Mercoledì 11 marzo 2009

Accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (rifusione) ***I

P6_TA(2009)0114

Proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (rifusione) (COM(2008)0229 – C6-0184/2008 – 2008/0090(COD))

2010/C 87 E/62

(Procedura di codecisione – rifusione)

La proposta è stata modificata nel modo seguente l'11 marzo 2009 (1):

(1) La questione è stata rinviata alla commissione competente conformemente all'articolo 53, paragrafo 2, del regolamento (A6-0077/2009).

Mercoledì 11 marzo 2009

P6_TC1-COD(2008)0069

Regolamento (CE) n. …/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (rifusione)

IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 255, paragrafo 2,

vista la proposta della Commissione ║,

deliberando secondo la procedura di cui all'articolo 251 del trattato (1),

considerando quanto segue:

(1) È necessario apportare diverse modifiche sostanziali al regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (2). È quindi opportuno provvedere, per ragioni di chiarezza, alla sua rifusione.

(2) L'articolo 1, secondo comma del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai cittadini.

(3) Questa politica di trasparenza consente una migliore partecipazione dei cittadini al processo decisionale e garantisce una maggiore legittimità, efficienza e responsabilità dell'amministrazione nei confronti dei cittadini in un sistema democratico. La politica di trasparenza contribuisce a rafforzare i principi di democrazia e di rispetto dei diritti fondamentali sanciti dall'articolo 6 del trattato UE e dalla carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea.

(4) La trasparenza dovrebbe altresì rafforzare i principi di buona amministrazione in seno alle istituzioni dell'Unione europea, conformemente all'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea (3) («la Carta»). È opportuno definire di conseguenza procedure interne e predisporre adeguate risorse finanziarie e umane per dare attuazione pratica al principio della trasparenza. [em. 1] ▐ [em. 2] ▐ [em. 3]

(5) La consultazione condotta dalla Commissione ha rivelato che la società civile sostiene ampiamente la richiesta del Parlamento europeo di introdurre una vera e propria legge in materia di informazione che sia applicabile al quadro istituzionale dell'Unione europea, in conformità con il diritto ad una buona amministrazione sancito dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. [em. 92]

(6) Il presente regolamento mira a dare la massima attuazione al diritto di accesso del pubblico ai documenti e a definire i principi generali e le limitazioni , per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano tale accesso a norma dell'articolo 255, paragrafo 2, del trattato CE , tenendo conto dell'esperienza maturata durante le prime fasi di attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 e della risoluzione del Parlamento europeo del 4 aprile 2006 recante raccomandazioni alla Commissione sull'accesso ai testi delle istituzioni ai sensi dell'articolo 192 del trattato CE (4). Il presente regolamento non pregiudica i diritti di accesso ai documenti riconosciuti a Stati membri, autorità giudiziarie od organismi investigativi. [em. 4]

(7) In conformità dell'articolo 255, paragrafo 2, del trattato CE, il presente regolamento definisce i principi generali e le limitazioni, per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso del pubblico ai documenti , a cui tutte le altre normative dell'Unione europea dovrebbero conformarsi ▐. [em. 16]

(8) A norma degli articoli 28, paragrafo 1 e 41, paragrafo 1, del trattato UE, il diritto d'accesso si applica altresì ai documenti relativi alla politica estera e di sicurezza comune, nonché alla cooperazione di polizia e giudiziaria in campo penale. ▐ [em. 5]

(9) La questione dell'accesso ai documenti non forma oggetto di disposizioni specifiche nel trattato che istituisce la Comunità europea per l'energia atomica, motivo per cui, secondo la dichiarazione n. 41 allegata all'atto finale del trattato di Amsterdam, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero ispirarsi al presente regolamento per quanto concerne i documenti inerenti alle attività contemplate da detto trattato.

(10) Il 6 settembre 2006 il Parlamento europeo e il Consiglio hanno adottato il regolamento (CE) n. 1367/2006 sull'applicazione alle istituzioni e agli organi comunitari delle disposizioni della convenzione di Aarhus sull'accesso alle informazioni, la partecipazione del pubblico ai processi decisionali e l'accesso alla giustizia in materia ambientale (5). Con riguardo all'accesso ai documenti contenenti informazioni ambientali, è opportuno che il presente regolamento sia compatibile con il regolamento (CE) n. 1367/2006.

(11) Il Consiglio e la Commissione esercitano la loro funzione legislativa quando, associando il Parlamento europeo, adottano, anche in base a competenze delegate, disposizioni di portata generale, giuridicamente vincolanti per gli Stati membri o al loro interno, tramite regolamenti, direttive, decisioni quadro o decisioni, in virtù delle pertinenti disposizioni dei trattati. [em. 6]

(12) In virtù dei principi democratici di cui all'articolo 6, paragrafo 1, del trattato UE e della giurisprudenza della Corte di giustizia sull'attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001, si dovrebbe garantire un accesso più ampio ai documenti nei casi in cui le istituzioni agiscono in veste di legislatore, anche in base a competenze delegate. I testi giuridici dovrebbero essere redatti in modo chiaro e comprensibile (6) ed essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea; i documenti preparatori e tutte le informazioni pertinenti, inclusi i pareri giuridici e la procedura interistituzionale, dovrebbero essere messi tempestivamente a disposizione dei cittadini in un sito Internet facilmente accessibile. È opportuno che, sulla base del presente regolamento, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione concordino e pubblichino nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea prassi legislative più efficaci, modelli e tecniche redazionali nonché soluzioni specifiche per monitorare l'iter dei documenti preparatori e condividerli con le istituzioni e gli organismi coinvolti nella procedura. [em. 8]

(13) La creazione di un registro interistituzionale dei lobbisti e delle altre parti interessate è lo strumento più logico per promuovere l'apertura e la trasparenza nel quadro del processo legislativo. [em. 11]

(14) La trasparenza del processo legislativo è della massima importanza per i cittadini. Per questo, le istituzioni devono diffondere attivamente i documenti che sono parte del processo legislativo. La diffusione attiva dei documenti va incoraggiata anche in altri settori.

