[pic] | COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE |

Bruxelles, 1.8.2008

COM(2008) 500 definitivo

COMUNICAZIONE DELLA COMMISSIONE

Sintesi della relazione al Consiglio sui progressi relativi all’attuazione della raccomandazione 2005/835/CE del Consiglio del 14 novembre 2005 sugli interventi prioritari da attuare ai fini di una più intensa cooperazione in materia di archivi in Europa presentata dal gruppo “Archivi europei” {SEC(2008) 2364}

1. CONTESTO

Nella risoluzione del 6 maggio 2003 sugli archivi negli Stati membri[1], il Consiglio ha riconosciuto i problemi che gli archivi dovevano affrontare alla vigilia dell’adesione all’Unione di dieci nuovi Stati. Il Consiglio ha richiesto una valutazione della situazione degli archivi pubblici dell’UE, in particolare nel contesto dell’allargamento, ed ha chiesto alla Commissione di presentare una relazione sulle possibilità di miglioramento del coordinamento e della cooperazione tra archivi.

In risposta alla risoluzione del Consiglio, nel febbraio 2005, la Commissione ha presentato al Consiglio la Relazione sugli archivi nell’Unione europea allargata , preparata da un gruppo di esperti dell’Unione europea[2]. La relazione contiene un’analisi della situazione degli archivi nell’Unione europea e una serie di proposte di iniziative e di orientamenti per il futuro, che possono stimolare la cooperazione tra archivi a livello europeo.

La relazione sugli archivi ha indotto il Consiglio a presentare la raccomandazione 2005/835/CE del 14 novembre 2005 sugli interventi prioritari da attuare ai fini di una più intensa cooperazione in materia di archivi in Europa[3]. Il punto A della raccomandazione del Consiglio prevede la creazione di un gruppo “Archivi europei” (GAE), composto da esperti designati dagli Stati membri e dalle istituzioni dell’UE che assicuri la cooperazione e il coordinamento su questioni generali relative agli archivi e in particolare che attui le cinque misure prioritarie di cui al punto B della raccomandazione. Al punto C, gli Stati membri e le istituzioni dell’Unione europea sono congiuntamente invitati a promuovere l’attuazione di tali misure prioritarie. Va osservato che l’Unione europea si impegnerà a sostenere i progetti volti all’attuazione di tali misure nel quadro di programmi esistenti. Al punto D della raccomandazione, il Consiglio stabilisce che entro tre anni dalla data di pubblicazione della raccomandazione, il gruppo "Archivi europei" dovrà presentare una relazione sui progressi compiuti nell’attuazione delle misure prioritarie.

La relazione sui progressi, richiesta dal Consiglio, è stata adottata dal gruppo “Archivi europei” nella sua riunione del 6 giugno 2008. Tale relazione del GAE viene presentata al Consiglio in allegato alla presente comunicazione.

Il GAE ha ritenuto opportuno che la relazione non comprendesse soltanto i risultati relativi applicazione della raccomandazione del Consiglio, ma che illustrasse anche alcuni nuovi problemi che gli archivi dovranno affrontare in futuro. La relazione sui progressi è quindi articolata in questo modo.

2. REALIZZAZIONI

2.1. Aumento della cooperazione tra archivi europei

Il GAE è stato creato all’inizio del 2006 e comprende esperti dei 27 Stati membri dell’Unione europea[4] e delle cinque istituzioni europee di cui all’articolo 7, paragrafo 1, del trattato CE. Dalla sua riunione inaugurale dell’aprile 2006, il GAE si è riunito a cadenza semestrale per verificare i progressi ottenuti nell’applicazione della raccomandazione del Consiglio e per dare indicazioni ed orientamenti relativi alle iniziative adottate relativamente alle cinque azioni prioritarie.

Il GAE ha cercato di cooperare con altre reti ed enti attivi nel settore. Per l’attuazione di un certo numero di misure prioritarie, il GAE ha cercato di cooperare con organismi esistenti, quali il Forum DLM[5] e la sezione europea del Consiglio internazionale degli archivi (EURBICA). Gli archivi partecipano inoltre attivamente alla European Digital Library Foundation e sono rappresentati presso il gruppo di esperti ad alto livello sulle biblioteche digitali e presso il gruppo di lavoro sull’interoperabilità della biblioteca digitale europea.

Per quanto riguarda la misura prioritaria “Adozione di misure per prevenire il furto dei documenti d’archivio”, il GAE ha cercato di collaborare con musei e biblioteche, per risolvere un problema che interessa i tre settori. Per il recupero degli oggetti rubati, è fondamentale che vi sia una collaborazione tra i settori. A tal fine, nell’ottobre 2008, la Presidenza francese dell’UE organizzerà a Roubaix una conferenza congiunta per discutere il problema.

