RELAZIONE

sui conti annuali dell’impresa comune Clean Sky relativi all’esercizio 2011 corredata delle risposte dell’impresa comune

2013/C 6/02

INTRODUZIONE

L’obiettivo dell’impresa comune Clean Sky è di accelerare lo sviluppo, la convalida e la dimostrazione di tecnologie ecologiche per il trasporto aereo nell’UE da diffondere il più rapidamente possibile (2) . Le attività di ricerca coordinate dall’impresa comune si articolano in sei settori tecnologici o «dimostratori tecnologici integrati» (DTI).

Il contributo massimo dell’UE all’impresa comune Clean Sky per i costi di funzionamento e le attività di ricerca è pari a 800 milioni di euro provenienti dal bilancio del Settimo programma quadro per la ricerca (3) . Gli altri membri dell’impresa comune apportano un contributo almeno equivalente al contributo dell’UE, con la possibilità di contributi in natura.

INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

In virtù dell’articolo 287, paragrafo 1, del trattato sul funzionamento dell’Unione europea, la Corte ha esaminato i conti annuali (4) dell’impresa comune Clean Sky, che includono «gli stati finanziari» (5) e le «relazioni sull’esecuzione del bilancio» (6) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2011, nonché la legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati tali conti.

La responsabilità della direzione

In qualità di ordinatore, il direttore dà esecuzione alle entrate e alle spese iscritte in bilancio conformemente alle norme finanziarie dell’impresa comune, sotto la propria responsabilità e nei limiti degli stanziamenti autorizzati (8) . Il direttore ha il compito di porre in essere (9) la struttura organizzativa, nonché i sistemi e le procedure di gestione e controllo interni necessari per la compilazione di conti definitivi (10) privi di inesattezze rilevanti risultanti da frode o errore, nonché di garantire la legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti.

La responsabilità del revisore

La Corte ha espletato l’audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici IFAC e ISSAI (11) . In base a tali princìpi, la Corte è tenuta ad applicare princìpi etici e professionali ed a programmare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una garanzia ragionevole dell’assenza di inesattezze rilevanti nei conti, nonché della legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

Giudizio sull’affidabilità dei conti

A giudizio della Corte, i conti annuali dell’impresa comune presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2011, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del suo regolamento finanziario.

Elementi alla base del giudizio con riserva sulla legittimità e sulla regolarità delle operazioni su cui si basano i conti

La strategia di audit ex post dell’impresa comune è stata adottata con decisione del consiglio di direzione del 17 dicembre 2010 e rappresenta un controllo chiave per valutare la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti (12) . Gli audit ex post ultimati al settembre 2012 hanno riguardato 44,3 milioni di euro [pari al 18,8 % di tutte le dichiarazioni di spesa ricevute dall’impresa comune nel 2008, 2009 e 2010 (13) ]. Il tasso di errore derivante da tali audit ex post è pari al 6,16 % (14) .

Giudizio con riserva sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti

I commenti che seguono ai paragrafi 18 - 32 non mettono in discussione i giudizi della Corte.

COMMENTI SULLA GESTIONE FINANZIARIA E DI BILANCIO

Esecuzione del bilancio

Il bilancio rettificativo definitivo del 2011 (15) ha compreso stanziamenti d'impegno per 175 milioni di euro e stanziamenti di pagamento per 159,8 milioni di euro. Il tasso di utilizzo degli stanziamenti di impegno è risultato pari al 94 %, mentre quello degli stanziamenti di pagamento è stato pari al 64 %. Il tasso degli stanziamenti di pagamento riflette i ritardi nell’attuazione delle attività dell’impresa comune. Vi sono ritardi significativi tra la pubblicazione degli inviti a presentare proposte e la firma delle convenzioni di sovvenzione (16) . Il basso tasso di esecuzione del bilancio si riflette anche nel saldo di cassa, che alla fine dell’esercizio era pari a 51 milioni di euro (il 32 % degli stanziamenti di pagamento disponibili nel 2011) (17) .

L’impresa comune, in contrasto con il proprio regolamento finanziario, ha riportato al 2012 stanziamenti di pagamento per oltre 68 milioni di euro senza una decisione del consiglio di direzione (18) .

