[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 21.12.2005

COM(2005) 668 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

RELAZIONE DI AVANZAMENTO DELLA RIFORMA DELLA COMMISSIONE OLTRE IL MANDATO DI RIFORMA

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

RELAZIONE DI AVANZAMENTO DELLA RIFORMA DELLA COMMISSIONE OLTRE IL MANDATO DI RIFORMA

1. INTRODUZIONE

Nel 2000 la Commissione ha avviato un progetto di riforma amministrativa senza precedenti che prendeva spunto da precedenti iniziative di modernizzazione. Durante il suo mandato la Commissione ha posto le basi per la più radicale trasformazione amministrativa attuata dalla sua creazione, con l’obiettivo di riformare i metodi di lavoro, i sistemi di gestione finanziaria e la politica del personale. Sono state adottate misure in quattro settori, ossia i “pilastri” della riforma: i) creazione di una cultura fondata sul servizio e sull’efficienza; ii) pianificazione e programmazione strategica; iii) politica del personale; iv) gestione e controllo finanziari. Queste misure poggiavano su cinque principi fondamentali: indipendenza, responsabilità, senso del dovere, efficienza e trasparenza.

In base al mandato, la riforma avrebbe dovuto dotare la Commissione di nuovi strumenti amministrativi e gestionali per far fronte all’espansione del suo ruolo e delle sue competenze all’interno dell’Unione europea e per adeguarsi ad un mutato contesto internazionale. La riforma ha affrontato molti dei problemi e delle lacune che non avevano ancora trovato una soluzione, come evidenziato nelle relazioni e negli studi effettuati sia all’interno che all’esterno della Commissione. Dal momento che la sua credibilità nei confronti degli interlocutori esterni e dell’opinione pubblica in generale risultava duramente compromessa, la Commissione ha sentito la necessità urgente di riconcentrarsi sulle sue principali attività e sui suoi obiettivi politici. Per ovviare alle debolezze riscontrate era necessario introdurre un nuovo e più sano sistema di gestione finanziaria, di controllo e di audit. Le competenze del personale potevano essere utilizzate al meglio solo se veniva attuata una moderna politica del personale, mentre per far fronte alle esigenze sia degli interlocutori esterni che del personale si imponeva una cultura maggiormente improntata al servizio.

Questi settori chiave della riforma hanno portato ad un radicale cambiamento nel funzionamento della Commissione, la quale si è trasformata da una burocrazia centralizzata di stampo tradizionale istituita per affrontare i problemi e le responsabilità del passato in un’organizzazione gestionale fondata sul risultato e orientata ad affrontare le sfide presenti e future. La Commissione si appresta a consolidare e a perfezionare gli strumenti di riforma a disposizione, procedendo alla loro semplificazione conformemente ad un approccio orientato al servizio e con la flessibilità necessaria per migliorare la loro efficienza e efficacia.

La presente relazione, che riguarda il periodo dal febbraio 2004 ad oggi, risponde alla specifica richiesta formulata dal Parlamento europeo nella sua risoluzione sul programma legislativo e di lavoro della Commissione per il 2005[1] di un resoconto sullo stato di attuazione della riforma. La Commissione coglie l’occasione per valutare i progressi compiuti e presentare le sue prospettive di sviluppo nei settori della programmazione strategica, della gestione delle risorse finanziarie e umane e dei metodi di lavoro nel corso del suo mandato.

2. ANALISI DEI PROGRESSI COMPIUTI

Nel periodo di cui nella presente relazione sono state completate tutte le misure legate alla riforma previste nel Libro bianco della Commissione sulla riforma. L’obiettivo di fondo della riforma era di introdurre una nuova cultura fondata sul servizio per consentire alla Commissione di concentrarsi sulle attività e sugli obiettivi politici principali e di attuare quindi le politiche in modo più efficace ed efficiente.

Al fine di rafforzare la trasparenza e l’efficienza delle attività della Commissione, è stato attuato un ciclo di pianificazione e programmazione strategica (PPS), il quale include i processi di pianificazione e di bilancio. Il presente ciclo rientra nella gestione basata sulle attività ( Activity-Based Management - ABM ) che è uno dei cardini del sistema integrato di gestione del rendimento della Commissione.

La gestione delle risorse umane ha ricevuto un notevole impulso con l’adozione del nuovo statuto, il quale ha istituito, tra l’altro, un sistema di carriera lineare inteso ad accrescere la motivazione del personale e a promuovere la meritocrazia. Oltre a garantire la stabilità durante la fase dell’allargamento, la Commissione ha ottenuto una transizione agevole verso il nuovo statuto, entrato in vigore il 1° maggio 2004.

Il sistema di gestione finanziaria è stato ammodernato grazie all’ampliamento delle responsabilità, nonché l’obbligo di rendere conto, degli ordinatori. L’introduzione della contabilità per competenza a decorrere dal gennaio 2005 è stata una tappa importante di questo processo di modernizzazione. Inoltre, per promuovere l’efficienza e l’efficacia nell’uso delle risorse comunitarie, sono stati sviluppati controlli interni e audit. Grazie all’integrazione di questi strumenti nella gestione quotidiana delle direzioni generali e dei servizi della Commissione, quest’ultima è entrata in una fase di ulteriore consolidamento.

Creazione di una cultura fondata sul servizio e sull’efficienza

Trasparenza e relazioni con il pubblico

La riforma ha comportato notevoli miglioramenti nella trasparenza ed efficienza delle relazioni della Commissione con il pubblico. Il codice di buona condotta amministrativa ha introdotto norme volte a garantire al pubblico un servizio di alta qualità, le quali prevedono ad esempio il diritto di ogni individuo di ottenere che i dati che lo riguardano siano trattati secondo i principi di imparzialità e lealtà ed entro termini ragionevoli. La trasparenza sui lavori della Commissione è stata promossa con varie misure, ad esempio con la creazione di un sito web contenente informazioni sulla pianificazione strategica della Commissione, sulle attività quotidiane e sui risultati conseguiti[2].

Il numero di richieste di accesso ai documenti della Commissione ha continuato a crescere rapidamente (più del 70% tra il 2003 e il 2004), mentre la percentuale di risposte positive è rimasta stabile a circa due terzi. Il numero di consultazioni del sito “Trasparenza e accesso ai documenti” è triplicato nel 2004 rispetto all’anno precedente. Il 30 gennaio 2004 la Commissione ha adottato una relazione sull’attuazione dei principi di cui nel regolamento relativo all’accesso del pubblico ai documenti[3], la quale ha concluso che gli obiettivi del regolamento erano stati conseguiti.

Governance e migliore regolamentazione

La riforma amministrativa ha contribuito all’obiettivo di migliorare la governance europea. In particolare, le modifiche previste dal piano d’azione della Commissione del giugno 2002 sulla migliore regolamentazione, che prevedevano, ad esempio, l’introduzione di principi e standard minimi per la consultazione del pubblico nonché orientamenti per il ricorso ad esperti, sono state concretizzate e vengono progressivamente integrate nei metodi di lavoro della Commissione[4]. Ad esempio, il sito web “La vostra voce in Europa” [5] prevede che i cittadini possano partecipare alla definizione interattiva delle politiche, contribuendo ai dibattiti su questioni politiche emergenti o rispondendo alle consultazioni pubbliche. Inoltre, la Commissione Prodi ha introdotto misure per migliorare la gestione delle procedure di infrazione per mancata applicazione del diritto comunitario, le quali, a loro volta, consentiranno alla Commissione di adempiere agli impegni assunti nell’accordo interistituzionale “Legiferare meglio”, firmato nel dicembre 2003.

