RELAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO E AL CONSIGLIO

SULLO STATO DI AVANZAMENTO DEL SISTEMA DI INFORMAZIONE VISTI (VIS) NEL 2010 (presentata a norma dell'articolo 6 della decisione 2004/512/CE del Consiglio)

1. Introduzione 2

2. Quadro giuridico del VIS 2

3. Evoluzione durante il periodo di riferimento 2

3.1. Sviluppo del sistema centrale 2

3.2. Sviluppo del sistema di confronto biometrico (BMS) 3

3.3. Meccanismo di comunicazione VIS Mail 3

3.4. Preparativi dei siti e rete 3

3.5. Pianificazione nazionale degli Stati membri 4

3.6. Riprogrammazione del VIS 5

4. Campagna informativa 5

5. Gestione del progetto 5

5.1. Pianificazione e copertura di bilancio 5

5.2. Gestione dei rischi 6

6. Gruppo "Amici del VIS” 6

7. Conclusioni 7

8. Allegato: gruppi di lavoro VIS 8

8.1. Comitato SISVIS 8

8.2. Riunioni dei responsabili nazionali di progetto VIS 8

8.3. Gruppo consultivo "Prove tecniche" 8

8.4. Gruppo di esperti VIS Mail 8

1. Introduzione

La Commissione, in conformità dell’articolo 6 della decisione 2004/512/CE del Consiglio, dell’8 giugno 2004, che istituisce il sistema di informazione visti[1], presenta al Consiglio e al Parlamento europeo la settima relazione sullo stato di avanzamento del sistema di informazione visti (VIS)[2]. La relazione rende conto dell’attività svolta dalla Commissione da gennaio a dicembre 2010.

2. Quadro giuridico del VIS

Il 5 aprile 2010 è entrato in vigore il codice dei visti[3] con conseguente abrogazione dell'istruzione consolare comune, che era stata precedentemente modificata al fine di stabilire un quadro giuridico per il rilevamento degli indicatori biometrici. Il codice dei visti comprende anche disposizioni sull’organizzazione del ricevimento e del trattamento delle domande di visto.

Il 4 maggio 2010 la Commissione ha adottato un piano di sicurezza per il funzionamento del sistema di informazione visti[4]. Questa decisione entrerà in vigore alla data fissata dalla Commissione conformemente all'articolo 48, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 767/2008, cioè alla data in cui il VIS entrerà in funzione, e scadrà quando entrerà in carica l’Autorità di gestione.

Nel 2010 non è stato adottato nessun altro strumento giuridico relativo al VIS.

3. Evoluzione durante il periodo di riferimento

3.1. Sviluppo del sistema centrale

Nella prima metà del periodo di riferimento sono proseguiti i lavori per portare a termine con successo i test delle soluzioni di sistema (SST), la seconda delle quattro principali campagne di prove del sistema centrale. Si sono svolte discussioni approfondite con gli Stati membri sulle misure correttive proposte dal principale contraente responsabile dello sviluppo alla fine del 2009, quando è emerso chiaramente che il contraente non sarebbe riuscito a soddisfare tutte le condizioni originariamente concordate nell’accordo sul livello dei servizi (SLA) durante gli SST. Nel luglio 2010 è stato concordato un nuovo SLA per garantire che le operazioni potranno iniziare come previsto e proseguire fino al completamento dell’installazione regionale.

Alcuni aspetti precisi delle specifiche che definiscono la comunicazione tra Stati membri e VIS sono state adattate sulla base delle prove realizzate finora. Il documento di controllo dell'interfaccia (DCI) 1.85, che attua gli accordi con gli Stati membri sui servizi di ricerca, è stato consegnato nel marzo 2010. Dopo alcuni aggiornamenti minimi, la versione finale 1.87 è stata comunicata agli Stati membri nel settembre 2010. Si tratta delle specifiche tecniche usate dagli Stati membri per sviluppare i loro sistemi nazionali al fine di collegarsi al VIS. La versione 1.4 delle specifiche tecniche dettagliate (DTS) risale al marzo 2010. La versione finale (1.48) è stata messa a disposizione degli Stati membri nel settembre 2010.

