IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea C 417/1

Sintesi delle risultanze degli audit annuali espletati dalla Corte dei conti europea sulle agenzie e gli altri organismi dell’UE per l’esercizio finanziario 2016

(2017/C 417/01)

INDICE

ACRONIMI DELLE AGENZIE E DEGLI ALTRI ORGANISMI DELL’UE 3

SINTESI 5

CHI SIAMO 5

COSA ABBIAMO CONTROLLATO 5

Diversi tipi di agenzie sono situate nei vari Stati membri dell’UE 5

Bilancio e finanziamento delle agenzie: aumento dei settori prioritari e dell’importanza dell’auto-finanziamento 7

Aumento del numero di effettivi nei settori prioritari 9

Meccanismi di audit 9

COSA È STATO RISCONTRATO DALLA CORTE 10

Giudizi di audit positivi sull’affidabilità dei conti per tutte le agenzie 10

Giudizi di audit positivi sulla legittimità e regolarità delle operazioni alla base dei conti per tutte le agenzie, tranne l’EASO 10

Questioni d’importanza specifica evidenziate dalla Corte 10

Altre constatazioni di audit in varie aree 11

Risorse umane: in alcuni casi, un ambito che dà luogo a preoccupazione 11

Gli appalti pubblici restano un ambito soggetto ad errori 11

Nonostante attività sostanzialmente simili, gli ambienti informatici delle agenzie sono diversi 12

Presso l’EMA, le consulenze informatiche e la gestione dei progetti devono essere migliorati 13

La gestione delle dotazioni finanziarie fa registrare miglioramenti, con qualche eccezione 14

In linea generale, le valutazioni esterne sono positive 14

Sono state riportate le risultanze degli audit dello IAS per fornire una visione più completa 14

Il seguito dato alle osservazioni formulate negli scorsi anni è, nella maggior parte dei casi, a buon punto 14

ALLEGATO I – Dotazione finanziaria e organico delle agenzie 16

ALLEGATO II – Osservazioni formulate dalla Corte che non mettono in discussione i giudizi da essa espressi 19

ALLEGATO III – Seguito dato alle osservazioni pendenti che non mettono in discussione i giudizi della Corte 22

ACRONIMI DELLE AGENZIE E DEGLI ALTRI ORGANISMI DELL’UE

Acronimo Denominazione completa Sede ACER Agenzia per la cooperazione fra i regolatori nazionali dell’energia Lubiana, Slovenia Ufficio BEREC Ufficio dell’Organismo dei regolatori europei delle comunicazioni elettroniche Riga, Lettonia CdT Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea Lussemburgo, Lussemburgo Cedefop Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale Salonicco, Grecia CEPOL Agenzia dell’Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto Budapest, Ungheria Chafea Agenzia esecutiva per i consumatori, la salute, l’agricoltura e la sicurezza alimentare Lussemburgo, Lussemburgo UCVV Ufficio comunitario delle varietà vegetali Angers, Francia EACEA Agenzia esecutiva per l’istruzione, gli audiovisivi e la cultura Bruxelles, Belgio AESA Agenzia europea per la sicurezza aerea Colonia, Germania EASME Agenzia esecutiva per le piccole e le medie imprese Bruxelles, Belgio EASO Ufficio europeo di sostegno per l’asilo La Valletta, Malta ABE Autorità bancaria europea Londra, Regno Unito ECDC Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie Stoccolma, Svezia ECHA Agenzia europea per le sostanze chimiche Helsinki, Finlandia AEA Agenzia europea dell’ambiente Copenhagen, Danimarca EFCA Agenzia europea di controllo della pesca Vigo, Spagna EFSA Autorità europea per la sicurezza alimentare Parma, Italia EIGE Istituto europeo per l’uguaglianza di genere Vilnius, Lituania EIOPA Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali Francoforte sul Meno, Germania EIT Istituto europeo di innovazione e tecnologia Budapest, Ungheria EMA Agenzia europea per i medicinali Londra, Regno Unito OEDT Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze Lisbona, Portogallo EMSA Agenzia europea per la sicurezza marittima Lisbona, Portogallo ENISA Agenzia dell’Unione europea per la sicurezza delle reti e dell’informazione Eraklion, Grecia ex ERA Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie Valenciennes, Francia ERCEA Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca Bruxelles, Belgio ESMA Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati Parigi, Francia ETF Fondazione europea per la formazione Torino, Italia EUIPO Ufficio dell’Unione europea per la proprietà intellettuale Alicante, Spagna eu-LISA Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia Tallinn, Estonia EU-OSHA Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro Bilbao, Spagna Agenzia Euratom Agenzia di approvvigionamento dell’Euratom Lussemburgo, Lussemburgo Eurofound Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro Dublino, Irlanda Eurojust Organismo europeo per il consolidamento della cooperazione giudiziaria L’Aia, Paesi Bassi Europol Ufficio europeo di polizia L’Aia, Paesi Bassi FRA Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali Vienna, Austria Frontex Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera Varsavia, Polonia GSA Agenzia del GNSS europeo Praga, Repubblica ceca INEA Agenzia esecutiva per l’innovazione e le reti Bruxelles, Belgio REA Agenzia esecutiva per la ricerca Bruxelles, Belgio SRB Comitato di risoluzione unico Bruxelles, Belgio

SINTESI

La Corte dei conti europea (in appresso: «la Corte») ha controllato i conti e le operazioni alla base dei conti di 41 organismi, uffici e agenzie (nel presente documento: «agenzie») dell’UE per l’esercizio finanziario 2016. La Corte ha espresso giudizi di audit senza riserve (positivi) sui conti di tutte le agenzie e sulle operazioni alla base dei conti di tutte le agenzie, tranne una (EASO).

