Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Agenzia



Gazzetta ufficiale n. C 372 del 28/12/2001 pag. 0001 - 0008



Relazione sul rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Agenzia (2001/C 372/01) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al consiglio di amministrazione dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro, conformemente all'articolo 14, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 2062/94(1) del Consiglio. 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro per l'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 14, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del direttore. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(2), conformemente alle disposizioni finanziarie interne previste dall'articolo 15 del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha effettuato il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Le norme di controllo internazionali generalmente accettate sono state adattate in modo da poter essere applicate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha esaminato i documenti contabili ed attuato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di affermare con ragionevole certezza che i conti annuali relativi all'esercizio chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'AGENZIA EUROPEA PER LA SICUREZZA E LA SALUTE SUL LAVORO (BILBAO) PER L'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000 Esecuzione del bilancio e tenuta dei relativi conti 5. L'esecuzione del bilancio dell'esercizio 2000 è ripresa alla tabella 1(3). L'Agenzia ha dovuto riportare il 57 % (1,7 milioni di euro) degli stanziamenti impegnati nell'esercizio 2000 per l'esecuzione delle spese operative (Titolo III). Un tasso di riporto così elevato mostra la necessità che l'Agenzia migliori la qualità e la sorveglianza della programmazione delle sue attività. Stati finanziari e tenuta dei conti 6. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000. 7. Data la mancanza di stanziamenti sulle linee di bilancio interessate e l'assenza di storni, l'Agenzia ha dovuto riportare all'esercizio 2001 oneri bancari per 12155,72 euro e spese supplementari, conseguenti a perdite di cambio, per 3624,72 euro subite nel 2000. Disposizioni finanziarie e regolamentari 8. Per sistemare una sala riunioni, l'Agenzia ha indetto due gare di appalto per l'installazione di un impianto di interpretazione. Se vi fosse stata un'unica gara, dati gli importi in causa, (complessivamente 50712 euro), l'Agenzia avrebbe dovuto consultare la commissione consultiva per gli acquisti e i contratti, procedura che in questo modo è stata evitata. 9. Quattro serie di contratti pluriennali stipulati dall'Agenzia nel 1998, per un importo di 354964 euro, prevedevano, per ogni quota annua, due pagamenti: - un anticipo del 50 % nei 60 giorni successivi alla domanda di pagamento, - il pagamento del saldo dopo approvazione della relazione finale e della relativa domanda di pagamento. Questa procedura non è conforme al bando di gara che prevede l'esecuzione del primo pagamento dopo l'invio della prima relazione intermedia. Per giustificare il pagamento del saldo, i beneficiari trasmettono le loro domande corredate di un elenco delle spese sostenute, senza pezze d'appoggio, contrariamente a quanto previsto dai contratti (articolo 5). Gestione delle risorse umane dell'Agenzia Politica del personale 10. Istituita in virtù del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, del 18 luglio 1994, l'Agenzia è stata creata a seguito della nomina del direttore, nel settembre 1996. Nel corso dei primi mesi l'Agenzia si è valsa unicamente di esperti nazionali distaccati (END) e di agenti ausiliari (AA). La ricerca di END, ai fini dell'assunzione, è stata pubblicizzata solo in alcuni Stati membri(4). 