Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze /* COM/2012/0456 final - 2012/0221 (APP) */





RELAZIONE 1. CONTESTO DELLA PROPOSTA 1.1. Contesto generale Un regolamento del Consiglio[1] adottato nel febbraio 1983 impone alle istituzioni di cui al suo articolo 1 di istituire archivi storici e di renderli accessibili al pubblico decorsi 30 anni. In base a tale articolo, ogni istituzione può depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno. Nel 1984 il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi storici presso l’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono resi accessibili al pubblico. Successivamente anche la Corte dei Conti europea, il Comitato economico e sociale europeo e la Banca europea per gli investimenti hanno deciso di depositare i propri archivi presso l’IUE. Le condizioni per il deposito sono stabilite in un accordo stipulato in data 17 dicembre 1984 tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l’IUE. Il governo italiano mette a disposizione dell’IUE, a titolo permanente e gratuito, locali adeguati per ospitare gli archivi affinché gli archivi depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello internazionale. Gli archivi storici delle istituzioni sono depositati presso l’IUE al fine di rendere possibile l’accesso in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell’integrazione europea e le istituzioni europee. 1.2 Obiettivo della proposta La proposta mira a consolidare il ruolo dell’IUE nella gestione degli archivi storici delle istituzioni e a creare una solida base giuridica e finanziaria per la collaborazione tra l’UE e l’IUE. 1.3 Elementi principali della proposta La proposta prevede che gli archivi storici delle istituzioni siano depositati presso l’IUE. Tutte le istituzioni, ad eccezione della Corte di giustizia dell’Unione europea e della Banca centrale europea, depositeranno in futuro i loro archivi storici presso l’IUE non appena saranno accessibili al pubblico sulla base del regolamento in vigore. La proposta non concerne la proprietà degli archivi storici, che rimarrà delle istituzioni depositanti, né modifica le norme esistenti sulla cui base le istituzioni stabiliscono quali documenti rendere accessibili al pubblico dopo 30 anni. I costi operativi e quelli per il personale sostenuti dall’IUE per la gestione degli archivi storici sono finanziati dal bilancio generale dell’UE, ad esclusione dei costi connessi alla fornitura ed equipaggiamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il personale. L’IUE garantisce l’accesso del pubblico agli archivi storici dell’UE. Ciò non preclude, tuttavia, alle istituzioni la possibilità di dare anch’esse accesso al pubblico ai propri archivi storici. La proposta distingue tra il deposito di archivi cartacei e il deposito di archivi digitali. Gli archivi cartacei continueranno ad essere materialmente depositati e conservati presso l’IUE; l’istituto non si occuperà invece della conservazione degli archivi digitali al fine della loro messa a disposizione al pubblico. La responsabilità della conservazione a lungo termine degli archivi digitali è delle istituzioni da cui essi hanno avuto origine. La proposta chiarisce le responsabilità dell’IUE in materia di protezione dei dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni. Essa prevede inoltre che ciascuna istituzione adotti norme di attuazione per l’applicazione del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 che includano norme per la conservazione, l’accesso del pubblico e la protezione dei dati personali contenuti negli archivi storici. 2. RISULTATI DELLE CONSULTAZIONI CON LE PARTI INTERESSATE La presente proposta non richiede una valutazione d’impatto. Le parti interessate sono state consultate. L’IUE e l’Italia, in qualità di istituzione e di governo ospitanti, hanno dato entrambi il proprio sostegno alla proposta. Anche i servizi amministrativi delle istituzioni dell’UE e la rete delle agenzie dell’UE sono a favore dell’obiettivo che si pone la proposta. La Corte di giustizia dell’Unione europea e la Banca centrale europea hanno chiesto di essere esentate dall’obbligo di depositare i loro archivi storici presso l’IUE. Non escludono tuttavia di farlo in futuro su base volontaria. Tale scelta deriva dalla natura delle loro attività e rispecchia una pratica corrente in molti Stati membri per quanto riguarda gli archivi storici di organismi analoghi. 