(15) Al fine di integrare il presente regolamento, la Commissione dovrebbe proporre uno strumento, che dovrà essere approvato dal Parlamento europeo e dal Consiglio, che definisca norme comuni che disciplinino il riutilizzo di informazioni e documenti detenuti dalle istituzioni attuando, per analogia, i principi stabiliti nella direttiva 2003/98/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 novembre 2003, relativa al riutilizzo dell'informazione del settore pubblico (7). [em. 22]

(16) Fatta salva la legislazione nazionale in materia di accesso ai documenti, in conformità del principio di cooperazione leale e di certezza del diritto, gli Stati membri non dovrebbero, in fase di attuazione degli atti delle istituzioni dell'Unione europea, arrecare pregiudizio al conseguimento degli obiettivi del presente regolamento, compreso il livello di trasparenza che tenta di garantire a livello comunitario, e, in particolare, dovrebbero assicurare che le loro disposizioni nazionali di attuazione della legislazione comunitaria permettano ai cittadini europei e alle altre persone interessate di comprendere in modo chiaro e preciso i propri diritti e doveri e conferiscano alle giurisdizioni nazionali l'autorità per garantire che detti diritti e doveri siano rispettati. [em. 100]

(17) Il presente regolamento non si prefigge di modificare le normative nazionali in materia di accesso ai documenti. Tuttavia, è evidente che in virtù del principio di cooperazione leale nelle relazioni tra le istituzioni e gli Stati membri, questi dovrebbero garantire che i loro cittadini beneficino a livello nazionale quanto meno del medesimo grado di trasparenza assicurato a livello dell'Unione europea nel quadro dell'attuazione delle disposizioni dell'Unione europea . Analogamente, e fatto salvo il controllo parlamentare nazionale, gli Stati membri dovrebbero fare in modo di non pregiudicare il trattamento dei documenti classificati UE . [em. 20]

(18) I documenti concernenti procedure non legislative, quali gli atti vincolanti di portata non generale, gli atti relativi all'organizzazione interna, all'amministrazione o al bilancio, oppure gli atti non vincolanti di natura politica (come conclusioni, raccomandazioni o risoluzioni) dovrebbero essere facilmente accessibili conformemente al principio di buona amministrazione di cui all'articolo 41 della Carta, tutelando nel contempo l'efficacia del processo decisionale delle istituzioni. Per ciascuna categoria di documenti l'istituzione responsabile e, se del caso, le altre istituzioni associate dovrebbero mettere a disposizione dei cittadini informazioni circa l'iter delle procedure interne, le unità organizzative responsabili, le loro competenze, le scadenze previste e l'ufficio da contattare. È possibile concludere accordi speciali con le parti coinvolte nella procedura anche quando non possa essere autorizzato l'accesso del pubblico ai documenti; le istituzioni dovrebbero tenere in debito conto le raccomandazioni del Mediatore europeo. [em. 9]

(19) Le istituzioni dovrebbero concordare orientamenti comuni sulle modalità di registrazione, classificazione e archiviazione a fini storici dei documenti interni, basandosi sui principi definiti nel presente regolamento. Il regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, del 1o febbraio 1983, concernente l'apertura al pubblico degli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell'energia atomica (8), dovrebbe allora essere abrogato. [em. 10]

(20) Al fine di sviluppare le attività delle istituzioni in settori che richiedono una certa riservatezza, è opportuno creare un sistema di sicurezza generale per il trattamento delle informazioni classificate UE. Per «informazioni classificate UE» si intendono le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o a uno o più Stati membri, sia che le informazioni suddette provengano dall'interno dell'Unione europea sia che esse siano ricevute da Stati membri, paesi terzi oppure organizzazioni internazionali. In base ai principi democratici delineati all'articolo 6, paragrafo 1, del trattato UE, il Parlamento europeo dovrebbe avere accesso alle informazioni classificate UE, in particolare quando la loro consultazione è necessaria per l'adempimento dei doveri legislativi o non legislativi conferiti dai trattati. [em. 13]

(21) Le istituzioni e gli organismi comunitari dovrebbero riservare ai dati personali un trattamento equo e trasparente nel pieno rispetto dei diritti delle persone cui tali dati si riferiscono, come stabilito sia dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (9) , sia dalla giurisprudenza della Corte di giustizia delle Comunità europee («la Corte di giustizia») . Le istituzioni dovrebbero definire le rispettive procedure interne, tenendo in debito conto le raccomandazioni del Garante europeo della protezione dei dati . Dopo l'adozione del regolamento (CE) n. 1049/2001 la giurisprudenza della Corte di giustizia nonché le decisioni e le posizioni adottate dal Mediatore europeo e dal Garante europeo della protezione dei dati hanno chiarito il rapporto fra tale regolamento e il regolamento (CE) n. 45/2001, nel senso che è il regolamento (CE) n. 1049/2001 che deve essere applicato alle richieste di documenti contenenti dati personali e che qualsiasi eccezione alle norme che consentono l'accesso a documenti ed informazioni allo scopo di proteggere i dati personali deve essere basata sulla necessità di proteggere la vita privata e l'integrità dell'individuo . [em. 7]

(22) Il diritto di accesso ai documenti pubblici lascia impregiudicato il diritto di accesso ai dati personali ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001. Quando una persona chiede l'accesso ai dati che la riguardano, l'istituzione dovrebbe di sua propria iniziativa esaminare se quella persona abbia il diritto di accesso ai sensi del regolamento (CE) n. 45/2001. [em. 99]

(23) L'articolo 4 dello Statuto dei deputati al Parlamento europeo esclude i documento dei deputati del Parlamento europeo dal campo di applicazione della definizione di «documento» usato nel presente regolamento. Tali documenti, se trasmessi ad istituzioni al di fuori dell'iter legislativo, sono ancora tutelati dall'articolo 6 dello Statuto dei deputati. Pertanto l'interpretazione del presente regolamento dovrebbe tenere in debito conto la tutela delle attività politiche dei deputati del Parlamento europeo, come sancito nello Statuto dei deputati al fine di tutelare i principi democratici dell'Unione europea. [em. 116]

(24) Occorre stabilire norme chiare che disciplinino la divulgazione di documenti provenienti dagli Stati membri e di documenti di terzi usati nell'ambito di procedimenti giudiziari od ottenuti dalle istituzioni in forza degli specifici poteri di indagine riconosciuti dal diritto comunitario.

