Progetto di regolamento della Commissione recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari /* SEC/2003/0803 def. */





Progetto di REGOLAMENTO DELLA COMMISSIONE recante il regolamento finanziario tipo delle agenzie esecutive in applicazione del regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, visto il regolamento (CE) n. 58/2003 del Consiglio del 19 dicembre che definisce lo statuto delle agenzie esecutive incaricate di alcuni compiti relativi alla gestione di programmi comunitari [1] e in particolare l'articolo 15, relativi alla gestione di programmi comunitari [1] GU L 11 del 16.1.2003, pag. 1. visto il parere del Parlamento europeo [2], [2] GU C ... del..., pag. visto il parere del Consiglio [3], [3] GU C ... del..., pag. visto il parere della Corte dei conti [4], [4] GU C ... del..., pag. considerando quanto segue: (1) Il regolamento (CE) n. 58/2003 ha definito lo statuto delle agenzie esecutive incaricate dello svolgimento di alcuni compiti relativi alla gestione dei programmi comunitari, agenzie esecutive la cui creazione è stata affidata alla Commissione. (2) Tali agenzie esecutive (in appresso "le agenzie") saranno dotate della personalità giuridica e di un proprio bilancio di funzionamento la cui esecuzione è disciplinata dal presente regolamento finanziario tipo, ai sensi dell'articolo 15 del regolamento (CE) n. 58/2003. Invece, quando la Commissione ha delegato alle agenzie funzioni di esecuzione di bilancio di stanziamenti operativi relativi a dei programmi comunitari, tali stanziamenti restano iscritti al bilancio generale e sono disciplinati dal regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio del 25 giugno 2002 che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee [5] (in appresso "il regolamento finanziario generale"). Quando la Commissione ha delegato all'agenzia dei compiti di esecuzione di bilancio disciplinati dal regolamento finanziario del 27 marzo 2003 applicabile al 9° Fondo europeo di sviluppo [6] (in appresso "il regolamento finanziario del FES") a norma dell'articolo 15 del presente regolamento, la sovvenzione che ne finanzia il bilancio di funzionamento nonché gli stanziamenti operativi gestiti dall'agenzia possono essere prelevati sul Fondo europeo di sviluppo (in appresso "il FES"). [5] GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1. [6] GU L 83 del 1° aprile 2003, pag. 1. (3) Le agenzie esecutive la cui fonte principale di finanziamento è il FES, previste all'articolo 17 del regolamento (CE) n. 58/2003 e agli articoli 14 e 15 del regolamento finanziario del FES, formano ed eseguono il loro bilancio operativo in conformità alle disposizioni previste tenendo conto delle procedure previste nel regolamento finanziario del FES e nell'Accordo interno relativo al finanziamento e alla gestione degli aiuti della Comunità [7]. Esse eseguono tuttavia il loro bilancio di funzionamento in conformità al presente regolamento, come prevede l'articolo 15 del regolamento (CE) n. 58/2003. [7] GU L 317 del 15.12. 2000, pag. 355. (4) A norma del regolamento (CE) n. 58/2003, è necessario adottare un regolamento finanziario tipo che le agenzie devono applicare per l'esecuzione dei loro stanziamenti di funzionamento, senza che esse debbano adottarlo formalmente ed il cui contenuto deve essere il più vicino possibile al regolamento finanziario generale. In assenza di norme espressamente stabilite dal suddetto regolamento finanziario tipo, si applicano le disposizioni del regolamento finanziario generale e del regolamento (CE) n. 2342/2002 della Commissione del 23 dicembre 2002 recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee [8]. [8] GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1. (5) E' opportuno ribadire il rispetto dei principi fondamentali del diritto di bilancio (unità, universalità, specializzazione e annualità), nonché i principi della verità del bilancio, del pareggio, dell'unità di conto, di una sana gestione finanziaria e della trasparenza. (6) Per quanto riguarda il personale, le agenzie dovranno distinguere fra posti temporanei, che formeranno oggetto di una tabella degli organici soggetta all'approvazione dell'autorità di bilancio e gli stanziamenti che permettono la retribuzione di altre categorie di agenti, reclutati con contratto rinnovabile. (7) Per quanto riguarda gli attori finanziari, è necessario definire le competenze e le responsabilità del contabile e dell'ordinatore dell'agenzia, che devono essere funzionari sottoposti allo statuto dei funzionari delle Comunità europee, nonché le condizioni alle quali quest'ultimo potrà delegare i suoi poteri di esecuzione di bilancio. (8) E' necessario dotare l'ordinatore dell'agenzia di un'ampia autonomia di gestione. Per quanto riguarda il regime degli storni, deve essergli riconosciuta una completa libertà, a condizione di informare il comitato di direzione, che deve poter fare opposizione entro un termine di quindici giorni. (9) Ai sensi dell'articolo 20, par. 2 del regolamento (CE) n. 58/2003, la funzione di revisore interno è esercitata nelle agenzie esecutive dal revisore interno della Commissione. D'altronde, il revisore interno della Commissione deve esercitare nei confronti di tali organismi le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione a norma del regolamento finanziario generale. Inoltre, come avviene per gli ordinatori all'interno della Commissione, l'ordinatore dell'agenzia deve poter essere consigliato in materia di controllo dei rischi da una funzione di revisione interna propria. (10) Per ogni agenzia esecutiva, il calendario di formazione del bilancio di funzionamento, di presentazione dei conti e di discarico deve rispettare le disposizioni del regolamento (CE) n. 58/2003, del regolamento finanziario generale e se del caso, del regolamento finanziario del FES. L'autorità di discarico per il bilancio di funzionamento delle agenzie esecutive deve essere la stessa del bilancio