[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 5.8.2009

COM(2009) 419 definitivo

RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

Relazione annuale all’autorità competente per il discarico riguardante gli audit interni effettuati nel 2008 (Articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario) {SEC(2009) 1102}

INDICE

1. Introduzione 3

2. Contesto di lavoro e piano di audit 3

2.1. Contesto di lavoro 3

2.2. Sviluppi del processo di audit interno 4

2.3. Attuazione del piano di audit del SAI 4

2.4. Accettazione delle raccomandazioni e dei pareri da parte dei servizi oggetto di audit e dei soggetti interessati 7

3. Risultati e raccomandazioni principali 8

4. Conclusioni 12

1. INTRODUZIONE

Lo scopo della presente relazione è informare l’autorità competente per il discarico riguardo al lavoro svolto dal Servizio di audit interno (SAI) della Commissione, conformemente all’articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario (RF). Essa si basa sulla relazione del SAI che illustra, a norma dell’articolo 86, paragrafo 3, del RF, i principali risultati degli audit e, conformemente alle norme professionali, sulle rilevanti situazioni di rischio e le problematiche relative al controllo e al governo societario.

La presente relazione si basa sulle relazioni elaborate nel 2008 dal SAI sugli audit e sulle attività di consulenza svolte[1]. Essa riguarda unicamente il lavoro di audit e le attività di consulenza relativi ai servizi e alle DG della Commissione e alle agenzie esecutive: non riguarda il lavoro svolto dal SAI in merito ad altre agenzie od organismi.

Le reazioni della Commissione ai risultati e alle conclusioni del revisore interno sono inserite nella relazione di sintesi sulle relazioni annuali d’attività dei direttori generali. Nella relazione di sintesi, adottata insieme alle relazioni annuali, la Commissione prende posizione in merito alle questioni trasversali sollevate dal revisore interno, dalla Corte dei conti europea e dall’autorità competente per il discarico o individuate dal comitato di controllo degli audit (CCA) e dal direttore generale della DG Bilancio nella sua relazione sintetica.

2. CONTESTO DI LAVORO E PIANO DI AUDIT

2.1. Contesto di lavoro

Le norme di controllo interno riviste sono entrate in vigore all’inizio di gennaio 2008. Alle DG è stato chiesto di indicare a quali di esse desiderano dare priorità per dimostrarne l'applicazione efficace. Su richiesta di numerose DG, la DG BUDG ha pubblicato degli orientamenti per valutare l’efficacia dei sistemi di controllo interno allo scopo di aiutare i direttori generali in questo compito.

La DG BUDG ha svolto un esame dell’attuale gestione del rischio della Commissione, in atto da tre anni e due mesi.

Il SG e la DG BUDG hanno modificato le istruzioni permanenti per l'elaborazione delle relazioni annuali di attività, in particolare riguardo al funzionamento e all’applicazione efficace delle norme di controllo interno e alla comunicazione di questioni che possono incidere sulla reputazione.

Nel marzo 2008, la Commissione ha deciso di adottare una serie di misure in materia di etica, compresa una discussione approfondita in tutte le DG su un progetto di dichiarazione dei principi di etica professionale e sulla nomina di un corrispondente per l’etica in ogni DG.

Il SAI ha continuato a godere del pieno appoggio del Collegio e del comitato di controllo degli audit (CCA), potendo così garantire indipendenza e oggettività nello svolgimento delle sue funzioni.

2.2. Sviluppi del processo di audit interno

Nel luglio 2008 è stata completata la valutazione esterna della qualità del SAI, che ha certificato che l’attività di audit svolta dal SAI all’interno della Commissione è in linea di massima conforme alle norme e al codice d’etica dell’ Institute of Internal Auditors (IIA). Fra le misure adottate a seguito di questa certificazione figuravano una riflessione su una definizione più dettagliata dell’universo dell'audit, una valutazione quantitativa della copertura degli audit, un rafforzamento della pianificazione e della valutazione del rischio a favore di un unico metodo di audit e l’istituzione di un gruppo di destinatari delle relazioni di audit interno che elaborasse un modello riveduto per dette relazioni.

