Sulla base dei risultati finora conseguiti, la Commissione intende a migliorare ulteriormente il ruolo e il funzionamento della rete. Come indicato nella comunicazione della Commissione dell'11 marzo 2014 sull'agenda giustizia dell'UE per il 2020, i dispositivi esistenti, quali la rete, "vanno potenziati e sfruttati pienamente, anche online". Questo obiettivo è stato portato avanti negli orientamenti strategici della programmazione legislativa e operativa nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia per gli anni a venire, adottati dal Consiglio europeo del 26/27 giugno 2014, nei quali si fa riferimento alla "priorità generale [...] del recepimento coerente, dell'attuazione efficace e del consolidamento degli strumenti giuridici e delle misure politiche in vigore".

La rete ha iniziato ad essere operativa il 1° dicembre 2002. Essa è stata istituita in base alla decisione 2001/470/CE del Consiglio ("la decisione"), del 28 maggio 2001, relativa all'istituzione di una rete giudiziaria europea in materia civile e commerciale , al fine di migliorare, semplificare e accelerare l'effettiva cooperazione giudiziaria tra gli Stati membri nelle materie civili e commerciali. Nel 2009 la decisione n. 568/2009/CE ha modernizzato il quadro giuridico della rete e ne ha ampliato i compiti, le attività e la struttura partecipativa sulla base della prima relazione del 2006 . Ora, dopo diversi anni di attività e alla luce delle responsabilità supplementari della rete derivanti da recenti strumenti legislativi dell'Unione in materia civile e commerciale, è il momento opportuno per riferire in merito al suo funzionamento, come previsto dall'articolo 19 della decisione.

La Commissione europea ha inserito la creazione di uno spazio di giustizia e di diritti fondamentali basato sulla reciproca fiducia tra le sue dieci priorità strategiche fondamentali. Per realizzare questo obiettivo, la Commissione intende rafforzare gli strumenti comuni che contribuiscono a costruire ponti tra i diversi ordinamenti giudiziari degli Stati membri e creare così fiducia reciproca. In termini sia di scopo sia di struttura, la rete giudiziaria europea in materia civile e commerciale (la "rete") è precisamente uno di tali strumenti.

Ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 2 bis, della decisione, gli Stati membri sono tenuti ad assicurare ai punti di contatto mezzi sufficienti e adeguati in termini di personale, risorse e moderni strumenti di comunicazione. Le consultazioni dei membri della rete condotte dalla Commissione nel 2014 hanno rivelato che alcuni Stati membri hanno destinato più membri del personale ai rispettivi punti di contatto, insieme con risorse adeguate in termini di comunicazione e presenza su Internet. Poiché i compiti attribuiti alla rete aumentano, queste risorse rivestono particolare importanza per garantire il funzionamento pratico degli strumenti dell'Unione in materia civile e commerciale. Le risorse organizzative dovrebbero essere commisurate all'importanza di consentire ai punti di contatto di svolgere con efficienza i compiti e le attività loro assegnati.

Lo studio ha rivelato che, nonostante le misure adottate nell'ambito delle iniziative esistenti, si potrebbe migliorare ulteriormente l'interazione fra tutti i membri della rete, in quanto, per il funzionamento efficiente della rete stessa, è importante garantire la piena cooperazione giudiziaria a livello operativo. Anche le attività di coordinamento nazionale della rete, quali le riunioni dei membri nazionali, possono contribuire a raggiungere tale obiettivo. Questa buona prassi, già presente in alcuni Stati membri, dovrebbe essere estesa a tutti gli Stati membri che partecipano alla rete. Si otterrà così un effetto moltiplicatore sul miglioramento della conoscenza delle attività della rete e sulla crescita della visibilità della rete negli Stati membri. Queste iniziative migliorano la cooperazione non solo fra tutti i membri della rete, ma anche fra l'Unione e le autorità degli Stati membri, ai fini di un'efficiente attuazione degli strumenti dell'Unione relativi alla cooperazione giudiziaria in materia civile e commerciale.

