Comunicazione della Commissione - Relazione all'Autorità competente per il discarico che indica il numero e il tipo di controlli interni svolti nel 2002, le raccomandazioni formulate e il seguito conferito a queste raccomandazioni (Articolo 86, paragrafo 4 del regolamento n. 1605/2002 del Consiglio) /* COM/2003/0422 def. */





COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE - Relazione all'Autorità competente per il discarico che indica il numero e il tipo di controlli interni svolti nel 2002, le raccomandazioni formulate e il seguito conferito a queste raccomandazioni (Articolo 86, paragrafo 4 del regolamento n. 1605/2002 del Consiglio) INDICE 1. Introduzione 2. Sintesi dei controlli interni effettuati 3. Riassunto di ciascun controllo 3.1. Esame del processo delle relazioni di attività annuali e dichiarazioni degli ordinatori delegati relativi al 2001 3.2. Controllo della formazione in seno alla Commissione 3.3. Controllo del follow-up della procedura di discarico 3.4. Controllo approfondito della DG "POLITICA REGIONALE" 3.5. Controllo del recupero dei fondi versati per eccesso 3.6. Applicazione dei Fondi strutturali nei paesi candidati (Lettera di raccomandazione) 3.7. Follow-up dei controlli anteriori 3.8. Esame dello stato di avanzamento della Riforma 3.9. Gestione dell'infrastruttura immobiliare 3.10. Fornitura di studi e di servizi 3.11. Analisi della governance della gestione dei programmi in materia di relazioni esterne 3.12. Fondi di contropartita e supporto di bilancio dei Fondi europei di sviluppo 3.13. Rinnovamento del Berlaymont 4. Conclusioni 1. INTRODUZIONE La presente relazione di sintesi è comunicata all'Autorità di discarico conformemente all'art. 86, par. 4 del regolamento (CE, Euratom) n.1605/2002, del Consiglio, del 25 giugno 2002 relativa al regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. Il suo obiettivo è quello di presentare il numero e il tipo di controlli interni effettuati nel 2002, le principali raccomandazioni formulate e il seguito fornito a queste raccomandazioni. 2. SINTESI DEI CONTROLLI INTERNI EFFETTUATI E DEL FOLLOW-UP REALIZZATO Nel 2002, conformemente al suo programma di lavoro, il revisore interno ha realizzato i seguenti controlli: - Esame del processo di messa a punto delle relazioni di attività annuali e dichiarazioni degli ordinatori delegati relativi al 2001, - controllo della formazione in seno alla Commissione, - controllo del follow-up della procedura di discarico, - controllo della DG "politica REGIONALE" (controllo approfondito), - controllo del recupero dei fondi versati per eccesso, - applicazione dei Fondi strutturali nei paesi candidati (lettera di raccomandazione) 2.1. - Controllo dei follow-up precedenti - Esame dello stato di avanzamento della riforma - Gestione dell'infrastruttura immobiliare, - Fornitura di studi e servizi, - Analisi della governance della gestione dei programmi in materia di relazioni esterne, - Fondi di contropartita e appoggio finanziario dei fondi europei di sviluppo, - Rinnovo del Berlaymont. 3. RIASSUNTO DI CIASCUN CONTROLLO 3.1. Esame del processo di messa a punto delle relazioni di attività annuali e dichiarazioni degli ordinatori delegati relativi al 2001 Questo controllo è stato realizzato mentre veniva preparata la sintesi delle relazioni di attività annuali relative al 2001 e le sue raccomandazioni sono state prese in considerazione nella sintesi. L'obiettivo era di stabilire una rassegna delle caratteristiche e delle debolezze delle relazioni e delle dichiarazioni e di trarre in futuro delle lezioni. Raccomandazioni Le raccomandazioni riguardano essenzialmente una maggior attenzione da parte dei servizi che devono tener conto dei risultati e fornire una descrizione più particolareggiata dei sistemi di controllo interno adottato, nonché sulla necessità di precisare la metodologia e il ruolo dei protagonisti interessati. Misure adottate La metodologia e gli orientamenti sono stati migliorati soprattutto attraverso due decisioni della Commissione del 21 gennaio (COM(2003)28 e SEC(2003)59). 