RELAZIONE DI ATTIVITÀ DEL COMITATO DI VIGILANZA DELL’OLAF — 2019

(2020/C 368/01)

Membri del comitato di vigilanza dell’OLAF

Jan MULDER

Presidente del comitato di vigilanza dell'OLAF

Membro del comitato dal 23 gennaio 2017, presidente dal 1o marzo 2017

Ex deputato del Parlamento europeo, Paesi Bassi

Maria Helena FAZENDA

Membro del comitato dal 23 gennaio 2017

Segretaria generale del sistema di sicurezza interna, Portogallo

Pubblico ministero

Petr KLEMENT

Membro del comitato dal 23 gennaio 2017

Ufficio del procuratore generale, Cechia

Pubblico ministero

Grażyna STRONIKOWSKA

Membro del comitato dal 13 luglio 2016

Procura generale, Varsavia, Polonia.

Pubblico ministero

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Membro del comitato dal 1o dicembre 2017

Presidente dell'unità di sostegno al Controllore generale dello Stato presso l'ufficio del procuratore speciale anticorruzione e criminalità organizzata, Spagna.

Revisore, avvocato, economista

PREFAZIONE

All'inizio del 2019 il segretariato presentava molti posti vacanti, ma alla fine dell'anno la situazione era cambiata. Dopo la nomina, in autunno, di un nuovo capo del segretariato, tutti gli altri posti vacanti sono stati coperti con nuovi arrivi, portando una ventata di novità.

La nomina del nuovo direttore generale dell'OLAF nel 2018 ha permesso di compiere uno sforzo serio per instaurare una comprensione solida e condivisa del funzionamento del comitato di vigilanza dell'OLAF.

Le discussioni sono state effettivamente avviate e non sono sempre state facili, ma l'atmosfera è stata sempre costruttiva. Sebbene non sia ancora stato raggiunto un accordo su una serie di questioni in sospeso, il comitato auspica la risoluzione di tali problemi entro la prossima relazione annuale e l'entrata in vigore di nuove modalità di lavoro, conformemente al quadro giuridico in cui operano l'OLAF e il comitato di vigilanza.

Le discussioni con l'OLAF si sono concentrate sul tipo di accesso che il comitato di vigilanza dovrebbe avere alle indagini dell'OLAF di durata superiore a 12 mesi, in modo da poter svolgere efficacemente i propri compiti di vigilanza e controllo. Le discussioni sono state strutturate e condotte sulla base del parere congiunto formulato in materia dai servizi giuridici della Commissione, del Consiglio e del Parlamento. Come affermato in tale parere congiunto, è il comitato di vigilanza a determinare quali informazioni sono necessarie per adempiere il mandato affidatogli da queste tre istituzioni.

Il direttore generale dell'OLAF ha partecipato a quasi tutte le riunioni mensili del comitato di vigilanza.

La revisione in corso del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (1) e la creazione della Procura europea hanno costituito un importante punto di discussione durante le riunioni.

Come indicato in precedenza, la natura e la forma degli obblighi di comunicazione dell'OLAF per le indagini di durata superiore a 12 mesi non sono ancora state definite, benché sia stato fatto qualche progresso per superare i diversi approcci e giungere a un risultato concordato. Per quanto riguarda la comunicazione delle garanzie procedurali, è stato raggiunto un accordo praticabile, che ora deve essere sperimentato nel tempo. Alla fine del 2019 il comitato di vigilanza ha completato anche una relazione speciale sui «Casi archiviati dall'OLAF», pubblicata all'inizio del 2020.

Un nuovo bilancio pluriennale per l'Unione europea è in fase di negoziato in questo periodo molto difficile e prevede un aumento dei fondi destinati a vari scopi. A maggior ragione devono restare vigili l'OLAF e il suo comitato di vigilanza.

Alla luce dell'imminente adozione di un nuovo regolamento dell'OLAF e dell'entrata in funzione della Procura europea (EPPO), il comitato di vigilanza, assistito dal suo segretariato, continua a concentrarsi sul conseguimento dell'obiettivo primario di rafforzare l'indipendenza dell'OLAF.

Jan MULDER Presidente del comitato di vigilanza dell'OLAF

INDICE

Prefazione 2

Indice 3

Chi siamo 4

(i) Il comitato di vigilanza dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) 4

(ii) Il segretariato 4

Mandato 4

Compiti di controllo del comitato di vigilanza: 5

(i) Controllo del bilancio e delle risorse dell'OLAF 5

(ii) Controllo dei casi 7

(iii) Controllo della durata delle indagini dell'OLAF 8

Controllo degli sviluppi riguardanti l'applicazione delle garanzie procedurali 14

Casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali 17

Casi in cui le autorità pertinenti non hanno seguito le raccomandazioni dell'olaf 17

Valutazione delle priorità della politica in materia di indagini dell'olaf e degli orientamenti riguardo alle indagini 20

Relazioni con l'OLAF, le istituzioni dell'UE, i partner dell'OLAF e i portatori di interessi 21

Revisione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 22

Governance del comitato di vigilanza 23

Chi siamo

(i) Il comitato di vigilanza dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF)

1. Il comitato di vigilanza dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) è un organo indipendente nominato di comune accordo dal Parlamento europeo, dal Consiglio e dalla Commissione europea ( 2 )

2. Il comitato di vigilanza («il comitato») controlla l'esecuzione della funzione di indagine da parte dell'OLAF, al fine di rafforzare l'indipendenza dell'Ufficio nell'esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 (il «regolamento OLAF»). Il comitato sorveglia in particolare il rispetto delle garanzie procedurali delle persone interessate dalle indagini.

3. Il comitato si compone di cinque esperti esterni indipendenti, nominati per cinque anni («i membri») ( 3 ) . I membri svolgono il proprio ruolo in piena indipendenza e non possono né sollecitare né accettare istruzioni da alcun governo o da qualunque istituzione, organo, ufficio o agenzia dell'UE. Il comitato ha pertanto organizzato le proprie attività di controllo in modo da garantire tale indipendenza, in particolare per quanto riguarda lo status dei membri, il suo bilancio e il segretariato.

4. Il regolamento interno del comitato ( 4 ) stabilisce le norme che disciplinano la sua composizione, il suo funzionamento e i suoi metodi operativi (le procedure in base alle quali svolge il suo ruolo di controllo ai sensi del regolamento OLAF) e definisce le condizioni materiali in base alle quali deve essere svolto il suo lavoro. Il comitato svolge la propria attività di controllo senza interferire nelle indagini dell'OLAF in corso.

5. Il comitato riferisce alle istituzioni con potere di nomina e informa il pubblico, la società civile e le autorità nazionali competenti in merito al suo ruolo e alle sue attività.

(ii) Il segretariato

6. Il comitato è coadiuvato nella sua attività da un segretariato, che lavora su base permanente. Conformemente al regolamento OLAF, il segretariato opera sotto la diretta autorità del comitato e in modo indipendente dalla Commissione. Esso svolge un ruolo fondamentale nell'agevolare e nel contribuire all'esecuzione di tutti i compiti svolti dal comitato.

7. Il segretariato è composto da personale dell'UE e da esperti giuridici e operativi. Sotto la guida e la gestione del suo capo, il segretariato controlla le attività quotidiane dell'OLAF e presenta i risultati delle sue attività di controllo e supervisione ai membri del comitato per l'esame e l'approvazione. Il segretariato assiste i membri del comitato nell'esercizio efficiente dei loro compiti, nell'intento di rafforzare l'indipendenza dell'OLAF.

Mandato

Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l'esecuzione della funzione di indagine da parte dell'Ufficio al fine di rafforzare l'indipendenza dell'Ufficio nell'esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento. Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all'applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all'articolo 7, paragrafo 8.

8. Il comitato di vigilanza è stato istituito per rafforzare e garantire l'indipendenza dell'OLAF attraverso il regolare controllo della sua funzione di indagine e per assistere il suo direttore generale nell'adempimento delle sue responsabilità. Esso si impegna a fondo in questo compito. Il comitato interpreta altresì il suo ruolo di assistenza al direttore generale dell'OLAF in modo da consentire all'OLAF di migliorare la sua efficacia in quanto organo investigativo dell'UE rigoroso e imparziale, completamente indipendente da indebite pressioni e interferenze esterne. Nel 2019 ricorre il ventesimo anniversario dell'OLAF, che rappresenta un'opportunità per riflettere sul modo in cui l'Ufficio ha svolto il suo ruolo e come intende procedere, in particolare con la creazione della Procura europea (EPPO), nella lotta contro le frodi, la corruzione e i reati a danno del bilancio dell'UE. Il comitato è pronto a sostenere l'OLAF nei suoi sforzi volti a migliorare la qualità del suo lavoro e a svolgere un ruolo chiave nel nuovo spazio europeo di giustizia, in cui l'assistenza, il sostegno e la cooperazione dell'OLAF con la Procura europea saranno di fondamentale importanza per tutelare gli interessi finanziari dell'UE.

9. Il comitato fornisce al direttore generale dell'OLAF e alle istituzioni pareri dettagliati e relazioni sulle indagini in corso senza interferire nel loro svolgimento. Il controllo regolare delle indagini dell'OLAF è il modo migliore per garantire la sua indipendenza e nell'intero periodo di riferimento il comitato ha partecipato in modo sostanziale all'istituzione di un solido rapporto di lavoro con il direttore generale dell'OLAF, al fine di migliorare la qualità delle informazioni trasmesse periodicamente dall'OLAF al comitato. Ciò vale in particolare per le relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi, i singoli ricorsi contro le indagini dell'OLAF e le raccomandazioni dell'OLAF non seguite dalle autorità competenti. Il comitato partecipa inoltre attivamente allo scambio annuale interistituzionale di pareri sul rendimento dell'OLAF, mantenendo coerentemente il punto di vista secondo cui le priorità della politica in materia di indagini dell'OLAF dovrebbero essere in linea con i principali settori della spesa di bilancio dell'UE.

10. Il comitato di vigilanza risponde alle istituzioni che hanno nominato i suoi membri e la sua ultima relazione annuale di attività è stata discussa con il Commissario per il bilancio e le risorse umane, il segretario generale della Commissione, la commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo (CONT) e il gruppo di lavoro antifrode del Consiglio durante la presidenza finlandese.

11. Il comitato si compiace inoltre del riscontro positivo fornito dalla commissione CONT del Parlamento europeo nel 2019 alla sua relazione sulla proposta di revisione del regolamento OLAF. Il comitato continuerà a seguire da vicino le attuali discussioni interistituzionali e i negoziati tra il Parlamento, il Consiglio e la Commissione («trilogo»).

12. Il comitato ha tenuto 10 riunioni plenarie ( 5 ) e ha proseguito la prassi di invitare il direttore generale dell'OLAF e il suo personale alle proprie riunioni al fine di discutere ed essere informato in merito a qualsiasi questione pertinente per i lavori del comitato e dell'OLAF. Il comitato ha auspicato di realizzare un lavoro costruttivo con l'OLAF e di fornire assistenza all'Ufficio per migliorare la sua efficacia ed efficienza. Nel periodo di riferimento membri del comitato sono stati nominati relatori per trattare e seguire gli aspetti specifici del piano di lavoro del comitato. I relatori hanno lavorato in stretta collaborazione con il segretariato per preparare progetti di pareri e relazioni che il comitato dovrà adottare.

