Il servizio di audit interno non effettua audit dei sistemi di controllo degli Stati membri sui fondi dell'UE. Questo tipo di audit si svolge fino al livello dei singoli beneficiari ed è di competenza dei revisori interni degli Stati membri, delle autorità di audit nazionali, di altre direzioni generali della Commissione e della Corte dei conti europea. Il servizio di audit interno svolge invece audit delle misure adottate dalla Commissione per monitorare e sottoporre ad audit: i) gli organismi degli Stati membri e ii) altri organismi responsabili dell'erogazione di fondi dell'UE, come ad esempio le Nazioni Unite. Conformemente al regolamento finanziario, il servizio di audit interno può svolgere tali funzioni in loco, anche negli Stati membri.

Il comitato di controllo degli audit assiste il collegio dei commissari nell'adempimento degli obblighi stabiliti dai trattati, dal regolamento finanziario e dagli altri strumenti giuridici. Assolve tale funzione: i) assicurando l'indipendenza del servizio di audit interno; ii) monitorando la qualità dell'attività interna di audit; iii) garantendo che le raccomandazioni formulate a seguito degli audit interni ed esterni siano debitamente prese in considerazione dai servizi della Commissione e iv) garantendo che tali raccomandazioni ricevano un seguito adeguato. In tal modo il comitato di controllo degli audit contribuisce a migliorare l'efficacia e l'efficienza della Commissione nel raggiungimento degli obiettivi. Il comitato di controllo degli audit agevola inoltre la sorveglianza del collegio sulle prassi della Commissione in materia di governance, gestione dei rischi e controllo interno. Il mandato del comitato di controllo degli audit è stato aggiornato nel 2020 per tenere conto della nuova Commissione insediatasi il 1º dicembre 2019 e dei cambiamenti nella composizione del comitato.

Il servizio di audit interno rende conto e risponde a livello funzionale di tutti i suoi audit al comitato di controllo degli audit. Il servizio di audit interno: i) riferisce al comitato di controllo degli audit i problemi significativi che emergono dai suoi audit e i possibili miglioramenti dei processi sottoposti ad audit; ii) formula un parere complessivo annuale sullo stato della gestione finanziaria in seno alla Commissione e iii) riferisce (a cadenza perlomeno annuale) in merito alla propria missione e alle proprie prestazioni, secondo quanto previsto dal piano di audit annuale. Tale attività di relazione contempla le rilevanti situazioni di rischio, i problemi in materia di controllo, i problemi inerenti alla governance istituzionale e altre questioni.

Il servizio di audit interno opera conformemente al regolamento finanziario, alle norme internazionali per la pratica professionale dell'audit interno e al codice deontologico dell'Istituto dei revisori interni (Institute of Internal Auditors).

L'indipendenza dell'operato del servizio di audit interno è sancita dal regolamento finanziario e dal suo mandato () adottato dalla Commissione. A norma del mandato, al fine di garantire l'obiettività del proprio giudizio e di evitare conflitti di interessi, i revisori del servizio di audit interno sono tenuti a mantenere la propria indipendenza rispetto alle attività e alle operazioni che esaminano. Se l'obiettività viene compromessa nei fatti o in apparenza, ciò deve essere reso noto in maniera dettagliata. Il revisore interno, se lo ritiene necessario, ha facoltà di rivolgersi direttamente al presidente della Commissione e/o al collegio.

La missione del servizio di audit interno è promuovere e tutelare il valore organizzativo fornendo garanzie, suggerimenti e pareri obiettivi e basati sui rischi. Il servizio di audit interno aiuta la Commissione a raggiungere gli obiettivi che si prefigge applicando un metodo sistematico e rigoroso al fine di valutare e migliorare l'efficacia dei processi di gestione dei rischi, di controllo e di governance. I suoi compiti includono la valutazione del processo di gestione dei rischi, di controllo e di governance e la formulazione di raccomandazioni adeguate per migliorarlo nell'ottica del raggiungimento dei seguenti obiettivi: i) promuovere un'etica e valori adeguati in seno all'organizzazione; ii) assicurare una gestione delle prestazioni e una responsabilizzazione efficaci e iii) assicurare l'efficace trasmissione delle informazioni sui rischi e sui controlli ai settori interessati dell'organizzazione. Così facendo, il servizio di audit interno promuove una cultura di gestione efficiente ed efficace all'interno della Commissione e dei suoi dipartimenti.

