Relazione sui rendiconti finanziari dell'Agenzia europea dell'ambiente relativi all'esercizio 2001, corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 326 del 27/12/2002 pag. 0017 - 0025



Relazione sui rendiconti finanziari dell'Agenzia europea dell'ambiente relativi all'esercizio 2001, corredata delle risposte dell'Agenzia (2002/C 326/03) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente, conformemente all'articolo 13, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1210/90(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 14, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 14 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio. La Corte esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato l'audit secondo le proprie politiche e norme di audit. Le norme di audit internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. 5. Senza rimettere in questione il parere sul controllo espresso al paragrafo 4, la Corte richiama tuttavia l'attenzione sulla situazione descritta ai paragrafi 8 e 9 della presente relazione. OSSERVAZIONI PRINCIPALI Esecuzione del bilancio 6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(3). 7. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 21,7 milioni di euro, dei quali ne sono stati impegnati 20,9 milioni (pari al 96 %). Gli stanziamenti operativi (Titolo III), dell'ordine di 10,6 milioni di euro, sono stati impegnati per 10,3 milioni (97 %). I pagamenti a fronte degli stanziamenti dell'esercizio sono ammontati a 13,2 milioni di euro, pari al 63 % degli importi impegnati. È stato necessario riportare all'esercizio successivo 8,1 milioni ed annullare 0,4 milioni di euro. 8. Gli stanziamenti riportati al 2002 riguardano sostanzialmente gli stanziamenti operativi, che rappresentano 6,9 milioni di euro. Rispetto all'esercizio precedente si registra un aumento di 2,5 milioni, da cui si evince che è necessario che l'Agenzia migliori la qualità e il monitoraggio della programmazione delle proprie attività. 9. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio 2000 all'esercizio 2001 ammontavano a 5,4 milioni di euro, 4,4 milioni dei quali sono stati liquidati. È stato quindi necessario annullare un milione di euro. L'aumento di questi annullamenti rispetto all'esercizio precedente, al contempo in termini di valore assoluto e di valore relativo, dovrebbe indurre l'Agenzia a valutare con maggior rigore l'opportunità dei riporti che effettua. 10. Il totale degli stanziamenti dell'esercizio per i servizi di traduzione e di terminologia (337000 euro) ha formato oggetto di un unico impegno nel dicembre 2001; nessun pagamento è stato effettuato. Le relative schede di lavoro (formulari per la richiesta di traduzioni affidate al Centro di traduzione) riguardano un totale di 18408 euro. Il saldo di 318592 euro è stato riportato senza alcuna giustificazione, contrariamente a quanto prescritto dall'articolo 6 del regolamento finanziario applicabile all'Agenzia, e avrebbe dovuto essere annullato. 11. Nella sua relazione sull'esercizio 2000(4), la Corte aveva posto in evidenza il riporto ingiustificato di stanziamenti del 2000 per traduzioni da effettuarsi nel 2001. I controlli svolti mostrano che i pagamenti eseguiti nel 2001 su stanziamenti riportati dal 2000 avrebbero dovuto avere luogo a fronte degli stanziamenti 2001. Rendiconti finanziari Conto di gestione e bilancio finanziario 12. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Agenzia nella sua relazione di attività per l'esercizio 2001 sono presentati in maniera sintetica nelle tabelle 2 e 3. 13. Per quanto concerne il bilancio finanziario, l'Agenzia ha tenuto conto nel 2001, conformemente al regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000(5), dell'ammortamento delle proprie immobilizzazioni. Il valore lordo delle immobilizzazioni al 31 dicembre 2001 è di 3523000 euro. Tenuto conto delle spese di ammortamento dell'esercizio 2001 e degli esercizi precedenti, pari a 2536000 euro, l'importo netto delle immobilizzazioni ammonta a 987000 euro. 14. Nella sua relazione annuale sull'esercizio 2000(6) concernente l'Agenzia, la Corte aveva rilevato delle manchevolezze nel sistema di inventario. Nel 2001, l'Agenzia ha applicato le norme in materia di valutazione e ammortamento adottate dalla Commissione nel dicembre 2000(7) ed è stato instaurato un sistema informatizzato per la gestione dell'inventario. L'Agenzia dovrebbe proseguire gli sforzi intrapresi onde evitare discrepanze fra i valori dei beni al momento della registrazione in inventario e al momento della registrazione contabile dell'acquisto. È necessario un miglior coordinamento fra il servizio responsabile della tenuta dell'inventario e il servizio contabilità, per assicurare che i tassi di ammortamento fissati dalla regolamentazione siano applicati in modo corretto. Gestione della tesoreria 15. L'Agenzia dispone di quattro conti bancari. La registrazione delle operazioni bancarie nella contabilità generale avviene con notevoli ritardi(8), ostacolando il raffronto fra i saldi bancari e i saldi dei conti della contabilità generale. 