COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE - Procedura d'informazione dei candidati e offerenti, dopo l'attribuzione di un appalto e prima della firma del contratto, per gli appalti aggiudicati dalla Commissione ai sensi dell'articolo 105 del regolamento finanziario

1. Contesto

Sulla scorta di una domanda del Mediatore, la Commissione ha istituito, ai fini delle procedure di aggiudicazione degli appalti di cui all'articolo 105 del regolamento finanziario, una procedura d'informazione degli offerenti o dei candidati (a seconda che la procedura sia aperta o ristretta) da esperirsi prima della firma di un contratto, e ha risposto al Mediatore, il 7 novembre 2002, nei seguenti termini:

Rimedi di cui dispongono gli offerenti nelle procedure di gara organizzate dalla Commissione

Alla luce della sentenza della Corte di giustizia cui rimanda la lettera del Mediatore, la Commissione acconsente a che l'ordinatore, prima della firma del contratto, debba notificare, senza indugio, a tutti i candidati o offerenti la decisione di aggiudicazione nell'ambito delle procedure di aggiudicazione degli appalti di cui all'articolo 56 del vigente regolamento finanziario e all'articolo 105 del nuovo regolamento finanziario, e disporre un termine ragionevole prima della firma del contratto affinché candidati e offerenti possano chiedere le ragioni di tale decisione di aggiudicazione e proporre eventualmente ricorso contro di essa.

La Commissione presterà particolare attenzione agli aspetti pratici e organizzativi della procedura, in modo da garantire una gestione puntuale delle sue attività, visto il numero elevato di appalti pubblici contratti annualmente dalla Commissione (diverse centinaia) e la durata delle procedure di aggiudicazione. La Commissione intende pertanto determinare le condizioni pratiche perché la citata procedura sia esperibile dagli inizi del 2003 e sia integrata nella pianificazione delle nuove procedure di aggiudicazione degli appalti allora applicabili.

Il Mediatore ha risposto alla Commissione il 10 dicembre con una nuova lettera in cui chiede precisazioni circa la procedura e le disposizioni di applicazione. Il Mediatore ha altresì chiesto alla Commissione di indicare se intende attuare una procedura extragiudiziale di ricorso cui il candidato o offerente possa avere accesso in alternativa al ricorso giudiziario.

La procedura d'informazione prevista dalla presente decisione lascia impregiudicati gli eventuali rimedi giurisdizionali a disposizione del candidato o dell'offerente.

Le eventuali domande di informazione e le risposte non hanno pertanto né l'obiettivo né l'effetto di sospendere il termine per proporre ricorso contro le decisioni di aggiudicazione notificate ai candidati e offerenti. Secondo l'articolo 230 del trattato, i ricorsi devono essere proposti nel termine di due mesi a decorrere dalla notificazione ai candidati e offerenti della decisione di aggiudicazione.

2. Base giuridica

Le procedure d'informazione dei candidati o offerenti, previa attribuzione di un contratto, sono definite nel regolamento finanziario e nelle sue modalità di esecuzione.

L'articolo 100, paragrafo 2 regolamento finanziario recita:

"L'amministrazione aggiudicatrice comunica ad ogni candidato o offerente, la cui candidatura o offerta non è stata accettata, i motivi del rifiuto e ad ogni offerente che ha presentato un'offerta ammissibile e che ne fa domanda per iscritto, le caratteristiche e i vantaggi dell'offerta prescelta nonché il nome dell'aggiudicatario.

La comunicazione di taluni elementi può essere omessa qualora ostacoli l'applicazione della legge, sia contraria all'interesse pubblico o leda gli interessi commerciali legittimi di imprese pubbliche o private oppure possa nuocere ad una concorrenza leale fra queste ultime."

Inoltre, l'articolo 101 del regolamento finanziario prevede che "Fino al momento della firma del contratto, l'amministrazione aggiudicatrice può rinunciare all'appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell'appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo. La decisione deve essere motivata ed essere resa nota ai candidati o offerenti."

