RISOLUZIONE DEL PARLAMENTO EUROPEO

del 29 aprile 2015

recante le osservazioni che costituiscono parte integrante della decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea per l'esercizio 2013, sezione X — Servizio europeo per l'azione esterna

IL PARLAMENTO EUROPEO,

— vista la sua decisione sul discarico per l'esecuzione del bilancio generale dell'Unione europea per l'esercizio 2013, sezione X — Servizio europeo per l'azione esterna,

— vista la decisione del Mediatore europeo in data 26 febbraio 2015 che chiude l'indagine di propria iniziativa OI/1/2014/PMC concernente le denunce di irregolarità (whistleblowing),

— visti l'articolo 94 e l'allegato V del suo regolamento,

— visti la relazione della commissione per il controllo dei bilanci e il parere della commissione per gli affari esteri (A8-0109/2015),

1. si compiace del fatto che nel suo terzo esercizio finanziario il Servizio europeo per l'azione esterna («SEAE») abbia nuovamente dato esecuzione al suo bilancio senza che la Corte dei conti individuasse errori rilevanti; prende atto dei progressi compiuti nel rimediare agli errori individuati negli esercizi precedenti e appoggia le raccomandazioni per ulteriori miglioramenti formulate dalla Corte dei conti nella sua relazione annuale; accoglie con favore la relazione speciale n. 11/2014 della Corte dei conti sull'istituzione del SEAE e i numerosi utili suggerimenti per miglioramenti che essa contiene e che è auspicabile siano attuati quanto prima;

2. sottolinea che nelle relazioni annuali 2011, 2012 e 2013 la Corte dei conti ha ripetutamente formulato osservazioni riguardanti il SEAE in relazione al pagamento degli stipendi al personale, a carenze nella gestione degli assegni familiari svolta per conto del SEAE dal PMO («Paymaster Office», l'Ufficio di gestione e liquidazione dei diritti individuali), agli appalti per i servizi di sicurezza nelle delegazioni e ai contratti per i servizi informatici;

3. è preoccupato per il fatto che già negli esercizi precedenti le indennità per il personale destavano preoccupazioni ed erano soggette ad errori; chiede che si effettuino controlli più rigorosi in materia, in particolare ricordando regolarmente al personale di dichiarare le indennità percepite da altre fonti;

4. è preoccupato per il fatto che nel 2013 il sistema del PMO non era ancora pienamente operativo, il che ha causato irregolarità nei pagamenti delle indennità sociali ai membri del personale; chiede al SEAE di estendere il sistema ai funzionari di tutti gli Stati membri;

5. ricorda che la sede centrale del SEAE deve sempre seguire con attenzione ogni tipo di procedura d'appalto, in tutte le sue fasi, specialmente nelle delegazioni; ritiene che il personale delle delegazioni impegnato in tali procedure dovrebbe essere costantemente supportato mediante orientamenti chiari, al fine di ridurre l'esposizione al rischio intrinseco, soprattutto nel caso di gare e contratti sensibili; accoglie con soddisfazione l'istituzione, presso la sede centrale del SEAE, di una task force dedicata per i contratti relativi ai servizi di sicurezza delle delegazioni;

6. rileva che, nel caso dei contratti quadro aggiudicati dal SEAE, si deve garantire la dovuta diligenza per quanto attiene alla tracciabilità delle operazioni, registrando una documentazione adeguata per ciascun contratto, indipendentemente dalla sua natura specifica; chiede alla sede centrale del SEAE di sviluppare ulteriormente le competenze e la sensibilità del personale delle delegazioni riguardo a tale questione e, più in generale, all'efficace applicazione delle pertinenti norme di controllo interno; rileva che la qualità dell'informazione è uno dei principali punti deboli individuati dai controlli ex ante effettuati nel 2013, e chiede che si ponga rapidamente rimedio a tale situazione onde poter accedere a un'informazione precisa e completa sulla gestione e l'amministrazione;

7. invita il SEAE a rafforzare la sua nuova strategia antifrode riguardante i paesi terzi e si compiace che il 23 gennaio 2015 sia stato infine firmato il Memorandum d'intesa amministrativo con l'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF);

8. chiede al SEAE di riferire in merito ai progressi compiuti per quanto riguarda la nuova strategia antifrode per le delegazioni dell'Unione, la cui finalizzazione era prevista per il 2013;

9. è preoccupato per il ritardo nell'adozione delle regole interne in materia di whistleblowing (denunce di irregolarità); invita il SEAE a porre in atto tali regole senza ulteriori indugi;

10. invita il SEAE a includere nelle sue relazioni annuali di attività, rispettando le norme vigenti in materia di riservatezza e protezione dei dati, i risultati e le conseguenze dei casi chiusi dall'OLAF nei quali l'indagine aveva per oggetto l'istituzione o qualsiasi persona al suo servizio;