Conformemente al punto C della raccomandazione del Consiglio, la Commissione ha cercato, ove possibile, di sostenere i progetti volti all’attuazione della raccomandazione stessa. È stato richiesto ed ottenuto il finanziamento per l’aggiornamento e l’estensione dei requisiti modello per sistemi di gestione di documenti ed archivi elettronici (MoReq2)[6] e per la banca dati giuridica per gli archivi in Europa[7], nel quadro del programma IDABC[8]. La proposta del gruppo di lavoro GAE di creare un portale internet degli archivi[9] dovrebbe essere finanziata dal programma eContent plus [10].

2.2. Le cinque misure prioritarie della raccomandazione del Consiglio

Si sono registrati progressi relativi a tutte le cinque misure prioritarie di cui al punto B della raccomandazione del Consiglio del novembre 2005.

2.2.1. Conservazione degli archivi e prevenzione dei danni

La raccomandazione del Consiglio chiede l’elaborazione di un piano d’azione per promuovere misure di prevenzione dei danni ai documenti e agli archivi causati da catastrofi naturali o da altri eventi devastanti, la promozione di interventi su scala comunitaria per la conservazione e la riparazione dei documenti e degli archivi danneggiati e l’elaborazione e la promozione di norme e di specifiche per la costruzione di nuove strutture destinate agli archivi.

Dopo la pubblicazione della raccomandazione, è stato creato un gruppo di lavoro composto di rappresentanti di tre paesi, presieduto dal Bundesarchiv tedesco, sulla conservazione degli archivi e la prevenzione dei danni agli archivi. Il gruppo di lavoro si è concentrato sul problema più urgente, tra quelli a cui fa riferimento la raccomandazione del Consiglio, ovvero sulla prevenzione dei danni causati da catastrofi. Il gruppo ha registrato progressi a livello di cooperazione regionale tra Repubblica ceca, Polonia e Germania, in particolare elaborando un progetto di realizzazione, entro il 2008, di un servizio di informazioni via Internet da utilizzare in caso di catastrofi. Tale servizio dovrebbe fornire informazioni dettagliate sulla prevenzione e sulla gestione dei disastri, ma anche informazioni su dove reperire risorse e competenze adeguate.

L’obiettivo è estendere a livello europeo la banca dati Internet, per farla diventare uno strumento tramite il quale strutturare e favorire la connessione in rete degli archivi europei. Tale servizio permetterà agli archivi di tutta l’UE di prepararsi adeguatamente ad affrontare tutti i tipi di disastro.

2.2.2. Cooperazione interdisciplinare a livello europeo nel settore dei documenti ed archivi elettronici

Nella sua raccomandazione del 14 novembre 2005, il Consiglio chiede che venga ulteriormente sviluppata la cooperazione interdisciplinare a livello europeo nel settore dei documenti ed archivi elettronici. In particolare, il Consiglio raccomanda di aggiornare ed estendere gli attuali requisiti per la creazione di sistemi di gestione di documenti ed archivi elettronici (MoReq). Nella raccomandazione, il Consiglio chiede inoltre di continuare ad organizzare le conferenze del Forum DLM sui documenti e gli archivi elettronici.

In cooperazione con la Commissione, il Forum DLM ha elaborato la versione aggiornata ed estesa dei requisiti modello per sistemi di gestione di documenti ed archivi elettronici (MoReq2). Il Forum DLM garantirà la buona gestione del MoReq2 e promuoverà la creazione di test di conformità per l'elaborazione di programmi di gestione più conformi al MoReq2.

In accordo con la raccomandazione del Consiglio, il Forum DLM continuerà ad organizzare, a cui sarà invitato il massimo numero di istituzioni, sui documenti e gli archivi elettronici. La quinta conferenza del Forum DLM si terrà a Tolosa (Francia) dal 10 al 12 dicembre 2008 e riguarderà i risultati ottenuti e i nuovi orientamenti relativi alla gestione delle informazioni e dei documenti in Europa.

