Proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio recante modifica dell’Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria in relazione all’introduzione di elementi biometrici e comprendente norme sull’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto /* COM/2006/0269 def. - COD 2006/0088 */





[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE | Bruxelles, 31.5.2006 COM(2006) 269 definitivo 2006/0088 (COD) Proposta di REGOLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO recante modifica dell’Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria in relazione all’introduzione di elementi biometrici e comprendente norme sull’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto (presentata dalla Commissione) RELAZIONE Contesto della proposta | Motivazioni e obiettivi della proposta La presente proposta è destinata a creare la base giuridica affinché gli Stati membri possano rilevare gli identificatori biometrici obbligatori – immagine del volto e impronte delle dieci dita – dei richiedenti il visto, e a istituire un quadro normativo per l’organizzazione dei consolati degli Stati membri in previsione dell’attuazione del sistema di informazione visti (VIS). Il programma dell’Aia ha invitato la Commissione a presentare “una proposta sull’istituzione di centri comuni per l’introduzione delle domande di visto, incentrata tra l’altro sulle eventuali sinergie collegate allo sviluppo del VIS.” Tale misura è stata ripresa dal piano d’azione del Consiglio e della Commissione sull'attuazione del programma dell'Aia inteso a rafforzare la libertà, la sicurezza e la giustizia dell'Unione europea. Per evitare che tutti gli Stati membri siano costretti a installare in ogni consolato l’attrezzatura necessaria per rilevare gli identificatori biometrici è nata l’idea di istituire dei “centri comuni per l’introduzione delle domande di visto”. I centri comuni presentano il duplice vantaggio di rafforzare la cooperazione consolare locale e di razionalizzare e tagliare i costi a carico degli Stati membri, dato che le risorse possono essere riunite e condivise. In tale contesto gli Stati membri hanno discusso anche di altre opzioni per organizzare la procedura di domanda di visto risparmiando sui costi delle tecniche biometriche, ad esempio con il ricorso all’esternalizzazione in località in cui gli uffici consolari ricevono una quantità particolarmente elevata di domande di visto. Sono previste differenti opzioni, come la rappresentazione e l’esternalizzazione; gli Stati membri possono scegliere le opzioni che consentano loro di adempiere agli obblighi giuridici cui sono tenuti in relazione al rilascio dei visti. La presente proposta, che terrà conto di queste opzioni, potrebbe rappresentare un primo passo verso una maggiore armonizzazione dell’applicazione dell'istruzione consolare comune nella prospettiva dei futuri uffici consolari comuni, fermo restando il futuro servizio europeo per l’azione esterna. | Contesto generale Come previsto dalla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (COM(2004) 835 definitivo) presentata dalla Commissione il 28 dicembre 2004, per garantire un’esatta verifica e identificazione dei richiedenti gli Stati membri aggiungono identificatori biometrici come le impronte digitali e le fotografie ai dati alfanumerici sul richiedente, sulla domanda di visto e sulle relative decisioni. Obiettivo del VIS è migliorare l’attuazione della politica comune in materia di visti snellendo la procedura di rilascio dei visti, prevenendo il “visa shopping”, semplificando i controlli alle frontiere esterne, rafforzando la lotta alle frodi e, all’interno degli Stati membri, agevolando l’identificazione e il rimpatrio degli immigrati illegali, portando a una migliore applicazione del regolamento (CE) n. 343/2003 e contribuendo alla prevenzione delle minacce alla sicurezza interna degli Stati membri. Poiché il rilevamento degli identificatori biometrici farà ormai parte della procedura di rilascio del visto, occorre modificare l’istruzione consolare comune per creare una base giuridica adatta a questa misura. Il rilevamento degli identificatori biometrici va effettuato in conformità delle raccomandazioni ICAO (doc. 9303, parte 1, 6ª edizione, non ancora pubblicato). Tali raccomandazioni stabiliscono in modo preciso come debba essere presa la fotografia e effettuata la scansione delle impronte digitali. Non sono necessarie ulteriori specifiche tecniche per assicurare il rilevamento armonizzato degli identificatori biometrici. La presente proposta non rientra nella riforma generale dell’istruzione consolare comune, poiché, fornendo un quadro normativo per il rilevamento degli identificatori biometrici necessari, rappresenta una condizione preliminare all'attuazione del VIS. Di conseguenza, dovrebbe essere adottata prima della riforma generale. | Disposizioni in vigore nel settore della proposta Istruzione consolare comune; Decisione 2004/512/CE del Consiglio dell’8 giugno 2004 che istituisce il sistema di informazione visti | Coerenza con le altre politiche e obiettivi dell'Unione La proposta sottolinea che gli Stati membri sono tenuti a rispettare i diritti fondamentali dei richiedenti il visto, in particolare per quanto riguarda la protezione dei dati. La proposta è inoltre coerente con le politiche finalizzate all'istituzione di un servizio europeo per l’azione esterna. | Consultazione delle parti interessate e valutazione d'impatto | Consultazione delle parti interessate 1) Il Consiglio europeo di Salonicco del 19 e 20 giugno 2003 ha confermato che “occorre un approccio coerente dell'UE per quanto riguarda gli elementi di identificazione o dati biometrici, il che porterebbe a soluzioni armonizzate per i documenti dei cittadini di paesi terzi, i passaporti dei cittadini dell'UE e i sistemi d'informazione (VIS e SIS II)”. Il 24 settembre 2003 la Commissione ha presentato due proposte che modificano