RISOLUZIONE (UE) 2020/1886 DEL PARLAMENTO EUROPEO

del 14 maggio 2020

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea per l’esercizio 2018, sezione IX — Garante europeo della protezione dei dati

IL PARLAMENTO EUROPEO,

— vista la sua decisione sul discarico per l’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea per l’esercizio 2018, sezione IX — Garante europeo della protezione dei dati,

— visti l’articolo 100 e l’allegato V del suo regolamento,

— visto il parere della commissione per le libertà civili, la giustizia e gli affari interni,

— vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0029/2020),

A. considerando che, nel contesto della procedura di discarico, l’autorità di discarico desidera sottolineare che è particolarmente importante rafforzare ulteriormente la legittimità democratica delle istituzioni dell’Unione migliorando la trasparenza e la responsabilità, e attuando il concetto della programmazione di bilancio basata sulla prestazione e della corretta gestione delle risorse umane;

1. rileva con soddisfazione che la Corte dei conti (la «Corte»), nella sua relazione sui conti annuali del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) relativi all’esercizio 2018, ha osservato di non aver individuato debolezze significative riguardo agli aspetti sottoposti ad audit relativamente alle risorse umane e agli appalti;

2. prende atto del fatto che, secondo la relazione annuale di attività del GEPD, la Corte ha esaminato un’operazione dell’esercizio 2018 e che a seguito di tale esame non è stata formulata alcuna osservazione;

3. valuta positivamente le conclusioni della Corte secondo cui i pagamenti relativi all’esercizio chiuso al 31 dicembre 2018 riguardanti le spese amministrative del GEPD non presentavano, nell’insieme, errori rilevanti e i sistemi di supervisione e di controllo esaminati si erano rivelati efficaci; prende atto della richiesta della Corte di dare nuovamente esecuzione al controllo ex post, che è ora nuovamente attivo;

4. si rammarica, come osservazione generale, del fatto che il capitolo 10 «Amministrazione» della relazione annuale della Corte abbia un campo di applicazione e conclusioni piuttosto limitati, sebbene la rubrica 5 «Amministrazione» del quadro finanziario pluriennale sia considerata a basso rischio;

5. osserva che la Corte ha selezionato un campione di 45 operazioni estratto dalla rubrica 5 «Amministrazione» del quadro finanziario pluriennale per tutte le istituzioni e gli organi dell’Unione; rileva che il campione è stato estratto in modo da essere rappresentativo della gamma di spese a titolo della rubrica 5, che rappresenta il 6,3 % del bilancio dell’Unione; constata che il lavoro svolto dalla Corte indica che le spese amministrative sono a basso rischio; ritiene tuttavia che il numero delle operazioni selezionate relativamente alle «altre istituzioni» non sia sufficiente e chiede alla Corte di aumentare di almeno il 10 % il numero delle operazioni da esaminare;

6. ricorda che il GEPD non è un’agenzia decentrata dell’Unione e ritiene che sebbene il suo bilancio rappresenti una percentuale molto ridotta del bilancio dell’Unione, la legittimità e la regolarità delle operazioni del GEPD dovrebbero essere comunque esaminate adeguatamente dalla Corte, poiché la trasparenza è essenziale per un corretto funzionamento di tutti gli organismi dell’Unione; rileva che il GEPD non è coperto né dalla relazione della Corte sull’esecuzione del bilancio dell’Unione per l’esercizio finanziario 2018 né dalla relazione sulle agenzie e sugli altri organismi dell’Unione per il 2018; sottolinea, tuttavia che le informazioni riguardanti i risultati degli audit esterni indipendenti effettuati dalla Corte dovrebbero essere rese pubbliche per tutti gli organi dell’Unione; invita pertanto la Corte a riconsiderare la sua posizione e ad iniziare a pubblicare relazioni di audit riguardanti il GEPD a partire dal prossimo anno; chiede pertanto che la Corte pubblichi relazioni di attività annuali separate sui conti annuali di questo importante organismo dell’Unione che persegue l’obiettivo di garantire che tutte le istituzioni e gli organi dell’UE rispettino pienamente il diritto alla protezione della privacy e dei dati personali;

