P7_TA(2013)0004

Diritto in materia di procedimenti amministrativi

Risoluzione del Parlamento europeo del 15 gennaio 2013 recante raccomandazioni alla Commissione sul diritto dell'Unione europea in materia di procedimenti amministrativi (2012/2024(INL))

(2015/C 440/04)

Il Parlamento europeo,

vista la decisione del Segretario generale del Consiglio/Alto rappresentante per la politica estera e di sicurezza comune del 25 giugno 2001 relativa a un codice di buona condotta amministrativa per il Segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e il suo personale nelle loro relazioni professionali con il pubblico (5) ,

visti la relazione della commissione giuridica e i pareri della commissione per gli affari costituzionali e della commissione per le petizioni (A7-0369/2012),

considerando che, con lo sviluppo delle competenze dell'Unione europea, i cittadini si confrontano sempre più direttamente con l'amministrazione dell'Unione, ma non sempre dispongono dei corrispondenti diritti procedurali di cui potersi avvalere contro la stessa nei casi in cui ciò risulti necessario;

considerando che le norme e i principi vigenti dell'Unione in materia di buona amministrazione sono ripartiti su un'ampia varietà di fonti: diritto primario, giurisprudenza della Corte di giustizia, diritto derivato, normativa non vincolante («soft law») e impegni unilaterali delle istituzioni dell'Unione;

considerando che il fatto che l'Unione non dispone di un insieme coerente e completo di norme codificate di diritto amministrativo rende difficile per i cittadini comprendere i loro diritti amministrativi a norma del diritto dell'Unione;

considerando che, come evidenziato dal Mediatore, l'adozione di tale codice contribuirebbe a porre fine alla confusione attualmente derivante dall'esistenza parallela di codici diversi in gran parte degli organi e delle istituzioni dell'Unione, garantirebbe l'applicazione degli stessi principi di base da parte di organi e istituzioni nelle loro relazioni con i cittadini e sottolineerebbe, sia per i cittadini che per i funzionari, l'importanza di tali principi;

considerando che la codificazione del principio di servizio — secondo cui l'amministrazione cerca di orientare, assistere, servire e sostenere i cittadini e agisce con l'opportuna cortesia, evitando così procedure inutilmente lunghe e gravose e facendo risparmiare tempo e fatica a cittadini e funzionari — contribuirebbe a rispondere alle legittime aspettative dei cittadini e gioverebbe sia ai cittadini che all'amministrazione, in termini di miglioramento del servizio e di maggiore efficienza; considerando che occorre sensibilizzare maggiormente i cittadini dell'Unione europea al loro diritto a una buona amministrazione, anche attraverso i servizi e le reti d'informazione competenti in seno alla Commissione;

considerando che un diritto dell'Unione europea in materia di procedimenti amministrativi potrebbe favorire una convergenza spontanea dei diritti amministrativi nazionali, per quanto riguarda i principi procedurali generali e i diritti fondamentali dei cittadini nei confronti dell'amministrazione, e in tal modo rafforzare il processo di integrazione;

considerando che l'entrata in vigore del trattato di Lisbona ha dotato l'Unione di un'idonea base giuridica per l'adozione di un diritto dell'Unione europea in materia di procedimenti amministrativi;

considerando che la Commissione dovrebbe consultare adeguatamente tutti i soggetti interessati e, in particolare, avvalersi delle competenze specifiche e dell'esperienza del Mediatore europeo, organo centrale per il ricevimento delle denunce dei cittadini in merito ai casi di cattiva amministrazione da parte degli organi e delle istituzioni dell'Unione;

(1) GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(2) GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43.

(3) GU C 72 E del 21.3.2002, pag. 331.

(4) GU L 267 del 20.10.2000, pag. 63.

(5) GU C 189 del 5.7.2001, pag. 1.

(6) http://www.statskontoret.se/upload/Publikationer/2005/200504.pdf

ALLEGATO

RACCOMANDAZIONI PARTICOLAREGGIATE CONCERNENTI IL CONTENUTO DELLA PROPOSTA RICHIESTA

Raccomandazione 1 (sull'obiettivo e l'ambito di applicazione del regolamento da adottare)

L'obiettivo del regolamento dovrebbe essere quello di garantire il diritto a una buona amministrazione attraverso un'amministrazione aperta, efficiente e indipendente basata su un diritto dell'Unione europea in materia di procedimenti amministrativi.

Il regolamento dovrebbe applicarsi alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell'Unione («l'amministrazione dell'Unione») nelle loro relazioni con il pubblico. Il suo ambito di applicazione dovrebbe pertanto essere limitato all'amministrazione diretta.

Il regolamento dovrebbe codificare i principi fondamentali della buona amministrazione e dovrebbe disciplinare la procedura che l'amministrazione dell'Unione deve seguire nel trattare i singoli casi in cui è coinvolta una persona fisica o giuridica, come pure altre situazioni in cui una persona ha un contatto diretto o personale con l'amministrazione dell'Unione.