11. osserva che il bilancio definitivo della sede centrale del SEAE per l'esercizio 2013 ammontava a 508,8 milioni di EUR, importo che rappresenta un aumento del 4,09 %, ed era così ripartito: 195,81 milioni di EUR per la sede centrale del SEAE e 312,95 milioni di EUR per le delegazioni dell'Unione; osserva che al bilancio proprio del SEAE si è aggiunto un contributo della Commissione pari a 272,4 milioni di EUR;

12. rileva che, per quanto riguarda la sede centrale del SEAE, il 69 % del bilancio è destinato al pagamento delle retribuzioni e di altri diritti del personale statutario ed esterno (134,59 milioni di EUR), mentre il 10 % (ovvero 19,92 milioni di EUR) è destinato agli immobili e alle spese accessorie; rileva altresì che, per quanto riguarda le delegazioni dell'Unione, 106,6 milioni di EUR (34 %) sono destinati alle retribuzioni del personale statutario, 62,2 milioni di EUR (19,9 %) al personale esterno e 99,6 milioni di EUR (31,8 %) agli immobili e alle spese accessorie;

13. è del parere che il SEAE non sia ancora un vero e proprio servizio diplomatico dell'Unione, e ciò a causa della ristrettezza delle risorse; ritiene che la Commissione e gli Stati membri siano gli attori competenti per promuovere il consolidamento del SEAE;

14. rileva che il principio della neutralità di bilancio è da accogliere molto favorevolmente, ma non va visto disgiuntamente dai risparmi che gli Stati membri hanno realizzato grazie all'istituzione del SEAE;

15. è del parere che il SEAE continui ad avere un'amministrazione squilibrata per la presenza di troppi funzionari di grado elevato, il che va corretto; ritiene che le misure già attuate per porre rimedio al problema siano un passo nella giusta direzione, e chiede alla Commissione di intensificare il proprio impegno per migliorare la cooperazione tra i servizi; chiede all'istituzione di riferire sulla riduzione dei posti AD 15 e AD 16 nella sua prossima relazione annuale di attività; rileva altresì la mancanza di un quadro di competenze per i dirigenti, che funga da base per la valutazione dei candidati preselezionati; sottolinea che la competenza nel campo degli affari esteri deve continuare ad essere il criterio principale per le decisioni in materia di assunzioni;

16. insiste sulla necessità di razionalizzare l'alta dirigenza del SEAE e di semplificare i processi decisionali;

17. valuta positivamente i miglioramenti conseguiti nell'equilibrio geografico per quanto riguarda il numero di dipendenti del SEAE provenienti dagli Stati membri che hanno aderito all'Unione a partire dal 2004, i quali rappresentano ormai il 18 % degli amministratori e il 17,7 % dei capi delegazione, a fronte di una percentuale di popolazione di tali paesi del 21 %; sottolinea la necessità di un equilibrio geografico nell'assunzione e nella nomina del personale; è del parere che una rappresentanza geografica equilibrata in seno al SEAE sia un elemento importante, che contribuisce a migliorarne le prestazioni, e invita la Commissione a continuare a lavorare in questa direzione;

18. prende atto degli sforzi compiuti per migliorare l'equilibrio di genere e rimuovere i potenziali ostacoli alla progressione in carriera; sollecita il SEAE a continuare ad adoperarsi per ridurre gli squilibri di genere, specialmente nella categoria dei dipendenti di grado elevato;

19. esprime tuttavia preoccupazione per la scarsità di donne nelle posizioni di responsabilità del SEAE (204 uomini e 55 donne nelle delegazioni, mentre fra gli alti dirigenti il rapporto è di 42/4, vale a dire solo l'8,7 % sono donne); chiede che si ponga in atto un piano di pari opportunità mirato in particolare alle posizioni dirigenziali al fine di correggere quanto prima tale squilibrio;

20. osserva che l'obiettivo statutario secondo il quale almeno un terzo del personale SEAE di livello AD (amministratori) dovrebbe essere costituito da diplomatici degli Stati membri è stato raggiunto nel 2013; fa notare cionondimeno il numero relativamente elevato di esperti nazionali distaccati dagli Stati membri (397 a giugno 2014) e chiede ulteriori chiarimenti circa il loro status e i loro diritti, nonché i relativi costi a carico del bilancio del Servizio;

21. rinnova la richiesta avanzata lo scorso anno di poter disporre di una tabella completa di tutte le risorse umane a disposizione del SEAE, ripartite per grado, genere e nazionalità; fa rilevare che detta tabella dovrebbe essere inclusa automaticamente nella relazione annuale d'attività dell'istituzione;

