Progetto di Accordo tra i Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, il Cancelliere della Corte di giustizia, i Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e il rappresentante del mediatore relativo ai principi comuni di una politica armonizzata di selezione e di assunzione e ai principi di utilizzo degli elenchi degli idonei /* COM/2002/0126 def. */





Progetto di Accordo tra i Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, il Cancelliere della Corte di giustizia, i Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e il rappresentante del mediatore relativo ai principi comuni di una politica armonizzata di selezione e di assunzione e ai principi di utilizzo degli elenchi degli idonei (presentati dalla Commissione) RELAZIONE L'articolo 2 dello statuto, modificato dal regolamento n. 3947/92 del Consiglio, stabilisce che "due o più istituzioni possono affidare ad una di esse o ad un organismo interistituzionale l'esercizio dei poteri devoluti all'autorità che ha il potere di nomina nel settore delle assunzioni". Esso costituisce pertanto la base giuridica adeguata per l'istituzione di un Ufficio mediante decisione comune delle istituzioni. La cooperazione interistituzionale in questo ambito è stata utilizzata, ad esempio in occasione dei due precedenti allargamenti, in settori quali l'organizzazione di concorsi per linguisti, revisori dei conti, segretari o altri. Il quadro attuale della cooperazione interistituzionale presenta tuttavia alcuni limiti, in particolare per quanto riguarda la disparità delle procedure, l'organizzazione separata di diversi concorsi o la presenza, in ciascuna istituzione, di servizi preposti all'organizzazione di concorsi e selezioni. È opportuno pertanto istituire un quadro unico per l'organizzazione dei concorsi e mettere in comune le risorse destinate a tal fine. Tale quadro unico consentirà di realizzare economie di scala, in particolare nel contesto del futuro allargamento. Esso avrà inoltre effetti positivi in termini di armonizzazione e professionalizzazione delle procedure di selezione utilizzate dalle istituzioni, con benefici non solo per quest'ultime ma anche per i cittadini dell'Unione, per i quali la procedura di selezione è spesso il primo e unico contatto con le istituzioni. Alcune iniziative in questo senso sono già state avviate a partire dal marzo 2000 nel contesto del libro bianco relativo alla riforma della Commissione. In questa prospettiva, il 26 febbraio 2001 la Commissione ha proposto di istituire un Ufficio assunzioni interistituzionale. I due progetti di decisione interistituzionale proposti sono stati messi a punto da un gruppo di lavoro interistituzionale creato su iniziativa dei Segretari generali che nel luglio 2001 ne hanno approvato le conclusioni. I due progetti di decisione sono stati in seguito adottati dalla Commissione in data 30 ottobre 2001 e quindi trasmessi per consultazione al Comitato dello statuto in data 7 dicembre 2001. Spetta ora alle istituzioni adottare la decisione di creare l'Ufficio in questione. A tal fine, i Segretari generali, applicando lo statuto nel settore delle assunzioni, dovranno adottare di comune accordo le misure necessarie all'attuazione di tale decisione. Progetto di Accordo tra i Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, il Cancelliere della Corte di giustizia, i Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e il rappresentante del mediatore relativo ai principi comuni di una politica armonizzata di selezione e di assunzione e ai principi di utilizzo degli elenchi degli idonei Nel quadro dell'istituzione di un Ufficio assunzioni delle Comunità europee, i Segretari generali delle istituzioni si impegnano a migliorare costantemente il processo di selezione dell'Unione europea sulla base di procedure comuni, trasparenti ed efficaci. A questo fine invitano i membri del consiglio di amministrazione a istituire, in cooperazione con il direttore dell'Ufficio, una procedura di selezione interamente armonizzata sulla base dei principi di seguito enunciati. Inoltre, i Segretari generali si impegnano a collaborare strettamente negli ambiti connessi con la pianificazione dei concorsi, l'utilizzo degli elenchi degli idonei e l'armonizzazione dei criteri di inquadramento conformemente ai criteri di seguito enunciati. 