RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

SULLO STATO DI AVANZAMENTO DEL SISTEMA DI INFORMAZIONE VISTI (VIS) NEL 2011 (presentata a norma dell’articolo 6 della decisione 2004/512/CE del Consiglio)

INDICE

RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO SULLO STATO DI AVANZAMENTO DEL SISTEMA DI INFORMAZIONE VISTI (VIS) NEL 2011 (presentata a norma dell’articolo 6 della decisione 2004/512/CE del Consiglio)................................................................................... 2

1........... Introduzione................................................................................................................... 4

2........... Quadro giuridico del VIS................................................................................................ 4

3........... Evoluzione durante il periodo di riferimento...................................................................... 4

3.1........ Sviluppo e prove tecniche del sistema centrale................................................................. 4

3.2........ Sviluppo del sistema di confronto biometrico (BMS)....................................................... 5

3.3........ Meccanismo di comunicazione VIS Mail......................................................................... 5

3.4........ Preparativi dei siti e rete.................................................................................................. 5

3.5........ Consegna del sistema centrale alle autorità francesi (C.SIS)............................................. 6

3.6........ Pianificazione nazionale degli Stati membri....................................................................... 6

3.7........ Inizio delle attività del VIS nell’Africa settentrionale......................................................... 7

3.8........ Inizio delle attività del VIS in regioni diverse dall’Africa settentrionale............................... 8

3.9........ Dati statistici................................................................................................................... 8

4........... Contratto per la manutenzione del VIS in condizioni di efficienza operativa e il suo aggiornamento tecnologico 9

5........... Campagna informativa.................................................................................................... 9

6........... Gestione del progetto.................................................................................................... 10

6.1........ Pianificazione e copertura di bilancio............................................................................. 10

6.2........ Gestione dei rischi......................................................................................................... 10

7........... Gruppo “Amici del VIS”............................................................................................... 11

8........... Conclusioni................................................................................................................... 12

9........... Allegato: Gruppi di lavoro VIS...................................................................................... 12

9.1........ Comitato SISVIS......................................................................................................... 12

9.2........ Riunioni dei responsabili dei progetti nazionali VIS......................................................... 12

9.3........ Gruppo consultivo “Prove tecniche”.............................................................................. 12

9.4........ Gruppo di esperti VIS Mail........................................................................................... 13

1. Introduzione

La Commissione presenta al Consiglio e al Parlamento europeo l’ottava relazione sullo stato di avanzamento del sistema di informazione visti (VIS)[1], in conformità dell’articolo 6 della decisione 2004/512/CE del Consiglio, dell’8 giugno 2004, che istituisce il sistema di informazione visti[2]. La relazione rende conto dell’attività svolta dalla Commissione da gennaio a dicembre 2011.

2. Quadro giuridico del VIS

A norma dell’articolo 48 del regolamento VIS[3], la Commissione europea ha adottato il 21 settembre 2011 una decisione di esecuzione che stabilisce la data di inizio delle attività del sistema d’informazione visti (VIS) in una prima regione (2011/636/UE)[4]. La data scelta è l’11 ottobre 2011 (si veda la sezione 3.7).

Anche il regolamento (UE) n. 977/2011 della Commissione, del 3 ottobre 2011, che modifica il codice dei visti è stato adottato nel corso del periodo cui la relazione fa riferimento[5].

Nel 2011 non è stato adottato nessun altro strumento giuridico relativo al VIS.

3. Evoluzione durante il periodo di riferimento

3.1. Sviluppo e prove tecniche del sistema centrale

Nel periodo di riferimento della relazione sono state completate con successo due fasi di prova, la prima delle quali ha visto coinvolti 7 paesi partecipanti e la seconda 16 (gli stessi 7 e altri nove)[6]. Le due fasi di test sono state ultimate in ritardo rispetto a quanto programmato inizialmente (ma pur sempre prima della fine del periodo di riferimento) a motivo della necessità di replicare alcune prove che hanno dimostrato la stabilità e la robustezza del sistema. Alla fine è stato concluso che entrambe le serie di prove avevano soddisfatto i requisiti contrattuali.

