[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 6.6.2005

COM(2005) 239 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO E AL PARLAMENTO EUROPEO

Consolidamento ed espansione del Servizio esterno

1. INTRODUZIONE

La rete delle delegazioni e gli ultimi cambiamenti

Cinquant’anni dopo l'istituzione della prima rappresentanza delle Comunità europee all’estero, il Servizio esterno si è trasformato in una rete molto vasta, coerente ed omogenea. Con la piena attuazione delle ultime decisioni relative all’evoluzione della rete, vi sono adesso 127 delegazioni ed altre rappresentanze, tramite le quali la Commissione rappresenta le Comunità e promuove gli interessi dell’Unione europea in tutto il mondo. Complessivamente, la Commissione è attualmente rappresentata in 155 paesi ed ha 5 delegazioni presso Organizzazioni internazionali. Oltre 1000 funzionari e 3800 altri dipendenti della Commissione sono oggi in servizio all’estero.

Nel 2001 la Commissione ha dato un nuovo impulso alla rete delle delegazioni, avviando un processo di regionalizzazione e una revisione dell’intera rete, in seguito alla quale sono state aperte nuove sedi, ne sono state chiuse altre e sono stati introdotti altri cambiamenti. Nel 2003 la Commissione ha deciso altre modifiche significative destinate a rendere la rete più coerente, tra cui l’apertura di due nuove sedi (nello Yemen e in Nuova Zelanda) e 16 promozioni e cambiamenti di nomi, che hanno indotto a concludere una serie di accordi di costituzione ed a reimpiegare funzionari provenienti da altre delegazioni nelle regioni interessate. Entrambe le Comunicazioni sono state pienamente attuate.

Parallelamente, la Commissione si è impegnata più a fondo per realizzare il processo di deconcentrazione, che costituisce una parte essenziale della sua riforma[1]. Oggi la deconcentrazione è stata applicata nella maggior parte delle 80 delegazioni interessate. A questo scopo è stato necessario mobilitare risorse umane e finanziarie aggiuntive molto consistenti: nel periodo in questione (2000-2004) in tutto 1561 membri del personale (359 funzionari e 1202 agenti esterni) sono stati mobilitati per lavorare nelle delegazioni. Per finanziare il decentramento si è fatto ricorso a varie fonti; in particolare, i costi relativi ai funzionari sono stati coperti tramite l’ex linea di bilancio A-6 del Servizio esterno.

Questo impegno ha reso necessario un cospicuo investimento in termini umani e finanziari. Di conseguenza, la Commissione ha cercato di realizzare le ultime modifiche alla sua rete di delegazioni entro i limiti di bilancio dell'ex titolo A-6 per il 2004, reimpiegando risorse umane e finanziarie (si veda la seguente tabella).

Tabella 1 – Conseguenze finanziarie delle aperture negli ultimi tre anni (stime)

Delegazione | Data di istituzione | Costi di avviamento (in euro) | Costi annuali (in euro) | Totale |

Paraguay | 30/11/2001 | 0 | 102.636 | 102 636 |

Cambogia | 14/12/2001 | 0 | 33.816 | 33 816 |

Nepal | 13/03/2002 | 93.700 | 24.708 | 118 408 |

Singapore | 05/04/2002 | 113.500 | 545.220 | 658 720 |

Taiwan | 27/11/2002 | 113.500 | 371.220 | 484 720 |

Cuba | 29/01/2003 | 83.700 | 72.708 | 156 408 |

Malaysia | 13/02/2003 | 182.200 | 419.928 | 602 128 |

Laos | 20/03/2003 | 93.700 | 21.708 | 115 408 |

Arabia Saudita | 23/09/2003 | 142.200 | 461.928 | 604 128 |

Yemen | 18/12/2003 | 93.700 | 24.708 | 118 408 |

Nuova Zelanda | 16/02/2004 | 113.500 | 383.220 | 496 720 |

Totale | 1.029.700 | 2.461.800 | 3 491 500 |

L’esigenza di assorbire l’impatto finanziario di queste aperture entro i limiti dei fondi disponibili ha ulteriormente ridotto le limitate risorse del Servizio esterno.