Inoltre, al fine di liberare risorse per effettuare audit supplementari e aumentare la copertura, la nuova strategia di follow-up è incentrata su un metodo maggiormente basato sul rischio, che si concentra solo sui settori ad alto rischio e sull’applicazione delle raccomandazioni qualificate come "essenziali" e "molto importanti".

Il SAI, in collaborazione con Auditnet e con la DG ADMIN, ha elaborato un vero e proprio programma di formazione professionale per i revisori contabili interni della Commissione, che consente loro di sviluppare le capacità necessarie su un arco di tempo di due o tre anni, conformemente al quadro delle pratiche professionali dello IIA, e raggiungere un livello di preparazione tale da superare le prove di certificazione organizzate dallo IIA.

2.3. Attuazione del piano di audit del SAI

È stato aggiornato il piano strategico di audit 2007-2009 del SAI, elaborato in stretta collaborazione con le strutture di audit interno.

Nel complesso, è stato eseguito l’89% del programma di lavoro previsto per il 2008, compreso il 100% delle attività "C1” (quelle che secondo il piano di audit approvato dal CCA erano da terminare entro la fine del 2008). Nel 2008 sono state completate 93 relazioni (36 relazioni di audit, 51 relazioni di follow-up, 2 revisioni, 1 relazione di consulenza e 3 lettere di gestione)[2]. Le sintesi delle relazioni sono in allegato, con indicazione dei tassi di accettazione e, se del caso, di applicazione delle raccomandazioni.

Elenco delle relazioni completate del SAI |

DG | Attività | Data di pubblicazione (se non indicato diversamente, si intende nel 2008) |

Sistemi amministrativi e altri sistemi di supporto |

ESTAT | Follow-up sulla gestione informatica locale* | 26.2 |

EPSO | Autovalutazione semplificata di una proposta di organigramma | 9.4 |

ECFIN | Applicazione di specifiche norme di controllo interno nella DG ECFIN* | 11.4 |

OPOCE | Aggiudicazione degli appalti pubblici | 7.5 |

OIL | Valutazione di specifiche norme di controllo interno | 19.5 |

ECFIN | Follow-up sulla gestione informatica locale nella DG ECFIN* | 27.6 |

PMO | Missioni | 11.7 |

BUDG, LS, AIDCO, EAC, INFSO, EACEA | Recuperi | 7.10 |

DIGIT | Infrastruttura e servizi per la rete dati interna | 17.10 |

SCIC | Follow-up sulla gestione finanziaria e sull'aggiudicazione degli appalti | 3.12 |

ADMIN | Monitoraggio della sicurezza gestita da ADMIN-DS | 11.12 |

SJ | Risorse informatiche locali | 11.12 |

ADMIN, OIB, INFSO, RTD, SG, TRADE | Etica alla Commissione | 12.12 |

DGT | Follow-up sulla gestione delle richieste | 17.12 |

BUDG | Lettera di gestione sull’etica alla Commissione | 19.12 |

SG, BUDG, ADMIN, DIGIT | Lettera di gestione sull’acquisizione delle risorse e prestazione dei servizi informatici alla Commissione | 19.12 |

PMO | Follow-up sulla regolarità della gestione finanziaria e sull'attuazione dei circuiti finanziari | 22.12 |

ADMIN, AGRI, AIDCO, BUDG, COMM, COMP, DEV, EAC, ECFIN, ECHO, ELARG, EMPL, ENV, ESTAT, INFSO, JLS, JRC, MARE, MARKT, OLAF, OPOCE, REGIO, RELEX, RTD, SANCO, SG, SJ, TAXUD, TRADE | Follow-up sulla convalida del SAI dell'autovalutazione della struttura di audit interno | Varie date |

OLAF | Sistema d'informazione antifrode (AFIS) | 21.1.2009 |

OIB | Follow-up sulla valutazione di specifiche norme di controllo interno | 22.1.2009 |

