Relazione sul rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Ufficio



Gazzetta ufficiale n. C 372 del 28/12/2001 pag. 0086 - 0095



Relazione sul rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000, corredata delle risposte dell'Ufficio (2001/C 372/11) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARERE DELLA CORTE 1. La presente relazione è destinata al comitato di bilancio dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno, conformemente all'articolo 137, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio(1). 2. La Corte ha esaminato il rendiconto finanziario dell'Ufficio per l'armonizzazione nel mercato interno relativo all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000. Conformemente all'articolo 119, paragrafo 2, lettera c), del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio(2), il bilancio è stato eseguito sotto la responsabilità del presidente dell'Ufficio. Tale responsabilità comprende la compilazione e la presentazione del rendiconto finanziario(3), conformemente alle disposizioni finanziarie interne di cui all'articolo 138 del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio. La Corte dei conti esamina i conti in questione in virtù dell'articolo 248 del trattato che istituisce la Comunità europea. 3. La Corte ha svolto il controllo secondo le proprie politiche e norme di controllo. Queste sono il risultato di un adeguamento delle norme internazionali di controllo generalmente accettate allo specifico contesto comunitario. La Corte ha pertanto esaminato i documenti contabili ed applicato le procedure di controllo ritenute necessarie in questo contesto. Tale controllo ha permesso alla Corte di ottenere elementi idonei a sostenere il parere espresso nella presente relazione. 4. L'esame ha consentito alla Corte di asserire, con ragionevole certezza, che i conti annuali relativi all'esercizio finanziario chiuso al 31 dicembre 2000 sono affidabili e che le relative operazioni sono, nel complesso, legittime e regolari. PRINCIPALI OSSERVAZIONI SULL'ESECUZIONE DEL BILANCIO DELL'UFFICIO PER L'ARMONIZZAZIONE NEL MERCATO INTERNO (ALICANTE) RELATIVAMENTE ALL'ESERCIZIO CHIUSO AL 31 DICEMBRE 2000 Esecuzione del bilancio e relativi conti 5. L'esecuzione del bilancio relativo all'esercizio 2000 è illustrata nella tabella 1(4). L'Ufficio ha aumentato il bilancio iniziale del 23 % a causa dell'aumento delle domande di registrazione ricevute durante l'anno. L'aumento di tali domande ha un impatto a più lungo termine sull'evoluzione delle risorse umane e materiali dell'Ufficio (procedure d'opposizione e d'appello alle decisioni dell'Ufficio, che possono essere avviate uno o due anni dopo il deposito del marchio). 6. Inoltre, gli stanziamenti disponibili per l'esercizio 2000 sono stati annullati per un importo pari a 51,4 milioni di euro (il 33 % dell'importo totale). L'importo annullato comprende una riserva di 37,9 milioni di euro, rimasta inutilizzata. 7. Gli stanziamenti riportati dall'esercizio 1999 all'esercizio 2000 sono rimasti inutilizzati per un importo pari a 5,0 milioni di euro, corrispondente al 22 % del totale degli stanziamenti riportati. L'Ufficio dovrebbe cercare di migliorare le stime degli importi da riportare al fine di annullare al più presto gli stanziamenti non necessari. Rendiconto finanziario e tenuta dei conti 8. Le tabelle 2 e 3 presentano rispettivamente il conto di gestione per l'esercizio 2000 e il bilancio finanziario al 31 dicembre 2000. 