Progetto di regolamento della Commissione recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE) n. [ ] del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee /* SEC/2002/0835 def. */





Progetto di REGOLAMENTO DELLA COMMISSIONE recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE) n. [ ] del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee INDICE RELAZIONE 1. INTRODUZIONE 2. GLI ASPETTI FORMALI DELLA PROPOSTA 3. GLI ASPETTI DI FONDO DEL PROGETTO REGOLAMENTO (CE) n. .../.. DELLA COMMISSIONE recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE) n. del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee PRIMA PARTE DISPOSIZIONI COMUNI TITOLO I OGGETTO TITOLO II PRINCIPI DI BILANCIO CAPO 1 PRINCIPI DELL'UNITÀ E DELLA VERIDICITÀ DEL BILANCIO CAPO 2 PRINCIPIO DELL'ANNUALITÀ CAPO 3 (CAPO 4 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELL'UNITÀ DI CONTO CAPO 4 (CAPO 5 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELL'UNIVERSALITÀ CAPO 5 (CAPO 6 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELLA SPECIALIZZAZIONE CAPO 6 (CAPO 7 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELLA SANA GESTIONE FINANZIARIA CAPO 7 (CAPO 8 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELLA TRASPARENZA TITOLO III FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO CAPO 1 FORMAZIONE DEL BILANCIO CAPO 2 STRUTTURA E PRESENTAZIONE DEL BILANCIO TITOLO IV ESECUZIONE DEL BILANCIO CAPO 1 DISPOSIZIONI GENERALI CAPO 2 METODI D'ESECUZIONE Sezione 1 Disposizioni generali Sezione 2 Norme particolari CAPO 3 AGENTI FINANZIARI Sezione 1 Diritti ed obblighi degli agenti finanziari Sezione 2 L'ordinatore Sezione 3 Il contabile Sezione 4 L'amministratore degli anticipi CAPO 4 RESPONSABILITÀ DEGLI AGENTI FINANZIARI Sezione 1 Norme applicabili agli ordinatori delegati e sottodelegati CAPO 5 OPERAZIONI DI ENTRATA Sezione 1 Risorse proprie Sezione 2 Previsione di crediti Sezione 3 Accertamento dei crediti Sezione 4 Emissione degli ordini di riscossione Sezione 5 Recupero CAPO 6 OPERAZIONI DI SPESA Sezione 1 Impegno delle spese Sezione 2 Liquidazione delle spese Sezione 3 Ordinazione dei pagamenti Sezione 4 Pagamento delle spese Sezione 5 Termini per le operazioni di spesa CAPO 7 SISTEMI INFORMATICI CAPO 8 IL REVISORE INTERNO TITOLO V AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI CAPO 1 DISPOSIZIONI GENERALI Sezione 1 Campo d'applicazione e principi d'aggiudicazione Sezione 2 Pubblicazioni Sezione 3 Procedure di aggiudicazione degli appalti Sezione 4 Garanzia e controllo CAPO 2 DISPOSIZIONI RELATIVE AGLI APPALTI AGGIUDICATI DALLE ISTITUZIONI COMUNITARIE PER PROPRIO CONTO TITOLO VI SOVVENZIONI CAPO 1 CAMPO D'APPLICAZIONE CAPO 2 PRINCIPI DI CONCESSIONE CAPO 3 PROCEDURA DI CONCESSIONE CAPO 4 PAGAMENTO E CONTROLLO CAPO 5 ESECUZIONE TITOLO VII CONTABILITÀ E RENDICONTO CAPO 1 RENDICONTO CAPO 2 (CAPO 3 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) CONTABILITÀ Sezione 1 Organizzazione contabile Sezione 2 Libri contabili Sezione 3 Piano contabile Sezione 4 Registrazione Sezione 5 Riconciliazione e verifica Sezione 6 Contabilità di bilancio CAPO 3 (CAPO 4 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) INVENTARIO DELLE IMMOBILIZZAZIONI PARTE SECONDA DISPOSIZIONI PARTICOLARI TITOLO I (TITOLO II DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) FONDI STRUTTURALI TITOLO II (TITOLO III DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) RICERCA TITOLO III AZIONI ESTERNE (TITOLO IV DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) CAPO I DISPOSIZIONI GENERALI CAPO 2 ESECUZIONE DELLE AZIONI CAPO 3 AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI CAPO 4 CONCESSIONE DELLE SOVVENZIONI CAPO 5 CASSE DI ANTICIPI TITOLO IV (TITOLO V DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) UFFICI EUROPEI TITOLO V (TITOLO VI DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI PARTE TERZA DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI TITOLO I DISPOSIZIONI TRANSITORIE TITOLO II DISPOSIZIONI FINALI RELAZIONE 1. INTRODUZIONE La Commissione ha fatto della riforma amministrativa e della riforma della gestione finanziaria una priorità essenziale. La rifusione del regolamento finanziario è inestricabilmente legata a questo processo di riforma amministrativa, poiché il regolamento finanziario contiene le norme che disciplinano la presentazione del bilancio, la responsabilità degli ordinatori, la gestione finanziaria, il controllo e la revisione contabile. Il nuovo regolamento finanziario, risultante dalla rifusione, è stato adottato dal Consiglio il 25 giugno 2002 e deve entrare in vigore il 1° gennaio 2003. Il presente regolamento recante modalità d'esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario, qui di seguito denominato "le modalità d'esecuzione", è il complemento indispensabile. Ciò è tanto più vero in quanto la redazione del regolamento finanziario è stata semplificata per iscrivere soltanto i principi e le definizioni essenziali, rinviando alle modalità d'esecuzione tutte le precisazioni e le norme d'attuazione concrete. Il regolamento finanziario non può dunque entrare effettivamente in vigore ed avere pieno effetto al 1° gennaio 2003 senza il regolamento d'esecuzione. Come conseguenza di questo principio di semplificazione, il nuovo progetto di modalità d'esecuzione è molto più sviluppato del regolamento n. 3418/93 del 9 dicembre 1993 attualmente in vigore. Questa tendenza è rafforzata dall'inclusione nel regolamento finanziario di nuove disposizioni, ad esempio quelle per il settore delle sovvenzioni o dei Fondi strutturali, nonché da scelte redazionali, come quella di recepire le direttive relative al coordinamento delle procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici. Il presente progetto di regolamento sarà successivamente sottoposto per parere alle altre istituzioni prima che la Commissione lo adotti definitivamente, come ha dichiarato in occasione delle discussioni sull'articolo 183 del regolamento finanziario. 2. GLI ASPETTI FORMALI DELLA PROPOSTA A. Impatto della semplificazione del regolamento finanziario Il regolamento finanziario verte sul quadro regolamentare essenziale ed ha affidato alla Commissione la cura di determinare le modalità tecniche ed i complementi operativi indispensabili, in consultazione con le altre istituzioni. Migliora anche la leggibilità dei testi e diminuisce i rischi di duplicazione o di contraddizioni tra le norme. Di conseguenza, il progetto di regolamento recante modalità d'applicazione del regolamento finanziario include, oltre a numerose disposizioni nuove o riviste del regolamento finora in vigore, disposizioni che sono attualmente iscritte nel regolamento finanziario. B. Miglioramento della presentazione e della chiarezza del testo Il presente progetto di regolamento si divide in tre parti. La prima parte comporta le disposizioni che costituiscono il diritto comune (principi di bilancio, formazione, esecuzione e controllo del bilancio, appalti, sovvenzioni, contabilità e rendiconto) mentre le disposizioni specifiche (Fondi strutturali, ricerca, azioni esterne, uffici, stanziamenti amministrativi) sono riprese nella seconda parte. La terza parte riguarda le disposizioni transitorie e finali. 3. GLI ASPETTI DI FONDO DEL PROGETTO Per quanto riguarda gli aspetti di fondo, il progetto di regolamento modifica le modalità d'esecuzione in vigore in tutti i settori. A. La riaffermazione dei principi di diritto amministrativo (prima parte, titoli I e II del progetto) A. 1. Gli obiettivi Oltre al principio della trasparenza che sottende numerose disposizioni dei trattati, il regolamento finanziario riprende i sette principi di diritto amministrativo che inquadrano specificamente nel trattato la formazione e l'esecuzione del bilancio. Questi principi sono i seguenti: a) unità e veridicità del bilancio (articolo 268: "Tutte le entrate e le spese delle Comunità (...) devono essere iscritte nel bilancio."). Questo principio implica che vi sia un solo bilancio per le Comunità. b) annualità (articolo 271: "Le spese iscritte nel bilancio sono autorizzate per la durata di un esercizio finanziario"). c) equilibrio (articolo 268: "Nel bilancio, entrate e spese devono risultare in pareggio"). d) unità di conto (articolo 277: "Il bilancio è stabilito nell'unità di conto (.)"). e) universalità del bilancio (articolo 268: "Tutte le entrate e le spese delle Comunità (.) devono essere iscritte nel bilancio." Questo principio implica che l'insieme delle entrate copre l'insieme delle spese. f) specializzazione (articolo 271, terzo comma: "I crediti sono specificatamente registrati in capitoli (.) e ripartiti, per quanto occorra"). g) sana gestione finanziaria (articolo 274: "La Commissione cura l'esecuzione del bilancio (.) in conformità del principio della buona gestione finanziaria. Gli Stati membri cooperano con la Commissione per garantire che gli stanziamenti siano utilizzati secondo i principi della buona gestione finanziaria")." Il trattato, tuttavia, aggiunge generalmente a questi principi delle eccezioni, tranne che per il principio della sana gestione finanziaria che non ammette deroghe. Il regolamento finanziario risultante dalla rifusione organizza quindi un sistema che enuncia chiaramente i principi e le loro eccezioni che, come tali, devono essere interpretate in modo restrittivo. Il progetto di modalità d'esecuzione sviluppa le disposizioni corrispondenti, in particolare in materia di eccezioni, per circoscriverne con precisione la portata. Solo il principio dell'equilibrio non necessita di alcuna disposizione d'esecuzione. A. 2. Il progetto di regolamento a) Principio dell'unità L'articolo 5, paragrafo 4, prevede il versamento nelle entrate del bilancio generale degli interessi sui fondi che sono rimasti proprietà delle Comunità europee. Le modalità d'esecuzione chiariscono a tale riguardo che i prefinanziamenti previsti nella tipologia dei pagamenti restano in linea di principio proprietà delle Comunità, salvo disposto altrimenti nell'atto di base e salvo quando sono versati agli Stati membri, al personale o in esecuzione di un appalto, nonché nell'ambito della gestione congiunta. Le modalità d'esecuzione organizzano di conseguenza il trattamento degli interessi eventualmente generati da tali prefinanziamenti e la contabilità degli stessi. b) Principio dell'annualità I riporti di stanziamenti, strumento di gestione indispensabile riconosciuto dai trattati, sono un mezzo di gestione a disposizione della Commissione ai sensi dell'articolo 9 del regolamento finanziario. L'articolo 6 delle modalità d'esecuzione precisa la nozione di fasi preparatorie che devono essere completate entro il 31 dicembre dell'anno "n", in armonia in particolare con le nuove disposizioni relative agli impegni globali e nella prospettiva dell'utilizzo obbligatorio degli stanziamenti entro il 31 marzo dell'esercizio seguente. c) Principio dell'unità di conto Nella misura in cui il regolamento finanziario prevede un'eccezione al principio dell'unità di conto per il contabile, per le esigenze di tesoreria debitamente giustificate, e per gli amministratori di anticipi, le modalità d'esecuzione precisano le modalità di conversione applicabili in questi casi (tasso, corso, contabilità a fine esercizio). Queste norme non ostano tuttavia all'applicazione delle regolamentazioni settoriali specifiche, in particolare in materia agricola. Queste disposizioni sono conformi al diritto esistente, di cui precisano alcune disposizioni, in particolare per quanto riguarda il corso da utilizzare per la conversione. d) Principio dell'universalità Le modalità d'esecuzione precisano il trattamento di due eccezioni al principio dell'universalità: - le entrate con destinazione specifica, derivanti in particolare da contributi di Stati membri o di paesi EFTA per alcuni programmi comunitari e dal gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzi pubblici eccessivi, - le norme sulla contrazione in bilancio tra entrate