I grafici seguenti presentano il numero complessivo e una ripartizione per tipo degli impegni e delle relazioni portati a termine. Alla data limite del 31 gennaio 2022 era stato attuato il 100 % del piano di audit 2021, aggiornato per tener conto dell'evoluzione dei rischi a metà anno.

Il servizio di audit interno non effettua audit dei sistemi degli Stati membri per il controllo dei fondi dell'UE. Questo tipo di audit si svolge fino al livello dei singoli beneficiari ed è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali, di altre direzioni generali della Commissione e della Corte dei conti europea. Il servizio di audit interno svolge invece audit delle misure adottate dalla Commissione per monitorare e sottoporre ad audit: i) gli organismi degli Stati membri e ii) altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE, come ad esempio le Nazioni Unite. Conformemente al regolamento finanziario, il servizio di audit interno può svolgere tali funzioni in loco, anche negli Stati membri.

Il comitato di controllo degli audit assiste il collegio dei commissari nell'adempimento degli obblighi stabiliti dai trattati, dal regolamento finanziario e dagli altri strumenti giuridici. Assolve tale funzione: i) assicurando l'indipendenza del servizio di audit interno, ii) monitorando la qualità dell'attività interna di audit, iii) garantendo che le raccomandazioni formulate a seguito degli audit interni ed esterni siano debitamente prese in considerazione dai servizi della Commissione e iv) garantendo che tali raccomandazioni ricevano un seguito adeguato. In tal modo il comitato di controllo degli audit contribuisce a migliorare l'efficacia e l'efficienza della Commissione nel raggiungimento degli obiettivi. Il comitato di controllo degli audit agevola inoltre la sorveglianza del collegio sulle prassi della Commissione in materia di governance, gestione dei rischi e controllo interno.

Il servizio di audit interno rende conto e risponde a livello funzionale di tutti i suoi audit al comitato di controllo degli audit. Il servizio di audit interno: i) riferisce al comitato di controllo degli audit i problemi significativi che emergono dai suoi audit e i possibili miglioramenti dei processi sottoposti ad audit, ii) formula un parere complessivo annuale sullo stato della gestione finanziaria in seno alla Commissione e iii) riferisce (a cadenza perlomeno annuale) in merito alla propria missione e alle proprie prestazioni, secondo quanto previsto dal piano di audit annuale. Tale attività di relazione contempla le rilevanti situazioni di rischio, i problemi in materia di controllo, i problemi inerenti alla governance istituzionale e altre questioni.

Il servizio di audit interno opera conformemente al regolamento finanziario, alle norme internazionali per la pratica professionale dell'audit interno e al codice deontologico dell'Istituto dei revisori interni (Institute of Internal Auditors).

L'indipendenza dell'operato del servizio di audit interno è sancita dal regolamento finanziario e dal suo mandato adottato dalla Commissione. A norma del mandato, al fine di garantire l'obiettività del proprio giudizio e di evitare conflitti di interessi, i revisori del servizio di audit interno sono tenuti a mantenere la propria indipendenza rispetto alle attività e alle operazioni che esaminano. Se l'obiettività viene compromessa nei fatti o in apparenza, ciò dovrebbe essere reso noto in maniera dettagliata. Il revisore interno, se lo ritiene necessario, ha facoltà di rivolgersi direttamente al presidente della Commissione e/o al collegio.

La missione del servizio di audit interno è promuovere e tutelare il valore organizzativo fornendo garanzie di affidabilità, suggerimenti e pareri obiettivi e basati sui rischi. Il servizio di audit interno aiuta la Commissione a raggiungere gli obiettivi applicando un metodo sistematico e rigoroso al fine di valutare e migliorare l'efficacia dei processi di gestione dei rischi, di controllo e di governance. I suoi compiti includono la valutazione dei processi di gestione dei rischi, di controllo e di governance e la formulazione di raccomandazioni adeguate per migliorarli nell'ottica del raggiungimento dei tre obiettivi seguenti: i) promuovere un'etica e valori adeguati in seno all'organizzazione, ii) assicurare una gestione organizzativa delle prestazioni e una responsabilizzazione efficaci e iii) assicurare l'efficace trasmissione delle informazioni sui rischi e sui controlli ai settori interessati dell'organizzazione. Così facendo, il servizio di audit interno promuove una cultura di gestione efficiente ed efficace all'interno della Commissione e dei suoi servizi.

