DECISIONE N. 1/2017 DEL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-UCRAINA

del 18 maggio 2017

recante adozione del suo regolamento interno [2018/205]

IL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-UCRAINA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1), in particolare l'articolo 211,

considerando quanto segue:

A norma dell'articolo 486 dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra («accordo»), alcune sue parti, compresa la sottosezione 3 (Indicazioni geografiche) del capo 9, sezione 2 (Proprietà intellettuale), del titolo IV (Scambi e questioni commerciali), sono applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o gennaio 2016.

L'articolo 211 dell'accordo dispone che il sottocomitato per le indicazioni geografiche («sottocomitato IG») deve monitorare l'evoluzione dell'accordo per quanto riguarda le indicazioni geografiche e deve fungere da forum per la cooperazione e il dialogo in materia di indicazioni geografiche.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento interno del sottocomitato IG riportato nell'allegato della presente decisione.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

Per il sottocomitato per le indicazioni geografiche UE-Ucraina

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.

ALLEGATO

REGOLAMENTO INTERNO DEL SOTTOCOMITATO PER LE INDICAZIONI GEOGRAFICHE UE-UCRAINA

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il sottocomitato per le indicazioni geografiche («sottocomitato IG»), istituito a norma dell'articolo 211 dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra (1) («accordo»), assiste il comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» di cui al l'articolo 465, paragrafo 4, dell'accordo, nell'esercizio delle sue funzioni.

2. Il sottocomitato IG esercita le funzioni indicate all'articolo 211 dell'accordo.

3. Il sottocomitato IG è composto da funzionari della Commissione europea e dell'Ucraina responsabili per le questioni relative alle indicazioni geografiche.

4. Ciascuna parte nomina un capo delegazione che funge da persona di contatto per tutte le questioni che riguardano il sottocomitato.

5. I capi delegazione esercitano le funzioni di presidenza a norma dell'articolo 2.

6. Ogni capo delegazione può delegare alcune o tutte le sue funzioni a un supplente designato; in questo caso ogni riferimento fatto qui di seguito al capo delegazione vale anche per il supplente designato.

7. Ai fini del presente regolamento interno, si applica la definizione del termine «parti» di cui all'articolo 482 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

La presidenza del sottocomitato IG è esercitata alternativamente fra le parti ogni 12 mesi. Il primo periodo di 12 mesi decorre dalla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diverso accordo tra le parti, il sottocomitato IG si riunisce a turno nell'Unione e in Ucraina su richiesta di una delle parti entro 90 giorni dalla richiesta.

2. Ogni riunione del sottocomitato IG è convocata dal presidente a una data e in una sede convenute dalle parti. L'avviso relativo alla convocazione della riunione è inviato dal presidente entro 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Quando possibile, riunioni ordinarie del sottocomitato IG sono convocate con debito anticipo rispetto alla riunione ordinaria del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. A titolo di eccezione, le riunioni del sottocomitato IG possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato dalle parti, compresa la videoconferenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione ciascuna parte informa l'altra, tramite il segretariato del sottocomitato IG di cui all'articolo 5, in merito alla composizione prevista della delegazione.

Articolo 5

Segretariato

Un rappresentante della Commissione europea e un rappresentante dell'Ucraina sono nominati dai rispettivi capi delegazione a svolgere congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato IG ed eseguono i compiti di segreteria di concerto e in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al sottocomitato IG è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informa il segretario dell'altra parte.

2. Il segretariato provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato IG sia trasmessa al presidente e distribuita, se del caso, a norma dell'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato di tale sottocomitato a nome del presidente stesso. Tale corrispondenza è diffusa, se del caso, a norma dell'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono diffusi tramite il segretariato del sottocomitato IG.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Ucraina nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

4. Il segretario dell'Ucraina distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Ucraina e, nell'ambito di tale scambio di corrispondenza, mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione nonché i segretari del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio».

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato IG non sono pubbliche.