e spese, in applicazione delle disposizioni dell'articolo 20 del regolamento finanziario. e) Principio della specializzazione Le modalità d'esecuzione mirano a precisare le norme in materia di inquadramento e d'informazione dell'autorità di bilancio per gli storni, in particolare per quanto riguarda la riserva d'urgenza. f) Principio della sana gestione finanziaria Le modalità d'esecuzione confermano la politica adottata da molti anni in materia d'analisi dell'economia, dell'efficienza e dell'efficacia delle politiche comunitarie attraverso due strumenti: - la valutazione nel corso del ciclo di un programma. La valutazione non deve soltanto intervenire ex-ante ma anche in fase di esecuzione ed a posteriori , per meglio definire gli obiettivi ed il costo delle varie attività; questo lavoro dovrebbe essere facilitato dalla nuova presentazione del bilancio per attività (ABB); - le schede finanziarie che accompagnano ogni proposta legislativa e che riprendono tutti gli elementi d'informazione essenziali, anche in materia di prevenzione delle irregolarità e di lotta contro la frode. g) Principio della trasparenza Oltre alla pubblicazione del bilancio nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, una sintesi quantificata del bilancio sarà pubblicata fin da gennaio per garantire la messa a disposizione rapida del pubblico delle principali informazioni relative al bilancio. B. Formazione e struttura del bilancio (parte prima, titolo III del progetto) Oltre alle precisazioni abituali sulla presentazione ed i commenti di bilancio, le modalità d'esecuzione forniscono all'articolo 26 una nuova definizione delle spese amministrative nella prospettiva del passaggio all'ABB. C. Esecuzione del bilancio (parte prima, titolo IV del progetto) Le modalità d'esecuzione, negli articoli da 29 a 31, riprendono le disposizioni dell'accordo interistituzionale del 6 maggio 1999 sulla disciplina di bilancio ed il miglioramento della procedura di bilancio relative alle competenze specifiche della Commissione, all'inquadramento delle azioni pilota e preparatorie nonché alle forme che può assumere un atto di base. C. 1. Metodi d'esecuzione del bilancio Nell'intento di una sana gestione finanziaria e per risolvere le difficoltà inerenti agli uffici d'assistenza tecnica ed amministrativa, il regolamento finanziario precisa tre metodi possibili d'esecuzione degli stanziamenti comunitari, sia nel settore delle politiche interne che in quello delle azioni esterne: a) la gestione centralizzata dalla Commissione, in modo diretto nei suoi servizi o indiretto per mezzo della delega ad alcuni tipi di organismi che offrono garanzie particolari per la gestione, entro il limite delle attribuzioni di potere pubblico delle istituzioni che implicano un ampio potere di valutazione, b) la gestione concorrente con gli Stati membri o decentrata con i paesi terzi beneficiari nel quadro di azioni esterne, c) infine la gestione congiunta, nel quadro di fondi comuni con organizzazioni internazionali. Le modalità d'esecuzione forniscono al riguardo le precisazioni indispensabili relative: a) ai controlli da attuare prima di procedere a qualsiasi forma di esternalizzazione dell'esecuzione del bilancio; si tratta in particolare di assicurarsi dell'esistenza, della qualità e del funzionamento regolare dei sistemi di gestione e di controllo presso gli organismi interessati in particolare a fronte del principio della trasparenza e delle esigenze di sana gestione del denaro comunitario; b) ai principi che disciplinano la procedura di liquidazione dei conti in gestione concorrente o decentrata, in particolare la dichiarazione delle spese da parte degli Stati membri o dei paesi terzi, la determinazione, previo controllo della Commissione, delle spese a carico del bilancio comunitario ed il calcolo delle correzioni finanziarie; c) alle condizioni d'esercizio della gestione congiunta, alla quale avranno accesso solo le organizzazioni internazionali limitativamente enumerate all'articolo 41 del presente progetto; d) e soprattutto alle modalità della gestione centralizzata indiretta, esercitata attraverso atti di delega o convenzioni che stabiliscono gli obblighi delle parti: - sia per mezzo delle agenzie esecutive, organismi di diritto comunitario il cui statuto è precisato e chiarito da una proposta di regolamento distinta nel quadro della riforma amministrativa in corso (COM (2001) 808 def. del 28.12.2001). A queste nuove strutture sarà affidata interamente o in parte l'esecuzione del ciclo di un programma in qualità di ordinatore delegato della Commissione, che mantiene comunque il pieno controllo del loro funzionamento. La Commissione potrà così continuare ad esercitare le proprie responsabilità di esecuzione del bilancio; - sia tramite organismi nazionali pubblici o con attribuzioni di servizio pubblico, purché rispondano ad alcune esigenze, in particolare in materia di rispetto delle norme di sana gestione finanziaria, e dispongano di garanzie finanziarie sufficienti; - sia infine, nel rispetto delle norme tradizionali di mercato, a favore di organismi esterni di diritto privato, per la realizzazione di compiti d'assistenza tecnica e di compiti amministrativi, preparatori o secondari (perizia tecnica o lavori di natura ripetitiva) che escludono qualsiasi attribuzione di potere pubblico o che implicano un potere discrezionale di valutazione, nonché ogni forma di partecipazione all'esecuzione del bilancio. C. 2. Ruolo degli agenti finanziari (ordinatori e contabile) La Commissione ha fatto del miglioramento e dell'ammodernamento della gestione finanziaria, nonché dello sviluppo di una nuova cultura centrata sui risultati ottenuti dall'utilizzo dei fondi comunitari, un elemento chiave della sua riforma interna. a) Le modifiche introdotte nel regolamento finanziario mirano ad affidare ai soli ordinatori l'intera responsabilità dei controlli interni nei loro servizi e delle decisioni finanziarie che prendono in merito all'esercizio delle loro funzioni. Gli ordinatori devono assumere la piena responsabilità della regolarità, della legittimità, dell'efficienza e dell'efficacia della gestione, in funzione dei rischi presentati dalle operazioni interessate. Questo presuppone definire a monte i compiti da svolgere ed integrare questi controlli nel processo di gestione. A tal fine e conformemente alle raccomandazioni della Corte dei conti, l'articolo 45 delle modalità d'esecuzione definisce gli obiettivi da raggiungere con i sistemi e procedure di gestione e di controllo interno stabiliti dall'ordinatore. Le modalità d'esecuzione completano anche il regolamento finanziario sulla definizione dei compiti e delle missioni dei diversi agenti finanziari, cosa che comporta in particolare per gli ordinatori l'organizzazione dei circuiti finanziari e della verifica ex ante e ex post da realizzare (articolo 44), di cui dovranno rendere conto nella loro relazione annuale d'attività alla propria istituzione. L'articolo 44 definisce con precisione i concetti sviluppati dall'articolo 60 del regolamento finanziario e particolarmente quelli d'istruzione, di verifica e d'indipendenza degli agenti incaricati della verifica ex-ante rispetto a quelli incaricati delle questioni preparatorie all'adozione degli atti di gestione finanziaria. Ogni operazione preparatoria all'adozione di un atto d'esecuzione del bilancio è obbligatoriamente oggetto di una verifica ex-ante che mira a constatare, in particolare, la regolarità e la conformità della spesa e l'applicazione dei principi della sana gestione finanziaria. Questo dispositivo è completato da verifiche a posteriori organizzate, se necessario, per sondaggio in base ad un'analisi di rischi. Gli agenti responsabili delle verifiche saranno scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari, sancite da titoli o da un'esperienza professionale adeguata. Inoltre saranno sottoposti ad un codice deontologico specifico stabilito da ogni istituzione (articolo 47). Questo codice determina, in particolare in materia di controllo interno, d'ispezione e di revisione contabile: - il livello di competenza tecnica e finanziaria chiesto a questi agenti, le missioni e compiti loro assegnati; - le norme di condotta, in particolare di deontologia ed integrità, che devono osservare; - i metodi, le tecniche e le norme di controllo che devono rispettare. Inoltre, le modalità d'esecuzione prevedono, tenuto conto dei rischi in causa, un censimento annuale degli appalti che sono oggetto di procedure negoziate e l'obbligo per ogni istituzione di fare, a questo proposito, una relazione all'autorità di discarico. b) Inoltre, le modalità d'esecuzione definiscono l'inquadramento minimo che consente ad ogni istituzione di creare, nel rispetto della sua autonomia organizzativa, l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie di cui agli articoli 60 e 66 del regolamento finanziario. Le modalità d'esecuzione precisano in particolare: - le condizioni di adizione dell'istanza, limitata ai casi sui quali non pesano sospetti di frode (che competono all'OLAF), sia quando l'istanza è adita dall'istituzione che quando è adita direttamente da un funzionario o agente, - il ruolo puramente consultivo di quest'istanza presso l'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) o, secondo i casi, l'autorità abilitata a stipulare contratti d'assunzione (AHCC). c) Ruolo del contabile Il progetto di modalità d'esecuzione conferma che il contabile è un funzionario nominato dall'istituzione in base alla sua competenza particolare. Alla cessazione dalle funzioni, una situazione provvisoria è stabilita e firmata per accettazione dal nuovo contabile. Il progetto di modalità d'esecuzione definisce le funzioni del contabile in materia di gestione della tesoreria, di gestione dei conti bancari e di conservazione dei documenti giustificativi relativi alla contabilità. Sottolineano che i pagamenti mediante trasferimento bancario possono essere effettuati soltanto se le coordinate bancarie dei beneficiari sono preventivamente inserite in uno schedario comune tenuto da ogni istituzione. Infine si ricorda che il contabile deve essere consultato sulla creazione e sulla modifica dei sistemi d'inventario, tenuti dagli ordinatori. Deve dare il suo accordo sull'introduzione e la modifica dei sistemi di gestione finanziaria definiti dall'ordinatore quando questi sistemi sono destinati a fornire dati alla contabilità. C. 3. Ruolo del revisore interno Ogni istituzione designa un revisore interno incaricato di verificare il funzionamento regolare dei sistemi di gestione, di controllo e di revisione interna realizzati dagli ordinatori competenti. Il revisore può essere designato in comune da più istituzioni, per tenere conto delle esigenze delle istituzioni che hanno un bilancio di funzionamento modesto. Le modalità d'esecuzione prevedono inoltre la diffusione delle buone pratiche tra istituzioni. Chiariscono inoltre le garanzie date al revisore interno in materia d'indipendenza funzionale, cioè l'organizzazione del suo programma di lavoro, il divieto di imporgli istruzioni o limitazioni nell'esercizio delle sue funzioni, nonché un regime di responsabilità particolare ed una possibilità di ricorso dinanzi alla Corte di giustizia delle Comunità europee. C. 4. Gestione delle entrate a) Le modalità d'esecuzione espongono nei dettagli per tutti gli agenti le tappe successive dalla previsione di un credito al suo incasso effettivo. Le operazioni di entrata di competenza dell'ordinatore (previsione di credito, accertamento del credito, stabilimento dell'ordine di recupero, copia della nota di addebito da inviare al debitore) sono sviluppate sul modello delle operazioni di spesa. Sono precisate i mezzi di recupero a disposizione del contabile, in particolare le norme di compensazione. b) Le disposizioni applicabili in materia di interessi di mora sono modificate per integrare su tale punto la direttiva 2000/35/CE relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali per quanto riguarda i rapporti commerciali tra le Comunità e le imprese ai sensi della direttiva summenzionata. c) Le modalità d'esecuzione precisano inoltre i casi nei quali si può rinunciare ad un credito, in considerazione delle spese di recupero, dell'anzianità del credito o dell'insolvibilità del debitore o anche applicando il principio di proporzionalità. Infine la rinuncia al recupero di un credito debitamente accertato è distinta da un lato dall'annullamento di un credito indebitamente accertato e dall'altro dall'adeguamento tecnico e contabile che modifica a margine l'importo effettivamente dovuto senza implicare la rinuncia ai diritti accertati a favore delle Comunità. C. 5. Gestione delle spese a) Il regolamento finanziario definisce ormai più chiaramente le nozioni d'impegno di bilancio (imputazione degli stanziamenti) e impegno giuridico (obblighi sottoscritti nei confronti di terzi), distinguendo anche tra impegni di bilancio globali, specifici e accantonati. Le modalità d'esecuzione precisano le condizioni d'attuazione degli impegni di bilancio globali ed accantonati definendo gli atti da prendere a monte ed a valle. In particolare, il progetto di modalità d'esecuzione precisa che l'impegno globale può essere attuato, sia con una convenzione di finanziamento, sia con impegni giuridici specifici. L'impegno accantonato, da parte sua, è attuato con la conclusione di impegni giuridici specifici o, nel caso delle spese di personale, direttamente con finanziamenti. Il termine d'adozione dell'impegno globale ormai è inquadrato: deve intervenire al più tardi prima della decisione di selezione dei beneficiari e al più presto dopo l'adozione del programma di lavoro quando gli stanziamenti sono attuati su base di tale strumento. Ai sensi dell'articolo 77 del regolamento finanziario, il progetto di modalità d'esecuzione prevede il disimpegno dell'impegno di bilancio corrispondente all'impegno giuridico per il quale nessun pagamento sia stato effettuato in un periodo di tre anni dalla firma dell'impegno giuridico. Il progetto di regolamento prevede inoltre le modalità di registrazione degli impegni giuridici effettuati a titolo di un impegno globale e il campo d'attuazione degli impegni accantonati. Le modalità d'esecuzione inquadrano inoltre i casi in cui non si applica la norma dell'unità di firma per gli impegni di bilancio e giuridici. b) Le modalità d'esecuzione forniscono quindi i chiarimenti essenziali in materia di liquidazione delle spese, sviluppando l'articolazione tra la constatazione del "conforme ai fatti" nei servizi dell'ordinatore e l'apposizione del "visto per pagamento" da parte dell'ordinatore competente stesso. c) Le modalità d'esecuzione definiscono anche i termini relativi alle operazioni di liquidazione, d'ordinazione dei pagamenti e di pagamento, in linea con la comunicazione del 28 giugno 2000 (SEC(2000)1094). Conformemente a queste norme, i pagamenti devono essere effettuati entro 45 giorni dalla registrazione di una domanda di pagamento ammissibile. Il termine di pagamento può essere sospeso dall'ordinatore competente, a condizione che quest'ultimo informi i creditori, se l'importo non è dovuto o i documenti giustificativi adeguati non sono stati prodotti. Per i contratti o le convenzioni il cui pagamento è subordinato all'approvazione di una relazione, la domanda di pagamento non può essere considerata ammissibile fino all'approvazione della relazione. Disposizioni delle modalità d'esecuzione fissano il termine d'approvazione di questa relazione. Alla scadenza del termine dei 45 giorni in questione, saranno dovuti dall'istituzione interessi di mora agli stessi tassi previsti in materia di ritardo nei recuperi di crediti, salvo per i crediti verso gli Stati membri. Inoltre, le modalità d'esecuzione precisano che l'ordinatore competente definisce, secondo l'atto di base e nel rispetto della sana gestione finanziaria, nei contratti e nelle convenzioni la natura dei documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti. È anche affermato che le relazioni d'esecuzione sono documenti giustificativi. Le modalità d'esecuzione definiscono infine i diversi tipi di pagamento e di documenti giustificativi a loro sostegno. Esse precisano che la totalità del prefinanziamento e dei pagamenti intermedi è imputata sul pagamento dei saldi. d) Ai fini di una sana gestione e tenuto conto dell'evoluzione dei mezzi di gestione disponibili, le modalità d'esecuzione limitano infine in modo rigoroso il ricorso alle casse di anticipi alle operazioni che contemporaneamente riguardano piccoli importi e non possono essere eseguite in modo adeguato attraverso il bilancio. D. Appalti e sovvenzioni (parte prima, titoli V e VI del progetto) D. 1. Appalti pubblici a) Il titolo relativo agli appalti costituisce soprattutto, come complemento dei principi definiti nel regolamento finanziario, la trasposizione completa delle direttive attualmente applicabili in materia di coordinamento delle procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi, di forniture e di lavori, in attesa dell'adozione da parte del Consiglio e del Parlamento europeo della nuova direttiva consolidata. Il titolo dovrà essere modificato a seguito dell'adozione della citata direttiva. In funzione delle specificità e delle necessità proprie delle istituzioni comunitarie, le norme così definite possono tuttavia andare oltre al disposto delle direttive, in particolare in materia di sanzioni. La tutela degli interessi finanziari delle Comunità porta così a prevedere la costituzione di una base di dati degli offerenti o candidati esclusi ad esempio per condanne per frode, corruzione, riciclaggio di capitali o a causa di gravi violazioni di disposizioni contrattuali in occasione di precedenti relazioni con un'istituzione. b) Come nel regolamento finanziario, questo titolo definisce inizialmente il suo campo d'applicazione, quindi i principi generali e le procedure applicabili a tutti gli appalti pubblici (capo I), prima di enunciare le disposizioni applicabili alle istituzioni che agiscono per proprio conto, in particolare in materia di soglie e termini di procedura (capo II). Il caso particolare degli appalti nel settore delle azioni esterne è trattato, per quanto riguarda le disposizioni di deroga, nel titolo III della parte seconda. c) Inoltre, i principi informatori della trasparenza o della non discriminazione e della parità di trattamento tra offerenti o candidati si applicano anche per gli appalti non compresi nel campo d'applicazione delle direttive, quali gli appalti immobiliari. Le modalità d'esecuzione istituzionalizzano così la procedura dell'invito a manifestare interesse per gli appalti di valore pari o superiore a 50 000 euro ed una certa forma di pubblicità a posteriori per tutti gli appalti delle istituzioni, oltre all'informazione obbligatoria degli operatori economici che hanno partecipato ad una procedura d'aggiudicazione d'appalto particolare. Chiariscono inoltre il ruolo e la responsabilità degli ordinatori in quanto amministrazioni aggiudicatrici, in particolare nei confronti delle commissioni di valutazione delle offerte e delle domande di partecipazione, il cui parere è consultivo. d) Le modalità d'esecuzione integrano anche altri strumenti di gestione quali i contratti quadro, il cui statuto giuridico era fino ad oggi incerto. In materia d'aggiudicazione elettronica degli appalti, le aperture sono in compenso scarse, tranne che in materia di pubblicità, di trasmissione delle domande di partecipazione o di messa a disposizione dei documenti di gara, in attesa dell'adozione della direttiva consolidata di cui sopra. Sono tuttavia in corso lavori nell'ambito della Commissione per studiare le nuove possibilità offerte dai mezzi di comunicazione elettronica. La buona gestione finanziaria giustifica d'altra parte lo sviluppo di strumenti come le garanzie finanziarie, destinati a proteggere gli interessi finanziari delle Comunità, sia nella fase del deposito delle offerte, che del pagamento di prefinanziamenti e più in ancora a titolo di garanzia di buon fine. La durata di queste garanzie, fornite di preferenza da istituti bancari o finanziari, deve essere sufficientemente lunga perché possano essere attivate; sono liberate, secondo i casi, con: - l'aggiudicazione di un appalto, - il consolidamento dei prefinanziamenti in pagamenti intermedi, - l'esecuzione dell'oggetto dell'appalto, conformemente ai termini del contratto. Infine, nel contesto generale della responsabilità degli ordinatori, le modalità d'esecuzione confermano la soppressione della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti (CCAC) come istanza di controllo ex-ante degli atti d'esecuzione di bilancio. D. 2. Sovvenzioni Le sovvenzioni sono gradualmente diventate un importante strumento d'intervento delle Comunità, tanto all'interno del territorio dell'Unione che all'esterno. Il regolamento finanziario e le sue modalità d'esecuzione fino ad oggi non contenevano tuttavia disposizioni specifiche relative alla concessione di sovvenzioni. Queste, pertanto, si sono sviluppate senza un quadro normativo preciso, nonostante la Commissione abbia elaborato nel 1998 un vademecum [1] ad uso dei servizi. [1] Vademecum sulla gestione delle sovvenzioni, del 14 luglio 1998. La rifusione del regolamento finanziario e delle sue modalità d'esecuzione fornisce l'occasione per rimediare a queste lacune, con l'introduzione di un titolo specifico per le sovvenzioni. Tale titolo stabilisce le modalità d'attuazione dei principi di concessione, di controllo e di pagamento delle sovvenzioni, nonché le eccezioni e gli strumenti di flessibilità indispensabili per una buona gestione dei fondi comunitari, come enunciati nel regolamento finanziario: a) principi di trasparenza e di parità di trattamento, mediante: - la programmazione annuale dei lavori ed il ricorso ad inviti a presentare proposte, salvo in caso d'urgenza, in particolare umanitaria, o in situazioni di monopolio debitamente giustificate, - la pubblicazione delle sovvenzioni versate, salvo in caso di rischio per la sicurezza dei beneficiari o gli interessi commerciali d'impresa, - il carattere collettivo delle valutazioni, chiarendo tuttavia il ruolo e la responsabilità degli ordinatori in particolare nei confronti delle commissioni di valutazione, il cui parere è consultivo, - la motivazione delle decisioni d'attribuzione e l'informazione obbligatoria dei richiedenti che hanno risposto ad un invito a presentare proposte; b) affermazione dei principi di non cumulo, di non profitto e di cofinanziamento obbligatorio, ai fini di una sana gestione finanziaria; le modalità di esecuzione introducono tuttavia una flessibilità essenziale per evitare eccessivi oneri di gestione, cioè la possibilità di passare in parte o interamente da una logica di rimborso di spese reali ad un approccio di presa a carico forfettaria parziale di un'azione, maggiormente imperniata sui risultati rispetto agli obiettivi comunitari che sulla verifica approfondita degli stati finanziari rispetto alle previsioni iniziali. Inoltre è previsto di alleggerire le esigenze di cofinanziamenti esterni autorizzando gli ordinatori ad accettare i contributi in natura; c) affermazione del principio di non retroattività, con riserva di una flessibilità indispensabile ad esempio in materia d'aiuto umanitario; d) imposizione degli stessi criteri d'esclusione previsti per gli appalti, in particolare in caso di frode o corruzione, in nome della tutela degli interessi finanziari delle Comunità. Le modalità d'esecuzione contengono infine le precisazioni indispensabili quanto allo svolgimento della procedura di concessione di sovvenzioni e quanto agli strumenti di una sana gestione finanziaria che sono: a) le convenzioni di sovvenzioni, se necessario nel quadro di un partenariato di lunga durata, b) l'esigenza di revisioni contabili esterne per le sovvenzioni più importanti, per rafforzare la capacità della Commissione