[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 30.5.2007

COM(2007) 274 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI EUROPEA

Sintesi delle realizzazioni della Commissione in materia di gestione per il 2006

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSIGLIO E ALLA CORTE DEI CONTI EUROPEA

Sintesi delle realizzazioni della Commissione in materia di gestione per il 2006

1. INTRODUZIONE

Ciascun direttore generale e caposervizio presenta annualmente al Collegio dei commissari una relazione di attività annuale concernente i risultati ottenuti nello svolgimento delle sue mansioni.

Con l'adozione della presente sintesi la Commissione si assume la propria responsabilità politica per la gestione dei suoi direttori generali e capiservizio, sulla base delle garanzie e delle riserve formulate da questi ultimi nelle relazioni annuali, riconoscendo al tempo stesso che sono necessari ulteriori sforzi per rimediare a una serie di carenze. La presente sintesi costituisce un complemento a quella sulle "Realizzazioni politiche nel 2006", che è stata adottata dalla Commissione il 28 febbraio 2007[1].

La presente comunicazione illustra il modo in cui la Commissione ha fatto fronte alle sue responsabilità gestionali, riferisce circa le garanzie fornite dai suoi sistemi di controllo interno e riassume le conclusioni delle relazioni di attività annuali. Esamina i casi in cui i direttori generali e i capiservizio hanno formulato delle riserve e presenta una prima analisi dei possibili metodi per risolvere tali punti deboli. Infine, esamina una serie di opinioni non riprese nelle relazioni di attività annuali e si sofferma su un certo numero di questioni trasversali sollevate dal direttore generale della DG Bilancio, dal revisore interno, dalla Corte dei conti europea e dall’autorità competente per il discarico, o individuate dal comitato di controllo degli audit (CCA).

2. GARANZIE ACQUISITE TRAMITE LE RELAZIONI DI ATTIVITÀ ANNUALI

Avendo esaminato le relazioni di attività annuali e in particolare le dichiarazioni firmate da ciascun direttore generale e caposervizio, la Commissione rileva che tutti i suoi ordinatori delegati hanno fornito ragionevoli garanzie in merito all'uso adeguato delle risorse (sebbene, in qualche caso, con riserve) e quanto al fatto che le procedure di controllo svolte forniscono le necessarie garanzie per quanto riguarda la legalità e la regolarità delle operazioni soggiacenti: si tratta dei due requisiti essenziali che giustificano le loro dichiarazioni di affidabilità.

Gli ordinatori delegati hanno nel contempo anche sottolineato le carenze ancora irrisolte e formulato riserve nei casi opportuni. La presenta sezione esamina i problemi principali di controllo sollevati, comprese le riserve formulate, con il metodo di esecuzione del bilancio.

In qualche caso si riscontrano divergenze tra la valutazione della Corte dei conti europea sulla garanzia che deve essere fornita dai sistemi di controllo e quella fornita dal direttore generale responsabile. Tali disparità sono il riflesso, in parte, di divergenze di opinione circa la tipologia e l'impatto dell'errore e circa la valutazione delle carenze dei sistemi e, in parte, della diversa percezione quanto al funzionamento dei meccanismi di rettifiche finanziarie: in particolare, va osservato che i servizi responsabili della Commissione applicano un sistema pluriennale nel quale gli errori di un dato anno possono essere rilevati e corretti negli anni successivi, mentre il trattato stabilisce che la Corte presenti un parere annuale.

In tutti i casi in cui si riscontrino divergenze tra il parere della Corte dei conti europea e quello del direttore generale responsabile, quest'ultimo dovrà fornire delle spiegazioni nella relazione annuale di attività dell'anno successivo.

2.1. Gestione centralizzata diretta: un quadro complesso che rappresenta un compito impegnativo per la responsabilità della Commissione

La maggior parte delle azioni di politica interna sono direttamente gestite dalla Commissione in conformità dell'atto di base o del programma interessati. Malgrado qualche progresso sia stato compiuto quanto alla legislazione di disciplina dei programmi per il periodo 2007-2013, l'attuazione della maggioranza dei programmi richiede un quadro normativo complesso, che comporta il rimborso di spese effettive ammissibili chiesto dai beneficiari e un numero elevato di beneficiari per ogni programma. Queste caratteristiche rappresentano un compito gravoso per la Commissione, che deve trovare un punto di equilibrio tra l'esigenza di un livello sufficiente di controlli e il costo dei controlli stessi.

Diverse relazioni di attività annuali hanno sottolineato una serie di errori o incongruenze da parte dei beneficiari di sovvenzioni della Comunità nel calcolare e imputare come rimborsabili delle spese di personale in quanto costi diretti. Non solo, ma qualche direttore generale riferisce che alcuni beneficiari di sovvenzioni riescono solo con grande difficoltà a fornire una giustificazione adeguata per queste spese di personale: la Commissione cerca di rimediare a questo problema ricorrente mediante un crescente ricorso a importi forfettari e finanziamenti a tasso forfettario, nella misura in cui questo sia consentito dalle norme finanziarie rivedute.

Nel 2006 i direttori generali delle DG Ricerca, Società dell'informazione e media, Imprese ed Energia e trasporti hanno espresso delle riserve in merito all'accuratezza delle dichiarazioni di spesa presentate nell'ambito del Quinto programma quadro di ricerca e di sviluppo tecnologico (PQ5) . La Commissione osserva tuttavia che l'incidenza finanziaria globale degli errori è limitata rispetto ai criteri di rilevanza stabiliti e che i pagamenti relativi al PQ5 sono in fase di graduale liquidazione.

Per quel che riguarda il Sesto programma quadro di ricerca e di sviluppo tecnologico (PQ 6) , i direttori generali delle DG Ricerca e Società dell'informazione hanno entrambi sottolineato l'insufficienza degli elementi di prova dei controlli ex post realizzati nel 2006, dovuta soprattutto alla mancanza di un contratto quadro per lo svolgimento di tali controlli nella prima parte del periodo di programmazione. La Commissione ha reagito con rapidità e risolutezza a queste due riserve con l'adozione di un piano d'azione inteso a:

- aumentare il personale incaricato dei controlli ex post e delle relative funzioni. La strategia politica annuale per il 2008 prevede che 38 posti sul bilancio ricerca vengano riassegnati nel 2007 al rafforzamento della funzione di controllo ex post nelle direzioni generali incaricate del settore "ricerca", cui potrebbero eventualmente aggiungersi 12 nuovi posti nel 2008;

- attuare una strategia e un metodo comuni per i controlli ex post in tutti i dipartimenti di ricerca, con particolare riguardo a un nuovo approccio armonizzato per la campionatura in grado di garantire, su base pluriennale, una copertura globale della popolazione mediante un metodo di selezione statisticamente attendibile. Questa strategia privilegerà l'individuazione e la correzione degli errori sistemici tra i principali beneficiari offrendo, al tempo stesso, la copertura di un campione rappresentativo adeguato della popolazione sottoposta ai controlli;

- potenziare il coordinamento e l'integrazione dei controlli ex post all'interno della "famiglia" di servizi incaricati della ricerca, segnatamente con audit congiunti;

- introdurre maggiori controlli ex post e un migliore equilibrio tra attività svolte dai servizi della Commissione ed attività esternalizzate. Nel 2007 la Commissione effettuerà 300 controlli ex post per il PQ6, rispetto ai 45 realizzati nel 2006;

- Introdurre una supervisione e un monitoraggio più sistematici da parte dei dirigenti intermedi sui risultati dei controlli ex post.

Il comitato di controllo degli audit ha invitato inoltre le direzioni generali incaricate del settore "ricerca" a proseguire il lavoro di semplificazione e a sfruttare appieno le possibilità offerte dal ricorso a finanziamenti a tasso forfettario e a importi forfettari nell'ambito del Settimo programma quadro di ricerca e di sviluppo tecnologico (PQ7).