3. ELEMENTI GIURIDICI DELLA PROPOSTA 3.1 Principali disposizioni della proposta La proposta stabilisce che gli archivi storici delle istituzioni siano depositati presso l’Istituto universitario europeo di Firenze, Italia, e messi a disposizione del pubblico dall’IUE. 3.2 Base giuridica La base giuridica della proposta è l’articolo 352 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 del Consiglio e le relative modifiche del 2003 sono stati adottati ai sensi dell’articolo 308 del TCE, predecessore dell’articolo 352 del TFUE. La presente proposta non pregiudica l’obiettivo del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83, vale a dire l’accessibilità degli archivi delle istituzioni dopo 30 anni. Si limita a stabilire che essi siano depositati presso l’IUE non appena le istituzioni interessate li rendano accessibili al pubblico sulla base del regolamento esistente. La proposta costituisce un riconoscimento formale della situazione esistente, dal momento che la maggior parte delle istituzioni che hanno aperto i loro archivi li deposita già presso l’IUE. L’articolo 3, paragrafo 3, del TUE prevede che l’UE rispetti, tra l’altro, la ricchezza della sua diversità culturale e vigili sulla salvaguardia e sullo sviluppo del patrimonio culturale europeo. Gli archivi storici delle istituzioni formano parte del patrimonio culturale europeo e la loro apertura al pubblico assolve principalmente funzioni accademiche, didattiche e culturali. All’Unione sono state attribuite le competenze per adottare misure al fine di sostenere, coordinare o integrare gli interventi degli Stati membri in questi settori, ma i trattati non prevedono l’attribuzione delle competenze necessarie per quanto riguarda gli archivi storici delle istituzioni. Il ricorso ad un’altra base giuridica porterebbe ad una proposta di un nuovo regolamento e, pertanto, a mettere in discussione tutte le disposizioni del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 del Consiglio, ivi compresi i suoi principi fondamentali, e ciò andrebbe molto al di là dell’obiettivo della proposta sopra descritto. La possibilità di basare la proposta sull’articolo 15, paragrafo 3, del TFUE è stata esaminata e respinta per le seguenti ragioni: l’obiettivo principale della costituzione degli archivi storici è di selezionare documenti sulla base del loro valore duraturo, sul piano amministrativo, storico o probatorio, al fine di conservare e condividere il patrimonio storico delle istituzioni. Ciascuna delle istituzioni rende accessibili al pubblico i propri archivi storici dopo 30 anni e fornisce informazioni supplementari che contribuiscono a collocare tali archivi nel giusto contesto organizzativo ed operativo. È un’azione che va molto al di là del diritto dei cittadini all’accesso ai documenti di cui all’articolo 15, paragrafo 3, del TFUE, il cui obiettivo è principalmente quello di promuovere il buon governo e garantire la partecipazione della società civile al processo decisionale delle istituzioni; basarsi sull’articolo 15, paragrafo 3, del TFUE ridurrebbe la portata delle norme che disciplinano l’apertura degli archivi storici, dal momento che la Banca centrale europea, la Banca europea per gli investimenti e la Corte di giustizia dell’Unione europea, che attualmente si attengono al regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83, sono soggette al regolamento soltanto allorché esercitano funzioni amministrative. 3.3 Principio di proporzionalità La proposta si limita al deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’IUE e alle condizioni che regolano tale deposito. 3.4 Scelta dello strumento Il regolamento è l’unico strumento adeguato per creare una solida base giuridica e finanziaria per la collaborazione tra l’UE e l’IUE. La proposta concerne una modifica limitata del regolamento attuale. 