RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF — 2021

(2022/C 161/01)

Membri del comitato di vigilanza dell’OLAF

Jan MULDER

Presidente del comitato di vigilanza dell'OLAF

Membro del comitato dal 23 gennaio 2017, presidente dal 1o marzo 2017

Ex deputato del Parlamento europeo, Paesi Bassi

Maria Helena FAZENDA

Membro del comitato dal 23 gennaio 2017

Giudice della Corte suprema di giustizia, Portogallo

Grażyna STRONIKOWSKA

Membro del comitato dal 13 luglio 2016

Procura generale, Varsavia, Polonia

Pubblico ministero

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Membro del comitato dal 1o dicembre 2017

Ex presidente dell'unità di sostegno al Controllore generale dello Stato presso l'ufficio del procuratore speciale anticorruzione e criminalità organizzata, Spagna

Revisore, avvocato, economista

Dobrinka MIHAYLOVA

Membro del comitato dal 18 novembre 2020

Agenzia esecutiva di controllo dei fondi dell'Unione europea, Bulgaria

Direttrice della direzione del controllo dei fondi delle politiche regionali

INDICE

INDICE 2

PREFAZIONE 3

1. Il comitato in breve 4

2. Un nuovo quadro giuridico rafforzato 4

2.1. Accesso migliorato alle informazioni relative ai casi 4

2.1.1. La revisione dell'articolo 15 del regolamento OLAF 5

2.1.2. Nuove modalità di lavoro tra il comitato di vigilanza e l'OLAF 5

2.2. Revisione del regolamento interno 5

3. Un anno di controllo produttivo 6

3.1. Raccomandazioni dell'OLAF non seguite dalle autorità competenti — parere n. 1/2021 6

3.2. Accordi di lavoro tra l'OLAF e la Procura europea — parere n. 2/2021 7

3.3. Supervisione delle indagini interne: conclusioni strategiche e migliori pratiche — parere n. 3/2021 8

3.4. Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2022 — parere n. 4/2021 9

3.5. Controllo della durata delle indagini dell'OLAF 10

3.5.1 Analisi delle indagini dell'OLAF di durata superiore a 36 mesi — parere n. 5/2021 10

3.5.2 Relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi ricevute dal comitato nel 2021 11

3.6. Revisione degli orientamenti dell'OLAF in merito alle procedure di indagine 12

3.7. Applicazione delle garanzie procedurali 13

4. Cooperazione 15

4.1. Cooperazione con l'OLAF 15

4.2. Relazioni con i portatori di interessi 15

5. Amministrazione e risorse 15

5.1. Metodi di lavoro del comitato di vigilanza 15

5.2. Il segretariato 15

5.3. Aspetti di bilancio 16

PREFAZIONE

Il mandato dei membri dell'attuale comitato è scaduto nel 2021. Tale anno, senza dubbio molto produttivo e positivo, ha visto concludersi in modo soddisfacente le lunghe, protratte e spesso difficili discussioni avute con l'OLAF negli ultimi due anni in merito al diritto del comitato di accedere alle informazioni relative ai casi. Il comitato ha quindi terminato il suo mandato quinquennale confidando di aver ripristinato quella fiducia reciproca e quel rispetto che in precedenza mancavano nei suoi rapporti con l'OLAF.

In effetti, sin dall'inizio del mandato, i membri del comitato si sono trovati ad affrontare una situazione molto difficile, caratterizzata da una mancanza di leale cooperazione da parte dell'OLAF e dal costante rifiuto di quest'ultimo di fornire al comitato un accesso significativo alle informazioni necessarie ai suoi membri per eseguire i propri compiti di vigilanza. Il prolungato contesto conflittuale in cui il comitato ha dovuto lavorare nei primi anni del suo mandato ha lasciato l'amaro in bocca. La situazione è cambiata drasticamente solo dopo la nomina di un nuovo direttore generale dell'OLAF nell'agosto 2018 e l'adozione del regolamento OLAF modificato. Tale regolamento ha rafforzato il diritto del comitato di accedere a tutte le informazioni e alla documentazione che ritenga necessarie per l'adempimento delle sue mansioni. Infatti negli ultimi due anni, con il miglioramento delle relazioni con l'OLAF, il comitato è riuscito ad adottare una serie di pareri contenenti valutazioni approfondite e dettagliate della funzione di indagine dell'OLAF. Le nuove modalità di lavoro concordate con l'OLAF nel 2021 forniscono ora al comitato e al suo segretariato un accesso diretto parziale al sistema di gestione dei fascicoli dell'OLAF. Si spera che ciò consentirà al comitato di svolgere il proprio lavoro senza inutili distrazioni e in uno spirito comune di fiducia reciproca e di leale cooperazione.

Il 2021 è stato anche un anno cruciale per il panorama antifrode dell'UE. Il nuovo regolamento OLAF modificato è entrato in vigore in gennaio, mentre la Procura europea (EPPO) ha iniziato le sue attività in giugno.

La pandemia non ha allentato la morsa e i suoi effetti sulle condizioni di lavoro di quasi tutte le istituzioni dell'UE si sono protratti per tutto il 2021. Ciò ha comportato, tra l'altro, lo svolgimento online di tutte le riunioni del comitato e di quelle con i portatori di interessi. Tuttavia, a prescindere dai vincoli imposti dalla pandemia di COVID-19, il comitato ha comunque proseguito il suo lavoro e non ha minimamente vacillato nella sua determinazione a eseguire i compiti di vigilanza e controllo e a svolgere il suo mandato. Il comitato è stato in grado di eseguire i compiti di controllo con un alto grado di efficienza e dedizione. Nel 2021, un anno effettivamente intenso, ha sottoposto al direttore generale dell'OLAF cinque pareri dettagliati, tra cui un parere relativo ai nuovi accordi di lavoro tra l'OLAF e la Procura europea. È stato anche consultato e ha formulato osservazioni sulla prima fase della revisione degli orientamenti dell'OLAF in merito alle procedure di indagine. A nome di tutti i membri, desidero ringraziare il direttore generale dell'OLAF per la sua cooperazione aperta e costruttiva. I membri del segretariato, che operano sotto la gestione del suo capo e spesso in circostanze difficili, hanno fornito un valido sostegno al comitato. Desidero infine augurare ai nuovi membri del comitato di vigilanza una proficua cooperazione con l'OLAF e le istituzioni dell'UE durante il loro mandato.

Jan MULDER Presidente del comitato di vigilanza dell'OLAF

1. Il comitato in breve

1. Il comitato di vigilanza dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (il «comitato») è un organo indipendente istituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 1 ) («regolamento OLAF») al fine di rafforzare e garantire l'indipendenza dell'OLAF controllando regolarmente l'esecuzione della funzione di indagine di quest'ultimo.

2. Il comitato si compone di cinque esperti esterni indipendenti («membri»), nominati di comune accordo dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione europea per cinque anni ( 2 ) . I membri svolgono il proprio ruolo in piena indipendenza e non possono né sollecitare né accettare istruzioni da alcun governo o istituzione, organo od organismo dell'UE. Il comitato è coadiuvato nella sua attività da un segretariato che opera su base permanente sotto la diretta autorità del comitato e in modo indipendente dalla Commissione, dall'OLAF o da qualsiasi altro organismo. Esso svolge un ruolo fondamentale nell'agevolare l'esecuzione dei compiti di controllo del comitato e nel contribuirvi.

