RISOLUZIONE (UE) 2022/1812 DEL PARLAMENTO EUROPEO

del 4 maggio 2022

sul discarico per l’esecuzione del bilancio delle agenzie dell’Unione europea per l’esercizio 2020: prestazioni, gestione finanziaria e controllo

IL PARLAMENTO EUROPEO,

— viste le sue decisioni sul discarico per l’esecuzione del bilancio delle agenzie dell’Unione europea per l’esercizio 2020,

— vista la relazione della Commissione sul seguito dato al discarico per l’esercizio 2019 [COM(2021) 405],

— vista la relazione annuale della Corte dei conti sulle agenzie dell’UE per l’esercizio finanziario 2020, corredata delle risposte delle agenzie (1),

— visto il regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (2), in particolare gli articoli 68 e 70,

— visti gli articoli 32 e 47 del regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione, del 30 settembre 2013, che stabilisce il regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (3),

— visto il regolamento delegato (UE) 2019/715 della Commissione, del 18 dicembre 2018, relativo al regolamento finanziario quadro degli organismi istituiti in virtù del TFUE e del trattato Euratom, di cui all’articolo 70 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio (4), in particolare l’articolo 105,

— visti l’articolo 100 e l’allegato V del suo regolamento,

— visti i pareri della commissione per l’occupazione e gli affari sociali e della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni,

— vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0104/2022),

A. considerando che la presente risoluzione contiene, per ciascun organismo di cui all’articolo 70 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046, le osservazioni orizzontali che accompagnano le decisioni di discarico in conformità dell’articolo 262 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e dell’articolo 3 dell’allegato V del regolamento del Parlamento;

B. considerando che la presente risoluzione contiene altresì, per l’Agenzia di approvvigionamento dell’Euratom, le osservazioni orizzontali che accompagnano la decisione di discarico in conformità dell’articolo 262 del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 e dell’articolo 3 dell’allegato V del regolamento del Parlamento;

C. considerando che le agenzie dell’Unione dovrebbero concentrarsi su missioni che apportano chiaramente un valore aggiunto all’Unione e che l’organizzazione di tali missioni dovrebbe essere ottimizzata al fine di evitare sovrapposizioni, nell’interesse dei contribuenti dell’Unione;

1. accoglie con favore gli sforzi compiuti dalle agenzie per mantenere elevati standard di lavoro e risultati di alta qualità, nonostante i limiti imposti dalla pandemia di COVID-19;

2. sottolinea che la pandemia ha dimostrato ancora una volta che le agenzie svolgono un ruolo cruciale nella politica dell’Unione, occupandosi di attività quali monitorare i contagi negli Stati membri, autorizzare vaccini e trattamenti, pubblicare orientamenti sull’adattamento del luogo di lavoro e proteggere i lavoratori, nonché formulare raccomandazioni per il telelavoro, gli acquisti online e la sanità elettronica, o ancora affrontare la volatilità derivante dalla pandemia nei mercati sotto la loro vigilanza, mostrando grande resilienza, flessibilità e adattabilità;

3. osserva che, per le 32 agenzie decentrate dell’Unione, il totale cumulativo dei bilanci del 2020 ammontava a circa 3 040 000 000 EUR in stanziamenti d’impegno, vale a dire un incremento di circa il 6,55 % rispetto al 2019, e a 2 888 000 000 EUR in stanziamenti di pagamento, ossia un incremento del 19,59 % rispetto al 2019; rileva inoltre che, dei 2 888 000 000 EUR in stanziamenti di pagamento, 2 253 000 000 EUR circa provenivano dal bilancio generale dell’Unione, il che rappresenta il 74,1 % del finanziamento totale delle agenzie nel 2020 (rispetto al 74,8 % del 2019); riconosce inoltre che circa 786 000 000 EUR sono stati finanziati mediante diritti e oneri, nonché con contributi diretti dei paesi partecipanti (un calo del 21,0 % rispetto al 2019);

4. accoglie con favore la conclusione della Corte dei conti europea (in appresso «la Corte») nella sua relazione annuale sulle agenzie dell’UE per l’esercizio finanziario 2020 (in appresso «la relazione della Corte») secondo cui, nel complesso, l’audit condotto dalla Corte sui conti annuali delle agenzie per l’esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2020, nonché sulle entrate alla base di tali conti, ha confermato le risultanze positive segnalate negli anni precedenti; osserva che, secondo la Corte, sono tuttavia necessari miglioramenti per quanto riguarda i pagamenti alla base dei conti;

Principali rischi individuati dalla Corte

5. osserva che, secondo la sua relazione, la Corte ritiene che il rischio complessivo concernente l’affidabilità dei conti delle agenzie, stabilito applicando le norme contabili adottate dal contabile della Commissione e basate sui principi contabili internazionali, sia generalmente basso, come è stato il caso nel 2019;

6. rileva che, stando alla sua relazione, la Corte ritiene che il rischio complessivo per la legittimità e la regolarità delle entrate alla base dei conti delle agenzie sia basso per la maggior parte delle agenzie e medio per le agenzie parzialmente autofinanziate cui si applicano regolamenti specifici per la riscossione di tariffe e altri contributi alle entrate, come è stato il caso nel 2019;

7. constata che la Corte reputa in generale medio il rischio complessivo per la legittimità e la regolarità dei pagamenti alla base dei conti delle agenzie, oscillando da esiguo a elevato per determinati titoli di bilancio; rileva che la Corte considera il rischio per il titolo I (spese per il personale) generalmente basso, per il titolo II (spese amministrative) medio e per il titolo III (spese operative) da basso a elevato, a seconda dell’agenzia in esame e della tipologia di spesa operativa sostenuta; sottolinea che la Corte considera il rischio per il titolo III simile al rischio per il titolo II, ma poiché si tratta di importi molto più elevati per il titolo III, l’impatto è considerato maggiore;

8. osserva che la Corte ritiene che il rischio per la sana gestione finanziaria sia medio, associato principalmente alle procedure di appalto pubblico che non hanno garantito il raggiungimento del miglior rapporto qualità-prezzo possibile;

9. segnala che la Corte ritiene che il rischio per la gestione del bilancio sia basso, dal momento che gli alti livelli di riporti di stanziamenti di impegno rilevati dall’audit della Corte erano giustificati, secondo la Corte, dalla natura pluriennale delle operazioni o da ragioni che esulano dal controllo delle agenzie;

