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Bruxelles, 8.6.2009

COM(2009) 256 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI

Sintesi delle realizzazioni della Commissione in materia di gestione per il 2008

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI

Sintesi delle realizzazioni della Commissione in materia di gestione per il 2008

1. Introduzione

Conformemente all’articolo 274 del trattato CE, la Commissione è pienamente responsabile dell’esecuzione del bilancio dell’UE. Si tratta di uno dei principali compiti affidati alla Commissione europea, dato che il bilancio dell’UE rappresenta un importante strumento ai fini della realizzazione delle politiche dell’Unione e che l’efficacia della spesa dell’UE può incidere in maniera determinante sulla capacità dell’Unione di soddisfare le aspettative dei suoi cittadini.

L’esecuzione operativa del bilancio è delegata dal collegio ai direttori generali che, in qualità di “ordinatori delegati” (OD), garantiscono una gestione delle risorse sana ed efficace, nonché sistemi di controllo adeguati ed efficaci nei rispettivi servizi.

I direttori generali rendono conto dell’esercizio delle loro funzioni nella relazione annuale di attività [1], che contiene una dichiarazione di affidabilità firmata, imperniata sulle loro responsabilità di OD e prova la legittimità e la regolarità delle operazioni finanziarie. Si tratta del principale strumento tramite il quale essi attestano le proprie responsabilità nei confronti del collegio. Prima di firmare tali relazioni, il direttore generale ne discute il contenuto con il commissario competente.

Con l’adozione della presente relazione di sintesi, la Commissione assume la propria responsabilità politica per la gestione assicurata dai direttori generali e capiservizio, sulla base delle garanzie e delle riserve da loro espresse nelle relazioni annuali di attività. Essa individua altresì questioni fondamentali di gestione da affrontare in via prioritaria, identificate nelle relazioni annuali di attività (anche se non sono state oggetto di riserva), e definisce linee d’azione per rimediare alle carenze evidenziate.

Il presente documento è l’ultima relazione di sintesi adottata dall’attuale Commissione nel corso del suo mandato. Al fine di ottenere una dichiarazione di affidabilità senza riserve da parte della Corte dei conti europea, essa ha mobilitato energie e ha concentrato la propria attenzione su questioni fondamentali quali la semplificazione della normativa, l’attuazione di un quadro di controllo interno integrato, il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nell’ambito della gestione concorrente dei fondi comunitari e la ricerca di un accordo su una strategia comune in materia di rischio tollerabile.

La Commissione ritiene che, sebbene restino possibili miglioramenti, negli ultimi cinque anni si siano compiuti notevoli progressi nella gestione dei fondi in importanti settori di spesa dell’UE, soprattutto in materia di coesione, ricerca e agricoltura. Tali progressi sono stati resi possibili da cambiamenti di vasta portata a livello di sistemi di gestione e di controllo, metodi di lavoro e cultura.

2. Potenziare la base dell’affidabilità

2.1. Migliorare i meccanismi di controllo per garantire la legittimità e la regolarità delle operazioni in tutta la Commissione

Nel 2008, la Commissione ha rispettato gli impegni assunti nella relazione di sintesi del 2007 per quanto riguarda le misure intese a rafforzare i meccanismi di controllo per garantire la legittimità e la regolarità delle operazioni. Essa ritiene che la gestione efficace dei rischi registri costanti miglioramenti. Nell’ottobre 2007, la Commissione ha adottato una comunicazione relativa alla revisione delle norme di controllo interno e del quadro sottostante [2], per sostituire le 24 norme iniziali con 16 norme di controllo interno per una gestione efficace. Il nuovo sistema è entrato in vigore il 1º gennaio 2008. Per la prima volta, i servizi della Commissione sono stati espressamente invitati a trarre conclusioni sull’efficacia dei loro sistemi di controllo interno nelle relazioni annuali di attività. Quasi tutti i servizi hanno inserito una conclusione specifica sull’efficacia globale del proprio sistema di controllo interno e, all’occorrenza, hanno individuato azioni per rimediare alle carenze.

Tali azioni riguardano tanto i servizi della Commissione quanto i partner incaricati dell’attuazione (segnatamente gli Stati membri) e, nel febbraio 2008, l’adozione del “Piano d’azione per il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nel contesto della gestione condivisa delle azioni strutturali” [3] ha conferito notevole slancio al settore. Le conclusioni dell’ultima relazione sull’esecuzione di tale piano d’azione, pubblicata all’inizio del 2009 [4], riscontrano progressi considerevoli. Elementi salienti della relazione indicano che la Commissione ha:

· supervisionato in modo adeguato la procedura relativa alle sintesi annuali dando chiari orientamenti e trattando casi di non conformità (una valutazione che figura altresì nella relazione annuale della Corte dei conti europea);

· reagito in modo più fermo all’individuazione di carenze sistemiche adottando 10 decisioni ufficiali di sospensione di pagamenti intermedi (una sola nel 2007);

· dimostrato la sua capacità di riferire in modo preciso e tempestivo sulle rettifiche risultanti dalla propria attività di controllo e audit con la trasmissione di rapporti trimestrali sulle rettifiche finanziarie;

· notevolmente aumentato il volume delle rettifiche finanziarie relative ai programmi e ai progetti del periodo 2000-2006 applicate nel 2008 per il FESR, il FSE e il Fondo di coesione – da 288 milioni di euro nel 2007 ad oltre 1,5 miliardi nel 2008;

· realizzato le azioni previste per rendere più efficaci i controlli di gestione di primo livello, compresi audit mirati, pubblicazione di note di orientamento, formazione e seminari.

Nel 2008, la Commissione ha inoltre esaminato l’impatto del “Piano d’azione verso un quadro di controllo interno integrato” [5], adottato all’inizio del 2006 nell’ambito della sua strategia volta ad ottenere una dichiarazione di affidabilità senza riserve. La relazione conclusiva è stata pubblicata nel febbraio 2009 [6]. La comunicazione rileva che durante il mandato dell’attuale Commissione sono stati compiuti progressi significativi nel potenziamento dei sistemi di controllo interno.