Sebbene i conti delle agenzie fornissero un’immagine fedele della rispettiva situazione finanziaria ed economia, e nonostante le operazioni alla base di detti conti fossero nella maggior parte dei casi legittime e regolari, vi sono ancora margini di miglioramento, come sottolineato dalla Corte nei paragrafi d’enfasi e nei paragrafi «Altre questioni», nonché mediante osservazioni sulle constatazioni di audit che non mettevano in discussione il rispettivo giudizio di audit

Il presente documento fornisce una sintesi delle risultanze di tali audit. Mira a facilitare l’analisi ed il raffronto delle relazioni annuali specifiche (RAS) prodotte dalla Corte dei conti europea per dette agenzie. I giudizi e le osservazioni della Corte, nonché le risposte delle entità controllate, possono essere consultati nella rispettiva relazione annuale specifica. La presente sintesi non è né una relazione di audit né un giudizio di audit.

CHI SIAMO

La Corte è l’istituzione dell’Unione europea responsabile del controllo delle finanze dell’UE. La missione della Corte è di contribuire a migliorare la gestione finanziaria dell’UE, promuovere la trasparenza e l’obbligo di rendere conto, e di fungere da custode indipendente degli interessi finanziari dei cittadini dell’Unione. Il ruolo della Corte quale revisore esterno indipendente dell’UE è di controllare che i fondi dell’UE siano correttamente contabilizzati, acquisiti e spesi conformemente alla normativa applicabile, e che vi sia stato un impiego ottimale delle risorse. Nell’ambito di tale mandato, la Corte espleta ogni anno un esame dei conti, e delle relative operazioni sottostanti, di tutte le istituzioni ed agenzie dell’UE.

COSA ABBIAMO CONTROLLATO

Diversi tipi di agenzie sono situate nei vari Stati membri dell’UE

Le agenzie sono entità giuridiche distinte istituite tramite un atto di diritto derivato allo scopo di svolgere specifici compiti tecnici, scientifici o gestionali che aiutino le istituzioni dell’UE a elaborare e attuare le politiche. Le agenzie hanno una grande visibilità negli Stati membri ed influenzano significativamente le politiche, le decisioni e l’attuazione dei programmi in settori di importanza vitale per la vita quotidiana dei cittadini europei, quali salute, sicurezza, libertà e giustizia. A seconda della loro organizzazione e delle loro funzioni, si può distinguere tra agenzie decentrate, altri organismi e agenzie esecutive della Commissione. Nella presente sintesi, ci si riferisce ad agenzie specifiche usando la loro denominazione completa o abbreviata, fornite nell’elenco degli acronimi all’inizio del documento.

Le 32 agenzie decentrate svolgono un ruolo importante nella preparazione e nell’attuazione delle politiche dell’UE, in particolare per funzioni di natura tecnica, scientifica, operativa e/o di regolamentazione. La loro finalità è consentire alla Commissione di concentrarsi sulla definizione delle politiche e rafforzare la cooperazione tra l’UE e le amministrazioni nazionali mettendo in comune le rispettive competenze tecniche e specialistiche. Le agenzie decentrate sono state istituite per un periodo di tempo indefinito e sono situate in tutto il territorio dell’UE (cfr. grafico 1).

I tre altri organismi sono l’EIT, l’Agenzia Euratom l’SRB. L’EIT, che ha sede a Budapest, è un organismo dell’UE indipendente, decentrato che mette in comune risorse scientifiche, imprenditoriali ed educative per rafforzare la capacità d’innovazione dell’Unione europea. L’Agenzia Euratom, che ha sede a Lussemburgo, è stata creata per contribuire al perseguimento delle finalità del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica. L’SRB, che ha sede a Bruxelles, è la più importante autorità del meccanismo di risoluzione unico nell’unione bancaria europea. La sua missione è garantire la risoluzione ordinata delle banche in dissesto, con il minore impatto possibile sull’economia reale e sulle finanze pubbliche degli Stati membri dell’UE e di altri soggetti.

Alle sei agenzie esecutive della Commissione, istituite per periodi di tempo determinati, sono affidati compiti relativi alla gestione di uno o più programmi dell’UE. Hanno sede a Bruxelles (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) e Lussemburgo (Chafea).

Grafico 1

Sedi delle agenzie negli Stati membri

Bilancio e finanziamento delle agenzie — aumento dei settori prioritari e dell’importanza dell’auto-finanziamento

La maggioranza delle agenzie è quasi interamente finanziata dal bilancio generale dell’UE, mentre alcune agenzie si autofinanziano, in tutto o in parte (cfr. elenco nella tabella 1 ). L’Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie (ex ERA) dovrà autofinanziarsi, in parte, entro il mese di giugno del 2019.