2.2.3. Costituzione e gestione di un portale Internet per l'accesso ai documenti e agli archivi europei

L’obiettivo della proposta di creare un portale Internet degli archivi in Europa è facilitare l'accesso alla varietà di documenti conservati negli archivi di istituti pubblici o privati di tutela del patrimonio culturale e il loro utilizzo per ragioni professionali, di interesse personale e/o di studio. Per la prima volta in Europa, sarà così possibile consultare archivi alla ricerca di informazioni, senza gli ostacoli rappresentati dai confini nazionali o dalle differenze di istituzione o settore. Ciò rappresenta un contributo significativo verso la realizzazione dell’idea di un punto comune multilingue di accesso al patrimonio europeo culturale e scientifico digitalizzato.

Il progetto non prevede nuove norme, ma l’applicazione di un quadro comune, valido in tutta Europa, che comprenda le attuali norme generali relative agli archivi. Il progetto sosterrà ed incoraggerà inoltre l’adozione di norme transnazionali per garantire l’interoperabilità tra i diversi portali di accesso agli archivi a livello nazionale o di istituzione.

Il gruppo responsabile del progetto, diretto dalla sottodirezione generale degli archivi statali spagnoli ha costituito una solida rete di archivi ed ha contatti intensi con altre istituzioni di tutela del patrimonio culturale (biblioteche e musei). Il portale archivi sarà collegato a EUROPEANA e la Commissione dovrebbe firmare un contratto per il finanziamento del progetto a partire dal programma eContent plus .

2.2.4. Promozione delle migliori pratiche per quanto riguarda la legislazione nazionale ed europea in materia di archivi

Con la raccomandazione del 14 novembre 2005, il Consiglio ha invitato a promuovere migliori pratiche per quanto riguarda la legislazione nazionale ed europea in materia di gestione dei documenti e degli archivi e di accesso ad essi. A tal fine, esso ha proposto di creare una banca dati che metta in collegamento i dati sulla legislazione in materia di archivi e sulle altre leggi correlate a livello nazionale e comunitario e ne agevoli la consultazione. La banca dati permetterà una visione d’insieme della legislazione in vigore e permetterà l’individuazione e la divulgazione delle migliori pratiche.

Un gruppo di lavoro incaricato di creare una banca dati relativa agli archivi in Europa è diretto dalla Direction des Archives de France in collaborazione con la sezione europea del Consiglio internazionale degli archivi (EURBICA). La banca dati contiene normative in materia di archivi e istituzioni affini, nonché informazioni che permettono l’interpretazione delle normative e la comprensione del contesto, a livello di UE e degli Stati membri UE. Il potenziamento della banca dati giuridica è sostenuto dalla Commissione europea e finanziato tramite il programma IDABC dell’Unione europea.

La banca dati giuridica è stata presentata alla Commissione in giugno. I contenuti saranno forniti dagli Stati membri e dalle istituzioni europee nella seconda metà del 2008. La banca dati sarà gestita dagli Stati membri e ospitata presso il Consiglio internazionale degli archivi ( International Council on Archives , ICA).

2.2.5. Misure per prevenire il furto dei documenti d’archivio

Un gruppo di lavoro incaricato di elaborare misure di prevenzione dei furti negli archivi, diretto dal Riksarkiv svedese, si è concentrato su due aspetti ritenuti prioritari, innanzitutto, su quali misure adottare per evitare i furti negli archivi e il commercio di manufatti appartenenti al patrimonio culturale e in secondo luogo, sulla necessità di intraprendere uno studio che indichi la portata del problema dei furti presso gli archivi degli Stati membri.

Il gruppo di lavoro ha eseguito il compito affidatogli. Nel giugno 2007, esso ha presentato al GAE una relazione sui furti negli archivi basata su una ricerca condotta su quasi 200 archivi in tutta Europa. La ricerca illustra la natura e la portata dei furti negli archivi. Sulla base della relazione, il gruppo di lavoro dovrebbe fornire consigli e alcune raccomandazioni. Il gruppo ha elaborato alcuni principi e orientamenti pratici per la prevenzione dei furti negli archivi, che serviranno come strumento comune a disposizione degli archivi. Tali principi e orientamenti pratici sono stati presentati al GAE nel giugno 2008.

Il gruppo di lavoro ha inoltre redatto un progetto di dichiarazione sulla prevenzione dei furti negli archivi e sulla lotta contro il traffico illegale di oggetti rubati, che i responsabili degli archivi nazionali dei 27 Stati membri dovrebbero adottare. La dichiarazione sarà presentata al seminario sui furti negli archivi che si terrà a Roubaix nel novembre 2008, durante la presidenza francese.

3. SFIDE FUTURE

Il GAE propone che i servizi archivistici riflettano sul proprio ruolo in un ambiente in rapida evoluzione ed esaminino il modo in cui poter offrire un servizio migliore ai cittadini e soprattutto alle amministrazioni pubbliche. Il gruppo ha individuato cinque sfide future.