•altre autorità giudiziarie o amministrative competenti per la cooperazione giudiziaria in materia civile e commerciale (166 membri);

Oltre alle riunioni periodiche dei punti di contatto, si tiene una riunione annuale aperta a tutti i membri della rete, in occasione della quale si esamina una grande varietà di temi rilevanti per i partecipanti alla rete. Almeno una volta l'anno vengono organizzate riunioni specifiche delle autorità centrali istituite a norma del regolamento (CE) n. 2201/2003 (il "regolamento Bruxelles II bis") e del regolamento (CE) n. 4/2009 sulle obbligazioni alimentari.

Come previsto dalla decisione di istituzione, le riunioni si sono rivelate indispensabili per la rete, al fine di scambiare buone prassi ed esperienze, individuare eventuali carenze e giungere a una concezione comune dell'applicazione degli strumenti dell'Unione. Sono anche un fattore essenziale per consentire alla rete di risolvere questioni o problemi in sospeso fra le autorità e di adottare decisioni concordate all'interno della rete. Le riunioni sono particolarmente utili per il monitoraggio e la valutazione dell'attuazione effettiva degli strumenti dell'Unione relativi alla cooperazione giudiziaria in materia civile e commerciale. Svolgono anche una funzione importante al fine di creare fiducia tra i diversi soggetti interessati e contribuiscono alla corretta applicazione del diritto dell'Unione. La decisione prevede che i punti di contatto si riuniscano almeno una volta ogni sei mesi. Nel periodo 2009-2015 la Commissione ha organizzato 38 riunioni. Le riunioni dei punti di contatto sono dedicate a uno strumento specifico dell'Unione, al fine di favorire la partecipazione mirata degli esperti degli Stati membri.

La rete intrattiene relazioni di lavoro con gli ordini e le reti professionali a livello di Unione. La decisione non prevede la loro partecipazione alle rete. Tuttavia queste organizzazioni sono regolarmente invitate alle riunioni in qualità di osservatori, forniscono informazioni sulla loro attività e, se ritenuto opportuno, possono contribuire a discussioni sostanziali.

Un elemento fondamentale del quadro giuridico modernizzato, introdotto dalla decisione n. 568/2009/CE, è l'apertura della rete agli ordini delle professioni forensi direttamente coinvolte nella cooperazione giudiziaria in materia civile e commerciale. Con questa inclusione, la rete ha compiuto un passo notevole verso l'obiettivo di assicurare che la cooperazione giudiziaria e la corretta applicazione del diritto dell'UE siano sostenute da tutti i professionisti che concorrono alla sua attuazione. Sulla base delle notifiche effettuate dagli Stati membri, ad aprile 2015 la rete contava fra i propri membri settanta ordini professionali che rappresentano, in particolare, avvocati, notai e ufficiali giudiziari. Lo studio indica tuttavia che in alcuni casi gli ordini delle professioni forensi ritengono che la loro partecipazione sia insufficiente. La maggior parte degli Stati membri ha notificato gli ordini professionali come membri della rete e li invita sistematicamente a partecipare alle sue attività, ma tre Stati membri non hanno ancora effettuato tale notifica. È quindi importante seguire la buona prassi adottata dalla maggior parte degli Stati membri di includere gli ordini delle professioni forensi nel funzionamento della rete.

Tramite le consultazioni della rete, la Commissione ha osservato che in alcune occasioni sono emerse difficoltà riguardanti le relazioni sull'attuazione degli strumenti dell'Unione, compresa la raccolta dei dati e la messa a disposizione del pubblico di informazioni sul diritto nazionale. Pertanto, nell'espletamento di questi compiti, i punti di contatto dovrebbero potersi rivolgere ad altre autorità per ottenere sostegno e scambiare conoscenze.

