Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro per l'esercizio 2001corredata delle risposte dell'Agenzia

(2002/C 326/02)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro, conformemente all'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 2062/94(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), in conformità delle disposizioni finanziarie interne previste dall'articolo 15 del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato l'audit secondo le proprie politiche e norme di audit. Le norme di audit internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI

Esecuzione del bilancio

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è presentata nella tabella 1(3).

6. Gli stanziamenti disponibili(4) per l'esercizio sono ammontati a 14,0 milioni di euro, di cui 12,0 milioni a titolo dell'esercizio e 2,0 milioni riportati dall'esercizio precedente. Oltre alle dotazioni di bilancio, l'Agenzia ha ricevuto dalla Commissione una sovvenzione di 624000 euro, per un'azione pluriennale di preparazione destinata ai paesi candidati all'adesione. Tali stanziamenti sono stati impegnati nel 2001 per un importo di 126959 euro; 17048 euro hanno formato oggetto di pagamenti ed il saldo è stato riportato.

7. Gli stanziamenti dell'esercizio 2001 sono stati impegnati per un importo di 11,3 milioni di euro; 5,0 milioni di euro hanno formato oggetto di pagamenti, il che equivale al 44 % degli impegni contratti. Il saldo degli stanziamenti è stato o riportato (6,2 milioni di euro), o annullato (0,8 milioni di euro). Gli stanziamenti operativi (titolo III), ammontanti a 7,6 milioni di euro, sono stati impegnati per un importo di 7,3 milioni di euro, di cui 1,5 milioni hanno formato oggetto di pagamenti e 5,8 milioni sono stati riportati all'esercizio successivo; il saldo è stato annullato. L'importo molto elevato dei riporti relativi agli stanziamenti operativi è dovuto al fatto che, nel corso dell'esercizio 2001, la Commissione ha affidato all'Agenzia un'azione importante (4,5 milioni di euro) con termini di preparazione tali per cui non è stato possibile attuarla nel 2001 ed è stato necessario riportare all'esercizio 2002 la totalità degli stanziamenti previsti. Tuttavia, a prescindere da questa circostanza, il tasso di riporto degli stanziamenti operativi rimane molto elevato e l'Agenzia dovrebbe continuare a migliorare la qualità ed il monitoraggio della programmazione delle proprie attività.

8. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente sono ammontati a 2,0 milioni di euro, di cui 1,7 milioni relativi al titolo III. Tali stanziamenti hanno formato oggetto di pagamenti per un importo di 1,7 milioni di euro, di cui 1,5 milioni relativi al titolo III; il saldo è stato annullato.

Rendiconto finanziario

9. Il conto di gestione ed il bilancio pubblicati dall'Agenzia nella relazione annuale 2001 sulle attività sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 3 e 4.

10. L'Agenzia non opera alcun ammortamento delle proprie immobilizzazioni. Essa dovrebbe applicare le norme in materia di valutazione e di ammortamento adottate dalla Commissione(5), in modo tale che gli importi iscritti in bilancio rispecchino fedelmente i beni che compongono il suo patrimonio.

11. L'Agenzia dovrebbe rafforzare le misure già adottate per minimizzare il rischio di doppi rimborsi; dovrebbe pertanto rimborsare le spese di missione alle persone da essa convocate sulla base dei documenti originali e non di copie.

12. Il sistema di contabilità di bilancio SI2 utilizzato dall'Agenzia non dovrebbe consentire la modifica delle operazioni di un esercizio dopo la data di chiusura dello stesso (15 gennaio dell'esercizio successivo), ad eccezione dei casi previsti dalla normativa.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

13. Per l'esecuzione della linea di bilancio relativa al settore "Ricerca-Lavoro e salute", il 23 febbraio 2001 l'Agenzia ha firmato un contratto per un importo di 225000 euro, mente gli stanziamenti disponibili ammontavano a soli 185000 euro. Al fine di coprire la differenza di 40000 euro tra gli stanziamenti disponibili e l'importo del contratto, l'Agenzia ha utilizzato, senza presentare alcuna giustificazione, stanziamenti iscritti in un'altra linea di bilancio, destinati ad un programma a favore delle piccole e medie imprese. Tale prassi non è conforme al principio della specificità del bilancio.

