Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2001/C 372/09)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (in seguito: l'"Osservatorio"), conformemente all'articolo 12, paragrafo 11, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Osservatorio per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 12, paragrafo 12, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'OSSERVATORIO EUROPEO DEI FENOMENI DI RAZZISMO E XENOFOBIA (VIENNA) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000

Esecuzione del bilancio e relativi conti

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2000 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata alla tabella 1(3).

6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 4,9 milioni di euro, 4,6 milioni dei quali sono stati impegnati (94 %). Gli stanziamenti operativi (Titolo III), pari a 1,7 milioni di euro, sono stati impegnati per un importo di 1,5 milioni di euro (88 %).

7. Gli stanziamenti del Titolo III sono stati ampiamente sottoutilizzati (59 %) a causa, in particolare, del ritardo nella messa in funzione della rete RAXEN(4). I primi contratti con le organizzazioni partner in sette Stati membri, i punti focali, sono stati firmati solamente nel novembre 2000 e alla fine dell'anno non avevano dato luogo a nessun pagamento. Dall'analisi dei pagamenti del Titolo III risulta che sugli stanziamenti dell'esercizio non è stato effettuato alcun pagamento nel primo trimestre e che il 36 % dei pagamenti è stato effettuato nell'ultimo trimestre dell'anno.

8. Gli stanziamenti riportati al 2001 ammontano a 0,8 milioni di euro (il 18 % degli impegni) e riguardano essenzialmente gli stanziamenti operativi che sono riportati per un totale di 0,6 milioni di euro (il 42,5 % degli impegni). Sul totale degli stanziamenti riportati dal 1999, 0,4 milioni di euro (il 23 % circa) sono stati annullati alla fine del 2000. L'Osservatorio dovrebbe proseguire i propri sforzi affinché le azioni finanziate siano eseguite e pagate nel corso dell'anno, allo scopo di ridurre al minimo i riporti di stanziamenti.

9. L'Osservatorio elabora un'unica proposta d'impegno per impegnare stanziamenti su varie linee di bilancio. Questa proposta, firmata e munita del visto apposto dal controllore finanziario (CF), non indica né le voci interessate né gli importi impegnati. L'allegato a questa proposta, che riporta tali informazioni, non reca né la firma né il visto del CF. L'Osservatorio dovrebbe stabilire impegni specifici onde garantire una migliore trasparenza.

10. Nel 2000, come nel 1999, la contabilità di bilancio è stata tenuta per mezzo di un foglio elettronico, con i rischi legati all'utilizzo di tale strumento. Il sistema SI2 per la contabilità di bilancio è stato installato nel 2001, ma non dispone ancora del modulo che permette di registrare gli importi da riscuotere e dovrebbe essere completato.

Rendiconto finanziario e tenuta dei conti

Tenuta dei conti

11. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000.

Gestione contabile delle immobilizzazioni

12. Il regolamento finanziario dell'Osservatorio non contiene disposizioni relative alla gestione contabile delle immobilizzazioni. Dal dicembre 2000, un regolamento della Commissione(5) stabilisce le disposizioni contabili relative alle immobilizzazioni materiali e immateriali. L'Osservatorio dovrebbe integrare tali disposizioni nel proprio regolamento onde evitare, in particolare, i problemi legati alla stima dei beni inventariabili.

Inventario

13. In base al proprio regolamento finanziario, l'Osservatorio deve tenere un inventario permanente di tutti i beni mobili e immobili che ne costituiscono il patrimonio. Nel corso del 2000, la tenuta dell'inventario non è stata soddisfacente e al momento della chiusura dei conti è stato necessario apportare delle correzioni. Nell'aprile 2001, l'Osservatorio ha instaurato un sistema d'inventario che dovrebbe garantire la sorveglianza regolare delle immobilizzazioni. Tuttavia, le responsabilità relative alla tenuta dell'inventario dovrebbero essere stabilite in modo chiaro.

Ordini di riscossione

14. Contrariamente a quanto disposto dal regolamento finanziario interno(6), l'Osservatorio non sempre emette un ordine di riscossione all'atto dell'accertamento di un credito e non stabilisce mai previsioni di credito. Ne consegue un'assenza di controllo sulle riscossioni da effettuare. In mancanza di una previsione di credito al 31 dicembre 2000, il contributo delle autorità austriache alle spese locative per il periodo settembre-dicembre 2000 (58026 euro) non era registrato nella contabilità.

15. Quando l'Osservatorio emette un ordine di riscossione, non viene sistematicamente trasmessa al debitore una nota di addebito al fine di garantire la riscossione dell'importo dovuto. Tre degli undici ordini di riscossione esaminati non erano accompagnati da una nota di addebito e i debitori, di conseguenza, non avevano effettuato il pagamento.

Seguito dato alle precedenti osservazioni della Corte

16. Nella sua relazione annuale sull'esercizio finanziario 1999 relativa all'Osservatorio(7), la Corte aveva invitato quest'ultimo a recepire nel proprio regolamento finanziario le modifiche introdotte nel regolamento finanziario applicabile al bilancio generale in materia di IVA. L'Osservatorio non ha ancora apportato tali modifiche.

