Proposta di decisione del Consiglio relativa alla posizione da adottare nel Comitato degli ambasciatori ACP-CE in merito allo statuto, al regolamento interno e al regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale /* COM/2005/0101 def. */





Bruxelles, 23.03.2005 COM(2005) 101 definitivo Proposta di DECISIONE DEL CONSIGLIO relativa alla posizione da adottare nel Comitato degli ambasciatori ACP-CE in merito allo statuto, al regolamento interno e al regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale (presentata dalla Commissione) RELAZIONE L’accordo di Cotonou di giugno 2000 mira a potenziare e a consolidare il ruolo del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale (CTA) al fine di sviluppare le capacità istituzionali degli ACP, in particolare per quanto riguarda la gestione dell’informazione, e migliorare l’accesso alle tecnologie, incentivando in tal modo la produttività agricola, la commercializzazione, la sicurezza alimentare e lo sviluppo rurale. Nell’allegato III l’Accordo di Cotonou prevede l’aggiornamento dello statuto e del regolamento interno del Centro nonché del regolamento finanziario e del regime applicabile al personale. Si chiede agli Stati membri di esaminare la proposta in appresso. Si chiede loro inoltre di adottare la decisione relativa alla posizione che la Comunità deve adottare nel Comitato degli ambasciatori ACP-CE in materia di statuto, regolamento interno e regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale. Proposta di DECISIONE DEL CONSIGLIO relativa alla posizione da adottare nel Comitato degli ambasciatori ACP-CE in merito allo statuto, al regolamento interno e al regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale IL CONSIGLIO DELL ’UNIONE EUROPEA, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l’articolo 310 in combinato disposto con l’articolo 300, paragrafo 2, secondo comma, vista la proposta della Commissione[1], considerando quanto segue: (1) Conformemente all’Accordo di partenariato tra i membri del gruppo degli Stati dell’Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altro, firmato a Cotonou il 23 giugno 2000[2], in particolare all’allegato III, occorre adottare lo statuto, il regolamento interno e il regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale, qui di seguito denominato “il Centro”, DECIDE: Articolo 1 La posizione della Comunità nel Comitato degli ambasciatori ACP-CE in merito allo statuto e al regolamento interno del Centro si basa sul progetto di decisione del Comitato degli ambasciatori ACP-CE figurante nell’allegato 1. Articolo 2 La posizione della Comunità nel Comitato degli ambasciatori ACP-CE in merito al regolamento finanziario del Centro si basa sul progetto di decisione del Comitato degli ambasciatori ACP-CE figurante nell’allegato 2. Fatto a Bruxelles, il Per il Consiglio Il Presidente ALLEGATO I Progetto di DECISIONE n. …/... DEL COMITATO DEGLI AMBASCIATORI ACP-CE del … in merito allo statuto e al regolamento interno del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale (CTA) IL COMITATO DEGLI AMBASCIATORI ACP-CE, visto l’Accordo di partenariato tra i membri del gruppo degli Stati dell’Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altro, firmato a Cotonou il 23 giugno 2000[3], in prosieguo “Accordo di Cotonou”, in particolare l’articolo 3, paragrafo 4, dell’allegato III, visto l’accordo interno del 12 settembre 2000 firmato tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in seno al Consiglio, relativo al finanziamento e alla gestione degli aiuti della Comunità nel quadro del protocollo finanziario allegato all’accordo, considerando quanto segue: (1) A norma dell’articolo 3, paragrafo 4, dell’allegato III dell’Accordo di Cotonou, dopo la firma dell’Accordo, il Comitato degli ambasciatori stabilisce lo statuto e il regolamento interno del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale (qui di seguito denominato “il Centro”), in particolare dei suoi organismi di sorveglianza. (2) In applicazione dell’articolo 1, secondo comma, del protocollo n. 2 sui privilegi e sulle immunità allegato all’Accordo, detto protocollo si applica al personale del Centro. (3) Occorre istituire un consiglio d’amministrazione, organismo di sorveglianza del Centro ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 4, lettera a) dell’allegato III dell’Accordo, DECIDE: Articolo 1 1. Il Centro ha personalità giuridica ed è dotato, in tutti gli Stati che sono parti dell’Accordo di Cotonou, della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dello stesso tipo. 2. Il personale del Centro gode dei privilegi, delle immunità e delle normali agevolazioni previsti nel protocollo n. 2 sui privilegi e sulle immunità e menzionati nelle dichiarazioni VI e VII allegate all’Accordo. 3. Il Centro non ha fini di lucro. 4. La sede del Centro è stabilita a titolo provvisorio a Wageningen (Paesi Bassi), con un’antenna a Bruxelles. Articolo 2 Le funzioni del Centro sono definite nell’articolo 3, paragrafi 1, 2 e 3 dell’allegato III dell’Accordo. Articolo 3 1. Il Comitato degli ambasciatori ACP-CE, qui di seguito denominato “il Comitato” è l’autorità responsabile del Centro conformemente alle disposizioni dell’articolo 3, paragrafi 4 e 5 dell’allegato III dell’Accordo. 