Il sistema è stato messo effettivamente in servizio l’11 ottobre 2011 presso gli uffici consolari abilitati a rilasciare visti degli Stati Schengen nell’Africa settentrionale (Algeria, Egitto, Libia, Marocco, Mauritania e Tunisia). Conformemente al codice frontiere Schengen modificato[7], 20 giorni dopo l’avvio delle operazioni, ossia il 31 ottobre 2011, gli Stati membri hanno iniziato la verifica di tutti i visti, almeno con riferimento al numero del visto adesivo, rispetto ai dati forniti dal VIS, presso tutti i valichi di frontiera Schengen.

Il 19 dicembre 2011, il Liechtenstein ha aderito allo spazio Schengen è si è collegato con successo al VIS.

3.2. Sviluppo del sistema di confronto biometrico (BMS)

Nel periodo di riferimento, il sistema di confronto biometrico (BMS), che fornisce servizi di confronto delle impronte digitali al VIS, ha sostenuto le verifiche operative del sistema e le prove di accettazione provvisoria del VIS senza incontrare problemi.

Il BMS è diventato operativo insieme al VIS l’11 ottobre 2011. Il periodo di cinque mesi destinato al collaudo definitivo del sistema ha cominciato a decorrere dal giorno successivo.

Nel periodo tra l’11 ottobre 2011 e il 31 dicembre 2011 il BMS ha registrato un totale di 170 138 serie di impronte digitali, che sono state trasmesse, in grande maggioranza, da Francia, Germania, Italia e Spagna. Gli Stati membri hanno continuato a usare nei propri dispositivi di acquisizione delle impronte digitali i kit di software forniti dal contraente del BMS. Alcuni Stati membri hanno nettamente migliorato la qualità delle impronte digitali nei primi mesi, mentre in altri Stati membri la qualità delle impronte digitali trasmesse deve essere migliorata. Gli Stati membri hanno anche cominciato a verificare le impronte digitali presso i valichi di frontiera, misura, questa, facoltativa nel corso di un periodo transitorio di tre anni in conformità del codice frontiere Schengen.

3.3. Meccanismo di comunicazione VIS Mail

Per quanto riguarda il VIS Mail nel corso del periodo di riferimento sono state superate due tappe principali. La prima è l’avvio delle operazioni con gli uffici consolari presenti in questa regione volte allo scambio di un numero limitato di messaggi per la cooperazione consolare, attraverso l’infrastruttura di produzione del VIS Mail. La seconda tappa importante è la finalizzazione della fase 2 delle specifiche del VIS Mail. In questa fase, che avrà inizio dopo la diffusione a livello mondiale del VIS, VIS Mail integrerà la funzionalità della rete di consultazione Schengen. La procedura per l’adozione di una decisione di esecuzione della Commissione riguardante le specifiche tecniche è stata avviata verso la fine del periodo di riferimento. Il 9 dicembre 2011 il comitato SISVIS, riunitosi in formazione VIS, ha espresso parere positivo sul progetto di specifiche tecniche. La decisione dovrebbe essere adottata nel corso del 2012 (cfr. sezione 9.1).

3.4. Preparativi dei siti e rete

La Romania si è collegata alla rete sTESTA nel corso del periodo di riferimento e il Liechtenstein ha avuto accesso all’ambiente di produzione a fine dicembre 2011. Le principali attività connesse alla rete durante il periodo di riferimento sono state (a) garantire le operazioni del meccanismo facoltativo di passaggio, in caso di incidente (“failover”), dal sito primario al sito di back-up; (b) fornire un server per il Network Time Protocol che consenta una sincronizzazione temporale tra il sito centrale e i siti degli Stati membri; (c) aggiornare la tecnologia della rete, che ha migliorato la robustezza dei dispositivi crittografici; (d) testare il VIS Mail Relay; (e) fornire al personale del C.SIS una infrastruttura di comunicazione per le loro interazioni con gli Stati membri; (f) fornire un portale web contenente una panoramica dettagliata dello stato della rete, disponibile al personale del C.SIS per le loro attività di controllo; e, infine, (g) monitorare la rete VIS nelle fasi cruciali di prova prima e immediatamente dopo l’inizio delle operazioni del VIS.