3. Data la natura delle indagini dell'OLAF, non è possibile presentare ricorso dinanzi ai giudici dell'UE contro una decisione del direttore generale dell'OLAF di avviare o chiudere un'indagine. Ciò rende il comitato di fatto l'unico organo in grado di vigilare sull'OLAF e di controllare le modalità di svolgimento delle indagini. Il comitato gode pertanto di una posizione privilegiata. Da un lato, fornisce alle istituzioni dell'UE una panoramica del funzionamento dell'OLAF sulla base del suo ruolo di controllo e, dall'altro, assicura che l'OLAF agisca nei limiti del suo mandato giuridico e nel rispetto delle garanzie procedurali applicabili.

4. Ai sensi del regolamento OLAF, al comitato è affidato un triplice ruolo: controllare regolarmente la funzione di indagine dell'OLAF; assistere il direttore generale dell'OLAF nell'adempimento delle sue responsabilità e riferire alle istituzioni dell'UE.

5. Più in particolare, mediante il regolare controllo delle indagini dell'OLAF il comitato cerca di garantire che: i) non vi siano interferenze esterne nella funzione di indagine dell'OLAF; e ii) tutte le decisioni pertinenti del direttore generale siano adottate secondo i principi di legalità e imparzialità e siano conformi sia alla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea (3) sia alle garanzie procedurali.

6. A tal fine, il comitato sottopone al direttore generale dell'OLAF pareri e raccomandazioni , ove opportuno, sulle attività di indagine dell'OLAF, sulla durata delle sue indagini e sulle risorse necessarie all'OLAF per svolgere tali indagini. Formula inoltre osservazioni sul progetto di orientamenti dell'OLAF in merito alle procedure di indagine. Nell'emettere pareri e raccomandazioni, il comitato non interferisce mai nelle indagini in corso.

2. Un nuovo quadro giuridico rafforzato

7. Nel 2021 i principali testi giuridici sulle competenze e sul funzionamento del comitato sono stati rivisti, consentendo così al comitato di eseguire i suoi compiti in modo più efficiente. Insieme alla revisione del regolamento OLAF e alla firma di nuove modalità di lavoro tra l'OLAF e il comitato di vigilanza, che hanno chiarito, tra l'altro, la questione dell'accesso del comitato a informazioni specifiche relative ai casi dell'OLAF, il comitato ha anche riesaminato il proprio regolamento interno.

2.1. Accesso migliorato alle informazioni relative ai casi

8. Per eseguire adeguatamente i compiti di controllo conferitigli dal regolamento OLAF, il comitato deve avere accesso a informazioni significative, complete, adeguate e tempestive .

9. Negli ultimi anni l'annosa questione del contenuto e della qualità delle informazioni fornite dal direttore generale al comitato è stata un costante punto di discordia, nonché oggetto di protratte discussioni tra il comitato e l'OLAF che hanno riguardato in particolare il tipo di informazioni fornite dall'OLAF sui casi di durata superiore a 36 mesi. Nelle sue precedenti relazioni annuali il comitato aveva ripetutamente sottolineato tra le questioni urgenti l'accesso limitato alle informazioni relative ai casi dell'OLAF e l'incapacità del comitato di svolgere adeguatamente il proprio ruolo ( 4 )

2.1.1. La revisione dell'articolo 15 del regolamento OLAF

10. consentito l'accesso a tutte le informazioni e alla documentazione dell'OLAF che ritenga necessarie per l'adempimento delle sue mansioni di controllo e di vigilanza . La situazione di cui sopra è stata infine risolta con l'adozione del nuovo regolamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 5 ) che modifica il regolamento OLAF. L'articolo 15, paragrafo 1, del regolamento stabilisce ora chiaramente che al comitato dovrebbe essere

11. In passato il comitato aveva ripetutamente sostenuto che spetta all'organo di vigilanza decidere , sulla base di una valutazione della necessità , quali informazioni debbano essere fornite dall'organismo sottoposto a vigilanza o quali informazioni siano sufficienti per l'esercizio della sua funzione di vigilanza. Senza un accesso diretto e illimitato alle informazioni in possesso dell'OLAF, il comitato non può svolgere alcun tipo di vigilanza seria e significativa, come inizialmente previsto dal regolamento OLAF.

2.1.2. Nuove modalità di lavoro tra il comitato di vigilanza e l'OLAF

12. nuove modalità di lavoro sono state infine concordate e firmate il 21 ottobre 2021 Nel 2021 sono state intensificate le discussioni tra il comitato, rappresentato dal segretariato, e l'OLAF per esaminare e valutare le importanti modifiche apportate dal nuovo regolamento OLAF modificato. L'obiettivo era adottare nuove modalità di lavoro al fine di fornire al comitato un accesso diretto parziale alle informazioni disponibili relative ai casi, registrate nel sistema di gestione dei fascicoli dell'OLAF (OCM). Lesono state infine concordate e firmate il 21 ottobre 2021 ( 6 ) . Esse istituiscono un sistema in base al quale l'OLAF fornirà al comitato pieno accesso ai fascicoli relativi ai casi delle indagini chiuse, delle indagini aperte di durata superiore a 12 mesi e ai casi in cui non è stata avviata alcuna indagine. Il comitato avrà inoltre accesso a tutte le decisioni di archiviazione e ai relativi pareri presentati al direttore generale dall'unità 01, nonché a tutte le decisioni di avvio di indagine e ai relativi pareri dell'unità 01 in fascicoli non relativi a indagini, anche detti casi di coordinamento. Un allegato tecnico che costituisce parte integrante delle modalità di lavoro stabilisce le modalità di accesso del comitato e del suo segretariato all'OCM.

13. Il comitato è fermamente convinto che le nuove modalità di lavoro saranno determinanti per ripristinare la fiducia reciproca tra l'OLAF e il suo comitato di vigilanza, fiducia che è mancata negli ultimi anni.

2.2. Revisione del regolamento interno

14. Il regolamento interno del comitato stabilisce le norme che disciplinano la sua composizione, il suo funzionamento e i suoi metodi operativi (le procedure in base alle quali svolge il suo ruolo di controllo ai sensi del regolamento OLAF) e definisce le condizioni materiali in base alle quali deve essere svolto il suo lavoro. Il regolamento interno mira a facilitare l'organizzazione dei lavori del comitato. Esso comprende i principi che disciplinano le attività del comitato, l'esercizio delle sue competenze, la presidenza, le procedure di adozione dei pareri, l'accesso ai documenti dell'OLAF e il ruolo del segretariato.

15. Sulla base dell'esperienza acquisita negli ultimi quattro anni e del regolamento OLAF modificato, il comitato ha deciso di rivedere il proprio regolamento interno. Il nuovo regolamento interno rispetta gli obblighi giuridici previsti dal nuovo regolamento sulla protezione dei dati ( 7 ) e riflette alcune disposizioni delle modalità di lavoro tra l'OLAF e il comitato di vigilanza. Adottato dal comitato nel giugno 2021, potrebbe essere riesaminato nel prossimo anno per tenere conto della nomina del controllore delle garanzie procedurali, dati gli obblighi di comunicazione del controllore nei confronti del comitato di vigilanza.

3. Un anno di controllo produttivo

16. Nel corso dell'anno di riferimento, il comitato ha sottoposto al direttore generale dell'OLAF cinque pareri ( 8 ) contenenti diverse raccomandazioni. Il comitato è stato anche consultato e ha formulato osservazioni sulla prima fase della revisione in corso degli orientamenti dell'OLAF in merito alle procedure di indagine ( 9 ) . Ha inoltre continuato a monitorare la durata delle indagini dell'OLAF e l'applicazione delle garanzie procedurali.

