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COM(93) 258 def. 
Bruxelles, 2 giugno 1993 
LA TRASPARENZA NELLA COMUNITÀ 
Comunicazione al Consiglio, al Parlamento 
e al Comitato economico e sociale 
1. Introduzione 
2. Situazione attuale 
3. Accesso ai documenti 
4. Relazioni con il pubblico 
5. Conclusione 
Allegati ; '? - 3 -
INDICE 
Attuazione delle misure relative alla trasparenza e ai gruppi di 
interesse (dicembre 1992) 
Accesso ai documenti 
Apertura e trasparenza 
- 4 -
LA TRASPARENZA NELLA COMUNITÀ 
1. INTRODUZIONE 
Nel trattato sull'Unione europea inizialmente, e in seguito nella 
dichiarazione del Consiglio europeo di Birmingham e nelle conclusioni del 
Consiglio europeo di Edimburgo, i capi di stato e di governo hanno ribadito 
che i cittadini devono sentire che la Comunità ò attenta alle loro esigenze. 
Occorre creare le condizioni affinché possa nascere un dibattito pubblico 
meglio informato sulla Comunità e sul suo futuro. La Commissione ha avviato 
varie iniziative in tal senso. 
La presente comunicazione intende fare il punto dell'attuazione delle misure 
in questione. Essa rileva progressi sostanziali e rapidi e illustra 
chiaramente gli altri lavori già in fase di svolgimento presso la 
Commissione. 
Inoltre, ricollegandosi al lavoro terminato in maggio, la comunicazione 
intende precisare le condizioni d'accesso ai documenti dell'istituzione per 
stimolare ulteriormente il dibattito. Essa rappresenta quindi la risposta 
completa della Commissione all'invito, contenuto in una dichiarazione 
acclusa al Trattato di Maastricht, a presentare una relazione su misure 
intese ad incrementare l'accesso del pubblico alle informazioni. 
La comunicazione descrive anche, nelle loro grandi linee, altre misure della 
Commissione intese a migliorare le sue relazioni con il pubblico, come 
annunciato nel programma di lavoro per il 1993/94. Essa invita altresì le 
altre istituzioni, le autorità nazionali, regionali e locali e le 
organizzazioni non governative a cooperare al conseguimento di tali 
obiettivi. 
La Commissione ritiene che lo sviluppo della sua politica in materia di 
informazione e comunicazione sia strettamente legato al successo della 
trasparenza. L'elaborazione futura di questa politica sarà trattata più in 
dettaglio in una comunicazione distinta che verrà adottata tra breve. 
2. Situazione attuale 
La Commissione segue già da tempo una lodevole politica di apertura. Per 
tradizione essa è sempre stata ricettiva ai contributi dei cittadini. Ciò 
scaturisce dal convincimento che tale apertura sia indispensabile per 
l'elaborazione di politiche efficaci e attuabili. Come annunciato nella 
comunicazione relativa a una maggior trasparenza nei lavori della 
Commissione (GU C63 del 5.3.1993, pag. 8), la Commissione intende estendere 
ulteriormente questa politica, e a tal fine ha già adottato una serie di 
misure. In una comunicazione parallela la Commissione ha illustrato a grandi 
linee la sua impostazione per un dialogo aperto e strutturato con i gruppi 
di interesse. 
Si sta ora procedendo all'attuazione delle misure previste nelle due 
comunicazioni. Sono già state varate alcune azioni, quali l'individuazione, 
nel programma legislativo per il 1993, di proposte che dovrebbero essere 
precedute da ampie consultazioni esterne e la pubblicazione di un elenco di 
— -J — 
temi che formeranno oggetto di libri verdi o di libri bianchi nel 1993. È 
stato annunciato un programma per il consolidamento di varie misure sul 
piano legislativo, e in più sono state prese disposizioni affinché i testi 
consolidati siano resi disponibili e utilizzabili praticamente, attraverso 
l'Ufficio delle pubblicazioni delle Comunità europee, con un sistema rapido 
od efficace. Sono state inoltre prese alcune misure per garantire che il 
personale della Commissione sia consapevole della necessità di una maggiore 
trasparenza. L'allegato 1 contiene ulteriori particolari sui sensibili 
progressi registrati. 
