ISSN 1831-0869
CORTE DEI CONTI
EUROPEA
2012
IT
Relazione speciale n. 5
IL SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE 
DELL’INFORMAZIONE (CRIS)  
USATO PER LE RELAZIONI ESTERNE

IL SISTEMA INTEGRATO DI GESTIONE 
DELL’INFORMAZIONE (CRIS)  
USATO PER LE RELAZIONI ESTERNERelazione speciale n. 5  2012
(presentata in virtù dell’articolo 287, paragrafo 4, secondo comma, TFUE)
CORTE DEI CONTI EUROPEA
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneCORTE DEI CONTI EUROPEA
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Relazione speciale  n. 5  2012
Numerose altre informazioni sull’Unione europea sono disponibili su Internet consultando.
il portale Europa (http://europa.eu).
Una scheda catalografica figura alla fine del volume.
Lussemburgo: Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea, 2012
ISBN 978-92-9237-609-3
doi:10.2865/97008
© Unione europea, 2012
Riproduzione autorizzata con citazione della fonte.
Printed in Luxembourg
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne3
INDICE
Paragrafo
	 ABBREVIAZIONI 	E GLOSSARIO
I–IX	 SINTESI
1–16	 INTRODUZIONE
1–6	 CAMPO 	DELL’AUDIT
7–13 	 DESCRIZIONE 	DEL	SISTEMA 	CRIS
14–16 	 QUADRO 	NORMATIVO
17–23 	 ESTENSIONE 	E APPROCCIO 	DELL’AUDIT
24–74	 OSSERVAZIONI
24–44 	 	NONOSTANTE 	QUALCHE 	DEBOLEZZA,	 IL	CRIS 	VIENE 	ORA 	SVILUPPATO 	PER	RISPONDERE 	AI	BISOGNI 	
DELLA 	COMMISSIONE
24–29	 I 	PROGETTI 	DI	SVILUPPO 	DEL	SISTEMA 	RISPONDONO 	ADESSO 	A BISOGNI 	BEN	IDENTIFICATI
30–35	 NECESSITÀ 	DI	UN	AGGIORNAMENTO 	DELLA 	DEFINIZIONE 	DEL	RUOLO 	DEL	CRIS
36–41	 DEBOLEZZE 	NELLA 	CODIFICA 	DEI	DATI
42–44	 PERSISTENTI 	PROBLEMI 	DI	USABILITÀ
45–57	 LA	GESTIONE 	DEL	CRIS 	NON 	È ANCORA 	SUFFICIENTEMENTE 	EFFICACE 	NEL	GARANTIRE 	L’INTEGRITÀ 	DEI	DATI
49–52 	 RECORD 	DI	DATI 	MANCANTI
53–56	 RECORD 	DI	DATI 	NON 	VALIDI
57	 RITARDI 	NELLA 	REGISTRAZIONE
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne4
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne58–74	 INSUFFICIENTE 	SICUREZZA 	DEL	SISTEMA 	E DEI 	RELATIVI 	DATI
58–62	 DEFINIZIONE 	POCO 	CHIARA 	DELLE 	RESPONSABILITÀ 	PER	LA	SICUREZZA 	DEI	DATI 	DEL	CRIS
63–67	 	DEBOLEZZE 	CHE	FANNO 	DIMINUIRE 	LA	CAPACITÀ 	DEL	SISTEMA 	DI	MANTENERE 	LA	RISERVATEZZA 	
E L’INTEGRITÀ 	DEI	DATI
68–72	 DOCUMENTAZIONE 	DEL	SISTEMA 	INCOMPLETA
73–74	 INSUFFICIENTE 	MONITORAGGIO 	DEL	TRATTAMENTO 	DEI	DATI 	PERSONALI
75–81 	 CONCLUSIONI 	E RACCOMANDAZIONI
RISPOSTE 	DELLA 	COMMISSIONE
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne5
ABAC : Sistema contabile della Commissione basato sul principio della contabilità per competenza. Ha sostituito Sincom2, 
il precedente sistema contabile basato sulla contabilità di cassa.
Codici 	(dei	dati) : Valori dei dati che sono usati in una base dati per classificare altri dati.
CRIS : Common RELEX Information System  (Sistema integrato di gestione dell’informazione usato per le relazioni esterne) 
Data warehouse 	ABAC : Sistema informativo della Commissione che fornisce dati finanziari e  contabili consolidati.
Dati 	personali : Qualsiasi informazione concernente una persona fisica identificata o  identificabile; si considera iden -
tificabile la persona che può essere identificata, direttamente o  indirettamente, in particolare mediante riferimento ad 
un numero d'identificazione o  ad uno o  più elementi specifici caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, psichica, 
economica, culturale o  sociale.
DG: Direzione generale
Disponibilità 	(dei	dati) : La capacità di un sistema informativo di svolgere un compito in date condizioni di orari, sca -
denze e  performance.
EuropeAid : Direzione generale dello Sviluppo e  della cooperazione — EuropeAid della Commissione europea (preceden -
temente Ufficio di cooperazione EuropeAid e  direzione generale per lo Sviluppo)
FES : Fondi europei di sviluppo
Governance 	delle 	tecnologie 	dell’informazione 	(IT governance ): La direzione, la struttura organizzativa ed i  pro-
cessi intesi ad assicurare che le tecnologie dell’informazione sostengano ed estendano gli obiettivi e  le strategie 
dell'organizzazione.
Integrità 	(dei 	dati) : Garanzia che il sistema informativo e  le informazioni trattate siano modificati unicamente da 
un’azione volontaria e  legittima e  che il sistema produca il risultato atteso in maniera esatta e  completa.
IT: Tecnologie dell’informazione
MOR : Monitoraggio orientato ai risultati
NCI: Norma di controllo interno 
OCSE : Organizzazione per la cooperazione e  lo sviluppo economici 
OLAS : On‑Line Accounting System  (Sistema contabile online). Sistema informativo usato dalla Commissione fino al 2008 
per supportare le operazioni relative ai FES.
RELEX : Acronimo francese per relations extérieures  (relazioni esterne)
Responsabile 	del	trattamento 	(di	dati 	personali) : L’istituzione o  l’organismo della Comunità, la direzione generale, 
l’unità o  qualunque altra entità organizzativa che, singolarmente o  insieme ad altri, determina le finalità e  gli strumenti 
del trattamento di dati personali.ABBREVIAZIONI E GLOSSARIO
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne6
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneRiservatezza 	(dei	dati) : Il carattere riservato di un’informazione o  di tutto o  parte di un sistema informativo 
(quali algoritmi, programmi e  documentazione) l’accesso al(la) quale è  consentito solo a  persone, procedure 
e organismi autorizzati.
Sicurezza 	(dei	dati) : La sicurezza dei dati riguarda la capacità del sistema informativo di preservare la riserva -
tezza, l’integrità e  la disponibilità dei dati.
Sistema 	informativo : Un insieme di attrezzature, metodi e  procedure e, ove applicabile, anche persone, per -
sonale, organizzati per svolgere funzioni di trattamento delle informazioni.
Trattamento 	dei	dati 	personali : Qualsiasi operazione o  insieme di operazioni, compiute con o  senza l'ausilio 
di processi automatizzati e  applicate a  dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la con -
servazione, l'elaborazione o  la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'impiego, la comunicazione mediante 
trasmissione, diffusione o  qualsiasi altra forma di messa a  disposizione, l'allineamento o  l'interconnessione, 
nonché il blocco, la cancellazione o  la distruzione.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne7
SINTESI
I.
Il CRIS è  il sistema informativo posto in essere dalla 
Commissione per coadiuvare la gestione delle azioni 
esterne. Sin da quando detto sistema è  divenuto 
operativo nel 2002, le sue funzioni sono state conti -
nuamente estese. Esso è  divenuto oggi il principale 
sistema informativo di riferimento per la gestione, 
la rendicontazione e  la documentazione delle azioni 
esterne, finanziate sia dal bilancio generale dell’UE che 
dai Fondi europei di sviluppo (FES). 
II.
Il CRIS consente a  tutto il personale della Commis -
sione coinvolto nella gestione delle azioni esterne, 
sia presso la sede centrale che presso le delegazioni 
dell’UE, di lavorare su una base dati comune. Esso for -
nisce dati riguardanti le diverse fasi della gestione, 
dalla programmazione alla preparazione e  al monito -
raggio, coprendo sia gli aspetti operativi che finanziari 
delle azioni in questione. Il CRIS alimenta altresì con 
dati finanziari il sistema contabile della Commissione 
(ABAC).
III.
Il quesito generale cui l’audit doveva rispondere era 
se il CRIS fosse efficace nel soddisfare i  bisogni infor -
mativi della Commissione. In particolare, la Corte ha 
valutato se il CRIS fosse stato concepito per rispondere 
efficacemente ai bisogni della Commissione e  se le 
informazioni che esso forniva fossero attendibili. L’au -
dit ha comportato un’analisi della documentazione 
della Commissione per detto sistema, nonché lo svol -
gimento di test di convalida sui dati del CRIS.
IV.
La Corte ha concluso che il CRIS è  nella maggior parte 
dei casi efficace nel rispondere alle esigenze infor -
mative della Commissione nel campo delle azioni 
esterne. Tuttavia, dopo un processo di sviluppo durato 
dieci anni, risente ancora di carenze persistenti. Que -
ste ultime riguardano in particolare la definizione 
del ruolo del CRIS rispetto al sistema contabile della 
Commissione, le debolezze nella codifica dei dati, l’in -
sufficiente efficacia nel garantire l’integrità dei dati e, 
più in generale, l’insufficiente sicurezza del sistema 
e dei suoi dati. Alcune delle osservazioni formulate 
corroborano altre osservazioni espresse dalla Corte in 
precedenti relazioni.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne8
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneV.
Lo sviluppo del CRIS risponde ora a  bisogni informativi 
ben individuati e  documentati. Tuttavia, nonostante 
recenti miglioramenti nella governance del sistema, 
manca tuttora una definizione aggiornata del ruolo 
del CRIS. In particolare, non è  chiaro per quale motivo 
il CRIS abbia dovuto duplicare le funzioni del sistema 
contabile della Commissione.
VI.
Diversi anni di sviluppo insufficientemente formaliz -
zato, tra il 2005 e  il 2008, hanno fatto sì che i  codici 
dei dati CRIS rimanessero non adeguatamente defi -
niti. Per tale ragione, il consolidamento dei dati nel 
CRIS si avvera particolarmente complesso e  soggetto 
ad errore. In particolare, non si può fare affidamento 
sul CRIS per ricavare dati aggregati sull’aiuto esterno 
suddivisi per paese beneficiario, strumento finanziario 
o politica.
VII.
Per quanto attiene all’integrità dei dati del CRIS, la 
Corte ha rilevato record di dati mancanti, non validi 
o non aggiornati. Ciò ha ridotto l’efficienza e  l’efficacia 
del sistema come strumento di gestione.
VIII.
La Commissione non aveva ancora reso sufficiente -
mente sicuri il sistema ed i  relativi dati. Sebbene esi -
stessero procedure per la gestione dei diritti di accesso 
degli utenti, le responsabilità per la sicurezza dei dati 
del CRIS non erano definite in modo chiaro. Inoltre, 
alcune debolezze intrinseche hanno ridotto l’efficienza 
e l’efficacia del sistema nel preservare la riservatezza 
e l’integrità dei dati. La Corte ha altresì constatato che 
il trattamento dei dati personali non veniva adegua -
tamente monitorato.IX.
Sulla base di quanto constatato, la Corte formula le 
seguenti raccomandazioni, volte a  migliorare l’efficacia 
del CRIS nel rispondere ai bisogni informativi della 
Commissione:
a) dovrebbe essere enunciato il ruolo che ci si at -
tende dal CRIS come sistema informativo, special -
mente riguardo al sistema contabile della Com -
missione (ABAC). In particolare, la Commissione 
dovrebbe mirare a  ridurre la duplicazione delle 
funzioni dell’ABAC nel CRIS;
b) gli elenchi dei codici dei dati del CRIS dovrebbero 
essere razionalizzati, affinché siano univoci e  i rela -
tivi valori dei dati si escludano mutualmente. Inol -
tre, gli attuali controlli sulla qualità dei dati (verifi -
che, processi) dovrebbero essere rivisti e  rafforzati 
introducendo efficaci misure di salvaguardia che 
assicurino l’attendibilità dei dati. Tali misure do -
vrebbero mirare, in particolare, a  far sì che il CRIS 
sia efficace ed efficiente nel fornire informazioni 
aggregate per paese beneficiario, settore di inter -
vento e  strumento finanziario;
c) tenendo conto della vasta e  diversa popolazio -
ne di utenti del CRIS, in futuri sviluppi del CRIS si 
dovrebbe prestare debita attenzione a  migliorare 
l’usabilità del sistema;
d) dovrebbero essere stabilite le responsabilità per 
la gestione della sicurezza dei dati del CRIS. Do -
vrebbe essere svolta una valutazione generale del 
rischio riguardante le tecnologie dell’informazio -
ne. Si dovrebbe prestare la debita attenzione alla 
tutela dei dati personali e  finanziari.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne9
INTRODUZIONE
CAMPO 	DELL’AUDIT
1.	 Le azioni esterne sono costituite da interventi della Commissione in 
paesi al di fuori dell’Unione europea, compreso l’allargamento dell’Unio -
ne europea, lo sviluppo degli Stati dell’Africa, dei Caraibi e  del Pacifi -
co, e  la politica commerciale esterna. Alla gestione delle azioni esterne 
partecipano i  servizi centrali della Commissione a  Bruxelles e  le dele -
gazioni dell’UE in molti paesi del mondo. Nel 2010, il totale degli im -
pegni contratti dalla Commissione per le azioni esterne è  ammontato 
a 11 107 milioni  di euro1. 
2.	 Nell’ultimo decennio, la Commissione si è  adoperata per armonizzare 
e semplificare le proprie procedure per la gestione delle azioni esterne. 
