RELAZIONE

sui conti annuali dell’Agenzia europea per le sostanze chimiche relativi all’esercizio 2008, corredata delle risposte dell’Agenzia

2009/C 304/07

INDICE

INTRODUZIONE

L’Agenzia europea per le sostanza chimiche (di seguito «l’Agenzia»), con sede a Helsinki, è stata istituita dal regolamento (CE) n. 1907/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2006 (1) . I suoi compiti consistono principalmente nell’assicurare un elevato livello di protezione della salute umana e dell’ambiente, nonché la libera circolazione delle sostanze in quanto tali o in quanto componenti di preparati e articoli, rafforzando nel contempo la competitività e l’innovazione. Il regolamento dovrebbe inoltre promuovere lo sviluppo di metodi alternativi per la valutazione dei pericoli che le sostanze comportano (2) . L’agenzia ha acquisito l’indipendenza finanziaria dalla Commissione il 1o gennaio 2008.

DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

La responsabilità del direttore

In qualità di ordinatore, il direttore dà esecuzione alle entrate e alle spese iscritte in bilancio conformemente al regolamento finanziario dell’Agenzia, sotto la propria responsabilità e nei limiti degli stanziamenti autorizzati ( 7 ) . Il direttore ha il compito di porre in essere ( 8 ) la struttura organizzativa, nonché i sistemi e le procedure di gestione e controllo interni necessari per la compilazione di conti definitivi ( 9 ) privi di inesattezze rilevanti risultanti da frode o errore, nonché di garantire la legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti.

La responsabilità della Corte

Giudizio sull’affidabilità dei conti

Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti

COMMENTI SULLA GESTIONE FINANZIARIA E DI BILANCIO

I pagamenti a carico del bilancio sono ammontati a 36,4 milioni di euro, il 54 % dell’importo impegnato. Le attività operative, in particolare, sono state ritardate da difficoltà nella messa in opera del sistema informatico e dalla mancanza di personale qualificato. Gli stanziamenti di impegno, pari a 20 milioni di euro, erano destinati ad attività operative, ma 8,2 milioni di essi sono stati riportati e 7,5 milioni annullati. Ciò è in contrasto con il principio dell’annualità e denota debolezze nella pianificazione delle attività dell’Agenzia.

Per quanto concerne un numero significativo di operazioni, per un totale di oltre 0,4 milioni di euro, la spesa non era coperta da un impegno di bilancio ed era pertanto irregolare. Gli stanziamenti di pagamento sono stati indebitamente riportati al 2009; nella maggior parte dei casi erano connessi ad attività da realizzare nel 2009 (12) e, in un caso, alla stima errata del valore di un impegno (13) . A fronte di tale situazione, è necessario che l’Agenzia migliori le procedure applicate per monitorare l’utilizzo degli stanziamenti.

ALTRE QUESTIONI

Il direttore dell’Agenzia si è autonominato presidente della commissione selezionatrice per 14 procedure di assunzione. Considerate le sue prerogative quale autorità investita del potere di nomina, l’indipendenza (14) degli altri membri delle commissioni selezionatrici suddette, che sono agenti temporanei sottoposti all’autorità del direttore, non era garantita. Dall’audit di tre procedure sono emerse debolezze nella documentazione che riassume i lavori delle commissioni selezionatrici, in particolare la mancata giustificazione delle decisioni prese nelle varie fasi della procedura di selezione.

Essendo l’Agenzia in fase di avviamento, l’attività è consistita in lavori preparatori e di creazione della capacità operativa in materia di registrazione, valutazione, autorizzazioni e restrizioni, classificazione ed etichettatura, istituzione dei comitati.

L’Agenzia europea per le sostanze chimiche è stata istituita allo scopo di gestire e, in alcuni casi, di realizzare gli aspetti tecnici, scientifici e amministrativi del regolamento REACH e di assicurare la coerenza a livello comunitario in relazione a tali aspetti.

L’Agenzia dovrebbe avere un ruolo centrale nel rendere credibili, per tutte le parti interessate e per il pubblico, le norme riguardanti le sostanze chimiche nonché le procedure decisionali e le basi scientifiche su cui tali norme poggiano. L’Agenzia dovrebbe altresì svolgere un ruolo centrale nel coordinamento della comunicazione riguardante il presente regolamento e nella sua attuazione. È quindi essenziale che le istituzioni della Comunità, gli Stati membri, il pubblico e le parti interessate abbiano fiducia nell’Agenzia. Per questo motivo è di vitale importanza garantirne l’indipendenza, un elevato livello di competenza scientifica, tecnica e normativa, nonché la trasparenza e l’efficienza.

RISPOSTE DELL’AGENZIA

Rif. punto 13:

Come per altre nuove Agenzie la pianificazione delle spese dell’ECHA si è rivelata difficile e la conseguente attuazione di bilancio per il 2008 non è stata ottimale. Per il primo anno di indipendenza finanziaria, il consiglio di amministrazione ha concordato di adottare le previsioni della Commissione relative al bilancio del 2008. Queste previsioni, sviluppate sulla base di elevati livelli di incertezza, sono state elaborate per poter far fronte ad eventuali imprevisti. La rapida entrata in funzione (1.6.2008) e il numero assai elevato di preregistrazioni (2,7 milioni anziché 132 000 come inizialmente previsto) ha richiesto una particolare concentrazione di risorse su una singola attività, ripercuotendosi su altre spese. L’obiettivo del 2009 è il miglioramento della pianificazione e del monitoraggio delle risorse.

Rif. punto 14:

L’Agenzia concorda con le osservazioni della Corte dei conti. Le operazioni di fine esercizio 2008 sono state particolarmente impegnative a causa dell’assenza di responsabili finanziari nelle unità tecniche ed operative, il che, in qualche caso, si è notato nella mancanza di documentazione o nell’impossibilità di concludere le operazioni entro la fine dell’anno. Attualmente il numero di personale è sufficientemente adeguato e le procedure finanziarie e i controlli interni sono stati corretti e consolidati. Le operazioni di fine anno relative al 2009 saranno esaminate con una maggiore attenzione.

Rif. punto 15:

Il direttore ha presieduto 14 comitati di selezione per posizioni dirigenziali e posizioni chiave nei primi tre trimestri del 2008 poichè la dirigenza in forza in quel periodo era provvisoria. La partecipazione del direttore nei comitati di selezione è stata controbilanciata dall’utilizzo di una società di consulenza indipendente per la valutazione esterna dei candidati, dalla presenza di un osservatore del consiglio di amministrazione e dal fatto che vari membri dei comitati di selezione erano funzionari distaccati della Commissione. L’Agenzia ha deciso che, in futuro, il direttore non parteciperà più al lavoro dei comitati di selezione. È inoltre a disposizione un servizio di supporto per il lavoro dei comitati di selezione, ponendo particolare attenzione alla necessità di giustificare le decisioni prese.