Relazione

sui rendiconti finanziari dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Agenzia

(2003/C 319/04)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Parlamento europeo e al Consiglio, conformemente all'articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002. Conformemente all'articolo 57, paragrafo 7, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 57, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato l'audit secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2002 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

OSSERVAZIONI

Introduzione

5. L'Agenzia è stata istituita dal regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio del 22 luglio 1993(3). L'Agenzia opera in rete e coordina le risorse scientifiche messe a sua disposizione dalle autorità nazionali al fine di assicurare la valutazione e la vigilanza sui medicinali per uso umano o veterinario. I suoi pareri sono redatti da tre comitati sulla base di relazioni elaborate da esperti nazionali la cui rimunerazione, al pari delle spese di riunione dei comitati, costituisce una componente importante delle spese operative. L'Agenzia destina altresì una parte considerevole del proprio bilancio al finanziamento dei sistemi di vigilanza farmaceutica.

Esecuzione del bilancio

6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2002 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(4).

7. Allorché per un determinato farmaco i comitati scientifici decidono di procedere ad un'ispezione, viene emessa una proposta d'impegno per i diritti da versare all'agenzia nazionale incaricata di effettuare l'ispezione. Detta procedura non consente di rispettare il principio dell'annualità in quanto, tenuto conto dei tempi necessari per la realizzazione dei lavori, le spese saranno effettuate in un esercizio successivo. Essa aggrava inoltre i costi amministrativi, imponendo annullamenti e nuovi impegni.

Rendiconti finanziari

8. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Agenzia nella sua relazione di attività per l'esercizio 2002 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

9. Sulla base dei princìpi di contabilità patrimoniale, l'Agenzia ha incluso tra le proprie entrate 5,2 milioni da riscuotere a titolo dell'esercizio 2002, in contrasto con le disposizioni in vigore(5) che prevedono per le entrate una contabilità di cassa (nel 2001 erano stati inclusi tra le entrate 10,7 milioni di euro).

10. Gli utenti dei servizi dell'Agenzia versano spesso anticipi globali per gli esami che intendono chiedere. Stabilire la corrispondenza tra gli importi versati e i diritti dovuti si è rivelato un compito arduo. I ritardi constatati nell'espletamento delle pratiche spiega in parte l'aumento del 75 % dell'importo degli anticipi non assegnati(6) alla fine del 2002 rispetto alla fine del 2001, rispettivamente 9,3 e 5,3 milioni di euro.

11. La gestione delle immobilizzazioni è disagevole in quanto basata su due banche dati i cui princìpi di funzionamento e di organizzazione e i cui gestori sono diversi. Le disposizioni relative all'ammortamento dei software e dei beni costitutivi di un insieme non sono peraltro applicate.

Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti

12. Le fatture sono pagate previa approvazione dell'ordinatore, il quale certifica che il servizio è stato reso o il bene fornito, senza che vengano forniti sistematicamente documenti giustificativi sufficienti. Questa lacuna nelle informazioni necessarie per un controllo interno efficace è foriera di rischi e dovrebbe essere colmata.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 15-16 ottobre 2003.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(2) Come disposto dall'articolo 57, paragrafo 9, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, i rendiconti delle entrate e delle spese dell'Agenzia relativi all'esercizio finanziario 2002 sono stati compilati il 28 marzo 2003 e successivamente trasmessi alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 4 aprile 2003. Il riepilogo di questi rendiconti è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU L 214 del 24.8.1993, pag. 18.

(4) Tutte le tabelle contenute nella presente relazione sono state stabilite sulla base dei valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può essere all'origine di differenze minime a livello dei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo mentre 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(5) L'articolo 5 del regolamento finanziario dell'Agenzia dispone che le entrate di un esercizio sono imputate all'esercizio nel corso del quale sono state riscosse.

(6) Voce del bilancio finanziario "Diritti differiti".

Tabella 1

Agenzia europea di valutazione dei medicinali - Esecuzione del bilancio per l'esercizio finanziario 2002NB:

I totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Agenzia.

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Tabella 2

Agenzia europea di valutazione dei medicinali - Conti di gestione degli esercizi 2002 e 2001

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NB:

I totali possono comportare differente dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Agenzia.

Tabella 3

Agenzia europea di valutazione dei medicinali - Bilancio finanziario al 31 dicembre 2002 e al 31 dicembre 2001NB 1:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

NB 2:

Nel bilancio non figura un importo di 1,43 milioni di euro relativo ad una convenzione firmata con la Commissione nel novembre 2002 e concernente le entrate aventi destinazione specifica da riscuotere nel 2003 e nel 2004.

Fonte:

Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Agenzia.

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Risposte dell'Agenzia

7. All'inizio del 2003 l'EMEA ha messo in atto una procedura emendata per portare il trattamento dei canoni dovuti per l'ispezione in linea con il principio dell'annualità. Nell'ambito di questa procedura si emettono un ordine di recupero destinato al titolare dell'autorizzazione di commercializzazione ed un'impegnativa per gli onorari del relatore una volta che la data d'ispezione è stata confermata. Di conseguenza, tutti i pagamenti relativi agli onorari dei relatori che riferiscono in merito alle ispezioni dovrebbero essere effettuati al più tardi entro n+ 1.

9. L'EMEA prende atto dell'osservazione della Corte. Questo problema verrà risolto implementando il nuovo regolamento finanziario nel 2003. Nel 2001, l'importo di 10,7milioni di euro comprendeva 8,1 milioni di euro che dovevano essere corrisposti dalla Commissione. Per il 2002 questo problema è stato risolto grazie ai pagamenti rateali della sovvenzione della Commissione riducendo a 0,7 milioni di euro l'importo da prorogare all'esercizio successivo. Inoltre 3,0 milioni di euro erano in transito nel sistema bancario alla fine dell'esercizio. In base al nuovo regolamento finanziario le entrate di bilancio verranno registrate in base ai pagamenti ricevuti.

10. L'EMEA studierà le possibilità di rendere più chiaro il legame tra i depositi dei clienti ed il loro utilizzo.

11. L'EMEA prende atto dell'osservazione della Corte. L'EMEA sta attualmente implementando un software per gestire in modo esauriente le immobilizzazioni e il loro ammortamento. Questo strumento dovrebbe essere operativo a partire dal 1o gennaio 2004.

12. Come previsto dal nuovo regolamento finanziario, l'EMEA sta attuando delle procedure di controllo interno per la verifica delle fatture, comprese le liste di controllo e la formazione intensificata del personale in merito alle procedure ed ai controlli finanziari.