In particolare, la Commissione ha adottato misure per unificare i  servizi 
incaricati dell’attuazione delle azioni esterne. Parallelamente, la Com -
missione mirava a  porre in essere un sistema informativo armonizzato, 
il sistema informativo integrato per le azioni esterne (CRIS), integrando 
sistemi informativi precedentemente eterogenei. Tale sistema doveva 
essere in grado di fornire informazioni finanziarie correnti su progetti 
e programmi per le azioni esterne.
3.	 Un sistema informativo è  un insieme di attrezzature, metodi e  procedure 
nonché, ove applicabile, di persone, personale, organizzati per svolgere 
funzioni di trattamento delle informazioni2. In un’organizzazione, i  si-
stemi informativi vengono di solito creati per fornire informazioni al 
personale e  ai dirigenti, in modo che essi possano adempiere alle rispet -
tive responsabilità in materia di pianificazione, monitoraggio, controllo 
e rendicontazione.
4.	 Nel 2002, quando il CRIS è  divenuto operativo, le sue funzioni riguardava -
no l’esecuzione finanziaria dei progetti. Da allora, è  stato continuamente 
esteso, per coadiuvare una crescente gamma di aspetti finanziari e  ope-
rativi della gestione delle azioni esterne. Il CRIS copre adesso le diverse 
fasi delle azioni in questione, dalla fase di programmazione a  quella di 
preparazione e  di monitoraggio. 1 8 445 milioni di euro 
provenienti dal bilancio 
generale dell’UE 
e 2 662 milioni di euro 
dai FES. Fonte:  «Relazione 
annuale 2011 sulle politiche 
dell’Unione europea 
in materia di sviluppo 
e assistenza esterna e sulla 
loro attuazione nel 2010», 
documento di lavoro della 
Commissione, SEC(2011) 880, 
che accompagna la relazione 
della Commissione al 
Consiglio e al Parlamento 
europeo avente medesimo 
titolo, COM(2011) 414 
definitivo. 
2 Decisione C(2006) 3602 
della Commissione, del 
16 agosto 2006, concernente 
la sicurezza dei sistemi 
informativi usati dalla 
Commissione europea.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne10
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne3 In data 1° gennaio 2011, 
i servizi dell’Ufficio di 
cooperazione EuropeAid 
(DG AIDCO) e della 
DG Sviluppo (DG DEV) 
sono stati fusi in nuova 
direzione generale 
dello Sviluppo e della 
cooperazione — EuropeAid 
(DG Sviluppo 
e cooperazione  — EuropeAid); 
la denominazione con la 
quale la ex DG AIDCO era 
meglio nota al pubblico, 
EuropeAid, è adesso usata per 
indicare la nuova DG Sviluppo 
e cooperazione — EuropeAid.
4 In data 1° gennaio 2011, 
la DG Relazioni esterne 
ha cessato di esistere e la 
maggior parte delle sue 
attività sono state assunte dal 
servizio europeo per l’azione 
esterna (SEAE). Le sue attività 
finanziarie sono state rilevate 
dal servizio degli strumenti di 
politica estera (FPI).5.	 Il CRIS è  utilizzato per lo più dalla direzione generale (DG) dello Sviluppo 
e della cooperazione - EuropeAid3, dalla DG Allargamento e  dal servizio 
degli strumenti di politica estera della Commissione europea4. In par -
ticolare, questi servizi utilizzano il CRIS come interfaccia front end  per 
l’inserimento di dati finanziari riguardanti le azioni esterne nel sistema 
contabile della Commissione (ABAC). Le operazioni finanziarie sono av -
viate nel CRIS, dove i  dati vengono inseriti e  verificati prima di essere 
automaticamente trasferiti all’ABAC, cosicché non debbono essere co -
dificati due volte. In aggiunta, nel CRIS vengono anche inseriti, trattati 
e conservati dati operativi su programmi e  progetti delle azioni esterne, 
quali i  risultati delle attività di audit e  di monitoraggio. Tali dati sono 
potenzialmente utili per la gestione e  la presa di decisioni, nonché per 
il complessivo monitoraggio dell’attuazione delle azioni esterne. 
6.	 Dato il suo ruolo nella registrazione e  comunicazione dei risultati dei 
controlli interni, il CRIS è  adesso un componente essenziale del siste -
ma di controllo interno della Commissione per la gestione delle azioni 
esterne.
DESCRIZIONE 	DEL	SISTEMA 	CRIS
7.	 Il CRIS è  un sistema informativo basato su computer: dipende fortemente 
da attrezzature informatiche e  di telecomunicazione (hardware) e  da 
procedure elettroniche (software). La parte software consiste essenzial -
mente di una banca dati, di un’interfaccia utente accessibile via browser 
per l’inserimento e  la consultazione di dati, nonché di un’interfaccia o  un 
link con il sistema contabile della Commissione (ABAC). Servendosi di 
un’unica base dati centralizzata, esso permette a  tutti gli utenti della 
Commissione e  delle delegazioni dell’UE di lavorare sugli stessi dati. 
8.	 L’interfaccia utente è  organizzata in diversi moduli, la maggior parte 
dei quali corrispondono alle diverse fasi dei cicli progettuali e  dei cicli 
annuali di gestione, come illustrato nella figura 1 . Gli altri moduli sono 
utilizzati per gestire il sistema.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne11
FIGURA 	1
COPERTURA 	DEL	CICLO 	PROGETTUALE 	E DEL 	CICLO 	ANNUALE 	DI	GESTIONE 	DA	PARTE 	
DEI	MODULI 	DEL	CRIS
Fase del ciclo progettuale/di gestione Principali moduli CRIS interessati
Deﬁnizione della politica
e della strategia nazionale
Preparazione dell'azione
Attuazione e rendicontazioneProgrammazione
Previsioni /f_inanziarie
Decisioni
Bandi di gara/
inviti a presentare proposte
Banca dati dei potenziali richiedenti -
registrazione online (PADOR )
Schedario delle persone giuridiche/
dei conti bancari
Contratti quadro
Progetti
Contratti
Garanzie /f_inanziarie
Fatture/pagamenti
Previsioni di entrata
Ordini di riscossione
Audit
Monitoraggio orientato ai risultati
(MOR)
Valutazioni
Fonte : Corte dei conti europea.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne12
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne9.	 Tra altre funzioni, un tipico modulo CRIS permette agli utenti:
 οdi creare, modificare e  convalidare record;
 οdi effettuare ricerche di record;
 οdi consultare i  record ed i  relativi dati, alcuni dei quali sono calcolati 
automaticamente dal sistema;
 οdi allegare documenti ai record;
 οdi collegare fra loro record di diversi moduli. 
10.  Ad esempio, il modulo «Contratti» permette all’utente di ricercare tutti 
i record dei contratti aggiudicati ad un dato beneficiario. Ogni record 
così individuato contiene normalmente, insieme ad altri dati, il numero 
del contratto, una breve descrizione del contratto, il suo status e  tipo, il 
nome del servizio e  delle persone competenti, la zona geografica inte -
ressata, la data in cui il contratto è  stato firmato e  quella in cui si con -
clude, l’importo del contratto e  le relative linee di bilancio. Al record del 
contratto è  acclusa anche una copia del contratto stesso e  dei relativi 
allegati, ottenuta tramite scansione. Inoltre il record del contratto è  col-
legato, ad esempio, a  diversi record nel modulo «Fatture», corrispondenti 
alle fatture ricevute dal beneficiario. A  partire da questo record, l’utente 
può quindi richiamare tutti i  record connessi all’azione in questione, 
nonché consultare direttamente una versione elettronica dei documenti 
corrispondenti.
11.  L’interfaccia utente del CRIS è  completata da altri due strumenti: 
 οun sistema di reporting, il data warehouse  del CRIS, che consente agli 
utenti di aggregare i  dati del CRIS, e 
 οun sistema documentario, la banca dati di conoscenze del CRIS, che 
permette agli utenti di accedere all’intera documentazione utente 
del CRIS. 
12.  Il numero di utenti del CRIS è  andato crescendo nel corso degli anni. 
Nel 2010, il CRIS era usato da 5  000 singoli utenti, più di 3  000 dei quali 
si trovavano presso le delegazioni dell’UE, come indicato nella Tabella . 
Il numero medio di sessioni utente nel corso di un normale giorno della 
settimana era di circa 3  000. 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne13
13.  Lo sviluppo e  la manutenzione del CRIS sono finanziati tramite stanzia -
menti provenienti dal bilancio generale dell’UE e  dai FES. La dotazione 
finanziaria totale richiesta per lo sviluppo, la manutenzione e  il suppor -
to tecnico del CRIS è  cresciuta negli anni, fino a  raggiungere 13  milio -
ni di euro nel 2011. Tale dotazione è  gestita dalla DG Sviluppo e  coope -
razione — EuropeAid, che guida lo sviluppo e  la manutenzione del CRIS 
in collaborazione con altre direzioni generali che utilizzano o  supportano 
il sistema. 
Distribuzione utenti Utenti del CRIS nel 2010 Numero di sessioni nel 2010
Delegazioni dell’UE 3 095 62 % 562 861 70,5 %
EuropeAid 1 319 26 % 178 993 22,5 %
ex DG Relazioni esterne 164 3 % 7 404 1 %
DG Allargamento 277 6 % 44 373 5,5 %
DG Aiuti umanitari e protezione civile 
(ECHO)45 1 % 1 222 0 %
altre DG o servizi 105 2 % 3 683 0,5 %
TOTALE 5 005 100 % 798 536 100 %TABELLA
NUMERO 	DI	UTENTI 	DEL	CRIS 	NEL	2010
Fonte : Cifre calcolate dalla Corte sulla base dei dati del CRIS.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne14
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne5 Regolamento (CE, 
Euratom) n. 1605/2002 del 
Consiglio, del 25 giugno 2002, 
che stabilisce il regolamento 
finanziario applicabile al 
bilancio generale delle 
Comunità europee (GU L 248 
del 16.9.2002, pag. 1).
6 Regolamento (CE, 
Euratom) n. 2342/2002 
della Commissione, del 
23 dicembre 2002, recante 
modalità d’esecuzione del 
regolamento (CE, Euratom) 
n. 1605/2002 del Consiglio 
che stabilisce il regolamento 
finanziario applicabile 
al bilancio generale 
delle Comunità europee 
(GU L 357 del 31.12.2002, 
pag. 1). In particolare, 
l’articolo 48 dispone che 
i sistemi e le procedure 
di gestione e di controllo 
interno debbano essere 
concepiti, tra l’altro, per 
assicurare la produzione 
affidabile dell’informazione 
finanziaria e di gestione.
7 Regolamento (CE) 
n. 45/2001 del Parlamento 
europeo e del Consiglio, 
del 18 dicembre 2000, 
concernente la tutela delle 
persone fisiche in relazione al 
trattamento dei dati personali 
da parte delle istituzioni 
e degli organismi comunitari, 
nonché la libera circolazione 
di tali dati (GU L 8 del 
12.1.2001, pag. 1).
8 Cfr. nota 2.QUADRO 	NORMATIVO
14.  Il regolamento finanziario dell’Unione europea5, assieme alle relative 
modalità di esecuzione6, stabilisce i  principi di base per l’esecuzione del 
bilancio. In particolare, esso dispone che gli ordinatori delegati ponga -
no in essere strutture organizzative e  procedure di controllo adeguate 
e che rendano conto alle rispettive istituzioni dell'esercizio delle proprie 
funzioni. Detto regolamento contiene inoltre particolari disposizioni ri -
guardanti i  sistemi di informazione finanziaria. 
15.  Il regolamento (CE) n. 45/20017 contiene norme per la tutela delle per -
sone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle 
istituzioni e  dagli organismi dell’Unione europea.
16.  La decisione C(2006) 3602 della Commissione8 tratta delle misure di si -
curezza per la tutela dei sistemi informativi della Commissione, e  dei dati 
ivi trattati, contro minacce alla loro disponibilità, integrità e  riservatezza.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne15
ESTENSIONE E APPROCCIO DELL’AUDIT
17.  Il quesito generale cui l’audit doveva rispondere era se il CRIS fosse ef -
ficace nel soddisfare i  bisogni informativi della Commissione nel campo 
delle azioni esterne. 
18.  Per fornire una risposta, occorre rispondere ai seguenti tre sottoquesiti:
a) il CRIS è  concepito per rispondere efficacemente ai bisogni della 
Commissione? (cfr. paragrafi 24-44)
b) le informazioni fornite dal CRIS sono attendibili? (cfr. para  
grafi 45-57)
c) la Commissione ha reso sufficientemente sicuri il CRIS ed i  relativi 
dati? (cfr. paragrafi 58-74)
19.  Il lavoro di audit connesso specificamente ai sottoquesiti a) e  c) ha 
comportato per lo più un’analisi della documentazione pertinente, 
nonché delle spiegazioni fornite dal personale della Commissione nel 
corso di colloqui di audit. Tale lavoro ha essenzialmente riguardato lo 
sviluppo del CRIS a  partire dal 2005. Tuttavia, si è  considerato anche 
quanto avvenuto tra il 2000 ed il 2005, nella misura in cui la pertinente 
documentazione era disponibile. Questa parte dell’audit è  stata incentra -
ta sulla DG Sviluppo e  cooperazione — EuropeAid, un attore essenziale 
per lo sviluppo del CRIS. Nel corso del maggio 2011, la Corte ha altresì 
effettuato per via elettronica un sondaggio tra gli utenti del CRIS presso 
le delegazioni UE. 
20.  La seconda parte dell’audit  — sottoquesito b)  — è  consistita nel veri -
ficare se le informazioni fornite dal CRIS fossero attendibili. Ciò è  stato 
fatto svolgendo test di convalida su insiemi di dati del CRIS. Tali test sono 
stati effettuati su dati direttamente importati dalla base dati del CRIS alla 
fine di marzo 2011. Essi miravano a  verificare se i  record di dati del CRIS 
fossero completi, validi, coerenti ed aggiornati. 
21.  L’audit ha incluso le informazioni riguardanti tutti gli stanziamenti la cui 
gestione è  supportata dal CRIS, sia quelli del bilancio generale dell’UE 
che quelli dei FES. 
