IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea C 284/1

RELAZIONE SPECIALE N. 9/2006

sulle spese per la traduzione sostenute dalla Commissione, dal Parlamento e dal Consiglio, corredata delle risposte delle istituzioni

(presentata in virtù dell'articolo 248, paragrafo 4, secondo comma, CE)

(2006/C 284/01)

INDICE

ABBREVIAZIONI E ACRONIMI

I–IX SINTESI

1-11 INTRODUZIONE

2-3 Quadro giuridico

4-8 Organizzazione dei servizi di traduzione delle istituzioni UE

9-11 Ambito e metodo dell’audit

12-95 OSSERVAZIONI

12-36 Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

13-18 Orientamenti interni sulle domande di traduzione

19-23 La capacità di rispondere alla domanda di traduzioni

24-26 Evoluzione del numero di pagine tradotte

27-36 Misure pratiche adottate dalle istituzioni per limitare il volume di traduzione

37-46 Il controllo della qualità

37-43 I controlli per garantire la qualità adeguata delle traduzioni

44-46 Rispetto delle scadenze e altri elementi della soddisfazione del cliente

47-95 Il costo e l’efficienza della traduzione

47-52 Il costo della traduzione

53-95 L'efficienza del processo di traduzione

96-109 CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

96-98 Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

99-101 Le procedure applicate per garantire il rispetto delle scadenze delle traduzioni e una qualità adeguata alla loro destinazione

102-109 Il costo e l'efficienza della traduzione

1-12 ALLEGATO I: Disposizioni applicabili alla Commissione, al Parlamento e al Consiglio

1-6 Commissione

7-10 Parlamento

11-12 Consiglio

1-9 ALLEGATO II: Metodo sviluppato dalla Corte per stimare i costi della traduzione

Risposte delle istituzioni

ABBREVIAZIONI E ACRONIMICIS Consultazione interservizi (consultazione tra le direzioni generali della Commissione)CITI Comitato interistituzionale per la traduzione e l'interpretazioneCOM CommissioneCRE Compte rendu in extenso (Resoconto dettagliato delle discussioni durante le sedute plenarie del Parlamento)CIEQ Comité Interinstitutionnel d'Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (Comitato interistituzionale per la valutazione della qualità delle traduzioni esterne)DG Direzione generaleDG A III Direzione A III (Traduzione e produzione di documenti) del segretariato generale del ConsiglioDGT Direzione generale della traduzione della CommissioneEPSO European Personnel Selection Office (Ufficio europeo di selezione del personale)ETP Equivalente a tempo pieno (unità di misura del lavoro pari al lavoro di un dipendente a tempo pieno in un anno)GU Gazzetta ufficiale dell'Unione europeaLingue UE-15 Lingue ufficiali dei 15 Stati membri dell’UE prima dell’allargamentoLingue UE-10 Lingue ufficiali dei 10 paesi che hanno aderito all’UE dopo l’allargamento del 2004PE Parlamento europeoSGC Segretariato generale del Consiglio

SINTESI

I. Ventuno lingue hanno lo status di lingue ufficiali e di lavoro delle istituzioni europee. Ogni istituzione dell'UE dispone del proprio servizio di traduzione. Le istituzioni che, in considerazione delle loro attività, devono fornire il maggior volume di traduzioni sono la Commissione, il Parlamento e il Consiglio. A causa dell'irregolare distribuzione della domanda nel corso dell'anno o della temporanea insufficienza della capacità interna per le lingue UE-10, le istituzioni europee devono avvalersi, oltre che dei loro traduttori interni, di traduttori free lance.

II. L’audit mirava a valutare se la Commissione, il Parlamento ed il Consiglio gestiscano le risorse e le spese per la traduzione in modo efficace ed efficiente. La Corte ha esaminato tre questioni: — la domanda di traduzioni viene soddisfatta ed esistono procedure adeguate per evitare le traduzioni non necessarie? — Le traduzioni vengono fornite entro i termini richiesti e la qualità è adeguata per l’uso a cui sono destinate? — Le istituzioni sono riuscite a tenere sotto controllo il costo delle traduzioni?

III. Dall'audit è emerso che le istituzioni hanno adottato metodi diversi per rispondere alla crescente domanda di traduzioni. Sia la Commissione che il Consiglio hanno introdotto misure adeguate per ridurre il numero di documenti tradotti in tutte le lingue. Una quota significativa della totalità delle domande di traduzione, tuttavia, non è disciplinata dagli orientamenti adottati da ciascuna istituzione in materia di traduzione e nessuna istituzione dispone di una procedura chiara e coerente per richiedere traduzioni.

IV. I tre servizi di traduzione oggetto dell'audit riescono a fornire traduzioni nelle lingue UE-15 nei termini e con la qualità richiesti. Per contro, nel 2004 vi sono stati problemi significativi per le lingue UE-10.

V. Nessun servizio di traduzione possiede un dispositivo per misurare la soddisfazione del cliente o procedure per gestire i reclami in materia di qualità. Soltanto la Commissione dispone di criteri guida per il controllo della qualità. Il Parlamento ha definito indicatori di qualità, come il numero di errori rilevato per pagina, a differenza della Commissione e del Consiglio dove tali indicatori non esistono.

VI. Nessuna istituzione, ad eccezione della Commissione nel 2002, aveva calcolato il costo totale delle traduzioni né il costo medio per pagina tradotta. Un calcolo effettuato dalla Corte mostra che, nel 2003, il costo pieno delle traduzioni ammontava a circa 100 milioni di euro sia per il Parlamento che per il Consiglio e a circa 215 milioni di euro per la Commissione. Per effetto dell’aumento del numero delle lingue dopo l’allargamento dell’UE del maggio 2004, il costo della traduzione è salito nel 2005 a circa 128 milioni di euro per il Parlamento, a 126 milioni di euro per il Consiglio e a 257 milioni di euro per la Commissione. Il costo medio per pagina nel 2003 era di 150 euro al Parlamento e alla Commissione e di 254 euro al Consiglio. Nel 2005, il costo medio per pagina è salito a 194 euro alla Commissione e a 276 euro al Consiglio, mentre è sceso a 119 euro al Parlamento. Le traduzioni interne sono più costose delle traduzioni free lance, ma un confronto è difficile in quanto i testi tradotti all'esterno sono di natura diversa e la qualità delle traduzioni interne è giudicata migliore.

VII. La Commissione ed il Consiglio sono riuscite a ridurre la domanda di traduzioni nelle lingue UE-15, anche se ciò ha determinato tra l'altro un eccesso di capacità di traduzione e una produttività inferiore alla media. La Corte ha però rilevato differenze significative tra le diverse unità linguistiche delle varie istituzioni per quanto riguarda la produttività e le percentuali di traduzione esterna.

VIII. Dal 1995, i servizi di traduzione dell'UE hanno accresciuto la cooperazione in materia di assunzioni, creazione di basi dati terminologiche, acquisti di materiale informatico ecc. La Corte ritiene che sarebbe possibile risparmiare incrementando ulteriormente la cooperazione interistituzionale, soprattutto facendo sì che la capacità inutilizzata di un'istituzione sia messa a disposizione delle altre istituzioni per ridurre il ricorso ai traduttori free lance. Tuttavia, la mancanza di previsioni e una comunicazione insufficiente sulla capacità di traduzione disponibile rendono difficile che una istituzione possa sfruttare appieno la capacità temporaneamente disponibile presso le altre istituzioni.

IX. Anche se i servizi di traduzione oggetto dell'audit dispongono di strumenti informatici avanzati, il loro impiego non è uniforme. Al Parlamento, l'effettivo utilizzo degli strumenti informatici varia notevolmente da una unità di traduzione all'altra. Per le lingue UE-15 nel 2004, l'utilizzo di tali strumenti è stato solo marginale al Consiglio, mentre per lo stesso periodo non sono disponibili informazioni sul grado di utilizzo alla Commissione. L’efficienza e l’armonizzazione delle traduzioni potrebbe essere migliorata grazie ad un maggiore utilizzo degli strumenti informatici, una migliore pianificazione, un più rigoroso rispetto dei termini per la presentazione delle domande di traduzione e una supervisione più attenta sulle decisioni sul ricorso alla traduzione esterna, per evitare l'utilizzo di traduttori free lance quando vi siano traduttori funzionari disponibili. Inoltre, occorrerebbe introdurre un monitoraggio uniforme, basato sull’impiego di indicatori di performance e procedure atte a garantire la disponibilità di informazioni gestionali adeguate.

INTRODUZIONE

1. L’Unione europea opera in un ambiente multilingue dove vige una parità di trattamento per le lingue degli Stati membri. Presso le istituzioni della Comunità europea lavorano cittadini di tutti gli Stati membri con un diverso grado di conoscenza delle lingue. Per ragioni pratiche, le lingue più frequentemente utilizzate all'interno delle istituzioni sono in numero ridotto (1), ma i testi ricevuti dagli Stati membri e a questi diretti sono redatti nelle rispettive lingue ufficiali. La traduzione di documenti provenienti dagli Stati membri e a questi diretti è quindi fondamentale per il buon funzionamento delle istituzioni e per comunicare con gli Stati membri e i loro cittadini.

Quadro giuridico

2. In virtù dell'articolo 290 del trattato che istituisce la Comunità europea e del regolamento n. 1/1958 del Consiglio (2), aggiornato dopo ogni allargamento, 21 lingue possiedono lo status di lingue ufficiali e di lingue di lavoro delle istituzioni (3). Questo regolamento stabilisce inoltre il regime linguistico per alcune categorie generali di documenti comunitari (4), ma autorizza altresì le istituzioni a determinare nei propri regolamenti interni quali lingue utilizzare in casi specifici. Questa disposizione consente di adeguare il regime linguistico alle esigenze specifiche di ciascuna istituzione (cfr. allegato I).

3. Oltre al proprio regolamento interno, ogni istituzione adotta orientamenti di carattere pratico sui tipi di documenti da tradurre, sul numero di lingue, sulla lunghezza degli originali e sulle scadenze (cfr. anche l'allegato I).

Organizzazione dei servizi di traduzione delle istituzioni europee

4. Ogni istituzione dispone di un proprio servizio di traduzione: la direzione generale Traduzione ed edizione al Parlamento, la direzione generale della Traduzione alla Commissione (di seguito «DGT») e la direzione A III (Traduzione e produzione dei documenti) al Consiglio (di seguito «DG A III»). Anche la Corte di giustizia, la Corte dei conti, il Comitato economico e sociale e il Comitato delle regioni dispongono, ciascuno, di un loro servizio di traduzione. Le Agenzie si rivolgono al Centro di traduzione di Lussemburgo (5) per le loro necessità in materia di traduzioni.

5. Nel 2005, la Commissione disponeva di circa 1 450 traduttori funzionari (e di circa 600 agenti di supporto), il Parlamento di circa 550 traduttori (e di circa 380 agenti di supporto) e il Consiglio di 660 traduttori (e di circa 330 agenti di supporto). La domanda di traduzioni è irregolare nel corso dell’anno e alcune istituzioni europee limitano le spese o rispondono a picchi della domanda ricorrendo a traduttori free lance selezionati attraverso gare d’appalto.

6. I servizi di traduzione dell'UE sono organizzati in unità di traduzione, comprendenti traduttori e segretari (un'unità per lingua al Parlamento e al Consiglio, un dipartimento per lingua alla Commissione (6)), un'unità di pianificazione/gestione della domanda (planning), un'unità free lance ed altre unità di supporto (informatica, gestione delle risorse ecc.).

7. Nel 2005, le istituzioni UE che hanno prodotto il maggior volume di traduzioni sono state la Commissione (1 324 000 pagine (7)), il Parlamento (1 080 000 pagine (8)) e il Consiglio (457 000 pagine (9)). Complessivamente queste istituzioni producono il 70 % del volume totale di traduzioni dell’UE.

8. Le istituzioni rispondono al fabbisogno di traduzioni in diversi modi: a) rivolgendosi al servizio di traduzione che traduce il documento internamente o b) commissiona il lavoro all'esterno a traduttori free lance; c) ricorrendo direttamente a traduttori free lance, senza coinvolgere necessariamente il servizio di traduzione; d) affidando la traduzione al personale amministrativo della direzione generale interessata («traduzioni grigie»).

Ambito e metodo dell’audit

9. L’audit mirava a valutare se la Commissione, il Parlamento ed il Consiglio gestiscano le risorse e le spese per la traduzione in modo efficace ed efficiente.

