Comunicazione della Commissione - Relazione di avanzamento sulla modernizzazione del sistema contabile della Commissione europea al 31 gennaio 2005 /* COM/2005/0090 def. */





[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE | Bruxelles, 16.3.2005 COM(2005) 90 definitivo COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE Relazione di avanzamento sulla modernizzazione del sistema contabile della Commissione europea al 31 gennaio 2005 INDICE 1. Introduzione 3 2. Sintesi dell’attuazione nel gennaio 2005 3 3. Questioni contabili 4 3.1. Norme contabili 4 3.2. Processi contabili 4 3.3. Ambiente di controllo e convalida dei sistemi locali 4 4. Evoluzioni informatiche 5 5. Attuazione della contabilità modernizzata nei servizi della Commissione 6 5.1. Preparazione dei saldi di apertura per l’esercizio 2005 6 5.2. Sviluppo di sistemi informatici locali e loro legami con ABAC 7 5.3. Formazione 7 6. Attuazione della contabilità per competenza da parte delle altre istituzioni e agenzie 7 7. Sviluppi futuri 8 7.1. Bilancio generale 8 7.2. Prestiti attivi e passivi 8 7.3. Fondo europeo di sviluppo 8 8. Conclusione 8 ALLEGATO 1: STATUS DEL PROGRAMMA ABAC AL 31 GENNAIO 2005 9 ALLEGATO 2: PROGRAMMA INTEGRATO AL 31 GENNAIO 2005 17 ALLEGATO 3 : QUADRO CONTABILE: NORME CONTABILI 23 ALLEGATO 4 : PRINCIPALI COMPITI DA ESEGUIRE DAL GENNAIO 2005 26 1. INTRODUZIONE Il 17 dicembre 2002 la Commissione ha adottato la sua comunicazione sulla modernizzazione del sistema contabile delle Comunità europee[1]. Sia il Consiglio che il Parlamento europeo ne sono stati informati. Il progetto affrontava principalmente tre questioni: - Conformità con principi contabili per il settore pubblico accettati a livello internazionale, in particolare per quanto riguarda la contabilità per competenza (la registrazione degli eventi contabili quando si verificano e non al momento di un incasso o di un esborso o esclusivamente a fine anno); - Integrazione dei sistemi finanziari e contabili presenti su piattaforme informatiche diverse; - Contemporaneo miglioramento delle prestazioni del sistema SINCOM2, in particolare per quanto concerne la sicurezza e la coerenza dei dati provenienti da fonti diverse. Dal 2002 la Commissione presenta relazioni di avanzamento semestrali[2]. La DG Bilancio ha realizzato note informative sui progressi realizzati nei trimestri intermedi. La presente relazione sintetizza ora i progressi al 31 gennaio 2005, anziché al 31 dicembre 2004, per riferire sulla transizione al nuovo sistema. Come le relazioni precedenti, essa sarà trasmessa agli organismi competenti delle autorità di discarico e alla Corte dei conti. Una breve presentazione orale stata fatta alla commissione di controllo del bilancio il 1° febbraio 2005. 2. SINTESI DELL’ATTUAZIONE NEL GENNAIO 2005 In virtù del nuovo regolamento finanziario entrato in vigore il 1° gennaio 2003[3], entro il 2005 doveva essere introdotta una contabilità per competenza per il bilancio generale. Per la piena integrazione di tutti i sistemi contabili, invece, i tempi sarebbero stati più lunghi. Una volta modernizzato il sistema contabile, si prevedeva di estenderne progressivamente il ruolo in materia di sostegno della gestione finanziaria delle operazioni della Commissione. Gli obblighi giuridici sono stati soddisfatti il 10 gennaio 2005, quando entrato in vigore il nuovo sistema basato su una contabilità per competenza a pieno titolo. La Commissione ha adempiuto così il proprio impegno in questo senso nei confronti dell’autorità di discarico. Tale risultato stato ottenuto alla data fissata e senza superare il costo previsto di 20 milioni di euro per la DG Bilancio e la DIGIT. Oltre a ciò, 5 milioni di euro sono stati assegnati ad altri servizi per un sostegno amministrativo temporaneo. Ora che la Commissione ha attuato la riforma amministrativa e modernizzato il sistema contabile, ci sono le condizioni perché il contribuente europeo si senta sicuro che il suo denaro gestito dalla Commissione secondo norme rigorose di controllo e che gli stati finanziari delle Comunità rispondono alle norme contabili internazionali, ponendo così la Commissione all’avanguardia fra le amministrazioni pubbliche europee. Il gennaio 2005 non rappresenta però la conclusione della riforma contabile. C’ ancora possibilità di migliorare i sistemi informatici a livello centrale e locale, nonché l’integrazione dei sistemi e le informazioni di gestione. Ci vorrà inoltre ancora del tempo prima che le nuove procedure contabili siano pienamente assimilate. Il progetto stato attuato in larga misura nel rispetto del calendario previsto alla sezione III.3 della comunicazione del 17 dicembre 2002, e del progetto più dettagliato per il 2003 e il 2004 proposto l’8 luglio 2003. L’allegato 1 presenta un raffronto dettagliato fra il calendario del 17 dicembre 2002 e l’attuazione effettiva. L’allegato 2 presenta un aggiornamento del piano delle varie tappe adottato nel luglio 2003. 3. QUESTIONI CONTABILI 3.1. Norme contabili Le 15 serie di norme contabili applicabili ai conti comunitari e il piano contabile armonizzato sono stati adottati dal contabile il 28 dicembre 2004, e comunicati ai contabili delle altre istituzioni e delle agenzie. Sono sintetizzati all’allegato 3. Il manuale contabile della Commissione, basato sulle norme contabili e sul piano contabile, era stato in larga misura completato alla fine del dicembre 2004 tenendo conto delle osservazioni dei vari servizi. Tale versione continuerà ad essere adeguata alla luce dell’esperienza e delle prossime evoluzioni informatiche. Resta ancora da determinare un mezzo pratico per valutare alcuni accantonamenti di fine anno, ad esempio per le richieste non ancora pervenute. 3.2. Processi contabili I processi contabili ancora da definire sono le procedure per la chiusura dei conti 2005 e per la preparazione degli stati finanziari 2005. L’adozione di un manuale consolidato e di procedure di chiusura prevista per il 2005, come pure l’introduzione di uno strumento informatico per il consolidamento dei conti delle istituzioni e delle agenzie. 