22.  Per ragioni di efficienza, il lavoro di audit è  stato incentrato su 8 dei 21 
moduli del CRIS, selezionati per rappresentare sia i  moduli finanziari che 
quelli operativi9. Ciò ha permesso alla Corte di effettuare test più detta -
gliati dei moduli selezionati, avendo al contempo un quadro generale 
dell’intero sistema. 
23.  L’audit non era inteso valutare gli aspetti più tecnici del CRIS, come 
avverrebbe in un audit delle tecnologie dell’informazione, né valutare il 
rapporto costo/efficacia della manutenzione e  dello sviluppo del CRIS.9 Per l’audit, sono stati 
selezionati i seguenti moduli: 
Decisioni, Contratti, Schedario 
persone giuridiche, Fatture, 
Previsioni finanziarie, Audit, 
Valutazioni e MOR.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne16
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneNONOSTANTE 	QUALCHE 	DEBOLEZZA, 	IL	CRIS 	VIENE 	
ORA 	SVILUPPATO 	PER	RISPONDERE 	AI	BISOGNI 	
DELLA 	COMMISSIONE
I	PROGETTI 	DI	SVILUPPO 	DEL	SISTEMA 	RISPONDONO 	ADESSO 	
A BISOGNI 	BEN 	IDENTIFICATI
24.  La governance delle tecnologie dell’informazione ( IT governance ) com -
prende la «direzione, la struttura organizzativa ed i  processi in grado di 
assicurare che le tecnologie dell’informazione dell’organizzazione so -
stengano ed estendano gli obiettivi e  le strategie dell'organizzazione 
stessa»10. 
25.  In base alle norme di controllo interno della Commissione, devono esiste -
re adeguate strutture di governance delle tecnologie dell’informazione11. 
In particolare:
 οogni direzione generale deve definire l’organizzazione adatta prepo -
sta alla gestione dei sistemi informativi di cui è  responsabile;
 οdeve essere elaborato uno « schéma directeur » (una strategia informa -
tica), comprendente tutti gli sviluppi dei sistemi informativi;
 οogni sistema informativo di cui è  responsabile una direzione generale 
deve avere un responsabile chiaramente identificato, per rappresen -
tare gli interessi degli utenti, e  deve essere supervisionato da un 
comitato direttivo;
 οtutti i  nuovi progetti inerenti ai sistemi informativi devono essere 
approvati sulla base di un documento di strategia, che descriva il 
progetto;
 οtutti i  nuovi sistemi informativi dovrebbero essere sviluppati utiliz -
zando i  normali metodi di gestione e  di sviluppo dei progetti della 
Commissione.
26.  Queste misure mirano ad assicurare, in particolare, che i  progetti di svi -
luppo dei sistemi informativi rispondano ai bisogni dell’organizzazione 
e siano concepiti per rispondere in maniera efficace a  detti bisogni12.10 Definizione dell’IT 
Governance Institute®, 
come citata nel documento 
SEC(2004) 1267 del 
20 ottobre 2004 
«Comunicazione alla 
Commissione relativa 
al miglioramento della 
governance delle tecnologie 
dell’informazione presso la 
Commissione».
11 Cfr. NCI n.°7. Cfr. anche 
SEC(2004) 1267. 
12 In base al documento 
SEC(2004) 1267, tutti 
i progetti di sviluppo 
di sistemi informativi 
dovrebbero comprendere 
uno «studio di 
redditività / fattibilità» che 
illustri perché il sistema viene 
creato, che cosa intenda 
realizzare, in che modo 
intenda farlo, quale impatto 
avrebbe sull’organizzazione 
e quanto costerebbe.OSSERVAZIONI
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne17
27.  La Corte ha riscontrato che, tra il 2005 ed il 2008, l’individuazione e  la 
classificazione in ordine di priorità dei bisogni informativi non erano 
sistematiche né tantomeno documentate in modo chiaro. Ciò ha con -
tribuito a  sviluppi dei sistemi che non rispondevano in modo adeguato 
ai bisogni della Commissione, o  persino, in casi estremi, a  sviluppi inutili 
(cfr. riquadro 1 ). Analogamente, anche la gestione della maggior parte 
dei progetti relativi alle tecnologie dell’informazione è  stata mantenu -
ta relativamente informale, ad eccezione di un grande progetto per il 
rimpiazzo dell’OLAS, il sistema informativo precedentemente usato per 
coadiuvare le operazioni relative ai FES. 
28.  A partire dal 2008, la Commissione ha gradualmente posto in essere per 
il CRIS una struttura di governance delle tecnologie dell’informazione 
più completa. In particolare, i  bisogni informativi vengono adesso siste -
maticamente individuati ed analizzati. Tutti i  nuovi progetti di sviluppo 
dei sistemi informativi della DG Sviluppo e  cooperazione — EuropeAid 
devono adesso essere approvati sulla base di un documento di strategia, 
che descriva gli obiettivi, i  rischi e  gli strumenti del progetto. Su questa 
base, EuropeAid elabora una strategia informatica annuale, elencando 
tutti i  previsti progetti di sviluppo dei sistemi informativi. Per ogni pro -
getto, viene designato un responsabile che rappresenti gli interessi degli 
utenti; i  grandi progetti vengono supervisionati da un comitato direttivo.
29.  Inoltre, una metodologia di gestione dei progetti viene adesso impiegata 
presso EuropeAid, ed i  nuovi progetti di sviluppo dei sistemi informativi 
vengono documentati.
RIQUADRO 	1
IL	MODULO 	«VALUTAZIONI» 	NON 	È MAI 	STATO 	USATO
Un documento di lavoro della Commissione del 2004 suggeriva che il modulo «Valutazioni» del CRIS 
era stato concepito per fornire un quadro completo delle valutazioni intermedie e  finali gestite dalle 
delegazioni e  dalle unità operative. Tuttavia, questo modulo non è  mai stato usato e  non conteneva 
alcun record. La Commissione non disponeva di alcun documento che spiegasse tale situazione.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne18
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne13 Cfr. nota 12.
14 Sin dal suo avvio, il CRIS ha 
successivamente assorbito 
le funzioni ed i dati dei 
seguenti sistemi informativi: 
Griot (il sistema dell’ex DG IA, 
nel 2002), Désirée (il sistema 
dell’ex DG IB, nel 2002-2003), 
MIS (il sistema informativo 
dell’ex DG VIII, nel 2003-2004) 
e OLAS (il sistema informativo 
dell’ex DG Sviluppo, nel 2008).NECESSITÀ 	DI	UN	AGGIORNAMENTO 	DELLA 	DEFINIZIONE 	DEL	RUOLO 	
DEL	CRIS
30.  È buona prassi che ogni progetto di sviluppo di un sistema informativo 
includa dei documenti che spieghino perché si crei un sistema, che cosa 
quest’ultimo intenda realizzare ed in che modo intenda farlo13. La Corte 
ha verificato se tali documenti esistessero per lo sviluppo del CRIS, nel 
suo insieme. 
31.  La Corte ha trovato dei documenti che mostrano che, quando la Com -
missione nel 2000 ha deciso di sviluppare il CRIS, il suo obiettivo era di 
essere in grado di fornire informazioni finanziarie correnti su progetti 
e programmi per le azioni esterne e, in particolare, fornire un quadro 
veritiero della ripartizione degli impegni e  dei pagamenti per paese 
e settore nelle varie regioni geografiche. Il CRIS era inteso completare il 
sistema contabile della Commissione fornendo funzioni ed informazioni 
più specifiche per il campo delle azioni esterne. 
32.  Dal 2002 al 2004, i  primi moduli del CRIS sono stati pertanto dedicati per 
la maggior parte ad alcuni aspetti della gestione finanziaria delle azioni 
esterne, come decisioni, contratti e  fatture. Tuttavia, da allora, le funzioni 
del sistema sono state continuamente estese, coprendo in particolare 
più aspetti operativi delle azioni esterne. Sono stati progressivamente 
aggiunti nuovi moduli e  quelli esistenti sono stati adattati (cfr. figura 2 ). 
Altri sistemi informativi sono stati assorbiti, estendendo la copertura 
del campo delle azioni esterne del CRIS14. Nel 2005 sono state operate 
importanti modifiche, con l’introduzione nel CRIS di funzioni di contabi -
lità per competenza. Un altro importante cambiamento, intervenuto nel 
2008, è  stata l’assunzione delle funzioni sino ad allora svolte dall’OLAS 
(cfr. paragrafo 27).
33.  A partire dal 2002, vi sono stati anche importanti sviluppi nel sistema 
contabile della Commissione. In particolare, da quando è  stata introdotta 
la contabilità per competenza nel 2005 e  il precedente sistema conta -
bile Sincom2 è  stato sostituito dall’ABAC, esso incorpora molte nuove 
funzioni, come la registrazione dei contratti.
34.  Nonostante questi importanti cambiamenti sia nel CRIS che nell’ABAC, la 
Corte non ha trovato alcun documento aggiornato che definisse il ruolo 
assegnato al CRIS all’interno del complessivo sistema informativo della 
Commissione, i  suoi obiettivi o  l’esatta gamma di operazioni supportate.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne19
FIGURA 	2
STORIA 	DELLO 	SVILUPPO 	DEL	CRIS 	
NUOVI MODULI DEL CRISSVILUPPI NELL'INTERFACCIA TRA
IL CRIS E L'ABAC
PREVISIONI FINANZIARIECONTRATTI QUADRO
MORFATTURE
(Importanti modi/f_iche)RECUPERIPREVISIONI ENTRATEGARANZIE FINANZIARIEAUDITPREVISIONI FINANZIARIE
(1a versione)CONTRATTI
FATTURE
FORMULARI CAS
BANDI DI GARA/
INVITI A PRESENTARE PROPOSTE
PROGRAMMAZIONEDECISIONI
IMPEGNI
PAGAMENTI
CONTRATTI
FATTURE
RECUPERI
GARANZIE
1999-2002
2002
2003
2004ANNO
2006
2009
20082007
2005
2010CRIS
Fonte : Corte dei conti europea.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne20
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne35.  In particolare, non è  stato adeguatamente definito il ruolo del CRIS rispet -
to all’ABAC, molte funzioni del quale erano duplicate nel CRIS. Non era 
chiaro il valore aggiunto di continuare a  codificare le operazioni finanzia -
rie nel CRIS invece di codificarle direttamente nell’ABAC (cfr. riquadro 2 ). 
Ciò nonostante, a  causa di questa interdipendenza tra il CRIS e  l’ABAC, 
circa un terzo delle risorse umane del servizio informatico di EuropeAid 
vengono usate per tenere il CRIS al passo con lo sviluppo dell’ABAC 
piuttosto che per coadiuvare le operazioni concernenti le azioni esterne. 
DEBOLEZZE 	NELLA 	CODIFICA 	DEI	DATI 	
36.  L’uso di codici dati in un sistema informativo permette di reperire facil -
mente i  record dei dati con strumenti di ricerca automatici, nonché di 
consolidarli a  fini di rendicontazione. L’efficienza e  l’efficacia di un siste -
ma nel permettere il facile reperimento e  consolidamento dei record dei 
dati dipendono pertanto fortemente dalla qualità e  dalla coerenza dei 
codici dei dati. 
37.  Secondo gli obiettivi stabiliti per il CRIS nel 2000, il sistema doveva es -
sere in grado di fornire informazioni finanziarie correnti e  consolidate 
su progetti e  programmi relativi alle azioni esterne (cfr. paragrafo 31). La 
Corte ha verificato se i  codici dei dati nel CRIS fossero definiti in maniera 
tale da contribuire efficacemente a  tale obiettivo.
RIQUADRO 	2
TRASFERIMENTO 	DATI 	INEFFICIENTE 	TRA 	IL	CRIS 	E L’ABAC
L’interfaccia tra il CRIS e  l’ABAC non facilita lo scambio di dati. In effetti, l’ABAC svolge automaticamen -
te verifiche di completezza e  coerenza sui dati di un’operazione finanziaria prima di registrarli. Dal 
momento che le verifiche svolte dall’ABAC non sempre corrispondono a  quelle svolte dal CRIS, i  dati 
delle operazioni finanziarie a  volte vengono bloccati nel trasferimento dal CRIS all’ABAC, ossia in una 
delle ultime fasi della procedura di convalida. I  dati quindi devono essere rettificati e  convalidati di 
nuovo nel CRIS e  trasferiti una seconda volta all’ABAC.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne21
38.  La Corte ha riscontrato che, a  causa di successivi sviluppi dei sistemi 
non sufficientemente formalizzati (cfr. paragrafo 27), molti degli oltre 
cento elenchi di codici avevano un doppione. Gli elenchi di codici dati 
duplicati possono, nel tempo, non essere più uguali. Essi rendono inoltre 
il consolidamento e  la riconciliazione dei dati più complessi, più lunghi 
e più soggetti ad errore. Qualche anno fa, era stato avviato un progetto 
per razionalizzare l’organizzazione dei codici dati nel CRIS registrandoli 
in una tabella comune. Tuttavia, il progetto non è  stato completato ed 
il sistema è  stato lasciato in una situazione ibrida, con alcuni elenchi di 
codici dati ancora immagazzinati in tabelle separate o  duplicate.
39.  La Corte ha anche rilevato numerosi elenchi di codici contenenti valori 
che non erano mutualmente esclusivi, il che impediva l’efficiente con -
solidamento dei dati. Ad esempio, il modulo «Fatture», come molti altri 
moduli del CRIS, faceva riferimento ad un elenco di codici rappresentanti 
aree geografiche. All’interno di questo elenco, alcuni codici indicavano 
paesi mentre altri indicavano gruppi di paesi. Per tale ragione, alcuni 
record di pagamenti effettuati in un paese facevano riferimento al codice 
di quel paese, mentre altri al codice di una regione geografica più ampia 
che comprendeva il paese. Come conseguenza di tale stato di cose, il 
CRIS non può essere usato facilmente per ricavare l’elenco o  l’ammontare 
totale dei pagamenti erogati ai beneficiari in un dato paese. Il riquadro 3  
fornisce un esempio.
