Comunicazione della Commissione - Sintesi delle relazioni annuali di attività 2002 delle DG e dei servizi

INDICE

1. Introduzione

2. Rassegna dei principali risultati politici presentati dai servizi nel 2002

3. Rassegna della gestione dei servizi e dei controlli nel 2002

3.1. Questioni gestionali: rassegna dei principali risultati

3.2. Sistemi interni di controllo: necessità di miglioramenti

3.3. Questioni sollevate dalla Corte dei conti europea e nelle relazioni del revisore interno e del Comitato di controllo degli audit

3.3.1. Raccomandazioni della Corte dei conti europea

3.3.2. Relazione del revisore interno

3.3.3. Relazione del Comitato di controllo degli audit

4. Stabilizzazione del processo di relazioni annuali

4.1. Il 2001

4.2. Miglioramenti della metodologia

4.3. Il 2002

4.4. Miglioramenti necessari

5. Lavori in corso e nuove azioni correttive richieste

5.1. Azioni correttive intraprese dalla DG e dai servizi

5.2. Follow up dei piani d'azione della sintesi 2001

5.3. Lavori in corso da continuare nel 2003

5.3.1. Carenza di risorse umane

5.3.2. Recupero

5.3.3. Dispositivi di gestione comune

5.3.4. Programmi a costi condivisi

5.3.5. Attuazione del programma legislativo e di lavoro nella Commissione

5.3.6. Il processo di devoluzione nelle relazioni esterne

5.3.7. Quadro contabile e sistemi d'informazione della Commissione

5.3.8. Follow-up delle relazioni della capacità di audit interno

5.3.9. Follow-up delle attività di OLAF

5.4. Nuove azioni correttive

5.4.1. Standard di controllo interno nelle delegazioni

5.4.2. Integrazione dell'FSE nel bilancio CE

5.4.3. Questioni legate all'ambiente di controllo negli uffici stampa e nelle rappresentanze

5.4.4. Attuazione dell'acquis nell'Unione allargata

5.4.5. Norme di controllo interno

5.4.6. Follow-up delle raccomandazioni e dei piani d'azione

6. Conclusione

1. INTRODUZIONE

Nel maggio 2002 i direttori generali e i capiservizio hanno prodotto le loro prime relazioni annuali di attività (qui di seguito denominate relazioni annuali) per l'anno 2001. La Commissione ha quindi adottato la prima sintesi delle relazioni annuali a luglio e l'ha trasmessa alle altre istituzioni. Questo primo esercizio ha confermato l'accresciuta attenzione che la Commissione consacra agli aspetti gestionali, alla responsabilità e alla trasparenza.

Obiettivo della sintesi è consentire alla Commissione di:

* prendere nota dei principali risultati politici raggiunti dai servizi della Commissione con particolare attenzione per la presentazione della strategia politica annuale per il 2002;

* fare il punto della situazione delle sue Direzioni generali (qui di seguito denominate DG) e dei suoi servizi;

* monitorare i progressi e identificare le questioni che richiedono azioni correttive;

* riferire alle altre istituzioni sui punti summenzionati.

A tal fine essa ha a disposizione le relazioni annuali dei servizi nonché le relazioni del Comitato di controllo degli audit, del revisore interno e della Corte dei conti europea. Essa inoltre valuta lo stato di attuazione della riforma e il follow-up della precedente sintesi.

Nel complesso, dall'esame del rendimento delle DG e dei servizi della Commissione nel 2002 emergono progressi positivi, anche se si devono continuare a realizzare miglioramenti su diverse questioni:

* il processo della relazione annuale, che è stato avviato l'anno scorso ed è stato caratterizzato da diversi problemi metodologici, è migliorato ed è sulla via della stabilizzazione;

* la valutazione della situazione nelle DG e nei servizi indica buoni progressi nell'attuazione della riforma come anche miglioramenti per quanto concerne le questioni identificate nella sintesi dell'anno scorso. Tuttavia si devono affrontare diversi problemi propri delle prime fasi di un processo e si deve assicurare un migliore radicamento dei nuovi metodi di lavoro;

* le questioni che richiedono azioni correttive sono state affrontate attivamente e se ne cominciano a vedere gli effetti in diversi casi anche se altre questioni esigono un lavoro in profondità che richiederà maggior tempo.

2. RASSEGNA DEI PRINCIPALI RISULTATI POLITICI PRESENTATI DAI SERVIZI NEL 2002

La presente sezione presenta un breve sommario del grado di realizzazione degli obiettivi ad opera delle Direzioni generali e dei servizi alla luce della strategia politica annuale per il 2002.

L'anno è iniziato con l'introduzione delle banconote e monete in euro in 12 Stati membri e si è concluso con la decisione del Consiglio europeo di Copenaghen di accogliere 10 nuovi paesi nell'Unione europea. Tra questi due eventi storici si sono registrati anche molti risultati e progressi importanti in relazione a numerose politiche comunitarie.

Per quanto concerne il 2002 nella strategia politica annuale della Commissione sono stati fissati i seguenti obiettivi:

* all'esterno, la stabilità, la pace e la prosperità erano obiettivi chiave. Per tale motivo i progressi verso l'integrazione devono essere accompagnati da una politica coerente e globale di costruzione di rapporti con i paesi e le regioni viciniori in risposta anche alle sfide della globalizzazione. L'allargamento deve andare di pari passo con una politica di sostegno alla Regione mediterranea. Inoltre una politica di cooperazione allo sviluppo rafforzata è stata finalizzata a ridurre la povertà nei paesi in via di sviluppo;

* all'interno la Commissione ha definito quali obiettivi chiave la promozione della sicurezza dei cittadini europei e l'integrazione economica. L'introduzione della valuta unica, la promozione dello sviluppo sostenibile e una nuova strategia di governance sono stati identificati quali contributi essenziali per realizzare un balzo qualitativo verso l'integrazione economica, sociale e politica.

A. Allargamento

* Completando un processo avviato nove anni prima nella stessa città, il Consiglio europeo di Copenaghen del 12 e 13 dicembre ha concluso i negoziati con 10 paesi candidati (Cipro, Repubblica Ceca, Estonia, Ungheria, Lettonia, Lituania, Malta, Polonia, Slovacchia e Slovenia) aprendo la via al maggiore allargamento nella storia dell'Unione europea che sia mai avvenuto in una volta sola.

* Il successo di dicembre è stato il risultato di intensi negoziati unitamente ai preparativi per l'adesione dei paesi candidati che sono continuati per tutto l'anno prendendo le mosse dagli sforzi e dai risultati degli anni precedenti. Una svolta decisiva la si è registrata alla fine di ottobre in seguito alla pubblicazione delle relazioni della Commissione sui progressi di ciascun paese candidato in vista dell'adesione. Esse hanno costituito la base per la decisione ad opera del Consiglio e quindi del Consiglio europeo, riunitosi a Bruxelles, di completare i negoziati con i 10 paesi selezionati fra i 13 candidati per costituire la prima ondata.

B. I vicini del Mediterraneo

* Il processo di Barcellona ha ricevuto un nuovo impeto: la Commissione ha formulato proposte concrete sulla creazione di un mercato interno Euro-Med funzionante, sul rafforzamento della cooperazione nel campo della giustizia e degli affari interni e sulla creazione di una Fondazione euromediterranea per promuovere il dialogo interculturale e la cooperazione in campo ambientale. Il Consiglio europeo di Barcellona ha approvato la creazione di un fondo investimenti Euro-Med presso la BEI per stimolare gli investimenti privati nella regione.

* Il sostegno alla stabilizzazione e al processo di associazione in corso nei Balcani occidentali è stato importante non solo per quanto concerne l'aiuto finanziario erogato nel 2002 ma anche, e più in particolare, per il contributo comunitario al progressivo allineamento dei sistemi legali ed economici di questi paesi con quelli dell'Unione europea.

C. Cooperazione allo sviluppo

* Il contributo dell'Unione alla lotta contro la povertà nel mondo si è concentrato nel 2002 sugli aspetti dell'istruzione e della sanità, per i quali la Commissione ha proposto nuovi quadri tematici e settoriali, in particolare la lotta contro l'HIV/AIDS.

* I contributi della Commissione alla Conferenza di Monterrey hanno portato all'accordo da parte del Consiglio europeo di Barcellona per accrescere il contributo alla cooperazione allo sviluppo portandolo a 0,39% del PIL degli Stati membri entro il 2006.

* L'Unione europea si è adoperata per attuare l'agenda concordata a Doha (Qatar) nel 2001 per una nuova tornata di negoziati commerciali multilaterali nell'ambito dell'Organizzazione mondiale del commercio contestualmente ai quali si è data espressione all'importanza che l'Unione europea attribuisce alla promozione di una migliore integrazione dei paesi in via di sviluppo nell'economia mondiale e negli scambi internazionali.

D. Sicurezza

* In considerazione degli eventi internazionali la Commissione ha riconosciuto la necessità di concentrarsi sulla sicurezza dei cittadini europei. La Commissione ha formulato una serie di proposte e misure concrete per realizzare l'agenda di Tampere finalizzata alla creazione di uno spazio europeo di libertà, sicurezza e giustizia. EUROJUST è stato istituito formalmente e sono state adottate la decisione sul mandato d'arresto europeo e la decisione quadro sul terrorismo. Esse costituiscono risultati importanti sul piano della cooperazione e del riconoscimento reciproco in campo penale.

* Su proposta della Commissione il Consiglio ha adottato piani d'azione per promuovere un sistema integrato di gestione delle frontiere esterne col fine anche di affrontare l'immigrazione illegale.

* Si sono compiuti ulteriori passi verso le politiche comuni europee di immigrazione e asilo ad esempio con una proposta sull'ammissione dei cittadini di paesi terzi per determinati fini e con la creazione di un Comitato per l'immigrazione e l'asilo.