16. Per rafforzare le procedure di controllo interno, alla fine di ogni mese si dovrebbe procedere alla riconciliazione dei conti bancari con la contabilità generale e sottoporne l'esito al visto del responsabile amministrativo. Le operazioni per le quali, per due mesi consecutivi, non è stato possibile effettuare la riconciliazione, dovrebbero essere sottoposte ad un esame particolare. 17. I pagamenti dell'Agenzia vengono in genere eseguiti attraverso conti bancari. Tuttavia, per far fronte a pagamenti in contanti vengono utilizzati tre sottoconti ("piccola cassa"). Alla tenuta di questi conti provvede il contabile dell'Agenzia. 18. Per garantire la separazione delle funzioni "contabilità" e "tesoreria", il contabile dell'Agenzia dovrebbe sottoporre all'approvazione del direttore un progetto di decisione relativo alla creazione e al funzionamento di questi conti. Tale decisione dovrebbe indicare l'importo massimo e il tipo di spese che possono essere liquidate attraverso questi conti, nonché la persona abilitata a gestirli. Applicazione delle disposizioni finanziarie 19. Gli impegni per il finanziamento delle spese relative alle riunioni degli esperti sono ammontati a 390000 euro. All'inizio dell'esercizio è stato contratto dall'ordinatore competente un impegno iniziale di 265000 euro. Viceversa, due impegni complementari (del valore, rispettivamente, di 100000 e 25000 euro) sono stati firmati da agenti ai quali non erano stati delegati i poteri necessari per la linea di bilancio in questione. 20. A rendere possibili questi impegni irregolari è stata l'attribuzione errata, da parte dell'agente responsabile della sicurezza del sistema informatizzato di contabilità, del visto elettronico per l'ordinazione degli stanziamenti. Sarebbe opportuno confrontare regolarmente gli elenchi delle persone abilitate in base al sistema informatizzato con le deleghe del potere di firma debitamente concesse. 21. Nelle sue relazioni annuali sull'Agenzia concernenti gli esercizi 1999 e 2000(9), la Corte aveva evidenziato delle carenze nella gestione dei contratti, specie nel trattamento delle domande di pagamento. Dall'analisi dei fascicoli di pagamento del 2001 è emerso ancora una volta che i fascicoli finanziari non sempre contengono i documenti giustificativi, bensì solo un attestato della realtà e della conformità dei lavori eseguiti. Acquisto di beni e di servizi Sistema di previsione dei bisogni 22. Il volume delle acquisizioni è legato al contenuto del programma di lavoro annuale dell'Agenzia, che definisce i lavori da svolgere per conseguire gli obiettivi fissati nel quadro del programma pluriennale. 23. Gli sforzi già intrapresi dall'Agenzia per migliorare il proprio sistema di programmazione degli acquisti e per collocarlo in un quadro pluriennale dovrebbero essere proseguiti ed intensificati. Una maggiore formalizzazione consentirebbe di confrontare le previsioni con la realtà, al fine di migliorare le previsioni successive. Collaborazione con le istituzioni e altri organismi comunitari 24. L'Agenzia non partecipa al Gruppo interistituzionale per l'armonizzazione delle procedure di acquisto e, di conseguenza, nemmeno alle gare di appalto interistituzionali, né agli scambi di informazioni sulle acquisizioni di beni e di servizi. Per gli acquisti correnti, essa cerca di sviluppare diverse forme di collaborazione con gli uffici degli organismi comunitari a Copenaghen. 25. Per eseguire progetti che richiedono la compilazione di insiemi specifici di dati, l'Agenzia si sforza di collaborare con l'Ufficio statistico delle Comunità europee o con il Centro comune di ricerca di Ispra. Per garantire la disponibilità e la qualità delle statistiche socio-economiche necessarie all'elaborazione di indicatori di base, è stato assunto un consulente(10) per un anno. Il problema dell'attualizzazione dei dati in questione nel corso degli anni successivi non è stato risolto. La scelta della procedura 26. In generale, l'Agenzia tende a privilegiare le gare di appalto. In un caso(11) è stata esperita una procedura ristretta quando invece la natura e l'importo dell'appalto esigevano la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale. La valutazione delle offerte 27. I criteri di valutazione delle offerte sono definiti in termini generali, il che rende difficile la valutazione quantitativa delle stesse. 