Relazione

sul rendiconto finanziario del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea relativo all'esercizio 2001, corredata delle risposte del Centro

(2002/C 326/05)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea, in conformità dell'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario del Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. In conformità dell'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la stesura e la presentazione del rendiconto finanziario(2) in conformità delle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 15 del regolamento (CE) n. 2965/94. La Corte è tenuta ad esaminare tali conti in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato il controllo in conformità delle sue politiche e norme di audit. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente riconosciute allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. L'audit ha consentito alla Corte di ottenere una base idonea a sostenere il parere espresso qui di seguito.

4. Questo esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le operazioni pertinenti sono, nel complesso, legittime e regolari.

OSSERVAZIONI PRINCIPALI

Esecuzione del bilancio

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è presentata alla tabella 1(3). Si osservi che le spese per il personale (titolo 1) comprendono sia le spese relative agli agenti, sia quelle relative ai traduttori esterni. Gli stanziamenti disponibili ammontano a 27,2 milioni di euro, di cui 24,8 milioni a titolo dell'esercizio e 2,4 milioni riportati dall'esercizio precedente. Gli stanziamenti dell'esercizio vero e proprio sono stati impegnati per 16,8 milioni di euro, che hanno formato oggetto di pagamenti per 15,0 milioni. Il saldo degli stanziamenti è stato o riportato (1,8 milioni di euro) o annullato. L'entità degli annullamenti (8,1 milioni di euro) è imputabile al mancato utilizzo della riserva (3,9 milioni di euro). Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente ammontavano a 2,4 milioni di euro, di cui 2,2 milioni hanno formato oggetto di pagamenti, mentre il saldo è stato annullato.

Il rendiconto finanziario

6. Il conto di gestione e il bilancio pubblicati dal Centro nella sua relazione di attività per l'esercizio 2001 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

7. Dall'aprile 1997 il Centro occupa locali messi a sua disposizione dalle autorità lussemburghesi, senza che le condizioni di occupazione siano state oggetto di un accordo secondo le forme prescritte(4). Il consiglio di amministrazione del Centro ha deciso, nella sua riunione del 14 marzo 2002, di costituire una riserva, dal 2002, per far fronte ad eventuali richieste delle autorità lussemburghesi riguardo al costo di questi locali.

Acquisti di beni e servizi

Previsione dei bisogni

8. In generale, il Centro dovrebbe migliorare il suo sistema di previsione dei bisogni e di programmazione per l'insieme dei suoi acquisti e superare il suo quadro attuale, che è in sostanza annuale. Esso potrebbe essere maggiormente formalizzato e documentato, consentendo così confronti fra le previsioni e la realtà.

Cooperazione con le istituzioni ed altri organismi comunitari

9. Il Centro partecipa al Gruppo interistituzionale di armonizzazione delle procedure di acquisto ed alle gare interistituzionali, nonché agli scambi di informazioni sugli acquisti di beni e servizi correnti. Sul piano dell'organizzazione delle gare in materia di traduzioni, il coordinamento tra gli organismi comunitari potrebbe essere migliorato. Le differenze di approccio tra le istituzioni e il Centro di traduzione in materia di valutazione e applicazione dei criteri qualitativi delle traduzioni dovrebbero trovare una soluzione per poter indire gare comuni, che consentirebbero di ottenere condizioni migliori.

Valutazione delle offerte

10. Molto spesso, in particolare per i servizi di traduzione esterna ed i sistemi informativi, il Centro applica un rapporto qualità/prezzo per procedere ad una selezione fra gli offerenti. Il Centro motiva questo approccio con principi di prudenza e di economia: quanto migliore sarà la qualità del prodotto, tanto maggiore sarà la probabilità che le spese di utilizzo o di manutenzione del prodotto siano ridotte (ad esempio, costo di revisione delle traduzioni o di manutenzione dei sistemi informativi).

11. Per gli acquisti di beni e servizi diversi dalla traduzione esterna, le modalità di valutazione della qualità variano da un contratto all'altro, anche se questi riguardano acquisti della stessa natura. In generale, alla valutazione provvede un comitato di tre membri, che esprimono il proprio parere sui diversi aspetti della qualità del prodotto in base ai documenti presentati. In alcuni casi, i singoli pareri sono citati, in altri viene dato il risultato aggregato dei diversi pareri.

12. I criteri qualitativi presi in considerazione dovrebbero, in maggior misura:

- essere uniformati per acquisti della stessa natura;

- basarsi su indicatori obiettivi quantificabili per quanto possibile;

- essere applicati nel quadro di una procedura definita così da garantire l'indipendenza e l'imparzialità dei membri del comitato di valutazione.

13. Per facilitare il lavoro dei valutatori, il formato delle risposte che gli offerenti devono dare, dovrebbe essere sviluppato e precisato, in modo che il contenuto sia il più completo ed il più comparabile possibile.

Valutazione dei servizi di traduzione esterna

14. Le disposizioni dei contratti stipulati con le agenzie di traduzione sono mutate nel corso del tempo, nel senso che sono diventate più precise e rigorose, in particolare in materia di controllo di qualità.

