Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 372 del 28/12/2001 pag. 0009 - 0018



Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Agenzia (2001/C 372/02) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea dell'ambiente, conformemente all'articolo 13, paragrafo 4, del regolamento (CEE) n. 1210/90(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea dell'ambiente per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne stabilite dall'articolo 14 del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le altre procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA DELL'AMBIENTE (COPENAGHEN) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000 Esecuzione del bilancio e relativi conti 5. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2000 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(3). 6. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 18,9 milioni di euro; gli impegni sono stati pari a 18,8 milioni di euro (99 %). Gli stanziamenti operativi (Titolo III), pari a 9 milioni di euro, sono stati quasi interamente impegnati (8,9 milioni di euro). 7. Gli stanziamenti riportati al 2001 ammontano a 5,4 milioni di euro (29 % degli impegni) e concernono essenzialmente gli stanziamenti operativi riportati per un importo di 4,4 milioni di euro (50 % degli impegni), il che rappresenta una diminuzione rispetto all'esercizio precedente (5,4 milioni di euro, 59 % degli impegni). Alla fine del 2000 è stato annullato circa l'11 % del totale degli stanziamenti riportati dal 1999 pari a 6 milioni di euro. L'Agenzia dovrebbe proseguire i propri sforzi per limitare il più possibile il riporto di stanziamenti. 8. Nel dicembre 2000, è stato eseguito un impegno di 105000 euro destinato al finanziamento delle traduzioni e dei servizi di terminologia da effettuare nel primo semestre 2001. Trattandosi di spese dell'esercizio 2001, esse avrebbero dovuto essere finanziate con stanziamenti del bilancio 2001. L'impegno, inoltre, non è corroborato da un ordinativo. Rendiconto finanziario e tenuta dei conti Tenuta dei conti 9. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000. 10. Il sistema di contabilità di bilancio SI2 non dispone ancora di un modulo che consenta di registrare gli importi da recuperare e dovrebbe essere completato. Gestione contabile delle immobilizzazioni e inventario 11. Il regolamento finanziario dell'Agenzia non contiene disposizioni relative alla gestione contabile delle immobilizzazioni, né regole per la valutazione e l'ammortamento. L'Agenzia dovrebbe recepire nella propria regolamentazione le disposizioni adottate dalla Commissione nel dicembre 2000(4), per evitare, tra l'altro, problemi di valutazione dei beni inventariabili (cfr. il paragrafo 12). 12. In conformità dell'articolo 52 del proprio regolamento finanziario, l'Agenzia deve tenere un inventario permanente di tutti i beni mobili e immobili che costituiscono il suo patrimonio. Il sistema di inventario dell'Agenzia non è soddisfacente. Esistono due elenchi di inventario, uno per il mobilio e attrezzature varie e l'altro per il materiale informatico, ma essi non sono della stessa qualità. L'elenco relativo al materiale informatico non è completo. Per gran parte del materiale non sono indicati l'anno di acquisto, l'ubicazione e il valore. L'elenco dei mobili e delle attrezzature varie è più completo, ma il valore è indicato solo in divise. Ordini di riscossione 13. Ogni provvedimento o situazione che possa far sorgere un credito dell'Agenzia deve essere preventivamente oggetto di una previsione di credito da parte dell'ordinatore (articolo 23 del regolamento finanziario dell'Agenzia). Tali previsioni vengono trasmesse al contabile e devono formare oggetto di una registrazione per memoria. Quando il credito è accertato, l'ordinatore emette un ordine di riscossione (articolo 24) che invia al contabile, il quale deve garantire l'afflusso delle entrate (articolo 25). 