DECISIONE N. 1/2017 DEL SOTTOCOMITATO DI GESTIONE PER LE QUESTIONI SANITARIE E FITOSANITARIE UE-UCRAINA

del 16 maggio 2017

recante adozione del suo regolamento interno [2018/204]

IL SOTTOCOMITATO DI GESTIONE PER LE QUESTIONI SANITARIE E FITOSANITARIE UE-UCRAINA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1), in particolare l'articolo 74,

considerando quanto segue:

A norma dell'articolo 486 dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra («accordo»), alcune sue parti, compreso il capo 4 (Misure sanitarie e fitosanitarie) del titolo IV (Scambi e questioni commerciali), sono applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o gennaio 2016.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento interno del sottocomitato SPS riportato nell'allegato della presente decisione.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

Per il sottocomitato di gestione per le questioni sanitarie e fitosanitarie UE-Ucraina

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL SOTTOCOMITATO DI GESTIONE PER LE QUESTIONI SANITARIE E FITOSANITARIE UE-UCRAINA

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il sottocomitato di gestione per le questioni sanitarie e fitosanitarie («sottocomitato SPS»), istituito a norma dell'articolo 74, paragrafo 1, dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1) («accordo»), assiste il comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio», di cui all'articolo 465, paragrafo 4, dell'accordo, nell'esercizio delle sue funzioni.

2. Il sottocomitato SPS svolge i compiti indicati all'articolo 74, paragrafo 2, dell'accordo alla luce dell'obiettivo di cui all'articolo 59 dell'accordo.

3. Il sottocomitato SPS è composto da rappresentanti delle autorità competenti delle parti, responsabili per le questioni sanitarie e fitosanitarie.

4. Un rappresentante della Commissione europea o dell'Ucraina responsabile per le questioni sanitarie e fitosanitarie esercita le funzioni di presidenza a norma dell'articolo 2.

5. Ai fini del presente regolamento interno, si applica la definizione sdel termine «parti» di cui all'articolo 482 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

La presidenza del sottocomitato SPS è esercitata alternativamente fra le parti ogni 12 mesi. Il primo periodo di 12 mesi decorre dalla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diverso accordo tra le parti, il sottocomitato SPS si riunisce una prima volta entro tre mesi dall'entrata in vigore dell'accordo e successivamente su richiesta di una delle parti o almeno una volta l'anno.

2. Ogni riunione del sottocomitato SPS è convocata dal presidente a una data e in una sede convenute dalle parti. L'avviso relativo alla convocazione della riunione è inviato dal presidente entro 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Quando possibile, riunioni ordinarie del sottocomitato SPS sono convocate con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Le riunioni del sottocomitato SPS possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato, come in videoconferenza o audioconferenza.

5. Al di fuori delle riunioni il sottocomitato SPS può esaminare qualsiasi questione per corrispondenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione ciascuna parte informa l'altra, tramite il segretariato del sottocomitato SPS di cui all'articolo 5, della composizione prevista delle rispettive delegazioni.

Articolo 5

Segretariato

Un funzionario della Commissione europea e un funzionario dell'Ucraina svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato SPS ed eseguono i compiti di segreteria di concerto e in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al sottocomitato SPS è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informa il segretario dell'altra parte.

2. Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato SPS sia trasmessa al presidente e distribuita, se del caso, a norma dell'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato del sottocomitato SPS a nome del presidente stesso. Tale corrispondenza è diffusa, se del caso, a norma dell'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono diffusi tramite il segretariato del sottocomitato SPS.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Tale segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Ucraina nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Il segretario dell'Ucraina distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Ucraina e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

5. I segretari del sottocomitato SPS fungono da punti di contatto per gli scambi di cui all'articolo 67 dell'accordo.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato SPS non sono pubbliche.

Se una parte comunica al sottocomitato SPS informazioni designandole come riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del sottocomitato SPS stabilisce un ordine del giorno provvisorio, nonché un progetto di conclusioni operative per ogni riunione in base alle proposte presentate dalle parti, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, entro 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito a norma dell'articolo 7 entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno è adottato dal sottocomitato SPS all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4. Secondo l'occasione e con il consenso dell'altra parte, il presidente può invitare rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti a partecipare alle riunioni del sottocomitato SPS in qualità di osservatori per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbali e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai due segretari.

