Comunicazione della Commissione

Orientamenti per l’attuazione del regolamento sullo sportello digitale unico

Programma di lavoro 2019-2020

(2019/C 257/01)

Introduzione

Il regolamento (UE) 2018/1724 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) che istituisce uno sportello digitale unico mira ad agevolare l’accesso in linea alle informazioni, alle procedure amministrative e ai servizi di assistenza di cui i cittadini e le imprese necessitano per spostarsi all’interno dell’Unione e esercitare attività commerciali, stabilirsi ed espandere le proprie attività economiche in un altro Stato membro.

L’articolo 31, paragrafo 1, del regolamento prevede l’adozione di un programma di lavoro annuale che specifica le azioni volte a facilitare l’attuazione del regolamento, in particolare le azioni:

— per migliorare la presentazione delle informazioni specifiche di cui ai settori indicati all’allegato I e per facilitare l’attuazione tempestiva, da parte delle autorità competenti a tutti i livelli, dell’obbligo di fornire informazioni;

— per facilitare la conformità all’articolo 6 sulla digitalizzazione delle procedure e all’articolo 13 sull’accesso transfrontaliero alle procedure in linea;

— per garantire una conformità costante ai requisiti di qualità relativi alle informazioni, alle procedure e ai servizi di assistenza di cui agli articoli da 9 a 12;

— connesse alla promozione dello sportello in conformità dell’articolo 23, paragrafo 2.

I presenti orientamenti della Commissione mirano a elencare tali azioni e a stabilire un calendario preciso per le varie misure che dovranno essere adottate per attuarle. Il 26 febbraio 2019 l’elenco è stato discusso insieme al gruppo di coordinamento dello sportello, come previsto dall’articolo 31, paragrafo 2, del regolamento.

Data la concentrazione delle scadenze di una serie di azioni a dicembre 2020, il presente primo programma di lavoro copre il periodo fino al lancio dello sportello digitale unico, ossia luglio 2019-dicembre 2020.

L’attuazione del programma di lavoro sarà monitorata attraverso la piattaforma di collaborazione in linea del gruppo di coordinamento dello sportello e durante le riunioni del gruppo di coordinamento dello sportello.

Ai fini della presente comunicazione della Commissione si applicano le seguenti definizioni:

— «autorità competente»: ogni autorità od organo di uno Stato membro, a livello nazionale, regionale o locale, con competenze specifiche relative alle informazioni, alle procedure e ai servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi di cui al regolamento sullo sportello;

— «coordinatori nazionali»: i rappresentanti nominati dagli Stati membri come previsto dall’articolo 28 del regolamento sullo sportello.

1. Qualità delle informazioni e dei servizi

Obiettivo 1.1: garantire la disponibilità delle informazioni

Riferimento: articoli 4 e 5 del regolamento, relativi all’accesso alle informazioni, articolo 9 relativo alla qualità delle informazioni sui diritti, sugli obblighi e sulle norme.

Contesto

Lo sportello fornirà ai cittadini e alle imprese informazioni sufficientemente complete per consentire loro di esercitare i propri diritti e obblighi derivanti dal diritto dell’Unione e dal diritto nazionale, incluse informazioni su come gestire le procedure amministrative.

Il regolamento presenta all’allegato I un elenco dei settori per i quali entro il 12 dicembre 2020 la Commissione e gli Stati membri dovranno garantire la presenza in linea di tutte le informazioni pertinenti per i cittadini e le imprese. Per evitare duplicazioni (cfr. obiettivo 1.4) la Commissione pubblicherà le informazioni riguardanti i diritti e gli obblighi a livello dell’UE sul portale «Your Europe» (2), mentre gli Stati membri pubblicheranno la maggior parte delle informazioni richieste riguardanti l’attuazione nazionale sui propri portali. La Commissione e gli Stati membri hanno concordato le modalità per la condivisione degli argomenti di cui all’allegato I tra i siti web a livello dell’UE e a livello nazionale. Uno strumento di ricerca comune garantirà che tutte le informazioni possano essere reperite facilmente dagli utenti dello sportello.

La versione attuale del portale «Your Europe» copre già in buona parte i diritti e gli obblighi a livello dell’UE. Essa comprende inoltre informazioni sull’attuazione nazionale fornite dalle autorità degli Stati membri in riferimento a taluni degli argomenti di cui all’allegato I. Entro il 12 dicembre 2020 i contenuti nazionali su «Your Europe» saranno progressivamente rimossi poiché saranno sostituiti dalle informazioni sui siti nazionali. La Commissione europea ha proposto orientamenti su come riutilizzare o riprodurre sui siti web nazionali i contenuti nazionali già disponibili su «Your Europe».

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3-T4 2019 Individuare per tutti i settori di cui all’allegato I se le informazioni che devono essere contemplate a livello nazionale sono presenti o meno in linea Identificare le autorità responsabili Sviluppare un piano di lavoro per far fronte alle lacune informative a livello nazionale Coordinatori nazionali Entro il T4 2019 Fornire orientamenti di base sugli argomenti di cui all’allegato I attualmente non contemplati dal portale «Your Europe» Commissione T1-T2 2020 Colmare le lacune informative a livello nazionale Coordinatori nazionali Autorità competenti T1-T2 2020 Colmare le lacune informative a livello dell’UE Commissione T2 2020 Valutazione intermedia dei progressi compiuti verso una piena copertura degli argomenti di cui all’allegato I Coordinatori nazionali Commissione T2 2020 Fornire link alle informazioni nazionali all’interno di un repertorio comune da utilizzarsi ai fini dello strumento di ricerca Coordinatori nazionali Commissione T3-T4 2020 Test, correzione dei bug e miglioramento dello strumento di ricerca Commissione T4 2020 Tutti i settori individuati all’allegato I dovranno essere contemplati al livello richiesto (unionale o nazionale) Commissione Coordinatori nazionali

Obiettivo 1.2: garantire la qualità delle informazioni e delle informazioni sulle procedure, compresa la facilità d’uso e l’accessibilità della rete

Riferimento: articolo 8 del regolamento, relativo ai requisiti di qualità relativi all’accessibilità della rete, e articolo 9 relativo alla qualità delle informazioni sui diritti, sugli obblighi e sulle norme.

Contesto

Lo sportello deve fornire informazioni di facile utilizzo, ben strutturate e ben presentate. Il contenuto dovrebbe essere accurato e aggiornato, e includere la data dell’ultimo aggiornamento. Dovrebbero essere riportati il nome dell’autorità responsabile delle informazioni e i recapiti dei pertinenti servizi di assistenza o di risoluzione dei problemi. Dovrebbero essere presenti riferimenti agli atti giuridici, alle specifiche tecniche e agli orientamenti.

I siti web gestiti dalle autorità degli Stati membri devono essere conformi alle norme relative all’accessibilità della rete [fissate nella direttiva (UE) 2016/2102 del Parlamento europeo e del Consiglio (3)]. Il regolamento estende tale requisito anche ai siti web gestiti dalla Commissione inclusi nello sportello.

La Commissione ha proposto orientamenti iniziali sulle modalità per soddisfare tali requisiti, sulla base della propria esperienza di gestione del portale «Your Europe».

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3-T4 2019 Condividere gli orientamenti forniti dalla Commissione con le autorità competenti o integrarli in orientamenti esistenti per la gestione della qualità dei contenuti web Definire un approccio per il monitoraggio della qualità dei contenuti web che devono essere inclusi nello sportello Coordinatori nazionali Autorità competenti T3 2019-T4 2020 Confrontarsi periodicamente in merito alle norme di accessibilità e qualità e alle buone prassi Coordinatori nazionali, nel quadro del gruppo di coordinamento dello sportello T4 2020 Tutte le informazioni pertinenti dovranno essere della giusta qualità, ossia pertinenti, accessibili e conformi ai requisiti fissati nel regolamento (UE) 2018/1724 Commissione Coordinatori nazionali

Obiettivo 1.3: tradurre le informazioni

Riferimento: articoli da 9 a 12 del regolamento, relativi ai requisiti di traduzione e di qualità.

Contesto

Affinché i servizi offerti tramite lo sportello siano accessibili a un’ampia gamma di utenti, le spiegazioni riguardanti le norme, le procedure e ciò che ci si può attendere dai servizi di assistenza inclusi nello sportello dovranno essere fornite almeno in una lingua comprensibile per la maggior parte degli utenti. Tale lingua è definita come la lingua ufficiale dell’Unione «ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri». L’articolo 12, paragrafo 3, del regolamento fornisce ulteriori chiarimenti facendo riferimento alla lingua «più ampiamente studiata come lingua straniera dagli utenti in tutta l’Unione». Nella pratica, per la maggior parte dei siti web nazionali tale lingua dovrebbe essere l’inglese. Sui propri siti web la Commissione continuerà a tradurre in tutte le lingue dell’UE le informazioni sui diritti e sulle procedure applicabili uniformemente in tutta l’UE.

La Commissione sosterrà gli Stati membri in tale compito tramite la fornitura di un servizio di traduzione (traduzione umana). Considerati i limiti di bilancio, tale servizio dovrebbe essere utilizzato in via prioritaria per le informazioni di base in tutti settori di cui all’allegato I, e in seconda battuta per tutte le altre informazioni, spiegazioni relative ai servizi di assistenza e istruzioni sulle procedure.

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3 2019 Informare gli Stati membri delle disposizioni relative al servizio di traduzione, compresi i volumi di traduzione disponibili per ogni Stato membro e le norme per un utilizzo ottimale dello strumento Commissione T3 2019-T4 2019 Redigere una panoramica delle esigenze di traduzione delle varie autorità competenti Dare la priorità alle esigenze in base al volume di traduzione disponibile Coordinatori nazionali T1 2020 Fornire ai coordinatori nazionali un link al servizio di traduzione Commissione T1-T4 2020 Inviare le richieste di traduzione Coordinatori nazionali T2-T3 2020 Se necessario, riattribuire i volumi di traduzione al fine di garantire l’utilizzo ottimale dello strumento di traduzione Commissione T2-T4 2020 Rendere accessibili le traduzioni sui siti web nazionali Coordinatori nazionali

Obiettivo 1.4: evitare le duplicazioni

Riferimento: considerando 17 e 55, articolo 19, paragrafo 6, e articolo 30 del regolamento.

Contesto

Il regolamento invita gli Stati membri e la Commissione a fornire un’unica fonte per ciascuna informazione richiesta per lo sportello, nonché a evitare il più possibile le duplicazioni parziali o totali. Lo scopo è evitare che gli utenti siano confusi dalla presenza su portali diversi di informazioni simili ma non identiche riguardo a taluni argomenti. Inoltre, mirare a fonti uniche di informazioni agevola gli aggiornamenti e riduce il rischio di presentare informazioni non coerenti.

Sullo sportello possono essere presentate solo le informazioni rivolte esclusivamente ai cittadini e alle imprese e finalizzate a illustrare i diritti e gli obblighi applicabili agli stessi. Tali informazioni non dovrebbero essere combinate con altri contenuti, come ad esempio informazioni su politiche in via di elaborazione destinate a un pubblico diverso.

La Commissione lavorerà per integrare nel portale «Your Europe» le informazioni a livello dell’UE rivolte a cittadini e alle imprese relative ai loro diritti nel mercato unico (4).

La Commissione ha definito insieme agli Stati membri quali argomenti dell’allegato I dovranno essere inclusi nel portale «Your Europe» o in altri siti web gestiti dalla Commissione e quali argomenti dovranno essere oggetto delle informazioni nazionali.

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3 2019-T4 2020 Integrare esclusivamente su «Your Europe» tutte le informazioni a livello dell’UE relative ai diritti nel mercato unico rivolte ai cittadini e alle imprese, fatto salvo il caso in cui tali informazioni debbano essere incluse in portali dell’UE creati mediante un atto giuridico separato Commissione T3 2019-T4 2020 Operare una netta distinzione tra le informazioni sulle norme applicabili ai cittadini e alle imprese, presentate su «Your Europe», e le informazioni relative a politiche in via di elaborazione, riportate sul sito web istituzionale della Commissione e sui siti web delle singole DG Commissione T3 2019-T4 2020 Sviluppare un approccio integrato che abbracci sia i portali creati mediante un atto giuridico separato sia lo sportello, al fine di garantire uno stile comune ed evitare le duplicazioni Commissione T3 2019-T4 2020 Sviluppare un approccio integrato a livello nazionale per evitare duplicazioni delle informazioni su argomenti specifici tra i diversi portali nazionali Coordinatori nazionali Autorità competenti

2. Sviluppo informatico, digitalizzazione delle procedure, raccolta dei dati

Obiettivo 2.1: digitalizzare le procedure

Riferimento: articolo 6 del regolamento, relativo alle procedure da offrire interamente in linea.

Contesto

Lo sportello offrirà agli utenti un facile accesso alle procedure amministrative nazionali. A tal fine il regolamento impone a tutti gli Stati membri di garantire che gli utenti possano accedere a qualsiasi procedura di cui all’allegato II ed espletarla interamente in linea. Ciò significa che l’utente dovrebbe poter eseguire tutte le fasi per via elettronica a distanza, attraverso un servizio in linea. Il regolamento contempla inoltre un elenco non esaustivo di criteri specifici che devono essere soddisfatti (cfr. articolo 6).

Anche se il termine ultimo per la digitalizzazione delle procedure è fissato a dicembre 2023, gli Stati membri dovrebbero cominciare fin d’ora a lavorare a tale progetto e a ricercare opportunità per attuare i requisiti ben prima della scadenza, nel quadro dei propri programmi di e-government in corso.

Nel raggiungimento di tale obiettivo gli Stati membri saranno aiutati da programmi dell’UE, come ad esempio il programma quadro Orizzonte 2020 (5), il meccanismo per collegare l’Europa (6) (MCE), il programma ISA2 (7) e il FESR (8). Le autorità competenti sono invitate a contattare i propri coordinatori nazionali responsabili dei programmi finanziari nel proprio Stato membro.

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3-T4 2019 Verificare quali tra le procedure di cui all’allegato II sono già disponibili in linea, in ottemperanza ai criteri di cui all’articolo 6 Identificare le autorità responsabili Condividere le informazioni con il gruppo di coordinamento Coordinatori nazionali Autorità competenti T3-T4 2019 Orientamenti sulle procedure «interamente in linea», come una lista di controllo, esempi di buone prassi, principi di interoperabilità Commissione T1 2020 Individuare le lacune rimanenti Condividere le informazioni con il gruppo di coordinamento Coordinatori nazionali Autorità competenti T1 2020 Discutere le buone prassi e le sfide relative alla digitalizzazione delle procedure di cui all’allegato II Discutere l’esito dello studio di fattibilità relativo ai generatori di moduli nel quadro dell’ISA2 e le fasi successive Discutere le esigenze e opportunità di (co)finanziamento delle azioni nazionali di digitalizzazione Coordinatori nazionali, nel quadro del gruppo di coordinamento T2 2020 Sviluppare piani di lavoro nazionali per far fronte alle lacune informative restanti a livello nazionale Coordinatori nazionali T3 2020-T4 2023 Monitorare i progressi nella digitalizzazione delle procedure di cui all’allegato II in tutti gli Stati membri Gruppo di coordinamento p. m. T4 2023 Tutte le procedure di cui all’allegato II dovranno essere interamente in linea Coordinatori nazionali Autorità competenti

Obiettivo 2.2: garantire agli utenti transfrontalieri l’accesso alle procedure in linea

Riferimento: articolo 13 del regolamento, relativo all’accesso transfrontaliero alle procedure in linea.

Contesto

Il regolamento prevede che le procedure già in linea siano (rese) interamente accessibili agli utenti transfrontalieri. Ciò significa che una procedura, se è disponibile per un cittadino di uno specifico Stato membro, deve essere accessibile in tutte le sue fasi anche agli utenti provenienti da altri Stati membri o agli utenti dello stesso Stato membro che vivono in un altro Stato membro o che in passato hanno vissuto, lavorato, studiato o esercitato attività commerciali in un altro Stato membro.

Se necessario, gli Stati membri potranno servirsi di una soluzione tecnica alternativa tecnicamente distinta per gli utenti transfrontalieri, ma in tal caso dovranno ulteriormente adoperarsi per garantire che la procedura porti allo stesso risultato e non sia più onerosa della procedura offerta agli utenti nazionali.

Si dovrà prestare particolare attenzione agli ostacoli per gli utenti transfrontalieri, come ad esempio i campi di moduli che richiedono numeri telefonici nazionali, i prefissi telefonici nazionali o i codici postali nazionali, il pagamento di diritti effettuabile solo mediante sistemi non (ampiamente) disponibili per gli utenti transfrontalieri, la mancanza di spiegazioni dettagliate in una lingua compresa da utenti transfrontalieri, l’impossibilità di presentare prove elettroniche da parte delle autorità situate in un altro Stato membro e il rifiuto di accettare mezzi di identificazione elettronici emessi in altri Stati membri.

In taluni ambiti (per esempio la direttiva sui servizi, la direttiva sulle qualifiche professionali, le direttive sugli appalti pubblici), l’accesso non discriminatorio alle procedure per gli utenti transfrontalieri è già un requisito giuridico che va a sommarsi al principio di non discriminazione sancito nel trattato sul funzionamento dell’Unione europea.

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3-T4 2019 Orientamenti e lista di controllo pratica su come garantire che le procedure nazionali in linea siano interamente accessibili agli utenti transfrontalieri Commissione in collaborazione con i coordinatori nazionali T1-T2 2020 Individuare gli ostacoli rimanenti (per esempio tecnici, funzionali, organizzativi e giuridici) Elaborare un piano per affrontarli Coordinatori nazionali Autorità competenti T1 2020 Condividere orientamenti con le autorità competenti o integrare raccomandazioni negli orientamenti di qualità esistenti per lo sviluppo delle procedure in linea Coordinatori nazionali T1-T4 2020 Scambio di buone prassi nel quadro del gruppo di coordinamento Monitoraggio dei progressi Coordinatori nazionali p. m. T4 2023 Procedure in linea accessibili anche agli utenti transfrontalieri in modo non discriminatorio Coordinatori nazionali Autorità competenti

Obiettivo 2.3: contribuire allo sviluppo di strumenti informatici a livello dell’UE e garantire l’interoperabilità tra gli strumenti informatici della CE e nazionali

Riferimento: articolo 21 del regolamento, relativo alle responsabilità per le applicazioni TIC di supporto allo sportello.

Contesto

Come previsto dal regolamento, gli strumenti tecnici messi a punto dalla Commissione in stretta collaborazione con gli Stati membri dovrebbero consentire il funzionamento dello sportello. Tra tali strumenti rientrano: uno strumento di ricerca e uno strumento comune di reperimento di assistenza che orientino gli utenti finali verso le informazioni, le procedure e i servizi di assistenza; uno strumento di riscontro degli utenti sulla qualità dei servizi; uno strumento di riscontro degli utenti sugli ostacoli al mercato unico; uno strumento per la raccolta di statistiche di utilizzo e un pannello di controllo come interfaccia per le autorità pubbliche.

I metodi di raccolta e scambio dei dati riguardanti i riscontri sulla qualità e le statistiche saranno definiti negli atti di esecuzione.

La Commissione ha appaltato studi che hanno proposto una base tecnica per tali strumenti, definendo i requisiti, un’architettura informatica e un’analisi dei problemi di interoperabilità, e ha presentato lo stato di sviluppo ai coordinatori nazionali.

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3 2019 Informare il gruppo di coordinamento in merito all’esito degli studi effettuati dalla Commissione sugli strumenti informatici per lo sportello (2018-2019) Commissione Strumento di ricerca e strumento comune di reperimento di servizi di assistenza T4 2019 Esaminare possibili modalità di automatizzazione della raccolta di link per il repertorio Commissione Coordinatori nazionali T1 2020 Comunicare ai coordinatori nazionali le modalità per accedere al repertorio e fornire link allo stesso Commissione T1 2020 Periodo di test dello strumento di ricerca insieme al repertorio di link e test sullo strumento comune di reperimento di servizi di assistenza Commissione Coordinatori nazionali T3 2020 La Commissione presenta ai coordinatori nazionali la versione beta dello strumento di ricerca e dello strumento comune di reperimento di servizi di assistenza Commissione Coordinatori nazionali Riscontri degli utenti sulla qualità e statistiche relative agli utenti T3 2019-T4 2019 La Commissione raccoglie i pareri dei coordinatori nazionali in merito agli atti di esecuzione Commissione Coordinatori nazionali T4 2019-T1 2020 La Commissione consulta i coordinatori nazionali in merito allo sviluppo dello strumento comune di riscontro degli utenti Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti responsabili dei servizi di assistenza nel quadro delle rispettive reti T2 2020 Adozione dell’atto/degli atti di esecuzione Commissione Comitato per il regolamento sullo sportello digitale unico T1 2020-T2 2020 Redigere una panoramica che individui quali dei siti web nazionali che faranno parte dello sportello dispongono di uno strumento di riscontro preesistente e di uno strumento per la raccolta di statistiche preesistente e quali siti web dovranno essere collegati allo strumento comune di riscontro degli utenti e/o predisporre un nuovo strumento per la raccolta di statistiche Commissione Coordinatori nazionali T1 2020-T2 2020 Sviluppo dello strumento di riscontro sulla qualità e dello strumento per la raccolta di statistiche relative agli utenti Commissione T3 2020 Fornire ai coordinatori nazionali il link allo strumento comune di riscontro degli utenti Commissione T4 2020 Assicurarsi che ogni servizio incluso nello sportello che non dispone di uno strumento di riscontro preesistente conforme ai requisiti dell’atto di esecuzione rinvii allo strumento comune di riscontro degli utenti In alternativa assicurarsi che i riscontri raccolti tramite gli strumenti di riscontro preesistenti siano conformi all’atto di esecuzione e che i dati convenuti siano resi disponibili tramite il pannello di controllo comune Coordinatori nazionali Autorità competenti T4 2020 Assicurarsi che la raccolta di statistiche sia conforme all’atto di esecuzione e che i dati concordati siano resi disponibili alla Commissione e agli altri coordinatori nazionali Coordinatori nazionali Autorità competenti Riscontri degli utenti sugli ostacoli al mercato unico T3 2019 La Commissione consulta i coordinatori nazionali in merito allo sviluppo dello strumento di riscontro degli utenti sugli ostacoli al mercato unico e del sistema per raccogliere dati aggregati dai servizi di assistenza Commissione Coordinatori nazionali T4 2019-T3 2020 Sviluppo di strumenti informatici Commissione Pannello di controllo comune T1 2020 La Commissione presenta ai coordinatori nazionali la versione beta dello strumento, che avrà funzionalità limitate: invio dei link al repertorio e invio delle richieste di traduzione Commissione Coordinatori nazionali T1 2020 Comunicare ai coordinatori nazionali le modalità per l’invio dei link al repertorio e l’invio delle richieste di traduzione Commissione T1-T3 2020 Sviluppo completo di tutte le funzionalità del pannello di controllo comune Commissione T3 2020 Comunicare ai coordinatori nazionali le modalità di accesso e utilizzo del pannello di controllo comune Commissione T4 2020 Lancio dello sportello

Obiettivo 2.4: una tantum

Riferimento: articolo 14 del regolamento, relativo al sistema tecnico per lo scambio transfrontaliero automatizzato di prove e all’applicazione del principio «una tantum».

Contesto

Come previsto dal regolamento la Commissione, in cooperazione con gli Stati membri, istituirà un sistema tecnico per lo scambio di prove per le procedure in linea elencate nell’allegato II del regolamento e le procedure di cui alla direttiva sulle qualifiche professionali (9), alla direttiva sui servizi (10) e a due direttive sugli appalti pubblici (2014/24/UE (11) e 2014/25/UE (12) del Parlamento europeo e del Consiglio).

Come e quando?

Quando Cosa Chi T1 2019-T3 2020 Azione preparatoria sul principio «una tantum» nel quadro dell’MCE finalizzata ad analizzare le soluzioni tecniche esistenti (nell’ambito del progetto TOOP e disponibili a livello nazionale), condividere esperienze, sostenere l’interoperabilità transfrontaliera e valutare il livello di preparazione degli Stati membri Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti T3 2019 Comunicare ai coordinatori nazionali lo stato e l’esito dei test e degli studi sul principio «una tantum» Commissione T3 2019-T2 2021 Valutare l’adeguatezza delle procedure digitali a livello nazionale ai fini dell’integrazione nella fase «una tantum» Elaborare un piano di lavoro per far fronte alle lacune Coordinatori nazionali Autorità competenti T3 2019-T2 2020 Se fattibile, effettuare un test su un’ampia gamma di procedure dello sportello Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti T1 2020-T3 2020 Discutere il contenuto dell’atto di esecuzione Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti T3 2020-T4 2020 La Commissione raccoglie i pareri dei coordinatori nazionali sul progetto di atto di esecuzione e sui servizi essenziali e generici in fase di sviluppo Commissione Coordinatori nazionali p. m. T2 2021 Adozione dell’atto di esecuzione Commissione p. m. T4 2023 Sistema tecnico una tantum messo a punto e pronto per l’uso

3. Servizi di assistenza

Obiettivo 3.1: garantire la disponibilità e la qualità delle informazioni sui servizi di assistenza

Riferimento: articoli 7, 11 e 16 del regolamento, relativi all’accesso ai servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi, alla qualità delle informazioni su tali servizi e ai requisiti di assistenza relativi agli stessi.

Contesto

Lo sportello offrirà agli utenti un facile accesso a un’ampia gamma di servizi di assistenza. Per un’esperienza ottimale, prima di richiedere un servizio gli utenti finali dovrebbero anche essere informati in merito a che cosa possono attendersi da tali servizi e a quali condizioni devono rispettare nell’utilizzarli. I servizi di assistenza dovranno pubblicare in linea una spiegazione chiara e di facile comprensione dei servizi forniti, come illustrato in dettaglio all’articolo 11. Affinché sia accessibile alla maggioranza degli utenti, in linea di principio tale spiegazione dovrà essere fornita in inglese (in quanto lingua ufficiale dell’Unione «ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri», cfr. obiettivo 1.3). Come gli altri servizi dello sportello, i servizi di assistenza dovrebbero essere della migliore qualità e soddisfare i criteri di qualità elencati nel regolamento. La qualità sarà monitorata attraverso i riscontri degli utenti e le statistiche relative agli utenti.

Tali requisiti sono obbligatori per i servizi di assistenza elencati nell’allegato III del regolamento. La Commissione ha delineato la situazione attuale e individuato le lacune relative a tali servizi.

La Commissione e i coordinatori nazionali possono inoltre integrare altri servizi di assistenza, a condizione che questi soddisfino le condizioni previste dal regolamento. Nel 2019 e nel 2020 sarà data priorità all’inclusione dei servizi di assistenza finanziati o cofinanziati e/o gestiti dalla Commissione, come ad esempio i centri europei dei consumatori, l’helpdesk sui diritti di proprietà intellettuale, la sezione della rete Enterprise Europe che si occupa degli argomenti inclusi nello sportello, SOLVIT o Your Europe — Consulenza.

Se necessario per soddisfare le esigenze degli utenti, i coordinatori nazionali potranno proporre alla Commissione di integrare anche servizi di assistenza privati o semiprivati, purché soddisfino i requisiti di qualità dello sportello.

Come e quando?

Per i servizi di cui all’allegato III:

Quando Cosa Chi T3 2019 Fornire ai coordinatori nazionali una lista di controllo dei requisiti di qualità che devono essere controllati, inclusa la fornitura di informazioni sui servizi di assistenza Commissione T3 2019-T2 2020 Far fronte alle lacune individuate Autorità competenti, coordinate dai coordinatori nazionali T1 2020-T2 2020 Fornire alla Commissione link, descrizioni e recapiti dei servizi di assistenza ai fini dell’inclusione nello strumento di reperimento di servizi di assistenza Autorità competenti, tramite i coordinatori nazionali T3 2019-T2 2020 Confrontarsi periodicamente in merito agli standard di qualità, alle modalità di fornitura delle informazioni sul servizio e alle buone prassi Gruppo di coordinamento dello sportello T3-T4 2020 Test, correzione dei bug e miglioramento dello strumento di reperimento di servizi di assistenza Commissione T4 2020 Lancio dello strumento di reperimento di servizi di assistenza

Per i servizi finanziati e/o gestiti dalla Commissione che chiedono l’integrazione:

Quando Cosa Chi Entro il T3 2019 Manifestazione dell’interesse all’integrazione Commissione, a seguito della discussione con le autorità competenti nel quadro delle rispettive reti T3 2019 Fornire ai coordinatori nazionali e alle autorità competenti una spiegazione della procedura e una lista di controllo dei requisiti di qualità che devono essere controllati prima di proporre l’integrazione di un nuovo servizio, inclusa la fornitura di informazioni sul servizio di assistenza Commissione T3 2019 Completare l’analisi della situazione attuale e individuare le lacune Commissione, a seguito della discussione con le autorità competenti T3 2019 Comunicare al gruppo di coordinamento dello sportello l’interesse all’integrazione e i risultati di tale analisi Commissione T3 2019-T2 2020 Far fronte alle lacune individuate Autorità competenti, coordinate dalla Commissione (reti) T1 2020 Riferire al gruppo di coordinamento dello sportello in merito al lavoro in atto Commissione T1 2020-T2 2020 Fornire alla Commissione link, descrizioni e recapiti dei servizi di assistenza ai fini dell’inclusione nello strumento di reperimento di servizi di assistenza Autorità competenti, tramite la Commissione T3 2019-T2 2020 Confrontarsi periodicamente in merito agli standard di qualità, alle modalità di fornitura delle informazioni sul servizio e alle buone prassi Autorità competenti, coordinate dalla Commissione (reti) T3 2020 Informare il gruppo di coordinamento in merito alla conformità a tutti i requisiti Trasmettere alla Commissione tutti i restanti elementi necessari per l’inclusione nello strumento di reperimento di servizi di assistenza Autorità competenti, tramite la Commissione T3-T4 2020 Test, correzione dei bug e miglioramento dello strumento di reperimento di servizi di assistenza Commissione T4 2020 Lancio dello strumento di reperimento di servizi di assistenza

4. Promozione

Obiettivo 4.1: promuovere lo sportello

Riferimento: articoli 22 e 23 del regolamento, relativi a promozione, nome, logo e marchio di qualità.

Contesto

Lo sportello, chiamato «Your Europe», offrirà agli utenti un facile accesso a un’ampia gamma di servizi di assistenza di alta qualità. L’esistenza di «Your Europe» e l’affidabilità dei servizi che offre dovranno essere pubblicizzate presso gli utenti finali.

A tal fine la Commissione, in stretta cooperazione con il gruppo di coordinamento dello sportello, ha deciso in merito a un logo che funge anche da marchio di qualità di «Your Europe» (13). I coordinatori nazionali hanno ricevuto il logo insieme a orientamenti su come utilizzarlo. Tale logo e il link allo sportello dovranno essere resi visibili e accessibili da parte di tutti i siti web inclusi nello sportello.

La Commissione e gli Stati membri dovranno inoltre incrementare la reperibilità del portale «Your Europe» e promuoverne la conoscenza tra gli utenti finali. Le attività volte a promuovere «Your Europe» e i siti web che ne fanno parte dovranno essere coordinate.

Come e quando?

Quando Cosa Chi T3 2019-T4 2020 Prepararsi ad integrare il logo su tutti i siti web che saranno inclusi nel repertorio di link Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti T3 2019-T4 2020 Prepararsi ad integrare il link allo sportello su tutti i siti web che saranno inclusi nel repertorio di link Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti T4 2020 Assicurarsi che il logo e il link siano integrati su tutti i siti web che saranno inclusi nel repertorio di link Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti T3 2019-T4 2020 Ottimizzazione per i motori di ricerca del portale «Your Europe» nell’ambito dei motori di ricerca accessibili al grande pubblico Commissione T3 2019-T4 2020 Promuovere lo sportello presso le autorità competenti nazionali e locali Coordinatori nazionali Commissione T3 2019-T2 2020 Elaborare un piano di comunicazione coordinato Commissione Coordinatori nazionali T3 2020-T4 2020 Attuare il piano di comunicazione Commissione Coordinatori nazionali Autorità competenti

(1) GU L 295 del 21.11.2018, pag. 1.

(2) E sui siti web della Commissione creati sulla base di un atto giuridico.

(3) GU L 327 del 2.12.2016, pag. 1.

(4) Fatti salvi i siti web della Commissione creati sulla base di un atto giuridico.

(5) https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/programmes/h2020

(6) https://ec.europa.eu/inea/en/connecting-europe-facility

(7) https://ec.europa.eu/isa2/isa2_it

(8) Fondo europeo di sviluppo regionale.

(9) Direttiva 2005/36/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 255 del 30.9.2005, pag. 22).

(10) Direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 376 del 27.12.2006, pag. 36).

(11) GU L 94 del 28.3.2014, pag. 65.

(12) GU L 94 del 28.3.2014, pag. 243.

(13) Il processo è in corso e sarà completato con l’adozione del presente programma di lavoro annuale.