DECISIONE N. 1/2014 DEL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-UCRAINA

del 15 dicembre 2014

che adotta il suo regolamento interno e quello del Comitato di associazione e dei sottocomitati [2015/977]

IL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-UCRAINA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1) («l'accordo»), in particolare l'articolo 462,

considerando quanto segue:

Conformemente all'articolo 486 dell'accordo, parti dell'accordo sono state applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o novembre 2014.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

Sono adottati il regolamento interno del Consiglio di associazione e quello del comitato di associazione e dei sottocomitati, che figurano, rispettivamente, negli allegati I e II.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.

4. Nei casi in cui l'accordo menziona l'obbligo o la possibilità di una consultazione, o qualora le Parti decidano di comune accordo di consultarsi, tale consultazione può svolgersi in sede di comitato di associazione, salvo disposizioni contrarie previste nell'accordo. La consultazione può proseguire in sede di Consiglio di associazione con il consenso delle Parti.

3. Il comitato di associazione adotta le decisioni e formula le raccomandazioni per le quali è stato autorizzato in forza dell'accordo.

2. Il comitato di associazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di associazione, attua, se del caso, le decisioni del Consiglio di associazione e assicura la continuità del rapporto di associazione e il corretto funzionamento dell'accordo, in generale. Il comitato di associazione esamina qualsiasi questione che viene a esso sottoposta dal Consiglio di associazione, nonché ogni altra questione che si presenti nel corso dell'attuazione dell'accordo. Il comitato di associazione sottopone proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni al Consiglio di associazione per approvazione. A norma dell'articolo 465, paragrafo 2, dell'accordo, il Consiglio di associazione può delegare al comitato di associazione il potere di adottare decisioni.

2. Le spese di interpretazione durante le riunioni, nonché di traduzione e di riproduzione di documenti, sono a carico dell'Unione. Nel caso in cui l'Ucraina richieda l'interpretazione o la traduzione da e in lingue diverse da quelle di cui all'articolo 12, le relative spese sono a carico dell'Ucraina.

1. Ciascuna Parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Consiglio di associazione, sia per quanto riguarda i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia in relazione alle spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Salvo se deciso altrimenti, il Consiglio di associazione delibera in base alla documentazione redatta in tali lingue.

2. Il Consiglio di associazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni anche mediante procedura scritta, previo consenso delle Parti. A tale scopo, il testo della proposta è trasmesso in forma scritta dal presidente del Consiglio di associazione ai suoi membri a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale i membri sono tenuti a comunicare le eventuali riserve o proposte di modifica. Il presidente può abbreviare il termine precedentemente indicato in funzione delle esigenze di un caso specifico, in consultazione con le Parti.

3. Il progetto di verbale è presentato al Consiglio di associazione per approvazione. Il Consiglio di associazione approva tale progetto di verbale nella riunione successiva. In alternativa, tale progetto di verbale può essere approvato per iscritto.

Salvo se deciso altrimenti dalle Parti, le riunioni del Consiglio di associazione non sono pubbliche. Se una Parte comunica informazioni ritenute riservate al Consiglio di associazione, l'altra Parte tratta dette informazioni come tali.

2. Il Consiglio di associazione può, previo consenso delle Parti, invitare rappresentanti di altri organi delle Parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle sue riunioni in veste di osservatori o per fornire informazioni su argomenti specifici. Le Parti concordano i termini e le condizioni alle quali tali osservatori possono partecipare alle riunioni.

4. Come stabilito dall'articolo 463, paragrafo 1, dell'accordo e ai fini della realizzazione degli obiettivi dell'accordo, il Consiglio di associazione ha il potere di prendere decisioni vincolanti per le Parti. Il Consiglio di associazione adotta le misure opportune per l'attuazione delle sue decisioni, se necessario anche conferendo a organi specifici, istituiti in forza dell'accordo, il potere di agire a suo nome. Il Consiglio di associazione può anche formulare raccomandazioni. Adotta le decisioni e le raccomandazioni mediante accordo tra le Parti, al termine delle rispettive procedure interne di adozione. Il Consiglio di associazione può delegare i propri poteri al comitato di associazione.