* I progressi compiuti nel 2002 verso la soluzione dei problemi posti dalla situazione dell'enclave russa di Kaliningrad rispetto ai futuri Stati membri dell'UE costituiscono anch'essi un importante passo avanti verso una maggiore sicurezza e stabilità.

* Sono state anche poste sul tavolo diverse proposte volte ad accrescere la sicurezza nei trasporti, nel campo delle forniture energetiche (compresa la sicurezza nucleare) e della salute. Al proposito, la disponibilità di personale con la necessaria esperienza in ogni ambito specifico è una questione che richiederà un'attenzione particolare (cfr. punto l'azione "Risorse umane" al punto 5.3.1.).

E. Il mercato unico e l'introduzione dell'euro

* Le banconote e monete in euro sono state introdotte con successo nei 12 Stati membri. Sulla base dell'impegno a realizzare sane politiche macroeconomiche, l'euro contribuisce alla crescita, alla competitività e all'occupazione. Tuttavia, l'introduzione dell'euro mette anche in luce gli ulteriori cambiamenti che si devono ancora realizzare per far sì che l'Europa fruisca appieno dei benefici del mercato interno. Considerato il successo dell'introduzione fisica dell'euro, l'unione economia e monetaria si qualifica indubbiamente quale importante pietra miliare sulla via dell'integrazione europea alla stregua di importanti eventi del passato come l'unione doganale del 1968 e il mercato unico del 1992.

* La Commissione ha continuato a recare il suo contributo all'agenda di Lisbona, in particolare nel campo del coordinamento politico nel medio e lungo termine. Si sono registrati solidi risultati in diversi ambiti come la strategia comunitaria di salute e sicurezza sul lavoro, l'impegno della Commissione per l'apprendimento permanente, la liberalizzazione dei mercati dei servizi e del mercato energetico e la riforma del quadro normativo delle telecomunicazioni. Si è posta sul tappeto anche una legislazione per l'integrazione dei mercati ferroviari.

* In seguito alla richiesta del Consiglio europeo di Barcellona di avviare il programma Galileo per la radionavigazione satellitare, il Consiglio ha adottato un regolamento che istituisce l'impresa congiunta Galileo.

* Il sesto programma quadro di ricerca è stato adottato e avviato e si è dato il via a un dibattito sui mezzi per raggiungere l'obiettivo del 3% per gli investimenti per la ricerca in Europa, consolidando lo spazio europeo della ricerca.

* Sono stati proposti i programmi eLearning e Erasmus Mundus e si è costituito un quadro politico per lo sviluppo della società dell'informazione (eEurope) per incoraggiare il passaggio dell'Europa verso una società basata sul sapere.

F. Sviluppo sostenibile

* Nel 2002 la Commissione si è adoperata per concretizzare i principi concordati contestualmente alla strategia di sviluppo sostenibile dell'UE con l'introduzione di una dimensione ambientale nel processo di Lisbona al fine di raggiungere il "giusto" equilibrio tra competitività economica, inclusione sociale e protezione dell'ambiente. La Commissione ha svolto anche un importante ruolo al Vertice mondiale di Johannesburg affrontando le esitazioni e adoperandosi per pervenire a impegni concreti.

* Il sesto programma d'azione ambientale, adottato anch'esso nel 2002, stabilisce un nuovo quadro della politica comunitaria in questo ambito per gli anni a venire.

* Per consolidare la prosperità e il benessere dei cittadini europei senza pregiudicare la qualità della vita delle generazioni future, la Commissione si è adoperata attivamente per l'estensione del metodo di coordinamento aperto nel campo delle pensioni.

* Il 2002 ha visto anche l'effettiva creazione dell'Autorità europea per la sicurezza alimentare, l'adozione della nuova strategia di politica dei consumatori per il 2002-2006 e l'adozione ad opera del Parlamento europeo e del Consiglio del nuovo programma nel campo della sanità pubblica che copre gli anni 2003 - 2008.

* A luglio la Commissione ha presentato una proposta per il riesame intermedio della politica agricola comune in cui ha delineato idee per migliorare l'organizzazione del mercato comune, introducendo un sostegno più semplice e più sostenibile dei produttori e consolidando e rafforzando l'aspetto dello sviluppo rurale (secondo pilastro). Il 2002 ha visto anche l'adozione della riforma della politica comune della pesca con proposte volte ad assicurare lo sviluppo sostenibile del settore sia sul piano ambientale che su quello economico.

G. Governance

* A seguito dell'adozione di un Libro bianco sulla governance europea nel luglio 2001 la Commissione ha adottato un piano d'azione per una "migliore regolamentazione" (giugno 2002), una comunicazione sulla valutazione d'impatto e un documento consultivo sulla consultazione delle parti interessate ad opera della Commissione. La Commissione ha adottato nel dicembre 2002 un secondo pacchetto che copriva gli aspetti della migliore regolamentazione, comprese proposte sulla comitatologia, le agenzie, i contratti tripartiti, le infrazioni, l'uso di esperti e standard minimi per le consultazioni pubbliche.

* La Commissione ha portato avanti la sua riforma senza precedenti della politica del personale e ha presentato alle altre istituzioni una proposta per modernizzare lo statuto dei funzionari.

* La Commissione ha adottato regole dettagliate di attuazione per l'applicazione del nuovo regolamento finanziario approvato dal Consiglio a giugno. Questa importante riforma delle regole finanziarie che disciplinano le attività dell'UE costituisce una completa rielaborazione del regolamento finanziario originariamente adottato nel 1977 e che successivamente era stato più volte modificato.

* La Commissione ha anche presentato la sua visione del progetto futuro dell'Europa in due contributi alla Convenzione. La comunicazione presentata dalla Commissione alla Convenzione il 4 dicembre suggeriva diversi cambiamenti al sistema istituzionale dell'UE e una semplificazione del processo decisionale senza alterare l'equilibrio tra il Parlamento, il Consiglio e la Commissione. Essa invocava anche un rafforzamento della politica estera e di sicurezza comuni creando il posto di Segretario dell'Unione europea da occuparsi con un membro della Commissione il quale sarebbe responsabile innanzi al Consiglio. Inoltre la Commissione si è espressa affinché tali proposte venissero incorporate in un trattato costituzionale che contenesse anche la Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea proclamata nel dicembre 2000.

Concludendo, la Commissione ritiene che il bilancio dei risultati del 2002 sia positivo, con un particolare riferimento al completamento dei negoziati per l'allargamento e l'introduzione delle banconote e monete in euro in tutti gli Stati membri della zona dell'euro.

Essa è tuttavia consapevole delle sfide che ancora l'attendono come ad esempio, sul fronte dell'allargamento, la necessità di attuare l'acquis comunitario appieno sin dal giorno dell'adesione e, tra l'altro, degli sforzi ancora necessari per andare al di là dei risultati limitati conseguiti al Vertice di Johannesburg sullo sviluppo sostenibile.

Per quanto concerne gli aspetti finanziari, nel 2002 sono stati impegnati 97 miliardi di euro sugli stanziamenti totali autorizzati di 99 miliardi. I pagamenti effettuati ammontavano a 83 miliardi di euro su un totale di stanziamenti di bilancio di 96 miliardi. Il numero di documenti contabili registrati per la rendicontazione di questa esecuzione del bilancio è di 526.000. In essi rientrano circa 90.000 ordini di recupero, più di 36.000 impegni e quasi 400.000 richieste di pagamento.

3. RASSEGNA DELLA GESTIONE DEI SERVIZI E DEI CONTROLLI NEL 2002

Si sono compiuti progressi in campo gestionale ma occorre ancora realizzare miglioramenti in certi ambiti del controllo interno.

Progressi notevoli si sono realizzati alla fine del 2002 nei sistemi di gestione della Commissione in termini di messa a punto e di realizzazione degli strumenti e dei processi. Si sono registrati anche progressi per quanto concerne la riduzione degli arretrati con una particolare attenzione per gli impegni ancora da liquidare [1]. Tali progressi sono stati possibili soltanto a seguito degli sforzi significativi compiuti da tutti i servizi interessati. Tuttavia, va anche ribadito che molti strumenti legati alla riforma di cui si parla sotto hanno iniziato ad essere attuati soltanto nel 2003. La valutazione dell'esperienza sul terreno sarà un test cruciale della loro efficacia e della profondità dei cambiamenti che si dovranno apportate ai metodi di lavoro (3.1).

[1] In francese: Reste à liquider ovvero RAL.

Per quanto concerne i sistemi di controllo interno, anche se si sono registrati importanti passi avanti nell'attuazione degli standard che li sottendono, dalle analisi emerge la necessità di meglio radicare tale strumento nelle DG e nei servizi della Commissione: mediante una combinazione di diverse misure - in particolare un riesame del fabbisogno di personale e di formazione, un'attuazione accelerata dei requisiti di base in materia di controllo interno e il completamento dell'intero ciclo di audit approfonditi - le DG e i servizi dovrebbero essere in grado di concentrarsi sull'efficacia dell'attuazione degli obiettivi di controllo (3.2).

Inoltre, diverse questioni che richiedono un esame sono state identificate negli audit condotti dalla Corte dei conti europea e dal Servizio di audit interno. Si sono anche prese in considerazione le raccomandazioni del Comitato di controllo degli audit (3.3).