(25) La Corte di giustizia delle Comunità europee ha chiarito che l'obbligo di consultare gli Stati membri relativamente alle richieste di accesso a documenti da essi provenienti non conferisce loro il diritto di vietare tale accesso o di invocare leggi o disposizioni nazionali, e che l'istituzione alla quale la richiesta è rivolta può rifiutare l'accesso solo in base alle eccezioni stabilite dal presente regolamento. Permane, tuttavia, l'esigenza di chiarire lo status dei documenti provenienti da terzi, onde garantire che le informazioni relative alle procedure legislative non siano condivise più ampiamente con terzi, ivi comprese le autorità amministrative di paesi terzi, piuttosto che con i cittadini dell'Unione ai quali la legislazione si applicherà. [em. 93 e 110]

(26) Ai sensi dell'articolo 255, paragrafo 1, del trattato CE, la Commissione dovrebbe senza indugio rendere disponibili al pubblico tutti i documenti relativi ai negoziati internazionali in corso sull'Accordo commerciale anticontraffazione (ACTA). [em. 109]

(27) Per dare un carattere più aperto ai lavori delle istituzioni, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione dovrebbero garantire l'accesso non solo ai documenti elaborati dalle istituzioni, ma anche ai documenti da esse ricevuti. Uno Stato membro può chiedere al Parlamento europeo, alla Commissione o al Consiglio di non comunicare a terzi esterni alle istituzioni stesse un documento che provenga da tale Stato senza il suo previo accordo. Se la richiesta è respinta, l'istituzione a cui è stata presentata dovrebbe comunicare i motivi del rifiuto. Conformemente all'articolo 296 del trattato CE, nessuno Stato membro è tenuto a fornire informazioni la cui divulgazione sia dallo stesso considerata contraria agli interessi essenziali della propria sicurezza. [em. 14]

(28) In linea di principio, tutti i documenti redatti o ricevuti dalle istituzioni e concernenti le rispettive attività dovrebbero essere registrati e accessibili al pubblico. Tuttavia, fatto salvo il controllo del Parlamento europeo, l'accesso al documento nella sua integralità o a parte di esso può essere rinviato . [em. 15]

(29) Le istituzioni dovrebbero garantire che lo sviluppo della tecnologia dell'informazione renda più semplice l'esercizio del diritto di accesso e non risulti in una riduzione della quantità di informazioni a disposizione del pubblico. [em. 17]

(30) Per garantire il pieno rispetto del diritto d'accesso, si dovrebbe applicare un procedimento amministrativo in due fasi, con ulteriore possibilità di ricorso dinanzi al giudice o di denuncia presso il Mediatore europeo.

(31) Le istituzioni dovrebbero informare il pubblico in modo coerente e coordinato in merito alle misure di attuazione del presente regolamento e ║ formare il proprio personale a dare assistenza ai cittadini che esercitano i loro diritti ai sensi del presente regolamento. ▐ [em. 19] ▐ [em.21]

(32) A norma dell'articolo 255, paragrafo 3, del trattato CE, nonché dei principi e delle disposizioni illustrati nel presente regolamento, ciascuna istituzione definisce nel proprio regolamento interno disposizioni specifiche riguardanti l'accesso ai propri documenti (10) (11) (12). [em. 23]

(33) Per garantire la piena applicazione del presente regolamento a tutte le attività dell'Unione, i principi in esso stabiliti dovrebbero essere applicati da tutte le agenzie create dalle istituzioni. Tutte le altre istituzioni dell'Unione europea sono invitate ad adottare misure analoghe conformemente all'articolo 1 del trattato UE, [em. 12]

HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

TITOLO I

Principi generali

Articolo 1

Obiettivo

L'obiettivo del presente regolamento è di:

a) definire , ai sensi dell'articolo 255 del trattato CE, i principi, le condizioni e le limitazioni, per motivi di interesse pubblico o privato, che disciplinano il diritto di accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (in prosieguo «le istituzioni») nonché di tutte le agenzie e di tutti gli organismi creati da tali istituzioni , onde garantire ▐ l'accesso più ampio possibile a quei documenti; [em. 24]

b) definire regole che garantiscano l'esercizio più agevole possibile di tale diritto;

c) promuovere all'interno delle istituzioni buone prassi amministrative improntate alla trasparenza, al fine di migliorare l' accesso ai loro documenti. [em. 25]

Articolo 2

Destinatari ▐ [em. 27]

1. Qualsiasi persona fisica o giuridica o qualsiasi associazione di persone fisiche o giuridiche ha un diritto d'accesso ai documenti delle istituzioni, secondo i principi, le condizioni e le limitazioni definite nel presente regolamento. [em. 28]

▐ [em. 29, 30, 31, 32, 33 e 34]

2. Il presente regolamento non si applica ai documenti disciplinati dall'articolo 4 dello Statuto dei deputati al Parlamento europeo. [em. 114]

3. Al fine di garantire la piena applicazione del principio di trasparenza istituzionale è garantito il libero accesso dei cittadini ai documenti riguardanti i dispositivi e le procedure di infrazione. [em. 108]

Articolo 3

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento si applica a tutti i documenti detenuti da un'istituzione, vale a dire i documenti redatti o ricevuti dalla medesima e che si trovano in suo possesso concernenti tutti i settori d'attività dell'Unione europea.

2. I documenti sono resi accessibili al pubblico in formato elettronico, nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea oppure in un registro ufficiale di un'istituzione, o in seguito a richiesta scritta.

I documenti redatti o ricevuti nel corso di una procedura legislativa sono resi direttamente accessibili in virtù dell'articolo 11.

