[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 15.9.2009

COM(2009) 473 definitivo

RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

SULLO SVILUPPO DEL SISTEMA DI INFORMAZIONE VISTI (VIS) NEL 2008 (presentata conformemente all'obbligo previsto all'articolo 6 della decisione 2004/512/CE)

Relazione della Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio sullo sviluppo del sistema di informazione visti (VIS)

Relazione sullo stato di avanzamento dei lavori Gennaio – dicembre 2008(COM(2009) 473)

INDICE

1. Introduzione 1

2. Stato di avanzamento del progetto 1

2.1. Progressi realizzati nel periodo in esame 1

2.1.1. Quadro giuridico del VIS 1

2.1.2. Riprogrammazione del VIS 1

2.1.3. Sviluppo del sistema centrale – risultati finali 1

2.1.4. Sviluppo del sistema di confronto biometrico (BMS) 1

2.1.5. Preparativi dei siti e rete 1

2.1.6. Prove e risultati finali 1

2.1.7. Pianificazione e coordinamento nazionali 1

2.1.8. Gruppo "Amici del VIS” 1

2.1.9. Varo del nelle sedi consolari e ai valichi di frontiera 1

2.2. Gestione del progetto da parte della Commissione 1

2.2.1. Pianificazione e copertura di bilancio 1

2.2.2. Gestione dei rischi 1

2.2.3. Consiglio di gestione del progetto 1

2.3. Riunioni del comitato SIS II 1

2.3.1. Comitato SISVIS 1

2.3.2. Change Management Board (CMB) 1

2.3.3. Gruppo consultivo "Prove tecniche" 1

2.3.4. Gruppo di esperti VIS Mail 1

3. Conclusioni e prospettive 1

1. Introduzione

La presente relazione rende conto dell'attività svolta dalla Commissione nel 2008 (da gennaio a dicembre) per la messa a punto del sistema di informazione visti (VIS). Si tratta della quinta relazione sullo stato di avanzamento dei lavori[1] presentata dalla Commissione al Consiglio e al Parlamento europeo in conformità dell'articolo 6 della decisione 2004/512/CE del Consiglio, dell'8 giugno 2004, che istituisce il sistema di informazione visti (VIS)[2]. La decisione stabilisce che spetta alla Commissione, assistita dal comitato SIS II[3], sviluppare il VIS, mentre i sistemi nazionali sono adeguati e/o sviluppati dagli Stati membri. Nel 2007 è stato istituito il comitato SISVIS[4] per assistere la Commissione nell'esercizio delle sue competenze di esecuzione per quanto riguarda la fase operativa dei progetti SIS II e VIS. La prima riunione del comitato SISVIS in formazione VIS si è svolta nel novembre 2008, a seguito dell'entrata in vigore del regolamento (CE) n. 767/2008 concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS)[5].

2. Stato di avanzamento del progetto

2.1. Progressi realizzati nel periodo in esame

Sintesi delle principali attività

Alla fine del periodo in esame erano in corso i test di preconformità della seconda fase con vari Stati membri, dopo l'esito positivo delle prove di accettazione in fabbrica (FAT).

Sotto la presidenza francese è stato istituito il gruppo "Amici del Sistema d'informazione visti (VIS)", incaricato di seguire i progetti VIS nazionali e fungere da collegamento tra i ministri e gli esperti, garantendo così un attento follow-up degli sviluppi negli Stati membri.

Nel marzo 2008 è stato istituito il Change Management Board per mantenere specifiche stabili e fornire consulenza sulle richieste di modifica che incidono sulle specifiche tecniche del VIS.

È stato inoltre istituito il gruppo consultivo "Prove tecniche" per discutere e concordare con gli Stati membri tutte le questioni relative alle prove.

Durante il periodo di riferimento sono state richieste varie modifiche del VIS e del sistema di confronto biometrico (BMS), da realizzare prima delle verifiche operative del sistema (OST). È risultato chiaro che per apportare queste modifiche sarebbe stato necessario più tempo. Su consiglio del gruppo "Amici del VIS", nel dicembre 2008 il COREPER ha convenuto di fissare un nuovo calendario per il progetto VIS in modo da tenere conto di queste modifiche finali del sistema, mantenendo l'avvio delle operazioni del VIS per il 2009[6].

