ALLEGATO I

REGOLAMENTO INTERNO PER LA RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Nella parte III (Prevenzione e risoluzione delle controversie) dell’accordo e a norma del presente regolamento interno s’intende per:

— «consulente»: una persona incaricata da una parte di fornirle consulenza o assistenza in relazione al procedimento del collegio arbitrale,

— «assistente»: una persona che, su mandato di un membro del collegio arbitrale, svolge ricerche per tale membro o lo assiste nelle sue funzioni,

— «parte attrice»: la parte che chiede la costituzione di un collegio arbitrale a norma dell’articolo 207 dell’accordo,

— «parte convenuta»: la parte accusata di aver violato le disposizioni di cui all’articolo 203 dell’accordo,

— «collegio arbitrale»: un collegio costituito in conformità dell’articolo 207 dell’accordo,

— «rappresentante di una parte»: un funzionario o altra persona designata da un dicastero, da un organismo governativo o da altro soggetto pubblico di una parte,

— «giorno»: un giorno di calendario, salvo altrimenti disposto.

2. Salvo altrimenti concordato, la parte convenuta provvede all’organizzazione logistica dei procedimenti di risoluzione delle controversie, in particolare le audizioni.

3. Ogni primo lunedì di dicembre le parti si scambiano l’elenco delle date dei rispettivi giorni festivi o di riposo ufficiali, valido per l’anno successivo. Qualora un termine di cui al presente regolamento interno scada in un giorno festivo o di riposo ufficiale di una delle parti, tale termine si ritiene scaduto nel primo giorno lavorativo successivo. In un giorno festivo o di riposo ufficiale non si considera ricevuto alcun documento, né alcuna notifica o richiesta.

Articolo 2

Comunicazioni

1. Le parti e il collegio arbitrale trasmettono richieste, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti per posta elettronica, con copia trasmessa lo stesso giorno via fax, tramite raccomandata, corriere, a mano con rilascio di ricevuta o mediante qualsiasi altro mezzo di telecomunicazione che ne comprovi l’invio. Salvo prova contraria, un messaggio di posta elettronica si considera ricevuto nello stesso giorno dell’invio.

2. Una parte fornisce copia elettronica di ciascuna delle sue comunicazioni scritte all’altra parte e a ciascuno degli arbitri. È fornita altresì una copia cartacea.

3. Il punto di contatto designato per tutte le notifiche è, per gli Stati del Cariforum, il coordinatore del Cariforum di cui all’articolo 234, paragrafo 1, dell’accordo e, per la parte UE, la direzione generale del Commercio della Commissione europea. Ciascuna parte informa immediatamente l’altra parte di ogni modifica del punto di contatto designato.

4. Gli errori materiali di scarsa importanza contenuti in richieste, avvisi, comunicazioni scritte o altri documenti relativi al procedimento del collegio arbitrale possono essere corretti mediante presentazione di un nuovo documento in cui siano chiaramente indicate le modifiche.

5. A seconda del contenuto delle disposizioni oggetto della controversia, tutte le richieste e notifiche indirizzate al comitato Cariforum-UE per il commercio e lo sviluppo sono inviate in copia agli altri sottocomitati pertinenti istituiti dall’accordo.

Articolo 3

Avvio del procedimento arbitrale

1. Salvo altrimenti concordato, le parti si riuniscono con il collegio arbitrale entro dieci giorni dalla costituzione dello stesso al fine di individuare le questioni che le parti o il collegio arbitrale ritengono opportuno affrontare, compresi l’onorario e il rimborso delle spese degli arbitri, che vengono stabiliti secondo le norme dell’OMC. I membri del collegio arbitrale e i rappresentanti delle parti possono partecipare a tale riunione per telefono o in videoconferenza.

2. a) Salvo altrimenti convenuto tra le parti, entro sette giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale quest’ultimo è investito del mandato seguente: «esaminare alla luce delle pertinenti disposizioni dell’accordo la questione oggetto della richiesta di costituzione del collegio arbitrale, pronunciarsi sulla compatibilità della misura in questione con le disposizioni dell’accordo identificate nella richiesta di costituzione e pronunciare un lodo in conformità dell’articolo 209 dell’accordo.»; b) le parti notificano il mandato concordato al collegio arbitrale entro cinque giorni dal raggiungimento del loro accordo.

Articolo 4

Comunicazioni iniziali

La parte attrice fa pervenire le proprie comunicazioni scritte iniziali entro venti giorni dalla data di costituzione del collegio arbitrale. La parte convenuta fa pervenire la propria replica scritta entro venti giorni dalla data di presentazione della comunicazione scritta iniziale.

