Comunicazione della Commissione al Consiglio, al Parlamento Europeo, al Comitato economico e sociale europeo e al Comitato delle regioni sull'attuazione della strategia d'informazione e di comunicazione riguardante l'euro e l'Unione economica e monetaria /* COM/2004/0552 def. */





COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO, AL PARLAMENTO EUROPEO, AL COMITATO ECONOMICO E SOCIALE EUROPEO E AL COMITATO DELLE REGIONI sull'attuazione della strategia d'informazione e di comunicazione riguardante l'euro e l'Unione economica e monetaria Sintesi Ad appena due anni dall'introduzione delle monete e banconote in euro in dodici Stati membri, risultata un successo, l'informazione e la comunicazione sull'euro e l'Unione economica e monetaria (UEM) entrano in una nuova fase. La presente comunicazione espone la strategia che la Commissione europea intende seguire durante questo nuovo periodo. Il Parlamento europeo ha dichiarato in diverse risoluzioni [1] che "la campagna d'informazione sull'introduzione dell'euro ha avuto un esito positivo in termini di informazione e comunicazione dell'Unione europea" e che "l'informazione e la comunicazione di priorità assoluta dovrebbero concentrarsi su tematiche vicine alla vita quotidiana dei cittadini (questioni quali [...] l'euro, [...])". [1] Risoluzioni del Parlamento europeo del 13 marzo 2002 "sulla comunicazione della Commissione relativa a un nuovo quadro di cooperazione per le attività di politica dell'informazione e della comunicazione nell'Unione europea" e del 10 aprile 2003 "su una strategia d'informazione e comunicazione per l'Unione europea". L'informazione e la comunicazione sull'euro e l'UEM rimangono chiaramente una priorità per l'Unione europea. Infatti: * l'allargamento dell'UE avvenuto il 1° maggio 2004 comporterà, una volta soddisfatte le condizioni del trattato, l'espansione dell'area dell'euro; * l'introduzione dell'euro, che segna una tappa storica nella costruzione dell'Unione, deve essere consolidata dal sostegno crescente del pubblico alla moneta unica; * l'introduzione delle monete e banconote in euro ha esercitato un'enorme influenza positiva sul modo in cui i paesi terzi considerano la UE e il suo ruolo economico. Questa tendenza deve essere incoraggiata. La strategia d'informazione e di comunicazione sull'euro e l'UEM rientra nel quadro della "Strategia d'informazione e di comunicazione per l'Unione europea" (COM(2002) 350) e delle relative modalità d'attuazione (COM(2004)196) adottate dalla Commissione. Deve dunque inserirsi nel contesto globale della politica di comunicazione degli Stati membri, apportando un valore aggiunto ed una dimensione europea tangibile al dibattito democratico in ogni Stato membro. A tal fine, tale strategia si baserà soprattutto sul rafforzamento della cooperazione internazionale e sulla creazione di partenariati strutturati con gli Stati membri, continuando ad assicurare nel contempo una coerenza globale delle attività. L'obiettivo consiste nel migliorare la conoscenza del funzionamento dell'UEM da parte del pubblico, all'interno e al di fuori dell'UE, e nel contribuire ad agevolare la transizione negli Stati membri che adottano l'euro. La presente comunicazione "sull'attuazione della strategia d'informazione e di comunicazione riguardante l'euro e l'Unione economica e monetaria" spiega perché l'euro resti un tema di comunicazione prioritario, descrive i principi generali della strategia ed il ruolo dei principali soggetti coinvolti, definisce gli obiettivi e stabilisce le modalità operative. L'informazione e la comunicazione sull'euro e l'UEM restano una priorità assoluta, in particolare nei nuovi Stati membri. 1. L'informazione e la comunicazione sull'euro e l'UEM sono una priorità assoluta 1.1. L'informazione e la comunicazione sull'euro e l'UEM fanno parte di una strategia globale Nella sua comunicazione "sulla attuazione della strategia d'informazione e di comunicazione dell'Unione europea" (COM(2004)196), la Commissione vede nella nuova forma di governance costituita dall'UE un tema prioritario: la scarsa conoscenza che ne ha il pubblico rende infatti importante una vera politica d'informazione e di comunicazione, per "migliorare la percezione dell'Unione europea e delle sue istituzioni nonché della loro legittimità facendone conoscere e comprendere a fondo i compiti, la struttura e le realizzazioni, e stabilendo un dialogo con i cittadini". Questi obiettivi devono essere raggiunti con un rafforzamento della cooperazione interistituzionale e la messa a punto di azioni decentrate e di partenariati strutturati con gli Stati membri. La Commissione si è concentrata finora su quattro argomenti prioritari: l'allargamento, il futuro dell'Unione, lo spazio di libertà, sicurezza e giustizia e l'euro. Un quinto tema è stato aggiunto nel 2004: il ruolo dell'Europa nel mondo. Basandosi sui principi generali enunciati nella suddetta comunicazione, la strategia d'informazione e di comunicazione riguardante l'euro e l'UEM prevede azioni destinate sia al grande pubblico, sia a gruppi particolari. 1.2. Obiettivi della strategia d'informazione e di comunicazione sull'euro e l'UEM La strategia sarà volta a raggiungere i seguenti obiettivi negli Stati membri e nei paesi terzi: * sensibilizzare il pubblico sulle condizioni necessarie per il buon funzionamento dell'UEM, ad esempio finanze pubbliche sane ed il coordinamento delle politiche economiche; * fornire informazioni neutrali e obiettive che miglioreranno le conoscenze dei cittadini riguardanti l'euro; * contribuire affinché negli Stati membri che decidono di adottare l'euro la transizione si svolga in modo armonioso; * fornire ai mass media, agli operatori economici ed ai responsabili dei paesi terzi le informazioni in merito all'UEM, all'euro e all'economia europea di cui necessitano per poter prendere decisioni a ragion veduta. Gli obiettivi della strategia sono i seguenti: - migliorare la conoscenza del funzionamento dell'UEM da parte del pubblico; - permettere una transizione armoniosa, laddove necessario. 