1. Pianificazione dei concorsi * L'Ufficio assunzioni organizza riunioni regolari con le istituzioni al fine di coordinare la pianificazione dei concorsi e la preparazione dei bandi di concorso. * L'Ufficio assunzioni mette a punto e applica un programma di concorsi generali sulla base delle necessità e dei requisiti formulati dalle istituzioni. Tra l'Ufficio assunzioni e le istituzioni viene creato un meccanismo di coordinamento per garantire un'adeguata pianificazione che permetta di reagire tempestivamente alle esigenze delle istituzioni, sia per quanto riguarda i profili più generici che quelli più specialistici, compresi i linguisti e gli specialisti nell'ambito della ricerca. * Ogni istituzione comunica all'Ufficio le sue necessità in materia di assunzioni per i tre anni successivi. L'Ufficio mette a punto un programma di massima per una durata di tre anni, che è aggiornato almeno ogni sei mesi, per rispondere in modo ottimale alle necessità delle istituzioni. * Il programma di lavoro comprende un calendario indicativo per tutti i concorsi da organizzare e fissa un obiettivo per l'elenco degli idonei. * Le istituzioni si impegnano a migliorare la propria pianificazione e a mettere a disposizione in tempo utile il personale per le giurie, consentendo così all'Ufficio di programmare le proprie attività, definire le priorità e rispettare il proprio calendario. * Fatto salvo l'articolo 2, paragrafo 2, della decisione dei Segretari generali del..., tutti i concorsi vengono pubblicati a livello interistituzionale, anche se una o più istituzioni non hanno formulato domande di assunzione di candidati a partire dagli elenchi di idoneità. 2. Politica e procedure di selezione 2.1. Trasparenza per i candidati * Devono essere creati un sito web comune e di facile consultazione e un elenco di indirizzi web per i concorsi futuri per informare regolarmente i potenziali candidati sulle possibilità esistenti. * È necessario elaborare un formulario di candidatura comune e più semplice e un bando di concorso più chiaro. * Ai candidati vanno comunicati in forma adeguata i criteri di valutazione applicati nei concorsi. * Ai candidati devono essere comunicate informazioni chiare sulle possibilità di ricorso e, in particolare, sulla possibilità di presentare un ricorso al Mediatore europeo. * I candidati che superano una prova costituita da domande a scelta multipla su supporto cartaceo devono poter conservare la prova quando lasciano l'aula del concorso (purché il suo contenuto non sia protetto dal diritto d'autore) e ottenere le risposte esatte indirizzando all'Ufficio una richiesta in tal senso. * Devono essere resi noti i nomi dei membri della giuria. Alla fine della procedura, i nominativi degli idonei devono essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale garantendo la protezione dei dati personali. * Su richiesta, i candidati devono avere accesso alle proprie prove d'esame e alla valutazione formulata dalla giuria, fatta salva la riservatezza dei lavori di quest'ultima. 2.2 Requisiti in materia di competenze linguistiche * I candidati devono avere la padronanza di una lingua ufficiale oltre alla loro madrelingua ma devono anche essere informati che, nel quadro della procedura di assunzione a partire dagli elenchi di idoneità, certi impieghi o certe istituzioni possono richiedere requisiti linguistici particolari in quanto ogni istituzione procede alle assunzioni sulla base delle proprie esigenze in materia di conoscenze linguistiche e competenze. (Ai fini della trasparenza, le istituzioni che richiedono competenze linguistiche particolari devono informarne chiaramente i candidati prima che questi presentino la loro candidatura). * La valutazione della madrelingua e della seconda lingua ufficiale ha luogo, a seconda dei casi, nel corso della preselezione o della prova scritta e nel corso della prova orale (com'è generalmente il caso). Le altre competenze linguistiche dichiarate vengono valutate nel corso della prova orale. 