Relazione sui rendiconti finanziari dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Ufficio



Gazzetta ufficiale n. C 319 del 30/12/2003 pag. 0076 - 0082



Relazione sui rendiconti finanziari dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Ufficio (2003/C 319/12) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (in appresso denominato l'"Ufficio"), conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio(1). 2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Ufficio relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002. Conformemente all'articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il bilancio dell'Ufficio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 112 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha espletato l'audit secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2002 sono affidabili e che le operazioni sottostanti sono, nel complesso, legittime e regolari. OSSERVAZIONI Introduzione 5. L'Ufficio è stato istituito dal regolamento (CE) n. 2100/94, del 27 luglio 1994, per consentire la concessione di diritti di proprietà industriale relativi alle varietà vegetali validi in tutta l'Unione. Al fine di procedere alla concessione dei diritti, l'Ufficio esamina innanzitutto se le domande presentate sono ammissibili. Le domande ritenute fondate sono sottoposte all'analisi di centri nazionali di esame i quali valutano, dietro compenso, se le varietà per le quali è stata presentata una domanda di privativa presentano o meno carattere di originalità. Esecuzione del bilancio 6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2002 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1. 7. Gli stanziamenti impegnati nell'esercizio 2002 sono ammontati a 8,9 milioni di euro; di questi, 4,3 milioni hanno formato oggetto di pagamenti e 3,9 milioni di riporti. Il volume dei riporti rimane elevato, segnatamente per quanto riguarda gli stanziamenti destinati alle attività operative. 8. Il monitoraggio e la riscossione delle entrate non ricorrenti potrebbero essere migliorati. Alcune note di addebito non sono inviate ai debitori e il monitoraggio contabile delle note emesse è insufficiente. A titolo di esempio, l'Ufficio ha omesso di richiedere all'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee entrate dovute dal 1999 per un importo pari a 0,1 milioni di euro. Rendiconti finanziari 9. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Ufficio nella relazione sulle attività dell'esercizio 2002 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3. 10. Nel bilancio al 31 dicembre 2002 figura una riserva di 11029000 euro. Si tratta del fondo di riserva di cui all'articolo 6, lettera d), punto 2, del regolamento finanziario dell'Ufficio. Quest'ultimo, disponendo di risorse proprie, può costituire un fondo di riserva al fine di salvaguardare la propria capacità di autofinanziamento. In conformità dello spirito del regolamento istitutivo, la Corte invita tuttavia l'Ufficio a fare in modo che tale riserva non superi inutilmente le esigenze finanziarie previste. 11. L'Ufficio non procede ad alcun controllo sull'esattezza degli importi delle spese e degli interessi (615000 euro nel 2002) comunicatigli dagli istituti bancari. 12. All'atto della chiusura dei conti per l'esercizio 2002, L'Ufficio ha dovuto procedere ad adeguamenti contabili degli importi relativi all'IVA per regolarizzare errori risultanti da modifiche dei metodi contabili. L'Ufficio dovrebbe proseguire gli sforzi intrapresi ai fini dell'imputazione corretta dell'IVA. Dovrà inoltre dar prova di maggior diligenza nella presentazione delle domande di rimborso. Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti 13. Al fine di poter beneficiare di una privativa comunitaria, una nuova varietà vegetale deve presentare talune caratteristiche tecniche. La loro verifica avviene ad opera di centri d'esame, secondo un protocollo standard, su richiesta e per conto dell'Ufficio. Tali centri fatturano all'Ufficio importi forfettari stabiliti per contratto. 14. In alcuni casi, una caratteristica di una varietà vegetale non può essere verificata in base al protocollo standard e il centro di esame deve procedere a lavori complementari. Il costo di tali lavori aggiuntivi è fatturato direttamente al richiedente oppure all'Ufficio che, a sua volta, si rivale sul richiedente. 15. I contratti conclusi tra l'Ufficio e i centri di esame dovrebbero quanto meno comprendere le disposizioni relative a tali esami complementari e alle garanzie che consentono di accertarne l'effettivo pagamento. 16. In materia di fatturazione delle prestazioni dei lavoratori interinali, l'Ufficio ha emesso gli impegni soltanto dopo la ricezione delle relative fatture. Questa procedura non è conforme all'articolo 29, paragrafo 1, del regolamento finanziario dell'Ufficio. 17. Alcuni acconti sono stati versati dall'Ufficio in assenza di fattura. Ai sensi della normativa vigente in materia, questo tipo di pagamento dovrebbe essere eseguito unicamente sulla base di regolare fattura(3), con esplicita indicazione dell'IVA. 18. Per quanto riguarda le procedure di aggiudicazione dei contratti, sono state constatate lacune nella stima del volume delle prestazioni da fornire nonché nelle procedure di valutazione delle offerte. Ciò ha consentito a talune imprese di ottenere contratti supplementari per un valore superiore di oltre il 50 % a quello del contratto iniziale. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 15-16 ottobre 2003. Per la Corte dei conti Juan Manuel Fabra Vallés Presidente (1) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 27. (2) In applicazione dell'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Ufficio relativi all'esercizio finanziario 2002 sono stati compilati il 16 settembre 2003 e successivamente trasmessi alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 25 settembre 2003. Il riepilogo dei rendiconti finanziari è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) Obbligo previsto dall'articolo 289. I del Codice generale francese delle imposte: "Tout assujetti doit délivrer une facture ou un document en tenant lieu pour les biens livrés ou les services rendus à un autre assujetti ou à un personne morale non assujetti, ainsi que pour les acomptes perçus au titre de ces opérations lorsqu'ils donnent lieu à exigibilité de la taxe" (Il soggetto d'imposta è tenuto ad emettere una fattura o documento equivalente per i beni forniti o i servizi prestati ad un altro soggetto d'imposta o a una persona giuridica non soggetto d'imposta, nonché per gli acconti percepiti a titolo di tali operazioni quando danno luogo all'esigibilità dell'imposta). Tabella 1 Ufficio comunitario delle varietà vegetali - Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2002NB: I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Ufficio. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Ufficio comunitario delle varietà vegetali - Conto di gestione degli esercizi 2002 e 2001 >SPAZIO PER TABELLA> NB: I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Ufficio. Tabella 3 Ufficio comunitario delle varietà vegetali - Bilanci finanziari al 31 dicembre 2002 e al 31 dicembre 2001NB: I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Ufficio. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'ufficio 8. Per il follow-up delle operazioni non ordinarie, l'Ufficio adotterà delle misure per tentare di migliorare il follow-up delle entrate non ordinarie. 10. Il regolamento relativo alle tasse è stato rivisto allo scopo di ridurre la riserva ad un livello conforme alle esigenze finanziarie dell'Ufficio. 11. L'Ufficio sta esaminando le possibilità di controllo degli importi delle spese e degli interessi degli istituti bancari. 12. L'Ufficio prende atto dell'osservazione della Corte. Studierà il modo per migliorare la gestione e il follow-up dei propri conti IVA. 15. In occasione della modifica dei contratti con gli uffici d'esame, verrà introdotto un riferimento esplicito alla gestione contrattuale degli esami complementari e del loro pagamento. 16. La prassi descritta dalla Corte è stata sospesa. Dall'inizio del 2003, gli impegni provvisori vengono registrati come tali e non come "pre-impegni". 17. L'Ufficio si adoprerà per ricevere fatture conformi alla normativa vigente in materia. 18. In futuro, l'Ufficio adotterà le misure atte a valutare quanto più precisamente possibile il valore stimato del contratto.