rispettivamente il modello uniforme per i visti e il modello uniforme per i permessi di soggiorno rilasciati a cittadini di paesi terzi. Con un vasto consenso sugli identificatori biometrici e sull'approccio della Commissione, il Consiglio ha raggiunto, rispondendo al Consiglio europeo di Bruxelles del 16 e 17 ottobre 2003, un accordo politico al Consiglio GAI del 27 novembre 2003. A dimostrazione di ciò, il Consiglio GAI del 27 novembre 2003 ha dichiarato nelle sue conclusioni di ritenere, in accordo con la Commissione, che “l'attuazione della proposta relativa ai modelli di visti necessiti di un ulteriore strumento giuridico, che crei l'obbligo di registrazione delle impronte digitali sul supporto di memoria dei modelli di visti”, invitando la Commissione “a presentare una proposta che modifichi l'istruzione consolare comune”. Non potendosi confermare la fattibilità tecnica di memorizzare gli identificatori biometrici su un microprocessore di tipo senza contatto integrato in ciascuna vignetta visto, nel giugno 2005 il Consiglio ha deciso che gli identificatori biometrici di ciascun richiedente saranno memorizzati esclusivamente nel sistema di informazione visti (VIS). In fase di collaudo si è dimostrato infatti che l'inserimento di un microprocessore senza contatto in ciascuna vignetta visto genera “problemi di collisione” se sono più di quattro i visti in un passaporto: il lettore non è più in grado di leggere il visto valido. 2) Il CSIFA ha discusso le eccezioni all'obbligo di rilevare le impronte digitali. Due categorie di persone andrebbero esentate da tale obbligo: i minori e le persone per cui è fisicamente impossibile il rilevamento delle impronte. La presente proposta tiene conto di queste eccezioni. 3) Durante la riunione straordinaria del gruppo di lavoro sui visti del 27 gennaio 2006, gli Stati membri partendo da un documento della Presidenza e della Commissione (dossier di seduta del gruppo sui visti del 27 gennaio 2006 n. 6/06) hanno esaminato tutte le possibili opzioni per organizzare i consolati tenendo conto del rilevamento degli identificatori biometrici, e ne hanno verificato la fattibilità. Tutte queste opzioni salvo una (le "unità mobili" poiché irrealistiche) sono state adottate e quindi inserite nella presente proposta. | Raccolta e uso dei pareri degli esperti | Principali organizzazioni/esperti consultati Per quanto riguarda l'introduzione di identificatori biometrici si è tenuto conto delle raccomandazioni generali dell'ICAO (International Civil Aviation Organisation). | Valutazione di impatto Poiché è già stata svolta una valutazione d’impatto per il VIS (Study for the Extended Impact assessment of the Visa Information System, Final Report, dicembre 2004 EPEC), vertente in particolare sul trattamento dei dati biometrici e sull'organizzazione dei consolati degli Stati membri, non si è provveduto per la presente proposta a una valutazione di impatto supplementare. La valutazione di impatto sul VIS considera la condivisione delle risorse un elemento positivo (pagine 26 e 27), anche se potrebbero sorgere difficoltà per le rappresentanze consolari con un numero elevato di domande. Alle pagine 30 e 31 elenca i vantaggi dei centri comuni per l’introduzione delle domande di visto: riduzione del “visa shopping”, riduzione dei costi, un unico accesso centrale per cui sarebbe più semplice rispettare le norme di protezione dei dati e garantirne la sicurezza, una migliore attuazione della politica comune dei visti. Per quanto riguarda l'esternalizzazione, molti Stati membri ricorrono già a tale prassi senza un quadro normativo comune. Durante la riunione straordinaria del gruppo sui visti già citata, è apparso evidente che gli Stati membri desiderano tenere conto di tale opzione. Le parti interessate hanno dichiarato che a causa dell'aumento delle domande in alcune rappresentanze consolari e dei vincoli di bilancio occorre introdurre nuovi metodi per far fronte alla situazione. Sono previste diverse opzioni: dal centralino per gli appuntamenti al ricevimento delle domande di visto. Si impone pertanto la necessità di un quadro normativo comune che tenga conto in particolare delle esigenze di protezione dei dati. Le prime esperienze si sono dimostrate positive, anche per i richiedenti che beneficiano di accoglienza e servizi migliori. L'esternalizzazione non è proposta come soluzione generale ma per un uso puntuale in alcune rappresentanze consolari in funzione della situazione locale. In questo contesto un quadro normativo presenta il vantaggio di mantenere chiaramente lo Stato membro nel ruolo di “responsabile del trattamento” e il fornitore del servizio esterno nel ruolo di “incaricato del trattamento” quali definiti agli articoli 16 e 17 della direttiva 95/46/CE sulla protezione dei dati personali. In tal senso, le condizioni contrattuali con il fornitore esterno di servizi devono prevedere l'obbligo di trattare i dati nel rispetto della direttiva. Inoltre, il programma ARGO della Commissione ha finanziato il progetto pilota BIODEV di alcuni consolati francesi e belgi teso a sperimentare l'impatto della biometria sulle procedure di rilascio dei visti. Alcune delle soluzioni contemplate sono state collaudate con ottimi risultati. Le relazioni sono state trasmesse al Consiglio e al Parlamento europeo. La pagina 51 e seguenti dello studio sul VIS comprendono una valutazione dettagliata del VIS con e senza biometria. È stata scelta l'opzione con la biometria. Occorre pertanto stabilire una base giuridica per il rilevamento degli identificatori biometrici. La presente è una proposta complementare per l'attuazione del VIS. In relazione alla protezione dei dati si applica la direttiva 95/46/CE. Nel punto pertinente della proposta sono state richiamate le disposizioni sulla protezione dei dati personali, in particolare il principio per cui lo Stato membro deve restare responsabile del trattamento e della conservazione dei dati. | Elementi