Compiti di controllo del comitato di vigilanza

(i) Controllo del bilancio e delle risorse dell'OLAF

Articolo 6, paragrafo 2, della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom, della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l'Ufficio europeo per la lotta antifrode, modificata dalla decisione 2013/478/UE del 27 settembre 2013: 2. II direttore generale, sentito il comitato di vigilanza, comunica tempestivamente al direttore generale del bilancio un progetto preliminare di bilancio da iscrivere nell'allegato relativo all'Ufficio della sezione del bilancio generale dell'Unione europea riguardante la Commissione. Articolo 15, paragrafo 1, terzo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il comitato di vigilanza sottopone al direttore generale pareri, comprese raccomandazioni ove opportuno, in merito, tra l'altro, alle risorse necessarie per svolgere la funzione di indagine dell'Ufficio […] Considerando 37 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: L'Ufficio dovrebbe godere di autonomia nell'assolvimento delle proprie funzioni. Per rafforzare tale autonomia, l'Ufficio dovrebbe essere soggetto al controllo regolare delle funzioni di indagine da parte di un comitato di vigilanza, composto da personalità esterne indipendenti, particolarmente qualificate nei settori di competenza dell'Ufficio. Il comitato di vigilanza non dovrebbe interferire con lo svolgimento delle indagini in corso. Le sue funzioni dovrebbero comprendere anche l'assistenza al direttore generale nello svolgimento dei suoi compiti.

13. Il comitato di vigilanza è consapevole del fatto che l'indipendenza di bilancio dell'OLAF ha un impatto diretto sulle sue indagini e operazioni e ritiene pertanto che un bilancio adeguato e una strategia globale in materia di risorse umane dovrebbero figurare tra le priorità del direttore generale.

14. Il comitato ha riconosciuto che, come negli anni precedenti, il progetto di bilancio della Commissione è stato oggetto di misure di risparmio e ha rilevato che l'aumento annuale del bilancio è stato costantemente ridotto. Rispetto all'anno precedente, il bilancio dell'OLAF è aumentato dell'1,41 %, contro il 3,42 % dell'anno precedente.

15. Secondo il parere del comitato, questa riduzione non deve incidere negativamente sulla lotta contro le frodi o le attività irregolari a danno degli interessi finanziari dell'UE. Inoltre la comunicazione della Commissione al Parlamento europeo, al Consiglio europeo e al Consiglio «Rafforzare lo Stato di diritto nell'Unione» ( 6 ) , e il Green Deal proposto dalla Commissione, conferiscono ulteriori responsabilità all'OLAF.

16. Il comitato desidera sottolineare ancora una volta che l'OLAF non solo deve essere esonerato dalle misure di risparmio più restrittive applicate ad altre direzioni generali della Commissione ma, per quanto riguarda le risorse umane, deve effettivamente beneficiare di incentivi che consentano di assumere personale altamente qualificato, specializzato nelle indagini e nel recupero dei beni. Questo aspetto è particolarmente importante in vista delle future relazioni di lavoro dell'OLAF con la Procura europea (EPPO).

17. Nel periodo di riferimento il comitato ha emesso un parere sul progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per il 2020 e ha analizzato l'esecuzione del bilancio dell'OLAF approvato per il 2019. Nell'esaminare il progetto preliminare di bilancio dell'OLAF per il 2020, il comitato si è concentrato in particolare sui seguenti aspetti: — l'impatto finanziario e operativo dell'attuazione del nuovo sistema di gestione dei fascicoli dell'OLAF («OCM»), — la strategia dell'OLAF in materia di risorse umane, — la relazione speciale della Corte dei conti sulla strategia antifrode della Commissione (7), e — l'impatto dell'istituzione dell'EPPO sul bilancio dell'OLAF.

18. Il comitato sostiene le raccomandazioni della Corte dei conti europea e la risposta della Commissione alla Corte in merito al rafforzamento delle capacità dell'OLAF per aggiornare la strategia antifrode della Commissione e preparare la valutazione del rischio e l'analisi del bilancio dell'UE per il 2021-2027 ( 8 ) . A tal fine, come affermato dal comitato nel suo parere sul progetto di bilancio dell'OLAF per il 2020, all'OLAF dovrebbero essere assegnate le risorse umane necessarie.

19. In aggiunta a tali compiti, nel 2019 la Commissione ha chiesto all'OLAF di fornire indicazioni e dati concreti per sostenere l'attuazione dello Stato di diritto negli Stati membri dell'UE e rafforzare il monitoraggio delle sue raccomandazioni rivolte alle autorità giudiziarie nazionali. Queste raccomandazioni agli Stati membri, alle istituzioni, agli organismi e alle agenzie dell'UE sono principalmente di natura finanziaria e mirano a recuperare gli importi indebitamente percepiti dai beneficiari dei programmi e delle azioni dell'UE, tutelando in tal modo il bilancio dell'UE e preservando la fiducia del pubblico nell'UE.

20. Nel suo periodico scambio di opinioni con il direttore generale durante le riunioni plenarie mensili, il comitato ha anche ribadito le sue preoccupazioni e seri dubbi sull'attuazione in corso, da parte dell'OLAF, di un nuovo sistema di gestione dei fascicoli («OCM») e delle relative implicazioni di bilancio. In particolare, i numerosi ritardi già verificatisi nella progettazione e nel completamento dell'OCM e i ripetuti sforamenti significativi di bilancio hanno indotto il comitato di vigilanza a ritenere che la gestione del progetto OCM manchi della necessaria trasparenza e di un sufficiente controllo.

21. A tale proposito, il comitato prende atto dell'adozione da parte del servizio di audit interno della Commissione della sua «Relazione di audit finale sulle pratiche di gestione dei progetti informatici dell'OLAF» (giugno 2019). Tale relazione ha individuato una serie di carenze significative nelle prime fasi dell'OCM, tra cui la mancanza di una struttura di governance del progetto chiara e sostenibile e di un controllo sufficiente da parte dell'alta dirigenza, oltre a una notevole incertezza sulle future stime del bilancio necessario per attuare l'OCM. Inoltre ha individuato problemi evidenti nella gestione dei costi dell'OCM.

22. Il comitato riconosce che il direttore generale si è ora impegnato ad attuare le raccomandazioni del servizio di audit interno della Commissione e a garantire che il progetto OCM sia completato entro la fine del 2020. Il comitato rileva inoltre che nel febbraio 2020 il servizio di audit interno della Commissione ha concluso che alla fine di dicembre 2019 l'OLAF aveva attuato tutte le azioni necessarie per conformarsi a tale audit.

(ii) Controllo dei casi

Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l'esecuzione della funzione di indagine da parte dell'Ufficio […]. Articolo 4 della decisione 1999/352/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 28 aprile 1999, che istituisce l'Ufficio europeo per la lotta antifrode, modificata dalla decisione 2013/478/UE del 27 settembre 2013: […] Il comitato [di vigilanza] esercita un controllo regolare sull'esercizio della funzione d'indagine dell'Ufficio. Parere congiunto dei servizi giuridici del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione del 5 settembre 2016: Il parere congiunto sottolinea che il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 conferisce al comitato di vigilanza il potere di ricevere informazioni dal direttore generale dell'OLAF: — sui casi nei quali le informazioni sono state trasmesse alle autorità giudiziarie nazionali anche quando l'OLAF non ha svolto alcuna indagine; — su informazioni supplementari relative al caso concernenti tutti i casi, comprese le indagini in corso, e non soltanto informazioni su casi chiusi; — per quanto concerne gli obblighi di comunicazione del direttore generale dell'OLAF, il regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 implica un dovere attivo di informazione da parte dell'OLAF. A tale riguardo, la concessione di un accesso elettronico puramente passivo alle banche dati dell'OLAF non sarebbe sufficiente per ottemperare agli obblighi del direttore generale dell'OLAF di cui al regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

23. Al fine di rafforzare l'indipendenza dell'OLAF e assistere il direttore generale nell'adempimento dei suoi doveri, il comitato controlla attivamente e regolarmente il modo in cui l'OLAF conduce le indagini. Il comitato ha nominato relatori per monitorare talune indagini interne sensibili e altri casi in merito ai quali il direttore generale dell'OLAF ha deciso, dopo aver valutato le informazioni ricevute, di non avviare un'indagine («casi archiviati»).

24. Nel novembre 2018 l'OLAF ha concesso ai relatori del comitato e ai membri del suo segretariato il pieno accesso a 64 fascicoli dell'OLAF: 60 casi in relazione ai quali il direttore generale dell'OLAF ha preso la decisione di non avviare un'indagine (denominati «casi archiviati») e 4 indagini interne condotte e chiuse dall'OLAF. Nel corso del 2019 il comitato di vigilanza ha ottenuto l'accesso a una serie di documenti aggiuntivi in relazione a uno dei 4 casi interni chiusi.

25. Nel periodo di riferimento il comitato ha tenuto riunioni e scambiato opinioni con il personale dell'OLAF al fine di comprendere meglio le modalità di conduzione di alcune delle indagini.

26. Tra gennaio e marzo 2019, i relatori del comitato hanno tenuto riunioni mensili con i dirigenti dell'OLAF, compresi i direttori della direzione A («Indagini I») e della direzione C («Sostegno alle indagini»), e i capi unità dell'unità 0.1 («Indagine, selezione e revisione»), dell'unità A.1 («Personale dell'UE»), dell'unità C.3 («Analisi operativa e informatica forense») dell'unità C.4 («Consulenza legale»). Alle riunioni hanno partecipato anche selezionatori, revisori, investigatori, membri delle unità di consulenza legale e di follow-up.

27. Nella riunione plenaria del dicembre 2019 il comitato ha adottato il suo progetto di parere sui casi non aperti dal direttore generale dell'OLAF («casi archiviati») e nel gennaio 2020 l'ha trasmesso per osservazioni all'OLAF. Nel febbraio 2020 l'OLAF ha fornito le sue osservazioni e ulteriori informazioni. Nel marzo 2020 il comitato di vigilanza ha pubblicato il parere ( 9 )

28. Il comitato ricorda che, in qualità di organismo indipendente, si trova in una posizione ineguagliabile per svolgere i compiti di controllo e di vigilanza che gli sono affidati. Nell'esaminare i casi segnalati dall'OLAF, il comitato assicura che il suo lavoro rimanga incentrato sui seguenti aspetti: rischi potenziali per lo svolgimento indipendente delle indagini; rispetto delle garanzie procedurali e rispetto dei diritti fondamentali; rispetto dei principi generali e delle regole delle indagini; valutazione della qualità dei fascicoli e delle informazioni contenute nell'OCM; e conformità alle norme stabilite negli orientamenti in merito alle procedure di indagine per il personale dell'OLAF.

(iii) Controllo della durata delle indagini dell'OLAF

Articolo 15, paragrafo 1, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il comitato di vigilanza controlla regolarmente l'esecuzione della funzione di indagine da parte dell'Ufficio al fine di rafforzare l'indipendenza dell'Ufficio nell'esercizio effettivo delle competenze conferitegli in virtù del presente regolamento. Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all'applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, alla luce delle informazioni fornite dal direttore generale conformemente all'articolo 7, paragrafo 8. Articolo 7, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Le indagini si svolgono senza interruzioni per un periodo di tempo che deve essere proporzionato alle circostanze ed alla complessità del caso. Articolo 7, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Se un'indagine non può essere chiusa entro 12 mesi dal suo avvio, il direttore generale, allo scadere di tale periodo di 12 mesi e successivamente ogni sei mesi, riferisce al comitato di vigilanza, indicando i motivi e le misure correttive previste al fine di accelerare l’indagine.

Osservazioni generali

29. Il controllo della durata delle indagini dell'OLAF è uno dei principali compiti del comitato di vigilanza per rafforzare l'indipendenza dell'OLAF.