La presente relazione informa il Parlamento europeo e il Consiglio, nel quadro della procedura di discarico, in merito agli audit interni effettuati nel 2021 dal servizio di audit interno della Commissione europea in seno alle direzioni generali, ai servizi e alle agenzie esecutive della Commissione e riporta: i) un riepilogo del numero e del tipo di audit interni effettuati, ii) una sintesi delle raccomandazioni formulate e iii) il seguito dato a queste ultime. A norma dell'articolo 118, paragrafo 8, e dell'articolo 247 del regolamento finanziario, la Commissione trasmette la relazione al Parlamento europeo e al Consiglio. La relazione si fonda sulla relazione elaborata dal revisore interno della Commissione a norma dell'articolo 118, paragrafo 4, del regolamento finanziario, riguardante le relazioni di audit e consulenza che il servizio di audit interno ha portato a termine nel 2021.

1)Un audit ha valutato la preparazione del periodo di programmazione 2021-2027 della direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione, della direzione generale degli Affari marittimi e della pesca e della direzione generale della Politica regionale e urbana. A seguito di questo audit sono state formulate sette raccomandazioni molto importanti. La preparazione delle direzioni generali per il periodo di programmazione 2021‑2027 è un processo che era ancora in corso alla data della relazione di audit e pertanto l'audit ha di fatto riguardato un bersaglio mobile. Sebbene le direzioni generali avessero elaborato e attuato processi adeguati per sostenere l'inizio del periodo di programmazione 2021-2027, vi erano due carenze che ne compromettevano l'efficacia e l'efficienza, in particolare per quanto riguarda il sostegno agli Stati membri e la tempistica di preparazione e di avvio operativo del periodo di programmazione.

Il quadro finanziario pluriennale 2021-2027 e il pacchetto per la ripresa nell'ambito di NextGenerationEU dovrebbero essere attuati conformemente al regolamento finanziario ed essere complementari per quanto riguarda le opportunità di finanziamento e i risultati da conseguire. Nel 2021 una serie di audit si è concentrata sui rischi connessi all'impostazione dell'intero pacchetto, al rafforzamento del ruolo della Commissione in alcuni settori e ai suoi nuovi ambiti di competenza. Dai risultati di tali audit emerge la necessità di apportare sensibili miglioramenti per l'evoluzione futura di questo settore; nel 2021 è stata formulata una serie di raccomandazioni molto importanti rivolte alle direzioni generali sottoposte a audit.

In linea con la sua metodologia e le sue migliori prassi, il servizio di audit interno affronta la performance in modo indiretto, valutando i risultati conseguiti dai servizi in sede di attuazione delle politiche, dei programmi e delle azioni in riferimento ai rischi ad essi associati. Adottando questo approccio, il servizio di audit interno intende assicurarsi che le direzioni generali e i servizi abbiano elaborato quadri di riferimento della performance, strumenti di misurazione della performance, indicatori chiave e sistemi di monitoraggio adeguati.

Nel complesso il servizio di audit interno ritiene che l'attuazione delle sue raccomandazioni sia soddisfacente e in linea con i precedenti periodi di programmazione. Tale situazione indica che i servizi della Commissione attuano le raccomandazioni essenziali e molto importanti con la dovuta diligenza, mitigando in tal modo i rischi individuati dal servizio di audit interno. Ciononostante si dovrebbe prestare attenzione alle singole raccomandazioni classificate molto importanti che sono in notevole ritardo.

Il servizio di audit interno dispone di una rigorosa politica di follow-up per valutare l'attuazione delle sue raccomandazioni. I risultati mostrano che la grande maggioranza delle raccomandazioni del servizio di audit interno è attuata in modo efficace e tempestivo.

