RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO Relazione annuale riguardante le revisioni contabili interne effettuate nel 2012 presentata all’autorità competente per il discarico (articolo 99, paragrafo 5, del regolamento finanziario) /* COM/2013/0606 final */





RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO Relazione annuale riguardante le revisioni contabili interne effettuate nel 2012 presentata all’autorità competente per il discarico (articolo 99, paragrafo 5, del regolamento finanziario) INDICE 1........... Introduzione................................................................................................................... 5 2........... Missione dello IAS: indipendenza, obiettività e responsabilità........................................... 5 3........... Audit realizzati................................................................................................................ 6 3.1........ Attuazione del piano di audit 2012 dello IAS................................................................... 6 3.2........ Nuove raccomandazioni e tasso di accettazione............................................................... 7 3.3........ Attuazione delle raccomandazioni formulate nel periodo 2008-2012................................ 8 4........... Risultati e raccomandazioni principali............................................................................... 8 4.1........ Audit orizzontali.............................................................................................................. 8 4.1.1..... Elaborazione della relazione annuale di attività (più DG)................................................... 8 4.1.2..... Gestione e monitoraggio della dotazione di personale (più DG)........................................ 9 4.1.3..... Chargeback e sistemi di fatturazione interna (più DG).................................................... 10 4.2........ Agricoltura, risorse naturali e salute............................................................................... 11 4.2.1..... Audit della strategia di controllo (DG MARE e SANCO).............................................. 11 4.2.2..... Strategia di controllo — Direzione J (DG AGRI)........................................................... 12 4.3........ Coesione...................................................................................................................... 12 4.3.1..... Chiusura del periodo di programmazione 2000-2006 (DG REGIO, DG EMPL)............ 12 4.3.2..... Attuazione dei programmi 2007-2013 (DG REGIO)..................................................... 13 4.4........ Ricerca, energia e trasporti............................................................................................ 14 4.4.1..... Audit della strategia di controllo (DG ENER)................................................................ 14 4.5........ Aiuti esterni, sviluppo e allargamento............................................................................. 14 4.5.1..... Organizzazione interna nelle delegazioni UE (DG DEVCO)............................................ 14 4.6........ Istruzione e cittadinanza................................................................................................ 14 4.6.1..... Programma di apprendimento permanente (LLP) (DG EAC/EACEA)........................... 14 4.6.2..... Audit della strategia di controllo (DG HOME)............................................................... 15 4.6.3..... Controllo dell'attuazione del diritto dell'UE (DG JUST).................................................. 15 4.7........ Affari economici e finanziari........................................................................................... 16 4.7.1..... Attuazione del programma CIP da parte del FEI (DG ECFIN)...................................... 16 4.7.2..... Operazioni fuori bilancio (DG ECFIN).......................................................................... 16 4.7.3..... Audit della strategia di controllo (DG ENTR)................................................................ 17 4.7.4..... Controllo dell'attuazione del diritto dell'UE (DG TAXUD)............................................. 17 4.8........ Servizi generali e Risorse umane.................................................................................... 17 4.8.1..... Produzione, sviluppo e diffusione di dati statistici (DG ESTAT)...................................... 17 4.9........ Audit informatici........................................................................................................... 18 4.9.1..... Gestione dei sistemi informatici locali (DG DEVCO, DG TRADE)................................. 18 4.9.2..... Governance informatica e risultati (DG SANCO/EAHC)............................................... 18 4.9.3..... Orizzonte 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA)....................................................... 19 5........... Consultazione dell'istanza della Commissione specializzata in irregolarità finanziarie......... 19 6........... Conclusioni................................................................................................................... 19 1. Introduzione La presente relazione informa l’autorità competente per il discarico riguardo all’attività svolta dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, conformemente all'articolo 99, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Essa si fonda sulla relazione elaborata dal revisore interno della Commissione a norma dell'articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario sulle relazioni di audit e consulenza che lo IAS ha portato a termine nel 2012[1] in riferimento alle direzioni generali, ai servizi e alle agenzie esecutive della Commissione[2]. Vi figura la descrizione delle carenze individuate e dei provvedimenti adottati per sopperirvi, nonché informazioni sull’esposizione a rischi significativi, sulle problematiche relative al controllo, nonché su questioni di governance[3]. La Commissione ha già reagito ad alcune delle raccomandazioni nella relazione sintetica[4]. 