Il ruolo svolto dalla funzione di audit interno è essenziale per ottenere ragionevoli garanzie. Nel 2008 è stata conclusa una valutazione esterna della qualità del Servizio di audit interno (SAI) della Commissione, che attesta che la sua attività di audit all’interno della Commissione è generalmente conforme alle norme e al codice deontologico dell’Istituto di revisori interni (Institute of Internal Auditors). Sulla scia di tale attestazione, sono state adottate misure volte a migliorare l’efficacia del SAI, tra le quali figurano una definizione più particolareggiata del sistema di audit, una valutazione quantitativa della copertura di audit, l’intensificazione della programmazione e della valutazione del rischio per favorire un unico metodo di audit, la creazione di un gruppo di utilizzatori delle relazioni di audit, che ha elaborato un modello riveduto per la stesura delle relazioni di audit interno, nonché un programma completo di formazione professionale per i revisori interni.

Per quanto attiene alla “cultura del controllo”, nel 2008 il comitato di controllo degli audit (CCA) della Commissione ha potuto constatare che l’attuazione di sistemi solidi di controllo interno da parte dei servizi della Commissione continua a registrare progressi soddisfacenti. Nel 2008 il numero di raccomandazioni essenziali formulate dal SAI è sceso a zero (da 6 nel 2007). Sempre nel 2008, inoltre, le raccomandazioni del SAI sono state accolte quasi al 100%. Benché emerga chiaramente che tali raccomandazioni vengono sempre più seguite, l’attuazione tempestiva delle raccomandazioni “essenziali” e “molto importanti” si conferma un compito impegnativo.

Il CCA ha esaminato periodicamente il seguito dato alle raccomandazioni derivanti dagli audit e ha richiamato l’attenzione dei commissari competenti e, all’occorrenza, del collegio, sugli eccessivi ritardi e sui rischi residui che non sono stati trattati in maniera adeguata.

La Commissione continuerà a privilegiare la valutazione dell’attuazione del controllo interno e le misure volte a rimediare tempestivamente alle carenze individuate.

Essa ha ordinato a tutti i suoi servizi di garantire l’attuazione rapida ed efficace di tutte le raccomandazioni accolte derivanti dagli audit, con particolare attenzione a quelle ritenute “essenziali” o “molto importanti”.

2.2. Migliorare la chiarezza e la coerenza delle relazioni annuali di attività

A seguito delle conclusioni della relazione di sintesi per il 2007, il Segretariato generale e la Direzione generale Bilancio hanno adottato ulteriori misure per le relazioni annuali di attività 2008 onde garantire che le relazioni e le dichiarazioni presentassero una valutazione coerente dei sistemi di supervisione e controllo, con spiegazioni chiare dei motivi e dei processi di controllo che hanno comportato l’assenza, la presenza o l’eliminazione di riserve.

All’inizio del 2009, in preparazione della verifica ufficiale inter pares, i servizi centrali hanno tenuto riunioni bilaterali con le direzioni generali che avevano sollevato riserve in passato e/o avrebbero potuto sollevarle nel 2008, per promuovere un’armonizzazione dei metodi di presentazione degli elementi di prova su cui si fonda la decisione di sciogliere o sollevare una riserva.

Nel corso della valutazione inter pares sono state evidenziate varie questioni che potrebbero incidere sulla qualità degli elementi di prova forniti dalle relazioni annuali di attività, in particolare la presentazione dei risultati di controlli ex ante ed ex post quale base per la garanzia di affidabilità.

Benché gli sforzi finora compiuti per garantire un livello coerente di qualità delle relazioni annuali di attività stiano dando risultati, risulta opportuno analizzare tutti i fattori che incidono sulla qualità di tali relazioni per meglio indirizzare il sostegno che i servizi centrali possono offrire, nonché le misure che le singole direzioni generali e i singoli servizi dovrebbero adottare.

La Commissione ha incaricato il Segretariato generale e la Direzione generale Bilancio di procedere a una valutazione dei fattori che incidono sulla qualità delle relazioni annuali di attività e promuovere misure volte a migliorarne la qualità in tempo per le relazioni sulle attività del 2009.

3. Garanzie acquisite attraverso le relazioni annuali di attività e riserve sollevate dai direttori generali

Dopo aver esaminato le relazioni annuali di attività e in particolare le dichiarazioni firmate da ciascun direttore generale, la Commissione rileva che tutti hanno fornito ragionevoli garanzie in merito all’uso adeguato delle risorse e circa il fatto che le procedure di controllo svolte forniscono le necessarie garanzie per quanto riguarda la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti. Alcuni direttori generali hanno sottolineato carenze ancora irrisolte e sollevato riserve nelle loro relazioni annuali di attività, senza mettere in dubbio il livello generale della garanzia di affidabilità fornita.

Al termine della stesura delle relazioni annuali risultavano 15 riserve a livello di Commissione. Tale numero, inferiore a quello rilevato nello stesso periodo dello scorso anno, sembrerebbe confermare una diminuzione costante del numero di riserve sollevate (17 per le relazioni annuali di attività 2007, 20 per le relazioni 2006). Si è registrata inoltre una certa riduzione della portata delle riserve legate alla gestione concorrente (minor numero di programmi e Stati membri interessati).

Complessivamente, 12 direttori generali hanno sollevato riserve nel 2008 (13 nel 2007), e tre di essi ne hanno sollevate due a testa. Quattro riserve sollevate nel 2007 potrebbero venire sciolte. Come nel 2007, nella maggior parte dei casi le riserve sollevate nel 2008 riguardano la qualità dei sistemi di controllo degli Stati membri o errori individuati a livello dei beneficiari. Sette riserve poggiano su questioni che incidono sulla reputazione del servizio o della Commissione.

I risultati dell’analisi delle relazioni annuali di attività, nonché le riserve e la garanzia ottenuta dai direttori generali, vengono esaminati nella presente sezione e, all’occorrenza, confrontati con la valutazione della Corte dei conti europea per il 2007 [7].