Tabella 1

Tipologia di agenzia e fonte di finanziamento

Finanziata da Principalmente il bilancio generale dell’UE Principalmente auto-finanziata Bilancio dell’UE, contributi degli Stati membri e/o commissioni (parzialmente auto-finanziata) Agenzie decentrate 24 2 CPVO, EUIPO 6 AESA, ABE, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA Altri organismi 2 EIT, Agenzia Euratom 1 SRB — Agenzie esecutive della Commissione 6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, Chafea — —

Il bilancio complessivo 2016 di tutte le agenzie (esclusa l’SRB, che ha un mandato e un meccanismo specifici) è ammontato a circa 3,4 miliardi di euro (contro 2,8 miliardi nel 2015) equivalenti al 2,4 % circa del bilancio generale dell’UE per il 2016 (2,0 % nel 2015). L’aumento riguarda principalmente le agenzie che operano nei settori dell’industria, della ricerca e dell’energia (incremento di 358 milioni di EUR) nonché nel settore delle libertà civili, della giustizia e degli affari interni (incremento di 174 milioni di EUR). Circa 2,3 miliardi dei 3,4 miliardi di euro assegnati alle agenzie sono stati forniti dal bilancio generale dell’UE, mentre circa un miliardo proviene da diritti/commissioni/tasse e contributi versati direttamente dagli Stati membri, dai paesi dell’EFTA ecc.

Inoltre, l’SRB, che è stata istituita dal regolamento sull’SRM e sostiene il meccanismo di risoluzione unico, ha iscritto in bilancio circa 11,8 miliardi di euro di contributi forniti da enti creditizi per completare entro il 2023 la costituzione del Fondo di risoluzione unico.

Il bilancio complessivo 2016 di tutte le agenzie, compresa l’SRB, è quindi ammontato a circa 15,2 miliardi di euro. L’allegato I fornisce informazioni dettagliate sulle dotazioni finanziarie delle singole agenzie.

Grafico 2

Fonti di finanziamento delle agenzie, 2016

Grafico 3

Dotazioni finanziarie delle agenzie (milioni di EUR)

Aumento del numero di effettivi nei settori prioritari

Alla fine del 2016, le agenzie impiegavano 10 364 effettivi (2015: 9 848) (1), (2). Come negli esercizi precedenti, l’aumento di effettivi più consistente è avvenuto nelle agenzie che si occupano di questioni relative a settori quali Industria, Ricerca ed Energia (110), Libertà civili, Giustizia e Affari interni (177) e Affari economici e monetari (85). L’allegato I fornisce informazioni dettagliate sugli effettivi delle singole agenzie.

Competenze in materia di audit

L’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (3) dispone che la Corte dei conti europea esamini i conti di tutte le agenzie create dall’Unione, nella misura in cui il rispettivo atto costitutivo non escluda tale esame. La Corte ha pertanto espletato audit su 41 agenzie ed espresso giudizi sull’affidabilità dei rispettivi conti, nonché sulla legittimità e regolarità delle operazioni che sono alla base di detti conti, per l’esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2016.

L’attuale quadro normativo contiene le disposizioni di audit concernenti i conti delle agenzie quali illustrate nella tabella 2.

Tabella 2

Competenze in materia di audit dei conti delle agenzie

Agenzie Audit espletati da Corte dei conti europea Società di revisione e Corte dei conti europea Agenzie decentrate 2 30 Altri organismi 1 (4) 2 Agenzie esecutive 6 —

Conformemente all’articolo 208, paragrafo 4, del regolamento finanziario dell’UE (5) e all’articolo 107, paragrafo 1, del regolamento finanziario quadro per le agenzie (6), i conti annuali di 32 agenzie sono stati verificati da revisori esterni indipendenti (società di revisione). La Corte ha esaminato il lavoro di audit svolto dalle società di revisione in conformità alle norme internazionali di audit. Detto esame ha fornito sufficienti garanzie e la Corte ha potuto quindi avvalersi del lavoro svolto delle società di revisione per formulare i propri giudizi di audit in merito all’affidabilità dei conti. Per le nove agenzie rimanenti, la Corte ha espletato la propria verifica dell’affidabilità dei conti. Come per gli esercizi precedenti, la Corte ha avuto l’esclusiva responsabilità dell’audit della legittimità e regolarità delle operazioni alla base dei conti di tutte le agenzie.

A parte le agenzie sottoposte ad audit dalla Corte, vi sono tre agenzie che operano nel settore della difesa (l’Agenzia europea per la difesa, l’Istituto dell’Unione europea per gli studi sulla sicurezza e il Centro satellitare dell’Unione europea) poste sotto l’autorità del Consiglio e finanziate tramite i contributi versati dagli Stati membri. Tali agenzie non sono soggette a audit da parte della Corte, bensì di altri revisori esterni indipendenti. Nell’analisi panoramica del 2014 (7) sulle disposizioni dell’UE in materia di rendicontabilità e audit del settore pubblico, la Corte ha rilevato che non vi era alcuna necessità imperativa che giustificasse mandati di audit diversi per queste agenzie.

COSA È STATO RISCONTRATO DALLA CORTE

Giudizi di audit positivi sull’affidabilità dei conti per tutte le agenzie

I conti definitivi di tutte le 41 agenzie presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la rispettiva situazione finanziaria al 31 dicembre 2016, nonché i risultati delle rispettive operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso a tale data, conformemente alle disposizioni dei regolamenti finanziari applicabili e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione.