3.1. Questioni gestionali: rassegna dei principali risultati

Per quanto concerne le risorse umane:

- nel 2002 la Commissione ha presentato una proposta alle altre istituzioni volta a modernizzare lo statuto applicabile ai funzionari e altri agenti delle istituzioni europee. Su tale base, un accordo politico con il Consiglio in merito alla proposta è stato raggiunto il 19 maggio 2003;

- sono state definite descrizioni dei compiti per tutto il personale ed è stato istituito un sistema integrato di valutazione e promozione da usarsi a partire dal 2003;

- sono stati definiti chiari orientamenti sulla mobilità strutturata introducendo il principio della mobilità del personale su base regolare ma volontaria;

- è stata creata una funzione centrale di orientamento per le carriere al fine di consigliare il personale nello sviluppo della sua carriera;

- sono stati adottati nuovi orientamenti in materia di formazione e un quadro strategico della formazione contenente misure per mettere maggiormente in linea la formazione del personale con gli obiettivi e i valori strategici della Commissione;

- nel 2002 è stato istituito un Ufficio europeo di selezione del personale che ha fornito assistenza nella selezione di una prima ondata di agenti ausiliari dei nuovi Stati membri;

- si sono adottate regole procedurali per le indagini amministrative e le procedure disciplinari e nel 2002 è stato creato un Ufficio d'indagine e disciplina della Commissione (IDOC) e inoltre è stata adottata una decisione che stabilisce chiare regole di notifica degli abusi;

- è stata adottata la prima fase di un regime di misure speciali per la conclusione del servizio dei funzionari delle Comunità europee.

Per quanto concerne la gestione finanziaria:

- Sono stati adottati il nuovo regolamento finanziario e le sue modalità di attuazione che sono entrati in vigore nel gennaio 2003. Si è compiuto anche uno sforzo particolare per concepire e attuare disposizioni nel campo del recupero di finanziamenti indebitamente versati;

- tutti i servizi hanno preparato un dettagliato resoconto dei preparativi volto a valutare in quale misura essi sono pronti ad attuare nel quotidiano i requisiti del nuovo regolamento finanziario. In linea con il nuovo regolamento finanziario si sono completate la definizione dei circuiti finanziari per la verifica ex-ante delle operazioni e l'opportuna separazione delle funzioni. Sono stati posti in atto nuovi tipi o tipi modificati di impegni e di pagamenti;

- la responsabilità degli ordinatori delegati in merito alle loro azioni è stata resa esplicita e ribadita. Sono stati ulteriormente rafforzati i controlli interni nei servizi, condizione essenziale per l'abolizione del controllo finanziario centralizzato;

- gli impegni ancora da espletare sono stati significativamente ridotti nel 2002 e sono ora in via di ulteriore riduzione.

Per quanto concerne i sistemi di gestione:

- Nel 2002 la gestione per attività (Activity-based management - ABM) e il ciclo di pianificazione e programmazione strategica hanno iniziato a diventare pienamente operativi. Piani annuali di gestione sono stati stabiliti in tutte le DG e in tutti i servizi usando informazioni gestionali comparabili quanto alle priorità, alle risorse stanziate, agli obiettivi nonché indicatori per attività. Il piano di gestione copre tutte le attività di un servizio e aiuta i servizi a pianificare, controllare e rendicontare le loro attività, le azioni e l'uso di risorse conformemente alla loro dichiarazione dei compiti e ai loro obiettivi. Esso fornisce anche un input per la strategia politica annuale, per il progetto preliminare di bilancio e, tramite la sua esecuzione, rappresenta la base su cui si fondano le relazioni annuali;

- come indicato sopra, il 2002 è stato anche il primo anno in cui i direttori generali e i capiservizio hanno presentato le loro relazioni annuali e dichiarazioni di sicurezza;

- il bilancio per attività (ABB) è la principale componente finanziaria della gestione per attività (ABM). Nel corso del 2002 sono stati effettuati lavori preparatori per il passaggio a un pieno bilancio ABB nel 2004.

Diverse misure chiave della riforma sono state adottate nel 2002, ma i passi cruciali per la sua attuazione saranno compiuti nel 2003. Ciò vale in particolare per il riesame dello sviluppo delle carriere e il nuovo regolamento finanziario. Analogamente, la modernizzazione del quadro contabile e la progressiva attuazione dei principi di contabilità per competenza, da completarsi nel 2005, costituiscono importanti sfide per la gestione finanziaria della Commissione.

3.2. Sistemi interni di controllo: necessità di miglioramenti

Il quadro di controllo interno usato dalla Commissione si basa su 24 norme di controllo interno che abbracciano tutti gli aspetti del processo gestionale della Commissione. Per le relazioni annuali di attività 2002 le DG e i servizi sono stati invitati a riferire sul grado di attuazione di tali norme conformemente a un formato che delineava i requisiti minimi che ci si attendeva fossero raggiunti entro il 31 dicembre 2002. Queste valutazioni sono state il risultato dei giudizi di ordine gestionale della DG stessa alla luce delle informazioni e delle conoscenze disponibili, anche se ovviamente in certi casi si può essere fatto ricorso a audit indipendenti per contribuire a formare tali giudizi. Oltre a segnalare tali progressi nell'attuazione delle norme, le DG e i servizi sono stati invitati a formulare una breve valutazione del controllo interno e dell'ambiente di rischio intrinseci in cui si trovano a operare. L'obiettivo era di accrescere la comprensione delle riserve e di altre questioni importanti sollevate che potessero ripercuotersi sulle assicurazioni richieste nelle dichiarazioni annuali.

Ambiente di controllo

In linea con la perdurante priorità attribuita allo sviluppo di iniziative chiave in materia di risorse umane le DG e i servizi hanno riferito in generale notevoli progressi nell'attuazione delle norme concernenti le descrizioni dei compiti e la valutazione del personale (norme 2 e 4), ma hanno manifestato minore sicurezza quanto alle norme volte ad assicurare la competenza e la mobilità del personale (norma 3) e le funzioni sensibili (norma 5). Sono state espresse preoccupazioni in termini generali sulla disponibilità di personale con le giuste capacità, e l'attenzione è stata attirata in particolare sugli ambiti finanziario e nucleare in cui vi è poco personale con le necessarie qualifiche e competenze e in cui la Commissione ha esigenze estremamente specifiche.

Valutazione del rendimento e dei rischi

Il livello segnalato di attuazione delle norme di controllo che sottendono l'ABM, in particolare per quanto concerne i piani di gestione annuali (norma 9) e la fissazione di obiettivi (norma 7) rispecchia i progressi generali e le priorità attribuite a tale iniziativa. Tuttavia, progressi più limitati vengono segnalati per quanto concerne la messa in atto di efficaci sistemi di monitoraggio basati su indicatori di rendimento, ambito in cui rimane chiaramente molto lavoro da fare al fine di sviluppare utili misure di input e output. Quanto all'analisi e alla gestione dei rischi (norma 11), le DG e i servizi hanno compiuto nel 2002 un importante esercizio per valutare lo stato dei loro preparativi per affrontare il nuovo regolamento finanziario, valutando i rischi impliciti e le necessarie misure di controllo. Tuttavia, a fine d'anno le DG e i servizi dovevano ancora fare del lavoro per assicurare che certi controlli obbligatori fossero in atto. Inoltre, dai limitati progressi compiuti in generale risulta chiaro che le DG e i servizi non sono ancora riusciti a instaurare una cultura del rischio radicata.

Informazione e comunicazione

I principali ambiti di preoccupazione menzionati dalle DG e dai servizi a questa voce comprendono l'uso di indicatori chiave di rendimento (norma 12) in relazione a cui metà delle DG e dei servizi ha segnalato di aver attuato almeno i requisiti di minima. I rimanenti segnalano che l'attuazione è ancora in corso e citano, tra l'altro, problemi incontrati nell'usare IRMS quale strumento effettivo di gestione nelle loro operazioni quotidiane.

Le DG e i servizi segnalano molti progressi quanto ai sistemi di registrazione e catalogazione della corrispondenza e in effetti una grande maggioranza di DG e di servizi hanno segnalato di aver attuato almeno i requisiti minimi. Ciò rispecchia un ampio consenso quanto al fatto che il sistema di registrazione della corrispondenza ADONIS è stato attivato, ma anche che c'è ancora del lavoro da fare per assicurare un'adeguata gestione dei sistemi di classificazione.

Attività di controllo

Le attività di controllo sono componenti fondamentali del sistema di controllo interno di una DG e coprono le operazioni quotidiane volte a fornire ai quadri un'assicurazione ragionevole quanto al raggiungimento degli obiettivi e alla gestione dei rischi, indipendentemente dall'ambito in cui operano. In ciò rientrano questioni fondamentali come la separazione delle funzioni, la documentazione delle procedure di controllo e le attività di supervisione condotte dai quadri per assicurare che i controlli siano applicati secondo le intenzioni. I punti deboli nell'ambito delle attività di controllo sono spesso interrelati per cui c'è spesso un effetto cumulativo dovuto alla mancanza di personale sufficientemente esperto, a una documentazione insufficiente o poco chiara per illustrare esattamente ciò che si deve fare e a una carente supervisione gestionale che controlli l'intero processo. Se è vero che le DG hanno segnalato importanti progressi in certi ambiti, soprattutto per quanto concerne un'adeguata separazione delle funzioni nei loro circuiti finanziari, questa componente di controllo nel suo insieme rivela le maggiori potenzialità di miglioramento e può essere facilmente correlata a riserve nelle dichiarazioni e a altri punti deboli menzionati nelle relazioni annuali. Più di metà delle DG e dei servizi ha segnalato di stare ancora attuando gli standard minimi nel campo della supervisione e una minoranza delle DG e dei servizi ha annunciato di aver attuato gli standard minimi o di averli superati per quanto concerne la documentazione delle procedure.

Audit e valutazione

Le DG e i servizi segnalano costanti progressi nella realizzazione degli elementi necessari per disporre di un valido quadro di audit e di valutazione che assicuri un adeguato follow up dei risultati degli audit, controlli i punti deboli e si autoesamini. Mentre tutte le DG e tutti i servizi hanno ampiamente accolto la necessità che i quadri riesaminino i sistemi di controllo di cui sono responsabili, vi sono certi ambiti, segnatamente nelle delegazioni e rappresentanze della Commissione, in cui tale aspetto va consolidato in forma di processo.

