PROGETTO DI COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE AL CONSIGLIO E AL PARLAMENTO EUROPEO LO SVILUPPO DEL SERVIZIO ESTERNO - LO SVILUPPO DEL SERVIZIO ESTERNO

INTRODUZIONE

Il Servizio esterno, inizialmente istituito per rappresentare la Commissione nei negoziati commerciali e in alcuni paesi industrializzati e per attuare la cooperazione allo sviluppo nell'ambito delle convenzioni di Yaoundé e di Lomé, ha bisogno di essere completamente rinnovato e adeguato alle nuove ambizioni e capacità dell'Unione europea nelle sue relazioni esterne. In particolare si dovrà tener conto delle normative e degli strumenti della Politica estera e di sicurezza comune (PESC), introdotte nel trattato di Amsterdam e nei successivi Consigli europei. Il cambiamento e l'ammodernamento del Servizio esterno devono essere considerati anche in rapporto alla riforma dell'aiuto esterno della Commissione e nell'ambito più ampio del processo di riforma della stessa.

Questo cambiamento interessa essenzialmente due aspetti:

- il ruolo delle delegazioni esterne;

- lo sviluppo della rete di delegazioni

1. IL RUOLO DELLE DELEGAZIONI

Anche se dal punto di vista gerarchico le delegazioni del Servizio esterno fanno parte della Commissione, in pratica esse sono al servizio di tutta l'Unione europea in 123 paesi disseminati nel mondo e in cinque centri di organizzazioni internazionali; esse rendono il loro servizio pubblicizzando, spiegando ed attuando la politica dell'UE, analizzando le politiche dei paesi presso i quali sono state accreditate e conducendo negoziati conformemente al mandato loro assegnato.

- Le delegazioni esercitano poteri, conferiti dal trattato che istituisce la Comunità europea, nei paesi terzi. Ciò significa promuovere gli interessi dell'Europa ai quali si ispirano le politiche comuni, in particolare la politica commerciale comune ma anche in materia di agricoltura, pesca, ambiente, sanità e sicurezza, e significa altresì operare nei comparti della giustizia e degli affari interni, in cui la Comunità europea non esercita poteri esclusivi.

- Le delegazioni svolgono un ruolo molto importante per quanto riguarda l'aiuto allo sviluppo. Questo ruolo si estenderà enormemente con la deconcentrazione che verrà attuata per fasi, a partire da quest'anno. Esse parteciperanno sempre più non soltanto alla programmazione ma anche alla gestione diretta dei progetti, dall'inizio alla fine, nell'ambito di norme fissate a Bruxelles.

- Le delegazioni esercitano un ruolo sempre più rilevante anche nella gestione della Politica estera e di sicurezza comune (PESC); esse devono fornire analisi politiche periodiche, effettuare valutazioni congiunte con le ambasciate degli Stati membri (articolo 20 del TUE) e partecipare al processo decisionale.

- Le delegazioni forniscono infine sostegno e assistenza, se del caso, alle altre istituzioni e agli altri operatori dell'UE, tra cui:

- l'Alto rappresentante/Segretario generale, che potrà contare sul loro supporto logistico in caso di missioni, al quale devono fornire copia delle relazioni sulle situazione politica;

- il Parlamento europeo; ad esempio, le delegazioni preparano i programmi per le delegazioni e i comitati in visita, se necessario e di concerto con la sede centrale della Commissione; una volta ritornati a Bruxelles, i capi delegazione possono contattare il comitato affari esteri e altri comitati del Parlamento, per riferire sui recenti sviluppi nei paesi di accoglienza e sull'evoluzione delle strategie e dei programmi comunitari;

- le delegazioni svolgono una funzione informativa sempre più importante, in quanto forniscono informazioni generali e aggiornate sull'integrazione europea e sulle politiche dell'UE ai governi e alle amministrazioni dei paesi di accoglienza, nonché agli ambienti economici e alla società civile;

- la Presidenza; i capi delegazione partecipano regolarmente alle iniziative della Troika e assistono la Presidenza in vari altri modi.

1.2. Per svolgere queste mansioni il Servizio esterno dovrà adottare un atteggiamento di maggiore sicurezza e concretezza che rifletta la nuova portata delle relazioni esterne dell'UE e il nuovo profilo e potenzialità della PESC.

Le delegazioni non devono "competere" con le ambasciate degli Stati membri; i ruoli e le responsabilità rispettivi sono in genere ben definiti, ma non sempre correttamente capiti. Il compito delle delegazioni, oltre a rappresentare gli interessi della Comunità, è quello di coordinare e cooperare per proiettare l'immagine di una Unione attiva, immaginativa ed unita.

