implichino un ampio margine di discrezionalità tale da esprimere scelte politiche. Lo stesso articolo definisce anche la "gestione centralizzata indiretta" e prevede l'esternalizzazione. Inoltre, anche l'articolo 57 richiama le principali condizioni per potere esternalizzare compiti al settore privato. Sono state introdotte tre forme di esternalizzazione della gestione dei programmi. I compiti esecutivi che sono responsabilità delle autorità pubbliche, o per cui non esiste un mercato realmente concorrenziale possono essere eseguiti come segue: (i) devoluzione, vale a dire la delega di responsabilità di esecuzione a organismi pubblici comunitari (agenzie esecutive) concepiti come parte di un'architettura amministrativa comunitaria allargata; (ii) decentramento, vale a dire la delega di responsabilità di esecuzione a organismi nazionali con compiti di servizio pubblico sostenuti dallo Stato, che agiscono come partner nell'attuazione di alcune politiche comunitarie. Per alcuni compiti che richiedono perizia tecnica e vari compiti amministrativi preparatori o accessori, che non comportano l'esercizio né di potestà pubbliche, né di un potere discrezionale, si può ricorrere al seguente sistema: (iii) esternalizzazione mediante contratti al settore privato. La relazione fra la Commissione e il fornitore di servizi è definita in un contratto di diritto privato, di solito sotto forma di contratto di servizi a seguito di procedura di gara. I servizi riguardano compiti specifici nel ciclo di vita delle operazioni durante l'attuazione di un programma comunitario. La Commissione conserva la responsabilità di garantire che i compiti siano stati eseguiti adeguatamente in conformità del capitolato d'oneri indicato. 30. quantificare al più presto l'esternalizzazione di funzioni amministrative, ripartite per servizio, in base al numero di appalti e di procedure di gara, al numero di contratti e all'elenco dei principali vincitori delle gare d'appalto, ordinati secondo l'ammontare dei contratti. (Casaca - paragrafo 53) Risposta della Commissione: Nel 2000 la Commissione ha compiuto un esame approfondito degli UAT esistenti e di quelli previsti e ne ha rivalutato i compiti alla luce dei criteri che fissano la portata e i limiti delle varie forme di esternalizzazione. Le informazioni disponibili per quantificare l'esternalizzazione dei compiti amministrativi riguardano gli uffici di assistenza tecnica (UAT) elencati nell'allegato alla lettera rettificativa n. 1 del 4 settembre 2000 al Progetto preliminare di bilancio (PPB) per il 2001. Detta lettera rettificativa elencava 124 contratti con UAT che la Commissione stava utilizzando o intendeva utilizzare. La spesa annuale totale corrispondente era stimata a circa 133,6 milioni di euro. Gli UAT potevano essere mantenuti se i compiti subappaltati erano limitati esclusivamente a compiti di perizia tecnica o a compiti amministrativi, preparatori o accessori che non comportano l'esercizio né di potestà pubbliche, né di un potere di apprezzamento discrezionale. La lettera rettificativa prevede il mantenimento di 24 UAT. L'elenco viene aggiornato regolarmente dalla Commissione e quindi inviato alle commissioni competenti del Parlamento europeo. Esso contiene informazioni precise sul numero di UAT chiusi o mantenuti e le date di scadenza dei loro contratti. Per gli UAT che non soddisfano i criteri minimi per la delega di responsabilità a condizioni accettabili, la Commissione ha proposto soluzioni alternative. Per la maggior parte di essi la soluzione a lungo termine prospettata era l'istituzione di agenzie esecutive. In attesa dell'adozione del regolamento sulle agenzie esecutive, intervenuta solo alla fine del 2002, la Commissione ha elaborato un programma per una transizione ordinata che consenta una rapida eliminazione degli UAT, come richiesto dall'autorità di bilancio. Ciò ha comportato una progressiva ripresa di tali compiti da parte dei servizi della Commissione, garantendo al tempo stesso la continuità dei programmi e riducendo al minimo il rischio di conflitti contrattuali. In pratica, la Commissione ha fatto ricorso, caso per caso, alle seguenti soluzioni transitorie: - il temporaneo rinvio dei compiti in oggetto al servizio competente della Commissione, in sede o nelle delegazioni nei paesi terzi, che dovrebbe essere in grado di assumere intra muros personale contrattuale esterno imputandone le spese alle rubriche di bilancio BA per il programma in oggetto; - la proroga dei contratti esistenti accompagnati - se necessario - da clausole più vincolanti per i compiti da svolgere. Nel 2002 i pagamenti sono ammontati a 28,1 milioni di euro, con una drastica riduzione rispetto a quanto annunciato nel 2000. Tale tendenza è ancora più marcata per quanto riguarda gli impegni (con circa 16 milioni impegnati nel 2002). Le cifre, aggiornate al 3 luglio 2003, sono le seguenti: il numero totale di UAT si è ridotto a 12. Ciò significa che sono stati chiusi 114 UAT e che altri scompariranno una volta soddisfatte le condizioni per istituire un'agenzia esecutiva in conformità del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari. [1] [1] Pubblicato nella GU L 11, 16.1.2003, pag.1. Le norme per il subappalto di compiti di assistente tecnica e amministrativa nell'attuazione dei programmi comunitari sono diventate più rigorose, [2] in particolare in virtù dell'articolo 57 del nuovo regolamento finanziario [3] che prevede quanto segue: [2] - Comunicazione della sig.ra Schreyer e del sig. Kinnock sugli orientamenti per la politica di esternalizzazione, SEC(1999) 2051/7 del 14 dicembre 1999; [3] Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee, pubblicato nella GU L 248, 16.9.2002, pag.1. 1. La Commissione non può affidare atti d'esecuzione relativi a fondi provenienti dal bilancio, compresi il pagamento e la riscossione, ad entità od organismi esterni di diritto privato, ad eccezione di quelli investiti di attribuzioni di servizio pubblico, secondo il disposto dell'articolo 54, paragrafo 2, lettera c). 2. Ad entità od organismi esterni di diritto privato non investiti di attribuzioni di servizio pubblico, possono essere affidati, mediante contratto, unicamente compiti di perizia tecnica e compiti amministrativi, preparatori o accessori che non implichino l'esercizio né di potestà pubbliche, né di un potere di apprezzamento discrezionale. Per garantire il rispetto di tali disposizioni, la Commissione consulta la direzione generale Bilancio prima di subappaltare i servizi di assistenza tecnica. 