Presentazione dei conti

L’impresa comune ha registrato considerevoli ritardi nella ricezione delle dichiarazioni di spesa nell’ambito delle convenzioni di sovvenzione con i membri per il 2011. A causa dei ritardi, la convalida di un gran numero di dichiarazioni non ha potuto essere completata per i conti definitivi 2011. I relativi contributi in natura (52 milioni di euro) non sono stati approvati dal consiglio di direzione in tempo utile e, di conseguenza, non hanno potuto essere registrati nell’attivo netto e sono stati iscritti tra le passività («contributi da convalidare»). L’impresa comune ha registrato pertanto un attivo netto negativo di 18,5 milioni di euro. I conti definitivi rispecchiano debitamente questa situazione transitoria che non denota un eventuale rischio di solvibilità per l’impresa comune.

COMMENTI SUI CONTROLLI CHIAVE DEI SISTEMI DI SUPERVISIONE E CONTROLLO DELL’IMPRESA COMUNE

Nonostante i progressi compiuti nel corso del 2011, l’impresa comune non ha completamente definito dei sistemi affidabili di controllo interno e di informativa finanziaria. In particolare, sono necessari ulteriori sforzi per quanto concerne le procedure di verifica ex ante applicate per convalidare le dichiarazioni di spesa.

Nel 2011, l’impresa comune non aveva ancora attuato il nuovo strumento (19) per la gestione dei dati relativi alle dichiarazioni di spesa presentate dai membri e dai beneficiari.

in almeno tre operazioni, le funzioni di verificatore finanziario e di ordinatore rientravano nella responsabilità del capo dell’amministrazione, in contrasto con le disposizioni del manuale di procedura finanziaria e con il principio di separazione delle funzioni.

in contrasto con il manuale di procedura finanziaria (22) , non vi sono elementi in grado di comprovare che gli agenti operativi verifichino anche gli aspetti finanziari dell’esecuzione dei contratti,

in un caso, la certificazione di audit che accompagnava la dichiarazione di spesa di un associato conteneva eccezioni concernenti i costi per il personale e i subappalti. Non è stato apportato alcun adeguamento alla dichiarazione di spesa a seguito delle riserve formulate,

le liste di controllo utilizzate per la verifica ex ante delle dichiarazioni di spesa non erano sempre complete (21) ,

Nel marzo 2012, il contabile ha completato l'esercizio di convalida dei sottostanti processi operativi come richiesto dal regolamento finanziario dell’impresa comune (23) . Nella relazione di convalida del contabile sono state formulate diverse raccomandazioni, tra cui in particolare la necessità di migliorare il sistema per la convalida delle dichiarazioni di spesa e l’attuazione di uno strumento per rendicontare in maniera adeguata al management le questioni relative al bilancio e alla contabilità.

ALTRE QUESTIONI

Funzione di audit interno e servizio di audit interno della Commissione

Nel 2011, il servizio di audit interno della Commissione ha effettuato un esercizio di valutazione del rischio. In base ai risultati della valutazione del rischio, il 14 dicembre 2011 è stato presentato al consiglio di direzione, per adozione, il piano di audit strategico 2012-2014.

Il 31 marzo 2011, il consiglio di direzione ha adottato la carta delle funzioni (mission charter) del servizio di audit interno. Non è tuttavia ancora stato modificato il regolamento finanziario dell’impresa comune per includervi la disposizione del regolamento quadro (24) relativa ai poteri dell'auditor interno della Commissione.

Pagamenti dei contributi dei membri

La procedura per l’emissione degli ordini di riscossione relativi ai costi di funzionamento dell’impresa comune non è stata applicata correttamente. La richiesta ai membri concernente il pagamento dei loro contributi per il 2011 non è stata accompagnata da una previsione del flusso di cassa come richiesto dall’accordo di finanziamento.

Seguito dato a precedenti osservazioni

A fine 2011, l’impresa comune non aveva ancora finalizzato le procedure interne da utilizzare per la supervisione dell’applicazione delle disposizioni riguardanti la protezione, l'utilizzo e la diffusione dei risultati della ricerca (25) .

