Il sistema EU CSW-CERTEX rappresenta la componente centrale dello sportello unico dell'UE ed è stato messo a punto dalla Commissione per collegare gli ambienti nazionali dello sportello unico per le dogane ai sistemi o alle banche dati dell'Unione che gestiscono requisiti non doganali, in modo che tutte le autorità competenti possano accedere ai dati pertinenti e collaborare più agevolmente alle verifiche di frontiera.

Il buon funzionamento del sistema ICG è strettamente legato all'efficacia dell'ambiente dello sportello unico dell'UE per le dogane, che mira a fornire una base giuridica per il funzionamento del sistema di scambio di certificati nell'ambito dello sportello unico dell'UE per le dogane (EU CSW-CERTEX). L'"ambiente dello sportello unico dell'UE per le dogane" è concepito per consentire una condivisione più rapida ed efficiente dei dati elettronici tra le amministrazioni doganali nazionali e le autorità di regolamentazione dell'UE in tutti i settori strategici, creando un quadro digitale per una maggiore cooperazione tra tutte le autorità di frontiera e agevolando i controlli amministrativi al momento dello sdoganamento.

Modello di processo operativo (Business Process Model) - il modello di processo operativo a livello di applicazione descrive l'intero processo operativo e il flusso di informazioni per quel che riguarda un'applicazione, a integrazione del modello di processo operativo di sistema creato durante la fase di "specifica del sistema", per tenere conto delle esigenze proprie dell'applicazione.

Sistema esperto per il controllo degli scambi - la piattaforma online multilingue della Commissione europea per la certificazione sanitaria e fitosanitaria.

Sistema per l'importazione di beni culturali - il sistema elettronico centralizzato per l'importazione di beni culturali.

Durante la fase precedente la Commissione ha adottato gli atti di esecuzione necessari per l'istituzione del sistema elettronico. Per avere una migliore prospettiva circa l'attuazione pratica essa ha tenuto ampie consultazioni con i rappresentanti degli Stati membri nell'ambito del gruppo di esperti sulle questioni doganali relative ai beni culturali e del comitato dei beni culturali.

Va evidenziato che il sistema ICG sarà interconnesso con le amministrazioni doganali degli Stati membri tramite l'EU CSW-CERTEX entro il 3 marzo 2025 in seguito alla proposta della Commissione relativa all'ambiente dello sportello unico dell'UE per le dogane per consentire controlli doganali automatizzati dei documenti rilasciati per l'importazione di beni culturali. Questa attività richiederà la verifica di conformità.

Fase 3 – Messa a disposizione ed entrata in funzione: inizia la vera e propria fase di sviluppo informatico (fase di costruzione) seguita da una fase di transizione in cui le prime versioni del sistema ICG sono gradualmente introdotte tra i diversi gruppi di utenti e sono effettuate prove per garantire che entro il 28 giugno 2025 gli operatori e le autorità competenti siano adeguatamente formati e capaci di utilizzare il sistema. A questa fase seguirà un periodo di gestione successivo di sei mesi, durante il quale il sistema sarà perfezionato per soddisfare le eventuali esigenze operative che potrebbero emergere solo dopo che diventerà obbligatorio l'uso di un sistema informatico e per garantire che le attività si svolgano senza intoppi.

Fase 1 – Concettualizzazione: la prima fase prevede la redazione di un'analisi della redditività in cui sono esposte le motivazioni del progetto e ne sono definite le esigenze di bilancio. Sono inoltre prodotti i livelli 3 (BPM - requisiti dell'utente) e 4 (BPM - requisiti funzionali), con l'obiettivo di fornire una rappresentazione visiva dei processi operativi e stabilire requisiti funzionali dettagliati per garantire che il funzionamento del sistema informatico operativo previsto sia in linea con quanto indicato nella normativa. La fase successiva prevede la stesura di un documento di strategia, contenente informazioni più dettagliate sulla definizione del progetto per quanto concerne l'architettura, i costi, i tempi e i rischi nonché informazioni quali tappe, risultati attesi e organizzazione del progetto. Questi documenti riflettono le discussioni e il contenuto dell'atto di esecuzione che sarà elaborato dalla Commissione.

Come già spiegato in maniera analitica nella prima relazione annuale sui progressi compiuti, l'architettura del progetto è basata sulla metodologia prevista nel MASP-C rev. 2019 e nei suoi allegati, tra cui il regime di governance , la politica doganale per la modellizzazione delle procedure operative dell'UE e la strategia informatica . L'allegato II presenta una tabella di marcia dettagliata che riporta le principali fasi del progetto e le tappe fondamentali.

