Proposta di regolamento del Consiglio che modifica il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) /* COM/2004/0104 def. - CNS 2004/0038 */





Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che modifica il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (presentata dalla Commissione) RELAZIONE Motivazione e obiettivi I vari elementi del quadro giuridico in base al quale l'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) conduce le sue indagini sono stati adottati dal legislatore nel 1999. Il regolamento n. 1074/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (di seguito denominato "regolamento n. 1074/1999") costituisce uno strumento fondamentale al riguardo in quanto definisce le modalità delle indagine interne ed esterne condotte dall'OLAF. Nell'aprile 2003 la Commissione ha approvato una prima valutazione delle attività dell'OLAF [1] che conteneva anche una serie di raccomandazioni aventi l'obiettivo di rafforzare ulteriormente le attività dell'OLAF. Gli sviluppi successivi e in particolare le lezioni tratte dal caso Eurostat hanno tuttavia rivelato l'esistenza di una serie di altre lacune che la relazione di valutazione della Commissione non aveva ancora affrontato approfonditamente. Uno dei punti sollevati sottolineava la necessità di creare uno scambio di informazioni più rapido e più sostanziale tra la Commissione e l'Ufficio. Al riguardo la Commissione e l'OLAF hanno elaborato, come primo passo, un protocollo di accordo al fine di garantire in tempo utile uno scambio di informazioni sulle indagini interne dell'OLAF in seno alla Commissione [2]. È apparso chiaro tuttavia che la questione del miglioramento della circolazione dell'informazione doveva essere posta in un contesto più ampio sia per quanto riguarda la copertura istituzionale (in maniera da garantire un trattamento coerente nell'insieme delle istituzioni e degli organi europei) che per la sostanza stessa delle informazioni. Solo una proposta di azione legislativa poteva inoltre conferire la legittimità democratica necessaria alle regole da stabilire. [1] COM(2003) 154 def. [2] SEC(2003) 871 consolidato. Alla fine del 2003 la Commissione si è quindi impegnata a preparare una proposta legislativa appropriata e a sottoporla al legislatore. Tale approccio ha ricevuto l'avvallo del Parlamento europeo nella sua risoluzione sulla valutazione delle attività dell'Ufficio per la lotta antifrode del 4 novembre 2003 [3], nonché nella risoluzione del 29 gennaio 2004 sulle misure adottate dalla Commissione in conseguenza delle osservazioni contenute nella risoluzione che accompagna la decisione di discarico per l'esercizio 2001 [4]. [3] COM(2003) 154 - 2002/2237 (INI). [4] COM(2003) 651 - C5-0536/2003 - 2003/2200 (DEC). La proposta si prefigge principalmente i seguenti obiettivi: * Rafforzare l'efficienza operativa dell'OLAF Per raggiungere tale obiettivo si propongono alcune disposizioni che consentiranno all'OLAF di concentrarsi sulle priorità stabilite nel suo programma di lavoro annuale, previo parere del comitato di vigilanza. É evidente che il programma di lavoro deve tenere conto dei punti di vista espressi dalle istituzioni, in particolare dalla Commissione, relativamente alle priorità della politica e delle attività antifrode. Sulla base del principio secondo cui si devono adottare le misure che sono opportune, è importante chiarire che spetta all'OLAF decidere se avviare o meno un'indagine ed eventualmente decidere di chiedere alle autorità interessate di occuparsi di casi che hanno un'importanza minore o che non rientrano nelle sue priorità di azione. In linea più generale è opportuno chiarire le procedure di avvio e di chiusura delle indagini, nonché i rapporti esistenti tra le azioni interne delle istituzioni e degli organi europei da un lato e le indagini dell'OLAF dall'altro. Fintantoché è in corso un'indagine interna dell'OLAF, le istituzioni, gli organi e gli organismi non devono avviare indagini parallele (si veda la modifica apportata all'articolo 1, paragrafo 3). D'altro canto è opportuno prevedere meccanismi che assicurino che tali istituzioni, organi e organismi siano rapidamente informati dall'OLAF in relazione al fatto che l'Ufficio sta svolgendo o intende svolgere un'indagine su fatti determinati e siano in grado di assumere senza indugi indagini su fatti per i quali l'OLAF ha deciso di non avviare un'indagine (si vedano le modifiche apportate all'articolo 5). Le disposizioni proposte conferiranno inoltre al comitato di vigilanza un maggior diritto di esame sulle indagini di lunga durata: l'OLAF informerà il comitato su tali casi dopo dodici mesi dall'avvio dell'indagine al fine di giustificare la sua decisione di continuare l'esame dei casi in questione. Perché un'indagine prosegua oltre i diciotto mesi sarà necessario il parere del comitato prima che l'OLAF prenda una decisione in tal senso. Le istituzioni "interessate" da un'indagine dovranno inoltre essere informate dei motivi che inducono l'OLAF a decidere di proseguire l'indagine oltre i dodici mesi. Qualora tale proroga dell'indagine sia motivo di preoccupazione per l'istituzione essa avrà la possibilità di richiedere il parere del comitato. Come in passato la decisione di avviare o meno un'indagine spetta all'OLAF e l'indipendenza funzionale dell'Ufficio continuerà ad essere rispettata scrupolosamente. * Migliorare lo scambio di informazioni tra l'OLAF e le istituzioni e organi europei Le attuali disposizioni del regolamento n. 1074/1999 non indicano con precisione se e in quale misura l'OLAF sia tenuto a trasmettere informazioni all'istituzione e all'organo interessati. Tali informazioni sono tuttavia indispensabili per le istituzioni