Conclusioni generali

Concludendo, i sistemi di controllo interno della Commissione sono ancora in fase evolutiva. Gli standard di controllo interno costituiscono la base per tali sistemi e le DG e i servizi hanno autovalutato e riferito nelle loro relazioni annuali i progressi compiuti verso il raggiungimento di tali norme. Nel complesso è evidente che è cresciuta la comprensione di tali questioni e in particolare del fatto che il controllo interno non si limita esclusivamente a questioni finanziarie, anche se va detto che a queste ultime è stata riservata un'attenzione particolare nel 2002 tramite il processo di resoconto dei preparativi in vista del nuovo regolamento finanziario. Si continuano a registrare progressi generali nell'attuazione delle norme. Il processo di autovalutazione, unito a un'accresciuta consapevolezza della responsabilità gestionale e ai progressi segnalati nell'attuazione delle norme, rappresenta un importante passo avanti ma non costituisce di per sé prova del fatto che i sistemi di controllo affrontino pienamente i rischi e funzionino secondo le intenzioni.

Le assicurazioni richieste nella dichiarazione sono strettamente correlate all'adeguatezza dei sistemi di controllo. Il quadro di controllo che li sottende e il raggiungimento delle norme di controllo non sono fini a sé stessi, ma costituiscono una piattaforma per ottenere e fornire le assicurazioni in materia di gestione e controllo adeguati. Le DG e i servizi non hanno sempre correlato in modo esplicito il contenuto delle riserve con le assicurazioni richieste.

3.3. Questioni sollevate dalla Corte dei conti europea e nelle relazioni del revisore interno e del Comitato di controllo degli audit

3.3.1. Raccomandazioni della Corte dei conti europea

Tra le raccomandazioni formulate dalla Corte dei conti europea nella sua relazione annuale relativa all'esercizio finanziario 2001 alcune hanno natura trasversale e meritano di essere menzionate nella presente sintesi.

Diverse raccomandazioni della Corte dei conti sono state recepite dalla Commissione. In particolare:

* la relazione annuale della Corte dei conti ha rilevato che entro la fine di maggio 2002 non si erano compiuti sufficienti progressi nello sviluppo del nuovo quadro contabile (punto 9.8.). Al proposito, nel dicembre 2002 è stata adottata una comunicazione sulla modernizzazione del sistema contabile (COM(2002) 755). La Commissione prende atto della necessità di accrescere il monitoraggio (cfr. la successiva parte 5.3.7.) e informerà regolarmente l'autorità competente per il discarico e la Corte dei conti sui progressi compiuti. Una volta che il nuovo quadro contabile sarà in atto, diversi dei problemi evidenziati dalla Corte, ad esempio le difficoltà di inventariare gli importi detenuti dagli intermediari finanziari e non ancora pagati (punto 9.25. della relazione annuale della Corte dei conti) saranno risolti una volta per tutte;

* una serie di raccomandazioni relative alla redazione delle relazioni annuali di attività sono state eseguite: il calendario è stato spostato (punti 9.54. e 9.55. della relazione annuale della Corte dei conti) e lo sarà ulteriormente per consentire di ottemperare alla scadenza fissata all'articolo 60, paragrafo 7 del nuovo regolamento finanziario, come richiesto a partire dall'esercizio 2003 in poi. Diverse preoccupazioni espresse sulla natura delle riserve e osservazioni (punti da 9.71. a 9.91. e 9.97d della relazione annuale della Corte dei conti) sono state affrontate mediante linee direttrici più specifiche. Si procederà a un'ulteriore regolazione fine della metodologia in relazione all'esercizio 2003 della relazione annuale (cfr. la successiva parte 4.);

* le difficoltà per quanto concerne la disponibilità di personale qualificato cui fa riferimento la Corte dei conti (punto 9.65. della relazione annuale della Corte dei conti) sono riconosciute dalla Commissione. Le misure correttive da attuare sono esposte nella successiva parte 5.3.1;

* le preoccupazioni della Corte dei conti quanto all'attuazione delle norme di controllo interno (punto 9.66. della relazione annuale della Corte dei conti) sono affrontate nella successiva parte 5.4.5.;

* si sono adottate misure che saranno oggetto di attento monitoraggio per garantire una gestione più efficace del recupero degli importi indebitamente versati (punto 9.67. della relazione annuale della Corte dei conti). Certe misure volte a migliorare le procedure di recupero sono state già poste in atto nel 2002, tra cui sviluppi informatici e un'addizionale documentazione delle procedure. Inoltre, nel 2003 è in via di decentramento il processo di emissione delle note di addebito. Inoltre, all'inizio del 2003 è stato completato un audit dei recuperi ad opera del Servizio di audit interno. Previo esame ad opera del Comitato di controllo degli audit si è concordato che i servizi porranno in atto piani d'azione per assicurare il follow up delle questioni legate ai recuperi e, se del caso, le integreranno nei loro piani di gestione annuali (cfr. l'azione "Recupero" al punto 5.3.2);

* la Corte dei conti ha anche raccomandato di rivedere l'organizzazione del Comitato di controllo degli audit per rafforzare i meccanismi atti ad affrontare i potenziali conflitti d'interesse allorché si discutono questioni in cui i servizi interessati ricadono sotto la responsabilità del Presidente o di altri membri del Comitato. Si contemplano ora diverse misure per dare risposta alle preoccupazioni della Corte (cfr. la successiva parte 3.3.3.);

* la Commissione si è impegnata ad attuare azioni in risposta alle pertinenti raccomandazioni della Corte dei conti, quanto alla legalità e regolarità delle transazioni, compresi il chiarimento e la semplificazione nel campo dei fondi strutturali e l'attuazione di un'efficace strategia di audit per il programma quadro Ricerca. Le misure correttive da realizzarsi sono illustrate più avanti nelle parti 5.3.3. e 5.3.4.;

* l'azione 87 del Libro bianco sulla riforma prevede che l'IAS dovrebbe effettuare un ciclo di audit approfonditi dopo il completamento della prima tornata di relazioni annuali d'attività e le allegate dichiarazioni di sicurezza degli ordinatori delegati. L'IAS intende fornire un quadro generale della qualità dei sistemi di controllo interno nella sua relazione annuale per il 2003.

3.3.2. Relazione del revisore interno

La relazione annuale del Servizio di audit interno (IAS) comprende una serie di questioni che la Commissione è chiamata ad esaminare. Queste riguardano in particolare i diversi problemi nell'organizzazione della Commissione a seguito della riforma che richiedono una regolazione fine o, in certi casi, chiarimenti.

* La supervisione politica della riforma contabile: sarà assicurata mediante briefing regolari alla Commissione da parte del Commissario competente (cfr. la successiva parte 5.3.7.).

* Una maggiore sinergia con la comunità di audit della Commissione: si tratta di un obiettivo utile quale suggerito dall'IAS. La comunicazione su "Attori nel controllo interno e nell'audit interno" ha riconfermato il "mandato dell'IAS a sostegno delle IAC tramite Auditnet e più in particolare il suo compito è di promuovere metodi, strumenti e tecniche comuni in materia di audit nella Commissione" [2]. Concludendo, l'IAS dovrebbe, di concerto con gli attori interessati, assicurare che il suo ruolo di coordinamento centrale sia pienamente sviluppato.

[2] SEC(2003) 59/3 del gennaio 2003.

* Il coordinamento di responsabilità decentralizzate in certi ambiti di gestione e controllo: occorreranno maggiori sforzi per comunicare efficacemente il quadro riveduto di gestione e controllo ai diversi livelli della gerarchia e del personale. A ciò si accompagna un forte ruolo di coordinamento svolto dal Segretariato generale che opera tramite strumenti di governance interna come ad esempio il gruppo di direttori generali, i direttori Risorse e il gruppo di coordinamento interservizio come anche il gruppo direttivo ABM.

* Orientare le decisioni in materia di risorse mediante una valutazione del rischio gestionale: la questione deve essere affrontata. La Commissione esaminerà in che modo fare della valutazione del rischio un fattore maggiormente visibile di cui tener conto nella preparazione dei piani di gestione e all'atto di stanziare risorse.

* La gestione comune: l'IAS ha suggerito che le DG e i servizi affrontino il problema della scarsezza di risorse dando priorità ad azioni preventive rispetto a audit in chiusura. Pur tentando di dare priorità agli audit preventivi in ambiti che presentano il più elevato livello di rischio, la priorità essenziale deve essere data all'ottemperanza all'obbligo legale di chiudere i programmi soltanto dopo appropriati audit.

* Le dichiarazioni di certezza da parte dei paesi beneficiari sono uno strumento per ottenere un'assicurazione ragionevole in caso di gestione comune o decentralizzata: tale soluzione, pur non sembrando a prima vista appropriata nel contesto dell'aiuto esterno, sarà ulteriormente analizzata negli ambiti della gestione comune ad opera del gruppo di lavoro che cura il follow up dell'azione 12 della sintesi 2001 (cfr. la parte 5.3.3.).

Una rassegna completa delle raccomandazioni contenute nella relazione annuale 2002 del Servizio di audit interno è riportata in una comunicazione separata alla Commissione.

3.3.3. Relazione del Comitato di controllo degli audit

La seconda relazione annuale del Comitato di controllo degli audit copre il periodo dal maggio 2002 all'aprile 2003. Conformemente alla Carta del Comitato di controllo degli audit [3], questa presenta le attività del Comitato e i suoi pareri sui sistemi di controllo interno della Commissione, sulla base dei lavori del Servizio di audit interno.