3.3. Ambiente di controllo e convalida dei sistemi locali Il buon funzionamento del sistema contabile modernizzato dipenderà da un’accurata e completa iscrizione dei dati da parte dei numerosi utilizzatori del sistema informatico centrale (ne sono previsti circa 7 000). I menu sviluppati forniranno agli utilizzatori un’assistenza puntuale e costante per ridurre al minimo il rischio di errori, ma la qualità dei dati inseriti dipenderà anche dall’ambiente di controllo creato da ciascun ordinatore delegato. Orientamenti in materia vengono forniti nel documento ‘Accounting objectives and control framework’ (dicembre 2003), in cui vengono definiti i rischi connessi a ciascuna categoria di transazioni e i controlli proposti per far fronte a tali rischi. La DG Bilancio continuerà a sviluppare orientamenti in materia contabile e a fornire un sostegno ai servizi nella loro attuazione. I criteri per la convalida delle procedure finanziarie e dei sistemi informatici degli ordinatori sono stati pubblicati il 2 luglio 2004. Il 1° settembre 2004 stato diffuso un questionario dettagliato per consentire una valutazione dello stato di preparazione da parte di ciascun servizio in relazione a tali criteri e tutti i servizi hanno risposto entro la scadenza fissata del 30 settembre 2004. Nonostante le difficoltà incontrate nell’assunzione di personale dotato di esperienza adeguata, una valutazione ad alto livello di tutte le procedure finanziarie e dei sistemi informatici connessi all’insieme dei servizi stata completata dalla DG Bilancio il 17 dicembre, sulla base delle risposte al questionario e di una discussione di mezza giornata con ciascun servizio. La relazione che ne risultata stata finalizzata il 31 gennaio 2005 e individua una serie di rischi che i servizi interessati saranno invitati a trattare. Il gruppo della DG Bilancio, composto da otto persone, sarà al completo entro il 16 marzo 2005. Avvierà un programma di controlli più approfonditi dei sistemi quali funzionano effettivamente in ogni servizio, partendo da quelli che, secondo le valutazioni, presentano i maggiori rischi. Tale lavoro fornirà una base per la convalida dei sistemi stabiliti dall'ordinatore e destinati a fornire o giustificare informazioni contabili, come previsto dall’articolo 61, paragrafo 1, lettera e) del regolamento finanziario. 4. EVOLUZIONI INFORMATICHE La parte più impegnativa del progetto consiste nell’integrare la gestione finanziaria e i sistemi contabili attuali, nello sviluppare i sistemi per l’introduzione di una contabilità per competenza e nel fornire agli utilizzatori menù di facile impiego che contribuiscano a garantire l’elevata qualità dei dati inseriti. La situazione attuale sintetizzata qui di seguito. Sono state messe a punto le funzionalità informatiche volte a sostenere i processi contabili. Il nuovo sistema, chiamato ‘ABAC’, comprende il sistema contabile centrale che funziona con il software SAP-Enterprise, e gli workflow sviluppati dalla Commissione per le richieste di pagamento (ABAC-invoices), per i contratti e i relativi impegni (ABAC-contracts) e per le immobilizzazioni (ABAC-assets). Il workflow pagamenti di Si2 stato modificato per rispondere ai requisiti della contabilità per competenza. Una serie di altri servizi continua a fornire informazioni contabili mediante interfaccia con i propri sistemi informatici locali. Il lavoro principale completato dal 30 giugno 2004 comprende quanto segue: - Sviluppo, prova e diffusione di ABAC-contracts (4 ottobre) e ABAC-invoices (25 ottobre), affinché il personale possa ricevere una formazione e familiarizzarsi con questi workflow prima del gennaio 2005; - Sviluppo, prova e diffusione di ABAC-assets (14 gennaio 2005); - Prova del funzionamento del sistema nel complesso da parte di gruppi multidisciplinari per individuare e correggere eventuali problemi entro il gennaio 2005; - Back-up del vecchio sistema il 31 dicembre e passaggio al nuovo, che stato messo in funzione il 10 gennaio ed pienamente operativo dall’inizio di febbraio, una volta disponibili gli impegni riportati dall’esercizio 2004; - Caricamento dei saldi di apertura per i prefinanziamenti (30 000), delle richieste in attesa di pagamento (7 400) e delle immobilizzazioni (74 000). Il 10 gennaio 2005 il sistema contabile centrale entrato in funzione per l’applicazione della contabilità per competenza ai conti generali, che comprendeva la maggior parte dei saldi di apertura necessari per il lavoro quotidiano dei servizi, e da allora funziona con un elevato livello di affidabilità. Al 31 gennaio 2005 erano stati trattati con successo oltre 32 000 pagamenti, 10 000 richieste e 1 300 impegni. L’unica eccezione costituita dalle casse di anticipi e dalle attrezzature per ufficio delle delegazioni esterne e degli uffici stampa al di fuori della sede della Commissione, a cui sono state delegate responsabilità finanziarie. La loro progressiva integrazione nel sistema centrale prevista a partire dal 2005. 5 . ATTUAZIONE DELLA CONTABILITÀ MODERNIZZATA NEI SERVIZI DELLA COMMISSIONE 5.1. Preparazione dei saldi di apertura per l’esercizio 2005 Tutti i servizi sono stati invitati a contribuire alla definizione di un inventario di prefinanziamenti, garanzie, immobilizzazioni e persone giuridiche che ricevono sovvenzioni e contratti. Tale inventario ha richiesto l’esame dei dossier relativi a circa 45 000 impegni in sospeso e 74 500 riferimenti di conti bancari entro la fine del dicembre 2004. I servizi hanno riferito sui progressi realizzati al 30 giugno, al 30 settembre, al 31 ottobre e al 30 novembre 2004. Dalle informazioni contenute in tali relazioni e da quelle fornite nel corso di contatti bilaterali, risulta che circa il 95% del lavoro stato completato entro i termini e che il rimanente 5% riguardava casi in cui i beneficiari non hanno trasmesso la documentazione necessaria per la registrazione della persona giuridica ed stato quindi impossibile finalizzare la registrazione dei prefinanziamenti e delle garanzie in