RELAZIONE

sui conti annuali dell’impresa comune Clean Sky relativi all’esercizio 2013, corredata delle risposte dell’impresa comune

(2014/C 452/03)

INDICE

INTRODUZIONE

L’impresa comune Clean Sky, con sede a Bruxelles, è stata costituita nel dicembre 2007 (1) per un periodo di dieci anni e ha iniziato a operare in maniera autonoma il 16 novembre 2009.

L’obiettivo dell’impresa comune Clean Sky è di accelerare lo sviluppo, la convalida e la dimostrazione di tecnologie ecologiche per il trasporto aereo nell’UE da diffondere il più rapidamente possibile (2) . Le attività di ricerca coordinate dall’impresa comune si articolano in sei settori tecnologici o «dimostratori tecnologici integrati» (DTI).

Il contributo massimo dell’UE all’impresa comune Clean Sky per i costi di funzionamento e le attività di ricerca è pari a 800 milioni di euro, provenienti dalla dotazione del settimo programma quadro per la ricerca (3) . Gli altri membri dell’impresa comune apportano un contributo almeno equivalente al contributo dell’UE, con la possibilità di contributi in natura.

INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ

A giudizio della Corte i conti annuali dell’impresa comune presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2013, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell’impresa comune e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione.

L’audit comporta l’esecuzione di procedure volte a ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell’auditor, basato su una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina qualunque controllo interno applicabile alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti, nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, e definisce procedure di audit adeguate alle circostanze. L’audit include altresì una valutazione dell’adeguatezza delle politiche contabili, della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti.

È responsabilità della Corte presentare al Parlamento europeo e al Consiglio (8) , sulla base dell’audit espletato, una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti annuali e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte espleta l’audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC nonché ai princìpi internazionali delle istituzioni superiori di controllo dell’INTOSAI. In base a tali princìpi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una ragionevole certezza riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’impresa comune, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti.

le responsabilità della direzione riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti e alla conformità al principio della sana gestione finanziaria richiedono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente, che comprende l’opportuna supervisione e misure appropriate per prevenire le irregolarità e le frodi nonché, se necessario, azioni legali per recuperare i fondi indebitamente versati o non correttamente utilizzati.

Le responsabilità della direzione per i conti annuali dell’impresa comune comprendono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno adeguato ai fini della preparazione e della fedele presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore, la selezione e l’applicazione di politiche contabili appropriate basate sulle norme contabili adottate dal contabile della Commissione (7) e l’elaborazione di stime contabili ragionevoli rispetto alle circostanze. Il direttore approva i conti annuali dell’impresa comune dopo che il contabile li ha preparati, sulla base di tutte le informazioni disponibili, e corredati di una nota nella quale dichiara, tra l’altro, di avere la ragionevole certezza che essi forniscono un’immagine fedele, sotto tutti gli aspetti rilevanti, della situazione finanziaria dell’impresa comune;

Le osservazioni che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte.

OSSERVAZIONI SULLA GESTIONE FINANZIARIA E DI BILANCIO

Esecuzione del bilancio

Il bilancio rettificativo definitivo del 2013 ha incluso stanziamenti d’impegno per 250,4 milioni di euro e stanziamenti di pagamento per 158,2 milioni di euro (9) . Il tasso di utilizzo degli stanziamenti d’impegno è stato del 90,6 %, mentre quello degli stanziamenti di pagamento del 87,7 %. Il tasso più basso per gli stanziamenti di pagamento, sebbene migliore rispetto al 2012 (75 %), riflette ancora ritardi nell’esecuzione del bilancio. Ciò dipende principalmente da ritardi nell’attuazione delle funzioni e dall’intervallo di tempo intercorso tra la pubblicazione dell’invito a presentare proposte e la firma delle convenzioni di sovvenzione (10) .

Il contributo massimo dell’Unione Europea all’impresa comune Clean Sky per le spese di funzionamento e le attività di ricerca è di 800 milioni di euro. Ai sensi del regolamento del Consiglio che istituisce l’impresa comune (11) gli altri membri dell’impresa comune apportano un contributo pari ad almeno 600 milioni di euro, comprensivi del loro contributo per i costi di funzionamento (12) .

OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI CHIAVE DEI SISTEMI DI SUPERVISIONE E CONTROLLO DELL’IMPRESA COMUNE

Nel corso del 2013, l’impresa comune ha ulteriormente migliorato le procedure di gestione nonché le procedure amministrative, finanziarie e contabili. Lo strumento di gestione delle sovvenzioni (Grant Management Tool, GMT) (14) è stato completato con l’introduzione delle modifiche alle dichiarazioni di spesa. Informazioni complete in merito agli audit ex post devono ancora essere integrate nel sistema.

Inoltre, il contabile ha testato il funzionamento del GMT ed ha individuato numerose carenze, in particolare in merito alla funzione usata per inserire i commenti dei responsabili finanziari e dei verificatori incaricati. Questa funzione è essenziale per la procedura di convalida, pertanto l’impresa comune deve colmare tali lacune.

Per quanto concerne il controllo ex ante sulle attività svolte dai membri dell’impresa comune Clean Sky, in un caso (contrariamente alle disposizioni finanziarie dell’impresa comune e del suo manuale di procedura) lo stesso agente ha effettuato la procedura di convalida dell’impegno sia in qualità di agente verificatore sia di ordinatore; vi è stato un pagamento per il quale l’agente verificatore era anche l’ordinatore; in un altro caso, la relazione di valutazione tecnica (parte essenziale della procedura di verifica operativa) non era disponibile nel GMT.

i partner dell’impresa comune spesso presentano le dichiarazioni di spesa in ritardo. Al 31 dicembre 2013, almeno 56 su 163 dichiarazioni di spesa non erano state presentate all’impresa comune nei tempi stabiliti. In 15 casi, il ritardo era superiore ad un anno.

in un altro caso ancora, le convenzioni di sovvenzione con il partner sono state firmate cinque mesi dopo l’inizio delle attività, in assenza di un documento giustificativo della necessità di dare il via alle attività prima della firma della convenzione di sovvenzione;

in un caso, i compiti di verifica finanziaria ed operativa e l’autorizzazione erano affidati allo stesso funzionario, in violazione delle disposizioni previste dal manuale di procedura finanziaria e del principio della separazione delle funzioni; in altri tre casi, i compiti dei responsabili finanziari e dell’ordinatore erano svolti dalla stessa persona;

le liste di controllo utilizzate per la verifica ex ante delle dichiarazioni di spesa non erano sempre complete;

Le seguenti carenze sono state rilevate in relazione ai controlli ex ante sulle dichiarazioni di spesa presentate dai partner Clean Sky:

ALTRE OSSERVAZIONI

Quadro giuridico

Il nuovo regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell’UE è stato adottato il 25 ottobre 2012 ed è applicabile a decorrere dal 1o gennaio 2013 (15) . Tuttavia, il regolamento finanziario-tipo per organismi di partenariato pubblico-privato di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 è entrato in vigore soltanto a partire dall’8 febbraio 2014 (16) . Il regolamento finanziario dell’impresa comune è stato modificato il 3 luglio 2014 per tener conto di tali cambiamenti.

Funzione di audit interno e servizio di audit interno della Commissione

Nel 2013, il revisore interno, in collaborazione con una società di audit esterna, avviò un audit dei processi operativi dell’impresa comune relativi al «Coordinamento e valutazione delle attività dei DTI» e alla «Gestione delle attività dei partner». Al momento dell’audit della Corte, la relazione finale di audit non era disponibile.

Il 28 marzo 2013, l’impresa comune ha adottato un piano d’azione in risposta alle osservazioni avanzate dal servizio di audit interno della Corte in merito alla gestione delle sovvenzioni — pianificazione annuale (17) . Al momento dell’audit, l’attuazione di tali azioni non era totalmente completata.

Il 14 marzo 2014, il servizio di audit interno della Commissione (IAS) ha presentato i risultati dell’audit relativo all’adeguamento e all’efficacia del sistema di controllo interno in merito alla gestione delle sovvenzioni e alla loro attuazione finanziaria. Dall’audit è emerso che il sistema di controllo interno in atto forniva una ragionevole certezza riguardo al raggiungimento degli obiettivi operativi stabiliti dall’impresa comune per la gestione delle sovvenzioni e la loro attuazione finanziaria, anche sono stati formulati quattro rilievi importanti ed altri due molto importanti (18) .