3.1.1. La direttiva europea relativa al riutilizzo dell'informazione del settore pubblico

Il GAE propone di studiare più attentamente come utilizzare meglio e divulgare in maniera più ampia le informazioni contenute negli archivi e osserva in particolare che la direttiva 2003/98/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 17 novembre 2003, relativa al riutilizzo dell'informazione del settore pubblico[11] permette di riutilizzare la ricchezza delle informazioni contenute negli archivi europei. Esso raccomanda che i servizi archivistici degli Stati membri valutino i vantaggi e gli svantaggi di estendere i termini di quella direttiva agli archivi ed esaminino modelli diversi di utilizzo degli archivi, caratterizzati da una maggiore accessibilità per i cittadini europei e non europei.

3.1.2. Il rapporto tra accesso agli archivi in loco e online

Secondo il GAE, il rapporto tra accesso in loco e accesso online agli archivi sta cambiando. Nella relazione sui progressi si osserva che tale questione avrebbe bisogno di uno studio più approfondito delle pratiche e delle esperienze dei paesi UE e che, oltre allo scambio di informazioni, sarebbe utile elaborare alcuni orientamenti sulle migliori pratiche. Nella relazione si raccomanda quindi al GAE di intraprendere uno studio più approfondito della questione e, in particolare, di prendere in considerazione le implicazioni per i servizi archivistici europei del cambiamento del rapporto tra accesso in loco e accesso online agli archivi. Nella relazione si propone uno scambio di informazioni sugli attuali approcci alla digitalizzazione dei materiali d’archivio e si invita il GAE ad incoraggiare gli archivi dell'UE a mettere a punto strategie adeguate per il futuro.

3.1.3. Digitalizzazione dei documenti: conseguenze per le amministrazioni e per i cittadini ed evoluzione del ruolo degli archivi

L’uso crescente delle nuove tecnologie ha inciso in misura decisiva sulle pubbliche amministrazioni e sul modo in cui esse gestiscono le informazioni, nonché sul modo in cui i documenti vengono creati, conservati e consultati. Negli ultimi decenni, l’applicazione dell’informatica al lavoro delle amministrazioni si è inoltre accompagnata al miglioramento e all'applicazione di norme di efficienza e di qualità dei servizi e alla sempre maggiore sensibilità alla trasparenza e alla responsabilità della gestione. Per le pubbliche amministrazioni del XXI° secolo, i concetti di buon governo e di e-government sono di importanza fondamentale. Inevitabilmente, l’e-government e la digitalizzazione dei documenti cambieranno profondamente molti dei tradizionali principi e delle pratiche adottate dai servizi archivistici.

La digitalizzazione inciderà non soltanto sul concetto tradizionale di archivio e sulle pratiche tradizionalmente seguite, ma cambierà i rapporti tra servizi archivistici e creatori di documenti e, in ultima analisi, il ruolo che i servizi archivistici e gli archivisti svolgono nella pubblica amministrazione e nella società in generale. L’analisi dei cambiamenti registrati negli Stati membri UE, nel contesto delle diverse tradizioni giuridiche ed amministrative, potrebbe permettere di capire il valore delle diverse norme e pratiche.

Il GAE ha concluso che uno scambio di informazioni sulla situazione attuale può migliorare il modo in cui tali questioni sono affrontate nei diversi paesi. Gli archivi nazionali stanno attivamente esaminando il loro ruolo attuale e futuro nel quadro dell'e-government. Il GAE propone di stimolare e promuovere la discussione su come i cittadini in generale e le pubbliche amministrazioni in particolare possano sfruttare l’intero valore potenziale degli archivi e si impegna a riferire più dettagliatamente in materia nel 2010.

3.1.4. Creazione di una rete di esperti europei

Secondo la relazione sui progressi, la cooperazione tra gli archivisti degli Stati membri dell’UE va considerata come uno dei principali strumenti per promuovere la cooperazione tra gli archivi e si suggerisce la creazione di una rete di esperti europei che forniscano agli archivi e agli archivisti europei:

- aiuto nell'attuazione - ai rispettivi livelli - dei diversi progetti elaborati nel quadro delle attuali priorità o ancora da definire e

- sostegno e informazioni per quanto riguarda gli altri settori di consulenza a cui fa riferimento la relazione.

Per raggiungere tali obiettivi, il GAE propone di cooperare sia con i servizi archivistici degli Stati membri coinvolti nei vari progetti che con le associazioni professionali degli archivisti. In mancanza di una associazione europea degli archivisti, questi ultimi potrebbero essere rappresentati dalla sezione europea del Consiglio internazionale degli archivi (EURBICA), a cui molte di queste associazioni fanno capo.