2.1.1. Quadro giuridico del VIS

Sebbene l'accordo politico tra il Parlamento europeo e il Consiglio GAI sul "pacchetto legislativo VIS" comprensivo del regolamento concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS)[7] e di una decisione di terzo pilastro del Consiglio[8] sia stato raggiunto nel giugno 2007, gli strumenti giuridici sono stati adottati formalmente soltanto nel giugno 2008, dopo lo scioglimento di due riserve parlamentari.

Il regolamento (CE) n. 767/2008 definisce lo scopo e le funzionalità del VIS, le relative responsabilità, nonché le condizioni e le procedure per lo scambio di dati tra Stati membri in ordine alle domande di visto per soggiorni di breve durata e alle decisioni adottate al riguardo. Il VIS elaborerà dati alfanumerici, fotografie e impronte digitali dei richiedenti il visto, al fine di consentire una verifica e una identificazione affidabili.

La decisione 2008/633/GAI del Consiglio concerne l’accesso per la consultazione al sistema di informazione visti (VIS) da parte delle autorità designate degli Stati membri e di Europol ai fini della prevenzione, dell’individuazione e dell’investigazione di reati di terrorismo e altri reati gravi.

Entrambi gli strumenti sono stati pubblicati nella Gazzetta ufficiale il 13 agosto 2008 e sono entrati in vigore il 2 settembre 2008.

L'adozione dei due strumenti ha permesso di portare a termine le specifiche tecniche e di proseguire lo sviluppo, sulla base del progetto giuridico concordato politicamente nel 2007, secondo il nuovo calendario. Tuttavia, prima che il VIS possa diventare operativo devono essere modificati anche l'Istruzione consolare comune[9] e il codice frontiere Schengen[10] per tener conto del funzionamento del VIS nelle rappresentanze consolari e ai valichi di frontiera, rispettivamente. Alla fine del periodo di riferimento è stato raggiunto un accordo politico su entrambi gli strumenti giuridici di modifica e durante sono continuate le discussioni sulla proposta di codice dei visti[11], che però non è ancora passata.

2.1.2. Riprogrammazione del VIS

Secondo il nuovo calendario concordato nel settembre 2007, che tiene conto di tutte le modifiche tecniche da apportare al sistema centrale a seguito dell'adozione della base giuridica, il VIS centrale sarebbe dovuto entrare in funzione nel giugno 2009. Durante tutto il periodo in esame i lavori sono proseguiti nel pieno rispetto del calendario e quasi tutte le tappe principali sono state raggiunte conformemente al piano concordato. Nel corso delle discussioni con gli esperti degli Stati membri nelle riunioni dei responsabili nazionali di progetto (NPM) per il VIS e del Change Management Board (v. sezione 2.3), gli Stati membri hanno presentato varie richieste di modifica[12] che avrebbero inciso sullo sviluppo del VIS e del sistema di confronto biometrico e che avrebbero comportato l'aggiornamento delle specifiche tecniche. In novembre il Change Management Board ha raccomandato di apportare le modifiche prima che il VIS diventi operativo e il comitato SIS II ha approvato tale approccio. Poiché, come valutato dal principale contraente responsabile dello sviluppo, le modifiche avrebbero ritardato di sei mesi lo sviluppo del VIS, le raccomandazioni del Change Management Board e del comitato SIS II sono state inoltrate al gruppo "Amici del VIS" per esame e definizione di orientamenti. Nella prima riunione di dicembre il gruppo ha ribadito la volontà unanime degli Stati membri di attuare tali modifiche prima che il VIS entri in funzione. Nell'ultima riunione del 2008, il COREPER ha chiesto alla Commissione di preparare un calendario dettagliato e aggiornato del VIS, che tenga conto delle suddette modifiche e posticipi la data di operatività alla fine del 2009.