3. Come stabilito dall'articolo 462, paragrafo 1, dell'accordo, il Consiglio di associazione è composto dai membri del Consiglio dell'Unione europea e da membri della Commissione europea, da una parte, e da membri del governo dell'Ucraina, dall'altra. La composizione del Consiglio di associazione tiene conto delle questioni specifiche da affrontare in una data riunione. Il Consiglio di associazione si riunisce a livello ministeriale.

ALLEGATO II

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI ASSOCIAZIONE E DEI SOTTOCOMITATI

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il Comitato di associazione, istituito a norma dell'articolo 464, paragrafo 1, dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra («l'accordo»), assiste il Consiglio di associazione nell'esercizio delle sue funzioni e svolge i compiti previsti dall'accordo e a esso assegnati dal Consiglio di associazione. A norma dell'articolo 465, paragrafo 1, il Consiglio di associazione stabilisce, nel regolamento interno, i compiti e il funzionamento del comitato di associazione.

2. Il comitato di associazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di associazione, attua, se del caso, le decisioni del Consiglio di associazione e assicura la continuità del rapporto di associazione e il corretto funzionamento dell'accordo, in generale. Il comitato di associazione esamina qualsiasi questione che viene a esso sottoposta dal Consiglio di associazione, nonché ogni altra questione che si presenti nel corso dell'attuazione giornaliera dell'accordo. Il comitato di associazione sottopone al Consiglio di associazione proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni per la relativa adozione.

3. Come disposto all'articolo 464, paragrafo 2, dell'accordo, il comitato di associazione è composto da rappresentanti delle Parti, normalmente a livello di alti funzionari, che sono competenti per le questioni specifiche da affrontare in una data riunione.

4. A norma dell'articolo 465, paragrafo 4, dell'accordo, quando il comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» di cui all'articolo 465, paragrafo 4, dell'accordo («il comitato di associazione nella formazione Commercio») svolge i compiti a esso assegnati a norma del titolo IV dell'accordo, è composto da alti funzionari della Commissione europea e dell'Ucraina che sono competenti per gli scambi e le questioni commerciali. Un rappresentante della Commissione europea o dell'Ucraina, che è competente per gli scambi e le questioni commerciali, funge da presidente del comitato di associazione a norma dell'articolo 2 del presente regolamento interno. Alle riunioni parteciperà anche un rappresentante del servizio europeo per l'azione esterna.

5. Come disposto dall'articolo 465, paragrafo 3, dell'accordo, il comitato di associazione ha il potere di adottare decisioni nei casi previsti nell'accordo e nei settori oggetto della delega di poteri conferitagli dal Consiglio di associazione. Tali decisioni sono vincolanti per le Parti, che adottano le misure opportune per attuarle. Il comitato di associazione adotta le sue decisioni mediante accordo tra le Parti al termine delle rispettive procedure interne di adozione.

6. Le Parti di cui al presente regolamento interno sono definite secondo quanto previsto all'articolo 482 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le Parti si alternano ogni 12 mesi nell'esercizio della presidenza del comitato di associazione. Il periodo iniziale decorre dalla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Fatti salvi altri accordi delle Parti, il comitato di associazione si riunisce regolarmente, almeno una volta l'anno. Su richiesta di una delle Parti possono essere tenute, di comune accordo, sessioni speciali del comitato di associazione.

2. Ciascuna riunione del comitato di associazione è convocata dal suo presidente in un luogo e a una data convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato di associazione entro 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Il comitato di associazione nella formazione Commercio si riunisce almeno una volta l'anno e quando le circostanze lo richiedono. Ciascuna riunione è convocata dal presidente del comitato di associazione nella formazione Commercio in un luogo, a una data e con i mezzi convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal segretariato del comitato di associazione nella formazione Commercio entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

4. Per quanto possibile, la riunione ordinaria del comitato di associazione è convocata con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del Consiglio di associazione.