14. L'Agenzia emette l'ordine di riscossione all'atto dell'accertamento del credito, ma non elabora mai le previsioni di credito. In questo modo non è possibile esercitare un controllo sulle riscossioni da effettuare. Nel dicembre 1999, ad esempio, l'Agenzia ha constatato la recuperabilità di tasse sull'affitto pari a circa 3865000 corone danesi (519000 euro). In mancanza di una previsione di credito, non era stata effettuata alcuna registrazione contabile. Nel marzo 2000, è pervenuto un assegno di 3000000 corone danesi ed è stato emesso un ordine di riscossione per lo stesso importo. In mancanza di una previsione di credito, al 31 dicembre 2000, l'importo ancora da recuperare, 865662 corone danesi (116067 euro), non era iscritto nella contabilità; l'importo è stato recuperato all'inizio del 2001. 15. Quando l'Agenzia emette un ordine di riscossione, non viene sistematicamente trasmessa al debitore una nota di addebito per garantire l'afflusso dell'importo dovuto. Su sei ordini di riscossione esaminati, due non avevano formato oggetto di una nota di addebito e, di conseguenza, i debitori non avevano proceduto al pagamento. Seguito dato alle precedenti osservazioni della Corte 16. Nella sua relazione annuale 1999 sull'Agenzia(5), la Corte aveva sottolineato alcune manchevolezze nella gestione finanziaria dei contratti, in particolare nel trattamento delle domande di pagamento. L'analisi dei fascicoli dei pagamenti effettuati nel 2000 ha rivelato che, nonostante gli impegni assunti dall'Agenzia, i fascicoli finanziari non sempre contengono i documenti a sostegno delle domande di pagamento, bensì solo una attestazione della realtà e della conformità dei lavori eseguiti. Gestione delle risorse umane Politica del personale 17. Al personale dell'Agenzia si applicano i regolamenti e le regolamentazioni applicabili ai funzionari ed altri agenti delle CE. Come previsto all'articolo 17, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del 7 maggio 1990, il consiglio di amministrazione, d'intesa con la Commissione, adotta le opportune modalità di applicazione(6). In linea generale, l'Agenzia applica le disposizioni generali adottate dalla Commissione senza però averle formalmente recepite nella propria regolamentazione interna. 18. Alla fine del 1999, l'Agenzia ha elaborato un documento di carattere generale sulla politica del personale e ha proposto diverse decisioni di applicazione che, nel novembre 2000, non erano ancora state approvate dal consiglio di amministrazione. Diverse disposizioni generali di esecuzione in materia di statuto sono state del resto inserite nella regolamentazione interna dell'Agenzia nel dicembre 1999. Procedure di assunzione 19. Non esistono documenti approvati dal consiglio di amministrazione sulle procedure di assunzione applicate dall'Agenzia. Per la selezione degli agenti temporanei, l'Agenzia procede in genere ad assunzioni esterne attraverso un'ampia diffusione, presso le istituzioni europee, gli altri organismi e i mass-media, dei "bandi di concorso" pubblicati nella Gazzetta ufficiale. In tre dei 31 casi esaminati, i contratti sono stati stipulati con gli agenti in questione senza una procedura di selezione esterna. Altri tre agenti hanno beneficiato di un contratto di agente temporaneo, benché non figurassero negli elenchi di riserva, non ancora esauriti, per l'occupazione di questi posti. 20. L'Agenzia applica agli esperti nazionali distaccati (END) il regime applicabile alla Commissione. In due degli otto fascicoli esaminati, gli esperti erano stati reclutati senza esperire una procedura di selezione. L'Agenzia ha concesso a un END un importo equivalente al 40 % del suo stipendio nazionale per coprire le spese scolastiche dei figli. Questa prassi non è contemplata nelle disposizioni regolamentari. Evoluzione dell'organico e dell'attività dell'Agenzia 21. Il personale dell'Agenzia comprende agenti statutari, permanenti (AP) o temporanei (AT). Il numero dei posti da coprire con agenti statutari è autorizzato ogni anno dall'autorità di bilancio contemporaneamente al bilancio. Nel bilancio possono inoltre essere previsti degli stanziamenti per l'assunzione di agenti ausiliari (AA) - il cui contratto ha una durata massima di un anno - e di esperti nazionali distaccati (END). Possono essere assunti anche agenti locali (AL), ma l'Agenzia non si avvale di questa possibilità. 22. La tabella 4 illustra l'evoluzione dell'organico dell'Agenzia e la sua ripartizione. Dai dati degli ultimi anni si evince che l'aumento del personale tende a stabilizzarsi. 