2. Principi generali che sottendono la strategia d'informazione e di comunicazione sull'euro e l'UEM 2.1. Decentramento e sussidiarietà Per essere credibili ed efficaci, le azioni d'informazione e di comunicazione devono riflettere la cultura, la lingua e le preoccupazioni dei cittadini. Le migliori fonti d'informazione sono quelle più vicine al pubblico e quelle considerate affidabili e autorevoli. Spetta soprattutto agli Stati membri definire e realizzare le azioni di conseguenza. 2.2. Coerenza e adattabilità dei messaggi I messaggi saranno adattati al paese, al pubblico destinatario ed alla situazione locale per quanto riguarda l'euro. Nel contempo se ne garantirà la coerenza globale. 2.3. Partenariati La strategia di comunicazione si baserà sulla creazione di partenariati volontari con gli Stati membri, che permettano di creare sinergie tra le loro strutture e il loro know-how, da un lato, e le azioni dell'UE, dall'altro. Questa collaborazione tra gli Stati membri e la Commissione sarà disciplinata da accordi di partenariato come indicato nella comunicazione COM(2004)196. 2.4. Priorità Campagne d'informazione e di comunicazione riguardanti l'euro e l'UEM devono essere attuate in tutti gli Stati membri nonché al di fuori dell'Unione. Di conseguenza, le azioni, gli strumenti e gli obiettivi devono essere posti in ordine di priorità. Nel corso dei prossimi anni, si darà priorità ai dieci nuovi Stati membri, in particolare a quelli che sono pronti ad elaborare ed attuare la loro strategia sull'euro e l'UEM. 2.5. Migliori pratiche Le migliori pratiche saranno applicate in modo più sistematico, soprattutto quelle acquisite in occasione del passaggio all'euro nel 1999 e nel 2002. La strategia di comunicazione è fondata su azioni decentrate, la cui coerenza sarà garantita da accordi di partenariato. È indispensabile definire le priorità. 3. Ruolo dei principali soggetti coinvolti 3.1. Stati membri La strategia di comunicazione sarà indirizzata ai cittadini ed ai soggetti economici degli Stati membri. Questi ultimi sono pertanto nella posizione migliore per creare strumenti e prodotti d'informazione ed incoraggiare gli enti regionali e locali, i servizi d'interesse pubblico e le reti delle organizzazioni della società civile a diffondere l'informazione. Le attività avranno la forma, il contenuto e i tempi prescritti nei programmi degli Stati membri. 3.2. Commissione europea Dal 1995 [2] la Commissione ha acquisito un'esperienza considerevole nel settore dell'informazione e della comunicazione sull'euro, che continuerà a sfruttare mettendola nel contempo al servizio degli Stati membri. Nel corso del periodo che ha preceduto l'adozione dell'euro nel 1999 e fino al 2002, la Commissione ha svolto un ruolo importante nella preparazione, nel lancio e nel coordinamento delle attività di comunicazione. Oggi come allora, questo ruolo consisterà: [2] Pubblicazione del "Libro verde sulle misure pratiche per l'introduzione della moneta unica" (COM/95/333 def.). * nell'assicurare la coerenza dei messaggi; * nello stimolare e coordinare le azioni di comunicazione degli Stati membri e delle organizzazioni della società civile; * nel proporre una serie di strumenti d'informazione e realizzare azioni specifiche; * nell'organizzare e sostenere le iniziative transnazionali in questo settore nonché le azioni d'informazione nei paesi terzi; * nel gestire le proprie attività centralizzate (conferenze, prodotti d'informazione e relazioni pubbliche, valutazioni periodiche, ecc.). 3.3. Cooperazione interistituzionale L'attuazione sarà basata su obiettivi comuni stabiliti dalle tre istituzioni comunitarie, in particolare nell'ambito del Gruppo interistituzionale sull'informazione. Il Parlamento europeo ha svolto un ruolo di primo piano nel lancio del programma PRINCE. La forte relazione creatasi tra Parlamento e Commissione dopo il varo di questo programma sarà mantenuta. La cooperazione e una chiara delimitazione del ruolo dei singoli soggetti (Stati membri, Commissione, Consiglio e Parlamento europeo) sono fondamentali per il successo delle campagne d'informazione e di comunicazione. 4. Soddisfare le necessità dei cittadini 4.1. Posizione dell'opinione pubblica per quanto riguarda l'euro Da sondaggi recenti emerge la situazione seguente [3]: [3] Sondaggi del giugno e settembre 2003 sull'introduzione delle monete e banconote in euro. 4.1.1. Area dell'euro L'impressione del pubblico di essere ben informato sull'euro e l'UEM si è rafforzata dal 2002 ad oggi. Tuttavia, i risultati continuano a variare ampiamente da un paese all'altro ed il numero delle persone che pensano soltanto in euro resta relativamente limitato. D'altra parte, il pubblico non ha ancora pienamente coscienza di ciò che implica la moneta unica per le politiche economiche nazionali. Nei nuovi Stati membri, le impressioni negative esistenti [4] possono rendere più problematica l'accettazione della moneta unica da parte del pubblico. Le strategie di comunicazione previste nei paesi che adotteranno l'euro dovranno tenerne conto. [4] Ad esempio, l'idea secondo la quale l'introduzione delle monete e banconote in euro abbia determinato un aumento sensibile dei prezzi, per quanto ciò non sia confermato dagli indici dei prezzi al consumo. 