Proposta di regolamento (CE) del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1628/96 relativo all'aiuto alla Bosnia-Erzegovina, alla Croazia, alla Repubblica federale di Iugoslavia e all'ex Repubblica iugoslava di Macedonia, in particolare istituendo l'agenzia europea per la ricostruzione /* COM/99/0312 def. - CNS 99/0132 */



Gazzetta ufficiale n. C 021 E del 25/01/2000 pag. 0013 - 0032



Proposta di regolamento (CE) del Consiglio che modifica il regolamento (CE) n. 1628/96 relativo all'aiuto alla Bosnia-Erzegovina, alla Croazia, alla Repubblica federale di Iugoslavia e all'ex Repubblica iugoslava di Macedonia, in particolare istituendo l'agenzia europea per la ricostruzione (2000/C 021 E/05) COM(1999) 312 def. - 1999/0132(CNS) (Presentata dalla Commissione il 7 luglio 1999) IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 308, vista la proposta della Commissione, visto il parere del Parlamento europeo, considerando quanto segue: (1) A seguito della risoluzione del 10 giugno 1999 del Consiglio di sicurezza delle Nazioni Unite, e appena sussistono condizioni di sicurezza, si deve urgentemente avviare un vasto programma di ricostruzione comprendente misure di sostegno al reinsediamento dei profughi e al rilancio dell'economia del Kosovo; (2) Nella riunione del 3 e 4 giugno 1999 svoltasi a Colonia il Consiglio europeo ha confermato che l'Unione europea intende svolgere un ruolo di primo piano negli sforzi di ricostruzione del Kosovo; (3) Il Consiglio europeo ha sottolineato la sua intenzione di avvicinare i paesi della regione alla prospettiva di una piena integrazione nella struttura dell'Unione europea nel quadro del patto di stabilità che contribuirà a consolidare la pace, la stabilità e la prosperità nella regione, nonché la cooperazione tra i paesi interessati; (4) Il patto di stabilità per l'Europa sudorientale sottolinea il ruolo dell'Unione europea nel rafforzamento delle istituzioni democratiche ed economiche nella regione nell'ambito di alcuni programmi; (5) Gli obiettivi perseguiti nella regione implicano necessariamente la ricostruzione, preludio della ripresa e dello sviluppo economico, sociale e istituzionale; (6) Il Consiglio europeo ha confermato la volontà dell'Unione europea di contribuire in modo sostanziale agli sforzi di ricostruzione della regione; (7) Programmi di aiuto così importanti come quelli necessari per la ricostruzione del Kosovo non si potranno attuare senza creare i mezzi e i meccanismi appropriati; (8) Il Consiglio europeo ha invitato la Commissione a elaborare in primo luogo proposte relative all'organizzazione dell'aiuto alla ricostruzione e, in particolare, ai mezzi e meccanismi appropriati per attuare tale programma; (9) Il regolamento (CE) n. 1628/96 del Consiglio(1), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 851/98(2), prevede, in particolare, gli obiettivi, i meccanismi e gli strumenti per la ricostruzione delle regioni cui esso si applica, compreso il Kosovo; (10) La ricostruzione del Kosovo, che sarà attuata a complemento dell'aiuto umanitario, richiederà la rapida attuazione di numerosi progetti di piccole dimensioni, misure di accompagnamento al ritorno dei profughi e l'intervento di molti esperti specializzati in campi molto diversi; (11) La gestione dei programmi di ricostruzione dovrà rispettare regole e procedure appropriate che consentano di evitare i ritardi di esecuzione registrati nella prima fase del programma di ricostruzione in Bosnia-Erzegovina, dovuti in particolare alla complessità delle procedure e alla rigidità del quadro regolamentare; (12) In tale contesto un'agenzia comunitaria presenta vantaggi in termini di efficacia, rapidità e visibilità dell'intervento comunitario; (13) Il Consiglio europeo ha invitato la Commissione a elaborare proposte ai fini dell'istituzione di un'agenzia incaracata di attuare i programmi comunitari di ricostruzione; (14) Al fine di adattarlo alle specifiche esigenze della ricostruzione del Kosovo è opportuno modificare il regolamento (CE) n. 1628/96 inserendovi in particolare disposizioni relative all'istituzione e all'organizzazione di un'agenzia incaricata di attuare i programmi comunitari di ricostruzione; (15) Tale agenzia deve poter essere incaricata dell'attuazione dei programmi decisi dalla Commissione; (16) I programmi di ricostruzione devono essere gestiti sul posto e occorre pertanto che l'agenzia abbia sede Pristina e che, per regioni operative, possa essere presente a Skopje e in altre località della regione; (17) Il mandato conferito all'agenzia deve consentirle di gestire programmi di altri finanziatori che contribuiscano alla ricostruzione della regione; (18) La Commissione assicura il coordinamento dell'assistenza alla ricostruzione con la Banca europea per gli investimenti, con le istituzioni finanziarie internazionali e con l'Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i rifugiati e l'agenzia, nell'attuazione dei programmi, deve assicurare il rispetto delle decisioni prese nell'ambito di tale coordinamento; (19) Il mandato dell'agenzia deve riguardare l'esecuzione dei programmi di ricostruzione in un primo tempo nel Kosovo e successivamente, quando la situazione lo permetterà, in altre regioni della Repubblica federale di Iugoslavia; (20) L'agenzia deve essere istituita ai fini della ricostruzione e, una volta realizzato questo obiettivo, ne sarà proposto lo scioglimento; (21) L'agenzia deve avere una struttura e uno statuto che le consentano di far fronte in modo rapido ed efficace alle esigenze della ricostruzione; (22) Occorre associare gli Stati membri alle attività dell'agenzia e prevedere la loro partecipazione al comitato di direzione, nonché le modalità secondo le quali essi dovranno formulare il loro parere sulle decisioni relative ai programmi e ai progetti; (23) Ai fini dell'efficienza dell'agenzia occorre uno specifico regolamento finanziario che sia flessibile e consenta interventi rapidi, garantendo nel contempo la piena responsabilità di coloro che sono proposti alla gestione e la trasparenza della gestione stessa; (24) Vista l'urgenza e visto il carattere dell'assistenza da fornire è opportuno che il comitato istituito dal regolamento (CE) n. 1628/96 agisca secondo la procedura di gestione di cui all'articolo 4 della decisione 1999/.../CE del Consiglio, che stabilisce le modalità per l'esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione, in luogo della procedura di regolamentazione inizialmente prevista; (25) L'autorità designata per l'amministrazione provvisoria del Kosovo dovrebbe essere consultata sull'esecuzione dei programmi di ricostruzione; (26) Occorre prevedere la partecipazione degli Stati beneficiari dei programmi PHARE e MEDA all'attuazione del programma OBNOVA; (27) Entro il 31 dicembre 2000 la Commissione deve riferire sullo stato di applicazione del regolamento (CE) n. 1628/96, e eventualmente presenta proposte per adattarlo agli sviluppi politici della regione; (28) Occorre prorogare il regolamento (CE) n. 1628/96 fino al 31 dicembre 2004, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: Articolo 1 Il regolamento (CE) n. 1628/96 è così modificato: 1) All'articolo 4 è aggiunto il seguente paragrafo 3: "3. I programmi di ricostruzione e di ritorno dei profughi nel Kosovo comprendono, in particolare, quanto segue: a) misure di sostegno al reinsediamento dei profughi, in particolare progetti di sostegno psicologico, progetti di aiuto ai bambini e alla famiglia, specifici programmi d'istruzione e di consolidamento della vita associativa e culturale, progetti per favorire la ripresa dell'attività professionale, progetti intesi a garantire la partecipazione dei quadri dirigenti e dei profughi in generale alle attività di ricostruzione, microcrediti e garanzie di prestito; b) misure finalizzate alla ripresa economica a livello locale; c) progetti relativi all'istituzione e all'organizzazione del contesto amministrativo e legale dei pubblici poteri, compreso quello delle comunità locali". 2) All'articolo 6 è aggiunto il seguente paragrafo 3: "3. La Commissione assicura il coordinamento dell'assistenza alla ricostruzione con la Banca europea per gli investimenti, con le istituzioni finanziarie internazionali e con l'Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i rifugiati". 3) All'articolo 8, paragrafo 1, il primo comma è sostituito dal seguente: "Gli interventi previsti dal presente regolamento possono riguardare le spese di importazione di merci e servizi, le spese locali necessarie per portare a termine i progetti e i programmi, nonché i cofinanziamenti (anche sotto forma di abbuono di interessi) dei progetti di investimento finanziati con prestiti concessi dalla Banca europea per gli investimenti o dalle istituzioni finanziarie internazionali interessate. Sono esclusi dal finanziamento comunitario tasse, dazi e onori nonché gli acquisti di beni immobili". 4) L'articolo 9 è così modificato: a) il primo e il secondo comma sono sostituiti dal comma seguente: "La partecipazione alle procedure di gara e ai contratti è aperta, a parità di condizioni, a tutte le persone fisiche e giuridiche degli Stati membri e degli Stati beneficiari, nonché a quelle degli Stati beneficiari dei programmi PHARE e MEDA". b) il terzo comma è sostituito dal seguente: "Sono considerate persone giuridiche di uno Stato membro, di uno Stato beneficiario o di uno Stato beneficiario dei programmi PHARE e MEDA le persone giuridiche costituite secondo la legislazione di uno Stato membro, di uno Stato beneficiario o di uno Stato beneficiario dei programmi PHARE e MEDA che abbiano l'amministrazione centrale o la sede principale nei territori in cui si applica il trattato che istituisce la Comunità europea, in uno degli Stati beneficiari o in uno degli Stati beneficiari dei programmi PHARE e MEDA, ovvero che in essi abbiano la sede sociale, quando la loro attività presenti un legame concreto e continuativo con l'economia di detti territori o Stati". 