28. Le offerte vengono valutate da un comitato di valutazione, composto di tre membri, che si pronuncia sulla base dei documenti presentati dagli offerenti. Le modalità di funzionamento dei comitati di valutazione dovrebbero formare oggetto di istruzioni specifiche, al fine di garantire l'indipendenza dei valutatori. 29. Per garantire maggiormente la qualità delle valutazioni, il formato delle risposte che gli offerenti devono dare dovrebbe essere migliorato, al fine di renderne il contenuto più preciso e più facilmente comparabile. Contratti-quadro 30. Per gli acquisti correnti, l'Agenzia ricorre a contratti-quadro della durata di tre anni, rinnovabili per due anni consecutivi. Questi contratti comprendono una clausola che prevede un adeguamento dei prezzi in funzione dell'evoluzione del prezzo di mercato per il bene fornito. 31. Taluni contratti-quadro fissano spesso un importo massimo totale per gli acquisti da effettuare. È lecito chiedersi quale sia l'interesse di una siffatta clausola in un contratto-quadro, il cui scopo è appunto quello di offrire una certa flessibilità e di evitare la ripetizione delle procedure di acquisto(12). La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002. Per la Corte dei conti Juan Manuel Fabra Vallés Presidente (1) GU L 120, dell'11.5.1990, pag. 4. (2) Conformemente all'articolo 13, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Agenzia per l'esercizio 2001 sono stati stabiliti il 15 marzo 2002 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 2 aprile 2002. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi dei rendiconti finanziari. (3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate in base ai valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può comportare differenze minime a livello di totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento. (4) GU C 372 del 28.12.2001. (5) GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75. (6) GU C 372 del 28.12.2001. (7) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75). (8) Nel novembre 2001 i ritardi variavano da un mese e mezzo a 4 mesi. (9) GU C 373 del 27.12.2000 e GU C 372 del 28.12.2001. (10) Impegno EEA.50995 per un importo di 118000 euro. (11) Progetto EEA-ACPC-00-0026. (12) Per l'ultimo anno del contratto, riguardante la fornitura di carta e di materiale per ufficio, un inatteso aumento del personale al momento della stipulazione del contratto ha indotto ad aumentare i bisogni di oltre 70000 euro e a risottoporre il contratto alla CCAC, con le lentezze amministrative che ciò comporta. Tabella 1 Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB: I totali possono presentare differenze dovute ad arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dall'Agenzia nei propri rendiconti finanziari. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000 >SPAZIO PER TABELLA> NB: I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti dall'Agenzia nei propri rendiconti finanziari. Tabella 3 Bilancio finanziario al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB: I totali possono presentare differenze dovute ad arrotondamenti. Fonte: Dati dell'Agenzia - Queste tabelle presentano in modo sintetico i dati forniti dall'Agenzia nei propri rendiconti finanziari. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'Agenzia Esecuzione del bilancio 8. L'Agenzia riconosce un incremento negli stanziamenti riportati e sta promuovendo un programma più serrato delle sue attività. Tuttavia, si noti che l'Agenzia si trova in una fase di crescita, con un bilancio in aumento; inoltre, parte degli stanziamenti riportati al 2002 si riferivano ad una specifica destinazione dei fondi di bilancio multiannuali. 9. L'Agenzia, nel corso del 2001, ha posto particolare enfasi nel garantire l'annualità dei suoi titoli amministrativi, impiegando di conseguenza maggiore rigore nel valutare l'opportunità dei riporti effettuati. Pertanto, è stato deciso di non utilizzare alcuni degli stanziamenti riportati per saldare pagamenti in sospeso e di stabilire una migliore base di esecuzione per la gestione del bilancio degli anni a venire. 