Dopo che i test delle soluzioni di sistema sono stati completati con successo, il test del sistema con la partecipazione degli Stati membri è iniziato nell'agosto 2010 ed era ancora in corso alla fine del periodo di riferimento. Questo ritardo nella programmazione dei test non ha permesso di rispettare la data di dicembre 2010 per l'entrata in funzione del VIS. Un calendario aggiornato che prevede l'entrata in funzione del VIS nel giugno 2011 è stato comunicato al Consiglio GAI del 7 ottobre 2010 e al Parlamento europeo[5] (cfr. punto 3.6).

3.2. Sviluppo del sistema di confronto biometrico (BMS)

Lo sviluppo del BMS, che fornirà servizi di confronto delle impronte digitali al VIS, è giunto a termine nel 2010 con la conclusione delle prove di accettazione provvisoria del sistema (Provisional System Acceptance Test - PSAT). Durante il periodo di riferimento il sistema ha fornito un sostegno agli SST del VIS e alle verifiche operative del sistema (Operational System Test - OST) senza incontrare alcun problema. Gli Stati membri hanno continuato a usare nei propri dispositivi di acquisizione delle impronte digitali i kit di software forniti dal contraente del BMS. Alcuni Stati membri hanno migliorato notevolmente la qualità delle impronte digitali grazie ai progetti pilota realizzati nei consolati. Al termine dei test finali con il gruppo operativo, previsti per maggio 2011, il sistema sarà pronto a entrare in funzione.

3.3. Meccanismo di comunicazione VIS Mail

Nel corso del 2010 sono stati realizzati notevoli progressi grazie ai test effettuati e al collegamento degli Stati membri al meccanismo di comunicazione VIS Mail; soltanto alcuni Stati Schengen devono ancora effettuare delle prove. Durante il periodo di riferimento sono state aggiunte nuove caratteristiche al mail relay centrale (statistiche e relazioni, capacità antivirus avanzate). La maggior parte dei membri del gruppo di esperti VIS Mail si è trovata d'accordo sul fatto che il meccanismo era stato testato a sufficienza e che si era dimostrato operativo conformemente ai requisiti di base.

Durante il periodo di riferimento il gruppo è stato a lungo impegnato a elaborare le specifiche per la fase 2 del VIS Mail. In questa fase, che inizierà due anni dopo l'entrata in funzione del VIS, il VIS mail integrerà la funzionalità della rete di consultazione Schengen ed è per questo che la redazione delle relative specifiche tecniche si rivela lunga e complessa. Sono stati comunque realizzati notevoli progressi e la redazione dovrebbe terminare entro i termini previsti.

3.4. Preparativi dei siti e rete

Nel corso del 2010 i membri del personale presso l’unità centrale e l’unità centrale di riserva (back-up), rispettivamente a Strasburgo e Salisburgo, hanno ricevuto una formazione sull’uso e sulla manutenzione del VIS. La Bulgaria è stata collegata alla rete sTEST nel 2010, mentre i lavori proseguono in Romania. Durante il periodo di riferimento i progetti principali relativi alla rete dovevano assicurare il funzionamento del “meccanismo di failover” opzionale dal sito primario al sito di riserva e testare il VIS Mail relay (cfr. sezione 3.3). Il "meccanismo di failover" consente agli Stati membri che dispongono di un sistema nazionale di riserva di garantire la continuità delle operazioni in caso di avaria del sistema nazionale. Nel 2010 il "test di failover" è stato realizzato con successo in tre Stati membri, portando a otto il loro numero totale. Il test continuerà negli Stati membri interessati ad introdurre questa soluzione.

3.5. Pianificazione nazionale degli Stati membri

Affinché il sistema entri in funzione è essenziale, oltre alla disponibilità del VIS centrale, che vadano avanti i progetti nazionali. Lo stato di avanzamento varia da uno Stato membro all'altro, a seconda delle diverse circostanze a livello nazionale.

Tramite il meccanismo di rendiconto mensile sviluppato nell’ambito del gruppo "Amici del VIS" (cfr. il punto 6), tutti gli Stati membri hanno segnalato sistematicamente di procedere secondo il calendario fissato per le tappe fondamentali.