3. Il presente regolamento non pregiudica i diritti più ampi di accesso del pubblico a documenti in possesso delle istituzioni che possono derivare da strumenti di diritto internazionale, da atti delle istituzioni volti a dar loro esecuzione o dalla legislazione degli Stati membri. [em. 35]

Articolo 4

Definizioni

Ai fini del presente regolamento, valgono le seguenti definizioni:

a) «documento», qualsiasi dato o contenuto informativo, a prescindere dal suo supporto (testo su supporto cartaceo o elettronico, registrazione sonora, visiva o audiovisiva) che verta su aspetti relativi alle politiche, attività e decisioni di competenza dell'istituzione . Le informazioni contenute in sistemi elettronici di archiviazione, elaborazione e recupero di dati (inclusi i sistemi esterni utilizzati per l'attività dell'istituzione) costituiscono uno o più documenti. Un'istituzione che intenda creare un nuovo sistema elettronico di archiviazione o modificare sostanzialmente un sistema esistente valuta il probabile impatto sul diritto di accesso previsto dal presente regolamento ed agisce in modo tale da promuovere l'obiettivo della trasparenza. Le funzionalità per il recupero delle informazioni archiviate nei sistemi elettronici di archiviazione da parte delle istituzioni sono adeguate al fine di rispondere a richieste ripetute del pubblico che non possono essere soddisfatte con gli strumenti già a disposizione del sistema operativo ; [em. 36]

b) «documenti classificati», documenti la cui divulgazione potrebbe pregiudicare la tutela degli interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri, in particolare negli ambiti della sicurezza pubblica, della difesa e delle questioni militari, e che possono essere parzialmente o interamente classificati; [em. 37]

c) «documenti legislativi», in linea di principio, documenti elaborati o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione, anche in base a competenze delegate, di atti giuridicamente vincolanti per gli Stati membri o nel loro territorio e per la cui adozione il trattato prevede l'intervento o l'associazione del Parlamento europeo; in via eccezionale si considerano «legislative» anche le misure di portata generale adottate dal Consiglio e dalla Commissione a norma dei trattati senza l'associazione del Parlamento europeo. [em. 101]

d) «documenti non legislativi», documenti elaborati o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti non vincolanti, quali conclusioni, raccomandazioni o risoluzioni o atti giuridicamente vincolanti per gli Stati membri o nel loro territorio, ma che non sono di portata generale come quelli di cui alla lettera c); [em. 39]

e) «documenti amministrativi», documenti relativi al processo decisionale delle istituzioni o atti concernenti questioni organizzative, amministrative o di bilancio interne all'istituzione interessata; [em. 40]

f) «archivio», strumento di un'istituzione per la gestione strutturata della registrazione di tutti i documenti dell'istituzione che fanno riferimento ad una procedura in corso o conclusa di recente; [em. 41]

g) «archivi storici», la parte degli archivi delle istituzioni che è stata selezionata, secondo i termini di cui alla lettera a), ai fini di una salvaguardia permanente; [em. 42]

h) «terzo», qualsiasi persona fisica o giuridica o qualsiasi entità esterna all'istituzione interessata, compresi gli Stati membri, le altre istituzioni e gli altri organi comunitari o non comunitari, nonché i paesi terzi.

Nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e sui siti Internet delle istituzioni è pubblicato un elenco dettagliato di tutte le categorie di atti che rientrano nelle definizioni di cui alle lettere da a) a g). Le istituzioni concordano e pubblicano inoltre i propri criteri comuni per l'archiviazione. [em. 43]

Articolo 5

Documenti classificati

1. In presenza di motivi pubblici ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, e fatto salvo il controllo parlamentare a livello dell'Unione europea e nazionale, un'istituzione classifica un documento qualora la sua divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela degli interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

L'informazione è classificata come segue:

a) «EU TOP SECRET/ UE SEGRETISSIMO»:

questa classificazione si applica soltanto a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare danni di eccezionale gravità agli interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;

b) «EU SECRET/ UE SEGRETO»:

questa classificazione si applica soltanto a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gravemente gli interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;

c) «EU CONFIDENTIAL/ UE RISERVATISSIMO»:

questa classificazione si applica a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gli interessi essenziali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;

d) «EU RESTRICTED/ UE RISERVATO»:

questa classificazione si applica a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri;

2. Le informazioni sono classificate solo se necessario.

Nella misura del possibile, l'originatore indica sul documento classificato la data o il termine a partire dal quale le informazioni in esso contenute possono essere declassate o declassificate.

Per il resto, esso passa in rassegna i documenti almeno ogni cinque anni per verificare se la classificazione iniziale è ancora necessaria.

La classificazione è indicata in modo chiaro e corretto ed è mantenuta solo per il tempo in cui è necessario proteggere l'informazione.

La responsabilità della classificazione delle informazioni e di qualsiasi declassamento o declassificazione successivi spetta unicamente all'istituzione originatrice o a quella che ha ricevuto il documento classificato da un terzo o da un'altra istituzione.

3. Fatto salvo il diritto di accesso da parte di altre istituzioni dell'Unione europea, i documenti classificati sono divulgati a terzi solo con il consenso dell'originatore.

Tuttavia, l'istituzione che rifiuta l'accesso motiva la sua decisione in modo tale da non pregiudicare gli interessi tutelati in virtù dell'articolo 6, paragrafo 1.

Quando più di un'istituzione partecipa al trattamento di un documento classificato, è assegnato lo stesso livello di classificazione e se le istituzioni valutano diversamente la tutela da accordare è avviata una mediazione.

I documenti relativi alle procedure legislative non sono classificati; le misure di attuazione sono classificate prima della loro adozione qualora tale classificazione sia necessaria e finalizzata ad evitare un impatto negativo sulla misura stessa. Gli accordi internazionali relativi alla condivisione di informazioni riservate conclusi a nome dell'Unione europea o della Comunità non possono conferire a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale il diritto di impedire al Parlamento europeo di avere accesso a informazioni riservate.

4. Le domande di accesso a documenti classificati nell'ambito delle procedure di cui agli articoli 17 e 18 o sono trattate solo da persone che abbiano il diritto di venire a conoscenza di tali documenti. Tali persone valutano altresì in che modo si possa fare riferimento a documenti classificati nel registro pubblico.

5. I documenti classificati sono iscritti nel registro di un'istituzione o divulgati solo con il consenso dell'originatore.

6. L'eventuale decisione, da parte di un'istituzione, di rifiutare l'accesso a un documento classificato è motivata in modo tale da non pregiudicare gli interessi tutelati dalle eccezioni previste all'articolo 6, paragrafo 1.

7. Fatto salvo il controllo parlamentare nazionale, gli Stati membri adottano misure atte a garantire che, nel trattamento delle domande concernenti documenti classificati UE, siano rispettati i principi definiti nel presente regolamento.

8. Le norme di sicurezza emanate dalle istituzioni riguardo ai documenti classificati sono rese pubbliche.

9. Il Parlamento europeo ha accesso ai documenti classificati attraverso un apposito comitato di sorveglianza composto di membri nominati dalla sua Conferenza dei presidenti. Tali membri sono soggetti a una specifica procedura di nulla osta e giurano solennemente di non rivelare in alcun modo il contenuto delle informazioni acquisite.