30. L'obbligo di condurre procedure amministrative entro un termine ragionevole costituisce un principio generale del diritto dell'UE e parte del diritto ad una buona amministrazione di cui all'articolo 41, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali ( 10 ) . Secondo la giurisprudenza, quando la durata di un procedimento non è fissata da una disposizione del diritto dell'UE, il carattere ragionevole del termine deve essere valutato alla luce del complesso delle circostanze proprie a ciascun caso di specie e, in particolare, alla luce della rilevanza della controversia per l'interessato, della complessità del caso in esame e del comportamento delle parti in causa ( 11 )

31. Da tale giurisprudenza e dall'articolo 7, paragrafo 5, del regolamento OLAF ( 12 ) risulta che il procedimento dinanzi all'OLAF deve essere condotto senza interruzioni e non può essere prorogato oltre un termine ragionevole, che deve essere valutato in funzione delle circostanze e della complessità di ciascun caso ( 13 )

32. Il comitato ritiene inoltre essenziale porre l'accento sul suo ruolo, come chiarito dalla giurisprudenza dei tribunali dell'UE ( 14 ) , e sottolineare la portata della sua attività di controllo nello specifico contesto delle indagini di durata superiore a 12 mesi.

33. In primo luogo, controllando regolarmente la durata delle indagini dell'OLAF e i motivi di eventuali ritardi ingiustificati, il comitato di vigilanza intende rafforzare l'indipendenza e l'imparzialità investigative dell'OLAF, verificando l'assenza di interferenze esterne o interne nello svolgimento imparziale di un'indagine, garantendo la parità di trattamento e che i ritardi subiti siano proporzionati e giustificati dalla complessità e/o dalle circostanze del caso di specie.

34. In secondo luogo, un'indagine lunga che non può essere giustificata dalle circostanze e/o dalla complessità di un determinato caso, può avere conseguenze negative gravi per i) i diritti della difesa delle persone interessate (che hanno diritto a che le indagini che le riguardano siano trattate entro un termine ragionevole, come previsto dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea) e ii) il seguito dell'indagine (ossia diventa più difficile raccogliere prove con il passare del tempo). Controllando la durata delle indagini dell'OLAF, il comitato di vigilanza assicura pertanto che siano effettivamente rispettati i diritti procedurali garantiti dall'articolo 41 della Carta dei diritti fondamentali.

35. Il controllo del comitato mira inoltre a garantire che i risultati e le conclusioni delle indagini condotte dall'OLAF siano presi in considerazione e seguiti in modo adeguato dalle istituzioni, dagli organismi, dagli uffici e dalle agenzie dell'UE e dagli Stati membri interessati. Il seguito giudiziario, finanziario o disciplinare e il potenziale di azione penale e di recupero possono essere irrimediabilmente compromessi, in particolare a causa di problemi di prescrizione (ai sensi del diritto nazionale applicabile) o dell'impossibilità per le autorità giudiziarie nazionali di condurre un'adeguata indagine in relazione ad eventi verificatisi molto tempo prima.

36. Infine, mediante il controllo della durata delle indagini, il comitato di vigilanza verifica che le risorse umane e finanziarie assegnate all'OLAF siano state utilizzate in modo efficiente; tale verifica può avere impatto sull'adozione delle priorità della politica in materia di indagini dell'OLAF e del suo bilancio generale.

37. È importante sottolineare che questo ruolo specifico, affidato al comitato dall'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF, impone al comitato di effettuare un'analisi caso per caso di ciascuna indagine di durata superiore a 12 mesi, al fine di garantire che le indagini dell'OLAF si svolgano senza interruzioni e per un periodo proporzionato alle circostanze e alla complessità del caso. Per adempiere tale mandato il comitato di vigilanza deve avere accesso diretto e illimitato, se non all'intero fascicolo dell'OLAF, almeno agli elementi essenziali per comprendere il caso, identificare la persona o le persone interessate e seguire la cronologia delle misure investigative, nonché le decisioni in materia di gestione del caso adottate dall'OLAF. In tal modo il comitato rispetta appieno l'indipendenza dell'OLAF nello svolgimento delle sue indagini e non interferisce nella loro conduzione.

Accesso alle informazioni relative al caso

38. Nella sua precedente relazione di attività, il comitato di vigilanza ha rilevato che né la qualità né il contenuto delle relazioni presentate dall'OLAF sui casi di durata superiore a 12 mesi nel 2019 consentivano al comitato di monitorare efficacemente la durata delle indagini ( 15 ) . In particolare, la maggior parte delle relazioni non conteneva informazioni significative o sostanziali tali da consentire al comitato di valutare se le ragioni addotte dall'OLAF per giustificare la durata delle indagini fossero accurate e se le misure correttive adottate per completarle fossero adeguate.

39. Il comitato desidera ricordare che, come confermato dal parere congiunto dei tre servizi giuridici (il parere congiunto) ( 16 ) , spetta all'organo di vigilanza (il comitato di vigilanza) decidere, sulla base di una valutazione della necessità, quali informazioni debbano essere fornite dall'organismo controllato (OLAF) o quali informazioni siano sufficienti per l'esercizio della sua funzione di vigilanza. Solo in questo modo è possibile garantire l'indipendenza del comitato nel valutare le indagini dell'OLAF, e di conseguenza la sua stessa indipendenza. Come sottolineato nel suddetto parere congiunto, l'OLAF dovrebbe facilitare i compiti del comitato e fornire le informazioni richieste, a meno che tali informazioni non siano manifestamente irrilevanti o che la loro trasmissione costituisca necessariamente un'interferenza nell'indagine in corso ( 17 )

40. fino al 2013 , era quello di trasmettere sistematicamente al comitato di vigilanza la «valutazione delle informazioni iniziali» ciascuna indagine di durata superiore a «12 mesi» unilateralmente dall'OLAF nel 2013. In precedenti relazioni annuali di attività L'approccio seguito in passato dall'OLAF, a norma del precedente regolamento OLAF ( 18 ) , era quello di trasmettereal comitato di vigilanza la «valutazione delle informazioni iniziali» ( 19 ) e i dati personali perdi durata superiore a «12 mesi» ( 20 ) al fine di consentire al comitato di svolgere la sua funzione di vigilanza a norma del regolamento OLAF. Tale approccio è stato sospesodall'OLAF nel 2013. In precedenti relazioni annuali di attività ( 21 ) e pareri ( 22 ) , il comitato di vigilanza ha espresso chiaramente la sua ferma opposizione a tale nuova pratica, che ha limitato fortemente la sua capacità di esercitare il suo mandato di vigilanza ai sensi del regolamento OLAF.

41. Nel periodo di riferimento il direttore generale dell'OLAF e il comitato di vigilanza hanno avviato un dialogo per trovare il modo di ripristinare l'accesso pre-2013 alle informazioni relative ai casi disponibili e registrate nel sistema di gestione dei fascicoli dell'OLAF (OCM), una condizione sine qua non per consentire al comitato di controllare efficacemente l'indipendenza dell'OLAF nello svolgimento delle indagini esterne e interne. Il comitato accoglie con favore gli sforzi compiuti dal direttore generale dell'OLAF negli ultimi mesi del 2019 per trovare una soluzione adeguata a questo importante problema. Nel contempo, il comitato si rammarica del fatto che il dibattito in corso si sia protratto così a lungo e auspica che si possa trovare quanto prima una soluzione praticabile e reciprocamente concordata, al fine di ripristinare la stessa forma di accesso ragionevole di cui il comitato ha goduto nei suoi primi 14 anni di attività.

42. Nel febbraio 2019 il comitato ha inviato al direttore generale dell'OLAF due nuovi «modelli di relazione» basati su un modello precedentemente proposto dallo stesso OLAF. Il primo era stato concepito per un'indagine di durata superiore a 12 mesi, mentre il secondo, inteso come strumento di rendicontazione per indagini di durata pari o superiore a 18 mesi, era destinato a verificare l'impatto di eventuali misure correttive adottate dall'OLAF per accelerare l'indagine.

43. Questi due modelli di relazione comprendevano il genere di informazioni che il comitato considererebbe come il «minimo necessario» per l'esercizio dei suoi compiti di vigilanza a norma dell'articolo 7, paragrafo 8, e dell'articolo 15, paragrafo 1, del regolamento OLAF, ossia: i) una descrizione dettagliata del caso segnalato, compreso l'impatto economico stimato; ii) la presunta violazione della normativa; iii) le potenziali sanzioni e le considerazioni sulla prescrizione; iv) le attività operative intraprese e i loro risultati; v) le attività operative da svolgere; vi) i motivi per la mancata chiusura del caso; e vii) le misure correttive adottate o previste per accelerare l'indagine.

44. Nel maggio 2019 l'OLAF ha trasmesso al comitato di vigilanza una diversa proposta di modello di relazione, che non è stata ritenuta soddisfacente dal comitato in quanto non conteneva le informazioni minime essenziali richieste. Nel luglio 2019 l'OLAF ha proposto una nuova versione rivista del «modello 12 mesi», nell'intento di rispondere alle gravi preoccupazioni e riserve espresse dal comitato in merito al genere di informazioni messe a sua disposizione.

45. Nel novembre 2019 il comitato di vigilanza ha comunicato al direttore generale dell'OLAF i risultati della sua analisi e le soluzioni alternative proposte. Il comitato di vigilanza ha analizzato a fondo il nuovo modello di relazione rivisto proposto dall'OLAF ( 23 ) . Benché si possa considerarlo un miglioramento rispetto al precedente (utilizzato dall'OLAF dal 2013 a marzo 2019), il nuovo modello non soddisfa ancora le esigenze del comitato di vigilanza in termini di qualità e completezza delle informazioni fornite. Un'altra criticità anche maggiore è il fatto che i dati personali sono espunti dai modelli/relazioni, rendendo quasi impossibile la valutazione effettuata dal comitato.

46. Parallelamente alla discussione sulla qualità delle informazioni fornite dall'OLAF al comitato di vigilanza, il 18 luglio 2019 il direttore generale dell'OLAF si è rivolto all'Ufficio del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD) per un parere, chiedendo, in sostanza, se, nell'adempimento degli obblighi di informazione ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF, si configurerebbe una violazione delle norme applicabili in materia di protezione dei dati, laddove fossero divulgati il nominativo o i nominativi della persona o delle persone interessate in un'indagine dell'OLAF di durata superiore a un anno.

47. A seguito di una richiesta del GEPD (22 agosto 2019), il segretariato si è incontrato due volte con il GEPD (15 novembre 2019 e 2 dicembre 2019) per discutere nel dettaglio il mandato del comitato e il tipo di informazioni necessarie per esercitare le sue funzioni di controllo e vigilanza a norma del regolamento OLAF. Il comitato di vigilanza ha trasmesso le proprie osservazioni scritte al GEPD il 17 dicembre 2019. Il 5 febbraio 2020 l'OLAF ha fornito informazioni supplementari al GEDP.

48. Come affermato in diverse occasioni, il comitato di vigilanza non effettua verifiche standard automatizzate, bensì un' analisi dettagliata per ciascuna indagine specifica di durata superiore a 12 mesi . L'identità delle persone oggetto dell'indagine e quella delle persone giuridiche coinvolte nelle indagini dell'OLAF devono essere divulgate nella «relazione concernente 12 mesi». Conoscere fin dall'inizio l'identità delle persone oggetto dell'indagine è un elemento essenziale e indispensabile per i membri del comitato di vigilanza, quando si tratta di valutare se i motivi addotti dall'OLAF per non aver completato un'indagine specifica giustifichino effettivamente la durata dell'indagine. Senza queste informazioni il comitato non è in grado di adempiere il proprio mandato.