2.3. Organizzazione linguistica dei concorsi di selezione * Il consiglio di amministrazione decide se l'Ufficio debba o meno organizzare concorsi specifici per lingua. 2.4. Professionalità nelle procedure di selezione * Un'attenzione permanente è riservata alle buone pratiche e all'evoluzione delle tecniche di selezione. 2.4.1. Contenuto dei concorsi Il contenuto dei concorsi viene esaminato regolarmente e, se del caso, modificato per garantire che la procedura di selezione consenta di individuare i candidati che meglio rispondono ai profili richiesti. A titolo di esempio (e per i gradi appropriati): * nelle prove di preselezione deve essere valutata quantomeno la padronanza da parte dei candidati della seconda lingua ufficiale e le loro capacita di ragionamento sia a livello verbale che logico; * nelle prove scritte devono essere valutate le conoscenze dei candidati nella materia su cui verte il concorso e le loro conoscenze sull'Unione europea. Le prove mirano a valutare la capacità dei candidati di analizzare una serie di dati, a volte contraddittori, in relazione all'Unione europea e alle sue politiche, di sviluppare un'analisi strutturata e di formulare raccomandazioni; * è opportuno predisporre una serie di domande orali, che permettano di strutturare i colloqui e di procedere a un'analisi comparativa più obiettiva delle risposte dei candidati. Il colloquio deve consentire alla giuria di valutare l'attitudine del candidato a lavorare in un'organizzazione plurilingue e multiculturale, la capacità di adattamento alle diverse mansioni che potrebbero essergli assegnate, le conoscenze nell'ambito di competenza e l'esperienza professionale; * durante il colloquio è opportuno introdurre una componente "europea", che deve essere oggetto di un adeguato esame qualitativo, al fine di valutare le conoscenze dei candidati sulle questioni europee, come pure le capacità di analisi e di ragionamento, l'attitudine a considerare i diversi aspetti di una questione, la capacità di abbinare riflessione e creatività e le abilità di comunicazione orale (anche nelle lingue diverse da quella materna). 2.4.2. La giuria * La giuria dovrebbe comprendere, in qualità di assessori, esperti esterni in materia di selezione del personale. * La partecipazione alla giuria è subordinata alla condizione di aver seguito con profitto e per intero un programma di formazione destinato a tutti i membri della giuria. Questa formazione, che potrebbe essere incentrata su aspetti come il quadro giuridico, le tecniche di esame e di selezione o le pari opportunità, deve contribuire a garantire la coerenza delle norme per tutti i membri della giuria durante tutta la procedura di selezione. * Nel caso dei candidati ammessi all'esame orale, non devono essere comunicate alla giuria le votazioni ottenute dagli stessi nelle prove scritte prima che la giuria abbia attribuito una votazione definitiva dell'esame orale. 2.5. Preselezione con l'ausilio del computer * Va esaminata (e se del caso attuata) la possibilità di effettuare prove di preselezione con l'ausilio del computer. 2.6. Questioni relative alle pari opportunità 2.6.1. Questioni generali ed equilibrio geografico * Si deve fare ricorso a una serie di tecniche di selezione per garantire che l'assunzione del personale avvenga su una base geografica ampia che rifletta il carattere plurilingue e multiculturale delle istituzioni. * È opportuno migliorare la pubblicizzazione dei concorsi futuri presso tutte le comunità degli Stati membri utilizzando strategie di comunicazione mediatica che permettano di indirizzarsi alle comunità attualmente sottorappresentate nei pertinenti gruppi e categorie del personale delle istituzioni. * La procedura di selezione e di assunzione deve essere attivamente monitorata presentando regolarmente (almeno ogni 6 mesi) alle istituzioni una relazione in merito (anche per quanto concerne l'utilizzo degli elenchi di idoneità), in particolare per individuare le tendenze in atto e per osservare l'evoluzione delle comunità attualmente sottorappresentate nei pertinenti gruppi e categorie del personale delle istituzioni. 