Il 31 marzo 2011, il consiglio di direzione ha adottato la carta delle funzioni (mission charter) del servizio di audit interno della Commissione. Non è tuttavia ancora stato modificato il regolamento finanziario dell’impresa comune per includervi le disposizioni del regolamento quadro (20) relative ai poteri del revisore interno della Commissione.

Monitoraggio e presentazione dei risultati della ricerca

La decisione relativa al settimo programma quadro (7 PQ) (21) istituisce un sistema di monitoraggio e presentazione dei risultati avente per oggetto la protezione, la diffusione e il trasferimento dei risultati della ricerca. L’impresa comune ha sviluppato delle procedure, ma il monitoraggio non soddisfa totalmente le disposizioni della decisione, in particolare per quanto riguarda la divulgazione dei risultati di ricerca e la loro integrazione nel sistema della Commissione (22) .

Conflitto d’interessi

Il 13 dicembre 2013 l’impresa comune ha adottato il codice di condotta per la prevenzione e l’attenuazione dei conflitti di interesse applicabile ai membri privati del consiglio di direzione. Al momento dell’audit, non era stato ancora adottato un codice di condotta per la prevenzione e l’attenuazione dei conflitti di interesse applicabile al personale dell’impresa comune e agli altri agenti (esperti inclusi).

L’impresa comune non ha ancora sviluppato una banca dati per registrare conflitti di interesse, incompatibilità, dichiarazioni e documenti connessi.

La seconda valutazione intermedia della Commissione (23)

La relazione contiene numerose raccomandazioni relative al numero insufficiente di personale tecnico in grado di esercitare la propria attività, al bisogno di armonizzare le relazioni sui progressi e le relative tecniche di valutazione tra i membri dei DTI dell’impresa comune nonché ai miglioramenti necessari nelle procedure di selezione dei subappaltatori. L’impresa comune dovrebbe anche documentare meglio l’andamento delle convenzioni di sovvenzione, in modo da migliorare la conformità e la performance complessive.

Seguito dato a precedenti osservazioni

Il piano di continuità operativa dell’impresa comune è stato adottato dal direttore esecutivo il 29 novembre 2013. Ha per oggetto il ripristino in caso di disastro, eventuali provvedimenti immediati da adottare i meccanismi di ripristino e la prosecuzione delle attività. Dovrebbe essere aggiornato entro la fine del 2014.

(1) Regolamento (CE) n. 71/2008 del Consiglio, del 20 dicembre 2007, che istituisce l’impresa comune Clean Sky (GU L 30 del 4.2.2008, pag. 1).

(2) L’allegato illustra in maniera sintetica, a titolo informativo, le competenze, le attività e le risorse disponibili dell’impresa comune.

(3) Il settimo programma quadro, adottato con decisione n. 1982/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 412 del 30.12.2006, pag. 1), riunisce tutte le iniziative dell’UE in tema di ricerca sotto un unico tetto, svolgendo un ruolo cruciale per il raggiungimento degli obiettivi di crescita, competitività e occupazione. Esso rappresenta inoltre un pilastro chiave dello Spazio europeo della ricerca.

(4) Questi conti comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, il prospetto di variazioni del patrimonio netto e un riepilogo delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative.

(5) Queste includono le relazioni sull’esecuzione del bilancio, una sintesi dei principi di bilancio e altre note esplicative.

(6) GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72.

(7) Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (International Federation of Accountants — IFAC) o, se applicabili, dai princìpi contabili internazionali [International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS)] emanati dall’International Accounting Standards Board (IASB).

(8) Articolo 208, paragrafo 2 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).

(9) Gli auditor hanno osservato che le cifre relative al titolo IV del bilancio 2013 originariamente adottato e quelle contenute nel bilancio rettificativo n. 1 del 2013 sono inesatte in entrambe i documenti, e che sono state corrette nel bilancio rettificativo n. 2 del 2013, adottato il 10 novembre 2013. Ciò non ha influito sull’esecuzione del bilancio.

(10) L’invito a presentare proposte SP1 — JTI — CS- 2013-01 del 2013 è stato bandito il 17 gennaio 2013. La procedura di valutazione si è conclusa il 17 maggio 2013. A dicembre 2013, soltanto il 36 % delle convenzioni di sovvenzione (14 su 38) risultava firmato: il tempo medio occorrente per la firma è di nove mesi dalla data dell’invito, e di cinque mesi dalla fine delle trattative.

