Progetto di decisione dei Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del Cancelliere della Corte di giustizia, dei Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio assunzioni delle Comunità europee /* COM/2002/0126 def. */





Progetto di Decisione dei Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del Cancelliere della Corte di giustizia, dei Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio assunzioni delle Comunità europee (presentati dalla Commissione) RELAZIONE L'articolo 2 dello statuto, modificato dal regolamento n. 3947/92 del Consiglio, stabilisce che "due o più istituzioni possono affidare ad una di esse o ad un organismo interistituzionale l'esercizio dei poteri devoluti all'autorità che ha il potere di nomina nel settore delle assunzioni". Esso costituisce pertanto la base giuridica adeguata per l'istituzione di un Ufficio mediante decisione comune delle istituzioni. La cooperazione interistituzionale in questo ambito è stata utilizzata, ad esempio in occasione dei due precedenti allargamenti, in settori quali l'organizzazione di concorsi per linguisti, revisori dei conti, segretari o altri. Il quadro attuale della cooperazione interistituzionale presenta tuttavia alcuni limiti, in particolare per quanto riguarda la disparità delle procedure, l'organizzazione separata di diversi concorsi o la presenza, in ciascuna istituzione, di servizi preposti all'organizzazione di concorsi e selezioni. È opportuno pertanto istituire un quadro unico per l'organizzazione dei concorsi e mettere in comune le risorse destinate a tal fine. Tale quadro unico consentirà di realizzare economie di scala, in particolare nel contesto del futuro allargamento. Esso avrà inoltre effetti positivi in termini di armonizzazione e professionalizzazione delle procedure di selezione utilizzate dalle istituzioni, con benefici non solo per quest'ultime ma anche per i cittadini dell'Unione, per i quali la procedura di selezione è spesso il primo e unico contatto con le istituzioni. Alcune iniziative in questo senso sono già state avviate a partire dal marzo 2000 nel contesto del libro bianco relativo alla riforma della Commissione. In questa prospettiva, il 26 febbraio 2001 la Commissione ha proposto di istituire un Ufficio assunzioni interistituzionale. I due progetti di decisione interistituzionale proposti sono stati messi a punto da un gruppo di lavoro interistituzionale creato su iniziativa dei Segretari generali che nel luglio 2001 ne hanno approvato le conclusioni. I due progetti di decisione sono stati in seguito adottati dalla Commissione in data 30 ottobre 2001 e quindi trasmessi per consultazione al Comitato dello statuto in data 7 dicembre 2001. Spetta ora alle istituzioni adottare la decisione di creare l'Ufficio in questione. A tal fine, i Segretari generali, applicando lo statuto nel settore delle assunzioni, dovranno adottare di comune accordo le misure necessarie all'attuazione di tale decisione. Progetto di Decisione dei Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, del Cancelliere della Corte di giustizia, dei Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del rappresentante del Mediatore relativa all'organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio assunzioni delle Comunità europee I Segretari generali del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, Il cancelliere della Corte di giustizia, I Segretari generali della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e il rappresentante del Mediatore, visto lo statuto dei funzionari delle Comunità europee e il regime applicabile agli altri agenti di tali Comunità, definiti nel regolamento (CEE, EURATOM, CECA) n. 259/68, [1] [1] GU L 56 del 4.3.1968, pag. vista la decisione del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni e del Mediatore del... che istituisce l'Ufficio assunzioni delle Comunità europee, in particolare l'articolo 5 [2], [2] GU..., pag. considerando quanto segue: (1) In virtù