IT Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 95/51

DECISIONE N. 3/2005 DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI ACP-CE

dell’8 marzo 2005

concernente l’adozione del regolamento interno del comitato degli ambasciatori ACP-CE

(2005/299/CE)

IL COMITATO DEGLI AMBASCIATORI ACP-CE,

visto l’accordo di partenariato ACP-CE firmato a Cotonou il 23 giugno 2000, in particolare l’articolo 16, paragrafo 3,

considerando quanto segue:

(1) Con decisione n. 2/2001, del 30 gennaio 2001, il comitato degli ambasciatori ACP-CE ha adottato il proprio regolamento interno.

(2) È necessario apportare talune modifiche per tener conto dell’adesione di nuovi Stati membri all’Unione europea.

(3) Nella 29a sessione del Consiglio dei ministri ACP-CE, tenutasi il 6 maggio 2004 a Gaborone (Botswana), è stato deciso di modificare di conseguenza il regolamento interno,

DECIDE:

Articolo 1

Date e sedi delle riunioni

1. Ai sensi dell’articolo 16, paragrafo 2, dell’accordo di partenariato ACP-CE, in appresso denominato «l’accordo ACP-CE», il comitato degli ambasciatori ACP-CE, in appresso denominato «comitato», si riunisce a scadenza regolare, in particolare per preparare le sessioni del Consiglio dei ministri ACP-CE, in appresso denominato «Consiglio», e ogniqualvolta risulti necessario, su richiesta di una delle parti.

2. Il comitato è convocato dal suo presidente. Le date delle riunioni sono decise di comune accordo dalle parti.

3. Il comitato si riunisce presso la sede del Consiglio dell’Unione europea ovvero presso la sede del segretariato del gruppo degli Stati ACP. Tuttavia, su decisione speciale, esso può riunirsi in una città di uno Stato ACP.

Articolo 2

Funzioni del comitato

1. Ai sensi dell’articolo 16, paragrafo 2, dell’accordo ACP-CE, il comitato assiste il Consiglio nell’adempimento delle sue funzioni ed esegue i mandati conferitigli dal Consiglio. In questo contesto, esso segue l’applicazione dell’accordo ACP-CE e i progressi compiuti nel conseguimento degli obiettivi in esso stabiliti.

2. Il comitato rende conto al Consiglio, in particolare per quanto riguarda i settori oggetto di deleghe di competenza.

3. Esso presenta ugualmente al Consiglio tutte le risoluzioni, le raccomandazioni o i pareri che ritenga necessari o opportuni.

Articolo 3

Ordine del giorno delle riunioni

1. L’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione è stabilito dal presidente ed è comunicato agli altri membri del comitato almeno otto giorni prima della data della riunione.

L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali una domanda d’iscrizione sia giunta al presidente almeno dieci giorni prima dell’inizio della riunione. All’ordine del giorno provvisorio vengono iscritti soltanto i punti la cui documentazione sia stata inviata al segretariato del Consiglio in tempo utile per essere trasmessa ai membri del comitato almeno otto giorni prima della data della riunione.

2. L’ordine del giorno è adottato dal comitato all’inizio di ogni riunione. In caso di urgenza il comitato può decidere, su richiesta degli Stati ACP o della Comunità, l’iscrizione all’ordine del giorno di punti per i quali non sono stati rispettati i termini prescritti al paragrafo 1.

Articolo 4

Deliberazioni

1. Il comitato si pronuncia per comune accordo della Comunità, da una parte, e degli Stati ACP dall’altra.

2. Il comitato può deliberare validamente soltanto se sono presenti almeno la metà dei rappresentanti permanenti degli Stati membri della Comunità, un rappresentante della Commissione e la metà dei membri del comitato degli ambasciatori ACP.

3. Ciascun membro del comitato che non può partecipare può farsi rappresentare. In tal caso ne informa il presidente, indicando la persona o la delegazione autorizzata a rappresentarlo. Il rappresentante esercita tutti i diritti del membro che sostituisce.

4. I membri del comitato possono farsi accompagnare da consiglieri.

5. Un rappresentante della Banca europea per gli investimenti, in appresso denominata «Banca», assiste alle riunioni del comitato quando all’ordine del giorno figurano questioni attinenti ai settori che riguardano la Banca.

Articolo 5

Procedure scritte, pubblicazioni ufficiali e forma degli atti

Agli atti adottati dal comitato si applicano l’articolo 4, l’articolo 9, paragrafo 3, e l’articolo 14 del regolamento interno del Consiglio ACP-CE.

Articolo 6

Stati che partecipano in qualità di osservatori

1. I rappresentanti degli Stati firmatari dell’accordo ACP-CE che, alla data della sua entrata in vigore non abbiano ancora espletato le procedure di cui all’articolo 93 di detto accordo, possono partecipare alle riunioni del comitato in qualità di osservatori. In tal caso possono essere autorizzati a partecipare ai dibattiti del comitato.

2. La stessa norma si applica ai paesi di cui all’articolo 93, paragrafo 6, dell’accordo ACP-CE.

3. Il comitato può autorizzare i rappresentanti di uno stato candidato all’adesione all’accordo ACP-CE a partecipare in qualità di osservatore ai lavori del comitato.

Articolo 7

Riservatezza

1. Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato non sono pubbliche.

