Relazione

sui rendiconti finanziari dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno relativi all'esercizio 2001, corredata delle risposte dell'Ufficio

(2002/C 326/12)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al comitato di bilancio dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno, conformemente all'articolo 137, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 40/94(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Ufficio di cui sopra, relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 119, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, il bilancio dell'Ufficio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 138 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato il proprio audit secondo le proprie politiche e norme di audit. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali sull'audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha consentito alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI

Esecuzione del bilancio

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1.

6. Gli stanziamenti disponibili per l'esercizio ammontano a 181,1 milioni di euro, di cui 163,8 milioni a titolo dell'esercizio e 17,3 milioni riportati dall'esercizio precedente. Inizialmente, gli stanziamenti dell'esercizio ammontavano a 184,2 milioni di euro; sono poi stati ridotti di 3,1 milioni di euro mediante un bilancio suppletivo e rettificativo per tener conto del rallentamento della congiuntura manifestatosi nel secondo semestre dell'anno e al peggioramento intervenuto a seguito degli eventi dell'11 settembre 2001.

7. Gli stanziamenti dell'esercizio vero e proprio, che includono una riserva di 54 milioni di euro, sono stati impegnati per 99,5 milioni; i pagamenti eseguiti a fronte di detto importo sono ammontati a 82,0 milioni di euro, pari all'82 % degli impegni contratti. Il saldo degli stanziamenti è stato o riportato (17,7 milioni di euro) oppure annullato (64,1 milioni di euro, compresa la riserva di 54 milioni che è rimasta inutilizzata). Gli stanziamenti operativi (titolo III), pari a 35,2 milioni di euro, sono stati impegnati per 34,0 milioni di euro; di questi 24,0 milioni (cioè il 71 %) hanno formato oggetto di pagamenti e 10,3 milioni (cioè il 29 %) sono stati riportati all'esercizio successivo; il saldo è stato annullato.

8. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente ammontavano a 17,3 milioni di euro, di cui 8,7 milioni per il titolo III. Questi stanziamenti hanno dato luogo a pagamenti per 16,3 milioni, di cui 8,6 milioni per il titolo III, mentre il saldo è stato annullato.

Rendiconti finanziari

9. Il conto di gestione e il bilancio pubblicati dall'Ufficio nella relazione sulle attività dell'esercizio 2001 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3. L'Ufficio ha tenuto conto dell'ammortamento delle proprie immobilizzazioni. Esso ha inoltre costituito un accantonamento per le spese connesse all'esecuzione delle procedure relative ai marchi.

10. L'Ufficio non ha mai proceduto ad un inventario fisico completo dei propri beni. Da un controllo fisico è emerso che alcuni beni erano privi di identificazione o che la loro ubicazione era indicata in modo errato oppure mancava del tutto.

11. L'Ufficio dovrebbe adeguare la propria prassi contabile per la registrazione di beni, come le immobilizzazioni, a quella della Commissione. In effetti, questa registrazione viene effettuata alla data dell'emissione dell'ordine di pagamento e non alla data del trasferimento dei beni a rischio dell'Ufficio(3).

12. L'articolo 9 delle norme in materia di inventario dell'Ufficio dovrebbe essere modificato e reso conforme all'articolo 18 del regolamento della Commissione, in virtù del quale gli onorari degli architetti e le spese delle perizie devono essere inclusi tra le spese di acquisizione.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

13. Nell'agosto 2001 un agente ha firmato una serie di ordini di pagamento(4) senza essere in possesso di alcuna delega in tal senso. L'importo totale degli ordini così firmati è di circa 100000 euro. Questa situazione era dovuta all'assenza degli ordinatori responsabili. L'Ufficio dovrebbe prendere provvedimenti affinché tale situazione non si ripeta.

14. L'ultimo aggiornamento dell'elenco degli ordinatori delegati disponibile alla fine del novembre 2001 risale al 18 giugno dello stesso anno. Da allora, diversi agenti sono stati designati ordinatori delegati, ma l'elenco non è stato modificato. Sarebbe parimenti auspicabile verificare periodicamente gli esemplari delle firme.

Acquisti di beni e servizi

Ricorso ai contratti quadro

15. Nella regione di Alicante il numero di offerenti in grado di soddisfare i bisogni dell'Ufficio è limitato. Il ricorso ai contratti quadro interistituzionali è di difficile attuazione, o in ragione di clausole che ne limitano l'applicazione a Bruxelles e/o a Lussemburgo, o per l'ubicazione dell'Ufficio. Ciononostante, quest'ultimo li utilizza come punto di riferimento per i propri acquisti.

Previsione dei bisogni

16. Fino al 2001, la programmazione dei bisogni dell'Ufficio veniva attuata considerando, come ipotesi di base, una crescita stabile e sostenuta delle domande di registrazione, visti gli sforzi compiuti dell'Ufficio per accrescere la propria produttività. Questo metodo dovrebbe essere perfezionato, soprattutto per quanto riguarda l'ipotesi di base, in modo da tener conto maggiormente dei diversi fattori connessi ad una domanda di registrazione e pervenire così ad una migliore previsione dei bisogni futuri.