Giudizi di audit positivi sulla legittimità e regolarità delle operazioni alla base dei conti per tutte le agenzie, tranne l’EASO

A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono basati i conti annuali di 40 agenzie per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2016 sono state, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari.

La Corte ha espresso un giudizio con rilievi sulla legittimità e sulla regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti dell’EASO. I rilievi si riferiscono a due procedure di appalto in cui i princìpi dell’appalto pubblico non sono stati debitamente rispettati.

Questioni d’importanza specifica evidenziate dalla Corte

La Corte ha aggiunto paragrafi d’enfasi (8) per le due agenzie con sede a Londra, EBA ed EMA, riguardanti la decisione del Regno Unito di recedere dall’Unione europea. I conti di EBA ed EMA e le relative note erano stati stilati sulla base delle limitate informazioni disponibili alla data della loro sottoscrizione e non fornivano ancora una stima attendibile dei futuri costi che risulteranno dalla cessazione delle attività nel Regno Unito e dal successivo trasferimento in altre sedi. Sono stati inoltre menzionati il rischio di una diminuzione delle entrate conseguente al recesso del Regno Unito dall’UE e il rischio che il trasferimento di queste agenzie comporti una perdita di competenze, mettendo a rischio la continuità operativa.

La Corte ha stilato sette paragrafi «Altre questioni» (9) sull’impatto che l’uscita del Regno unito dall’Unione europea potrebbe avere sulle entrate e sulle attività di varie agenzie non aventi sede a Londra. La riduzione delle attività generatrici di diritti/imposte/commissioni nel Regno Unito potrebbe avere come conseguenza diretta per alcune agenzie, CPVO, EASA, ECHA, EIOPA, ESMA ed EUIPO, una riduzione delle rispettive entrate. La GSA gestisce delle unità tecniche situate nel Regno Unito il cui status non è stato ancora determinato.

Nel caso dell’SRB, la Corte ha stilato un paragrafo d’enfasi sul quadro di controllo posto in essere per il calcolo dei contributi degli enti creditizi al Fondo di risoluzione unico. La Corte sottolinea che i contributi del Fondo vengono calcolati sulla base delle informazioni fornite dagli enti creditizi al Comitato attraverso le autorità nazionali di risoluzione. Tuttavia, il regolamento sull’SRM non fornisce un quadro di controllo esauriente e coerente che garantisca l’affidabilità di tali informazioni. Inoltre, la Corte rileva che la metodologia di calcolo dei contributi stabilita nel quadro giuridico è molto complessa, il che rischia di pregiudicarne l’esattezza. Inoltre, il Comitato non può comunicare dettagli riguardanti i calcoli dei contributi di ciascun ente creditizio il cui rischio sia stato valutato, poiché tali dettagli sono interconnessi e includono informazioni riservate su altri enti creditizi. Ciò inficia la trasparenza di detti calcoli.

Paragrafi «Altre questioni» sono stati stilati anche riguardo alle debolezze riscontrate nelle procedure di appalto esperite dalle persone giuridiche delle Comunità della conoscenza e dell’innovazione (CCI) dell’EIT e alle risorse umane dell’Istituto, troppo limitate per far fronte all’aumento del carico di lavoro.

Per il CdT la Corte ha incluso un paragrafo «Altre questioni» in cui rileva che numerose agenzie fanno sempre più ricorso, per i servizi di traduzione, a soluzioni interne o alternative. Ciò significa che la capacità del Centro non viene usata nella maggior misura possibile e che vi è una duplicazione, a livello europeo, dello sviluppo di sistemi di traduzione e una duplicazione di costi d’esercizio. Il fatto che le altre agenzie ricorrano ora maggiormente a soluzioni alternative per le loro esigenze di traduzione pone a rischio il modello operativo del Centro.

Altre constatazioni di audit in varie aree

Sono state riportate, in totale, 115 constatazioni di audit nella sezione «Osservazioni» (contro le 90 del 2015) aventi per oggetto 34 agenzie (37 nel 2015) per evidenziare questioni importanti e indicare possibili margini di miglioramento. L’allegato II presenta il quadro d’insieme delle osservazioni formulate per ciascuna agenzia.

Risorse umane: in alcuni casi, un ambito che dà luogo a preoccupazione

Una dotazione adeguata in termini di risorse umane è fondamentale per la stabilità e l’efficienza delle operazioni delle agenzie e della loro capacità di attuare i rispettivi programmi di lavoro. La Corte ha rilevato che su sette agenzie hanno inciso negativamente problemi di gestione delle risorse umane e altre questioni relative al personale, tra cui un elevato avvicendamento del personale, carenze nelle procedure di assunzione e posti vacanti occupati da personale interinale per un lungo periodo di tempo.