A norma dell'articolo 20 del TUE [1] le delegazioni e le missioni diplomatiche degli Stati membri devono "cooperare al fine di garantire il rispetto e l'attuazione delle posizioni comuni e delle azioni comuni adottate dal Consiglio". Ciò va oltre la PESC. In gennaio il Consiglio ha stabilito linee direttrici per l'attuazione dell'aiuto esterno, raccomandando una più stretta cooperazione tra le ambasciate degli Stati membri e le delegazioni della Commissione. In genere le delegazioni dovranno svolgere un ruolo sempre più attivo, contribuendo a coordinare le posizioni comuni tra gli Stati membri; i risultati di tale coordinamento verranno comunicati alla Commissione e ai gruppi di lavoro del Consiglio per facilitare il processo decisionale.

[1] Le missioni diplomatiche e consolari degli Stati membri e le delegazioni della Commissione nei paesi terzi e nelle conferenze internazionali, nonché le loro rappresentanze presso le organizzazioni internazionali, cooperano al fine di garantire il rispetto e l'attuazione delle posizioni comuni e delle azioni comuni adottate dal Consiglio. Esse intensificano la cooperazione procedendo a scambi di informazioni, elaborando valutazioni comuni e contribuendo all'attuazione delle disposizioni di cui all'articolo 20 del trattato che istituisce la Comunità europea.

Al riguardo, i diplomatici degli Stati membri e gli esperti che lavorano nelle delegazioni come esperti nazionali distaccati possono dare un contributo particolarmente utile con l'apporto di esperienza esterna. La Commissione intende sviluppare ulteriormente tale risorsa.

1.3. Affinché le delegazioni possano svolgere adeguatamente tali compiti, dovranno essere risolti alcuni problemi.

- È necessario organizzare la gestione del Servizio esterno nel modo più uniforme e integrato possibile. A tal fine, in un futuro prossimo, tutto il personale delle delegazioni verrà integrato, sul piano amministrativo, nella DG Relex, eccettuati alcuni esperti distaccati da altre direzioni generali, o dagli Stati membri, oppure da altre istituzioni dell'Unione europea.

- Il problema della pianificazione delle carriere deve essere affrontato con maggiore professionalità, anche per incoraggiare la mobilità tra la sede centrale e le delegazioni, nonché tra le delegazioni nelle diverse parti del monto. A coloro che si candidano per posti direttivi nella DG Relex o in altre parti del gruppo Relex dovrebbe essere richiesta un'esperienza in delegazione all'estero. Per alcuni posti ciò potrebbe diventare addirittura un requisito. A tale scopo è importante che coloro che prestano servizio nelle delegazioni non siano considerati temporaneamente "al di fuori del sistema", con la possibilità di una futura "reintegrazione".

- Le delegazioni sono al servizio di tutta la Commissione, non soltanto del gruppo Relex. Dovremmo essere più esigenti circa il contributo che esse possono offrire all'operato della Commissione. L'apporto di e-mail sicuri e di altre nuove tecnologie dovrebbe consentire un maggiore coinvolgimento delle delegazioni nel processo decisionale, tramite la partecipazione alle task-force e alle revisioni di strategia. Si tratta in parte di acquisire una maggiore coerenza nella nostra politica estera. Questo tuttavia è un obiettivo passivo: il vero e proprio obiettivo è quello di trarre maggiore vantaggio dalla nostra rete di delegazioni.

- È necessario dare alle delegazioni risorse adeguate, altrimenti dovremo rivedere le nostre priorità. È sottinteso che le osservazioni contenute nel Libro bianco sulla riforma, del marzo 2000, in merito all'adeguamento delle risorse ai compiti da svolgere, si applicano anche alle delegazioni.

- Occorre avviare una politica di formazione per tutto il personale in servizio o in procinto di prestare servizio all'estero per rafforzarne le conoscenze gestionali e per prepararlo a svolgere le mansioni specifiche della rappresentanza esterna. Tale politica dovrebbe includere una formazione linguistica più mirata. In autunno la Commissione adotterà misure che copriranno, tra l'altro, la formazione.

Su questi ed altri aspetti connessi alla gestione del servizio esterno, verso la fine dell'anno sarà elaborato un documento separato che riporterà le proposte generali per la riforma amministrativa della Commissione, previa appropriata consultazione. Si terrà conto in particolare delle esigenze e richieste degli altri interlocutori e istituzioni che ricorrono ai servizi delle delegazioni.

1.4. In materia di formazione la Commissione ha già messo a punto un vasto programma per il Servizio esterno (cfr. SEC(97) 605 dell'8 aprile 1997 e COM(1999) 180 del 21 aprile 1999).

