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Bruxelles, 4.6.2008

COM(2008) 338 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI EUROPEA

Sintesi delle realizzazioni della Commissione in materia di gestione per il 2007

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI EUROPEA

Sintesi delle realizzazioni della Commissione in materia di gestione per il 2007

1. Introduzione

Il bilancio dell'UE riveste un ruolo centrale ai fini della realizzazione delle politiche dell'Unione; l'efficacia della spesa dell'UE consente pertanto di verificare in che misura l'Unione soddisfa le aspettative dei cittadini. La Commissione deve poter dimostrare la corretta destinazione e gestione dei fondi pubblici e dar prova di trasparenza in tutti i casi in cui non è stato possibile assicurare il rispetto di standard elevati. Conformemente all’articolo 274 del trattato CE, la Commissione è pienamente responsabile dell'esecuzione del bilancio dell’UE.

· L'esecuzione operativa del bilancio è delegata ai direttori generali, che garantiscono una sana gestione finanziaria delle risorse e pongono in atto sistemi di controllo efficaci ed efficienti. In qualità di "ordinatore delegato" (OD), il direttore generale rende conto dell'esercizio delle sue funzioni mediante la relazione annuale di attività [1], principale strumento tramite il quale egli manifesta la sua responsabilità nei confronti del collegio. La dichiarazione di affidabilità sottoscritta dal direttore generale, acclusa alla relazione annuale di attività, attesta la legittimità e la regolarità delle operazioni finanziarie. La relazione annuale di attività, che non si limita alle questioni finanziarie, passa in rassegna i risultati politici e fornisce una valutazione globale dei sistemi di controllo interni.

· Il direttore generale è tenuto ad informare il suo o i suoi commissari circa le difficoltà incontrate nell'espletamento delle sue funzioni durante l'esercizio, obbligo che trascende gli aspetti puramente finanziari. Prima di firmare la relazione annuale di attività, il direttore generale ne discute il contenuto con il commissario.

· Con l'adozione della presente sintesi, la Commissione assume la propria responsabilità politica per la gestione assicurata dai direttori generali e capiservizio, sulla base delle garanzie e delle riserve da loro espresse nelle relazioni annuali di attività, impegnandosi ad adottare provvedimenti volti a rimediare alle carenze individuate. Nell'intento di compiere ulteriori progressi verso una "dichiarazione di affidabilità" positiva da parte della Corte dei conti europea, la Commissione incarica i propri servizi di attuare a pieno i provvedimenti individuati nel presente documento.

2. Relazioni annuali di attività di elevata qualità

2.1. Verso una presentazione più chiara

Dal 2002, anno dell'istituzione delle relazioni annuali di attività, sono stati conseguiti progressi in termini di qualità e copertura. Facendo appello all'esperienza dei precedenti esercizi e su incitamento della Corte dei conti europea e del servizio di audit interno nell'ambito del processo di garanzia dell’affidabilità, nel 2007 l'impegno della Commissione è stato inteso a perseguire i seguenti obiettivi:

· verificare le riserve precedentemente espresse: il Segretariato generale e la DG Bilancio hanno monitorato tutti i piani d'azione volti a risolvere le riserve precedentemente espresse;

· adattare le strategie di controllo a contesti specifici: tenuto conto della loro centralità ai fini della dichiarazione di affidabilità e delle riserve, le strategie di controllo devono essere adattate a contesti specifici ad ogni attività. Ai fini di una presentazione armonizzata delle strategie di controllo nell'ambito delle relazioni annuali di attività, in quasi tutti i servizi sono stati messi a punto e attuati modelli di controllo interni;

· vegliare ad una maggiore coerenza e chiarezza delle relazioni: onde garantire criteri più coerenti al proprio interno e tra le famiglie di direzioni generali, la Commissione ha impartito indicazioni più precise ai servizi (da questi seguite in larga misura) e dato ampiamente seguito agli impegni assunti nell'ambito della relazione di sintesi del 2006. È stato così fatto obbligo agli OD di precisare gli indicatori utilizzati ai fini della legalità e della regolarità delle operazioni. Gli OD che non esprimono riserve sulle carenze individuate nella relazione annuale della Corte dei conti devono spiegarne il motivo nella relazione annuale di attività. Al fine di una maggiore completezza e coerenza interna delle singole relazioni, gli OD sono chiamati a descrivere "i pilastri" su cui si fonda l'affidabilità da loro dichiarata.

2.2. Verso un processo di esame più solido

Anche se il direttore generale rimane l'unico responsabile della relazione annuale di attività e di eventuali riserve espresse, si è proceduto a potenziare il processo tramite il quale il progetto di relazione annuale di attività viene esaminato dal Segretariato generale e dalla DG Bilancio:

· come nei precedenti esercizi, si sono tenute riunioni di "verifica inter pares", organizzate secondo famiglie di direzioni generali;

· l'intento della verifica inter pares è stato di esaminare riserve precedentemente sollevate che i direttori generali intendevano sciogliere, onde assicurare che tutte le decisioni fossero debitamente fondate e motivate;

· per la prima volta, la verifica inter pares ha anche esaminato tutti i settori del bilancio ritenuti insoddisfacenti della Corte dei conti nelle relazioni annuali del 2005 e del 2006, al fine di garantire una risposta coerente;

· è stata verificata la coerenza generale delle relazioni alla luce dei risultati dell'audit interno della Corte dei conti, soprattutto nei casi di ritardo nell'attuazione delle raccomandazioni della Corte.

2.3. Conclusioni

· Prendendo atto dei progressi realizzati nella presentazione delle relazioni annuali di attività, il cui livello generale è ritenuto soddisfacente, la Commissione sottolinea tuttavia la necessità di ulteriori progressi in determinati ambiti specifici.

· Il direttore generale esprime un parere gestionale basato sui dati forniti dall'attività di audit della Commissione, dalle relazioni e osservazioni della Corte dei conti, nonché, ove opportuno, dai controlli degli Stati membri. Mentre la Corte dei conti esprime ogni anno un giudizio riguardante la revisione contabile e la legalità e la regolarità delle relative operazioni, il parere del direttore generale è incentrato sulla destinazione dei fondi nel rispetto dello scopo cui erano stati destinati, tenendo conto della natura pluriennale dei controlli.

· La verifica inter pares si è rivelata un esercizio utile, ma occorre fare di più per migliorare le relazioni annuali di attività sotto determinati aspetti, soprattutto per quanto riguarda la coerenza tra i servizi. La prassi della Corte dei conti, che consiste nel giudicare le relazioni in funzione del loro grado di affidabilità in quanto elementi di prova ai fini dell'audit, si è rivelata un incentivo al miglioramento.

· Per garantire ulteriori progressi, segnatamente in termini di coerenza e chiarezza delle relazioni, il Segretariato generale e la DG Bilancio intendono contattare i servizi nei primi mesi dell'esercizio per verificare l'evolvere della situazione delle riserve sollevate nelle precedenti relazioni annuali di attività. L'attuale processo di verifica inter pares sarà poi ulteriormente esteso con l'organizzazione di riunioni bilaterali tra servizi selezionati per discutere alcune posizioni assunte nella relazione annuale di attività.

· Il segretariato generale e la DG Bilancio forniranno inoltre ulteriori indicazioni su come affrontare in modo più coerente i rischi connessi alla reputazione e per stabilire un nesso più chiaro tra tasso d'errore, rilevanza e riserve.

3. Garanzia sulla legalità e la regolarità delle operazioni e riserve sollevate dalle direzioni generali

Avendo esaminato le relazioni annuali di attività, e in particolare le dichiarazioni sottoscritte dai singoli direttori generali, la Commissione constata che tutti i direttori generali forniscono ragionevoli garanzie che le risorse assegnate alle attività della DG sono state impegnate secondo lo scopo cui erano state destinate e conformemente ai principi della sana gestione finanziaria e che le procedure di controllo poste in essere forniscono le garanzie necessarie al fine della legalità e della regolarità delle relative operazioni. Tuttavia, alcune direzioni generali hanno presentato dichiarazioni di affidabilità con riserva, sottoscrivendo il proprio impegno a risolvere queste carenze tramite piani d'azione chiaramente definiti. Indipendentemente dalle carenze constatate, nessun servizio ha ritenuto tuttavia che le riserve fossero tali da impedire di fornire "ragionevoli garanzie" in generale.