Articolo 5

Funzionamento dei panel arbitrali

1. Il presidente del collegio arbitrale presiede tutte le riunioni. Il collegio arbitrale può delegare al presidente le decisioni di carattere amministrativo e procedurale.

2. Salvo altrimenti disposto, il collegio arbitrale può svolgere la propria attività con qualsiasi mezzo di telecomunicazione, in particolare per telefono, fax o collegamento informatico.

3. Soltanto gli arbitri possono partecipare alle discussioni del collegio arbitrale, ma quest’ultimo può autorizzare i suoi assistenti a presenziare alle discussioni.

4. La stesura dei lodi è di esclusiva competenza del collegio arbitrale e non è delegata.

5. Qualora sorga una questione procedurale non contemplata dalle disposizioni dell’accordo o del presente regolamento interno, il collegio arbitrale può, previa consultazione delle parti, adottare una procedura appropriata, compatibile con l’accordo e con il presente regolamento, che garantisca parità di trattamento delle parti.

6. Il collegio arbitrale, qualora ritenga necessario modificare un termine applicabile ai procedimenti o introdurre qualsiasi altro adeguamento di carattere procedurale o amministrativo, comunica per iscritto alle parti le ragioni che giustificano la modifica o l’adeguamento, indicando il termine o l’adeguamento necessario. Il collegio arbitrale può adottare tale modifica o adeguamento previa consultazione delle parti. I termini di cui all’articolo 209 dell’accordo non sono modificati.

Articolo 6

Sostituzione

1. In caso di impedimento, rinuncia o sostituzione di un arbitro, è designato un sostituto in conformità dell’articolo 207, paragrafo 3, dell’accordo.

2. Se una parte ritiene che un arbitro non soddisfi i requisiti del codice di condotta degli arbitri e dei mediatori e che per questa ragione vada sostituito, detta parte informa l’altra parte entro quindici giorni dal momento in cui è venuta a conoscenza delle circostanze relative alla grave violazione del codice di condotta da parte dell’arbitro.

Se una parte ritiene che un arbitro diverso dal presidente non soddisfi i requisiti del codice di condotta, le parti si consultano e, di comune accordo, ricusano l’arbitro designando un sostituto conformemente alla procedura di cui all’articolo 207, paragrafo 3, dell’accordo.

Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire un arbitro, ciascuna parte può chiedere che la questione venga sottoposta al presidente del collegio arbitrale, la cui decisione è definitiva.

Se il presidente conclude che un arbitro non soddisfa i requisiti del codice di condotta, designa un nuovo arbitro, estratto a sorte tra le persone di cui all’articolo 221 dell’accordo, tra le quali rientrava l’arbitro da sostituire. Se l’arbitro da sostituire era stato designato dalle parti a norma dell’articolo 207, paragrafo 2, dell’accordo, il sostituto è estratto a sorte tra le persone proposte dalla parte attrice e dalla parte convenuta in conformità dell’articolo 221 dell’accordo. La designazione del nuovo arbitro è completata entro cinque giorni dalla data di presentazione della richiesta al presidente del collegio arbitrale.

3. Se una parte ritiene che il presidente del collegio arbitrale non soddisfi i requisiti del codice di condotta, le parti si consultano e, di comune accordo, sostituiscono il presidente designando un sostituto conformemente alla procedura di cui all’articolo 207, paragrafo 3, dell’accordo.

Qualora le parti non concordino sulla necessità di sostituire il presidente, ciascuna parte può chiedere che la questione sia sottoposta a uno dei membri rimanenti del gruppo di persone selezionate per fungere da presidente a norma dell’articolo 221, paragrafo 1, dell’accordo. Il nominativo di tale persona è estratto a sorte dal presidente del comitato Cariforum-UE per il commercio e lo sviluppo o dal suo delegato. La decisione di tale persona circa la necessità di sostituire il presidente è definitiva.

Se tale persona decide che il presidente in questione non soddisfa i requisiti del codice di condotta, designa un nuovo presidente, estratto a sorte tra le persone rimanenti di cui all’articolo 221, paragrafo 1, dell’accordo che possono fungere da presidente. La designazione del nuovo presidente è completata entro cinque giorni dalla data di presentazione della richiesta di cui al presente paragrafo.

4. I procedimenti del collegio arbitrale sono sospesi per il periodo necessario a espletare le procedure stabilite nel presente articolo.