Tre Agenzie (Frontex, CEPOL e l’Ufficio BEREC) sono andate incontro a difficoltà nel reperire candidati idonei aventi il profilo richiesto, è ciò è possibilmente collegato al coefficiente di correzione dello stipendio per il paese ospitante (rispettivamente 66,7 %, 69 % e 76,5 %). Laddove sono stati reperiti candidati idonei, il numero di effettivi provenienti dal paese ospitante era sproporzionatamente più elevato di quello degli effettivi provenienti da altri Stati membri. Per attirare candidati, Frontex ha assunto 14 persone ad un grado più elevato di quello consentito dallo Statuto del personale. Per le altre due agenzie, è stato osservato un elevato avvicendamento del personale, che potrebbe incidere sulla continuità operativa e sulla capacità delle agenzie di attuare le attività previste nel rispettivo programma di lavoro. Per CEPOL, una ulteriore possibile ragione delle difficoltà di assunzione è la concorrenza con un altro organismo dell’UE situato a Budapest, ossia l’EIT.

Tre agenzie (EMA, EIT, ECDC) hanno incontrato problemi organizzativi. L’EMA è stata sottoposta a due grandi riorganizzazioni dal 2014, compresa la riassegnazione interna dei ruoli dirigenziali di grado superiore e intermedio. La riassegnazione del personale chiave nei settori informatico e amministrativo non ha avuto esito positivo, causando un rischio rilevante di instabilità dell’Agenzia e delle sue operazioni. Dal 2008, anno dell’istituzione dell’EIT, al luglio 2014, la posizione di direttore è stata occupata da quattro persone diverse. La posizione di direttore e un’altra posizione dirigenziale sono occupate, rispettivamente dall’agosto 2014 e dal febbraio 2013, ad interim, il che costituisce una violazione dello Statuto del personale, che prevede un periodo massimo di un anno per lo svolgimento di funzioni ad interim. Tutto ciò è fonte di incertezza per le parti interessate e compromette la continuità strategica. Presso l’ECDC, il direttore ad interim è stato designato nel maggio 2015 ed era ancora insediato al 31 dicembre 2016, eccedendo quindi il periodo massimo di un anno. Tale nomina ad interim è inoltre sfociata in ulteriori 15 accordi ad interim per altri membri del personale.

Gli appalti pubblici restano un ambito soggetto ad errori

L’obiettivo cui mirano gli appalti pubblici è garantire la concorrenza tra operatori economici per procedere all’acquisto economicamente più vantaggioso in maniera trasparente, oggettiva e uniforme, nonché sulla base del quadro giuridico applicabile. Nelle relazioni annuali per EASO, OEDT, eu-LISA, EMA e l’Ufficio BEREC, la Corte ha concluso che dette agenzie non hanno integralmente rispettato i princìpi e le norme in materia di appalti pubblici stabiliti dal regolamento finanziario. Le osservazioni formulate dalla Corte riguardano principalmente incoerenze nei documenti di gara, il mancato rispetto dei criteri stabiliti per la selezione degli operatori economici, l’assenza di procedure formali e l’assenza di chiara delega del potere di aggiudicare e di firmare contratti.

La Corte ha accolto con favore il fatto che le agenzie facessero un uso crescente dei contratti-quadro inter-istituzionali per procurarsi beni e servizi, il che ha comportato efficienza amministrativa ed economie di scala. Tuttavia, nel caso di un contratto-quadro inter-istituzionale concluso nel 2014 tra la Commissione (la quale agiva per conto di numerose Istituzioni e agenzie) ed un contraente al fine di procurare software, licenze e servizi informatici, la successiva attuazione da parte di almeno tre agenzie (EMA, AEA, EASO) non è stata ottimale. Il contraente funge da intermediario tra le Istituzioni/agenzie e i potenziali fornitori in grado di rispondere alle necessità delle stesse. Per questi servizi di intermediazione, il contraente ha il diritto di applicare una maggiorazione (dal 2 % al 9 %) sui prezzi dei fornitori. Gli auditor della Corte hanno osservato che, per i pagamenti controllati nell’ambito di detto contratto-quadro, i prezzi e le maggiorazioni applicati non sono stati verificati in modo sistematico rispetto ai preventivi e alle fatture inviati dai fornitori, che l’attuazione del contratto-quadro non ha sempre assicurato una sufficiente concorrenza e, pertanto, non ha garantito che venisse scelta la soluzione più economica.

Sono state inoltre rilevate debolezze, relative ai controlli interni, nelle procedure di appalto pubblico. In cinque casi, per quattro agenzie (EASO, EIT, EMSA, EIGE), la Corte ha riscontrato che le debolezze dei controlli avevano provocato inefficienze, ad esempio in ragione della sottostima delle necessità di appalto al momento delle procedure.

Sebbene gli aspetti relativi alla performance non siano il principale ambito sui cui sono incentrati gli audit annuali delle agenzie espletati dalla Corte, ci si attende che gli auditor della Corte prestino attenzione ai rischi di una performance modesta e ai rischi relativi alla gestione finanziaria. In sette casi, per sei agenzie (eu-LISA, Frontex, EU-OSHA, AEA, Ufficio BEREC, EUIPO), la Corte ha formulato osservazioni su meccanismi di appalto pubblico non ottimali, che hanno messo a rischio il miglior rapporto qualità/prezzo, nonché su debolezze nel monitoraggio dell’esecuzione dei contratti.