23. Da quando è stata creata, l'Agenzia ha assunto 133 agenti; di essi nessuno è stato assunto inizialmente come AP. Nel 54 % dei casi, essi sono stati assunti come AT e nel 46 % dei casi come AA o END. Alla fine del 2000, il 78 % degli agenti erano AP o, il più delle volte, AT, mentre gli altri erano AA o END. 24. Dall'analisi della procedura di assunzione applicata per il personale attualmente in servizio, emerge quanto segue: - nella maggior parte dei casi, gli agenti sono assunti come agenti temporanei, a seguito di procedure assimilabili a concorsi esterni; successivamente è data loro la possibilità di ricoprire un posto permanente attraverso la partecipazione ad un concorso al quale viene data una pubblicità limitata, - gli altri agenti sono dapprima assunti come ausiliari, poi, attraverso un concorso esterno, è data loro la possibilità di ottenere un posto di agente temporaneo. 25. Il modello di gestione dell'organico sopradescritto emerge dall'analisi dei vari tipi di assunzioni, da cui risulta che circa il 64 % di esse avviene per concorso esterno pubblicato nella GU e il 25 % a seguito di un concorso pubblicato presso le istituzioni europee e i vari organismi. In media, le spese di assunzione sono ammontate a circa 2330 euro per agente assunto. 26. Considerando il numero di agenti che lascia l'Agenzia, il tasso di rotazione del personale (AP, AT, AA e END) è in media del 15 % l'anno; in tre quarti dei casi la cessazione dalle funzioni avviene alla scadenza del contratto, nei casi restanti è dovuta alla rottura di quest'ultimo, perlopiù da parte degli stessi agenti. 27. L'esame di un campione di 14 agenti non ha evidenziato problemi per quanto concerne l'adeguatezza del loro profilo alle funzioni assegnate. 28. Ai fini del controllo gli agenti sono stati suddivisi in due categorie: - agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto) cioè di quelle attività che assicurano la continuità del funzionamento dell'Agenzia (per esempio, servizi amministrativi e contabili, segreteria ecc.), - altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi dell'Agenzia. 29. In media, l'87 % degli agenti A, ossia il 43 % dell'organico totale, sono da considerarsi operativi. Tutti gli altri agenti sono da considerarsi agenti di supporto. 30. L'evoluzione del rapporto agenti operativi/agenti di supporto è sfavorevole nel senso che la proporzione degli agenti operativi di categoria A tende a diminuire. Nel 2000 essa è del 42 %, ossia leggermente al di sotto della media per il periodo in esame (43 %). 31. La tabella 5 descrive l'evoluzione dei costi legati al personale nonché le spese di funzionamento nel periodo 1995-2000. L'evoluzione dei costi salariali è stata superiore a quella del personale. Questa differenza (del 10 % circa) può essere imputata in gran parte agli aumenti automatici degli stipendi. 32. Per quanto concerne gli altri costi connessi al personale, l'analisi si è incentrata soprattutto sulle spese per la formazione professionale (FP) e sulle spese di funzionamento, in particolare per l'informatica. 33. Le spese relative alla FP sono aumentate più velocemente dell'organico. Le spese di funzionamento sono, in media, leggermente calate una volta effettuati gli investimenti iniziali. 34. Per valutare il rapporto tra l'attività dell'Agenzia e l'evoluzione del personale e dei costi connessi, quest'ultima è stata comparata a quella dell'importo degli stanziamenti operativi (Titolo III) che sono stati effettivamente spesi (stanziamenti dell'esercizio e stanziamenti riportati) nel corso di un anno. Questo confronto suggerisce che, in media, l'utilizzazione delle risorse umane ed il relativo costo per l'Agenzia aumentano più velocemente dell'attività chiesta all'Agenzia. Questa affermazione è corroborata dal fatto che in media le spese di sostegno (titoli I e II) aumentano più in fretta delle spese operative. L'Agenzia non ha tuttavia ancora raggiunto il ritmo di crociera e, date le sue dimensioni, non può beneficiare di importanti economie di scala per la sua infrastruttura materiale e amministrativa. In questo senso, l'evoluzione del rapporto tra il tasso di crescita del personale operativo e del volume di spese è soddisfacente. Conclusione 35. In generale, benché dalla sua creazione l'Agenzia non abbia potuto assumere il personale previsto dal bilancio nella tabella dell'organico, essa ha potuto rimediare a questa situazione attraverso l'assunzione di AA e di END. 36. Per l'assunzione degli agenti temporanei, l'Agenzia ha adottato nella maggior parte dei casi un metodo di reclutamento dall'esterno simile a quello preconizzato dalle istituzioni comunitarie. 