La presente relazione informa il Parlamento europeo e il Consiglio, nell'ambito della procedura di discarico e in conformità degli articoli 118 e 247 del regolamento finanziario, in merito alle revisioni contabili interne effettuate in seno alla Commissione nel 2018. Essa si fonda sulla relazione elaborata dal revisore interno della Commissione riguardante le relazioni di audit e consulenza che il servizio di audit interno ha portato a termine nel 2018 (). La presente relazione riguarda gli audit effettuati all'interno delle direzioni generali, dei servizi e delle agenzie esecutive della Commissione () e riporta i) una sintesi del numero e del tipo di controlli interni svolti; ii) una sintesi delle raccomandazioni formulate e iii) le misure adottate a seguito di tali raccomandazioni.

Il servizio di audit interno pianifica la propria attività di audit sulla base di una valutazione dei rischi e di un'analisi delle capacità. Tale approccio è obbligatorio in conformità del suo mandato e delle norme internazionali e contribuisce inoltre ad assicurare un'attuazione efficace ed efficiente del piano di audit. L'attuazione del piano di audit viene poi monitorata regolarmente e vengono effettuati adeguamenti laddove necessario. Nel 2018 il servizio di audit interno ha svolto una valutazione approfondita dei rischi a seguito della quale sono stati definiti un piano di audit strategico pluriennale per il periodo 2019-2021 e un piano di audit annuale per il 2019.

Il servizio di audit interno non effettua audit dei sistemi di controllo degli Stati membri sui fondi dell'UE. Questo tipo di audit si svolge fino al livello dei singoli beneficiari ed è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali di altre singole direzioni generali della Commissione e della Corte dei conti europea. Il servizio di audit interno svolge invece audit delle misure adottate dai servizi della Commissione per monitorare e sottoporre ad audit i) gli organismi degli Stati membri e ii) altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE, come ad esempio le Nazioni Unite. Conformemente al regolamento finanziario, il servizio di audit interno può svolgere tali missioni in loco, anche negli Stati membri.

Il servizio rende conto e risponde a livello funzionale di tutti i suoi audit al comitato di controllo degli audit. Il comitato di controllo degli audit assiste il collegio dei commissari nell'adempimento dei suoi obblighi fissati dai trattati, dal regolamento finanziario e dagli altri strumenti giuridici. Esso assolve tale funzione: i) assicurando l'indipendenza del servizio di audit interno; ii) monitorando la qualità dell'attività interna di audit; iii) garantendo che le raccomandazioni formulate a seguito degli audit interni ed esterni siano debitamente prese in considerazione dai servizi della Commissione e iv) garantendo che tali raccomandazioni ricevano un seguito adeguato. In tal modo il comitato di controllo degli audit contribuisce a migliorare l'efficacia e l'efficienza della Commissione nel raggiungimento dei suoi obiettivi. Il comitato agevola inoltre la sorveglianza del collegio sulle prassi della Commissione in materia di governance, gestione dei rischi e controllo interno. A gennaio 2018 il revisore interno ha pubblicato una relazione di audit sulla governance all'interno della Commissione. In tale relazione è stata rilevata l'esigenza di opportuni miglioramenti riguardanti tra l'altro la gestione dei rischi, la rendicontazione finanziaria e i mandati degli organismi (di vigilanza) istituzionali. Il mandato del comitato di controllo degli audit è stato aggiornato a novembre 2018 nel quadro del follow-up della Commissione a tale audit.

