IT Gazzetta ufficiale dell’Unione europea C 314/1

Relazione di attività del Comitato di vigilanza dell'OLAF

giugno 2008 – maggio 2009

(2009/C 000/01)

Membri del Comitato di vigilanza dell'OLAFLuis LÓPEZ SANZ-ARANGUEZpresidente,procuratore della Corte suprema, SpagnaKálmán GYÖRGYIconsigliere capo del Ministro della Giustizia e dell'ordine pubblico,procuratore generale della Repubblica di Ungheria (in pensione), UngheriaPeter STRÖMBERGdirettore del Consiglio di vigilanza dei commercialisti, SveziaDiemut R. THEATOex deputato del Parlamento europeo, ex presidente della Commissione di controllo dei bilanci, GermaniaRosalind WRIGHTpresidente del Gruppo consultivo antifrode, Regno Unito

INDICE

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE ALLA RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA

INTRODUZIONE

I. I METODI DI LAVORO DEL COMITATO DI VIGILANZA

I – 1. Le riunioni

I – 2. I relatori

I – 3. Il segretariato

II. LA FUNZIONE INVESTIGATIVA DELL'OLAF

II – 1. Controllo della funzione investigativa dell'OLAF: potenziamento dell'indipendenza dell'OLAF

II – 1.1. Controllo regolare basato sulle informazioni trasmesse al Comitato di vigilanza dal direttore generale dell'OLAF (articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999)

II – 1.1.1. Indagini in corso da oltre nove mesi

II – 1.1.2. Raccomandazioni alle istituzioni

II – 1.1.3. Casi sui quali si devono trasmettere le informazioni alle autorità giudiziarie nazionali: gli effetti della sentenza del Tribunale di primo grado nella causa T-48/05

II – 1.2. Politica «de minimis» dell'OLAF: malversazioni di scarsa entità che possono essere trattate in modo soddisfacente da altri servizi

II – 1.3. Controllo regolare su iniziativa del Comitato di vigilanza (articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999)

II – 1.3.1. Pianificazione e direzione strategica delle indagini

II – 2. Regole procedurali per le indagini dell'OLAF: Manuale delle procedure operative dell'OLAF

II – 3. Organizzazione amministrativa, politica del bilancio e del personale in relazione alla funzione investigativa dell'OLAF

III RELAZIONI CON L'OLAF, LE ISTITUZIONI UE, I PARTNER DELL'OLAF E GLI OPERATORI INTERESSATI

III – 1. Le relazioni con l'OLAF

III – 2. Le relazioni con le istituzioni comunitarie, i partner dell'OLAF e gli operatori interessati

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

ALLEGATO 1 Calendario delle riunioni del comitato di vigilanza

ALLEGATO 2 Elenco dei pareri adottati dal Comitato di vigilanza tra il 1o giugno 2008 e il 31 maggio 2009

ALLEGATO 3 Parere n. 5/2008 Politica de minimis dell'OLAF

ALLEGATO 4 Parere n. 1/2009 Piano annuale di gestione dell’OLAF per il 2009

ALLEGATO 5 Parere n. 2/2009 Relazioni dell’OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi

ALLEGATO 6 Parere n. 3/2009 Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2010

PREFAZIONE DEL PRESIDENTE ALLA RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA

Sono lieto di presentare la terza relazione di attività dell'attuale Comitato di vigilanza dell'OLAF per il periodo giugno 2008-maggio 2009.

Ora che il Comitato ha concluso il suo primo mandato, ci auguriamo di proseguire con determinazione nell'impegno di migliorare l'efficienza dell'OLAF svolgendo l'importante compito affidato al Comitato, sulla base dell'esperienza acquisita in questi tre anni, e di lavorare alacremente per rafforzare l'indipendenza dell'OLAF.

Il Comitato cerca di interpretare il proprio ruolo, che consiste nel rafforzare e garantire l'indipendenza dell'OLAF e assistere il direttore generale nell'adempimento delle proprie funzioni nella maniera più idonea a garantire supporto e consulenza all'OLAF, affinché esso possa operare efficientemente nella veste di investigatore amministrativo, totalmente indipendente da indebite pressioni e interferenze esterne. Quanto più rigoroso e imparziale potrà essere considerato l'OLAF nella propria funzione operativa, tanto meglio potrà difendersi da critiche ingiustificate provenienti da qualsiasi fonte e garantire lo svolgimento del proprio ruolo in completa indipendenza.

L'attività principale del Comitato è consistita nel controllo regolare delle indagini dell'OLAF. Un esempio del lavoro svolto in quest'ambito è il parere n. 2/2009 sulle indagini in corso da oltre nove mesi. Utilizzando una metodologia rigorosa nello studio di singole relazioni sui casi investigati, questo parere evidenzia una serie di limiti nello svolgimento delle indagini, alcuni correlati a fattori operativi, altri dovuti a carenze nella pianificazione o nell'organizzazione interna. Il Comitato ha raccomandato alcuni cambiamenti nelle modalità operative dell'OLAF, sperando che ciò favorisca il superamento di questi problemi.

Il Comitato ha sempre sostenuto la necessità di norme procedurali chiare, che possano essere utilizzate per guidare gli investigatori dell'OLAF, e che dovrebbero essere note anche a coloro che sono oggetto di indagine per aiutarli a tutelare i propri diritti. È opinione diffusa che il manuale procedurale dell'OLAF del 2005, attualmente in uso, non soddisfi tali requisiti. Il Comitato è al corrente del lavoro svolto dall'OLAF per aggiornare il manuale durante questo periodo. Allo stato attuale l'opera è incompleta, benché si registrino alcuni miglioramenti, e rimane ancora tanto da fare prima che una guida pratica destinata agli investigatori sia disponibile.

Le restrizioni di bilancio che interessano tutte le istituzioni europee riguardano anche l'OLAF. Il bilancio 2010 non prevede posti supplementari per questo ufficio ed è pertanto necessario uno sforzo maggiore per migliorare la pianificazione, la gestione e un impiego adeguato delle risorse esistenti. Il Comitato ha esortato ancora una volta l'OLAF a destinare la maggior parte del proprio personale alla sua attività principale, vale a dire alle indagini operative.

Nel periodo oggetto dalla presente relazione, la riforma della base giuridica dell'OLAF, ossia il regolamento (CE) n. 1073/1999, è stata al centro di un intenso dibattito presso la commissione per il controllo dei bilanci (COCOBU) del Parlamento europeo, culminato nell'approvazione della risoluzione del Parlamento europeo del 18 dicembre 2008 sull'approccio del Consiglio alla revisione del regolamento (CE) n. 1073/1999 sull'OLAF. Consapevole dell'importanza di tale riforma, il Comitato ha cercato di contribuire al dibattito in maniera attiva e costruttiva presentandosi alla commissione per il controllo dei bilanci per avanzare proposte riguardanti le competenze del Comitato di vigilanza nel nuovo regolamento.

Il Comitato ha insistito sulla necessità di preservare la funzione di controllo costante delle indagini quale metodo ottimale per garantire l'indipendenza dell'OLAF.

Il Comitato rileva con soddisfazione che l'OLAF ha adottato alcune iniziative per mettere in pratica numerose delle sue raccomandazioni. In particolare, è migliorata l'attuazione della politica «de minimis». Tuttavia, le questioni relative alla gestione delle indagini, specialmente per quanto riguarda la loro durata, ai sistemi di controllo e alla vigilanza non sono ancora state risolte.

Quest'anno ricorre, inoltre, il decimo anniversario dell'OLAF. Tale anniversario rappresenta una buona occasione per riflettere su come l'OLAF ha svolto il proprio ruolo - lottare contro frodi, corruzione e altre attività illecite lesive degli interessi finanziari dell'UE mediante indagini indipendenti - e su come intende proseguire.

L'OLAF vanta l'eccezionale esperienza maturata con la conduzione decennale di indagini interne ed esterne che presentano, per di più, una dimensione internazionale. L'importanza e la reputazione dell'OLAF aumentano a ritmo continuo. Costruendo su risultati ed esperienze, l'OLAF deve rimanere uno dei protagonisti dell'impegno comunitario nella lotta alle frodi e alla corruzione. Il Comitato ritiene che l'OLAF debba svolgere un ruolo rilevante nella creazione della Procura europea prevista dal trattato di Lisbona.

Il Comitato è pronto a sostenere gli sforzi compiuti dall'OLAF per migliorare la qualità del proprio lavoro e la tutela della propria indipendenza.

Desidero ringraziare cordialmente la segreteria del Comitato di vigilanza per il lavoro svolto durante questo periodo.

INTRODUZIONE

Il Comitato di vigilanza dell'OLAF è stato istituito per rafforzare e garantire l'indipendenza dell'OLAF e assistere il direttore generale nell'adempimento delle proprie funzioni. Il Comitato trasmette pareri al direttore generale dell'OLAF ed è tenuto a riferire ogni anno alle istituzioni riguardo alle sue attività. Questa terza relazione si riferisce alle attività svolte dal Comitato nel periodo giugno 2008-maggio 2009.

Nella seconda relazione di attività, il Comitato ha rilevato la necessità dell'OLAF di comprimere la durata eccessiva di alcune indagini e di definire procedure investigative, scadenze e meccanismi interni di controllo chiari per evitare conflitti d'interesse potenziali nel corso delle indagini. Il Comitato ha inoltre proposto un pieno coinvolgimento dei giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale in una fase iniziale delle indagini per evitare che i casi restino aperti oltre il termine stabilito e per garantire la raccolta di prove utili alle autorità giudiziarie nazionali.

La relazione è stata discussa con il vicepresidente della Commissione Siim Kallas, con la segretaria generale della Commissione Catherine Day, con la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (COCOBU) e con il gruppo di lavoro del Consiglio per la lotta antifrode durante la presidenza francese. Il Comitato esprime la propria soddisfazione per il riscontro positivo e il sostegno ricevuto. Il direttore generale dell'OLAF, Franz-Hermann Brüner, ha apprezzato l'impostazione costruttiva perseguita dal Comitato e ha dichiarato che le raccomandazioni formulate nei suoi pareri sono state in gran parte attuate oppure sono in corso di attuazione.

Durante questo periodo il Comitato è stato presieduto da Luis López Sanz-Aranguez.

I. I METODI DI LAVORO DEL COMITATO DI VIGILANZA

I – 1. Le riunioni

Il Comitato ha tenuto dieci riunioni plenarie a Bruxelles (1). Le riunioni del Comitato non sono aperte al pubblico e tutti i documenti pertinenti sono riservati, anche se i verbali delle riunioni sono messi a disposizione dell'OLAF e del Segretariato generale del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione ai fini della trasparenza e allo scopo d'informarli regolarmente sulle attività del Comitato di vigilanza.

Come nel periodo oggetto della precedente relazione, il Comitato di vigilanza ha proseguito nella prassi d'invitare alle riunioni il direttore generale e alcuni membri del personale dell'OLAF perché potessero discutere ed essere al corrente di ogni questione pertinente ai lavori del Comitato di vigilanza, nonché per informare l'OLAF sulle attività del Comitato di vigilanza. Anche gli operatori interessati e i partner dell'OLAF hanno partecipato occasionalmente alle riunioni su invito del Comitato.

I – 2. I relatori

I membri del Comitato di vigilanza hanno adottato all'unanimità i pareri trasmessi al direttore generale dell'OLAF. Inoltre, si è continuato a nominare relatori (2) nell'intento di rendere più efficace la preparazione e il seguito di specifici temi d'interesse del Comitato di vigilanza. In base a questa prassi, un membro del Comitato di vigilanza viene assegnato in qualità di relatore a uno specifico settore di attività del Comitato (per esempio all'analisi di relazioni sulle indagini in corso da più di nove mesi, al funzionamento della politica «de minimis», al bilancio dell'OLAF, al manuale operativo dell'OLAF, eccetera) e collabora con la segreteria del Comitato alla stesura di un progetto di parere da discutere con il Comitato per l'adozione.

I – 3. Il segretariato

Le responsabilità del segretariato del Comitato di vigilanza sono esposte nel regolamento interno del Comitato (3). A norma del regolamento, il segretariato occupa un ruolo chiave nell'agevolare e coadiuvare l'adempimento di tutti i compiti del Comitato di vigilanza, garantendo inoltre che il Comitato possa adempiere al suo mandato legale in piena indipendenza.

