P8_TA(2016)0279

Un regolamento per un'amministrazione dell'Unione europea aperta, efficace e indipendente

Risoluzione del Parlamento europeo del 9 giugno 2016 per un'amministrazione europea aperta, efficace e indipendente (2016/2610(RSP))

(2018/C 086/19)

Il Parlamento europeo,

(1) GU C 440 del 30.12.2015, pag. 17.

Proposta di

REGOLAMENTO DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO

per un'amministrazione dell'Unione europea aperta, efficace e indipendente

IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA

visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l'articolo 298,

vista la proposta della Commissione europea,

previa trasmissione del progetto di atto legislativo ai parlamenti nazionali,

deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria,

considerando quanto segue:

(1) Con lo sviluppo delle competenze dell'Unione europea, i cittadini si confrontano sempre più direttamente con le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'Unione, ma non sempre i loro diritti procedurali sono adeguatamente protetti.

(2) In un'Unione fondata sullo Stato di diritto è necessario garantire che i diritti e gli obblighi procedurali siano sempre definiti, elaborati e rispettati in maniera adeguata. I cittadini hanno il diritto di attendersi dalle istituzioni, dagli organi e dagli organismi dell'Unione un livello elevato di trasparenza, efficienza, rapidità di esecuzione e reattività. I cittadini hanno inoltre il diritto di ricevere informazioni adeguate sulla possibilità di promuovere ulteriori azioni con riferimento alla questione che li riguarda.

(3) Le norme e i principi vigenti in materia di buona amministrazione sono ripartiti su un'ampia varietà di fonti: diritto primario, diritto derivato, giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea, normativa non vincolante («soft law») e impegni assunti unilateralmente dalle istituzioni dell'Unione.

(4) Nel corso degli anni l'Unione ha elaborato un ampio numero di procedure amministrative settoriali, sotto forma di disposizioni vincolanti e non vincolanti, senza necessariamente tenere conto della coerenza globale del sistema. Da questa complessa serie di procedure diverse derivano lacune e incoerenze tra le procedure stesse.

(5) Il fatto che l'Unione non disponga di un insieme coerente e completo di norme codificate di diritto amministrativo rende difficile per i cittadini comprendere i loro diritti amministrativi a norma del diritto dell'Unione.

(6) Nell'aprile 2000 il Mediatore europeo aveva proposto alle istituzioni di adottare un Codice di buona condotta amministrativa, nella convinzione che a tutte le istituzioni e a tutti gli organi e organismi dell'Unione dovrebbe applicarsi lo stesso codice.

(7) Nella sua risoluzione del 6 settembre 2001, il Parlamento europeo ha approvato, con alcune modifiche, il progetto di codice del Mediatore europeo, e ha invitato la Commissione a presentare una proposta di regolamento contenente un codice di buona condotta amministrativa sulla base dell'articolo 308 del trattato che istituisce la Comunità europea.

(8) I vigenti codici di condotta interni adottati in seguito dalle diverse istituzioni, principalmente sulla base di tale codice del Mediatore, hanno un effetto limitato, sono diversi tra loro e non sono giuridicamente vincolanti.

(9) L'entrata in vigore del trattato di Lisbona ha dotato l'Unione della base giuridica per l'adozione di un regolamento sui procedimenti amministrativi. L'articolo 298 del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE) prevede l'adozione di regolamenti al fine di garantire che nell'assolvere i loro compiti le istituzioni, gli organi e gli organismi dell'Unione si basino su un'amministrazione europea aperta, efficace e indipendente. L'entrata in vigore del trattato di Lisbona ha inoltre attribuito alla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea (la «Carta») lo stesso valore giuridico dei trattati.

(10) Il titolo V («Cittadinanza») della Carta sancisce, all'articolo 41, il diritto a una buona amministrazione, stabilendo che ogni persona ha diritto a un trattamento imparziale, equo ed entro un termine ragionevole, delle questioni che la riguardano da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione. L'articolo 41 della Carta indica inoltre, in un elenco non esaustivo, alcuni degli elementi inclusi nella definizione del diritto a una buona amministrazione, quali il diritto di ogni persona di essere ascoltata e di accedere al fascicolo che la riguarda, il diritto a decisioni motivate da parte dell'amministrazione e la possibilità di chiedere il risarcimento dei danni cagionati dalle istituzioni e dai suoi agenti nell'esercizio delle loro funzioni, nonché il diritto all'utilizzo della propria lingua.

(11) Un'efficiente amministrazione dell'Unione è essenziale per l'interesse generale. L'eccesso come anche la mancanza di regole e procedure può portare a una cattiva amministrazione, che può anche derivare dall'esistenza di norme e procedure contraddittorie, incoerenti o poco chiare.

(12) Procedimenti amministrativi coerenti e adeguatamente strutturati favoriscono l'efficienza dell'amministrazione e un'idonea applicazione del diritto a una buona amministrazione garantito quale principio generale del diritto dell'Unione nonché ai sensi dell'articolo 41 della Carta.