Per quanto riguarda i test di conformità negli Stati membri e lo sviluppo della maggior parte dei sistemi nazionali, il progetto VIS è andato ulteriormente avanti nel periodo di riferimento, al termine del quale 23 dei 25 Stati membri e paesi Schengen avevano completato i test di conformità come inizialmente programmato[6]. I test di conformità devono ancora essere realizzati solo da pochi paesi partecipanti a cui sono stati assegnati slot a tal fine nel primo semestre 2011.

Anche se gli Stati membri hanno comunicato che tutti i sistemi nazionali sarebbero stati interamenti sviluppati entro i termini per la consegna del sistema centrale, è emersa regolarmente una serie di incertezze durante i vari esercizi di rendiconto (cfr. punto 5.2) per quanto riguarda i preparativi nei consolati e alle frontiere.

Va notato che uno Stato membro che aveva incontrato serie difficoltà contrattuali nel 2009 è riuscito finalmente a dare inizio allo sviluppo del sistema nazionale nel 2010. I test di conformità per questo Stato membro erano previsti per gennaio 2011.

Per valutare i preparativi consolari nella prima regione di sviluppo (il Nord Africa), nel dicembre 2010 è stata organizzata una missione al Cairo. Scopo della missione era ottenere informazioni in loco sul livello di preparazione nei consolati degli Stati membri, soprattutto per quanto riguarda la loro capacità di raccogliere e trasmettere al VIS i dati biometrici dei richiedenti il visto. Durante la visita la presidenza e la Commissione hanno incontrato rappresentanti degli Stati membri in una riunione sulla cooperazione locale Schengen e hanno colto l'occasione per visitare le installazioni consolari locali. È emersa la necessità di intensificare le sessioni di formazione tecnica e gli sforzi di comunicazione. Per questo motivo, nel 2011 saranno organizzate nuove missioni di questo tipo in altre città del Nord Africa.

3.6. Riprogrammazione del VIS

Il completamento tardivo ma riuscito dei test delle soluzioni di sistema ha portato inevitabilmente la Commissione e gli Stati membri a rivedere il calendario generale del progetto. Questo esercizio è stato condotto sulla base di una valutazione realistica sia della capacità del contraente della Commissione di consegnare il sistema centrale che dello stato di avanzamento degli Stati membri per quanto riguarda l'introduzione nazionale del sistema nei consolati e alle frontiere esterne e prevedendo un certo margine per fronteggiare eventuali nuovi problemi imprevisti.

Dopo una presentazione ai responsabili nazionali di progetto (24 giugno 2010) e al gruppo "Amici del VIS" (7 luglio 2010) e durante una riunione del comitato strategico sull'immigrazione, le frontiere e l'asilo (22 luglio 2010), è stato presentato al Consiglio GAI del 7 ottobre 2010 e al Parlamento europeo un nuovo calendario generale[7]:

- verifiche operative del sistema (Operational System Test - OST): 23 agosto 2010 – 14 febbraio 2011

- prove di accettazione provvisoria del sistema (Provisional System Acceptance Test - PSAT): 23 marzo 2011 – 15 giugno 2011

- disponibilità del sistema centrale: 24 giugno 2011.

Al termine del periodo di riferimento lo stato di avanzamento del progetto è conforme al nuovo calendario generale.

4. Campagna informativa

Il 20 dicembre 2010 è stato firmato un contratto tra la Commissione e un contraente specializzato in informazione e comunicazione per l'ideazione e la stampa di materiale informativo sul VIS. Il contraente esterno, in collaborazione con la Commissione, elaborerà, stamperà e tradurrà opuscoli, poster e altro materiale informativo che saranno utilizzati dagli Stati membri e dalla Commissione a fini pertinenti prima e dopo l'entrata in funzione del VIS. Gli Stati membri saranno consultati sul testo e sulla presentazione del materiale nelle fasi decisive. La campagna informativa è prevista per la prima metà del 2011.

5. Gestione del progetto

5.1. Pianificazione e copertura di bilancio

Nel 2010 gli stanziamenti di impegno totali per il VIS ammontavano a 30,3 milioni di euro. A causa dei ritardi accumulati durante gli SST, parte delle attività di progetto originariamente programmate per il 2010 è stata rimandata al 2011, con relativo riporto degli impegni: è stato impegnato il 63,06% degli stanziamenti totali del VIS e, alla fine del periodo di riferimento, era stato versato l'85,10% degli stanziamenti di pagamento. La linea di bilancio per il VIS è la 18.02.05.

