2002/911/CE: Decisione n. 2/2002 del Consiglio dei ministri ACP-CE, del 7 ottobre 2002, relativa all'attuazione degli articoli 28, 29 e 30 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou



Gazzetta ufficiale n. L 320 del 23/11/2002 pag. 0001 - 0039



Decisione n. 2/2002 del Consiglio dei ministri ACP-CE del 7 ottobre 2002 relativa all'attuazione degli articoli 28, 29 e 30 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou (2002/911/CE) IL CONSIGLIO DEI MINISTRI ACP-CE, visto l'accordo di partenariato ACP-CE, firmato a Cotonou il 23 giugno 2000, in particolare gli articoli 28, 29 e 30 dell'allegato IV, visto il parere del comitato ACP-CE di cooperazione per il finanziamento dello sviluppo di cui ai suddetti articoli, considerando quanto segue: (1) L'articolo 28 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou dispone che l'aggiudicazione degli appalti finanziati dal Fondo europeo di sviluppo è disciplinata dall'allegato IV e dalle procedure adottate mediante decisione del Consiglio dei ministri ACP-CE previa raccomandazione del comitato ACP-CE di cooperazione per il finanziamento dello sviluppo. (2) L'articolo 29 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou prevede che l'esecuzione degli appalti di opere, forniture e servizi finanziati dal Fondo europeo di sviluppo sia disciplinata, in primo luogo, dalle condizioni generali applicabili agli appalti finanziati dal Fondo che sono adottate mediante decisione del Consiglio dei ministri ACP-CE previa raccomandazione del comitato ACP-CE di cooperazione per il finanziamento dello sviluppo. (3) L'articolo 30 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou stabilisce che la composizione delle controversie tra l'amministrazione di uno Stato ACP e un imprenditore, fornitore o prestatore di servizi durante l'esecuzione di un contratto di appalto finanziato dal Fondo europeo di sviluppo avvenga tra l'altro mediante arbitrato, secondo le norme di procedura adottate con decisione del Consiglio dei ministri ACP-CE previa raccomandazione del comitato ACP-CE di cooperazione per il finanziamento dello sviluppo. (4) È necessario prevedere l'applicazione della regolamentazione generale, dei capitolati generali d'oneri e del regolamento relativo alla procedura di conciliazione e di arbitrato, di cui ai considerando precedenti, agli appalti finanziati sulle risorse del nono Fondo europeo di sviluppo e di ogni Fondo futuro. (5) È opportuno adottare una nuova regolamentazione generale, nel rispetto delle norme comunitarie di aggiudicazione degli appalti pubblici che si applicano alla cooperazione con i paesi terzi, a norma dell'articolo 28 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou. (6) Invece, i capitolati generali d'oneri e il regolamento relativo alla procedura di conciliazione e di arbitrato adottati dal Consiglio dei ministri ACP-CE con la decisione n. 3/90 del 29 marzo 1990 sembrano essere tuttora adeguati alla cooperazione ACP-CE. È pertanto opportuno prorogarne l'applicazione. (7) È opportuno prevedere una procedura di adeguamento della regolamentazione generale e dei capitolati generali d'oneri, per assicurarne la coerenza con quelli utilizzati negli altri programmi di cooperazione esterna della Comunità, nel rispetto delle specificità del partenariato ACP-CE. (8) È opportuno condurre varie azioni di accompagnamento sotto forma di seminari e di una guida pratica all'aggiudicazione degli appalti, al fine di familiarizzare gli interessati con la regolamentazione generale e i capitolati generali d'oneri sopra citati, DECIDE: Articolo 1 Regolamentazione generale La preparazione e l'aggiudicazione degli appalti finanziati con le risorse del Fondo europeo di sviluppo sono disciplinate dalla regolamentazione generale relativa agli appalti di servizi, forniture e lavori finanziati dal Fondo europeo di sviluppo di cui all'allegato. Articolo 2 Capitolati generali d'oneri L'esecuzione dei contratti finanziati con le risorse del Fondo europeo di sviluppo è, salvo disposizioni contrarie dell'articolo 29 dell'allegato IV dell'accordo di Cotonou, disciplinata dai testi seguenti: a) capitolato generale d'oneri relativo agli appalti di lavori finanziati dal Fondo europeo di sviluppo; b) capitolato generale d'oneri relativo agli appalti di forniture finanziati dal Fondo europeo di sviluppo; c) capitolato generale d'oneri relativo agli appalti di servizi finanziati dal Fondo europeo di sviluppo, che sono stati adottati con la decisione n. 3/90 del Consiglio dei ministri ACP-CE del 29 marzo 1990. Articolo 3 Riesame La regolamentazione generale e i capitolati generali d'oneri potranno essere riesaminati con decisione del Consiglio dei ministri ACP-CE per assicurarne la coerenza con quelli utilizzati negli altri programmi di cooperazione esterna della Comunità, nel rispetto delle specificità del partenariato ACP-CE. Articolo 4 Composizione delle controversie La composizione delle controversie relative agli appalti finanziati con le risorse del Fondo europeo di sviluppo che, in base ai capitolati generali d'oneri e ai capitolati speciali applicabili all'appalto, avviene mediate conciliazione o arbitrato, è effettuata ai sensi del regolamento relativo alla procedura di conciliazione e di arbitrato per gli appalti finanziati dal Fondo europeo di sviluppo, adottato con la decisione n. 3/90 del Consiglio dei ministri ACP-CE del 29 marzo 1990. Articolo 5 Applicazione La regolamentazione generale e i capitolati generali d'oneri di cui agli articoli 1 e 2 si applicano agli appalti finanziati con le risorse del nono Fondo europeo di sviluppo e, salvo decisione contraria del Consiglio dei ministri ACP-CE, si applicheranno agli appalti finanziati con le risorse di ogni futuro Fondo a titolo dell'accordo di Cotonou. Articolo 6 Entrata in vigore La presente decisione ha effetto il giorno dell'entrata in vigore dell'accordo di Cotonou. Articolo 7 Misure di esecuzione Gli Stati ACP, gli Stati membri della Comunità e la Comunità sono tenuti, ciascuno nell'ambito delle proprie competenze, a adottare le misure necessarie all'esecuzione della presente decisione. In particolare, gli Stati ACP e la Commissione adottano le misure necessarie a qualsiasi azione di accompagnamento che agevoli l'applicazione della regolamentazione generale e delle condizioni generali di cui agli articoli 1 e 2. Fatto a Bruxelles, addì 7 ottobre 2002. Il Presidente del Comitato degli ambasciatori ACP-CE con delega, per il Consiglio dei ministri ACP-CE Sutiawan Gunessee ALLEGATO REGOLAMENTAZIONE GENERALE Relativa agli appalti di servizi, di forniture e di lavori finanziati dal Fondo europeo di sviluppo (FES) INDICE >SPAZIO PER TABELLA> PARTE I NORME DI BASE APPLICABILI A TUTTI GLI APPALTI 1. INTRODUZIONE La presente regolamentazione generale disciplina l'attribuzione degli appalti di servizi, di forniture e di lavori finanziati sulle risorse del Fondo europeo di sviluppo (FES). Essa contiene i principi e le condizioni di partecipazione alle gare d'appalto nonché i principi e le condizioni dell'aggiudicazione degli appalti. L'esecuzione degli appalti di servizi, forniture e lavori è disciplinata dai seguenti atti: a) il capitolato generale d'oneri applicabile a tutte le categorie di appalti