dell'articolo 27 dello statuto, le istituzioni devono fare in modo che le assunzioni assicurino loro la collaborazione di funzionari dotati delle più alte qualità di competenza, rendimento e integrità, assunti secondo una base geografica quanto più ampia possibile tra i cittadini degli Stati membri delle Comunità, senza distinzione di razza, di credo politico, filosofico o religioso, di sesso od orientamento sessuale ed indipendentemente dal loro stato civile o dalla loro situazione familiare. (2) L'allegato III dello statuto definisce all'articolo 1 punto 1, terzo comma, le competenze della commissione paritetica comune e, all'articolo 3, secondo comma, le modalità di designazione dei membri della giuria per l'organizzazione dei concorsi generali. DECIDONO: Articolo 1 Compiti dell'Ufficio 1. L'Ufficio è incaricato di organizzare concorsi generali al fine di garantire alle istituzioni delle Comunità europee i servizi di funzionari reclutati nelle migliori condizioni finanziarie e di professionalità. L'Ufficio stabilisce l'elenco dei candidati risultati idonei per consentire alle istituzioni l'assunzione di personale altamente qualificato e rispondente ai bisogni definiti dalle stesse istituzioni. 2. Più in particolare, l'Ufficio ha i seguenti compiti: a) a richiesta di una singola istituzione organizza concorsi generali al fine di stabilire elenchi di idoneità per la nomina dei funzionari. I concorsi sono organizzati nel rispetto delle disposizioni dello statuto, sulla base dei criteri armonizzati fissati in conformità dell'articolo 6, lettera c) e del programma di lavoro approvato dal consiglio di amministrazione; b) agisce in stretta collaborazione con le istituzioni al fine di valutare le necessità future in materia di personale e di predisporre un programma di concorsi per rispondere a tali necessità nei tempi opportuni; c) mette a punto metodi e tecniche di selezione sulla base delle migliori pratiche e conformemente alle competenze richieste per le differenti categorie del personale delle istituzioni; d) gestisce e controlla l'utilizzo degli elenchi degli idonei; e) presenta alle istituzioni relazioni annuali sulle sue attività. Articolo 2 Responsabilità delle istituzioni L'autorità che ha il potere di nomina di ciascuna istituzione mette a disposizione dell'Ufficio un numero sufficiente di membri della giuria, assessori e sorveglianti sulla base delle "quote" approvate dal consiglio di amministrazione come previsto dall'articolo 6, lettera i), per consentire il corretto svolgimento delle procedure di selezione conformemente alle disposizioni dell'articolo 3 dell'allegato III dello statuto. Articolo 3 Altri servizi 1. Sulla base di un accordo tra il direttore dell'Ufficio e qualsiasi organo, ufficio o agenzia, l'Ufficio può organizzare procedure di selezione finalizzate all'assunzione di personale da parte di tale organo, ufficio o agenzia. Prima di concludere un tale accordo, il direttore dell'Ufficio chiede l'approvazione del consiglio di amministrazione. Ogni accordo di questo tipo deve includere le modalità finanziarie relative ai servizi forniti dall'Ufficio. 2. Se del caso, l'Ufficio può fornire un sostegno tecnico nei concorsi interni organizzati dai singoli organi, istituzioni, uffici o agenzie. 3. Su richiesta di un'istituzione, l'Ufficio organizza la procedura di selezione degli altri agenti al fine di stabilire elenchi di idonei e/o basi di dati a cui tutte le istituzioni possano attingere per l'assunzione di altri agenti. 4. Queste attività sono incluse nel programma di lavoro dell'Ufficio conformemente all'articolo 6, lettera f), purché l'istituzione in questione presenti la domanda tempestivamente. Articolo 4 Reclami e domande 1. Il direttore dell'Ufficio esercita i poteri che sono conferiti all'autorità che ha il potere di nomina in virtù dell'articolo 90 dello statuto per ogni domanda e reclamo relativi ai compiti dell'Ufficio. 