Durante il periodo in esame il Comitato ha chiesto la pubblicazione del posto di capo del segretariato (vacante a partire da luglio) a livello di direzione, per garantire l'indipendenza della procedura di selezione. Dopo vari colloqui con il vicepresidente Siim Kallas, è stato pubblicato un posto di capo unità, sottolineando, però, che il capo del segretariato riferisce al presidente del Comitato di vigilanza, al quale risponde del proprio operato.

I membri del personale del segretariato del Comitato dovrebbero soltanto essere nominati di concerto con il Comitato di vigilanza per garantire la piena indipendenza del Comitato nell'adempimento delle proprie funzioni (4). La necessità di coinvolgere il Comitato di vigilanza nel processo di assunzione per questa importante posizione è stata riconosciuta dall'OLAF e dalla Commissione.

In virtù della sentenza del Tribunale di primo grado (5), il ruolo di controllo del Comitato di vigilanza si amplierà con le ripercussioni del caso sull'organico del segretariato nel 2010. Poiché questo nuovo meccanismo non è ancora attivo, il Comitato non è in grado di valutare il fabbisogno specifico di ulteriore organico, ma potrà farlo all'inizio del 2010.

Il Comitato di vigilanza riconosce che le norme della Commissione europea in materia di personale, incluso il sistema di valutazione e promozione, attualmente non consentono ai membri del Comitato di stabilire il rendimento del personale del segretariato. Tuttavia, il Comitato considera inappropriato che il livello di rendimento annuale del personale del segretariato venga deciso dal direttore generale dell'OLAF e che il Comitato di vigilanza non sia coinvolto in tale operazione, benché il segretariato operi sotto la sua autorità diretta.

II. LA FUNZIONE INVESTIGATIVA DELL'OLAF

II – 1. Controllo della funzione investigativa dell'OLAF: potenziamento dell'indipendenza dell'OLAF

La funzione principale del Comitato di vigilanza consiste nel monitorare la funzione investigativa dell'OLAF allo scopo di garantire che la sua indipendenza non venga compromessa.

Il Comitato ha esaminato la questione dell'indipendenza dell'OLAF in un ampio contesto tenendo conto del proprio ruolo. Il Comitato è consapevole del rischio di indebite ingerenze sull'apertura, lo svolgimento o la conclusione di un'indagine, che potrebbero provenire da qualsiasi fonte. Potenziali minacce provengono da governi, istituzioni, organismi o agenzie, ma anche da singoli o da persone giuridiche sottoposti a indagine, oppure da fonti esterne. Altre pressioni più sottili, che potrebbero influire sull'indipendenza dell'OLAF nell'adempimento della propria funzione investigativa, potrebbero consistere in:

— tentativi da parte di istituzioni, organismi o organizzazioni di ostacolare l'OLAF nella fase iniziale di un'indagine o in corso d'indagine;

— omissioni o ritardi nella trasmissione di prove o atti per intralciare l'OLAF nella sua attività investigativa;

— restrizioni inopportune alle risorse dell'OLAF, sia in termini di risorse finanziarie che di risorse umane, comprese le restrizioni imposte al numero di posti o all'anzianità necessaria per accedervi.

Eventuali pressioni indebite sull'OLAF che potrebbero arrivare a comprometterne l'indipendenza possono essere individuate solo impegnandosi costantemente a esaminare un campione significativo e diversificato di fascicoli e a discutere tali fascicoli con gli investigatori, i dirigenti e i direttori dell'OLAF.

A tale proposito, il Comitato ha discusso con l'OLAF per abbozzare un modulo di sistema di controllo dei casi (Case Monitoring System - CMS) che consenta al Comitato e al suo segretariato di accedere ad un lungo elenco di fascicoli pertinenti. In relazione alla garanzia di accesso al CMS da parte del Comitato e del suo segretariato sorgono implicazioni legate alle protezione dei dati personali, e le relative questioni sono attualmente oggetto di dibattito con il garante europeo della protezione dei dati e il servizio giuridico della Commissione.

L'articolo 22 bis dello statuto pone in capo ai funzionari l'obbligo d'informare i propri superiori, il Segretariato generale o direttamente l'OLAF, nel caso in cui essi vengano a conoscenza di fatti che possano lasciar presumere una possibile attività illecita, o una condotta in rapporto con l'esercizio di incarichi professionali che possa costituire una grave mancanza agli obblighi dei funzionari delle Comunità (6).

Di comune accordo con il Comitato, il direttore generale dell'OLAF ha informato il personale dell'Ufficio circa la possibilità ulteriore, per i membri del personale, di riferire al presidente del Comitato di vigilanza qualsiasi informazione basata su fatti e qualsiasi prova di possibili attività illecite o di scorrettezze professionali gravi nell'ambito dell'OLAF delle quali siano venuti a conoscenza (7). Durante il periodo interessato non si sono verificati casi del genere.

Dai controlli effettuati dal Comitato, riguardanti le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi, non si sono riscontrate minacce reali all'indipendenza operativa dell'OLAF.

II – 1.1. Controllo regolare basato sulle informazioni trasmesse al Comitato di vigilanza dal direttore generale dell'OLAF (articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999)

II – 1.1.1. Indagini in corso da oltre nove mesi

Il direttore generale dell'OLAF trasmette al Comitato di vigilanza una relazione mensile contenente una sintesi di tutte le indagini in corso da oltre nove mesi. Queste relazioni espongono le ragioni del mancato completamento delle indagini e il periodo previsto per la chiusura di ciascun caso.

Il Comitato ha rilasciato un parere (8) basato su 275 relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (su 424 casi in corso), che riguardano il periodo gennaio 2007-dicembre 2008, e su 115 «valutazioni delle informazioni iniziali» (redatte dagli investigatori dell'OLAF prima che sia adottata la decisione di avviare un'indagine), riguardanti il periodo marzo-dicembre 2008. Tali «valutazioni delle informazioni iniziali» contengono, tra l'altro, «suggerimenti iniziali sul piano di lavoro».

Il Comitato ha cercato di appurare se l'alta percentuale di indagini in corso da oltre nove mesi (più del 78 % a dicembre 2008) fosse imputabile a cause oggettive e ineluttabili. Il Comitato può soltanto controllare la durata delle indagini dell'OLAF per escludere interferenze esterne o decisioni arbitrarie allorché vengano fornite motivazioni oggettive e verificabili per i ritardi. Si è prestata particolare attenzione anche ai tempi previsti per il completamento delle indagini e si è accertato che queste indagini si fossero svolte in modo continuativo per un periodo di tempo proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso (9).

È stata condotta un'analisi e le relazioni sono state suddivise in base ai differenti tipi di attività svolte dall'OLAF. In un elevato numero di casi in generale, il Comitato ha constatato che la motivazione addotta nella relazione per il protrarsi dell'indagine per oltre nove mesi spesso non era determinata dalle circostanze esposte nel fascicolo d'indagine o nella stessa relazione. In molti casi le motivazioni addotte per i ritardi sono dunque inattendibili e potrebbero condurre l'OLAF a conclusioni fuorvianti. Motivazioni inesatte a fronte dei ritardi potrebbero ostacolare gli sforzi dell'OLAF per garantire che risorse adeguate in termini di personale e di bilancio vengano destinate ai singoli casi e, in generale, potrebbero intralciare una gestione efficace delle indagini e non consentono di valutare correttamente se l'alta percentuale di ritardi nelle indagini sia giustificata.

Il Comitato ha inoltre rilevato che i capi unità e i direttori spesso hanno controfirmato relazioni su casi contenenti giustificazioni fuorvianti della mancata chiusura dei casi. Ciò indica una sorveglianza e un controllo inadeguati nella gestione quotidiana delle indagini.

Il Comitato ha riscontrato la mancanza di motivazioni oggettive e verificabili per i ritardi nelle indagini e ha raccomandato la revisione dell'intero processo di presentazione delle relazioni dopo nove mesi, in modo da consentirgli di valutare le motivazioni effettive dei ritardi. A tale riguardo il Comitato ha formulato suggerimenti specifici sul modo di ottenere questo risultato (10).

Il Comitato ha individuato gravi carenze qualitative nelle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi, dovute alla frequente mancanza di un riferimento ai tempi previsti per il completamento delle indagini. L'indicazione dei «tempi previsti per la chiusura» non è soltanto un obbligo giuridico dell'OLAF nei confronti del Comitato di vigilanza, ma è altresì uno strumento indispensabile per gestire le indagini ed evitare le ripercussioni negative di una loro durata eccessiva. Il Comitato raccomanda, come già nei pareri precedenti, che le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi siano usate come strumento per una gestione efficace delle indagini.

Uno dei fattori chiave per realizzare indagini riuscite e mirate è una buona pianificazione investigativa. Il Comitato, pertanto, raccomanda che l'OLAF sviluppi un sistema che preveda piani investigativi dettagliati per ciascuna indagine avviata. L'OLAF ha reagito in maniera positiva a questo suggerimento, ma il Comitato di vigilanza è ancora in attesa di un piano d'azione scritto.

II – 1.1.2. Raccomandazioni alle istituzioni

Il direttore generale dell'OLAF è tenuto a informare il Comitato di vigilanza dei casi in cui l'istituzione, l'organo o l'organismo interessato non abbia dato seguito alle raccomandazioni dell'OLAF (11). Nel periodo oggetto della relazione nessun caso del genere è stato riferito al Comitato.

II – 1.1.3. Casi sui quali si devono trasmettere le informazioni alle autorità giudiziarie nazionali: gli effetti della sentenza del Tribunale di primo grado nella causa T-48/05

Durante il periodo oggetto della relazione, il Comitato ha esaminato 36 relazioni su casi rinviatigli dall'OLAF e che dovevano essere trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali. Tali relazioni vengono presentate durante le riunioni del Comitato di vigilanza dai giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale.

Il Comitato conduce un'analisi preliminare che gli consente di discutere le problematiche con i rappresentanti dell'OLAF e di comprendere le questioni di merito e le questioni procedurali che si presentano nei singoli casi. Il Comitato di vigilanza cura in maniera particolare la qualità della relazione, al fine di individuare quei casi che potrebbero non essere stati presi in carico dalle autorità giudiziarie nazionali per motivi di prescrizione (eccezione temporale), per palese mancanza di prove o per altri motivi. In passato il Comitato di vigilanza ha individuato numerosi casi per i quali la prescrizione ha rappresentato un ostacolo. Nel periodo in esame c'è stato un numero decisamente inferiore di casi in cui le autorità giudiziarie nazionali non avrebbero potuto agire per motivi di prescrizione. Il Comitato ha inoltre notato un miglioramento della qualità delle informazioni fornite nelle relazioni, in particolare per quanto attiene all'analisi di presunti illeciti penali commessi e alle norme applicabili negli Stati membri ai quali la relazione è stata inoltrata.

Durante il periodo oggetto della relazione, il Comitato ha rilevato con preoccupazione il ruolo sempre più marginale dei giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale. Essi rivestono una funzione unica e preziosa nell'ambito dell'OLAF, in quanto rappresentano il punto di contatto principale con le autorità giudiziarie nazionali. Hanno inoltre il compito di garantire che le prove contenute nei fascicoli trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali siano conformi ai requisiti di legge dei rispettivi Stati membri.

Pertanto, il Comitato esorta l'OLAF ad avvalersi appieno dei servizi forniti dai giuristi in questi ambiti in una fase iniziale del processo investigativo. Tali giuristi dovrebbero inoltre occuparsi di possibili violazioni dei diritti fondamentali delle parti interessate dall'indagine e dovrebbero essere consultati dagli investigatori laddove dovessero sorgere questioni correlate ai diritti fondamentali. Queste norme dovrebbero essere esposte chiaramente nel nuovo manuale operativo, come in passato.

Effetti di sentenze e deliberazioni recenti

Spesso le relazioni sui casi sono state esaminate dal Comitato di vigilanza dopo che questi sono stati inoltrati alle autorità giudiziarie nazionali.

Tuttavia, in una sentenza recente del Tribunale di primo grado (12), la Corte ha deliberato che le fattispecie in cui il Comitato di vigilanza non viene informato prima che le relazioni sui casi vengano trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali costituiscono violazione dell'articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999. La Corte ha inoltre precisato che il Comitato di vigilanza dev'essere consultato prima della trasmissione di informazioni ai fini della tutela di diritti fondamentali.