2. SVILUPPO DELLA RETE

2.1. Priorità politiche per le prossime aperture

Dopo l’introduzione dei cambiamenti di cui sopra, sono sorte nuove priorità politiche che inducono ad aprire nuove sedi. Si prevede adesso di istituire delegazioni in Svizzera (Berna)[2] e in Moldova (Chisinau)[3]. In seguito si propone di creare una delegazione regionalizzata per l’ Uzbekistan (Tashkent)[4], diretta da un incaricato di affari ad interim sotto l’autorità di un capo delegazione non residente. Inoltre, data l’evoluzione dei rapporti tra l’UE e lo Sri Lanka e la reazione a lungo termine dell’UE allo tsunami nell’Asia sudorientale, si propone, in via prioritaria, di promuovere la delegazione regionalizzata nello Sri Lanka a delegazione a pieno titolo. Si prevede infine di aprire delegazioni in Timor orientale e in Iraq , non appena le condizioni politiche e pratiche lo consentano.

Della maggior parte di queste aperture si parlava già nelle passate proposte, in cui si specificava che avrebbero dovuto essere confermate quando si fossero verificate circostanze adatte. Da un’analisi dell’attuale situazione politica e dai pareri dei servizi interessati, sembra che sia giunto il momento giusto e che tali aperture siano ora opportune e necessarie, per motivi molto importanti:

- Nonostante l’intensità delle relazioni tra UE e Svizzera , la Commissione non dispone ancora di una delegazione a Berna e sia le autorità svizzere, sia la Commissione riconoscono la necessità di aprirne una. Molti sono gli elementi a favore dell’istituzione di una delegazione a Berna: la situazione geografica peculiare della Confederazione elvetica; l’esistenza di rapporti molto stretti tra la Confederazione e l’Unione europea (nessun altro paese terzo ha tanti accordi con l’UE quanti ne ha la Svizzera); l’entità degli scambi commerciali (la Svizzera è il quarto partner commerciale dell’UE in termini assoluti) ed altri ancora. La questione sta diventando ancora più urgente man mano che si sviluppano le relazioni bilaterali.

- Per quanto riguarda la Moldova , la crescita delle relazioni economiche e politiche bilaterali è un elemento a favore di una presenza permanente dell’UE nel paese. Già in passato, per la verità, la Commissione ha dichiarato di essere favorevole a istituire tale presenza non appena la situazione politica lo avesse consentito. La Moldova è l’unico paese interessato da un piano d'azione della politica europea di vicinato nel quale la Commissione non abbia ancora una delegazione. Per realizzare le politiche previste dal piano d’azione occorrerà aprire la delegazione entro il 2005. La Moldova auspica inoltre un maggior coinvolgimento dell’UE nella soluzione della questione della Transnistria; con una delegazione, la Commissione avrà una posizione più adatta per sostenere questo processo.

- Si prevede inoltre, dato lo sviluppo della situazione dei Balcani occidentali, di aprire un ufficio di collegamento in Montenegro.

- Considerata l’evoluzione delle relazioni bilaterali e la risposta a lungo termine dell'Unione europea al cataclisma naturale nell'Asia sudorientale, la delegazione regionalizzata nello Sri Lanka dovrebbe divenire una delegazione a pieno titolo, in grado di sostenere l’impegno dell’UE per aiutare a riparare i danni subiti dal paese.

- Si prevede inoltre di aprire nuove sedi in Uzbekistan e Timor orientale , purché siano soddisfatti i necessari requisiti politici e pratici e siano disponibili risorse adeguate, il che ancora non si verifica. Tali aperture devono essere viste, rispettivamente, nel contesto della crescente importanza dei nostri interessi strategici nell’Asia centrale e in quello dell’adesione di Timor orientale all’accordo di Cotonou tra l’UE e i paesi ACP.