40.  Analogamente, il CRIS non può essere agevolmente utilizzato per calco -
lare l’importo totale speso per una data politica o  finanziato tramite un 
dato strumento finanziario. Infatti, l’elenco di domini usato per associare 
i record di molti moduli del CRIS ad un dato dominio mischia zone ge -
ografiche (ad esempio, Asia), strumenti finanziari (ad esempio, TACIS15) 
e politiche tematiche (ad esempio, sicurezza alimentare).15 Assistenza tecnica 
alla Comunità di Stati 
indipendenti.
RIQUADRO 	3
CODICI 	DI	AREA 	GEOGRAFICA 	NON 	UNIVOCI 	NEI	RECORD 	DEI	PAGAMENTI
Un record di un pagamento nel CRIS potrebbe riferirsi alla Tanzania, mentre un altro potrebbe riferirsi 
ad un’area geografica chiamata «Africa subsahariana». Un elenco di pagamenti relativi alla Tanzania 
conterrebbe il primo record ma non il secondo, sebbene una parte del secondo pagamento potrebbe 
essere stata diretta alla Tanzania.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne22
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne16 Nella propria relazione 
annuale sui FES relativa 
all’esercizio finanziario 2005, 
la Corte ha osservato 
che: «talune carenze del 
sistema d’informazione 
gestionale informatico 
(CRIS), segnatamente il 
sistema di codificazione, non 
consentono una supervisione 
globale efficiente dei 
programmi di microprogetti 
da parte dei servizi centrali 
della Commissione. Ad 
esempio, un elenco 
attendibile di programmi di 
microprogetti, attuati o in 
fase di attuazione, è tuttora 
difficile da produrre. Si tratta 
di un problema più generale, 
non specifico dei programmi 
di microprogetti [...]».  
Nella propria relazione 
annuale sull’esercizio 
finanziario 2006, la Corte 
ha altresì osservato che: «Il 
sistema informativo comune 
Relex (CRIS) fornisce dati 
sulla gestione quotidiana 
dei progetti. Principalmente 
a causa di limiti pertinenti 
alla definizione dei dati, il 
sistema non fornisce alcune 
auspicabili analisi delle 
informazioni finanziarie».  
Nella propria relazione 
speciale n. 4/2009 intitolata 
«La gestione da parte 
della Commissione della 
partecipazione degli attori 
non statali alla cooperazione 
comunitaria allo sviluppo», la 
Corte ha osservato che: «non 
è al momento disponibile in 
Europe -Aid alcuna fonte di 
dati relativi al finanziamento 
degli ANS [...]. I dati nel 
sistema informativo comune 
(CRIS) sono incompleti 
e l’identificazione degli 
operatori è inaffidabile».
17 Cfr. nota 12.
18 Nella propria relazione 
annuale sull’esercizio 
finanziario 2008, a proposito 
del CRIS, la Corte ha rilevato 
«l’esistenza di limiti tecnici 
che gli utenti del sistema si 
trovano spesso ad affrontare 
e che possono influire sulla 
regolarità delle operazioni 
trattate (si osservano spesso 
casi di pagamenti eseguiti 
dopo la scadenza fissata 
a causa dell’indisponibilità del 
sistema)».41.  A causa di questo stato di cose, il consolidamento dei dati  — special -
mente finanziari  — contenuti nel CRIS a  fini di rendicontazione si avvera 
particolarmente complesso. Ciò nuoce all’efficienza ed all’efficacia del 
CRIS come strumento di rendicontazione e  di gestione16. 
PERSISTENTI 	PROBLEMI 	DI	USABILITÀ
42.  In base alla «Comunicazione alla Commissione relativa al miglioramento 
della governance delle tecnologie dell’informazione presso la Commis -
sione»17, i sistemi informativi devono essere orientati agli utenti e  sod-
disfarne le esigenze. Gli utenti sono pertanto ben posizionati per fornire 
indicazioni sull’efficacia di un sistema informativo nel rispondere alle loro 
esigenze. 
43.  Nel maggio 2011, la Corte ha svolto un sondaggio presso gli utenti del 
CRIS nelle delegazioni dell’UE, mirato a  valutare fino a  che punto questa 
popolazione di utenti CRIS fosse toccata da alcuni problemi. Delle 92 
delegazioni alle quali sono stati inviati questionari, 44 hanno risposto. 
Le principali conclusioni che possono essere tratte dall’analisi di tali 
risposte sono le seguenti: 
 οgli utenti del CRIS sperimentano lunghe e  frequenti indisponibilità 
del sistema (14 delegazioni su 44 segnalano il protrarsi di tale indi -
sponibilità per più di una settimana);
 οnel 2010, quasi tutte le delegazioni che hanno risposto (41 su 44) 
hanno sperimentato ritardi nella codifica o  nella convalida delle ope -
razioni a  causa di carenze di progettazione del CRIS18;
 ο21 delegazioni su 44 pensavano che, a  causa di difficoltà di interpre -
tazione o  di traduzione, alcuni codici di dati erano a  volte codificati 
tirando a  indovinare;
 οsei delegazioni su 44 hanno riferito che i  ritardi dovuti a  CRIS com -
portano costi per la Commissione; due di queste delegazioni hanno 
stimato che le penalità o  le perdite in questione siano ammontate 
a 300 euro in un caso e  3 000 euro nell’altro.
44.  I risultati del sondaggio condotto dalla Corte sono corroborati da quelli 
di due sondaggi svolti dalla Commissione nel 2008 e  2010, che hanno 
riguardato utenti del CRIS sia presso la sede centrale della Commissione 
che nelle delegazioni dell’UE. Questi sondaggi hanno mostrato che le 
opinioni degli utenti circa il sistema erano migliorate ma restavano di 
vario tenore, come mostrato nella figura 3 . 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne23
LA	GESTIONE 	DEL	CRIS 	NON 	È ANCORA 	
SUFFICIENTEMENTE 	EFFICACE 	NEL	GARANTIRE 	
L’INTEGRITÀ 	DEI	DATI 	
45.  Perché un sistema informativo sia efficace, non è  sufficiente che fornisca 
dati, deve anche assicurare l’integrità degli stessi. L’integrità dei dati 
consiste nella capacità di un sistema informativo di produrre il risultato 
atteso in maniera esatta e  completa, di modo che si possa fare affida -
mento su di esso19.
46.  In termini di sicurezza, il CRIS è  ritenuto dalla Commissione un sistema 
critico o, in altre parole, un sistema la cui perdita di integrità o  disponi -
bilità potrebbe minacciare la posizione della Commissione rispetto ad 
altre istituzioni, Stati membri o  terzi20. 19 Decisione C(2006) 3602 
della Commissione.
20 La decisione C(2006) 3602 
della Commissione definisce 
sistemi informativi critici 
i sistemi la perdita di integrità 
o disponibilità dei quali po -
trebbe minacciare la posizione 
della Commissione rispetto ad 
altre istituzioni, Stati membri 
o terzi; ad esempio, arrecare 
pregiudizio all’immagine 
della Commissione o di altre 
istituzioni agli occhi degli Stati 
membri o dell’opinione pub -
blica, un serissimo pregiudizio 
agli interessi legittimi delle 
persone giuridiche o fisiche, 
uno scostamento di bilancio 
o una significativa perdita 
finanziaria con conseguenze 
negative molto gravi per le 
finanze della Commissione.
FIGURA 	3
EVOLUZIONE, 	DAL 	2008 	AL	2010, 	DELLE 	OPINIONI 	DEGLI 	UTENTI 	DEL	CRIS 	IN	MERITO 	
A DIVERSI 	ASPETTI 	DEL	SISTEMA, 	SU	UNA 	SCALA 	DA	1	(SCARSO) 	A 5	(ECCELLENTE)
1 2 3 4 5Valutazione globaleInformazioni nei manualiAccesso ai manualiSicurezzaTempi di rispostaDisponibilitàUsabilitàFunzionalitàAﬃdabilitàFunzione di ricerca
2010 2008
Fonte : documento di lavoro della Commissione: Risultati del sondaggio 2010 «Il sistema CRIS — la vostra opinione», 
febbraio 2011. 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne24
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne47.  La Commissione ha posto in essere parecchie misure di salvaguardia per 
contribuire all’integrità dei dati del CRIS:
 οil software del CRIS contiene al proprio interno verifiche automatizzate;
 οogni operazione finanziaria codificata nel CRIS deve essere convali -
data da numerosi e  differenti funzionari;
 οin seno ad EuropeAid, un piccolo gruppo di funzionari, il «Team qua -
lità dei dati», svolge verifiche sulla qualità e  coordina la rettifica di 
un vasto numero di dati non corretti o  mancanti21;
 οrelazioni di audit interni ed esterni sottolineano periodicamente pro -
blemi sistemici di qualità dei dati e  formulano raccomandazioni; 
 οanche i  controlli ex post svolti su campioni di operazioni finanziarie 
rivelano problemi di qualità dei dati. 
48.  La Corte ha svolto test di convalida su insiemi di record di dati del CRIS, 
per verificare se il sistema informativo fosse efficace nell’assicurare l’in -
tegrità dei dati. Più in particolare, la Corte ha controllato se i  record dei 
dati in questione fossero completi, validi ed aggiornati.
CompletiVengono registrate tutte le operazioni e vengono riempiti tutti i perti -
nenti campi di dati.
ValidiLungo tutto il sistema informativo i dati sono coerenti (i record non 
si contraddicono a vicenda) ed i record di dati riflettono la situazione 
che potrebbe essere osservata in loco .
Aggiornati Le informazioni vengono raccolte a tempo debito.
RECORD 	DI	DATI 	MANCANTI
49.  La Corte ha riscontrato record di fatture che erano direttamente codi -
ficate in ABAC piuttosto che nel CRIS. Per tale ragione, a  volte nel CRIS 
dovevano essere creati record cumulativi di pagamenti per far coin -
cidere gli importi totali nel CRIS e  nell’ABAC. La Corte ha trovato 118 
di questi record di riconciliazione (31 record nel 2009, per un importo 
totale di 65  milioni  di euro, e  87 record nel 2010, per un importo totale 
di 175  milioni  di euro). Tali record cumulativi di pagamenti non sono 
riusciti a  compensare la mancanza di dettagliate informazioni nei re -
cord del CRIS. In particolare, essi non erano attribuiti ad una data area 
geografica (cfr. paragrafo 39). La codifica diretta dei record delle fatture 
nell’ABAC incide negativamente sulla capacità del CRIS di fornire infor -
mazioni consolidate. 21 Secondo documenti dei 
dirigenti della Commissione, 
nel 2010 il Team qualità 
dei dati ha individuato 
80 000 anomalie nei dati 
e coordinato la rettifica di più 
di 70 000 di questi.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne25
50.  Non è  stata ancora utilizzata in maniera sistematica la possibilità di al -
legare documenti ai record di dati. Ad esempio, un terzo dei record di 
decisioni, chiusi o  in corso, aggiornati nel 2010 non conteneva alcun 
documento allegato. Analogamente, il 14  % dei record di contratti, chiusi 
o in corso, con una data di firma del 2009 o  del 2010 non aveva alcun 
allegato. Ciò limita l’efficienza e  l’efficacia del sistema in termini di ge -
stione progettuale e  accesso ai documenti. 
51.  In aggiunta, la Corte ha rilevato casi in cui la possibilità offerta dal CRIS 
di collegare reciprocamente record di moduli differenti e  connessi allo 
stesso progetto, che permette agli utenti di navigare attraverso tutti 
i record connessi ad una data azione (cfr. paragrafo 10), non è  stata usata. 
Ad esempio, 9  000 dei 105  000 record di contratti (ossia il 9  %) non erano 
collegati ad alcuna decisione di finanziamento. Analogamente, più di 300 
dei 3  000 record di audit chiusi o  in corso22 (il 10  %) non erano collegati 
ad alcun record di contratto o  di decisione23. Ciò riduce l’efficienza del 
CRIS come strumento di gestione dei progetti. 
52.  In qualità di membro del Comitato di aiuto allo sviluppo (CAS) dell’OCSE, 
la Commissione europea informa regolarmente l’OCSE circa le proprie 
attività di assistenza esterna. Ciò comporta una classificazione di queste 
attività in base a  categorie standard (codici di settore CAS). Nel CRIS, 
i record relativi a  contratti e  progetti possono essere associati ad un 
codice di settore CAS. Quasi tutti i  record di contratti erano collegati 
a tale codice, cosa che invece avveniva solo per il 30  % dei record di 
progetti. Tale stato di cose rende impossibile usare i  dati del CRIS per 
produrre statistiche attendibili secondo la codificazione CAS dell’OSCE 
(cfr. riquadro 4 ).22 Questi si riferiscono 
ad audit di operazioni 
esterne, generalmente 
espletati da società di audit 
esterne ingaggiate dalla 
Commissione.
23 Nella propria relazione 
annuale sull’esercizio 
finanziario 2004, la Corte 
aveva già osservato che: 
«le informazioni relative 
a tutti gli audit, compresi 
quelli commissionati 
dagli organismi attuatori, 
dovrebbero essere 
registrate nel sistema CRIS 
e collegate alle informazioni 
corrispondenti sulla 
gestione dei progetti». Una 
raccomandazione simile 
è stata formulata anche nella 
relazione annuale della Corte 
sull’esercizio finanziario 2005.
