Risoluzione

del Parlamento europeo recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico al consiglio di amministrazione della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio finanziario 2001

IL PARLAMENTO EUROPEO,

vista la relazione sui rendiconti finanziari della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro relativi all'esercizio 2001, corredata delle risposte della Fondazione(1) (C5-0597/2002),

vista la raccomandazione del Consiglio del 7 marzo 2003 (C5-0089/2003),

visto il trattato CE, in particolare l'articolo 276,

visti l'articolo 16 del regolamento (CEE) n. 1365/75(2) del Consiglio, modificato dal regolamento (CEE) n. 1947/93(3) del Consiglio, e l'articolo 185 del regolamento finanziario del 25 giugno 2002(4),

visti l'articolo 93 bis e l'allegato V del suo regolamento,

visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per l'occupazione e gli affari sociali (A5-0079/2003),

A. considerando che nel suo programma di lavoro per il 2001, la Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro (Fondazione di Dublino) si era posta l'obiettivo di sviluppare e realizzare un numero minore ma più sostanziale di programmi di ricerca, di rafforzare il ruolo della Fondazione quale foro di discussione, di elaborare una strategia di comunicazione coerente, di aumentare la responsabilità per il proprio operato nonché la trasparenza e l'efficacia sul piano dei costi e di tener conto degli importanti cambiamenti in seno all'Unione europea;

B. considerando che il 10 aprile 2002 ha concesso al consiglio(5) di amministrazione della Fondazione il discarico per l'esecuzione del bilancio per l'esercizio finanziario 2000 e, nel contempo:

- ha espresso preoccupazione per il volume degli stanziamenti riportati dal 2000 al 2001 e ha esortato la Fondazione ad adottare misure volte ad assicurare un migliore monitoraggio dell'esecuzione del suo bilancio, allo scopo di ridurre al minimo i riporti e la soppressione di stanziamenti;

- ha invitato la Fondazione ad adottare misure volte a garantire che si ponga rimedio a tutte le lacune nei sistemi contabili utilizzati in tempo utile per il discarico 2001;

- ha espresso rammarico per l'eccessivo ricorso della Fondazione ai conti di anticipazione;

C. considerando che la Corte dei conti ha ottenuto ragionevoli garanzie circa l'affidabilità dei conti per l'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 e circa la sostanziale legittimità e regolarità delle sottostanti operazioni;

1. prende nota del seguente prospetto contabile della Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro:

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

>SPAZIO PER TABELLA>

Fonte:

Dati della Fondazione - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari della Fondazione.NB: i totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Controllo finanziario

2. osserva che la Corte dei conti è del parere che il tasso dei riporti di stanziamenti di funzionamento sia troppo elevato (3,5 milioni di euro) e che la Fondazione debba fare tutto il possibile per ridurre tale tasso; constata che il nuovo regolamento finanziario fornisce una base giuridica più idonea per i riporti di stanziamenti; si compiace comunque delle iniziative adottate dalla Fondazione al fine di ridurre il volume dei riporti;

3. osserva che la Fondazione considera il sistema contabile SI2 estremamente complicato e caratterizzato da numerosi difetti, punti deboli e instabilità; si rammarica che la Commissione abbia imposto alla Fondazione un sistema informatico e contabile (SI2) troppo complesso e apparentemente troppo sofisticato; invita la Commissione a garantire che l'agenzia disponga del personale necessario e del supporto tecnico per il buon funzionamento del sistema;

4. si rammarica che la Corte abbia rilevato numerosi casi in cui una stessa persona è stata abilitata a autorizzare gli impegni e i pagamenti, utilizzando il sistema di autorizzazione elettronico, svolgendo in tal modo le funzioni di gestore, ordinatore, controllore finanziario e contabile; osserva che la Corte dei conti deplora la prassi dell'attribuzione di diritti di "super-user" perché incompatibile con il principio della separazione delle funzioni; si compiace che la Fondazione abbia garantito che non viene più fatto ricorso a questa prassi;

5. si rammarica che la Fondazione non abbia pienamente rispettato le procedure di gara d'appalto per l'aggiudicazione di tutti i suoi contratti di servizi; ricorda che non si tratta solamente di una violazione del principio della parità di trattamento, ma che gli offerenti che sono stati penalizzati potrebbero intentare un'azione legale contro la Fondazione; esorta la Fondazione a garantire che per tutti i contratti vengano seguite le procedure di gara corrette;

6. riconosce che la Fondazione necessita di procedure finanziarie più flessibili e l'invita ad applicare quanto prima il nuovo regolamento finanziario e a trovare un giusto equilibrio tra la flessibilità e la responsabilità;