6. Misure di mitigazione per un potenziale conflitto di interessi (norme internazionali in materia di audit interni) — Indagine del Mediatore europeo

In linea con la propria metodologia e le proprie migliori prassi il servizio di audit interno ha analizzato le prestazioni in maniera indiretta, esaminando se e come i dirigenti avessero istituito sistemi di controllo atti a valutare le prestazioni (efficienza ed efficacia) delle attività e fornire le relative garanzie. Adottando questo approccio, il servizio di audit interno intende assicurarsi che le direzioni generali e i servizi abbiano istituito quadri di riferimento delle prestazioni, strumenti di misurazione delle prestazioni, indicatori chiave e sistemi di monitoraggio adeguati.

Nel complesso il servizio di audit interno ritiene che l'attuazione delle raccomandazioni di audit sia soddisfacente e in linea con i precedenti periodi di programmazione. Tale situazione indica che i servizi della Commissione attuano le raccomandazioni essenziali e molto importanti con la dovuta diligenza, attenuando in tal modo i rischi individuati dal servizio di audit interno. Ciononostante si dovrebbe prestare attenzione alle singole raccomandazioni classificate molto importanti che sono in notevole ritardo (ossia in ritardo di oltre sei mesi).

Di tali 245 raccomandazioni in sospeso, 71 sono classificate molto importanti e 64 sono in ritardo (ossia non sono state attuate entro la data di attuazione concordata originariamente). Tali raccomandazioni in ritardo rappresentano il 3,3 % delle complessive 1 949 raccomandazioni (parzialmente) accettate. Di tali 64 raccomandazioni in ritardo, 6 raccomandazioni molto importanti sono classificate in notevole ritardo (una raccomandazione è in notevole ritardo se risulta ancora in sospeso a oltre sei mesi dalla data di attuazione originaria). Queste raccomandazioni molto importanti in notevole ritardo rappresentano lo 0,3 % del numero totale di raccomandazioni essenziali e molto importanti accettate nel periodo 2015-2019 (rispetto allo 0,9 % del precedente periodo di programmazione).

I paragrafi successivi illustrano le conclusioni del servizio di audit interno sui vari aspetti relativi alle prestazioni degli audit effettuati nel 2019.

4.1.1.Strategie di vigilanza riguardanti l'attuazione di programmi da parte di terzi

Negli anni scorsi il servizio di audit interno ha svolto diversi audit incentrati sulle modalità di vigilanza in uso presso le direzioni generali e i servizi riguardo all'attuazione di programmi (e/o politiche) da parte di terzi. Nel proprio parere complessivo sulla gestione finanziaria il servizio di audit interno ha formulato per cinque anni consecutivi (dal 2015 al 2019) un richiamo di informativa in merito alle strategie di vigilanza sulle politiche attuative dei soggetti terzi. Gli audit del 2019 restituiscono un quadro composito, in cui sono state individuate carenze (nell'ambito di tre dei cinque audit portati a termine nel 2019) relativamente all'efficacia delle strategie di vigilanza oggetto di audit. I dettagli di tale quadro composito sono illustrati nei quattro punti seguenti.

·Nel 2019 sono stati effettuati due audit in seno alla direzione generale dell'Energia e alla direzione generale della Mobilità e dei trasporti. Tali due audit non hanno dato luogo a raccomandazioni essenziali o molto importanti che evidenziassero carenze nelle attuali modalità di vigilanza. Nell'audit relativo all'attuazione della strategia di controllo della direzione generale dell'Energia sugli organismi delegati che attuano il programma di assistenza alla disattivazione nucleare tuttavia è stata individuata una carenza per quanto riguarda la liquidazione dei prefinanziamenti, che non è correlata direttamente alle strategie di vigilanza.

·All'interno della direzione generale della Ricerca e dell'innovazione è stato effettuato un audit sul programma "Finanziamento dell'UE per l'innovazione" (InnovFin). InnovFin è una delle azioni contemplate dal programma Orizzonte 2020 volte ad aiutare società e altre organizzazioni operanti nell'ambito della ricerca e dell'innovazione ad accedere più facilmente ai finanziamenti tramite debito e capitale proprio. InnovFin promuove una serie di prodotti di debito e capitale proprio nonché prestiti diretti alle imprese, la cui attuazione è stata delegata alla Banca europea per gli investimenti e al Fondo europeo per gli investimenti. Nonostante i controlli interni predisposti dalla direzione generale della Ricerca e dell'innovazione per supervisionare e monitorare l'attuazione di InnovFin e la relativa efficacia siano basati su una strategia di vigilanza ben progettata, sono state individuate carenze nel relativo quadro di riferimento dell'efficacia dell'attuazione, e quindi nell'affidabilità dei dati alla base della valutazione dell'efficacia del quadro.

