6. Il presente accordo è sottoposto a riesame quattro anni dopo la sua entrata in vigore.

3. Il presente accordo entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Esso si applica a decorrere dal [xx xx xxxx].

1. Il presente accordo interistituzionale è vincolante per le istituzioni firmatarie.

3. L'accettazione della notifica di cui al paragrafo precedente non conferisce agli Stati membri notificanti lo status di parte del presente accordo interistituzionale.

1. Fatte salve le disposizioni dell'articolo 4, paragrafo 3, del presente accordo, gli Stati membri possono, su base volontaria, notificare al segretariato il loro desiderio di subordinare certi tipi di interazione di rappresentanti d'interessi con le loro rappresentanze permanenti presso l'UE alla previa iscrizione nel registro per la trasparenza. La notifica deve precisare i tipi di interazione proposti e le relative condizioni.

4. L'accettazione della notifica di cui al paragrafo precedente non conferisce alle istituzioni, agli organi, agli uffici e alle agenzie dell'UE notificanti lo status di parte del presente accordo interistituzionale.

2. Le altre istituzioni, organi, uffici e agenzie dell'Unione possono, su base volontaria, notificare al segretariato il loro desiderio di subordinare certi tipi di interazione alla previa iscrizione nel registro per la trasparenza. La notifica deve precisare i tipi di interazione proposti e le relative condizioni.

1. Le altre istituzioni, organi, uffici e agenzie dell'Unione sono incoraggiate a utilizzare il quadro istituito dal presente accordo come strumento di riferimento per le loro interazioni con i rappresentanti d'interessi.

3. Le tre istituzioni contribuiscono in misura uguale al funzionamento del segretariato e del registro. Si impegnano a concludere un accordo distinto per precisare le modalità dei rispettivi contributi alle risorse amministrative e finanziarie del segretariato.

2. Le tre istituzioni forniranno al segretariato le risorse umane necessarie, nel caso del Parlamento europeo e del Consiglio dell'Unione europea per mezzo di un distacco alla Commissione ai sensi degli articoli 37, lettera a) e 38 dello statuto dei funzionati delle Comunità europee.

1. Le tre istituzioni garantiscono che il segretariato disponga delle risorse umane, amministrative e finanziarie necessarie per il corretto svolgimento delle sue funzioni.

Le tre istituzioni istituiscono il segretariato e il consiglio di amministrazione mediante una decisione distinta, adottata congiuntamente dalle tre istituzioni prima dell'entrata in vigore del presente accordo.

4. Il segretariato può sottoporre all'approvazione del consiglio di amministrazione linee guida destinate agli iscritti per garantire l'applicazione coerente degli articoli da 2 a 6 (definizioni, attività, organi esclusi, interazioni subordinate alla registrazione, ammissibilità e registrazione dei richiedenti), nonché degli allegati al presente accordo.

— svolgere qualsiasi altra attività necessaria per l'attuazione del presente accordo.

— elaborare la relazione annuale per l'esercizio precedente;

— monitorare i contenuti del registro e garantire che soltanto i richiedenti ammissibili vengano iscritti al fine di conseguire un livello qualitativo ottimale per i dati del registro, fermo restando che gli iscritti hanno la responsabilità finale della correttezza delle informazioni fornite;

2. Il segretariato opera in coordinamento con un funzionario del segretariato generale della Commissione europea (in appresso "il coordinatore"). I membri del segretariato sono funzionari del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione europea distaccati al segretariato dalla rispettiva istituzione.

3. Il consiglio di amministrazione delibera per consenso.

— esamina e decide in merito alle richieste motivate di riesame delle decisioni del segretariato, presentate dagli iscritti, conformemente all'allegato IV del presente accordo;

convenire di collaborare in modo sincero e costruttivo in caso di richieste di chiarimenti e aggiornamenti;

3. Come stabilito dal codice di condotta, gli iscritti sono tenuti in particolate a:

Le tre istituzioni adottano le misure interne necessarie per applicare le eventuali misure imposte ai sensi dell'allegato IV.

2. Come indicato nel codice di condotta, il mancato rispetto delle disposizioni può comportare le indagini e i provvedimenti stabiliti nelle procedure di cui all'allegato IV del presente accordo.

