RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO Relazione annuale riguardante le revisioni contabili interne effettuate nel 2013 presentata all'autorità competente per il discarico (articolo 99, paragrafo 5, del regolamento finanziario) /* COM/2014/0615 final */





1. Introduzione. 3 2. Missione dello IAS: Indipendenza, obiettività e responsabilità - Finalità e oggetto della presente relazione 3 3. Sintesi della produzione di audit. 4 3.1. Attuazione del piano di audit 2013. 4 3.2. Dati statistici sulle raccomandazioni dello IAS. 4 4. Principali risultati e raccomandazionii 5 4.1. Impegni orizzontali 5 4.1.1. Lettera di raccomandazioni sulla delega di nuovi compiti alle agenzie esecutive (più DG) 5 4.1.2. Audit dei risultati riguardante l'efficacia della gestione delle risorse umane nelle DG ECFIN, COMP e MARKT nell'ambito della crisi finanziaria (più DG) 5 4.2. Agricoltura, risorse naturali e salute. 6 4.2.1. Esame circoscritto dei calcoli relativi al tasso di errore residuo (pilastri 1 e 2) (DG AGRI) 6 4.2.2. Audit della strategia di controllo - Attuazione nella DG AGRI (DG AGRI) 7 4.3. Coesione. 8 4.3.1. Audit dei risultati dei sistemi di misurazione della performance della DG REGIO (DG REGIO) 8 4.3.2. Audit dei risultati dei sistemi di misurazione della performance della DG EMPL (DG EMPL) 9 4.4. Ricerca, energia e trasporti 10 4.4.1. Esame circoscritto dei calcoli e della relativa metodologia per il tasso di errore residuo della DG RTD per l'esercizio 2012 (DG RTD) 10 4.4.2. Audit congiunto IAS-strutture di audit interno sulla gestione delle sovvenzioni della TEN-T EA (invito a presentare proposte-gestione del progetto) (TEN-T EA) 10 4.4.3. Audit della strategia di controllo dell'EACI (EACI) 10 4.4.4. Attuazione dei sistemi di controllo del settimo programma quadro di ricerca (7° PQ) nella REA (REA) 11 4.5. Aiuti esterni, sviluppo e allargamento. 12 4.5.1. Esame circoscritto della metodologia e dei calcoli relativi al tasso di errore residuo (DG DEVCO) 12 4.5.2. Grado di preparazione della DG DEVCO per la metodologia DAS rivista della Corte dei conti (DG DEVCO) (Audit dei risultati) 12 4.5.3. Appalti - gestione decentrata (DG DEVCO) 13 4.6. Istruzione e cittadinanza. 13 4.6.1. Audit dei risultati delle agenzie nazionali (EAC) 13 4.7. Affari economici e finanziari 14 4.7.1. Audit dei risultati del programma GMES/Copernicus (DG ENTR) 14 4.8. Servizi generali e Risorse umane. 14 4.8.1. Grado di preparazione della DG ESTAT per svolgere la sua funzione nel quadro della governance economica (DG ESTAT) (Audit dei risultati) 14 4.9. Audit informatici 15 4.9.1. Audit dei risultati riguardante la gestione della sicurezza del sistema informatico dell'EU ETS (DG CLIMA, DG DIGIT e DG HR Direzione sicurezza) 15 4.9.2. SYGMA - Fase 1 – Audit dei risultati riguardante il processo di sviluppo (DG CNECT, DG RTD).. .. 16 5. Consultazione dell'istanza della Commissione specializzata in irregolarità finanziarie 17 6. Conclusioni 17 1. Introduzione La presente relazione è finalizzata a informare l'autorità competente per il discarico riguardo all'attività svolta dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, conformemente all'articolo 99, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Essa si fonda sulla relazione elaborata dal revisore interno della Commissione a norma dell'articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario riguardante le relazioni di audit e consulenza che lo IAS ha portato a termine nel 2013[1] in riferimento alle direzioni generali (DG), ai servizi e alle agenzie esecutive della Commissione[2]. Conformemente alla sua base giuridica, contiene una sintesi del numero e del tipo di controlli interni svolti, le raccomandazioni e le misure adottate a seguito di tali raccomandazioni[3]. 2. Missione dello IAS: Indipendenza, obiettività e responsabilità - Finalità e oggetto della presente relazione La missione dello IAS è contribuire alla sana gestione all'interno della Commissione europea sottoponendo ad audit i sistemi interni di gestione e controllo per valutarne l'efficacia al fine di migliorarli costantemente. La sua indipendenza è sancita dal regolamento finanziario[4] e nel suo mandato, adottato dalla Commissione. Lo IAS rende conto di tutti i suoi audit al comitato di controllo degli audit[5]. Lo IAS opera conformemente al regolamento finanziario nonché alle norme internazionali per la pratica professionale dell'audit interno e al codice deontologico dell'Istituto di revisori interni (Institute of Internal Auditors). Lo IAS non effettua audit dei sistemi di controllo degli Stati membri sui fondi della Commissione. Questo tipo di audit, che si svolge fino al livello dei singoli beneficiari, è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali, di altre singole DG della Commissione e della Corte dei conti europea. Lo IAS svolge invece audit delle misure adottate dai servizi della Commissione per monitorare e sottoporre ad audit gli organismi degli Stati membri nonché altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE, come ad esempio le Nazioni unite. Conformemente al regolamento finanziario, lo IAS può svolgere tali missioni di controllo in loco, anche negli Stati membri. 