relativa alla posizione che dovrà essere assunta a nome dell'Unione europea nel comitato misto istituito dall'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico riguardo all'adozione del regolamento interno del comitato misto, del regolamento interno di un collegio, della procedura di mediazione e del codice di condotta per gli arbitri

4.il codice di condotta per gli arbitri è stabilito come indicato nell'allegato IV.

visto l'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico firmato a Tokyo il 17 luglio 2018, in particolare l'articolo 21.6, paragrafo 2, l'articolo 21.30 e l'articolo 22.1, paragrafi 1, 2 e 4,

Salvo diversa decisione delle parti, tutta la corrispondenza e tutte le comunicazioni tra le parti in merito ai lavori del comitato misto, come pure la preparazione e le deliberazioni riguardanti decisioni e raccomandazioni, sono effettuate in inglese.

3. I punti di contatto sono incaricati di coordinare i preparativi per l'ordine del giorno provvisorio, i progetti di decisioni e i progetti di raccomandazioni del comitato misto, come pure la corrispondenza e le comunicazioni tra il comitato misto e i comitati specializzati, i gruppi di lavoro e gli altri organismi istituiti a norma dell'accordo.

2. Tutti gli scambi di corrispondenza e le comunicazioni tra le parti relativi ai lavori del comitato misto e alle sue riunioni sono effettuati tramite i punti di contatto in conformità all'articolo 22.6, paragrafo 2, lettera c), dell'accordo.

2. Il comitato misto è composto da rappresentanti dell'Unione europea e del Giappone e, in conformità all'articolo 22.1, paragrafo 3, dell'accordo, è copresieduto dal membro della Commissione europea responsabile per il Commercio e dal ministro degli Affari esteri del Giappone.

1. Il comitato misto istituito dall'articolo 22.1, paragrafo 1, dell'accordo tra l'Unione europea e il Giappone per un partenariato economico (di seguito "l'accordo") svolge le sue funzioni come previsto all'articolo 22.1 dell'accordo e assume la responsabilità dell'attuazione e del funzionamento generali dell'accordo.

Ciascuna parte si assume l'onere delle spese da essa sostenute per le riunioni del comitato misto. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni sono a carico della parte che ospita la riunione. Qualora una riunione si svolga al di fuori dell'Unione europea o del Giappone, le parti decidono di comune accordo in merito alla ripartizione delle spese sostenute per l'organizzazione della riunione.

3. Il progetto di verbale congiunto è approvato per iscritto dalle parti non appena possibile e comunque non oltre 70 giorni dalla data della riunione. Una volta approvato, due copie del verbale sono firmate dai punti di contatto e ciascuna parte riceve una copia originale di tali documenti. Le parti possono decidere che la firma e lo scambio di copie per via elettronica soddisfano tale prescrizione.

2. Il progetto di verbale congiunto di ciascuna riunione è redatto dai punti di contatto non appena possibile e comunque non oltre 60 giorni dalla data della riunione.

1. In conformità all'articolo 22.2 dell'accordo le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto sono prese per consenso. Esse possono essere adottate mediante procedura scritta tramite scambio di note tra i copresidenti del comitato.

3.Le parti informano per iscritto ciascuna delle persone nominate per esercitare la funzione di arbitro a norma dell'articolo 21.8 dell'accordo dell'avvenuta nomina. Ciascuna di esse conferma a entrambe le parti la propria disponibilità entro cinque giorni dalla data in cui è stata informata dell'avvenuta nomina.

13.Qualora sorga una questione procedurale non contemplata dal capo 21 dell'accordo, dal presente regolamento interno o dal codice di condotta per gli arbitri di cui all'articolo 21.30, previa consultazione delle parti il collegio può adottare una procedura appropriata compatibile con tali disposizioni.