3.1. Raccomandazioni dell'OLAF non seguite dalle autorità competenti — parere n. 1/2021

17. o marzo 2016 e il 28 febbraio 2018, ma che le autorità competenti non hanno seguito Nelle sue relazioni annuali di attività, il comitato presta particolare attenzione al seguito dato alle indagini dell'OLAF. Nel febbraio 2021 il comitato ha adottato il parere n. 1/2021, in cui ha analizzato in modo approfondito tutte le raccomandazioni formulate dall'OLAF tra il 1marzo 2016 e il 28 febbraio 2018, ma che le autorità competenti non hanno seguito ( 10 )

18. Il comitato ha riconosciuto che le raccomandazioni dell'OLAF, in particolare quelle finanziarie e disciplinari, sono generalmente seguite dalle autorità e dalle istituzioni destinatarie. La principale risultanza ha riguardato le raccomandazioni giudiziarie, in cui il comitato ha individuato tre carenze principali che potrebbero spiegare il basso tasso di imputazioni ( 11 ) registrato negli ultimi anni: i) le attuali procedure di controllo dell'OLAF sono insoddisfacenti; ii) quando ricevono le relazioni finali dell'OLAF, le autorità competenti raramente svolgono ulteriori attività. La qualità delle relazioni, le prove raccolte e la forza delle raccomandazioni sono pertanto fondamentali per valutare il caso a livello nazionale; iii) le prove raccolte dall'OLAF non sempre soddisfano i criteri di prova richiesti dalle autorità destinatarie per valutare la responsabilità penale a livello nazionale.

19. Il comitato ha raccomandato all'OLAF di: — rivedere le procedure di controllo istituendo appositi gruppi di follow-up, sollevando in tal modo gli investigatori da tale compito; — migliorare la comunicazione al comitato delle raccomandazioni che non sono state seguite; — garantire che i fascicoli trasmessi alle autorità giudiziarie: a) menzionino chiaramente le prove raccolte e le considerazioni che hanno portato alla conclusione che possa essere stato commesso un reato; e b) includano un'analisi dei requisiti procedurali nazionali per i procedimenti penali; — stabilire una cooperazione tempestiva con le autorità giudiziarie; — riferire annualmente sugli importi recuperati a seguito delle raccomandazioni finanziarie dell'OLAF; — garantire che le raccomandazioni finanziarie siano proporzionate e — stabilire norme uniformi per tutelare i diritti fondamentali e le garanzie procedurali delle persone interessate e rafforzare l'ammissibilità delle prove.

20. Nel suo parere, il comitato ha riconosciuto che il direttore generale dell'OLAF aveva già adottato misure per migliorare il seguito dato alle raccomandazioni finanziarie. Il comitato ha inoltre accolto con favore l'istituzione della task force di monitoraggio, un'équipe dedicata incaricata di individuare le questioni specifiche e sistemiche nell'esecuzione del bilancio dell'UE sulla base di irregolarità o frodi rilevate dall'OLAF. La task force intende estendere le sue attività in relazione alle raccomandazioni amministrative e giudiziarie. Il comitato sostiene la necessità di risorse supplementari per eseguire efficacemente questo compito.

3.2. Accordi di lavoro tra l'OLAF e la Procura europea — parere n. 2/2021

21. In considerazione dell'obiettivo comune di preservare l'integrità del bilancio dell'Unione, è essenziale che l'OLAF e la Procura europea instaurino e mantengano strette relazioni basate sul principio di leale cooperazione.

22. Il 3 dicembre 2020 il direttore generale dell'OLAF ha trasmesso al comitato, per parere, il progetto degli accordi di lavoro amministrativi concordati tra l'OLAF e la Procura europea ( 12 ) . Nel parere n. 2/2021 del 31 maggio 2021 ( 13 ) , il comitato ha accolto con favore gli accordi di lavoro, in particolare per quanto riguarda la fissazione di termini vincolanti, lo scambio regolare di informazioni tra le parti, l'uso di modelli per la segnalazione e la trasmissione reciproche di potenziali casi, nonché la possibilità di concordare relazioni intermedie qualora l'OLAF sostenga le indagini della Procura europea e nei casi di indagini complementari svolte dall'OLAF.

23. Il comitato ha formulato una serie di osservazioni e suggerimenti specifici nei confronti delle parti al fine di chiarire meglio quanto segue: i) le condizioni pratiche della collaborazione per quanto riguarda la segnalazione e la trasmissione reciproche di potenziali casi (14); ii) i criteri e le modalità dell'accesso indiretto reciproco ai rispettivi sistemi elettronici di gestione dei fascicoli (15); iii) l'uso di strumenti tecnici, come i modelli (16). In tale contesto, sulla base della propria esperienza di precedenti scambi prolungati e spesso infruttuosi con l'OLAF sul contenuto delle relazioni annuali e sulla definizione di ciò che costituisce un'informazione pertinente e significativa, il comitato ha suggerito di esaminare attentamente e in anticipo il contenuto di tali modelli al fine di evitare inutili scambi e richieste aggiuntive di informazioni mancanti o di ulteriori chiarimenti; iv) la formulazione degli accordi di lavoro al fine di evitare inutili confusioni e incertezze per il sostegno dell'OLAF durante le indagini della Procura europea e le richieste di assistenza dell'OLAF alla Procura europea (17); v) modalità specifiche che le parti devono concordare per consentire all'OLAF di svolgere indagini interne sulla dirigenza e sul personale della Procura europea; vi) un sistema di dialogo regolare tra il direttore generale dell'OLAF e il procuratore capo europeo, che dovrà essere concordato dalle parti e che consenta loro di rivedere gli accordi di lavoro una volta acquisita un'esperienza significativa, almeno un anno dopo l'entrata in vigore (18).

24. L'OLAF e la Procura europea hanno tenuto conto della maggior parte delle considerazioni del comitato e hanno convenuto di modificare di conseguenza le disposizioni pertinenti ( 19 ) . Il testo definitivo degli accordi di lavoro è stato firmato il 5 luglio 2021. Il comitato accoglie con favore l'esito della sua consultazione su una componente importante che disciplina le relazioni tra questi due organi.

3.3. Supervisione delle indagini interne: conclusioni strategiche e migliori pratiche — parere n. 3/2021

25. Nell'ottobre 2021 il comitato ha adottato il parere n. 3/2021 relativo alla supervisione delle indagini interne ( 20 ) . Il comitato ha valutato il modo in cui l'OLAF ha condotto quattro indagini interne su gravi accuse relative all'adempimento di doveri professionali o a gravi illeciti da parte di membri e funzionari che occupavano posizioni di alto livello nelle istituzioni, negli organi e negli organismi dell'UE.

26. Il comitato ha avuto accesso ai fascicoli dei casi messi a disposizione dall'OLAF e ha analizzato in dettaglio tutti i documenti pertinenti alla luce del quadro giuridico dell'OLAF applicabile. Ha effettuato un'analisi comparativa delle quattro indagini, concentrandosi sulle principali fasi procedurali che contraddistinguono un'indagine. In particolare ha esaminato: i) il requisito di un sospetto sufficiente per giustificare l'avvio delle indagini; ii) il loro ambito; iii) l'uso degli strumenti di indagine a disposizione dell'OLAF e iv) la relazione finale d'indagine e il riesame giuridico delle indagini.

