Sintesi del parere del Garante europeo della protezione dei dati sulla proposta che modifica la direttiva 2017/1132 per quanto concerne l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario

(Il testo integrale del presente parere è disponibile in inglese, francese e tedesco sul sito web del GEPD www.edps.europa.eu)

(2018/C 324/06)

Il parere è emesso in risposta a una consultazione della Commissione europea e su specifica richiesta del Parlamento europeo.

La proposta di una direttiva recante modifica della direttiva (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario mira a integrare l’attuale quadro dell’UE affrontando il problema della mancanza di regole per la registrazione, la presentazione e la pubblicazione online delle informazioni dei registri delle imprese in merito a società e succursali in forma elettronica, o della discrepanza di tali regole tra uno Stato membro e l’altro. Mira inoltre a garantire che gli Stati membri consentano alle imprese di godere dei vantaggi dell’identificazione elettronica e a prevedere un ulteriore scambio di dati tra i registri delle imprese nazionali in merito all’interdizione di amministratori. Garantisce per di più l’accesso gratuito a un elenco di documenti e informazioni in tutti gli Stati membri e introduce il principio «una tantum» nel settore del diritto societario, in modo che le imprese non debbano fornire le stesse informazioni due volte, ad autorità diverse. Introduce infine la possibilità per la Commissione di istituire un punto di accesso opzionale alla piattaforma per le istituzioni dell’UE.

Il GEPD accoglie con favore la proposta e condivide il parere della Commissione secondo cui l’uso di strumenti digitali può rafforzare le pari opportunità offerte alle imprese, pur ricordando la necessità di considerare che un incremento dell’accesso ai dati personali deve accompagnarsi a misure efficaci volte a prevenire il trattamento illecito o sleale di tali dati. Per questo motivo il parere si concentra su raccomandazioni specifiche con due obiettivi: garantire la certezza del diritto e sensibilizzare ai rischi derivanti dall’accessibilità dei dati personali, che sarebbero più diffusamente disponibili su Internet in forma digitale e in più lingue attraverso una piattaforma/un punto di accesso europeo di facile consultazione.

Il GEPD raccomanda di cogliere l’occasione insita nella revisione delle disposizioni relative al sistema di interconnessione dei registri delle imprese per esaminare attentamente le raccomandazioni formulate nel suo parere riguardo alla proposta di direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica le direttive 89/666/CEE, 2005/56/CE e 2009/101/CE in materia di interconnessione dei registri centrali, commerciali e delle imprese. Raccomanda inoltre di tenere conto delle raccomandazioni specifiche formulate nel parere sulla proposta di regolamento che istituisce uno sportello digitale unico e il principio «una tantum», al fine di garantire la certezza del diritto nel trattamento dei dati personali.

Il GEPD suggerisce inoltre di aggiungere un riferimento al nuovo regolamento destinato a sostituire il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (1). Raccomanda anche di assicurare che la proposta specifichi il quadro per i flussi di dati e le procedure di cooperazione amministrativa mediante la rete elettronica, al fine di garantire che i dati siano trattati con una solida base giuridica e che siano previste adeguate garanzie in materia di protezione dei dati, in particolare per quanto riguarda i dati personali relativi all’interdizione di amministratori.

Il GEPD raccomanda infine di aggiungere un riferimento alla decisione della Commissione 2014/333/UE (2), che precisa i compiti e le responsabilità della Commissione nel trattamento dei dati nel contesto di tale portale. Chiede infine che sia chiarita la rispettiva ripartizione dei compiti e delle responsabilità di ciascuna parte coinvolta nel trattamento dei dati nell’ambito del controllo e del controllo congiunto.

1. INTRODUZIONE E CONTESTO

1. Commissione ») ha adottato la proposta di direttiva del Parlamento europeo (« Parlamento ») e del Consiglio recante modifica della direttiva (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario proposta »), unitamente alla proposta di direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica la direttiva (UE) 2017/1132 per quanto riguarda le trasformazioni, le fusioni e le scissioni transfrontaliere Il 25 aprile 2018 la Commissione europea («») ha adottato la proposta di direttiva del Parlamento europeo («») e del Consiglio recante modifica della direttiva (UE) 2017/1132 per quanto concerne l’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario ( 3 ) («»), unitamente alla proposta di direttiva del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica la direttiva (UE) 2017/1132 per quanto riguarda le trasformazioni, le fusioni e le scissioni transfrontaliere ( 4 ) . Poiché quest’ultima prevede norme armonizzate in materia di trasformazioni, fusioni e scissioni transfrontaliere delle società, il parere si concentra sulla proposta.

2. Il presente parere fa seguito a una consultazione della Commissione e a una richiesta separata del Parlamento al Garante europeo della protezione dei dati (« GEPD »), quale autorità di vigilanza indipendente, di rendere un parere in merito alla proposta. Il GEPD è grato di essere stato consultato, come previsto dall’articolo 28, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001, e apprezza che nel preambolo della proposta figuri un riferimento al parere.

