Relazione

sui rendiconti finanziari della Fondazione europea per la formazione professionale relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte della Fondazione

(2003/C 319/08)

INDICE

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PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Parlamento europeo e al Consiglio, conformemente all'articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari della Fondazione europea per la formazione professionale relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio(2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(3), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio. La Corte esamina i conti in questione a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato l'audit secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. Essa ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2002 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

OSSERVAZIONI

Introduzione

5. La Fondazione europea per la formazione professionale è stata istituita in conformità del regolamento (CEE) n. 1360/90 del 7 maggio 1990. La Fondazione ha il compito di sostenere la riforma della formazione professionale nei paesi partner dell'Unione europea. Essa interviene a tal fine in oltre quaranta paesi e facilita l'accesso alle competenze e alle pratiche comunitarie in materia di sviluppo delle risorse umane in generale. A tale titolo, assiste la Commissione ai fini dell'esecuzione di programmi MEDA, CARDS, Tacis e Tempus.

Esecuzione del bilancio

6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2002 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1.

7. Gli stanziamenti impegnati nell'esercizio 2002 sono ammontati a 16,6 milioni di euro e hanno dato luogo a pagamenti per 13,2 milioni di euro. Il saldo degli stanziamenti è stato riportato (3,4 milioni) o annullato (0,2 milioni). Il volume degli stanziamenti operativi riportati, pari al 50 % degli impegni dell'esercizio, resta elevato. L'entità dei riporti concernenti le attività operative mostra la necessità che la Fondazione migliori la qualità e il monitoraggio della programmazione delle proprie attività al fine di rispettare in modo più rigoroso il principio di annualità.

8. La Fondazione ha siglato una convenzione per l'attuazione di un progetto di sostegno alle piccole e medie imprese albanesi. Nel 2002, essa ha gestito a titolo di detta convenzione 0,5 milioni di euro. Tale attività non viene menzionata nel bilancio di previsione e figura unicamente nel bilancio finanziario.

9. Sulla base di convenzioni concluse con la Commissione, la Fondazione gestisce programmi Phare e Tacis, nonché l'assistenza tecnica per l'attuazione del programma Tempus (cfr. paragrafo 5). L'importo totale di tali programmi ammonta a 244,7 milioni di euro. Nel 2002, la Fondazione ha versato 31 milioni a titolo di questi programmi e, al 31 dicembre 2002, il saldo dei conti bancari corrispondenti ammontava a 26,5 milioni di euro. Più di 20 dipendenti della Fondazione su 123(4) si occupano a tempo pieno di tali programmi, i quali sono gestiti fuori bilancio. Come sottolineato dalla Corte in precedenti relazioni(5), i dati relativi a tali programmi non figurano nell'esecuzione del bilancio, nel bilancio finanziario o nel conto del risultato. Le informazioni finanziarie relative a questi programmi sono presentate dalla Fondazione in un allegato ai propri rendiconti finanziari. Tale procedura solleva il problema del rispetto dei principi dell'unità del bilancio e, a livello contabile, della preminenza della realtà sull'apparenza(6). Ciò rende peraltro più complesso il controllo dell'utilizzazione dei fondi.

Contabilità e rendiconti finanziari

10. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dalla Fondazione nella sua relazione di attività per l'esercizio 2002 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

11. Nel corso dell'esercizio, sui 16,8 milioni di euro di sovvenzioni iscritte a bilancio, la Commissione ha versato alla Fondazione soltanto 13,2 milioni. Questa situazione spiega il deficit dell'esercizio.

12. L'introduzione di una procedura d'inventario delle immobilizzazioni e di un software per la gestione delle medesime è conforme alle raccomandazioni formulate dalla Corte nella propria relazione relativa al 2001(7). Permangono tuttavia margini di miglioramento per quanto riguarda l'esaustività delle informazioni sulle immobilizzazioni, segnatamente l'inclusione dei software e le possibilità di raffronto con i rendiconti finanziari.

