Relazione

sul rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Ufficio

(2001/C 372/10)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali, conformemente all'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94(1) del Consiglio.

2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 110 del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 112 del regolamento (CE) n. 2100/94(3) del Consiglio. La Corte dei conti è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e adottato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali dell'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari.

PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'UFFICIO COMUNITARIO DELLE VARIETÀ VEGETALI (ANGERS) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000

Esecuzione del bilancio e relativi conti

5. L'esecuzione del bilancio dell'esercizio 2000 è ripresa alla tabella 1(4).

6. L'aspetto più rilevante è l'entità degli annullamenti degli stanziamenti riportati dal 1999 (36 %), soprattutto per quanto concerne gli stanziamenti operativi (Titolo III) di cui 0,9 milioni di euro, pari al 63 %, hanno dovuto essere annullati nel 2000. Il fenomeno si aggrava di anno in anno (0,5 e 0,2 milioni di euro nel 1999 e 1998); tra le conseguenze che esso comporta, vi è il fatto che gli impegni giuridici scaglionati su più di due anni non sono interamente riflessi nei conti.

7. Per effettuare il riporto di stanziamenti da un anno all'altro, l'Ufficio calcola gli stanziamenti da riportare non in base agli importi effettivamente da liquidare, bensì sulla base del saldo non utilizzato degli impegni provvisionali.

8. La Corte(5) raccomanda all'Ufficio di intavolare una riflessione, di concerto con la Commissione, intesa a verificare se il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale sia adeguato alle sue specificità, in particolare alla luce del progetto di riforma presentato dalla Commissione(6) e del parere della Corte in merito(7) a quest'ultimo.

Rendiconto finanziario e tenuta dei conti

9. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000.

10. Finora l'Ufficio non ha tenuto conto nel suo bilancio finanziario degli ammortamenti. Queste figureranno nel bilancio finanziario a partire dall'esercizio 2001. Per l'inventario occorre prevedere una procedura di declassamento del materiale obsoleto, soprattutto di burotica, mentre gli oggetti di scarso valore [meno di 400 euro(8)] non dovrebbero più essere iscritti.

11. Gli assegni emessi dall'Ufficio non sono contabilizzati e non vi è un sistema che consenta di conoscere l'importo degli assegni emessi ma non incassati. Secondo la stima dell'Ufficio, l'importo dei pagamenti in sospeso era di 12000 euro all'inizio del marzo 2001. L'Ufficio dovrebbe modificare il proprio sistema contabile per tener conto degli assegni emessi e stimare i pagamenti in corso. Occorre inoltre garantire maggiormente la sicurezza dei libretti di assegni dell'Ufficio (per quanto concerne sia la sicurezza materiale, sia l'elenco dei numeri degli assegni non utilizzati).

12. Tutte le domande di tutela delle varietà vegetali nonché i relativi pagamenti sono iscritti in un registro informatico, nel quale figurano le tasse di domanda e di esame, nonché le tasse annue. Quando i pagamenti sono inesatti oppure sono esigibili tasse supplementari, i rimborsi da effettuare o i versamenti complementari da richiedere sono iscritti in conti separati. Occorre modificare il registro in modo da poter seguire tutte le operazioni relative ad un determinato fascicolo.

Gestione

13. Il regolamento dell'Ufficio prevede la costituzione di una riserva [articolo 6, lettera d), del regolamento finanziario dell'Ufficio]. Lo scopo di tale riserva è quello di preservare l'indipendenza finanziaria dell'Ufficio nei confronti della Commissione. Per prudenza, negli ultimi anni è stata costituita una riserva ingente, che nel 2000 ammonta a 8,6 milioni di euro, superiori quindi al bilancio previsto per il 2001 (8,2 milioni di euro).

14. Le prime conclusioni di uno studio ancora in corso sul costo reale degli esami hanno indotto l'Ufficio ad aumentare provvisoriamente del 20-50 % i compensi versati dagli uffici esaminatori. Per ragioni commerciali, e dato il volume della riserva, l'Ufficio ha tuttavia deciso di lasciare invariate le tariffe d'esame e ha diminuito la tassa per le domande di registrazione. È stata adottata una metodologia per l'analisi dei costi e, una volta raccolti i dati necessari, saranno rivisti i compensi degli uffici esaminatori. Per poter adeguare le tariffe, l'Ufficio deve completare l'analisi del costo reale degli esami svolti dai centri nazionali e ripetere questo esercizio ad intervalli regolari.

Gestione delle risorse umane

Politica del personale

15. Per la gestione del personale è importante disporre di documenti sulla politica generale del personale e sui suoi diversi aspetti (rapporti informativi, promozioni, formazione professionale). Per porre in essere un sistema razionale di gestione occorre una politica del personale fondata su una descrizione delle mansioni elaborata in base agli obiettivi e ai compiti dell'Ufficio. Alla fine del 2000, esistevano soltanto documenti inerenti a singoli aspetti o documenti preparatori.