Il “meccanismo di failover” consente agli Stati membri che dispongono di un sistema nazionale di back-up di garantire la continuità delle operazioni in caso di avaria del sistema nazionale. L’“esercizio di failover” è stato portato a termine con successo in 12 Stati membri entro la fine del 2011. L’esercizio continuerà nel 2012 per gli altri Stati membri interessati all’attuazione di questa soluzione.

3.5. Consegna del sistema centrale alle autorità francesi (C.SIS)

Successivamente al superamento di tutte le fasi di prova, il sistema centrale è stato progressivamente consegnato alle autorità francesi a Strasburgo (C.SIS) per un periodo di tre settimane nel settembre 2011. Il processo comprendeva diversi interventi tecnici sul VIS e sul BMS, quali la pulizia della base di dati e la ripetizione di varie procedure operative (ad esempio switchover/switchback, stop/start).

Per un periodo transitorio, prima che l’autorità di gestione (l’Agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia) assuma le sue funzioni a decorrere dal 1° dicembre 2012, la Commissione si incaricherà della gestione quotidiana del sistema. In linea con il regolamento VIS, la Commissione può affidare la gestione operativa del VIS a organismi pubblici nazionali di due Stati membri diversi. È stato stipulato un contratto con le autorità nazionali francesi per la fornitura di servizi relativi alla gestione operativa. Contratti sono stati conclusi anche con Francia e Austria in materia di infrastrutture nella sede centrale di Strasburgo e nell’unità di back-up a St. Johann im Pongau.

3.6. Pianificazione nazionale degli Stati membri

Oltre alla disponibilità del VIS centrale, affinché il sistema potesse entrare in funzione erano fondamentali i progressi nei progetti nazionali.

Attraverso il meccanismo di informazione mensile sviluppato nell’ambito del gruppo “Amici del VIS” (cfr. sezione 7), ciascuno degli Stati membri ha sistematicamente comunicato che i propri progressi erano conformi al calendario stabilito per la data prevista per l’inizio delle attività nella prima regione di diffusione (Africa settentrionale).

Per quanto riguarda le prove di conformità (CT) dei sistemi nazionali, la Repubblica ceca e la Grecia hanno completato con successo i test durante la prima parte del periodo di riferimento, chiudendo così il ciclo di test di conformità con tutti i paesi Schengen.

Come già nel 2010, nel 2011 sono state organizzate visite nell’Africa settentrionale per ottenere informazioni in loco sul livello di preparazione nei consolati degli Stati membri, soprattutto per quanto riguarda la loro capacità di raccogliere e trasmettere al VIS i dati biometrici dei richiedenti il visto. All’inizio di ottobre 2011, i rappresentanti della Commissione e dello Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio “Giustizia e affari interni” si sono recati in Tunisia (Tunisi), Marocco (Casablanca e Rabat) e Libia (Tripoli) per partecipare alle riunioni di cooperazione locale Schengen e visitare le attrezzature consolari locali. In totale sono stati visitati dieci uffici consolari; le visite hanno portato all’elaborazione di concrete raccomandazioni giuridiche e tecniche rivolte al personale consolare.

3.7. Inizio delle attività del VIS nell’Africa settentrionale

Aspetti politici e giuridici

Durante la riunione degli “Amici del VIS” del 16 marzo 2011, diversi Stati membri hanno dichiarato che, sebbene fossero tecnicamente pronti a collegarsi al VIS alla fine di giugno del 2011, avrebbero preferito avviare le operazioni nell’Africa settentrionale[8] dopo l’estate, periodo in cui massima è l’attività di rilascio di visti, e dopo la rotazione del personale consolare. È stato raggiunto un consenso per cominciare le operazioni l’11 ottobre 2011.

L’articolo 48 del regolamento VIS dispone che la Commissione determina la data a partire dalla quale il VIS entra in funzione una volta che: a) abbia dichiarato il positivo completamento di un collaudo generale del VIS, che deve essere effettuato dalla Commissione insieme agli Stati membri, e b) gli Stati membri abbiano comunicato alla Commissione la loro disponibilità a trasmettere dati al sistema centrale attraverso l’interfaccia nazionale e a collegarsi al VIS nei loro consolati della prima regione in cui ne era prevista l’introduzione.