5) L'articolo 10 è così modificato: a) al paragrafo 1, è aggiunto il comma seguente: "In deroga alle disposizioni del primo e del secondo comma, per quanto riguarda l'assistenza alla ricostruzione del Kosovo, sono decisi secondo la procedura di cui all'articolo 12, paragrafo 2, programmi annuali che definiscono i principali obiettivi e le relative assegnazioni, gli orientamenti e i settori prioritari del sostegno comunitario nel campo della ricostruzione e del ritorno dei profughi". b) è aggiunto il seguente paragrafo 4: "4. L'assistenza alla ricostruzione del Kosovo può essere attuata sulla base di convenzioni di finanziamento o di contratti conclusi con le entità di cui all'articolo 3, previa consultazione dell'autorità responsabile dell'amministrazione provvisoria del Kosovo. L'assistenza può anche essere fornita all'autorità responsabile dell'amministrazione provvisoria del Kosovo". 6) All'articolo 11, terzo comma è aggiunta la seconda frase seguente: "Detto allegato non si applica all'aggiudicazione dei contratti mediante gara nell'ambito delle attività dell'agenzia europea per la ricostruzione di cui all'articolo 14". 7) L'articolo 12 è sostituito dal seguente: "Articolo 12 1. La Commissione è assistita da un comitato di gestione composto dai rappresentanti degli Stati membri e presieduto dal rappresentante della Commissione ('il comitato'). 2. Il comitato agisce secondo la procedura prevista dall'articolo 4 della decisione 1999/.../CE (procedura dei comitati). 3. Il comitato può esaminare eventuali altre questioni relative all'attuazione del presente regolamento sottoposte al presidente, anche su richiesta del rappresentante di uno Stato membro e, in particolare, eventuali questioni connesse con la programmazione delle azioni, la loro attuazione generale e i cofinanziamenti. 4. Il comitato stabilisce le proprie regole procedurali deliberando a maggioranza qualificata". 8) L'articolo 14 diviene articolo 26 e il suo secondo comma è sostituito dal seguente: "Esso si applica fino al 31 dicembre 2004". 9) Sono inseriti gli articoli seguenti: "Articolo 14 Per quanto riguarda i programmi di ricostruzione e di ritorno dei profughi, in un primo tempo nel Kosovo e quando la situazione lo permetterà in altre regioni della Repubblica federale di Iugoslavia, la Commissione può delegarne l'esecuzione a un'agenzia. Tali programmi sono oggetto di una decisione della Commissione. Allo scopo di attuare i programmi di ricostruzione e di ritorno dei profughi di cui al primo comma è istituita l'agenzia europea per la ricostruzione ('l'agenzia'). Articolo 15 1. Per realizzare lo scopo enunciato all'articolo 14 l'agenzia, nei limiti delle sue competenze e secondo le decisioni prese dalla Commissione, esegue i compiti di cui ai paragrafi 2, 3 e 4. 2. L'agenzia raccoglie, analizza e trasmette alla Commissione le informazioni riguardanti quanto segue: a) i danni di guerra, le necessità connesse alla ricostruzione e al ritorno dei profughi e le azioni intraprese al riguardo dai governi, dalle autorità locali e regionali e dalla comunità internazionale; b) le prime necessità delle popolazioni interessate, tenendo conto degli spostamenti verificatisi e delle possibilità di ritorno di tali popolazioni; c) i settori e le zone geografiche in cui è particolarmente necessaria un'assistenza urgente da parte della comunità internazionale. 3. L'agenzia elabora e sottopone alla Commissione, ai fini della loro adozione secondo la procedura di cui all'articolo 12, paragrafo 2, progetti di programmi per la ricostruzione ed il ritorno dei profughi nel Kosovo. 4. L'agenzia assicura l'esecuzione dei programmi di ricostruzione e di ritorno dei profughi decisi dalla Commissione. A tal fine, può essere incaricata dalla Commissione di compiere tutte le attività necessarie all'esecuzione dei programmi, in particolare quanto segue: a) stesura della descrizione delle prestazioni, b) preparazione delle gare e valutazione delle offerte, c) firma dei contratti, d) conclusione di convenzioni di finanziamento, e) aggiudicazione dei contratti secondo le disposizioni previste nel presente regolamento, f) valutazione dei progetti, g) controllo dell'esecuzione dei progetti, h) pagamenti. 5. Oltre ai compiti di cui ai paragrafi 2, 3 e 4, l'agenzia provvede all'esecuzione dei programmi di ricostruzione e di ritorno dei profughi che gli Stati membri e altri donatori le affidino nell'ambito del coordinamento assicurato dalla Commissione con la Banca Mondiale, le istituzioni finanziarie internazionali e la Banca europea per gli investimenti. Articolo 16 L'agenzia ha personalità giuridica. In ciascuno degli Stati membri essa gode della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle legislazioni nazionali; in particolare essa può acquistare o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio. L'agenzia è un organismo senza scopo di lucro. L'agenzia sarà stabilita a Pristina, fatta salva un'eventuale presenza a Skopje o in altre località della regione. Articolo 17 1. L'agenzia ha un consiglio di direzione composto di un rappresentante per ogni Stato membro e di tre rappresentanti della Commissione. 2. I rappresentanti degli Stati membri sono nominati dai rispettivi Stati membri. Questi li designano in funzione delle qualifiche e dell'esperienza pertinenti per le attività dell'agenzia. Uno dei tre rappresentanti della Commissione è un membro della Commissione. 3. Il mandato dei rappresentanti ha una durata di trenta mesi. 4. Il consiglio di direzione è presieduto dalla Commissione. Di regola è presieduto da un membro della Commissione. Il presidente non ha diritto di voto. 5. Il consiglio di direzione adotta il suo regolamento interno. 6. In seno al consiglio di direzione i rappresentanti degli Stati membri e la Commissione dispongono di un voto ciascuno. Le decisioni del consiglio di direzione sono prese alla maggioranza di due terzi dei membri. 7. Il consiglio di direzione decide il regime linguistico dell'agenzia. 8. Il presidente convoca il consiglio di direzione ogni mese. Inoltre lo convoca su domanda del direttore dell'agenzia o di un numero di membri pari almeno alla maggioranza semplice. 9. Sulla base di un progetto presentato dal direttore dell'agenzia, il consiglio di direzione esamina d'intesa con la commissione, entro il 30 novembre di ogni anno, il progetto preliminare del programma di lavoro annuale per l'anno successivo. Il programma di lavoro viene adottato all'inizio di ogni esercizio. Il programma può essere adattato, per quanto necessario, nel corso dell'esercizio secondo la stessa procedura, in particolare in funzione dei programmi adottati dalla Commissione. Le azioni contenute nel programma di lavoro annuale sono accompagnate da una stima delle spese necessarie. 10. Il consiglio di direzione è strettamente associato all'esecuzione dei programmi di ricostruzione. Su proposta del direttore, esso decide in merito alle principali questioni relative alle attività dell'agenzia, e in particolare a quanto segue: a) i progetti di programmi da sottoporre alla Commissione; b) le modalità di esecuzione dei progetti; c) le modalità di valutazione e di buona esecuzione dei progetti; d) le proposte di programmi degli altri donatori che l'agenzia potrebbe attuare; e) la presenza nel consiglio di direzione, in veste di osservatori, di rappresentanti dei paesi e delle organizzazioni che affidano all'agenzia l'esecuzione dei loro programmi. 11. Il consiglio di direzione presenta alla Commissione, entro il 31 marzo di ogni anno, un progetto di relazione annuale sulle attività dell'agenzia per l'anno precedente e sul loro finanziamento. La Commissione adotta la relazione annuale e la trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio. Articolo 18 1. Il direttore dell'agenzia è nominato dal consiglio di direzione su proposta della Commissione per un periodo di trenta mesi. Si può porre fine al suo incarico secondo le stesse procedure. Il direttore è incaricato di quanto segue: a) preparazione e organizzazione dei lavori del consiglio di direzione e in particolare stesura del progetto di programma di lavoro dell'agenzia, b) amministrazione corrente dell'agenzia, c) preparazione dello stato delle entrate e delle spese e esecuzione del bilancio dell'agenzia, d) preparazione e pubblicazione delle relazioni previste dal presente regolamento, e) gestione di tutte le questioni relative al personale, f) attuazione del programma di lavoro annuale di cui all'articolo 17, paragrafo 9, g) esecuzione delle decisioni del consiglio di direzione e degli orientamenti definiti per le attività dell'agenzia. 2. Il direttore risponde della sua gestione al consiglio di direzione e assiste alle riunioni di quest'ultimo. 3. Il direttore è il rappresentante legale dell'agenzia. 4. Il direttore esercita i poteri di autorità avente potere di nomina. 5. Il direttore presenta una relazione trimestrale sull'attività al Parlamento europeo. Articolo 19 1. Tutte le entrate e le spese dell'agenzia devono essere oggetto di previsioni per ogni esercizio finanziario, che coincide con l'anno civile, ed essere iscritte nel bilancio dell'agenzia, che comprende la tabella dell'organico. 2. Nel bilancio dell'agenzia entrate e spese devono risultare in pareggio. 3. Le entrate dell'agenzia comprendono, fatte salve altre risorse, una sovvenzione iscritta nel bilancio generale delle Comunità europee, i pagamenti per servizi resi, nonché fondi provenienti da altre fonti. 4. Il bilancio contiene anche precisazioni sui fondi destinati dagli Stati beneficiari stessi a progetti che beneficiano dell'assistenza finanziaria dell'agenzia. Articolo 20 1. Il direttore elabora ogni anno un progetto di bilancio per l'agenzia, che copre le spese di esercizio e il programma operativo previsto per l'esercizio seguente, e sottopone il progetto al consiglio di direzione. 