4. INCIDENZA SUL BILANCIO La proposta di rendere obbligatorio il deposito degli archivi storici presso l’IUE non ha nessuna incidenza sul bilancio a breve e medio termine. Non si prevede che vi sia un’incidenza significativa sul bilancio a lungo termine. Le tre istituzioni maggiori, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione, insieme con il Comitato economico e sociale europeo, la Corte dei Conti europea e la Banca europea per gli investimenti, depositano già i propri archivi storici presso l’IUE. La gestione di tali archivi a Firenze è stata finanziata con il bilancio dell’UE sin dal primo deposito degli archivi presso l’IUE, avvenuto oltre un quarto di secolo fa. La scheda finanziaria legislativa prevede che tale finanziamento continui. I costi sono ripartiti tra le istituzioni depositanti in funzione del lavoro svolto dall’IUE in relazione ai rispettivi archivi. Alla collocazione degli archivi e degli uffici per il personale che si occupa della loro gestione all’IUE provvede il governo italiano. A seguito di questa modifica, aumenterà il numero delle istituzioni depositanti. Tuttavia, dal momento che il deposito riguarda gli archivi storici resi accessibili al pubblico dopo 30 anni, occorrerà un considerevole periodo di tempo prima che le istituzioni diverse da quelle che già depositano i loro archivi presso l’IUE siano interessate da questa proposta. Inoltre, gli archivi diventeranno sempre più digitali e ciò consentirà di realizzare economie di scala nel loro trattamento e diffusione da parte dell’IUE. 2012/0221 (APP) Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA, visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, in particolare l’articolo 352, vista la proposta della Commissione europea, previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali, vista l’approvazione del Parlamento europeo, sentito il garante europeo della protezione dei dati, deliberando secondo una procedura legislativa speciale, considerando quanto segue: (1) Conformemente al regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 del Consiglio del, 1° febbraio 1983, che rende accessibili al pubblico gli archivi storici della Comunità economica europea e della Comunità europea dell’energia atomica[2], gli archivi storici delle istituzioni e organismi sono conservati e resi accessibili al pubblico nei limiti del possibile alla scadenza di un periodo di 30 anni. (2) L’obbligo di istituire propri archivi storici e di renderli accessibili al pubblico nei limiti del possibile si applica a tutte le istituzioni di cui all’articolo 1 del regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83. (3) Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 stabilisce che ciascuna istituzione possa depositare i propri archivi storici nel luogo che ritiene più opportuno. (4) Nel 1984 il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione hanno deciso di comune accordo di depositare i propri archivi storici presso l’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze, dove sono resi accessibili al pubblico. A tal fine è stato firmato in data 17 dicembre 1984 un accordo tra le Comunità europee, rappresentate dalla Commissione, e l’Istituto universitario europeo di Firenze. (5) Il Comitato economico e sociale europeo e la Corte dei Conti europea hanno deciso di aderire alle condizioni dell’accordo relativo al deposito del 17 dicembre 1984. La Banca europea per gli investimenti deposita i propri archivi storici presso l’IUE sulla base di una convenzione separata con l’IUE, firmata il 1° luglio 2005, e delle norme relative agli archivi storici adottate dal comitato di amministrazione della banca il 7 ottobre 2005[3]. (6) Il governo italiano ha messo a disposizione dell’IUE, a titolo permanente e gratuito, locali adeguati onde garantire che gli archivi depositati siano conservati e protetti conformemente alle norme riconosciute a livello internazionale e offrire la possibilità di consultarli in loco. (7) Gli archivi storici delle istituzioni sono depositati presso l’IUE al fine di rendere possibile l’accesso in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell’integrazione europea e delle istituzioni europee. L’IUE è un rinomato centro di ricerca accademica e