Iniziativa della Repubblica federale di Germania, del Regno del Belgio e della Repubblica francese in vista dell'adozione dell'atto del Consiglio che stabilisce il protocollo recante modifica della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale per quanto attiene all'istituzione di un archivio d'identificazione dei fascicoli a fini doganali



Gazzetta ufficiale n. C 328 del 23/11/2001 pag. 0012 - 0016



Iniziativa della Repubblica federale di Germania, del Regno del Belgio e della Repubblica francese in vista dell'adozione dell'atto del Consiglio che stabilisce il protocollo recante modifica della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale per quanto attiene all'istituzione di un archivio d'identificazione dei fascicoli a fini doganali (2001/C 328/12) IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA, visto il trattato sull'Unione europea ed in particolare l'articolo 30, paragrafo 1, lettera a), e l'articolo 34, paragrafo 2, lettera d), vista l'iniziativa della Repubblica federale di Germania, del Regno del Belgio e della Repubblica francese(1), visto il parere del Parlamento europeo(2), considerando quanto segue: (1) ... (2) ... DECIDE che viene stabilito il protocollo il cui testo è riportato in allegato, firmato in data odierna dai rappresentanti dei governi degli Stati membri; RACCOMANDA l'adozione del protocollo da parte degli Stati membri secondo le rispettive norme costituzionali(3). Fatto a Bruxelles, addì ... Per il Consiglio Il Presidente ... (1) GU C ... (2) Parere espresso ... (3) La data di entrata in vigore della convenzione verrà pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee a cura del segretariato generale del Consiglio. ALLEGATO PROTOCOLLO stabilito sulla base dell'articolo 34 del trattato sull'Unione europea, recante modifica della convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale per quanto attiene all'istituzione di un archivio d'identificazione dei fascicoli a fini doganali LE ALTE PARTI CONTRAENTI del presente protocollo, Stati membri dell'Unione europea, RIFERENDOSI all'atto del Consiglio dell'Unione europea del ..., VISTO il trattato sull'Unione europea ed in particolare l'articolo 34, PRENDENDO IN CONSIDERAZIONE: (1) la convenzione sull'uso dell'informatica nel settore doganale(1), in appresso denominata "la convenzione", ... (2) ... HANNO CONVENUTO LE SEGUENTI DISPOSIZIONI: Articolo 1 Nella convenzione, dopo il titolo V, vengono inseriti i seguenti titoli: "TITOLO V A: ISTITUZIONE DI UN ARCHIVIO DI IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI (FIDE) Articolo 12 A 1. Il sistema informativo doganale di cui all'articolo 2, paragrafo 1, comprende anche al suo interno una base di dati denominata 'Archivio di identificazione dei fascicoli a fini doganali', e fatte salve le disposizioni speciali del presente titolo e dei titoli V B e V C, le altre disposizioni della presente convenzione relative al sistema informativo delle dogane si applicano anche all'archivio di identificazione dei fascicoli e qualsiasi riferimento al sistema informativo delle dogane comprende il suddetto archivio. 2. L'archivio di identificazione dei fascicoli ha lo scopo di permettere ai servizi competenti di uno Stato membro in materia di indagini doganali che aprano un fascicolo o che indaghino su una o più persone o imprese, di individuare i servizi competenti degli altri Stati membri che stanno indagando o che hanno indagato su dette persone o imprese, al fine di contribuire alla prevenzione e di facilitare e accelerare la ricerca, il perseguimento e la repressione delle violazioni gravi alle leggi nazionali ed alle normative relative alle accise non armonizzate. 3. Se lo Stato membro che effettua una ricerca nell'archivio necessita di più ampi ragguagli sulla persona fisica o giuridica schedata, esso chiede l'assistenza dello Stato membro che li fornisce, sulla base degli strumenti vigenti relativi all'assistenza reciproca. TITOLO V B: FUNZIONAMENTO E UTILIZZAZIONE DELL'ARCHIVIO DI IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI Articolo 12 B 1. L'archivio di identificazione dei fascicoli è costituito da una base dati centrale cui tutti gli Stati membri possono accedere direttamente. Esso contiene esclusivamente i dati necessari al raggiungimento del proprio scopo, quale è indicato all'articolo 12 A, paragrafo 2. Possono essere inseriti nell'archivio unicamente i dati riguardanti: i) le persone fisiche e le persone giuridiche che sono state o sono oggetto di un fascicolo d'indagine condotta dal servizio competente di uno Stato membro, e: - che sono sospettate di commettere, di aver commesso, di partecipare o di aver partecipato ad una violazione grave delle leggi nazionali e delle normative relative alle accise non armonizzate, o - che sono state oggetto di una constatazione relativa a una delle dette violazioni, o - che sono state oggetto di una sanzione amministrativa o penale per una delle dette violazioni. ii) il settore oggetto del fascicolo d'indagine; iii) il nome, la nazionalità e le coordinate del servizio dello Stato membro responsabile del fascicolo ed il numero dello stesso. 2. I dati a carattere personale di cui al punto i) si limitano alle seguenti informazioni: i) per le persone fisiche: cognome, cognome da nubile, nome e pseudonimo, data e luogo di nascita, nazionalità e sesso; ii) per le persone giuridiche: la ragione sociale, la sede dell'impresa e il numero di identificazione IV A. 3. I dati sono introdotti per una durata limitata, in conformità dell'articolo 12 I. 4. La Commissione assicura la gestione tecnica dell'infrastruttura dell'archivio di identificazione dei fascicoli di indagine, in conformità delle norme previste dalle disposizioni d'applicazione adottate dalle Alte parti contraenti in sede di Consiglio, a titolo dell'articolo 34, paragrafo 2, lettera d), ultima frase del trattato sull'Unione europea. Articolo 12 C 1. Gli Stati membri introducono nell'archivio di identificazione dei fascicoli i dati di cui all'articolo 12 B, emersi da fascicoli di indagine che lasciano presumere o che hanno permesso di constatare l'esistenza di violazioni gravi delle leggi nazionali nonché delle normative relative alle accise non armonizzate e che possono far progredire le indagini dei servizi competenti degli altri Stati membri. 2. In un caso concreto, uno Stato membro non è tenuto a registrare informazioni in conformità del paragrafo 1 se e fintantoché detta registrazione: i) nuoce all'ordine pubblico o ad altri interessi essenziali dello Stato membro interessato, soprattutto in materia di protezione dei dati; oppure ii) compromette il successo di indagini in corso o la sicurezza di una persona. Articolo 12 D 1. L'accesso diretto ai dati dell'archivio di identificazione dei fascicoli è riservato esclusivamente ai servizi competenti in materia di indagini doganali, designati da ogni Stato membro. Ogni Stato membro invia a ciascuno degli altri Stati membri ed al comitato di cui all'articolo 16 l'elenco dei servizi competenti in materia di indagini doganali, designati in conformità del presente paragrafo. 2. Detto accesso all'archivio di identificazione è possibile soltanto attraverso un'interrogazione che deve necessariamente contenere i seguenti dati di carattere personale: i) per le persone fisiche: il cognome e/o il cognome da nubile, e/o lo pseudonimo; ii) per le persone giuridiche: la ragione sociale e/o il numero di identificazione IV A. Articolo 12 E L'archivio di identificazione dei fascicoli deve permettere l'individuazione dei servizi competenti in materia di indagine doganale che introducono i dati nell'archivio di identificazione dei fascicoli o che li consultano. Articolo 12 F 1. Gli Stati membri possono utilizzare dati provenienti dall'archivio di identificazione dei fascicoli soltanto per raggiungere lo scopo di cui all'articolo 12 A, paragrafo 2, nel rispetto delle modalità di cui all'articolo 12 A, paragrafo 3. Essi possono tuttavia servirsene a fini amministrativi o altri, previa autorizzazione dello Stato membro che li ha inseriti nel sistema e subordinatamente alle condizioni da esso stabilite. 2. I dati provenienti dall'archivio di identificazione dei fascicoli possono essere comunicati ad autorità nazionali o a servizi diversi da quelli designati in conformità dell'articolo 12 D, paragrafo 1, a paesi terzi o ad organizzazioni internazionali o regionali che desiderino servirsene, soltanto previa autorizzazione dello Stato membro che li ha introdotti nel sistema e fatte salve le condizioni da esso imposte. Ciascuno Stato membro prende le misure necessarie per garantire la sicurezza dei dati in questione allorquando essi vengono trasmessi o forniti ad autorità situate al di fuori del suo territorio. I particolari di dette misure debbono essere comunicati all'autorità di controllo comune di cui all'articolo 18. Articolo 12 G 1. L'inserimento di dati nell'archivio di identificazione dei fascicoli è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato membro che li fornisce, a meno che la presente convenzione non stabilisca disposizioni più rigorose. 2. A meno che la presente convenzione non stabilisca disposizioni più rigorose, l'utilizzazione dei dati dell'archivio europeo di identificazione dei fascicoli è disciplinato dalle leggi, dai regolamenti e dalle procedure dello Stato che utilizza tali dati. Articolo 12 H 1. Ciascuno Stato membro designa l'amministrazione doganale competente responsabile a livello nazionale dell'archivio europeo di identificazione dei fascicoli. 2. Tale amministrazione è responsabile del corretto funzionamento dell'archivio europeo di identificazione dei fascicoli nello Stato membro e adotta le misure pratiche necessarie per garantire l'osservanza delle disposizioni della presente convenzione. 3. Gli Stati membri comunicano al depositario quale è l'amministrazione competente di cui al paragrafo 1. TITOLO V C: CONSERVAZIONE DEI DATI DELL'ARCHIVIO DI IDENTIFICAZIONE DEI FASCICOLI Articolo 12 I Fatte salve disposizioni nazionali più restrittive: i) i dati relativi a fascicoli di indagini in corso non possono essere conservati oltre il termine di un anno dopo l'espletamento dell'ultimo atto di un'indagine; tale termine decorre dalla data di inserimento dei dati del fascicolo. Il termine di conservazione dei dati concernenti i fascicoli di indagini in corso non può comunque superare 3 anni se non è stata constatata nessuna violazione; ii) i dati relativi ai fascicoli che hanno portato alla constatazione di una violazione, che non si sono ancora conclusi con una condanna o la pronunzia di una sanzione amministrativa, non possono essere conservati oltre un termine di sei anni; tale termine decorre dalla data di inserimento dei dati del fascicolo; iii) i dati relativi a fascicoli da cui è scaturita una condanna o una sanzione amministrativa non possono essere conservati oltre un termine di dieci anni; tale termine decorre dalla data di inserimento dei dati del fascicolo; iv) in tutte le fasi dell'indagine previste ai punti i), ii), iii) non appena una persona risulta estranea ai fatti, i dati relativi al fascicolo corrispondente devono essere cancellati immediatamente." Articolo 2 All'articolo 20 della convenzione i termini "di cui all'articolo 10, paragrafo 1" sono sostituiti dai termini "di cui all'articolo 10, paragrafo 1, all'articolo 12 H, paragrafo 1"; i termini "di cui all'articolo 12, paragrafi 1 e 2" sono sostituiti dai termini "di cui all'articolo 12, paragrafi 1 e 2, e all'articolo 12 I". Articolo 3 1. Il presente protocollo è sottoposto agli Stati membri per l'adozione secondo le rispettive norme costituzionali. 2. Gli Stati membri notificano al depositario il compimento delle procedure richieste dalle rispettive norme costituzionali per l'adozione del presente protocollo. 3. Il presente protocollo entra in vigore novanta giorni dopo la notifica di cui al paragrafo 2 da parte dello Stato, membro dell'Unione europea al momento della firma, che procede per ultimo a tale formalità. Articolo 4 1. Il presente protocollo è aperto all'adesione di ogni Stato che diventi membro dell'Unione europea e che aderisca alla convenzione. 2. Fa fede il testo del presente protocollo nella lingua dello Stato membro aderente redatto dal Consiglio dell'Unione europea. 3. Gli strumenti di adesione sono depositati presso il depositario. 4. Il presente protocollo entra in vigore nei confronti di ogni Stato membro che vi aderisca novanta giorni dopo la data di deposito del suo strumento di adesione ovvero alla data dell'entrata in vigore del presente protocollo, se questo non è ancora entrato in vigore al momento dello scadere di detto periodo di novanta giorni e a condizione che la convenzione sia in vigore per tale Stato membro. Articolo 5 Ogni Stato che diventi membro dell'Unione europea e aderisca alla convenzione conformemente all'articolo 25, dopo l'entrata in vigore del presente protocollo, si considera aderente a tale convenzione quale modificata dal presente protocollo. Articolo 6 Il segretario generale del Consiglio è depositario del presente protocollo. Il depositario pubblica nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee le notificazioni, gli strumenti e le comunicazioni relativi al presente protocollo. In fede di che, i plenipotenziari sottoscritti hanno apposto le loro firme in calce alla presente convenzione. Fatto a ..., addì ..., in unico esemplare in lingua danese, finlandese, francese, greca, inglese, irlandese, italiana, olandese, portoghese, spagnola, svedese e tedesca, i testi di ciascuna di queste lingue facenti ugualmente fede, esemplare depositato negli archivi del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea. Per il governo ... (1) GU C 316 del 27.11.1995, pag. 34.