OIB | Follow-up sulla gestione dell'aggiudicazione di appalti | 23.1.2009 |

Politiche interne |

PHEA | Agenzia esecutiva per il programma di sanità pubblica | 24.1 |

INFSO | Gestione dei sistemi di ricerca d'informazioni | 31.3 |

SANCO | Follow-up sull'efficacia ed efficienza del ciclo SPP/ABM | 1.4 |

TREN | Follow-up sull'efficacia ed efficienza del ciclo SPP/ABM | 11.4 |

EACI | Follow-up sull’EACI | 18.4 |

RTD | Gestione dei sistemi di ricerca d'informazioni | 22.4 |

EAC | Secondo follow-up sull'audit approfondito | 25.4 |

RTD, INFSO, TREN, ENTR, DIGIT | Lettera di gestione sulla governance informatica inter-DG per il settimo programma quadro | 26.5 |

COMP | Follow-up sull’efficacia ed efficienza del ciclo SPP/ABM e della gestione per attività | 29.5 |

MARKT | Follow-up sul processo di gestione informatica locale | 17.6 |

ENV | Gestione del CITL alla DG ENV* | 10.7 |

JLS | Follow-up sulla gestione informatica | 14.7 |

JLS | Sovvenzioni in gestione condivisa del fondo europeo per i rifugiati | 4.11 |

COMP | Recupero di ammende | 13.11 |

JLS | Acquisizione delle risorse informatiche | 17.11 |

INFSO | Follow-up sui controlli ex-post (2006) | 8.12 |

EACEA | Gestione delle sovvenzioni, assegnazione e sottoscrizione dei contratti | 11.12 |

RTD | Follow-up sui controlli ex-post (2006) e sulla gestione e i circuiti finanziari (2007) | 11.12 |

TREN-TEN-T | Audit sull’agenzia esecutiva TREN-TEN-T | 16.12 |

SANCO | Follow-up sui grandi sistemi informatici* | 21.1.2009 |

SANCO | Gestione delle sovvenzioni nei settori della sicurezza alimentare, della salute e benessere degli animali e della salute delle piante | 30.1.2009 |

Misure strutturali |

REGIO | Revisione delle rettifiche finanziarie e dei recuperi nel settore dei fondi strutturali | 14.11 |

EMPL | Revisione delle rettifiche finanziarie e dei recuperi nel settore dei fondi strutturali | 14.11 |

REGIO | Sistema di controllo interno per la gestione del nuovo periodo di programmazione dei fondi strutturali – fase I | 19.11 |

EMPL | Sistema di controllo interno per la gestione del nuovo periodo di programmazione dei fondi strutturali – fase I | 19.11 |

REGIO | Follow-up sulle rettifiche finanziarie nel fondo di coesione (2006) | 12.12 |

Politiche esterne |

AIDCO | Secondo follow-up sull'audit approfondito | 20.6 |

AIDCO | Procedure di gestione finanziaria della Direzione C relative alle delegazioni decentrate** | 30.6 |

AIDCO | Gestione finanziaria dei progetti regionali | 18.7 |

ELARG | Follow-up sulle attività di controllo ex-post | 18.7 |

ELARG | Valutazione dello stato di preparazione/ introduzione delle delegazioni nei Balcani | 17.12 |

AIDCO | Gestione finanziaria dei programmi principali nella Direzione B | 22.12 |

AIDCO, ECHO | Follow-up sull’attuazione del FAFA | 22.1.2009 |

RELEX | Follow-up sulle attività di controllo ex-post | 23.1.2009 |

* Audit/follow-up effettuati in collaborazione con la struttura di audit interno della DG interessata.

** Audit effettuati dalla struttura di audit interno della DG AIDCO in collaborazione con il SAI.

2.4. Accettazione delle raccomandazioni e dei pareri da parte dei servizi oggetto di audit e dei soggetti interessati

Nel 2008 il tasso di accettazione delle raccomandazioni di audit da parte dei servizi oggetto di revisione è stato del 99,4%.

