Relazione sui rendiconti finanziari dell'Agenzia europea per la ricostruzione relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 319 del 30/12/2003 pag. 0001 - 0007



Relazione sui rendiconti finanziari dell'Agenzia europea per la ricostruzione relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Agenzia (2003/C 319/01) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al Consiglio e al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Agenzia europea per la ricostruzione (in prosieguo denominata "l'Agenzia") relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002. Conformemente all'articolo 8 del regolamento (CE) n. 2667/2000 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in base all'articolo 9 del medesimo regolamento. La Corte esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha svolto l'audit secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente riconosciute allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002 sono affidabili e che le operazioni sottostanti sono, nel complesso, legittime e regolari. 5. Senza rimettere in questione il parere espresso, la Corte richiama tuttavia l'attenzione dell'autorità competente per il discarico sulle situazioni descritte ai paragrafi 13-15. OSSERVAZIONI Introduzione 6. L'Agenzia europea per la ricostruzione è stata istituita dal regolamento (CE) n. 2454/99 del Consiglio del 15 novembre 1999(3). Essa gestisce i programmi di aiuto dell'Unione nel Kosovo e in Serbia-Montenegro oltre che nella ex Repubblica iugoslava di Macedonia. L'Agenzia ha sede a Salonicco e dispone di centri operativi a Pristina, Belgrado, Podgorica e Skopje. Gli obiettivi dei programmi gestiti dall'Agenzia sono i seguenti: promuovere il potenziamento delle istituzioni e la loro buona amministrazione; sostenere lo sviluppo dell'economia di mercato e delle infrastrutture fondamentali e rafforzare la società civile. Esecuzione del bilancio 7. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2002 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è presentata nella tabella 1. 8. Alla fine del 2002, l'Agenzia ha constatato di aver effettuato pagamenti per 2,7 milioni di euro che non erano coperti da impegni di bilancio. I pagamenti riguardavano la realizzazione di progetti trasferiti nel corso dell'anno dalla Commissione all'Agenzia. 9. Le previsioni di bilancio per il titolo II (spese di funzionamento) dovrebbero formare oggetto di particolare attenzione, per evitare che gli annullamenti ed i riporti rappresentino una quota eccessiva della dotazione di bilancio (50 % per l'esercizio 2002). Rendiconti finanziari 10. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Agenzia nella sua relazione di attività per l'esercizio 2002 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3. Occorre osservare che, nel 2002, con l'introduzione del sistema di contabilità di bilancio SI2, il sistema di controllo interno dell'Agenzia è stato rafforzato. 11. Nel 2002, malgrado le precedenti osservazioni della Corte(4), la contabilità generale dell'Agenzia continuava ad essere tenuta su fogli elettronici. Dovrebbe essere accordata particolare attenzione all'utilizzo, in tutti i centri, di un programma affidabile per la contabilità generale. 12. L'Agenzia mette a disposizione degli organismi specializzati dei fondi per il finanziamento di programmi relativi alla concessione di prestiti in settori particolari (sviluppo di PMI o di aziende agroindustriali, ecc.). Tali fondi possono restare di proprietà dell'Agenzia e sono allora depositati su conti bancari aperti a suo nome, oppure, nei casi in cui l'Agenzia intenda trasferire i fondi alle autorità interessate al termine dell'esecuzione del programma, vengono versati a titolo di sovvenzione e registrati tra le spese dell'Agenzia. 13. In un caso in cui era stato aperto un conto a nome dell'Agenzia, il contabile non era stato informato dell'esistenza di tale conto il cui saldo, a fine esercizio, ammontava a 205000 euro. Dalla creazione dell'Agenzia, sono stati attribuiti a tale tipo di progetti fondi per un importo complessivo di 13,3 milioni di euro; il saldo cumulativo al 31 dicembre 2002 dei relativi conti bancari (compreso il saldo di 205000 euro non segnalato al contabile) ammontava a 3,7 milioni di euro e figura nella rubrica "Banche" del bilancio. 