Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 372 del 28/12/2001 pag. 0019 - 0026



Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Agenzia (2001/C 372/03) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali, conformemente all'articolo 57, paragrafo 10, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio(1). 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea di valutazione dei medicinali relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 57, paragrafo 7, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 57, paragrafo 11, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha pertanto proceduto alle verifiche concernenti i documenti contabili ed attuato altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPAI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA DI VALUTAZIONE DEI MEDICINALI (LONDRA) PER L'ESERCIZIO 2000 Esecuzione del bilancio e relativi conti 5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2000 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente figura alla tabella 1(3). 6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 55,3 milioni di euro; gli impegni sono stati pari a 51,8 milioni di euro (94 %). Gli stanziamenti operativi (Titolo III), pari a 22,3 milioni di euro, sono stati impegnati in misura del 93 % (20,7 milioni di euro). 7. Sul totale degli stanziamenti riportati dal 1999 (9 milioni di euro), 1,6 milioni di euro (ossia il 18 %) sono stati annullati alla fine del 2000. 8. Nel 2000 i riporti, che hanno registrato un incremento del 32 %, sono ammontati a 11,8 milioni di euro. Di questi, 5,9 milioni di euro hanno riguardato la valutazione di medicinali (una procedura lunga che richiede il riporto di fondi) e 2,5 milioni di euro l'ampliamento e il rinnovamento delle sale riunioni per accogliere capacità supplementari ai fini della valutazione di farmaci "orfani" e di altro tipo. Ciononostante, l'Agenzia dovrebbe cercare di limitare il livello dei riporti attraverso una sorveglianza più rigorosa delle proprie attività. Rendiconto finanziario e tenuta dei conti 9. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000. 10. L'Agenzia ha incluso nel proprio conto delle entrate per l'esercizio 2000 gli importi dovuti, ma in realtà non riscossi (55,0 milioni di euro), benché ai sensi del regolamento finanziario ad essa applicabile debbano essere iscritte solo le entrate effettivamente riscosse (45,5 milioni di euro). Questo problema di presentazione non incide sull'affidabilità dei conti. Gestione delle risorse umane Politica del personale 11. L'EMEA è stata istituita in virtù del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, del 22 luglio 1993. Il personale dell'Agenzia è soggetto ai regolamenti e alle normative applicabili ai funzionari e agli altri agenti dell'Unione europea (RAA). In base all'articolo 62 del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, il consiglio di amministrazione adotta, d'intesa con la Commissione, le necessarie norme di applicazione. 12. La politica del personale dell'Agenzia non è stata ancora formalizzata in un unico documento, anche se il Direttore ha già adottato delle decisioni su aspetti specifici. 13. La Commissione si è occupata solo delle prime assunzioni, pubblicando gli avvisi di posti vacanti e applicando le procedure di assunzione. Successivamente, il servizio del personale dell'Agenzia ha provveduto direttamente alle assunzioni e alla gestione del personale. Evoluzione dell'organico e dell'attività dell'Agenzia 14. Il personale dell'Agenzia è composto di soli agenti temporanei (AT); il numero dei posti è autorizzato dall'autorità di bilancio ogni anno contemporaneamente al bilancio. Il bilancio può inoltre destinare degli stanziamenti all'assunzione di agenti ausiliari (AA) - il cui contratto non può superare la durata massima di un anno - nonché di esperti nazionali distaccati (END). 15. La tabella 4 illustra l'evoluzione dell'organico dell'Agenzia e la sua ripartizione. Negli ultimi anni, il ritmo di crescita dell'organico è rallentato. Parallelamente, la percentuale di agenti ausiliari tende a diminuire. Alla fine del 2000, quasi tutti gli agenti erano AT. 16. La tabella 5 che analizza l'evoluzione delle assunzioni in base alle modalità applicate, mostra che dei 288 agenti 141 (49 %) sono stati assunti come agenti temporanei mediante le procedure applicate per i concorsi esterni. Poco più della metà degli agenti (51 %) sono stati assunti in un primo tempo come agenti ausiliari (molto spesso al termine di un contratto di agenti ad interim per le categorie più basse); successivamente, a seguito di procedure di natura essenzialmente interna, viene ad essi conferito lo status di agenti temporanei. Questi risultati sono corroborati dall'esame di un campione aleatorio di 25 agenti, che può essere ritenuto rappresentativo del personale dell'Agenzia. In media, le spese di assunzione sono ammontate a circa 2290 euro per agente assunto. Considerato il numero di agenti che lasciano l'Agenzia, il tasso di rotazione del personale (AP, AT, AA ed END) è pari, in media, all'11 % l'anno. 17. Ai fini del controllo gli agenti sono stati suddivisi in due categorie: - agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto) cioè di quelle attività che assicurano la continuità del funzionamento dell'Agenzia (per esempio, servizi amministrativi, contabili, di segreteria ecc.), - altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi dell'Agenzia. 18. In media, l'86 % degli agenti del quadro A sono da considerarsi personale operativo. Il 72 % degli agenti dell'Agenzia (senza distinzione di categorie), potrebbero essere considerati personale operativo. 19. La tabella 6 descrive l'evoluzione delle spese relative al personale nonché delle spese di funzionamento nel periodo 1995-2000. L'evoluzione dei costi salariali è stata più lenta di quella dell'organico. Questa situazione può essere riconducibile alla politica di assunzione dell'Agenzia che, a causa della progressione dello status di agente ausiliario (a cui spesso precede un contratto ad interim), ritarda l'accesso alla carriera e rallenta di conseguenza l'evoluzione della massa salariale. 