europee affinché esse possano esercitare la loro responsabilità politica quando i funzionari sono sospettati di avere commesso azioni biasimevoli e/o quando si renda necessaria un'azione amministrativa per proteggere gli interessi dell'Unione. In tali casi l'OLAF deve essere chiaramente tenuto ad informare l'istituzione o l'organo interessati (si veda il nuovo paragrafo 5 bis dell'articolo 6). È opportuno inoltre che l'istituzione, l'organo o l'organismo interessati siano messi al corrente della trasmissione di informazioni da parte dell'OLAF alle autorità giudiziarie. Appare altresì legittimo che oltre agli Stati membri anche la Commissione, in quanto guardiana del trattato, possa richiedere l'avvio di indagini esterne e sia informata dei loro risultati (si vedano le modifiche apportate all'articolo 5, paragrafo 2 e all'articolo 9, paragrafo 3). * Garantire appieno i diritti delle persone interessate Ai fini della certezza giuridica la Commissione propone di includere nel regolamento una disposizione dettagliata sulle garanzie procedurali da rispettare per le indagini interne ed esterne (si veda il nuovo articolo 7 bis). Tali garanzie si fondano, integrandole, sulle disposizioni esistenti nell'accordo interistituzionale relativo alle indagini interne (e sulle varie decisioni di applicazione dell'accordo), nonché sulle disposizioni del futuro statuto modificato. Grazie alla loro integrazione nel regolamento stesso verrà a crearsi un corpo uniforme di garanzie di base applicabili a tutte le indagini condotte dall'OLAF siano esse interne o esterne. Rispetto all'accordo interistituzionale relativo alle indagini interne sono aggiunte le seguenti garanzie: - disposizioni sulle informazioni che l'OLAF deve fornire prima di un colloquio e sulla stesura di un resoconto del colloquio; - il diritto della persona interessata di essere assistita da una persona di sua scelta durante un colloquio; - il principio nemo tenetur se detegere. È opportuno rispettare tali garanzie non solo prima dell'elaborazione di una relazione finale ma anche prima della trasmissione di informazioni alle autorità nazionali conformemente all'articolo 10 (si veda la modifica dell'articolo 10, paragrafo 3). * Colmare una serie di lacune che compromettono l'efficacia delle indagini dell'OLAF - Conformemente alle raccomandazioni contenute nella relazione di valutazione, si propone di chiarire le competenze dell'OLAF in materia di indagini nel quadro delle indagini esterne relative ad operatori economici che beneficiano di fondi comunitari sulla base di contratti (spese dirette) al fine di colmare un vuoto giuridico divenuto evidente nelle disposizioni attuali. - È opportuno migliorare le possibilità per l'OLAF di accedere alle informazioni possedute dalle istituzioni e organi europei legati alle indagini esterne. Deve essere altresì facilitato l'accesso alle informazioni possedute dagli operatori economici nel quadro delle indagini interne. - Infine la proposta di modifica del regolamento mira a rafforzare ulteriormente la collaborazione armonica esistente tra l'OLAF e gli Stati membri nel settore delle indagini esterne e i relativi scambi di informazioni. * Rafforzare il ruolo del comitato di vigilanza dell'Ufficio La Commissione ritiene che l'OLAF potrebbe trarre vantaggio da un potenziamento del ruolo del comitato di vigilanza dell'Ufficio. Si propone quindi di rafforzare il ruolo del comitato nel controllo dell'applicazione del regolamento n. 1074/1999, con particolare riguardo ai diritti delle persone, alla durata delle indagini e allo scambio di informazioni tra l'OLAF e le istituzioni e organi europei. Per quanto riguarda la protezione dei diritti individuali, alle persone interessate sarà data la possibilità di richiedere il parere del comitato. Le istituzioni interessate avranno la stessa possibilità per le questioni su cui l'OLAF è tenuto a fornire loro informazioni. Disposizioni giuridiche collegate È opportuno osservare che la Commissione propone parallelamente la modifica del regolamento n. 1073/1999 che costituisce il quadro giuridico delle indagini condotte dall'OLAF in virtù del diritto comunitario coperto dal trattato CE. Base giuridica La proposta della Commissione mira a modificare il regolamento n. 1074/1999 esistente e si basa quindi sull'articolo 203 del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica. Sussidiarietà e proporzionalità Il regolamento di modifica è del tutto compatibile con il principio di sussidiarietà. Infatti così come il regolamento n. 1074/1999 di origine anche il presente regolamento di modifica lascia immutate le competenze e responsabilità degli Stati membri di adottare i provvedimenti necessari per combattere le frodi lesive degli interessi finanziari delle Comunità. I mezzi d'azione a disposizione dell'OLAF nell'ambito delle indagini esterne sono chiariti e rafforzati solo in singoli casi in cui il sistema esistente ha rivelato nella pratica lacune giuridiche e in cui solo un intervento più efficace da parte dell'OLAF può assicurare lo svolgimento da parte dell'OLAF di indagini esterne affidabili che possano essere utilizzate dalle autorità degli Stati membri. Inoltre l'estensione alle indagini esterne delle garanzie procedurali di base (nuovo articolo 7 bis) si rende necessaria per stabilire un quadro giuridico uniforme per tutte le indagini condotte dall'OLAF ed eliminare in tal modo qualsiasi incertezza in merito al trattamento corretto delle persone interessate dalle indagini (ad esempio i funzionari di un'istituzione il cui eventuale coinvolgimento emerga da un'indagine esterna). Dato che per le questioni sopra indicate sono necessarie regole chiare che facciano parte integrante