Il Parlamento europeo stabilisce nel suo regolamento interno, e in conformità degli obblighi previsti dai trattati, norme di sicurezza e sanzioni equivalenti a quelle definite nelle norme del Consiglio e della Commissione in materia di sicurezza interna. [em. 44]

Articolo 6

Eccezioni generali al diritto di accesso [em. 45]

1. Fatti salvi i casi di cui all'articolo 5 , le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela dell'interesse pubblico, in ordine: [em. 46]

a) alla sicurezza pubblica interna dell'Unione europea o di uno o più Stati membri ; [em. 47]

b) alla difesa e alle questioni militari;

c) la vita privata e l'integrità dell'individuo, in conformità della legislazione comunitaria in materia di protezione dei dati personali, in particolare delle norme applicabili alle istituzioni di cui all'articolo 286 del trattato CE, nonché dei principi di trasparenza e buona amministrazione enunciati all'articolo 1, lettera c) del presente regolamento; [em. 49]

d) alle relazioni internazionali;

e) alla politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità o di uno Stato membro;

f) all'ambiente, quali i siti di riproduzione delle specie rare.

2. Le istituzioni rifiutano l'accesso a un documento la cui divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di interessi pubblici o privati inerenti : [em. 48]

a) gli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica;

b) i diritti di proprietà intellettuale;

c) la consulenza legale e le procedure giurisdizionali, tranne per quanto riguarda la consulenza legale relativa alle procedure per l'adozione di atti legislativi o di atti non legislativi di portata generale ; [em. 50]

d) gli obiettivi delle attività ispettive, di indagine e di revisione contabile;

e) l'obiettività e l'imparzialità delle procedure di appalto pubblico, fintantoché l'istituzione appaltante non abbia preso una decisione, o l'obiettività e l'imparzialità di una commissione giudicatrice in una procedura per l'assunzione di personale, fintantoché l'autorità investita del potere di nomina non abbia preso una decisione . [em. 51]

▐ [em. 52]

3. Si applicano le eccezioni di cui al paragrafo 2, salvo sussista un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Sussiste un forte interesse pubblico ▐ alla divulgazione quando i documenti richiesti sono stati elaborati o ricevuti nel corso di procedure per l'adozione di atti legislativi o non legislativi di portata generale dell'Unione europea. Nel valutare l'interesse pubblico alla divulgazione è attribuita particolare importanza al fatto che i documenti richiesti si riferiscano alla tutela dei diritti fondamentali o del diritto di vivere in un ambiente sano . [em. 53]

4. La definizione di un interesse pubblico prevalente alla divulgazione deve tenere in debito conto la protezione dell' attività politica e l'indipendenza dei deputati del Parlamento europeo, in particolare per quanto riguarda l'articolo 6 (2) dello Statuto dei deputati. [em. 115]

5. I documenti la cui divulgazione potrebbe arrecare pregiudizio alla tutela di valori ambientali, come i siti di riproduzione delle specie rare, sono divulgati esclusivamente in conformità del regolamento (CE) n. 1367/2006. [em. 54]

6. I dati personali non sono comunicati qualora tale divulgazione pregiudichi la vita privata o l'integrità della persona interessata. Tale pregiudizio non è ritenuto insorgere:

— se i dati si riferiscono esclusivamente alle attività professionali della persona interessata a meno che, date le particolari circostanze, non ci sia una ragione per presumere che la divulgazione arrechi pregiudizio a quella persona;

— se i dati si riferiscono esclusivamente ad una personalità pubblica a meno che, date le particolari circostanze, non ci sia una ragione per presumere che la divulgazione arrechi pregiudizio a quella persona o ad altre persone ad essa collegate;

— se i dati sono già stati pubblicati con il consenso della persona interessata.

I dati personali sono cionondimeno comunicati se un interesse pubblico prevalente ne richiede la divulgazione. In tal caso l'istituzione o l'organismo in questione sono tenuti a precisare l'interesse pubblico, indicando le ragioni per cui, nel caso specifico, l'interesse pubblico prevale rispetto agli interessi della persona in questione.

Qualora rifiutino l'accesso ad un documento sulla base del paragrafo 1, l'istituzione o l'organismo valutano la possibilità di concedere l'accesso parziale a detto documento. [em. 90, 96 e 102]

7. Se solo alcune parti del documento richiesto sono interessate da una delle eccezioni, le parti restanti del documento sono divulgate.

8. Le eccezioni di cui al presente articolo non si applicano ai documenti trasmessi nell'ambito di procedure per l'adozione di atti legislativi o di atti non legislativi di portata generale . Le eccezioni si applicano unicamente per il periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Esse sono applicabili per un periodo massimo di trenta anni. Nel caso di documenti coperti dall'eccezione relativa alla vita privata e all'integrità dell'individuo , l'eccezione può continuare ad essere applicata anche dopo tale periodo, se necessario. [em. 55]

9. Le eccezioni previste nel presente articolo non sono da interpretarsi come facenti riferimento alle informazioni di interesse pubblico relative ai beneficiari di fondi dell'Unione europea che sono disponibili nel quadro del sistema di trasparenza finanziaria. [em. 56]

Articolo 7

Consultazione di terzi [em. 57]

1. I documenti di terzi sono divulgati dalle istituzioni senza consultare l'originatore se è evidente che nessuna delle eccezioni di cui al presente regolamento è applicabile. I terzi sono consultati al fine di valutare se sia applicabile una delle eccezioni di cui al presente regolamento se, al momento della presentazione del documento, hanno richiesto che esso sia trattato in modo specifico . I documenti trasmessi alle istituzioni allo scopo di influenzarne le politiche dovrebbero essere resi pubblici . [em. 58]

2. Ove una domanda riguardi un documento proveniente da uno Stato membro

— che non è stato trasmesso da detto Stato membro nella sua qualità di membro del Consiglio, o

— che non riguarda informazioni trasmesse alla Commissione per quanto concerne l'applicazione della legislazione e delle politiche comunitarie ,

sono consultate le autorità di quello Stato membro. L'istituzione in possesso del documento lo comunica a terzi salvo se lo Stato membro ne motiva la segretazione in base alle eccezioni di cui all'articolo 4 o a disposizioni equivalenti della propria normativa , ovvero obietta, sulla base dell'articolo 296, paragrafo 1, lettera a) del trattato CE, che la divulgazione del documento sarebbe contraria agli interessi essenziali della propria sicurezza . L'istituzione valuta l'idoneità dei motivi addotti dallo Stato membro ▐.[em. 91]