2. Salve altre disposizioni applicabili, le deliberazioni del comitato sono coperte dal segreto professionale, sempreché il comitato non decida altrimenti.

Articolo 8

Comunicazioni e processi verbali

1. Tutte le comunicazioni previste dal presente regolamento interno sono trasmesse a cura del segretariato del Consiglio ai rappresentanti degli Stati ACP, al segretariato del gruppo degli Stati ACP, ai rappresentanti permanenti degli Stati membri, al segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea e alla Commissione.

Tali comunicazioni sono altresì inviate al presidente della Banca, quando riguardano quest’ultima.

2. Di ogni riunione è redatto un processo verbale, in cui figurano in particolare le decisioni adottate dal comitato.

Dopo l’approvazione da parte del comitato, il processo verbale è firmato dal presidente del comitato e dai segretari del Consiglio ed è conservato negli archivi del Consiglio. Una copia del processo verbale è inviata ai destinatari di cui al paragrafo 1.

Articolo 9

Presidenza

La presidenza del comitato è esercitata a turno, per un periodo di sei mesi, dal rappresentante permanente di uno Stato membro designato dalla Comunità e da un capo missione, rappresentante di uno Stato ACP, designato dagli Stati ACP.

Articolo 10

Corrispondenza e documentazione

1. La corrispondenza destinata al comitato è inviata al suo presidente, all’indirizzo del segretariato del Consiglio.

2. Salvo decisione contraria, il comitato delibera in base a una documentazione redatta nelle lingue ufficiali delle parti.

Articolo 11

Comitati, sottocomitati e gruppi di lavoro

1. Il comitato è assistito:

i) dal comitato di cooperazione doganale istituito dall’articolo 37 del protocollo 1, che figura nell’allegato V dell’accordo ACP-CE,

ii) dal gruppo misto permanente sulle banane previsto dall’articolo 3 del protocollo 5, che figura nell’allegato V dell’accordo ACP-CE,

iii) dal sottocomitato della cooperazione commerciale,

iv) dal sottocomitato dello zucchero,

v) dal gruppo di lavoro paritetico sul riso di cui al paragrafo 5 della dichiarazione XXIV dell’atto finale dell’accordo ACP-CE,

vi) dal gruppo di lavoro paritetico sul rum di cui al paragrafo 6 della dichiarazione XXV dell’atto finale dell’accordo ACP-CE.

2. Il comitato può istituire altri sottocomitati o gruppi di lavoro appropriati, incaricati di svolgere i lavori che esso ritenga necessari per l’adempimento delle funzioni di cui all’articolo 16, paragrafo 2, dell’accordo ACP-CE.

3. Tali comitati, sottocomitati e gruppi di lavoro presentano al comitato le relazioni sui rispettivi lavori.

Articolo 12

Composizione dei comitati, dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro

1. Ad eccezione del comitato di cooperazione doganale, i comitati, i sottocomitati e i gruppi di lavoro di cui all’articolo 11 sono composti da ambasciatori ACP o da loro rappresentanti, da rappresentanti della Commissione e da rappresentanti degli Stati membri.

2. Un rappresentante della Banca assiste alle riunioni di tali comitati, sottocomitati e gruppi di lavoro quando all’ordine del giorno figurano punti che riguardano la Banca.

3. I membri di detti comitati, sottocomitati e gruppi di lavoro possono essere assistiti nelle loro funzioni da esperti.

Articolo 13

Presidenza dei comitati, dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro

1. I comitati, i sottocomitati e i gruppi di lavoro di cui all’articolo 11 sono presieduti congiuntamente, per gli ACP, da un ambasciatore e, per la Comunità, da un rappresentante della Commissione o da un rappresentante di uno Stato membro.

2. Fatto salvo il paragrafo 1 ogni copresidente può, in casi eccezionali e di comune accordo, farsi rappresentare da una persona da lui designata.

Articolo 14

Modalità di riunione dei comitati, dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro

I comitati, i sottocomitati e i gruppi di lavoro di cui all’articolo 11 si riuniscono su richiesta dell’una o dell’altra parte e previa consultazione tra i loro presidenti, mediante un preavviso che, salvo urgenza, è di sette giorni.

Articolo 15

Regolamenti interni dei comitati, dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro

I comitati, i sottocomitati e i gruppi di lavoro di cui all’articolo 11 possono stabilire il proprio regolamento interno con l’accordo del comitato.

Articolo 16

Segretariato

1. Il segretariato e gli altri lavori necessari al funzionamento del comitato, nonché dei comitati, dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro di cui all’articolo 11 (preparazione degli ordini del giorno e diffusione dei relativi documenti, ecc.) sono assicurati dal segretariato del Consiglio.

2. Il segretariato redige non appena possibile, alla fine di ciascuna riunione, il resoconto delle riunioni di detti comitati, sottocomitati e gruppi di lavoro.

Tale resoconto è trasmesso a cura del segretariato del Consiglio ai rappresentanti degli Stati ACP, al segretariato del gruppo degli Stati ACP, ai rappresentanti permanenti degli Stati membri, al segretariato generale del Consiglio dell’Unione europea e alla Commissione.

Articolo 17

La presente decisione annulla e sostituisce la decisione n. 2/2001, del 30 gennaio 2001, del comitato degli ambasciatori ACP-CE concernente l’adozione del suo regolamento interno.