Audit effettuati presso la Commissione e le agenzie esecutive |

Raccomandazioni | Accettate | Respinte | % | Totale |

Essenziali | 0 | 0 | 0 | 0 |

Molto importanti | 150 | 2 | 46 | 152 |

Importanti | 160 | 0 | 49 | 160 |

Indicative | 15 | 0 | 5 | 15 |

% | 99,4 | 0,6 |

Totale | 325 | 2 | 327 |

Il riscontro da parte dei servizi oggetto di audit sulla portata e sulla conduzione degli audit ha dato un risultato medio di 1,74 su una scala da 1 (valore massimo) a 4 (valore minimo), contro l’1,86 del 2007 e l'1,95 del 2006. Da un recente sondaggio condotto all’inizio del 2009 fra i soggetti interessati è emerso che il 90,8% ha espresso il parere che il SAI ha una chiara strategia di audit, l’83,1% ha affermato che gli audit sono effettuati con onestà, obiettività e correttezza e il 61,5% che le raccomandazioni del SAI hanno utilità immediata mentre, a livello generale, l'86,2% ritiene che il lavoro del SAI contribuisca alla qualità dei sistemi di gestione e controllo della Commissione.

3. RISULTATI E RACCOMANDAZIONI PRINCIPALI

Etica

L'audit svolto in sei DG, due trasversali e quattro operative, sul quadro etico della Commissione è giunto alla conclusione che il quadro etico è abbastanza solido e completo e che le DG interessate stanno adottando, o hanno adottato di recente, una serie di misure supplementari per migliorare il quadro etico o la sensibilizzazione in materia.

L’audit ha messo in luce la necessità di una maggiore chiarezza sulle norme esistenti, comprese quelle relative a regali, ospitalità e segnalazione di conflitti d'interesse, supportata dall'adozione di orientamenti da parte delle DG centrali e da un più intenso monitoraggio dell'applicazione delle norme medesime.

Tutto il personale, che presta o che ha prestato servizio presso la Commissione, è sempre più consapevole degli obblighi che gli incombono e meglio informato in merito alle misure relative alla loro attuazione.

Aggiudicazione dei contratti e gestione delle sovvenzioni

La serie di audit effettuati sull’acquisizione delle risorse e prestazione dei servizi informatici è stata completata con l'audit di una DG operativa e con una lettera di gestione sull’acquisizione delle risorse e prestazione dei servizi informatici.

In questo ambito i miglioramenti hanno riguardato principalmente il rafforzamento della gestione centrale nel fornire assistenza e orientamenti, una collaborazione più stretta a livello della Commissione per assicurare la definizione ottimale delle priorità e il miglior rapporto qualità/prezzo, nonché un maggior coinvolgimento degli alti dirigenti delle DG nello sviluppo di strategie di approvvigionamento e nel monitoraggio della loro applicazione.

Oltre alle relazioni sull’acquisizione delle risorse informatiche, sono stati effettuati due audit di follow-up e tre nuovi audit sulle procedure di aggiudicazione dei contratti e/o di gestione delle sovvenzioni. Questi audit hanno rivelato una concentrazione su un numero limitato di appaltatori (come nel caso dell’acquisizione delle risorse informatiche) che potrebbe essere attenuata mediante una strategia formale di outsourcing. È stata notata la mancanza di un manuale consolidato sugli appalti, di un sistema esauriente d’informazioni di gestione e di una strategia integrata onnicomprensiva per controllare i fondi, nonché la necessità di più precisi capitolati e specifiche tecniche, di monitoraggio e comunicazione più adeguati sui contratti e di una migliore gestione del carico di lavoro.

Agenzie esecutive

Con il continuo aumento del numero delle agenzie esecutive, cresce la consapevolezza del problema dei relativi controlli e degli audit.

Nel 2008 sono stati effettuati quattro audit su agenzie esecutive, riguardanti il sistema di controlli interno, la gestione delle sovvenzioni, l’assegnazione e la sottoscrizione dei contratti, il bilancio amministrativo o i recuperi[3]. Sebbene i risultati complessivi siano stati abbastanza positivi, le conclusioni sono state fortemente influenzate dal fatto che, a causa della prolungata fase d’avvio delle agenzie, alcune disposizioni del regolamento finanziario per le agenzie esecutive (“principio del doppio controllo”) o della base giuridica (composizione del comitato direttivo, pubblicazione dei bilanci e rispetto delle norme contabili internazionali) non sono state rispettate e la DG “madre” non ha trasferito attività fisse alla propria agenzia esecutiva o non ha razionalizzato e armonizzato le sue procedure.