oggetto. A tre servizi stata accordata una proroga per risolvere tali casi in sospeso. Praticamente tutti i servizi hanno presentato i dossier da caricare nel sistema contabile entro i termini e secondo standard qualitativi elevati. Meno dell’1% delle registrazioni stato rinviato per correzioni e i dossier sono giunti in ritardo o hanno dovuto essere rinviati solo nel caso di tre servizi. Al 31 gennaio 2005 erano stati trattati 76 000 dossier di persone giuridiche che riguardavano contraenti o esperti e 56 000 che riguardavano il personale ed erano stati caricati 30 000 saldi di prefinanziamento. È stata fissata la scadenza del 31 marzo 2005 per il completamento dell’esercizio per le 22 000 garanzie. Tutti i servizi interessati sono passati a ABAC-assets per la gestione degli inventari eccetto le delegazioni e gli uffici stampa, che prevedono di farlo nel 2005. Tutte le immobilizzazione sono state caricate nel sistema contabile centrale, tranne quelle relative ai due centri comuni di ricerca, alla DG TREN e agli immobili, che verranno caricate in marzo. La DG Bilancio chiederà a ogni servizio di verificare l’accuratezza e la corretta contabilizzazione delle cifre sui saldi di apertura per garantire che i dati siano completi e poter apportare le correzioni entro il 31 marzo 2005. Verrà messa a disposizione una procedura per la registrazione dei prefinanziamenti che non possono essere attribuiti ad alcuna persona giuridica convalidata. Il bilancio di apertura di ciascun servizio verrà inviato al direttore generale o capo servizio interessato per la convalida ufficiale entro il 30 giugno 2005. Oltre a quanto precede, i servizi sono stati invitati a collegare tutti gli impegni chiusi dal 1° gennaio 1999 a un impegno giuridico per potere stabilire la relazione finanziaria della Commissione con ciascuna entità a partire da quella data. Si intende limitare tale lavoro agli impegni al di sopra dei 50 000 euro, il che significa esaminare circa 35 000 dossier supplementari (se il limite fosse abbassato a 13 800 euro, si dovrebbero esaminare 25 000 dossier supplementari). Insieme al lavoro sui 30 000 impegni che devono ancora essere attribuiti a una persona giuridica, tale attività completerà l’attuazione dell’azione 74 della riforma amministrativa relativa allo sviluppo di una base dati centrale per i contratti, garantendo che la Commissione rispetti l’impegno assunto con il Parlamento dopo il caso Eurostat. 5.2. Sviluppo di sistemi informatici locali e loro legami con ABAC Tutti i servizi tranne uno hanno adeguato la maggior parte dei loro sistemi informatici ai requisiti della contabilità per competenza entro la fine del 2004. Nei casi in cui tale lavoro non stato completato in tempo, i servizi interessati hanno utilizzato il sistema centrale per evitare ritardi nel trattamento degli impegni e delle richieste di pagamento. 5.3. Formazione Il 5 ottobre 2004 stato lanciato un programma di formazione per i futuri utilizzatori del sistema ABAC, sostenuto da esperti esterni. Al 31 gennaio 2005 erano stati organizzate azioni di formazione corrispondenti a 3 300 giorni-partecipanti con un livello di soddisfazione che passato progressivamente dal 60% all’86%. Tutti gli utilizzatori chiave hanno beneficiato di una formazione pratica, mentre gli altri hanno seguito incontri di familiarizzazione teorica in gruppi più ampi. I moduli di formazione degli utilizzatori sono concepiti per diventare una guida degli utilizzatori e costituire la base di un programma di formazione permanente per gli utilizzatori futuri. Ogni servizio che dispone di un sistema locale doveva avviare il proprio programma di formazione per gli utilizzatori di tale sistema. Un programma di formazione specifico per il personale delle delegazioni nei paesi terzi verrà avviato nel 2005. 6. ATTUAZIONE DELLA CONTABILITÀ PER COMPETENZA DA PARTE DELLE ALTRE ISTITUZIONI E AGENZIE La Commissione ha invitato tutte le agenzie e istituzioni a condurre una ‘valutazione dello stato di preparazione’ per l’applicazione delle nuove norme contabili e della contabilità per competenza. Da un’analisi delle risposte e dalle informazioni scambiate nelle riunioni risulta che stanno tutte adottando le misure necessarie. Nel giugno e nel novembre 2004 sono state organizzate riunioni informative con i contabili di tutte le istituzioni e agenzie. Alcune agenzie e istituzioni più piccole utilizzano per la loro contabilità di bilancio una versione del sistema Si2 della Commissione. Con lettera del segretario generale del 22 giugno 2004, la Commissione ha accettato di continuare a fornire Si2 nel 2005 e di mettere a disposizione delle entità che desiderano utilizzarli tutti i moduli ABAC, nonché le specifiche tecniche necessarie per collegarli ai loro sistemi. La Commissione ha suggerito anche che le agenzie sviluppino una piattaforma informatica comune sui cui eseguire i loro esemplari di ABAC. Tale soluzione, in linea con una raccomandazione del Parlamento, presenterebbe un buon rapporto costi-benefici, salvaguardando al tempo stesso l’indipendenza di ciascuna agenzia. 7. SVILUPPI FUTURI 7.1 . Bilancio generale Un nuovo piano per tappe in fase di preparazione per ulteriori sviluppi informatici (cfr. allegato 4). Questi ultimi riguardano in particolare il miglioramento della convivialità e della funzione di rendiconto finanziario, nonché la preparazione dei primi conti annuali consolidati. Nel corso del 2005 previsto il consolidamento dei vari workflow in una sola applicazione web (ABAC-workflow), nonché lo sviluppo di alcune funzionalità nuove (ad esempio, la procedura di recupero dei crediti). Sono previsti anche altri sviluppi volti a raggiungere l’obiettivo a lungo termine di una maggiore integrazione dei sistemi locali e a fornire nuovi strumenti di assistenza agli utilizzatori, nonché di gestione finanziaria. 