2. È istituito un Consiglio d’amministrazione conformemente alle disposizioni dell’articolo 4. 3. Le attività del Centro si svolgono in stretto collegamento con le istituzioni e gli organismi indicati nell’Accordo o nelle dichiarazioni ad esso allegate; si ricorre, se del caso, alle istituzioni regionali ed internazionali, segnatamente a quelle situate nella Comunità e negli Stati ACP, che trattano delle questioni di sviluppo agricolo e rurale. 4. Le attività del Centro sono esaminate periodicamente su iniziativa del Consiglio d’amministrazione. Articolo 4 1. È istituito un Consiglio d’amministrazione incaricato di assicurare sul piano tecnico, amministrativo e finanziario, un sostegno, un monitoraggio e un controllo di tutte le attività del Centro. 2.1. Il Consiglio d’amministrazione è composto su base paritetica di 6 membri che possono provare una grande esperienza nella gestione di istituzioni di sviluppo agricolo e rurale: sono richieste qualifiche personali a livello tecnico o scientifico e in materia di gestione e diffusione dell’informazione agricola e rurale. 2.2. I membri del Consiglio d’amministrazione sono scelti dalle parti interessate tra i cittadini degli Stati che sono parti dell’Accordo sulla base delle qualifiche richieste. La loro nomina è confermata dal Comitato degli ambasciatori. I sei membri sono nominati dal Comitato per un periodo massimo di 5 anni, con una revisione della situazione a metà percorso. 2.3. Un rappresentante della Commissione europea, del segretariato generale del Consiglio dell’UE e del segretariato ACP assistono ai lavori del Consiglio d’amministrazione in qualità di osservatori. 2.4. I membri del Consiglio d’amministrazione eleggono il presidente e il vicepresidente per un periodo massimo di cinque anni, conformemente alle disposizioni stabilite nel regolamento interno. Il posto di presidente spetta alla parte (ACP o CE) che non occupa il posto di direttore del Centro. Il posto di vicepresidente spetta alla parte che non occupa il posto di presidente del Consiglio d’amministrazione. 2.5. Il Consiglio d’amministrazione delibera a maggioranza semplice dei membri presenti o rappresentati conformemente alla disposizioni del regolamento interno. Ciascun membro del Consiglio d’amministrazione dispone di un voto. In caso di parità di voti, il voto del presidente è preponderante. 2.6. I lavori di ciascuna riunione sono oggetto di un verbale e sono riservati. 3.1 Il Consiglio d’amministrazione assicura un costante controllo delle attività del Centro. Esso tiene fino a quattro riunioni ordinarie all’anno. Può inoltre riunirsi ogniqualvolta l’esecuzione dei suoi compiti lo richieda, su iniziativa del Comitato o del presidente o su richiesta del direttore. 3.2. Il direttore del Centro partecipa ai lavori del Consiglio d’amministrazione a titolo consultivo. Il Centro provvede alla segreteria del Consiglio d’amministrazione. Il Consiglio d’amministrazione può invitare altri membri della direzione e del personale del Centro e/o esperti esterni a dare un parere su questioni specifiche. 3.3. Il Consiglio d’amministrazione è incaricato: a) di consigliare e assistere il direttore a livello della gestione del Centro e di verificare la corretta esecuzione delle regole e degli obiettivi fissati dal comitato; b) su proposta del direttore del Centro: (i) di adottare la strategia globale del Centro da sottoporre all’approvazione del Comitato; (ii) di approvare i programmi di attività annuali e pluriennali; (iii) di approvare la struttura organizzativa, la politica del personale e l’organigramma; (iv) di approvare l’assunzione di nuovi agenti e il rinnovo, la proroga o la risoluzione dei contratti degli agenti in funzione; (v) di approvare i bilanci annuali del Centro; (vi) di adottare i bilanci finanziari annuali sulla base della relazione di audit redatta dall’ufficio incaricato di verificare i conti; (vii) di approvare le relazioni annuali e di trasmetterle al Comitato per consentirgli di verificare la conformità delle attività del Centro con gli obiettivi ad esso assegnati dall’Accordo e dalla strategia globale approvata. (c) di rendere conto, se del caso, al Comitato su ogni questione importante sorta nell’esercizio delle sue funzioni. 3.4. Il Consiglio d’amministrazione è responsabile nei confronti del comitato. 4. Su proposta del direttore, il Consiglio d’amministrazione accetta la designazione di un Ufficio di audit per esaminare i bilanci finanziari e i documenti contabili del CTA. 5. Il Consiglio d’amministrazione adotta il proprio regolamento interno. Articolo 5 1. Il Centro è diretto da un direttore nominato dal Comitato degli ambasciatori per una durata massima di cinque anni. Il Comitato conferisce ai copresidenti mandato di firma per il contratto del direttore. Il contratto è stipulato e gestito conformemente alle condizioni definite nello statuto del personale del Centro. L’adozione delle necessarie decisioni nei confronti del direttore rientra nelle competenze del Comitato degli ambasciatori. 