generale o, eventualmente, del FES. (11) Le norme contabili applicate dalle agenzie devono permettere un consolidamento con i conti della Commissione o, se del caso, con i conti del FES. Esse devono essere adottate dal Contabile della Commissione per analogia con l'articolo 133 del regolamento finanziario generale o, se del caso, dal Contabile del FES. La Corte dei conti assicurerà il controllo dei conti dell'agenzia. (12) È opportuno che ogni organismo possa avere accesso all'istanza di cui all'articolo 66, paragrafo 4 del regolamento finanziario generale, istituita dalla Commissione per valutare le irregolarità, affinché comportamenti identici siano valutati nello stesso modo. (13) Per il loro bilancio di funzionamento, le agenzie devono rispettare gli stessi requisiti della Commissione in materia di appalti pubblici aggiudicati per suo conto. E' sufficiente a questo proposito rimandare alle disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale. (14) Non è necessario prevedere delle disposizioni in materia di concessione di sovvenzioni in quanto le agenzie non possono concedere sovvenzioni sul loro bilancio di funzionamento, che deve consentire loro unicamente di far fronte alle spese di funzionamento amministrativo. HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO TITOLO I OGGETTO Articolo 1 Il presente regolamento specifica le norme essenziali applicabili alla formazione ed all'esecuzione del bilancio di funzionamento (in appresso "il bilancio") delle agenzie di cui al regolamento (CE) n. 58/2003 (in appresso "le agenzie" o "l'agenzia"). Articolo 2 Per qualsiasi aspetto relativo al funzionamento delle agenzie esecutive che non sia esplicitamente definito dal presente regolamento, si applicano mutatis mutandis le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 delle Comunità europee (in appresso "il regolamento finanziario generale") e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002. TITOLO II PRINCIPI DI BILANCIO Articolo 3 Alle condizioni di cui al presente regolamento, la formazione e l'esecuzione del bilancio rispettano i principi dell'unità, della verità del bilancio, dell'annualità, del pareggio, dell'unità di conto, dell'universalità, della specializzazione, della sana gestione finanziaria e della trasparenza. CAPO 1 PRINCIPIO DELL'UNITÀ E VERITÀ DI BILANCIO Articolo 4 Il bilancio è l'atto che prevede e autorizza, per ciascun esercizio, tutte le entrate e le spese ritenute necessarie dell'agenzia. Articolo 5 Le entrate dell'agenzia comprendono una sovvenzione concessa dalle Comunità e altre entrate eventuali, incluse le entrate assegnate ai sensi dell'articolo 15. Quando la Commissione ha delegato all'agenzia delle funzioni di esecuzione disciplinate dal regolamento finanziario del FES, le entrate dell'agenzia comprendono una sovvenzione prelevata sul FES ed altre entrate eventuali ai sensi dell'articolo 37 del regolamento finanziario del FES. Le spese comprendono le spese di funzionamento dell'agenzia nonché, se del caso, le spese finanziate dalle entrate assegnate conformemente al primo comma. Articolo 6 La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere effettuati solo mediante imputazione ad una linea del bilancio. Nessuno stanziamento può essere iscritto nel bilancio se non corrisponde ad una spesa ritenuta necessaria. Nessuna spesa può essere impegnata né essere oggetto di un ordine di pagamento in eccedenza agli stanziamenti autorizzati dal bilancio. CAPO 2 PRINCIPIO DELL'ANNUALITÀ Articolo 7 Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono autorizzati per la durata di un esercizio finanziario, che inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre. Gli stanziamenti iscritti nel bilancio sono stanziamenti non dissociati. Le spese di funzionamento risultanti da contratti conclusi per periodi superiori alla durata dell'esercizio, in conformità degli usi locali o perché relativi alla fornitura di materiale di dotazione, sono imputate al bilancio dell'esercizio nel corso del quale sono effettuate. Articolo 8 Le entrate sono imputate ad un esercizio sulla base degli importi riscossi nel corso dell'esercizio stesso. Esse danno adito all'apertura di stanziamenti per lo stesso importo. Gli stanziamenti assegnati al bilancio a titolo di un esercizio possono essere utilizzati solo per coprire le spese impegnate e pagate nel corso di tale esercizio, e per coprire gli importi dovuti a titolo di impegni relativi all'esercizio precedente. Articolo 9 Gli stanziamenti non utilizzati entro la fine dell'esercizio per il quale sono stati iscritti vengono annullati. Gli stanziamenti corrispondenti a obblighi regolarmente contratti alla chiusura dell'esercizio sono riportati di diritto unicamente all'esercizio successivo. Gli stanziamenti riportati non impegnati al 31 marzo dell'esercizio N+1 sono automaticamente annullati. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati. Gli stanziamenti relativi alle spese per il personale non possono essere oggetto di riporto. Gli stanziamenti disponibili al 31 dicembre a titolo delle entrate con destinazione specifica di cui all'articolo 15 sono oggetto di un riporto di diritto. Gli stanziamenti disponibili corrispondenti alle entrate con destinazione specifica riportate devono essere utilizzati in via prioritaria. Articolo 10 Gli stanziamenti iscritti in bilancio possono essere impegnati con decorrenza di effetti dal 1° gennaio, non appena il bilancio diventa definitivo. Tuttavia, le spese di gestione corrente possono, a decorrere dal 15 novembre di ogni anno, essere oggetto di impegni anticipati a carico degli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Tali impegni non possono tuttavia superare un quarto degli stanziamenti che figurano sulla corrispondente linea di bilancio per l'esercizio in corso. Inoltre, le spese che, come i canoni di locazione, devono essere effettuate in anticipo, possono dar luogo, a decorrere dal 1° dicembre, ad