Regolamento interno del Consiglio di cooperazione tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e la Federazione russa, dall'altro, del 27 gennaio 1998 - Regolamento interno del comitato di cooperazione



Gazzetta ufficiale n. L 087 del 21/03/1998 pag. 0017 - 0021



REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e la Federazione russa, dall'altro, del 27 gennaio 1998 (98/228/CE) IL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE, visto l'accordo di partenariato e di cooperazione che istituisce un partenariato tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da una parte, e la Federazione russa, dall'altra, firmato a Corfù il 24 giugno 1994, in prosieguo denominato «l'accordo», in particolare gli articoli da 90 a 93 (1), visto il protocollo dell'accordo, firmato a Bruxelles il 21 maggio 1997, considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1° dicembre 1997, HA STABILITO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO: Articolo 1 Presidenza Il consiglio di cooperazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un membro del Consiglio dell'Unione europea, per conto delle Comunità e dei loro Stati membri, e da un membro del governo della Federazione russa. Tuttavia, il primo periodo ha inizio alla data della prima sessione del consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Articolo 2 Sessioni Il consiglio di cooperazione si riunisce a livello ministeriale regolarmente una volta all'anno. Su richiesta di una delle parti possono aver luogo sessioni straordinarie del consiglio di cooperazione se le parti sono d'accordo. Le sessioni del consiglio di cooperazione concordate dalle parti sono convocate congiuntamente dai segretari. Articolo 3 Membri e loro rappresentanza all'interno del consiglio di cooperazione I membri del consiglio di cooperazione di cui all'articolo 91 dell'accordo possono farsi rappresentare ad una sessione, se impossibilitati a partecipare, da un ministro o da un funzionario a tal fine designati. Il funzionario in questione dovrebbe di norma essere il capo missione della Federazione russa presso le Comunità europee o il capo della rappresentanza permanente presso l'Unione europea o un alto funzionario. In tutti gli altri casi, un membro che desideri farsi rappresentare comunica al presidente il nome del suo rappresentante prima della sessione alla quale deve essere rappresentato. Il rappresentante di un membro del consiglio di cooperazione esercita tutti i diritti del membro rappresentato. Articolo 4 Delegazioni I membri del consiglio di cooperazione possono farsi accompagnare da funzionari. Prima di ogni sessione il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti e dell'identità dei rispettivi capi delegazione. Il consiglio di cooperazione può invitare altre persone a partecipare alle sessioni affinché lo informino su argomenti specifici. Articolo 5 Segretariato Il segretariato del consiglio di cooperazione è assicurato congiuntamente da un funzionario del Segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e da un funzionario nominato dalla Federazione russa. Articolo 6 Documenti Qualora le discussioni del consiglio di cooperazione siano basate su una documentazione scritta, i documenti in questione sono numerati e distribuiti dai due segretari come documenti del consiglio di cooperazione. Articolo 7 Corrispondenza Tutte le comunicazioni destinate al consiglio di cooperazione o al suo presidente sono trasmesse ai due segretari del consiglio di cooperazione. I due segretari assicurano la trasmissione della corrispondenza al presidente del consiglio di cooperazione e, se del caso, la sua diffusione, come documenti di cui all'articolo 6, agli altri membri del consiglio di cooperazione. La corrispondenza così diffusa è trasmessa al Segretariato generale della Commissione, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri dell'Unione europea e alla missione della Federazione russa a Bruxelles. Le comunicazioni del presidente del consiglio di cooperazione sono inviate dai rispettivi segretari ai destinatari e, se del caso, diffuse agli altri membri del consiglio di cooperazione, come documenti di cui all'articolo 6, agli indirizzi indicati nel secondo comma. Articolo 8 Ordine del giorno delle sessioni 1. L'ordine del giorno provvisorio di ciascuna sessione è concordato con le due parti. Esso è trasmesso ai destinatari elencati nell'articolo 7, almeno quindici giorni prima dell'inizio della sessione, dai rispettivi segretari. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali uno dei due segretari ha ricevuto domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della sessione, salvo per i punti che non sono stati iscritti nell'ordine del giorno provvisorio, purché la relativa documentazione sia stata ricevuta dai segretari non oltre la data di invio dell'ordine del giorno. Il consiglio di cooperazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni sessione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita soltanto con l'accordo di entrambe le parti. 