Proposta di direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica la direttiva 68/151/CEE per quanto riguarda i requisiti di pubblicità di taluni tipi di società /* COM/2002/0279 def. - COD 2002/0122 */



Gazzetta ufficiale n. 227 E del 24/09/2002 pag. 0377 - 0380



Proposta di DIRETTIVA DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO che modifica la direttiva 68/151/CEE per quanto riguarda i requisiti di pubblicità di taluni tipi di società (presentata dalla Commissione) RELAZIONE 1. Introduzione La prima direttiva in materia di diritto delle società [1] è stata adottata nel 1968 allo scopo di coordinare talune disposizioni nazionali applicabili alle società di capitali, per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi. Il coordinamento delle disposizioni interessa tre settori: l'obbligo di pubblicità degli atti e delle indicazioni delle società, la validità degli obblighi di tali società e la nullità delle stesse. [1] Prima direttiva 68/151/CEE del Consiglio, del 9 marzo 1968, intesa a coordinare, per renderle equivalenti, le garanzie che sono richieste, negli Stati Membri, alle società a mente dell'articolo 58, secondo comma, del Trattato per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi; GU L 65 del 14.3.1968, pag. 8, modificata da ultimo dall'Atto di adesione (GU C 241 del 29.8.1994, pag. 194). Per quanto riguarda la pubblicità degli atti ed indicazioni delle società, le principali disposizioni previste dalla prima direttiva sono le seguenti: - l'obbligo di pubblicità concerne perlomeno gli atti e le indicazioni specificate nell'articolo 2; - tali atti ed indicazioni devono essere iscritti in un fascicolo e conservati in un registro, e sono successivamente pubblicati nel bollettino nazionale; copia di tali atti ed indicazioni deve potersi ottenere dal registro; - la corrispondenza e gli ordinativi utilizzati dalla società devono indicare gli elementi specificati nell'articolo 4; - gli Stati membri devono stabilire quali persone devono compiere le formalità relative alla pubblicità, nonché stabilire adeguate sanzioni per specificati casi di inosservanza. Nel dicembre 1997, la Commissione europea ha organizzato una conferenza sul diritto delle società ed il mercato unico. La conferenza [2] aveva per oggetto tre importanti temi, tra i quali l'impatto dei moderni mezzi di comunicazione sul diritto societario. Una delle conclusioni della conferenza sottolineava che il sistema di alla pubblicazione obbligatoria introdotto dalla prima direttiva potrebbe trarre significativo vantaggio dall'utilizzo delle nuove tecnologie; esse potrebbero contribuire utilmente al conseguimento dell'importante obiettivo di rendere più facilmente e rapidamente accessibili le informazioni relative alle società. [2] Atti della Conferenza sul diritto delle società ed il mercato unico, 15 e 16 dicembre 1997, Bruxelles, Commissione europea, pubblicati dall'Ufficio delle pubblicazioni nell'aprile 1998. Nell'ambito della quarta fase dell'iniziativa di semplificazione della legislazione relativa al mercato interno (SLIM), avviata dalla Commissione nell'ottobre 1998, un Gruppo di lavoro sul diritto delle società ha elaborato nel settembre 1999 una relazione sulla semplificazione della prima e della seconda direttiva in materia di diritto delle società [3]. La relazione formula dettagliate raccomandazioni per i settori che si prestano ad essere semplificati. Le principali raccomandazioni formulate con riferimento alla prima direttiva segnalano, da un lato, la necessità di accelerare la registrazione e la pubblicità degli atti e delle indicazioni della società tramite l'applicazione delle moderne tecnologie e, dall'altro, la necessità di migliorare l'accesso transfrontaliero alle informazioni sulle società, consentendo la registrazione su base volontaria degli atti e delle indicazioni delle società in più lingue. [3] Raccomandazioni del Gruppo SLIM in tema di semplificazione della prima e della seconda direttiva sul diritto delle società, settembre 1999. Nella sua relazione al Parlamento europeo e al Consiglio [4], la Commissione ha dichiarato di condividere l'obiettivo generale delle principali raccomandazioni formulate con riferimento alla prima direttiva e si è impegnata ad approfondire l'esame delle modalità più idonee per modificare la prima direttiva nel senso desiderato. Le raccomandazioni del Gruppo SLIM e le relative implicazioni pratiche sono state successivamente discusse con gli esperti di diritto societario degli Stati membri nel corso di tre riunioni (tenutesi nel giugno 2000, marzo 2001 e giugno 2001). [4] Relazione della Commissione al Parlamento europeo ed al Consiglio - Risultati della quarta fase di SLIM - del 4 febbraio 2000 (COM (2000) 56 definitivo). Da tali discussioni è apparso chiaro che le principali raccomandazioni riferite alla prima direttiva godevano di ampio sostegno; l'aggiornamento della prima direttiva secondo i criteri espressi in tali raccomandazioni non solo avrebbe contribuito all'importante obiettivo di rendere le informazioni sulle società più facilmente e rapidamente accessibili alle parti interessate, ma avrebbe anche semplificato in modo considerevole le formalità relative alla pubblicità imposte alle società. È stato inoltre deciso di cogliere l'occasione per aggiornare altri necessari aspetti della prima direttiva, e più precisamente l'elenco delle forme societarie che rientrano nel campo di applicazione della direttiva ed i riferimenti alle direttive contabili. 2. Calendario e data di applicazione La proposta stabilisce la data del 1° gennaio 2005 come limite massimo per l'attuazione da parte degli Stati membri delle disposizioni legislative, regolamentari ed amministrative necessarie per conformarsi alla direttiva. Tale data deve essere considerata ragionevole, atteso che la maggior parte degli Stati membri ha già avviato, in alcuni casi da diversi anni, le riforme volte ad introdurre le moderne tecnologie nei sistemi di registrazione e di pubblicità applicabili alle informazioni delle società. 3. Breve descrizione degli articoli 3.1. Articolo 1 Conformemente agli obiettivi sopra illustrati, l'articolo 1 introduce le necessarie modifiche nella Prima direttiva del Consiglio del 9 marzo 1968. 