Relazione

sui rendiconti finanziari dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia relativi all'esercizio 2001, corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2002/C 326/10)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia (in appresso denominato l'"Osservatorio"), conformemente all'articolo 12, paragrafo 11, del regolamento (CE) n. 1035/97(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Osservatorio per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2001. Conformemente all'articolo 12, paragrafo 8, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore esecutivo. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 12, paragrafo 12, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio. La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha espletato l'audit secondo le proprie politiche e norme di audit. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di audit generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti dell'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2001 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

5. Senza rimettere in questione il parere di audit espresso al paragrafo 4, la Corte attira tuttavia l'attenzione sulle situazioni descritte al paragrafo 8 nonché ai paragrafi 18 e successivi.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI

Esecuzione del bilancio

6. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2001 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(3).

7. Gli stanziamenti definitivi dell'esercizio sono ammontati a 5,3 milioni di euro, che sono stati impegnati per 5,1 milioni di euro. Gli stanziamenti operativi (Titolo III), pari a 2,2 milioni di euro, sono stati quasi interamente impegnati. I pagamenti a titolo degli stanziamenti dell'esercizio sono ammontati a 3,8 milioni; 1,4 milioni sono stati riportati all'esercizio successivo e 0,1 milioni hanno dovuto essere annullati. Circa il 50 % dei pagamenti relativi agli stanziamenti operativi sono stati effettuati nell'ultimo trimestre dell'anno.

8. Gli stanziamenti riportati al 2002, essenzialmente stanziamenti operativi, ammontano a 1,2 milioni di euro, ossia il doppio dell'esercizio precedente. La notevole entità dei riporti è imputabile alla tardiva approvazione del programma di lavoro da parte del consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, nonché a ritardi nell'attuazione della rete Raxen(4), che costituisce il principale obiettivo della creazione dell'Osservatorio. Ciò mostra la necessità che l'Osservatorio migliori la qualità e rafforzi la sorveglianza della programmazione delle proprie attività operative.

9. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio 2000 all'esercizio 2001, ossia 0,8 milioni di euro, sono stati quasi interamente liquidati. Tuttavia, oltre il 40 % dei pagamenti relativi a stanziamenti operativi sono stati effettuati nell'ultimo trimestre 2001, il che denota una sorveglianza insufficiente dei progetti finanziati nel corso dell'anno precedente.

Rendiconti finanziari

10. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Osservatorio nella sua relazione sulle attività dell'esercizio 2001 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

11. L'Osservatorio non procede all'ammortamento delle immobilizzazioni. Esso dovrebbe applicare le norme in materia di valutazione e ammortamento adottate dalla Commissione(5), in modo che i valori iscritti nel bilancio finanziario rispecchino fedelmente i beni che costituiscono il patrimonio.

Applicazione delle disposizioni finanziarie

12. L'Osservatorio non ha pubblicato nella Gazzetta ufficiale il bilancio di previsione per l'esercizio 2001, contrariamente al disposto dell'articolo 13 del proprio regolamento finanziario.

13. Nelle relazioni annuali sugli esercizi finanziari 1999 e 2000 relative all'Osservatorio(6), la Corte aveva invitato quest'ultimo a recepire nel proprio regolamento finanziario le modifiche introdotte nel regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee in materia di IVA. L'Osservatorio non ha ancora operato tali modifiche.

14. A seguito degli avvenimenti dell'11 settembre 2001, l'Osservatorio ha apportato quindici addenda ai diversi contratti stipulati con i centri nazionali che compongono la rete Raxen, per i quali è prevista una specifica linea di bilancio. Per finanziare questi addenda, un impegno è stato contratto ed imputato ad un'altra linea di bilancio, in violazione del principio di specificità. Per ovviare all'insufficienza di stanziamenti, l'Osservatorio avrebbe dovuto procedere ad uno storno nella debita forma.

15. Questo impegno provvisionale è stato registrato l'8 ottobre 2001 ed i contratti sono stati conclusi il 21 ottobre 2001. La data di presentazione delle prime relazioni è stata fissata al 19 ottobre 2001, cioè prima della firma del contratto.

16. L'allegato all'impegno specificava che i contratti sarebbero scaduti alla fine del 2001; tuttavia, al 31 dicembre 2001 soltanto il 16 % dei relativi pagamenti era stato effettuato.

17. Alla fine del 2001, un numero significativo di pagamenti, per complessivi 297546 euro, è stato sospeso, in virtù dell'articolo 40 del regolamento finanziario dell'Osservatorio, a causa della mancanza di documenti giustificativi sufficienti riguardanti i servizi realmente prestati o il regime IVA dei contraenti.

18. Tra i pagamenti sospesi figura un versamento di 70961 euro relativo ad un contributo di 100000 euro per un progetto cofinanziato dal Consiglio d'Europa. Questo finanziamento costituisce in realtà una sovvenzione destinata principalmente a rimborsare lavori svolti in precedenza da alcuni esperti. L'ordinatore responsabile non è stato in grado di fornire né una descrizione precisa del progetto, né documenti giustificativi a sostegno del pagamento richiesto, benché la presentazione di documenti giustificativi sia richiesta in tutte le fasi dell'esecuzione di una spesa (articoli 32, 35 e 39 del regolamento finanziario dell'Osservatorio).