10. prende atto della menzione della Corte di un «altro rischio» connesso alla pandemia di COVID-19, che ha avuto un impatto sul lavoro della Corte, in quanto le restrizioni di viaggio hanno impedito agli auditor di effettuare controlli in loco, ottenere documenti in originale e sostenere colloqui in presenza con il personale delle entità controllate; si compiace del fatto che la Corte abbia comunque svolto il proprio lavoro procedendo a esami documentali e colloqui a distanza con le entità controllate; prende atto della valutazione della Corte secondo cui, malgrado il maggiore rischio di non individuazione dovuto al mancato svolgimento di controlli in loco, gli elementi probatori forniti dalle entità controllate hanno consentito di completare il lavoro e formulare conclusioni al riguardo; prende atto dell’osservazione della Corte secondo cui l’organizzazione del lavoro delle agenzie ha dovuto altresì affrontare alcune sfide connesse alla COVID-19 che avevano implicazioni sulla procedure d’appalto delle agenzie, sulla gestione e l’esecuzione dei contratti, sulle procedure di assunzione, sull’esecuzione del bilancio e sui controlli interni; accoglie con favore le osservazioni specifiche della Corte al riguardo;

11. accoglie con favore il fatto che la Corte abbia dichiarato che nella maggior parte dei casi le agenzie hanno adottato azioni correttive per rispondere alle osservazioni relative agli audit degli esercizi precedenti e invita le agenzie GAI a portare avanti gli sforzi per dare seguito alle osservazioni della Corte, in particolare nei settori del controllo interno, delle procedure di appalto pubblico e della gestione del bilancio;

Gestione finanziaria e di bilancio

12. rileva con soddisfazione che, secondo la relazione annuale della Corte, è stato espresso un giudizio di audit senza rilievi sull’affidabilità dei conti di tutte le agenzie; osserva altresì che la Corte ha espresso un giudizio senza rilievi sulla legittimità e regolarità delle entrate alla base dei conti di tutte le agenzie; constata che la Corte ha espresso un giudizio senza rilievi sulla legittimità e regolarità dei pagamenti alla base dei conti per tutte le agenzie, fatta eccezione per l’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione fra i regolatori nazionali dell’energia (ACER), l’Agenzia dell’Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA) e l’Agenzia dell’Unione europea per la cibersicurezza (ENISA);

13. rileva che, per quanto riguarda l’affidabilità dei conti, la Corte ha pubblicato un «paragrafo d’enfasi» per l’Agenzia europea per i medicinali in merito al contratto di locazione per la precedente sede a Londra, in vigore fino al 2039 e che non prevede una clausola risolutiva; rileva dalla relazione della Corte che l’Agenzia ha sublocato i locali della precedente sede a un subaffittuario, a condizioni conformi ai termini del contratto di locazione principale, e che i canoni di locazione ancora dovuti, gli oneri di servizio associati e i premi di assicurazione locativa a carico dell’Agenzia fino alla scadenza del contratto di locazione sono stimati in un totale di 377 milioni di EUR; osserva che si tratta di un importo considerevole che potenzialmente mette a rischio la continuità finanziaria dell’Agenzia;

14. osserva che, per quanto riguarda la legittimità e la regolarità delle entrate alla base dei conti delle agenzie, la Corte ha pubblicato due paragrafi «altre questioni» per l’Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (ESMA), uno relativo alle commissioni addebitate alle agenzie di rating del credito e uno relativo alle commissioni applicate ai repertori di dati sulle negoziazioni; rileva che la Corte ha osservato, per quanto riguarda le agenzie di rating del credito, che le commissioni addebitate si basano sulle loro entrate in qualità di persone giuridiche, ma non in qualità di gruppo di entità collegate, creando un’opportunità quasi legittima di evitare le commissioni attraverso il trasferimento delle entrate dalle agenzie di rating del credito sotto la giurisdizione dell’Unione a entità a loro collegate residenti al di fuori dell’Unione; rileva che l’ESMA sta facendo fronte a questo rischio attraverso la pubblicazione di un documento di consultazione, che ha portato a una perizia tecnica presentata alla Commissione sulla modifica del regolamento istitutivo dell’ESMA per attenuare il rischio individuato; osserva, per quanto riguarda le commissioni applicate ai repertori di dati sulle negoziazioni, che esse sono calcolate dall’ESMA in base al fatturato pertinente di ciascun repertorio, come presentato nei loro rendiconti finanziari per i quali i revisori indipendenti formulano giudizi in cui dichiarano se essi forniscono un’immagine fedele e veritiera; osserva che la Corte ha rilevato che il numero di negoziazioni segnalate a ciascun repertorio di dati e il numero di negoziazioni segnalate in essere al 31 dicembre 2019, utilizzati come base per il calcolo del fatturato per le commissioni, sono stati sottoposti solo a un esame limitato dei revisori indipendenti e, nel marzo 2021, l’ESMA ha pubblicato un documento di consultazione nel quale proponeva una semplificazione del metodo utilizzato per determinare il fatturato per ovviare al problema individuato;

15. constata che la Corte ha pubblicato un parere inteso a verificare la legittimità e la regolarità dei pagamenti alla base dei conti delle agenzie per tutte le agenzie, fatta eccezione per l’Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione fra i regolatori nazionali dell’energia (ACER), l’Agenzia dell’Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia (eu-LISA) e l’Agenzia dell’Unione europea per la cibersicurezza (ENISA); osserva che il giudizio con rilievi relativo all’ACER riguardava diversi contratti specifici nell’ambito di un contratto quadro per servizi informatici, che i relativi pagamenti nell’esercizio finanziario 2020 sono ammontati a 752 654 EUR (pari al 3,7 % del totale dei pagamenti disponibili nel 2020) e che l’ACER ha adottato misure per prevenire l’uso irregolare del contratto quadro; rileva che il giudizio con rilievi relativo all’eu-LISA è derivato principalmente da un contratto per l’acquisizione di un software diverso da quello offerto nell’ambito del contratto quadro associato, il che ha comportato una deviazione dal contratto quadro, e che l’eu-LISA ha affermato che tale errore è stato corretto; osserva che il giudizio con rilievi relativo all’ENISA è risultato dalla mancanza di una delega formale a un membro del personale che consentisse l’autorizzazione dei pagamenti e che l’ENISA ha adottato misure per garantire che i pagamenti siano effettuati solo con le deleghe richieste in atto;

16. prende atto dell’osservazione della Corte relativa ai contributi dei paesi associati secondo cui i metodi diversi negli accordi per il calcolo dei contributi comportano il rischio di un’attuazione erronea di tali accordi; prende atto dell’invito della Corte alle agenzie in questione a consultare la Commissione per valutare se sia necessario che si allineino agli accordi della Commissione sui contributi e ai metodi di calcolo dei contributi dei paesi associati; sottolinea la necessità di orientamenti orizzontali della Commissione per gli organismi dell’Unione sulle modalità di calcolo dei contributi provenienti da paesi terzi;

17. prende atto dell’osservazione della Corte di livelli eccessivi di riporti, in particolare per l’ACER, l’eu-LISA, l’Agenzia di approvvigionamento dell’Euratom (ESA), l’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali (FRA) e l’Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera (Frontex), e della raccomandazione della Corte affinché le agenzie interessate migliorino ulteriormente la propria pianificazione di bilancio e i cicli di attuazione;