31. Avviare uno studio generale sulle attività attualmente svolte da vari organismi della Commissione che possono sovrapporsi o perseguire gli stessi obiettivi, al fine di proporre soluzioni adeguate, ivi compresa l'eventuale fusione di agenzie. (Casaca - paragrafo 54) Risposta della Commissione: Gli eventuali doppioni o sovrapposizioni fra i lavori della FEF e del CEDEFOP sono stati esaminati sia nella valutazione esterna del Cedefop eseguita nel 2001, che nella valutazione esterna della FEF (COM(2003)287 def.). Le valutazioni esterne hanno confermato che non ci sono sovrapposizioni fra le due agenzie, che si occupano di aree geografiche diverse e hanno compiti e missioni notevolmente diversi: il Cedefop contribuisce alla politica di formazione professionale della Comunità mediante la cooperazione transnazionale all'interno dell'UE, mentre la FEF sostiene la Commissione nella concezione e attuazione delle attività di riforma dell'istruzione e formazione professionale nei paesi terzi nel quadro delle politiche esterne della Comunità. Negli ultimi anni la Commissione ha fatto in modo che le agenzie dispongano di strumenti atti a consentire la massima sinergia e complementarità (es. un quadro per la cooperazione deciso nel 2001, un allegato congiunto al programma di lavoro annuale di ciascuna agenzia, la creazione di un gruppo di lavoro FEF/CEDEFOP, ecc.). Si noti anche che i consigli di amministrazione del CEDEFOP e della FEF presentano una struttura piuttosto diversa: mentre il CEDEFOP dispone di un consiglio tripartito in quanto agenzia attiva nel campo della politica di formazione professionale, la FEF è dotata di un consiglio composto esclusivamente dagli Stati membri. I rappresentanti del consiglio del CEDEFOP dovrebbero disporre di esperienza e competenze attinenti al settore della formazione professionale, mentre quelli nel consiglio della FEF devono avere acquisito anche un'esperienza in materia di relazioni esterne e programmi di aiuto ai paesi terzi. Per funzionare dunque in modo efficiente e svolgere i propri compiti, ciascuno dei due consigli richiede per i propri membri un profilo sensibilmente diverso. Esiste un elenco degli organismi comunitari attualmente in funzione, per quattro dei quali sarebbe opportuno valutare eventuali sovrapposizioni: il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (CEDEFOP) di Salonicco e la Fondazione europea per la formazione (FEF) di Torino, nonché la Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro di Dublino e l'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro di Bilbao. Per quanto riguarda la Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro e l'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro, esse hanno già firmato un memorandum di intesa il 7 febbraio 2001 e dal 2003 (giugno 2003) hanno ampliato gli ambiti di collaborazione e convenuto un piano d'azione con iniziative concrete di cooperazione, in uno spirito di massimizzazione delle sinergie e di eliminazione del rischio di duplicazione delle attività. 32. Fissare obiettivi e un calendario onde ridurre il livello delle spese amministrative quale parte delle spese totali. (Casaca - paragrafo 55) Risposta della Commissione: Gli organismi comunitari decentrati hanno missioni specifiche in conformità dei rispettivi regolamenti istitutivi, che sono adottati dall'organo legislativo dell'UE vale a dire il Consiglio e in vari casi il Consiglio in codecisione con il Parlamento europeo. Le agenzie eseguono questi compiti come persone giuridiche autonome, adottando il proprio programma di lavoro rigorosamente basato sui regolamenti istitutivi. Al fine di attuare i programmi di lavoro, i consigli di amministrazione delle agenzie adottano i rispettivi bilanci annuali tenendo conto delle sovvenzioni comunitarie adottate dall'autorità di bilancio dell'UE per il finanziamento degli organismi decentrati. In una serie di casi il legislatore ha previsto che tali agenzie debbano eseguire compiti ad alta intensità di mano d'opera e pochi compiti, o addirittura nessuno, che implicano l'esecuzione di stanziamenti operativi. Quando i compiti affidati alle agenzie prevedono principalmente l'impiego di mano d'opera e quindi i relativi stipendi e uffici, i costi rientrano nei titoli 1 'personale' e 2 'spese amministrative' del bilancio delle agenzie. Sarebbe errato raffrontare le spese amministrative alle cosiddette 'spese operative' (titolo 3 del bilancio delle agenzie), e concludere che le agenzie che hanno una percentuale più elevata di 'spese amministrative' sono meno efficienti e produttive di quelle con una percentuale più elevata di 'spese operative', poiché tale raffronto può solo segnalare la differenza nel lavoro svolto. Come si è indicato, non è di competenza né delle agenzie né della Commissione scegliere i compiti che devono essere eseguiti da tali agenzie; si tratta piuttosto della volontà del legislatore che si traduce nel programma annuale di lavoro e nel corrispondente bilancio. 33. Alle agenzie esistenti possano essere affidati maggiori compiti operativi. Presentare proposte adeguate al più tardi entro il 30 giugno 2003 e comunque prima di creare qualunque ulteriore agenzia esecutiva. (Casaca - paragrafo 56) Risposta della Commissione: Nell'adottare il regolamento quadro sulle agenzie esecutive, il legislatore ha già creato uno strumento per fornire l'assistenza necessaria per la gestione del programma. La proposta di creare uno strumento di questo tipo rispondeva all'esigenza di chiarire il tipo di organismo incaricato di attuare o sostenere le politiche comunitarie (le agenzie decentrate citate nel Libro bianco sulla governance europea, le agenzie esecutive o gli uffici). È così che, a livello generale, è emersa una preferenza per le agenzie esecutive sotto controllo della Commissione rispetto alle agenzie decentrate per la gestione dei programmi. Uno dei fattori presi in considerazione era il fatto che le agenzie decentrate sono sotto l'autorità di consigli di amministrazione in cui la Commissione è in minoranza; ciò creerebbe difficoltà in materia di responsabilità, in particolare finanziaria, che resterebbe alla Commissione in caso di esternalizzazione dei lavori. Oltre a ciò, di solito le agenzie decentrate non sono ubicate in luoghi in cui la Commissione dispone di uffici, mentre le agenzie esecutive hanno sede negli stessi luoghi della Commissione e dei suoi servizi Per quanto riguarda l'agenzia esecutiva prevista per la DG EAC, dallo studio di fattibilità emerge che nello studio sul rapporto costi/benefici (previsto dal regolamento quadro del dicembre 2002), al momento di valutare l'assistenza richiesta dalla DG, si dovrebbe tenere conto dell'esistenza di due agenzie decentrate nel campo dell'istruzione e della cultura. Come indicato