2. Missione dello IAS: indipendenza, obiettività e responsabilità La missione dello IAS è contribuire alla sana gestione all'interno della Commissione europea sottoponendo ad audit i sistemi interni di gestione e controllo per valutarne l'efficacia al fine di migliorarli costantemente. Lo IAS ricade sotto l’autorità del membro della Commissione responsabile per l’audit e risponde al comitato di controllo degli audit. La sua indipendenza è sancita dal regolamento finanziario e nel suo mandato, adottato dalla Commissione. Lo IAS opera conformemente al regolamento finanziario nonché alle norme internazionali per la pratica professionale dell’audit interno e al codice deontologico dell’Istituto di revisori interni (Institute of Internal Auditors). Lo IAS non effettua audit dei sistemi di controllo degli Stati membri sui fondi della Commissione. Questo tipo di audit, che si svolge fino al livello dei singoli beneficiari, è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali, di altre DG della Commissione e della Corte dei conti europea. Lo IAS svolge invece audit delle misure adottate dai servizi della Commissione per vigilare e sottoporre ad audit gli organismi degli Stati membri nonché altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE, ad esempio le Nazioni unite. Conformemente al regolamento finanziario, lo IAS può svolgere tali compiti in loco, anche negli Stati membri. Parere complessivo sulla gestione finanziaria della Commissione Come previsto dal suo mandato, lo IAS ha formulato il suo terzo parere complessivo sulla gestione finanziaria della Commissione. Il parere complessivo 2012 si fonda sugli audit della gestione finanziaria presso la Commissione svolti tanto dallo IAS quanto dalle strutture di audit interno nel precedente triennio 2010-2012. Tiene inoltre conto di informazioni desunte da altre fonti, quali le relazioni della Corte dei conti europea. Lo IAS, le strutture di audit interno o la Corte dei conti europea hanno programmato di sottoporre ad audit entro la fine del periodo tutti gli organismi finanziari controllabili considerati ad alto rischio e che sono rilevanti per l'esecuzione del bilancio; questo al fine di garantire la copertura generale. Il completamento degli impegni di audit del 2012 contribuisce ad assicurare una sufficiente copertura per il 2012. Contributo dello IAS alla mitigazione del rischio inerente al discarico e a una dichiarazione di affidabilità più positiva (DAS) La procedura di discarico comporta rischi per la reputazione della Commissione. L'operato dello IAS aiuta la Commissione a mitigare tale rischio. La conformità rimane l'aspetto più importante del dibattito, benché la procedura di discarico si concentri sempre più sui risultati. La valutazione di conformità si basa sull'esito dell'audit della dichiarazione di affidabilità (DAS) effettuato dalla Corte dei conti europea la quale esprime il proprio parere sull’affidabilità dei conti dell’UE e sulla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Per fronteggiare il rischio di errori nei pagamenti, la Commissione deve garantire che le strategie di controllo messe in atto siano proporzionate ai rischi. Tali strategie devono dimostrarsi efficaci nella prevenzione e nell'individuazione degli errori, nonché essere accompagnate da sanzioni amministrative dissuasive e da relazioni sul tasso residuo di errore. Per questo motivo gli audit a garanzia dell'attuazione di una strategia di audit coerente per ogni settore di spesa significativo figurano come prioritari nel piano strategico di audit dello IAS per il periodo 2010-2012 nonché per il 2013-2015. Nel 2012 sono stati effettuati audit delle strategie di controllo delle DG AGRI, ENER, ENTR, HOME, MARE e SANCO. 3. Audit realizzati 3.1. Attuazione del piano di audit 2012 dello IAS Alla data del 1° febbraio 2013, lo IAS aveva eseguito il 100% dei suoi impegni prioritari (a fronte dell'88% nel 2011) e il 62% di quelli non prioritari (69% nel 2011). Sono state portate a termine complessivamente 89 relazioni (di audit, follow-up e consulenza), così ripartite[5]: || 2012 || 2011 || 2010 || Impegni || Relazioni || Impegni || Relazioni || Impegni || Relazioni AUDIT || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 CONSULENZA || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 FOLLOW-UP || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 ANALISI || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 Totale || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 L'accluso documento di lavoro del Servizio presenta una sintesi di tutte le relazioni di audit portate a termine e riporta le finalità, l'oggetto, i rischi e le raccomandazioni di ciascuna relazione, lo stato complessivo di attuazione delle raccomandazioni formulate per il periodo 2008-2012 e le sintesi delle conclusioni degli impegni di follow-up. 3.2. Nuove raccomandazioni e tasso di accettazione La tabella seguente riporta il numero di raccomandazioni formulate dallo IAS nel 2012 e il relativo tasso di accettazione: || Nuove raccomandazioni || Raccomandazioni accettate || Raccomandazioni non accettate Priorità || # || # || % || # || % Essenziali || 0 || 0 || || 0 || Molto importanti || 83 || 83[6] || 100% || 0 || Importanti || 109 || 108 || 99% || 1 || 1% Indicative || 0 || 0 || || 0 || Totale || 192 || 191 || 99% || 1 || 1% Per tutte le raccomandazioni accettate (o parzialmente accettate), le entità oggetto di audit hanno redatto piani d’azione, che sono stati presentati allo IAS e giudicati idonei. 