La Commissione sottolinea che gli errori riscontrati nelle dichiarazioni di spesa sono dovuti soprattutto alla complessità del quadro normativo, in particolare al fatto che i beneficiari sono obbligati a chiedere il rimborso delle spese effettive di personale sostenute. Questo obbligo continuerà a creare problemi per i pagamenti a titolo del PQ6, anche se il rafforzamento dei controlli ex post consentirà la graduale introduzione di maggiori misure correttive, in particolare per gli errori sistemici, mediante l'applicazione dei risultati degli audit a progetti non sottoposti ad audit e l'imposizione del risarcimento danni nei casi in cui un beneficiario sottoposto ad audit non provveda a correggere adeguatamente tali errori sistemici.

I pagamenti a titolo del PQ7 dovrebbero trarre vantaggio dalle nuove procedure concordate: saranno introdotti, se del caso, verifiche preliminari del metodo di costo per i beneficiari che partecipano a diversi progetti e l'uso di costi medi del personale, in linea in ogni caso con il principio della sana gestione finanziaria. Si ricorrerà inoltre a "procedure concordate" con i revisori contabili con cui i beneficiari delle sovvenzioni a titolo del PQ7 avranno stipulato contratti, al fine di garantire la coerenza del lavoro di audit e di fornire alla Commissione una base con cui valutare l'ammissibilità della spesa e l'osservanza delle norme; agli incaricati della certificazione non verrà più chiesto di esprimere un parere sull'ammissibilità dei costi ma soltanto di presentare informazioni concrete e fattuali in base alle quali sarà la Commissione stessa a decidere dell'ammissibilità della spesa .

2.2. Gestione concorrente e gestione centralizzata indiretta: rafforzare il ruolo degli Stati membri

I casi di gestione concorrente e di gestione centralizzata indiretta comportano diversi livelli di gestione e di controllo. Le garanzie fornite alla Commissione provengono da tutta una serie di fonti, con particolare riguardo alla certificazione da parte delle autorità nazionali, alle relazioni annuali di attuazione e di controllo, ai risultati delle revisioni contabili svolte dagli Stati membri o dalla Corte dei conti europea e ovviamente agli audit effettuati dalla Commissione stessa.

I direttori generali delle DG Politica regionale, Occupazione, affari sociali e pari opportunità e Agricoltura e sviluppo rurale hanno formulato delle riserve per via della mancanza di ragionevoli garanzie legate a carenze dei sistemi gestionali e di controllo, principalmente nel caso di programmi o misure realizzati nel Regno Unito, in Spagna, in Svezia, in Slovacchia, in Slovenia, in Lettonia, in Italia e in Grecia, e di programmi attuati nel quadro dell'iniziativa comunitaria INTERREG. Se per le tre direzioni generali citate l'importo totale che presenta una situazione di rischio nel caso delle riserve espresse è limitato, il vero problema è piuttosto la mancanza di garanzie circa la legalità e la regolarità di talune operazioni soggiacenti. I direttori generali hanno deciso di formulare le riserve per via delle carenze sistemiche riscontrate in alcuni elementi essenziali dei sistemi di gestione e di controllo degli Stati membri, facendo notare che i problemi indicati esistono ormai da diversi anni e che le autorità responsabili non hanno preso le misure correttive richieste dalla Commissione, il che comporta per quest'ultima dei rischi in termini di reputazione.

Per coprire i rischi finanziari per il bilancio dell'UE sono stati elaborati precisi piani d'azione intesi a risolvere questi problemi, che prevedono misure correttive richieste dalle autorità nazionali responsabili. Se del caso, in particolare qualora gli Stati membri non provvedano essi stessi a introdurre i correttivi necessari a scongiurare i rischi per i pagamenti della Comunità, saranno applicate delle rettifiche finanziarie; queste ultime potranno essere applicate, in determinati casi, estrapolando irregolarità quantificabili da singoli fascicoli in cui è probabile che dette irregolarità ricorrano in un gran numero di casi analoghi, oppure, in caso di carenze sistemiche, sotto forma di rettifiche forfettarie. In alcuni casi la sospensione dei pagamenti era già stata ipotizzata, avviata o applicata nel quadro dell'esecuzione del bilancio del 2006.

La Commissione ritiene un obiettivo altamente prioritario il porre rimedio alle carenze di attuazione del sistema integrato di gestione e di controllo (SIGC) in Grecia, un problema che è già stato oggetto di precedenti riserve espresse fin dal 2002. A questo Stato membro sono state imposte, per il periodo 1999-2006, rettifiche finanziarie per un ammontare di 479 milioni di EUR[2] onde coprire i rischi finanziari derivanti dalle carenze accertate. Rettifiche di questo tipo verranno imposte fin quando lo si riterrà necessario. Nel marzo del 2007 la Commissione ha proposto di modificare il regolamento relativo al finanziamento della politica agricola comune[3] affinché la Commissione adotti un metodo più efficace di riduzione o sospensione dei pagamenti corrisposti a uno Stato membro in caso di manchevolezze gravi e persistenti. Le autorità nazionali interessate dal caso in questione hanno elaborato un piano d'azione dettagliato, di cui la Commissione verificherà attentamente l'attuazione.

La Commissione ha proseguito negli sforzi volti ad attuare un "approccio dell’audit unico" nel quadro della gestione concorrente , come viene indicato nella relazione sullo stato di avanzamento del Piano d'azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato[4] e nelle relazioni di attività annuali. Ad esempio, ha provveduto a migliorare la definizione delle responsabilità in materia di controllo e a rafforzare la sorveglianza degli organismi pagatori e di certificazione. Nel settore dei Fondi strutturali la Commissione ha preso misure volte a promuovere il coordinamento delle norme di audit e la diffusione delle migliori pratiche. Sulla base dell'esempio dei Paesi Bassi, che hanno pubblicato la prima dichiarazione nazionale sulla spesa comunitaria nel loro paese, la Commissione continuerà a sostenere le differenti iniziative a livello dei singoli Stati membri in favore della pubblicazione di dichiarazioni nazionali sull'impiego dei fondi dell'Unione europea. Il regolamento finanziario riveduto prevede a tale riguardo che gli Stati membri presentino annualmente una sintesi, al livello nazionale adeguato, degli audit e delle dichiarazioni disponibili. In materia di agricoltura questo obbligo era già stato introdotto nel 2006 nella legislazione settoriale[5].

Data la natura pluriennale dei Fondi strutturali, il controllo esercitato dalla Commissione riguarda l'intero periodo di programmazione, dalla pianificazione alla chiusura dei programmi. Le modalità di controllo funzionano pertanto su base pluriennale: l'identificazione delle carenze e le misure proposte per rimediarvi sono scaglionate sull'intero periodo di programmazione e le ragionevoli garanzie quanto alla legalità e regolarità delle spese sono valutate su questa base. Il Piano d'azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato prevede che l'efficacia dei sistemi correttivi di natura pluriennale venga esaminata nel 2007.

Il direttore generale della DG Giustizia, libertà e sicurezza ha rilevato alcune carenze in determinati sistemi di gestione e di controllo in Italia, e il direttore generale della DG Istruzione e cultura ha identificato delle manchevolezze in alcune agenzie nazionali che partecipano alla gestione centralizzata indiretta . La Commissione sta provvedendo a rafforzare i controlli. Nel primo caso i pagamenti sono stati globalmente sospesi nel 2006. Nel secondo caso, la Commissione si è servita delle disposizioni previste dai programmi di apprendimento permanente ( Lifelong Learning ) e Gioventù in azione per definire nuove regole[6] in merito alla designazione e alla revoca delle agenzie nazionali, alle dichiarazioni di affidabilità ex ante e annuale da parte delle autorità nazionali e al controllo e agli audit basati su un "approccio dell’audit unico". Alle agenzie nazionali saranno inoltre impartite istruzioni migliori e verrà offerta loro una formazione specifica. Le misure di semplificazione introdotte, come un ricorso più esteso a finanziamenti a tasso forfettario, dovrebbero ridurre il rischio di errori.

