RISOLUZIONE (UE) 2020/1884 DEL PARLAMENTO EUROPEO

del 14 maggio 2020

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea per l’esercizio 2018, sezione VIII — Mediatore europeo

IL PARLAMENTO EUROPEO,

— vista la sua decisione sul discarico per l’esecuzione del bilancio generale dell’Unione europea per l’esercizio 2018, sezione VIII — Mediatore europeo,

— visti l’articolo 100 e l’allegato V del suo regolamento,

— vista la relazione della commissione per il controllo dei bilanci (A9-0028/2020),

A. considerando che, nel contesto della procedura di discarico, l’autorità di discarico intende sottolineare la particolare importanza di rafforzare ulteriormente la legittimità democratica delle istituzioni dell’Unione rafforzando la trasparenza e l’obbligo di rendere conto e attuando il concetto di programmazione di bilancio basata sulla prestazione e di corretta gestione delle risorse umane;

1. rileva con soddisfazione che la Corte dei conti (la «Corte»), nella sua relazione sui conti annuali del Mediatore europeo (il «Mediatore») relativi all’esercizio 2018, non ha individuato debolezze significative riguardo agli aspetti sottoposti ad audit relativamente alle risorse umane e agli appalti;

2. prende atto delle conclusioni della Corte secondo cui i pagamenti relativi all’esercizio chiuso al 31 dicembre 2018 riguardanti le spese amministrative del Mediatore non presentavano, nell’insieme, errori rilevanti e i sistemi di supervisione e di controllo esaminati si erano rivelati efficaci;

3. si rammarica, come osservazione generale, del fatto che il capitolo 10 «Amministrazione» della relazione annuale della Corte abbia un ambito di applicazione e conclusioni piuttosto limitati, nonostante il fatto che la rubrica 5 «Amministrazione» del quadro finanziario pluriennale sia considerata a basso rischio;

4. osserva che la Corte ha selezionato un campione di 45 operazioni estratto dalla rubrica 5 «Amministrazione» del quadro finanziario pluriennale per tutte le istituzioni e gli organi dell’Unione; rileva che il campione è stato strutturato in modo da essere rappresentativo della gamma di spese a titolo della rubrica 5, che rappresenta il 6,3 % del bilancio dell’Unione; constata che dal lavoro svolto dalla Corte risulta che le spese amministrative sono a basso rischio; ritiene tuttavia che il numero delle operazioni selezionate relativamente alle «altre istituzioni» non sia sufficiente e chiede alla Corte di aumentare di almeno il 10 % il numero delle operazioni da esaminare;

5. si compiace del fatto che il Mediatore rispetti la migliore pratica di fissare il termine per la presentazione della relazione annuale di attività al 31 marzo dell’anno successivo all’esercizio contabile; accoglie pertanto positivamente il fatto che il Mediatore abbia adottato la sua relazione annuale di attività entro il 28 marzo, il che fornisce all’autorità di discarico più tempo per analizzare a fondo la relazione ed espletare la procedura di discarico;

6. sottolinea che il bilancio del Mediatore è puramente amministrativo e nel 2018 ammontava a 10 837 545 EUR (rispetto a 10 905 441 nel 2017), con una conseguente riduzione di 67 896 EUR (0,62 %); plaude alla gestione finanziaria nel complesso prudente e oculata del Mediatore nell’esercizio 2018; osserva che del totale degli stanziamenti è stato impegnato il 95,33 % (rispetto al 93,91 % del 2017) e pagato il 91,33 % (rispetto all’86,20 % del 2017);

7. prende atto dei miglioramenti relativi agli stanziamenti riportati dal 2018 al 2019, che ammontano a 433 865,17 EUR (4 % del bilancio 2018) rispetto a 841 340,68 EUR (7,71 % del bilancio 2017) dal 2017 al 2018;

8. osserva tuttavia che vi sono stanziamenti non utilizzati relativamente a diverse linee di bilancio, come le «riunioni esterne» (linea di bilancio B3-030), con 13 514,61 EUR non utilizzati su 45 000 EUR, e le «pubblicazioni» (linea di bilancio B3-210), con 47 530,48 EUR non utilizzati su 161 100 EUR, ecc.; ricorda la necessità di misure volte a ridurre al minimo le stime eccessive in materia di bilancio;

9. prende atto delle limitate risorse del Mediatore per far fronte a un carico di lavoro sempre maggiore; sostiene la richiesta del Mediatore di allineare l’organigramma alle esigenze e al carico di lavoro effettivi individuando le funzioni di carattere permanente che dovrebbero essere svolte da personale permanente; prende atto dell’organigramma, che comprendeva 82 posti nel 2018 (rispetto ai 77 posti del 2013); chiede al Mediatore di riferire in merito a un potenziale miglioramento dell’efficienza dovuto al solo fatto di riorganizzare e riassegnare i compiti;