3.3. Attuazione delle raccomandazioni formulate nel periodo 2008-2012 Le entità oggetto di audit hanno riferito che a inizio 2013 era stato attuato il 78% delle raccomandazioni accettate del periodo 2008-2012. L'accluso documento di lavoro del Servizio riepiloga il livello di attuazione delle raccomandazioni (giudizio delle entità oggetto di audit). Tuttavia, l'attuazione di 29 raccomandazioni molto importanti[7] risultava in ritardo di oltre sei mesi rispetto al termine fissato inizialmente[8]. Nessuna raccomandazione essenziale risulta in sospeso. Il comitato di controllo degli audit è stato periodicamente informato delle raccomandazioni essenziali o molto importanti in ritardo di oltre sei mesi. In totale sono state accettate 733 raccomandazioni, in relazione alle quali lo IAS ha svolto audit di follow-up entro la fine del 2012. L’attività di follow-up dello IAS ha confermato che le raccomandazioni venivano attuate in modo soddisfacente, contribuendo così a migliorare i sistemi di controllo dei servizi sottoposti ad audit. Lo IAS ha chiuso il l'88% delle raccomandazioni oggetto di follow-up durante il periodo. 4. Risultati e raccomandazioni principali 4.1. Audit orizzontali 4.1.1. Elaborazione della relazione annuale di attività (più DG) L'audit era finalizzato a valutare l'adeguatezza e l'efficacia del processo complessivo di elaborazione della relazione annuale di attività nella Commissione e, in particolare, in quale misura si dimostra ausilio efficace per la dichiarazione di affidabilità dei vari ordinatori delegati. Lo IAS ha analizzato l'organizzazione del processo, verificato l'esistenza di chiari orientamenti e di un monitoraggio periodico a livello dell'istituzione nonché esaminato l'attuazione da parte delle singole DG/dei singoli servizi. Sono stati sottoposti ad audit il SG, la DG BUDG e nove DG/servizi operativi: le DG CNECT, EAC, REGIO, EMPL, MARE, AGRI, HOME e DEVCO e l'OIB. Complessivamente, lo IAS ritiene che il processo sia consolidato e che realizzi la sua finalità, cioè che costituisca uno strumento tramite il quale la gerarchia rende conto e garantisce l'affidabilità all'istituzione. Ha tuttavia individuato alcuni importantissimi ambiti nei quali sono necessari miglioramenti. In particolare, lo IAS ha invitato i servizi centrali a: i) impartire ulteriori istruzioni sulle modalità di relazione in materia di economia, efficienza ed efficacia delle operazioni finanziarie e non finanziarie nonché di rapporto costi/efficacia dei controlli, in modo da suffragare idoneamente le conclusioni dell'ordinatore delegato relative alla sana gestione e la dichiarazione di affidabilità; ii) rafforzare il processo di controllo qualità per concentrarsi maggiormente sugli elementi sostanziali della relazione annuale di attività, quali l'attendibilità del processo che determina l'affidabilità e delle informazioni su cui si fonda la dichiarazione di affidabilità; e iii) razionalizzare la struttura della relazione annuale di attività onde evitare relazioni troppo lunghe e complesse ed elaborare documenti di maggiore utilità per il Collegio, la Corte dei conti europea e l'autorità competente per il discarico. I servizi centrali hanno accettato le raccomandazioni dello IAS e hanno messo a punto un piano d'azione per il miglioramento del processo di elaborazione della relazione annuale di attività, che lo IAS ha giudicato adeguato. Alcune delle azioni previste sono già state attuate nell'ambito del processo di elaborazione della relazione annuale di attività 2012. Per quanto riguarda l'attività svolta in nove DG/servizi operativi, lo IAS ha riscontrato soltanto un problema principale[9] presso la DG DEVCO. Un audit circoscritto sul coordinamento del contributo delle delegazioni alla relazione annuale di attività ha evidenziato che la DG DEVCO deve rafforzare il suo sistema di responsabilizzazione (la "piramide di controllo") tramite: i) il miglioramento della qualità della relazione annuale di attività della DG DEVCO, in particolare per quanto riguarda le informazioni sul sistema di controllo interno e gli elementi che suffragano la dichiarazione di affidabilità dell'ordinatore delegato; ii) la promozione della funzione di responsabilizzazione delle relazioni dei capi delegazione sulla gestione degli aiuti esterni (EAMR), tramite la richiesta di maggiori informazioni a sostegno della loro dichiarazione di affidabilità; iii) la comunicazione ai capi delegazione di maggiori orientamenti che consentano loro di acquisire informazioni più complete e coerenti a sostegno della loro dichiarazione di affidabilità; e iv) il rafforzamento del ruolo di sostegno, coordinamento e vigilanza della sede centrale in riferimento agli obblighi di relazione dei capi delegazione. Il piano d'azione della DG DEVCO è considerato adeguato. 4.1.2. Gestione e monitoraggio della dotazione di personale (più DG) L'audit era finalizzato a valutare se i servizi della Commissione selezionati hanno predisposto idonei meccanismi e procedure per gestire e monitorare in modo efficace ed efficiente la dotazione di personale nel contesto della riduzione dell'organico[10]. L'audit si è concentrato sulle pertinenti procedure in quattro DG: AGRI, RTD, COMP e DGT, selezionate in quanto atte a fornire una panoramica rappresentativa delle diverse attività della Commissione. Lo IAS ha altresì effettuato un riesame ad alto livello delle procedure di assegnazione del personale a livello dell'istituzione, nel SG, nella DG BUDG e nella DG HR. Inoltre, è stata condotta un'indagine generale per avere una panoramica globale delle procedure predisposte nei vari servizi della Commissione. Lo IAS ha raccomandato che le DG AGRI e RTD continuino a impegnarsi nello sviluppo di meccanismi e strumenti per repertoriare le funzioni, nella predisposizione di strumenti/metodi di raccolta di informazioni sufficienti e attendibili sul carico di lavoro e nello sviluppo di un piano delle risorse umane. Le DG hanno accettato tutte le raccomandazioni. Lo IAS ha giudicato i piani d'azione complessivamente adeguati. L'attività di audit e i risultati dell'indagine condotta dallo IAS in tutta la Commissione hanno evidenziato, a livello di DG operative, carenze cui si può ovviare e rischi latenti che possono essere attenuati soltanto tramite azioni dei servizi centrali. Lo IAS ha raccomandato che i servizi centrali sviluppino ulteriormente il quadro istituzionale di gestione e monitoraggio della dotazione di personale ed agevolino la diffusione delle buone pratiche in materia tra i responsabili della programmazione e pianificazione strategica (SPP) e quelli delle risorse umane. Infine, i servizi centrali devono migliorare il quadro istituzionale per le relazioni e la responsabilizzazione dei servizi della Commissione in materia di utilizzo dei posti loro riassegnati conformemente alle decisioni della Commissione relative alla dotazione di personale. 