9.Qualora il termine ultimo per la trasmissione di un documento coincida con un giorno festivo del Giappone o dell'Unione europea o con un qualsiasi altro giorno di chiusura ufficiale o per forza maggiore degli uffici del governo di una parte, il documento si considera ricevuto il giorno lavorativo successivo. Nella riunione organizzativa di cui al paragrafo 4 ciascuna parte presenta un elenco dei propri giorni festivi e di ogni altro giorno di chiusura ufficiale dei propri uffici. Ciascuna parte mantiene l'elenco aggiornato durante la procedura del collegio.

8.Gli errori materiali di scarsa importanza contenuti in richieste, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti relativi ai procedimenti del collegio possono essere corretti mediante trasmissione di un nuovo documento in cui siano chiaramente indicate le modifiche.

7.Le notifiche di cui al paragrafo 5 sono effettuate per posta elettronica o, ove opportuno, con altro mezzo di telecomunicazione che ne comprovi l'invio. Salvo prova contraria, tale notifica si considera ricevuta nel giorno in cui è stata inviata.

Possono partecipare alla riunione, di persona, in teleconferenza o in videoconferenza, solo gli arbitri e i rappresentanti delle parti che siano funzionari o altre persone di un ministero, agenzia o altro ente pubblico.

b)il compenso degli assistenti. Salvo diversa decisione delle parti, l'importo totale dei compensi per l'assistente o gli assistenti di ciascun arbitro non supera il 50 % del compenso di tale arbitro; e

18.Il presidente del collegio notifica per iscritto e a tempo debito alle parti e, laddove pertinente, all'organismo esterno di cui all'articolo 21.25, paragrafo 2, dell'accordo, la data, l'ora e il luogo dell'udienza. Tali informazioni sono messe a disposizione del pubblico dalla parte in cui si svolge l'udienza o, laddove pertinente, dall'organismo esterno di cui all'articolo 21.25, paragrafo 2, dell'accordo a meno che l'udienza non si svolga a porte chiuse.

16.Salvo diversa decisione delle parti, la parte in cui si svolge l'udienza in conformità all'articolo 21.15, paragrafo 2, dell'accordo:

14.Il collegio, previa consultazione delle parti, può modificare qualsiasi termine, eccetto quello stabilito al capo 21 dell'accordo, e può introdurre nel procedimento qualsiasi altro adeguamento di carattere procedurale o amministrativo. Nel consultare le parti, il collegio le informa per iscritto in merito alla modifica o all'adeguamento proposti e alla relativa motivazione.

33.Se una parte ritiene che il presidente del collegio non soddisfi i requisiti del codice di condotta, le parti si consultano e, in caso di comune accordo, selezionano un nuovo presidente in conformità al paragrafo 30.

Se, in seguito a tale richiesta, il presidente conclude che l'arbitro non soddisfa i requisiti del codice di condotta, il nuovo arbitro è selezionato in conformità al paragrafo 30.

32.Se una parte ritiene che un arbitro diverso dal presidente non soddisfi i requisiti del codice di condotta, le parti si consultano e, in caso di comune accordo, selezionano un nuovo arbitro in conformità al paragrafo 30.

31.Se una parte ritiene che un arbitro non soddisfi i requisiti del codice di condotta e che per questa ragione vada sostituito, detta parte ne informa l'altra parte entro 15 giorni dal momento in cui ha raccolto prove sufficienti del fatto che l'arbitro non soddisfa i requisiti del codice di condotta.

30.L'articolo 21.8 dell'accordo si applica mutatis mutandis per la sostituzione di un arbitro in conformità all'articolo 21.11.

28.Il collegio può rivolgere domande scritte a una o a entrambe le parti in qualsiasi momento del procedimento. Le domande rivolte a una parte sono inviate in copia all'altra parte.

43.Qualora le parti non riescano a concordare una lingua di lavoro comune, ciascuna parte trasmette le proprie comunicazioni scritte nella lingua di sua scelta e, ove opportuno, fornisce al contempo una traduzione in una delle lingue di lavoro dell'OMC notificate dall'altra parte in conformità al paragrafo 42. La parte responsabile dell'organizzazione dell'udienza orale predispone, ove opportuno, l'interpretazione delle comunicazioni orali nella stessa lingua di lavoro dell'OMC.