della stessa legislazione comunitaria nell'interesse di un'azione efficace dell'OLAF in un quadro giuridico certo, tali regole rispettano anche il principio di proporzionalità. Diritti fondamentali Come è stato confermato dalla Corte di giustizia (sentenza del 10 luglio 2003, nella causa C-11/00, Commissione v. BCE, punto 139), il regolamento n. 1074/99 nella sua forma originaria traduce già la volontà del legislatore comunitario di subordinare la concessione dei poteri attribuiti all'OLAF al pieno rispetto dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali. In considerazione delle numerose questioni sorte nel quadro delle attività dell'OLAF appare opportuno rafforzare ulteriormente le garanzie procedurali rispetto alle disposizioni attuali e renderle applicabili a tutte le indagini sia interne che esterne condotte dall'OLAF. In considerazione anche del carattere preparatorio di tali indagini le cui conclusioni non formulano di per sé addebiti ma possono eventualmente dare origine a procedure amministrative o penali, tali garanzie rispettano i diritti fondamentali riconosciuti in particolare dalla carta dei diritti fondamentali dell'Unione o costituiscono addirittura un miglioramento rispetto al livello di protezione minimo prescritto dalla carta. Incidenza sul bilancio Si propone di portare da cinque a sette il numero dei membri del comitato di vigilanza dell'OLAF. L'incidenza di tale misura sul bilancio comunitario è indicata dettagliatamente nella scheda finanziaria allegata alla proposta. 2004/0038 (CNS) Proposta di REGOLAMENTO DEL CONSIGLIO che modifica il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 203, vista la proposta della Commissione [5], [5] GU C [...] del [...], pag. [...]. visto il parere del Parlamento europeo [6], [6] GU C [...] del [...], pag. [...]. considerando quanto segue: (1) È opportuno stabilire regole chiare che pur confermando una competenza prioritaria dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (di seguito denominato "Ufficio") per lo svolgimento delle indagini interne, introducano meccanismi che consentano alle istituzioni, agli organi e agli organismi di riprendere con rapidità l'indagine sui casi per i quali l'Ufficio decide di non intervenire. (2) È necessario chiarire che l'avvio di un'indagine da parte dell'Ufficio è regolato dal principio di opportunità che consente in particolare all'Ufficio, anche in presenza di sospetti sufficientemente gravi, di non avviare un'indagine qualora si tratti di casi di importanza minore o che non rientrano tra le priorità di azione fissate annualmente dall'Ufficio. Tali casi devono essere trattati nel caso delle indagini interne dall'istituzione, dall'organo o dall'organismo interessati, o nel caso delle indagini esterne, dalle autorità degli Stati membri conformemente ai loro obblighi comunitari e in applicazione dei rispettivi diritti nazionali. (3) É necessario introdurre obblighi precisi per l'Ufficio di informare in tempo utile le istituzioni, gli organi e gli organismi delle indagini in corso qualora un membro, un dirigente, un funzionario o un agente sia coinvolto personalmente nei fatti oggetto dell'indagine o qualora sia necessario adottare misure amministrative per tutelare gli interessi dell'Unione. (4) Al fine di migliorare l'efficacia dell'azione dell'Ufficio e alla luce della valutazione delle sue attività nei primi tre anni successivi all'entrata in vigore del regolamento n. 1074/99 è opportuno chiarire alcuni aspetti e colmare alcune lacune relativamente alle misure d'indagine che l'Ufficio può adottare quando conduce le sue indagini. È necessario quindi che l'Ufficio possa procedere ai controlli e alle verifiche previsti dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio dell'11 novembre 1996 relativo ai controlli e alle verifiche sul posto effettuati dalla Commissione ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee contro le frodi e altre irregolarità [7], nel quadro delle indagini interne e nel caso di frodi legate a contratti che riguardano fondi comunitari e che possa altresì accedere alle informazioni in possesso delle istituzioni, organi ed organismi dell'Unione nel quadro delle indagini esterne. Gli Stati membri devono attuare procedure appropriate per imporre agli operatori economici provvedimenti di esecuzione forzata in caso di opposizione a misure di controllo adottate ai sensi del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. [7] GU L 292 del 15.11.1996 pag. 2. (5) Ai fini della certezza del diritto si è reso necessario chiarire le garanzie procedurali applicabili nel quadro delle indagini interne o esterne condotte dall'Ufficio, fatta salva una protezione più ampia derivante eventualmente dalle norme dei trattati, dalle disposizioni dello statuto e dalle disposizioni nazionali applicabili e pur riconoscendo il carattere preparatorio di tali indagini le cui conclusioni non formulano di per sé addebiti ma possono eventualmente dare origine a procedure amministrative o penali. (6) Appare opportuno estendere il ruolo del comitato di vigilanza al fine di rafforzare la governance dell'Ufficio, pur garantendone l'indipendenza, allo scopo di assicurare la corretta applicazione da parte dell'Ufficio del regolamento (Euratom) n. 1074/1999 e di garantire in particolare il pieno rispetto dei diritti delle persone. È necessario modificare la composizione del comitato di vigilanza in considerazione di tale maggiore ruolo. (7) Il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 deve essere modificato di conseguenza. (8) Le modificazioni che è opportuno apportare al regolamento (Euratom) n. 1074/1999 lasciano immutate le competenze e responsabilità degli Stati membri