3.1. Coesione, agricoltura e risorse naturali

3.1.1. Coesione

La politica di coesione rappresenta una delle politiche fondamentali dell’UE, attuate con gli Stati membri nel quadro della “gestione concorrente”. Nel 2008 la Commissione ha rispettato il proprio impegno a realizzare azioni in corso e nuove azioni nella “Comunicazione su un piano d’azione per il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nel contesto della gestione condivisa delle azioni strutturali” (si veda il punto 2.1).

Inoltre, grazie alle azioni avviate dalla Commissione negli ultimi anni, nella sua relazione annuale 2007 la Corte dei conti europea ha ritenuto che i sistemi di controllo del settore della politica di coesione avessero registrato alcuni miglioramenti. Mentre nella relazione 2006 la Corte aveva dato una valutazione negativa (“semaforo rosso”) dei sistemi e delle operazioni per le spese relative alle azioni strutturali, nel 2007 i sistemi di controllo hanno ricevuto il “giallo” [8].

Tuttavia, il livello di errori nelle spese dichiarate dagli Stati membri e rimborsate dalla Commissione nell’ambito dei programmi del capitolo “Coesione” ha indotto la Corte a dare una valutazione negativa del settore per quanto riguarda le operazioni; si tratta dell’unico “semaforo rosso” della relazione 2007.

Le misure correttive adottate dalla Commissione nel 2008 hanno comportato un aumento delle rettifiche finanziarie.

· Per quanto riguarda il Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR) e il Fondo di coesione, nel 2008 le rettifiche finanziarie sono state pari a 1 041 milioni di euro (368 milioni di euro concernenti il periodo 1994-1999 e 673 milioni di euro il periodo 2000-2006). Alla fine del 2008 erano in corso 103 procedure (riguardanti all’incirca 145 programmi) per il periodo di programmazione 2000-2006, per le quali l’importo delle rettifiche finanziarie è valutato a circa 950 milioni di euro, e 55 procedure (riguardanti all’incirca 58 programmi) per il periodo di programmazione 1994-1999, per le quali l’importo delle rettifiche finanziarie è valutato a circa 1,2 miliardi di euro.

· Nel 2008, le rettifiche finanziarie riguardanti il Fondo sociale europeo (FSE) sono state pari a 521,7 milioni di euro (25,7 milioni di euro concernenti il periodo 1994-1999 e 496 milioni di euro il periodo 2000-2006). Alla fine del 2008, inoltre, erano in corso altre 14 procedure di rettifica finanziaria per il periodo 1994-1999 (importo delle rettifiche supplementari valutato a 387 milioni di euro) e 13 procedure supplementari sono state avviate per il periodo 2000-2006 (importo delle rettifiche supplementari valutato a 257 milioni di euro sulla base delle lettere di pre-sospensione inviate agli Stati membri alla fine del 2008). Grazie alla strategia precauzionale seguita nel 2008, i pagamenti sospesi sono ammontati a 1,3 miliardi di euro per tutti i programmi operativi in riserva. L’interruzione di alcuni pagamenti ha comportato un bassissimo livello di rischio.

Se vengono constatate carenze rilevanti, i direttori generali responsabili dei fondi strutturali sollevano sistematicamente una riserva, a meno che l’audit non fornisca elementi di prova attendibili che dimostrino che le autorità nazionali attuano in maniera efficiente un piano d’azione inteso a porre rimedio a tali carenze e che hanno già ottenuto i primi risultati.

Nella relazione sull’attuazione del piano d’azione, la Commissione ha riconosciuto che il piano d’azione prende in esame le cause e le conseguenze del tasso di errore elevato constatato dalla Corte dei conti europea nelle spese per le azioni strutturali, ma che occorre più tempo prima che l’incidenza delle azioni possa misurarsi con una riduzione del tasso di errore a livello dei rimborsi intermedi.

I punti seguenti sintetizzano in breve le riserve sollevate dai direttori generali nel settore della “Coesione”.

· Per quanto riguarda il Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR), il direttore generale responsabile della politica regionale ha sollevato una riserva per quattro Stati membri (Belgio, Germania, Italia e Spagna) e per 21 programmi INTERREG. Egli ha sollevato altresì una riserva sulla gestione del Fondo di coesione nel settore stradale bulgaro, per motivi di reputazione (si veda il punto 4.2).

· Quanto al Fondo sociale europeo (FSE), il direttore generale della DG Occupazione, affari sociali e pari opportunità ha sollevato una riserva per sette Stati membri (Spagna, Regno Unito, Francia, Italia, Polonia, Belgio e Lussemburgo), una in meno rispetto al 2007.

3.1.2. Agricoltura e risorse naturali

Per quanto attiene al capitolo “Agricoltura e risorse naturali”, la relazione 2007 della Corte dei conti europea ha dato il “giallo” tanto ai sistemi quanto alle operazioni. Essa ha dato tuttavia una valutazione positiva (“semaforo verde”) delle spese a titolo del Fondo europeo agricolo di garanzia (FEAGA), che rappresentano l’85% di tutte le spese agricole [9].

Anche in questo caso, come per il settore della coesione, il miglioramento delle attività di controllo della Commissione ha dato risultati concreti: nel 2008, le rettifiche della Commissione e degli Stati membri nel settore agricolo sono state pari a 1,3 miliardi di euro.

La Commissione si è occupata del problema della conservazione delle risorse ittiche, che la relazione di sintesi per il 2007 aveva ritenuto destare preoccupazione. Essa ha ottenuto, tra l’altro, l’adozione da parte del Consiglio di nuove regole innovative e rigorose per prevenire, scoraggiare ed eliminare la pesca illegale, non dichiarata e non regolamentata (INN) e di nuove misure di conservazione, ed ha avviato una campagna di controllo riuscita e senza precedenti per tutelare gli stock sensibili di tonno rosso.