Raccomandazione 2 (sul rapporto tra il regolamento e gli strumenti settoriali)

Il regolamento dovrebbe includere un nucleo di principi universali e dovrebbe stabilire una procedura applicabile come norma de minimis laddove non esista una lex specialis.

Le garanzie concesse alle persone a titolo di strumenti settoriali non devono mai fornire una protezione inferiore a quella prevista dal regolamento.

Raccomandazione 3 (sui principi generali che dovrebbero disciplinare l'amministrazione)

Il regolamento dovrebbe codificare i seguenti principi:

— Principio di legalità: l'amministrazione dell'Unione agisce secondo la legge e applica le norme e le procedure previste dalla legislazione dell'Unione. I poteri amministrativi sono basati sulla legge e il loro contenuto è conforme alla legge. Le decisioni prese o le misure adottate non sono mai arbitrarie e non perseguono finalità che non sono basate sul diritto o non sono motivate dall'interesse pubblico.

— Principio di non discriminazione e parità di trattamento: l'amministrazione dell'Unione evita qualsiasi discriminazione ingiustificata tra le persone basata sulla nazionalità, il genere, la razza, il colore della pelle, l'origine etnica o sociale, la lingua, la religione o le convinzioni personali, le opinioni politiche o di qualsiasi altra natura, la disabilità, l'età o l'orientamento sessuale. Le persone che si trovano nella stessa situazione sono trattate nello stesso modo. La differenza di trattamento è giustificata unicamente dalle caratteristiche oggettive della materia in questione.

— Principio di proporzionalità: l'amministrazione dell'Unione adotta decisioni riguardanti i diritti e gli interessi delle persone solo laddove ciò sia necessario e in misura proporzionale all'obiettivo perseguito. Nell'adottare decisioni, i funzionari garantiscono un giusto equilibrio tra gli interessi dei singoli e l'interesse generale. In particolare, non impongono oneri amministrativi o economici eccessivi rispetto al beneficio atteso.

— Principio di imparzialità: l'amministrazione dell'Unione è imparziale e indipendente. Si astiene da qualsiasi azione arbitraria che abbia effetti negativi sulle persone e da qualsiasi trattamento preferenziale, quali che ne siano i motivi. L'amministrazione dell'Unione è tenuta ad agire sempre nell'interesse dell'Unione e per il bene pubblico. Nessuna azione è condizionata da interessi (anche finanziari) personali, familiari o nazionali o da pressioni politiche. L'amministrazione dell'Unione assicura il giusto equilibrio tra gli interessi delle diverse tipologie di cittadini (imprese, consumatori e altro).

— Principio di coerenza e legittime aspettative: l'amministrazione dell'Unione è coerente nel proprio comportamento e segue le normali prassi amministrative, che sono rese pubbliche. Qualora esistano motivi legittimi per discostarsene in casi specifici, occorre fornire valide motivazioni. Vanno rispettate le legittime e ragionevoli aspettative che le persone possono avere alla luce delle modalità con le quali l'amministrazione dell'Unione ha agito in passato.

— Principio del rispetto della vita privata: l'amministrazione dell'Unione rispetta la vita privata delle persone in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001. L'amministrazione dell'Unione si astiene dal trattare i dati personali per fini non legittimi o dal trasmettere tali dati a terzi non autorizzati.

— Principio di equità: deve essere rispettato come principio giuridico fondamentale, indispensabile per creare un clima di fiducia e prevedibilità nelle relazioni fra gli individui e l'amministrazione.

— Principio di trasparenza: l'amministrazione dell'Unione è aperta. Essa documenta le procedure amministrative e tiene un registro aggiornato della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti ricevuti nonché delle decisioni e delle misure adottate. È opportuno che tutto il materiale fornito dagli organi consultivi e dalle parti interessate sia reso disponibile al pubblico. Le richieste di accesso ai documenti sono trattate in conformità dei principi e limiti generali di cui al regolamento (CE) n. 1049/2001.

— Principio di efficienza e di servizio: gli interventi da parte dell'amministrazione dell'Unione sono disciplinati da criteri di efficienza e di servizio pubblico. I membri del personale informano il pubblico sulle modalità con le quali viene trattata una questione di loro competenza. Qualora ricevano una richiesta relativa a una questione che non rientra nelle loro competenze, indirizzano il richiedente verso il servizio competente.

Raccomandazione 4 (sulle norme che disciplinano le decisioni amministrative)

Raccomandazione 4.1: sull'avvio del procedimento amministrativo

Le decisioni amministrative possono essere adottate dall'amministrazione dell'Unione di propria iniziativa o su richiesta di una parte interessata.

Raccomandazione 4.2: sull'avviso di ricevimento

Le richieste di decisioni individuali sono oggetto di un avviso di ricevimento in cui viene indicato il termine per l'adozione della decisione in questione. Sono indicate altresì le conseguenze di un'eventuale mancata adozione della decisione entro tale termine (silenzio dell'amministrazione).

