RELAZIONE D’ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF — 2018

(2019/C 343/01)

Membri del comitato di vigilanza dell’OLAF

Jan MULDER Presidente del comitato di vigilanza dell’OLAF Membro del comitato dal 23 gennaio 2017, presidente dal 1o marzo 2017 Ex deputato del Parlamento europeo, Paesi Bassi.

Maria Helena FAZENDA Membro del comitato dal 23 gennaio 2017 Segretario generale del sistema di sicurezza interna, Portogallo. Pubblico ministero.

Petr KLEMENT Membro del comitato dal 23 gennaio 2017 Ufficio del procuratore generale, Cechia. Pubblico ministero.

Grażyna STRONIKOWSKA Membro del comitato dal 13 luglio 2016 Procura generale, Varsavia, Polonia. Pubblico ministero.

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA Membro del comitato dal 1o dicembre 2017 Presidente dell’unità di sostegno al Controllore generale dello Stato presso l’ufficio del procuratore speciale anticorruzione e criminalità organizzata, Spagna. Revisore, avvocato, economista.

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF

Il 2018 è stato un anno di grandi cambiamenti per l’OLAF; è stato nominato un nuovo direttore generale. Nel contesto di tale procedura di nomina il comitato di vigilanza dell’OLAF ha agito in qualità di osservatore e ha infine espresso la propria approvazione per l’iter seguito. Il comitato di vigilanza auspica una proficua cooperazione ed è pienamente impegnato ad assistere l’OLAF nella sua fondamentale lotta contro la frode, la corruzione e le attività irregolari che ledono gli interessi finanziari dell’UE. Il comitato di vigilanza è grato per la buona collaborazione con il signor Nick Ilett, direttore generale facente funzione per gran parte dell’anno.

Alcuni cambiamenti significativi si sono verificati anche in seno al segretariato del comitato di vigilanza. Il posto di capo del segretariato è attualmente vacante. A causa delle prolungate assenze di alcuni membri del personale, il funzionamento del segretariato non è ulteriormente migliorato. Non essendo stato possibile trovare sostituzioni temporanee, tutto ciò si è tradotto in una produzione inferiore a quanto previsto all’inizio dell’anno.

Il comitato di vigilanza si è riunito mensilmente come previsto dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (1), essendo una priorità mantenere contatti regolari con le istituzioni dell’UE, nonché con i partner e le parti interessate dell’OLAF. Ad ogni riunione sono stati invitati anche funzionari dell’OLAF, compreso il direttore generale, e vi sono stati scambi di opinioni su questioni di attualità. Il comitato di vigilanza ha inoltre manifestato un vivo interesse per l’istituzione della Procura europea (EPPO). Ad ogni riunione il comitato è stato informato dall’OLAF in merito agli sviluppi.

Il comitato di vigilanza ha prestato molta attenzione alla proposta della Commissione europea di rivedere il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, il regolamento su cui si basa il funzionamento dell’OLAF. Sono stati formulati numerosi suggerimenti su come migliorare il rendimento dell’OLAF secondo il parere degli esperti del comitato di vigilanza. Maggiori informazioni sui miglioramenti proposti dal comitato di vigilanza sono contenute nella presente relazione annuale.

Il comitato di vigilanza si è inoltre concentrato sulla formalizzazione di nuovi accordi con l’OLAF concernenti le modalità con cui quest’ultimo riferisce al comitato in merito a due questioni previste dal regolamento. Nello specifico: comunicazioni in merito al rispetto delle garanzie procedurali e segnalazione al comitato di vigilanza quando le indagini durano più di 12 mesi. Nel corso del tempo sarà effettuata un’analisi di tali comunicazioni e si stabilirà se siano soddisfacenti.

Sono state effettuate visite alla Corte dei conti europea per conoscere le sue attività in materia di controllo delle frodi. Tali visite sono state fruttuose. Il comitato di vigilanza sta vagliando le possibilità di una cooperazione più stretta che potrebbe portare al distacco temporaneo di un rappresentante del personale della Corte presso il segretariato del comitato di vigilanza.

Ci auguriamo che quando scriveremo la prossima relazione annuale il segretariato disponga di tutto il personale necessario e che l’ambizione del comitato di vigilanza di pubblicare una serie di pareri che consentano di migliorare il controllo delle frodi nell’Unione europea si dimostri realistica. Come in passato, il comitato di vigilanza si sforza di realizzare una proficua cooperazione con l’OLAF, agendo in maniera critica ma costruttiva.

Ringrazio in particolare il segretariato del comitato di vigilanza per il lavoro svolto nel periodo in esame, nonostante le circostanze avverse.

Jan MULDER Presidente del comitato di vigilanza dell’OLAF

INDICE

MANDATO 4

IL QUADRO GIURIDICO NEL QUALE OPERA L’OLAF: CONTRIBUTO ALLA RIFLESSIONE SULLA RIFORMA DELL’OLAF 4

MONITORAGGIO DELLE RISORSE DELL’OLAF 6

CONTROLLO SU INIZIATIVA DEL COMITATO DI VIGILANZA: ACCESSO ALLE INFORMAZIONI PER LE FUNZIONI DI VIGILANZA 9

CONTROLLO DELLA DURATA DELLE INDAGINI DELL’OLAF 10

OSSERVAZIONI GENERALI 11

ANALISI DEL COMITATO DI 484 RELAZIONI SU INDAGINI DI DURATA SUPERIORE A 12 MESI 11

CONCLUSIONI FINALI 13

CASI CHE RICHIEDONO L’INVIO DI INFORMAZIONI ALLE AUTORITÀ GIUDIZIARIE NAZIONALI 14

CASI IN CUI LE AUTORITÀ PERTINENTI NON HANNO SEGUITO LE RACCOMANDAZIONI DELL’OLAF 14

CONTROLLO DEGLI SVILUPPI RIGUARDANTI L’APPLICAZIONE DELLE GARANZIE PROCEDURALI 16

VALUTAZIONE DELLE PRIORITÀ DELLA POLITICA IN MATERIA DI INDAGINI DELL’OLAF E DEGLI ORIENTAMENTI RIGUARDO ALLE INDAGINI 16

RELAZIONI CON L’OLAF, LE ISTITUZIONI DELL’UE, I PARTNER DELL’OLAF E LE PARTI INTERESSATE 18

RIUNIONI CON LE ISTITUZIONI, GLI ORGANI E GLI ORGANISMI DELL’UE 18

GOVERNANCE DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF 18

IL SEGRETARIATO DEL COMITATO DI VIGILANZA, METODI DI LAVORO E QUESTIONI DI BILANCIO 18

MANDATO

Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio al fine di rafforzare l’indipendenza dell’Ufficio nell’esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento. Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all’articolo 7, paragrafo 8».

1. Il comitato di vigilanza è stato istituito per rafforzare e garantire l’indipendenza dell’OLAF attraverso un controllo regolare della sua funzione di indagine e per assistere il direttore generale nello svolgimento dei suoi compiti. Il comitato è pienamente impegnato a soddisfare tale mandato. Inoltre, il comitato interpreta il proprio ruolo di assistenza al direttore generale dell’OLAF nel modo migliore per consentire all’OLAF di migliorare la sua efficacia in quanto organo investigativo dell’UE rigoroso e imparziale, del tutto indipendente da indebite pressioni e interferenze esterne. Quest’anno ricorre anche il ventesimo anniversario dell’OLAF, un’occasione per riflettere su come l’Ufficio ha svolto il suo ruolo e su come intende procedere, in particolare in considerazione dell’istituzione della Procura europea (EPPO), nella lotta contro le frodi, la corruzione e i reati che incidono sul bilancio dell’UE. Il comitato è pronto a sostenere l’OLAF nei suoi sforzi destinati a migliorare la qualità del suo lavoro e a svolgere un ruolo chiave nel nuovo spazio europeo di giustizia nel contesto del quale l’assistenza, il sostegno e la cooperazione dell’OLAF nei confronti della Procura europea saranno di fondamentale importanza per la tutela degli interessi finanziari dell’UE.

2. Il comitato fornisce al direttore generale dell’OLAF e alle istituzioni pareri e relazioni sulle indagini dell’OLAF senza interferire nello svolgimento delle indagini in corso. Il controllo regolare delle indagini dell’OLAF costituisce il metodo migliore per garantirne l’indipendenza e durante questo periodo il comitato ha partecipato attivamente alla creazione di una solida base di lavoro con il nuovo direttore generale dell’OLAF, nonché al miglioramento della qualità delle informazioni che l’OLAF gli trasmette regolarmente; ciò vale in particolare per le informazioni contenute nelle relazioni sulle indagini di durata superiore a dodici mesi, le informazioni su singoli reclami contro indagini dell’OLAF e le informazioni sui casi in cui le raccomandazioni dell’OLAF non sono state seguite dalle autorità competenti. Il comitato partecipa attivamente allo scambio annuale interistituzionale di pareri sul rendimento dell’OLAF, mantenendo in maniera coerente la propria posizione di definizione delle priorità della politica investigativa in linea con i principali settori di spesa del bilancio dell’UE.

3. Il comitato di vigilanza è responsabile nei confronti delle istituzioni che hanno nominato i suoi membri e la relazione annuale sulle attività dello scorso anno è stata discussa con il commissario per il Bilancio e risorse umane, Günther Oettinger; il segretario generale della Commissione, Martin Selmayr; la commissione per il controllo dei bilanci (CONT) del Parlamento europeo; il gruppo di lavoro antifrode del Consiglio durante la presidenza austriaca; la Corte dei conti e il Mediatore europeo. Essendo consapevoli dell’importanza delle modifiche al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 concernente l’OLAF intese ad adeguare il mandato dell’Ufficio alle esigenze della Procura europea, i membri del comitato hanno riflettuto in maniera approfondita sulla questione e hanno fornito il loro contributo in una relazione inviata alle istituzioni nel novembre del 2018, contenente suggerimenti specifici per numerose disposizioni giuridiche. Il comitato è soddisfatto del riscontro positivo ricevuto dalla commissione CONT del Parlamento europeo.