5. A titolo di eccezione e previo consenso delle parti, le riunioni del Consiglio di associazione possono svolgersi con l'uso di mezzi tecnologici concordati, come la videoconferenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate, tramite il segretariato del comitato di associazione, della composizione prevista delle rispettive delegazioni che partecipano alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

1. Un funzionario dell'Unione e un funzionario dell'Ucraina svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato di associazione ed eseguono i compiti di segreteria in maniera congiunta, salvo disposizioni diverse contenute nel presente regolamento interno, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

2. Un funzionario della Commissione europea e un funzionario dell'Ucraina, competenti per gli scambi e le questioni commerciali, svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del comitato di associazione nella formazione Commercio.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al comitato di associazione è inviata al segretario del comitato di associazione di una Parte, che a sua volta informerà l'altro segretario.

2. Il segretariato del comitato di associazione provvede affinché la corrispondenza indirizzata al comitato di associazione sia trasmessa al presidente del comitato di associazione e distribuita, se del caso, quale documentazione di cui all'articolo 7.

3. La corrispondenza del presidente è inviata alle parti dal segretariato, a nome del presidente. Tale corrispondenza è distribuita, se del caso, come previsto all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono distribuiti tramite i segretari del comitato di associazione.

2. Una Parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra Parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai competenti rappresentanti dell'Unione e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Ucraina.

4. Il segretario dell'Ucraina distribuisce i documenti ai competenti rappresentanti dell'Ucraina e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo se deciso altrimenti dalle Parti, le riunioni del comitato di associazione non sono pubbliche. Se una Parte comunica informazioni ritenute riservate al comitato di associazione, l'altra Parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del comitato di associazione redige, in base alle proposte presentate dalle parti, un ordine del giorno provvisorio nonché un progetto di conclusioni operative per ciascuna riunione del comitato di associazione, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato del comitato di associazione ha ricevuto da una Parte una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, entro 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito come previsto all'articolo 7 entro 15 giorni di calendario prima della data dell'inizio della riunione.

3. Il comitato di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ciascuna riunione. Con l'accordo delle parti possono essere inseriti nell'ordine del giorno punti non figuranti nell'ordine del giorno provvisorio.

4. Il presidente della riunione del comitato di associazione, previo consenso dell'altra Parte, può invitare, secondo l'occasione, rappresentanti di altri organismi delle Parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Il presidente della riunione del comitato di associazione, previa consultazione delle parti, può abbreviare i termini di cui ai paragrafi 1 e 2 in considerazione di particolari circostanze.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione del comitato di associazione è redatto congiuntamente dai segretari del comitato di associazione.

2. Di norma il verbale indica, per ciascun punto all'ordine del giorno:

a) un elenco dei partecipanti alla riunione, un elenco dei funzionari che li accompagnavano e un elenco degli eventuali osservatori o esperti che hanno partecipato alla riunione;

b) la documentazione presentata al comitato di associazione;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta dal comitato di associazione; e

d) le conclusioni operative della riunione, come previsto al paragrafo 4.

3. Il progetto di verbale è presentato al comitato di associazione per approvazione. Il comitato di associazione approva tale progetto di verbale nella riunione successiva. In alternativa, tale progetto di verbale può essere approvato per iscritto. Il progetto di verbale del comitato di associazione nella formazione Commercio è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione. Una copia è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4. Il progetto delle conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario del comitato di associazione della Parte che detiene la presidenza del comitato di associazione e trasmesso alle Parti, unitamente all'ordine del giorno, di norma entro 15 giorni di calendario prima della data dell'inizio della riunione. Tale progetto è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il comitato di associazione adotti le conclusioni operative, che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti. Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di una successiva riunione del comitato di associazione. A tal fine, il comitato di associazione adotta un modello che consenta il monitoraggio di ciascun punto d'azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il comitato di associazione adotta decisioni nei casi specifici in cui l'accordo conferisce a esso il potere di adottare decisioni o laddove tale potere sia stato a esso delegato dal Consiglio di associazione. Il comitato di associazione formula inoltre raccomandazioni. Le decisioni sono adottate e le raccomandazioni sono formulate di comune accordo tra le parti e dopo l'espletamento delle rispettive procedure interne. Ciascuna decisione o raccomandazione è firmata dal presidente del comitato di associazione e autenticata dai segretari del comitato di associazione.