Se una parte comunica al sottocomitato IG informazioni designandole come riservate, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del sottocomitato IG stabilisce un ordine del giorno provvisorio, nonché un progetto di conclusioni operative per ogni riunione in base alle proposte presentate dalle parti, come previsto all'articolo 10. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato del sottocomitato IG ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, entro 21 giorni di calendario prima della data della riunione

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito a norma dell'articolo 7 entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno viene adottato dal presidente e dall'altro capo delegazione all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4. Secondo l'occasione e con il consenso dell'altra parte, il presidente può invitare rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni del sottocomitato IG in qualità di osservatori per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbali e conclusioni operative

1. Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai due segretari.

2. Di norma per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno il verbale riporta:

a) i partecipanti alla riunione, i funzionari che li accompagnavano ed eventuali osservatori che hanno partecipato alla riunione;

b) i documenti presentati al sottocomitato IG;

c) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta dal sottocomitato IG; e

d) se necessario, le conclusioni operative della riunione di cui al paragrafo 4.

3. Il progetto di verbale è presentato al sottocomitato IG per approvazione. Esso è approvato entro i 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato IG. Una copia del verbale approvato è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

4. Il progetto di conclusioni operative di ciascuna riunione è redatto dal segretario del sottocomitato IG della parte che detiene la presidenza e trasmesso alle parti, unitamente all'ordine del giorno, di norma entro 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione. Il progetto di conclusioni operative è aggiornato nel corso della riunione, in modo che al termine della riunione, salvo diverso accordo delle parti, il sottocomitato IG adotti le conclusioni operative che riflettono le azioni di follow-up convenute dalle parti Una volta concordate, le conclusioni operative sono accluse al verbale e la loro attuazione è esaminata nel corso di successive riunioni del sottocomitato IG. A tal fine il sottocomitato IG adotta un modello che consenta di monitorare ciascun punto d'azione in relazione a un termine specifico.

Articolo 11

Decisioni

1. Il sottocomitato IG ha il potere di adottare decisioni nei casi di cui all'articolo 211, paragrafo 3, dell'accordo. Tali decisioni sono adottate per consenso tra le parti una volta espletate le rispettive procedure interne di adozione. Esse sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2. Ciascuna decisione è firmata da un rappresentante di entrambe le parti. Fatto salvo il paragrafo 3, i rappresentanti firmano tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione pertinente.

3. Se le parti decidono in tal senso, il sottocomitato IG può adottare decisioni mediante procedura scritta, una volta espletate le rispettive procedure interne. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini indicati nel presente paragrafo in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta concordato il testo, la decisione è firmata da un rappresentante di entrambe le parti.

4. Gli atti del sottocomitato IG recano il titolo di «decisione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5. Le decisioni e le raccomandazioni del sottocomitato IG sono autenticate dai due segretari.

6. Le decisioni sono trasmesse a entrambe le parti.

7. Il segretariato del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» è informato delle decisioni, dei pareri, delle raccommandazioni, delle relazioni o delle altre azioni concordate del sottocomitato IG.

8. Ciascuna parte può decidere se pubblicare le decisioni del sottocomitato IG nelle rispettive Gazzette ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

1. Il sottocomitato IG riferisce in merito alle proprie attività al comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» a ogni riunione ordinaria di tale comitato.

2. Le relazioni sono adottate per consenso tra le parti e recano il titolo di «relazione». Le relazioni sono trasmesse a entrambe le parti.

3. La procedura di adozione delle decisioni di cui all'articolo 11, paragrafi 2 e 3, si applica, mutatis mutandis, alle relazioni.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del sottocomitato IG sono l'inglese e l'ucraino.

2. Salvo decisione contraria, il sottocomitato IG delibera sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del comitato IG sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e ucraino conformemente all'articolo 13, paragrafo 1, sono a carico della parte che ospita la riunione.

Le spese relative all'interpretazione e alla traduzione da o in altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato IG a norma dell'articolo 211, paragrafo 2, dell'accordo.

(1) GU L 161 del 29.5.2014, pag. 3.