Valutazione esterna

7. si compiace della valutazione esterna e del progetto di piano d'azione che risponde alle raccomandazioni formulate nella valutazione; si congratula con la Fondazione per il giudizio complessivamente molto positivo; invita la Fondazione ad effettuare negli anni successivi un'analisi dell'efficacia delle misure adottate;

8. constata che la Fondazione sta rispettando gran parte delle scadenze fissate nel piano d'azione; richiama l'attenzione sui seguenti punti nella valutazione:

- la necessità di riesaminare e di migliorare la cooperazione tra la Fondazione da un lato e la Commissione europea e il Parlamento europeo dall'altro,

- la necessità di mettere in atto un sistema di verifica dei risultati di esecuzione della Fondazione,

- la necessità di introdurre un numero maggiore di processi di controllo della qualità interni;

Valutazione globale

9. si congratula con la Fondazione per la qualità del lavoro svolto da personale altamente qualificato; auspica tuttavia che tale lavoro venga portato a conoscenza di un pubblico più ampio; si compiace tuttavia del miglioramento delle attività informative; riconosce che il ruolo principale dell'organizzazione è quello di contribuire al dibattito a livello europeo e accoglie favorevolmente le misure adottate dall'ufficio di collegamento di Bruxelles per migliorare i contatti con le istituzioni europee;

10. osserva che le spese amministrative rappresentano una quota elevata delle spese della Fondazione (titoli 1 e 2 del bilancio) ammontando a circa 10 milioni di euro nel bilancio 2003, mentre le spese di funzionamento (titolo 3) ammontano a circa 7 milioni di euro; constata che alla Fondazione vengono imposti molti dei sistemi operativi in uso presso la Commissione europea, sebbene essi siano più adatti a rispondere alle esigenze di un'amministrazione di grandi dimensioni piuttosto che a quelle di organizzazioni più piccole quali la Fondazione;

11. chiede alla Commissione di trarre vantaggio dalle competenze esistenti all'interno della Fondazione e di valutare i vantaggi sul piano dei costi dell'esternalizzazione di un numero maggiore di funzioni; invita la Commissione a riconsiderare l'opportunità di creare nuove agenzie esecutive qualora le funzioni previste possano essere affidati alle agenzie esistenti;

Considerazioni generali sugli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento finanziario

12. constata che in molte Agenzie vi è uno squilibrio tra le spese amministrative e le spese operative, in cui le spese amministrative superano le spese operative;

13. è del parere che a queste Agenzie vada affidato un maggior numero di funzioni operative tra cui, per esempio, l'esecuzione dei programmi comunitari nel settore dell'istruzione e della sanità, evitando in tal modo la creazione di nuove agenzie esecutive da parte della Commissione; invita la Commissione a presentare proposte al riguardo al più tardi entro il 30 giugno 2003 e prima di procedere alla creazione di nuove agenzie esecutive;

14. ricorda la cessazione del controllo ex-ante indipendente delle Agenzie da parte del controllore finanziario della Commissione;

15. è preoccupato che l'assenza di verifiche esterne ex-ante delle operazioni finanziarie possa aumentare il rischio di irregolarità e di cattiva gestione; invita pertanto

- la Corte dei conti ad aumentare il numero di controlli effettuati dai propri controllori;

- le Agenzie a riesaminare approfonditamente e a modificare le rispettive procedure di esecuzione del bilancio, al fine di eliminare questo rischio;

16. invita le Agenzie a conformare quanto prima, e al più tardi entro il 1o luglio 2003, le relative procedure di esecuzione del bilancio ai requisiti del nuovo regolamento finanziario quadro(6);

17. ricorda che le disposizioni finanziarie interne, che devono essere adottate dalle Agenzie, non devono discostarsi dal regolamento finanziario quadro, fatta eccezione per i casi in cui ciò sia reso necessario da esigenze operative specifiche, e con l'autorizzazione preventiva della Commissione; chiede alla Corte dei conti di elaborare un parere su tutte le disposizioni finanziarie adottate dalle Agenzie che si discostano dal regolamento finanziario quadro;

18. sottolinea, in particolare, la rigida separazione delle funzioni di ordinatore e di contabile nonché il ruolo principale di quest'ultimo

a) nella definizione e nella validazione dei sistemi contabili,

b) nella tenuta della contabilità,

c) nella validazione dei sistemi definiti dall'ordinatore allo scopo di fornire informazioni contabili,

d) nella cooperazione con il contabile della Commissione,

e) nella preparazione e nella presentazione del rendiconto finanziario e delle relazioni sull'esecuzione del bilancio;

19. sottolinea che gli ordinatori devono essere nominati dai consigli di amministrazione delle Agenzie sulla base di competenze specifiche comprovate da titoli di studio o da un'esperienza professionale equivalente; ricorda che essi non devono essere subordinati gerarchicamente agli ordinatori;