10. A tal fine, sono state poste tre domande: — la domanda di traduzione viene soddisfatta ed esistono procedure adeguate per evitare le traduzioni non necessarie? — Le traduzioni vengono fornite entro i termini richiesti e la qualità è adeguata per l’uso a cui sono destinate? — Le istituzioni sono riuscite a tenere sotto controllo il costo delle traduzioni?

11. L’audit ha esaminato principalmente il biennio 2003-2004, ma ha tenuto conto anche dei cambiamenti intervenuti nel 2005 a seguito dell'allargamento. L’audit si è basato su un esame delle norme e delle procedure esistenti, verificando l’affidabilità delle statistiche sulla produzione, del calcolo dei costi e della produttività e svolgendo un'indagine sulla soddisfazione del cliente presso i principali servizi utenti.

OSSERVAZIONI

Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

12. Ai fini di un uso efficiente delle risorse, dovrebbero essere eseguite soltanto le traduzioni necessarie e sufficientemente prioritarie per il buon funzionamento delle istituzioni. Occorrono orientamenti chiari che stabiliscano i requisiti dei testi per i quali può essere richiesta la traduzione. La Corte ha esaminato se questi orientamenti esistano, la loro qualità e le modalità con cui vengono applicati.

Orientamenti interni sulle domande di traduzione

13. Nessuna istituzione ha stabilito procedure coerenti e chiare che definiscano chi può richiedere una traduzione, quali tipi di documenti debbano essere tradotti (quando e in quali lingue), i criteri per autorizzare traduzioni non obbligatorie e le procedure per monitorare l'attuazione della «politica in materia di traduzione».

14. Gli orientamenti stabiliti dalle tre istituzioni indicano soltanto i tipi di documenti per i quali la traduzione è obbligatoria (in tutte le lingue o soltanto in alcune lingue). Ad eccezione dei documenti «non-essenziali» del Consiglio (10), che, in base a una decisione del 2003, non vanno tradotti nelle lingue UE-10, non è chiaro per quali documenti debba essere rifiutata la traduzione.

15. Diverse migliaia di persone alla Commissione, 800 agenti al Parlamento e la maggior parte del personale amministrativo del Consiglio possono accedere al sistema per inviare domande di traduzione. In tali condizioni, considerando anche gli orientamenti insufficienti in materia, aumenta il rischio che possano essere richieste traduzioni non necessarie o a bassa priorità.

16. In alcune direzioni generali della Commissione, le domande di traduzione sono autorizzate dal capo di un'unità di coordinamento. In altre direzioni generali della Commissione e in alcune direzioni generali del Parlamento e del Consiglio, le domande di traduzione sono autorizzate a livello delle unità o trasmesse direttamente all'unità di pianificazione del servizio di traduzione senza alcuna autorizzazione o supervisione preventiva. In tali casi, l'unità di pianificazione del servizio di traduzione costituisce l'unico filtro effettivo in grado di individuare e respingere le domande di traduzione a bassa priorità per l’istituzione (11). Tale unità però non dispone di molti elementi su cui basare tale decisione.

17. Il «Codice di condotta sul multilinguismo» del Parlamento (cfr. allegato I) si limita a fissare «le modalità di attuazione con particolare riferimento alle priorità cui attenersi nei casi in cui le risorse linguistiche non consentono di fornire tutti i servizi richiesti.» Dispone che «compete all'utente definire le proprie esigenze linguistiche» (articolo 1, paragrafi 1 e 5). Di conseguenza, se la domanda non viola il codice di condotta, l'unità di pianificazione non discute la necessità di tradurre o il numero delle lingue d'arrivo richieste, anche di fronte all'evidente impossibilità di rispettare le scadenze imposte dal calendario dei lavori (il che rende improbabile l'utilizzo della traduzione).

18. Le unità di pianificazione della Commissione e del Consiglio possono, previa consultazione del richiedente, respingere domande di traduzione non conformi alle norme interne o ritenute premature o non necessarie. Nel 2003 e 2004, sono state respinte tra il 5 % e il 10 % delle domande di traduzione. Salvo in caso di reclamo da parte del richiedente, i responsabili della gestione non svolgono alcuna verifica sulle autorizzazioni concesse dal personale delle unità di pianificazione della Commissione e del Consiglio, neppure su base campionaria. Le domande di traduzione vengono accettate più in base alla disponibilità di capacità di traduzione che alle reali necessità.

La capacità di rispondere alla domanda di traduzioni

19. Dopo l’allargamento, le istituzioni sono riuscite in genere a soddisfare le domande di traduzione per le lingue UE-15. La situazione è stata diversa per le lingue UE-10, a causa dell'insufficiente numero di traduttori provenienti dai nuovi Stati membri. La prima serie di concorsi interistituzionali indetti dall'EPSO per traduttori aggiunti per le lingue UE-10 non è stata ultimata prima dell'allargamento e non ha permesso di selezionare un numero sufficiente di vincitori.

20. Anche se il Parlamento si è preparato meglio delle altre istituzioni per la traduzione verso le lingue UE-10 dopo l'allargamento, nessuna istituzione è stata in grado di raggiungere gli obiettivi stabiliti per l'assunzione di traduttori funzionari e di personale di supporto per le nuove unità linguistiche. Nel dicembre 2004, la DGT della Commissione aveva assunto soltanto tra 25 e 38 traduttori funzionari e agenti di supporto per unità UE-10, a fronte di un obiettivo di 90. Poiché i nuovi concorsi EPSO sono stati indetti soltanto nel maggio 2005, prevedibilmente la scarsità di traduttori funzionari per le lingue UE-10 si protrarrà fino alla fine del 2006 (cfr. paragrafo 74).

21. A differenza dei servizi di traduzione dell'UE, alcune grandi agenzie private di traduzione, a cui si rivolgono le istituzioni europee, sono riuscite a tradurre da e verso tutte le lingue UE-10 sin dal 2004 aprendo degli uffici nei nuovi Stati membri. La Commissione si è avvalsa in misura limitata, presso le proprie rappresentanze nei nuovi Stati membri, di traduttori assunti come agenti contrattuali, anche se è stato deciso che questa forma di collaborazione verrà per lo più abolita gradualmente nel 2006 per motivi di gestione pratica.

22. Dal maggio 2004 all'aprile 2005, a causa di queste limitazioni della capacità di traduzione, al Consiglio sono stati tradotti nelle lingue UE-10 soltanto i documenti legislativi essenziali (12). Nello stesso periodo, il Parlamento ha tradotto da o verso le lingue UE-10 solo le norme di interesse generale, gli ordini del giorno e i verbali delle sedute plenarie e i documenti da sottoporre a voto.

23. Nel 2004 pochissimi traduttori delle unità linguistiche UE-15 possedevano una conoscenza operativa sufficiente di una o più lingue UE-10. Di conseguenza, le traduzioni verso le cosiddette lingue procedurali, inglese, francese e tedesco, sono state eseguite per lo più da traduttori non di madrelingua, il che ha ulteriormente limitato la capacità disponibile per traduzioni verso le lingue UE-10.

Evoluzione del numero di pagine tradotte

24. L'allargamento dell'Unione europea ha determinato un aumento delle lingue ufficiali da 11 a 20. Dato che ciò poteva potenzialmente accrescere in modo significativo i costi e la complessità della traduzione, le istituzioni UE hanno adottato provvedimenti per limitare al massimo tale aumento introducendo criteri più rigidi in materia di traduzione. La Corte ha esaminato in che misura questi provvedimenti sono riusciti a limitare la domanda di traduzioni.

25. Il grafico 1 mostra come negli ultimi anni le istituzioni siano riuscite a limitare l’aumento del volume di traduzione (13). I criteri più rigidi per l'accettazione delle domande di traduzione introdotti dal Consiglio nel 2003 e dalla Commissione nel 2004 hanno arrestato la tendenza all'aumento registrata negli anni precedenti. Tuttavia, il calo del volume di traduzione osservato in tutte le istituzioni nel 2004 è stato dovuto anche al rallentamento dell'attività legislativa in concomitanza con le elezioni del Parlamento e il rinnovo della Commissione, nonché all’arretrato di testi da tradurre nelle lingue UE-10.

26. La tabella 1 mostra che al Parlamento e al Consiglio, che attuano una politica di multilinguismo integrale, il volume di traduzione è praticamente lo stesso per tutte le lingue. Il volume inferiore per le lingue UE-10 è imputabile alla limitata capacità di traduzione. Soltanto per le unità inglesi la domanda è inferiore alle altre unità, dato che circa tre quarti degli originali al Consiglio e quasi la metà al Parlamento sono attualmente redatti in inglese. Alla Commissione, invece, vi è una netta distinzione tra lingue procedurali (inglese, francese e tedesco) e lingue non procedurali, per le quali la domanda è notevolmente minore. Contrariamente a quanto avviene al Parlamento e al Consiglio, le unità inglesi della Commissione non registrano una domanda inferiore a quella delle altre unità, dato che molti documenti provenienti dall'esterno dell'istituzione devono essere tradotti nelle lingue procedurali.

Tabella 1

Volume di traduzione per lingua d'arrivo (in migliaia di pagine)

COMMISSIONE PARLAMENTO CONSIGLIO 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Traduzione verso Inglese 146 131 128 51 40 53 30 17 20 Francese 174 151 142 63 51 70 34 33 29 Tedesco 175 146 126 65 53 73 40 32 28 Altre lingue UE-15 (media) 108 75 56 60 47 66 37 30 26 Lingue UE-10 (media) 2 23 51 1 12 39 < 1 5 19 Fonte: Corte dei conti.

Misure pratiche adottate dalle istituzioni per limitare il volume di traduzione

Commissione

27. Nel preparare l'allargamento del maggio 2004, la Commissione ha adottato misure specifiche per evitare un aumento del volume di traduzione proporzionale all'aumento delle lingue ufficiali.

28. Nel maggio 2004, la Commissione ha emanato una comunicazione relativa ad un piano d’azione per ridurre il volume ed il costo delle traduzioni, limitando il numero di lingue in cui tradurre determinati documenti e fissando la lunghezza massima dei testi. Varie direzioni generali hanno adottato ulteriori misure per ridurre il volume di traduzione in settori non contemplati dalla suddetta comunicazione. Per questo, alcune pubblicazioni non sono più diffuse in tutte le lingue ufficiali e, di alcuni documenti, viene tradotta in tutte le lingue soltanto una sintesi.

29. La Commissione ha adottato un approccio pragmatico alla traduzione, con l‘obiettivo di soddisfare le esigenze delle direzioni generali richiedenti compatibilmente con la capacità disponibile. La traduzione nelle lingue non procedurali (14) di documenti riguardanti gare d'appalto, ad esempio, resta in sospeso fino a quando un potenziale offerente non la richieda. Il regime linguistico dei vari comitati «comitologia» (15) varia in funzione delle necessità dei componenti: alcuni utilizzano un'unica lingua di lavoro, altri richiedono la traduzione dei documenti solo in un numero ridotto di lingue precedentemente concordato.

30. Al fine di dissuadere gli utenti dal richiedere una traduzione integrale quando hanno bisogno soltanto di ottenere una comprensione di base di un testo, la DGT offre anche servizi alternativi, quali la redazione di sintesi orali o scritte, un servizio di traduzione espresso per testi brevissimi via e-mail (translation hotline) e, per alcune combinazioni linguistiche, le traduzioni automatiche con post editing. Dall’audit è però emerso che i clienti non erano sufficientemente informati dell'esistenza di tali alternative, che rappresentano solo una piccola quota della produzione totale della DGT. Per tale ragione, nel 2005, la DGT ha adottato provvedimenti volti ad accrescere la visibilità dei vari servizi offerti.

31. La Commissione ha compiuto notevoli sforzi per ridurre il numero di traduzioni successive delle diverse versioni di uno stesso testo. Di norma, i documenti della Commissione sono tradotti per la prima volta al termine della procedura di consultazione interservizi (CIS).

Parlamento

32. Una nuova versione del «Codice di condotta sul multilinguismo», approvata dall'ufficio di presidenza del Parlamento nel 2004, limita le dimensioni dei documenti, ma non il numero delle lingue o i tipi di documenti da tradurre.

33. Anche se i documenti discussi dalle commissioni parlamentari sono in linea di massima tradotti in tutte le lingue dei rispettivi membri e sostituti, alcune commissioni accettano un numero di lingue inferiore.

Consiglio

34. Anche il Consiglio ha adottato misure specifiche per evitare un aumento non necessario del volume di traduzione nel preparare l'allagamento del 2004. Nel 2003 ha stabilito un elenco di documenti essenziali (cfr. allegato I) e ha fortemente limitato l’accettazione delle domande di traduzione per documenti non essenziali.

