L'aumento del numero di impegni perfezionati dallo IAS nel 2015, rispetto agli anni precedenti, è principalmente dovuto all'accentramento della funzione di audit interno. Per il 2015 lo IAS ha ricevuto 60 nuovi posti che ha gradualmente occupato. Di conseguenza, il piano di audit comprendeva nuovi impegni in linea con l'accresciuta disponibilità di capacità. Il piano finale di audit 2016 contiene 101 impegni di audit (esclusi gli impegni di follow-up), 67 dei quali verranno presumibilmente perfezionati nel 2016.

Alla data limite del 31 gennaio 2016 l'attuazione del piano di audit per l'esercizio 2015 aveva raggiunto l'obiettivo del 100% degli impegni pianificati per gli audit della Commissione, dei servizi e delle agenzie esecutive .

Lo IAS non effettua audit dei sistemi di controllo degli Stati membri sui fondi della Commissione. Questo tipo di audit, che si svolge fino al livello dei singoli beneficiari, è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali, di altre singole DG della Commissione e della Corte dei conti europea. Lo IAS svolge invece audit delle misure adottate dai servizi della Commissione per monitorare e sottoporre ad audit gli organismi degli Stati membri nonché altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE, come ad esempio le Nazioni Unite. Conformemente al regolamento finanziario, lo IAS può svolgere tali missioni di controllo in loco, anche negli Stati membri.

Lo IAS opera conformemente al regolamento finanziario nonché alle norme internazionali per la pratica professionale dell'audit interno e al codice deontologico dell'Istituto di revisori interni (Institute of Internal Auditors).

La missione del Servizio di audit interno è offrire alla Commissione la funzione di assicurazione e di consulenza indipendente e oggettiva, destinata a fornire un valore aggiunto alle sue operazioni e a migliorarle. Lo IAS aiuta la Commissione a raggiungere i suoi obiettivi dotandola di un metodo sistematico e rigoroso al fine di valutare l'efficacia della gestione dei rischi, nonché delle procedure di controllo e di governance, e a formulare raccomandazioni per migliorarle. I suoi compiti includono la valutazione della procedura di governance e la formulazione delle raccomandazioni adeguate per migliorarla nel quadro dell'adempimento dei seguenti obiettivi: promuovere un'etica e valori adeguati in seno all'organizzazione, assicurare una gestione della performance e una responsabilizzazione efficaci in seno all'organizzazione e assicurare l'efficace trasmissione delle informazioni sui rischi e sui controlli ai settori interessati dell'organizzazione. In questo modo lo IAS promuove una cultura di gestione efficiente ed efficace all'interno della Commissione e dei suoi servizi. L'indipendenza dello IAS è sancita dal regolamento finanziario e dal suo mandato, adottato dalla Commissione. Lo IAS rende conto di tutti i suoi audit al Comitato di controllo degli audit (CCA). Quest'ultimo assiste il Collegio dei commissari facendo in modo che l'attività dello IAS, delle precedenti strutture di audit interno (IAC) e della Corte dei conti europea (CCE) sia debitamente presa in considerazione dalla Commissione e riceva il seguito adeguato.

La presente relazione è finalizzata a informare il Parlamento europeo e il Consiglio riguardo all'attività svolta dal Servizio di audit interno (IAS) della Commissione, conformemente all'articolo 99, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Essa si fonda sulla relazione elaborata dal revisore interno della Commissione a norma dell'articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario riguardante le relazioni di audit e consulenza che lo IAS ha portato a termine nel 2015 in riferimento alle direzioni generali (DG), ai servizi e alle agenzie esecutive della Commissione . Conformemente alla base giuridica, contiene una sintesi del numero e del tipo di controlli interni svolti, le raccomandazioni formulate e le misure adottate a seguito di tali raccomandazioni. La presente relazione comprende le relazioni di audit perfezionate nel periodo 1° febbraio 2015 - 31 gennaio 2016. Le raccomandazioni attuate dopo la data limite del 31 gennaio 2016 non sono considerate.