2.1.3. Sviluppo del sistema centrale – risultati finali

Durante il periodo di riferimento è proseguito lo sviluppo delle versioni dei principali risultati e dei risultati da sottoporre a test[13]. In aprile sono state accettate tutte le specifiche tecniche dettagliate funzionali e il documento di controllo dell’interfaccia[14], e sono state fissate le linee guida per le specifiche funzionali e di architettura. Come previsto, a fine settembre è pervenuta la versione finale delle specifiche tecniche dettagliate, comprensiva delle specifiche funzionali, degli aspetti di architettura e delle specifiche tecniche. Poiché nel 2008 è stato raggiunto l'accordo per apportare le modifiche richieste, occorrerà aggiornare di conseguenza le specifiche tecniche dettagliate e il documento di controllo dell’interfaccia. In ottobre è stata fornita agli Stati membri la seconda edizione del simulatore CD basato su ICD/XSD 1.76, con le correzioni successive alle prove FAT effettuate e concluse con esito positivo in settembre.

2.1.4. Sviluppo del sistema di confronto biometrico (BMS)

Dopo l'accordo politico tra il Consiglio e il Parlamento europeo sul regolamento VIS e sulla decisione connessa, il principale contraente responsabile dello sviluppo ha condotto un'analisi del lavoro necessario per sviluppare il sistema in modo da garantire che il VIS sia pienamente compatibile con il quadro giuridico e possa interfacciarsi con il BMS. Il 1º aprile è stata revocata la sospensione dell'appalto per lo sviluppo del BMS[15], e l'ambiente BMS è stato connesso al VIS per effettuare le prove FAT.

Sono stati inoltre forniti immediatamente agli Stati membri kit di software per le funzioni biometriche. Nel corso dell'anno gli Stati membri hanno ricevuto kit di software da usare nei loro dispositivi di acquisizione delle impronte digitali e hanno utilizzato il portale web del BMS per introdurre le biometrie a livello nazionale. Nel 2008 vari gruppi sono stati invitati ad assistere a presentazioni del BMS Showcase / Demonstrator, che simula l'uso del VIS nelle rappresentanze consolari e ai valichi di frontiera. Attraverso un modello dimostrativo sono stati illustrati alle delegazioni degli Stati membri, a membri del Parlamento europeo, al vicepresidente della Commissione Barrot e a membri del suo gabinetto gli aspetti pratici e il flusso di lavoro relativi alle domande di visti biometrici.

Nel 2008 è stato preparato un progetto di misure di esecuzione che stabilisce le specifiche per la risoluzione e l'uso delle impronte digitali ai fini di identificazioni e verifiche biometriche, a complemento delle specifiche minime stabilite dalla decisione 2006/648/CE della Commissione. Tali misure dovrebbero essere discusse dal comitato SISVIS nel 2009.

La prima parte del test delle soluzioni di sistema del BMS è stata ultimata alla fine del periodo di riferimento, ma i test di accuratezza e prestazione continueranno nel 2009. Sono proseguiti i preparativi per le prove successive e lo sviluppo degli strumenti. È stata redatta una guida alle migliori pratiche nell'uso delle impronte digitali nell'ambito del BMS, distribuita agli Stati membri nell'ultima riunione del 2008 dei responsabili nazionali del progetto VIS.

2.1.5. Preparativi dei siti e rete

In febbraio sono state installate l’unità centrale VIS e l’unità centrale di riserva (back-up) nei due siti di Strasburgo (Francia) e St. Johann im Pongau (Austria). Il collegamento tra l’unità centrale e l’unità centrale di riserva è stato effettuato il 1º aprile, in anticipo rispetto alla data stabilita contrattualmente. L'installazione dell'hardware in entrambi i siti è iniziata secondo calendario e si è conclusa a fine luglio.

L’installazione della rete è cominciata nel gennaio 2008 e nel contempo è stato inviato a tutti gli Stati membri un questionario per un'indagine sui siti. Entro marzo sono state completate tutte e 48 le visite dei siti e per tutta la primavera è proseguita la fornitura dei circuiti, sebbene sei siti siano rimasti in sospeso fino a fine anno su richiesta degli Stati membri. Come da calendario, l’installazione della rete è stata portata a termine entro fine giugno per tutti i siti nazionali, eccetto per quattro siti principali e cinque siti di riserva per i quali, nella maggior parte dei casi, gli spazi non erano pronti.