Il pacchetto di dicembre riguardava esplicitamente questioni di trasparenza. 
La Commissione vorrebbe tuttavia richiamare l'attenzione su molte altre 
iniziative recenti che cootribuiscono direttamente o indirettamente 
all'aumento della trasparenza. In proposito, citiamo gli esempi seguenti: 
- la comunicazione della Commissione sulle azioni a seguito della 
relazione Sutherland (SEC(92) 2277), che contiene una serie di 
iniziative volte a migliorare la trasparenza per le imprese, le 
associazioni commerciali e i consumatori nella gestione del mercato 
interno; 
le proposte della Commissione in merito allo sviluppo di "Euro-Info 
centres" per agevolare l'accesso delle imprese alle informazioni 
comunitarie, il che contribuirà ugualmente ad accrescere la trasparenza; 
e 
i lavori per snellire, sotto il profilo amministrativo, le politiche 
comunitarie a favore delle imprese e nel settore agricolo. 
La Commissione ha seguito con molto interesse gli sforzi compiuti nel campo 
? ©Ila trasparenza dalle altre istituzioni, alle quali va il suo sostegno. 
'Erza. ha rilevato con soddisfazione che il Consiglio ha avviato, con grande 
tempestività, l'attuazione delle decisioni prese a Edimburgo sull'accesso ai 
suoi lavori e sulle informazioni relative al suo ruolo e alle sue decisioni. 
La Commissione desidera contribuire all'attuazione delle conclusioni di 
Edimburgo volte a garantire un più facile accesso alla normativa 
comunitaria. 
Il Parlamento europeo è già di per sé accessibile al pubblico. La 
Commissione attende con interesse l'esito del dibattito in corso sulle 
questioni riguardanti la trasparenza, come ad esempio la politica 
comunitaria nel campo dell'informazione. Il Consiglio europeo di Birmingham 
ha invocato una maggiore partecipazione dei parlamenti nazionali alle 
attività della Comunità. La Commissione ritiene che il ruolo essenziale del 
Parlamento europeo nella Comunità resterà comunque inalterato. 
3. Accesso ai documenti 
Quanto alla questione specifica dell'accesso ai documenti, nella 
comunicazione del 5 maggio 1993 (COM(93) 191 def.) la Commissione ha 
suggerito che in linea generale l'accesso deve essere consentito, sia pure 
con alcune eccezioni. A suo avviso questo principio è un elemento chiave per 
conseguire l'apertura necessaria, cioè per rendere le istituzioni più 
accessibili e incentivare maggiormente il dialogo. Essa ha proposto una 
serie di condizioni minime e di principi fondamentali per la definizione di 
una politica in materia e ha invitato le altre istituzioni a cooperare allo 
sviluppo di tale politica, attraverso, eventualmente, un accordo 
interistituzionale. La Commissione vorrebbe ribadire gli orientamenti 
seguenti: 
- 6 -
l'importanza del consolidamento di un rapporto aperto tra le istituzioni 
della Comunità e i suoi cittadini; 
- la partecipazione di tutte le istituzioni interessate ad altre azioni 
darebbe ovviamente risultati ottimali; nel contempo, si terrebbe conto 
del ruolo specifico di ciascuna istituzione, e delle loro particolari 
prassi di lavoro; 
- occorrerà trovare il giusto equilibrio tra gli interessi di una maggior 
apertura e di una maggior trasparenza, e altre considerazioni quali la 
tutela degli interessi pubblici e privati e l'importanza di garantire 
l'esecuzione rapida ed efficace del lavoro delle istituzioni. 