17. Nel 2001 l'Ufficio ha stipulato un contratto di locazione di durata triennale(5) per un edificio supplementare, per un importo di 2869344 euro. Dall'esame del fascicolo è risultato che la trattativa si è svolta molto rapidamente. È difficile spiegare perché le trattative siano state così veloci, dato che all'epoca delle stesse erano già evidenti i primi segni di rallentamento della congiuntura. In effetti, all'inizio del 2002, l'edificio era occupato solo in parte e l'Ufficio pagava già il canone di locazione e ne sosteneva le spese di manutenzione.

18. Il rallentamento della congiuntura, di cui i primi segnali sono apparsi nel 2000 e che è stato confermato nel 2001, ha reso più incerte le prospettive di crescita dell'Ufficio e rende ancor più necessario un reale sforzo di previsione e di programmazione per razionalizzare la politica dell'Ufficio in materia di acquisti.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 17 ottobre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 11 del 14.1.1994.

(2) In applicazione dell'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Ufficio relativi all'esercizio 2001 sono stati compilati l'11 marzo 2002 e trasmessi successivamente al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, al Parlamento europeo, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 28 marzo 2002. Il riepilogo di questi rendiconti figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) Articolo 17 del regolamento n. 2909/2000 della Commissione (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

(4) Sono stati individuati più di una decina di casi.

(5) A decorrere dal 1o giugno 2001.

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

i totali possono comportare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Ufficio.

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB:

i totali possono comportare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Ufficio.

Tabella 3

Bilanci finanziari al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB:

i totali possono comportare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Ufficio.

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Risposte dell'Ufficio

Rendiconto finanziario

10. L'inventario fisico dell'Ufficio comprende sia materiale non informatico sia informatico. Quest'ultimo è soggetto a verifiche regolari. La situazione dell'inventario del materiale non informatico è dovuta alla dispersione dei locali dell'Ufficio, a talune carenze del sistema informatico nonché a problemi di stabilità del personale. Una revisione dell'inventario del materiale non informatico è stata avviata nel 2002, se ne prevede il termine all'inizio del 2003. È altresì previsto che un'impresa specializzata provveda a convalidare il lavoro svolto. L'Ufficio sta inoltre considerando l'acquisto di un sistema informatico per la gestione degli attivi allo scopo di disporre, nel 2003, di uno strumento idoneo a gestire il ciclo di vita del materiale, dal momento dell'acquisto fino al declassamento. Nel quadro della riorganizzazione dell'Ufficio, si è costituito un settore unico incaricato della gestione dell'inventario centralizzato del materiale logistico ed informatico.

11. Lo strumento informatico citato al punto precedente permetterà all'Ufficio di allinearsi alla prassi in uso presso la Commissione.

12. La regolamentazione in materia di inventario sarà rivista nel 2003, in seguito all'adeguamento del regolamento finanziario dell'Ufficio al regolamento finanziario quadro degli organismi decentrati.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

13. La circostanza descritta dalla Corte è eccezionale, trovandosi gli ordinatori responsabili tutti in congedo annuale. In tali condizioni, dietro autorizzazione orale del presidente dell'Ufficio, il funzionario presente di grado più elevato ha firmato una serie di ordini di pagamento. Al fine di evitare il ripetersi di detta situazione, l'Ufficio ha rivisto il proprio sistema di delega.

14. L'Ufficio ha preso a formalizzare con maggiore precisione la disciplina delle deleghe di ordinatore (si veda l'esemplare di firma in allegato). Questa operazione sarà finalizzata nel corso del quarto trimestre 2002.

Previsione dei bisogni

16. La forte crescita dei depositi nel corso degli anni precedenti ha imposto all'Ufficio adeguamenti frequenti dei bilanci annuali, tenendo in debito conto la prudenza necessaria, e stimolato al contempo un miglioramento della produttività.

L'Ufficio sta analizzando i risultati di un'indagine svolta sulla procedura di registrazione dei marchi che interessa il livello di soddisfazione dei clienti ed i fattori che incidono sul deposito dei marchi. Inoltre, alla fine del 2001, è stato avviato uno studio volto a formulare una previsione del numero potenziale di domande di disegni e modelli comunitari nel 2003. In tal senso, è stata avviata una collaborazione con gli uffici nazionali per meglio seguire l'evoluzione dei depositi ed ottenere così una stima più precisa del loro numero potenziale.

17. Le previsioni a medio termine del fabbisogno di locali all'inizio del 2001, unitamente alla scarsità di beni immobili adibiti a ufficio ad Alicante, hanno indotto l'Ufficio, nella primavera 2001, a cogliere l'opportunità di locare un edificio supplementare anche al fine di sostituire alcuni locali inadeguati che ospitavano circa 70 agenti. Il contratto di locazione è stato stipulato a giugno dello stesso anno (con una certa rapidità legata al tempo necessario per l'adeguamento dei locali). Contemporaneamente, il ritmo dei depositi ha cominciato a rallentare nel corso del primo trimestre del 2001, flessione che è andata accentuandosi in seguito. L'eventuale scioglimento del contratto in questione è stato considerato inserendo una clausola di recesso anticipato.

Due piani dell'edificio supplementare, su di un totale di quattro, sono stati occupati già dalla fine del 2001, in seguito all'abbandono dei locali inadeguati di cui sopra. Attualmente, tutti i piani sono occupati dal personale del dipartimento Amministrazione dei marchi, disegni e modelli, formato nel dicembre 2001.

18. In vista delle incertezze e delle difficoltà nel prevedere le sue attività, l'Ufficio ha cominciato a valutare misure eventuali per un adeguamento più agile alle fluttuazioni predette.