Questioni informatiche

Il lavoro approfondito di audit relativo alle questioni informatiche (esclusi gli appalti) è stato proseguito con una lettera di gestione, sei relazioni di audit e cinque relazioni di follow-up.

Sono state redatte cinque relazioni di follow-up sulla gestione informatica locale. In tre casi, i relativi piani d’azione risultavano realizzati quasi completamente. Tuttavia, in un caso quasi metà delle azioni del piano erano in ritardo e in un altro un terzo delle raccomandazioni era ancora in fase di applicazione.

Due nuove relazioni hanno riguardato la gestione dei sistemi di ricerca d'informazioni. Una di esse ha concluso che, soprattutto a causa della mancanza di procedure di lavoro armonizzate, la garanzia di affidabilità relativa ai processi oggetto di audit non era soddisfacente. Rischi frequenti comprendono ritardi nei progetti, possibile indisponibilità dei sistemi, inoperatività dei differenti moduli informatici e questioni relative alla sicurezza, quali una protezione insufficiente delle risorse informatiche e una mancanza di controlli per tutelare la sicurezza logica e fisica delle stesse. Da questi due audit sono emerse anche considerazioni di carattere più generale che le DG competenti stanno prendendo in considerazione al fine di ampliare il ruolo del comitato direttivo comune per i progetti informatici per supervisionare tutti i sistemi informatici comuni e condivisi all’interno della famiglia “ricerca” e sviluppare un’architettura dei sistemi informatici che garantisca la loro interoperabilità e la coerenza dei processi di lavoro.

La rete dati interna è uno dei sette servizi informatici interni classificati come essenziali per l'intera Commissione nel contesto dei piani di continuità dell’attività. Mentre il funzionamento della rete dati interna può essere considerato ragionevolmente affidabile, occorre migliorare la gestione della rete (rafforzando la gestione delle modifiche alla configurazione della rete e fornendo agli utenti l’elenco completo dei servizi offerti) e i meccanismi di sicurezza logica (adottando anche norme a livello centrale relative alla sicurezza e orientamenti per assicurare la sicurezza del sistema e la continuità del servizio). Dall’audit sono emerse questioni di governance relative al quadro della sicurezza dei sistemi informativi che hanno provocato ritardi significativi nell’elaborazione delle modalità di esecuzione e nell’effettiva applicazione di alcune misure di sicurezza. Per risolvere la questione, l’audit ha raccomandato in particolare una maggiore chiarezza sui ruoli di ADMIN/DS e DIGIT relativamente alla sicurezza informatica e una cooperazione stretta e strutturata fra i due per elaborare norme relative alla sicurezza informatica, basandosi sulle competenze disponibili.

Recuperi e rettifiche finanziarie

Un'attività di audit effettuata in due DG trasversali e in quattro operative ha affrontato la gestione del recupero di somme indebitamente pagate in gestione centralizzata[4]. Sono state formulate raccomandazioni su ogni fase del processo di recupero: numerose DG operative dovrebbero migliorare gli strumenti di monitoraggio al fine di fornire informazioni maggiormente dettagliate e aggiornate per individuare gli importi pagati indebitamente; sarebbe opportuno rendere più sistematica l'elaborazione di previsioni delle entrate e il loro monitoraggio per garantire che tutti gli ordini di recupero siano emessi e controllare attentamente le scadenze per emettere le lettere di pre-informazione e gli ordini di recupero; i ritardi nei processi di recupero dovrebbero essere ridotti, grazie a un monitoraggio più regolare. In questo contesto, in una delle agenzie esecutive oggetto dell'audit è stato individuato un problema specifico: poiché le agenzie esecutive hanno personalità giuridica e pertanto il proprio servizio giuridico, la Commissione non è responsabile quando un ordine di recupero emesso da una di esse, o la relativa decisione, sono contestati dal contraente. In alcuni casi, c’è il rischio di non poter recuperare i fondi pagati indebitamente. In mancanza di vincoli giuridici, questo rischio potrà essere ridotto concludendo un accordo di servizio fra le agenzie esecutive e il servizio giuridico della Commissione, per stabilire le condizioni alle quali quest’ultimo fornisce supporto giuridico alle agenzie nel processo di recupero.