49. Il comitato desidera ricordare che il trattamento dei dati nel corso dell'attività di controllo fa parte dell'esercizio legittimo della sua autorità ufficiale, conferitagli direttamente dal regolamento OLAF (articolo 7, paragrafo 8 e articolo 15, paragrafo 1). La liceità di tale trattamento è stata riconosciuta per la prima volta dal GEPD nel suo parere del 2007 ( 24 ) . A tale proposito, il comitato sottolinea che non necessita dell'accesso ai dati personali di qualsiasi persona citata in un'indagine dell'OLAF, ma solo al nominativo della persona o delle persone interessate. La posizione espressa dal comitato negli scambi e nella corrispondenza con il GEPD citati sopra quindi è sempre stata che il trattamento dei dati in questo contesto è adeguato, pertinente e non eccessivo, e gli consente di assolvere il mandato specifico conferitogli dal regolamento OLAF.

50. il GEPD ha confermato che il trattamento di dati personali da parte del comitato è lecito e necessario ( 26 ). Nel marzo 2020 il GEPD ha risposto alla richiesta di parere del direttore generale dell'OLAF, a seguito dell'entrata in vigore delle nuove norme dell'UE sulla protezione dei dati ( 25 ) . Nel suo parere

51. Il comitato di vigilanza ha invitato l'OLAF ad attuare senza indebito ritardo le conclusioni del GEPD e a consentire al comitato di accedere all'identità delle persone (fisiche) coinvolte in indagini di durata superiore a 12 mesi. Il comitato concorda pienamente con il GEPD anche sul fatto che l'identità delle persone giuridiche non costituisce «dati personali» ai sensi del diritto vigente dell'UE e dovrebbe pertanto essere divulgata.

Relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi ricevute dal comitato di vigilanza nel 2019

52. Nel 2019 il comitato ha ricevuto dall'OLAF 587 relazioni ( 27 ) riguardanti 375 indagini singole di durata superiore a 12 mesi. Di questi singoli casi, il 34,4 % aveva una durata superiore a 12 mesi, mentre il 27,2 % superava i 18 mesi. Il comitato ha osservato che il 38,4 % di tutti i casi segnalati ai fini dell'articolo 7, paragrafo 8, superava i 24 mesi, con la seguente ripartizione: 16,5 % di singoli casi oltre 24 mesi; 11,2 % oltre 30 mesi; 4,5 % oltre 36 mesi; 4,8 % oltre 42 mesi; 0,8 % oltre 48 mesi e 0,5 % di durata superiore (figura 1). Il comitato ha osservato che nel 2019 erano ancora in corso 144 casi di durata superiore a 24 mesi. La suddivisione per settore delle indagini svolte dall'OLAF per un periodo superiore a 24 mesi è rappresentata nella figura 2. Figura 1 375 singoli casi — 2019 Figura 2 144 singoli casi di durata superiore a 24 mesi — 2019

53. Nel primo trimestre del 2019 l'OLAF ha fornito informazioni al comitato di vigilanza utilizzando il precedente modello di relazione in uso dal 2013 fino ad aprile 2019. Il comitato ha sempre sottolineato che tali relazioni erano prive di contenuti significativi e incomplete.

54. Per il secondo trimestre del 2019 le relazioni trasmesse al comitato di vigilanza si sono basate sul modello di relazione proposto dall'OLAF nel maggio 2019, mentre quelle relative al periodo luglio-dicembre 2019 si sono basate sul modello proposto dall'OLAF nel luglio 2019 (in totale 263 relazioni).

Analisi del comitato di 263 relazioni su indagini di durata superiore a 12 mesi

55. Analizzando le 263 relazioni sulle indagini di durata superiore a 12 mesi, relative al periodo aprile-agosto 2019, il comitato ha anche valutato in che misura i modelli di relazione dell'OLAF recentemente proposti forniscano informazioni sufficienti e significative per consentire al comitato di monitorare gli sviluppi relativi all'applicazione delle garanzie procedurali e alla durata delle indagini, conformemente all'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF.

56. Il comitato ha verificato principalmente che la relazione dell'OLAF contenesse i seguenti elementi essenziali per i compiti di controllo del comitato, ossia: — una descrizione dettagliata del caso; — l'impatto economico stimato; — la presunta violazione della normativa; — le potenziali sanzioni e le considerazioni sulla prescrizione; — le azioni operative finora intraprese e i relativi risultati; — le azioni operative ancora da svolgere; e — i motivi per cui il caso non è stato chiuso, tra cui l'assegnazione delle risorse, la quantità di lavoro operativo, problemi di cooperazione e altre questioni.

57. Il comitato di vigilanza ha mantenuto la sua posizione precedente, secondo cui la qualità delle informazioni fornite dall'OLAF nei nuovi modelli di relazione continua a non consentire al comitato di controllare la durata delle indagini a norma dell'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF e quindi di svolgere efficacemente il suo ruolo di vigilanza.

58. In particolare, in tutti i casi analizzati le relazioni non contengono informazioni fattuali e/o contestuali sufficienti per consentire al comitato di comprendere almeno i fatti essenziali del caso. Nei casi in cui la portata di un'inchiesta è stata ampliata, le relazioni non ne indicano i motivi. Cosa ancora più importante, nessuna delle relazioni identifica la persona o le persone giuridiche e/o fisiche oggetto dell'indagine.

59. Le informazioni sull'«impatto economico previsto» e sulle «potenziali sanzioni» non sono fornite sistematicamente nelle relazioni; inoltre solo in pochi casi le relazioni contengono informazioni sulla «presunta violazione della normativa», elemento importante per questa attività.

60. La maggior parte delle relazioni non illustra il calendario/la cronologia delle attività di indagine, in quanto le date sono indicate solo in pochi casi. Non sono fornite neppure informazioni significative sui risultati delle indagini svolte, né sono indicate sistematicamente le finalità generali o specifiche di ciascuna attività. Infine, solo in alcuni casi eccezionali il lettore può individuare le attività svolte negli ultimi sei mesi.

61. problema emerso » che giustificherebbe il ritardo in questione. Le spiegazioni dei motivi per cui le indagini non sono ancora state completate sono insufficienti o addirittura inesistenti ( 28 ) . In alcuni casi non esistono spiegazioni chiare o sufficienti in merito al «» che giustificherebbe il ritardo in questione.

62. Le relazioni sui casi di durata superiore a 18 mesi non trattano le modalità di attuazione delle misure correttive precedentemente citate (queste informazioni sono state fornite solo in casi eccezionali), rendendo così impossibile la valutazione degli eventuali progressi compiuti da quel momento.

63. Alla luce di tali risultati e per evitare un uso inefficiente delle risorse umane dell'OLAF, il comitato di vigilanza ha proposto una soluzione praticabile ed efficace che prevede l'accesso sistematico e automatico a specifici documenti dell'OLAF già disponibili nell'OCM, il sistema di gestione dei fascicoli dell'OLAF . Secondo il comitato, questo consentirà di ridurre notevolmente, se non di eliminare, il lavoro aggiuntivo degli investigatori dell'OLAF che devono redigere a beneficio del comitato relazioni aggiuntive con esattamente le stesse informazioni già contenute in altre relazioni correlate al caso archiviate nell'OCM. Questa forma di accesso diretto a informazioni specifiche ed esistenti dovrebbe consentire al comitato di ottenere informazioni complete e significative sulle indagini di durata superiore a 12 mesi e di assolvere in tal modo il proprio mandato ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento OLAF. Ciò premesso, il comitato per motivi di chiarezza sottolinea che qualsiasi forma elettronica diretta di accesso alle informazioni relative ai casi archiviati nell'OCM non elimina l'obbligo del direttore generale dell'OLAF, a norma delle disposizioni sopra citate del regolamento OLAF, di continuare a informare i comitato di vigilanza dei motivi per cui le indagini non sono state concluse entro 12 mesi dalla loro apertura e delle misure correttive previste per accelerare tali indagini.

64. Il comitato è ottimista che si troverà una soluzione definitiva nel corso del 2020 in seguito al recente parere del GEPD che rivede il suo parere precedente del 2007.

Controllo degli sviluppi riguardanti l'applicazione delle garanzie procedurali

Articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il comitato di vigilanza sorveglia, in particolare, gli sviluppi relativi all'applicazione delle garanzie procedurali (…). Articolo 17, paragrafo 7, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il direttore generale predispone una procedura consultiva e di controllo interna, compreso un controllo di legalità, riguardante tra l'altro il rispetto delle garanzie procedurali e dei diritti fondamentali delle persone interessate (…) Articolo 9 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Garanzie procedurali (non riportato a causa della lunghezza)

Singoli ricorsi segnalati dall'OLAF in merito alle indagini

65. L'articolo 9 del regolamento OLAF elenca i principi e le garanzie procedurali che l'OLAF deve applicare quando conduce un'indagine. L'articolo 15, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento affida al comitato di vigilanza il compito specifico di garantire che l'OLAF rispetti le garanzie procedurali nell'esercizio delle sue funzioni d'indagine. Secondo la giurisprudenza consolidata, l'OLAF è tenuto a rispettare i diritti fondamentali sanciti dal diritto dell'UE, in particolare dalla Carta dei diritti fondamentali ( 29 ) . Ogni anno il comitato presta particolare attenzione a questo aspetto del suo mandato, in quanto è fondamentale per chi è oggetto di un'indagine dell'OLAF.

66. Le persone oggetto di un'indagine dell'OLAF possono presentare ricorso direttamente al direttore generale dell'OLAF. La procedura applicata dall'OLAF per trattare i ricorsi è illustrata in dettaglio e disponibile al pubblico nel sito web dell'OLAF ( 30 ) . Il direttore generale dell'OLAF ha preso provvedimenti per garantire che le relazioni sui singoli ricorsi siano inviate almeno due volte all'anno al comitato di vigilanza. Nel settembre 2019 il comitato di vigilanza ha ricevuto una relazione sui ricorsi relativi a garanzie procedurali nel primo semestre del 2019 (da gennaio a giugno 2019). Nel febbraio 2020 è stata presentata al comitato di vigilanza una nuova relazione riguardante il secondo semestre del 2019. Le relazioni contenevano informazioni circa: i) i ricorsi procedurali ricevuti dall'OLAF nell'ambito della sua procedura di ricorso (sei ricorsi in totale (31)); ii) i ricorsi contro l'OLAF presentati al Mediatore europeo (quattro ricorsi in totale).

67. Nel 2019 l'OLAF non ha ricevuto ricorsi ai sensi dell'articolo 90 bis dello statuto dei funzionari.

68. Le spiegazioni fornite nelle due relazioni dell'OLAF, benché informative, erano di carattere generale, con un elenco descrittivo delle presunte violazioni di diritti nelle indagini dell'OLAF e una breve sintesi delle risposte dell'OLAF a ciascuna accusa. Le relazioni indicavano anche i casi in cui il Mediatore europeo ha preso una decisione, con una breve sintesi delle sue conclusioni. Nel complesso, le informazioni inizialmente fornite dall'OLAF non consentivano al comitato di vigilanza di monitorare gli sviluppi riguardanti le garanzie procedurali e i diritti fondamentali.

69. Per garantire che i diritti fondamentali delle persone interessate dalle indagini dell'OLAF fossero protetti e che l'OLAF applicasse correttamente le garanzie procedurali, il comitato ha chiesto di accedere i) ai ricorsi originari e ii) alle relative risposte dell'OLAF.

70. L'OLAF ha fornito al comitato di vigilanza le informazioni richieste nel febbraio 2020. A seguito dell'analisi di tali ricorsi e delle risposte dell'OLAF, il comitato di vigilanza ha chiesto ulteriori informazioni su sei dei ricorsi trattati dall'OLAF, che le ha fornite nell'aprile 2020.