16. Per quanto concerne la descrizione delle mansioni, esiste un progetto di documento basato sulla descrizione dell'attività degli agenti nell'unità amministrativa e finanziaria e sulle modifiche da apportarvi in funzione delle esigenze di questi servizi. Per le altre unità, sono in corso delle riflessioni, ma non esiste ancora un documento. Non esistono attualmente documenti relativi alle previsioni in materia di impieghi.

Tenuta dei fascicoli del personale

17. I diritti finanziari del personale cambiano in funzione della carriera e di altri elementi, quali la situazione familiare. I diritti finanziari del personale sono stabiliti in base alle pezze d'appoggio fornite al momento dell'assunzione e alle dichiarazioni rese obbligatoriamente dagli interessati qualora intervengano modifiche della situazione personale. L'Ufficio non dispone di un sistema di sorveglianza dei diritti finanziari del personale; esso dovrebbe assicurare che tali diritti vengano periodicamente verificati.

Evoluzione dell'organico e dell'attività dell'Ufficio

18. Prima del 2000, la tabella dell'organico prevedeva soltanto posti di agente temporaneo (AT). Nel 2000, è stata prevista la creazione di 14 posti di agente permanente (AP), otto dei quali sono stati occupati all'inizio del 2001. A questi agenti si aggiungono gli agenti ausiliari (AA), il cui contratto non può avere una durata superiore a un anno. La tabella 4 descrive l'evoluzione dell'organico dell'Ufficio e la sua ripartizione. Dalla tabella emerge che il ricorso ad agenti ausiliari e ad interim consente solo parzialmente di coprire i posti vacanti (AP, AT). Le spese per gli agenti ad interim sono inoltre più che triplicate tra il 1996 e il 2000, raggiungendo 0,23 milioni di euro nell'ultimo esercizio.

19. Emerge un modello specifico di assunzione per il personale dell'Ufficio. Su 35 persone assunte dalla creazione dall'Ufficio, 18 sono state assunte in qualità di AT e 17 di AA. Tenuto conto degli agenti che hanno lasciato l'Ufficio alla fine del 2000, dei 28 agenti in servizio 26 erano AT e due AA. Questa nuova ripartizione del personale tra agenti temporanei ed agenti ausiliari è stata operata attraverso una serie di procedure interne.

20. Agenti assunti inizialmente come ausiliari (spesso dopo aver beneficiato di un contratto come agente ad interim per le categorie più basse) sono divenuti agenti temporanei a seguito di procedure di pubblicazione dei posti perlopiù interne alle istituzioni.

21. Il carattere principalmente interno di questo modello di gestione del personale è evidenziato dal fatto che nessuna assunzione (cfr. la tabella 5) è stata effettuata attraverso procedure di concorso esterno, secondo il modello preconizzato per le istituzioni comunitarie. Alla fine del 2000, l'Ufficio ha indetto dei concorsi interni, a seguito dei quali, a partire dal 1° gennaio 2001, sono stati titolarizzati otto agenti. In media, le spese di assunzione sono ammontate a circa 2160 euro per agente assunto.

22. Ai fini del controllo, gli agenti sono stati suddivisi in due categorie:

- agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto) cioè di quelle attività che assicurano la continuità del funzionamento dell'Ufficio (ad esempio, servizi amministrativi, contabili, segreteria ecc.),

- altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi dell'Ufficio.

23. In media, l'80 % degli agenti del quadro A sono da considerarsi personale operativo. Per determinare la natura operativa o meno delle funzioni delle altre categorie di agenti che, nonostante la categoria cui appartengono, svolgono lavori che non sono puramente esecutivi e di supporto, il campione indica che, per l'insieme di tutte le categorie, il 33 % degli agenti dell'Ufficio potrebbe essere considerato personale operativo.

24. La tabella 6 descrive l'evoluzione dei costi legati al personale nonché le spese di funzionamento nel periodo 1995-2000. L'evoluzione dei costi salariali è risultata in linea con quella dell'organico, tenuto conto dell'aumento automatico di una componente degli stipendi.

25. Tra gli altri costi connessi al personale, l'analisi ha riguardato in particolare le spese per la formazione professionale (FP) e le spese di funzionamento, in particolare per l'informatica. Le spese di FP sono aumentate un po' più velocemente dell'organico. Le spese di funzionamento sono aumentate rapidamente a causa delle spese sostenute per il nuovo edificio e hanno, pertanto, carattere eccezionale.

26. Per valutare il rapporto tra l'attività dell'Ufficio e l'evoluzione del suo organico e dei relativi costi, quest'ultima è stata comparata a quella dell'ammontare delle entrate. Le entrate dipendono, infatti, allo stesso tempo, dal numero delle domande presentate all'Ufficio e dalle relative difficoltà di trattamento, che incidono sull'importo delle tasse imposte.

