Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativo all'esercizio 2001, corredata delle risposte dell'Ufficio

(2002/C 326/11)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali (in appresso denominato "l'Ufficio"), conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il bilancio dell'Ufficio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 112 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato il controllo secondo le proprie politiche e norme di audit. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali sull'audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha consentito alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso qui di seguito.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI

Esecuzione del bilancio

5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(3).

6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 8,6 milioni di euro, i corrispondenti impegni a 8 milioni di euro. Gli stanziamenti operativi (titolo III), pari a 4,1 milioni di euro, sono stati impegnati per un importo di 3,8 milioni di euro. I pagamenti a titolo degli stanziamenti dell'esercizio sono ammontati a 4,4 milioni; 3 milioni sono stati riportati all'esercizio successivo e un importo di 1,1 milioni ha dovuto essere annullato. Soltanto il 26 % degli stanziamenti operativi impegnati ha dato luogo a pagamenti nel corso dell'esercizio.

7. Gli stanziamenti riportati al 2002 ammontano a 3 milioni di euro. Si tratta essenzialmente di stanziamenti operativi (2,9 milioni), per i quali l'entità dei riporti aumenta di anno in anno(4). La Corte ribadisce quanto già raccomandato nella relazione annuale 2000(5) riguardo alla necessità di verificare se il regolamento finanziario applicabile sia adeguato alle specificità dell'Ufficio.

Rendiconto finanziario

8. Il conto di gestione e il bilancio pubblicati dall'Ufficio nella relazione sulle attività dell'esercizio 2001 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3. Il bilancio al 31 dicembre 2001 presenta un saldo dell'esercizio di 11028828 euro. Si tratta del fondo di riserva previsto all'articolo 6, paragrafo d.2, del regolamento finanziario dell'Ufficio. Nella contabilità generale dell'Ufficio, gli importi del fondo di riserva sono stati debitamente registrati sul conto "Riserva legale" e dovrebbero figurare nello stesso conto nel bilancio finanziario.

9. Il sistema di contabilità generale utilizzato dall'Ufficio fino alla fine del 2001 presentava alcune carenze e non rispondeva più alle necessità della gestione. All'inizio del 2002 è stato introdotto un nuovo sistema. L'apertura dei conti nel nuovo sistema contabile è stata effettuata unicamente a partire dai saldi dei conti generali data l'impossibilità di utilizzare i conti ausiliari; in tal modo, i saldi ausiliari per i conti "Clienti" e "Fornitori" non forniscono dettagli circa i saldi iscritti in bilancio. Particolare attenzione va prestata all'identificazione dei saldi dei clienti e dei fornitori, aspetto sul quale il sistema precedente presentava lacune rilevanti.

10. Nella relazione annuale sul rendiconto finanziario dell'Ufficio(6) per l'esercizio 2000, la Corte aveva sottolineato le carenze del sistema per la gestione dell'inventario. Occorre migliorare il coordinamento tra il servizio responsabile della tenuta dell'inventario ed il servizio della contabilità, al fine di evitare divari tra i valori iscritti in bilancio e quelli riportati negli elenchi di inventario. Nel 2001, l'Ufficio ha applicato le norme in materia di ammortamenti adottate dalla Commissione nel dicembre 2000(7).

11. Per la maggior parte delle operazioni dell'Ufficio (riscossione di tasse e pagamento di spese) viene utilizzato un conto bancario. Anche gli importi della riserva sono depositati su questo conto corrente, remunerato al tasso di rifinanziamento della Banca centrale europea ridotto dello 0,25 %. Il saldo medio mensile di questo conto è stato, nel 2001, di oltre 11 milioni di euro. L'Ufficio dovrebbe rivedere la propria gestione della tesoreria per accrescere la redditività dei propri fondi. Nello stesso spirito, dovrebbe provvedere alla chiusura di un altro conto bancario, che è praticamente inutilizzato(8).

12. L'Ufficio dispone di una cassa di anticipi prevista all'articolo 45 del proprio regolamento finanziario e all'articolo 71 delle relative modalità d'attuazione. Da un controllo della cassa di anticipi(9) è emerso che l'importo di quest'ultima superava il massimale di 75000 euro stabilito dalla decisione del 10 maggio 2001 relativa alla sua costituzione. Inoltre, talune spese non erano sempre comprovate da documenti giustificativi. Come previsto all'articolo 79 delle modalità d'attuazione del regolamento finanziario dell'Ufficio, il contabile dovrebbe sistematicamente procedere a controlli senza preavviso della cassa.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

13. Presso la sede dell'Ufficio sono stati effettuati lavori di ristrutturazione e di risistemazione, iniziati nel 1999 e fisicamente ultimati nel settembre 2000. Per una parte dei lavori relativi all'impianto elettrico non esisteva un impegno(10) e gli stanziamenti ancora disponibili sulla corrispondente linea di bilancio(11) non erano sufficienti per onorare gli obblighi assunti dall'Ufficio.