3.1.1. Paragrafo 1 Il paragrafo aggiorna l'elenco dei tipi di società ai quali la direttiva si applica, aggiungendo le forme societarie introdotte in ambito nazionale successivamente all'adozione della prima direttiva ("societé par actions simplifiée" in Francia e "besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid" nei Paesi Bassi) o dopo l'adesione dello Stato membro ("anpartsselskab" in Danimarca). 3.1.2. Paragrafo 2 Il paragrafo aggiorna l'articolo 2 della prima direttiva che elenca gli atti e le indicazioni soggetti all'obbligo di pubblicità, in modo da tener conto della successiva adozione di una serie di direttive in materia di documenti contabili che devono essere redatti dalle società (le "direttive contabili"). L'articolo 2 della prima direttiva è modificato come segue: - il riferimento al "bilancio" ed al "conto profitti e perdite" è sostituito dal riferimento ai "documenti contabili" (vale a dire, conti annuali - relazione annuale - relazione del revisore legale / conti consolidati - relazione annuale consolidata - relazione del revisore legale) che devono essere pubblicati a norma delle direttive contabili adottate successivamente al 1968; - viene soppressa la disposizione transitoria che rinvia l'applicazione dell'articolo 2, paragrafo 1, lettera f) fino alla data di attuazione di una futura direttiva che doveva essere adottata nel settore contabile; - viene soppressa la disposizione di cui all'articolo 2, paragrafo 2, perché direttamente collegata alla disposizione di cui all'articolo 2, paragrafo 1, lettera f). Nelle discussioni che hanno fatto seguito alla relazione del gruppo SLIM, è stato proposto di aggiungere una serie di informazioni (ad esempio, indirizzo web, indirizzo di posta elettronica...) agli atti ed indicazioni elencati nell'articolo 2 della prima direttiva. La presente proposta non ha fatto proprio tale suggerimento, poiché non si ritiene che tale modifica sia coerente con l'obiettivo della semplificazione. Tuttavia, giova osservare che la prima direttiva non impedisce agli Stati membri di imporre o consentire la pubblicazione di altri atti ed indicazioni rispetto a quelli specificati nell'articolo 2. 3.1.3. Paragrafo 3 Questo paragrafo modifica l'articolo 3 della prima direttiva, contenente le disposizioni di base applicabili alla registrazione ed alla pubblicità degli atti e delle indicazioni della società, al fine di rendere possibile l'utilizzo delle moderne tecnologie per l'assolvimento degli obblighi imposti. Articolo 3 - Paragrafo 1 Il paragrafo 1 dell'articolo 3 rimane invariato. Si noti che la direttiva lascia alla discrezionalità degli Stati membri decidere se organizzare il sistema di registrazione a livello centrale o su base decentrata. L'utilizzo delle moderne tecnologie non comporta alcuna modifica della direttiva su questo punto. Articolo 3 - Paragrafo 2 Il paragrafo 2 dell'articolo 3 è modificato con l'aggiunta di un secondo comma, in virtù del quale gli Stati membri sono tenuti a rendere possibile la registrazione per via elettronica degli atti e delle informazioni sulle società a partire dal 1° gennaio 2005. Dopo tale data, le società devono in linea di principio poter scegliere se effettuare la registrazione dei loro atti ed indicazioni su supporto cartaceo o per via elettronica. Gli Stati membri possono imporre a tutte le società, o ad alcune categorie delle stesse, la registrazione per via elettronica di tutti o di parte degli atti ed indicazioni summenzionati. Si intende che gli stessi limiteranno tale obbligo ai casi in cui ciò non comporti un onere eccessivo per le società. Se la registrazione avviene su supporto cartaceo dopo il 1° gennaio 2005, gli Stati membri dovranno assicurare che gli atti e le indicazioni registrati siano sistematicamente convertiti in formato elettronico, per essere iscritti nel fascicolo e trascritti nel registro, come previsto nel terzo nuovo comma del paragrafo 2. Il quarto comma, di nuova introduzione, riguarda gli atti e le indicazioni registrati su supporto cartaceo fino al 31 dicembre 2004. Gli Stati membri dovranno assicurare che i registri li convertano in formato elettronico, almeno su richiesta delle parti interessate (ciò lascia loro comunque la facoltà di convertire interamente o in parte tali atti ed indicazioni). Ciò non impedisce agli Stati membri che lo desiderano di imporre a tutte le società, o ad alcune categorie delle stesse, di fornire su supporto elettronico tutti o parte degli atti e delle indicazioni summenzionati. Si osservi che il fatto che gli Stati membri siano tenuti a consentire, a decorrere dal 1° gennaio 2005, la registrazione per via elettronica degli atti e delle indicazioni che riguardano le società non pregiudica affatto la loro libertà di stabilire: 1) quali persone devono assolvere le formalità relative alla pubblicità; 2) i controlli da effettuare (sulla forma e/o il contenuto della pubblicità); 3) le specifiche tecniche da seguire (ad esempio: software specifici...); e 4) le spese da fatturare alle società per una registrazione, che sia effettuata su supporto cartaceo o per via elettronica. Articolo 3 - Paragrafo 3 Il paragrafo 3 che disciplina il rilascio delle copie degli atti ed indicazioni, è modificato in modo che il richiedente possa optare, ai fini tanto dell'inoltro della richiesta che dell'ottenimento della copia, per il supporto cartaceo o per la via elettronica. Il primo comma del paragrafo 3 è modificato nel senso che le richieste di copie possono essere presentate tanto in forma cartacea che per via elettronica. Il nuovo secondo comma del paragrafo 3 è modificato di modo che le copie possono essere ottenute su supporto cartaceo o per via elettronica. Gli Stati membri possono tuttavia decidere, per motivi di praticità, che gli atti ed indicazioni registrati su supporto cartaceo fino al 31 dicembre 2004 non potranno essere ottenuti per via elettronica se la registrazione è avvenuta oltre 10 anni prima della data della richiesta di copia. Il nuovo terzo comma del paragrafo 3 riprende una disposizione attualmente contenuta nell'articolo 3 (la copia deve potersi ottenere ad un costo non superiore al costo