3.2.

Fatte salve le disposizioni i cui ai punti 2.2. e 2.4. e le future disposizioni in materia di sicurezza di cui al punto 4.1, l'accesso e le modalità previsti per garantire la riservatezza dell'informazione sono fissati di comune accordo prima di trasmettere l'informazione . Tale accordo tra il membro della Commissione competente per il settore interessato e l' organo parlamentare ( rappresentato dal suo presidente ) / il titolare di un mandato che ha presentato la richiesta, prevede la scelta di una delle opzioni di cui ai punti 3.2.1 e 3.2.2 al fine di garantire il grado di riservatezza adeguato . 3.2.1. Per quanto concerne i destinatari delle informazioni riservate si dovrebbe prevedere una delle seguenti opzioni: — ▐ l'informazione destinata unicamente al presidente del Parlamento , in casi motivati da ragioni assolutamente eccezionali ; — l'Ufficio di presidenza e/o la Conferenza dei presidenti, — il presidente e il relatore della commissione parlamentare interessata; — tutti i membri (titolari e sostituti) della commissione parlamentare interessata; — tutti i deputati del Parlamento europeo. È vietato rendere pubbliche le informazioni riservate in questione o trasmetterle a qualsiasi altro destinatario senza il consenso della Commissione . 3.2.2. Per quanto concerne le modalità per il trattamento delle informazioni riservate, si dovrebbero prevedere le seguenti opzioni: a) l'esame dei documenti in una sala di lettura sicura se le informazioni sono classificate come «CONFIDENTIEL UE» e oltre; b) lo svolgimento di una riunione a porte chiuse, cui partecipano esclusivamente i membri dell'Ufficio di presidenza, i membri della Conferenza dei presidenti o i membri titolari e sostituti della commissione parlamentare competente, nonché i funzionari del Parlamento e i dipendenti del Parlamento che lavorano per i gruppi politici, che siano stati previamente designati dal presidente come aventi la «necessità di sapere» e la cui presenza sia assolutamente necessaria, a condizione che sia stato loro rilasciato il nulla osta di sicurezza del livello richiesto, tenendo conto delle seguenti condizioni: — tutti i documenti possono essere numerati, distribuiti all'inizio della riunione e nuovamente ritirati al termine di quest'ultima. Non è consentito prendere appunti né fare fotocopie; — il verbale della riunione non fa alcun riferimento all'esame del punto trattato secondo la procedura riservata. Prima della trasmissione, tutti i dati personali sono soppressi dai documenti. Le informazioni riservate trasmesse oralmente a destinatari in seno al Parlamento sono soggette a un livello di protezione equivalente a quello riconosciuto alle informazioni riservate trasmesse per iscritto. Ciò può includere una dichiarazione sull’onore ad opera dei destinatari dell'informazione di non divulgarne il contenuto a terzi. ▐ 3.2.3 Quando informazioni scritte devono essere esaminate in una sala di lettura sicura, il Parlamento assicura che siano applicate le seguenti misure: — sistema di archiviazione sicuro per le informazioni riservate ; — una sala di lettura resa sicura ▐ senza fotocopiatrici, senza telefoni, senza fax, senza «scanner» o altri mezzi tecnici di riproduzione o ritrasmissione di documenti, ecc.▐; — disposizioni di sicurezza che disciplinino l'accesso alla sala di lettura, che prevedano di firmare all'entrata in un registro apposito e una dichiarazione sull'onore con cui ci si impegna a non diffondere le informazioni riservate esaminate. 3.2.4. Ciò non preclude che altre misure equivalenti siano concordate tra le istituzioni.