IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea C 27/21

PROTOCOLLO DI INTESA

Tra il Mediatore europeo e il Garante europeo della protezione dei dati

(2007/C 27/07)

Metodi di lavoro per una cooperazione costruttiva

1. Contesto e obiettivi del presente Protocollo di intesa

Dal 1995, il Mediatore europeo (ME) conduce indagini relative a casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni o degli organi comunitari, a eccezione della Corte di giustizia europea e del Tribunale di primo grado nell'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali. Le indagini possono essere avviate su iniziativa del ME, oppure in seguito al reclamo di una persona fisica o giuridica.

Dal 2004, il Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) ha il compito di controllare e assicurare il rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone, segnatamente del diritto alla vita privata, riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari. Il GEPD ha, tra l'altro, il potere di avviare indagini di propria iniziativa, oppure in seguito al reclamo da parte degli interessati.

In base alla loro esperienza e cooperazione fino a questo momento, il ME e il GEPD ritengono sia utile prepararsi all'eventualità di casi che diano origine, o possano dare origine, a reclami presso entrambe le autorità. L'obiettivo del presente Protocollo di intesa è definire metodi di lavoro flessibili che consentano di evitare, in questi casi, inutili doppioni nelle procedure e, per quanto possibile, interpretazioni divergenti.

L'obiettivo comune del ME e del GEPD è realizzare il migliore uso possibile delle risorse comunitarie e favorire un approccio coerente agli aspetti giuridici e amministrativi che attengono alla protezione dei dati, promuovendo in tal modo i diritti e gli interessi dei cittadini e di coloro che presentano i reclami. Il presente Protocollo definisce la base per una cooperazione costruttiva, finalizzata al perseguimento di tale obiettivo. Il suo obiettivo non è far sorgere diritti o obblighi di natura giuridica.

Il presente Protocollo non riguarda i poteri del ME e del GEPD di indagare nelle rispettive attività.

2. Verso una cooperazione costruttiva: metodi di lavoro

Il presente Protocollo di intesa si basa sui seguenti punti di accordo tra il ME e il GEPD:

I. Il concetto di cattiva amministrazione comprende il mancato rispetto del diritto comunitario in materia di protezione dei dati.

II. Il GEPD è titolare di una competenza specifica nel settore della protezione dei dati ed è l'autorità preposta a vigilare sul rispetto del diritto comunitario in materia di protezione dei dati da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari.

III. Laddove i reclami possano essere presentati sia al ME, sia al GEPD, i soggetti interessati potranno scegliere l'autorità a cui rivolgersi, dopo aver ricevuto informazioni idonee sulle quali basare la loro decisione.

IV. Sarebbe opportuno evitare, per quanto possibile, doppioni inutili delle procedure.

V. Si dovrebbero evitare, per quanto possibile, approcci divergenti in merito agli aspetti giuridici e amministrativi della protezione dei dati.

VI. Lo scambio di informazioni tra il ME e il GEPD è subordinato al rispetto dei requisiti di riservatezza applicabili alle loro attività.

Considerando i punti summenzionati e l'esperienza ottenuta finora attraverso la collaborazione, il ME e il GEPD adottano i seguenti metodi di lavoro.

A. Informazioni da fornire a chi presenta un reclamo

— Il ME manifesta l'intenzione di informare i cittadini che presentano un reclamo, ove opportuno, della specifica competenza del GEPD, come menzionato al punto II precedente, nonché delle condizioni che disciplinano la presentazione al GEPD dei reclami relativi al trattamento dei dati personali nell'azione delle istituzioni e degli organismi comunitari.

— In particolare, le informazioni summenzionate saranno fornite nel caso in cui un reclamo, in merito al quale il ME potrebbe indagare, riguardi esclusivamente o prevalentemente la protezione dei dati, al fine di consentire al cittadino che presenta il reclamo di decidere se rivolgersi al GEPD, prima che il ME avvii un'indagine.

— In tali casi, il ME manifesta l'intenzione di informare il cittadino della possibilità di presentare il reclamo al GEPD. Il ME si impegna inoltre ad agevolare il trasferimento di tale reclamo presso il GEPD, qualora il cittadino che lo presenta avanzi una richiesta in tal senso prima dell'apertura di un'indagine.