Tale formazione comprende l'acquisizione di nuove conoscenze (politiche comunitarie, relazioni con certe parti del mondo) e nuove competenze (gestione del ciclo del progetto, tecniche di negoziato, gestione di una équipe, formazione nel settore dei media).

Viene organizzata una formazione precedente l'entrata in servizio per preparare i funzionari alla vita e al lavoro in delegazione. La formazione comprende anche moduli specifici per gli assistenti amministrativi, le segretarie e i coniugi/partner dei funzionari.

Di recente è stata organizzata una formazione speciale su base regionale destinata agli assistenti amministrativi.

Per i funzionari e il personale esterno assunto nel quadro della deconcentrazione è previsto un programma di formazione ad hoc.

È indispensabile una politica di formazione che vada al di là di quanto è già stato realizzato. La direzione del Servizio esterno dovrà elaborare entro la fine dell'anno, in collaborazione con le direzioni generali del gruppo Relex, un piano che definisca gli obiettivi, i metodi e i mezzi di tale politica. Detto piano sarà presentato al comitato direttivo del Servizio esterno per approvazione.

Esso dovrà contenere, tra l'altro, i seguenti elementi:

- contenuti della formazione (lingue, gestione amministrativa e finanziaria, cooperazione allo sviluppo, politica commerciale e, in particolare, l'OMC);

- attuazione (parte rispettiva dei servizi della Commissione e degli organismi esterni);

- valutazione del livello della formazione ricevuta prima della partenza per la delegazione.

2. L'ATTUAZIONE DELLA DECONCENTRAZIONE*

2.1. Contesto

La deconcentrazione verso le delegazioni dei compiti e delle responsabilità inerenti alla gestione dell'aiuto esterno è un elemento essenziale della riforma decisa il 16 maggio 2000. Il principio guida di tale riforma è che "qualsiasi cosa possa essere gestita e decisa più efficacemente sul posto, non deve essere gestita o decisa a Bruxelles".

La Commissione si è impegnata a deconcentrare la gestione dell'assistenza esterna e ad attuare il relativo trasferimento di responsabilità a tutte le delegazioni che amministrano gli aiuti entro la fine del 2003: 22 delegazioni verranno coperte nel 2001, 32 nel 2002 e le rimanenti 32 nel 2003. Alcune attività, come i programmi regionali ed altri programmi orizzontali, verranno trasferite dopo la loro revisione e dopo che saranno stati predisposti efficienti sistemi di gestione ovvero, secondo le intenzioni della Commissione, al più tardi entro la fine del 2004.

Per attuare la prima fase di questa operazione, l'autorità di bilancio ha concesso risorse supplementari destinate alla copertura di altri 40 posti di funzionari nel 2001, nonché al miglioramento delle telecomunicazioni e delle infrastrutture informatiche nelle delegazioni. Inoltre essa ha accettato il principio che il personale non statutario che lavora nelle delegazioni venga finanziato sulle linee di bilancio operative dei vari programmi.

2.2. Prima fase di deconcentrazione: relazione sullo stato di avanzamento

Nel quadro del GIP [2] è stato creato uno specifico gruppo di lavoro che ha il compito di coordinare, sotto l'aspetto della deconcentrazione, la riforma dell'assistenza esterna nel corso della sua esecuzione. Tra ottobre e dicembre del 2000 il gruppo ha concentrato la sua attività su tre punti:

[2] Il GIP è il gruppo permanente interservizi che vigila sulla riforma della gestione dell'aiuto esterno.

* la definizione dei principi generali su cui basare il processo di deconcentrazione per tutte le regioni e tutti i programmi;

* l'enumerazione dei potenziali problemi di ordine normativo, finanziario, tecnico e amministrativo e la ricerca delle relative soluzioni;

* il lancio di iniziative concrete che dovevano essere avviate entro la fine del 2000 per non compromettere la tempestiva attuazione della prima fase (ad es.: richiesta di collegamenti via satellite per le 23 delegazioni da deconcentrare nel 2001).

Con la creazione dell'Ufficio di cooperazione EuropeAid nel gennaio 2001, è cominciata un'azione dettagliata, regione per regione e delegazione per delegazione. Si tratta sostanzialmente di quanto segue:

* la creazione di una rete di deconcentrazione nell'ambito di EuropeAid;

* la definizione, in consultazione con le delegazioni interessate, di un concetto di deconcentrazione operativa per ciascun programma principale;

* l'identificazione, in stretta cooperazione con le delegazioni, delle risorse supplementari di cui queste ultime avranno bisogno per mettere in pratica tale concetto;

* la preparazione di un piano di attuazione dettagliato per ciascuna delle 22 delegazioni [3].

