[pic] | COMMISSIONE EUROPEA |

Bruxelles, 31.8.2010

COM(2010) 447 definitivo

RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

Relazione annuale all’autorità di discarico sugli audit interni effettuati nel 2009 (Articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

SEC(2010) 994

INDICE

1. Introduzione 3

1.1. La missione dello IAS: Indipendenza, obiettività e responsabilità 3

2. Contesto di lavoro e piano di audit 3

2.1. Il processo di audit interno 3

2.2. Attuazione del piano strategico di audit dello IAS 4

2.3. Accettazione delle raccomandazioni e percezione del lavoro dello IAS 4

3. Risultati e raccomandazioni principali dello IAS 5

4. Conclusioni 10

INTRODUZIONE

Lo scopo della presente relazione è informare l’autorità di discarico del lavoro svolto dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, conformemente all’articolo 86, paragrafo 4, del regolamento finanziario (RF). Essa si basa sulla relazione elaborata dallo IAS a norma dell’articolo 86, paragrafo 3, del RF, relativa ai principali risultati degli audit e, conformemente alle norme professionali, alle questioni rilevanti relative all'esposizione ai rischi e al controllo, nonché alle questioni relative al governo societario.

La presente relazione si basa sulle relazioni di audit e di consulenza completate dallo IAS nel 2009[1] nei servizi della Commissione e nelle agenzie esecutive. Essa non comprende i risultati dell'attività di audit svolte dallo IAS in altre agenzie o in altri organismi, che formano oggetto di relazioni annuali distinte.

Le risposte della Commissione ai risultati e le conclusioni del revisore interno figurano nella relazione di sintesi[2], in cui la Commissione prende posizione sulle questioni trasversali sollevate dallo IAS, dalla Corte dei conti europea e dall'autorità di discarico, nonché su quelle individuate dal comitato di controllo degli audit e nell'ambito delle proposte per la revisione triennale del regolamento finanziario.

La missione dello IAS: Indipendenza, obiettività e responsabilità

La missione dello IAS è di contribuire alla sana gestione all'interno della Commissione europea attraverso l'audit dei sistemi interni di gestione e controllo della Commissione e delle agenzie di regolamentazione ed esecutive, per valutarne l'efficacia ed ottenerne un miglioramento costante.

Lo IAS ricade sotto l'autorità del membro della Commissione responsabile per l'audit e risponde al Comitato di controllo degli audit.

Lo IAS svolge la sua attività conformemente al quadro internazionale delle pratiche professionali dell'Institute of Internal Auditors (IIA); il revisore interno ha dichiarato la propria indipendenza organizzativa al Comitato di controllo degli audit.

Nel 2009 l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie non ha riferito problemi sistemici ai sensi dell'articolo 112 delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario.

CONTESTO DI LAVORO E PIANO DI AUDIT

Il processo di audit interno

Lo IAS ha collaborato con la Corte dei conti europea e con le capacità di audit interno per coordinare la pianificazione degli audit, la presentazione periodica delle relazioni di audit, gli scambi in materia di metodologie e le opportunità di formazione in comune.

Lo IAS e le capacità di audit interno hanno una definizione comune dell'universo e della metodologia di audit per la valutazione dei rischi. La rete di capacità di audit interno (Auditnet), presieduta dallo IAS, ha continuato a costituire una piattaforma efficace per armonizzare l'approccio di audit interno in tutta la Commissione.

È stato portato a termine un programma di formazione professionale per i revisori interni nella Commissione, che comprende un corso di formazione sulla prevenzione delle frodi preparato dall'OLAF.

Attuazione del piano strategico di audit dello IAS

Il piano strategico di audit dello IAS per il 2007-2009 è stato aggiornato nel 2009 per tener conto dei risultati della valutazione annuale dei rischi di gestione e degli altri cambiamenti intervenuti negli ambienti esterni ed interni (ad esempio, cambiamenti a livello di attività, operazioni, programmi, sistemi e controlli dell'organizzazione).

Entro la fine del ciclo di programmazione 2007-2009, i sistemi di controllo interno della Commissione, che rappresentavano il 56% dell'universo di audit finanziario (66% degli impegni di bilancio 2009), dovrebbero essere stati controllati dallo IAS o dalle capacità di audit interno. La percentuale definitiva raggiunta sarà calcolata una volta che tutte le capacità di audit interno avranno presentato le cifre aggiornate. Lo IAS ha svolto inoltre un certo numero di audit nel settore non finanziario (continuità operativa, gestione dei rischi).