insegnamento incentrato sull’Europa e sull’integrazione europea. Dispone di un’esperienza quasi trentennale nella gestione degli archivi storici delle istituzioni, fornisce un deposito di alto livello e servizi di ricerca finalizzati alla conservazione e consultazione degli archivi e gode di una reputazione internazionale come centro per tali archivi. (8) Il deposito permanente degli archivi storici delle istituzioni presso l’IUE richiede una solida base giuridica che rispecchi il ruolo dell’IUE come partner delle istituzioni nella gestione dei loro archivi storici. (9) La natura specifica delle attività della Corte di giustizia dell’Unione europea e della Banca centrale europea giustifica il fatto che tali istituzioni siano esentate dall’obbligo di depositare i loro archivi storici presso l’IUE conformemente al presente regolamento. La Corte di giustizia dell’Unione europea e la Banca centrale europea possono depositare i propri archivi storici presso l’IUE su base volontaria. (10) Il presente regolamento dovrebbe applicarsi a tutte le altre istituzioni. Non pregiudica la responsabilità di ciascuna istituzione per quanto riguarda l’apertura dei propri archivi storici al pubblico, né la proprietà degli archivi storici di ciascuna istituzione. (11) I dati personali contenuti negli archivi storici depositati presso l’IUE devono essere trattati in conformità del regolamento (CE) n. 45/2001[4]. (12) Possono essere concesse sovvenzioni al fine di sostenere la gestione degli archivi delle istituzioni da parte dell’IUE. (13) Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 deve essere modificato di conseguenza, HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: Articolo 1 Il regolamento (CEE, EURATOM) n. 354/83 è così modificato: 1. All’articolo 8, il paragrafo 1 è sostituito dal seguente: “1. Ogni istituzione, ad eccezione della Corte di giustizia dell’Unione europea e della Banca centrale europea, deposita presso l’Istituto universitario europeo (IUE) di Firenze i documenti che fanno parte dei suoi archivi storici e che ha reso accessibili al pubblico conformemente al presente regolamento. Le modalità di deposito sono stabilite nell’allegato.” 2. All’articolo 8, sono aggiunti i seguenti paragrafi: “3. La Corte di giustizia dell’ Unione europea e la Banca centrale europea possono depositare i propri archivi storici presso l’IUE su base volontaria. 4. Il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’IUE non pregiudica la proprietà e la protezione di tali archivi ai sensi dell’articolo 2 del protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea allegato al trattato. 5. L’IUE garantisce la conservazione e la protezione degli archivi depositati. Tale conservazione e tale protezione devono soddisfare le norme riconosciute a livello internazionale per la protezione materiale degli archivi e devono rispettare almeno le norme tecniche e di sicurezza corrispondenti a quelle utilizzate per la conservazione e la gestione degli archivi pubblici in Italia. A tal fine, i documenti depositati devono essere conservati in un deposito per archivi appositamente costruito. 6. Ogni istituzione depositante ha il diritto di chiedere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell’IUE e di svolgere ispezioni negli archivi depositati. 7. L’IUE rende accessibili al pubblico gli archivi storici che accoglie conformemente ai paragrafi 1 e 3. Le istituzioni possono rendere accessibile al pubblico una versione degli stessi archivi storici. 8. Al fine di sostenere la gestione degli archivi storici conformemente al presente regolamento, possono essere concesse sovvenzioni all’IUE nel rispetto del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio e a condizione che l’autorità di bilancio metta a disposizione gli stanziamenti necessari sulla relativa linea di bilancio. I costi per la gestione degli archivi sono ripartiti tra le istituzioni depositanti su una base proporzionale. I costi connessi alla fornitura e all’equipaggiamento degli edifici e dei depositi che ospitano gli archivi e il personale non sono ammissibili. 