Su questa base, la Commissione ha continuato l'analisi di politiche analoghe 
applicate da altre amministrazioni, nonché delle disposizioni esistenti a 
livello comunitario (cfr. anche l'indagine comparativa allegata al documento 
COM(93) 191 def.). 
La Commissione ritiene che quando le istituzioni avranno raggiunto un 
accordo sui principi fondamentali e sulle condizioni minime, occorrerà 
esaminare la questione dell'applicazione concreta di detti principi. 
Analogamente, verrà presa in considerazione l'esigenza di una procedura 
d'appello. Potrebbe rivelarsi necessaria, tra l'altro, una revisione della 
normativa comunitaria in materia di classificazione di documenti e di norme 
di riservatezza. Occorreranno infine alcune modifiche amministrative e 
organizzative all'interno di ciascuna istituzione, nonché orientamenti più 
precisi per il personale. 
Sulla base di queste riflessioni, la Commissione sta sviluppando i necessari 
principi e requisiti fondamentali per consentire l'accesso ai documenti, in 
vista di un ulteriore dibattito con le altre istituzioni. Queste 
precisazioni figurano all'allegato 2. 
4. Relazioni con il pubblico 
La Commissione sa che l'avanzamento del processo di integrazione europea e 
in particolare dell'attuazione del Trattato sull'Unione europea e 
dell'ampliamento della Comunità non può fare a meno del sostegno dei 
cittadini europei. 
Gli Stati membri svolgono un ruolo particolarmente importante nella 
Comunità, in quanto esecutori della politica comunitaria. La Commissione 
invita pertanto gli stati membri a rendere sempre più trasparente, a livello 
nazionale, l'attuazione delle politiche comunitarie. 
Dal canto suo, la Commissione ritiene di dover innanzitutto illustrare le 
proprie azioni in modo più chiaro per rendere più comprensibili i lavori 
della Comunità. A questo proposito, essa ritiene che non si tratti tanto di 
ricorrere maggiormente agli strumenti esistenti, quanto piuttosto di 
finalizzarli e gestirli in modo più adeguato per riuscire a trasmettere 
messaggi, a dialogare con il pubblico e a incoraggiare la partecipazione di 
\ 7 -
quest'ultimo nel modo più efficace. Essa ha quindi varato una serie di 
misure volte ad accrescere l'apertura e la trasparenza nelle sue relazioni 
col pubblico. Tali misure vengono illustrate in modo particolareggiato 
nell'allegato 3. 
lenendo conto delle modalità della costruzione della Comunità europea, la 
Jommissione ritiene che tutte le istituzioni comunitarie interessate, le 
autorità degli Stati membri ed altre parti possano contribuire a rendere più 
trasparenti le politiche della Comunità. La migliore soluzione per 
conseguire tale obiettivo sarebbe un'azione concertata avviata dalle diverse 
autorità e organizzazioni. La partecipazione e la collaborazione delle parti 
interessate in questo settore è di grande importanza. 
La Commissione invita quindi le altre istituzioni, le autorità nazionali, 
regionali e locali • le organizzazioni non governative a collaborare al 
conseguimento di detti obiettivi. Essa ritiene che l'utile esperienza 
acquisita nella sensibilizzazione del pubblico al mercato unico potrebbe 
aiutare a sviluppare una maggiore apertura col porre 1'accento su obiettivi 
e temi specifici. In particolare, la Commissione collaborerebbe più 
strettamente con Parlamento europeo su tali problemi. 
La Commissione è disposta ad avviare un'iniziativa per contribuire allo 
sviluppo di questi temi comuni attorno ai quali le diverse parti potranno 
strutturare poi le proprie attività. A tal fine verrà organizzata una tavola 
rotonda. 
Gli uffici delle istituzioni negli stati membri potrebbero svolgere un ruolo 
fondamentale agevolando l'adempimento degli accordi comuni. Gli uffici 
dell'istituzione awieranno altresì iniziative volte a favorire altre forme 
di associazione operativa con organizzazioni locali e professionali disposte 
a offrire il loro contributo per sensibilizzare maggiormente i cittadini 
alle politiche comunitarie. 