2. Il direttore assicura la rappresentanza giuridica del Centro e segue gli orientamenti definiti dal Comitato degli ambasciatori. Egli è responsabile nei confronti del medesimo. 3. Il direttore, previo accordo del Consiglio d’amministrazione, sottopone al Comitato per approvazione i programmi di lavoro e i bilanci annuali del Centro, elaborati in funzione delle disposizioni di cui all’articolo 2. 4. Il direttore informa con regolarità il Consiglio d’amministrazione delle attività del Centro. 5. Il direttore elabora una relazione generale annuale sulle attività e la situazione contabile del Centro, che sottopone al Comitato, previo accordo del Consiglio d’amministrazione, entro un termine massimo di nove mesi. 6. Il direttore è responsabile dell’organizzazione e della gestione del Centro. Egli rende conto al Consiglio d’amministrazione delle disposizioni necessarie, in materia di regolamenti interni, all’esecuzione delle disposizioni riguardanti il Centro. Il direttore è responsabile dell’organizzazione e della gestione del Centro. Articolo 6 Il bilancio del Centro è finanziato conformemente alle disposizioni di cui all’allegato 1 del protocollo finanziario dell’Accordo. Il bilancio può beneficiare anche di altre risorse. Articolo 7 Le presenti modalità di funzionamento possono essere modificate dal Comitato su raccomandazione del Consiglio d’amministrazione. Articolo 8 Gli Stati ACP, gli Stati membri e la Comunità devono adottare, ciascuno per quanto lo concerne, le misure necessarie all’esecuzione della presente decisione. Articolo 8 bis La presente decisione sostituisce e annulla la decisione 1/91 del 19 aprile 1991 del Comitato degli ambasciatori ACP-CEE del 19 aprile 1991 relativa alle modalità di funzionamento del CTA e la decisione 3/91 del Comitato degli ambasciatori ACP-CEE del 19 aprile 1991 che definisce lo statuto e le modalità di funzionamento del Comitato consultivo del CTA. Articolo 9 La presente decisione entra in vigore il giorno dell’adozione. Fatto a Bruxelles, il Per il Comitato degli ambasciatori ACP-CE Il Presidente ALLEGATO II Progetto di DECISIONE n. .… DEL COMITATO DEGLI AMBASCIATORI ACP-CE relativa al regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale - CTA IL COMITATO DEGLI AMBASCIATORI ACP-CE, visto l’Accordo di partenariato tra i membri del gruppo degli Stati dell’Africa, dei Caraibi e del Pacifico, da un lato, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altro, firmato a Cotonou il 23 giugno 2000, denominato in appresso “l’Accordo”, in particolare l’articolo 3, paragrafo 4, lettere b) e d) dell’allegato III[4], visto l’accordo interno del 12 settembre 2000 tra i rappresentanti dei governi degli Stati membri, riuniti in seno al Consiglio, sul finanziamento e la gestione degli aiuti della Comunità nel quadro del protocollo finanziario allegato all’accordo, visto il regolamento finanziario per il 9º Fondo europeo di sviluppo[5], vista la proposta della Commissione, elaborata in accordo con il Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale, considerando quanto segue: - dopo la firma dell’Accordo di Cotonou il Comitato degli ambasciatori deve stabilire il regolamento finanziario del Centro tecnico per la cooperazione agricola e rurale, denominato in prosieguo “il Centro”, - il Comitato degli ambasciatori deve definire le procedure di adozione del bilancio del Centro, HA STABILITO IL REGOLAMENTO FINANZIARIO DEL CENTRO TECNICO PER LA COOPERAZIONE AGRICOLA E RURALE: I. PRINCIPI GENERALI PRINCIPI DI UNITÀ, VERITÀ DEL BILANCIO, PAREGGIO E UNITÀ DI CONTO Articolo 1 1. Tutte le entrate e le spese del Centro devono essere incluse in previsioni basate su un programma di lavoro annuale con stima dei costi elaborato per ciascun esercizio finanziario e figurare nel bilancio. 2. Le entrate e le spese figuranti nel bilancio devono essere in pareggio. Articolo 2 Il bilancio è compilato ed eseguito in euro e i conti sono presentati in euro. Per esigenze di tesoreria, tuttavia, il Centro è autorizzato ad effettuare operazioni nelle monete nazionali dell’UE e degli Stati ACP. Articolo 3 1. Le entrate comprendono il contributo del Fondo europeo di sviluppo, qui di seguito denominato FES, l’importo proveniente dalle imposte sugli stipendi, sui salari e su altre retribuzioni pagati dal Centro, e altri introiti vari. 2. Le entrate possono anche comprendere contributi di altri donatori a favore del bilancio del Centro. 