9. In base alle norme applicate dall'Ufficio, i beni che ne costituiscono il patrimonio figurano nel bilancio finanziario all'atto del relativo pagamento. Pertanto, un importo di 1,7 milioni di euro corrispondente a beni informatici in attesa di pagamento non è stato iscritto nel bilancio finanziario né menzionato in una nota esplicativa. Disposizioni finanziarie 10. I pagamenti dovuti agli Stati membri per i loro lavori di ricerca sono effettuati in assenza di documenti giustificativi. Tale prassi è contraria a quanto disposto dal regolamento finanziario. Gestione 11. Dal 1995, la Commissione provvede alla gestione dei salari dell'Ufficio tramite un contributo annuo di 500 euro per agente. Questo approccio era giustificato dallo scarso numero di agenti dell'Ufficio durante la fase di avviamento. Considerando l'aumento dell'organico dell'Ufficio (cfr. la tabella 4), sarebbe opportuno accertare che tale importo sia ancora giustificato. 12. In una precedente(5) relazione, l'Ufficio era stato invitato a tenere una contabilità analitica per identificare e analizzare con precisione i costi delle varie attività. Nel 2000, l'Ufficio ha elaborato una metodologia per determinare meglio i costi dei vari servizi. L'Ufficio deve proseguire i propri sforzi per stabilire con maggior precisione le tariffe da applicare. Evoluzione dell'organico e delle attività dell'Ufficio 13. Il personale dell'Ufficio comprende agenti statutari, permanenti (AP) o temporanei (AT). Ogni anno, il numero di posti riservato ad agenti statutari è autorizzato dall'autorità di bilancio contemporaneamente al bilancio di previsione. Quest'ultimo può inoltre destinare degli stanziamenti all'assunzione di agenti ausiliari (AA), il cui contratto non può avere una durata superiore a un anno, e di agenti locali (AL). 14. La tabella 4 illustra l'evoluzione e la ripartizione dell'organico dell'Ufficio. Oltre al rallentamento della crescita del numero di agenti, essa mostra che la percentuale di agenti permanenti tende nel tempo ad aumentare. 15. Si è in parte ovviato alla carenza di personale ricorrendo ad agenti interinali; la dotazione di bilancio spesa per questi ultimi è stata moltiplicata per 30 tra il 1996 ed il 2000 (i pagamenti per gli agenti interinali sono ammontati a 0,9 milioni di euro nel 2000). 16. In media, oltre un quarto del personale dell'Ufficio cambia status ogni anno (passaggio dallo status di agente ausiliare a quello di agente temporaneo o da temporaneo a permanente) e questa tendenza va accelerando. Inoltre, lo status dei nuovi assunti (dalla sua creazione l'Ufficio ha assunto, per tutte le posizioni statutarie, 634 agenti) è così ripartito: il 65 % di AT ed il 35 % di AA o, in misura trascurabile, di AL. Dall'entrata in funzione dell'Ufficio, al 31 dicembre 2000 un solo agente era stato assunto direttamente come agente permanente. 17. Gli agenti sono assunti dapprima con lo status di agenti ausiliari (molto spesso dopo un contratto come agente interinale per le categorie più basse), per passare poi, in seguito a procedure interne, a quello di agenti temporanei. Infine, tramite concorsi interni che prevedono prove scritte e orali, diventano agenti permanenti. 18. Il carattere interno di questo modello di gestione dell'organico è illustrato nella tabella 5 che analizza l'evoluzione delle assunzioni in base alle modalità applicate e mostra che solamente il 12 % del personale è stato assunto a seguito di una procedura di selezione di candidature esterne. 19. Le spese di assunzione sono ammontate, in media, a circa 1410 euro per ogni agente assunto. L'esame di un campione di 30 agenti, non ha mostrato particolari problemi per quanto concerne l'adeguatezza del loro profilo alle mansioni. 20. Il tasso di rotazione del personale (AP, AT, AA e AL), dovuto agli agenti che lasciano l'Ufficio, corrisponde a una media annua del 3 %. Questa percentuale è dovuta per metà alla scadenza dei contratti e per metà alla rottura degli stessi da parte, principalmente, degli agenti interessati. 21. Ai fini del controllo, gli agenti sono stati classificati in due categorie: - agenti incaricati di attività di supporto (agenti di supporto), vale a dire delle attività che garantiscono la continuità del funzionamento dell'Ufficio (ad esempio, servizi amministrativi, contabili, di segretariato ecc.), - altri agenti, detti operativi, che contribuiscono direttamente al conseguimento degli obiettivi dell'Ufficio. 