di adottare i provvedimenti necessari per combattere le frodi lesive degli interessi finanziari delle Comunità. I mezzi d'azione a disposizione dell'Ufficio nell'ambito delle indagini esterne sono chiariti e rafforzati solo sporadicamente nei casi in cui il sistema esistente ha rivelato lacune giuridiche e in cui solo un intervento più efficace da parte dell'Ufficio può assicurare lo svolgimento di indagini esterne affidabili che possano essere utilizzate dalle autorità degli Stati membri. Inoltre l'estensione alle indagini esterne delle garanzie procedurali si rende necessaria per stabilire un quadro giuridico uniforme per tutte le indagini condotte dall'Ufficio. Il presente regolamento rispetta appieno il principio di sussidiarietà sancito all'articolo 5 del trattato e il principio di proporzionalità esposto in detto articolo. (9) Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali e osserva i principi riconosciuti segnatamente nella Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea. HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: Articolo 1 Il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 è così modificato: 1) L'articolo 1 è modificato come segue: a) Al paragrafo 3, è aggiunto il seguente secondo comma: " Fintantoché l'Ufficio conduce un'indagine ai sensi del presente regolamento, le istituzioni, gli organi e gli organismi non avviano indagini in virtù della loro autonomia amministrativa sugli stessi fatti." b) È aggiunto il seguente paragrafo 4: "4. Il direttore dell'Ufficio, previa consultazione del comitato di vigilanza, stabilisce annualmente il programma di lavoro e le priorità per la politica di indagine dell'Ufficio". 2) Il testo dell'articolo 3 è sostituito dal seguente: "Articolo 3 Indagini esterne 1. L'Ufficio esercita la competenza conferita alla Commissione dal regolamento (CE, Euratom) n. 2185/96, ad eseguire controlli e verifiche sul posto negli Stati membri, e, secondo gli accordi di cooperazione vigenti, nei paesi terzi. Nell'ambito delle sue funzioni d'indagine, l'Ufficio effettua i controlli e le verifiche di cui all'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 e alla normativa settoriale di cui all'articolo 9, paragrafo 2, del medesimo negli Stati membri, secondo gli accordi di cooperazione vigenti, nei paesi terzi. 2. Al fine di accertare l'esistenza di una frode, di un atto di corruzione o di un'altra attività illecita ai sensi dell'articolo 1, in connessione a un contratto riguardante un finanziamento comunitario o un finanziamento gestito dalle Comunità, l'Ufficio può procedere, secondo le modalità previste dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, a un'indagine presso gli operatori economici interessati da tale finanziamento. 3. Nel corso di un'indagine esterna e nella misura in cui è strettamente necessario per accertare l'esistenza di una frode, di un atto di corruzione o di un'altra attività illecita ai sensi dell'articolo 1 l'Ufficio, se lo richiede, può accedere alle informazioni pertinenti in possesso delle istituzioni, organi ed organismi dell'Unione in relazione ai fatti oggetto dell'indagine. L'articolo 4, paragrafi 2 e 4, si applica a tale fine. 4. Qualora l'Ufficio disponga di elementi di informazione che inducono a sospettare l'esistenza di una frode o di altra attività illecita ai sensi dell'articolo 1, il direttore dell'Ufficio può darne comunicazione alle autorità competenti degli Stati membri interessati le quali, fatta salva la normativa settoriale di cui al paragrafo 1, possono svolgere indagini conformemente al diritto nazionale applicabile cui possono partecipare gli agenti dell'Ufficio. Le autorità competenti degli Stati membri interessati informano il direttore dell'Ufficio dei risultati ottenuti sulla base di tali informazioni". 3) L'articolo 4 è modificato come segue: a) Il paragrafo 3 è sostituito dal testo seguente: "3. Secondo le modalità previste dal regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96, l'Ufficio può svolgere controlli in loco presso gli operatori economici per avere accesso alle informazioni relative ad eventuali irregolarità in merito ai fatti oggetto dell'indagine interna". b) Il paragrafo 5 è soppresso. 4) Il testo dell'articolo 5 è sostituito dal seguente: "Articolo 5 Avvio delle indagini 1. L'Ufficio può avviare un'indagine in presenza di sospetti sufficientemente gravi che inducano a supporre che siano stati commessi atti di frode o corruzione o altre attività illecite ai sensi dell'articolo 1. La decisione di avviare o meno un'indagine tiene conto delle priorità della politica di indagine stabilite conformemente all'articolo 1, paragrafo 4. 2. Le indagini esterne sono avviate con decisione del direttore dell'Ufficio, di propria iniziativa o su richiesta di uno Stato membro interessato o della Commissione. Le indagini interne sono avviate con decisione del direttore dell'Ufficio, di propria iniziativa o su richiesta dell'istituzione, dell'organo o dell'organismo in cui dovranno svolgersi. 3. Se un'istituzione, un organo o un organismo intende avviare un'indagine in virtù della sua autonomia amministrativa chiede all'Ufficio se i fatti in questione sono già oggetto di un'indagine interna. L'Ufficio segnala entro i 15 giorni lavorativi successivi a tale richiesta se un'indagine è aperta. In caso negativo è di applicazione il paragrafo 4. L'assenza di risposta equivale a una decisione da parte dell'Ufficio di non avviare un'indagine interna. 