11. Al personale dell'Agenzia si applicano i regolamenti e le regolamentazioni applicabili ai funzionari ed altri agenti delle CE. Come previsto all'articolo 20, terzo comma del regolamento CE n. 2062/94, il consiglio di amministrazione, d'intesa con la Commissione, approva le modalità di esecuzione. Descrizione delle mansioni 12. Una descrizione delle mansioni basata su quella pubblicata negli avvisi di posto vacante esiste solo per ogni impiego della categoria A. Occorrerebbe una descrizione delle mansioni per tutti gli agenti (in funzione degli obiettivi e dei compiti dell'Agenzia) facilmente accessibile a questi ultimi. Essa dovrebbe essere regolarmente aggiornata ed inserita nei fascicoli personali degli agenti. Esperti nazionali distaccati (END) 13. In mancanza di una decisione formale del consiglio di amministrazione, per quanto riguarda gli esperti nazionali distaccati, l'Agenzia fa riferimento al regime della Commissione. In base a quest'ultimo, la durata probabile del comando deve essere stabilita mediante uno scambio di lettere con l'amministrazione nazionale. In due casi, però, tale corrispondenza non ha avuto luogo e, in un altro, la durata suddetta non era indicata. 14. L'Agenzia ha rimborsato alle due amministrazioni nazionali interessate gli stipendi di tre END (benché, in base al regolamento, questi ultimi debbano essere in servizio e retribuiti da un'amministrazione pubblica internazionale o nazionale durante il loro distacco) perché non aveva ancora formalmente recepito nella propria regolamentazione le disposizioni in vigore alla Commissione. La regolarità di questi pagamenti è pertanto contestabile. Evoluzione dell'organico e dell'attività dell'Agenzia 15. La tabella dell'organico dell'Agenzia comprende solo agenti temporanei (AT). Il numero dei posti da occupare è autorizzato ogni anno dall'autorità di bilancio contemporaneamente al bilancio. Quest'ultimo può inoltre prevedere stanziamenti per l'assunzione di agenti ausiliari (AA), il cui contratto non può superare la durata di un anno, di agenti locali (AL) e di esperti nazionali distaccati (END). 16. La tabella 4 descrive l'evoluzione dell'organico dell'Agenzia e la sua ripartizione. L'aumento del personale tende a stabilizzarsi. Inizialmente, l'Agenzia ha fatto ricorso ad agenti ad interim per supplire alla mancanza di personale, ma nel 2000 tale possibilità è stata utilizzata in misura molto limitata. 17. Da quando è stata creata, l'Agenzia ha assunto oltre 40 agenti, 27 in qualità di AT e gli altri in qualità di AA o di END. Alla fine del 2000, 24 agenti erano AT. Tre agenti sono stati assunti mediante una procedura esterna e gli altri con procedure più informali. Le spese di assunzione sono ammontate, in media, a circa 3140 euro per agente assunto. 18. Ai fini del controllo gli agenti sono stati suddivisi in due categorie: - agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto) cioè di quelle attività che assicurano la continuità del funzionamento dell'Agenzia (per esempio, servizi amministrativi e contabili, segreteria etc.); - altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente alla realizzazione degli obiettivi dell'Agenzia. 19. In media quasi tutti gli agenti del quadro A, pari al 40 % del personale sono da considerarsi personale operativo. Tutti gli altri agenti, ossia il 60 % dell'organico, sono da considerarsi agenti di supporto. 20. La tabella 5 descrive l'evoluzione dei costi legati al personale nonché le spese di funzionamento. L'evoluzione dei costi salariali è stata, in media, pressoché parallela a quella dell'organico. 21. Per quanto concerne gli altri costi connessi al personale, l'analisi si è incentrata soprattutto sulle spese per la formazione professionale (FP) e sulle spese di funzionamento, in particolare per l'informatica. 22. Le spese di FP sono aumentate più velocemente dell'organico. Le spese di funzionamento sono in media leggermente diminuite per via delle spese d'installazione sostenute nella fase di avviamento dell'Agenzia. 23. Per valutare il rapporto tra l'attività dell'Agenzia e l'evoluzione del personale e dei relativi costi, quest'ultima è stata comparata a quella dell'ammontare degli stanziamenti operativi (Titolo III) che sono stati effettivamente spesi (stanziamenti dell'esercizio e stanziamenti riportati) nel corso di un anno. Dal confronto si evince che il personale dell'Agenzia e i relativi costi aumentano più velocemente del volume di attività. Il fenomeno è confermato dal fatto che, in media, le spese di supporto (Titolo I e II, Spese per il personale e di funzionamento) crescono più rapidamente delle spese operative. Questa situazione dovrebbe indurre l'Agenzia a riflettere su come migliorare la produttività delle risorse umane. 