Attuate In corso (per numero di mesi di ritardo) Anno Priorità Totale N. % N. % Nessun ritardo 0 - 6 6 - 12 12+ 2011 Essenziale 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Molto importante 47 47 100% 0 0% 0 0 0 0 Importante 101 99 98% 2 2% 0 0 0 2 Opportuna 10 10 100% 0 0% 0 0 0 0 Totale 2011 158 156 99% 2 1% 0 0 0 2 2012 Essenziale 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Molto importante 68 62 91% 6 9% 0 0 3 3 Importante 123 113 92% 10 8% 2 2 0 6 Opportuna 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Totale 2012 191 175 92% 16 8% 2 2 3 9 2013 Essenziale 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Molto importante 48 40 83% 8 17% 5 0 0 3 Importante 73 60 82% 13 18% 1 1 1 10 Opportuna 6 6 100% 0 0% 0 0 0 0 Totale 2013 127 106 83% 21 17% 6 1 1 13 2014 Essenziale 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Molto importante 45 19 42% 26 58% 5 14 7 0 Importante 77 53 69% 24 31% 6 8 9 1 Opportuna 3 3 100% 0 0% 0 0 0 0 Totale 2014 125 75 60% 50 40% 11 22 16 1 Racco-manda-zioni IAC riprese Essenziale 0 0 0% 0 0% 0 0 0 0 Molto importante 281 233 83% 48 17% 10 23 5 10 Importante 583 466 80% 117 20% 20 40 23 34 Opportuna 44 44 100% 0 0% 0 0 0 0 Totale IAC 908 743 82% 165 18% 30 63 28 44 2015 Essenziale 1 0 0% 1 100% 1 0 0 0 Molto importante 80 6 8% 74 92% 69 5 0 0 Importante 128 9 7% 119 93% 109 10 0 0 Opportuna 7 0 0% 7 100% 7 0 0 0 Totale 2015 216 15 7% 201 93% 186 15 0 0 TOTALE 2011-2015 1 725 1 270 74% 455 26% 235 103 48 69 Di cui essenziali o molto importanti 570 407 72% 163 28% 90 42 15 16

Il notevole aumento delle raccomandazioni pendenti totali è dovuto principalmente al fatto che, in seguito all'accentramento della funzione di audit interno, lo IAS ha ripreso le raccomandazioni precedenti delle IAC.

Complessivamente, 1 270 raccomandazioni, ovvero il 74% del numero totale delle raccomandazioni accettate, formulate nel periodo 2011-2015, sono considerate attuate dalle entità oggetto di audit; rimane quindi in corso un totale di 455 raccomandazioni (26%). Di queste 455 raccomandazioni in corso, una è essenziale, ma non in ritardo, e 162 raccomandazioni sono molto importanti.

Delle 455 raccomandazioni in corso, 220 sono in ritardo, il che rappresenta il 13% del numero totale delle raccomandazioni accettate; fra queste, 31 raccomandazioni molto importanti sono in notevole ritardo (di oltre 6 mesi rispetto alla scadenza iniziale fissata). A questa cifra occorre aggiungere un'ulteriore raccomandazione molto importante in notevole ritardo, scaturita da una relazione di audit presentata prima di questo periodo di programmazione (2011-2015). Nel complesso, queste raccomandazioni rappresentano soltanto l'1,9% di tutte le raccomandazioni accettate nel periodo 2011-2015.

Complessivamente, lo IAS considera questa situazione buona, in linea con le precedenti relazioni, e indice della diligenza dei servizi della Commissione nell'attuare le raccomandazioni molto importanti, mitigando in tal modo i rischi identificati. Occorre tuttavia prestare attenzione alle raccomandazioni "molto importanti" in ampio ritardo, ossia in ritardo di oltre sei mesi. Il comitato di controllo degli audit (CCA) è stato periodicamente informato dei progressi compiuti nell'attuazione delle raccomandazioni dello IAS (valutazione da parte della gerarchia e risultati degli impegni di follow-up eseguiti dallo IAS). Un'attenzione specifica è stata rivolta alle raccomandazioni molto importanti in ritardo di oltre sei mesi. Il comitato di controllo degli audit ha deciso di intervenire in modo specifico, se del caso rammentando ai servizi il loro obbligo di attuare le raccomandazioni dello IAS.

Il numero totale di raccomandazioni formulate nel periodo 2011-2015 per le quali è stato condotto un audit di follow-up è pari a 1 004, a fronte delle 1 270 segnalate come "pronte per il riesame" dalle entità oggetto di audit.