Articolo 7

Audizioni

1. Consultate le parti e gli altri membri del collegio arbitrale, il presidente fissa la data e l’ora dell’audizione e ne dà notifica per iscritto alle parti. Quando l’audizione è pubblica, tali informazioni sono messe a disposizione di tutti dalla parte incaricata degli aspetti logistici del procedimento. Salvo dissenso di una parte, il collegio arbitrale può decidere di non organizzare un’audizione.

2. A meno che le parti non convengano altrimenti, l’audizione ha luogo a Bruxelles se la parte attrice è uno Stato del Cariforum e nei territori degli Stati del Cariforum se la parte attrice è la parte UE. Se la controversia riguarda una misura mantenuta in uno Stato del Cariforum firmatario, l’audizione ha luogo nel territorio di tale Stato, a meno che lo Stato non notifichi per iscritto al collegio arbitrale, entro dieci giorni dalla sua costituzione, che è opportuno utilizzare un’altra sede.

3. Il collegio arbitrale può organizzare un’audizione supplementare solo in circostanze eccezionali. Per le procedure di cui all’articolo 211, paragrafo 2, all’articolo 212, paragrafo 2, e all’articolo 214, paragrafo 2, dell’accordo non vengono organizzate audizioni supplementari.

4. Tutti gli arbitri sono presenti per l’intera durata delle audizioni.

5. Indipendentemente dal carattere pubblico del procedimento, le seguenti persone possono presenziare a un’audizione:

a) i rappresentanti delle parti;

b) i consulenti delle parti;

c) il personale amministrativo, gli interpreti, i traduttori e gli stenografi; nonché

d) gli assistenti degli arbitri.

Solo i rappresentanti e i consulenti delle parti possono rivolgersi al collegio arbitrale.

6. Entro i sette giorni precedenti la data dell’audizione ciascuna parte trasmette al collegio arbitrale l’elenco dei nominativi delle persone che in sede di audizione procederanno a presentazioni o argomentazioni orali per conto della parte e degli altri rappresentanti o consulenti che presenzieranno all’audizione.

7. A norma dell’articolo 216 dell’accordo le audizioni del collegio arbitrale sono aperte al pubblico, a meno che il collegio arbitrale non decida diversamente. Il collegio arbitrale si riunisce comunque a porte chiuse qualora le comunicazioni e le argomentazioni di una parte contengano informazioni commerciali riservate. Previa consultazione delle parti, il collegio stabilisce disposizioni logistiche e procedure appropriate per garantire un’efficace gestione delle audizioni pubbliche. Tali procedure possono comprendere il ricorso alla trasmissione in diretta su internet o alla televisione a circuito chiuso.

8. Il collegio arbitrale conduce l’audizione nel modo seguente:

Argomentazione: a) argomentazione della parte attrice; b) argomentazione della parte convenuta.

Confutazione: a) argomentazione della parte attrice; b) controreplica della parte convenuta.

9. Il collegio arbitrale può rivolgere domande alle parti in qualsiasi momento dell’audizione.

10. Il collegio arbitrale predispone la stesura del verbale di ciascuna audizione, che è quanto prima redatto e trasmesso alle parti.

11. Entro quattordici giorni dalla data dell’audizione ciascuna parte può trasmettere osservazioni scritte supplementari in merito a qualsiasi questione sollevata durante l’audizione.

Articolo 8

Domande scritte

1. Il collegio arbitrale può rivolgere domande scritte a una o a entrambe le parti in qualsiasi momento di un procedimento. Ciascuna delle parti riceve una copia delle domande rivolte dal collegio arbitrale.

2. Una parte trasmette inoltre all’altra parte una copia della propria risposta scritta alle domande del collegio arbitrale. A ciascuna parte viene data la possibilità di inviare osservazioni scritte in merito alle risposte fornite dall’altra parte entro sette giorni dalla data del loro ricevimento.

Articolo 9

Riservatezza

Le parti rispettano la riservatezza delle audizioni del collegio arbitrale che si sono svolte a porte chiuse a norma dell’articolo 7, paragrafo 7. Ciascuna parte considera riservate le informazioni comunicate in via riservata al collegio arbitrale dall’altra parte. Qualora una parte trasmetta al collegio arbitrale una versione riservata delle sue comunicazioni scritte, essa fornisce ugualmente, su richiesta dell’altra parte, entro quindici giorni dalla data della richiesta o, se successiva, delle comunicazioni, un riassunto non riservato delle informazioni contenute nella comunicazione che possa essere reso pubblico. Nessuna disposizione del presente regolamento interno vieta a una parte di rendere pubblica la propria posizione.