(13) Nella sua risoluzione del 15 gennaio 2013, il Parlamento europeo ha chiesto che fosse adottato un regolamento su un diritto dell'Unione europea in materia di procedimenti amministrativi volto a garantire il diritto a una buona amministrazione attraverso un'amministrazione europea aperta, efficiente e indipendente. L'adozione di un insieme comune di regole in materia di procedimenti amministrativi a livello delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione dovrebbe aumentare la certezza del diritto, colmare le lacune del sistema giuridico dell'Unione e quindi contribuire al rispetto dello Stato di diritto.

(14) La finalità del presente regolamento è quella di stabilire una serie di norme procedurali che l'amministrazione dell'Unione dovrebbe rispettare nello svolgimento delle sue attività amministrative. Tali norme procedurali sono intese a garantire un'amministrazione aperta, efficiente e indipendente e un'adeguata applicazione del diritto a una buona amministrazione.

(15) Ai sensi dell'articolo 298 TFUE, il presente regolamento non dovrebbe applicarsi alle amministrazioni degli Stati membri. Inoltre, il presente regolamento non dovrebbe applicarsi alle procedure legislative, ai procedimenti giudiziari e alle procedure che portano all'adozione di atti non legislativi direttamente sulla base dei trattati, di atti delegati o di atti di esecuzione.

(16) Il presente regolamento dovrebbe applicarsi all'amministrazione dell'Unione fatti salvi altri atti giuridici dell'Unione che prevedono specifiche norme in materia di procedimenti amministrativi. Tuttavia, le procedure amministrative settoriali non sono pienamente coerenti e complete. Al fine di garantire la coerenza complessiva delle attività amministrative dell'amministrazione dell'Unione e il pieno rispetto del diritto a una buona amministrazione, gli atti giuridici che prevedono specifiche norme in materia di procedimenti amministrativi dovrebbero, pertanto, essere interpretati in conformità del presente regolamento e le loro lacune dovrebbero essere colmate dalle disposizioni pertinenti del presente regolamento. Il presente regolamento stabilisce diritti e obblighi da applicare come regola generale a tutti i procedimenti amministrativi conformemente al diritto dell'Unione e riduce pertanto la frammentazione delle norme procedurali applicabili, frutto della legislazione settoriale.

(17) Le norme in materia di procedimenti amministrativi di cui al presente regolamento sono volte ad attuare i principi di buona amministrazione sanciti in un'ampia varietà di fonti giuridiche alla luce della giurisprudenza della Corte di giustizia dell'Unione europea. Tali principi sono esposti di seguito e la loro formulazione dovrebbe ispirare l'interpretazione delle disposizioni del presente regolamento.

(18) Il principio dello Stato di diritto, enunciato nell'articolo 2 del trattato sull'Unione europea (TUE), è il caposaldo dei valori dell'Unione. In virtù di tale principio, qualsiasi azione dell'Unione deve essere fondata sui trattati in conformità al principio di attribuzione. Inoltre, il principio di legalità, in quanto corollario dello Stato di diritto, impone che le attività dell'amministrazione dell'Unione siano svolte in piena conformità con la legge.

(19) Qualsiasi atto giuridico di diritto dell'Unione deve essere conforme al principio di proporzionalità, per cui qualsiasi misura adottata dall'amministrazione dell'Unione deve essere appropriata e necessaria per il conseguimento degli obiettivi legittimamente perseguiti dalla misura in questione: qualora sia possibile scegliere fra più misure potenzialmente appropriate, deve essere adottata quella meno onerosa, e gli oneri imposti dall'amministrazione non devono essere sproporzionati rispetto agli obiettivi perseguiti.

(20) Il diritto a una buona amministrazione richiede che gli atti amministrativi siano adottati dall'amministrazione dell'Unione secondo procedure amministrative che garantiscono imparzialità, equità e tempestività.

(21) Il diritto a una buona amministrazione richiede che qualsiasi decisione di avviare un procedimento amministrativo sia notificata alle parti e fornisca le informazioni necessarie a consentire loro di esercitare i loro diritti nel corso del procedimento amministrativo. In casi debitamente giustificati e in via eccezionale, in cui ciò sia reso necessario da motivi di interesse generale, l'amministrazione dell'Unione può ritardare oppure omettere la notifica.

(22) Nel caso in cui il procedimento amministrativo sia avviato su richiesta di una delle parti, il diritto a una buona amministrazione impone all'amministrazione dell'Unione di notificare per iscritto il ricevimento della domanda. Nell'avviso di ricevimento dovrebbero essere indicate le informazioni necessarie a consentire alla parte di esercitare i suoi diritti di difesa durante il procedimento amministrativo. Tuttavia, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe avere il diritto di respingere le domande inutili o abusive che potrebbero compromettere l'efficienza amministrativa.

(23) Ai fini della certezza del diritto, un procedimento amministrativo dovrebbe essere avviato entro un termine ragionevole a partire dal momento in cui l'evento si è verificato. È quindi opportuno che il presente regolamento contenga disposizioni in merito a un termine di prescrizione.

(24) Il diritto a una buona amministrazione richiede che l'amministrazione dell'Unione eserciti un dovere di diligenza, il quale obbliga l'amministrazione a stabilire ed esaminare, in modo accurato e imparziale, tutti gli elementi rilevanti, di fatto e di diritto, di un caso tenendo conto di tutti gli interessi in gioco, in ogni fase del procedimento. A tal fine, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe avere il potere di procedere all'audizione delle parti, dei testimoni e di esperti, di richiedere documenti e registri e di effettuare visite o ispezioni. Nello scegliere gli esperti, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe assicurarsi che essi siano tecnicamente competenti e che non sussista alcun conflitto di interessi.