14. L'Agenzia riporta sistematicamente all'esercizio successivo il saldo totale degli impegni accantonati, senza che tale operazione sia fondata su buoni d'ordine già emessi. In tal modo, l'Agenzia ha riportato 114134 euro all'esercizio 2002 a titolo di spese di missione, mentre i pagamenti ancora da eseguire ammontavano a meno di 50000 euro. Tali riporti non sono giustificati.

15. Prima della fine dell'esercizio 2001, non erano stati ancora operati recuperi per un importo complessivo di 82500 euro, contrariamente a ciò che prevedevano gli ordini corrispondenti. L'Agenzia dovrebbe adottare misure per ottenerne l'esecuzione.

16. Nel gennaio 2001, cioè oltre la scadenza del 31 dicembre 2000 fissata dal direttore dell'Agenzia, un centro nazionale ha richiesto un sussidio per svolgere attività per un costo totale di 184768 euro. Il programma è stato infine approvato dall'Agenzia nel settembre 2001, per un importo di 27781 euro, finanziato interamente dal sussidio di quest'ultima; secondo la giustificazione fornita, nel corso dell'esercizio precedente il centro in questione aveva ricevuto un sussidio inferiore al previsto, a causa della mancata esecuzione di una parte delle attività programmate. Una tale variazione del volume delle attività previste, insieme ai lunghi tempi necessari per giungere ad una decisione definitiva, evidenziano la necessità che l'Agenzia renda più rigoroso il proprio sistema di programmazione dei lavori.

17. Solo dal secondo trimestre 2001 l'Agenzia ha messo a punto un vero e proprio sistema di previsione del volume delle traduzioni da richiedere al Centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea. Il sistema in questione dovrebbe essere sviluppato nel quadro della programmazione dei lavori dell'Agenzia, allo scopo di evitare il ricorso, in caso di urgenza, a società di traduzione locali.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 216 del 20.8.1994, pag. 5.

(2) In applicazione dell'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Agenzia per l'esercizio 2001 sono stati stabiliti il 9 aprile 2002 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 15 aprile 2002. Nelle tabelle allegate alla presente relazione è presentata una versione sintetica del rendiconto finanziario.

(3) Tutte le tabelle allegate alla presente relazione sono state elaborate in base ai valori più esatti possibili dei dati disponibili. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, e ciò può dar luogo a differenze minime nei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo, mentre 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(4) Stanziamenti non dissociati.

(5) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati forniti dall'Agenzia. Le presenti tabelle presentano in forma sintetica i dati del rendiconto finanziario dell'Agenzia.

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB

I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati forniti dall'Agenzia. Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati del rendiconto finanziario dell'Agenzia.

Tabella 3

Bilancio al 31 dicembre 2001 ed al 31 dicembre 2000NB

I totali possono comportare scarti dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati forniti dall'Agenzia. Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati del rendiconto finanziario dell'Agenzia.

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Risposte dell'Agenzia

Le risposte dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro alle osservazioni della Corte dei conti sul rendiconto finanziario per l'esercizio 2001 dell'Agenzia sono le seguenti:

Esecuzione del bilancio

Paragrafi 7 e 8

Come rilevato dalla Corte, il tasso di riporto degli stanziamenti operativi dall'esercizio 2001 a quello successivo è stato elevato, in particolare a causa del fatto che, su 5,8 milioni di euro menzionati dalla Corte, 4,5 milioni di euro riguardavano il programma di sovvenzioni 2001-2002 per le PMI (piccole e medie imprese), una nuova attività auspicata dal Parlamento europeo e affidata all'Agenzia dalla Commissione europea.

In generale, l'Agenzia ha fatto il possibile, nei limiti previsti dal quadro regolamentare che disciplina la sua azione, per contenere il tasso di riporto di stanziamenti. Al riguardo, i centri tematici sono ora pagati nel corso dell'anno per il quale gli stanziamenti sono stati assegnati.

Infine, allo scopo di migliorare in modo permanente la qualità e il monitoraggio della propria programmazione, l'Agenzia è costantemente impegnata a dotarsi degli strumenti adeguati o a perfezionare gli strumenti esistenti.

