Regole per l'accesso del pubblico ai documenti

(2002/C 292/08)

Al fine di offrire al pubblico un'informazione d'alta qualità sulla propria strategia e sulle proprie politiche, attività e procedure, la Banca europea per gli investimenti s'impegna ad applicare un'attiva politica d'informazione ed a moltiplicare i propri sforzi in tale ambito.

Regole per l'accesso del pubblico ai documenti

Considerando quanto segue:

(1) L'articolo 1, secondo comma del trattato sull'Unione europea sancisce il concetto di trasparenza, secondo il quale "il trattato segna una nuova tappa nel processo di creazione di un'Unione sempre più stretta tra i popoli dell'Europa, in cui le decisioni siano adottate nel modo più trasparente possibile e più vicino possibile ai cittadini".

(2) L'articolo 255 del trattato istitutivo della Comunità europea (in prosieguo "il trattato") sancisce il diritto d'accesso ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione.

(3) Il Parlamento europeo e il Consiglio hanno adottato il regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione che mira a dare la massima attuazione al diritto d'accesso del pubblico ai documenti e a definirne i princípi generali e le limitazioni a norma dell'articolo 255, secondo paragrafo, del trattato CE.

(4) Il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione, in una dichiarazione comune in data 30 maggio 2001 riguardante il regolamento (CE) n. 1049/2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, hanno esortato le istituzioni e gli organi dell'Unione europea ad adottare regole interne riguardanti l'accesso del pubblico ai documenti che tengano conto dei princípi e delle limitazioni del regolamento (CE) n. 1049/2001.

(5) La Banca europea per gli investimenti (in prosieguo la "Banca") ha il compito, ai sensi dell'articolo 267 del trattato "di contribuire, facendo appello al mercato dei capitali e alle proprie risorse, allo sviluppo equilibrato e costante del mercato comune nell'interesse della Comunità, accordando finanziamenti e garanzie senza fini di lucro per agevolare la realizzazione di progetti d'investimento in tutti i settori dell'economia."

(6) L'articolo 255 del trattato, in applicazione del quale è stato adottato il regolamento (CE) n. 1049/2001, concerne soltanto il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione. Tuttavia, la Banca auspica inoltre che, in ottemperanza agli obblighi di buona amministrazione che incombono alle istituzioni e agli organi comunitari, ivi compresa la Banca stessa, i documenti siano accessibili al pubblico nella massima misura possibile. Nel 1997 la Banca aveva già adottato delle regole per l'accesso del pubblico ai documenti(1) che sono adesso sostituite dalle disposizioni presenti.

(7) La Banca ha deciso di rivedere le proprie disposizioni relative all'accesso del pubblico ai documenti, per tener conto dei princípi e delle limitazioni definite nel citato regolamento (CE) n. 1049/2001, nella misura in cui ciò non pregiudichi la piena esecuzione della sua missione d'istituzione finanziaria, com'è definita dal trattato.

(8) Per regolare i rapporti tra il personale della Banca e il pubblico in un quadro generale, la Banca ha adottato il "Codice di buona condotta amministrativa del personale della Banca europea per gli investimenti nei suoi rapporti con il pubblico"(2) (in prosieguo "Codice di buona condotta amministrativa").

(9) L'articolo 287 del trattato proibisce la divulgazione delle informazioni che, per la loro natura, sono tutelate dall'obbligo del segreto professionale e, specificatamente, le informazioni relative alle imprese, i loro rapporti commerciali o gli elementi riguardanti i loro prezzi di costo. Pertanto la Banca, per espletare i suoi compiti, deve assicurare che i promotori dei progetti, i mutuatari effettivi e potenziali, nonché le altre parti che partecipano alla realizzazione o al finanziamento di un progetto, possano fare affidamento sulla riservatezza del rapporto bancario.

(10) Essa deve rispettare, nei suoi rapporti con altre istituzioni e organi, all'interno e al di fuori dell'ambito comunitario, la riservatezza dei documenti scambiati tra la Banca e questi ultimi, nella misura necessaria al raggiungimento degli obiettivi perseguiti.

(11) All'interno della Banca, è necessario assicurare uno scambio di pareri libero e senza ostacoli riguardante le prassi interne di preparazione, delibera e presa di decisione, per permettere il suo buon funzionamento; la Banca deve, nello stesso tempo, ottemperare agli obblighi riguardanti la protezione dei dati a carattere personale, in conformità con le vigenti disposizioni comunitarie.

(12) Nel contesto di quanto sopra citato, la Banca è decisa ad applicare un'attiva politica d'informazione, e continuerà ad intensificare i propri sforzi per fornire al pubblico l'informazione relativa alla propria strategia, alle proprie politiche, attività e procedure; essa continuerà inoltre, nelle modalità più pertinenti, a fornire le informazioni principali riguardanti le singole operazioni concluse, in accordo con le proprie parti contraenti.

Il comitato direttivo della Banca ha adottato le presenti regole indirizzate ai suoi dipartimenti. Le regole saranno pubblicate.

Articolo 1

Ambito di applicazione

1. I membri del pubblico hanno accesso ai documenti della Banca in conformità con i principi, le condizioni e le limitazioni definite dalla presente decisione.

2. Si definisce "membro del pubblico" un qualsiasi cittadino dell'Unione o qualsiasi persona fisica e giuridica che risieda o abbia sede sociale in uno Stato membro dell'Unione europea o in uno Stato in cui la Banca esercita le proprie attività.

3. Si definisce "documento" un qualsiasi contenuto informativo redatto o ricevuto dalla Banca, che verte su aspetti relativi alle politiche, attività e decisioni di sua propria competenza.