3. Il Centro può inoltre gestire per conto terzi risorse destinate al cofinanziamento di attività definite nell’allegato III dell’Accordo di Cotonou. Le disposizioni finanziarie applicabili alla gestione di tali risorse sono esposte nell’articolo 34 del presente regolamento. Articolo 4 Le previsioni di spese includono le spese operative e di funzionamento. Occorre che le medesime siano chiaramente distinte nel bilancio. Articolo 5 1. L’esercizio finanziario inizia il 1º gennaio e si conclude il 31 dicembre di ogni anno. 2. Gli stanziamenti iscritti in bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio finanziario. (a) Tuttavia, gli stanziamenti debitamente impegnati nel corso di un esercizio finanziario ma non pagati al 31 dicembre dello stesso esercizio sono automaticamente riportati all’esercizio successivo. Gli stanziamenti devono essere chiaramente identificati nei conti dell’esercizio corrente. b) Gli stanziamenti disimpegnati alla fine di un esercizio finanziario sono riportati nella dotazione quinquennale prevista dal Centro nel quadro dell’Accordo ACP-CE. 3. Se, all’apertura di un esercizio finanziario, il bilancio non è stato stabilito a titolo definitivo, il direttore può, per assicurare la continuità del Centro, autorizzare spese mensili, sempreché esse non superino, per articolo, un dodicesimo degli stanziamenti corrispondenti approvati nel bilancio dell’esercizio precedente. Per quanto riguarda le spese operative trimestrali pagabili in anticipo ed approvate dal bilancio dell’esercizio precedente, le operazioni di impegno possono essere effettuate per articolo, a condizione che esse non superino un quarto degli stanziamenti totali approvati per l’esercizio precedente. PRINCIPI DI BUONA GESTIONE FINANZIARIA Articolo 6 1. Gli stanziamenti messi a disposizione dal FES sono impiegati secondo il principio della sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia. 2. Secondo il principio di economia, le risorse devono essere disponibili in tempo utile, nelle quantità e qualità appropriate, e al miglior prezzo. Secondo il principio dell’efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati ed i risultati conseguiti. Secondo il principio dell’efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi. 3. Gli obiettivi devono essere chiaramente definiti e la loro attuazione controllata tramite indicatori misurabili. Se del caso, i progetti da finanziare con risorse del Fondo europeo di sviluppo devono basarsi su valutazioni ex ante. II. STESURA DEL BILANCIO Articolo 7 1. Nel quadro del piano strategico ed entro i limiti del bilancio generale assegnato al Centro dal protocollo finanziario, il direttore elabora un progetto di programma di lavoro annuale e di corrispondente bilancio. Il progetto è trasmesso al Comitato degli ambasciatori, qui di seguito denominato “il Comitato”, entro il 1º luglio dell’anno che precede la sua esecuzione. 2. Il Centro trasmette copia del progetto di programma e di bilancio alla Commissione europea che avvia allora le procedure necessarie alla loro approvazione. 3. Il bilancio è adottato dal Comitato degli ambasciatori. Articolo 8 1. Le modalità di pagamento applicabili al contributo del Fondo europeo di sviluppo sono fissate in una convenzione di finanziamento firmata tra il Centro e la Commissione. 2. Il Centro versa al FES il contributo degli esercizi precedenti corrispondente a stanziamenti annullati sulla base di una verifica dei bilanci finanziari. 3. Il bilancio è suddiviso in titoli (linee di bilancio), capitoli, articoli e voci in base alla natura o finalità delle entrate o delle spese. Articolo 9 Se necessario, il direttore presenta un progetto di bilancio suppletivo o rettificativo, che è esaminato e approvato nella forma e secondo le procedure previste per il bilancio contenente le previsioni originarie. III. ESECUZIONE DEL BILANCIO Articolo 10 1. Il direttore dà esecuzione al bilancio sotto la propria responsabilità e entro i limiti degli stanziamenti autorizzati. Egli rende conto della sua gestione al Comitato. 2. Il direttore deve utilizzare gli stanziamenti di bilancio conformemente ai principi di sana gestione finanziaria di cui all’articolo 6. Articolo 11 1. La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo con imputazione ad un articolo del bilancio. Non si possono impegnare o autorizzare spese che superino gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio finanziario interessato. 2. Le entrate e le spese sono iscritte nei conti per la totalità del loro importo, senza contrazione fra di esse. In deroga a tale disposizione, sono detratti dagli importi autorizzati i seguenti importi: a) le ammende applicate ai titolari di contratti o appalti; b) le regolarizzazioni di importi pagati per errore, che possono essere detratti quando viene effettuata una successiva liquidazione relativa al capitolo, all’articolo e all’esercizio finanziario in relazione ai quali è stato effettuato il pagamento eccedente; c) il valore dei veicoli, delle attrezzature e delle installazioni ripreso in occasione dell’acquisto di nuovi articoli della stessa natura; il prezzo d’acquisto netto è iscritto nei conti a titolo di costo storico per la previsione dell’inventario; d) gli sconti e riduzioni effettuati sulle fatture e le memorie. Sempre in deroga alla presente disposizione, possono essere nuovamente iscritti nella stessa voce (linea) della spesa iniziale: a) le entrate provenienti dai rimborsi di importi pagati per errore; b) gli importi provenienti dalla riscossione delle indennità di assicurazione; c) i proventi della vendita di veicoli, attrezzature e installazioni alienati in occasione della loro sostituzione; d) i proventi della vendita di pubblicazioni e di film; e) i divari di tasso di cambio constatati nell’esecuzione del bilancio, che possono formare oggetto di una compensazione; il risultato finale, a prescindere dal fatto che esso sia positivo o