nella risposta al punto 32, le attività eseguite da organismi comunitari decentrati sono definite nei rispettivi regolamenti istitutivi. Qualsiasi modifica e/o aggiunta di compiti richiederebbe pertanto una modifica della base giuridica che istituisce l'agenzia. D'altra parte, non sembrerebbe questo il procedimento appropriato poiché la prevista creazione di agenzie esecutive mira a rispondere a esigenze diverse in materia di gestione finanziaria: Il regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio, del 19 dicembre 2002, definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari. Detto regolamento prevede che il compito delle agenzie esecutive, a cui la Commissione può affidare una parte della gestione dei programmi comunitari, è l'esecuzione di questi stanziamenti sotto la responsabilità della Commissione. La natura delle agenzie esecutive è pertanto sostanzialmente diversa da quelle agenzie tradizionali che eseguono i loro bilanci sotto la responsabilità dei direttori dell'agenzia. L'articolo 5, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio definisce anche l'ubicazione delle agenzie esecutive, dichiarando che "l'agenzia esecutiva è installata in uno dei luoghi in cui sono stabiliti la Commissione e i suoi servizi conformemente al protocollo sulle sedi delle istituzioni e di determinati organismi e servizi delle Comunità europee nonché di Europol." Questo principio diverge da quello che si applica agli organismi comunitari decentrati, ubicati in tutta l'Unione europea. Questi aspetti mettono in rilievo la differenza di concezione fra organismi comunitari decentrati e agenzie esecutive, e risulta pertanto difficile immaginare che gli organismi comunitari decentrati esistenti possano svolgere i compiti di future agenzie esecutive. La Commissione può tuttavia decidere di istituire un'agenzia esecutiva solo previa analisi costi-benefici (cfr. articolo 3 del regolamento del Consiglio 58/2003). d) Sottoesecuzione del bilancio / SAPARD, Fondi strutturali SAPARD 34. Tenere in considerazione la situazione dei paesi candidati in settori quali l'accesso ai finanziamenti e l'assenza di un mercato immobiliare. (Casaca - paragrafo 78) Risposta della Commissione: L'asserzione secondo cui in Bulgaria l'accesso ai finanziamenti è inesistente non tiene conto dei recenti sviluppi. In quel paese il Fondo statale per l'agricoltura e i direttori esecutivi di 14 banche commerciali hanno firmato, il 14 marzo 2002, un memorandum di intesa su un'azione congiunta per l'attuazione del programma SAPARD. Le banche si sono così impegnate a sbloccare circa 150 milioni di euro come stanziamenti di cofinanziamento ai progetti finanziati da SAPARD. È tuttavia vero che alcuni beneficiari potenziali possono incontrare particolari difficoltà nell'accedere ai finanziamenti. Al fine di cercare di porre rimedio a tale situazione, la Commissione sostiene, con l'aiuto dei fondi PHARE, un progetto volto a migliorare l'accesso ai finanziamenti da parte delle PMI nei paesi candidati. La Commissione sta ulteriormente esaminando la possibilità di garantire che questo "strumento" sia utilizzato più ampiamente. Sulla questione del prefinanziamento dei progetti, uno dei principi su cui si basa SAPARD è che i beneficiari ottengano l'aiuto comunitario solo dopo avere sostenuto i relativi costi. Ciò è richiesto da motivi di sana gestione finanziaria. La Comunità, tuttavia, non condiziona la concessione dell'aiuto al completamento dei progetti, anche se molti dei paesi beneficiari (inclusa la Bulgaria) hanno scelto di imporre tale condizione per la concessione di qualsiasi aiuto. Tale impostazione comporta inevitabilmente un onere per i beneficiari in termini di flusso di cassa, ma presenta dei vantaggi, quali un onere minore dei costi di gestione e amministrativi per le autorità nazionali, come richiesto dal Parlamento al paragrafo 80. Quanto al tema del mercato immobiliare, soprattutto per aspetti connessi alla proprietà privata, i beneficiari potenziali che non hanno diritti di proprietà o di godimento chiaramente definiti, incontrano problemi soprattutto in particolare per alcuni investimenti, non solo relativi a edifici. La Comunità ha già fornito considerevole supporto tramite PHARE a tutti i paesi per aiutarli a sviluppare i mercati immobiliari. È tuttavia inevitabile che tale aiuto non possa risolvere tutti i problemi di proprietà, ad esempio nei casi in cui non si riesce ad individuare tutti gli eredi o in cui, per qualsiasi motivo, essi non sono in grado di raggiungere un accordo sull'uso futuro del terreno. 35. Per quanto riguarda la deroga alla regola n+2, accompagnare l'esecuzione della nuova legislazione e avvisare tempestivamente il Parlamento in caso di cancellazioni. (Casaca - paragrafo 79) Risposta della Commissione: La Commissione controlla attentamente l'attuazione di questa nuova norma. Nell'autunno 2002 essa ha avviato un esercizio finalizzato a rendere conto degli importi impegnati da ogni agenzia SAPARD ai beneficiari finali, sulla base delle informazioni fornite dai paesi candidati. Grazie a queste informazioni, insieme a quelle provenienti dai comitati di monitoraggio, dalle relazioni annuali e dalle richieste di pagamento, la Commissione può introdurre un'allerta precoce per i paesi candidati. In secondo luogo, le informazioni così ottenute sono state trasmesse dal commissario Fischler alla commissione di controllo dei bilanci il 10/3/2003, e il 2/4/2003 egli ha scritto a tutti i paesi beneficiari per avvisarli dei rischi di cancellazione (ed esporre le soluzioni per porvi rimedio). Si prevede che di tanto in tanto il Parlamento verrà aggiornato sul rischio di cancellazioni. L'ultimo aggiornamento, sotto forma di una lettera del commissario Fischler alla sig.ra Theato e al sig. Casaca, risale all'11 giugno 2003. 36. Privilegiare l'adeguamento strutturale dell'agricoltura nei paesi candidati erogando un aiuto finanziario adeguato agli agricoltori, garantendo nel contempo che controlli adeguati siano in atto e che le strutture di controllo e i costi amministrativi siano proporzionali agli importi erogati. (Casaca - paragrafo 80) Risposta della Commissione: Anche la Commissione avrebbe preferito che l'impatto dell'assistenza europea sulla riforma strutturale dell'agricoltura nei paesi candidati avesse già una maggiore ampiezza. Tuttavia non è evidente che quanto è stato ottenuto nuoccia all'allargamento o all'immagine dell'allargamento nell'UE. Al contrario, SAPARD ha permesso di instaurare taluni meccanismi cosicché, indipendentemente dai livelli di spesa registrati, tutti i paesi dispongono già di sistemi capaci di gestire l'aiuto per stimolare l'adattamento strutturale della loro agricoltura. Tali sistemi prevedono controlli documentali e in loco prima delle fasi di conclusione dei contratti e di pagamento e sono completati da un seguito a posteriori dell'investimento, in conformità dei criteri indicati nell'accordo pluriennale di finanziamento. Tutti i paesi beneficiari ricevono dalla Comunità un considerevole aiuto finanziario, il cui livello viene determinato nella procedura di bilancio, per aiutare, in particolare, gli agricoltori a far fronte alle sfide dell'integrazione. La Commissione ritiene che tutti questi aiuti siano soggetti a sistemi di controllo adeguati che devono essere operativi prima dello svincolo dei fondi e che le strutture di controllo e i costi amministrativi in oggetto sono proporzionali ai fondi assegnati, tenuto conto del livello di rischio. 