7. si compiace della gestione finanziaria del GEPD, nel complesso accorta e oculata; rileva che il GEPD ha operato una chiara distinzione tra le attività cosiddette «in corso» e quelle «nuove»; osserva un aumento dell’1,54 % per quanto riguarda le attività in corso in linea con la sua politica di austerità, con un aumento bloccato allo 0 % nel caso della maggior parte delle linee di bilancio; prende atto, tuttavia, dell’aumento riguardante le nuove attività, principalmente dovuto all’istituzione di un nuovo ente dell’Unione denominato Comitato europeo per la protezione dei dati (EDPB) e operativo a partire dal 25 maggio 2018, e alle relative operazioni;

8. rileva che nel 2018 il GEPD disponeva di un bilancio totale stanziato di 14 449 068 EUR (a fronte di 11 324 735 EUR nel 2017), il che rappresenta un aumento del 27,59 % rispetto al bilancio del 2017 (dal 2016 al 2017 l’aumento era stato del 21,93 %); si compiace del fatto che il 93,7 % di tutti gli stanziamenti sia stato impegnato entro la fine del 2018, rispetto all’89 % del 2017; osserva con preoccupazione che l’esecuzione del bilancio in termini di stanziamenti di pagamento ammonta al 75,2 % (rispetto al 77 % del 2017) riferito a tutti gli stanziamenti;

9. ricorda la necessità di disporre di previsioni di bilancio al fine di garantire delle buone prestazioni di bilancio negli anni a venire; prende atto dell’esistenza di elementi che hanno un impatto determinante, come il bilancio destinato alle retribuzioni del GEPD, la cui quota è superiore al 53 %, per cui anche un moderato avvicendamento del personale ha ripercussioni significative sul tasso generale di esecuzione del bilancio; riconosce che le previsioni di bilancio riferite all’EDPB di recente creazione diventeranno precise solo dopo alcuni anni di funzionamento;

10. osserva con interesse che il GEPD ha organizzato un nuovo concorso generale per creare un gruppo di esperti altamente qualificati in materia di protezione dei dati, al fine di soddisfare le sue future esigenze in termini di personale; osserva, in relazione alla pianificazione delle assunzioni, che il GEPD ha chiesto un moderato aumento di sei membri del proprio personale nel quadro dei preparativi per l’istituzione del l’EDPB;

11. riconosce che il 2018 è stato determinante per il GEPD per via dell’adozione, nel 2016, nel contesto della modernizzazione delle norme sulla protezione dei dati, del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) e della direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio (2); osserva che i nuovi compiti e le nuove responsabilità derivanti dal regolamento (UE) 2016/679 richiederanno in futuro risorse supplementari; osserva altresì che nel 2018 il personale del GEPD era costituito da 97 membri (a fronte di 55 nel 2013); chiede tuttavia al GEPD di analizzare la situazione sotto il profilo di un potenziale miglioramento dell’efficienza che risulti dal solo fatto di riorganizzare e riassegnare i compiti;

12. rileva che, a seguito di questa nuova normativa, è stato introdotto l’EDPB, costituito dalle autorità di protezione dei dati dei 28 Stati membri e dal GEPD, per garantire un’attuazione coerente del regolamento (UE) 2016/679 in tutta l’Unione; osserva che il GEPD ha dedicato una parte significativa del suo tempo e dei suoi sforzi all’inizio del 2018 al sostegno del segretariato dell’EDPB, oltre che alla partecipazione al comitato in quanto membro a pieno titolo;

13. rileva che, sulla base delle nuove norme in materia di trattamento dei dati personali, le istituzioni e gli organi dell’Unione garantiscono inoltre di rispettare dette norme, ivi comprese la gestione e la governance delle loro infrastrutture e sistemi informatici; constata che il GEPD ha ampliato il suo catalogo di linee guida specifiche e ha avviato un programma per verificare la conformità alle norme tra gli organi dell’Unione;

14. rileva la necessità di una trasparenza e una cooperazione maggiori tra le autorità europee per la protezione dei dati; sottolinea l’importanza della cooperazione tra il GEPD e le autorità nazionali per la protezione dei dati degli Stati membri al fine di garantire una vigilanza efficace e una collaborazione nella preparazione del nuovo quadro giuridico; invita il GEPD a informare la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento in merito a tutti i risultati ottenuti;