Per garantire che le sue proposte soddisfino i più alti requisiti di qualità e siano sviluppate sulla base di un’attenta analisi dei loro potenziali effetti, la Commissione Barroso ha posto nuovamente l’accento sulla valutazione d’impatto delle principali proposte legislative e di politica all’interno del suo programma di lavoro annuale, in particolare per quanto riguarda la valutazione dei principali impatti economici. Le valutazioni d’impatto e le consultazioni pubbliche potenzieranno ulteriormente la qualità delle proposte (e quindi la velocità con la quale queste possono essere adottate dal Consiglio e dal Parlamento europeo)[6]. L’attuazione del programma di lavoro è notevolmente migliorata, passando dal 50% all’inizio dello scorso mandato al 70% nel 2004. Per il 2005 la Commissione prevede un’attuazione del programma di lavoro pari al 90%.

Un approccio modificato di valutazione d'impatto è stato introdotto nel documento di lavoro della Commissione dell’ottobre 2004 Impact Assessment: Next Steps in support of Competitiveness and Sustainable Development (Valutazione d’impatto: prossime tappe – A sostegno della competitività e dello sviluppo sostenibile)[7], per essere ulteriormente consolidato nella comunicazione del marzo 2005 su una migliore regolamentazione per la crescita e l’occupazione nell’Unione europea[8]. Dopo essere stati modificati e adottati dalla Commissione nel giugno 2005[9], gli orientamenti interni della Commissione sulla valutazione d’impatto forniscono una chiara indicazione su come, ad esempio, tener conto dei principi di sussidiarietà e di proporzionalità nonché su come valutare l’impatto in termini economici e di competitività. Tali orientamenti sottolineano inoltre la necessità di esaminare una varietà di opzioni politiche al fine di migliorare le condizioni non solo per le imprese ma anche per i singoli cittadini.

Come annunciato nella comunicazione di marzo su una migliore regolamentazione per la crescita e l’occupazione, a settembre la Commissione ha presentato i risultati dello screening delle proposte legislative in sospeso, annunciando l'intenzione di ritirare 68 proposte. Nell’ottobre 2005, è stata presentata una nuova fase del programma di semplificazione legislativa, basata sui risultati della consultazione delle parti interessate e su un approccio più settoriale. Il 1° giugno 2005 è stata lanciata una consultazione pubblica su Internet e, oltre a ciò, gli Stati membri e le principali parti interessate sono stati invitati a contribuire all’iniziativa con proposte di semplificazione volte a migliorare il contesto in cui operano le imprese e la competitività.

A seguito della presentazione, nel marzo 2005, di un documento di lavoro della Commissione sui costi amministrativi e di una fase pilota nel periodo aprile-settembre 2005, la Commissione ha presentato la sua posizione relativa a un metodo comune per la valutazione dei costi amministrativi imposti dalle istituzioni dell’UE nell’ambito della valutazione dell’impatto delle iniziative legislative dell’UE.

Semplificazione delle procedure e dei metodi di lavoro

La semplificazione delle procedure e dei metodi di lavoro è un tema costante della riforma ed è stata sviluppata oltre quanto previsto nel Libro bianco. È stato varato con successo un piano d’azione intermedio[10] contenente azioni di semplificazione del processo decisionale e nel 2003 è stata effettuata un’ampia revisione del manuale delle procedure operative della Commissione. L’intera documentazione relativa alla semplificazione è messa a disposizione del personale della Commissione su un sito web interno, il quale costituisce peraltro uno strumento per esprimere eventuali riscontri e suggerimenti.

In linea con il piano d’azione dell’Unione “e-Europa”, nel 2001 è stato varato il piano d’azione “e-Commissione” volto a ammodernare le procedure amministrative interne della Commissione, a migliorare la comunicazione tra la Commissione e i suoi partner esterni e a sviluppare i servizi che la Commissione offre al pubblico e alle imprese. Sono già state avviate una serie di iniziative per attuare soluzioni web di punta nel settore delle risorse umane e del controllo finanziario. La politica della Commissione per la gestione dei documenti è stata modificata da un’iniziativa di grande rilievo definita e-DOMEC[11]. Le tecnologie digitali consentono alla Commissione di scambiare informazioni in modo più efficace, trasformando radicalmente i suoi metodi di comunicazione con i diversi gruppi della società civile e i suoi partner istituzionali. Nell’ottobre 2004 la Commissione ha completato il suo piano d’azione sull’“ e-Commissione con comunicazioni in materia di governance informatica e di interoperabilità.

Metodi di lavoro dei membri della Commissione

Nel dicembre 2004 i membri della Commissione si sono concordati su una serie di nuovi metodi di lavoro interni volti a migliorare il coordinamento e la preparazione dei lavori[12]. Tra gli strumenti previsti, ai fini del coordinamento interno, vi è un maggiore ricorso ai gruppi di commissari. I nuovi metodi di lavoro si rispecchiano nel regolamento interno riveduto della Commissione.

Esternalizzazione e servizi amministrativi della Commissione

Nel quadro del Libro bianco sulla riforma, la Commissione ha introdotto una politica di esternalizzazione dei compiti di attuazione di taluni programmi nei confronti di agenzie esecutive, al fine di concentrare le risorse di personale della Commissione sui suoi compiti principali e di conseguire più efficacemente gli obiettivi dei programmi comunitari. Sono state istituite tre agenzie esecutive, che dovrebbero diventare pienamente operative entro la fine del 2005/l’inizio del 2006[13], mentre i preparativi per l’istituzione di due altre agenzie esecutive[14] sono già a buon punto.

Nel 2004 i tre uffici amministrativi (PMO, OIB e OIL) hanno completato il loro secondo anno di attività, passando da una fase di transizione a una fase di consolidamento. I loro consigli di amministrazione hanno concluso che sono ancora ampiamente validi i motivi che hanno portato alla creazione di tali uffici. Questi hanno attuato con successo i loro piani di gestione; nel 2005, l’uso di indicatori di risultato consentirà di effettuare una valutazione più concreta delle loro attività. In alcuni settori specifici occorrerà chiarire la ripartizione dei compiti tra gli uffici e la DG ADMIN.

Pianificazione e programmazione strategica

Analogamente ad altri sistemi di gestione del rendimento, il ciclo di pianificazione e programmazione strategica della Commissione parte da una determinazione della strategia e da obiettivi di alto livello, seguiti dall’assegnazione delle risorse e dalla pianificazione operativa, per giungere poi alla fase di attuazione e di monitoraggio, alle relazioni ex post e a un ciclo di miglioramento continuo garantito, in particolare, dalla valutazione e dall’audit. Il ciclo di pianificazione e programmazione strategica mette al centro del processo decisionale, e quindi dell’assegnazione delle risorse, le priorità politiche. Mentre la strategia politica annuale per il 2005 definisce le priorità politiche e le corrispondenti esigenze in termini di risorse, il progetto preliminare di bilancio presenta una richiesta più dettagliata di risorse sulla base delle informazioni sul rendimento per attività.