Come già indicato, una parte del progetto relativo all'importazione di beni culturali è sviluppata anche nell'ambito dello sportello unico dell'UE per le dogane (MASP-C rev. 2019, scheda 1.13), di cui l'EU CSW-CERTEX è il principale sistema informatico. L'allegato I della presente relazione contiene un estratto della pianificazione dell'EU CSW-CERTEX tratto dalla scheda 1.13 del MASP-C (tabella 2).

In parallelo con le altre attività dei servizi della Commissione nel settore doganale, il progetto relativo all'importazione di beni culturali è programmato in modo dettagliato anche nell'ambito della revisione 2019 del piano strategico pluriennale per le dogane elettroniche (MASP-C rev. 2019). L'allegato I della presente relazione contiene un estratto della pianificazione del progetto relativo all'importazione di beni culturali tratto dal MASP-C rev. 2019 (tabella 1).

La fase di sviluppo del sistema ICG ha avuto inizio a seguito dell'adozione, nel giugno 2021, del regolamento di esecuzione (UE) 2021/1079 della Commissione e dell'approvazione del documento di strategia. Tale fase avrà una durata di circa due anni, al termine dei quali inizierà la terza fase. Nella terza fase il sistema ICG sarà interconnesso con l'EU CSW-CERTEX per permettere lo scambio di documenti con i sistemi doganali degli Stati membri. Saranno organizzate contemporaneamente sessioni di formazione per consentire alle amministrazioni degli Stati membri di acquisire dimestichezza con le funzionalità operative del sistema ICG.

La terza relazione annuale sui progressi compiuti riguarda il periodo dal luglio 2021 al giugno 2022. Per ragioni di completezza gli obiettivi da conseguire, l'architettura del progetto e l'impostazione programmatica, che sono indicati in dettaglio nella prima relazione annuale sui progressi compiuti, sono trattati brevemente anche in questa sede. La valutazione complessiva dello stato di avanzamento e i rischi di ritardi individuati sono esposti per sommi capi nella sezione "Conclusioni" della presente relazione.

La Commissione ha presentato la sua prima relazione annuale sui progressi compiuti nel giugno 2020 . La relazione ha delineato le azioni intraprese dai servizi della Commissione nel primo anno successivo all'entrata in vigore del regolamento, in particolare: a) il lavoro di preparazione per l'adozione degli atti di esecuzione necessari e b) le consultazioni con gli Stati membri tramite il gruppo di esperti per le questioni doganali relative ai beni culturali e il gruppo di progetto per l'importazione dei beni culturali.

Ogni 12 mesi dall'entrata in vigore del regolamento, e fino a quando il sistema ICG non sarà operativo, la Commissione dovrà presentare al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sui progressi compiuti nella messa a punto del sistema elettronico.

I servizi della Commissione hanno informato a ogni occasione le associazioni del mercato dell'arte sull'andamento dei lavori per far sì che l'attuazione pratica del regolamento rispecchiasse adeguatamente le realtà del mercato. Durante la procedura di adozione il progetto di atto di esecuzione è stato anche reso disponibile online per la consultazione da parte dei portatori di interessi per un periodo di quattro settimane.

Concettualizzazione – Analisi della redditività

L'analisi della redditività è stata approvata dal comitato per le tecnologie dell'informazione e la cibersicurezza della Commissione europea il 23 settembre 2020 e dal gruppo di coordinamento della dogana elettronica il 16 ottobre 2020 senza osservazioni. L'analisi della redditività esamina le diverse alternative e conferma che il sistema TRACES ospitato dalla direzione generale della Salute e della sicurezza alimentare (DG SANTE) della Commissione è la piattaforma più adeguata per sviluppare il sistema ICG, poiché la maggior parte delle funzionalità necessarie ai fini dei sistemi di certificazione e di licenza è ben sviluppata al suo interno.

Definizione del progetto – Documento di strategia

Il documento di strategia perfeziona ulteriormente la valutazione iniziale formulata nell'analisi della redditività e descrive l'approccio metodologico, la governance del progetto e le sinergie con altri progetti. Di conseguenza il sistema ICG sarà sviluppato congiuntamente dalla direzione generale della Fiscalità e dell'unione doganale (DG TAXUD) della Commissione e dalla DG SANTE, facendo leva sulla cooperazione e sulla sinergia di lungo termine tra queste due direzioni generali per instaurare una collaborazione tra le autorità doganali e le autorità competenti partner, che fino a oggi si è dimostrata molto efficace nel campo dei controlli sulle importazioni di animali, alimenti e mangimi. Il documento di strategia è stato approvato dal gruppo di coordinamento della dogana elettronica il 25 giugno 2021.