Rendiconto finanziario

Paragrafo 10

In seguito alle osservazioni della Corte, l'Agenzia aveva inizialmente previsto di applicare le norme in materia di valutazione e di ammortamento delle immobilizzazioni adottate dalla Commissione, recependole nella propria regolamentazione. Poiché il riordino generale del regolamento finanziario che è in corso è sul punto di concludersi, l'Agenzia intende tuttavia subordinarne l'attuazione all'adozione definitiva e dotarsi quindi di un software di gestione adeguato.

Paragrafo 11

Al fine di evitare i doppi rimborsi e conformemente alle raccomandazioni della Corte, l'Agenzia appone la menzione "paid by EU-Agency" sui documenti giustificativi originali (biglietti) delle spese di viaggio per le riunioni di esperti e, in generale, effettua il pagamento dei rimborsi tramite bonifico sui conti bancari ufficiali dei beneficiari, i cui estremi figurano in un modulo dell'Agenzia.

Paragrafo 12

La transazione cui fa riferimento la Corte, assolutamente eccezionale, è stata un'operazione di regolarizzazione di importo limitato intesa a correggere un errore di imputazione su una linea di spesa relativa al personale che non poteva essere riportata all'esercizio successivo.

L'Agenzia si adopererà per evitare questo genere di operazioni in futuro.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

Paragrafo 13

Il contratto menzionato dalla Corte (225000 euro) riguardava la realizzazione di due serie distinte di mansioni riguardanti il settore della "Ricerca - Lavoro e salute: una concerneva più da vicino questo settore" (voce di bilancio 3 0 2 2: 185000 euro) mentre l'altra, pur interessando anch'essa il settore, poteva essere collegata al settore d'azione relativo alle "Piccole e medie imprese (PMI)" (voce di bilancio 3 0 7 1: 40000 euro). Per questo motivo, e al fine di non ritardare l'avvio di detta azione per questioni di imputazioni di bilancio, l'Agenzia ha deciso di finanziare e imputare la spesa su queste due linee di bilancio, entro il limite degli stanziamenti disponibili.

Paragrafo 14

Nella maggior parte dei casi, i riporti di stanziamenti riguardano saldi restanti dovuti a contratti o buoni d'ordine relativi all'esercizio in corso. In taluni casi, gli importi non sono fissati con precisione (esatti) in quanto riguardano fatture il cui costo è legato al tipo di consumo o servizi forniti (ad esempio l'elettricità, il telefono, la manutenzione).

Per quanto concerne le spese di missione, l'Agenzia ha deciso di riportare il totale degli stanziamenti impegnati (impegni provvisori) al fine di far fronte ai rimborsi di missioni in attesa di liquidazione.

L'Agenzia si adeguerà alle raccomandazioni della Corte relative al calcolo dei saldi ancora dovuti onde allinearne direttamente i riporti di stanziamenti.

Paragrafo 15

L'Agenzia seguirà le raccomandazioni della Corte con l'introduzione di un sistema di monitoraggio mensile degli ordini di recupero in attesa.

Tali ordini di recupero riguardavano essenzialmente progetti per i quali le relazioni di esecuzione finali non erano state trasmesse entro le scadenze previste. Dette situazioni sono state nel frattempo regolarizzate o sono in via di regolarizzazione, per cui l'annullamento dei relativi ordini di recupero è ora possibile. Negli altri casi, il mancato recupero nel 2001 è stato dovuto a problemi connessi al mancato ricevimento in tempo utile della relativa documentazione bancaria.

Paragrafi 16

In conformità delle raccomandazioni della Corte, e nella misura in cui le circostanze e le procedure glielo consentono, l'Agenzia si adopererà per migliorare il suo sistema di programmazione onde limitare la variazione del volume di attività, ridurre i ritardi nell'attuazione dei programmi, contenere i tempi di decisione e rispettare il principio dell'annualità del bilancio (cfr. la precedente sezione "Esecuzione del bilancio").

Paragrafo 17

In base all'esperienza dell'esercizio 2001, l'Agenzia ha stabilito, nel dicembre 2001, una prima previsione del volume di domande di traduzione per il 2002. D'ora in poi, un confronto mensile tra le domande di traduzione previste e quelle realizzate, e una revisione periodica delle previsioni, dovrebbero agevolare la verifica corretta degli stanziamenti assegnati.