IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 29/6

Iniziativa della Repubblica francese in vista dell'adozione della decisione del Consiglio sull'uso dell'informatica nel settore doganale

(2009/C 29/05)

IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,

visto il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 30, paragrafo 1, lettera a), e l'articolo 34, paragrafo 2, lettera c),

vista l'iniziativa della Repubblica francese,

visto il parere del Parlamento europeo (1),

considerando quanto segue:

(1) Le amministrazioni doganali, insieme ad altre autorità competenti, sono responsabili, alle frontiere esterne della Comunità ed entro i suoi confini territoriali, della prevenzione, della ricerca e della repressione delle infrazioni sia alle norme comunitarie sia alle leggi nazionali.

(2) La salute, la moralità e la sicurezza dei cittadini sono gravemente minacciate dall'aumento dei traffici illeciti di tutti i generi.

(3) È necessario intensificare la cooperazione tra le amministrazioni doganali mediante l'introduzione di procedure che consentano loro di agire in comune e di scambiarsi dati personali e di altro genere relativi ai traffici illeciti, avvalendosi della nuova tecnologia per la gestione e la trasmissione di tali informazioni, fatte salve le disposizioni della convenzione del Consiglio d'Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, firmata a Strasburgo il 28 gennaio 1981, e fatti salvi i principi enunciati nella raccomandazione R (87) 15 del comitato dei ministri del Consiglio d'Europa, del 17 settembre 1987, intesa a regolamentare l'uso dei dati di carattere personale nel settore della polizia.

(4) È inoltre necessario assicurare una massima complementarità con l'azione svolta a livello di cooperazione con l'Ufficio europeo di polizia (Europol) e l'Unità europea di cooperazione giudiziaria (Eurojust) consentendo a tali organismi di accedere ai dati del Sistema informativo doganale.

(5) Poiché l'attività quotidiana delle amministrazioni doganali comporta l'applicazione di disposizioni sia comunitarie che non comunitarie, è necessario assicurare che le disposizioni sulla mutua assistenza e la cooperazione amministrativa in ambedue i settori evolvano allo stesso modo. È pertanto opportuno tener conto delle disposizioni relative al Sistema informativo doganale e all'archivio d'identificazione dei fascicoli a fini doganali del regolamento (CE) n. 766/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, recante modifica del regolamento (CE) n. 515/97 del Consiglio relativo alla mutua assistenza tra le autorità amministrative degli Stati membri e alla collaborazione tra queste e la Commissione per assicurare la corretta applicazione delle normative doganale e agricola (2).

(6) L'esperienza acquisita dall'entrata in vigore della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale del 26 luglio 1995 (in seguito denominata «convenzione SID») (3) mostra che l'utilizzo del Sistema informativo doganale soltanto ai fini di osservazione e di rendiconto, di sorveglianza discreta o di controlli specifici non consente di conseguire pienamente l'obiettivo del sistema, vale a dire facilitare la prevenzione, la ricerca e il perseguimento di gravi infrazioni alle leggi nazionali.

(7) Un'analisi strategica dovrebbe aiutare i responsabili al livello più elevato a definire i progetti, gli obiettivi e le politiche della lotta antifrode, a programmare le attività e a dispiegare le risorse necessarie per conseguire gli obiettivi operativi stabiliti.

(8) Un'analisi operativa riguardante le attività, i mezzi e le intenzioni di determinate persone o imprese che non rispettano o sembrano non rispettare le leggi nazionali dovrebbe aiutare le autorità doganali a prendere in casi specifici i provvedimenti adeguati per conseguire gli obiettivi in materia di lotta antifrode.

(9) È opportuno quindi sostituire la convenzione SID.

(10) La presente decisione rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi riconosciuti in particolare nella Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea,

DECIDE:

CAPITOLO I

ISTITUZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIVO DOGANALE

Articolo 1

1. Le amministrazioni doganali degli Stati membri istituiscono e mantengono un Sistema informativo automatizzato comune a fini doganali, in seguito denominato «Sistema informativo doganale».

2. Il Sistema informativo doganale ha lo scopo, secondo la presente decisione, di facilitare la prevenzione, la ricerca e il perseguimento di gravi infrazioni alle leggi nazionali rendendo più rapidamente disponibili i dati e più efficaci le procedure di cooperazione e di controllo delle amministrazioni doganali degli Stati membri.

CAPITOLO II

DEFINIZIONI

Articolo 2

Ai fini della presente decisione, si intendono per:

1) «leggi nazionali», le disposizioni legislative o regolamentari di uno Stato membro la cui applicazione competa in tutto o in parte all'amministrazione doganale di tale Stato, riguardanti: a) la circolazione delle merci soggette a misure di divieto, restrizione o controllo, in particolare a quelle contemplate agli articoli 36 e 223 del trattato che istituisce la Comunità europea; b) il trasferimento, la conversione, l'occultamento o la dissimulazione di beni o proventi derivanti, direttamente o indirettamente, dal traffico internazionale illecito di stupefacenti o da violazioni: i) delle disposizioni legislative, regolamentari o amministrative di uno Stato membro, della cui applicazione è responsabile in tutto o in parte l'amministrazione doganale di tale Stato membro per quanto riguarda il traffico transfrontaliero di merci, soggette a misure didivieto, limitazione o controllo, in particolare quelle di cui agli articoli 36 e 223 del trattato che istituisce la Comunità europea, nonché le accise non armonizzate; ii) dell'insieme delle disposizioni comunitarie e delle relative disposizioni applicative che disciplinano l'importazione, l'esportazione, il transito e il soggiorno delle merci oggetto di scambi tra gli Stati membri e i paesi terzi, nonché tra gli Stati membri nel caso di merci non aventi status comunitario ai sensi dell'articolo 23, paragrafo 2, del trattato che istituisce la Comunità europea o di merci sottoposte a controlli o indagini supplementari al fine di accertare il loro status comunitario; iii) dell'insieme delle disposizioni adottate a livello comunitario nell'ambito della politica agricola comune e delle norme specifiche adottate per le merci risultanti dalla trasformazione di prodotti agricoli; o iv) dell'insieme delle disposizioni adottate a livello comunitario in materia di accise armonizzate nonché di IVA all'importazione, assieme alle relative disposizioni nazionali di attuazione o utilizzate in tale quadro;