giuridici della proposta | Sintesi dell'azione proposta Per assicurare la completa attuazione del VIS è necessario fissarne il quadro normativo. Anche se il regolamento concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata costituirà lo strumento principale di questo quadro, è necessario uno strumento normativo complementare per il rilevamento degli identificatori biometrici dei richiedenti il visto. La presente proposta comprende alcuni aspetti non disciplinati dallo strumento normativo sul VIS, poiché tratta del rilevamento dei dati biometrici mentre la proposta sul VIS riguarda la trasmissione e lo scambio di dati. La possibilità di esternalizzare il ricevimento delle domande di visto e il rilevamento dei dati biometrici rientra nel quadro della presente proposta. Le due proposte, quindi, si completano. Per permettere agli Stati membri di far fronte al carico di lavoro supplementare dovuto al rilevamento dei dati biometrici dei richiedenti e per ridurre i costi sono stati presi in considerazione aspetti organizzativi e nuove possibilità per organizzare la procedura di rilascio dei visti. Considerata la tendenza complessiva a semplificare la procedura di rilascio dei visti, la Commissione ricorda il principio generale in base al quale il richiedente dovrebbe presentarsi una sola volta, secondo un sistema "una tantum", per la presentazione della domanda di visto: la domanda di visto andrebbe consegnata e gli identificatori biometrici rilevati nello stesso luogo e nel contempo. Tuttavia, in singoli casi non si può escludere la necessità di una seconda presentazione di persona, in particolare qualora sia necessario un colloquio per accertare se sussistono le condizioni per il rilascio del visto e se è legittimo lo scopo del breve soggiorno previsto. | Base giuridica Articolo 62, paragrafo 2, lettera b), punto ii). | Principio di sussidiarietà Si applica il principio di sussidiarietà in quanto la proposta non rientra tra le competenze esclusive della Comunità. | Gli obiettivi della proposta non possono essere sufficientemente perseguiti dagli Stati membri per le ragioni che seguono. | Occorre un quadro normativo comune che fissi norme armonizzate sul rilevamento obbligatorio degli identificatori biometrici, permettendo quindi il funzionamento del VIS. | Per quanto riguarda l’organizzazione dei loro consolati in previsione dell’introduzione della biometria, è opportuno che gli Stati membri si organizzino secondo il quadro normativo previsto dal diritto comunitario, così da garantire un approccio armonizzato. Un’azione comunitaria permetterà di realizzare meglio gli obiettivi della proposta per le ragioni che seguono. | Se ciascuno Stato membro fissasse le proprie regole di rilevamento, non sarebbero garantiti né l'applicazione degli stessi criteri né il trattamento uniforme dei richiedenti. Se, ad esempio, gli Stati membri scegliessero di esentare diverse categorie di persone dall'obbligo di rilasciare le proprie impronte, finirebbero per favorire il “visa shopping” impedendo la realizzazione degli obiettivi della politica comune sui visti. | Creando i centri comuni o ricorrendo a una della altre opzioni organizzative si compie un progresso verso una più stretta cooperazione tra gli Stati membri, con l’effetto di un’applicazione più armonizzata della politica in materia di visti. | L’Unione deve fissare un quadro normativo comune sui criteri di rilevamento affinché tutti gli Stati membri rilevino gli identificatori biometrici in maniera interoperabile, garantendo al tempo stesso un trattamento uniforme di tutti i richiedenti il visto. La scelta dell'attrezzatura tecnica va lasciata agli Stati membri, ma nei limiti delle specifiche VIS e ICAO, così da assicurare l’interoperabilità. | La proposta rispetta pertanto il principio di sussidiarietà. | Principio di proporzionalità La proposta è conforme al principio di proporzionalità per le ragioni seguenti. | In conformità con la proposta della Commissione sul VIS, la presente obbliga tutti gli Stati membri a rilevare gli identificatori biometrici dei richiedenti il visto. Tuttavia, la scelta dei sistemi tecnici è lasciata ai singoli Stati membri, a condizione che garantiscano l'interoperabilità. | Istituendo centri comuni o ricorrendo a una delle altre opzioni di cooperazione, si ottiene una notevole riduzione dei costi di installazione di hardware e software e del personale in ciascun consolato. | Scelta degli strumenti | Lo strumento proposto è il regolamento. | Uno strumento diverso non sarebbe opportuno per le seguenti ragioni. Il rilevamento di identificatori biometrici è obbligatorio per tutti gli Stati membri. Solo un regolamento può costituire lo strumento adeguato per imporre tale obbligo. Gli altri strumenti non avrebbero lo stesso effetto vincolante. | INCIDENZA SUL BILANCIO | Nessuna. | ALTRE INFORMAZIONI | Analisi dettagliata della proposta o Conseguenze dei vari protocolli allegati ai trattati La base giuridica delle proposte sulle misure concernenti le norme applicabili ai soggiorni di breve durata e ai visti di transito è contenuta nel titolo IV del trattato CE; dunque, si applica il sistema a geometria variabile previsto dai protocolli sulla posizione del Regno Unito, dell’Irlanda e dalla Danimarca, nonché dal protocollo Schengen. La presente proposta è basata sull'acquis di Schengen. È pertanto necessario esaminare le conseguenze connesse ai vari protocolli, descritte qui di seguito: Islanda e Norvegia Le procedure previste nell’accordo d’associazione concluso dal Consiglio dell’Unione europea con la Repubblica d’Islanda e il Regno di Norvegia sull’associazione di questi due Stati all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen sono applicabili in quanto la presente proposta costituisce uno sviluppo dell’acquis di Schengen ai sensi dell’allegato A di tale accordo. Danimarca Conformemente al protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca non partecipa all’adozione del regolamento e pertanto non è vincolata dalle sue disposizioni né è soggetta alla sua applicazione. Atteso che il regolamento è un atto volto a sviluppare l'acquis di Schengen conformemente alle disposizioni del titolo IV del trattato CE, trova applicazione l'articolo 5 del citato protocollo. Regno Unito e Irlanda Ai sensi degli articoli 4 e 5 del protocollo sull’integrazione dell'acquis di Schengen nell’ambito dell'Unione europea, della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, e della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardanti rispettivamente la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord, e la richiesta dell'Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen, il Regno Unito e l'Irlanda non partecipano all'adozione del presente regolamento e non sono vincolati dalle sue disposizioni né soggetti alla sua applicazione. UE 10 Poiché la presente iniziativa costituisce un atto basato sull'acquis di Schengen o ad esso altrimenti correlato a norma dell’articolo 3, paragrafo 2, dell’atto di adesione, il regolamento si applica in un nuovo Stato membro solo in virtù di una decisione adottata dal Consiglio in conformità di quella disposizione. Svizzera Il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell’accordo tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen, che ricade nell'ambito contemplato all'articolo 4, paragrafo 1, della decisione del Consiglio relativa alla firma, a nome della Comunità europea, nonché all'applicazione provvisoria di alcune disposizioni del suddetto accordo. o Analisi della proposta per articolo Articolo 1 Nella parte II dell’ICC viene introdotta una nuova forma di rappresentanza al punto 1.2 b). La “rappresentanza limitata” consentirebbe a uno Stato membro di limitarsi a ricevere la domanda e a rilevare gli identificatori biometrici, trasmettendo poi tali dati alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro rappresentato per la decisione sulla domanda di visto. Si applicano inoltre le disposizioni in materia di rappresentanza di cui al punto 1.2, lettere c) ed e). La nuova parte III, punto 1.2 dell’ICC impone agli Stati membri di rilevare gli identificatori biometrici nel quadro della procedura di rilascio del visto. Le impronte digitali sono rilevate in occasione della prima presentazione della domanda; in caso di nuove domande nei quattro anni successivi l’obbligo cade e non è necessario un nuovo rilevamento: le impronte digitali e la fotografia del richiedente possono essere copiate e riutilizzate. Il periodo di quattro anni è stato scelto in relazione al quinquennio di conservazione dei dati previsto dalla proposta di regolamento sul VIS. Occorre garantire che i dati biometrici della prima domanda siano ancora presenti nel sistema. Non è necessaria una nuova verifica della persona in occasione di una nuova domanda perché se un individuo tentasse di usare in modo fraudolento il passaporto di qualcun altro già contenente un visto, al posto di frontiera si scoprirebbe immediatamente che il portatore e il titolare del primo visto non sono la stessa persona, dato che gli identificatori biometrici nel VIS non corrisponderebbero. La nuova parte III, punto 1.2, lettera b) dell’ICC prevede deroghe basate sugli esiti delle discussioni fra il gruppo sui visti e il comitato strategico (CSIFA). Le deroghe si riferiscono ai bambini di età inferiore a sei anni: per conservare dati affidabili, non sono rilevate le impronte digitali dei bambini di età inferiore a sei anni poiché di qualità insufficiente per eseguire ricerche nelle banche dati. Le impronte digitali dei bambini tra 6 e 12 anni sono utili solo per i confronti uno-a-uno (è più difficile servirsene in ricerche su grandi banche dati). Poiché il regolamento (CE) n. 539/2001 prevede la possibilità di dispensare dall’obbligo di visto i titolari di passaporti diplomatici, ufficiali o di servizio o di altri passaporti speciali, è opportuno che gli Stati membri abbiano la possibilità di esentare queste categorie anche dal rilevamento degli identificatori biometrici. Per ciascun caso di esenzione è necessario inserire nel VIS la menzione “non applicabile” per avvisare i funzionari di frontiera che le impronte digitali non sono state rilevate. L’introduzione del rilevamento degli identificatori biometrici obbliga il richiedente a presentarsi di persona almeno in caso di prima domanda. La possibilità di ricorrere a un’agenzia di viaggi, ecc. di cui alla parte VIII, punto 5.2 della vigente ICC è comunque mantenuta per le nuove domande poiché non è necessariamente richiesto al richiedente di presentarsi di persona. Questi potrebbe, per esempio, introdurre la seconda domanda tramite un’agenzia di viaggi. Nel fissare un quadro normativo si è tenuto conto della possibilità dell’esternalizzazione in generale. Va chiarito che l’esternalizzazione è possibile solo entro certi limiti, poiché la facoltà di concedere un visto deve restare prerogativa degli Stati membri. Si potrebbe tuttavia affidare a un fornitore esterno di servizi il compito di fissare appuntamenti o persino ricevere la domanda di visto e rilevare gli identificatori biometrici se necessario per il corretto adempimento degli obblighi dello Stato membro ai sensi delle norme comunitarie sul rilascio dei visti, specie a causa di circostanze locali come il numero di domande di visto. Occorre garantire il rispetto di tutte le pertinenti norme sulla protezione dei dati personali nel selezionare il fornitore esterno di servizi e nel firmare il conseguente contratto. Pertanto, nel concludere il contratto gli Stati membri devono assicurarsi che questo preveda le pertinenti clausole di protezione dei dati, la cui osservanza deve essere verificata dai funzionari consolari. Gli Stati membri devono mantenere la responsabilità del rispetto delle norme sulla protezione dei dati anche in caso di esternalizzazione. Inoltre, sempre in caso di