35. Ha cercato inoltre di ridurre il numero di traduzioni successive. Dal 2003, il segretariato generale del Consiglio (di seguito SGC) fornisce traduzioni in tutte le lingue soltanto per i testi legislativi e in un numero limitato di «fasi fondamentali» invece che, come in passato, dopo la riunione di ciascun organo preparatorio. La DG A III non attua però alcun monitoraggio circa il rispetto di queste norme, né esamina le possibilità per ridurre ulteriormente il numero di versioni successive tradotte.

36. Le soluzioni adottate dalle varie istituzioni per limitare le domande di traduzione non sono coordinate e, di conseguenza, risultano incoerenti. Ad esempio, attualmente il Parlamento traduce tutte le interrogazioni scritte nelle lingue UE-15 e le risposte della Commissione sono rese disponibili soltanto in due lingue procedurali più la lingua del deputato che ha presentato l'interrogazione.

Il controllo della qualità

I controlli per garantire la qualità adeguata delle traduzioni

37. Le traduzioni dovrebbero essere accurate, chiare e «adatte allo scopo» (cioè la «qualità» richiesta della traduzione dipende dalla destinazione (16)). La Corte ha esaminato se esistano misure idonee a garantire che la qualità delle traduzioni sia conforme agli obiettivi. A livello del servizio di traduzione, il controllo della qualità compete principalmente ai capi unità. Alla Commissione, la DGT divide tutte le traduzioni in cinque categorie di «tipi di qualità di traduzione» (TQT) che corrispondono ad un diverso grado di revisione o/e di valutazione della qualità in base al tipo di documento. Oltre a ciò, alcune direzioni generali della Commissione, come la direzione generale della Concorrenza, rivedono sistematicamente le traduzioni ricevute dalla DGT.

38. Il Parlamento ed il Consiglio, invece, non suddividono le traduzioni in base a categorie di qualità e possiedono procedure di controllo della qualità meno strutturate. Di conseguenza, le pratiche in materia di revisione variano notevolmente, anche se gli atti legislativi sono sempre rivisti da giuristi linguisti prima della pubblicazione.

39. Oltre alle verifiche svolte dalle unità di traduzione, la direzione generale per la Traduzione del Parlamento valuta la qualità delle traduzioni sia interne che esterne attraverso controlli casuali ogni due mesi (che riguardano principalmente errori linguistici di ortografia o grammatica, ma non la correttezza terminologica ecc.). A seguito di questo processo vengono prodotti degli indicatori di qualità, come il numero di errori rilevati per pagina, informazioni che non sono disponibili né alla Commissione né al Consiglio.

40. Nessun servizio di traduzione possiede strumenti specifici per misurare la soddisfazione del cliente o procedure per gestire i reclami in materia di qualità.

41. Da un'indagine sulla soddisfazione del cliente condotta dalla Corte alla fine del 2004 è emerso che la qualità delle traduzioni nelle lingue UE-15 e le procedure amministrative relative alle domande di traduzione sono ritenute generalmente soddisfacenti. Tuttavia, alcune direzioni generali della Commissione hanno riferito alcuni problemi di qualità nelle traduzioni effettuate dalla DGT verso le lingue UE-15, in particolare la scarsa precisione dei termini tecnici e la qualità irregolare delle traduzioni free lance. La DG A III del Consiglio ha anche indicato alcuni problemi di qualità nelle proposte legislative presentate dalla Commissione.

42. Per contro, la maggior parte dei clienti interpellati nel 2004, soprattutto alla Commissione, ha riferito problemi di qualità per le traduzioni nelle lingue UE-10. Ciò è stato dovuto alla necessità di ricorrere principalmente a traduttori esterni, molti dei quali con scarsa esperienza di traduzioni comunitarie, nonché alla mancanza di una sufficiente capacità interna per rivedere le traduzioni free lance.

43. La qualità delle traduzioni eseguite da traduttori free lance è valutata da traduttori funzionari con un punteggio fino a 10. Quando il controllo qualità giudica insufficiente la qualità di una traduzione free lance, il documento viene rinviato al traduttore free lance o sottoposto ad una revisione approfondita da parte di un traduttore funzionario. Le traduzioni free lance che hanno ricevuto un punteggio pari o inferiore a 6/10 sono sottoposte al CIEQ (17), un comitato interistituzionale di arbitrato indipendente. Nel 40 % dei casi sottoposti dalla Commissione nel 2004, il CIEQ ha raccomandato la risoluzione parziale o integrale del contratto.

Rispetto delle scadenze e altri elementi della soddisfazione del cliente

44. Nel 2004 la DGT della Commissione ha terminato circa il 90 % di tutte le traduzioni entro i termini convenuti (rispetto a circa l'80 % nel 2003 e al 94 % nel 2005). Questo miglioramento è in parte riconducibile alla diminuzione del carico di lavoro. Per il Parlamento, il dato corrispondente per il periodo maggio 2005 — luglio 2005 era dell'86 %. L'SGC non dispone di statistiche indicanti il grado di rispetto delle scadenze delle traduzioni al Consiglio.

45. Tuttavia, alcune direzioni generali della Commissione interpellate durante l'audit della Corte hanno riferito che le scadenze fissate dalla DGT non sono sempre compatibili con gli obblighi giuridici e le esigenze operative delle direzioni generali. Per tale ragione spesso gli amministratori (non linguisti) traducono alcuni documenti urgenti brevi («traduzioni grigie») e in altri casi commissionano direttamente alcune traduzioni a traduttori free lance (cfr. paragrafi 54 e 75). Anche se questa è una soluzione pragmatica, essa illustra anche l’incapacità di soddisfare la domanda e rende notevolmente più difficile la gestione dell'intera funzione di traduzione alla Commissione.

46. Gli utenti delle traduzioni del Consiglio e della Commissione hanno anche riferito che, a causa dell'insufficiente capacità di traduzione per le lingue UE-10, le scadenze stabilite dalle unità di pianificazione, soprattutto nel 2004, erano troppo lunghe per rispondere alle loro esigenze.

Il costo e l’efficienza della traduzione

Il costo della traduzione

Calcolo dei costi

47. La formazione del bilancio per attività («Activity Based Budgeting» ABB) è un mezzo per aumentare «la trasparenza della gestione del bilancio a fronte degli obiettivi della sana gestione finanziaria e, in particolare, dell'efficienza e dell'efficacia» (18). Conoscere il costo di un'attività è essenziale ai fini del controllo dell'attuazione. L’articolo 12, paragrafo 1, del codice di condotta del Parlamento prevede che «i servizi (..) di traduzione inform(i)no gli utenti ogni tre mesi (…) su basi comparabili, in merito ai costi generati dalle loro domande di servizi linguistici». Tale disposizione non è stata però applicata. L’SGC non ha mai stimato il costo della traduzione.

48. Durante il periodo oggetto dell’audit, la Commissione ha abbandonato un progetto relativo al calcolo dei costi. Attraverso il processo di ABB, tuttavia, il costo della traduzione viene imputato a ciascun settore in base ad una tariffa forfettaria che dipende dalle dimensioni della direzione generale interessata, ma non è basata sul costo effettivo né sull’effettivo utilizzo.

49. Nonostante l’importanza di tali informazioni, le istituzioni non hanno calcolato né il costo totale della traduzione né il costo per pagina tradotta. La Corte ha quindi calcolato il costo pieno delle traduzioni interne e delle traduzioni esterne gestite dai servizi di traduzione delle istituzioni (escludendo cioè le traduzioni commissionate direttamente all'esterno dalle direzioni generali e le «traduzioni grigie», per le quali tale calcolo era impossibile, data la mancanza di informazioni sul tempo impiegato dal personale amministrativo per compiti di traduzione). La finalità del calcolo era consentire un confronto tra i costi presso le istituzioni oggetto dell'audit e i costi delle traduzioni free lance. Una descrizione dettagliata del metodo per il calcolo dei costi utilizzato dalla Corte viene fornita nell'allegato II.

50. I risultati dei calcoli della Corte per il 2003 (19) sono illustrati nelle tabelle 2, 3 e 4.

Tabella 2

Costo pieno delle traduzioni interne

COSTO TOTALE DELLE TRADUZIONI INTERNE (milioni di euro) COSTO MEDIO PER PAGINA (euro) Commissione Parlamento Consiglio 3 istituzioni Commissione Parlamento Consiglio 3 istituzioni Traduttori funzionari 94,76 40,03 54,58 189,37 85,27 89,87 136,92 96,85 Segretari 5,46 7,80 11,25 24,51 4,92 17,51 28,22 12,54 Costo diretto 100,22 47,83 65,83 213,88 90,19 107,38 165,14 109,39 Gestione 0,50 0,27 0,52 1,30 0,45 0,62 1,31 0,66 Personale serv. traduzione 34,06 10,35 11,42 55,84 30,66 23,25 28,64 28,56 Pianificazione 2,35 0,41 1,25 4,00 2,11 0,92 3,12 2,05 Immobili 22,80 9,14 12,50 44,44 20,52 20,52 31,35 22,73 Informatica 8,31 6,01 5,39 19,70 7,48 13,49 13,51 10,08 Altro (20) 9,72 3,09 3,48 16,28 8,74 6,93 8,72 8,33 Costo indiretto 77,74 29,28 34,54 141,56 69,96 65,72 86,65 72,40 Costo totale 177,95 77,11 100,38 355,44 160,15 173,11 251,80 181,78 Fonte: Corte dei conti.





Tabella 3

Costo pieno delle traduzioni esterne

COSTO TOTALE DELLE TRADUZIONI ESTERNE (milioni di euro) COSTO MEDIO PER PAGINA (euro) Commissione Parlamento Consiglio 3 istituzioni Commissione Parlamento Consiglio 3 istituzioni Traduttori funzionari (revisione) 5,85 0,00 N.D. 5,85 18,36 0,00 N.D. 10,95 Segretari 1,51 2,74 N.D. 4,25 4,74 12,70 N.D. 7,95 Traduttori free lance 11,22 8,90 N.D. 20,12 35,24 41,22 N.D. 37,65 Costo diretto 18,58 11,64 N.D. 30,22 58,34 53,92 N.D. 56,55 Gestione 0,14 0,12 N.D. 0,26 0,44 0,56 N.D. 0,49 Personale serv. traduzione 9,32 4,54 N.D. 13,86 29,26 21,04 N.D. 25,94 Painificazione 0,65 0,18 N.D. 0,83 2,03 0,83 N.D. 1,55 Unità free lance 2,01 1,39 N.D. 3,40 6,32 6,44 N.D. 6,37 Immobili 2,29 1,75 N.D. 4,04 7,18 8,10 N.D. 7,55 Informatica 2,29 1,71 N.D. 4,01 7,20 7,94 N.D. 7,50 Altro (21) 1,56 0,58 N.D. 2,15 4,91 2,69 N.D. 4,02 Costo indiretto 18,27 10,27 N.D. 28,54 57,34 47,60 N.D. 53,41 Costo totale 36,85 21,92 N.D. 58,76 115,68 101,54 N.D. 109,97 Fonte: Corte dei conti.





Tabella 4

Costo pieno stimato delle traduzioni interne e esterne

COSTO TOTALE DELLE TRADUZIONI (milioni di euro) COSTO MEDIO PER PAGINA (euro) Commissione Parlamento Consiglio 3 istituzioni Commissione Parlamento Consiglio 3 istituzioni Traduttori funzionari 100,61 40,03 54,58 195,22 70,37 60,54 136,92 78,41 Segretari 6,97 10,54 11,25 28,76 4,88 15,94 28,22 11,55 Traduttori free lance 11,22 8,90 0,00 20,12 7,85 13,45 0,00 8,08 Costo diretto 118,80 59,47 65,83 244,10 83,09 89,93 165,14 98,05 Gestione 0,64 0,40 0,52 1,56 0,45 0,60 1,31 0,63 Personale serv. traduzione 43,38 14,90 11,42 69,70 30,34 22,53 28,64 27,99 Pianificazione 2,99 0,59 1,25 4,83 2,09 0,89 3,12 1,94 Unità free lance 2,01 1,39 0,00 3,40 1,41 2,10 0,00 1,37 Immobili 25,09 10,89 12,50 48,47 17,55 16,47 31,35 19,47 Informatica 10,60 7,72 5,39 23,71 7,41 11,68 13,51 9,52 Altro (22) 11,28 3,67 3,48 18,42 7,89 5,55 8,72 7,40 Costo indiretto 96,00 39,55 34,54 170,09 67,14 59,81 86,65 68,32 Costo totale 214,80 99,02 100,38 414,19 150,24 149,74 251,80 166,37 Fonte: Corte dei conti.