[3] SEC(2000)1808/3, adottato il 31.10.2000

A partire dalle principali raccomandazioni enunciate nella relazione si pongono in luce le seguenti questioni:

* i servizi dovrebbero migliorare il loro contributo agli audit reagendo tempestivamente ai progetti di relazione di audit per aiutare il Servizio di audit interno a ridurre l'attuale durata media degli audit pari a più di un anno per portarla a un periodo che consenta di mantenere appieno l'utilità dei risultati dell'audit. I servizi sottoposti a audit dovrebbero anche assicurare l'adeguata attuazione delle raccomandazioni concordate;

* il Servizio di audit interno dovrebbe migliorare la sua metodologia in coordinamento con altri revisori interni affinché essa divenga invalsa e ben nota. In particolare esso dovrebbe continuare la sua recente strategia intesa a concentrare i suoi audit su questioni di conformità, efficienza ed efficacia e condurre gli audit in base a un calendario che mantenga la validità dei reperti e delle raccomandazioni. Esso dovrebbe anche continuare i suoi sforzi per basare i propri risultati su prove indiscusse in modo che questi possano essere concordati con i servizi sottoposti a audit migliorando così il tasso di accettazione delle raccomandazioni. I responsabili della gestione della Commissione ribadiscono che, per valutare i progressi nell'attuazione del controllo interno, i quadri hanno bisogno di informazioni sulla conformità. Le raccomandazioni dovrebbero essere meglio articolate in ordine di priorità, ribadire i rischi in caso di mancata attuazione e tener conto dei possibili costi addizionali per consentire ai servizi sottoposti a audit ad attuarle adeguatamente. Inoltre, il revisore interno dovrebbe porre in atto senza indugio un sistema operativo per il follow-up delle raccomandazioni oltre a sviluppare più strette relazioni di lavoro con le capacità di audit interno in modo da migliorare nel complesso i risultati della Commissione sul piano dell'audit;

* il Comitato di controllo degli audit dovrebbe poter disporre di un quadro dei sistemi di controllo interni tramite l'azione dei revisori interno ed esterno. Per quanto concerne la sua organizzazione, si nota che il Comitato di controllo degli audit manterrà la sua composizione e il suo ruolo attuali accelerando però il ritmo delle sue riunioni e dei suoi contatti con la Corte dei conti europea. Il Commissario responsabile del bilancio continuerà a trasferire la presidenza del Comitato a un altro membro allorché gli audit riguarderanno specificamente i servizi sotto la sua responsabilità. Tale principio si applicherà anche agli altri membri. Inoltre, un secondo membro esterno entrerà a far parte del Comitato a partire dal 2004 per accrescerne il capitale di perizia. Inoltre il segretariato del Comitato di controllo degli audit verrà stabilito presso il Segretariato generale.

4. STABILIZZAZIONE DEL PROCESSO DI RELAZIONI ANNUALI

4.1. Il 2001

Le prime Relazioni annuali relative al 2001 sono state un esercizio pionieristico. I nuovi concetti e la nuova metodologia che esse comportavano si sono rivelati uno strumento utile di trasparenza e responsabilità. Il feedback degli attori esterni, come la Corte dei conti, è stato quindi positivo. Tuttavia, questo primo esercizio ha risentito di diverse carenze, come la mancanza di coerenza quanto alla portata e al significato delle riserve, all'effettivo impatto delle tematiche identificate nelle riserve e, più in generale, alla segnalata necessità di chiarimento della metodologia.

4.2. Miglioramenti della metodologia

La Commissione ha tratto insegnamenti da questa esperienza pioneristica e esaminato le raccomandazioni formulate dalla Corte dei Conti e dal revisore interno. Prendendo le mosse dall'esperienza maturata in seguito al primo esercizio, l'esercizio 2002 presenta miglioramenti metodologici sotto diversi aspetti:

* diverse parti delle relazioni annuali sono state migliorate e vi si sono aggiunte nuove sezioni, ad esempio ai fini della presentazione del follow-up delle precedenti raccomandazioni del Servizio di audit interno e della Corte dei conti europea come anche dei piani d'azione delle relazioni annuali e della sintesi 2001;

* si è fatto uno sforzo importante per chiarire la portata delle dichiarazioni e delle riserve (concetto d'importanza relativa, vale a dire definizione della soglia d'importanza al di là della quale una carenza va ritenuta giustificare una riserva) in una comunicazione adottata a gennaio [4];

[4] COM(2003)28 del 21.01.2003

* è stato organizzato un esame tra pari delle riserve potenziali prima della presentazione delle relazioni annuali e dichiarazioni. L'esame tra pari ha aumentato il livello di coerenza nell'uso delle riserve.

4.3. Il 2002

Un'analisi delle relazioni annuali 2002 indica un miglioramento qualitativo in termini di comprensione e coerenza.

* Alcune delle riserve dell'anno scorso sono presentate quest'anno in forma di osservazioni a seguito del chiarimento della portata e dei criteri di tali concetti.

* Gran parte delle riserve ricorrenti riguardano le difficoltà di far fronte al rischio implicito nella gestione comune o decentralizzata (cfr. l'azione "Gestione comune" al punto 5.3.2), il rischio di pagamenti eccessivi in relazione a contratti e sovvenzioni basati sul rimborso di costi reali (cfr. l'azione "Pagamenti eccessivi nei programmi a cofinanziamento" al punto 5.3.3) e la mancanza di risorse umane specializzate ad esempio in ambiti come la gestione finanziaria, l'audit, la sicurezza nucleare o i compiti linguistici (cfr. l'azione "Risorse umane" al punto 5.3.1).

* Le osservazioni sono in particolare legate a un'insufficiente attuazione delle norme di controllo interno (cfr. l'azione "Norme di controllo interno" al punto 5.4.5), alla mancanza di risorse umane e a problemi di gestione finanziaria. Alcune di esse riguardano questioni che vanno affrontate per correggere le cause soggiacenti. I servizi interessati dovrebbero perciò identificare piani d'azione specifici nella misura in cui le misure contemplate possono essere gestite dalla Direzione generale (cfr. l'azione "Follow up dei servizi" al punto 5.4.6).

4.4. Miglioramenti necessari

Se è vero che ora la consapevolezza della responsabilità appare ben radicata nella Commissione, si devono ancora compiere sforzi per migliorare la qualità dell'intero processo a tutti i livelli nelle DG e nei servizi, in particolare per quanto concerne le seguenti tematiche che emergono dalle relazioni annuali:

- le riserve dovrebbero essere sempre supportate da prove concrete;

- l'impatto delle riserve sulle assicurazioni specifiche richieste nella dichiarazione dovrebbe essere sempre reso esplicito;

- il criterio d'importanza relativa usato per stabilire se la questione debba essere oggetto di una "riserva" dovrebbe essere sempre adeguatamente spiegato;

- la fraseologia standard concordata per la dichiarazione dovrebbe essere sempre usata;

- riserve riportate dall'esercizio precedente non dovrebbero essere incluse semplicemente per riferire sullo stato di avanzamento dei lavori senza considerarne l'impatto reale sulle assicurazioni.

I necessari chiarimenti saranno integrati nelle linee direttrici per la redazione delle relazioni annuali 2003, prendendo le mosse dalle prassi ottimali identificate nelle relazioni annuali 2002.

5. LAVORI IN CORSO E NUOVE AZIONI CORRETTIVE RICHIESTE

L'analisi dell'attuazione delle azioni correttive intraprese dalle DG e dai servizi l'anno scorso e del piano d'azione adottato dalla Commissione indica che le questioni identificate sono state affrontate attivamente.

Si noti tuttavia che, poiché il 2001 è stato il primo anno di questo esercizio, sono state sollevate molte questioni che attendevano da tempo una soluzione. È quindi normale che quest'anno nella Commissione si sollevi un minor numero di problematiche anche se è vero che la soluzione di certune delle questioni dell'anno scorso richiederà un certo tempo, considerata la loro complessità.

La presente sezione intende fornire un quadro aggiornato sia del modo in cui le DG e i servizi hanno trattato le azioni correttive intraprese al loro livello (5.1) sia sulle questioni sollevate nella sintesi dell'anno scorso, alcune delle quali continuano ad essere poste quest'anno. Le problematiche che sono state risolte o stanno per esserlo vengono ricapitolate (5.2) e si fornisce uno stato delle azioni in corso relative a diverse tematiche chiave (5.3). Sono identificate inoltre diverse nuove tematiche che richiedono miglioramenti o azioni correttive (5.4).

5.1. Azioni correttive intraprese dalla DG e dai servizi

Tutte le DG e tutti i servizi hanno riferito sull'attuazione di piani d'azione per porre rimedio alle precedenti riserve e osservazioni (se del caso). Tuttavia, gli effetti di queste azioni non erano pienamente visibili alla fine del 2002 e certune di esse recheranno frutto soltanto a partire dall'esercizio 2003.

Un'efficace attuazione dei piani d'azione richiede un monitoraggio continuativo e lo stanziamento di risorse sufficienti per il tramite dei piani di gestione. Al proposito si dovrebbero apportare miglioramenti poiché non tutte le DG e tutti i servizi hanno tradotto in modo adeguato i loro piani d'azione in piani di gestione.

5.2. Follow up dei piani d'azione della sintesi 2001

L'anno scorso la prima sintesi comprendeva un piano d'azione la cui attuazione si è rivelata soddisfacente.

* Diverse azioni negli ambiti della gestione e del controllo sono state completate con successo come ad esempio i resoconti dei preparativi in vista dell'entrata in vigore del nuovo regolamento finanziario (azione 11), la concezione e documentazione delle procedure finanziarie (9), il rafforzamento di meccanismi di coordinamento nella Commissione (6), il chiarimento delle responsabilità degli attori chiave nel campo dell'audit e del controllo (13) e la formazione alla gestione finanziaria (15).

* Anche in altri campi si sono realizzate azioni come ad esempio la metodologia e l'orientamento per produrre le relazioni annuali di attività per il 2002 (10, cfr. anche la precedente parte 4.2.), l'adozione nel giugno 2003 di una comunicazione sul ruolo dei direttori generali nel quadro della gestione comune (12), come anche altre misure sulla sicurezza nucleare (3).

* Inoltre sono state avviate diverse azioni per la soluzione delle questioni sollevate e il cui calendario si estende su un arco di diversi anni. Ciò vale per la modernizzazione del quadro contabile (16 e 17) e per il piano d'azione sull'interoperabilità (7).