In caso di presentazione di una richiesta non corretta, nell'avviso di ricevimento è indicato il termine entro il quale si deve ovviare al problema o presentare gli eventuali documenti mancanti.

Raccomandazione 4.3: sull'imparzialità delle decisioni amministrative

Nessun membro del personale partecipa a una decisione amministrativa in cui ha un interesse finanziario.

Un eventuale conflitto di interessi è comunicato dal membro del personale in questione al suo superiore gerarchico, che può decidere di escluderlo dalla procedura tenendo conto delle particolari circostanze del caso.

Un membro del pubblico interessato può chiedere che un funzionario non partecipi a una decisione che avrà ripercussioni sui suoi interessi personali. La richiesta a tal fine è presentata per iscritto e deve precisare le sue motivazioni. Il superiore gerarchico del funzionario adotta una decisione dopo aver sentito il funzionario in questione.

Occorre fissare termini appropriati per il trattamento dei conflitti di interesse.

Raccomandazione 4.4: sul diritto a essere sentiti

I diritti della difesa devono essere rispettati in ciascuna fase del procedimento. Se l'amministrazione dell'Unione adotta una decisione che avrà ripercussioni dirette sui diritti o sugli interessi di singole persone, le persone interessate hanno la possibilità di esprimere il loro parere per iscritto o a voce prima che la decisione venga adottata, se necessario, o se preferiscono con l'assistenza di una persona di loro scelta.

Raccomandazione 4.5: sul diritto di accesso al proprio fascicolo

La parte interessata ha pieno accesso al proprio fascicolo. Deve spettare alla parte interessata decidere quali documenti non riservati sono pertinenti.

Raccomandazione 4.6: sui termini

Le decisioni amministrative sono adottate entro un termine ragionevole e in modo tempestivo. I termini sono fissati nelle regole applicabili che disciplinano ciascun procedimento. Qualora non venga fissato un termine, non si devono superare i tre mesi dalla data della decisione di avviare un procedimento ex officio o dalla data della richiesta della parte interessata.

Se non viene adottata una decisione entro tale termine per motivi obiettivi, quali ad esempio la necessità di concedere il tempo sufficiente per rettificare una richiesta non corretta, la complessità della questione, l'obbligo di sospendere la procedura in attesa della decisione di terzi, ecc., la persona in questione ne è informata e la decisione è adottata entro il più breve tempo possibile.

Raccomandazione 4.7: sulla forma delle decisioni amministrative

Le decisioni amministrative sono comunicate per iscritto e sono formulate in modo chiaro, semplice e comprensibile. Esse sono redatte nella lingua scelta dal destinatario, a condizione che sia una delle lingue ufficiali dell'Unione.

Raccomandazione 4.8: sull'obbligo di motivazione

Le decisioni amministrative devono indicare chiaramente i motivi sui quali sono basate. Esse specificano gli elementi pertinenti e la loro base giuridica.

Le decisioni devono contenere una motivazione individuale. Qualora ciò non sia possibile a causa del fatto che decisioni simili interessano un elevato numero di persone, è autorizzato l'uso di comunicazioni standard. In tal caso, tuttavia, qualora un cittadino richieda una motivazione individuale ha il diritto di riceverla.

Raccomandazione 4.9: sulla notifica delle decisioni amministrative

Le decisioni amministrative che riguardano i diritti e gli interessi di singole persone sono notificate per iscritto alla persona o alle persone interessate non appena sono adottate.

Raccomandazione 4.10: sull'indicazione dei mezzi di ricorso disponibili

Le decisioni amministrative indicano chiaramente — laddove sia previsto dal dritto dell'Unione — che è possibile un ricorso, e descrivono la procedura da seguire per la sua presentazione, come pure il nominativo e l'indirizzo amministrativo della persona o del servizio presso il quale va presentato il ricorso e il termine di presentazione.

Se del caso, le decisioni amministrative fanno riferimento alla possibilità di avviare procedimenti giudiziari e/o di presentare un ricorso al Mediatore europeo.

Raccomandazione 5 (sulla revisione e la correzione delle proprie decisioni)

Il regolamento dovrebbe includere la possibilità per l'amministrazione dell'Unione di correggere un errore d'ufficio, un errore aritmetico o un altro errore simile in qualsiasi momento, di propria iniziativa o a seguito di una richiesta da parte della persona interessata.

È opportuno inserire disposizioni relative alla rettifica delle decisioni amministrative per altri motivi, operando una netta distinzione tra la procedura da seguire per la revisione di decisioni adottate che ledono gli interessi di una persona e di quelle che comportano invece un beneficio per la persona.

Raccomandazione 6 (sulla forma del regolamento e la sua pubblicazione)

Il regolamento dovrebbe essere redatto in modo chiaro e conciso ed essere facilmente comprensibile al pubblico.

Il regolamento dovrebbe essere adeguatamente pubblicizzato sui siti Internet di ciascuna istituzione, organo e organismo dell'Unione.