La decisione prevede l'uso di un registro elettronico protetto e ad accesso limitato, basato sulle informazioni fornite dai punti di contatto. Un sistema iniziale introdotto a tal fine è stato considerato troppo gravoso nell'uso quotidiano ed è stato abbandonato. Permane quindi la necessità di assicurare una registrazione efficiente della gestione delle cause fra i punti di contatto. In questo contesto, sarebbe utile adottare uno strumento di comunicazione elettronico che permetta la registrazione automatica delle richieste, eliminando così gli oneri burocratici e facilitando la raccolta di dati statistici, oltre a migliorare l'uso dei meccanismi di cooperazione della rete menzionati al punto precedente.

Attualmente la rete usa l'intranet CIRCA messa a disposizione dalla Commissione per l'invio di documenti, in particolare l'elenco dei membri della rete e i documenti relativi alle riunioni. Non esiste però un sistema elettronico per il trattamento delle richieste fra gli Stati membri.

La rete ha il compito fondamentale di agevolare i contatti diretti fra le autorità incaricate della cooperazione giudiziaria in materia civile. Ciò riveste particolare importanza per la gestione delle cause e consente di attuare gli strumenti pertinenti dell'Unione secondo un approccio caso per caso. I dati raccolti attraverso la consultazione della rete hanno evidenziato un quadro eterogeneo, se pure incompleto, che indica una grande variabilità nel ricorso alla rete a questo scopo, segno che si dovrebbe fare un uso migliore di questo aspetto dei meccanismi di cooperazione della rete.

La rete ha istituito gruppi di lavoro su temi specifici, che svolgono un'essenziale funzione di supporto. Questi gruppi di lavoro sono creati ad hoc periodicamente su richiesta degli Stati membri in cooperazione con la Commissione. La partecipazione ai gruppi di lavoro è aperta a tutti i membri della rete in coordinamento con i rispettivi punti di contatto nazionali. I gruppi di lavoro propongono, preparano o realizzano azioni concrete nell'ambito della rete. La presidenza di un gruppo di lavoro è di norma assicurata da un punto di contatto nazionale o da un altro membro della rete.

Parallelamente alle riunioni periodiche, vengono organizzate riunioni bilaterali fra i responsabili delle cause e le autorità interessate nel quadro dei meccanismi di cooperazione previsti dal regolamento Bruxelles II bis e dal regolamento sulle obbligazioni alimentari. Scopo di queste riunioni è agevolare la gestione delle singole cause transfrontaliere pendenti, per le quali è necessario trovare soluzioni attraverso i contatti fra le autorità degli Stati membri. Queste cause spesso riguardano questioni delicate, come la sottrazione di minori o le controversie in materia di obbligazioni alimentari. La Commissione facilita l'organizzazione delle riunioni in ambito riservato, al fine di promuovere soluzioni efficienti per le singole cause pendenti fra le autorità degli Stati membri. Questi contatti diretti sono un utile e pratico strumento di cooperazione e di rafforzamento della fiducia. Nel periodo 20102014 sono state organizzate 204 riunioni nel quadro del regolamento Bruxelles II bis e nel periodo 2013-2015 sono state organizzate 107 riunioni nel quadro del regolamento sulle obbligazioni alimentari.

In questo contesto, la Commissione intende valutare le implicazioni finanziarie e tecniche dell'introduzione di uno strumento o dell'adattamento di uno strumento esistente per gli scopi sopra descritti, al quale si possa accedere dalla sezione della rete sul portale europeo della giustizia elettronica. Si potrebbe trarre ispirazione dal mercato unico, nel quale la cooperazione è favorita dal sistema di informazione del mercato interno (IMI) dal 2008.