In linea di principio, le conseguenze di quest'ultima considerazione della sentenza sembrano andare oltre le responsabilità attribuite al Comitato di vigilanza a norma del regolamento (CE) n. 1073/1999. Il Comitato nutre alcuni timori in merito alle implicazioni di tale sentenza. Destano preoccupazione le seguenti considerazioni: il Comitato di vigilanza è tenuto per legge a non interferire nello svolgimento delle indagini in corso, i suoi pareri non sono vincolanti, il Comitato non ha titolo per impedire la trasmissione di relazioni sui casi alle autorità giudiziarie nazionali (di ciò l'OLAF è responsabile in via esclusiva). Infine, la necessità di esaminare la documentazione completa dei singoli casi andrebbe a gravare di un carico ulteriore il segretariato del Comitato, già sotto pressione. Per tutti questi motivi, il Comitato di vigilanza ha raccomandato alla Commissione di impugnare contro la sentenza del Tribunale di primo grado (13). Tuttavia, la Commissione ha deciso di non impugnare tale sentenza.

Considerate le circostanze, il Comitato di vigilanza ha deciso di istituire nuove prassi operative insieme all'OLAF per dare esecuzione alla sentenza della Corte. La tutela dei diritti fondamentali nell'ambito di un'indagine è un obbligo permanente. Dal momento in cui il caso è segnalato al Comitato di vigilanza, l'incarico del Comitato di esaminare se i diritti fondamentali sono stati rispettati è semplicemente retroattivo. Qualsiasi parere formulato dal Comitato di vigilanza in questa fase non avrebbe alcuna utilità pratica in un caso specifico.

È intenzione dell'OLAF inoltrare le relazioni sui casi al Comitato di vigilanza cinque giorni lavorativi prima della trasmissione alle autorità giudiziarie nazionali. Il Comitato propone di chiedere all'OLAF di fornire, in ciascun caso, una relazione che chiarisca in dettaglio come sono stati trattati i diritti fondamentali e le garanzie procedurali. Qualora si tema che i diritti fondamentali e le garanzie procedurali non siano state rispettate, il Comitato chiederà di avere accesso all'intero fascicolo.

A tale proposito, il Comitato desidera essere informato di tutte le denunce presentate dalle parti interessate dall'indagine, ricevute o esaminate dall'OLAF, dalle quali potrebbe risultare che le garanzie procedurali e i diritti fondamentali sono stati compromessi. Di fatto, il Comitato desidera essere informato dall'OLAF di tutti i casi, non soltanto di quelli trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, in merito ai quali sia stata ricevuta una denuncia di presunte violazioni di diritti fondamentali e di garanzie procedurali.

Gli ultimi verdetti del Tribunale della funzione pubblica dell'Unione europea (14) e del difensore civico europeo (15) servono a sottolineare la necessità che l'OLAF sia consapevole dell'esigenza di rispettare i diritti procedurali dei soggetti sottoposti a indagine.

II – 1.2. Politica «de minimis» dell'OLAF: malversazioni di scarsa entità che possono essere trattate in modo soddisfacente da altri servizi

Il Comitato di vigilanza ha riveduto la politica «de minimis» dell'OLAF quando ha esaminato il modo in cui l'OLAF gestisce il conflitto tra la necessità di affrontare la questione delle irregolarità che costituiscono malversazioni di scarsa entità e l'ottimizzazione delle risorse limitate di cui l'OLAF dispone. In particolare, il Comitato si è sforzato di valutare se la prassi «de minimis» che vige al momento sia efficiente ed efficace e corrisponda alle attuali necessità dell'OLAF.

In base all'esame di 45 casi selezionati (16), aventi un'incidenza finanziaria stimata a meno di 50 000 euro, il Comitato di vigilanza ha riscontrato quanto segue:

— l'attuale manuale delle procedure operative non contiene precisi criteri «de minimis» per selezionare e trattare casi «de minimis» in nessuno dei settori operativi dell'OLAF;

— l'allocazione di risorse alle indagini interne «de minimis» non rispecchia l'impiego ottimale che si potrebbe fare delle risorse. È necessario definire il ruolo dell'OLAF per quanto riguarda la politica di tolleranza zero per le indagini interne, decidere come trattare le informazioni ricevute e trasmettere le informazioni pervenute riguardanti casi di malversazioni di scarsa entità e/o aventi esigua incidenza finanziaria ad altri servizi della Commissione, piuttosto che decidere di avviare un’indagine dell'OLAF. L'OLAF non è in grado di elaborare tutte le informazioni ricevute e dovrebbe puntare a condividere il carico di lavoro con altri servizi della Commissione, laddove opportuno;

— la Commissione ha adottato una politica di tolleranza zero, ma ciò non implica che debba essere l'OLAF ad indagare su casi di minore entità, in particolare a svolgere indagini interne, finché vi sono altri organismi che potrebbero farsi carico di queste indagini minori; in futuro l'OLAF potrebbe non essere in grado di verificare tutte le informazioni ricevute, anche quando ciò rientrasse nelle sue competenze giuridiche;

— in alcune sfere relative alle indagini esterne (nonché all'assistenza, al controllo e al coordinamento), la politica «de minimis» è stata concordata nell'ambito del piano di gestione annuale, ma resta prevalentemente teorica e richiede ulteriori sviluppi, riflessioni e una concreta attuazione.

Nell'aprile 2009, il comitato di vigilanza ha incontrato i dirigenti dell'OLAF per discutere la politica «de minimis» e ha notato con soddisfazione che vi è una condivisione generale della necessità urgente di realizzare una politica «de minimis» più efficiente ed efficace in tutti gli ambiti investigativi. Il Comitato di vigilanza nota con piacere la più stretta collaborazione tra la direzione A Indagini e operazioni e l'ufficio d'indagine e disciplina della Commissione (IDOC), volta a chiarire la ripartizione del lavoro tra i due uffici, nonché le soglie «de minimis» concordate nei settori delle indagini esterne (dogane e settori agricoli, programma speciale di adesione per l'agricoltura e lo sviluppo rurale (Sapard) e fondi strutturali).

Considerato che l'OLAF dispone di risorse molto limitate per avviare le indagini ed è tenuto a indagare su casi gravi di frode e irregolarità, il comitato esorta l'OLAF a trovare il modo di concentrarsi sui casi più complessi e gravi, in maniera da ottimizzare l’impiego dei fondi comunitari.

II – 1.3. Controllo regolare su iniziativa del Comitato di vigilanza (articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1073/1999)

II – 1.3.1. Pianificazione e direzione strategica delle indagini

Durante il periodo oggetto della relazione, il Comitato di vigilanza ha cominciato a riesaminare il modo in cui le unità investigative e operative vagliano e pianificano le «valutazioni delle informazioni iniziali» prima dell'apertura di un'inchiesta e le «relazioni finali sui casi», ed hanno proceduto a una serie di confronti costruttivi con il personale dell'OLAF e con gli alti dirigenti di entrambe le direzioni Indagini e Operazioni (direzione A e direzione B). Il comitato è rimasto favorevolmente colpito dall'efficienza e dalla professionalità costanti con cui i casi sono stati condotti nella direzione B e altrettanto vale per un certo numero di casi nella direzione A. Il comitato nota con compiacimento che dopo un lungo periodo d'incertezze è stato nominato il direttore della direzione A Indagini e operazioni I. Il comitato prevede che ciò comporterà un miglioramento a lungo termine nella gestione e nella conduzione delle inchieste in tale direzione.

Nel periodo oggetto della presente relazione, il comitato ha esaminato circa 40 moduli di «valutazioni delle informazioni iniziali» e le relative relazioni «finali sui casi». È stato effettuato un esame accurato delle motivazioni sulla cui base i casi sono stati aperti, dell'incidenza finanziaria e della definizione, o meno, di un calendario delle indagini. L'analisi della pianificazione e della direzione strategica dei casi è una parte essenziale dell’attività di controllo delle inchieste da parte del comitato per stabilire se i principi d'indipendenza, imparzialità e legalità siano rispettati.

Il Comitato rileva con soddisfazione che si stanno compiendo passi avanti verso una migliore gestione delle indagini.

Il comitato ha esaminato il piano di gestione annuale dell'OLAF. Le priorità operative di tale piano continuano ad essere teoriche e le attività di controllo svolte finora indicano che, in pratica, non si tiene conto di tali priorità per stabilire se aprire o non aprire un caso. L'OLAF opera una leggera distinzione, o non distingue affatto, tra le inchieste e gli altri casi (per esempio, i casi di assistenza penale e i casi di coordinamento) e li tratta tutti allo stesso modo, pur svolgendo ruoli sostanzialmente diversi in tali ambiti.

Visti i presupposti, e considerato che gli stessi gruppi di lavoro che poi svolgono le indagini si occupano della disamina delle denunce e delle informazioni ricevute, diventa assai difficile gestire in maniera efficace il volume crescente di informazioni pervenute e l'assegnazione dei compiti. Secondo il parere del comitato, le misure adottate a tutt'oggi dai dirigenti dell’OLAF in relazione all'apertura di casi dovrebbero essere più trasparenti.

Gli obiettivi investigativi rimangono vaghi e ciò influisce sull’avanzamento dell'indagine, sul suo calendario e sull'uso delle risorse ad essa destinate. Il comitato raccomanda che il calendario o il termine di un'indagine siano concordati e fissati per ciascuna fase del ciclo investigativo, comprese le valutazioni e le attività di follow-up. Inoltre, il sistema di valutazione dei risultati, basato su indicatori chiave di rendimento, dev'essere ulteriormente rafforzato.

All'inizio di ogni singola indagine, la squadra investigativa dovrebbe elaborare un piano investigativo dettagliato abbastanza approfondito da consentire di prevedere una data per la decisione definitiva. Tale piano dovrebbe riguardare tutte le fasi investigative previste e dovrebbe essere associato a un calendario preliminare per ciascuna fase. Il comitato si ripropone di elaborare un nuovo parere più dettagliato sulla pianificazione investigativa (10).

Il Comitato ha rilasciato un parere sul piano annuale di gestione dell'OLAF per l’esercizio 2010 (17), in cui vengono formulati alcuni suggerimenti per migliorare gli obiettivi investigativi e gli indicatori di prestazione quantificabili. Il comitato si augura che le sue opinioni saranno utili all'OLAF per migliorare la pianificazione e lo sviluppo strategico delle indagini.

II – 2. Regole procedurali per le indagini dell'OLAF: Manuale delle procedure operative dell'OLAF

Nel periodo in questione, l'OLAF ha continuato a lavorare all'aggiornamento del manuale delle norme procedurali per le indagini. Il Comitato ha seguito l'avanzamento dei lavori con grande interesse. Dopo quasi cinque anni di validità del manuale precedente, al Comitato risultava evidente che la maggior parte delle sue disposizioni andasse riscritta. Il Comitato è particolarmente preoccupato del fatto che le unità investigative continuano ad operare sulla base di svariate istruzioni e pratiche e della mancanza di norme e istruzioni chiare. Nell'agosto 2008, l'OLAF ha inoltrato al Comitato una versione integrale del progetto di nuovo manuale delle procedure operative, contenente le regole e i principi di base riguardanti le procedure investigative.

Il Comitato ha inviato una nota al direttore generale dell'OLAF (18), sottolineando che a suo parere il progetto di manuale era ancora in una fase iniziale e non era pronto per l'adozione. La principale lacuna del documento, anche nella sua versione ridotta, è la mancanza di un orientamento chiaro e di norme precise sulle procedure investigative. Al Comitato è parso che la struttura generale, lo schema, la comprensibilità e la chiarezza del documento dovessero essere migliorate e che fosse necessaria una revisione completa per eliminare incoerenze, ripetizioni e imprecisioni.

In generale, il Comitato temeva che il progetto di manuale non fosse all'altezza delle aspettative. Manca soprattutto un orientamento chiaro in merito ai criteri di apertura di un caso e alla sua gestione successiva, e mancano scadenze chiare per indagini e valutazioni. In particolare, il Comitato ha rilevato l'assenza di riferimenti alla necessità di una supervisione da parte dei giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale in ordine alla tutela dei diritti fondamentali e delle garanzie procedurali nel corso delle indagini.

Il Comitato ha raccomandato che l'OLAF continuasse a redigere una guida pratica in grado di far aumentare legalità, efficienza, trasparenza e responsabilità delle operazioni dell'OLAF. L'attività di stesura non è ancora completa e un ulteriore progetto di manuale contenente alcune migliorie è stato inviato al Comitato al termine del periodo oggetto della presente relazione.

