2. Il provvedimento di nomina di un membro comprova che il membro è incaricato di esprimere la posizione della rispettiva parte contraente in modo vincolate per tale parte.

7. I rappresentanti di altri Stati, organizzazioni internazionali o altri organismi invitati in conformità alla sezione II, punto 3, possono partecipare alle discussioni previo assenso della presidenza o su suo invito, ma non possono partecipare ad alcun tipo di azione del comitato direttivo.

2. I membri del comitato direttivo, gli osservatori o gli altri partecipanti alla riunione possono essere accompagnati da funzionari incaricati di assisterli. I nominativi e le funzioni di questi ultimi sono preventivamente comunicati al segretariato. In linea di principio, i funzionari sono non più di tre per ciascun membro e non più di due per ogni osservatore partecipante alla riunione. La presidenza può tuttavia fornire ulteriori indicazioni sul numero massimo di rappresentanti per delegazione.

1. Le riunioni del comitato direttivo hanno luogo presso la sede del segretariato. La presidenza può tuttavia stabilire che la riunione del comitato direttivo si svolga in un altro luogo, previa consultazione della vicepresidenza e del il segretariato e dopo aver considerato i relativi aspetti finanziari, amministrativi e organizzativi. Fatta eccezione per casi debitamente giustificati, tale decisione è presa almeno due mesi prima della pertinente riunione.

3. Qualora la presidenza non sia in grado di svolgere le sue funzioni per una particolare riunione, questa è presieduta dal rappresentante dell'Unione europea che esercita la vicepresidenza.

1. Ciascuna parte dell'Europa sudorientale esercita la presidenza del comitato direttivo per un anno di calendario in base all'ordine alfabetico di cui all'articolo 2, paragrafo 1, lettera b) del trattato. La prima parte dell'Europa sudorientale ad esercitare la presidenza è la Repubblica di Albania.

8. Le conclusioni di ciascuna riunione sono redatte con l'assistenza del segretariato.

9. Nelle conclusioni sono indicate tutte le misure adottate nel corso della riunione, nonché le posizioni dei membri e le eventuali dichiarazioni degli osservatori relativamente a proposte di interventi da effettuarsi da parte del comitato direttivo.

10. Le conclusioni sono firmate dalla presidenza e distribuite ai membri e agli osservatori. Qualora non sia possibile preparare il progetto di conclusioni entro la fine della pertinente riunione, la presidenza si assicura che sia preparato e distribuito entro sette giorni di calendario dalla riunione. Entro sette giorni di calendario dal ricevimento del progetto di conclusioni i membri possono chiederne la correzione. La presidenza provvede affinché la versione definitiva sia distribuita entro sette giorni dalla scadenza del termine per formulare osservazioni.

11. Le conclusioni delle riunioni non possono in alcun modo limitare l'ambito di applicazione o gli effetti di atti giuridici o del trattato. Non sono formulate dichiarazioni o conclusioni che contraddicono disposizioni di legge vincolanti. Le conclusioni delle riunioni non sono parte di atti giuridici e non hanno effetti normativi.

VI. TIPI DI AZIONE E PROCEDURE CHE DEVONO ESSERE SEGUITE DAL COMITATO DIRETTIVO

Generale

1. Il comitato direttivo agisce adottando, a seconda dei casi, raccomandazioni e decisioni (congiuntamente denominate "misure").

L'adozione di norme intese ad assicurare il funzionamento del comitato direttivo è considerata adozione di una decisione.

2. Una volta adottate o modificate, le misure sono firmate senza indugio dalla presidenza e successivamente trasmesse dal segretariato a tutte le parti contraenti.

3. Le misure entrano in vigore il giorno della loro adozione, salvo disposizioni contrarie da esse previste.

4. Salvo altrimenti specificato nel presente regolamento interno, l'adozione e la modifica delle misure seguono la stessa procedura.

5. Eventuali richieste, di un membro o del segretariato, relative all'adozione o alla modifica di una misura sono formulate per iscritto almeno 30 giorni di calendario prima della riunione del comitato direttivo nel corso della quale tale adozione o modifica è discussa.

6. La richiesta è inviata alla presidenza con copia a tutti i membri e al segretariato. Essa è accompagnata da pertinenti note esplicative.

7. In casi debitamente giustificati, le misure possono essere adottate o modificate senza che siano rispettati i tipi di azione e le procedure di cui ai punti da 4 a 6 della presente sezione.

Adozione di misure per corrispondenza

8. Il comitato direttivo può, negli intervalli tra una riunione e l'altra, adottare o modificare misure per corrispondenza. La presidenza, su richiesta di un membro o del segretariato di adottare una misura per corrispondenza, o di propria iniziativa, decide, previa consultazione e con l'accordo della vicepresidenza, se la questione richiede una procedura per corrispondenza.

9. Qualora stabilisca che deve essere seguita una procedura per corrispondenza, la presidenza incarica il segretariato di far pervenire la richiesta ai membri unitamente alle informazioni che la presidenza, previa consultazione e con l'accordo della vicepresidenza, ritiene necessarie. La presidenza, previa consultazione e con l'accordo della vicepresidenza, specifica inoltre se e a quali condizioni possano essere apportate dai membri modifiche alla richiesta.

10. La presidenza, previa consultazione e con l'accordo della vicepresidenza, determina la data e l'ora entro cui devono pervenire le risposte; tale termine non può in alcun caso essere anteriore a 10 giorni di calendario dalla data della trasmissione delle informazioni di cui al punto 9 della presente sezione. In casi eccezionali, su richiesta o a propria discrezione, la presidenza può, previa consultazione e con l'accordo della vicepresidenza, prorogare il termine per il ricevimento delle risposte. I membri che entro il termine stabilito non abbiano risposto per iscritto, anche tramite posta elettronica, saranno considerati astenuti.

11. Il comitato direttivo delibera all'unanimità. Si considera che l'unanimità sia raggiunta se almeno quattro parti dell'Europa sudorientale e l'Unione europea si sono dichiarate a favore della misura in questione e se nessuna parte si è opposta.

VII. DIVULGAZIONE DELLE INFORMAZIONI