5. Conclusioni 
L'attuazione di una politica di trasparenza è importante per tutte le 
istituzioni. La Commissione realizzerà le misure illustrate nei limiti delle 
disponibilità finanziarie, tenendo conto del fatto che, con ogni 
probabilità, potrebbero rivelarsi necessarie altre risorse. 
ALLEGATO I 
Attuazione delle misure relative alla 
trasparenza e ai grappi di interesse (dicembre 1992) 
I. INTRODUZIONE 
Il 2 dicembre 1992, la Commissione ha adottato due comunicazioni 
complementari, la prima sulla trasparenza e la seconda sui gruppi di 
interesse. 
La comunicazione sulla trasparenza si propone di permettere un primo 
dibattito sul contributo che la Commissione può offrire al fine di rendere 
più aperta la Comunità. Essa si rivolge quindi soprattutto alle persone 
esterne alle istituzioni che seguono da vicino le questioni comunitarie. 
Quanto alla comunicazione sui gruppi di interesse, essa mira a porre le basi 
per un dialogo aperto e strutturato tra la Commissione e i gruppi di 
interesse. 
L'attuazione delle misure previste in queste due comunicazioni è in corso. 
Il presente allegato fornisce ulteriori particolari sui progressi notevoli 
che sono già stati compiuti. 
II TRASPARENZA 
1. Per quanto riguarda la comunicazione relativa alla trasparenza nei 
lavori della Commissione, diverse azioni sono state eseguite o 
sono in corso di esecuzione. 
2. Le misure seguenti sono già state realizzate: 
- la pubblicazione settimanale nella Gazzetta ufficiale degli 
elenchi dei documenti "COM" dedicati ad argomenti generali; 
l'inserimento nella categoria "COM" di documenti di interesse 
pubblico, ma di natura più settoriale, finora classificati nella 
categoria "SEC", non sistematicamente pubblicati, al fine di 
allargare l'accesso alle informazioni rientranti in quest'ultima 
categoria; 
la pubblicazione del programma di lavoro e del programma 
legislativo nella Gazzetta Ufficiale per dare più ampia diffusione 
alle azioni prospettate dalla commissione; 
l'indicazione nel programma legislativo di proposte future atte, a 
prima vista, a suscitare un dibattito preliminare allargato; 
la pubblicazione nel programma legislativo dell'elenco di materie 
sulle quali sono in corso di preparazione libri verdi o bianchi 
durante il 1993; 
la pubblicazione nel programma legislativo di iniziative nel campo 
della codificazione della legislazione comunitaria; 
l'adozione da parte della Commissione, il 5 maggio 1993, di una 
comunicazione alle altre istituzioni in merito ali'"accesso del 
pubblico ai documenti delle istituzioni" e 
l'allestimento di un annuario interistituzionale recante 
l'organigramma particolareggiato delle istituzioni. 
3. Infine, per quanto riguarda la partecipazione alla preparazione 
delle decisioni e proposte della Commissione e, più precisamente, 
la consultazione delle parti interessate, sarà rafforzata la 
procedura di notifica prevista nella comunicazione (consistente in 
particolare nella pubblicazione da parte della Commissione nella 
Gazzetta Ufficiale, serie C, di un breve riassunto 
dell'iniziativa, di un termine di risposta...). 
4. Altre azioni concernenti la diffusione delle informazioni sono 
state realizzate o sono in corso. La commissione si era infatti 
impegnata a promuovere la conoscenza delle basi di dati esistenti 
ed ha incaricato i servizi di proporre altri miglioramenti 
specifici in questo campo. 
Sotto questo profilo le azioni riguardano: 
- la pubblicità e una migliore diffusione delle basi di dati 
esistenti; 
- il miglioramento del sistema esistente di trasmissione delle 
informazioni e la comunicazione quotidiana di informazioni 
agli uffici e ad alcune delegazioni esterne della Commissione. 