un pagamento a valere sugli stanziamenti previsti per l'esercizio successivo. Se il bilancio non è adottato all'inizio dell'esercizio, si applica mutatis mutandis il regime dei dodicesimi provvisori stabilito dal regolamento finanziario generale. CAPO 3 PRINCIPIO DEL PAREGGIO Articolo 11 Nel bilancio entrate e spese devono risultare in pareggio. L'agenzia non può accendere prestiti. Gli stanziamenti non possono superare l'importo della sovvenzione di cui all'articolo 5, aumentato delle entrate proprie e delle altre eventuali entrate di cui all'articolo 5. Articolo 12 Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell'articolo 56 è positivo, esso viene rimborsato alla Commissione o, eventualmente, al FES a concorrenza della sovvenzione versata nel corso dell'esercizio. La differenza fra la sovvenzione di cui all'articolo 5 e quella effettivamente versata all'agenzia è oggetto di un annullamento. Se il saldo derivante dal conto profitti e perdite ai sensi dell'articolo 56 è negativo, esso viene iscritto nel bilancio dell'esercizio successivo. CAPO 4 PRINCIPIO DELL'UNITÀ DI CONTO Articolo 13 Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto in euro. Tuttavia, per le esigenze della tesoreria, il contabile dell'agenzia esecutiva può, nei casi debitamente giustificati, effettuare operazioni nelle monete nazionali e, se del caso, nelle monete di paesi terzi. CAPO 5 PRINCIPIO DELL'UNIVERSALITÀ Articolo 14 L'insieme delle entrate copre l'insieme delle spese, ad eccezione delle entrate con destinazione specifica, al fine di finanziare spese specifiche. Le entrate e le spese sono iscritte senza contrazione fra di esse, fatto salvo il disposto dell'articolo 16. Articolo 15 Le entrate con una destinazione specifica, quali redditi da fondazioni, sovvenzioni, donazioni e legati, nonché le entrate provenienti da Stati membri, da paesi terzi o da organismi diversi per l'esecuzione di programmi finanziati da fonti diverse dal bilancio generale delle Comunità europee (in appresso "il bilancio generale"), costituiscono entrate destinate specificamente a finanziare spese determinate. Qualsiasi entrata con destinazione specifica deve coprire la totalità delle spese dirette o indirette sostenute nel quadro dell'azione o della destinazione in oggetto. Il bilancio prevede una struttura d'accoglienza per le categorie di entrate con destinazione specifica e, per quanto possibile, il loro importo. Il direttore dell'agenzia (in appresso "il direttore") può accettare qualsiasi atto di liberalità a favore dell'agenzia, come fondazioni, sovvenzioni, doni e legati, dopo aver ottenuto l'accordo preventivo del comitato di direzione e della Commissione. Articolo 16 I prezzi di prodotti o prestazioni forniti all'agenzia, sono imputati in bilancio per il loro importo totale al netto delle tasse quando comprendono oneri fiscali oggetto di rimborso da parte degli Stati membri a norma del protocollo sui privilegi e sulle immunità delle Comunità europee o da parte di uno Stato membro o di paesi terzi sulla base di altre convenzioni pertinenti. Gli oneri fiscali nazionali eventualmente sostenuti dall'agenzia a titolo temporaneo in applicazione del primo comma, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati. Un eventuale saldo negativo viene iscritto in quanto spesa nel bilancio. CAPO 6 PRINCIPIO DELLA SPECIALIZZAZIONE Articolo 17 Gli stanziamenti nella loro totalità sono specificati per titolo e per capitolo; i capitoli sono suddivisi in articoli e in voci. Articolo 18 Il direttore decide gli storni di stanziamenti all'interno del bilancio di funzionamento. Egli informa preliminarmente il comitato di direzione che dispone di un termine di quindici giorni per opporsi agli storni in questione. Trascorso tale termine gli storni sono considerati adottati. Gli stanziamenti corrispondenti ad entrate con destinazione specifica possono essere oggetto di storno solo a condizione che esse mantengano la loro destinazione. CAPO 7 PRINCIPIO DELLA SANA GESTIONE FINANZIARIA Articolo 19 1. Gli stanziamenti del bilancio sono utilizzati secondo il principio di una sana gestione finanziaria, vale a dire secondo i principi di economia, efficienza ed efficacia. 2. Secondo il principio dell'economia, i mezzi impiegati dall'agenzia per la realizzazione delle proprie attività sono resi disponibili in tempo utile, nella quantità e qualità appropriate ed al prezzo migliore. Secondo il principio dell'efficienza, deve essere ricercato il miglior rapporto tra i mezzi impiegati e i risultati conseguiti. Secondo il principio dell'efficacia, gli obiettivi specifici fissati devono essere raggiunti e devono essere conseguiti i risultati attesi. CAPO 8 PRINCIPIO DELLA TRASPARENZA Articolo 20 Il bilancio è formato, eseguito ed è oggetto di rendiconto nel rispetto del principio della trasparenza. Il bilancio e i bilanci rettificativi, definitivamente adottati, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea entro due mesi a decorrere dalla loro adozione. TITOLO III FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO Articolo 21 Entro il 31 marzo di ogni anno l'agenzia esecutiva finanziata dal bilancio generale trasmette alla Commissione uno stato di previsione delle proprie spese ed entrate, nonché gli orientamenti generali che lo giustificano ed il proprio programma di lavoro. L'agenzia esecutiva finanziata dal FES trasmette alla Commissione entro il 30 giugno uno stato di previsione delle entrate e delle spese amministrative, nonché gli orientamenti generali giustificativi, basandosi su una programmazione delle sue funzioni amministrative e delle sue necessità di funzionamento. Lo stato di previsione delle spese e delle entrate dell'agenzia comprende : a) una tabella dell'organico che fissa il numero di posti temporanei, la cui presa a carico sarà autorizzata entro i limiti degli stanziamenti di bilancio, per grado e per categoria; b) in caso di variazione dell'organico, la