37. Fornire alla prima opportunità note di orientamento per il programma Sapard nelle lingue dei paesi candidati. (Casaca - paragrafo 81) Risposta della Commissione: SAPARD è attuato su base interamente decentrata. La Commissione fa rilevare che spetta sempre al paese candidato interessato preparare la documentazione nella propria lingua. La Commissione non è al corrente di problemi in materia, né di richieste di note di orientamento rimaste insoddisfatte. FONDI STRUTTURALI 38. Nel contesto della riforma dei Fondi strutturali, presentare delle proposte che consentano di evitare in futuro ritardi così ingenti di attuazione senza che ciò vada a scapito delle priorità politiche e nel rispetto dei principi fissati dal Parlamento (poche priorità chiare, semplificazione delle procedure, migliore distribuzione dei fondi e passaggio agevole ai nuovi periodi di programmazione). (Casaca - paragrafo 63, 65 e 72) Risposta della Commissione: La Commissione deplora i ritardi nella negoziazione dei documenti di programmazione all'inizio del periodo di programmazione 2000-2006 e le conseguenze che ne risultano sull'avvio dell'esecuzione. È per questo motivo che la Commissione presenterà le proprie proposte legislative per il periodo successivo al 2006 non appena possibile nel 2004, affinché tutta le normativa venga introdotta prima dell'inizio del nuovo periodo di programmazione (1° gennaio 2007). La Commissione sta valutando un nuovo sistema di attuazione basato su un sistema di programmazione, gestione e controllo più decentrato, più semplice e più efficace. Essa prevede anche di ridurre sostanzialmente il numero di fasi nella programmazione. Per garantire una transizione più agevole al futuro periodo di programmazione, i regolamenti dei Fondi strutturali e del Fondo di coesione, le relative modalità di esecuzione e il quadro pluriennale di finanziamento per il periodo successivo al 2006 devono essere adottati con sufficiente tempestività per garantire che i preparativi per l'adozione di misure, l'assegnazione di fondi, l'adozione di orientamenti, la presentazione di proposte, ecc. siano praticamente completati entro la fine del 2006. 39. Dividere, nel corso del prossimo periodo di programmazione, i periodi di programmazione per obiettivi e iniziative comunitarie. (Casaca - paragrafo 63) Risposta della Commissione: La Commissione prende atto del suggerimento di dividere i periodi di programmazione per le azioni strutturali per obiettivo e iniziativa comunitaria. Il sistema basato su un periodo di programmazione unico per tutti i Fondi strutturali è connesso al meccanismo delle prospettive finanziarie fissate per un periodo di vari anni. 40. Migliorare le previsioni di pagamento, di concerto con gli Stati membri. (Casaca - paragrafo 64) Risposta della Commissione: È vero che fino ad ora le previsioni degli Stati membri sono state estremamente poco accurate e hanno mostrato la tendenza a sovrastimare le spese. Esse sono state anche molto incerte, spesso cioè lo stesso Stato membro elabora stime relativamente buone un anno e molto cattive quello successivo o viceversa. Anche se fino ad ora le previsioni hanno presentato valore limitato per il bilancio, la Commissione ritiene che mantengano il loro potenziale di diventare uno strumento di bilancio molto utile per semplificare la preparazione e l'esecuzione del bilancio dei Fondi strutturali. Di conseguenza ha già preso varie misure volte a migliorare le previsioni. La Commissione ha cominciato a informare regolarmente l'autorità di bilancio sull'esercizio di previsione. Il 12 novembre 2002 essa ha inviato a quest'ultima un primo documento di lavoro sui risultati provvisori per il 2002. Ulteriori analisi, che comprendono un'analisi finale dell'esercizio 2002, sono state inviate all'autorità di bilancio con il documento di lavoro (Commissione, DG BUDG) "Analisi dell'esecuzione di bilancio dei Fondi Strutturali nel 2002". Più di recente, la Commissione ha inviato all'autorità di bilancio un'analisi qualificata delle previsioni degli Stati membri per il 2003 e il 2004. Le richieste di previsioni vengono ora trasmesse per informazione anche alle autorità di gestione dei vari programmi, e non solo alle rappresentanze permanenti come avveniva prima. Si auspica che ciò faciliti considerevolmente il compito di previsione degli Stati membri. Infine, nel novembre 2002 la Commissione ha inviato un questionario agli Stati membri sulle rispettive esperienze in merito all'esercizio di previsione 2002. Le informazioni così ottenute hanno consentito di migliorare la procedura. Ciò si è tradotto già nella lettera di sollecito inviata nel 2003 agli Stati membri, che conteneva istruzioni semplificate per la raccolta e la trasmissione delle previsioni 2003. La Commissione corregge le previsioni ricevute dagli Stati membri alla luce delle proprie informazioni. Per il 2004 gli importi in bilancio sono inferiori rispetto a quelli dichiarati dagli Stati membri nelle loro previsioni. Nonostante abbiano sempre presentato una sovrastima consistente del fabbisogno di fondi, le previsioni degli Stati membri restano una fonte di informazione che la Commissione deve tenere in considerazione poiché più prossima all'esecuzione dei programmi in loco. È una conseguenza della gestione concorrente. 41. Attuare le misure semplificate proposte nell'ottobre 2002 al fine di migliorare il tasso di esecuzione degli stanziamenti di pagamento. (Casaca - paragrafo 66) Risposta della Commissione: La Commissione ha già attuato la maggior parte di un pacchetto di misure di semplificazione adottato nel 2003 (comunicazione del 25 aprile 2003 (COM(2003)1255)). Il pacchetto include sia modifiche alla normativa (regolamenti 1685/2000 e 438/2001) che cambiamenti nelle pratiche che non richiedono modifiche legislative. Ad esempio, fra queste misure che contribuiranno a migliorare il tasso di esecuzione figura la procedura più flessibile per calcolare i tassi di cofinanziamento per i pagamenti intermedi. La Commissione ha introdotto anche un sistema di allerta precoce per gli Stati membri a rischio in base alle norme M+18 (rimborso degli anticipi) e N+2 (disimpegno). 