E' inoltre in corso un'azione volta a migliorare la diffusione del 
Bollettino mensile e della Relazione generale. Queste opere 
ufficiali di riferimento, pubblicate nelle nove lingue, descrivono 
in modo sistematico le varie tappe dell'iter decisionale relativo 
alle pratiche in corso, con riferimenti alle GU, ai COM e agli 
altri documenti accessibili e presentano inoltre una panoramica 
generale delle attività comunitarie. 
5. La commissione ha definito un programma di codificazione 
legislativa delle diverse misure comunitarie e incoraggia le altre 
istituzioni a prendervi parte. Sono attualmente all'esame i 
settori prioritari di codificazione. Questo permetterà di 
rispettare l'impegno assunto a Edimburgo e rispecchierà le 
priorità attribuite alla codificazione nel programma legislativo 
della Commissione per il 1993. La Commissione presenterà proposte 
concrete al Consiglio e al Parlamento europeo per una procedura 
accelerata al fine di permettere la rapida e efficace adozione 
degli atti comunitari codificati. 
6. Il personale della Commissione è stato informato degli aspetti 
principali delle due comunicazioni ed ha ricevuto un'informazione 
amministrativa relativa ai propri diritti ed obblighi in virtù 
dello Statuto dei funzionari. 
E' inoltre in corso la precisazione dei contratti conclusi dalla 
Commissione con il personale temporaneo al fine di garantirne la 
conformità alle disposizioni dello statuto dei funzionari. 
Infine, ò stato costituito un comitato composto dal Segretario 
generale della Commissione e dai direttori generali dei servizi 
interessati, il quale è incaricato di definire la posizione della 
Commissione su ogni possibile caso di conflitto di interessi tra 
le attività svolte da un membro del personale dopo la cessazione 
dal servizio e quelle che erano le sue responsabilità ali'interno 
dell'istituzione (art. 16 dello Statuto dei funzionari). 
III. GRUPPI D'INTERESSE 
Per quanto riguarda la comunicazione sui gruppi di interesse, sono già stati 
stabiliti alcuni contatti con gli interessati per chiarirne la portata. I 
rappresentanti di questi gruppi si sono dimostrati particolarmente 
interessati all'idea dell'autoregolamentazione, sulla base dei tre elementi 
seguenti: l'elaborazione di codici di condotta da parte dei gruppi (con o 
senza scopo di lucro) conformemente a alcuni requisiti minimi enunciati 
dalla Commissione, un repertorio delle organizzazioni a scopo di lucro e, 
infine, la costituzione di una o più organizzazioni che fungerebbero da 
tramite tra i gruppi di interesse e la Commissione. A tutt'oggi, non è stata 
tuttavia presa nessuna iniziativa di questo tipo da parte dei gruppi. 
Al fine di accelerare la realizzazione della politica concernente i gruppi 
di interesse, la Commissione reputa necessaria l'organizzazione di alcune 
riunioni di consultazione prima dell'estate, per presentare le sue linee 
d'azione e invitare nuovamente il settore privato a prendere le iniziative 
più adeguate. 
Va inoltre rilevato che anche il Parlamento europeo sta operando una 
ridefinizione delle sue relazioni con i gruppi di interesse. In linea 
generale la Commissione intende agire in questo campo di stretto concerto 
con il Parlamento europeo. 