esternalizzazione, l'importo totale dei diritti pagati dal richiedente per il trattamento della domanda di visto non deve superare l’importo stabilito dall’allegato 12. Al richiedente non vanno quindi imposti costi aggiuntivi. La modifica della parte VII introduce la possibilità per gli Stati membri di collaborare fra loro e di istituire centri comuni per l’introduzione delle domande di visto. È anche introdotta una pre verifica per indirizzare il richiedente verso lo Stato membro competente per il trattamento della domanda. Nell’organizzare i servizi consolari è necessario che gli Stati membri abbiano la possibilità di collaborare anche istituendo centri comuni per l’introduzione delle domande di visto, tenendo conto delle attuali possibilità di rappresentazione e della neointrodotta “rappresentazione limitata” di cui alla parte II, punto 1.2 lettera b). Può accadere che l'istituzione di un centro comune non sia opportuna dato il grande numero di domande, ragion per cui il singolo Stato membro provvederà a attrezzare il proprio consolato. Gli Stati membri non sono obbligati a cooperare e a condividere un centro comune se non lo desiderano. Sta a loro decidere, tramite negoziato, se vogliono cooperare e in quale modo. Tuttavia, se intendono cooperare, gli Stati membri sono tenuti a ricorrere a una delle opzioni previste nell’ambito normativo dell’ICC. Per una migliore attuazione comune del VIS è auspicabile che gli Stati membri cooperino tra loro e partecipino all’organizzazione di centri comuni o a forme di “coubicazione”. Gli Stati membri decidono di comune accordo il quadro della cooperazione, compresi aspetti come la ripartizione dei costi ecc., e determinano la soluzione scelta per ciascun paese o regione di paese terzo. Redigono quindi l’elenco delle soluzioni adottate per paese o regione di paese terzo. Tale elenco sarà pubblicato e aggiornato regolarmente. Articolo 2 Per esaminare l’efficacia dell’istituzione dei centri comuni per l’introduzione delle domande di visto e di altre forme di cooperazione la Commissione presenterà una relazione sull’attuazione del presente regolamento. Articolo 3 Si tratta di una clausola standard. | 2006/0088 (COD) Proposta di REGOLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO recante modifica dell’Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria in relazione all’introduzione di elementi biometrici e comprendente norme sull’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL’UNIONE EUROPEA, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l’articolo 62, paragrafo 2, lettera b), punto ii), vista la proposta della Commissione[1], deliberando secondo la procedura di cui all’articolo 251 del trattato[2], considerando quanto segue: 1. Per garantire un’esatta verifica e identificazione dei richiedenti il visto è necessario introdurre dati biometrici nel sistema di informazione visti (VIS) istituito con decisione 2004/512/CE del Consiglio dell’8 giugno 2004[3], e istituire un quadro normativo per il rilevamento di tali dati. Inoltre, l’attuazione del VIS richiede nuove forme di organizzazione per il ricevimento delle domande di visto. 2. L’introduzione di identificatori biometrici nel VIS è un passo importante verso l’uso di nuovi elementi diretti a stabilire un nesso più affidabile tra il titolare del visto e il passaporto e a prevenire l'uso di false identità. Pertanto, la presentazione di persona del richiedente il visto – almeno per la prima domanda – deve essere un requisito fondamentale per il rilascio del visto con registrazione degli identificatori biometrici nel VIS. 3. La scelta degli identificatori biometrici è fatta dal [regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata]. Il regolamento definisce le norme applicabili al rilevamento di tali identificatori in riferimento alle pertinenti disposizioni dell'ICAO ( International Civil Aviation Organisation ). Non sono necessarie altre specifiche tecniche per garantire l'interoperabilità. 4. Per facilitare la registrazione dei richiedenti il visto e ridurre i costi a carico degli Stati membri, occorre prevedere nuove modalità organizzative oltre all'attuale quadro di “rappresentazione”. In primo luogo, va aggiunto all’Istruzione consolare comune un tipo specifico di rappresentazione, limitato al ricevimento delle domande di visto e al rilevamento degli identificatori biometrici. 5. Occorre introdurre altre opzioni, come la coubicazione, i centri comuni per l’introduzione delle domande di visto e l’esternalizzazione. È necessario fissare un quadro normativo adeguato per queste opzioni, che tenga conto in particolare delle esigenze di protezione dei dati. Nell'ambito di tale quadro normativo, gli Stati membri devono essere liberi di stabilire quale tipo di struttura organizzativa adottare in ciascun paese terzo. La Commissione pubblicherà le caratteristiche di queste strutture. 6. Nell’organizzare la cooperazione, gli Stati membri dovranno provvedere affinché il richiedente sia indirizzato verso lo Stato membro competente per il trattamento della sua domanda. 7. È necessario fissare modalità per le situazioni in cui le autorità centrali degli Stati membri decidano di affidare parte del processo di trattamento dei visti a un fornitore esterno di servizi. Dette modalità vanno stabilite in rigorosa conformità con i principi generali per il rilascio dei visti, nel rispetto delle norme sulla protezione dei dati di cui alla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati. 8. Gli Stati membri devono concludere con i fornitori esterni di servizi contratti che ne stipulino precisamente le responsabilità e prevedano un accesso diretto e totale ai loro locali, le informazioni da dare ai richiedenti, gli obblighi di riservatezza e le circostanze, condizioni e procedure per la sospensione o la risoluzione del contratto. 