II – 3. Organizzazione amministrativa, politica del bilancio e del personale in relazione alla funzione investigativa dell'OLAF

Il Comitato continua ad interessarsi da vicino alla politica del personale dell'OLAF, poiché essa è fondamentale per il buon esito delle indagini, ed ha esortato la direzione dell'OLAF a rafforzare la sua capacità e abilità investigativa. Il Comitato ha esaminato il progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l’esercizio 2010 e ha emesso un parere (4).

Il Comitato ha rilevato che la politica d'indagine reattiva dell'OLAF rende difficile fare una panoramica del carico di lavoro futuro e dell'allocazione di risorse ai settori che ne hanno maggiore necessità. Il comitato reputa che il processo di allocazione delle risorse tra direzioni e unità nell'ambito delle direzioni A e B Indagini e operazioni potrebbe essere più trasparente, e che il carico di lavoro dovrebbe essere tenuto costantemente sotto controllo. Una panoramica delle statistiche del personale al dicembre 2008 mostra che il 34 % del personale OLAF è stato destinato ad attività investigative nelle direzioni A e B.

Il Comitato, nel parere sul bilancio per l’esercizio 2010, sottolinea l'importanza di concentrare le risorse dell'OLAF nelle attività investigative (la sua attività centrale), evitando di assegnare altro personale ai settori del supporto amministrativo e delle funzioni di coordinamento. Secondo il Comitato, vi è una necessità pressante di stabilire la priorità di tutte attività per utilizzare in maniera più efficace le risorse umane e finanziarie. In particolare, il Comitato raccomanda che le spese sostenute dall'OLAF per missioni e viaggi, che rappresentano una percentuale considerevole del bilancio complessivo, vengano chiarite.

Il Comitato ha rilevato che il buon esito delle indagini richiede personale motivato e qualificato esperto, con abilità specifiche e con competenze formate mediante un'accurata politica e una sana strategia delle risorse umane. Il Comitato riconosce che sono stati compiuti progressi considerevoli, soprattutto nel cercare di risolvere la situazione del personale temporaneo. Il Comitato esorta l'OLAF a non allentare i propri sforzi per quanto riguarda la formazione di personale investigativo specializzato e auspica che alcune altre questioni cruciali legate al personale, come lo sviluppo e la mobilità, vengano affrontate in via prioritaria.

Per quanto riguarda le questioni amministrative e di bilancio, il Comitato ha rilevato che sussistono alcune difficoltà pratiche nell'attuazione di una politica del personale efficace. Il direttore generale dell'OLAF non ha completa autonomia in ordine agli accordi finanziari e amministrativi e deve attenersi allo statuto e al regolamento finanziario della Commissione nel rispetto dell’esercizio decentrato delle funzioni. In questo contesto, il Comitato ritiene che dovrebbero essere compiuti ulteriori sforzi per agevolare la cooperazione tra l'OLAF e l'amministrazione della Commissione, al fine di convenire accordi amministrativi interni che permetterebbero all'OLAF di attuare appieno una propria politica del personale.

In ordine al personale temporaneo dell'OLAF, il Comitato accoglie con favore la conclusione di concorsi generali e la pubblicazione di due concorsi interni, anche se ciò risolverà il problema solo in parte. Occorrono pertanto altre misure. Il Comitato incoraggia l'OLAF ad aumentare la mobilità del proprio personale temporaneo, pianificando accuratamente la propria politica generale delle assunzioni dopo il completamento sia dei concorsi in corso che di quelli programmati. Il Comitato constata con soddisfazione che sono stati compiuti i primi sforzi per consentire al personale temporaneo dell’OLAF di essere riclassificato e promosso.

III RELAZIONI CON L'OLAF, LE ISTITUZIONI UE, I PARTNER DELL'OLAF E GLI OPERATORI INTERESSATI

III – 1. Le relazioni con l'OLAF

Durante il periodo oggetto della presente relazione, i rapporti con l'OLAF si sono sviluppati all'insegna di un atteggiamento costruttivo basato sull'informazione reciproca. I membri del Comitato hanno incontrato i funzionari e i direttori dell'OLAF in numerose occasioni, sia durante riunioni formali che in altre sedi, per discutere questioni di comune interesse. Le riunioni sono sempre state serene e cordiali e le questioni sono state discusse apertamente e con franchezza.

I membri del personale dell'OLAF, e tra questi lo stesso direttore generale in numerose occasioni, hanno partecipato alle riunioni del Comitato nel periodo oggetto della presente relazione. Nella maggior parte delle riunioni svoltesi durante l'anno, i giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale hanno presentato al Comitato casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali e i membri del Comitato hanno potuto richiedere ulteriori dettagli in merito a tali casi. In particolare, si è svolto un dibattito approfondito tra il Comitato e l'OLAF sul seguito da dare alla sentenza della corte nella causa T-48/05 (5), specialmente per quanto riguarda il principio secondo cui il Comitato dev'essere consultato prima dell'invio di informazioni all'autorità giudiziaria nazionale.

Durante il periodo oggetto della presente relazione, oltre a partecipare a questa attività di presentazione di casi, il Comitato ha incontrato il direttore generale, i direttori, i capi unità e il responsabile della protezione dei dati dell'OLAF per discutere alcune questioni, compresi l'ultimo progetto di manuale operativo, la proposta di revisione del regolamento (CE) n. 1073/1999, le sentenze della corte di cui sopra e la decisione della Commissione di non impugnare la sentenza del tribunale. Tra le altre questioni discusse, figurano il parere del Comitato sui casi «de minimis» dell'OLAF, il progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l’esercizio 2010, il rinnovo del mandato ai membri del Comitato e la questione del nuovo capo del segretariato del Comitato.

Su invito dell'OLAF, il Comitato ha esaminato le decisioni del Consiglio esecutivo presieduto dal direttore della direzione A al fine di conseguire una migliore comprensione dei metodi di lavoro dell'OLAF per quanto riguarda l'avvio e lo svolgimento di indagini.

In ordine alle questioni legate alla protezione dei dati, l'accordo sull'accesso paritario al CMS da parte del Comitato è ancora in sospeso.

III – 2. Le relazioni con le istituzioni comunitarie, i partner dell'OLAF e gli operatori interessati

Il Comitato ha sempre ritenuto importante mantenere buone relazioni con le istituzioni comunitarie, con i partner dell'OLAF e con gli operatori interessati, dal momento che l'OLAF fa affidamento su di essi per l'attuazione efficace delle proprie raccomandazioni a seguito di indagini.

Durante il periodo in esame, il Comitato ha incontrato: il vicepresidente della Commissione, Siim Kallas, in varie occasioni; la segretaria generale della Commissione, Catherine Day; la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (COCOBU), due volte; il gruppo di lavoro del Consiglio europeo per la lotta antifrode durante la presidenza francese. Il Comitato ha apprezzato il sostegno caloroso di tutte queste istituzioni al lavoro dell'OLAF e del Comitato.

Il Comitato ha colto l'occasione per richiamare l'attenzione del vicepresidente Siim Kallas e della segretaria generale della Commissione sul rinnovo del mandato dei membri del Comitato di vigilanza, scaduto a fine novembre 2008. La Commissione ha manifestato il proprio sostegno al rinnovo del mandato dei membri in carica.

La segretaria generale Catherine Day ha convenuto con il Comitato sulla necessità di rafforzare il controllo della durata delle indagini e ha esortato il Comitato di vigilanza a fare il possibile per eliminare i ritardi nel processo investigativo. Si è inoltre soffermata, in particolare, sull'importanza di un coinvolgimento dei giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale fin dalle prime fasi, tenuto conto soprattutto delle questioni legate alla prescrizione. Il Comitato condivide appieno le preoccupazioni della segretaria generale.

Il Comitato ha incontrato il direttore dell'Ufficio d'indagine e disciplina della Commissione (IDOC) per discutere delle relazioni tra OLAF e IDOC e ha condiviso le opinioni di Michel Magnier sull'importanza di chiarire le rispettive competenze di questi due servizi e di migliorarne le relazioni e l'attività operativa quotidiana, a beneficio di entrambi. È necessario un migliore scambio d'informazioni, sia in sede di apertura di un'indagine che nel corso della medesima, quando si svolgono attività di controllo. Pur avendo notato con piacere il miglioramento delle relazioni tra OLAF e IDOC, il Comitato ritiene che la loro collaborazione potrà ulteriormente migliorare in futuro se vi sarà una volontà politica in tal senso e a condizione che l'OLAF e l'IDOC perseguano entrambi un maggiore e più stretto coordinamento.

Inoltre, il Comitato ha sottoposto alcune questioni alla COCOBU. Nel settembre 2008 il Comitato ha partecipato attivamente al dibattito sulla proposta di modificare il regolamento (CE) n. 1073/1999, sottolineando il ruolo svolto dal Comitato nel regolare controllo delle indagini, inteso come meccanismo idoneo a garantire l'indipendenza dell'OLAF. La posizione del Comitato è stata appoggiata nella proposta definitiva di modifica del regolamento (CE) n. 1073/1999 presentata dal Parlamento europeo nel dicembre 2008, che non soltanto ha sostenuto il ruolo del Comitato nel controllo dei casi, ma ha proposto che il Comitato abbia accesso al fascicolo completo nel caso di indagini di durata superiore ai 24 mesi (19).

Durante il periodo oggetto della relazione, il Comitato ha incontrato il procuratore generale dell'Ungheria Tamás Kovács, allo scopo di valutare la qualità e l'utilità delle relazioni sulle indagini dell'OLAF trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali e di incoraggiare un flusso abbondante e proattivo di informazioni tra l'OLAF e le autorità giudiziarie ungheresi. Tamás Kovács ha sottolineato il vivo desiderio delle autorità ungheresi di rafforzare la cooperazione tra l'Ungheria e gli altri Stati membri, ricordando in particolare le relazioni professionali equilibrate tra il proprio ufficio e l'OLAF, al punto da prevedere la possibilità di creare un'unità distinta nell'ambito della procura ungherese che si occupi in maniera specifica delle attività dell'OLAF. Il Comitato rileva con soddisfazione che questa strategia favorirà ulteriormente un follow-up efficace delle indagini dell'OLAF in Ungheria. È stato illustrato il ruolo dei servizi di coordinamento antifrode ungheresi (AFCOS) nei rapporti con l'OLAF. Il Comitato ritiene della massima importanza che gli Stati membri s'impegnino a fare delle autorità giudiziarie nazionali il punto di riferimento per l'OLAF, laddove tali autorità esistano.

CONCLUSIONI E RACCOMANDAZIONI

I. Il Comitato ha avuto l'opportunità di esaminare le implicazioni dell'indipendenza dell'OLAF nello svolgimento delle sue attività operative e ha concluso che, oltre alle palesi minacce potenziali dirette, vi sono pericoli più sottili che potrebbero pregiudicare l'indipendenza dell'OLAF nell'apertura e nello svolgimento d'indagini. Per questa ragione il Comitato ha raddoppiato gli sforzi per esaminare un campione diversificato di fascicoli e per discuterli con il personale dell'OLAF, al fine di individuare qualsivoglia pressione indebita che potrebbe compromettere l'indipendenza dell'OLAF nell'ambito delle sue operazioni.

II. Il Comitato ha esaminato 275 relazioni su indagini in corso da oltre nove mesi riguardanti il periodo gennaio 2007-dicembre 2008 e 115 «valutazioni delle informazioni iniziali» per lo stesso periodo e ha notato che una percentuale molto elevata di indagini dell’OLAF (il 78 %) ha superato i nove mesi di durata. Il Comitato ha riscontrato la mancanza di motivazioni oggettive e verificabili per i ritardi, pertanto non è stato un grado di stabilire se il periodo di tempo impiegato per completare le indagini potesse essere giustificato. Il Comitato raccomanda all'OLAF di addurre motivazioni più precise e accurate per l’eccessivo ritardo nella conclusione delle indagini e ha formulato una serie di raccomandazioni.

III. Il Comitato ha riscontrato un grave problema qualitativo nelle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi, vale a dire la frequente mancanza di un riferimento ai tempi previsti per il completamento delle indagini. L'indicazione dei «tempi previsti per la chiusura» non è soltanto un obbligo giuridico dell'OLAF nei confronti del Comitato, ma è anche uno strumento essenziale per gestire le indagini e la loro durata eccessiva. Il Comitato raccomanda, come già in pareri precedenti, che le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi siano utilizzate come strumento per una gestione efficace delle indagini.