Gli strumenti derivanti dalla gestione basata sulle attività (ABM) fanno parte integrante dei metodi di lavoro della Commissione e vengono utilizzati per comunicare con le altre istituzioni. La direzione è tenuta a concentrarsi sulla realizzazione di obiettivi prioritari, a fissare azioni pertinenti e a riferire sul rendimento. Tuttavia, resta ancora molto da fare per ampliare l’influenza degli strumenti sulla politica, ad esempio, prevedendo un uso sistematico delle informazioni sul rendimento (obiettivi misurati sulla base di indicatori) al fine di migliorare la gestione quotidiana delle attività. Una maggiore partecipazione politica in questo settore consentirebbe alla Commissione di fare pienamente ricorso al suo sistema di gestione del rendimento.

All’inizio dell’autunno 2004, l’autorità di bilancio ha fornito alla Commissione un riscontro sulle informazioni relative al rendimento utilizzate per giustificare il progetto preliminare di bilancio in una relazione della presidenza del Consiglio[15] nonché un documento di lavoro del Parlamento europeo[16]. Nonostante gli sforzi dimostrati dalla Commissione per tener conto delle raccomandazioni, l’uso delle informazioni sul rendimento da parte dell’autorità di bilancio resta limitato, per cui la riforma ha avuto un impatto trascurabile sulla procedura di bilancio vera e propria.

La relazione di sintesi del 2004 [17], adottata nel giugno 2005, ha consentito alla Commissione di fare il punto della gestione interna delle direzioni generali e dei servizi. Anche se in teoria le informazioni in proposito sono disponibili nelle relazioni annuali di attività, nelle valutazioni ex post e in altre relazioni obbligatorie, le relazioni esterne sui risultati politici potrebbero essere ulteriormente migliorate per offrire una panoramica dei risultati delle iniziative prioritarie.

Obiettivi strategici 2005-2009

Nel gennaio 2005 la Commissione ha presentato i suoi obiettivi strategici per il periodo 2005-2009 [18] e il programma di lavoro per il 2005 [19] . In sintesi, gli obiettivi strategici prevedevano la prosperità - particolarmente importante alla luce del nesso con gli obiettivi di “crescita e occupazione” fissati dalla strategia di Lisbona -, la solidarietà in un’Unione allargata e la sicurezza, nonché una proiezione di tali obiettivi all’esterno dell’Unione.

Al momento di presentare gli obiettivi strategici pluriennali e il programma di lavoro, il Presidente Barroso ha sottolineato l’ambizione della presente Commissione di collaborare ancora più strettamente con il Parlamento e il Consiglio per conseguire gli obiettivi comuni. È questa ambizione che ha ispirato la revisione dell’ accordo quadro tra la Commissione e il Parlamento, la quale insiste sul dialogo periodico bilaterale ai più alti livelli. Il Presidente Barroso ha inoltre posto l’accento sulla comunicazione, sulla necessità di ascoltare i cittadini e di lavorare per essi e con essi.

Politica del personale

Il nuovo statuto, ultimo ambito legislativo fondamentale della riforma, è stato ufficialmente adottato il 22 marzo 2004 ed è entrato in vigore il 1° maggio 2004. Questa data ha segnato la conclusione di una lunga e difficile “fase di riorganizzazione” nel corso della quale è stato introdotto il quadro normativo necessario per la riforma interna. Lo statuto è stato completato dall’adozione delle disposizioni di attuazione relative alla responsabilità individuale del personale, all’incompetenza professionale e al personale contrattuale e temporaneo. La graduale eliminazione del personale ausiliario è iniziata nel 2004 e, nel giugno 2005, l’EPSO ha indetto un concorso per personale a contratto al fine di istituire una banca dati. Inoltre, a seguito della conclusione di un regime “ad hoc” per la cessazione dal servizio (dégagement) e della conclusione dei preparativi per l’allargamento, è stato effettuato un esercizio di riassegnazione delle risorse umane alle direzioni generali e ai servizi che ne avevano maggiormente bisogno.

Nel 2005 è stato portato a termine il terzo esercizio completo del nuovo sistema di valutazione del personale. Tuttavia, trattandosi ancora di una questione sensibile per il personale, nel marzo 2004 è stata avviata una valutazione esterna approfondita del sistema, il cui obiettivo era quello di rafforzare maggiormente il legame tra il merito e la promozione e differenziare l’avanzamento di carriera, affrontando nel contempo questioni di trasparenza.

Gli orientamenti sulla mobilità hanno notevolmente migliorato la gestione di quest’ultima all’interno della Commissione e, attraverso la diffusione di buone pratiche, verrà realizzato un sistema di gestione delle carriere tramite il quale la Commissione potrà garantire che “la persona giusta si trovi al posto giusto al momento giusto”, ai fini di una maggiore efficienza ed efficacia. Mentre l’esperienza in materia di mobilità è stata globalmente positiva, la mobilità obbligatoria per i posti sensibili ha comportato alcuni svantaggi, quali la mancanza di competenze e di conoscenze istituzionali, i quali dovranno essere affrontati.

La formazione ha continuato a svolgere un ruolo di spicco all’interno della politica della Commissione in materia di risorse umane. Globalmente, il numero medio di giorni di formazione per funzionario nel 2004 è stato pari a 9,1, ossia un significativo incremento rispetto ai 6,9 giorni del 2001. Il bilancio generale per la formazione, che è aumentato costantemente nel 2002 e 2003 dopo un notevole incremento del 63,6% nel 2001, è ulteriormente aumentato del 37% nel 2004. L’istituzione nel gennaio 2005 della Scuola europea di amministrazione dovrebbe ulteriormente consolidare la formazione all’interno delle istituzioni.

Una valutazione sulla formazione e sullo sviluppo del personale direttivo nella Commissione ha concluso che la formazione offerta dall’unità centrale di formazione è ampia e molto apprezzata dai partecipanti. Entro la fine del 2004 circa 800 dirigenti hanno completato il programma di formazione per il personale direttivo di livello medio. Verso la fine del 2004 è stato sviluppato e introdotto un programma di follow-up, incentrato sull’apprendimento attivo. Nel 2004 sono stati avviati i lavori intesi a sviluppare un programma destinato al personale direttivo superiore oltre a un programma di perfezionamento per lo stesso (Leadership) .

Nel 2004 e 2005 la Commissione ha adottato tre comunicazioni relative all’assunzione di personale originario dei nuovi Stati membri a tutti i livelli[20], le quali precisavano la metodologia e le procedure applicabili all’assunzione del personale direttivo superiore e fissavano i principi generali da applicare durante un periodo di transizione. Tali comunicazioni fissavano inoltre obiettivi sia di tipo generale che attinenti all’assunzione del personale direttivo intermedio per le direzioni generali e i servizi della Commissione nel 2004 e 2005. Mentre gli obiettivi riguardanti il personale sono stati fondamentalmente conseguiti, si sono riscontrati ritardi nell’assunzione del personale direttivo, in particolare di livello intermedio, aspetto che viene pertanto sorvegliato da vicino.

La Commissione ha adottato il Quarto programma d'azione comunitario a medio termine per le pari opportunità per le donne e gli uomini nella Commissione , destinato a sostenere la politica della Commissione per le pari opportunità tra i sessi, il quale propone anche una serie di misure sulla base dei principali risultati di una valutazione esterna ultimata alla fine del 2003. Queste azioni hanno contribuito al raggiungimento degli obiettivi in termini di assunzioni e nomine di donne che la Commissione aveva fissato per il 2005.

