Proposta modificata di REGOLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO concernente l'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (presentata dalla Commissione in applicazione dell'articolo 250, paragrafo 2 del trattato CE)

1. Cronistoria

L'articolo 255 del trattato che istituisce la Comunità europea, modificato dal trattato di Amsterdam, istituisce un diritto d'accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione per i cittadini europei e per le persone fisiche e giuridiche stabilite nel territorio di uno Stato membro. Il Consiglio deve fissare, secondo la procedura di codecisione ed entro due anni dall'entrata in vigore del trattato di Amsterdam, i principi generali e i limiti che disciplinano tale diritto d'accesso.

Per attuare il diritto d'accesso previsto dal trattato, il 28 gennaio 2000 la Commissione ha presentato al Parlamento europeo e al Consiglio una proposta di regolamento. Il 16 novembre 2000 il Parlamento europeo ha votato degli emendamenti che la Commissione non ha potuto accogliere per la maggior parte. Rinviando il voto della sua risoluzione legislativa, il Parlamento europeo ha reso possibile l'apertura di negoziati tra istituzioni prima che si chiudesse ufficialmente la prima lettura. Tali negoziati sono stati condotti in "consultazione informale a tre" a partire dal 24 gennaio 2001 e si sono conclusi con un testo di compromesso, approvato il 25 aprile 2001 dalla commissione per le libertà e i diritti dei cittadini, la giustizia e gli affari interni del Parlamento europeo, dal Comitato dei rappresentanti permanenti degli Stati membri (seconda parte) nonché dalla Commissione europea.

Il Parlamento europeo, nella sessione plenaria del 2 e 3 maggio 2001, ha adottato vari emendamenti che modificano la proposta della Commissione in conformità al compromesso negoziato fra le tre istituzioni. La Commissione ha dichiarato in seduta che accoglieva tutti gli emendamenti.

2. Esame degli emendamenti

La Commissione accetta di recepire nella proposta modificata gli emendamenti di compromesso numeri da 81 a 119, così come sono stati adottati dal Parlamento europeo nella seduta del 3 maggio 2001. L'oggetto degli emendamenti da 81 a 118 è richiamato di seguito; l'emendamento 119, di natura tecnica, conferma il ritiro di alcuni emendamenti votati il 16 novembre 2000.

2.1. Considerando (emendamenti da 81 a 97)

In generale il testo dei considerando, modificato a seguito degli emendamenti, precisa maggiormente gli obiettivi del regolamento. Alcuni considerando sono stati modificati per tener conto delle modifiche apportate agli articoli corrispondenti.

2.2. Obiettivo, destinatari e campo d'applicazione (articoli 1 e 2 - emendamenti 98 e 99)

Il nuovo articolo 1 richiama gli obiettivi del regolamento. La facoltà lasciata alle istituzioni di concedere l'accesso ai loro documenti alle persone non residenti in uno Stato membro rende esplicita la prassi attuale.

2.3. Definizioni (articolo 3 - emendamento 100)

Per tutelare lo spazio di riflessione delle istituzioni, la Commissione aveva proposto di escludere dal campo di applicazione del regolamento i testi ad uso interno quali i documenti di riflessione o di discussione e i pareri dei servizi nonché i messaggi informali. Questa restrizione non è accolta ed è mantenuta la definizione di documento, attualmente in vigore. I documenti ad uso interno sono tuttavia tutelati mediante le specifiche esclusioni previste all'articolo 4, paragrafo 3 (vedere di seguito).

2.4. Limiti del diritto d'accesso (articolo 4 - emendamento 101)

Natura delle esclusioni

Al fine di promuovere una maggiore trasparenza, per le esclusioni che non riguardano la tutela dell'interesse pubblico né della vita privata, il documento sarà divulgato se l'interesse del pubblico a prenderne conoscenza prevale sull'interesse alla tutela. Tuttavia se il pregiudizio che può essere causato dalla divulgazione del documento è superiore all'interesse per la sua pubblicità, l'istituzione è tenuta a rifiutare l'accesso al documento.

Elenco delle esclusioni

Nella sua proposta di regolamento, la Commissione aveva esplicitamente citato, tra le esclusioni obbligatorie, lo svolgimento delle procedure d'infrazione, compresa la fase precontenziosa.

La Commissione, in uno spirito di compromesso, è disposta ad accettare che le procedure d'infrazione non figurino espressamente tra le esclusioni previste dall'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento, in quanto considera che il testo concordato implica che venga mantenuta l'attuale prassi in materia di esercizio delle sue responsabilità di controllo del rispetto del diritto comunitario. Tale prassi risulta dall'interpretazione data dalla Corte di giustizia alle medesime disposizioni e la Commissione ha deciso di richiamarla in una dichiarazione a verbale del Consiglio.