7.2. Prestiti attivi e passivi Per quanto concerne le operazioni al di fuori del bilancio della Commissione, in corso un progetto per integrare nella contabilità centrale entro luglio 2005 le attività di assunzione ed erogazione prestiti - attualmente registrate su Globus, un sistema che appartiene alla DG ECFIN- utilizzando il modulo bancario SAP, CFM. 7.3. Fondo europeo di sviluppo In un esercizio distinto deve essere modernizzata anche la contabilità del Fondo europeo di sviluppo, attualmente distinta da quella del bilancio generale. In collaborazione con AIDCO, gli workflow per la gestione dei progetti FES saranno trasferiti dal sistema contabile FES attuale (OLAS) al sistema locale di AIDCO (CRIS), e i conti del FES verranno tenuti sulla base di una contabilità per competenza in ABAC. Questa soluzione presenta il vantaggio che apre la strada per un’eventuale integrazione del FES nel bilancio generale e consente di eseguire i pagamenti FES utilizzando le funzioni sviluppate per esso. Gli strumenti informatici necessari per una contabilità per competenza completa saranno operativi a partire dal 2006, dopo il completamento di ABAC e i paralleli sviluppi di CRIS. I conti del FES per il 2005 saranno stabiliti sulla base di informazioni che figurano in OLAS, adeguate per costituire una base per la contabilità per competenza. A partire dal 2006 il nuovo sistema ABAC-FES dovrebbe rispondere pienamente alle esigenze della contabilità per competenza. Nel frattempo, a partire dal febbraio 2005 i pagamenti del FES saranno effettuati mediante il sistema contabile del bilancio generale. 8. CONCLUSIONE Il progetto di modernizzazione ha rispettato il termini previsti nel regolamento finanziario per l’introduzione di sistemi contabili per il bilancio generale conformi alle norme contabili accettate a livello internazionale, La Commissione ha raggiunto tale obiettivo in due anni, un lasso di tempo considerevolmente inferiore a quello occorso ad altre amministrazioni pubbliche europee, e ha rispettato un termine ritenuto molto ambizioso dai consulenti e revisori esterni. Tale incontestabile successo non avrebbe potuto essere ottenuto senza l’impegno e la collaborazione costruttiva di tutti i servizi. Le attività non di bilancio della DG ECFIN verranno integrate nel sistema contabile centrale della Commissione entro il luglio 2005. Durante il primo semestre di tale anno la contabilità per le attività fuori bilancio sarà, come in passato, per competenza. Il Fondo europeo di sviluppo utilizzerà ABAC per i pagamenti nel 2005 e per la contabilità nel 2006. Obiettivo del progetto fornire ai responsabili di ciascun servizio informazioni più affidabili e complete, a lungo termine, sull’attivo e il passivo di cui sono responsabili e sulle relazioni finanziarie con ciascun fornitore e, a medio termine, sull’attuazione finanziaria dei progetti e degli impegni pluriennali. ANNEX 1: ABAC PROGRAMME STATUS AT 31 JANUARY 2005 (Referenced to the Timetable in section III.3 of the Commission's communication COM(2002)755 final) 1st to 4th quarter: 2003 5th to 8th quarter: 2004 Measure | Deadline | Result | Comment | Accounting framework | Definition of an accounting framework | Provision by the Accountant of an initial analysis of accounting requirements based on the Commission’s decision | 1st quarter | completed 2nd quarter | Initial analysis of accounting requirement based on the Commission's decision was drawn up by June 2003 and used as a basis to develop the accounting rules and to determine the IT development issues. | Setting up an accounting standard committee Establishment of accounting standards for European Communities - Draft - Final priority standards - Final others standards | 1st quarter 2nd quarter 4th quarter 6th quarter | Completed | The Accounting Standard committee was set up in March 2003, with monthly meetings, to give its advice and judgement on accounting rules. The final meeting (July 2003) examined the comments on the proposed rules. | Adapting Chart of account Draft : Final : | 2nd quarter 4th quarter | Completed | Defining the event giving rise - draft - final | 2nd quarter 4th quarter | Completed | The inventory of financial processes was carried out and events giving rise were described in flows and validated by services | Extending the scope of consolidation | 9th quarter | Started, still in progress | The scope of consolidation is to be extended for 2005 accounts, the IPSAS compliant accounting rule was adopted Future steps: consolidation manual, consolidation pack, development and implementation of the chosen tool | Financial statements | 9th quarter | Started, still in progress | They are defined as part of the accounting rules and the Chart of accounts drawn up accordingly. The accounting rules relating to financial statements have been prepared | Integration of accounting data | Fixing the opening balances - Provisional - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | Opening balance have been collected for prefinancing, guarantees and invoices received and not yet paid. Other opening balances will be the result of 2004 accounts closure. The amounts of provisions for cost claims not received by 31/12/2004 will be estimated in mid-2005. | Defining the object code, - Plan - link between budget and general accounts | 4th quarter 7th quarter | Completed Completed | Following the inventory of financial processes and Chart of accounts, object codes were defined and linked to budget and general accounts | Integrating contingent assets and liabilities (off balance-sheet items) - inventories - guarantees - integration | 4th quarter 5th quarter 9th quarter | On schedule | The complete opening balance will be established when the 2004 accounts are closed | Management, entry in the accounts of prefinancing, interim payments and final payments | 5th quarter | Still in progress | Prefinancings for most open commitments and balances have been recorded in the accounts. The remainder should be recorded by 31.3.2005 | Creating link between CIR and the accounts - use of CIR mandatory - link to general accounting | 4th quarter 7th quarter | One quarter delay | During the 5th quarter, CIR was deployed in most services lacking an equivalent IT tool. It