Audit, gestione e controllo finanziari

Principali iniziative in materia di controllo interno

Le relazioni annuali di attività presentate dalle direzioni generali e dai servizi della Commissione per il 2004 mostrano un quadro globalmente soddisfacente della situazione in materia di gestione e controllo. Le “riserve”[21] incluse nelle relazioni di attività indicano che la maggior parte dei problemi di fondo sono ricorrenti e saranno risolti a medio termine. La relazione di sintesi[22] adottata dalla Commissione nel giugno 2005 prende atto di questa situazione, proponendo azioni per ampliare la responsabilità, la capacità di monitoraggio e la responsabilità della stessa Commissione, tra le quali il “Percorso verso un quadro di controllo interno integrato” e un metodo di gestione del rischio esteso a tutta la Commissione (esposto qui di seguito).

A seguito degli eventi riguardanti Eurostat, il codice di condotta dei commissari del 2004[23] ha introdotto una disposizione tuttora in vigore secondo la quale ogni commissario deve essere informato almeno ogni sei mesi sulle difficoltà e i rischi connessi alla gestione finanziaria, sull’efficacia del controllo interno e dell’audit nonché sulle questioni sollevate dagli organi di controllo o dall’autorità di discarico.

A partire dal 2004 si è spostato l’accento dalla valutazione del rispetto dei regolamenti e delle procedure all’analisi dell’efficacia del controllo interno[24], e ciò sulla base dei principali obiettivi di controllo. Sono stati organizzati inoltre corsi di formazione al fine di migliorare il senso di responsabilità sia nel controllo interno che nella gestione del rischio.

Riguardo alla gestione del rischio, nel 2004 sono stati compiuti i primi passi verso un approccio comune per tutta la Commissione: per sette direzioni generali è stato proposto un progetto di quadro pilota da utilizzare come base per la valutazione dei principali rischi e la definizione dei relativi piani d’azione in occasione dell’elaborazione del piano di gestione annuale per il 2005. Da allora un comitato direttivo interservizi ha seguito lo sviluppo di un’impostazione comune, adottata dalla Commissione nell’ottobre 2005.

A seguito della sintesi delle relazioni annuali di attività per il 2002, è stata istituita una nuova rete di controllo ex-post per definire orientamenti e diffondere le migliori pratiche tra le direzioni generali e i servizi della Commissione[25]: uno degli obiettivi della rete è concordare una terminologia e una tipologia di errori comuni.

Come indicato nella valutazione globalmente positiva che la Corte dei conti ha fatto nel settembre 2005 del quadro di valutazione della Commissione, le direzioni generali e i servizi della Commissione hanno continuato ad espandersi e a migliorare le loro attività di valutazione, concentrandosi sempre più su attività (es. politiche o temi orizzontali) che esulano dal campo tradizionale dei programmi di spesa. Sono stati compiuti notevoli progressi nel settore della valutazione ex-ante, in particolare in quei settori in cui questo tipo di valutazioni era stato associato a una valutazione d’impatto. A livello centrale, è stata data una maggiore importanza alla produzione di documenti estremamente sintetici sui punti essenziali della valutazione, in modo da promuovere l’uso di questo tipo di dati.

Nel 2005 la Commissione ha adottato il percorso verso un quadro di controllo interno integrato[26] e ha elaborato la relazione, ad esso connessa, sulla valutazione delle carenze[27] che erano state riscontrate tra il quadro di controllo interno nella Commissione e i principi di controllo indicati nella proposta della Corte dei conti di introdurre un quadro di controllo interno comunitario (parere n. 2/2004). L’obiettivo di questi documenti è porre le premesse per l’introduzione di disposizioni contabili più chiare e di una maggiore affidabilità per l’esecuzione del bilancio comunitario. In secondo luogo, essi intendono dimostrare più chiaramente il sano funzionamento dei processi in questione all’autorità di discarico e alla Corte dei conti europea, nel quadro della dichiarazione annuale di affidabilità che la Corte presenta circa la legalità e la regolarità delle operazioni sottostanti. Ciò richiederà la partecipazione attiva degli Stati membri nell’ambito della gestione condivisa.

Principali iniziative in materia di gestione finanziaria e di contabilità

Nel 2004 sono stati compiuti i preparativi per il passaggio alla contabilità per competenza a decorrere dal 1° gennaio 2005. Il nuovo sistema contabile è conforme ai principi contabili internazionali del settore pubblico, elaborati dalla Federazione internazionale dei contabili (International Federation of Accountants - IFAC), e potrebbe far sì che la Commissione svolga un ruolo di primo piano nel settore. La Commissione ha dovuto, in questo contesto, adoperarsi ad ogni livello, in particolare nel settore dei sistemi di informazione e della formazione nonché in quello della registrazione delle persone giuridiche, della fatturazione, delle immobilizzazioni, del prefinanziamento e delle garanzie per i contratti attuali o precedenti. Nonostante diverse difficoltà pratiche che devono ancora essere risolte, l'ammodernamento del sistema di contabilità e i relativi sviluppi comporteranno notevoli benefici, tra cui la possibilità di controllare la concentrazione dei fondi comunitari con determinati contraenti, di rilevare l’esposizione ai rischi connessi alle garanzie, di controllare il prefinanziamento e di seguire meglio le scadenze di pagamento e, infine, di redigere rendiconti finanziari più affidabili. Anche la sicurezza dei dati e le regole di accesso hanno costituito un obiettivo prioritario durante l’intero progetto. Tra gli altri vantaggi, a partire dal 2005 i dati contabili, in particolare quelli sullo stato patrimoniale, saranno disponibili tramite un sistema integrato. L’insieme di queste azioni rappresenta un passo decisivo per rispondere alle preoccupazioni sollevate dalla Corte dei conti europea nel corso degli anni.

Il 3 maggio 2005 la Commissione ha adottato una proposta di revisione del regolamento finanziario, la quale mira in particolare a chiarire ulteriormente i modi di gestione e a ottenere un buon rapporto costi/benefici nei controlli. La proposta sottolinea la responsabilità degli ordinatori nazionali di istituire controlli interni adeguati, in grado di affrontare i rischi legati, in particolare, agli appalti o alle sovvenzioni. La proposta prevede inoltre che il contabile sia tenuto a convalidare i conti definitivi, dichiarando che sono stati elaborati in conformità delle disposizioni sulla presentazione dei conti nonché dei principi, norme e metodi contabili.

Nel luglio 2005 la Commissione ha adottato una prima modifica delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario[28], la quale prevede, in sintesi, il recepimento della nuova direttiva sugli appalti pubblici e lo sviluppo di una reazione preliminare ai problemi di gestione sollevati dalle unità finanziarie per i contratti e le sovvenzioni d’importo modesto. Essa affronta, inoltre, le conclusioni sugli importi forfettari raggiunte in base alla sintesi delle relazioni annuali di attività per il 2002. Tale modifica mira, quindi, ad un miglior equilibrio tra i costi e i benefici dei controlli.

Principali iniziative in materia di audit interno

Nel 2004 il servizio di audit interno (SAI) ha effettuato una serie di audit approfonditi, valutazioni dei rischi e esami documentali presso le direzioni generali e i servizi della Commissione, in conformità di una delle azioni specifiche previste dal Libro bianco sulla riforma. Oltre all’obiettivo immediato di fornire alle direzioni generali e ai servizi in questione una valutazione di audit indipendente e alla Commissione stessa un primo riscontro globale dall’inizio della riforma, gli audit in questione hanno consentito al SAI di disporre di una base necessaria per sviluppare un proprio sistema di audit basato sulla valutazione dei rischi, in conformità con le norme e pratiche professionali in vigore.