19. Dal punto di vista della sana gestione finanziaria, è poco prudente erogare finanziamenti retroattivi che non apportano, proprio in ragione della loro retroattività, alcun valore aggiunto alle azioni intraprese dall'Osservatorio.

20. Il direttore dell'Osservatorio dovrebbe considerare l'applicazione delle disposizioni dell'articolo 61 del regolamento finanziario sulla responsabilità degli ordinatori. Dato che, ai sensi dell'articolo 40 del regolamento finanziario dell'Osservatorio, il pagamento è stato sospeso, sarebbe opportuno annullare l'impegno in questione. Conformemente alle disposizioni dell'articolo 41 del medesimo regolamento, il consiglio di amministrazione dell'Osservatorio può tuttavia richiedere, per iscritto e sotto la propria responsabilità, che il pagamento sospeso venga effettuato.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 25 e 26 settembre 2002.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 151 del 10.6.1997, pag. 6.

(2) Conformemente all'articolo 12, paragrafo 10, del regolamento (CE) n. 1035/97 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e spese dell'Osservatorio relativi all'esercizio finanziario 2001 sono stati compilati il 6 febbraio 2002 e successivamente trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Osservatorio, alla Commissione ed alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti l'8 febbraio 2002. Il riepilogo dei rendiconti finanziari è presentato nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state redatte in base ai valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dar luogo a differenze minime nei totali. Un trattino indica un valore inesistente o nullo, mentre 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento.

(4) Rete per lo scambio di informazioni sui fenomeni di razzismo e xenofobia.

(5) Regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione del 29 dicembre 2000 (GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75).

(6) GU C 373 del 27.12.2000, paragrafo 7 e GU C 372 del 28.12.2001, paragrafo 16.

Tabella 1

Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2001NB:

i totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Osservatorio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2001 e 2000

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NB:

i totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2001 e al 31 dicembre 2000NB:

i totali possono comportare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Osservatorio europeo dei fenomeni di razzismo e xenofobia - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati riportati nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Riposte dell'Osservatorio

4. L'Osservatorio si compiace per l'osservazione della Corte secondo la quale i conti 2001 sono affidabili.

8 e 9. L'Osservatorio ha già messo in atto una serie di procedure intese a migliorare il proprio sistema di programmazione e di sorveglianza delle attività operative e garantire una sana esecuzione del bilancio. Nel 2002, il progetto di programma di lavoro 2003 è stato messo a punto a partire da aprile e discusso dal consiglio di amministrazione nel corso della riunione del 19 giugno 2002.

11. Nel primo semestre 2002, l'Osservatorio ha aggiunto al proprio pacchetto di contabilità finanziaria denominato "EXACT" il modulo "Immobilizzazioni". I test sono stati completati ed esso è conforme al regolamento (CE) n. 2909/2000 della Commissione(1). A partire da ora, la persona responsabile per le immobilizzazioni dell'EUMC esercita un controllo fisico (mediante campionamento). Riguardo al trattamento di questo punto, è stata attivata una procedura interna.

12. L'Osservatorio ha pubblicato il proprio bilancio 2002 nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee L 178 del 9 luglio 2002.

13. L'Osservatorio aveva elaborato, a partire dal 4 luglio 2001, un progetto di proposta inteso ad aggiornare il proprio regolamento finanziario. Tale procedura è stata tuttavia ritardata per evitare di adottare disposizioni diverse da quelle che saranno introdotte in virtù del riordino del regolamento finanziario destinato ad entrare in vigore il 1o gennaio 2003.

Relativamente al regime dell'IVA applicabile alla spesa dell'Osservatorio, si è deciso di anticipare al 1o gennaio 2002 le nuove disposizioni mediante l'attuazione della procedura nelle norme interne.

14. A seguito degli avvenimenti dell'11 settembre 2001, l'Osservatorio ha dovuto sviluppare in tempi estremamente ravvicinati un sistema di rapida reazione per la raccolta urgente di dati al fine di andare incontro alle aspettative delle Comunità e degli Stati membri. L'Osservatorio conviene che sarebbe stato opportuno redigere un contratto distinto. L'unico motivo per il quale non è successo è l'urgenza con la quale l'Osservatorio ha dovuto reagire in una situazione del tutto anomala.

15. L'urgenza con la quale l'Osservatorio ha dovuto agire per attuare le procedure non ha consentito di modificare la data di presentazione delle relazioni menzionata nel progetto di contratto. Ne è conseguita una certa confusione circa le scadenze.

16. L'Osservatorio conviene che vi è stata una mancanza di coerenza nelle scadenze degli impegni e dei pagamenti.

18, 19 e 20. Al fine di evitare le difficoltà, l'Osservatorio ha deciso di adeguarsi alla raccomandazione della Corte e di cancellare l'impegno relativo al progetto comune con il Consiglio d'Europa.

L'Osservatorio desidera peraltro sottolineare che tale iniziativa è fondata sull'accordo generale di cooperazione tra l'Osservatorio e il Consiglio d'Europa menzionato nel regolamento (CE) n. 1035/97 relativo alla cooperazione tra l'Osservatorio e il Consiglio d'Europa.

L'Osservatorio esprime la propria volontà di migliorare costantemente la gestione di bilancio delle attività operative. Dopo la valutazione della situazione, esso intende apportare le correzioni necessarie alle norme interne, integrando tale operazione con corsi speciali di formazione.

(1) GU L 336 del 30.12.2000, pag. 75.