* Alcuni miglioramenti o azioni correttive per le questioni identificate e affrontate l'anno scorso richiedono un aggiornamento e/o una nuova azione come ad esempio nel caso delle questioni legate alla gestione comune (12) e al cofinanziamento (1). La situazione per quanto concerne le azioni in corso è illustrata nelle seguenti sezioni unitamente, ove necessario, a un quadro aggiornato delle misure correttive.

* Inoltre, anche se in certi casi si sono riscontrati effetti positivi nell'elaborazione delle relazioni annuali 2002 (ad esempio miglioramenti nella metodologia della relazione annuale o chiarimento del ruolo e della responsabilità degli attori nei campi del controllo e dell'audit), in molti casi l'azione correttiva darà frutti a partire soltanto dall'esercizio 2003 o più tardi ancora a seconda della natura della questione e dello specifico calendario concordato.

5.3. Lavori in corso da continuare nel 2003

5.3.1. Carenza di risorse umane

Come nel 2001 diversi direttori generali e capiservizio spiegano nella loro relazione annuale di attività 2002 di non aver potuto raggiungere certi obiettivi fissati per il 2002 a causa della carenza di risorse umane. La relazione del revisore interno fa anch'essa riferimento a una carenza strutturale di risorse umane per espletare i compiti della Commissione. In tale contesto vanno riconosciuti gli sforzi compiuti da alcuni anni da parte delle DG e dei servizi per riassegnare il personale alle azioni prioritarie pur mantenendo lo stesso livello di impegno per attuare le ancora più onerose attività centrali. Anche se l'organizzazione nel 2002 di ulteriori concorsi come anche la possibilità data ai servizi di reclutare agenti temporanei per occupare posti permanenti fino all'espletamento dei concorsi hanno prodotto risultati, sono state sollevate le seguenti questioni:

- insufficiente dotazione di risorse umane per assicurare la piena attuazione dell'acquis nell'Unione allargata;

- indisponibilità o carenza di persone col giusto profilo e la giusta esperienza per mansioni specifiche, in particolare contestualmente alla gestione finanziaria e all'audit, alla sicurezza nucleare, al profilo linguistico o ad altre specializzazioni.

Azione "Risorse umane"

A. Le DG e i servizi saranno perciò invitati a porre in ordine di priorità le loro attività nei loro piani di gestione annuali a partire dal 2004. Allorché distribuiscono internamente le loro risorse essi dovranno assicurare la disponibilità di personale adeguato per le unità che trattano specificamente questioni di controllo interno e audit. Inoltre, conformemente al Codice di condotta per i Commissari e i servizi, il direttore generale e il Commissario interessato identificano le azioni che non possono essere realizzate. Di conseguenza, e sulla base di una valutazione complessiva dei rischi gestionali, si potrebbero ridistribuire ulteriormente le risorse tra i servizi per assegnarle a iniziative prioritarie, segnatamente quelle funzionali agli obiettivi strategici della Commissione. I risultati verranno riecheggiati nella strategia politica annuale della Commissione.

B. Le DG sono anche invitate a identificare i bisogni di formazione e di reclutamento per colmare i posti vacanti nel campo della gestione finanziaria, del controllo interno e delle attività di audit e di comunicarli entro il settembre 2003 alla DG Personale e Amministrazione. Sulla base di tale valutazione come anche sulla base del quadro strategico per la formazione e dei piani individuali di formazione la Direzione generale Personale e Amministrazione riesaminerà la situazione delle specializzazioni carenti. Su tale base una comunicazione alla Commissione riferirà entro la fine del 2003 qual è la situazione, le azioni intraprese e le misure proposte per migliorare il livello di esperienza specialistica (ad esempio gestione finanziaria e controllo).

5.3.2. Recupero

Nonostante le misure già intraprese, il recupero degli stanziamenti indebitamente versati rimane un settore di rischio importante per molti servizi nell'istituzione. La Direzione generale BILANCIO guiderà il processo di monitoraggio per risolvere l'arretrato di recuperi indirizzando trimestralmente a ciascun ordinatore delegato una relazione in cui si elencano il numero, il valore e la decorrenza degli ordini di recupero in sospeso che ricadono sotto la sua responsabilità unitamente a indicatori dei progressi compiuti, oltre ad apportare a tal fine i necessari miglioramenti nei suoi sistemi informatici. A loro volta gli ordinatori interessati dovrebbero assicurare un efficace monitoraggio interno del recupero degli importi dovuti e degli stanziamenti aperti. Il Servizio di audit interno dovrebbe assicurare il follow up dell'attuazione, da parte delle DG e dei servizi interessati, delle correlate raccomandazioni emerse dagli audit.

Azione "Recupero"

A. Il recupero di importi dovuti sulla spesa diretta va affrontato nel piano di gestione annuale di ciascun ordinatore delegato, parallelamente ad appropriati indicatori di rendimento. L'ultima relazione finanziaria trimestrale cui si è accennato sopra verrà allegata alla sua relazione annuale di attività.

B. La Direzione generale Bilancio guiderà il processo di monitoraggio per sormontare l'arretrato di recuperi sviluppando sia indicatori di rendimento (a livello di servizio e della Commissione) sia sistemi d'informazione atti a fornire agli ordinatori, a fini gestionali, statistiche/indicatori regolari e affidabili e che consentano di avere un quadro su scala della Commissione dei risultati e dell'efficacia complessivi.

C. Il Servizio di audit interno dovrebbe seguire a tempo debito con tutti gli ordinatori l'attuazione delle raccomandazioni attinenti ai loro servizi mediante la gestione di piani d'azione specifici senza che occorra effettuare un altro audit speciale IAS in materia di recuperi nel prossimo futuro.

5.3.3. Dispositivi di gestione comune

Le informazioni presentate nelle relazioni annuali 2002 su questa tematica fanno pensare che vi sia una maggiore comprensione della questione della gestione comune. Tuttavia, alcune DG coinvolte nella gestione comune hanno presentato riserve nelle loro dichiarazioni per l'attuale mancanza nel quadro giuridico di procedure e strumenti sufficienti a fornire un'assicurazione ragionevole del fatto che i sistemi di gestione e di controllo negli Stati membri funzionino soddisfacentemente. Questioni analoghe erano state sollevate l'anno scorso.

Le riserve connesse alla gestione comune sono legate al livello di controllo eseguito dalle DG e dai servizi e ai risultati delle analisi e degli audit degli Stati membri eseguiti dalla Direzione generale. In certi casi sono formulate riserve perché le DG non hanno ancora completato l'analisi delle loro descrizioni del sistema. In altri casi, l'analisi dei sistemi è stata fatta ma non valutata e non si sono fatti audit ex post. In alcuni casi le riserve rispecchiano punti deboli o rischi di frode rilevati negli Stati membri dalle DG previa verifica dei sistemi di controllo degli Stati membri, anche se le conseguenze finanziarie sono affrontate mediante correzioni finanziarie basate sui controlli ex post delle DG.

La diversità di prassi di audit nella Commissione e negli Stati membri evoca la necessità di far convergere la metodologia per migliorarne l'impatto, l'efficienza e la comparabilità.

Azione "Gestione comune"

A. Dando seguito all'azione 12 della sintesi dell'anno scorso [5], è stato istituito un gruppo interservizio per analizzare le possibili misure come ad esempio una dichiarazione di assicurazione da parte degli Stati membri, la presentazione di note informative ex ante ad opera degli Stati membri, l'aggregazione delle agenzie per il processo di certificazione, controlli sul processo di certificazione negli Stati membri e lo sviluppo di standard minimi per l'analisi dei rischi legati al diritto derivato nuovo o modificato. Tale gruppo sarà coordinato dalla Direzione generale BILANCIO con il sostegno delle Direzioni generali AGRI, REGIO, EMPL, FISH, JAI, ELARG, SG, SJ e IAS. Trattandosi di un'azione ripartita su più anni, entro la fine del 2003 dovrebbe essere pronta una prima relazione intermedia che terrà conto dei risultati intermedi del gruppo di analisi giuridica menzionato oltre.

[5] Cfr. comunicazione C(2003)1830/2 del 18.06.2003

B. Si faranno passi concreti per promuovere la convergenza delle metodologie e dei processi di audit tra le DG e i servizi che operano contestualmente a sistemi di gestione comune. Un'attenzione specifica verrà riservata allo sviluppo di standard comuni che tengano conto delle buone pratiche invalse, dei processi complementari di controllo e di audit a livello comunitario e nazionale e dei protocolli di assicurazione con gli Stati membri. A tal fine la Direzione generale REGIO con le altre DG operative interessate e con il sostegno del Servizio di audit interno preparerà una comunicazione entro il marzo 2004.

C. Il Servizio giuridico effettuerà un'analisi giuridica delle responsabilità di gestione comune tra la Commissione e gli Stati membri attuali e futuri. Su tale base la Commissione formulerà tutte le raccomandazioni appropriate per chiarire le rispettive responsabilità degli Stati membri e della Commissione in caso di gestione comune. Proposte verranno preparate entro il marzo 2004 dalla DG REGIO di concerno con il Segretariato generale e con le altre Direzioni generali attive nel campo dei fondi strutturali.

5.3.4. Programmi a costi condivisi

L'ambito della ricerca

Nell'ambito della ricerca in generale sono state formulate riserve quanto alla gestione e al controllo dei contratti a spese ripartite contestualmente al 5° programma quadro. Nell'ambito di tale sistema i finanziamenti comunitari sono versati sulla base delle spese ammissibili sostenute quali dichiarate dai beneficiari. Poiché tali spese non possono essere accertate completamente e accuratamente dalla Commissione prima dell'autorizzazione dei pagamenti, sussiste un rischio di pagamento eccessivo. Soltanto un audit finanziario completo può determinare in modo certo e accurato la correttezza delle spese addotte.

Dando seguito all'azione 1 della sintesi dell'anno scorso la Commissione ha adottato il 10 gennaio 2003 un piano d'azione comune di cui è iniziata l'attuazione e che comprende misure per migliorare la coerenza tra le DG e i servizi nella gestione di questi contratti e accrescere l'efficacia delle verifiche dei costi addotti oltre a ridurre la frequenza di errore. Tali misure saranno attuate nel 2003 e oltre.