amministrativo), di cui estende l'applicazione alle copie elettroniche. Il nuovo quarto comma del paragrafo 3 riprende una disposizione attualmente contenuta nell'articolo 3 (le copie trasmesse su supporto cartaceo sono in linea di principio certificate "conformi") ed esclude la certificazione sistematica delle copie elettroniche, perché ciò potrebbe comportare costi elevati, mentre le copie elettroniche sono generalmente richieste solo ai fini di informazione. Il nuovo quinto comma del paragrafo 3 assicura che la certificazione delle copie elettroniche sia basata sull'uso della firma elettronica avanzata, ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 2 della direttiva 1999/93/CE [5]. Una firma elettronica avanzata è infatti necessaria per conseguire l'obiettivo stabilito con riferimento alle copie elettroniche certificate (garantirne l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto). Ciò non vieta agli Stati membri di disporre che le firme elettroniche avanzate utilizzate abbiano caratteristiche aggiuntive (ad esempio, siano basate su un certificato qualificato e create da un dispositivo per la creazione di una firma sicura, ai sensi dell'articolo 2 della direttiva 1999/93/CE), se desiderano assicurare che tali firme producano gli effetti giuridici specificati nell'articolo 5 della direttiva 1999/93/CE. [5] Direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 dicembre 1999, relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche, GU L 13 del 19.1.2000, pag. 12. Articolo 3 - Paragrafo 4 Il primo comma del paragrafo 4 è modificato con l'aggiunta di una frase che permette espressamente di costituire il bollettino nazionale in formato elettronico. Il riferimento alla pubblicazione in un bollettino nazionale non è stato eliminato dalla direttiva, poiché diversi Stati membri hanno segnalato che la loro legislazione nazionale subordina a questa pubblicazione la validità giuridica delle informazioni riguardanti le società. Atteso, però, che il problema non si pone in tutti gli Stati membri, è stato aggiunto un secondo comma al paragrafo 4, che consente agli Stati membri di sostituire la pubblicazione nel bollettino nazionale con strumenti di uguale efficacia, a condizione di fornire agli utenti un accesso centralizzato e cronologico alle informazioni sulle società, poiché ciò corrisponde alla funzione principale di un bollettino nazionale. Articolo 3 - Paragrafi 5 e 6 Le modifiche apportate al paragrafo 4 richiedono di modificare di conseguenza alcune espressioni utilizzate ai paragrafi 5 e 6. Al paragrafo 5, i termini "pubblicato" e "pubblicazione" sono sostituiti da "divulgato" e "divulgazione". Al paragrafo 6, le espressioni "pubblicazione sulla stampa" e "pubblicato sulla stampa" sono sostituite da "quanto divulgato in conformità del paragrafo 4" e "divulgato in conformità del paragrafo 4". Articolo 3 - Paragrafo 7 Il paragrafo 7 dell'articolo 3 resta invariato. Articolo 3 - Paragrafo 8 All'articolo 3 è aggiunto un nuovo paragrafo 8 che definisce con precisione l'espressione "per via elettronica" introdotta dalla direttiva. La definizione è analoga alle definizioni adottate nelle altre direttive aventi per oggetto la società dell'informazione (cfr. articolo 1, paragrafo 2 della direttiva 98/34/CE [6], o l'articolo 2 della direttiva 2001/115/CE) [7]. [6] Direttiva 98/34/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 22 giugno 1998, che prevede una procedura d'informazione nel settore delle norme e delle regolamentazioni tecniche, GU L 204 del 21.7.1998, modificata dalla direttiva 98/48/CE. [7] Direttiva 2001/115/CE del Consiglio, del 20 dicembre 2001, che modifica la direttiva 77/388/CEE al fine di semplificare, modernizzare e armonizzare le modalità di fatturazione previste in materia di imposta sul valore aggiunto, GU L 15 del 17.1.2002, pag. 24. Tali definizioni implicano l'uso di un computer sia all'origine che alla ricezione della comunicazione e pertanto non comprendono la telefonia vocale né i normali apparecchi fax e telex. Giova tuttavia osservare che non si fa divieto agli Stati membri di consentire che tali mezzi vengano utilizzati, dalle società quando registrano i loro atti ed informazioni e/o dalle parti interessate quando ne chiedono copia, in aggiunta ai mezzi elettronici. 3.1.4. Paragrafo 4 Il paragrafo introduce un nuovo articolo 3 bis, inteso a migliorare l'accesso transfrontaliero alle informazioni sulle società e garantire l'opponibilità ai terzi delle traduzioni fornite. Oltre alla pubblicità obbligatoria effettuata in una delle lingue autorizzate nel rispettivo Stato membro, il paragrafo 2 del nuovo articolo 3 bis permette alle società di divulgare su base volontaria gli atti e le indicazioni in qualsiasi lingua ufficiale della Comunità. Gli Stati membri devono assicurare, se le società si avvalgono di questa facoltà, che gli atti e le indicazioni siano accessibili per via elettronica nella corrispondente lingua. Il paragrafo 3 del nuovo articolo 3 bis permette esplicitamente agli Stati membri di consentire alle società di divulgare su base volontaria i loro atti ed indicazioni nella lingua di qualsiasi paese terzo. Il paragrafo 4 del nuovo articolo 3 bis assicura l'opponibilità delle traduzioni fornite ai terzi. A tal fine gli Stati membri devono adottare le misure necessarie per evitare qualsiasi discordanza tra le diverse versioni linguistiche rese pubbliche (per quanto riguarda, ad esempio, la coerenza nel tempo delle diverse versioni linguistiche). In caso di discordanza, i terzi che agiscono in buona fede sono debitamente protetti. 