4. La decisione di avviare o meno un'indagine è adottata nei due mesi successivi al ricevimento da parte dell'OLAF di una richiesta di cui al paragrafo 2 o 3. La decisione è comunicata all'istituzione, organo, organismo o Stato membro che ha presentato la richiesta. Se un funzionario o agente di un'istituzione, organo o organismo fornisce informazioni direttamente all'Ufficio conformemente all'articolo [22 bis] dello statuto, l'Ufficio lo informa della decisione di avviare o meno un'indagine interna sui fatti in questione. La decisione di non avviare un'indagine è motivata. 5. Se l'Ufficio decide di non avviare un'indagine interna sulla base di considerazioni di opportunità esso trasmette senza indugio, ad ogni buon fine, gli elementi di cui dispone all'istituzione, organo o organismo interessato, concordando, se del caso, con questi ultimi i provvedimenti appropriati per tutelare la riservatezza della fonte degli elementi di informazione. Se l'Ufficio decide di non avviare un'indagine esterna sulla base di considerazioni di opportunità, si applica l'articolo 3, paragrafo 4" 5) L'articolo 6 è modificato come segue: a) È inserito il seguente paragrafo 5 bis: "5 bis. Non appena emerga dalle indagini il possibile coinvolgimento di un membro, dirigente, funzionario o agente di un'istituzione, organo o organismo o non appena le indagini indichino che potrebbe essere opportuno adottare misure cautelari o amministrative al fine di proteggere gli interessi dell'Unione, l'istituzione, organo o organismo interessato è informato dell'indagine in corso. Le informazioni trasmesse contengono i seguenti dati: a) l'identità della persona o delle persone oggetto dell'indagine e una sintesi dei fatti in questione; b) tutte le informazioni che possano essere di utilità all'istituzione, organo o organismo per decidere in merito all'opportunità di adottare misure cautelari o amministrative al fine di proteggere gli interessi dell'Unione; c) le eventuali misure particolari raccomandate per la tutela della riservatezza. L'istituzione, l'organo o l'organismo decide, se del caso, in merito all'opportunità di adottare eventuali misure cautelari o amministrative, tenendo debitamente conto dell'interesse di assicurare un efficiente svolgimento dell'indagine e delle misure particolari per la tutela della riservatezza raccomandate dall'Ufficio". b) Il paragrafo 6 è sostituito dal testo seguente: "6. Gli Stati membri provvedono affinché le loro autorità competenti, secondo le disposizioni nazionali, forniscano agli agenti dell'Ufficio il contributo necessario all'assolvimento dei loro compiti. A tal fine esse applicano, su richiesta dell'Ufficio e in caso di necessità, le procedure appropriate per imporre agli operatori economici provvedimenti di esecuzione forzata, ivi comprese le sanzioni pecuniarie (penalità di mora) in caso di mancato rispetto delle disposizioni dell'articolo 5, secondo e terzo comma, del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. Le istituzioni e gli organi provvedono affinché i loro membri e il loro personale forniscano agli agenti dell'Ufficio il contributo necessario all'assolvimento dei loro compiti; gli organismi provvedono affinché i loro dirigenti e i loro personale facciano altrettanto." c) È aggiunto il seguente paragrafo 7: "7. Qualora si preveda che un'indagine non possa essere chiusa entro 12 mesi dalla sua apertura il direttore dell'Ufficio può decidere di prolungare l'indagine per un periodo massimo di 6 mesi. Nella decisione si precisano le ragioni che rendono necessario prolungare l'indagine. Il direttore trasmette tale decisione al comitato di vigilanza e informa l'istituzione, organo o organismo interessato della decisione e delle ragioni che l'hanno motivata. In casi debitamente giustificati il direttore può decidere, previa consultazione del comitato di vigilanza, di prolungare nuovamente tale termine di altri sei mesi. Il direttore informa l'istituzione, organo o organismo interessato della decisione e delle ragioni che l'hanno motivata. Se necessario tali decisioni di proroga possono essere adottate ripetutamente alle stesse condizioni." 6) Sono inseriti i seguenti articoli 7 bis e 7 ter: "Articolo 7 bis Garanzie procedurali 1. Nelle sue indagini l'Ufficio raccoglie elementi a carico e a favore dell'interessato. 2. Non appena emerga da un'indagine il possibile coinvolgimento di un membro, dirigente, funzionario o agente di un'istituzione, organo o organismo o di un operatore economico l'interessato ne è informato nella misura in cui ciò non danneggia lo svolgimento dell'indagine. In ogni caso le conclusioni relative in particolare a una persona fisica o morale non possono essere tratte al termine dell'indagine se alla persona interessata non è stata data la possibilità di esprimere il suo parere su tutti i fatti che la riguardano; nell'invito al colloquio deve essere trasmessa alla persona interessata una sintesi di tali fatti. La persona interessata può essere assistita da una persona di sua scelta che non può essere coinvolta nei fatti oggetto dell'indagine. A una persona fisica interessata si applica il principio nemo tenetur se detegere. Nei casi che richiedano che sia mantenuto il segreto assoluto ai fini dell'indagine o che esigano il ricorso a mezzi d'investigazione di competenza di un'autorità giudiziaria nazionale o, nel caso di un'indagine esterna, di un'autorità nazionale competente, il direttore dell'Ufficio può decidere di differire l'esecuzione dell'obbligo di invitare la persona interessata a esprimere il suo parere. Ne informa anticipatamente il comitato di vigilanza che può emettere il suo parere. Nel caso di un'indagine interna il direttore dell'Ufficio può adottare tale decisione d'accordo con l'istituzione, organo o organismo a cui appartiene la persona interessata. 