Il numero di riserve espresse nel 2007 è stato di poco inferiore a quello del 2006 (17 contro 20), confermando così la tendenza al ribasso dei primi esercizi. In totale, 13 direzioni generali hanno sollevato riserve nel 2007 (contro le 15 del 2006); di queste, quattro ne hanno espresse due. In alcuni casi, le singole riserve hanno avuto una portata più estesa, includendo un maggior numero di Stati membri o di programmi. Nove delle riserve sollevate nel 2006 sono state sciolte, mentre undici presentano un carattere ricorrente. Nella maggior parte dei casi, le riserve sollevate nel 2007 riguardano la qualità dei sistemi di controllo degli Stati membri o errori individuati a livello dei beneficiari. L'allegato 2 fornisce una panoramica delle riserve sollevate nel 2007.

3.1. Fondi strutturali

Le misure strutturali, attuate in gestione concorrente con gli Stati membri, costituiscono una delle principali politiche dell'Unione. Le relazioni annuali di attività hanno esaminato nel dettaglio i sistemi di controllo degli Stati membri, indicando il grado di affidabilità da riconoscere loro. Nel 2007, i direttori generali responsabili dei fondi strutturali hanno convenuto che, nello stabilire se la somma degli "importi a rischio" raggiunge i criteri di rilevanza, si terrà sistematicamente conto di importanti carenze eventualmente constatate relativamente a programmi o Stati membri, a meno che l'audit non fornisca elementi di prova attendibili che dimostrino che le autorità nazionali hanno approntato un piano d'azione inteso a porre rimedio a queste carenze e che hanno già ottenuto i primi risultati. Grazie a questa impostazione, adottata in seguito alla relazione della Corte dei conti del 2006, la garanzia fornita dai direttori generali poggia su basi più solide. Essa ha peraltro occasionato, nel 2007, un aumento del numero di programmi o di Stati membri soggetti a riserva rispetto al 2006:

· per quanto riguarda il Fondo europeo di sviluppo regionale, il direttore generale per la Politica regionale ha espresso riserve su dieci Stati membri (Repubblica ceca, Finlandia, Germania, Grecia, Irlanda, Italia, Lussemburgo, Polonia, Slovacchia, Spagna) e su 51 programmi INTERREG, sollevando inoltre una riserva sulla gestione del Fondo di coesione in cinque Stati membri (Bulgaria, Repubblica ceca, Slovacchia, Ungheria e Polonia);

· quanto al Fondo sociale europeo, il direttore generale per Occupazione, affari sociali e pari opportunità ha espresso una riserva su otto Stati membri (Spagna, Regno Unito, Francia, Italia, Slovacchia, Portogallo, Belgio e Lussemburgo).

Nel 2007 e nei primi mesi del 2008, sono stati adottati diversi provvedimenti intesi a chiarire e a rafforzare le responsabilità rispettive degli Stati membri e della Commissione nell'ambito della gestione concorrente:

· la Commissione ha rivolto agli Stati membri raccomandazioni sul livello adeguato di rettifiche da applicare nel caso di irregolarità su appalti pubblici nell'ambito di progetti cofinanziati; per il periodo 2007-2013, sono stati inoltre pubblicati dettagliati orientamenti sulla procedura di valutazione della conformità, sull'elaborazione di una strategia di audit nazionale e sul campionamento audit, al fine di promuovere la coerenza dei controlli eseguiti dalle autorità competenti degli Stati membri;

· la Commissione ha adottato una linea d'azione consistente nel varo immediato di una procedura formale di sospensione dei pagamenti e rettifiche finanziarie ove i controlli evidenzino serie carenze sistemiche. Ad aprile 2007, sono stati ad esempio sospesi i pagamenti relativi a 12 programmi in Inghilterra. Attualmente sono in corso procedure formali di sospensione dei pagamenti e rettifiche finanziarie per 54 programmi e 60 progetti del Fondo di coesione. Ad ottobre 2007, la Commissione ha fornito per la prima volta i dati aggregati delle rettifiche finanziarie intraprese a livello nazionale tramite gli importi revocati e recuperati dagli Stati membri [2];

· per la prima volta, gli Stati membri hanno dovuto presentare sintesi annuali delle revisioni contabili e delle dichiarazioni disponibili nell'ambito della gestione concorrente, come richiesto dal nuovo regolamento finanziario. Nel settore delle azioni strutturali, entro la fine di aprile 2008, tutti gli Stati membri tranne uno (Germania) avevano provveduto a presentare sintesi conformi, almeno in buona parte, ai requisiti minimi posti dal regolamento. Tuttavia, in assenza di un'analisi e di conclusioni generali, il loro valore aggiunto si è dimostrato in molti casi limitato, per ragioni ascrivibili almeno in parte alla novità dell'operazione. La Commissione ne controlla da vicino il processo di elaborazione al fine di garantire che tutti gli Stati membri presentino una sintesi annuale che rispetti i requisiti minimi. Nei casi di mancata trasmissione o di non conformità, la Commissione ha provveduto a inviare solleciti e ha intrapreso un procedimento giudiziario contro la Germania.

La Commissione riconosce che l'elevato grado di errore riscontrato dalla Corte dei conti per i fondi strutturali sia inaccettabile e ha formalizzato il suo impegno per le azioni in corso e future con l'adozione della comunicazione dal titolo Piano d'azione per il rafforzamento della funzione di supervisione della Commissione nel contesto della gestione condivisa delle azioni strutturali [3]. La Commissione presenterà al Parlamento europeo relazioni trimestrali sull'attuazione del piano d'azione, con dati sulle rettifiche e sui recuperi imposti. Inoltre, ad ottobre 2008, la Commissione elaborerà una relazione sullo stato di attuazione del piano d'azione, cui farà seguito una relazione finale a gennaio 2009.

La Commissione ha dato prova di una forte volontà politica volta a ridurre il livello di errore e ad applicare sospensioni di pagamenti e rettifiche finanziarie, a riprova di una gestione rigorosa del bilancio per le azioni strutturali.

La Commissione è convinta che la presentazione di sintesi annuali comporterà una maggiore assunzione di responsabilità da parte degli Stati membri nell'impiego dei fondi strutturali, a condizione che vengano seguite le raccomandazioni per migliorare la qualità. Questo processo aiuterà la Commissione stessa nel processo di garanzia dell'affidabilità.

3.2. Agricoltura

Il sostegno all'agricoltura e allo sviluppo rurale è attuato in gestione condivisa con gli Stati membri tramite un sistema di gestione e di controlli globale, articolato su quattro livelli. È su questo sistema che si fondano le ragionevoli garanzie fornite dal direttore generale dell'Agricoltura e dello sviluppo rurale circa la legalità e la regolarità delle operazioni in questo settore. Le disposizioni sostanziali che regolano l'attribuzione delle sovvenzioni agricole a titolo del FEAGA e del FEASR sono state consolidate e semplificate. I pagamenti diretti si aggirano attualmente intorno all'84,5% della spesa totale del FEAGA e sono gestiti e controllati tramite il sistema integrato di gestione e di controllo (SIGC). Come riconosciuto dalla Corte dei conti, se applicato correttamente, il sistema limita efficacemente il rischio di errore e di irregolarità di spesa. In base ai dati statistici forniti dagli Stati membri nel 2007, riguardanti circa il 90 % della spesa del FEAGA e del FEASR, il tasso di errore globale della spesa agricola si attesta al di sotto del livello di rappresentatività.