Queste disposizioni sono precisate all'articolo 149 delle modalità d'esecuzione:

"1. Le amministrazioni aggiudicatrici informano quanto prima i candidati e gli offerenti delle decisioni prese in merito all'aggiudicazione del contratto d'appalto, compresi i motivi per i quali hanno deciso di rinunciare all'aggiudicazione di un appalto già oggetto di gara o di riavviare il procedimento.

2. L'amministrazione aggiudicatrice comunica, entro un termine di quindici giorni di calendario dalla ricezione di una domanda scritta, le informazioni di cui all'articolo 100, paragrafo 2, del regolamento finanziario."

3. Procedura proposta

Approccio

In linea con la risposta della Commissione al Mediatore del 7 novembre 2002, la procedura proposta prevede un termine ragionevole, dopo l'attribuzione di un appalto e prima della firma del contratto, entro il quale il candidato o offerente la cui candidatura o offerta non è stata accettata può chiedere all'amministrazione aggiudicatrice informazioni complementari sui motivi del rifiuto ed eventualmente impugnare la decisione in via giudiziale. La procedura si applicherà agli appalti aggiudicati dalla Commissione a norma dell'articolo 105 del regolamento finanziario.

La presente proposta non presenta l'unico vantaggio di informare gli offerenti e i candidati, bensì offre anche la possibilità all'amministrazione aggiudicatrice di essere informata, subito dopo la decisione di aggiudicazione, di qualunque elemento pertinente che potrebbe tornarle utile per il seguito della procedura, prima di impegnarsi con un contratto. Svolgimento

A norma dell'articolo 147, paragrafo 3, delle modalità di esecuzione, l'amministrazione aggiudicatrice, ultimata la procedura di valutazione e secondo la procedura interna a ciascun servizio, prende la propria decisione di aggiudicazione che contiene almeno una serie di elementi elencati nell'articolo.

A questo punto, l'amministrazione in questione procederebbe come segue:

- In caso di non aggiudicazione, rinuncia all'appalto o annullamento della procedura, l'amministrazione aggiudicatrice notifica quanto prima ai candidati o offerenti la propria decisione con le necessarie motivazioni. Per la risposta alle domande d'informazioni complementari presentate da candidati o offerenti a seguito della notificazione non si applicano le disposizioni sulle procedure di aggiudicazione degli appalti del regolamento finanziario, bensì le norme generali in materia di comunicazione delle informazioni di cui dispone la Commissione e il codice di buona condotta. La stessa procedura è per altro esperita quando l'amministrazione aggiudicatrice decide, nel corso di una procedura di gara, di annullare o rinunciare all'appalto.

- In caso di attribuzione, e prima della firma del contratto È opportuno anzitutto ricordare che la regolamentazione (cfr. punto 2) fa obbligo all'amministrazione aggiudicatrice di comunicare ad ogni candidato o offerente, la cui candidatura o offerta non è stata accettata, i motivi del rifiuto senza che siano quelli a doverli chiedere. In considerazione di questa disposizione sono stati stabiliti sia la procedura che la sua durata.

