DECISIONE N. 1/2017 DEL SOTTOCOMITATO DOGANALE UE-UCRAINA

del 15 giugno 2017

recante adozione del suo regolamento interno [2018/206]

IL SOTTOCOMITATO DOGANALE UE-UCRAINA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1), in particolare l'articolo 83,

considerando quanto segue:

A norma dell'articolo 486 dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra («accordo»), alcune sue parti, compreso il capo 5 (Dogane e facilitazione degli scambi) del titolo IV (Scambi e questioni commerciali), sono applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o gennaio 2016.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento interno del sottocomitato doganale riportato nell'allegato della presente decisione.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL SOTTOCOMITATO DOGANALE UE-UCRAINA

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il sottocomitato doganale, istituito a norma dell'articolo 83 dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1) («accordo»), esercita le sue funzioni come stabilito in detto articolo.

2. Il sottocomitato doganale è composto da rappresentanti della Commissione europea e dell'Ucraina responsabili per le questioni doganali e relative alle dogane.

3. Un rappresentante della Commissione europea o dell'Ucraina responsabile per le questioni doganali e relative alle dogane esercita le funzioni di presidenza a norma dell'articolo 2.

4. Ai fini del presente regolamento interno, si applica la definizione del termine «parti» di cui all'articolo 482 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

La presidenza del sottocomitato doganale è esercitata alternativamente fra le parti ogni 12 mesi. Il primo periodo di dodici mesi decorre dalla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diverso accordo tra le parti, il sottocomitato doganale si riunisce una volta l'anno o su richiesta di una delle parti.

2. Ogni riunione del sottocomitato doganale è convocata dal presidente a una data e in una sede convenute dalle parti. L'avviso relativo alla convocazione della riunione è inviato dal presidente entro 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Le riunioni del sottocomitato doganale possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato, come in videoconferenza o audioconferenza.

4. Al di fuori delle riunioni il sottocomitato doganale può esaminare qualsiasi questione per corrispondenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione ciascuna parte informa l'altra, tramite il segretariato del sottocomitato doganale di cui all'articolo 5, in merito alla composizione prevista della delegazione.

Articolo 5

Segretariato

Un funzionario della Commissione europea e un funzionario dell'Ucraina responsabili per le questioni doganali e relative alle dogane svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato doganale ed eseguono i compiti di segreteria di concerto e in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al sottocomitato doganale è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informa il segretario dell'altra parte.

2. Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato doganale sia trasmessa al presidente e distribuita, se del caso, a norma dell'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato di tale sottocomitato a nome del presidente stesso. Tale corrispondenza è diffusa, se del caso, a norma dell'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono diffusi tramite il segretariato del sottocomitato doganale.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Ucraina. Il segretario dell'Unione invia una copia dei documenti finali ai segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Il segretario dell'Ucraina distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Ucraina e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione. Il segretario dell'Ucraina invia una copia dei documenti finali ai segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

Articolo 8

Riservatezza

Salvo diversa decisione delle parti, le riunioni del sottocomitato doganale non sono pubbliche.

Se una parte comunica al sottocomitato doganale informazioni designandole come riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del sottocomitato doganale stabilisce un ordine del giorno provvisorio per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, entro 21 giorni di calendario prima della data della riunione

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito a norma dell'articolo 7 entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno è adottato dal sottocomitato doganale all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4. Secondo l'occasione e con il consenso dell'altra parte, il presidente può invitare rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti a partecipare alle riunioni del sottocomitato doganale in qualità di osservatori per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbali e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione, comprendente le conclusioni operative, è redatto dal segretario della parte che detiene la presidenza.

2. Il progetto di verbale, comprendente le conclusioni operative, è presentato al sottocomitato doganale per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato doganale. Una copia del verbale approvato è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il sottocomitato doganale adotta modalità pratiche, misure, decisioni e raccomandazioni come previsto all'articolo 83 dell'accordo. Esse sono adottate per consenso tra le parti una volta espletate le rispettive procedure interne di adozione. Le decisioni sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2. Ciascuna decisione o raccomandazione è firmata da un rappresentante di entrambe le parti. Fatto salvo il paragrafo 3, i rappresentanti firmano tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione o la raccomandazione pertinente.

3. Se le parti decidono in tal senso, il sottocomitato doganale può adottare decisioni, o raccomandazioni mediante procedura scritta, una volta espletate le rispettive procedure interne. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra le due segreterie, che operano di concerto con le parti. A tale scopo il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini indicati nel presente paragrafo in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta concordato il testo, la decisione o la raccomandazione è firmata da un rappresentante di entrambe le parti.

4. Gli atti del sottocomitato doganale recano il titolo di «decisione» o «raccomandazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5. Le decisioni e le raccomandazioni del sottocomitato doganale sono autenticate dai due segretari.

6. Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse a entrambe le parti.

7. Il segretariato del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» è informato delle decisioni, dei pareri, delle raccommandazioni, delle relazioni o delle altre azioni concordate del sottocomitato doganale.

8. Ciascuna parte può decidere se pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del sottocomitato doganale nelle rispettive Gazzette ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il sottocomitato doganale riferisce al comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» a ogni riunione annuale ordinaria di tale comitato.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del sottocomitato doganale sono l'inglese e l'ucraino.

2. Salvo decisione contraria, il sottocomitato doganale delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato doganale sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e ucraino conformemente all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della parte che ospita la riunione.

Le spese relative all 'interpretazione e alla traduzione da o in altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato doganale a norma dell'articolo 83, lettera e), dell'accordo.

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.