42. Introdurre un modello di verifica unico. (Casaca - paragrafo 68) Risposta della Commissione: Passi concreti verranno adottati per promuovere la convergenza delle metodologie e delle procedure di verifica fra le direzioni generali e i servizi che operano nel quadro di accordi di gestione concorrente. Particolare attenzione verrà prestata allo sviluppo di norme comuni, tenendo conto delle migliori pratiche invalse, di procedure di controllo e di verifica complementare, a livello comunitario e nazionale, e dei protocolli di assicurazione con gli Stati membri. Il modello di verifica unico comporta maggiore cooperazione fra la Commissione e gli Stati membri nella verifica dei Fondi strutturali. La Commissione e gli Stati membri quindi coordinano i loro piani di verifica per evitare sovrapposizioni e comunicarsi reciprocamente le informazioni in materia, e la Commissione tiene conto in misura maggiore del lavoro svolto dagli organismi nazionali di verifica. Il modello di verifica unico viene già attuato da tutti i servizi dei Fondi strutturali nel quadro dei protocolli di coordinamento della verifica. Un altro aspetto attualmente discusso con gli Stati membri è il "contratto di fiducia" che la Commissione concluderà con gli Stati membri per programmi specifici o per tutti i programmi in un determinato paese, in virtù del quale lo Stato membro garantirebbe un livello soddisfacente di verifica dei sistemi di gestione e di controllo per i Fondi strutturali consentendo alla Commissione di ridurre le proprie verifiche. Questa strategia è stata accolta favorevolmente dalle delegazioni nazionali e dal rappresentante della Corte dei conti. Essa tiene conto e integra l'approccio metodologico per tutti i Fondi strutturali definito e aggiornato all'inizio del 2003 nel Manuale dei Fondi per la verifica del sistema di gestione e di controllo. 43. Esaminare, per la procedura di bilancio 2005, metodi alternativi per conformare gli stanziamenti di pagamento alla capacità di assorbimento degli Stati membri. (Casaca - paragrafo 69) Risposta della Commissione: È difficile basare gli stanziamenti di pagamento esclusivamente sulla "capacità di assorbimento" in quanto il PE chiede anche che venga mantenuto un nesso fra pagamenti e impegni. Questi ultimi sono definiti come obiettivi di spesa. Fino ad ora l'attuazione dei programmi dei Fondi strutturali è stata in alcuni paesi inferiore alle aspettative. Gli stanziamenti di pagamento per i programmi 2000-2006 erano in linea con la capacità di assorbimento per il 2002 e probabilmente il 2003, anno in cui sono concentrati i problemi connessi alla chiusura dei programmi 1994-1999. Nel PPB 2004 l'approccio adottato è consistito nel determinare il livello degli stanziamenti di pagamento necessari sulla base dell'esecuzione nel 2002 e non sulla base delle previsioni trasmesse dagli Stati membri. Per il 2004 la Commissione ha stimato il livello dei pagamenti sulla base dell'esperienza acquisita fino alla fine del 2002. Questo approccio ha prodotto un livello di pagamenti inferiore a quello risultante dalle previsioni degli Stati membri. La Commissione continuerà pertanto a perfezione le sue previsioni sulla base dell'esperienza acquisita in passato. 44. Fornire una maggiore consulenza agli Stati membri nel rendere conto di irregolarità e informarne il Parlamento. (Casaca - paragrafo 71) Risposta della Commissione: I servizi della Commissione competenti per i Fondi strutturali e l'OLAF hanno eseguito un'indagine sulla comunicazione e il seguito di irregolarità nei Fondi strutturali in tutti i 15 Stati membri. L'indagine è stata eseguito alla fine del 2002 e all'inizio del 2003. Una relazione sui risultati dell'indagine verrà pubblicata nell'autunno del 2003. Il Parlamento ne verrà informato. Un risultato generale è già stato il chiarimento degli obblighi degli Stati membri e il miglioramento del coordinamento fra di essi e l'OLAF. 45. Apportare profonde modifiche al prossimo programma di Fondi strutturali, in linea con le proposte del Libro bianco della Commissione sulla governance europea. (Casaca - paragrafo 72) Risposta della Commissione: Il Libro bianco in oggetto si applica a tutte le politiche comunitarie; i principi e gli obiettivi ivi definiti, pertanto, si rifletteranno nelle proposte della Commissione per il prossimo periodo dei programmi dei Fondi strutturali. 46. Nel contesto della Convenzione europea, istituire strutture di verifica proporzionali agli importi erogati. (Casaca - paragrafo 73) Risposta della Commissione: Le strutture di verifica dovrebbero avere dimensioni corrispondenti al bilancio gestito e al profilo di rischio, che può dipendere da altri fattori come la gestione indiretta o la complessità della normativa. Le strutture di verifica richieste negli Stati membri nel quadro dei regolamenti sui Fondi strutturali tengono già conto del volume dei fondi gestiti. Nel quadro della gestione concorrente gli Stati membri sono i principali responsabili del controllo e della verifica dei Fondi strutturali. Nell'ambito della Commissione i servizi incaricati dei Fondi strutturali hanno di norma rafforzato la loro capacità di verifica per poter sottoporre a controllo l'adeguatezza dei sistemi nazionali. e) Allargamento 47. PHARE e ISPA: migliorare il tasso di esecuzione. (Casaca - paragrafo 82/83) Risposta della Commissione: Per quanto riguarda ISPA, il tasso di esecuzione del 58% era relativamente elevato, tenuto conto che si trattava di uno strumento disponibile solo a partire dal 2000. I progetti preparati negli ultimi due anni per ISPA stanno raggiungendo ora la fase di esecuzione; la Commissione è pertanto fiduciosa che il tasso di esecuzione migliori nei prossimi anni (nel 2002 è salito al 78%). La Commissione tiene attentamente sotto controllo la preparazione dei progetti e fornisce - anche in vista della futura adesione - costante sostegno mediante i fondi di assistenza tecnica, al fine di migliorare la preparazione dei progetti e di rafforzare la capacità amministrativa dei paesi beneficiari di ISPA per quanto riguarda l'attuazione. Le attività in oggetto riguardano la preparazione tecnica dei progetti, le valutazioni di impatto ambientale e gli studi di fattibilità, nonché la formazione sugli appalti, sulle partnership privato/pubblico, sulla gestione e sul controllo finanziari. Nella relazione annuale 2001 la Corte dei conti si è congratulata con la Commissione per la sua "elevata" esecuzione per PHARE (81,6 %). 