(25) Nel corso dell'indagine svolta dall'amministrazione dell'Unione, le parti dovrebbero avere l'obbligo di cooperare con l'amministrazione assistendola nell'accertamento dei fatti e delle circostanze del caso di specie. Quando richiede alle parti di collaborare, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe dare loro un termine ragionevole per rispondere e dovrebbe informarle del loro diritto di non autoaccusarsi qualora il procedimento amministrativo possa comportare una sanzione.

(26) Il diritto di essere trattati in modo imparziale dall'amministrazione dell'Unione è un corollario del diritto fondamentale ad una buona amministrazione, e implica l'obbligo per i membri del personale di astenersi dal prendere parte ad un procedimento amministrativo nel caso in cui essi abbiano un interesse personale diretto o indiretto, incluso, in particolare, familiare o finanziario, tale da compromettere la loro imparzialità.

(27) Il diritto a una buona amministrazione potrebbe richiedere che, in determinate circostanze, l'amministrazione effettui delle ispezioni, ove ciò sia necessario per adempiere un obbligo o raggiungere un obiettivo ai sensi del diritto dell'Unione. Tali ispezioni dovrebbero rispettare determinate condizioni e procedure al fine di salvaguardare i diritti delle parti.

(28) Il diritto di essere ascoltati dovrebbe essere rispettato in qualsiasi procedimento che sia stato promosso nei confronti di una persona e possa concludersi con un atto ad essa pregiudizievole. Esso non dovrebbe essere escluso o limitato da nessuna misura legislativa. Il diritto di essere ascoltati richiede che la persona interessata riceva un'esposizione esatta e completa delle pretese avanzate o delle obiezioni sollevate e abbia la possibilità di presentare osservazioni in merito alla sussistenza ed alla pertinenza dei fatti e ai documenti utilizzati.

(29) Il diritto a una buona amministrazione comprende il diritto della parte di un procedimento amministrativo di avere accesso al proprio fascicolo, diritto che costituisce anche un requisito essenziale al fine di godere del diritto di essere ascoltato. Quando la protezione dei legittimi interessi della riservatezza e del segreto professionale e commerciale non le consente di avere pieno accesso al fascicolo, è opportuno che la parte riceva almeno una sintesi adeguata del contenuto del fascicolo stesso. Al fine di agevolare l'accesso ai fascicoli e, in tal modo, garantire la gestione trasparente delle informazioni, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe tenere un registro della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti che riceve e delle misure che adotta, e stabilire un indice dei fascicoli registrati.

(30) L'amministrazione dell'Unione dovrebbe adottare gli atti amministrativi in tempi ragionevoli. Un'amministrazione lenta è una cattiva amministrazione. Qualsiasi ritardo nell'adozione di un atto amministrativo dovrebbe essere giustificato, e la parte del procedimento amministrativo dovrebbe essere debitamente informata del ritardo stesso e della data prevista per l'adozione dell'atto amministrativo.

(31) Il diritto a una buona amministrazione impone all'amministrazione dell'Unione l'obbligo di indicare chiaramente i motivi sui quali i suoi atti amministrativi si fondano. La motivazione dovrebbe indicare la base giuridica dell'atto, la situazione complessiva che ha condotto alla sua adozione e gli obiettivi generali che intende raggiungere. Essa dovrebbe esplicitare in modo chiaro e inequivoco l'iter logico seguito dall'autorità competente che ha adottato l'atto, in modo da consentire alle parti interessate di decidere se vogliono difendere i loro diritti proponendo un ricorso giurisdizionale.

(32) Conformemente al diritto ad un ricorso effettivo, né l'Unione né gli Stati membri possono rendere praticamente impossibile o eccessivamente difficile l'esercizio dei diritti attribuiti dal diritto dell'Unione. Invece, essi sono tenuti a garantire una tutela giurisdizionale effettiva ed efficace e non possono applicare alcuna norma o procedura che possa impedire, anche solo temporaneamente, al diritto dell'Unione di avere piena validità ed efficacia.

(33) Per agevolare l'esercizio del diritto a un ricorso effettivo, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe indicare, nei propri atti amministrativi, i mezzi di impugnazione a disposizione delle parti i cui diritti e interessi sono toccati da tali atti. Oltre alla possibilità di avviare un procedimento giudiziario o di presentare denuncia al Mediatore europeo, dovrebbe essere riconosciuto alle parti il diritto di proporre un ricorso amministrativo, fornendo loro informazioni circa la procedura e il termine per la proposizione del ricorso medesimo.

(34) La proposizione di un ricorso amministrativo non pregiudica il diritto della parte di proporre un ricorso giurisdizionale. Ai fini dei termini per la presentazione di una domanda di controllo giurisdizionale, l'atto amministrativo si considera definitivo se la parte non propone un ricorso amministrativo entro il termine previsto al riguardo, ovvero, qualora la parte proponga un ricorso amministrativo, l'atto amministrativo definitivo è l'atto che conclude detto ricorso.