Nel suo parere del 2011 sul regolamento finanziario dell’impresa comune la Corte aveva identificato una serie di aspetti che richiedevano di essere modificati (26) . Il regolamento finanziario non è stato modificato per riflettere le questioni sollevate nel parere della Corte.

Nel corso del 2011 l’impresa comune ha definito un piano di continuità operativa e ha fatto progressi per quel che riguarda la formalizzazione delle norme di sicurezza in campo informatico. Nel corso del 2011 sono stati definiti gli elementi essenziali (27) di un piano di ripristino in caso di disastro, ma occorre lavorare alla sua finalizzazione e approvazione.

(1) Regolamento (CE) n. 71/2008 del Consiglio del 20 dicembre 2007 che istituisce l’impresa comune Clean Sky (GU L 30 del 4.2.2008, pag. 1).

(2) L’allegato espone in maniera sintetica le competenze, le attività e le risorse disponibili dell’impresa comune, a titolo informativo.

(3) Il settimo programma quadro, adottato con decisione n. 1982/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 412 del 30.12.2006, pag. 1), riunisce tutte le iniziative dell’UE in tema di ricerca sotto un unico tetto, svolgendo un ruolo cruciale per il raggiungimento degli obiettivi di crescita, competitività e occupazione. Esso rappresenta inoltre un pilastro chiave dello Spazio europeo della ricerca.

(4) La Corte ha ricevuto i conti annuali provvisori il 1o marzo 2012. Detti conti sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio che fornisce, inter alia, il tasso di esecuzione degli stanziamenti.

(5) Gli stati finanziari comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, la situazione di variazione dell’attivo netto e l’allegato agli stati finanziari, che include una descrizione delle principali procedure contabili nonché altre informazioni esplicative.

(6) Le relazioni sull’esecuzione del bilancio comprendono il conto di risultato dell’esecuzione di bilancio e il relativo allegato.

(7) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(8) Articolo 33 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione (GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72).

(9) Articolo 38 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.

(10) Le norme relative alla presentazione dei rendiconti e alla tenuta della contabilità da parte degli organismi dell’UE sono stabilite dai capi 1 e 2 del titolo VII del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002, modificato da ultimo dal regolamento (CE, Euratom) n. 652/2008 (GU L 181 del 10.7.2008, pag. 23) e sono state riportate testualmente nel regolamento finanziario dell'impresa comune.

(11) Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants — IFAC) e Princìpi internazionali delle Istituzioni superiori di controllo (International Standards of Supreme Audit Institutions — ISSAI).

(12) L’articolo 12, paragrafo 4, del regolamento che istituisce l’impresa comune dispone che «l’impresa comune Clean Sky effettua controlli in loco e audit finanziari presso i beneficiari dei finanziamenti pubblici dell’impresa comune Clean Sky». Gli audit ex post possono individuare spese non ammissibili dichiarate dai beneficiari e che fanno poi oggetto di procedure di recupero.

(13) Le dichiarazioni del 2010 sono state pagate nel corso del 2011.

(14) Il tasso di errore è calcolato utilizzando una media delle dichiarazioni in eccesso trovate nelle varie dichiarazioni di spesa ponderata in base al loro importo.

(15) Adottato dal consiglio di direzione in data 14 dicembre 2011.

(16) Il tempo mediamente intercorrente tra la pubblicazione dell'invito a presentare proposte e la firma delle convenzioni di sovvenzione con l'impresa comune è stato di 418 giorni per gli inviti lanciati nel 2010 e di 291 giorni per il primo invito lanciato nel 2011.

(17) Il saldo di cassa alla fine del 2010 ammontava a 53 milioni di euro (pari al 41 % degli stanziamenti di pagamento disponibili nel 2010).

(18) L’articolo 10, paragrafo 1, del regolamento finanziario stabilisce che gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti sono annullati. Considerate le necessità dell’impresa comune, gli stanziamenti annullati possono essere iscritti nello stato di previsione delle entrate e delle spese per i successivi tre esercizi finanziari, in conformità all’articolo 27. Tuttavia, essi possono essere riportati, con decisione del consiglio di direzione presa entro e non oltre il 15 febbraio, solamente all’esercizio finanziario successivo.

