ALLEGATO II

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO CARIFORUM-UE PER IL COMMERCIO E LO SVILUPPO

istituito dall’accordo di partenariato economico tra gli Stati del Cariforum, da una parte, e la Comunità europea e i suoi Stati membri, dall’altra

Articolo 1

Composizione e presidenza

1. Conformemente all’articolo 230 dell’accordo, è istituito un comitato Cariforum-UE per il commercio e lo sviluppo («il Comitato per il commercio e lo sviluppo») incaricato di assistere il Consiglio congiunto Cariforum-UE (il «Consiglio congiunto») nell’esercizio delle sue funzioni e di assumere la responsabilità della messa in opera generale dell’accordo.

2. Conformemente all’articolo 230, paragrafo 1 dell’accordo, il Comitato per il commercio e lo sviluppo è composto, da un lato, da rappresentanti dei membri del Consiglio dell’Unione europea e da rappresentanti della Commissione delle Comunità europee e, dall’altro, da rappresentanti degli Stati firmatari del Cariforum, di norma a livello di alti funzionari.

3. Il rappresentante degli Stati del Cariforum che agiscono collettivamente, come previsto all’articolo 230, paragrafo 1, dell’accordo, è definito «rappresentante ad alto livello del Cariforum». La designazione del rappresentante ad alto livello del Cariforum e qualsiasi modifica al riguardo sono notificati al presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo.

4. La presidenza del Comitato per il commercio e lo sviluppo è esercitata a turno per periodi di dodici mesi da alti funzionari della Commissione delle Comunità europee, per conto dell’UE, e da alti funzionari degli Stati del Cariforum, per conto di tali Stati. Il primo periodo di presidenza coincide con il primo turno di presidenza del Consiglio congiunto. Durante questo periodo e, successivamente, durante ogni periodo di dodici mesi, il Comitato per il commercio e lo sviluppo è presieduto dalla parte che esercita la presidenza del Consiglio congiunto. Il primo turno di presidenza è assicurato da un rappresentante degli Stati del Cariforum.

5. Oltre all’espletamento di mansioni specifiche conferitegli dall’accordo, il Comitato per il commercio e lo sviluppo prepara le riunioni e le discussioni del Consiglio congiunto, vigila, se del caso, sulla corretta attuazione delle decisioni e raccomandazioni del Consiglio congiunto e assicura in generale la continuità del buon funzionamento dell’accordo. Esso esamina eventuali questioni sottopostegli dal Consiglio congiunto e qualsivoglia problema si presenti nel corso dell’applicazione pratica dell’accordo.

6. Qualora l’accordo preveda la possibilità di consultazioni, queste possono aver luogo in seno al Comitato per il commercio e lo sviluppo. Le consultazioni possono continuare in sede di Consiglio congiunto, previo consenso delle parti, salvo il caso in cui l’accordo preveda altrimenti.

Articolo 2

Rappresentanza

1. I membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo possono farsi rappresentare.

2. Un membro che desideri essere rappresentato da un supplente comunica il nome di quest’ultimo al presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo prima della riunione nella quale sarà sostituito. Il supplente di un membro del Comitato per il commercio e lo sviluppo esercita tutti i diritti del membro titolare.

Articolo 3

Osservatori

1. Il Comitato per il commercio e lo sviluppo può decidere di ammettere osservatori permanenti.

2. Il Comitato per il commercio e lo sviluppo può decidere di invitare, in casi specifici, altri osservatori.

3. Il Comitato per il commercio e lo sviluppo può decidere di invitare rappresentanti del comitato parlamentare Cariforum-UE e del comitato consultivo Cariforum-UE affinché il Comitato per il commercio e lo sviluppo possa essere informato sulle attività di tali comitati.

Articolo 4

Riunioni

1. Il Comitato per il commercio e lo sviluppo si riunisce una volta all’anno e quando le circostanze lo richiedano, previo accordo delle parti. Ove le due parti siano d’accordo, le sue riunioni possono svolgersi per video o teleconferenza. In questo caso, le parti concordano il modo in cui ripartire eventuali spese derivanti dalla tenuta di una riunione mediante tali strumenti.

2. Ciascuna riunione del Comitato per il commercio e lo sviluppo è convocata dal segretariato ad una data e in un luogo convenuti da entrambe le parti. La convocazione alla riunione è trasmessa almeno 35 giorni prima dell’inizio della riunione, salvo in casi di urgenza.

Articolo 5

Delegazioni

Prima di ogni riunione, il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo è informato della composizione prevista delle delegazioni che partecipano alla riunione.