(11) Articoli 5, paragrafi 1 e 4 del regolamento (CE) n. 71/2008 del Consiglio.

(12) L’articolo 12, paragrafo 3 dell’allegato 1 del regolamento (CE) n. 71/2008 del Consiglio dispone che «I costi di funzionamento dell’impresa comune Clean Sky sono equamente ripartiti fra la Comunità, che finanzia il 50 % dei costi totali, e gli altri membri, che finanziano in contanti il restante 50 %. I costi di funzionamento dell’impresa comune Clean Sky non superano il 3 % del contributo globale in contanti e dei contributi in natura dei membri e dei partner di cui all’articolo 13».

(13) Compresi i contributi dei membri già convalidati oppure ricevuti ma non ancora convalidati, e il contributo in contanti di 10 milioni di euro a copertura dei costi di funzionamento.

(14) Il GMT è un’applicazione specifica per la gestione delle informazioni finanziarie relative all’attuazione delle convenzioni di sovvenzione con i membri, che rappresentano il 75 % del bilancio operativo.

(15) Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione e che abroga il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).

(16) Regolamento delegato (UE) n. 110/2014 della Commissione, del 30 settembre 2013 , che stabilisce il regolamento finanziario tipo degli organismi di partenariato pubblico-privato di cui all’articolo 209 del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 38 del 7.2.2014, pag. 2).

(17) Le principali osservazioni nella relazione si riferiscono ai ritardi nell’applicazione del programma, al sottoutilizzo degli stanziamenti di bilancio e alle difficoltà nella valutazione del consumo delle risorse (le cifre del bilancio annuale sono presentate dai membri dei DTI dell’impresa comune a livello di pacchetto di lavori, mentre l’impresa comune monitora le attività a livello di realizzazioni).

(18) I rilievi molto importanti riguardano i miglioramenti da perseguire per la formalizzazione della procedura di convalida delle realizzazioni dei progetti e i miglioramenti da apportare agli orientamenti consolidati sulla convalida ex ante e alle liste di controllo per la gestione delle sovvenzioni e la loro attuazione finanziaria.

(19) Nella relazione finale del 22 novembre 2013 veniva segnalata la necessità di formalizzare una politica di sicurezza informatica e di includere procedure/controlli dettagliati nei contratti futuri con i fornitori di servizi informatici.

(20) Regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all’articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (GU L 357 del 31.12.2002, pag. 72).

(21) L’articolo 7 della decisione 1982/2006/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 18 dicembre 2006 concernente il settimo programma quadro della Comunità europea per le attività di ricerca, sviluppo tecnologico e dimostrazione (2007-2013) stabilisce che la Commissione controlla costantemente e sistematicamente l’attuazione del settimo programma quadro e dei suoi programmi specifici e riferisce e divulga periodicamente i risultati di tale controllo.

(22) Cfr. i rilievi della relazione annuale sui progressi del 2012 presentata dalla Commissione al Parlamento europeo ed al Consiglio sulle attività delle imprese comuni dell’iniziativa tecnologica congiunta [SWD(2013) 539 definitivo] in merito all’integrazione dei risultati ottenuti nei progetti di ricerca all’interno del sistema di comunicazione e divulgazione della Commissione.

(23) Seconda valutazione intermedia dell’impresa comune Clean Sky dell’ottobre 2013.

24 posti previsti nella tabella dell’organico (18 per il personale temporaneo e sei per agenti contrattuali), di cui 23 sono stati occupati (17 addetti a attività operative e sei a funzioni miste).

L’organo direttivo dell’impresa comune è il consiglio di direzione. Il direttore esecutivo è a capo dell’equipe di direzione. I partner industriali sono rappresentati in vario modo, come ad esempio nei comitati direttivi dei DTI e nel gruppo dei rappresentanti degli Stati nazionali.

ESECUZIONE DEL BILANCIO

14. L’impresa comune (IC) ha migliorato la propria esecuzione del bilancio nel 2013. I ritardi restanti, sebbene in parte imputabili al ritardo per la firma delle GAP (1), sono altresì connessi all’effettivo riorientamento di alcune delle attività operative intervenuto man mano che avanzano le attività di ricerca. La mancata puntualità nel raggiungimento di alcune tappe fondamentali può dipendere da evenienze normali o da imprevisti di alcune attività di ricerca, per le quali sono necessari più tempo e ulteriori sforzi in seno ai dimostratori tecnologici integrati (DTI) ma dopo il periodo di riferimento 2012. Ciò fa parte della sfida gestita dall’IC per un programma complesso e su ampia scala qual è questo.