Per rimediare a queste carenze, la Commissione rafforzerà la vigilanza sulle agenzie nazionali mediante un'accresciuta responsabilità delle autorità nazionali che gestiscono i fondi UE nell'ambito della gestione centralizzata indiretta e grazie a un "approccio dell’audit unico" per i controlli e gli audit.

2.3. Gestione congiunta con organizzazioni internazionali

Per quanto riguarda i compiti di gestione delegati alle organizzazioni internazionali, accordi strutturati conclusi con queste organizzazioni, e in particolare l’Accordo quadro finanziario e amministrativo ( Financial and Administrative Framework Agreement - FAFA) firmato tra la Commissione e il segretariato delle Nazioni Unite (ONU) nell'aprile 2003, al quale negli anni successivi hanno aderito anche diverse agenzie specializzate, forniscono un quadro di riferimento stabile per la gestione congiunta; attualmente ci si sta adoperando per chiarire ulteriormente clausole specifiche dell'accordo.

Man mano che aumenta il livello di finanziamenti comunitari erogati attraverso questo meccanismo, viene anche potenziato il livello dei controlli svolti dalla Commissione sui fondi gestiti con le agenzie delle Nazioni Unite, conformemente ai pareri formulati dal revisore interno della Commissione in merito all'attuazione dell'accordo.

Le norme finanziarie rivedute hanno introdotto un quadro più chiaro, che consente una migliore vigilanza e maggiori garanzie nell'attuazione dei compiti affidati alle organizzazioni internazionali nell'ambito della gestione congiunta.

Si è posto rimedio a una precedente riserva relativa al contributo dell'UE alla MINUK (quarto pilastro) in Kosovo mediante recuperi effettuati nel 2006 e con un nuovo accordo contrattuale con l'ONU che illustra chiaramente la suddivisione delle responsabilità.

L’Accordo quadro finanziario e amministrativo (FAFA) costituisce il quadro di riferimento necessario e lungamente atteso per definire la cooperazione tra i partner, di natura estremamente diversa, del partenariato CE/ONU. Poiché si tratta di uno strumento relativamente nuovo, le parti all'accordo hanno istituito dei gruppi congiunti di lavoro incaricati di rimediare ai problemi di attuazione, mentre, d'altro canto, la Commissione e l'ONU discutono attualmente di iniziative di formazione e di orientamenti comuni in materia di obblighi di informazione, verifica e visibilità.

2.4. Conclusione

La Commissione osserva che nel 2006 15 direttori generali hanno formulato in totale 20 riserve (erano 31 nel 2005). Ritiene che questo implichi che si è adeguatamente provveduto a rimediare a importanti carenze nei controlli rilevate in passato e che nel 2006 si sono realizzati ulteriori progressi quanto all'ottimizzazione della gestione della Commissione stessa.

Gli ordinatori delegati si sono impegnati ad attuare piani d'azione adeguati per porre rimedio ai punti deboli che sono alla radice di tutte le riserve espresse; il Collegio verificherà l'applicazione di tali misure correttive.

È essenziale ottenere garanzie adeguate dagli organismi intermedi che gestiscono gli stanziamenti comunitari a nome della Commissione o congiuntamente con essa. È importante anche applicare sistematicamente disposizioni di legge per l'imposizione delle necessarie misure correttive (recuperi, sospensione dei pagamenti, rettifiche finanziarie ecc.) allorché vengano rilevate carenze significative quanto alla legalità e regolarità delle operazioni.

3. QUESTIONI TRASVERSALI

3.1. Governance

- Dichiarazione sulla governance

Il revisore interno ritiene che la struttura della governance della Commissione disponga di solide fondamenta, ma ha comunque proposto di renderla più trasparente. La Commissione accoglie questo suggerimento e pubblicherà una dichiarazione sulla governance intesa a illustrare chiaramente, per le parti interessate e i cittadini europei, quali sono i diversi attori, responsabilità e meccanismi di assunzione di responsabilità all'interno della Commissione; il testo della dichiarazione, breve e di facile comprensione, sarà disponibile sul sito web Europa.

- Esternalizzazione e agenzie

Per un'analisi delle agenzie esecutive, v. l'allegato 3 della presente sintesi.

Dagli anni '70 a oggi sono state create trenta agenzie di regolamentazione. Nel febbraio 2005[7] la Commissione ha presentato un progetto di accordo interistituzionale volto a stabilire un quadro globale di governance per la creazione, la struttura, il funzionamento, la valutazione e il controllo delle agenzie europee di regolamentazione. In seguito si sono registrati scarsi progressi nei negoziati, ma il dibattito sui contenuti della proposta è stato rilanciato in sede di Consiglio alla fine del 2006.

- Semplificazione

Dopo la presentazione della relazione di avanzamento della riforma nel dicembre 2005[8], la Commissione ha individuato una serie di settori da semplificare e razionalizzare, in particolare: ripartizione delle risorse umane, coordinamento interno, standard prescritti per i controlli interni, gestione finanziaria e strumenti e priorità in campo informatico. In maggio la Commissione ha adottato una comunicazione sulla gestione delle risorse umane che prevede la semplificazione delle procedure per il personale e che ha istituito una task force incaricata di consultarlo e di proporre misure per semplificare le procedure amministrative e migliorare i servizi offerti al personale stesso. Alcuni servizi centrali hanno avviato dei progetti pilota di realizzazione di analisi di impatto interno; queste analisi potrebbero essere estese a tutti i tipi di procedure interne della Commissione, nuove o rivedute, per garantirne la semplicità e l'efficacia e fare in modo che non comportino inutili oneri amministrativi.

In materia di gestione finanziaria, le norme finanziarie rivedute (revisione del regolamento finanziario e delle sue modalità di esecuzione) hanno introdotto una serie di semplificazioni, quali ad esempio: minori esigenze di documentazione per sovvenzioni e contratti di entità ridotta; agevolazione del cofinanziamento mediante contributi in natura (ad esempio mediante lavoro non stipendiato prestato da partner esterni del beneficiario); possibilità di eliminare l'obbligo di fornire garanzie finanziarie, sulla base di un'analisi dei rischi realizzata caso per caso; innalzamento della soglia al di sopra della quale le organizzazioni beneficiarie sono tenute a fornire una certificazione rilasciata da un revisore contabile esterno; estendere l'applicazione del principio di trasparenza con la divulgazione dei nomi di tutti i beneficiari di fondi comunitari, a prescindere dall'entità o autorità interessata dall'esecuzione del bilancio.

Il processo di semplificazione legislativa, tuttavia, non è stato così approfondito ed esteso e non ha quindi risposto alle aspettative iniziali: Sebbene il prossimo periodo di programmazione sia ancora piuttosto lontano, i servizi dovrebbero già predisporre il terreno per una maggiore semplificazione in futuro.

- Iniziativa per la trasparenza

Dando seguito all'Iniziativa europea per la trasparenza, saranno pubblicate le informazioni sui beneficiari di fondi nell'ambito della gestione concorrente. La Commissione ritiene che la trasparenza sulle questioni finanziarie sia un elemento importante dell'assunzione di responsabilità nell'impiego dei fondi comunitari.

- Gestione della continuità operativa

Nel 2006 è stato presentato un documento di lavoro sulla gestione della continuità operativa della Commissione [9] in cui si esaminano i metodi per continuare a garantire i servizi essenziali in periodi di emergenza.

- Deontologia

Come parte di un'iniziativa più vasta intesa a sensibilizzare sulle questioni di deontologia e integrità, la Commissione ha organizzato per i suoi funzionari una "giornata della deontologia" ( ethics day ).