negativo, figura nel rendiconto finanziario. Articolo 12 Gli storni da titolo a titolo sono sottoposti all’approvazione del Comitato. Gli storni da capitolo a capitolo o all’interno dei capitoli sono decisi dal direttore, che ne informa il Comitato. Articolo 13 Le entrate del Centro sono versate in uno o più conti intestati al Centro. IV. CONTROLLO FINANZIARIO Articolo 14 1. Secondo le disposizioni fondamentali decise dal Centro e tenuto conto dei rischi e della natura delle azioni finanziate, il direttore, funzionario abilitato ad autorizzare i pagamenti, attua una struttura nonché procedure e sistemi di gestione e di controllo finanziario necessari all’esecuzione dei suoi compiti, in particolare, se del caso, controlli ex post. Prima di autorizzare un’operazione, un agente diverso dalla persona che ha avviato l’azione deve verificarne gli aspetti pratici e finanziari. Le funzioni operative e di controllo devono formare oggetto di competenze chiaramente distinte. 2. Ogni agente partecipante alla gestione o al controllo finanziario delle operazioni, che consideri come irregolare o contraria ai principi di sana gestione o alle regole deontologiche una decisione che il suo superiore gli ha chiesto di applicare o di accettare, deve informarne il suo superiore per iscritto. Qualora il superiore obblighi nondimeno l’agente a proseguire, egli deve formulare tale ingiunzione per iscritto. L’agente informa in seguito il direttore in conseguenza. Qualora non siano prese misure entro un termine ragionevole (sei settimane), in funzione dell’urgenza e dell’importanza della questione, l’agente informa il Comitato degli ambasciatori. La stessa disposizione si applica quando un agente partecipante alla gestione o al controllo finanziario delle operazioni consideri un’attività che si svolge in tale contesto, come illecita, fraudolenta o irregolare. V. GESTIONE DEL BILANCIO Articolo 15 1. Il bilancio del Centro è gestito conformemente al principio di separazione delle funzioni di ordinatore e di contabile. Gli stanziamenti sono gestiti dall’ordinatore, che è l’unico soggetto autorizzato ad assumere impegni in relazione alle spese, a determinare i diritti da recuperare e ad emettere ordini di riscossione e di pagamento. 2. Le operazioni di riscossione e di pagamento sono effettuate dal contabile. 3. L’ordinatore non può esercitare le funzioni di contabile. Articolo 16 1. Ogni disposizione che dia luogo a spese pagate dal Centro dev’essere preceduta da una proposta di impegno, corredata dei documenti giustificativi originali, da trasmettere al controllo finanziario per preventiva verifica. 2. Può essere assunto un impegno provvisorio per spese ricorrenti. 3. Gli impegni e gli ordini di pagamento sono contabilizzati. Articolo 17 1. La liquidazione delle spese da parte dell’ordinatore ha lo scopo di: a) verificare l’esistenza dei diritti del creditore; b) determinare o verificare l’esistenza e l’importo del credito; c) verificare le condizioni di esigibilità del credito. 2. Ogni liquidazione di spesa è subordinata alla presentazione dei documenti giustificativi che attestano i diritti acquisiti dal creditore e, se del caso, il servizio prestato, le forniture fornite o il lavoro effettuato, o, se del caso, l’esistenza di altri documenti che giustifichino il pagamento. Ogni decisione di pagamento dev’essere approvata dall’ordinatore competente. Articolo 18 1. L’ordinazione è l’atto con il quale l’ordinatore dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di pagamento, l’istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione. 2. L’ordine di pagamento è accompagnato dai documenti giustificativi originali, recanti o corredati del visto dell’ordinatore comprovante che gli importi da pagare sono corretti, che i beni sono stati ricevuti o i servizi prestati. 3. In alcuni casi, al posto degli originali possono essere accettate copie dei documenti giustificativi, autenticate dall’ordinatore. 4. Gli ordini di pagamento sono trasmessi al controllo finanziario per verifica preventiva. 5. Se del caso, l’ordine di pagamento trasmesso al contabile è corredato di un attestato in cui si indica che gli attivi in questione sono stati registrati nell’inventario. Articolo 19 1. Il pagamento è l’azione finale con la quale il Centro assolve i suoi obblighi nei confronti dei suoi creditori. 2. Il pagamento è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili. In caso di errore sostanziale o di contestazione della validità dell’adempimento o di mancata osservanza delle formalità prescritte dal presente regolamento finanziario, il contabile sospende il pagamento e informa immediatamente l’ordinatore, precisando i motivi per i quali egli ha proceduto alla sospensione. In caso di sospensione, il direttore può imporre per iscritto, sotto la propria responsabilità, che il pagamento venga effettuato. Articolo 20 1. I pagamenti sono, di regola, effettuati tramite un conto bancario o postale, di preferenza mediante bonifico bancario o, se esistono motivi validi, mediante assegno. Le transazioni sono emesse in euro, fatti salvi casi eccezionali debitamente giustificati e approvati dal Centro. 