Il 17 giugno 2008 la Commissione ha adottato la decisione 2008/602/CE che stabilisce l’architettura fisica e i requisiti delle interfacce nazionali e dell’infrastruttura di comunicazione fra il VIS centrale e le interfacce nazionali nella fase di sviluppo.

2.1.6. Prove e risultati finali

Durante il periodo di riferimento si sono svolti i preparativi principali delle prove del VIS centrale e delle prove con gli Stati membri, previste per inizi 2009. In aprile gli Stati membri hanno designato i responsabili delle prove. Sono stati scelti sei Stati membri per effettuare per primi i test di conformità e partecipare alle OST[16]. Per le prove di accettazione provvisoria del sistema (PSAT) erano necessari altri nove Stati[17]. Le connessioni di rete degli Stati membri partecipanti alle OST del sistema erano già pronte in giugno e alcuni di tali Stati hanno ultimato lo sviluppo del sistema nazionale entro fine settembre, quando sono iniziati i test di preconformità del VIS. Dagli inizi di ottobre l’ambiente di prova comprende tutte le funzioni del sistema di confronto biometrico. Alla fine del periodo di riferimento i sei paesi OST avevano la connettività di base e si stavano preparando per le prove di connettività delle applicazioni. A fine 2008 tre Stati membri OST avevano completato con successo i test di conformità. Parallelamente sono iniziate le prove funzionali del test delle soluzioni di sistema (SST), seguite dai test di prestazione. A seguito dell'approvazione delle richieste di modifica, saranno riprogrammate alcune fasi di prova. Una volta apportate le modifiche richieste si procederà nuovamente all'SST, cui faranno immediatamente seguito le OST e quindi le PSAT, in modo da poter dichiarare il VIS operativo a fine dicembre 2009.

La prima versione del documento che descrive le modalità di progettazione delle prove di accettazione in fabbrica ( Test Design Description – TDD) è pervenuta ed è stata trasmessa agli Stati membri nel gennaio 2008. Nel corso dell'anno gli Stati membri hanno fornito casi di prove funzionali da includere nel TDD. Le prove di accettazione in fabbrica sono iniziate il 6 agosto e si sono svolte in quattro cicli fino al 29 settembre. La versione finale (2.0) del TDD pubblicata in ottobre e contenente le correzioni apportate durante le FAT è servita da base per preparare le prove funzionali dell'SST.

Il protocollo per i test di conformità ( Compliance Test Protocol – CTP) è stato aggiornato conformemente al quadro giuridico concordato politicamente e all'integrazione con il BMS, e in marzo è stata presentata una nuova versione. La versione finale (2.10) è stata messa a disposizione degli Stati membri in aprile. Il CTP è usato come documento di riferimento per specificare i test di conformità e svilupparne la descrizione (TDD). Il TDD dei test di conformità indica nel dettaglio tutte le prove connesse ai test di conformità degli Stati membri a seguito del TDD delle prove di accettazione in fabbrica, ed è stata presentata in ottobre. La versione 2.30 del piano di prova è stata accettata in luglio.

In aprile è pervenuto il primo progetto della descrizione TDD delle prove non funzionali dell'SST. Questo risultato è stato oggetto di osservazioni approfondite della Commissione e degli Stati membri, esposte in una relazione formale relativa a un periodo di più mesi. Sono state presentate alcune versioni intermedie ma la versione 1.00 della descrizione TDD dell'SST è stata messa a disposizione degli Stati membri in settembre. Per tutto il secondo semestre, sono state riviste le versioni non funzionali e funzionali e in dicembre sono iniziate le prove funzionali dell'SST. Le prove saranno rieseguite qualora emergano discrepanze con il TDD.