Per quanto riguarda la prima condizione, la Commissione e gli esperti degli Stati membri hanno concluso, il 7 luglio 2011, che il collaudo generale del sistema con gli Stati membri era stato positivamente completato. Una lettera della commissaria Malmström e i risultati dei collaudi sono stati trasmessi al Parlamento europeo il 7 ottobre 2011.

Per quanto riguarda la seconda condizione, gli Stati membri sono stati invitati a trasmettere la loro notifica di prontezza operativa entro fine luglio 2011. La prima notifica è stata presentata il 5 luglio 2011, l’ultima il 2 settembre 2011.

Una volta soddisfatte queste due condizioni, la Commissione ha potuto adottare il 21 settembre 2011 una decisione di esecuzione che stabilisce la data di inizio delle attività del sistema d’informazione visti (VIS) in una prima regione[9].

Aspetti operativi

L’11 ottobre 2011 tutti gli Stati membri si sono collegati con successo al VIS nell’Africa settentrionale. La prima operazione è stata registrata alle ore 6.00 (UTC) in provenienza dalla Svezia. I problemi tecnici minori verificatisi a livello nazionale il primo giorno sono stati risolti quasi immediatamente. La Germania è stato il primo paese a rilasciare un visto con le impronte digitali.

A partire dal 31 ottobre 2011 gli Stati membri hanno iniziato il controllo del numero del visto adesivo rispetto ai dati del VIS presso i valichi delle frontiere esterne, come previsto dal codice frontiere Schengen.

3.8. Inizio delle attività del VIS in regioni diverse dall’Africa settentrionale

Alcuni Stati membri hanno optato per la possibilità, prevista dall’articolo 48, paragrafo 3, del regolamento VIS, di procedere all’introduzione del VIS in regioni diverse dalla prima regione a condizione che ne informino anticipatamente la Commissione.

L’Ungheria ha notificato il 30 giugno 2011 che, nell’ambito di un progetto pilota cofinanziato dal Fondo per le frontiere esterne (FFE), avrebbe cominciato a raccogliere le impronte digitali dei richiedenti il visto e avrebbe utilizzato il VIS a Istanbul, Ankara e Chisinau a partire dall’11 ottobre 2011.

La Svizzera ha notificato il 12 luglio 2011 che avrebbe iniziato ad utilizzare il VIS, senza rilevare le impronte digitali, nel territorio svizzero e per il rilascio dei visti presso i valichi delle frontiere esterne, a partire dall’11 ottobre 2011.

L’Estonia ha notificato il 15 settembre 2011 che avrebbe iniziato ad utilizzare il VIS con la raccolta di impronte digitali dei richiedenti per il rilascio dei visti presso i valichi delle frontiere esterne a decorrere dall’11 ottobre 2011. L’Estonia ha altresì notificato il 6 ottobre 2011 la sua intenzione di iniziare a usare il VIS senza rilevare le impronte digitali in tutti gli uffici consolari a partire dall’11 ottobre 2011.

Il Belgio ha notificato il 7 ottobre 2011 che avrebbe iniziato ad utilizzare il VIS senza rilevare le impronte digitali presso tutti i consolati a decorrere dall’11 ottobre 2011 (ad eccezione di Conakry in cui il sistema è diventato operativo il 1° novembre 2011).

Due Stati membri hanno notificato retroattivamente alla Commissione l’avvio delle operazioni del VIS al di fuori dell’Africa settentrionale. Ad esempio, la Germania ha notificato il 12 ottobre 2011 che aveva iniziato ad usare il VIS con la raccolta delle impronte digitali per il rilascio dei visti alle frontiere l’11 ottobre 2011. L’Islanda ha iniziato ad usare il VIS per il rilascio dei visti alle frontiere a decorrere dall’11 ottobre 2011 – la notifica è pervenuta il 17 ottobre 2011. Sebbene non sia emerso alcun problema, la Commissione ha quindi chiesto agli Stati membri di informarla in anticipo della loro intenzione di avviare il VIS prima della data stabilita con decisione. La Commissione ha inoltre chiesto agli Stati membri di prendere contatto con ampio anticipo con le delegazioni dell’UE nei paesi interessati, nonché di adottare tutte le misure del caso per informare i richiedenti il visto e le autorità locali, in particolare se prevedono di rilevare le impronte digitali dei richiedenti.