3. Valutazione degli strumenti esistenti – Raccolta dei dati

Una funzione fondamentale della rete è monitorare l'applicazione e la valutazione degli strumenti dell'Unione esistenti. In questo contesto, la raccolta di dati statistici non ha ancora raggiunto un livello soddisfacente. La raccolta di dati statistici e di elementi concreti è indispensabile per una corretta valutazione del funzionamento degli strumenti dell'Unione in materia civile e commerciale esistenti, in quanto è un fattore importante per assicurare l'applicazione dei principi per legiferare meglio, conformemente alla comunicazione della Commissione del 19 maggio 2015, Legiferare meglio per ottenere risultati migliori – Agenda dell'UE. Secondo gli orientamenti per legiferare meglio, è necessario stabilire quali elementi si possano raccogliere e presso chi e in quale momento tali elementi debbano essere raccolti.

Gli Stati membri e la Commissione devono impegnarsi a individuare insieme quali dati siano da considerare essenziali per ogni strumento dell'Unione in materia civile e commerciale. Su questa base, gli Stati membri dovrebbero introdurre un quadro di raccolta dei dati statistici che comprenda la raccolta dei dati essenziali per ogni strumento dell'Unione. Le metodologie, le norme e le definizioni relative alla raccolta di statistiche nell'ambito della rete possono essere ottimizzate in consultazione con l'Eurostat, in piena cooperazione con i punti di contatto e le autorità centrali che operano all'interno della rete. Parallelamente, gli Stati membri dovrebbero adattare i propri sistemi di raccolta dei dati presso i tribunali e altre autorità giudiziarie e amministrative.

4. Facilitare l'accesso alla giustizia

4.1 Sviluppo e attuazione della giustizia elettronica europea

Sin dall'inizio delle sue attività, una funzione fondamentale della rete è istituire un sistema di informazione online destinato al pubblico sugli strumenti dell'Unione, sulle misure nazionali volte ad attuarli, sul diritto nazionale, sugli strumenti internazionali e sulla giurisprudenza pertinente della Corte di giustizia. Su queste basi, la rete attualmente apporta un importante contributo all'ulteriore sviluppo della giustizia elettronica, come riconosciuto nel piano d'azione pluriennale 2014-2018 in materia di giustizia elettronica europea adottato dal Consiglio.

La migrazione del sito web della rete verso il portale europeo della giustizia elettronica dovrebbe essere perfezionata nel 2016. Per migliorare la visibilità della rete sul portale e favorire l'accesso al contenuto fornito dalla rete, si sta mettendo a punto un'apposita sezione del portale europeo della giustizia elettronica dedicata alla rete. Le pagine di questa sezione saranno chiaramente contraddistinte con il logo della rete. Queste funzionalità devono essere pienamente interconnesse con altri strumenti di rilievo per i professionisti, quali l'Atlante giudiziario in materia civile, la futura banca dati degli organi giurisdizionali e i moduli dinamici collegati agli strumenti legislativi dell'UE disponibili sul portale europeo della giustizia elettronica.

Le informazioni fornite dalla rete comprendono schede informative che trattano questioni concernenti l'accesso alla giustizia negli Stati membri. Le schede informative contengono informazioni sulle leggi e sulle procedure nazionali, con particolare riferimento agli aspetti relativi all'accesso alla giustizia e all'accesso al diritto straniero.

Ad oggi la rete ha messo a disposizione 10 695 pagine di schede informative sul diritto nazionale, che nel 2014 hanno generato 359 184 visualizzazioni (in media 29 932 visualizzazioni al mese). La cifra è salita considerevolmente nel 2015, raggiungendo un totale di 2 994 122 visualizzazioni (in media 249 510 al mese), dopo la pubblicazione delle schede informative sulla successione, sulla mediazione familiare, sulla legge applicabile e sulle controversie in materia di alimenti e probabilmente in conseguenza della campagna di comunicazione specifica condotta dalla Commissione a seguito dell'entrata in vigore del regolamento (UE) n. 650/2012 sulle successioni il 17 agosto 2015.