E' stata pertanto prospettata la costituzione di una banca dati comune alle 
due istituzioni che comprenda l'insieme delle informazioni disponibili sui 
gruppi di interesse che intrattengono relazioni con esse (a seguito di un 
impegno politico del Presidenti delle medesime). I servizi della Commissione 
hanno già messo a punto questo progetto ai fini della sua adozione 
definitiva. La suddetta banca dati sarà accessibile non solo alle due 
istituzioni, ma anche al pubblico. Ogni istituzione potrà avvalersi 
autonomamente dei dati in oggetto 
Sotto questo profilo, è opportuno sottolineare che la Commissione, dal canto 
suo, sta redigendo un repertorio unico di tutte le organizzazioni senza 
scopo di lucro. L'iscrizione in questo repertorio non comporterà tuttavia 
alcuna forma di riconoscimento ufficiale da parte della Commissione, né la 
concessione di alcun privilegio quale l'accesso preferenziale alle 
informazioni, agli edifici ecc., dato che l'obiettivo è quello di disporre 
di uno strumento di trasparenza accessibile a tutte le parti. Non si tratta 
dunque di un sistema di accreditamento presso la Commissione. 
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ALLEGATO 2 
ACCESSO AI DOCUMENTI 
La comunicazione della Commissione del 5 maggio (COM (93) 191 def.) ha 
stabilito i principi fondamentali in materia di accesso ai documenti, nel 
rispetto degli obblighi previsti dal Trattato e dal diritto derivato. 
Il presente allegato si propone di approfondire questi principi che la 
Commissione pone a base del dibattito con le altre istituzioni. 
1- Definizione di un documento 
La definizione del documento è fondamentale ai fini di questa politica. 
Per la Commissione con "documento" si intende ogni documento scritto o altro 
materiale contenente dati esistenti in possesso di una istituzione o 
appartenenti alla stessa. 
2. Richiesta precisa da parte del pubblico 
L'accesso ai documenti sarà concesso solo dietro richiesta sufficientemente 
precisa degli interessati e a condizione che sia formulata in una delle 
lingue ufficiali della Comunità. Le Istituzioni dovranno pertanto esaminare 
ogni richiesta cosi pervenuta e decidere quale dei documenti in loro 
possesso meglio risponda alle esigenze del richiedente. 
3. Termini 
La risposta alla richiesta di un documento deve essere data con 
sollecitudine e, di massima, entro un mese. Questo termine può essere 
prorogato di altre quattro settimane quando occorra consultare, ad esempio, 
le autorità di uno Stato membro, altre istituzioni, paesi terzi o parti 
terze o un'organizzazione internazionale. Quando, alla scadenza del termine 
previsto, un documento non sia stato ancora reperito o sia ancora necessaria 
l'autorizzazione di un terzo per la divulgazione dell'informazione, 
l'istituzione interessata è tenuta ad inviare una risposta interlocutoria. 
A 
- 2 
4. Accessibilità dei documenti 
Nella sua Comunicazione sull'Accesso del Pubblico ai Documenti delle 
Istituzioni (COM (93) 191 def.), la Commissione ha proposto di consentire 
l'accesso ai documenti, pur prevedendo alcune eccezioni. 
L'istituzione interessata esaminerà nel merito ogni richiesta, valutando 
attentamente se un documento debba essere messo o meno a disposizione. Se la 
richiesta riguarda un documento classificato, l'istituzione valuterà se la 
classificazione debba essere mantenuta, conformemente alla prassi vigente, 
ogni istituzione riesaminerà sistematicamente la classificazione attribuita 
ai documenti. 
Una richiesta di informazioni può essere respinta, se necessario, per 
proteggere : 
l'interesse pubblico (sicurezza pubblica, relazioni internazionali, 
stabilità monetaria, procedimenti giudiziari, controlli e indagini); 
segreti industriali, commerciali e finanziari, inclusa la proprietà 
intellettuale; 
la vita privata dei singoli 
gli archivi delle istituzioni finanziarie 
gli interessi finanziari della Comunità. 
Sono esclusi dal diritto di accesso i documenti contenenti opinioni 
personali dei funzionari e/o che sono stati redatti ai fini di deliberazioni 
interne, come i pareri dei servizi. Una volta completato l'iter 
decisionale, l'istituzione potrà consentire l'accesso ai documenti 
preparatori della decisione. 