22. In media, il 66 % degli agenti del quadro A è da considerare operativo. Per determinare il carattere operativo o meno delle mansioni delle altre categorie di agenti, che nonostante la categoria cui appartengono svolgono lavori che non sono di semplice esecuzione e supporto, si è utilizzato un campione di 31 agenti che mostra che, considerando tutte le categorie, il 58 % degli agenti dell'Ufficio potrebbero essere considerati operativi. 23. L'evoluzione del rapporto agenti operativi/agenti di supporto appare normale ed anche leggermente favorevole nella misura in cui la predominanza di agenti di supporto durante i due primi anni di attività dell'Ufficio è diminuita fortemente in seguito, mentre la proporzione di agenti A assegnati a compiti di supporto è attualmente del 32 %, ovvero leggermente inferiore alla media nell'arco del periodo analizzato (34 %). 24. La tabella 6 descrive l'evoluzione delle spese relative al personale e di funzionamento. L'evoluzione delle spese salariali, pur notevole, è stata meno rapida di quella dell'organico. Tale situazione può essere riconducibile alla politica attuata dall'Ufficio in materia di assunzioni che, a causa del passaggio dallo status di agente ausiliario a quello di agente permanente, ritarda l'ingresso nella carriera, rallentando così l'evoluzione della massa salariale. 25. Tra gli altri costi relativi al personale, l'analisi ha riguardato in specie le spese per la formazione professionale (FP) e quelle di funzionamento, in particolare per il settore informatico. Le spese per la FP sono aumentate parallelamente all'organico, rappresentando quindi un aumento annuo del 23 % pro capite. Anche le spese di funzionamento, tra cui quelle per l'informatica, hanno registrato una forte crescita che corrisponde, rispettivamente, a una media annua del 54 % e del 36 %, nettamente inferiore, però, all'aumento del personale. Ne risultano evoluzioni pro capite minime, se non negative, poiché le spese di funzionamento includono i notevoli investimenti iniziali operati dall'Ufficio. 26. Per comprendere il rapporto tra l'attività dell'Ufficio e l'evoluzione del personale e dei relativi costi, quest'ultima è stata paragonata all'evoluzione dell'importo delle entrate riscosse dall'Ufficio nel corso di un anno. Le entrate infatti tengono conto del numero di domande presentate all'Ufficio e delle relative difficoltà di trattamento, che si riflettono nelle diverse tasse applicate. Dal confronto si evince che la gestione dell'Ufficio è efficace se, in media, l'impiego di risorse umane ed il relativo costo aumentano in misura minore rispetto all'attività richiesta all'Ufficio. Tale constatazione è corroborata dal fatto che, in media, anche le spese di supporto (Titolo I e II) crescono meno rapidamente delle spese operative (spese effettive su stanziamenti dell'esercizio e stanziamenti riportati del titolo III). Conclusione 27. In generale, risulta che dalla sua creazione l'Ufficio non ha potuto assumere il personale richiesto al momento della procedura di bilancio. All'origine di questa situazione possono esservi due ragioni: - da un lato, la difficoltà di prevedere con precisione i bisogni in materia di personale, - dall'altro, una certa prudenza in caso di un'eventuale rallentamento delle domande di registrazione. 28. Per assumere il proprio personale, l'Ufficio si è discostato dal modello di selezione mediante concorso esterno ampiamente pubblicizzato. Tale procedura riduce al minimo le spese di assunzione e permette di valutare gli agenti assunti nell'arco di un lungo periodo e di frenare l'evoluzione dei costi salariali, ma presenta i seguenti inconvenienti: - l'effetto selezione appare debole se si esamina lo sviluppo delle carriere all'interno dell'Ufficio; - le misure adottate per pubblicizzare gli impieghi e la selezione degli agenti sono insufficienti, anche se la qualità delle assunzioni effettuate non sembra dover essere rimessa in causa. 