4.1.2. Paesi che beneficiano di una clausola di non partecipazione (Danimarca e Regno Unito) I danesi sono meglio informati dei britannici e sembrano riconoscere il vantaggio pratico dell'utilizzo della moneta unica. La maggioranza di loro pensa tuttavia che la conversione dei prezzi nazionali in euro sia avvenuta in certa misura a scapito dei consumatori dell'area dell'euro. Rispetto ai cittadini degli altri Stati membri, i britannici hanno conoscenze molto scarse sull'euro. 4.1.3. Paesi beneficiari di una deroga e paesi candidati La maggioranza degli svedesi si considera ben informata, ma sono state numerose le persone interrogate che non conoscevano alcuni elementi di base riguardanti l'euro. La maggioranza degli svedesi pensa inoltre che la conversione dei prezzi nazionali nell'area dell'euro sia stata realizzata a scapito dei consumatori. Il voto negativo al referendum del 14 settembre 2003 in Svezia deve essere tenuto ben presente, poiché potrebbe avere un effetto sul sostegno del pubblico in altri paesi. Nei nuovi Stati membri e nei paesi candidati, la questione della partecipazione all'euro e all'UEM è collegata direttamente all'adesione, di cui è considerata una conseguenza. Dopo il risultato positivo del referendum sull'appartenenza all'UE nei paesi in via di adesione, non sembra irragionevole prevedere che l'euro riscuoterà livelli analoghi di sostegno. 4.1.4. Paesi terzi Da uno studio [5] realizzato dalla Commissione tramite le sue delegazioni e rappresentanze nei paesi terzi risulta che il pubblico si sta familiarizzando in misura crescente con l 'euro a livello internazionale. D'altra parte, un progetto di monitoraggio della stampa nei principali centri finanziari extra-UE e dei principali operatori dei media, realizzato di recente e durato tre mesi, dimostra chiaramente che esiste una domanda di informazioni più complete e di migliore qualità sull'euro e l'UEM. Ci si preoccupa in particolare dell'efficacia della governance economica nell'area dell'euro e della credibilità del patto di stabilità e crescita. [5] Indagine sull'utilizzo dell'euro fiduciario al di fuori dell'UE, Commissione europea (ECFIN/195/2004 -EN - 13 aprile 2004). 4.2. Necessità di disporre di informazioni aggiornate Per avere successo, le azioni di comunicazione devono basarsi sull'esatta percezione della realtà locale. Vi saranno pertanto sondaggi periodici volti a determinare le necessità e le lacune esistenti in materia di informazione, nonché a valutare l'efficacia delle campagne svolte. I messaggi devono essere mirati ed adattati a seconda dell'evolvere della situazione e se necessario differenziati in funzione del gruppo o del paese considerato; nei nuovi Stati membri, devono tenere conto dei progressi realizzati nella preparazione del passaggio all'euro e nella sua attuazione. 4.3. Messaggi e valori I messaggi saranno stabiliti in funzione dei risultati dei sondaggi d'opinione, della strategia della Commissione e degli obiettivi dell'UE. Essi collegheranno l'euro e l'UEM alla storia ed ai vantaggi dell'integrazione europea e a valori come la prosperità, la crescita, la stabilità, la trasparenza dei prezzi, la praticità e l'identità. L'impatto dell'UEM e dell'euro sarà illustrato in tutte le sue forme, ovvero sul piano culturale, economico, sociale, politico o dei consumatori e delle imprese. Nei nuovi Stati membri, saranno altresì fornite informazioni pratiche sul passaggio alla moneta unica. Gli aspetti posti maggiormente in rilievo nei messaggi dipenderanno dall'area geografica e dai desideri degli Stati membri. 4.3.1. Area dell'euro Per quanto riguarda l'UEM, sono necessari sforzi supplementari per spiegare la sua particolare struttura e le ragioni per le quali alcune politiche economiche sono indispensabili perché possa funzionare adeguatamente. Quanto all'euro, la strategia di comunicazione deve tenere presente il fatto che, due anni dopo l'introduzione materiale della moneta unica, sono ancora numerose le persone che ragionano nella loro vecchia valuta e che passerà probabilmente ancora del tempo prima che la gente pensi in euro. 4.3.2. Paesi che beneficiano di una clausola di non partecipazione (Danimarca e Regno Unito) In questi paesi, il messaggio sarà che sono i governi nazionali a dover decidere se chiedere o meno di adottare l'euro. Per il resto, la comunicazione riguarderà soprattutto le questioni di fondo dell'UEM e i dettagli pratici. Sarebbe utile fornire informazioni sugli importanti successi conseguiti in altri Stati membri e fornire dati esatti per aiutare a correggere le idee sbagliate. 4.3.3. Paesi che beneficiano di una deroga In Svezia, dopo il referendum dell'anno scorso, il governo non ha in progetto attività d'informazione particolari. La delegazione della Commissione fornirà opuscoli ed informazioni pratiche. Nei nuovi Stati membri, si ricorrerà ad una tattica simile a quella adottata precedentemente per l'introduzione dell'euro. Le azioni di comunicazione saranno avviate gradualmente. Nel corso della prima fase, le campagne perseguiranno un doppio obiettivo: situare il passaggio all'euro nel contesto più ampio della storia dell'integrazione europea e fornire informazioni sulle varie tappe dell'integrazione economica, le ragioni dell'UEM, la stabilità che ne può derivare ed il suo funzionamento. Quando la data del passaggio all'euro sarà stata fissata, si passerà alla seconda fase che consisterà nell'incoraggiare i governi, le banche e le grandi imprese a prepararvisi senza indugio, spiegando quali sono le sue conseguenze sul piano operativo e la necessità di organizzarsi in anticipo. Durante l'ultima fase, le campagne d'informazione assumeranno maggiore ampiezza e intensità. Saranno indirizzate al grande pubblico ma saranno adeguate alle esigenze specifiche dei vari gruppi di popolazione, ad esempio i gruppi più vulnerabili (come le persone anziane, i portatori di handicap, le persone economicamente svantaggiate, ecc.), i giovani (in particolare nelle scuole), le donne o gli abitanti delle zone rurali. Un'attenzione particolare sarà riservata alle imprese, in particolare alle piccole e medie imprese, e ai lavoratori autonomi. 4.3.4. Paesi candidati I messaggi dovrebbero riflettere i tempi più lunghi del loro processo d'adesione. Le azioni di comunicazione si intensificheranno in ciascun paese via via che si avvicina l'adesione. 