15. prende atto del fatto che il GEPD pubblica annualmente dati sulla loro cooperazione interistituzionale, che si esplica in accordi sul livello dei servizi per i servizi medici, di traduzione/interpretazione, di ristorazione e di formazione, e in accordi amministrativi per gli edifici, la logistica, i servizi di sicurezza, le tecnologie dell’informazione, ecc.; accoglie con favore l’accordo su un memorandum d’intesa tra il GEPD e l’EDPB (riguardante principalmente le tecnologie dell’informazione), che consente al nuovo organismo dell’Unione di beneficiare del lavoro svolto dal GEPD negli ultimi anni;

16. si compiace dell’intenzione del GEPD (nell’ambito della modernizzazione delle sue procedure di appalto) di introdurre un flusso di lavoro elettronico in vista di un sistema «senza carta»; ribadisce l’importanza della cooperazione interistituzionale tra il GEPD e la Commissione per quanto riguarda gli appalti, la gestione finanziaria e le risorse umane; accoglie con favore l’accordo sul livello dei servizi concluso con la Direzione generale del Bilancio e la Direzione generale dell’Informatica della Commissione in relazione agli strumenti informatici «ABAC» e «Sysper 2», come richiesto nell’ultima relazione sul discarico; incoraggia il GEPD a compiere progressi in direzione di una politica coerente di digitalizzazione dei suoi servizi;

17. rileva che il primo piano d’azione del responsabile etico è stato pienamente realizzato e che la seconda relazione prevede diverse misure quali la revisione dei codici di condotta per i garanti e il personale, una decisione rivista sulle attività esterne, l’eventuale adesione al nuovo registro per la trasparenza delle istituzioni dell’Unione, ecc.; invita il GEPD ad attuare le misure richieste quanto prima; accoglie con favore le sessioni di sensibilizzazione in linea con il quadro etico; chiede che, nella prossima relazione annuale di attività, siano presentate informazioni dettagliate sui risultati relativi al quadro etico;

18. valuta positivamente il fatto che le norme interne relative alle segnalazioni di illeciti adottate nel 2016 saranno aggiornate al fine di rafforzare la protezione degli informatori e dei presunti responsabili di irregolarità; prende atto dell’esistenza di alcune misure di protezione, quali una valutazione del rischio e una limitazione dell’accesso ai relativi fascicoli secondo una modalità rigorosamente fondata sulla «necessità di sapere»; incoraggia il GEPD a chiedere al suo responsabile etico di prestare particolare attenzione a tale questione in occasione della prossima sessione di sensibilizzazione organizzata per tutto il personale; rileva con soddisfazione che finora il GEPD non ha avuto alcun caso di denuncia;

19. ribadisce l’importanza della protezione dei dati in relazione alla sicurezza informatica; accoglie con favore gli sforzi compiuti dal GEPD per fornire alle istituzioni dell’Unione orientamenti sulle modalità di protezione dei dati personali nell’attuazione di misure di sicurezza informatica, sul modo in cui i sistemi globali di gestione della sicurezza delle informazioni fungono da base per l’adempimento degli obblighi in materia sia di protezione dei dati che di sicurezza informatica, e sulle modalità di esecuzione degli obblighi di notifica e di informazione in materia di protezione dei dati in relazione alle violazioni dei dati personali; rileva che lo scandalo sull’uso improprio dei dati di Facebook da parte di Cambridge Analytica e le sempre più numerose prove di interferenze illegali nelle elezioni richiedono risposte da parte del GEPD; sottolinea che il GEPD deve contrastare il potenziale uso improprio dei dati digitali;

20. riconosce il valore aggiunto che i software liberi e aperti possono apportare al GEPD; sottolinea in particolare il loro ruolo ai fini di una maggiore trasparenza e per evitare vincoli da parte dei venditori; riconosce inoltre il loro potenziale nel miglioramento della sicurezza, in quanto consentono di individuare e risolvere i punti deboli; raccomanda vivamente che eventuali software sviluppati per l’istituzione siano messi a disposizione del pubblico sulla base di una licenza libera e aperta;