2. Sulla base del progetto di cui al paragrafo 1, il consiglio di direzione adotta, entro il 15 febbraio, un progetto di bilancio per l'agenzia e lo sottopone alla Commissione. 3. La Commissione esamina il progetto di bilancio per l'agenzia, tenendo conto delle priorità che ha individuato e degli orientamenti finanziari globali relativi all'assistenza alla ricostruzione del Kosovo. Su tale base e nei limiti proposti per l'importo globale necessario all'assistenza a favore del Kosovo, essa fissa il contributo annuo per il bilancio dell'agenzia che deve essere iscritto nel progetto preliminare del bilancio generale delle Comunità europee. 4. Il consiglio di direzione, ricevuto il parere della Commissione, adotta il bilancio dell'agenzia contestualmente al programma di lavoro all'inizio di ogni esercizio finanziario, adeguandolo ai vari contributi accordati all'agenzia e ai fondi provenienti da altre fonti. Il bilancio precisa anche numero, grado e categoria dell'organico dell'agenzia durante l'esercizio in questione. Articolo 21 1. Il direttore cura l'esecuzione del bilancio dell'agenzia. 2. Il controllo finanziario è esercitato dal controllore finanziario della Commissione. 3. Entro il 31 marzo di ogni anno, il direttore sottopone alla Commissione, al consiglio di direzione e alla Corte dei conti particolareggiati di tutte le entrate e spese dell'esercizio precedente. La Corte dei conti esamina tali conti conformemente all'articolo 248 del trattato. 4. Il Parlamento europeo dà atto al direttore dell'esecuzione del bilancio. Articolo 22 Il consiglio di direzione, d'intesa con la Commissione e sentita la Corte dei conti, adotta il regolamento finanziario dell'agenzia precisando in particolare la procedura da seguire per la formazione e l'esecuzione del bilancio dell'agenzia, secondo l'articolo 142 del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 applicabile al bilancio generale delle Comunità europee(3). Articolo 23 Il personale dell'agenzia è soggetto alle norme e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari e altri agenti delle Comunità europee. Il consiglio di direzione, d'intesa con la Commissione, adotta le modalità di applicazione necessarie. Il personale dell'agenzia comprenderà un numero rigorosamente limitato di funzionari assegnati o distaccati dalla Commissione o dagli Stati membri per l'esecuzione delle funzioni direttive. Il resto del personale sarà costituito da altri agenti assunti dall'agenzia per una durata strettamente legata alle esigenze dell'agenzia. Articolo 24 1. La responsabilità contrattuale dell'agenzia è regolata dalla legge applicabile al contratto in causa. 2. In materia di responsabilità extracontrattuale, l'agenzia deve risarcire, conformemente ai principi generali comuni ai diritti degli Stati membri, i danni cagionati dall'agenzia o dai suoi agenti nell'esercizio delle loro funzioni. La Corte di giustizia è competente a conoscere delle controversie relative al risarcimento dei danni. 3. La responsabilità personale degli agenti nei confronti dell'agenzia è regolata dalle disposizioni pertinenti relative al personale dell'agenzia. Articolo 25 1. La Commissione presenta al Consiglio, entro il 31 dicembre 2000, una relazione sullo stato di applicazione del presente regolamento e può all'occorrenza fare proposte, in particolare al fine di istituire una normativa unica per l'assistenza all'Albania, alla Bosnia-Erzegovina, alla Croazia, alla Repubblica federale di Iugoslavia e all'ex Repubblica iugoslava di Macedonia. 2. La Commissione sottopone al Consiglio una proposta relativa allo scioglimento dell'agenzia quando ritiene che questa abbia assolto il suo mandato quale enunciato all'articolo 14". Articolo 2 Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle comunità europee. Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. (1) GU L 204 del 14.8.1996, pag. 1. (2) GU L 122 del 24.4.1998, pag. 1. (3) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1. ALLEGATO PROGETTO PRELIMINARE Di regolamento finanziario dell'agenzia europea per la ricostruzione Testo adottato dal Consiglio di direzione in occasione della riunione di (località) il (giorno) (mese) 1999 IL CONSIGLIO DI DIREZIONE, visto il regolamento (CE) n. ... che istituisce l'agenzia per la ricostruzione, in particolare l'articolo ..., visto l'accordo della Commissione, visto il parere della Corte dei conti, considerando che il citato regolamento stabilisce le regole organiche relative alla gestione dell'agenzia, in appresso "l'agenzia", alla fissazione della sovvenzione annuale a carico del bilancio delle Comunità, alla presentazione e all'adozione del bilancio e ai controlli a cui è soggetta l'agenzia; considerando che, affinché i programmi attuati dall'agenzia possano essere efficaci, occorre un apposito regolamento finanziario che sia flessibile e consenta interventi rapidi, assicurando al tempo stesso la massima trasparenza nella gestione; considerando che l'agenzia dovrà procedere ai pagamenti di molti progetti di piccole dimensioni in conformità alle procedure e che a tal fine essa deve dotarsi di una capacità di controllo efficace della regolarità, legittimità e sana gestione delle operazioni finanziarie, nonché dell'attendibilità dei suoi rendiconti finanziari; considerando che è necessario precisare le modalità di fissazione ed esecuzione del bilancio dell'agenzia, nonché di rendimento e verifica dei conti; che occorre altresì determinare le norme e organizzare il controllo sulle responsabilità degli ordinatori e dei contabili; considerando che il Consiglio europeo di Colonia ha invitato il Consiglio, il Parlamento europeo e la Corte dei conti "a fare tutto quanto in loro potere affinché l'agenzia diventi operativa prima della fine dell'estate", HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: TITOLO PRIMO PRINCIPI GENERALI Articolo 1 1. Il bilancio dell'agenzia, in appresso denominato "bilancio", è l'atto che ogni anno prevede e autorizza preventivamente le entrate e le spese dell'agenzia. Le spese sono autorizzate distintamente in stanziamenti d'impegno e stanziamenti di pagamento secondo il principio degli stanziamenti dissociati. Il bilancio comprende, nelle entrate come nelle spese, rubriche distinte per le attività il cui finanziamento è assicurato da terzi. 2. Gli stanziamenti d'impegno permettono di impegnare nel corso dell'esercizio le attività la cui esecuzione si protrae oltre l'esercizio. Gli stanziamenti di pagamento permettono di procedere al pagamento delle azioni precedentemente impegnate che sono state ordinate e liquidate prima della fine dell'esercizio. 3. Le spese di funzionamento risultanti: - da contratti conclusi, conformemente agli usi locali, oppure, - da disposizioni contrattuali relative, in particolare, alla fornitura di attrezzature, per periodi superiori alla durata dell'esercizio, sono imputate al bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate. Articolo 2 Gli stanziamenti devono essere utilizzati conformemente ai principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia. Si devono fissare obiettivi quantificati, controllandone la realizzazione. Articolo 3 1. Le entrate e le spese sono iscritte in impegno e in pagamento nel bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza contrazione tra loro. 2. Il totale delle entrate copre il totale dei pagamenti. Tuttavia, conservano la propria destinazione le entrate provenienti dalla partecipazione di terzi alle attività dell'agenzia. Tali partecipazioni devono essere autorizzate dal consiglio di direzione, al momento della fissazione del bilancio, o nel corso dell'esercizio, e essere comunicate alla Commissione. Una quota delle spese di gestione, in funzione della relazione esistente a livello dell'agenzia tra spese di funzionamento e spese operative, viene prelevata sulle participazioni man mano che i programmi cui esse contribuiscono sono attuati. 3. Il consiglio di direzione può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell'agenzia, in particolare fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati. Esso ne informa la Commissione. Articolo 4 1. La riscossione delle entrate, gli impegni e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo con imputazione ad un articolo del bilancio. Non può essere impegnata o liquidata nessuna spesa al di là degli stanziamenti autorizzati. 2. Le entrate derivanti da partecipazioni finanziarie di terzi danno luogo all'imputazione degli importi corrispondenti nello stato delle entrate del bilancio dell'agenzia e all'apertura, nello stato delle spese, di stanziamenti per gli stessi importi. Le modalità di esecuzione da definire in conformità all'articolo 74 comportano le disposizioni dettagliate necessarie all'attuazione. Articolo 5 L'esercizio coincide con l'anno civile. Le entrate di un esercizio sono imputate ai conti dell'esercizio nel corso del quale sono state riscosse. Gli impegni di un esercizio sono imputati ai conti dello stesso esercizio sulla base delle spese la cui proposta di impegno sia pervenuta al controllore finanziario entro il 31 dicembre. I pagamenti di un esercizio sono imputati ai conti dello stesso esercizio sulla base delle spese la cui ordinazione sia pervenuta al controllore finanziario entro il 31 dicembre. Articolo 6 L'utilizzazione degli stanziamenti è soggetta alle seguenti disposizioni: 1) a) gli stanziamenti d'impegno e gli stanziamenti di pagamento non utilizzati alla fine dell'esercizio per cui sono stati iscritti sono in generale annullati; b) gli stanziamenti per le retribuzioni e le indennità del personale non possono essere oggetto di riporto; c) Tuttavia, gli stanziamenti non impegnati al 31 dicembre possono essere oggetto di una decisione di riporto, limitato all'esercizio successivo; il direttore trasmette, entro il 31 gennaio, al consiglio di direzione le domande di riporto di stanziamenti debitamente giustificate. Il riporto di tali stanziamenti può essere proposto unicamente per motivi eccezionali per far fronte a necessità imperiose cui non si può sopperire con gli stanziamenti dell'esercizio successivo. In linea di massima, tali riporti sono destinati a coprire spese che rientrano di norma nell'esercizio precedente, ma che, a seguito di ritardi non imputabili agli ordinatori, non hanno potuto essere effettuate in tempo utile. Il consiglio di direzione delibera in merito a tali domande di riporto entro e non oltre il 1o marzo. Gli stanziamenti di pagamento corrispondenti a pagamenti non ancora effettuati al 31 dicembre in base a impegni regolarmente contratti tra il 1o gennaio e il 31 dicembre sono oggetto di un riporto di diritto limitato al solo esercizio successivo. Gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo degli atti di liberalità di cui all'articolo 3, paragrafo 2 sono oggetto di un riporto di diritto. 