Tenuto conto delle gravi carenze della politica comune della pesca (PCP) evidenziate dalla Corte dei conti nel 2007, la Commissione ha varato un riesame completo di tale politica onde preparare il terreno per una riforma di vasta portata. Un libro verde pubblicato nella primavera 2009 ha avviato la consultazione pubblica sulla riforma della PCP.

I punti seguenti sintetizzano in breve le riserve sollevate dai direttori generali nel settore “Agricoltura e risorse naturali”.

· Per la prima volta dalla riserva sollevata nel 2002, il direttore generale responsabile del settore agricoltura e sviluppo rurale ha potuto sciogliere la riserva relativa all’attuazione del sistema di controllo e di gestione integrato (SCGI) in Grecia, dato che gli audit della Commissione hanno confermato che il paese ha rispettato il suo piano d’azione e ha creato un nuovo sistema operativo di identificazione delle parcelle agricole. Nella sua relazione annuale di attività 2007 egli aveva sollevato una riserva relativa a tutte le spese del settore dello sviluppo rurale poiché non disponeva di alcuna ragionevole garanzia circa l’attendibilità delle statistiche sui controlli e dei tassi di errore riferiti dagli Stati membri. Per il 2008, egli ha sollevato una riserva limitata alle spese dell’asse 2 dello sviluppo rurale (“migliorare l’ambiente e il paesaggio”), perché le statistiche sui controlli riferite dagli Stati membri e verificate e convalidate dagli organismi di certificazione indicano un tasso di errore (3,8%) nettamente superiore alla soglia di rilevanza attualmente applicata dalla Corte dei conti europea. Egli ha altresì sollevato una riserva riguardante i sistemi di gestione e di controllo del SAPARD in Bulgaria e Romania (si veda il punto 4.2).

· Il direttore generale responsabile degli affari marittimi e della pesca ha sollevato una riserva per quanto attiene all’ammissibilità dei costi in gestione centralizzata diretta rimborsati agli Stati membri per spese sostenute nel settore del controllo e dell’applicazione della politica comune della pesca. La carenza individuata riguarda appalti pubblici realizzati da uno Stato membro.

· Il direttore generale per l’ambiente ha potuto sciogliere la riserva sollevata nella relazione annuale di attività 2007 in merito all’ammissibilità delle dichiarazioni di spesa dei beneficiari di sovvenzioni, alla luce dell’attuazione del piano d’azione, dell’aumento del numero di relazioni di audit e di pagamenti verificati, nonché del netto calo di errori individuati.

La Commissione si impegna a continuare a migliorare la gestione concorrente sotto il suo controllo e a fornire assistenza alle autorità competenti degli Stati membri mediante, tra l’altro, note di orientamento, formazione e consulenza.

La Commissione ha dimostrato il proprio fermo impegno politico a ridurre il tasso di errore residuo e, all’occorrenza, a sospendere i pagamenti e procedere a rettifiche finanziarie per provare la rigorosa gestione del bilancio dell’UE. Essa cercherà di ottenere una strategia coerente per la gestione delle carenze individuate nei diversi programmi di questo capitolo, anche chiudendo i più vecchi e migliorando l’integrità e l’attendibilità delle relazioni sui recuperi, soprattutto per quanto riguarda i dati forniti dagli Stati membri.

3.2. Ricerca, energia e trasporti

Per quanto riguarda il sesto programma quadro (PQ6), destinatario nel 2008 della stragrande maggioranza dei pagamenti finali rispetto alle dichiarazioni di spesa, le direzioni generali interessate (Imprese e industria, Energia e trasporti, Società dell’informazione e media, Ricerca) hanno definito una strategia comune di audit per il periodo 2007-2010. Tale strategia intende valutare la legittimità e la regolarità delle operazioni mediante l’individuazione e la rettifica di errori sistematici nei maggiori beneficiari, unitamente alla selezione di un campione casuale e basato sui rischi dei rimanenti beneficiari.

Alla fine del 2008, la maggior parte delle procedure di gestione necessarie per attuare la strategia di controllo pluriennale era stata posta in essere. L’intensità delle attività di audit è stata mantenuta in sintonia con gli obiettivi inizialmente previsti. Ad esempio, la DG Ricerca è pronta a superare il suo obiettivo di 750 audit PQ6 nel quadriennio di attuazione; i piani attuali prevedono un totale di 896 audit.

Ciascuno dei quattro servizi responsabili della ricerca ha sollevato riserve a causa del tasso di errori residui riscontrati nelle dichiarazioni di spesa nell’ambito del sesto programma quadro. La strategia comune di audit fa parte del sistema di controllo interno volto a raggiungere un livello di rischio residuo del 2% nel periodo di programmazione; tuttavia, a metà dell’attuazione della strategia, i servizi hanno riferito tassi di errore cumulati superiori al 2%.

Un elemento fondamentale della strategia consisteva nel fatto che gli errori sistemici individuati venivano corretti in contratti non soggetti a revisione contabile conclusi con uno stesso beneficiario. Tuttavia, i servizi hanno comunicato un numero elevato di contratti in relazione ai quali si devono ancora quantificare e correggere siffatti errori e recuperare gli importi. Essi hanno pertanto sollevato riserve in merito all’esattezza delle dichiarazioni contabili.

È stato completato un riesame intermedio della strategia di audit, il quale conferma che i principi della strategia di audit del sesto programma quadro sono validi e che la sua attuazione procede in modo soddisfacente. La strategia va tuttavia potenziata in vari punti, come la procedura che comporta la correzione di errori sistematici, e ci si adopererà ulteriormente per semplificare le norme in materia di ammissibilità onde ridurre il rischio di errori.

La Commissione ha dato prova di un notevole impegno per migliorare la gestione della politica di ricerca nell’ambito del quadro giuridico e finanziario in vigore. Nelle relazioni sulle attività del 2008 i direttori generali competenti hanno nuovamente espresso riserve sul sesto programma quadro.