finanziati dal FES oppure b) per i progetti e i programmi cofinanziati o in caso di concessione di una deroga per l'esecuzione da parte di terzi o in altre circostanze appropriate, tutte le altre condizioni generali accettate dagli Stati ACP interessati e dalla Comunità, ossia: - le condizioni generali prescritte dalla legislazione nazionale dello Stato ACP interessato o le pratiche ammesse da tale Stato in materia di appalti internazionali o - tutte le altre condizioni generali internazionali in materia di appalti e c) il capitolato speciale. Il capitolato generale d'oneri applicabile ad una categoria particolare di appalti comprende le clausole contrattuali di carattere amministrativo, finanziario, giuridico e tecnico relative all'esecuzione degli appalti. Il capitolato speciale applicabile a ciascun appalto comprende le modifiche al capitolato generale d'oneri, le clausole contrattuali speciali, le specifiche tecniche e qualsiasi altro punto relativo all'appalto. Per tutte le questioni non contemplate dalla presente regolamentazione generale, si applica il diritto nazionale dello Stato dell'autorità aggiudicatrice. 2. AMMISSIBILITÀ Le disposizioni che determinano chi può partecipare alle procedure di gara sono definite disposizioni relative all'ammissibilità. A queste appartiene la norma della nazionalità delle persone fisiche e giuridiche e dell'origine delle forniture. 2.1. Norma della nazionalità e dell'origine a) La partecipazione alle gare e agli appalti finanziati dal FES è aperta a parità di condizioni: - alle persone fisiche, alle società o imprese, agli organismi pubblici o a partecipazione pubblica degli Stati ACP e degli Stati membri, - alle società cooperative e alle altre persone di diritto pubblico o privato degli Stati membri e/o degli Stati ACP, - a qualsiasi impresa comune o raggruppamento d'imprese o di società degli Stati ACP e/o degli Stati membri. La norma della nazionalità si applica anche agli esperti proposti dalle società di servizi che partecipano alle procedure di gara degli appalti di servizi finanziati dalla Comunità. Perché si possa verificare la conformità alla norma della nazionalità, il capitolato d'oneri prescrive agli offerenti di indicare il paese del quale sono cittadini presentando le prove consuete in materia secondo la loro legislazione nazionale. b) Tutte le forniture oggetto di un appalto di forniture devono essere originarie della Comunità e/o di uno Stato ACP. Altrettanto vale per le forniture e le attrezzature acquistate dal contraente nel quadro degli appalti di lavori e di servizi se questi devono diventare di proprietà del progetto al termine dell'esecuzione dell'appalto. In questo contesto la definizione della nozione di "prodotti originari" è valutata rispetto ai pertinenti accordi internazionali(1) ed è opportuno considerare come prodotti originari della Comunità anche i prodotti originari dei paesi, territori e dipartimenti d'oltremare. Nell'offerta, l'offerente deve indicare l'origine delle forniture. È tenuto a presentare il certificato d'origine del materiale in questione all'amministrazione aggiudicatrice o nel momento in cui introduce le forniture nel paese beneficiario o al momento del ricevimento provvisorio di tali forniture o in occasione della presentazione dalla prima fattura. L'opzione scelta verrà indicata in ciascun contratto caso per caso. I certificati d'origine devono essere redatti dalle autorità designate a tal fine dai paesi d'origine delle forniture o del fornitore e devono esserlo conformemente agli accordi internazionali dei quali il paese interessato è firmatario. Spetta all'amministrazione contraente dello Stato ACP verificare l'esistenza di un certificato d'origine. In caso di forti dubbi sull'origine, spetta ai servizi della Commissione pronunciarsi sulla questione. 2.2. Eccezioni alla norma della nazionalità e dell'origine Allo scopo di assicurare un'efficienza ottimale del sistema rispetto ai costi, le persone fisiche o giuridiche dei paesi in via di sviluppo diversi dagli Stati ACP possono essere autorizzate a partecipare agli appalti finanziati dalla Comunità su richiesta degli Stati ACP interessati. Questi ultimi forniscono, in ciascun caso, al capo delegazione le informazioni necessarie alla Comunità per prendere una decisione su queste deroghe, prestando un'attenzione particolare: a) alla situazione geografica dello Stato ACP interessato; b) alla competitività degli imprenditori, fornitori e consulenti degli Stati membri e degli Stati ACP; c) alla necessità di evitare un eccessivo aumento dei costi di esecuzione degli appalti; d) alle difficoltà di trasporto e ai ritardi dovuti ai tempi di fornitura o ad altri problemi della stessa natura; e) alla tecnologia più appropriata e più adattata alle condizioni locali. La partecipazione di paesi terzi agli appalti finanziati dalla Comunità può essere autorizzata anche: a) allorché la Comunità partecipa al finanziamento di azioni di cooperazione regionale o interregionale che interessano paesi terzi; b) in caso di cofinanziamento di progetti e programmi d'azione; c) in caso d'urgenza. In casi eccezionali, e previo accordo della Commissione, possono partecipare agli appalti di servizi anche imprese di consulenza che impiegano esperti aventi la cittadinanza di paesi terzi. Peraltro, nel corso dell'esecuzione delle operazioni e salvo restando l'obbligo d'informarne il capo delegazione, l'autorità aggiudicatrice può decidere: a) acquisti di beni sul mercato locale senza tener conto della loro origine; b) l'impiego di materiali e macchinari da costruzione non originari della Comunità o degli Stati ACP se non vi è una produzione comparabile nella Comunità e negli Stati ACP. 2.3. Situazioni di esclusione dalla partecipazione agli appalti Non possono partecipare ad una gara né essere aggiudicatarie di un appalto le persone fisiche o giuridiche: a) che siano in stato di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata o di concordato preventivo, di cessazione dell'attività o che siano oggetto di un procedimento simile previsto dalle leggi e dai regolamenti nazionali; b) che siano oggetto di una procedura di dichiarazione di fallimento, di liquidazione, di amministrazione controllata, di concordato preventivo o di un procedimento simile previsto dalle leggi e dai regolamenti nazionali; c) che abbiano subito una condanna non soggetta a ricorso per un reato relativo alla moralità professionale; d) che si siano rese responsabili di gravi violazioni dei doveri professionali, provate con qualsiasi elemento documentabile dall'amministrazione aggiudicatrice; e) che non siano in regola con gli obblighi in materia di contributi sociali secondo le disposizioni legislative del paese in cui sono stabilite; f) che non siano in regola con gli obblighi in materia imposte e tasse secondo le disposizioni legislative del paese in cui sono stabilite; g) che si siano rese colpevoli di gravi inesattezze nel fornire le informazioni richieste dall'amministrazione aggiudicatrice in merito a quanto sopra; h) che siano state dichiarate colpevoli, a causa del non rispetto degli obblighi contrattuali, di gravi inadempimenti in materia di esecuzione, nel quadro di un altro contratto sottoscritto con la stessa amministrazione