4. Il comitato ha tenuto 11 riunioni plenarie ( 2 ) e ha continuato ad attuare la prassi di invitare il nuovo direttore generale dell’OLAF e il suo personale alle proprie riunioni, al fine di discutere ed essere informato in merito a qualsiasi questione pertinente per i lavori del comitato e dell’OLAF. Il comitato ha auspicato di realizzare un lavoro costruttivo con l’OLAF e di fornire assistenza all’Ufficio nel miglioramento del suo rendimento e della sua efficienza. Nel corso del periodo di riferimento, il comitato ha nominato dei relatori incaricati di lavorare in settori specifici del proprio programma di lavoro e di dare seguito a tali attività. Tali relatori hanno lavorato in stretta cooperazione con il segretariato per preparare progetti di pareri e relazioni che il comitato dovrà adottare.

IL QUADRO GIURIDICO NEL QUALE OPERA L’OLAF: CONTRIBUTO ALLA RIFLESSIONE SULLA RIFORMA DELL’OLAF

5. La riforma della base giuridica per l’OLAF, il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, è stata oggetto di un intenso dibattito nel periodo oggetto della presente relazione. La proposta di modifica del regolamento dell’OLAF per quanto concerne la cooperazione con la Procura europea e l’efficacia delle indagini dell’OLAF è culminata nell’approvazione della risoluzione legislativadel Parlamento europeo del 16 aprile 2019 ( 3 ) . Essendo ben consapevole dell’importanza di questa riforma, nonché a seguito di una richiesta del Parlamento, il comitato ha cercato di svolgere un ruolo attivo e costruttivo nel dibattito presentandosi dinanzi alla commissione CONT del Parlamento e formulando suggerimenti scritti alla Commissione, al Consiglio e al Parlamento in merito alle future relazioni dell’OLAF con la Procura europea, all’accesso alle informazioni e alle relazioni di lavoro dell’Ufficio con il comitato nel quadro del nuovo regolamento ( 4 ) . Le osservazioni del comitato sulle disposizioni specifiche della proposta di modifica si sono ispirate ai principi di imparzialità nello svolgimento delle indagini, certezza del diritto, trasparenza e responsabilizzazione, che l’OLAF deve rispettare.

6. In linea con il contenuto del suo parere n. 2/2017 sull’applicazione del regolamento OLAF ( 5 ) , il comitato ha individuato alcune fasi chiave che richiedono un chiarimento nell’attuazione della funzione di indagine. Il comitato ha sottolineato che il controllo regolare delle indagini deve essere mantenuto essendo il metodo migliore per garantire l’indipendenza dell’OLAF e che il comitato deve avere accesso a tutte le informazioni necessarie per poter svolgere il proprio mandato. Il comitato è un organismo indipendente unico con un mandato molto forte che necessita di mezzi adeguati per esercitare la propria autorità. Si compiace del fatto che la risoluzione legislativa del Parlamento europeo abbia aperto la possibilità che il segretariato del comitato si trovi nella posizione più adatta per assistere efficacemente il comitato nel suo compito di controllo ( 6 )

7. Il comitato è incoraggiato dal fatto che la risoluzione legislativa del Parlamento ha accolto numerosi dei suggerimenti del comitato, compresi quelli relativi al rafforzamento dell’indipendenza dell’OLAF e alla corretta attuazione della sua funzione di indagine ( 7 ) . Tra questi si annoverano: i) il direttore generale dell’OLAF informa periodicamente il comitato in merito ai casi in relazione ai quali ha deciso di non avviare un’indagine, indicando i motivi di tale decisione – nell’interesse della trasparenza e di una valutazione imparziale delle accuse ricevute dall’OLAF; ii) l’OLAF deve fornire informazioni dettagliate nelle relazioni che invia al comitato in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi – nell’interesse di rafforzare l’indipendenza dell’OLAF e nel rispetto del diritto ad una buona amministrazione; iii) il comitato deve avere accesso a tutte le informazioni e alla documentazione che ritenga necessaria per l’adempimento delle sue mansioni – garantire un solido sistema di monitoraggio per rafforzare l’indipendenza dell’OLAF; iv) al termine delle indagini l’OLAF è tenuto a preparare raccomandazioni che accompagnino la relazione sulle indagini redatta sotto l’autorità del direttore generale – nell’interesse della certezza del diritto, dell’indipendenza e dell’imparzialità dei risultati delle indagini; e v) la Commissione è tenuta a consultare il comitato prima di irrogare una sanzione disciplinare nei confronti del direttore generale o di revocarne l’immunità – al fine di salvaguardare l’indipendenza del direttore generale.

8. Il comitato ha prestato particolare attenzione alle future relazioni tra l’OLAF e la Procura europea, trovandosi in una posizione privilegiata per contribuire a superare le difficoltà che possono sorgere costantemente tra di loro nell’evolversi del loro rapporto di lavoro. Il comitato accoglie con favore l’integrazione di taluni dei propri suggerimenti giuridici in tale settore nella risoluzione legislativa del Parlamento europeo, in particolare: i) a seguito di una valutazione preliminare l’OLAF deve informare le istituzioni, gli organi, gli uffici e le agenzie pertinenti delle accuse segnalate all’Ufficio, a meno che ciò non sia pregiudizievole per le indagini (8); ii) L’OLAF deve interrompere un’indagine in corso se l’EPPO sta svolgendo un’indagine sugli stessi fatti e, su richiesta dell’EPPO, l’Ufficio si deve astenere dal compiere determinati atti o adottare misure (9); iii) su richiesta dell’EPPO, l’Ufficio deve applicare norme più elevate in materia di diritti fondamentali, garanzie procedurali e protezione dei dati al fine di tutelare l’ammissibilità delle prove, laddove l’Ufficio attui misure di sostegno o complementari (10); e iv) il Comitato ha una nuova competenza: prima dell’adozione degli accordi di lavoro tra l’OLAF e l’EPPO, il comitato deve formulare un parere (11).

MONITORAGGIO DELLE RISORSE DELL’OLAF

Articolo 6, paragrafo 2, della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l’Ufficio europeo per la lotta antifrode, come modificata dalla decisione 2013/478/UE del 27 settembre 2013: «2. II direttore generale, sentito il comitato di vigilanza, comunica tempestivamente al direttore generale del bilancio un progetto preliminare di bilancio da iscrivere nell’allegato relativo all’Ufficio della sezione del bilancio generale dell’Unione europea riguardante la Commissione». Articolo 15, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (EU, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l’altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell’Ufficio […]».

9. Il comitato di vigilanza ritiene che il suo mandato sia quello di garantire che la politica dell’OLAF in materia di bilancio e risorse umane consenta all’Ufficio di esercitare efficacemente le sue competenze. Il comitato è consapevole del fatto che l’indipendenza di bilancio dell’OLAF ha un impatto diretto sulle indagini e sulle operazioni. Ritiene pertanto che un bilancio adeguato e una strategia globale in materia di risorse umane dovrebbero figurare tra le prime priorità del nuovo direttore generale.

10. Il comitato ha riconosciuto che il progetto di bilancio della Commissione era soggetto a misure di risparmio e ha rilevato che l’aumento annuale del bilancio è stato costantemente ridotto fino a diventare pressoché pari a zero. Nei suoi pareri il comitato ha dichiarato che tale riduzione non dovrebbe avere effetti negativi sulla lotta contro le frodi o le attività irregolari che arrecano pregiudizio agli interessi finanziari dell’UE. Il comitato ritiene piuttosto che l’OLAF non solo debba essere esonerato dalle misure di risparmio più restrittive applicate ad altre direzioni generali della Commissione, ma che in realtà l’Ufficio debba beneficiare di incentivi che consentano l’assunzione di personale altamente qualificato e specializzato nel settore delle indagini e del recupero dei beni. Tale aspetto è particolarmente importante in vista delle future relazioni di lavoro dell’OLAF con la Procura europea.

11. Nel periodo di riferimento, il comitato di vigilanza ha formulato due pareri sul progetto preliminare di bilancio dell’OLAF per il 2019 e il 2020 ( 12 ) e ha analizzato l’esecuzione del bilancio dell’OLAF approvato per il 2018. Ha esaminato i progetti preliminari di bilancio dell’OLAF per il 2019 e il 2020, concentrandosi in particolare su tre aspetti: i) l’impatto finanziario e operativo dell’attuazione del sistema di gestione dei contenuti (OCM), il sistema di banche dati contenente informazioni relative ai casi che ha sostituito il precedente sistema di gestione dei casi (Case Management System, CMS) dell’OLAF; ii) la strategia dell’OLAF in materia di risorse umane, in relazione alla quale il comitato nutre grandi aspettative; e iii) l’impatto dell’istituzione della Procura europea sul bilancio dell’OLAF.

i) L’impatto finanziario e operativo dell’attuazione dell’OCM

12. Il sistema di gestione dei contenuti (OCM) dell’OLAF è uno strumento di gestione dei casi e dei documenti utilizzato nello svolgimento di indagini dell’OLAF e di altre attività destinate a tutelare gli interessi finanziari dell’UE, conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013. L’OCM ha sostituito il vecchio sistema di gestione dei casi (CMS). Il comitato di vigilanza ritiene che si dovrebbe ricorre all’OCM non soltanto come sistema di reportistica gestionale, bensì anche come un vero e proprio strumento operativo e investigativo.

13. Il comitato ha espresso preoccupazione in merito all’entità del bilancio necessario per l’attuazione del sistema di banche dati dell’OCM e all’impatto che tale sistema aveva sulla funzione di indagine e sugli strumenti di monitoraggio dell’OLAF. Il costo di proprietà del sistema nel periodo 2012-2018 è stato pari a 15,3 milioni di EUR. L’OLAF ha informato il comitato che, a partire dal 2021, la maggior parte dei costi da imputare sarebbero stati relativi alla manutenzione, con uno sviluppo limitato in caso di eventuali variazioni delle procedure operative dell’OLAF o di esigenze di sviluppo specifiche (ad esempio, Procura europea). Il costo totale di proprietà previsto per l’OCM per il periodo successivo 2019-2021 è pari a 10,2 milioni di EUR. In precedenti pareri il comitato aveva sottolineato che tecnologie dell’informazione e della comunicazione (TIC) ben organizzate e aggiornate costituiscono un supporto necessario per indagini antifrode efficaci in termini di costi.