Di tutte le raccomandazioni formulate e sottoposte a follow-up in quel periodo (1 004) il revisore ne ha chiuse 911 (il 91%). Ciò significa che, mediamente, lo IAS ha ritenuto che il 9% delle raccomandazioni non poteva ancora essere considerato attuato efficacemente e quindi non poteva essere chiuso dopo l'audit di follow-up. Si tratta di un aumento rispetto all'anno precedente (5%). Ciò è dovuto al fatto che lo IAS ha realizzato diversi audit di follow-up nella seconda metà del 2015, che includevano anche un riesame dei progressi compiuti nell'attuazione delle raccomandazioni non ancora valutate come "pronte per il riesame" dall'entità oggetto di audit. La maggior parte di queste raccomandazioni erano raccomandazioni delle IAC, per le quali lo IAS ha colto l'occasione di valutare lo stato di avanzamento contestualmente alla valutazione di altre raccomandazioni dello stesso audit, che erano considerate "pronte per il riesame" dall'entità oggetto di audit. Inoltre, lo IAS ha valutato i progressi compiuti nell'ambito di raccomandazioni selezionate che riguardano direttamente il processo di consolidamento della garanzia di affidabilità nel contesto delle relazioni annuali di attività, allo scopo di fornire alle DG i dati più recenti da inserire in tali relazioni. Questo approccio è stato una novità rispetto agli anni precedenti.

Quando si neutralizza questo effetto (ossia considerando soltanto le raccomandazioni segnalate come "pronte per il riesame" dalla gerarchia), la percentuale totale delle raccomandazioni valutate come "in corso" dopo un audit di follow-up scende al 4%, allineandosi alle relazioni precedenti.

4.Sintesi delle attività di audit

4.1.Conclusioni sugli audit delle prestazioni

In risposta alla linea seguita dalla Commissione a favore di una cultura maggiormente basata sulle prestazioni e conformemente alle sue indicazioni di accordare maggiore attenzione al rapporto qualità/prezzo, nel 2015 lo IAS ha continuato a condurre audit delle prestazioni nonché audit contenenti importanti elementi sulle prestazioni (audit integrati) nel quadro del suo piano di audit strategico per il 2013-2015.

Questi audit hanno esaminato una serie di aspetti inerenti alle prestazioni:

— le DG e i servizi devono far fronte a pressioni sempre più forti sulle risorse finanziarie e umane, e devono allo stesso tempo dimostrare di aver conseguito gli obiettivi prefissati e di aver utilizzato in maniera ottimale le risorse. Lo IAS ha focalizzato l'attenzione sugli elementi seguenti: 1) il modo in cui le DG e i servizi gestiscono, monitorano e riferiscono sugli obiettivi specifici che ricadono sotto il loro controllo e che sono conseguibili mediante i loro contributi e interventi, 2) l'utilizzo delle loro risorse interne e 3) il modo in cui valutano i benefici dei loro processi e controlli interni;

— il quadro finanziario pluriennale 2014-2020 pone maggiore enfasi sul conseguimento dei risultati e le nuove disposizioni delle basi giuridiche hanno introdotto meccanismi volti a rafforzare i quadri di riferimento delle prestazioni dei programmi di spesa 2014-2020.

Lo IAS ha focalizzato l'attenzione sul modo in cui le DG e i servizi gestiscono, monitorano e riferiscono sulle prestazioni delle politiche dell'UE. Ciò si applica sia ai programmi di spesa che alle attività diverse da quelle di spesa. Gli obiettivi strategici vengono generalmente definiti attraverso obiettivi generali ai quali le DG e i servizi contribuiscono in una certa misura. Il loro conseguimento è tuttavia anche influenzato da altri fattori esterni nonché da terzi.

Secondo la propria metodologia e le proprie migliori prassi lo IAS ha analizzato le prestazioni in maniera indiretta, valutando cioè se e come i dirigenti abbiano istituito sistemi di misurazione delle prestazioni (efficienza ed efficacia) delle attività. Adottando questo approccio, lo IAS intende assicurarsi che, in prima istanza, le DG e i servizi abbiano istituito quadri di riferimento delle prestazioni comprendenti strumenti di misurazione delle prestazioni (ossia indicatori chiave) e sistemi di monitoraggio . Ciò deriva in parte dal fatto che un numero considerevole di basi giuridiche per i programmi di spesa stabilisce obiettivi di portata più ampia rispetto a quanto la Commissione può realmente conseguire da sola. Ciò significa che gli obiettivi e i parametri di riferimento SMART devono prima essere fissati a livello di Commissione per dissociare, nella misura possibile, le prestazioni e gli obiettivi specifici della Commissione da quelli dei programmi di spesa, il cui conseguimento dipende anche da altri importanti attori chiave, in particolare nei casi in cui i programmi dell'UE vengono attuati nell'ambito della gestione concorrente e indiretta (Stati membri, regioni, ecc.).

I paragrafi successivi illustrano le conclusioni dello IAS sui vari aspetti relativi alle prestazioni degli audit effettuati nel 2015.

4.1.1.Prestazioni delle DG, dei servizi e delle agenzie esecutive della Commissione: processi orizzontali (risorse umane, informatica, strategie antifrode, ecc.)

4.1.1.1.Pianificazione e programmazione strategica