2) alla fine dell'esercizio sono annullati: a) gli stanziamenti dell'esercizio precedente: - gli stanziamenti che sono stati oggetto di una decisione di riporto ai sensi del punto 1, lettera c), che non sono stati né impegnati né pagati, - gli stanziamenti riportati di diritto che non sono stati oggetto di un pagamento ai sensi del punto 1, lettera d); b) gli stanziamenti dell'esercizio che non sono stati oggetto di un riporto; 3) anteriormente al 1o marzo viene inviato per conoscenza al consiglio di direzione un elenco dei riporti di diritto; 4) per l'esecuzione del bilancio, l'utilizzazione degli stanziamenti riportati è iscritta separatamente, per ogni voce del bilancio, nel conto dell'esercizio in corso. Articolo 7 Le spese di gestione corrente che sono imputabili all'esercizio successivo e che, per loro natura, prendono effetto all'inizio di tale esercizio, possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo, entro i limiti di un quarto del totale dei corrispondenti stanziamenti dell'esercizio in corso. Tuttavia, tali impegni non possono riguardare spese nuove, il cui principio non sia ancora stato ammesso nel bilancio dell'esercizio in corso. Le spese relative ai contratti d'affitto o talune altre spese connesse ed analoghe che, in base a disposizioni giuridiche o contrattuali, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo, a decorrere dal 20 dicembre, ad un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Articolo 8 1. Se il bilancio non è stato adottato in via definitiva all'apertura dell'esercizio, le spese, il cui principio sia stato ammesso nell'ultimo bilancio regolarmente approvato, possono essere effettuate secondo le condizioni fissate nel presente articolo. Una spesa deve considerarsi ammessa, per quanto attiene al suo principio, nell'ultimo bilancio regolarmente approvato, se aveva potuto essere imputata su una determinata linea di bilancio a titolo dell'esercizio di riferimento. 2. Le operazioni di pagamento possono essere effettuate mensilmente, per capitolo, entro i limiti di un dodicesimo degli stanziamenti complessivi iscritti nel capitolo in questione per l'esercizio precedente, tenuto conto degli storni effettuati, a condizione che tale misura non abbia l'effetto di porre a disposizione dell'agenzia, mensilmente, stanziamenti superiori a un dodicesimo dell'importo della sovvenzione prevista per l'agenzia nel progetto o, mancando questo, nel progetto preliminare di bilancio delle Comunità. Le operazioni di impegno possono essere effettuate, per capitolo, nei limiti di un quarto del totale degli stanziamenti iscritti nel capitolo in questione per l'esercizio precedente, tenuto conto degli storni effettuati, aumentato di un dodicesimo per ogni mese trascorso, purché non venga superato l'importo della sovvenzione prevista per l'agenzia nel progetto o, mancando questo, nel progetto preliminare di bilancio delle Comunità. 3. Su richiesta del direttore, il consiglio di direzione può, in base alle necessità di gestione, autorizzare simultaneamente due o più dodicesimi provvisori, purché l'importo autorizzato per ogni capitolo non superi il massimale annuo previsto al paragrafo 2. 4. Se, per un determinato capitolo, l'autorizzazione di due o più dodicesimi provvisori, concessa alle condizioni di cui al paragrafo 3, non consente di fare fronte alle spese necessarie per evitare un'interruzione dell'attività dell'agenzia nel settore in questione, può essere autorizzato, in via eccezionale, il superamento dell'importo di cui al paragrafo 3, in base alla stessa procedura, purché non venga superato l'importo globale degli stanziamenti aperti nel bilancio dell'esercizio procedente. Articolo 8 bis In nessun caso l'agenzia può impegnare azioni la cui durata superi la data di cui all'articolo 27 del regolamento n. ... che istituisce l'agenzia. Articolo 9 Il bilancio è stabilito in euro. Il valore dell'euro e le modalità di conversione tra l'euro e le monete nazionali sono definiti dal regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. TITOLO II PRESENTAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO Articolo 10 1. Il direttore trasmette al consiglio di direzione un progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell'agenzia per l'esercizio successivo, unitamente ad una tabella dell'organico. Il consiglio di direzione redige lo stato di previsione, corredato della tabella dell'organico, e lo trasmette alla Commissione entro e non oltre il 31 marzo. 2. In caso di circostanze inevitabili, eccezionali o impreviste, il direttore può trasmettere al consiglio di direzione stati di previsione suppletivi o rettificativi. Questi stati sono presentati nella stessa forma e secondo la stessa procedura dello stato di cui modificano le previsioni. Essi devono essere giustificati in riferimento a quest'ultimo e essere trasmessi alla Commissione, in generale entro e non oltre la data prevista per la presentazione dello stato di previsione dell'esercizio successivo. Articolo 11 1. In appoggio allo stato di previsione, sono presentati: - una tabella dell'organico che comporta, per ogni categoria del personale, un organigramma dei posti autorizzati e del personale effettivamente in servizio alla data di presentazione dello stato di previsione delle entrate e delle spese, - in caso di variazione dell'organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti, - una previsione trimestrale di tesoreria in pagamenti e incassi. 2. Il direttore premette allo stato di previsione un'introduzione generale che comprende, in particolare: - la definizione della politica che giustifica le richieste di stanziamenti, in particolare la loro rispondenza al programma di lavoro adottato dal consiglio di direzione, - la spiegazione delle variazioni degli stanziamenti da un esercizio all'altro. Articolo 12 Prima dell'inizio dell'esercizio, il consiglio di direzione adotta il bilancio, compresa la tabella dell'organico, assicurando l'equilibrio tra lo stato delle entrate e lo stato delle spese, tenuto conto in particolare della sovvenzione assegnata dall'autorità di bilancio. Il bilancio così adottato è immediatamente trasmesso alla Commissione. Articolo 12 bis In caso di circostanze impreviste, l'agenzia può adottare, in qualsiasi momento, secondo le procedure di cui agli articoli 10, 11 e 12, un bilancio suppletivo e/o rettificativo. Articolo 13 Il bilancio e la tabella dell'organico sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Articolo 14 Il bilancio è suddiviso in titoli, capitoli, articoli e voci in base alla natura o alla destinazione dell'entrata o della spesa, secondo un sistema di classificazione decimale. In esso figurano: 1) nello stato delle entrate: a) le entrate previste per l'esercizio in questione; b) le entrate iscritte per l'esercizio precedente e le entrate constatate dell'ultimo esercizio chiuso; c) gli opportuni commenti per ogni linea di entrate; 2) nello stato delle spese: a) gli stanziamenti di impegno e di pagamento aperti per l'esercizio in questione, suddivisi in titoli, capitoli, articoli e voci; b) secondo la medesima classificazione, gli stanziamenti aperti per l'esercizio precedente e le spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso; c) gli opportuni commenti per ciascuna suddivisione. I commenti possono in particolare fornire indicazioni finanziarie riguardanti: - i progetti del programma di lavoro dell'agenzia, - le prestazioni di servizi per terzi, - i contributi di terzi alle attività dell'agenzia; d) in allegato, una tabella dell'organico che fissa il numero dei posti permanenti e temporanei, per grado in ogni categoria e quadro, con l'indicazione del numero dei posti autorizzati a titolo dell'esercizio precedente. Articolo 15 La tabella dell'organico stabilita dal consiglio di direzione costituisce per l'agenzia un limite tassativo; nessuna nomina è possibile oltre detto limite. I casi di esercizio dell'attività a orario ridotto, autorizzati dal direttore, conformemente al disposto dell'articolo 51 bis dello Statuto dei funzionari delle Comunità europee, possono essere compensati con l'assunzione di altri agenti, entro i limiti stabiliti dal consiglio di direzione. TITOLO III ESECUZIONE DEL BILANCIO SEZIONE I Disposizioni generali Articolo 16 Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione degli ordinatori, dei controllori finanziari e dei contabili. La gestione degli stanziamenti spetta all'ordinatore, che è il solo competente ad impegnare le spese, a accertare i diritti da riscuotere e ad emettere gli ordini di riscossione e di pagamento. Le riscossioni e i pagamenti sono effettuati dal contabile. Le funzioni di ordinatore, di controllore finanziario e di contabile sono incompatibili fra loro. Articolo 17 Il direttore dell'agenzia cura l'esecuzione del bilancio conformemente al presente regolamento finanziario, sotto