Stanziamenti di impegno e di pagamento per il VIS nel 2010

Stanziamenti di impegno disponibili | Spesi | Totale % | Stanziamenti di pagamento disponibili | Spesi | Totale % |

€ 30.327.909,00 | € 19.124.611,00 | 63,06% | € 27.619.392,52 | € 23.503.936,08 | 85,10% |

A marzo 2010 è stato emesso l’ordine di riscossione per le penali di 7,6 milioni di euro dovute per i ritardi accumulati durante gli SST del 2009.

5.2. Gestione dei rischi

Nel periodo di riferimento la metodologia per la gestione dei rischi è rimasta invariata. Ogni mese la Commissione identifica i rischi più gravi per il progetto (a livello centrale e nazionale) e li illustra agli Stati membri durante la riunione mensile dei responsabili nazionali di progetto del VIS. In questo compito la Commissione è assistita dal suo contraente responsabile della qualità.

Come nell'anno precedente i rischi sono stati ugualmente discussi nel contesto del gruppo "Amici del VIS". La Commissione ha collaborato con la presidenza per valutare i rischi maggiori e classificarli per categoria in funzione del loro impatto sul progetto. Per ogni rischio sono identificate azioni atte a mitigarne gli effetti. La Commissione tiene inoltre un registro ad alto livello e segue l’attuazione delle azioni.

Al termine del 2010 i rischi più gravi identificati erano i seguenti: i) i ritardi nel completamento delle verifiche operative del sistema rispetto al calendario modificato, ii) lo stato di avanzamento degli Stati membri in vista della loro partecipazione alle prove di accettazione provvisoria del sistema, iii) i ritardi di alcuni Stati membri nei preparativi consolari e alle frontiere per l'inizio delle attività e iv) i ritardi nei preparativi della gestione operativa. Per ciascun rischio sono state individuate azioni di mitigazione e la Commissione, gli Stati membri e il contraente responsabile dello sviluppo collaborano strettamente per limitare l'impatto di questi rischi sull'intero progetto.

6. Gruppo "Amici del VIS”

Il gruppo "Amici del VIS" si è riunito sette volte durante il periodo di riferimento – tre sotto la presidenza spagnola (2010/I) e quattro sotto quella belga (2010/II). Le riunioni informali ad alto livello sono state un'occasione per discutere in modo trasparente tutti gli argomenti legati al VIS. L’ordine del giorno era fissato dalla presidenza di concerto con la Commissione e il Segretariato generale del Consiglio. Gli argomenti includevano in generale un aggiornamento della Commissione sullo stato di avanzamento del VIS, i risultati del meccanismo di rendiconto sui progressi nazionali e una relazione sui rischi.

Nella prima metà del 2010 gli Stati membri sono stati invitati ad inviare risposte aggiornate ad un questionario prima di ciascuna riunione del gruppo "Amici del VIS". Le domande riguardavano la preparazione tecnica generale concernente lo sviluppo del loro sistema nazionale, i preparativi consolari per l'introduzione nelle prime regioni e i preparativi alle frontiere in relazione alle ricerche nel VIS con o senza verifica biometrica. Il questionario comprendeva inoltre domande più specifiche sulla formazione e sulle altre tappe. Tuttavia, vari Stati membri non hanno fornito date certe per il raggiungimento delle tappe specifiche, impedendo così alla presidenza e alla Commissione di disporre di un quadro completo sullo stato di avanzamento in tutti gli Stati membri.

Pertanto nel secondo semestre del 2010 è stato inviato un questionario aggiornato riguardante unicamente la prima regione di sviluppo e i valichi di frontiera esterni. Ancora una volta le risposte ricevute sono state talvolta poco chiare, specialmente per quanto riguarda i preparativi alle frontiere. Di conseguenza, alla fine del periodo di riferimento, la presidenza ha chiesto agli Stati membri di presentare piani nazionali di sviluppo alle frontiere per permettere un esame approfondito della situazione ai valichi delle frontiere esterne di ogni Stato membro. Questa volta i risultati sono stati più soddisfacenti. La prossima presidenza ha deciso di confermare questo meccanismo di rendiconto nel 2011.