3. Fatto salvo il controllo parlamentare a livello nazionale, qualora uno Stato membro riceva una domanda di accesso a un documento in suo possesso, che provenga da un'istituzione, e non sia chiaro se il documento debba o non debba essere divulgato, lo Stato membro consulta l'istituzione in questione onde adottare una decisione che non metta in pericolo gli obiettivi del presente regolamento. In alternativa, lo Stato membro può deferire all'istituzione la domanda di accesso. [em. 60]

Articolo 8

Riproduzione di documenti

Il presente regolamento non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, che possono limitare il diritto di terzi di ▐ riprodurre o sfruttare i documenti divulgati. [em. 82]

Articolo 9

Principio di buona amministrazione

Sulla base del codice di buona condotta amministrativa, le istituzioni adottano e pubblicano orientamenti generali sulla portata dell'obbligo di riservatezza e di segreto professionale di cui all'articolo 287 del trattato CE, sugli obblighi derivanti da un'amministrazione sana e trasparente e sulla protezione dei dati personali in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001. Detti orientamenti definiscono altresì le sanzioni applicabili nei casi di mancato rispetto del presente regolamento conformemente allo statuto dei funzionari delle Comunità europee, al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee e alle disposizioni interne delle istituzioni. [em. 107]

TITOLO II

Trasparenza legislativa e non legislativa

Articolo 10

Trasparenza legislativa

1. Conformemente ai principi democratici di cui all'articolo 6, paragrafo 1, del trattato UE e alla giurisprudenza della Corte di giustizia sull'attuazione del regolamento (CE) n. 1049/2001, le istituzioni che agiscono in veste di legislatore, anche in base a competenze delegate, garantiscono il massimo accesso possibile alle loro attività.

2. I documenti relativi ai loro programmi legislativi, alle consultazioni preliminari della società civile, alle valutazioni d'impatto e ad ogni altro documento preparatorio connesso a una procedura legislativa sono accessibili in un sito interistituzionale di facile consultazione e pubblicati in una serie speciale della Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

3. In applicazione del presente regolamento, le proposte legislative, come pure altri testi giuridici dell'Unione europea, sono redatte in modo chiaro e comprensibile e le istituzioni concordano orientamenti e modelli redazionali comuni intesi a migliorare la certezza del diritto, in conformità della pertinente giurisprudenza della Corte di giustizia.

4. Nel corso della procedura legislativa, ogni istituzione o organismo associato al processo decisionale pubblica i suoi documenti preparatori e tutte le informazioni collegate, compresi i pareri giuridici, in una serie speciale della Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, come pure su un sito Internet che riproduce il ciclo di vita della procedura in questione.

5. Qualsiasi iniziativa o documento forniti da eventuali parti interessate al fine di influenzare in qualsiasi modo il processo decisionale sono resi pubblici.

6. Una volta adottati, gli atti legislativi sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, come previsto dall'articolo 12.

7. In virtù del principio di leale cooperazione che disciplina le relazioni tra le istituzioni e gli Stati membri, al fine di non arrecare pregiudizio al conseguimento degli obiettivi del presente regolamento, gli Stati membri si adoperano per garantire un livello equivalente di trasparenza in riferimento alle misure nazionali di attuazione degli atti delle istituzioni dell'Unione europea, in particolar modo indicando con chiarezza i riferimenti alle misure nazionali. L'obiettivo è garantire che i cittadini comprendano in modo chiaro e preciso i diritti e doveri derivanti dalle specifiche norme comunitarie e conferire alle giurisdizioni nazionali l'autorità per garantire che tali diritti i doveri siano rispettati conformemente ai principi di certezza del diritto e di tutela delle persone. [em. 103]

Articolo 11

Pubblicazione nella Gazzetta ufficiale

1. In conformità dei principi enunciati nel presente regolamento, le istituzioni concordano la struttura e la presentazione della Gazzetta ufficiale dell'Unione europea, tenendo conto del preesistente accordo interistituzionale.

Fatto salvo l'articolo 6 del presente regolamento, oltre agli atti di cui all'articolo 254, paragrafi 1 e 2 del trattato CE e all'articolo 163 del trattato Euratom, i seguenti documenti sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale:

▐

a) le posizioni comuni adottate dal Consiglio secondo le procedure di cui agli articoli 251 e 252 del trattato CE e le relative motivazioni e la posizione del Parlamento europeo nel quadro di tali procedure;

b) le direttive diverse da quelle di cui all'articolo 254, paragrafi 1 e 2, del trattato CE, le decisioni diverse da di cui all'articolo 254, paragrafo 1, del trattato CE, le raccomandazioni e i pareri; ▐

c) le convenzioni firmate tra Stati membri sulla base dell'articolo 293 del trattato CE;

d) gli accordi internazionali conclusi dalla Comunità ovvero in base all'articolo 24 del trattato UE;

e) le posizioni comuni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

f) le decisioni quadro e le decisioni di cui all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE;

g) le convenzioni stabilite dal Consiglio in base all'articolo 34, paragrafo 2, del trattato UE.

2. Gli altri documenti da pubblicare nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea sono stabiliti tramite una decisione congiunta del Parlamento europeo e del Consiglio, su proposta del comitato direttivo dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea (13). [em. 74 e 105]

Articolo 12

Prassi di trasparenza amministrativa nelle istituzioni [em. 77]

1. Le istituzioni mettono a punto le buone prassi amministrative al fine di facilitare l'esercizio del diritto di accesso garantito dal presente regolamento. Esse organizzano e conservano le informazioni in loro possesso in modo da garantire che il pubblico possa avervi accesso senza ulteriori difficoltà. [em. 78]

2. Onde garantire che i principi di trasparenza e buona amministrazione siano effettivamente applicati, le istituzioni interessate concordano norme di attuazione e procedure comuni per la presentazione, classificazione, declassificazione, registrazione e diffusione dei documenti.