27. Il comitato ha riscontrato discrepanze tra i quattro casi in relazione a tutte le fasi di cui sopra. Ha quindi tratto conclusioni e formulato raccomandazioni, le più rilevanti delle quali sono sintetizzate di seguito: i) nel valutare il requisito del «sospetto sufficiente» per avviare un'indagine, l'OLAF dovrebbe raccogliere tutte le informazioni necessarie presso le istituzioni dell'UE, in particolare nei casi in cui le istituzioni abbiano precedentemente condotto indagini sulle stesse accuse. Ciò è ancora più pertinente quando si valutano accuse presentate in forma anonima; ii) l'unità di supporto all'analisi operativa dovrebbe assistere il processo di selezione analizzando le informazioni provenienti da fonti anonime; iii) gli orientamenti in merito alle procedure di indagine dovrebbero includere una definizione della nozione di «sospetto sufficiente»; iv) l'OLAF dovrebbe informare il comitato quando avvia indagini su casi sensibili in cui potrebbe essere in gioco la reputazione dell'UE; v) l'OLAF dovrebbe porre in essere meccanismi efficaci per evitare le situazioni in cui definisce in modo troppo ampio e/o estende l'ambito dell'indagine senza seguire la procedura applicabile; vi) l'OLAF dovrebbe affidare a un'altra entità il controllo di legalità effettuato dall'unità 01, la stessa unità che prepara i pareri sull'avvio delle indagini, al fine di garantire un controllo di legittimità indipendente. Inoltre il direttore generale dell'OLAF dovrebbe riesaminare l'attribuzione delle responsabilità alle varie unità e direzioni al fine di istituire un sistema efficace di controlli indipendenti, imparziali e obiettivi per il controllo di legalità e i meccanismi di esame; vii) il comitato pone l'accento sulla necessità di elaborare un adeguato piano di lavoro per le indagini. Inoltre, nelle indagini interne sensibili, l'OLAF dovrebbe registrare nel fascicolo i motivi alla base della sua decisione ogniqualvolta si avvalga del suo potere discrezionale per decidere l'adozione di misure di indagine e le relative tempistiche; viii) il comitato ha riscontrato una generale mancanza di organizzazione rigorosa e sistematica dei fascicoli relativi ai quattro casi e ha chiesto all'OLAF di adottare disposizioni per porre rimedio a tale situazione. Il comitato confida che l'OLAF affronterà tali preoccupazioni attraverso il suo sistema di gestione dei fascicoli e introdurrà nuove norme pertinenti; ix) l'OLAF dovrebbe valutare la possibilità di istituire un servizio dedicato per l'elaborazione di metodi di indagine su potenziali casi di corruzione che coinvolgano lobbisti, la questione delle porte girevoli, i conflitti di interessi e la violazione dei doveri di integrità e trasparenza.

28. Il comitato osserva che gli orientamenti riveduti contengono disposizioni che attuano due delle raccomandazioni di cui sopra. In particolare il comitato accoglie con favore: i) la creazione del gruppo incaricato della verifica, che sarà posto sotto la diretta responsabilità del direttore generale aggiunto, e ii) l'obbligo per le unità di indagine di delineare un piano di lavoro iniziale. Il comitato si attende che vengano forniti agli investigatori ulteriori orientamenti interni per l'elaborazione e l'aggiornamento periodico di un piano di lavoro. Nel complesso il comitato riconosce gli sforzi compiuti dall'OLAF per attuare le raccomandazioni. Ciò detto, al fine di dissipare le sue preoccupazioni, il comitato ritiene che sia necessaria una vigilanza forte e costante per affrontare le carenze e/o gli errori individuati nel parere in merito alle responsabilità attribuite al suo personale e assolte da quest'ultimo. È importante trarre insegnamenti da tali indagini ai fini della futura gestione del personale dell'OLAF.

3.4. Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2022 — parere n. 4/2021

29. Ogni anno il comitato di vigilanza adotta un parere sul progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per garantire alle istituzioni dell'UE che il progetto di bilancio tenga conto dell'indipendenza della funzione di indagine dell'OLAF. Il parere garantisce inoltre che l'OLAF disponga di risorse adeguate per fornire un servizio interistituzionale efficace ed efficiente per combattere le frodi. Il direttore generale dell'OLAF può quindi utilizzare tale parere nei confronti delle autorità di bilancio e di discarico dell'UE.

30. Il 18 ottobre 2021 il comitato ha emesso il parere n. 4/2021 relativo al progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2022 ( 21 ) . La sua analisi si è concentrata in particolare sugli aspetti seguenti: i) la strategia dell'OLAF in materia di risorse umane, tenendo conto anche dell'impatto dell'istituzione della Procura europea e della creazione del dispositivo per la ripresa e la resilienza, e ii) l'incidenza finanziaria e operativa dell'attuazione del sistema di gestione dei fascicoli dell'OLAF (OCM).

31. Il comitato ha ritenuto che il progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2022 fosse in linea con le risorse necessarie per svolgere le indagini in modo efficiente. Ha pienamente sostenuto la richiesta dell'OLAF di posti supplementari e ha ritenuto controproducente, da un lato, assegnare ogni anno all'OLAF nuove responsabilità e nuovi compiti (la Procura europea, il dispositivo per la ripresa e la resilienza) e, dall'altro, attuare ogni anno una graduale riduzione delle sue risorse umane e finanziarie. Il comitato ha inoltre convenuto con l'OLAF che un'ulteriore riduzione del 20 % del suo bilancio per le spese di viaggio potrebbe compromettere la capacità di svolgere la sua funzione di indagine.

32. Infine il comitato ha osservato che lo sviluppo e l'adozione dell'OCM sono stati un progetto molto costoso ( 22 ) che finora non è riuscito a realizzare, entro i termini stabiliti, un sistema di gestione dei fascicoli solido e soprattutto di facile utilizzo, flessibile ed efficiente.

33. Negli ultimi anni il comitato ha costantemente espresso serie preoccupazioni in merito all'aumento dei costi dell'OCM ( 23 ) , che sembrava essere stato basato su ipotesi e decisioni interne errate ( 24 ) e concepito inizialmente senza tenere conto delle esigenze di vigilanza ( 25 ) . Tali preoccupazioni sono state ulteriormente aggravate dall'indagine sul grado di soddisfazione degli utenti realizzata dagli investigatori dell'OLAF, finora attenuata, e dallo sviluppo parallelo di un nuovo sistema di gestione dei fascicoli attualmente effettuato da diverse direzioni generali della Commissione, al quale partecipa anche l'OLAF.

34. Il comitato ha pertanto invitato il direttore generale dell'OLAF a effettuare quanto prima un'analisi dettagliata, basata sui costi, dei vantaggi e degli svantaggi del mantenimento dell'OCM o del passaggio a CASE@EC, il sistema di gestione dei fascicoli della Commissione. In tale contesto, e dato che la Procura europea ha deciso di adottare CASE@EC, il comitato ha ribadito la posizione espressa nel suo parere relativo al progetto preliminare di bilancio dell'OLAF 2021, secondo cui, poiché la Procura europea e l'OLAF utilizzeranno sistemi di gestione dei fascicoli diversi, in futuro potrebbero essere necessarie risorse di bilancio supplementari per garantire l'interoperabilità e le sinergie necessarie tra i due sistemi.

3.5. Controllo della durata delle indagini dell'OLAF

35. L'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF impone al comitato di effettuare un'analisi caso per caso di ciascuna indagine di durata superiore a 12 mesi, per garantire che le indagini dell'OLAF si svolgano senza interruzioni e per un periodo proporzionato alle circostanze e alla complessità del caso.

36. In primo luogo, controllando regolarmente la durata delle indagini dell'OLAF e i motivi di eventuali ritardi ingiustificati, il comitato intende verificare che non vi siano interferenze esterne o interne nello svolgimento imparziale di un'indagine. In secondo luogo, un'indagine lunga che non può essere giustificata può avere conseguenze negative gravi per: i) i diritti della difesa delle persone interessate e/o ii) il seguito dell'indagine. Infine, mediante il controllo della durata delle indagini, il comitato verifica che le risorse umane e finanziarie assegnate all'OLAF siano state utilizzate in modo efficiente.

