Relazione sul rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte della Fondazione



Gazzetta ufficiale n. C 372 del 28/12/2001 pag. 0045 - 0052



Relazione sul rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte della Fondazione (2001/C 372/06) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio d'amministrazione della Fondazione europea per la formazione professionale, conformemente all'articolo 11, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1360/90(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario della Fondazione europea per la formazione professionale relativo all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2) conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 12 del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha svolto il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e applicato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELLA FONDAZIONE EUROPEA PER LA FORMAZIONE PROFESSIONALE (TORINO) RELATIVO ALL'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000 Esecuzione del bilancio e relativi conti 5. L'esecuzione del bilancio relativo all'esercizio 2000 è illustrata nella tabella 1(3). 6. La Fondazione ha impiegato quasi tutti gli stanziamenti previsti per l'esercizio 2000, ossia 16,2 milioni di euro: di questi, 13,4 milioni di euro (pari all' 83 %) sono stati pagati nel corso dell'anno e 2,7 milioni di euro (il 16 %, praticamente lo stesso importo dello scorso anno) sono stati riportati all'esercizio successivo. 7. I 2,7 milioni di euro riportati all'esercizio successivo riguardano la linea di bilancio "Azioni prioritarie" (1,4 milioni di euro) del Titolo III (spese operative). Questo riporto cospicuo è dovuto principalmente al ritardo con cui il consiglio d'amministrazione ha stabilito il programma di lavoro annuale. La Fondazione dovrebbe prendere le misure necessarie per adottare il programma annuale in tempo utile, onde eseguire il bilancio conformemente al principio dell'annualità. 8. Sul totale degli stanziamenti riportati di diritto dal 1999 (2,9 milioni di euro), solamente 0,2 milioni di euro non sono stati utilizzati nel 2000 e di conseguenza sono stati annullati. I riporti non automatici (Titolo III), per un totale di 0,2 milioni di euro, riguardano la cooperazione con altri organismi per il progetto SI2. Rendiconto finanziario e tenuta dei conti 9. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000. 10. La Fondazione utilizza due sistemi contabili distinti per tenere la contabilità generale e la contabilità di bilancio. Inoltre, non esistono riferimenti incrociati tra i documenti (ordini di impegni e di pagamento) relativi alle operazioni, e addirittura non è stato previsto un formato specifico per certe operazioni (ad esempio, le entrate). Questa situazione aumenta il carico amministrativo e rende difficile seguire la pista di controllo. 11. Nel corso dei primi sette mesi dell'anno, la contabilità del libro mastro è stata tenuta in parallelo al nuovo sistema SI2x. Nel mese di settembre, inoltre, la Fondazione ha abbandonato per carenza di risorse umane gli sforzi intrapresi per integrare SI2 e SI2x. La Fondazione continua ad utilizzare il vecchio sistema e dovrebbe, senza ulteriori ritardi, trovare una soluzione che le permetta di integrare la contabilità generale e i conti degli oneri e proventi di bilancio. Controlli interni 12. La Fondazione dovrebbe rinforzare il proprio sistema di controllo interno onde ottenere in tempo utile il visto preliminare del controllore finanziario e limitare i poteri conferiti al contabile, per un maggior rispetto del principio della separazione delle funzioni. Gestione delle risorse umane Politica del personale 13. La Fondazione è stata istituita con il regolamento (CEE) n. 1360/90, modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1572/98 del 17 luglio 1998(4). Il personale della Fondazione è soggetto ai regolamenti e alle regolamentazioni applicabili ai funzionari ed altri agenti delle Comunità europee. La Fondazione adotta le modalità di esecuzione necessarie di concerto con la Commissione. Il direttore è responsabile di tutte le questioni relative al personale. 14. La politica della Fondazione in materia di personale non è stata ancora definita in un documento unico. Esistono varie decisioni relative ad alcuni aspetti specifici della gestione del personale che, fino al 1999, era attuata con la collaborazione dei servizi della Commissione. Dal 2000, il servizio del personale della Fondazione è il solo responsabile della gestione del personale. Assunzioni e promozioni 15. Dall'esame di 31 fascicoli personali si evince che vi sono stati problemi per quanto concerne l'annuncio dei posti vacanti, la valutazione e le procedure finali per l'assunzione. La Fondazione dovrebbe, in futuro, migliorare la correttezza e la trasparenza delle proprie procedure di assunzione. Evoluzione dell'organico e dell'attività della Fondazione 16. La tabella dell'organico della Fondazione comprende solamente agenti temporanei (AT). Ogni anno, il numero dei posti da occupare è autorizzato dall'autorità di bilancio contemporaneamente al bilancio. Quest'ultimo, inoltre, può accordare stanziamenti per l'assunzione di agenti ausiliari (AA) e di agenti locali (AL). 