- Audit interno

Nel marzo del 2006 il revisore interno ha presentato la prima relazione di sintesi sul seguito dato alle raccomandazioni in materia di audit, nella quale sottolinea come, malgrado alcuni passi in avanti, siano stati lasciati scadere i termini stabiliti senza prendere provvedimenti in merito a metà delle raccomandazioni essenziali e di quelle molto rilevanti formulate. Il comitato di controllo degli audit, il cui compito principale consiste nel riferire annualmente al Collegio circa il seguito dato dai servizi della Commissione alle raccomandazioni del revisore interno, ha fatto osservare ai Gabinetti che alcune direzioni avevano accumulato ritardi in questo settore e ha chiesto loro di vigilare sulle azioni intraprese dai loro servizi per dar seguito alle suddette raccomandazioni. Il comitato di controllo degli audit rafforzerà la vigilanza in materia nel corso del 2007.

Pur osservando che i servizi oggetto degli audit hanno elaborato dei piani d'azione rispetto a tutte le raccomandazioni formulate dallo IAS e accettate dai servizi stessi, piani che sono già stati in gran parte messi in atto, la Commissione si baserà sui passi in avanti compiuti nel 2006 onde garantire che venga dato tempestivamente seguito a tutte le raccomandazioni in materia di audit. Promuoverà inoltre un dialogo più approfondito tra i servizi oggetto di audit e gli incaricati degli audit stessi, il che dovrebbe contribuire alla reciproca comprensione, assicurare che le raccomandazioni formulate dal revisore siano incentrate sui problemi essenziali e incoraggiare i servizi a considerarne l'attuazione entro i termini fissati come un obiettivo prioritario.

Nella relazione annuale del 2006, il revisore interno ha posto l'accento sull'esigenza di un migliore coordinamento della pianificazione degli audit e incoraggiato a proseguire le iniziative in corso per potenziare le capacità professionali delle strutture di audit interno dei servizi della Commissione. Struttura e organizzazione dell'audit interno della Commissione continuano a venire rafforzate e a contribuire a fornire maggiori garanzie all'istituzione.

Conclusione

La Commissione ritiene che la sua struttura della governance abbia ormai raggiunto una maturità e una stabilità soddisfacenti e provvederà a definire tale struttura in una dichiarazione sulla governance. Essa è impegnata, al tempo stesso, a proseguire i suoi sforzi in direzione di una maggiore trasparenza, efficienza e semplificazione. Le agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita un'attenta vigilanza, sono pienamente integrate in questa struttura della governance. La Commissione ritiene tuttavia di fondamentale importanza politica la creazione di un quadro unico di governance per le agenzie di regolamentazione. La Commissione appoggia il revisore interno nei suoi sforzi intesi a presentare, alla fine del ciclo di pianificazione 2007-2009, il suo primo parere complessivo in merito ai sistemi di controllo interno della Commissione e promuove un elevato livello di cooperazione tra le strutture di audit interno e lo stesso revisore interno.

3.2. Sistemi di controllo interno e gestione dei risultati

- Il quadro di controllo interno della Commissione.

Nel 2006 la Commissione ha continuato a migliorare il suo quadro di controllo interno. Il lavoro di revisione, attualmente in corso, degli standard prescritti per i controlli interni si prefigge di renderli più chiari, semplici e adattabili alle situazioni nei singoli servizi della Commissione, in modo tale da incrementarne l'efficacia.

Nella rassegna sullo stato dei controlli interni nelle direzioni generali e nei servizi della Commissione si sottolineano i notevoli passi in avanti realizzati nel 2006 nell'attuazione delle strutture e pratiche di controllo interno, ma si osserva anche che sono necessari ulteriori progressi in settori quali l'informazione gestionale, la semplificazione legislativa, le strategie di controllo e la qualità delle relazioni di attività annuali. Il revisore interno ha raccomandato ulteriori miglioramenti per quanto riguarda i controlli ex post, il settore delle tecnologie dell'informazione e l'attuazione delle nuove norme contabili e della gestione dei contratti.

- Gestione dei rischi

Nel 2006 la Commissione ha realizzato importanti progressi nell'integrare ulteriormente la gestione dei rischi nella programmazione strategica: i piani di gestione annuali presentano i risultati dell'analisi dei rischi e le relazioni di attività annuali indicano se tali rischi si sono concretizzati nel corso dell'anno, come sono stati gestiti nonché quali sono i rischi residui e per quale motivo. Proseguiranno gli sforzi intesi a una presentazione coerente dei rischi e per fare in modo che i piani d'azione di gestione dei rischi vengano elaborati e attuati tempestivamente. Sulla base del metodo di gestione dei rischi messo a punto nella comunicazione "Verso una gestione dei rischi efficace e coerente nei servizi della Commissione"[10] e su un esercizio pilota realizzato nel 2006, la Commissione ha definito una procedura di valutazione inter pares per individuare, analizzare e gestire i rischi di natura trasversale, che possono essere affrontati e risolti più efficacemente da un gruppo di servizi piuttosto che dal singolo servizio.

- Gestione dei risultati

Le linee guida fornite ai servizi per la redazione dei piani di gestione annuali e delle relazioni di attività annuali hanno posto maggiormente l'accento sui risultati per i beneficiari e le parti interessate e sull'impatto sociale in senso lato dell'azione della Commissione nell'Unione europea.

Per le relazioni di attività annuali del 2006 è stato predisposto un modello standard conciso che consente di illustrare in modo coerente le strutture di controllo e le fonti di garanzia, ma non è ancora stato adottato da tutte le direzioni generali e i servizi. Questo formato dovrebbe tuttavia, col passar del tempo, migliorare la conoscenza delle strutture di controllo e delle fonti di garanzia nonché contribuire all'individuazione delle carenze e all'elaborazione delle migliorie da introdurre.

Sebbene nelle relazioni di attività annuali del 2006 un numero maggiore di servizi abbia fornito indicatori in materia di legalità, regolarità e risultati, occorrerà proseguire gli sforzi per calibrare al meglio tali indicatori garantendo nel contempo un approccio coerente per "famiglia" di servizi.

È necessario migliorare ulteriormente la qualità delle relazioni di attività annuali, soprattutto illustrando in modo più chiaro e semplice le strategie di controllo e i relativi risultati e fornendo maggiori dettagli sui piani d'azione e sull'impatto che dovrebbero avere.

- Piano d'azione verso un quadro di controllo interno integrato

I risultati dell'attuazione del piano d'azione sono, fino ad oggi, complessivamente positivi. Benché alcune iniziative abbiano registrato dei ritardi, la Commissione ritiene che sarà comunque in grado di conseguire l'obiettivo previsto dal piano d'azione: disporre entro la fine del 2007 di solide basi per gestire adeguatamente i rischi di errore e fornire maggiori garanzie. I risultati delle azioni saranno progressivamente più visibili e documentabili, all'inizio sotto forma di un approccio ai controlli più trasparente e meglio definito che dovrebbe portare a una riduzione del tasso di errore grazie a migliori rettifiche e una migliore prevenzione.

Sulla base delle esperienze fatte, una serie di azioni è stata migliorata per imprimere maggiore impulso verso un incremento delle garanzie, concentrandosi sulla gestione centralizzata diretta e integrando nei controlli un'analisi dettagliata dell'equilibrio tra costi, benefici e rischi. Entro la fine del 2007 saranno state poste le basi affinché il quadro di controllo interno integrato inizi ad avere l'impatto previsto sul livello di garanzie. Tuttavia, la relazione sullo stato di avanzamento del Piano d'azione della Commissione verso un quadro di controllo interno integrato stabilisce i punti importanti su cui si deve ancora intervenire.

Si stanno prendendo dei provvedimenti per rafforzare l'intensità dei controlli ex post in numerosi settori, con piani d'azione che definiscono misure correttive e con un attento monitoraggio dei progressi realizzati in questo campo. Tuttavia, il direttore generale della DG Comunicazione ha formulato una riserva, segnalando l'assenza di un meccanismo strutturato di controlli ex post sistematici, meccanismo il cui avvio nel 2007 formerà oggetto di una valutazione della Commissione.