48. TACIS: Fornire un'indicazione delle aziende europee selezionate per i progetti ed elaborare gli appalti in modo tale che esse abbiano ragionevoli possibilità di aggiudicarseli. (Casaca - paragrafo 84) Risposta della Commissione: TACIS è un programma di assistenza tecnica il cui obiettivo è promuovere la transizione dei paesi beneficiari verso economie di mercato efficienti e rafforzare la democrazia e lo Stato di diritto. L'assistenza viene fornita, in linea generale, sotto forma di sovvenzioni per il finanziamento di contratti di assistenza tecnica. Quando viene avviato un progetto si seleziona un contraente che fornisca servizi all'organizzazione beneficiaria. Il contraente selezionato è di solito un'organizzazione degli Stati membri, che appartiene per lo più al settore privato, ma può essere anche del settore pubblico o un'organizzazione non a scopo di lucro. Di norma il contraente è il destinatario finale dei fondi UE mentre il beneficiario finale, che riceve l'assistenza, è di solito un'istituzione statale del paese TACIS. Obiettivo dei servizi forniti dal contraente è trasferire know-how nei seguenti settori ammissibili per la cooperazione: - sostegno alla riforma istituzionale, giuridica e amministrativa - sostegno al settore privato e assistenza allo sviluppo economico - sostegno per far fronte alle ripercussioni sociali della transizione - sviluppo di reti di infrastrutture - promozione della tutela dell'ambiente e gestione delle risorse naturali - sviluppo dell'economia rurale - sostegno alla sicurezza nucleare. Il trasferimento di assistenza tecnica comporta la selezione di contraenti con un know-how specifico che sia stato individuato come non disponibile nei paesi beneficiari previsti. Questo spiega perché è estremamente raro che nei progetti TACIS vengano selezionate società locali. La Commissione desidera tuttavia sottolineare che nella normativa sui contratti TACIS si è sempre applicato il principio di uguaglianza dei contraenti potenziali ammissibili (anche quelli dei paesi beneficiari). Non esistono statistiche sull'origine dei contraenti in quanto, a causa del fenomeno di associazione fra di essi e della costituzione di consorzi, tali dati non sarebbero sufficientemente rilevanti. 49. Assicurare che tutti i paesi candidati applichino adeguati sistemi di contabilità, audit e controllo, istituiscano unità antifrode per cooperare con l'OLAF e intensifichino la cooperazione con la Corte dei conti europea. (Casaca - paragrafo 85) Risposta della Commissione: Gli strumenti di preadesione e la certificazione dei sistemi di gestione da essi resi necessari hanno fornito ai paesi candidati una considerevole pratica nella gestione dei fondi UE e nell'applicazione della relativa normativa. Prima dell'adesione, la Commissione sta controllando che i sistemi di gestione e di controllo introdotti nei paesi candidati siano compatibili con le norme fissate nei regolamenti 438 e 448/2001 (Fondi strutturali) e 1386/2002 (Fondo di coesione). La Commissione ha sviluppato e attuato una strategia di monitoraggio e consulenza per garantire che questi paesi soddisfino i requisiti dell'acquis in materia di contabilità, audit e controllo (capitoli 28 e 29) entro la data di adesione. Un relazione di seguito completa sui progressi realizzati è prevista per il 1° novembre 2003. Si noti tuttavia che, anche se le azioni di monitoraggio hanno fornito un quadro della situazione nei vari paesi in via di adesione chiaro e relativamente privo di problemi, una effettiva verifica delle prestazioni potrà essere eseguita in modo utile solo quando tali paesi avranno aderito all'Unione. Per quanto riguarda la prevenzione delle frodi, la Commissione vigila a che ogni paese disponga di un servizio amministrativo chiaramente individuato incaricato della protezione degli interessi finanziari delle Comunità e della lotta contro le frodi a danno del bilancio comunitario, capace anche di cooperare direttamente con l'OLAF. In Polonia questo servizio è stato rafforzato mediante la presenza di un agente dell'OLAF nel 2001 e nel 2002. Nel 2002 la Commissione ha impegnato 15 milioni di euro del bilancio PHARE per un programma speciale destinato a sostenere e rendere più efficaci le strutture antifrode nei paesi PHARE. f) Agricoltura & prodotti alimentari Sistemi di gestione e di controllo 50. Armonizzare e semplificare i requisiti del SIGC in tutta l'UE. (Casaca - paragrafo 88) Risposta della Commissione: La Commissione cerca di armonizzare e semplificare l'amministrazione, i controlli e le sanzioni, quando ciò è necessario e possibile. Il regolamento SIGC 2419/2001 è stato rifuso a questo fine e si ritiene che abbia comportato benefici significativi sia per le amministrazioni nazionali che per gli agricoltori. Gli articoli 6 (domande di aiuto per superficie) e 10 (domande di aiuto per animale) del regolamento (CE) n. 2419/2001 della Commissione specificano le informazioni che devono comparire nelle richieste per consentire di stabilire l'ammissibilità dell'aiuto. Spetta tuttavia agli Stati membri fissare la composizione esatta di questi moduli (nel rispetto dei requisiti regolamentari). L'articolo 11 dello stesso regolamento autorizza inoltre la trasmissione delle comunicazioni per via elettronica, oltre che su supporto cartaceo. Non esistono pertanto moduli "comuni" utilizzati dagli Stati membri e al momento la Commissione non vede alcun vantaggio nell'introduzione di un tale strumento. 51. Disposizioni comuni per la misurazione delle superfici arabili ammissibili. (Casaca - paragrafo 87) Risposta della Commissione: Sulla base dell'articolo 22 del regolamento 2419/2001, nel maggio 2003 sono stati pubblicati orientamenti in merito ai controlli in loco. È stato diffuso anche un documento del Centro comune di ricerca (CCR) sulle tolleranze specifiche per i vari tipi di attrezzature di misurazione. Insieme, questi documenti dovrebbero garantire l'applicazione di norme comuni in tutta la Comunità. Al momento attuale, inoltre, la Commissione si sta preparando a proporre emendamenti al regolamento a questo proposito. 