29. Considerato il previsto sviluppo delle attività e dell'organico, sarebbe forse auspicabile che per i posti relativi ad attività di supporto, nonché per le attività operative che richiedono qualifiche di tipo amministrativo, l'Ufficio collaborasse con le Istituzioni e gli altri organismi decentrati per effettuare le assunzioni sulla più ampia base possibile. 30. Sebbene in termini di produttività globale del personale la situazione dell'Ufficio sia piuttosto soddisfacente, esso dovrebbe impegnarsi a mantenere il controllo della situazione, specie in termini di costi salariali. Inoltre, l'Ufficio dovrebbe cercare di valutare meglio e di migliorare l'impatto delle spese di formazione e di funzionamento in relazione alla produttività individuale degli agenti. Infine, l'Ufficio dovrebbe, in generale, migliorare il proprio sistema di gestione e d'informazione in materia di personale. La presente relazione è stata adottata dalla Corte dei conti a Lussemburgo nella riunione del 25 ottobre 2001. Per la Corte dei conti Jan O. Karlsson Presidente (1) GU L 11 del 14.1.1994, pag. 33. (2) GU L 11 del 14.1.1994, pag. 30. (3) Come disposto dall'articolo 137, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 40/94 del Consiglio, i conti di tutte le entrate e di tutte le spese dell'Ufficio relativi all'esercizio finanziario 2000 sono stati compilati il 28 febbraio 2001 e trasmessi successivamente al consiglio di amministrazione dell'Ufficio, al Parlamento europeo, alla Commissione nonché alla Corte dei conti, alla quale sono pervenuti il 28 marzo 2001. Il riepilogo di questo rendiconto figura nelle tabelle allegate alla presente relazione. (4) Tutte le tabelle della presente relazione sono state calcolate sui valori più esatti possibili dei dati utilizzati. Ai fini della presentazione, le cifre sono state arrotondate, il che può dare l'impressione che siano stati commessi errori di calcolo. Un trattino indica un valore inesistente o nullo e 0,0 indica un valore inferiore alla soglia di arrotondamento. (5) GU C 373 del 27.12.2000, paragrafo 6; cfr. inoltre GU C 372 del 22.12.1999, paragrafo 6 e GU C 406 del 28.12.1998, paragrafo 1.5. TABELLE 1-6 Tabella 1 Esecuzione del bilancio >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 2 Conto di gestione degli esercizi 2000 e 1999 >SPAZIO PER TABELLA> NB:I totali possono presentare scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte:Presentazione elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Ufficio. Tabella 3 Bilancio finanziario al 31 dicembre 2000 e al 31 dicembre 1999 NB:I totali possono presentare scarti dovuti agli arrotondamenti. Fonte:Presentazione elaborata dalla Corte dei conti sulla base dei dati forniti dall'Ufficio. >SPAZIO PER TABELLA> >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 4 Evoluzione dell'organico >SPAZIO PER TABELLA> AP: Agenti permanenti. AT: Agenti temporanei. AA: Agenti ausiliari. AL: Agenti locali. Tabella 5 Analisi della variazione dell'organico >SPAZIO PER TABELLA> Tabella 6 Evoluzione dell'organico e dei relativi costi >SPAZIO PER TABELLA> Risposte dell'ufficio Esecuzione del bilancio e conti degli oneri e proventi di bilancio 7. L'Ufficio prende atto dell'osservazione della Corte dei conti e proseguirà i suoi sforzi volti a migliorare il proprio sistema di previsione di bilancio. Rendiconto finanziario e tenuta dei conti 9. Conseguentemente all'osservazione della Corte dei conti, l'Ufficio includerà d'ora in poi un commento nei suoi conti annuali contenente le informazioni richieste. Disposizioni finanziarie 10. In seguito alla visita della Corte dei conti, l'Ufficio ha già proposto agli uffici nazionali la compilazione di un modulo di fattura. Tale modulo sarà compilato dall'UAMI dopo ricevimento delle relazioni di ricerca, trasmesso agli uffici per approvazione e firma e quindi rinviato all'UAMI prima del pagamento. Gestione 11. Nel marzo 2001, l'Ufficio ha sottoposto alla Commissione il problema del contributo annuo di 500 euro per agente per la gestione delle retribuzioni. La Commissione ha risposto all'Ufficio che stava riesaminando tale questione. 