Un'istituzione può respingere una richiesta anche quando la reputi 
manifestamente irragionevole, ad esempio quando potrebbe pregiudicare 
l'efficienza e il buon funzionamento dell'istituzione stessa. 
5. Documenti contenenti informazioni provenienti da fonti secondarie 
Sulla base delle norme vigenti, i documenti classificati trasmessi da uno 
Stato membro o da un'istituzione comunitaria conservano la loro 
classificazione. I documenti provenienti da altre fonti saranno, se del 
caso, classificati in funzione della loro riservatezza dall'istituzione 
destinataria. Per tutti i documenti provenienti da fonti secondarie, le 
richieste di accesso saranno trasmesse alla fonte da cui essi provengono. 
I documenti redatti dalle istituzioni comunitarie contengono spesso 
informazioni provenienti da Stati membri o da altre istituzioni e tali 
informazioni possono essere classificate. Attualmente è il redattore ci l 
documento di un'istituzione che decide in merito alla classificazione del 
medesimo. Nel prendere questa decisione, il redattore può discoste.si "< 
grado di riservatezza attribuito dalla fonte del documento scio a a si. ci­
di informazioni non ad essa attribuibili, se l'informazione è già "-. > 
pubblico e/o se la fonte esterna acconsente alla declassif i ;: r-* 
- 3 -
La prassi sopra descritta, che la Comunità segue in questo settore sembra 
adeguata e potrebbe pertanto continuare ad essere seguita. 
6. Lingue 
La risposta verrà redatta nella lingua del richiedente a condizione che si 
tratti di una delle lingue ufficiali della Comunità. I documenti redatti 
dall'istituzione stessa verranno forniti nella lingua richiesta. Altri 
documenti, elaborati dietro richiesta dell'istituzione, ad esempio studi, 
verranno forniti in una delle versioni linguistiche disponibili, si terrà 
conto, nella misura del possibile, della preferenza espressa dal 
richiedente. 
7. Costi 
Ciascuna istituzione può esigere il pagamento di diritti per dare corso alla 
richiesta di documenti, a condizione che le tariffe applicate siano 
ragionevoli. Ogni istituzione rifletterà ulteriormente in materia, ad 
esempio a proposito dei casi in cui le tariffe, troppo basse, non coprano 
neppure i costi di riscossione. 
8. Come mettere a disposizione i documenti 
Le istituzioni dovrebbero mettere le informazioni a disposizione dei 
richiedenti inviando loro una copia integrale del documento, autorizzandoli 
a consultarlo di persona, o inviando un riassunto o uno stralcio. Le 
preferenze del richiedente vanno tenute in considerazione all'atto di 
decidere il metodo più adeguato. 
9. comitati 
Nell'esecuzione dei suoi compiti, la Commissione e le altre istituzioni sono 
assistite da una serie di comitati. Ogni istituzione potrebbe redigere un 
elenco dei comitati presso i quali sarà possibile, dietro richiesta, 
accedere ai documenti, fatte salve le eccezioni summenzionate. 
10. Base di dati 
Le informazioni contenute nelle basi di dati verranno fornite a condizione 
che per soddisfare la richiesta non sia necessario elaborare nuovi programmi 
informatici per selezionare i dati e che le informazioni esistenti possano 
essere messe a disposizione con le normali operazioni. Ciò non pregiudicherà 
l'attuale accesso dietro pagamento. 
11. Questioni organizzative 
Nel corso dell'ulteriore evoluzione di questa politica, le istituzioni 
dovranno prendere alcune decisioni in materia di gestione (costi, tariffe, 
organizzazione, procedure amministrative, creazione di sale di lettura...). 
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ALLEGATO 3 
Apertura e trasparenza nei confronti del pubblico 
Per aiutare il pubblico a comprendere meglio le sue attività, la Commissione 
adotterà altre misure intese non soltanto a rendere disponibile un maggior 
numero di informazioni, ma a facilitare l'accesso alle stesse, che saranno 
di più agevole consultazione e disponibili al momento e nel luogo opportuni. 