3. L'invito a un colloquio, con un testimone o con una persona interessata ai sensi del paragrafo 2, deve essere inviato con un preavviso di otto giorni lavorativi; tale termine può essere ridotto d'accordo con la persona invitata al colloquio. Nell'invito sono elencati in particolare i diritti della persona sentita. L'Ufficio redige un resoconto di ogni colloquio e consente alla persona sentita di esaminarlo affinché essa possa approvarlo o apportarvi modifiche. Se nel corso del colloquio emerge che la persona sentita può essere coinvolta nei fatti oggetto dell'indagine, si applicano immediatamente le regole di procedura di cui al paragrafo 2. 4. Le garanzie procedurali di cui al presente articolo si applicano senza pregiudizio: a) di una tutela più ampia derivante eventualmente dalle regole del trattato e dalle disposizioni nazionali applicabili; b) dei diritti e degli obblighi previsti dallo statuto, in particolare il dovere di lealtà verso le Comunità. Articolo 7 ter Informazioni sull'archiviazione dell'indagine Se a seguito di un'indagine nessuna accusa formulata contro un membro, dirigente, funzionario o agente di un'istituzione, organo o organismo o contro un operatore economico risulta fondata, l'indagine che lo riguarda è archiviata con decisione del direttore dell'Ufficio che ne dà comunicazione per iscritto all'interessato e, se del caso, alla sua istituzione, organo o organismo." 7) All'articolo 8, il testo del paragrafo 3 è sostituito dal seguente: "3. Il direttore provvede affinché gli agenti dell'Ufficio e tutti coloro che agiscono sotto la sua autorità rispettino le disposizioni comunitarie e nazionali sulla tutela dei dati personali, in particolare quelle di cui al regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000." (*) (*) GU L 8 del 12.1.2001 pag. 1. 8) L'articolo 9 è modificato come segue: a) Il paragrafo 1 è sostituito dal testo seguente: "1. Al termine di un'indagine, l'Ufficio redige sotto l'autorità del direttore una relazione che contiene in particolare un elenco delle fasi del procedimento, la base giuridica, i fatti accertati e la loro qualificazione giuridica, l'eventuale indicazione del danno finanziario e le conclusioni dell'indagine, incluse le raccomandazioni del direttore dell'Ufficio sui provvedimenti da prendere." b) Il paragrafo 3 è sostituito dal testo seguente: "3. La relazione redatta in seguito a un'indagine esterna ed ogni documento utile ad essa pertinente sono trasmessi alle autorità competenti degli Stati membri interessati in base alla regolamentazione relativa alle indagini esterne e, se del caso, alla Commissione. Le autorità competenti degli Stati membri interessati, nella misura in cui ciò è compatibile con il diritto nazionale, informano il direttore dell'Ufficio del seguito dato alle relazioni d'indagine che sono state loro trasmesse." 9) L'articolo 10 è modificato come segue: a) Il paragrafo 2 è sostituito dal testo seguente: "2. Fatti salvi gli articoli 8, 9 e 11, il direttore dell'Ufficio trasmette alle autorità giudiziarie dello Stato membro interessato le informazioni raccolte dall'Ufficio in occasione di indagini interne su fatti penalmente perseguibili. Ne informa preventivamente l'istituzione, organo o organismo interessato; le informazioni trasmesse includono in particolare l'identità della persona interessata dall'indagine, l'elenco dei fatti accertati, la qualificazione giuridica preliminare e l'eventuale danno finanziario. Prima di trasmettere le informazioni di cui al primo comma, l'Ufficio dà alla persona interessata la possibilità di esprimere il suo parere alle condizioni e secondo le modalità previste all'articolo 7 bis, paragrafo 2, secondo e terzo comma." b) Il paragrafo 3 è soppresso. 10) Il testo dell'articolo 11 è sostituito dal seguente: "Articolo 11 Comitato di vigilanza 1. Il comitato di vigilanza, controllando regolarmente l'esecuzione della funzione di indagine, garantisce l'indipendenza dell'Ufficio. Esso assicura il rispetto dei diritti delle persone e tiene conto dell'esigenza di salvaguardare gli interessi dell'Unione. Il comitato di vigilanza emette pareri sulle decisioni del direttore dell'Ufficio nei casi previsti dal presente regolamento. Su richiesta del direttore o di propria iniziativa sottopone al direttore pareri in merito alle attività dell'Ufficio, senza tuttavia interferire nello svolgimento delle indagini in corso. Emette altresì pareri in merito alle garanzie procedurali, su richiesta della persona interessata, e in merito all'informazione delle istituzioni, degli organi o organismi interessati su richiesta di questi ultimi. I pareri emessi sono trasmessi al direttore dell'Ufficio e al richiedente del parere. L'istituzione, l'organo o l'organismo interessati ne ricevono copia. Il comitato segnala le eventuali parti del parere per le quali è necessario un trattamento riservato. 2. Il comitato di vigilanza è composto da sette personalità esterne indipendenti, in possesso nei rispettivi paesi dei requisiti necessari per l'esercizio di alte funzioni in rapporto col settore di attività dell'Ufficio, nominate di comune accordo dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione. Il comitato incarica uno dei suoi membri di preparare i lavori relativi al rispetto dei diritti delle persone da parte dell'Ufficio. 3. Il mandato dei membri ha una durata di tre anni. Esso è rinnovabile una sola volta. 4. Alla scadenza del mandato, i membri continuano ad esercitare le proprie funzioni finché non si sia provveduto al rinnovo del mandato oppure alla loro sostituzione. 5. Nell'adempimento dei loro doveri, i membri non sollecitano né accettano istruzioni da alcun governo, istituzione, organo od organismo. Essi rispettano il segreto assoluto sui fascicoli esaminati e sulle loro deliberazioni. 