Tutela dello spazio di riflessione

Il nuovo paragrafo 3 dell'articolo 4 permette di tutelare i documenti ad uso interno prima che la decisione sia presa e, in determinate circostanze, anche dopo, dal momento che i documenti contengono pareri formulati nel quadro delle deliberazioni e delle consultazioni preliminari in seno all'istituzione.

Documenti dei terzi

È prevista la consultazione del terzo da parte dell'istituzione per stabilire se la divulgazione debba essere rifiutata in virtù di una delle esclusioni (paragrafo 4). Il paragrafo 5 riprende la dichiarazione n. 35 allegata al trattato di Amsterdam.

Scadenza dell'applicabilità delle esclusioni

Le esclusioni sono applicabili solo durante il periodo in cui la tutela è giustificata. Con riferimento ai testi relativi all'apertura al pubblico degli archivi storici delle Comunità europee [1], è previsto che, trascorsi trent'anni dalla data di produzione del documento, la maggior parte delle esclusioni non si applichi più.

[1] Decisione n. 359/83 CECA della Commissione dell'8 febbraio 1983. Regolamento (CEE, Euratom) n. 354/83 del Consiglio del 1° febbraio 1983.

2.5. Applicazione da parte degli Stati membri (articolo 5 - emendamento 102)

Il nuovo articolo 5 esplicita il principio di leale cooperazione enunciato nei considerando (precedente considerando n. 12, divenuto n. 15). Esso prevede che gli Stati membri, qualora ricevano una domanda di accesso ad un documento, consultino l'istituzione che lo ha prodotto per non mettere a repentaglio la realizzazione degli obiettivi del regolamento.

2.6. Trattamento delle domande (articoli 6 - 7- 8 e 10 - emendamenti 103 - 104 - 105 e 107)

La riduzione a 15 giorni lavorativi del termine per rispondere corrisponde a quello previsto dal codice di buona condotta amministrativa dei funzionari della Commissione.

2.7. Regime applicabile ai documenti sensibili (articolo 9 - emendamento 106)

Tutte le misure particolari concernenti l'accesso ai documenti sensibili sono d'ora in poi raggruppate in un articolo specifico. Le domande saranno trattate esclusivamente da personale abilitato a conoscere il contenuto dei documenti (paragrafo 2). I documenti sensibili saranno menzionati nel pubblico registro e divulgati solo se l'autore acconsente (paragrafo 3).

2.8. Registri, accesso diretto e pubblicazioni (articoli 11 -12 e 13 - emendamenti 109 - 110 e 111)

Le disposizioni relative ai registri sono più dettagliate che nella proposta iniziale della Commissione. Quelle riguardanti l'accesso diretto ai documenti e la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale di taluni tipi di documenti oltrepassano lo stretto ambito dell'articolo 255 del trattato, ma in generale corrispondono all'attuale prassi. Le tre istituzioni hanno del resto manifestato l'intenzione di procedere alla diffusione dei loro documenti per via elettronica.

2.9. Misure d'accompagnamento e di seguito (articoli da 14 a 17 - emendamenti 108 e da 112 a 115)

Il testo emendato contiene disposizioni più precise concernenti il coordinamento tra istituzioni, in particolare mediante instaurazione di un comitato, e il controllo e la valutazione dell'applicazione del regolamento.

2.10. Entrata in vigore - compatibilità delle vigenti disposizioni con il regolamento (articoli 18 e 19 - emendamenti 116 e 117)

Le norme specifiche in materia d'accesso ai documenti contenute nella legislazione esistente saranno riesaminate alla luce del regolamento. Nello stesso spirito occorrerà verificare che i testi relativi all'apertura al pubblico degli archivi storici delle Comunità europee (vedere precedente punto 2.4) non contengano disposizioni contrarie al regolamento sull'accesso del pubblico ai documenti.

2.11. Applicabilità alle Agenzie - appello alle istituzioni ed organi non coperti dal regolamento (dichiarazione comune - emendamento 118)

Le regole in materia di accesso del pubblico ai documenti saranno rese applicabili alle Agenzie istituite dalle istituzioni contemplate dal regolamento. La dichiarazione comune prevede che siano adottate a tal fine opportune misure.

Le tre istituzioni esortano le istituzioni e gli organi che non rientrano nel campo d'applicazione del regolamento a dotarsi di regole sull'accesso del pubblico ai loro documenti, che siano compatibili con il regolamento.

3. Conclusione

In virtù dell'articolo 250, paragrafo 2 del trattato CE, la Commissione modifica la sua proposta di regolamento nei termini suindicati.