37. Nel corso degli anni il comitato ha prestato particolare attenzione alla questione della «durata» delle indagini dell'OLAF e negli ultimi anni ha espresso preoccupazione per la mancanza di disposizioni chiare e dettagliate negli orientamenti per quanto riguarda la gestione della durata delle indagini. Tali norme rafforzano la certezza del diritto e la loro assenza può pregiudicare la trasparenza delle procedure dell'OLAF, in particolare nei confronti delle «persone interessate».

38. Nel 2021 il comitato ha emesso un parere in cui ha esaminato 40 casi dell'OLAF di durata superiore a 36 mesi. Ha inoltre ricevuto, come ogni anno, informazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi.

3.5.1 Analisi delle indagini dell'OLAF di durata superiore a 36 mesi — parere n. 5/2021

39. Nella sua relazione di attività del 2019 ( 26 ) , il comitato ha rilevato che quasi il 40 % dei singoli casi segnalati nel 2019 superava i 24 mesi e di questi il 10 % superava i 36 mesi. Per comprendere meglio in che modo l'OLAF gestisce e controlla la durata delle sue indagini, il comitato ha deciso di effettuare un'analisi approfondita di 40 indagini di durata superiore a 36 mesi nel 2019. Il comitato si è detto particolarmente soddisfatto di aver ottenuto, per la prima volta, il pieno accesso ai fascicoli pertinenti.

40. Nel suo parere ( 27 ) , il comitato ha individuato alcune carenze nelle procedure dell'OLAF che avrebbero potuto avere un impatto sulla durata delle indagini. In particolare ha rilevato che la pratica investigativa dell'OLAF e la registrazione delle attività nei fascicoli variavano considerevolmente. Il comitato ha inoltre constatato che l'OLAF non dispone di: i) una procedura interna formale e ben definita per controllare la durata delle indagini; ii) un piano di lavoro o di indagine o iii) norme interne per la definizione e l'assegnazione della «priorità operativa». Il comitato ritiene che tali carenze siano dovute principalmente al fatto che negli orientamenti dell'OLAF non sono presenti disposizioni specifiche e dettagliate che trattino la questione della «continuità e durata» delle indagini.

41. Il comitato ha formulato le seguenti raccomandazioni all'OLAF: — istituire un sistema di segnalazione automatica all'interno dell'OCM per garantire che i periodi di inattività superiori a tre mesi siano immediatamente visibili alla dirigenza dell'OLAF; — garantire che gli ostacoli che hanno o potrebbero avere un impatto sulla durata di un'indagine, nonché tutte le decisioni adottate a tal fine, siano adeguatamente documentati e registrati nel fascicolo di ciascuna indagine; — stabilire negli orientamenti chiare procedure interne per il trattamento della durata di un'indagine. In particolare per i casi di durata superiore a 24 mesi l'OLAF dovrebbe istituire una procedura di riesame specifica che consenta al direttore generale di decidere il modo migliore per accelerare il trattamento di tali indagini e, per i casi di durata superiore a 36 mesi, una procedura speciale; — garantire che tutti i pareri del gruppo incaricato della verifica contengano una valutazione della durata delle indagini; — garantire che per ogni indagine avviata sia redatto un piano d'indagine dettagliato e che questo sia regolarmente aggiornato e allegato al fascicolo di ciascuna indagine; — inserire negli orientamenti chiare norme sull'assegnazione di una «priorità operativa» a un caso; — garantire che le decisioni critiche che incidono in modo sostanziale sulla durata di un'indagine siano sempre adottate a livello di direttore e siano sistematicamente registrate nell'OCM; — garantire che, quando un membro lascia la squadra investigativa dell'Ufficio, questi prepari una nota di passaggio di consegne che riporti tutte le attività svolte e le prove già raccolte, indicando le attività che il successivo membro della squadra dovrebbe svolgere per trattare il caso e con quali tempistiche.

42. Il comitato ritiene che le sue raccomandazioni dovrebbero essere prese in considerazione nella revisione in corso degli orientamenti ( 28 ) . Orientamenti esaustivi e significativi aiuteranno inoltre il futuro controllore delle garanzie procedurali ( 29 ) nel trattamento dei reclami nei confronti dell'OLAF per irregolarità procedurali.

3.5.2 Relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi ricevute dal comitato nel 2021

43. Se un'indagine non può essere chiusa entro 12 mesi dal suo avvio, l'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF ( 30 ) impone al direttore generale dell'OLAF di riferire formalmente al comitato allo scadere di tale periodo di 12 mesi e successivamente ogni sei mesi. In tali relazioni, l'OLAF espone i motivi del mancato completamento e, se del caso ( 31 ) , le misure correttive previste al fine di accelerare l'indagine, nonché le tempistiche previste per il completamento.

44. Nel 2021 il comitato ha ricevuto dall'OLAF 761 relazioni riguardanti 482 singole indagini di durata superiore a 12 mesi. Di questi singoli casi, il 29,25 % ha avuto una durata superiore a 12 mesi e il 27,18 % una durata superiore a 18 mesi. Il 43,57 % dei casi segnalati ha avuto una durata superiore a 24 mesi (figura 1). La ripartizione per settore delle indagini dell'OLAF è presentata nella figura 2. Figura 1 482 casi individuali —2021 Figura 2 482 casi individuali —2021

3.6. Revisione degli orientamenti dell'OLAF in merito alle procedure di indagine

45. A seguito della revisione del regolamento OLAF, l'OLAF ha modificato gli orientamenti esistenti per integrare nuove disposizioni del suddetto regolamento in nuovi orientamenti interni e per istituire un quadro chiaro e coerente per tutte le attività di indagine, sostegno e coordinamento. L'OLAF ha spiegato al comitato che questo processo di revisione si svolgerà in due fasi distinte.

46. Durante la prima fase, la revisione si limiterà a quanto strettamente necessario per allineare gli orientamenti al regolamento (UE, Euratom) 2020/2223 e all'avvio operativo della Procura europea. La seconda fase comporterà una revisione più completa, che comprenderà le questioni attualmente affrontate in altri orientamenti e istruzioni interni dell'OLAF, le pratiche che saranno stabilite nel quadro della cooperazione dell'OLAF con la Procura europea, le raccomandazioni dei portatori di interessi dell'OLAF e le questioni individuate dal personale dell'OLAF nel corso degli anni.

47. Ai sensi del regolamento OLAF ( 32 ) , prima che il direttore generale dell'OLAF adotti qualsiasi modifica degli orientamenti, il comitato di vigilanza deve presentare le proprie osservazioni.

48. Il 28 maggio 2021 l'OLAF ha trasmesso al comitato un progetto di orientamenti riveduti relativo alla prima fase. Il progetto è stato discusso con il personale dell'OLAF e con il segretariato in una riunione tecnica tenutasi il 6 giugno 2021 e nella riunione plenaria del 22 giugno 2021. Il comitato ha trasmesso le proprie osservazioni al direttore generale dell'OLAF il 17 agosto 2021. I nuovi orientamenti sono entrati in vigore l'11 ottobre 2021.