giustificazione motivata della richiesta di nuovi posti; c) una previsione trimestrale di tesoreria dei pagamenti e delle riscossioni; Articolo 22 Nel caso di agenzie esecutive il cui bilancio di funzionamento è finanziato dal bilancio generale, la Commissione, nel quadro della procedura relativa all'adozione del bilancio generale, trasmette all'autorità di bilancio lo stato di previsione dell'agenzia e propone l'importo della sovvenzione destinata alla agenzia, nonché l'organico che ritiene necessario per quest'ultima. In questo primo caso, il bilancio di funzionamento dell'agenzia può essere adottato in modo definitivo solo dopo la adozione definitiva del bilancio generale dell'Unione europea, conformemente alla procedura di cui all'articolo 13 del regolamento (CE) n. 58/2003. Nel caso di agenzie esecutive il cui bilancio di funzionamento è finanziato dal FES, la Commissione, studia lo stato di previsione dell'agenzia e propone entro il 15 ottobre dell'anno precedente, l'importo della sovvenzione destinata all'agenzia secondo le regole stabilite nel regolamento finanziario del FES. In questo secondo caso, il bilancio di funzionamento dell'agenzia, inclusa la tabella dell'organico, è adottato in maniera definitiva con decisione della Commissione entro il 31 dicembre dell'anno precedente. L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico di tutte le agenzie, nonché ogni eventuale modifica ad esso, nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 24. Qualsiasi modifica del bilancio, nonché della tabella dell'organico, è oggetto di un bilancio rettificativo adottato conformemente alla stessa procedura utilizzata per il bilancio iniziale, fatti salvi gli articoli 18 e 24. Articolo 23 Il bilancio comporta uno stato delle entrate e uno stato delle spese. Esso presenta: 1) nello stato delle entrate: a) le previsioni di entrate dell'agenzia per l'esercizio interessato; b) le entrate dell'esercizio precedente e le entrate dell'esercizio n - 2; c) i commenti appropriati per ogni linea di entrata; 2) nello stato delle spese: a) gli stanziamenti per l'esercizio in questione; b) gli stanziamenti per l'esercizio precedente e gli stanziamenti per l'esercizio n - 2; c) i commenti appropriati per ciascuna suddivisione. Articolo 24 1. La tabella dell'organico di cui all'articolo 21 comporta, per quanto concerne il numero di posti autorizzati a titolo dell'esercizio, il numero di posti autorizzati nel corso dell'esercizio precedente, nonché il numero di posti realmente messi a disposizione. Esso costituisce, per l'agenzia, un limite imperativo; nessuna nomina può essere fatta oltre detto limite. Tuttavia, il comitato di direzione può procedere a delle modifiche della tabella dell'organico, fino a concorrenza del 10% dei posti autorizzati sotto il grado A3, a condizione che questo non influisca sul volume degli stanziamenti di personale corrispondente a un pieno esercizio e rimanga nel limite del numero totale dei posti autorizzati dalla tabella dell'organico. 2. In deroga al primo paragrafo, possono essere compensati i casi di attività ad orario ridotto autorizzati dall'autorità che ha il potere di nomina, conformemente alle disposizioni dello statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (in appresso "lo statuto"). TITOLO IV ESECUZIONE DEL BILANCIO CAPO 1 DISPOSIZIONI GENERALI Articolo 25 Le funzioni di ordinatore sono esercitate dal direttore. Il direttore è un funzionario sottoposto allo statuto. Egli esegue il bilancio in entrate e in spese conformemente al presente regolamento, sotto la propria responsabilità ed entro il limite degli stanziamenti autorizzati. Articolo 26 Il direttore può delegare i propri poteri di esecuzione del bilancio a degli agenti sottoposti allo statuto. I suddetti agenti possono agire soltanto entro i limiti dei poteri che sono loro espressamente conferiti. Articolo 27 E' vietato a qualsiasi agente finanziario, ai sensi del capo 2 del presente titolo, adottare un atto d'esecuzione del bilancio nel quale i propri interessi e quelli dell'agenzia potrebbero essere in conflitto. Qualora si presenti un caso di questo tipo, l'agente in questione è tenuto ad astenersi e ad informarne l'autorità competente. Il direttore deve riferire al comitato di direzione. Esiste un conflitto d'interessi quando l'esercizio imparziale e oggettivo delle funzioni di un agente finanziario o di un revisore interno è compromesso da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale, da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza d'interessi con il beneficiario. CAPO 2 AGENTI FINANZIARI Articolo 28 Le funzioni di ordinatore e di contabile sono separate e incompatibili fra loro. Articolo 29 L'ordinatore è incaricato di eseguire le entrate e le spese secondo i principi di una sana gestione finanziaria e di garantirne la legittimità e la regolarità. L'ordinatore conserva i documenti giustificativi relativi alle operazioni eseguite per un periodo di cinque anni a decorrere dalla data della decisione di discarico sull'esecuzione del bilancio. L'ordinatore pone in atto, conformemente alle norme minime pertinenti adottate dalla Commissione per i propri servizi e tenendo conto dei rischi specifici inerenti alle caratteristiche della gestione, la struttura organizzativa nonché i sistemi e le procedure di seguito e di controllo interno adeguati all'esecuzione dei suoi compiti ivi comprese, se del caso, delle verifiche a posteriori. L'ordinatore può, in funzione in particolare della natura e dell'ampiezza delle sue funzioni, organizzare, all'interno dei suoi servizi, una funzione di know-how e di consulenza incaricata di assisterlo nel controllo dei rischi connessi alle sue attività. Prima che un'operazione si autorizzata, i suoi aspetti operativi e finanziari sono verificati da degli agenti diversi dall'agente che ha avviato l'operazione. La verifica preliminare e a posteriori e l'avvio di un'operazione sono funzioni