9. L’IUE tratta i dati personali contenuti negli archivi storici delle istituzioni conformemente al regolamento (CE) n. 45/2001. L’IUE agisce in qualità di incaricato del trattamento ai sensi dell’articolo 2 di detto regolamento, seguendo le istruzioni delle istituzioni depositanti. 10. Il garante europeo della protezione dei dati esercita poteri di controllo sull’IUE per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti negli archivi storici depositati dalle istituzioni.” 3. All’articolo 9, il primo comma è sostituito dal seguente: “Ogni istituzione adotta norme interne per l’applicazione del presente regolamento. Esse includono norme relative alla conservazione, all’apertura al pubblico e alla protezione dei dati personali contenuti negli archivi storici. Nella misura del possibile, le istituzioni rendono i loro archivi accessibili al pubblico con mezzi elettronici. Inoltre, conservano i documenti esistenti in forme adeguate ad esigenze particolari (scrittura Braille, caratteri grandi o registrazioni).” 4. È aggiunto un allegato conformemente all’allegato del presente regolamento. Articolo 2 Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea. Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il Per il Consiglio Il presidente ALLEGATO È aggiunto il seguente allegato: “Allegato Disposizioni relative al deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze 1. Nel caso di archivi non digitali, i documenti originali sono depositati presso l’IUE ai fini della loro conservazione permanente insieme ad una copia su microscheda e/o una copia digitale. Nel caso di archivi digitali, l’IUE ha un accesso permanente ai documenti per poter assolvere all’obbligo di rendere accessibili al pubblico gli archivi storici in un unico luogo e promuovere la loro consultazione. Le istituzioni da cui i documenti hanno avuto origine restano responsabili per la conservazione permanente dei loro archivi digitali. 2. Il deposito avviene a più riprese nel corso dell’anno e, nella misura del possibile, sulla base delle normali procedure di trattamento degli archivi delle istituzioni. 3. Le istituzioni depositanti possono escludere, per motivi giuridici o amministrativi, il deposito di alcuni documenti originali all’IUE. In tal caso, provvedono a depositarne una copia su microscheda o digitale. 4. Le istituzioni depositanti restano proprietarie dei loro archivi e detengono la responsabilità esclusiva per la composizione dei documenti e dei fascicoli depositati, o resi disponibili in altra forma, presso l’IUE. L’IUE non modifica la classificazione archivistica stabilita dalle istituzioni depositanti, né elimina o modifica documenti o fascicoli. 5. L’IUE restituisce alle istituzioni depositanti, su loro richiesta, gli originali di qualsiasi documento o fascicolo depositato. Tali istituzioni restituiscono gli originali all’IUE non appena non ne hanno più bisogno. 6. L’IUE informa immediatamente le istituzioni depositanti in merito a qualsiasi circostanza che potrebbe mettere in pericolo l’inviolabilità degli archivi da esse depositati. SCHEDA FINANZIARIA LEGISLATIVA 1. CONTESTO DELLA PROPOSTA/INIZIATIVA 1.1. Titolo della proposta/iniziativa 1.2. Settore/settori interessati nella struttura ABM/ABB 1.3. Natura della proposta/iniziativa 1.4. Obiettivi 1.5. Motivazione della proposta/iniziativa 1.6. Durata e incidenza finanziaria 1.7. Modalità di gestione previste 2. MISURE DI GESTIONE 2.1. Disposizioni in materia di monitoraggio e di relazioni 2.2. Sistema di gestione e di controllo 2.3. Misure di prevenzione delle frodi e delle irregolarità 3. INCIDENZA FINANZIARIA PREVISTA DELLA PROPOSTA/INIZIATIVA 3.1. Rubrica/rubriche del quadro finanziario pluriennale e linea/linee di bilancio di spesa interessate 3.2. Incidenza prevista sulle spese 3.2.1. Sintesi dell’incidenza prevista sulle spese 3.2.2. Incidenza prevista sugli stanziamenti operativi 3.2.3. Incidenza prevista sugli stanziamenti di natura amministrativa 3.2.4. Compatibilità con il quadro finanziario pluriennale attuale 3.2.5. Partecipazione di terzi al finanziamento 3.3. Incidenza prevista sulle entrate SCHEDA FINANZIARIA LEGISLATIVA 1. CONTESTO DELLA PROPOSTA/INIZIATIVA 1.1. Titolo della proposta/iniziativa Regolamento del Consiglio che modifica il regolamento (CE, EURATOM) n. 354/83 per quanto riguarda il deposito degli archivi storici delle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze 1.2. Settore/settori interessati nella struttura ABM/ABB[5] Relazioni con la società civile, apertura e informazione 1.3. Natura della proposta/iniziativa La proposta riguarda la proroga di un’azione esistente. 