(19) L’impresa comune sta sviluppando un nuovo strumento per gestire i dati relativi ai membri.

(20) Ogni dichiarazione presentata da un membro di Clean Sky comprendeva in media 30 dichiarazioni di spesa di associati.

(21) Elementi cruciali, quali la firma del verificatore operativo e l'esame della completezza della lista di controllo operativa da parte del verificatore finanziario, non sempre risultavano documentati.

(22) Il manuale di procedura finanziaria dell’impresa comune stabilisce che i ruoli del verificatore operatore e finanziario e dell’ordinatore devono essere separati nel corso della gestione della spesa operativa e che:

(23) L’articolo 43 del regolamento finanziario dell’impresa comune stabilisce che il contabile ha la responsabilità di definire e convalidare i sistemi contabili e, se necessario, convalidare i sistemi stabiliti dall’ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili.

(24) Regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002.

(25) Paragrafo 23 della relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell’impresa comune Clean Sky relativi all’esercizio 2010 (GU C 368 del 16.12.2011, pag. 8).

(26) Parere n. 2/2011 della Corte dei conti sul regolamento finanziario dell’impresa comune Clean Sky (http://eca.europa.eu).

(27) a) circuiti finanziari in caso di disastro; b) procedura di backup per proteggere le banche dati mediante regolari e frequenti backup e stoccaggio fuori dal sito; c) accordo iniziale per utilizzare le infrastrutture CE per accedere ai sistemi finanziari (ABAC, SAP) e a Internet.

(28) Paragrafo 25 della relazione della Corte dei conti sui conti annuali dell’impresa comune Clean Sky relativi all’esercizio 2010.

Il consiglio di direzione rappresenta l’organo di governo dell’impresa comune. Il direttore esecutivo è a capo dell’equipe di direzione. I partner industriali sono rappresentati in vario modo, come ad esempio nei comitati direttivi dei DTI e nel gruppo dei rappresentanti degli Stati nazionali.

RISPOSTE DELL’IMPRESA COMUNE CLEAN SKY

Elementi alla base del giudizio con riserva sulla legittimità e sulla regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti

Paragrafo 15

L’impresa comune Clean Sky accoglie con favore la conclusione positiva della Corte sulla legittimità e sulla regolarità di tutte le operazioni su cui sono basati i conti annuali 2011, con la sola eccezione delle operazioni relative alla convalida delle dichiarazioni di spesa.

La convalida delle spese dichiarate dai beneficiari dell’impresa comune (IC) conduce ai pagamenti intermedi/finali e alla liquidazione del prefinanziamento. Gli audit ex post effettuati dall’IC Clean Sky nel 2011 hanno riguardato i costi convalidati dalla direzione dell’IC per l’esecuzione dei progetti 2008, 2009 e 2010. Nei pagamenti operativi cumulati sostenuti dall’IC dall’inizio del programma Clean Sky fino a dicembre 2011, solo il 49,5 % (1) era collegato all’esecuzione dei progetti 2008, 2009 e 2010.

L’errore rilevato dagli audit ex post dell’IC effettuati nel 2011 è pari al 6,16 %. Tuttavia, tenuto conto delle azioni correttive messe in atto dall’IC, come descritto più avanti nel presente documento, oltre al tasso di errore rilevato, ai fini della valutazione della legittimità e della regolarità delle dichiarazioni di spesa convalidate occorre tenere in considerazione un altro indicatore: il tasso di errore residuo. Secondo la metodologia descritta nella strategia approvata di audit ex post dell’IC Clean Sky, il tasso di errore residuo indica l’errore residuo nelle dichiarazioni di spesa convalidate, dopo l’attuazione del meccanismo di recupero. Per gli audit ex post effettuati nel 2011 per le dichiarazioni di spesa degli anni precedenti, il tasso di errore residuo ammonta al 4,09 %, da cui risulta un importo a rischio relativamente limitato rispetto al totale dei pagamenti operativi cumulati sostenuti per il programma Clean Sky fino alla fine del 2011 [2,02 % (2)].