1.1. Obiettivi della proposta

3. La proposta si basa sull’articolo 50, paragrafo 1, e sull’articolo 50, paragrafo 2, lettere b), c), f) e g), del trattato sul funzionamento dell’Unione europea. I suoi obiettivi sono: — integrare l’attuale quadro normativo dell’UE affrontando il problema della mancanza di regole per la registrazione, la presentazione e la pubblicazione online delle informazioni dei registri delle imprese in merito a società e succursali in forma elettronica o della discrepanza di tali regole tra uno Stato membro e l’altro che, secondo la Commissione, crea costi e oneri inutili per gli imprenditori (5), — garantire che gli Stati membri permettano alle imprese di godere dei vantaggi dell’identificazione elettronica e dei servizi fiduciari nel quadro del regolamento eIDAS (6), — prevedere un ulteriore scambio di dati tra i registri delle imprese nazionali per quanto riguarda l’interdizione di amministratori, — estendere l’accesso ai documenti e alle informazioni pubblicati sulle società a società diverse da quelle a responsabilità limitata elencate nell’allegato II della direttiva (UE) 2017/1132 del Parlamento europeo e del Consiglio (7), — garantire l’accesso gratuito a un elenco di documenti e informazioni in tutti gli Stati membri, — introdurre il principio «una tantum» in materia di diritto societario, in modo che le imprese non debbano fornire le stesse informazioni due volte, ad autorità diverse, — introdurre la possibilità per la Commissione di istituire un punto di accesso opzionale alla piattaforma per le istituzioni dell’UE.

1.2. Contesto della proposta

4. BRIS »), che è stato ulteriormente specificato nell’ambito del regolamento di esecuzione (UE) 2015/884 della Commissione La direttiva (UE) 2017/1132, che deve essere modificata dalla proposta, ha codificato diverse direttive in materia di diritto societario ( 8 ) , tra cui la direttiva 2012/17/UE del Parlamento europeo e del Consiglio ( 9 ) . La direttiva 2012/17/UE ha istituito il sistema di interconnessione dei registri delle imprese («»), che è stato ulteriormente specificato nell’ambito del regolamento di esecuzione (UE) 2015/884 della Commissione ( 10 ) . Il BRIS è in vigore dall’8 giugno 2017. Secondo il sito Internet della Commissione, ne fanno parte 31 paesi (gli Stati membri dell’UE e i paesi dello Spazio economico europeo). Il BRIS collega i registri delle imprese nazionali a una «piattaforma centrale europea» e fornisce con il portale europeo della giustizia elettronica un unico punto di accesso attraverso il quale i cittadini, le imprese e le amministrazioni pubbliche possono cercare informazioni sulle imprese e sulle loro succursali create in altri Stati membri. L’emissione elettronica di documenti «eDelivery» dell’MCE (uno degli elementi costitutivi del meccanismo per collegare l’Europa della Commissione europea) ( 11 ) consente ai sistemi dei registri delle imprese degli Stati membri di scambiarsi messaggi in modo sicuro con questa modalità. Gli utenti del sistema BRIS possono anche usufruire del sistema di login, poiché il portale europeo della giustizia elettronica utilizza l’emissione elettronica di documenti dell’MCE.

5. Tuttavia, secondo la valutazione d’impatto che accompagna la proposta, l’UE presenta ancora un panorama molto incoerente per quanto riguarda la disponibilità di strumenti online per le imprese nei loro contatti con le autorità pubbliche nel settore del diritto societario. Gli Stati membri forniscono servizi di e-government a livelli variabili. Attualmente il diritto societario dell’UE comprende alcuni elementi di digitalizzazione, quali l’obbligo per gli Stati membri di rendere disponibili online le informazioni sulle società a responsabilità limitata. Tali requisiti sono tuttavia limitati e imprecisi, dando luogo a un’attuazione molto eterogenea a livello nazionale. Inoltre, alcuni processi digitali non sono affatto contemplati dal diritto dell’UE e attualmente solo 17 Stati membri prevedono una procedura che garantisce la completa registrazione online delle imprese. La situazione è simile per la registrazione online delle succursali ( 12 )

1.3. Sinergie con altre iniziative

6. Nella relazione della proposta si osserva che l’introduzione di regole più specifiche e sostanziali sulle procedure per la costituzione e la registrazione delle società a responsabilità limitata e delle relative succursali integrerebbe la proposta di regolamento della Commissione relativa alla creazione di uno sportello digitale unico ( 13 ) , che riguarda la registrazione generale delle attività delle imprese tramite mezzi online, fatta eccezione per la costituzione di società a responsabilità limitata. L’introduzione del principio «una tantum» nel settore del diritto societario, in base al quale le imprese non dovrebbero essere tenute a fornire le stesse informazioni due volte, ad autorità diverse, è inoltre in linea con il piano d’azione e-Government 2016-2020, che sostiene gli sforzi compiuti a livello dell’UE per ridurre gli oneri amministrativi che gravano sui cittadini e sulle imprese ( 14 )

3. CONCLUSIONE

Pertanto, il GEPD raccomanda:

