Relazione

sui rendiconti finanziari dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Agenzia

(2003/C 319/03)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Parlamento europeo e al Consiglio, conformemente all'articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002. Conformemente all'articolo 14 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 14 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato l'audit secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. Con riserva dei fatti menzionati ai paragrafi 12 e 13, l'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002 sono affidabili e che le operazioni sottostanti sono, nel complesso, legittime e regolari.

OSSERVAZIONI

Introduzione

5. L'Agenzia è stata istituita con il regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio del 7 maggio 1990(3). La missione principale dell'Agenzia consiste nel raccogliere, elaborare e diffondere in tempo utile informazioni mirate, pertinenti e affidabili sullo stato e sull'evoluzione dell'ambiente a livello europeo in senso lato. Infatti, sin dalla sua istituzione, alcuni paesi terzi(4) partecipano ai lavori dell'Agenzia. Tale missione viene attuata attraverso una rete di centri tematici, le cui attività sono finanziate dall'Agenzia, e sfocia nella pubblicazione regolare di relazioni sullo stato dell'ambiente.

Esecuzione del bilancio

6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2002 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1.

7. Gli stanziamenti dell'esercizio, 25,2 milioni di euro, sono stati impegnati per un valore di 24,6 milioni e i pagamenti a fronte di stanziamenti dell'esercizio sono ammontati a 18 milioni. L'importo dei riporti, benché diminuito, rimane elevato: 7,2 milioni di euro, di cui 5,8 milioni per le attività operative, pari a circa il 50 % degli stanziamenti assegnati a queste ultime (12,1 milioni). Come già evidenziato dalla Corte nella relazione sull'esercizio 2001(5), l'Agenzia dovrebbe proseguire gli sforzi intrapresi per valutare con maggior rigore se i riporti cui intende procedere siano fondati.

8. A partire dal gennaio 2002, l'Agenzia ha decentrato la funzione finanziaria presso alcuni servizi operativi. Tale decentramento mira a potenziare le capacità gestionali a livello dei servizi operativi, ad abbreviare i tempi e a ridurre al minimo la dispersione dei documenti giustificativi. Sarebbe stato opportuno adottare provvedimenti per consentire al servizio finanziario di sorvegliare le attività e i programmi dell'Agenzia, della cui esecuzione sono spesso responsabili più servizi.

Rendiconti finanziari

9. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Agenzia nella sua relazione di attività per l'esercizio 2002 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti

10. Con decisione del direttore del 4 marzo 2002, è stata costituita una cassa di anticipi per un importo di 200000 DKK per far fronte alle spese concernenti le missioni e le riunioni organizzate dall'Agenzia. Le modalità di gestione di questa cassa dovrebbero essere precisate e, conformemente al regolamento finanziario, dovrebbe essere tenuta al riguardo una contabilità specifica. Sono inoltre necessarie misure appropriate per ridurre i costi e i rischi connessi a questa cassa (trasporto di ingenti somme di denaro liquido).

11. Nelle relazioni annuali sugli esercizi 1999, 2000 e 2001(6), la Corte aveva evidenziato carenze nei documenti giustificativi forniti a sostegno delle domande di pagamento. L'analisi dei fascicoli relativi a pagamenti eseguita nel 2002 ha permesso di constatare il persistere di questa situazione.

12. Il 5 febbraio 2002, l'Agenzia ha concluso un contratto con un'agenzia delle Nazioni Unite, per un "importo massimo" di 345000 euro, in base al quale l'intero importo avrebbe dovuto essere versato dopo la firma del contratto. L'ordine di pagamento non è stato eseguito poiché il controllore finanziario, ritenendo l'anticipo eccessivo, ne aveva rifiutato l'autorizzazione. Il contratto è stato annullato e sostituito da cinque nuovi contratti firmati nel dicembre 2002. I nuovi contratti prevedono il pagamento di un anticipo del 95 % dopo la firma. La soluzione adottata dall'Agenzia per ovviare alle conseguenze del rifiuto del visto da parte del controllore finanziario è criticabile quanto la pratica che quest'ultimo aveva rifiutato di avvallare.