Analisi dei costi

51. I costi per pagina sono stati calcolati ex post e sono validi soltanto per il volume della domanda e della produzione del 2003. Dal momento che la maggior parte dei costi di traduzione sono costi fissi (87 % al PE, 91 % alla DGT e 97 % all'SGC), negli anni con scarsa domanda il costo per pagina risulta ovviamente superiore. Nel 2004, il volume di traduzione della Commissione per le lingue UE-15 è diminuito di circa il 25 %, comportando una riduzione della produttività del 20 %, dato che il minor ricorso alla traduzione free lance non è bastato a occupare a tempo pieno i traduttori funzionari. Nel 2003, il costo per pagina tradotta internamente alla Commissione e al Parlamento era confrontabile, mentre il costo per pagina al Consiglio era significativamente superiore, soprattutto a causa della minore produttività e dei maggiori costi per il personale di supporto di segreteria e per gli immobili. Dal momento che il Consiglio dispone di personale permanente sufficiente per evitare il ricorso alla traduzione free lance per le lingue UE-15, lo scarto in termini di costo totale per pagina è ancora maggiore.

52. Nel 2003, il costo pieno stimato per pagina di traduzione esterna era inferiore del 35 % al costo della traduzione interna al Parlamento (100 euro contro 154 euro) e del 25 % alla Commissione (120 euro contro 160 euro). Questi dati non tengono però conto della diversa natura delle traduzioni interne ed esterne, dato che le prime riguardano testi più impegnativi, prioritari e che richiedono maggior tempo, quali i testi legislativi e i documenti destinati alla pubblicazione. I traduttori funzionari svolgono inoltri altri compiti di carattere linguistico, per cui il loro tempo non è interamente dedicato alla traduzione (cfr. paragrafo 76). Sia per le lingue UE-15 che per quelle UE-10, i prezzi pagati dal Parlamento ai free lance sono in media il 12 % superiori ai prezzi pagati dalla DGT (23).

L'efficienza del processo di traduzione

53. La gestione delle risorse umane e finanziarie in base al metodo della «gestione per attività» richiede la definizione di obiettivi, la pianificazione di attività e il monitoraggio dei risultati e delle prestazioni a fronte di obiettivi misurati attraverso indicatori. Le istituzioni non producono però indicatori e informazioni gestionali sufficienti che consentano di monitorare: a) le domande respinte e il numero totale delle domande (Parlamento europeo); b) il rispetto dei termini di presentazione delle domande (SGC); c) le violazioni del codice di condotta (Parlamento europeo); d) le pagine tradotte per entità committente/combinazione linguistica (Parlamento europeo); e) documenti «essenziali» la cui traduzione è obbligatoria (Parlamento europeo e SGC); f) le traduzioni di interi documenti o di parti di essi che sono state eseguite, ma che non erano necessarie a causa delle modifiche successive apportate all'originale (Parlamento europeo, Commissione e SGC).

54. La Commissione inoltre non attua alcun monitoraggio né dispone di informazioni sul volume delle «traduzioni grigie» o delle traduzioni commissionate direttamente all'esterno dalle direzioni generali clienti (cfr. paragrafi 45 e 75).

55. Le procedure, l'organizzazione e i metodi di lavoro dei servizi di traduzione sono soggetti a specifici vincoli, come le domande urgenti soprattutto al Consiglio, i testi giuridici e il programma di lavoro delle istituzioni. La tabella 5 mostra il volume di traduzioni richieste con scadenze brevissime (meno di 24 o tra le 24 e le 72 ore).

Tabella 5

Le scadenze di traduzione richieste

Commissione Parlamento Consiglio Scadenze (in ore) < 24 24-72 < 24 24-72 < 24 24-72 3 % 7 % 19 % 30 % 40 % 22 % Fonte: CITI (Comitato interistituzionale per la traduzione e l'interpretazione).

Previsioni della domanda

56. Per garantire il massimo utilizzo delle risorse interne è particolarmente importante disporre di previsioni accurate della domanda. Nel breve termine, benché il costo delle traduzioni esterne appaia inferiore, la traduzione esterna non comporta sempre un risparmio. Dal momento che i costi della traduzione interna sono principalmente costi fissi (cfr. paragrafi 51-52), il costo marginale (o extra) di una pagina supplementare di traduzione interna è molto basso, mentre il costo marginale di una pagina di traduzione esterna è rilevante. Per questo, il ricorso alla traduzione esterna dovrebbe essere idealmente limitato ai casi in cui non sia disponibile capacità interna. Ciò richiede un buon sistema di previsione della domanda.

57. Sebbene il codice di condotta del Parlamento disponga che «Le segreterie delle commissioni, delle delegazioni e dei gruppi politici, sulla base del rispettivo programma di lavoro, stabiliscono ogni mese previsioni di traduzione con indicazione della probabile lingua originale, la data prevedibile di presentazione e il numero di pagine presumibile» nessuna previsione di questo tipo viene inviata all'unità di pianificazione.

58. Nel 2003 e 2004, la maggior parte delle direzioni generali della Commissione non ha trasmesso sistematicamente alla DGT previsioni delle domande di traduzione per un dato periodo e, al Consiglio, soltanto alcune direzioni generali hanno comunicato regolarmente alla DG A III le previsioni riguardo al fabbisogno di traduzioni.

59. In pratica, le principali fonti di informazione sul carico di lavoro futuro sono i programmi di lavoro delle istituzioni e gli ordini del giorno provvisori delle riunioni delle istituzioni, che forniscono solo un'indicazione sommaria del fabbisogno di traduzione e sono quindi inadeguati ai fini di una accurata pianificazione.

Rispetto dei termini di presentazione delle domande

60. Il codice di condotta del Parlamento del 2004 prevede un termine di presentazione generale di 10 giorni (24). Nel primo anno di applicazione del codice, questo termine è stato però osservato dagli utenti della traduzione soltanto nel 50 % dei casi. Di conseguenza, la maggior parte delle traduzioni possono essere rese disponibili soltanto poco tempo prima delle riunioni.

61. Nel 1998, la DG A III del Consiglio ha stabilito dei termini di presentazione (10 giorni lavorativi per i documenti dei gruppi di lavoro e 5 giorni lavorativi per i documenti del Coreper). A causa di vincoli di tempo intrinseci nelle funzioni del Consiglio, raramente questi termini sono rispettati. La maggior parte delle traduzioni al Parlamento e al Consiglio vengono consegnate soltanto poco tempo prima delle riunioni.

62. La Commissione non ha imposto termini di presentazione, ma l'unità di pianificazione della DGT rinegozia regolarmente le scadenze con gli utenti se il termine richiesto non è fattibile.

Pianificazione

63. Secondo il calcolo del costo pieno della traduzione nel 2003 eseguito dalla Corte, il costo della pianificazione presso le tre istituzioni è stimato a circa 4,8 milioni di euro, pari all’1 % circa del costo totale della traduzione (cfr. tabella 2). La pianificazione è un altro strumento per pervenire ad un uso più efficiente delle risorse interne (cfr. paragrafo 56).

64. Tra l'altro, date le scadenze a brevissimo termine per le traduzioni (cfr. tabella 5), i capi unità al Consiglio e al Parlamento hanno limitate possibilità di pianificare a lungo o medio termine il carico di lavoro o di renderlo più uniforme.

65. Il sistema di pianificazione del Consiglio è basato sul numero di pagine stampate del documento presentato. Non si tratta di uno strumento affidabile per prevedere il tempo di traduzione, in quanto spesso non riflette il lavoro di traduzione effettivamente richiesto (25).

66. Il sistema informatico al Parlamento consente all'unità di pianificazione di verificare il numero di pagine tradotte che devono essere finite ogni giorno. Ciò rappresenta un’indicazione sommaria della capacità disponibile per unità linguistica, ma non fornisce informazioni aggiornate sulla capacità interna disponibile di ciascuna unità in un dato periodo, tenendo conto della disponibilità di traduttori (congedi, formazioni ecc.).

Uso efficiente delle risorse interne ed esterne

Pretrattamento

67. Per evitare che testi già tradotti siano tradotti una seconda volta, gli utenti sono tenuti a comunicare ai servizi di traduzione i riferimenti a documenti tradotti simili esistenti e/o ad indicare le modifiche apportate ad una versione precedente di un documento già tradotto. Tuttavia, siccome queste indicazioni sono spesso mancanti o incomplete, sono le unità di pianificazione a dover consultare le basi dati. La codifica delle domande e dei testi tradotti non è abbastanza precisa da consentire un’ottimizzazione di tali ricerche. La situazione è particolarmente difficile al Parlamento, dove i documenti sono registrati su basi dati e reti diverse e i servizi di traduzione non dispongono di una raccolta completa dei testi tradotti.

I metodi di lavoro delle unità di traduzione

68. I capi unità hanno il compito di assegnare i lavori di traduzione ai traduttori delle rispettive unità. Le unità linguistiche sono organizzate in modo diverso, alcune dispongono di gruppi di traduttori specializzati, altre assegnano le traduzioni in base alla disponibilità o alle preferenze dei traduttori. La DGT della Commissione e la DG A III del Consiglio hanno sviluppato a livello centrale dei sistemi che mostrano la disponibilità dei singoli traduttori, anche se non tutte le unità linguistiche li utilizzano sistematicamente. Il Parlamento non dispone di questi strumenti: alcuni capi divisione utilizzano fogli di lavoro, altri assegnano il lavoro manualmente.

69. Tutte le unità di traduzione sono composte sia da traduttori che da personale di supporto, che ha il compito di ricercare documenti di riferimento, dattilografare, formattare e archiviare i testi ecc. Al Consiglio (26) ed al Parlamento vi è un segretario ogni due traduttori, mentre alla Commissione un segretario ogni quattro o cinque traduttori.

70. Benché le tre istituzioni incoraggino apertamente l'uso delle moderne tecnologie e abbiano speso 23,7 milioni di euro per strumenti informatici nel 2003 (costo pieno comprensivo delle licenze, cfr. tabella 4), in pratica, ciascun traduttore, con il tacito consenso del proprio capo unità, può decidere se utilizzare o meno la traduzione assistita da computer (Translator's Workbench), gli strumenti di ricerca (quali Euramis, IATE ecc.) e il programma di riconoscimento vocale (rispetto alla battitura). Al Parlamento, la percentuale dei traduttori e del personale di supporto che utilizza questi strumenti varia fortemente da un'unità all'altra (dal 10 % al 90 %). Al Consiglio, l'uso degli strumenti informatici è solo marginale. La Commissione dispone degli strumenti informatici più avanzati tra le istituzioni esaminate, ma non esistono informazioni sul relativo grado di utilizzo.

71. Dal 2003, circa 100 dei 1 100 traduttori della Commissione hanno adottato il telelavoro. Secondo una relazione di valutazione della DGT (27), la formula attuale consente un risparmio netto annuale di circa 10 000 euro per traduttore, dovuto principalmente alla maggiore produttività. Al Parlamento, 26 traduttori su 430 utilizzano il telelavoro e anche il Consiglio ha avviato due progetti pilota in questo settore.

Traduzione esterna

72. Sia la Commissione che il Parlamento ricorrono sistematicamente ai traduttori interni per i testi legislativi (per ragioni di qualità), nonché per documenti urgenti, confidenziali o brevi (per ragioni pratiche). Dal momento che quasi tutto il lavoro di traduzione del Consiglio rientra in queste categorie, le traduzioni del Consiglio sono per la maggior parte eseguite dai servizi interni.

73. La decisione di affidare il lavoro a traduttori esterni viene presa, in linea di massima, dai capi delle unità di traduzione (eccetto per i casi in cui è il richiedente a rivolgersi direttamente all'esterno, come indicato più avanti), tenendo conto del tipo di traduzione e della capacità interna disponibile. Alla Commissione e al Parlamento, nel 2004 è stata rilevata una correlazione positiva tra il carico di lavoro e la quota dei lavori affidati all'esterno per la maggior parte delle unità linguistiche. Dall'audit è però emerso che, nel 2004, le due unità della DGT della Commissione che avevano avuto un carico di lavoro inferiore alla media (avendo reagito con ritardo alla drastica riduzione del carico di lavoro rispetto al 2003), avevano nonostante ciò registrato percentuali elevate di traduzioni esterna, il che indica un sottoutilizzo della capacità interna. La divisione della traduzione francese del Parlamento nel 2005 ha registrato il penultimo carico di lavoro, ma la seconda percentuale più elevata di traduzione esterna. Nonostante ciò, i responsabili non hanno adottato alcuna azione correttiva.