2.6.2. Questioni particolari: equilibrio tra i sessi ed età * Si devono elaborare e monitorare in modo continuo (avvalendosi di esperti) prove di selezione (e più particolarmente di preselezione) che non determinino differenze statisticamente significative tra i risultati degli uomini e quelli delle donne. * I due sessi devono essere rappresentati in tutte le giurie. * Ogni decisione sui limiti di età da fissare nei bandi di concorso è di pertinenza del consiglio di amministrazione. 3. Principi per l'utilizzo degli elenchi di idoneità * Tutti gli elenchi degli idonei sono messi a disposizione delle istituzioni per mezzo di una base di dati accessibile in rete. * Gli elenchi degli idonei restano validi per due anni ma possono essere prorogati in funzione delle necessità delle istituzioni. * Affinché un'istituzione possa assumere il numero desiderato di candidati da un determinato elenco degli idonei, deve essere attuata una serie di misure per garantire un utilizzo equilibrato degli elenchi in questione: 1) L'Ufficio deve funzionare come "centro di scambio" tra i candidati e le istituzioni e assumere un ruolo dinamico nella gestione e nel controllo dell'utilizzo degli elenchi. 2) Le istituzioni devono centralizzare la loro procedura di assunzione: tutti i servizi/direzioni generali di un'istituzione devono poter accedere agli elenchi degli idonei (compresi i curriculum vitae), ma l'accesso ai dati che consentano di contattare i candidati, quali il numero di telefono e l'indirizzo postale ed elettronico, è riservato ai servizi incaricati della gestione centrale di ciascuna istituzione. 3) Nel formulario di candidatura i candidati esprimono la loro preferenza (in ordine di priorità) per le istituzioni e i luoghi di lavoro. 4) I candidati vengono informati sulle procedure di assunzione. 5) Gli elenchi degli idonei devono articolarsi, di norma, in tre/quattro "gruppi di merito". All'interno di ciascun gruppo i nomi sono indicati in ordine alfabetico e le istituzioni hanno totale libertà di scelta. In linea di principio, i candidati del secondo gruppo e dei gruppi successivi non possono essere assunti prima di quelli del primo gruppo (a meno che quest'ultimi non abbiano declinato un'offerta di assunzione). Tuttavia, se debitamente fondata e giustificata, una deroga a questo principio generale è possibile, tenuto conto della necessità delle istituzioni di assumere candidati con un profilo particolare e dei principi generali di cui all'articolo 27 dello statuto. La deroga è decisa dalle singole istituzioni. 6) I capi delle unità responsabili per le assunzioni in ciascuna istituzione si incontrano regolarmente sotto la presidenza dell'Ufficio per coordinare l'utilizzo degli elenchi degli idonei e individuare le priorità delle singole istituzioni. Questa procedura tiene conto delle preferenze dei candidati in materia di istituzioni e luogo di lavoro, nonché del loro profilo e delle esigenze delle singole istituzioni. 7) In base ai risultati delle riunioni di cui sopra si applicano i principi elencati di seguito: - nei primi sei mesi di validità dell'elenco degli idonei, un'istituzione può assumere da tale elenco solo il numero di candidati che aveva indicato all'inizio nel quadro della pianificazione; - alla fine di tale periodo, i capi unità responsabili per le assunzioni si incontrano per discutere e decidere eventualmente di mantenere le "quote" per altri sei mesi in funzione della domanda iniziale e dei candidati effettivamente assunti. A questo stadio essi decidono inoltre se concedere o meno alle istituzioni che non hanno presentato "richieste" nel quadro della pianificazione la possibilità di assumere candidati presenti nell'elenco; - al più tardi dopo 12 mesi di validità dell'elenco degli idonei tutte le istituzioni vi possono fare ricorso (senza restrizioni di quote). 