2) «dati personali», qualsiasi informazione riguardante un individuo identificato o identificabile;

3) «Stato membro che ha fornito i dati», uno Stato che inserisce dati nel Sistema informativo doganale;

4) «analisi operativa»: l'analisi delle operazioni che costituiscono, o sembrano costituire, infrazioni alle leggi nazionali attraverso la realizzazione delle seguenti fasi: a) la raccolta d'informazioni, compresi i dati personali; b) la valutazione dell'affidabilità della fonte d'informazioni e delle informazioni stesse; c) la ricerca, la rilevazione metodica e l'interpretazione delle relazioni esistenti tra tali informazioni o tra queste e altri dati significativi; d) la formulazione di constatazioni, ipotesi o raccomandazioni di cui possano servirsi direttamente come informazioni sui rischi le autorità competenti per prevenire e individuare altre operazioni contrarie alle leggi nazionali e/o per identificare con precisione la persona o le imprese implicate in tali operazioni;

5) «analisi strategica»: la ricerca e la rilevazione delle tendenze generali in materia di infrazioni alle leggi nazionali, mediante una valutazione della possibilità che si verifichino e dell'ampiezza e dell'incidenza di determinate forme di operazioni contrarie alle leggi nazionali, allo scopo di determinare priorità, di comprendere meglio il fenomeno o la possibilità che si verifichino, di riorientare le azioni di prevenzione e di scoperta delle frodi e di rivedere l'organizzazione dei servizi. Per l'analisi strategica possono essere utilizzati soltanto i dati resi anonimi.

CAPITOLO III

FUNZIONAMENTO E UTILIZZAZIONE DEL SISTEMA INFORMATIVO DOGANALE

Articolo 3

1. Il Sistema informativo doganale consiste in una banca dati centrale cui si può accedere tramite terminali in ogni Stato membro. Il Sistema comprende esclusivamente i dati, compresi i dati personali, necessari al raggiungimento del proprio scopo di cui all'articolo 2, paragrafo 2, relativi alle categorie seguenti:

a) merci;

b) mezzi di trasporto;

c) imprese;

d) persone;

e) tendenze in materia di frode;

f) disponibilità di competenze professionali;

g) articoli bloccati, sequestrati o confiscati.

2. La Commissione provvede alla gestione tecnica dell'infrastruttura del Sistema informativo doganale secondo le regole previste dalle disposizioni d'applicazione adottate dal Consiglio.

La Commissione riferisce della gestione al comitato di cui all'articolo 23.

3. La Commissione comunica a detto comitato le disposizioni pratiche adottate per la gestione tecnica.

Articolo 4

1. Gli Stati membri stabiliscono gli elementi da includere nel Sistema informativo doganale relativamente a ciascuna delle categorie di cui all'articolo 3 per quanto necessario alla realizzazione dello scopo del Sistema. Nella categoria di cui all'articolo 3, lettera e), non devono figurare in nessun caso dati personali.

2. Nell'ambito delle categorie di cui all'articolo 3, lettere da a) a d), le informazioni personali inserite nel Sistema sono limitate alle informazioni seguenti:

a) cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi;

b) data e luogo di nascita;

c) cittadinanza;

d) sesso;

e) numero, luogo e data di rilascio dei documenti d'identità (passaporti, carte d'identità, patenti di guida);

f) indirizzo;

g) segni particolari oggettivi e permanenti;

h) motivo dell'inclusione dei dati;

i) azione proposta;

j) codice di allarme atto a segnalare che la persona ha già fatto uso di armi o di violenza ovvero è sfuggita alle autorità;

k) numero d'immatricolazione del mezzo di trasporto.

3. Nell'ambito della categoria di cui all'articolo 3, lettera f), le informazioni personali inserite nel Sistema sono limitate ai cognomi e nomi degli esperti.

4. Nell'ambito della categoria di cui all'articolo 3, lettera g), le informazioni personali sono limitate alle informazioni seguenti:

a) cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi;

b) data e luogo di nascita;

c) cittadinanza;

d) sesso;

e) indirizzo.

5. Non sono comunque inclusi i dati personali elencati all'articolo 6, prima frase della convenzione del Consiglio d'Europa sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, firmata a Strasburgo il 28 gennaio 1981, in appresso denominata «convenzione di Strasburgo 1981».

Articolo 5

1. I dati relativi alle categorie di cui all'articolo 3 sono inseriti nel Sistema informativo doganale unicamente a fini di osservazione e di rendiconto, di sorveglianza discreta, di controlli specifici e di analisi operativa.

2. Ai fini delle azioni di cui al paragrafo 1, vale a dire osservazione o rendiconto, sorveglianza discreta, controlli specifici o analisi operativa, i dati personali nell'ambito delle categorie di cui all'articolo 3 possono essere inseriti nel Sistema informativo doganale soltanto se, specialmente sulla base di precedenti attività illecite, vi sono motivi sostanziali per ritenere che la persona interessata abbia effettuato, stia effettuando o intenda effettuare gravi infrazioni alle leggi nazionali.

Articolo 6

1. Se le azioni suggerite di cui all'articolo 5, paragrafo 1, sono attuate, è possibile raccogliere e trasmettere, interamente o in parte, le informazioni seguenti allo Stato membro che ha fornito i dati:

i) l'avvenuta individuazione della merce, del mezzo di trasporto, dell'impresa o della persona oggetto di segnalazione;

ii) il luogo, l'ora o il motivo del controllo;

iii) l'itinerario seguito e la destinazione del viaggio;

iv) le persone che accompagnano la persona in questione o gli occupanti del mezzo di trasporto utilizzato;

v) i mezzi di trasporto utilizzati;

vi) gli oggetti trasportati;

vii) le circostanze relative all'individuazione della merce, dei mezzi di trasporto, della società e della persona.