4.1.3. Chargeback[11] e sistemi di fatturazione interna (più DG) Lo IAS ha valutato se le procedure di chargeback[12] fossero conformi al regolamento finanziario e agli orientamenti emanati a livello centrale, e se il costo dei servizi prestati fosse calcolato in modo coerente e trasparente. L'audit ha interessato la DG BUDG (in quanto servizio responsabile della gestione del quadro finanziario e regolamentare nonché della promozione della sana gestione finanziaria), la DG DIGIT e lo SCIC. Dall'audit è emerso che, in mancanza di orientamenti o istruzioni emanati a livello centrale sulle procedure di chargeback, le DG esaminate avevano definito autonomamente i criteri da seguire. Complessivamente, è stato constatato che tali criteri sono conformi alle norme in materia di bilancio. Tuttavia, lo IAS ha invitato le DG sottoposte all'audit a rafforzare le procedure e a consentirne l'attuazione coerente in tutta la Commissione mediante: i) l'istituzione di un quadro di governance che preveda la chiara attribuzione della titolarità della procedura, la definizione della procedura di chargeback e la vidimazione dei modelli di costo dei principali prestatari di servizi; ii) l'elaborazione a livello centrale di istruzioni e orientamenti (compresi i criteri di individuazione dei servizi e dei costi), e iii) l'ulteriore chiarificazione delle linee di bilancio utilizzate per finanziare la spesa informatica. Lo IAS ritiene che la titolarità della procedura debba spettare al gruppo direttivo ABM, in quanto organismo di governance, e che tale gruppo debba essere in ultima analisi l'organismo responsabile della definizione della procedura. La DG BUDG ha accettato tutte le raccomandazioni e il conseguente piano d'azione è stato giudicato adeguato. La DG DIGIT è stata invitata a: i) specificare meglio i servizi e i costi da addebitare e proporre criteri di individuazione dei sistemi informatici di cui si addebitano i costi di hosting, nonché ii) assicurare che l'organismo di governance convalidi variazioni consistenti del modello di costo. Il conseguente piano d'azione relativo alle raccomandazioni accettate è stato giudicato adeguato. 4.2. Agricoltura, risorse naturali e salute (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Audit della strategia di controllo (DG MARE e SANCO) La strategia di controllo della DG MARE non presenta obiettivi chiari, quantificabili e misurabili relativi al processo che determina l'affidabilità, in particolare per quanto riguarda la copertura pianificata dalle autorità nazionali di audit e dalla stessa DG MARE. Gli indicatori quantitativi e qualitativi di misurazione dei risultati dell'attività di audit della DG MARE sono insufficienti. È inoltre necessario che la DG MARE rafforzi il proprio monitoraggio sulle strategie nazionali di audit e le relazioni annuali di controllo, e che migliori i suoi controlli sul modo in cui le autorità nazionali di audit stabiliscono il campionamento e il tasso di errore. L'audit della DG SANCO ha interessato i controlli ex ante ed ex post. Lo IAS ha sottolineato la necessità che la DG SANCO finalizzi il suo documento sulla strategia di controllo. I piani d'azione messi a punto per affrontare le problematiche evidenziate nei due audit sono stati giudicati adeguati. 4.2.2. Strategia di controllo — Direzione J (DG AGRI) L'audit presso la DG AGRI si è concentrato sull'elaborazione e il monitoraggio della strategia di controllo per il periodo di programmazione 2007-2013. Lo IAS ha rilevato che la strategia di audit non era sufficientemente formalizzata e che esistevano lacune per quanto riguarda la definizione della portata dell'audit, la fissazione di obiettivi quantitativi misurabili (ad es. l'oggetto dell'audit) e la relativa capacità di analisi. Poiché si sta avvicinando il prossimo periodo di programmazione, occorre rafforzare il ruolo di garanzia dell'affidabilità svolto dagli organismi di certificazione degli Stati membri al fine di potenziare i controlli e impiegare in modo ottimale le limitate risorse di audit della DG AGRI. Lo IAS ha inoltre constatato che i piani di audit non erano sufficientemente corroborati da valutazioni del rischio e che rimaneva un considerevole arretrato (13% degli impegni del 2007-2010 ancora aperti) nonostante gli sforzi compiuti dalla DG per ridurlo. Lo IAS ha raccomandato alla DG AGRI di sviluppare e formalizzare la sua strategia di controllo, di riorganizzare le sue valutazioni del rischio secondo gli obiettivi stabiliti, nonché di garantire idoneo monitoraggio tramite il miglioramento dei principali indicatori di risultato quantitativi e qualitativi, che dovrebbero essere meglio illustrati nella relazione annuale di attività. La DG ha accettato tutte le raccomandazioni e lo IAS ha giudicato adeguato il suo piano d'azione. 4.3. Coesione (REGIO, EMPL) Nel 2012 sono stati svolti quattro audit a garanzia degli sforzi compiuti dalle DG per affrontare la problematica degli elevati tassi di errore, in particolare presso la DG REGIO. Per la prima volta, lo IAS ha accompagnato[13] i revisori della DG in alcune missioni negli Stati membri. 