PRIORITÀ RACCOMANDAZIONI DEL COMITATO DI VIGILANZA AUTOVALUTAZIONE DELL'OLAF VALUTAZIONE FINALE DEL COMITATO DI VIGILANZA

Parere n. 3/2014 sul progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2015 i) L'OLAF dovrebbe presentare informazioni più dettagliate sull'assegnazione delle risorse ai settori prioritari. Attuata NON ATTUATA

ii) L'OLAF dovrebbe proseguire i lavori per sviluppare una strategia esemplare in materia di risorse umane e informare periodicamente il comitato di vigilanza sui progressi compiuti. Attuata ATTUATA

iii) Il direttore generale dell'OLAF dovrebbe delegare, nei limiti del possibile, al capo del segretariato i poteri dei funzionari aventi poteri di nomina e dell'ordinatore per quanto riguarda il personale e il bilancio del segretariato del comitato di vigilanza. Attuata OBSOLETA

iv) Le modifiche relative al personale e al bilancio del segretariato del comitato di vigilanza devono essere soggette al consenso del comitato di vigilanza. Attuata OBSOLETA

v) Conformemente all'articolo 7, paragrafo 2, della decisione della Commissione del 28 aprile 1999, l'OLAF deve trasmettere il parere all'autorità di bilancio. Non applicabile NON ATTUATA

ALTA Parere n. 4/2014 sul controllo della durata delle indagini svolte dall'OLAF L'OLAF dovrebbe migliorare le informazioni trasmesse al comitato di vigilanza ai fini del controllo della durata delle indagini, onde consentire al comitato di svolgere in modo efficace ed efficiente la propria funzione di controllo e, pertanto, adempiere il proprio obbligo di riferire alle istituzioni dell'UE. Inoltre, l'OLAF dovrebbe ottimizzare l'uso degli strumenti che ha posto in essere per la gestione della durata delle indagini. Nel farlo l'OLAF dovrebbe: 1) integrare il contenuto delle relazioni sulle indagini in corso da oltre dodici mesi con informazioni concrete relative al caso, al fine di consentire al comitato di vigilanza di comprendere il contesto e lo stato di avanzamento delle indagini. Per attuare questa raccomandazione il comitato di vigilanza propone che le relazioni contengano informazioni quali la base giuridica per l'apertura delle indagini, una breve descrizione dell'indagine (accusa, categoria della fonte delle informazioni, tipo di frode o irregolarità, settore interessato, istituzione, organo od organismo dell'UE o Stato membro interessato, legislazione che sarebbe stata violata, stima dell'incidenza finanziaria, ove possibile), le principali attività di indagine svolte o da svolgere e la loro cronologia e le questioni relative ai termini di prescrizione. In corso NON ATTUATA

2) Meglio comprovare le informazioni concrete relative alle ragioni per cui le indagini sono in corso da oltre dodici mesi. Per attuare questa raccomandazione il comitato di vigilanza propone all'OLAF di inserire nelle relazioni sulle indagini in corso da oltre dodici mesi categorie e sottocategorie di ragioni predefinite non esaustive a spiegazione del mancato completamento delle indagini entro dodici mesi, corredate di informazioni specifiche relative al caso. L'OLAF potrebbe fornire altresì orientamenti e/o formazione agli investigatori. In corso PARZIALMENTE ATTUATA

3) Meglio comprovare le informazioni relative alle misure correttive per accelerare le indagini. In corso NON ATTUATA

4) Approfondire la riflessione sulle misure correttive per accelerare le indagini in corso da oltre dodici mesi e, in particolare, sviluppare strumenti che gli consentano di monitorare l'assegnazione delle risorse investigative in base alla stima del carico di lavoro. Attuata NON COMUNICATA

ALTA 5) Esaminare e rafforzare il processo di verifica della continuità delle indagini svolte dall'unità «Indagine — Selezione e revisione». Attuata NON COMUNICATA

Parere n. 5/2014 sulla comunicazione esterna dell'OLAF in merito alla durata delle indagini 1) A fini di trasparenza e comparabilità delle informazioni contenute nelle statistiche sulla durata media delle indagini, l'OLAF dovrebbe riferire sulla durata media delle indagini chiuse entro il periodo di riferimento. Attuata ATTUATA

2) Qualsiasi operazione amministrativa una tantum avente un impatto sul calcolo della durata media delle indagini dovrebbe essere evidenziata, per motivi di trasparenza, nelle relazioni dell'OLAF. Attuata NON ATTUATA

ALTA 3) Alla luce dei diritti fondamentali e dei principi di buona amministrazione, nella sua relazione annuale l'OLAF dovrebbe riferire in modo più trasparente sulla durata delle indagini in corso da più tempo. Attuata NON ATTUATA