3. Sintesi della produzione di audit 3.1. Attuazione del piano di audit 2013 Alla data del 31 gennaio 2014, lo IAS aveva eseguito[6] il 100% degli impegni programmati (obiettivo del 100%). Lo IAS ha perfezionato 87 relazioni (rispetto a 89 relazioni nel 2012 e a 77 nel 2011) di cui 23 relazione di audit, 59 relazioni di follow-up, 4 esami circoscritti e una lettera di raccomandazioni. L'accluso documento di lavoro del Servizio contiene una tabella che fornisce dati comparativi sugli impegni e sulle relazioni elaborate nel periodo 2011-2013. 3.2. Dati statistici sulle raccomandazioni dello IAS Nel 2013 lo IAS ha formulato 134 nuove raccomandazioni (di cui 2 "essenziali", 59 "molto importanti", 67 "importanti" e 6 "indicative"). Lo IAS ha giudicato soddisfacenti i piani d'azione adottati per dare seguito a tali raccomandazioni. Le entità oggetto di audit hanno riferito che all'inizio del 2014 era stato attuato il 79% delle raccomandazioni accettate formulate nel periodo 2009-2013. Di tutte le raccomandazioni ritenute "molto importanti" o "essenziali" formulate nel periodo 2009-2013, 10 raccomandazioni molto importanti (il 2,3%) erano in ritardo di oltre sei mesi. Altre tre raccomandazioni molto importanti che erano in ritardo sono state formulate prima del 2009[7]. Nessuna raccomandazione essenziale risulta in sospeso. Il comitato di controllo degli audit è stato periodicamente informato delle raccomandazioni essenziali o molto importanti in ritardo di oltre sei mesi e, se del caso, ha rammentato ai servizi il loro obbligo di attuarle. Il numero totale di raccomandazioni accettate formulate nel periodo 2009-2013 per le quali lo IAS ha svolto audit di follow-up entro la fine del 2013 è di 686. L'attività di follow-up dello IAS ha confermato che le raccomandazioni erano state attuate in modo soddisfacente, contribuendo così a migliorare i sistemi di controllo dei servizi sottoposti ad audit. Lo IAS ha chiuso il 96% delle raccomandazioni oggetto di follow-up durante questo periodo. L'accluso documento di lavoro dei servizi della Commissione fornisce informazioni più dettagliate sui tassi di accettazione delle nuove raccomandazioni e sull'attuazione delle raccomandazioni relative al periodo 2009-2013. 4. Principali risultati e raccomandazionii 4.1. Impegni orizzontali 4.1.1. Lettera di raccomandazioni sulla delega di nuovi compiti alle agenzie esecutive (più DG) Tale lettera di raccomandazioni aveva per oggetto le principali questioni di natura orizzontale sollevate dallo IAS nella sua relazione di sintesi del 2010 sulle agenzie esecutive e nei successivi audit svolti in questo ambito. Essa era intesa a coadiuvare la gerarchia nella delega di alcuni compiti alle agenzie esecutive e a ridurre i relativi rischi. Non era invece intesa a fornire una valutazione della situazione né a formulare un parere. Una prima questione che è stata sollevata riguardava la necessità che l'analisi costi/benefici usata per valutare le diverse opzioni si basi su una metodologia ben definita e coerente che comprenda l'uso di strumenti e metodologie atte ad assistere la procedura di assegnazione del personale. Inoltre, l'opzione prescelta dovrebbe essere periodicamente confermata durante il ciclo di vita del progetto. Poiché le agenzie esecutive crescono in termini di organico e raggiungono la massa critica di programmi da gestire, occorre ipotizzare scenari alternativi per ridurre ulteriormente i costi e realizzare incrementi di efficienza, raggruppando i diversi servizi orizzontali delle agenzie come l'informatica, le risorse umane o la comunicazione. Inoltre occorre accordare maggiore attenzione al miglioramento dei risultati per soddisfare le aspettative crescenti delle parti interessate. Lo IAS ha rilevato anche che, considerata la portata della delega della gestione dei programmi, occorre adottare misure adeguate per garantire la costante disponibilità, nel lungo periodo, di un numero sufficiente di effettivi con il profilo richiesto e adottare una politica volta a mantenere il personale delle agenzie. Per maggiori dettagli, si veda la sezione 2.1 dell'allegato. 4.1.2. Audit dei risultati riguardante l'efficacia della gestione delle risorse umane nelle DG ECFIN, COMP e MARKT nell'ambito della crisi finanziaria (più DG) Per poter affrontare le nuove e complesse responsabilità scaturite dalla crisi finanziaria, la Commissione ha accordato alle DG ECFIN, COMP e MARKT un sostanzioso aumento delle risorse umane. Obiettivo dell'audit era di valutare se la gestione delle risorse umane delle rispettive DG avesse permesso di rispondere efficacemente alle sfide in termini di risorse umane scaturite dalle decisioni politiche prese a seguito della crisi finanziaria. A giudizio dello IAS le tre DG hanno dato prova della ferma volontà di rispondere alle sfide legate alle risorse umane, il che ha permesso loro di perseguire i loro obiettivi strategici e operativi, compresi quelli derivanti dalla crisi stessa. Tuttavia le varie DG devono potenziare ancora, in misura diversa, i loro strumenti per la gestione delle risorse umane al fine di migliorare l'efficienza del processo decisionale. Rispetto