17. La tabella 4 illustra l'evoluzione e la ripartizione del personale della Fondazione. In media, il 90 % dei posti previsti dalla tabella dell'organico è stato coperto. I posti restanti sono stati occupati ricorrendo ad agenti ausiliari e soprattutto ad agenti locali. 18. Dalla creazione della Fondazione, sono stati assunti 243 agenti dei quali 115 hanno cessato dalle funzioni. Nel 65 % dei casi, sono stati assunti come AT e nel 35 % dei casi come AA o AL. Alla fine del 2000, gli AT rappresentavano il 90 % degli agenti. In media, dal 1995, le spese di assunzione sono ammontate a circa 2600 euro per ogni agente assunto. 19. In seguito a cambiamenti nel programma di lavoro della Fondazione, nella riunione del 14 aprile 2000, il consiglio d'amministrazione ha convenuto che la Fondazione e la Commissione dovrebbero decidere come utilizzare le risorse umane a medio termine (2000-2004): alcuni agenti dovranno essere riassegnati ed altri considerati in esubero. Di conseguenza, per i prossimi quattro anni è prevista una riduzione netta del personale temporaneo, che passerà da 115 unità alla fine del 2000 a 99 alla fine del 2003. 20. La tabella 5, che analizza l'evoluzione delle assunzioni in base alla modalità, indica che il 71 % di esse si sono svolte tramite una procedura di concorso esterno ai sensi dello statuto, anche se non sempre la procedura è stata applicata con il necessario rigore (cfr. il paragrafo 15). 21. Il tasso di rotazione del personale (AT, AA e AL), tenuto conto degli agenti che lasciano la Fondazione, corrisponde a una media annua del 14 %. Questa percentuale è dovuta, per metà, alla scadenza dei contratti e per metà alla rottura degli stessi a causa, principalmente, degli agenti interessati. 22. Ai fini del controllo, gli agenti sono stati classificati in due categorie: - agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto), vale a dire delle attività che garantiscono la continuità del funzionamento della Fondazione (ad esempio, servizi amministrativi, contabili, di segretariato etc.), - altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi della Fondazione. 23. In media, il 70 % degli agenti del quadro A è da considerare operativo. Considerando tutte le categorie, il 60 % degli agenti della Fondazione potrebbe essere considerato operativo. 24. La tabella 6 illustra l'evoluzione delle spese relative al personale e delle spese di funzionamento. L'evoluzione dei costi salariali nel periodo 1997-2000 è aumentata, in media, del 9,7 % per agente, mentre l'organico si è ridotto del 2,7 %. Il contrasto tra i tassi di crescita è attribuibile, in parte, alla deriva dei salari in seguito agli aumenti inevitabili delle retribuzioni, quali l'adeguamento al costo della vita, gli aumenti legati all'anzianità etc. 25. Per comprendere il rapporto tra l'attività della Fondazione e l'evoluzione dell'organico e dei relativi costi, quest'ultima è stata paragonata a quella dell'importo degli stanziamenti operativi (Titolo III) che sono stati effettivamente spesi (stanziamenti dell'esercizio e stanziamenti riportati) nel corso di un anno. 26. Tale confronto suggerisce che la produttività della Fondazione è aumentata dal 1997. Ciò è confermato dal fatto che le spese relative al Titolo III, che riunisce le spese legate alla realizzazione degli obiettivi della Fondazione, crescono più rapidamente di quelle relative ai Titoli I e II (personale e funzionamento). Conclusione 27. Anche se dalla sua creazione la Fondazione non ha potuto assumere il personale previsto dal bilancio nella tabella dell'organico, ha potuto ovviare a tale situazione attraverso l'assunzione di AA e di AL, nonché ricorrendo ad agenti interinali. 28. Per l'assunzione degli agenti temporanei, la Fondazione adotta, nella maggioranza dei casi, un modello di assunzione esterna simile a quello raccomandato dalle Istituzioni. Tale modello dovrebbe tuttavia essere applicato con maggior rigore (cfr. il paragrafo 15). 29. In termini di produttività globale del personale, la situazione della Fondazione è piuttosto soddisfacente. Sarebbe forse auspicabile che, per i posti relativi ad attività di supporto e ad attività operative che richiedono qualifiche di tipo amministrativo, la Fondazione collaborasse con le Istituzioni e gli altri organismi decentrati per effettuare le assunzioni sulla più ampia base possibile. Inoltre, la Fondazione dovrebbe cercare di migliorare il proprio sistema di informazione e di gestione in materia di personale. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) GU L 131 del 23.5.1990, pag. 4. (2) Conformemente all'articolo 11, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1360/90 del Consiglio, i rendiconti analitici della totalità delle entrate e delle spese della Fondazione per l'esercizio 2000 sono stati stabiliti il 9 aprile 2001 e successivamente trasmessi al consiglio d'amministrazione della Fondazione, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 17 aprile 2001. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi del rendiconto finanziario. (3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sui valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento. (4) GU L 206 del 23.7.1998, pag. 1. TABELLE 1-6 Tabella 1 Esecuzione del bilancio >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999 >SPAZIO PER TABELLA> Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dalla Fondazione. Tabella 3 Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999 Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti in base ai dati forniti dalla Fondazione. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 4 Evoluzione dell'organico >SPAZIO PER TABELLA> AT: Agenti temporanei. AA: Agenti ausiliari. AL: Agenti locali. Tabella 5 Analisi della variazione dell'organico >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 6 Evoluzione dell'organico e dei relativi costi >SPAZIO PER TABELLA> Risposte della fondazione Esecuzione di bilancio e contabilità 7. Il consiglio di amministrazione della Fondazione è stato in grado di concordare e di approvare il Programma di lavoro e il bilancio per il 2000 soltanto il 15 febbraio 2000, provocando in tal modo un ritardo nella stipulazione di diversi contratti, protrattasi sino ad anno inoltrato. Al fine di ottimizzare la produttività e in conformità al suggerimento della Corte, il consiglio di amministrazione è stato convocato in via straordinaria per una terza riunione nel novembre 2000 per approvare il Programma di lavoro e il bilancio 2001 prima dell'inizio dell'anno finanziario. Tale prassi ha avuto una ripercussione positiva sull'esecuzione del bilancio 2001 e verrà adottata anche in futuro. 8. I riporti non automatici del 2000, di cui al punto 8, non riguardano gli stanziamenti al Titolo III, piuttosto quelli al Titolo IV "Spese assegnate" e sono dovuti al trasferimento all'EFILWC a Dublino della presidenza e dell'amministrazione finanziaria e tecnica del Servizio di assistenza comune SI2 (CSS). Rendiconti finanziari e contabilità 10-11. A causa della carenza di risorse umane, la Fondazione ha deciso di abbandonare il progetto di elaborazione del sistema di contabilità generale ed è costretto, di conseguenza, a proseguire con il "vecchio" sistema di contabilità generale CUBIC fintando che non si sarà trovato un possibile sistema sostitutivo. La Fondazione ha attualmente adottato un progetto per sostituire CUBIC con un sistema standardizzato chiamato BOB in grado di integrare completamente la contabilità di bilancio e generale attraverso un software di collegamento con l'SI2, fornendo nel contempo una connessione con il software per le transazioni bancarie. Il sistema è già stato messo in atto con successo da due altri membri del CSS. Controlli interni 12. In linea con il suo piano di sviluppo dell'organico, la Fondazione intende assumere un controllore finanziario interno nel corso dell'esercizio finanziario 2001. Al fine di garantire l'indipendenza del controllore finanziario interno, quest'ultimo non dipenderà dall'Unità Finanza e Legale, ma piuttosto dovrà rendere conto soltanto al Direttore. Tale misura permetterà alla Fondazione di conformarsi alle osservazioni della Corte relative all'esigenza sia di rinforzare il sistema di controllo interno della Fondazione, sia di ridurre il potere del personale contabile. Gestione del personale 14. Dalla sua creazione nel 1994, la Fondazione si è occupata della gestione del proprio personale, grazie anche all'assistenza e alla supervisione della Commissione per la prima fase di assunzione, che ha avuto luogo a Bruxelles. Nel corso degli anni, previa consulenza con i servizi della Commissione rilevanti e il comitato del personale della Fondazione, è stato adottato un corpo normativo completo e consistente che copre l'intero settore della gestione del personale per le categorie assunte presso la Fondazione. Tali norme e decisioni sono sottoposte a regolare aggiornamento, vengono applicate correttamente, nonché pubblicate nella nostra rete interna a disposizione di tutto il personale, pertanto non è mai emersa l'esigenza di "formalizzarle in un unico documento". 15. La maniera in cui si svolgono le procedure di assunzione è totalmente in linea con il CEOS e le norme della Fondazione. Quest'ultima provvederà certamente ad apportare miglioramenti laddove possibile e necessario, pertanto, a tale scopo, nel 2001 il dipartimento Personale della Fondazione è stato rinforzato grazie alla nomina di un agente specificatamente incaricato della gestione amministrativa delle procedure di assunzione. Si rivela, tuttavia, opinabile un confronto con la prassi di assunzione di funzionari permanenti all'interno di istituzioni come la Commissione per un'Agenzia che non prevede posti permanenti (punto 28). Conclusioni 29. In passato, la mancanza di un sistema informatico integrato ha incrementato il margine di errore nella realizzazione di procedure relative al personale. La Fondazione ha pertanto deciso di adottare la banca dati SIC per il personale, ovvero il software standard utilizzato dalla Commissione per la gestione dei dati del suo personale, che comprende anche la gestione di missioni e assenze. L'introduzione di SIC implicherà anche il passaggio dall'attuale sistema basato su supporti cartacei verso un nuovo sistema elettronico per la gestione delle missioni ("SIC-mission" operativo alla fine del 2001) e delle assenze, comprese quelle per malattia ("SIC-Congés" operativo agli inizi del 2002) che incrementerà l'efficienza nella gestione del personale.