2. Di norma per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno il verbale riporta:

a) i partecipanti alla riunione, i funzionari che li accompagnavano ed eventuali osservatori che hanno partecipato alla riunione;

b) i documenti presentati al sottocomitato SPS;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta dal sottocomitato SPS; e

d) le conclusioni operative della riunione di cui al paragrafo 4.

3. Il progetto di verbale è presentato al sottocomitato SPS per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario da ciascuna riunione del sottocomitato SPS. Una copia del verbale approvato è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4. Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario della parte che detiene la presidenza e trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, di norma entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Il progetto di conclusioni operative è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il sottocomitato SPS adotti le conclusioni operative che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di successive riunioni del sottocomitato SPS. A tal fine, il sottocomitato SPS adotta un modello che consenta di monitorare ciascun punto d'azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il sottocomitato SPS adotta decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e azioni congiunte come previsto all'articolo 74 dell'accordo. Tali decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e azioni congiunte sono adottati per consenso tra le parti una volta espletate le rispettive procedure interne di adozione. Le decisioni sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2. Ogni decisione, raccomandazione, relazione o parere è firmato dal presidente e autenticato dai due segretari. Fatto salvo il paragrafo 3, il presidente firma tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione, la raccomandazione o la relazione o adottato il parere pertinente.

3. Se le parti decidono in tal senso, il sottocomitato SPS può adottare decisioni, raccomandazioni, pareri o relazioni mediante procedura scritta, una volta espletate le rispettive procedure interne. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini indicati nel presente paragrafo in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta concordato il testo, la decisione, la raccomandazione, la relazione o il parere è firmato dal presidente e autenticato dai due segretari.

4. Gli atti del sottocomitato SPS recano il titolo di «decisione», «parere», «raccomandazione» o «relazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5. Le decisioni, le raccomandazioni, le relazioni e i pareri sono trasmessi a entrambe le parti.

6. Il segretariato del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» è informato delle decisioni, dei pareri, delle raccommandazioni, delle relazioni o delle altre azioni concordate del sottocomitato SPS.

7. Ciascuna parte può decidere se pubblicare le decisioni, i pareri e le raccomandazioni del sottocomitato SPS nelle rispettive Gazzette ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il sottocomitato SPS presenta al comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» una relazione sulle sue attività e su quelle dei gruppi di lavoro tecnici o dei gruppi ad hoc istituiti dal sottocomitato SPS. La relazione è presentata 25 giorni prima della riunione annuale ordinaria del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del sottocomitato SPS sono l'inglese e l'ucraino.

2. Salvo decisione contraria, il sottocomitato SPS delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato SPS sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e ucraino conformemente all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della parte che ospita la riunione.

Le spese relative all'interpretazione e alla traduzione da o in altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Gruppi di lavoro tecnici e gruppi ad hoc

1. Mediante una decisione a norma dell'articolo 74, paragrafo 3, dell'accordo, il sottocomitato SPS può istituire o sopprimere, se del caso, gruppi di lavoro tecnici o gruppi di lavoro ad hoc, anche a carattere scientifico.

2. La composizione dei gruppi di lavoro ad hoc non è necessariamente limitata ai rappresentanti delle parti. Le parti provvedono affinché i membri di qualsiasi gruppo istituito dal sottocomitato SPS rispettino le prescrizioni del caso in materia di riservatezza.

3. Salvo decisione contraria, i gruppi istituiti dal sottocomitato SPS operano sotto l'autorità del sottocomitato stesso, a cui riferiscono.

4. Se richiesto, le riunioni dei gruppi di lavoro possono svolgersi di persona o tramite videoconferenza o audioconferenza.

5. La segreteria del sottocomitato SPS è in copia di tutta la corrispondenza, documenti e comunicazioni pertinenti riguardo l'attività dei gruppi di lavoro.

6. I gruppi di lavoro hanno il potere di formulare raccomandazioni per iscritto al sottocomitato SPS. Le raccomandazioni sono adottate per consenso e comunicate al presidente, il quale le trasmette come previsto all'articolo 7.

7. Il presente regolamento interno si applica, mutatis mutandis, a qualsiasi gruppo di lavoro tecnico o gruppo di lavoro ad hoc istituito dal sottocomitato SPS, salvo diversa disposizione del presente articolo. I riferimenti al comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» si intendono come riferimenti al sottocomitato SPS.

Articolo 16

Modifica

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato SPS a norma dell'articolo 74, paragrafo 5, dell'accordo.

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.