2. D'intesa con le parti, i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati al fine di tener conto delle circostanze di un caso specifico. Articolo 9 Processo verbale Il progetto di processo verbale di ogni sessione è redatto congiuntamente dai segretari in due copie autentiche. Il processo verbale indica, come regola generale, per ogni punto dell'ordine del giorno: - la documentazione presentata al consiglio di cooperazione; - le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del consiglio di cooperazione; - le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni adottate su determinati punti. Il processo verbale comprende inoltre l'elenco dei membri del consiglio di cooperazione o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla sessione. Al più tardi un mese dopo ogni sessione il progetto di processo verbale è presentato al consiglio di cooperazione per approvazione. Una volta approvato, due copie autentiche dello stesso sono firmate dai due segretari e sono conservate dalle parti. Una copia del processo verbale è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7. Articolo 10 Raccomandazioni 1. Il consiglio di cooperazione formula le sue raccomandazioni di comune accordo tra le parti. Tra una sessione e l'altra il consiglio di cooperazione può formulare raccomandazioni o approvare processi verbali mediante procedura scritta, con l'accordo delle parti. La procedura scritta consta di uno scambio ufficiale di lettere tra i due segretari, che agiscono d'intesa con le parti. 2. Le raccomandazioni del consiglio di cooperazione previste dall'articolo 90 dell'accordo recano il titolo «raccomandazione», seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da un'indicazione generale dell'oggetto. Le raccomandazioni del consiglio di cooperazione sono autenticate dai due segretari e due copie autentiche sono firmate dai capi delegazione delle due parti. Le raccomandazioni sono inviate a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7, come documenti del consiglio di cooperazione. Articolo 11 Pubblicità Salvo decisione contraria, le sessioni del consiglio di cooperazione non sono pubbliche. Ciascuna parte può decidere di pubblicare le raccomandazioni del consiglio di cooperazione nella rispettiva pubblicazione ufficiale. Articolo 12 Lingue Le lingue ufficiali del consiglio di cooperazione sono le lingue ufficiali delle parti. Il consiglio di cooperazione delibera di norma sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue. Articolo 13 Spese Le Comunità europea e la Federazione russa si fanno carico delle rispettive spese sostenute in occasione della partecipazione alle sessioni del consiglio di cooperazione per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni. Le spese di interpretazione durante le sessioni e di traduzione dei documenti sono a carico delle Comunità europee tranne quelle di interpretazione o di traduzione da una delle lingue ufficiali delle Comunità europee in russo che sono a carico della Federazione russa. Le altre spese per l'organizzazione materiale delle sessioni, comprese le spese di riproduzione dei documenti distribuiti durante le sessioni, sono a carico della parte ospitante. Articolo 14 Comitato di cooperazione 1. È istituito un comitato di cooperazione a norma dell'articolo 92 dell'accordo, incaricato di assistere il consiglio di cooperazione nell'adempimento dei suoi compiti. Il comitato di cooperazione è formato, da un lato, da rappresentanti della Commissione delle Comunità europee e da rappresentanti dei membri del Consiglio dell'Unione europea e, dall'altro, da rappresentanti del governo della Federazione russa, di norma a livello di alti funzionari. 2. Il comitato di cooperazione prepara le sessioni e le deliberazioni del consiglio di cooperazione, controlla, se del caso, l'attuazione delle raccomandazioni del consiglio di cooperazione e in generale assicura la continuità del partenariato e il corretto funzionamento dell'accordo. Esso sottopone proposte o progetti di raccomandazioni al consiglio di cooperazione per l'adozione. 3. Le consultazioni a norma degli articoli 16, 17 e 53 dell'accordo, nonché quelle previste nell'allegato 2 del medesimo hanno luogo in sede di comitato di cooperazione. Le consultazioni possono proseguire a livello di Consiglio di cooperazione con l'accordo delle Parti. 4. Il regolamento interno del comitato di cooperazione costituisce l'allegato del presente regolamento interno. (1) GU L 327 del 28. 11. 