(35) Conformemente ai principi di trasparenza e di certezza del diritto, le parti di un procedimento amministrativo dovrebbero essere in grado di comprendere chiaramente i diritti e i doveri che derivano per loro da un atto amministrativo di cui sono destinatarie. A tal fine, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe assicurarsi che i suoi atti amministrativi siano redatti in un linguaggio chiaro, semplice e comprensibile e producano effetti dal momento in cui sono notificati alle parti. Nell'adempiere tale obbligo, è necessario che l'amministrazione dell'Unione faccia un uso appropriato delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione e si adegui all'evoluzione di tali tecnologie.

(36) A fini di trasparenza e di efficienza amministrativa, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe assicurarsi che gli errori materiali, di calcolo o simili contenuti nei suoi atti amministrativi siano corretti dall'autorità competente.

(37) Il principio di legalità, in quanto corollario dello Stato di diritto, impone all'amministrazione dell'Unione l'obbligo di rettificare o revocare gli atti amministrativi illegittimi. Tuttavia, considerato che la rettifica o la revoca di un atto amministrativo potrebbe essere in contrasto con la tutela dell'affidamento e il principio della certezza del diritto, l'amministrazione dell'Unione dovrebbe valutare in modo accurato e imparziale gli effetti della rettifica o della revoca sulle altre parti e includere le conclusioni di tale valutazione nella motivazione della rettifica o della revoca.

(38) I cittadini dell'Unione hanno il diritto di scrivere alle istituzioni, agli organi e agli organismi dell'Unione in una delle lingue dei trattati e di ricevere una risposta nella stessa lingua. L'amministrazione dell'Unione dovrebbe rispettare i diritti linguistici delle parti garantendo che il procedimento amministrativo si svolga in una delle lingue dei trattati scelta dalla parte. Nel caso di un procedimento amministrativo avviato dall'amministrazione dell'Unione, la prima notifica dovrebbe essere redatta in una delle lingue del trattato corrispondente allo Stato membro in cui si trova la parte.

(39) Il principio di trasparenza e il diritto di accesso ai documenti hanno una particolare importanza nell'ambito di un procedimento amministrativo, fatti salvi gli atti legislativi adottati a norma dell'articolo 15, paragrafo 3, TFUE. Ogni limitazione di tali principi dovrebbe essere interpretata restrittivamente in conformità dei criteri di cui all'articolo 52, paragrafo 1, della Carta, e dovrebbe pertanto essere prevista dalla legge, rispettare il contenuto essenziale dei diritti e delle libertà ed essere soggetta al principio di proporzionalità.

(40) Il diritto alla protezione dei dati personali implica che, fatti salvi gli atti legislativi adottati a norma dell'articolo 16 TFUE, i dati utilizzati dall'amministrazione dell'Unione dovrebbero essere accurati, aggiornati e registrati in modo lecito.

(41) Il principio della tutela del legittimo affidamento deriva dallo Stato di diritto ed implica che le azioni degli organismi pubblici non dovrebbero interferire con i diritti acquisiti e le situazioni giuridiche finali, a meno che ciò sia assolutamente necessario nel pubblico interesse. Le aspettative legittime dovrebbero essere tenute nel debito conto quando un atto amministrativo sia rettificato o revocato.

(42) Il principio della certezza del diritto richiede che la normativa dell'Unione sia chiara e precisa. Tale principio mira a garantire che le situazioni e i rapporti giuridici disciplinati dal diritto dell'Unione restino prevedibili, nel senso che i singoli dovrebbero essere in grado di conoscere con certezza i propri diritti ed obblighi e di regolarsi di conseguenza. Conformemente al principio della certezza del diritto, non si dovrebbero adottare misure retroattive, salvo che in circostanze debitamente giustificate sul piano giuridico.

(43) Al fine di garantire la coerenza complessiva delle attività dell'amministrazione dell'Unione, gli atti amministrativi di portata generale dovrebbero essere conformi ai principi di buona amministrazione di cui al presente regolamento.

(44) Nell'interpretazione del presente regolamento si dovrebbe prestare un'attenzione specifica alla parità di trattamento e alla non discriminazione, che si applicano alle attività amministrative in quanto importanti corollari dello Stato di diritto e dei principi di efficienza e indipendenza dell'amministrazione europea,

HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

CAPO I

DISPOSIZIONI GENERALI

Articolo 1

Oggetto e obiettivo

1. Il presente regolamento stabilisce le norme procedurali che disciplinano le attività amministrative dell'amministrazione dell'Unione.

2. L'obiettivo del presente regolamento consiste nel garantire il diritto ad una buona amministrazione sancito dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea attraverso un'amministrazione aperta, efficiente ed indipendente.

Articolo 2

Ambito di applicazione

1. Il presente regolamento si applica alle attività amministrative delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione.

2. Il presente regolamento non si applica alle attività dell'amministrazione dell'Unione nel corso di:

a) procedure legislative,

b) procedimenti giudiziari,

c) procedimenti che portano all'adozione di atti non legislativi basati direttamente sui trattati, su atti delegati o su atti di esecuzione.