alla strategia in materia di gestione delle risorse umane, le DG devono sviluppare ulteriormente la loro strategia pluriennale in materia di risorse umane. In particolare, devono svolgere un'analisi qualitativa e quantitativa del loro fabbisogno di personale e colmare il divario tra il fabbisogno e la situazione attuale. L'attuazione della strategia in materia di risorse umane dovrebbe essere sostenuta da strumenti che permettono di misurarne e controllarne l'efficacia e riferire in proposito. Per quanto riguarda la pianificazione in materia di risorse umane, le DG dovrebbero ricorrere a strumenti per valutare periodicamente il carico di lavoro del personale e definire l'ordine di priorità dei suoi compiti. L'assegnazione del personale dovrebbe essere fatta su tale base. Le DG dovrebbero intensificare le loro procedure di controllo e comunicazione sulle attività connesse alla gestione delle risorse umane, stilando una relazione esauriente sulle risorse umane che comprenda i diversi aspetti della gestione delle risorse umane, compresi i relativi indicatori chiave di risultato. Questo permetterebbe alle DG di misurare la propria performance in materia di gestione delle risorse umane e faciliterebbe l'adozione delle decisioni in fatto di risorse umane da parte della gerarchia. Le tre DG hanno redatto piani d'azione che lo IAS ha giudicato idonei a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli sulle risultanze connesse alla DG in questione si veda la sezione 2.3 dell'allegato. 4.2. Agricoltura, risorse naturali e salute (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Esame circoscritto dei calcoli relativi al tasso di errore residuo (pilastri 1 e 2) (DG AGRI) Per la prima volta, lo IAS ha svolto esami circoscritti sui calcoli dei tassi di errore residuo comunicati dalle DG AGRI (punto presente), RTD (punto 4.4.1) e DEVCO (punto 4.5) nei loro progetti di relazione annuale di attività (RAA) per l'esercizio 2012. Nel calcolare i tassi di errore residuo, la DG AGRI si affida in maniera preponderante alle statistiche di controllo pubblicate dagli Stati membri, che la Corte dei conti europea ha giudicato inaffidabili. Di conseguenza i tassi di errore residuo della DG AGRI potrebbero essere erronei. Per le RAA dopo il 2012 occorre migliorare l'affidabilità delle statistiche comunicate dagli Stati membri[8]. Inoltre la DG AGRI dovrebbe adoperarsi affinché i tassi di errore residuo siano calcolati sulla base di dati esatti e rappresentativi. Dovrebbe porre rimedio alle incongruenze riscontrate e assicurarsi che i calcoli tengano conto degli errori connessi alla condizionalità. Se tali errori sono esclusi, dovrebbero fornire una spiegazione degli effetti. La DG AGRI dovrebbe prendere altresì in considerazione un adeguamento della procedura per la formulazione di riserve quando queste sono supportate da statistiche di controllo affidabili degli Stati membri. Tale modo di procedere sarebbe più conforme ai criteri di rilevanza utilizzati da altre DG in gestione concorrente. La DG AGRI ha accettato e approvato tutte le risultanze e raccomandazioni dell'esame circoscritto. Ha riconosciuto il carattere urgente delle raccomandazioni e si è impegnata ad attuarle. La DG AGRI ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. A tale piano è stato dato un follow-up nel quadro della relazione annuale di attività 2013, che ha riscontrato notevoli progressi già per la relazione annuale di attività 2012, ma soprattutto per quella relativa al 2013. Per maggiori dettagli si veda la sezione 3.1 dell'allegato. 4.2.2. Audit della strategia di controllo - Attuazione nella DG AGRI (DG AGRI) Tali audit erano la prosecuzione dell'audit effettuato dallo IAS nel 2012 sulla struttura della strategia di controllo adottata nella direzione Audit della DG AGRI. L'obiettivo era valutare l'esecuzione della strategia di audit e controllo e in particolare l'attuazione efficace degli impegni di audit, la loro supervisione e le misure correttive adottate per ovviare alle carenze nei sistemi di controllo e gestione degli Stati membri. I revisori hanno riconosciuto l'impegno profuso dalla DG AGRI per ridurre i tassi di errore e proteggere il bilancio mediante una serie di misure di individuazione e rettifica. Tuttavia, è possibile migliorare la procedura di audit, che è fondamentale per fornire una solida base per la procedura di garanzia della legalità e regolarità delle operazioni sottostanti: i documenti preparatori dovrebbero essere ottenuti puntualmente e, se del caso, tradotti e analizzati; è necessario ottimizzare il coordinamento con le unità operative per sfruttare le loro conoscenze e competenze e identificare e risolvere correttamente i problemi principali; la ripetizione dei controlli dovrebbe essere effettuata in loco ed è necessario disporre di una pista documentale adeguata delle tappe principali. È fondamentale anche che la DG AGRI possa fare affidamento su un sistema per monitorare i miglioramenti effettivi e durevoli dei sistemi di controllo degli Stati membri. La DG AGRI dovrebbe perfezionare e utilizzare il proprio sistema informatico (anche effettuando controlli di convalida dei dati) per seguire più adeguatamente le proprie raccomandazioni di audit. Inoltre la DG AGRI dovrebbe utilizzare questo sistema per verificare i propri progressi di audit, la portata degli stessi e i risultati ottenuti rispetto agli obiettivi prefissati. La DG AGRI ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 3.2 dell'allegato. 