13. Il Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea richiede ai propri clienti il versamento di un anticipo all'inizio dell'esercizio. La Fondazione ha così versato al Centro di traduzione un importo di 150000 euro. Questo anticipo è stato contabilizzato tra le spese nel corso dell'esercizio e, a fine anno, gli stanziamenti riportati di diritto non sono stati adeguati di conseguenza. L'importo in questione risulta quindi iscritto due volte tra le spese.

14. Talune procedure di pagamento della Fondazione dovrebbero essere riviste ed adeguate al fine di ridurre i rischi connessi, segnatamente in materia di trasferimento di fondi in paesi terzi. Nello stesso spirito, dato il modesto tasso di utilizzo, dovrebbe essere ridotto l'importo attualmente autorizzato (40000 euro) per il sottoconto "piccola cassa", utilizzato per i pagamenti in contanti.

Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti

15. Il direttore della Fondazione ha firmato un accordo con il suo omologo del Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale affinché un agente della Fondazione sia messo a disposizione del Centro, dietro rimborso della sua retribuzione da parte di quest'ultimo. Nei 20 mesi durante i quali tale situazione si è protratta, l'agente, di nazionalità greca, ha percepito l'indennità di espatrio e ha beneficiato del coefficiente correttore per l'Italia benché fosse in servizio presso la sede del Centro a Salonicco.

16. Ogni mese la Commissione invia l'elenco degli ex dipendenti della Fondazione che hanno diritto all'indennità di disoccupazione. Nessuno di essi ha trasmesso l'attestato mensile necessario(8) per beneficiare di tale indennità e la Fondazione non ha svolto alcun controllo per verificare la loro situazione reale.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 15-16 ottobre 2003.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(2) GU L 131 del 23.5.1990.

(3) In applicazione dell'articolo 11, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, i rendiconti analitici della totalità delle entrate e delle spese della Fondazione relativi all'esercizio finanziario 2002 sono stati stabiliti il 28 marzo 2003 e successivamente trasmessi alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 31 marzo 2003. Il riepilogo dei rendiconti finanziari è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(4) Dato del 31 dicembre 2002.

(5) Paragrafo 8 della relazione relativa all'esercizio 2001 (GU C 326 del 27.12.2002, pag. 51); cfr. anche paragrafo 11 della relazione relativa all'esercizio 1999 (GU C 373 del 27.12.2000, pag. 34).

(6) In base a questo principio, gli eventi contabili che figurano nei rendiconti finanziari devono essere presentati in funzione della loro natura economica e non unicamente della loro apparenza giuridica. Tale principio è sancito dall'articolo 78 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 357 del 23.12.2002, pag. 72).

(7) Paragrafi 9 e 10 della relazione relativa all'esercizio 2001 (GU C 326 del 27.12.2002, pag. 51).

(8) Ai sensi del titolo II, capitolo 6, articolo 28 bis, paragrafo 2, del Regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (Statuto del personale), per beneficiare dell'indennità di disoccupazione, l'ex agente temporaneo:

a) deve depositare la sua richiesta di lavoro presso i servizi di collocamento competenti dello Stato membro dove stabilisce la sua residenza;

b) dovrà ottemperare agli obblighi previsti dalla legislazione di tale Stato membro che incombono al titolare delle prestazioni di disoccupazione a norma di detta legislazione;

c) deve far pervenire ogni mese all'istituzione a cui apparteneva, che immediatamente lo trasmette alla Commissione, un attestato rilasciato dal competente servizio nazionale in cui si precisi se abbia adempiuto o meno agli obblighi fissati alle lettere a) e b).

Tabella 1

Fondazione europea per la formazione professionale - Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2002NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati della Fondazione - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dalla Fondazione nei propri rendiconti.

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Tabella 2

Fondazione europea per la formazione professionale - Conto di gestione degli esercizi 2002 e 2001((Il conto di gestione ed il bilancio finanziario considerano unicamente le attività specifiche della Fondazione, esclusi i programmi gestiti per conto della Commissione e di altri organismi.))

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NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati della Fondazione.

Tabella 3

Fondazione europea per la formazione professionale - Bilancio finanziario al 31 dicembre 2002 e al 31 dicembre 2001((Il conto di gestione e il bilancio finanziario considerano unicamente le attività specifiche della Fondazione, esclusi i programmi gestiti per conto della Commissione.))NB:

I totali possono presentare differenze dovute ad arrotondamenti.