16. L’importo impegnato dell’Unione europea sarà sempre più elevato delle risorse dei membri privati poiché questi ultimi considerano unicamente il contributo in contanti convalidato (2), mentre l’impegno (UE) copre alcune convenzioni di sovvenzione pluriennali non ancora attuate in toto. Si può anche osservare che la Commissione europea aveva l’obbligo di impegnare l’intero valore del programma prima del termine del 2013 in quanto quello era l’ultimo anno del settimo programma quadro. L’IC si impegna con i membri privati solo dopo aver approvato le attività tecniche previste per il/i prossimo/i periodo/i mediante convenzioni di sovvenzione. I dettagli di tali attività per gli ultimi anni del programma saranno finalizzati solo nel 2015; pertanto le attività non sono ancora impegnate o convalidate.

17. Una funzione specifica per l’esercizio di audit ex post è stata sviluppata nello strumento di gestione delle sovvenzioni (GMT) ad aprile 2014. Tale funzione sarà ulteriormente potenziata per consentire che quest’anno avvenga l’integrazione nel sistema dei dati relativi all’audit ex post.

18. A seguito degli sviluppi già registrati nel primo semestre 2014, entro la fine di quest’anno sarà introdotta una nuova versione del GMT, che rimedierà a diverse carenze individuate. È prevista in particolare la revisione approfondita della funzione che consente ai responsabili finanziari e di progetto di formulare osservazioni nel corso del processo di convalida.

19. Per quanto concerne il controllo ex ante dell’impegno convalidato, le due funzioni (verificatore finanziario e ordinatore) sono state ricoperte in via eccezionale dal capo dell’Amministrazione e finanze, il quale fungeva da back-up dell’ordinatore durante il congedo annuale del direttore esecutivo. Essendo Clean Sky costituita da un team ridotto, durante il congedo annuale di molti soggetti, l’assenza della separazione delle funzioni può verificarsi in casi eccezionali. A tale riguardo, e per garantire il sano funzionamento del sistema di controllo, l’IC ha aggiornato il sistema di back-up finanziario introducendo nuovi soggetti per rivestire i ruoli di verificatore finanziario e di ordinatore delegato e ora monitora da vicino la continuità delle operazioni durante le assenze. Va tuttavia notato che, anche in questi casi, le funzioni di iniziazione e verifica/autorizzazione sono mantenute distinte. L’unico caso relativo all’assenza della relazione di valutazione è stato rettificato nello strumento GMT.

20. L’impresa comune prende atto delle carenze individuate e si adopera per insistere ulteriormente sulla coerenza dell’applicazione delle norme e procedure vigenti. Per quanto riguarda i ritardi nella presentazione delle dichiarazioni di spesa, l’IC sta monitorando la questione; ha inviato dei solleciti in tutti i casi e, ove opportuno, ha intrapreso azioni di follow-up per insistere su questa rendicontazione. Si impegnerà a migliorare questa parte del processo nel corso del 2014.

21. Nessuna osservazione.

22. La relazione finale di audit è stata firmata il 26 marzo 2014 ed è stata portata all’attenzione del presidente del consiglio di direzione e del direttore esecutivo di Clean Sky. Sono state convenute azioni con la direzione dell’IC per attenuare la portata dei 2 rilievi molto importanti e dei 4 rilievi importanti. L’attuazione delle azioni sarà monitorata dal responsabile dell’audit interno nel corso dell’esercizio 2014.

23. Per le 4 raccomandazioni importanti del servizio di audit interno (IAS), l’IC ha continuato ad attuare le azioni secondo il calendario convenuto. L’attuazione è tuttora in corso.

24. L’attuazione delle azioni riguardanti le 2 raccomandazioni molto importanti è quasi completa. I documenti di orientamento per la convalida delle dichiarazioni di spesa per le GAM sono stati perfezionati per i responsabili finanziari e di progetto, le liste di controllo sono state ulteriormente migliorate e un modello per la relazione di valutazione tecnica dell’esercizio di riferimento annuale per le GAM è stato messo a punto e divulgato presso i responsabili di progetto. Riguardo all’approvazione dei prodotti attesi dai partner, è stata inserita nel manuale di gestione dell’impresa comune Clean Sky una precisazione sul ruolo e sulle mansioni dei responsabili degli ambiti in supporto ai responsabili finanziari dell’IC.