4.3. Coesione (REGIO, EMPL) 4.3.1. Audit dei risultati dei sistemi di misurazione della performance della DG REGIO (DG REGIO) Scopo principale dell'audit era valutare l'adeguatezza dei sistemi di misurazione dei risultati di cui dispone la DG REGIO per sorvegliare, valutare e riferire in merito ai risultati delle attività, sia in termini di attività operative e amministrative (interne) che di conseguimento degli obiettivi strategici (esterno). La DG REGIO dovrebbe integrare meglio le sue priorità nel piano di gestione e spiegare in che modo contribuiscano agli obiettivi specifici. Inoltre gli obiettivi devono essere definiti con precisione e corredati di tappe e indicatori RACER adeguati[9]. Ai fini dell'attuazione della strategia nel 2014-2020, devono essere messi a punto indicatori basati sulla valutazione delle prestazioni complessive di ciascun programma operativo. Tale valutazione deve garantire che la strategia di valutazione per il periodo 2014-2020 si basi sugli insegnamenti tratti dal periodo attuale, in particolare per quando riguarda le modalità per ottenere i dati di valutazione nel tempo e il contributo che ciò può dare alla RAA e alla relazione presentata a norma dell'articolo 318. Inoltre la DG REGIO dovrebbe sviluppare, insieme alla DG EMPL (si veda oltre), una strategia volta a migliorare l'attendibilità delle informazioni sulla performance comunicate dagli Stati membri, prendendo in considerazione un approccio multidisciplinare. La DG REGIO dovrebbe anche continuare a migliorare la qualità dei dati comunicati per il periodo di programmazione 2007-2013. La DG REGIO dovrebbe altresì rafforzare il ruolo delle unità geografiche nel monitoraggio delle prestazioni dei programmi operativi e garantire che l'ordinatore subdelegato tenga debitamente conto dei risultati nel suo parere gestionale. La DG dovrebbe elaborare una chiara impostazione su cui basare una garanzia sulla performance della politica di coesione e su come fornire tale garanzia, anche attraverso attività di monitoraggio, valutazione e audit. La DG REGIO ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 4.2 (dell'allegato) 4.3.2. Audit dei risultati dei sistemi di misurazione della performance della DG EMPL (DG EMPL) Scopo principale dell'audit era valutare l'adeguatezza dei sistemi in essere di misurazione della performance. La DG EMPL dovrebbe integrare meglio nel proprio piano di gestione gli obiettivi e i risultati previsti per le sue attività operative che contribuiscono agli obiettivi specifici del Fondo sociale europeo (FSE), nonché gli obiettivi fissati per le principali attività orizzontali e amministrative. Dovrebbe inoltre migliorare i suoi indicatori per rispettare i criteri RACER ed assicurarsi che i suoi obiettivi siano ben definiti. Ai fini dell'attuazione della strategia del FSE nel periodo 2014-2020, devono essere messi a punto indicatori basati sulla valutazione della DG EMPL sulla performance globale di ciascun programma operativo. Inoltre la DG dovrebbe migliorare la comunicazione sulle realizzazione del FSE includendo un'analisi più spiccatamente qualitativa e maggiori informazioni sul contesto. Basandosi sul lavoro svolto sinora, la DG EMPL dovrebbe altresì sviluppare ulteriormente la sua impostazione nei confronti delle valutazioni del carico di lavoro per coprire l'intera gamma delle sue attività volte a migliorare la ripartizione delle risorse. Dovrebbe accertarsi di disporre di informazioni aggiornate per sviluppare ulteriormente il suo piano in materia di risorse umane. Insieme alla DG REGIO, la DG EMPL dovrebbe anche elaborare una strategia volta a migliorare l'affidabilità delle informazioni sulla performance. Nonostante l'attenzione sia concentrata sul prossimo periodo di programmazione, dovrebbe continuare a migliorare i dati comunicati per il periodo 2007-2013. La DG EMPL dovrebbe anche rafforzare il ruolo delle unità geografiche nel monitoraggio della performance dei programmi operativi e garantire che l'ordinatore subdelegato tenga adeguatamente conto dei risultati nel suo parere gestionale. La DG dovrebbe elaborare una chiara impostazione su cui basare la sua garanzia sulla performance del FSE, prendendo in esame la necessità di svolgere audit dei risultati avvalendosi di gruppi di lavoro pluridisciplinari. La DG EMPL ha redatto un piano d'azione che lo IAS giudica idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 4.3 dell'allegato. 