21. si compiace del fatto che la decisione sulle misure antimolestie sia stata messa a disposizione di tutto il personale tramite l’intranet del GEPD; prende atto con soddisfazione del fatto che il GEPD sta attualmente lavorando a una revisione di detta decisione, nonché a un mandato per la nomina di ulteriori consulenti di fiducia; osserva che il 69 % dei colleghi ha riconosciuto, nel sondaggio condotto presso il personale nel 2018, di essere a conoscenza della politica esistente in materia di molestie psicologiche e sessuali; si compiace del fatto che nel 2018 sia stato formato un consulente di fiducia;

22. accoglie con favore il fatto che i curricula e le dichiarazioni di interessi dei garanti siano disponibili sul sito web del GEPD; rileva che tali dichiarazioni di interessi hanno necessariamente carattere autocertificativo e che, né il GEPD né il suo responsabile etico hanno poteri investigativi per garantire la veridicità e l’esaustività dei dati dichiarati; invita il GEPD a valutare come migliorare il sistema insieme ad altre istituzioni e altri organi dell’Unione;

23. invita il GEPD a garantire la pubblicazione e l’aggiornamento regolari sul suo sito web di tutte le sue procedure e di tutti i suoi orientamenti relativi al quadro etico; invita altresì il GEPD a continuare ad impegnarsi per migliorare le informazioni disponibili online, in termini di trasparenza e di controllo pubblico;

24. si rammarica del fatto che nella relazione annuale di attività non siano state incluse informazioni più dettagliate su misure concrete per migliorare il benessere sul lavoro; si compiace tuttavia del fatto che, nel 2018, siano state adottate e/o attuate decisioni e politiche, fra cui una relazione sul sondaggio condotto presso il personale, una decisione riveduta sul telelavoro e una decisione riveduta sul tutoraggio; chiede al GEPD di fornire informazioni più dettagliate nella prossima relazione annuale di attività;

25. accoglie con favore l’iniziativa presa dal GEPD nel 2018 di offrire in futuro tirocini retribuiti solo attraverso il programma di formazione del Libro blu; osserva che questo cambiamento nel processo di assunzione dei tirocinanti da parte del GEPD è stato introdotto a seguito di una raccomandazione del Mediatore volta ad adeguare i criteri di ammissibilità in relazione ai tirocini retribuiti; ribadisce la necessità di garantire il pagamento di un’indennità adeguata a tutti i tirocinanti delle istituzioni dell’Unione onde evitare un aumento della discriminazione per motivi economici;

26. prende atto con interesse del fatto che fra i membri del personale del GEPD sono rappresentate 20 nazionalità dell’Unione (rispetto alle 16 del 2017); rileva, per quanto riguarda l’equilibrio di genere, che il 40 % è di sesso maschile (rispetto al 32 % del 2017) e il 60 % di sesso femminile; riconosce i continui sforzi esplicati dal GEPD per raggiungere un equilibrio, tenendo conto delle sue piccole dimensioni e delle sue attività strategiche specifiche;

27. prende atto con interesse del fatto che al GEPD sono stati assegnati quattro uffici supplementari nell’edificio MTS, che attualmente condivide con il Mediatore europeo; osserva che il personale del GEPD, compresa la segreteria dell’EDPB, dovrebbe crescere ulteriormente nel 2020 ed è pertanto necessaria una maggiore espansione fino ad occupare l’intero edificio; sostiene il GEPD per quanto riguarda questa richiesta, e chiede di informare la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento in merito a tutti i passi compiuti e i risultati ottenuti a tale riguardo;

28. valuta positivamente le iniziative mirate del GEPD volte a ridurre l’impronta ambientale dell’istituzione; incoraggia il GEPD a predisporre un piano d’azione concreto per ridurre la propria impronta ambientale;

29. si compiace del fatto che l’importanza delle attività di comunicazione del GEPD sia aumentata considerevolmente negli ultimi anni; riconosce gli sforzi compiuti per migliorare gli effetti della sua presenza online; prende atto dell’organizzazione di due importanti campagne di comunicazione, segnatamente la Conferenza internazionale del 2018 incentrata sul tema «Dibattere l’etica» (raggiungendo così un pubblico il più ampio possibile per il dibattito sull’etica digitale), e, nel dicembre 2018, la campagna di comunicazione sul nuovo regolamento relativo alla protezione dei dati per le istituzioni dell’Unione;