Analisi di singoli ricorsi trattati dall'OLAF

71. In quattro dei 10 ricorsi presentati contro l'OLAF, il Mediatore europeo aveva già emesso una decisione di chiusura che constatava l'«assenza di malamministrazione». Il segretariato si è quindi concentrato sui sei ricorsi trattati direttamente dall'OLAF nel 2019.

72. Le principali accuse sollevate in tali ricorsi riguardavano: 1) il diritto della persona interessata di essere ascoltata e 2) il diritto della persona interessata di accedere ai fascicoli di indagine e ai documenti utilizzati nei suoi confronti.

73. Per quanto riguarda il punto 1), il comitato osserva che per esercitare con efficacia il diritto di essere ascoltate le persone interessate devono essere informate di tutti i fatti che le riguardano. L'OLAF dovrebbe pertanto fornire un resoconto completo dei fatti pertinenti e conservare un registro completo delle osservazioni formulate dall'interessato ( 32 ) . In tutti i sei ricorsi esaminati, il denunciante, ovvero la persona interessata da un'indagine dell'OLAF, ha sollevato i seguenti argomenti: a) i fatti presentati dall'OLAF nella «sintesi dei fatti» erano incompleti/non chiari/non precisi, privando in tal modo la persona interessata della possibilità di presentare osservazioni (articolo 9, paragrafo 4, del regolamento OLAF); o b) le dichiarazioni rese dall'interessato (durante i controlli sul posto) non erano allegate alla relazione sui controlli sul posto; o c) il termine per presentare osservazioni sulle conclusioni dell'OLAF era troppo breve; o d) l'OLAF avrebbe dovuto consentire all'interessato di essere ascoltato mediante audizione o colloquio.

74. Il comitato di vigilanza ha ritenuto che gli argomenti di cui ai punti a), b) e c) potessero rappresentare violazioni delle garanzie procedurali nello svolgimento delle indagini dell'OLAF e ha pertanto deciso di consultare ulteriormente i fascicoli relativi ai casi.

75. Sulla base di un'analisi approfondita, il comitato ha concluso che le accuse di cui sopra erano infondate e che l'OLAF aveva fornito alla persona interessata una «sintesi dei fatti» chiara e completa e la possibilità di presentare osservazioni in merito. L'OLAF ha inoltre fornito ulteriori informazioni e prorogato il termine per la risposta in caso di richiesta e ha corretto gli «errori materiali». In una occasione l'OLAF ha consentito l'accesso a taluni documenti che riteneva necessari per comprendere le questioni in esame.

76. Infine, per quanto riguarda il diritto a un'audizione o un colloquio [lettera d)], il comitato di vigilanza rileva che l'articolo 9, paragrafo 4, del regolamento OLAF stabilisce il principio secondo il quale eventuali conclusioni che facciano riferimento nominativamente a una persona non possono essere tratte senza che tale persona sia stata in grado di esprimere la propria opinione su tutti i fatti che la riguardano. Spetta tuttavia all'OLAF scegliere i mezzi con cui la persona interessata può presentare le sue osservazioni. Non esiste il diritto a un «colloquio» o a un'audizione; è importante che all'interessato sia stata data la possibilità di esprimere la propria opinione per iscritto. Inoltre, e a fini di completezza, un colloquio condotto a norma dell'articolo 9, paragrafo 2, del regolamento OLAF non è un diritto della persona sentita, bensì un'attività investigativa svolta dall'OLAF. Spetta pertanto all'OLAF, e non alla persona interessata, decidere in ciascun caso se tale misura sia necessaria.

77. Per quanto riguarda il punto 2) e il diritto di accesso al fascicolo, il comitato di vigilanza fa riferimento alla giurisprudenza degli organi giurisdizionali dell'UE, secondo cui una persona interessata non può avvalersi né del principio del rispetto dei diritti della difesa né dell'articolo 41 della Carta (diritto di ogni persona di accedere al fascicolo che la riguarda) al fine di ottenere l'accesso ai fascicoli d'indagine e/o alla relazione finale dell'OLAF. Secondo la giurisprudenza costante degli organi giurisdizionali dell'UE, l'efficacia e la riservatezza della missione affidata all'OLAF e l'indipendenza dell'OLAF potrebbero risultare compromesse dall'accesso a tali documenti prima dell'adozione di una decisione definitiva lesiva della persona interessata. Poiché le relazioni d'indagine dell'OLAF e le decisioni di trasmettere informazioni alle autorità giudiziarie nazionali non sono state considerate come lesive delle persone, l'OLAF non è tenuto a concedere l'accesso ai suoi fascicoli prima che sia adottata una simile decisione. La giurisprudenza ha limitato questo diritto proprio perché è pienamente garantito nelle fasi successive (giudiziaria, disciplinare o finanziaria) dell'indagine dinanzi alle autorità nazionali competenti.

78. In conclusione, nei casi analizzati il comitato di vigilanza non ha individuato una violazione delle garanzie procedurali. Il comitato continuerà tuttavia a controllare attentamente tutti i ricorsi ricevuti dall'OLAF.

Ricorsi ricevuti dal comitato di vigilanza contro l'OLAF

79. La casella di posta funzionale del comitato di vigilanza ( 33 ) («FMB») è il punto di contatto per i portatori di interessi e il pubblico per informare il comitato in merito a preoccupazioni e questioni che rientrano nel suo mandato.

80. Spesso il comitato riceve ricorsi riguardanti indagini dell'OLAF in corso o su presunte attività fraudolente che ledono gli interessi finanziari dell'UE. Tali ricorsi tuttavia non rientrano nelle competenze del comitato, che non è un organismo antifrode, né una commissione di ricorso contro le decisioni dell'OLAF.

81. Ciò premesso, il comitato di vigilanza trasmette all'OLAF tutte le informazioni pertinenti, informandone il mittente. Nel 2019 il comitato ha ricevuto un numero relativamente ridotto di ricorsi contro decisioni dell'OLAF o indagini in corso. In un caso riguardante presunte violazioni dei diritti fondamentali, gli interessati avevano già presentato un ricorso all'OLAF. Poiché il caso era di competenza dell'autorità giudiziaria nazionale, a cui l'OLAF aveva trasmesso la sua relazione finale, ed era anche oggetto di un'indagine del Mediatore europeo, il comitato di vigilanza ha deciso che non era necessario intraprendere ulteriori azioni.

Casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali

Articolo 17, paragrafo 5, lettera b), del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il direttore generale tiene periodicamente informato il comitato di vigilanza delle attività dell'Ufficio, dello svolgimento della sua funzione di indagine e delle misure adottate per dare seguito alle indagini. Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza: […] b) dei casi in cui le informazioni siano state trasmesse alle autorità giudiziarie degli Stati membri.

82. o ottobre 2018 e il 30 settembre 2019 Nel 2019 l'OLAF ha fornito al comitato di vigilanza un elenco di 49 casi trasmessi alle autorità giudiziarie nazionali tra il 1ottobre 2018 e il 30 settembre 2019 ( 34 ) . L'elenco contiene il numero di riferimento del caso, la data di trasmissione della relazione finale all'autorità giudiziaria nazionale e il destinatario della raccomandazione. Queste mere informazioni statistiche sono di scarsa utilità pratica per il comitato di vigilanza.

83. Come già affermato nella sua relazione di attività più recente e nel suo parere n. 2/2017 ( 35 ) , il comitato ritiene che l'OLAF dovrebbe inviargli la relazione finale sul caso trasmessa all'autorità giudiziaria nazionale. Lo strumento per la gestione dei casi OLAF (OCM) fornisce già un accesso diretto a questa relazione dell'OLAF. Il comitato dovrebbe avere accesso diretto alle relazioni finali sui casi nell'OMC, una volta che sono state trasmesse all'autorità giudiziaria nazionale.

84. Il comitato invita il direttore generale dell'OLAF ad attuare in futuro questa prassi di concedere al comitato di vigilanza l'accesso alla relazione finale.

Casi in cui le autorità pertinenti non hanno seguito le raccomandazioni dell'OLAF

Articolo 17, paragrafo 5, lettera a), del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il direttore generale tiene periodicamente informato il comitato di vigilanza delle attività dell'Ufficio, dello svolgimento della sua funzione di indagine e delle misure adottate per dare seguito alle indagini. Il direttore generale informa periodicamente il comitato di vigilanza: […] a) dei casi in cui le raccomandazioni formulate dal direttore generale non siano state seguite.

85. Il comitato di vigilanza dedica un'attenzione particolare all'esito delle indagini dell'OLAF. Le azioni intraprese dalle autorità competenti (ad esempio il recupero di denaro, l'avvio di procedimenti giudiziari, ecc.) costituiscono un indicatore per l'OLAF, ai fini della valutazione della sua attività di indagine, e per gli Stati membri e le istituzioni dell'UE, ai fini della valutazione del livello di tutela degli interessi finanziari dell'UE.

86. Le indagini dell'OLAF in merito a frodi ai danni del bilancio dell'UE, corruzione e colpa grave all'interno delle istituzioni europee richiedono risorse umane, materiali e finanziarie rilevanti. Se l'OLAF scopre che sono state commesse irregolarità o frodi, i cittadini si attendono che le raccomandazioni dell'OLAF siano perseguite, che i truffatori siano incriminati e condannati e che sia posto rimedio ai danni al bilancio dell'UE.

87. Secondo le cifre contenute nelle relazioni di attività dell'OLAF degli ultimi cinque anni, il tasso di incriminazione a seguito di raccomandazioni giudiziarie dell'OLAF nel corso degli anni è sceso dal 53 % al 36 %. Vari portatori di interessi hanno ripetutamente espresso la loro preoccupazione circa il tasso relativamente basso di procedimenti giudiziari, incriminazioni e condanne in seguito alla trasmissione delle relazioni finali dell'OLAF alle autorità giudiziarie nazionali.

88. mens rea ). In ogni caso, questi dati richiedono un'attenta riflessione da parte dell'OLAF e un'attenzione specifica da parte del comitato di vigilanza Il comitato di vigilanza condivide l'opinione frequente che il tasso di condanne non possa fungere da parametro significativo per misurare l'efficacia della giustizia (penale). Il numero di azioni penali e condanne che fanno seguito a raccomandazioni trasmesse dall'OLAF agli Stati membri dovrebbe essere raffrontato al numero di azioni penali e condanne che fanno seguito a segnalazioni penali da parte delle autorità amministrative nazionali. Le assoluzioni e le archiviazioni inoltre sono più frequenti nei casi complessi di criminalità economica rispetto ai casi generali, a causa della complessità dei fatti, di norme molteplici e talvolta poco chiare e di altri elementi che rendono difficile, se non impossibile, stabilire l'intenzione di un soggetto di commettere un reato (). In ogni caso, questi dati richiedono un'attenta riflessione da parte dell'OLAF e un'attenzione specifica da parte del comitato di vigilanza ( 36 )

89. Il comitato di vigilanza riconosce gli sforzi compiuti dall'OLAF per migliorare il seguito dato alle raccomandazioni finanziarie e accoglie con favore l'iniziativa intrapresa dall'OLAF nel dicembre 2019 di istituire una task force di monitoraggio per assistere il direttore generale dell'OLAF nello svolgimento dei suoi compiti di controllo delle raccomandazioni rivolte dall'OLAF alla Commissione e al Parlamento europeo ( 37 ) . Il comitato di vigilanza sostiene questa idea e condivide l'opinione che sia necessario fornire risorse supplementari affinché possa essere attuata in modo efficace.