la propria responsabilità, nei limiti degli stanziamenti assegnati e a norma dell'articolo 2. Il direttore delega i propri poteri alle condizioni da lui specificate ed entro i limiti fissati nell'atto di delega, che viene notificato al delegato, al contabile, al controllore finanziario, al consiglio di direzione e alla Corte dei conti. I delegati possono agire solo nei limiti dei poteri che sono loro espressamente conferiti. Articolo 18 Qualora le entrate e le spese siano gestite con sistemi informatici integrati, si applica il disposto delle sezioni II e III del presente titolo e del titolo VI, tenendo conto delle possibilità e necessità di una gestione informatica. A tal fine, in particolare: - i documenti giustificativi possono rimanere presso l'ordinatore o il contabile per la verifica, - le firme e i visti possono essere apposti mediante la procedura informatica adeguata. Le condizioni di esecuzione del presente articolo sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Articolo 19 Il controllo dell'impegno e del pagamento delle spese e della constatazione e del recupero delle entrate dell'agenzia è effettuato dal controllore finanziario che esercita le proprie funzioni in conformità ai principi di cui all'articolo 2. Il controllore finanziario effettua i controlli sui fascicoli relativi alle spese e alle entrate e, se necessario, sul posto. Il controllore finanziario può essere assistito, nelle sue mansioni, da uno o più controllori finanziari subalterni. Il controllore finanziario deve essere consultato sulla realizzazione dei sistemi contabili dell'agenzia. Egli ha accesso ai dati di tali sistemi. Il controllore finanziario effettua la verifica interna, secondo le modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Tale verifica comporta, tra l'altro, la valutazione dell'efficacia dei sistemi di gestione e di controllo e la verifica della regolarità delle operazioni. Articolo 20 La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese sono effettuati da un contabile designato dal consiglio di direzione. Fermi restando l'articolo 42, secondo comma, e l'articolo 43, il contabile è il solo abilitato al maneggio dei fondi e dei valori, della cui custodia egli è responsabile. Il contabile è incaricato della preparazione degli stati finanziari di cui agli articoli 65 e 66. Il contabile può essere assistito, nelle sue mansioni, da uno o più contabili subalterni, designati secondo le stesse modalità del contabile. Le regole specifiche relative al contabile e ai contabili subalterni sono stabilite nel quadro delle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Articolo 21 1. Gli stanziamenti sono specificati per titolo, capitolo e articolo. 2. Gli stanziamenti aperti in ciascun capitolo o articolo di spesa non possono essere destinati ad altre spese. 3. Tuttavia, il direttore può proporre al consiglio di direzione storni di stanziamenti da capitolo a capitolo. Il consiglio di direzione delibera entro il termine di un mese, trascorso il quale gli storni si considerano approvati. Il consiglio di direzione può, in occasione dell'adozione del bilancio, autorizzare il direttore ad effettuare storni di stanziamenti da capitolo a capitolo. L'autorizzazione deve indicare i capitoli interessati nonché i limiti e le condizioni degli storni in questione. Storni da articolo ad articolo possono essere approvati, a nome dell'agenzia, dal direttore. Il consiglio di direzione è informato di detti storni. 4. Ogni proposta di storno nell'ambito di un capitolo o da capitolo a capitolo è sottoposta al visto del controllore finanziario, il quale attesta la disponibilità degli stanziamenti. 5. Possono essere dotate di stanziamenti mediante storno soltanto le linee di bilancio per le quali lo stato delle spese autorizzi uno stanziamento o rechi la menzione "pro memoria" (p.m.). 6. Il presente articolo è applicabile agli stanziamenti corrispondenti ad entrate stanziate ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, solo a condizione che dette entrate conservino la loro destinazione. Articolo 22 In deroga all'articolo 4 paragrafo 1: a) possono essere detratte dall'importo delle note di spesa, delle fatture o degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al netto: - le penalità inflitte ai titolari di contratti o di appalti, - i ricuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura, effettuata sullo stesso capitolo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato, - il valore dei veicoli, degli apparecchi, dei materiali e degli impianti restituiti, conformemente agli usi commerciali, in occasione dell'acquisto di apparecchi, veicoli, materiali ed impianti nuovi della stessa natura. Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti, i ristorni e i ribassi detratti da fatture e note di spesa; b) Possono essere riutilizzati sulla linea che ha sostenuto la spesa iniziale: - le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente pagate su stanziamenti iscritti nel bilancio, - i proventi di forniture, prestazioni di servizi e lavori effettuati a favore di altre istituzioni o di altri organismi, compreso l'importo delle indennità di missione pagate per conto di altre istituzioni o di altri organismi e da questi rimborsate, - l'importo delle indennità di assicurazione riscosse, - le entrate provenienti da indennità locative, - le entrate provenienti dalla vendita di pubblicazione e film, - l'importo dei rimborsi effettuati degli Stati membri in virtù del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee per quanto concerne gli oneri fiscali inclusi nel prezzo dei prodotti e delle prestazioni forniti all'agenzia, - le entrate provenienti da forniture, prestazioni di servizi e lavori eseguiti a titolo oneroso, - i proventi della vendita di veicoli, materiali ed impianti, nonché di apparecchi e materiali destinati ad usi scientifici e tecnici, ceduti in occasione del loro rinnovo. Le operazioni di riutilizzo devono avere luogo prima della chiusura dell'esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassata l'entrata. Il piano contabile prevede dei conti d'ordine che consentano di seguire le operazioni di riutilizzo sia in entrata che in spesa. c) si possono compensare le differenze di cambio registrate nel corso dell'esecuzione del bilancio, nonché gli interessi creditori e debitori relativi alle operazioni di tesoreria. Solo il risultato finale, positivo o negativo, è riportato nel saldo dell'esercizio. SEZIONE II Entrate e gestione delle disponibilità Articolo 23 1. Ogni misura o situazione tale da far sorgere o modificare un credito dell'agenzia deve essere in via preliminare oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore. Tali previsioni sono trasmesse al controllore finanziario perché vi apponga il visto e al contabile ai fini della registrazione per memoria. Esse riportano in particolare la natura e l'imputazione in bilancio dell'entrata, nonché, per quanto possibile, la valutazione dell'importo e la designazione del debitore. Il visto del controllore accerta: a) l'esattezza dell'imputazione; b) la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni applicabili, in particolare quelle del bilancio e dei regolamenti, e ai principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2. 2. Il controllore finanziario può rifiutare il visto. Il direttore, con decisione debitamente motivata e assumendosene la piena responsabilità, può non tenerne conto. Detta decisione ha efficacia esecutiva e non può essere delegata; essa viene comunicata dal direttore, per conoscenza, al consiglio di direzione, al controllore finanziario e, entro un mese, alla Corte dei conti. 3. L'ordinatore stabilisce, per ciascun credito constatato, un ordine di riscossione che, unitamente ai documenti giustificativi, viene inviato al controllore finanziario perché vi apponga il visto preliminare. Gli ordini di riscossione sono registrati dal contabile, previo visto del controllore finanziario. Il visto del controllore finanziario ha lo scopo di accertare: a) l'esattezza dell'imputazione; b) la regolarità e la conformità dell'ordine di riscossione rispetto alle disposizioni applicabili; c) la regolarità dei documenti giustificativi; d) l'esattezza della designazione del debitore; e) la data di scadenza; f) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2; g) l'esattezza dell'importo e della valuta della somma da riscuotere. Se il controllore finanziario rifiuta il visto si applicano le disposizioni del paragrafo 2. Articolo 24 1. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione debitamente stabiliti. Egli è tenuto a fare sì che alle date previste negli ordini di riscossione sia assicurato l'afflusso degli introiti dell'agenzia e a curare la conservazione dei diritti della stessa. Il contabile informa l'ordinatore e il controllore finanziario del mancato afflusso delle entrate nei termini previsti. 2. Qualora rinunci alla riscossione di un credito constatato, l'ordinatore trasmette preventivamente una proposta di annullamento al contabile per la registrazione e al controllore finanziario per conoscenza. Il direttore informa, entro il termine di un mese, il consiglio di direzione e la Corte dei conti di tutte le decisioni di tale natura. Qualora constati che un atto costitutivo di un credito non è stato adottato o che un credito non è stato riscosso, il contabile ne informa il direttore. Articolo 25 Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile dà luogo al rilascio di una ricevuta. Articolo 26 Il saldo di ogni esercizio è iscritto nel bilancio dell'esercizio successivo, in entrate o in spese, a seconda che si tratti di un'eccedenza o di un disavanzo. Le stime adeguate di dette entrate o spese sono iscritte in bilancio nel corso della procedura di bilancio. Dopo la presentazione dei conti di ogni esercizio, la differenza rispetto alle stime è iscritta nel bilancio dell'esercizio successivo in conformità dell'articolo 10, paragrafo 2. Articolo 27 Qualora il bilancio dell'agenzia preveda una sovvenzione a carico del bilancio generale delle Comunità europee, il consiglio di direzione chiede alla Commissione il versamento di tale sovvenzione sulla base della previsione di cui all'articolo 11, paragrafo 1, terzo trattino e unicamente in funzione del fabbisogno effettivo. SEZIONE III Impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento delle spese 1. Impegno delle spese Articolo 28 1. Per ogni provvedimento di natura tale da comportare una spesa a carico del bilancio l'ordinatore deve redigere preventivamente una proposta di impegno e può procedere a impegni giuridici nei confronti di terzi solo dopo che il controllore finanziario ha concesso il visto sulla base di un controllo la cui ampiezza è commisurata ai rischi del settore controllato. Le spese correnti possono essere oggetto di un impegno provvisorio. 