8) viene predisposto un sistema di "buone pratiche in materia di assunzioni", in base al quale, una volta che un'istituzione abbia deciso in linea di principio l'assunzione di un candidato, quest'ultimo e l'istituzione firmano una "lettera d'intenti", in cui il candidato conferma la sua intenzione di accettare una data funzione e l'istituzione si impegna a presentargli entro due mesi un'offerta ufficiale di lavoro. Una copia della lettera d'intenti è trasmessa all'Ufficio che provvede a "bloccare" il candidato nell'elenco degli idonei. Se, trascorsi due mesi, non è stata fatta al candidato un'offerta definitiva di lavoro (o quest'ultimo non l'ha accettata), il candidato torna a essere disponibile nell'elenco degli idonei. Contestualmente alla comunicazione relativa alla loro iscrizione nell'elenco degli idonei, i candidati sono informati dell'esistenza di tale sistema. 4. Armonizzazione dei criteri di inquadramento I Segretari generali si impegnano ad armonizzare i criteri di inquadramento utilizzati dalle istituzioni all'atto dell'assunzione di nuovi funzionari per garantire la parità di trattamento ed evitare la concorrenza tra istituzioni. È opportuno tributare un'attenzione particolare alla fissazione di criteri identici in materia di gradi e scatti attribuiti ai candidati all'atto dell'assunzione. 5. Riesame Il presente accordo viene riesaminato dopo un periodo di tre anni a decorrere dall'istituzione dell'Ufficio. Firmato il....... a Bruxelles J. Priestley P. de Boissieu D. O'Sullivan R. Grass M. Herve P. Venturini V. Falcone J. Söderman SCHEDA FINANZIARIA LEGISLATIVA Settore politico: Amministrazione Attività: Politica e gestione del personale Denominazione dell'azione: istituzione dell'Ufficio assunzioni delle Comunità europee 1. LINEA(E) DI BILANCIO + DENOMINAZIONE A0 4021 - Ufficio assunzioni interistituzionale 1. DATI GLOBALI IN CIFRE 2.1. Dotazione totale dell'azione (Parte B): Non applicabile (NA) 2.2. Periodo d'applicazione: L'Ufficio sarà operativo il 1° gennaio 2003. 2.3. Stima globale pluriennale delle spese: a) Scadenzario stanziamenti d'impegno/stanziamenti di pagamento (intervento finanziario) (cfr. punto 6.1.1) b) Assistenza tecnica e amministrativa (ATA) e spese d'appoggio (SDA) (cfr. punto 6.1.2) c) Incidenza finanziaria globale delle risorse umane e delle altre spese di funzionamento(cfr. punti 7.2 e 7.3) La creazione dell'Ufficio sarà neutra sul piano del bilancio. Tutte le risorse messe a disposizione dell'ufficio al 1° gennaio 2003 saranno trasferite a partire da risorse esistenti nelle istituzioni al 31 dicembre 2002. Cfr. il punto 7.5 della relazione del gruppo di lavoro. Ovviamente, l'aumento delle retribuzioni, l'inflazione e il finanziamento del personale esterno già previsto nel 2002 imporranno gli adeguamenti tecnici adeguati. 2.4. Compatibilità con la programmazione finanziaria e le prospettive finanziarie X L'istituzione dell'Ufficio è compatibile con la programmazione della rubrica V se essa è neutra sul piano del bilancio e permette di generare economie di scala nell'avvenire (cfr. il primo considerando della decisione che istituisce l'Ufficio). ( La presente proposta impone una riprogrammazione della corrispondente rubrica delle prospettive finanziarie ( Ciò può rendere necessario il ricorso alle disposizioni dell'accordo interistituzionale 2.5. Incidenza finanziaria sulle entrate: ( Nessuna incidenza finanziaria (si tratta degli aspetti tecnici dell'attuazione di una misura) OPPURE X Incidenza finanziaria - Conseguenza sulle entrate: Contributo delle istituzioni mediante entrate con destinazione specifica (reimpiego). Cfr. relazione del gruppo di lavoro interistituzionale sull'istituzione di un Ufficio assunzioni della UE, punto 7 "Aspetti di bilancio". 