Fonte:

Dati della Fondazione - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dalla Fondazione nei propri rendiconti finanziari.

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Risposte della Fondazione

Avanzamento delle spese di bilancio

7. Il volume elevato di pagamenti dell'ETF (in media il 90 % lungo l'arco degli ultimi quattro esercizi) sugli importi riportati dimostra che dietro agli impegni di bilancio c'è sempre un'attività ben pianificata. Come riportato nelle precedenti risposte dell'ETF, la natura delle attività, il fatto che i nostri partner sono essenzialmente degli enti pubblici e che l'ETF adotta un orientamento partecipativo, comportano tempi di decisione lunghi. In tale contesto è difficile per l'ETF decidere autonomamente le scadenze di implementazione. In seguito all'adozione del nuovo regolamento finanziario, l'introduzione di stanziamenti di bliancio con pagamento pluriennale consentiranno di risolvere tale problema.

La direzione dell'ETF rivede permanentemente lo stato di avanzamento delle spese di bilancio avvalendosi di rapporti e strumenti ad hoc, che si prevede saranno anche utili per il controllo dell'utilizzazione degli stanziamenti pluriennali.

8. Allo scopo di conformarsi al principio di unità del bilancio, a decorrere dal 2003 l'ETF includerà nel conto economico e nella tabella di implementazione del bilancio il titolo 4 ed altri fondi in dotazione sotto linee di bilancio chiaramente distinte da quelle utilizzate per la sovvenzione annuale.

9. Allo scopo di conformarsi con il principio contabile della "preminenza della realtà sull'apparenza" sancito nel nuovo regolamento finanziario, l'ETF è pronta ad iscrivere i fondi delle Convenzioni nei rendiconti finanziari per l'esercizio 2003, come raccomandato dalla Corte. Onde garantire che i fondi delle Convenzioni non vengano riportati due volte nel bilancio consolidato della Commissione, l'ETF dovrà consultare la stessa per concordare le modalità di presentazione.

Contabilità e rendiconti finanziari

12. Nel 2002, l'ETF ha sviluppato un nuovo software interno per la gestione dell'inventario e delle immobilizzazioni. Il poco tempo disponibile per i test prima della preparazione dei conti, ha comportato qualche problema nel funzionamento del software. L'ETF è lieta di comunicare che i problemi sono stati risolti e che il sistema ora soddisfa pienamente le esigenze relative alla contabilità.

13. L'anticipo (150000 euro) pagato al Centro di traduzione è stato gestito come spesa. L'ETF concorda che avrebbe dovuto essere trattato come anticipo, ma vi è stata una divergenza di opinioni su tale punto con il Controllo finanziario.

14. Con una decisione del 10 aprile 2003, su proposta del contabile e dei funzionari con delega sul bilancio interessati, l'ETF ha ridotto la copertura della cassa anticipi a 2500 euro.

Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti

15. Il distacco di un agente temporaneo dell'ETF al Cedefop rappresenta il primo tentativo di mobilità e di scambio di personale tra le due agenzie. L'agente è stato selezionato dal Cedefop, in seguito ad una procedura ufficiale per l'assunzione di un esperto nazionale distaccato (END). L'ETF ha pertanto applicato le norme per la retribuzione degli END.

Tuttavia, l'ETF concorda con l'osservazione della Corte secondo cui l'approccio adottato non era il più adeguato. Il contratto con l'ETF dell'agente è attualmente scaduto così come i relativi accordi per il distacco.

16. L'indennità di disoccupazione agli ex dipendenti dell'ETF viene versata direttamente dalla Commissione, poiché il direttore dell'ETF ha delegato alla DG Admin (attualmente l'ufficio di gestione e di liquidazione dei diritti individuali) tale compito. Su tali basi, l'ETF ha ritenuto che la Commissione avrebbe regolarmente effettuato delle verifiche e richiesto direttamente le prove necessarie prima di effettuare il pagamento di qualsiasi importo.