2. Gli assegni e i bonifici bancari o postali devono presentare due firme, quella del contabile e quella dell’ordinatore o di un rappresentante. 3. Per ragioni debitamente comprovate il direttore può autorizzare pagamenti in contanti. Per tali pagamenti viene rilasciata una ricevuta. 4. In caso di sistema informatico di gestione delle entrate e delle spese, le firme possono essere apposte per via informatica o elettronica. 5. In assenza degli effettivi tassi di cambio utilizzati, i tassi di conversione da utilizzare per il calcolo in euro dei pagamenti da effettuare o delle entrate da riscuotere in valute ACP locali sono i tassi in vigore il primo giorno lavorativo del mese in cui cade la data effettiva dell’operazione, quali registrati dalla banca o dall’ufficio postale del Centro. Articolo 21 1. Per il pagamento di talune categorie di spese, definite dalle disposizioni d’applicazione del regolamento interno, possono essere create casse di anticipi conformemente alle condizioni stabilite dal Centro. 2. Ciascuna decisione di autorizzare la creazione di una cassa di anticipi è presa dal direttore sulla base di una proposta del membro del personale responsabile del fascicolo. Prima di essere trasmessa al direttore, le proposte devono essere approvate dal contabile. 3. Ciascuna decisione relativa alla creazione di casse di anticipi deve indicare: a) il nome degli amministratori degli anticipi, b) la responsabilità degli amministratori degli anticipi così designati, c) la natura e l’importo massimo di ciascuna spesa nonché i termini, d) l’importo massimo degli anticipi autorizzati, e) le modalità e il termine di presentazione dei documenti giustificativi. 4. L’ordinatore e il contabile prendono le misure necessarie per garantire che le autorizzazioni relative agli anticipi concessi siano emesse per gli importi esatti e entro un periodo di tempo appropriato. Articolo 22 1. L’ordinatore per gli stanziamenti iscritti nel bilancio del Centro è il direttore. 2. Il direttore può delegare alcune delle sue funzioni ad un membro del personale sotto la sua autorità. Ciascuna decisione di delega di poteri precisa la durata e la portata di tale delega. Articolo 23 1. Il direttore nomina un contabile incaricato di: a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all’incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati; b) preparare e presentare i conti, conformemente all’articolo 25; c) tenere la contabilità conformemente all’articolo 25; d) provvedere all’applicazione delle regole e dei metodi contabili nonché del piano contabile; e) definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili; f) provvedere alla gestione della tesoreria. 2. Il contabile ottiene dall’ordinatore, che ne garantisce l’affidabilità, tutte le informazioni necessarie all’elaborazione di conti che forniscano un quadro esatto delle attività finanziarie del Centro e dell’esecuzione del bilancio. 3. Conformemente al paragrafo 1 del presente articolo e all’articolo 21, solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. Egli è responsabile della custodia dei medesimi. 4. Il contabile può, nell’esercizio delle sue funzioni, delegare alcuni compiti a membri del personale posti sotto la sua responsabilità gerarchica diretta. L’atto di delega definisce i compiti affidati a tali membri nonché i loro diritti e obblighi. Articolo 24 1. Il recupero di ogni somma dovuta al Centro dà luogo all’emissione di un ordine di riscossione da parte dell’ordinatore. 2. Il contabile è responsabile degli ordini di riscossione che gli sono trasmessi dall’ordinatore. 3. Per tutti i pagamenti in contanti effettuati al contabile o all’amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta. VI. CONTABILITÀ, PRESENTAZIONE E CONTROLLO DEI BILANCI FINANZIARI, REVISIONE, CORTE DEI CONTI, OLAF Articolo 25 1. La contabilità è tenuta in euro, secondo il metodo della partita doppia e sulla base dell’anno civile. Essa presenta tutte le entrate e le spese dal 1º gennaio al 31 dicembre di ogni esercizio e comprende i corrispondenti documenti giustificativi. I conti sono chiusi alla fine dell’esercizio finanziario per consentire la stesura del bilancio finanziario del Centro. 2. Le scritture sono tenute sulla base di un sistema contabile comprendente una nomenclatura delle voci di bilancio che fa una netta distinzione tra i conti che consentono la stesura del bilancio finanziario e quelli che consentono la stesura del conto delle entrate e delle spese. Tali scritture possono essere registrate in libri o su schede che permetteranno la stesura di un bilancio mensile generale. Tutti gli anticipi sono iscritti in un conto provvisorio e liquidati entro e non oltre la fine del successivo esercizio finanziario, tranne in caso di anticipi permanenti. 