10. incoraggia la cooperazione dell’ufficio del Mediatore con le altre istituzioni dell’Unione al fine di limitare le spese; osserva che, per quanto riguarda la traduzione, il Mediatore non dispone di traduttori interni e, pertanto, si affida al Parlamento e al Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea; prende atto, tuttavia, del fatto che le spese di traduzione sono aumentate nel 2018, registrando per il Mediatore un totale di 343 771 EUR (rispetto a 262 631 EUR nel 2017);

11. accoglie con favore l’esemplare equilibrio di genere nelle posizioni dirigenziali, che sono occupate da 4 donne e 4 uomini; osserva tuttavia che complessivamente il 65 % del personale è di sesso femminile e solo il 35 % di sesso maschile; incoraggia l’ufficio del Mediatore a instaurare un ambiente di lavoro più equilibrato in termini di genere;

12. rileva che, in relazione all’equilibrio geografico in posizioni direttive, presso l’ufficio del Mediatore nel 2018 erano rappresentate sei diverse nazionalità (tedesca, greca, irlandese, italiana, polacca e svedese) rispetto alle otto del 2013 (austriaca, tedesca, danese, greca, irlandese, polacca, portoghese e britannica); tiene conto del fatto che il numero complessivo di dirigenti è stato ridotto da undici a otto tra il 2013 e il 2018; invita il Mediatore a continuare ad adoperarsi per conseguire l’equilibrio geografico, tenendo tuttavia in considerazione le piccole dimensioni del suo ufficio e le sue specifiche attività principali;

13. si compiace degli sforzi del Mediatore in relazione alla nuova politica di genere, ma si rammarica della disparità tra i giorni medi di formazione per genere: 6,80 per gli uomini rispetto ai 5,90 per le donne;

14. riconosce che è in corso l’attuazione del quadro strategico per le risorse umane del 2017 mediante l’adozione di nuove regole sull’assunzione di agenti temporanei, mediante una decisione su lavoro part-time e ore a credito, nonché mediante una politica in materia di antidiscriminazione e parità di trattamento; prende atto di ulteriori iniziative per migliorare le procedure di assunzione, nonché di azioni quali visite di studio per il personale e programmi di scambio di personale;

15. incoraggia il Mediatore a continuare a sviluppare un quadro strategico per le risorse umane a lungo termine che affronti, per quanto riguarda il suo personale, l’equilibrio tra lavoro e vita privata, l’orientamento permanente e lo sviluppo delle carriere, l’equilibrio di genere, la non discriminazione, il telelavoro, l’equilibrio geografico e l’assunzione del personale, nonché l’integrazione nel suo organico di persone con disabilità;

16. rileva con interesse che il Mediatore, riguardo alle sue attività interne, ha invitato il Forum europeo sulla disabilità a diffondere attraverso i suoi canali l’offerta di tirocini presso l’ufficio del Mediatore per incoraggiare le persone con disabilità a candidarsi; prende atto della revisione del modulo di candidatura al fine di includere una domanda relativa ad accomodamenti ragionevoli necessari durante le procedure di selezione;

17. accoglie con favore, nel quadro delle norme di controllo interno del Mediatore, il fatto che siano state intraprese azioni per attuare la decisione sulla prevenzione delle molestie, compresa la designazione di funzionari responsabili dell’etica (uno a Bruxelles e uno a Strasburgo) e di membri del comitato di conciliazione; osserva che nel settembre 2018 tutto il personale ha partecipato a un corso di formazione obbligatoria sulla condotta etica, compresa la prevenzione delle molestie, e che nel novembre dello stesso anno si è svolta una sessione specifica per i capi unità;

18. accoglie con favore l’applicazione della guida in materia di etica e buona condotta per il personale del Mediatore, adottata nel 2017, la quale richiede ai nuovi assunti di compilare un modulo di dichiarazione di interessi e fornisce ai membri del personale in uscita dall’istituzione informazioni in merito ai loro obblighi;

19. si rammarica del fatto che il seguito dato dal Mediatore alla risoluzione di discarico del 2017 si limiti a riconoscere le osservazioni del Parlamento sulla maggior parte dei punti menzionati senza fornire ulteriori precisazioni; sottolinea che la relazione di follow-up è essenziale per la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento e invita il Mediatore a includere le risposte e le spiegazioni necessarie in relazione ai punti sollevati nella loro prossima relazione di follow-up;

20. rileva che nel 2018 il Mediatore non è riuscito a rispettare l’indicatore chiave di prestazione relativo alla conformità complessiva all’ambizioso obiettivo del 90 %; osserva che il tasso è stato dell’81 % (rispetto all’85 % del 2017), mentre il tasso di conformità per le indagini di interesse pubblico ha raggiunto l’85 % (rispetto al 79 % del 2017); riconosce che quest’ultimo tasso è significativo, dato che l’effetto della conformità beneficerà probabilmente un pubblico più vasto;