4.4. Ricerca, energia e trasporti (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Esame circoscritto dei calcoli e della relativa metodologia per il tasso di errore residuo della DG RTD per l'esercizio 2012 (DG RTD) L'obiettivo era rivedere il calcolo e la relativa metodologia dei tassi di errore residuo comunicati nel progetto di RAA 2012. L'incompletezza degli audit del campione rappresentativo comune di audit (84%) ha inficiato la precisione del calcolo del tasso di errore residuo. Se è vero che alcune delle cause dei ritardi degli audit non dipendono dalla DG, la DG RTD dovrebbe comunque migliorare la sua pianificazione degli audit del campione rappresentativo comune di audit per aumentare il tasso di completamento del campione di audit entro la data della relazione. Inoltre la DG RTD dovrebbe adottare un'impostazione più cauta nell'estrapolare i risultati ex post, considerato che alcuni degli errori sistematici estrapolati potrebbero in realtà non verificarsi. La DG RTD ha accettato la raccomandazione e ha ovviato al problema per la RAA 2013. Per maggiori dettagli si veda la sezione 5.1 dell'allegato. 4.4.2. Audit congiunto IAS-strutture di audit interno sulla gestione delle sovvenzioni della TEN-T EA (invito a presentare proposte-gestione del progetto) (TEN-T EA) Scopo dell'audit era valutare l'adeguatezza e l'effettiva applicazione del sistema di controllo interno delle sovvenzioni gestite direttamente dell'agenzia esecutiva per la rete transeuropea di trasporto (TEN-T EA). Questa attività comune ha riguardato principalmente la procedura di valutazione delle proposte di sovvenzione. Non sono stati identificati rischi significativi che possano incidere negativamente sulla realizzazione degli obiettivi operativi per la procedura esaminata. Per maggiori dettagli si veda la sezione 5.2 dell'allegato. 4.4.3. Audit della strategia di controllo dell'EACI (EACI) L'audit ha riguardato gli elementi principali su cui fondare la garanzia per i fondi gestiti, i controlli ex ante ed ex post e la comunicazione della garanzia nell'ambito della RAA. Lo IAS ha raccomandato all'EACI di descrivere dettagliatamente la sua strategia di controllo e di riesaminare il suo sistema di controllo interno, compreso il nesso tra i controlli chiave e i relativi risultati e gli obiettivi specifici relativi alla garanzia in materia di legittimità e regolarità. L'agenzia dovrebbe aggiornare le proprie procedure per le comunicazioni dell'ordinatore subdelegato, compresi gli indicatori chiave di risultato supplementari relativi ai controlli, e dovrebbe prendere in considerazione un riequilibrio tra i controlli ex ante ed ex post in funzione della garanzia da ottenere. L'EACI dovrebbe anche migliorare i suoi controlli ex ante, mettendo a punto un'impostazione basata sui rischi e fondata su indicatori chiave di risultato solidi e coerenti, rafforzare la verifica dell'ammissibilità dei costi e adottare decisioni ufficiali per autorizzare il personale tecnico a firmare le autorizzazioni di pagamento. Per quanto riguarda la strategia di audit ex post, l'EACI dovrebbe definire meglio e giustificare gli obiettivi globali e specifici, oltre a migliorare la sua procedura di selezione dei progetti basata sui rischi; sarebbe opportuno riorganizzare il settore incaricato dei controlli ex post dell'agenzia. Infine, l'EACI dovrebbe elaborare una strategia antifrode atta a garantire un'adeguata consapevolezza in materia nella sua strategia di controllo generale. L'EACI ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 5.4 dell'allegato. 4.4.4. Attuazione dei sistemi di controllo del settimo programma quadro di ricerca (7° PQ) nella REA (REA) L'audit ha valutato se la strategia di controllo della REA nel quadro del 7° PQ avesse prodotti i risultati attesi. Dagli audit ex post svolti nel periodo 2010-2012 è emerso che i regimi a favore delle PMI gestiti dall'agenzia erano inficiati da errori significativi. Lo IAS ha raccomandato alla REA di valutare il rischio di irregolarità e frodi potenziali in questi regimi e di segnalarlo nella sua RAA 2013, di dare piena esecuzione alle misure correttive previste e di avviare un approfondito esercizio di audit specifico. Per decidere in merito alle riserve nella sua RAA 2012, la REA non ha utilizzato il tasso di errore rappresentativo comune per tutte le azioni del 7° PQ, come hanno fatto le DG del settore ricerca. La REA ha scelto invece un'impostazione alternativa. Inoltre la REA ha sostituito il tasso di errore relativo alla legittimità e regolarità con un indicatore dell'incidenza finanziaria e di bilancio degli errori. La REA deve quindi indicare più chiaramente i tassi di errore e il livello di garanzia nella sua RAA. Inoltre dovrebbe adottare ufficialmente una specifica strategia di controllo ex post, definendo obiettivi, priorità e indicatori chiave di risultato per verificare le prestazioni e adottare un'impostazione migliore in materia di valutazione dei rischi per aumentare il numero di controlli basati sui rischi. L'approccio basato sui rischi dovrebbe essere sviluppato anche per i controlli ex ante. Infine, la REA dovrebbe esaminare le azioni incluse nel suo documento di strategia antifrode, avviare una riflessione nei servizi della ricerca sulle modalità per effettuare una valutazione adeguata dei rischi in materia di doppio finanziamento e coordinare gli sforzi con altri servizi del settore ricerca in materia di lotta contro il plagio. La REA ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 5.5 dell'allegato. 