20. invita le Agenzie a rispettare integralmente le disposizioni del regolamento finanziario relative alle procedure di aggiudicazione degli appalti; sottolinea che si deve ricorrere quanto più possibile alla procedura di gara d'appalto aperta, al fine di aumentare la trasparenza e di garantire la parità di trattamento dei potenziali partecipanti;

21. chiede alle Agenzie di controllare accuratamente la concessione di permessi per ragioni personali, al fine di garantire che siano rispettate le condizioni di trasparenza e separazione degli interessi;

22. ricorda che il mancato rispetto delle disposizioni relative agli appalti pubblici non rischia solamente di pregiudicare gli interessi finanziari delle Agenzie, ma può anche costituire reato ai sensi della legge degli Stati membri;

23. chiede alla Corte dei conti di riferire alla prossima occasione se tutti gli organismi comunitari cooperino regolarmente con l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e applichino senza restrizioni l'Accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 relativo alle indagini interne svolte dall'OLAF(7); chiede inoltre alla Corte dei conti di valutare l'efficacia di tale cooperazione sulla scorta dei casi trattati fino ad ora;

24. constata che la Corte dei conti deplora la prassi dell'utilizzo dei diritti di "super-user" nei sistemi informatizzati (che permette alla stessa persona di svolgere le funzioni di gestore, ordinatore, controllore finanziario e contabile) perché incompatibile con il principio della separazione delle funzioni; invita tutte le Agenzie a garantire che non vengano più attribuiti diritti di "super-user";

25. sottolinea che i sistemi informatizzati devono garantire l'esistenza di un "audit trail" completo per ciascuna operazione e per qualsiasi cambiamento apportato al sistema, in modo tale che sia possibile, in qualsiasi momento, individuare la natura del cambiamento e la persona che lo ha introdotto;

26. invita la Commissione, al fine di accelerare la preparazione dell'integrazione dei futuri Stati membri, a presentare proposte volte a favorire il miglioramento del funzionamento di questi organismi comunitari, a conseguire una maggiore efficacia attraverso un'analisi costi/benefici e a evitare qualsiasi inutile proliferazione di agenzie; indica che tali proposte potrebbero prevedere, per gli organismi cui sono affidati compiti simili, la creazione di consigli di amministrazione comuni;

27. ritiene escluso per motivi di efficienza e di costi che i consigli di amministrazione degli organismi comunitari vengano ulteriormente ingranditi nel corso dell'imminente ampliamento dell'Unione europea; è del parere che l'ampliamento offra una buona opportunità di ripensare radicalmente la composizione e il funzionamento di questi consigli di amministrazione che già sono normalmente ponderosi; chiede alla Commissione di presentare, entro e non oltre il 31 luglio 2003, idonee proposte per una modifica in tal senso dei regolamenti costitutivi degli organismi comunitari e di esaminare nel contempo anche la questione se non sarebbe possibile prevedere, per organismi cui sono affidati compiti simili, consigli di amministrazione comuni;

28. ricorda la constatazione della Corte dei conti(8) che sussiste il rischio che i direttori degli organismi comunitari diventino troppo dipendenti dalla Commissione; chiede pertanto alla Commissione di proporre entro e non oltre il 31 luglio 2003 una modifica dei regolamenti costitutivi delle agenzie che preveda che i direttori degli organismi comunitari possano in futuro essere designati solo con il parere conforme del Parlamento;

29. invita la Commissione a intraprendere uno studio globale sulle attività attualmente svolte dai vari organismi della Comunità, che potrebbero sovrapporsi o perseguire gli stessi obiettivi, al fine di proporre soluzioni adeguate, inclusa l'eventuale fusione di alcune agenzie; rileva che la Commissione ha indicato una possibile sovrapposizione tra il CEDEFOP e la Fondazione europea nel campo della formazione professionale e tra la Fondazione per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro e l'Agenzia per la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro(9);

30. invita inoltre la Commissione, in linea con la sua proposta sulla governance europea mirata a concentrare le sue attività sulle funzioni di base, a includere nel suo programma d'azione proposte che permettano di garantire che si eviti la sovrapposizione tra le attività dei suoi servizi e quelle della agenzie;

(1) GU C 326 del 27.12.2002, pag. 57

(2) GU L 139 del 30.5.1975, pag. 1.

(3) GU L 181 del 23.7.1993, pag. 13.

(4) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(5) GU L 158 del 17.6.2002, pag. 55.

(6) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(7) GU L 136 del 31.5.1999, pag. 15.

(8) Parere n. 10/2002 della Corte dei conti su una proposta della Commissione intesa a modificare gli atti costitutivi degli organismi comunitari a seguito dell'adozione del nuovo regolamento finanziario (GU C 285 del 21.11.2002, pag. 4).

(9) Si veda il documento di lavoro della DG Bilanci sui costi di gestione e i conti analitici delle agenzie decentrate.