21. sostiene l’intenzione del Mediatore di cooperare ancora più strettamente con il Parlamento per garantire che quest’ultimo sia messo al corrente delle inosservanze, in particolare per quanto riguarda casi di cattiva amministrazione emersi da indagini o le risposte negative delle istituzioni alle raccomandazioni formulate dal Mediatore; ritiene che tali informazioni, fornite in formato sintetico e strutturato, sarebbero estremamente preziose per la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento; rileva tuttavia che il Mediatore conferma che, nel complesso, le istituzioni tendono a interagire in modo costruttivo con esso;

22. evidenzia il fatto che tutti i risultati per tutte e tre le componenti dell’indicatore chiave di prestazione 7 (efficienza: indicatore composito per la gestione delle denunce e delle indagini) soddisfano o superano l’obiettivo; rileva che le percentuali relative alle indagini concluse entro sei mesi e diciotto mesi sono rispettivamente del 57 % e dell’88 % (rispetto agli obiettivi rispettivamente del 50 % e dell’80 %) e che la terza componente, la «percentuale di decisioni di ricevibilità» prese entro un mese, è aumentata significativamente dal 69 % del 2016 all’86 % del 2017, raggiungendo l’obiettivo del 90 % nel 2018;

23. osserva che per tutte le categorie di denunce la durata media di gestione è aumentata a 79 giorni nel 2018 (rispetto ai 64 giorni del 2017) mentre la durata media delle indagini si è ridotta a 255 giorni nel 2018 (rispetto ai 266 giorni del 2017 e ai 369 del 2013); rileva tuttavia l’aumento del 53 % del numero di indagini concluse che erano state avviate sulla base di denunce (il che spiega l’aumento della durata media della gestione di tutte le categorie di denunce);

24. osserva che il numero di denunce nell’ambito del mandato (880 rispetto alle 751 del 2017) ha continuato ad aumentare significativamente nel 2018 (+ 17 %) dopo un aumento del 5,5 % nel 2017; osserva che il numero di indagini aperte sulla base di denunce è stato di 482, rispetto alle 433 del 2017 (+ 11 %) e il numero di indagini chiuse sulla base di denunce è stato di 534, rispetto alle 348 del 2017 (+ 53 %); rileva che l’aumento delle indagini aperte e chiuse riflette in parte il fatto che, a causa di una riclassificazione, alcuni casi che in precedenza sarebbero stati classificati come «assenza di fondamenti per condurre indagini», sono ora chiusi come «indagini in cui non è stata riscontrata cattiva amministrazione»;

25. prende atto dei risultati delle indagini chiuse dal Mediatore nel 2018, quali a) «nessun riscontro di cattiva amministrazione» in 254 casi (46,6 %), b) «casi risolti dall’istituzione interessata – suggerimenti accettati – soluzioni raggiunte» in 221 casi (40,6 %), c) «assenza di motivazione per ulteriori indagini» in 56 casi (10,3 %), d) «cattiva amministrazione» in 29 casi (5,3 %), e) «altro» in 10 casi (1,8 %); riconosce che la missione fondamentale del Mediatore è quella di garantire che l’amministrazione dell’Unione sia al servizio dell’interesse pubblico e di assistere quanti riscontrino problemi con le istituzioni dell’Unione;

26. rileva che dal 2013 i dettagli relativi alle missioni del Mediatore, compresi i costi, lo scopo e la durata, sono stati pubblicati sul sito web del Mediatore; osserva che nel 2018 le spese di missione sono ammontate a 27 206,79 EUR (rispetto a 30 592 EUR nel 2017); ribadisce che, per motivi di trasparenza, nella relazione annuale di attività dovrebbe essere incluso un elenco relativo alla situazione annuale delle missioni;

27. prende atto dell’iniziativa relativa al «Premio per la buona amministrazione», che è utile in quanto riconosce formalmente il buon lavoro, promuove la condivisione delle migliori pratiche tra le istituzioni e serve da ispirazione per progetti futuri; accoglie con favore la cooperazione con la Rete europea dei difensori civici, gli organismi di altri Stati membri e le reti e organizzazioni internazionali per individuare e promuovere gli standard più elevati;

28. accoglie con favore le azioni intraprese dal Mediatore per migliorare la sicurezza informatica e la protezione dei dati, ad esempio attraverso corsi di formazione sulla sicurezza delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, lo sviluppo di procedure sulla gestione delle violazioni dei dati e la consultazione tempestiva del responsabile della protezione dei dati e del garante europeo della protezione dei dati per assicurare la protezione della privacy nell’elaborazione dei progetti; invita il Mediatore a continuare a riferire sui progressi compiuti nell’attuazione dei punti d’azione, in particolare per quanto riguarda la creazione di un modello per le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e di un registro centrale delle attività di trattamento;