7. Conclusioni

L'anno è stato caratterizzato dalla conclusione positiva della seconda grande fase dei test delle soluzioni di sistema (SST) e dall'inizio della terza fase (OST) che coinvolge sette Stati membri.

A livello nazionale, nel corso dell'anno la maggior parte degli Stati membri ha realizzato progressi notevoli nello sviluppo del sistema nazionale. Alla fine del periodo di riferimento, tutti i paesi hanno comunicato che saranno pronti a collegarsi al VIS entro giugno 2011. Nel 2011 continuerà pertanto un intenso monitoraggio, accompagnato da visite sul posto alle rappresentanze consolari nella prima regione di sviluppo al fine di controllare i preparativi amministrativi negli Stati membri.

Al Consiglio GAI dell'ottobre 2010 è stato presentato un nuovo calendario generale, in base al quale il VIS sarà pronto ad entrare in funzione nel giugno 2001. Tutte le parti interessate al progetto hanno ribadito il loro impegno a collaborare strettamente per l'entrata in funzione del VIS e alla gestione dei rischi delineata al punto 5.2.

Allo stesso tempo, la Commissione ha informato regolarmente la commissione LIBE del Parlamento europeo sullo sviluppo e sullo stato dei lavori del progetto VIS, e continuerà a farlo in futuro.

8. ALLEGATO: GRUPPI DI LAVORO VIS

8.1. Comitato SISVIS

Il comitato SISVIS (formazione VIS)[8] non si è riunito nel 2010. Per il 2011, il comitato continua ad essere responsabile dei lavori di comitatologia connessi al VIS.

8.2. Riunioni dei responsabili nazionali di progetto VIS

Durante il periodo di riferimento i servizi della Commissione hanno organizzato dieci riunioni del gruppo di esperti formato dai responsabili degli Stati membri per il progetto VIS al fine di discutere lo stato di avanzamento del VIS e questioni tecniche specifiche o questioni connesse alla pianificazione, ai rischi e alle attività a livello dei progetti nazionali e del progetto centrale.

8.3. Gruppo consultivo "Prove tecniche"

Durante il periodo di riferimento, viste le intense attività di prova, il gruppo consultivo "Prove tecniche" – gruppo di lavoro consultivo del comitato SISVIS (formazione VIS) – ha tenuto frequenti riunioni o teleconferenze. Il gruppo provvede affinché le questioni relative alle prove siano affrontate e risolte secondo un processo strutturato, offre consulenze sul completamento delle campagne di prova del VIS e formula raccomandazioni sui test del VIS durante tutte le fasi di prova, soprattutto quando gli Stati membri partecipano direttamente.

8.4. Gruppo di esperti VIS Mail

Il gruppo si è riunito mensilmente per tutto il periodo di riferimento per sostenere l'attuazione del meccanismo di comunicazione del VIS Mail.

I lavori della Commissione e degli Stati membri relativi al VIS Mail sono svolti in collaborazione con il contraente della rete e sono supportati dal contraente responsabile del sostegno e dell'assistenza alla qualità.

[1] GU L 213 del 15.6.2004, pag. 5.

[2] Per la sesta relazione, si rinvia alla "Relazione della Commissione al Consiglio e al Parlamento europeo sullo stato di avanzamento del sistema di informazione visti (VIS) nel 2009", COM(2010) 588 definitivo del 22.10.2010.

[3] Regolamento (CE) n. 810/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 luglio 2009, che istituisce un codice comunitario dei visti (codice dei visti), GU L 243 del 15 settembre 2008, pag. 1.

[4] Decisione della Commissione, del 4 maggio 2010, relativa al piano di sicurezza per il funzionamento del sistema di informazione visti, GU L 112 del 5 maggio 2010, pag. 25.

[5] Lettera della commissaria Malmström a Lopez Aguilar, presidente della commissione LIBE (PE), del 12 ottobre 2010.

[6] Anche il Liechtenstein ha completato i test di conformità dal punto di vista tecnico, anche se non applica ancora l’acquis di Schengen.

[7] Lettera della commissaria Malmström a Lopez Aguilar, presidente della commissione LIBE (PE), del 12 ottobre 2010.

[8] Istituito dall'articolo 51, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, sull’istituzione, l’esercizio e l’uso del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II).