4.3.5. Paesi terzi I messaggi dovrebbero porre soprattutto l'accento sui vantaggi dell'euro, sul quadro di stabilità offerto dall'UEM e sul tipo di governance economica in atto nell'area dell'euro, sullo status di valuta internazionale dell'euro, sul suo utilizzo nel mondo e sul fatto che costituisce un esempio per gli altri processi d'integrazione economica regionale. 4.4. Gruppi destinatari All'interno delle suddette categorie di paesi, l'informazione e la comunicazione devono concentrarsi da un lato su alcuni gruppi specifici (ad esempio, rappresentanti politici, società civile, mass media e mondo degli affari) e dall'altro sul grande pubblico. 4.5. Strumenti della strategia di comunicazione La strategia sarà multimediale e pluridisciplinare. Tutti gli strumenti di comunicazione saranno utilizzati in funzione delle scadenze previste, del bilancio disponibile e del pubblico destinatario: * saranno prodotte pubblicazioni su carta, dépliant ed opuscoli; * saranno abbondantemente sfruttati i metodi moderni di comunicazione (Internet, CD-ROM, ecc..), per diffondere l'informazione in modo efficace ed a basso costo; * sarà messa a disposizione una serie di allettanti prodotti di PR; * nei paesi che si preparano ad adottare l'euro saranno utilizzati se necessario i servizi d'informazione pubblica (numero verde, ecc.), gli strumenti locali d'informazione (info-bus, esposizioni itineranti, serate d'informazione, ecc.) e gli strumenti adattati a categorie di popolazione ben precise (ciechi e portatori di handicap visivo, analfabeti, persone economicamente svantaggiate o anziane, ecc.); * saranno organizzati seminari, conferenze, esposizioni e altre manifestazioni pubbliche; * saranno mobilitati tutti i centri d'informazione, tutte le reti ed altri partner naturali per diffondere i messaggi; * all'avvicinarsi del passaggio effettivo all'euro, la televisione e la radio saranno fra i principali strumenti del modulo "grande pubblico" della strategia. In ciascun paese dovranno essere svolte periodicamente indagini per determinare la portata delle azioni, il contenuto dei messaggi ed i valori da comunicare e per misurare l'impatto delle campagne e l'efficacia degli strumenti utilizzati. 5. Attuazione della strategia d'informazione e di comunicazione - elementi principali 5.1. Partenariati con gli Stati membri 5.1.1. Coordinamento La Commissione, gli Stati membri e la Banca centrale europea coordineranno le loro attività di comunicazione. A tal fine, la Commissione continuerà a lavorare in stretta collaborazione con i direttori della comunicazione dei ministeri delle finanze e delle banche centrali degli Stati membri e con la Banca centrale europea nell'ambito della "rete dei direttori della comunicazione", che svolgerà un ruolo centrale nella definizione e nell'attuazione della strategia e nel collegamento con le altre attività svolte negli Stati membri. Gli scambi di informazioni tra la "rete dei direttori della comunicazione" e la "rete delle pubbliche amministrazioni" saranno costanti [6]. [6] Rete che riunisce i responsabili del passaggio all'euro negli Stati membri. 5.1.2. Accordi I partenariati conclusi tra la Commissione e gli Stati membri garantiranno che le capacità di comunicazione di questi ultimi siano utilizzate al massimo. Una parte considerevole del bilancio disponibile verrà pertanto spesa nell'ambito di questi partenariati. Le azioni devono estendersi su parecchi anni. Pertanto, per poter coprire un programma pluriennale devono essere messe a disposizione risorse di bilancio sufficienti per un lungo periodo. I partenariati Commissione-Stati membri possono assumere una delle tre forme seguenti [7]: [7] Cfr. la comunicazione della Commissione sulla attuazione della strategia d'informazione e di comunicazione dell'Unione europea" (COM(2004)196 def.). * un partenariato strategico, nel quadro del quale lo Stato membro e la Commissione si accordano su un programma di comunicazione dettagliato e la ripartizione dei compiti tra i due partner, ciascuno dei quali sopporta la totalità del costo delle attività che intraprende. Questa opzione non crea alcun legame finanziario diretto tra la Commissione e lo Stato membro; * un partenariato di gestione, nel quadro del quale lo Stato membro gestisce l'intera campagna per conto della Commissione e conformemente al regolamento finanziario dell'UE; * un partenariato ad hoc, nel quadro del quale la Commissione contribuisce al finanziamento delle spese sostenute dallo Stato membro. I costi di subappalto sono ammissibili se i contratti corrispondenti sono stati stipulati conformemente alle direttive sugli appalti pubblici. 5.1.3. Partenariati con i nuovi Stati membri Per facilitare la creazione di partenariati con i nuovi Stati membri, si propone di ripartirli in tre gruppi con il seguente calendario indicativo: >SPAZIO PER TABELLA> La costituzione dei gruppi sarà realizzata sulla base dei piani dei paesi e dei progressi da loro realizzati sulla via verso l'UEM, che saranno valutati sulla base delle relazioni di convergenza. Le varie parti (Stato membro, Parlamento e Commissione) devono convenire: * gli obiettivi; * il piano di comunicazione: strategie, messaggi, gruppi destinatari, ecc.; * un piano d'azione dettagliato quanto al calendario, ai prodotti, ai mass media, agli strumenti, ecc.; * il ruolo di ogni parte, sia a livello nazionale e internazionale che sul piano locale; * gli aspetti finanziari: norme di cofinanziamento e relativo importo, azioni ammissibili, riduzione del contributo della Commissione in caso di diminuzione del contributo nazionale; * le modalità di monitoraggio, di valutazione e di controllo, ecc.; * la condivisione del marchio (logo, ecc.). 