2. Le condizioni di esecuzione del paragrafo 1 sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Esse devono consentire di garantire, sulla base del fabbisogno effettivo, l'esatta contabilizzazione degli impegni e degli ordini di pagamento. Articolo 29 Fatto salvo il disposto dell'articolo 18, le proposte di impegno e i documenti giustificativi riportano, in particolare, l'oggetto, la valutazione, possibilmente indicando la valuta, l'imputazione della spesa in bilancio e la designazione del creditore e sono registrate, previo visto del controllore finanziario, secondo le modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Articolo 30 1. Il visto apposto sulle proposte d'impegno di spesa dal controllore finanziario ha lo scopo di constatare: a) la conformità della presentazione della proposta di impegno al disposto dell'articolo 28, paragrafo 1, b) l'esattezza dell'imputazione; c) la disponibilità degli stanziamenti; d) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili, in particolare del bilancio e dei regolamenti applicabili all'agenzia, nonché di qualsiasi atto emanato in esecuzione di tali regolamenti; e) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2. 2. Il visto non può essere subordinato a condizioni. Articolo 31 Ogni rifiuto di visto del controllore finanziario deve essere debitamente motivato per iscritto e notificato all'ordinatore. Salvo i casi riguardanti l'insufficienza degli stanziamenti, il consiglio di direzione, con decisione debitamente motivata e sotto la sua sola responsabilità, può non tenere conto del rifiuto del visto del controllore finanziario. Tale decisione ha effetto esecutivo e non può essere delegata; essa và comunicata per conoscenza al controllore finanziario e entro il termine di un mese alla Corte dei conti. 2. Liquidazione delle spese Articolo 32 La liquidazione di una spesa da parte dell'ordinatore ha lo scopo di: - verificare l'esistenza dei diritti del creditore; - determinare o verificare l'esistenza e l'importo del credito; - verificare le condizioni di esigibilità del credito. Articolo 33 Ogni liquidazione di spesa è subordinata alla presentazione dei documenti giustificativi che attestano i diritti acquisiti dal creditore e il servizio prestato o l'esistenza di un titolo che giustifichi il pagamento. L'ordinatore abilitato a liquidare le spese procede personalmente all'esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che tale esame sia stato effettuato. 3. Ordinazione delle spese Articolo 34 L'ordinazione è l'atto con il quale l'ordinatore dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione. Articolo 35 L'ordine di pagamento deve riportare: - l'esercizio di imputazione, - l'articolo del bilancio ed eventualmente ogni altra suddivisione necessaria, - l'importo da pagare, in cifre e in lettere, espresso in euro o in moneta nazionale, - il nome e l'indirizzo del beneficiario, - l'oggetto della spesa, - possibilmente, la modalità di pagamento. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore. Articolo 36 L'ordine di pagamento è accompagnato da tutti i documenti giustificativi originali, muniti o corredati di un attestato certificante l'esattezza delle somme da pagare, il ricevimento delle forniture e la prestazione del servizio, nonché, se del caso, l'iscrizione dei beni nell'inventario di cui all'articolo 51. Esso riporta il numero e la data dei visti d'impegno corrispondenti. Le copie dei documenti giustificativi, certificate dell'ordinatore conformi agli originali, possono, se necessario, sostituire gli originali. Articolo 37 1. Qualora fosse versato un acconto, il primo ordine di pagamento è corredato dei documenti che comprovano i diritti del creditore al pagamento dell'acconto. Gli ordini di pagamento successivi fanno riferimento ai documenti già presentati e riportano i riferimenti del primo ordine di pagamento. 2. L'ordinatore può concedere anticipi al personale ove sia esplicitamente previsto da una disposizione regolamentare. L'ordinatore può autorizzare un anticipo destinato a coprire esborsi che un agente deve effettuare per conto dell'agenzia. Al di fuori delle casse di anticipi di cui all'articolo 42, non potrà essere pagato alcun anticipo relativo alle spese di funzionamento che non sia stato preventivamente vistato dal controllore finanziario. Articolo 38 Il controllore finanziario visti gli ordini di pagamento, sulla base di un controllo la cui ampiezza è commisurata ai rischi del settore controllato, al fine di accertare: a) la regolarità dell'emissione dell'ordine di pagamento; b) la concordanza dell'ordine di pagamento con l'impegno di spesa e l'esattezza del suo importo, tenendo conto dei principi e delle esigenze di una sana gestione finanziaria di cui all'articolo 2; c) l'esattezza dell'imputazione; d) la disponibilità degli stanziamenti; e) la regolarità dei documenti giustificativi; f) l'esattezza della designazione del beneficiario. Articolo 39 In caso di rifiuto del visto, è applicabile l'articolo 31. 4. Pagamento delle spese Articolo 40 Il pagamento è l'atto finale che libera l'agenzia dai suoi obblighi verso i creditori. Il pagamento delle spese è assicurato dal contabile entro i limiti dei fondi disponibili. In caso di errore materiale, di contestazione relativa alla validità della quietanza liberatoria o di inosservanza delle forme prescritte dal presente regolamento, il contabile deve sospendere i pagamenti. Articolo 41 In caso di sospensione dei pagamenti, il contabile ne precisa i motivi in una dichiarazione scritta che trasmette immediatamente all'ordinatore e, per conoscenza, al controllore finanziario. Tranne che nell'ipotesi di contestazioni relative alla validità della quietanza liberatoria, l'ordinatore può investire del caso il consiglio di direzione alle condizioni stabilite dal regolamento interno dell'agenzia. Il consiglio di direzione può chiedere per iscritto, sotto la propria responsabilità, che si proceda al pagamento. Articolo 42 I pagamenti vengono effettuati, di massima, su conto bancario o conto corrente postale. Le condizioni di apertura, di funzionamento e di utilizzo di detti conti sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Queste devono indicare, in particolare, le spese il cui pagamento deve essere obbligatoriamente effettuato a mezzo assegno o mediante trasferimento postale o bancario e prevedere, per gli assegni e i trasferimenti bancari o postali, la firma congiunta di due agenti debitamente abilitati. Una delle firme deve essere necessariamente del contabile, di un contabile subalterno o di un amministratore degli anticipi. 5. Cassa degli anticipi Articolo 43 Per il pagamento di talune categorie di spese possono essere costituite casse di anticipi, secondo le modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Solo il contabile può alimentare le casse degli anticipi, tranne che in circostanze specifiche previste nelle modalità di esecuzione del presente regolamento. Le modalità di esecuzione devono determinare, in particolare,: - il modo di designazione degli amministratori degli anticipi, - la natura e l'importo massimo di ogni spesa da pagare, - l'importo massimo degli anticipi che possono essere accordati, - i termini per la presentazione dei documenti giustificativi, - la responsabilità degli amministratori degli anticipi. SEZIONE IV Gestione degli impieghi Articolo 44 1. Sono compilati: a) uno schedario di identificazione degli impieghi, contenente la descrizione delle mansioni e delle attività proprie di ciascun posto di categoria A; b) un organigramma con un piano di organizzazione dei servizi, da cui risultino le competenze di ogni unità amministrativa. 2. I posti che nello stato delle entrate e delle spese sono accompagnati dalla dicitura "da sopprimere" non possono più essere coperti al momento della successiva pubblicazione di posto vacante nella stessa carriera. TITOLO IV STIPULAZIONE DEI CONTRATTI, INVENTARIO, CONTABILITÀ SEZIONE I Contratti di forniture, di lavori e di servizi, locazioni Articolo 45 1. I contratti relativi agli acquisti e alla locazioni di immobili, forniture, mobilio e materiale, alla prestazione di servizi o all'esecuzione di lavori, devono essere stipulati per iscritto. Tranne quelli relativi all'acquisto di un immobile già costruito o all'affitto di un immobile, i contratti sono conclusi: a) mediante gara; b) sulla base di una semplice nota spese o fattura nei casi di cui all'articolo 50; c) mediante trattativa privata nei casi di cui all'articolo 46 e nei limiti fissati da detto articolo. 2. I bandi di gara sono diffusi su Internet, nella CU, serie S, e in qualsiasi altro mezzo di comunicazione appropriato. Tuttavia, la loro diffusione può essere limitata qualora talune prestazioni, per l'importo, per loro natura, o per necessità operative, non possano essere oggetto di una richiesta generale di offerte. 