Di queste 229 raccomandazioni in sospeso, nessuna è classificata come essenziale, 72 sono classificate molto importanti e 157 sono classificate importanti. 65 raccomandazioni sono in ritardo (ossia non sono state attuate entro la data di attuazione inizialmente concordata). Tali raccomandazioni in ritardo rappresentano il 7,4 % del totale delle raccomandazioni (parzialmente) accettate. Di tali raccomandazioni in ritardo, 7 raccomandazioni molto importanti sono classificate in notevole ritardo (una raccomandazione è in notevole ritardo se risulta ancora in sospeso a oltre sei mesi dalla data di attuazione originaria). Queste raccomandazioni molto importanti in notevole ritardo rappresentano lo 0,8 % del numero totale di raccomandazioni accettate nel periodo 2017-2021 (rispetto allo 0,6 % del precedente periodo di programmazione). Inoltre è in notevole ritardo anche una raccomandazione molto importante che non rientra nel periodo di programmazione.

Alla data limite del 31 gennaio 2022, 652 (74 %) raccomandazioni su un totale di 881 accettate (anche parzialmente), formulate dal servizio di audit interno nel periodo 2017-2021 sono state valutate dalle entità controllate come attuate. Restano quindi in sospeso complessivamente 229 raccomandazioni (il 26 %).

Al comitato di controllo degli audit è stata trasmessa una panoramica annuale completa del seguito dato dal servizio di audit interno alle raccomandazioni di audit interno che erano in ritardo di oltre sei mesi rispetto alla data limite del 31 gennaio 2022. Il servizio di audit interno redige inoltre tre relazioni trimestrali supplementari sull'attuazione delle raccomandazioni in notevole ritardo, che sono discusse durante le riunioni del gruppo preparatorio del comitato di controllo degli audit.

2)Un secondo audit ha riguardato la preparazione per il periodo di programmazione 2021-2027 dei fondi della direzione generale della Migrazione e degli affari interni. Ne sono conseguite due raccomandazioni molto importanti. Il servizio di audit interno ha rilevato che la preparazione per il periodo di programmazione 2021-2027 è un processo che era ancora in corso alla data della relazione di audit. Sebbene la direzione generale della Migrazione e degli affari interni avesse elaborato e attuato processi adeguati per sostenere l'inizio del periodo di programmazione 2021-2027, permanevano alcune carenze che ne compromettevano l'efficacia e l'efficienza, in particolare per quanto riguarda i ritardi nei programmi di lavoro dello strumento tematico, il monitoraggio dei progressi compiuti nella programmazione del periodo 2021-2027 e le relazioni all'alta dirigenza.

Per entrambi gli audit, data la natura continuativa dei preparativi e il fatto che gli audit hanno fornito un'istantanea di un determinato momento, le carenze individuate, se non risolte, possono influire sulle fasi successive del periodo di programmazione.

3)Un terzo audit ha valutato la preparazione dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode ad attuare il regolamento che istituisce la Procura europea. In questo audit il servizio di audit interno ha rilevato che il sistema di controllo interno dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode non era pienamente adeguato ed efficace. per prepararsi alla futura cooperazione con la Procura europea Ha individuato carenze nella pianificazione e nel monitoraggio del processo preparatorio, negli orientamenti in materia di indagini e protezione dei dati e negli aspetti relativi alle tecnologie dell'informazione e ha formulato tre raccomandazioni molto importanti.

4)Un quarto audit ha valutato la preparazione del programma relativo alla concorrenza della direzione generale della Concorrenza. Sebbene la direzione generale avesse istituito un quadro per l'attuazione del programma relativo alla concorrenza nell'ambito del quadro finanziario pluriennale 2021-2027, l'audit ha individuato una carenza residua nella definizione e nella strutturazione di alcuni degli elementi principali del programma che a sua volta potrebbe comprometterne l'effettiva attuazione. Il servizio di audit interno ha formulato tre raccomandazioni molto importanti.

5)Infine l'audit sulla preparazione al nuovo programma statistico europeo nell'ambito del periodo di programmazione 2021-2027 di Eurostat non ha individuato problemi significativi in termini di prestazioni.

4.1.2.Strategie di vigilanza riguardanti l'attuazione di programmi da parte di terzi

Gli ordinatori devono elaborare strategie e attività adeguate ed efficaci per la vigilanza e il monitoraggio dell'efficace attuazione dei programmi e la protezione del bilancio dell'UE da parte delle entità delegate, nonché per affrontare tempestivamente qualsiasi potenziale difficoltà che sia stata individuata.