14. Nel parere n. 1/2018, il comitato ha raccomandato al servizio di audit interno della Commissione (IAS) di effettuare un audit dei problemi incontrati nell’attuazione dell’OCM, compresi i costi annuali sostenuti dal 2012 per l’attuazione del progetto. Il 24 gennaio 2019, il relatore del comitato responsabile del controllo delle risorse dell’OLAF ha richiesto a quest’ultimo una relazione completa sulla ripartizione dei costi del progetto OCM a partire dalla sua concezione. Ciò è previsto nel prossimo futuro.

15. Nelle precedenti relazioni annuali il comitato ha descritto le proprie esperienze e quelle del personale dell’OLAF in relazione alle carenze dell’OCM e ha evidenziato come questione urgente il suo accesso limitato alle informazioni relative ai casi dell’OLAF ( 13 ) . Ha richiamato l’attenzione su problemi di migrazione dei documenti dal sistema precedente (CMS) e sul fatto che la base di dati OCM non presentava caratteristiche adeguate alle esigenze del comitato per il controllo dei casi e di modelli sistemici nei dati operativi dell’OLAF. Il comitato ha espresso preoccupazioni in merito all’adeguamento dell’OCM alle esigenze dell’OLAF riguardo alle indagini, che potrebbe incidere negativamente sulle attività lavorative quotidiane degli investigatori dell’OLAF. La mancanza di accesso e le carenze del sistema hanno influito negativamente sul controllo da parte del comitato del modo in cui l’OLAF attua la sua funzione di indagine.

16. Il comitato ha accolto con favore la presentazione fatta dall’OLAF, su richiesta del comitato, in merito all’origine del progetto OCM e ai nuovi elementi integrati nel sistema con l’obiettivo di migliorarlo. Sebbene le funzionalità del sistema e lo scambio di informazioni con l’OLAF siano migliorati in seguito alla nomina del nuovo direttore generale, il comitato ritiene necessario attuare un modulo aggiuntivo che gli consenta di ottenere e utilizzare facilmente dati operativi per fini di controllo. Secondo l’OLAF, l’avvio di un’analisi delle esigenze del comitato era previsto per il mese di aprile del 2019, mentre le relazioni e i solleciti al comitato dovrebbero essere inclusi nella versione dell’OCM del mese di dicembre del 2019. In un’altra versione dell’OCM prevista per il 2020 sarà sviluppato un pannello di controllo per il comitato di vigilanza. La mancanza di accesso ai casi dell’OLAF laddove siano necessarie informazioni relative ai casi sulle fasi dell’indagine ha costituito un serio ostacolo allo svolgimento dei compiti del comitato.

17. Per quanto concerne l’attuazione del sistema OCM, il comitato è stato informato che, nel giugno del 2012, i direttori e il direttore generale dell’OLAF avevano approvato lo sviluppo della gestione dei contenuti aziendali con funzionalità integrate, ma che lo stesso poteva comunque essere personalizzato in maniera da soddisfare le esigenze specifiche dell’OLAF. Tale decisione è seguita a uno studio condotto da una task force interna dell’OLAF istituita nel 2011, che ha preso in considerazione varie opzioni per l’istituzione di un nuovo sistema di gestione dei casi.

18. Inoltre, l’OLAF ha spiegato che la decisione del 2016 di lanciare l’OCM è stata presa principalmente in ragione delle carenze del sistema preesistente (CMS). Tuttavia, l’OCM ha subito le conseguenze di vari problemi comuni nei sistemi informatici al momento della loro prima realizzazione. Soltanto in seguito è stato dimostrato che la decisione di rendere operativo il sistema avrebbe dovuto essere ritardata fino al termine di una fase di prova più approfondita e fino al conseguimento della stabilità del sistema da un punto di vista tecnico. Secondo l’OLAF, i problemi iniziali dell’OCM erano paragonabili a quelli riscontrati in altri sistemi informatici aventi le medesime dimensioni. Alcuni esempi: in una fase molto precoce dell’operatività del sistema, gli utenti hanno presentato frequenti richieste di modifica; è stato difficile trovare gli esperti informatici giusti, data la tecnologia specifica utilizzata; gli utenti sono stati riluttanti a modificare le loro abitudini di lavoro e a seguire il flusso di lavoro rigoroso imposto dal sistema; inoltre le tempistiche sono state troppo brevi per poter consentire un collaudo approfondito prima che il sistema fosse reso operativo.

19. L’OLAF conduce un’indagine annuale sulla soddisfazione del proprio personale. Nel 2015 i punteggi di soddisfazione relativi a CMS e THOR sono stati rispettivamente pari al 51 % e al 66 %. I problemi di funzionamento del nuovo sistema e di stabilità e velocità dell’OCM si sono manifestati in tale punteggio, che è sceso a circa il 6,58 % nel 2016, ma che è migliorato nel 2017 e nel 2018, raggiungendo il 14 %. Il Comitato nutre grande interesse per questi dati che costituiscono indicatori importanti.

20. Su richiesta del direttore generale dell’OLAF, la funzione di audit interno dell’OLAF (OLAF-IAF) ha valutato e controllato attentamente il progetto OCM nel 2015 e nel 2017. Il servizio di audit interno (IAS) della Commissione ha verificato la sicurezza informatica nel 2017. Il comitato di vigilanza aveva inoltre raccomandato al direttore generale di far svolgere un audit IAS sul progetto. Non essendo stato ancora completato, appena il progetto di conclusioni sarà disponibile sarà inviato all’OLAF per la formulazione delle sue osservazioni in merito. L’audit più recente da parte dello IAS sulla gestione dei progetti, previsto nel piano di audit dello IAS, non è stato ancora ultimato. Il comitato ha chiesto all’OLAF di discutere le conclusioni dello IAS non appena disponibili. Le informazioni trasmesse dall’OLAF al comitato sono descritte in dettaglio nei tre punti che seguono.

21. L’audit dell’OLAF-IAF si è concentrato sulla governance e sull’organizzazione del progetto, mentre l’audit IAS 2017 si è concentrato sui controlli di sicurezza logica informatica. L’audit IAS 2017 ha formulato quattro raccomandazioni al direttore generale dell’OLAF, che sono state tutte accolte. L’OLAF ha dato seguito a tali raccomandazioni attraverso un piano d’azione che include 31 misure specifiche. Lo IAS sta esaminando i progressi compiuti per valutare il grado in cui tali misure sono state adeguatamente attuate.

22. Nel 2018 lo sviluppo di nuove funzionalità è stato momentaneamente sospeso ed è stata data la priorità alla correzione di errori di scrittura del programma (« bug »); tuttavia, dal mese di dicembre del 2018 è stata istituita una nuova struttura formale di governance dell’OCM. Il flusso di lavoro è il seguente: il comitato direttivo (presieduto dal direttore generale) ha già definito le priorità per i requisiti di alto livello dell’OCM. Su questa base, è stato concordato un piano di rilascio di una nuova versione dell’OCM entro la fine del 2019. Il gruppo di attuazione operativa deciderà come sviluppare i requisiti di alto livello nel sistema. Il flusso di lavoro a livello decisionale è chiaramente definito e ha dimostrato di funzionare nella pratica.

23. Attualmente non è possibile utilizzare all’interno del sistema numerosi dei moduli acquistati. Il dialogo costante tra gli esperti informatici e gli utenti ha dato luogo a un numero così elevato di suggerimenti di semplificazione e miglioramento che gli attuali esperti che stanno lavorando sul sistema non riescono ad attuarli rapidamente. D’altro canto, l’assunzione di altri esperti, non dipendenti della Commissione, aumenterebbe notevolmente i costi. Attualmente gli sforzi sono concentrati sul miglioramento del rendimento e sul completamento dello sviluppo entro la fine del 2020.

24. Il comitato ha dichiarato di essere particolarmente preoccupato per l’ampio scambio di informazioni previsto online tra l’OLAF e la Procura europea e per l’impatto che questa funzionalità aggiuntiva avrà sulla capacità operativa dell’OCM. Pur essendo stato rassicurato in merito al fatto che il collegamento tra l’OCM e il sistema di gestione dei casi della Procura europea (attualmente denominato «CMS» da quest’ultima e che dovrebbe essere pronto entro il 2021) non dovrebbe influire sul rendimento dell’OCM, il comitato ha appreso che finora non è stata compiuta alcuna analisi dettagliata del tipo di interfaccia da utilizzare; mentre non è stata ancora presa alcuna decisione in merito al CMS che sarà utilizzato dalla Procura europea. Di conseguenza, non è stato possibile dissipare completamente le preoccupazioni circa le ulteriori sfide che il sistema OCM dovrà affrontare.

25. Sebbene l’OCM incida sul suo lavoro quotidiano, la capacità del comitato di valutare le prestazioni del sistema è limitata dal fatto che il personale del segretariato e taluni membri del comitato hanno accesso al sistema in qualità di utenti soltanto per casi specifici. Il comitato attende con interesse di analizzare le conclusioni degli organi che stanno effettuano l’audit e la loro valutazione dei costi, della sicurezza e delle prestazioni del sistema. Inoltre, il comitato accoglie con favore la decisione del direttore generale di assumersi la responsabilità dello sviluppo e del miglioramento del sistema e del dialogo tra l’OLAF e il comitato. Tale dialogo dovrebbe determinare il coinvolgimento attivo del comitato e del suo segretariato in relazione agli strumenti informatici necessari per il loro lavoro, una condizione questa necessaria per l’attuazione del mandato del comitato.

ii) Strategia dell’OLAF in materia di risorse umane

26. Il comitato di vigilanza ritiene che le risorse umane interne e le capacità finanziarie indipendenti dalla Commissione contribuiscano all’indipendenza dell’OLAF. Ciò è particolarmente importante per le assunzioni, la formazione e la capacità di reagire a tipologie nuove e complesse di frode; di conseguenza, nel parere n. 1/2018 il comitato ha raccomandato al direttore generale dell’OLAF di chiedere alla Commissione europea di istituire nuovamente un’unità risorse umane all’interno dell’OLAF al fine di preservare l’efficienza e l’indipendenza delle sue procedure di assunzione.