Consultazioni pubbliche: invio di avvisi automatici sulle consultazioni della Commissione ai rappresentanti d'interessi; la Commissione distingue gli enti registrati da quelli non registrati pubblicando i loro contributi separatamente;

Riunioni: riunioni tra i rappresentanti d'interessi e l'ambasciatore della presidenza in corso o futura del Consiglio dell'UE, nonché i loro supplenti nel comitato dei rappresentanti permanenti dei governi degli Stati membri presso l'Unione europea, il segretario generale e i direttori generali del Consiglio;

Audizioni pubbliche in commissione: possibilità per i rappresentanti d'interessi di essere invitati a parlare come ospite in un'audizione, fatte salve le disposizioni dell'articolo 3, paragrafo 2, lettera b);

Accesso agli edifici del Parlamento: possibilità di richiedere titoli di accesso di lunga durata ai locali del Parlamento europeo per le persone che rappresentano o lavorano per conto di rappresentanti d'interessi;

3. Gli enti pubblici degli Stati membri (incluse le loro rappresentanze permanenti e ambasciate) a livello nazionale e subnazionale, sono esentate dalla registrazione, come pure qualsiasi loro associazione a livello europeo, nazionale o subnazionale, a condizione che operi unicamente a nome dell'ente pubblico in questione.

2. Le chiese e le associazioni e comunità religiose, nonché le organizzazioni filosofiche e non confessionali di cui all'articolo 17 del TFUE sono esentate dalla registrazione. Tuttavia, gli uffici di rappresentanza o le persone giuridiche, gli uffici e le reti istituiti per rappresentare le chiese, le comunità religiose o le organizzazioni filosofiche e non confessionali nelle loro relazioni con le istituzioni dell'UE, come pure le loro associazioni non sono esentate dalla registrazione.

1. I partiti politici sono esentati dalla registrazione. Tuttavia, qualsiasi organizzazione da essi istituita o sostenuta, che svolga attività contemplate dall'accordo non è esentata.

d) le comunicazioni effettuate a seguito di richieste dirette e specifiche di una qualsiasi delle tre istituzioni, dei rispettivi membri o funzionari, come richieste di informazioni fattuali, dati o perizie;

c) le attività svolte dalle parti sociali nell'ambito del dialogo sociale ai sensi dell'articolo 152 del TFUE;

b) le comunicazioni effettuate come parte in causa o parte terza nell'ambito di un procedimento legale o amministrativo istituto dal diritto dell'UE o dal diritto internazionale applicabile all'Unione, nonché le comunicazioni fondate su un rapporto contrattuale con l'istituzione o su un accordo di sovvenzionamento finanziato con fondi dell'UE;

— si riferisce alla rappresentanza dei clienti e alla tutela dei loro diritti fondamentali o procedurali, come il diritto di essere sentiti, il diritto fondamentale del cliente a un processo equo, compreso il diritto alla difesa nei procedimenti amministrativi, come le attività esercitate da avvocati o altri professionisti;

— consiste in consulenze fornite ai clienti al fine di consentire loro di esercitare le proprie attività nel rispetto del quadro giuridico vigente;

— consiste nella rappresentanza in procedimenti di conciliazione o mediazione volti a prevenire il contenzioso dinanzi a organi giudiziari o amministrativi;

2. Non rientrano tra quelle definite al paragrafo 1 le seguenti attività:

1. Il presente accordo si applica alle attività che promuovono certi interessi mediante l'interazione con una qualsiasi delle tre istituzioni firmatarie, i rispettivi membri o funzionari, allo scopo di influenzare l'elaborazione o l'attuazione delle politiche o legislazioni, oppure il processo decisionale all'interno di tali istituzioni, salvo nei casi in cui viga una delle deroghe di cui al paragrafo 2 o all'articolo 4.

Attività contemplate o non contemplate dall'accordo interistituzionale

c) "iscritto" qualsiasi rappresentante di interessi che si sia iscritto nel registro;

Ai fini del presente accordo interistituzionale si intende per:

Il presente accordo interistituzionale istituisce un quadro per un'interazione trasparente ed etica tra i rappresentanti d'interessi che svolgono le attività contemplate dal presente accordo e una qualsiasi delle tre istituzioni.