Quando dette informazioni sono raccolte nel quadro delle azioni di sorveglianza discreta, occorre prendere iniziative intese a garantire che la discrezione della sorveglianza non sia compromessa.

2. Nel quadro dei controlli specifici di cui all'articolo 5, paragrafo 1, le persone, i mezzi di trasporto e gli oggetti possono essere ispezionati, entro i limiti permessi e a norma delle leggi, dei regolamenti e delle procedure dello Stato membro in cui ha luogo l'ispezione. Se la legislazione di uno Stato membro non ammette il controllo specifico, questo viene automaticamente convertito dal medesimo Stato membro in un'osservazione e rendiconto ovvero in sorveglianza discreta.

Articolo 7

1. L'accesso diretto ai dati inseriti nel Sistema informativo doganale è riservato alle autorità nazionali designate da ciascuno Stato membro. Tali autorità nazionali sono le amministrazioni doganali, ma possono altresì comprendere altre autorità competenti, in base alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro in questione, ad agire per raggiungere lo scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2.

2. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all'articolo 23 un elenco delle proprie autorità competenti designate a norma del paragrafo 1 del presente articolo per accedere direttamente al Sistema informativo doganale e precisa, per ciascuna autorità, a quali dati può avere accesso e per quali scopi.

3. In deroga ai paragrafi 1 e 2, gli Stati membri possono, mediante accordo unanime, consentire l'accesso al Sistema informativo doganale ad organizzazioni internazionali o regionali. Detto accordo deve rivestire la forma di decisione del Consiglio. Per prendere questa decisione gli Stati membri tengono conto di tutti gli accordi bilaterali vigenti e di ogni parere dell'autorità comune di controllo di cui all'articolo 25, in merito all'adeguatezza delle misure di protezione dei dati.

Articolo 8

1. Gli Stati membri possono utilizzare i dati ottenuti dal Sistema informativo doganale soltanto per lo scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2. Essi possono tuttavia utilizzare tali dati a fini amministrativi o di altro genere, previa autorizzazione dello Stato membro che li ha inseriti nel Sistema e subordinatamente alle condizioni da esso stabilite. In tal caso l'utilizzazione è conforme alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro che intende servirsi dei dati e dovrebbe tener conto del principio 5.5 della raccomandazione R (87) 15 del comitato dei ministri del Consiglio d'Europa, del 17 settembre 1987, intesa a regolamentare l'uso dei dati di carattere personale nel settore della polizia, in seguito denominata «raccomandazione R (87) 15».

2. Fatti salvi i paragrafi 1 e 4 del presente articolo, l'articolo 7, paragrafo 3, e gli articoli 11 e 12, i dati ottenuti dal Sistema informativo doganale sono utilizzati soltanto dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro designate dallo Stato stesso, le quali sono competenti, in base alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure del medesimo Stato, ad agire per raggiungere lo scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2.

3. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all'articolo 23 un elenco delle autorità competenti da esso nominate a norma del paragrafo 2 del presente articolo.

4. I dati ottenuti dal Sistema informativo doganale possono, previa autorizzazione dello Stato membro che li ha inseriti nel Sistema e subordinatamente alle condizioni da esso stabilite, essere messi a disposizione di autorità nazionali, diverse da quelle nominate ai sensi del paragrafo 2, di paesi terzi e di organizzazioni internazionali o regionali che intendono servirsene. Ciascuno Stato membro adotta misure speciali per garantire la sicurezza dei dati trasmessi o forniti a servizi situati al di fuori del proprio territorio. I particolari di tali misure devono essere comunicati all'autorità comune di controllo di cui all'articolo 25.

Articolo 9

1. A meno che la presente decisione non stabilisca disposizioni più rigorose, l'inserimento di dati nel Sistema informativo doganale è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che li fornisce.

2. A meno che la presente decisione non stabilisca disposizioni più rigorose, l'utilizzazione dei dati del Sistema informativo doganale, compresa l'attuazione di qualsiasi azione di cui all'articolo 5, paragrafo 1, suggerita dallo Stato membro che ha fornito i dati, è disciplinata dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che utilizza tali dati.

Articolo 10

1. Ciascuno Stato membro designa un'amministrazione doganale competente responsabile a livello nazionale del Sistema informativo doganale.

2. L'amministrazione di cui al paragrafo 1 è responsabile del corretto funzionamento del Sistema informativo doganale nello Stato membro e adotta le misure necessarie per garantire l'osservanza della presente decisione.

3. Gli Stati membri si comunicano il nome dell'amministrazione di cui al paragrafo 1.

Articolo 11

1. Fatto salvo il capitolo IX della presente decisione, l'Ufficio europeo di polizia (Europol) ha il diritto, nei limiti del suo mandato, di accedere ai dati inseriti nel Sistema informativo doganale a norma degli articoli 2, 3, 4, 5 e 6, di consultarli direttamente e di inserire dati nel suddetto sistema.

2. Qualora una consultazione del sistema effettuata da Europol riveli la presenza di una segnalazione nel Sistema informativo doganale, Europol, tramite i canali definiti dalla decisione … del Consiglio che istituisce un ufficio europeo di polizia (Europol), in seguito denominata la «decisione Europol» (4), informa al riguardo lo Stato membro che ha effettuato la segnalazione.

3. L'uso delle informazioni ottenute tramite una consultazione del Sistema informativo doganale è soggetto al consenso dello Stato membro che ha introdotto i dati nel sistema. Se detto Stato membro autorizza l'uso di tali informazioni, il loro trattamento è disciplinato dalla decisione Europol. Le informazioni sono trasmesse da Europol a paesi terzi o organismi terzi solo con il consenso dello Stato che ha introdotto i dati nel sistema.