Oltre ai miglioramenti nell’attuazione delle norme di controllo interno, nell’affidabilità dei circuiti finanziari a seguito dell’attuazione del nuovo regolamento finanziario e negli strumenti di pianificazione e di controllo del rendimento (ABM), il SAI ha constatato l’introduzione di un sistema moderno di contabilità e di informazione finanziaria basato su principi contabili internazionali. Il SAI ha sottolineato inoltre la necessità di prestare maggiore attenzione all’efficacia nell’attuazione delle norme di controllo interno e dei piani annuali di gestione, di introdurre un sistema di gestione del rischio a livello di tutta la Commissione e di migliorare il controllo, la sorveglianza e il monitoraggio dell’applicazione delle procedure interne e della gestione finanziaria.

Il nuovo comitato di controllo degli audit (CCA), presieduto dal vicepresidente Kallas, ha avviato i suoi lavori alla fine del 2004. Il suo mandato è stato ampliato all’esame dei lavori delle unità di audit interno (Internal Audit Capability - IAC). Il CCA tratterà anche di questioni relative alla procedura di discarico.

Nella relazione sullo stato di avanzamento della riforma del gennaio 2004, la Commissione ha chiesto al SAI di riferire due volte all’anno sui principali risultati di audit delle unità di audit interno. Sono state elaborate finora due relazioni, le quali attirano l’attenzione della Commissione su una serie di rischi fondamentali per le direzioni generali e i servizi della Commissione.

Il rapporto di lavoro tra il SAI e le unità di audit interno delle direzioni generali e dei servizi della Commissione si è notevolmente sviluppato. Il revisore interno presiede una rete di revisori interni della Commissione incaricata di facilitare lo scambio di informazioni, comprese quelle relative alla programmazione dell’audit, e si sforza di armonizzare le metodologie e la presentazione delle relazioni. I meccanismi di valutazione della qualità delle unità di audit interno e le esigenze in materia di trasmissione di informazioni al SAI sono stati semplificati. Il SAI e le unità di audit interno applicano ormai standard minimi comuni per le relazioni di audit, in particolare per la valutazione delle osservazioni e raccomandazioni di audit.

3. SVILUPPI POLITICI FUTURI

La semplificazione delle procedure e dei metodi di lavoro è un obiettivo globale della presente Commissione. Esso riflette una percezione comune all’interno dell’istituzione sulla necessità di introdurre riforme e di garantire maggiore rigore in alcuni settori, quali la gestione finanziaria, ma anche sul fatto che, alla luce dell’esperienza, alcune delle misure introdotte potrebbero ora essere semplificate per ottenere un aumento di produttività da utilizzare per compiti cruciali quali lo sviluppo e l’attuazione di politiche al servizio dei cittadini europei.

La Commissione ha posto la comunicazione al centro dei suoi obiettivi strategici; nel luglio 2005 ha adottato un piano d’azione relativo al miglioramento della comunicazione sull’Europa, al fine di concentrarsi su come rivolgersi in modo chiaro, esauriente e tempestivo all’opinione pubblica. Il recente “Piano D per la democrazia, il dialogo e il dibattito”, il quale pone le basi per un profondo dibattito sul futuro dell’Europa, è un esempio dell’impegno dimostrato dalla Commissione nei confronti di una migliore comunicazione.

Ai fini di un ulteriore sviluppo del processo di pianificazione strategica nella Commissione, sono stati individuati una serie di settori nei quali sarà possibile potenziare la trasparenza, il rendimento e l’assegnazione delle risorse, garantendo che siano attuate le priorità politiche.

Riguardo alla gestione delle risorse umane, l’obiettivo consiste nell’integrare, consolidare e perfezionare lo statuto e le altre misure di riforma, garantendo l’ulteriore sviluppo di una cultura amministrativa orientata al servizio. La semplificazione mira a accrescere l’efficienza e la soddisfazione del personale, grazie ad una maggiore attenzione e reazione alle esigenze dei clienti e anche all'adozione, nei limiti del possibile, di un approccio più flessibile. Sono previste, inoltre, misure per aumentare la trasparenza e migliorare la comunicazione e il dialogo tra il personale e l’amministrazione, assicurandosi che le politiche delle risorse umane e la logica sui cui poggiano siano ben comprese.

La Commissione intende, da un lato, ottenere risultati in relazione alle priorità e agli obiettivi politici che si è fissata e, dall’altro, ribadire il suo impegno ad assicurare una gestione finanziaria sana e a garantire la legalità e la regolarità delle operazioni sottostanti. Ciò presuppone un’adeguata gestione dei rischi tipici di ogni organizzazione politica e la costituzione di un quadro di controllo interno integrato in collaborazione con gli Stati membri, responsabili della gestione di circa l’80% del bilancio comunitario. L’impatto delle politiche attuate dalla Commissione dovrebbe inoltre essere valutato in modo chiaro e le relazioni sulle sue attività e i suoi dati finanziari dovrebbero essere trasparenti e accurati. Ciò richiede una semplificazione e un’esplicitazione delle norme, in particolare quelle derivanti dal regolamento finanziario, nonché un migliore rapporto tra i costi e i benefici dei controlli.

Creazione di una cultura fondata sul servizio e sull’efficienza

Trasparenza e relazioni con il pubblico

In base all’impegno assunto con la comunicazione sugli obiettivi strategici 2005-2009 e come logico complemento del Piano D per la democrazia, il dialogo e il dibattito , nel novembre 2005 la Commissione ha deciso di varare un’iniziativa europea per la trasparenza. La proposta in questione mira, in sintesi, a promuovere la fiducia dell’opinione pubblica nelle istituzioni europee, facendo sì che esse rendano maggiormente conto all’opinione pubblica e si sottopongano al suo esame. La proposta prevede la pubblicazione di un Libro verde entro l’inizio del 2006 al fine di avviare un dibattito pubblico su come migliorare la trasparenza nell’uso dei fondi comunitari, sulla consultazione con la società civile e sul ruolo dei gruppi di pressione nel processo decisionale. La Commissione continuerà ad adoperarsi per migliorare la trasparenza nei confronti dei cittadini europei adottando misure volte a facilitare l’accesso alle informazioni tramite moderni strumenti di informazione e di comunicazione. In questo contesto, sarà passato in rassegna anche il regolamento sull’accesso pubblico ai documenti.

Governance e migliore regolamentazione

La Commissione porterà avanti e intensificherà i suoi sforzi a favore di una migliore regolamentazione e di una semplificazione legislativa. Nel settore della valutazione d’impatto, continuerà a verificare e a sviluppare il suo approccio, prendendo in considerazione il punto di vista degli utilizzatori e di altre parti interessate. All’inizio del 2006 sarà avviata una valutazione esterna globale del sistema di valutazione dell’impatto della Commissione, nell’ambito della quale saranno individuati i punti di forza e le debolezze dell’approccio globale. Si sta istituendo inoltre una rete di esperti esterni incaricati di dare un contributo alla metodologia di valutazione dell’impatto.

La Commissione continua ad esortare il Consiglio e il Parlamento europeo (nel quadro dell’attuale accordo interistituzionale “Legiferare meglio”) nonché gli Stati membri a compiere progressi concreti e rapidi verso un migliore e più semplice contesto normativo. La sua nuova strategia di semplificazione legislativa si articola in un programma modulato per i prossimi tre anni, il quale prevede una valutazione mirata della legislazione comunitaria in determinati settori. In questo contesto, la Commissione avrà soddisfatto le quindici priorità del Consiglio in materia di semplificazione, adottate dal Consiglio Competitività nel novembre 2004.