(11) l'accordo non pregiudica l'esercizio dei diritti di cui all'articolo 11, paragrafo 4, del TFUE (iniziativa dei cittadini europei) e all'articolo 227 del TFUE (il diritto di presentare una petizione al Parlamento europeo),

(10) ciascuna delle tre istituzioni può perseguire altre politiche di buon governo e trasparenza positive al di fuori dell'ambito del presente accordo nella misura in cui tali politiche non interferiscono con l'attuazione e gli obiettivi da esso perseguiti;

(9) nel dare attuazione al presente accordo le tre istituzioni opereranno in sincera collaborazione reciproca;

(8) il funzionamento del registro non incide sulle competenze di nessuna delle tre istituzioni, né condiziona i loro rispettivi poteri organizzativi interni, senza pregiudicare l'accordo che concluderanno rispetto alle modalità dei loro contributi alle risorse amministrative e finanziarie del segretariato del registro;

(7) le tre istituzioni rispondono in tal modo alla necessità di adottare il più rapidamente possibile un accordo interistituzionale che istituisca un registro obbligatorio, conformemente alla risoluzione del Parlamento europeo del 28 aprile 2016 sull'accesso del pubblico ai documenti;

(6) le tre istituzioni riconoscono la necessità di istituire un registro per la trasparenza obbligatorio (in appresso "il registro") e di subordinare certi tipi di interazione con loro alla previa iscrizione nel registro, rendendola de facto una condizione preliminare per la rappresentanza degli interessi e quindi garantendo che tale rappresentanza avvenga secondo le regole e i principi sanciti dal codice di condotta;

(5) vista l'esperienza positiva del registro per la trasparenza delle organizzazioni e dei liberi professionisti che svolgono attività di concorso all'elaborazione e attuazione delle politiche dell'Unione, istituito mediante l'accordo del Parlamento europeo e della Commissione del 16 aprile 2014, le tre istituzioni ritengono che tale accordo vada opportunamente esteso;

(4) la trasparenza della rappresentanza degli interessi è particolarmente importante per consentire ai cittadini di seguire le attività e la potenziale influenza dei rappresentanti d'interessi. Le tre istituzioni ritengono che la trasparenza sia meglio garantita da un codice di condotta che contenga le regole e i principi applicabili ai rappresentanti d'interessi che aderiscono a un registro per la trasparenza e, quindi, al codice;

(3) le tre istituzioni affermano che la trasparenza e la responsabilità sono essenziali per mantenere la fiducia dei cittadini europei nella legittimità dei processi politici, legislativi e amministrativi dell'Unione;

(2) tale apertura consente a tutti i portatori d'interessi di presentare le loro opinioni su decisioni che potrebbero riguardarli e quindi di contribuire efficacemente alla base fattuale su cui si fondano le proposte politiche. La collaborazione con i portatori d'interessi migliora la qualità del processo decisionale poiché fornisce canali per la raccolta di pareri e competenze esterni;

(1) il Parlamento europeo, il Consiglio dell'Unione europea e la Commissione europea (in appresso "le tre istituzioni") mantengono un dialogo aperto, trasparente e regolare con le associazioni rappresentative e la società civile, ai sensi del trattato sull'Unione europea (TUE), in particolare l'articolo 11, paragrafi 1 e 2;

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE), in particolare l'articolo 295, nonché il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica (EURATOM), in particolare l'articolo 106 bis,

su un registro per la trasparenza obbligatorio

COMMISSIONE EUROPEA Bruxelles, 28.9.2016 COM(2016) 627 final ALLEGATI

della proposta di accordo interistituzionale su un registro per la trasperenza obbligatorio



ALLEGATO I CLASSIFICAZIONE DEGLI ISCRITTI Il segretariato applica la seguente classificazione degli iscritti, che può modificare. Categorie della classificazione degli iscritti I. Società di consulenza specializzate, studi legali e consulenti indipendenti a Sottocategoria Società di consulenza specializzate b Sottocategoria Studi legali c Sottocategoria Consulenti indipendenti II. Imprese, associazioni commerciali/di categoria, sindacati, associazioni professionali a Sottocategoria Imprese b Sottocategoria Associazioni commerciali e di categoria c Sottocategoria Sindacati e associazioni professionali d Sottocategoria Enti che organizzano eventi III. Organizzazioni non governative a Sottocategoria Organizzazioni, piattaforme, reti, coalizioni ad hoc, strutture temporanee non governative e altre organizzazioni analoghe IV. Centri studi (think-tanks), istituti di ricerca e istituti accademici a Sottocategoria Centri studi (think-tanks) e istituti di ricerca b Sottocategoria Istituti accademici V. Rappresentanti d'interessi non contemplati dalle categorie precedenti a Sottocategoria Organizzazioni rappresentative di chiese e comunità religiose b Sottocategoria Altri enti non contemplati dalle categorie precedenti