2.1.7. Pianificazione e coordinamento nazionali

Durante il periodo di riferimento i servizi della Commissione hanno organizzato, nell'ambito del comitato SIS II, dieci riunioni del gruppo di lavoro dei responsabili nazionali di progetto degli Stati membri, per discutere questioni connesse alla pianificazione, ai rischi e alle attività a livello dei progetti nazionali e centrale. È stato inoltre istituito un distinto gruppo consultivo "Prove tecniche" per sostenere il lavoro del comitato SIS II, in aggiunta al Change Management Board e al gruppo di esperti VIS Mail. Questi ultimi gruppi sono incaricati di esaminare aspetti specifici relativi alle prove, alle modifiche delle specifiche del sistema e allo sviluppo del meccanismo di comunicazione VIS Mail, rispettivamente.

Affinché il sistema entri in funzione è essenziale, oltre alla disponibilità del VIS centrale, che vadano avanti i progetti nazionali. il cui stato di avanzamento varia da uno Stato membro all'altro, tenuto conto di circostanze diverse a livello nazionale. I resoconti mensili di tali riunioni trasmessi dagli Stati membri hanno consentito di migliorare la qualità, la coerenza e l'utilità delle informazioni disponibili sui progetti nazionali. Nel 2008 gli Stati membri hanno comunicato, nelle loro relazioni mensili sullo stato di avanzamento, i progressi compiuti in funzione del loro status di paesi OST, paesi PSAT e altri Stati membri. Sono stati realizzati progressi rispetto a sei tappe fondamentali, tra cui il grado di preparazione per connettersi alla rete e all'ambiente di prova, per svolgere i test di conformità, per allestire le rappresentanze consolari in Nord Africa e procedere alle prove con il VIS Mail. I servizi della Commissione hanno ricevuto anche i dati sullo stato di avanzamento dei lavori a livello nazionale nei paesi nei quali l'acquis di Schengen sarà pienamente applicato in una fase ulteriore. La maggior parte degli Stati membri ha sistematicamente segnalato di avanzare secondo il calendario fissato per queste tappe fondamentali, ma è chiaro che alcuni stanno incontrando difficoltà nello sviluppo dei sistemi nazionali. Dato il diverso grado di preparazione degli Stati membri, c'è il rischio che i sistemi nazionali di alcuni non siano pronti per svolgere le attività di prova e connettersi al sistema centrale nei termini stabiliti.

2.1.8. Gruppo "Amici del VIS”

Alla riunione del CISFA del settembre 2008 un gruppo di alti funzionari degli Stati membri nominati dai ministri competenti è stato incaricato di seguire i progetti VIS nazionali fino alla messa in funzione del VIS e di garantire, tra l'altro, che gli Stati membri prendano le misure necessarie affinché le loro autorità preposte al rilascio dei visti (o un altro Stato membro in loro nome) raccolgano e trasmettano al VIS i dati relativi alle domande di visto, secondo il calendario dell'introduzione regionale.

La prima riunione del gruppo si è svolta in dicembre a Parigi, sotto la presidenza francese. In quell'occasione il gruppo ha discusso le quattro richieste di modifica da attuare prima dell'OST, nonché la cooperazione consolare, l’installazione regionale, l'organizzazione del progetto e il sostegno agli Stati membri. Il gruppo ha consigliato al COREPER di approvare le modifiche richieste dagli Stati membri, sempre che non ne vengano presentate altre prima che il VIS diventi operativo. Di conseguenza, il calendario di attuazione del VIS subirà un ritardo di sei mesi. Il gruppo "Amici del VIS" contribuirà a coordinare l'introduzione regionale del VIS, i processi operativi e l’organizzazione del flusso di lavoro nelle rappresentanze consolari e ai valichi di frontiera, le relazioni pubbliche (tutte le parti interessate) e le statistiche e le relazioni. In cooperazione con la Commissione, il gruppo inoltre elaborerà un elenco delle attività degli Stati membri connesse ai preparativi tecnici, consolari e di frontiera, e ne verificherà l'osservanza.