Nel 2009 lo IAS ha completato l'87% del suo programma di lavoro, vale a dire il 100% degli impegni C1[3] e il 66% degli impegni C2[4]. In totale sono state preparate 67 relazioni (34 di audit, 32 di follow-up e 1 di consulenza). In allegato figura l'elenco completo.

Accettazione delle raccomandazioni e percezione del lavoro dello IAS

Nel 2009 la percentuale di accettazione delle raccomandazioni di audit da parte dei servizi ad esso sottoposti è stata pari al 98,8 %.

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*Sono state accettate tutte le raccomandazioni tranne due "molto importanti" e una "importante".

Il feedback sui singoli audit da parte dei servizi verificati ha dato un risultato medio di 1,71 su una scala da 1 (valore massimo) a 4 (valore minimo) contro l'1,74 nel 2008 e l'1,86 nel 2007. Da un sondaggio condotto all'inizio del 2010 è emerso che il 78,8% dei soggetti interessati ritiene che lo IAS trasmetta un'immagine forte nel settore della governance e del controllo interno, il 90,0% ritiene che i suoi audit siano svolti con onestà, obiettività e correttezza e il 76,3% che le raccomandazioni dello IAS siano di immediata utilità (a fronte del 61,5% nel 2008 e del 48,8% nel 2007). Complessivamente, il 90,0% ritiene che il lavoro dello IAS contribuisca alla qualità dei sistemi di gestione e di controllo della Commissione e delle sue agenzie esecutive.

RISULTATI E RACCOMANDAZIONI PRINCIPALI DELLO IAS

Continuità operativa

Sono state valutate l'adeguatezza e l'efficacia della gestione della continuità operativa (Business Continuity Management, BCM) in quattro servizi. È stato riconosciuto che la gestione della continuità operativa è un processo in divenire non ancora maturo, e che dal 2006 sono stati messi in atto sforzi notevoli per svilupparla, attuarla e migliorarla. Tuttavia, lo IAS ha ritenuto che fosse necessario disporre di un migliore quadro d'insieme e di orientamenti generali più accuratamente definiti. Lo IAS ha raccomandato di attribuire la responsabilità del seguito da accordare a tali raccomandazioni ad un organismo di supervisione o di orientamento competente. Il servizio orizzontale responsabile della gestione della continuità operativa dovrebbe fornire orientamenti più dettagliati su come svolgere un'analisi d'impatto sull'attività operativa (Business Impact Analysis, BIA), migliorare il coordinamento delle questioni trasversali e delle interdipendenze e ottimizzare la pianificazione della continuità operativa. Occorre una supervisione a livello istituzionale della pianificazione della continuità operativa dei servizi. A tal fine è necessario elaborare un elenco completo delle attività essenziali. Occorre testare nella pratica i piani ed elaborare un programma di esercizi di continuità operativa a livello di istituzione, che preveda esercizi di simulazione periodici e obbligatori.

Gestione dei rischi

Il quadro attuale di gestione dei rischi è stato introdotto nel 2005 insieme ad un piano d'azione da attuare nel periodo 2005-2007. L'attività di audit svolta nel 2009 in due servizi orizzontali e due servizi operativi ha valutato sia l'adeguatezza del quadro di gestione dei rischi che l'efficacia della sua attuazione.

L'audit ha confermato che il quadro di gestione dei rischi della Commissione è coerente con il valore di riferimento internazionalmente accettato, ossia il modello di gestione dei rischi aziendali COSO, e che costituisce una buona base per la gestione dei rischi.

Lo IAS ha raccomandato di rafforzare significativamente il ruolo dei servizi centrali, così da disporre di un efficace quadro d'insieme dell'attuazione della gestione dei rischi in seno alla Commissione, e assicurare che i rischi trasversali siano stati pienamente considerati e i rischi per l'istituzione nel suo insieme siano stati adeguatamente identificati. Esso ha raccomandato che i servizi centrali promuovano le migliori pratiche nella gestione dei rischi, analizzino i rischi critici riferiti dalle DG e relative risposte a livello di dirigenza, e trasmettano una versione consolidata della loro analisi al collegio.