37. Dato lo sviluppo previsto delle attività e di conseguenza dell'organico, sarebbe auspicabile che, per gli impieghi relativi alle attività di supporto e alle attività operative che richiedono qualifiche di tipo amministrativo, l'Agenzia si associasse alle istituzioni e agli altri organismi decentrati per effettuare le assunzioni sulla base più ampia possibile. In generale, l'Agenzia dovrebbe inoltre migliorare il proprio sistema di gestione e di informazione in materia di personale. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) GU L 120 dell'11.5.1990, pag. 4. (2) Conformemente all'articolo 13, paragrafo 3, del regolamento (CEE) n. 1210/90 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Agenzia per l'esercizio 2000 sono stati stabiliti il 30 marzo 2001 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione e alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 9 aprile 2001. Nelle tabelle allegate alla presente relazione figura una sintesi del rendiconto finanziario. (3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate in base ai valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento. (4) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75). (5) GU C 373 del 27.12.2000. (6) Decisione n. AEA/99/DGE/01 del 15 dicembre 1999. TABELLE 1-5 Tabella 1 Esecuzione del bilancio >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999 >SPAZIO PER TABELLA> Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Agenzia. Tabella 3 Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999 Fonte:Tabella elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Agenzia. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 4 Evoluzione del personale >SPAZIO PER TABELLA> AP: Agenti permanenti. AT: Agenti temporanei. AA: Agenti ausiliari. END: Esperti nazionali distaccati. Tabella 5 Evoluzione del personale e dei relativi costi >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'agenzia Esecuzione del bilancio e conti di bilancio 8. La Corte fa riferimento a lavori che erano previsti nel progetto dei lavori per l'anno 2000 ma che, a causa di incertezze nelle effettive esigenze di traduzione, che possono cambiare in termini di volume e scelta del momento, la decisione finale di realizzare tale lavoro è stata adottata solo verso la fine dell'anno. Si rilevi che il lavoro al Centro di traduzione viene richiesto tramite fogli di lavoro mentre gli ordinativi vengono utilizzati con i fornitori esterni. Rendiconto finanziario e tenuta dei conti 10. Il sistema di contabilità di bilancio SI2 è in fase di attuazione e sono in corso le procedure per renderlo operativo. Gestione contabile delle immobilizzazioni e inventario 11. Le nuove disposizioni cui fa riferimento la Corte (decisione 2000/716/CE) verranno integrate nelle procedure dell'Agenzia ed utilizzate come base per la chiusura dei conti del 2001 e la valutazione del patrimonio dell'Agenzia. 12. L'Agenzia avrà, per l'esercizio che si chiude nel 2001, un inventario completamente integrato ed unico comprendente il valore del patrimonio, la data di acquisto e di locazione dei materiali. L'Agenzia sta attuando un sistema permanente nel quale i valori patrimoniali vengono calcolati nel momento dell'acquisto invece di contabilizzarli alla fine dell'anno. Occorre tuttavia rilevare che l'impatto sul valore di inventario è minore e non ha conseguenze sul corretto ammontare pagato ai contraenti. Ordini di riscossione 13. L'Agenzia riconosce la necessità di integrare le operazioni di riscossione e quelle creditizie nel sistema finanziario SI2 e di formalizzare in modo migliore la procedura. Tale area è una delle maggiori priorità dell'AEA nel 2001, alla luce specialmente della maggiore importanza assunta dal sistema di finanziamento basato sui contratti nelle operazioni dell'AEA. 14. L'osservazione sulla