49. Nelle sue osservazioni, il comitato ha ricordato di avere già raccomandato all'OLAF di procedere a una revisione completa degli orientamenti (parere n. 2/2017 relativo alla valutazione del regolamento OLAF). A tale proposito ha già formulato una serie di raccomandazioni specifiche riguardanti sia l'organizzazione dell'OLAF che le sue pratiche investigative (parere n. 3/2021 relativo alle migliori pratiche nelle indagini interne). Ha pertanto accolto con favore la decisione dell'OLAF di procedere alla revisione degli orientamenti. Per il comitato è indispensabile che il futuro testo degli orientamenti, a seguito della seconda fase di revisione, sia basato su un riesame approfondito e completo di tutti gli altri orientamenti e istruzioni interni dell'OLAF esistenti. Alcuni di questi, se non tutti, dovranno essere integrati negli orientamenti in merito alle procedure di indagine. Ciò è importante in quanto gli orientamenti in merito alle procedure di indagine sono gli unici orientamenti, istruzioni o manuali che il regolamento OLAF impone all'OLAF di rendere pubblici ( 33 ) . Questo garantisce il necessario grado di trasparenza e certezza del diritto nei confronti delle persone oggetto di indagine. Orientamenti esaustivi e significativi aiuteranno inoltre il futuro controllore delle garanzie procedurali ( 34 ) nel trattamento dei reclami nei confronti dell'OLAF per irregolarità procedurali.

50. Per questo motivo il comitato si è riservato il diritto di fornire un parere completo sugli orientamenti al termine della seconda fase della revisione.

51. L'OLAF ha informato il comitato e le istituzioni dell'UE di avere avviato la seconda fase di revisione degli orientamenti, che dovrebbe concludersi nel corso del 2022. Il comitato è impaziente di vedere la versione definitiva e si attende che le raccomandazioni da esso formulate nei suoi recenti pareri siano prese in considerazione dal direttore generale dell'OLAF.

3.7. Applicazione delle garanzie procedurali

52. L'articolo 9 del regolamento OLAF elenca i principi che l'OLAF dovrebbe applicare nello svolgimento di un'indagine e le garanzie procedurali di cui godono le persone coinvolte in un'indagine dell'OLAF.

53. trattare i singoli reclami nei confronti dell'OLAF, né è un organo di ricorso che può riesaminare le decisioni dell'OLAF Il regolamento affida al comitato il compito di sorvegliare gli sviluppi relativi all'applicazione di tali garanzie procedurali. Il comitato svolge questo ruolo attraverso varie azioni: controlla il modo in cui l'OLAF tratta i reclami procedurali; valuta in che modo l'OLAF osserva i diritti procedurali nelle sue indagini; individua questioni sistemiche o strutturali e fornisce pareri su questioni relative all'applicazione delle garanzie procedurali. È importante sottolineare che il comitato non ha il potere dii singoli reclami nei confronti dell'OLAF, né è un organo di ricorso che può riesaminare le decisioni dell'OLAF ( 35 )

54. Nel 2021 il comitato ha inoltre dedicato parte dei suoi lavori al controllo del rispetto delle garanzie procedurali da parte dell'OLAF.

i) Il comitato è stato consultato su una soluzione riguardante il nuovo meccanismo di reclamo istituito dall'OLAF

55. Fino all'entrata in vigore del regolamento OLAF modificato, le persone fisiche o giuridiche interessate da un'indagine dell'OLAF avevano la possibilità di presentare un reclamo al direttore generale dell'OLAF. L'OLAF trattava il reclamo conformemente alla procedura stabilita. Il regolamento OLAF modificato ha istituito la funzione di controllore delle garanzie procedurali («controllore»), responsabile del trattamento dei reclami presentati dalle persone interessate dalle indagini dell'OLAF ( 36 )

56. Tuttavia, anche dopo l'entrata in vigore del nuovo regolamento e in attesa della nomina del controllore da parte della Commissione, l'OLAF ha continuato a ricevere reclami, anche da parte di persone interessate. All'inizio del 2021 l'OLAF ha consultato il comitato ( 37 ) su una soluzione temporanea per l'attuazione del meccanismo di reclamo durante il periodo di transizione tra l'entrata in vigore del regolamento e la nomina del controllore. L'OLAF ha informato il comitato della sua intenzione di dare ai denuncianti la scelta tra: i) attendere la nomina del controllore per far trattare il loro reclamo dal controllore stesso, o ii) far trattare il loro reclamo dall'OLAF nell'ambito dell'attuale procedura. In quest'ultimo caso, i denuncianti rinuncerebbero al loro diritto di far trattare il reclamo in base alle nuove norme.

57. Il comitato ha ritenuto adeguata questa soluzione e ha chiesto all'OLAF di tenerlo informato in merito al trattamento da parte dell'OLAF di tutti i reclami gestiti nell'ambito di queste due opzioni. L'OLAF ha fornito le informazioni richieste.

ii) Il comitato ha valutato il modo in cui l'OLAF ha attuato le garanzie procedurali in indagini specifiche

58. Nell'elaborare il parere n. 3/2021 relativo alle indagini interne e il parere n. 5/2021 relativo alla durata delle indagini, il comitato ha avuto accesso ai fascicoli e ha valutato attentamente il modo in cui l'OLAF ha applicato le garanzie procedurali nelle indagini in esame. Nel suo parere n. 3/2021, il comitato ha prestato particolare attenzione all'indipendenza della funzione di riesame, il meccanismo di controllo interno dell'OLAF per garantire il rispetto delle garanzie procedurali. Ha formulato una raccomandazione corrispondente che è stata attuata dall'OLAF.

59. Nel suo parere n. 5/2021, il comitato ha deciso di concentrare la propria analisi sul rispetto, da parte dell'OLAF, del diritto di un funzionario di essere informato dell'avvio di un'indagine dell'OLAF e del diritto della persona interessata di presentare le proprie osservazioni sui fatti che la riguardano prima che l'OLAF rediga le sue conclusioni ( 38 ) e, in particolare, sul ricorso da parte dell'OLAF alle eccezioni per differire tali diritti, come previsto dalla normativa.

60. Dall'analisi è emerso che, per quanto riguarda la procedura di differimento delle informazioni relative all'avvio dell'indagine, l'OLAF ha rispettato i requisiti e le garanzie procedurali applicabili. Inoltre, dal 2019 ha istituito un sistema di riesame molto più rigoroso, ora sistematicamente applicato in tutti i casi di differimento. Per quanto riguarda il differimento della possibilità di presentare osservazioni, il comitato ha ritenuto che il sistema istituito dall'OLAF fornisca garanzie sufficienti per tutelare i diritti fondamentali delle persone oggetto di indagine ed evitare qualsiasi trattamento arbitrario.

iii) Il comitato ha valutato i singoli reclami presentati all'OLAF

61. Come ogni anno, il comitato ha ricevuto relazioni semestrali e documenti pertinenti sui singoli reclami trattati dall'OLAF ( 39 ) . Nel 2021 l'OLAF ha ricevuto in totale quattro reclami da parte di persone interessate relativi all'applicazione delle garanzie procedurali, tre dei quali riguardavano la stessa indagine interna. Tutti i denuncianti tranne uno auspicavano che il loro reclamo fosse trattato dal controllore. Nell'unico reclamo trattato dall'OLAF nel 2021, la persona interessata ha sostenuto che: i) l'OLAF non l'aveva informata tempestivamente della sua qualità di persona interessata e ii) l'indagine non era stata conclusa entro un periodo di tempo ragionevole. Il comitato prende atto della risposta dell'OLAF al denunciante, secondo cui non vi sarebbe stata alcuna violazione delle norme applicabili. Tuttavia, essendovi reclami pendenti che devono essere trattati dal controllore in merito a questioni simili nell'ambito della stessa indagine, il comitato non formulerà ulteriori osservazioni.

62. Il comitato attende con interesse di cooperare con il controllore al fine di rafforzare l'applicazione delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali.

4. Cooperazione

4.1. Cooperazione con l'OLAF

63. Nel corso del 2021 il comitato ha consolidato la sua proficua cooperazione con l'OLAF. Oltre alla conclusione delle discussioni sul diritto del comitato di accedere alle informazioni relative ai casi e alla firma delle nuove modalità di lavoro, il comitato ha mantenuto un dialogo aperto e significativo con l'OLAF.