L’IC riconosce la rilevanza dei tassi di errore residuo rilevati connessi alle dichiarazioni di spesa controllate e mira a migliorare ulteriormente la qualità del suo processo di convalida ex ante.

L’IC ha attuato il suo processo di audit ex post nel 2011, circa un anno dopo aver iniziato a operare autonomamente, nel novembre 2009. I primi audit hanno riguardato il processo di convalida del 2010, che è stato il primo svolto dall’IC. Nel 2010 l’IC era ancora in una fase di avviamento e i controlli ex ante relativi alla gestione delle sovvenzioni non avevano ancora raggiunto un livello di maturità tale da gestire l’elevato volume di sovvenzioni.

In vista dei risultati del primo esercizio di audit ex post svolto, l’IC desidera sottolineare l’efficacia di questo elemento del suo sistema di controllo interno, attraverso il quale la direzione ha individuato e corretto gli errori commessi durante la convalida ex ante delle dichiarazioni di spesa da parte dell’IC. Le azioni correttive finali sono ancora in corso.

Dal 2010 l’IC ha notevolmente sviluppato i propri processi che disciplinano la convalida delle dichiarazioni di spesa istituendo procedure dedicate tra cui una banca dati per la gestione delle sovvenzioni che prevede un meccanismo di approvazione standard delle dichiarazioni di spesa da parte dei responsabili finanziari e di progetto.

Dopo il primo esercizio di audit ex post, l’IC ha stabilito le necessarie misure di recupero per correggere i pagamenti in eccesso avvenuti in passato, tra cui l’estrapolazione di errori sistematici individuati negli audit sulle dichiarazioni di spesa non sottoposte a controllo. Va notato che il 75 % dei fondi dell’IC è concesso a beneficiari designati (membri dell’IC Clean Sky), che partecipano ai progetti Clean Sky fino alla fine del programma. Questa situazione facilita le misure correttive che l’IC deve adottare, attraverso recuperi in occasione dei successivi pagamenti ai beneficiari.

Quale misura preventiva, le procedure applicate oggi per la convalida ex ante delle dichiarazioni di spesa tengono conto dei risultati degli audit ex post degli anni precedenti, in particolare nei casi di errori sistematici. Per il periodo dal 2008 al 2010, oltre l’80 % degli errori riscontrati era di natura sistematica. Ciò consente all’IC anche di fornire indicazioni ai beneficiari designati, in modo da evitare errori nelle future dichiarazioni di costi.

Una parte significativa dell’errore rilevato negli audit ex post del 2011 (circa il 50 %) è dovuta all’uso dei dati contabili degli anni precedenti, poiché i dati effettivi non erano disponibili all’epoca, quando erano dovuti gli stati finanziari. L’IC sta monitorando il processo dei successivi adeguamenti all’interno dei suoi controlli ex ante e farà in modo che nei prossimi periodi di riferimento le rettifiche delle dichiarazioni di spesa degli anni precedenti siano presentate senza ritardi.

La direzione dell’IC ritiene importante garantire un’architettura di controllo pluriennale per la gestione delle sovvenzioni dell’IC Clean Sky, che tenga in considerazione le possibilità di procedure di recupero standard così come di misure di prevenzione. È per questo che la direzione dell’IC ha stabilito meccanismi e obiettivi di controllo per la durata pluriennale del progetto, che sono misurati da indicatori che coprono l’intera durata del programma.

Commenti sulla gestione finanziaria e di bilancio

Paragrafo 18

L’IC conta sull’esito efficace e positivo dei negoziati relativi agli inviti a presentare proposte e ha adottato misure interne per migliorare e accelerare il processo attorno a questo importante aspetto dei pagamenti ai nuovi partner. L’IC sta constatando un miglioramento complessivo nella tempistica delle sovvenzioni e sta monitorando attentamente la situazione a livello di gestione (3).

Paragrafo 19

L’IC riconosce il ritardo della decisione del consiglio di direzione che approva il riporto degli stanziamenti di pagamento per il piano di bilancio del 2012 (4). Il calendario per la pianificazione di bilancio dell’IC e il ciclo di relazioni è stato rivisto al fine di garantire l’adeguata tempestiva approvazione del consiglio di direzione per i riporti al 2013.