Per migliorare la gestione e le informazioni sui rischi, è necessario chiarire alcuni concetti chiave (ad esempio, la valutazione dei rischi critici a livello sia inerente che residuale) e disporre di linee guida supplementari (ad esempio, l'applicazione del concetto di rischio tollerabile e la valutazione dei rischi dovuti alla dipendenza da partner esterni).

Anche le DG operative devono rafforzare la gestione attuale dei rischi, oltre a confermare la gestione dei rischi quale strumento efficace integrato nei loro processi gestionali.

Aggiudicazione dei contratti e gestione delle sovvenzioni

Sono stati svolti tre nuovi audit e cinque audit di follow-up relativi all'aggiudicazione dei contratti e alla gestione delle sovvenzioni nelle politiche interne.

Per quanto riguarda le procedure di aggiudicazione dei contratti nella DG CCR, vi sono rischi inerenti legati alla sua struttura decentrata e alla natura specialistica delle sue attività. Vi è una particolare esposizione al rischio dovuta al fatto di trattare materiale nucleare e di far funzionare impianti di ricerca nucleare. Lo IAS ha raccomandato di migliorare la pianificazione delle procedure di aggiudicazione degli appalti, la documentazione dei fascicoli di appalto, i controlli ex post, l'orientamento e il monitoraggio delle eccezioni.

Per le sovvenzioni accordate dalla DG ESTAT, è stato proposto di rafforzare la valutazione ex ante dei grandi progetti, di migliorare la valutazione durante la preparazione della procedura di assegnazione e di semplificare la base sulla quale i costi sono imputati alla Commissione.

Per quanto riguarda la gestione delle sovvenzioni nel quadro dello Strumento Schengen, è stato proposto di migliorare la qualità delle informazioni nelle relazioni annuali d'attività della DG JLS, includendo una sintesi dei controlli chiave previsti per i programmi che vengono attuati in modalità di gestione decentrata e presentando indicatori chiave di rendimento che confermino la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. La base giuridica dei controlli sullo strumento Schengen è risultata non sufficientemente chiara. Il ridotto tasso di esecuzione dello "Strumento Schengen 2" in Bulgaria e Romania fa sì che alcune attività fondamentali destinate a migliorare l'efficacia dei controlli alle frontiere esterne dell'UE non fossero ancora state svolte o avessero subito ritardi al momento dell'audit. Inoltre vi era il rischio che la Bulgaria non eseguisse integralmente il bilancio dello "Strumento Schengen 2". La DG JLS dovrebbe intensificare il monitoraggio dei progressi di questo paese, elaborando un piano d'azione di concerto con le autorità dello Stato membro, e valutare la possibilità di elaborare un piano per limitare la perdita di stanziamenti ove le azioni non vengano realizzate.

Per quanto riguarda la struttura dei controlli sul 7° programma quadro (PQ7) da parte della DG Ricerca, lo IAS ha raccomandato di migliorare le strategie di controllo. Pur riconoscendo che il quadro legislativo pone l'accento sulla semplificazione e sulla riduzione dei controlli ex ante sui beneficiari, gli audit evidenziano la necessità di raggiungere un equilibrio ottimale tra le misure preventive e i controlli ex post. Lo IAS ha raccomandato di adottare controlli più selettivi, se necessario basati sui rischi, e di elaborare strategie chiare di prevenzione e individuazione delle frodi. Onde ottenere un effetto deterrente i meccanismi sanzionatori previsti dai regolamenti vanno attuati anche nella pratica.

Agenzie esecutive

Sono stati svolti due audit sul bilancio operativo delegato nelle agenzie esecutive e due audit di follow-up nelle agenzie esecutive. Occorre accertarsi che le mansioni siano trasferite in maniera chiara ed organizzata dalle DG alle agenzie esecutive recentemente istituite, e che tra di esse vi sia una chiara ripartizione dei compiti. Lo IAS ha raccomandato l'adozione di un memorandum d'intesa tra ciascuna DG di appartenenza e l'agenzia esecutiva, ed una strategia chiara e formalizzata nella DG di appartenenza per verificare l'espletamento delle responsabilità dell'agenzia esecutiva in materia di spese operative.

In esito a entrambi gli audit, è stato raccomandato di istituire un sistema informatico globale integrato di gestione, al fine di migliorare la base per il monitoraggio e l'elaborazione delle relazioni sui programmi gestiti dalle agenzie esecutive.