4. Europol può chiedere altre informazioni agli Stati membri interessati, conformemente alla decisione Europol.

5. Fatti salvi i paragrafi 3 e 4, non spetta a Europol collegare le parti del Sistema informativo doganale né trasferire i dati in esso contenuti cui ha accesso a sistemi informatici di raccolta ed elaborazione dei dati utilizzati da Europol o in funzione presso di esso, né scaricare o copiare altrimenti parti del Sistema informativo doganale.

Europol limita l'accesso ai dati inseriti nel Sistema informativo doganale a personale di Europol specificamente autorizzato.

Europol consente all'autorità di controllo comune, istituita a norma dell'articolo 34 della decisione Europol, di passare in rassegna le attività di Europol nell'esercizio del suo diritto di accesso ai dati inseriti nel Sistema informativo doganale e a consultarli.

Articolo 12

1. Fatto salvo il capitolo IX, i membri nazionali dell'Unità europea di cooperazione giudiziaria (Eurojust) e i loro assistenti hanno il diritto, nei limiti del loro mandato, di accedere ai dati inseriti nel Sistema informativo doganale a norma degli articoli 2, 3, 4, 5 e 6 e di consultarli.

2. Qualora una consultazione del sistema effettuata da un membro nazionale di Eurojust riveli la presenza di una segnalazione nel Sistema informativo doganale, il membro nazionale informa al riguardo lo Stato membro che ha effettuato la segnalazione. Qualsiasi informazione ottenuta a seguito di detta consultazione può essere comunicata a paesi e organismi terzi soltanto con il consenso dello Stato membro che ha effettuato la segnalazione.

3. Nessuna disposizione del presente articolo dev'essere interpretata nel senso che pregiudica le disposizioni della decisione 2002/187/GAI del Consiglio, del 28 febbraio 2002, che istituisce l'Eurojust per rafforzare la lotta contro le forme gravi di criminalità (5), concernenti la protezione dei dati e la responsabilità per eventuali trattamenti non autorizzati o scorretti di tali dati da parte dei membri nazionali di Eurojust o dei loro assistenti, né le competenze dell'autorità di controllo comune istituita a norma di detta decisione.

4. Nessuna parte del Sistema informativo doganale cui hanno accesso i membri nazionali o i loro assistenti può essere collegata a sistemi informatici di raccolta ed elaborazione dei dati utilizzati da Eurojust o in funzione presso di essa e nessun dato contenuto nei primi può essere trasferito verso il secondo né nessuna parte del Sistema informativo doganale viene scaricata.

5. L'accesso ai dati inseriti nel Sistema informativo doganale è limitato ai membri nazionali e ai loro assistenti e non si estende al personale di Eurojust.

CAPITOLO IV

MODIFICA DEI DATI

Articolo 13

1. Soltanto lo Stato membro che ha fornito i dati o Europol ha il diritto di modificare, completare, correggere o cancellare i dati che ha inserito nel Sistema informativo doganale.

2. Qualora uno Stato membro che ha fornito i dati o Europol rilevi o sia portato a rilevare che i dati da esso inseriti sono di fatto inesatti oppure che sono stati inseriti o memorizzati contrariamente alla presente decisione, esso modifica, completa, corregge o cancella nel modo idoneo i dati e ne informa gli altri Stati membri e Europol.

3. Se uno degli Stati membri o Europol dispone di prove indicanti che un dato è di fatto inesatto, oppure che è stato inserito o memorizzato nel Sistema informativo doganale contrariamente alla presente decisione, esso ne avvisa quanto prima possibile lo Stato membro che lo ha fornito o Europol. Quest'ultimo controlla il dato in questione e, ove necessario, lo corregge o lo cancella senza indugio. Inoltre informa gli altri Stati membri e Europol della correzione o cancellazione effettuata.

4. Uno Stato membro o Europol, qualora al momento di inserire dati nel Sistema informativo doganale noti che la sua segnalazione discorda, quanto a contenuto o ad azione suggerita, da una segnalazione precedente, ne informa immediatamente Europol o lo Stato membro che ha effettuato quest'ultima. I due Stati membri o lo Stato membro e Europol cercano quindi di risolvere la questione. In caso di disaccordo, rimane valida la prima segnalazione, ma le parti di quella nuova, non discordanti dalla prima, vengono inserite nel Sistema.

5. Fatta salva la presente decisione, se, in uno qualsiasi degli Stati membri, un tribunale o un'altra autorità competente dello Stato membro in questione adotta una decisione definitiva riguardo alla modifica, al completamento, alla correzione o alla cancellazione di dati nel Sistema informativo doganale, gli Stati membri e Europol si impegnano reciprocamente ad eseguire tale decisione. In caso di contrasto tra siffatte decisioni di tribunali o di altre autorità competenti, incluse quelle di cui all'articolo 22, paragrafo 4, in materia di correzione o cancellazione, Europol o lo Stato membro che ha inserito i dati in questione li cancella dal Sistema.

CAPITOLO V

CONSERVAZIONE DEI DATI

Articolo 14

1. I dati inseriti nel Sistema informativo doganale sono conservati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati inseriti. La necessità di conservarli è riesaminata almeno annualmente dallo Stato membro che li ha forniti o da Europol, qualora i dati siano stati inseriti da Europol.

2. Entro il periodo di riesame lo Stato membro che ha fornito i dati o Europol, qualora i dati siano stati inseriti da tale organismo, può decidere di conservarli fino al riesame successivo, qualora ciò sia necessario per il raggiungimento dei fini per cui sono stati inseriti. Fatto salvo l'articolo 22, qualora non sia deciso di conservare i dati, questi sono automaticamente trasferiti nella parte del Sistema informativo doganale il cui accesso è limitato a norma del paragrafo 4 del presente articolo.