RIQUADRO 	4
I	PROGETTI 	NON 	POSSONO 	ESSERE 	ELENCATI 	PER	CODICE 	DI	SETTORE 	DEL	CAS
Dato che solo il 30  % dei record del CRIS relativi a  progetti fanno riferimento ad un codice di settore 
del CAS, è  assai probabile che una ricerca di tutti i  record di progetti concernenti la «tutela delle risorse 
idriche», ad esempio, dia come risultato un elenco di progetti incompleto e  non attendibile. 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne26
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne24 Nella propria relazione 
annuale sull’esercizio 
finanziario 2008, la Corte 
osservava quanto segue: «Nel 
corso delle verifiche sulle 
operazioni, la Corte ha notato 
che le informazioni contenute 
nel sistema CRIS non sempre 
sono del tutto precise. La 
Corte ha riscontrato errori di 
codifica sia per dati relativi 
a pagamenti che a impegni 
(ad esempio, nel caso di 
progetti e/o contratti dove 
i dati sono stati inseriti 
utilizzando un codice 
paese CRIS errato). Ulteriori 
errori potrebbero inficiare 
l’affidabilità dei rendiconti 
finanziari della Commissione 
(ad esempio, riguardo alla 
data di scadenza di garanzie 
bancarie e la modalità 
di gestione di progetti/
contratti)».RECORD 	DI	DATI 	NON 	VALIDI
53.  La Corte non ha trovato nel CRIS alcun caso di doppioni di record finan -
ziari, cioè di operazioni registrate più di una volta. 
54.  Tuttavia, la Corte ha trovato record che non corrispondevano ad un’ef -
fettiva operazione finanziaria o  ad un effettivo evento operativo. Tali 
record, detti comunemente «finti» ( dummy ) dagli utenti del CRIS, veni -
vano a  volte creati per ovviare alle limitazioni tecniche del sistema. In 
particolare, 100 dei 15  000 record di contratti chiusi nel CRIS nel 2009 
e 2010 si sono rivelati essere «finti» record di contratti. La presenza di tali 
record può causare distorsioni nei dati consolidati ed anche confondere 
gli utenti, causando errori ed inefficienze. 
55.  La Corte ha individuato record del CRIS contenenti valori di dati incoe -
renti. Ad esempio:
 οil 2 % dei 6  000 record di audit aveva uno status provvisorio, sebbe -
ne essi mostrassero una data di ricezione della relazione finale già 
trascorsa; 
 οil 7 % dei 2  300 record di contratti chiusi, con una data di firma nel 
2009 o  2010, recava una data di firma successiva alla data di inizio 
dell’attuazione; 
 οl’1 % dei 5  000 record relativi a  decisioni aveva come status «in cor -
so», sebbene essi mostrassero una data di chiusura già trascorsa. 
 Tali incoerenze spesso indicano la presenza di record di dati incorretti 
o di errori amministrativi24. 
56.  La Corte ha individuato record che mostravano differenze fra il CRIS ed il 
data warehouse  dell’ABAC, un sistema centrale della Commissione usato 
per fornire informazioni finanziarie e  contabili consolidate ai responsabili 
della gestione. 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne27
25 Cfr. nota 2.
26 L’articolo 61 del 
regolamento finanziario 
dispone quanto segue: 
«Ogni istituzione nomina 
un contabile che, presso la 
stessa, è incaricato di: [...] 
definire e convalidare i sistemi 
contabili e, se necessario, 
convalidare i sistemi stabiliti 
dall’ordinatore e destinati 
a fornire o giustificare 
informazioni contabili [...]».
27 L’articolo 57 del 
regolamento recante 
modalità di esecuzione del 
regolamento finanziario 
dispone che «Quando sistemi 
di gestione finanziaria definiti 
dall’ordinatore forniscono dati 
alla contabilità dell’istituzione 
o quando sono destinati 
a giustificarne i dati, il 
contabile deve dare il proprio 
accordo all’introduzione 
ed alla modificazione degli 
stessi».RITARDI 	NELLA 	REGISTRAZIONE
57.  Per quanto riguarda la tempestività delle registrazioni dei dati nel CRIS, 
la Corte ha individuato record per i  quali vi erano stati ritardi tra il verifi -
carsi dell’evento operativo e  la registrazione dello stesso nel sistema. Ad 
esempio, la prassi seguita dalla Commissione prevede la registrazione delle 
fatture entro cinque giorni dalla loro ricezione. Tuttavia, nel 2010 solo metà 
delle fatture è  stata registrata nel CRIS entro tale termine, ed il 13  % delle 
fatture non era ancora stato registrato ad un mese dalla ricezione. Analo -
gamente, nel 2010 sono trascorse in media sei settimane tra la ricezione 
di una relazione di audit da parte della Commissione ed il momento in cui 
detta relazione è  stata allegata al corrispondente record di audit nel CRIS. 
INSUFFICIENTE 	SICUREZZA 	DEL	SISTEMA 	E DEI 	
RELATIVI 	DATI
DEFINIZIONE 	POCO 	CHIARA 	DELLE 	RESPONSABILITÀ 	PER	LA	
SICUREZZA 	DEI	DATI 	DEL	CRIS
58.  La decisione C(2006) 3602 della Commissione relativa alla sicurezza dei 
sistemi informativi da essa usati25 dispone che ogni direttore genera -
le nomini almeno un responsabile della sicurezza informatica a  livello 
locale, il quale veglia a  che i  fornitori di servizi e  di sistemi informatici 
pongano in essere misure di sicurezza adeguate. Essa dispone inoltre 
che le direzioni generali possano delegare, in tutto o  in parte, l’attua -
zione e  la gestione dei propri piani di sicurezza a  servizi orizzontali quali 
la direzione generale dell’Informatica. Tuttavia, in tali casi, le direzioni 
generali devono assicurarsi che il servizio in questione applichi le neces -
sarie misure di sicurezza. Al fine di fissare le condizioni di tale delega, le 
parti devono concludere un accordo sul livello dei servizi, che definisca 
in particolare le modalità per monitorarne l’attuazione. 
59.  Inoltre, il regolamento finanziario dispone che il contabile dell’istituzio -
ne sia incaricato di convalidare i  sistemi informativi destinati a  fornire 
o giustificare informazioni contabili26. Le modalità di esecuzione del 
regolamento finanziario specificano che il contabile deve dare il proprio 
assenso prima che tali sistemi vengano modificati27.
60.  La Corte ha constatato che le procedure e  le responsabilità per la con -
cessione, il mantenimento e  la revoca dei diritti di accesso agli utenti 
del CRIS erano suffragate da documentazione. Tuttavia, su un piano più 
generale, le responsabilità per la gestione del CRIS non erano stabilite in 
modo chiaro. In particolare, il CRIS non rientrava nell’area di competenza 
del responsabile della sicurezza informatica a  livello locale di EuropeAid.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne28
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne28 Al momento dell’audit 
della Corte, il CRIS non era 
ancora stato convalidato 
per le informazioni contabili 
relative a operazioni 
finanziate dai FES.
29 NCI n.°12.
30 Cfr. nota 2.61.  Non è  stato firmato alcun accordo sul livello dei servizi tra EuropeAid, 
responsabile del sistema CRIS, e  la direzione generale dell’Informatica, 
a cui EuropeAid ha delegato alcune competenze, in particolare la messa 
in sicurezza dei server che ospitano il software e  i dati del CRIS. Senza 
tale documento, le rispettive responsabilità dei direttori generali inte -
ressati non sono chiare.
62.  Nel luglio 2008, il contabile della Commissione ha convalidato il CRIS 
come un sistema locale per fornire e  giustificare informazioni contabili 
in relazione ad operazioni finanziate dal bilancio generale dell’UE28. Tut -
tavia, sebbene nel 2010 siano state apportate significative modifiche al 
CRIS, quest’ultimo non compariva nell’elenco delle modifiche notificate 
al contabile della Commissione per quell’anno, in violazione di quanto 
disposto dalle modalità di esecuzione del regolamento finanziario (cfr. 
paragrafo 59). 
DEBOLEZZE 	CHE 	FANNO 	DIMINUIRE 	LA	CAPACITÀ 	DEL	SISTEMA 	DI	
MANTENERE 	LA	RISERVATEZZA 	E L’INTEGRITÀ 	DEI	DATI
63.  Le norme di controllo interno della Commissione prescrivono che i  siste -
mi di tecnologia dell’informazione utilizzati da una direzione generale 
debbano essere protetti dalle minacce alla loro riservatezza ed integrità29.
64.  La Corte ha individuato due aree problematiche che destano preoccu -
pazione circa la capacità del CRIS di mantenere la riservatezza dei dati 
(cfr. paragrafo 65) e  l’integrità degli stessi (cfr. paragrafo 67).
65.  La riservatezza dei dati riguarda in particolare il carattere riservato dei 
dati l’accesso ai quali è  riservato alle persone autorizzate30. Nel caso del 
CRIS, l’accesso al sistema è  automaticamente concesso a  utenti statutari 
ed esterni della Commissione presso la DG Sviluppo e  cooperazione — 
EuropeAid, la DG Allargamento, la DG Aiuti umanitari e  protezione civile 
(ECHO), il servizio degli strumenti di politica estera, nonché al personale 
della Commissione presso le delegazioni dell’UE. L’accesso al sistema 
viene anche concesso, su richiesta, a  utenti esterni temporanei che la -
vorano per i  medesimi servizi e  a personale di altri servizi e  della Corte 
dei conti europea. In alcuni casi, viene permesso di accedere al sistema 
anche a  utenti non impiegati dalle istituzioni dell’UE. 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne29
66.  Tuttavia, il CRIS non include un meccanismo standard per limitare i  diritti 
di accesso degli utenti ad alcune categorie di dati. In due casi specifi -
ci, si sono dovuti sviluppare meccanismi tecnici ad hoc , in modo che 
i documenti sensibili non fossero accessibili a  tutti gli utenti31. A parte 
queste due eccezioni, tutti gli utenti del CRIS hanno automaticamente 
accesso a  tutti i  dati del CRIS. Questo stato di cose mette in dubbio la 
riservatezza dei dati del CRIS, in particolare nel caso dei pochi utenti 
esterni del sistema. 
67.  Al fine di assicurare l’integrità dei dati, devono essere adottate misure 
che garantiscano che il sistema informativo e  le informazioni trattate 
siano modificati unicamente da un’azione volontaria e  legittima32. Tra 
altre funzioni, il CRIS include meccanismi che permettono agli agenti 
finanziari di convalidare le operazioni nel sistema33. La Corte ha indivi -
duato record di convalide finanziarie operate da un utente autorizzato 
che erano stati modificati da un’altra persona. 
DOCUMENTAZIONE 	DEL	SISTEMA 	INCOMPLETA
68.  La documentazione del sistema è  uno strumento importante per gli 
sviluppatori informatici e  per gli utenti del sistema al fine di assicurare la 
sicurezza dei dati e, in particolare, l’integrità degli stessi. Permette loro di 
capire come il sistema tratta i  dati e  come dati e  codici dovrebbero esse -
re interpretati. In particolare, permette agli sviluppatori di mantenere la 
coerenza del sistema al momento di modificarlo, e  agli utenti di inserire 
i dati giusti al posto giusto. Le modalità di esecuzione del regolamento 
finanziario dispongono che una descrizione completa e  aggiornata deve 
essere disponibile per i  sistemi informatici utilizzati per trattare operazio -
ni di esecuzione del bilancio34. Ognuna di tali descrizioni deve definire 
il contenuto di tutti i  campi di dati e  descrivere come il sistema tratta 
ogni singola operazione. Deve anche indicare dettagliatamente in che 
modo il sistema garantisce l’esistenza di una pista di audit completa per 
ogni operazione. 
69.  La Corte ha constatato che la documentazione del contenuto dei campi 
di dati  — il glossario dei dati  — mancava per due degli otto moduli del 
CRIS selezionati per l’audit (cfr. paragrafo 22). Per gli altri sei moduli, il 
glossario dei dati era completo e  aggiornato. 31 Restrizioni ad hoc  
all’accesso degli utenti sono 
state sviluppate per il modulo 
Bandi e per i record di 
contratti contrassegnati come 
riservati.
32 Cfr. nota 2.
33 L’articolo 84 del 
regolamento finanziario 
dispone che «qualora le 
entrate e le spese siano 
gestite mediante sistemi 
informatici, le firme possono 
essere apposte mediante 
procedura informatizzata 
o elettronica».
34 Articolo 107 
del regolamento 
(CE, Euratom) n. 2342/2002.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne30
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne70.  La documentazione di analisi funzionale, che descrive come il sistema 
tratta le singole operazioni, era disponibile per tutti i  moduli selezionati 
per l’audit. Tuttavia, ad un livello più generale, l’architettura tecnica del 
sistema era scarsamente documentata. Ad esempio, le relazioni di inte -
grità tra le diverse tabelle di dati nel CRIS non erano documentate35. 
71.  Se si eccettua il modulo «Valutazioni», che non era utilizzato (cfr. 
riquadro 1 ), la Corte ha altresì constatato che per ogni modulo oggetto 
dell’audit era disponibile un manuale utente. Tuttavia, in tre casi su sette, 
il manuale utente era in parte non aggiornato o  incompleto. 
72.  Il CRIS include un sistema di pista di audit che, in linea di principio, 
permette di ricostruire lo storico delle modifiche dei dati, cioè quali 
azioni sono state compiute su un dato record, da quale utente e  quando. 
Tuttavia, i  dati relativi alla pista di audit non erano disponibili agli utenti 
tramite l’interfaccia utente del CRIS; ad essi poteva unicamente avere 
accesso il personale informatico, e  la loro interpretazione richiedeva 
grande familiarità con l’architettura IT del sistema. Ciò limita la potenziale 
utilità della pista di audit a  casi eccezionali su specifica richiesta. 
INSUFFICIENTE 	MONITORAGGIO 	DEL	TRATTAMENTO 	DEI	DATI 	
PERSONALI
73.  Il regolamento (CE) n. 45/2001 stabilisce regole per il trattamento dei dati 
personali. In particolare, esso dispone che il responsabile del trattamento 
dei dati debba previamente informare il responsabile della protezione 
dei dati della Commissione36. 