Inoltre, per la prima volta nel 2007 è stato possibile applicare pienamente una serie di nuovi strumenti, segnatamente la dichiarazione di affidabilità da parte degli organismi pagatori degli Stati membri, il riepilogo annuale (relazione di sintesi) da parte degli enti nazionali di coordinamento e l'obbligo incombente sugli organismi di certificazione di verificare e convalidare le statistiche risultanti dalle ispezioni ed i controlli successivi ai pagamenti. In linea generale, gli Stati membri hanno ottemperato a questi nuovi obblighi di legge.

La riserva sul SIGC in Grecia risale al 2002. Anche se il piano d'azione greco ha prodotto dei risultati, è ancora in sospeso la realizzazione di un sistema di identificazione delle parcelle pienamente operativo, prevista per fine 2008. Ad essere rilevante non è l'importo a rischio ma il problema nel suo insieme, tenuto conto del rischio che esso comporta per la Commissione in termini di reputazione.

La seconda riserva sollevata dal direttore generale dell'Agricoltura riguarda lo sviluppo rurale. I dati provvisori forniti dagli Stati membri indicano che il tasso di errore in questo ambito (specie per quanto riguarda le misure agroambientali) è più elevato rispetto ad altre componenti della spesa agricola. Il motivo risiederebbe più nella complessità delle misure in questione che nelle carenze dei sistemi di controllo. La Commissione ritiene pertanto che il rischio di errore tollerabile debba essere al di sopra del 2 %. Tenuto conto del carattere provvisorio di questi dati non è tuttavia possibile determinare con esattezza il tasso d'errore. Non si può pertanto stabilire se il tasso d'errore per lo sviluppo rurale sia al di sotto della soglia di rilevanza, motivo per cui il direttore generale ha espresso una riserva in materia.

La Commissione intende continuare a seguire attentamente l'adozione, da parte delle autorità greche, di tutti i provvedimenti necessari per l'attuazione del piano d'azione relativo al SIGC. Per lo sviluppo rurale, la Commissione ha già adottato misure di attenuazione volte a ridurre il tasso d'errore nel periodo di programmazione 2007-2013. In questo settore, e in particolare per le misure agroambientali, la Commissione intende altresì esaminare i controlli sotto l'aspetto costi-benefici, al fine di ridurre il rischio residuo.

3.3. Azioni esterne

Nella relazione del 2006, la Corte dei conti segnalava carenze operative da parte degli organismi preposti all'attuazione dei progetti e sottolineava la necessità di ulteriori sforzi ai fini di un'attuazione efficace dei sistemi e dei controlli.

Il direttore generale dell'Ufficio di cooperazione EuropAid, responsabile per gli aiuti esterni, ha adottato una serie di provvedimenti intesi a potenziare la strategia di controllo. Le revisioni contabili, specie quelle relative alla spesa per aiuti tramite le organizzazioni internazionali, sono aumentate considerevolmente, passando da 7 nel 2006 a 50 nel 2007. Per il prossimo esercizio, sono previsti in totale 650 audit. Sono stati definiti nuovi mandati per la verifica delle spese dei contratti di sovvenzione e per gli audit finanziari e di sistema eseguiti dalla Commissione, potenziando e sistematizzando così ulteriormente i controlli nei principali settori a rischio individuati dalla Corte. Fiducioso che il sistema di controllo sia idoneo a ridurre i rischi, il direttore generale non ha espresso riserve.

Ai fini di una maggiore rintracciabilità e visibilità dei fondi impegnati dall'UE tramite l'ONU o altri fondi fiduciari multidonatori, negli ultimi anni la Commissione ha adottato una serie di provvedimenti, elaborando migliori orientamenti in materia di visibilità, intensificando le missioni di verifica, ponendo requisiti più dettagliati in materia di relazioni e migliorando l'analisi della conformità delle norme sul controllo finanziario dell'ONU.

La Commissione continuerà a potenziare la strategia di controllo nel settore degli aiuti esterni, approfondendo le riflessioni sul costo dei controlli e il dialogo con la Corte dei conti.

La Commissione continuerà inoltre ad impegnarsi per una maggiore trasparenza dei beneficiari finali, nel rispetto della normativa sui dati personali e dei requisiti di sicurezza.

Grazie agli sforzi, sarà garantito un miglior impiego condiviso dei risultati delle revisioni contabili all'interno della famiglia RELEX.

La Commissione continuerà a controllare e a migliorare l'attuazione degli accordi quadro sulle procedure finanziarie e contrattuali siglati, tra l'altro, con una serie di agenzie dell'ONU [4] e con la Banca mondiale [5].

3.4. Preadesione

PHARE

Nell'ambito del sistema di attuazione decentrato esteso (EDIS), la Commissione conferisce poteri di gestione alle agenzie esecutive del paese beneficiario. I controlli hanno rilevato contratti e pagamenti irregolari effettuati da due agenzie esecutive PHARE in Bulgaria. Oltre alla sospensione dei pagamenti, è stata espressa una riserva, tenuto conto delle conseguenze negative per la sana gestione finanziaria e per la reputazione della Commissione.

La Commissione ha indicato 25 misure correttive che le autorità bulgare dovranno adottare per risolvere le inefficienze dei sistemi di controllo. Nel 2008, sono previsti controlli sul posto mirati. In futuro, la Commissione intende intervenire in modo incisivo per prevenire simili insufficienze in altri paesi.

SAPARD

La Corte dei conti ha giudicato insoddisfacente la situazione del programma SAPARD per il 2006. Il direttore generale dell'Agricoltura, responsabile del programma, sta dando seguito in maniera dettagliata alle risultanze della Corte, anche se, per il 2007, ha ritenuto che non fossero riuniti i criteri di rilevanza per esprime una riserva.

3.5. Politiche interne

Ricerca

· Nel 2006, le direzioni generali responsabili della ricerca avevano espresso una riserva sul quinto programma quadro, in base agli errori rinvenuti nelle dichiarazioni di spesa dei beneficiari. La riserva non è stata tuttavia mantenuta nel 2007, dal momento che, volgendo al termine, il programma esercita sui pagamenti un peso relativamente minore. Inoltre, in linea con il piano d'azione sul PQ5, è stato dato rigorosamente seguito ai risultati dell'audit con l'emissione di ordini di recupero.

· Quanto al sesto programma quadro, le direzioni generali hanno definito, per il periodo 2007-2010, una strategia di audit comune intesa a valutare la legalità e la regolarità delle operazioni in base a risultati di audit significativi (campionamento casuale) e a ridurre il livello di errore individuando e correggendo le irregolarità presenti nelle dichiarazioni di spesa dei maggiori beneficiari; essa prevede inoltre la selezione di un campione complementare in base ai rischi. La strategia ha avuto piena applicazione nell'esercizio 2007, durante il quale sono state effettuate 377 revisioni contabili ex post. Il 2007 è stato il primo anno in cui è stata attuata la strategia pluriennale e in cui il processo di estrapolazione dei risultati dell'audit è stato applicato ai contratti non soggetti a revisione contabile conclusi con uno stesso beneficiario. Alla luce di questi presupposti e dei tassi di errore superiori al 2 %, per l'esercizio in questione, i servizi hanno deciso di emettere una dichiarazione di affidabilità con riserva per quanto riguarda l'accuratezza delle dichiarazioni contabili del PQ6.

· Per il settimo programma quadro, i servizi hanno lanciato gli inviti a presentare proposte e hanno finora corrisposto unicamente importi di prefinanziamento. Sono stato adottati provvedimenti incisivi volti a ridurre il rischio, tra cui l'introduzione di "procedure concordate" in base alle quali i revisori preposti alla certificazione sono tenuti ad espletare una serie obbligatoria di procedure e a trasmettere relazioni secondo un modello obbligatorio. Si è provveduto a potenziare i controlli ex ante introducendo la possibilità di una certificazione audit ex ante sulla metodologia contabile del beneficiario. Non sono state espresse riserve.

La Commissione ha dato prova di un notevole impegno per migliorare la gestione dei fondi per la ricerca nell'ambito del quadro giuridico e finanziario in vigore. Sebbene i direttori generali abbiano espresso riserve sul sesto programma quadro, uno dei principali obiettivi della strategia pluriennale di audit comune rimane quello di ridurre il livello globale di rischio al di sotto della soglia di rilevanza.