24. Queste constatazioni vanno considerate tenendo conto del fatto che l'Agenzia non ha ancora raggiunto il ritmo di crociera e che, date le sue dimensioni, non ha potuto beneficiare di importanti economie di scala per la propria infrastruttura materiale e amministrativa. Al riguardo, il rapporto tra il tasso di crescita del personale operativo e il volume delle spese mostra una tendenza soddisfacente. Analogamente, negli ultimi tre anni, grazie soprattutto al ricorso agli END, il tasso di crescita delle spese per il personale e delle spese di funzionamento ha registrato una tendenza a rallentare e a collocarsi al di sotto di quello delle spese operative. Conclusione 25. Benché, dalla sua istituzione, non abbia potuto assumere il personale previsto dal bilancio nella tabella dell'organico, l'Agenzia ha potuto ovviare a questo inconveniente tramite l'assunzione di AA e di END. 26. Per l'assunzione dei propri agenti, l'Agenzia si è basata su contatti limitati. Questa prassi, vantaggiosa per la sua rapidità e il rapporto costo/efficacia, prevede metodi informali di pubblicità dei posti disponibili e delle modalità di selezione. La qualità delle assunzioni effettuate non sembra dare adito a critiche. 27. Dato lo sviluppo previsto delle attività, e di conseguenza dell'organico, sarebbe auspicabile che, per i posti di natura amministrativa l'Agenzia collaborasse con le istituzioni e gli altri organismi decentrati per effettuare le proprie assunzioni sulla base più ampia possibile. 28. L'Agenzia dovrebbe sorvegliare attentamente l'evoluzione del proprio organico e del relativo costo e proseguire gli sforzi intrapresi per migliorare la produttività delle risorse umane e materiali. In linea generale, essa dovrebbe migliorare il proprio sistema di gestione e di informazione in materia di personale. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 10 ottobre 2001. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) GU L 216 del 20.8.1994, pag. 5. (2) In applicazione dell'articolo 14, paragrafo 3, del regolamento (CE) n. 2062/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e le spese dell'Agenzia per l'esercizio 2000 sono stati stabiliti il 29 marzo 2001 e poi trasmessi al consiglio di amministrazione dell'Agenzia, alla Commissione, nonché alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 17 aprile 2001. La versione ridotta del rendiconto finanziario è presentata nelle tabelle allegate alla presente relazione. (3) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate con i valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che vi siano errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore al di sotto della soglia di arrotondamento. (4) Germania, Danimarca, Irlanda, Paesi Bassi, Regno Unito, Svezia. TABELLE 1-5 Tabella 1 Esecuzione del bilancio >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999 >SPAZIO PER TABELLA> NB:I totali possono comportare degli scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte:Presentazione elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Agenzia. Tabella 3 Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999 NB:I totali possono comportare degli scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte:Presentazione elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Agenzia. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 4 Evoluzione del personale >SPAZIO PER TABELLA> AT: Agenti temporanei. AA: Agenti ausiliari. AL: Agenti locali. END: Esperti nazionali distaccati. Tabella 5 Evoluzione del personale e dei relativi costi >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'agenzia Esecuzione di bilancio e tenuta della contabilità di bilancio 5. I riporti di diritto riguardano, in misura vicina al 50 %, sovvenzioni concesse nel quadro di accordi contrattuali con i Focal Point e i Centri tematici, in virtù di una decisione presa durante l'ultima riunione del consiglio di amministrazione, nel novembre 1999. Poiché gli impegni sono stati approvati in dicembre, i riporti di diritto, che sono conformi all'articolo 6, lettera d), del regolamento finanziario dell'Agenzia, sono inevitabili. Ad ogni modo, l'Agenzia valuterà la possibilità di adeguare il processo decisionale relativo a tale questione al fine di rispettare il principio di annualità ed evitare, nella misura del possibile, il ricorso sistematico a riporti di stanziamenti. Il resto si riferisce agli ultimi pagamenti non ancora effettuati al 31 dicembre e per i quali si applica normalmente l'articolo