17. La Corte aveva inoltre constatato nella relazione suddetta(8) che era stato necessario correggere numerosi errori nei conti prima della chiusura di questi ultimi. Nel 2000 si sono registrati dei progressi, ma molto resta da fare per quanto concerne il sistema di controllo interno. L'Osservatorio dovrebbe procedere, in modo sistematico, al raffronto tra i dati della contabilità di bilancio e della contabilità generale, al fine di ridurre le rettifiche a fine esercizio e soprattutto per sorvegliare con maggiore attenzione la propria gestione finanziaria durante l'anno.

Il personale dell'Osservatorio

18. Il personale dell'Osservatorio comprende unicamente agenti temporanei (AT). Ogni anno, il numero dei posti che gli agenti sono chiamati ad occupare è autorizzato dall'autorità di bilancio contemporaneamente al bilancio. Inoltre, il bilancio può accordare stanziamenti per l'assunzione di agenti ausiliari (AA), il cui contratto non può avere una durata superiore a un anno, e di esperti nazionali distaccati (END). La tabella 4 illustra l'evoluzione e la ripartizione dell'organico dell'Osservatorio.

19. Dalla sua creazione, l'Osservatorio ha assunto i propri agenti tramite avvisi di posti vacanti diffusi principalmente presso le Istituzioni e altri organismi. Le spese di assunzione sono ammontate, in media, a circa 6610 euro per ogni agente assunto. Il tasso di rotazione del personale (AT, AA e END), dovuto agli agenti che lasciano l'Osservatorio in seguito alla scadenza del loro contratto, corrisponde a una media annua del 6 %.

20. Ai fini del controllo, gli agenti sono stati ripartiti in due categorie:

- agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto), vale a dire delle attività che garantiscono la continuità del funzionamento dell'Osservatorio (ad esempio, servizi amministrativi, contabili, di segretariato ecc.),

- altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi dell'Osservatorio.

21. Praticamente, tre quarti degli agenti del quadro A sono da considerare operativi. Nell'insieme, considerando tutte le categorie, il 55 % degli agenti dell'Osservatorio potrebbe essere considerato operativo.

Conclusione

22. Considerata la recente creazione dell'Osservatorio, risulta difficile esprimere un giudizio definitivo sullo sviluppo dell'organico in rapporto all'attività svolta. Tuttavia, le indicazioni esistenti non rivelano problemi significativi.

23. Nel caso dell'Osservatorio, sarebbe forse auspicabile che, per i posti riguardanti attività di supporto e attività operative che richiedono qualifiche di tipo amministrativo, esso collaborasse con le Istituzioni e gli altri organismi decentrati per effettuare le assunzioni sulla più ampia base possibile.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 151 del 10.6.1997, pag. 6.

(2) Conformemente all'articolo 12, paragrafo 10, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Osservatorio relativi all'esercizio finanziario 2000 sono stati compilati il 30 marzo 2001 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 10 maggio 2001. Il riepilogo del rendiconto finanziario è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sui valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(4) Rete europea di informazione sul razzismo e la xenofobia.

(5) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

(6) Articoli 23 e 24 del regolamento finanziario dell'Osservatorio.

(7) GU C 373 del 27.12.2000, paragrafo 7.

(8) GU C 373 del 27.12.2000, paragrafo 6.

TABELLE 1-4

Tabella 1

Esecuzione del bilancio

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Osservatorio.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999

Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dall'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 4

Evoluzione dell'organico

>SPAZIO PER TABELLA>

AT: Agenti temporanei.

AA: Agenti ausiliari.

END: Esperti nazionali distaccati.

Risposte dell'osservatorio

4. L'Osservatorio si compiace per il parere della Corte secondo il quale i conti relativi all'esercizio 2000 sono affidabili e le relative operazioni sono legittime e regolari.

8. Nel quadro del suo sistema di programmazione, l'Osservatorio ha già introdotto un sistema di resoconto e coordinamento mensili per ridurre i riporti al minimo.

9. Al fine di colmare la lacuna constatata dalla Corte, a decorrere dal 2001 ogni impegno provvisorio riguarda specificamente una determinata linea di bilancio.

10. Nel 2001 è stato introdotto nel sistema SI2 il modulo di ordine di riscossione; dopo la fase di test, esso è ora pienamente operativo nel quadro del SI2.

12. Il nuovo progetto di regolamento finanziario dell'EUMC, in attesa di approvazione da parte del consiglio di amministrazione, contempla nuove norme in materia di inventario e immobilizzazioni. L'inventario esiste ed è operativo.

13. Il sistema di inventario è stato modificato nel febbraio 2001. Il nuovo progetto di regolamento finanziario dell'EUMC e le istruzioni impartite dal direttore il 5 giugno 2001 chiariscono le competenze del contabile in materia di inventario.

14. L'entrata in vigore, nel maggio 2001, dell'accordo sulla sede con l'Austria ha contribuito a tale chiarimento. Dopo tale data, l'Osservatorio potrebbe disporre di risorse diverse da quelle del bilancio dell'UE.

15. È stato elaborato un modello di nota di addebito per informare i debitori dell'importo dovuto e delle modalità di pagamento.

16. Il regime in materia di IVA è incluso nel nuovo progetto di regolamento finanziario in attesa di approvazione da parte del consiglio di amministrazione.

17. Per l'esercizio finanziario 2001, il raffronto bancario è stato realizzato nell'agosto 2001 per il periodo fino al giugno 2001 e le operazioni saranno iscritte nel libro mastro della contabilità generale a frequenza settimanale.

22 e 23. L'Osservatorio prende atto delle osservazioni della Corte dei conti.