Semplificazione delle procedure e dei metodi di lavoro

I lavori di semplificazione della gestione finanziaria e delle procedure amministrative, che prevedono un’analisi dei problemi attraverso la prospettiva degli utenti, sono già stati avviati. Anche nei settori dell’audit e del controllo è necessaria una maggiore semplificazione. I servizi centrali e di sostegno dovranno integrare la semplificazione nelle loro attività normali ( mainstreaming ), concentrando maggiormente i loro sforzi sugli effetti e sui costi amministrativi per le direzioni generali e i servizi della Commissione derivanti dalla modifica o dall’introduzione di procedure e di metodi di lavoro, analogamente a quanto sta facendo la Commissione per attuare il programma di migliore regolamentazione. A tal fine si potrebbero attuare adeguati metodi di valutazione dell’impatto delle procedure interne. Le inchieste svolte presso il personale e le consultazioni elettroniche sull’Intranet costituiranno fonti preziose di informazione da utilizzare come base per eventuali misure correttive.

La Commissione ha adottato di recente una comunicazione[29] su come la e-Commissione (Commissione online) contribuirà, tra l’altro, ad ammodernare i metodi di lavoro e a migliorare i servizi offerti al personale, alle amministrazioni nazionali, ai partner, alle aziende e ai cittadini, nella quale ribadisce il proprio impegno nei confronti di una e-Commissione e la sua intenzione di utilizzare la tecnologia al servizio dell’efficienza e della trasparenza. A ciò si aggiunge il contributo della Commissione all’iniziativa di e-Government (amministrazione pubblica online), nel quadro più ampio della creazione di una società fondata sulla conoscenza in grado di stimolare la crescita e l’occupazione. Le attività future della e-Commissione prevedono, tra l’altro, lo sviluppo di servizi politici e amministrativi disponibili elettronicamente per gli utenti all’interno e all’esterno della Commissione, l’introduzione di sistemi di informazione interoperabili che migliorino l’efficacia e riducano i doppioni e il potenziamento dei livelli di sicurezza informatica.

Esternalizzazione e uffici amministrativi della Commissione

Nella sua prima comunicazione sulle prospettive finanziarie per il 2007-2013, la Commissione ha sottolineato la necessità di concentrare le attività sullo sviluppo e sul controllo delle politiche previste dal Trattato. Ha individuato i “principi di governance amministrativa” (meno gestione diretta, migliore controllo dell’attuazione e maggiore efficacia dei costi) nonché i settori nei quali la gestione del programma potrebbe essere esternalizzata ad un’agenzia esecutiva. Alcune direzioni generali e alcuni servizi della Commissione stanno attualmente esaminando la possibilità di fare ricorso ad agenzie esecutive, tuttavia, dal momento che non ve ne sono ancora di pienamente operative, si dovrà considerare se si tratti della soluzione più conveniente. La Commissione effettuerà una prima valutazione della situazione nella relazione di sintesi per il 2005. Dopo tre anni di attività, le agenzie esecutive saranno soggette ad una valutazione esterna. Si prenderà in considerazione la possibilità di esternalizzazione solo se si potrà determinare chiaramente il rendimento e si potranno affrontare in modo soddisfacente le questioni di governance e di controllo.

Inoltre, i risultati della valutazione sul funzionamento degli uffici avviata nell’ottobre 2005 saranno utilizzati per adottare misure intese a migliorare il funzionamento degli stessi, per delineare, se del caso, le competenze e per prendere in considerazione un ulteriore sviluppo della dimensione interistituzionale di tali uffici.

Pianificazione e programmazione strategica

Di seguito sono riassunti i principali elementi del ciclo di pianificazione e programmazione strategica:

Sviluppare la prospettiva pluriennale della pianificazione strategica

Occorre mettere in evidenza la dimensione pluriennale del ciclo di pianificazione strategica. La strategia politica annuale sarà inserita in una prospettiva pluriennale. Nel quadro dell’elaborazione della strategia, i risultati ottenuti saranno valutati sulla scorta degli obiettivi pluriennali. Il dibattito di orientamento dei membri della Commissione sulla strategia, cardine della gestione politica del ciclo, sarà rilanciato grazie ad un maggiore coordinamento tra le direzioni generali e i servizi della Commissione e al contributo che essi daranno a monte del dibattito, nonché concentrando il dibattito sulle principali opzioni politiche.

Incoraggiare la definizione sistematica di obiettivi

La Commissione moltiplicherà i suoi sforzi per migliorare la qualità, la pertinenza e la definizione degli obiettivi e degli indicatori e per sviluppare una definizione pluriennale degli obiettivi. La necessità di realizzare gli obiettivi prioritari e di riferire sui risultati conseguiti sarà ulteriormente integrata nella cultura amministrativa. Si presterà particolare attenzione alle difficoltà incontrate dalle direzioni generali e dai servizi della Commissione al momento della definizione di indicatori comprensibili per il pubblico e al coinvolgimento del personale direttivo superiore e della Commissione stessa rispetto a tali obiettivi.

Migliorare ulteriormente il processo di assegnazione delle risorse

Negli ultimi anni la base di informazioni e il processo decisionale per l’assegnazione delle risorse sono notevolmente migliorati e sono collegati al ciclo di bilancio. Tuttavia, il recente orientamento per la revisione di criteri e indicatori oggettivi per valutare il fabbisogno di risorse, il carico di lavoro e il rendimento migliorerà ulteriormente questo processo. Inoltre, al fine di rispecchiare meglio le priorità della Commissione, alcuni posti riservati potrebbero temporaneamente essere attribuiti a determinate direzioni generali o servizi per poi essere ridestinati ad altri settori prioritari una volta raggiunti gli obiettivi in questione. Pertanto, le informazioni sul rendimento dovrebbero diventare un elemento importante dell’elaborazione del progetto preliminare di bilancio e della conseguente procedura di bilancio.

Promuovere la diffusione e la comunicazione dei risultati politici

La comunicazione nei confronti dei cittadini e di altre parti interessate sui benefici delle azioni attuate dall’UE è una delle priorità della Commissione, la quale intende fare ricorso in modo più sistematico alle informazioni sui risultati quantitativi e qualitativi per rafforzare la sua capacità di comunicare più efficacemente. Si tratta in particolare di definire obiettivi e indicatori appropriati e comprensibili. Nel quadro del ciclo di pianificazione e programmazione strategica, le direzioni generali e i servizi della Commissione saranno tenuti a definire i principali obiettivi per ogni ambito politico in termini chiari, spiegando le sfide e i successi principali in modo comprensibile per il pubblico.

Per garantire un migliore equilibrio tra la diffusione dei risultati politici e delle informazioni relative al controllo interno e alla gestione, ogni anno saranno presentati al Parlamento europeo, al Consiglio e alle altre parti interessate resoconti sui progressi compiuti nella realizzazione degli obiettivi politici strategici. Le attuali relazioni di sintesi continueranno a concentrarsi sulle questioni di gestione e di controllo.

Politica del personale

Il personale della Commissione costituisce senza dubbio la sua principale risorsa ed è grazie ad esso che la Commissione è in grado di sviluppare ed attuare misure politiche. Il successo della Commissione nel conseguimento dei suoi obiettivi strategici è quindi intrinsecamente legato alla qualità e all’innovazione della gestione delle risorse umane (GRU). Nonostante i notevoli progressi compiuti dalla Commissione in questo settore nel corso degli anni, il personale nel suo insieme e, in particolare, il personale assegnato alla gestione delle risorse umane a livello locale continuano a considerare tale attività come una funzione di controllo e di verifica della conformità.