12. Il servizio finanziario ha ultimato i suoi lavori per l'esercizio 2000. Poiché il sistema di contabilità analitica è nel suo stadio iniziale, i dati relativi a suddetto esercizio sono solo approssimativi. La relazione per l'esercizio finanziario 2000 contiene le seguenti informazioni: gli oneri e il risultato della contabilità analitica, la ripartizione dei giorni lavorativi per attività e servizio nonché la ripartizione dei costi per unità e per prodotto. È stata altresì redatta una seconda relazione relativa ai costi del personale. Devono essere ancora attuati taluni lavori necessari per completare l'installazione del sistema; si tratta, tra l'altro, dell'attuazione di alcuni flussi di informazione o dell'integrazione nel sistema della contabilità analitica dei dati statistici già disponibili sulla gestione del marchio oppure di informazioni contenute nelle schede di produttività. Evoluzione dell'organico e delle attività dell'Ufficio 16 e 17. È opportuno osservare che le procedure e le condizioni di passaggio tra i vari statuti del percorso tipico (interinale ausiliario agente temporaneo funzionario) non sono le stesse per ogni passaggio. Il percorso non è perciò automatico e i concorsi interni di nomina in ruolo hanno consentito di costituire un nucleo di funzionari che, avendo dato prova delle loro competenze e capacità nel corso di 18 mesi in media come personale statutario non permanente, hanno dovuto superare delle prove scritte e orali conformemente al principio della parità di trattamento applicabile all'insieme del personale dell'Ufficio. Inoltre, l'assunzione allo stadio iniziale (interinale o ausiliario per le categorie C e D, e AT per A e B) viene effettuata garantendo, per quanto ciò sia possibile, la più ampia concorrenza tra i candidati. In tale senso, onde provvedere alla vacanza di posti di categoria C e D, le candidature sono attinte dalle banche dati di candidature spontanee ricevute da tutti gli Stati dell'UE nonché dalle banche dati delle ditte di lavoro interinale. Per quanto concerne il percorso tipico propriamente detto di cui sopra, esso ha consentito all'Ufficio (come la Corte ha d'altronde osservato al punto 19) di risparmiare un importo considerevole in termini di spese di assunzione e di salario e di sottoporre il personale, prima della nomina in ruolo, ad un periodo di prova di una durata media di 24 mesi. 21, 22 e 23. Esiste una divergenza iniziale di punti di vista tra la Corte e l'Ufficio per quanto concerne la distinzione tra personale operativo e di supporto (la Corte opera tale distinzione solo per gli agenti di categoria A, considerando tutto il personale B, C e D come personale di supporto, mentre l'Ufficio considera il personale operativo e di supporto in funzione dell'attribuzione a servizi che effettuano - o meno - dei compiti direttamente connessi alla procedura di registrazione del marchio comunitario). Secondo l'analisi del campione realizzata dalla Corte, quasi 58 % dell'organico è adibita a compiti operativi. L'Ufficio ritiene che tale analisi, estesa a tutto l'organico, genererebbe una percentuale globale del 66 %. 25. Per quanto concerne l'impatto delle azioni di formazione sulla produttività per agente, è opportuno osservare che, malgrado gli aumenti delle spese di formazione pro capite, esse si situano ad un livello basso (meno dell'1 % delle spese del titolo I per il 2001) e sono concentrate sulla formazione linguistica e informatica. È auspicabile che il piano ambizioso di formazione avviato per gli anni a venire (circa il 5 % delle spese del titolo I per il 2002) serviranno ad aumentare la produttività degli agenti in proporzione maggiore. 29 e 30. L'Ufficio prende atto delle raccomandazioni della Corte.