Le rettifiche finanziarie e i recuperi nel quadro dei fondi strutturali sono stati oggetto di due revisioni. Le DG che si occupano dei fondi strutturali si sono impegnate notevolmente per svolgere quanto previsto dal piano di azione entro i termini fissati e il SAI ha riconosciuto la complessità dei processi di rettifica finanziari sia a livello della Commissione sia in relazione a quanto riferito dagli Stati membri. Nelle relazioni presentate, si parla delle problematiche di cui tenere conto, relative alla necessità di armonizzare la data alla quale conviene contabilizzare le previsioni delle entrate e alla procedura di comunicazione trimestrale delle rettifiche finanziarie alla DG BUDG. La capacità di monitoraggio della Commissione sarà notevolmente migliorata grazie a una visione d’insieme di tutte le potenziali rettifiche finanziarie in corso e della tempestività degli audit che alimentano il processo di rettifica finanziaria.

Dall'audit effettuato sul recupero delle ammende non sono emerse mancanze significative relative all’efficacia del processo di recupero.

PMO (gestione finanziaria e circuiti finanziari)

L'audit di follow-up sui circuiti finanziari e sulla gestione finanziaria del PMO ha dimostrato che le raccomandazioni non sono state messe in atto in modo adeguato ed efficace. Ciò è in parte dovuto alle difficoltà incontrate nell’attuazione del nuovo sistema informatico per la gestione delle carriere, dei diritti e delle paghe (SYSPER2, IRIS e NAP). Resta ancora da assicurare la qualità (accuratezza e completezza) dei dati personali e l’interoperabilità dei sistemi coinvolti e garantire che tutti i documenti necessari relativi a ciascuna persona siano mantenuti in un unico sistema informativo generale. Altre raccomandazioni in sospeso riguardano la necessità di potenziare i controlli operativi e ex-post e la gestione dei fascicoli relativi al personale, l'elaborazione di una tabella aggiornata delle responsabilità sottodelegate, la documentazione delle procedure e delle liste di controllo e l'aggiornamento delle descrizioni delle mansioni.

Per la gestione dei pagamenti delle spese di missione, l’audit raccomandava di migliorare il sistema di controlli ex-ante , al fine di ridurre il numero di errori, e di organizzare una formazione per i funzionari addetti ai pagamenti per evitare rimborsi inesatti o multipli. La direzione del PMO ha stabilito un piano d’azione per affrontare tutte queste problematiche.

Sicurezza

A seguito di un audit sul controllo della sicurezza alla Commissione, gestito dalla direzione “sicurezza” della DG ADMIN, il SAI ha formulato una serie di raccomandazioni riguardanti, inter alia , la necessità di migliorare gli aspetti seguenti: il quadro normativo e gli accordi bilaterali, la definizione dei ruoli e delle competenze dei responsabili della sicurezza a livello locale, il processo di autorizzazione di sicurezza, la comunicazione sistematica sullo stato della sicurezza alla Commissione in generale e le norme di sicurezza per la protezione di informazioni sensibili non classificate. I risultati di questo audit saranno tenuti in considerazione nel riesame della direzione sulla politica di sicurezza alla Commissione.

Politiche esterne

Dalle relazioni di follow-up sulle politiche esterne è emerso che la Commissione deve prestare attenzione particolare all’attuazione delle precedenti raccomandazioni riguardanti questo settore[5].

L'audit di follow-up relativo all’Accordo quadro finanziario e amministrativo (FAFA) ha confermato che cinque raccomandazioni su otto sono state chiuse grazie a progressi significativi. Tuttavia, sono stati notati dei ritardi nell’attuazione, in particolare della raccomandazione (in sospeso) di concordare ulteriori strumenti per ottenere garanzie dalle Nazioni Unite.