2. In caso di reclami, il direttore dell'Ufficio, qualora intenda confermare la sua decisione iniziale, consulta il presidente del consiglio di amministrazione. 3. L'Ufficio risponde alle domande inoltrate dal Mediatore europeo per tutte le questioni di sua competenza ai sensi della presente decisione. Articolo 5 Consiglio di amministrazione 1. È istituito un consiglio di amministrazione dell'Ufficio composto da un membro per ognuna delle istituzioni (designato dalle stesse) e tre rappresentanti del personale, in qualità di osservatori, nominati di comune accordo dai comitati del personale delle istituzioni. 2. Il consiglio di amministrazione designa un presidente che viene scelto tra i suoi membri con votazione a maggioranza semplice e che resta in carica due anni. 3. Il consiglio di amministrazione adotta il proprio regolamento interno con votazione a maggioranza semplice dopo averlo sottoposto all'esame delle istituzioni. 4. Il consiglio di amministrazione si riunisce su iniziativa del presidente o su richiesta di uno dei membri. 5. Quando il consiglio di amministrazione adotta una decisione a maggioranza semplice ogni istituzione dispone di un voto. In caso di parità il voto del presidente è decisivo. 6. Quando il consiglio di amministrazione delibera a maggioranza qualificata, i voti sono ripartiti come segue tra le istituzioni: Commissione, 18 voti; Parlamento europeo, 7 voti; Consiglio, 7 voti; Corte di giustizia, 3 voti; Corte dei conti, 2 voti; Comitato economico e sociale: 2 voti; Comitato delle regioni, 2 voti. Mediatore europeo, 1 voto; La maggioranza qualificata è di 24 voti. Articolo 6 Funzioni del consiglio di amministrazione Nell'interesse comune delle istituzioni, il consiglio di amministrazione svolge le seguenti funzioni: a) approva, a maggioranza qualificata, le norme di funzionamento dell'Ufficio; b) approva, a maggioranza semplice, la struttura organizzativa dell'Ufficio su proposta del direttore dello stesso; c) approva, a maggioranza semplice, i principi della politica di selezione che sarà messa in atto dall'Ufficio su proposta del direttore dello stesso; d) nell'ambito della procedura di bilancio e deliberando a maggioranza semplice, redige, in base a un progetto elaborato dal direttore dell'Ufficio, uno stato di previsione delle entrate e delle spese dell'Ufficio, che trasmette poi alla Commissione affinché essa possa stabilire lo stato di previsione delle entrate e delle spese della Commissione; in questo stesso ambito propone alla Commissione gli adeguamenti dell'organico dell'Ufficio che esso ritiene necessari; e) approva, a maggioranza semplice, la natura e le tariffe delle prestazioni supplementari che l'Ufficio può effettuare a titolo oneroso per le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie, come pure le condizioni in cui tali prestazioni possono essere effettuate; f) sulla base di una proposta del direttore dell'Ufficio, approva all'unanimità il programma di lavoro e, in particolare, la pianificazione e il calendario dei concorsi da organizzare. Il programma di lavoro deve includere anche i servizi non connessi con i concorsi generali organizzati per le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie. g) approva, a maggioranza qualificata, in base a un progetto elaborato dal direttore dell'Ufficio, una relazione annua di gestione che riguarda in particolare tutte le voci di entrata e di spesa relative ai lavori effettuati e alle prestazioni fornite dall'Ufficio; anteriormente al 1° maggio di ogni anno, sulla scorta della contabilità analitica, trasmette alle istituzioni la relazione sull'esercizio precedente; h) approva, a maggioranza semplice, aggiornandola ogni tre anni, una ripartizione giusta ed equilibrata dei costi variabili e diretti da imputare a fini analitici a ciascuna delle istituzioni; i) sulla base delle necessità in materia di assunzioni, decide, a maggioranza semplice, le modalità in base alle quali ciascuna istituzione mette a disposizione dell'Ufficio un numero adeguato di membri di giuria, assessori e