25. L’impresa comune Clean Sky ha elaborato un piano di azione per rispondere alle raccomandazioni della valutazione dei rischi informatici espletata dal servizio di audit interno e attuerà queste azioni entro la fine del 2014.

26. Le disposizioni del regolamento quadro attualmente applicabile relative ai poteri del revisore interno della Commissione sono state applicate dall’impresa comune Clean Sky in pratica dal 2011 e ora sono integrate nelle regole finanziarie dell’IC di recente adozione.

27. L’IC ha preso atto delle constatazioni della Corte e in ragione di ciò ha aggiornato i propri strumenti di monitoraggio già nel 2014. Intanto ha richiesto e ricevuto in proposito risultati consolidati dai membri privati, tra cui i rispettivi piani di divulgazione. L’IC sta utilizzando il sistema della Commissione, CORDA, per pubblicare le sintesi dei progetti GAP, che sono già pubblicate online. Inoltre 4 delle 7 sintesi delle relazioni annuali GAM del 2013 sono già disponibili sul sito web dell’IC. Le altre 3 lo saranno entro metà settembre 2014.

28. e 29. All’inizio di luglio 2014 i consigli di direzione di tutte le imprese comuni hanno adottato nuove norme in materia di riservatezza e di conflitto di interessi sulla base di un modello proposto dalla Commissione europea. Per tenere un registro delle dichiarazioni del consiglio di direzione di Clean Sky, l’IC istituirà un registro su conflitti di interesse, incompatibilità e altri documenti connessi nonché una banca dati elettronica per il relativo monitoraggio. Ciò sarà attuato entro la fine dell’esercizio 2014. Al momento dell’audit, la banca dati per il personale non esisteva. Si prevede di alimentarla entro la fine di ottobre 2014. La banca dati consentirà all’IC di aggiornare i propri dati ove opportuno e di disporre di tutte le informazioni e tutti gli elementi da considerare qualora si manifestasse un potenziale caso di conflitto d’interessi nonché di adottare le misure opportune.

30. e 31. L’IC ha predisposto una sintesi dell’analisi SWOT, che è stata effettuata dai valutatori, e delle raccomandazioni per la riunione del consiglio di direzione a dicembre 2013. Quest’ultimo si è dichiarato d’accordo con le raccomandazioni e ha chiesto all’IC di dar seguito all’attuazione dei punti pertinenti. La direzione dell’IC sta seguendo un piano d’azione. Gran parte delle azioni di attuazione interesserà le revisioni annuali, il manuale di gestione, le GAM o il regolamento interno del consiglio di direzione. L’IC inoltre farà tesoro degli insegnamenti tratti da questa valutazione per migliorare la gestione di entrambi i programmi. In merito alla situazione dell’organico, come riportato sia nei piani di attuazione annuali 2012 e 2013 sia nelle relazioni annuali di attività 2012 e 2013, l’IC è rimasta al di sotto del livello di effettivi richiesto per l’esecuzione di tutte le mansioni attese né da un punto di vista tecnico né finanziario. In seguito all’adozione della nuova tabella dell’organico a luglio 2014 l’IC è autorizzata a coprire altri 18 posti, la maggior parte dei quali sarà dedicata a ruoli tecnici. Ciò consentirà all’IC di migliorare la conformità e le prestazioni generali delle convenzioni di sovvenzione in futuro.

(1) GAP sta per «Grant agreement for Partners» (convenzione di sovvenzione per partner). Almeno 200 milioni di EUR sono destinati alle attività dei partner mediante inviti a presentare proposte del programma Clean Sky. GAM sta per «Grant agreement for Members» (convenzione di sovvenzione per membri). Un massimo di 600 milioni di EUR è destinato ai membri delle attività di ricerca Clean Sky.

(2) L’impresa comune ha attuato un sistema in grado di assicurare che, ogniqualvolta sia convalidato un contributo in contanti dell’UE, il relativo 50 % del contributo in natura è fornito dall’industria.