- Analogamente, quando saranno rispettate le condizioni politiche e pratiche, dovrebbe essere istituita una delegazione in Iraq , che possa contribuire agli sforzi dell’UE per stabilizzare tale paese. Al momento non sono disponibili le risorse necessarie.

- Si è infine stabilito di aprire un ufficio di collegamento in Kosovo , considerato prioritario per affrontare l’attuale situazione politica in quella regione. Per il Montenegro tale apertura è giustificata dal punto di vista politico dall'urgenza di rafforzare la presenza dell'UE nella regione e, dal punto di vista dell'assistenza, dalla necessità di sostituire l’AER. L’ufficio in Montenegro dovrebbe essere aperto prima possibile, secondo la disponibilità delle risorse. È inoltre in corso la preparazione di sistemi ad hoc per rappresentare la Commissione presso l’Organizzazione internazionale dell'aviazione civile (Montreal) e il Consiglio d’Europa (Strasburgo).

2.2. Scadenze previste

Date le priorità politiche, la DG Relex sta cercando di promuovere la delegazione dello Sri Lanka entro il maggio 2005 e di aprire la delegazione in Moldova nella prima metà del 2005, mentre quella in Svizzera dovrebbe essere aperta più tardi nel corso dell’anno.

2.3. Risorse umane e di bilancio

Appena sono state definite le suddette priorità politiche, la Commissione ha iniziato a cercare di identificare le risorse necessarie allo scopo. Tuttavia, poiché vi erano varie priorità in conflitto tra loro, gli stanziamenti destinati all'apertura delle nuove delegazioni non hanno potuto essere inseriti nella proposta di bilancio relativa al 2005. È stato pertanto necessario prendere in considerazione mezzi alternativi per finanziare tali aperture, risparmiando in altri settori.

Occorre rammentare che, poiché la rete è già sottoposta a forti pressioni e le precedenti aperture sono già state realizzate ridistribuendo priorità nell’ambito degli stanziamenti assegnati, le opportunità di risparmio identificate sono al momento molto limitate, il che rende necessario stabilire un ordine di priorità per le scadenze delle nuove aperture.

Nonostante questi problemi di bilancio, le priorità politiche descritte sopra rendono necessario aprire al più presto le nuove delegazioni; occorrerà quindi farlo con le risorse attualmente disponibili. Per coprire i costi di gestione, infrastrutture e personale ed altre spese si dovrà ricorrere soprattutto al reimpiego di risorse umane già esistenti, in particolare del personale di altre delegazioni nelle stesse regioni, e alla ridistribuzione di risorse di bilancio provenienti dall’intera rete. Ciò richiederà un’ulteriore razionalizzazione delle risorse disponibili.

In base a tutti gli elementi esaminati, la seguente tabella fornisce un orientamento per quanto riguarda le stime dei costi di base e le scadenze preliminari relative alle aperture.

Tabella 2 – Impatto e scadenze previsti

Delegazione/ progetto | Personale | Costi | Data di apertura auspicata |

Funzionari (1) | Altro personale (1) | Totale dei costi di avviamento previsti (2) | Totale dei costi annuali previsti (1) | Costo totale |

Sri Lanka(4) (promozione) | 3A 2B 1C | 1 AL III (admin) | 678.000 | 718.536 | 1.396.536 | maggio/giugno 2005 |

Moldova(4) | 2A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV(3) | 583.500 | 308.376 | 891.876 | luglio 2005 |

Svizzera | 1A 1B 1C | 1 AL II 1 AL III 1 AL IV | 528.000 | 875.988 | 1.403.988 | ottobre 2005 |

Totale | 6A 4B 3C | 2 AL II 3 AL II 2 AL IV | 1.789.500 | 1.902.900 | 3.692.400 |

(1) Si considerano solo i costi aggiuntivi legati alle aperture/promozioni, in quanto il personale sarà reimpiegato. (2) Tutti i costi saranno coperti da risorse già esistenti nel bilancio 2005, mediante una revisione delle priorità. (3) Quando verranno introdotti agenti contrattuali, per la Moldova sono previsti un segretario e un informatico. (4) Il personale necessario per le sezioni cooperazione/aiuto e finanze-contratti sarà determinato successivamente insieme alla DG Aidco.