Un'iniziativa chiave della Commissione in tale ambito è l'esame delle sinergie e delle efficienze avviato nel 2016 (). Tale iniziativa ad ampio raggio mirava a mutare le modalità di lavoro all'interno della Commissione, a ottenere una maggiore efficienza delle funzioni di supporto e a liberare risorse al fine di trasferirle a settori della massima importanza politica. L'audit del servizio di audit interno ha riconosciuto l'iniziativa sull'esame delle sinergie e delle efficienze come una delle sfide principali della Commissione. L'iniziativa ha introdotto modalità inedite e innovative per riflettere e trovare soluzioni ai problemi. L'effetto trasversale dell'approccio basato sul "capofila" in particolare sta contribuendo a infrangere le barriere e a incoraggiare un modo di pensare più condiviso. L'iniziativa ha sperimentato un periodo particolarmente difficile subito dopo il lancio, com'era prevedibile data la sua natura ambiziosa. Da quei primi giorni il servizio di audit interno rileva i progressi effettuati e gli sforzi collettivi volti a contrastare le lacune del quadro di partenza. Tali sforzi mirano a mettere in pratica processi più solidi e a dare nuovo slancio a un'iniziativa le cui aspettative continueranno a essere molto elevate in futuro, soprattutto nell'ottica della fine del mandato dell'attuale Commissione e della formazione di una nuova Commissione nel 2019. Molte delle sfide iniziali, quali i) l'assenza di un controllo centrale su aspetti fondamentali; ii) la garanzia della solidità e della fattibilità dei risparmi; iii) i problemi di bilancio; iv) l'assenza di un monitoraggio efficace e v) l'approccio non sufficientemente comune e condiviso, sono già oggetto di azioni di contrasto. Rimane tuttavia ancora molto lavoro da fare per realizzare sinergie ed efficienze sostenibili e genuine e raggiungere gli obiettivi fissati nella comunicazione del 2016 relativa all'esame delle sinergie e delle efficienze entro i termini previsti. Occorre fare di più per capitalizzare i progressi già compiuti e garantire che l'esame delle sinergie e delle efficienze divenga parte integrante della cultura della Commissione.

In linea con la propria metodologia e le proprie migliori prassi il servizio di audit interno ha analizzato le prestazioni in maniera indiretta, esaminando se e come i dirigenti avessero istituito sistemi di controllo atti a valutare le prestazioni (efficienza ed efficacia) delle attività e fornire le relative garanzie. Adottando questo approccio, il servizio di audit interno intende assicurarsi che le direzioni generali e i servizi abbiano istituito quadri di riferimento delle prestazioni e strumenti di misurazione delle prestazioni, indicatori chiave e sistemi di monitoraggio adeguati. Ciò deriva in parte dal fatto che un numero considerevole di basi giuridiche stabilisce obiettivi di portata più ampia rispetto a quanto la Commissione può conseguire da sola. Gli obiettivi e i parametri di riferimento SMART() pertanto devono prima essere fissati a livello della Commissione. Tali obiettivi e parametri di riferimento mirano a distinguere il più possibile il contributo specifico della Commissione da quello di altri importanti attori chiave che concorrono all'attuazione e al conseguimento degli obiettivi dell'UE (Stati membri, regioni, paesi non facenti parte dell'UE, organizzazioni internazionali ecc.).

Nel complesso il servizio di audit interno ritiene che l'attuazione delle raccomandazioni di audit sia soddisfacente e in linea con i precedenti periodi di programmazione. Tale situazione indica che i servizi della Commissione attuano le raccomandazioni molto importanti con la dovuta diligenza, mitigando in tal modo i rischi individuati dal servizio di audit interno. Ciononostante si dovrebbe prestare attenzione alle singole raccomandazioni "molto importanti" in notevole ritardo (ossia in ritardo di oltre 6 mesi).

Di tali 366 raccomandazioni pendenti () 1 è classificata come essenziale (), 135 sono classificate come molto importanti e 103 sono in ritardo (ossia non sono state attuate entro la data di attuazione originariamente concordata). Tali raccomandazioni in ritardo rappresentano il 5,3 % delle 1 938 raccomandazioni complessivamente accettate. Di tali 103 raccomandazioni in ritardo 18 raccomandazioni molto importanti sono in notevole ritardo (una raccomandazione è in notevole ritardo se risulta ancora pendente a oltre 6 mesi dalla data di attuazione originaria). Esse rappresentano solo il 2,9 % del numero totale di raccomandazioni essenziali e molto importanti accettate nel periodo 2014-2018 (rispetto al 2,0 % del precedente periodo di programmazione). Il numero di raccomandazioni di audit molto importanti in ritardo di oltre 6 mesi è diminuito significativamente negli ultimi anni (da una media di 28 nel periodo compreso tra giugno 2015 e ottobre 2016 a una media di 15 da gennaio 2017). Sono in corso lavori per l'attuazione di tali raccomandazioni, che continueranno a essere monitorati da vicino dal comitato di controllo degli audit.