in termini d'analisi preliminare della validità finanziaria dei beneficiari potenziali e di verifica degli stati finanziari dopo la realizzazione delle azioni o dei programmi di lavoro autorizzati, c) le garanzie esigibili in materia di prefinanziamenti, per tutelare la Commissione contro gli oneri di un recupero finale se il bilancio dell'azione è inferiore a quello inizialmente previsto, o contro i rischi di inadempienza del beneficiario. E. Contabilità e rendiconto (parte prima, titolo VII del progetto) In occasione della rifusione del regolamento finanziario, è rafforzata la trasparenza delle informazioni economiche e finanziarie che le Comunità producono sia per presentarle alle istanze di controllo che al pubblico, in modo che tutte le informazioni sull'utilizzo dei fondi pubblici e sulla situazione patrimoniale delle istituzioni siano disponibili in modo chiaro e comprensibile. Questo suppone che l'informazione contabile sui conti delle Comunità sia stabilita applicando metodi contabili riconosciuti a livello internazionale, che tutte le istituzioni ed organismi che devono presentare conti che saranno consolidati dalla Commissione utilizzino gli stessi metodi e che la composizione e la struttura degli stati finanziari e degli stati sull'esecuzione del bilancio siano pertinenti in funzione dei destinatari. Quest'armonizzazione è garantita dal contabile della Commissione. Questi sono i principi sui quali poggia il progetto di modalità d'esecuzione. A tale riguardo, spetta alle modalità d'esecuzione definire, in riferimento ai principi contabili generalmente accettati, i principi sui quali deve basarsi lo stabilimento degli stati finanziari: - la continuità delle attività, che esige che di norma i conti siano presentati in una prospettiva di costanza; - il principio della prudenza, che impone non di sopravvalutare l'attivo e non sottovalutare il passivo; - i principi della costanza dei metodi contabili e della comparabilità delle informazioni, che conducono ad applicare le stesse norme a tutti i settori e a non modificarle da un esercizio sull'altro, salvo eccezioni debitamente giustificate; - il principio secondo il quale le informazioni presentate devono essere sincere, esaurienti, pertinenti e comprensibili in modo da fornire al lettore un'immagine fedele del patrimonio, della situazione finanziaria e del risultato dell'esercizio. Le modalità d'esecuzione definiscono anche i principi d'importanza relativa, di non compensazione, di contabilità per competenza e di preminenza della sostanza sulla forma. Le modalità d'esecuzione completano questi principi con norme sulla valutazione degli elementi d'attivo e di passivo e con il principio secondo il quale possono essere costituiti accantonamenti. Spetta anche alle modalità d'esecuzione precisare il contenuto e la presentazione di ciascuno dei documenti che compongono gli stati finanziari. Si tratta, per gli stati finanziari, del bilancio finanziario e del conto del risultato economico, della tabella dei flussi di tesoreria e dello stato di variazione dei capitali propri e dei loro allegati. Gli stati sull'esecuzione del bilancio sono composti dal conto del risultato dell'esecuzione del bilancio e da un allegato. Le disposizioni delle modalità d'esecuzione inquadrano infine l'inventario delle immobilizzazioni e la procedura applicabile in caso di rivendita dei beni iscritti in inventario. Quanto ai metodi contabili, le tecniche saranno diverse in funzione dell'informazione che mirano a fornire. In compenso, la contabilità generale che registra le operazioni in previsione della formazione del bilancio delle Comunità è una contabilità d'esercizio ("accrual accounting") le cui modalità d'esecuzione espongono nei dettagli le procedure in termini d'organizzazione contabile, di contenuto dei libri contabili, di piano contabile, di registrazione quindi di verifica delle operazioni. Occorre in particolare sottolineare il principio secondo il quale ogni registrazione contabile deve, per ragioni di tracciabilità, precisare l'origine, il contenuto e l'imputazione di ogni dato ed i riferimenti del documento giustificativo al quale si riferiscono. F. Azioni esterne (parte seconda, titolo IV del progetto) L'articolo 162 del regolamento finanziario prevede che le disposizioni della prima e terza parte si applichino completamente alle azioni esterne, con riserva delle deroghe previste al titolo specifico "Azioni esterne" della parte seconda. Le modalità d'esecuzione mirano quindi a tenere conto, mediante disposizioni di deroga, delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di aggiudicazione di appalti e di concessione di sovvenzioni. a) In particolare, riguardo all'aggiudicazione degli appalti, le modalità d'esecuzione sono volte ad attuare l'articolo 167 del regolamento finanziario. Tale articolo consente di prevedere, nelle modalità di esecuzione, disposizioni specifiche unicamente per le soglie e le modalità di aggiudicazione degli appalti esterni. Pertanto, occorre precisare tali disposizioni specifiche relative a soglie diverse nonché talune modalità operative di aggiudicazione degli appalti (in particolare la pubblicazione ed i termini) adeguate alle azioni esterne. Tali norme tengono conto delle pratiche specifiche nel settore degli appalti esterni riprese nel manuale di istruzioni adottato dalla Commissione nel 1999 [2]. A seguito della nuova cornice regolamentare introdotta dal regolamento finanziario modificato e le presenti modalità di esecuzione, il manuale di istruzioni in questione sarà adattato ai fini della coerenza. [2] Decisione della Commissione del 10 novembre 1999 recante semplificazione dei sistemi di gestione degli appalti aggiudicati nel quadro dei programmi di cooperazione attuati dalle direzioni generali delle relazioni estere (SEC(1999)1801). b) nel settore delle sovvenzioni, l'articolo 169 del regolamento finanziario prevede, solo per il settore delle azioni esterne, la possibilità di derogare all'obbligo di cofinanziamento, disponendo che un'azione può essere finanziata completamente dal bilancio se ciò è indispensabile alla sua realizzazione. Le modalità d'esecuzione (articolo 251) enumerano i tipi di azioni per le quali l'esperienza ha mostrato che la ricerca di un cofinanziamento è estremamente difficile o impossibile tenuto conto della loro natura, e presenta, ai fini di una buona gestione, un elenco restrittivo. Si tratta particolarmente dell'aiuto umanitario e degli aiuti per situazioni di crisi, nonché delle azioni che riguardano la tutela della salute o i diritti fondamentali delle popolazioni. Possono essere oggetto di un finanziamento integrale anche le azioni che derivano dall'applicazione delle convenzioni di finanziamento con i paesi terzi o le azioni svolte con organizzazioni internazionali. G. Altre questioni G. 1 Fondi strutturali (parte seconda, titolo I) I regolamenti settoriali riguardanti le azioni strutturali e di coesione contengono disposizioni finanziarie che introducono norme specifiche rispetto al regime generale stabilito dal regolamento finanziario. Ciò avviene in particolare per quanto riguarda il riversamento di acconti, che sono oggetto di una disposizione delle modalità d'esecuzione. G. 2. Agenzie Le modalità d'esecuzione enumerano gli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento finanziario ai quali si applicano in modo obbligatorio il regolamento finanziario quadro delle agenzie, la concessione del discarico da parte del Parlamento, la competenza del revisore interno della Commissione e le norme contabili fissate dal contabile della Commissione. G. 3. Uffici europei (parte seconda, titolo IV) Un nuovo titolo inquadra le modalità di funzionamento degli uffici esistenti, come l'UPUCE, o da istituire, come il futuro Ufficio assunzioni. G. 4. Parte terza La parte terza ("Disposizioni transitorie e finali") comporta una disposizione finale relativa al regolare aggiornamento, principalmente mediante indicizzazione sull'inflazione constatata nell'Unione europea, delle varie soglie ed importi previsti nel regolamento recante modalità d'applicazione del regolamento finanziario. Progetto di REGOLAMENTO (CE) n. .../.. DELLA COMMISSIONE del [...] recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE) n. del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, visto il regolamento (CE) n.... del Consiglio del ... che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee [3], in particolare l'articolo 183, [3] GU L [ ] del [ ], pag. [ ]. previa consultazione del Parlamento europeo, del Consiglio, della Corte di giustizia delle Comunità europee, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale, del Comitato delle regioni, del Mediatore europeo e del Garante europeo della protezione dei dati, considerando quanto segue: (1) Le disposizioni del regolamento (CE) n.... (di seguito "il regolamento finanziario") sono state semplificate al fine di limitarle ai principi e alle definizioni fondamentali relativi alla formazione, all'esecuzione ed al controllo del bilancio generale delle Comunità europee (di seguito "il bilancio"). (2) Le presenti modalità d'esecuzione devono di conseguenza non solo completare le disposizioni del regolamento finanziario che rinviano espressamente a dette modalità, ma anche le disposizioni la cui applicazione richiede una preliminare definizione delle disposizioni d'applicazione. (3) Per garantire la conformità della regolamentazione settoriale con i principi di bilancio definiti dal regolamento finanziario, è necessario raccogliere in un elenco tutti gli atti regolamentari relativi all'esecuzione del bilancio e disporre che tale inventario sia redatto dalla Commissione e trasmesso all'autorità di bilancio. (4) Per quanto attiene ai principi di bilancio, ed in particolare al principio dell'unità, l'obbligo di individuare gli interessi sui prefinanziamenti da riversare nel bilancio impone di individuare i prefinanziamenti che restano proprietà delle Comunità. Tali prefinanziamenti rimangono proprietà dell'istituzione, salvo disposizione contraria nell'atto di base e tranne se si tratta di prefinanziamenti versati in esecuzione di un appalto o versati al personale o agli Stati membri. Tale norma deve essere precisata in base ai diversi tipi di gestione (centralizzata diretta ed indiretta e concorrente). La stessa non trova applicazione alla gestione congiunta giacché in tal caso i fondi comunitari sono confusi con i fondi dell'organizzazione internazionale. I prefinanziamenti che rimangono proprietà dell'istituzione sono contabilizzati all'attivo del bilancio dell'istituzione in funzione delle possibilità tecniche e, al più tardi, a titolo dell'esercizio 2005 e quando producono degli interessi, gli stessi sono versati al bilancio come entrate diverse. (5) Con riferimento al principio dell'annualità occorre che sia chiarita la nozione di stanziamenti dell'esercizio e la nozione di fasi preparatorie all'atto d'impegno che, quando sono completate al 31 dicembre, possono dare diritto ad un riporto degli stanziamenti d'impegno che dovranno essere utilizzati entro il 31 marzo dell'esercizio successivo. (6) Per quanto riguarda il principio dell'unità di conto, si devono precisare i tassi e il corso da applicare per la conversione tra l'euro e le altre monete ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. (7) Quanto alle deroghe dal principio dell'universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare ad alcune entrate con destinazione specifica, in particolare i contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi comunitari e, dall'altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. (8) Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia e garantire che l'autorità di bilancio ne sia perfettamente informata tramite una giustificazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere sottoposte a detta autorità. (9) Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle azioni, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa. (10) In