3. CARATTERISTICHE DI BILANCIO >SPAZIO PER TABELLA> 4. BASE GIURIDICA - Decisione del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del Mediatore europeo che istituisce l'Ufficio assunzioni delle Comunità europee [data] - Decisione dei Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio dell'Unione europea, della Commissione europea, del Cancelliere della Corte di giustizia, dei Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore europeo sull'organizzazione e il funzionamento dell'Ufficio assunzioni delle Comunità europee. La decisione sarà riesaminata dopo un periodo di 3 anni dall'istituzione dell'Ufficio conformemente all'articolo 10. - Articolo 2 e allegato 3 dello statuto. 5. DESCRIZIONE E GIUSTIFICAZIONE 5.1. Necessità di un intervento comunitario 5.1.1. Obiettivi perseguiti Gli attuali accordi di cooperazione interistituzionale relativi all'organizzazione di concorsi generali costituiscono una base di partenza. Tuttavia, essi non hanno permesso di dotare la politica delle assunzioni della coerenza e armonizzazione necessarie. L'istituzione di un Ufficio assunzioni interistituzionale renderà le procedure di assunzione più comprensibili ai cittadini dell'Unione europea, introducendo un approccio comune, e consentirà alle istituzioni di affrontare l'imminente allargamento. Inoltre, l'istituzione di un Ufficio assunzioni interistituzionale rafforzerà l'efficienza operativa grazie a tecniche armonizzate di selezione, garantirà condizioni materiali più favorevoli per migliorare l'organizzazione dei concorsi e permetterà di massimizzare i vantaggi operativi grazie alla cooperazione interistituzionale. Il compito principale dell'Ufficio assunzioni sarà quello di organizzare i concorsi generali, o le procedure di selezione per altri agenti, al fine di garantire alle istituzioni delle Comunità europee i servizi di funzionari reclutati nelle migliori condizioni finanziarie e di professionalità. L'Ufficio stabilirà l'elenco dei candidati risultati idonei per consentire alle istituzioni l'assunzione di personale altamente qualificato e rispondente ai bisogni definiti dalle stesse istituzioni conformemente ai principi del miglior equilibrio geografico possibile, della non discriminazione e delle pari opportunità. 5.1.2. Disposizioni adottate in relazione alla valutazione ex ante Un gruppo di lavoro interistituzionale creato dai Segretari generali delle istituzioni nel febbraio 2001 ha realizzato una valutazione ex ante relativa all'istituzione dell'Ufficio. In tale valutazione sono stati definiti i principi di una politica armonizzata per l'organizzazione di concorsi e la selezione che l'ufficio dovrà tradurre in pratica ed è stato effettuato un confronto tra il bilancio preliminare dell'Ufficio e i costi di organizzazione dei concorsi generali nelle singole istituzioni. Per conseguire l'obiettivo della neutralità di bilancio dell'operazione è stato proposto di fondere i bilanci e gli organici di tutte le istituzioni partecipanti, nella convinzione che la piena adozione di questo approccio comune permetterà di realizzare economie di scala. Oltre ai risparmi derivanti dalle economie di scala consentite, dal fatto di non dover replicare le stesse attività in tutte le istituzioni, i principali benefici sono difficili da quantificare. Tra questi vanno citati la possibilità di creare un centro di eccellenza e in particolare di presentare le istituzioni della UE con un approccio comune e armonizzato alle politiche di selezione, che costituiscono spesso il primo contatto tra i cittadini e le istituzioni. Esse infatti applicano oggigiorno pratiche e criteri di selezione differenti che rendono poco trasparenti le procedure di assunzione al loro interno. Il gruppo di lavoro ha tuttavia riscontrato all'interno delle singole istituzioni resistenze a modificare le certe prassi per adottare un approccio armonizzato - la conditio sine qua non per l'istituzione dell'Ufficio. È stata inoltre riconosciuta la necessità di procedere a un'armonizzazione completa dei criteri adottati dalle singole istituzioni per l'inquadramento del personale assunto a partire dagli elenchi di idoneità. 