DECISIONE N. 1/2015 DEL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-GEORGIA

del 25 novembre 2015

recante adozione del suo regolamento interno [2017/879]

IL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-GEORGIA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Georgia, dall'altra (1) («l'accordo»), in particolare l'articolo 179,

considerando quanto segue:

In applicazione dell'articolo 431 dell'accordo, sono state applicate parti dell'accordo in via provvisoria a decorrere dal 1o settembre 2014.

A norma dell'articolo 179 dell'accordo, il sottocomitato per le indicazioni geografiche («sottocomitato IG») deve sorvegliare l'evoluzione dell'accordo per quanto riguarda le indicazioni geografiche e deve fungere da forum per la cooperazione e il dialogo in materia di indicazioni geografiche.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Il regolamento interno del sottocomitato IG, riportato in allegato, è adottato.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

Per il sottocomitato per le indicazioni geografiche

(1) GU L 261 del 30.8.2014, pag. 4.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-GEORGIA

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il sottocomitato per le indicazioni geografiche («sottocomitato IG»), istituito in conformità all'articolo 179 dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Georgia, dall'altra («l'accordo») assiste alla riunione del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» di cui all'articolo 408, paragrafo 4, dell'accordo (il «comitato di associazione riunito nella formazione Commercio») nell'esercizio delle sue funzioni.

2. Il sottocomitato IG svolge le sue funzioni indicate all'articolo 179 dell'accordo.

3. Il sottocomitato IG è composto da rappresentanti della Commissione europea e della Georgia, responsabili in materia di indicazioni geografiche.

4. Ciascuna parte nomina un capo delegazione che funge da persona di contatto per tutte le questioni che riguardano il sottocomitato IG.

5. I capi delegazione esercitano le funzioni di presidenza del sottocomitato IG in conformità all'articolo 2.

6. Ogni capo delegazione può delegare le funzioni di capo delegazione, in tutto o in parte, a un supplente designato; in questo caso ogni riferimento fatto qui di seguito al capo delegazione vale anche per il supplente designato.

7. Le parti di cui al presente regolamento interno sono definite secondo quanto previsto all'articolo 428 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le parti si alternano ogni dodici mesi nell'esercizio della presidenza del sottocomitato IG. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diverso accordo tra le parti, il sottocomitato IG si riunisce su richiesta di una delle parti, a turno nell'Unione e in Georgia, e in ogni caso entro 90 giorni di calendario dalla richiesta.

2. Ogni riunione del sottocomitato IG è convocata dalla presidenza in una sede e a una data convenute dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal presidente del sottocomitato IG non più tardi di 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Quando possibile, la riunione ordinaria del sottocomitato IG è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. A titolo di eccezione, le riunioni del sottocomitato IG possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato dalle parti, compresa la videoconferenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate dal segretariato del sottocomitato IG, della composizione prevista delle delegazioni di ciascuna parte che partecipa alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

1. Un funzionario della Commissione europea e un funzionario della Georgia svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato IG ed eseguono i compiti di segreteria congiuntamente, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

2. Il segretariato del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» è informato di tutte le decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e altre azioni concordate del sottocomitato IG.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al sottocomitato IG è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informerà il segretario dell'altra parte.

2. Il segretariato del sottocomitato IG provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato IG sia trasmessa al presidente del sottocomitato e distribuita, se del caso, come documenti di cui all'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Se del caso, tale corrispondenza è diffusa con le modalità di cui all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono diffusi dai segretari del sottocomitato IG.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e mette sistematicamente in copia di tale corrispondenza il segretario della Georgia nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Il segretario della Georgia distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti della Georgia e mette sistematicamente in copia di tale corrispondenza il segretario dell'Unione nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato IG non sono pubbliche. Se una parte comunica al sottocomitato IG informazioni designandole come riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del sottocomitato IG stabilisce un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, non più tardi di 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito come previsto all'articolo 7 non più tardi di 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno è adottato dal presidente e dall'altro capo delegazione all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4. Previo consenso dell'altra parte, il presidente del sottocomitato IG può invitare, secondo l'occasione, rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Previa consultazione delle parti, il presidente del sottocomitato IG può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai segretari del sottocomitato IG.

2. Di norma per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno il verbale riporta:

a) un elenco dei partecipanti alla riunione, dei funzionari che li accompagnavano e di eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b) la documentazione presentata al sottocomitato IG;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del sottocomitato IG; e

d) le conclusioni operative della riunione, se necessario, come previsto al paragrafo 4.

3. Il progetto di verbale è presentato al sottocomitato IG per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato IG. Ne è inviata una copia a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4. Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario del sottocomitato IG della parte che detiene la presidenza del sottocomitato IG e trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il sottocomitato IG adotti le conclusioni operative che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono allegate al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di una successiva riunione del sottocomitato IG. A tal fine il sottocomitato IG adotta un modello che consenta di monitorare ciascuna azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni

1. Il sottocomitato IG ha il potere di adottare decisioni nei casi di cui all'articolo 179, paragrafo 3, dell'accordo. Tali decisioni sono adottate per consenso tra le parti una volta espletate le rispettive procedure interne di adozione. Esse sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2. Ogni decisione è firmata dal presidente del sottocomitato IG e autenticata dai segretari del sottocomitato IG. Fatto salvo il paragrafo 4, il presidente firma tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione o la raccomandazione.

3. Il sottocomitato IG può adottare decisioni o approvare relazioni mediante procedura scritta, se le parti decidono in tal senso, una volta espletate le rispettive procedure interne per l'adozione. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale sono comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare tali termini in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta concordato il testo, ogni decisione o relazione è firmata dal presidente e autenticata dai segretari.

4. Gli atti del sottocomitato IG recano, rispettivamente, il titolo di «decisione» o «relazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5. Le decisioni sono trasmesse ad entrambe le parti.

6. Ciascuna delle parti può decidere se pubblicare le decisioni del sottocomitato IG nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il sottocomitato doganale riferisce in merito alle proprie attività al comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» a ogni riunione annuale di tale comitato.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del sottocomitato IG sono l'inglese e il georgiano.

2. Salvo decisione contraria, il sottocomitato IG delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del sottocomitato IG sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e georgiano di cui all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della parte che ospita la riunione.

L'interpretazione e la traduzione dalle o nelle altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato IG a norma dell'articolo 179, paragrafo 2 dell'accordo.