4.5. Aiuti esterni, sviluppo e allargamento (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Esame circoscritto della metodologia e dei calcoli relativi al tasso di errore residuo (DG DEVCO) L'obiettivo era riesaminare il calcolo e la relativa metodologia dei tassi di errore residuo comunicati nel progetto di RAA 2012. Nel 2011 la DG DEVCO ha avviato uno studio sul calcolo del proprio tasso di errore residuo quale tappa importante verso il miglioramento della sua procedura per l'ottenimento della garanzia. Tuttavia, l'esame dello IAS ha rivelato carenze nell'affidabilità del calcolo della parte stimata del tasso di errore, come l'assenza di una metodologia applicata in maniera coerente per la stima degli errori in mancanza della documentazione pertinente, e nell'inserimento del tasso di errore residuo e di altri elementi costitutivi della garanzia nel progetto di relazione annuale di attività. Inoltre, lo IAS ha concluso che il progetto di relazione annuale di attività 2012 non conteneva informazioni sufficienti per consentire una valutazione del rapporto costi/benefici dei controlli generali (compreso lo studio sui tassi di errore residuo). Una siffatta valutazione potrebbe consentire alla DG DEVCO di individuare opportunità per realizzare un buon rapporto costi/benefici e/o i settori in cui i controlli potrebbero essere ripensati. Lo IAS ha raccomandato che per il prossimo periodo di riferimento, la DG DEVCO dovrebbe assicurare l'adozione di provvedimenti adeguati per garantire l'utilizzo di una base dati delle operazioni estratte dal sistema informativo comune Relex (CRIS) quando i controlli di coerenza sono già stati effettuati. La DG DEVCO ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Successivamente lo IAS ha constatato che la DG DEVCO ha preso provvedimenti adeguati per migliorare la parte descrittiva della relazione annuale di attività definitiva del 2012 sul tasso di errore residuo. Per maggiori dettagli si veda la sezione 6.1 dell'allegato. 4.5.2. Grado di preparazione della DG DEVCO per la metodologia DAS rivista della Corte dei conti (DG DEVCO) (Audit dei risultati) La nuova impostazione seguita dalla Corte dei conti europea per il suo audit sulla dichiarazione di affidabilità e aumenterà probabilmente i tassi di errore segnalati a causa dell'esclusione dal campione delle operazioni di prefinanziamento meno soggette a errori e della quantificazione al 100% delle irregolarità gravi nell'ambito delle gare d'appalto pubbliche per tutte le modalità di gestione. Tenuto conto di ciò, lo IAS ha eseguito un audit sul grado di preparazione della DG DEVCO per la metodologia DAS rivista della Corte dei conti. L'audit ha evidenziato che la DG DEVCO aveva effettuato preparativi adeguati per ridurre i rischi relativi al discarico associati all'avvento della metodologia DAS rivista della Corte dei conti. La DG DEVCO ha elaborato un piano d'azione globale per ovviare a eventuali problemi relativi alla metodologia DAS rivista e ad altri problemi individuati dai suoi revisori esterni o negli audit effettuati dalla struttura di audit interno della DG DEVCO o dallo IAS. Per maggiori dettagli si veda la sezione 6.2 dell'allegato. 4.5.3. Appalti - gestione decentrata (DG DEVCO) L'obiettivo dell'audit era valutare l'adeguatezza e l'applicazione efficace del sistema di controllo interno e delle procedure di gestione dei rischi e di governance connesse all'aggiudicazione di appalti e di contratti del Fondo europeo di sviluppo (FES) e del bilancio dell'UE cui è data esecuzione nell'ambito della modalità di gestione decentrata. L'audit ha evidenziato due casi specifici connessi all'identificazione e all'attuazione dei principi deontologici e alla prevenzione dei conflitti di interesse. Di conseguenza, lo IAS ha raccomandato alla DG DEVCO di chiarire tali elementi nelle istruzioni della sua guida pratica. La DG DEVCO ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 6.4 dell'allegato. 4.6. Istruzione e cittadinanza (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Audit dei risultati delle agenzie nazionali (EAC) Le agenzie nazionali sono state incaricate dalle autorità nazionali dei paesi partecipanti di attuare i programmi "Apprendimento permanente" e "Gioventù in azione". L'esternalizzazione, quale forma di gestione, comporta rischi supplementari nell'istituire un sistema di vigilanza all'interno di una DG per quanto riguarda il raggiungimento dei suoi obiettivi strategici. L'obiettivo principale dell'audit era valutare se la DG EAC avesse istituito un sistema efficace per la misurazione della performance ai fini del monitoraggio, della rendicontazione e della valutazione della performance delle agenzie nazionali. L'audit ha mostrato che, sebbene nella DG EAC siano già in corso alcune azioni per definire un sistema di misurazione delle performance per il periodo 2014-2020, la DG EAC dovrebbe rafforzarne l'efficacia, in particolare per quanto riguarda gli indicatori che misurano esplicitamente l'uso efficiente ed efficace delle sovvenzioni di funzionamento concesse alle agenzie nazionali. Inoltre occorre stabilire un chiaro collegamento tra gli obiettivi delle agenzie nazionali e quelli della Commissione. La DG EAC ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 7.1 dell'allegato. 