3. Le procedure di gara, i criteri di aggiudicazione, nonché le procedure per le revisioni dei prezzi successive alla stipulazione dei contratti, sono definiti e disciplinati dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74, fermo restando che i criteri di aggiudicazione sono stabiliti in analogia a quelli previsti dal regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. Articolo 46 Si può procedere per trattativa privata: a) quando, per gli acquisti e le locazioni di forniture, mobilio e materiale, le prestazioni di servizi o i lavori, in casi di estrema urgenza, non ci si può attenere ai termini di una delle procedure di gara di cui all'articolo 45; b) quando le aste o le gare sono rimaste senza risultato o i prezzi proposti sono inaccettabili; c) quando, per necessità tecniche o situazioni di fatto o di diritto, l'esecuzione della prestazione può essere assicurata solo da un determinato imprenditore o fornitore; d) per i contratti di forniture, di servizi o di lavori supplementari, che tecnicamente non possono essere separati dal contratto principale. Resta inteso che l'agenzia è tenuta a porre in concorrenza, per quanto possibile e con tutti i mezzi appropriati, i fornitori o gli imprenditori capaci di effettuare la prestazione oggetto del contratto, ad eccezione dei casi di cui alle lettere c) e d). Articolo 47 La partecipazione ai contratti stipulati dall'agenzia è aperta, a parità di condizioni, a tutte le persone fisiche e giuridiche degli Stati membri e degli Stati beneficiari del presente regolamento, nonché a quelle dei paesi beneficiari dei programmi PHARE e MEDA. Sono considerate persone giuridiche di uno Stato membro, di uno Stato beneficiario o di uno Stato beneficiario dei programmi PHARE e MEDA le persone giuridiche costituite conformemente alla legislazione di uno Stato membro o di uno Stato beneficiario o di uno Stato beneficiario dei programmi PHARE e MEDA e aventi l'amministrazione centrale o il centro d'attività principale nei territori in cui si applica il trattato che istituisce la Comunità europea o in uno degli Stati beneficiari o in uno degli Stati beneficiari dei programmi PHARE e MEDA, o che in essi abbiano la sede sociale, quando la loro attività presenti un legame concreto e continuo con l'economia di detti territori o Stati. La partecipazione ai contratti stipulati dall'agenzia e coperti da contributi terzi è regolata dalla convenzione di finanziamento conclusa tra l'agenzia e il donatore interessato. Articolo 48 (Soppresso) Articolo 49 A garanzia dell'esecuzione dei contratti, si può esigere dai fornitori o dagli imprenditori, tra le clausole di garanzia, la costituzione di una cauzione preventiva. L'importo della cauzione è fissato: - in base alle condizioni commerciali abituali per i contratti di forniture, - in base ai capitolati speciali d'appalto per i contratti di lavori. Per i lavori di valore superiore al limite fissato in base alle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74, la cauzione è obbligatoria. Una trattenuta a titolo di garanzia può essere effettuata sino al ricevimento definitivo. L'agenzia pubblica, ogni trimestre su Internet, l'elenco dei beneficiari degli appalti e contratti da essa aggiudicati. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua esecuzione, l'agenzia viene indennizzata di tutte le perdite, degli interessi e delle spese in misura adeguata al danno subito, prelevando in particolare la somma sulla cauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore sia che essa sia versata dall'imprenditore o da terzi. Articolo 50 Si può procedere in base a fattura o semplice nota spese quando il valore presunto delle forniture, dei servizi o dei lavori non supera gli importi fissati dalle modalità di esecuzione del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. SEZIONE II Inventario dei beni mobili e immobili Articolo 51 In conformità al modello adottato dalla Commissione, è tenuto un inventario permanente per quantità e valore di tutti beni immobili ed immobili che costituiscono il patrimonio dell'agenzia. In tale inventario figurano soltanto in beni mobili il cui valore supera un importo fissato dalla modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. L'agenzia fa verificare dai suoi servizi una volta all'anno la concordanza tra le scritture di inventario e la situazione di fatto. Articolo 52 Le vendite di beni mobili sono adeguatamente pubblicizzate, alle condizioni fissate in base alle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Salvo i casi in cui dette vendite avvengono mediante asta pubblica, gli agenti dell'agenzia non possono figurare fra gli acquirenti dei beni mobili da questa rivenduti. Articolo 53 La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione e la scomparsa in seguito a perdita, furto o altre cause, dei beni inventariati devono essere oggetto di una dichiarazione o di un verbale dell'ordinatore, corredati del visto del controllore finanziario. La dichiarazione o il verbale devono constatare, in particolare, l'eventuale obbligo di sostituzione a carico di un agente dell'agenzia o di chiunque altro. La messa a disposizione a titolo gratuito di beni immobili o di grandi impianti dà luogo alla stipulazione di contratti sottoposti al visto del controllore finanziario e forma oggetto di una comunicazione annua alla Commissione al momento della presentazione dello stato di previsione delle entrate e delle spese. Articolo 54 Qualsiasi acquisto di beni mobili o immobili, come definiti dall'articolo 51, viene iscritto, prima del pagamento, nell'inventario permanente. Tale iscrizione deve essere menzionata sulla fattura o sul documento allegato, compilato ai fini del pagamento della spesa. SEZIONE III Contabilità Articolo 55 La contabilità è tenuta in euro per anno civile con il metodo della partita doppia. Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese dell'esercizio unitamente ai documenti giustificativi. Il conto di gestione e il bilancio finanziario sono presentati in euro. Articolo 56 Il piano contabile stabilisce una distinzione tra conti degli oneri e proventi di bilancio, da un lato, e conti di bilancio, dall'altro. Esso consta di due parti: a) i conti degli oneri e dei proventi di bilancio, che permettono di seguire l'esecuzione del bilancio in modo particolareggiato; b) i conti di bilancio che permettono di definire la situazione patrimoniale dell'agenzia. Da tali conti risulterà altresì l'incidenza prevista degli obblighi giuridici dell'agenzia. La contabilità deve permettere di elaborare una situazione patrimoniale annua e una situazione mensile per capitolo e per articolo delle entrate e delle spese di bilancio. Tali situazioni sono trasmesse al controllore finanziario, all'ordinatore e alla Corte dei conti. Articolo 57 Ogni anticipo è contabilizzato su un conto provvisorio e regolarizzato al più tardi durante l'esercizio successivo a quello del pagamento dell'anticipo stesso, ad eccezione degli anticipi a carattere permanente, che vengono riesaminati periodicamente. Tuttavia, gli anticipi di cui all'articolo 37, paragrafo 2, secondo comma sono generalmente liquidati nelle sei settimane successive alla realizzazione dell'obiettivo per cui sono stati accordati. Articolo 58 Le condizioni particolareggiate per la compilazione e il funzionamento del piano contabile, sia per le operazioni patrimoniali che per quelle di bilancio, sono determinate dalle modalità di esecuzione di cui all'articolo 74. Articolo 59 La contabilità viene chiusa alla fine dell'esercizio per permettere di stabilire il bilancio finanziario e il conto di gestione di cui al titolo VI. Il conto di gestione deve essere presentato al controllore finanziario. TITOLO V RESPONSABILITÀ DEGLI ORDINATORI, DEI CONTABILI E DEGLI AMMINISTRATORI DEGLI ANTICIPI Articolo 60 Ogni ordinatore impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria quando accerta i diritti da riscuotere o emette gli ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento senza conformarsi al presente regolamento e alle relative modalità di esecuzione, nonché quando non compila un atto che dà origine ad un credito o non emette o ritarda ingiustificatamente l'emissione di ordini di riscossione. Quanto sopra si applica anche quando l'ordinatore non emette o ritarda ingiustificatamente l'emissione di un ordine di pagamento che possa comportare una responsabilità civile per l'agenzia nei confronti di terzi. Articolo 61 1. Ogni contabile, anche subalterno, impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria per i pagamenti che effettua senza rispettare l'articolo 40, terzo comma. Egli è disciplinarmente e pecuniariamente responsabile di ogni perdita o deterioramento dei fondi, valori e documenti che ha in custodia se la perdita o il deterioramento dipendono da un errore intenzionale o una negligenza grave a lui imputabile. Parimenti, egli è responsabile della corretta esecuzione degli ordini ricevuti per l'utilizzazione e la gestione dei conti bancari e di conti correnti postali, in particolare: a) quando effettua pagamenti o riscossioni non conformi all'importo indicato nell'ordine di pagamento o di riscossione; b) quando paga ad una parte diversa dall'avente diritto o in assenza dei documenti giustificativi previsti dai regolamenti, accordi, contratti e convenzioni di finanziamento applicabili ai pagamenti in questione. 2. Ogni amministratore degli anticipi impegna la propria responsabilità disciplinare ed eventualmente pecuniaria: a) quando non può giustificare con documenti regolari i pagamenti che effettua; b) quando paga ad una parte diversa dall'avente diritto. Egli è disciplinarmente e pecuniariamente responsabile di ogni perdita o deterioramento dei fondi, valori e documenti che ha in custodia se la perdita o il deterioramento dipendono da un errore intenzionale o una negligenza grave a lui imputabile. 