summenzionato. Rendiconto finanziario e tenuta della contabilità 7. Riguardo alle differenze di cambio e ai costi di bonifico, l'Agenzia si impegna a correggere le linee di bilancio interessate onde evitare il ripetersi di una situazione analoga nel 2001. Disposizioni finanziarie e regolamentari 8. Riguardo alle due gare d'appalto in questione, va sottolineato che riguardavano settori diversi. La prima (2000/ADM/IT/1) riguardava l'installazione multimediale e il controllo elettronico delle sale di conferenza. La seconda (2000/ADM/IT/2), invece, era rivolta a fornitori ufficiali di attrezzature di conferenza Philips. Data l'urgenza di approntare la nuova sala di riunione, l'Agenzia ha lanciato una procedura ristretta (2000/ADM/IT/1) sollecitando la partecipazione di due fornitori che avevano già collaborato con l'Agenzia nell'installazione di sistemi multimediali e di controllo elettronico delle sale di conferenza e la cui qualità di esecuzione delle prestazioni era già stata valutata positivamente. Gestione delle risorse umane dell'Agenzia Politica del personale 10. In occasione del periodo di rodaggio dell'Agenzia, dal settembre 1996 fino alle prime assunzioni di agenti temporanei incaricati di svolgere funzioni operative all'inizio del 1998, il direttore si è trovato costretto a ricorrere, in misura estremamente limitata, ad esperti di fiducia, dalla posizione statutaria molto diversa, in funzione delle disponibilità contingenti e per un periodo limitato. Nella fattispecie, si trattava di comandi di funzionari nazionali degli Stati membri oppure di contratti di agente ausiliario, della durata di un anno, per esperti provenienti dalle istituzioni comunitarie. Riguardo alla pubblicità delle assunzioni di esperti nazionali distaccati, è opportuno sottolineare che l'Agenzia ha dovuto coprire le proprie esigenze in tale settore in funzione della disponibilità manifestata in occasione dei passi intrapresi presso le autorità di 15 Stati membri. Risultati concreti si sono avuti unicamente con sette di essi e hanno consentito di far fronte a esigenze specifiche e assistere l'Agenzia nella fase di avvio o ancora per azioni puntuali. Descrizione delle mansioni 12. L'osservazione della Corte sarà presa in considerazione al momento del completamento del rapporto informativo del personale e dell'adeguamento delle risorse umane agli obiettivi e alle funzioni di ciascuna unità nel quadro dei loro accordi contrattuali con la direzione dell'Agenzia. L'associazione del personale alla stesura e alla firma di detti accordi contrattuali costituisce una garanzia di comunicazione e scambio di informazioni. Esperti nazionali distaccati 13. La regolamentazione che si applica agli esperti nazionali distaccati presso servizi della Commissione non è stata adottata formalmente dal consiglio di amministrazione ed è stata utilizzata dall'Agenzia unicamente quale documento di riferimento. La mancanza di documentazione giustificativa a sostegno di taluni fascicoli di comando è dovuta all'esistenza, in taluni casi, di accordi verbali conclusi dal direttore all'inizio dell'installazione dell'Agenzia a Bilbao. 14. La regolamentazione della Commissione prevede che, se l'interesse della Commissione lo esige, e unicamente per gli esperti nazionali che non operano nel settore privato, essa può rimborsare al datore di lavoro la totalità o parte della remunerazione dell'esperto distaccato durante il periodo di comando. L'Agenzia ha quindi rispettato lo spirito del regolamento. Ciononostante, l'Agenzia desidera sottolineare l'eccezionalità delle situazioni nonché la durata estremamente ridotta del comando. Evoluzione dell'organico e dell'attività dell'Agenzia 17. Tutti gli agenti temporanei sono stati assunti in conformità della procedura approvata dal consiglio di amministrazione, che non si basa unicamente su un colloquio ma anche su una valutazione preliminare delle candidature in funzione delle qualifiche accademiche e professionali. In taluni casi, si organizza un esame scritto onde verificare le conoscenze specifiche necessarie per il posto vacante. Le assunzioni sono onerose, in particolare a causa del costo estremamente elevato della trasferta a Bilbao. 19. Vanno considerati come operativi anche la maggior parte degli agenti B che prestano servizio presso le unità Ambiente di lavoro' e Informazione e comunicazione'.