[3] La cooperazione finanziaria con la Repubblica federale di Iugoslavia dovrà essere gestita dall'Agenzia europea per la ricostruzione.

In una seconda fase, i contributi predisposti per ciascun programma sono stati consolidati in un quadro armonizzato di deconcentrazione operativa, raccogliendo le procedure dettagliate relative ai singoli programmi in un allegato separato. Questo quadro armonizzato, da applicare a tutti i programmi geografici, è stato approvato dai direttori delle DG Relex, Sviluppo e EuropeAid il 21 marzo 2001.

2.3. Prima fase di deconcentrazione: prossime tappe

Ora che il concetto operativo è stato conciliato con le esigenze precise del personale, nonché con le esigenze in materia di telecomunicazioni e di apparecchiature per ciascuna delle 22 delegazioni, la deconcentrazione entra nella fase di attuazione pratica. In tale ambito i compiti prioritari dei servizi della Commissione sono i seguenti:

* sorvegliare la puntuale attuazione del piano d'azione convenuto per ciascuna delle 22 delegazioni;

* assegnare a queste delegazioni i 40 nuovi posti concessi dall'autorità di bilancio nel 2001 ai fini della deconcentrazione;

* ottenere dal Consiglio la decisione sull'impiego degli interessi del FES per finanziare il personale esterno nelle delegazioni ACP;

* preparare la decisione di finanziamento che permetta di accedere alle risorse del bilancio operativo per finanziare il personale esterno nelle delegazioni non ACP;

* selezionare e assumere i funzionari e il personale non statutario;

* predisporre nelle delegazioni un numero sufficiente di uffici per sistemare il personale supplementare;

* installare sistemi di comunicazione sicuri tra la sede centrale e le delegazioni;

* creare nuovi manuali di procedure o aggiornare quelli esistenti;

* garantire che il sistema di contabilità e di gestione, necessario tanto nella sede centrale quanto nelle delegazioni, sia disponibile in tempo utile (Sincom II, CRIS e Olas);

* elaborare o adeguare moduli di formazione; preparare ed attuare un programma di formazione.

A condizione che tutta la logistica necessaria sia stata predisposta, la fase operativa della deconcentrazione sarà in atto entro la fine dell'anno.

2.4. Ulteriori fasi di deconcentrazione: reperimento delle risorse

La Commissione ha preparato stime dettagliate delle risorse umane necessarie per attuare la seconda fase della deconcentrazione (32 delegazioni nel 2002). Le stime sono state usate per valutare e giustificare i fondi da chiedere sulle linee BA nel quadro del progetto di bilancio 2002.

Nel 2002, la Commissione prevede di riassegnare oltre 110 posti di funzionario nelle delegazioni a condizione che siano disponibili le relative risorse di bilancio.

Nelle fasi iniziali della deconcentrazione, la Commissione assegna il maggior numero possibile dei nuovi posti statutari, concessi dall'autorità di bilancio, direttamente alle delegazioni. Per un periodo transitorio occorrerà mantenere nella sede centrale il personale sufficiente per agevolare il trasferimento delle responsabilità e garantire il sostegno e un'accurata supervisione delle nuove disposizioni. Dopo il periodo di transizione, con l'aumento della "produttività" si dovrebbe poter ridurre il personale nella sede centrale. La Commissione vuole evitare qualsiasi duplicazione o struttura parallela che potrebbe compromettere l'operato delle delegazioni in fase di deconcentrazione. Pertanto, a medio termine la deconcentrazione dovrebbe comportare una sostanziale ridistribuzione di personale dalla sede centrale verso le delegazioni. Nel 2003 l'estensione della deconcentrazione alle rimanenti 32 delegazioni, sulla stessa base minimalista delle prime due tappe, richiederà la ridistribuzione di almeno 100 nuovi posti per rafforzarle. Nel periodo 2003-4, per ottenere un appropriato equilibrio tra personale statutario e non statutario nelle delegazioni e per consentire il completo trasferimento sul campo di altre attività, quali i programmi regionali e orizzontali, occorrebbe ridistribuire fino a 150 posti nel 2003 e altri 150 nel 2004. Potrebbero rivelarsi necessari posti statutari supplementari, soprattutto per le delegazioni ACP, qualora il FES non potesse farsi carico in tempo utile dei costi del personale non statutario e di altre spese amministrative su una base analoga a quella delle linee BA per i programmi coperti dal bilancio. L'assegnazione di posti supplementari dipenderà dalle disponibilità di bilancio.