I servizi continueranno inoltre ad attuare il settimo programma quadro sfruttando a pieno le semplificazioni offerte dal nuovo quadro giuridico.

Giustizia, libertà e sicurezza

Nel 2007, sono state sollevate due riserve per quanto riguarda l'attuazione, in gestione condivisa, del Fondo europeo per i rifugiati. Una prima è la riconferma di una riserva del 2006 riguardante le carenze dei sistemi di controllo per la gestione del fondo in Italia. La direzione generale segue da vicino la soluzione della questione, la cui responsabilità compete essenzialmente alle autorità nazionali. Si noti che l'importo a rischio, che ha un'incidenza considerevole sul bilancio dello Stato membro, incide limitatamente sul bilancio globale della direzione generale nel 2007.

La direzione generale ha inoltre segnalato che la legislazione settoriale sul Fondo europeo per i rifugiati II fornisce una base giuridica limitata per eseguire le attività di controllo e supervisione e che i controlli sono dipesi in larga misura dalla strategia di controllo della Commissione stessa (missioni di verifica e valutazione dei sistemi di controllo). Non avendo eseguito controlli sul posto in 14 Stati membri nel 2007 e potendo quindi offrire garanzie minime sulla loro gestione del Fondo per i rifugiati II, la direzione generale ha deciso di sollevare una riserva.

Nel 2008, la Commissione intende prendere provvedimenti per offrire maggiori garanzie sulla gestione del Fondo europeo per i rifugiati II da parte degli Stati membri. Essa si avvarrà di un'analisi dei rischi per eseguire ulteriori visite e fornire maggiori orientamenti agli Stati. Per il periodo 2008-2013, è previsto un nuovo atto di base per il Fondo per i rifugiati III nell'ambito del quale verranno risolti i problemi incontrati con il precedente fondo.

Altri settori politici

La direzione generale dell'Ambiente si è confrontata a difficoltà connesse alle dichiarazioni di spesa e ha espresso una riserva a fronte dell'aumentata percentuale di errore rilevata tramite controlli ex post.

Nel 2007, sono state inoltre confermate due riserve espresse nel precedente esercizio:

· la prima da parte del direttore generale per le Imprese e l'industria, che ha constatato l'insufficienza dei sistemi di dichiarazione dei costi di due beneficiari di sovvenzioni nell'ambito della normalizzazione europea;

· la seconda da parte del direttore generale per gli Affari economici e finanziari a causa di un'eventuale carenza del sistema di controllo interno di un organismo esterno incaricato della gestione centralizzata indiretta.

In ciascuno di questi ambiti, sono stati adottati provvedimenti nel 2007. Nel 2008, la Commissione intende darvi seguito in modo incisivo, provvedendo tra l'altro ad informare meglio i beneficiari, a semplificare le normative con nuovi quadri giudici o con nuovi contratti e a potenziare i controlli.

La Commissione ha dato istruzioni ai suoi servizi di adottare tutti i provvedimenti del caso affinché queste riserve siano sciolte una volta risolti i problemi a monte.

Comunicazione

Nel 2006, nella relazione annuale di attività, la direzione generale della Comunicazione aveva espresso una riserva a causa delle carenze del sistema di controllo interno, problema risolto con l'istituzione di un controllo centralizzato ex post. Tuttavia, dal momento che l'unità di controllo è diventata operativa solo negli ultimi due mesi del 2007, la direzione generale ha deciso di riconfermare la riserva nel 2007.

Istruzione e cultura

Il direttore generale per l'Istruzione e la cultura ha sciolto la riserva sulle agenzie nazionali, anticipando i risultati del nuovo sistema di controllo istituito nel 2007 in forza di una nuova legislazione. Il sistema si basa su dichiarazioni di affidabilità ex ante rilasciate delle autorità nazionali. Per il 2007, la direzione generale ha riscontrato, nei progetti soggetti ad audit, un tasso di errore superiore al 3 %. La DG ha tuttavia fatto presente che il dato non andava estrapolato, considerato che il campione per l'audit era stato selezionato essenzialmente in base al rischio: non si è pertanto ritenuto che il problema fosse rilevante. La direzione generale si è inoltre impegnata affinché il contabile della Commissione convalidasse il sistema locale di contabilità.

La Commissione ha incaricato la DG Istruzione e cultura di garantire un'attuazione efficace della strategia di controllo e di rimuovere tutti gli ostacoli ancora esistenti alla convalida del sistema locale di contabilità.

Statistiche

La riserva sollevata nel 2006 da Eurostat a causa di scarse garanzie sulla regolarità dei pagamenti corrisposti ad alcuni istituti nazionali di statistica è stata sciolta in seguito ad interventi correttivi, quali verifiche ex ante potenziate, adottati nel 2007, che hanno dato ragionevoli garanzie al direttore generale circa la regolarità dei pagamenti effettuati durante l'esercizio. I servizi di Eurostat lavorano sui problemi sorti nei precedenti esercizi.

3.6. Amministrazione

Ai fini della corretta gestione di praticamente tutte le attività della Commissione, è fondamentale poter contare su sistemi informatici adeguati ed affidabili. Sebbene siano stati affittati alcuni nuovi locali per il centro dati, il direttore generale della DIGIT ha ritenuto opportuno non sciogliere la riserva sulle infrastrutture immobiliari, tenuto conto dell'inadeguatezza di parte dell'infrastruttura che ospita attualmente l'unità principale e quella di back-up a Lussemburgo. Sebbene nel 2007 si sia provveduto ad apportate alcune migliorie ai locali e a gestire efficacemente i rischi, la Commissione ritiene che sia necessario ridurre ulteriormente i rischi per la continuità e l'integrità dei dati.

Nel 2008-2009, la Commissione continuerà ad attuare la strategia informatica pluriennale, garantendo al centro dati e al centro telecomunicazioni infrastrutture immobiliari sicure ed adeguate sotto il profilo funzionale.

3.7. Conclusioni

· La Commissione incarica i propri servizi di adottare provvedimenti incisivi per risolvere le cause delle riserve espresse nelle relazioni annuali di attività del 2007 e intende monitorare attentamente i progressi, soprattutto per quanto riguarda le riserve ricorrenti.

· Sulle questioni di gestione, il dialogo regolare tra i commissari e i direttori generali è un elemento centrale della catena di responsabilità, soprattutto nei casi di riserve ricorrenti o nei settori in cui la Corte dei conti ha individuato lacune. In simili circostanze, la Commissione incarica i direttori generali di informare regolarmente i loro commissari sugli ultimi sviluppi e sui progressi compiuti.

· L'attuazione del piano d'azione volto a potenziare il ruolo di supervisore della Commissione nell'ambito della gestione condivisa delle azioni strutturali, presentato a febbraio 2008, assume grande priorità per la Commissione, che sottolinea la necessità di agire in tempo.

· La Commissione esorta gli Stati membri a fornire dichiarazioni nazionali volontarie su base annua, che possono costituire un ulteriore "fondamento" dell'affidabilità fornita dalle direzioni generali.

· Risolvere le cause a monte degli errori è di vitale importanza e i servizi della Commissione appronteranno orientamenti e adotteranno i provvedimenti del caso per ridurre il rischio di errore.

· La Commissione intende inoltre compiere gli sforzi necessari per dimostrare l'efficacia dei controlli. Il suo sistema contabile è stato rivisto al fine di consentire, a partire dal 2008, una rendicontazione completa sulla rettifica degli errori della Commissione, compresi quelli riguardanti i pagamenti nei primi esercizi.

· Infine la Commissione intende portare avanti la verifica del rapporto costi-benefici dei controlli e del rischio residuo. A tale riguardo, nell'autunno 2008 è prevista la pubblicazione di una comunicazione intesa a fornire una base solida su cui sviluppare ulteriormente il concetto di rischio tollerabile come strumento per giudicare in che misura i programmi della Commissione gestiscono efficacemente i rischi.