separate. L'ordinatore rende conto delle sue funzioni al comitato di direzione entro il 15 marzo dell'esercizio in corso, mediante una relazione annuale di attività, ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 7 del regolamento (CE) n. 58/2003. Articolo 30 Quando un agente impegnato nella gestione e nel controllo finanziari delle operazioni ritiene irregolare o contraria ai principi di una sana gestione finanziaria o alle norme professionali che egli è tenuto a rispettare, una decisione la cui applicazione o accettazione gli sia imposta dal suo superiore, ne informa per iscritto il direttore e, in caso d'inerzia di quest'ultimo entro un termine ragionevole, l'istanza di cui all'articolo 35, paragrafo 4, nonché il consiglio di amministrazione. In caso di attività illecita, frode o corruzione che potrebbero nuocere agli interessi della Comunità, informa le autorità e istanze designate dalla legislazione in vigore. Articolo 31 Il comitato di direzione nomina un contabile, che è un funzionario sottoposto allo statuto e che è incaricato di quanto segue: a) provvedere alla corretta esecuzione dei pagamenti, all'incasso delle entrate ed al recupero dei crediti accertati; b) redigere i conti dell'agenzia a norma del titolo VI; c) provvedere alla tenuta della contabilità conformemente al titolo VI; d) attuare, conformemente al titolo VII, le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile in conformità delle disposizioni adottate dal contabile della Commissione o, eventualmente, dal contabile del FES; e) provvedere alla gestione della tesoreria. Il contabile ottiene dall'ordinatore, che ne garantisce l'affidabilità, tutte le informazioni necessarie all'elaborazione di conti che riproducano un'immagine fedele del patrimonio dell'organismo comunitario e dell'esecuzione del bilancio. Solamente il contabile è autorizzato a maneggiare fondi e valori. È responsabile della custodia dei medesimi. CAPO 3 RESPONSABILITÀ DEGLI AGENTI FINANZIARI Articolo 32 Fatte salve eventuali misure disciplinari, l'autorità che li ha nominati può ritirare, in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, la delega o la sottodelega conferita agli ordinatori delegati o sottodelegati. Il direttore può in qualsiasi momento ritirare il proprio accordo in merito a una sottodelega specifica. Fatte salve eventuali misure disciplinari, il comitato di direzione può sospendere in qualsiasi momento, temporaneamente o definitivamente, il contabile dalle sue funzioni. Il comitato di direzione nomina un contabile provvisorio. Articolo 33 Le disposizioni del presente capo fanno salva l'eventuale responsabilità penale dell'ordinatore, nonché dei suoi delegati e subdelegati, secondo il diritto nazionale applicabile e le disposizioni vigenti sulla tutela degli interessi finanziari delle Comunità e la lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari delle Comunità o degli Stati membri. Ogni ordinatore e contabile è responsabile sotto il profilo disciplinare e patrimoniale, conformemente allo statuto. In caso di attività illecita, di frode o di corruzione che possono ledere gli interessi della Comunità, saranno adite le autorità e istanze designate dalla legislazione vigente. Articolo 34 1. L'ordinatore è responsabile sotto il profilo patrimoniale conformemente allo statuto. A questo titolo egli può essere tenuto a risarcire la totalità del danno subito dalle Comunità per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione delle sue funzioni, in particolare quando accerta i diritti da recuperare o emette ordini di riscossione, impegna una spesa o firma un ordine di pagamento, senza conformarsi al presente regolamento finanziario tipo. Ciò vale anche quando, per colpa personale grave, egli trascura di compilare un atto che dia luogo ad un credito o quando trascura o ritarda, senza giustificazione, l'emissione di ordini di riscossione oppure quando sia all'origine di una mancata o tardiva emissione, senza giustificazione, di un ordine di pagamento che possa comportare una responsabilità civile del l'agenzia nei confronti di terzi. 2. L'ordinatore delegato che ritenga che una decisione di sua competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga ai principi di una sana gestione finanziaria, ne informano per iscritto l'autorità delegante. Se l'autorità delegante dà istruzione motivata per iscritto, all'ordinatore delegato di eseguire tale decisione, quest'ultimo, che deve eseguirla, è esente da responsabilità. Articolo 35 1. L'istanza istituita dalla Commissione, ai sensi dell'articolo 66, paragrafo 4 del regolamento finanziario generale e dell'articolo 35, paragrafo 3 del regolamento finanziario del FES, al fine di accertare l'esistenza di una irregolarità finanziaria e le eventuali conseguenze, esercita nei confronti dell'agenzia le stesse competenze di cui dispone nei confronti dei servizi della Commissione. Sulla base del parere di quest'istanza, il direttore decide l'avvio di un procedimento disciplinare o volto ad accertare una responsabilità patrimoniale. Se l'istanza ha individuato problemi sistemici, presenta all'ordinatore e al revisore interno della Commissione una relazione corredata di raccomandazioni. Se tale parere chiama in causa il direttore, l'istanza lo trasmette al comitato di direzione e al revisore interno della Commissione. 