22. si rammarica tuttavia che non sia stato ancora conseguito un migliore equilibrio geografico e chiede al SEAE di rafforzarlo, in particolare per quanto concerne le nomine ai posti dirigenziali e ai posti di capo delegazione; ribadisce la necessità di un equilibrio geografico tra gli Stati membri imposto a tutti i livelli dell'amministrazione e sollecita il SEAE ad attuare misure che contribuiscono a una rappresentanza migliore e più equilibrata di tutti gli Stati membri;

23. ritiene che le responsabilità dei rappresentanti speciali dell'Unione siano molto poco chiare e manchino di un appropriato monitoraggio e di un'adeguata analisi delle prestazioni; suggerisce la loro integrazione nel SEAE al fine di colmare tale lacuna;

24. ricorda che è importante trasferire il bilancio dei rappresentanti speciali dell'Unione dalla politica di sicurezza e di difesa comune (PSDC) operativa al bilancio del SEAE, per supportare meglio la loro integrazione nel SEAE;

25. prende atto degli sviluppi operati nel settore delle risorse umane, ma concorda con le osservazioni della Corte dei conti sulla necessità delle competenze tematiche nelle delegazioni; esprime preoccupazione in merito alle carenze di organico delle delegazioni dell'Unione nelle sezioni politiche e per la pianificazione operativa e l'esecuzione delle missioni della politica estera e di sicurezza comune (PESC); rileva altresì che le delegazioni hanno difficoltà pratiche a ricevere e trattare le informazioni di intelligence; invita la Commissione e il SEAE a porre in atto di concerto un approccio inteso a ottimizzare il profilo del personale delle delegazioni;

26. osserva che il SEAE continua a destinare risorse insufficienti agli aspetti esterni delle politiche interne e manca del personale necessario per fornire un contributo adeguato alla programmazione degli strumenti finanziari, compromettendo così la coerenza dell'azione esterna dell'Unione;

27. ritiene che, in questi tempi di crisi e di generali tagli al bilancio, occorra ridurre i costi degli away days del personale delle istituzioni dell'Unione, e che tali giornate dovrebbero svolgersi, per quanto possibile, presso le sedi delle istituzioni stesse, dal momento che il valore aggiunto di queste «giornate esterne» non giustifica costi così elevati;

28. invita il SEAE ad avere una migliore visione d'insieme dei costi sostenuti per le procedure di assunzione; lo invita a ricorrere a soluzioni innovative come la videoconferenza per i colloqui di lavoro e a presentare proposte analoghe, nei limiti del possibile, per la formazione del personale;

29. ribadisce che è necessario che il SEAE introduca l'obbligo per il suo personale di nuova nomina di presentare una dichiarazione sull'onore in cui attesta di non aver lavorato in passato per servizi di intelligence;

30. incoraggia la Commissione e gli Stati membri ad adottare misure volte a promuovere un migliore coordinamento e una migliore cooperazione tra i loro servizi per le relazioni esterne e il SEAE, senza trascurare le questioni tematiche orizzontali;

31. sottolinea che è possibile realizzare risparmi significativi migliorando la cooperazione tra gli Stati membri in materia di politica estera e di sicurezza, e individuando in maniera proattiva attività comuni che il SEAE può gradualmente rilevare per fare dell'Unione un protagonista globale più forte e più efficiente;

32. sottolinea che occorrerebbe sviluppare ulteriormente le prassi di lavoro per garantire la cooperazione con la DG Sviluppo e cooperazione (DEVCO) e fornire supporto alle divisioni tematiche (come la Direzione per la prevenzione dei conflitti e la politica di sicurezza);

33. sottolinea che le divisioni tematiche dovrebbero essere coinvolte in tutte le fasi della programmazione, per evitare che la prevenzione dei conflitti, la costruzione della pace, le questioni di genere e i diritti umani costituiscano aggiunte dell'ultimo minuto;

34. è del parere che l'attuale politica estera dell'Unione continui ad essere fortemente influenzata dalle politiche estere di determinati Stati membri; evidenzia che la politica di tagliare fuori i paesi dotati di competenze specifiche su qualcuno dei conflitti in corso, nello specifico il conflitto ucraino-russo, determina largamente i risultati della politica estera dell'Unione; invita il SEAE a monitorare costantemente tale aspetto e a tener conto dei possibili effetti della politica estera di determinati Stati membri sulla politica estera dell'Unione;

35. sottolinea l'importanza di riconoscere e sostenere il duro lavoro del personale civile e militare distaccato nelle aree più instabili e pericolose del mondo, dovendo l'UE essere rappresentata e svolgere il proprio ruolo anche in tali luoghi; ritiene fondamentale, perciò, che tale personale, che vive e lavora sotto il peso di una forte pressione, dal punto di vista sia della sicurezza che della mobilità, dell'unione/separazione della famiglia e dei fattori culturali e sociali, goda del massimo livello di protezione e sicurezza e di un sufficiente grado di flessibilità; è favorevole a un aumento delle risorse di bilancio destinate alle spese per la sicurezza delle delegazioni che si trovano nelle condizioni descritte; ritiene che sarebbe molto utile disporre di dati statistici comparativi per il personale del SEAE e il personale che attua l'azione esterna degli Stati membri operando in situazioni di questo tipo;