2.5. Conclusione

La Commissione sta prendendo tutte le misure necessarie all'attuazione della prima fase del processo di deconcentrazione, conformemente al calendario generale definito per l'anno in corso. La DG Relex e EuropeAid seguiranno da vicino l'esecuzione del piano d'azione dettagliato, stabilito e concordato con ciascuna delegazione, mentre il gruppo di lavoro "deconcentrazione" continuerà a verificare regolarmente i progressi realizzati nell'esecuzione della prima fase e nella preparazione delle fasi successive.

3. MODIFICA DELLE RISORSE DELLE DELEGAZIONI E LORO DISTRIBUZIONE NEI VARI PAESI DEL MONDO

3.1. La rete esistente del Servizio esterno

La Commissione è rappresentata in 123 paesi e dispone di altre cinque rappresentanze presso organizzazioni internazionali.

Nel 1998 essa ha avviato un riesame delle priorità politiche per l'apertura di nuove delegazioni e uffici di rappresentanza [4]. A causa delle difficoltà di bilancio, solo due delle aperture previste sono state effettuate: quella in Croazia e quella nella ex Repubblica Iugoslava di Macedonia. La gravissima crisi verificatasi nei Balcani a partire dal 1998 e la conseguente necessità di una cospicua e urgente assistenza nella regione hanno messo a dura prova le risorse del Servizio esterno.

[4] Delegazioni in Croazia, ex Repubblica Iugoslava di Macedonia, Malaysia, Arabia Saudita, Svizzera, Uzbekistan; uffici di rappresentanza in Ecuador, Paraguay e una rappresentanza a Taiwan.

Ora le priorità sono state rivedute. Anche la Commissione, come gli Stati membri, opera in una situazione di forte ristrettezza di bilancio. Le prospettive finanziarie di Berlino hanno fissato un massimale sulle spese amministrative generali, di entità tale che il Servizio esterno è costretto a competere con altri servizi a causa delle limitate risorse amministrative disponibili. Di recente la situazione è stata peggiorata da fluttuazioni sfavorevoli dei tassi di cambio, dato che gran parte delle spese amministrative viene effettuata in altre valute (USD e valute connesse, YEN). La deconcentrazione delle responsabilità alle delegazioni per la gestione dell'assistenza esterna rende necessaria un'ulteriore ridistribuzione di personale dalla sede centrale verso queste ultime. Va osservato che il costo di un funzionario che presta servizio in un paese terzo è all'incirca doppio rispetto a quello del personale in sede.

Per decidere dove aprire nuove delegazioni e uffici di rappresentanza e dove chiuderne altre, la Commissione ha tenuto conto del carico di lavoro delle rappresentanze attuali, nonché di altri fattori, come la rilevanza politica ed economica. È stata presa in considerazione una serie di criteri, quali il volume di aiuto fornito a un dato paese o a una regione, l'entità degli impegni non attuati (in sospeso), il livello di deconcentrazione attuale o proposto, l'importanza di un paese in termini di scambi, ma anche di problemi o di dispute commerciali, i legami politici con un paese, il peso politico di una regione, la presenza nella zona di altri organismi internazionali e l'associazione agli stessi di un dato paese.

La valutazione di cui sopra implica che si dovranno apportare cambiamenti alla rete delle delegazioni, come viene spiegato nei sottocapitoli 3.2, 3.3 e 3.4 qui di seguito. Date le ristrettezze di bilancio che condizionano il Sevizio esterno, le risorse necessarie per le nuove aperture saranno reperite essenzialmente mediante la chiusura di alcune delegazioni, il ridimensionamento di altre, alle quali sarà assegnato un solo funzionario residente con funzioni di incaricato di affari mentre verrà accreditato un capo delegazione non residente in un paese vicino, e infine mediante ridistribuzioni di personale all'interno della rete. Di conseguenza, la rapidità delle aperture dipenderà dal ritmo delle chiusure e della ridistribuzione dei posti da parte della Commissione. Quest'ultima prevede tuttavia di concludere il piano attuale entro la fine del 2002.

A prescindere dal presente programma, ulteriori modifiche della rete saranno rese necessarie dal mutare delle circostanze e dalle nuove priorità delle relazioni esterne dell'UE. Quando i paesi candidati faranno parte dell'Unione, le delegazioni presenti in tali paesi saranno trasformate in uffici di rappresentanza, come negli altri Stati membri. La continua riforma dell'assistenza esterna può comportare una presenza più regolare in paesi dove attualmente l'aiuto viene gestito da lontano. Lo sviluppo delle relazioni economiche e politiche tra l'UE e i Nuovi Stati Indipendenti potrebbe richiedere una più ampia copertura diplomatica in tale regione. Ciò può essere vero per la Moldavia, con la quale dopo l'allargamento l'UE potrebbe stringere nuovi importanti legami, una volta risolti definitivamente i conflitti, e per l'Azerbaigian, con cui l'Unione potrebbe sviluppare interessi economici considerevoli.