1.4. Obiettivi 1.4.1. Obiettivo/obiettivi strategici pluriennali della Commissione oggetto della proposta/iniziativa L’obiettivo della proposta è di regolarizzare e istituire una solida base per la collaborazione esistente con l’IUE per la gestione e la divulgazione degli archivi storici delle istituzioni. L’obiettivo del deposito presso l’IUE è di rendere possibile l’accesso a tali archivi in un unico luogo, promuovere la loro consultazione e stimolare la ricerca sulla storia dell’integrazione europea e delle istituzioni europee. 1.4.2. Obiettivo/obiettivi specifici e attività ABM/ABB interessate Obiettivo specifico n. 25.02.01.01 Attività ABM/ABB interessate: relazioni con la società civile, apertura e informazione istituzioni di interesse europeo /archivi storici dell’Unione europea 1.4.3. Risultati e incidenza previsti La collaborazione con l’IUE offre un valore aggiunto agli archivi storici delle istituzioni e serve a promuovere la diffusione e la consultazione pubblica di tali archivi. 1.4.4. Indicatori di risultato e di incidenza (1) Gli archivi depositati dalle istituzioni presso l’IUE di Firenze. (2) La raccolta e la descrizione da parte dell’IUE degli archivi privati e personali dei singoli e delle organizzazioni pubbliche e private che abbiano contribuito all’edificazione dell’Europa. (3) La produzione e la pubblicazione di guide di conservazione e inventari, la pubblicazione di fonti e altri strumenti di ricerca. (4) Sale di lettura e servizi relativi alle sale di lettura forniti dall’IUE. (5) Inventari e archivi accessibili online. (6) Visitatori della sala di lettura. (7) Azioni per promuovere la consultazione degli archivi storici delle istituzioni. 1.5. Motivazione della proposta/iniziativa 1.5.1. Necessità da coprire nel breve e lungo termine Gestire e rendere accessibili al pubblico gli archivi storici depositati dalle istituzioni presso l’Istituto universitario europeo di Firenze. 1.5.2. Valore aggiunto dell’intervento dell’Unione europea La collaborazione con l’IUE serve a promuovere la diffusione e la consultazione pubblica degli archivi storici delle istituzioni. Riunire gli archivi delle istituzioni in un unico luogo è un modo per valorizzarli che permette all’IUE di ottenere un valore aggiunto creando relazioni incrociate tra i diversi archivi producendo, ove necessario, strumenti di ricerca e fornendo al pubblico l’accesso sia in loco che online. 1.5.3. Insegnamenti tratti da esperienze analoghe Sono sei le istituzioni che depositano i propri archivi storici presso IUE alle condizioni stabilite dall’accordo del 17 dicembre 1984 tra le Comunità europee e l’IUE. L’accordo relativo al deposito del 1984 è però diventato antiquato e occorre sostituirlo con una base giuridica e finanziaria più solida per la collaborazione con l’IUE. 1.5.4. Coerenza ed eventuale sinergia con altri strumenti pertinenti n.p. 1.6. Durata e incidenza finanziaria Proposta di durata illimitata. 1.7. Modalità di gestione previste[6] Gestione centralizzata diretta da parte della Commissione 2. MISURE DI GESTIONE 2.1. Disposizioni in materia di monitoraggio e di relazioni L’IUE presenta un progetto di programma di lavoro per ciascun anno di calendario, che viene discusso con la Commissione e che include un organico del personale in servizio al 31 dicembre dell’anno in questione, del precedente e del successivo. Il programma viene presentato nel febbraio dell’anno precedente. Dopo aver consultato le altre istituzioni depositanti, la Commissione e l’IUE approvano il programma di lavoro che viene allegato all’accordo relativo alla sovvenzione annuale. La Commissione provvede al monitoraggio dell’attuazione del programma di lavoro. L’IUE presenta una relazione di attività annuale per gli archivi storici al termine di ciascun anno di calendario. 