36. insiste sulla necessità di semplificare il regime di bilancio per il finanziamento delle delegazioni; sottolinea le difficili condizioni in cui si trovano le delegazioni che hanno la minor dotazione di personale a causa della complessità e rigidità delle norme che disciplinano la delega delle autorizzazioni di pagamento tra il personale del SEAE e quello della Commissione; invita il SEAE e la Commissione a valutare in che modo si potrebbe semplificare la procedura di autorizzazione dei fondi garantendo però il rispetto delle norme di controllo finanziario;

37. sottolinea che le regole finanziarie, quali attualmente applicate alle delegazioni dell'Unione, continuano a imporre un pesante onere amministrativo ai capi delegazione distogliendoli dalla loro responsabilità primaria, ossia il lavoro di natura politica; esorta il SEAE e la Commissione a trovare una soluzione al problema, cosa che potrebbe comportare una modifica delle regole finanziarie, a condizione che ciò non determini una riduzione della qualità e del rigore nella gestione finanziaria delle delegazioni; rileva altresì che continuano a essere utilizzate linee di bilancio sia del SEAE che della Commissione per le spese amministrative, il che complica inutilmente i circuiti finanziari;

38. fa rilevare che il personale dell'Unione delle delegazioni e il personale dell'Unione delle missioni PESC nelle stesse località ricevono un trattamento diverso per quanto riguarda i congedi, i voli, le indennità e altri benefici; chiede, a titolo d'esempio, un confronto dettagliato dei pagamenti e dei benefici ricevuti dal personale delle delegazioni dell'Unione e dal personale dell'Unione in missione PESC a Mogadiscio (Somalia) e a Bangui (Repubblica centrafricana) al 1o gennaio 2014, e chiede fermamente che, qualora esistano differenze, di trattamento ne siano fornite le ragioni;

39. pone l'accento sulla necessità di assicurare maggiore flessibilità nel finanziamento delle missioni PSDC per garantire la sicurezza interna ed esterna dell'Unione alla luce dei pericoli derivanti dai conflitti in paesi confinanti, nonché del rischio accresciuto di attività terroristiche;

40. sottolinea che è d'importanza fondamentale istituire un Centro servizi condivisi, che consentirebbe risparmi significativi fornendo un supporto centralizzato alle missioni PSDC e ai rappresentati speciali dell'Unione e ai loro uffici per quanto attiene alla logistica, agli appalti e agli aspetti amministrativi; deplora il forte ritardo registrato nell'istituzione di tale Centro e sollecita tutte le parti interessate a impegnarsi per raggiungere quanto prima un accordo su un Centro servizi condivisi ambizioso, in grado di fornire un efficace supporto alle missioni, in particolare al momento del loro avvio, nonché di standardizzare le procedure di lavoro e di organizzare le procedure d'appalto in modo più rapido ed economicamente più vantaggioso;

41. sollecita il SEAE a massimizzare i benefici delle economie di scala creando nuove sinergie in seno alla sede centrale e alle delegazioni, nonché nella cooperazione con gli Stati membri e i servizi diplomatici nazionali, nello spirito di una vera politica esterna dell'Unione e dei suoi servizi; rileva con soddisfazione che, seppur ancora limitata, la coubicazione delle delegazioni dell'Unione e delle rappresentanze diplomatiche degli Stati membri sta aumentando; chiede al SEAE di continuare a ricercare modi per aumentare ulteriormente la coubicazione;

42. esige che alla relazione annuale di attività sia allegata una descrizione della politica immobiliare del SEAE, specialmente in considerazione dell'importanza di razionalizzarne opportunamente i costi, che non devono risultare eccessivi;

43. sollecita il SEAE a fornire all'autorità di discarico l'elenco dei contratti immobiliari conclusi nel 2013, riportando le informazioni dettagliate relative a ciascun contratto, il paese in cui è stato stipulato e la durata, così come era stato fatto nella relazione annuale di attività del Servizio per il 2011, e chiede al SEAE di fornire le corrispondenti informazioni anche nella relazione annuale d'attività per il 2014;

44. riconosce che c'è ancora da lavorare per quanto riguarda i servizi consolari; richiama l'attenzione sulle potenzialità di risparmio offerte dalla fornitura di servizi consolari tramite le delegazioni dell'Unione; chiede al SEAE di preparare un'analisi circostanziata delle relative implicazioni finanziarie e invita gli Stati membri a raggiungere un accordo in proposito e a definire regole e norme di legge armonizzate;