30. ricorda che il GEPD utilizza una serie di indicatori chiave di prestazione che lo aiutano a monitorare il suo operato e l’uso delle sue risorse; rileva con soddisfazione che nel 2018 il GEPD ha raggiunto o superato gli obiettivi fissati nella maggior parte dei suoi indicatori chiave di prestazione (ad esempio, in relazione all’indicatore chiave di prestazione 4 «livello di interesse delle parti interessate» con un obiettivo di 10 consultazioni, sono state raggiunte 13 consultazioni); rileva che l’attuazione degli obiettivi strategici pertinenti è a buon punto e che non sono necessarie misure correttive; incoraggia il GEPD a continuare a lavorare in questa direzione;

31. si compiace del fatto che il GEPD segua quasi tutte e 16 le norme di controllo interno, che sono regolarmente monitorate per garantire la realizzazione economica, efficiente ed efficace degli obiettivi; rileva che il servizio di audit interno ha condotto un audit di follow-up delle raccomandazioni in sospeso risultanti da una revisione delle norme di controllo interno e ha concluso che il livello di controllo interno è soddisfacente ed efficace;

32. rileva che il servizio di audit interno ha svolto un’indagine incentrata su tre aree principali (la governance del GEPD in rapporto con l’EDPB, il quadro per la fornitura di risorse umane, l’amministrazione del bilancio e finanziaria, e il supporto logistico per l’EDPB e le squadre di supporto del GEPD), che sono state oggetto di un attento esame; rileva che il servizio di audit interno ha pubblicato una relazione finale in cui tutte le raccomandazioni sono ritenute solo «aspetti da considerare» e non saranno oggetto di alcun seguito da parte del servizio di audit interno;

33. rileva che la spesa per le traduzioni ammonta a 337 057,35 EUR per il GEPD e a 516 461,90 EUR per le attività dell’EDPB; rileva che l’EDPB beneficia di una quota di traduzioni gratuite effettuate dalla Direzione generale della Traduzione della Commissione; prende atto del fatto che la necessità di traduzioni frequenti in tutte le lingue ufficiali dell’Unione, unitamente alle dimensioni molto ridotte dell’istituzione, rende impossibile l’internalizzazione della traduzione dal punto di vista del rapporto costi-benefici;

34. prende atto del fatto che le missioni del personale sono codificate nel sistema integrato di elaborazione delle missioni e che una relazione di missione è caricata come documento giustificativo nell’elenco delle spese; accoglie con favore i dati che sono stati forniti nella relazione annuale di attività, come richiesto nella precedente relazione sul discarico, che non mostrano differenze significative in termini di numero e costi delle missioni negli ultimi quattro anni;

35. si compiace del fatto che il GEPD rispetti la miglior prassi di fissare il termine per la presentazione della relazione annuale di attività al 31 marzo dell’anno successivo all’esercizio contabile; valuta quindi positivamente il fatto che il GEPD abbia adottato la sua relazione annuale di attività entro il 26 marzo 2019 onde lasciare all’autorità di discarico più tempo per analizzare approfonditamente la relazione e per condurre meglio procedura di discarico;

36. mette in evidenza tutto l’operato degli ultimissimi anni in settori quali la programmazione di bilancio basata sulla prestazione, il quadro etico con tutte le norme e le procedure correlate, il miglioramento delle attività di comunicazione e l’aumento del numero di misure volte a migliorare la trasparenza; si compiace del considerevole numero di accordi interistituzionali in materia di servizi e cooperazione; sottolinea che è importante per le istituzioni e gli organi dell’Unione collaborare e condividere esperienze; suggerisce di analizzare la possibilità di procedere ad attività di rete formalizzate in diversi settori, al fine di condividere le migliori prassi e di elaborare soluzioni comuni;

37. sottolinea che il recesso del Regno Unito dall’Unione europea avrà un impatto significativo sul lavoro pianificato del GEPD; evidenzia l’importanza di una rapida negoziazione di un accordo in materia di dati con il Regno Unito.

(1) Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 1).

(2) Direttiva (UE) 2016/680 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativa alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti a fini di prevenzione, indagine, accertamento e perseguimento di reati o esecuzione di sanzioni penali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio (GU L 119 del 4.5.2016, pag. 89).