5.1.4. Partenariati con gli altri Stati membri Se necessario possono essere conclusi partenariati tra la Commissione e gli altri 15 Stati membri. 5.2. Programma di gemellaggio tra i vecchi e i nuovi Stati membri Sarà istituito un programma di gemellaggio euro/UEM tra i vecchi e i nuovi Stati membri, nel quadro del quale i primi potranno, se lo desiderano, cooperare con i secondi ed aiutarli nell'elaborazione e nell'attuazione della loro strategia d'informazione e di comunicazione sull'euro e l'UEM. Ciò dovrebbe in gran parte facilitare la diffusione delle pratiche migliori ed il trasferimento delle conoscenze. 5.3. Reti, centri d'informazione ed altri partner naturali Oltre alle proprie delegazioni e rappresentanze, l'UE dispone di più di 700 tra centri d'informazione e reti d'informazione e di documentazione nei vecchi Stati membri. Nei nuovi Stati membri un dispositivo simile si realizzerà gradualmente nei prossimi anni. Queste strutture sono coordinate e agevolate dalla Commissione [8]. Vi sono inoltre i circa 550 conferenzieri del "Team Europa". La loro esperienza, la loro flessibilità e la loro immediata prossimità alla società civile e al grande pubblico rendono queste reti particolarmente utili. [8] Compito svolto dalla DG Press. In stretta concertazione con il portavoce per gli affari economici e monetari, saranno organizzati seminari d'informazione per i giornalisti economici, nell'intento di incoraggiarli a presentare le attività riguardanti l'euro e l'UEM nella stampa, alla radio ed alla televisione, sia all'interno che all'esterno dell'UE. 5.4. Conferenze e seminari Conferenze e seminari rafforzeranno le attività di rete. Nelle manifestazioni pubbliche saranno organizzate regolarmente esposizioni e stand d'informazione. 5.5. Valutazione e feedback Saranno effettuate indagini quantitative e qualitative per permettere alla Commissione ed agli Stati membri di fissare e, se necessario, di adeguare gli obiettivi di comunicazione e di misurare i progressi compiuti nella loro realizzazione. 5.6. Attività d'informazione esterna Il progetto della Commissione di tenere una serie di conferenze e di seminari negli Stati Uniti, in Africa, in Asia ed in America latina è in fase avanzata. Il pubblico destinatario include i principali soggetti istituzionali, personalità dei mass media, giornalisti e opinion maker nonché i grandi mezzi di comunicazione di massa. Saranno organizzate riunioni regolari e specializzate, in particolare nel contesto delle conferenze e dei seminari, per intensificare i rapporti con i giornalisti. Infine, nei paesi terzi sarà attuato un progetto di monitoraggio dei mass media, al quale parteciperà il portavoce per gli affari economici e monetari, per verificare come l'UEM, l'euro e l'economia europea siano percepiti nei grandi centri finanziari al di fuori dell'Unione europea. 5.7. Pubblicazioni ed altri prodotti d'informazione La Commissione intensificherà i propri sforzi per offrire al grande pubblico una gamma di pubblicazioni e prodotti di PR, oltre al sito Internet sull'euro ed ai prodotti specializzati destinati a gruppi economici più specifici come la pubblicazione "European Economy". La Commissione pubblicherà un bollettino di informazioni (newsletter) su supporto cartaceo ed elettronico. Dovrebbe inoltre aumentare il numero di prodotti di PR (recanti il simbolo dell'euro). Infine sarà disponibile un'ampia gamma di materiale d'informazione (opuscoli, dépliant, manifesti, ecc.). 5.8. Partenariati con le imprese e la società civile Il settore delle imprese e la società civile sono tra i destinatari principali delle nostre azioni d'informazione e di comunicazione. Tuttavia, poiché questi settori sono strutturati soprattutto a livello locale o nazionale, spetta agli Stati membri lavorare direttamente con loro. La Commissione può tuttavia integrare queste attività sia direttamente, sia indirettamente, lavorando ad esempio con le organizzazioni paneuropee in questi settori. 5.9. Azioni senza costi diretti Sono programmate un certo numero di azioni senza costi diretti, in particolare a livello delle reti, che riguardano ad esempio la cooperazione con i centri esistenti d'informazione e di documentazione dell'UE o lo sviluppo del sito Internet. L'obiettivo è di costruire e gestire una rete d'informazione sulla politica economica dell'UE e sull'euro. Anche altre reti esistenti negli Stati membri possono servire a diffondere l'informazione. Saranno creati collegamenti con le principali fonti di informazioni pratiche, tra cui potrebbero rientrare, oltre alle amministrazioni pubbliche e alle banche centrali, le banche commerciali ed altre istituzioni finanziarie, le associazioni di consumatori, le imprese manifatturiere ed il commercio al dettaglio e la distribuzione. 5.10. Valutazione della strategia Conformemente all'articolo 27 del regolamento finanziario [9], la strategia sarà valutata e se necessario aggiustata. [9] Regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee. La Commissione riferirà su ogni eventuale aggiustamento nei prossimi due anni. * I principali elementi della strategia di comunicazione saranno i partenariati con gli Stati membri, il programma di gemellaggio, i partenariati con le imprese e la società civile, il lavoro di rete con i centri d'informazione e gli altri partner naturali, la valutazione e il feed-back nonché l'attività d'informazione all'esterno e gli altri prodotti d'informazione. * Una valutazione periodica delle azioni realizzate ed un esame approfondito della strategia permetteranno di apportare adeguamenti, se necessario. 