3.1.5. Paragrafo 5 Il paragrafo modifica l'articolo 4 della prima direttiva, che specifica le informazioni da indicarsi nella corrispondenza e negli ordinativi delle società, affinché sia chiaro che la disposizione si applica a tutta la corrispondenza e agli ordinativi, sia su supporto cartaceo che in qualsiasi altra forma (ad esempio: fax, posta elettronica, Internet...). Il nome del registro nel quale è costituito il fascicolo della società è uno degli elementi precisati all'articolo 4. L'espressione "le informazioni necessarie per individuare" è stata inserita prima di "registro", in modo da poter fare riferimento a tale registro senza specificarne il nome. Questa modifica è stata ritenuta opportuna a motivo delle discussioni in corso tra gli uffici del registro delle società dell'Unione europea, volte a stabilire un sistema comune di numeri d'identificazione per le società ed i rispettivi registri. Infine, è stato aggiunto un ultimo comma all'articolo 4, al fine di estendere ai siti web delle società l'obbligo di pubblicità delle informazioni indicate. Non sembra opportuno obbligare tutte le società ad avere un sito web, ma laddove esistono tali siti devono fornire le stesse informazioni minime indicate nella corrispondenza e negli ordinativi delle società. Tale obbligo appare necessario, in deroga alla direttiva sul commercio elettronico dell'8 giugno 2000 [8], che specifica quali informazioni devono essere indicate nei siti web delle società, per due motivi: da un lato, l'articolo 5 della direttiva sul commercio elettronico non include tutti gli elementi specificati all'articolo 4 della prima direttiva; dall'altro, la direttiva sul commercio elettronico si applica soltanto alle persone fisiche o giuridiche che forniscono un servizio relativo alla società dell'informazione; questa nozione, definita all'articolo 1, paragrafo 2, della direttiva 98/34/CE, presuppone l'esistenza di un'attività economica (prestata dietro retribuzione o meno), di modo che non tutti i siti web delle società rientrano necessariamente in tale nozione. [8] Direttiva 2000/31/CE del Parlamento europeo e del Consiglio dell'8 giugno 2000 relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell'informazione, in particolare il commercio elettronico, nel mercato interno ("Direttiva sul commercio elettronico"), GU L 178 del 17.07.2000, pag. 1. 3.1.6. Paragrafo 6 Il paragrafo introduce alcune modifiche nell'articolo 6 della prima direttiva, che si rendono necessarie per coerenza con le altre modifiche sopra illustrate: - l'espressione "del bilancio e del conto profitti e perdite" è sostituita "da documenti contabili"; - la disposizione applicabile ai documenti commerciali è estesa ai siti web delle rispettive società. 3.2. Articoli da 2 a 4 - Disposizioni finali Le disposizioni di questi articoli trattano del recepimento e dell'attuazione della direttiva. 2002/0122 (COD) Proposta di DIRETTIVA DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO che modifica la direttiva 68/151/CEE per quanto riguarda i requisiti di pubblicità di taluni tipi di società IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 44, paragrafo 2, lettera g), vista la proposta della Commissione [9], [9] GU C [...] del [...], pag. [...]. visto il parere del Comitato economico e sociale [10], [10] GU C [...] del [...], pag. [...]. deliberando secondo la procedura di cui all'articolo 251 del trattato [11], [11] GU C [...] del [...], pag. [...]. considerando quanto segue: (1) La prima direttiva 68/151/CEE del Consiglio, del 9 marzo 1968, intesa a coordinare, per renderle equivalenti, le garanzie che sono richieste, negli Stati Membri, alle società a mente dell'articolo 58, secondo comma, del Trattato per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi [12] stabilisce i requisiti di pubblicità di una serie di atti ed indicazioni a carico delle società di capitali. [12] GU L 65 del 14.3.1968, pag. 8, modificata da ultimo dall'Atto di adesione di Austria, Finlandia e Svezia. (2) Nell'ambito della quarta fase dell'iniziativa volta alla semplificazione della legislazione relativa al mercato interno (SLIM), avviata dalla Commissione nell'ottobre 1998, il Gruppo di lavoro sul diritto delle società ha redatto nel settembre 1999 una relazione sulla semplificazione della prima e della seconda direttiva sul diritto delle società, che formulava alcune raccomandazioni [13]. [13] Relazione della Commissione al Parlamento europeo ed al Consiglio - Risultati della quarta fase di SLIM - del 4 febbraio 2000 (COM (2000) 56 definitivo). (3) L'aggiornamento della direttiva 68/151/CEE come indicato nelle raccomandazioni formulate in tale relazione dovrebbe contribuire non solo a conseguire l'importante finalità di rendere più facilmente e rapidamente accessibili alle parti interessate le informazioni sulle società, ma anche a semplificare in modo significativo le formalità relative alla pubblicità cui le stesse sono tenute. (4) L'elenco delle società che rientrano nel campo di applicazione della direttiva 68/151/CEE dovrebbe essere esteso in modo da ricomprendere taluni tipi di società istituiti a livello nazionale successivamente all'adozione della direttiva. (5) Dal 1968 diverse direttive sono state adottate nell'intento di armonizzare i criteri applicabili ai documenti contabili redatti dalle società, e precisamente la quarta direttiva 78/660/CEE del Consiglio del 25 luglio 1978, basata sull'articolo 54, paragrafo 3, lettera g) del trattato e relativa ai conti annuali di taluni tipi di società [14], la settima direttiva 83/349/CEE del Consiglio del 13 giugno 1983 basata sull'articolo 54, paragrafo 3, lettera g), del trattato e relativa ai conti consolidati [15], la direttiva 86/635/CEE del Consiglio dell'8 dicembre 1986 relativa ai conti annuali ed ai conti consolidati delle banche e degli altri istituti finanziari [16] e la direttiva 91/674/CEE del Consiglio, del 19 dicembre 1991, relativa ai conti annuali e ai conti consolidati delle imprese di assicurazione [17]. I riferimenti contenuti nella direttiva 68/151/CEE ai documenti contabili la cui pubblicazione è obbligatoria devono essere aggiornati per includere dette direttive successive. [14] GU L 222 del 14/08/1978 pag. 11, modificata da ultimo dalla direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio 2001/65/CE (GU L 283 del 27.10.2001, pag. 28). [15] GU L 193 del 18.7.1983, modificata da ultimo dalla direttiva 2001/65/CE. [16] GU L 372 del 31.12.1986, pag. 1, modificata da ultimo dalla direttiva 2001/65/CE. [17] GU L 374 del 31.12.1991, pag. 7. (6) Nel contesto dell'aggiornamento allo sviluppo della tecnica, le società dovrebbero poter scegliere di registrare gli atti e le indicazioni richieste su supporto cartaceo o per via elettronica. Le parti interessate dovrebbero poter ottenere dal registro copia di tali atti