3. Il Centro definisce un bilancio finanziario e un conto delle entrate e delle spese entro e non oltre il 30 aprile di ciascun anno. Il bilancio finanziario presenta le attività e le passività del Centro al 31 dicembre dell’esercizio finanziario precedente. Il conto delle entrate e delle spese comprende: a) una tabella “Entrate” che presenta: - le entrate provenienti dal Fondo europeo di sviluppo previste sulla base degli impegni approvati per l’esercizio corrente e di quelli riportati dagli esercizi precedenti; - le entrate effettive provenienti dalle imposte sugli stipendi e dagli interessi attivi; - altre entrate effettive. b) una tabella “Spese” che presenta: - i pagamenti effettivi su impegni dell’esercizio riportati da esercizi finanziari precedenti; - i pagamenti o impegni effettivi imputati al bilancio dell’esercizio N - una tabella riassuntiva dei pagamenti effettivi relativi a mobilio, attrezzature e altri beni inventariali; - gli impegni il cui riporto sull’esercizio finanziario successivo è autorizzato. c) note sul bilancio finanziario comprendenti: - i principi contabili applicati; - tabelle riassuntive degli stanziamenti impegnati, pagati, annullati o riportati in relazione agli esercizi precedenti e all’esercizio corrente; - note e calcoli dettagliati a comprova delle voci figuranti nel bilancio finanziario. 4. Ciascun trimestre si provvede alla stesura di un bilancio finanziario indicante la situazione in materia di esecuzione del bilancio in corso e di utilizzazione degli stanziamenti riportati; esso dev’essere certificato dal contabile e trasmesso al Consiglio d’amministrazione. Articolo 26 Verificatori esterni Il Consiglio d’amministrazione del Centro designa per una durata massima di 3 anni un’impresa di audit, selezionata tramite bandi di gara, sulla base delle raccomandazioni del direttore del Centro. Il mandato dei verificatori consiste nel controllare i libri e la gestione dei conti del Centro, garantire che gli inventari e i bilanci siano stati compilati correttamente e in buona fede, ed accertare che le informazioni sui conti del Centro siano corrette. L’oggetto dell’audit, che si effettua sulla base dei documenti contabili e, se del caso, in loco, consiste nell’accertare la legittimità e la regolarità della riscossione delle entrate e delle spese autorizzate, nonché la qualità della gestione finanziaria. Alla chiusura di ciascun esercizio finanziario, i verificatori rendono conto al Consiglio d’amministrazione dello svolgimento del loro mandato, al più tardi il 1º ottobre successivo alla scadenza dell’esercizio finanziario precedente. Sulla base di tale relazione e del bilancio finanziario il Consiglio d’amministrazione concede al direttore il discarico per l’esecuzione del bilancio. Articolo 27 La Commissione [per conto della Comunità], la Corte dei conti e l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) possono effettuare controlli sui finanziamenti del FES ricevuti dal Centro in conformità al regolamento finanziario del 9º FES. La Corte dei conti può verificare la legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese nonché il rispetto delle disposizioni dell’Accordo di Cotonou e del regolamento finanziario del 9º FES. VII. RESPONSABILITÀ DEGLI ORDINATORI, DEI CONTABILI E DEGLI AMMINISTRATORI DEGLI ANTICIPI Articolo 28 Gli ordinatori che nell’accertare i diritti da recuperare, nell’emettere ordini di riscossione, nell’impegnare una spesa o nel firmare un ordine di pagamento non si conformano al presente regolamento finanziario impegnano la propria responsabilità disciplinare e, se del caso, patrimoniale. Ciò vale anche quando trascurano di compilare un atto che dia luogo ad un credito o quando trascurano o ritardano, senza giustificazione, l’emissione di ordini di riscossione. Tale responsabilità può essere fatta valere nei confronti dell’ordinatore soltanto in caso di inadempienza intenzionale o dovuta a grave negligenza. Articolo 29 1. I contabili impegnano la propria responsabilità disciplinare e, se del caso, patrimoniale se effettuano pagamenti non conformi all’articolo 19. Essi rispondono personalmente sotto il profilo disciplinare e patrimoniale della perdita o del deterioramento di fondi, valori e documenti che hanno in custodia, se la perdita o il deterioramento sono causati intenzionalmente o sono dovuti a grave negligenza da parte loro. Alle stesse condizioni, sono responsabili della corretta esecuzione degli ordini da loro ricevuti in relazione all’impiego e alla gestione dei conti bancari, in particolare: a) se riscuotono o pagano importi non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento; b) se effettuano pagamenti a soggetti non aventi diritto. 2. Gli amministratori di anticipi rispondono personalmente sotto il profilo disciplinare e, se del caso, patrimoniale nei seguenti casi: a) se non possono giustificare con documenti regolari i pagamenti eseguiti; b) se effettuano pagamenti a soggetti non aventi diritto. Essi rispondono personalmente sotto il profilo disciplinare e patrimoniale della perdita o del deterioramento di fondi, valori e documenti che hanno in custodia, se la perdita o il deterioramento sono causati intenzionalmente o sono dovuti a grave negligenza da parte loro. Articolo 30 1. I contabili e gli amministratori di anticipi si assicurano contro i rischi di cui al presente articolo. I pertinenti costi di assicurazione sono coperti dal Centro. Esso specifica le categorie dei membri del personale che esercitano le funzioni di contabile e amministratore di anticipi, nonché le condizioni alle quali esso copre i costi sostenuti da detti membri del personale per assicurarsi contro i rischi inerenti alle loro funzioni. 