3. Il presente regolamento non si applica all'amministrazione degli Stati membri.

Articolo 3

Rapporto tra il presente regolamento e altri atti giuridici dell'Unione

Il presente regolamento si applica fatti salvi gli altri atti giuridici dell'Unione che prevedono specifiche norme di procedura amministrativa. Il presente regolamento integra tali atti giuridici dell'Unione, che sono interpretati in modo coerente con le sue disposizioni pertinenti.

Articolo 4

Definizioni

Ai fini del presente regolamento, s'intende per:

a) «amministrazione dell'Unione»: l'amministrazione delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione;

b) «attività amministrative»: quelle effettuate dall'amministrazione dell'Unione per l'attuazione del diritto dell'Unione, ad eccezione delle procedure di cui all'articolo 2, paragrafo 2;

c) «procedimento amministrativo»: il processo mediante il quale l'amministrazione dell'Unione elabora, adotta, attua ed applica atti amministrativi;

d) «membro del personale»: un funzionario ai sensi dell'articolo 1 bis dello statuto dei funzionari dell'Unione europea o un agente quale definito al primo, secondo o terzo trattino dell'articolo 1 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea;

e) «autorità competente»: l'istituzione, l'organo o l'organismo, l'ufficio all'interno di essa oppure il titolare di una posizione all'interno dell'amministrazione dell'Unione che, secondo la legge applicabile, è responsabile del procedimento amministrativo;

f) «parte»: qualunque persona fisica o giuridica sulla cui situazione giuridica possa incidere l'esito di un procedimento amministrativo.

CAPO II

AVVIO DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO

Articolo 5

Avvio del procedimento amministrativo

I procedimenti amministrativi possono essere avviati dall'amministrazione dell'Unione di propria iniziativa o su richiesta di una parte.

Articolo 6

Avvio da parte dell'amministrazione dell'Unione

1. I procedimenti amministrativi possono essere avviati dall'amministrazione dell'Unione di propria iniziativa, in seguito alla decisione dell'autorità competente. Prima di decidere se avviare il procedimento, l'autorità competente esamina le circostanze specifiche del caso.

2. La decisione di avviare un procedimento amministrativo è notificata alle parti. La decisione non è resa pubblica prima che abbia avuto luogo tale notifica.

3. La notifica può essere ritardata od omessa solo quando sia strettamente necessario nell'interesse pubblico. La decisione di ritardare od omettere la notifica è debitamente motivata.

4. Nella decisione di avviare un procedimento amministrativo figurano:

a) un numero di riferimento e la data;

b) l'oggetto e lo scopo del procedimento;

c) la descrizione delle fasi principali del procedimento;

d) il nome e il recapito del membro del personale responsabile;

e) l'autorità competente;

f) il termine per l'adozione dell'atto amministrativo e le conseguenze dell'eventuale mancata adozione di tale atto entro tale termine;

g) i mezzi d'impugnazione disponibili;

h) l'indirizzo del sito internet di cui all'articolo 28, se del caso.

5. La decisione di avviare un procedimento amministrativo è redatta nelle lingue dei trattati corrispondenti agli Stati membri in cui si trovano le parti.

6. Il procedimento amministrativo è avviato entro un periodo di tempo ragionevole dalla data dell'evento che ne costituirebbe il presupposto. Esso non può in alcun caso essere avviato dopo 10 anni dalla data di tale evento.

Articolo 7

Avvio su richiesta

1. I procedimenti amministrativi possono essere avviati da una parte.

2. Le richieste di avviare un procedimento non sono soggette a inutili requisiti formali. Esse indicano chiaramente il nome della parte richiedente, un indirizzo per le notifiche, l'oggetto della richiesta, i fatti pertinenti e i motivi della richiesta, una data e un luogo e l'autorità competente alla quale sono indirizzate. Le richieste sono presentate per iscritto, su supporto cartaceo o elettronico, e sono redatte in una delle lingue dei trattati.

3. La ricezione della richiesta è attestata da un avviso di ricevimento, redatto nella lingua della richiesta, nel quale figurano:

a) un numero di riferimento e la data;

b) la data di ricevimento della richiesta;

c) una descrizione delle fasi principali del procedimento;

d) il nome e il recapito del membro del personale responsabile;

e) il termine per l'adozione dell'atto amministrativo e le conseguenze dell'eventuale mancata adozione di tale atto entro tale termine;

f) l'indirizzo del sito internet di cui all'articolo 28, se del caso.

4. Nel caso in cui la richiesta non sia conforme a uno o più dei requisiti di cui al paragrafo 2, nell'avviso di ricevimento è indicato un termine ragionevole entro il quale rimediare all'irregolarità o presentare gli eventuali documenti mancanti. Le richieste inutili o manifestamente infondate possono essere respinte in quanto irricevibili mediante un avviso di ricevimento motivato succintamente. Nei casi in cui uno stesso richiedente presenti abusivamente più richieste in successione, non è inviato alcun avviso di ricevimento.

5. Se la richiesta è indirizzata a un'autorità che non è competente a trattare il caso, detta autorità trasmette la richiesta all'autorità competente e indica, nell'avviso di ricevimento, l'autorità competente alla quale la richiesta è stata trasmessa oppure comunica che la questione non rientra nella competenza dell'amministrazione dell'Unione.