29. riconosce il valore aggiunto che software gratuiti e open source possono apportare al Mediatore; sottolinea in particolare il loro ruolo ai fini di una maggiore trasparenza e per evitare vincoli da parte dei venditori; riconosce inoltre il loro potenziale in termini di miglioramento della sicurezza, in quanto consentono di individuare e risolvere i punti deboli; raccomanda vivamente che eventuali software sviluppati per l’istituzione siano messi a disposizione del pubblico sulla base di una licenza libera e aperta;

30. sottolinea l’importanza di sensibilizzare i cittadini dell’Unione circa la possibilità di ricorrere al Mediatore in caso di cattiva amministrazione; prende atto degli sforzi in atto dell’ufficio del Mediatore per aumentare la propria visibilità ricorrendo a strumenti come il nuovo sito web, lanciato nel 2018, che include un’interfaccia riveduta per potenziali denunce e una funzione di ricerca di facile utilizzo; prende atto del nuovo video che evidenzia temi quali l’accesso alle informazioni, i problemi con i finanziamenti dell’Unione e la trasparenza dell’attività di lobbying; rileva il successo delle piattaforme online del Mediatore, come Twitter (aumento del 17 % dei follower), LinkedIn (aumento del 13 %) e Instagram (aumento sostanziale del 61 %); incoraggia ulteriormente l’uso di piattaforme di social network open source self-hosted, prestando particolare attenzione alla protezione dei dati degli utenti;

31. incoraggia il Mediatore a portare avanti una strategia coerente di digitalizzazione dei suoi servizi;

32. accoglie con favore lo sviluppo di linee guida relative ai social media, in collaborazione con altre istituzioni dell’Unione, e lo scambio delle migliori pratiche per affrontare le sfide che le istituzioni dell’Unione si trovano ad affrontare in termini di aumento dell’utilizzo dei social media e dell’esposizione agli stessi;

33. incoraggia l’ufficio del Mediatore a perseverare nei suoi sforzi volti a ridurre l’impronta ambientale, come la promozione della digitalizzazione per ridurre l’uso di carta, la limitazione delle missioni del personale incentivando l’utilizzo di strutture per videoconferenze e la promozione dell’uso di trasporti collettivi; chiede che siano fornite maggiori informazioni sull’attuazione di tali attività nel quadro del discarico 2019;

34. sottolinea la reiterata richiesta del Parlamento di rivedere lo statuto del Mediatore alla luce delle nuove realtà e delle nuove sfide; osserva che l’ultima revisione è stata effettuata nel 2008 e che nel febbraio 2019 è stata infine votata una risoluzione su un progetto di regolamento del Parlamento che fissa lo statuto e le condizioni generali per l’esercizio delle funzioni del Mediatore (statuto del Mediatore europeo); osserva che spetta al Mediatore europeo adottare le disposizioni di attuazione di tale regolamento; invita l’ufficio del Mediatore a riferire in merito a tali questioni nella sua prossima relazione annuale di attività;

35. si compiace del fatto che il Mediatore abbia svolto un’indagine sulla gestione delle situazioni di «porte girevoli» e abbia esaminato il modo in cui 15 istituzioni e organi dell’UE (tra cui il Parlamento, il Consiglio e la Corte dei conti) pubblicano informazioni quando i membri del loro personale dirigente richiedono l’approvazione per accettare un impiego esterno (compreso un esame relativo alla frequenza con cui tali informazioni sono pubblicate e la portata e il contenuto delle stesse); rileva che, pur avendo riscontrato un livello elevato di consapevolezza circa l’importanza di una solida attuazione delle norme in questo ambito, il Mediatore ha formulato alcune proposte di miglioramento; accoglie con favore l’intenzione del Mediatore di svolgere un’indagine di follow-up nel 2020;

36. si congratula con il Mediatore per la nuova procedura interna accelerata per la gestione delle denunce relative all’accesso del pubblico ai documenti; rileva che, con il nuovo sistema, le decisioni sulle denunce sono prese tre volte più rapidamente rispetto alla procedura standard; chiede al Mediatore di condividere con le altre istituzioni e gli altri organi dell’Unione l’esito della propria valutazione sull’efficacia di questa nuova procedura;

37. accoglie con favore la collaborazione del Mediatore con l’Ufficio europeo per la lotta antifrode in relazione ai casi presentati a entrambe le organizzazioni; prende atto del canale di contatto diretto per evitare la duplicazione delle indagini, che ha dato i suoi primi frutti nel 2018;