3.1.5. Progetto di un centro di eccellenza degli archivisti europei

Negli ultimi anni, le mutazioni della società e della professione di archivista hanno evidenziato il bisogno di una categoria di manager di alto livello nel settore della gestione dei documenti e degli archivi, con ottime prospettive di carriera e con la possibilità di occupare posti di lavoro strategici. Nell’Unione europea, c’è bisogno di una nuova generazione di direttori di archivi in possesso non soltanto di una solida conoscenza delle problematiche e delle sfide che caratterizzano la professione, ma in grado di definire strategie gestionali e comunicare ai più alti livelli. La presente proposta potrebbe prendere la forma di un centro europeo di eccellenza, che riunirebbe i futuri archivisti, potenziando ulteriormente le competenze europee.

Tale centro europeo di eccellenza formerà un corpo di professionisti capaci di applicare le proprie competenze in un contesto sia nazionale che internazionale. Esso creerà inoltre una rete specifica per gli scambi e le discussioni sulla base di un approccio che comprenda non soltanto le peculiarità e le competenze nazionali, ma anche il contesto puramente europeo, stimolando in questo senso la cooperazione europea ad alto livello.

Il centro di eccellenza verrebbe decentrato, in modo da garantire strutture più leggere e da non essere ospitato a titolo permanente presso una sola organizzazione o istituzione. Sono coinvolti tutti gli Stati membri dell'UE.

4. CONCLUSIONI

La cooperazione tra gli archivi degli Stati membri ha registrato progressi dopo l’adozione della raccomandazione del Consiglio della fine del 2005. Come in passato, il processo in questione è evolutivo e si basa sulla condivisione di interessi ed ambizioni e sul riconoscimento del fatto che la cooperazione dovrebbe, e può, essere vantaggiosa per tutte le parti in causa. Date queste condizioni, la cooperazione tra archivi europei è stata sorprendentemente positiva nei due ultimi decenni. Per continuare sulla stessa strada, il GAE ha redatto una serie di raccomandazioni volte a stimolare la cooperazione nei prossimi anni:

- il GAE continuerà a monitorare e ad orientare l’attuazione delle azioni prioritarie previste dalla raccomandazione del Consiglio del 14 novembre 2005 e delle nuove misure che sono che sono adottate in conseguenza di tali azioni e che possono scaturire dalla presente relazione sui progressi; il GAE coordinerà attentamente il proprio operato con quello dell’Ufficio europeo degli archivisti nazionali ( European Board of National Archivists );

- il GAE collaborerà in misura sempre maggiore con gli altri settori e le reti pertinenti, al fine di ottenere il massimo dei vantaggi reciproci ed economie di scala a livello di efficienza nella gestione, nella conservazione e nel recupero di informazioni relative al settore pubblico e affinché i cittadini europei possano ottenere un accesso più efficace e più semplice ai documenti d'archivio e ai servizi archivistici;

- la Commissione europea continuerà a sostenere l’operato del GAE.

[1] GU C 113 del 13.5.2003, pag. 2.

[2] COM (2005) 52 definitivo.

[3] GU L 312 del 29.11.2005, pag. 55.

[4] Nel 2006, la Bulgaria e la Romania hanno partecipato come osservatori e sono diventati membri del GAE a tutti gli effetti all’inizio del 2007.

[5] DLM = gestione del ciclo di vita dei documenti ( Document Lifecycle Management ). Il Forum DLM è un’organizzazione che unisce molti archivi nazionali dell’UE 27 ed altre organizzazioni pubbliche e private interessate alla digitalizzazione dei documenti e alla gestione elettronica degli archivi.

[6] Cfr. punto 2.2.2.

[7] Cfr. punto 2.2.4.

[8] Decisione n. 2004/387/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 21 aprile 2004, relativa all'erogazione interoperabile di servizi paneuropei di governo elettronico alle amministrazioni pubbliche, alle imprese e ai cittadini (IDABC) (GU L 181 del 18.5.2004 pag. 25).

[9] Cfr. Il punto 2.2.3.

[10] Decisione n. 456/2005/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 9 marzo 2005, che adotta un programma comunitario pluriennale inteso a rendere i contenuti digitali europei più accessibili, utilizzabili e sfruttabili (GU L 79 del 24.3.2005, pag. 1).

[11] GU L 345 del 31.12.2003, pagg. 90 – 96.