13. Nel 1997, l'Agenzia ha istituito, insieme ad altri tre organismi, la Royal Awards Foundation, il cui obiettivo è promuovere azioni a favore dell'ambiente. Per svolgere le proprie funzioni, tale fondazione utilizza locali e attrezzature dell'Agenzia a titolo gratuito. Tuttavia, né il regolamento che istituisce l'Agenzia, né il suo regolamento finanziario, prevedono che quest'ultima possa costituire fondazioni di questo tipo, né concedere ad esse sovvenzioni di qualsivoglia natura. La partecipazione dell'Agenzia può essere stimata a circa 30000 euro per il costo iniziale dell'istituzione della Fondazione e a 34000 euro l'anno per i costi di funzionamento.

Sana gestione finanziaria

14. Le spese giornaliere pagate ai consulenti sono molto elevate. Nel 2002, l'Agenzia ha versato complessivamente ad una società di consulenza informatica circa 1,4 milioni di euro (ossia circa 116000 euro al mese), un importo corrispondente alla retribuzione di otto o nove consulenti a tempo pieno. Dall'analisi dei fascicoli è emerso che alcuni di essi lavorano per l'Agenzia da diversi anni e svolgono compiti di carattere permanente. Ai fini di una gestione più economica delle proprie risorse, l'Agenzia potrebbe considerare di assumere direttamente, su base quasi permanente, gli esperti di cui necessita.

Missione dell'Agenzia e mezzi di cui dispone

15. In base al regolamento che la istituisce, l'Agenzia ha lo scopo di fornire alla Commissione e agli Stati membri informazioni sull'ambiente in alcuni settori prioritari. A tal fine, l'Agenzia deve svolgere una serie di compiti che prevedono, principalmente, la raccolta e la valutazione dei dati, la diffusione dei dati necessari per l'elaborazione e il monitoraggio delle misure ambientali, nonché la pubblicazione di relazioni sullo stato dell'ambiente. Tali compiti vengono attuati in base ad un programma di lavoro. L'articolazione del programma e la struttura del bilancio nel suo insieme, con indicazione degli obiettivi e dei compiti da svolgere, dovrebbero essere più chiare per rendere più trasparente l'operato dell'Agenzia e consentire a quest'ultima di sorvegliare meglio la propria gestione e di valutarne l'efficacia.

16. I programmi affidati ai centri tematici sono finanziati da diverse linee di bilancio, la cui gestione e la sorveglianza sono affidate a diversi ordinatori. In aggiunta, le azioni sono finanziate secondo diverse modalità (stanziamenti dell'esercizio, stanziamenti riportati, reimpieghi ed entrate assegnate). Di conseguenza, né le varie parti in causa, né lo stesso servizio finanziario (cfr. anche paragrafo 8) dispongono di un quadro completo delle attività dell'Agenzia. Non è possibile, pertanto, procedere ad un raffronto fra gli obiettivi perseguiti dall'Agenzia e i vari programmi finanziati.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 15-16 ottobre 2003.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(2) Conformemente all'articolo 13, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, i conti definitivi relativi alla totalità delle entrate e delle spese dell'Agenzia per l'esercizio 2002 sono stati stabiliti il 20 agosto 2003 e successivamente trasmessi alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 6 ottobre 2003. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi dei rendiconti finanziari.

(3) GU L 120 dell'11.5.1990.

(4) Nel 2002, oltre all'Islanda, alla Norvegia e al Liechtenstein, praticamente tutti i paesi candidati partecipano alle attività dell'Agenzia.

(5) GU C 326 del 27.12.2002, pag. 18.

(6) GU C 373 del 27.12.2000, pag. 7.

GU C 372 del 28.12.2001, pag. 9.

GU C 326 del 27.12.2002, pag. 17.

Tabella 1

Agenzia europea dell'ambiente - Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2002NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Agenzia.