2. Indennità speciali sono concesse ai contabili e agli amministratori di anticipi. L’importo di tali indennità è stabilito in un regolamento emesso dal Centro e approvato dal Consiglio d’amministrazione. Gli importi corrispondenti a tali indennità sono accreditati ogni mese su un conto aperto dal Centro a nome di ciascuno dei suddetti membri del personale, al fine di costituire fondi di garanzia mediante i quali coprire gli eventuali disavanzi di cassa o perdite bancarie che impegnino la responsabilità della persona interessata, nella misura in cui tali disavanzi non siano stati indennizzati dalle società di assicurazione. Il saldo attivo dei conti di garanzia viene corrisposto alle persone interessate dopo la fine del loro incarico di contabile o amministratore di anticipi e dopo la concessione alle stesse del discarico definitivo per la loro gestione. 3. Il discarico al contabile o all’amministratore di anticipi viene concesso dal direttore, sulla base delle relazioni dei revisori esterni entro due anni successivi alla trasmissione del bilancio finanziario al Comitato degli ambasciatori. Articolo 31 La responsabilità disciplinare e patrimoniale degli ordinatori, dei contabili e degli amministratori di anticipi è determinata conformemente allo statuto del personale del Centro. Articolo 32 Conflitto di interessi I membri del personale non hanno diritto di intervenire sull’esecuzione del bilancio quando i loro propri interessi possano entrare in conflitto con quelli del Centro. Nel caso in cui si presenti una situazione siffatta, i membri del personale interessati devono astenersi da qualsiasi azione e riferire in merito al proprio superiore gerarchico. Esiste un conflitto di interessi quando, nel quadro dell’esecuzione del bilancio, i membri del personale non possono esercitare le proprie funzioni con piena imparzialità e obiettività a motivo di legami familiari o personali, affinità nazionali o politiche, interessi economici, o di qualsivoglia altro motivo che crei un legame tra i loro interessi e quelli del beneficiario. VI II. DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 33 L’aggiudicazione degli appalti dovrà essere effettuata conformemente alla regolamentazione generale relativa all’esecuzione degli appalti di opere, forniture e servizi, quali sono stati approvati dal Consiglio dei ministri ACP-CE, (*) (*) (Decisione 2/2002 del Consiglio dei ministri ACP-CE, del 7 ottobre 2002, relativa all’attuazione degli articoli 28, 29 e 30 dell’allegato IV dell’Accordo di Cotonou – GU L 320/1). Articolo 34 Gestione per conto terzi 1. Conformemente al suo mandato, il Centro può altresì gestire stanziamenti per conto terzi. L’elenco di tali risorse figura in un allegato del bilancio del Centro. 2. Il presente regolamento finanziario è applicabile alla gestione di tali risorse. 3. La gestione di tali risorse per conto terzi è oggetto di una contabilità separata. 4. I bilanci finanziari di ciascun fondo gestito dal Centro per conto terzi comprendono un bilancio e un conto delle entrate e delle spese, indicanti la situazione al 31 dicembre dell’esercizio finanziario in questione. Essi sono vidimati conformemente alle disposizioni della convenzione firmata tra il Centro e l’interessato. In assenza di tali disposizioni, la vidimazione è effettuata dai verificatori esterni del Centro. 5. Tali bilanci finanziari sono acclusi a titolo di allegato ai bilanci finanziari del Centro. Articolo 35 1. Viene tenuto un inventario permanente dei beni mobili e immobili appartenenti al Centro. Soltanto i beni mobili di valore pari o superiore a 350 euro sono inventariati. Il numero di inventario viene indicato su ciascuna fattura prima che venga pagata. 2. Le vendite di beni mobili e di attrezzatura di valore di acquisto unitario superiore a 350 euro devono formare oggetto di una pubblicità appropriata. 3. Ogniqualvolta un bene o un articolo dell’inventario venga alienato, eliminato o risulti mancante a seguito di perdita o furto o per qualsiasi altra ragione, viene redatta una relazione firmata sia dal direttore che dalla persona responsabile dell’attrezzatura. 4. Il Centro tiene un inventario fisico e un inventario contabile, che vengono periodicamente riconciliati. Tale riconciliazione deve essere vidimata dai verificatori esterni. Articolo 36 Gli Stati ACP, gli Stati membri e la Comunità devono adottare, ciascuno per quanto lo concerne, le misure necessarie all’esecuzione della presente decisione. Articolo 36 bis Il regolamento finanziario del Centro, oggetto della decisione n. 2/91 del 19 aprile 1991 è abrogato. Articolo 37 La presente decisione entra in vigore il giorno dell’adozione. Fatto a Bruxelles, il Per il Comitato degli ambasciatori Il Presidente [1] GU C […] del […], pag. […]. [2] GU L 317 del 15.12.2000, pag. 3. [3] GU L 317 del 15.12.2000, pag. 3. Accordo modificato dalla decisione n. 1/2003 del Consiglio dei ministri ACP-CE (GU L 141 del 7.6.2003, pag. 25.) [4] GU L 317 del 15.12.2000, pag. 3. [5] GU L 83/1 dell’1.4.2003, pag. 1.