15. Ogni documento tradotto dai traduttori esterni è esaminato da un revisore del Centro per controllarne la qualità. Anche i clienti del Centro devono esprimersi sulla qualità. Tuttavia, la complessità dei documenti da tradurre differisce da un'agenzia di traduzione all'altra, per cui nasce un problema di confronto del rapporto prezzo/qualità dei rispettivi lavori. Il Centro dovrebbe concertarsi con gli organi comunitari che ricorrono a servizi di traduzione esterna, per definire criteri comuni in merito alla qualità delle traduzioni.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 314 del 7.12.1994, pag. 1.

(2) In applicazione dell'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2965/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese del Centro per l'esercizio 2001 sono stati compilati il 14 marzo 2002 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione del Centro, alla Commissione ed alla Corte dei conti; a quest'ultima sono pervenuti il 21 giugno 2002. Le tabelle allegate alla presente relazione mostrano un riepilogo del rendiconto finanziario.

(3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state redatte in base ai valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Per la presentazione delle cifre, queste sono state arrotondate, il che può dare adito a differenze minime nei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo, mentre 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(4) Cfr. il paragrafo 13 della relazione sull'esercizio 2000 (GU C 372 del 28.12.2001, pag. 29).

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

I totali possono presentare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati del Centro - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dal Centro nel rendiconto finanziario.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB:

I totali possono presentare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati del Centro - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dal Centro nel rendiconto finanziario.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2001 e 31 dicembre 2000NB:

I totali possono presentare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati del Centro - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dal Centro nel rendiconto finanziario.

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Risposte del Centro

OSSERVAZIONI PRINCIPALI

Rendiconto finanziario

7. Le autorità lussemburghesi hanno, a più riprese, reso nota la propria intenzione di trattare il fascicolo, come pure l'accordo sulla sede e sulla sicurezza, dopo l'elaborazione del progetto di finanziamento della sede definitiva del Centro. In occasione della riunione tenutasi lo scorso 14 marzo 2002, il consiglio di amministrazione ha inserito nel progetto preliminare di bilancio 2003 la linea 10 0 0 3 "Riserva per eventuali obblighi da locazione immobiliare", al fine di tenere in dovuto conto l'incertezza nascente dai possibili obblighi inerenti i locali messi a disposizione del Centro. Il consiglio di amministrazione intende esaminare lo stato di avanzamento del fascicolo nel corso della prossima riunione del 24 ottobre 2002.

Acquisti di beni e servizi

Previsione dei bisogni

8. Il Centro di traduzione prende atto delle osservazioni della Corte.

Cooperazione con le istituzioni ed altri organismi comunitari

9. Il Centro di traduzione condivide senz'altro il parere della Corte. Per quanto concerne l'organizzazione delle gare d'appalto, il Centro di traduzione cerca, per quanto possibile, di intensificare la cooperazione interistituzionale e si è impegnato in particolare nell'armonizzazione della documentazione inerente alle gare d'appalto, al fine di realizzare maggiori economie.

Ciò premesso, è necessario tenere presente il persistere di talune restrizioni di ordine regolamentare, di bilancio o politico (norme applicabili, divergenze d'interpretazione delle norme conseguenti a controlli finanziari e CCAM diversi, specifico margine di manovra di ogni istituzione per garantire l'espletamento dei compiti affidati).

Valutazione delle offerte

10. Per quanto concerne la prestazione dei servizi di traduzione esterna, l'assegnazione degli appalti avviene in base a criteri diversi, volti a consentire la determinazione dell'offerta economicamente più vantaggiosa. Pur applicando un criterio di rapporto qualità/prezzo, il Centro di traduzione è convinto, sulla base dell'esperienza acquisita nell'ambito dei servizi di traduzione esterna, dell'importanza del fattore qualitativo. Quest'ultimo incide, tra l'altro, sulla riduzione dei costi di revisione. Per tale motivo, in occasione delle ultime gare d'appalto nel settore linguistico, il criterio della qualità è stato rivisto e corretto verso l'alto (essendo necessario totalizzare un livello minimo del 60 % in termini di qualità perché un'offerta venga ammessa alla fase successiva della procedura).

Per quanto concerne i servizi diversi dalla traduzione, può accadere che il servizio ordinatore si basi unicamente sul criterio del prezzo più conveniente nell'assegnazione degli appalti.

11-13. Il Centro di traduzione riconosce l'importanza della chiarezza assoluta delle procedure di funzionamento dei comitati di valutazione. Continui sforzi vengono profusi in questa direzione.

Le procedure che interessano i servizi diversi da quelli di traduzione sono chiaramente definite. I comitati sono sempre formati da un minimo di tre membri di cui almeno uno non proveniente dal dipartimento interessato. La composizione dei comitati avviene in funzione del settore di competenza, in modo tale che l'opinione dell'esperto rimanga in evidenza nei settori specifici, sebbene la decisione del comitato sia sempre collegiale.

Valutazione dei servizi di traduzione esterna

15. Venendo alla concertazione dei servizi esterni di traduzione nel campo della qualità, è attualmente allo studio un progetto di valutazione interistituzionale. La difficoltà dei testi da tradurre rappresenta, tra l'altro, uno degli elementi da considerare in questo progetto. La concertazione raccomandata dalla Corte è già da ora applicata nel quadro del Comitato interistituzionale di valutazione della qualità delle traduzioni esterne (CIVQ). Nel momento in cui, a livello interno, sorgono problemi di qualità, i documenti sono infatti inviati per un parere a detto comitato.