aggiudicatrice o nel quadro di un altro contratto finanziato attraverso i fondi comunitari; i) che risultino, nel quadro della gara o del contratto in questione, in una delle situazioni di esclusione descritte nel punto 7 "clausole deontologiche". Perché si possa verificare che i candidati non si trovano in nessuna delle suddette situazioni, essi devono presentare (prima fase di una procedura ristretta) una dichiarazione sull'onore a sostegno della propria candidatura. Gli offerenti (seconda fase di una procedura ristretta o fase unica di una procedura aperta) devono presentare, a sostegno delle proprie offerte, le prove consuete, conformemente alla legislazione del paese in cui si sono stabiliti, attestanti che essi non si trovano in nessuna delle situazioni previste nelle precedenti lettere a), b), c), e) e f). In tali prove o documenti dev'essere indicata una data che non può essere anteriore a 180 giorni rispetto al termine di presentazione delle offerte. Inoltre, gli offerenti sono tenuti a presentare una dichiarazione sull'onore attestante che la relativa situazione è rimasta invariata dalla data di produzione di tali prove. 2.4. Parità di partecipazione agli appalti Gli Stati ACP e la Commissione adottano le misure necessarie ad assicurare, a parità di condizioni, la partecipazione più ampia possibile alle procedure di gara degli appalti di servizi, forniture e lavori e in particolare, a seconda dei casi, misure intese a: a) assicurare la pubblicazione delle gare d'appalto nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, su Internet e nelle gazzette ufficiali di tutti gli Stati ACP, nonché su qualsiasi altro mezzo d'informazione appropriato; b) escludere le pratiche discriminatorie o le specifiche tecniche che potrebbero essere d'ostacolo ad un'ampia partecipazione a parità di condizioni; c) incoraggiare la cooperazione tra le società e imprese degli Stati membri e degli Stati ACP; d) assicurare che tutti i criteri di selezione figurino nel fascicolo di gara; e) assicurare che l'offerta scelta risponda alle condizioni e ai criteri fissati nel fascicolo di gara. 3. PROCEDURE DI AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI Il principio di base dell'aggiudicazione degli appalti è l'appello alla concorrenza, che ha un duplice obiettivo: a) assicurare la trasparenza delle operazioni e b) ottenere le migliori condizioni di prezzo e di qualità per i servizi, le forniture o i lavori richiesti. Esistono vari tipi di procedure di aggiudicazione degli appalti con diversi livelli di confronto concorrenziale. 3.1. Procedura aperta La procedura aperta comporta una richiesta generale di offerte. In questo caso, viene data all'appalto la massima pubblicità, mediante la pubblicazione di un bando nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, nelle gazzette ufficiali di tutti gli Stati ACP, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. Nella procedura aperta tutte le persone fisiche e giuridiche che intendono presentare un'offerta ricevono, su semplice richiesta, il capitolato d'oneri dell'appalto in questione (a pagamento o meno), secondo le modalità stabilite nel bando di gara. La scelta dell'aggiudicatario è effettuata, al momento dell'esame delle offerte ricevute, mediante l'applicazione concomitante della procedura di selezione (ossia verifica dell'ammissibilità e verifica della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale degli offerenti) e della procedura di aggiudicazione (ossia il confronto delle offerte ai fini della scelta dell'aggiudicatario) come previsto al punto 4 "Criteri di selezione e di aggiudicazione". Non è autorizzata nessuna negoziazione. 3.2. Procedura ristretta Nella procedura ristretta, l'amministrazione aggiudicatrice invita un numero limitato di candidati a partecipare alle gare e prima di inviare l'invito a presentare un'offerta, compila l'elenco ristretto dei candidati selezionati in virtù delle loro qualifiche, sulla base della pubblicazione di un bando di gara. La procedura di selezione, che serve per effettuare il passaggio dall'elenco generale (tutti i candidati che hanno risposto alla pubblicazione) all'elenco ristretto, si attua al momento dell'esame delle candidature ricevute, generalmente, in risposta alla pubblicazione di un bando di gara nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, su Internet, nelle gazzette ufficiali di tutti gli Stati ACP e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. In una seconda fase, l'amministrazione aggiudicatrice invia l'invito a presentare un'offerta ai candidati prescelti dell'elenco ristretto, i quali ricevono il capitolato d'oneri dell'appalto in questione. La scelta dell'aggiudicatario è effettuata mediante la procedura di aggiudicazione, al momento dell'esame delle offerte (cfr. punto 4, "Criteri di selezione e di aggiudicazione"). Non è autorizzata nessuna negoziazione. 3.3. Procedura semplificata Nella procedura semplificata, l'amministrazione aggiudicatrice procede alla consultazione dei candidati scelti personalmente e stabilisce con loro le condizioni dell'appalto sulla base di un capitolato d'oneri. Al termine di tale procedura, l'autorità contraente accetta l'offerta economicamente più vantaggiosa. 3.4. Contratto quadro Nella presente procedura, la Commissione indice una gara d'appalto ristretta, seleziona i candidati e successivamente, sulla base delle offerte quadro presentate, compila un elenco dei potenziali contraenti che possono essere sollecitati per mettere a disposizione esperti per missioni specifiche in ciascun settore d'intervento per il quale è stato indetto un appalto. In occasione di ciascun appalto specifico (missione), l'amministrazione aggiudicatrice invita alcuni dei contraenti selezionati dall'elenco a presentare una proposta nei limiti del loro contratto quadro. L'offerta più economicamente vantaggiosa viene scelta. 3.5. Esecuzione delle azioni in economia (programma a preventivo) Nel caso di azioni eseguite in economia (appalti in economia), i progetti e i programmi sono attuati con i mezzi propri delle agenzie, dei servizi o organismi pubblici o a partecipazione pubblica dello Stato o degli Stati ACP in questione (amministrazione diretta) o dalla persona incaricata di eseguire l'azione. La Comunità contribuisce alle spese dei servizi interessati fornendo le apparecchiature e/o i materiali mancanti e/o le risorse per assumere il personale supplementare necessario, come ad esempio esperti di nazionalità dello Stato ACP interessato o di un altro Stato ACP. La partecipazione della Comunità riguarda solo il finanziamento delle misure complementari e delle spese di esecuzione, temporanee e rigorosamente limitate al fabbisogno dell'azione in questione. 3.6. Aiuto umanitario e d'urgenza Le modalità di esecuzione degli appalti a titolo dell'aiuto umanitario e d'urgenza devono essere adeguate all'urgenza della situazione. A tal fine lo Stato ACP può, per tutte le operazioni riguardanti l'aiuto umanitario e d'urgenza da esso intraprese, autorizzare, previo accordo del capo delegazione: a) la conclusione di contratti di appalto per accordo diretto secondo la procedura negoziata; b) l'esecuzione di appalti in economia; c) l'esecuzione degli appalti tramite organismi specializzati; d) l'attuazione diretta da parte della Commissione. La Comunità europea amministra e attua le operazioni da essa intraprese a titolo dell'aiuto umanitario e d'urgenza conformemente alle sue procedure in modo da consentire uno svolgimento rapido, flessibile ed efficace delle operazioni. 