6. Conclusioni La presente comunicazione propone una strategia d'informazione e di comunicazione sull'euro e l'UEM, che si inserisce nel quadro della politica globale di comunicazione della Commissione europea. La strategia raccomandata si basa su alcuni principi semplici: decentramento e sussidiarietà, coerenza dei messaggi e partenariato con gli Stati membri. Questi ultimi svolgono un ruolo basilare nella decisione e nella realizzazione delle azioni, mentre la Commissione stimola e coordina le diverse azioni e gestisce le attività centralizzate. Gran parte del bilancio sarà destinato ad azioni messe a punto nel quadro dei partenariati con gli Stati membri. Data la varietà degli obiettivi da raggiungere e dei messaggi da diffondere nonché le diverse scadenze previste, le azioni dovranno estendersi su diversi anni e le risorse finanziarie devono permettere di coprire tutto il periodo. FINANCIAL STATEMENT Policy area(s) : Economic and Financial Affairs Activit(y/ies): 01 02 04 - Communication on Economic and Monetary Union, including the Euro Title of action: Implementation of a Communication Strategy on the Euro and Economic and Monetary Union 1. BUDGET LINE(S)+HEADINGS 01 02 04 PRINCE - Communication on Economic and Monetary Union, including the euro 2. OVERALL FIGURES 2.1. Total allocation for action: EUR6.000.000 for commitment in 2004. 2.2. Period for application: 2004-2006. 2.3. Overall multi annual estimate of expenditure: (a) Schedule of commitment appropriations/payment appropriations: >SPAZIO PER TABELLA> (b) Technical and administrative assistance and support expenditure: >SPAZIO PER TABELLA> (c) Overall financial impact of human resources and other administrative expenditure: >SPAZIO PER TABELLA> 2.4. Compatibility with financial programming and financial perspective Proposal is compatible with existing financial programming. Consistency will be required with financial perspectives. 2.5. Financial impact on revenue Proposal has no financial impact on revenue. 3. BUDGET CHARACTERISTICS >SPAZIO PER TABELLA> 4. LEGAL BASIS Measures taken by the Commission by virtue of its institutional prerogatives. 5. DESCRIPTION AND GROUNDS 5.1. Need for Community intervention 5.1.1. Objectives pursued The information and communication strategy for the EMU and the euro is part of the overall "Information and Communication Strategy for the European Union" (COM(2002)350 final) and its implementation (COM(2004)196 final) which have been adopted by the Commission. The objectives pursued are, on one hand to increase public knowledge within and outside the European Union on how EMU works; and on the other hand to achieve a smooth changeover where it is required. Communication on the EMU and the euro, issues that remain a priority for the European Union, will be based on both a strengthening on interinstitutional cooperation and the development of structured partnerships with the Member States, while continuing to ensure overall consistency. The communication strategy is based on decentralised activities while consistency will be ensured within partnerships' agreement between the Commission and Member States. In this context, twinning agreements between old and new Member States will be concluded, so the old Member States can share their experience and best practices acquired in the activities during the changeover to the euro in 1999 and 2002. In order to achieve this, cooperation and well defined role between Member States, the Commission, the Council and the European Parliament is an important key for a successful information and communication campaign. The Commission will report to the Member States and to the European Parliament on the ongoing evaluation of its communication activities. In order to be successful, the activities have to be adapted and targeted to a specific audience. Therefore, regular quantitative and qualitative surveys on a country-by-country basis are absolutely essential to define the scope of the communication, the messages and values to be addressed, and to measure the impact of the campaign and the efficiency of the tools. Measures have also to be implemented in a new context shaped by the implications of the entry into force of the new Financial Regulation and implementing rules and by the need to adjust the available resources to the implications of the enlargement. 5.1.2. Measures taken in connection with ex ante evaluation The communication from the Commission "on the implementation of an information and communication strategy on the euro and the EMU" has taken into account most of the relevant recommendations expressed in the evaluation [10] report made by Deloitte & Touche and Burson - Marsteller. The Commission had already implicitly learned many of the lessons of the previous Prince programme on the euro. [10] « Evaluation of the information programme for the European citizen « the euro-one currency for Europe", Deloitte & Touche and Burson-Marsteller, Final Report ECFIN/R/4/2002/04, August 2003. http://europa.eu.int/comm/economy_finance/about/evaluation/evaluation_princeeuro_en.htm First of all, the Commission will continue to act in areas and on a manner which has proven its efficiency. The Commission will remain to play an acknowledged direct role in raising awareness of key issues. The same will apply to its partnerships with Member States. The practice of co-financing through joint conventions with the Member States, combined with activities managed by the Commission and exchange of experience via regular meetings of national Directors of communication, was an innovative and broadly successful approach which will continue to be the motor of the communication activities. Secondly, the information and communication strategy for the euro and EMU is part of the overall "Information and Communication Strategy for the European Union" (COM(2002)350) and its implementation (COM(2004)196) adopted by the Commission. It will thus slot into the overall play of Member States' communication policy, providing value added and a tangible European dimension to the democratic debate in each Member State. The optimal approach is for all the stakeholders to play their respective role with transparency, clarity of objectives, appropriate resource levels and equitable sharing of their financial responsibilities. Finally, in order to ensure a clear basis for the subsequent assessment of the strategy an exercise will take place before the end of 2004 to establish a framework for its evaluation, with the emphasis on establishing SMART objectives and identifying appropriate indicators and data sources. 