6. Quando l'autorità competente avvia il procedimento amministrativo richiesto, si applicano, se pertinenti, i paragrafi da 2 a 4 dell'articolo 6.

CAPO III

GESTIONE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO

Articolo 8

Diritti procedurali

In relazione alla gestione del procedimento, le parti hanno i seguenti diritti:

a) ricevere tutte le informazioni pertinenti relative al procedimento in modo chiaro e comprensibile;

b) comunicare, nonché espletare, ove possibile e opportuno, tutte le formalità procedurali, a distanza e per via elettronica;

c) utilizzare una qualsiasi delle lingue dei trattati e ricevere comunicazioni nella lingua dei trattati da loro scelta;

d) essere informate di tutte le fasi e decisioni procedurali che possano riguardarle;

e) essere rappresentate da un avvocato o da un'altra persona di loro scelta;

f) pagare soltanto oneri ragionevoli e proporzionati ai costi del procedimento in questione.

Articolo 9

Obbligo di esame accurato ed imparziale

1. L'autorità competente esamina il caso in maniera accurata ed imparziale. Essa tiene conto di tutti i fattori pertinenti e raccoglie tutte le informazioni necessarie per adottare una decisione.

2. Al fine di raccogliere le informazioni necessarie, l'autorità competente può, se del caso:

a) procedere all'audizione delle parti, dei testimoni e di esperti,

b) richiedere documenti e registri,

c) effettuare visite ed ispezioni.

3. Le parti possono produrre le prove che esse ritengono appropriate.

Articolo 10

Obbligo di cooperazione

1. Le parti cooperano con l'autorità competente per accertare i fatti e le circostanze del caso di specie.

2. Le parti dispongono di un termine ragionevole per rispondere a tutte le richieste di cooperazione, tenuto conto della portata e della complessità della richiesta e delle esigenze dell'indagine.

3. Nel caso in cui il procedimento amministrativo possa comportare una sanzione, le parti sono informate del loro diritto di non autoaccusarsi.

Articolo 11

Testimoni ed esperti

I testimoni e gli esperti possono essere sentiti su iniziativa dell'autorità competente o su proposta delle parti. L'autorità competente si adopera per scegliere esperti tecnicamente competenti e si assicura che non sussista alcun conflitto di interessi.

Articolo 12

Ispezioni

1. Le ispezioni possono essere effettuate quando un atto legislativo dell'Unione conferisce un potere di ispezione e ove siano necessarie per adempiere un obbligo o raggiungere un obiettivo ai sensi del diritto dell'Unione.

2. Le ispezioni sono eseguite in conformità alle specifiche stabilite ed entro i limiti fissati nell'atto che le dispone o autorizza per quanto riguarda le misure che possono essere adottate e i locali che possano essere ispezionati. Gli ispettori esercitano il loro potere solo su presentazione di un'autorizzazione scritta che indica la loro identità e la loro qualifica.

3. L'autorità responsabile dell'ispezione informa la parte interessata dall'ispezione della data e dell'ora di inizio dell'ispezione. Tale parte ha il diritto di essere presente durante l'ispezione e di esprimere pareri e porre domande riguardo all'ispezione stessa. Nei casi in cui sia assolutamente necessario nell'interesse pubblico, l'autorità responsabile dell'ispezione può ritardare od omettere tale notifica per ragioni debitamente motivate.

4. Durante l'ispezione, le parti presenti sono informate, nella misura del possibile, dell'oggetto e dello scopo dell'ispezione, della procedura e delle norme che disciplinano l'ispezione, delle misure che faranno seguito all'ispezione e delle possibili conseguenze di questa. L'ispezione è effettuata senza causare indebiti pregiudizi all'oggetto dell'ispezione o alla persona che lo detiene.

5. Gli ispettori redigono senza indugio un rapporto di ispezione in cui riassumono il contributo di quest'ultima ai fini dell'indagine e danno atto delle principali osservazioni formulate. L'autorità competente per l'ispezione trasmette copia del rapporto di ispezione alle parti che hanno il diritto di essere presenti durante l'ispezione.

6. L'autorità responsabile dell'ispezione la prepara e la effettua in stretta cooperazione con le autorità competenti dello Stato membro nel quale l'ispezione ha luogo, salvo nei casi in cui lo Stato membro stesso sia interessato dall'ispezione o in cui ciò comprometterebbe lo scopo di quest'ultima.

7. Nell'effettuare un'ispezione e nel redigere il relativo rapporto, l'autorità responsabile dell'ispezione tiene conto dei requisiti procedurali posti dal diritto nazionale dello Stato membro interessato che specificano gli elementi di prova ammissibili nei procedimenti amministrativi o giudiziari dello Stato membro in cui il rapporto di ispezione è destinato ad essere impiegato.

Articolo 13

Conflitto di interessi

1. Un membro del personale non partecipa ad alcun procedimento amministrativo nei confronti del quale abbia un interesse personale diretto o indiretto incluso, in particolare, un interesse familiare o finanziario, tale da compromettere la sua imparzialità.