La Commissione si adopererà per conseguire un livello di errore residuo che permetta di ottenere una dichiarazione annuale di affidabilità (DAS) senza riserve nel settore della ricerca. Tuttavia, malgrado l’impostazione armonizzata adottata e i primi risultati del riesame intermedio, alcuni segnali indicano che la strategia pluriennale comune di audit potrebbe non bastare per conseguire l’obiettivo di ridurre il livello globale di errore al di sotto della soglia di rilevanza attualmente accettata (2%).

La Commissione ribadisce pertanto la sua richiesta di un’intesa sul concetto di rischio di errore tollerabile e presenterà proposte a tal fine, sulla base della sua comunicazione del 16 dicembre 2008.

Il direttore generale della DG Imprese e industria ha potuto sciogliere una riserva sollevata nel 2007 riguardante beneficiari di sovvenzioni nell’ambito della normalizzazione europea.

3.3. Aiuti esterni, sviluppo e allargamento

La riserva sollevata dal direttore generale per l’allargamento in merito alla gestione dell’assistenza preadesione in Bulgaria è l’unica riguardante le spese del capitolo “Aiuti esterni, sviluppo e allargamento” (si veda anche il punto 4.2).

Per quanto riguarda le altre attività di questo capitolo, la Commissione continuerà a controllare e a migliorare l’attuazione degli accordi quadro sulle procedure finanziarie e contrattuali siglati, tra l’altro, con una serie di agenzie dell’ONU [10] e con la Banca mondiale [11]. Essa continuerà inoltre ad impegnarsi per una maggiore trasparenza dei beneficiari finali, in conformità della normativa sul rispetto dei dati personali e dei requisiti di sicurezza. Proseguiranno le iniziative volte a garantire un miglior impiego e una migliore condivisione dei risultati degli audit all’interno della famiglia RELEX.

3.4. Istruzione e cittadinanza

Nel 2007 il direttore generale per la comunicazione aveva sollevato una riserva a causa delle carenze constatate nel sistema di controllo interno della DG in mancanza di controlli ex post. In seguito all’istituzione di un’unità di controllo centralizzato ex post presso tale direzione generale, si è riscontrato un livello elevato di errori (essenzialmente formali) nelle operazioni, che ha indotto il direttore generale a sollevare una nuova riserva per il 2008. Una serie di misure viene descritta in dettaglio nel piano d’azione della relazione annuale di attività e ci si può ragionevolmente aspettare che il problema venga risolto entro la fine del 2009.

L’altra riserva sollevata dal direttore generale per la comunicazione è descritta al punto 4.4.

Il direttore generale competente in materia di giustizia, libertà e sicurezza ha sollevato una riserva a causa dei ritardi registrati nell’attuazione del Sistema d’informazione Schengen II (SIS II), uno strumento informatico per lo scambio di informazioni tra le autorità di contrasto degli Stati membri. La riserva è stata sollevata per motivi di reputazione, dato che i problemi sono stati effettivamente individuati a livello di contraente. La Commissione segue da vicino la questione e continuerà a riferire regolarmente in merito al Parlamento europeo e al Consiglio.

Il direttore generale competente in materia di giustizia, libertà e sicurezza ha sciolto le due riserve sollevate nel 2007 per quanto riguarda l’attuazione, in gestione concorrente, del Fondo europeo per i rifugiati, ritenendo che i controlli e il potenziamento dei sistemi negli Stati membri avessero registrato sufficienti progressi. Per il periodo 2008-2013, un nuovo atto di base per il Fondo europeo per i rifugiati III affronta i problemi individuati per il fondo precedente.

A causa di notevoli carenze nella registrazione degli attivi collegati ad infrastrutture materiali e progetti informatici, il contabile non è stato in grado di convalidare il sistema locale di contabilità della DG GLS nel 2008, ma nel gennaio 2009 è stato istituito un piano d’azione per porvi rimedio.

In materia di istruzione e cultura, per quanto riguarda la gestione centralizzata indiretta attraverso le agenzie nazionali, benché l’affidabilità globale del sistema di controllo sia soddisfacente, l’esame delle dichiarazioni ex post per il 2007, unitamente ai risultati delle visite di controllo effettuate nel 2008, hanno rivelato in un numero limitato di casi l’insufficienza o l’inefficacia di controlli primari o secondari dell’attuazione del programma “Gioventù in azione”. Tali casi sono oggetto di un attento esame e, all’occorrenza, vengono adottate opportune misure di follow-up.

La Commissione è consapevole delle carenze individuate nei settori della rubrica 3 del quadro finanziario. Essa continuerà a seguire da vicino gli sviluppi della situazione per quanto riguarda la riserva sul SIS II in particolare e, più in generale, sullo sviluppo di sistemi informatici su vasta scala.

3.5. Affari economici e finanziari

Nelle relazioni annuali di attività 2006 e 2007, il direttore generale per l’economia e gli affari finanziari aveva sollevato una riserva poiché un controllo ex post aveva evidenziato un potenziale problema a livello di rispetto dei requisiti di “addizionalità” nel programma “Iniziativa per la crescita e l’occupazione” (1998-2002) gestito da un organismo di attuazione esterno. I risultati preliminari hanno rivelato carenze nel sistema di controllo di tale organismo esterno, ritenute abbastanza gravi da giustificare una riserva. In seguito alle conclusioni della relazione sul controllo ex post, si è proceduto ad un riesame approfondito dei sistemi di controllo interno dell’organismo di attuazione esterno e del servizio competente della Commissione. Orientamenti dettagliati in materia di “addizionalità” sono stati elaborati e forniti all’organismo di attuazione, che ne ha confermato per iscritto l’applicazione dal 2008. Inoltre, è stato concluso un accordo con l’organismo esterno, che descrive in dettaglio la sorveglianza e i controlli che esso deve effettuare per quanto concerne l’attuazione dello strumento.

Benché il quadro di controllo attualmente in vigore sia ritenuto adeguato per garantire la sana gestione degli stanziamenti di bilancio, non ne è ancora stata verificata l’efficacia per quanto riguarda l’attuazione dei nuovi programmi comunitari rispetto ai requisiti di addizionalità.