·All'interno della direzione generale dell'Agricoltura il servizio di audit interno ha individuato carenze per quanto riguarda l'efficacia pratica dei processi di gestione, monitoraggio e vigilanza relativi al regime applicabile agli ortofrutticoli. L'attuale legislazione che disciplina il regime applicabile agli ortofrutticoli è ampiamente caratterizzata dalla sussidiarietà. Nella pratica questo significa che le possibilità della Commissione di intervenire sulla gestione del regime sono limitate. Le proposte per la politica agricola comune dopo il 2020 si spingono ancora oltre in questa direzione. Ciononostante il servizio di audit interno ha individuato lacune per quanto riguarda: i) il sostegno e gli orientamenti forniti agli Stati membri; ii) le informazioni ricevute dagli Stati membri e iii) il monitoraggio e la valutazione del regime applicabile agli ortofrutticoli da parte della direzione generale.

·La direzione generale della Politica regionale e urbana, la direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione e la direzione generale degli Affari marittimi e della pesca monitorano costantemente l'attuazione dei programmi operativi 2014-2020 attraverso una serie di attività di monitoraggio. Tra queste rientrano: i) la partecipazione ai comitati di monitoraggio degli Stati membri; ii) la revisione delle relazioni annuali sull'attuazione; iii) l'organizzazione di riunioni di revisione annuali con le autorità di gestione e iv) attività più ad hoc come riunioni bilaterali con gli Stati membri, visite ai siti dei progetti e sostegno mirato agli Stati membri. Attraverso queste svariate attività di monitoraggio, le direzioni generali valutano i progressi compiuti nell'attuazione dei programmi operativi, individuano le carenze nell'attuazione ed effettuano un follow-up sul modo in cui gli Stati membri si adoperano per colmarle. Un evento chiave per quanto riguarda il monitoraggio è stata la verifica dell'efficacia dell'attuazione effettuata a metà 2019, con cui è stato valutato il raggiungimento dei target intermedi definiti nei quadri di riferimento dell'efficacia dell'attuazione dei programmi. Sebbene nel complesso le direzioni generali monitorino efficacemente l'attuazione e l'efficacia dell'attuazione dei programmi, e nonostante la verifica dell'efficacia dell'attuazione sia stata preparata correttamente, permangono carenze riguardanti: i) la valutazione dell'efficacia dell'attuazione dei programmi; ii) l'individuazione e il follow-up delle carenze nell'attuazione e iii) limitatamente alla direzione generale della Politica regionale e urbana e alla direzione generale per l'Occupazione, gli affari sociali e l'inclusione, l'affidabilità dei dati sull'efficacia dell'attuazione.

4.1.2.Strategie di controllo per le direzioni generali e i servizi selezionati

Le direzioni generali e i servizi hanno l'obbligo di garantire la legalità, la regolarità e la sana gestione finanziaria dei programmi e dei progetti finanziati tramite il bilancio dell'UE. Gli ordinatori delegati progettano una strategia di controllo. Tale strategia contempla controlli ex ante ed ex post, che rappresentano i principali elementi su cui si basa la dichiarazione annuale di affidabilità. Nel 2019 il servizio di audit interno ha effettuato vari audit in questo ambito e ha individuato diverse carenze nell'attuazione di questi processi, illustrate nei punti seguenti.

·L'Agenzia esecutiva per le piccole e le medie imprese è responsabile dell'attuazione dei progetti nel quadro del programma per l'ambiente e l'azione per il clima. Il servizio di audit interno ha riscontrato che l'Agenzia, nella pianificazione e nella progettazione delle proprie attività di controllo, non ha utilizzato informazioni relative ai rischi per decidere in merito al livello dei controlli da effettuare. Il servizio ha inoltre rilevato che l'Agenzia non ha valutato l'efficacia in termini di costi di tali controlli per il programma per l'ambiente e l'azione per il clima separatamente rispetto agli altri programmi che attua, per quanto effettivamente svolga una valutazione complessiva dell'efficacia in termini di costi di tutti i programmi che gestisce.

·In seno alla direzione generale della Cooperazione internazionale e dello sviluppo il servizio di audit interno ha individuato una carenza riguardante il monitoraggio e il follow-up degli audit sia nelle delegazioni dell'UE sia nelle sedi centrali. Una carenza analoga è stata individuata nella direzione generale della Politica di vicinato e dei negoziati di allargamento: sebbene gli orientamenti in materia di valutazione dei rischi per la predisposizione del piano di controllo e del piano annuale di audit siano ben sviluppati, permangono carenze nel follow-up dei risultati degli audit e nella progettazione degli indicatori chiave di prestazione.