5.1.3. Disposizioni adottate a seguito della valutazione ex post Non applicabile 5.2. Azioni previste e modalità dell'intervento di bilancio L'obiettivo è quello di istituire un Ufficio assunzioni interistituzionale responsabile dei concorsi e della selezione che, sulla base delle necessità in materia di assunzioni delle singole istituzioni, organizzi concorsi generali finalizzati alla definizione di elenchi di idoneità dai quali le singole istituzioni possano assumere i funzionari di cui necessitano. In una seconda fase (e sulla base di accordi specifici) l'ufficio potrebbe farsi carico della procedura di selezione degli altri agenti, inclusi gli agenti temporanei e/o gli agenti ausiliari. La logica di tale operazione è quella di (i) realizzare economie di scala grazie alla creazione di un organismo unico responsabile dell'organizzazione di concorsi generali sulla base di procedure e criteri armonizzati; (ii) aumentare la trasparenza della politica di selezione e assunzione delle istituzioni UE. L'obiettivo principale perseguito è la creazione di elenchi di idoneità sulla base di tecniche e procedure di selezione continuamente migliorate e affinate. Tutte le istituzioni UE dovrebbero beneficiare dei servizi dell'ufficio. È inoltre previsto che lo stesso possa svolgere talune attività di selezione a titolo oneroso per conto di altri organi e agenzie della UE. I servizi da fornire alle istituzioni avranno comunque carattere prioritario rispetto a quelli svolti per conto degli altri organi e agenzie. L'Ufficio dovrà garantire che il numero di candidati disponibile sull'elenco di idoneità sia sufficiente per consentire alle istituzioni di assumere tempestivamente nuovi funzionari. Inoltre, l'Ufficio dovrà garantire che l'assunzione di funzionari dei nuovi Stati membri possa aver luogo a partire dal 2004. In base all'ipotesi attuale che 10 nuovi Stati membri aderiscano alla UE nel 2004, il numero totale di nuovi funzionari degli Stati in questione sarà compreso tra 2500 e 3000. Per avviare l'operazione la prima misura concreta è l'istituzione dell'Ufficio che dia a sua volta attuazione immediata a un programma di concorsi generali. A tal fine, nella decisione che istituisce l'Ufficio, la competenza dell'AIPN in materia di organizzazione di concorsi generali è stata trasferita allo stesso, al quale le istituzioni hanno comunicato le proprie necessità in materia di assunzioni. Non ci sarà alcun intervento di bilancio gestito dall'Ufficio. 5.3. Modalità d'attuazione L'azione sarà attuata mediante l'istituzione di un Ufficio interistituzionale che opererà sotto la responsabilità di un consiglio di amministrazione composto da un rappresentante per ciascuna istituzione. Dal punto di vista amministrativo, l'Ufficio sarà collegato alla Commissione, che svolgerà per suo conto una serie di funzioni amministrative (retribuzioni e pensioni, cassa malattia ecc.) Sulla base delle esigenze formulate dall'Ufficio, la Commissione potrà mettere a disposizione di quest'ultimo le infrastrutture e l'organizzazione logistica necessarie. Questi servizi saranno forniti dalla Commissione a titolo oneroso e a tal fine dovrà essere messo a punto un efficace metodo di fatturazione. 6. INCIDENZA FINANZIARIA 6.1. Incidenza finanziaria totale sulla parte B (per tutto il periodo di programmazione) NON APPLICABILE 6.2. Calcolo del costo per ciascuna delle misure previste nella parte B NON APPLICABILE 7. INCIDENZA SUL PERSONALE E SULLE SPESE AMMINISTRATIVE 7.1. Incidenza sulle risorse umane Tutte le risorse umane previste dall'Ufficio saranno coperte mediante trasferimento di posti o di crediti già esistenti nelle istituzioni. L'istituzione dell'Ufficio non determinerà in alcun caso un aumento dell'organico dell'insieme delle istituzioni. >SPAZIO PER TABELLA> Cfr. allegato 1 provenienza dei posti e dei crediti e