14. Il consiglio di amministrazione dell'Ufficio si è riunito a Lisbona il 20 e il 21 settembre 2001. L'impegno(12) relativo al rimborso delle spese di missione e di soggiorno dei membri del consiglio di amministrazione è stato emesso il 23 ottobre 2001, cioè un mese dopo la riunione, sulla base delle spese già sostenute. Questa prassi è contraria alle disposizioni del regolamento finanziario e potrebbe rivelarsi particolarmente critica alla fine dell'esercizio.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 27.

(2) In applicazione dell'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Ufficio relativi all'esercizio finanziario 2001 sono stati compilati il 5 aprile 2002 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 10 aprile 2002. Il riepilogo del rendiconto finanziario è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state elaborate in base ai valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dar luogo a differenze minime nei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo, mentre 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(4) 1,7 milioni di euro nel 2000 e 1,5 milioni di euro nel 1999.

(5) GU C 372 del 28.12.2001, paragrafo 8.

(6) GU C 372 del 28.12.2001, paragrafo 10.

(7) Regolamento (CE) n. 2909 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

(8) Il conto presenta un saldo medio di 970000 euro e, nel 2001, è servito soltanto per una dozzina di operazioni.

(9) Controllo svolto nell'ottobre 2001.

(10) Importo non coperto: 11933 euro.

(11) Linea di bilancio 2040.

(12) Impegno n. CPV 3157.

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

i totali possono comportare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nel rendiconto finanziario dell'Ufficio.

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB:

i totali possono comportare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nel rendiconto finanziario dell'Ufficio.

Tabella 3

Bilanci finanziari al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB:

itotali possono comportare divari dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Ufficio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nel rendiconto finanziario dell'Ufficio.

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Risposte dell'Ufficio

5 e 6. Nessuna osservazione.

7. Il regolamento finanziario dell'Ufficio dev'essere rivisto al fine di adattarlo alle modifiche apportate al nuovo regolamento della Commissione, adottato di recente dal Consiglio. L'Ufficio coglierà l'occasione per introdurre la possibilità di utilizzare stanziamenti dissociati e consentire in questo modo una migliore gestione dei riporti di stanziamenti operativi.

8. L'Ufficio prende atto dell'osservazione e ne terrà conto a partire dalla prossima edizione dei conti annuali.

9. Il precedente sistema di contabilità generale è stato sostituito fin dall'inizio del nuovo esercizio contabile 2002 da un prodotto di gran lunga più affidabile, il software EXACT, utilizzato altresì da altri organismi decentrati. I conti "Clienti" e "Fornitori" hanno formato oggetto di un'analisi approfondita in merito ai movimenti degli ultimi tre esercizi, i cui risultati saranno comunicati in futuro alla Corte.

10. L'Ufficio prende atto dell'osservazione della Corte e adatterà di conseguenza i propri metodi di lavoro.

11. L'Ufficio si propone di riutilizzare il conto che la Corte suggerisce di chiudere in quanto esso offre attualmente condizioni più favorevoli dell'altro conto citato dalla Corte.

12. Dopo la decisione del 10 maggio 2001 recante modifica del massimale della cassa di anticipi, ci sono voluti alcuni mesi per regolarizzare l'importo a causa di ritardi nelle procedure amministrative.

13. L'Ufficio condivide le osservazioni formulate dalla Corte in tale paragrafo.

14. Riguardo agli esperti o ai membri del consiglio di amministrazione, è estremamente difficile calcolare con precisione, prima della riunione, il numero di partecipanti e il costo dei viaggi. A partire da ora, l'Ufficio intende tuttavia porre in essere un sistema d'impegno forfetario o provvisorio, basato sui dati raccolti in passato (stima del numero di partecipanti, calcolo delle indennità giornaliere e stima del costo dei viaggi), con un margine di sicurezza del 5-10 %. Gli adeguamenti necessari saranno effettuati al momento del calcolo dei conti finali dopo le riunioni.