4.3.1. Chiusura del periodo di programmazione 2000-2006 (DG REGIO, DG EMPL) È fondamentale che le DG dispongano di una procedura correttamente predisposta per dimostrare che tutti gli errori e irregolarità sono individuati e rettificati. Sebbene le DG abbiano predisposto e gestito correttamente la procedura di chiusura relativa al Fondo europeo di sviluppo regionale (DG REGIO) e al Fondo sociale europeo (DG EMPL), risultano necessari miglioramenti in materia di pianificazione, metodologia e orientamenti, in particolare nell'ambito della preparazione della chiusura del periodo di programmazione 2007-2013 e occorre migliorare la documentazione per comprovare in modo più idoneo le verifiche sui documenti concernenti la chiusura. L'audit della chiusura dei progetti del Fondo di coesione presso la DG REGIO ha evidenziato incoerenze e lacune nella procedura di valutazione. Date la numerosità dei progetti e la mole di lavoro che rimane da svolgere, tali incoerenze e lacune devono essere affrontate in vista del resto della procedura di chiusura. Al riguardo, dal 21 dicembre 2012 sono disponibili modelli armonizzati per l'analisi delle dichiarazioni di chiusura. Tali modelli sono stati messi a punto per fronteggiare le carenze specifiche individuate dallo IAS, in particolare per quanto riguarda il coordinamento tra le unità di audit e le unità geografiche, e per garantire la coerenza della valutazione qualitativa dei documenti concernenti la chiusura. Nell'ambito degli audit è stato inoltre tempestivamente rammentata alle DG la necessità di riferire in merito all'efficacia della procedura di chiusura relativa al periodo 2000-2006 e di dimostrare la capacità correttiva pluriennale della strategia di controllo[14]. La DG ha accettato tutte le raccomandazioni e lo IAS ha giudicato adeguati i suoi piani d'azione. 4.3.2. Attuazione dei programmi 2007-2013 (DG REGIO) Prendendo atto degli elevati tassi di errore nell'ambito della coesione, lo IAS ha svolto un audit sull'attuazione del periodo di programmazione 2007-2013 relativamente ai programmi del Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR) e del Fondo di coesione per valutare se la DG REGIO aveva determinato e riferito tassi di errore attendibili e in quale misura erano state adottate misure sufficienti e idonee al fine di ridurre i tassi di errore elevati. Lo IAS ha tenuto conto degli sforzi compiuti dalla DG REGIO per rafforzare le misure correttive e ridurre i tassi di errore, ma ha sottolineato l'elevatissimo rischio intrinseco in gioco quando la DG deve fare affidamento in misura così preponderante sulle autorità di audit degli Stati membri. Nonostante gli sforzi già compiuti, si tratta ancora di una sfida importante per la DG. Le autorità nazionali interpretano gli orientamenti in modi diversi, in particolare per quanto riguarda il campionamento statistico e la portata dell'audit[15]. Inoltre, occorre che la DG migliori le verifiche che effettua sulle relazioni annuali di controllo presentate dalle autorità di audit, per assicurare che i revisori siano in condizione di formulare conclusioni sull'incidenza dell'attendibilità dei tassi di errore a partire dagli audit degli Stati membri. Lo IAS ha riscontrato significative variazioni nella portata e nel livello di approfondimento delle verifiche in loco. Pur prendendo atto che la DG REGIO deve impostare i controlli in base alla valutazione di rischio, l'attività in loco è talmente essenziale ai fini della sua procedura di garanzia dell'affidabilità che occorre risolvere tali incoerenze per ridurre il più possibile il rischio di non individuare le carenze del sistema e/o gli errori e le irregolarità. Le DG oggetto dell'audit hanno accettato tutte le raccomandazioni e lo IAS ha giudicato adeguati i loro piani d'azione. 4.4. Ricerca, energia e trasporti[16] (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Audit della strategia di controllo (DG ENER) L'audit effettuato presso la DG ENER ha interessato i controlli ex ante ed ex post. È stato constatato che nei fascicoli post audit occorre presentare documenti di lavoro completi e coerenti. Di conseguenza, lo IAS ha raccomandato alla DG ENER di utilizzare un programma di audit standard e di presentare migliori prove documentali ai fini dell'esame e dell'approvazione di aspetti inerenti all'audit. Le raccomandazioni sono state accettate e il piano d'azione è stato giudicato adeguato. 4.5. Aiuti esterni, sviluppo e allargamento (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Organizzazione interna nelle delegazioni UE (DG DEVCO) La creazione del Servizio europeo per l'azione esterna (SEAE) ha comportato la necessità di istituire una serie di nuove strutture e procedure, tanto a livello centrale quanto nelle delegazioni. È stato effettuato un esame circoscritto con l'obiettivo generale di valutare le procedure istituite tra la Commissione europea e il SEAE per garantire la corretta gestione finanziaria del bilancio relativo agli aiuti esterni cui viene data esecuzione tramite le delegazioni dell'UE. Lo IAS ha invitato la DG DEVCO a decidere se la creazione di una funzione dirigenziale intermedia — soprattutto nelle delegazioni UE più grandi — potrebbe aiutare il capo delegazione a gestire l'assistenza finanziaria. Verrà svolto un audit dell'effettiva attuazione di tali modalità rivedute a seguito delle modifiche che si stanno apportando alle procedure (ad esempio revisione dei circuiti finanziari) e dell'attuazione del riveduto sistema di controllo interno delle delegazioni[17] al momento dell'esame circoscritto. 