I seguenti elementi della strategia di apertura e trasparenza nei confronti 
dell'opinione pubblica rappresentano, direttamente o indirettamente, un 
rafforzamento della prassi già seguita dalla Commissione. 
Relazioni con i media 
Qualsiasi impegno a favore dell'apertura impone innanzitutto di instaurare 
buone relazioni con i mezzi di comunicazione di massa. Nell'Europa attuale, 
e tenuto conto dell'importanza della Comunità nel mondo, ciò esige la 
disponibilità, ventiquattr'ore su ventiquattro, di un servizio stampa 
professionale. La Commissione fornirà le risorse e le strutture necessarie 
per poter rispondere in qualsiasi momento alle domande rivolte da giornali, 
radio e televisione. 
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Contatti personali 
Se giornali, radio e televisione restano il principale mezzo di 
comunicazione tra la Comunità e i suoi cittadini, la Commissione deve 
organizzarsi in modo da poter rispondere con efficacia e tempestività a 
richieste personali di qualsiasi tipo. Tra le priorità in materia di 
gestione, rientrano il miglioramento dei contatti telefonici e delle 
relazioni epistolari e personali tra i cittadini e la Commissione, compresi 
ovviamente i contatti con i suoi servizi e con i suoi uffici negli stati 
membri. 
Occorre poi promuovere maggiormente le basi pubbliche di dati della Comunità 
e renderne più agevole la consultazione e ricorrere più spesso ai sistemi 
aperti al pubblico (ad esempio, MINITEL, BTX, ecc.) per agevolare l'accesso 
a servizi informativi quali il catalogo elettronico delle pubblicazioni 
comunitarie dell'Ufficio delle Pubblicazioni. 
Non appena verrà decisa la nuova impostazione da seguire in materia di 
relazioni con la stampa e con il pubblico, saranno adottate le misure 
necessarie per farla conoscere in tutta la comunità. 
Formazione e immagine 
La Commissione si sta attivamente adoperando per far si che l'importanza 
della comunicazione con i cittadini della Comunità e l'apertura nei loro 
confronti vengano considerate parte integrante della sua "cultura" politica 
e del suo stile di gestione. Le sue iniziative al riguardo comprenderanno 
una particolare formazione del personale e il riesame delle pubblicazioni 
informative e di altro tipo. 
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La creazione di reti 
Anche adottando un'impostazione decisa e professionale nelle relazioni con 
la stampa e con il pubblico, occorrerà far tesoro dell'esperienza acquisita 
in materia di reti di informazione per consentire alla commissione di 
comunicare con i cittadini della Comunità a livello regionale. Tale 
esperienza comprende, ad esempio, il progetto Euro-Info centre che consente 
alle imprese l'accesso alle informazioni della Comunità. 
Gli uffici della commissione contribuiranno in maniera determinante a 
promuovere la realizzazione di nuove associazioni operative con 
organizzazioni locali e professionali disposte a collaborare con la 
Commissione per sensibilizzare maggiormente i cittadini al significato e 
alle attività della comunità europea. La Commissione si sta adoperando per 
potenziare il coordinamento interno della gestione e lo sviluppo di queste 
nuove iniziative. 
Valutazione 
L'impiego di strumenti quali l'Eurobarometro agevolerà la valutazione 
dell'efficacia e del rapporto costo-beneficio delle attività di informazione 
e comunicazione. Il controllo continuo potrà quindi fornire una chiara 
indicazione dell'efficacia delle, iniziative della Commissione e di altre 
iniziative intese ad avvicinare la Comunità ai suoi cittadini. 

ISSN 0254-1505 
COM(93) 258 def. 
rr DOCUMENTI 
01 
N. di catalogo : CB-CO-93-290-IT-C 
ISBN 92-77-56506-3 
Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee 
L-2985 Lussemburgo 
il