3.7. Modalità di confronto concorrenziale Le modalità relative alla procedura di gara e alla pubblicità degli appalti, in funzione del loro valore, figurano nell'allegato I (appalti di servizi, di forniture e di lavori). Nel caso di contratti misti che comportano percentuali variabili di servizi, forniture e lavori, la procedura applicabile agli appalti è stabilita dall'amministrazione aggiudicatrice di concerto con la Commissione, in funzione dell'aspetto predominante dei servizi, lavori o forniture richiesti, valutato in base al valore e all'importanza strategica rappresentati rispetto all'appalto considerato. Nessun appalto può essere frazionato in modo da essere sottratto all'applicazione delle disposizioni della presente regolamentazione generale. In caso di dubbio sul metodo di calcolo dell'importo stimato di un appalto l'amministrazione aggiudicatrice, prima che venga indetto l'appalto in questione, consulta il capo delegazione. In ciascuna procedura l'amministrazione aggiudicatrice è tenuta a verificare il rispetto delle condizioni di concorrenza leale. In tutti i casi nei quali sia presente una chiara e significativa disparità tra i prezzi proposti e le prestazioni offerte da un offerente, o una disparità significativa tra i prezzi proposti dai diversi offerenti e, in particolare, quando società pubbliche, società senza scopo di lucro o organizzazioni non governative partecipano a una gara d'appalto con società private, l'amministrazione aggiudicatrice ha l'obbligo di eseguire una serie di verifiche e di chiedere ogni informazione aggiuntiva necessaria. Tali informazioni devono essere trattate come confidenziali dall'amministrazione aggiudicatrice. Come regola generale, tutti gli offerenti devono dichiarare che le proprie offerte finanziarie tengono conto di tutti i relativi costi, comprese le spese generali. 3.8. Preferenze Per consentire un impiego ottimale delle risorse materiali e umane degli Stati ACP, sono adottate misure intese a favorire la partecipazione più ampia possibile delle persone fisiche e giuridiche di tali Stati all'esecuzione degli appalti finanziati dal FES. A tal fine: a) nel caso degli appalti di lavori di valore inferiore a 5000000 di EUR gli offerenti degli Stati ACP beneficiano di una preferenza del 10 % nel confronto tra le offerte di qualità economica e tecnica equivalente, sempreché almeno un quarto del loro capitale e del loro personale direttivo sia originario di uno o più Stati ACP; b) nel caso degli appalti di forniture, indipendentemente dal valore delle stesse, gli offerenti degli Stati ACP che propongono forniture originarie dei paesi ACP per almeno il 50 % del valore dell'appalto beneficiano di una preferenza del 15 % nel confronto tra le offerte di qualità economica e tecnica equivalente; c) nel caso degli appalti di servizi, la preferenza è accordata, nel confronto tra le offerte di qualità economica e tecnica equivalente: - agli esperti, alle istituzioni, agli uffici studi o alle imprese di consulenza degli Stati ACP, - alle offerte presentate dalle imprese ACP individualmente o in consorzio con partner europei, - alle offerte presentate da offerenti europei facenti ricorso a subappaltatori o esperti dei paesi ACP; d) allorché si prevede di ricorrere a dei subappaltatori, l'offerente scelto accorda la preferenza alle persone fisiche, alle società e alle imprese degli Stati ACP in grado di eseguire l'appalto alle stesse condizioni; e) lo Stato ACP può, nella gara d'appalto, proporre agli eventuali offerenti l'assistenza di società, esperti o consulenti di altri Stati ACP scelti di comune accordo; tale cooperazione può assumere la forma di un'impresa comune o di un subappalto o ancora di una formazione del personale sul posto di lavoro. 4. CRITERI DI SELEZIONE E DI AGGIUDICAZIONE DELL'APPALTO L'aggiudicazione degli appalti in base ad una procedura aperta o ristretta comporta sempre la presa in considerazione delle operazioni seguenti: a) Procedura di selezione sulla base dei criteri di selezione pubblicati nel bando di gara: - verifica dell'ammissibilità degli offerenti o dei candidati come previsto sopra al punto 2 ("Ammissibilità"), - verifica della capacità finanziaria ed economica degli offerenti o dei candidati, - verifica della capacità tecnica e professionale degli offerenti o dei candidati, nonché, eventualmente, dei dirigenti dell'impresa. Il bando di gara o il fascicolo di gara devono specificare il criterio o i criteri di riferimento in base ai quali devono essere effettuate tali verifiche. b) Confronto delle offerte sulla base dei criteri di aggiudicazione indicati nel bando di gara o nel capitolato d'oneri, sulla base del prezzo e di altri criteri predefiniti che consentano di determinare l'offerta economicamente più vantaggiosa. Nella procedura aperta le operazioni a) e b) si effettuano in una sola fase, ossia al momento dell'esame delle offerte. Nella procedura ristretta l'operazione a) si effettua in una prima fase, quando vengono esaminate le candidature (compilazione dell'elenco ristretto), e l'operazione b) in una seconda fase (gara), quando vengono esaminate le offerte. 5. GARA CON "CLAUSOLA SOSPENSIVA" In alcuni casi debitamente giustificati e in via eccezionale, le gare possono essere indette con una "clausola sospensiva". La gara cioè viene indetta prima della decisione di finanziamento o della firma della convenzione di finanziamento tra la Commissione e lo Stato ACP e l'aggiudicazione dell'appalto è subordinata alla conclusione della convenzione di finanziamento e quindi alla messa a disposizione dei fondi corrispondenti. Poiché si tratta di una procedura a carattere eccezionale, l'esistenza di una clausola sospensiva deve essere esplicitamente menzionata nel bando di gara. In ogni caso, se la procedura decisionale della Commissione non viene portata a termine o se la firma della convenzione di finanziamento non ha luogo, la gara deve essere annullata. 6. ANNULLAMENTO DELLA PROCEDURA DI GARA In caso di annullamento della gara, tutti gli offerenti sono informati per iscritto nei più brevi termini dei motivi dell'annullamento. L'annullamento può aver luogo nei casi seguenti: a) insuccesso della procedura di gara, ossia assenza di offerte idonee sul piano qualitativo e/o finanziario, o assenza di risposte; b) fondamentale modificazione degli elementi tecnici o economici del progetto; c) circostanze eccezionali, o casi di forza maggiore, che rendano impossibile la normale esecuzione del progetto; d) superamento da parte delle offerte accettate sul piano tecnico delle risorse finanziarie disponibili; e) gravi irregolarità nella procedura, che abbiano in particolare ostacolato il normale gioco della concorrenza. Dopo l'annullamento della gara l'amministrazione aggiudicatrice può decidere: a) di indire nuovamente la gara; b) di avviare una procedura di negoziazione con uno o più offerenti tra quelli che hanno soddisfano i criteri di selezione e che hanno presentato offerte tecnicamente conformi, purché le condizioni iniziali dell'appalto non siano sostanzialmente modificate; c) di non aggiudicare l'appalto. La decisione definitiva viene comunque presa dall'amministrazione aggiudicatrice previo accordo della Commissione. 