Parere n. 1/2015 sul progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2016 i) Il direttore generale dell'OLAF continua a delegare, nei limiti del possibile, al capo del segretariato i poteri dei funzionari aventi poteri di nomina e dell'ordinatore per quanto riguarda il personale e il bilancio del segretariato del comitato di vigilanza. Attuata OBSOLETA

ii) Le modifiche relative al personale e al bilancio del segretariato del comitato di vigilanza devono essere soggette al consenso del comitato di vigilanza. Attuata OBSOLETA

ALTA Parere n. 2/2015 sul controllo e sull'esame di legalità all’interno dell'OLAF: 1) Garantire all'unità «Indagine — Selezione e revisione» risorse umane sufficienti a coprire, in modo efficiente, le competenze giuridiche in materia di legislazioni nazionali di tutti gli Stati membri. Non comunicata NON COMUNICATA

2) Valutare la possibilità di modificare una serie di domande nei moduli di lavoro utilizzati dall'unità «Indagine — Selezione e revisione» al fine di raccogliere risposte esaurienti e fondate anche per quanto riguarda, se del caso, le circostanze del caso e le argomentazioni giuridiche. Non comunicata NON COMUNICATA

3) Registrare correttamente nei fascicoli i suggerimenti e le osservazioni dei revisori che possono determinare modifiche delle relazioni dell'OLAF. Non comunicata NON COMUNICATA

4) Garantire il seguito sistematico delle osservazioni dei revisori e informare questi ultimi degli opportuni riscontri in merito alla loro attuazione. Non comunicata NON COMUNICATA

ALTA 5) Sviluppare le migliori prassi dei revisori, soprattutto per quanto riguarda la verifica del rispetto delle garanzie procedurali e della durata proporzionata delle indagini: — garantire che i revisori controllino sistematicamente se i requisiti applicabili e le garanzie procedurali sono stati effettivamente rispettati e comprovino sufficientemente i propri pareri; — riflettere sulla necessità di fissare dei termini entro i quali l'unità «Indagine — Selezione e revisione» deve formulare i propri pareri a seguito di un'accurata analisi della durata media necessaria; — garantire un’approfondita verifica di conformità e maggiore coerenza dei pareri dell'unità «Indagine — Selezione e revisione» con i fascicoli esaminati, al fine di assicurare che detta unità rilevi, per quanto possibile, tutti i casi di eventuale non conformità con i requisiti di legge, comprese le garanzie procedurali; — effettuare un'analisi dei settori per i quali l'unità «Indagine — Selezione e revisione» ha individuato la necessità di miglioramenti e delle misure adottate sulla base dei risultati dell'esame; — procedere nello sviluppo e nel mantenimento di relazioni costruttive tra le unità investigative e l'unità «Indagine — Selezione e revisione». Non comunicata NON COMUNICATA

6) Il comitato di vigilanza invita il direttore generale dell’OLAF a valutare la possibilità di adottare, a tempo debito, un piano d’azione sulle raccomandazioni da attuare in futuro per rafforzare in modo efficace il meccanismo consultivo e di controllo interno previsto dal regolamento. Non adottata NON ATTUATA

Parere n. 3/2015 sul progetto delle priorità della politica in materia di indagini per il 2016 i) L'OLAF dovrebbe stabilire le priorità della politica in materia di indagini sulla base di una valutazione d'impatto, della valutazione dell'attuazione delle precedenti priorità della politica in materia di indagini, della definizione di indicatori di risultato specifici e di un collegamento sistematico con le priorità di spesa dell'UE e le priorità strategiche dell'UE in materia di lotta contro la criminalità finanziaria. Non comunicata NON ATTUATA

ii) L'OLAF dovrebbe rivedere le proprie istruzioni e linee guida per i funzionari addetti alla selezione per tenere pienamente conto dell'importanza delle priorità della politica in materia di indagini nel processo di selezione dei casi. Questi orientamenti riveduti dovrebbero essere presentati al comitato di vigilanza prima dell’adozione, conformemente all'articolo 17, paragrafo 8, del regolamento. Non comunicata NON ATTUATA

iii) L'OLAF dovrebbe realizzare, al fine di stabilire le priorità della politica in materia di indagini per il 2017, una valutazione completa dell'impatto delle priorità della politica in materia di indagini degli anni passati, previa consultazione di tutti i portatori di interesse della Commissione, delle altre istituzioni, delle autorità competenti degli Stati membri e di terzi interessati. Non comunicata NON ATTUATA

iv) In sede di adozione delle priorità della politica in materia di indagini, l'OLAF dovrebbe organizzare una consultazione interservizi conformemente alle procedure della Commissione. Non comunicata NON ATTUATA