9. Per garantire il rispetto della protezione dei dati sono stati consultati il gruppo di lavoro istituito dall’articolo 29 della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, e il garante europeo della protezione dei dati. 10. Gli Stati membri devono essere in grado di consentire a determinate categorie di richiedenti o a tutti i richiedenti l’accesso diretto alle loro rappresentanze diplomatiche e consolari per ragioni umanitarie o di altro tipo. 11. Per semplificare il trattamento delle domande successive, deve essere possibile copiare i dati biometrici dalla prima domanda per 48 mesi, in conformità con il periodo di conservazione dei dati stabilito dal regolamento VIS. Trascorso tale periodo, gli identificatori biometrici dovranno essere nuovamente rilevati. 12. Dato l’obbligo di rilevare gli identificatori biometrici, non sarà più possibile servirsi di intermediari commerciali come le agenzie di viaggio per la prima domanda, ma soltanto per le successive. 13. L'Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria deve essere modificata di conseguenza. 14. È opportuno che la Commissione presenti una relazione sull’attuazione del presente regolamento due anni dopo la sua entrata in vigore, che riferisca circa il rilevamento degli identificatori biometrici, il principio della “prima domanda” e l’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto. 15. Il principio di sussidiarietà si applica in quanto la proposta non rientra tra le competenze esclusive della Comunità. Conformemente all'articolo 5, terzo comma, del trattato CE, il presente regolamento non va al di là di quanto necessario per il raggiungimento degli obiettivi perseguiti. 16. In applicazione del principio di proporzionalità, per conseguire l'obiettivo fondamentale di introdurre norme comuni e identificatori biometrici interoperabili, è necessario e opportuno fissare norme per tutti gli Stati membri che attuano la convenzione Schengen. Conformemente all'articolo 5, terzo comma, del trattato CE, il presente regolamento non va al di là di quanto necessario per il raggiungimento degli obiettivi perseguiti. 17. In conformità con gli articoli 1 e 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca non partecipa all'adozione del presente regolamento e non è quindi da esso vincolata né soggetta alla sua applicazione. Poiché però il presente regolamento è inteso a sviluppare l'acquis di Schengen in applicazione delle disposizioni della parte terza, titolo IV del trattato che istituisce la Comunità europea, la Danimarca decide, ai sensi dell'articolo 5 del suddetto protocollo, entro un periodo di sei mesi dall'adozione del presente regolamento da parte del Consiglio, se intende recepirlo nel suo diritto interno. 18. Per quanto riguarda l’Islanda e la Norvegia, il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell'accordo concluso dal Consiglio dell'Unione europea con la Repubblica d'Islanda e il Regno di Norvegia sull'associazione di questi due Stati all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen nei settori di cui all'articolo 1, punto B della decisione 1999/437/CE del Consiglio, del 17 maggio 1999, relativa a talune modalità di applicazione di tale accordo.[4] 19. Il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen al quale il Regno Unito non partecipa, in conformità della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, riguardante la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen. Il Regno Unito non partecipa pertanto alla sua adozione, non è da esso vincolato e non è soggetto alla sua applicazione. 20. Il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen al quale l'Irlanda non partecipa, in conformità della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardante la richiesta dell'Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen. L'Irlanda non partecipa pertanto alla sua adozione, non è da esso vincolata e non è soggetta alla sua applicazione. 21. Per quanto riguarda la Svizzera, il presente regolamento costituisce uno sviluppo dell'acquis di Schengen ai sensi dell’accordo tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen, che ricade nell'ambito contemplato all'articolo 4, paragrafo 1, della decisione del Consiglio relativa alla firma, a nome della Comunità europea, nonché all'applicazione provvisoria di alcune disposizioni del suddetto accordo. 22. Il presente regolamento costituisce un atto basato sull'acquis di Schengen o ad esso altrimenti connesso ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 2, dell'Atto di adesione del 2003, HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO: Articolo 1 L’Istruzione consolare comune diretta alle rappresentanze diplomatiche e consolari di prima categoria è modificata come segue: (1) Nella parte II, il punto 1.2 è modificato come segue: (a) Alla lettera b) è aggiunto il seguente paragrafo: "Uno Stato membro può anche rappresentare uno o più altri Stati membri limitatamente al ricevimento delle domande e al rilevamento degli identificatori biometrici. Si applicano le pertinenti disposizioni del punto 1.2, lettere c) ed e). Il ricevimento e la trasmissione delle pratiche e dei dati alla rappresentanza consolare rappresentata si effettuano nel rispetto delle norme applicabili in materia di protezione dei dati e di sicurezza". (b) La lettera d) è sostituita dalla seguente: "La rappresentanza per il rilascio di visti uniformi di cui alle lettere a) e b) è indicata nella sintesi relativa ai meccanismi di rappresentanza in materia di rilascio di visti uniformi di cui all'allegato 18." (2) Nella parte III, il punto 1 è sostituito dal seguente: 1.1 Modulo di domanda di visto — Numero di domande Lo straniero deve inoltre compilare il corrispondente modulo di domanda di visto uniforme. La domanda di visto uniforme deve essere presentata mediante il modulo armonizzato conforme al modello di cui all'allegato 16. Il modulo di domanda deve essere compilato in almeno una copia, che potrà essere utilizzata, tra l'altro, per la consultazione delle autorità centrali. Ove le procedure amministrative nazionali lo richiedano, le parti contraenti possono richiedere la compilazione di un numero superiore di esemplari. 