IV. Il Comitato ha rilevato un livello di sorveglianza e controllo inadeguato nella gestione quotidiana delle indagini, problema che l'OLAF dovrebbe affrontare. Il Comitato raccomanda la predisposizione di piani investigativi dettagliati per ciascuna indagine avviata, la cui durata e il cui termine siano stati concordati e fissati per ciascuna fase del ciclo investigativo. Tali piani dovrebbero prevedere attività di valutazione e follow-up e un sistema di valutazione dei risultati, basato su indicatori chiave di rendimento.

V. Il Comitato ha esaminato 155 «valutazioni delle informazioni iniziali» prima dell'apertura di un caso e le sta analizzando nell'ambito dei suoi controlli regolari sull’esercizio delle funzioni investigative e della verifica del rispetto dei principi di indipendenza, imparzialità e legalità, al fine di accertare le modalità con cui le unità operative e investigative valutano e pianificano le indagini.

VI. Il Comitato ha riveduto la politica «de minimis» dell'OLAF e ha preso in esame 45 casi selezionati aventi un’incidenza finanziaria stimata a meno di 50 000 euro per ciascun caso. Il Comitato è giunto alla conclusione che l'allocazione delle risorse dell'OLAF a piccole indagini interne non rispecchia l'impiego ottimale delle risorse. La politica di tolleranza zero adottata dalla Commissione non preclude la possibilità che altri organismi (per esempio, l'IDOC) indaghino su tali casi al posto dell'OLAF. Il Comitato raccomanda che il manuale delle procedure operative dell'OLAF contenga i criteri per selezionare e trattare i casi «de minimis».

VII. Il Comitato ritiene necessario un migliore scambio d'informazioni tra OLAF e IDOC, sia in sede di apertura di un'indagine che nel corso della medesima, quando si svolgono attività di follow-up. Pur avendo notato con piacere un miglioramento delle relazioni tra OLAF e IDOC, il Comitato ritiene che la loro collaborazione potrà ulteriormente migliorare in futuro se vi sarà una volontà politica in tal senso e a condizione che l'OLAF e l'IDOC perseguano entrambi un maggiore e più stretto coordinamento.

VIII. Il Comitato ha esaminato 36 relazioni sui casi trasmesse dall'OLAF alle autorità giudiziarie nazionali. Esso nota con soddisfazione che nel periodo oggetto della presente relazione sono diminuiti, rispetto al periodo precedente, i casi in cui la prescrizione ha rappresentato un problema.

IX. Il Tribunale di primo grado ha stabilito che il Comitato dev'essere informato dei casi da trasmettere alle autorità giudiziarie nazionali prima della trasmissione stessa, a tutela dei diritti fondamentali delle parti interessate all'indagine. Il Comitato collabora con l'OLAF per ideare una nuova prassi operativa, tenendo conto del fatto che al Comitato non è permesso interferire nello svolgimento delle indagini in corso.

X. Il Comitato desidera essere informato di tutte le denunce presentate dalle parti interessate dall'indagine, ricevute o esaminate dall’OLAF, dalle quali potrebbe risultare che le garanzie procedurali e i diritti fondamentali sono stati compromessi. Di fatto, il Comitato desidera essere informato dall'OLAF di tutti i casi, non soltanto di quelli trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali, in merito ai quali sia stata ricevuta una denuncia di presunte violazioni di diritti fondamentali e di garanzie procedurali.

XI. Il Comitato esorta l'OLAF ad avvalersi appieno dei servizi forniti dai giuristi dell'unità di consulenza giudiziaria e legale nella fase iniziale di un processo investigativo nei casi che devono essere trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali. Inoltre, tali giuristi dovrebbero occuparsi di questioni connesse ai diritti fondamentali delle parti interessate da un'indagine e, di conseguenza, dovrebbero essere consultati dagli investigatori qualora dovessero sorgere questioni correlate ai diritti fondamentali. Tali disposizioni dovrebbero essere esposte chiaramente nel nuovo manuale delle procedure operative dell'OLAF.

XII. Il Comitato ha seguito l'avanzamento dei lavori dell'OLAF volti ad aggiornare il manuale delle procedure operative. Il Comitato ha espresso i propri dubbi al direttore generale in merito a una serie di carenze individuate nel progetto. Il Comitato ha raccomandato all'OLAF di continuare a redigere una guida pratica che possa accrescere legalità, efficienza, trasparenza e responsabilità delle operazioni dell'OLAF.

XIII. Il Comitato sottolinea l'importanza di concentrare le risorse dell'OLAF nelle attività investigative (la sua attività centrale) evitando di assegnare altro personale ai settori del supporto amministrativo e delle funzioni di coordinamento. Secondo il Comitato, vi è una necessità pressante di stabilire la priorità di tutte le attività, allo scopo di utilizzare in maniera più efficace le risorse umane e finanziarie. In particolare, il Comitato raccomanda che le spese sostenute dall'OLAF per missioni e viaggi, che rappresentano una percentuale considerevole del bilancio complessivo, vengano chiarite.

XIV. Il Comitato ha rilevato che il buon esito delle indagini richiede personale motivato e qualificato esperto, con abilità specifiche e con competenze formate mediante un'accurata politica e una sana strategia delle risorse umane. Il Comitato riconosce che sono stati compiuti progressi considerevoli, soprattutto nel cercare di risolvere la situazione del personale temporaneo, esorta l'OLAF a non allentare i propri sforzi per quanto riguarda la formazione di personale investigativo specializzato e auspica che alcune altre questioni centrali legate al personale, come lo sviluppo e la mobilità, vengano affrontate in via prioritaria.

XV. Il Comitato ritiene che dovrebbero essere compiuti ulteriori sforzi per agevolare la cooperazione tra l'OLAF e l'amministrazione della Commissione, al fine di convenire accordi amministrativi interni che permetterebbero all'OLAF di attuare appieno una propria politica del personale.

(1) Cfr. allegato 1: Calendario delle riunioni del Comitato di vigilanza.

(2) Articolo 8 del regolamento interno del Comitato di vigilanza dell'OLAF (GU L 33 del 7.2.2007).

(3) Il regolamento interno è stato adottato dal Comitato di vigilanza nell'agosto 2006 e pubblicato nel febbraio 2007 (Regolamento interno del Comitato di vigilanza dell'OLAF, GU L 33 del 7.2.2007).

(4) Cfr. allegato 6: Parere n. 3/2009 (Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2010).

(5) Causa T-48/05 Yves Franchet e Daniel Byk/Commissione delle Comunità europee.

(6) Cfr. articoli 22 bis e 22 ter dello statuto.

(7) Nota del 10 novembre 2008 al personale dell'OLAF.

(8) Cfr. allegato 5: Parere n. 2/2009 del Comitato di vigilanza (Relazioni dell'OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi).

(9) Articolo 6, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

(10) Cfr. allegato 5: Parere n. 2/2009 del Comitato di vigilanza: (Relazioni dell'OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi, conclusioni e raccomandazioni finali, pagg. 60-63).

(11) Articolo 11, paragrafo 7, del regolamento (CE) n. 1073/1999.

(12) Sentenza emessa l'8 luglio 2008 dalla Terza Sezione del Tribunale di primo grado delle Comunità europee nella causa T-48/05 Yves Franchet e Daniel Byk/Commissione delle Comunità europee.

(13) Riferimento della nota D 53/02-09-08.

(14) Causa F-05/05 e F-07/05 Violetti e altri/Commissione europea.

(15) http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/en/3831/html.bookmark

(16) Cfr. allegato 3: Parere n. 5/2008 (Politica «de minimis» dell'OLAF).

(17) Cfr. allegato 4. Parere n. 1/2009 Piano annuale di gestione dell'OLAF per il 2009.

(18) Il 25 febbraio 2009 il Comitato ha inviato una nota contenente osservazioni dettagliate sulla struttura generale del manuale, oltre a suggerimenti fondamentali concernenti specifiche parti del documento.

(19) Cfr. articolo 11, paragrafo 3, e articolo 14 del progetto definitivo di proposta del PE che modifica il regolamento (CE) n. 1073/1999.

ALLEGATO 1 CALENDARIO DELLE RIUNIONI DEL COMITATO DI VIGILANZA 2008 Mese Data della riunione GIUGNO Martedì 24 giugno – Mercoledì 25 giugno LUGLIO Martedì 8 luglio – Mercoledì 9 luglio SETTEMBRE Giovedì 18 settembre OTTOBRE Lunedì 6 ottobre – Martedì 7 ottobre NOVEMBRE Martedì 11 novembre – Mercoledì 12 novembre DICEMBRE Martedì 16 dicembre – Mercoledì 17 dicembre

2009 Mese Data della riunione GENNAIO Martedì 20 gennaio – Mercoledì 21 gennaio FEBBRAIO Martedì 17 febbraio – Mercoledì 18 febbraio MARZO Martedì 24° marzo – Mercoledì 25 marzo MAGGIO Martedì 21 maggio – Mercoledì 22 maggio

ALLEGATO 2 ELENCO DEI PARERI ADOTTATI DAL COMITATO DI VIGILANZA TRA IL 1o GIUGNO 2008 E IL 31 MAGGIO 2009 2008 Parere n. 5/2008 Politica de minimis dell'OLAF 2009 Parere n. 1/2009 Piano annuale di gestione dell’OLAF per il 2009 Parere n. 2/2009 Relazioni dell’OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi Parere n. 3/2009 Progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per l'esercizio 2010