Articolo 10

Contatti unilaterali

1. Il collegio arbitrale non si incontra né entra in contatto con una parte in assenza dell’altra parte.

2. Nessun membro del collegio arbitrale può discutere un aspetto della questione oggetto del procedimento con una delle parti o con entrambe in assenza degli altri arbitri.

Articolo 11

Comunicazioni amicus curiae

1. A norma dell’articolo 217 dell’accordo il collegio arbitrale può ricevere comunicazioni scritte non richieste, purché vengano presentate entro quindici giorni dalla costituzione del collegio arbitrale, siano concise e comunque di lunghezza non superiore a quindici cartelle dattiloscritte, compresi gli eventuali allegati, e riguardino direttamente le questioni esaminate dal collegio arbitrale.

2. La comunicazione contiene una descrizione della persona fisica o giuridica che la presenta, comprese la natura delle sue attività e le sue fonti di finanziamento, e precisa l’interesse della persona nel quadro del procedimento arbitrale. Essa è redatta nelle lingue scelte dalle parti in conformità dell’articolo 218 dell’accordo e dell’articolo 14 del presente regolamento interno.

3. Nel lodo del collegio arbitrale sono elencate tutte le comunicazioni ricevute che risultano conformi alle prescrizioni di cui ai paragrafi 1 e 2. Il collegio arbitrale non è tenuto ad esaminare nel proprio lodo le argomentazioni contenute in dette comunicazioni. Le comunicazioni ricevute dal collegio arbitrale conformemente alla presente disposizione sono sottoposte alle parti per eventuali osservazioni.

Articolo 12

Informazioni o consulenza tecnica

Qualora, a norma dell’articolo 217 dell’accordo, un collegio arbitrale richieda informazioni o consulenza tecnica a persone o entità diverse dalle parti, esso informa le parti della propria intenzione ed offre loro la possibilità di presentare osservazioni. Il collegio arbitrale prende in considerazione le osservazioni delle parti in merito alle informazioni o alle consulenze tecniche acquisite qualora tenga conto di tali informazioni o consulenze per l’elaborazione del lodo arbitrale.

Articolo 13

Casi urgenti

Nei casi urgenti di cui alla parte III, capo 2, dell’accordo il collegio arbitrale, in consultazione con le parti, adegua ove opportuno i termini fissati nel presente regolamento e comunica tali adeguamenti alle parti.

Articolo 14

Traduzione e interpretariato

1. Durante le consultazioni di cui all’articolo 204 dell’accordo ed entro la data della riunione di cui all’articolo 3, paragrafo 1, del presente regolamento interno le parti si adoperano per concordare una lingua di lavoro comune del procedimento dinanzi al collegio arbitrale.

2. Se le parti non riescono a concordare su una lingua di lavoro comune, si applicano le disposizioni di cui all’articolo 218, paragrafo 2, dell’accordo.

3. La parte convenuta provvede alla traduzione simultanea delle comunicazioni orali nelle lingue scelte dalle parti.

4. I lodi del collegio arbitrale sono notificati nella lingua o nelle lingue scelte dalle parti.

5. Le parti possono formulare osservazioni sul testo tradotto di un documento elaborato conformemente alle presenti disposizioni.

Articolo 15

Calcolo dei termini

Qualora, in applicazione dell’articolo 1, paragrafo 3, del presente regolamento, una parte riceva un documento in una data diversa da quella in cui lo stesso documento è pervenuto all’altra parte, qualsiasi termine la cui decorrenza dipenda dal ricevimento del documento si calcola dall’ultima data di ricevimento.

Articolo 16

Altre procedure

1. Il presente regolamento interno si applica inoltre alle procedure di cui all’articolo 211, paragrafo 2, all’articolo 212, paragrafo 2, e all’articolo 214, paragrafo 2, dell’accordo. I termini stabiliti nel presente regolamento sono tuttavia adeguati ai termini specifici previsti per l’adozione di un lodo del collegio arbitrale nel quadro di queste altre procedure.

2. Qualora per le procedure di cui all’articolo 211, paragrafo 2, all’articolo 212, paragrafo 2, e all’articolo 214, paragrafo 2, dell’accordo non sia possibile ricostituire, in tutto o in parte, il collegio arbitrale originario, si applicano le procedure stabilite nell’articolo 207 dell’accordo. Il termine per la notifica del lodo è prorogato di quindici giorni.