1.2. Identificatori biometrici a) Gli Stati membri rilevano gli identificatori biometrici del richiedente comprendenti l’immagine del volto e le impronte delle dieci dita, nel rispetto delle norme di garanzia previste dalla Convenzione per la salvaguardia dei diritti dell'uomo e delle libertà fondamentali e dalla Convenzione delle Nazioni Unite sui diritti del fanciullo. Il richiedente che introduca la prima domanda di visto deve presentarsi di persona. In tale occasione vengono rilevati i seguenti identificatori biometrici: - una fotografia, scansionata o presa al momento della domanda e - le impronte delle dieci dita piatte, scansionate. Per eventuali domande successive, gli identificatori biometrici sono copiati dalla prima domanda a condizione che non siano trascorsi più di 48 mesi dall’ultimo rilevamento. Qualunque domanda introdotta dopo questo periodo è da considerarsi una “prima domanda”. I requisiti tecnici della fotografia e delle impronte digitali sono conformi alle norme internazionali di cui al documento ICAO 9303, parte 1 (passaporti), 6ª edizione.[5] Gli identificatori biometrici sono rilevati da personale qualificato e debitamente autorizzato della rappresentanza diplomatica o consolare o, con la supervisione di questi, del fornitore esterno di servizi di cui al punto 1.B. I dati sono inseriti nel sistema di informazione visti (VIS) soltanto da personale consolare debitamente autorizzato a norma dell’articolo 4, paragrafo 1, dell’articolo 5 e dell’articolo 6, paragrafi 5 e 6, del regolamento VIS. b) Eccezioni Sono esentati dall’obbligo di rilevamento delle impronte digitali i seguenti richiedenti: - bambini di età inferiore a 6 anni; - le persone per cui è fisicamente impossibile. Se tuttavia è possibile rilevare un numero di impronte inferiori a dieci dita, si procede al loro rilevamento. Lo Stato membro può esentare dall’obbligo di rilevamento degli identificatori biometrici i titolari di passaporti diplomatici, ufficiali o di servizio o di altri passaporti speciali. In ciascuno di questi casi va inserita nel VIS la menzione “non applicabile”. (3) Nella parte VII, il punto 1 è sostituito dal seguente testo: 1 A Organizzazione del ricevimento e del trattamento della domanda di visto Ciascuno Stato membro è responsabile dell’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto. Per ciascun sito gli Stati membri dotano gli uffici consolari del materiale necessario per rilevare gli identificatori biometrici ovvero decidono, fatte salve le citate opzioni di rappresentazione, di cooperare con uno o più Stati membri. La cooperazione assume la forma della coubicazione, di un centro comune per l’introduzione delle domande di visto o di una cooperazione con partner esterni. a) Se prevale l’opzione della coubicazione, il personale della rappresentanza diplomatica e consolare di uno o più Stati membri tratta le domande rivolte loro e rileva gli identificatori biometrici presso la rappresentanza diplomatica e consolare di un altro Stato membro e condivide le attrezzature di quello Stato membro. Gli Stati membri interessati decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione di tale opzione, nonché la percentuale di diritti amministrativi dovuta allo Stato membro di cui viene utilizzata la rappresentanza diplomatica e consolare. b) Se prevale l’opzione dei centri comuni per l’introduzione delle domande di visto, il personale della rappresentanza diplomatica e consolare di due o più Stati membri viene riunito in un unico edificio per ricevervi le domande di visto rivolte loro e rilevare gli identificatori biometrici. I richiedenti sono indirizzati verso lo Stato membro competente per il trattamento della domanda di visto. Gli Stati membri decidono di comune accordo la durata e le modalità di cessazione di tale opzione, nonché la ripartizione dei costi tra gli Stati membri partecipanti. Un solo Stato membro è responsabile dei contratti per quanto riguarda la logistica e le relazioni diplomatiche con il paese ospitante. c) La cooperazione con fornitori esterni di servizi è conforme alle disposizione del punto 1.B. 1.B Cooperazione con fornitori esterni di servizi Se, per ragioni legate alle condizioni locali, non è opportuno attrezzare gli uffici consolari per il rilevamento e la raccolta degli identificatori biometrici, né organizzare la coubicazione o un centro comune per l’introduzione delle domande di visto, uno Stato membro può, o più Stati membri congiuntamente possono, cooperare con un fornitore esterno di servizi per il ricevimento delle domande di visto (e il rilevamento degli identificatori biometrici). In tal caso, lo o gli Stati membri interessati mantengono la responsabilità del rispetto delle norme sulla protezione dei dati nel trattamento delle domande di visto. 1.B.1 - Tipi di cooperazione con i fornitori esterni di servizi La cooperazione con i fornitori esterni di servizi assume [la o] le seguenti forme: a) il fornitore esterno di servizi funge da centralino dispensando informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto e occupandosi dell’organizzazione degli appuntamenti; b) il fornitore esterno di servizi fornisce informazioni generali sui requisiti per presentare domanda di visto, raccoglie le domande, i documenti giustificativi e i dati biometrici dei richiedenti, incassa i diritti corrispondenti alle spese amministrative per il trattamento (come stabilito alla parte VII, punto 4 e all’allegato 12) e trasmette le pratiche e i dati completi alla rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro competente per il trattamento della domanda. 