ALLEGATO 3 PARERE N. 5/2008 Politica de minimis dell'OLAF 2 dicembre 2008 INTRODUZIONE L'OLAF dispone di limitate risorse investigative per le varie indagini che deve intraprendere. È quindi imperativo che esso si avvalga delle sue risorse con la massima rapidità ed efficienza per condurre le indagini su gravi casi di frodi e d'irregolarità che ledono gli interessi finanziari dell'UE. Già in passato il Comitato di vigilanza dell'OLAF («il Comitato») ha manifestato le sue preoccupazioni (1) perché l'OLAF non ha ancora elaborato una politica e strategia chiare e coerenti in materia d'indagini. Nei regolamenti CE e nella decisione della Commissione che ha istituito l'OLAF (2) non vi è nessun riferimento all'ordine di priorità da attribuire alle informazioni e alle denunce ricevute riguardanti importi modesti (i casi «de minimis»). Ne consegue che, in linea di principio, l'OLAF tratta su piano egualitario le informazioni che riceve e le indagini che svolge, inclusi i casi de minimis. Le priorità dell'OLAF sono indicate nel Manuale (3) e nell'attuale piano annuale di gestione. Nella nota del giugno 2007 (4) inviata al Comitato, l'OLAF ha descritto la sua prassi di «tolleranza zero» e le modalità in base alle quali esso tratta i casi de minimis nelle indagini interne. Il Comitato ha quindi deciso di esaminare le modalità in base alle quali l'OLAF tratta i casi de minimis, così da valutare la sua prassi e l'efficacia della sua attuale politica in tale settore. 1. LA SELEZIONE DEI CASI Nel periodo dal dicembre 2005 al novembre 2008 (36 mesi) l'OLAF ha trattato circa 2 000 casi, registrandoli nella base di dati del suo sistema di gestione (CMS). In quest'elenco il Comitato ha selezionato 45 casi (per maggiori particolari vedere l'Allegato 1 (5)) aventi un'incidenza finanziaria stimata a meno di 50 000 euro. La soglia di 50 000 euro era stata scelta in base al calcolo del rapporto costi/efficacia del costo minimo di un'indagine media, tenuto conto della durata minima di un'indagine dell'OLAF (28 mesi) e delle risorse necessarie (due investigatori, per una media di 15 casi per persona). L'incidenza finanziaria dei casi selezionati è stata così ripartita: Incidenza finanziaria in euro Numero di casi nel campione 0 - 500 6 501 - 25 000 20 25 001 - 50 000 19 Totale 45 Il campione comprende tutti i diversi tipi di casi di cui si occupa l'OLAF, dalle indagini interne ed esterne fino ai casi di assistenza, di monitoraggio e di coordinamento. Il Comitato ha esaminato tali casi analizzando le relazioni valutative, provvisorie, finali e relative alle azioni successive, nell'intento di determinare: — se l'apertura di ciascun caso ottemperasse alle regole enunciate nel Manuale dell'OLAF; — se l'OLAF fosse l'unico organismo o il più adeguato per svolgere l'indagine sul caso (in particolare per i casi interni); — la durata dell'indagine (in mesi) e il tipo di caso; — le ripercussioni dell'indagine e le conseguenti azioni intraprese dalle autorità nazionali/dalle istituzioni e organismi UE dopo la chiusura dell'indagine; — la stima delle risorse utilizzate (il numero di persone addette all'indagine); — la trasmissione delle informazioni ricevute o dei casi conclusi ai servizi interessati della Commissione. 2. ANALISI E CONCLUSIONI 2.1. Osservazioni generali All'OLAF erano stati necessari in media cinque mesi per valutare le informazioni ricevute e 15 mesi per svolgere l'indagine sui casi selezionati. La grande maggioranza dei casi erano trattati da due investigatori ed era loro attribuito dal valutatore iniziale un basso grado di priorità. In sei casi, al termine dell'indagine non era stata raccomandata nessuna azione successiva. Il Comitato ha esaminato in base ai criteri enunciati nel Manuale i motivi che avevano condotto all'apertura di ogni indagine e ha concluso che, per la maggior parte dei casi in oggetto, la giustificazione dell'apertura dell'indagine non era ben definita e che nei moduli di valutazione iniziale non erano precisati chiari motivi. Nel modulo di valutazione iniziale sono indicate le presunzioni, la base giuridica dell'azione dell'OLAF e l'attendibilità della fonte, ma non è chiarito in base ai criteri del Manuale il motivo dell'apertura di un caso. Come criterio per l'apertura di vari casi è indicato un «sospetto sufficientemente serio» (6), che non è definito in nessuna parte del Manuale. Sembra quindi che tale criterio dipenda unicamente dal valutatore, il quale decide il suo metodo d'interpretazione e di azione. L'apertura di numerosi casi era stata raccomandata dal valutatore e successivamente approvata dal capo dell'unità, dal direttore e dal Comitato esecutivo sebbene nessun criterio o motivo chiaro a tale riguardo fosse indicato nel modulo di valutazione iniziale e non vi fosse nelle pratiche relative ai casi nessun'altra giustificazione scritta a sostegno della loro apertura. Il Manuale dell'OLAF attualmente in vigore, ad uso degli investigatori e dei valutatori, non fornisce i chiari orientamenti necessari per consentire ai valutatori che procedono all'esame iniziale delle informazioni ricevute di raccomandare se avviare o no un'indagine. Criteri meglio definiti per l'avvio di un'indagine migliorerebbero la trasparenza e consentirebbero di trattare le informazioni ricevute con maggiore coerenza e secondo modalità più adeguate e costanti. Secondo la prassi attuale, la persona che procede alla valutazione iniziale delle informazioni ricevute svolge poi l'indagine. Questa prassi, che è non è soltanto dell'OLAF, può ostacolare una valutazione neutrale e imparziale delle informazioni, se non è controbilanciata da criteri chiari e trasparenti per l'apertura dei casi e da un approfondito controllo della gestione. Benché alle indagini fosse attribuito un grado di priorità elevato, medio o basso, il Comitato non è riuscito a individuare un trattamento specifico dei casi di bassa o media priorità. Sono necessari chiarimenti riguardo al modo di trattare i casi di bassa priorità, se e quando per le risorse necessarie si fa ricorso a persone che stanno occupandosi di altri casi. Sembra che le indagini del campione siano state effettuate secondo le medesime modalità di tutte le altre anche se era stato loro inizialmente attribuito un grado di priorità basso o medio. Sembra che scarsissime informazioni siano disponibili, in generale, sui provvedimenti adottati per pianificare un'indagine dopo che se ne è decisa l'apertura. Per ogni indagine, allo scopo di orientare e strutturare i lavori è essenziale un piano chiaro e conciso (ossia gli obiettivi specifici dell'indagine, i risultati attesi, l'analisi dei rischi, i termini temporali, i parametri e le risorse stanziate), da aggiornare se necessario. Raccomandazioni1. Il capitolo del Manuale riguardante le priorità operative deve essere ampliato, includendovi chiari orientamenti e la politica per i casi de minimis. Si devono determinare soglie indicative de minimis per i diversi tipi d'indagine e criteri per decidere se aprire o no un caso de minimis.2. Si devono chiarire le implicazioni concrete dell'attribuzione alle indagini di un grado basso, medio od elevato di priorità.3. Prima di avviare un'indagine se ne deve elaborare il piano, indicando lo scopo di tale indagine.4. L'OLAF deve assicurare ove possibile (se lo consentono le competenze linguistiche) la separazione delle funzioni tra valutatore e investigatore). 2.2. Le indagini interne L'OLAF segue in questo settore la politica di tolleranza zero della Commissione (7) e, nella sua qualità di organismo comunitario incaricato di salvaguardare e tutelare gli interessi finanziari delle Comunità, attribuisce pari importanza a tutti i casi interni. Oltre alla potenziale incidenza finanziaria sul bilancio comunitario, l'OLAF è tenuto a prendere in considerazione anche altri fattori, tra cui l'importanza politica delle informazioni, la reputazione della Comunità e/o la gravità del caso, in particolare per quanto riguarda il comportamento professionale del personale della Comunità (8). Di conseguenza, l'OLAF ha dichiarato (9) di avere scarso spazio di manovra per decidere se avviare o no un'indagine e di essere tenuto piuttosto a investigare su tutti i casi che rientrano nella sua sfera di competenza, tranne le cosiddette «malversazioni di scarsa entità», che possono essere deferite ad altri servizi della Commissione, quali l'Ufficio di sicurezza o l'IDOC (l'Ufficio d'indagine e disciplina). La funzione essenziale dell'OLAF consiste nel tutelare gli interessi finanziari della Comunità. Nei casi in cui le presunzioni riguardano la perdita o il rischio di perdita d'importi relativamente esigui dei fondi comunitari come risultato di richieste di rimborso ingiustificate o falsificate, conflitti d'interesse, spese non ammissibili o attività esterne non denunciate, secondo il Comitato le informazioni ricevute potrebbero essere trasmesse immediatamente all'IDOC. Fanno eccezione i casi in cui sono coinvolti alti funzionari e le presunzioni di gravi e continue irregolarità o frodi o i casi connessi con un'altra indagine dell'OLAF o con un'agenzia comunitaria, nei confronti della quale l'IDOC non ha poteri di azione. Il Comitato ritiene necessari ulteriori orientamenti su quale tipo d'informazioni possano considerarsi riguardanti malversazioni di scarsa entità e in quali evenienze le informazioni possano essere trasmesse ad altri servizi. Per quanto riguarda la cooperazione con l'IDOC, il Comitato rileva che è importante per l'OLAF trasmettere tempestivamente all'IDOC le informazioni relative alle malversazioni di scarsa entità e/o i casi aventi un'incidenza finanziaria molto esigua, consentendo così la pronta apertura di una procedura disciplinare. In tal modo si assicurerebbe la sollecita ed efficace irrogazione di sanzioni per ogni infrazione. Nel 99 % dei casi del campione esaminato, alle indagini dell'OLAF sono seguite indagini amministrative dell'IDOC e, successivamente, azioni disciplinari. In complesso, il Comitato ritiene che le azioni disciplinari vadano intraprese senza indugio, come ha statuito la Corte europea di giustizia (10), il che richiede la sollecita trasmissione delle informazioni dall'OLAF all'IDOC o ad altri servizi competenti della Commissione, evitando doppioni d'indagini. Questo aspetto è particolarmente importante quando le persone coinvolte non sono funzionari o se vi è il rischio che possano presto lasciare il servizio, come era il caso in alcune delle indagini del campione. Secondo il Comitato, in simili casi non vi era nessun motivo perché le informazioni non dovessero essere trasmesse in primo luogo all'IDOC, senza avviare un'indagine dell'OLAF. Il Comitato è lieto di constatare che di recente l'OLAF ha cercato di rafforzare la sua cooperazione con l'IDOC e con altri servizi della Commissione e lo esorta a proseguire in tal senso. Una più stretta cooperazione migliorerà l'inoltro diretto delle informazioni ai servizi competenti senza che sia necessario l'intervento dell'OLAF. In particolare, l'OLAF dovrebbe cercare di migliorare la procedura di scambio d'informazioni e di cooperazione con tali servizi. Tuttavia, gli accordi di cooperazione non devono limitare né le competenze essenziali dell'OLAF né l'indipendenza del suo operato. Il Comitato ritiene che, rafforzando la cooperazione, l'OLAF potrebbe disporre di maggiori risorse per casi più gravi di frodi e d'irregolarità, dato che per le indagini relativi a tali casi l'OLAF è indubbiamente l'unico organismo comunitario competente. Poiché lo scopo dell'OLAF è ottimizzare l'impiego dei fondi comunitari, il Comitato ritiene che sarebbe vantaggioso per l'OLAF, come per altri servizi, condividere le competenze e la conoscenza dei casi interni mediante scambio regolare d'informazioni e colloqui sui casi in esame, senza stabilire regole troppo rigorose e minuziose. Un'osservazione finale riguarda le azioni legali successive alle indagini interne. Nella maggior parte dei casi del campione non è stata raccomandata né è stata intentata un'azione legale per vari motivi, quali la scadenza dei termini o la mancanza di prove sufficienti per iniziare un'indagine penale. Il Comitato conclude che, in molti dei casi del campione, le autorità giudiziarie nazionali non erano in grado di trattare i casi de minimis a causa dell'onere di lavoro e delle priorità concorrenti. Secondo il Comitato, prima di aprire un caso de minimis o di deferirlo alle autorità nazionali occorre riflettere meglio sulla fattibilità e sul possibile successo di un'azione in sede giudiziaria. Inoltre è quanto mai importante una costruttiva comunicazione con le autorità giudiziarie nazionali, per assicurare un efficace seguito dopo la chiusura dei casi. Raccomandazioni1. L'OLAF dovrebbe definire meglio la sua politica di tolleranza zero per le indagini interne e, cosa quanto mai importante, dovrebbe decidere come trattare le informazioni riguardanti casi aventi esigua incidenza finanziaria. Questi punti dovrebbero essere determinati con chiarezza nel Manuale.2. L'OLAF dovrebbe trasmettere le informazioni ricevute riguardanti malversazioni di scarsa entità e/o casi aventi esigua incidenza finanziaria, quando siano disponibili altri mezzi d'indagine, ad altri servizi della Commissione piuttosto che decidere di avviare esso stesso l'indagine. È necessario chiarire quando le informazioni debbano essere trasmesse all'IDOC e ad altri servizi della Commissione e definire il concetto di «malversazione di scarsa entità».3. L'OLAF dovrebbe migliorare la procedura di scambio d'informazioni sui casi de minimis interni tra i servizi competenti della Commissione.4. Nel loro complesso, le priorità operative dell'OLAF dovrebbero incentrarsi sui casi complicati e gravi, per utilizzare meglio le proprie scarse risorse e ottimizzare quindi l'impiego dei fondi comunitari. 2.3. Le indagini esterne Per le indagini esterne, la salvaguardia degli interessi finanziari delle Comunità è una responsabilità condivisa con le autorità competenti degli Stati membri (11). In genere, in questo settore l'OLAF ha maggiore libertà e flessibilità per decidere se avviare o no un'indagine. Secondo il Manuale (12), quando si avvia un'indagine si deve tener conto di determinati criteri, quali i principi di sussidiarietà e di proporzionalità. D'altro canto, quando in uno Stato membro non vi è un'autorità responsabile per iniziare l'indagine, l'OLAF è l'unico organismo avente poteri investigativi. I casi del campione riguardavano irregolarità non gravi nell'attuazione di programmi comunitari e, perlopiù, erano casi nei quali vi erano sospetto di conflitto d'interessi, pagamenti ingiustificati o cattiva gestione dei fondi per i progetti. Nell'esame di tali casi il Comitato ha badato in particolare alla loro gravità, ai criteri per il loro avvio, alle azioni intraprese dalle autorità nazionali e alle azioni successive. Come per i casi de minimis interni da esso esaminati, il Comitato ha riscontrato l'assenza di chiari criteri nella decisione di aprire tali casi. Il Comitato ritiene quindi non chiara l'attuale strategia e l'attribuzione delle priorità per le indagini esterne. È necessario sviluppare meglio i criteri per l'apertura di un caso esterno (includendovi soglie minime indicative), per evitare di aprire casi de minimis. Secondo il Comitato, una strategia e priorità chiare assicurerebbero un impiego migliore delle scarse risorse comunitarie e consentirebbero una migliore gestione delle risorse, ove possibile, per investigare su casi più gravi. Il Comitato non ritiene che si faccia un uso ottimale delle risorse dell'OLAF se si aprono regolarmente casi aventi incidenza finanziaria molto esigua, inferiore ai costi dell'indagine. Esaminando i casi del campione, il Comitato osserva che molto spesso le azioni finanziarie o i recuperi dei pagamenti non dovuti e/o le eventuali azioni disciplinari (per esempio l'immissione della ragione sociale di un'impresa nel sistema di allarme precoce) erano stati attuati con successo dal servizio comunitario competente o da un'agenzia o erano in fase avanzata di attuazione nel corso o prima dell'indagine dell'OLAF. In base alle relazioni, non era chiaro per il Comitato il valore aggiunto apportato alla procedura dall'indagine dell'OLAF su simili casi d'irregolarità non gravi, in particolare per quanto riguarda le azioni finanziarie, dato che un ordine di recupero era già stato emesso dal servizio incaricato dell'attuazione del programma e che questo servizio era in grado di agire in tal senso non appena era venuto in possesso delle informazioni relative a una possibile frode o irregolarità. Inoltre il Comitato ha constatato che è prassi dell'OLAF, una volta che un'indagine è stata avviata dal Comitato esecutivo, proseguire l'indagine fino alla conclusione, senza procedere alla chiusura di un caso anche se siano state effettuate azioni anticipate d'intervento nel corso dell'indagine. Per quanto riguarda le azioni legali, il Comitato ha osservato che è spesso gravoso per l'OLAF, per motivi che esulano dal suo controllo, raccogliere informazioni da Stati non membri sull'avanzamento dell'azione. Per questo motivo, tali informazioni sono trattate perlopiù dalla delegazioni della Commissione nei paesi in questione e il contributo dell'OLAF è quindi limitato. Raccomandazioni1. È necessario sviluppare/definire una strategia de minimis per le indagini esterne e stabilire le soglie minime per tali indagini. 2.4. I casi di assistenza, di monitoraggio e di coordinamento Nell'esame dei casi de minimis si è constatato che nel campione vi erano vari casi di assistenza, di monitoraggio e di coordinamento. In generale la base giuridica per queste attività sono il trattato CE e i regolamenti pertinenti (13), secondo i quali l'OLAF è tenuto ad assistere gli Stati membri per organizzare la cooperazione e coordinarne le attività allo scopo di tutelare contro le frodi gli interessi finanziari delle Comunità. Come per i casi de minimis interni ed esterni, il Comitato ha concluso che sarebbe quanto mai utile indicare nel Manuale orientamenti su come l'OLAF debba trattare le informazioni ricevute riguardanti questi tipi di casi, in particolare per l'attribuzione delle priorità e per la selezione dei casi (criteri per decidere se aprire o no un caso). All'interno del campione, il Comitato ha constatato che le pratiche relative al caso (svolgimento dell'indagine e azioni successive) erano sempre in possesso delle autorità nazionali e che il ruolo dell'OLAF era quindi molto limitato rispetto ai casi interni ed esterni per i quali era l'OLAF a svolgere le effettive attività investigative, quali ispezioni, controlli e verifica delle informazioni. Per questo motivo, è difficile per il Comitato accertare il potenziale valore aggiunto apportato dall'OLAF in tale settore. Sembrerebbe opportuno riflettere in quale misura si debbano utilizzare le risorse dell'OLAF in queste attività, data la carenza di risorse nei settori delle indagini esterne ed interne. Raccomandazioni1. Nel Manuale dell'OLAF si dovrebbero includere criteri per l'attribuzione della priorità e per la selezione dei casi di assistenza, di monitoraggio e di coordinamento. (1) Vedere per esempio le conclusioni e raccomandazioni del Comitato nelle relazioni annuali di attività dal dicembre 2005 al maggio 2007 e dal giugno 2007 al maggio 2008. (2) Regolamenti (CE) n. 1073/1999 e n. 1074/1999 e decisione della Commissione del 28 aprile 1999 (GU L 136/20 del 31.5.1999). (3) Manuale dell'OLAF del 25 febbraio 2005, punto 3.2, Priorità operative. Per le indagini interne ci si baserà sui seguenti criteri: la gravità della violazione criminale o dell'infrazione disciplinare, l'esistenza di una cospirazione o la presenza di un singolo autore o il coinvolgimento di alti funzionari, l'esercizio di abuso di potere, gli effetti negativi sulla reputazione/affidabilità dell'UE, il fatto che l'indagine sia stata richiesta da un servizio/istituzione. Per le indagini esterne vigono quindici criteri, tra i quali l'entità dell'incidenza finanziaria, il pubblico interesse ecc. (4) Nota interna del 18 giugno 2007 sulla prassi dell'OLAF riguardante la tolleranza zero e la regola de minimis nel settore delle indagini interne. Vi sono enunciati i principi generali della politica di tolleranza zero della Commissione e la regola de minimis nelle indagini interne, per l'istruzione delle indagini e per la trasmissione delle relazioni finali alle autorità nazionali. In tale nota si conclude che l'OLAF, quando avvia un'indagine, deve restare nei limiti delle sue competenze e che infrazioni di minore rilievo, che non incidano sugli interessi finanziari delle Comunità, devono essere trattate da altri servizi. (5) Allegato 1: documento di 12 pagine che analizza informazioni relative a casi. Tale documento non sarà reso pubblico. (6) Sentenze della Corte di giustizia, del 10 luglio 2003, nelle cause C-11/00 CE/BCE, punto 141 e C-15/00 CE/BEI, punto 164. (7) Nota interna del 18 giugno 2007 sulla prassi dell'OLAF in materia di tolleranza zero e sulla regola de minimis nel settore delle indagini interne. (8) Articolo 2, paragrafo 1 della decisione della Commissione del 28 aprile 1999 (GU L 136/20 del 31.5.1999). (9) Punto 3.2.1.1 del Manuale, riguardante le priorità operative delle indagini interne. (10) Sentenza della Corte di giustizia, del 27 novembre 2001, nella causa C-270/99; sentenza del Tribunale di primo grado, del 10 giugno 2004, nella causa T-307/01; parere dell'avvocato generale, del 22 marzo 2001, nella causa C-270/99. (11) Articolo 280, paragrafo 2 del trattato CE. (12) Punto 3.2.1.2, Indagini esterne: principio di discrezione, pag. 63. (13) Articolo 280 del trattato CE, articolo 1, paragrafo 2 del regolamento n. 1073/99 e articolo 9, paragrafo 1 del regolamento n. 2988/95.