Paragrafo 20

L’IC si è trovata ad affrontare una situazione eccezionale nel primo semestre del 2012 per quanto riguarda la ricezione delle dichiarazioni di spesa dei suoi membri per l’esecuzione dei progetti nel 2011. Gli stati finanziari per le convenzioni di sovvenzione 2011, attesi per il 1o marzo 2012, sono stati presentati dai beneficiari con un insolito ritardo fino a 3-4 mesi. L’IC ha analizzato la ragione di fondo di questo ritardo insieme ai coordinatori dei DTI (leader dei consorzi) e si adopera per evitare analoghi sviluppi nel 2013. Sono state decise le seguenti azioni:

— con l’accordo del consiglio di direzione (giugno 2012), sarà definito un calendario preciso per il processo relativo al 2013 (gennaio-giugno 2013) che indicherà le scadenze e i tempi di risposta attesi dal settore e dall’IC,

— attraverso l’orientamento e la formazione, l’IC contribuirà a migliorare la completezza e la qualità delle dichiarazioni di spesa e dei relativi certificati degli stati finanziari (CFS),

— l’IC rafforzerà ulteriormente lo stretto monitoraggio, fornendo assistenza proattiva ai membri per singole domande sull’ammissibilità delle spese. Questo non è stato possibile nel primo semestre del 2012 a causa della mancanza di risorse,

— un nuovo strumento informatico per la gestione delle sovvenzioni faciliterà il processo di presentazione e convalida delle dichiarazioni di spesa.

Infine, dopo la convalida delle dichiarazioni di spesa ricevute dalla direzione e l’approvazione da parte del consiglio di direzione nel prosieguo del 2012, i relativi contributi in natura saranno trasferiti all’attivo netto dell’IC nei conti definitivi del 2012. Pertanto, l’attivo netto presentato nei conti definitivi del 2011 deve essere considerato un dato transitorio.

Commenti sui controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’impresa comune

Paragrafo 21

Durante il primo trimestre del 2012 e in base alle raccomandazioni della Corte dei conti dell’anno precedente, l’IC ha messo a punto una procedura dedicata per i processi relativi alla convalida delle dichiarazioni di spesa, che integra i responsabili di progetto nel processo di convalida degli stati finanziari (5). Oltre alla convalida delle relazioni tecniche, i responsabili di progetto controllano le informazioni disponibili sull’uso delle risorse e comunicano il risultato della loro convalida ai responsabili finanziari. Sono state elaborate regole chiare che garantiscono la prova della verifica rispettivamente finanziaria e operativa, e l’autorizzazione per la convalida delle dichiarazioni di spesa. Il formato della lista di controllo utilizzata precedentemente è stato migliorato, per fornire prova dei passaggi della convalida effettivamente svolti e per mostrare l’interazione tra le unità finanziarie e operative.

Paragrafo 22

Nell’ultimo trimestre del 2011, a seguito delle proprie esperienze e delle precedenti osservazioni della Corte in materia di trattamento dei dati relativi ai beneficiari, l’IC ha elaborato uno strumento dedicato per la gestione dei dati dei beneficiari per le convenzioni di sovvenzione a favore dei membri (GMT). Tale strumento è stato utilizzato per il trattamento delle dichiarazioni di spesa del 2011 nel secondo trimestre del 2012 e (dopo aver testato l’affidabilità dei dati codificati e delle conseguenti relazioni redatte dal contabile dell’IC insieme a una società di revisione esterna) i risultati sono stati applicati per i conti definitivi 2011.

Paragrafo 23

L’impresa comune prende atto delle osservazioni della Corte e ha adottato misure volte a migliorare i processi interni di approvazione per gli attori sia finanziari che operativi; ora esiste, attraverso il suddetto strumento di gestione delle sovvenzioni, un approccio più integrato alla convalida delle dichiarazioni di spesa e delle relazioni tecniche annuali da parte dei rispettivi soggetti finanziari e operativi, e ciò risulta più visibile nell’ambito del processo.