ripartizione per gradi dei posti A8-A3, B, C et D 7.2. Incidenza finanziaria globale delle risorse umane >SPAZIO PER TABELLA> Cfr. progetto nell'allegato 2. La ripartizione per voce di bilancio e per istituzione dell'importo da trasferire all'Ufficio sarà precisata nel quadro della preparazione del PPB 2003 attualmente in corso. Gli importi corrispondono alle spese totali per 12 mesi. 7.3. Altre spese di funzionamento derivanti dall'azione >SPAZIO PER TABELLA> * 76.000 EUR per la manutenzione correttiva ed evolutiva dell'applicazione NAC (Nuova applicazione concorsi) della DG ADMIN. A partire dalla sua istituzione l'Ufficio si farà carico della manutenzione, dello sviluppo e dello sfruttamento di tale applicazione per rendersi indipendente dall'infrastruttura della Commissione. Nel 2002 la DG ADMIN adatterà l'applicazione NAC a UTF-8 così da permettere il trattamento delle nuove lingue a seguito dell'allargamento. A tal fine è stato stanziato un importo di 186.000 EUR. Le infrastrutture informatiche e di telecomunicazione collegate ai posti nelle istituzioni saranno trasferite con i relativi posti all'Ufficio nella misura in cui siano reciprocamente compatibili. Cfr. allegato 3 La ripartizione per voce di bilancio e per istituzione dell'importo da trasferire all'Ufficio sarà precisata nel quadro della preparazione del PPB 2003 attualmente in corso. 8. CONTROLLO E VALUTAZIONE 8.1. Sistema di controllo Per conto delle istituzioni il consiglio di amministrazione effettuerà un monitoraggio del funzionamento dell'ufficio, in particolare per quanto riguarda il numero di candidati presenti sugli elenchi di idoneità messi a punto dall'Ufficio ma anche per verificare che siano costantemente migliorati i metodi e le tecniche di selezione. Inoltre l'Ufficio invierà alle istituzioni relazioni annuali sui processi di selezione e assunzione. 8.2. Modalità e periodicità della valutazione L'operato dell'Ufficio sarà valutato conformemente alla politica generale di valutazione applicata all'interno della Commissione. Una prima valutazione intermedia sarà effettuata nel 2005 allo scopo di valutare l'efficacia dell'operazione e formulare raccomandazioni per il consiglio di amministrazione in merito ai miglioramenti da apportare al funzionamento dell'Ufficio. In una fase successiva verrà effettuata una valutazione per verificare l'efficacia della politica comune di selezione delle istituzioni. 9. MISURE ANTIFRODE (Articolo 3, paragrafo 4 del regolamento finanziario: "Al fine di prevenire rischi di frode e di irregolarità, la Commissione presenta nella scheda finanziaria le informazioni che riguardano le misure di prevenzione e di tutela esistenti o previste".) L'Ufficio adotterà tutte le misure necessarie per evitare le frodi. ALLEGATO I PROVENIENZA DEI POSTI E DEI CREDITI PER L'UFFICIO E RIPARTIZIONE PER GRADI DEI POSTI A8-A3, B, C E D >SPAZIO PER TABELLA> ALLEGATO 2 PROGETTO DI BILANCIO 2003 DELL'UFFICIO ASSUNZIONI DELLE COMUNITÀ EUROPEE A. Escluso l'allargamento >SPAZIO PER TABELLA> B. Allargamento >SPAZIO PER TABELLA> ALLEGATO 3 10. Costi dei concorsi generali organizzati dalle istituzioni nel 2001/2002 10.1. A. Costo del personale impiegato nei concorsi generali, incluso quello di assistenza tecnica (informatica, giuridica, finanziaria) [1] [1] Per esigenze di semplificazione tutta l'assistenza tecnica si suppone fornita da personale di categoria A. >SPAZIO PER TABELLA> 10.2. B. Costo delle infrastrutture e della logistica >SPAZIO PER TABELLA> 10.3. C. Costi diretti e indiretti (sulla base delle stime per il periodo 2001/2002) 1. Commissione >SPAZIO PER TABELLA> 2. Parlamento >SPAZIO PER TABELLA> 3. Consiglio >SPAZIO PER TABELLA> 4. Corte di giustizia >SPAZIO PER TABELLA> 5. Corte dei conti >SPAZIO PER TABELLA> 6. Comitato economico e sociale >SPAZIO PER TABELLA> 7. Comitato delle regioni >SPAZIO PER TABELLA> 8. Mediatore >SPAZIO PER TABELLA> 9. Totale di tutte le istituzioni >SPAZIO PER TABELLA> 10.4. D. Costo totale (in euro) >SPAZIO PER TABELLA>