Lo IAS ha raccomandato all'EACI di testare il suo piano di continuità operativa per assicurarne l'efficace attuazione. Inoltre, il fatto di limitare l'accesso ai sistemi informatici e ai servizi di sicurezza della Commissione potrebbe nuocere alla continuità delle operazioni delle agenzie esecutive, per via della loro forte dipendenza da alcuni di questi sistemi.

Questioni relative all'informatica

Su richiesta del comitato di controllo degli audit, sono state elaborate due lettere di gestione che riassumono i principali elementi individuati negli audit svolti negli ultimi anni sui grandi sistemi informatici e sui sistemi informatici di gestione[5].

Per i grandi progetti informatici sono stati evidenziati i seguenti aspetti: rafforzamento delle procedure informatiche di gestione dei rischi mediante una valutazione periodica e dettagliata degli stessi; elaborazione e applicazione di una metodologia formalizzata di gestione dei progetti per tutti i principali sviluppi informatici; monitoraggio più accurato del rendimento e della qualità dei fornitori informatici; attuazione di un processo completo e formalizzato di gestione delle modifiche nei sistemi informatici. È stata sottolineata l'importanza di una corretta strategia di approvvigionamento e di pianificazione dei fornitori di informatica onde evitare un'eccessiva dipendenza tecnica e l'interruzione del servizio in caso di avvicendamento dei fornitori di servizi. Sarebbe opportuno rafforzare la sorveglianza a livello aziendale per poter seguire i principali sviluppi in materia d'informatica.

I grandi sistemi informatici e i sistemi informatici di gestione presentano entrambi i seguenti rischi: mancata osservanza delle norme vigenti nell'istituzione in materia di gestione dell'informatica; mancata fornitura dei beni nei tempi dovuti e nei limiti del bilancio previsto; insoddisfazione degli utenti; utilizzazione inefficiente delle risorse e danno alla reputazione.

Per i sistemi informatici di gestione sono stati individuati fattori di rischio supplementari, collegati soprattutto alla necessità di un'adeguata gestione a livello centrale e locale: inadeguatezza degli orientamenti e della supervisione istituzionale rispetto allo sviluppo dei sistemi informatici; insufficiente chiarezza delle norme di gestione; partecipazione inadeguata delle parti interessate al processo decisionale; ripartizione inadeguata dei costi sostenuti per l'esecuzione dei progetti informatici. Se questi rischi si concretizzano, possono compromettere l'attuazione di una strategia chiara e coerente in materia d'informatica della Commissione e la realizzazione degli obiettivi del progetto. Vi è il rischio che la Commissione non faccia un uso efficiente delle notevoli risorse umane e finanziarie.

Lo IAS ha raccomandato di incaricare un organismo competente di definire la strategia e le priorità a medio e lungo termine della Commissione in materia d'informatica, e che queste siano approvate dal gruppo direttivo ABM, che ne dovrebbe controllare l'efficace attuazione. Queste priorità in campo informatico, che occorrerà stabilire per i sistemi finanziati sia da stanziamenti operativi che da stanziamenti amministrativi, dovrebbero costituire la base delle strategie informatiche delle diverse DG (‘Schémas Directeurs’) e per le procedure di assegnazione ed esecuzione del bilancio. Occorre definire più dettagliatamente le responsabilità in ordine alla gestione dei sistemi informatici delle istituzioni e rafforzare le relative procedure decisionali stabilendo l'adeguata partecipazione dei principali soggetti. L'attuale struttura di gestione dovrebbe essere rafforzata a livello di progetto, di settore e di istituzione, e dovrebbe includere la messa a punto di procedure specifiche per risolvere i disaccordi tra i servizi e il gruppo direttivo ABM. La procedura di bilancio e la verifica dei costi vanno anch'esse rafforzate.

Gestione concorrente

Gli audit dello IAS sono stati incentrati sulle responsabilità in materia di supervisione delle DG nei settori politici principali dell'agricoltura, della pesca e della coesione. Essi hanno incluso altresì audit sulle fasi di avviamento delle strategie pluriennali di controllo delle rispettive DG per il periodo di programmazione 2007-2013.