4. Altre questioni sollevate nelle relazioni annuali

4.1. Attuazione del diritto comunitario

Una norma può raggiungere pienamente il proprio intento solo se correttamente applicata e rispettata. L'ambiziosa comunicazione della Commissione del 2007, intesa a minimizzare questo tipo di rischio, propone una serie di misure volte a migliorare l'applicazione del diritto comunitario [6]. La comunicazione caldeggia una maggiore cooperazione tra Stati membri e Commissione per prevenire l'insorgere di problemi, affrontare le questioni in modo più efficace e far fronte in modo tempestivo alle violazioni. Viene inoltre sottolineata l'opportunità di integrare meglio gli aspetti connessi all'attuazione e al controllo dell'applicazione, partendo dall'iter legislativo fino alla valutazione dei risultati. Per migliorare la legislazione e conseguire gli obiettivi del programma "legiferare meglio", quali la semplificazione e la riduzione degli oneri amministrativi, nell'interesse dei cittadini e delle imprese, è essenziale chiarire le sfide poste dall'attuazione della legislazione.

4.2. Conservazione delle risorse ittiche

In una relazione speciale [7], la Corte dei conti ha sostenuto che, per realizzare l’obiettivo di uno sfruttamento sostenibile delle risorse alieutiche, gli attuali dispositivi di controllo, d’ispezione e di sanzionamento relativi alle norme di conservazione delle risorse ittiche comunitarie devono essere considerevolmente rafforzati. La Commissione condivide l'analisi della Corte ed esorta gli Stati membri ad attuare i provvedimenti provvisori proposti su base volontaria. Parallelamente, la Commissione intende mettere a punto ambiziose proposte volte a riformare la politica di controllo europea: l'attuale stato degli stock ittici rivela in pieno l'importanza di controlli efficaci e di sistemi di ispezione e sanzionamento potenziati ed armonizzati.

La Commissione è impegnata a garantire la sostenibilità delle risorse ittiche, realizzabile solo attraverso interventi a livello europeo. A tal fine, ad ottobre 2008 verrà presentata una proposta di regolamento del Consiglio intesa a riformulare e ad aggiornare il sistema di controllo nell'ambito della politica comune della pesca. Gli obiettivi del regolamento potranno essere raggiunti solo con il pieno impegno da parte degli Stati membri.

4.3. Sicurezza

Le revisioni contabili eseguite presso le delegazioni comunitarie hanno rivelato carenze non solo in termini di sicurezza delle informazioni e dei relativi sistemi di trasmissione, ma anche di sicurezza fisica. La Commissione provvede ad attuare i piani d'azione a tal fine.

Oltre alle misure di sicurezza di routine poste in essere presso le sedi principali a difesa di persone, immobili e tecnologie informatiche, la Commissione presterà maggiore attenzione anche al tema della sicurezza presso le delegazioni.

5. Conclusioni generali

La Commissione ritiene che, tenuto conto dei limiti individuati dalle relazioni annuali di attività del 2007, i sistemi di controllo interni in vigore forniscano ragionevoli garanzie che le risorse assegnate alle sue attività sono state impegnate secondo lo scopo cui erano state destinate e conformemente ai principi della sana gestione finanziaria. Essa ritiene inoltre che le procedure di controllo in vigore forniscano le garanzie necessarie per quanto riguarda la legalità e la regolarità delle operazioni sottostanti e se ne assume la completa responsabilità, conformemente all'articolo 274 del trattato CE.

La Commissione riconosce tuttavia la necessità di un impegno futuro inteso a colmare una serie di lacune, in particolare quelle sottolineate dagli ordinatori delegati con le loro riserve e quelle riguardanti settori del bilancio non ritenuti soddisfacenti dalla Corte dei Conti.

Allegati

Allegato 1: Human Resources management and other management issues

Allegato 2: Reservations 2003-2007

Allegato 3: 2007 Synthesis multi-annual objectives

Allegato 4: Executive and regulatory agencies

Allegato 5: Report on negotiated procedures

Allegato 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

Allegato 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

ALLEGATO 1:

Human Resources Management and other management issues

1. Human Resources Management

· Ethics

In a global context where ethical behaviour and ethics in general are becoming increasingly important, the need for a clearer and simpler framework of standards and guidelines arose. These issues have now been addressed in a communication on 'Enhancing the Environment for Professional Ethics in the Commission' dated 5 March 2008 [8]. The main goal of this initiative is to refresh awareness and provide better guidance on professional ethics in the Commission.

Furthermore, as part of the European Transparency Initiative, a study on ethics for public office-holders [9] was commissioned to compare ethical rules for Commissioners and for leaders of other EU institutions and their counterparts in all the Member States, the USA and Canada. The results of this study show that the Commission standards compare favourably.

The Commission is conscious that continued effort is nonetheless needed in the years to come to foster the ethics culture that it has developed and ensure that the rules are applied on the ground. In order to benefit from external views, the Commission intends to broaden the mandate of its ad hoc Ethical Committee and request it to give an opinion on the advisability of revising the Code of Conduct of Commissioners.

· Screening of Human Resources of April 2007

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overheads. It was welcomed by the Parliament, and an update was provided by end April 2008.

The Commission's willingness to explore all rationalisation scenarios that could improve performance and trigger efficiency gains was expressed in the report, especially in the field of communication, crisis management and external relations. These areas have been subject to a more in-depth analysis.

– In the area of external relations, it has been decided to reallocate internally 100 posts of officials to the new priority countries and policy fields.

– As regards crisis management, the Commission presented at the beginning of 2008 a communication entitled "Reinforcing the Union's Disaster Response Capacity" [10]. It puts forward specific measures to be implemented by the end of 2008 to meet the growing challenges posed by natural and man-made disasters.

– In the area of communication, the Commission is considering freeing up a fraction of the posts currently devoted to communication activities and to redeploy them to the Representation Offices, to corporate communication activities and to the general Commission redeployment pool. To deliver on this objective, the Commission intends to take several measures which could be based on the following: link communication strategy more closely to political priorities; reduce the number of general communication priorities to make them more focused; develop partnerships with the Member States; organise secondment of staff to Representations; develop communication skills of staff and align human resources in communication activities to real needs.

· Integrated human resources strategy

The Commission continued its efforts to put in place a strategically aligned human resource management aimed at a shift from focusing on rights, obligations, rules and compliance to a more strategic approach with a focus on results, added-value and benefits for the Commission. This will enable the human resources function to gradually become a key player in the Commission, actively contributing to formulating organisational strategy and ensuring its implementation.

· IT tools

The administration has worked on the development of new integrated IT tools for more efficient management of human resources and of the related individual financial entitlements.

· Recruiting and retaining permanent staff

The administration has instituted various measures to improve staff management and recruitment, in particular by devising a professionalisation programme and by increased cooperation with EPSO.

· Recruitment of citizens from enlargement countries

Several services pointed to difficulties in recruiting certain EUR10 profiles as permanent staff, notably IT and financial staff and translators for certain languages. Certain competitions completed by EPSO in 2007 indeed failed to yield the expected number of successful candidates. Priority also had to be given to more generalist competitions, in order to achieve optimum use of EPSO recruitment capacity. Although the list of successful candidates covered 70 % of the Commission's recruitment needs, there were major variations between competitions, nationalities and profiles (ranging from 7 to 100%). As in 2006, the Commission attained the overall recruitment targets for nationals from EU-10 and EU-2 Member States in 2007. From 2004 to 2007 well above 3 000 posts have been filled by nationals from the enlargement countries. The monitoring mechanism which the Commission had put in place during 2006 for EU-10 recruitment was maintained and improved in 2007 and contributed largely to this achievement. The Commission is on a very good path to meet the various recruitment targets set in the context of EU-10 and EU-2 enlargements.