7. CLAUSOLE DEONTOLOGICHE Qualsiasi tentativo di ottenere informazioni riservate, procedere a intese illegali con i concorrenti o influenzare la commissione o l'amministrazione aggiudicatrice nella procedura di esame, spoglio, valutazione e confronto delle offerte fatto o da un candidato o da un offerente può causare il rigetto della sua candidatura o offerta e sanzioni amministrative. Salvo previa autorizzazione scritta dell'amministrazione aggiudicatrice, il titolare di un contratto e il suo personale, nonché ogni altra società alla quale il titolare sia associato o collegato, non hanno la facoltà di prestare, nemmeno a titolo accessorio o di subappalto, altri servizi, eseguire lavori o effettuare forniture per il progetto. Questo divieto si applica anche, eventualmente, agli altri progetti per i quali il titolare, a causa della natura dell'appalto, potrebbe parimenti trovarsi in una situazione di conflitto di interessi. Al momento della presentazione della propria candidatura o offerta, il candidato o l'offerente ha l'obbligo di dichiarare, da un lato, che non sussiste nessun potenziale conflitto di interesse e, dall'altro lato, di non avere alcun legame specifico con altri offerenti o con altre parti interessate al progetto. Se durante l'esecuzione dell'appalto si dovesse verificare una simile circostanza, il titolare avrebbe l'obbligo di informarne immediatamente l'amministrazione aggiudicatrice. Il titolare di un contratto deve agire in ogni occasione in modo imparziale e come un leale consigliere conformemente al codice deontologico della sua professione. Egli si astiene dal fare dichiarazioni pubbliche riguardanti il progetto o i servizi senza previa approvazione dell'amministrazione aggiudicatrice. Egli non impegna in alcun modo l'amministrazione aggiudicatrice senza previo consenso scritto della stessa. Per tutta la durata del contratto, il titolare e il suo personale rispettano i diritti umani e si impegnano a osservare le usanze politiche, culturali e religiose del paese beneficiario. La rimunerazione del titolare a titolo del contratto costituisce la sua unica rimunerazione nel quadro dell'appalto. Il titolare e il suo personale devono astenersi dall'esercitare attività o dal ricevere vantaggi che siano in contrasto con i loro obblighi verso l'amministrazione aggiudicatrice. Il titolare e il suo personale sono tenuti al segreto professionale per tutta la durata del contratto e dopo la sua esecuzione. Tutte le relazioni e tutti i documenti ricevuti o redatti dal titolare nel quadro dell'esecuzione dell'appalto sono riservati. L'utilizzazione da parte delle parti contraenti di tutte le relazioni e documenti redatti ricevuti o presentati durante l'esecuzione dell'appalto è disciplinata dal contratto. Il titolare si astiene da qualsiasi relazione che possa compromettere la sua indipendenza o quella del suo personale. Se il titolare perde la sua indipendenza, l'amministrazione aggiudicatrice può, per qualsiasi eventuale danno arrecatole da tale circostanza, rescindere il contratto senza preavviso e senza che il titolare abbia diritto ad alcuna indennità. La Commissione si riserva il diritto di sospendere o di annullare il finanziamento dei progetti qualora vengano scoperti casi di corruzione di qualsiasi natura in ogni fase della procedura di aggiudicazione dell'appalto o di stipulazione del contratto e qualora l'amministrazione aggiudicatrice non adotti tutte le misure adeguate per porre rimedio a tale situazione. Ai sensi della presente disposizione, si intende per corruzione qualsiasi proposta di concedere o acconsentire a offrire a chiunque pagamenti illeciti, doni, gratifiche o commissioni a titolo di incentivo o ricompensa per compiere o astenersi dal compiere atti relativi all'aggiudicazione dell'appalto o al contratto stipulato con l'ente appaltante. In particolare, tutti i fascicoli di gara e i contratti per la realizzazione di prestazioni di servizi, lavori o forniture dovranno contenere una clausola nella quale sia specificato che verrà respinta ogni offerta o annullato qualsiasi contratto, qualora risulti che l'aggiudicazione o l'esecuzione dell'appalto abbia comportato il versamento di spese commerciali straordinarie. Le spese commerciali straordinarie riguardano qualsiasi commissione non citata nell'appalto principale o non risultante da un contratto in buona e debita forma facente riferimento a tale appalto, qualsiasi commissione versata a titolo di nessun servizio legittimo effettivo, qualsiasi commissione versata in un paradiso fiscale, qualsiasi commissione versata a un beneficiario non chiaramente identificato o a una società con tutte le apparenze di una società di facciata. L'aggiudicatario dell'appalto si impegna a fornire alla Commissione, su eventuale richiesta di quest'ultima, ogni documento giustificativo sulle condizioni di esecuzione del contratto. La Commissione potrà procedere a qualsiasi controllo, su documenti o in loco, che ritenga necessario per raccogliere elementi di prova su una presunzione di spese commerciali straordinarie. Gli aggiudicatari di appalti, responsabili del finanziamento di spese commerciali straordinarie su progetti finanziati dalla Comunità si espongono, in funzione della gravità dei fatti constatati, alla rescissione del contratto se non addirittura all'esclusione definitiva dal beneficio dei finanziamenti comunitari. Il non rispetto di una o più clausole deontologiche può comportare l'esclusione del candidato, offerente (o titolare) da altri appalti comunitari, esponendolo a una serie di sanzioni. La persona o la società interessata deve esserne informata per iscritto. 8. MEZZI DI RICORSO L'offerente che si ritenga leso a causa di un errore o di una irregolarità commessa nella procedura di selezione o di aggiudicazione dell'appalto sottopone la questione direttamente all'amministrazione aggiudicatrice e ne informa la Commissione. L'amministrazione aggiudicatrice ha 90 giorni di tempo per rispondere, a decorrere dalla data di ricevimento della denuncia. Una volta informata di una simile denuncia, la Commissione comunica il proprio parere all'amministrazione aggiudicatrice, cercando, per quanto possibile, di trovare un accordo amichevole tra l'offerente che ha presentato la denuncia e l'amministrazione aggiudicatrice. In caso di insuccesso della procedura suindicata, l'offerente può avvalersi delle procedure stabilite secondo la legislazione nazionale dello Stato dell'amministrazione aggiudicatrice. Inoltre, tra i diritti dei cittadini europei figura quello di presentare denunce al mediatore europeo. Il mediatore europeo effettua indagini in seguito alle denunce riguardanti casi di cattiva amministrazione nell'azione delle istituzioni della Comunità europea. Nel caso in cui l'amministrazione aggiudicatrice non rispetti le misure di aggiudicazione degli appalti previste dalla presente regolamentazione generale, la Commissione si riserva il diritto di sospendere, respingere o recuperare