Azioni correttive addizionali sono state adottate da diverse DG (ad esempio introduzione di certificati di audit, aumento del numero di audit ex post, più intense comunicazioni ai beneficiari, limitazione del numero di vecchi contratti caratterizzati da clausole meno salde) nel tentativo di ridurre il rischio. Tale rischio non può essere però eliminato del tutto. Ciò richiederebbe un audit finanziario completo di tutti i progetti, il che non sarebbe economicamente fattibile per la Commissione.

Programmi a cofinanziamento in generale

I rischi legati all'esattezza dei costi addotti non sono limitati all'ambito della ricerca. Essi riguardano tutti i sistemi basati sul rimborso dei costi reali ammissibili (ad esempio altre sovvenzioni). Occorrono ulteriori azioni per coprire anche questi ambiti aventi a che fare con programmi a cofinanziamento.

Azione "Cofinanziamento"

Un gruppo interservizio, sotto la direzione del Segretariato generale e con il sostegno della DG BUDG e la partecipazione di tutte le Direzioni generali che si occupano di programmi di cofinanziamento esaminerà entro la fine del 2003 la possibilità di introdurre elementi forfettari nelle sovvenzioni. La correlata metodologia di controllo dovrebbe, ove possibile, tentare di sviluppare standard comuni per la gestione del rischio e la valutazione dei costi e benefici, senza escludere la possibilità di controlli aleatori.

5.3.5. Attuazione del programma legislativo e di lavoro nella Commissione

Nel 2001 la Commissione ha avviato un nuovo esercizio di programmazione imperniato su iniziative e proposte legate a priorità strategiche. Nel 2002 i risultati sono stati affatto positivi. Dando seguito all'azione 6 della sintesi dell'anno scorso la Commissione ha istituito nel 2002 i meccanismi necessari per un follow up sistematico dell'attuazione del programma di lavoro e per individuare soluzioni flessibili ai problemi incontrati.

Azione "Attuazione del programma di lavoro"

Il Segretariato generale rafforzerà il monitoraggio dell'attuazione del programma legislativo e di lavoro 2003, in particolare tenendo conto del rinnovo del Parlamento europeo nel 2004 e delle conseguenze che ciò avrà sugli attuali livelli di attuazione.

5.3.6. Il processo di devoluzione nelle relazioni esterne

Un processo di devoluzione della gestione dei progetti alle delegazioni rientrava nella riforma dell'assistenza esterna avviata nel maggio 2000 [6]. Tale processo è radicato nel principio che tutto ciò che può essere meglio gestito in loco non dovrebbe essere gestito a Bruxelles.

[6] Cfr. SEC(2000)814/5

Come annunciato nella sintesi delle relazioni annuali 2001, per quest'anno era prevista una relazione. La portata della relazione verrà ampliata per tener conto in particolare dei seguenti aspetti:

- la questione di far combaciare le risorse umane con le maggiori responsabilità nelle delegazioni oggetto di devoluzione;

- la questione dell'appropriata assegnazione del personale nella casa madre e presso le delegazioni per gestire adeguatamente l'aiuto esterno;

- la questione della spesa amministrativa che attualmente è eseguita centralmente ma potrebbe essere devoluta alle delegazioni.

Azione "Devoluzione"

Le DG che si occupano di relazioni esterne, sotto la direzione della Direzione generale Relazioni esterne e di concerto con il Segretariato generale, con la Direzione generale Bilancio e con la Direzione generale Amministrazione prepareranno entro la fine del 2003 una comunicazione che valuterà i risultati dell'esercizio di devoluzione prestando particolare attenzione alle questioni summenzionate. Le implicazioni di questo piano d'azione a livello delle risorse verranno esaminate nella strategia politica annuale per il 2005.

5.3.7. Quadro contabile e sistemi d'informazione della Commissione

Le riserve espresse dalla Direzione generale Bilancio si riferiscono in primo luogo alla questione della contabilità per competenza e, in secondo luogo, alla coerenza tra i diversi sottosistemi di Sincom2.

I rendiconti finanziari non rispecchiano appieno la situazione finanziaria delle Comunità per quanto concerne gli elementi di competenza. Questa situazione potrebbe essere corretta una volta per tutte a partire dal 2005 quando, conformemente al nuovo regolamento finanziario e sulla base del progetto generale di modernizzazione adottato dalla Commissione il 17 dicembre 2002 i rendiconti finanziari dovranno essere stabiliti secondo un sistema integrato conformemente al principio della contabilità per competenza. Nel frattempo, la Direzione generale Bilancio continuerà i suoi sforzi per migliorare lo sviluppo della contabilità per competenza con l'assistenza di esperti di chiara fama nel campo delle finanze pubbliche.

Per quanto concerne i diversi sottosistemi di Sincom2 la riserva riguarda due aspetti. Il primo problema riguarda l'architettura del sistema che porta alla ridondanza di certi dati all'interno dei sistemi informativi, il che crea a sua volta il rischio di una mancanza di coerenza delle informazioni presentate agli ordinatori, da un lato, e ai servizi centrali, dall'altro. Una soluzione durevole in questo ambito proverrà unicamente da un cambiamento nell'architettura del sistema quale contemplato nel succitato progetto di modernizzazione. Tuttavia, grazie al processo di conciliazione condotto dalla Direzione generale Bilancio, la coerenza dei dati 2002 è garantita. Il secondo punto si riferisce alla politica di sicurezza dei sistemi e in particolare ai diritti d'accesso. Deve essere ancora sviluppata una politica di sicurezza complessiva che copra tutti i sottosistemi.

Azione "Quadro contabile e sistemi d'informazione"

La Commissione continuerà ad essere tenuta continuamente informata dei progressi in tale ambito

5.3.8. Follow-up delle relazioni della capacità di audit interno

È stata posta la questione del follow up e della trasmissione delle relazioni di audit condotte dalle capacità di audit interno. Ciò riveste un'importanza particolare laddove tali relazioni sollevano questioni che possono avere un impatto su altri servizi o sull'immagine della Commissione. Più in generale, si rammenta l'importanza del fatto che i Commissari siano tenuti regolarmente informati delle questioni che si pongano in seguito ai lavori dei revisori o dei controllori nei servizi che ricadono nel loro ambito di responsabilità.

Azione "Follow up delle relazioni di audit"

Con cadenza almeno semestrale i direttori generali informeranno il Commissario responsabile sui lavori intrapresi dalle loro capacità di audit interno, sulle conclusioni raggiunte e sulle azioni correttive previste o intraprese. Tali informazioni dovrebbero anche coprire le eventuali questioni sollevate a seguito dei lavori del Servizio di audit interno, dalla Corte dei conti europea, dalla DG nel contesto dei controlli ex post e da OLAF. Nell'intervallo, le informazioni di cui sopra saranno presentate dal direttore generale in qualsiasi momento egli ritenga opportuno.

5.3.9. Follow-up delle attività di OLAF

OLAF, l'Ufficio incaricato della lotta contro le frodi che recano pregiudizio agli interessi finanziari della Comunità si trova nella situazione specifica di essere, strutturalmente, un servizio della Commissione pur essendo dotato di indipendenza operativa e di un certo grado di autonomia finanziaria e amministrativa. Pur riconoscendo pienamente l'autonomia di OLAF, la Commissione ha bisogno di essere informata sulle principali questioni riferite all'Ufficio per poter prendere misure appropriate.

Azione "Follow up di OLAF"

A. Laddove il direttore generale riferisce una questione specifica a OLAF o laddove egli la ritenga sufficientemente importante o sensibile, ne informa il Commissario responsabile.

B. Entro il settembre 2003 si elaborerà un codice di comportamento per migliorare i flussi di informazione tra OLAF e la Commissione.

5.4. Nuove azioni correttive

Occorrono azioni correttive a livello della Commissione anche per diverse altre questioni emerse nel 2002.

5.4.1. Standard di controllo interno nelle delegazioni

Diverse relazioni e dichiarazioni firmate dai direttori generali della famiglia delle relazioni esterne hanno identificato la necessità di riesaminare lo stato di attuazione delle norme di controllo interno presso le delegazioni, in particolare nella misura in cui ciò si ripercuote sulla gestione della spesa amministrativa.

- Un piano d'azione comune dovrebbe essere elaborato dalla Direzione generale Relazioni esterne di concerto con le DG che si occupano di relazioni esterne e con il sostegno della Direzione generale Bilancio per attuare norme di controllo interno adattate al contesto in cui operano le delegazioni, con un'attenzione particolare per il processo di autovalutazione nelle delegazioni.

Azione "Controlli interni nelle delegazioni": Un gruppo di lavoro diretto dalla Direzione generale RELEX elaborerà, con il sostegno della Direzione generale Bilancio, un piano d'azione specifico per la famiglia delle relazioni esterne al fine di attuare il quadro di controllo interno e sviluppare il processo di autovalutazione nelle delegazioni.

5.4.2. Integrazione dell'FSE nel bilancio CE

Il Fondo europeo di sviluppo è uno strumento extrabilancio finanziato da contributi diretti degli Stati membri. La sua gestione richiede un quadro normativo, un sistema contabile e procedure decisionali separati e diversi dal bilancio comunitario. Lo scadere del calendario del 9° FSE e la necessità di negoziare tra l'UE e i paesi ACP un nuovo stanziamento a partire dal 2005 oltre alla preparazione delle nuove prospettive finanziarie arrivano al momento opportuno per consentire alla Commissione di presentare una nuova comunicazione in cui esporrà i vantaggi e gli svantaggi derivanti dall'incorporare l'FSE nel bilancio comunitario. Nel frattempo, a seguito dell'entrata in vigore del nuovo regolamento finanziario del 9° FSE, la contabilità dell'FSE dovrebbe essere basata per competenza entro il gennaio 2005. Un gruppo di lavoro e le Direzioni generali Bilancio e AIDCO esaminerà i possibili scenari per includere la contabilità FSE nel futuro sistema contabile della Commissione.