42.Nel corso delle consultazioni di cui all'articolo 21.5 dell'accordo e non successivamente alla riunione organizzativa di cui al paragrafo 4, le parti si adoperano per concordare una lingua di lavoro comune del procedimento dinanzi al collegio. Entro 90 giorni dall'adozione del presente regolamento interno da parte del comitato misto in conformità all'articolo 22.1, paragrafo 4, lettera f), dell'accordo, ciascuna parte notifica all'altra un elenco delle lingue di sua preferenza. L'elenco comprende almeno una lingua di lavoro dell'OMC.

40.Nella propria relazione il collegio elenca tutte le comunicazioni ricevute a norma dei paragrafi 38 e 39. Il collegio non è tenuto a esaminare nella propria relazione le argomentazioni contenute in dette comunicazioni. Le comunicazioni vengono sottoposte alle parti perché possano formulare le loro osservazioni. Il collegio prende in considerazione le osservazioni delle parti che gli siano state presentate entro 10 giorni.

37.Un arbitro non discute di un aspetto della questione oggetto del procedimento con una delle parti o con entrambe le parti in assenza degli altri arbitri.

36.Il collegio non si riunisce né comunica con una parte in assenza dell'altra parte.

35.Qualora una parte presenti al collegio una versione riservata delle sue comunicazioni scritte, essa fornisce inoltre, su richiesta dell'altra parte ed entro 20 giorni dalla data della richiesta, una versione non riservata delle comunicazioni che possa essere divulgata al pubblico. Nessuna delle presenti disposizioni impedisce a una parte di rendere pubbliche le proprie comunicazioni nella misura in cui non divulghi informazioni indicate come riservate dall'altra parte. Il collegio si riunisce a porte chiuse qualora le comunicazioni e le argomentazioni di una parte contengano informazioni riservate. Il collegio e le parti rispettano la riservatezza dell'udienza del collegio che si svolge a porte chiuse.

Se gli arbitri concludono che il presidente non soddisfa i requisiti del codice di condotta, è selezionato un nuovo presidente in conformità al paragrafo 30.

3.Una parte può richiedere in qualsiasi momento l'avvio di una procedura di mediazione tra le parti. La richiesta è presentata all'altra parte per iscritto. La richiesta è sufficientemente dettagliata da consentire all'altra parte di comprendere chiaramente le preoccupazioni della parte che richiede la procedura di mediazione. Nella sua richiesta la parte richiedente descrive la questione contestata:

c)spiegando il nesso di causalità tra la misura e gli effetti negativi sugli scambi e sugli investimenti tra le parti.

4.Prima di indirizzare all'altra parte una richiesta scritta a norma del paragrafo 3, una parte dovrebbe di norma avvalersi delle pertinenti disposizioni in materia di cooperazione o di consultazione previste dall'accordo. Si precisa che le consultazioni a norma dell'articolo 21.5 dell'accordo non sono necessarie prima di avviare la procedura di mediazione.

5.La procedura di mediazione può essere avviata solo di comune accordo tra le parti al fine di cercare soluzioni concordate e prendere in considerazione eventuali pareri e soluzioni proposte dal mediatore. La parte che riceve la richiesta la esamina con debita attenzione e risponde per iscritto entro 10 giorni dal suo ricevimento, accogliendo o respingendo la richiesta. Se la parte che riceve la richiesta non risponde entro tale termine, la richiesta si considera respinta. La data in cui la parte richiedente riceve la risposta della parte che riceve la richiesta in cui essa accoglie detta richiesta è considerata come la data di avvio della procedura di mediazione.

IV. Selezione del mediatore

6.Le parti si adoperano per raggiungere un accordo sulla scelta di un mediatore entro 15 giorni dalla data di avvio della procedura di mediazione.