3. CONCLUSIONI

Le nuove delegazioni di cui sopra saranno aperte in via prioritaria. Le necessarie risorse finanziarie e umane saranno fornite tramite una ristrutturazione dell’attuale rete, ridistribuendo impieghi e riducendo costi in altri settori. Ciò non deve compromettere la qualità della rete, né nelle nuove delegazioni né nelle delegazioni le cui risorse saranno ridotte per consentire le aperture. Di qui le scadenze graduali proposte sopra.

Tale impegno dev’essere considerato anche nell’ambito delle attività di preparazione per l’applicazione del Trattato costituzionale, se quest’ultimo sarà ratificato dagli Stati membri. Il Trattato, firmato dai capi di Stato e di Governo a Roma il 29 ottobre 2004, comprende una serie di disposizioni che influenzeranno profondamente la struttura e l’organizzazione delle relazioni esterne dell’Unione europea e quindi del Servizio esterno. Fra l’altro, prevede che le delegazioni dell’Unione europea rappresentino l’Unione presso paesi terzi e organizzazioni internazionali.

A questo proposito occorre ricordare che le delegazioni, sebbene appartengano alla struttura gerarchica della Commissione, in pratica agiscono nell’interesse dell’Unione europea nel suo complesso, come illustrato dalla Commissione nella sua Comunicazione del 3 luglio 2001[5]. Infatti esse fanno conoscere, illustrano e applicano la politica dell’UE, analizzando le politiche dei paesi nei quali sono accreditate e conducendo negoziati in base al mandato di cui dispongono.

Le misure descritte nella presente Comunicazione contribuiranno a consolidare e ad espandere una rete più coerente, capace di assumere impegni e compiti supplementari in conformità del Trattato costituzionale.

SCHEDA FINANZIARIA SEMPLIFICATA

Settore di intervento: RELAZIONI ESTERNE Attività: Servizio esterno |

DENOMINAZIONE DELL'AZIONE: COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO E AL PARLAMENTO EUROPEO – CONSOLIDAMENTO ED ESPANSIONE DEL SERVIZIO ESTERNO |

1. LINEA/E DI BILANCIO + DENOMINAZIONE/I

XX.010102: Spese relative al personale in attività di servizio delle delegazioni della Comunità europea

XX.010202: Personale esterno delle delegazioni della Comunità europea

XX.010212: Altre spese di gestione delle delegazioni della Comunità europea

XX.010302: Immobili e spese accessorie delle delegazioni della Comunità europea

2. DATI GLOBALI IN CIFRE

2.1 Dotazione globale per l'azione (Parte B): 2,582 milioni di euro in stanziamenti d’impegno nel 2005 e 1,903 all’anno in seguito.

2.2 Periodo di applicazione

L’espansione prevista nella presente Comunicazione sarà avviata e completata nel corso dell’esercizio 2005. Per quanto riguarda la “promozione” di una delegazione e l’apertura di due nuove delegazioni, non esiste una data limite prevista per l’azione.

2.3 Stima globale pluriennale delle spese

a) Scadenzario stanziamenti d'impegno/stanziamenti di pagamento (intervento finanziario) (cfr. punto 6.1.1)

milioni di euro (al terzo decimale)

Anno n | n + 1 | n + 2 | n + 3 | n + 4 | n + 5 ed eserc. Succ. | Totale |

Stanziamenti di impegno | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

Stanziamenti di pagamento | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

b) Assistenza tecnica e amministrativa (ATA) e spese d'appoggio (SDA) (cfr. punto 6.1.2)

SI |

SP |

Totale parziale a+b |

SI | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

SP | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

SI | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

SP | 2,582 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 1,903 | 12,097 |

2.4 Compatibilità con la programmazione finanziaria e le prospettive finanziarie

La proposta è compatibile con la programmazione finanziaria in vigore.