Nonostante attività sostanzialmente simili, gli ambienti informatici delle agenzie sono diversi

Le agenzie svolgono una vasta gamma di attività operative, che richiedono soluzioni IT appropriate e talvolta approntate su misura. Tuttavia, le più importanti attività operative e amministrative sono svolte sulla base dello stesso quadro giuridico, il che potenzialmente implica che esse abbiano processi simili, i quali possono essere supportati da soluzioni IT simili. Sebbene le agenzie abbiano compiuto considerevoli passi in avanti nell’uso di sistemi di gestione del bilancio e di sistemi contabili simili, vi è tuttora una moltitudine di soluzioni IT usate in altri settori fondamentali, quali la gestione delle risorse umane e la gestione di appalti/contratti. Le agenzie dovrebbero considerare di armonizzare ulteriormente le soluzioni IT anche in detti settori, poiché ciò non soltanto migliorerebbe il rapporto tra benefici e costi, ma ridurrebbe anche i rischi legati al controllo interno e potenzierebbe la governance IT.

Tra gli altri potenziali vantaggi che potrebbero essere conseguiti, ad esempio, vi sarebbe una gestione e una rendicontazione ai portatori di interesse maggiormente armonizzate, nonché l’introduzione di procedure di audit maggiormente automatizzate per accrescere l’efficienza degli audit. La rete di agenzie dell’UE è impegnata a promuovere ulteriormente la cooperazione tra agenzie e la cooperazione con la Commissione su tali questioni e, per quanto riguarda l’audit esterno, anche con la Corte dei conti europea.

Grafico 4

Molteplicità di soluzioni informatiche presso le varie agenzie

Sistemi di gestione delle risorse umane

Sistemi di gestione degli appalti/dei contratti

Presso l’EMA, le consulenze informatiche e la gestione dei progetti devono essere migliorati

Oltre alle consuete attività di audit annuali riguardanti tutte le agenzie, la Corte ha esaminato la selezione di consulenti informatici presso l’EMA in relazione a due grandi progetti informatici (farmacovigilanza e sperimentazione clinica di medicinali) tramite i quali l’EMA sta cercando di rispettare l’obbligo giuridico di creare sistemi di rete paneuropei complessi che richiedono un esteso sviluppo IT. Poiché non vi è stato un incremento dell’organico dell’EMA per facilitare la creazione di expertise interna in sviluppo organizzativo e informatico, per questi settori l’Agenzia ha incaricato imprese di consulenza, e ciò l’ha resa dipendente, in misura critica, dall’expertise esterna.

Gli auditor della Corte hanno inoltre riscontrato che non era stata posta in essere alcuna metodologia adatta a tali complessi progetti su larga scala prima dell’inizio dei progetti stessi; ciò potrebbe aver inciso in modo negativo sulla capacità della direzione di sovraintendere a e monitorare l’attuazione dei progetti, nonché sulla capacità di assicurare la coerenza degli stessi. L’EMA ha continuato a sviluppare una metodologia adeguata: il perfezionamento più recente è stato apportato nel settembre 2016.

La capacità dell’EMA di controllare l’attività dei propri consulenti e di monitorare la qualità delle prestazioni è stata inoltre modesta, a causa del tipo di contratti di consulenza utilizzati (contratti T&M, time and means), ed anche in ragione del fatto che parte del processo di consulenza veniva svolto al di fuori della sede dell’Agenzia ed in un altro Stato membro. L’EMA ha subito ritardi e un aumento dei costi nell’attuazione dei progetti. I frequenti cambiamenti della portata dei progetti, della dotazione finanziaria e delle scadenze sono stati dovuti principalmente ai mutevoli requisiti di sistema, che hanno tenuto conto dell’evolversi delle esigenze degli Stati membri. Non è ancora possibile stabilire con certezza l’ammontare dei costi finali e le date di entrata in servizio dei sistemi IT.

Per quanto riguarda le risultanze di questo audit pilota dei servizi di consulenza presso l’EMA, la Corte metterà a buon uso in futuro, ogniqualvolta appropriato, l’avanzata metodologia, le conoscenze e l’esperienza acquisite nel corso dello stesso.

La gestione delle dotazioni finanziarie fa registrare miglioramenti, con qualche eccezione

Il numero di osservazioni formulate in questo ambito è notevolmente diminuito per il 2016, ma gli elevati riporti di stanziamenti di bilancio impegnati continuano a costituire la più frequente osservazione nelle relazioni annuali specifiche: essa riguarda ancora 23 agenzie. Tuttavia, detti riporti sono in genere attribuibili alla natura pluriennale delle operazioni. La Corte ha esortato numerose agenzie a considerare di introdurre stanziamenti di bilancio dissociati, ossia lo strumento previsto dal regolamento finanziario per gestire tali situazioni.

In quattro casi (Frontex, UCVV, Chafea, EASME), la Corte ha segnalato annullamenti di stanziamenti di bilancio riportati da precedenti esercizi, che indicano una sopravvalutazione delle esigenze di bilancio e dunque una debolezza di pianificazione.