2. Il comitato di associazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo consenso delle parti. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta è distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali riserve o modifiche. Il presidente può abbreviare i termini indicati nel presente paragrafo per tener conto di circostanze particolari, in consultazione con le parti. Una volta che il testo è stato concordato, la decisione o la raccomandazione è firmata dal presidente e autenticata dai segretari.

3. Gli atti del comitato di associazione recano, rispettivamente, il titolo «decisione» o «raccomandazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

4. Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse alle parti.

5. Ciascuna delle Parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del comitato di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il comitato di associazione riferisce al Consiglio di associazione in merito alle sue attività e a quelle dei suoi sottocomitati, gruppi di lavoro e altri organismi in occasione di ciascuna riunione ordinaria del Consiglio di associazione.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue ufficiali del comitato di associazione sono le lingue ufficiali delle Parti.

2. Le lingue di lavoro del comitato di associazione sono l'inglese e l'ucraino. Salvo diverso accordo, il comitato di associazione delibera di norma in base alla documentazione redatta in tali lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna Parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato di associazione, sia per quanto riguarda i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno sia in relazione alle spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese connesse all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della Parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e di traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e ucraino di cui all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della Parte che ospita la riunione.

L'interpretazione e la traduzione da o in altre lingue sono direttamente a carico della Parte richiedente.

4. Nei casi in cui è necessaria la traduzione dei documenti nelle lingue ufficiali dell'Unione, le spese sono a carico dell'Unione.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del Consiglio di associazione a norma dell'articolo 465, paragrafo 1, dell'accordo.

Articolo 16

Sottocomitati, comitati od organi speciali

1. Conformemente all'articolo 466, paragrafi 1 e 3, dell'accordo, il comitato di associazione può decidere di istituire sottocomitati in settori specifici necessari ai fini dell'attuazione dell'accordo, diversi da quelli previsti nell'accordo, che assistono il comitato di associazione nell'esercizio delle sue funzioni. Il comitato di associazione può decidere di abolire uno qualsiasi di tali sottocomitati e definirne o modificarne il regolamento interno. Salvo altrimenti deciso, tali sottocomitati operano sotto l'autorità del comitato di associazione, al quale riferiscono dopo ciascuna riunione.

2. Salvo altrimenti previsto nell'accordo o concordato in sede di Consiglio di associazione, il presente regolamento interno si applica mutatis mutandis a qualsiasi sottocomitato di cui al paragrafo 1.

3. Le riunioni dei sottocomitati possono tenersi in maniera flessibile in funzione delle necessità, di persona, a Bruxelles o in Ucraina o, ad esempio, mediante videoconferenza. I sottocomitati devono agire come una piattaforma per monitorare progressi di ravvicinamento in settori specifici, per condurre dibattiti su determinate questioni e problematiche derivanti da tale processo e per formulare raccomandazioni e conclusioni operative.

4. Il segretariato del comitato di associazione riceve una copia di tutta la corrispondenza pertinente, di tutti i documenti e le comunicazioni riguardanti i sottocomitati, i comitati o gli organi speciali.

5. Salvo altrimenti previsto nell'accordo o concordato dalle parti in sede di Consiglio di associazione, i sottocomitati, i comitati o gli organi speciali hanno solo il potere di formulare raccomandazioni al comitato di associazione.

Articolo 17

Il presente regolamento interno si applica mutatis mutandis al comitato di associazione nella formazione Commercio, salvo altrimenti previsto.