52. Assicurare che la Grecia applichi pienamente il SIGC prima della fine del 2003. (Casaca - paragrafo 89) Risposta della Commissione: La Commissione è pienamente consapevole dei ritardi registrati in Grecia nell'attuazione del SIGC. Dalla scadenza del termine per l'attuazione del SIGC nel gennaio 1997, l'organismo pagatore greco è soggetto a una supervisione regolare e attenta, per quanto riguarda sia la sua struttura istituzionale che l'effettiva attuazione del programma. Per questi motivi il direttore generale della DG Agricoltura ha riservato ufficialmente la propria posizione in proposito nella relazione annuale di attività 2002. Per completare il lavoro di verifica in corso, e tenere pienamente conto della situazione insoddisfacente della Grecia, a fine 2002 / inizio 2003 la DG Agricoltura è stata all'origine di un piano d'azione rafforzato volto a supervisionare e monitorare i progressi compiuti. In base a tale piano, il nuovo organismo pagatore greco, OPEKEPE, fornisce regolarmente aggiornamenti sui progressi realizzati e già nella prima metà del 2003 si sono avviate missioni di verifica in loco nel contesto della procedura di liquidazione dei conti della Commissione nei settori di seminativi, premi agli animali, olio di oliva, tessili e uve secche. Le correzioni finanziarie che ne risultano si basano non solo sulle carenze accertate in relazione al SIGC, ma devono anche corrispondere a una stima ragionevole del rischio reale di un onere indebito per il bilancio comunitario. Su questa base la Commissione ha deciso, fino ad ora, rettifiche annuali per una percentuale pari o superiore al 5% per i seminativi, ad almeno il 5% per i premi per le carni ovine e caprine e al 10% per i premi per le carni bovine. Inoltre, è attualmente in corso una procedura di liquidazione dei conti in relazione ai premi per le carni bovine richiesti nel 2000 con la possibilità di una rettifica finanziaria molto elevata. Oltre a ciò, i servizi della Commissione stanno esaminando l'ipotesi di una rettifica finanziaria molto consistente per alcuni altri programmai di aiuto. Nel 2002 la Commissione ha anche adito la Corte di giustizia contro la Grecia in virtù dell'articolo 226 del trattato per la mancata introduzione di un sistema di gestione e di controllo. Si ricorda infine che la responsabilità dell'attuazione del SIGC in Grecia spetta alle autorità greche. La Commissione non può "garantire", come richiesto dal PE, l'attuazione del SIGC; essa può solo avviare azioni legali contro uno Stato membro che non rispetta l'acquis e garantire che qualsiasi rischio per il bilancio comunitario sia coperto nella procedura di liquidazione dei conti. 53. Sistema di identificazione dei bovini operativo in tutti gli Stati membri entro la fine del 2003. (Casaca - paragrafo 90) Risposta della Commissione: Il sistema di identificazione dei bovini previsto dal regolamento (CE) n. 820/97 del Consiglio, cui ha fatto seguito il regolamento (CE) n. 1760/2000 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 luglio 2000, che istituisce fra l'altro un sistema di identificazione e di registrazione dei bovini, comprende i seguenti elementi: marchi auricolari, passaporti, tenuta di registri e basi di dati informatizzate. In base all'articolo 5 di tali regolamenti, il sistema di identificazione dei bovini avrebbe dovuto essere operativo in tutti gli Stati membri dal 31 dicembre 1999, data in cui avrebbero dovuto essere pienamente operative le banche dati informatizzate istituite dalle autorità competenti. Visto l'articolo 6, paragrafo 3, dei regolamenti, la Commissione, su richiesta degli Stati membri, ha riconosciuto il carattere pienamente operativo delle basi dati per i bovini per i seguenti Stati membri: Austria, Belgio, Danimarca, Finlandia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Svezia, Francia, Germania e Irlanda del Nord (Regno Unito). Per quanto riguarda gli altri Stati membri (Portogallo, Regno Unito in relazione alla Gran Bretagna, Italia, Irlanda, Spagna e Grecia), la situazione è all'analisi dei servizi della Commissione nel quadro delle richieste di riconoscimento. Tale analisi tiene conto delle relazioni elaborate a seguito delle missioni sulla rintracciabilità e l'etichettatura della carne bovina e della carne bovina macinata eseguite dall'Ufficio alimentare e veterinario in tutti gli Stati membri. Tale operazione ha comportato una valutazione del funzionamento delle basi dati per l'identificazione dei bovini negli Stati membri. Le missioni si sono concluse alla fine del 2002. Le relazioni relative alle singole missioni sono disponibili sul sito web SANCO-FVO e forniscono informazioni sulle questioni in sospeso in merito all'attuazione di questi sistemi. La Commissione sta esaminando le conclusioni da trarre da esse e sta preparando una relazione generale sulla situazione, che verrà trasmessa al Parlamento e messa a disposizione sul sito web di cui sopra nel 2003. 54. Livello dei controlli: proporre quanto prima indicatori chiaramente definiti e obiettivamente controllabili. (Casaca - paragrafo 92). Risposta della Commissione: Lo sviluppo di indicatori verificabili delle buone pratiche agricole ha presentato difficoltà. Nonostante ciò, orientamenti aggiornati, elaborati con gli Stati membri, sono stati pubblicati nel 2002 e il sistema, ora introdotto, è operativo. Uno degli obiettivi dell'Agenda 2000 era consentire alla PAC di adeguarsi meglio alle circostanze e alle priorità locali. I criteri per le buone pratiche agricole e gli indicatori controllabili, pertanto, vengono fissati a livello nazionale e regionale. Tenuto conto dell'enorme varietà di situazioni fra gli Stati membri e all'interno di essi, la Commissione non intende proporre criteri e indicatori armonizzati validi per tutta la Comunità, perché ciò non consentirebbe di tenere conto delle situazioni locali. La Commissione attribuisce grande importanza all'impatto ambientale delle attività agricole nell'UE. La riforma della PAC - una prospettiva a lungo termine per un'agricoltura sostenibile - prevede, per quanto riguarda gli aiuti diretti, la conformità incrociata con le norme ambientali. Nell'elaborazione delle modalità di esecuzione, la Commissione tiene conto dell'esigenza, sottolineata dal Parlamento, di definire obblighi di controllo obiettivi. 