Dall'audit relativo alla governance delle telecomunicazioni nell'ambito del meccanismo per collegare l'Europa è emerso che il programma per le telecomunicazioni, dal suo avvio nel 2014, è cresciuto notevolmente in termini di gamma di servizi offerti e complessità. La struttura di governance istituita inizialmente non è più adatta all'attuale complessità del programma e agli sviluppi futuri previsti dal programma Europa digitale, una situazione che potrebbe pregiudicare anche l'attuazione efficace a livello del programma. Il servizio di audit interno pertanto ha raccomandato alla direzione generale delle Reti di comunicazione, dei contenuti e delle tecnologie di migliorare l'attuale quadro di riferimento delle prestazioni del meccanismo per collegare l'Europa in collaborazione con le altre direzioni generali che attuano il programma. Il servizio di audit interno ha inoltre raccomandato alla direzione generale delle Reti di comunicazione, dei contenuti e delle tecnologie di monitorare opportunamente i relativi progressi e risultati fissando obiettivi e indicatori misurabili.

Per quanto riguarda la governance delle tecnologie dell'informazione, le disposizioni specifiche in materia di governance della direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo per la gestione del programma OPSYS (dall'inglese "operational system", sistema operativo) () e dei sottoprogetti correlati sono nel complesso efficienti ed efficaci. Il modello di governance dei sistemi informatici attualmente in uso tuttavia non è sufficientemente adatto allo scenario futuro delle tecnologie dell'informazione della direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo che si verrà a creare a seguito dell'implementazione di OPSYS. Il servizio di audit interno ha raccomandato alla direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo di migliorare la propria governance dei dati.

Il servizio di audit interno inoltre ha formulato raccomandazioni sulle carenze individuate per quanto riguarda la governance e la sicurezza delle tecnologie dell'informazione del sistema esperto per il controllo degli scambi (TRACES) ().

4.1.1.3. Processi di gestione delle risorse umane

Per quanto riguarda le risorse umane, da un audit sulla gestione delle risorse umane nel Centro comune di ricerca è emerso che il sistema di gestione e di controllo per il reclutamento del personale scientifico a tempo determinato: i) è progettato adeguatamente; ii) garantisce reclutamenti conformi alle leggi e a cadenza regolare e iii) risponde efficacemente alle esigenze a breve termine. Il sistema di gestione e di controllo tuttavia non è efficace in termini di: i) individuazione del fabbisogno di competenze dello staff scientifico a lungo termine e ii) monitoraggio del processo di reclutamento. Tali carenze possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi ambiziosi fissati dal Centro comune di ricerca nella propria strategia per il 2030. La gestione delle risorse umane è emersa come problema anche nell'ambito dell'audit del programma di disattivazione nucleare e di gestione dei rifiuti nucleari presso il Centro comune di ricerca. In tale contesto è stato riscontrato un divario tra le risorse necessarie al Centro comune di ricerca per ottemperare alle proprie responsabilità in materia di disattivazione (in termini sia di numero di membri del personale, sia di profili/competenze specifiche) e le risorse disponibili. Le disposizioni volte a garantire la continuità operativa in caso di assenze/carenze di personale inoltre non sono del tutto efficaci. Ciò determina un ambiente piuttosto fragile e non sostenibile nel lungo periodo, specialmente se si considerano l'aumento delle attività legate alla disattivazione nucleare e alla gestione dei rifiuti nucleari e i cambiamenti nella natura di tali attività.

I problemi individuati nel caso del Centro comune di ricerca sono simili a quelli individuati in altri audit effettuati dal servizio di audit interno nel periodo 2016-2018 e segnalati negli anni passati. Nel 2018 pertanto il servizio di audit interno ha inviato alla direzione generale Risorse umane e sicurezza una lettera di raccomandazioni che delineava i problemi comuni individuati in tali audit. Tale lettera evidenziava una serie di problemi da prendere in considerazione, con l'obiettivo di aiutare la Commissione a rispondere efficacemente alle sfide delle direzioni generali e dei servizi in materia di risorse umane. Tali problemi sono particolarmente importanti in un contesto in cui è aumentata la pressione politica verso: i) il raggiungimento dei risultati; ii) il trasferimento delle risorse a settori della massima importanza politica iii) la riduzione del personale e iv) la ristrutturazione della comunità delle risorse umane e del nuovo modello di erogazione dei servizi relativi alle risorse umane a seguito dell'iniziativa sull'esame delle sinergie e delle efficienze. I principali problemi ricorrenti individuati dal servizio di audit interno sono: i) mancanza di strategie e piani pluriennali generali e coerenti in materia di risorse umane; ii) carenze nella valutazione del carico di lavoro, nonché nella mappatura dei compiti e delle competenze, tutti elementi essenziali per prendere decisioni solide in materia di assegnazione delle risorse umane e iii) insufficienza dei dati e delle relazioni sulle risorse umane in grado di apportare un valore aggiunto messi a disposizione a livello istituzionale.