Infine, la Polonia ha notificato in data 19 ottobre 2011 che avrebbe usato il VIS a Baku, Erevan e Kuala Lumpur, con la raccolta di dati biometrici nell’ambito di un progetto pilota cofinanziato dal Fondo per le frontiere esterne. Il progetto pilota è iniziato il 26 ottobre 2011 e dovrebbe terminare il 31 maggio 2012.

3.9. Dati statistici

Entro la fine del periodo di riferimento, il VIS aveva trattato con successo 299 648 domande di visto, di cui 229 124 hanno portato al rilascio di visti Schengen, mentre in 33 451 casi la domanda di visto è stata respinta. Queste cifre sono riferibili all’utilizzo del VIS nell’Africa settentrionale e in altre parti del mondo per gli Stati membri indicati nella sezione precedente.

In termini di impatto sulla prevenzione delle domande di visto multiple presentate dal medesimo richiedente, entro la fine del periodo di riferimento sono stati rilevati nel VIS 468 casi di potenziale “visa shopping”, in cui i richiedenti cui è stato rifiutato il visto hanno ripresentato la domanda presso un altro ufficio. Uno di questi casi riguarda cinque domande di visto presentate dalla stessa persona in diversi uffici consolari. Due casi riguardano quattro domande e sette casi riguardano tre domande. I restanti 458 casi contenevano due domande ciascuno. In un caso, tre diversi uffici consolari sono stati coinvolti nell’arco di quattro settimane e sono stati in grado di stabilire il collegamento tra le domande multiple.

4. Contratto per la manutenzione del VIS in condizioni di efficienza operativa e il suo aggiornamento tecnologico

Al fine di tener conto della manutenzione tecnica del VIS in condizioni di efficienza operativa e di migliorare le prestazioni del sistema nel tempo, tenuto conto del crescente aumento dei dati che saranno inseriti nel VIS nei prossimi anni, la Commissione ha indetto una gara d’appalto per “la manutenzione operativa e la manutenzione evolutiva” del VIS il 14 luglio 2011. Entro la fine del periodo di riferimento, erano state completate le seguenti fasi del procedimento: ricevimento delle domande iniziali da parte di sei candidati (2 settembre 2011); selezione di cinque candidati per la fase di valutazione tecnica e invio delle specifiche tecniche ai candidati (metà ottobre 2011); presentazione delle offerte tecniche da parte dei candidati (23 dicembre 2011).

5. Campagna informativa

In collaborazione con un contraente esterno e in consultazione con gli Stati membri, la Commissione ha elaborato materiale informativo in inglese, francese, tedesco, spagnolo, arabo, cinese e russo che deve essere utilizzato dagli Stati membri e dalla Commissione per le campagne di informazione prima e dopo l’inizio delle attività del VIS. Il materiale è stato distribuito agli Stati membri nel corso dell’estate del 2011.

In aggiunta, è stato realizzato un video che spiega le nuove procedure di visto nell’ambito del VIS. Il video – destinato ai giornalisti - è disponibile in diverse lingue ed è stato caricato nei portali europei e degli Stati membri.

Infine, il sito Internet della Direzione generale Affari interni è stato aggiornato l’11 ottobre con tutte le informazioni relative al VIS.

Poco dopo l’adozione della decisione 2011/636/UE[10], la Direzione generale Affari interni ha invitato a Bruxelles gli ambasciatori di Algeria, Egitto, Marocco, Mauritania e Tunisia. Lo scopo era di fornire loro informazioni dettagliate sull’inizio delle operazioni del VIS perché le trasmettessero alle rispettive autorità. Le domande poste dagli ambasciatori vertevano tra l’altro sulla portata delle esenzioni dall’obbligo di rilevamento delle impronte digitali e sull’esternalizzazione. Una nota informativa è stata inviata agli ambasciatori dopo la riunione.