- Notificazione ai candidati o offerenti la cui candidatura o offerta non è stata accettata [1] Quanto prima dopo la decisione di aggiudicazione e comunque entro la settimana che segue, l'amministrazione aggiudicatrice notifica nel contempo a tutti i candidati o offerenti la cui candidatura o offerta non è stata accettata, per lettera e fax o per posta elettronica (va privilegiata la modalità di comunicazione più rapida), la decisione di rifiuto. La notificazione è specifica a ciascun offerente o candidato; essa precisa per ogni singolo caso i motivi del rifiuto dell'offerta o della candidatura, riprendendo per esempio in forma concisa ma circostanziata, elementi estratti dalla decisione di aggiudicazione di cui sopra. Nella notificazione l'amministrazione aggiudicatrice informa gli offerenti o candidati rifiutati che procederà alla firma del contratto con l'aggiudicatario dell'appalto solo al termine di due settimane di calendario decorrenti dal giorno seguente la data di trasmissione simultanea delle notificazioni. L'amministrazione indica altresì che è possibile ottenere informazioni complementari sui motivi del rifiuto richiedendole per iscritto con lettera, fax o per posta elettronica. Per ogni offerente che ha presentato un'offerta ammissibile queste informazioni potranno riguardare anche le caratteristiche e i vantaggi dell'offerta prescelta nonché il nome dell'aggiudicatario. La comunicazione di taluni elementi è corredata delle riserve di cui all'articolo 100, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento finanziario. Da ultimo, nella notificazione è precisato che, ove il contratto non possa essere concluso con l'aggiudicatario ovvero questi dovesse rinunciarvi, l'amministrazione aggiudicatrice si riserva la possibilità di rivedere la decisione di aggiudicazione e attribuire pertanto l'appalto a un altro offerente, concludere la procedura di aggiudicazione ovvero rinunciare all'appalto. Nell'eventualità, la decisione sarebbe notificata a tutti i candidati o offerenti con le necessarie motivazioni.

[1] Sarà messo a punto uno schema di lettera standard.

- Notificazione all'aggiudicatario dell'appalto [2] L'amministrazione aggiudicatrice notifica la decisione di aggiudicazione all'aggiudicatario [3] contestualmente alle notificazioni per gli offerenti o candidati rifiutati, precisando appositamente che la notificazione dell'aggiudicazione non costituisce un impegno per la Commissione. Nella notificazione, l'amministrazione aggiudicatrice informa altresì l'aggiudicatario di avere comunicato ai candidati o offerenti la cui candidatura o offerta non è stata accettata, la decisione e i motivi del rifiuto, precisando che è loro facoltà ottenere informazioni complementari dall'amministrazione aggiudicatrice, nonché le caratteristiche e i vantaggi dell'offerta prescelta e il nome dell'aggiudicatario se hanno presentato un'offerta ammissibile. Le risposte alle domande di informazioni complementari presentate dai candidati o offerenti rifiutati sono fornite nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 100, paragrafo 2, del regolamento finanziario. La notificazione all'aggiudicatario precisa che il contratto non può essere firmato prima dello scadere del termine di due settimane di calendario decorrenti dal giorno seguente la data di trasmissione della notificazione. Vi si ricorda altresì che fino al momento della firma del contratto, l'amministrazione aggiudicatrice può rinunciare all'appalto o annullare la procedura di aggiudicazione dell'appalto, senza che i candidati o gli offerenti possano pretendere un qualsivoglia indennizzo. La decisione sarebbe in quel caso motivata e resa nota ai candidati o offerenti. Vi si indica da ultimo che l'amministrazione aggiudicatrice si riserva la possibilità di sospendere la firma del contratto per procedere a un esame complementare ove le domande o le osservazioni degli offerenti rifiutati presentate nelle due settimane di calendario di cui sopra, o qualunque altra informazione pertinente ricevuta in quel periodo, lo giustifichino; in questo caso, la decisione sarebbe comunicata a tutti i candidati o offerenti entro tre giorni lavorativi.

[2] Sarà messo a punto uno schema di lettera standard.

[3] In taluni servizi che già applicano una procedura analoga, con la notificazione l'aggiudicatario è eventualmente invitato a confermare se certi aspetti, come la sua capacità operativa, siano rimasti invariati dalla presentazione dell'offerta. La notificazione può per altro comprendere anche il progetto di contratto.

- Impegno di bilancio L'ordinatore competente può provvedere a firmare l'impegno di bilancio contestualmente alle notificazioni. Non è richiesto impegno di bilancio prima della notificazione all'aggiudicatario visto che in quest'ultima è specificato che essa non impegna la Commissione. Se poi dovesse risultare che il contratto non può né deve essere concluso con l'aggiudicatario, l'ordinatore provvederà ad effettuare il corrispondente disimpegno.