74. Sia il Parlamento che la Commissione commissionano automaticamente all’esterno alcuni lavori di traduzione, senza verificare la disponibilità della capacità interna per alcune o tutte le lingue. Nel 2003-2004 entrambe le istituzioni hanno fissato l'obiettivo di aumentare, rispettivamente al 30 % ed al 40 %, la quota di traduzioni assegnate a free lance per far fronte all'aumento previsto della domanda totale e tenendo conto del costo inferiore della traduzione free lance (rispetto a quello dell'assunzione di altri traduttori a tempo pieno). A causa del calo strutturale della domanda nel 2004, la DGT della Commissione ha deciso di abbandonare questo obiettivo e il Parlamento ha dato istruzioni di affidare a traduttori free lance, durante il periodo delle elezioni, soltanto i resoconti integrali delle sedute del Parlamento (CRE) (28). Mentre il carico di lavoro per le unità delle lingue UE-15 era diminuito di circa il 20 % tra il 2003 e il 2004, la quota delle traduzioni esterne del Parlamento ha subito una modestissima variazione (32,5 % nel 2003 e 32 % nel 2004) (cfr. tabella 6). La differenza tra le percentuali di traduzione esterna per le lingue UE-10 tra il 2004 e il 2005 al Parlamento, alla Commissione e al Consiglio è dovuta principalmente al fatto che il Parlamento nel 2004 è riuscito ad assumere più traduttori funzionari per le lingue UE-10 rispetto alle altre due istituzioni. A causa del rallentamento dell'attività legislativa nel 2004 e del minore volume di traduzioni, il Parlamento è stato in grado di tradurre internamente una quota maggiore di documenti nelle lingue UE-10 (cfr. anche i paragrafi 20 e 25).

Tabella 6

Percentuali di traduzione esterna nel 2003, 2004 e 2005

Commissione Parlamento Consiglio Percentuale di traduzione esterna 2003 2004 2005 2003 2004 2005 2003 2004 2005 Tutte le lingue 22 % 23 % 20 % 33 % 30 % 36 % 0 % 1 % 2 % Lingue UE-15 21 % 16 % 10 % 32,5 % 32 % 33 % 0 % 0 % 0 % Lingue UE-10 N.D. 60 % 37 % 41 % 20 % 43 % N.D. 8 % 5 % Fonte: Corte dei conti.

75. Dall'audit è emerso che, mentre le traduzioni commissionate direttamente all’esterno dalle direzioni generali clienti rappresentano una quota marginale al Consiglio e al Parlamento (29), alla Commissione, nel periodo 2003-2004, le direzioni generali si sono rivolte direttamente all’esterno per diverse migliaia di pagine di traduzione e ciò senza alcuna supervisione da parte della DGT (cfr. anche paragrafi 45 e 54).

Produttività

76. È stata esaminata la produttività delle tre istituzioni oggetto dell’audit tra il 2000 e il 2005, al fine di confrontare le prestazioni delle istituzioni nel tempo. Per il calcolo della produttività è stato utilizzato il concetto di «equivalente a tempo pieno» (ETP), in base al quale il tempo impiegato per la traduzione è quello in cui i traduttori sono effettivamente disponibili per il lavoro in ufficio. Giacché in molti casi questo tempo include attività diverse dalla traduzione (formazione, gestione, controllo qualità, rilettura di bozze di documenti prodotti da altri servizi, ecc.), la produttività basata sull'ETP costituisce soltanto un indicatore generale. I confronti tra le istituzioni e tra le unità linguistiche all'interno di una stessa istituzione vanno valutati con prudenza. Cautela occorre anche nello stabilire le cause delle differenze rilevate ed analizzare i possibili vincoli, al fine di valutare se i responsabili della gestione possano intervenire direttamente.

77. La produttività, definita come numero di pagine standard tradotte internamente per traduttore interno ETP, varia notevolmente da una divisione linguistica all'altra e da un'istituzione all'altra. La produttività delle unità delle lingue UE-10 in tutte le istituzioni è generalmente inferiore a causa del maggiore fabbisogno di formazione, della mancanza di esperienza, delle ridotte dimensioni delle memorie di traduzione (che limitano l'uso della traduzione assistita da computer) e del maggiore tempo dedicato alla revisione delle traduzioni esterne.

78. La produttività dei servizi di traduzione dell'UE è molto inferiore rispetto a quella del settore privato (30). La maggiore produttività nel settore privato è dovuta principalmente alla natura dei testi (pochi testi legislativi) ed anche all'uso diffuso di strumenti informatici. Benché riguardino testi con un minor grado di complessità, le traduzioni free lance sono ritenute di qualità inferiore e richiedono un maggior intervento di revisione rispetto ai documenti tradotti internamente. Diversi contratti con agenzie esterne hanno dovuto perciò essere rescissi a causa della qualità inadeguata delle traduzioni (cfr. paragrafo 43). Comunque, in assenza di una capacità interna disponibile, la maggiore produttività, unita alle basse retribuzioni, rende la traduzione free lance notevolmente meno onerosa rispetto all’assunzione di altri traduttori interni, anche considerando i costi indiretti (pianificazione, gare d'appalto, pagamenti, controllo qualità, ecc.) (cfr. tabella 7).

Tabella 7

Numero medio di pagine tradotte per traduttore (ETP)

2000 2001 2002 2003 2004 2005 Commissione (all’anno) 915 902 909 1 054 917 797 Commissione (al giorno) 5,2 5,2 5,1 5,7 5,0 4,5 Parlamento (all’anno) 1 092 1 195 1 062 1 031 858 1 226 Consiglio (31) (all’anno) 602 653 772 707 648 669 Fonte: Corte dei conti.

Commissione

79. La produttività della DGT, che per la maggior parte degli anni è leggermente inferiore a quella del Parlamento, può essere in qualche misura spiegata dal ruolo che la Commissione svolge quale iniziatore del processo legislativo. Ciò comporta, infatti, una percentuale di revisione più elevata e un ruolo guida nella definizione della terminologia e nella costituzione di basi dati, attività di cui beneficiano poi anche le altre istituzioni. Inoltre, il personale della traduzione della Commissione svolge altre funzioni correlate all'utilizzo delle lingue, non misurabili in termini di numero di pagine tradotte al giorno e che non figurano quindi nei dati sopra indicati.

80. Tra il 2003 e il 2005, la produttività media per le lingue UE-15 è diminuita di oltre il 20 %. Pe la maggior parte delle lingue UE-15 non procedurali, la produttività è scesa al di sotto delle quattro pagine al giorno. Questo calo è dovuto alla riduzione del carico di lavoro per le lingue non procedurali, che ha determinato un eccesso di capacità produttiva. La sovraccapacità dovrebbe essere valutata tenendo conto anche delle traduzioni commissionate direttamente all’esterno dalle direzioni generali, senza alcuna supervisione da parte della DGT (cfr. paragrafo 75).

81. Anche dopo l'introduzione alla DGT del cosiddetto «meccanismo della flessibilità», che consente di trasferire lavori di traduzione all'interno dello stesso dipartimento linguistico da unità che registrano temporaneamente un carico di lavoro superiore alla media alle altre, permangono significative differenze di produttività tra le varie unità (32). Queste differenze possono essere spiegate principalmente con la variazione della domanda di traduzione di testi relativi ai diversi settori in base alle quali sono state determinate le competenze delle diverse unità linguistiche. Le differenze di produttività tra le unità della DGT si sono ulteriormente ampliate dopo l'allargamento. La produttività della unità più produttiva nel 2005 è doppia rispetto a quella dell'unità meno produttiva.

Parlamento

82. Negli ultimi cinque anni il Parlamento ha ridotto il numero di traduttori in media di oltre cinque ETP (o del 15 %) per lingua.

83. La produttività delle unità di traduzione inglese e francese al PE è sistematicamente inferiore alla media (dal 5 al 20 % a seconda degli anni), mentre le differenze di produttività tra le altre lingue UE-15 sono limitate al 10 %. Ciò è dovuto al fatto che l'unità francese dispone di un numero medio di traduttori superiore alla media e che ricorre più della media alla traduzione esterna. Per l'unità inglese, vi è una minore necessità di traduzioni verso l'inglese in quanto la maggior parte dei documenti interni è redatta in tale lingua. I livelli della traduzione esterna e della capacità di traduzione eccedentaria sono fattori su cui i responsabili della gestione possono intervenire.

Consiglio

84. La produttività del Consiglio era sistematicamente inferiore a quella della Commissione e del Parlamento, a causa di una combinazione di fattori: l'elevata percentuale di documenti legislativi, che richiedono particolare attenzione, la notevole fluttuazione della domanda (un carico di lavoro oscillante tra meno di 1 000 e oltre 7 000 pagine nel 2003).

85. Per ovviare a questo problema di sovraccapacità, la DG A III ha adottato un piano d'azione a lungo termine per ridurre il numero di traduttori e di segretari nelle unità delle lingue UE-15 da 50 ETP nel 2002 a 25 ETP nel 2015 (33). Tuttavia, il piano produrrà tutti i suoi effetti a lungo termine giacché, come sostiene il Consiglio, vi sono scarse possibilità di trasferimento all’interno della stessa istituzione e una ridotta mobilità interistituzionale.

86. Le differenze di produttività tra le unità linguistiche sono più modeste al Consiglio (e al Parlamento) rispetto alla Commissione (ad eccezione della scarsa produttività dell'unità inglese alla DG A III che, nel 2003-2005, era circa il 20-40 % inferiore a quella delle altre unità. La rilettura/correzione degli originali e il ruolo dell'inglese come principale «lingua pivot» per la traduzione dei testi dalle lingue UE-10, per le quali si pongono notevoli difficoltà terminologiche, potrebbe in qualche misura spiegare questa situazione di bassa produttività.

Monitoraggio del processo di traduzione con l'uso di indicatori di performance

87. Le principali statistiche sulle traduzioni delle istituzioni sono prodotte a livello centrale e riguardano principalmente il volume di traduzione per unità. Queste statistiche sono utilizzate regolarmente dalle unità responsabili della gestione e delle risorse umane, ma il loro impiego da parte dei capi delle unità di traduzione per un controllo quotidiano è estremamente variabile e alcuni di capi unità hanno sviluppato propri strumenti.

88. Alcune istituzioni non dispongono di indicatori di performance e di statistiche riguardanti: a) il tempo effettivo impiegato, a fronte di un tempo standard o stimato, per la traduzione di un documento specifico (Parlamento europeo, Commissione e SGC); b) il numero di pagine riviste (Commissione e SGC) ed il tempo impiegato per la revisione (Parlamento europeo, Commissione e SGC); c) la produzione e la produttività dei singoli traduttori (SGC); d) il volume delle traduzioni automaticamente commissionate all’esterno dalle unità di pianificazione e il volume delle traduzioni esterne richieste dalle unità di traduzione (Parlamento europeo e Commissione); e) il mancato rispetto dei termini di consegna (SGC); f) l’impatto degli strumenti informatici per la traduzione sulla produttività (Parlamento europeo, Commissione e SGC); g) dati incrociati, come la correlazione tra il carico di lavoro e la traduzione esterna (Parlamento europeo, Commissione e SGC) (cfr. paragrafi 73 e 83).

89. Le statistiche sulla produzione e sulla produttività per i vari servizi di traduzione delle istituzioni europee includono i segmenti di testo tradotti automaticamente, in particolare dal sistema Translators' Workbench (TWB). Le agenzie di traduzione private utilizzano sistemi più sofisticati per il calcolo del carico di lavoro reale e della produttività dei singoli traduttori.

90. A differenza delle altre istituzioni, che considerano soltanto le parti modificate del testo, il Consiglio calcola la produzione sulla base delle pagine stampate (cfr. anche paragrafo 65). Di conseguenza, le statistiche del Consiglio sulla produzione sovrastimano di oltre il 50 % l'effettivo numero delle pagine tradotte. A seguito dell’audit della Corte, la DG A III ha adottato un metodo simile a quello utilizzato dalle altre istituzioni.

Cooperazione interistituzionale

91. La creazione del CITI nel 1995 ha consentito di avviare gradualmente una cooperazione tra i servizi di traduzione delle istituzioni dell'UE in alcuni settori.

92. I principali risultati fino ad ora raggiunti riguardano: a) la creazione di una base dati terminologica e di una memoria di traduzione comuni; b) l’indizione di gare di appalto interistituzionali per la traduzione free lance da e verso le lingue UE-10 (34); c) una procedura di gara congiunta per l’acquisizione di software per il riconoscimento vocale e altri strumenti multilingue; d) un comitato interistituzionale per la valutazione della qualità delle traduzioni esterne (CIEQ); e) un limitato scambio di traduttori e del carico di lavoro.