2.2. Sistema di gestione e di controllo 2.2.1. Rischi individuati I potenziali rischi per la conservazione degli archivi cartacei depositati dalle istituzioni sono minimi. Il governo italiano ha fornito un deposito per archivi appositamente costruito che soddisfa le norme internazionali più avanzate in materia di conservazione degli archivi. 2.2.2. Modalità di controllo previste Gli accordi di collaborazione con l’IUE forniscono il quadro per la discussione, l’esame e la valutazione in corso del bilancio e del programma di lavoro. Ogni istituzione depositante ha il diritto di chiedere informazioni per quanto riguarda la gestione dei propri archivi da parte dell’IUE e svolgere un’ispezione negli archivi depositati. 2.3. Misure di prevenzione delle frodi e delle irregolarità L’articolo 287, paragrafo 3, del TFUE attribuisce alla Corte dei conti la competenza per il controllo di qualsiasi persona fisica o giuridica che ottenga un pagamento dal bilancio dell’UE. Le competenze della Commissione e dell’OLAF per combattere contro le frodi a danno degli interessi finanziari dell’UE sono disciplinate da disposizioni specifiche in materia (come il regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio e il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Consiglio e del Parlamento europeo) e dal regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. Conformemente all’articolo 120, paragrafo 3, di quest’ultimo, ogni decisione o convenzione di sovvenzione prevede espressamente il potere di controllo della Commissione e della Corte dei conti, in base a documenti e sul posto, di tutti i contraenti e subcontraenti che abbiano beneficiato di fondi comunitari. 3. INCIDENZA FINANZIARIA PREVISTA DELLA PROPOSTA/INIZIATIVA 3.1. Rubrica/rubriche del quadro finanziario pluriennale e linea/linee di bilancio di spesa interessate · Linee di bilancio di spesa esistenti Secondo l’ordine delle rubriche del quadro finanziario pluriennale e delle linee di bilancio. Rubrica del quadro finanziario pluriennale || Linea di bilancio || Natura della spesa || Partecipazione Archivi storici dell’Unione europea || Diss./Non diss. ([7]) || di paesi EFTA[8] || di paesi candidati[9] || di paesi terzi || ai sensi dell’articolo 18, paragrafo 1, lettera a bis), del regolamento finanziario 5 Amministrazione || 25.02.01.01 || Diss. || NO || NO || NO || NO 3.2. Incidenza prevista sulle spese 3.2.1. Sintesi dell’incidenza prevista sulle spese Mio EUR (al terzo decimale) Rubrica del quadro finanziario pluriennale: || 5 || “Spese amministrative” || || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019[10] || TOTALE 2013-2019 DG: SG ||  Risorse umane || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,038 || 0,266 Missioni || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,004 || 0,028  25.020101 Archivi storici || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 2,268 || 15,876 COSTO TOTALE SG || || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 TOTALE degli stanziamenti per la RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale || (Totale impegni = Totale pagamenti) || || || || || || || || TOTALE degli stanziamenti per le RUBRICHE da 1 a 5 del quadro finanziario pluriennale || Impegni || || || || || || || || Pagamenti || || || || || || || || 3.2.2. Incidenza prevista sugli stanziamenti operativi La proposta non comporta l’utilizzo di stanziamenti operativi 3.2.3. Incidenza prevista sugli stanziamenti di natura amministrativa 3.2.3.1. Sintesi La proposta/iniziativa comporta l’utilizzo di stanziamenti amministrativi, come spiegato di seguito: Mio EUR (al terzo decimale) || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018 || 2019 - || TOTALE RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale || || || || || || || || Risorse umane || || || || || || || || Altre spese amministrative || || || || || || || || Totale parziale RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale || || || || || || || || Esclusa la RUBRICA 5[11] del quadro finanziario pluriennale || || || || || || || || Risorse umane || || || || || || || || Altre spese di natura amministrativa || || || || || || || || Totale parziale esclusa la RUBRICA 5 del quadro finanziario pluriennale || || || || || || || || TOTALE || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 2,310 || 16,170 Il fabbisogno di risorse amministrative è coperto dallo stanziamento concesso alla DG preposta alla gestione nell’ambito della procedura di assegnazione annuale, tenendo conto dei vincoli di bilancio. 