2.1. Cause profonde di errori e azioni adottate per porre rimedio agli errori

1) la regolarità delle operazioni nei principali settori di spesa dell'UE in gestione concorrente, con una particolare enfasi sulle cause profonde di errori;

Allegato I: Risultati consolidati per tutti gli Stati membri per quanto riguarda la politica agricola comune e la coesione economica, sociale e territoriale

2.1. Cause profonde di errori e azioni adottate per porre rimedio agli errori

elaborando un piano di attuazione in materia di appalti, istituendo un'equipe di esperti che offra consulenza in materia e introducendo sistemi informatici di gestione degli appalti pubblici;

Gli Stati membri continuano ad impegnarsi per migliorare i sistemi di gestione dei Fondi strutturali e di investimento europei (fondi SIE), concentrandosi sulle misure preventive e sulle buone pratiche in un'ampia gamma di ambiti, ad esempio:

Un esempio è stato fornito dalla Germania, che ha risposto che "per il programma operativo FSE 2014-2020, a livello federale, è stata introdotta con successo una semplificazione del sistema di liquidazione previsto da cinque orientamenti sugli aiuti, in modo che solo le spese del personale e i compensi professionali vengono ormai liquidati individualmente. Tutte le voci di spesa diverse dai costi per il personale e dai compensi professionali, ad esempio le spese indirette amministrative e materiali, vengono ora liquidate applicando un tasso forfetario. Per le spese liquidate applicando un tasso forfetario non è necessario presentare documenti giustificativi".

Per porre rimedio a tale situazione, gli Stati membri - ad esempio, CZ, DE, DK, FI, FR, LT, LU, LV, MT, NL, PT, SI, SK e UK - affermano di proseguire i propri sforzi di semplificazione, snellendo al massimo le norme nazionali di ammissibilità ed evitando ogni forma di sovraregolamentazione della normativa dell'UE ("gold-plating"), utilizzando opzioni semplificate in materia di costi, sovvenzioni forfetarie, costi indiretti, unitari o medi e introducendo un tasso standard per i costi indiretti o le possibilità di optare per un tasso forfetario, previste dal quadro legislativo e dai relativi atti delegati.

Diversi Stati membri, ad esempio DE, EL, FR, HR, HU, PT, SE e UK, hanno espresso il parere che la complessità delle norme, il numero crescente delle normative e della giurisprudenza, le differenze a livello giuridico e di audit nell'interpretazione delle varie disposizioni e norme giuridiche, l'eccessiva documentazione da presentare in occasione degli audit e la gravosità degli oneri amministrativi, i requisiti in materia di sviluppo delle capacità amministrative e le difficoltà di applicazione delle deroghe alle disposizioni e alle norme giuridiche generali sono tra le principali cause di errore e comportano un elevato rischio di errore nell'ambito della spesa dell'UE.

per quanto riguarda la politica di coesione, gli Stati membri hanno segnalato ai primi posti degli esempi "non rilevanti" delle cause profonde di errore, il migliore uso delle informazioni necessarie a fini di individuazione e rettifica degli errori.

relativamente alla PAC e alla politica di coesione, gli Stati membri hanno inoltre segnalato ai primi posti degli esempi "pienamente rilevanti" delle cause profonde di errori la conoscenza sufficiente nell'applicazione delle norme in materia di appalti pubblici o di aiuti di Stato e, soltanto per quanto riguarda la CAP, la complessità delle norme in materia di ammissibilità;

Esempio 16 "Introduzione insufficiente di modifiche tramite nuove disposizioni giuridiche/regolamentari e/o quadri procedurali che possano incidere in modo significativo sulle cause degli errori" (16 SM – AT, BG, CY, DE, DK, EL, ES, FR, IE, LT, LU, NL, PT, RO, SE, SK)".

Esempio 10 "Inefficienza del meccanismo sanzionatorio delle inadempienze o basso tasso di sanzioni per inadempienza" (21 SM - AT, BG, CY, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, IE, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, UK)

Esempio 2 "Non corretto recepimento della normativa dell'UE nel diritto nazionale" (24 SM - BE, BG, CY, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, MT, NL, PT, RO, SE, SI, SK, UK)

Esempio 11 "Necessità di azioni di sensibilizzazione, corsi di formazione mirati, sviluppo ed erogazione di sostegno metodologico e orientamenti dettagliati alle autorità nazionali e regionali e ai beneficiari finali" (8 SM - BE, BG, CY, EE, EL, PL, RO, SK) e esempio 18 "Condivisione di conoscenze ed esperienze, nonché diffusione delle buone pratiche a livello nazionale e/o dell'UE per il miglioramento della situazione in materia di debolezze/carenze/errori diffusi" (8 SM - BE, CY, EL, LU, PT, RO, SK, UK) stesso numero di paesi

Esempio 17 "Necessità di ulteriori iniziative che garantiscano una vera semplificazione per i beneficiari e l'attuazione dei programmi" (15 Stati membri - BE, BG, CY, DE, EE, EL, ES, FI, FR, HU, LU, PT, RO, SE, UK)

Gli Stati membri hanno ricevuto un elenco di 19 esempi di cause profonde di errori inerenti alla legittimità e regolarità della spesa dell'UE e sono stati invitati a indicare il livello della loro pertinenza, utilizzando le categorie "Pienamente pertinente", "Pertinente sotto molti aspetti", "Pertinente sotto alcuni aspetti" e "Non pertinente". Gli esempi erano tratti dalle constatazioni formulate dalla Corte e dalla Commissione e dalle riserve espresse, su un periodo di due anni, nelle relazioni annuali di attività delle direzioni generali della Commissione interessate.