Sono stati effettuati tre nuovi audit[6] sulle politiche esterne, due dei quali si sono conclusi con un parere di audit parzialmente sfavorevole. Nel caso dell'audit sulla gestione dei progetti regionali, un tale parere risulta da serie riserve relative al segretariato della SADC (Southern African Development Community - Comunità per lo sviluppo dell’Africa australe) e dalla situazione della delegazione della Commissione europea in Botswana. Altre problematiche segnalate sono la forte carenza di personale, la lunga fase d’avvio dei progetti, l’assenza di procedure razionali per il FES (Fondo europeo di sviluppo) e la SADC, la scarsa integrazione fra componenti nazionali e regionali e, più in generale, la necessità di rafforzare i meccanismi di monitoraggio in gestione congiunta relativamente alle organizzazioni regionali dei paesi ACP. Nel caso dell'audit sulla gestione finanziaria del programma per l’America Latina, il parere negativo (contestato dal servizio oggetto dell'audit) riguardava le mancanze individuate nella gestione decentrata a livello di delegazioni in America Latina: insufficiente valutazione ex-ante della conformità al regolamento finanziario e altre mancanze che limitano notevolmente l’affidabilità attesa dai principali livelli di controllo (per esempio l’insufficiente monitoraggio dei progetti e del portafoglio e la scarsa qualità degli audit obbligatori sui progetti).

Follow-up

Nonostante la nuova strategia di follow-up, maggiormente basata sul rischio, una parte significativa del lavoro di audit è ancora connessa ai follow-up. Il follow-up del 2007 sull’esame esterno della qualità delle strutture di audit interno è stato una delle principali attività. Complessivamente il risultato è stato positivo poiché alla grande maggioranza delle strutture di audit interno (26 su 29) restavano da attuare non più di due raccomandazioni (del tutto o in parte).

Gli altri audit di follow-up hanno rilevato undici casi (relativi a AIDCO, EAC, ECFIN, ELARG, OIB, PMO, RELEX, RTD e SANCO) in cui restava da attuare più di una raccomandazione. In cinque di questi casi (riguardanti OIB, PMO, AIDCO/ECHO e ELARG), i progressi compiuti nell’attuazione erano chiaramente insufficienti, con oltre metà delle raccomandazioni ancora da attuare.

Due volte l’anno viene inviata al CCA una relazione di avanzamento più dettagliata. L’ultima di queste segnalava che il 29% delle raccomandazioni (2 su 3 per le “essenziali” e 41 su 147 per le “molto importanti”) avevano un ritardo di oltre sei mesi (rispetto al 25% dell’anno scorso, ossia 7 su 14 delle “essenziali” e 37 su 138 delle “molto importanti”).

4. CONCLUSIONI

In base agli audit, alle revisioni e alle altre attività connesse effettuate nel 2008 dalla Commissione, si possono formulare le conclusioni seguenti:

Conclusione 1: sono stati compiuti ulteriori progressi, ma occorrono altri miglioramenti

Nel corso degli audit, revisioni e consulenze, il SAI ha notato ulteriori miglioramenti nei sistemi di controllo interno della Commissione. Nel 2007 sono state formulate sei raccomandazioni essenziali e nessuna nel 2008. Dal 2007 al 2008, il numero di pareri sfavorevoli o parzialmente sfavorevoli espressi nelle nuove relazioni di audit è calato da 6 a 4. Tuttavia, occorrono ulteriori miglioramenti.

Ad esempio, vari aspetti della gestione finanziaria possono ancora essere migliorati:

- sono stati compiuti progressi significativi riguardo alla completezza e alla coerenza delle statistiche relative ai recuperi/rettifiche finanziarie della Commissione. Ad esempio, la DG REGIO e la DG EMPL, in collaborazione con la DG BUDG, hanno cominciato a elaborare una tabella complessiva sulle rettifiche finanziarie (già realizzate o in corso): questo migliorerà notevolmente la pista di audit dei controlli pluriennali nella gestione condivisa. Tuttavia, nei settori in gestione centralizzata si notano ordini di recupero arretrati. Le procedure interne di recupero devono pertanto essere semplificate e accorciate;

- occorre rivalutare se è opportuno applicare in maniera generalizzata un limite di rilevanza degli errori del 2%, sia alle normali operazioni finanziarie sia ad alcuni progetti particolarmente complessi o sensibili. Il concetto proposto di "rischio di errore tollerabile", quando e se verrà approvato dal Consiglio e dal Parlamento, sarà più appropriato e in futuro potrebbe migliorare il livello di garanzia di affidabilità ottenibile per la gestione finanziaria in taluni settori;

- è stata richiamata l'attenzione sulla necessità di un solido controllo delle procedure di aggiudicazione degli appalti, in particolare nei casi in cui parti significative delle attività esternalizzate vengono assegnate a un numero limitato di offerenti, esponendo la Commissione al rischio di concentrazione del mercato.