3.2.3.2. Fabbisogno previsto di risorse umane La proposta comporta l’utilizzo di risorse umane, come spiegato di seguito: Stima da esprimere in numeri interi (o, al massimo, con un decimale) || 2012 || 2013 || 2014 || 2015 || 2016 || 2017 || 2018  Posti della tabella dell’organico (funzionari e agenti temporanei) 25 01 01 01 (in sede e negli uffici di rappresentanza della Commissione) || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX 01 01 02 (nelle delegazioni) || || || || || || || XX 01 05 01 (ricerca indiretta) || || || || || || || 10 01 05 01 (ricerca diretta) || || || || || || ||  Personale esterno (in equivalenti a tempo pieno: ETP)[12] XX 01 02 01 (AC, END, INT della dotazione globale) || || || || || || || XX 01 02 02 (AC, AL, END, INT e JED nelle delegazioni) || || || || || || || XX 01 04 yy[13] || - in sede[14] || || || || || || || - nelle delegazioni || || || || || || || XX 01 05 02 (AC, END e INT – ricerca indiretta) || || || || || || || 10 01 05 02 (AC, END e INT – ricerca diretta) || || || || || || || Altre linee di bilancio (specificare) || || || || || || || TOTALE || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 || 0,3 XX è il settore o il titolo di bilancio interessato. Il fabbisogno di risorse umane è coperto dal personale della DG già assegnato alla gestione dell’azione e/o riassegnato all’interno della stessa DG, integrato dall’eventuale dotazione supplementare concessa alla DG responsabile nell’ambito della procedura annuale di assegnazione, tenendo conto dei vincoli di bilancio. Descrizione dei compiti da svolgere: Funzionari e agenti temporanei || Preparazione di accordi di cooperazione e sovvenzione. Preparazione di richieste di bilancio. Monitoraggio del programma di lavoro e delle spese. Eventuali valutazioni ex post. Personale esterno || ------ 3.2.4. Compatibilità con il quadro finanziario pluriennale attuale La proposta è compatibile con il quadro finanziario pluriennale attuale. 3.2.5. Partecipazione di terzi al finanziamento La proposta/iniziativa non prevede il cofinanziamento da parte di terzi. 3.3. Incidenza prevista sulle entrate La proposta/iniziativa non ha incidenza finanziaria sulle entrate. [1] Regolamento (CE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio, modificato dal regolamento (CE, Euratom) n. 1700/2003 del 22 settembre 2003 del Consiglio. Si veda: GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1; GU L 243 del 27.9.2003, pag. 1. [2] GU L 43 del 15.2.1983, pag. 1. [3] GU C 289 del 22.11.2005, pag. 12. [4] GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1. [5] ABM: Activity Based Management (gestione per attività); ABB: Activity Based Budgeting (bilancio per attività). [6] Le spiegazioni sulle modalità di gestione e i riferimenti al regolamento finanziario sono disponibili sul sito BudgWeb: http://www.cc.cec/budg/man/budgmanag/budgmanag_en.html. [7] Diss. = Stanziamenti dissociati / Non diss. = Stanziamenti non dissociati. [8] EFTA: Associazione europea di libero scambio. [9] Paesi candidati e, se del caso, paesi candidati potenziali dei Balcani occidentali. [10] Si prevede che l’incidenza sulle spese continuerà a evolvere allo stesso tasso dopo il 2019. [11] Assistenza tecnica e/o amministrativa e spese di sostegno all’attuazione di programmi e/o azioni dell’UE (ex linee “BA”), ricerca indiretta, ricerca diretta. [12] AC= agente contrattuale; INT = personale interinale; JED = giovane esperto in delegazione (jeune expert en délégation). AL= agente locale; END= esperto nazionale distaccato. [13] Sottomassimale per il personale esterno previsto dagli stanziamenti operativi (ex linee “BA”). [14] Principalmente per i fondi strutturali, il Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale (FEASR) e il Fondo europeo per la pesca (FEP).