4.6. Istruzione e cittadinanza (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Programma di apprendimento permanente (LLP) (DG EAC/EACEA) L'audit era finalizzato a valutare se la strategia di controllo applicata dall'EACEA per la gestione del programma LLP le consenta di acquisire un ragionevole livello di garanzia quanto alla legalità e regolarità delle operazioni finanziarie sottostanti, nonché a valutare l'adeguatezza, l'efficienza e l'efficacia del sistema di controllo interno della DG EAC ai fini dello svolgimento del suo ruolo di vigilanza in quanto DG di riferimento nell'attuazione del programma da parte dell'agenzia. Presso l'EACEA la procedura relativa ai pagamenti a saldo[18] è correttamente strutturata, organizzata e consolidata, ma l'audit ha evidenziato incoerenza nell'attuazione della strategia di controllo in base al rischio e l'inosservanza del divieto di retroattività. Il sistema di controllo interno ai fini dello svolgimento del ruolo di vigilanza da parte della DG EAC in quanto DG di riferimento è stato giudicato adeguato, efficiente ed efficace, sebbene carenze quali la mancanza di una strategia aggiornata di vigilanza, carenze nella documentazione delle modalità di vigilanza e l'inesistenza di indicatori chiave di risultato rendano difficile valutare se siano stati realizzati gli obiettivi della strategia di vigilanza. La partecipazione diretta della DG EAC alla gestione operativa del programma LLP potrebbe non rappresentare la massima efficienza nell'utilizzo delle risorse. La DG EAC e l'EACEA hanno accettato tutte le raccomandazioni; l'EACEA e i piani d'azione sono stati giudicati adeguati. 4.6.2. Audit della strategia di controllo (DG HOME) Lo IAS ha messo in luce carenze nel monitoraggio delle procedure di chiusura della DG HOME, soprattutto per quanto riguarda la mancanza di strumenti idonei a sorvegliare correttamente la gestione di un elevato numero di procedure di chiusura di programmi annuali. Inoltre, la DG HOME non registrava come casi di non conformità la presentazione tardiva dei documenti di chiusura, come invece avrebbe dovuto fare. Lo IAS ha raccomandato alla DG di conformarsi alle norme di controllo interno della Commissione. La DG deve rafforzare i propri sistemi di gestione e controllo nonché rivedere le sue procedure mediante un elenco di verifica applicabile alla chiusura e orientamenti in merito alla documentazione che deve essere presente nel fascicolo di chiusura. Lo IAS ha inoltre individuato carenze nella strategia di audit ex post della DG e ha raccomandato l'applicazione di una metodologia che consenta di inserire i risultati degli audit ex post nel modello di garanzia dell'affidabilità della DG ai fini della relazione annuale di attività. Il relativo piano d'azione è stato giudicato adeguato. 4.6.3. Controllo dell'attuazione del diritto dell'UE (DG JUST) Il controllo sulla corretta applicazione della legislazione dell'UE da parte degli Stati membri rientra tra le attività essenziali della Commissione, a norma del trattato. Dall'‘acquis communautaire’ e dagli ambiti di competenza della DG JUST, oggetto di audit nel 2012, scaturisce oltre il 10% del totale dei casi di infrazione in trattazione in tutta la Commissione. I revisori hanno preso atto del buon livello di maturità e degli sforzi che la DG sta compiendo, ma hanno anche evidenziato alcune carenze delle procedure di programmazione e pianificazione strategica, in particolare per quanto riguarda l'attenzione riservata alla problematica nei piani di gestione e nelle relazioni annuali di attività. Le risorse destinate a tale attività, e la valutazione dei loro risultati, risultano di conseguenza non ottimali, nonostante la rilevanza e l'entità della stessa. Il relativo piano d'azione è stato giudicato adeguato. 4.7. Affari economici e finanziari (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Attuazione del programma CIP da parte del FEI (DG ECFIN) Lo Strumento a favore delle PMI innovative e a forte crescita (GIF), che si iscrive nell'ambito più vasto del Programma quadro per la competitività e l'innovazione (CIP) e del Programma per l'imprenditorialità e l'innovazione (EIP), è uno strumento finanziario dell'Unione a favore delle piccole e medie imprese. Il Fondo europeo per gli investimenti (FEI) attua il GIF per conto della Commissione sulla base di un accordo fiduciario di gestione. L'audit si prefiggeva di valutare la misura in cui il FEI attua efficacemente il GIF, in particolare: i) la misura in cui il FEI rispetta l'accordo fiduciario di gestione, ii) la misura in cui la DG ECFIN vigila in modo efficace ed efficiente sul GIF affinché esso realizzi i suoi obiettivi specifici. L'audit ha evidenziato due problematiche: i) carenze negli indicatori utilizzati per esprimere gli obiettivi dello strumento finanziario, e ii) la definizione delle situazioni che costituiscono una variazione sostanziale dell'accordo fiduciario di gestione. La DG ECFIN ha accettato tutte le raccomandazioni e i piani d'azione sono stati giudicati adeguati. 4.7.2. Operazioni fuori bilancio (DG ECFIN) A seguito della crisi finanziaria e del debito sovrano l'Unione europea ha creato nuovi strumenti finanziari che le consentono di accendere crediti e di erogare prestiti agli Stati membri in difficoltà finanziaria. La Commissione europea gestisce il meccanismo europeo di stabilizzazione finanziaria, un programma di assistenza finanziaria nell'ambito del quale essa può concedere prestiti finanziandoli tramite l'emissione di strumenti di debito sui mercati di capitale. L'audit ha evidenziato due problematiche relative alla gestione del nuovo strumento: i) la DG ECFIN deve fronteggiare nuove sfide interne ed esterne rispetto alle quali le ordinarie prassi di gestione del rischio non risultano idonee. Sono stati constatati ritardi per quanto riguarda l'elaborazione dei controlli nell'ambito del supporto logistico, della sicurezza informatica e della gestione documentale; ii) dato il contesto in cui si svolge le operazioni, la DG ECFIN ha il problema di attirare e trattenere personale competente senza mettere a repentaglio la continuità operativa. Tali carenze potrebbero incidere sulla continuità operativa nonché sull'efficienza e sull'efficacia delle operazioni, con conseguente esposizione della Commissione a un elevato rischio per la sua reputazione. Per dar seguito alle raccomandazioni dello IAS, la DG ECFIN ha avviato una valutazione globale del rischio inerente alle modalità di attuazione dei suoi nuovi compiti. 