3. Il Sistema informativo doganale informa automaticamente lo Stato membro che ha fornito i dati o Europol, qualora i dati siano stati inseriti da Europol, del previsto trasferimento dei dati stessi dal Sistema informativo doganale ai sensi del paragrafo 2, con preavviso di un mese.

4. I dati trasferiti a norma del paragrafo 2 continuano ad essere conservati per un anno nel Sistema informativo doganale, ma, fatto salvo l'articolo 22, ad essi possono accedere soltanto un rappresentante del comitato di cui all'articolo 23 o le autorità di controllo di cui all'articolo 24, paragrafo 1, ed all'articolo 25, paragrafo 1. Durante detto periodo essi possono consultare i dati soltanto ai fini di controllo della loro esattezza e legalità, dopo di che i dati devono essere cancellati.

CAPITOLO VI

ISTITUZIONE DI UN ARCHIVIO DI IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI A FINI DOGANALI

Articolo 15

1. Il Sistema informativo doganale comprende, oltre ai dati di cui dell'articolo 3, i dati previsti dal presente capitolo, in una banca dati specifica, in seguito denominata «Archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali». Fatte salve le disposizioni del presente capitolo e dei capitoli VII e VIII, le disposizioni della presente decisione si applicano anche all'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali.

2. L'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali ha lo scopo di consentire alle autorità di uno Stato membro competenti in materia di indagini doganali, designate a norma dell'articolo 7, che aprano un fascicolo o che indaghino su una o più persone o imprese, di individuare le autorità competenti degli altri Stati membri che stanno indagando o che hanno indagato su dette persone o imprese al fine di realizzare lo scopo di cui all'articolo 1, paragrafo 2, mediante informazioni sull'esistenza di fascicoli d'indagine.

3. Ai fini dell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali, ciascuno Stato membro comunica agli altri Stati membri e al comitato di cui all'articolo 23 l'elenco delle violazioni gravi delle leggi nazionali.

Tale elenco comprende solo le violazioni punibili:

a) con una pena privativa della libertà o con una misura di sicurezza privativa della libertà non inferiore, nel massimo, a dodici mesi; oppure

b) con una ammenda non inferiore, nel massimo, a 15 000 EUR.

4. Se lo Stato membro che effettua una ricerca nell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali necessita di più ampi ragguagli sui fascicoli archiviati riguardanti una persona o un'impresa, esso chiede l'assistenza dello Stato membro che ha fornito i dati, sulla base degli strumenti vigenti relativi all'assistenza reciproca.

CAPITOLO VII

FUNZIONAMENTO E UTILIZZAZIONE DELL'ARCHIVIO DI IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI A FINI DOGANALI

Articolo 16

1. Le autorità competenti introducono dati dei fascicoli d'indagine nell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali ai fini di cui all'articolo 15, paragrafo 2. Tali dati riguardano unicamente le categorie seguenti:

a) la persona o l'impresa che è o è stata oggetto di un fascicolo d'indagine istruito da un'autorità competente di uno Stato membro, e che: i) a norma delle leggi nazionali dello Stato membro interessato, è sospettata di commettere o di aver commesso una violazione grave delle leggi nazionali, di parteciparvi o di avervi partecipato; ii) è stata oggetto di una constatazione di una violazione; o iii) è stata oggetto di una sanzione amministrativa o penale per una delle suddette violazioni;

b) il settore oggetto del fascicolo d'indagine;

c) il nome, la cittadinanza e gli estremi dell'autorità dello Stato membro responsabile del fascicolo, unitamente al numero dello stesso.

I dati di cui ai punti a), b) e c) sono introdotti in un registro di dati separatamente per ogni persona o impresa. Non sono permessi collegamenti tra registri di dati.

2. I dati personali di cui al paragrafo 1, punto a), si limitano soltanto ai dati seguenti:

a) per le persone: cognome, cognome da nubile, nomi, cognomi precedenti, pseudonimi o appellativi, data e luogo di nascita, cittadinanza e sesso, indirizzo;

b) per le imprese: ragione sociale, denominazione commerciale utilizzata, sede dell'impresa e numero di identificazione IVA, numero di identificazione dei diritti di accisa, indirizzo.

3. I dati sono introdotti per una durata limitata a norma dell'articolo 19.

Articolo 17

Uno Stato membro non è tenuto a registrare i dati di cui all'articolo 16 in casi particolari se e fintantoché detta registrazione nuoce all'ordine pubblico o ad altri interessi essenziali dello Stato membro interessato, soprattutto in materia di protezione dei dati.

Articolo 18

1. L'introduzione di dati nell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali e la relativa consultazione sono riservate esclusivamente alle autorità di cui all'articolo 15, paragrafo 2.

2. Ogni interrogazione dell'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali deve contenere i seguenti dati personali:

a) per le persone: nome e/o cognome e/o cognome da nubile e/o cognomi precedenti e/o pseudonimo o appellativo e/o data di nascita e/o indirizzo;

b) per le imprese: ragione sociale e/o denominazione commerciale utilizzata e/o numero di identificazione IVA e/o numero di identificazione dei diritti di accisa e/o indirizzo.

CAPITOLO VIII

TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI DELL'ARCHIVIO DI IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI A FINI DOGANALI

Articolo 19

1. I termini di conservazione dei dati sono fissati conformemente alle leggi, ai regolamenti e alle procedure dello Stato membro che li introduce. Tuttavia, possono essere superati i termini seguenti, che decorrono dalla data di introduzione dei dati nel fascicolo:

a) tre anni per i dati relativi a fascicoli di indagine in corso, se in tale periodo non è stata constatata nessuna violazione. I dati sono cancellati prima se dall'ultimo atto investigativo è trascorso un anno;

b) sei anni per i dati relativi a fascicoli d'indagine che hanno portato alla constatazione di una violazione, ma che non si sono ancora conclusi con una condanna o l'irrogazione di una ammenda;

c) dieci anni per i dati relativi a fascicoli d'indagine da cui è scaturita una condanna o una ammenda.