Al fine di facilitare un vero e proprio dibattito tra i soggetti coinvolti nel processo decisionale, e fermo restando il principio di trasparenza, le istituzioni indicano chiaramente ai cittadini se e quando, durante le fasi specifiche del processo decisionale, può non essere concesso un accesso diretto ai documenti. Tali limitazioni non si applicano una volta adottata la decisione. [em. 79]

3. Le istituzioni informano i cittadini in modo corretto e trasparente in merito alla propria struttura organizzativa, precisando le competenze dei propri servizi interni, illustrandone il flusso di lavoro interno, fornendo scadenze indicative per le procedure che rientrano nelle loro competenze e indicando a quali uffici i cittadini possono rivolgersi per ottenere assistenza, informazioni o presentare ricorsi amministrativi. [em. 80]

4. Le istituzioni creano un comitato interistituzionale ai sensi dell'articolo 255 per esaminare e scambiarsi le migliori prassi, individuare gli ostacoli all'accesso e all'utilizzabilità e le fonti di dati non pubblicate, affrontare eventuali divergenze, promuovere l'interoperabilità, il riutilizzo e la fusione dei registri, normalizzare la codificazione dei documenti mediante un'organizzazione europea per la normalizzazione, creare un portale unico dell'Unione europea per garantire l'accesso a tutti i documenti dell'Unione europea e discutere i futuri sviluppi dell'accesso del pubblico ai documenti. [em. 81]

Articolo 13

Trasparenza finanziaria

Le informazioni relative al bilancio UE, alla sua applicazione e ai beneficiari di finanziamenti e sovvenzioni UE sono pubbliche e accessibili ai cittadini.

Tali informazioni devono essere altresì accessibili attraverso un sito web e una banca dati specifici, consultabili sulla base delle informazioni di cui sopra, dedicati alla trasparenza finanziaria all'interno dell'Unione europea. [em. 85]

TITOLO III

Metodo di accesso

Articolo 14

Accesso diretto ai documenti

1. Per quanto possibile, le istituzioni rendono direttamente accessibili al pubblico i documenti in formato elettronico o attraverso un registro, in conformità delle disposizioni previste dall'istituzione in questione. [em. 71]

2. Le istituzioni rendono direttamente accessibili al pubblico tutti i documenti, in formato elettronico o attraverso un registro, in particolare i documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti legislativi o di atti non legislativi di portata generale dell'Unione europea ▐. [em. 72]

3. Per quanto possibile, gli altri documenti, in particolare quelli relativi alla formulazione di una politica o di una strategia, sono resi direttamente accessibili in formato elettronico.

4. Qualora l'accesso diretto non avvenga attraverso il registro, quest'ultimo, per quanto possibile, indica dove si trova il documento.

5. Le istituzioni stabiliscono un'interfaccia comune per i loro registri di documenti e garantiscono in particolare un punto di accesso unico per l'accesso diretto ai documenti redatti o ricevuti nel corso delle procedure per l'adozione di atti legislativi o non legislativi di portata generale . [em. 73]

Articolo 15

Registri

1. Affinché i cittadini possano esercitare effettivamente i diritti di cui godono in virtù del presente regolamento, ciascuna istituzione rende accessibile un registro di documenti. L'accesso al registro dovrebbe aver luogo in forma elettronica. I riferimenti ai documenti sono iscritti senza indugio nel registro.

2. Per ciascun documento il registro contiene un numero di riferimento (compreso, qualora esistente, il riferimento interistituzionale), l'oggetto e/o una breve descrizione del contenuto del documento, nonché la data alla quale il documento è stato ricevuto o redatto e inserito nel registro. I riferimenti sono indicati secondo modalità che non pregiudicano la tutela degli interessi di cui all'articolo 6.

3. Fatti salvi i regolamenti interni delle istituzioni, il registro o il sistema di registri (nel caso di registri molteplici per la stessa istituzione) di ciascuna istituzione contiene in particolare riferimenti:

— ai documenti in entrata e in uscita, come pure alla corrispondenza ufficiale dell'istituzione laddove tale corrispondenza rientri nella definizione di cui all'articolo 4, lettera a),

— agli ordini del giorno e ai resoconti delle riunioni, ai documenti preparati per essere distribuiti prima delle riunioni e agli altri documenti distribuiti durante le riunioni.

Ciascuna istituzione:

— adotta e pubblica entro il … (14) un regolamento interno concernente la registrazione dei documenti,

— garantisce entro il … (15) la piena operatività del suo registro. [em. 70]

Articolo 16

Domande

1. Le domande di accesso a un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, in una delle lingue di cui all'articolo 314 del trattato CE e sono formulate in modo sufficientemente preciso da consentire all'istituzione di identificare il documento in oggetto. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda.

2. Qualora una domanda non sia sufficientemente precisa ▐, l'istituzione , entro quindici giorni lavorativi, chiede al richiedente di chiarirla e lo assiste in tale compito, per esempio fornendo informazioni sull'uso dei registri pubblici di documenti. ▐ [em. 62]

3. Nel caso di una domanda relativa a un documento molto voluminoso o a un numero elevato di documenti, l'istituzione in questione può contattare informalmente il richiedente onde trovare una soluzione equa e pratica.

4. Le istituzioni forniscono informazioni e assistenza ai cittadini sulle modalità e sul luogo di presentazione delle domande di accesso ai documenti.

Articolo 17

Esame delle domande iniziali

1. Le domande di accesso ai documenti sono trattate prontamente. Al richiedente viene inviato un avviso di ricevimento. Entro un termine massimo di quindici giorni lavorativi dalla registrazione della domanda, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine, oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale e informa il richiedente del suo diritto di presentare una domanda di conferma ai sensi del paragrafo 4 del presente articolo. [em. 63]

2. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o a un numero elevato di documenti, il termine di quindici giorni lavorativi di cui al paragrafo 1 può essere prorogato al massimo di altri quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. [em. 64]

3. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può, entro quindici giorni lavorativi dalla ricezione della risposta dell'istituzione, chiedere alla stessa di rivedere la sua posizione, presentando una domanda di conferma , oppure può, se contesta che verrebbe effettivamente arrecato pregiudizio agli interessi in questione e/o afferma che sussiste un interesse prevalente nella divulgazione, chiedere al Mediatore europeo di fornire un parere indipendente e obiettivo sulla questione del pregiudizio e/o dell'interesse pubblico prevalente .

In attesa della presentazione del parere del Mediatore europeo, il termine di cui al paragrafo 1 è sospeso per trenta giorni lavorativi al massimo.

