ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO STATISTICO COMUNITÀ/SVIZZERA

Articolo 1

Presidenza

1. La presidenza del comitato statistico Comunità/Svizzera (di seguito «il comitato misto») è esercitata a turno per un anno civile da un rappresentante della Commissione delle Comunità europee (di seguito la «Commissione europea»), per conto della Comunità europea, e da un rappresentante della Confederazione svizzera. La Comunità europea esercita la presidenza durante l’anno di entrata in vigore dell’accordo tra la Comunità europea e la Confederazione svizzera sulla cooperazione nel settore statistico (di seguito «l’accordo»).

2. Il capo delegazione della parte che esercita la presidenza o, se del caso, il suo supplente, esercita le funzioni di presidente del comitato misto.

Articolo 2

Delegazioni

1. Ciascuna parte contraente nomina il proprio capo delegazione.

2. Il comitato misto può decidere di ammettere alle sue riunioni altre persone in veste di osservatori.

3. Almeno 15 giorni lavorativi prima della riunione, ciascuna parte contraente comunica all’altra parte la composizione della propria delegazione.

Articolo 3

Segretariato

1. Un rappresentante della Commissione europea e un rappresentante della Confederazione svizzera esercitano congiuntamente le funzioni di segretariato per il comitato misto. I segretari sono designati dal capo della rispettiva delegazione e continuano a svolgere tale mansione fino alla nomina di un nuovo segretario. Ciascuna delle due parti comunica all’altra parte il nome e il recapito del suo segretario.

2. I segretari sono responsabili delle comunicazioni tra le delegazioni, compresa la trasmissione di documenti, e sovrintendono alle funzioni di segretariato.

3. La direzione delle funzioni di segretariato del comitato misto incombe alla parte che esercita la presidenza.

Articolo 4

Riunioni

1. Il comitato misto si riunisce con le modalità e con la frequenza che ritiene necessarie. Il capo delegazione di ciascuna parte contraente può chiedere la convocazione di una riunione.

2. In funzione delle necessità, il comitato misto e il comitato del programma statistico organizzano, nel corso di riunioni congiunte, le proprie attività ai fini dell’accordo.

3. Non meno di 15 giorni lavorativi prima della riunione, il presidente trasmette all’altro capo delegazione la convocazione della riunione, unitamente al progetto di ordine del giorno e ai documenti di seduta.

4. Per tenere conto dell’urgenza di una questione specifica, l’altro capo delegazione può chiedere al presidente di abbreviare il periodo di cui al paragrafo 3 e all’articolo 2, paragrafo 3.

Articolo 5

Ordine del giorno

1. Il presidente stabilisce, d’intesa con l’altro capo delegazione, l’ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. Qualsiasi questione proposta da una delle delegazioni è inclusa nell’ordine del giorno provvisorio a condizione che la richiesta sia presentata 30 giorni lavorativi prima della riunione prevista.

2. Il comitato misto può decidere l’iscrizione all’ordine del giorno di una questione che non figura sull’ordine del giorno provvisorio.

3. L’ordine del giorno è approvato dal comitato misto all’inizio di ciascuna riunione.

Articolo 6

Sottocomitati e gruppi di lavoro

1. Il comitato misto può decidere l’istituzione di sottocomitati e di gruppi di lavoro per compiti specifici.

2. La composizione e le procedure dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro sono decise secondo le norme applicabili al comitato misto.

3. I sottocomitati e i gruppi di lavoro riferiscono direttamente al comitato misto e operano sotto la sua autorità. Essi non sono autorizzati a prendere decisioni, ma possono formulare raccomandazioni.

4. La modifica o la fine del mandato dei sottocomitati e dei gruppi di lavoro sono decise dal comitato misto.

Articolo 7

Raccomandazioni e decisioni

1. Le raccomandazioni e le decisioni del comitato misto ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 1, dell’accordo sono adottate di comune accordo tra le due delegazioni.

2. Le raccomandazioni e le decisioni del comitato misto recano la denominazione «raccomandazione» o «decisione», seguita da un numero progressivo, dalla data di adozione e da un’indicazione del suo oggetto.

3. Le decisioni sono suddivise in articoli. Ciascuna decisione inizia con un preambolo e termina con l’espressione «fatto a», seguita dal luogo e dalla data di adozione da parte del comitato misto. Le decisioni precisano la data di entrata in vigore e sono vincolanti per le parti contraenti.

4. Le decisioni e le raccomandazioni del comitato misto sono redatte in duplice copia e firmate per il comitato misto da entrambi i capi delegazione.

5. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione di qualsiasi raccomandazione o decisione adottata dal comitato misto.

6. Le raccomandazioni e le decisioni del comitato misto possono essere adottate mediante procedura scritta previo accordo di entrambi i capi delegazione.

A questo scopo il presidente trasmette il progetto all’altro capo delegazione. Il termine previsto nella procedura scritta non può essere inferiore a 15 giorni lavorativi.

Articolo 8

Verbale

1. Il progetto di verbale di ciascuna riunione del comitato misto è redatto, sotto la responsabilità del presidente, entro un termine di 15 giorni lavorativi.

2. Di norma, per ciascun punto dell’ordine del giorno il verbale precisa:

— i documenti trasmessi al comitato misto,

— le dichiarazioni che ciascuna parte contraente ha chiesto di mettere a verbale,

— le decisioni adottate, le dichiarazioni concordate o le conclusioni cui è pervenuto il comitato misto,

— le raccomandazioni formulate.

3. Il progetto di verbale è trasmesso, per l’approvazione da parte di entrambe le delegazioni, mediante procedura scritta conformemente alle disposizioni di cui all’articolo 7, paragrafo 6. Se la procedura non è completata il verbale è adottato dal comitato misto nel corso della riunione successiva.

4. Il verbale approvato è redatto in duplice copia e firmato dai segretari. Una copia originale è conservata da ciascuna delle parti.

Articolo 9

Riservatezza

1. Salvo decisione contraria del comitato misto, le sue riunioni non sono pubbliche.

2. Fatte salve le altre disposizioni applicabili, le delibere del comitato misto e dei suoi gruppi di lavoro sono coperte dal segreto professionale salvo decisione contraria del comitato misto.

3. Salvo decisione contraria delle delegazioni, i verbali costituiscono documenti accessibili al pubblico.

Articolo 10

Spese

1. Ciascuna parte contraente assume a proprio carico le spese sostenute a seguito della propria partecipazione alle riunioni del comitato misto e dei gruppi di lavoro.

2. Il comitato misto approva la ripartizione delle spese connesse a missioni affidate a esperti.

Articolo 11

Corrispondenza

Tutta la corrispondenza destinata al presidente del comitato misto o proveniente da quest’ultimo è inviata al segretariato del comitato misto. Il segretariato trasmette copia di tutta la corrispondenza riguardante l’accordo ai capi delegazione, alla missione della Svizzera presso l’Unione europea e alla delegazione della Commissione in Svizzera.