20. Per comprendere il rapporto tra l'attività dell'Agenzia e l'evoluzione del suo organico e dei relativi costi, quest'ultima è stata comparata a quella delle entrate nel corso di un anno. Dal confronto emerge che la gestione dell'Agenzia è sana nella misura in cui, in media, l'utilizzazione delle risorse umane e il relativo costo aumentano meno rapidamente dell'attività che l'Agenzia è chiamata a svolgere. Questa constatazione è corroborata dal fatto che le spese di sostegno (Titoli I e II) aumentano, in media, meno rapidamente delle spese operative. Conclusione 21. In generale emerge che, sebbene dalla sua creazione l'Agenzia non abbia potuto, attraverso le assunzioni, costituire l'organico previsto in bilancio, essa ha tuttavia ovviato a tale lacuna assumendo AA e END. 22. Per l'assunzione degli agenti temporanei, l'Agenzia segue, nella maggior parte dei casi, un modello di assunzione esterna simile a quello applicato dalle istituzioni. L'Agenzia segue una procedura interna per promuovere gli agenti ausiliari ad agenti temporanei. 23. Nel caso dell'Agenzia, dato lo sviluppo previsto delle sue attività e, di conseguenza, dell'organico, sarebbe forse auspicabile che, per i posti inerenti ad attività di supporto e ad attività operative che richiedono qualifiche di tipo amministrativo, essa collaborasse con le istituzioni e gli altri organismi decentrati per effettuare le assunzioni sulla base più ampia possibile. L'Agenzia dovrebbe, inoltre, in generale, migliorare il proprio sistema di gestione e di informazione in materia di personale. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 25 ottobre 2001. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) GU L 214 del 24.8.1993, pag. 18. (2) Come disposto dall'articolo 57, paragrafo 9, del regolamento (CEE) n. 2309/93 del Consiglio, i rendiconti delle entrate e delle spese dell'Agenzia relativi all'esercizio finanziario 2000 sono stati compilati il 29 marzo 2001 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione nonché alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 10 aprile 2001. Il riepilogo di questo rendiconto è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sui valori più esatti possibile dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento. TABELLE 1-6 Tabella 1 Esecuzione del bilancio >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999 >SPAZIO PER TABELLA> NB:Nei totali possono esservi differenze dovute ad arrotondamento. Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Agenzia. Tabella 3 Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999 NB:Nei totali possono esservi differenze dovute ad arrotondamento. Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Agenzia. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 4 Evoluzione del personale >SPAZIO PER TABELLA> AT: Agenti temporanei. AA: Agenti ausiliari. END: Esperti nazionali distaccati. Tabella 5 Analisi della variazione dell'organico >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 6 Evoluzione del personale e dei relativi costi >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'agenzia 10. La questione relativa a quando l'EMEA debba iscrivere la sovvenzione comunitaria tra le entrate è stata sollevata per la prima volta in occasione della stesura del rendiconto per l'esercizio finanziario 1998. Allora la Commissione europea, in virtù dell'articolo 28 del regolamento finanziario dell'Agenzia, non aveva versato la sovvenzione all'EMEA nella sua totalità. Ai sensi dell'articolo 28, infatti, la sovvenzione viene versata in funzione del fabbisogno effettivo. Nel 1998 l'EMEA ha deciso che, affinché i rendiconti finanziari offrano una rappresentazione veritiera e corretta della situazione finanziaria e di bilancio dell'Agenzia, è opportuno iscrivere la sovvenzione approvata per ogni esercizio tra le entrate corrispondenti all'esercizio in oggetto, giacché il ciclo annuale di bilancio non coincide con il ciclo del flusso di tesoreria. L'Agenzia è inoltre tenuta a presentare un bilancio in pareggio. Durante l'anno in corso l'Agenzia e la Commissione si sono impegnate nella ricerca di una soluzione che permetta di versare la totalità della sovvenzione prima della chiusura dell'esercizio finanziario. L'intero sistema di contabilizzazione delle entrate adottato dall'Agenzia sarà tuttavia rivisto nel quadro della riforma del regolamento finanziario. Ciononostante, la direzione dell'Agenzia ritiene che le politiche contabili finora adottate rispecchino fedelmente i risultati finanziari dell'Agenzia. Ulteriori e più approfondite informazioni relative agli incassi e ai pagamenti effettuati sono riportate, conformemente al regolamento finanziario, nello stato delle entrate e delle spese. 13. L'EMEA applica le disposizioni previste dallo statuto del personale, ovvero i regolamenti e le regolamentazioni applicabili ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee, una raccolta di testi relativa ai termini e alle condizioni contrattuali nonché ad altri aspetti della politica del personale, come la condotta professionale, la formazione o la valutazione del rendimento. Laddove lo statuto del personale contempla norme di esecuzione il Consiglio di amministrazione ha provveduto ad adottarle; assieme ai regolamenti e alle regolamentazioni esse costituiscono il corpo giuridico in base a cui l'Agenzia decide in merito agli orientamenti di politica del personale. 24. La creazione di un ufficio assunzioni interistituzionale consentirà alle istituzioni e agli organismi comunitari di realizzare economie di scala in alcuni settori comuni relativi alle assunzioni. L'EMEA seguirà da vicino la creazione del nuovo ufficio e studierà gli eventuali servizi offerti da questo nuovo organismo di cui l'Agenzia potrebbe avvalersi. Nel corso del 2000 l'EMEA ha indetto una gara d'appalto mediante procedura aperta per la selezione di un nuovo sistema di banca dati sul personale. I lavori per l'introduzione del nuovo sistema sono iniziati nel dicembre 2000 e procedono a buon ritmo. Il sistema, cui attualmente può accedere solo il personale dell'amministrazione e del controllo finanziario, sarà presto a disposizione di tutto il personale dell'Agenzia su Intranet.