4.1.1.4. Altri processi

Vari audit hanno concluso che si possono compiere ulteriori progressi anche per migliorare le prestazioni complessive di altri processi "orizzontali" (ossia processi che si ripercuotono su una serie di settori strategici e amministrativi diversi).

Il sistema di individuazione precoce e di esclusione (EDES) è un sistema di allerta contenente informazioni riservate su terzi che potrebbero rappresentare una minaccia per gli interessi finanziari e la reputazione dell'UE. Obiettivo del sistema è contrastare le frodi e tutelare gli interessi finanziari dell'UE, consentendo in tal modo agli ordinatori di prendere decisioni consapevoli. Dall'audit sul sistema di individuazione precoce e di esclusione è emerso che nel complesso il sistema di controllo in sé è progettato in modo efficace ed efficiente, in linea con le disposizioni giuridiche applicabili. L'audit tuttavia ha individuato due aspetti problematici: i) orientamenti e sensibilizzazione e ii) attuazione pratica del sistema di individuazione precoce e di esclusione. Il servizio di audit interno pertanto ha raccomandato la messa in atto, a livello sia istituzionale sia locale, di ulteriori sforzi significativi intesi a portare la consapevolezza e l'attuazione del sistema di individuazione precoce e di esclusione a un livello di maturità, in modo da garantirne l'efficacia anche sotto il profilo operativo.

Ogni giorno la Commissione europea crea, acquista, acquisisce e diffonde beni immateriali. Tali beni sono spesso tutelati da diritti di proprietà intellettuale come il diritto d'autore, i marchi e i brevetti. Allo stesso tempo il personale della Commissione può avere necessità di utilizzare beni coperti da diritti di proprietà intellettuale di terzi. Si rende necessaria pertanto una gestione efficiente ed efficace della proprietà intellettuale all'interno della Commissione europea. Benché la Commissione abbia progettato adeguati processi di governance, gestione dei rischi e controllo per quanto riguarda le sue attività inerenti alla proprietà intellettuale, sono state individuate carenze nell'attuazione di tali processi a livello istituzionale. Nello specifico sono state rilevate carenze riguardanti l'identificazione e la classificazione dei beni di proprietà intellettuale, nonché le clausole di proprietà intellettuale inserite nei contratti relativi ai software. Oltre alle raccomandazioni formulate per risolvere tali problemi, il servizio di audit interno ha raccomandato alla direzione generale dell'Informatica e al Centro comune di ricerca di sviluppare congiuntamente una politica istituzionale in materia di software per lo sviluppo e la distribuzione di software di proprietà della Commissione.

La gestione dei rischi consiste nell'individuare e valutare attentamente potenziali problemi che potrebbero pregiudicare l'esecuzione delle attività dell'organizzazione e il raggiungimento dei suoi obiettivi. Un processo di gestione dei rischi solido e maturo, che costituisce parte integrante dei processi di gestione, può creare valore aggiunto per l'organizzazione aumentando la probabilità che questa raggiunga i propri obiettivi, in particolare nel caso delle organizzazioni interessate da cambiamenti significativi. Nel caso della direzione generale della Migrazione e degli affari interni e della direzione generale della Giustizia e dei consumatori, gli audit hanno rilevato che il processo di gestione dei rischi non è ancora pienamente integrato nella cultura e nei sistemi di tali direzioni generali. In risposta ai problemi individuati, il servizio di audit interno ha raccomandato a entrambe le direzioni generali di rafforzare i propri orientamenti e la propria metodologia relativi all'identificazione e alla valutazione dei rischi in modo che contemplino le opportunità perse, le dimensioni esterne e i rischi trasversali, nonché la possibilità di ricorrere a diverse metodologie di identificazione dei rischi maggiormente adeguate alle circostanze specifiche.

Un'interruzione grave di uno o più dei sistemi fondamentali della Commissione potrebbe avere un impatto significativo sulla reputazione della stessa. Di conseguenza i requisiti di continuità operativasono particolarmente elevati. Sebbene la direzione generale della Comunicazioneabbia predisposto numerosi controlli intesi a ridurre i rischi, il servizio di audit interno ha individuato una carenza nella fase principale su cui si fonda la gestione della continuità operativa: il processo di analisi dell'impatto operativo.

Un adeguato coordinamento delle attività e la cooperazione con le parti interessate sono essenziali per garantire un'azione coerente ed efficace tra i diversi settori strategici.