Sviluppo del progetto

Dato che la legislazione che determina il funzionamento e le scadenze giuridiche del sistema ICG era già stata adottata, durante il periodo di riferimento le attività tecniche hanno registrato buoni progressi. Sia il livello 3 (BPM - requisiti dell'utente) che il livello 4 (BPM dettagliati - requisiti funzionali) sono stati riesaminati dagli Stati membri e pubblicati su ARIS Publisher. Questo pacchetto comprende la prima versione dei BPM, ma durante la fase di sviluppo saranno necessari ulteriori aggiornamenti.

Inoltre nel primo trimestre del 2022 è stato creato e pubblicato il documento relativo ai criteri di accettazione operativa (Business Acceptance Criteria – BAC). Tale documento guida l'esecuzione di tutte le prove operative, comprese quelle di accettazione, come mezzo per convalidare l'attuazione rispetto al sistema e alle specifiche delle applicazioni. Il documento contiene tutti gli scenari di prova necessari per verificare in modo completo i requisiti operativi e funzionali del sistema ICG, in modo da garantire che quest'ultimo sia in grado di soddisfare tutte le esigenze operative individuate. Ai fini di tale verifica esistono quattro gruppi di scenari di prova che descrivono i processi operativi e che si riferiscono ai settori di attività che rientrano nell'ambito di applicazione del documento relativo ai BAC, ossia 1) la licenza di importazione per i beni culturali, 2) la dichiarazione dell'importatore per i beni culturali, 3) il documento di descrizione generale e 4) la cooperazione amministrativa.

Gli scenari di prova sono presentati come sequenze di fasi che descrivono i processi da punto a punto definiti dai BPM di livello 4. L'elaborazione dei casi di prova è avvenuta sulla base di tali scenari e, per scenari particolari, sono stati definiti casi di prova specifici. I casi di prova rappresentano flussi di lavoro operativi diversi di uno scenario specifico, che variano a seconda dei parametri di input, dei prerequisiti e di tutte le informazioni contenute in un insieme di dati. L'esecuzione di tutti i casi di prova per uno scenario specifico consente di verificare il processo da punto a punto per individuarne i flussi positivi e negativi.

Tenendo conto del fatto che il sistema ICG sarà un modulo TRACES la cui interfaccia è già predisposta, la licenza di importazione, la dichiarazione dell'importatore e il documento di descrizione generale devono essere allineati all'interfaccia attuale. L'ambiente TRACES deve dunque essere configurato e fornito con dati di prova per consentire e garantire l'esecuzione di tutti gli scenari e i casi di prova.

Pertanto, con l'ausilio del documento relativo ai BAC, sono state create storie di utenti collegate ai casi di prova definiti in tale documento, verificando le informazioni necessarie agli sviluppatori per valutare e introdurre le funzionalità necessarie per soddisfare i requisiti. Lo strumento utilizzato per la creazione e il monitoraggio di tali storie è Jira, un'applicazione software impiegata per la gestione dei progetti, al fine di garantire che il monitoraggio dei progressi e i dettagli specifici relativi allo sforzo siano organizzati in strutture di valore per gli utenti operativi, gli sviluppatori e gli altri ruoli pertinenti all'interno del progetto.

Metodologia: approccio utilizzato per l'attuazione del sistema ICG

L'approccio metodologico utilizzato per l'attuazione del sistema ICG rappresenta una combinazione tra la metodologia di gestione elettronica dei progetti online (TEMPO) della DG TAXUD per la fase di concettualizzazione e la garanzia della qualità e le pratiche "Agile" utilizzate dalla DG SANTE per lo sviluppo e la messa a disposizione. In tale contesto le riunioni interne periodiche e le sessioni di dimostrazione consentono di discutere e introdurre funzionalità reali, evitando prototipi di schermate troppo elaborati. La pianificazione adattiva consente di rispondere più rapidamente alle aspettative e ai mutamenti in modo flessibile. Per ottenere un feedback adeguato dal campo e attuare correttamente il sistema, gli Stati membri saranno associati su base volontaria non appena sarà disponibile una versione di prova. L'ambiente di prova sarà accessibile dall'esterno utilizzando profili di formazione generici a partire dal quarto trimestre del 2022.

Pianificazione ad alto livello

Le caratteristiche del sistema ICG sono classificate nelle diverse categorie illustrate di seguito:

A) "caratteristiche ICG fondamentali con base esistente in TRACES": caratteristiche indispensabili per le quali saranno riutilizzate le funzionalità esistenti;

B) "caratteristiche ICG fondamentali senza base esistente in TRACES": caratteristiche indispensabili da realizzare partendo da zero;

C) "caratteristiche ICG non fondamentali": caratteristiche importanti ma non indispensabili;

D) "collegamenti esterni": caratteristiche che si basano su input esterni;

E) "fuori ambito": per le caratteristiche ICG non rientranti nell'ambito della prima versione del sistema ICG (ad esempio l'intelligenza artificiale).