DECISIONE N. 1/2015 DEL SOTTOCOMITATO PER LE QUESTIONI SANITARIE E FITOSANITARIE UE-GEORGIA

del 20 marzo 2015

recante adozione del suo regolamento interno [2017/878]

IL SOTTOCOMITATO PER LE QUESTIONI SANITARIE E FITOSANITARIE UE-GEORGIA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Georgia, dall'altra (1) («l'accordo»), in particolare l'articolo 65,

considerando quanto segue:

A norma dell'articolo 431 dell'accordo, sono state applicate parti dell'accordo in via provvisoria a decorrere dal 1o settembre 2014.

A norma dell'articolo 65, paragrafo 2, dell'accordo, il sottocomitato per le misure sanitarie e fitosanitarie («sottocomitato SPS») deve prendere in considerazione qualsiasi questione relativa all'attuazione del capo 4 (misure sanitarie e fitosanitarie) del titolo IV (Scambi e questioni commerciali) dell'accordo

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Il regolamento interno del sottocomitato SPS, riportato in allegato, è adottato.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

(1) GU L 261 del 30.8.2014, pag. 4.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL SOTTOCOMITATO PER LE MISURE SANITARIE E FITOSANITARIE UE-GEORGIA

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il sottocomitato per le misure sanitarie e fitosanitarie («sottocomitato SPS»), istituito in conformità all'articolo 65, paragrafo 1, dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Georgia, dall'altra («l'accordo») assiste alla riunione del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» di cui all'articolo 408, paragrafo 4, dell'accordo (il «comitato di associazione riunito nella formazione Commercio») nell'esercizio delle sue funzioni.

2. Il sottocomitato SPS svolge le funzioni indicate all'articolo 65, paragrafo 2, dell'accordo alla luce degli obiettivi del titolo IV, capo 4 di cui all'articolo 50 dell'accordo.

3. Il sottocomitato SPS è composto da rappresentanti della Commissione europea e della Georgia responsabili per le questioni sanitarie e fitosanitarie.

4. Un rappresentante della Commissione europea o della Georgia responsabile per le questioni sanitarie e fitosanitarie esercita le funzioni di presidenza del sottocomitato SPS in conformità all'articolo 2.

5. Le parti del presente regolamento interno sono definite secondo quanto previsto all'articolo 428 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le parti si alternano ogni dodici mesi nell'esercizio della presidenza del sottocomitato SPS. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diverso accordo tra le parti, il sottocomitato SPS si riunisce una prima volta entro tre mesi dall'entrata in vigore dell'accordo e successivamente su richiesta di una delle parti o almeno una volta l'anno.

2. Ogni riunione del sottocomitato SPS è convocata dalla presidenza in una sede e ad una data convenute dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal presidente del sottocomitato SPS non più tardi di 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Quando possibile, la riunione ordinaria del sottocomitato SPS è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Le riunioni del sottocomitato SPS possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato, come in videoconferenza o audioconferenza.

5. Al di fuori delle riunioni il sottocomitato SPS può esaminare qualsiasi questione per corrispondenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate dal il segretariato del sottocomitato SPS della composizione prevista delle delegazioni di ogni parte che partecipa alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

1. Un funzionario della Commissione europea e un funzionario della Georgia svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato SPS ed eseguono i compiti di segreteria congiuntamente, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

2. Il segretariato del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» è informato di ogni decisione, parere, raccomandazione, relazione e altre azioni concordate del sottocomitato SPS.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al sottocomitato SPS è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informerà il segretario dell'altra parte.

2. Il segretariato del sottocomitato SPS provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato SPS sia trasmessa al presidente del sottocomitato e distribuita, se del caso, come documenti di cui all'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Se del caso, tale corrispondenza è diffusa con le modalità di cui all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono diffusi dai segretari del sottocomitato SPS.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e mette sistematicamente in copia di tale corrispondenza il segretario della Georgia nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Il segretario della Georgia distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti della Georgia e mette sistematicamente in copia di tale corrispondenza il segretario dell'Unione, nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

5. I segretari del sottocomitato SPS fungono da punti di contatto per gli scambi di cui all'articolo 58 dell'accordo.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato SPS non sono pubbliche. Se una parte comunica al sottocomitato SPS informazioni designandole come riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del sottocomitato SPS stabilisce un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ogni riunione in base alle proposte presentate dalle parti, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, non più tardi di 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito come previsto all'articolo 7 non più tardi di 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno è adottato dal sottocomitato SPS all'inizio di ciascuna riunione L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4. Previo consenso dell'altra parte, il presidente del sottocomitato SPS può invitare, secondo l'occasione, rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni del sottocomitato SPS per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Previa consultazione delle parti, il presidente del sottocomitato SPS può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai segretari del sottocomitato SPS.