93. L’analisi della Corte sulla natura e sull'evoluzione dell'offerta e della domanda nel tempo mostra che, mentre tutte le istituzioni hanno difficoltà strutturali a fornire un volume sufficiente di traduzioni di qualità accettabile nelle lingue UE-10, la situazione per le lingue UE-15 varia palesemente da un’istituzione all’altra. I traduttori inglesi, ad esempio, hanno il maggior carico di lavoro rispetto a tutte le altre lingue alla DGT della Commissione, (cfr. paragrafo 86), mentre al Consiglio e al Parlamento hanno quello più modesto. Poiché il lavoro del Consiglio e del Parlamento è caratterizzato da scadenze molto ravvicinate e notevoli fluttuazioni della domanda, anche qui in alcuni periodi si registra temporaneamente una capacità eccedentaria (cfr. paragrafo 84).

94. In linea con le conclusioni della task force sul bilanciamento del carico di lavoro, il 1° gennaio 2005 è stato avviato un progetto pilota. Nel 2005, 3 763 pagine (pari al 63 % del volume richiesto) sono state tradotte da una delle istituzioni partecipanti su richiesta di un’altra istituzione. Ciò corrisponde ad appena lo 0,2 % del volume totale del carico di lavoro di tutte le istituzioni interessate, mentre oltre il 20 % di questo stesso carico di lavoro è assegnato a traduttori free lance. Il risparmio può essere stimato a 150 000 euro (35). Dal momento che la capacità totale eccedentaria è molto superiore a quella messa a disposizione delle altre istituzioni nel quadro del progetto pilota, il risparmio potenziale è maggiore.

95. Una carenza dell’attuale sistema per il bilanciamento del carico di lavoro è l'esclusione dal sistema dei documenti generalmente affidati a traduttori esterni o delle traduzioni verso le lingue UE-10. Inoltre, non vi è un sufficiente scambio di informazioni tra le istituzioni sulla capacità eccedentaria disponibile e non vi è alcun incentivo reale od obbligo ad accettare una domanda di traduzione proveniente da un'altra istituzione. Se i traduttori interni della DGT della Commissione delle unità delle lingue UE-15 non procedurali avessero raggiunto nel 2005 lo stesso livello di produttività del 2003, avrebbero tradotto almeno 10 000 pagine in più per ciascuna delle lingue UE-15. Nel 2005, il Parlamento e diverse direzioni generali della Commissione hanno commissionato all’esterno un numero analogo di pagine di traduzione di documenti non urgenti in lingue che avrebbero potuto essere tradotte da un'altra istituzione. Sarebbe stato così possibile evitare pagamenti per complessivi 11 milioni di euro circa per le traduzioni free lance (36).

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

Le procedure adottate per rispondere alle domande di traduzione ed evitare le traduzioni non necessarie

96. Nessuna istituzione dispone di procedure coerenti e chiare per richiedere ed autorizzare le traduzioni. Le modalità di attuazione stabilite dalle tre istituzioni prescrivono la traduzione obbligatoria per alcuni tipi di documenti. Esiste tuttavia una vasta serie di documenti per i quali non sono stati definiti criteri comunemente accettati e che sono trattati caso per caso in funzione, soprattutto, della disponibilità di risorse (cfr. paragrafi 13-18). Raccomandazione: Alla luce della necessità di stabilire priorità e limitazioni per far fronte alla crescita costante della domanda di traduzioni, le istituzioni dovrebbero semplificare le procedure, prevedendo tra l'altro un controllo della lunghezza dei documenti, un’ulteriore differenziazione dei testi in base alla natura e alla destinazione nonché l'adozione di un metodo adeguato per autorizzare la traduzione dei testi.

97. Dall’audit è emerso che le istituzioni riescono generalmente a rispondere al fabbisogno di traduzioni nelle lingue UE-15. L’adesione di piccoli paesi ha determinato però un notevole incremento della domanda nei piccoli mercati della traduzione, dove l'offerta è relativamente limitata. Le difficoltà incontrate nell’indire i concorsi EPSO per traduttori funzionari delle lingue UE-10 ha determinato una carenza di traduttori dei nuovi Stati membri. Di conseguenza, durante il primo anno successivo all’allargamento, le istituzioni non sono state in grado di soddisfare il fabbisogno di traduzioni per le nuove lingue (cfr. paragrafi 19-23). Raccomandazione: È necessario aumentare ulteriormente e in misura consistente la capacità interna delle istituzioni per le lingue UE-10. La Commissione dovrebbe procedere ad un'analisi critica delle ragioni per cui l'EPSO non ha potuto reperire in tempo il numero di funzionari necessari. Tale analisi dovrebbe permettere di elaborare un piano d’azione per far meglio conoscere e accrescere l’interesse per l’attività di traduzione della Comunità negli Stati membri UE-10 e nei paesi candidati.

98. In genere le istituzioni sono riuscite a contenere la spesa per la traduzione nonostante l'aumento del numero di lingue ufficiali da 11 a 21 (compreso l'irlandese) dal maggio 2004 (cfr. paragrafi 25-36). Mentre la Commissione ed il Consiglio hanno adottato misure significative per ridurre il numero di documenti da tradurre in tutte le lingue, il Parlamento è stato meno ambizioso nel ridurre il volume di traduzione, limitando soltanto le dimensioni dei documenti da tradurre, ma non il numero ed i tipi di documenti (cfr. paragrafo 32). Raccomandazione: I servizi di traduzione dovrebbero concludere, con i propri utenti, «Accordi sul livello dei servizi» che stabiliscano orientamenti più precisi sui tipi di documenti da tradurre, sulle versioni linguistiche richieste, sulla fase in cui iniziare una traduzione, sul numero totale di pagine all'anno, sull'utilizzo della traduzione automatica ecc. Un certo coordinamento tra le istituzioni potrebbe anche evitare incongruenze tra le modalità adottate.

Le procedure applicate per garantire il rispetto delle scadenze delle traduzioni e una qualità adeguata alla loro destinazione

99. Le tre istituzioni sono in genere riuscite a consegnare le traduzioni nelle lingue UE-15 entro le scadenze stabilite e con la qualità richiesta (cfr. paragrafi 41 e 44). La situazione è stata però diversa per le lingue UE-10, a causa dell'insufficiente numero di traduttori. Alla Commissione e al Consiglio, la capacità interna per le lingue UE-10 nel 2004 non era nemmeno sufficiente per la revisione delle traduzioni free lance e la maggior parte dei clienti ha giudicato insufficiente la qualità delle traduzioni (cfr. paragrafo 42). Nessun servizio di traduzione misura la soddisfazione degli utenti. Raccomandazione: Le istituzioni dovrebbero svolgere regolarmente indagini sulla soddisfazione dei vari utenti dei servizi di traduzione, anche riguardo al rispetto delle scadenze. Sulla base di tali indagini, occorre elaborare piani d’azione per migliorare la qualità del servizio e la produttività.

100. Il Parlamento e il Consiglio non hanno definito criteri guida precisi sul controllo di qualità e le pratiche in materia di revisione variano notevolmente. Per contro, le istituzioni attuano in genere controlli adeguati per individuare le traduzioni di scarsa qualità (cfr. paragrafi 37-43). Mentre la direzione per la Traduzione del Parlamento valuta ogni due mesi la qualità delle traduzioni sia interne che esterne attraverso controlli casuali ed utilizza indicatori di qualità, le altre istituzioni non attuano tali controlli né hanno definito indicatori di performance. Raccomandazione: Oltre al controllo sistematico della qualità eseguito sulle traduzioni esterne e la supervisione svolta dai capi unità, sarebbe consigliabile che ciascuna sezione linguistica procedesse regolarmente a controlli casuali sulla qualità. Tali controlli, unitamente alle indagini sulla soddisfazione degli utenti, costituirebbero una base per definire indicatori qualitativi di performance.

101. Alcune direzioni generali della Commissione hanno dichiarato di aver dovuto ricorrere alle «traduzioni grigie» o commissionare direttamente all'esterno alcune traduzioni perché la DGT non era in grado di fornirle entro i termini richiesti. Il volume di queste traduzioni non è noto con precisione ed i relativi costi non sono inclusi nei calcoli della Corte per l’indisponibilità di dati sul tempo impiegato dal personale amministrativo per le «traduzioni grigie» (cfr. paragrafi 45, 54, e 75). Raccomandazione: I servizi di traduzione dovrebbero monitorare il livello delle traduzioni commissionate direttamente all'esterno dalle direzioni generali e delle «traduzioni grigie» per tener conto di questo volume di traduzioni in fase di pianificazione.

Il costo e l'efficienza della traduzione

102. Ad eccezione della Commissione nel 2002, nessuna istituzione aveva calcolato il costo totale della traduzione né il costo medio per pagina tradotta. Secondo la Corte, il costo pieno annuale delle traduzioni per le tre istituzioni è stato di 414 milioni di euro prima dell’allargamento (cfr. tabella 4) e di 511 milioni dopo l’allargamento. Nel 2003, il costo medio per pagina è stato di 150 euro alla Commissione e al Parlamento e di 254 euro al Consiglio. Nel 2005, il costo medio per pagina è salito a 194 euro alla Commissione e a 276 euro al Consiglio, mentre è sceso a 119 euro al Parlamento.

103. Le traduzioni interne costano più delle traduzioni free lance, ma il confronto è difficile per la diversa natura dei testi tradotti, la migliore qualità riscontrata nelle traduzioni interne, le brevi scadenze richieste per la traduzione interna di determinati documenti a causa dei metodi di lavoro, adottati in particolare dal Parlamento e dal Consiglio, e la revisione richiesta per le traduzioni esterne (cfr. paragrafo 52). Raccomandazione: Conoscere il costo di un'attività è essenziale per limitarne la spesa. Occorre quindi introdurre procedure adeguate per ottenere informazioni gestionali adeguate sui costi.

104. A causa del consistente calo del carico di lavoro, la produttività della maggior parte delle unità delle lingue UE-15 si è significativamente ridotta nel 2004 e, di conseguenza, il costo medio per pagina è aumentato (cfr. paragrafi 51 e 76-86). Per effetto delle misure adottate per ridurre la domanda di traduzioni, la Commissione ed il Consiglio dispongono dal 2004 di una capacità eccedentaria per le lingue UE-15 non procedurali.

105. Dall’audit è emerso che le unità di pianificazione dei tre servizi di traduzione sono attualmente impegnati più nell'assegnazione dei lavori piuttosto che nell'elaborazione di previsioni di traduzione, volte a pianificare il carico di lavoro e limitare i picchi di attività (cfr. paragrafi 56-59, 63-66 e 91-95).

106. L’aggiustamento del carico di lavoro costituisce una questione fondamentale. Una riduzione del volume delle traduzioni determina, per un periodo transitorio, un'eccedenza della capacità di traduzione, una minore produttività e costi medi di traduzione più elevati. La Corte ha rilevato tuttavia che alcune unità avevano registrato una bassa produttività e percentuali di traduzione esterna superiori alla media (cfr. paragrafi 73-74). A causa della mancanza di previsioni sul carico di lavoro (pianificazione) le istituzioni hanno difficoltà a sfruttare appieno la capacità temporaneamente disponibile presso le altre istituzioni (cfr. paragrafi 91-95 e 56-66).

107. Nel 2005, le direzioni generali del Parlamento e della Commissione (diverse dalla DGT) hanno commissionato all’esterno un gran numero di pagine che avrebbero potuto essere tradotte internamente da un'altra istituzione. La Corte ha stimato che ciò avrebbe consentito di risparmiare circa 11 milioni di euro di pagamenti a traduttori free lance (cfr. paragrafo 95). Raccomandazione: Va posta maggiore attenzione ai processi di gestione e pianificazione per limitare le fluttuazioni del carico di lavoro di traduzione e per incoraggiare una più efficace cooperazione interistituzionale. Le unità di pianificazione dovrebbero ricevere regolarmente previsioni affidabili sui lavori di traduzione futuri e le istituzioni dovrebbero tenersi costantemente informate sulla rispettiva capacità interna disponibile.Le direzioni generali della Commissione (diverse dalla DGT) e le altre istituzioni dovrebbero utilizzare la capacità interna eccedentaria per ridurre il livello di traduzione esterna, prorogando la fase sperimentale di cooperazione interistituzionale avviata nel gennaio 2005. Un sistema di fatturazione interistituzionale per la traduzione potrebbe incentivare le istituzioni che dispongano strutturalmente o temporaneamente di una capacità eccedentaria di traduzione a cooperare con le altre istituzioni.Al Consiglio, occorre attuare ulteriori sforzi per limitare la sovraccapacità strutturale. Occorrerebbe prendere in considerazione la possibilità di trasferimenti al di fuori dei servizi di traduzione o l'attuazione di altre disposizioni dello statuto del personale, dal momento che il piano d’azione esistente prevede di risolvere l’attuale sovraccapacità soltanto per il 2015.