90. Il comitato di vigilanza rileva tuttavia che attualmente la task force sembra concentrarsi maggiormente sulle raccomandazioni finanziarie rispetto alle raccomandazioni giudiziarie. Benché la raccolta e la verifica delle statistiche rientri nel processo di valutazione globale, la task force dovrebbe concentrarsi maggiormente su una valutazione d'impatto, al fine di individuare i motivi per cui finora le raccomandazioni dell'OLAF non sono state seguite. Questo consentirebbe all'OLAF di fornire l'assistenza necessaria ai destinatari delle raccomandazioni e di anticipare e affrontare tempestivamente i possibili problemi e le questioni che impediscono ai destinatari delle sue raccomandazioni di attuarle.

Informazioni periodiche dell'OLAF sui casi in cui le autorità competenti non hanno seguito le sue raccomandazioni

91. A norma del regolamento OLAF ( 38 ) , il direttore generale dell'OLAF è tenuto a informare periodicamente il comitato di vigilanza dei casi in cui le raccomandazioni formulate dall'OLAF non siano state seguite.

92. Per adempiere questo obbligo, una volta all'anno il direttore generale dell'OLAF fornisce al comitato di vigilanza un grafico che offre una panoramica del seguito dato alle raccomandazioni dell'OLAF. Le informazioni di base inviate al comitato di vigilanza comprendono: il numero del caso OLAF, la data di emissione della raccomandazione, l'identificazione del destinatario, una breve sintesi della raccomandazione, la data della risposta inviata dalle autorità competenti per informare l'OLAF che non avrebbero dato seguito alla raccomandazione, i motivi addotti dall'autorità interessata per non dare seguito e, in alcuni casi, ulteriori osservazioni dell'OLAF.

93. Come richiesto dal comitato di vigilanza nella sua ultima relazione di attività ( 39 ) , l'OLAF ha adattato le tempistiche del sistema di rendicontazione all'anno civile (gennaio-dicembre), rendendolo più completo e meno soggetto a errori.

94. L' OLAF aveva informato il comitato di vigilanza che entro aprile 2020 avrebbe fornito i dati richiesti. Tuttavia la relazione consolidata sulle raccomandazioni giudiziarie e disciplinari dell'OLAF che non sono state seguite nel periodo da gennaio a dicembre 2019 è stata trasmessa al comitato di vigilanza solo nel luglio 2020. Il comitato non ha ricevuto le informazioni mancanti sulle raccomandazioni finanziarie dell'OLAF a cui non era stato dato seguito al momento dell'adozione del parere.

95. Sulla base delle informazioni di cui sopra, l'OLAF ha ricevuto risposte su 42 casi per i quali le autorità interessate hanno deciso di non seguire le raccomandazioni giudiziarie dell'OLAF. Il tipo e la frequenza dei motivi addotti dalle autorità competenti per non seguire le raccomandazioni dell'OLAF potrebbero essere raggruppati come segue: Tabella 1 Motivi addotti dalle autorità competenti per non seguire le raccomandazioni dell'OLAF, come riportato dall'OLAF Numero Motivo addotto 22 Mancanza di prove/Insufficienza di prove 12 Nessun reato 4 Prescrizione 3 Bassa priorità 2 Mancanza di risorse 1 Difficoltà di raccogliere prove 1 Incompetenza 1 Altro

96. Il numero di casi archiviati o non perseguiti per mancanza o insufficienza di prove aumenta costantemente ogni anno (22 casi nel 2019 e 11 nel precedente periodo di riferimento). Il comitato di vigilanza osserva inoltre che il numero di casi archiviati dalle autorità nazionali perché non è stato rilevato alcun reato è piuttosto elevato (12 casi). Per il comitato di vigilanza, anche se in alcuni casi l'OLAF ha svolto la sua indagine in coordinamento con le procure nazionali interessate, resta il fatto che solo una cooperazione precoce e tempestiva tra l'OLAF e le autorità nazionali interessate può ridurre il numero di casi archiviati. L'OLAF e le autorità nazionali competenti dovrebbero lavorare a stretto contatto dal momento in cui sorge il primo sospetto di frode.

97. combattere contro la frode e le altre attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell'Unione stessa Anche la bassa priorità, la mancanza di risorse e la difficoltà di raccogliere prove sono indicate come motivi addotti dalle autorità nazionali per non seguire le raccomandazioni dell'OLAF. Dal momento che le informazioni fornitegli dall'OLAF sono limitate e puramente descrittive, il comitato di vigilanza non è in grado di valutare la pertinenza e l'importanza di tali argomenti. Il comitato di vigilanza ribadisce che, a norma del trattato, ( 40 ) è una responsabilità condivisa (di Stati membri e Unione europea).

98. Il comitato di vigilanza sta attualmente elaborando un parere sulle raccomandazioni dell'OLAF che non sono state seguite dalle autorità destinatarie, che dovrebbe fornire un'analisi approfondita delle questioni in esse sollevate.

99. Il comitato di vigilanza intende invitare il direttore generale dell'OLAF a informarlo non appena viene a conoscenza del fatto che le sue raccomandazioni non sono state seguite, in sostituzione della prassi attuale di informare il comitato di vigilanza solo una volta all'anno. Questo consentirebbe al comitato di vigilanza di esercitare un controllo costante in tempo reale, migliorando decisamente la funzione di indagine dell'OLAF. Le nuove funzionalità del sistema di gestione dei casi (OCM) dell'OLAF dovrebbero renderlo possibile senza sovraccaricare il personale dell'OLAF di lavoro supplementare. A tale proposito, il comitato di vigilanza ha inviato una lettera all'OLAF nel 2019 ( 41 )

Analisi del comitato di vigilanza di 43 casi in cui le raccomandazioni non sono state seguite dalle autorità competenti

100. Nell'ultima relazione di attività del comitato di vigilanza ( 42 ) , il comitato ha espresso il proprio interesse a monitorare e analizzare i risultati e l'impatto dell'attività dell'OLAF in maniera più approfondita e meno statistica.

101. Nel 2019 il comitato di vigilanza ha cominciato ad analizzare tutte le raccomandazioni dell'OLAF formulate dal 1 o ottobre 2013 al 13 dicembre 2017 per le quali l'OLAF ha ricevuto risposte tra il 1 o marzo 2016 e il 28 febbraio 2018 dalle autorità interessate che informavano l'OLAF che le sue raccomandazioni non erano state seguite (in totale 43 casi). Nel 2020 il comitato di vigilanza intende pubblicare un parere che affronterà due aspetti principali: i) le modalità con cui l'OLAF controlla le sue raccomandazioni e collabora con le autorità competenti e ii) le modalità con cui i dati sulla potenziale responsabilità penale sono raccolti a trasmessi alle autorità competenti.

Valutazione delle priorità della politica in materia di indagini dell'OLAF e degli orientamenti riguardo alle indagini

Articolo 17, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013: Il direttore generale stabilisce ogni anno, nell'ambito del piano di gestione annuale, le priorità della politica dell'Ufficio in materia di indagini e le trasmette, prima della pubblicazione, al comitato di vigilanza. Articolo 5, paragrafo 1, seconda frase: La decisione del direttore generale di avviare o no un'indagine tiene conto delle priorità della politica dell'Ufficio in materia di indagini e del relativo piano di gestione annuale […]. Articolo 16, paragrafo 2, lettera a) Scambio di opinioni con le istituzioni: Lo scambio di opinioni può riguardare: a) le priorità strategiche delle politiche dell'Ufficio in materia di indagini.

102. Nell'esaminare le priorità della politica in materia di indagini dell'OLAF per il 2019, il comitato di vigilanza ha tenuto varie riunioni con il direttore generale su questo argomento e ha espresso il proprio punto di vista nel corso dello scambio di opinioni interistituzionale nel settembre 2019.

103. Il comitato ha sottolineato quanto sia importante che l'OLAF prenda l'iniziativa per individuare e analizzare i rischi della lotta contro le frodi sulla base di scambi regolari di informazioni con le altre direzioni generali della Commissione. Questo consentirebbe all'OLAF di attuare una politica di indagine più proattiva e di concentrarsi sui casi più gravi e complessi. Anche il settore dell'intelligence dell'OLAF dovrebbe effettuare regolarmente valutazioni dei rischi. Il comitato ha esortato l'OLAF ad attuare quanto prima questi cambiamenti, in vista dell'istituzione della Procura europea (EPPO).

104. Riguardo alle priorità della politica in materia di indagini per il 2019, l'OLAF ha mantenuto un approccio molto simile a quello degli anni precedenti, concentrandosi sui seguenti settori: i) casi relativi a progetti di reti infrastrutturali e di trasporti, in particolare procedure di appalti pubblici; ii) casi riguardanti progetti finanziati o cofinanziati dai Fondi strutturali e di investimento europei (43), dal Fondo europeo agricolo di garanzia e dai Fondi di preadesione, nell'ambito dei quali le misure adottate dagli Stati membri o dai paesi candidati potrebbero non essere sufficienti, oppure casi che presentano elementi transfrontalieri; iii) casi che indicano possibili violazioni delle norme in materia di origine, di classificazione tariffaria nei regimi commerciali preferenziali e non, nonché frodi di valutazione allo scopo di eludere il pagamento dei dazi doganali convenzionali, comprese le misure tariffarie che rientrano nella politica di difesa commerciale dell'UE; iv) casi di contrabbando di tabacco, alcool, medicinali contraffatti e altre merci pericolose per la salute e la sicurezza, che potrebbero violare i diritti di proprietà intellettuale e casi di produzione illegale di tabacco; v) casi riguardanti gli aiuti umanitari e allo sviluppo concessi a migranti, rifugiati e sfollati interni e casi riguardanti altri tipi di sostegno a favore di questi gruppi.

105. Il direttore generale dell'OLAF ha informato il comitato che le priorità della politica dell'Ufficio in materia di indagini sono state decise sulla base dei contributi dei portatori di interessi, compresi i contributi forniti dalla rete di prevenzione e individuazione delle frodi della Commissione, dalle relazioni della Corte dei conti europea, dalle risoluzioni del Parlamento europeo e dalle relazioni della Commissione sulla tutela degli interessi finanziari dell'UE.

106. Sulla base delle informazioni ricevute dall'OLAF, il comitato ha riscontrato che nel 2019 sono stati avviati in totale 222 indagini e 44 casi di coordinamento. 117 indagini e casi di coordinamento rientravano nelle priorità della politica in materia di indagini per il 2018 (pari al 43 % delle indagini e dei casi di coordinamento aperti). Poiché le informazioni sono molto limitate, non consentono al comitato di valutare il numero di casi aperti per settore o per direzione. Il comitato osserva che nella relazione sull'attuazione delle priorità della politica in materia di indagini del 2019, e contrariamente alla sua prassi precedente, l'OLAF ha accorpato le percentuali delle indagini e dei casi di coordinamento aperti. A titolo di confronto, nel 2018 l'OLAF ha avviato 218 indagini e 30 casi di coordinamento. Di questi, 68 indagini e 20 casi di coordinamento rientravano nelle priorità della politica in materia di indagini del 2018 (pari al 31 % delle indagini avviate e al 67 % dei casi di coordinamento aperti). Il comitato di vigilanza suggerisce che in futuro l'OLAF segua lo stesso approccio metodologico degli anni precedenti e riporti le percentuali per categoria di indagini avviate.

107. Il comitato di vigilanza rileva che nel 2019 si è registrato un miglioramento della percentuale di casi aperti che rientrano nell'ambito delle priorità politiche dell'OLAF in materia di indagini rispetto al 2018. Resta comunque il fatto che la maggior parte dei casi aperti dall'OLAF nel 2019, ossia circa il 57 % delle indagini e dei casi di coordinamento dell'OLAF, non rientra nelle priorità della sua politica in materia di indagini. Il comitato ha chiesto all'OLAF maggiori informazioni su queste indagini e sui motivi che hanno portato all'adozione di tali decisioni.