In risposta alla crisi migratoria cui faceva fronte l’UE, i compiti di Frontex e dell’EASO sono notevolmente aumentati. Di conseguenza, i bilanci definitivi per il 2016 dell’EASO e di Frontez sono stati più elevati, rispettivamente di tre volte e del 75 %, rispetto al precedente esercizio. Entrambe le agenzie hanno fatto fronte a notevoli sfide amministrative e operative, nonché ad elevate aspettative riguardo all’immediato ottenimento di risultati, pur non disponendo di molto tempo per adattare sistemi e procedure e per assumere il personale necessario. Di conseguenza, hanno sperimentato problemi di assorbimento dei fondi aggiuntivi nel corso dell’esercizio finanziario, il che ha condotto a ingenti annullamenti (Frontex) o a elevati riporti (EASO) di fondi. Questo è uno dei motivi del mancato rispetto, in vari casi, delle norme in materia di bilancio e di appalti pubblici, nonché delle difficoltà incontrate nell’attuazione ottimale delle convenzioni di sovvenzione concluse con la Commissione o con i beneficiari.

In linea generale, le valutazioni esterne sono positive

Per la prima volta, la Corte ha fatto esplicito riferimento, in sei casi, all’esito delle valutazioni esterne operate sulle attività e sulla performance complessiva delle agenzie. In linea generale, le risultanze delle valutazioni sono state positive, e le agenzie hanno predisposto piani d’azione per dar seguito alle problematiche evidenziate nelle relazioni di valutazione. Sebbene, per la maggior parte delle agenzie, il regolamento istitutivo disponga che venga condotta una periodica valutazione esterna (in genere ogni quattro-sei anni), la Corte ha rilevato che i regolamenti istitutivi di sei agenzie (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE, REA) non includevano tale disposizione: si tratta di un problema che dovrebbe essere affrontato. La Corte ha inoltre segnalato che il regolamento istitutivo dell’EMA richiede che si proceda a una valutazione esterna ogni dieci anni e che si tratta di un periodo troppo lungo per fornire ai portatori d’interesse un feedback sulla performance efficace.

Sono state riportate le risultanze degli audit dello IAS per fornire una visione più completa

Per il 2016, la Corte ha, per la prima volta, fatto riferimento alle conclusioni di audit tratte dal Servizio di audit interno della Commissione (IAS) al fine di fornire una visione più completa delle risultanze di audit. In totale, è stato fatto riferimento a 14 relazioni di audit dello IAS. In tutti i casi, le agenzie e lo IAS avevano convenuto piani per l’adozione di misure correttive.

Il seguito dato alle osservazioni formulate negli scorsi anni è, nella maggior parte dei casi, a buon punto

Ove applicabile, si è fornito lo stato di avanzamento delle azioni intraprese dalle agenzie per dar seguito alle osservazioni formulate dalla Corte per gli esercizi precedenti. Come si può constatare nell’allegato III, per le 140 osservazioni pendenti alla fine del 2015 (2014: 134), nella maggior parte dei casi erano state completate o erano in corso azioni correttive.

Grafico 5

Seguito dato alle osservazioni formulate per gli esercizi precedenti

(1) Il personale comprende funzionari, agenti temporanei e contrattuali, nonché esperti nazionali distaccati.

(2) I dati 2015 concernenti gli effettivi sono stati aggiornati sulla base dei dati forniti dalle agenzie.

(3) GU C 326 del 26.10.2012, pag. 47.

(4) Date le limitate risorse e operazioni dell’Agenzia di approvvigionamento dell’Euratom, questa agenzia viene sottoposta soltanto all’audit della Corte.

(5) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).

(6) Articolo 107 del regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione (GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42).

(7) Corte dei conti europea, analisi panoramica intitolata «Lacune, sovrapposizioni e sfide: analisi panoramica delle disposizioni dell’UE in materia di rendicontabilità e audit del settore pubblico».

(8) I paragrafi d’enfasi attirano l’attenzione su importanti questioni che sono fondamentali ai fini della comprensione dei conti da parte del lettore.

(9) I paragrafi «Altre questioni» servono ad illustrare questioni importanti diverse da quelle presentate o indicate nei conti annuali.