realizzando verifiche di gestione e audit dei sistemi (in particolare per quanto concerne gli appalti pubblici e le norme sugli aiuti di Stato) prima del pagamento della spesa dell'UE e/o prima del pagamento finale, se e ove possibile;

attuando piani d'azione, in particolare per quanto riguarda l'interruzione dei termini di pagamento o la sospensione dei pagamenti, che pongano rimedio alle cause profonde di errori, alle lacune dei sistemi di gestione e di controllo e alle carenze inerenti alla spesa dell'UE;

organizzando incontri con i beneficiari, i portatori di interesse e le autorità locali, che sono i principali destinatari dei fondi dell'UE, per confrontarsi sulle problematiche comuni relative ad ammissibilità, appalti pubblici, aiuti di Stato ed altri aspetti e redigendo esempi concreti di migliori prassi.

Le condizionalità ex ante introdotte in materia di appalti pubblici e di aiuti di Stato sono state utili per mettere in atto misure preventive e per migliorare i sistemi utilizzati nel periodo di programmazione 2014-2020.

Gli Stati membri si sono impegnati a garantire l'introduzione di sistemi di gestione e di controllo effettivamente funzionanti. C'è tuttavia ancora bisogno di migliorare le conoscenze e competenze, la condivisione delle esperienze e la diffusione delle buone pratiche a livello dell'UE e a livello nazionale.

III)Rafforzamento della capacità preventiva e rettificativa

Diversi Stati membri (ad esempio AT, BE, CY, LU, IE, PL, PT e SK) hanno evidenziato l'importanza di introdurre misure proattive di prevenzione, individuazione e rettifica degli errori nell'ambito della PAC e della politica di coesione, insistendo in particolare, ad esempio, sulla formazione continua, sulla disponibilità di orientamenti esaustivi e di checklist dettagliate e sull'eliminazione delle condizioni che sono difficili da rispettare o controllare. Tra le altre misure proposte si segnalano le riunioni tra le autorità competenti regionali e nazionali e i promotori e i portatori di interessi dei progetti UE (in particolare per discutere della gestione e del funzionamento dei fondi SIE, delle regole sull'ammissibilità, ecc.) e un sistema di valutazione del rischio che consenta di concentrare i controlli sulle categorie di spesa più a rischio. Per quanto riguarda le misure d'investimento, sono stati proposti nuovi controlli informatici incrociati sui pagamenti in corso e sui pagamenti già effettuati e il rafforzamento dei controlli incrociati tra le informazioni di natura geografica dichiarate nella domanda di aiuto e le informazioni raccolte durante le visite in loco.

Diversi Stati membri, ad esempio CZ, LT, LV, NL, RO e SI, hanno menzionato, per quanto riguarda la PAC, l'attuazione dei piani d'azione in materia di errori che sono regolarmente inviati alla Commissione. La Francia ha osservato che i piani d'azione relativi al FEAGA e al FEASR hanno contribuito a tenere sotto controllo alcuni fattori di rischio e alcune cause profonde di errori.

Alcuni Stati membri hanno sottolineato i miglioramenti della propria capacità di prevenzione, che è stata adattata al periodo di programmazione 2014-2020. Ad esempio, la Polonia ha dichiarato che, per quanto riguarda la coesione, "la Commissione europea ha attuato un meccanismo di presentazione delle dichiarazioni di spesa annuali, accompagnate dalla dichiarazione di gestione e da una sintesi annuale delle relazioni finali di audit e ispezioni, che ha contribuito all'intensificazione delle attività di controllo prima della comunicazione delle spese nelle dichiarazioni".

Gli insegnamenti tratti dall'esperienza pratica hanno reso possibile il rafforzamento della capacità di prevenzione e rettifica e migliori funzionalità informatiche che rendono più efficaci i controlli.

IV)Analisi dei rischi

Alcuni Stati membri, ad esempio BG, DE, FR, MT e NL, hanno spiegato che la valutazione e l'analisi dei rischi è un processo continuo che dovrebbe tenere conto dei risultati di diversi audit e controlli per individuare, in particolare, le cause profonde di errore.

La Polonia ha fatto riferimento alla "valutazione ex ante della verificabilità e della controllabilità delle misure specifiche nell'ambito dei programmi di sviluppo rurale 2014-2020". Essa ha fatto riferimento alle linee guida della Commissione in materia: "Verificabilità e controllabilità delle misure: valutazione dei rischi di errori". "Ai fini della valutazione si è tenuto conto delle pratiche, delle esperienze e dei risultati dei controlli del precedente periodo di programmazione".

Per quanto riguarda la coesione, Cipro ha risposto che "è stata messa a punto una metodologia di campionamento che tiene conto dei rischi individuati e utilizza misure efficaci, preventive e proporzionate per combattere le frodi".

A proposito del FSE, la Spagna ha dichiarato che "è stato messo a punto un sistema di analisi dei rischi e prevenzione delle frodi che consiste in uno strumento di autovalutazione per individuare i rischi a livello di spesa dell'UE per il 2014-2012 e porvi rimedio". L'Ungheria ha sottolineato inoltre che "le autorità di gestione realizzano ogni anno una valutazione del rischio di frode, in conformità con gli orientamenti della Commissione in materia".

Gli Stati membri hanno osservato che non è tuttavia possibile evitare gli errori minori a costi ragionevoli. Le tecniche di analisi dei rischi contribuiscono ad un utilizzo più mirato dei controlli e delle risorse. Non è tuttavia possibile evitare gli errori minori a costi ragionevoli.

V)Legame tra base di pagamento e livello stimato di errore nelle spese dell'UE