1997, pag. 1. ALLEGATO REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI COOPERAZIONE Articolo 1 Presidenza Il comitato di cooperazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un rappresentante della Commissione delle Comunità europee, per conto delle Comunità e degli Stati membri, e da un rappresentante del governo della Federazione russa. Il primo periodo ha inizio alla data della prima sessione del consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Per tale periodo e, successivamente, per ciascun periodo di dodici mesi, il comitato di cooperazione è presieduto dalla parte che assicura la presidenza del consiglio di cooperazione. Articolo 2 Riunioni Il comitato di cooperazione si riunisce una volta all'anno e quando le circostanze lo richiedono, con l'accordo delle parti. Ogni riunione del comitato di cooperazione si svolge alla data e nel luogo concordati dalle parti. Le riunioni del comitato di cooperazione sono convocate congiuntamente dai due segretari. Articolo 3 Delegazioni Prima di ogni riunione il presidente è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti. Articolo 4 Segretariato Un funzionario della Commissione delle Comunità europee e un funzionario del governo della Federazione russa svolgono congiuntamente le mansioni di segretari del comitato di cooperazione. Tutte le comunicazioni del presidente del comitato di cooperazione o dirette al presidente del comitato di cooperazione nel contesto del presente allegato sono inviate ai segretari del comitato di cooperazione nonché ai segretari del consiglio di cooperazione e al presidente del consiglio di cooperazione. Articolo 5 Pubblicità Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato di cooperazione non sono pubbliche. Articolo 6 Ordine del giorno delle riunioni 1. I segretari del comitato di cooperazione stabiliscono l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione. Questo è trasmesso ai destinatari elencati nell'articolo 4 almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto, salvo per i punti che non sono stati iscritti nell'ordine del giorno provvisorio, domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione, purché la relativa documentazione sia stata ricevuta dai segretari non oltre la data di invio dell'ordine del giorno. Il comitato di cooperazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con l'accordo di entrambe le parti. 2. D'intesa con le parti, i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati al fine di tener conto delle circostanze di un caso specifico. 3. Il comitato di cooperazione può invitare alle riunioni degli esperti affinché lo informino su argomenti specifici. Articolo 7 Processo verbale Di ogni riunione è redatto un processo verbale. Il processo verbale riepiloga le conclusioni del comitato di cooperazione. Previa approvazione da parte del comitato di cooperazione, il processo verbale è firmato dal presidente e dai segretari ed è conservato da ciascuna delle parti. Una copia del processo verbale è inviata a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 4 del presente allegato. Articolo 8 Raccomandazioni Il comitato di cooperazione non formula raccomandazioni tranne nei casi specifici in cui è autorizzato dal Consiglio di cooperazione a norma dell'articolo 92, paragrafo 2 dell'accordo. In questi casi tali atti recano il titolo di «raccomandazione», seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Le raccomandazioni sono formulate di comune accordo tra le parti. Le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono inviate ai destinatari elencati nell'articolo 4 del presente allegato. Il comitato di cooperazione può decidere di pubblicare tali raccomandazioni. Le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono firmate dal presidente e dai segretari. Articolo 9 Spese La Comunità e la Federazione russa si fanno carico delle rispettive spese sostenute in occasione della partecipazione alle riunioni del comitato di cooperazione e dei suoi sottocomitati e gruppi di lavoro, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni. Le spese di interpretazione durante le riunioni e di traduzione dei documenti sono a carico delle Comunità europee, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da una delle lingue ufficiali delle Comunità europee in russo, che sono a carico della Federazione russa. Le altre spese per l'organizzazione materiale delle riunioni, comprese le spese di riproduzione dei documenti distribuiti durante le riunioni, sono a carico della parte ospitante. Articolo 10 Sottocomitati e gruppi di lavoro Il comitato di cooperazione può istituire sottocomitati e gruppi di lavoro incaricati di assisterlo nell'adempimento dei suoi compiti. Essi sono considerati subordinati al comitato di cooperazione, al quale trasmettono una relazione dopo ogni riunione. I sottocomitati e gruppi di lavoro non formulano raccomandazioni. Il comitato di cooperazione può sopprimere qualsiasi sottocomitato o gruppo di lavoro esistente, modificarne il mandato o creare altri sottocomitati o gruppi di lavoro.