ed indicazioni sia su supporto cartaceo che per via elettronica. (7) Gli Stati membri devono poter decidere di conservare il bollettino nazionale, riservato alla pubblicazione di atti ed indicazioni obbligatorie, in formato cartaceo o elettronico o di disporre che tale pubblicazione avvenga con strumenti di uguale efficacia. (8) Si dovrebbe migliorare l'accesso transfrontaliero alle informazioni sulle società autorizzando, oltre alla pubblicità obbligatoria in una lingua consentita nello Stato membro in cui ha sede la società, la registrazione su base volontaria di atti ed indicazioni in altre lingue. Le relative traduzioni dovrebbero far fede nei confronti dei terzi che agiscono in buona fede. (9) È opportuno precisare che le indicazioni obbligatorie di cui all'articolo 4 della direttiva 68/151/CEE devono essere menzionate in tutta la corrispondenza e gli ordinativi utilizzati dalle società, sia in forma cartacea sia in altro formato. Alla luce degli sviluppi tecnologici, è altresì opportuno che tali indicazioni compaiano anche nei siti web delle società interessate. (10) La direttiva 68/151/CEE va aggiornata di conseguenza, HANNO ADOTTATO LA PRESENTE DIRETTIVA: Articolo 1 La direttiva 68/151/CEE è modificata come segue: 1) L'articolo 1 è modificato come segue: a) il terzo trattino è sostituito dal seguente: " - Per la Francia: la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée, la societé par actions simplifiée;" b) il sesto trattino è sostituito dal seguente: " - Per i Paesi Bassi: de naamloze vennootschap, de commanditaire vennootschap op aandelen, de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid;" c) il nono trattino è sostituito dal seguente: " - Per la Danimarca: aktieselskab, kommanditaktieskab, anpartsselskab;" 2) L'articolo 2 è modificato come segue: a) Il testo del paragrafo 1, lettera f) è sostituito dal testo seguente: "(f) I documenti contabili di ciascun esercizio finanziario la cui pubblicazione è obbligatoria in forza delle direttive 78/660/CEE*, 83/349/CEE**, 86/635/CEE*** e 91/674/CEE****. * GU L 222, del 14.8.1978, pag. 11. ** L 193 del 18.7.1983, pag. 1. *** L 372 del 31.12.1986, pag. 1. **** L 374 del 31.12.1991, pag. 7." b) Il paragrafo 2 è soppresso. 3) Il testo dell'articolo 3 è sostituito dal testo seguente: "Articolo 3 1. In ciascuno Stato membro viene costituito un fascicolo, o presso un registro centrale, o presso il registro di commercio o registro delle imprese, per ogni società iscritta. 2. Tutti gli atti e indicazioni soggetti all'obbligo della pubblicità a norma dell'articolo 2 sono inseriti nel fascicolo o trascritti nel registro; dal fascicolo deve in ogni caso risultare l'oggetto delle trascrizioni fatte nel registro. Gli Stati membri provvedono a che la registrazione da parte delle società di tutti gli atti e le indicazioni soggetti all'obbligo della pubblicità a norma dell'articolo 2 possa essere effettuata per via elettronica a decorrere dal 1° gennaio 2005. Inoltre, gli Stati membri possono disporre che tutte le società, ovvero talune categorie di società, siano tenute ad effettuare per via elettronica la registrazione dell'insieme, ovvero soltanto di taluni tipi, degli atti o delle indicazioni in questione a decorrere dal 1° gennaio 2005. Tutti gli atti e le indicazioni di cui all'articolo 2 registrati a partire dal 1°gennaio 2005, sia su supporto cartaceo sia per via elettronica, devono essere inseriti nel fascicolo o trascritti nel registro in formato elettronico. A tal fine, gli Stati membri assicurano che gli atti e le indicazioni di cui all'articolo 2 che sono stati registrati su supporto cartaceo fino al 1° gennaio 2005 siano convertiti in formato elettronico. Gli atti e le indicazioni di cui all'articolo 2 che sono stati registrati su supporto cartaceo fino al 31 dicembre 2004 non devono essere convertiti automaticamente in forma elettronica dal registro. Tuttavia gli Stati membri assicurano che essi siano convertiti in forma elettronica dal registro su richiesta presentata nel rispetto delle norme adottate in conformità del paragrafo 3. 3. Copia integrale o parziale di ogni atto e indicazione di cui all'articolo 2 deve potersi ottenere su richiesta. Dal 1° gennaio 2005, le richieste possono essere presentate al registro, in forma cartacea o per via elettronica, a scelta del richiedente. Dal 1° gennaio 2005, le copie di cui al primo comma sono ottenibili dal registro su supporto cartaceo o per via elettronica, a scelta del richiedente, a prescindere dal fatto che gli atti ed indicazioni in questione siano stati registrati prima o dopo il 1° gennaio 2005. Tuttavia gli Stati membri possono decidere che tutti o taluni tipi di atti ed indicazioni registrati fino al 31 dicembre 2004 non possono essere ottenuti dal registro per via elettronica, se sono stati registrati prima di un determinato periodo precedente la data della richiesta al registro. Detto periodo non può essere inferiore a 10 anni. Il prezzo praticato per l'ottenimento - parziale o integrale, su supporto cartaceo o per via elettronica - degli atti o delle indicazioni di cui all'articolo 2 non deve superare il relativo costo amministrativo. Le copie cartacee trasmesse sono certificate "conformi", salvo rinuncia del richiedente. Le copie in formato elettronico non sono certificate "conformi", a meno che il richiedente non ne faccia esplicita richiesta. Gli Stati membri adottano tutte le misure necessarie affinché la certificazione delle copie in formato elettronico ne garantisca al contempo l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto, tramite un avanzato sistema di firma elettronica ai sensi dell'articolo 2, paragrafo 2 della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999 relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche*****. ***** GU L 13 del 19.1.2000, pag. 12. 4. Gli atti e le indicazioni di cui al paragrafo 2 formano oggetto, nel bollettino nazionale designato dallo Stato membro, di una pubblicazione integrale o per estratto, o sotto forma di una menzione dell'avvenuto deposito del documento nel fascicolo o dell'avvenuta trascrizione nel registro. Il bollettino nazionale designato a tale scopo può essere costituito in forma elettronica. Gli Stati membri possono decidere di sostituire la pubblicazione nel bollettino nazionale con strumenti di uguale efficacia, che comportino almeno l'utilizzo di un sistema che consenta l'accesso alle informazioni in ordine cronologico grazie ad una piattaforma elettronica centrale. 