Per questo motivo, nella sua relazione 2008 il direttore generale per gli affari economici e finanziari ha sollevato una riserva circa la possibilità che i nuovi controlli volti ad attenuare i rischi, posti in essere a seguito delle conclusioni della relazione sui controlli ex post, non siano pienamente efficaci per il nuovo programma. Ciò sarà confermato nel 2009.

La Commissione sostiene la decisione del direttore generale per gli affari economici e finanziari di concentrare le risorse sul miglioramento della struttura di controllo esistente per la gestione del nuovo programma finanziario per la medesima attività finanziaria onde rimediare alle carenze individuate nel programma finanziario precedente. Nel 2009 si cercherà di ottenere la garanzia di affidabilità mediante un incarico specifico di audit interno e la sorveglianza costante da parte dei servizi operativi.

4. Questioni trasversali

4.1. Sistemi informatici

Il comitato di controllo degli audit (CCA) ha richiamato l’attenzione del collegio sulla necessità di verificare il rispetto della comunicazione della Commissione in materia di governance delle tecnologie dell’informazione [12] e di interoperabilità [13]. Il CCA ha lavorato altresì sulla base di diversi audit relativi alle tecnologie dell’informazione discussi nel 2008 e ha richiamato l’attenzione sull’attuazione della decisione della Commissione relativa alla sicurezza delle tecnologie dell’informazione [14].

Resta prioritario predisporre strumenti informatici efficienti, anche sotto il profilo dei costi, e di facile impiego, adeguati a esigenze specifiche, garantendone al tempo stesso l’interoperabilità e la sicurezza in tutta la Commissione. Per conseguire tale obiettivo, la Commissione rivolge particolare attenzione ad una formazione adeguata del personale e a una solida governance degli sviluppi informatici. Occorre impegnarsi a fondo anche per migliorare la gestione dei progetti e dei prestatori di servizi per garantire che i sistemi informatici sostengano in maniera efficace ed efficiente l’attuazione delle politiche dell’UE.

4.2. Attuazione di programmi in Bulgaria e Romania

Controlli rigorosi effettuati dalla Commissione hanno messo in luce alcune irregolarità nella gestione dei fondi di preadesione - in Bulgaria dal 2007 e in Romania nel 2008.

Il direttore generale della DG Allargamento ha quindi mantenuto la riserva già sollevata nel 2007 per quanto riguarda gravi mancanze sistemiche nella gestione dei fondi PHARE da parte di due agenzie di pagamento in Bulgaria. Altri due direttori generali hanno sollevato riserve legate a problemi riguardanti la gestione dei fondi di preadesione nel 2008: il direttore generale per la politica regionale, per quanto attiene ai sistemi di gestione e controllo per il Fondo di coesione nel settore stradale in Bulgaria, e il direttore generale della DG Agricoltura e sviluppo rurale per i sistemi di gestione e controllo di SAPARD in Bulgaria e in Romania.

Il direttore generale della DG Agricoltura e sviluppo rurale riporta gravi carenze del SIGC (Sistema integrato di gestione e di controllo) a livello di controllo in Romania e in Bulgaria, che comportano tassi d’errore elevati. Le autorità di tali Stati membri sono state invitate a redigere un piano d’azione per colmare tali lacune.

Le direzioni generali Politica regionale, Occupazione, affari sociali e pari opportunità, Giustizia, libertà e sicurezza e Affari marittimi e pesca hanno segnalato nelle loro relazioni annuali di attività problemi relativi alla gestione e al controllo in Bulgaria per il periodo di programmazione 2007-2013; nessuno dei problemi indicati giustificava però una riserva nelle relazioni 2008.

Le direzioni generali competenti continueranno a coordinare strettamente le loro azioni relative alla gestione dei fondi dell’UE in Bulgaria e in Romania.

In collaborazione con le autorità nazionali, la Commissione continuerà a sostenere le iniziative di riforma realizzate in Bulgaria e in Romania per garantire la soluzione di tutti i problemi a monte e la gestione di tutti i fondi dell’UE nel massimo rispetto di tutte le norme e procedure applicabili.

4.3. Sintesi annuali e dichiarazioni nazionali

La Commissione ha continuato ad analizzare le sintesi annuali ricevute dagli Stati membri (il 2008 è stato il secondo anno per il quale le autorità nazionali sono state invitate a fornire sintesi annuali per le spese nell’ambito della gestione concorrente) e ad informare il Parlamento europeo, adoperandosi per massimizzarne il valore aggiunto in termini di maggiore garanzia di affidabilità dei sistemi di gestione e di controllo negli Stati membri.

Da una valutazione intermedia risulta che tanto per il settore “coesione” quanto per quello “agricoltura e risorse naturali”, la maggior parte degli Stati membri sembra aver soddisfatto, interamente o in larga misura, i requisiti minimi della normativa, in conformità delle note di orientamento della Commissione. Tali sintesi potrebbero offrire un reale valore aggiunto per la gestione e il controllo delle spese dell’UE purché la loro portata, la loro impostazione e il loro calendario risultino adeguati ed esse siano realizzate conformemente alle norme internazionali [15].

Alcuni Stati membri (Paesi Bassi, Danimarca, Svezia e Regno Unito) forniscono inoltre dichiarazioni nazionali, il che ne rafforza la responsabilità nell’utilizzo dei fondi comunitari, benché la Commissione sottolinei che le differenze tra tali dichiarazioni limitano la comparabilità e la garanzia di affidabilità che può essere ottenuta.

La Commissione ritiene che la presentazione di sintesi annuali da parte degli Stati membri rafforzi la loro responsabilità nell’utilizzo dei fondi comunitari e contribuisca alla sua garanzia di affidabilità. Essa farà tesoro degli insegnamenti tratti per adeguare, all’occorrenza, gli orientamenti per la prossima tornata di sintesi e continuerà ad offrire assistenza agli Stati membri, che sono invitati ad aggiungere una dichiarazione generale di affidabilità come raccomandato dalla Commissione.