was upgraded to become ABAC invoice on 25/10/2004, when its use was made obligatory where appropriate. | Receivables and files of clients / suppliers | 5th quarter | The legal entity file was set up in March 2004. By 31/1/2005, 121 213 legal entities had been validated. The exercise will continue in 2005 in order to link all commitments since 1999 and over 50000 € with a legal entity. | Organisation of internal control of accounting data | Expanding internal control in DGs to include accounting aspects - draft - definitive | 4th quarter 8th quarter | Completed | The control framework has been developed, validation criteria were communicated to all services on 02/07/04 and a questionnaire on 01/09/04 | Supporting evidence for balance sheet balances through inventories | 7th quarter | Completed | A part of inventories of fixed assets were consolidated in ABAC assets end 2004 and loaded in SAP in January 2005; a second loading will take place in March 2005. | Certification of local system | 9th quarter | Each high level assessment of services was completed by 17/12/2004 and the report established on 31.1.2005. A programme of in depth checks will be launched in March 2005 | Training and awareness | Training | 3rd to 6th quarter | Rescheduled according to services | Information sessions from the 4th quarter, accounting training in 2004, training for users from 10/2004 following releases of ABAC invoices and ABAC Contracts | Recruitment | 3rd quarter | Completed | 17 additional resources | Network accounting correspondents | 1st quarter | Completed | Identification of correspondents, meetings and regular information session organised | Improvement of current system architecture | Reconciliation SI2 / R3 (2002 data) | 2nd quarter | Completed | Reconciliation SI2/R3 completed and validated in early 2003, continued weekly thereafter | Written security policy | 2nd quarter | Completed | Security policy for SI2 written during the second quarter of 2003 and adopted July 2003 | Comparison of security management principles | 3rd quarter | Completed | Current security policy compared to relevant international standards in 2003 and deemed appropriate. | Fixing of rules governing incorporation of security elements | 3rd quarter | Completed | Rules governing the incorporation of the security elements in the new functionalities have been designed in the 3rd quarter | Developments of computerised tools to facilitate management and audit of access rights | 3rd quarter | Partially completed | Access rights have been audited and a computerised tool was implemented in 2004 to facilitate the management of access rights. This temporary tool will be replaced by a more powerful tool integrated fully within the ABAC “Web” environment during 2005. | Development, implementation of web based version of SI2 | 4th quarter | Not completed | The development full web-based of SI2 was postponed and planned to be implemented in 2005, the other ABAC workflows are web-based. | Elimination of redundant data | 4th quarter | Partially completed | Data management activities are included in the IT developments and include data cleansing phases (elimination of redundant data, correction of errors, completion of missing data…) An archiving policy will be developed in 2005. | Development of the new system architecture | Feasibility study of new architecture – integration of sectorial systems | 2nd quarter | Completed | A feasibility study was completed in May 2003, including the examination of the integration of sectorial systems (certain will be abandoned- DG Entr, JRC). The cost benefit of retaining the remaining systems will be examined progressively over 2005 and 2006. | Detailed road map for implementation of the next IT system | 2nd quarter | Completed | A detailed road map for the implementation of the new system was developed in May 2003 and maintained on a daily basis. This roadmap has been developed into an implementation plan | Analysis of users’ management needs | 3rd quarter | Completed | Users’ management needs have been recorded through workshops, analysed, categorised and mapped against planned system functionalities to ensure proper alignment on the system future functionalities. Final report was issued on 30/9/03 | Design of proposed solutions - progressive functional and technical definition of the system | 4th quarter | Completed | The design was performed in two phases: first the production and validation of functional blueprint and second the technical blueprint; the functional blueprints consolidate the accounting rules, operational activities and data model, they were finalised in December 2003, the technical blueprint translated in technical terms to actual system functionalities, they were ready in March 2004. | Migration towards SAP Enterprise | 7th quarter | Completed 3rd quarter | Problems were resolved in collaboration with SAP | User workshops and feedback | 4th quarter | Completed | Workshops have been conducted in 2003, the users’ requirements has been analysed, categorised and incorporated in the functional blueprints. Users’ feedback is collected during the implementation and testing phases. | Progressive implementation of new functionality | 6th quarter | Completed 7th quarter | The system implementation has been phases to allow a progressive implementation of functionalities as they became available. | New functionalities following tests | 7th quarter | Completed 8th quarter | All new modules and functionalities were tested before release to ensure meeting accounting principles and users’ requirements. Testing of the integrated system was completed end of 2004. | Training for key users | 8th quarter | Completed | All key users were proposed hands on training by 31.12.2004 | Release of new system | 8th quarter | Completed | ABAC invoice, ABAC contracts, ABAC Assets have been released and are operational. The ABAC system was released on 10 January 2005 | ANNEX 2: INTEGRATED PROGRAMME PLAN 31 JANUARY 2005 List of milestones | | |At 31/12/03 |At 31/12/03 |At 31/01/05 |At 31/01/05 |At 31/01/05 | | No |Description |Work-stream |Start date |End date |Start date |End date |% of Completion | |1 |Project infrastructure is set-up |Project Man. |February |30/06/03 |February |30/06/03 |Done | |2 |Accounting Standards defined |Accounting |February |31/08/03 |February |31/08/03 |Done | |3 |Business events analysed |Accounting |May |31/01//04 |May |31/01//04 |Done | |4 |Accounting objectives and control framework updated and issued |Accounting |01/09/03 |31/10/03 |01/09/03 |31/10/03 |Done | |5 |Draft architecture strategy is defined |IT |February |15/07/03 |February |15/07/03 |Done | |6 |Draft user requirements documented |User Req. |March |30/06/03 |March |30/06/03 |Done | |7 |Chart of accounts updated and object code mapping done, functionalities defined |Accounting |15/07/03 |31/01/04 |15/07/03 |31/01/04 |Done | |8 |Functional Blueprint, Data/ process model prepared and validated |IT/Accounting |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |9a |Functional architecture proof of concept built and tested |IT |01/07/03 |15/10/03 |01/07/03 |15/10/03 |Done | |9b |Prototypes completed |IT |16//10/03 |31/01/04 |16//10/03 |31/01/04 |Done | |10 |Local systems and SI2 adaptation capacity analysed |IT/DG |15/09/03 |15/12/03 |15/09/03 |15/12/03 |Done | |11 |Consolidated entities identified and informed |Accounting |01/10/03 |31/10/03 |01/10/03 |31/10/03 |Done | |12 |High-level DG Budget processes defined |Accounting |01/10/03 |14/11/03 |01/10/03 |14/11/03 |Done | |13 |Data / process gap addressed |IT/Accounting |15/09/03 |31/01/04 |15/09/03 |31/01/04 |Done | |14 |User requirements finalised |User Req. |09/07/03 |30/09/03 |09/07/03 |30/09/03 |Done | |15 |Priority gaps are addressed, obsolete systems identified |DG’s |15/07/03 |15/01/04 |15/07/03 |15/01/04 |Done | |16 |Accounting Standards, chart of accounts and manual final draft issued |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 | 31/07/04 | Done | |16a |Accounting Rules |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16b |CoA |Accounting |16/10/03 |30/06/04 |16/10/03 |30/06/04 |Done | |16c |Accounting Manual |Accounting |15/11/03 |30/06/04 |15/11/03 |30/06/04 |Done | |17 |Final 2005 IT architecture defined |IT |20/11/03 |15/01/04 |20/11/03 |15/01/04 |Done | |18 |Implementation plan prepared |IT |15/07/03 |02/01/04 |15/07/03 |02/01/04 |Done | |19 |Detail DG plans prepared |DG’s |15/10/03 |28/02/04 |15/10/03 |28/02/04 |Done | |19a |HL DG impact assessment and plans prepared |DG's |15/10/03 |15/01/04 |15/10/03 |15/01/04 |Done | |19b |Detailed DG plans prepared |DG's |15/01/04 |28/02/04 |15/01/04 |28/02/04 |Done | |20 |Technical blueprint completed and prototype validated |IT |03/11/03 |15/02/04 |03/11/03 |15/02/04 |Done | |21 |Integrated Central system validated |IT |01/02/04 |31/05/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Done | |22 |Sectorial systems improved, interfaces completed and tested |DG’s |15/01/04 |31/12/04 |15/01/04 |31/12/04 |Mostly done | |22a |DG's Functional requirements finalised |Accounting/User Req. |15/01/04 |15/02/04 |15/01/04 |15/02/04 |Done | |22b |Interfaces technical requirements ready |IT |01/03/04 |31/05/04 |01/03/04 |31/05/04 |Done | |22c1 |Local systems improved and tested |DG's |01/02/04 |30/10/04 |01/02/04 | 31/12/04 | Mostly done | |22c2 |Interfaces developed and tested |DG's |01/04/04 |31/12/04 |01/04/04 |31/12/04 |Mostly done | |23 |Manual processes are defined and tested |DG’s |15/01/04 |29/09/04 |15/01/04 |29/09/04 |Done | |24 |DG Budget processes validated |Accounting |04/02/04 |30/06/04 |04/02/04 |30/06/04 |Done | |25 |Consolidation |Accounting |06/01/04 |27/08/04 |06/01/04 | 31/12/05 | 60% | |26 |Integration tests performed |IT |01/06/04 |31/07/04 |01/06/04 | 31/12/04 | Done | |27 |User acceptance tests made |IT |01/09/04 |30/09/04 |01/09/04 | 31/12/04 | Done | |28 |Data migration prepared |IT |05/04/04 |10/11/04 |05/04/04 | 31/12/04 | Done | |29 |IT Systems realised |IT |01/02/04 |31/08/04 |01/02/04 | 25/10/04 | Done | |30 |User trainings completed |IT |01/10/04 |30/11/04 |01/10/04 | 31/12/04 | Key users done | |31 |Accounting Standards, chart of accounts and manual finalised |Accounting |01/12/03 |05/11/04 |01/12/03 | 31/12/05 | Done | |32 |Trainings completed |Project man. |05/11/03 |30/11/04 |05/11/03 | 28.02.05 | In progress | |33 |Closing instructions sent |Accounting |08/11/04 |01/12/04 |08/11/04 | 14/12/04 | Done | |34 |DG’s processes and systems signed off |Accounting |01/07/04 |31/12/04 |01/07/04 |31/12/04 |Done at high level | |34a |Local systems signed-off |Accounting |01/07/04 |30/11/04 |01/07/04 | 31/12/04 | Done at high level | |34b |Interfaces signed-off |Accounting |30/09/04 |31/12/04 |30/09/04 |31/12/04 |Done at high level | |35 |Final preparation completed |IT |01/10/04 |31/12/04 |01/10/04 |31/12/04 |Done | |36 |First part of the programme closed |Project Man. |28/12/04 |07/01/05 |28/12/04 | 07/02/05 | Done | | ANNEX 3 : ACCOUNTING FRAMEWORK: ACCOUNTING RULES Financial statements: This standard follows the IPSAS 1 requirements, as adapted to the requirements of the Financial Regulation. For instance, the complete set of financial statements includes the following components: (a) Balance Sheet (b) Economic outturn (c) Statement of changes in Capital (d) Cash Flow Table (e) Accounting Principles, Rules and Methods and Notes to the Financial Statements and (f) Segment Reporting (included in the notes to the financial statements). Group accounting: The scope of the consolidation is a significant issue that is addressed in this rule. This rule defines three major categories of entities that should be consolidated: controlled entities (meaning those over which the European Communities have an exclusive control), associate entities (those where the European Communities have a significant influence on the entity) and joint ventures (the European Communities have a joint control). For each category, the European Communities would have to adopt a specific accounting procedure: global consolidation, equity method or proportionate consolidation. The European Development Fund is excluded from the scope of consolidation, but will be disclosed in the notes to the accounts as funds managed by the Commission on behalf of the Member States and their ACP partners. Foreign currency conversion: the European Communities have to deal with transactions that are denominated in a foreign currency. A transaction should be initially recorded by applying the exchange rate at the date of transaction. At each reporting date, the European Communities would have to update this valuation and calculate an exchange difference. Both realised and unrealised exchange gains or losses should be recognised in the statement of financial performance at the reporting date. Property, plant and equipment: This rule sets the accounting requirements regarding the recognition and measurement of property, plant and equipment. It establishes that an item of property, plant and equipment should be recognised as an asset when it is probable that future economic benefits or service potential associated with the asset will flow to the entity; and the cost or fair value of the asset to the entity can be measured reliably. Buildings, land, and hardware are considered as fixed assets. The generating event for the recognition of an item of property, plant or equipment is the transfer of property, which is generally equivalent to the date of delivery. Regarding the measurement, the rule sets out the nature of the costs to be included in the purchase price and explains how to identify assets under construction. Depreciation expense is recognized on a systematic basis over the asset's useful life i.e. pro- rata temporis, reflecting the pattern in which the asset's benefits are consumed by the European Communities. In addition to the depreciation, specific events can have an impact on the value of the asset (effect of time, obsolescence, falling market value, etc …). When an impairment indicator is activated, additional depreciation should be recognised. Thus, the value of property, plant and equipment is not an historical value but can vary as time goes by. Intangible assets: Intangible assets follow almost the same rules as property, plant and equipment. Nevertheless, there is often more uncertainty about the valuation of intangible assets (for instance, when recognising a patent or when developing an own intangible asset such as computer software). This rule sets out the necessary requirements that intangible assets must fulfil to be considered as assets. Leases: For accounting purposes, this rule divides leases into two types: finance leases and operating leases. Finance leases should be recognised as fixed assets, as this type of leasing substantially transfers all risks and rewards incident to ownership. Operating leases are considered as rents. This rule recalls that since finance leases are fixed assets, depreciation and when necessary impairment must be assessed and recorded. Inventories: this rule explains that inventories are assets in the form of materials or supplies to be consumed in the production process or to be consumed or distributed in the rendering of services or held for sale or distribution in the ordinary course of operations, or in the process of production for sale or distribution. Consequently, the scope of inventories is not very broad and administrative supplies should not be recognised as inventories. This rule describes how to recognise and derecognise inventories and give illustrative examples. It should be mentioned that the LIFO ("Last In, First Out") method is not authorised by IPSAS. Finally, this rule includes also in appendix a compliance analysis of the inventories of the European Communities. This analysis includes the accounting requirements for the inventories of agricultural stocks. Receivables and revenues: The transition to accrual accounting has significant consequences on the receivables generating events. First, the rule distinguishes between “exchange transactions” and “non-exchange transactions”. “Exchange transactions” include the delivery of services and goods but also revenues from royalties or interests. “Non-exchange transactions” are specific to public sector bodies, as there is no transfer of property. Those kinds of revenues include traditional own resources, VAT, GNI, fines, etc… The rule identifies for each category of event the generating event and the accounting consequences at the reporting date. It is necessary at each reporting date to estimate the recoverability of the European Communities’ receivables. When there is a risk that the receivable may not be recovered, then a value reduction should be recognised. Pre-financing: Pre-financing is intended to provide the beneficiary with a float. As a consequence, the rule states that a pre-financing is not an expense that should be recorded in the statement of financial performance, but should be recognised as an asset when the pre-financing is paid to the beneficiary. The pre-financing would subsequently be derecognised with the interim and final payments. As a pre-financing is a receivable, the European Communities have at each reporting date to assess if this asset is recoverable or not. When there is a risk that it may not be recovered, a value reduction should be recognised in the accounts. Payables and expenses: This rule details the accounting rules related to payables and expenses. First, it recalls that the generating event is the delivery of goods or the delivery of service. This position implies that at each reporting date, the European Communities would have to recognize an accrued charge for all goods/services delivered during the period but not yet recognised and a deferred charge for all goods/services recognised but not related to the period. Moreover, the analysis of the European Communities’ business events shows that some events need very specific treatment as they are “non-exchange transactions” (e.g. grants, EAGGF, Structural