Per quanto riguarda la sicurezza, sono stati compiuti progressi notevoli e gli audit di follow-up hanno confermato che le difficoltà incontrate nel garantire che le delegazioni interessate della Commissione disponessero degli strumenti adeguati per trattare informazioni classificate dell'UE sono state risolte. Le conclusioni dell'audit hanno anche costituito un contribuito utile alla revisione generale della politica di sicurezza della Commissione, effettuata nel 2008.

Le norme in materia di etica richiedono una costante attenzione e durante l'anno sono state lanciate iniziative a livello centrale e delle DG per rafforzare ulteriormente il quadro etico della Commissione e sensibilizzare maggiormente il personale. Il SAI non ha ancora espresso un parere di audit sul quadro etico della Commissione ma seguirà una piano di azioni che si estende fino alla fine del 2010.

La tempestiva attuazione delle raccomandazioni essenziali e molto importanti da parte dei servizi della Commissione è una priorità costante. Il comitato di controllo degli audit, coadiuvato dal SAI, richiede alle DG di rendere conto dell'attuazione dei loro piani di azione. I solleciti che invia ai Commissari responsabili dei servizi interessati, che sono solitamente efficaci, migliorano l'attività di follow-up e facilitano il riesame dei rischi residui.

Conclusione 2: informatica

L'ampio lavoro di audit relativo alle questioni informatiche ha mostrato l'importanza di un ambiente informatico efficace ed efficiente per la buona attuazione delle politiche della Commissione. Un maggiore impegno per dare seguito alle precedenti raccomandazioni, un approccio sistemico integrato atto a fornire una visione d'insieme di tutti gli sviluppi informatici in qualsiasi momento e la necessità di dispositivi di sicurezza completi che assicurino, inter alia , la continuità delle attività sono aspetti che rivestono un'importanza sempre maggiore. Una migliore gestione dei progetti e dei prestatori di servizi è anch'essa un elemento chiave di successo.

Conclusione 3: cultura di audit fortemente integrata

Il secondo esame esterno della qualità del SAI ha dimostrato che il servizio è pienamente conforme agli "standard internazionali di pratica professionale per l’audit interno". Il SAI, all'interno della Commissione, è un motore di cambiamento positivo integrato e riconosciuto, che si occupa, insieme alle strutture di audit interno, di tutti i rischi individuati con il piano strategico di audit 2007-2009.

Sebbene il piano di audit del SAI si concentri in larga misura sulla gestione finanziaria, esso riguarda anche settori quali la governance (ad esempio, l'etica), l'informatica, la sicurezza e le misure operative (ad esempio, l'attuazione della legislazione comunitaria). Come dimostra la presente relazione, il lavoro del SAI contribuisce a richiamare l'attenzione sui rischi e sui settori dove occorre migliorarne il controllo: è quindi importante che il controllo dei rischi non finanziari continui a essere oggetto di attenzione in tutta la Commissione.

[1] La presente relazione comprende anche alcune relazioni elaborate nel 2008 ma terminate all’inizio del 2009.

[2] La presente relazione comprende anche alcune relazioni elaborate nel 2008 ma terminate all’inizio del 2009.

[3] Si veda la sezione dedicata ai recuperi.

[4] L’audit riguardava inoltre il recupero di prestiti rimborsabili a determinate condizioni (relativi ai progetti MEDIA).

[5] Nel caso del secondo follow-up sull'audit approfondito della DG AIDCO, sei raccomandazioni su ventidue avevano un ritardo di oltre un anno rispetto al termine iniziale e nel caso del follow-up sui controlli ex-post alla DG ELARG, 10 raccomandazioni su 15 erano ancora in corso di attuazione e due erano state trasformate in una nuova raccomandazione.

[6] Uno dei quali è stato effettuato dalla struttura di audit interno della DG AIDCO in collaborazione con il SAI.