74.  I responsabili del trattamento dati hanno inviato al responsabile della 
protezione dei dati della Commissione quattro notifiche in merito al 
trattamento dei dati personali nel CRIS. Una riguardava il CRIS nel suo in -
sieme, mentre le altre tre riguardavano moduli specifici. Tuttavia, la Corte 
ha individuato documenti contenenti dati personali che erano allegati 
a record del CRIS senza essere coperti da alcuna di queste notifiche. Tali 
documenti comprendevano più di 2  000 curriculum vitae  allegati a  record 
in diversi moduli del CRIS, ai quali potevano dunque avere accesso tutti 
gli utenti del CRIS (cfr. paragrafi 65 e  66). 35 Una relazione di integrità, 
ad esempio, consisterebbe 
nel fatto che un record del 
modulo «Contratti» non può 
essere cancellato dal sistema 
finché ad esso fa riferimento 
un record nel modulo 
«Pagamenti»; tale particolare 
relazione assicurerebbe che 
un pagamento può essere 
sempre ricondotto ad un 
contratto e che quindi non ci 
siano pagamenti «orfani».
36 L’articolo 25 del 
regolamento (CE) n. 45/2001 
recita: «Prima di eseguire uno 
o più trattamenti dei dati, 
destinati al conseguimento 
di una o più finalità 
correlate, il responsabile del 
trattamento ne informa il 
responsabile della protezione 
dei dati. [...]».
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne31
CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI
75.  La Corte conclude che il CRIS è  per lo più efficace nel rispondere ai 
bisogni informativi della Commissione nel campo delle azioni esterne. 
Tuttavia, dopo dieci anni di sviluppo, esso è  ancora soggetto a  carenze 
persistenti. Tali carenze riguardano in particolare la definizione del ruolo 
del CRIS rispetto al sistema contabile della Commissione, debolezze nella 
codifica dei dati, insufficiente efficacia nel garantire l’integrità dei dati 
e, più in generale, insufficiente sicurezza del sistema e  dei relativi dati. 
Alcune delle osservazioni formulate corroborano altre osservazioni fatte 
in precedenti relazioni della Corte.
76.  Quando ha reso operativo il CRIS nel 2002, la Commissione aveva per 
obiettivo quello di poter essere in grado di fornire informazioni finan -
ziarie correnti e  consolidate su progetti e  programmi nel campo delle 
azioni esterne. Da allora, il CRIS è  stato continuamente adattato per 
rispondere a  nuove specifiche esigenze informative, e  questi sviluppi 
hanno modificato in modo sostanziale il sistema. In particolare, oltre agli 
aspetti finanziari delle azioni esterne, il CRIS adesso copre molti degli 
aspetti operativi delle stesse. Nel frattempo, anche il sistema informativo 
contabile della Commissione si evoluto per fornire molte nuove funzioni. 
Tuttavia, nonostante questi cambiamenti, non è  mai stata enunciata una 
nuova definizione del ruolo e  degli obiettivi del CRIS. In particolare, il 
ruolo del CRIS non è  più definito adeguatamente rispetto al ruolo del 
sistema contabile della Commissione, del quale duplica molte funzioni. 
Dovrebbe essere enunciato il ruolo che ci si attende dal CRIS come 
sistema informativo, specialmente rispetto al sistema contabile ABAC 
della Commissione. In particolare, la Commissione dovrebbe mirare 
a ridurre la duplicazione delle funzioni dell’ABAC nel CRIS. RACCOMANDAZIONE 	1
77.  A partire dal 2008, la Commissione ha adottato misure per assicurare che 
gli sviluppi del CRIS rispondano a  bisogni informativi ben identificati. 
Tutti i  progetti di sviluppo del CRIS vengono adesso approvati sulla base 
di un documento di strategia, che descrive gli obiettivi, i  rischi e  gli stru -
menti del progetto. Inoltre, è  adesso in uso una metodologia di gestione.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne32
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne78.  Successivi ed insufficientemente formalizzati sviluppi del CRIS, tra il 2005 
ed il 2008, hanno fatto sì che i  codici dei dati del sistema rimanessero 
non adeguatamente definiti. La Corte ha riscontrato che parecchi elenchi 
di codici avevano doppioni, mentre altri contenevano codici che non si 
escludevano mutualmente. Di conseguenza, il consolidamento dei dati 
si avvera particolarmente complesso e  soggetto ad errori. In particolare, 
il CRIS non può essere facilmente utilizzato per fornire dati aggregati 
riguardanti le azioni esterne suddivisi per paese beneficiario, strumento 
finanziario o  politica.
79.  Per quanto attiene all’integrità dei dati del CRIS, la Corte ha rilevato 
record nei quali le informazioni erano mancanti, non valide o  non ag -
giornate. Ciò ha ridotto l’attendibilità del sistema e  la sua efficacia ed 
efficienza come strumento di gestione.
Gli elenchi dei codici dei dati del CRIS dovrebbero essere razionaliz -
zati, affinché siano univoci e i relativi valori dei dati si escludano mu -
tualmente. Inoltre, gli attuali controlli sulla qualità dei dati (verifiche, 
processi) dovrebbero essere rivisti e rafforzati introducendo efficaci 
misure di salvaguardia che assicurino l’attendibilità dei dati. Tali misu -
re dovrebbero mirare, in particolare, a far sì che il CRIS sia efficace ed 
efficiente nel fornire informazioni aggregate per paese beneficiario, 
settore di politica e strumento finanziario.RACCOMANDAZIONE 	2
80.  Un sondaggio svolto dalla Corte presso gli utenti del CRIS nelle delega -
zioni UE ha rivelato che questi ultimi trovano difficoltà con il sistema. 
In particolare, essi hanno riferito di lunghe e  frequenti indisponibilità 
del sistema, ritardi nella registrazione delle operazioni dovuti a  carenze 
di progettazione del CRIS e  difficoltà nell’interpretazione dei codici dei 
dati. 
Tenendo conto della vasta e diversa popolazione di utenti del CRIS, nei 
futuri sviluppi del CRIS si dovrebbe prestare debita attenzione a miglio -
rare l’usabilità del sistema. RACCOMANDAZIONE 	3
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne33
81.  La Corte ha riscontrato che la Commissione non aveva ancora reso suf -
ficientemente sicuri il sistema ed i  relativi dati. Sebbene esistessero pro -
cedure per la gestione dei diritti di accesso degli utenti, le responsabilità 
per la sicurezza dei dati del CRIS non erano definite in modo chiaro. Inol -
tre, alcune debolezze del sistema riducono la sua efficienza ed efficacia 
nel preservare la riservatezza e  l’integrità dei dati. La Corte ha inoltre 
constatato che il trattamento dei dati personali non era sufficientemente 
monitorato. 
Dovrebbero essere stabilite le responsabilità per la gestione della sicu -
rezza dei dati del CRIS. Dovrebbe essere svolta una valutazione genera -
le del rischio riguardante le tecnologie dell’informazione. Si dovrebbe 
prestare debita attenzione, in particolare alla tutela dei dati personali 
e finanziari.RACCOMANDAZIONE 	4
La presente relazione è  stata adottata dalla Sezione III, presieduta da 
Karel PINXTEN, Membro della Corte, a  Lussemburgo, nella riunione del 
6 marzo  2012.
Per la Cor te dei conti
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente

Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne34
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneRISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE
SINTESI
IV.
Si veda la risposta della Commissione al punto 75.
V.
Per quanto riguarda il ruolo del sistema CRIS, si vedano le 
risposte della Commissione al punto 76 e  alla raccoman -
dazione 1.
Per quanto riguarda la duplicazione delle funzioni, si 
vedano le risposte della Commissione ai punti 35 e  76 
e alla raccomandazione 1.
VI.
Si veda la risposta della Commissione al punto 78.
VII.
Si veda la risposta della Commissione al punto 79.
VIII.
Si veda la risposta della Commissione al punto 81.
IX.	a)
Il CRIS è  il sistema informatico di gestione delle direzioni 
generali della Commissione che si occupano di relazioni 
esterne1. Si tratta di un sistema integrato che comprende 
un’interfaccia diretta con il sistema contabile della Com -
missione (ABAC) e  che permette di razionalizzare il numero 
di strumenti che il personale che si occupa di coopera -
zione esterna utilizza quotidianamente. Gli obiettivi del 
sistema sono stati definiti nel documento « Stratégie des 
systèmes d’information de la DG EuropeAid jusque 2016 » del 
dicembre 2011.
Nel processo di razionalizzazione del proprio patrimonio 
informatico, la Commissione è  attualmente impegnata 
a migliorare l’integrazione di tutti i  sistemi in uso. L’obiet -
tivo di ridurre la duplicazione delle funzioni di ABAC sarà 
raggiunto attraverso l’uso diretto delle funzioni ABAC 
a partire dal sistema CRIS, tramite i  servizi web ABAC. 
EuropeAid ha aderito a  un progetto pilota avviato a  tale 
riguardo in tutta la Commissione.
1 Nel caso di ECHO, solo parzialmente.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne35
RISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE
INTRODUZIONE
2.
La Commissione rinvia alla definizione del CRIS di cui al 
punto IX a).
Fin dalla sua introduzione nel 2002, il CRIS è  stato con -
cepito come sistema di gestione operativa e  finanziaria. 
All’epoca gli aspetti della gestione operativa ( procedure 
core business ) sono stati trattati nel quadro dei moduli pro -
getto e  programmazione relativi alle azioni.
OSSERVAZIONI
27.
La situazione che la Corte descrive è  quella esistente prima 
della costituzione della nuova governance e  della riorga -
nizzazione dell’unità informatica nel 2009. Tutte le modi -
fiche ai sistemi sono ormai precedute da una procedura 
completa e  documentata (descrizione, approvazione, 
definizione delle priorità, analisi, sviluppo e  test). La Com -
missione ha inoltre modellizzato le sue procedure opera -
tive, affinché le specifiche funzionali del sistema risultino 
meglio allineate ad esse.
Riquadro 	1	
La finalità del modulo ridotto relativo alle valutazioni pre -
sente nel sistema CRIS era quella di costituire una banca 
dati molto semplice in materia di valutazioni, da utiliz -
zare a  fini di rendicontazione. Successivamente, quando 
è emerso che le esigenze si erano evolute, diventando più 
complesse di quanto previsto inizialmente, è  stato infine 
deciso di sviluppare un progetto più ambizioso denomi -
nato «valutazione della gestione del ciclo dei progetti 
(PCM)», in grado di seguire l’intero processo di valutazione 
e dotato di un’architettura tecnica nuova e  completa. Tale 
progetto dovrebbe essere operativo nel 2013 e  sicura -
mente permetterà di fornire un maggiore valore aggiunto 
all’intero processo di valutazione.
31.
Uno dei principali obiettivi della creazione e  dello sviluppo 
del CRIS è  stata inoltre la necessità di razionalizzare i  tre 
sistemi utilizzati dalle ex DG 1A, DG 1B e  DG 8 in seguito 
alla loro fusione. La Commissione non voleva continuare 
a mantenere tre sistemi diversi con differenti interfacce 
ABAC.IX.	b)
La Commissione continuerà gli sforzi intrapresi in materia 
di controllo dei dati e  di miglioramento delle procedure di 
convalida dei dati nel sistema CRIS. Sono già state adottate 
diverse misure in questo settore, ad esempio la nomina, 
all’inizio del 2009, dei proprietari dei dati al fine di gestire 
i codici dei dati e  di definire le norme da attuare.
IX.	c)
La complessità del contesto operativo e  la diversità dei 
ruoli e  delle responsabilità degli utenti comporta inevita -
bilmente una certa complessità in un sistema integrato di 
questo tipo. Tuttavia, la Commissione accetta questa rac -
comandazione. Il miglioramento dell’usabilità è  uno degli 
obiettivi fondamentali, tra l’altro, dei seguenti progetti:
— il progetto multi‑commitment , che prevede di sotto -
scrivere impegni multipli nei moduli relativi a  contratti 
e decisioni;
— il progetto di razionalizzazione delle fatture,
— la riprogettazione del modulo di audit.
IX.	d)
La valutazione complessiva dei rischi in materia di tecno -
logie dell’informazione sarà avviata nel corso del 2012 e  la 
Commissione nominerà un responsabile locale della sicu -
rezza delle informazioni del CRIS.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneRISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE36
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne34.
Per quanto riguarda la definizione del ruolo del sistema 
CRIS, si veda la risposta al punto IX a).
Gli obiettivi del sistema sono stati definiti nel documento 
«Stratégie des systèmes d’information de la DG EuropeAid 
jusque 2016 » del dicembre 2011.
35.
Il sistema CRIS offre agli utenti la possibilità di gestire i  dati 
operativi e  finanziari dei loro progetti attraverso uno stru -
mento integrato.
Per quanto riguarda la duplicazione delle funzioni, quando 
è stato istituito il sistema CRIS, un certo grado di duplica -
zione è  stato inevitabile poiché nelle varie delegazioni UE 
nominate da poco nel corso del processo di devoluzione si 
è rivelato difficile utilizzare direttamente il sistema centrale 
(Sincom II non era ancora in rete). Dopo l’introduzione di 
un nuovo sistema contabile (ABAC Workflow) nel 2005 
e la selezione delle principali priorità degli anni successivi 
(l’integrazione del FES, nuovi moduli), la Commissione ha 
iniziato a  lavorare al miglioramento della situazione, con -
formemente alla razionalizzazione del suo attuale patri -
monio informatico. Nel quadro di tale processo, avviato 
nel 2010, verrà chiarito, se necessario, il ruolo di ciascuna 
applicazione della Commissione, i  sistemi verranno assor -
biti o  integrati, mentre la duplicazione delle funzioni subirà 
una considerevole riduzione.
La duplicazione delle funzioni non comporta alcuna dupli -
cazione del processo di codifica dei dati.
Quanto all’interdipendenza tra il sistema CRIS e  ABAC, l’im -
patto in termini di risorse è  stato ricalcolato con maggiore 
precisione nel dicembre 2011 ed è  ora stimato a  un sesto 
delle risorse informatiche.