Negli anni scorsi il servizio di audit interno ha svolto diversi audit sulle modalità di vigilanza in uso presso le direzioni generali e i servizi riguardo all'attuazione di programmi (e/o politiche) da parte di terzi. Ha spesso individuato carenze nell'efficacia delle strategie di vigilanza. Nel proprio parere complessivo sulla gestione finanziaria, e come negli anni precedenti, il servizio di audit interno ha nuovamente formulato un paragrafo di enfasi riguardante le strategie di vigilanza sulle politiche attuate da terzi. Allo stesso tempo, sulla base dei risultati degli audit del 2021, la conclusione è che in alcuni settori strategici la situazione sta migliorando.

1)Nel suo piano di audit strategico per il 2021-2023 il servizio di audit interno mirava a un approccio integrato basato sui rischi per svolgere, se del caso, audit che coinvolgessero sia le direzioni generali partner della Commissione sia le agenzie decentrate o altri organismi autonomi dell'UE. Nel 2021 sono stati ultimati i primi due audit multientità incentrati, a livello delle direzioni generali della Commissione, sulle modalità di vigilanza in uso rispettivamente tra la direzione generale dell'Energia e Fusion for Energy (F4E), (l'impresa comune europea che gestisce il contributo dell'Europa a ITER) e tra la direzione generale della Migrazione e degli affari interni e l'Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex). I risultati sono stati soddisfacenti, in quanto non sono stati individuati rischi residui elevati o gravi carenze in seno alle direzioni generali della Commissione sottoposte ad audit.

2)Un altro audit è stato effettuato presso la direzione generale per l'Azione per il clima e la direzione generale dell'Ambiente in merito alle loro relazioni con l'Agenzia europea dell'ambiente e l'Agenzia europea per le sostanze chimiche. A differenza dei due audit multientità di cui sopra, il servizio di audit interno non ha incluso queste due agenzie nell'ambito dell'audit in quanto l'audit è stato avviato nel 2020, prima della riorganizzazione del servizio di audit interno. Entrambe le direzioni generali hanno istituito processi adeguati per sostenere le proprie relazioni con le agenzie decentrate interessate. La loro efficacia ed efficienza sono tuttavia risultate compromesse da una carenza relativa al ruolo di supervisione spettante sia alla direzione generale per l'Azione per il clima sia alla direzione generale dell'Ambiente sulle risorse dell'Agenzia europea dell'ambiente. Un'altra carenza in seno alla direzione generale dell'Ambiente riguarda i meccanismi di vigilanza e coordinamento con l'Agenzia europea dell'ambiente.

3)È stato infine condotto un audit volto a valutare la vigilanza degli organismi di cui all'articolo 185 da parte della direzione generale della Ricerca e dell'innovazione. Questo audit è stato chiuso dopo l'esame preliminare, quando i rischi intrinseci, inizialmente valutati come alti, sono stati rivalutati dai revisori come medio-bassi, in particolare poiché solo due dei cinque organismi di cui all'articolo 185 sotto la responsabilità della direzione generale della Ricerca e dell'innovazione continueranno a operare nella forma attuale nel programma quadro di ricerca per il periodo 2021-2027, Orizzonte Europa.

4.1.3.Sistemi di controllo interno in direzioni generali selezionate: legittimità e regolarità, conformità

Mentre negli ultimi anni il servizio di audit interno ha posto maggiormente l'accento sulle questioni relative alla performance, i soggetti politici e la Corte dei conti europea mantengono un livello di controllo approfondito sulla gestione del bilancio dell'UE da parte della Commissione per quanto riguarda la legittimità e la regolarità, oltre che la conformità. Una delle priorità del piano di audit per il 2021 (basato sul piano di audit strategico per il 2021-2023) era pertanto quella di rassicurare il collegio, le direzioni generali e i servizi in merito al funzionamento efficiente ed efficace dei sistemi di controllo interno per quanto riguarda la gestione finanziaria.

Nell'ambito della gestione concorrente il servizio di audit interno ha ultimato tre audit.