4.7. Affari economici e finanziari (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Audit dei risultati del programma GMES/Copernicus (DG ENTR) L'obiettivo dell'audit del monitoraggio globale per l'ambiente e la sicurezza (GMES) era valutare l'efficacia dei meccanismi di governance, della gestione dei rischi e dei sistemi di controllo interno a sostegno della gestione del GMES. L'audit si è svolto nel periodo di transizione tra la fase iniziale di operatività del GMES, attuata nel 2011-2013, e la fase operativa del programma, rinominato Copernicus, per il quale il contributo totale del bilancio dell'UE sarà più che triplicato. Lo IAS raccomanda di migliorare il quadro di governance per la componente spaziale, potenziando i sistemi e le modalità di monitoraggio, e di svolgere analisi approfondite per accompagnare efficacemente la transizione alla fase operativa Copernicus. La DG ENTR ha redatto un piano d'azione che lo IAS ha giudicato idoneo a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 8.1 dell'allegato. 4.8. Servizi generali e Risorse umane (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Grado di preparazione della DG ESTAT per svolgere la sua funzione nel quadro della governance economica (DG ESTAT) (Audit dei risultati) La crisi economica e finanziaria ha messo in luce una serie di gravi debolezze strutturali nella governance economica dell'unione economica e monetaria dell'UE. Per rimediare a queste carenze, le competenze della DG ESTAT sono state rafforzate e ampliate. Oltre a garantire l'elevata qualità dei dati relativi al debito e al disavanzo pubblico, la DG ESTAT è incaricata di stabilire le regole e le procedure per individuare i casi di manipolazione delle statistiche. Quest'ultimo punto è stato oggetto dell'audit, che ha esaminato lo stato di preparazione della DG a tale riguardo. Lo IAS ha raccomandato alla DG ESTAT di prendere provvedimenti immediati per formalizzare le sue procedure operative e gli orientamenti tecnici, tenendo però anche conto dei pareri giuridici ricevuti. La DG ESTAT dovrebbe anche valutare le proprie esigenze in termini di risorse umane e di competenze per poter assolvere i compiti di indagine che le incombono. Di conseguenza, dovrebbe tener conto di queste esigenze nel suo piano di gestione. La DG ESTAT dovrebbe altresì garantire che il modello di rischio che utilizza per la pianificazione delle sue visite di dialogo a monte[10] sia compatibile con un sistema di gestione della qualità riconosciuto. Inoltre, dovrebbe garantire il valore aggiunto, comunicando le sue conclusioni in tempo utile al comitato economico e finanziario. Lo IAS raccomanda inoltre alla DG ESTAT di preparare una chiara giustificazione per ciascuna visita ad hoc[11] e di presentare una sintesi delle sue visite ad hoc alle principali parti interessate. La DG ESTAT ha redatto un piano d'azione che lo IAS giudica idoneo a risolvere i problemi identificati. In un recente audit di follow-up, lo IAS ha preso atto dei progressi compiuti. Per maggiori dettagli si veda la sezione 9.1 dell'allegato. 4.9. Audit informatici 4.9.1. Audit dei risultati riguardante la gestione della sicurezza del sistema informatico dell'EU ETS (DG CLIMA, DG DIGIT e DG HR Direzione sicurezza) Quale responsabile della gestione del sistema informatico relativo al sistema europeo di scambio di quote di emissioni (EU ETS), la Commissione deve garantire che le falle nella sicurezza del sistema informatico non siano sfruttate illegalmente, il che potrebbe determinare disfunzioni e distorsioni nel mercato del carbonio, con conseguenze in termini finanziari e di reputazione per l'istituzione. L'obiettivo generale dell'audit era valutare se il sistema di controllo in vigore garantisse l'individuazione e l'attuazione efficace di adeguate misure di sicurezza per il sistema EU ETS. L'audit ha riguardato la DG CLIMA, la DG DIGIT e la direzione Sicurezza della DG HR, conformemente ai rispettivi ruoli e alle responsabilità di gestione. L'audit dello IAS ha mostrato che le misure di sicurezza individuate dalla DG CLIMA sono ragionevoli, tenuto conto della complessità e delle difficoltà cui deve fare fronte il sistema. Tuttavia, i successivi controlli di sicurezza non sono stati pienamente attuati. Questa situazione è dovuta, tra l'altro, alle problematiche insite nell'attuale struttura di governance del progetto ETS[12] per quanto riguarda l'adottare decisioni vincolanti e garantirne l'attuazione, riconciliare le posizioni divergenti dei partecipanti e risolvere i disaccordi gravi, così da favorire la cooperazione tra i principali soggetti interessati e il flusso di informazioni necessarie per prendere le decisioni opportune sulle misure di sicurezza necessarie per il sistema ETS. Le tre DG hanno redatto piani d'azione che lo IAS ha giudicato idonei a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 10.3 dell'allegato. 