27. Il comitato ha seguito da vicino la strategia dell’OLAF in materia di risorse umane e il piano di gestione annuale per il 2019, dato che una politica e una strategia solide in materia di risorse umane costituiscono un fattore chiave per la riuscita delle indagini. Ha rilevato inoltre che vi sono difficoltà pratiche nell’attuazione di una politica del personale efficace che consenta all’OLAF di attuare la sua missione principale, ossia svolgere indagini indipendenti.

28. Il direttore generale dell’OLAF non è completamente indipendente per quanto riguarda le disposizioni amministrative e di bilancio, essendo tenuto a rispettare la nuova politica centralizzata della Commissione in materia di risorse umane. Il comitato ritiene tuttavia che l’OLAF dovrebbe beneficiare della devoluzione in questo settore chiave e che l’OLAF e l’amministrazione della Commissione dovrebbero compiere ogni sforzo per concordare accordi amministrativi che consentano all’OLAF di attuare la propria politica del personale. È essenziale che il direttore generale dell’OLAF mantenga il suo status indipendente in questo settore, come richiesto dalle sue funzioni interistituzionali e sovranazionali.

29. Il comitato sottolinea l’importanza di istituire un programma di formazione completa, specializzata e continua destinato a migliorare le conoscenze e le competenze degli investigatori, in particolare per quanto concerne l’attuazione finanziaria delle norme dell’UE e nazionali. L’indipendenza degli investigatori dell’OLAF è di vitale importanza per il mandato dell’Ufficio. Il comitato ha sottolineato ancora una volta che la strategia dell’OLAF in materia di risorse umane dovrebbe concentrarsi sui suoi compiti operativi principali e rafforzarne la capacità investigativa. Ha appoggiato la richiesta dell’OLAF di sei posti supplementari di amministratore per consentire all’Ufficio di svolgere la sua funzione principale di indagine, riconoscendo nel contempo l’importanza della prevenzione delle frodi e delle attività legislative.

30. Il comitato è a conoscenza dell’esercizio di valutazione del personale che l’OLAF avvierà quest’anno. L’obiettivo è quello di tracciare una mappa dei posti, dei compiti e dei risultati conseguiti, in maniera da definire l’assegnazione del personale ai principali settori d’indagine e politici. Occorre definire i traguardi e gli obiettivi, nonché la ripartizione delle risorse tra le direzioni (tre delle quali si occupano di indagini, mentre l’altra si occupa di settori politici). Il comitato rileva che la politica d’indagine reattiva dell’OLAF rende difficile stimare il carico di lavoro futuro e l’assegnazione delle risorse.

31. Il comitato raccomanda vivamente lo sviluppo di una strategia globale in materia di risorse umane sulla base di un’analisi approfondita delle priorità e dei metodi di lavoro dell’OLAF. Tale strategia dovrebbe consentire: i) una migliore allocazione delle risorse all’interno dell’OLAF, che gli consenta di concentrarsi maggiormente sulle sue attività principali di indagine; ii) un migliore utilizzo delle sinergie all’interno dell’OLAF, in particolare facendo leva sulle diverse capacità e sui diversi settori di competenza del personale dell’OLAF; iii) un adeguato sostegno amministrativo a favore delle attività di indagine; iv) una maggiore mobilità all’interno dell’OLAF e della Commissione; v) un migliore sviluppo della politica di formazione con l’obiettivo di facilitare la mobilità senza compromettere la qualità delle indagini.

iii) L’impatto dell’istituzione della Procura europea sul bilancio dell’OLAF

32. Il comitato di vigilanza ha ribadito nel suo parere sul progetto preliminare di bilancio (PPB) n. 1/2018 dell’OLAF ( 14 ) che il trasferimento di posti previsti nel bilancio dall’OLAF alla Procura europea dovrebbe essere valutato attentamente e gestito in maniera da tutelare la capacità dell’OLAF di continuare a svolgere il suo mandato, in particolare la sua capacità di indagine. In considerazione dell’attuale livello del suo organico, è difficile immaginare come l’OLAF potrebbe subire ulteriori riduzioni della sua tabella dell’organico, a meno che non vi sia un chiaro legame tra il trasferimento di un posto e il trasferimento di funzioni.

33. Il comitato ha esaminato l’analisi dell’OLAF sull’impatto della Procura europea sul piano strategico delle risorse umane dell’OLAF e seguirà da vicino le conseguenze che ciò avrà sul funzionamento e sui metodi di lavoro dell’OLAF. Come ha affermato il comitato nel corso dell’annuale scambio di opinioni interistituzionale, la capacità di indagine dell’OLAF che permetterà di dare seguito alle future richieste di assistenza da parte della Procura europea non deve essere compromessa da una riduzione delle sue risorse. Il comitato raccomanda al direttore generale dell’OLAF di effettuare una valutazione dell’impatto sul bilancio al fine di misurare l’effetto del trasferimento di posti alla Procura europea sull’efficienza e sulle capacità operative dell’OLAF. Sarà necessario del tempo prima che le strutture e le responsabilità della Procura europea siano pienamente stabilite. Il successo della Procura europea nella lotta contro i reati che ledono gli interessi finanziari dell’UE dipenderà anche dall’assistenza cruciale fornita dall’OLAF. È essenziale che l’Ufficio, che vanta 20 anni di esperienza nelle indagini, mantenga il suo organico completo di personale di alta qualità per essere in grado di soddisfare i più elevati livelli di cooperazione e assistenza nei confronti della Procura europea.

CONTROLLO SU INIZIATIVA DEL COMITATO DI VIGILANZA: ACCESSO ALLE INFORMAZIONI PER LE FUNZIONI DI VIGILANZA

Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Articolo 15, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (EU, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l’esecuzione della funzione di indagine da parte dell’Ufficio […]». Articolo 4 della decisione della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l’Ufficio europeo per la lotta antifrode: «[…] Il comitato [di vigilanza] esercita un controllo regolare sull’esercizio della funzione d’indagine dell’Ufficio». Parere congiunto dei servizi giuridici del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione del 5 settembre 2016 Il parere comune sottolinea che il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 conferisce al comitato di vigilanza il potere di ricevere informazioni dal direttore generale dell’OLAF: — sui casi nei quali informazioni sono state trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali anche quando l’OLAF non ha svolto alcuna indagine; — su informazioni supplementari relative al caso concernenti tutti i casi, comprese le indagini in corso, e non soltanto informazioni sui casi chiusi; — per quanto concerne gli obblighi di comunicazione del direttore generale dell’OLAF, il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 implica un dovere attivo d’informazione da parte dell’OLAF. A tal riguardo, garantire un accesso elettronico esclusivamente passivo alle banche dati dell’OLAF non sarebbe sufficiente per ottemperare agli obblighi del direttore generale dell’OLAF, come previsto dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

34. Il comitato di vigilanza controlla attivamente e regolarmente il modo in cui l’OLAF conduce le indagini al fine di rafforzare l’indipendenza dell’Ufficio e di assistere il direttore generale nell’adempimento dei suoi doveri. Ha nominato relatori affinché lavorino tanto su indagini interne sensibili quanto su fascicoli in merito ai quali il direttore generale, dopo aver valutato le informazioni in entrata, ha deciso di non aprire un caso (cosiddetti «casi archiviati»).

35. Nella sua relazione precedente sulle attività, il comitato ha sottolineato di disporre di un accesso limitato alle informazioni relative ai casi dell’OLAF e che vi era un’urgente necessità di risolvere tale problema. Durante il periodo di riferimento è stato dedicato molto tempo all’estrazione delle informazioni pertinenti da diversi sistemi elettronici (OCM, THOR e CMS) nei quali i dati erano stati archiviati. La situazione è migliorata in maniera soddisfacente in seguito alla nomina del nuovo direttore generale dell’OLAF, Ville Itälä, nell’agosto del 2018. Nel novembre del 2018 è stata finalmente trovata una soluzione e i relatori del comitato e i membri del suo segretariato hanno avuto pieno accesso alle informazioni sui 64 fascicoli dell’OLAF oggetto di controllo da parte del comitato nel periodo di riferimento: 60 casi in relazione ai quali il direttore generale dell’OLAF ha deciso di non avviare un’indagine (i cosiddetti «casi archiviati») e 4 indagini interne condotte e chiuse dall’OLAF. Tale accesso ha consentito alla fine al comitato di vigilanza di procedere con le sue attività e di compiere progressi nell’organizzazione di uno scambio di opinioni con il personale dell’OLAF sulle modalità di conduzione delle indagini.

36. Tra gennaio e marzo del 2019, i relatori del comitato hanno tenuto riunioni mensili con i dirigenti dell’OLAF, compresi i direttori della direzione A («Indagini I») e della direzione C («Sostegno alle indagini»); i capi unità dell’unità 0.1 («Indagine - Selezione e revisione»), dell’unità A.1 (Personale dell’UE), dell’unità C.3 («Analisi operativa e informatica forense») e dell’unità C.4 («Consulenza legale»). Alle riunioni hanno partecipato anche selezionatori, revisori, investigatori, analisti delle unità di sostegno operativo, membri dell’unità di consulenza legale e dell’unità incaricata del seguito da dare ai casi. Questa serie di riunioni si è conclusa nel marzo del 2019, dopodiché il Comitato ha iniziato ad elaborare i suoi pareri.