All'intensificarsi dei controlli dovrebbe accompagnarsi un approccio più coordinato in ciascuna "famiglia" di servizi, come già sta avvenendo nei settori della ricerca e dei Fondi strutturali.

Nel campo dei Fondi strutturali si sta gradualmente introducendo un maggiore coordinamento, segnatamente con l'armonizzazione dei metodi di campionatura che gli Stati membri dovranno utilizzare nel periodo di programmazione 2007-2013.

Nel 2006 la rete di controlli ex post ha confermato la sua utilità per la condivisione delle buone pratiche tra le singole unità incaricate dei controlli. Tra i punti essenziali affrontati nelle discussioni vi sono l'elaborazione di strategie di campionatura per ottenere ragionevoli garanzie, il seguito dato ai controlli e le impostazioni possibili in materia di applicazione delle sanzioni.

Conclusione

La Commissione è del parere che occorra elaborare una visione globale delle azioni di controllo interno per ciascuna attività, che integri i diversi elementi e livelli di controllo. Occorre garantire l'efficienza rispetto ai costi del meccanismo complessivo delle diverse misure di controllo, un adeguato monitoraggio dei risultati dei controlli e un'azione concertata per rimediare alle carenze rilevate.

Essa vigilerà attentamente sull'attuazione di strategie e metodi globali di controllo e garantirà che vengano adottati approcci coerenti per i controlli ex post per "famiglie" di servizi, affinché: (1) le strategie di controllo siano formalizzate e contengano obiettivi precisi; (2) i risultati dei controlli svolti a tutti i livelli vengano sintetizzati in chiare azioni di monitoraggio e obblighi di presentazione di relazioni; (3) le responsabilità che competono ai diversi attori, comprese le sinergie trasversali tra i servizi, siano chiaramente definite e rispettate.

La Commissione farà in modo che tutti gli ordinatori delegati rispettino pienamente l'obbligo di utilizzare il modello standard, stabilendo quindi un legame più chiaro tra sistemi di controllo e garanzie nelle rispettive relazioni di attività annuali del 2007, e garantirà inoltre che forniscano, come previsto, indicatori sulla legalità e la regolarità delle operazioni al fine di dare fondamento alle garanzie.

La Commissione continuerà a monitorare il meccanismo di controlli ex post strutturati messo a punto dal direttore generale della DG Comunicazione, come pure il piano d'azione definito per i controlli ex post all'interno della "famiglia" di servizi incaricati della ricerca.

3.3. Gestione finanziaria

- Contabilità

La Commissione si compiace di osservare che la Corte dei conti ha presentato una dichiarazione di affidabilità positiva, con riserve, per i conti del 2005, la prima formulata da quando è in vigore il nuovo sistema di contabilità per competenza.

Proseguono i progressi compiuti nell'applicare le nuove norme contabili all'elaborazione dei conti annuali del 2006. Per quel che riguarda la garanzia della qualità dei dati contabili, si sono fatti passi in avanti nel migliorare il contesto di svolgimento dei controlli. Per quanto concerne la convalida dei sistemi locali nel 2006, il contabile ha osservato che, in generale, i servizi hanno preso misure adeguate per porre rimedio ai problemi evidenziati nella sua relazione dell'anno precedente, e ha altresì sottolineato i notevoli progressi compiuti dalle due direzioni generali la cui convalida era stata sospesa nel 2005.

L'introduzione della contabilità per competenza nelle delegazioni dal gennaio del 2007 e il miglioramento dei controlli interni hanno permesso di eliminare le riserve formulate negli anni precedenti per quanto riguardava le spese amministrative nelle delegazioni dell'UE.

Per la prima volta il contabile approverà i conti definitivi per il 2006, attestando in tal modo con ragionevole certezza che i conti forniscono un'immagine fedele della situazione finanziaria dell'istituzione.

- Gestione dei contratti

In alcuni audit realizzati nel 2006 il revisore interno ha individuato alcuni settori che necessitano di miglioramenti per quanto riguarda la gestione dei contratti. Un gruppo di lavoro interservizi creato nel dicembre del 2006 ha proposto un nuovo metodo in materia di contratti di appalti nel settore immobiliare. Il regolamento finanziario riveduto semplificherà inoltre gli obblighi procedurali e in materia di documentazione per i contratti di modesta entità.

Conclusione

La Commissione rileva che l'introduzione del sistema di contabilità per competenza ha permesso di conseguire una maggiore trasparenza e assunzione di responsabilità. Essa individua una serie di misure concrete che verranno adottate onde semplificare le norme applicabili ai beneficiari di sovvenzioni e ai contraenti/aggiudicatari di appalti.

3.4. Risorse umane

- Strategia integrata in materia di risorse umane

Il revisore interno sottolinea come una strategia a lungo termine in materia di gestione delle risorse umane sia importante per un'efficiente ripartizione di tali risorse.

La Commissione migliorerà la sua ripartizione delle risorse umane grazie a un approccio più proattivo nell'identificare le competenze del personale e i fabbisogni dei servizi, sia attuali che per il futuro. Ha varato un programma per lo sviluppo professionale permanente destinato a tutte le risorse umane dei suoi servizi, con l'obiettivo di attrarre, formare e trattenere personale qualificato.

La raccolta e l'analisi di dati sulle risorse umane costituisce un altro elemento importante della gestione strategica di queste risorse, grazie al quale la Commissione sta mettendo a punto i sistemi necessari per rispondere alle domande provenienti dall'esterno circa il modo in cui sono impiegate le sue risorse umane.

In seguito a una richiesta presentata dal Parlamento nel 2006, la Commissione ha redatto una relazione [SEC(2007) 530] che contiene un'analisi dei fabbisogni prevedibili in materia di risorse umane fino al 2013, arrivando alla conclusione che tutti i fabbisogni prioritari identificati, esclusi quelli legati agli allargamenti, saranno soddisfatti mediante movimenti di personale interni ai servizi o tra i servizi stessi.

- Assunzione di nuovi funzionari degli Stati membri dell'UE-10.

Gli ambiziosi obiettivi di assunzione del periodo 2004-2006 per gli UE-10 sono stati conseguiti nel 2006 per il personale amministrativo e in gran parte anche per i dirigenti di livello intermedio (77% rispetto all'obiettivo previsto); progressi soddisfacenti si sono registrati per quanto riguarda l'assunzione di dirigenti di alto livello. Si osserva un deficit di assunzioni per determinati profili o nazionalità, dovuto principalmente allo scarso numero di candidati che hanno partecipato ai concorsi. L'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) è impegnato attualmente nell'elaborazione di una strategia migliorata di informazione e di comunicazione. La Commissione ha introdotto un meccanismo di monitoraggio per garantire che nel 2007 gli obiettivi di assunzione per gli UE-12 siano soddisfatti.

Conclusione

La Commissione si impegna a conseguire l'obiettivo di assunzione di funzionari degli Stati membri dell'UE -12 che si è prefissata. Ha provveduto a definire i suoi fabbisogni futuri e proseguirà gli sforzi volti ad anticipare le difficoltà che si presenteranno per realizzare un'amministrazione efficiente e moderna.

3.5. Settore delle tecnologie informatiche

Per la seconda volta è stata formulata una riserva relativa al rischio determinato dall'inadeguatezza delle infrastrutture edilizie dei centri dati , un rischio che incide non tanto sulla legalità e regolarità delle operazioni quanto piuttosto sulla continuità operativa. Il revisore interno ha posto inoltre l'accento sulla necessità di miglioramenti per quel che riguarda il parco immobiliare, la sicurezza dei dati, i piani di emergenza calamità e la continuità dei servizi. Un'altra questione sollevata è stata quella della pianificazione dei progetti nel settore delle tecnologie informatiche, nel quale è stato deciso di ottimizzare l'uso dei fondi pubblici definendo le priorità in materia di progetti presentati dalle aziende.