Riquadro 	2	
La nuova architettura ABAC metterà a  disposizione i  servizi 
di convalida a  tutti i  sistemi locali. Di conseguenza, prima 
di inviare ad ABAC un’operazione da registrare, il sistema 
CRIS si avvarrà di questi servizi di convalida per informare 
gli utilizzatori finali in merito ad eventuali errori di codifica, 
affinché possano apportare le opportune correzioni o, se 
i dati sono esatti, per attivare automaticamente i  servizi di 
registrazione di ABAC. Nell’attuale architettura, ABAC non 
prevede funzionalità di valutazione delle operazioni senza 
precedente stoccaggio nella base dati. Di conseguenza, il 
sistema CRIS attiva sistemi di controllo sviluppati a  livello 
locale prima di inviare i  dati ad ABAC attraverso l’interfac -
cia. Ciò spiega perché per il momento, la convalida deve 
essere effettuata nel sistema CRIS.38.
Due progetti sono attualmente in corso in materia di 
gestione dei codici, per risolvere il problema della duplica -
zione degli elenchi dei codici relativi ai dati. Un progetto 
mira a  centralizzare e  consolidare i  dati di riferimento e  ad 
offrire un servizio di replica ai sistemi informatici, mentre 
l’altro è  la continuazione del primo e  mira a  riorganizzare 
il modo in cui gli elenchi dei codici sono memorizzati nel 
sistema CRIS.
Entrambi i  progetti sono stati avviati nel 2010 e  saranno 
sviluppati progressivamente fino al 2014, permettendo di 
ottenere miglioramenti significativi su questo fronte.
39.
Nel caso citato dalla Corte le zone geografiche possono 
non essere in sé mutuamente esclusive: un determinato 
paese fa sempre parte di una o  più aree geografiche e  ciò 
può comportare alcune inevitabili sovrapposizioni.
La complessità del consolidamento descritta dalla Corte 
sembra piuttosto dovuta all’elevata diversità dei pro -
grammi e  delle procedure che la Commissione utilizza nel 
quadro dell’azione esterna. Di conseguenza, le sovrapposi -
zioni non sono necessariamente imputabili al CRIS.
Riquadro 	3	
La situazione cui si riferisce la Corte è  inevitabile data la 
diversità dei programmi gestiti in un dato paese. In effetti, 
gli aiuti esterni possono risultare assegnati a  una regione 
destinataria che incorpora più paesi. Tuttavia, in molti casi, 
a tale problema si può agevolmente porre rimedio grazie 
ad un efficace follow‑up  operativo e  combinando i  diversi 
codici CRIS. 
40.
Altri criteri disponibili nel sistema CRIS possono essere uti -
lizzati per affinare il consolidamento dell’importo totale 
speso per un determinato strumento finanziario. Ad esem -
pio, per identificare gli importi versati tramite un deter -
minato strumento finanziario possono essere utilizzate le 
relative linee di bilancio. Analogamente, per individuare gli 
importi spesi in un dato paese si può utilizzare il campo 
«zona che beneficia dell’azione».
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne37
RISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE
41.
La complessità del compito di consolidare i  dati finan -
ziari è  direttamente correlata alla natura delle azioni della 
Commissione nel quadro dell’azione esterna, piuttosto che 
a carenze a  livello del CRIS. 
43.	Primo 	punto
Nel gennaio 2011 si è  verificata un’interruzione del sistema 
CRIS della durata di più di una settimana a  causa della 
fusione tra l’Ufficio EuropeAid e  la DG Sviluppo e  della 
creazione del Servizio europeo per l’azione esterna (SEAE) 
e del Servizio degli strumenti di politica estera (FPI).
Tale circostanza è  stata tuttavia di natura eccezionale. In 
generale, le interruzioni vengono attentamente controllate 
dalla Commissione. Nel 2011, eccezion fatta per l’evento 
sopracitato, il sistema CRIS è  stato operativo per oltre il 
99 % del tempo.
Essendo un’applicazione in rete, la disponibilità del sistema 
presso le delegazioni dipende inoltre dalla disponibilità di 
strutture tecniche ad altri livelli (reti, server locali ecc.).
43.	Secondo 	punto
All’inizio del 2011 sono stati compiuti notevoli sforzi per 
affrontare tali carenze progettuali, che saranno ripetuti in 
futuro. La riorganizzazione delle funzioni di supporto ha 
inoltre permesso di migliorare la qualità del servizio. Di 
conseguenza, rispetto al 2010 il numero di incidenti regi -
strati nel 2011 è  strutturalmente diminuito.
43.	Terzo 	punto
La complessità della codifica dipende dalla complessità 
e dalla varietà delle procedure e  degli stessi regolamenti.
A causa del contesto complesso, nel sistema CRIS ai codici 
specifici si aggiungono i  codici di classificazione imposti 
dal sistema finanziario centrale. In caso di riesame delle 
funzionalità in oggetto (ad esempio, in vista del nuovo 
regolamento finanziario e  delle nuove modalità di esecu -
zione), verrà effettuato un riesame incrociato scrupoloso 
e armonizzato di questi «dati d  base». Inoltre, i  flussi di 
informazioni disponibili sono notevolmente migliorati 
negli ultimi anni (conoscenze di base, release notes  siste -
matiche, account  Twitter sostegno CRIS, reti USM ecc.).49.
Lo scopo delle fatture di riconciliazione è  aggiornare i  con-
sumi relativi alle decisioni (impegni di livello 1) e  ai con -
tratti (impegni di livello 2) del sistema CRIS ogniqualvolta 
alcune operazioni non possano essere trattate mediante 
il sistema CRIS a  causa di limitazioni funzionali o  perché 
dell’attuazione si occupano servizi che non hanno accesso 
al sistema CRIS. A  causa di questo limite tecnico, tali ope -
razioni devono essere trattate nel sistema ABAC diretta -
mente o  utilizzando un altro sistema locale. Pertanto, si 
rende poi necessaria una procedura di riconciliazione.
La riconciliazione non serve a  replicare tutte le informazioni 
statistiche che avrebbero potuto già essere ottenute altrove, 
ma semplicemente a  far corrispondere gli importi CRIS 
e ABAC consumati rispetto ai relativi impegni, in un determi -
nato periodo di tempo (di solito l’intero esercizio finanziario).
Rispetto al numero globale di operazioni gestite attra -
verso il sistema CRIS, il numero di casi in cui è  necessa -
ria la riconciliazione è  molto limitato. Anche in tali casi, 
tutti i  dati statistici relativi alle decisioni o  ai contratti sono 
sempre disponibili grazie al codice paese. Va però notato 
che i  dati statistici relativi a  fatture e  pagamenti per paese 
beneficiario devono essere ottenuti direttamente presso il 
data warehouse  ABAC.
50.
Conformemente a  un nota di istruzioni dell’8  ottobre  2009, 
è obbligatorio allegare i  documenti alle registrazioni dei 
dati relativi a  contratti e  decisioni. Tale nota di istruzioni 
è stata successivamente integrata da diverse evoluzioni 
specifiche nel sistema CRIS, che hanno esteso la possibilità 
di bloccare la convalida delle operazioni nel caso in cui 
i documenti richiesti non risultino debitamente allegati.
Le nuove caratteristiche sono state introdotte nel novem -
bre 2010.
51.
Dal settembre 2011, le registrazioni dei contratti cui si rife -
risce la Corte sono collegate automaticamente alla regi -
strazione di una decisione di finanziamento. Per quanto 
riguarda le registrazioni degli audit, la grande maggioranza 
(96 %) risale a  prima del 2009, quando gli utenti potevano 
ancora chiudere una registrazione di audit senza stabilire un 
collegamento con il contratto oggetto dell’audit. Da allora, 
tranne in casi specifici, ciò non è  più consentito dal sistema. 
Tali casi particolari (il restante 4% dei casi riferiti dalla Corte) 
riguardano gli audit dei fondi Stabex (Stabilizzazione dei 
proventi da esportazione) o  valutazioni della conformità 
delle organizzazioni internazionali, che per definizione non 
sono collegati ad alcun contratto sottoposto ad audit.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneRISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE38
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne52.
Fino al 2009 il sistema CRIS è  stato utilizzato come una 
delle fonti di informazioni per il CAS, benché, per motivi di 
qualità dei dati, questi ultimi dovessero essere rielaborati 
e fossero necessarie verifiche manuali prima della comuni -
cazione all’OCSE.
Da allora sono stati compiuti sforzi considerevoli per 
migliorare la codifica dei moduli CAS. Oggi, a  tutte le 
nuove registrazioni di progetti sono debitamente alle -
gati tutti i  moduli CAS. Per tutti i  progetti viene effettuata 
a livello centrale una verifica ex ante sui codici CAS (visto 
Respcad).
Secondo le ultime statistiche ricavate dal sistema CRIS, pur 
tenendo conto del fatto che non tutte le DG che utilizzano 
CRIS utilizzano il modulo CAS, almeno l’84  % dei progetti 
e il 95  % dei contratti del 2009 presenta un modulo CAS 
allegato.
Inoltre nel 2010 è  stato avviato un progetto di aggiorna -
mento dei dati storici sulle operazioni a  partire dal 2003 
(e per quanto riguarda i  progetti aperti, anche prima del 
2003), che sarà attuato nel 2012.
Riquadro 	4	
Si veda la risposta della Commissione al punto 52.
54.
La terminologia ufficiale utilizzata della Commissione per 
registrazioni «finte» è  registrazioni relative a  «impegni 
tecnici». Per affrontare questo problema, nel 2010 è  stato 
avviato un progetto, denominato «progetto multi -commit -
ment», che consente il collegamento tra la registrazione di 
un singolo contratto e  diversi impegni di bilancio di vario 
tipo. Quando il progetto sarà applicato integralmente, non 
dovranno più essere create registrazioni relative a  «impe -
gni tecnici».
55.	Primo 	punto
La Commissione riconosce che i  dossier relativi agli audit 
cui si riferisce la Corte avrebbero dovuto già essere chiusi 
al momento del controllo della Corte. Ciò è  dovuto in parte 
ad alcune norme operative che impediscono all’utilizzatore 
finale di apporre il visto definitivo che permette di chiu -
dere il fascicolo. Dal momento della verifica della Corte, 
più della metà di tali casi sono stati chiusi. Nella prossima 
versione del modulo audit del CRIS, le procedure di chiu -
sura delle registrazioni degli audit saranno semplificate 
e modificate, in modo da consentirne la chiusura in tempi 
brevi.55.	Secondo 	punto
Circa un terzo dei casi individuati dalla Corte si riferisce 
ad una situazione di normalità — contratti di sovven -
zione conclusi con data d’inizio delle attività anteriore alla 
data della firma, interventi di sostegno al bilancio o  altri 
impegni tecnici (registrazioni pro forma) — in cui la data 
della firma può essere codificata ma non è  pertinente né 
obbligatoria.
55.	Terzo 	punto
Questa situazione è  la conseguenza di un errore di pro -
gettazione, che è  stato corretto da molto tempo (la più 
recente decisione del campione risale al 2005). All’epoca, 
quando una decisione veniva riaperta, la data di chiusura 
non veniva cancellata automaticamente.
La possibilità di commettere questo tipo di errore o  non 
esiste più, grazie ai costanti miglioramenti apportati al 
sistema CRIS negli ultimi anni, o  è attualmente in fase di 
eliminazione, grazie ad interventi di perfezionamento in 
corso.
56.
Incongruenze tra il data warehouse  dell’ABAC (fonte dati: 
ABAC Workflow) e  il sistema CRIS possono talvolta veri -
ficarsi a  seguito di carenze o  di operazioni eccezionali 
effettuate direttamente in ABAC, ma esse sono controllate 
e seguite applicando procedure di correzione o  di riconci -
liazione. Le modalità di trattamento dei dati finanziari nel 
sistema CRIS vengono periodicamente convalidate dal con -
tabile della Commissione. 
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne39
RISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE
57.
Per quanto riguarda la registrazione delle fatture, nel 2012 
sarà avviato un progetto di IT che esaminerà tutte le pos -
sibilità di semplificazione del processo di codifica, in par -
ticolare la codifica dell’importo lordo, che richiede un cal -
colo complesso da parte del responsabile dell’inserimento 
dei dati.
Per quanto riguarda gli allegati alle registrazioni relative 
agli audit, di recente la Commissione ha ridotto conside -
revolmente il ritardo medio tra il ricevimento di una rela -
zione finale di audit e  il suo inserimento nel sistema CRIS 
come allegato alla registrazione di audit. Tuttavia, la velo -
cità con la quale le registrazioni di audit sono registrate nel 
sistema CRIS non ha implicazioni contabili e  pochissime 
implicazioni a  livello di gestione delle informazioni, a  con-
dizione che esse siano inserite entro i  tempi previsti per la 
rendicontazione.
60.
Quanto alla definizione poco chiara delle responsabi -
lità per la sicurezza dei dati del CRIS, essa sarà affrontata 
a livello globale con la nomina di un responsabile locale 
della sicurezza delle informazioni del CRIS.
61.
La direzione generale dell’Informatica (DG DIGIT ) ha fir -
mato un memorandum d’intesa per ciascun sistema infor -
matico di EuropeAid, uno dei quali riguarda il sistema CRIS. 
Il sistema CRIS è  stato inoltre definito «critico» e  per que -
sto motivo la DG DIGIT ha posto in essere un sistema di 
back -up. 
62.
Il CRIS viene periodicamente convalidato dal contabile 
della Commissione come sistema locale. L’ultima conva -
lida è  avvenuta nel dicembre 2011. In futuro, le procedure 
interne per comunicare tempestivamente al contabile della 
Commissione le modifiche significative del sistema CRIS 
saranno migliorate.
65.
La procedura di accesso al CRIS prevede sia il sistema 
di autenticazione ECAS che il sistema di autorizzazione 
basato sull’appartenenza al gruppo «Commission Enter -
prise Directory».
Tutte le altre autorizzazioni d’accesso sono concesse tra -
mite procedure di autorizzazione chiaramente definite che 
prevedono approvazioni e  visti.66.
La Commissione affronterà il merito dell’osservazione nel 
quadro dell’attività pluriennale di riprogrammazione del 
sistema CRIS, mentre le norme di sicurezza saranno riesa -
minate nel 2014, in particolare nel quadro del progetto di 
gestione della sicurezza per gli utenti interni ed esterni.
67.