Nel settore dell'agricoltura è stato effettuato un audit sui rimborsi degli aiuti diretti agli Stati membri e sul monitoraggio dell'applicazione del sistema integrato di gestione e di controllo (SIGC) in specifici Stati membri in cui sono state individuate gravi carenze, nonché in un paese candidato. Lo IAS ha concluso che l'iniziazione, la verifica e l'autorizzazione dei pagamenti agli Stati membri stanno funzionando in maniera soddisfacente e che negli ultimi anni la Commissione ha verificato attentamente l'attuazione del SIGC nei paesi esaminati. Per quanto riguarda lo sviluppo rurale, lo IAS ha riscontrato che il sistema di controllo interno istituito offre ragionevoli garanzie circa il conseguimento degli obiettivi fissati per il periodo di programmazione FEASR 2007-2013. Tuttavia, il coordinamento interno potrebbe essere migliorato, per assicurare che tutte le informazioni pertinenti riguardanti i risultati degli audit siano sistematicamente messe a disposizione delle unità geografiche dello sviluppo rurale e che queste informazioni siano regolarmente consultate.

Per quanto riguarda il Fondo europeo per la pesca, lo IAS ha raccomandato alla DG MARE di rafforzare il processo in atto di monitoraggio dell'attuazione negli Stati membri e fornire una documentazione qualitativamente migliore. La DG MARE dovrebbe adottare un piano di audit dettagliato e istituire modalità di lavoro documentate concordate con la DG REGIO e la DG EMPL quando tratta con le stesse autorità nazionali di audit. Lo IAS ha raccomandato inoltre alla DG MARE di includere le procedure di prevenzione e individuazione delle frodi nella sua strategia di audit.

Nel settore della coesione, lo IAS ha esaminato i controlli effettuati dalla DG REGIO e dalla DG EMPL sui sistemi di gestione e di controllo che gli Stati membri avevano annunciato per il periodo di programmazione 2007-2013. Lo IAS ha constatato che, sebbene i controlli siano stati svolti correttamente, la procedura ha risentito dei ritardi accumulati dai servizi degli Stati membri. Lo IAS ha espresso preoccupazione circa la qualità delle informazioni fornite dagli Stati membri e ha raccomandato alle DG di verificarle nella prossima fase del processo di rafforzamento delle garanzie. Lo IAS concorda con la Corte dei conti europea nell'affermare che il periodo di programmazione è iniziato da troppo poco tempo per poter concludere che i cambiamenti apportati alle norme e ai sistemi di controllo hanno determinato una riduzione del numero di errori nei pagamenti a livello di beneficiari finali. Gli audit hanno evidenziato la necessità che le DG definiscano più esplicitamente le proprie strategie di audit, e in particolare la misura in cui tengono conto dei risultati dell'attività di audit dello Stato membro. Si potrebbe adottare una strategia di audit più efficacemente coordinata tra la Commissione e gli Stati membri, o anche effettuare audit comuni, particolarmente quando audit differenti riguardano le stesse autorità nazionali di audit.

Gestione patrimoniale (Asset management)

Un audit sulle procedure d'inventario gestite dall'OIB (escluso il centro di gestione delle attrezzature informatiche) ha riscontrato che la base giuridica era obsoleta e non vi erano elementi atti a dimostrare che i controlli d'inventario periodici erano stati effettuati regolarmente. Lo IAS ha sottolineato l'importanza di chiarire i ruoli e le responsabilità, di documentare le procedure e il coordinamento quali requisiti per l'efficacia della procedura.

Una sintesi dei risultati principali dell'audit inerente il progetto di gestione delle forniture e degli attivi (Supply and Assets Management SAM) figura nella sezione dedicata alle questioni informatiche.

Politiche esterne

L'audit sul bilancio della politica estera e di sicurezza comuni (PESC) ha constatato che, a causa delle responsabilità comune con il Consiglio, la Commissione ha un'influenza solo marginale sull'attuazione operativa e sulle capacità delle azioni PESC. Lo IAS non ha potuto ottenere ragionevoli garanzie sulla gestione del bilancio della PESC. Si raccomanda alla Commissione di assicurare la piena conformità con i requisiti giuridici relativi alle valutazioni ex ante. Si potrebbe ovviare ai ritardi osservati nell'avvio e nell'esecuzione delle azioni PESC, in collaborazione con il Consiglio, migliorando la qualità degli orientamenti (manuali procedurali), adottando procedure standardizzate e mettendo a disposizione un insieme di strumenti ("borsa degli attrezzi"). Lo IAS ha individuato un rischio di sottoutilizzazione significativa nell'ambito delle missioni civili di gestione delle crisi della PESC e la necessità di adottare una strategia per le missioni in loco, un rendiconto armonizzato e procedure di chiusura puntuali.