Articolo 6

Segretariato

Il segretariato del Comitato per il commercio e lo sviluppo è assicurato a turno, per un periodo di dodici mesi, dalla Commissione europea e da uno Stato del Cariforum. Tale periodo coincide con l’esercizio della presidenza rispettivamente della parte UE e degli Stati del Cariforum.

Articolo 7

Documenti

Qualora le deliberazioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo siano basate su documenti scritti, questi ultimi sono numerati e diffusi dal segretariato come documenti del Comitato per il commercio e lo sviluppo.

Articolo 8

Corrispondenza

Tutta la corrispondenza con il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo è inoltrata al segretariato del comitato affinché sia comunicata ai membri del comitato stesso nonché al segretariato e al presidente del Consiglio congiunto e, se del caso, ai membri di detto Consiglio.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del Comitato per il commercio e lo sviluppo elabora l’ordine del giorno provvisorio per ogni riunione. Quest’ultimo è trasmesso, insieme ai pertinenti documenti, ai membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo nonché al presidente e al segretariato del Consiglio congiunto almeno 21 giorni prima della riunione.

2. L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti riguardo ai quali il segretariato del Comitato per il commercio e lo sviluppo ha ricevuto domanda di iscrizione all’ordine del giorno, insieme ai pertinenti documenti, almeno 28 giorni prima dell’inizio della riunione.

3. Il Comitato per il commercio e lo sviluppo adotta l’ordine del giorno all’inizio di ogni riunione. L’iscrizione nell’ordine del giorno di punti che non figurino nell’ordine del giorno provvisorio è acquisita previo accordo delle parti.

4. Il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo può, in accordo con le parti, invitare esperti ad assistere alle riunioni del comitato per fornire informazioni su argomenti specifici.

5. Il presidente del Comitato per il commercio e lo sviluppo può abbreviare, d’intesa con le parti, i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 per tener conto delle circostanze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbale

1. Il segretario redige il progetto di verbale delle riunioni, di norma entro un mese dalla data di ciascuna di esse.

2. Di norma, il verbale indica, per ciascun punto all’ordine del giorno:

a) la documentazione fornita al Comitato per il commercio e lo sviluppo;

b) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Comitato per il commercio e lo sviluppo; e

c) le decisioni adottate, le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni approvate su punti specifici.

3. Nel verbale figurano anche un elenco dei membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo o dei loro supplenti che hanno partecipato alla riunione e un elenco dei membri delle delegazioni che li accompagnavano e degli eventuali osservatori presenti.

4. Il verbale è approvato per iscritto dal rappresentante ad alto livello del Cariforum e dall’alto funzionario o dagli alti funzionari della Commissione europea che hanno partecipato alla riunione entro due mesi a partire dalla data della riunione. Una volta approvato il processo verbale, due copie sono firmate dal segretario e ciascuna delle parti ne riceve un esemplare autentico. Copie del verbale firmato sono trasmesse ai membri del Comitato per il commercio e lo sviluppo nonché al presidente e al segretariato del Consiglio congiunto.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Nei casi in cui il Comitato per il commercio e lo sviluppo sia autorizzato, in forza dell’accordo, ad adottare decisioni o raccomandazioni, questi atti recano rispettivamente il titolo di «decisione» o «raccomandazione», seguito da un numero progressivo, dalla loro data di adozione e da un’indicazione dell’oggetto. Ciascuna decisione indica la data della sua entrata in vigore.

2. Ogniqualvolta il Comitato per il commercio e lo sviluppo prenda una decisione si applica, mutatis mutandis, l’articolo 11 del regolamento interno del Consiglio congiunto.

3. Le decisioni e le raccomandazioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo sono inviate ai destinatari di cui all’articolo 8.

Articolo 12

Pubblicità

1. Salvo decisione contraria, le riunioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo non sono pubbliche.

2. Le parti o gli Stati firmatari del Cariforum possono decidere di pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del Consiglio congiunto sono le lingue ufficiali comuni delle parti, cioè l’inglese, lo spagnolo, il francese e l’olandese.

2. Il Comitato per il commercio e lo sviluppo delibera e adotta decisioni e raccomandazioni sulla base della documentazione e delle proposte redatte in una delle lingue di cui al paragrafo 1.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l’onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Comitato per il commercio e lo sviluppo (spese di personale, di viaggio e di soggiorno, spese postali e per le telecomunicazioni).

2. Le spese relative all’organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.

3. Le spese connesse all’interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti in o da una delle lingue di lavoro del Comitato per il commercio e lo sviluppo sono sostenute dalla parte che organizza la riunione. Le spese relative all’interpretazione in seduta e alla traduzione di documenti da altre lingue ufficiali delle istituzioni dell’Unione europea o verso tali lingue sono sostenute dalla parte UE.