10. Nelle previsioni dell'Agenzia, le esigenze di traduzione rientrano nel piano delle pubblicazioni annuale, realizzato parallelamente allo sviluppo del programma di lavoro. Il Centro di traduzione fattura i servizi prestati su base annuale, pertanto, anche qualora taluni anticipi possano essere versati durante il corso dell'anno, l'ammontare complessivo dei lavori eseguiti dal Centro per l'Agenzia durante l'anno può essere determinato soltanto dopo la fine dell'anno. Conseguentemente, l'importo dei pagamenti corrispondente al volume di lavoro affidato al Centro di traduzione durante il periodo compreso tra il 1o gennaio 2001 e il 31 dicembre 2001 è stato pagato nel marzo 2002, servendosi degli stanziamenti riportati a tale scopo dal 2001 al 2002. 11. L'Agenzia d'ora in avanti provvederà a raggruppare alla fine di ogni anno le richieste di traduzione ancora in sospeso comunicate al Centro di traduzione e che pertanto necessitano di essere riportate all'anno successivo. Rendiconti finanziari 14. Il sistema di inventario dell'Agenzia è stato messo a punto, come appurato dalla Corte. Si provvederà a sviluppare ulteriormente la sincronizzazione tra la registrazione contabile e la registrazione in inventario, in particolare per quanto riguarda i tassi di ammortamento e di cambio, tramite regolari riconciliazioni e la redazione annuale dell'inventario. Gestione di tesoreria 15 e 16. Nel mese di aprile 2002, è stato installato un sistema generale contabile (BOB) che prevede un link con il sistema di gestione del bilancio SI2. Tale connessione permetterà una sincronizzazione tra il sistema di bilancio e quello di contabilità generale, facilitando le riconciliazioni mensili effettuate secondo le modalità attualmente applicate. Inoltre, è stato realizzato un link con il sistema bancario diretto che favorisce e accelera la riconciliazione con i conti bancari. Si è provveduto all'assunzione di un revisore interno che valuterà l'efficienza del sistema contabile e in particolare delle procedure di riconciliazione. 17 e 18. I tre sottoconti ("piccola cassa") sono chiusi e la liquidità di cassa è attualmente gestita da un amministratore degli anticipi. La decisione del direttore esecutivo di nominare un amministratore degli anticipi indica chiaramente i principi operativi assunti a guida. Applicazione delle disposizioni finanziarie 19 e 20. L'Agenzia riconosce la discrepanza esistente tra le deleghe concesse dal direttore esecutivo e la messa a punto del sistema SI2. È stata definita una procedura per garantire maggiore coerenza e l'agente responsabile della sicurezza del sistema informatico è stato esplicitamente nominato coordinatore del gruppo finanze. 21. L'Agenzia sta elaborando un archivio elettronico per documenti integrato al sistema finanziario SI2. Tale sistema disporrà di link e di riferimenti a documenti rilevanti, compresi quelli principali ammessi alla consegna. La manutenzione di tale archivio costituirà parte dei programmi dell'Agenzia, laddove i responsabili dei programmi hanno delegato le proprie funzioni in qualità di ordinatori. Sistemi di previsione dei bisogni 22 e 23. L'Agenzia concorda con il parere della Corte dei conti e provvederà a migliorare ulteriormente l'accuratezza delle previsioni. Approvvigionamento; collaborazione con le istituzioni e altri organismi comunitari 25. L'Agenzia ha stabilito un protocollo d'intesa con l'Eurostat e con il Centro comune di ricerca, inoltre si noti che annualmente ha luogo un'intensa consultazione per discutere i programmi di lavoro reciproci. Tuttavia, si riconosce che l'Agenzia deve persistere nel processo di integrazione di cooperazione con altri organismi e istituzioni comunitari al fine di condividere risorse e competenze. Per quanto attiene i servizi di consulenza menzionati, l'Agenzia ha ritenuto necessario affidare il lavoro all'esterno, poiché né il personale interno all'Agenzia né quello dell'Eurostat erano disponibili ad implementare quel determinato aspetto del programma di lavoro. La valutazione delle offerte 27 al 29. L'Agenzia riconosce la necessità di definire istruzioni più specifiche al fine di migliorare la valutazione quantitativa da parte dei comitati di valutazione e si prevede che tali istruzioni saranno pronte entro l'autunno del 2002. Contratti-quadro 30 e 31. L'Agenzia concorda con il fatto che l'importo massimo definito in taluni contratti-quadro rappresenta una clausola ad uso interno e non dovrebbe far parte degli accordi con i contraenti.