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Tabella 2

Agenzia europea dell'ambiente - Conto di gestione degli esercizi 2002 e 2001

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NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Agenzia.

Tabella 3

Agenzia europea dell'ambiente - Bilanci finanziari al 31 dicembre 2002 e al 31 dicembre 2001NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'agenzia.

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Risposte dell'Agenzia

7. L'importo degli stanziamenti riportati, sia in termini assoluti che relativi, è diminuito rispetto all'anno precedente. L'Agenzia europea dell'ambiente continuerà a perseguire i suoi sforzi finalizzati a diminuire il riporto dei crediti di pagamento all'anno successivo.

Si dovrebbe notare che 2,2 milioni di euro dei 7,2 milioni di euro di crediti riportati si riferiscono a progetti dell'Agenzia europea dell'ambiente accordati in base a delle convenzioni di sovvenzione tra l'AEA e la Commissione. Il ciclo annuale di bilancio di questi progetti è governato dalle condizioni riportate nell'accordo relativo alla sovvenzioni e, nella maggior parte dei casi, è pluriennale.

A causa delle procedure di assicurazione qualità, i pagamenti finali per i contratti CTE avvengono molto probabilmente nel corso dell'anno successivo alla sovvenzione e costituiscono pertanto un riporto motivato di stanziamenti di pagamento.

8. L'AEA sta rafforzando le norme relative al sistema decentralizzato di archiviazione, dal momento che si sono introdotti degli standard uniformi. Gli sviluppi finalizzati al supporto di questa attività non sono ancora completamente implementati e rimangono una priorità: essi includono anche le eccezioni, i rischi ed i registri delle acquisizioni.

10. A seguito dell'allargamento dell'AEA a partire dal 2002 e della presenza di alcuni progetti in cui prestano la loro opera degli esperti provenienti da paesi non appartenenti all'Unione europea, è necessario anticipare le spese di partecipazione di quei partecipanti provenienti da paesi non appartenenti all'UE. L'AEA ha preso le opportune misure finalizzate a ridurre i rischi dei pagamenti anticipati effettuati per contanti ed esaminerà ulteriormente questa tematica. A partire dal 1o gennaio 2003 si è provveduto a modificare la contabilità relativa alle casse degli anticipi al fine di conformarsi alle osservazioni della Corte.

11. L'AEA sta continuando ad irrigidire gli obblighi di conservazione della documentazione e di registrazione delle giustificazioni per le fatture e prenderà tale fattore ulteriormente in considerazione in merito al sistema di schedatura, archiviazione e registrazione della posta.

12. In futuro si limiterà l'entità dei pagamenti anticipati. In conformità alle disposizioni del nuovo regolamento finanziario, si stanno gradualmente eliminando gli accordi di sovvenzione sottoscritti con organismi internazionali.

13. A partire dal 2003, l'AEA ha provveduto alla fatturazione di tutte le spese relative a queste attività. La continua occupazione di uffici nei locali dell'AEA viene attualmente riconsiderata dal consiglio di amministrazione della Fondazione.

14. I consulenti sottoscrivono un contratto con l'AEA dopo una licitazione aperta. Il loro compenso è in linea con i parametri di mercato. Si sta riesaminando l'utilizzo dei consulenti all'interno dell'Agenzia che prenderà in considerazione la natura del lavoro oltre alle necessità ed ai requisiti di lungo termine.

15 e 16. L'AEA è conscia del fatto che le strutture di programmazione, che si sono evolute nel corso degli anni, non sono più del tutto appropriate. Un nuovo programma di lavoro ed una struttura di bilancio opportunamente modificata saranno messe in atto a partire dal 1o luglio 2004. Il nuovo programma si focalizzerà su una chiara impostazione degli obiettivi e sull'associazione di questi obiettivi al bilancio basato sulle attività. Questo esercizio permetterà di avere una struttura finanziaria più chiara e coerente, sia per le attività aziendali dell'AEA che per il lavoro dei centri tematici.