108. Il comitato osserva che, paradossalmente, l'OLAF considera le proprie priorità in materia di indagini solo come ultimi criteri residuali per l'apertura di un caso. Anche se le priorità della politica in materia di indagini non possono sempre rappresentare un motivo sufficiente per avviare un'indagine, resta il fatto che consentono all'OLAF di definire l'ordine di priorità delle indagini e assegnare le risorse di conseguenza e in modo trasparente.

109. Il comitato ritiene che siano necessari cambiamenti radicali nell'approccio dell'OLAF alle priorità della sua politica in materia di indagini, al fine di garantire che le indagini dell'Ufficio e l'assegnazione delle risorse siano efficienti ed efficaci.

Relazioni con l'OLAF, le istituzioni dell'UE, i partner dell'OLAF e i portatori di interessi

110. La funzione di organo indipendente incaricato della vigilanza dell'OLAF richiede una comunicazione aperta e costruttiva con l'OLAF. Il direttore generale dell'OLAF e la sua squadra hanno partecipato a otto delle 10 riunioni plenarie del comitato di vigilanza. Durante il periodo in esame hanno avuto luogo anche riunioni bilaterali con il direttore generale dell'OLAF e riunioni di lavoro tra i relatori del comitato di vigilanza e la dirigenza e il personale dell'OLAF. Il comitato apprezza questo dialogo informativo e costruttivo e auspica il mantenimento di contatti più stretti con le squadre operative dell'OLAF.

111. Nel novembre 2019 il comitato di vigilanza ha tenuto una riunione con il personale dell'OLAF. Per il comitato si è trattato di una buona opportunità per rivolgersi direttamente agli investigatori e al personale dell'OLAF e presentare i propri membri e il segretariato, spiegare il proprio lavoro e rispondere alle domande costruttive poste dal personale dell'OLAF. Il comitato di vigilanza apprezza gli sforzi compiuti dall'OLAF per organizzare questo evento e incoraggia l'OLAF a continuare a farlo su base regolare.

112. Il comitato di vigilanza considera prioritario il mantenimento di relazioni buone e regolari con le istituzioni dell'UE. Nel settembre 2019 il comitato di vigilanza ha presentato le conclusioni della sua relazione di attività 2018 alla Commissione, al Parlamento europeo (commissione per il controllo dei bilanci) e al Consiglio (gruppo di lavoro antifrode). Il comitato ha contribuito attivamente allo scambio di opinioni tenutosi nel dicembre 2019 con le istituzioni, come previsto all'articolo 16 del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

113. Durante il periodo di riferimento, il comitato ha avuto l'opportunità di tenere riunioni periodiche con i commissari precedenti e attuali competenti per l'OLAF e con il Segretario generale della Commissione, al fine di ottenere un riscontro sui risultati dell'OLAF ed essere informato sulle discussioni in corso, compresa la modifica del regolamento OLAF.

114. Il comitato ha inoltre prestato attenzione ai principali partner dell'OLAF e ai portatori di interessi. Nel marzo 2019 si è tenuto uno scambio di opinioni tra i membri del comitato di vigilanza e il Mediatore europeo. Il presidente e un membro del comitato di vigilanza si sono incontrati nel settembre 2019 con rappresentanti del Comitato europeo delle regioni (CdR) — commissione Cittadinanza, governance, affari istituzionali ed esterni (CIVEX). Il principale argomento di discussione è stato lo Stato di diritto ( 44 ) . In novembre e dicembre 2019 il comitato di vigilanza ha tenuto due riunioni con l'ufficio del Garante europeo della protezione dei dati (GEPD). Il comitato ha invitato il direttore dell'IDOC ( 45 ) alla riunione plenaria di novembre 2019 per illustrare il ruolo, la funzione e l'interfaccia dell'IDOC con l'OLAF. Il comitato desidera proseguire anche in futuro queste riunioni proficue.

115. Infine, il comitato di vigilanza e il suo segretariato hanno anche partecipato alla conferenza organizzata dall'OLAF sul tema «Tutela degli interessi finanziari nell'UE» ( 46 ) . Il comitato di vigilanza ritiene che si sia trattato di un evento utile, che ha offerto al comitato l'opportunità di incontrarsi e scambiare opinioni con i partner dell'OLAF e i portatori di interessi di diversi Stati membri, nonché di aggiornare il pubblico sulle attività in corso e passate del comitato di vigilanza in materia di garanzie procedurali.

Revisione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013

116. Nell'anno di riferimento il comitato ha seguito molto da vicino il seguito dato alla proposta della Commissione, pubblicata nel 2018, di modificare il regolamento OLAF al fine di instaurare una stretta cooperazione con la Procura europea e garantire l'efficacia delle indagini dell'OLAF ( 47 )

117. Il 16 aprile 2019 il Parlamento europeo ha adottato una risoluzione legislativa per una posizione in prima lettura ( 48 ) . Il comitato constata con grande soddisfazione che le sue osservazioni su disposizioni specifiche della proposta di modifica ( 49 ) sono state recepite dal Parlamento.

119. Consapevole dell'importanza di tale riforma, il comitato di vigilanza ha cercato di svolgere un ruolo attivo e costruttivo nelle discussioni in corso. A tale proposito, il comitato desidera ribadire le proprie osservazioni sulla proposta presentata alla fine del 2018. Le osservazioni del comitato erano ispirate ai principi dello svolgimento imparziale delle indagini, della certezza del diritto, della trasparenza e della responsabilità, che l'OLAF deve onorare.

120. Più in particolare, per quanto riguarda la proposta di istituire controllore delle garanzie procedurali per rafforzare le garanzie procedurali delle persone oggetto di indagine da parte dell'OLAF, il comitato di vigilanza ritiene fermamente che l'ufficio del controllore proposto debba rientrare nell'ambito del mandato del comitato di vigilanza. Secondo il comitato, è logico che l'organismo che oggi controlla e sorveglia il rispetto delle garanzie procedurali da parte dell'OLAF ex post eserciti la stessa funzione anche ex ante .

121. In particolare, i poteri di monitorare il rispetto delle garanzie procedurali conferiti al controllore ( 53 ) costituirebbero sostanzialmente una sovrapposizione ai poteri attribuiti finora al comitato di vigilanza. Tale situazione, oltre a un'inutile duplicazione del lavoro, potrebbe anche comportare il rischio che i due organismi rivolgano al direttore generale dell'OLAF raccomandazioni divergenti o persino contrastanti sulle stesse questioni.

122. Prima di creare nuovi organismi, il comitato di vigilanza ritiene opportuno prendere in considerazione innanzitutto l'utilizzo o il rafforzamento di quelli esistenti. Duplicare quello che in sostanza è un organismo già esistente (comitato di vigilanza) crea inutili complessità amministrative e inefficienze.

123. Il comitato dispone già di un segretariato ben funzionante, la cui completa indipendenza è riconosciuta anche dall'attuale regolamento OLAF e che ha una notevole esperienza nel trattamento e nella gestione ex post dei ricorsi nei confronti dell'OLAF.

124. Per motivi di coerenza ed efficienza amministrativa, nel senso di un uso razionale e ottimale delle risorse e dei mezzi esistenti, il controllore dovrebbe rientrare nel mandato del comitato di vigilanza, mantenendo di conseguenza gli elevati standard di indipendenza richiesti per tale compito, riducendo nel contempo la spesa di bilancio e utilizzando le risorse umane esistenti.

Governance del comitato di vigilanza

Metodo di lavoro del comitato di vigilanza

125. Nel 2019 il comitato di vigilanza ha tenuto 10 riunioni plenarie ( 54 ) . Il presidente, i relatori e i membri del segretariato si sono inoltre incontrati regolarmente per lavorare su questioni specifiche. Per ogni questione di maggiore rilevanza esaminata, il comitato di vigilanza ha nominato un relatore. I relatori hanno collaborato con il segretariato per preparare progetti di relazioni, pareri o documenti da discutere nelle riunioni plenarie e hanno anche incontrato la direzione e il personale dell'OLAF in sede di redazione dei pareri e delle relazioni del comitato di vigilanza. Il comitato ha discusso con l'OLAF i suoi pareri prima della loro adozione.

Assunzione del personale del segretariato del comitato di vigilanza

126. Nel periodo di riferimento il segretariato ha coperto due posti rimasti vacanti ed è stato nominato un nuovo capo del segretariato in base a una procedura di selezione a norma dell'articolo 29, paragrafo 2, dello statuto dei funzionari. Il nuovo capo del segretariato si è insediato nell'ottobre 2019.

127. Il comitato è stato coinvolto in tutti questi processi di assunzione. I funzionari assegnati al segretariato non devono mai sollecitare né accettare istruzioni da alcun governo, istituzione, organo, ufficio o agenzia in relazione all'esercizio delle funzioni di controllo del comitato. Il coinvolgimento del comitato nelle assunzioni presso il segretariato assicura e garantisce l'indipendenza del processo di selezione.

RPD

128. decisione del direttore generale dell'OLAF che adotta norme di attuazione riguardanti il responsabile della protezione dei dati per l'OLAF e il segretariato del comitato di vigilanza è stata presa nel luglio 2019 Il nuovo regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 55 ) prevede che altre norme di attuazione relative al responsabile della protezione dei dati (RPD) sono adottate da ogni istituzione od organo dell'UE. L'OLAF e il comitato di vigilanza condividono lo stesso RPD. Laè stata presa nel luglio 2019 ( 56 )

Sede del segretariato

129. A seguito di una modifica del regolamento OLAF ( 57 ) , il segretariato del comitato di vigilanza è assicurato dalla Commissione, indipendentemente dall'OLAF e in stretta collaborazione con il comitato di vigilanza. Nel febbraio 2017, il segretariato era amministrativamente collegato all'Ufficio di gestione e liquidazione dei diritti individuali (PMO) della Commissione europea, benché ancora ubicato in una zona di sicurezza separata presso la sede dell'OLAF.

130. Per quanto riguarda l'effettiva ubicazione del segretariato, il comitato di vigilanza ha espresso l'opinione che un'ubicazione adeguata all'interno della zona di sicurezza dell'OLAF, sotto l'esclusiva responsabilità del comitato di vigilanza, consentirebbe al segretariato di svolgere i suoi compiti con maggiore efficienza.

131. Il comitato ha informato l'OLAF, la Commissione europea, il Parlamento europeo, il Consiglio e la Corte dei conti europea della necessità di individuare un'ubicazione più adatta per il suo segretariato e l'attuale riforma del regolamento dell'OLAF costituisce un'opportunità per riesaminare la questione.

Aspetti di bilancio

132. Il bilancio del comitato per il 2019 è stato di 200 000 EUR, con un livello di esecuzione dell'80,60 %. L'ordinatore sottodelegato responsabile della spesa è il direttore del PMO.

Sito web del comitato di vigilanza

133. Ai fini della trasparenza e della comunicazione con il pubblico e i portatori di interessi, il comitato di vigilanza, in quanto organo indipendente, mantiene il proprio sito web dedicato ( 58 ) all'interno del sistema di siti web europa.eu, in modo indipendente e parallelo al sito dell'OLAF. Tutti i pareri e le relazioni adottati dal comitato di vigilanza, nonché tutti gli altri documenti, informazioni e dati pertinenti, se non sono riservati, sono pubblicati sul sito web dedicato del comitato. Il segretariato è responsabile del contenuto e della manutenzione del sito web, conformemente alle istruzioni del comitato.

134. Il comitato ha avviato il proprio sito web nel 2015 ( 59 ) . Attualmente sta lavorando per sviluppare un sito web con un design più accessibile e attraente, che dovrebbe essere più facile da consultare. Il nuovo sito dovrebbe essere operativo entro la fine del 2020.