2. In tutte le fasi dell'indagine di cui al paragrafo 1, punti a), b) e c), non appena in base alle leggi e ai regolamenti amministrativi dello Stato membro che ha fornito i dati una persona o un'impresa ai sensi dell'articolo 16 risulti estranea ai fatti, i dati che la riguardano sono cancellati immediatamente.

3. L'archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali cancella automaticamente i dati dal momento in cui sono superati i termini di conservazione di cui al paragrafo 1.

CAPITOLO IX

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Articolo 20

1. Gli Stati membri che intendano ricevere dal Sistema informativo doganale o inserire in esso dati personali adottano, entro … (6), disposizioni sufficienti per raggiungere un livello di protezione dei dati personali pari almeno a quello risultante dai principi della convenzione di Strasburgo del 1981.

2. Uno Stato membro può ricevere dal Sistema informativo doganale o inserire in esso dati personali soltanto se nel suo territorio sono entrate in vigore le disposizioni relative alla protezione di detti dati di cui al paragrafo 1. Lo Stato membro deve anche aver prima designato una o più autorità di sorveglianza nazionali ai sensi dell'articolo 24.

3. Ai fini di garantire la corretta applicazione delle disposizioni della presente decisione in materia di protezione dei dati personali, il Sistema informativo doganale è assimilato, in ciascuno Stato membro, ad un archivio nazionale soggetto alle disposizioni nazionali di cui al paragrafo 1 e ad ogni più rigorosa disposizione contenuta nella presente decisione.

Articolo 21

1. Fatto salvo l'articolo 8, paragrafo 1, ciascuno Stato membro fa sì che, in virtù delle proprie leggi, dei propri regolamenti e delle proprie procedure, sia considerata illegale qualsiasi utilizzazione dei dati personali del Sistema informativo doganale a fini diversi da quelli di cui all'articolo 1, paragrafo 2.

2. I dati possono essere copiati solo per fini tecnici, purché tale operazione sia necessaria ai fini della ricerca di informazioni ad opera delle autorità di cui all'articolo 7.

3. Fatto salvo l'articolo 8, paragrafo 1, i dati personali inseriti da altri Stati membri non possono essere copiati dal Sistema informativo doganale in altri registri nazionali, tranne in caso di copie nei sistemi di gestione dei rischi intesi ad orientare i controlli doganali a livello nazionale oppure di copie in un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni.

4. Nei due casi di eccezione di cui al paragrafo 3, soltanto gli analisti incaricati dalle autorità nazionali di ciascuno Stato membro sono autorizzati a trattare i dati personali provenienti dal Sistema informativo doganale nell'ambito di un sistema di gestione dei rischi inteso ad orientare i controlli doganali da parte delle autorità nazionali oppure nell'ambito di un sistema di analisi operativa utilizzato per coordinare le azioni.

5. Ciascuno Stato membro invia agli altri Stati membri e al comitato di cui all'articolo 23 un elenco dei servizi di gestione dei rischi cui appartengono gli analisti autorizzati a norma del paragrafo 3 del presente articolo a copiare e a trattare i dati personali immessi nel Sistema informativo doganale.

6. L'elenco delle autorità nazionali di cui al paragrafo 4 è pubblicato per informazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

7. I dati personali copiati dal Sistema informativo doganale sono memorizzati soltanto per il periodo necessario al raggiungimento dello scopo per cui sono stati copiati. La necessità di conservarli è esaminata almeno annualmente dal partner del Sistema informativo doganale che li ha copiati. Il periodo di archiviazione non eccede dieci anni. I dati personali non necessari per proseguire l'analisi sono immediatamente soppressi o resi anonimi.

Articolo 22

1. I diritti delle persone per quanto riguarda i dati personali inseriti nel Sistema informativo doganale, in particolare il diritto di accesso, sono esercitati conformemente alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro in cui sono fatti valere.

Qualora le leggi, i regolamenti e le procedure dello Stato membro interessato lo prevedano, l'autorità di controllo nazionale di cui all'articolo 23 decide in merito alla comunicazione dell'informazione e determina le procedure da seguire.

Uno Stato membro che non abbia fornito i dati in questione può comunicare i dati soltanto se ha dato preliminarmente allo Stato membro che ha fornito i dati la possibilità di prendere posizione.

2. Uno Stato membro cui sia stata presentata una richiesta di accesso ai dati personali rifiuta tale accesso se questo può compromettere lo svolgimento del compito giuridico specificato nella relazione di cui all'articolo 5, paragrafo 1, oppure per proteggere i diritti e le libertà di terzi. L'accesso è rifiutato in ogni caso durante il periodo di sorveglianza discreta o di osservazione e rendiconto e in periodi in cui sia in corso l'analisi operativa dei dati o l'indagine amministrativa o penale.

3. In ciascuno Stato membro, chiunque può, conformemente alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro interessato, richiedere che i dati personali che lo riguardano siano corretti o cancellati qualora siano di fatto inesatti o siano stati inseriti o memorizzati nel Sistema informativo doganale in violazione dello scopo previsto all'articolo 1, paragrafo 2, della presente decisione o dell'articolo 5 della convenzione di Strasburgo del 1981.

4. Nel territorio di ciascuno Stato membro, chiunque può, conformemente alle leggi, ai regolamenti ed alle procedure dello Stato membro in questione, adire il tribunale o l'autorità competente a norma delle leggi, dei regolamenti e delle procedure dello Stato membro in questione, oppure, se del caso, presentare un ricorso in relazione ai dati personali del Sistema informativo doganale che lo riguardano, al fine di:

a) far correggere o cancellare dati personali di fatto inesatti;

b) far correggere o cancellare dati personali inseriti o memorizzati nel Sistema informativo doganale contrariamente alla presente decisione;

c) ottenere l'accesso ai dati personali;

d) ottenere un indennizzo a norma dell'articolo 28, paragrafo 2.