Per quanto riguarda la separazione dei compiti, l’IC sta attualmente lavorando a una modifica dei circuiti finanziari per garantire la separazione tra il controllo finanziario e l’autorizzazione nei casi di assenze degli attori finanziari generalmente previsti.

Paragrafo 24

L’IC ha preso atto delle raccomandazioni del contabile e, come già dichiarato, ha compiuto passi significativi per l’attuazione di convenzioni di sovvenzione a favore dei membri che consentano di migliorare la convalida delle dichiarazioni di spesa e per essere in grado di riferire in modo esaustivo e regolare alla direzione dell’IC.

Altre questioni

Paragrafo 25

Nel mese di agosto 2011 il consiglio di direzione e la direzione dell’IC erano stati informati dal responsabile di audit interno del coinvolgimento di quest’ultimo in alcuni processi di base nella gestione finanziaria dell’IC e delle potenziali conseguenze sull’indipendenza dello stesso responsabile di audit interno. Il rischio di una possibile mancanza di garanzia per quanto riguarda i processi in questione sarà mitigato attraverso il coinvolgimento del servizio di audit interno, se necessario.

Paragrafo 27

L’IC modificherà il proprio regolamento finanziario dopo il prossimo aggiornamento del regolamento finanziario quadro, che è attualmente in corso (v. anche punto 30).

Paragrafo 28

La richiesta di pagamento dei contributi per il 2011 alla Commissione (in quanto uno dei membri dell’IC) è stata debitamente accompagnata da un’adeguata previsione del flusso di cassa. Seppure non sia stato allegato un flusso di cassa, la richiesta ai membri diversi dalla CE è stata accompagnata da una spiegazione dell’importo richiesto e dalla chiave di ripartizione, che indica la quota di ciascun membro o associato. Inoltre, attraverso le informazioni sui conti annuali dell’esercizio precedente e del bilancio annuale approvato del 2011, di cui al verbale del consiglio di direzione, sono stati forniti a tutti i membri i pertinenti dettagli finanziari. L’IC farà in modo che in futuro le previsioni dei flussi di cassa siano allegate anche alle richieste di pagamento ai membri diversi dalla Commissione.

Paragrafo 29

È ancora in corso il lavoro per la corretta attuazione delle disposizioni dettagliate, contenute nell’allegato II, Condizioni generali, delle convenzioni di sovvenzione dell’IC Clean Sky a favore dei membri, riguardanti la protezione, l’utilizzo e la diffusione dei risultati della ricerca.

Una procedura dedicata, che riassume gli elementi del ruolo di supervisione dell’IC e i controlli in atto, sarà istituita a tempo debito.

Paragrafo 30

L’IC modificherà il proprio regolamento finanziario successivamente al prossimo aggiornamento del regolamento finanziario quadro, che è attualmente in corso. Ciò consentirà all’IC di allinearsi con le regole comunemente accettate e di chiarire, ove possibile, le questioni sollevate dalla Corte.

Paragrafo 31

Insieme alle altre imprese comuni presenti nell’edificio comune, l’IC Clean Sky ha lavorato alla messa a punto del piano di ripristino in caso di disastro. Si prevede che questo sarà completato entro la fine del 2012.

(1) I pagamenti operativi cumulati dal 2008 al 2011 ammontano a 261 358 871 euro, i pagamenti finali più la liquidazione del prefinanziamento per gli esercizi dal 2008 al 2010 sono pari a 129 295 956 euro.

(2) = 4,09 % di (129 295 956 euro/261 385 871 euro)*100

(3) Rispetto all’avviamento dell’IC, la tempistica delle sovvenzioni è migliorata passando da 418 giorni a 268 giorni rilevati nell’ultimo invito a presentare proposte (il decimo). Questo fatto indica un ulteriore miglioramento rispetto a quanto valutato dalla Corte.

(4) Il consiglio di direzione ha adottato nel dicembre 2010 il piano di bilancio annuale 2011, in cui era inclusa una stima dell’importo riportato.

(5) Procedura Clean Sky n. 2.9.1, Procedura provvisoria per la convalida degli stati finanziari ricevuti dai membri per l’esecuzione di convenzioni di sovvenzione 2011 e per le modifiche ricevute per le convenzioni di sovvenzione degli anni precedenti.