— Il GEPD manifesta l'intenzione di informare i cittadini che presentano reclamo, ove opportuno, del fatto che i reclami relativi alla cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni e degli organismi comunitari possono essere presentati al ME.

— Laddove lo ritenga opportuno, il GEPD cercherà inoltre di agevolare il trasferimento del reclamo al ME, qualora il denunciante lo richieda.

— Entrambe le autorità prevedono di informare i cittadini che presentano reclamo, ove opportuno, del fatto che le informazioni contenute nelle loro pratiche potrebbero essere trasmesse all'altra autorità.

B. Evitare i doppioni delle procedure

— Nessuna delle due autorità avvierà un'indagine qualora l'altra autorità stia indagando, o abbia indagato, su un reclamo sostanzialmente identico, salvo il caso in cui il cittadino che ha presentato il reclamo presenti nuove prove su un caso in merito al quale l'altra autorità abbia già concluso la propria indagine. Ciascuna autorità manifesta l'intenzione di informare l'altra qualora rifiuti di avviare un'indagine per tale motivo e dichiara la propria disponibilità a fornire informazioni per agevolare il processo decisionale dell'altra autorità.

— Il ME manifesta l'intenzione di informare il GEPD ogni volta che avvii un'indagine in materia di protezione dei dati. Nel caso in cui il GEPD stia già indagando sulla questione, entrambe le autorità dichiarano la loro intenzione di discutere su come evitare inutili doppioni delle procedure e interpretazioni divergenti.

— Qualora il ME e il GEPD si rendano conto di occuparsi entrambi di reclami che riguardano le medesime circostanze di fatto, si adopereranno per scambiarsi informazioni in merito.

C. Evitare interpretazioni divergenti

— Nei casi in cui il testo del regolamento (CE) n. 45/2001 (1) e la giurisprudenza della Corte di giustizia lascino spazio a pareri discordanti sulla corretta interpretazione e applicazione delle norme relative alla protezione dei dati, il ME manifesta la disponibilità a consultare il GEPD, salvo il caso in cui le opinioni di quest'ultimo in materia siano già note. Il GEPD esprime l'intenzione di rispondere entro i termini richiesti. All'atto della decisione in merito a un caso, il ME prevede di prendere in considerazione la risposta del GEPD.

— Il ME dichiara la sua intenzione di informare il GEPD delle conclusioni delle sue indagini, nella misura in cui coinvolgano questioni significative in materia di protezione dei dati.

— Il GEPD dichiara la sua intenzione di informare il ME delle conclusioni delle sue indagini, nella misura in cui ritenga che possano avere attinenza con l'attività del Mediatore.

D. Accesso a documenti e informazioni

— Il ME e il GEPD prendono atto di quanto segue, relativamente a possibili aspetti della protezione dei dati in materia di accesso a documenti e informazioni:

— il regolamento (CE) n. 45/2001 prevede diritti di accesso in merito ai dati che riguardano l'interessato (2). Il GEPD è competente ad accogliere i reclami degli interessati per il mancato rispetto di tale obbligo.

— I casi di diniego di accesso alle informazioni riguardanti un'altra persona, o i casi relativi all'accesso dell'interessato alle informazioni o ai documenti che lo riguardano non disciplinati dal regolamento (CE) n. 45/2001 (ad esempio i casi relativi al diniego di una richiesta ai sensi del regolamento (CE) n. 1049/2001 (3)) rientrano tra le competenze del ME. In questi ultimi casi, il ME manifesta l'intenzione di informare il cittadino che presenta il reclamo dei diritti previsti dal regolamento (CE) n. 45/2001, nella misura in cui ciò possa essere utile.

— Il ME e il GEDP dichiarano che le parti A, B e C di cui sopra si applicano ai reclami in materia di accesso a documenti e informazioni.

E. Attuazione

— Entrambe le autorità dichiarano la loro intenzione di organizzare incontri regolari, almeno una volta all'anno, per scambiare opinioni in merito all'attuazione dei metodi di lavoro definiti nel presente Protocollo di intesa e per discutere possibili miglioramenti.

Fatto a Bruxelles il 30 novembre 2006 P. Nikiforos DIAMANDOUROS Mediatore europeo Peter HUSTINX Garante europeo per la protezione dei dati

(1) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati, GU L 8 del 12.1.2001 pag. 1.

(2) Articolo 13.

(3) Regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, GU 2001 L 145, pag. 43.