3.2. Controllo della formazione in seno alla Commissione Il controllo della formazione si è occupato dell'organizzazione e dell'offerta della formazione sui siti di Bruxelles e Lussemburgo, con particolare attenzione per le migliori pratiche all'esterno della Commissione. Raccomandazioni Il servizio di controllo interno (SCI) ha raccomandato di migliorare la presa a carico globale della formazione e la strategia in materia per meglio tener conto dei fabbisogni e delle priorità e rafforzare il controllo dell'offerta di formazione esterna mettendo in atto registri centralizzati sugli aspetti finanziari ed esigendo dai fornitori che presentino delle relazioni finanziarie. Misure adottate La Commissione ha approvato una strategia di formazione per il dopo riforma che prende in considerazione i bisogni prioritari definiti dalla strategia di gestione per attività. 3.3. Controllo del follow-up della procedura di discarico Il controllo aveva come obiettivo di raccomandare un miglioramento del follow-up della procedura di discarico da parte della Commissione. Raccomandazioni La relazione di controllo raccomanda l'elaborazione di una strategia interistituzionale per la procedura di discarico, un metodo per migliorare l'efficacia dei controlli, il riconoscimento del rischio di reputazione per l'Unione, un sistema destinato a tener conto delle misure adottate e il miglioramento della presa a carico centrale del processo in seno alla Commissione. Misure adottate Le questioni tecniche sono state sviluppate ulteriormente e la responsabilità dei protagonisti interessati in seno alla Commissione è stata precisata in una decisione della Commissione del gennaio 2003. 3.4. Controllo approfondito della Direzione generale "Politica regionale" (DG REGIO) Il controllo aveva lo scopo di identificare meglio il profilo di rischio e di controllo della DG nel quadro della Commissione nel suo insieme. Si è concentrato sui seguenti settori: applicazione delle disposizioni relative al controllo finanziario per il Fondo europeo di sviluppo regionale, processo di interpretazione della regolamentazione e sistemi di resoconto. Raccomandazioni L'SCI ha raccomandato di porre l'accento sui controlli preventivi, di instaurare attestati di conformità degli Stati membri rafforzando la collaborazione con gli Stati membri sulle questioni di controllo. Ha anche proposto di consolidare il quadro regolamentare migliorato riguardo alla gestione e al controllo e infine di sviluppare il ruolo consultivo del gerente operativo. Misura adottata La DG REGIO ha già messo a punto una strategia di controllo, riorganizzato le unità di controllo e di follow-up e preparato proposte per migliorare la collaborazione con gli Stati membri nella prospettiva del concetto di controllo unico ("contratto di fiducia"). 3.5. Controllo dei recuperi dei fondi versati in eccesso Il controllo aveva lo scopo di comprendere meglio i meccanismi particolari dei processi interservizi e di sostenere il processo di riforme in corso nel settore. Ha riguardato essenzialmente il recupero dei fondi indebitamente versati in materia di gestione diretta e dei fondi europei di sviluppo. Raccomandazioni L'SCI raccomanda di sviluppare un ruolo di sorveglianza e di direzione del sistema di recupero, di adottare una strategia armonizzata del trattamento degli ordini di recupero, di mettere in atto un servizio centrale di controllo e di orientamento e di migliorare gli strumenti informatici interessati. Misura adottata Il quadro regolamentare è stato modificato in profondità e la Commissione ha adottato misure di gestione correttive. 3.6. Applicazione dei Fondi strutturali nei paesi candidati (Lettera di raccomandazione) Sulla base di uno studio relativo alla gestione dell'aiuto strutturale avviato all'inizio del 2002, l'SCI ha diffuso una lettera di raccomandazione per attirare l'attenzione sulla questione della capacità amministrativa dei paesi candidati e sui loro fabbisogni in termini di risorse umane per realizzare i compiti prima e dopo l'allargamento. Raccomandazione e misura adottata Le DG interessate hanno già preso iniziative per risolvere i problemi identificati e attenuare i rischi soprattutto la pianificazione rigorosa del processo di programmazione per i nuovi Stati membri, il controllo stretto degli impegni, l'esercizio EDIS e la semplificazione della gestione dei Fondi strutturali. Un aiuto supplementare è stato deciso per rafforzare la capacità amministrativa dei futuri Stati membri (facilità transitoria). 