7.Se le parti non giungono a un accordo sul mediatore entro il termine previsto al paragrafo 6, su richiesta di qualsiasi parte ed entro cinque giorni dalla richiesta, il copresidente del comitato misto della parte richiedente, o il suo delegato, seleziona il mediatore mediante estrazione a sorte dal sottoelenco dei presidenti istituito a norma dell'articolo 21.9, paragrafo 1, dell'accordo. La richiesta è inviata in copia all'altra parte.

8.L'ufficio designato dalla parte richiedente a norma dell'articolo 21.25, paragrafo 1, dell'accordo è responsabile dell'organizzazione dell'estrazione a sorte e informa con il dovuto anticipo i copresidenti del comitato misto della data, dell'ora e del luogo dell'estrazione a sorte. Il copresidente della parte che riceve la richiesta può essere presente all'estrazione a sorte o essere rappresentato da un'altra persona. Possono inoltre essere presenti rappresentanti di entrambe le parti. L'estrazione a sorte è comunque effettuata con la parte o le parti che sono presenti.

9.Salvo diversa decisione delle parti, il mediatore non è cittadino o alle dipendenze né dell'una né dell'altra parte.

10.Il mediatore assiste le parti con imparzialità e trasparenza nel fare chiarezza sulla questione contestata e sui possibili effetti della misura specifica sugli scambi o sugli investimenti nonché nella ricerca di una soluzione concordata.

11.Il codice di condotta per gli arbitri adottato dal comitato misto a norma dell'articolo 21.30 dell'accordo si applica mutatis mutandis al mediatore.

V. Regole della procedura di mediazione

12.Entro 10 giorni dalla data in cui il mediatore è stato scelto di comune accordo a norma del paragrafo 6 o selezionato a norma del paragrafo 7, la parte richiedente presenta per iscritto al mediatore e alla parte che riceve la richiesta una descrizione dettagliata della questione contestata, indicando come la misura specifica è o sarebbe applicata e come essa incide sugli scambi o sugli investimenti. Entro 20 giorni dalla data di trasmissione di questa comunicazione la parte che riceve la richiesta può fornire per iscritto le sue osservazioni in merito alla descrizione. Ciascuna parte può inserire nella propria descrizione o tra le proprie osservazioni le informazioni ritenute pertinenti.

13.Il mediatore può decidere il modo più appropriato per fare chiarezza sulla questione contestata, compresi i possibili effetti della misura specifica sugli scambi o sugli investimenti. Il mediatore può in particolare organizzare riunioni tra le parti, consultare le parti congiuntamente o separatamente e fornire ogni ulteriore sostegno di cui le parti facciano richiesta. Previa consultazione delle parti il mediatore può inoltre chiedere l'assistenza o la consulenza degli esperti e delle parti interessate pertinenti.

14.Il mediatore si adopera per offrire pareri e proporre una soluzione all'esame delle parti. Le parti possono accettare o respingere la soluzione proposta o concordare una diversa soluzione. I pareri o le osservazioni del mediatore non riguardano la compatibilità della misura specifica con l'accordo.

15.Salvo diversa decisione delle parti, la procedura si svolge nella parte che ha ricevuto la richiesta.

16.Le parti si adoperano per pervenire a una soluzione concordata entro 60 giorni dalla data in cui il mediatore è stato scelto di comune accordo a norma del paragrafo 6 o selezionato a norma del paragrafo 7. Se una parte lo richiede, la soluzione concordata è adottata mediante una decisione del comitato misto. Salvo diversa decisione delle parti, le soluzioni concordate sono rese pubbliche. La versione pubblica non può contenere informazioni considerate riservate da una parte. In attesa di una soluzione concordata definitiva le parti possono prendere in considerazione soluzioni provvisorie.

17.Su richiesta di qualsiasi parte il mediatore trasmette alle parti un progetto di relazione scritta dei fatti, che fornisce una sintesi:

a)della questione contestata, compresi i possibili effetti della misura specifica sugli scambi o sugli investimenti;

b)delle procedure applicate;

c)dei pareri espressi dalle parti, dagli esperti e dalle parti interessate, laddove pertinente; e