4. Si definisce "terzo" una qualsiasi persona fisica o giuridica, o una qualsiasi entità esterna alla Banca, incluso gli Stati membri, le altre istituzioni e organi comunitari e non comunitari e i Paesi terzi.

Articolo 2

Domande

1. Le domande d'accesso ad un documento sono presentate in qualsiasi forma scritta, anche elettronica, e sono indirizzate al: Segretariato generale

Dipartimento Informazione e comunicazione

Banca europea per gli investimenti L - 2950 Lussemburgo

oppure al seguente indirizzo di posta elettronica:

infopol@bei.org oppure

infopol@eib.org

2. Le domande d'accesso ai documenti sono trattate secondo le condizioni e i termini definiti nel Codice di buona condotta amministrativa(3).

3. Il richiedente non è tenuto a motivare la domanda. Nel caso in cui la richiesta non sia sufficientemente chiara oppure non permetta d'identificare il documento o le informazioni richieste, la Banca inviterà il richiedente a chiarire la sua domanda.

4. La Banca si riserva tuttavia la possibilità di rifiutare di dare seguito ad una domanda se essa appare eccessiva o chiaramente sproporzionata.

Articolo 3

Documenti dei terzi

Nel caso si richieda alla Banca l'accesso ad un documento che essa detiene e che è stato originato da un terzo, la Banca consulta il terzo in questione per sollecitare il suo accordo alla divulgazione, sempre che non risulti chiaramente dall'esame del documento alla luce della presente decisione che esso possa o non possa essere divulgato.

Articolo 4

Eccezioni

1. L'accesso ad un documento è rifiutato qualora la sua divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela di quanto segue:

i) dell'interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali oppure la politica finanziaria, monetaria o economica della Comunità, delle sue istituzioni ed organi o di uno Stato membro;

ii) della vita privata e dell'integrità dell'individuo, in particolare della conformità con la legislazione comunitaria sulla protezione dei dati personali;

iii) delle procedure giurisdizionali;

iv) della consulenza legale;

v) degli obiettivi delle attività ispettive, d'indagine e di revisione contabile;

vi) degli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica, ivi compresa la proprietà intellettuale;

vii) dell'obbligo del segreto professionale, laddove tale divulgazione sarebbe contraria all'etica professionale, alle disposizioni e alle prassi in vigore nel settore bancario e finanziario;

viii) dell'interesse legittimo della Banca ad organizzare la propria gestione interna, in particolare per quanto concerne le risorse umane.

2. L'accesso ad un documento, o a parte di esso, elaborato dalla Banca per uso interno, relativo ad una questione su cui essa stessa non abbia ancora adottato una decisione, viene rifiutato nel caso in cui la divulgazione del documento pregiudicherebbe il processo decisionale della Banca. L'accesso ad un documento contenente riflessioni per uso interno, facenti parte di discussioni e consultazioni preliminari in seno alla Banca, viene rifiutato anche una volta adottata la decisione, qualora la divulgazione del documento pregiudicherebbe il processo decisionale della Banca.

3. Nessun documento, o parte di esso, riguardante informazioni su terzi, sarà divulgato ove tali informazioni siano state indicate alla Banca come riservate o siano oggetto d'impegno di riservatezza assunto dalla Banca, o siano comunque di natura tale da ricadere nel dovere di riservatezza della Banca nei confronti di terzi.

4. È possibile una deroga alle disposizioni del paragrafo precedente, qualora esista un previo accordo scritto della persona o dell'entità che è tutelata dall'obbligo di riservatezza delle informazioni in questione.

5. Le eccezioni di cui ai paragrafi precedenti si applicano unicamente al periodo nel quale la protezione è giustificata sulla base del contenuto del documento. Le eccezioni sono applicabili generalmente per un periodo massimo di 30 anni. Nel caso di documenti coperti dalle eccezioni relative alla vita privata o agli interessi commerciali o a poteri di gestione interna, le eccezioni possono continuare ad essere applicate anche dopo tale periodo, se necessario.

Articolo 5

Accesso a seguito di una domanda

1. L'accesso ai documenti avviene mediante consultazione in loco oppure tramite il rilascio di una copia, ivi compresa, se disponibile, una copia elettronica.

2. I documenti vengono forniti in una versione e in un formato già esistenti.

3. Se un documento è già stato divulgato, dalla Banca oppure da un terzo, la Banca può soddisfare l'obbligo di concedere l'accesso al documento informando il richiedente in merito alle modalità con cui ottenere il documento richiesto.

Articolo 6

Riproduzione di documenti

La presente decisione non pregiudica le disposizioni esistenti in materia di diritto d'autore, incluso quello della Banca, che possono limitare il diritto di terzi a riprodurre o a sfruttare i documenti divulgati.

Articolo 7

Costi

Al richiedente può essere addebitata una somma a copertura dei costi sostenuti per mettere a disposizione i documenti richiesti.

Articolo 8

Ricorso

In assenza di risposta nei termini previsti dall'articolo 13 del Codice di buona condotta amministrativa, oppure in caso di rifiuto totale o parziale a seguito di un reclamo, il richiedente può rivolgersi al Mediatore europeo, ai sensi dell'articolo 195 del trattato.

Articolo 9

Disposizioni finali

Le regole presenti abrogano e sostituiscono la decisione adottata dal comitato direttivo il 26 marzo 1997(4). Esse sono completate dalle disposizioni del Codice di buona condotta amministrativa. Il segretario generale della Banca, in consultazione con i servizi competenti, può mettere a punto le modalità pratiche d'attuazione delle presenti regole.

(1) GU C 243 del 9.8.1997.

(2) GU C 17 del 19.1.2001.

(3) GU C 17 del 19.1.2001.

(4) GU C 243 del 9.8.1997.