— di cogliere l’occasione insita nella revisione della direttiva (UE) 2017/1132 relativa al BRIS per esaminare attentamente le raccomandazioni formulate nel suo precedente parere del 2011,

— di tenere conto delle raccomandazioni specifiche formulate nel suo precedente parere sulla proposta di regolamento che istituisce uno sportello digitale unico e il principio «una tantum»,

— di aggiungere un riferimento al nuovo regolamento destinato a sostituire il regolamento (CE) n. 45/2001,

— di assicurare che la proposta specifichi il quadro per i flussi di dati e le procedure di cooperazione amministrativa mediante la rete elettronica, al fine di garantire che (i) gli scambi di dati o le altre attività di trattamento dei dati mediante la rete elettronica (ad esempio la divulgazione pubblica di dati personali tramite la piattaforma/il punto di accesso comune) avvengano su una solida base giuridica e che (ii) siano previste adeguate garanzie in materia di protezione dei dati, in particolare per quanto riguarda i dati personali relativi all’interdizione di amministratori,

— di aggiungere un riferimento alla decisione 2014/333/UE, che precisa i compiti e le responsabilità della Commissione nel trattamento dei dati nel contesto di tale portale;

— di chiarire la rispettiva ripartizione dei compiti e delle responsabilità di ciascuna parte coinvolta nel trattamento dei dati nell’ambito del controllo e del controllo congiunto.

Bruxelles, 26 luglio 2018. Giovanni BUTTARELLI Garante europeo della protezione dei dati

(1) Regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1).

(2) Decisione 2014/333/UE della Commissione, del 5 giugno 2014, sulla protezione dei dati personali nel portale europeo della giustizia elettronica (GU L 167 del 6.6.2014, pag. 57).

(3) COM(2018) 239 final, 2018/0113 (COD).

(4) COM(2018) 141 final, 2018/0114 (COD).

(5) Relazione che accompagna la proposta, pagg. 4 e 5.

(6) Regolamento (UE) n. 910/2014 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE (GU L 257 del 28.8.2014, pag. 73). Il presente regolamento stabilisce norme comuni per il riconoscimento reciproco dei mezzi di identificazione elettronica ai fini dell’autenticazione transfrontaliera del servizio online fornito da un organismo del settore pubblico in uno Stato membro. Cfr. il parere del GEPD 2013/C 28/04 sulla proposta della Commissione di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio relativa alla fiducia e alla sicurezza nelle transazioni elettroniche nel mercato interno (regolamento sui servizi fiduciari elettronici) https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/12-09-27_electronic_trust_services_it_0.pdf e relativa sintesi (GU C 28, del 30.1.2013, pag. 6).

(7) Direttiva (UE) 2017/1132 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 14 giugno 2017, relativa ad alcuni aspetti di diritto societario (GU L 169 del 30.6.2017, pag. 46).

(8) Abroga le direttive 82/891/CEE e 89/666/CEE del Consiglio e le direttive 2005/56/CE, 2009/101/CE, 2011/35/UE e 2012/30/UE del Parlamento europeo e del Consiglio.

(9) Direttiva 2012/17/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 giugno 2012, che modifica la direttiva 89/666/CEE del Consiglio e le direttive 2005/56/CE e 2009/101/CE del Parlamento europeo e del Consiglio in materia di interconnessione dei registri centrali, commerciali e delle imprese (GU L 156 del 16.6.2012, pag. 1).

(10) Regolamento di esecuzione (UE) 2015/884 della Commissione, dell'8 giugno 2015, che stabilisce le specifiche tecniche e le procedure necessarie per il sistema di interconnessione dei registri introdotto dalla direttiva 2009/101/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 144 del 10.6.2015, pag. 1).

(11) «eDelivery» prescrive specifiche tecniche che possono essere utilizzate in tutti i settori politici dell’UE (giustizia, appalti, protezione dei consumatori ecc.) per consentire uno scambio sicuro e affidabile di documenti e di dati (strutturati, non strutturati e/o binari), a livello sia transfrontaliero sia intersettoriale. Di conseguenza, le organizzazioni che hanno sviluppato i propri sistemi informatici indipendentemente l’una dall’altra possono iniziare a comunicare tra loro in modo sicuro una volta collegate a un nodo di «eDelivery». Cfr. il sito web della Commissione:

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/2017/06/19/BRIS+Now+Live+on+the+European+e-Justice+Portal

https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/What+is+eDelivery+-+Overview

(12) Valutazione d’impatto SWD (2018) 141 final (documento di lavoro dei servizi della Commissione). 1.4.1 Driver: What causes the problem? [Fattore determinante: quali sono le cause del problema?], pag. 13 e seguenti.

(13) Proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che istituisce uno sportello digitale unico di accesso a informazioni, procedure e servizi di assistenza e di risoluzione dei problemi e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012, COM(2017) 256 final, 2017/0086 (COD). Cfr. il parere 8/2017 formulato dal GEPD sulla proposta di «sportello unico digitale» e sul principio «una tantum»: https://edps.europa.eu/sites/edp/files/publication/17-08-01_sdg_opinion_en.pdf

(14) Relazione della proposta, pag. 6.