Azione "FSE": Dando seguito all'opera di riesame e di riflessione attualmente in corso la Commissione preparerà una comunicazione sulla prospettiva di integrare l'FSE nel bilancio CE contestualmente alla preparazione delle nuove prospettive finanziarie.

5.4.3. Questioni legate all'ambiente di controllo negli uffici stampa e nelle rappresentanze

La relazione annuale 2002 della Direzione generale STAMPA comprende due riserve concernenti importanti punti deboli nel controllo interno nell'ambito delle reti e rappresentanze.

Azione "STAMPA" A: La Direzione generale STAMPA, con l'assistenza tecnica della Direzione generale BILANCIO, valuterà entro il marzo 2004 la situazione concernente l'ambiente di controllo, identificherà i principali punti deboli e proporrà soluzioni con particolare attenzione per i relay e le reti e la gestione e il controllo nelle rappresentanze. L'audit approfondito della Direzione generale STAMPA attualmente condotto dal revisore interno dovrebbe essere anch'esso utile a tal fine.

Azione "STAMPA" B: Per attuare la decisione della Commissione del dicembre 2002 verrà creato un gruppo di lavoro presieduto dal Segretario generale aggiunto con il compito di esaminare la fattibilità di integrare le rappresentanze presso gli Stati membri nei sistemi di rotazione della Direzione generale per le relazioni esterne.

5.4.4. Attuazione dell'acquis nell'Unione allargata

L'acquis comunitario deve essere pienamente attuato nell'Unione allargata sin dal primo giorno dell'adesione. Ciò significa assicurare la disponibilità dei testi giuridici nelle lingue ufficiali dei nuovi Stati membri sin dal 1° maggio 2004 e assicurare un'adeguata attuazione delle diverse disposizioni. Le DG responsabili ancora controlleranno il recepimento e l'attuazione dell'acquis da parte degli Stati membri e, a partire dal maggio 2004, dei nuovi Stati membri in linea con le procedure d'uso. Tale monitoraggio si concentrerà in particolare sulla legislazione in materia di mercato interno e su aspetti specifici come le ispezioni in campo alimentare, la sicurezza nucleare, i controlli alle frontiere esterne o il monitoraggio ambientale.

Azione "Acquis comunitario" A: Il Servizio giuridico controllerà, in cooperazione con la DG Allargamento e con l'assistenza dell'Ufficio delle pubblicazioni, i progressi compiuti nella produzione dell'acquis ad opera degli Stati membri e istituirà un appropriato meccanismo di aggiornamento dell'elenco dell'acquis. Esso riferirà regolarmente sui progressi registrati a partire dal settembre 2003.

Azione "Acquis comunitario" B: Il Segretariato generale concepirà un processo per monitorare l'attuazione dell'acquis. Tale esercizio verrà effettuato in stretta cooperazione con tutte le DG e tutti i servizi interessati. Esso si concentrerà in particolare sulle disposizioni più sensibili e dovrebbe consentire alla Commissione di avviare tempestivamente le azioni appropriate tenendo conto della relazione di controllo da adottarsi nell'ottobre 2003.

5.4.5. Norme di controllo interno

Come indicato nella parte 3.2., le DG e i servizi hanno continuato nel 2002 i loro sforzi per attuare le norme di controllo interno. Si sono registrati progressi sul piano dell'ottemperanza ai requisiti, ma si riconosce che c'è ancora lavoro da fare per attuare appieno tutti i requisiti di base. La Commissione ha invitato tutte le DG e tutti i servizi a dare priorità alle azioni pendenti per assicurare un adeguato grado di attuazione entro la fine del 2003.

Il Servizio finanziario centrale assiste i servizi nell'attuazione delle norme di controllo interno assicurando una buona comprensione, sviluppando strumenti e metodologie e fornendo formazione. Ciò è essenziale per assicurare che ciò che i servizi riferiranno nella loro autovalutazione dei controlli interni rispecchi adeguatamente la loro situazione. Il Servizio finanziario centrale preparerà una relazione annuale in cui presenterà un quadro dei sistemi di controllo interno della Commissione ripartito per Direzione generale e servizio; tale relazione sarà presentata annualmente nel mese di aprile e verrà aggiornata a ottobre. Tale rassegna costituirà una delle relazioni distinte e essenziali sfocianti nella sintesi assieme alle altre relazioni di audit e di controllo.

Occorre riflettere sulle esperienze maturate sinora nell'attuazione delle norme e accrescerne l'interiorizzazione ad opera delle DG e dei servizi assicurando nel contempo che tali norme rispecchino buone pratiche accettate internazionalmente.

Azione "Standard di controllo interni": Tutte le DG e tutti i servizi svilupperanno un piano d'azione al fine di assicurare l'ottemperanza ai requisiti di base entro la fine del 2003. Di conseguenza, tali requisiti di base risulteranno attuati in modo soddisfacente alla data del 31 dicembre 2003. I servizi saranno invitati a riferire entro il settembre 2003 sul loro grado di preparazione a far fronte alla scadenza del 31 dicembre 2003. Può essere fornito un sostegno specifico per aiutare i servizi non in grado di far fronte a tale scadenza.

5.4.6. Follow-up delle raccomandazioni e dei piani d'azione

Le DG e i servizi dovrebbero assicurare che le azioni richieste per assicurare un follow up di determinati punti deboli sul piano della gestione e del controllo siano pienamente presenti nei loro piani di gestione e vengano attuate senza indugio. Ciò riguarda in particolare le raccomandazioni specifiche in materia di audit esterno o interno, le azioni identificate nella presente sintesi e le azioni correttive presentate dalle DG e dai servizi nelle loro relazioni annuali 2002 per affrontare le carenze identificate nelle loro riserve. Le relazioni annuali 2002 contengono anche diverse osservazioni per cui, ove gestibili dai servizi, i problemi soggiacenti dovrebbero essere affrontati con azioni specifiche.

Le azioni per affrontare tali questioni dovrebbero essere incorporate nei piani di gestione annuale in corso con un opportuno calendario e dovrebbero essere regolarmente controllate per accertare il raggiungimento dei risultati attesi. Anche i singoli Commissari sono responsabili di assicurare che i direttori generali in questione abbiano dato il via alle misure contemplate nel loro ambito di responsabilità.

Azione "Follow up dei servizi": Le DG e i servizi incorporeranno i necessari piani d'azione nei loro piani di gestione e ne monitoreranno regolarmente l'attuazione.

6. CONCLUSIONE

Il 2002 è il secondo anno delle relazioni annuali e dichiarazioni che costituiscono un aspetto importante della riforma. La Commissione ha tratto gli opportuni insegnamenti - come indicato nella presente relazione - dall'esperienza del primo anno e ha perfezionato questo strumento di trasparenza e di responsabilità gestionale per l'anno 2002. Questi cambiamenti culturali hanno richiesto notevoli sforzi all'intero personale e hanno posto ancor più in luce l'elevato livello di rischio intrinseco nelle attività della Commissione.

Per tener pienamente conto dell'importanza di questo esercizio e dei progressi realizzati dall'anno scorso è il caso di ribadire la natura sfaccettata delle relazioni annuali in quanto:

* strumento di responsabilità per i direttori generali e i capiservizio da usarsi nella loro sfera di competenza per l'anno cui si riferisce la relazione;

* un fattore strumentale del cambiamento, sia in termini di processo che di risultato. Si tratta di uno strumento atto a mettere in luce i punti deboli e i rischi rispetto agli obiettivi fissati e ai risultati attesi. La loro identificazione esplicita accelera l'azione correttiva;

* uno strumento per incoraggiare i servizi a far propri i risultati e gli aspetti della gestione e del controllo non solo a livello dei quadri ma anche tra il personale in generale.

Gli effetti positivi dell'introduzione delle relazioni annuali e delle dichiarazioni vanno quindi riconosciuti:

- la natura di questo processo va al di là di una semplice attuazione di una determinata agenda di riforma poiché intende fare emergere nuove questioni. Esso incoraggia la piena messa in luce delle carenze che richiedono un'azione correttiva;

- ciò costituisce un processo di cambiamento culturale in cui un'accresciuta trasparenza sia dei punti forti che di quelli deboli produce effetti estremamente positivi. A tale proposito i quadri e il personale sono stati sempre più sensibilizzati sul fatto che tutti sono chiamati a svolgere un ruolo nella gestione e nel controllo, al di là delle responsabilità attribuite ad attori specifici;

- esso rappresenta un veicolo per valutare, su base globale, la situazione delle DG e dei servizi, assumersi la responsabilità dei risultati e decidere quali questioni richiedono azioni correttive. Ciò consente alla Commissione di consolidare l'output di risultati politici con progressi sul piano gestionale.

SOMMARIO DELLE AZIONI DELLA SINTESI

La seguente tabella sintetizza i compiti e le azioni risultanti dalla presente sintesi

CONTROLLI INTERNI.

>SPAZIO PER TABELLA>

GESTIONE FINANZIARIA

>SPAZIO PER TABELLA>

AUDIT

>SPAZIO PER TABELLA>

GESTIONE PER ATTIVITÀ/PIANIFICAZIONE E PROGRAMMAZIONE STRATEGICA

>SPAZIO PER TABELLA>

METODOLOGIA DELLA RELAZIONE ANNUALE DI ATTIVITÀ

>SPAZIO PER TABELLA>

ACQUIS

>SPAZIO PER TABELLA>

Follow-up del piano d'azione della sintesi delle relazioni annuali di attività 2001

A) Questioni politiche trasversali

>SPAZIO PER TABELLA>

B) ATTUAZIONE DELLA RIFORMA

>SPAZIO PER TABELLA>

C) QUESTIONI GESTIONALI ORIZZONTALI

>SPAZIO PER TABELLA>