55. Elaborare entro il mese di novembre 2003 una relazione su una maggiore sicurezza informatica fra le agenzie di pagamento. (Casaca - paragrafo 86) Risposta della Commissione: La Commissione sta preparando una relazione su una maggiore sicurezza informatica fra gli organismi pagatori che verrà messa a disposizione del PE. OCM zucchero 56. Procedere a un'attenta analisi interna del fallimento della riforma dell'OCM. (Casaca - paragrafo 94) Risposta della Commissione: Nel maggio2001 il Consiglio ha deciso, in conformità del parere del Parlamento europeo, che l'OCM zucchero doveva essere mantenuta fino alla campagna di commercializzazione 2005/06. Il 23 settembre 2003 la Commissione ha trasmesso una comunicazione al Consiglio e al Parlamento europeo con cui essa rispetta l'impegno di riferire al Consiglio nel 2003 sul regime UE per lo zucchero e le sue prospettive, come indicato all'articolo 50, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1260/2001 del Consiglio. Si delineano tre opzioni per il futuro del settore dello zucchero. La comunicazione "Realizzazione di un modello agricolo sostenibile per l'Europa mediante la riforma della PAC: settori del tabacco, dell'olio d'oliva, del cotone e dello zucchero", è reperibile su Internet al seguente indirizzo: http://europa.eu.int/comm/agriculture/ capreform/com554/index_it.htm La complessità del settore e le varie sfide cui deve far fronte a livello sia interno che internazionale, nonché l'impatto potenziale delle varie opzioni, sono esposti in dettaglio nella valutazione di impatto approfondita del settore zucchero. Tale valutazione è stata realizzata con l'aiuto di un Gruppo direttivo interservizi in cui erano rappresentate 14 direzioni generali e nel cui ambito è stata organizzata un'ampia consultazione dei settori interessati. La valutazione di impatto approfondita del settore zucchero è reperibile su Internet al seguente indirizzo: http://europa.eu.int/comm/agriculture/ publi/reports/sugar/index_en.htm 57. Ritirare quanto prima le restituzioni all'esportazione per le esportazioni di zucchero ai paesi che beneficiano dell'accesso in esenzione doganale al mercato comunitario. (Casaca - paragrafo 98) Risposta della Commissione: La questione rientrava in una delle riserve (rischio di "caroselli") formulate dal direttore generale della DG Agricoltura nella sua dichiarazione annuale. La riserva è stata seguita dall'attuazione di un piano d'azione per far fronte alle carenze individuate. Una parte delle misure adottate riguardava l'importazione/esportazione di zucchero nei/dai paesi dei Balcani occidentali. Di conseguenza, per le licenze concesse a partire dall'8 marzo 2003, la Commissione ha smesso di concedere restituzioni per lo zucchero esportato in cinque paesi dei Balcani occidentali (Albania, Bosnia e Erzegovina, Croazia, ex Repubblica iugoslava di Macedonia, e Serbia e Montenegro, compreso il Kosovo). Cfr. regolamenti n. 430/2003, 431/2003 e 432/2003 della Commissione. Un'altra delle misure adottate riguarda la sospensione provvisoria per tre mesi, a partire dall'8 maggio 2003, del regime preferenziale per l'importazione in esenzione di dazio di zucchero proveniente dalla Serbia- Montenegro, a seguito della relazione dell'OLAF che denuncia gravi carenze dei controlli doganali (per la certificazione e il controllo dell'origine preferenziale dello zucchero) in tale paese (cfr. regolamento (CE) n. 764/2003 - GU L 109, 1.5.2003). La sospensione provvisoria è stata prorogata per altri 6 mesi fino all'8 febbraio 2004 (cfr. regolamento (CE) n. 1343/2003 - GU L 189, 27.7.2003. Restituzioni all'esportazione 58. Valutare tutti i regimi di restituzione all'esportazione e le loro ripercussioni sulla fame nel mondo nonché il corrispondente aumento di aiuti alimentari. (Casaca - paragrafo 99). Risposta della Commissione: La Commissione sta studiando le modalità per procedere alla valutazione richiesta. Essa sarà integrata nel programma di lavoro della Commissione in materia di valutazione. Un progetto di valutazione completo richiede parecchio tempo (definizione del progetto, bando di gara, procedura di selezione, attuazione del progetto, esame della relazione). Pesca 59. Migliorare significativamente sia i controlli in loco, sia le verifiche basate sui dati. (Casaca - paragrafo 100). Risposta della Commissione: I progetti "società mista" verranno sistematicamente controllati durante le missioni di controllo. A seguito della richiesta del Parlamento, nel 2003 tali progetti sono già stati controllati in tre Stati membri. Tutti i dossier relativi a richieste di pagamento direttamente gestite dalla Commissione per i progetti "società mista" verranno controllati esaustivamente per garantire la conformità con le norme applicabili. Varie 60. Rendere pubblico un elenco delle sovvenzioni alle imprese commerciali a titolo dei meccanismi PAC. (Casaca - paragrafo 102). Risposta della Commissione: Sulla base dei regolamenti (CE) n. 1663/95 e (CE) n. 2390/1999 modificati dal regolamento (CE) n. 419/2002, la Commissione riceve dagli Stati membri informazioni contabili. A norma dell'articolo 2, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2390/1999, la Commissione può utilizzare queste informazioni solo per eseguire le proprie funzioni nel contesto della liquidazione dei conti, nonché per monitorare gli sviluppi e fornire previsioni nel settore agricolo. L'articolo 2, paragrafo 3, dello stesso regolamento impone alla Commissione l'obbligo di garantire la riservatezza e la sicurezza delle informazioni. La Commissione può fornire solo statistiche aggregate che non consentono l'identificazione dei singoli beneficiari. La commissione per il controllo dei bilanci ha ricevuto recentemente tali informazioni in merito alle restituzioni alle esportazioni. 61. Perseguire le società coinvolte in casi di adulterazione dei prodotti alimentari, in particolare lattiero caseari. (Casaca - paragrafo 103/104). Risposta della Commissione: Caso del burro adulterato: Le eventuali sanzioni che possono essere imposte nel caso del burro adulterato riguardano le autorità giudiziarie interessate. L'OLAF ha assistito le autorità giudiziarie in Italia e in Francia ed era associato all'indagine amministrativa in Germania. In questa fase le indagini (penali) proseguono in Italia e in Francia. Oltre a ciò, le autorità belghe competenti hanno intentato procedimenti presso i tribunali contro due società belghe all'inizio dell'ottobre 2003 chiedendo di intervenire come "parte civile" (vale a dire di avviare un'azione civile per danni nel quadro di un procedimento penale). g) Fondo sociale europeo 62. Informare il Parlamento europeo sui risultati delle indagini e sulle azioni intraprese a norma del regolamento (CEE) n. 4253/88. (Casaca - paragrafo 105) Risposta della Commissione: La Commissione applica regolarmente le procedure di cui all'articolo 24 del regolamento (CEE) n. 4253/88 del Consiglio, modificato, nel seguire le proprie verifiche e i controlli e quelli eseguiti dalla Corte dei conti o quando l'esito di un controllo nazionale non è seguito da fatti. Tuttavia, le procedure per ottenere una netta riduzione dell'assistenza comunitaria richiedono un certo tempo prima che possa essere ufficialmente confermata l'irregolarità e accertati i motivi atti a giustificare la decisione di apportare una rettifica finanziaria netta; in numerosi casi gli Stati membri accettano di eseguire la rettifica fin