Relazione

sui rendiconti finanziari dell'Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze relativi all'esercizio 2002, corredata delle risposte dell'Osservatorio

(2003/C 319/10)

INDICE

>SPAZIO PER TABELLA>

PARERE DELLA CORTE

1. La presente relazione è destinata al Parlamento europeo e al Consiglio, conformemente all'articolo 185, paragrafo 2, del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio(1).

2. La Corte ha esaminato i rendiconti finanziari dell'Osservatorio relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2002. Conformemente all'articolo 11, paragrafo 8, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio(2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione dei rendiconti finanziari(3), conformemente alle disposizioni finanziarie interne adottate in applicazione dell'articolo 11, paragrafo 12, del regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio, modificato dall'articolo 1 del regolamento (CE) n. 3294/94 del Consiglio(4). La Corte è tenuta ad esaminare tali conti a norma dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea.

3. La Corte ha svolto l'audit secondo le proprie politiche e norme di controllo. Le norme di audit internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili e applicato le procedure di audit ritenute necessarie in questo contesto. Tale audit ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione.

4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2002 sono affidabili e che le operazioni sottostanti sono, nel complesso, legittime e regolari.

5. Senza rimettere in questione il parere sull'audit espresso qui di seguito, la Corte desidera tuttavia richiamare l'attenzione dell'autorità competente per il discarico sulle situazioni descritte ai paragrafi 8, 9, 12 e, in particolare, al paragrafo 13.

OSSERVAZIONI

Introduzione

6. L'Osservatorio delle droghe e delle tossicodipendenze è stato istituito dal regolamento (CEE) n. 302/93 del Consiglio dell'8 febbraio 1993. La missione principale dell'Osservatorio consiste nel riunire e diffondere "informazioni obiettive, affidabili e comparabili" sul fenomeno della droga e della tossicodipendenza in Europa. Esso ha costituito, a tal fine, una rete di centri nazionali e collabora inoltre con diverse organizzazioni internazionali che operano nello stesso settore.

Esecuzione del bilancio

7. L'esecuzione degli stanziamenti dell'esercizio 2002 e degli stanziamenti riportati dall'esercizio precedente è illustrata nella tabella 1(5).

8. L'Osservatorio non ha tenuto conto delle disposizioni del regolamento finanziario applicabili ai riporti di stanziamenti(6). I documenti giustificativi concernenti alcune proposte d'impegno presentate nel dicembre 2001 per un importo di 308300 euro sono stati forniti sono nel corso dell'esercizio successivo.

9. Per quanto riguarda i riporti non automatici per un valore di 212400 euro, la decisione presa dal consiglio d'amministrazione alla fine dell'esercizio non è regolare(7). Questi riporti riguardavano gli stanziamenti non impegnati ai titoli I e II che sono stati indebitamente stornati al titolo III in vista del riporto all'esercizio successivo(8).

Rendiconti finanziari

10. Il conto di gestione e il bilancio finanziario pubblicati dall'Osservatorio per l'esercizio 2002 sono presentati in forma sintetica nelle tabelle 2 e 3.

11. L'inventario dovrebbe essere tenuto in maniera più rigorosa. Negli ultimi anni non si è mai proceduto all'inventario fisico. I beni che figurano negli elenchi di inventario (peraltro incompleti) non sono né identificati né localizzati. I beni obsoleti, inoltre, non sono stati stralciati.

Legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti

12. In seguito ad una decisione del 18 aprile 2002, il direttore ha autorizzato tre ordinatori responsabili del progetto Phare a firmare gli assegni e i bonifici bancari. Una simile autorizzazione, che conferisce all'ordinatore dei poteri che sono prerogativa del contabile, non è conforme al principio della separazione delle funzioni(9).

Gestione del personale

13. La Corte aveva già avuto occasione di richiamare l'attenzione dell'Osservatorio sulla necessità di rendere più rigoroso il sistema di gestione del personale di quest'ultimo(10). I controlli svolti nel 2002 hanno evidenziato la persistenza di anomalie, quali la mancanza in alcuni fascicoli di documenti fondamentali che non consente di valutare la fondatezza dei diritti finanziari riconosciuti agli agenti in questione. Una carenza simile è stata constatata nelle procedure di selezione: imprecisione dei bandi, incompletezza dei resoconti redatti dalle commissioni selezionatrici, mancata fissazione preliminare, tra l'altro, dei criteri di valutazione dei candidati. In questo modo, l'organizzazione e lo svolgimento di un concorso interne volto a concedere a diversi agenti dell'Osservatorio lo status di funzionari permanenti sono stati inficiati da varie irregolarità riguardanti, segnatamente, l'ammissibilità di taluni candidati o la composizione della commissione giudicatrice. L'importanza delle anomalie constatate ha indotto la Commissione ad esprimere all'Osservatorio alcune obiezioni su diversi aspetti delle procedure applicate.