Per quanto riguarda l'azione esterna, esistono attività di coordinamento tra la Commissione (direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo, direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento, servizio degli strumenti di politica estera) e il servizio europeo per l'azione esterna nell'ambito della gestione delle delegazioni dell'UE e della programmazione e attuazione degli strumenti esterni. Tali attività di coordinamento si svolgono a livello sia delle sedi centrali sia delle delegazioni dell'UE. Complessivamente le attività di coordinamento sono risultate efficaci ed efficienti, nonostante sia stata individuata una carenza nel coordinamento a livello nazionale. Il servizio di audit interno ha raccomandato alla direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo e alla direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento in particolare di sviluppare ulteriormente lo strumento operativo (il pannello di controllo per l'attuazione degli aiuti) al fine di definire un portafoglio consolidato di progetti finanziati dall'UE.

Eurostat collabora strettamente con altri organismi dell'UE e altre organizzazioni internazionali al fine di migliorare la metodologia statistica e lo scambio di dati. Tale cooperazione con i portatori di interessi esterni ha un impatto significativo sull'attuazione del programma statistico europeo. Eurostat ha istituito meccanismi di cooperazione efficaci con una serie di portatori di interessi esterni, ma agli attuali sistemi di gestione e controllo manca una politica globale chiara al livello della direzione generale. Occorre inoltre migliorare il coordinamento delle attività e lo scambio delle informazioni pertinenti all'interno della direzione generale.

Numerosi aspetti dell'iniziativa "Legiferare meglio" sono stati esaminati nell'ambito di vari audit. Tra questi rientrano gli audit sul processo di valutazione all'interno della direzione generale dell'Agricoltura e dello sviluppo rurale, della direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione e della direzione generale della Politica regionale e urbana, un audit sulla preparazione di iniziative legislative all'interno della direzione generale della Fiscalità e dell'unione doganale e un audit sul monitoraggio e l'applicazione della legislazione dell'UE in materia di sanità all'interno della direzione generale della Salute e della sicurezza alimentare. In tali ambiti non sono stati individuati problemi significativi in materia di prestazioni.

4.1.2.Prestazioni relative all'esecuzione degli stanziamenti operativi e amministrativi di bilancio

4.1.2.1. Gestione diretta

Nell'ambito dei fondi a gestione diretta, diversi audit hanno valutato la gestione delle sovvenzioni da parte delle agenzie esecutive (Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura, Agenzia esecutiva per le piccole e le medie imprese, Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca, Agenzia esecutiva per l'innovazione e le reti, Agenzia esecutiva per la ricerca). Non sono state individuate carenze significative in materia di prestazioni, se non nel caso dell'Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura. All'interno di tale agenzia, nonostante nel campione di progetti sottoposti a verifica non siano stati riscontrati problemi significativi in termini di gestione dei progetti ed elaborazione dei pagamenti, sono state individuate gravi carenze che pregiudicano l'efficacia del sistema globale di controllo interno. A seguito dell'audit l'agenzia ha adottato azioni per ovviare a tali carenze. Il servizio di audit interno ha rilevato che i rischi latenti sono stati parzialmente mitigati e ha declassato la raccomandazione da "essenziale" a "molto importante".

Nell'ottica di massimizzare l'impatto di Orizzonte 2020 le attività di diffusione e sfruttamento sono di primaria importanza. Tali attività assicurano un utilizzo e una diffusione efficaci dei risultati delle attività di ricerca finanziate dall'UE. Il ruolo della Commissione è sostenere i beneficiari di Orizzonte 2020 attraverso iniziative specifiche e appositi strumenti, nonché garantire il rispetto degli obblighi contrattuali da parte dei beneficiari. Il Centro comune di sostegno ha progettato un adeguato processo di diffusione e sfruttamento sostenuto da un flusso di lavoro informatico in cui rientrano i controlli obbligatori che i responsabili di progetto sono tenuti a effettuare al momento di valutare l'attuazione del piano di diffusione e sfruttamento concordato nella convenzione di sovvenzione. L'applicazione pratica del processo attuale tuttavia presenta alcune carenze. Il servizio di audit interno pertanto ha formulato raccomandazioni volte a garantire: i) un corretto monitoraggio della conformità agli obblighi contrattuali in materia di diffusione e sfruttamento e agli obblighi di comunicazione e ii) un adeguato livello di follow-up delle attività di diffusione e sfruttamento dopo l'attuazione dei progetti.