37. Al momento della stesura della presente relazione, il comitato di vigilanza sta finalizzando una serie di pareri: sui casi non aperti dal direttore generale dell’OLAF («casi archiviati»), sulle indagini interne concluse e trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali e sulle indagini interne chiuse senza seguito. Il comitato, in quanto organo indipendente, si trova in una posizione ineguagliabile per svolgere questo compito. Nell’esaminare i casi, il comitato ha tenuto conto, tra l’altro, dei seguenti elementi: rischi potenziali per lo svolgimento di indagini in maniera indipendente; rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali; rispetto dei principi generali e delle norme per lo svolgimento di indagini; controllo della legalità delle indagini; valutazione complessiva della qualità dei fascicoli e della coerenza delle informazioni contenute nell’OCM e delle attività intraprese; e rispetto delle norme stabilite nel documento «Orientamenti in merito alle procedure indagine per il personale dell’OLAF».

CONTROLLO DELLA DURATA DELLE INDAGINI DELL’OLAF

Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l'esecuzione della funzione di indagine da parte dell'Ufficio al fine di rafforzare l'indipendenza dell'Ufficio nell'esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento». Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (EU, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all'applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all'articolo 7, paragrafo 8». Articolo 7, paragrafo 5, del regolamento (EU, Euratom) n. 883/2013: «Le indagini si svolgono senza interruzioni per un periodo di tempo che deve essere proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso». Articolo 7, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: «Se un'indagine non può essere chiusa entro dodici mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di dodici mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l'indagine».

Osservazioni generali

38. Il controllo della durata delle indagini dell’OLAF è uno dei principali compiti del comitato di vigilanza per rafforzare l’indipendenza dell’OLAF. Il comitato effettua tale riesame per garantire che le indagini si svolgano senza interruzioni per un periodo di tempo che deve essere proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso e per escludere interferenze nella loro conduzione imparziale.

39. La durata delle indagini dell’OLAF è un indicatore importante per valutare l’efficacia delle indagini e controllare il rispetto delle garanzie procedurali e il diritto ad una buona amministrazione, di cui all’articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea. Si ricorre al controllo della durata delle indagini dell’OLAF altresì per garantire: i) che i ritardi non impediscano l’esito previsto di un’indagine, anche per motivi di prescrizione; ii) che le indagini dell’OLAF siano oggetto di seguito da parte delle autorità pertinenti; e iii) che l’OLAF sia effettivamente indipendente nello svolgimento delle sue indagini, anche attraverso un uso efficiente delle sue risorse umane e finanziarie. Le ragioni obiettive che giustificano la durata delle indagini possono inoltre ripercuotersi sull’adozione delle priorità della politica dell’OLAF in materia di indagini.

40. Il comitato ha osservato che i piani di gestione annuali dell’OLAF fissano un obiettivo generale per la durata media delle indagini. Ad esempio, tanto nel 2018 quanto nel 2019, tale termine non doveva superare i 20 mesi ( 15 ) . Tuttavia, lo scopo di questo indicatore sembra avere una funzione di strumento statistico. Il comitato rileva che la procedura investigativa dell’OLAF non comprende alcun sistema che richieda un’autorizzazione formale per la durata prolungata di un’indagine rispetto alla decisione del suo avvio. Di conseguenza, ogni indagine resta, in principio, aperta per un periodo di tempo indefinito. L’unico meccanismo previsto dal regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, simile a un sistema di controllo della durata delle indagini, consiste nell’obbligo cui è soggetto il direttore generale dell’OLAF di riferire al comitato di vigilanza al termine di un periodo di 12 mesi e successivamente ogni 6 mesi. Tale meccanismo si basa sull’autovalutazione dell’OLAF dei motivi della mancata chiusura del caso e delle misure correttive previste per accelerare le indagini. Il comitato ha rilevato che l’approccio statistico ha prevalso anche nel sistema dell’OLAF utilizzato per riferire alla Commissione in merito alla durata delle indagini.

41. Il comitato ritiene che gli investigatori e i dirigenti dell’OLAF dovrebbero mantenere un controllo rigoroso del ciclo di vita delle indagini fin dal suo avvio, in linea con i requisiti stabiliti dal regolamento dell’OLAF in materia di durata di un’indagine condotta senza interruzioni per un periodo di tempo che deve essere proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso. Il contenuto e la qualità delle relazioni sui casi di durata superiore a 12 mesi (in appresso: «relazioni concernenti i 12 mesi») dell’OLAF e delle relazioni successive sono aspetti fondamentali per consentire al comitato di controllare l’andamento delle indagini a intervalli regolari. L’approccio statistico che prevale nell’attuale sistema di rendicontazione dell’OLAF sulla durata delle indagini, che pone l’accento sul numero di mesi, piuttosto che sulla qualità delle informazioni fornite, non è adeguato ai compiti di controllo del comitato stabiliti dalla legge.

Analisi del comitato di 484 relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi

i) Analisi statistica delle relazioni ricevute nel 2018

42. Il comitato ha analizzato 484 relazioni ( 16 ) dell’OLAF riguardanti 343 indagini di durata superiore a 12 mesi (in appresso «relazioni concernenti i 12 mesi»), comprese le relazioni d’indagine di durata superiore a 18, 24, 30, 36, 42, 48, 54 e 60 mesi: oltre 18 mesi (243 relazioni), oltre 24 mesi (141 relazioni), oltre 30 mesi (68 relazioni), oltre 36 mesi (31 relazioni), oltre 42 mesi (11 relazioni), oltre 48 mesi (3 relazioni), oltre 54 mesi (2 relazioni) e oltre 60 mesi (1 relazione). L’obiettivo del comitato era quello di esaminare il contenuto delle relazioni conformemente ai requisiti giuridici di cui all’articolo 7, paragrafi 5 e 8, riguardante l’articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013. Il comitato nella sua analisi ha esaminato in particolare: i) il numero di «relazioni concernenti i 12 mesi» nel contesto delle quali l’OLAF ha motivato la mancata chiusura delle indagini, nonché la categoria del motivo addotto; ii) il numero di «relazioni concernenti i 12 mesi» nel contesto delle quali l’OLAF ha incluso misure correttive per accelerare le indagini.

43. Il comitato ha rilevato che in numerosi casi (49 %) l’OLAF ha indicato la «complessità della materia» oggetto di indagine come motivo principale della mancata chiusura dell’indagine. Nel 18 % dei casi non è stato indicato alcun motivo sostanziale per il mancato completamento di un’indagine. Le relazioni dell’OLAF hanno compreso ulteriori motivi per la mancata chiusura delle indagini ( 17 ) i) priorità data ad altre indagini (6 %); ii) coinvolgimento di uno Stato membro nel caso (4 %); iii) partecipazione di un paese terzo (3,5 %); iv) mancanza di risorse dell’OLAF (4 %). Le altre ragioni addotte sono state le seguenti: v) mancanza di cooperazione da parte di uno Stato membro (3 %); vi) mancanza di cooperazione da parte di un’istituzione dell’UE (3 %); vii) mancanza di cooperazione da parte di un paese terzo (2,5 %); viii) un’estensione della portata dell’inchiesta (2 %); ix) una riorganizzazione interna dell’OLAF (1 %).

484 relazioni — 508 motivi per la mancata chiusura

44. Le misure correttive sono state indicate dall’OLAF soltanto nel 31 % delle relazioni.

Misure correttive indicate

ii) Conclusioni

45. Il comitato di vigilanza ha rilevato che le relazioni presentate dall’OLAF sui casi di durata superiore a 12 mesi nel 2018 non riportavano informazioni idonee, né per contenuto né per qualità, per controllare in maniera efficace la durata delle indagini. In particolare, sebbene la durata delle indagini sia passata da 12 mesi a 18, 24, 30 mesi o più, la maggior parte delle relazioni non conteneva nella descrizione del caso informazioni sostanziali tali da consentire al comitato di valutare se le ragioni addotte dall’OLAF per giustificare la durata delle indagini fossero accurate e se le misure correttive per accelerarle fossero adeguate.

46. Sulla base della propria analisi comparativa, il comitato conclude che la qualità delle informazioni fornite dall’OLAF ai sensi dell’articolo 7, paragrafi 8 e 5, riguardante l’articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 non è migliorata nel 2018 rispetto agli anni precedenti e per il medesimo caso nel corso del tempo. Di conseguenza, conferma l’osservazione formulata nelle relazioni sulle attività dello scorso anno: nel 2018 l’OLAF non ha compiuto progressi nell’attuazione degli obblighi giuridici del suo direttore generale di cui all’articolo 7, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

Conclusioni finali

47. Il comitato rimane del parere che relazioni di buona qualità sulle indagini di durata superiore a 12 mesi siano strumenti utili ed efficaci che gli consentono di controllare la durata delle indagini e che una durata eccessiva delle indagini può incidere negativamente sull’indipendenza dell’OLAF. Quest’ultima circostanza è inoltre motivo di preoccupazione in quanto mette a rischio i diritti fondamentali delle persone interessate dalle indagini, mentre le restrizioni giuridiche (ossia, il rischio di prescrizione) compromettono la capacità delle autorità giudiziarie, amministrative, disciplinari e/o finanziarie di adottare ulteriori misure. L’indipendenza dell’OLAF dovrebbe essere fondamentale e dovrebbe essere garantita la parità di trattamento. Si tratta di un aspetto fondamentale per il comitato.

48. Durante la seconda parte del periodo di riferimento, in seguito alla nomina del nuovo direttore generale, il comitato ha lavorato con l’OLAF per istituire un nuovo sistema di rendicontazione tale da consentire al comitato di ottemperare a questo mandato di controllo. Nel febbraio del 2019, il comitato ha inviato al direttore generale dell’OLAF due nuovi «modelli di relazione» basati su un modello precedentemente proposto dallo stesso OLAF. Il primo era stato concepito per un’indagine di durata superiore a 12 mesi, mentre il secondo, destinato ad un’indagine di durata pari o superiore a 18 mesi, era destinato a verificare l’impatto di eventuali misure correttive adottate dall’OLAF per accelerare l’indagine. I modelli di relazione comprendevano in particolare un elenco di categorie di informazioni: i) una descrizione dettagliata del caso; compreso l’impatto economico stimato; ii) la legislazione che si presume essere stata violata; iii) potenziali sanzioni e considerazioni sulla prescrizione; iv) le attività operative intraprese e i loro risultati; v) le attività operative da svolgere; vi) i motivi della mancata chiusura del caso; e vii) le misure correttive destinate ad accelerare le indagini.