materia di formazione e di presentazione del bilancio, si deve precisare il contenuto dell'introduzione generale del bilancio, dei documenti di lavoro che devono essere presentati a sostegno del bilancio e dei commenti alle linee di bilancio, in modo da assicurare che l'autorità di bilancio sia pienamente informata. Nel contesto della nuova presentazione del bilancio per attività (ABB), sono inoltre precisate la definizione e la classificazione degli stanziamenti amministrativi. (11) In materia di esecuzione del bilancio, occorre innanzitutto chiarire le forme che l'atto di base può rivestire nel settore comunitario e negli altri due pilastri dell'Unione europea. Inoltre è opportuno fissare gli importi massimi degli stanziamenti che possono essere eseguiti in assenza di un atto di base preliminare a titolo di azioni preparatorie e progetti pilota, nonché l'elenco delle disposizioni dei trattati che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche. (12) È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito ad un conflitto di interessi, nonché la procedura da seguire in tale eventualità. (13) Per quanto attiene ai diversi metodi d'esecuzione del bilancio, occorre precisare che quando non esegue direttamente il bilancio nei suoi servizi, la Commissione deve assicurarsi prima di tutto che le entità alle quali prevede di affidare compiti d'esecuzione dispongano di procedure di gestione e sistemi di controllo e di contabilità adeguati e pertinenti in relazione alle esigenze della sana gestione finanziaria. (14) Per quanto riguarda la gestione centralizzata indiretta, vale a dire la gestione delegata dalla Commissione ad agenzie esecutive o ad organismi di diritto comunitario, ovvero ad organismi nazionali pubblici o investiti di una missione di servizio pubblico, occorre inoltre precisare l'inquadramento e le modalità d'attuazione di detta delega (atto di delega o convenzione). Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione conserva il controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione sul bilancio comunitario. Gli organismi nazionali, nella misura in cui devono effettuare atti d'esecuzione di bilancio, devono offrire garanzie finanziarie sufficienti ed essere scelti in modo trasparente, previa analisi del rapporto tra costi ed efficacia che giustifichi la scelta della gestione delegata a tale organismo. La Commissione chiede il parere del comitato competente, secondo l'atto di base per l'esecuzione degli stanziamenti interessati, prima di procedere all'attuazione della delega ad organismi nazionali. Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici. (15) Per quanto riguarda la gestione concorrente con Stati membri o decentrata con paesi terzi, è necessario precisare le tappe e gli obiettivi della procedura di liquidazione dei conti, fatte salve le disposizioni specifiche contenute nei rispettivi regolamenti settoriali. (16) Per quanto attiene infine alla gestione congiunta, occorre precisare che nel caso di tale gestione la parte contributiva di ogni donatore a ciascun tipo di spesa non è individuata e bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione. (17) Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l'eliminazione dei controlli ex-ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutte le operazioni relative alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. Le missioni, la competenza ed i principi procedurali da rispettare devono pertanto essere definiti. L'internalizzazione dei controlli ex-ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di iniziativa e di verifica delle operazioni d'esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico applicabile agli agenti responsabili delle verifiche, ex ante e ex post. Bisogna poi poter dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all'istituzione che dovrà in particolare integrare i risultati delle verifiche a posteriori. Si deve provvedere alla conservazione dei documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, tenuto conto del loro carattere di deroga, tutti i tipi di procedure negoziate in materia d'aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una specifica relazione all'istituzione che dovrà essere trasmessa all'autorità competente per il discarico. (18) Ai fini di una maggiore chiarezza delle competenze, occorre anche definire precisamente le missioni e le responsabilità del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione di tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Sono precisate anche le modalità per la cessazione delle funzioni del contabile. (19) Le condizioni del ricorso alla cassa di anticipi, sistema di gestione derogatorio rispetto alle procedure ordinarie, sono stabilite, così come sono precisate le missioni e le responsabilità degli amministratori, ed anche degli ordinatori e contabili per quanto riguarda il controllo della cassa anticipi. (20) Una volta definite le missioni e le responsabilità di ciascun agente finanziario, tale responsabilità può essere messe in causa soltanto alle condizioni previste dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee e dal regime applicabile agli altri agenti delle suddette Comunità. Si dovrà tuttavia costituire una nuova istanza specializzata, alle condizioni specifiche di ciascuna istituzione, per accertare l'esistenza di un'irregolarità di natura finanziaria. Sono inoltre precisate le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un'istruzione ed essere in tal modo liberato dalla propria responsabilità. (21) In materia di entrate, oltre al caso particolare delle risorse proprie che formano oggetto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio del 22 maggio 2000 recante applicazione della decisione 94/728/CE, Euratom, relativa al sistema delle risorse proprie della Comunità [4], è necessario precisare i compiti e controlli che rientrano nella responsabilità degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di credito, quindi dell'ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore della constatazione di crediti, calcolo degli interessi di mora eventuali ed infine decisione, se del caso, di rinuncia del credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria. Deve inoltre essere precisato il ruolo del contabile nell'incasso delle entrate e l'eventuale concessione di una dilazione di pagamento. [4] GU L 130 del 31.5.2000, pagg. 1-12. (22) Per quanto riguarda le spese, è necessario innanzitutto definire l'articolazione tra la decisione di finanziamento, l'impegno globale e l'impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi. La distinzione tra impegno globale e impegno specifico dipende dal grado d'identificazione dei beneficiari e dagli importi in questione. Gli impegni accantonati sono, da parte loro, riservati alle spese amministrative correnti e alle spese del FEAOG. Per limitare l'importo degli impegni inattivi, si prevede di disimpegnare gli stanziamenti corrispondenti ad impegni che non hanno dato luogo ad alcun pagamento per tre anni. (23) È necessario inoltre chiarire l'articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento ed i controlli che devono effettuare gli ordinatori in occasione della liquidazione delle spese, con l'apposizione del "visto", ed in occasione dell'ordinazione dei pagamenti mediante la verifica della quietanza liberatoria di cui tale agente è ormai l'unico responsabile. Occorre citare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi. Infine, devono essere precisate le scadenze relative alle operazioni di liquidazione e di pagamento. (24) In materia di controllo interno, si devono definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell'ambito dell'istituzione che l'ha nominato ed alla quale deve rendere conto del suo operato. (25) Con riferimento agli appalti pubblici, si è scelto di recepire le direttive 92/50/CEE, 93/36/CEE e 93/37/CEE del Consiglio relative al coordinamento delle procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi, di forniture e di lavori, modificate dalla direttiva 97/52/CEE del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 ottobre 1997 che modifica le direttive 92/50/CE, 93/36/CEE e 93/37/CEE relative, rispettivamente, al coordinamento delle procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi, degli appalti pubblici di forniture e degli appalti di lavori pubblici [5]. Ciò implica innanzitutto definire i vari tipi di appalti, le misure di pubblicità loro applicabili, i casi di ricorso e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e delle possibili modalità d'aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti d'invito alla concorrenza e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le diverse soglie applicabili e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare. [5] GU L 209 del 24.7.1992, pagg. 1-24; GU L 199 del 9.8.1993, pagg. 1-53; GU L 111 del 30.4.1994, pagg. 115 e GU L 328 del 28.11.1997, pagg. 1-59. (26) Ai fini della trasparenza del processo e della parità di trattamento tra i candidati, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta finale, la procedura d'apertura, e quindi di valutazione delle domande di partecipazione e delle offerte è successivamente indicata, dalla nomina di una commissione fino alla decisione d'aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta in definitiva all'amministrazione aggiudicatrice. Vengono anche precisate le garanzie finanziarie esigibili ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità. (27) Infine, i poteri di sanzione amministrativa delle amministrazioni aggiudicatrici sono delimitati per garantire il carattere proporzionato e dissuasivo della sanzione, nonché la parità di trattamento tra le varie istituzioni e tra servizi. (28) Anche il campo d'applicazione del titolo sulle sovvenzioni deve essere precisato, soprattutto con riferimento ai diversi metodi d'esecuzione del bilancio, ma anche del tipo d'azione o d'organismo d'interesse generale europeo che può essere sovvenzionato. Le caratteristiche del programma di lavoro annuale e degli inviti a presentare proposte sono precisate, così come le possibili eccezioni al riguardo ed in materia di retroattività, in particolare nei settori dell'aiuto umanitario e della gestione delle situazioni di crisi, i cui vincoli sono molto particolari. (29) Ancora con riferimento alle necessità di trasparenza, di parità di trattamento dei richiedenti e di responsabilizzazione degli ordinatori, viene indicata la procedura di aggiudicazione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione, da parte di una commissione, in base a criteri di selezione e d'aggiudicazione precedentemente annunciati, prima che l'ordinatore prenda la decisione definitiva, debitamente documentata. (30) Il principio della sana gestione finanziaria impone inoltre che la Commissione si procuri delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione attraverso la produzione di controlli finanziari per le domande più importanti, successivamente in occasione del pagamento dei prefinanziamenti con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari ed infine, nella fase del pagamento finale, mediante la produzione di controlli finanziari per le domande più rischiose. La sana gestione ed il controllo dei principi di non profitto e di cofinanziamento presuppongono inoltre di delimitare le possibilità di ricorso ai pagamenti forfettari. Infine, la sana gestione del denaro comunitario richiede il rispetto, da parte dei beneficiari delle sovvenzioni, dei principi di trasparenza e di parità di trattamento dei contraenti potenziali, nonché l'aggiudicazione all'offerta economicamente più vantaggiosa in caso di subappalto parziale dell'azione. (31) Infine i poteri di sanzione in materia sono allineati a quelli esistenti nel settore degli appalti pubblici. (32) In materia di contabilità e di rendicontazione, occorre definire ciascuno dei principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari, ad