riscossione di un insoluto di 116067 EUR in relazione all'affitto di edifici dell'AEA è effettivamente pertinente. Il ritardo nella riscossione è stato causato dalla necessità di un chiarimento con il precedente e l'attuale titolare dell'affitto degli edifici della AEA, nonché tra di loro. Il problema è ora stato chiarito e la riscossione è stata contabilizzata. Seguito dato alle precedenti osservazioni della Corte 16. L'agenzia riconosce la necessità di allegare documenti a sostegno delle domande di pagamento ed ha migliorato e applicato procedure all'uopo assieme agli ordinatori. Inoltre, è in corso di revisione e sviluppo il procedimento di accesso e di collegamento ai documenti a sostegno delle domande di pagamento, nell'ambito del progetto di automazione che l'AEA sta conducendo congiuntamente con le altre agenzie in base al sistema IT della Commissione (gruppo CSS sulla base del SINCOM2). Gestione delle risorse umane Politica del personale 18. Un certo numero di decisioni interne sono state decise con il consiglio d'amministrazione, ma si conviene che ciò non è avvenuto che in modo incompleto. Mentre l'adeguamento alle disposizioni interne della Commissione è lo scopo principale e l'armonizzazione con gli altri organi dell'UE è ritenuta importante, l'Agenzia intende anche rimanere coerente con i regolamenti sul personale comunitario e le relative norme di attuazione, riconoscendo che sono in corso di revisione e di ulteriore sviluppo nell'ambito del processo di riforma e in special modo nel settore della politica del personale. L'AEA propone per approvazione al consiglio d'amministrazione l'attuazione delle norme comunitarie da osservare integralmente, e decisioni specifiche nei casi in cui l'AEA si discosta dai metodi della Commissione. Procedure di assunzione 19. L'Agenzia segue procedure comuni di assunzione. Tali procedure saranno proposte per approvazione al consiglio di amministrazione così come spiegato in relazione all'osservazione 18 sulla politica del personale. L'AEA continua a dare ampia pubblicità alle opportunità di assunzione di agenti temporanei. Questi tre candidati sono stati assunti ed assegnati direttamente dall'APN, nel periodo di avviamento dell'Agenzia (1996). Due di questi candidati (ora ex membri del personale dell'AEA) sono stati nominati a seguito di individuazione e proposta del controllore finanziario dell'Agenzia. Il terzo membro del personale, come affermato dalla Corte, è stato assunto direttamente con lo scopo di assicurare il funzionamento dell'AEA, e specialmente l'infrastruttura IT, dopo aver svolto con impegno e dedizione il lavoro di consulente presso la task force dell'AEA. Gli altri tre dipendenti indicati sono stati comunque assunti sulla base di una lista ridotta costituita per posti per cui la formazione tecnica è simile ed è richiesta la stessa esperienza o abilità. 20. Per l'assunzione di END l'AEA segue lo stesso "regime" della Commissione. Si può rilevare che l'assunzione di esperti nazionali distaccati è stata inizialmente sospinta da un "offerta" da parte degli Stati membri piuttosto che da una "domanda" da parte dell'AEA. Ciononostante l'AEA negli ultimi anni ha informato ampiamente gli Stati membri, e continuerà a farlo, riguardo ai settori in cui sono richiesti profili professionali e che integrano le capacità disponibili. L'AEA ha senz'altro adottato un metodo di discriminazione positiva nei casi in cui lo stipendio di base degli esperti nazionali era considerevolmente più basso della media. Tale metodo è stato adottato su consiglio dei servizi della Commissione. Cambiamenti dell'organico e dell'attività dell'Agenzia 23. Fa parte della nostra politica di sviluppo del personale mantenere al minimo il numero di posti permanenti. Al momento la possibilità di assunzione su posti permanenti viene presa in considerazione solo per permettere la mobilità interistituzionale. 2 sole sono oggi le persone impiegate presso l'AEA su posti permanenti. Evoluzione del personale e delle attività dell'AEA 29. Riteniamo che una larga parte del personale di categoria B e C partecipa in modo considerevole e diretto nel lavoro operativo ed è quindi difficile quantificare il numero di coloro che svolgono un lavoro di sostegno.