·All'interno della direzione generale per la Protezione civile e le operazioni di aiuto umanitario europee il servizio di audit interno ha individuato carenze in termini di regolarità e sana gestione finanziaria nell'ambito sia dei controlli ex ante che precedono il pagamento finale sia degli audit ex post. Se non colmate prontamente, a lungo andare tali carenze potrebbero pregiudicare l'efficacia della strategia di controllo.

·Il servizio degli strumenti di politica estera finanzia progetti a sostegno di: i) missioni di gestione civile delle crisi e ii) misure preparatorie, di follow-up e di emergenza, quali le missioni di politica di sicurezza e di difesa comune. Ottiene garanzie sull'esecuzione del bilancio attraverso: i) un sistema di controlli ex ante ed ex post e disposizioni di monitoraggio interno; ii) gli obblighi previsti dagli accordi conclusi tra la Commissione e ciascuna missione di politica di sicurezza e di difesa comune e iii) misure specifiche come audit esterni e rendiconti finanziari ad opera delle missioni. I revisori hanno riscontrato ritardi nella chiusura dei mandati delle missioni e inefficienze nelle misure di mitigazione dei rischi per quanto riguarda l'esecuzione del bilancio dell'UE delegata alla missione in Somalia, che non è soggetta a una valutazione per pilastro.

·Infine la direzione generale della Migrazione e degli affari interni, a cui è affidata anche la funzione di audit ex post sulla direzione generale della Giustizia e dei consumatori, ha complessivamente messo in atto i processi necessari per la gestione dell'attività di audit, compresa la liquidazione dei conti. Ciononostante la predisposizione e la pianificazione dell'attività di audit, l'esecuzione del piano di audit e la liquidazione dei conti presentano carenze che potrebbero avere ripercussioni sull'efficacia pratica di tali processi. Pur non pregiudicando la dichiarazione di affidabilità del direttore generale, tali carenze spingono a chiedersi se la direzione generale, nel suo assetto attuale, disponga delle capacità di base necessarie per dare loro una risposta pratica.

4.1.3.Processi di gestione delle risorse umane

Negli ultimi anni il servizio di audit interno ha effettuato vari audit sui processi di gestione delle risorse umane all'interno di una serie di direzioni generali e servizi della Commissione. Nel 2018 ha inoltre inviato alla direzione generale Risorse umane e sicurezza una lettera di raccomandazioni che delineava i problemi comuni individuati in tali audit.

Nonostante le raccomandazioni molto importanti emerse dai precedenti audit sulle risorse umane fossero state attuate, i problemi rilevati negli anni passati sono stati riscontrati anche nell'ambito di due dei tre audit sulle risorse umane effettuati nel 2019. Il servizio di audit interno ha individuato carenze riguardanti la mappatura dei compiti e delle competenze, la valutazione del carico di lavoro e l'assegnazione del personale in seno sia alla direzione generale della Fiscalità e dell'unione doganale sia all'Ufficio europeo per la lotta antifrode. Il servizio di audit interno ha inoltre raccomandato alla direzione generale della Fiscalità e dell'unione doganale di: i) sviluppare una strategia onnicomprensiva in materia di risorse umane in linea con la sua strategia di funzionamento e ii) mettere in atto le necessarie misure operative. L'Ufficio europeo per la lotta antifrode ha già progettato un piano strategico in materia di risorse umane e ora dovrebbe tradurre gli obiettivi di tale piano strategico in azioni concrete e misure di monitoraggio che assicurino l'attuazione efficace di tali azioni sul campo per sostenere il conseguimento dei suoi obiettivi operativi.

L'audit sulle risorse umane in seno alla direzione generale del Commercio invece non ha dato luogo a raccomandazioni essenziali o molto importanti.

L'audit sulla gestione dei siti all'interno del Centro comune di ricerca ha evidenziato due problemi, riguardanti: i) le strutture di governance e di gestione e ii) l'adeguatezza del personale, in termini numerici e di competenze, rispetto alle attività legate alla gestione dei siti e alle infrastrutture.

Infine l'audit sull'efficienza e l'efficacia della direzione Audit e analisi in materia di salute e prodotti alimentari interna alla direzione generale della Salute e della sicurezza alimentare ha evidenziato carenze per quanto riguarda: i) il personale assegnato alle attività; ii) la comunicazione delle tempistiche e iii) il monitoraggio delle prestazioni. Tali carenze, se non colmate, potrebbero inficiare la capacità di fornire le necessarie garanzie sul fatto che i sistemi di controllo in funzione negli Stati membri e nei paesi di esportazione siano conformi ai requisiti normativi.