Dopo tali riunioni, le delegazioni UE nella regione hanno adottato iniziative per informare le autorità dell’Africa settentrionale a livello locale, in consultazione con gli Stati membri nell’ambito della cooperazione locale Schengen. Il capo della delegazione UE in Egitto ha incontrato le autorità locali il 26 settembre 2011, accompagnato dagli ambasciatori di Germania, Francia, Italia e Polonia. È stata anche organizzata una riunione con la comunità degli imprenditori egiziani presso l’ambasciata tedesca il 29 settembre 2011, nonché una conferenza stampa presso l’ambasciata francese in data 4 ottobre 2011. Per quanto concerne la Libia, i rappresentanti della Commissione si sono recati a Tripoli il 27- 29 settembre 2011, tra l’altro per incontrare i rappresentanti del Ministero degli affari esteri della Libia e informare dell’avvio del VIS. Infine, in Algeria e Marocco, le delegazioni dell’UE hanno inviato una nota alle autorità locali.

Due eventi per la stampa sono stati organizzati il giorno dell’inizio delle operazioni. A Bruxelles, si è svolta una riunione tecnica seguita da un incontro con la stampa del portavoce della commissaria Malmström. A Varsavia, la commissaria Malmström e il ministro polacco dell’interno hanno tenuto una conferenza stampa per annunciare l’avvio, riuscito, del VIS.

6. Gestione del progetto

6.1. Pianificazione e copertura di bilancio

Il totale degli stanziamenti d’impegno disponibili per il VIS nel 2011 ammonta a 31,2 milioni di EUR, di cui è stato utilizzato il 95,06%. A motivo dei servizi ridotti di sostegno ai test e del rinvio al 2012 dei pagamenti connessi al sistema di collaudo definitivo, è stato utilizzato solo il 79,49% degli stanziamenti di pagamento. La linea di bilancio per VIS è 18.0205.

VIS || SI disponibili || Esecuzione SI || Totale % || SP disponibili || Esecuzione SP || Totale %

C1 (crediti provenienti dalla decisione di finanziamento VIS del 2011) || € 21 200 000,00 || € 3 456 723,74 || || € 27 486 195,00 || € 22 037 191,85 ||

C4 (crediti 2011 da contributi di IS, NO, CH) || € 1 298 209,85 || || || € 1 298 209,85 || 0,00 ||

C5 (crediti 2010 da contributi di IS, NO, CH) || € 8 703 298,00 || € 8 703 298,00 || || € 4 115 456,44 || € 4 115 456,44 ||

Impegno globale || || 17 500 000 || || || ||

Totale || € 31 201 507,85 || € 29 660 022 || 95,06% || € 32 899 861,29 || € 26 152 648,29 || 79,49%

6.2. Gestione dei rischi

Nel periodo di riferimento la metodologia per la gestione dei rischi è rimasta invariata. Ogni mese la Commissione individua i rischi più gravi per il progetto (a livello centrale e nazionale) e li illustra agli Stati membri durante la riunione mensile dei responsabili dei progetti nazionali del VIS. In questo compito la Commissione è assistita dal suo contraente responsabile della qualità.

Come nell’anno precedente i rischi sono stati ugualmente discussi nel contesto del gruppo “Amici del VIS”. La Commissione ha collaborato con due Stati membri che detengono la presidenza del Consiglio “Giustizia e affari interni” per valutare i rischi maggiori e classificarli in base al loro impatto sul progetto. Per ogni rischio sono individuate azioni atte a mitigarne gli effetti. La Commissione tiene inoltre un registro ad alto livello e segue l’attuazione delle azioni.

A fine 2011 sono stati individuati i seguenti rischi più gravi: a) la capacità del sistema si esaurisce più rapidamente del previsto, perché gli Stati membri hanno esteso il sistema ad altre regioni senza aspettare la data fissata per la sua graduale introduzione; b) il passaggio del VIS centrale dal C.SIS all’Agenzia dell’UE responsabile per la gestione dei sistemi IT, e c) la qualità delle impronte digitali nel corso delle operazioni. Per ciascun rischio sono state individuate azioni di mitigazione e la Commissione, gli Stati membri e il contraente responsabile dello sviluppo collaborano strettamente per limitare l’impatto di questi rischi sull’intero progetto.

