Relazione

sui rendiconti finanziari della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro relativi all'esercizio 2001, corredata delle risposte della Fondazione

(2002/C 326/08)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Consiglio e al Parlamento europeo, conformemente all'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75(1) del Consiglio, modificato dall'articolo 1, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1947/93(2) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 18 del regolamento (CEE) n. 1417/76(3) del Consiglio, modificato dall'articolo 1, paragrafo 16, del regolamento (CEE) n. 1949/93(4) del Consiglio, il bilancio della Fondazione è stato eseguito sotto la responsabilità del consiglio di amministrazione. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(5) conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui agli articoli 65 - 68 del regolamento (CEE) n. 1417/76 del Consiglio, modificati dall'articolo 1, paragrafi 52 - 55, del regolamento (CEE) n. 1949/93 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato l'audit secondo le proprie politiche e norme di audit. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI

Esecuzione del bilancio

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(6).

6. Gli stanziamenti disponibili(7) per l'esercizio ammontano a 18,9 milioni di euro, di cui 15,3 milioni a titolo dell'esercizio in causa e 3,5 milioni riportati dall'esercizio precedente.

7. Gli stanziamenti dell'esercizio 2001 sono stati impegnati per 15,2 milioni di euro, 11,6 milioni dei quali sono stati pagati. Il saldo degli stanziamenti è stato riportato (3,5 milioni) oppure annullato (0,2 milioni). Gli stanziamenti operativi (Titolo III), pari a 6,4 milioni di euro, sono stati impegnati per 6,3 milioni di euro; di questi, 3,1 milioni hanno dato luogo a pagamenti e 3,1 milioni hanno dovuto essere riportati all'esercizio successivo; il saldo è stato annullato. Il tasso di riporto degli stanziamenti operativi resta molto elevato e dimostra la necessità che la Fondazione migliori la qualità e la sorveglianza della programmazione delle proprie attività. Essa dovrebbe adottare tutti i provvedimenti necessari per ridurre la percentuale di stanziamenti riportati, al fine di rispettare maggiormente il principio dell'annualità del bilancio.

8. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente ammontavano a 3,5 milioni di euro, di cui 3,2 milioni per il Titolo III. Questi stanziamenti hanno dato luogo a pagamenti per 3,4 milioni, di cui 3,1 milioni per il Titolo III; il saldo è stato annullato.

Rendiconti finanziari

9. Il conto di gestione ed il bilancio finanziario pubblicati dalla Fondazione nella relazione sulle attività dell'esercizio 2001 sono esposti sinteticamente nelle tabelle 2 e 3. La presentazione di questi rendiconti finanziari nella relazione sulle attività della Fondazione per il 2001 non è conforme alle norme regolamentari(8). Benché tali problemi non inficino l'affidabilità dei rendiconti finanziari, la Fondazione dovrebbe cercare di ritornare alle pratiche usuali.

10. La Fondazione non procede all'ammortamento delle immobilizzazioni. Essa dovrebbe tenere conto degli ammortamenti per valutare le immobilizzazioni iscritte nel bilancio finanziario e attenersi alle prescrizioni del regolamento della Commissione in materia di inventario(9). Dovrebbe migliorare il proprio sistema di gestione dell'inventario, sviluppando un sistema di identificazione dei beni e stabilendo le rispettive responsabilità dei servizi interessati.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

11. È stato esaminato un campione di 34 pagamenti a favore della Fondazione (percepiti o da riscuotere) a titolo dell'esercizio 2001. Per questi pagamenti, che sono stati registrati a titolo dell'esercizio 2001, gli ordini di riscossione sono stati emessi nel febbraio e nel marzo 2002. Al 31 gennaio 2002, soltanto dieci pagamenti erano stati convalidati dal controllore finanziario e otto, di cui uno di 1231286 euro, non erano ancora stati eseguiti, contrariamente a quanto disposto dall'articolo 5 del regolamento finanziario della Fondazione.

12. Più volte, in particolare nel caso dell'acquisto di un veicolo, un'unica persona ha potuto apporre il visto elettronico su impegni e pagamenti, svolgendo contemporaneamente le funzioni di responsabile della gestione, ordinatore, controllore finanziario e contabile. Una siffatta pratica dovrebbe essere assolutamente vietata in quanto incompatibile con il principio della separazione delle funzioni.