2. L'eventuale conflitto di interessi è comunicato dal membro del personale in questione all'autorità competente, la quale, tenendo conto delle particolari circostanze del caso, decide se escludere tale persona dal procedimento amministrativo.

3. Qualsiasi parte può chiedere che un membro del personale sia escluso dalla partecipazione a un procedimento amministrativo per motivi di conflitto di interessi. A tal fine essa presenta richiesta scritta e motivata all'autorità competente, la quale decide dopo aver sentito il membro del personale in questione.

Articolo 14

Diritto di essere sentiti

1. Le parti hanno il diritto di essere sentite prima che sia adottata qualsiasi misura individuale pregiudizievole nei loro confronti.

2. Le parti devono ricevere informazioni sufficienti e disporre di un tempo adeguato per preparare i propri argomenti.

3. Le parti devono avere la possibilità di esprimere il loro punto di vista per iscritto od oralmente, se necessario, e, se decidono in tal senso, con l'assistenza di una persona di loro scelta.

Articolo 15

Diritto di accesso al fascicolo

1. Le parti interessate hanno pieno accesso al fascicolo, nel rispetto dei legittimi interessi della riservatezza e del segreto professionale e commerciale. Qualsiasi limitazione a tale diritto è debitamente motivata.

2. Se non possono avere pieno accesso all'intero fascicolo, le parti ricevono una sintesi adeguata del contenuto dei relativi documenti.

Articolo 16

Obbligo di tenere registri

1. Per ciascun fascicolo, l'amministrazione dell'Unione tiene un registro della corrispondenza in entrata e in uscita, dei documenti ricevuti e delle misure adottate. Essa stabilisce un indice dei fascicoli in suo possesso.

2. I registri sono tenuti nel pieno rispetto del diritto alla protezione dei dati.

Articolo 17

Termini

1. Gli atti amministrativi sono adottati, e i procedimenti amministrativi sono conclusi, in tempi ragionevoli e senza indebito ritardo. Il termine per l'adozione di un atto amministrativo non è superiore a tre mesi dalla data:

a) della notifica della decisione di avviare il procedimento amministrativo, se questo è stato avviato dall'amministrazione dell'Unione, oppure

b) dell'avviso di ricevimento della richiesta, se il procedimento amministrativo è stato avviato su richiesta di parte.

2. Se un atto amministrativo non può essere adottato entro il termine prescritto, le parti interessate sono informate del ritardo e dei motivi che lo giustificano nonché della probabile data di adozione dell'atto stesso. Su richiesta, l'autorità competente risponde alle domande concernenti lo stato di avanzamento dell'esame della questione.

3. Se l'amministrazione dell'Unione non accusa ricevuta di una richiesta entro tre mesi, la richiesta si considera respinta.

4. I termini sono calcolati conformemente al regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71 del Consiglio (1).

CAPO IV

CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO

Articolo 18

Forma degli atti amministrativi

Gli atti amministrativi sono redatti per iscritto e firmati dall'autorità competente. Essi sono formulati in modo chiaro, semplice e comprensibile.

Articolo 19

Obbligo di motivazione

1. Gli atti amministrativi indicano chiaramente i motivi sui quali si fondano.

2. Gli atti amministrativi indicano la loro base giuridica, i loro presupposti di fatto e il modo in cui i diversi interessi pertinenti sono stati presi in considerazione.

3. Gli atti amministrativi contengono una motivazione individuale riguardante la situazione delle parti. Qualora ciò non sia possibile a causa del gran numero di persone interessate, è sufficiente una motivazione generale. In tal caso, tuttavia, la parte che abbia richiesto espressamente una motivazione individuale ha il diritto di riceverla.

Articolo 20

Mezzi di impugnazione

1. Gli atti amministrativi indicano chiaramente che è possibile un ricorso amministrativo contro di essi.

2. Le parti hanno il diritto di presentare un ricorso amministrativo contro gli atti amministrativi che pregiudicano i loro diritti e interessi. I ricorsi amministrativi sono presentati all'autorità gerarchicamente superiore e, ove ciò non sia possibile, alla stessa autorità che ha adottato l'atto amministrativo.

3. Gli atti amministrativi descrivono la procedura da seguire per presentare un ricorso amministrativo, e indicano il nominativo e l'indirizzo amministrativo dell'autorità competente o del membro del personale pertinente cui presentare il ricorso, nonché il termine per la presentazione del ricorso medesimo. Se entro la scadenza di tale termine non è stato presentato alcun ricorso, l'atto amministrativo si considera definitivo.

4. Nei casi in cui il diritto dell'Unione preveda la possibilità di avviare un procedimento giudiziario o presentare una denuncia al Mediatore europeo, gli atti amministrativi fanno chiaro riferimento a tale possibilità.

Articolo 21

Notifica degli atti amministrativi

Gli atti amministrativi che riguardano i diritti e gli interessi delle parti sono notificati loro per iscritto non appena sono adottati. Gli atti amministrativi producono effetti nei confronti di una parte dal momento in cui le sono notificati.

CAPITOLO V

RETTIFICA E REVOCA DI ATTI

Articolo 22

Correzione degli errori negli atti amministrativi

1. Gli errori materiali, di calcolo o simili sono corretti dall'autorità competente di propria iniziativa o su richiesta della parte interessata.

2. Prima di effettuare una correzione se ne informano le parti, e la correzione produce effetti dal momento della notifica. Qualora ciò non sia possibile a causa del gran numero di parti interessate, sono adottate le misure necessarie per far sì che tutte le parti vengano informate senza indebito ritardo.

Articolo 23

Rettifica o revoca di atti amministrativi pregiudizievoli ad una parte

1. L'autorità competente rettifica o revoca, di sua iniziativa o su richiesta della parte interessata, un atto amministrativo illegittimo che rechi pregiudizio ad una parte. La rettifica o la revoca ha effetto retroattivo.

2. L'autorità competente rettifica o revoca, di sua iniziativa o su richiesta della parte interessata, un atto amministrativo legittimo che rechi pregiudizio ad una parte qualora siano venuti meno i motivi che hanno condotto all'adozione dell'atto specifico. La rettifica o la revoca non ha effetto retroattivo.

3. La rettifica o la revoca produce effetti dal momento della sua notifica alla parte.

4. Qualora un atto amministrativo sia pregiudizievole ad una parte e al tempo stesso vantaggioso per altre parti, viene redatta una valutazione del suo possibile impatto su tutte le parti e le conclusioni di tale valutazione sono incluse nella motivazione della rettifica o della revoca.

Articolo 24

Rettifica o revoca di atti amministrativi vantaggiosi per una parte

1. L'autorità competente rettifica o revoca, di sua iniziativa o su richiesta di un'altra parte, l'atto amministrativo illegittimo vantaggioso per una parte.

2. Si tiene debito conto delle conseguenze della rettifica o della revoca per le parti che potevano legittimamente aspettarsi che l'atto fosse legittimo. Nel caso in cui queste parti, per aver fatto affidamento sulla legittimità della decisione, dovessero sostenere delle perdite, l'autorità competente valuta se tali parti abbiano diritto a un risarcimento.

3. La rettifica o la revoca ha effetto retroattivo soltanto se effettuata entro un periodo di tempo ragionevole. Se una parte poteva legittimamente aspettarsi che l'atto fosse legittimo e ha sostenuto che esso doveva essere mantenuto, la rettifica o la revoca non ha effetto retroattivo nei confronti di tale parte.

4. L'autorità competente può, di sua iniziativa o su richiesta di una parte, rettificare o revocare un atto amministrativo legittimo vantaggioso per un'altra parte qualora siano venuti meno i motivi che hanno condotto a tale atto specifico. Si tiene debito conto del legittimo affidamento delle altre parti.

5. La rettifica o la revoca produce effetti dal momento della sua notifica alla parte.

Articolo 25

Gestione delle correzioni di errori, delle rettifiche e delle revoche

Le disposizioni pertinenti dei capi III, IV e VI del presente regolamento si applicano anche alla correzione degli errori, alle rettifiche e alle revoche degli atti amministrativi.

CAPO VI

ATTI AMMINISTRATIVI DI PORTATA GENERALE

Articolo 26

Rispetto dei diritti procedurali

Gli atti amministrativi di portata generale adottati dall'amministrazione dell'Unione rispettano i diritti procedurali di cui al presente regolamento.

Articolo 27

Base giuridica, motivazione e pubblicazione

1. Gli atti amministrativi di portata generale adottati dall'amministrazione dell'Unione indicano la loro base giuridica e i motivi sui quali si fondano.

2. Essi entrano in vigore alla data della loro pubblicazione con mezzi direttamente accessibili agli interessati.

CAPO VII

INFORMAZIONI E DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 28

Informazioni online sulle norme in materia di procedimenti amministrativi

1. L'amministrazione dell'Unione si assicura che, ogniqualvolta ciò sia possibile e ragionevole, siano messe a disposizione online, su uno specifico sito internet, informazioni aggiornate sui procedimenti amministrativi esistenti. È accordata priorità alle procedure relative alla presentazione di richieste.

2. Le informazioni online comprendono:

a) un collegamento (link) alla legislazione applicabile,

b) una breve spiegazione dei principali requisiti giuridici e della loro interpretazione amministrativa,

c) una descrizione delle fasi procedurali principali,

d) l'indicazione dell'autorità competente ad adottare l'atto finale,

e) l'indicazione del termine per l'adozione dell'atto,

f) l'indicazione dei mezzi di ricorso disponibili,

g) un collegamento (link) ai modelli dei moduli che possono essere utilizzati dalle parti nelle loro comunicazioni con l'amministrazione dell'Unione nell'ambito del procedimento.

3. Le informazioni online di cui al paragrafo 2 sono presentate in maniera semplice e chiara. L'accesso a tali informazioni è gratuito.

Articolo 29

Valutazione

La Commissione presenta una relazione sulla valutazione del funzionamento del presente regolamento al Parlamento europeo e al Consiglio entro … [xx anni dalla sua entrata in vigore].

Articolo 30

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla sua pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi.

Fatto a …, il Per il Parlamento europeo Il Presidente Per il Consiglio Il Presidente

(1) Regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/1971 del Consiglio, del 3 giugno 1971, che stabilisce le norme applicabili ai periodi di tempo, alle date e ai termini (GU L 124 dell'8.6.1971, pag. 1).