i finanziamenti relativi agli appalti incriminati. PARTE II NORME SPECIFICHE APPLICABILI AGLI APPALTI DI SERVIZI 9. INTRODUZIONE La cooperazione tecnica nell'ambito della politica di cooperazione si esplica nel ricorso alla consulenza mediante gli appalti di servizi, principalmente nel campo degli studi e dell'assistenza tecnica. I contratti di studi hanno per oggetto, tra l'altro, gli studi relativi all'identificazione e alla preparazione dei progetti, gli studi di fattibilità, gli studi economici e di mercato, i progetti tecnici, le valutazioni e le revisioni contabili. Di norma, i contratti di studi implicano un obbligo relativo al risultato, ossia il contraente è tenuto a fornire un determinato prodotto indipendentemente dai mezzi tecnici e operativi che deve utilizzare per realizzare l'obiettivo prescritto. Pertanto, questi contratti sono pagati a forfait. Il contraente ha diritto al pagamento forfettario del contratto soltanto se il risultato specifico viene raggiunto. I contratti di assistenza tecnica sono utilizzati nei casi in cui il prestatore di servizi è incaricato di svolgere funzioni di consulenza, di assicurare la direzione o la supervisione di un progetto, di mettere a disposizione gli esperti richiesti dal contratto d'appalto o di acquistare, a nome e per conto dell'amministrazione aggiudicatrice, beni, servizi o lavoro. I contratti di assistenza tecnica implicano in generale soltanto un obbligo relativo ai mezzi, ossia il contraente è responsabile dell'adempimento dei compiti affidatigli nella descrizione delle prestazioni ed è tenuto ad assicurare la qualità delle prestazioni richieste. Questi contratti sono pagati in funzione dei mezzi impiegati e delle prestazioni fornite. Tuttavia, il contraente ha un dovere contrattuale di diligenza, in quanto è tenuto a segnalare tempestivamente all'amministrazione aggiudicatrice ogni evento che potrebbe compromettere la buona esecuzione del progetto. Alcuni contratti di assistenza tecnica possono avere carattere misto, ossia implicare sia un obbligo relativo al risultato che un obbligo relativo ai mezzi. Per amministrazione aggiudicatrice, sempre precisata nel bando di gara, si intende l'autorità abilitata a concludere il contratto di appalto. I contratti di servizi sono conclusi dallo Stato ACP con il quale la Commissione stipula di norma una convenzione di finanziamento. L'amministrazione aggiudicatrice e il capo delegazione compilano in stretta collaborazione gli elenchi ristretti. La Commissione prepara e trasmette all'amministrazione aggiudicatrice i fascicoli delle gare d'appalto internazionali per approvazione e per avvio della procedura. L'amministrazione aggiudicatrice sottopone all'approvazione del capo delegazione gli altri fascicoli di gara prima di indire le gare. Sulla base delle decisioni approvate e in stretta collaborazione con il capo delegazione, l'amministrazione aggiudicatrice indice tutte le gare d'appalto, riceve le offerte, presiede al loro esame e stabilisce i risultati delle gare. Essa trasmette quindi per accordo al capo delegazione il risultato dello spoglio delle offerte e una proposta di aggiudicazione dell'appalto. Infine, una volta ottenuto tale accordo, l'amministrazione aggiudicatrice firma i contratti e li notifica al capo delegazione. Sempre ufficialmente invitato, il capo delegazione è generalmente rappresentato al momento dell'apertura e dell'esame delle offerte. Gli Stati ACP possono anche chiedere alla Commissione di negoziare, redigere, concludere ed eseguire i contratti di servizi a loro nome, direttamente o tramite il suo organismo competente. I contratti in materia di revisione contabile e valutazione, nonché i contratti quadro vengono sempre conclusi dalla Commissione, che agisce in nome e per conto dello Stato o degli Stati ACP interessati. Per prestatori di servizi si intendono le persone fisiche o giuridiche che forniscono servizi. Il prestatore di servizi che presenta un'offerta viene chiamato offerente, quello che sollecita un invito a partecipare ad una procedura ristretta o semplificata viene chiamato candidato. 10. PROCEDURE DI AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI 10.1. Appalti pari o superiori a 200000 EUR 10.1.1. Procedura ristretta Il principio di base dell'aggiudicazione degli appalti di servizi è la gara internazionale ristretta. Di norma, tutti gli appalti di servizi pari o superiori a 200000 EUR devono essere oggetto di una gara ristretta previa pubblicazione di un avviso di preinformazione (previsione degli appalti) e di un bando di gara, come previsto al punto 11.1 "Pubblicità degli appalti". 10.1.2. Procedura negoziata Gli appalti di servizi possono essere tuttavia aggiudicati mediante procedura negoziata (trattativa privata), previo accordo della Commissione nei seguenti casi: a) quando l'urgenza imperiosa, a seguito di eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici interessate, non è compatibile con le scadenze imposte dalle procedure ristrette o semplificate descritte ai punti 11 e 12.2. Le circostanze invocate per giustificare l'urgenza imperiosa non devono in alcun caso essere imputabili all'amministrazione aggiudicatrice. In questo contesto quest'ultima avvia liberamente le discussioni che le sembrano utili con gli offerenti figuranti su un elenco ristretto, da essa compilato d'accordo con il capo delegazione, e aggiudica l'appalto all'offerente che ha selezionato; b) quando le prestazioni sono affidate a organismi pubblici o a istituzioni o associazioni senza scopo di lucro. Un'istituzione o un'associazione senza scopo di lucro non può essere sistematicamente considerata un contraente operante senza scopo di lucro e non può quindi beneficiare in tutti i casi di un trattamento come la trattativa privata. Il ricorso alla trattativa privata è ammissibile soltanto quando la finalità del contratto non riflette un aspetto economico o commerciale, soprattutto nel caso in cui l'azione prevista possieda un carattere istituzionale o, ad esempio, di assistenza alle popolazioni nel settore sociale; c) per prestazioni a prolungamento di servizi già avviati. Possono presentarsi due casi tipici: - prestazioni complementari non comprese nell'appalto principale, ma divenute necessarie per l'esecuzione dell'appalto in seguito a circostanze impreviste; il ricorso alla trattativa privata è ammissibile a condizione che i) la prestazione complementare non possa essere separata sotto il profilo tecnico o economico dall'appalto principale senza gravi inconvenienti per l'amministrazione aggiudicatrice e che ii) l'importo cumulato della prestazione complementare non superi il 50 % del valore dell'appalto principale, - prestazioni aggiuntive consistenti in ulteriori servizi analoghi affidati al prestatore titolare di un primo appalto. Il ricorso a questa disposizione è subordinato a due condizioni, ossia i) che la prima prestazione sia stata oggetto di un bando di gara e ii) che la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata per le nuove prestazioni attinenti al progetto e il relativo costo stimato siano stati chiaramente indicati nel bando di gara pubblicato per la prima prestazione. Ad esempio, i nuovi servizi possono costituire la seconda fase di uno studio o di un'azione. In tale contesto, è possibile una sola estensione del contratto per un valore e una durata pari, al massimo, al valore e alla durata del contratto iniziale; d) in caso di insuccesso del bando di gara, ossia qualora non vengano presentate offerte idonee sul piano qualitativo e/o finanziario. In questo caso, l'amministrazione aggiudicatrice può avviare trattative con uno o più prestatori di servizi di sua scelta, tra quelli che hanno partecipato alla gara, purché le condizioni iniziali dell'appalto non siano sostanzialmente modificate (cfr. punto 6, "Annullamento della procedura di gara"). La Commissione deve dare la sua approvazione preliminare prima che l'amministrazione aggiudicatrice avvii le trattative; e) qualora l'appalto in questione risulti da un concorso di progettazione e debba, in base alle norme applicabili nella fattispecie, venire aggiudicato ad uno dei vincitori del concorso. In quest'ultimo caso tutti i vincitori devono essere invitati a partecipare ai negoziati. 