1)Nell'audit sulle interruzioni, sospensioni e rettifiche finanziarie per i Fondi strutturali e d'investimento europeo per il periodo 2014-2020 il servizio di audit interno ha riconosciuto che le attività della direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione, della direzione generale degli Affari marittimi e della pesca e della direzione generale della Politica regionale e urbana sono condizionate dai vincoli imposti da un quadro giuridico molto impegnativo costituito dal regolamento recante disposizioni comuni. In particolare, le condizioni per l'applicazione delle rettifiche finanziarie nette sono più rigorose rispetto a quelle inizialmente proposte dalla Commissione. Di conseguenza, le risultanze dell'audit devono essere considerate in questo contesto. Il servizio di audit interno ha concluso che vi è una serie di carenze che incidono sull'efficace attuazione delle procedure di interruzione, sospensione e rettifica finanziaria delle direzioni generali e ha pertanto formulato in totale otto raccomandazioni molto importanti.

2)Il sistema di identificazione delle parcelle agricole è un meccanismo essenziale di controllo basato su fotografie aeree o satellitari che registra tutte le parcelle agricole negli Stati membri. Il sistema è inteso a verificare l'ammissibilità a beneficiare delle sovvenzioni basate sulla superficie nell'ambito della Politica agricola comune ("PAC") e riveste un ruolo essenziale nel controllo del rispetto di vari obblighi della PAC, anche in relazione all'ecologizzazione della medesima. Il servizio di audit interno ha riscontrato che, sebbene la direzione generale dell'Agricoltura e dello sviluppo rurale abbia messo in atto controlli adeguati per sostenere la gestione dei sistemi degli Stati membri e per monitorarne la qualità, la loro efficacia risente di alcune carenze. Occorre migliorare il monitoraggio e il follow-up dell'esercizio di valutazione della qualità del sistema di identificazione delle parcelle agricole.

3)L'audit effettuato presso la direzione generale dell'Agricoltura e dello sviluppo rurale sul sostegno, il monitoraggio e i controlli del lavoro svolto dagli organismi di certificazione non ha portato all'individuazione di problemi significativi in termini di performance.

Il servizio di audit interno ha inoltre ultimato vari audit nella gestione diretta.

4)Nell'audit sull'attuazione dei risultati degli audit nell'ambito di Orizzonte 2020 il servizio di audit interno ha rilevato che le direzioni generali e le agenzie esecutive sottoposte ad audit hanno istituito e attuato un sistema di controllo interno complessivamente adeguato ed efficace per l'attuazione dei risultati degli audit del servizio comune di audit. I ruoli e le responsabilità sono chiaramente definiti e gli strumenti sono a disposizione dei responsabili di progetto e finanziari, nel rispetto delle norme applicabili. Permangono tuttavia carenze per quanto riguarda il monitoraggio e l'attività di relazione sull'attuazione dei risultati degli audit ex post.

5)Il servizio di audit interno ha inoltre esaminato l'iniziativa della Commissione "spazio unico di interscambio dei dati elettronici" (SEDIA). L'obiettivo di SEDIA è quello di automatizzare e integrare appieno il processo di trattamento delle informazioni sugli appalti e sulle sovvenzioni, limitando al minimo l'immissione manuale dei dati e promuovendo l'allineamento e il riutilizzo degli stessi durante l'intero processo. SEDIA ha lo scopo di fornire ai richiedenti, ai candidati e agli offerenti un unico punto di accesso per comunicare e scambiare informazioni sulle procedure di appalto e di sovvenzione. L'attuazione dell'iniziativa SEDIA è un sostegno finalizzato al conseguimento degli obiettivi economici di un numero elevato di clienti e, in ultima analisi, di tutta la Commissione. Trattandosi di un'iniziativa recente della Commissione, unica nel suo genere, per l'attuazione di SEDIA l'Agenzia esecutiva europea per la ricerca non ha potuto trarre vantaggio dall'esperienza in termini di struttura di governance, quadro di controllo interno e sistemi di supporto alle tecnologie dell'informazione. Dal suo avvio nel 2017 l'iniziativa ha inoltre incontrato notevoli difficoltà in termini di disponibilità di strumenti informatici adeguati. Sebbene l'Agenzia esecutiva per la ricerca fornisca i servizi di cui è responsabile nell'ambito dell'iniziativa SEDIA in modo efficace, nel rispetto del regolamento finanziario e come concordato con i suoi clienti, vi sono carenze che compromettono l'efficienza della prestazione dei servizi connessi a SEDIA e il rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali trattati nell'ambito delle operazioni SEDIA dell'Agenzia.