6. Other management issues

· The internal control framework in the Commission

An effective and efficient internal control system requires management to address the question of risk and to focus control resources on areas where risk is greatest, while ensuring adequate control of all activities. The Commission adopted in October 2007 a communication on the revision of the Internal Control Standards and Underlying Framework [11], which set out 16 revised internal control standards for effective management to replace the set of 24 standards put in place in 2000. The aim of the revised standards is to strengthen the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General by analysing how effective the control system is in practice.

The Commission also reported on its Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework [12] and concluded that most of the "gaps" have been filled. Work will be completed in 2008 and the first impact report will be issued in early 2009.

· Financial management

In 2007, DG Budget complemented and consolidated its accounting modernisation. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two services' systems were not validated, although the risk to the accuracy of the Commission's accounts as a whole is not considered material.

The modernisation of the European Development Fund (EDF) accounts, which are separate from the accounts of the General Budget, aims to transfer the management functionality for EDF projects to DG AIDCO's local system while keeping the EDF accounts on an accrual basis in ABAC. While the developments of the central ABAC component were largely completed and tested according to plans in 2007 the project has experienced a succession of postponements, due in particular to the need for DG AIDCO to complete the developments necessary for CRIS to comply with the accrual accounting rules for the General Budget. The accounting officer validated the local system in early 2008. The implementation of the new system is now planned for January 2009.

Although measurable improvements were made in 2007 as regards payments times, the overall situation remained unsatisfactory. In the light of the implementing rules (Article 106.5), by which creditors are automatically entitled to interest if payments are made late, services need to take action, and closely monitor payment time compliance in the future. Suspensions in the procedure (for example, because additional information is required from the beneficiary) must be recorded in ABAC so that payment times are calculated correctly.

A new, dynamic approach to fraud proofing was introduced [13]. Based on the lessons learned from OLAF’s operational experience, the new arrangements are intended to allow services to react swiftly to new fraud patterns and to share information for prevention purposes.

· Internal audit

The number of critical recommendations issued by the Internal Audit Service has decreased significantly (12 in 2006, 6 in 2007), and there has been a reduction in the number of audits generating adverse opinions. The acceptance rate of recommendations has increased from 89% for audits on Commission services finalised in 2006, to 99% for audits finalised in 2007.

While the number of critical and very important recommendations overdue by more than six months at the end of 2007 remained almost the same as at the end of 2006 (7 critical and 37 very important recommendations), the total number of outstanding critical and very important recommendations grew from 78 to 175 due to the increased number of audit reports issued. Significant differences were noted between the Internal Auditor's view on the state of progress on recommendations and that of the auditee. The Commission needs the reasons for the increase in outstanding recommendations to be examined and addressed including the extent to which differences of view between the auditor and auditees have led to this situation.

A number of developments were observed with regard to the internal audit architecture:

– Coordination between the Internal Audit Service and the Internal Audit Capabilities was deepened in 2007, leading to coordinated strategic and annual audit plans aimed at providing better audit coverage of the key risks. These efforts towards a greater consolidation of the audit universe are essential having regard to the objective of the IAS, supported by the Commission in last year's Synthesis report, of providing an annual overall opinion on internal controls in the Commission starting with 2009, the final year of the current audit planning.

– The Commission updated the mission charter of the Internal Audit Service [14] and introduced a model charter for the Internal Audit Capabilities of the Directorates-General, in order to reflect these evolutions and to make more efficient and effective use of the internal audit resources.

– Commission participation in the Audit Progress Committee was extended by the appointment in July 2007 of two additional Members among the Commissioners, so that it is now composed of seven Commissioners and two external members.

· Transparency initiative

Subsequent to a public consultation, the Commission adopted a Communication, "Follow-up to the Green Paper 'European Transparency Initiative'" [15], which announced measures to enhance transparency in different respects. Regarding the relations between interest representatives (lobbyists) and the Commission, it was decided to create and launch, in spring 2008, a voluntary register of interest representatives, linked to a code of conduct. Discussions with stakeholders and an open, public consultation [16] were organised on the text of the code of conduct.

In order to enhance financial transparency [17], the Financial Regulation requires the publication of beneficiaries of EU funds across all management modes. Work on the practical arrangements started in 2007. The first full publication exercise is scheduled for 2008, with the exception of the first pillar of the Common Agricultural Policy (the European Agricultural Guarantee Fund - EAGF), for which publication must take place in 2009.

The Commission adopted a Green Paper [18] on the revision of Regulation (EC) No 1049/2001 on access to documents, thereby launching an open consultation.

· Business continuity management

All Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007, which tested corporate business continuity communication flow and operational arrangements for crisis management teams. The outcome of both tests was positive and a further exercise is planned in 2008.

· Building policy

In a Communication on the accommodation of Commission services in Brussels and Luxemburg [19], adopted in 2007, the Commission further clarified its policy in this field and launched a revision of the buildings procurement methodology – aimed at ensuring both maximum value for money and transparency towards the market.

ALLEGATO 2:

Reservations 2003-2007

DG | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 | | Reservations 2003 |

AGRI | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece2. Expenditure under rural development | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition; 2. Insufficient implementation of IACS in Greece | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems 2. IACS in Greece; 3. "Hilton" beef | 5 | 1. EAGGF Guidance programmes; 2. International Olive Oil Council; 3. Import of Basmati rice; 4. IACS in Greece; 5. "Hilton" beef |

REGIO | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes (period 2000-2006) in:1. the CZECH REPUBLIC – 4 programmes2. FINLAND – 4 programmes (Operational Programmes East, North, South and West)3. GERMANY – 4 programmes (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN IINeubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern)4. GREECE – 15 programmes (13 regional OPs, OP Competitivity and OP Information Society)5. IRELAND – 4 programmes6. ITALY – 17 programmes (Puglia, Lazio, Sardinia, Bolzano, Liguria, Piemonte, Friuli Venezia Giulia, Calabria, Campania, Molise, Sicilia, Transport, Research, Technical Assistance, and Urban II- Taranto, Mola di Bari, and Pescara)7. LUXEMBOURG – 1 programme8. POLAND – 3 programmes (Regional Operational Programme (IROP), SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises and SOP Transport)9. SLOVAKIA – 2 programmes (OP Basic Infrastructure and OP Industry and Services)10. SPAIN (14 Intermediate Bodies (with an impact on 20 OPs), OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes)11. INTERREG - 51 programmes 2. Management and control systems for identified COHESION FUND systems (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Management and control systems for identified ERDF programmes in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland) 2. Management and control systems for ERDF programmes in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England; 2. Management and control systems for ERDF in Spain; 3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State; 2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06; 3. Management and control systems of ISPA in one candidate country | 5 | 1. Management and control systems for ERDF in Greece - 2000/06; 2. Management and control systems of URBAN & INTERREG - 2000/06; 3. Management and control systems for ERDF in Spain - 2000/06; 4. Management and control systems for the Cohesion Fund in Greece, Spain and Portugal - 2000/06; 5. Management and control systems of ISPA |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Slovakia, Portugal, Belgium and Luxembourg. | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT) | 1 | 1. Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK) | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes | 1 | 1. European Social Fund - Member states' management and control systems |

FISH | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State | 1 | 1. FIFG expenditure. Analysis of the Management and Control systems not yet completed for all Member States |

JRC | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Status and correctness of the closing balance | 1 | 1. Cash flow - competitive activities | 1 | 1. Cash flow, assets and liabilities from competitive activities |

RTD | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | 1. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts | 1 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts |

INFSO | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel 2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5 3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5; 2. Allocation of research personnel | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Research staff working on operational tasks |

ENTR | 2 | 1.Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation2. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Research Framework Programme (FP6). | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area; 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area 2. Financial management of conferences organised under the Innovation Programme |

TREN | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Sixth Framework Programme (FP6) contracts. | 1 | 1. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5éme Programme Cadre; 2. Sûreté nucléaire | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Contractual environment of DG TREN LUX; 3. Nuclear safety; 4. Inventory in nuclear sites | 6 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts; 2. Burden of the past; 3. Contractual environment of DG TREN Luxembourg; 4. Expertise for control of nuclear security; 5. Nuclear safety; 6. Verifications under Art. 35 of the Euratom Treaty |