(1) Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell’11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).

(2) Articolo 15, paragrafo 2, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europea per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio. Testo disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20170101.

(3) Al fine di tutelare l'esperienza acquisita in seno al comitato, i membri sono sostituiti a turno, in conformità del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013.

(4) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/ALL/?uri=CELEX:32011Q1124%2801%29

(5) Da gennaio 2019 a dicembre 2019.

(6) Bruxelles, COM(2019) 163 final del 3 aprile 2019.

(7) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_IT.pdf

(8) https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/SR19_01/SR_FRAUD_RISKS_IT.pdf

(9) Parere n. 1/2020 — Casi archiviati dell'OLAF concernenti membri delle istituzioni dell'UE. La versione non riservata del parere è disponibile al pubblico al seguente indirizzo: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_no._1_2020_.pdf.pdf.

(10) Causa T-447/11, Catinis/Commissione, 21 maggio 2014, punto 34 e giurisprudenza ivi citata.

(11) Causa T-447/11, Catinis/Commissione, 21 maggio 2014, punto 34; cause riunite C-238/99 P, C-244/99 P, C-245/99 P, C-247/99 P, da C-250/99 P a C-252/99 P e C-254/99 P, Limburgse Vinyl Maatschappij e altri/Commissione, Racc. 2002, pag. I-8375, punto 187.

(12) Regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio, dell'11 settembre 2013, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) e che abroga il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio e il regolamento (Euratom) n. 1074/1999 del Consiglio (GU L 248 del 18.9.2013, pag. 1).

(13) Articolo 7, paragrafo 5, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 e causa T-48/05, Franchet e Byk/Commissione, 8 luglio 2008, punto 274.

(14) Franchet e Byk/Commissione, 8 luglio 2008, causa T-48/05, punti 167 e 168.

(15) Relazione annuale di attività del comitato di vigilanza dell'OLAF, 2018, punti 45 e ss.

(16) Punto 8 del parere congiunto dei servizi giuridici del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione relativo a tre aspetti della relazione tra l'OLAF e il suo comitato di vigilanza, 12 settembre 2016. [Documento protetto ai sensi dell'articolo 4 del regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 145 del 31.5.2001, pag. 43)].

(17) Punto 8 del citato parere congiunto.

(18) Regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall'Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (GU L 136 del 31.5.1999, pag. 1).

(19) Nella valutazione delle informazioni iniziali, il valutatore presentava le informazioni raccolte e formulava una raccomandazione al direttore generale dell'OLAF in merito all'opportunità di avviare un'indagine. Attualmente tali informazioni sono incluse nel parere sulla decisione di avvio, Workform I, vademecum OLAF sulla selezione dei casi.

(20) A norma del precedente regolamento OLAF [regolamento (CE) n. 1073/1999], il periodo di riferimento previsto dall'articolo 11, paragrafo 7, era di «9 mesi». L'articolo 7, paragrafo 8, del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 ha prolungato il periodo di riferimento a «12 mesi».

(21) Relazione annuale del comitato di vigilanza 2018, punti 45, 46 e 49, Relazione annuale del comitato di vigilanza 2017, punti da 24 a 29, Relazione annuale del comitato di vigilanza 2016, punti da 30 a 33, Relazione annuale del comitato di vigilanza 2015, punti da 30 a 33 e punti da 1 a 9, Relazione annuale del comitato di vigilanza 2014, punti da 26 a 28, Relazione annuale del comitato di vigilanza 2013, punti 18 e 19, Relazione annuale del comitato di vigilanza 2012, punto 36.

(22) Parere del comitato di vigilanza n. 2/2017 che accompagna la relazione di valutazione della Commissione sull'applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (articolo 19) punti 30 e 31; parere n. 4/2014 del comitato di vigilanza sul controllo della durata delle indagini condotte dall'OLAF, punto 20.

(23) Con lettera del 27 novembre 2019 il comitato di vigilanza ha condiviso con l'OLAF i risultati della sua analisi e ha proposto una soluzione alternativa.

(24) Parere del GEPD su una notifica di controllo preventivo ricevuta dall'RPD dell'OLAF sul regolare controllo dell'esercizio della funzione investigativa (caso 2007/73).

(25) Parere del GEPD sulle «modalità della messa a disposizione di dati personali da parte dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) al comitato di vigilanza dell'OLAF» (GEPD rif. 2019-0720 — D 0793).

(26) Estratto dal parere del GEPD 2020: «[…] Ai fini dell'attività di controllo, in parole povere, il comitato ha bisogno di conoscere i motivi per cui l'OLAF non ha ancora concluso la sua indagine e quando prevede di concluderla. Il comitato necessita anche di informazioni che lo aiutino a proteggere l'indipendenza investigativa dell'OLAF. Le informazioni necessarie dipendono dalle precise finalità delle attività di controllo del comitato.

Se, ad esempio, un'indagine è rallentata dal fatto che sono interessate persone politicamente esposte, a nostro parere l'OLAF deve includere tale informazione nel modulo di rendicontazione (compresi i nomi).

La verifica della durata delle indagini in alcuni casi potrebbe richiedere l'accesso ai nomi delle persone fisiche interessate. Analogamente, potrebbero risultare necessari i nomi per riferire in merito alle modalità di applicazione delle garanzie procedurali (informazioni sull'indagine, audizioni, osservazioni, ecc.).

Inoltre per altre componenti dei suoi compiti il comitato può sostenere di avere bisogno dei nomi delle persone interessate da un'indagine: uno dei suoi ruoli è quello di proteggere l'indipendenza investigativa dell'OLAF, che include la verifica di collegamenti tra investigatori e persone interessate.

Il comitato ha il diritto di ottenere informazioni supplementari, qualora le ritenga necessarie per comprendere e controllare un caso specifico ai sensi dell'articolo 15, paragrafo 1, quinto comma, del regolamento OLAF. Ad esempio, quando il comitato ritiene che le spiegazioni fornite dall'OLAF siano insufficienti, o quando desidera ricontrollare il bilancio dell'OLAF. La disponibilità dei nomi delle persone interessate dovrebbe consentire al comitato di valutare se siano necessarie o no informazioni supplementari per svolgere i suoi compiti. Questo approccio a più livelli sembra essere in linea con il principio di minimizzazione dei dati [raccogliere solo le informazioni necessarie, articolo 4, paragrafo 1, lettera c), del regolamento]. […]»

(27) Relazioni trasmesse dall'OLAF al comitato di vigilanza nel 2019.

(28) Solo in pochissimi casi l'incaricato dell'indagine ha fornito alcune informazioni supplementari, ma ancora insufficienti, utilizzando la categoria «altro».

(29) Sentenza del Tribunale del 3 maggio 2018 nella causa T-48/16, Sigma Orionis SA/Commissione europea, punti 104 e 105 e ulteriore giurisprudenza citata al punto 100.

(30) https://ec.europa.eu/anti-fraud/olaf-and-you/complaints-olaf-investigations_it

(31) L'OLAF ha informato il comitato di vigilanza anche in merito a un settimo ricorso presentato nel dicembre 2019, senza tuttavia effettuare un'analisi in proposito, in quanto all'epoca tale ricorso era ancora in corso di trattamento.

(32) Causa T-259/03 Nikalaou/Commissione, punto 238.

(33) OLAF-FMB-supervisory-committee@ec.europa.eu

(34) Nota all'attenzione del Sig. Jan Mulder, presidente del comitato di vigilanza dell'OLAF, del 25 novembre 2019.

(35) Cfr. parere del comitato di vigilanza che accompagna la relazione di valutazione della Commissione sull'applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio (articolo 19), punto 32; https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/sites/default/files/opinion_2_2017.pdf.

(36) Il comitato di vigilanza sta effettuando un'analisi approfondita di 43 casi in cui le raccomandazioni dell'OLAF non sono state seguite dalle autorità competenti.

(37) La task force era inizialmente un progetto pilota ed è diventata una componente permanente della struttura dell'OLAF a seguito della sua riorganizzazione a metà del 2020.

(38) Articolo 17, paragrafo 5, terzo comma, lettera a) del regolamento OLAF.

(39) Cfr. Relazione di attività del comitato di vigilanza dell'OLAF 2018, punto 52.

(40) Articolo 325 TFUE.

(41) Lettera del 14 ottobre 2019.

(42) Cfr. Relazione di attività del comitato di vigilanza dell'OLAF 2018, punto 60.

(43) Il Fondo sociale europeo, il Fondo europeo di sviluppo regionale, il Fondo di coesione, il Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e il Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca.

(44) Cfr. Comunicazione della Commissione «Rafforzare lo Stato di diritto nell'Unione — Programma d'azione», COM (2019) 343 final, 17 luglio 2019 (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/PDF/?uri=CELEX:52019DC0343&from=IT) e il relativo parere del CoR, CDR 3730/2019 (https://cor.europa.eu/en/our-work/Pages/OpinionTimeline.aspx?opId=CDR-3730-2019).

(45) L'Ufficio di indagine e disciplina della Commissione (IDOC) svolge (come l'OLAF) indagini/inchieste interne indipendenti in seno alla Commissione.

(46) Tenutasi a giugno 2019.

(47) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:52018PC0338

(48) Risoluzione legislativa del Parlamento europeo del 16 aprile 2019 sulla proposta di regolamento del Parlamento europeo e del Consiglio che modifica il regolamento (UE Euratom) n. 883/2013 relativo alle indagini svolte dall'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per quanto riguarda la cooperazione con la Procura europea e l'efficacia delle indagini dell'OLAF [COM(2018) 338 — C8-0214/2018 — 2018/0170(COD)], http://www.europarl.europa.eu/doceo/document/TA-8-2019-0383_IT.html.

(49) Lettera del comitato di vigilanza al presidente della commissione CONT del Parlamento europeo del 20 novembre 2018.

(50) Mandato del Consiglio per i negoziati con il Parlamento europeo del 7 giugno 2019.

(51) La decisione della commissione CONT di avviare negoziati interistituzionali è stata approvata l'8 ottobre 2019 e annunciata nella seduta plenaria del Parlamento europeo del 9 ottobre 2019.

(52) La prima riunione a tre si è svolta il 5 novembre e la seconda il 12 dicembre 2019.

(53) Il controllore avrebbe il compito di: i) esaminare i ricorsi relativi a violazioni delle garanzie procedurali e rivolgere al direttore generale dell'OLAF raccomandazioni non vincolanti su tali ricorsi; ii) controllare il rispetto delle garanzie procedurali applicabili alle indagini dell'OLAF; iii) assicurare la tempestiva gestione delle indagini onde evitare indebiti ritardi; iv) autorizzare ispezioni e taluni atti procedurali nei locali delle istituzioni dell'UE.

(54) Le date delle riunioni del comitato di vigilanza sono disponibili al seguente indirizzo: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/activities/events.

(55) Regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE (GU L 295 del 21.11.2018, pag. 39).

(56) https://ec.europa.eu/anti-fraud/sites/antifraud/files/dpo_implementing_rules_en.pdf

(57) Regolamento (UE, Euratom) 2016/2030 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 26 ottobre 2016, recante modifica del regolamento (UE, Euratom) n. 883/2013 per quanto riguarda il segretariato del comitato di vigilanza dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF). Il regolamento è entrato in vigore il 1o gennaio 2017 (GU L 317 del 23.11.2016, pag. 1).

(58) Il sito web del comitato di vigilanza è online dal 4 dicembre 2015. https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/.

(59) Decisione del comitato di vigilanza sulla trasparenza delle sue attività indipendenti del 5 novembre 2014.