5. Gli atti e le indicazioni sono opponibili dalle società ai terzi soltanto dopo essere stati divulgati, in conformità del paragrafo 4, a meno che la società provi che i terzi ne erano a conoscenza. Tuttavia, per le operazioni avvenute prima del sedicesimo giorno successivo alla loro divulgazione, gli atti e le indicazioni non sono opponibili ai terzi che provino di essere stati nell'impossibilità di averne conoscenza. 6. Gli Stati membri adottano le misure necessarie per evitare qualsiasi discordanza fra il tenore di quanto divulgato in conformità del paragrafo 4 e il contenuto del registro o del fascicolo. Tuttavia, in caso di discordanza, il testo divulgato in conformità del paragrafo 4 non può essere opposto ai terzi; i terzi possono tuttavia valersene a meno che la società provi che essi erano a conoscenza del testo depositato nel fascicolo o trascritto nel registro. 7. I terzi possono inoltre sempre valersi degli atti e delle indicazioni per cui non sono state ancora adempiute le formalità di pubblicità, salvo che la mancanza di pubblicità li renda inefficaci. 8. Ai fini del presente articolo, con l'espressione "per via elettronica" si intende che i dati sono inviati all'origine e ricevuti a destinazione mediante attrezzature elettroniche di trattamento (compresa la compressione digitale) e di memorizzazione di dati, e che sono interamente trasmessi, inoltrati e ricevuti mediante fili, radio, mezzi ottici od altri mezzi elettromagnetici.". 4) È inserito il seguente articolo 3 bis: "Articolo 3 bis 1. Tutti gli atti e le indicazioni soggetti all'obbligo della pubblicità a norma dell'articolo 2 sono redatti in una delle lingue autorizzate dal regime linguistico applicabile nello Stato membro nel quale la società ha costituito la propria sede legale. 2. Oltre alla pubblicità obbligatoria di cui al paragrafo 1, gli Stati membri consentono che gli atti e le indicazioni di cui all'articolo 2 siano divulgati in conformità dell'articolo 3 in qualsiasi lingua ufficiale della Comunità. Gli Stati membri possono prescrivere che la traduzione di detti atti ed indicazioni sia autenticata. Gli Stati membri adottano tutte le misure necessarie affinché sia fornito l'accesso elettronico a tutte le versioni in una lingua ufficiale della Comunità in cui gli atti e le indicazioni sono stati divulgati. 3. In aggiunta alla pubblicità obbligatoria di cui al paragrafo 1 e alla divulgazione su base volontaria in conformità del paragrafo 2, gli Stati membri possono consentire che gli atti e indicazioni di cui all'articolo 2 siano divulgati in conformità dell'articolo 3 in qualsiasi altra lingua, su base volontaria. Gli Stati membri possono prescrivere che la traduzione di tali atti e indicazioni sia autenticata. 4. Gli Stati membri adottano le misure necessarie per evitare qualsiasi discordanza fra i documenti e le indicazioni divulgati in conformità del paragrafo l e le traduzioni eventualmente divulgate in conformità del paragrafo 2 o del paragrafo 3. Tuttavia, in caso di discordanza, la traduzione divulgata in conformità del paragrafo 2 o del paragrafo 3 non può essere opposta ai terzi; i terzi possono tuttavia valersene a meno che la società provi che essi erano a conoscenza della versione divulgata in conformità del paragrafo l.". 5) Il testo dell'articolo 4 è sostituito dal testo seguente: "Articolo 4 Gli Stati membri prescrivono che la corrispondenza e gli ordinativi, sia in forma cartacea sia in altro formato, indichino: a) le informazioni necessarie per individuare il registro presso il quale è costituito il fascicolo menzionato all'articolo 3, nonché il numero d'iscrizione della società nel registro; b) il tipo di società, la sede sociale e, se del caso, lo stato di liquidazione della società. Quando nei documenti suddetti è indicato il capitale della società, tale indicazione deve riguardare il capitale sottoscritto e versato. Gli Stati membri prescrivono che, se la società dispone di un sito web, tale sito contenga almeno le indicazioni di cui al primo comma e, se del caso, il riferimento al capitale sottoscritto e versato.". 6) Il testo dell'articolo 6 è sostituito dal testo seguente: "Articolo 6 Gli Stati membri stabiliscono adeguate sanzioni per i casi di: a) mancata pubblicità dei documenti contabili, come prescritta dall'articolo 2, paragrafo 1, lettera f); b) mancanza, nei documenti commerciali o nel sito web della società, delle indicazioni obbligatorie di cui all'articolo 4.". Articolo 2 1. Gli Stati membri mettono in vigore entro il 31 dicembre 2004 le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla presente direttiva. Essi ne informano la Commissione. Quando gli Stati membri adottano tali disposizioni, queste contengono un riferimento alla presente direttiva o sono corredate di un siffatto riferimento all'atto della pubblicazione ufficiale. Le modalità del suddetto riferimento sono decise dagli Stati membri. 2. Gli Stati membri comunicano alla Commissione il testo delle disposizioni di diritto interno da essi adottate nel settore disciplinato dalla presente direttiva. Articolo 3 La presente direttiva entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee. Articolo 4 Gli Stati membri sono destinatari della presente direttiva. Fatto a Bruxelles, Per il Parlamento europeo Per il Consiglio Il Presidente Il Presidente SCHEDA FINANZIARIA Settore d'intervento: Mercato interno Attività: Diritto delle società Denominazione dell'azione: proposta di direttiva che modifica la direttiva 68/151/Cee del Consiglio 1. LINEA DI BILANCIO INTERESSATA Senza oggetto 2. IMPORTI COMPLESSIVI 2.1 Dotazione finanziaria complessiva per l'azione (Parte B): Senza oggetto 2.2 Periodo interessato: Senza oggetto 2.3 Stima delle spese complessive pluriennali: Senza oggetto 2.4 Compatibilità con la programmazione finanziaria e le prospettive finanziarie Senza oggetto 2.5 Incidenza finanziaria sulle entrate Senza oggetto 3. CARATTERISTICHE