18. deplora che la Corte abbia individuato ulteriori carenze presso varie agenzie in una serie di aspetti che vanno dalla gestione delle commissioni ai ritardi di pagamento, alla comunicazione dei contributi ricevuti e al calcolo dei contributi di paesi terzi al bilancio delle agenzie;

19. osserva che la pandemia di COVID-19 ha comportato una maggiore volatilità delle commissioni fatturate e riscosse per diverse agenzie che percepiscono le commissioni, incidendo sulla pianificazione di bilancio e sulla stabilità finanziaria a seguito delle notevoli riduzioni delle entrate derivanti dalle commissioni nel 2020; osserva che ciò ha influito in particolare sulle entrate dell’Agenzia europea per le sostanze chimiche (ECHA) (7 milioni di EUR in meno di entrate derivanti dalle commissioni rispetto all’importo iscritto al bilancio) e dell’Agenzia dell’Unione europea per la sicurezza aerea (AESA) (3,2 milioni di EUR in meno di entrate derivanti dalle commissioni rispetto al 2019);

20. osserva che la Corte non ha sottoposto ad audit i conti 2020 della Procura europea («EPPO»), dato che l’EPPO è operativa dal 1o giugno 2021;

21. ricorda l’importanza di instaurare e mantenere un dialogo attivo tra la Commissione e le agenzie in merito all’assegnazione di risorse adeguate e alla definizione delle rispettive tabelle dell’organico, in particolare per quanto riguarda il grado al quale sono assegnati i posti.

Prestazione

22. sottolinea il ruolo prezioso svolto dalle agenzie dell’Unione nel coadiuvare le istituzioni di quest’ultima a ideare ed attuare le politiche, in particolare per compiti specifici di natura tecnica, scientifica, operativa o normativa; riconosce il valore dell’importante ed eccellente lavoro svolto dal Cedefop, da Eurofound, dall’EU-OSHA, dall’ETF e dall’Autorità europea del lavoro, le agenzie che operano nel settore dell’occupazione, degli affari sociali e dell’inclusione; ribadisce al riguardo la necessità di garantire sufficienti risorse umane e finanziarie che permettano alle citate agenzie di continuare ad attuare il loro programma di lavoro con un elevatissimo tasso di completamento delle attività; sottolinea l’importanza e il valore aggiunto di ciascuna agenzia nel suo ambito di competenza e autonomia;

23. ricorda che l’Autorità europea del lavoro è stata istituita a marzo 2018 e ha iniziato la sua attività nell’ottobre 2019; si compiace del fatto che i locali dell’Autorità europea del lavoro siano stati inaugurati il 9 novembre 2021;

24. sottolinea il contributo che apporterà l’Autorità europea del lavoro nel garantire che le norme dell’UE in materia di mobilità professionale e di coordinamento della previdenza sociale siano applicate in maniera efficace ed equa, aiutando le autorità nazionali a cooperare per far rispettare tali norme e rendendo più semplice per cittadini e imprese trarre vantaggio dal mercato interno;

25. ricorda che l’Autorità europea del lavoro non è stata sottoposta ad audit nel 2020 perché, secondo la Corte dei conti, non aveva raggiunto la propria autonomia finanziaria;

26. sottolinea l’importanza di rendere l’Autorità europea del lavoro pienamente operativa senza indebito ritardo e insiste sulla necessità di garantire risorse finanziarie sufficienti a tal fine;

27. osserva che, nonostante la conclusione della Corte secondo cui le constatazioni dell’audit per il 2020 hanno confermato le risultanze positive esposte negli anni precedenti, a causa della pandemia di COVID-19, il 2020 non è stato un anno come gli altri; osserva a tal proposito che la Corte ha altresì concluso che, per quanto riguarda i programmi di lavoro e le attività, la pandemia di COVID-19 ha comportato una significativa ridefinizione delle priorità delle risorse e delle attività pianificate e che gli esempi più validi sono presenti nel settore della salute [Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie (ECDC) e l’Agenzia europea per i medicinali (EMA)]; osserva che anche altri settori sono stati interessati, ad esempio, Frontex non ha potuto attuare le attività pianificate a causa delle restrizioni di viaggio in vigore in tutto il mondo, mentre le attività sul campo pianificate dalla Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Eurofound) per la settima indagine europea sulle condizioni di lavoro hanno subito notevoli modifiche, tra cui la perturbazione dell’analisi dell’evoluzione tendenziale delle condizioni di lavoro su un periodo di oltre 20 anni; osserva che le agenzie hanno reagito a tali sfide attraverso azioni pertinenti e adattamenti del lavoro accelerando le misure di digitalizzazione, attraverso una migliore collaborazione e un migliore scambio di informazioni;

28. prende atto della risposta della rete delle agenzie dell’UE (EUAN) all’osservazione sul discarico del 2019 relativa alla creazione di fiducia con i singoli cittadini; osserva che, nonostante l’eterogeneità del pubblico delle agenzie, sono stati compiuti sforzi per aumentare le interazioni con i cittadini tramite i canali di sensibilizzazione disponibili, come i social media e la stampa; osserva che, agevolato dall’EUAN, è stato creato un gruppo di lavoro ad hoc per discutere le caratteristiche principali di un quadro di comunicazione e definire i pilastri strategici; riconosce che le risorse finanziarie e umane disponibili per perseguire tale obiettivo sono limitate e si congratula con le agenzie per aver comunque compiuto progressi in tal senso;

29. rileva dallo studio COST of Non-EU Agencies Focusing on the Health and Safety Cluster of the EU Decentralized Agencies (5) che le sette agenzie dell’Unione dei settori della salute e della sicurezza hanno dimostrato un forte valore aggiunto europeo e che tale aspetto è ampiamente riconosciuto dagli Stati membri e da altri portatori di interessi, comprese le imprese; osserva in particolare che le agenzie dei settori della salute e della sicurezza hanno svolto un ruolo importante nella risposta dell’Unione alla pandemia di COVID-19; osserva che l’ECDC e l’EMA sono stati direttamente coinvolti nell’affrontare le sfide derivanti dalla crisi, monitorando i dati epidemiologici e attraverso l’approvazione dei vaccini, mentre altre agenzie hanno prodotto orientamenti sulla riduzione del rischio di contrarre il virus in particolari settori, come il protocollo per la sicurezza sanitaria del trasporto aereo in relazione alla COVID-19 dell’AESA, le dichiarazioni dell’Autorità europea per la sicurezza alimentare (EFSA) sul rischio di contrarre la COVID-19 attraverso gli alimenti e le relazioni dell’Agenzia europea per la sicurezza marittima (EMSA) in merito all’impatto della pandemia di COVID-19 sul trasporto marittimo; osserva che la COVID-19 ha messo in evidenza la portata della collaborazione tra le agenzie;

30. ritiene che, all’atto di istituire future agenzie, sarà opportuno prestare maggiore attenzione alla pertinenza e alla coerenza, in particolare per quanto riguarda i settori suscettibili di sovrapposizioni di competenze; ritiene opportuno stabilire norme chiare per quanto riguarda l’evoluzione e la conclusione delle missioni delle agenzie;