La Commissione incoraggia tutti gli Stati membri a seguire l’esempio di quelli che già forniscono dichiarazioni nazionali annuali.

4.4. Rispetto della normativa vigente in materia di diritti di proprietà intellettuale

Il direttore generale per la comunicazione ha sollevato una riserva, per motivi di reputazione, in merito alla possibile violazione dei diritti d’autore per attività dei servizi della Commissione, tenuto conto del rischio che i diritti d’autore e i diritti connessi potessero non essere stati acquisiti per alcuni prodotti di comunicazione.

Vista la presenza generalizzata dei mezzi di comunicazione elettronici, tali attività potrebbero avere un’incidenza in tutti gli Stati membri, dove si riscontrano tuttora differenze tra le legislazioni nazionali sul diritto d’autore. Dato che non esiste una gestione collettiva del diritto d’autore a livello europeo, i proprietari dei diritti devono essere identificati in ciascuno Stato membro, spesso a diversi livelli (società di gestione collettiva, editori o emittenti, autori o altre persone aventi diritto sul contenuto).

La Commissione valuterà periodicamente se le misure adottate siano sufficienti per limitare i rischi in un contesto tecnologico e giuridico complesso e in rapida evoluzione. Entro la fine del 2009 verrà elaborato un piano d’azione che comprenderà tutte le misure necessarie, da iniziative di sensibilizzazione e formazione alla redazione di orientamenti comuni.

5. Conclusioni

· L’impegno profuso per ottenere una dichiarazione di affidabilità senza riserve ha sortito effetti estremamente positivi sull’istituzione: esso ha consentito di concentrare l’attenzione e di convogliare energie, contribuendo ad un notevole cambiamento nei sistemi di gestione e di controllo, nei metodi di lavoro e nella cultura della Commissione.

· La Commissione continuerà a sorvegliare attentamente l’attuazione di tutti i piani d’azione acclusi alle riserve e rivolgerà particolare attenzione alle riserve ricorrenti.

· La Commissione proseguirà i lavori volti a conseguire un’efficace comunicazione esterna sulle questioni attinenti al controllo tanto con i beneficiari finali quanto con le autorità nazionali. Occorre una migliore informazione per ridurre gli errori e i malintesi.

· La Commissione continuerà a dimostrare l’efficacia dei propri controlli, anche attraverso relazioni complete sulla correzione degli errori, compresi quelli relativi ai pagamenti degli anni precedenti.

· La Commissione ribadisce la propria intenzione di continuare ad esigere il recupero dei pagamenti indebiti. Essa osserva che dal 2007 al 2008 gli importi recuperati sono raddoppiati, raggiungendo complessivamente 3 miliardi di euro. Essa adotterà misure per garantire che gli Stati membri rispettino i propri obblighi per quanto riguarda la qualità delle relazioni sui recuperi e le rettifiche finanziarie.

· La Commissione incoraggerà gli Stati membri ad inserire una dichiarazione generale di affidabilità nelle loro sintesi annuali per i fondi oggetto di gestione concorrente. Essa valuterà come ottenere ulteriori garanzie di affidabilità dalle dichiarazioni di gestione a livello nazionale.

· La Commissione ritiene che una strategia di rischio tollerabile rappresenti un metodo di gestione sano ed efficace dei fondi comunitari. Essa ha presentato una comunicazione al riguardo nel dicembre 2008 utilizzando, a titolo d’esempio, i fondi strutturali e lo sviluppo rurale. Tali esempi verranno ulteriormente sviluppati e inseriti quanto prima in proposte concrete di livelli di rischio tollerabili. Proposte in materia di ricerca, trasporti, energia, aiuti esterni, sviluppo e allargamento, nonché amministrazione, saranno sottoposte all’esame dell’autorità di bilancio nel 2010.

* * *

La presente relazione di sintesi è l’ultima ad essere adottata dall’attuale Commissione, che ha privilegiato innanzitutto l’ammodernamento dei sistemi volti a garantire gli standard più elevati di buona gestione dei fondi comunitari, comprese la legittimità e la regolarità delle operazioni. Tra il 2004 e il 2009, la Commissione europea ha consolidato la riforma avviata nel 2000, un risultato che avrà conseguenze durature.

Il lavoro svolto negli ultimi cinque anni ha permesso di migliorare sensibilmente la gestione del bilancio dell’UE e tale impegno resterà immutato, soprattutto per risolvere i problemi evidenziati dalle riserve degli ordinatori delegati.

La Commissione ritiene che i sistemi di controllo interno esistenti forniscano, tenuto conto dei limiti descritti nelle relazioni annuali di attività del 2008, ragionevoli garanzie del fatto che le risorse assegnate alle sue attività siano state usate allo scopo previsto e conformemente ai principi della sana gestione finanziaria. Essa ritiene altresì che le procedure di controllo attuate offrano le garanzie necessarie per quanto riguarda la legittimità e la regolarità delle operazioni sottostanti, per le quali la Commissione assume piena responsabilità ai sensi dell’articolo 274 del trattato CE.

Annex 1: Other cross-cutting management issues

1. Human Resources

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. Ethics

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission [16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. Security

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

DG | | Reservations 2008 | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 |

AGRI | 2 | 1. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period.2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece.2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area. | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition.2. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems.2. Insufficient implementation of IACS in Greece.3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) – risk of non-respect of product definition. |

REGIOREGIOREGIOREGIO | | 1. Reservation on ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) Belgium (5 programmes)2) Germany (2 programmes)3) Italy (12 programmes)4) Spain (13 programmes)5) INTERREG (21 programmes).2. Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in 2008. | 2 | 1. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 3) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) 8) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) 10) SPAIN (reservation for 14 Intermediate Bodies (with an impact on 21 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes) 11) 51 INTERREG programmes (i.e. 81 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland)2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England.2. Management and control systems for ERDF in Spain.3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State.2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06.3. Management and control systems of ISPA in one candidate country. |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 41 million €, 0.6%). | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. | 1 | Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). | 1 | Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). | 1 | European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes. |