La Commissione proseguirà pertanto l'analisi dell'evoluzione a lungo termine del Servizio esterno, tenendo conto delle implicazioni strutturali, gestionali e finanziarie.

3.2. Aperture proposte

L'obiettivo generale della Commissione è quello di garantire che le scarse risorse disponibili vengano utilizzate al meglio e che essa sia rappresentata nei paesi ritenuti più importanti per l'UE. Nella scelta delle aperture proposte, la Commissione ha effettuato un'analisi delle regioni in cui essa è ancora politicamente sottorappresentata, tenendo conto tanto dell'importanza della componente commerciale, quanto dell'attuazione dell'assistenza esterna.

La crescente importanza commerciale del sud-est asiatico giustifica l'apertura di delegazioni in Malaysia (il 16° fornitore dell'UE e il 31° mercato in ordine di importanza nel 1998) e Singapore (idem 15° e 17°), che sono importanti partner commerciali dell'UE.

Inoltre, considerazioni politiche primarie impongono che la Commissione apra una delegazione in Arabia Saudita (idem 22° e 16°) e che sia accreditata presso gli altri cinque Stati del Consiglio di cooperazione del golfo (CCG) [5]. Con questi ultimi la Commissione ha un accordo di cooperazione dal 1989 e sta preparando un mandato per l'avvio di negoziati su un accordo di libero scambio. Per concludere, la Malaysia, l'Arabia Saudita, gli Emirati arabi uniti, Singapore e Taiwan sono nell'elenco del 25 più grandi mercati per le esportazioni UE e, eccettuati gli EAU, sono anche tra i primi 25 fornitori dell'UE. La quantità di problemi commerciali che risulta da tali scambi è stata determinante per decidere a favore di una maggiore rappresentatività nelle due regioni: si passa dal dialogo bilaterale generale sull'Organizzazione mondiale del commercio (OMC) all'accesso al mercato e all'antidumping (con un numero rilevante di indagini aperte contro la Comunità e da parte della Comunità contro questi paesi terzi).

[5] Bahrain, Kuwait, Oman, Qatar e gli Emirati arabi uniti.

Si valuterà infine la possibilità di aprire un ufficio di rappresentanza commerciale a Taiwan (7°/15°) [6]. Dato che Taiwan aderirà ben presto all'OMC, si prevede che la Commissione svolgerà un ruolo primario nel controllo dell'accesso al mercato, dell'applicazione degli impegni OMC e di altre questioni di strategia.

[6] Dodici Stati membri sono rappresentati a Taiwan tramite gli "Uffici per il commercio e gli investimenti", gli "Uffici per il commercio e la cultura" ecc. Queste relazioni sono considerate del tutto compatibili con la politica della "Cina unica"

Verrà presa in considerazione anche la possibilità di una presenza regolare a Cuba [7], che fa già parte del gruppo ACP, in funzione degli sviluppi interni e della prossima chiusura dell'ufficio ECHO.

[7] Capo delegazione non residente a Santo Domingo.

Per motivi connessi all'attuazione dell'assistenza esterna, segnatamente la deconcentrazione, la Commissione intende aprire delegazioni in Cambogia e Laos (accreditate con un capo delegazione non residente in Tailandia), Nepal (capo delegazione non residente in India) e Paraguay (capo delegazione non risentente in Uruguay). I programmi di aiuti per la Cambogia e il Paraguay sono notevolmente più ampi di quelli, rispettivamente, per la Tailandia e l'Uruguay [8]. Di conseguenza, è opportuno spostare la gestione degli aiuti in questi paesi. Inoltre, nel caso del Paraguay, unico membro del Mercosur in cui la Commissione non è rappresentata, vi è una componente commerciale destinata probabilmente a diventare ancora più importante, dato che la Commissione sta negoziando un accordo di libero scambio con il blocco. Nel caso infine della Cambogia, del Nepal e del Paraguay, il costo netto a carico della Commissione sarebbe ridotto, poiché un funzionario per ciascun paese sarà trasferito dalla Tailandia alla Cambogia, dall'India al Nepal e dall'Uruguay al Paraguay, dove fungeranno da incaricati d'affari nelle nuove delegazioni.