Un audit sulla gestione finanziaria del regime di aiuto alimentare ha permesso di ottenere ragionevoli garanzie sul conseguimento degli obiettivi prefissati. Gli audit sulla politica di vicinato e sulla chiusura dei programmi CARDS e PHARE hanno dato luogo alla formulazione di raccomandazioni per migliorare i controlli e ha sottolineato i rischi connessi ad una frequente rotazione del personale.

Follow-up delle raccomandazioni di audit precedenti

I servizi oggetto di audit hanno elaborato piani d'azione per dare seguito alle raccomandazioni dello IAS. L'attuazione di questi piani viene verificata secondo il sistema "issue-tracking" nel corso di audit di follow-up.

Dei 34 audit di follow-up ultimati nel 2009, 24 hanno concluso che tutte le raccomandazioni formulate nelle relazioni di audit iniziali erano state messe in pratica e altri sei audit hanno concluso che soltanto una raccomandazione non era ancora stata attuata interamente.

Si registrano miglioramenti nella percentuale complessiva di attuazione delle raccomandazioni degli audit interni. Le più recenti statistiche (al 29 gennaio 2010) indicano che il 26% delle raccomandazioni "molto importanti" (41 su 159) registravano un ritardo di oltre sei mesi, rispetto al 29% rilevato l'anno precedente.

CONCLUSIONI

Sulla base degli audit e delle attività collegate, conclusi nel 2009, si possono trarre le seguenti conclusioni:

Conclusione 1: sono stati compiuti nuovi progressi, ma occorrono ulteriori miglioramenti

Lo IAS ha riscontrato miglioramenti costanti nell'ambiente di controllo interno della Commissione, grazie agli sforzi volti ad ottenere una DAS senza riserve. Tuttavia, lo IAS ha constatato che sono necessari ulteriori miglioramenti in diversi aspetti della gestione finanziaria:

- gestione concorrente:

- Per quanto riguarda la gestione di sovvenzioni nell'ambito dello Strumento Schengen II, e nonostante sia stata concessa una proroga dei contratti e siano state decise modifiche sulla ripartizione dei fondi tra la parte Schengen e il flusso di cassa, sarà necessario definire più dettagliatamente i profili di rischio e adeguare di conseguenza gli audit di chiusura, mentre la DG JLS dovrà sorvegliare attentamente l'esecuzione del bilancio;

- Occorre adoperarsi per migliorare il coordinamento generale delle strategie di audit dei servizi della Commissione responsabili della gestione dei fondi strutturali, aumentando nel contempo la copertura delle autorità di audit comuni. I risultati dell'inchiesta avviata nel 2009 allo scopo di riesaminare l'attività delle autorità di audit consentiranno alla Commissione di fare affidamento sui pareri formulati e, di conseguenza, di ridurre il numero dei propri audit in loco.

- Gestione diretta:

- Per quanto riguarda la procedura d'inventario, la base giuridica è stata riveduta e l'OIB deve attuare integralmente i requisiti di controllo;

- Nonostante i punti di forza del suo gruppo consultivo sugli appalti pubblici, la procedura di appalto della DG CCR dev'essere sostanzialmente migliorata, soprattutto per quanto concerne la documentazione delle eccezioni, la pianificazione, la qualità dei controlli ex post e le motivazioni fornite per la dipendenza di mercato.

- Nel settore della ricerca, è stata sottolineata la necessità di una strategia di individuazione e prevenzione delle frodi e di miglioramento degli orientamenti sull'attuazione di controlli in merito alla redditività finanziaria. Tuttavia, sono stati già apportati alcuni miglioramenti ai sistemi di controllo interno di gestione del settimo programma quadro (ad esempio, il bilanciamento tra controlli ex ante ed ex post e la definizione di una procedura di gestione dei fondi di garanzia).