eccezione del principio della contabilità d'esercizio che, in considerazione della sua importanza e del suo carattere innovatore, è definito nel regolamento finanziario. Occorre anche precisare le condizioni necessarie perché una transazione sia contabilizzata e le norme di valutazione degli elementi d'attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti. (33) Si deve precisare che i conti delle istituzioni sono corredati di una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria e precisare il contenuto e la presentazione degli elementi che compongono, da un lato, gli stati finanziari (bilancio, conto di risultato economico, tabella dei flussi di tesoreria, allegato) e, d'altra parte, gli stati sull'esecuzione di bilancio (conto di risultato dell'esecuzione di bilancio ed il suo allegato). (34) In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l'organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare. (35) Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi applicabili in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d'inventario e definire gli elementi del piano contabile stabilito dal contabile della Commissione. Le norme applicabili alla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro ed i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio. (36) Infine, sono definite le norme relative all'inventario dei beni immobilizzati e sono chiarite le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le norme applicabili alla rivendita dei beni iscritti nell'inventario. (37) In materia di fondi strutturali, è necessario precisare che il rimborso degli acconti versati a titolo di un intervento non ha per effetto né il disimpegno degli stanziamenti corrispondenti, né la riduzione della partecipazione dei fondi all'intervento interessato. (38) Deve essere precisata la tipologia delle azioni, dirette ed indirette, che possono essere finanziate nel settore della ricerca. (39) In materia di azioni esterne, le modalità d'esecuzione, così come il regolamento finanziario stesso, mirano ad introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di aggiudicazione degli appalti e di concessione di sovvenzioni. (40) Riguardo all'aggiudicazione degli appalti, le presenti modalità d'esecuzione riprendono la sostanza delle disposizioni della decisione della Commissione del 10 novembre 1999 recante semplificazione dei sistemi di gestione degli appalti aggiudicati nell'ambito dei programmi di cooperazione eseguiti dalle Direzioni generali delle relazioni esterne [6], e di conseguenza prevedere norme sugli appalti che si distinguono dal diritto comune, in particolare con soglie diverse e modalità di gestione adattate alle azioni esterne. [6] (SEC(1999)1801). (41) Nel settore delle sovvenzioni, le presenti modalità d'esecuzione elencano i tipi di azioni per le quali è possibile derogare dall'obbligo di cofinanziamento di cui all'articolo 109 del regolamento finanziario. Si tratta in particolare dell'aiuto umanitario e degli aiuti in caso di situazioni di crisi, nonché delle azioni volte alla protezione della salute o dei diritti fondamentali delle popolazioni. (42) Per garantire la sana gestione degli stanziamenti comunitari, occorre altresì precisare le condizioni preliminari e la cornice convenzionale da realizzare in caso di decentramento della gestione degli stanziamenti, così come nei casi di ricorso alle casse di anticipi. (43) Le disposizioni del regolamento finanziario relative agli uffici europei devono essere precisate da norme specifiche per l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee e da disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcune delle sue funzioni ad agenti di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione . (44) Per quanto riguarda gli stanziamenti amministrativi, ciascuna istituzione deve informare l'autorità di bilancio delle operazioni immobiliari significative in corso, cioè quelle che implicano un aumento del parco immobiliare. (45) È necessario individuare gli organismi che possono ricevere sovvenzioni dal bilancio e che devono essere oggetto di una cornice regolamentare alle condizioni di cui all'articolo 185 del regolamento finanziario. (46) Bisogna aggiornare regolarmente le diverse soglie ed importi considerati nel presente regolamento, mediante una indicizzazione rispetto all'inflazione accertata nella Comunità, eccetto per le soglie applicabili in materia di appalti pubblici. (47) Risulta pertanto necessario abrogare il regolamento (Euratom, CECA, CE) n. 3419/93 recante modalità d'esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 [7], modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1687/2001 [8], [7] GU L 315 del 16.12.1993, pag. 1. [8] GU L 228 del 24.8.2001, pag. 8. HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: PRIMA PARTE DISPOSIZIONI COMUNI TITOLO I OGGETTO Articolo 1 Oggetto (Articolo 1 del regolamento finanziario) Il presente regolamento definisce le modalità di esecuzione di talune disposizioni del regolamento finanziario [...]/2002 (di seguito "regolamento finanziario") che stabilisce le norme relative alla formazione ed all'esecuzione del bilancio generale delle Comunità europee, di seguito denominato "bilancio". Le istituzioni destinatarie del presente regolamento sono le istituzioni ai sensi dell'articolo 1, secondo comma, del regolamento finanziario. Articolo 2 Inventario degli atti normativi relativi all'esecuzione del bilancio. (Articolo 2 del regolamento finanziario) La Commissione tiene un inventario degli atti citati all'articolo 2 del regolamento finanziario. Aggiorna tale inventario ogni anno e ne informa l'autorità di bilancio. TITOLO II PRINCIPI DI BILANCIO CAPO 1 PRINCIPI DELL'UNITÀ E DELLA VERIDICITÀ DEL BILANCIO Articolo 3 Campo dei prefinanziamenti proprietà delle istituzioni (Articolo 5, paragrafo 4 del regolamento finanziario) 1. I prefinanziamenti di cui all'articolo 102 restano proprietà dell'istituzione, salvo disposizione contraria nell'atto di base. La presente disposizione non si applica ai prefinanziamenti versati in esecuzione di un appalto ai sensi dell'articolo 88 del regolamento finanziario, al personale o agli Stati membri o a titolo degli strumenti agricoli e strutturali di preadesione. La stessa non si applica alla gestione congiunta ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario. 2. Nel caso della gestione centralizzata diretta ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario che comporta dei partenariati multipli, la norma di cui al paragrafo 1 si applica unicamente al contraente principale. 3. Nel caso della gestione decentrata, così come nel caso nella gestione centralizzata indiretta ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario, la norma di cui al paragrafo 1 si applica unicamente all'entità che riceve direttamente i prefinanziamenti versati dalla Commissione. 4. La norma di cui al paragrafo 1 si applica ai prefinanziamenti decisi dopo l'entrata in vigore del presente regolamento, sulla base di contratti o di convenzioni. Articolo 4 Iscrizione in bilancio degli interessi prodotti dai fondi comunitari (Articolo 5, paragrafo 4 del regolamento finanziario) 1. I prefinanziamenti che rimangono proprietà dell'istituzione conformemente all'articolo 3 sono contabilizzati all'attivo del bilancio dell'istituzione. Quando tali prefinanziamenti producono interessi o vantaggi equivalenti, questi sono versati al bilancio come entrate varie. 2. Gli ordinatori forniscono al contabile le indicazioni utili affinché possa individuare i prefinanziamenti che rimangono proprietà dell'istituzione conformemente all'articolo 3. Essi provvedono, nei contratti e nelle convenzioni conclusi con i beneficiari, a che: a) tali prefinanziamenti siano versati su conti che consentano l'identificazione dei fondi versati dalle Comunità, e b) i beneficiari notifichino all'ordinatore competente l'importo degli interessi o vantaggi equivalenti eventualmente generati da tali fondi almeno una volta all'anno se tali interessi hanno importi significativi ed in ogni caso in occasione della richiesta di pagamento intermedio o del saldo. 3. Conformemente alle disposizioni del titolo IV, capo 5, l'ordinatore competente stabilisce, all'atto del versamento del prefinanziamento, una previsione di credito relativa agli interessi o vantaggi equivalenti eventualmente generati da tali prefinanziamenti. L'ordinatore competente stabilisce un ordine di recupero corrispondente all'importo degli interessi di cui al paragrafo 1 conformemente alle scadenze indicate al paragrafo 2, lettera b). 4. Quando si tratta di prefinanziamenti versati in esecuzione della medesima linea di bilancio, in applicazione del medesimo atto di base e a favore di beneficiari che sono stati individuati con la medesima procedura di aggiudicazione, l'ordinatore può stabilire una previsione di credito comune per più debitori. CAPO 2 PRINCIPIO DELL'ANNUALITÀ Articolo 5 Stanziamenti dell'esercizio (Articolo 8, paragrafo 3, del regolamento finanziario) Gli stanziamenti d'impegno e di pagamento iscritti nel bilancio dell'esercizio e che devono essere utilizzati nel corso dell'esercizio stesso, sono composti dagli stanziamenti autorizzati per l'esercizio. Sono autorizzati per l'esercizio: a) gli stanziamenti aperti al bilancio, compreso mediante bilancio rettificativo; b) gli stanziamenti riportati; c) le ricostituzioni di stanziamenti; d) gli stanziamenti provenienti da rimborsi di acconti conformemente all'articolo 229; e) gli stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica. Articolo 6 Riporti di stanziamenti (Articolo 9, paragrafo 2 del regolamento finanziario) 1. Gli stanziamenti d'impegno di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell'esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell'ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate ad un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l'impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell'anno successivo. 2. Le fasi preparatorie di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell'esercizio ai fini del riporto all'esercizio successivo sono segnatamente: a) per gli impegni globali ai sensi dell'articolo 88, l'adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell'adozione della decisione; b) per gli impegni specifici ai sensi dell'articolo 88, la preparazione in fase avanzata dei contratti o delle convenzioni. Detta fase di avanzamento dei contratti o delle convenzioni implica la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti o beneficiari. 3. Gli stanziamenti riportati di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell'esercizio successivo sono automaticamente annullati. 4. Gli stanziamenti riportati a titolo dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, possono essere utilizzati entro il 31 dicembre dell'esercizio successivo. 5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati. CAPO 3 (CAPO 4 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELL'UNITÀ DI CONTO Articolo 7 Tasso di conversione tra l'euro ed un'altra moneta (Articolo 16 del regolamento finanziario) 1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall'applicazione della normativa settoriale, la conversione tra l'euro ed un'altra valuta è effettuata al corso giornaliero dell'euro pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, serie C. 2. Qualora il corso giornaliero dell'euro rispetto alla moneta interessata non fosse pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, la Commissione utilizza il tasso contabile di cui al paragrafo 3. 