[8] La Commissione ha in atto importanti programmi di aiuto nei paesi dove si propone di aprire uffici di rappresentanza (rispettivamente pagamenti medi annui nel 1999/2000 e in sospeso al 31.12.00 (in milioni di euro): Cambogia 27,5 e 67, Laos 9 e 40, Nepal 30 e 49, e Paraguay 5 e 57.

3.3. Regionalizzazione e chiusure proposte

La regionalizzazione implica il raggruppamento in una delegazione di un numero rilevante di funzionari qualificati, mettendo a loro disposizione i mezzi adeguati al servizio dei paesi presso i quali il capo delegazione regionale è accreditato.

Nel quadro della regionalizzazione, nel 1996 la Commissione ha trasformato 13 delegazioni in uffici, ha affidato le operazioni in Somalia alla delegazione del Kenya e ha deciso di chiudere gli uffici di Grenada e di Lagos. Con l'ulteriore trasformazione delle delegazioni di Capo Verde e Togo in uffici dipendenti da altre delegazioni, 31 delle 108 delegazioni della Commissione esistenti avranno responsabilità regionali.

Finora tali cambiamenti hanno fatto risparmiare 14 posti di grado medio ovvero, in termini di bilancio, 3.024.000 euro all'anno (sulla base di un costo annuale medio per funzionario assegnato a un dato posto di 216.000 euro). Tali risorse sono state utilizzate per espandere la rete nei Balcani (Croazia ed ex Repubblica Iugoslavia di Macedonia) e per potenziare le delegazioni esistenti.

Per ottimizzare la struttura del Servizio esterno e per trovare le risorse necessarie ad aprire nuove delegazioni, si prevede di chiudere gli uffici di Antigua e Barbuda che continueranno a dipendere dalle Barbados, Belize che continuerà a dipendere dalla Giamaica, Comore che continueranno a dipendere da Maurizio, Antille olandesi che dipenderanno dalla Guyana, São Tomé e Príncipe che continueranno a dipendere dal Gabon, Tonga che continuerà a dipendere dalle Figi [9] e Guinea equatoriale che continuerà a dipendere dal Camerun.

[9] Rispettivamente, pagamenti medi annui nel 1999/2000 e in sospeso al 31.12.00 (in milioni di euro): Costa Rica 2 e 7, Trinidad e Tobago 1 e 18, Antigua e Barbuda 0 e 1, Belize 4 e 17, le Comore 3 e 14, le Antille olandesi 4 (solo nel 2000) e 5, Gambia 4 e 28, São Tomé e Príncipe 3,5 e 16 e Tonga 1 (solo nel 2000) e 3.

Si propone altresì di ridurre il personale nelle delegazioni di Costa Rica, Trinidad e Tobago e Sri Lanka, lasciando operativo in ciascuna di esse un solo funzionario. I capi delegazione in Nicaragua, Guyana e India saranno accreditati rispettivamente presso Costa Rica, Trinidad e Tobago e Sri Lanka.

Le suddette chiusure e riduzioni libereranno 11 posti da ridistribuire e costituiscono un risparmio di bilancio pari a 3.816.000 euro all'anno, sulla base del costo annuo totale di un funzionario dislocato (compresi uffici, personale ausiliario, residenza, telecomunicazioni, sicurezza). Tali risorse consentiranno l'apertura delle delegazioni in Malaysia, Arabia Saudita, Singapore e Laos (le altre tre delegazioni verrebbero aperte tramite ridistribuzioni dalle rispettive delegazioni regionali). Ciò assorbirebbe 7 degli 11 posti ridistribuiti. Gli altri 4 saranno usati per l'eventuale apertura di delegazioni a Taiwan e a Cuba e/o per potenziare le delegazioni regionali che hanno assunto nuove responsabilità a seguito dei cambiamenti apportati alla rete. Con i risparmi realizzati attraverso le chiusure e la razionalizzazione di alcune delegazioni, sarà possibile coprire i costi delle aperture. In tal modo l'intera proposta è finanziariamente neutra.

La Commissione ritiene che, con i suddetti cambiamenti, la regionalizzazione abbia raggiunto i suoi limiti, almeno per ora. I vantaggi in termini di risparmi che potrebbero risultare da altre iniziative in tal senso, sarebbero più che annullati dai seguenti effetti negativi:

- difficoltà politiche all'interno e all'esterno dell'UE, da parte degli Stati e delle istituzioni contrari alle chiusure;

- lontananza fisica delle delegazioni in zone mal collegate, con conseguente minore efficacia delle operazioni, soprattutto attuazione e seguito dell'aiuto;

- contraddizione con la politica di deconcentrazione e decentramento della gestione dell'aiuto comunitario verso le delegazioni, attuata dalla Commissione.