2. Di norma per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno il verbale riporta:

a) un elenco dei partecipanti alla riunione, dei funzionari che li accompagnavano ed un elenco di eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b) la documentazione presentata al sottocomitato SPS;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del sottocomitato SPS; e

d) le conclusioni operative della riunione, come previsto al paragrafo 4.

3. Il progetto di verbale è presentato al sottocomitato SPS per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato SPS. Ne è inviata una copia a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4. Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario del sottocomitato SPS della parte che detiene la presidenza del sottocomitato SPS e trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, non più tardi di 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il sottocomitato SPS adotti le conclusioni operative che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono allegate al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di una successiva riunione del sottocomitato SPS. A tal fine il sottocomitato SPS adotta un modello che consenta di monitorare ciascuna azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il sottocomitato SPS ha il potere di adottare decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e azioni congiunte come previsto all'articolo 65 dell'accordo. Tali decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e azioni congiunte sono adottati per consenso tra le parti dopo il completamento delle rispettive procedure interne di adozione. Le decisioni sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2. Ogni decisione, raccomandazione, relazione o parere è firmato dal presidente del sottocomitato SPS e autenticato dai segretari del sottocomitato SPS. Fatto salvo il paragrafo 3, il presidente firma tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione o la raccomandazione.

3. Il sottocomitato SPS può prendere decisioni, formulare raccomandazioni e adottare pareri mediante procedura scritta, se le parti decidono in tal senso, una volta espletate le rispettive procedure interne per l'adozione. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale sono comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare tali termini in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta concordato il testo, la decisione, la raccomandazione, la relazione o il parere è firmato dal presidente e autenticato dai due segretari.

4. Gli atti del sottocomitato SPS recano, rispettivamente, il titolo di «decisione», «parere», «raccomandazione» o «relazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5. Le decisioni, le raccomandazioni, le relazioni e i pareri sono trasmessi alle parti.

6. Ciascuna delle parti può decidere se pubblicare le decisioni, i pareri e le raccomandazioni del sottocomitato SPS nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il sottocomitato SPS presenta una relazione al comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» sulle sue attività e su quelle dei gruppi di lavoro tecnici o dei gruppi ad hoc istituiti dal sottocomitato SPS. La relazione è presentata 25 giorni di calendario prima della riunione annuale regolare del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del sottocomitato SPS sono l'inglese e il georgiano.

2. Salvo decisione contraria, il sottocomitato SPS delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato SPS sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e georgiano di cui all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della parte che ospita la riunione.

L'interpretazione e la traduzione dalle o nelle altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato SPS a norma dell'articolo 65, paragrafo 5, dell'accordo.

Articolo 16

Gruppi di lavoro tecnici e gruppi ad hoc

1. Mediante una decisione a norma dell'articolo 65, paragrafo 6, dell'accordo, il sottocomitato SPS può creare o sopprimere, se del caso, gruppi di lavoro tecnici o gruppi di lavoro ad hoc, anche a carattere scientifico o gruppi di esperti.

2. La composizione dei gruppi di lavoro ad hoc non deve necessariamente essere limitata ai rappresentanti delle parti. Le parti provvedono affinché i membri di qualsiasi gruppo istituito dal sottocomitato SPS rispettino le prescrizioni del caso in materia di riservatezza.

3. Salvo decisione contraria delle parti, i gruppi istituiti dal sottocomitato SPS operano sotto l'autorità del sottocomitato stesso, a cui riferiscono.

4. In caso di necessità, le riunioni dei gruppi di lavoro possono svolgersi di persona o tramite videoconferenza o audioconferenza.

5. La segreteria del sottocomitato SPS riceve copia di tutta la corrispondenza, documenti e comunicazioni pertinenti riguardo l'attività dei gruppi di lavoro.

6. I gruppi di lavoro hanno il potere di formulare raccomandazioni per iscritto al sottocomitato SPS. Le raccomandazioni sono formulate per consenso e comunicate al presidente del sottocomitato SPS, il quale le trasmette come previsto all'articolo 7.

7. Il presente regolamento interno si applica, mutatis mutandis, a qualsiasi gruppo di lavoro tecnico o gruppo di lavoro ad hoc istituito dal sottocomitato SPS, salvo diversamente disposto dal presente articolo. I riferimenti alla riunione del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» si intendono come riferimenti al sottocomitato SPS.