3. Per le esigenze della contabilità di cui agli articoli da 132 a 137 del regolamento finanziario, la conversione tra l'euro e un'altra moneta è effettuata al tasso contabile mensile dell'euro. Questo tasso contabile è stabilito dalla Commissione mediante ricorso a qualsiasi fonte d'informazione giudicata affidabile, sulla base del tasso del penultimo giorno lavorativo del mese che precede quello per il quale il corso è stabilito. Articolo 8 Corso da utilizzare ai fini della conversione tra l'euro e le altre monete (Articolo 16 del regolamento finanziario) 1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall'applicazione della normativa settoriale, il corso da utilizzare ai fini della conversione tra l'euro e un'altra moneta è quello del giorno di emissione dell'ordine di pagamento o dell'ordine di riscossione da parte del servizio ordinatore. 2. Nel caso delle casse di anticipi in euro, il corso da utilizzare è quello della data valuta del pagamento da parte della banca. 3. Nel caso delle casse di anticipi in monete nazionali di cui all'articolo 16 del regolamento finanziario, il corso da applicare è quello del giorno della regolarizzazione della cassa. 4. Per le spese finanziate dal Fondo europeo di orientamento e di garanzia agricola (FEAOG), sezione garanzia, il corso da applicare per il mese "n" a titolo del quale tali spese sono state dichiarate conformemente alle disposizioni dell'articolo 3 del regolamento (CE) n. 296/96 della Commissione [9] è quello del 10 del mese "n+1" o del primo giorno precedente per il quale si dispone di una quotazione generale. [9] GU L 39 del 17.2.1996, pagg. 5-8. Tale corso è anche utilizzato per gli anticipi corrispondenti previsti agli articoli 4 e 5 del regolamento (CE) n. 296/96. Articolo 9 Conversione in euro delle spese impegnate a fine esercizio (Articolo 16 del regolamento finanziario) Per il calcolo degli impegni che rimangono da pagare alla chiusura dell'esercizio si utilizzano i corsi dell'euro di dicembre. Articolo 10 Informazione relativa ai trasferimenti di tesoreria tra le varie monete effettuati dalla Commissione (Articolo 16 del regolamento finanziario) La Commissione trasmette trimestralmente agli Stati membri un estratto dei trasferimenti effettuati tra le varie monete. CAPO 4 (CAPO 5 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELL'UNIVERSALITÀ Articolo 11 Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca (Articolo 18, paragrafo 1, lettera a) del regolamento finanziario) 1. I contributi per il finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all'articolo 5 del regolamento (CE) n. 1150/2000, sono versati: a) a concorrenza dei sette dodicesimi dell'importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell'esercizio in corso, b) a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell'esercizio in corso. 2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell'inizio dell'esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell'importo iscritto nel bilancio dell'esercizio precedente. 3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni che seguono la richiesta dei fondi. 4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dallo stesso regolamento. Articolo 12 Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione dei paesi EFTA a taluni programmi comunitari (Articolo 18, paragrafo 1, lettera d) del regolamento finanziario) 1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati EFTA a taluni programmi comunitari è la seguente: a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione "per memoria" destinata ad accogliere l'importo globale, per l'esercizio considerato, della partecipazione degli Stati EFTA. L'importo previsto è indicato nei commenti del bilancio; b) nello stato delle spese: i) il commento in ciascuna linea relativa ad attività comunitarie alle quali partecipano gli Stati EFTA indica "per informazione" l'importo previsto della partecipazione, ii) un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività comunitarie alle quali partecipano gli Stati EFTA. L'allegato rappresenta e completa la struttura d'accoglienza per gli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l'esecuzione delle spese. 2. A norma dell'articolo 82 dell'Accordo sullo spazio economico europeo, gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA - quali confermati alla Commissione dal comitato misto a norma dell'articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 - danno luogo all'apertura integrale, dall'inizio dell'esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti. 3. Se, nel corso dell'esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l'esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il "rapporto di proporzionalità" di cui all'articolo 82 dell'Accordo sullo spazio economico europeo, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno l'autorità di bilancio delle decisioni così adottate. Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell'esercizio successivo. 4. Ai sensi dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera d) del regolamento finanziario, le partecipazioni finanziarie degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica. Il contabile adotta le misure idonee a garantire il seguito separato dell'utilizzo sia delle entrate provenienti da queste partecipazioni che degli stanziamenti corrispondenti. La Commissione, nella relazione di cui all'articolo 131, paragrafo 2 del regolamento finanziario, evidenzia in modo distinto lo stato d'esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese. Articolo 13 Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo (Articolo 18, paragrafo 1, lettera b) del regolamento finanziario) La struttura d'accoglienza in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 [10] del Consiglio è la seguente: [10] Regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio del 7 luglio 1997 per l'accelerazione e il chiarimento delle modalità di attuazione della procedura per i disavanzi eccessivi (GU L 209 del 2.8.1997, pag. 6 ) a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione "per memoria" destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi; b) parallelamente, fatto salvo l'articolo 74 del regolamento finanziario, l'iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all'apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti d'impegno e di pagamento. Tali stanziamenti sono eseguiti conformemente all'articolo 17 del precitato regolamento. Articolo 14 Ordine di pagamento al netto (Articolo 20, paragrafo 1, del regolamento finanziario) Ai sensi dell'articolo 20 del regolamento finanziario, possono essere detratti dall'importo delle domande di pagamento, delle fatture o degli estratti, che, in questo caso, sono oggetto di un ordine di pagamento al netto: a) le penalità inflitte ai titolari di contratti o di appalti; b) i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante contrazione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura a favore del medesimo beneficiario, effettuata sullo stesso capo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato e secondo lo stesso tipo di pagamento ai sensi dell'articolo 81 del regolamento finanziario. Non sono iscritti nelle entrate delle Comunità gli sconti, i ristorni e ribassi dedotti da fatture e richieste di pagamento. Articolo 15 Conti "Oneri fiscali da recuperare" (Articolo 20, paragrafo 2, del regolamento finanziario) Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dalle Comunità a norma dell'articolo 20, paragrafo 2 del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati. CAPO 5 (CAPO 6 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELLA SPECIALIZZAZIONE Articolo 16 Norme in materia di storni (Articolo 23 del regolamento finanziario) 1. Il calcolo delle percentuali di cui all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettere b) e c) del regolamento finanziario è effettuato al momento della domanda di storno. 2. Per il limite di cui all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettere b) e c) del regolamento finanziario, si considera la somma degli storni da effettuare sulla linea a partire dalla quale si procede allo storno, il cui importo è modificato per tener conto degli storni precedenti. Articolo 17 Spese amministrative (Articolo 23 del regolamento finanziario) Le spese di cui all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettera b) del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le rubriche di cui all'articolo 26. Articolo 18 Motivazione delle domande di storni di stanziamenti (Articoli 22 e 23 del regolamento finanziario) Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate all'autorità di bilancio e relative agli storni effettuati ai sensi degli articoli 22 e 23 del regolamento finanziario sono accompagnate da motivazioni adeguate e dettagliate dalle quali risultino l'esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto fino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti. Articolo 19 Motivazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d'urgenza (Articolo 26 del regolamento finanziario) Le proposte di storno destinate a permettere l'utilizzazione della riserva per aiuti d'urgenza di cui all'articolo 26, paragrafo 2, primo comma del regolamento finanziario, sono accompagnate da motivazioni adeguate e dettagliate dalle quali risultino: a) per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull'esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio; b) per l'insieme delle linee relative alle azioni esterne, l'esecuzione degli stanziamenti fino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno fino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali; c) l'esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti. CAPO 6 (CAPO 7 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELLA SANA GESTIONE FINANZIARIA Articolo 20 Valutazione (Articolo 27 del regolamento finanziario) 1. Qualsiasi proposta di nuovo programma o di azione che comporti una spesa o una diminuzione delle entrate per il bilancio è oggetto di una valutazione ex-ante. In tale valutazione si individuano i seguenti elementi: a) il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine; b) gli obiettivi da conseguire; c) i risultati attesi e gli indicatori necessari alla loro valutazione; d) il valore aggiunto dell'intervento comunitario; e) i rischi, compreso quello di frode, connessi alle proposte e le possibili opzioni alternative; f) l'insegnamento tratto da precedenti esperienze simili; g) il volume degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da assegnare sulla base del principio di costo/efficacia; h) il sistema di controllo da stabilire. 2. Ogni programma o azione è quindi oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post in termini di risorse umane e finanziarie assegnate e di risultati ottenuti, al fine di verificarne la conformità con gli obiettivi fissati, alle seguenti condizioni: a) periodicamente si procede ad una valutazione dei risultati ottenuti nella realizzazione di un programma pluriennale, secondo un calendario che permetta di tenere conto delle conclusioni della suddetta valutazione per ogni decisione riguardante il rinnovo, la modifica o l'interruzione del programma stesso; b) le azioni finanziate su base annuale sono oggetto, almeno ogni sei anni, di una valutazione dei risultati ottenuti. Tale obbligazione può anche essere soddisfatta tramite relazioni finali trasmesse dagli organismi che hanno eseguito l'azione. Articolo 21 Scheda finanziaria (Articolo 28 del regolamento finanziario) 1. Qualsiasi proposta presentata al legislatore e che può avere un'incidenza di bilancio, compresa l'incidenza sul numero di posti, è corredata da una scheda finanziaria. La scheda finanziaria deve contenere gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento della Comunità. Essa deve fornire informazioni utili sulla loro coerenza ed eventuale sinergia con altri strumenti finanziari. Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale ed una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine. 2. Per prevenire i rischi di frode e di irregolarità che potrebbero pregiudicare la tutela degli interessi finanziari delle Comunità, la scheda finanziaria fornisce informazioni riguardanti le misure di prevenzione e di protezione in vigore o previste. CAPO 7 (CAPO 8 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) PRINCIPIO DELLA TRASPARENZA Articolo 22 Pubblicazione provvisoria del riepilogo del bilancio (Articolo 29 del regolamento finanziario) In attesa della pubblicazione ufficiale ed entro quattro settimane a decorrere dalla data di adozione definitiva del bilancio, un riepilogo delle cifre del bilancio è pubblicato, su iniziativa della Commissione, sul sito Internet delle istituzioni. TITOLO III FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO CAPO 1 FORMAZIONE DEL BILANCIO Articolo 23 Introduzione generale al progetto preliminare di bilancio (Articolo 33 del regolamento finanziario) La Commissione redige l'introduzione generale al progetto preliminare di bilancio. Ciascuna sezione del progetto preliminare di bilancio è preceduta da un'introduzione redatta dall'istituzione interessata. L'introduzione generale comporta: a) tabelle finanziarie dell'insieme del bilancio; b) per quanto riguarda i titoli della sezione della Commissione: i) la definizione delle politiche che motivano le domande di stanziamenti, tenendo conto dei principi e delle esigenze di cui agli articoli 27 e 33, paragrafo 2, lettera d) del regolamento finanziario, ii) la spiegazione delle variazioni degli stanziamenti da un esercizio all'altro. Articolo 24 Documenti di lavoro a sostegno del progetto preliminare di bilancio (Articoli 30 e 33 del regolamento finanziario) A sostegno del progetto preliminare di bilancio, la Commissione presenta come documenti di lavoro: a) riguardo al personale delle istituzioni: i) una relazione sulla politica del personale permanente e temporaneo; ii) per ciascuna categoria di personale, un organigramma dei posti di bilancio e del personale in servizio alla data della presentazione del progetto preliminare di bilancio, che indica la ripartizione per categoria e per unità amministrativa; iii) in caso di variazione del personale, una motivazione delle variazioni; iv) una ripartizione del personale per settore; b) una relazione dettagliata sulla politica di assunzione ed erogazione di prestiti; c) riguardo alle sovvenzioni destinate agli organismi di cui all'articolo 32 del regolamento finanziario, uno stato di previsione delle entrate e delle spese preceduto da una relazione redatta dagli organismi interessati e, per quanto riguarda le scuole europee, uno stato delle entrate e delle spese, preceduto da una relazione. Articolo 25 Progetti preliminari di bilanci rettificativi (Articolo 37, paragrafo 1, del regolamento finanziario) I progetti preliminari di bilanci rettificativi sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull'esecuzione di bilancio dell'esercizio precedente e dell'esercizio in corso disponibili al momento della loro redazione. CAPO 2 STRUTTURA E PRESENTAZIONE DEL BILANCIO Articolo 26 Stanziamenti amministrativi (Articolo 41 del regolamento finanziario) Gli stanziamenti amministrativi sono oggetto di rubriche distinte, per titolo, a seconda della seguente classificazione: a) spese relative al personale autorizzato dalla tabella dell'organico: a tali menzioni corrispondono un importo di stanziamenti e un numero di posti; b) spese relative al personale esterno (compresi gli ausiliari ed i temporanei) ed alle altre spese di gestione (comprese le spese di rappresentanza e per riunioni); c) spese relative agli immobili ed altre spese connesse, comprese la pulizia e la manutenzione, gli affitti, le telecomunicazioni, l'acqua, il gas e l'elettricità; d) spese di sostegno. Le spese amministrative della Commissione la cui natura è comune a tutti i titoli possono essere anche riprese in uno distinto stato sintetico, che segua una classificazione per natura. Articolo 27 Spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso (Articolo 46, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario) Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente: a) in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell'esercizio, sugli stanziamenti dell'esercizio quali definiti all'articolo 5; b) in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell'esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell'esercizio quali definiti allo stesso articolo. Articolo 28 Commenti di bilancio (Articolo 46, paragrafo 1, punto 2, del regolamento finanziario) I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti: a) i riferimenti all'atto di base, quando esiste, b) spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti. TITOLO IV ESECUZIONE DEL BILANCIO CAPO 1 DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 29 Forme che possono assumere gli atti di base (Articolo 49, paragrafo 1, del regolamento finanziario) 1. Nel settore comunitario, un «atto di base» può avere la forma di un regolamento, una direttiva o una decisione. 2. Nel settore della politica estera e di sicurezza comune un «atto di base» può avere una delle forme indicate agli articoli 13, paragrafo 2, 14 e 23, paragrafo 2 del trattato sull'Unione europea. 3. Nel settore della cooperazione di polizia e giudiziaria in materia penale un «atto di base» può avere una delle forme indicate all'articolo 34, paragrafo 2 del trattato sull'Unione europea. Articolo 30 Importi massimi per i progetti pilota e le azioni preparatorie (Articolo 49, paragrafo 2, lettere a) e b), del regolamento finanziario) 1. L'importo totale degli stanziamenti relativi ai progetti pilota di cui all'articolo 49, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario non può superare 32 milioni di euro per esercizio. 2. L'importo totale degli stanziamenti relativi alle azioni preparatorie nuove di cui all'articolo 49, paragrafo 2, lettera b) del regolamento finanziario non può superare 30 milioni di euro per esercizio finanziario e la somma totale degli stanziamenti effettivamente impegnati a titolo delle azioni preparatorie non può superare 75 milioni di euro. Articolo 31 Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati (Articolo 49, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario) 1. Gli articoli del trattato CE che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche, sono i seguenti: a) articolo 138 (dialogo sociale) b) articolo 140 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale) c) articoli 143 e 145 (relazioni speciali nel settore sociale) d) articolo 152, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute) e) articolo 155, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee) f) articolo 157, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale) g) articolo 159, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica e sociale) h) articolo 165, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico) i) articolo 173 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico) j) articolo 180, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo). 2. Gli articoli del trattato Euratom che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche, sono i seguenti: a) articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri) b) articoli 77 e seguenti (controllo di sicurezza) 3. Il presente elenco potrà essere completato, se necessario, nella presentazione del progetto preliminare di bilancio con l'indicazione degli articoli in causa e degli importi interessati. Articolo 32 Definizione del conflitto di interessi (Articolo 52, paragrafo 2, del regolamento finanziario) 1. L'atto che potrebbe essere inficiato da un conflitto di interessi può assumere una delle forme seguenti: a) la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti, b) il rifiuto di concedere ad un beneficiario diritti o vantaggi legittimi, c) l'esecuzione di atti indebiti o abusivi o l'omissione di atti necessari. 2. L'autorità competente di cui all'articolo 52 del regolamento finanziario è il superiore gerarchico dell'agente interessato. Questi conferma per iscritto se esiste o no conflitto d'interessi. In caso affermativo, spetta allo stesso prendere la decisione appropriata. CAPO 2 METODI D'ESECUZIONE Sezione 1 Disposizioni generali Articolo 33 Controlli preliminari effettuati dalla Commissione (Articoli 53 e 56 del regolamento finanziario) 1. Quando la Commissione non esegue il bilancio in gestione concorrente, decentrata o in gestione centralizzata diretta, si assicura, con un esame preliminare, su documenti e sul posto, dell'esistenza, della pertinenza e del buon funzionamento, nelle entità alle quali affida la gestione, conformemente alle norme della sana gestione finanziaria, e, nel caso della gestione decentrata, in tutto o in parte, secondo il grado di decentramento convenuto: a) delle procedure applicate, b) dei sistemi di controllo, c) dei sistemi contabili, d) delle procedure relative agli appalti ed alla concessione di sovvenzioni. 2. La Commissione procede ai riesami necessari in occasione di ogni cambiamento sostanziale di procedure o di sistemi, per assicurarsi che le condizioni previste al paragrafo 1 continuano ad essere rispettate. 3. Dette entità comunicano alla Commissione entro un termine fissato le informazioni loro richieste ed la informano senza indugio di qualsiasi modifica sostanziale delle procedure o dei sistemi. La Commissione precisa questi obblighi, secondo i casi, negli atti di delega o nelle convenzioni concluse con tali entità. 4. Quando la Commissione esegue il bilancio in gestione congiunta, si applicano gli accordi di verifica conclusi con le organizzazioni internazionali interessate. Sezione 2 Norme particolari Articolo 34 Gestione centralizzata diretta (Articolo 53 del regolamento finanziario) Quando la Commissione esegue il bilancio in modo centralizzato direttamente nei suoi servizi, i compiti d'esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 58 a 68 del regolamento finanziario ed alle condizioni previste nel presente regolamento. Articolo 35 Esercizio della delega ad agenzie esecutive (Articoli 54, paragrafo 2, lettera a), e 55, paragrafo 2, del regolamento finanziario) 1. Le decisioni di delega alle agenzie esecutive le autorizzano ad eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma comunitario la cui gestione è stata loro affidata. 2. La delega all'agenzia esecutiva è esercitata dal ordinatore dell'agenzia secondo il disposto dell'articolo 55, paragrafo 2 del regolamento finanziario. 3. L'atto di delega della Commissione contiene le stesse disposizioni di cui all'articolo 39, paragrafo 2. È oggetto dell'accettazione formale scritta del direttore a nome dell'agenzia esecutiva interessata. Articolo 36 Eleggibilità e condizioni di delega ad organismi nazionali pubblici o ad entità di diritto privato con attribuzioni di servizio pubblico (Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario) 1. La Commissione può delegare compiti di potere pubblico ad organismi nazionali pubblici o ad entità di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico soltanto nella misura in cui sono disciplinati dal diritto degli Stati membri dell'Unione europea, o dello Spazio economico europeo (SEE) o dei paesi candidati all'adesione all'Unione europea, salvo se l'atto di base dispone altrimenti. 2. La Commissione si assicura che detti organismi o entità presentino garanzie finanziarie sufficienti, preferibilmente emanate da un'autorità pubblica, in particolare in materia di recupero integrale degli importi dovuti alla Commissione. 3. Quando la Commissione prevede di affidare compiti di potere pubblico, in particolare compiti d'esecuzione del bilancio, ad un organismo di cui all'articolo 54, paragrafo 2, lettera c) del regolamento finanziario, procede ad un'analisi del rispetto dei principi d'economia, d'efficacia e d'efficienza. Se dall'analisi risulta che la delega soddisfa le esigenze della sana gestione finanziaria, prima di procedere all'attuazione, essa chiede il parere del comitato competente previsto nell'atto di base, che potrà anche esprimersi sull'applicazione prevista dei criteri di selezione. Articolo 37 Designazione degli organismi nazionali pubblici o delle entità di diritto privato con attribuzioni di servizio pubblico (Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario) 1