Gli Stati membri interessati si impegnano reciprocamente ad eseguire le decisioni definitive di un tribunale o di un'altra autorità competente, in merito ai punti a), b) e c).

5. I riferimenti di cui al presente articolo e all'articolo 13, paragrafo 5, alla «decisione definitiva» non comportano l'obbligo, per uno Stato membro, di presentare un ricorso avverso una decisione presa da un tribunale o da un'altra autorità competente.

CAPITOLO X

QUADRO ISTITUZIONALE

Articolo 23

1. È istituito un comitato composto di rappresentanti delle amministrazioni doganali degli Stati membri. Il comitato delibera all'unanimità nel caso del paragrafo 2, punto a), e a maggioranza dei due terzi nel caso del paragrafo 2, punto b). Esso adotta il suo regolamento interno all'unanimità.

2. Il comitato è responsabile:

a) dell'attuazione e della corretta applicazione della presente decisione, fatti salvi i poteri delle autorità di cui all'articolo 24, paragrafo 1, ed all'articolo 25, paragrafo 1;

b) del corretto funzionamento del Sistema informativo doganale sul piano tecnico e operativo. Esso prende tutte le iniziative necessarie per garantire che le misure di cui agli articoli 14 e 26 siano correttamente attuate in relazione al Sistema informativo doganale. Ai fini del presente paragrafo, il comitato può avere accesso diretto ai dati del Sistema informativo doganale e utilizzarli direttamente.

3. Il comitato deve riferire annualmente al Consiglio, ai sensi del titolo VI del trattato sull'Unione europea, in merito all'efficacia e al buon funzionamento del Sistema informativo doganale formulando, all'occorrenza, raccomandazioni.

4. La Commissione è associata ai lavori del comitato.

CAPITOLO XI

CONTROLLO DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Articolo 24

1. Ciascuno Stato membro designa una o più autorità nazionali di controllo responsabili della protezione dei dati personali, incaricate di effettuare il controllo esterno di tali dati inseriti nel Sistema informativo doganale.

Le autorità di controllo, conformemente alle rispettive legislazioni nazionali, devono esercitare una sorveglianza ed effettuare controlli esterni per garantire che l'elaborazione e l'utilizzazione dei dati inseriti nel Sistema informativo doganale non violino i diritti della persona interessata. A tal fine le autorità nazionali di controllo hanno accesso al Sistema informativo doganale.

2. Chiunque può chiedere a qualsiasi autorità nazionale di controllo di verificare i dati personali del Sistema informativo doganale concernenti la sua persona e l'uso che di essi è stato o è fatto. Tale diritto è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro in cui è fatta la richiesta. Se i dati sono stati inseriti da un altro Stato membro, la verifica è effettuata in stretto coordinamento con l'autorità nazionale di controllo di tale Stato membro.

Articolo 25

1. È istituita un'autorità comune di controllo. Essa è composta di due rappresentanti di ciascuno Stato membro provenienti dalle relative autorità nazionali indipendenti di controllo.

2. L'autorità comune di controllo svolge il proprio compito secondo la presente decisione e la convenzione di Strasburgo del 1981, tenendo conto della raccomandazione R (87) 15.

3. All'autorità comune di controllo spetta sorvegliare il funzionamento del Sistema informativo doganale, esaminare qualsiasi difficoltà di applicazione o interpretazione che possa sorgere durante il funzionamento, studiare eventuali problemi relativi all'applicazione della sorveglianza esterna da parte delle autorità nazionali di controllo degli Stati membri o all'esercizio dei diritti di accesso al Sistema da parte delle persone, nonché formulare proposte al fine di trovare soluzioni comuni per i problemi.

4. Ai fini dell'adempimento dei suoi compiti, l'autorità comune di controllo ha accesso al Sistema informativo doganale.

5. Le relazioni elaborate dall'autorità comune di controllo sono trasmesse alle autorità cui le autorità nazionali di controllo presentano le loro relazioni.

CAPITOLO XIII

SICUREZZA DEL SISTEMA INFORMATIVO DOGANALE

Articolo 26

1. Tutte le misure di carattere amministrativo necessarie per mantenere la sicurezza sono adottate:

a) dalle autorità competenti degli Stati membri, per quanto riguarda i rispettivi terminali del Sistema informativo doganale nei loro rispettivi Stati;

b) dal comitato di cui all'articolo 23 per quanto riguarda il Sistema informativo doganale ed i terminali situati in una sede uguale a quella del Sistema informativo doganale ed utilizzati per i fini tecnici ed i controlli di cui al paragrafo 3 del presente articolo.

2. In particolare, le autorità competenti ed il comitato di cui all'articolo 23 adottano misure intese a:

a) impedire alle persone non autorizzate di accedere alle installazioni utilizzate per l'elaborazione dei dati;

b) impedire che i dati e i relativi supporti siano letti, duplicati, modificati o cancellati da persone non autorizzate;

c) impedire l'inserzione non autorizzata dei dati e qualsiasi consultazione, modifica o cancellazione dei dati non autorizzata;

d) impedire che persone non autorizzate possano accedere ai dati del Sistema informativo doganale mediante dispositivi per la trasmissione dei dati;

e) garantire, per quanto riguarda l'utilizzazione del Sistema informativo doganale, che le persone autorizzate possano accedere soltanto ai dati di loro competenza;

f) garantire che sia possibile verificare e stabilire a quali autorità si possano trasmettere i dati mediante i dispositivi di trasmissione;

g) garantire che sia possibile verificare e stabilire a posteriori quali dati siano stati inseriti nel Sistema informativo doganale, quando e da chi, e verificare le consultazioni;

h) impedire la lettura, duplicazione, modifica o cancellazione non autorizzata di dati durante la trasmissione degli stessi e il trasporto dei relativi supporti.

3. Il comitato di cui all'articolo 23 verifica l'interrogazione del Sistema informativo doganale al fine di controllare che le ricerche fatte siano ammissibili e siano state effettuate da utenti autorizzati. Almeno l'1 % di tutte le ricerche effettuate viene controllato. Una registrazione di tali ricerche e controlli è conservata nel Sistema, viene usata soltanto per lo scopo indicato dal comitato di cui all'articolo 23 e dalle autorità di controllo di cui agli articoli 24 e 25 ed è cancellata dopo sei mesi.

Articolo 27

L'amministrazione doganale competente di cui all'articolo 10, paragrafo 1, è responsabile delle misure di sicurezza di cui all'articolo 26, per quanto riguarda i terminali situati nel territorio dello Stato membro interessato, delle funzioni di riesame di cui all'articolo 14, paragrafi 1 e 2, e all'articolo 18, e peraltro della corretta attuazione della presente decisione, nei limiti necessari ai sensi delle leggi, dei regolamenti e delle procedure di tale Stato membro.

CAPITOLO XIII

RESPONSABILITÀ E OBBLIGHI

Articolo 28

1. Ciascuno Stato membro è responsabile dell'esattezza, dell'aggiornamento e della legalità dei dati da esso inseriti nel Sistema informativo doganale. Ciascuno Stato membro è altresì tenuto all'osservanza dell'articolo 5 della convenzione di Strasburgo del 1981.

2. Ciascuno Stato membro è responsabile secondo le proprie leggi, regolamenti e procedure del danno arrecato ad una persona dall'uso del Sistema informativo doganale nello Stato membro in questione. La responsabilità sussiste anche quando il danno è stato arrecato dallo Stato membro che ha fornito dati inesatti o dati contrari alla presente decisione.

3. Se lo Stato membro contro cui è stata intentata un'azione in relazione a dati inesatti non è lo Stato membro che li ha forniti, gli Stati membri interessati ricercano un accordo sull'eventuale proporzione delle somme versate a titolo di indennizzo da rimborsare da parte del secondo al primo. Le somme concordate sono rimborsate su richiesta.

Articolo 29

1. I costi relativi all'acquisto, allo studio, allo sviluppo e alla manutenzione dell'infrastruttura informatica centrale (hardware), dei software e delle specifiche connessioni di rete, e ai relativi servizi di produzione, supporto e formazione, che sono indissociabili dal funzionamento del Sistema informativo doganale ai fini dell'applicazione delle normative doganale e agricola comunitarie, nonché alla utilizzazione del Sistema informativo doganale da parte degli Stati membri nel proprio territorio sono a carico del bilancio generale delle Comunità europee.

2. Le altre spese dovute all'attuazione della presente decisione sono a carico degli Stati membri. La quota di ciascuno degli Stati membri è determinata in funzione del rapporto esistente tra il suo prodotto nazionale lordo e il totale dei prodotti nazionali lordi degli Stati membri nell'anno che precede quello in cui i costi sono stati sostenuti.

Ai fini dell'applicazione del presente paragrafo, per «prodotto nazionale lordo» si intende il prodotto nazionale lordo determinato conformemente alla direttiva 89/130/CEE, Euratom del Consiglio, del 13 febbraio 1989, sull'armonizzazione della fissazione del prodotto nazionale lordo ai prezzi di mercato (7), o alle disposizioni comunitarie che la modificano o sostituiscono.

CAPITOLO XIV

ATTUAZIONE E DISPOSITIVI FINALI

Articolo 30

Le informazioni fornite ai sensi della presente decisione sono scambiate direttamente tra le autorità degli Stati membri.

Articolo 31

Gli Stati membri adottano le disposizioni nazionali necessarie per conformarsi alla presente decisione entro … (6).

Articolo 32

La presente decisione sostituisce la convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale nonché il protocollo del 12 marzo 1999 relativo al riciclaggio di proventi illeciti nella convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e all'inserimento nella convenzione del numero di immatricolazione del mezzo di trasporto (8) (in seguito denominato «il protocollo relativo al riciclaggio di proventi illeciti»), e il protocollo dell'8 maggio 2003 stabilito ai sensi dell'articolo 34 del trattato sull'Unione europea recante modifica, per quanto attiene all'istituzione di un archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali, della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale (9) (in seguito denominato «protocollo relativo all'istituzione di un archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali»), e ciò a decorrere da … (6).

Articolo 33

Salvo disposizione contraria della presente decisione, le misure di attuazione della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale e dei protocolli relativi al riciclaggio di proventi illeciti e all'istituzione di un archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali, sono abrogate con effetto da … (6).

Articolo 34

Qualsiasi controversia tra Stati membri in merito all'interpretazione o all'applicazione della presente decisione è, in una prima fase, esaminata in sede di Consiglio secondo la procedura di cui al titolo VI del trattato, al fine di giungere ad una soluzione.

Se entro sei mesi non si è potuto trovare una soluzione, la Corte di giustizia delle Comunità europee può essere adita da una delle parti delle controversia.

Articolo 35

1. Gli effetti della presente decisione decorrono dal ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

2. Essa si applica a decorrere dal ….

Fatto a … Per il Consiglio Il presidente

(1) Parere espresso il … (non ancora pubblicato nella Gazzetta ufficiale).

(2) GU L 218 del 13.8.2008, pag. 48.

(3) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 33.

(4) GU …

(5) GU L 63 del 6.3.2002, pag. 1.

(6) Data di applicazione della presente decisione.

(7) GU L 49 del 21.2.1989, pag. 26.

(8) GU C 91 del 31.3.1999, pag. 2.

(9) GU C 139 del 13.6.2003, pag. 2.