3. Il contabile, i contabili subalterni e gli amministratori degli anticipi si assicurano contro i rischi nei quali incorrono ai sensi del presente articolo. L'agenzia si fa carico delle pertinenti spese di assicurazione. Articolo 62 La responsabilità pecuniaria e disciplinare degli ordinatori, dei contabili, dei contabili subalterni e degli amministratori degli anticipi può essere impegnata alle condizioni di cui agli articoli 22 e da 86 a 89 dello Statuto dei funzionari delle Comunità europee. Articolo 63 L'agenzia dispone di un termine di due anni, a decorrere dalla data di presentazione del conto di gestione per deliberare sullo scarico da dare ai contabili delle operazioni ad esso relative. TITOLO VI RENDIMENTO E VERIFICA DI CONTI SEZIONE I Rendimento dei conti Articolo 64 Il direttore stabilisce, annualmente, un conto di gestione dell'agenzia. Il conto di gestione comprende la totalità delle operazioni di entrata e di spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio. Il conto di gestione è preceduto da un'analisi della gestione finanziaria dell'anno in questione. L'agenzia, nell'elaborazione di tale analisi, fornisce precisazioni sulla realizzazione dei principi e degli obiettivi di cui all'articolo 2. Articolo 65 Il conto di gestione comporta le tabelle seguenti, presentate secondo la nomenclatura del bilancio dell'agenzia: 1) una tabella delle entrate comprendente: - le previsioni delle entrate dell'esercizio, con indicazione separata delle entrate e della sovvenzione a carico del bilancio generale delle Comunità europee e delle altre entrate, - le modifiche relative alle previsioni di entrate dovute agli stati suppletivi o rettificativi, - i diritti constatati nel corso dell'esercizio, - i diritti ancora da riscuotere dell'esercizio precedente, - le entrate riscosse nel corso dell'esercizio e le entrate riportate in applicazione dell'articolo 6, paragrafo 3, - gli importi ancora da riscuotere alla fine dell'esercizio, - gli annullamenti dei diritti constatati. A questa tabella, si allega eventualmente uno stato che riporti i saldi e gli importi lordi delle operazioni di cui all'articolo 23; 2) una tabella che illustra l'evoluzione degli stanziamenti dell'esercizio ed evidenzia: - gli stanziamenti iniziali, - le modifiche degli stanziamenti risultanti dagli storni, - le modifiche dovute a stati suppletivi o rettificativi, - gli stanziamenti definitivi dell'esercizio, - gli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 6; 3) una tabella delle spese che illustra l'utilizzazione degli stanziamenti dell'esercizio e evidenzia: - gli impegni contratti a carico dell'esercizio, - i pagamenti effettuati a carico dell'esercizio, - gli importi da pagare alla chiusura dell'esercizio, - gli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 6, - gli stanziamenti annullati. A questa tabella, si allega eventualmente uno stato che riporti i saldi e gli importi lordi delle operazioni di cui all'articolo 22; 4) una tabella che illustra l'utilizzazione degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente e che evidenzia: - l'importo degli stanziamenti riportati, - i pagamenti effettuati a carico degli stanziamenti riportati, - gli stanziamenti non utilizzati da annullare. Articolo 66 1. Il direttore stabilisce inoltre il bilancio finanziario che illustra l'attivo e il passivo dell'agenzia al 31 dicembre dell'esercizio conclusosi. Egli allega a detto bilancio una situazione contabile in movimenti e saldi, stabilita alla stessa data. Il bilancio comprende, all'attivo, l'importo delle entrate da riscuotere e, al passivo, l'importo delle spese dell'esercizio non ancora contabilizzate nei conti. 2. Tali documenti sono presentati al controllore finanziario. Articolo 67 Il direttore trasmette al consiglio di direzione e alle Corte dei conti nonché, per conoscenza, al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione, entro e non oltre il 31 marzo, il conto di gestione, l'analisi della gestione finanziaria e il bilancio finanziario dell'agenzia relativi all'esercizio conclusosi. SEZIONE II Verifica dei conti Articolo 68 Fatti salvi i controlli effettuati dal controllore finanziario, la Corte dei conti esercita le proprie competenze nei riguardi dell'agenzia in conformità al regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. Articolo 69 l'agenzia comunica trimestralmente alla Corte dei conti, entro e non oltre il mese successivo alla fine del trimestre, i documenti giustificativi delle scritture, in particolare i documenti e attestati relativi all'esatta applicazione delle disposizioni che disciplinano l'esecuzione del bilancio, all'impegno e al pagamento delle spese nonché alla constatazione e alla riscossione delle entrate. La Corte dei conti può chiedere chiarimenti all'agenzia in merito ai suddetti documenti giustificativi. Articolo 70 L'agenzia fornisce alla Corte dei conti ogni agevolazione e tutte le informazioni da questa ritenute necessarie per lo svolgimento delle sue funzioni. In particolare essa tiene a disposizione della Corte dei conti tutti i documenti riguardanti la stipulazione dei contratti e ogni conto relativo a movimenti di denaro e di materiali, ogni documento contabile o giustificativo con i relativi documenti amministrativi, tutta la documentazione concernente le entrate e le spese, gli inventari e gli organigrammi dei servizi, che la Corte dei conti ritenga necessari per la verifica documentale o in loco del conto di gestione, e tutti i documenti e dati elaborati o conservati su supporto magnetico. A tal fine, gli agenti soggetti alle verifiche della Corte dei conti e del controllore finanziario sono tenuti, in particolare: a) ad aprire la cassa, esibire il denaro, i valori e il materiale di qualsiasi natura e i documenti giustificativi relativi alla gestione di cui sono depositari, nonché tutti i libri e i registri e qualsiasi documento attinente, b) ad esibire la corrispondenza e qualunque altro documento necessario alla completa esecuzione della verifica. La Corte dei conti è abilitata a verificare i documenti relativi alle entrate e alle spese tenuti dai servizi dell'agenzia e, in particolare, dal servizio responsabile delle decisioni su tali entrate e spese. La verifica della legalità e la regolarità delle entrate e delle spese e il controllo della sana gestione finanziaria si estendono all'utilizzazione, da parte degli organismi esterni all'agenzia, dei fondi comunitari riscossi a titolo di sovvenzioni. Qualsiasi concessione di sovvenzioni ad organismi esterni all'agenzia è subordinata all'accettazione, per iscritto, da parte dei beneficiari, della verifica da parte della Corte dei conti sull'impiego dell'importo delle sovvenzioni concesse. Articolo 71 La relazione della Corte dei conti è stabilita in conformità all'articolo 248 del trattato CE e all'articolo 88 del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle comunità europee. Articolo 72 1. Entro il 30 aprile dell'anno successivo, il Parlamento europeo dà scarico al direttore sull'esecuzione del bilancio. Se tale data non può presto essere rispettata, il Parlamento europeo comunica al direttore i motivi del rinvio di tale decisione. Se il Parlamento europeo rinvia la decisione di scarico, il direttore fa in modo di adottare al più presto i provvedimenti che consentono di rimuovere gli ostacoli a tale decisione. Il Parlamento europeo informa il Consiglio, la Commissione, la Corte dei conti e il consiglio di direzione delle decisioni da esso adottate in applicazione del presente paragrafo. 2. La decisione di scarico riguarda i conti di tutte le entrate e le spese dell'agenzia, nonché il relativo saldo e l'attivo e il passivo dell'agenzia descritti nel bilancio finanziario; essa contiene altresì una valutazione della responsabilità del direttore nell'esecuzione del bilancio dell'anno trascorso. 3. Il direttore adotta ogni misura atta a dare seguito alle osservazioni contenute nelle decisioni di scarico. 4. Il direttore presenta, entro e non oltre il 15 dicembre dell'anno in cui è stata adottata la decisione di scarico, una relazione sulle misure adottate in seguito alle suddette osservazioni e, in particolare, sulle istruzioni da lui impartite a coloro che intervengono nell'esecuzione del bilancio. Queste relazioni sono inviate al Parlamento europeo e alla Corte dei conti e, per conoscenza, al Consiglio e alla Commissione. Il direttore deve inoltre, in un allegato del conto di gestione dell'esercizio successivo a quello della decisione di scarico, rendere conto dei provvedimenti presi a seguito delle osservazioni contenute nella decisione di scarico. 5. I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla compilazione dei conti di gestione e del bilancio finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data della decisione di scarico sull'esecuzione del bilancio. Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse son conservati oltre tale periodo e sino alla fine dell'anno che segue quello di chiusura di dette operazioni. TITOLO VII DISPOSIZIONI FINALI Articolo 73 Il consiglio di direzione comunica, il più rapidamente possibile, alla Corte dei conti tutte le decisioni e tutti gli atti adottati in esecuzione degli articoli 3, 6, 8, 12 e 21. La designazione degli ordinatori, del contabile, dei contabili subalterni e degli amministratori degli anticipi, nonché le deleghe e le designazioni fatte a norma degli articoli 17, 20 e 41 sono notificate alla Corte dei conti e al controllore finanziario della Commissione. Il consiglio di direzione trasmette alla Corte dei conti e alla Commissione i regolamenti interni che esso adotta in materia finanziaria. Articolo 74 Il consiglio di direzione, su proposta del direttore, previa approvazione del controllore finanziario della Commissione, stabilisce le modalità di esecuzione necessarie all'applicazione del presente regolamento. Articolo 75 Il presente regolamento entra in vigore il ...