7. Gruppo “Amici del VIS”

Il gruppo “Amici del VIS” si è riunito otto volte nel periodo di riferimento – quattro volte nel primo semestre e quattro volte nel secondo. Come per gli anni passati, le riunioni informali ad alto livello sono state un’occasione per discutere in modo trasparente tutti gli argomenti legati al VIS. L’ordine del giorno è stabilito dallo Stato membro che detiene la presidenza di turno del Consiglio “Giustizia e affari interni”, in coordinamento con la Commissione e il Segretariato generale del Consiglio. Gli argomenti generalmente comprendono un aggiornamento tecnico della Commissione sulla situazione del VIS, una relazione sui rischi e i risultati del meccanismo di informazione sui progressi nazionali.

Particolare attenzione è stata riservata al monitoraggio dei progressi nazionali nella prima regione di attuazione, nonché alla preparazione della campagna informativa. Nella seconda parte del periodo di riferimento, i questionari sui progressi nazionali sono stati aggiornati dallo Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio “Giustizia e affari interni”, per tenere anche conto dei preparativi nel Vicino Oriente e nella regione del Golfo. L’obiettivo era verificare se gli Stati membri fossero tecnicamente preparati e se intendevano iniziare a utilizzare il VIS in queste regioni a seguito dell’avvio dell’attività nell’Africa settentrionale.

La raccolta di questi dati ha consentito alla Polonia di avviare un dibattito sulla durata complessiva della diffusione del sistema a livello mondiale. La discussione proseguirà nel 2012. Giova osservare che la qualità complessiva delle risposte fornite dagli Stati membri è migliorata nel periodo di riferimento. In alcuni casi, tuttavia, sono emerse discordanze tra le informazioni fornite sui preparativi nell’Africa settentrionale e le notifiche ufficiali di prontezza operativa in questa regione inviate alla Commissione. Differenze d’interpretazione delle notifiche hanno determinato questa situazione che, in ultima analisi, non ha causato alcun problema.

Parallelamente ai questionari per gli uffici consolari, gli Stati membri sono stati invitati a fornire aggiornamenti periodici sui loro preparativi ai valichi di frontiera esterna e sulla loro disponibilità a usare il VIS alle frontiere ai fini del rilascio di visti. Anche in questo caso, la qualità delle risposte è migliorata durante il periodo di riferimento e ha permesso di effettuare un utile monitoraggio della situazione.

La Danimarca, che detiene la presidenza nel primo semestre 2012, ha deciso di continuare a utilizzare tale meccanismo di informazione.

8. Conclusioni

L’anno è stato caratterizzato dal riuscito avvio delle operazioni del sistema nell’Africa settentrionale l’11 ottobre 2011 con tutti i paesi partecipanti.

Il VIS ha funzionato correttamente sin dall’inizio delle sue attività e tutte le statistiche disponibili dimostrano che gli Stati membri stanno facendo un uso ottimale del sistema. Il VIS ha inoltre dimostrato la propria utilità nell’individuare domande di visto multiple presentate da una sola persona a due o più consolati.

La Commissione ha informato periodicamente la commissione LIBE del Parlamento europeo sullo sviluppo e sullo stato dei lavori del progetto VIS, e continuerà a farlo in futuro.

9. Allegato: Gruppi di lavoro VIS

9.1. Comitato SISVIS

Il comitato SISVIS in formazione VIS[11] si è riunito due volte nel 2011, il 23 giugno e il 2 settembre. Nel corso della prima riunione la Commissione ha presentato un documento informale sulla determinazione di altre regioni per lo sviluppo del VIS, che era stato già presentato in occasione della riunione del gruppo “Amici del VIS” del 20 giugno 2011. Dopo aver ricevuto il sostegno del comitato, la Commissione procederà all’adozione della decisione.