La Commissione si impegna risolutamente a dare attuazione alla strategia pluriennale al fine di garantire la sicurezza delle infrastrutture edilizie in cui sono ospitati i centri dati e telecomunicazioni della Commissione a Bruxelles e a Lussemburgo. Sono state identificate misure di limitazione del rischio da realizzare nel 2007.

4. CONCLUSIONI

La Commissione ritiene che i sistemi di controllo interno esistenti, con i limiti descritti nelle relazioni di attività annuali del 2006, offrano ragionevoli garanzie quanto alla legalità e alla regolarità delle operazioni di cui la Commissione stessa si assume la responsabilità complessiva a norma dell'articolo 274 del trattato CE. Riconosce, tuttavia, che sono necessari ulteriori sforzi per rimediare a una serie di carenze, con particolare riguardo a quelle evidenziate nelle riserve espresse dagli ordinatori delegati.

La Commissione farà in modo che i suoi ordinatori delegati proseguano nei loro sforzi volti ad assicurare che le ragionevoli garanzie contenute nelle dichiarazioni che accompagnano le relazioni annuali siano effettivamente corroborate da adeguati sistemi di controllo interno.

ALLEGATO 1

2006 Synthesis’ multiannual objectives

STATE OF PLAY

This annex reports on the progress realised in 2006 against the reference framework laid down by the 2004 Synthesis and updated by the 2005 Synthesis containing the Commission’s multiannual objectives to address the major crosscutting management issues.

New actions established by the 2006 Synthesis appear in bold italic .

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | The internal control coordinator in each service should carry out a regular review of the effectiveness of internal control issues at least in the context of the twice-yearly information to Commissioners and of the annual activity report. | All services, continuous action with the support and guidance of DG BUDG and the ICC network. | Continuous action. On top of the regular review of the effectiveness of internal control, most DGs have in 2006 organised internal discussions and training sessions for their staff, as well as regular reporting on the state of internal controls (minimum twice a year). The Commissioner is duly informed. |

Revision of internal control standards to enhance effectiveness | DG BUDG by the end of 2007 | Ongoing. |

Develop indicators for legality and regularity of transactions to support assurance in annual activity reports. | All services by ‘families’ with the support of BUDG and SG, before the establishment of 2007 (originally: 2006) annual activity reports in March 2008. | Ongoing. A first comprehensive table of indicators of legality and regularity has been drawn up by the Cohesion family within the action objectives and indicators (see hereafter). This was envisaged as optional in the standing instructions on 2006 AAR and some DGs already used them in their AAR 2006. Those indicators will become compulsory as from the AAR 2007. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Some Commission departments should give, where needed, a fuller explanation of their environment and the risks faced, including risks that remain even after mitigating measures have been taken. The impact of their environment and risks should be made more explicit and in most cases fuller explanations should be given on the overall impact of reservations on the reasonable assurance. | All services in the 2007 annual reporting exercise. | Ongoing. Guidelines on 2006 AAR provide for a more structured way for reporting on internal control systems and risks but more effort is needed to ensure the universal use of this approach. On the impact of reservations on the reasonable assurance, DGs and services are generally more precise in their 2006 AARs. |

With the assistance of central services, work by ‘families’ will be continued, so that each area benefits from a specific, coherent methodology. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Risk manage-ment | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | All services, with the assistance of DG BUDG, as specified in SEC(2005) 1327. | Continuous action. Guidelines on 2007 AMPs reinforce the risk management dimension, in particular reporting on critical risks. In most DGs, risk management is embedded into the 2007 AMP. |

The Commission will address how to deal with risk management within ‘families’ of similar activities in services. | By 2007 the Commission should have gained sufficient experience to submit proposals in this context. | Completed. Based on a pilot exercise on cross-cutting risks carried out in 2006, the Commission established a peer-review process for managing those risks. |

Objectives and indicators | 4. Making objectives and indicators a policy and management tool allowing, on the one hand, the Commission to monitor its performance and, on the other, stakeholders to assess the outcome of the Commission’s work and its benefit for citizens. | The Commission will continue its review of objectives and indicators, with a particular attention on spending programmes in 2006 and on other Commission tasks in 2007. | Services concerned with the support of SG and BUDG should feed progressively into the 2007 and 2008 annual management plans. | Completed. A pilot action, involving the Cohesion for Growth and Employment family (DG REGIO and DG EMPL) was carried out in June and July 2006. The agreed methodology served as a basis for the guidelines on 2007 AMPs. Such guidelines now clarify that AMPs should contain impact- and result-oriented objectives, each measured by indicators. In most DGs, the AMP drafting process was the occasion of broad discussions on DG's missions, strategic objectives and indicators. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Internal audit recommen-dations | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations. | Follow-up of action plans stemming from internal audit recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All services | Continuous action. Follow-up is being actively monitored through different tools (DGs' internal databases, "Issue track" system set up by the Audit Progress Committee secretariat…). However further action is needed to ensure that high priority recommendations are addressed on a timely basis. The Audit Progress Committee alerted the Cabinets of departments lagging behind, requesting them to monitor the appropriate follow up by their services. |

Regula-tory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. The Commission calls on the Council to adopt the proposed framework on regulatory agencies, suggest amendments, or reflect on new possibilities. | All services concerned with the assistance of SG and DG BUDG. | Ongoing. The Commission supports the discussions on the substance that were relaunched in the Council at the end of 2006. |

Inter-service arrange-ments | 7. Ensuring that inter-service arrangements for small services are based on a cost-benefit analysis and made in accordance with applicable rules, while preserving the responsibility of each delegated authorising officer. | The Commission will develop practical solutions respecting the balance of responsibilities and accountability. | Interested DGs with the support of BUDG, SG, and DIGIT. | Continuous action. Arrangements have been established between BEPA and SG (for management of human and financial resources, logistics and strategic planning) and between IAS and DG ADMIN (on the pooling or the respective financial circuits and HR services). Regarding IT Infrastructure Consolidation, DIGIT is already ensuring end-user support for the ADMIN family (DG ADMIN and offices). Furthermore, the IAS signed an agreement with DIGIT in October 2006 to take over its IT-support. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2006. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | Concerned DGs. | Continuous action. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. Follow up of actions to remedy to reservation in previous AARs has been specifically included in the guidelines for the 2007 AMPs. |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Integrated internal control frame-work | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Ongoing. 2006 saw key progress in the implementation of the Action plan towards an integrated internal control framework, adopted by the Commission in January 2006 [COM(2006) 9 and SEC(2006) 49]. The Commission presented a report on the progress of this action plan (COM (2007) 86). Improvements concerned in particular the introduction of a concise format to present control strategies and sources of assurance in AAR guidelines (although more effort will be required in 2007 to ensure consistent use of this), strengthened oversight of paying and verifying agencies in shared management and a new sampling approach for the FP6. |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls and by further harmonisation and better focusing of ex post controls | Further attempts have to be made to achieve closer harmonisation of methodology and definition of common ex-post control strategies and ensure proportionality between ex ante and ex post controls, at least at the level of ‘families’ of services operating in the same budget area. | All services with the assistance of DG BUDG, continuous action. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Concerned services with the support of DG BUDG, progressively up to the end of 2007. | Ongoing. Common methodology agreed under FP6 and sharing of audit results in the area of structural funds constitute a good basis for establishing common guidelines in the future. |

DG COMM will put in place a system of structured ex-post control in all Representations and Units in the Headquarter. | DG COMM by the end of 2007 | - |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | Under the amended Financial Regulation, the Accounting Officer will sign off the accounts. | Accounting Officer by the entry into force of the amendments to the Financial Regulation. | Completed – to be applied. Article 61 (2)a of the FR : Commission modified proposal to revise the FR now incorporates the signing off of the accounts by the Accounting Officer. For the first time, he will sign off the accounts for the year 2006. |