funds, etc…). Consequently, this standard gives detailed accounting requirement for the recognition and measurement of those events. Provisions, contingent assets and liabilities: International Standards are very restrictive regarding provisions as there needs to be a clearly identifiable obligating event (a past event that leads to a present obligation). Although provisions are very restrictive, this rule establishes that the European Communities would have to disclose a large amount of information regarding contingent assets and liabilities. For example, contingent assets and liabilities include guarantees received or given. Provisions and contingent assets and liabilities should be updated at each reporting date. A detailed compliance analysis of existing provisions, contingent assets and liabilities is presented in the appendix. Basis of preparation: this document recalls the basic concepts that have to be applied when applying IPSAS. Financial instruments: this rule deals with the accounting requirements for transactions such as participations, swaps, futures, etc. It presents the various IFRS and IPSAS requirements applicable to the European Communities. The contentious issues which have delayed the adoption of IAS 39 by the Commission do not affect the Community's accounts. Cash and cash equivalents: this rule gives illustrative examples of cash transactions to recognise during the year and at the reporting date. Those examples deal with cheques, deposits, money transfers and internal transfers. Employee benefits: this rule details the scope of the employee benefits to be included in the provision; refers to the actuarial methodology to implement and the accounting schemes; and explains what is the generating event. Net result for the period, fundamental errors and changes in accounting policies: this rule is useful to assess the work to be done regarding the opening balance. It explains when and how it would be possible for the European Communities to amend its accounts once published and approved by the relevant authority. Related party disclosure: In order to improve transparency, this rule requires the disclosure of information about related parties (e.g. agencies) and key management personnel. For example, it requires that the remuneration of this personnel should be disclosed in the notes to the financial statements. ANNEX 4 MAIN TASKS TO BE EXECUTED FROM JANUARY 2005 Accounts and accounting procedures - Complete the 2005 opening balances, verify their coherence and obtain the validation by each responsible AOD - Accounting manual to be reviewed in the light of experience - Consolidation manual, cut-off procedures, estimation of provisions for outstanding claims - Detailed users manuals to be derived from training material prepared in 2004 - Training (2nd phase) - Integration of external offices and delegations into the central system - Adopt accounting rules and a procedure manual for the EDF Validation of local systems - Review of the operation of the systems in practice: DGs will be visited in order to validate the local systems. - Establish service level agreements with each AOD IT Systems - ABAC will progressively be improved for user-friendliness and interoperability, a single web-based workflow will be introduced, and the IT architecture will be concentrated on two platforms only (SAP and JAVA). - ABAC Contracts: further management functionality will be developed and implemented, it will be integrated with e-procurement, and non-latin scripts will be provided for - The Early Warning System will be adapted to the new environment - ABAC Dunning to manage recoveries and establishment of accrued interest should be implemented. - Local budget lines will be rationalised and reduced in number. - MUS-DICE, a sample selection tool, will be integrated with ABAC - Security will be reviewed - Performance will be monitored and data-handling capacity increased - Prepare and test a new disaster recovery plan - Archiving criteria will be developed and applied - Implementation of the planning and monitoring of multi-annual programmes and projects. The module SAP Project system will be implemented at least for JRC and the structural funds in 2005. - Migration by July 2005 of the financial activities managed by ECFIN in GLOBUS (current accounting system in ECFIN) to the SAP CFM (Corporate Finance Management) and FI modules. (These activities are already accrual-based and the 2005 accounts of loans and borrowings will be compliant with IAS (International accounting standards), including opening balances). - SAP ECCS (Enterprise Controlling Consolidation System): employed by end-2005 for the consolidation of the accounts of all institutions and agencies - Data warehouse: a single data warehouse will be developed to ensure that all Commission services access the same reporting tool. The aim is to develop a prototype for the end of 2005 and to put the single data warehouse in place during 2006. - Implementation from January 2006 of the EDF accounting in Aidco Local system (CRIS) and in the ABAC SAP FI (financial) module (the 2005 accounts will be based on information in the present Aidco accounting system, OLAS). - Migrate to the next generation of SAP's budget module (BCS) Data preparation The legal entities file will be completed to include all those benefiting from all significant contracts committed since 1999. Financial reporting Based on the user needs, reporting tools will be developed to support senior management needs and the needs of day-to-day users. The data dictionary will be completed, and business intelligence tools deployed. The system should present all information linked to an individual file, and provide costing and forecasting tools. [1] COM(2002) 755. [2] Sui periodi fino al 30 giugno 2003 - SEC(2003) 790, al 31 dicembre 2003 - SEC(2004) 118, e al 30 giugno 2004 - COM(2004) 565, 18.8.2004. [3] Articoli 133, 134 e 181, paragrafo 2, ultimo sottoparagrafo, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del 25 giugno 2002.