Durante la seconda riunione del comitato, la Commissione e i delegati hanno discusso il progetto di specifiche tecniche per il meccanismo di comunicazione VIS Mail. La bozza di decisione di esecuzione è stata successivamente valutata positivamente dal comitato mediante procedura scritta. La Commissione ha avviato le procedure interne per l’adozione della decisione stessa. Entrambe le decisioni dovrebbero essere adottate nel 2012.

9.2. Riunioni dei responsabili dei progetti nazionali VIS

Durante il periodo di riferimento i servizi della Commissione hanno organizzato dieci riunioni del gruppo di esperti formato dai responsabili degli Stati membri per il progetto VIS al fine di discutere lo stato di avanzamento del VIS, questioni tecniche specifiche, gli aspetti connessi alla pianificazione, i rischi e le attività a livello dei progetti nazionali e del progetto centrale.

9.3. Gruppo consultivo “Prove tecniche”

Durante il periodo di riferimento, viste le intense attività di prova, il gruppo consultivo “Prove tecniche” – gruppo di lavoro consultivo del comitato SISVIS (formazione VIS) – ha tenuto frequenti riunioni o teleconferenze. Il gruppo provvede affinché le questioni relative alle prove siano affrontate e risolte secondo un processo strutturato, offre consulenze alla Commissione sul completamento delle campagne di prova del VIS e formula raccomandazioni sui test del VIS durante tutte le fasi di prova, soprattutto quelle in cui gli Stati membri partecipano direttamente.

9.4. Gruppo di esperti VIS Mail

Il gruppo si è riunito con cadenza mensile per tutto il periodo di riferimento per sostenere l’attuazione del meccanismo di informazione del VIS Mail. Per il 2012 è stato concordato che il gruppo si riunirà ogni due mesi. I lavori della Commissione e degli Stati membri relativi al VIS Mail sono svolti in collaborazione con il contraente della rete e sono supportati dal contraente responsabile del sostegno e dell’assistenza alla qualità.

[1] Per la settima relazione, si rinvia alla “Relazione della Commissione al Consiglio e al Parlamento europeo sullo stato di avanzamento del sistema di informazione visti (VIS) nel 2010”, COM(2011) 346 definitivo del 14.6.2011.

[2] GU L 213 del 15.6.2004, pag. 5.

[3] Regolamento (CE) n. 767/2008 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 luglio 2008, concernente il sistema di informazione visti (VIS) e lo scambio di dati tra Stati membri sui visti per soggiorni di breve durata (regolamento VIS) (GU L 218 del 13.8.2008, pag. 60).

[4] Decisione di esecuzione 2011/636/UE della Commissione, del 21 settembre 2011, che stabilisce la data di inizio delle attività del sistema d’informazione visti (VIS) in una prima regione (GU L 249 del 27.9.2011, pag.18).

[5] GU L 258 del 4.10.2011, pag. 9.

[6] Gli Stati che hanno partecipato alla prima verifica operativa del sistema (OST) erano: Germania, Estonia, Italia, Ungheria, Slovenia, Svezia e Norvegia. La seconda prova (prova di accettazione provvisoria del sistema (PSAT) ha coinvolto, in aggiunto ai citati paesi: Spagna, Francia, Lettonia, Lituania, Polonia, Portogallo, Slovacchia, Finlandia e Svizzera.

[7] Regolamento (CE) n. 81/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio del 14 gennaio 2009 che modifica il regolamento (CE) n. 562/2006 per quanto riguarda l’uso del sistema di informazione visti (VIS) a norma del codice frontiere Schengen (GU L 35 del 4.2.2009, pag.56).

[8] Secondo la decisione 2010/49/CE della Commissione del 30 novembre 2009 che determina le prime regioni per l’inizio delle attività del sistema d’informazione visti (VIS) (GU L 23 del 27.1.2010, pag. 62) le prime tre regioni per l’inizio delle attività del VIS sono l’Africa settentrionale, il Vicino Oriente e la regione del Golfo. L’Africa settentrionale comprende Algeria, Egitto, Libia, Marocco, Mauritania e Tunisia.

[9] Cfr. nota 4.

[10] Cfr. nota 4.

[11] Istituito dall’articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, sull’istituzione, l’esercizio e l’uso del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) (GU L 381 del 28.12.2006, pag. 4).