6. Il comitato di vigilanza designa il proprio presidente. Esso adotta il proprio regolamento interno. Esso tiene almeno dieci riunioni all'anno. Esso adotta le sue decisioni a maggioranza dei suoi membri. Il suo segretariato fa capo amministrativamente alla Commissione. 7. Il direttore tiene regolarmente informato il comitato delle attività dell'Ufficio, delle sue indagini, dei loro risultati e dei provvedimenti conseguenti alle indagini. Il direttore informa il comitato dei casi in cui l'istituzione, l'organo o l'organismo interessato non hanno dato seguito alle raccomandazioni che egli ha formulato. Il direttore informa il comitato dei casi che rendono necessaria la trasmissione di informazioni alle autorità giudiziarie di uno Stato membro. 8. Il comitato di vigilanza adotta almeno una relazione sulle attività ogni anno e lo trasmette alle istituzioni. Il comitato può presentare relazioni al Parlamento europeo, al Consiglio alla Commissione e alla Corte dei conti sui risultati e i provvedimenti conseguenti alle indagini svolte dall'Ufficio." 11) Il testo dell'articolo 13 è sostituito dal seguente: "Articolo 13 Finanziamento Gli stanziamenti dell'Ufficio, il cui importo globale è iscritto in una linea di bilancio particolare all'interno della sezione "Commissione" del bilancio generale delle Comunità europee sono esposti dettagliatamente in un allegato di detta sezione. I posti assegnati all'Ufficio sono elencati in un allegato della tabella dell'organico della Commissione." 12) Il testo dell'articolo 14 è sostituito dal seguente: "Articolo 14 Controllo di legittimità Il comitato di vigilanza riceve copia di tutti i reclami presentati ai sensi dell'articolo [ 90 bis ] dello statuto e sottopone un parere al direttore dell'Ufficio su tali reclami. Le disposizioni del primo comma e degli articoli [90 bis, 91] dello statuto si applicano analogamente al personale delle istituzioni, degli organi e degli organismi cui non si applica lo statuto." Articolo 2 Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il [...] Per il Consiglio Il Presidente SCHEDA FINANZIARIA LEGISLATIVA Settore(i) politico(i): Lotta antifrode Attività : Vigilanza dell'Ufficio europeo per la lotte antifrode Denominazione dell'azione : Modifica dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom) n. 1074/1999 1. LINEA(E) DI BILANCIO + DENOMINAZIONE Bilancio dell'OLAF 24.010600.030100 - Spese risultanti dal mandato dei membri del comitato di vigilanza 2. DATI GLOBALI IN CIFRE 2.1 Dotazione totale dell'azione (stanziamenti operativi): milioni di euro in SI 2.2 Periodo d'applicazione: A partire dal 2004 e per una durata indeterminata (mandato di tre anni rinnovabile) 2.3 Stima globale pluriennale delle spese a) Scadenzario stanziamenti d'impegno/stanziamenti di pagamento (intervento finanziario) (cfr. punto 6.1.1.) Nessuna incidenza Milioni di euro (al terzo decimale) >SPAZIO PER TABELLA> b) Assistenza tecnica e amministrativa (ATA) e spese d'appoggio (SDA) (cfr. punto 6.1.2) Nessuna incidenza >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> c) Incidenza finanziaria globale delle risorse umane e delle altre spese di funzionamento (cfr. punti 7.2 e 7.3) >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tale importo corrisponde a un bisogno supplementare di stanziamenti di 100.000 EUR. 2.4 Compatibilità con la programmazione finanziaria e le prospettive finanziarie X La proposta è compatibile con la programmazione finanziaria in vigore || La proposta impone una riprogrammazione della corrispondente rubrica delle prospettive finanziarie || La proposta può comportare il ricorso alle disposizioni dell'accordo interistituzionale 2.5 Incidenza finanziaria sulle entrate X Nessuna incidenza finanziaria (si tratta degli aspetti tecnici dell'attuazione di una misura) OPPURE || Incidenza finanziaria - Conseguenza sulle entrate: Milioni di euro (al primo decimale) >SPAZIO PER TABELLA> 3. CARATTERISTICHE DI BILANCIO >SPAZIO PER TABELLA> 4. BASE GIURIDICA Decisione 99/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF); articolo 4. Regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativi alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF); articolo 11. Modifica di tali regolamenti: articolo 280 del trattato CE e articolo 203 del trattato Euratom. 5. DESCRIZIONE E GIUSTIFICAZIONE 5.1 Necessità dell'intervento comunitario Il 2 aprile 2003 la Commissione ha adottato la relazione di valutazione delle attività dell'Ufficio e l'ha quindi trasmessa alle istituzioni, organi e organismi, insieme al parere del comitato di vigilanza. Le proposte di modifica dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom) n. 1074/1999, che prevedono in particolare il rafforzamento del comitato di vigilanza, mirano a dare seguito a tale relazione e all'intervento del 18 novembre 2003 del presidente della Commissione Romano Prodi davanti al Parlamento europeo (sullo stato dell'Unione e il programma legislativo e di lavoro per la Commissione per il 2004) che seguiva il discorso del 25 settembre 2003. Anche il Parlamento europeo (risoluzione del 4 dicembre 2003 sulla relazione della Commissione menzionata) si è espresso a favore del rafforzamento del comitato di vigilanza. Nelle conclusioni del 22 dicembre 2003 sulla relazione della Commissione menzionata, il Consiglio, dal canto suo, ha accolto con interesse il parere del comitato di vigilanza e lo ha invitato a proseguire il suo lavoro volto a garantire l'indipendenza dell'OLAF sottolineando l'importanza di rispettare le regole relative alla protezione dei diritti fondamentali. Il comitato di vigilanza, secondo le proposte di modifica dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom) n. 1074/1999, è chiamato ad emettere pareri in un numero maggiore di situazioni (sulle decisioni del direttore dell'Ufficio e in particolare sul nuovo prolungamento dei termini delle indagini, sui reclami presentati dalle persone, sulle garanzie procedurali su richiesta della persona interessata o ancora sull'informazione delle istituzioni, degli organi ed organismi interessati su richiesta di questi ultimi). Tale rafforzamento avrà come conseguenza un innalzamento corrispondente dei criteri necessari. Tali stanziamenti sono destinati a coprire l'esecuzione del nuovo mandato dei membri del comitato. 