ALLEGATO I Bilancio e organico delle agenzie (1) Bilancio (2) Organico (3) Commissioni permanenti del PE DG capofila Settore d’intervento 2015 2016 2015 2016 (milioni di euro) (milioni di euro) Agenzie decentrate eu-LISA Libertà civili, giustizia e affari interni HOME Affari interni 71,7 82,3 134 144 EASO HOME Affari interni 15,9 53,0 93 125 Frontex HOME Affari interni 143,3 251,0 309 365 OEDT HOME Affari interni 18,5 15,4 100 101 Europol HOME Affari interni 95,0 104,0 666 737 FRA JUST Giustizia 21,6 21,6 107 105 CEPOL HOME Affari interni 8,8 10,3 41 51 Eurojust JUST Giustizia 33,8 43,5 246 245 ABE Affari economici e monetari FISMA Servizi finanziari e mercati dei capitali 33,4 36,5 156 161 EIOPA FISMA Servizi finanziari e mercati dei capitali 20,2 21,8 133 139 ESMA FISMA Servizi finanziari e mercati dei capitali 36,8 39,4 202 204 SRB (4) FISMA Servizi finanziari e mercati dei capitali 22,0 11 865 108 180 EU-OSHA Occupazione e affari sociali EMPL Occupazione e affari sociali 16,9 16,7 65 65 Cedefop EAC Istruzione e cultura 18,4 18,0 123 122 Eurofound EMPL Occupazione e affari sociali 21,2 20,8 111 104 ETF EAC Istruzione e cultura 21,0 21,0 129 130 CdT DGT Servizi linguistici 49,6 50,5 218 225 ECDC Ambiente, salute pubblica e sicurezza alimentare SANTE Salute e tutela dei consumatori 58,5 58,2 260 260 ECHA GROW Industria 114,8 110,1 572 578 AEA ENV Ambiente 49,2 50,5 219 208 EFSA SANTE Salute e tutela dei consumatori 78,8 79,5 434 443 EMA SANTE Salute e tutela dei consumatori 304,0 305,0 775 768 EFCA Pesca MARE Affari marittimi e pesca 9,2 10,0 64 64 UCVV Industria, ricerca ed energia SANTE Agricoltura e sviluppo rurale 14,7 16,1 46 44 Agenzia Euratom (4) ENER e RTD Energia e innovazione 0,1 0,1 17 17 ACER ENER Energia 11,3 15,9 80 103 GSA GROW Industria 363,8 626,4 139 160 EIT EAC Innovazione e tecnologia 232,0 283,0 50 59 ENISA CNECT Mercato unico digitale 10,0 11,0 69 69 EUIPO GROW Mercato interno 384,2 421,3 848 910 Ufficio BEREC CNECT Mercato unico digitale 4,0 4,2 26 27 AESA Trasporti e turismo MOVE Mobilità e trasporti 185,4 193,4 779 774 EMSA MOVE Mobilità e trasporti 64,8 71,1 246 246 ex ERA MOVE Mobilità e trasporti 26,3 27,5 157 155 EIGE Diritti delle donne e parità tra generi JUST Giustizia 7,9 7,8 42 45 Agenzie esecutive EACEA EAC, CNECT, HOME e ECHO Istruzione e cultura 46,9 49,1 441 442 REA RTD, EAC, GROW, HOME, CNECT e AGRI Ricerca e innovazione 54,6 62,9 618 628 ERCEA RTD Ricerca e innovazione 39,6 42,6 417 461 EASME ENTR, RTD, ENR, ENV, CLIMA, CNECT e MARE Energia, imprenditorialità e innovazione 36,4 35,8 373 417 INEA MOVE, ENER, CNECT e RTD Mobilità e trasporti 18,4 21,7 186 225 Chafea SANTE, JUST e AGRI Tutela dei consumatori 7,4 8,7 49 58 Totale 2 770,40 15 182,70 9 848 10 364 Senza il «Bilancio del Fondo» dell’SRB 2 770,04 3 382,70 9 848 10 364 (1) Fonte: dati forniti dalle agenzie. (2) I dati di bilancio sono basati sugli stanziamenti di pagamento. (3) Il personale comprende funzionari, agenti temporanei e contrattuali ed esperti nazionali distaccati. (4) I conti dell’SRB e dell’Agenzia Euratom non sono consolidati nei conti dell’UE.

ALLEGATO II Osservazioni formulate dalla Corte che non mettono in discussione i giudizi espressi dalla stessa Numero complessivo di osservazioni Affidabilità dei conti Legittimità/regolarità delle operazioni Controlli interni Gestione di bilancio Sana gestione finanziaria / performance Altre osservazioni Procedure di appalto Assunzioni, promozioni e stipendi Altro Procedure di appalto Monitoraggio dell’esecuzione finanziaria dei contratti Altro Constatazioni dello IAS Riporti elevati Cancellazioni elevate di riporti dal 2015 Altro Procedure di appalto Gestione delle risorse umane Osservazioni della valutazione esterna Altro Nessun obbligo effettivo di valutazione esterna Questioni relative al personale Altro Agenzie decentrate 1 CEPOL 2 1 1 2 EASO 11 1 1 1 3 1 1 1 2 3 OEDT 2 1 1 4 eu-LISA 7 1 1 1 2 1 1 5 Eurojust 1 1 6 Europol 1 1 7 FRA 2 1 1 8 Frontex 9 1 1 1 1 1 1 2 1 9 ABE 0 10 EIOPA 0 11 ESMA 0 12 SRB 6 1 1 3 1 13 CdT 1 1 14 Cedefop 0 15 ETF 2 1 1 16 EU-OSHA 3 1 1 1 17 Eurofound 4 1 1 1 1 18 ECDC 3 1 1 1 19 ECHA 3 1 1 1 20 AEA 3 1 1 1 21 EFSA 1 1 22 EMA 8 1 1 1 1 3 1 23 EFCA 0 24 ACER 2 1 1 25 Ufficio BEREC 5 1 1 1 1 1 26 UCVV 3 1 1 1 27 EIT 7 1 1 1 2 1 1 28 ENISA 3 1 1 1 29 EUIPO 3 1 1 1 30 Agenzia Euratom 0 31 GSA 3 1 1 1 32 AESA 2 1 1 33 EMSA 1 1 34 ex ERA 0 35 EIGE 4 2 1 1 Agenzie esecutive 36 Chafea 2 1 1 37 EACEA 2 1 1 38 EASME 2 1 1 39 ERCEA 3 1 1 1 40 INEA 1 1 41 REA 3 2 1 Totali parziali: 115 2 5 4 2 5 2 7 14 23 4 5 7 2 6 9 6 6 6 Totali: 11 28 32 24 18