DI BILANCIO Senza oggetto 4. BASE GIURIDICA Articolo 44, paragrafo 2, lettera g), del trattato CE. 5. DESCRIZIONE E MOTIVAZIONE 5.1 Necessità di intervento comunitario La prima direttiva 68/151/CEE del Consiglio, del 9 marzo 1968, intesa a "coordinare, per renderle equivalenti, le garanzie che sono richieste, negli Stati Membri, alle società a mente dell'articolo 58, secondo comma, del Trattato per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi" stabilisce i requisiti di pubblicità di una serie di atti ed indicazioni a carico delle società di capitali. Nell'ambito della quarta fase dell'iniziativa di semplificazione della legislazione relativa al mercato interno (SLIM), avviata dalla Commissione nell'ottobre 1998, un Gruppo di lavoro sul diritto delle società ha elaborato nel settembre 1999 una relazione sulla semplificazione della prima e della seconda direttiva in materia di diritto delle società [18]. Le principali raccomandazioni formulate con riferimento alla prima direttiva segnalavano, da un lato, la necessità di accelerare la registrazione e la pubblicità degli atti e delle indicazioni della società tramite l'applicazione delle moderne tecnologie e, dall'altro, la necessità di migliorare l'accesso transfrontaliero alle informazioni sulle società, consentendo la registrazione su base volontaria degli atti e delle indicazioni delle società in più lingue. [18] Relazione della Commissione al Parlamento europeo ed al Consiglio - Risultati della quarta fase di SLIM - del 4 febbraio 2000 (COM (2000) 56 definitivo). L'aggiornamento della prima direttiva come indicato nelle raccomandazioni formulate in tale relazione contribuirà non solo a conseguire l'importante finalità di rendere più facilmente e rapidamente accessibili alle parti interessate le informazioni sulle società, ma anche a semplificare in modo significativo le formalità di pubblicità imposte alle società. Infine, la prima direttiva deve essere aggiornata sotto alcuni aspetti necessari, in particolare per quanto riguarda i tipi di società che rientrano nel campo di applicazione della direttiva ed i riferimenti alle direttive contabili adottate successivamente alla prima direttiva. 5.2 Azioni previste e modalità dell'intervento di bilancio Senza oggetto 5.3 Modalità d'attuazione Gli Stati membri mettono in vigore le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla direttiva. 6. INCIDENZA FINANZIARIA Senza oggetto 7. INCIDENZA SULLE SPESE PER IL PERSONALE E AMMINISTRATIVE La mobilitazione effettiva delle risorse umane ed amministrative sarà finanziata con le risorse della dotazione di bilancio della DG responsabile della gestione dell'azione. 8. CONTROLLO E VALUTAZIONE Quando gli Stati membri adottano tali disposizioni, queste contengono un riferimento alla presente direttiva o sono corredate da un siffatto riferimento all'atto della loro pubblicazione ufficiale. Le modalità del riferimento sono decise dagli Stati membri. Gli Stati membri comunicano alla Commissione il testo delle disposizioni di diritto interno da essi adottate nel settore disciplinato dalla presente direttiva. 9. MISURE ANTIFRODE In considerazione della natura dell'azione, non si rende necessaria alcuna misura antifrode specifica. SCHEDA DI VALUTAZIONE DELL'IMPATTO DELLA PROPOSTA SULLE IMPRESE CON PARTICOLARE RIFERIMENTO ALLE PICCOLE E MEDIE IMPRESE (PMI) Titolo della proposta Proposta di direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica la direttiva 68/151/CEE del Consiglio, per quanto riguarda i requisiti di pubblicità di taluni tipi di società Numero di riferimento del documento COM (2002) XXX La proposta 1. In considerazione del principio di sussidiarietà, perché è necessaria una normativa comunitaria in questo settore e quali sono i suoi principali obiettivi- La prima direttiva 68/151/CEE del Consiglio, del 9 marzo 1968, intesa a "coordinare, per renderle equivalenti, le garanzie che sono richieste, negli Stati Membri, alle società a mente dell'articolo 58, secondo comma, del Trattato per proteggere gli interessi dei soci e dei terzi" stabilisce i requisiti di pubblicità di una serie di atti ed indicazioni a carico delle società di capitali. Nell'ambito della quarta fase dell'iniziativa di semplificazione della legislazione relativa al mercato interno (SLIM), avviata dalla Commissione nell'ottobre 1998, un Gruppo di lavoro sul diritto delle società ha elaborato nel settembre 1999 una relazione sulla semplificazione della prima e della seconda direttiva in materia di diritto delle società [19]. Le principali raccomandazioni formulate con riferimento alla prima direttiva segnalavano, da un lato, la necessità di accelerare la registrazione e la pubblicità degli atti e delle indicazioni della società tramite l'applicazione delle moderne tecnologie e, dall'altro, la necessità di migliorare l'accesso transfrontaliero alle informazioni sulle società, consentendo la registrazione su base volontaria degli atti e delle indicazioni delle società in più lingue. [19] Relazione della Commissione al Parlamento europeo ed al Consiglio - Risultati della quarta fase di SLIM - del 4 febbraio 2000 (COM (2000) 56 definitivo). L'aggiornamento della prima direttiva come indicato nelle raccomandazioni formulate in tale relazione contribuirà non solo a conseguire l'importante finalità di rendere più facilmente e rapidamente accessibili alle parti interessate le informazioni sulle società, ma anche a semplificare in modo significativo le formalità di pubblicità imposte alle società. Infine, la prima direttiva deve essere aggiornata sotto alcuni aspetti necessari, in particolare per quanto riguarda i tipi di società che rientrano nel campo di applicazione della direttiva ed i riferimenti alle direttive contabili adottate successivamente alla prima direttiva. Negli ultimi anni, diversi Stati membri hanno già adottato o elaborato misure volte a riformare i sistemi nazionali che disciplinano la pubblicità obbligatoria delle informazioni sulle società. Uno degli obiettivi perseguiti con tali riforme consiste nell'incrementare l'uso delle tecnologie moderne in molti modi. Pur tenendo presente il principio di sussidiarietà, un intervento legislativo comunitario in