3.7. Follow-up dei controlli precedenti Riassunto La relazione di controllo interna dell'SCI sottolinea la necessità di sviluppare ulteriormente la procedura di controllo e insiste sul fatto che il controllo delle raccomandazioni del follow-up e delle misure correttive spetta ai quadri. Misura adottata I servizi hanno inviato a partire dalla fine di gennaio 2003 il loro piano di azione in risposta ai controlli realizzati fino a quella data dall'SCI. La Commissione ha approvato una decisione nel gennaio 2003 sul ruolo e la responsabilità dei protagonisti in materia di controllo e di follow-up. Nei limiti delle risorse disponibili, l'SCI programmerà un lavoro di controllo nei settori scelti. 3.8. Esame dello stato di avanzamento della riforma Questo controllo ha riguardato il progresso delle DG nell'applicazione delle azioni della riforma. Raccomandazioni L'SCi ha sottolineato la necessità di un costante impulso da parte di un gruppo di pilotaggio e il bisogno di risorse appropriate. Misura adottata Il mandato del gruppo direttivo ABM è stato esteso per integrare l'obiettivo generale della riforma amministrativa e l'uso di posti liberati dal regime di prepensionamento sono stati utilizzati in via prioritaria per rispondere alle esigenze legate alla riforma. 3.9. Gestione dell'infrastruttura immobiliare Riassunto Il controllo intendeva stabilire il bilancio della gestione dell'infrastruttura. La proposta della Commissione relativa al rifacimento del regolamento finanziario dovrebbe prevedere misure correttive, ma l'autorità di bilancio ha rifiutato la proposta di autorizzare il ricorso al prestito diretto. Una comunicazione specifica della Commissione prevista per il 2003 introdurrà l'idea di esaminare gli edifici e le conseguenze logistiche prima di pronunciarsi sulla ristrutturazione dei servizi. Sono stati creati due nuovi uffici di infrastrutture che consentiranno di chiarire e razionalizzare attività e responsabilità. 3.10. Fornitura di studi e servizi Riassunto Il follow-up del controllo in questione è sempre in corso e tutte le DG comunicano attualmente all'SCI le misure previste per migliorare e rendere ottimale l'uso degli studi e dei servizi già forniti e per coordinare al meglio la programmazione per evitare il duplice impiego. 3.11. Analisi della governance della gestione dei programmi in materia di relazioni esterne Riassunto L'SCI ha proposto nella sua relazione di rivedere la struttura del servizio Relex e di utilizzare le dichiarazioni sulla situazione dei paesi per quanto riguarda l'aiuto esterno. Misura adottata E' stato istituito un gruppo di lavoro interservizi che ha redatto una relazione nel quadro del controllo di un'iniziativa raccomandata sul tema nella sintesi delle relazioni di attività annue relative al 2001. La relazione è stata trasmessa in aprile al Comitato di controllo del follow-up. 3.12. Fondi di contropartita e appoggio di bilancio dei Fondi europei di sviluppo Riassunto Sulla base della relazione dell'SCI, sono state messe in atto dalla DG AIDCO numerose misure concrete soprattutto la definizione di linee direttrici, di sistemi di classificazione e di strumenti di controllo e il rafforzamento della collaborazione con gli altri donatori. Le raccomandazioni dell'SCI saranno riesaminate nello stesso tempo della valutazione particolareggiata della DG AIDCO. 3.13. Ristrutturazione del Berlaymont Riassunto Sulla base delle raccomandazioni dell'SCI presentate nella relazione sul rinnovo e l'acquisto potenziale del Berlaymont, sono state messe in atto delle misure come l'elaborazione di scenari particolareggiati relativi ai costi di progetti comparabili e il rafforzamento della struttura di gestione per il periodo rimanente del progetto attuale. Il nuovo ufficio per le infrastrutture di Bruxelles è responsabile del controllo delle raccomandazioni. La Commissione e lo Stato belga hanno firmato una convenzione che stabilisce per il Berlaymont un prezzo che tenga conto di una buona gestione del progetto di ristrutturazione, indicando la data in cui l'edificio sarà disponibile e definendo il prodotto finale. 4. CONCLUSIONI La presente relazione è stata elaborata per presentare all'Autorità di discarico un riassunto del numero e del tipo di controlli interni effettuati nel 2002, le principali raccomandazioni formulate e i seguiti dati a queste raccomandazioni.