Dopo la presentazione del parere del Mediatore europeo, o quantomeno alla conclusione di un periodo di trenta giorni lavorativi, il richiedente può, entro quindici giorni lavorativi, presentando una domanda di conferma, chiedere all'istituzione di rivedere la sua posizione. [em. 104]

4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, il richiedente ha facoltà di presentare una domanda di conferma.

Articolo 18

Trattamento delle domande di conferma

1. Le domande confermative sono trattate prontamente. Entro quindici giorni lavorativi dalla loro registrazione, l'istituzione concede l'accesso al documento richiesto e fornisce l'accesso ai sensi dell'articolo 10 entro tale termine oppure, con risposta scritta, motiva il rifiuto totale o parziale. In caso di rifiuto totale o parziale, l'istituzione è tenuta ad informare il richiedente dei mezzi di cui questi dispone. [em. 66]

2. In casi eccezionali, per esempio nel caso di una domanda relativa a documenti molto voluminosi o ad un numero elevato di documenti, il termine di cui al paragrafo 1 può essere prorogato al massimo di altri quindici giorni lavorativi, purché il richiedente ne sia previamente informato mediante comunicazione motivata in modo circostanziato. [em. 67]

3. Nel caso di un rifiuto totale o parziale, il richiedente può proporre ricorso presso il Tribunale di primo grado nei confronti dell'istituzione e/o presentare denuncia al Mediatore, a norma degli articoli 230 e 195 del trattato CE rispettivamente.

4. In assenza di risposta nei termini da parte dell'istituzione, la domanda s'intende respinta e il richiedente ha il diritto di ricorrere in giudizio nei confronti dell'istituzione e/o presentare una denuncia al Mediatore a norma dei pertinenti articoli del trattato CE.

▐ [em. 68]

Articolo 19

Accesso a seguito di una domanda

1. L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione sul posto oppure tramite rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica, in base alla preferenza del richiedente.

2. Se un documento è disponibile al pubblico ed è facilmente accessibile al richiedente, l'istituzione può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso ai documenti informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

3. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti (compreso quello elettronico o un formato alternativo, quale il braille, la stampa a grandi caratteri o il nastro magnetico), tenendo pienamente conto della preferenza espressa dal richiedente.

4. Il costo della produzione e dell'invio delle copie può essere posto a carico del richiedente. L'onere non supera il costo effettivo della produzione e dell'invio delle copie. La consultazione in loco, la riproduzione di meno di 20 pagine di formato A4 e l'accesso diretto elettronico o attraverso il registro sono gratuiti. Nel caso di documenti su carta o di documenti in formato elettronico prodotti sulla base di informazioni contenute nei sistemi elettronici di archiviazione, elaborazione e recupero di dati, può essere altresì posto a carico del richiedente il costo effettivo della ricerca e del recupero del documento o dei documenti. Non è imputato alcun costo aggiuntivo se l'istituzione ha già prodotto il documento o i documenti in questione. Il richiedente è informato in anticipo in merito all'importo e al metodo di calcolo dei costi. [em. 69]

5. Il presente regolamento non deroga alle specifiche modalità d'accesso previste dalla normativa comunitaria o nazionale, come il pagamento di un diritto.

Articolo 20

Informazione

1. Ciascuna istituzione adotta i provvedimenti necessari per informare il pubblico dei diritti di cui gode in virtù del presente regolamento.

2. Gli Stati membri cooperano con le istituzioni nel divulgare informazioni ai cittadini.

Articolo 21

Responsabile dell'informazione

1. Ogni direzione generale di ogni istituzione nomina un responsabile dell'informazione incaricato di garantire il rispetto delle disposizioni del presente regolamento e le buone prassi amministrative all'interno della direzione generale.

2. Il responsabile dell'informazione determina quali informazioni è opportuno fornire al pubblico in materia di:

a) attuazione del presente regolamento;

b) buona prassi

e garantisce la diffusione di tali informazioni in forma e maniera adeguate.

3. Il responsabile dell'informazione valuta se i servizi della propria direzione generale si attengono alle buone prassi.

4. Il responsabile dell'informazione può indirizzare il richiedente verso un'altra direzione se le informazioni in questione non rientrano tra le sue competenze, bensì in quelle di una diversa direzione in seno alla stessa istituzione, a condizione che sia in possesso di tale informazione. [em. 106]

TITOLO IV

Disposizioni finali

Articolo 22

Relazioni

1. Ciascuna istituzione pubblica annualmente una relazione riguardante l'anno precedente e comprendente il numero dei casi in cui ha rifiutato l'accesso ai documenti, i motivi di tali rifiuti, nonché il numero dei documenti sensibili non inseriti nel registro.

2. Al più tardi entro il …*, la Commissione pubblica una relazione sull'applicazione dei principi del presente regolamento e formula raccomandazioni comprendenti, ove opportuno, proposte di revisione del presente regolamento rese necessarie da una modifica della situazione attuale, nonché un programma d'azione contenente le misure che le istituzioni dovranno adottare. [em. 83]

Articolo 23

Abrogazione

Il regolamento (CE) n. 1049/2001 è abrogato con effetto dal […].

I riferimenti al regolamento abrogato si intendono fatti al presente regolamento e vanno letti secondo la tavola di concordanza di cui all'allegato.

Articolo 24

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a ║, Per il Parlamento europeo Il presidente Per il Consiglio Il presidente

(1) GU …

(2) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(3) GU C 303 del 14.12.2007, pag. 1.

(4) GU C 293 E del 2.12.2006, pag. 151.

(5) GU L 264 del 25.9.2006, pag. 13.

(6) Accordo interistituzionale del 22 dicembre 1998 sugli orientamenti comuni relativi alla qualità redazionale della legislazione comunitaria (GU C 73 del 17.3.1999, pag. 1).

(7) GU L 345 del 31.12.2003, pag. 90.

(8) GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1.

(9) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(10) GU L 340 del 31.12.1993, pag. 43 .

(11) GU L 46 del 18.2.1994, pag. 58.

(12) GU L 263 del 25.9.1997, pag. 27.

(13) Cfr. articolo 7 del SEC(2008)2109.

(14) Sei mesi dalla data di entrata in vigore del presente regolamento.

(15) Un anno dalla data di entrata in vigore del presente regolamento.