2. Ogni agente può essere tenuto a risarcire, in tutto o in parte, il danno subito dall'agenzia per colpa personale grave da lui commessa nell'esercizio o in occasione dell'esercizio delle sue funzioni. La decisione motivata viene prese dall'autorità investita del potere di nomina, previo adempimento delle formalità prescritte in materia disciplinare dallo statuto. Articolo 36 Il contabile risponde sotto il profilo disciplinare o patrimoniale, conformemente allo statuto, in particolare nelle fattispecie seguenti: a) perdita o deterioramento di fondi, valori e documenti che ha in custodia o responsabilità di tale perdita o deterioramento per sua negligenza; b) indebita modificazione di conti bancari o di conti correnti postali senza preventiva notifica all'ordinatore; c) recuperi o pagamenti non conformi ai corrispondenti ordini di riscossione o di pagamento; d) mancato incasso di entrate dovute. CAPO 4 OPERAZIONI DI ENTRATA Articolo 37 Ogni misura o situazione costitutiva di un credito dell'agenzia o di una sua modifica è preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore competente. Articolo 38 L'accertamento di un credito è l'atto con il quale l'ordinatore: a) verifica l'esistenza dei debiti a carico del debitore; b) determina o verifica l'esistenza e l'importo del debito; c) verifica l'esigibilità del debito. Ogni credito appurato come certo, liquido ed esigibile deve essere oggetto di accertamento mediante un ordine di riscossione trasmesso al contabile, seguito da una nota di addebito indirizzata al debitore. Questi due atti sono stabiliti e inviati dall'ordinatore competente. Fatte salve le disposizioni regolamentari, contrattuali o convenzionali applicabili, qualsiasi credito non rimborsato alla data di scadenza fissata nella nota di addebito, produce interessi a norma del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002. Articolo 39 L'emissione dell'ordine di riscossione è l'atto con il quale l'ordinatore competente impartisce al contabile l'istruzione di recuperare un credito accertato. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione dei crediti debitamente stabiliti dall'ordinatore competente. È tenuto ad assicurare l'afflusso delle entrate dell'agenzia e a vigilare sulla conservazione dei suoi diritti. Gli importi indebitamente pagati sono ricuperati. Articolo 40 Quando l'ordinatore competente intende rinunciare a recuperare un credito accertato, si assicura che la rinuncia sia regolare e conforme ai principi di una sana gestione finanziaria. La rinuncia a recuperare un credito accertato si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore, che deve essere motivata. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti di importo inferiore a 5 000 euro. La decisione di rinuncia specifica le azioni esplicate ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali essa è fondata. L'ordinatore competente annulla un credito accertato quando si constata che il credito non era stato correttamente accertato a causa di un errore di diritto o di fatto. L'ordinatore può delegare l'assunzione di detta decisione soltanto per i crediti di importo inferiore a 5 000 euro. L'annullamento si manifesta mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata. L'ordinatore competente adegua in aumento o in diminuzione l'importo di un credito accertato quando l'importo del credito in questione deve essere modificato a seguito della scoperta di un errore materiale, a condizione che tale correzione non comporti la rinuncia al diritto accertato a favore dell'agenzia. L'adeguamento viene effettuato mediante una decisione dell'ordinatore competente ed è oggetto di una motivazione adeguata. Articolo 41 Il recupero è effettivo quando il contabile effettua la registrazione nei conti e ne informa l'ordinatore competente. Ogni versamento in contanti alla cassa del contabile comporta il rilascio di una ricevuta. Se alla scadenza prevista nella nota di addebito, il recupero effettivo non ha avuto luogo, il contabile ne informa l'ordinatore competente e avvia immediatamente la procedura di recupero, con qualsiasi mezzo legale, compresa, se necessario, la compensazione, e se questa non è possibile, attraverso l'esecuzione forzata. Il contabile procede al recupero mediante compensazione e a debita concorrenza dei crediti dell'agenzia, se il debitore è titolare di un credito certo, liquido e esigibile nei confronti della stessa. Articolo 42 Il contabile, di concerto con l'ordinatore competente, può concedere termini supplementari per il pagamento, solo dietro richiesta scritta debitamente motivata del debitore e a condizione che quest'ultimo si impegni al pagamento di interessi per tutta la durata del periodo del termine concesso a decorrere dalla data di scadenza iniziale e costituisca, allo scopo di tutelare i diritti dell'agenzia, una garanzia finanziaria a copertura del debito sia del capitale che degli interessi. CAPO 5 OPERAZIONI DI SPESA Articolo 43 Tutte le spese sono oggetto di un impegno, di una liquidazione, dell'emissione di un ordine di pagamento e di un pagamento. Articolo 44 Per qualsiasi misura da cui derivi una spesa a carico del bilancio, l'ordinatore competente deve procedere previamente ad un impegno di bilancio prima di concludere un impegno giuridico nei confronti di terzi. Gli impegni giuridici individuali relativi a impegni di bilancio individuali o accantonati sono conclusi entro il 31 dicembre dell'anno N. Il saldo non coperto da un impegno giuridico di questi impegni di bilancio viene disimpegnato dall'ordinatore competente. Articolo 45 Quando procede all'adozione di un impegno di bilancio, l'ordinatore competente verifica l'esattezza dell'imputazione di bilancio, la disponibilità degli stanziamenti e della conformità della spesa rispetto alle disposizioni applicabili, incluso il rispetto del principio della sana gestione finanziaria. Articolo 46 La liquidazione di una spesa è l'atto con il quale l'ordinatore competente verifica l'esistenza dei diritti del creditore, le condizioni di esigibilità del credito e determina o verifica l'esistenza o l'importo del credito. Qualsiasi liquidazione di una spesa si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti del creditore. La decisione di liquidazione avviene con la firma di un "visto per pagamento" da parte dell'ordinatore competente. In un sistema non automatizzato, il "visto per pagamento" è costituito da un timbro con la firma dell'ordinatore competente. In un sistema automatizzato, il "visto per pagamento" è costituito da una convalida coperta da parola d'accesso personale dell'ordinatore competente. Articolo 47 L'ordinazione delle spese è l'atto con il quale l'ordinatore competente dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di pagamento, l'istruzione di pagare una spesa di cui ha effettuato la liquidazione. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore competente e, se necessario, è accompagnato da un attestato che certifica l'iscrizione dei beni negli inventari di cui all'articolo 64. Il pagamento delle spese è effettuato dal contabile nei limiti dei fondi disponibili. Articolo 48 Le operazioni di liquidazione, di ordinazione, nonché di pagamento delle spese devono essere eseguite entro i termini e secondo le disposizioni del regolamento finanziario generale e delle sue modalità di esecuzione. CAPO 6 IL REVISORE INTERNO Articolo 49 La funzione di revisore interno è esercitata nelle agenzie esecutive dal revisore interno della Commissione. Il revisore interno della Commissione esercita nei confronti delle agenzie esecutive, le stesse competenze attribuitegli nei confronti dei servizi della Commissione ai sensi degli articoli 85 e 86 del regolamento finanziario generale. Egli trasmette al comitato di direzione ed al direttore i suoi accertamenti e raccomandazioni. Essi assicurano il seguito delle raccomandazioni derivate dalle verifiche e ne informano la Commissione. Il revisore interno sottopone all'agenzia, informandone la Commissione, una relazione annuale che precisa il numero e il tipo di controlli effettuati, le raccomandazioni formulate e il seguito dato alle suddette raccomandazioni. La responsabilità del revisore interno, nell'esercizio delle sue funzioni, è stabilita a norma dell'articolo 87 del regolamento finanziario generale. TITOLO V AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI PUBBLICI Articolo 50 Per quanto riguarda le procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici, nel quadro del funzionamento dell'agenzia, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario generale e del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002. TITOLO VI RENDICONTO E CONTABILITÀ CAPO 1 RENDICONTO Articolo 51 I conti dell'agenzia comprendono gli stati finanziari e le relazioni sull'esecuzione del bilancio. Essi sono accompagnati da una relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio. Articolo 52 I conti devono essere regolari, sinceri e completi e devono fornire un'immagine fedele di quanto segue: a) per gli stati finanziari, degli elementi di attivo, di passivo, degli oneri e proventi, dei diritti e obblighi non ripresi nell'attivo e nel passivo e dei flussi di cassa; b) per le relazioni sull'esecuzione del bilancio, degli elementi dell'esecuzione del bilancio in entrate e in spese. Articolo 53 Gli stati finanziari sono formati sulla base dei seguenti principi contabili generalmente ammessi, precisati nel regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002, vale a dire la continuità delle attività, la prudenza, la costanza dei metodi contabili, la comparabilità delle informazioni, l'importanza relativa, la non compensazione, la preminenza della realtà sull'apparenza, la contabilità per competenza. Articolo 54 Secondo il principio della contabilità per competenza, gli stati finanziari riprendono oneri e proventi dell'esercizio, indipendentemente dalla data di pagamento o d'incasso. Il valore degli elementi di attivo e di passivo è determinato in funzione delle norme di valutazione fissate dai metodi contabili di cui all'articolo 59. Articolo 55 Gli stati finanziari sono presentati in euro e comprendono quanto segue: a) il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, che rappresentano la situazione patrimoniale e finanziaria e il risultato economico al 31 dicembre dell'esercizio trascorso; sono presentati secondo la struttura stabilita dalla direttiva del Consiglio sui conti annuali di alcuni tipi di società, tenendo conto tuttavia della natura particolare delle attività dell'agenzia; b) la tabella dei flussi di cassa che fa apparire gli incassi e gli esborsi dell'esercizio e la situazione finale di tesoreria; c) la situazione di variazione del patrimonio netto che presenta in modo dettagliato gli aumenti e le diminuzioni, intervenuti nel corso dell'esercizio, di ogni elemento dei conti del capitale. L'allegato degli stati finanziari completa e commenta le informazioni presentate, fornendo le informazioni supplementari prescritte dalla pratica contabile ammessa a livello internazionale, allorché tali informazioni siano pertinenti per le attività dell'agenzia. Articolo 56 Le relazioni sull'esecuzione del bilancio sono presentate in euro. Esse comprendono: a) il conto di risultato dell'esecuzione del bilancio che ricapitola la totalità delle operazioni di bilancio dell'esercizio in entrate e in spese, presentato secondo la stessa struttura del bilancio; b) l'allegato al conto di risultato dell'esecuzione del bilancio, che ne completa e commenta le informazioni. Articolo 57 I conti dell'agenzia sono consolidati con quelli della Commissione o, eventualmente, del FES, secondo la procedura di cui all'articolo 14 del regolamento (CE) n. 58/2003 e conformemente alle seguenti disposizioni: a) il comitato di direzione comunica al contabile della Commissione o del FES e alla Corte dei conti, entro il 1° marzo che segue l'esercizio chiuso, i conti provvisori corredati dalla relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell'esercizio; b) al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sui conti provvisori dell'agenzia, il comitato di direzione approva, sulla base del progetto stabilito dal direttore, i conti definitivi dell'agenzia e li trasmette entro il 1° luglio che segue l'esercizio chiuso, al contabile della Commissione o del FES e alla Corte dei conti, nonché al Parlamento europeo e al Consiglio; c) i conti definitivi dell'agenzia, consolidati con quelli della Commissione o del FES, sono pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea il 31 ottobre che segue l'esercizio chiuso; d) il direttore invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni da essa formulate nel quadro della sua relazione annuale entro e non oltre il 30 settembre. CAPO 2 CONTABILITÀ Articolo 58 1. La contabilità dell'agenzia è il sistema di organizzazione dell'informazione di bilancio e finanziaria che permette di raccogliere, classificare e registrare dati in cifre. La contabilità si compone di una contabilità generale e di una contabilità di bilancio. Le due contabilità sono tenute per anno civile in euro. I dati della contabilità generale e di bilancio sono stabiliti alla chiusura dell'esercizio finanziario in vista della formazione dei conti di cui al capo 1. 