4.7.3. Audit della strategia di controllo (DG ENTR) L'audit ha interessato i controlli ex ante ed ex post. Lo IAS ha raccomandato alla DG ENTR di rafforzare il ruolo del coordinatore del controllo interno. Inoltre, occorre migliorare la gestione documentale e la registrazione delle deroghe. Il piano d'azione della DG è stato giudicato adeguato. 4.7.4. Controllo dell'attuazione del diritto dell'UE (DG TAXUD) Lo IAS ha eseguito un audit presso la DG TAXUD concernente il controllo dell'attuazione del diritto dell'UE. Nonostante una serie di punti di forza, quali la solida esperienza professionale e formazione dei responsabili dei fascicoli nonché l'efficace definizione dell'ordine di priorità delle attività, l'audit ha messo in luce alcune carenze. La DG TAXUD è responsabile di uno dei tre ambiti in cui si verifica il maggior numero di infrazioni (oltre il 12% del totale dei casi di infrazione in trattazione in tutta la Commissione) ma ciò non si riflette pienamente nel piano di gestione, né nella relazione annuale di attività. È necessario migliorare la misurazione dei risultati di questa attività. Lo IAS ha inoltre raccomandato un miglior coordinamento tra unità al fine di controllare più efficacemente l'applicazione del diritto dell'UE nel settore doganale. Il piano d'azione della DG è stato giudicato adeguato. 4.8. Servizi generali e Risorse umane (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Produzione, sviluppo e diffusione di dati statistici (DG ESTAT) Alla DG ESTAT (Eurostat) è affidato il compito di assicurare la produzione di statistiche europee secondo principi statistici e norme stabiliti[19] nonché attenendosi al Codice delle statistiche europee[20]. La carenza di coordinamento tra le DG operative ed Eurostat in materia di statistiche è stata inserita come rischio critico nel registro dei rischi 2011 della DG ESTAT. L'audit si proponeva di valutare l'adeguatezza, l'efficacia e l'efficienza dei processi di produzione, sviluppo e diffusione di statistiche gestiti dalla DG ESTAT (in coordinamento con le altre DG e Servizi della Commissione). Sono state individuate le seguenti problematiche che potrebbero determinare incongruenze, lacune/sovrapposizioni, scarsa qualità dei dati e interruzione della continuità operativa: i) mancanza di una chiara definizione e di un'intesa sul termine "statistiche" all'interno della Commissione; ii) mancato allineamento del programma statistico comunitario di Eurostat con il ciclo di pianificazione strategica della Commissione; iii) ruolo e responsabilità di Eurostat non pienamente accettati e riconosciuti; iv) nessuna garanzia sul grado di conformità con il Codice delle statistiche europee; infine v) mancanza di coordinamento a livello di Commissione in riferimento al ricorso a fornitori esterni di servizi statistici. A seguito dell'audit, la Commissione ha adottato, il 17 settembre 2012, una nuova decisione su Eurostat (2012/504/UE) che tratta molti degli aspetti oggetto delle suindicate risultanze. Il piano d'azione è stato considerato adeguato. 4.9. Audit informatici Lo IAS ha svolto diversi audit nel settore informatico, in misura corrispondente al suo contributo al monitoraggio generale della sicurezza e della fattibilità tecnologica della Commissione. 4.9.1. Gestione dei sistemi informatici locali (DG DEVCO, DG TRADE) Gli audit dei sistemi informatici locali svolti presso le DG DEVCO e TRADE hanno preso in esame la gestione efficace ed efficiente delle attività informatiche e hanno constatato l'esistenza di unità informatiche consolidate. Le relazioni di audit hanno messo l'accento in particolare sull'importanza di attuare una governance informatica efficace, di migliorare la gestione del rischio informatico e la protezione delle informazioni riservate trattate (DG TRADE) nonché di potenziare il quadro di sicurezza informatica per ridurre il più possibile le violazioni di sicurezza (DG DEVCO). 4.9.2. Governance informatica e risultati (DG SANCO/EAHC) La DG SANCO dispone di un bilancio informatico relativamente ingente e finanzia la maggior parte delle sue spese nel settore con stanziamenti operativi. Dall'audit precedente[21] è stato rilevato un considerevole miglioramento della maturità complessiva dei controlli generali nel campo informatico. Il presente audit si è concentrato sulla governance, sui risultati e sugli aspetti qualitativi. Per l'EAHC è stato effettuato un esame più circoscritto, in considerazione dell'entità molto inferiore del suo bilancio informatico. I revisori hanno constatato quanto segue: i) in ambito informatico, alla DG SANCO manca ancora un piano strategico ovvero una strategia documentata generale a lungo termine riguardante anche l'EAHC, che spieghi come potrebbe supportare i processi operativi su questo orizzonte temporale. Sebbene il piano generale informatico e il piano di gestione contengano alcuni indicatori chiave di risultato di alto livello, non esiste una procedura globale di gestione dei risultati, e ii) occorre che l'EAHC formalizzi alcune procedure chiave (gestione delle variazioni, dei risultati e della qualità). Il piano d'azione è stato giudicato adeguato. 