EAC | 0 | | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales 2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique | 0 | 0 | 3 | 1. Burden of the past (observation in 2002 AAR); 2. On the spot controls (observation in 2002 AAR); 3. Implementation of Art. 35 of FR Implementing Rules |

ENV | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of action grants | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 | 1. Potentially abnormal RAL; 2. Grants- Eligible costs |

SANCO | 0 | | 1 | 1. Insufficient assurance of business continuity of a critical activity | 1 | 1. Health crisis management | 0 | 0 | 0 | 0 |

JLS | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-20072. Garantie limitée sur les opérations mises en oeuvre par 14 EM dans le cadre du FER II (2005-2007) | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004 | 2 | 1. Insufficient number of ex post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005; 2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004 | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg; 2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex post sur place | 0 | 0 |

ESTAT | 0 | | 1 | 1. Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006 | 0 | 0 | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Insufficient number of ex post controls carried out in 2003 | 3 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants; 2. Weakness in project management procedures; 3. Insufficient number of ex post controls carried out in 2003 |

ECFIN | 1 | Possibility that additionality requirements were insufficiently achieved. | 1 | 1. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TRADE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

AIDCO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Partnership with an NGOs association |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | 0 | 1 | 1. Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | 1. Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids | 3 | 1. Inherent risk in decentralised systems; 2. Gaps in systems and transaction audits; 3. Uncertainties regarding claims of financial intermediaries |

ECHO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | 1. Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO | 0 | 0 |

DEV | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

RELEX | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion; 2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K; 2. Internal control standards in Delegations |

TAXUD | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | 0 | 1 | 1. Monitoring of the application of the preferential treatments |

MARKT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMP | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

COMM | 1 | Supervision | 1 | 1. Ex post control system | 1 | 1. Supervision (ex post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres; 2. Functioning of Representations EUR-15 | 3 | 1. Relays and networks; 2. Representations; 3. Copyrights - press cuts |

ADMIN | 0 | | 0 | 0 | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 |

DIGIT | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | 1.Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | 1. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure | 0 | 0 | | - |

PMO | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 1 | 1. Council's antenna for sickness insurance | 2 | 1. Council's antenna for sickness insurance; 2. Paul Finet Foundation |

OIB | 0 | | 0 | | 1 | 1. Deficiency in OIB's contracts & procurement management | 0 | 0 | 1 | 1. Lack of long term planning of the buildings policy. |

OIL | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

EPSO | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

OPOCE | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BUDG | 0 | | 0 | 0 | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund; 2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets; 2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control | 3 | 1. Accrual accounting; 2. Syncom subsystems; 3. Accounting management of European Development Fund |

SG | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

BEPA | 0 | | 0 | 0 | 1 | 1. Weak general internal control environment | 0 | 0 | 0 | 0. |

SJ | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

SCIC | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

DGT | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

IAS | 0 | | 1 | 1. Audit of community bodies (regulatory agencies) | 1 | 1. Audit of community bodies (traditional agencies) | 1 | 1. Audit of Community agencies | 1 | 1. Audit of Community agencies |

OLAF | 0 | | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |

TOTAL | 17 | | 20 | | 31 | | 32 | | 49 | |

ALLEGATO 3:

Synthesis 2007 multi-annual objectives

This Annex reports on the progress realised in 2007 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 and 2006 Synthesis reports containing the Commission’s multiannual objectives and related actions to address the major crosscutting management issues.

New actions introduced as a follow up to the 2007 Synthesis report are indicated in bold italics.

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | CompletedIt is now a well established practice that services review at least once a year the effectiveness of internal control. This requirement is now enshrined in the Internal Control Standards for Effective Management adopted in October 2007- SEC(2007) 1341.Furthermore, services inform their Commissioner at least twice yearly on management and control issues. Members of staff are involved in self-assessment exercises on the effectiveness of the internal control system. |

| | Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | CompletedAn internal communication revising the internal control standards for effective management was adopted in October 2007- SEC (2007) 1341. |

| | Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | CompletedWorking groups have been set up to develop indicators for legality and regularity of transactions by families of DGs. The guidelines for the Annual Activity Report for the year 2007 refer to different sets of indicators for:- the Research family- direct centralised management (grants and procurement)- joint management - shared management.For the Structural Funds family, legality and regularity indicators were developed and provided as from the AAR 2006. For the AAR 2007, particular attention has been paid to improving the content and clarity of the report by implementing the recommendations of the Court of Auditors and the IAS. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | CompletedThe guidelines for Annual Activity Reports for the year 2007 emphasize the need to include more streamlined, precise and coherent explanations of DGs' internal control systems. - the use of an internal control template ensures that control systems of the different DGs are presented in a more coherent way within the Commission and, more specifically, within families of DGs. - Precise guidance was also given to DGs to explain how the various components of the assurance process link together ("building blocks"). - More precise guidance was given on when and how to make a reservation. - Assurance had to be supported by legality and regularity indicators.The DGs have generally followed the guidelines and an improvement can be observed in their AARs. |

| | With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | | CompletedUnder the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework, "internal control templates" were developed to promote consistency between services in the presentation of control strategies. In 2007 such templates were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It furthermore helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | The central services will provide further guidance to promote consistency in the treatment of reputational risks and the link between error rates, materiality and reservations. | BUDG and SGBy end 2008 | New action |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | CompletedThe revised Internal Control Standards, decided by the Commission in October 2007, specifically provide a Standard for risk management processes (standard 6).Risk management was formally integrated into the 2006 programming and planning exercise and services’ critical risks are since then disclosed in the Annual Management Plans. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | Commission will continue its work on the cost-benefit of control and on residual risk per policy area. A Communication on this subject will be issued in autumn 2008. | DG BUDG together with concerned servicesBy October 2008 | New action |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | CompletedFollow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system) and regularly reviewed by senior management. Further efforts were made to ensure a timely implementation of the audit recommendations: - The Audit Progress Committee alerted the Cabinets responsible for departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services.- New provisions were introduced to the standing instructions to the Annual Activity Reports and to the "peer review" process to ensure that Directors-General concerned explain in their reports the reasons why recommendations had not been implemented in time. |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | OngoingIn a Communication of March 2008 [20], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Inter-service arrangements | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous actionRegarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices), DG REGIO and the IAS. Furthermore, DG EAC signed a "protocole d'accord" to take over its IT-support.The Service Level Agreement (SLA) which was established in 2006 between BEPA and SG for management of human and financial resources, logistics and strategic planning was renewed in 2007.The SLA signed in 2006 between DG ADMIN and the IAS for management of the latter's human and financial resources was renewed in 2007.OIB cooperates with other Services on the basis of clearly defined arrangements & Service Level Agreements. In 2007, the following SLAs regarding buildings were signed: - with EAC executive agency (on the supplementary office space)- with ERC and RTD Commission Agency(signature for Covent Garden building is ongoing) - with CoR/EESC (VM-2 building)- with CFCA Executive Agency |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2008. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for 2007 AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2008 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible . The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | OngoingCommission adopted on 27/2/2008 a report on the action plan towards an integrated internal control framework (COM(2008) 110 final). Most actions have been implemented and the remaining ones will be completed during 2008. The Commission can show that it has made concrete progress. The impact of the actions will form the basis of the evaluation of the progressive success of the action plan through decreasing error rates and improved ratings of systems by the Court. Early in 2009 the Commission will prepare a further impact assessment as at 31 December 2008. |