10.2. Appalti inferiori a 200000 EUR 10.2.1. Contratto quadro e procedura semplificata Gli appalti di valore inferiore a 200000 EUR possono essere oggetto di una procedura come il contratto quadro, o di una procedura semplificata con minimo 3 candidati, ad eccezione dei casi per i quali è prevista la procedura negoziata descritta al punto 10.1.2. 11. LICITAZIONE INTERNAZIONALE RISTRETTA (APPLICABILE PER GLI APPALTI DI VALORE PARI O SUPERIORE A 200000 EUR) 11.1. Pubblicità degli appalti Al fine di garantire la partecipazione più ampia possibile alle procedure di gara e un adeguato livello di trasparenza, la Commissione è tenuta a pubblicare avvisi di preinformazione (previsioni degli appalti) e bandi di gara per tutti gli appalti di servizi di valore pari o superiore a 200000 EUR. 11.1.1. Pubblicazione degli avvisi di preinformazione (previsioni degli appalti) La Commissione è tenuta a pubblicare, una volta all'anno, le previsioni degli appalti di servizi da aggiudicare mediante gara per i 12 mesi successivi alla pubblicazione e, ogni tre mesi, le modifiche delle medesime previsioni. Le previsioni devono indicare brevemente oggetto, contenuto e importo degli appalti in questione. Considerato il carattere della previsione, la pubblicazione non impegna la Commissione a finanziare gli appalti proposti. A questo stadio, le imprese non devono quindi inviare alcuna manifestazione di interesse. Gli avvisi di preinformazione devono essere pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. 11.1.2. Pubblicazione dei bandi di gara Oltre alla pubblicazione nelle previsioni, tutti gli appalti di servizi di valore pari o superiore a 200.000 EUR devono essere oggetto di un bando di gara specifico, (procedura ristretta) pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, nelle gazzette ufficiali di tutti gli Stati ACP, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. Il termine minimo da rispettare tra la pubblicazione dell'avviso di preinformazione e il bando di gara è pari a 30 giorni. Nel testo integrale del bando di gara, l'amministrazione aggiudicatrice e l'oggetto dell'appalto devono essere descritti in modo chiaro, preciso e completo, con indicazione della dotazione massima disponibile per l'azione e del calendario provvisorio delle operazioni. La pubblicazione deve consentire ai prestatori di servizi interessati di presentare la loro candidatura con le informazioni necessarie per la valutazione della loro capacità di eseguire l'appalto in questione. Soltanto un termine di presentazione delle candidature adeguato può assicurare un'effettiva concorrenza. Il termine minimo per la ricezione delle candidature è di 30 giorni di calendario a decorrere dalla data di pubblicazione del bando nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e su Internet. Il termine dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'appalto. Il bando di gara pubblicato a livello locale dev'essere identico al bando pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e su Internet e la pubblicazione deve avvenire simultaneamente. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e su Internet è assicurata dalla Commissione, mentre la pubblicazione locale viene garantita dagli Stati ACP. 11.2. Compilazione dell'elenco ristretto I prestatori di servizi interessati, individualmente o nell'ambito di un consorzio, devono presentare la loro candidatura con le informazioni richieste nel bando per la valutazione della loro capacità di eseguire l'azione proposta. La procedura di selezione comporta le seguenti operazioni: - esclusione dei candidati non ammissibili (cfr. punto 2, "Ammissibilità") e dei candidati che si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui al punto 7, "Clausole deontologiche", - verifica della situazione finanziaria dei candidati (capacità finanziaria ed economica), che deve risultare solida e sicura, ad esempio attraverso la richiesta degli estratti del bilancio e del fatturato degli ultimi tre anni, - verifica della capacità tecnica e professionale dei candidati, dimostrata i) (ove possibile) dal numero medio annuo di dipendenti e dal numero nonché dall'esperienza professionale dei dirigenti del candidato e ii) dai dati relativi ai principali servizi prestati nel settore dell'azione prevista, negli ultimi anni. Esaminate le candidature ricevute in risposta al bando di gara, i prestatori di servizi che danno maggiori garanzie quanto all'esecuzione dell'appalto sono iscritti nell'elenco ristretto. Il numero di candidati dell'elenco ristretto varia tra 4 e 8 prestatori. In ogni bando di gara deve essere indicato il numero minimo e il numero massimo di prestatori che verranno prescelti. Dopo che l'amministrazione aggiudicatrice e dal capo delegazione hanno approvato l'elenco ristretto, le società o i consorzi presenti in tale elenco non possono più associarsi tra di loro, né stabilire relazioni subcontrattuali relative al contratto in questione. Il subappalto con altre società può essere autorizzato dall'amministrazione aggiudicatrice, a condizione che venga stipulato chiaramente nell'offerta da parte dell'offerente, che il subappaltatore soddisfi le condizioni di ammissibilità previste dal punto 2, "Ammissibilità agli appalti", oltre alle condizioni previste al punto 7, "Clausole deontologiche" e che il subappalto non rappresenti una proporzione eccessiva dell'offerta. Tale proporzione dev'essere precisata nel fascicolo di gara. A tutti i candidati non prescelti viene in seguito comunicato che la loro candidatura non è stata accettata. I candidati prescelti ricevono la lettera di invito a presentare offerte, accompagnata dal fascicolo di gara. Contemporaneamente, l'elenco definitivo viene pubblicato su Internet. 