The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action. The 2005 accounts (the first edition under the modernisation of accounting project) were delivered on time with regard to the Financial Regulation and were deemed reliable by the Court of Auditors. A working group was created by the service of the Accounting officer for providing guidance to DGs in order to improve accounts' quality. |

Financial simplifica-tion | 12. Making financial management more efficient by applying simplification measures. | Services are called upon to apply the simplification measures that have been introduced by the basic acts under the next generation of programmes (2007-2013) and by the amended financial rules | All services concerned as from the entry into force of these legal provisions. | Initiative integrated into the Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework. |

To ensure that the new programming period can start under the new legislative framework, the Commission calls on the legislative authority to adopt the basic acts and Financial Regulation so that it can adopt in due time its Implementing Rules. | Legislative authority for the basic acts and Fin. Regulation. DG BUDG and concerned services by the end of 2006 | Completed. Basic acts for the programming period 2007-2013 and amendments to financial regulations adopted. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Simplifica-tion | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | The Task Force for the simplification of administrative procedures will propose specific measures to simplify and improve human resource management and administrative procedures. | DG ADMIN by June 2007 (originally by the end of 2006) | Ongoing. In May 2006 the Commission adopted a Communication entitled "Human Resources Management: simplifying procedures for staff" and created a Task Force mandated to consult staff and propose measures to simplify administrative procedures and improve services provided to staff. A report on the progress of the work of the Task Force was adopted by the Commission in December 2006. The final report and Action Plan proposed by the Task Force will be presented as an annex to a Commission Communication the adoption of which is scheduled for June 2007. |

In parallel, the Commission will present specific measures to simplify and improve the Commission’s staff appraisal system (Career Development Review). These measures will complement those presented early 2006 which were already implemented in the current exercise. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. During 2006, two working groups have developed various options for a revised system which will be simulated and tested throughout 2007 with the objective to implement the changes at the beginning of 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures are being prepared. | DG ADMIN by the end of 2007 | Ongoing. Achievements in 2006 included the identification, dissemination and publication of existing best practices within HR units. The development of HR metrics was initiated and will be continued and expanded in the future. DG ADMIN made a proposal to introduce the generation of corporate statistics and to provide regular reporting on organisation charts and administrative support and coordination functions. |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work-programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Ongoing. DG ADMIN monitors the rate of recruitment for enlargement and turnover posts. It takes action to meet targets laid down by the Commission for the recruitment of management and non-management staff from the new Member States. Specialised training is provided if specific needs are expressed (e.g. ABAC training, HR professionalisation programme). |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007 | Ongoing. DG ADMIN is continuing to further improve the structure and data provided in the JIS and is taking necessary measures to adapt the JIS where appropriate, in particular as regards reporting capabilities. |

The Commission will adjust its management of mobility, where necessary, so as to achieve the ultimate objective of ‘the right person in the right job’, in particular as regards sensitive posts. Proposals will be made during 2006 to mitigate the impact of mobility, with particular attention for specialised functions and small DGs and sites. | DG ADMIN in collaboration with SG and DG BUDG, by the end of 2007 (originally by the end of 2006). | Ongoing. The Mobility Report for 2005 was presented to the Vice-President in July 2006 and included the first ever statistical analysis of mobility of Heads of Units. Further work has been undertaken on mobility data with the view to developing a new approach to reporting. Dissemination of Best Practices continued. The working group on mobility finalised its work in December 2006, the conclusions of which are currently discussed by the Group of Resource Directors. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2006 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will adopt Commission-wide policy guidelines and develop business continuity plans. | All services with the support of SG, ADMIN and DIGIT by the end of March 2007. | Ongoing. In July 2006 the Commission adopted the Communication on Business Continuity Management [SEC(2006)898 and 899]. This includes inter alia a definition of critical and essential functions and corresponding information systems. DGs and services are currently developing the necessary business continuity arrangements, including crisis financial circuits. All DGs and services now have a Business Continuity Plan, which they will be exercising and reviewing during 2007. testing of critical and essential IT systems should be finished by the end of 2008. |

The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Ongoing. A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the move of most critical IT equipments into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. The Commission, wanting to ensure the best value for money, took the initiative of defining priorities for corporate projects through the ABM Steering Group. A study on the consolidation of the IT infrastructure and related support services concluded that major savings through economies of scale (consolidating the infrastructure and support services) and staff redeployment could be reached while improving the quality of service. |

ALLEGATO 2

Reservations 2006, 2005, 2004, 2003

IEEA | 16 | 25 | 41 |

PHEA | 8 | 17 | 25 |

EACEA | 64 | 214 | 10 | 288 |

Total | 88 | 256 | 10 | 354 |

By the end of 2006, between 75%and 100% of the target level of recruitment for the different staff categories had been reached. Despite those initial difficulties in recruiting staff, the agencies indicated in their Annual Activity Reports that they were able to achieve the objectives of their work programmes to a satisfactory extent. They all provided the required reasonable assurance without reservations.

The Commission has different means for ensuring supervision of the tasks delegated to the executive agencies:

- The governance architecture of executive agencies is defined in the 2002 Council Regulation laying down the statute of such agencies[11]; it is further set out in the act of delegation itself.

- Each agency is managed by a Director and by a Steering Committee, composed of five members appointed by the Commission, which adopts the agency's annual work programme comprising detailed objectives and performance indicators, as well as the agency's administrative budget.

- The Directors of executive agencies, who are Commission officials appointed by the Commission, exercise the function of authorising officer by delegation as regards the implementation of the operational appropriations, under the supervision of the parent Directorate(s)-general.

- The Commission’s arrangements for planning, reporting, internal controls systems, internal audit and accounts are fully applicable to the executive agencies.

- Regular contacts take place at different levels between the agency and the parent Directorate(s)-General.

- Executive agencies have to comply with the Internal Control Standards . In 2006, compliance was satisfactory but lower than in Commission services. Therefore, they and their parent services will need to pay particular attention to ensuring that their systems advance quickly towards a compliance level comparable to that in the Commission.

The screening for planning and optimising Commission human resources adopted by the Commission on 24 April 2007 has not indicated any need for new executive agencies beyond the externalisation already proposed in the Research area.

ALLEGATO 4

Rapport sur les procédures négociées – exercice 2006

1. BASE LÉGALE

L'article 54 des Modalités d'Exécution (ME) du Règlement Financier (RF) établit l'obligation, pour les ordonnateurs délégués, de recenser les marchés faisant l'objet de procédures négociées (PN). En outre la Commission doit annexer au résumé des Rapports Annuels d'Activités (RAA) visé à l'art. 60.7 du RF un rapport sur les procédures négociées.

L'article 54 ME ayant été amendé par la révision "autonome" des Modalités d'exécution entrée en vigueur le 22 août 2006, l'analyse des procédures négociées pour l'ensemble de l'année 2006 a été conduite conformément aux nouvelles dispositions. Ces dernières prévoient notamment que les procédures négociées attribuées sur certaines bases légales (où la procédure négociée est à considérer comme procédure "normale") soient exclues du recensement. Par ailleurs, les données des années précédentes ayant été calculées sur des bases différentes, la comparaison interannuelle, prévue audit article 54 ME, a été rendue non significative pour l'année 2006. Par conséquent, seule la variation par rapport à la moyenne générale de l'Institution a pu être établie pour chaque DG/service.

2. MÉTHODOLOGIE

Une distinction a été faite entre les 40 DG, Services, Offices et Agences exécutives qui n’octroient pas d’aide extérieure, et les 3 DG (AIDCO, ELARG et RELEX) passant des marchés dans le cadre d'actions extérieures (base légale différente: Chapitre 3 du Titre IV de la Deuxième Partie du RF) ou pour compte de la Commission mais en dehors du territoire de l'UE.