64. Il comitato ha continuato a invitare il direttore generale dell'OLAF e il suo personale alle proprie riunioni periodiche mensili al fine di discutere ed essere informato in merito a qualsiasi questione pertinente per i lavori del comitato e dell'OLAF. I membri del comitato e del segretariato hanno inoltre tenuto riunioni formali e informali con i dirigenti e il personale dell'OLAF nel contesto della preparazione dei pareri e delle relazioni del comitato.

65. Il comitato ha ricevuto dall'OLAF le seguenti relazioni in linea con le disposizioni del regolamento OLAF e le pratiche di lavoro consolidate: i) relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi; ii) relazioni sulle raccomandazioni dell'OLAF emesse dal 1 o ottobre 2013 ma a cui non è stato dato seguito, per le quali l'OLAF ha ricevuto risposte dalle autorità interessate tra il 1 o gennaio 2020 e il 31 dicembre 2020; iii) relazioni sui reclami relativi alle garanzie procedurali; iv) relazioni sui casi in cui sono state trasmesse informazioni alle autorità giudiziarie nazionali e v) relazioni sui differimenti a norma dell'articolo 4, paragrafo 6, del regolamento OLAF.

4.2. Relazioni con i portatori di interessi

66. Il comitato è responsabile dinanzi alle istituzioni dell'UE che hanno nominato i suoi membri e, al tempo stesso, è un interlocutore di tali istituzioni. Il comitato riferisce alle istituzioni dell'UE in merito alle sue attività, può formulare pareri su loro richiesta, elaborare relazioni su questioni investigative e scambiare opinioni con esse a livello politico ( 40 )

67. Il comitato ritiene importante mantenere contatti regolari con le istituzioni dell'UE e con i partner e i portatori di interessi dell'OLAF al fine di migliorare il flusso di informazioni e ottenere un riscontro sulle prestazioni dell'OLAF. Il comitato e il suo segretariato sono stati regolarmente in contatto con il Segretario generale della Commissione, la commissione per il controllo dei bilanci (CONT) del Parlamento europeo e i gruppi di lavoro del Consiglio sulla lotta antifrode (GAF) e sulla cooperazione giudiziaria in materia penale (COPEN). A causa della pandemia in corso il comitato non ha potuto tenere riunioni fisiche con i portatori di interessi e di conseguenza tutte le riunioni si sono svolte online. Nel dicembre 2021 ( 41 ) il comitato ha inoltre partecipato allo scambio di opinioni interistituzionale annuale sulle prestazioni dell'OLAF, in cui ha espresso la propria opinione sul ruolo dell'OLAF nel dispositivo per la ripresa e la resilienza e sull'esperienza pratica delle relazioni tra l'OLAF e la Procura europea.

68. Il comitato ha inoltre assistito la Commissione nelle procedure di selezione per la nomina di alti funzionari dell'OLAF. I membri del comitato hanno anche partecipato alle riunioni del comitato consultivo della Commissione per le nomine di alti dirigenti.

5. Amministrazione e risorse

5.1. Metodi di lavoro del comitato di vigilanza

69. Nel 2021 il comitato ha tenuto 12 riunioni plenarie, in forma ibrida o completamente online ( 42 ) . Per ogni questione di maggiore rilevanza esaminata, il comitato ha nominato un relatore. I relatori hanno collaborato con il segretariato per elaborare progetti di relazioni, pareri o documenti da discutere nelle riunioni plenarie. Il presidente, i relatori e i membri del segretariato si sono inoltre incontrati regolarmente per lavorare su questioni specifiche.

5.2. Il segretariato

70. Nel corso del 2021 il segretariato ha continuato a sostenere i membri del comitato nello svolgimento efficiente delle loro funzioni, contribuendo ad aumentare l'indipendenza dell'OLAF. Il segretariato, come il resto della Commissione, ha continuato nel corso del 2021 a operare in larga misura in un ambiente online, svolgendo il programma di lavoro concordato tra il suo capo e il comitato di vigilanza ( 43 )

71. Dal marzo 2016 il segretariato continua a far capo, dal punto di vista amministrativo, all'Ufficio di gestione e liquidazione dei diritti individuali (PMO) della Commissione europea, pur essendo situato in una zona di sicurezza distinta all'interno dei locali dell'OLAF. Il comitato di vigilanza ha più volte espresso dubbi sul fatto che l'annessione «ibrida» del suo segretariato al PMO sia la soluzione più appropriata.

72. Il comitato ribadisce la propria posizione secondo cui, date le interazioni quotidiane tra il segretariato e il personale dell'OLAF ai fini dei compiti di controllo in corso del comitato, un'ubicazione adeguata all'interno della zona di sicurezza dell'OLAF consentirebbe al segretariato di lavorare in modo più efficiente.

73. Trovare una sede adeguata per il segretariato è ancora più importante a seguito dell'istituzione di un controllore delle garanzie procedurali. A norma del regolamento, il nuovo controllore farà capo, dal punto di vista amministrativo, al comitato di vigilanza e il segretariato fornirà al controllore tutto il necessario sostegno giuridico e amministrativo.

5.3. Aspetti di bilancio

74. Il bilancio del comitato per il 2021 ammontava a 200 000 EUR. Lo svolgimento online delle riunioni del comitato a causa della COVID-19 ha fatto sì che l'importo effettivamente erogato alla fine del 2021 fosse di soli 74 577,28 EUR.

75. L'ordinatore sottodelegato responsabile della spesa è il direttore del PMO.

(1) Articolo 15, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1), modificato dal regolamento (UE, Euratom) 2016/2030 e dal regolamento (UE, Euratom) 2020/2223 (disponibile anche all'indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) Al fine di tutelare l'esperienza acquisita in seno al comitato, i membri sono sostituiti a turno, in conformità del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

(3) All'indirizzo https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_it.pdf.

(4) Si vedano le relazioni e i pareri seguenti del comitato di vigilanza: relazione annuale del comitato di vigilanza 2020, punti 28 e 29; relazione annuale del comitato di vigilanza 2019, punti da 38 a 51; relazione annuale del comitato di vigilanza 2018, punto 7 e punti da 45 a 49; relazione annuale del comitato di vigilanza 2017, punti da 24 a 29; relazione annuale del comitato di vigilanza 2016, punti da 30 a 33; relazione annuale del comitato di vigilanza 2016, punti da 30 a 33; relazione annuale del comitato di vigilanza 2015, punti da 1 a 9 e da 30 a 33; relazione annuale del comitato di vigilanza 2014, punti da 26 a 28; relazione annuale del comitato di vigilanza 2013, punti 18 e 19; relazione annuale del comitato di vigilanza 2012, punto 36; parere del comitato di vigilanza n. 2/2017 che accompagna la relazione di valutazione della Commissione sull'applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (articolo 19), punti 30 e 31; parere del comitato di vigilanza n. 4/2014 relativo al controllo della durata delle indagini condotte dall'OLAF, punti da 18 a 20 e da 45 a 49.

(5) Regolamento (UE, Euratom) 2020/2223 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 dicembre 2020 che modifica il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per quanto riguarda la cooperazione con la Procura europea e l’efficacia delle indagini dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (GU L 437 del 28.12.2020, pag. 49).

(6) Le nuove modalità di lavoro tra l'OLAF e il comitato di vigilanza dell'OLAF sono disponibili all'indirizzo https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(7) Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39) all'indirizzo https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj?locale=it.

(8) Parere n. 1/2021 relativo alle raccomandazioni dell'OLAF non seguite dalle autorità competenti; parere n. 2/2021 relativo agli accordi di lavoro tra l'OLAF e la Procura europea; parere n. 3/2021 relativo alla supervisione delle indagini interne: conclusioni strategiche e migliori pratiche; parere n. 4/2021 Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2022; parere n. 5/2021 relativo all'analisi delle indagini dell'OLAF di durata superiore a 36 mesi nel 2019.