4.9.3. Orizzonte 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA) Il programma faro per la ricerca e l'innovazione "Orizzonte 2020" è finalizzato alla competitività globale dell'Europa ed è motore di creazione di nuova occupazione e crescita. Per la gestione di tale programma sono stati messi a punto diversi progetti informatici di supporto, nel cui ambito la DG RDT è proprietaria del sistema mentre la DG CNECT e l'ERCEA hanno la responsabilità operativa. Lo IAS ha formulato due importantissime raccomandazioni, ossia: i) l'esigenza di maggiore integrazione del sistema informatico per consentire all'iniziativa di continuare a progredire, ivi compresa l'esigenza di procedure chiare e di governance globale delle tecnologie informatiche tramite un comitato direttivo del progetto informatico; ii) l'esigenza che la DG RTD definisca meglio il suo piano delle risorse e delle attività relative al progetto. Poiché Orizzonte 2020 è un'iniziativa nuova a carattere trasversale, l'attuazione delle raccomandazioni potrebbe interessare la DG DIGIT e altre DG della Ricerca. La DG RTD ha predisposto un piano d'azione che è stato giudicato adeguato. 5. Consultazione dell'istanza della Commissione specializzata in irregolarità finanziarie Nel 2012 l’istanza specializzata in irregolarità finanziarie non ha segnalato problemi sistemici a norma dell’articolo 73, paragrafo 6,[22] del regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell'Unione europea. 6. Conclusioni L'attuazione dei piani d'azione elaborati a seguito degli audit svolti dallo IAS in questo anno e nei precedenti contribuisce a migliorare costantemente il quadro di controllo interno della Commissione. Di conseguenza, i servizi della Commissione sono stati invitati ad adottare le misure necessarie per dare seguito alle raccomandazioni scaturite dagli audit. Lo IAS effettuerà audit di follow-up sull'esecuzione dei piani d'azione che verranno esaminati dal comitato di controllo degli audit, il quale se del caso informerà il Collegio. Lo IAS ha elaborato, di concerto con tutte le strutture di audit interno, un nuovo piano strategico di audit per il periodo 2013-2015. Lo IAS continuerà a concentrarsi sugli audit finanziari/di conformità; gli audit informatici incrementeranno inoltre le attività di audit dei risultati. [1] La presente relazione comprende le relazioni di audit e consulenza perfezionate entro il 1° febbraio 2013. [2] La relazione non riguarda le agenzie europee decentrate, né il Servizio europeo per l'azione esterna né altri organismi sottoposti ad audit dello IAS, che sono oggetto di relazioni annuali distinte. [3] Conformemente allo standard di prestazione 2060 delle norme internazionali per la pratica professionale dell’audit interno stabilite dall’Istituto di revisori interni. [4] COM(2013) 334 final. [5] Un impegno può dar luogo a più relazioni di audit qualora abbia per oggetto più di una direzione generale o servizio. [6] 4 raccomandazioni sono state accettate solo in parte. [7] Di queste 29 raccomandazioni, due erano state formulate nel 2006; una di queste è stata segnalata "attuata" dalla gerarchia dal marzo 2013. [8] La data limite è il 1° febbraio 2013. [9] Ambiti secondari in cui è stata riscontrata la necessità di miglioramento sono stati sottoposti all'attenzione della DG tramite lettera di raccomandazioni. Le DG del campione hanno reagito positivamente a tale lettera, impegnandosi a tener conto — per quanto possibile — delle osservazioni dello IAS a decorrere dall'attuale processo di elaborazione della relazione annuale di attività. [10] La Commissione ha proposto una riduzione del 5% del personale di ogni istituzione, organismo e agenzia dell'UE, operata nell'arco del periodo 2013‑2017 non sostituendo parte del personale che lascia il servizio (per pensionamento o scadenza del contratto). La Commissione ha inoltre istituito un meccanismo di riassegnazione dei posti per far fronte alle priorità, fondato su un prelievo lineare dell'1% su tutti i contingenti di base dell'organico. [11] Costo dei servizi che le DG/i servizi prestano ad altre DG/altri servizi che viene trasferito dalla linea di bilancio del cliente a quella del fornitore (ordini di recupero, co-deleghe e sottodeleghe incrociate). Non esiste una cifra consolidata che riepiloghi gli importi addebitati ai clienti interni ed esterni dai prestatari di servizi della Commissione. [12] Costo dei servizi che le DG/i servizi prestano ad altre DG/altri servizi che viene trasferito dalla linea di bilancio del cliente a quella del fornitore (ordini di recupero, co-deleghe e sottodeleghe incrociate). Non esiste una cifra consolidata che riepiloghi gli importi addebitati ai clienti interni ed esterni dai prestatari di servizi della Commissione. [13] Nell'audit sull'attuazione del periodo di programmazione 2007-2013 presso la DG REGIO. [14] Una relazione sulla capacità correttiva delle rettifiche finanziarie relativa al periodo 2000-2006 è stata presentata alla commissione per il controllo dei bilanci (COCOBU) il 12 aprile 2013. [15] Il 4 aprile 2013 la DG REGIO ha trasmesso orientamenti aggiornati sul campionamento alle autorità di audit. Inoltre, nel novembre 2012 ha organizzato workshops per tali organismi a Bruxelles e nel 2013 seminari in alcuni Stati membri (Italia, Germania, Slovacchia, Spagna e Repubblica ceca). [16] Nel 2011 è stata svolta un'imponente attività di audit in questo settore, in particolare per quanto riguarda le strategie di controllo. [17] Ad esempio, aggiornamento delle relazioni sulla gestione dell'assistenza esterna, dichiarazione di affidabilità da parte dei capi delegazione. [18] Esclusi i pagamenti a saldo del bilancio amministrativo e gli appalti, nonché le parti del programma LLP attuate tramite le agenzie nazionali negli Stati membri. [19] Regolamento (CE) n. 223/2009, articolo 6. [20] COM(2005) 0217 definitivo. [21] Audit informatico del 2006 sui sistemi di informazione su ampia scala. [22] L'articolo 117 delle modalità di applicazione stabilisce quanto segue: "La relazione annuale del revisore interno [ossia la relazione a norma dell'articolo 99, paragrafo 3] segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall'istanza specializzata, istituita a norma dell'articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario."