Relazione

sui rendiconti finanziari dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativi all'esercizio finanziario 2001, corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2002/C 326/09)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze (di seguito "l'Osservatorio"), conformemente all'articolo 11, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 302/93(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Osservatorio relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 11, paragrafo 12, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, modificato dall'articolo 1 del regolamento (CE) n. 3294/94 del Consiglio(3). La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha svolto l'audit secondo le proprie politiche e norme di audit. Le norme di audit internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

5. Senza rimettere in questione il parere sull'audit espresso al paragrafo 4, la Corte richiama l'attenzione sulle situazioni descritte ai paragrafi 22-24.

OSSERVAZIONI PRINCIPALI

Esecuzione del bilancio

6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(4).

7. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 9,2 milioni di euro, dei quali 8,8 milioni sono stati impegnati. Gli stanziamenti operativi (titolo III), pari a 3,3 milioni di euro, sono stati impegnati per 3,2 milioni. I pagamenti a titolo degli stanziamenti dell'esercizio sono ammontati a 6,5 milioni; 2,5 milioni sono stati riportati all'esercizio successivo e un importo di 0,3 milioni ha dovuto essere annullato. Nel corso dell'esercizio è stato pagato solo il 59 % degli stanziamenti operativi impegnati.

8. Gli stanziamenti riportati al 2002 ammontano a 2,4 milioni di euro (il 27 % degli impegni). Si tratta sostanzialmente di stanziamenti operativi riportati per un importo di 1,4 milioni (il 44 % degli impegni). L'entità degli stanziamenti riportati indica la necessità che l'Osservatorio migliori la programmazione delle proprie attività e la sorveglianza della stessa.

Rendiconti finanziari

9. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Osservatorio nella relazione sulle attività per l'esercizio 2001 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3. Nel 2001, l'Osservatorio ha rimborsato alla Commissione un importo equivalente al saldo annullato degli esercizi precedenti.

10. Per quanto riguarda il bilancio finanziario, nel 2001 l'Osservatorio, conformemente al regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000, ha tenuto conto dell'ammortamento delle proprie immobilizzazioni. Gli oneri relativi all'ammortamento dell'esercizio 2001 e degli esercizi precedenti ammontano a 557194 euro; l'importo netto delle immobilizzazioni è di 3229480 euro.

11. Considerato il livello elevato dei saldi bancari, l'Osservatorio dovrebbe negoziare con le banche condizioni più vantaggiose. Il contabile dovrebbe monitorare regolarmente i tassi praticati sui mercati finanziari per assicurarsi che la retribuzione dei fondi sia soddisfacente.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

12. Dall'esame dei documenti giustificativi concernenti le spese effettuate attraverso la cassa degli anticipi risulta che spese della medesima natura vengono imputate a linee di bilancio diverse, contrariamente al principio della specializzazione. Il contabile dell'Osservatorio dovrebbe controllare regolarmente, e senza previa notifica, l'impiego dei fondi affidati all'amministratore degli anticipi e la tenuta della contabilità. L'elenco dei pagamenti eseguiti dovrebbe essere sottoposto al contabile e al controllore finanziario alla fine di ogni mese, come previsto dall'articolo 6 della decisione che istituisce una cassa di anticipi.

13. Nelle sue relazioni annuali sull'Osservatorio concernenti gli esercizi 1999 e 2000(5), la Corte invitava quest'ultimo a recepire nel proprio regolamento finanziario le modifiche apportate al regolamento finanziario applicabile al bilancio generale in materia di IVA. Tale recepimento non è stato ancora effettuato.

14. L'Osservatorio ha firmato un contratto con la Commissione per preparare i paesi candidati all'adesione a partecipare alle attività dell'Osservatorio. Questo progetto dispone di un proprio bilancio (1056139 euro) nel quale era previsto il reclutamento di tre agenti ausiliari al fine di garantire l'esecuzione del contratto. Per sei mesi(6), i costi salariali dei tre agenti sono stati erroneamente imputati al bilancio dell'Osservatorio, per un importo globale di 81439 euro. La relativa regolarizzazione è stata operata solo nell'ottobre 2001, benché l'importo totale del progetto fosse stato versato dalla Commissione sin dal 14 marzo 2001.

15. Le proposte di impegno di stanziamenti(7) relative a questo progetto non sono sempre corroborate da documenti che consentano di valutare se gli importi da impegnare sono giustificati.

16. Per la gestione del sito web dell'Osservatorio, è stato stipulato con un esperto, per una durata di due anni e un valore di 20000 euro, un contratto che proroga il contratto precedente. Dall'esame del fascicolo è emerso che, sebbene la data di scadenza di quest'ultimo fosse nota, non è stata avviata in tempo utile alcuna procedura di gara. Il nuovo contratto, inoltre, affida all'Osservatorio l'esecuzione dei compiti legati al contratto sostenendo che tali lavori dovrebbero essere svolti internamente. Questo tipo di internalizzazione non consente all'Osservatorio di acquisire conoscenze nel settore gestito dal consulente. Nelle disposizioni contrattuali non figura alcun criterio di risultato che permetta di misurare il conseguimento di questi obiettivi.

17. Un contratto(8) stipulato alla fine di agosto 2001 prevedeva il versamento, da parte dell'Osservatorio, di un anticipo del 30 % al momento della firma. All'inizio di dicembre dello stesso anno l'anticipo non era stato ancora versato, sebbene a tale data il contratto fosse stato quasi interamente eseguito. I servizi responsabili della gestione dovrebbero sorvegliare regolarmente i fascicoli per assicurare il rispetto delle disposizioni contrattuali.

Acquisto di beni e di servizi

Sistema di previsione dei bisogni

18. Fino al 2000, le acquisizioni di beni e di servizi dipendevano dalle decisioni relative al programma di lavoro annuale e dagli stanziamenti di bilancio. In seguito alla riforma interna dell'Osservatorio, è stata avviata la messa in opera di un sistema di programmazione triennale. Le principali attività dell'Osservatorio vengono analizzate per valutare le risorse umane e finanziarie necessarie alla loro realizzazione.

19. L'Osservatorio dovrebbe mettere a punto un sistema di monitoraggio formalizzato e documentato che consenta di analizzare i divari fra previsioni e realtà.

Studi di mercato

20. L'Osservatorio non procede sistematicamente a studi di mercato per i beni e i servizi che intende acquisire. Per gli acquisti correnti si rivolge ai fornitori abituali.

Scelta della procedura

21. Uno degli argomenti addotti dall'Osservatorio per giustificare il ricorso alla trattativa privata per il rinnovo o la proroga dei contratti è la qualità dei servizi resi e l'intento di garantirne la continuità. Questo ragionamento non tiene conto della finalità delle norme che disciplinano le acquisizioni, consistente nello stimolare la concorrenza attraverso il ricorso al mercato.

22. Una gara ristretta per l'acquisizione di computer da ufficio (per un importo di circa 80000 euro(9)) poneva come condizione l'aver già fornito all'Osservatorio attrezzature simili. Tale restrizione, priva di qualsiasi fondamento giuridico, è assolutamente ingiustificata.

Valutazione delle offerte

23. I criteri di valutazione delle offerte sono stabiliti dal responsabile del progetto. La definizione alquanto generica dei criteri rende difficile una valutazione quantitativa delle offerte da parte del comitato di valutazione.

24. Le offerte vengono valutate da un apposito comitato, composto di tre membri, che si pronuncia in base ai documenti presentati dagli offerenti. Il formato delle risposte degli offerenti dovrebbe essere stabilito e precisato, affinché il loro contenuto risulti comparabile.

25. Le modalità di funzionamento dei comitati suddetti e la definizione dei criteri di valutazione dovrebbero formare oggetto di istruzioni specifiche, al fine di garantire la parità di trattamento degli offerenti.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 36 del 12.2.1993, pag. 6.

(2) Come disposto dall'articolo 11, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e delle spese dell'Osservatorio per l'esercizio 2001 sono stati compilati il 26 marzo 2002 e successivamente trasmessi al consiglio d'amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti l'8 aprile 2002. Il riepilogo di questi rendiconti finanziari figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU L 341 del 30.12.1994, pag. 7.

(4) Tutte le tabelle della presente relazione sono state compilate in base ai valori più esatti possibile dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può causare differenze minime a livello dei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento.

(5) GU C 373 del 27.12.2000 e GU C 372 del 28.12.2001.

(6) Da marzo ad agosto 2001.

(7) Un importo di 60000 euro (linea di bilancio 3311 - Missioni).

(8) EMC 1288. Importo: 43790 euro.

(9) Fascicolo ACPC/2/2001.

Tabella 1

Esecuzione di bilancio per l'esercizio 2001NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Osservatorio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Tabella 2

Conti di gestione degli esercizi 2001 e 2000

>SPAZIO PER TABELLA>

NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Osservatorio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Osservatorio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Risposte dell'Osservatorio

4. L'Osservatorio esprime il proprio compiacimento per la constatazione, da parte della Corte, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

5. L'Osservatorio è del parere che le osservazioni menzionate non siano di natura tale da richiedere un'attenzione specifica nella parte della relazione contenente il parere della Corte.

8. In una situazione di indisponibilità di stanziamenti dissociati, l'esecuzione delle azioni previste secondo i tempi del programma di lavoro richiede sempre un volume importante di riporti automatici.

11. L'Osservatorio prende atto del suggerimento della Corte.

12. In linea di massima, l'elenco dei pagamenti eseguiti attraverso la cassa di anticipi è presentato al contabile e al controllore finanziario ogni mese. In via eccezionale, gli elenchi relativi ai mesi di luglio, agosto e settembre sono stati presentati assieme. L'Osservatorio fa il possibile per garantire la periodicità mensile di tali presentazioni e prende atto del suggerimento della Corte di realizzare, oltre ai controlli mensili ordinari, anche controlli senza previa notifica.

13. In occasione della prossima modifica della propria regolamentazione finanziaria, susseguente al riordino del regolamento finanziario del bilancio generale dell'Unione europea, l'Osservatorio esaminerà le modalità per dare seguito ai suggerimenti della Corte, tenendo nel contempo conto delle specificità del regime di rimborso dell'IVA in Portogallo.

14. I tre agenti ausiliari che sono stati reclutati nel quadro del progetto Phare-OEDT sono stati retribuiti attraverso lo stesso sistema amministrativo e contabile utilizzato per il resto del personale. Le loro retribuzioni sono pertanto state inizialmente imputate al bilancio dell'Osservatorio, in attesa della messa a punto di un'apposita struttura amministrativa e finanziaria.

15. Gli stanziamenti per le missioni formano oggetto di impegni provvisori, alla luce di quanto previsto dal programma di lavoro. In conformità dell'osservazione della Corte, l'Osservatorio documenterà tali proposte d'impegno con gli strumenti di programmazione che le giustificano.

16. La natura specifica delle mansioni da svolgere ha indotto l'Osservatorio a ricorrere alla trattativa privata, in conformità delle disposizioni del regolamento finanziario.

17. Nel quadro della modifica delle procedure interne, l'Osservatorio sta potenziando il coordinamento tra i propri servizi operativi e contabili onde responsabilizzare maggiormente gli ordinatori nella verifica delle operazioni di loro competenza.

19. Nel quadro dell'attuazione della riforma interna, l'Osservatorio si sta dotando di procedure formali (conformi ai principi della nuova organizzazione del lavoro per progetto) per la verifica e la valutazione dell'esecuzione del proprio programma di lavoro.

20. L'Osservatorio non dispone sempre di risorse sufficienti per effettuare sistematicamente studi di mercato.

21. È esatto affermare che in certi casi di rinnovo / proroga dei contratti, l'Osservatorio ha voluto privilegiare gli aspetti della continuità e del mantenimento della qualità dei servizi resi. In futuro l'Osservatorio cercherà di favorire la concorrenza, salvaguardando nel contempo gli aspetti che ritiene importanti.

22. L'Osservatorio fa propria l'osservazione della Corte e ha già provveduto a sopprimere tale condizione per le gare d'appalto avviate nel 2002.

23. Nel quadro delle procedure per l'esecuzione del programma di lavoro e del bilancio, l'Osservatorio ha già sensibilizzato i diversi responsabili di progetto alla necessità di definire con sufficiente precisione i criteri di aggiudicazione dei contratti e provvede a verificare l'attuazione di tali istruzioni.

24 e 25. L'Osservatorio ha adottato procedure di coordinamento interno onde assicurare una composizione adeguata dei comitati di valutazione delle offerte. Esso farà inoltre il possibile per promuovere ulteriormente l'applicazione di detti meccanismi.