49. Il comitato è rimasto sorpreso e si è detto profondamente preoccupato per la risposta pervenuta dal direttore generale dell’OLAF nel mese di maggio che ha informato il comitato di vigilanza in merito all’adozione di un diverso modello di relazione non contenente informazioni di base sui casi e che impediva quindi al comitato di svolgere il suo mandato. Secondo il direttore generale, non è possibile effettuare una stima dell’impatto economico, procedere ad una valutazione giuridica preliminare o riferire in merito a potenziali sanzioni e a considerazioni sulla prescrizione prima della conclusione dell’indagine. In base all’esperienza del comitato, l’analisi di tali elementi è obbligatoria per qualsiasi organismo investigativo prima di adottare la decisione di avviare un’indagine. Il comitato ha chiesto al direttore generale dell’OLAF di riconsiderare tale risposta e di garantire che il comitato riceva le informazioni necessarie per l’espletamento del suo mandato, tenendo conto delle funzioni di rendicontazione da parte del comitato in merito al rendimento dell’OLAF a tutte e tre le istituzioni con potere di nomina. Il comitato è intenzionato a fornire assistenza al direttore generale dell’OLAF nei suoi sforzi di ricerca di un modulo adeguato di rendicontazione al comitato in merito alle indagini di durata superiore a 12 mesi e apprezza la sua iniziativa a favore di un dialogo costruttivo con il personale dell’OLAF in materia.

CASI CHE RICHIEDONO L’INVIO DI INFORMAZIONI ALLE AUTORITÀ GIUDIZIARIE NAZIONALI

50. L’OLAF fornisce al comitato di vigilanza un elenco dei casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali. Queste mere informazioni statistiche sono di scarsa utilità pratica per il comitato, il quale ritiene che l’OLAF dovrebbe inviargli la relazione finale trasmessa all’autorità giudiziaria nazionale, come già affermato nel suo parere n. 2/2017 che accompagna la relazione della Commissione sulla valutazione dell’applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (articolo 19). Sono attualmente in corso discussioni su come risolvere il problema.

CASI IN CUI LE AUTORITÀ PERTINENTI NON HANNO SEGUITO LE RACCOMANDAZIONI DELL’OLAF

51. o ottobre 2013 e ricevute dall’OLAF tra il 1 o marzo 2017 e il 28 febbraio 2018. Tale periodo di riferimento fa seguito a quello precedente, che andava dal 1 o marzo 2016 al 28 febbraio 2017 Il comitato di vigilanza ha ottenuto dall’OLAF una relazione su 22 casi, contenente un elenco di risposte delle autorità pertinenti alle raccomandazioni dell’OLAF formulate dal 1ottobre 2013 e ricevute dall’OLAF tra il 1marzo 2017 e il 28 febbraio 2018. Tale periodo di riferimento fa seguito a quello precedente, che andava dal 1marzo 2016 al 28 febbraio 2017 ( 18 )

52. Il comitato ha già espresso preoccupazioni circa le tempistiche del sistema di rendicontazione nelle sue relazioni e nei suoi pareri precedenti. Il sistema attuale non concerne l’anno civile convenzionale, non mostra il numero di casi pendenti o di risposte mai ricevute ed è vulnerabile a errori ( 19 ) . Di conseguenza, il comitato ritiene che l’attuale sistema di rendicontazione non sia completo e raccomanda all’OLAF di trovare un modo migliore per definire un quadro d’insieme e per esaminare l’impatto delle sue indagini in generale. In particolare, un sistema elettronico che funzioni in maniera ottimale potrebbe risolvere questa questione, rendendo il sistema di rendicontazione più completo e più accurato. Inoltre, la possibilità di inserire richieste trasversali dovrebbe costituire una parte fondamentale di qualsiasi sistema elettronico di informazione che si occupa di gestione dei casi (OCM).

53. Le informazioni sul seguito dato alle raccomandazioni dell’OLAF sono state presentate dall’OLAF al comitato sotto forma di un grafico che comprendeva i seguenti aspetti: il numero del caso OLAF, la data di formulazione della raccomandazione, l’identificazione del destinatario, una breve sintesi della raccomandazione, la data della risposta che informa che non verrà dato seguito alla raccomandazione, le ragioni addotte dall’autorità interessata e, in alcuni casi, le osservazioni da parte dell’OLAF che forniscono ulteriori chiarimenti.

54. Sulla base delle suddette informazioni sui 22 casi, il comitato di vigilanza ha rilevato che il numero di casi archiviati o non perseguiti per mancanza di prove è aumentato notevolmente rispetto al periodo di riferimento precedente. In 11 dei 22 casi le autorità nazionali hanno valutato le prove e i fatti in maniera diversa o non sono state in grado di provare i fatti sulla base delle prove ricevute dall’OLAF e raccolte nelle successive indagini nazionali.

55. Nonostante le informazioni limitate ricevute dal comitato, quest’ultimo ha potuto concludere che le differenze procedurali tra l’indagine amministrativa dell’OLAF e i procedimenti penali sono state la ragione principale della chiusura dei procedimenti nazionali. Spesso le autorità nazionali hanno basato le loro decisioni di non perseguire o di respingere un caso sull’impossibilità di dimostrare l’intenzione di commettere un reato. Il comitato ritiene che sia necessario un ulteriore sforzo per migliorare le possibilità che le raccomandazioni dell’OLAF siano accettate. Il comitato intende dedicare in futuro più tempo a questo tema e ha adottato una decisione per controllare tale aspetto nel suo programma di lavoro per il 2019.

56. Il comitato di vigilanza resta convinto del fatto che il successo della giustizia non sia misurabile in termini di numero di condanne. Tuttavia, numerosi ostacoli potrebbero essere superati migliorando la cooperazione e la consultazione sui fatti, l’ammissibilità delle prove e le tattiche investigative, con le autorità di polizia e giudiziarie nazionali. Ciò vale in particolare per i casi che le autorità nazionali hanno archiviato o deciso di non indagare dato che i termini di prescrizione erano scaduti (quattro dei 22 casi segnalati). Il comitato non ritiene che vi siano motivi ragionevoli per non evitare tale situazione procedurale. Anche se vi possono essere casi in cui, ad esempio, il cambiamento della qualificazione giuridica comporta l’anticipo del termine di prescrizione, il comitato ritiene che il numero di indagini prescritte (circa il 18 % dei 22 casi segnalati) sia troppo alto. La responsabilità di questa situazione ricade tanto sull’OLAF quanto sulle autorità nazionali che cooperano e intervengono fin dalle prime fasi dell’indagine. Il comitato apprezza l’iniziativa dell’OLAF di organizzare una conferenza sulla cooperazione tra l’Ufficio, le autorità giudiziarie e i servizi di contrasto ( 20 ) che contribuirà allo scambio di opinioni e, si spera, renderà altresì più efficace il sistema istituzionale di tutela degli interessi finanziari dell’UE, attualmente in fase di trasformazione.

57. Quando la Procura europea sarà pienamente operativa, la posizione dell’OLAF sarà ancora più complicata. Gli investigatori dell’OLAF dovranno prestare particolare attenzione alla raccolta delle prove in varie nuove situazioni procedurali. L’OLAF proseguirà le indagini negli Stati membri che non partecipano alla cooperazione rafforzata, tuttavia la Procura europea potrà altresì chiedergli di indagare in questi stessi Stati e raccogliere prove ai fini di un’indagine penale. Il comitato è preoccupato per la nuova situazione, per le reazioni degli Stati membri dell’UE che hanno deciso di non partecipare alla cooperazione rafforzata (sulla Procura europea) e per le conseguenze che il nuovo ambiente può comportare, in termini di possibilità di contestare le prove raccolte nel contesto di procedimenti giudiziari.

58. Gli investigatori dell’OLAF dovranno valutare le prove e i fatti in maniera rapida, mirata e flessibile al fine di stabilire se un caso rientra nella competenza dell’OLAF o in quella giurisdizionale della Procura europea e dovrà conservare le istruzioni relative all’applicazione di determinate garanzie procedurali fornite dalla Procura europea che variano da una giurisdizione all’altra. L’OLAF, la Procura europea e le autorità nazionali dovranno creare un sistema che funzioni in maniera ottimale in modo da evitare lassi di tempo causati dalla determinazione della giurisdizione e dall’inammissibilità delle prove a causa dei diversi requisiti procedurali previsti dalle norme degli Stati membri in materia di procedimenti penali. Il comitato di vigilanza si sta concentrando sul rendimento dell’OLAF. Tuttavia, le nuove sfide giuridiche richiederanno un’ottima conoscenza del diritto nazionale e internazionale, esperienza in materia di variazione della giurisdizione durante le indagini, capacità di far fronte alle obiezioni di scelta opportunistica del foro (« forum shopping ») e, soprattutto, uno scambio massiccio e flessibile di informazioni tra la Procura europea, l’OLAF e le autorità nazionali.

59. Il comitato ha già indicato che intende esaminare la questione in maniera più approfondita. A tal fine, ha chiesto di poter accedere a una serie di casi nel contesto dei quali le raccomandazioni dell’OLAF non sono state seguite dalle autorità giudiziarie nazionali. L’analisi inizierà nella seconda metà del 2019 e il parere che ne risulterà si baserà, oltre che sull’esame di casi specifici, anche su colloqui con rappresentanti delle autorità nazionali, con l’OLAF ed eventualmente con rappresentanti della Procura europea.

60. Il comitato ha espresso il proprio interesse a monitorare e analizzare i risultati e l’impatto dell’attività dell’OLAF in maniera più approfondita e meno statistica. Di conseguenza accoglierebbe con favore la possibilità di ricevere automaticamente le relazioni d’indagine trasmesse alle autorità interessate e le loro risposte. Lo svolgimento di analisi continue e la ricerca di spiegazioni tanto presso le autorità interessate quanto presso l’OLAF consentirebbe al comitato di fornire assistenza all’OLAF nel migliorare l’impatto di quest’ultimo in termini di indagini e nel garantire l’ammissibilità delle prove.