A medio termine, la Commissione intende sviluppare la GRU come parte integrante di una strategia volta a garantire una gestione delle risorse umane tale da consentire alla Commissione di ottenere risultati secondo i suoi programmi. In questo contesto, l’ampio ricorso agli strumenti informatici, ad es. l’introduzione di un CV elettronico ( e-CV) , ossia una banca dati contenente i profili professionali del personale della Commissione, dovrebbe svolgere un ruolo importante.

La Commissione si adopererà per potenziare ulteriormente le competenze specifiche degli esperti di gestione delle risorse umane al fine di professionalizzare le funzioni e i processi in questo settore, all’interno sia dei servizi che dell’istituzione nel suo insieme. Si dovrà soprattutto rafforzare l’orientamento al servizio, portare avanti la semplificazione delle attività in corso, sviluppare un cultura improntata al rendimento e riconoscere i risultati dei singoli. Proseguono anche i lavori per l’elaborazione di un piano d’azione specifico per professionalizzare la GRU a medio termine.

Il successivo obiettivo è trasformare la GRU in un autentico partner per giungere ad un adeguamento strategico delle risorse umane. La gestione delle risorse umane sarà ulteriormente sviluppata fino ad includere processi di GRU strategici, quali la gestione delle competenze, lo sviluppo organizzativo, la gestione dell’avvicendamento, la pianificazione delle risorse strategiche, ecc.

Sarà portato avanti il piano d’azione presentato nel luglio 2004, il quale si prefiggeva di assumere esperti e sviluppare una formazione specializzata del personale già di ruolo. La Commissione contribuirà inoltre al programma di lavoro dell’Ufficio europeo di selezione del personale interistituzionale al fine di garantire che dai concorsi emerga sempre un numero sufficiente di candidati per coprire i posti vacanti.

La Commissione cercherà di conciliare il decentramento delle funzioni di GRU e l’applicazione uniforme dello statuto e delle politiche nel settore delle risorse umane. In tale ambito, la DG ADMIN dovrà svolgere un ruolo attivo, per promuovere, sostenere e facilitare l’adozione di pratiche comuni in materia di gestione delle risorse umane, pur assegnando una maggiore flessibilità a livello locale qualora ciò sia in grado di migliorare il rendimento.

Sono stati compiuti progressi nell’elaborazione di una politica sul benessere sul luogo di lavoro, che dovrebbe essere ultimata quanto prima. Nel settore delle pari opportunità, saranno fissati obiettivi realistici e saranno adottate misure per garantire le pari opportunità tra i sessi. Infine, la Commissione continuerà a sviluppare soluzioni concrete per quanto riguarda l’orario flessibile e il telelavoro, con l’obiettivo di conciliare maggiormente la vita privata e professionale. Inoltre, la Commissione sta attualmente riflettendo su come migliorare ulteriormente e, eventualmente, semplificare il proprio sistema di rendimento, valutazione e promozione del personale.

Audit, gestione e controllo finanziari

Principali iniziative in materia di controllo interno

Il primo obiettivo pluriennale nella sintesi 2004 consisteva nel conseguire un efficace funzionamento dei sistemi di controllo interno e l’integrazione dei relativi concetti e processi in tutte le direzioni generali e tutti i servizi della Commissione, in particolare tramite revisioni periodiche dei controlli interni da parte dei coordinatori del controllo interno (ICC). Gli orientamenti in questo ambito saranno ulteriormente sviluppati dai servizi centrali e discussi all’interno della rete ICC.

Riguardo alla gestione dei rischi, gli obiettivi per il 2005-2006 prevedono il consolidamento delle strutture e dei processi a livello delle singole DG. La gestione dei rischi sarà integrata nel processo relativo al piano di gestione annuale 2006 e, a partire dal 2006, si svilupperanno progressivamente orientamenti e strumenti centralizzati per i diversi tipi di attività, progetti e processi di cui si occupa la Commissione. Per il 2007 è prevista una metodologia per affrontare i rischi a livello di “famiglie di DG” e per coinvolgere i principali partner esterni.

Con il percorso verso un quadro di controllo interno integrato, la Commissione intende avviare un processo di miglioramento dell’attuale quadro di controllo interno affinché la Commissione sia in grado di garantire alla Corte dei conti una ragionevole affidabilità riguardo alla legalità e regolarità delle operazioni sottostanti. Nelle discussioni con gli Stati membri, il Parlamento europeo e la Corte dei Conti, la Commissione porta avanti consultazioni interne finalizzate all’elaborazione di un piano d’azione per l’inizio del 2006, il quale porrà le premesse per il quadro integrato di cui sopra. Tali azioni dovranno quindi essere attuate nei mesi e negli anni futuri.

L’importanza dei controlli ex-post è stata ribadita anche nella sintesi il 2004. L’obiettivo consiste nel migliorare l’efficienza e consolidare la responsabilità tramite un’ulteriore armonizzazione e una concentrazione dei controlli ex-post sulla base di strategie attuate a livello di famiglie di DG. In linea generale, le riflessioni concernenti la valutazione delle carenze e il percorso verso un quadro di controllo interno integrato dovrebbero ambire ad offrire alle direzioni generali e ai servizi strategie di controllo che coprono i costi e benefici dei controlli sia ex-ante che ex-post.

La Commissione sta elaborando una nuova comunicazione sulla valutazione, che si prefigge fondamentalmente di ottenere un insieme di dati sulla valutazione da utilizzare ai fini delle decisioni di bilancio e strategiche. Questa iniziativa mira inoltre a consolidare, chiarire e semplificare le pratiche e i requisiti di valutazione attuali al fine di ottimizzare il valore aggiunto della valutazione alla luce dei requisiti di informazione prioritari della Commissione.

Principali iniziative in materia di gestione finanziaria e di contabilità

La revisione del regolamento finanziario che viene attualmente discussa con le altre istituzioni e le relative modalità di esecuzione dovrebbero entrare in vigore entro il 1° gennaio 2007, insieme alla nuova generazione di provvedimenti di base del periodo di programmazione 2007-2013.

Una proposta concernente un’altra fase di semplificazione della modalità di esecuzione è stata adottata dalla Commissione nell’ottobre 2005. Essa prevede un’ulteriore semplificazione delle procedure finanziarie per le direzioni generali e i servizi della Commissione, nonché per gli operatori economici e i beneficiari delle sovvenzioni, in particolare per quanto riguarda i contratti e gli accordi di importo modesto e le azioni esterne.

Le modifiche necessarie per il passaggio al nuovo tipo di contabilità lineare sono state completate entro la fine del 2004, ma il primo esercizio finanziario si deve ancora concludere ed è necessario far sì che i vantaggi offerti da questo sistema non siano limitati unicamente alla contabilità propria della Commissione. Nel 2005, ad esempio, si è cercato di integrare nel sistema contabile le attività finanziarie (assunzioni di prestiti), il Fondo europeo di sviluppo nonché gli stanziamenti amministrativi gestiti dalle delegazioni; sono state intraprese discussioni sulla possibilità di rendere il sistema della Commissione accessibile alle agenzie e alle altre istituzioni. Nel frattempo, l’uso della banca dati della Commissione sui contratti è stata resa obbligatoria per i contratti sottoscritti nel 2005 e i bilanci di apertura della contabilità per competenza sono attualmente al vaglio delle DG. Parallelamente, si adottano misure per migliorare il rendimento e la sicurezza dei sistemi informatici.