Per garantire la qualità dei dati, è  necessario disporre di 
una procedura di correzione dei dati, da applicare quando 
viene comunicata una notifica formale relativa alla pre -
senza di dati sbagliati. Tali modifiche si verificano soltanto 
se le necessarie rettifiche dei dati vengono apportate 
dall’unità IT, a  seguito di un guasto del sistema CRIS o  di 
un intervento di post -trattamento, e  sono introdotte dai 
gruppi di sostegno, di sviluppo o  di qualità dei dati. Sono 
state messe in atto procedure in grado di garantire che tali 
interventi siano avviati tramite un modulo di domanda, 
convalidato dal business manager  del modulo pertinente. 
Le modifiche vengono in un primo tempo eseguite in fase 
di pre -produzione, per poi essere convalidate dal business 
manager  e infine rese operative.
69.
I due moduli individuati dalla Corte, per i  quali non sussi -
steva il glossario:
— il modulo di valutazione sarà sostituito dal modulo di 
valutazione della gestione del ciclo dei progetti (mo -
dulo PCM) (cfr. anche risposta al riquadro 1),
— il modulo MOR sarà gradualmente soppresso nel 2012.
70.
La Commissione migliorerà la documentazione nel con -
testo dell’attività pluriennale di riprogrammazione del 
sistema CRIS.
71.
Per quanto riguarda i  tre casi citati in cui il manuale utente 
era scaduto, la situazione è  nel frattempo migliorata: 
— il manuale sull’audit è  stato aggiornato nel settembre 
2011;
— il manuale sulle previsioni finanziarie è  stato aggiornato 
nel dicembre 2011;
— il manuale sul modulo dei soggetti giuridici ( legal entity 
form , LEF) sarà aggiornato nel 2012.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneRISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE40
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne72.
La ricostruzione della storia delle modifiche dei dati nel 
sistema è  possibile a  due livelli diversi:
 οa livello tecnico, esiste in effetti un sistema di pista di 
audit accessibile al solo personale informatico già pra -
tico di operazioni di manutenzione complesse; 
 οa livello funzionale, tutti gli utenti possono:
 — consultare le modalità secondo le quali i  dati sono sta -
ti modificati, consultando le informazioni fornite nelle 
appendici ( rider ) allegate alle registrazioni e
 — visualizzare i  riferimenti a  eventuali rettifiche opera -
te dai servizi informatici sulle operazioni in questione, 
come indicato al primo punto. Ciò, a  sua volta, consente 
di accedere alla relativa documentazione su tali rettifi -
che (ossia al cosiddetto cleansing report ).
74.
I CV e  gli altri dati di natura personale che figurano nei 
documenti presenti nel CRIS sono allegati ai contratti e, 
di conseguenza, rientrano implicitamente nella notifica 
DPO-752 relativa al CRIS, secondo la quale il CRIS ha anche 
capacità di stoccaggio di documenti giustificativi. I  docu -
menti conservati nel sistema CRIS sono principalmente 
contratti e  fatture. Tuttavia, la presenza di dati personali 
nei predetti documenti non è  esplicitamente menzionata 
nella notifica. Va sottolineato che i  documenti giustificativi 
sono oggetto di una memorizzazione «passiva», senza che 
l’applicazione proceda ad ulteriori trattamenti. Di conse -
guenza, essi non contengono dati consultabili, vale a  dire 
che nel sistema CRIS non è  possibile effettuare una ricerca 
partendo dal nome di una determinata persona che figura 
in un allegato.CONCLUSIONI	E RACCOMANDAZIONI
75.
Il CRIS è  uno dei tanti sistemi locali esistenti all’interno 
della Commissione e, in quanto tale, permette di soddi -
sfare le specifiche esigenze delle DG che ne fanno uso. 
Inoltre, essendo utilizzato anche per le attività finanziarie, 
dispone di un’interfaccia con il sistema contabile centrale 
della Commissione.
Rispetto al 2002, l’anno della sua introduzione, la Commis -
sione ha significativamente migliorato il sistema CRIS. Ad 
esempio, per quanto concerne la codifica dei dati, la Com -
missione ha istituito classificazioni comuni a  livello globale, 
che tuttavia non sono ancora applicate in modo uniforme, 
in quanto la preesistenza della base dati CRIS relativa ai 
contratti rende l’integrazione particolarmente difficile. 
Negli ultimi anni, tuttavia, sono stati compiuti notevoli 
sforzi in questo ambito. Ad esempio, è  stato istituito un 
gruppo di lavoro interservizi che si occupa dei contratti 
CRIS/ABAC.
Per quanto concerne l’integrità dei dati, sono state attuate 
procedure di controllo, seguite da interventi di post -trat-
tamento e  l’adozione — e  successivo miglioramento — di 
norme operative relative al sistema. Inoltre, nel quadro 
del CRIS sono state assegnate le responsabilità relative ai 
codici dei dati, mentre nel quadro del progetto pluriennale 
sono in fase di attuazione alcuni miglioramenti tecnici.
76.
La Commissione ha avviato un processo di razionalizza -
zione del suo patrimonio informatico, i  cui principali obiet -
tivi sono evitare che più sistemi coprano procedure iden -
tiche o  simili ed integrare le esigenze delle singole DG in 
soluzioni più globali. 
Per quanto riguarda gli aspetti finanziari e  contabili, tale 
processo di razionalizzazione comporterà l’uso diretto 
delle funzionalità ABAC a  partire dal sistema CRIS tramite 
i servizi web ABAC.
Raccomandazione 	1
Il CRIS è  il sistema di gestione delle informazioni in uso 
presso le direzioni generali della Commissione che ope -
rano nell’ambito delle relazioni esterne. Si tratta di un 
sistema integrato che comprende un’interfaccia diretta 
con il sistema contabile della Commissione (ABAC) e  che 
permette di razionalizzare il numero di strumenti che il 
personale che si occupa di cooperazione esterna utilizza 
quotidianamente. Gli obiettivi del sistema sono stati defi -
niti nel documento « Stratégie des systèmes d’information de 
la DG EuropeAid jusque 2016 » del dicembre 2011.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterne41
RISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE
Nel processo di razionalizzazione del patrimonio informa -
tico, la Commissione è  attualmente impegnata a  migliorare 
l’integrazione di tutti i  sistemi in uso. L’obiettivo di ridurre 
la duplicazione delle funzioni di ABAC sarà raggiunto attra -
verso l’uso diretto delle funzionalità ABAC a  partire dal 
sistema CRIS, tramite i  servizi web ABAC. EuropeAid ha 
aderito a  un progetto pilota avviato a  tale riguardo in tutta 
la Commissione.
78.
La complessità del consolidamento è  dovuta alla grande 
diversità dei programmi e  delle procedure che la Commis -
sione utilizza nel quadro della strategia per l’azione esterna 
e non può essere meccanicamente imputabile al sistema 
CRIS. In effetti, per quanto riguarda l’esempio fornito dalla 
Corte, gli aiuti esterni possono essere destinati global -
mente a  una regione beneficiaria, che si estende su più 
paesi.
Tuttavia, ad eccezione di questi casi, la Commissione 
è in grado di fornire, tramite il sistema CRIS, informazioni 
aggregate affidabili per paese, per strumento finanziario 
e per settore strategico.
79.
Si sono registrati ritardi nell’inserimento di alcuni dati 
e alcuni documenti che avrebbero dovuto essere allegati in 
CRIS mancano, ma tra le informazioni mancanti non vi sono 
informazioni cruciali finanziarie o  di altra natura. Sono in 
corso iniziative per ridurre il periodo di tempo entro cui le 
informazioni vanno comunicate al CRIS. Inoltre, per quanto 
riguarda la qualità dei dati in generale, negli ultimi tre anni 
sono stati compiuti progressi significativi:
— la responsabilità dei dati è  stata affidata ai proprietari 
dei dati stessi;
— è stato istituito un gruppo responsabile della qualità 
dei dati che svolge azioni di monitoraggio e  interventi 
di rettifica,
— è stato istituito un programma di governance della qua -
lità dei dati.
Raccomandazione 	2
La Commissione continuerà gli sforzi intrapresi in materia 
di controllo dei dati e  di miglioramento delle procedure di 
convalida dei dati nel sistema CRIS. Sono già state adottate 
diverse misure in questo settore, ad esempio la nomina, 
all’inizio del 2009, dei proprietari dei dati al fine di gestire 
i codici dei dati e  di definire le norme da attuare.80.
Essendo un’applicazione in rete, la disponibilità del sistema 
presso le delegazioni dipende in primo luogo dalla dispo -
nibilità di strutture tecniche ad altri livelli (reti, server 
locali ecc.). Alcune di queste esulano dalla competenza 
della Commissione, ad esempio la rete gestita dal SEAE. 
Per quanto concerne l’applicazione e  la base dati, la Com -
missione ha registrato un alto livello di disponibilità del 
sistema. Ad esempio, nel 2011, ad eccezione di una inter -
ruzione del sistema CRIS di più di una settimana a  causa 
della fusione dell’Ufficio EuropeAid e  della DG Sviluppo 
e della creazione del Servizio europeo per l’azione esterna 
(SEAE) e  del Servizio degli strumenti di politica estera (FPI), 
il sistema CRIS è  risultato operativo per oltre il 99% del 
tempo.
La riduzione al minimo delle carenze del sistema tanto 
a livello generale (sistema) che locale (operazioni) è  una 
preoccupazione costante della Commissione. Attualmente, 
vige un sistema di governance globale che permette l’indi -
viduazione precoce e  la rettifica dei problemi all’origine dei 
blocchi. Sono state inoltre adottate numerose misure volte 
a migliorare la qualità del prodotto finale, tra cui il riesame 
dei codici, l’analisi tecnica e  funzionale prima dell’attua -
zione e  test opportuni.
La comunicazione relativa ai codici dei dati è  stata raziona -
lizzata mediante l’impiego della base di dati di conoscenze 
del CRIS ed è  stata migliorata, tra l’altro, grazie alla prepa -
razione sistematica di release notes  settimanali e  all’aggior -
namento periodico dei manuali.
Raccomandazione 	3
La complessità del contesto operativo e  la diversità dei 
ruoli e  delle responsabilità degli utenti comporta inevita -
bilmente una certa complessità in un sistema integrato di 
questo tipo. Tuttavia, la Commissione accetta questa rac -
comandazione. Il miglioramento dell’usabilità è  uno degli 
obiettivi fondamentali, tra l’altro, dei seguenti progetti: 
— il progetto che prevede di sottoscrivere impegni mul -
tipli ( multi‑commitment ) nei moduli relativi a  contratti 
e decisioni;
— il progetto di razionalizzazione delle fatture,
— la riprogettazione del modulo di audit.
Relazione speciale n. 5/2012 – Il sistema integrato di gestione dell’informazione (CRIS) usato per le relazioni esterneRISPOSTE DELLA 
COMMISSIONE42
81.
La questione della sicurezza insufficiente del sistema verrà 
affrontata con la nomina di un responsabile locale della 
sicurezza delle informazioni del CRIS. Per garantire la riser -
vatezza, la Commissione ha chiaramente definito le pro -
cedure di autorizzazione all’accesso. Inoltre, nel sistema 
CRIS l’accesso alle informazioni riservate è  limitato. Il 
miglioramento della gestione dei diritti degli utenti esterni 
sarà affrontato nei prossimi anni mediante un progetto 
specifico che sarà completato entro il 2014. Per quanto 
riguarda i  dati personali presenti nel sistema CRIS, la Com -
missione applica le disposizioni di cui al regolamento (CE) 
n. 45/2001 e  le procedure notificate e  convalidate dal 
responsabile della protezione dei dati ( Data Protection 
Officer , DPO) della Commissione.
Raccomandazione 	4
La valutazione complessiva dei rischi in materia di tecno -
logie dell’informazione sarà avviata nel corso del 2012 e  la 
Commissione nominerà un responsabile locale della sicu -
rezza delle informazioni del CRIS.
Corte dei conti europea
Relazione	speciale	n.	5/2012
Il	sistema	integrato	di	gestione	dell’informazione	(CRIS)	usato	per	le	relazioni	esterne
Lussemburgo: Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea
2012 — 42 pagg. — 21 × 29,7 cm
ISBN 978-92-9237-609-3
doi:10.2865/97008

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QJ-AB-12-004-IT -C
CORTE DEI CONTI EUROPEA
IL CRIS È IL SISTEMA INFORMATIVO POSTO IN ESSERE DALLA COMMISSIONE 
PER COADIUVARE LA GESTIONE DELLE AZIONI ESTERNE. IL CRIS CONSEN -
TE A TUT TO IL PERSONALE COINVOLTO NELLA GESTIONE DELLE AZIONI 
ESTERNE DI LAVORARE SU UNA BASE DATI COMUNE. ESSO FORNISCE DATI 
RIGUARDANTI LE DIVERSE FASI DELLA GESTIONE E ALIMENTA CON DATI 
FINANZIARI IL SISTEMA CONTABILE DELLA COMMISSIONE (ABAC). LA CORTE 
HA CONCLUSO CHE IL CRIS È NELLA MAGGIOR PARTE DEI CASI EFFICACE 
NEL RISPONDERE ALLE ESIGENZE INFORMATIVE DELLA COMMISSIONE NEL 
CAMPO DELLE AZIONI ESTERNE. TUTTAVIA, DOPO UN PROCESSO DI SVILUP -
PO DURATO DIECI ANNI, ESSO RISENTE ANCORA DI CARENZE PERSISTENTI. 
QUESTE ULTIME RIGUARDANO IN PARTICOLARE LA DEFINIZIONE DEL RUO -
LO DEL CRIS RISPETTO AL SISTEMA CONTABILE DELLA COMMISSIONE, LE 
DEBOLEZZE NELLA CODIFICA DEI DATI, L’INSUFFICIENTE EFFICACIA NEL 
GARANTIRE L’INTEGRITÀ DEI DATI E, PIÙ IN GENERALE, L’INSUFFICIENTE 
SICUREZZA DEL SISTEMA E DEI SUOI DATI.