- Gestione centralizzata indiretta – attuazione delle azioni della PESC; sono stati fatti progressi per quanto riguarda i requisiti che le missioni PESC devono soddisfare in relazione alla gestione centralizzata indiretta, la preparazione, il supporto e il monitoraggio delle missioni PESC e la procedura di chiusura dei contratti PESC. La DG RELEX deve attuare altre azioni per rispettare pienamente i requisiti della gestione centralizzata indiretta (valutazioni dei "sei pilastri", a norma dell'articolo 56 del regolamento finanziario). Inoltre, occorre definire orientamenti e metodologie per le valutazioni delle missioni civili di gestione delle crisi e per creare sistemi di gestione finanziaria delle missioni, rafforzando inoltre i controlli ex post sulle missioni.

Lo IAS ritiene che sia necessaria ai fini della tutela dell'istituzione nel suo insieme una prospettiva generale per garantire l'efficacia, delle procedure comuni quali l'analisi di rischio e la gestione della continuità operativa. Questa stessa prospettiva generale è necessaria per assicurare la sana gestione finanziaria degli investimenti nei sistemi informatici, realizzando economie di scala e individuando soluzioni comuni ad esigenze comuni.

Lo IAS raccomanda di affidare la responsabilità di elaborare quest'analisi ad organismi adeguati, che dovranno anche formulare opportune raccomandazioni, avendo cura tuttavia di non diluire le responsabilità dell'attuazione di ciascuna procedura.

La Commissione ritiene che un'impostazione a livello di istituzione sia già in atto, o comunque sia già prevista per determinate procedure (comitato per la valutazione d'impatto, gruppo direttivo ABM, rete dei corrispondenti interni di controllo o valutazione inter pares delle relazioni annuali d'attività) e per un'ampia gamma di reti, seminari e assistenza online ai servizi in questi settori.

Essa ritiene inoltre che l'eventuale assegnazione di questo tipo di responsabilità ai servizi centrali avrebbe per effetto di diluire la responsabilità di ciascun direttore generale e capo servizio.

Conclusione 2: Gestione dei rischi

Lo IAS ha constatato che sono stati fatti progressi da quando, nel 2005, la Commissione ha adottato un quadro di gestione dei rischi, ma ritiene che la sua attuazione debba essere maggiormente integrata nelle procedure di gestione di ciascun servizio. A ciò si dovrebbe affiancare una più efficace visione generale dei rischi trasversali e una più rigorosa supervisione a livello centrale.

I servizi centrali non hanno accettato questa raccomandazione nella sua totalità, ritenendo che parti di essa fossero incompatibili con il quadro di gestione della Commissione. La Commissione ritiene che nell'attuale struttura di gestione i servizi centrali forniscano già una visione d'insieme dei rischi trasversali e degli orientamenti sul quadro e sull'attuazione della gestione dei rischi.

Conclusione 3: Continuità operativa

L'audit dello IAS ha indicato che la Commissione non deve cessare di adoperarsi per garantire la continuità operativa nel caso di interruzioni gravi, in particolare migliorando l'orientamento, il coordinamento e il collaudo del recupero di attività critiche. La Commissione condivide questa posizione.

Conclusione 4: Strategia informatica

Lo IAS ha dimostrato la necessità di rafforzare ulteriormente il processo decisionale strategico e i processi di gestione dei progetti in campo informatico, onde assicurare che i progetti informatici siano correttamente allineati agli obiettivi della Commissione, presentino un rapporto costi-benefici soddisfacente e siano attuati in maniera puntuale. La Commissione condivide questa analisi.

Osservazioni finali

Il Servizio di audit interno ha presentato il suo piano strategico di audit per il periodo 2010-2012 nell'aprile 2010. L'obiettivo è di indicare i principali rischi individuati e ottenere la copertura necessaria per convalidare il parere globale del revisore interno sulla gestione finanziaria.

[1] La relazione 2008 comprende anche alcune relazioni terminate all'inizio del 2009, che non vengono quindi riportate nella relazione 2009. Analogamente, la relazione 2009 comprende alcune relazioni elaborate nel 2009 ma terminate all'inizio del 2010.

[2] COM(2010)0281 del 25 maggio 2010.

[3] Gli impegni C1 sono quelle che dovranno essere completati entro l'anno.

[4] Gli impegni C2 sono quelli che possono essere riportati all'anno seguente, in particolare qualora l'attuazione del piano d'azione sia insufficiente per giustificare un audit di follow-up, oppure quando un audit incontra ritardi.

[5] Sistemi utilizzati da un gran numero di utenti al di fuori della DG di origine