2. Il paragrafo 1 non osta alla tenuta di una contabilità analitica da parte dell'ordinatore. Nei casi di agenzie esecutive finanziate sul FES, sono stabilite delle contabilità separate per tener conto del fatto che il loro bilancio di funzionamento è disciplinato dalle disposizioni del presente regolamento finanziario tipo, mentre il loro bilancio operativo è disciplinato dal regolamento finanziario del FES. Articolo 59 Le norme e i metodi contabili, nonché il piano contabile armonizzato utilizzato dall'agenzia sono adottati dal contabile della Commissione, o dal contabile del FES, per analogia con gli articoli 133 del regolamento finanziario generale e 111 del regolamento finanziario del FES. Articolo 60 La contabilità generale riproduce in forma cronologica, secondo il metodo della partita doppia, gli eventi e le operazioni che intervengono nella situazione economica, finanziaria e patrimoniale dell'agenzia. Articolo 61 I movimenti di ciascun conto e i relativi saldi sono iscritti nei libri contabili. Ogni scrittura contabile, comprese le rettifiche contabili, è basata su documenti giustificativi ai quali fa riferimento. Il sistema contabile deve permettere di riprodurre tutte le scritture contabili. Articolo 62 Dopo la chiusura dell'esercizio finanziario e fino alla data del rendiconto definitivo, il contabile dell'agenzia procede alle correzioni che, senza comportare esborsi o incassi a carico dell'esercizio, sono necessarie per una presentazione regolare, fedele e veritiera dei conti. Articolo 63 La contabilità di bilancio permette di seguire in modo dettagliato l'esecuzione del bilancio. La contabilità di bilancio registra tutti gli atti d'esecuzione del bilancio in entrate e in spese previsti al titolo IV. Articolo 64 Il contabile dell'agenzia tiene, conformemente al modello stabilito dal contabile della Commissione o, eventualmente, dal contabile del FES, inventari in numero e in valore di tutte le immobilizzazioni materiali, immateriali e finanziarie che costituiscono il patrimonio dell'agenzia. Il contabile dell'agenzia verifica la concordanza tra le scritture d'inventario e la situazione di fatto. Le vendite di beni mobili sono oggetto di una pubblicità adeguata. TITOLO VII CONTROLLO ESTERNO E DISCARICO Articolo 65 La Corte dei conti assicura il controllo dei conti dell'agenzia, ai sensi dell'articolo 248 del trattato. Il controllo effettuato dalla Corte dei conti è disciplinato dagli articoli da 139 a 144 del regolamento finanziario generale. L'agenzia comunica alla Corte dei conti il bilancio definitivamente adottato. Essa informa quest'ultima, al più presto, di tutte le sue decisioni e di tutte le iniziative prese in esecuzione degli articoli 15, 18, 26 e 31. Articolo 66 Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio, dà atto al direttore dell'esecuzione del bilancio di funzionamento dell'esercizio N entro il 29 aprile dell'anno N+2. La decisione di discarico riguarda i conti della totalità delle entrate e delle spese dell'agenzia, nonché il relativo saldo, e l'attivo e il passivo dell'agenzia descritti nel bilancio finanziario. In vista del discarico, il Parlamento europeo esamina, successivamente al Consiglio, i conti, le relazioni finanziarie e le relazioni sull'esecuzione di bilancio dell'agenzia. Esamina anche la relazione annuale della Corte dei conti, accompagnata dalle risposte del direttore dell'agenzia, nonché le sue relazioni speciali pertinenti, riguardo all'esercizio finanziario interessato e la sua dichiarazione attestante l'affidabilità dei conti, nonché la legittimità e la regolarità delle relative operazioni. Il direttore presenta al Parlamento europeo, su richiesta di quest'ultimo, come previsto all'articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario generale e all'articolo 120 del regolamento finanziario del FES, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l'esercizio in questione. Articolo 67 Il direttore adotta ogni misura utile per dar seguito alle osservazioni che accompagnano la decisione di discarico del Parlamento europeo e ai commenti che accompagnano la raccomandazione di discarico adottata dal Consiglio. Su richiesta del Parlamento europeo o del Consiglio, il direttore riferisce in merito alle misure adottate a seguito di tali osservazioni e commenti. Ne trasmette copia alla Commissione e alla Corte dei conti. TITOLO VIII DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI Articolo 68 I termini di cui all'articolo 57, si applicano per la prima volta in relazione all'esercizio 2005. Per gli esercizi precedenti, i termini fissati sono i seguenti: a) 15 settembre per l'articolo 57, punto b), b) 30 novembre per l'articolo 57, punto c), c) 31 ottobre per l'articolo 57, punto d). Articolo 69 Per le questioni di bilancio di loro rispettiva competenza, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione possono ottenere la comunicazione di qualsiasi informazione e giustificazione pertinente. Articolo 70 Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo a quello della sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea. Fatto a Bruxelles, il ..... 2003 Per la Commissione Membro della Commissione