La proposta implica una riprogrammazione della corrispondente rubrica delle prospettive finanziarie.

Può rivelarsi necessario ricorrere alle disposizioni dell'accordo interistituzionale.

Natura delle spese: si tratta di definire la classificazione economica delle spese distinguendo le spese correnti dalle spese in conto capitale. Tale classificazione consente una migliore articolazione tra la contabilità di bilancio e la contabilità generale.

Spese correnti: collegate agli oneri dell’esercizio.

Spese in conto capitale: collegate alle voci del bilancio. Che tipo di attività sono destinate a finanziare queste spese?

3. CARATTERISTICHE DI BILANCIO

Tipo di spesa | Nuova | Partecipazione EFTA | Partecipazione di paesi candidati | Rubrica delle prospettive finanziarie |

SO | SND | SÌ | NO | NO | N. 5 |

4. BASE GIURIDICA

Statuto dei funzionari delle Comunità europee, in particolare gli articoli da 27 a 31, 33 e 65 bis, nonché gli allegati III, VII e X.

Regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee.

5. DESCRIZIONE E GIUSTIFICAZIONE

5.1 Necessità di un intervento comunitario [6]

5.1.1 Obiettivi

Per gestire meglio le relazioni economiche e politiche della Commissione con la Svizzera e la Moldova, si ritiene necessario in questa fase aprire delegazioni della Commissione in tali paesi. Nel caso dello Sri Lanka, occorre adeguare la struttura della delegazione per far fronte all’evoluzione dei rapporti dell’UE con il paese e per gestire la risposta della Comunità al disastro naturale avvenuto nella regione.

5.1.2 Disposizioni adottate in relazione alla valutazione ex-ante

L’apertura delle nuove delegazioni è decisa in base alle esigenze in termini di sviluppo delle relazioni economiche e politiche della Comunità con i paesi in questione e in stretta collaborazione con tutti i servizi e le altre Direzioni generali interessate.

5.1.3 Disposizioni adottate in seguito alla valutazione ex post

Le delegazioni in questione faranno parte della rete delle delegazioni della Comunità e saranno perciò oggetto di controllo nell'ambito dell’Ispezione delle delegazioni e del controllo interno del Servizio esterno.

5.2 Azioni previste e modalità dell'intervento di bilancio

Si tratta di spese amministrative legate all’apertura di due nuove delegazioni e alla trasformazione di una delegazione regionalizzata in una delegazione normale. Le spese supplementari dell’esercizio 2005 saranno finanziate a partire dagli stanziamenti già esistenti, risparmiando su altre spese. Queste azioni miglioreranno le relazioni politiche ed economiche con i paesi in questione e consentiranno alla Commissione di gestire meglio le sue attività con tali paesi.

5.3 Modalità di attuazione

Come per tutte le spese amministrative delle delegazioni, la gestione sarà effettuata direttamente dalla Commissione utilizzando personale statutario ed esterno (agenti locali).

[1] Gli obiettivi della deconcentrazione erano i seguenti: ridurre nettamente il tempo necessario per realizzare i progetti; aumentare sostanzialmente la qualità e la capacità di reazione nella gestione dei progetti/programmi; garantire solide procedure di gestione finanziaria, tecnica e contrattuale conformi ai più alti standard internazionali in materia di correttezza e affidabilità; migliorare l’impatto e la visibilità delle iniziative comunitarie per la cooperazione e l’aiuto allo sviluppo.

[2] Già prevista nel documento SEC(1998)1261 del 22 luglio 1998.

[3] Suggerita nel documento COM(2001)381 del 3 luglio 2001, purché esistano condizioni adeguate.

[4] Prevista nel documento SEC(1998)1261 del 22 luglio 1998.

[5] COM (2001) 381 del 3 luglio 2001.

[6] Per ulteriori informazioni, si veda la nota esplicativa distinta.