2.1.9. Varo del nelle sedi consolari e ai valichi di frontiera

Conformemente al progetto di modifica dell'Istruzione consolare comune, gli Stati membri rilevano gli identificatori biometrici dei richiedenti il visto – comprendenti l'immagine del volto e le impronte delle dieci dita – presso le rappresentanze consolari. In preparazione dell'introduzione del sistema presso le rappresentanze consolari, il progetto pilota per la raccolta, la conservazione e la verifica dei dati biometrici dei richiedenti il visto (BIODEV II) è proseguito durante tutto il periodo di riferimento ed è stato prorogato fino a fine marzo 2009. Tale proroga concerne metà dei partecipanti iniziali al BIODEV II (Francia, Belgio, Germania e Austria). Dai risultati conseguiti finora emerge che per ottenere impronte digitali di buona qualità è necessaria una formazione completa degli operatori e l'eventuale ripetizione della raccolta più volte per ridurre i tassi di insuccesso nella registrazione.

Conformemente al codice frontiere Schengen modificato, gli Stati membri dovrebbero essere pronti ad usare il VIS presso tutti i valichi delle frontiere esterne, ai fini delle verifiche nel VIS di tutti i titolari di visto, venti giorni dopo l'avvio delle operazioni del VIS nella prima regione consolare. Le conclusioni del Consiglio durante la presidenza britannica hanno precisato che la prima regione consolare sarà il Nord Africa e che l'introduzione del VIS dovrà essere completata in due anni in determinate regioni, secondo un ordine da stabilirsi in sede di comitato.

2.2. Gestione del progetto da parte della Commissione

2.2.1. Pianificazione e copertura di bilancio

Nel bilancio generale 2008 gli stanziamenti di impegno totali ammontavano a 20 milioni di euro, 2 milioni dei quali sono stati iscritti in riserva. Nel 2008 le principali componenti di spesa sono state le seguenti: preparativi delle caratteristiche aggiuntive per i dati biomedici, assistenza esterna per la gestione del progetto e la garanzia di qualità, costi di funzionamento per la fase di sviluppo e modifiche del VIS (dovute agli sviluppi del quadro giuridico e alle richieste di modifica degli Stati membri). È stato impegnato l'88,21% degli stanziamenti totali del VIS e, alla fine del periodo in esame, era stato versato il 95,13% degli stanziamenti di pagamento. La linea di bilancio per il VIS è la 18.02.05.

Stanziamenti di impegno e di pagamento 2008

Stanziamenti di impegno disponibili | Spesi | Totale % | Stanziamenti di pagamento disponibili | Spesi | Totale % |

€18 745 376,30 | €16 535 020,04 | 88,21 % | 14 657 396,30 | 13 943 795,81 | 95,13 % |

2.2.2. Gestione dei rischi

Conformemente alle migliori prassi, i rischi insiti nel progetto sono individuati, valutati e monitorati in modo permanente a tre livelli. Il principale contraente responsabile dello sviluppo valuta i rischi relativi alle attività connesse all'appalto (messa a punto del sistema centrale, sostegno e formazione). Gli Stati membri monitorano i rischi nell'ambito dei progetti nazionali. Anche i servizi della Commissione valutano i rischi del progetto in generale, ad esempio per quanto riguarda i compiti del principale contraente, i progetti nazionali, la preparazione dei siti operativi e l'adozione degli strumenti giuridici. Il livello di esposizione al rischio si distingue in alto, medio e basso. La Commissione discute regolarmente i rischi con gli Stati membri durante le riunioni con i responsabili nazionali del progetto e nell'ambito del consiglio di gestione del progetto.

Nel periodo in esame il rischio maggiore è stato che il principale contraente responsabile dello sviluppo non fosse in grado di fornire risultati conformi alla qualità richiesta e nei termini stabiliti. Ha rappresentato un altro rischio grave la possibilità di ulteriori richieste di modifica e di ritardi nei sistemi nazionali. Il terzo rischio per ordine di importanza è stato che la modifica dell'Istruzione consolare comune potesse comportare modifiche funzionali del VIS. Altri rischi dal lato del contraente riguardano la sincronizzazione tra il VIS e il BMS durante le fasi di prova e la gestione delle diverse versioni. In relazione agli Stati membri il rischio attiene al loro grado di preparazione per le fasi di prova. La Commissione e il principale contraente responsabile dello sviluppo collaborano strettamente per ridurre tali rischi e le loro ripercussioni sul progetto.