1.B.2 - Obblighi degli Stati membri Lo Stato o gli Stati membri interessati selezionano un fornitore esterno di servizi in grado di prendere tutte le misure di sicurezza tecniche e organizzative e le adeguate misure tecniche e organizzative richieste da quello o quegli Stati membri per tutelare i dati personali da una distruzione accidentale o illecita, da un'alterazione o perdita accidentale, dall’accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando il trattamento comporta la trasmissione di dati attraverso una rete e il ricevimento e la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza consolare, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento. Nel selezionare i fornitori esterni di servizi, le rappresentanze diplomatiche o consolari degli Stati membri verificano la solvibilità e l’affidabilità dell’impresa (comprese le licenze necessarie, l’iscrizione al registro delle imprese, lo statuto e i contratti bancari) e si assicura che non intervengano conflitti di interesse. I fornitori esterni di servizi non hanno in alcun caso accesso al sistema di informazione visti (VIS). L’accesso al VIS è riservato esclusivamente a personale debitamente autorizzato delle rappresentanze diplomatiche e consolari. Lo Stato o gli Stati membri interessati concludono un contratto con il fornitore esterno di servizi in conformità con l'articolo 17 della direttiva 95/46/CE. Prima di concludere il contratto, la rappresentanza diplomatica o consolare dello Stato membro interessato comunica, nell’ambito della cooperazione consolare locale, alle rappresentanze diplomatiche e consolari degli altri Stati membri e alla delegazione della Commissione la ragione per cui il contratto è necessario. Oltre agli obblighi di cui all’articolo 17 della direttiva 95/46/CE, il contratto contiene disposizioni che: a) definiscono le esatte responsabilità del fornitore di servizi; b) impongono al fornitore di servizi di attenersi alle istruzioni degli Stati membri responsabili e di trattare i dati ai soli fini del trattamento dei dati personali contenuti nelle domande di visto per conto degli Stati membri responsabili in conformità della direttiva 95/46/CE; c) esigono dal fornitore di servizi che comunichi ai richiedenti il visto le informazioni richieste a norma del regolamento ……. [progetto di regolamento sul VIS]; d) consentono al personale consolare di accedere in qualsiasi momento ai locali del fornitore di servizi; e) impongono al fornitore di servizi di rispettare gli obblighi di riservatezza (compreso l’obbligo di tutelare i dati raccolti in relazione alle domande di visto); f) contemplano una clausola di sospensione e di risoluzione. Lo Stato o gli Stati membri interessati controllano l’esecuzione del contratto e verificano in particolare: a) le informazioni generali fornite ai richiedenti il visto; b) le misure di sicurezza tecniche e organizzative e le misure tecniche e organizzative per tutelare i dati personali da una distruzione accidentale o illecita, da un'alterazione o perdita accidentale, dall’accesso o divulgazione non autorizzati, in particolare quando il trattamento comporta la trasmissione di dati attraverso una rete e il ricevimento e la trasmissione di pratiche e dati alla rappresentanza consolare, e da qualsiasi altra forma illecita di trattamento; c) il rilevamento degli identificatori biometrici; d) le misure prese per assicurare l’osservanza delle norme sulla protezione dei dati. L’importo totale dei diritti imposti dal fornitore esterno di servizi per il trattamento delle domande di visto non supera i diritti di cui all’allegato 12. Il personale consolare dello Stato o degli Stati membri interessati assicura la formazione del fornitore di servizi nei settori necessari per fornire servizi adeguati e informazioni sufficienti ai richiedenti il visto. 1.B.5 - Informazioni Le rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri espongono al pubblico informazioni precise sulle modalità per ottenere un appuntamento e presentare una domanda di visto. 1.C Mantenimento di un accesso diretto dei richiedenti alle rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri Indipendentemente dal tipo di cooperazione scelto, gli Stati membri possono decidere di mantenere la possibilità per i richiedenti il visto di accedere direttamente ai locali delle loro rappresentanze diplomatiche o consolari per presentare domanda. Nell’eventualità che cessi d’improvviso la cooperazione con altri Stati membri o con un fornitore esterno di servizi, gli Stati membri assicurano la continuità del ricevimento e del trattamento delle domande di visto. 1.D Decisione e pubblicazione Gli Stati membri comunicano alla Commissione le modalità con cui intendono organizzare il ricevimento e il trattamento delle domande di visto in ciascuna rappresentanza consolare. La Commissione ne dà adeguata pubblicità. Gli Stati membri trasmettono alla Commissione copia dei contratti conclusi. (4) Nella parte VIII, il punto 5.2 è modificato come segue: a) il titolo è sostituito dal seguente: 5.2. Cooperazione delle rappresentanze diplomatiche e consolari degli Stati membri con intermediari commerciali b) tra il titolo e il punto 5.2 a) è inserita la seguente frase: Per domande ripetute ai sensi della parte III, punto 1.2, gli Stati membri possono consentire alle proprie rappresentanze diplomatiche o consolari di cooperare con intermediari commerciali (vale a dire agenzie amministrative, agenzie di trasporto o di viaggio, operatori turistici e loro venditori). Artic olo 2 La Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sull’attuazione del presente regolamento due anni dopo la sua entrata in vigore. Artic olo 3 Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea . Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri. Fatto a Bruxelles, il Per il Parlamento europeo Per il Consiglio Il Presidente Il Presidente [1] GU C del , pag. . [2] GU C del , pag. . [3] GU L 213 del 15.6.2004, pag. 5. [4] GU L 176 del 10.7.1999, pag. 31. [5] I requisiti tecnici sono gli stessi di quelli applicabili ai passaporti rilasciati dagli Stati membri ai loro cittadini a norma del regolamento (CE) n. 2252/2004.