Principali iniziative in materia di audit interno

La comunità dei revisori interni della Commissione si prefigge di intensificare gli sforzi per sfruttare al meglio le eventuali sinergie tra le diverse parti interessate, per migliorare il coordinamento dei programmi di lavoro, per perseguire il lavoro di elaborazione e di armonizzazione dei metodi tra le diverse funzioni di audit interno e per ampliare l’uso del sistema di gestione informativa degli audit.

Il recente ciclo di valutazione della qualità delle unità di audit interno delle direzioni generali e dei servizi della Commissione, effettuato dal SAI, sarà completato nel 2006. Questo esercizio generale sulla qualità, che è conforme alle norme professionali in vigore, mira a garantire la disponibilità di servizi di audit interni di qualità presso le direzioni generali e i servizi della Commissione e a fissare una base oggettiva che consenta ai revisori di fare affidamento sui risultati di altri audit interni.

Il comitato di controllo degli audit (CCA) sta ampliando il proprio ruolo e consolidando la propria capacità di verificare in modo efficace l’attuazione delle raccomandazioni nel settore dell’audit.

Riguardo al campo di applicazione e alla natura delle attività di audit, l’azione del SAI continuerà a coprire ambiti che vanno al di là della gestione finanziaria e della contabilità: includono la pianificazione e l’elaborazione di politiche, l’attuazione delle politiche e le attività di monitoraggio, in linea con le pratiche professionali in termini di valutazione e di migliore gestione dei rischi, di controllo e di processi di governance[30]. Il SAI presterà inoltre particolare attenzione alla semplificazione e alla proporzionalità, privilegiando la qualità rispetto alla quantità dei controlli e passando dalla semplice adesione formale agli standard di controllo interno alla loro effettiva attuazione.

Principali iniziative relative all’OLAF

Nel febbraio 2004 la Commissione ha adottato una serie di proposte di modifica dei regolamenti n. 1073/1999 e n. 1074/1999[31]. In seguito a una relazione speciale (n. 1/2005) presentata dalla Corte dei conti[32] sulla gestione dell’OLAF e un’audizione pubblica sul rafforzamento dell’OLAF nel luglio 2005 al Parlamento europeo (Commissione per il controllo dei bilanci), la Commissione prevede di presentare una nuova proposta legislativa, sulla base dei progressi già ottenuti, soffermandosi, in particolare, sulla governance e sul controllo.

Nel corso degli ultimi anni, l’OLAF ha sostanzialmente rafforzato le sue attività di prestazione di servizi, anche nei confronti dei servizi della Commissione, vagliando l’impermeabilità alle frodi delle proposte legislative in fase preliminare.

4. CONCLUSIONI

Le riforme intraprese dalla Commissione nel 2000 rientravano in un progetto di modernizzazione su ampia scala che prevedeva una riforma dei metodi di lavoro, delle procedure e dei regolamenti. Questo successo è stato reso possibile grazie ad uno sforzo comune delle parti interessate sia interne, il personale e i dirigenti, che esterne, le altre istituzioni. La Commissione Barroso ritiene che i principi di fondo delle misure di riforma siano tuttora validi. Ora che la riforma in quanto tale si è conclusa, la Commissione è determinata a consolidare i successi ottenuti, garantendo che le sue risorse finanziarie e umane siano utilizzate in modo efficiente ed efficace e in modo aperto e trasparente così da facilitare i controlli e rafforzare la fiducia dei cittadini europei. La Commissione si è impegnata a conseguire i suoi obiettivi strategici nei settori della prosperità, della solidarietà, della giustizia sociale e della sicurezza, e a far sentire la voce dell’Unione europea sulla scena internazionale concentrando l'attenzione sull’elaborazione e l’effettiva attuazione delle politiche.

Per facilitare il conseguimento di questi obiettivi durante il suo mandato, la Commissione intende:

- portare avanti l’opera di consolidamento, razionalizzazione e semplificazione delle procedure interne e dei metodi di lavoro ai fini di una maggiore efficacia e efficienza e trovare un maggiore equilibrio tra il livello di rischio e il costo dei controlli;

- garantire che questo processo sia integrato nel processo normale di apprendimento continuo e di miglioramento organizzativo ;

- migliorare la trasparenza, la responsabilità e la comunicazione nei confronti dei cittadini europei, delle istituzioni dell’UE e degli altri partner;

- promuovere il coinvolgimento, sia a livello politico che del personale, nei confronti della nuova cultura gestionale della Commissione, la quale si fonda sulla responsabilità, sul senso di dovere, sulla partecipazione al processo decisionale e sul miglioramento della comunicazione e del dialogo.

[1] (P6_TA(2005)0053).

[2] http://europa.eu.int/comm/atwork/index_it.htm.

[3] COM(2004) 45.

[4] COM(2002) 275 e COM(2002) 278.

[5] http://europa.eu.int/yourvoice/index_it.htm.

[6] Dalla loro introduzione nel 2003, la Commissione ha effettuato oltre 100 valutazioni di impatto.

[7] SEC(2004) 1377.

[8] COM(2005) 97.

[9] SEC(2005) 791.

[10] SEC(2000) 1757/6.

[11] e-DOMEC ( Electronic Archiving and Document Management in the European Commission ) significa archiviazione elettronica e gestione dei documenti nella Commissione europea.

[12] SEC(2004) 1617/4.

[13] Si tratta dell’Agenzia esecutiva per l'energia intelligente, dell’Agenzia esecutiva per il programma di sanità pubblica e dell’Agenzia esecutiva per l'istruzione, gli audiovisivi e la cultura.

[14] Comprese l’agenzia esecutiva per la rete transeuropea dei trasporti e l’agenzia esecutiva per il settimo programma quadro di ricerca di cui nel COM(2005) 119.

[15] COMBUD 140/04 del settembre 2004.

[16] DT/539456 dell’agosto 2004.

[17] COM(2005) 256.

[18] COM(2005) 12 del 26.1.2005.

[19] COM(2005) 15 del 26.1.2005.

[20] SEC(2005) 811, SEC(2004) 253, SEC(2004) 1602.

[21] Gravi carenze dal punto di vista della sana gestione finanziaria e della legalità e regolarità delle operazioni sottostanti per le quali sono state adottate misure correttive.

[22] COM(2005) 256.

[23] COM(2004) 93, allegato 4.

[24] Gli standard di controllo interno attuati nella Commissione si basano ampiamente sul quadro del COSO ( Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission , Comitato delle organizzazioni sponsorizzatrici della commissione Treadway).

[25] SEC(2004) 986 del 12.7.2004, azione legata al cofinanziamento.

[26] COM (2005) 252 del 15.6.2005.

[27] Documento di lavoro della Commissione del 2.8.2005.

[28] Regolamento (CE) n. 1261/2005 del 20.7.2005 (GU L 201 del 2.8.2005).

[29] “ e-Commission 2006-2010 : enabling efficiency and transparency” (e-Commissione 2006-2010: al servizio dell’efficienza e della trasparenza) ( C(2005) 4473 ) .

[30] Istituto degli auditor interni (Institute of Internal Auditors - IIA) norma 2100: http://www.theiia.org/?doc_id=1499.

[31] COM(2004) 103 e COM(2004) 104.

[32] GU C 202 del 18.8.2005, pag. 1.