5.1.3. Measures taken following ex post evaluation Deloitte & Touche and Burson-Marsteller conducted an evaluation of the previous PRINCE programme on the euro. This evaluation deals with the Commission's role in the information campaign which accompanied the introduction of the euro and how the Commission handled this unique communication challenge strategically and operationally. This evaluation is mainly centred on information actions directly or indirectly implemented between 1996 and 2002 by the Commission, and financed through the PRINCE programme. During this period a number of texts and actions were also adopted and implemented by the Commission (referred to as "no-cost" actions in the evaluation), with the primary objective of preparing for the introduction of the euro, and some of which included elements aimed at communicating with and informing target audiences. In this context, a limited number of these initiatives were covered in the evaluation. However, the evaluator was not specifically asked to address this type of initiative in a systematic way and, as a consequence, most of those introduced by the Commission during the three-year transition period are not mentioned in the report. The evaluation of the Commissions' contribution is rather qualitative than quantitative. The main findings of the evaluation are that, facing a unique challenge, the Commission did its job properly. A number of the Commission activities were well received. "On the strategic side, the Commission: * Established the communication framework, * Drew attention at an early stage to key issues for the campaign, and * Organised exchange of information and dissemination of good practice. On the operational side, the Commission: * Provided materials and technical support for the media and specialised audiences, * Supplied basic information for the general public, * Participated in implementation of national communication plans, and * Sought to ensure consistency. It did this through: * Partnership agreements on the co-financing of Member States campaigns, * Direct action, * Funding projects run by civil society organisation." Finally, the evaluation proposed a series of recommendations (58), of which 20 are strategic and 38 are on general management issues. Regarding this communication "on the implementation of an information and communication strategy on the euro and the EMU", the recommendations can be classified into 5 groups: * 31 % of the recommendation have to be discussed with the Member States and eventually included in the future Partnership agreements; * 24 % of the recommendation are already in application; * 19 % of the recommendation depend on decision to be taken at the Commission level; * 17 % of the recommendation are not top priority and will be executed if the necessary budget and resources are available; * 9 % of the recommendation are not realistic. 5.2. Actions envisaged and budget intervention arrangements The actions envisaged concern: general information activities conducted in partnership with Member States, including a twinning programme between old and new Member States; partnership with business and civil society; networking, information relays and other natural partners; measurement, feedback; external information activities; and publications and other information products. 5.3. Methods of implementation The objectives will be pursued through seven types of action: - Partnership with the Member States In the context of the Commission's communications of 2 July 2002 on an information and communication strategy for the European Union (COM(2002)350 final) and of 20 April 2004 on implementing the information and communication strategy for the European Union (COM(2004)196 final); and with reference to the provisions of the new Financial Regulation, the implementation of information and communication activities vie the Member States is based on a partnership between the Commission and the Member States. Three types of partnership can be considered: 1) Management partnership: a system implemented through indirect centralised management which devolves, via a Commission decision, the management of information activities onto the Member States. 2) Ad hoc partnership: consists simply in the cofinancing of specific measures carried out by the Member States, which are the final beneficiaries of grants (awarded on the basis of a Commission decision [11]) and not intermediaries in the implementation of the strategy. This option allows a framework agreement (flanked by specific agreements) to be concluded for a four-year period. [11] Intended to validate the de jure or de facto monopoly of the grant beneficiary (Member State) according to the action envisaged 3) Strategic partnership: measures are financed separately but complementarily on the basis of a joint communication plan. - Twinning programme between old and new Member States, as being part of the Partnership with the Member States In the context of this twinning programme, old Member States will help new Member States on the design and implementation of their information and communication strategy, by the dissemination of their own useful experience and best practices. - Networking, information relays and other natural partners The information relays and networks from the Commission and from the Member States are close to civil society, and therefore particularly useful for the implementation