materia appare comunque necessario, per le ragioni seguenti: (a) la pubblicità obbligatoria delle informazioni sulle società è già regolamentata a livello comunitario dalla prima direttiva, alcune disposizioni della quale necessitano una modifica al fine di assicurare che le applicazioni del progresso tecnologico in materia non siano incompatibili con l'attuale formulazione della prima direttiva; (b) solo alcuni Stati membri hanno adottato o elaborato misure tendenti a riformare il sistema nazionale relativo alla pubblicità obbligatoria delle informazioni sulle società, e tali misure non sono simili in termini di portata e di applicazione temporale. Un intervento a livello comunitario si rende pertanto necessario onde conseguire gli obiettivi di aggiornamento della prima direttiva stabiliti dal gruppo SLIM in maniera coerente. L'impatto sulle imprese 2. Chi sarà interessato dalla proposta- La prima direttiva si applica su tutto il territorio dell'Unione europea, a tutti i tipi di società di capitali. Non è operata alcuna distinzione in funzione del settore d'attività, della dimensione delle imprese o della regione geografica della Comunità in cui sono ubicate. Tuttavia, la situazione particolare delle piccole e medie imprese sarà presa in considerazione secondo le modalità descritte nel paragrafo 5. 3. Quali misure dovranno adottare le imprese per conformarsi alla proposta- Le modifiche proposte mirano principalmente ad offrire maggiore flessibilità alle società a vari livelli del sistema di pubblicità obbligatoria. Le società potranno in linea di principio optare per la registrazione su supporto cartaceo o per via elettronica degli atti e delle indicazioni obbligatorie. Le parti interessate potranno ottenere copia di tali atti ed indicazioni su supporto cartaceo o per via elettronica. Oltre alla pubblicità obbligatoria effettuata in una delle lingue autorizzate nello Stato membro in cui ha la sede, ciascuna società potrà pubblicare gli atti e le indicazioni in altre lingue. Spetterà pertanto soprattutto agli Stati membri conformarsi alla proposta. La proposta contiene soltanto una disposizione che tutte le società saranno tenute a rispettare: tutta la corrispondenza e gli ordinativi, che siano su supporto cartaceo o su qualsiasi altro supporto, dovranno citare le indicazioni obbligatorie di cui all'articolo 4 della prima direttiva, e le stesse indicazioni dovranno apparire in tutti i siti web. Si noti che non sono state aggiunte indicazioni all'elenco riportato nel menzionato articolo 4 e che tale obbligo riguarderà soltanto le società che optano deliberatamente per le tecnologie moderne. Non sembra che l'adempimento di tale obbligo comporti di per sé difficoltà o costi aggiuntivi. 4. Quali saranno gli effetti economici della proposta- Le principali disposizioni della proposta dovrebbero garantire alle parti interessate un accesso più facile e più rapido alle informazioni delle società e, al contempo, semplificare notevolmente le formalità di pubblicità richieste. Questo duplice obiettivo dovrebbe contribuire a ridurre i costi sostenuti dalle società per la registrazione obbligatoria delle loro informazioni e per la richiesta di informazioni relative ad altre società, il che dovrebbe migliorare indirettamente la competitività delle imprese. A più lungo termine, l'introduzione dell'uso delle moderne tecnologie nei sistemi di pubblicità obbligatoria dell'informazione sulle società dovrebbe indurre le autorità competenti ad estendere tale utilizzo ad altri settori di competenza, quali la costituzione delle società, nei quali l'applicazione delle nuove tecnologie faciliterebbero la costituzione di nuove imprese, in termini di tempo e di costi. 5. La proposta contiene disposizioni intese a tenere conto della situazione specifica delle piccole e medie imprese (obblighi minori o differenziati, ecc.)- La disposizione che modifica l'elenco degli atti e delle indicazioni da pubblicare con riferimento ai documenti contabili utilizza l'espressione "la cui pubblicazione è obbligatoria" e tiene pertanto conto dell'esistenza, nelle direttive contabili, di talune deroghe - sulla base di taluni criteri attinenti alle dimensioni societarie - all'obbligo di pubblicare la totalità o parte di detti documenti. La proposta contiene alcune disposizioni in base alle quali gli Stati membri hanno facoltà di esigere che tutte le società, o alcune categorie di società, registrino tutti o parte dei loro atti ed indicazioni per via elettronica. Resta inteso che gli Stati membri che sceglieranno questa possibilità terranno debitamente conto della situazione delle piccole e medie imprese e ne limiteranno l'imposizione alle grandi imprese o, almeno, agli atti ed indicazioni facilmente convertibili in formato elettronico. Per concludere, l'obbligo di riportare una serie di indicazioni sulla corrispondenza e sugli ordinativi che si presentano in formato non cartaceo e nei siti web sarà applicato soltanto alle società che si avvarranno delle tecnologie moderne. Consultazione 6. Nel dicembre 1997, la Commissione europea ha organizzato una conferenza in materia di diritto societario e di mercato unico, che ha dato seguito ad un'ampia consultazione avviata, mediante questionario, nel febbraio 1997. Le conclusioni di entrambi questi esercizi hanno evidenziato che il sistema della pubblicità obbligatoria introdotto dalla prima direttiva potrebbe beneficiare notevolmente dell'uso delle tecnologie moderne. Le principali disposizioni della proposta ricalcano le raccomandazioni formulate nel settembre 1999 da un Gruppo di lavoro sul diritto societario, nell'ambito della quarta fase dell'iniziativa di semplificazione della legislazione relativa al mercato interno (SLIM) avviata dalla Commissione nell'ottobre 1998. Il gruppo SLIM, composto da funzionari nazionali, esperti di diritto societario ed accademici, si è riunito in tre occasioni nel 1999. Le raccomandazioni del gruppo SLIM e le loro implicazioni pratiche sono state discusse ulteriormente con esperti nazionali di diritto societario, nel corso di tre riunioni (giugno 2000, marzo 2001 e giugno 2001), dalle quali è emerso chiaramente che dette raccomandazioni godevano di un ampio sostegno.