MARE (former FISH) | 1 | Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by ex-post controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments. | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State. |

JRC | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Status and correctness of the closing balance. | 1 | Cash flow - competitive activities. |

RTD | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claimsand their conformity with the provisions of the Fifth Research FrameworkProgramme (FP5). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. | 1 | Frequency of errors in shared cost contracts. |

INFSO | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel.2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5.3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5.2. Allocation of research personnel. | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts2. Research staff working on operational tasks. |

ENTR | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 2 | 1. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation.2. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP6. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 .2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. |

TREN | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5ème Programme Cadre.2. Sûreté nucléaire. | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts.2. Contractual environment of DG TREN LUX.3. Nuclear safety.4. Inventory in nuclear sites. |

EAC | 0 | | 0 | | 1 | Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales.2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique. | 0 | |

ENV | 0 | | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of non-LIFE grants. | 0 | | 0 | | 0 | |

SANCO | 0 | | 0 | | 1 | Insufficient assurance of business continuity of a critical activity. | 1 | Health crisis management. | 0 | |

JLS | 1 | Delays in the implementation of the Schengen Information System II (SIS II). | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007.2. Mise en œuvre incomplète des mécanismes de supervision de la Commission en gestion partagée pour le Fonds européen pour les réfugiés 2005-2007. | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004. | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005.2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004. | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg.2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place. |

ESTAT | 0 | | 0 | | 1 | Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006. | 0 | | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants.2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003. |

ECFIN | 1 | Possibility that new mitigating controls put in place following an ex-post control report on funds managed by an external body entrusted with indirect centralized management are not effective. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | | 0 | |

TRADE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

AIDCO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by two Bulgarian Implementing Agencies (named). | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | | 1 | Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids |

ECHO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO. |

DEV | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

RELEX | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion.2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K.2. Internal control standards in Delegations. |

TAXUD | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | |

MARKT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMP | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMM | 2 | 1. Lift the reservation from 2007 on the absence of a structured ex-post control system, but makes a follow-up reservation on the quality failings revealed by the controls.2. Possible infringement of intellectual property rights by Commission departments. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres.2. Functioning of Representations EUR-15. |

ADMIN | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DIGIT | 0 | | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 0 | |

PMO | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Council's antenna for sickness insurance. | 1 | Council's antenna for sickness insurance. |

OIB | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Deficiency in OIB's contracts & procurement management. | 0 | |

OIL | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

EPSO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

OPOCE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BUDG | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund.2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems. | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets.2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control. |

SG | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BEPA | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Weak general internal control environment | 0 | |

SJ | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

SCIC | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DGT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

IAS | 0 | | 0 | | 1 | Audit of community bodies (regulatory agencies). | 1 | Audit of community bodies (traditional agencies). | 1 | Audit of Community agencies. |

OLAF | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

TOTAL | 15 | | 18 | | 20 | | 31 | | 32 | |

Annex 3: Multi-annual objectives

This Annex reports on the progress achieved in 2008 on the new and ongoing actions identified in the 2007 Synthesis Report to address major cross-cutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2008 Synthesis report are indicated in bold italics.

(Initiatives stemming from previous years' Synthesis Reports, which were completed in 2007 or before, have been deleted from this table.)

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework [17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous actionIn 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework" [18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate.Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SGBy September 2009 | New action |

| | To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGsBy April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous actionThree years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | | DG BUDG together with concerned services | CompletedIn December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

| | The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned servicesBy end 2010 | New actionThe Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG.End 2009 | Continuous actionIn a Communication of March 2008 [19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

| namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

| | Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment.Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

| | Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

| | New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan [20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

| | New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | CompletedExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionThe European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | CompletedA report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous actionHR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697.The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former IEEA)

· the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC – former PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

·

Four of these executive agencies were operational in 2008 [24]. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG [25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 85 | 277 | | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Annex 5: Negotiated procedures

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007).

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

· Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

· Objective situations of the economic activity sector, where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

· Additional services/works, where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

· Establishment of standard model documents and guidance documents.

· Improvement in training provided and an improved inter-service communication. In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

· Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

– permanent exchange of information;

– ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

– reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

· Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

· Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable

in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

| 18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay [32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

| 2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs [34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Articolo 60 del regolamento finanziario.

[2] Comunicazione alla Commissione: SEC(2007) 1341.

[3] COM(2008) 97 del 18.2.2008.

[4] COM(2009) 42 del 3.2.2009.

[5] COM(2006) 9 e SEC(2006) 49.

[6] COM(2009) 43 del 4.2.2009.

[7] La presente relazione di sintesi segue la nuova struttura della relazione annuale 2007 della Corte dei conti europea.

[8] “Semaforo verde” significa che il tasso di errore per tutto il settore di spesa è al di sotto della soglia di rilevanza (2%) e che la Corte dei conti europea ritiene efficaci i sistemi di sorveglianza e controllo in vigore; “semaforo giallo” significa che il tasso di errore è compreso tra 2% e 5% e che i sistemi di sorveglianza e controllo sono considerati parzialmente efficaci; “semaforo rosso” significa che il tasso di errore è superiore al 5% e che la Corte ritiene inefficaci i sistemi di sorveglianza e controllo. Fonte: Nota informativa: Relazione annuale sul bilancio 2007 dell’UE, CCE, pag. 6.

[9] La Corte ha dato il “verde” anche alle entrate, agli affari economici e finanziari e alle spese amministrative. Significa che per il 45% circa di tutte le spese comunitarie la Corte ha dato una valutazione positiva.

[10] Accordo quadro finanziario ed amministrativo (Financial and Administrative Framework Agreement/ FAFA).

[11] Accordo quadro sul fondo fiduciario e sul cofinanziamento (Trust Fund and Co-Financing Framework Agreement).

[12] SEC(2004)1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Parere n. 6/2007 della Corte dei conti europea. Per la politica di coesione, solo 7 Stati membri hanno accluso una dichiarazione generale di affidabilità per il 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:

- (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;

- (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;

- (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.

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