CONTROLLO DEGLI SVILUPPI RIGUARDANTI L’APPLICAZIONE DELLE GARANZIE PROCEDURALI

Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: «Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all’applicazione delle garanzie procedurali […]». Articolo 17, paragrafo 7, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: «Il direttore generale predispone una procedura consultiva e di controllo interna, compreso un controllo di legalità, riguardante tra l’altro il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate […]».

61. Il regolamento che stabilisce le attività dell’OLAF menziona specificamente che il comitato di vigilanza deve assicurare che vi siano sufficienti garanzie procedurali quando L’OLAF indaga in merito a determinati casi. È per questo motivo che il comitato di vigilanza ha dedicato molta attenzione a questo aspetto del suo lavoro nell’ultimo anno.

62. Il direttore generale dell’OLAF ha adottato gli opportuni provvedimenti per garantire che le relazioni sui singoli reclami siano inviate almeno due volte l’anno al comitato di vigilanza. Tali relazioni sono state considerate informative e utili ma non sufficienti per svolgere attività di controllo sulle evoluzioni delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali.

63. Il numero di reclami ricevuti dall’OLAF è motivo di preoccupazione per il comitato di vigilanza e ad essi viene riservata un’attenzione particolare. Il comitato intende scambiare informazioni con l’ufficio del Mediatore europeo e ha già stabilito contatti a tal fine. Il comitato continuerà a dedicare particolare attenzione a questo tema.

64. Almeno ogni sei mesi il punto «garanzie procedurali» sarà all’ordine del giorno delle riunioni tenute tra il comitato di vigilanza e il direttore generale dell’OLAF. Il ritardo nel rispondere ai reclami ricevuti sarà oggetto di indagine, le risposte fornite saranno analizzate e l’eventuale seguito dato dalla persona che presenta il reclamo sarà discusso laddove necessario.

65. Tutti i reclami registrati dall’OLAF o i reclami presentati dinanzi ad altri organi contro l’OLAF noti al direttore generale dell’OLAF o al suo personale saranno automaticamente condivisi con il comitato di vigilanza. I casi che hanno dato luogo a tali reclami saranno resi disponibili in modo completo e, nel corso delle riunioni plenarie, saranno fornite spiegazioni orali sulla loro gestione. L’OLAF metterà a disposizione del comitato tutta la corrispondenza pertinente.

66. Si prevede che questa procedura, concordata tra il comitato e il direttore generale dell’OLAF, costituirà un miglioramento rispetto alla procedura precedente.

VALUTAZIONE DELLE PRIORITÀ DELLA POLITICA IN MATERIA DI INDAGINI DELL’OLAF E DEGLI ORIENTAMENTI RIGUARDO ALLE INDAGINI

L’articolo 17, paragrafo 5, primo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 afferma che: «Il direttore generale stabilisce ogni anno, nell’ambito del piano di gestione annuale, le priorità della politica dell’Ufficio in materia di indagini e le trasmette, prima della pubblicazione, al comitato di vigilanza». Articolo 5, paragrafo 1: «La decisione del direttore generale dell’OLAF di avviare o no un’indagine tiene conto delle priorità della politica dell’Ufficio in materia di indagini e del relativo piano di gestione annuale». Articolo 16, paragrafo 2 Scambio di opinioni con le istituzioni «2. Lo scambio di opinioni può riguardare: a) le priorità strategiche delle politiche dell’Ufficio in materia di indagini».

67. Il comitato di vigilanza ha esaminato il progetto delle priorità della politica in materia di indagini dell’OLAF per il 2019 e ha osservato che l’Ufficio ha mantenuto l’approccio di politica d’indagine reattiva degli anni precedenti. Ha tenuto diverse riunioni con il nuovo direttore generale su questo tema e ha espresso il suo parere nel corso dello scambio interistituzionale di opinioni di settembre.

68. Il comitato ha sottolineato quanto sia importante che l’OLAF adotti iniziative per individuare e analizzare i rischi della lotta contro le frodi sulla base di uno scambio regolare di informazioni con altre direzioni generali della Commissione. Questa pratica di lavoro consentirebbe all’OLAF di attuare una politica di indagine proattiva e di concentrarsi sui casi più gravi e complessi. Anche il settore dell’intelligence dell’OLAF dovrebbe svolgere regolarmente valutazioni dei rischi. Il comitato ha esortato l’OLAF a sviluppare quanto prima tali meccanismi in vista dell’istituzione della Procura europea.

69. Le priorità della politica in materia di indagini dell’OLAF per il 2019 hanno mantenuto un approccio molto simile a quello adottato negli anni precedenti, concentrandosi sui seguenti settori: i) casi relativi a progetti di reti infrastrutturali e di trasporti, in particolare procedure di appalti pubblici; ii) casi riguardanti progetti finanziati o cofinanziati dai fondi SIE (21), dal Fondo europeo agricolo di garanzia e dai fondi di preadesione, nell’ambito dei quali le misure adottate dagli Stati membri o dai paesi candidati potrebbero non essere sufficienti, oppure progetti che presentano elementi transfrontalieri; iii) casi che individuano possibili violazioni delle norme in materia di origine, di classificazione tariffaria nei regimi commerciali preferenziali e non, nonché frodi di valutazione per eludere il pagamento dei dazi doganali convenzionali, tra cui le misure tariffarie che fanno parte della politica di difesa commerciale dell’UE; iv) casi di contrabbando di tabacco, alcool, medicinali contraffatti e altre merci pericolose per la salute e la sicurezza che potrebbero essere sospettate di violare i diritti di proprietà intellettuale nell’UE; la produzione illegale di tabacco; v) casi riguardanti gli aiuti umanitari e allo sviluppo forniti a migranti, rifugiati e sfollati interni; e altri tipi di sostegno a favore di questi gruppi destinatari.

70. Il direttore generale dell’OLAF ha informato il comitato che le priorità della politica in materia di indagini dell’Ufficio sono state stabilite sulla base dei contributi di alcune parti interessate, tra cui quelle provenienti dalla rete di prevenzione e individuazione delle frodi della Commissione, dalle relazioni della Corte dei conti europea, dalle risoluzioni del Parlamento europeo e dalle relazioni della Commissione sulla tutela degli interessi finanziari.

71. Tuttavia, l’OLAF ha fornito al comitato una panoramica sull’attuazione delle priorità della politica in materia di indagini per il 2018, adottate seguendo un approccio molto simile. In totale, sulla base delle informazioni ricevute dall’OLAF, nel 2018 si è registrato l’avvio di 219 indagini e 30 casi di coordinamento. Di questi, 56 indagini e 19 casi di coordinamento rientravano nell’ambito delle priorità della politica in materia di indagini del 2018 (pari al 25,6 % delle indagini avviate e al 63 % dei casi di coordinamento aperti). Poiché tali informazioni sono molto limitate, non consentono al comitato di valutare il numero di casi avviati per settore e per direzione. L’OLAF non ha ancora spiegato al comitato i motivi per cui la percentuale di casi condotti in linea con le priorità della politica in materia di indagini (25 %) è così bassa.

72. Di conseguenza, circa il 75 % delle indagini dell’OLAF non rientra nell’ambito di applicazione delle priorità della politica in materia di indagini dell’Ufficio, un tasso superiore a quello dell’anno precedente. Il comitato ha chiesto all’OLAF di fornire maggiori informazioni sulle indagini che hanno rappresentato tale 75 % e sulle ragioni che hanno spinto l’Ufficio ad adottare dette decisioni. Il comitato mette in discussione l’approccio dell’OLAF che non consente all’Ufficio di attribuire priorità alle indagini.

73. Il comitato conclude che sono necessari cambiamenti radicali nell’approccio dell’OLAF alle sue priorità della politica in materia di indagini al fine di garantire l’efficienza e l’efficacia delle indagini dell’Ufficio e l’assegnazione di risorse, che sono aspetti essenziali per il buon funzionamento dell’OLAF.

RELAZIONI CON L’OLAF, LE ISTITUZIONI DELL’UE, I PARTNER DELL’OLAF E LE PARTI INTERESSATE

Riunioni con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell’UE

74. Essendo un organismo interistituzionale, il comitato di vigilanza ha individuato come priorità il mantenimento di contatti regolari con le istituzioni dell’UE, i partner e le parti interessate dell’OLAF ed è particolarmente consapevole dell’importanza di migliorare il flusso di informazioni tra le istituzioni. Per perseguire tali obiettivi e ottenere un riscontro sul rendimento dell’OLAF, il comitato ha tenuto regolarmente riunioni con il commissario responsabile dell’OLAF e il segretariato generale della Commissione, la commissione per il controllo dei bilanci (CONT) del Parlamento europeo e il gruppo di lavoro antifrode del Consiglio. Il comitato si è recato in visita alla Corte dei conti europea e ha invitato il Mediatore europeo alla sua riunione plenaria. Tali riunioni sono state l’occasione per scambi preziosi e lo sviluppo di un rapporto costruttivo. Durante il periodo di riferimento, il comitato ha invitato regolarmente il direttore generale e i dirigenti dell’OLAF alle sue riunioni plenarie. Il comitato si augura di mantenere un legame più stretto con le squadre di indagine e operative dell’OLAF.

75. Il comitato ha contribuito attivamente allo scambio di opinioni con le istituzioni, come previsto dall’articolo 16 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, in particolare nei settori delle priorità della politica in materia di indagini, della durata delle indagini, del rispetto dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali, delle future relazioni tra l’OLAF e la Procura europea e della gestione delle risorse dell’OLAF in vista dell’istituzione della Procura europea.