of the information and communication campaign on the EMU and the euro. Besides a number of other no-direct-cost activities (such as "Maintenance of Internet homepage and launch of a new section"), we plan to circulate publications stands and exhibitions in public events; to organise a conference on the EMU and the euro; and to organise a seminar and meetings with the Directors of Communication of Ministries of Finance and Central Banks of the Member States. Special attention will be given to relations with the media and journalists to encourage balanced reporting of EMU/euro activities in the press and broadcast media in the EU and in third countries. Therefore, information seminars for economic journalists will be organised. As far as working relations with business and civil society and with the media are concerned, even if the Commission's primary partnership should be formed at Member State level, there is room for complementarities and the Commission can contribute directly or indirectly to the activities of these sectors. - Measurement, monitoring and feedback Regular surveys on a country-by-country basis are essential to define the scope, messages and values of the communication, and to assess the consequent impact of the campaign and its constituent activities. Several surveys, both qualitative and quantitative, will be carried out in order to assess the effectiveness of the activities, with a view their reorientation, when necessary. The information generated from measurement, monitoring and feedback activities will also feed into the overall evaluation of the strategy that will take place in 2006. - External information activities The Commission has advanced plans to have a series of conferences and seminars particularly in the USA, Africa, Asia and Latin America targeted to institutional and opinion makers, as well as to media influencers, journalists and key media. The relations with the media will be intensified and a media monitoring programme will be organised in third countries. - Publications and other information products Besides specialised publications, the Commission will publish a newsletter in paper and electronic form and increase the number of PR and information material. 6. FINANCIAL IMPACT 6.1. Total financial impact for the operational part 6.1.1. Financial intervention >SPAZIO PER TABELLA> 6.1.2. Technical and administrative assistance and support expenditure >SPAZIO PER TABELLA> 6.2. Calculation of costs by measure envisaged for 2004 Commitments: >SPAZIO PER TABELLA> 7. IMPACT ON STAFF AND ADMINISTRATIVE EXPENDITURE 7.1. Impact on human resources >SPAZIO PER TABELLA> The human resources requirements identified for the options described in point 5. are estimated as follows: Activities // Human resources required Partnership with the Member States: preparation of agreements in the context of the partnerships with the Member States and technical assistance for their implementation (including twinning programme between old and new Member States) // 1 AD 2 AST 1 /AST 11 Networking, information relays and other natural partners (including Partnership with business and civil society) // 1 AD 2 AST 1/AST 11 Measurement, feedback // 1 AD 0.5 AST 1/AST 11 External information activities // 1 AD 1 AST 1/AST 11 Publications and other information products // 1 AD 1.5 AST 1/AST 11 7.2. Overall financial impact of human resources No financial impact on human resources in 2004-2006. 7.3. Other administrative expenditure deriving from the action The needs for human and administrative resources shall be covered within the allocation granted to the managing DG in the framework of the annual allocation procedure. 8. FOLLOW-UP AND EVALUATION 8.1. Follow-up arrangements For the partnerships with the Member States, as well as for the other communication actions described in point 5., all the activities are regularly monitored by the operational units in the Directorate General Economic and Financial Affairs. 8.2. Arrangements and schedule for evaluation In accordance with provision from the financial regulation [12] which states that "all programmes or activities shall then be the subject of an interim and/or ex post evaluation in terms of the human and financial resources allocated and the results obtained in order to verify that they were consistent with the objectives set", due evaluation of the information and communication strategy will be undertaken. This will be an external evaluation (after an open procedure call for tender) and will take place in the course of 2006, with full findings being available at the latest in the first quarter of 2007. [12] Article 27 of the Financial Regulation and Article 21 of the Implementing Rules. 9. ANTI-FRAUD MEASURES The provisions of the financial rules relating to implementation of the budget, with special reference to monitoring measures, will be put into effect. As far as grants are concerned, the agreements concluded between the Commission and beneficiaries allow for on-the-spot checks by the Commission or the Court of Auditors and OLAF at the premises of the direct beneficiary of the Community grant and the eventuality of requiring documentary evidence for any expenditure made under such agreements for a period of five years following payment of the balance of the grant. Grant beneficiaries are furthermore required to submit reports and financial statements, which are analysed from the point of view of content and eligibility of expenditure (which include a full summary statement of all expenses and income accounted for in the books of the beneficiary), bearing in mind the purpose of the Community funding. It should be stressed that the checks carried out before payments are made will cover any objective evidence that the grant beneficiary can supply, such as the certification of financial documents.