2.2.3. Consiglio di gestione del progetto

Nel 2008 il consiglio di gestione del progetto si è riunito dieci volte per discutere questioni e rischi connessi alla gestione del progetto con le parti interessate, con il principale contraente responsabile dello sviluppo e con il contraente responsabile della qualità, nonché con gli Stati membri della presidenza uscente e di quella a venire.

2.3. Riunioni del comitato SIS II

Nel 2008 si sono tenute sette riunioni del comitato SIS II durante le quali sono stati discussi i progressi nella messa punto del sistema VIS.

In aggiunta alle riunioni ordinarie del comitato SIS II, i servizi della Commissione organizzano gruppi di lavoro VIS, composti da esperti degli Stati membri e responsabili nazionali di progetto, al fine di discutere questioni tecniche di dettaglio e illustrare lo stato del progetto centrale (v. sezione 2.1.7).

2.3.1. Comitato SISVIS

Nel 2008 è stato istituito il comitato SISVIS[18] per assistere la Commissione nell'esercizio delle sue competenze di esecuzione per quanto riguarda la fase operativa dei progetti SIS II e VIS. A differenza di quanto accade nel comitato SIS II, i due progetti non figurano in un'unica agenda, ma gli esperti degli Stati membri si riuniscono in formazioni diverse. Una volta entrato in vigore il regolamento VIS, è stata convocata la prima riunione del comitato SISVIS in formazione VIS. Nel corso della riunione, svoltasi in novembre, sono stati discussi il regolamento interno e le specifiche VIS Mail. Il comitato rimarrà responsabile dell'adozione delle decisioni di comitatologia connesse alle norme di attuazione per tutto il 2009.

2.3.2. Change Management Board (CMB)

Il Change Management Board è stato istituito durante il periodo di riferimento come gruppo di lavoro consultivo del comitato SISVIS (formazione VIS), formula raccomandazioni sulla gestione della configurazione del VIS durante la fase di sviluppo, comprese le prove, per successiva discussione nella riunione dei responsabili nazionali del progetto VIS, e renderà conto al comitato SISVIS (formazione VIS).

2.3.3. Gruppo consultivo "Prove tecniche"

Il gruppo consultivo "Prove tecniche" è stato istituito durante il periodo di riferimento come gruppo di lavoro consultivo del comitato SISVIS (formazione VIS), provvede affinché le questioni relative alle prove siano affrontate e risolte secondo un processo strutturato, dà consulenza sul completamento delle campagne di prova del VIS, e formula raccomandazioni sulle prove del VIS durante tutte le fasi di prova, soprattutto quando gli Stati membri partecipano direttamente.

2.3.4. Gruppo di esperti VIS Mail

Per sostenere l'attuazione del meccanismo di comunicazione del VIS (VIS Mail), che userà l'infrastruttura del VIS e sarà composto da un mail relay centrale e da server e applicazioni di posta nazionali, è stato istituito in febbraio, nell'ambito della riunione dei responsabili nazionali del progetto VIS, il gruppo informale di esperti VIS Mail.

Il gruppo di esperti VIS Mail si riunisce mensilmente e alle sue riunioni partecipano almeno dieci Stati membri. Nell'aprile 2008, alla riunione dei responsabili nazionali del progetto VIS sono stati concordati un piano e una strategia di alto livello per l'attuazione del VIS Mail, e successivamente è stato redatto un progetto di specifiche del VIS Mail. In ottobre la versione finale del progetto è stata approvata in via informale dai responsabili nazionali del progetto VIS. Il progetto di decisione sulle specifiche VIS Mail è stato presentato al comitato SISVIS (formazione VIS), con la richiesta di formulare un parere agli inizi del 2009.

Parallelamente all'elaborazione delle specifiche VIS Mail, il gruppo ha discusso il piano dettagliato per l'attuazione del sistema. La documentazione necessaria agli Stati membri per le prove è fornita in parte dal contraente responsabile del mail relay centrale (contraente responsabile della rete VIS) e in parte dal gruppo di esperti VIS Mail. Il lavoro della Commissione e degli Stati membri, in cooperazione con il contraente responsabile della rete, è sostenuto dal contraente responsabile del sostegno e assistenza alla qualità.