ALLEGATO 4 PARERE N. 1/2009 Piano annuale di gestione dell’OLAF per il 2009 Bruxelles, 19 marzo 2008 Il comitato di vigilanza ha esaminato sia la parte pubblica sia gli allegati interni del piano annuale di gestione dell’OLAF (PAG) per il 2009 prestando particolare attenzione a obiettivi, indicatori e risultati attesi delle indagini e al collegamento fra queste e le altre attività dell’Ufficio. Nel complesso, il comitato di vigilanza desidera congratularsi con l’OLAF per la chiarezza, l’organicità e la precisione del PAG nonché per aver incluso un riferimento alle proprie raccomandazioni. Il comitato di vigilanza intende formulare alcune considerazioni e osservazioni in merito al PAG 2009. 1. Parte pubblica Il comitato di vigilanza osserva che, rispetto al 2008, l’indicatore e il fine dell’obiettivo generale sono stati modificati, in quanto dall'enfasi sulla «riduzione delle frodi al minimo» ci si è orientati verso l'attribuzione di una maggiore importanza alle osservazioni formulate dagli utenti. Il comitato di vigilanza approva questa impostazione e osserva che è in linea con la raccomandazione del parere n. 3 del 2006, in cui ha sottolineato l’esigenza di coinvolgere le parti interessate dell’OLAF nel definire gli standard qualitativi e quantitativi nonché i parametri di riferimento per le attività dell'Ufficio. In considerazione di quanto precede, il comitato di vigilanza desidera ribadire la necessità per l’OLAF di istituire un sistema di informazioni periodiche di riscontro con le principali parti interessate. Per quanto concerne l’indicatore dell’obiettivo generale «impiego effettivo dei risultati dei sondaggi presso gli utenti», il comitato di vigilanza ha esaminato i risultati e l’analisi (forniti dall’Ufficio) dei sondaggi dell'Eurobarometro e della Commissione relativi al 2007 e al 2008. Si è concluso che tali studi non riguardano né forniscono informazioni riguardanti l’efficienza o l’efficacia operativa dei servizi dell’OLAF. Il comitato di vigilanza dubita pertanto che l’OLAF sia in grado di utilizzare questi risultati per valutare il conseguimento degli obiettivi del PAG sotto il profilo operativo. Inoltre, il comitato di vigilanza solleva riserve in merito a tali sondaggi in quanto non sono mirati in genere a soggetti che collaborano direttamente con l’OLAF. Il comitato di vigilanza, quindi, suggerisce che l’OLAF realizzi un proprio sondaggio più mirato e specifico per ottenere il parere dei rappresentanti (delle autorità degli Stati membri nonché delle istituzioni e delle agenzie dell’UE) che intrattengono relazioni quotidiane con l'Ufficio stesso. Tali informazioni sarebbero più utili ai fini del PAG 2009. Dall'esame dei risultati di questi sondaggi si ricava inoltre la conclusione che l'opinione pubblica, nel complesso, conosce poco e male l’OLAF, circostanza che, secondo il parere del comitato di vigilanza, dovrebbe servire da stimolo all'Ufficio nel pianificare le attività future. Per esempio, le principali risultanze del sondaggio Eurobarometro 2008 (che ha visto il coinvolgimento di 25 000 cittadini dell’UE scelti a caso) indicano che il 59 % degli interpellati non aveva mai sentito nominare l’OLAF, mentre il 20 % di coloro che erano a conoscenza dell’esistenza dell’Ufficio non era in grado di dire se riponeva fiducia in tale organismo o non intendeva rispondere alla domanda. Risultati analoghi sono emersi dal sondaggio condotto presso i servizi della Commissione: il personale non aveva esperienza nel trattare con l’OLAF e, pertanto, non poteva formulare un parere sulle sue attività. In base a questi dati il comitato di vigilanza intende invitare l’OLAF a tener conto di questi risultati nell'elaborare il PAG 2010. Il comitato accoglie con grande favore l'«obiettivo specifico n. 1», che pone l’accento sulla misurazione dell’efficacia ed efficienza delle operazioni dell’OLAF. L’obiettivo del 2009 sarà di incentrare l'azione sui casi di frode più gravi, il che è in linea con le osservazioni formulate dal comitato di vigilanza per il PAG 2008 e nel parere n. 3 sui casi «de minimis». Il comitato di vigilanza si compiace dell'adozione della strategia migliorata per quanto riguarda la norma «de minimis» delle indagini interne, illustrata nella recente lettera sulla politica «de minimis». Il comitato di vigilanza auspica ulteriori informazioni, soprattutto per quanto riguarda i criteri di selezione delle indagini esterne sui casi «gravi» ed esorta l’OLAF a elaborare una strategia e degli orientamenti più chiari e coerenti sulle tipologie di casi su cui intende avviare indagini nel 2009. Il comitato di vigilanza intende anche sottolineare che il progetto di manuale delle procedure operative (punto 2.3) dovrebbe contemplare una spiegazione su come si stabiliscono le priorità operative. Il comitato di vigilanza condivide il parere dell’OLAF secondo cui l’efficacia delle operazioni dell'Ufficio costituisce un fattore importante per conseguire l’obiettivo generale e desidera ricevere un chiarimento su come l'«osservanza degli orientamenti in materia di soglie e criteri per avviare una procedura di monitoraggio (indicatore 1.1)» concorrerà alla realizzazione di tale obiettivo nel 2009. Oltre che basandosi sul tasso di esecuzione e su criteri di durata, il comitato di vigilanza ritiene che l’efficacia delle indagini potrebbe essere misurata in termini di istituzione di un sistema o meccanismo di regolare controllo (compreso il controllo della qualità) delle indagini, per ridurre i ritardi e far fronte ai problemi non appena insorgono. Il comitato di vigilanza desidera maggiori informazioni circa il «sistema di allarme dopo 18 mesi» citato nel PAG all’obiettivo specifico n. 1. Come indicato nel PAG, circa il 25 % delle indagini risultano tuttora in corso nel periodo di gestione di riferimento di 24 mesi. Poiché si tratta di una tendenza costantemente osservata fin dagli anni precedenti, il comitato di vigilanza si chiede se gli indicatori di efficienza siano sufficienti per affrontare il problema di tali ritardi e per riuscire a ridurli. Come nel PAG 2008, il comitato di vigilanza reputa problematico il fatto che il tasso di esecuzione dei casi (indicatore di risultato 2.2) debba essere prossimo a 1, se è calcolato sulla base dei nuovi casi aperti durante l’anno civile. Per far fronte all’attuale volume di lavoro (circa 440 casi nel dicembre 2008) la direzione dell’OLAF deve adottare ulteriori provvedimenti, dato che la realizzazione di questo obiettivo non contribuirà a ridurre il carico di lavoro. Ciò è confermato anche nel verbale della riunione dei direttori tenutasi nell’ottobre 2008, in cui si dichiara che, nella prima metà del 2008, il tasso di esecuzione è peggiorato e si è accumulato nuovo arretrato. Inoltre, il comitato di vigilanza rileva che l’efficienza e l’efficacia delle operazioni sono misurate esclusivamente sotto il profilo delle indagini e non comprendono altre attività operative e servizi di sostegno. Il comitato di vigilanza tuttavia ritiene che, nella strategia tesa a fare dell’OLAF un «organismo amministrativo di indagine di livello mondiale», si debbano inglobare anche i servizi di sostegno dell’OLAF (altre attività operative e servizi amministrativi). In futuro, sarebbe opportuno riflettere su come altre attività, oltre alle indagini, possano andare a vantaggio delle indagini dell’OLAF e su come questo aspetto possa essere misurato nel PAG. Il comitato di vigilanza osserva che l’effettiva strategia di comunicazione dell’obiettivo specifico n. 2 «promuovere una cultura di collaborazione nella lotta alla frode e alla corruzione» non comprende alcuna chiara politica di comunicazione interna. Da un esame del monitoraggio del comitato di vigilanza sui casi dell’OLAF risulta evidente che il coordinamento generale delle attività fra le unità e i dipartimenti è suscettibile di miglioramenti. Pertanto, il comitato di vigilanza raccomanda di integrare nel PAG una strategia di comunicazione interna al fine di migliorare la condivisione delle conoscenze e di una maggiore comprensione da parte del personale dell’OLAF delle attività svolte dall'Ufficio stesso. 2. Allegati interni Il comitato di vigilanza accoglie con favore l’indicatore specifico relativo all'impatto finanziario per le indagini nei settori commercio e dogana e l’accresciuta attenzione prestata ai casi con un impatto finanziario stimato superiore a 1 milione di euro. Quanto all’efficienza delle direzioni A e B «Indagini e operazioni», il comitato di vigilanza è particolarmente interessato a conoscere le attuali modalità di monitoraggio della durata delle indagini e degli eventuali ritardi e accoglie con favore la revisione sistematica dei casi ogni 18 mesi, pur invitando nel contempo l’OLAF a valutare se questo sistema sia sufficiente a controllare i ritardi. Il comitato di vigilanza gradirebbe avere chiarimenti sulla «nuova fase di non completamento». Nel complesso, il comitato di vigilanza evidenzia la necessità di un rigoroso sistema di controllo per ridurre i ritardi e preservare la qualità del lavoro sui casi. Come è già avvenuto per il PAG 2008, il comitato di vigilanza si interroga sul valore e sull’utilità di un indicatore «% di casi chiusi con un seguito finanziario/giudiziario/amministrativo» in relazione al numero totale di casi, poiché è arduo prevedere l’esito delle indagini al momento del loro avvio. Il comitato di vigilanza vorrebbe ribadire che, ancora una volta, l’indicatore di risultato relativo a una durata dei casi ragionevole pari a 24 mesi non è stato conseguito neppure nel 2008, così come negli ultimi quattro anni. Il verbale della riunione dei direttori dell’ottobre 2008 indica che solo il 49 % dei casi è stato concluso in meno di 24 mesi nella prima metà del 2008. La durata media di un caso nel primo semestre del 2008 è stata di 27 mesi. Il comitato di vigilanza si chiede se l’obiettivo potrà essere realizzato nel 2009 - in particolare qualora l’OLAF concentri la sua azione su casi più complessi - senza che siano messe a disposizione risorse aggiuntive. Nel PAG si asserisce (punto 1.2, Efficienza) che le valutazioni (o accertamenti) rappresentano circa il 50 % del carico di lavoro degli investigatori (il 48 % nella direzione A, il 54 % nella direzione B). Il comitato di vigilanza nota che nessun fine o obiettivo è stato fissato per la «fase inattiva» delle indagini e che non sono disponibili informazioni nel PAG sulla lunghezza media delle valutazioni. Il comitato di vigilanza suggerisce di riflettere su come includere la «fase inattiva» di un’indagine nel PAG, poiché tale fase comporta un impiego di risorse già limitate ed è un fattore importante nel determinare, per esempio, i termini di prescrizione delle prove e il seguito dato alle relazioni finali sui casi dell’OLAF. Infine, il comitato di vigilanza intende far osservare che alcuni indicatori di risultato delle attività di sostegno (per esempio, «il numero di riunioni organizzate», la «collaborazione fluida» e i «riscontri ricevuti») sono troppo generici, difficili da misurare e/o che non sussistono indicazioni sufficientemente precise sul modo in cui essi vadano monitorati rispetto agli obiettivi fissati; pertanto, il comitato si chiede se detti indicatori rappresentano realmente un metodo valido ed efficace di valutare il rendimento.