4.9.2. SYGMA - Fase 1 – Audit dei risultati riguardante il processo di sviluppo (DG CNECT, DG RTD) La DG CNECT (come proprietario del sistema) e la DG RTD (come fornitore del sistema) sono i principali soggetti coinvolti nello sviluppo di SYGMA, un progetto cui partecipano diverse DG attualmente gestito all'interno della famiglia dei servizi della ricerca e finalizzato alla messa a punto di un sistema informatico a sostegno del processo di gestione delle sovvenzioni per il 7°PQ/CIP, Orizzonte 2020 e altre sovvenzioni non di ricerca gestite dalle DG del settore della ricerca. SYGMA dovrebbe diventare il sistema interno di gestione delle sovvenzioni alla base dell'esercizio di razionalizzazione della gestione delle sovvenzioni[13]. Obiettivo dell'audit era valutare l'efficacia e l'efficienza della gestione di SYGMA, con particolare riguardo alla governance dei progetti informatici e alla gestione e alla preparazione delle operazioni informatiche. Nel complesso, la parte relativa allo sviluppo informatico del progetto SYGMA è stata finora gestita in maniera adeguata, senza scarti importanti rispetto al progetto iniziale. Tuttavia, in attesa dell'approvazione della base giuridica settoriale e della definizione di procedure di lavoro armonizzate, lo sviluppo informatico non si è basato su procedure o bisogni operativi stabili, bensì su stime verosimili. Le due DG hanno redatto piani d'azione per le raccomandazioni accettate che lo IAS ha giudicato idonei a risolvere i problemi identificati. Per maggiori dettagli si veda la sezione 10.4 dell'allegato. 5. Consultazione dell'istanza della Commissione specializzata in irregolarità finanziarie Nel 2013 l'istanza specializzata in irregolarità finanziarie istituita a norma dell'articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell'Unione europea [14] non ha segnalato problemi sistemici. 6. Conclusioni L'attuazione dei piani d'azione elaborati in risposta agli audit svolti dallo IAS in questo anno e nei precedenti contribuisce a migliorare costantemente il quadro di controllo interno della Commissione. Lo IAS effettuerà audit di follow-up sull'esecuzione dei piani d'azione che verranno esaminati dal comitato di controllo degli audit, il quale se del caso informerà il Collegio. Lo IAS continuerà a concentrare la sua attività sugli audit finanziari, sugli audit di conformità e sugli audit informatici e intensificherà le sue attività di audit dei risultati. [1] La presente relazione comprende le relazioni di audit e consulenza perfezionate entro il 1° febbraio 2014. [2] La relazione non riguarda le agenzie europee decentrate, né il Servizio europeo per l'azione esterna, né altri organismi sottoposti ad audit dello IAS, che sono oggetto di relazioni annuali distinte. [3] Conformemente allo standard di prestazione 2060 delle norme internazionali per la pratica professionale dell'audit interno stabilito dall'Istituto di revisori interni. [4] Articolo 100 del regolamento finanziario. [5] Il comitato di controllo degli audit assiste il collegio dei commissari facendo in modo che l'attività dello IAS, delle capacità interne di audit e della Corte dei conti europea sia debitamente presa in considerazione dalla Commissione e riceva il seguito adeguato. [6] L'accluso documento di lavoro dei servizi della Commissione fornisce un quadro generale degli impegni di audit e di audit di follow-up completati. [7] IAS - 2006 - DIGIT - 001 Centro dati – Operazioni e sicurezza, IAS - 2007 - DIGIT - 001 Corporate Infrastrutture e servizi della rete di gestione dei dati e IAS.B - 2008 - ADMIN - 004 Audit sulla sicurezza. [8] La situazione dovrebbe migliorare con l'adozione della nuova legislazione per il periodo 2014‑2020 e con il quadro di controllo rafforzato. [9] RACER: Relevant, Accepted, Credible, Easy, Robust (standard di controllo interno n. 5). [10] Le visite di dialogo a monte sono concepite per individuare i rischi o i potenziali problemi derivanti dalle fonti di dati a monte nel contesto della procedura per i disavanzi eccessivi. [11] Vengono effettuate visite ad hoc specifiche quando un'importante questione sollevata in uno Stato membro non può essere risolta con mezzi diversi da un incontro fisico in loco. Sebbene tali visite non siano esplicitamente menzionate nel regolamento (CE) n. 479/2009 modificato, la DG ESTAT ritiene di avere gli stessi diritti di accesso di cui dispone nell'ambito della visita metodologica. [12] La struttura di governance del sistema ETS comprende un comitato direttivo del progetto a livello di direttori generali, il gruppo preparatorio a livello di direttori e il gruppo di lavoro sulla sicurezza, che rappresenta il livello tecnico. [13] La razionalizzazione della gestione delle sovvenzioni è stata avviata nel marzo 2011 a seguito della comunicazione "Getting the best from IT in the Commission" del Vicepresidente Šefčovič. L'obiettivo è di fare un uso efficiente delle risorse e degli investimenti della Commissione e di garantire che vi siano strumenti informatici efficaci a sostegno delle effettive esigenze operative. [14] L'articolo 117 delle modalità di applicazione stabilisce quanto segue: "La relazione annuale del revisore interno [ossia la relazione a norma dell'articolo 99, paragrafo 3] segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall'istanza specializzata, istituita a norma dell'Articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario”.