27. Dal confronto si evince che l'Ufficio dovrebbe sorvegliare la crescita dell'organico che, nel periodo 1997-2000, va quasi di pari passo con l'aumento dell'attività dell'Ufficio. Un confronto dei tassi di crescita delle spese del Titolo III, che comprende le spese connesse alla realizzazione degli obiettivi dell'Ufficio, e di quelle dei Titoli I e II, Personale e funzionamento, conferma questa tendenza: benché nel complesso l'aumento delle spese di funzionamento sia inferiore a quello delle spese operative, esso tende tuttavia ad accelerare nel corso degli ultimi anni.

Conclusione

28. In linea generale, è dato affermare che, benché da quando è stato istituito l'Ufficio non abbia potuto assumere il personale chiesto in occasione della procedura di bilancio, ciò non ha avuto ripercussioni di rilievo sullo sviluppo delle sue attività, soprattutto grazie all'assunzione di agenti ausiliari.

29. Per assumere i propri agenti, l'Ufficio si è valso di procedure di assunzione che prevedevano la pubblicità dei posti vacanti solo nell'ambito delle istituzioni. Accade spesso che gli agenti ausiliari, sovente già assunti ad interim, diventino, attraverso procedure interne, agenti temporanei e, in alcuni casi, dopo un concorso interno, agenti permanenti. Questo metodo riduce i tempi e le spese di assunzione e consente di valutare su un lungo periodo gli agenti assunti (cfr. il paragrafo 21).

30. Dato lo sviluppo previsto dell'attività e dell'organico, sarebbe forse auspicabile che, per i posti riguardanti attività di supporto e attività operative che richiedono qualifiche amministrative, l'Ufficio collaborasse con le istituzioni e gli altri organismi decentrati per effettuare le proprie assunzioni su una base più ampia possibile. In generale, inoltre, l'Ufficio dovrebbe migliorare il proprio sistema di informazione e di gestione in materia di personale.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001.

Per la Corte dei conti

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 27.

(2) In applicazione dell'articolo 111, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 2100/94 del Consiglio, il resoconto generale delle entrate e delle spese dell'Ufficio per l'esercizio 2000 è stato elaborato il 16 marzo 2001 e poi trasmesso al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, alla Commissione e alla Corte dei conti; quest'ultima lo ha ricevuto in data 26 marzo 2001. Una versione ridotta del bilancio finanziario al 31 dicembre 1999 e al 31 dicembre 2000, nonché il conto di gestione per gli esercizi 1999 e 2000 figurano nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(3) GU L 227 dell'1.9.1994, pag. 28.

(4) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate con i valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento.

(5) Parere 2/2000 su una proposta di modifica del regolamento finanziario dell'Ufficio comunitario delle varietà vegetali, adottato dalla Corte dei conti il 5 ottobre 2000.

(6) COM(2000) 461 def. del 17.10.2000.

(7) Parere n. 2/2001 della Corte dei conti delle Comunità europee dell'8 marzo 2001.

(8) Articolo 119 delle modalità di esecuzione, in conformità dell'articolo 54 del regolamento finanziario dell'Ufficio del 7 aprile 1998.

TABELLE 1-6

Tabella 1

Esecuzione del bilancio

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999

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NB:I totali possono comportare degli scarti dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:Presentazione elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Ufficio.

Tabella 3

Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999

NB:I totali possono comportare degli scarti dovuti agli arrotondamenti.

Fonte:Presentazione elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Ufficio.

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 4

Evoluzione del personale

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AP: Agenti permanenti.

AT: Agenti temporanei.

AA: Agenti ausiliari.

Tabella 5

Analisi della variazione dell'organico

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Tabella 6

Evoluzione del personale e dei relativi costi

>SPAZIO PER TABELLA>

Risposte dell'ufficio

6, 7 e 8. L'Ufficio comunitario delle varietà vegetali seguirà le raccomandazioni della Corte di cui al paragrafo 8.

10. L'Ufficio ha sviluppato una procedura per il declassamento dei beni obsoleti e si impegna ad instaurare una politica di ammortamenti adeguata che verrà applicata a partire dall'esercizio contabile 2001.

11. L'Ufficio seguirà la raccomandazione della Corte al paragrafo 11.

12. L'Ufficio è d'accordo con l'osservazione formulata dalla Corte in questo paragrafo. L'Ufficio ha già avviato il processo di adattamento del suo sistema informatico, PVR, al fine di rendere possibile la realizzazione di tutte le operazioni finanziarie legate ad uno stesso fascicolo.

16. Esistono già descrizioni per tutti i posti esistenti in seno all'Ufficio, tranne che per uno o due posti dell'Unità tecnica, le cui descrizioni sono in corso di preparazione.

17. È stato elaborato un sistema di controllo dei diritti concessi ai membri del personale.

20 e 29. L'Ufficio pubblica tutti i suoi posti vacanti di agenti temporanei su Internet, nonché sugli avvisi di posti vacanti delle istituzioni. Gli agenti permanenti sono nominati in seguito ad un concorso interno.