Un'ulteriore regionalizzazione non libererebbe le risorse umane e di bilancio necessarie per coprire il fabbisogno derivante dalle nuove aperture, e richiederebbe per di più un aumento di personale e stanziamenti di bilancio più ingenti presso le delegazioni regionali.

3.4. Ridistribuzione

La ridistribuzione dei posti è stata organizzata anzitutto per ovviare agli squilibri nella ripartizione delle risorse umane tra le delegazioni situate in zone geografiche diverse. Gli squilibri si riferiscono tanto al rapporto tra funzionari e personale locale di livello universitario, quanto al numero vero e proprio dei funzionari tra le varie delegazioni. Alcune delle risorse rese disponibili dalla ridistribuzione sono state usate anche per l'apertura di nuove delegazioni.

Le ridistribuzioni sono consistite soprattutto nel trasferimento di funzionari da una delegazione all'altra. All'occorrenza, si dovrebbe dare una compensazione alla delegazione di provenienza del funzionario, fornendo assistenza tecnica locale (ALAT).

Le ridistribuzioni vengono considerate altresì un processo permanente di adeguamento delle risorse alle mutate priorità delle delegazioni e della Commissione. Un vero e proprio aumento delle risorse umane e di bilancio del Servizio esterno va preso in considerazione solo dopo aver valutato tutte le possibilità di ridistribuzione.

L'analisi del carico di lavoro delle delegazioni intrapreso dalla Commissione facilita l'assegnazione e la riassegnazione di risorse. In tale operazione si tiene conto della relativa importanza di ciascuna attività delle delegazioni, basandosi sui resoconti delle missioni (in particolare assistenza esterna, scambi, relazioni sulla situazione politica e rappresentanza).

Dal 1996 la Commissione ha approvato la ridistribuzione di 73 posti nell'ambito del Servizio esterno. Nello stesso periodo essa ha ridistribuito altri 53 posti dalla sede centrale alle delegazioni. Pertanto, negli ultimi cinque anni è stato ridistribuito un quinto dei posti del Servizio esterno e circa un terzo di posti non direttivi.

Nel 2001 verrà ridistribuito un posto di funzionario da ciascuna delle seguenti delegazioni: Zimbabwe, Niger, Libano, Camerun, Burkina Faso, Mozambico, India (per aprire una delegazione in Nepal) e Uruguay (per aprire una delegazione in Paraguay). Nel 2002 sarà ridistribuito un funzionario da ciascuno degli uffici dei seguenti paesi: Comore, Guinea equatoriale, Antille olandesi, São Tomé e Príncipe e dalla delegazione in Tailandia (per aprire una delegazione in Cambogia). Altre cinque ridistribuzioni deriveranno dalla razionalizzazione delle delegazioni a Trinidad e Tobago, Sri Lanka e Costa Rica.

Con questi 18 spostamenti nel 2002 la Commissione avrà ridistribuito in totale 89 posti di funzionario dal 1996. Altri spostamenti occasionali avranno luogo nell'ambito della normale gestione del Servizio esterno. Gli effetti di tali ridistribuzioni resteranno tuttavia marginali e in nessun caso basteranno a coprire il fabbisogno di personale reso necessario dall'eventuale ulteriore estensione della rete. L'unica possibilità che rimane è la ridistribuzione verticale da Bruxelles alle delegazioni che tuttavia, in questa fase, dovrebbe essere utilizzata essenzialmente per attuare la deconcentrazione.

3.5. Le risorse del Servizio esterno

Il Servizio esterno della Commissione è costituito da funzionari/agenti temporanei e personale locale finanziato, a seconda dell'ambito in cui operano, sulla parte A (amministrativa) o B (operativa) del bilancio della Commissione.

Per coprire in modo efficiente e flessibile la necessità di competenze tecniche nella gestione dell'aiuto esterno da parte delle delegazioni, la Commissione intende, nell'ambito della riforma amministrativa, creare uno status di auxiliaire, al quale si applicherebbero alcuni incentivi simili a quelli dell'allegato X dello statuto del personale. Finché lo status di cui sopra non sarà stato creato, la Commissione ricorrerà alle varie disposizioni contrattuali esistenti (agenti locali, ALAT e singoli esperti) nel periodo previsto per il trasferimento della gestione dell'aiuto esterno e per l'integrazione delle funzioni degli uffici d'assistenza tecnica (TAO) nelle delegazioni. Questo personale verrà assunto direttamente dalla Commissione, opererà all'interno delle delegazioni e sarà alle dipendenze del rispettivo capo delegazione.