108. Anche se le istituzioni hanno investito in tecnologie moderne e avanzate, queste non sono utilizzate sistematicamente (cfr. paragrafi 68-70). Raccomandazione: L'efficienza del processo di traduzione potrebbe essere migliorata attraverso: — una riduzione del personale di segreteria di supporto al Consiglio e al Parlamento, — un’armonizzazione dei metodi di lavoro basata sulle pratiche migliori, — un’ulteriore integrazione ed un uso più intensivo degli strumenti informatici, e — un maggior ricorso al telelavoro.

109. I servizi di traduzione non producono informazioni gestionali sufficienti per monitorare i costi della traduzione, come il tempo effettivo impiegato nella traduzione e nella revisione, cifre dettagliate sulla produttività, livello della traduzione esterna, ecc. (cfr. paragrafo 88). Raccomandazione: Per utilizzare la produttività come indicatore gestionale, le istituzioni dovrebbero sviluppare sistemi che tengano meglio conto di tutte le attività dei traduttori (compreso il tempo impiegato per lo studio di nuove lingue). Per consentire un miglior uso delle risorse, occorre cercare di sviluppare in tutte le istituzioni indicatori di performance qualitativi e quantitativi pertinenti.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 6 luglio 2006. Per la Corte dei conti Hubert WEBER Presidente

(1) Generalmente inglese, francese e tedesco.

(2) Regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (GU 17 del 6.10.1958, pag. 385/58) e successive modifiche.

(3) Ceco, danese, estone, finlandese, francese, greco, inglese, irlandese, italiano, lettone, lituano, maltese, olandese, polacco, portoghese, slovacco, sloveno, spagnolo, svedese, tedesco, ungherese. Dal 18 giugno 2005, l’irlandese è la 21a lingua ufficiale dell’UE, anche se alcuni effetti del regolamento (CE) n. 920/2005 del Consiglio (GU L 156 del 18.6.2005, pag. 3) sono stati rinviati al 1° gennaio 2007.

(4) In particolare, i testi pubblicati nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (19, 20 o 21 lingue ufficiali, a causa delle deroghe relative all'uso del maltese e dell'irlandese) e i testi diretti ad uno Stato membro o ad una persona appartenente alla giurisdizione di tale Stato membro (lingua dello Stato interessato).

(5) Il Centro di traduzione di Lussemburgo si avvale principalmente di traduttori free lance. Il Centro dispone di circa 80 (nel 2004) traduttori interni che si occupano prevalentemente della revisione delle traduzioni free lance per le Agenzie e, in misura ridotta, di attività di traduzione per altre istituzioni.

(6) Ogni dipartimento comprende da tre a sei unità, specializzate per politica (o settore): complessivamente 77 unità.

(7) Questo dato comprende le pagine di traduzione commissionate all'esterno dalla DGT, ma non quelle delle altre direzioni generali per le quali non sono disponibili cifre attendibili e complete.

(8) Definizione armonizzata: 1 500 caratteri di testo originale stampato (lingua di partenza), senza spazi. Per le versioni modificate di testi esistenti, la DGT conta il numero di caratteri modificati e lo moltiplica per una percentuale stabilita (50 % per le traduzioni interne e il 30 % per le traduzioni free lance) per tener conto del lavoro aggiuntivo necessario per integrare le parti modificate nel testo originale. Il Parlamento usa un metodo leggermente diverso e conta il numero di caratteri di tutto il paragrafo modificato, senza maggiorazione del 50 %. Il numero di pagine ottenuto per ciascun documento è arrotondato all'unità.

(9) Le cifre ufficiali sulla produzione del Consiglio sono state adattate dalla Corte al fine di renderle confrontabili con quelle delle altre istituzioni.

(10) Cfr. allegato I, nota 9.

(11) Nel progetto preliminare di bilancio per il 2006, la Commissione afferma che la traduzione di documenti non essenziali può essere oggetto di una valutazione a fronte delle reali esigenze, conformemente alla decisione del 26 maggio 2004 sull’offerta e la domanda di traduzioni [SEC(2004) 638].

(12) Cfr. allegato I, nota 9.

(13) Il numero delle pagine tradotte fornisce un dato confrontabile per tutte le istituzioni, ma differisce leggermente dalla domanda a causa delle domande di traduzione respinte dalle unità di pianificazione e dello sfasamento tra la domanda e la consegna della traduzione. Le cifre indicate non includono le traduzioni grigie o le traduzioni commissionate direttamente all'esterno (direct outsourcing) che, alla Commissione, sono particolarmente consistenti, ma per le quali non esistono dati completi.

(14) Le lingue procedurali della Commissione sono inglese, francese e tedesco.

(15) I comitati consultivi, i comitati di gestione e i comitati di regolamentazione sono disciplinati dalla decisione 1999/468/CE del Consiglio, del 28 giugno 1999, recante modalità per l'esercizio delle competenze di esecuzione conferite alla Commissione (GU L 184 del 17.7.1999, pag. 23) che sostituisce la decisione 87/373/CEE del 13 luglio 1987 (GU L 197 del 18.7.1987, pag. 33).

(16) Ad esempio, i documenti destinati alla pubblicazione o i testi giuridici richiedono una traduzione di migliore qualità (e quindi maggiori risorse) rispetto a documenti ad uso interno.

(17) CIEQ: Comité Interinstitutionnel d'Evaluation de la Qualité des Traductions Externes (Comitato interistituzionale di valutazione della qualità delle traduzioni esterne).

(18) Cfr. considerando 14 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002 (GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1).

(19) Nel 2004 e 2005, i costi sono stati significativamente superiori, come spiegato al paragrafo 53, ma questi anni sono stati caratterizzati da una minore efficienza dovuta alla transizione da un sistema a 11 lingue ad uno con 21 lingue.

(20) Gestione risorse umane, Formazione, Finanze, ecc.

Fonte: Corte dei conti.

(21) Gestione risorse umane, Formazione, Finanze, ecc.

Fonte: Corte dei conti.

(22) Gestione risorse umane, Formazione, Finanze, ecc.

Fonte: Corte dei conti.

(23) Per le nuove lingue, le differenze di prezzo vanno dal 15 % per il lituano al 38 % per il lettone. La differenza media di prezzo è circa del 12 % (cfr. tabella 4), in parte riconducibile alle diverse condizioni contrattuali. In particolare, il contraente del Parlamento è obbligato ad accettare le traduzioni e deve lavorare con scadenze molto brevi nel caso della traduzione di interrogazioni scritte.

(24) Il termine di presentazione è il tempo minimo incomprimibile assegnato ad un servizio di traduzione per fornire una traduzione richiesta.

(25) Il volume di lavoro necessario per tradurre un documento dipende da diversi fattori, tra cui il numero di parole da tradurre (le pagine possono contenere testi di lunghezza diversa; oppure è richiesta la traduzione delle sole modifiche a testi già tradotti ecc..), la difficoltà tecnica del documento e la disponibilità di fonti o documenti di riferimento tradotti.

(26) È stato dedotto il tempo impiegato dai segretari per attività non correlate al processo di traduzione.

(27) Commissione europea, DGT, Direzione della traduzione, Evaluation Report of the Telework Pilot Project in the Translation Service, Bruxelles, 6 ottobre 2003.

(28) CRE: compte rendu in extenso: registrazione dettagliata delle discussioni, che nel periodo 2003-2005 ha rappresentato circa il 18 % del volume di traduzione del Parlamento.

(29) I gruppi politici del PE commissionano direttamente a traduttori free lance lavori di traduzione se l'unità di pianificazione respinge le loro domande (per superamento della quota settimanale di 15 pagine).

(30) Cfr. anche PriceWaterhouseCoopers, Comitato economico e sociale (CES) & Comitato delle regioni (CdR), «Analyse comparative de la productivité des départements de traduction des institutions européennes», Bruxelles, 4 agosto 2000, pag. 24, in cui si rileva che la produttività di un traduttore di un organismo privato si aggira intorno alle 8-10 pagine al giorno, senza tenere conto della produzione attraverso la «memoria di traduzione»(dove una pagina corrisponde a 350 parole (350 parole = 2 100 caratteri = 1,4 pagine standard).

(31) Consiglio: fino al 2004 (compreso) soltanto le lingue UE-15.

Fonte: Corte dei conti.

(32) All'interno del servizio inglese, ad esempio, la produttività nella prima metà del 2004 dell'unità più impegnata era superiore del 65 % a quella dell'unità con il minor carico di lavoro.

(33) DGMA, Plan d'action pour la modernisation administrative du SGC (PAMA), 30 maggio 2002, sezione 11: Réforme de la DG A III.

(34) In pratica, però, la Commissione non ha utilizzato gli elenchi ed ha organizzato autonomamente le sue gare d'appalto.

(35) Ad un costo variabile di 40 euro per pagina.

(36) Considerando soltanto i costi variabili della traduzione free lance, stimati a 40 euro a pagina.