sorveglianti; j) approva, a maggioranza semplice, le condizioni alle quali l'Ufficio può concedere il suo accordo alle istituzioni per l'organizzazione di concorsi propri conformemente all'articolo 2, paragrafo 1, della decisione delle istituzioni. Articolo 7 Nomina del personale 1. L'Ufficio è guidato da un direttore nominato dalla Commissione previo parere favorevole del consiglio di amministrazione espresso a maggioranza semplice. Il consiglio di amministrazione collabora fattivamente all'espletamento delle procedure necessarie, prima della nomina del direttore, e in particolare alla redazione degli avvisi di posto vacante e all'esame delle candidature. 2. Il direttore dell'Ufficio è l'autorità che ha il potere di nomina del personale dell'Ufficio. 3. La Commissione, per quanto riguarda il direttore dell'Ufficio, e quest'ultimo per quanto riguarda il personale di cui è l'autorità che ha il potere di nomina, informano il consiglio di amministrazione delle nomine, della firma di contratti, delle promozioni o dell'adozione di provvedimenti disciplinari nei confronti dei funzionari e altri agenti. 4. I funzionari di tutte le istituzioni delle Comunità sono informati in tempo utile dei posti vacanti presso l'Ufficio, non appena l'AIPN abbia deciso di coprire tali posti. 5. Il direttore dell'Ufficio è designato per un periodo di cinque anni e il suo mandato è rinnovabile per una volta. Articolo 8 Funzioni del direttore dell'Ufficio, gestione del personale 1. Il direttore dell'Ufficio è responsabile del buon funzionamento dello stesso. Nell'ambito delle competenze del consiglio di amministrazione, il direttore agisce sotto l'autorità di quest'ultimo. Provvede al segretariato del consiglio di amministrazione e rende conto a quest'ultimo dell'esecuzione delle proprie funzioni, presentandogli qualsiasi suggerimento utile per il buon funzionamento dell'Ufficio. 2. Le procedure amministrative relative alla gestione corrente del personale, segnatamente in ordine alle retribuzioni e ai congedi, alla cassa malattia, agli infortuni sul lavoro e al pensionamento, si applicano secondo le stesse modalità in vigore per i funzionari e gli agenti della Commissione. Tale elenco non è completo e l'Ufficio può concordare con la Commissione altri ambiti di intervento. Articolo 9 Aspetti finanziari 1. La dotazione dell'Ufficio, il cui importo complessivo è iscritto su una linea di bilancio particolare della sezione del bilancio relativa alla Commissione, è indicata in modo particolareggiato in un allegato della stessa sezione. Tale allegato reca uno stato delle entrate e delle spese, suddiviso nello stesso modo delle sezioni di bilancio. 2. L'organico dell'Ufficio è allegato a quello della Commissione. 3. Sulla base di una proposta del consiglio di amministrazione e per quanto riguarda la dotazione dell'Ufficio iscritta in allegato, la Commissione delega al direttore dell'Ufficio i poteri di ordinatore e fissa i limiti e le condizioni per l'esercizio di tale delega. Per quanto riguarda le prestazioni supplementari fornite all'Ufficio a titolo oneroso, alla fine dell'esercizio il consiglio di amministrazione informa l'autorità di bilancio sulla ripartizione degli importi recuperati all'interno della linea di bilancio dell'allegato. 4. La contabilità dell'Ufficio viene tenuta conformemente alle norme e ai metodi contabili stabiliti dal contabile della Commissione. L'Ufficio mantiene una contabilità separata delle entrate derivanti dalle prestazioni fornite a titolo oneroso. Articolo 10 Riesame La presente decisione viene riesaminata dopo un periodo di tre anni dall'istituzione dell'Ufficio. Articolo 11 Data di entrata in vigore La presente decisione entra in vigore il....... Fatto a Bruxelles, Lussemburgo e Strasburgo, il............... 2002. Per il Parlamento europeo Per il Consiglio Per la Commissione Per la Corte di giustizia Per la Corte dei conti Per il Comitato economico e sociale Per il Comitato delle regioni Per il Mediatore europeo