31. osserva con soddisfazione la persistente e buona cooperazione tra le agenzie nell’ambito di competenza della direzione generale per l’Occupazione, gli affari sociali e l’inclusione della Commissione, che comprendono regolari scambi reciproci di informazioni nella fase di programmazione dei rispettivi programmi di lavoro e l’aggiornamento reciproco sugli sviluppi e i risultati conseguiti;

32. ritiene necessario rafforzare il ruolo delle agenzie quali poli di specializzazione e di rafforzarne la digitalizzazione e l’interoperabilità al fine di conseguire un elevato livello di trasparenza;

33. ribadisce il ruolo importante svolto dalle agenzie dell’Unione del settore «Giustizia e affari interni» (GAI) e dal Garante europeo della protezione dei dati (GEPD), nonché l’importante sostegno che forniscono alle istituzioni, agli organi, agli organismi e alle agenzie dell’Unione, così come agli Stati membri nei settori dei diritti fondamentali, della sicurezza e della giustizia, svolgendo compiti operativi, analitici, gestionali e di monitoraggio; ribadisce pertanto la necessità di garantire adeguate risorse finanziarie e umane a favore delle agenzie in ambito GAI e del GEPD affinché adempiano ai loro mandati in modo pienamente trasparente e nel pieno rispetto dei diritti fondamentali;

34. ricorda che l’annuale scambio di opinioni in seno alla commissione EMPL riguardo ai programmi di lavoro annuali e alle strategie pluriennali delle agenzie è fondamentale per garantire che tali programmi e strategie siano in linea con le reali priorità politiche, segnatamente nel contesto dell’attuazione dei principi sanciti dal pilastro europeo dei diritti sociali, e contribuisce alla riuscita del piano d’azione per l’attuazione del pilastro europeo dei diritti sociali;

35. plaude pertanto alla più intesa cooperazione tra le agenzie nel quadro della rete delle agenzie dell’Unione europea (EUAN), che costituisce un’importante piattaforma di cooperazione tra le agenzie per migliorarne la visibilità, individuare e promuovere eventuali incrementi di efficienza, aggiungere valore e garantire una comunicazione efficiente tra le agenzie e i pertinenti soggetti interessati, principalmente allo scopo di condividere servizi, conoscenze e competenze; chiede consultazioni periodiche tra tutte le agenzie coordinate dall’EUAN;

36. apprezza in particolare e incoraggia la stretta collaborazione tra le agenzie che rientrano tra le competenze della commissione per l’occupazione e gli affari sociali al fine di garantire sinergie, complementarità e condivisione delle risorse;

Politica del personale

37. rileva che nel 2020 le 32 agenzie decentrate hanno comunicato di avere un organico di 9 001 unità, tra cui funzionari, agenti temporanei, agenti contrattuali ed esperti nazionali distaccati (rispetto alle 7 880 del 2019), il che rappresenta un aumento significativo del 14,23 % rispetto al 2019;

38. prende atto della sentenza della Corte dell’11 novembre 2021 (6) per quanto concerne il ricorso ai lavoratori interinali, nell’ambito della quale sono trattate diverse questioni inerenti all’applicazione della direttiva 2008/104/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (7) relativa al lavoro tramite agenzia interinale nelle agenzie dell’Unione; invita tali agenzie a intensificare gli sforzi per ridurre il numero di lavoratori temporanei che sostituiscono membri del personale;

39. osserva che la Corte ha riscontrato un aumento delle carenze riguardanti la gestione delle risorse umane, in particolare in relazione alle procedure di assunzione, in quanto la Corte ha individuato diversi tipi di lacune in sei delle 22 agenzie controllate, quali misure insufficienti per verificare i diritti alle indennità del personale che entra in servizio come agente temporaneo (EMSA), posti vacanti a livello dirigenziale per un periodo eccessivo (EASO, EFSA), mancato svolgimento di controlli interni efficaci durante le procedure di assunzione (ACER), debolezze nella nomina delle commissioni di selezione per le procedure di assunzione (EMA) e carenze nella gestione dei gradi dei nuovi membri del personale (Frontex);

40. rileva, dalla relazione della Corte, che le agenzie hanno subito interruzioni nelle procedure di assunzione e di selezione a causa delle misure di confinamento e delle restrizioni di viaggio dovute alla pandemia di COVID-19; osserva, tuttavia, che le agenzie hanno mostrato resilienza al riguardo: a partire da metà aprile 2020, la maggior parte delle agenzie ha potuto riprendere e continuare le assunzioni attraverso procedure online per la selezione e l’inserimento a distanza; prende atto delle difficoltà segnalate dalle agenzie, come i problemi di connessione durante i colloqui a distanza o l’improvvisa indisponibilità dei candidati e la difficoltà per i candidati di dimostrare certe competenze online; osserva inoltre che il rallentamento delle assunzioni ha generato il rischio di strozzature future in termini di risorse umane, in quanto un numero crescente di futuri membri del personale avrà bisogno di procedure adeguate di inserimento, creazione di fascicoli personali, corsi di formazione e valutazioni; invita le agenzie a tenere informata l’autorità di discarico sull’aumento di tali rischi e sulle azioni di mitigazione intraprese; invita le agenzie a condividere la loro esperienza con altre agenzie nell’affrontare questi rischi;

41. sottolinea la necessità di evitare il sovraccarico digitale ed evidenzia che il personale dovrebbe lavorare soltanto durante l’orario di lavoro; accoglie con favore i nuovi strumenti della Fondazione europea per la formazione (ETF) recentemente caricati per la trasmissione di messaggi durante l’orario di lavoro; invita le altre agenzie a seguire l’esempio dell’ETF come buona prassi;

42. osserva con preoccupazione che nel 2020 non vi è stato alcun equilibrio di genere tra il personale, con una distribuzione non uniforme a livello dirigenziale, con il 74,6 % di uomini e il 25,4 % di donne, una distribuzione di genere del 52,7 % di uomini e del 47,3 % di donne tra il personale in generale e il 63,4 % di uomini e il 36,6 % di donne nei consigli di amministrazione delle agenzie; ribadisce l’ambizione delle agenzie di allinearsi alla Commissione per raggiungere un equilibrio di genere pari al 50 % a tutti i livelli dirigenziali entro la fine del 2024;

43. rileva, per quanto riguarda le osservazioni di follow-up sull’equilibrio di genere, che le agenzie non hanno alcuna influenza sulla nomina dei membri del consiglio di amministrazione o del direttore esecutivo e pertanto sul conseguente equilibrio di genere; osserva che diverse agenzie hanno riferito di aver adottato misure per conseguire un migliore equilibrio di genere nell’alta dirigenza quando i posti sono diventati vacanti; osserva tuttavia con preoccupazione l’assenza di un equilibrio di genere per quanto riguarda l’alta dirigenza nel 2020 e che pertanto tali misure non sembrano aver avuto un impatto positivo; ribadisce il suo invito alle agenzie ad adoperarsi per migliorare l’equilibrio di genere nell’alta dirigenza;

44. rileva che l’equilibrio geografico del personale delle agenzie dell’Unione segue leggermente con maggiore fedeltà la popolazione degli Stati membri, in percentuale dell’UE a 27, rispetto all’equilibrio geografico del personale della Commissione; constata che otto Stati membri sono sottorappresentati, diciassette Stati membri sono sovrarappresentati e due Stati membri hanno una rappresentanza pressoché equilibrata; deplora la mancanza di politiche volte a migliorare la diversità del personale in tutte le agenzie; invita le agenzie, come pure la rete, a presentare piani per raggiungere tale obiettivo;

45. osserva che le agenzie dell’Unione svolgono un ruolo fondamentale nel garantire il dialogo sociale all’interno della loro organizzazione e invita la Commissione a garantire finanziamenti che aiutino le agenzie dell’Unione ad assicurare il dialogo sociale;

46. chiede l’elaborazione di una politica generale intesa a prevenire la sostituzione del personale permanente delle agenzie con consulenti esterni più costosi, onde garantire condizioni di lavoro di qualità ed evitare la perdita di sapere ed esperienza;

47. chiede maggiore sostegno per il personale che si trasferisce nel paese in cui ha sede l’agenzia; propone, in tale contesto, di designare una persona di collegamento che garantisca, tra l’altro, i contatti tra il personale e le autorità locali;

48. invita l’EUAN a stabilire norme chiare riguardo all’affiliazione di membri del personale al sistema sanitario nazionale; raccomanda che tali norme facciano espressamente riferimento alla portata e alla durata della copertura assicurativa sanitaria;

49. rileva dallo studio The Management Board of the Decentralised Agencies (8) che i consigli di amministrazione delle agenzie svolgono un ruolo fondamentale nel garantire buongoverno e buone prestazioni e che è una loro responsabilità essenziale nominare i direttori esecutivi delle agenzie; prende atto della conclusione dello studio secondo cui la diversità nei dispositivi di governance delle agenzie è un’espressione dei loro diversi mandati; prende atto della conclusione dello studio, secondo cui i consigli di amministrazione sono nel complesso efficaci ed efficienti nello svolgere il loro ruolo e che non sono necessari cambiamenti fondamentali; constata che lo studio rivela la possibilità di apportare alcuni miglioramenti, come incrementare il numero delle riunioni, spostare l’attenzione dalle questioni amministrative a quelle di carattere più strategico, rafforzare la rappresentanza dei portatori di interessi e le procedure di lavoro dell’agenzia;

50. incoraggia le agenzie a proseguire lo sviluppo di un quadro strategico a lungo termine per le risorse umane, che affronti l’equilibrio tra vita professionale e vita privata, l’orientamento e lo sviluppo della carriera lungo l’intero arco della vita, l’equilibrio di genere, il telelavoro, l’equilibrio geografico nonché l’assunzione e l’integrazione di persone con disabilità; sottolinea l’importante effetto dell’avvicendamento del personale delle agenzie dell’Unione e chiede l’attuazione di politiche umane e sociali per porvi rimedio;

51. esprime preoccupazione per la nutrita consistenza numerica dei consigli di amministrazione di alcune agenzie, la quale complica il processo decisionale e genera ingenti costi amministrativi;

52. invita tutte le agenzie GAI a promuovere e garantire la diversità nelle loro politiche di assunzione; esorta tutte le agenzie GAI a definire politiche e prassi interne per garantire l’inclusività e la diversità e prevenire qualsiasi tipo di discriminazione; invita la Corte a riferire sistematicamente in merito a tali questioni nelle sue future relazioni; esorta tutte le agenzie GAI ad attuare una chiara politica anti-molestie per prevenire e condannare con fermezza le molestie all’interno delle loro organizzazioni; sottolinea gli effetti negativi dell’elevato avvicendamento del personale all’interno di alcuni organi e organismi dell’Unione e chiede l’attuazione di politiche in materia di risorse umane e sociali per porvi rimedio; chiede che sia affrontato il problema della dipendenza dalle assunzioni esterne; prende atto dell’esito della causa C-948/19 (9) dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea;

Appalti

53. prende atto della raccomandazione della Corte secondo cui l’esecuzione del bilancio da parte delle agenzie dovrebbe essere soggetta a controlli interni efficaci ed efficienti, tra cui rigorosi controlli ex ante volti a prevenire errori e irregolarità prima dell’autorizzazione delle operazioni; osserva che la Corte ha raccomandato inoltre che, per conseguire il miglior impiego possibile delle risorse nell’ambito dei contratti quadro privi di listino prezzi della Commissione per l’acquisto di licenze di software e di servizi informatici, le agenzie dovrebbero svolgere sistematicamente ricerche di mercato prima di firmare buoni d’ordine, inclusa una valutazione dettagliata dei prodotti e dei servizi richiesti, un’analisi delle soluzioni disponibili sul mercato e una stima dei prezzi per gli articoli in questione;

54. prende atto dell’osservazione della Corte secondo cui quasi tutte le osservazioni relative alle procedure di appalto riguardavano pagamenti irregolari; prende atto della raccomandazione della Corte secondo cui le agenzie interessate dovrebbero migliorare ulteriormente le rispettive procedure di appalto, assicurando il pieno rispetto della normativa applicabile;

55. accoglie con favore l’osservazione della Corte secondo cui le agenzie sono riuscite a mantenere attiva la loro funzione di appalti pubblici durante la pandemia senza un eccessivo ricorso all’aggiudicazione diretta senza procedura di gara;

56. si compiace del maggiore utilizzo degli strumenti di appalto elettronico da parte delle agenzie dell’Unione e dell’importante ruolo che hanno svolto nel garantire la continuità operativa per gli appalti in condizioni di telelavoro; rileva che i moduli e-PRIOR più comuni utilizzati dalle agenzie sono il sistema di aggiudicazione elettronico, la presentazione elettronica delle offerte e la fatturazione elettronica e che diverse agenzie le hanno attuate nel corso del 2020;

Prevenzione e gestione dei conflitti d’interesse e trasparenza

57. osserva che la maggior parte delle agenzie richiede dichiarazioni d’interesse per i membri del consiglio di amministrazione e gli alti dirigenti e le pubblica sul proprio sito web; constata che due agenzie, il Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale (Cedefop) e l’Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro (EU-OSHA), sarebbero ancora in fase di richiesta e pubblicazione delle dichiarazioni sul loro sito web e che la maggior parte delle dichiarazioni è già disponibile online;

58. osserva che la maggior parte delle agenzie pubblica sul proprio sito web il curriculum vitae (CV) dei membri del consiglio di amministrazione, del personale direttivo, nonché degli esperti esterni e interni; rileva che per l’ECDC, l’ECHA e l’Agenzia europea dell’ambiente (AEA) mancano i CV dei loro esperti interni; osserva che per l’Agenzia europea di controllo della pesca (EFCA) mancano quelli degli esperti esterni; osserva che per Frontex, l’Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie (ERA) e l’Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati (ESMA) mancano i CV dei loro esperti interni ed esterni; ricorda alle agenzie l’importanza di accrescere la trasparenza in ordine alle esperienze precedenti dei membri del loro consiglio di amministrazione, dei dirigenti e degli esperti esterni e interni;

59. invita tutte le agenzie ad aderire al recente accordo interistituzionale su un registro per la trasparenza obbligatorio per i rappresentanti di interessi, firmato da Commissione, Consiglio e Parlamento;

60. osserva che lo studio The Management Board of the Decentralised Agencies sottolinea l’importanza della gestione dei conflitti d’interesse effettivi e potenziali e la sua rilevanza per la rendicontabilità, la trasparenza e la buona governance delle agenzie; osserva che alcune agenzie dispongono di politiche più sofisticate sui conflitti d’interesse che distinguono tra diversi tipi di interessi, individuano le responsabilità per il vaglio delle dichiarazioni di interessi e forniscono orientamenti sul seguito da dare in caso di conflitto; rileva che lo studio raccomanda di elaborare un codice di condotta per i consigli di amministrazione, stabilendo principi, procedure e meccanismi specifici per affrontare i conflitti d’interesse dei membri; prende inoltre atto della proposta di elaborare un codice di buona governance come quadro generale per le attività dei consigli di amministrazione;

61. constata che la maggior parte delle agenzie ha riferito di non aver indagato e/o chiuso casi di conflitti d’interesse nel 2020; osserva che per Frontex è stato segnalato un caso per il quale si è giunti alla conclusione che il conflitto di interessi non esisteva; rimarca, tuttavia, che l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) sta ancora indagando sul caso in questione; rileva inoltre che per l’EMA sei esperti hanno informato l’Agenzia della loro intenzione di diventare dipendenti di un’azienda farmaceutica; osserva che, seguendo la propria politica di prevenzione e gestione dei conflitti d’interesse, l’EMA ha applicato le misure necessarie per attenuare il rischio che si verifichino casi di potenziali conflitti d’interesse;

62. rileva che 13 agenzie hanno riferito di avere casi in corso presso l’OLAF; rileva inoltre che le agenzie hanno riferito di avere 34 casi di molestie in corso o archiviati nel 2020;

63. invita tutte le agenzie GAI ad adottare misure per garantire il pieno rispetto delle norme dell’Unione in materia di trasparenza nonché dei diritti fondamentali e delle norme in materia di protezione dei dati; invita tutte le agenzie GAI a rispettare i regolamenti finanziari ed elevati standard di gestione; ritiene che la divulgazione delle riunioni e dei rapporti tra le agenzie GAI e terzi garantirebbe una maggiore trasparenza di tali agenzie, a condizione che ciò avvenga senza mettere a rischio le operazioni; incoraggia le agenzie GAI a intensificare gli sforzi al riguardo;

Controllo interno

64. osserva che la Corte ha pubblicato paragrafi su «altre questioni» per l’ACER e l’ENISA, richiamando l’attenzione sul fatto che non hanno adottato norme interne per assicurare la continuità delle deleghe allorché gli ordinatori deleganti o delegati cessano dalle loro funzioni; invita tutte le agenzie a prestare attenzione a questa particolare questione in generale e più specificatamente quando un nuovo direttore (esecutivo) assume la responsabilità dell’agenzia; ribadisce la raccomandazione della Corte secondo cui le agenzie dovrebbero adottare norme interne che contribuiscano in modo sostanziale ai sistemi di controllo della gestione, alla trasparenza e all’obbligo di rendiconto; richiama l’esempio dell’EMA citato dalla Corte come riferimento per tali norme interne;

65. prende atto della raccomandazione della Corte secondo cui l’esecuzione del bilancio da parte delle agenzie dovrebbe essere soggetta a controlli interni efficaci ed efficienti, che dovrebbero includere controlli ex ante volti a impedire errori e irregolarità prima che le operazioni siano autorizzate;

66. osserva che alla fine del 2020 tutte le agenzie hanno riferito di aver attuato il quadro di controllo interno rivisto basato sul COSO e di aver eseguito una valutazione annuale, e che alcune agenzie hanno riferito che la valutazione del quadro di controllo interno è stata eseguita nell’ambito dell’esercizio annuale di gestione del rischio; riconosce che esistono somiglianze tra la valutazione annuale del rischio e la valutazione del quadro di controllo interno; invita tuttavia le agenzie a svolgere annualmente una valutazione separata del quadro di controllo interno, a valutare l’integrazione della gestione del rischio nei processi di controllo interno e a riferire sui risultati nella relazione annuale di attività; invita tutte le agenzie a fornire almeno i risultati della valutazione a livello di componente; incoraggia tuttavia le agenzie a riferire a un livello più dettagliato, ad esempio in relazione ad ogni principio di controllo interno;

67. constata che nel 2020, secondo la relazione della Corte sul seguito dato alle osservazioni degli anni precedenti, 71 osservazioni sono state archiviate, 86 sono ancora in fase di attuazione o pendenti e quattro osservazioni pendenti sono state ritenute al di fuori del controllo (esclusivo) delle agenzie, il che significa che le principali decisioni in merito a tali quattro osservazioni devono essere adottate dalla Corte di giustizia dell’Unione europea, dalla Commissione o dagli Stati membri; invita le agenzie a dare diligentemente attuazione alle osservazioni formulate e a migliorare ulteriormente i loro quadri di controllo;

Risposta alla COVID-19 e continuità operativa

68. plaude e si associa all’osservazione della Corte secondo cui le agenzie si sono adattate bene alla situazione senza precedenti dovuta alla pandemia di COVID-19; osserva che la Corte è giunta a tale conclusione sulla base di una specifica analisi complementare del modo in cui le agenzie dell’Unione hanno gestito e organizzato la loro risposta alla crisi della COVID-19; plaude a tale analisi complementare della Corte e invita quest’ultima a continuare tale pratica ogni volta che si verificano eventi suscettibili di incidere sensibilmente sul lavoro delle agenzie dell’Unione;

69. rileva che l’analisi della Corte si è concentrata su tre ambiti principali, vale a dire l’esecuzione di misure per la continuità operativa, la capacità decisionale, l’operatività ordinaria e le procedure di assunzione nonché le misure adottate dalle agenzie per sostenere il benessere e la resilienza del personale;

70. accoglie con favore l’osservazione della Corte secondo cui le agenzie hanno attivato tempestivamente i piani di continuità operativa per garantire i processi di governance fondamentali e il benessere del personale; si rammarica tuttavia che quattro agenzie, l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo (EASO), l’Autorità bancaria europea (ABE), l’Istituto europeo per l’uguaglianza di genere (EIGE) e l’Agenzia del GNSS europeo (ora Agenzia dell’Unione europea per il programma spaziale) non disponevano di un piano relativo alla continuità operativa e al ripristino in caso di disastro formalmente approvato e che tre agenzie, l’EFCA, l’Agenzia di supporto all’Organismo dei regolatori europei delle comunicazioni elettroniche (Ufficio BEREC) e il Centro di traduzione, non hanno attivato i loro piani poiché le loro misure di risposta iniziali non lo richiedevano; osserva che le agenzie hanno attuato attività di risposta quali la designazione di équipe specifiche incaricate di guidare l’organizzazione e la gestione della risposta alla COVID-19 mediante riunioni di coordinamento inizialmente tenute quotidianamente e successivamente due o tre volte alla settimana o se necessario;

71. esprime profonda preoccupazione per il fatto che alcune agenzie, come il Cedefop, non facciano parte della cellula di gestione delle crisi; insiste sull’importanza di coinvolgere il personale nella gestione delle crisi; raccomanda pertanto di iniziare prendendo come buona prassi l’esempio dell’ETF, offrendo ai dipendenti la possibilità di segnalare problemi e di restare in contatto con la dirigenza, in particolare durante i periodi di telelavoro legato alla COVID-19;

72. osserva che tutte le agenzie erano passate a modalità estese di telelavoro e avevano dato istruzioni di lavorare da casa a tutto il personale la cui presenza in ufficio non era indispensabile entro il 16 marzo 2020; osserva che la maggior parte delle agenzie, pur disponendo già di alcune possibilità di lavoro a distanza, ha dovuto potenziare i sistemi delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) esistenti, mentre l’analisi della Corte mostra che nessuna delle agenzie ha segnalato seri problemi per quanto riguarda la capacità (larghezza di banda), la connessione o la sicurezza dei dati; rileva inoltre che sei agenzie [ACER, BEREC, ECDC, ECHA, EFSA e l’Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali (EIOPA)] hanno effettuato prove di stress per i propri sistemi TIC prima della loro introduzione, il che ha fornito ulteriori garanzie circa il loro funzionamento prima del passaggio al telelavoro esteso;

73. rileva dalla relazione della Corte che per le agenzie l’obiettivo principale alla base della decisione di passare totalmente al telelavoro era la tutela del personale; accoglie con favore l’osservazione della Corte secondo cui la priorità data al benessere del personale era evidente in numerosi documenti interni consultati, come è stato confermato anche nei colloqui con la dirigenza delle agenzie, e il ruolo prominente del gruppo consultivo della rete delle agenzie dell’Unione in materia di nuove modalità di lavoro; prende atto dell’osservazione della Corte secondo cui la maggior parte dei membri del personale delle agenzie aveva generalmente affrontato bene la difficile situazione causata dalla pandemia; osserva con preoccupazione che le statistiche sulla gestione del tempo fornite dalle agenzie hanno mostrato che i membri del personale hanno lavorato più ore di prima per svolgere i nuovi compiti loro affidati; accoglie con favore le misure adottate dalle agenzie per sostenere il personale durante tale periodo;

74. prende atto della conclusione della Corte secondo cui le funzioni istituzionali principali hanno continuato a operare durante la pandemia e le riunioni dei consigli di amministrazione di tutte le agenzie, in seguito all’annullamento delle riunioni fisiche, sono state sostituite da procedure scritte o si sono svolte in formato virtuale; osserva che i processi decisionali, tra cui le discussioni e le votazioni, sono proseguiti, assicurandosi che, tra l’altro, i bilanci, le modifiche e persino le nomine fossero comunque adottati e svolti;

75. prende atto della conclusione della Corte secondo cui, sebbene sia difficile isolare completamente l’effetto della pandemia, essa ha avuto ricadute sui settori di attività principali di tutte le agenzie in misura diversa; prende atto dell’osservazione generale della Corte secondo cui la pandemia ha accelerato la modifica delle modalità di lavoro, il che ha portato a risparmi di bilancio in vari settori, in quanto le dotazioni finanziarie di tutte le agenzie destinate alle missioni e ai costi connessi ai viaggi non sono state interamente utilizzate e, per alcune agenzie, la riduzione era prossima al 90 %; altri risparmi sono riconducibili a ritardi o ad annullamenti di procedure di assunzione e di visite mediche preliminari all’assunzione, nonché allo svolgimento online di riunioni e di corsi di formazione normalmente svolti in presenza e al fabbisogno ridotto in termini di mensa, pulizie, utenze (come acqua ed elettricità) nei locali e di servizi di sicurezza;

76. sottolinea l’importanza dei protocolli sanitari per tutte le agenzie, compresi i comitati interni per la salute e la sicurezza, la ventilazione adeguata e i protocolli di sicurezza pandemici, da discutere e attuare collettivamente con il personale;

Altre osservazioni

77. accoglie con favore le azioni intraprese dalle agenzie per divulgare e pubblicare i risultati del loro lavoro attraverso vari canali, compresi i loro siti web e social media; incoraggia le agenzie a portare avanti questa pratica e a continuare a impegnarsi con il pubblico per diffondere i risultati del loro lavoro;

78. ritiene che sia opportuno effettuare una valutazione d’impatto per ciascuna agenzia e introdurre sistematicamente una clausola di riesame riguardo all’interesse dell’agenzia; invita le agenzie a continuare a sviluppare e rivedere gli indicatori al fine di misurare su base annuale le proprie prestazioni e l’impatto che hanno sull’attuazione delle politiche dell’Unione; considera opportuno assegnare risorse finanziarie in maniera più flessibile, in funzione delle necessità o dell’urgenza;

79. si compiace del fatto che l’EUAN abbia approvato nel 2020 la sua seconda strategia pluriennale (2021-2027);

80. ricorda che, dall’esercizio finanziario 2014 in poi, l’audit dei conti delle agenzie dell’Unione da parte della Corte è stato esternalizzato a imprese di revisione contabile del settore privato, con i relativi costi sostenuti dalle agenzie, mentre tutti gli aspetti degli audit esterni esternalizzati sono rimasti sotto la piena responsabilità della Corte; ribadisce che il coinvolgimento di revisori del settore privato ha comportato un aumento significativo dell’onere amministrativo per le agenzie, sia per il tempo dedicato all’audit e all’appalto e all’amministrazione dei contratti di audit, sia per le spese aggiuntive;

81. ricorda che l’importo stimato dei costi associati era pari a 447 000 EUR nel 2014 e a 424 000 EUR nel 2015 e il relativo onere amministrativo è stato stimato a 1,5 FTE per tutte le agenzie complessivamente; osserva che le agenzie hanno riferito di aver speso per il 2020 un importo pari, secondo le stime, a 566 000 EUR per i costi associati all’audit dei conti (con un aumento del 33,4 % rispetto al 2015) e hanno riferito di un numero comparabile di ore impiegate per far fronte all’onere amministrativo aggiuntivo;

82. osserva che la Corte ha testato procedure automatizzate nel settore dell’audit dei pagamenti, delle retribuzioni, degli appalti, del bilancio, delle assunzioni e dei conti annuali delle sei agenzie esecutive dell’UE; osserva che la Corte ha attuato inoltre cinque nuove procedure automatizzate nel settore dell’audit dei conti, in particolare per quanto concerne i controlli e la verifica automatizzati della corrispondenza tra le informazioni nei rendiconti finanziari adottati e i dati che ne sono alla base nel libro mastro e nella situazione contabile generale; prende atto dell’affermazione della Corte secondo cui questo è un esempio tipico di un compito di audit a basso rischio che deve essere svolto per garantire che i test successivi siano effettuati utilizzando la corretta popolazione di audit; rileva le notevoli opportunità di risparmio di tempo che saranno disponibili una volta che le procedure vengono automatizzate e utilizzate per più compiti di audit; invita la Corte ad estendere queste pratiche a tutte le agenzie, poiché proprio l’audit dei conti delle agenzie decentrate è esternalizzato a imprese di revisione dei conti del settore privato e pertanto il tempo risparmiato si tradurrà in notevoli risparmi sui costi;

83. rileva che 30 agenzie hanno riferito di aver partecipato all’iniziativa EUAN per l’inverdimento, volta a ridurre l’impronta ambientale delle operazioni delle agenzie; osserva che le agenzie hanno riferito di aver negoziato principalmente contratti con i fornitori di energia affinché fornissero energia da fonti rinnovabili, di aver introdotto flussi di lavoro finanziari privi di supporti cartacei, di aver promosso tra il personale l’uso di trasporti rispettosi dell’ambiente, di aver adottato il sistema di aggiudicazione elettronico, la presentazione elettronica delle offerte e la fatturazione elettronica, di migliorare costantemente la gestione dei rifiuti e di modernizzare l’attrezzatura informatica; incoraggia le agenzie a proseguire i loro sforzi e a utilizzare attivamente la rete delle agenzie dell’Unione per condividere esperienze e unire le forze per aumentare i risultati;

84. invita tutte le agenzie GAI a tenere conto della sostenibilità nei loro processi operativi generali al fine di migliorare le prestazioni ambientali delle agenzie e a riferire all’autorità di discarico in merito alle misure attuate e ai progressi compiuti;

85. osserva che nel 2020, per quanto riguarda la sostenibilità, tutte le agenzie tranne una hanno riferito di lavorare per aumentare la sostenibilità dell’organizzazione e di riferire sui propri risultati; osserva che la rendicontazione sulla sostenibilità, quando effettuata dalle agenzie, viene spesso effettuata nel quadro della relazione annuale di attività e che sei agenzie riferiscono di disporre di una relazione separata su tale questione, nell’ambito del loro sistema di ecogestione e audit (EMAS); rileva che quattro agenzie riferiscono di aver adottato e attuato gli appalti pubblici verdi, che forniscono loro criteri che facilitano l’inclusione di criteri ecologici nei documenti sugli appalti pubblici;

86. osserva dallo studio Locations of EU Decentralised Agencies (10) che l’attuale scelta dell’ubicazione delle agenzie decentrate dell’Unione è guidata principalmente da esigenze politiche e criteri predefiniti; prende atto dell’osservazione contenuta nella relazione secondo cui la decisione di scegliere la sede di un’agenzia dovrebbe rientrare nella procedura legislativa ordinaria e includere l’eventuale incidenza finanziaria sul bilancio dell’Unione; osserva inoltre che le risultanze di tale relazione indicano che l’ubicazione ha una delle ripercussioni più forti sull’assunzione di personale specializzato; osserva che lo studio suggerisce di includere nella proposta di regolamento istitutivo di un’agenzia un metodo per stimare un coefficiente correttore più vicino al reale costo della vita nella sede dell’agenzia; rileva dalla relazione che una migliore cooperazione tra le agenzie potrebbe ridurre gli effetti negativi del decentramento e il suggerimento che il ruolo della rete delle agenzie dell’Unione dovrebbe essere formalizzato e ampliato ulteriormente per offrire una migliore rappresentanza a Bruxelles e per offrire servizi orizzontali come l’organizzazione di riunioni, corsi di formazione o appalti per interessi comuni; accoglie con favore il fatto che tutte le agenzie abbiano assicurato la continuità operativa in risposta alla pandemia di COVID-19 passando a un ambiente ibrido; osserva che lo studio suggerisce che i bilanci delle agenzie per i prossimi anni debbano continuare a sostenere lo sviluppo della comunicazione informatica per facilitare le riunioni online e il telelavoro;

87. invita le agenzie a continuare a sviluppare sinergie e a intensificare la cooperazione e lo scambio di buone pratiche con altre agenzie dell’Unione al fine di migliorare l’efficienza (risorse umane, gestione degli edifici, servizi informatici e sicurezza);

88. sottolinea l’importanza di rafforzare la digitalizzazione delle agenzie in termini di funzionamento e gestione interni, ma anche al fine di accelerare la digitalizzazione delle procedure; sottolinea la necessità che le agenzie continuino a essere proattive a tale riguardo, al fine di evitare a tutti i costi un divario digitale tra le agenzie; richiama tuttavia l’attenzione sulla necessità di adottare tutte le misure di sicurezza necessarie per evitare qualsiasi rischio relativo alla sicurezza online delle informazioni trattate;

89. accoglie con favore la cooperazione nell’ambito della rete delle agenzie GAI; invita le agenzie GAI a continuare a sviluppare sinergie e a intensificare la cooperazione e lo scambio di buone pratiche tra le medesime al fine di migliorare l’efficienza;

90. incarica la sua presidente di trasmettere la presente risoluzione alle agenzie soggette a questa procedura di discarico, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti, e di provvedere alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea (serie L).

(1) GU C 439 del 29.10.2021, pag. 3. Relazione annuale della Corte dei conti europea sulle agenzie dell’UE per l’esercizio finanziario 2020.

(2) GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1.

(3) GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42.

(4) GU L 122 del 10.5.2019, pag. 1.

(5) Studio COST of Non-EU Agencies Focusing on the Health and Safety Cluster of the EU Decentralised Agencies, PE 699.399, ottobre 2021.

(6) Sentenza della Corte dell’11 novembre 2021, UAB «Manpower Lit» contro E.S. e a., C-948/19, ECLI:EU:C:2021:906.

(7) Direttiva 2008/104/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 19 novembre 2008, relativa al lavoro tramite agenzia interinale (GU L 327 del 5.12.2008, pag. 9).

(8) Studio The Management Boards of the Decentralised Agencies, PE 699.400, ottobre 2021.

(9) Sentenza della Corte (Seconda Sezione) dell’11 novembre 2021 nella causa C-948/19, UAB «Manpower Lit»/E.S. e a., ECLI:EU:C:2021:906.

(10) Studio Locations of the EU Decentralised Agencies (Sedi delle agenzie decentrate dell’UE), PE 700.320, novembre 2021.