ALLEGATO 5 PARERE N. 2/2009 Relazioni dell’OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi Bruxelles, 28 maggio 2009 PARTE I INTRODUZIONE Il direttore generale dell’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) trasmette al comitato di vigilanza una relazione mensile con una sintesi di tutte le indagini in corso da oltre nove mesi. Queste relazioni descrivono i motivi del mancato completamento delle indagini e un calendario previsionale per la chiusura di ciascun caso. La durata delle indagini è oggetto di preoccupazione comune per le istituzioni e per l’OLAF stesso (1), in considerazione delle conseguenze negative che i ritardi possono avere per le parti coinvolte oltre che per il seguito amministrativo, giudiziario e finanziario di tali indagini condotte dall’OLAF. L’ingente accumulo di casi, dovuto al differimento di molti di essi, pregiudica inoltre il lavoro quotidiano dell’OLAF, dal momento che la sola amministrazione dei vecchi casi distoglie risorse significative dalle mansioni primarie dell’ufficio. L’OLAF dispone di un'esperienza notevole e straordinaria acquisita in 10 anni di indagini condotte a livello europeo e internazionale. La sua importanza e reputazione sono in costante aumento. È pertanto fondamentale che il tempo dedicato alle indagini e alla chiusura dei casi sia quanto più possibile breve. Il compito del comitato di vigilanza Scopo generale della presente analisi condotta dal comitato di vigilanza è valutare la durata delle indagini e i motivi degli eventuali ritardi ingiustificati per assicurare che le indagini siano condotte in modo continuativo per un periodo di tempo proporzionato alle circostanze e alla complessità del caso (2). Attraverso questo procedimento di controllo periodico, il comitato di vigilanza rafforza innanzitutto l’indipendenza dell’OLAF verificando che non vi siano interferenze esterne nella conduzione imparziale delle indagini e che eventuali ritardi non impediscano il risultato atteso di un’indagine, ad esempio, incorrendo nella prescrizione. Questo è il secondo parere emesso dal comitato di vigilanza in merito alle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi. Nell’aprile 2007 il comitato di vigilanza ha emesso il parere n. 1/2007 dopo aver esaminato tutte le 150 relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi relative al periodo gennaio-dicembre 2006. Lo scopo di tale parere era valutare se le relazioni contenessero informazioni atte a consentire al comitato di vigilanza di svolgere la sua funzione di controllo e in che misura queste relazioni potessero essere utilizzate dall’OLAF come strumento di gestione per concludere con successo le indagini entro un periodo di tempo proporzionato. Le conclusioni e le raccomandazioni espresse nel parere sono state accettate e attuate dall’OLAF (3). Il comitato di vigilanza dichiarava in tale parere che, in futuro avrebbe analizzato le motivazioni addotte dall’OLAF per non aver concluso le indagini nel periodo specificato. Relazioni dell’OLAF sulle indagini in corso da oltre nove mesi Il presente parere si basa sull’esame di 275 relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (su 424 casi in corso) che riguardano il periodo dal gennaio 2007 al dicembre 2008 e di 115 «valutazioni delle informazioni iniziali» riguardanti ogni singola relazione sulle indagini di oltre nove mesi trasmesse dall’OLAF al comitato di vigilanza dal marzo al dicembre 2008 (4). Queste «valutazioni» sono redatte dagli investigatori dell’OLAF prima che sia adottata la decisione di avviare un’indagine e contemplano anche «suggerimenti iniziali sul piano di lavoro». È stato altresì effettuato un controllo nel sistema di gestione dei casi («Case Management System» – CMS) al fine di accertare lo stato di avanzamento dei casi. Le relazioni ricevute, per settore, sono state le seguenti (5): — 47 indagini interne: istituzioni europee, per le quali l’OLAF svolge un ruolo guida e dispone di chiare competenze procedurali (6); — 11 indagini interne/esterne: organi dell’UE, per le quali l’OLAF svolge un ruolo guida (7); — 51 indagini su spese dirette e aiuto esterno, per le quali l’OLAF ha un ruolo guida e le cui regole di svolgimento si basano anche sugli «accordi vigenti con paesi terzi» (8); — 46 indagini sugli aiuti esterni, per le quali l’OLAF svolge un ruolo guida e le cui regole di svolgimento si basano anche sugli «accordi vigenti con paesi terzi» (9); — 43 indagini nel settore dell’agricoltura, per le quali l’OLAF dispone di una competenza giuridica notevole e consolidata. In questo settore rientrano, però, anche casi doganali che interessano prodotti agricoli e nei quali l’OLAF svolge anzitutto un ruolo di coordinamento e assistenza (10); — 51 indagini nel settore delle dogane I e II, per le quali l’OLAF svolge un ruolo di coordinamento e di assistenza e la durata dei casi dipende in larga misura dall’azione degli Stati membri o dei paesi terzi coinvolti (11); — 26 indagini sulle azioni strutturali, per l’espletamento delle quali l’OLAF dispone di una solida base giuridica (12). L’OLAF ha introdotto un modulo per le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi. I motivi della mancata chiusura dei casi, predefiniti in tale modulo, sono stati indicati dagli investigatori come segue (13): — «malgrado le considerevoli risorse assegnate, la mole di lavoro investigativo/operativo è tale da richiedere più tempo» in 133 relazioni (50 %); — «sospensione per ragioni tattiche dell'indagine» in 16 relazioni (6 %); — «risorse insufficienti» in 30 relazioni (11 %); — «priorità bassa e risorse limitate» in 12 relazioni (5 %); — «scarsa collaborazione: da parte dello Stato membro, dei servizi della Commissione, di un’altra istituzione, di privati/società» in 43 relazioni (15 %) — «altro: si veda il caso» in 77 relazioni (27 %). Il contenuto delle relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi redatte dagli investigatori dell’OLAF è formalmente controfirmato («vistato») dal capo unità del settore in questione e dal direttore rispettivamente di ciascuna direzione Indagini e operazioni. Dal gennaio 2008 e a seguito della modifica del modulo per le relazioni sulle indagini in corso da oltre nove mesi (14), i motivi «sospensione per ragioni tattiche dell'indagine» e «priorità bassa e risorse limitate» sono stati rimossi dall’elenco. Scopo e metodologia dell’attuale valutazione È fondamentale che ogni ufficio investigativo sia in grado di giustificare in modo chiaro i ritardi e gli ostacoli incontrati nel processo investigativo. Ciò consente una pianificazione e una strategia accurata delle indagini, l’assegnazione di personale adeguato, la valutazione esatta della collaborazione esterna, la classificazione per priorità dei casi e l’istituzione di una politica investigativa. Inoltre, il comitato di vigilanza può controllare la durata delle indagini dell’OLAF per escludere int