14. Nel caso di fondi a favore dello sviluppo delle PMI in Serbia, da versare a titolo di sovvenzione (5 milioni di euro) ad una banca pubblica, le disposizioni contrattuali prevedono che i fondi versati restino di proprietà dell'Agenzia. La Corte ritiene che l'Agenzia debba cercare una formula appropriata, nel bilancio o nei relativi allegati, per fornire informazioni su tali fondi(5). Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti 15. Il direttore, alla fine dell'esercizio 2002, aveva dato non meno di 67 deleghe per l'esecuzione del bilancio(6). Anche tenendo conto della dispersione dei centri dell'Agenzia, un numero di deleghe così elevato sembra tale da indebolire il sistema di controllo interno. Sono stati infatti constatati diversi casi di impegni e di pagamenti firmati da agenti non debitamente autorizzati. 16. Ogni centro dispone di una piccola cassa/cassa di anticipi, il cui importo è talvolta elevato(7). In conformità delle disposizioni del regolamento finanziario, le modalità di funzionamento di tali casse dovrebbero formare oggetto di una decisione del direttore. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 15-16 ottobre 2003. Per la Corte dei conti Juan Manuel Fabra Vallés Presidente (1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1. (2) In conformità dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 2667/2000 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e le spese dell'Agenzia per l'esercizio 2002 sono stati stabiliti il 29 settembre 2003 e successivamente trasmessi alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 29 settembre 2003. Un riepilogo dei rendiconti finanziari figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) GU L 299 del 20.11.1999. (4) Cfr. paragrafo 12 della relazione sull'esercizio finanziario 2001 (GU C 326 del 27.12.2002, pag. 3). (5) Dalla data di creazione dell'Agenzia, l'importo totale identificato dei fondi impegnati per sovvenzioni di questo tipo ammonta a 17,1 milioni di euro, di cui sono stati effettivamente versati e registrati come spese 12,5 milioni. (6) Le deleghe riguardavano 45 agenti, ovvero quasi la metà degli agenti di categoria A. (7) 50000 euro. Tabella 1 Agenzia europea per la ricostruzione - Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2002NB: I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dall'Agenzia nei rendiconti finanziari. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Agenzia europea per la ricostruzione - Conto di gestione degli esercizi 2002 e 2001 >SPAZIO PER TABELLA> NB: I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Agenzia. Tabella 3 Agenzia europea per la ricostruzione - Bilancio finanziario al 31 dicembre del 2002 e del 2001NB: I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Agenzia. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'Agenzia Esecuzione del bilancio 8. I pagamenti in questione sono stati effettuati sulla base delle cifre indicate in una decisione formale della Commissione. Ci si attende che il ritardo incorso nella fase di impegno di detti fondi nei conti della Commissione sia regolarizzato nel 2003. 9. Il mancato utilizzo dei fondi stanziati al titolo II, nell'esercizio 2002, deriva principalmente dall'inizio delle attività dell'Agenzia nell'ex Repubblica iugoslava di Macedonia e dalla difficoltà di procedere ad una stima precisa dei relativi costi. Rendiconti finanziari 11. L'Agenzia si attende di chiudere i conti relativi all'esercizio 2003 con un'applicazione professionale già installata per il libro mastro. 13. Si tratta di una comunicazione errata tra il capocontabile, in servizio presso la sede principale, ed il contabile delegato presso uno dei centri operativi. Legittimità e regolarità delle transazioni 15. L'Agenzia è organizzata su cinque sedi e gestisce un bilancio a sua volta ripartito fra tre titoli diversi. Nell'ambito dei programmi di assistenza, si possono contare da sei a otto distinti settori di attività in ognuno dei quattro centri operativi. All'interno della divisione Operazioni, in ciascuno di questi centri, sussiste il numero minimo indispensabile di agenti con delega di firma, per ogni specifico settore. L'Agenzia ha peraltro dato avvio ad un processo di semplificazione delle procedure affinché, in futuro, non si verifichino ulteriori carenze di delega. 16. Successivamente alla missione della Corte, l'EAR ha provveduto a ridurre la piccola cassa, a Belgrado, da 50000 euro a 20000 euro per i pagamenti in contanti mentre, per le operazioni rimanenti, è previsto il pagamento tramite assegno o bonifico bancario. La piccola cassa sarà formalizzata nel rispetto delle raccomandazioni della Corte.