GOVERNANCE DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF

Il segretariato del comitato di vigilanza, metodi di lavoro e questioni di bilancio

76. Il segretariato svolge un ruolo chiave nel facilitare e contribuire allo svolgimento di tutti i compiti intrapresi dal comitato di vigilanza e nel garantire di essere in grado di ottemperare al suo mandato giuridico in piena indipendenza. Conformemente al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013, il segretariato opera sotto l’autorità diretta del comitato e in maniera indipendente dalla Commissione. L’assegnazione di un numero adeguato di membri del personale aventi capacità e competenze adeguate è essenziale per l’adempimento del mandato del comitato.

77. Il segretariato del comitato di vigilanza è composto da personale dell’UE, avvocati e assistenti che controllano quotidianamente le attività dell’OLAF e forniscono assistenza ai membri del comitato nello svolgimento delle loro funzioni in maniera efficiente, con l’obiettivo di rafforzare l’indipendenza dell’OLAF.

78. A seguito della modifica del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 ( 22 ) , il segretariato del comitato è assicurato direttamente dalla Commissione, indipendentemente dall’OLAF e in stretta collaborazione con il comitato. Nel febbraio del 2017 il segretariato era amministrativamente collegato all’Ufficio di gestione e liquidazione dei diritti individuali (PMO) della Commissione europea e non sembra essere collegato al comitato di vigilanza nell’organigramma. Ora, a più di due anni dal passaggio al PMO, si può notare che tale cambiamento ha avuto un impatto negativo sul funzionamento del segretariato.

79. Il comitato ha inoltre espresso le sue preoccupazioni in merito all’ubicazione del segretariato al di fuori della zona di sicurezza dell’OLAF e ha ribadito la sua posizione secondo la quale un’ubicazione adeguata all’interno della zona di sicurezza dell’OLAF consentirebbe al segretariato di svolgere efficacemente il suo mandato.

80. A partire dal febbraio del 2017 l’organico del segretariato ha mostrato gravi carenze e la situazione non è migliorata nel periodo di riferimento. Tale carenza di personale è stata motivo di profonda preoccupazione per il Comitato. Inevitabilmente tale circostanza ha influito sul suo piano di lavoro, inducendo il comitato a discutere seriamente la questione in diverse occasioni con il commissario per Bilancio e risorse umane, Günther Oettinger, e con il direttore generale della DG Risorse umane e sicurezza, Irene Souka.

81. Alla fine del 2018 il segretariato del comitato ha assunto un nuovo amministratore che è entrato in servizio nell’aprile 2019, mentre attualmente resta vacante un altro posto che deve essere coperto al più presto. Il comitato ha inoltre chiesto alla Commissione di pubblicare il posto di capo del segretariato reso vacante nel novembre del 2018. Il posto è stato pubblicizzato a livello dirigenziale e il processo di selezione è in corso. La Commissione necessita del consenso del comitato per nominare i membri del segretariato. È pertanto essenziale che il comitato sia coinvolto nel processo di assunzione al fine di garantire che la selezione dei membri del segretariato avvenga realmente in maniera indipendente. I funzionari assegnati al segretariato non devono mai sollecitare o accettare istruzioni da alcun governo, istituzione, organo, ufficio o agenzia in relazione all’esercizio delle funzioni di controllo del comitato.

82. Il comitato ha informato l’OLAF, la Commissione europea, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Corte dei conti europea che occorre trovare un’ubicazione più adatta per il suo segretariato, in quanto la riforma del regolamento dell’OLAF costituisce un’occasione per riesaminare questa questione. Il comitato è incoraggiato dalla proposta del Parlamento di modifica dell’attuale disposizione concernente il segretariato nel regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 ( 23 ) . Tale modifica consentirà alle tre istituzioni dell’UE che hanno potere di nomina e al comitato di prendere in considerazione tutte le opzioni possibili per definire la sede migliore da assegnare al suo segretariato, compresa l’opzione originaria di integrarlo nuovamente in seno all’OLAF sotto l’autorità del comitato e con disposizioni analoghe a quelle in vigore in maniera da garantirne il funzionamento indipendente.

83. Nel 2018 il comitato di vigilanza ha tenuto undici riunioni plenarie. Il presidente, i relatori e i membri del personale del segretariato del comitato si sono inoltre incontrati periodicamente per lavorare su questioni specifiche. Per ogni questione di maggiore rilevanza il comitato di vigilanza ha nominato un relatore. I relatori hanno lavorato con il segretariato per redigere i progetti di relazione, i pareri o i documenti da discutere nelle riunioni plenarie. Inoltre, si sono incontrati anche con la direzione e il personale dell’OLAF in sede di redazione dei pareri e delle relazioni del comitato di vigilanza. Il comitato ha discusso con l’OLAF i suoi pareri prima della loro adozione.

84. Il bilancio del comitato per l’anno oggetto della presente relazione è stato di 200 000 EUR, mentre il livello di esecuzione del bilancio è stato del 93,4 %. Il direttore del PMO è l’ordinatore sottodelegato responsabile della spesa.

85. Al fine di garantire la massima trasparenza del proprio operato, il comitato di vigilanza pubblica i documenti non riservati di interesse pubblico sul suo sito web interistituzionale (http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/).

(1) Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).

(2) Dal mese di luglio del 2018 al mese di giugno del 2019.

(3) Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 16 aprile 2019 sulla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per quanto riguarda la cooperazione con la Procura europea e l’efficacia delle indagini dell’OLAF (COM(2018) 0338 – C8-0214/2018 – 2018/0170(COD) http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_IT.html

(4) Lettera del comitato di vigilanza al presidente della commissione CONT del Parlamento europeo del 20 novembre 2018.

(5) Cfr. il parere del comitato di vigilanza n. 2/2017 che accompagna la relazione della Commissione sulla valutazione dell’applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (articolo 19).

(6) Cfr. articolo 15.8 «Comitato di vigilanza», dal quale sono state soppresse le parole «indipendentemente dall’Ufficio [OLAF]». «Il suo segretariato è assicurato dalla Commissione in stretta collaborazione con il comitato di vigilanza».

(7) Cfr. risoluzione legislativa del Parlamento europeo: articolo 5 – paragrafo 6 bis (nuovo) «Avvio delle indagini»; articolo 7 – paragrafo 8 e paragrafo 8 bis (nuovo) «Esecuzione delle indagini»; articolo 15 – paragrafo 1, comma 5 «Comitato di vigilanza»; articolo 11 – paragrafo 1, comma 2 «Relazione sulle indagini e provvedimenti conseguenti alle indagini»; articolo 17 – paragrafo 9, comma 1 «Direttore generale».

(8) Cfr. articolo 12 quater – paragrafo 5 «Comunicazione all’EPPO di qualsiasi condotta criminosa in relazione alla quale essa potrebbe esercitare la propria competenza».

(9) Cfr. articolo 12 quinquies – paragrafo 1, comma 1, «Non sovrapposizione delle indagini» e articolo 12 quinquies – paragrafo 1 bis (nuovo) sulla base di un suggerimento del comitato di vigilanza contenuto nella lettera del 20 novembre 2018.

(10) Cfr. articolo 12 sexies – paragrafo 2 «Sostegno dell’Ufficio all’EPPO» la nuova struttura e l’addendum si basano su un suggerimento del comitato di vigilanza contenuto nella lettera del 20 novembre 2018 e articolo 12 sexies – paragrafo 2 bis (nuovo) include i suggerimenti del comitato di vigilanza contenuti nella lettera del 20 novembre 2018.

(11) Cfr. articolo 12 octies, paragrafo 1 «Accordi di lavoro e scambio di informazioni con l’EPPO».

(12) Cfr. pareri del comitato di vigilanza n. 1/2018 e n. 1/2019: sito web del comitato di vigilanza dell’OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports.

(13) Cfr. relazione sulle attività del 2017 del comitato di vigilanza, dal punto 24 al punto 29: sito web del comitato di vigilanza dell’OLAF: http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports.

(14) Cfr. il parere n. 1/2017 del comitato di vigilanza sul progetto preliminare di bilancio 2018 dell’OLAF e il parere n. 2/2017 che accompagna la relazione della Commissione sulla valutazione dell’applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (articolo 19) http://europa.eu/supervisory-committee-olaf/opinions-and-reports.

(15) Cfr. piani di gestione per il 2018 e il 2019 dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), pag. 5: un obiettivo per la percentuale di indagini in corso di durata superiore a 20 mesi per il 2018 è stato indicato essere inferiore al 30 %.

(16) Relazioni presentate dall’OLAF al comitato di vigilanza nel 2018.

(17) Nel 4 % dei casi l’OLAF ha indicato i seguenti motivi per la mancata chiusura (oltre ad altri motivi): mancanza di cooperazione da parte di organizzazioni internazionali, motivi legati alla procedura d’indagine dell’OLAF, mancanza di cooperazione da parte di un operatore economico o di un liquidatore di una società e analisi dispendiose in termini di tempo.

(18) Il direttore generale deve informare il comitato di vigilanza in merito ai casi in cui le sue raccomandazioni non sono state osservate [tale obbligo è fissato dall’articolo 17, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013].

(19) La relazione al comitato di vigilanza ha riguardato quattro casi rientranti nel periodo di riferimento precedente che, per errore, non erano stati inclusi nella relazione precedente. Il numero totale di casi (22) comprende questi quattro.

(20) Conferenza «The protection of the Financial Interests in the EU: Cooperation between OLAF, Judicial Authorities and Law Enforcement Service» tenutasi a Bruxelles il 20 e 21 giugno 2019.

(21) Il Fondo sociale europeo, il Fondo europeo di sviluppo regionale, il Fondo di coesione, il Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e il Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca.

(22) Regolamento (UE, Euratom) 2016/2030 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2016, recante modifica del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per quanto riguarda il segretariato del comitato di vigilanza dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 317 del 23.11.2016, pag. 1). Il regolamento è entrato in vigore il 1o gennaio 2017.

(23) Cfr. nota 6 della presente relazione sulle attività. Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 16 aprile 2019: articolo 15.8 «Comitato di vigilanza» nel quale sono state soppresse le parole «indipendentemente dall’Ufficio [OLAF]».