Ex ante and ex post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex ante and ex post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | CompletedIn 2007, "internal control templates" were developed for each management mode, describing the internal control system on a consistent and concise basis and presenting a logical build-up to the Director General's assurance statement. These templates are built on a common format which leaves some flexibility for adaptation to the needs of the DGs. The format was used by almost all services in 2007 AAR and has improved awareness of control structures and sources of assurance. It helps pinpoint weaknesses and define improvements. |

| | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | OngoingExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission will issue guidance to its services on sampling strategies by July 2008. |

| | DG COMM will put in place a system of structured ex post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | CompletedA centralised ex post control unit was set up in this Directorate-General on 1 November 2007. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionIn 2007, DG Budget complemented and consolidated the accounting modernisation. The single datawarehouse was also made available to all services and is expected to lead to an improvement in financial management information. The Accounting Officer’s report on the verification of local systems at the end of 2007 noted improvements compared to 2006, mainly in the development of the knowledge of accrual accounting and ABAC systems. However, two systems were not validated. |

Financial simplification | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | CompletedDuring 2007 the Commission clarified the rules through guidelines, notably the guidelines on FP7, on the implementing rules for Structural Funds 2007-13, for Education Policy 2007-13, and will continue to provide support and further guidance where necessary. The Commission will also ensure that future legislative proposals include clear and straightforward rules. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | CompletedDG ADMIN, based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing. |

| | In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | CompletedNew rules have been presented in March 2008 after an intense consultation process with Commission services and staff representatives throughout 2007 and the first quarter of 2008.The new rules should be implemented in 2009 and should allow for a better differentiation of career speeds according to merit. The assessment and promotion exercises will also be significantly shortened. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | OngoingAmong the measures already started:- the development of the HR Community;- the dissemination of best practices;- the HR Professionalisation Programme;- the development of HR Metrics;- the HR scorecard prototype;- the specification of the HR reporting facility in Sysper2. |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | OngoingOn 13.11.2007, Vice-President Kallas submitted to the College a Communication (SEC(2007) 1412) describing how EPSO had served the Commission's needs in the last few years and spelling out ways of improving the situation. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | OngoingThe e-CV project was delayed because of rearranged priorities.There are now approximately 3 000 CVs in the system, but full deployment and use will only take place in 2008, once the matching tool is tested and validated. |

| | The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | CompletedThe revision of the Commission's Internal Control Standards, was concluded in October 2007 and guidelines on sensitive functions (January 2008) were subsequently adopted. It should result in a more harmonised approach of the Commission's services in regards to the definition of sensitivity and an improved monitoring of the most critical sensitive posts, thus significantly reducing the issues related to compulsory mobility. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2007 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | CompletedAll Directorates-General developed Business Impact Analyses and Business Continuity Plans in spring 2007. A communication test took place in July 2007, which examined both internal and external communication channels. A Commission-wide business continuity exercise followed in December 2007 with satisfactory results. |

| | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | OngoingA multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.OIL planned a second room in Luxembourg which should have been available by July 2007 and initiated the required procedures. These premises are however currently still not available. |

ALLEGATO 4:

Executive and regulatory agencies

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former Intelligent Energy Executive Agency)

· the Public Health Executive Agency (PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

Three of these were operational in 2007. Their annual activity reports did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 69 | 232 | 10 | 311 |

Total | 99 | 299 | 10 | 408 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [24]. If new needs appear, the Commission's starting point will be to explore the option of extending the scope of an existing agency to cover a new programme. Under the current circumstances, it is unlikely that new executive agencies will be needed during the period of the current financial framework to 2013.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [25] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies [26] and a review of its internal systems governing agencies. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for documents of shared interest.

ALLEGATO 5:

Rapport sur les procédures négociées

1. Base légale

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

2. Méthodologie

Une distinction a été faite entre les 40 directions générales, services, offices et agences exécutives qui, en principe, n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 directions générales (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: chapitre 3 du titre IV de la deuxième partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'Union européenne.

En effet, ces 3 directions générales présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services…), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour le recensement des procédures négociées (10 000 €), ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces Directions générales nécessitent une approche statistique distincte.

3. Résultats globaux du recensement final

3.1. Les 40 directions générales, services ou offices sans les 3 directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 148 marchés négociés pour une valeur totale de 156 513 441 € ont été attribués sur un ensemble de 1 085 marchés, toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 383 010 782 €.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 13,64 %. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 11,32 %.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 20,46 %.

Ainsi, 9 directions générales ou services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2007. Toutefois, il faut signaler qu'une des directions générales n'a passé qu'une procédure négociée mais son faible nombre de marchés au total fait que sa moyenne est élevée. Par ailleurs, pour deux des directions générales, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l'Institution en valeur totale des marchés passés.

Par ailleurs, l'évolution par rapport à 2006 pour l'ensemble des directions générales a été limitée: augmentation de 1,33 % en nombre de procédures et de 4,01 % en valeur. Ainsi 5 directions générales présentent une augmentation interannuelle qui peut être considérée comme sensible par rapport aux années précédentes (supérieure à 10 %).

3.2. Les trois directions générales "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 196 marchés négociés pour une valeur totale de 116 182 314 € ont été attribués sur un ensemble de 1 696 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 1 324 647 489 €.

La proportion moyenne pour les 3 directions générales "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,56 % et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 8,77 %. Le seuil de référence (moyenne plus 50 %) étant donc de 17,33 %, aucune des ces 3 directions générales ne dépasse ce seuil.

La comparaison interannuelle pour ces directions générales, par rapport à l'année 2006, montre une certaine stabilité: pas de changement dans le pourcentage du nombre des procédures négociées et diminution significative de 3,85 % de leur valeur.

4. Analyse des justifications et mesures correctives

Trois catégories de justifications sont évoquées par les directions générales ayant dépassé les seuils:

· Des déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation de contrats cadres. Ceci, en intégrant dans un seul contrat «cadre» un nombre élevé de contrats «spécifiques», réduit le nombre total de marchés passés par les Directions générales concernées et donc la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues).

· Des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole (pour des raisons de propriété intellectuelle, expertise spécifique…). Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

· Des marchés complémentaires, lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires, conformes au projet de base.

Plusieurs mesures correctives ont déjà été proposées ou mises en place par les directions générales:

· L'établissement de documents types et documents d'orientation. La publication en avril 2008 du nouveau Vade-mecum des marchés de la Commission, substantiellement amélioré, s'intègre dans cette ligne d'action.

· L'amélioration de la formation et une meilleure communication interservices. À ce titre, le Service financier central a mis en place pour 2008 une série d'ateliers qui ont pour objectif, d'une part, d'améliorer le niveau des procédures des marchés et, d'autre part, d'offrir un forum d'échange d'expériences entre différents DG/services, afin de promouvoir les meilleurs pratiques.

· L'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services et une bonne programmation.

· Le renforcement de la structure interne et l'application des standards de contrôle. Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

ALLEGATO 6:

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2007

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2007.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.565.692,31 | 9 |

EAC | 651.065,59 | 5 |

EACEA | 466.000,00 | 2 |

ECHO | 507.960,89 | 1 |

ENTR | 627.441,60 | 4 |

INFSO | 1.089.676,12 | 7 |

RTD | 1.312.047,13 | 5 |

TREN | 1.283.040,18 | 5 |

| 7.502.923,82 | 38 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 465.540,96 | 2 |

ALLEGATO 7

Compliance with payment time-limits

and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [27] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [28]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [29].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [30]. Overall, the Commission has improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average delay has not significantly decreased. The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% |

Delays on average [31] | 49,13 days | 47,98 days |

The cause of delays include inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

The Commission has taken many steps to avoid late payments. Internal monitoring systems, with regular reporting on late payments and/or requested payments have been put in place. Simplification initiatives have been taken to speed up the process of examining requests for payments, such as wider use of audit certificates, better definition of deliverables or types of costs to facilitate the checks to be carried out. Awareness actions and exchanges of best practices also take place on a regular basis. These measures have already impacted positively, as the above statistics indicate. Moreover, in order to meet the new requirements of the revised IR, further developments had also to be made to ABAC in 2008.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission has had to deal with limited requests over 2005-2007.

| 2005 | 2007 |

Requests for interest for late payments in number | 149, i.e. 0,11% | 136, i.e. 0,16% |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € |

The rules for the payment of interest for late payments are