(9) Le osservazioni preliminari del comitato sulla prima fase della revisione degli orientamenti sono state trasmesse al direttore generale dell'OLAF con lettera del 17 agosto 2021 [Ares(2021) 5153587].

(10) Il testo integrale del parere n. 1/2021 è disponibile all'indirizzo https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en.

(11) I dati delle ultime cinque relazioni annuali dell'OLAF (2013-2018), relativi alle raccomandazioni di avviare un'indagine penale a livello nazionale, mostrano che il tasso di imputazioni è sceso dal 53 % al 36 %.

(12) L'articolo 12 octies, paragrafo 1, ultima frase, del regolamento OLAF impone al direttore generale dell'OLAF di notificare ufficialmente gli accordi di lavoro al comitato di vigilanza prima della loro adozione.

(13) Il parere n. 2/2021 è disponibile all'indirizzo https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en.

(14) Sezione 5 degli accordi di lavoro Procura europea-OLAF.

(15) Punto 4.6 degli accordi di lavoro Procura europea-OLAF.

(16) Punto 4.2 degli accordi di lavoro Procura europea-OLAF.

(17) Punti 6.1 e 6.4 degli accordi di lavoro Procura europea-OLAF.

(18) Punto 12 degli accordi di lavoro Procura europea-OLAF.

(19) Punti 4.2, 6.1.1, lettera d), 6.4 e 14 degli accordi di lavoro Procura europea/OLAF.

(20) Tenendo conto delle norme stabilite nella decisione (UE, Euratom) 2015/443 della Commissione e nella decisione (UE, Euratom) 2015/444 della Commissione, nonché della comunicazione di sicurezza — Marcatura e trattamento delle informazioni sensibili non classificate [C(2019) 1904 final, Bruxelles, 5.3.2019], il comitato ha deciso di non pubblicare il parere nella sua interezza al fine di tutelare la vita privata e l'integrità delle persone interessate dalle indagini. Nell'interesse della trasparenza, il comitato ha tuttavia pubblicato una versione non riservata del parere contenente le sue conclusioni e raccomandazioni al direttore generale dell'OLAF. La versione non riservata del parere è NC OPINION 3_2021-EXTRACT for Institutions.pdf (europa.eu). Tale versione non riservata è stata fornita anche alle istituzioni dell'UE, conformemente all'articolo 15, paragrafo 1, del regolamento OLAF.

(21) Il parere n. 4/2021 è disponibile all'indirizzo https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en.

(22) Dal 2012 il bilancio per lo sviluppo del sistema OCM ha raggiunto quasi 29 milioni di EUR.

(23) Si vedano la relazione di attività 2017, punto 23; la relazione di attività 2018, punto 13; la relazione di attività 2019, punto 20; il parere relativo al progetto preliminare di bilancio dell'OLAF 2019, punto 27; il parere relativo al progetto preliminare di bilancio dell'OLAF 2020, punto 29; e il parere relativo al progetto preliminare di bilancio dell'OLAF 2021, punto 25. Tutti i pareri e le relazioni del comitato sono disponibili all'indirizzo https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en.

(24) Già nel giugno 2019 il servizio di audit interno della Commissione, nella sua relazione di audit finale sulle pratiche di gestione dei progetti informatici dell'OLAF, aveva individuato una serie di carenze significative nelle prime fasi dell'OCM, tra cui la mancanza di una struttura di governance dei progetti chiara e sostenibile e la mancanza di un controllo sufficiente da parte dell'alta dirigenza. L'OLAF ha affrontato tali carenze, come confermato nel 2020 dal servizio di audit interno della Commissione (febbraio 2020).

(25) Si veda la relazione di attività del comitato di vigilanza 2017, punto 25.

(26) Relazione di attività del comitato di vigilanza dell'OLAF — 2019, punti 52 e seguenti.

(27) La versione non riservata del parere n. 5/2021 è disponibile all'indirizzo https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en.

(28) A seguito dell'entrata in vigore della modifica del regolamento OLAF mediante il regolamento (UE, Euratom) 2020/2223, l'OLAF ha intrapreso una revisione degli orientamenti in due fasi. La prima fase si è concentrata principalmente sul recepimento delle disposizioni del regolamento OLAF riveduto relative alla Procura europea. Tale fase è stata completata e i nuovi orientamenti sono entrati in vigore l'11 ottobre 2021. L'OLAF sta attualmente intraprendendo la seconda fase della revisione, ossia una revisione più completa che comprenderà le questioni attualmente affrontate in altri orientamenti e istruzioni interni, le pratiche che saranno stabilite nel quadro della cooperazione dell'OLAF con la Procura europea, le raccomandazioni dei portatori di interessi dell'OLAF e le questioni individuate dal personale dell'OLAF nel corso degli anni. La seconda fase dovrebbe concludersi nel corso del 2022.

(29) Gli articoli 9 bis e 9 ter del regolamento OLAF istituiscono il «controllore delle garanzie procedurali» e il «meccanismo di reclamo» con il mandato di trattare i futuri reclami nei confronti dell'OLAF presentati da una persona interessata da un'indagine dell'OLAF.

(30) L'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 recita: «Se un'indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l'indagine».

(31) L'espressione «se del caso» è stata aggiunta al testo dell'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF dal regolamento di modifica (UE, Euratom) 2020/2223.

(32) Articolo 17, paragrafo 8, ultima frase, del regolamento OLAF.

(33) L'articolo 17, paragrafo 8, ultima frase, del regolamento OLAF stabilisce che gli orientamenti sono «pubblicati a titolo informativo sul sito Internet dell'Ufficio nelle lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione».

(34) Gli articoli 9 bis e 9 ter del regolamento OLAF istituiscono il «controllore delle garanzie procedurali» e il «meccanismo di reclamo» con il mandato di trattare i futuri reclami nei confronti dell'OLAF presentati da una persona interessata da un'indagine dell'OLAF.

(35) Spesso il comitato riceve reclami riguardanti indagini dell'OLAF in corso o presunte attività fraudolente che ledono gli interessi finanziari dell'UE. La prassi del comitato è quella di trasmettere all'OLAF tutte le informazioni pertinenti, informandone il mittente.

(36) Articoli 9 bis e 9 ter del regolamento OLAF.

(37) Lettera del direttore generale dell'OLAF al presidente del comitato di vigilanza del 18.3.2021 [rif. Ares(2021) 1954695].

(38) Articolo 9, paragrafi 3 e 4, del regolamento OLAF.

(39) A norma dell'articolo 6 delle nuove modalità di lavoro dell'OLAF/comitato di vigilanza, per ogni reclamo trattato dall'OLAF, quest'ultimo fornirà l'accesso automatico al reclamo originale unitamente alla risposta fornita dall'OLAF, compresi tutti gli altri documenti pertinenti.

(40) Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l'altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell'Ufficio, alle priorità dell'Ufficio in materia di indagini e alla durata delle indagini. Tali pareri possono essere presentati di propria iniziativa, su richiesta del direttore generale o su richiesta di un'istituzione, organo o organismo, senza tuttavia interferire con lo svolgimento delle indagini in corso. […]

[…] Alle istituzioni, agli organi o agli organismi è fornita copia dei pareri presentati a norma del terzo comma».

(41) Lo scambio di opinioni interistituzionale ha avuto luogo il 2 dicembre 2021.

(42) Dal gennaio al dicembre 2021.

(43) Attualmente il segretariato, gestito dal suo capo, è composto da sette membri del personale.