3. Conclusioni e prospettive

Il 2008 è stato caratterizzato dall'attuazione della nuova programmazione basata sull'analisi del quadro giuridico adottato e sull'esecuzione dei lavori necessari per incorporare nel VIS il sistema di confronto biometrico. Nel periodo in esame il grosso degli sforzi è stato diretto al completamento delle specifiche tecniche del sistema e alla preparazione dei risultati da sottoporre a test. Sono state condotte e accettate le prove di accettazione in fabbrica e si sono svolti i preparativi per i test di conformità con gli Stati membri. La cooperazione con gli Stati membri a livello politico è stata ulteriormente rafforzata con la creazione del gruppo "Amici del VIS". Il calendario del VIS approvato nel 2007 è stato mantenuto a livello centrale e sarebbe stato rispettato fino in fondo se verso la fine dell'anno non fosse emersa la richiesta unanime degli Stati membri di apportare quattro modifiche. Tali modifiche hanno reso necessario posticipare di sei mesi l'entrata in funzione del sistema. Tutte le parti interessate collaborano intensamente in vista di questo obiettivo per il 2009.

[1] Per la quarta relazione, si rinvia alla "Relazione della Commissione al Consiglio e al Parlamento europeo sullo stato di avanzamento del sistema di informazione visti (VIS) nel 2007" (COM(2008) 714 definitivo del 10.11.2008).

[2] GU L 213 del 15.6.2004, pag. 5.

[3] Il quadro di comitatologia comune ai progetti SIS II e VIS nella fase di sviluppo, istituito in virtù dell'articolo 5, paragrafo 1 del regolamento (CE) n. 2424/2001 (GU L 328 del 13.12.2001, pag. 4).

[4] In forza dell'articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, sull’istituzione, l’esercizio e l’uso del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II).

[5] Regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS) (GU L 218 del 13.8.2008, pag. 60).

[6] Per maggiori dettagli si veda la sezione 2.1.2.

[7] Regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS) (GU L 218 del 13.8.2008, pag. 60).

[8] Decisione 2008/633/GAI del Consiglio, del 23 giugno 2008, relativa all'accesso per la consultazione al sistema di informazione visti (VIS) da parte delle autorità designate degli Stati membri e di Europol ai fini della prevenzione, dell'individuazione e dell'investigazione di reati di terrorismo e altri reati gravi (decisione VIS) (documento del Consiglio 11077/07).

[9] Progetto di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio recante modifica dell'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria in relazione all'introduzione di elementi biometrici e comprendente norme sull'organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto (fascicolo interistituzionale: 2006/0088 (COD)).

[10] Regolamento (CE) n. 562/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 15 marzo 2006, che istituisce un codice comunitario relativo al regime di attraversamento delle frontiere da parte delle persone (codice frontiere Schengen) (GU L 105 del 13.4.2006. pag. 1).

[11] Proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce un Codice comunitario dei visti (COM(2006) 403 definitivo).

[12] Le richieste di modifica riguardavano l'inserimento dei dati biometrici nel VIS, in modo da permettere verifiche sulla base di meno di quattro dita e da evitare di dover indicare il dito o le dita esatte per le verifiche nel sistema. Altre due richieste di modifica riguardavano l'aggiornamento del ruolo degli utenti finali del VIS e l'estensione del diritto di accesso delle autorità di terzo pilastro ai sensi della decisione 2008/633/GAI del Consiglio del 23 giugno 2008.

[13] V. sezione 2.1.6.

[14] Versione 1.22 delle specifiche tecniche dettagliate e versione 1.72 del documento di controllo dell’interfaccia

[15] Sospeso nel 2007 per la tardiva adozione della base giuridica del VIS e il suo impatto sulla programmazione generale

[16] A fine anno i sei paesi OST erano Estonia, Germania, Italia, Norvegia, Slovenia e Svezia.

[17] I paesi PSAT possono cambiare a seconda del grado di preparazione nazionale. Al momento della stesura della presente relazione erano Austria, Repubblica ceca, Francia, Ungheria, Lettonia, Lituania, Portogallo, Slovacchia e Spagna.

[18] Istituito dall'articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, sull’istituzione, l’esercizio e l’uso del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II).