ALLEGATO I DISPOSIZIONI APPLICABILI ALLA COMMISSIONE, AL PARLAMENTO E AL CONSIGLIO Commissione 1. Il regolamento interno della Commissione (1) specifica che tutti gli atti adottati dalla Commissione sono annessi ad una «nota riepilogata» (nel procedimento orale) o ad una «nota giornaliera» (nei procedimenti scritti, di delegazione orizzontale o di delegazione verticale) (2) nella lingua o nelle lingue in cui fanno fede, cioè in tutte le lingue ufficiali delle Comunità, quando si tratta di atti aventi efficacia generale, e in quelle dei destinatari negli altri casi (articolo 18 del regolamento interno). 2. Anche se i comitati cosiddetti di «comitologia» fanno parte della Commissione medesima (3) e al loro lavoro si applica il regolamento n. 1/1958 del Consiglio, del 15 aprile 1958 (4), nel regolamento interno tipo (5) non è stato deliberatamente introdotto alcun riferimento esplicito al regime linguistico in modo da consentire a ciascun comitato di trovare soluzioni pragmatiche in funzione delle reali necessità. I documenti che saranno in ogni caso tradotti in una fase successiva (in particolare, i progetti di misure le cui versioni finali devono essere pubblicate nella GU) sono in genere già tradotte per le riunioni dei comitati. 3. Una nota del segretario generale (6) diffusa nel giugno 2004 specifica che per le misure di attuazione destinate soltanto ad un ridotto numero di Stati membri sarà sufficiente una traduzione nelle lingue corrispondenti, insieme ad una comunicazione pubblicata nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea che annuncia l'adozione della decisione e la pubblicazione su un sito internet di cui si fornisce indirizzo. La traduzione in tutte le lingue è richiesta soltanto se la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea costituisce un requisito giuridico essenziale per l'entrata in vigore dell'atto (ad esempio, per i regolamenti, le direttive e le decisioni del PE e del Consiglio adottate in codecisione e i regolamenti e le direttive della Commissione destinate a tutti gli Stati membri, ma non per le decisioni della Commissione). 4. La comunicazione del maggio 2004 distingue tra i documenti che risultano da obblighi giuridici (suddivisi in 9 categorie) e i documenti di importanza politica (suddivisi in 11 categorie). La traduzione di alcune categorie di documenti, come quelli destinati ad essere pubblicati, ma non nella GU, non è contemplata dalla comunicazione in questione e deve essere negoziata caso per caso tra la direzione generale richiedente e la DGT (7). 5. Le principali categorie di documenti tradotti in tutte le lingue sono: proposte legislative, relazioni introduttive, relazioni richieste da testi normativi, annunci di aiuti di Stato e di procedure antitrust pubblicate nella Gazzetta ufficiale, nonché le successive decisioni finali pubblicate nella Gazzetta ufficiale, le decisioni antidumping, le comunicazioni della Commissione (compresi i libri bianchi e verdi), i bandi di gara o di manifestazione di interesse ed i comunicati stampa. 6. Altri documenti sono tradotti soltanto nelle lingue procedurali (inglese, francese e tedesco) (in particolare le comunicazioni alla Commissione, le relazioni sul seguito dato a decisioni del Consiglio e le proposte della Commissione) o nella lingua del destinatario (lettere alle rappresentanze permanenti, le risposte a singole richieste e proposte di finanziamento). Gli allegati tecnici sono tradotti in non più di tre lingue, o non sono tradotti affatto, a seconda delle «reali esigenze». Le risposte alle interrogazioni parlamentari scritte sono tradotte nella lingua del deputato al Parlamento europeo che l’ha presentata ed in una lingua procedurale. Parlamento 7. In base all'articolo 138 del regolamento del Parlamento «Tutti i documenti del Parlamento debbono essere redatti nelle lingue ufficiali.» L'articolo 150 stabilisce che «Se il Parlamento non decide altrimenti, gli emendamenti possono essere posti in votazione solo quando siano stampati e distribuiti in tutte le lingue ufficiali. Tale decisione non può essere presa quando vi sia opposizione da parte di almeno trentasette deputati.» 8. Il 19 aprile 2004 l'Ufficio di presidenza del Parlamento europeo ha adottato un codice di condotta, entrato in vigore il 1o maggio 2004, che ha sostituito un analogo codice di condotta dell'8 febbraio 1999. L'articolo 1, paragrafo 2, del codice di condotta stabilisce che: «I servizi linguistici in seno al Parlamento europeo sono gestiti sulla base dei principi del “multilinguismo integrale controllato”. Sarà così rispettato integralmente il diritto dei deputati di utilizzare al Parlamento la lingua ufficiale di loro scelta conformemente a quanto stabilito dal regolamento del Parlamento europeo. Le risorse da destinare al multilinguismo saranno contenute attraverso una loro gestione basata sulle esigenze reali degli utenti, sulla loro responsabilizzazione e su una migliore pianificazione delle richieste di servizi linguistici.» 9. I documenti con il più alto numero di lingue d'arrivo sono gli emendamenti, i progetti di parere ed i progetti di relazioni. Per tutti gli altri tipi di documenti le lingue di arrivo vanno da una (soprattutto l'inglese) a quattro. La tabella 8, redatta per le finalità dell'audit, illustra sinteticamente i tipi di documenti tradotti al Parlamento. Tabella 8 Tipi di documenti tradotti dal Parlamento europeo Cifre dal 1o gennaio 2003 fino al 31 maggio 2004 Tipo di documento % di traduzione Obbligatoria in tutte le lingue Non obbligatoria in tutte le lingue Resoconto CR 19,3 % × Emendamento AM 17,6 % × Varie («Divers») DV 15,1 % × Progetti di relazione PR 9,8 % × Relazioni riviste RR 7,3 % × Interrogazioni scritte QE 5,9 % × Processi verbali PV 5,2 % × Comunicazioni ai deputati CM 4,2 % × Documenti di lavoro preparatori DT 3,2 % × Note NT 2,3 % × Progetti di parere PA 2,2 % × Risoluzioni RE 1,7 % × Lettere LT 1,2 % × Ordini del giorno GU 1,1 % × Altre 12 categorie specifiche che rappresentano ciascuna al massimo l'1 % del volume totale delle traduzioni 3,9 % × × Fonte: Corte dei conti. 10. Un documento pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea o votato in seduta plenaria sarà sempre tradotto in tutte le lingue ufficiali, mentre la traduzione dei documenti di lavoro preparatori può essere limitata tenendo conto delle esigenze linguistiche dei lettori. Consiglio 11. Ai sensi del regolamento n. 1 del regolamento n. 1 del Consiglio, del 15 aprile 1958, e dell'articolo 14 del regolamento interno del Consiglio (8), salvo decisione contraria adottata dal Consiglio all'unanimità e motivata dall'urgenza, i documenti discussi nelle riunioni ministeriali devono essere tradotti in tutte le lingue ufficiali. Ciascun membro del Consiglio può opporsi alla delibera se le traduzioni non sono disponibili. 12. L'allegato alla Guida per la produzione di documenti per il Consiglio e per i suoi organi preparatori elenca i «documenti essenziali» che devono essere tradotti in tutte le lingue (9). Come indicato nella guida, i documenti non inclusi nella lista potrebbero non essere tradotti nelle lingue UE-10. Questi documenti potrebbero essere tradotti nelle lingue UE-15, su base selettiva, se il volume di lavoro della DG A III lo consente e se sono stati rispettati i termini stabiliti nel regolamento interno. La DG A III ha la facoltà di rifiutare la traduzione di documenti non previsti nell'elenco. (1) Regolamento interno della Commissione C(2000) 3614 (GU L 308 dell'8.12.2000, pag. 26). (2) Queste note registrano tutte le decisioni adottate dalla Commissione durante una riunione («nota riepilogata» nel procedimento orale) o una giornata («nota giornaliera» per gli altri procedimenti). (3) Sentenza del Tribunale di primo grado del 19 luglio 1999, Causa T-188/97, Rothmans International BV contro Commissione. (4) Commissione europea, Nota del segretario generale all'attenzione dei direttori generali e dei capi servizio, SEC(2003) 795 del 10 luglio 2003. (5) Regolamento interno tipo — Decisione 1999/468/CE del Consiglio — Regolamento interno del comitato (GU C 38 del 6.2.2001, pag. 3). (6) Commissione europea, segretariato generale, Task force sul futuro dell'Unione e sulle questioni istituzionali, Direttore, Nota all'attenzione del direttore generale della DG SANCO, Madelin, 23 giugno 2004, TFAU/2 — RH — nb (2004) D/6980 5/1208 — A/DOS 6242). (7) Le venti categorie individuate dalla comunicazione del maggio 2004 riguardavano il 64 % delle traduzioni nel 2004, il 72 % nel 2005, rispetto al 34 % nel 2003. Le principali categorie nel 2005 erano: le proposte legislative e gli atti autonomi (36 %) gli aiuti di Stato e le procedure in materia di concorrenza (10 %), le comunicazioni dalla Commissione (7 %), le procedure di gara (6 %) e le pagine web (4 %). (8) Decisione 2004/338/CE, Euratom del Consiglio, del 22 marzo 2004, relativa all'adozione del suo regolamento interno (GU L 106 del 15.4.2004, pag. 22). (9) I documenti essenziali del Consiglio sono: progetti di atti legislativi in determinate fasi fondamentali, ordini del giorno per il Consiglio, note punti «A» presentate e loro addenda, documenti destinati all'adozione o alla discussione nell'ordine del giorno del Consiglio, pareri del servizio giuridico, processi verbali del Consiglio, risposte del Consiglio a interrogazioni scritte o orali con dibattito del Parlamento, dichiarazioni della presidenza a nome dell'Unione, comunicati stampa per le sessioni del Consiglio, telex per procedura scritta, manuali destinati a uffici nazionali degli Stati membri, conclusioni della presidenza del Consiglio europeo.

ALLEGATO II METODO SVILUPPATO DALLA CORTE PER STIMARE I COSTI DELLA TRADUZIONE 1. Il costo pieno (costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici), stimato dagli auditor, comprende tutti i costi diretti e indiretti correlati all'attività di traduzione. 2. Deducendo l'imposta comunitaria pagata dai traduttori funzionari dal «costo al lordo delle tasse e dei contributi pensionistici» e sommando i contributi pensionistici fittizi versati dal datore di lavoro per i traduttori funzionari (pari a due volte i contributi versati dal funzionario) si ottiene il costo per il bilancio comunitario («costo al netto delle tasse e dei contributi pensionistici»). 3. I costi diretti sono le spese per personale che svolge attività correlate alla traduzione, come i traduttori e i segretari (compresa la pre-traduzione da parte delle unità di traduzione, la revisione e la formattazione ed escluso il tempo impiegato per compiti diversi dalla traduzione). 4. I costi indiretti comprendono gli stipendi e le indennità di agenti che non svolgono direttamente un'attività specifica di traduzione (terminologi, esperti di metodi di lavoro, capi unità, consulenti linguistici e dirigenti di alto livello, unità free lance e di pianificazione) nonché una quota del tempo destinato dai traduttori ad attività diverse dalla traduzione o revisione, più le spese generali come quelle per l'informatica, gli edifici e le forniture per ufficio, la gestione delle risorse umane, ecc. che non sono direttamente gestite dai servizi di traduzione. La ripartizione tra costi diretti e indiretti è stata convenuta con le istituzioni. 5. Per ottenere il costo del personale sono stati utilizzati i seguenti elementi: — il costo medio del personale stabilito dalla direzione generale Personale e amministrazione della Commissione per ciascun grado. Questo costo includeva tutte le voci relative allo stipendio e alle indennità. Il gruppo di audit ha preso in considerazione due costi medi diversi per il personale: il costo al lordo e al netto delle tasse più i contributi pensionistici (1), — la ripartizione per gradi specifica dei servizi di traduzione di ciascuna istituzione, — i costi per gli immobili (5 854 euro per funzionario), definita da un consulente esterno in collaborazione con le istituzioni, — il costo medio per la gestione delle buste paga e delle risorse umane, secondo ad una quota definita dalla direzione generale Traduzione (per la Commissione) o da un consulente esterno (per le altre istituzioni). 6. L'ammontare del costo dell'informatica è stato stabilito alla luce dell'esecuzione di bilancio del 2003 per le specifiche linee di bilancio ed il costo medio di acquisto e manutenzione delle attrezzature informatiche stabilito dai servizi informatici e finanziari. 7. Dal momento che i traduttori interni svolgono un controllo di qualità e la revisione delle traduzioni eseguite dai traduttori free lance, parte del loro tempo di lavoro e dei relativi costi sono stati imputati alla traduzione esterna. 8. I costi totali della traduzione delle tre istituzioni sono stati divisi per il numero di pagine tradotte all’anno per ottenere il costo per pagina (cfr. tabelle 2, 3 e 4). Per la Commissione e il Parlamento, è stato utilizzato il numero ufficiale di pagine tradotte, prodotto rispettivamente dalla DGT e dalla DG VII, dal momento che i metodi di conteggio delle pagine utilizzati da queste due istituzioni (cfr. note 8 e 9 della relazione) conducono a risultati confrontabili. Poiché le cifre ufficiali del Consiglio per il 2003 sono basate unicamente sul numero delle pagine stampate dei documenti invece che sul numero di caratteri da tradurre, la Corte ha calcolato il fattore di correzione medio per un campione di 100 documenti (2). Moltiplicando il fattore medio di correzione per il numero ufficiale di pagine stampate prodotte dalla DG A III, è stata ottenuta una cifra sulla produzione confrontabile. 9. Il costo per pagina calcolato dalla Corte non è il costo pieno del multilinguismo, in quanto non include il costo della revisione da parte dei giuristi linguisti né i costi supplementari per la pubblicazione dei documenti in 20 lingue. Dal momento che durante la procedura legislativa vengono tradotte più versioni successive dello stesso progetto di normativa, il costo effettivo della normativa adottata è un multiplo del costo per pagina indicato nella tabella 2 della presente relazione. Ad esempio, sono state tradotte 15 versioni della Costituzione per l'Europa. (1) I contributi pensionistici sostenuti dalla Commissione sono stimati al 16,5 % della retribuzione lorda o sono il doppio dei contributi pagati dai funzionari. (2) Il fattore di correzione da applicare al conteggio delle pagine di ciascun documento incluso nel campione per rendere confrontabili i documenti con quelli di altre istituzioni è pari al rapporto tra il numero dei caratteri (o, nel caso il documento sia una nuova versione di un documento già tradotto, il numero di caratteri modificati maggiorato del 50 %, come fa la DGT per le traduzioni interne) senza spazi diviso per 1 500 e arrotondato all’unità e il numero di pagine fisiche.

RISPOSTE DEL PARLAMENTO 1. Al Parlamento europeo invece il numero delle lingue di lavoro non è stato ridotto, ed occorre quindi tradurre tutti i documenti di seduta e di riunione degli organi ufficiali in tutte le lingue di lavoro dell'Unione. 13-14. In materia di traduzione il Parlamento applica il suo regolamento nonché il codice di condotta del multilinguismo adottato dall'Ufficio di presidenza ed entrato in vigore il 1o maggio 2004. Anche se il codice di condotta in sé non rappresenta un sistema di autorizzazione, esso tuttavia fissa una gerarchia degli organi abilitati a chiedere traduzioni, fissa una serie di priorità riguardanti le categorie di documenti da tradurre, all'interno e all'esterno, nel quadro delle varie procedure legislative, l'ordine nel quale le lingue richieste sono prioritarie, precisa le scadenze di deposito delle richieste di traduzione e la lunghezza dei testi da tradurre. Il codice fissa anche le condizioni per l'autorizzazione espressa delle richieste provenienti da entità che non figurino nella lista degli utenti autorizzati. Queste richieste sono quindi presentate all'Ufficio di presidenza il quale dà l'autorizzazione solo se il documento in questione è essenziale per lo svolgim