La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti, a Lussemburgo, nella riunione del 23 ottobre 2003.

Per la Corte dei conti

Juan Manuel Fabra Vallés

Presidente

(1) GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(2) GU L 36 del 12.2.1993.

(3) Come disposto dall'articolo 82 del regolamento (CE) n. 2343/2002 della Commissione, i conti definitivi di tutte le entrate e le spese dell'Osservatorio per l'esercizio 2002 sono stati compilati il 15 settembre 2003 e successivamente trasmessi alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 19 settembre 2003. Il riepilogo di questi rendiconti finanziari figura nelle tabelle allegate alla presente relazione.

(4) GU L 341 del 30.12.1994, pag. 7.

(5) Le cifre sono arrotondate, il che può determinare differenze minime a livello dei totali.

(6) Articolo 6, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario dell'Osservatorio.

(7) Articolo 6, paragrafo 2, del regolamento finanziario dell'Osservatorio.

(8) Il regolamento finanziario dell'Osservatorio (articolo 21) autorizza solo gli storni da capitolo a capitolo.

(9) Articolo 16 del regolamento finanziario dell'Osservatorio.

(10) Cfr. relazione annuale sull'esercizio 2000, paragrafi 16-34 (GU C 372 del 28.12.2001, pag. 64).

Tabella 1

Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze - Esecuzione del bilancio per l'esercizio 2002NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Osservatorio - Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

>SPAZIO PER TABELLA>

Tabella 2

Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze - Conto di gestione degli esercizi 2002 e 2001((Nei propri conti, l'Osservatorio ha incluso fra le entrate e le spese l'impiego delle entrate assegnate non utilizzate nel 2001.))

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NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Dati dell'Osservatorio.

Tabella 3

Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze - Bilancio finanziario al 31 dicembre 2002 e al 31 dicembre 2001NB:

I totali possono presentare differenze dovute agli arrotondamenti.

Fonte:

Queste tabelle presentano in forma sintetica i dati forniti nei rendiconti finanziari dell'Osservatorio.

>SPAZIO PER TABELLA>

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Risposte dell'osservatorio

8. L'Osservatorio riconosce che è necessario ridurre al minimo i riporti automatici, allo scopo di adeguarsi maggiormente al principio dell'annualità del bilancio. Degli sforzi intrapresi in tale senso hanno condotto l'OEDT, alla fine del 2002, a ridurre i riporti automatici rispetto all'esercizio precedente.

9. La decisione presa dal consiglio di amministrazione mirava a rispondere alla necessità, comparsa alla fine dell'esercizio, di garantire il finanziamento di una soluzione immobiliare provvisoria in attesa dell'approvazione di una soluzione definitiva.

11. Sono già stati intrapresi degli sforzi importanti allo scopo di migliorare il sistema d'inventario. Dal 2003, il software ELS (attrezzature, logistica e supporto) è stato adeguato al valore delle immobilizzazioni riportato all'attivo del bilancio dell'Osservatorio. In futuro, saranno proseguiti tali sforzi in vista del perfezionamento del sistema. Un inventario fisico sarà ultimato per la fine del 2003.

Il 12 maggio 2003, l'Osservatorio ha deciso di mettere fuori servizio i beni informatici obsoleti, per un importo totale (valore d'acquisto) pari a 226959 euro.

12. Tale sistema è stato adottato in via del tutto eccezionale per questo specifico progetto. Sono state prese delle misure per rettificare la situazione.

13. I problemi puntuali identificati dalla Corte saranno esaminati in dettaglio dall'OEDT e, ogniqualvolta sarà necessario, verranno adottate delle misure adeguate allo scopo di garantire la completezza dei fascicoli. Per quanto concerne l'assunzione di agenti temporanei, le procedure di selezione dell'Osservatorio sono conformi alle disposizioni dell'Allegato III dello Statuto ("Procedura di concorso"). Per quanto concerne i concorsi di nomina in ruolo, data la complessità delle procedure applicabili a tali concorsi nonché l'assenza di personale sufficiente specializzato in tali materie in un organismo delle dimensioni dell'Osservatorio, sono state rilevate delle imperfezioni malgrado le precauzioni prese, in particolare grazie alla partecipazione dei rappresentanti della Commissione alla definizione e all'attuazione della procedura. L'Osservatorio rileva che in definitiva, e a seguito delle verifiche approfondite effettuate nel frattempo, in particolare dai servizi specializzati della Commissione, le imperfezioni riscontrate non sono state considerate di natura tale da rimettere in causa la regolarità della procedura e dei suoi risultati. L'Osservatorio proseguirà i propri sforzi affinché le procedure di assunzione siano ancor più rigorose, ricorrendo quanto più sistematicamente possibile ai servizi dell'EPSO.