13. Nel novembre 1997 la Fondazione ha stipulato un contratto con un'agenzia di viaggi per un periodo sperimentale di un anno. Fino ad oggi tale contratto è stato rinnovato tacitamente. Sarebbe auspicabile interpellare altri operatori presenti sul mercato al fine di ottenere eventuali condizioni più favorevoli.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 139 del 30.5.1975, pag. 1.

(2) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 13.

(3) GU L 164 del 24.6.1976, pag. 16.

(4) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 26.

(5) Conformemente all'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75 del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1947/93, i conti relativi alla totalità delle entrate e delle spese della Fondazione per l'esercizio finanziario 2001 sono stati compilati il 26 marzo 2002 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione della Fondazione, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti l'8 aprile 2002. Una versione riassuntiva dei rendiconti finanziari è allegata alla presente relazione.

(6) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sulla base dei valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dar luogo a differenze minime nei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo, mentre 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(7) Stanziamenti non dissociati.

(8) Nei rendiconti finanziari presentati dalla Fondazione nella relazione sulle attività, il saldo negativo accertato nel 2000 è oggetto nel 2001 di una compensazione al di fuori del conto di gestione (1210000 euro). Inoltre, il bilancio pubblicato dalla Fondazione è sottovalutato di 26047 euro, in quanto non tiene conto di un anticipo sulla retribuzione e di alcuni ordini di riscossione.

(9) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati della Fondazione - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari della Fondazione.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB:

I totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati della Fondazione - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari della Fondazione (cfr. paragrafo 9).

Tabella 3

Bilancio al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB:

I totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati della Fondazione - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari della Fondazione (cfr. paragrafo 9).

>SPAZIO PER TABELLA>

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Risposte della Fondazione

7. In generale la sorveglianza viene effettuata in maniera esaustiva ed efficace, tuttavia la recente introduzione di un sistema informatico di controllo contribuirà a garantire una riduzione del tasso di riporto.

Per quanto concerne il tasso di riporto, si noti tuttavia che:

- la natura delle attività operative della Fondazione è essenzialmente innovativa e esplorativa e non ripetitiva. Ciò richiede procedure relativamente complesse e dispendiose in termini di tempo per la fase preparatoria precedente l'avvio delle ricerche su base contrattuale. Tali procedure costituiscono un importante fattore che incide nella durata dei progetti che, in genere, si protraggono per due anni.

- Il tasso di riporto al Titolo III (Operazioni) dipende dalla relazione tra il ciclo annuale di stesura del bilancio della Fondazione e il suo ciclo operativo (che implica l'elaborazione dei programmi, l'avvio dei programmi, la definizione delle linee dei programmi, il lancio di gare di appalto, l'elaborazione dettagliata dei progetti e la loro realizzazione).

Tuttavia, in particolare in quei casi in cui i contratti sono ripetitivi in termini di natura delle prestazioni, i tempi per le procedure di assegnazione dei contratti sono stati anticipati, laddove possibile, in modo tale da favorire una riduzione dei riporti.

9. La Fondazione prende atto dell'osservazione della Corte dei conti e agirà di conseguenza in futuro.

10. La Fondazione ha adottato delle misure al fine di adattare le procedure di inventario per portarle in linea con le procedure riviste della Commissione, enunciate nel regolamento (CE) n. 2909/2000, che tratta dell'ammortamento di voci di inventario. Verranno definite le responsabilità per ciascuna voce di inventario.

11. Si accetta l'osservazione della Corte. Gli ordini di riscossione in questione sono stati ritrasmessi alla Fondazione dal controllore finanziario senza il visto attestante la convalida, e ciò a causa di una svista. Si è richiamata l'attenzione del controllore finanziario su tale fatto e questi ha provveduto a rettificare l'omissione.

12. Al momento dell'introduzione del sistema SI2, al fine di trasferire nel più breve tempo i dati dal vecchio sistema della Fondazione al nuovo SI2, sono stati accordati diritti eccezionali per un limitato lasso di tempo ed esclusivamente per eseguire tali procedure di inserimento dati. Si tratta di una prassi standard utilizzata per l'introduzione di un nuovo sistema. Tutta la relativa documentazione è già stata sottoposta all'approvazione delle rispettive autorità responsabili, compreso il controllore finanziario.

13. Il contratto attualmente in vigore per servizi di agenzia di viaggi è rinnovabile su base annuale e sinora è stato prorogato per cinque anni. La Fondazione ha già intrapreso misure al fine di lanciare una gara d'appalto e di concludere un nuovo contratto.