ALLEGATO II INFORMAZIONI DA FORNIRE AL MOMENTO DELLA REGISTRAZIONE I. INFORMAZIONI GENERALI a) La denominazione, l'indirizzo della sede e dell'ufficio UE, se diverso dalla sede, nonché il numero di telefono, l'indirizzo e-mail e il sito web dell'ente; b) i nominativi della persona legalmente responsabile dell'organizzazione e della persona incaricata delle relazioni con l'UE; i nominativi delle persone autorizzate ad accedere ai locali del Parlamento europeo; c) una stima degli equivalenti a tempo pieno (full-time equivalents, FTE) per tutte le persone coinvolte nelle attività previste dal registro secondo le seguenti percentuali rispetto all'attività a tempo pieno: 25%, 50%, 75% oppure 100%; d) le finalità/il mandato — i settori d'interesse — le attività rientranti nell'ambito del registro — il livello dell'impegno (mondiale, europeo, nazionale, regionale); e) le organizzazioni socie, inclusa la loro portata geografica, nonché l'appartenenza o affiliazione dell'ente a reti e associazioni rientranti nell'ambito del registro.

INFORMAZIONI SPECIFICHE A. Attività contemplate dal registro Dettagli sulle proposte legislative, politiche o iniziative dell'UE soggette alle interazioni. B. Legami con le istituzioni dell'UE a) appartenenza a gruppi di esperti e altri forum e piattaforme beneficiari del sostegno dell'Unione europea; b) appartenenza o partecipazione a intergruppi del Parlamento europeo o a forum settoriali.



C. Informazioni finanziarie relative alle attività contemplate dal registro Tutti gli importi indicati sono espressi in euro. Costi Tutti gli iscritti che promuovono i propri interessi nei confronti di una qualsiasi delle tre istituzioni sono tenuti a fornire una stima dei costi annuali relativi alle attività contemplate dal registro, secondo la seguente tabella. La stima dei costi annuali dovrebbe riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale dei dati di registrazione. Costi annuali per le attività contemplate dal registro: < 10 000 10 000 – 24 999 25 000 – 49 999 50 000 – 99 999 100 000 – 199 999 200 000 – 299 999 300 000 – 399 999

400 000 – 499 999 500 000 – 599 999 600 000 – 699 999 700 000 – 799 999 800 000 – 899 999 900 000 – 999 999 1 000 000 – 1 249 999 1 250 000 – 1 499 999 1 500 000 – 1 749 000 1 750 000 – 1 999 999 2 000 000 – 2 249 999 2 250 000 – 2 499 999 2 500 000 – 2 749 000 2 750 000 – 2 999 999 3 000 000 – 3 499 999 3 500 000 – 3 999 999 4 000 000 – 4 499 999 4 500 000 – 4 999 999 5 000 000 – 5 499 999 5 500 000 – 5 999 999

6 000 000 – 6 499 999 6 500 000 – 6 999 999 7 000 000 – 7 999 999 8 000 000 – 8 999 999 9 000 000 – 9 999 999 > 10 000 000 I clienti sono tenuti a dichiarare tutti gli intermediari che svolgono per loro conto le attività contemplate dal registro e il costo di ciascun intermediario, secondo la tabella seguente. La stima dei costi annuali dovrebbe riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale dei dati di registrazione. Fasce dei costi di rappresentanza per intermediario: < 10 000 10 000 – 24 999 25 000 – 49 999 50 000 – 99 999 100 000 – 199 999 200 000 – 299 999 300 000 – 399 999 400 000 – 499 999 500 000 – 599 999 600 000 – 699 999 700 000 – 799 999 800 000 – 899 999

900 000 – 1 000 000 > 1 000 000 Qualsiasi attuale intermediario non rientrante nell'ultimo esercizio finanziario concluso va dichiarato separatamente per nome. Entrate Gli intermediari sono tenuti a dichiarare le entrate annuali generate dalle attività contemplate dal registro, secondo la tabella seguente. Le entrate annuali generate devono riguardare un intero anno di attività e fare riferimento all'ultimo esercizio finanziario concluso alla data della registrazione o dell'aggiornamento annuale dei dati di registrazione. Le entrate provenienti da singoli clienti per le attività contemplate dal registro vanno elencate secondo la tabella seguente: Fasce delle entrate generate per cliente: < 10 000 10 000 – 24 999 25 000 – 49 999 50 000 – 99 999 100 000 – 199 999 200 000 – 299 999 300 000 – 399 999 400 000 – 499 999 500 000 – 599 999 600 000 – 699 999 700 000 – 799 999 800 000 – 899 999

900 000 – 999 999 > 1 000 000 Le entrate annuali totali generate dalle attività contemplate dal registro saranno calcolate automaticamente dal sistema del registro sulla base dell'aggregato della stima delle entrate generate per cliente. Gli intermediari sono tenuti a dichiarare tutti i clienti per conto dei quali svolgono le attività contemplate dal registro. Qualsiasi attuale cliente che non rientra nell'ultimo esercizio finanziario concluso va dichiarato separatamente per nome. Gli intermediari che operano nel proprio interesse (vale a dire non per conto di un cliente) sono tenuti a dichiararlo nel modulo di iscrizione, specificando separatamente i costi di tali attività secondo le modalità indicate alla sezione Costi di cui sopra. Tutti gli iscritti, inclusi gli intermediari che svolgono attività rientranti nell'ambito del presente accordo, sono tenuti a dichiarare l'importo e la fonte delle sovvenzioni dell'UE corrisposte a fronte dei loro costi operativi. Obblighi di informazione specifici Gli iscritti ufficialmente registrati come enti senza scopo di lucro sono tenuti a fornire: a) il loro bilancio totale per l'ultimo esercizio finanziario concluso; b) le principali fonti di finanziamento per categoria (ad esempio, finanziamenti pubblici, contributi dei membri, sovvenzioni, donazioni, ecc.); c) l'importo di ciascun contributo che superi il 10% del bilancio totale, se i contributi superano i 10 000 euro, e il nome del contribuente. Attuazione Il segretariato mette a disposizione un modulo di iscrizione online e delle linee guida sugli aspetti finanziari da dichiarare ai sensi del presente allegato.

ALLEGATO III CODICE DI CONDOTTA

Le tre istituzioni ritengono che tutti i rappresentanti d'interessi iscritti nel registro che interagiscono con esse, sia in un'unica occasione o più volte, debbano comportarsi nel rispetto del presente codice di condotta. Gli iscritti accettano la seguente serie di norme e principi e convengono di osservarli. In particolare: a) nelle relazioni con le tre istituzioni si identificano sempre con il proprio nome, numero di registrazione, l'ente o gli enti per cui lavorano o che rappresentano; dichiarano gli interessi e gli obiettivi che promuovono e specificano i clienti o i membri che rappresentano ed eventualmente il loro numero di registrazione; b) evitano di ottenere o cercare di ottenere informazioni o decisioni in maniera disonesta, mediante pressioni indebite o comportamenti scorretti; c) non travisano gli effetti della registrazione in maniera ingannevole o pregiudizievole per la reputazione del registro, né utilizzano i loghi dell'Unione o di una qualsiasi delle tre istituzioni senza espressa autorizzazione; d) garantiscono che, per quanto a loro conoscenza, le informazioni da loro fornite al momento della registrazione e successivamente nell'esercizio delle attività contemplate dal registro sono complete, aggiornate e non fuorvianti: accettano che tali informazioni siano rese pubbliche; e) si astengono dal diffondere a terzi dietro compenso documenti ricevuti dalle istituzioni; f) rispettano tutti i codici, tutte le norme e tutte le prassi di buon governo e trasparenza stabiliti dalle istituzioni dell'Unione, disponibili sul sito web del registro, e si astengono dall'ostacolarne l'attuazione e l'applicazione; g) non inducono i membri del Parlamento europeo e della Commissione, o funzionari di una qualsiasi delle tre istituzioni, a contravvenire alle disposizioni e alle norme di comportamento ad essi applicabili; h) qualora impieghino ex membri del Parlamento europeo e della Commissione, o funzionari di una qualsiasi delle tre istituzioni, rispettano l'obbligo di tali dipendenti di conformarsi ai requisiti e alle norme in materia di riservatezza ad essi applicabili dopo aver lasciato la rispettiva istituzione; i) se impegnati in un rapporto cliente-intermediario: i) garantiscono che tutte le parti di tale rapporto siano iscritte nel registro, nonché ii) come clienti o intermediari, consentono la pubblicazione delle informazioni relative al rapporto nel registro ai sensi dell'allegato II del presente accordo interistituzionale; j) convengono: i) di presentare, su richiesta, al segretariato i documenti o altri materiali giustificativi che dimostrino la loro ammissibilità e la correttezza delle informazioni fornite, nonché ii) di collaborare in modo sincero e costruttivo con il segretariato; k) accettano di poter essere soggetti alle procedure di indagine e, ove necessario, ai provvedimenti di cui all'allegato IV; l) prendono le misure necessarie per garantire che i loro dipendenti che svolgono le attività contemplate dal registro siano informati sugli impegni da essi assunti ai fini del codice di condotta; m) informano chiunque rappresentano nell'ambito delle attività contemplate dall'accordo interistituzionale in merito ai loro obblighi nei confronti delle istituzioni dell'UE derivanti dal presente codice di condotta; n) accettano di rispettare, e si astengono dall'ostacolare, le specifiche norme di accesso e sicurezza, nonché le modalità definite dalle istituzioni firmatarie.



ALLEGATO IV

INDAGINI E PROVVEDIMENTI 1.Disposizioni generali 1.1.Se il segretariato viene a conoscenza di una mancata osservanza delle disposizioni del codice di condotta, può aprire un'indagine. 1.2.L'indagine può essere aperta a seguito di un reclamo o su propria iniziativa del segretariato. 1.3.L'indagine è una procedura amministrativa che coinvolge il segretariato e l'iscritto. 1.4.Le disposizioni relative alle indagini si applicano sia alle indagini aperte a seguito di un reclamo sia a quelle d'iniziativa del segretariato. 2.Reclami e apertura di un'indagine 2.1.Qualsiasi persona fisica o giuridica può presentare un reclamo al segretariato. I reclami vanno presentati per iscritto. Per essere ammissibile, un reclamo deve: a)identificare l'iscritto interessato e illustrare chiaramente il contenuto del reclamo; b)fornire il nome e l'indirizzo del reclamante; c)essere presentato entro un anno dalla presunta violazione; d)essere corredato di adeguati elementi di prova che dimostrino una ragionevole probabilità di mancato rispetto delle disposizioni del codice di condotta. 2.2.Il segretariato informa il reclamante se il reclamo è ammissibile. In caso di inammissibilità, il segretariato informa, ove possibile, il reclamante su come presentare un reclamo ammissibile. 2.3.Fatti salvi i paragrafi precedenti, se il segretariato ritiene che un reclamo inammissibile indichi la possibilità di un'inosservanza sufficientemente grave delle disposizioni del codice di condotta, può aprire un'indagine di propria iniziativa.



3.Richieste di chiarimenti 3.1.Se il segretariato viene a conoscenza di una mancata osservanza delle disposizioni del codice di condotta passibile di indagine, può, se lo ritiene appropriato ed efficace, contattare l'iscritto interessato con la richiesta di chiarire e porre rimedio all'eventuale inosservanza.

3.2.Il segretariato fissa un termine ragionevole per consentire all'iscritto di rispondere alla richiesta tenuto conto delle circostanze fattuali dell'eventuale inosservanza. 3.3.Se la reazione dell'iscritto è soddisfacente e il segretariato ritiene che la questione sia risolta, può chiudere la richiesta e, ove necessario, informare il reclamante di conseguenza. 3.4.Se la risposta dell'iscritto non è soddisfacente, il segretariato apre un'indagine secondo quanto disposto alla sezione 5 del presente allegato. 4.Poteri di indagine 4.1.Nel corso dell'indagine l'iscritto è tenuto a rispondere pienamente a qualsiasi richiesta di informazioni e documenti. 4.2.Su richiesta, deve mettere a disposizione del segretariato la documentazione pertinente all'indagine. Il segretariato può decidere di ispezionare e/o fare copie di tale documentazione in possesso dell'iscritto. 4.3.Se il segretariato ispeziona la documentazione, è tenuto a stilare una relazione contenente le informazioni sui fatti relativi all'indagine. Una copia della relazione è fornita all'iscritto. 4.4.Il segretariato può decidere di sentire l'iscritto interessato e/o il reclamante. 4.5.L'iscritto e il reclamante possono indicare quali documenti (o parti di essi) e/o informazioni da essi forniti in base alle precedenti sezioni da 4.2 a 4.4 vadano considerati riservati con riferimento alle eccezioni di cui all'articolo 4 del regolamento 1049/2001. 5.Indagini 5.1.All'apertura dell'indagine il segretariato informa l'iscritto della presunta inosservanza di disposizioni specifiche del codice di condotta, delle motivazioni che ne stanno alla base degli elementi di prova addotti a sostegno. In casi eccezionali e debitamente giustificati, il segretariato può, in attesa della decisione prevista alla sezione 9, rimuovere una registrazione dal sito web pubblico del registro per evitare danni alla reputazione delle istituzioni dell'Unione europea, del registro o di terzi. In tal caso, il segretariato informa l'iscritto indicando al tempo stesso le motivazioni della rimozione e i relativi elementi di prova. 5.2.L'iscritto è tenuto a inviare una risposta entro 20 giorni lavorativi. 5.3.Il segretariato può decidere di concedere un periodo di tempo più lungo per l'invio della risposta se lo giustificano le caratteristiche oggettive dell'indagine specifica. 5.4.Se un iscritto non osserva il termine per l'invio della risposta, il segretariato può, se non lo ha già fatto, rimuoverne la registrazione dal sito web pubblico del registro. Il segretariato può decidere di reintrodurre la registrazione una volta che l'iscritto avrà fornito la risposta. 5.5.Se il segretariato necessita di ulteriori informazioni e chiarimenti, può richiederli all'iscritto conformemente alle precedenti sezioni da 5.1 a 5.3. 5.6.Il reclamante è informato dell'apertura dell'indagine.

6.Ricerca di soluzioni 6.1.Se, dopo aver esaminato tutti gli elementi dell'indagine, il segretariato giunge alla conclusione che l'iscritto non ha osservato il codice di condotta, può cercare qualsiasi soluzione ritenuta appropriata per porre rimedio all'inosservanza e/o mitigarne gli effetti futuri. 6.2.Se l'iscritto interessato collabora per porre in essere tale soluzione, l'indagine viene chiusa. Il segretariato può decidere di applicare agli iscritti che collaborano un provvedimento più clemente o di chiudere l'indagine senza applicare alcun provvedimento. 6.3.Se l'iscritto non pone in essere la soluzione in modo soddisfacente, il segretariato può chiudere l'indagine ed emettere una decisione sulla base delle informazioni di cui dispone. 7.Mancata collaborazione sincera e costruttiva con il segretariato Se il segretariato ritiene che l'iscritto interessato non collabora in modo sincero e costruttivo nelle fasi dell'indagine di cui alla precedente sezione 5, può, dopo aver dato all'interessato la possibilità di rendere note per iscritto le sue opinioni, chiudere l'indagine includendo una constatazione di violazione del punto j) del codice di condotta e applicando i provvedimenti di cui alla seguente sezione 20 sulla base delle informazioni di cui dispone. 8.Diritto a essere sentiti L'interessato ha la possibilità di rendere note per iscritto le sue opinioni prima che venga presa qualsiasi decisione di mancata osservanza del codice di condotta. 9.Decisione 9.1.Il segretariato chiude l'indagine con una decisione motivata, in cui specifica se la mancata osservanza del codice di condotta è stata accertata e gli eventuali provvedimenti applicati. 9.2.Gli iscritti sono informati del loro diritto di presentare una richiesta di riesame o dei mezzi di ricorso a loro disposizione. 9.3.Il reclamante è informato dell'esito dell'indagine. 10.Provvedimenti 10.1.Se il segretariato accerta una violazione del codice di condotta, può imporre i seguenti provvedimenti: a) avvertimento formale rivolto all'iscritto, con l'indicazione della disposizione del codice di condotta violata; b) sospensione delle interazioni individuali e multiple di cui l'iscritto dispone ai sensi dell'articolo 5 del presente accordo interistituzionale per un periodo da 15 giorni a 1 anno;