5.2 Azioni previste e modalità dell'intervento di bilancio Per l'esercizio delle nuove funzioni del comitato di vigilanza menzionate al punto 5.1 è previsto un aumento del numero dei membri (da 5 a 7). La frequenza delle riunioni (i regolamenti impongono lo svolgimento di almeno 10 riunioni all'anno) dovrebbe aumentare in funzione del prevedibile intensificarsi delle attività/ relazioni che faranno seguito alle nuove responsabilità attribuite al comitato. Un membro, in particolare, dovrebbe essere incaricato dei lavori relativi al rispetto da parte dell'OLAF dei diritti delle persone. Sotto il profilo del bilancio ciò determinerà : - un aumento dell'importo complessivo annuale dell'indennità amministrativa forfetaria di presenza in riunione (base di calcolo: 420 euro per membro al giorno; riunione di due giorni al mese; 12 riunioni all'anno + stessi importi per la preparazione delle riunioni); - un aumento dell'importo complessivo annuale dell'indennità giornaliera (base di calcolo: 84,06 euro per giorno di riunione e per membro); - un aumento dell'importo complessivo annuale delle spese di trasporto (viaggio in treno in prima classe o in aereo in classe business dal luogo di residenza al luogo di riunione a Bruxelles o Lussemburgo; costo medio di 1000 euro per membro e per riunione) e spese di hotel (base di calcolo: 120,54 euro per giorno e per membro); - un aumento, più sensibile il primo anno, di alcune spese (attrezzature, in particolare informatiche, comunicazioni/telecomunicazioni, spese accessorie, in particolare per missioni speciali) con una dotazione totale stimata in 40.000 euro. Aumento totale stimato su questa base (si veda il punto 7.3): 100.000 euro (che si aggiungono ai 200.000 euro iscritti al bilancio 2004). Alcune spese (in particolare quelle di trasporto) potranno essere determinate con precisione solo quando sarà noto il luogo di origine di tutti i membri. 5.3 Modalità di attuazione Gestione diretta da parte della Commissione. Lo statuto dei membri del comitato non cambia. 6. INCIDENZA FINANZIARIA 6.1 Incidenza finanziaria totale sulla parte B (per tutto il periodo di programmazione): nessuna incidenza 6.1.1 Intervento finanziario SI in milioni di euro (al terzo decimale) >SPAZIO PER TABELLA> 6.1.2. Assistenza tecnica e amministrativa (ATA), spese d'appoggio (SDA) e spese TI (stanziamenti d'impegno) >SPAZIO PER TABELLA> 6.2. Calcolo del costo per ciascuna delle misure previste nella parte B (per tutto il periodo di programmazione): nessuna incidenza SI in milioni di euro (al terzo decimale) >SPAZIO PER TABELLA> 7. INCIDENZA SUL PERSONALE E SULLE SPESE AMMINISTRATIVE Quando le proposte di modifica dei regolamenti saranno state adottate si dovrà procedere agli aggiustamenti necessari allo scopo di trasferire i posti, le persone e gli stanziamenti corrispondenti dell'OLAF verso la Commissione (bilancio rettificativo 2004 o progetto preliminare di bilancio 2005). 7.1. Incidenza sulle risorse umane Allo stadio attuale non vi è l'intenzione di prevedere risorse supplementari per i nuovi compiti amministrativi del segretariato. Attualmente sono assegnati 8 posti al comitato di vigilanza (1 A.2, 1 A.5, 1 B.3, 1 C.3, 1A.5T e 3A.7T) + 1 ausiliario. Si calcola che l'incidenza teorica dell'aumento di lavoro corrispondente ai nuovi compiti del comitato di vigilanza sia di 3 posti all'interno di tali risorse esistenti. >SPAZIO PER TABELLA> Le proposte di modifica dei regolamenti (CE) n. 1073/1999 e (Euratom) n. 1074/1999 (si veda l'articolo 11, paragrafo 6) prevedono che il segretariato del comitato faccia capo amministrativamente alla Commissione. Ciò rende necessario modificare di conseguenza le tabelle dell'organico dell'OLAF e della Commissione. 7.2 Incidenza finanziaria globale delle risorse umane Si veda il punto 7.1. Nessun aumento dell'organico ma trasferimento al bilancio della Commissione dei posti e degli stanziamento del segretariato del comitato di vigilanza. >SPAZIO PER TABELLA> Gli importi corrispondono alle spese totali per 12 mesi. 7.3 Altre spese di funzionamento derivanti dall'azione >SPAZIO PER TABELLA> Gli importi corrispondono alle spese totali dell'azione per 12 mesi. I. Totale annuale (7.2 + 7.3) // 1 331 000 EUR II. Durata dell'azione // Anni III. Costo totale dell'azione (I x II) // Tale importo corrisponde a un bisogno supplementare di stanziamenti di 100 000 EUR. 8. CONTROLLO E VALUTAZIONE 8.1 Sistema di controllo Nelle conclusioni del 22 dicembre 2003 il Consiglio ha invitato la Commissione a completare la relazione di valutazione delle attività dell'OLAF al più tardi entro la fine del 2004. Il Consiglio segnala che valuterà la situazione dell'OLAF in particolare alla luce delle future relazioni. 8.2 Modalità e periodicità della valutazione È previsto un audit esterno della gestione dell'Ufficio (le conclusioni del Consiglio menzionate ai punti 5.1 e 8.1 indicano al più tardi un termine di due anni). Il comitato di vigilanza redige annualmente una relazione delle attività. 9. MISURE ANTIFRODE Attuazione conformemente al nuovo regolamento finanziario. Applicazione del regolamento (CE) n. 1073/1999.