En effet, ces 3 DG présentent des aspects particuliers en ce qui concerne la collecte des données (déconcentration des services, absence d’accès direct de certaines délégations à la base de données ABAC-Contracts), le nombre total de marchés passés, l'application d'autres seuils pour les procédures négociées, ainsi que la possibilité de recours à la procédure négociée dans le cadre du mécanisme de réaction rapide (urgence impérieuse). Pour ces raisons, les marchés de ces DG nécessitent une approche statistique distincte.

3. RÉSULTATS GLOBAUX DU RECENSEMENT FINAL

3.1. Les 40 DG, Services ou Offices sans les 3 DG "action extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 179 209 493 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 243 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 2 452 696 081 euros.

La proportion moyenne pour l'Institution du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 12,31%. La moyenne de l'Institution calculée par rapport au montant des marchés attribués (au lieu du nombre de marchés) s'élève à 7,31%.

Il a été considéré que la proportion pour une DG/Service doit être estimée comme "notablement plus élevée que la moyenne enregistrée au niveau de son Institution", quand elle dépasse de moitié la proportion moyenne, c'est-à-dire lorsqu'elle est supérieure au seuil de référence s'établissant à 18,46%.

Ainsi, 9 DG ou Services sur 40 ont dépassé le seuil de référence en 2006. Toutefois, il faut signaler que 4 d'entre eux n'ont passé qu'une procédure négociée mais leur faible nombre des marchés au total fait que leur moyenne soit élevée. Par ailleurs, pour une DG le seuil de référence est dépassé de justesse. Enfin, pour 2 des DG, les procédures négociées représentent un pourcentage substantiellement inférieur à la moyenne de l’Institution en valeur totale des marchés passés.

Finalement, comme déjà indiqué au point 1, la comparaison interannuelle, prévue à l'article 54 ME, a été rendue impraticable pour l'année 2006.

3.2. Les 3 DG "actions extérieures"

Sur base des données reçues, les statistiques suivantes ont été établies: 153 marchés négociés pour une valeur totale de 124 906 052 euros ont été attribués sur un ensemble de 1 322 marchés toutes procédures confondues, pour une valeur totale de 989 958 991 euros.

La proportion moyenne pour les 3 DG "actions extérieures" du nombre de procédures négociées par rapport au nombre de marchés passés s'élève dès lors à 11,57% et la moyenne calculée par rapport au montant des marchés attribués s'élève à 12,62%. Le seuil de référence (moyenne plus 50%) étant donc de 17,36%, seule une des ces DG dépasse ce seuil.

4. ANALYSE DES JUSTIFICATIONS ET MESURES CORRECTIVES

Trois catégories de justifications sont évoquées par les DG ayant dépassé les seuils susmentionnés. En premier lieu, les déviations statistiques résultant d'un faible nombre de marchés passés (toutes catégories confondues) ou de l'utilisation intensive de contrats cadres (ce qui, en intégrant dans un seul contrat « cadre » un nombre élevé de contrats « spécifiques », réduit le nombre total de marchés passés) par les DG concernées. Ces situations peuvent avoir pour conséquence d'augmenter le pourcentage de procédures négociées par réduction de la base applicable (ensemble de marchés, toutes catégories confondues). Dans ces cas, un pourcentage élevé n'équivaut pas nécessairement à un recours excessif aux procédures négociées.

Une deuxième série d'arguments met en évidence des situations objectives du secteur d'activité économique où le nombre d'opérateurs (candidats ou soumissionnaires) peut être fort limité, voire en situation de monopole. Il arrive de ne pas avoir d’offres suite à un appel d’offres avec publication ou de devoir recourir à un opérateur pour des raisons de propriété intellectuelle et expertise spécifique. Des situations de captivité technique peuvent également apparaître.

En troisième lieu, les marchés complémentaires , lorsqu'ils ne peuvent pas être techniquement ou économiquement séparés du marché principal (initial), ou les marchés similaires , conformes au projet de base à condition que le marché initial a été passé par procédure ouverte/restreinte, sont évoqués.

Plusieurs mesures sont proposées par les DG pour infléchir la situation. Le renforcement de leur structure interne, l’amélioration de la formation du personnel et l’établissement de documents types sont évoqués en premier lieu. Il est également considéré qu'une meilleure communication interservices peut avoir un impact sur le nombre des procédures négociées. Finalement, l'amélioration du système d'évaluation des besoins des DG/services, une meilleure programmation et la création ou le renforcement d'une "politique de gestion de produit" dans certains domaines sont mentionnés pour arriver à une réduction du recours aux procédures négociées.

Les procédures de marchés devront continuer à être intégrées dans la revue régulière sur l’efficacité du contrôle interne, notamment l’analyse de la dépendance éventuelle envers certains contractants. En tout état de cause, les procédures et contrôles doivent être correctement documentés pour assurer la piste de l'audit.

ALLEGATO 5

Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2006 (Art. 87.5 IR)

In accordance with article 87.5 of the Implementing Rules the Commission shall report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100.000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100.000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2006.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AGRI | 2.121.285,63 | 2 |

AIDCO | 6.800.808,94 | 32 |

COMP | 2.450.000,00 | 2 |

EACEA | 100.000,00 | 1 |

ELARG | 1.372.283,00 | 1 |

EMPL | 124.066,40 | 1 |

ENV | 127.146,80 | 1 |

FISH | 713.429,00 | 1 |

INFSO | 6.860.395,32 | 16 |

RTD | 851.067,11 | 4 |

TREN | 1.518.302,24 | 3 |

23.038.784.44 | 64 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 6.549.996,00 | 2 |

[1] COM(2007)㘠⸷ȍ䰉椧灭牯潴搠⁩㔴‱業楬湯⁩楤䔠剕椠摮捩瑡⁯敮汬⁡敲慬楺湯⁥楤愠瑴癩瑩⃠湡畮污⁥敤⁬〲㘰猠慴潴愠杧潩湲瑡Ɐ猠来慮慴敭瑮⁥潣⁮❬条楧湵慴搠汥敬甠瑬浩⁥敲瑴晩捩敨椠灭獯整愠汬⁡片捥慩挠湯氠⁡敤楣楳湯⁥〲㜰㈯㌴䌯⁅敤汬⁡潃浭獩楳湯ⱥ搠汥ㄠ‸灡楲敬㈠〰‷䜨⁕⁌〱‶敤⁬㐲㐮㈮〰ⰷ瀠条‮㔵⸩ȍ刉来汯浡湥潴⠠䕃 ⹮ㆠ㤲⼰〲㔰搠汥䌠湯楳汧潩മं佃⡍〲㜰 㘸攠匠䍅㈨〰⤷㌠ㄱമं敒潧慬敭瑮⁯䌨⥅渠‮㈱〹㈯〰‵敤⁬潃獮杩楬⁯⁥牡楴潣潬㜠‬慰慲牧晡⁯ⰵ搠汥爠来汯浡湥潴⠠䕃 ⹮㠠㔸㈯〰‶敤汬⁡潃浭獩楳湯⹥ 67.

[2] L'importo di 451 milioni di EUR indicato nella relazione di attività annuale del 2006 è stato aggiornato, segnatamente con l'aggiunta delle ultime rettifiche imposte alla Grecia con la decisione 2007/243/CE della Commissione, del 18 aprile 2007 (GU L 106 del 24.4.2007, pag. 55).

[3] Regolamento (CE) n. 1290/2005 del Consiglio.

[4] COM(2007) 86 e SEC(2007) 311.

[5] Regolamento (CE) n. 1290/2005 del Consiglio e articolo 7, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 885/2006 della Commissione.

[6] Decisione C(2007) 1807 del 26 aprile 2007.

[7] COM(2005) 59.

[8] COM(2005) 668.

[9] SEC(2006) 899.

[10] SEC(2005) 1327.

[11] Council regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes, OJ L 11, 13.01.2003