11.3. Redazione e contenuto del fascicolo di gara Una corretta stesura dei documenti di gara è essenziale non soltanto per il positivo svolgimento della procedura di aggiudicazione dell'appalto, ma anche per la buona esecuzione dell'appalto. Questi documenti devono infatti contenere tutte le disposizioni e le informazioni di cui i candidati invitati hanno bisogno per presentare la loro offerta: procedure da seguire, documenti da fornire, casi di non conformità, criteri di attribuzione e relativa ponderazione, condizioni di subappalto, ecc. L'elaborazione di tali documenti è di competenza della Commissione. L'amministrazione aggiudicatrice trasmette unicamente ai candidati dell'elenco ristretto l'invito a presentare un'offerta accompagnato dal fascicolo di gara approvato, che comprende i documenti seguenti: - istruzioni per gli offerenti, che devono stipulare, tra l'altro: i) il tipo di contratto; ii) i criteri di aggiudicazione dell'appalto e la rispettiva ponderazione; iii) la possibilità e il calendario degli eventuali colloqui; iv) l'eventuale autorizzazione delle alternative; v) la proporzione di subappalto eventualmente autorizzata; vi) la dotazione massima disponibile per l'appalto e vii) la valuta dell'offerta, - elenco ristretto dei candidati prescelti (con precisazione del divieto di associazione tra candidati), - capitolato generale degli appalti di servizi finanziati dal FES, - capitolato speciale, che contiene precisazioni, integrazioni o deroghe al capitolato generale e prevale su questo in caso di contraddizione, - descrizione delle prestazioni con indicazione del calendario provvisorio del progetto e delle date provvisorie a partire dalle quali gli esperti principali devono essere disponibili, - distinta dei prezzi (da compilare a cura dell'offerente), - formulario dell'offerta, - formulario dell'appalto, - formulario della garanzia bancaria, o di uno strumento analogo, per il pagamento degli anticipi. 11.4. Criteri di aggiudicazione I criteri di aggiudicazione dell'appalto servono a individuare l'offerta economicamente più vantaggiosa. Essi comprendono i criteri tecnici che servono per valutare la qualità tecnica e i criteri finanziari tra cui il prezzo dell'offerta. I criteri tecnici servono a fornire una valutazione della qualità delle offerte tecniche. I due tipi principali di criteri tecnici sono la metodologia e la valutazione dei CV (curriculum vitae) degli esperti proposti. I criteri tecnici possono essere suddivisi dettagliatamente in sottocriteri. La metodologia può essere analizzata, ad esempio, sulla base della comprensione della descrizione delle prestazioni, dell'impiego ottimale delle risorse tecniche e professionali originarie del paese beneficiario, del calendario di lavoro, dell'adeguatezza dei mezzi ai compiti, del sostegno proposto agli esperti sul campo, ecc. I CV possono essere analizzati separatamente, ad esempio in funzione di criteri quali le qualifiche, l'esperienza professionale, l'esperienza geografica, le attitudini linguistiche, ecc. A ciascun criterio tecnico viene attribuito un numero di punti ripartiti tra i diversi sottocriteri. Il numero complessivo di punti è pari a 100 per l'insieme dei criteri. La loro ponderazione dipende dalla natura dei servizi richiesti ed è stabilita di volta in volta nel fascicolo di gara. I punti devono essere connessi nel modo più preciso possibile alla descrizione delle prestazioni da fornire e riferirsi a parametri che saranno facilmente identificabili nelle offerte e se possibile misurabili. La griglia di valutazione tecnica, che è composta dai diversi criteri e sottocriteri e che ne riporta la rispettiva ponderazione, deve obbligatoriamente figurare nel fascicolo di gara. 11.5. Informazioni complementari durante la procedura Il fascicolo di gara deve essere sufficientemente chiaro per evitare che i candidati invitati a presentare un'offerta chiedano informazioni complementari durante la procedura. Se l'amministrazione aggiudicatrice, di sua iniziativa o in risposta alla domanda di un candidato, fornisce informazioni complementari sull'appalto, essa le comunica per iscritto e simultaneamente anche a tutti gli altri candidati invitati a presentare un'offerta. I candidati possono inoltrare le proprie richieste per iscritto fino a 21 giorni dal termine ultimo previsto per la presentazione delle offerte. L'amministrazione aggiudicatrice è tenuta a rispondere alle domande di tutti i candidati invitati a presentare un'offerta, al più tardi entro 11 giorni dal termine ultimo stabilito per il ricevimento delle offerte. 11.6. Termine di presentazione delle offerte Le offerte devono pervenire all'amministrazione aggiudicatrice all'indirizzo ed entro la data e l'ora indicati nell'invito a presentare l'offerta. Soltanto un termine appropriato può garantire la qualità delle offerte e quindi assicurare un'effettiva concorrenza. L'esperienza dimostra che un termine troppo breve impedisce ai candidati di presentare un'offerta o li induce a presentare offerte incomplete o preparate in modo inadeguato. Per il ricevimento delle offerte è accordato un termine minimo di 50 giorni a decorrere dalla data di spedizione della lettera di invito. Termini differenti possono essere tuttavia concessi, previa autorizzazione della Commissione, in caso di azioni urgenti. 11.7. Periodo di validità delle offerte Gli offerenti restano vincolati alle proprie offerte per tutto il periodo prescritto nell'invito a presentare un'offerta. Tale periodo deve essere sufficientemente lungo per consentire all'amministrazione aggiudicatrice di esaminare le offerte, approvare la proposta di aggiudicazione, notificare l'aggiudicazione e concludere il contratto d'appalto. In pratica, il periodo di validità delle offerte è generalmente fissato a 90 giorni di calendario a decorrere dal termine ultimo stabilito per la presentazione delle offerte. In circostanze eccezionali, prima della scadenza del periodo di validità delle offerte, l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere agli offerenti un prolungamento determinato di tale periodo che non può superare i 40 giorni. Infine, il candidato la cui offerta viene accettata deve inoltre mantenere valida la propria offerta per 60 giorni supplementari a decorrere dalla data di notifica dell'aggiudicazione dell'appalto. 11.8. Presentazione delle offerte Le offerte devono essere inviate secondo il sistema del doppio plico, ovvero in un plico o busta esterna contenente due buste distinte e sigillate recanti le seguenti diciture: busta A "offerta tecnica"; busta B "offerta finanziaria". Ogni infrazione a queste disposizioni (ad esempio buste non sigillate o menzione di un elemento relativo al prezzo nell'offerta tecnica) costituisce un fattore di non conformità e da luogo al rigetto dell'offerta. Questo sistema permette di valutare successivamente e separatamente l'offerta tecnica e l'offerta finanziaria, e garantisce quindi che la qualità tecnica delle offerte sia giudicata indipendentemente dal prezzo proposto. La busta esterna recherà unicamente quanto segue: - indirizzo indicato nel capitolato d'oneri per l'invio delle offerte, - estremi del bando di gara cui l'offerente risponde, - all'occorrenza, numeri dei lotti oggetto dell'offerta, - la dicitura "Da non aprire prima della seduta di apertura delle offerte", redatta nella lingua del fascicolo di gara. 11.9. Apertura delle offerte Alla ricezione delle offerte l'amministrazione aggiudicatrice provvede a registrare le offerte ricevute e rilascia una dichiarazione di ricevuta per le offerte consegnate a mano. Le buste che contengono le offerte devono rimanere sigillate e devono essere custodite al sicuro fino all'apertura. L'apertura e la valutazione delle offerte è effettuata da una commissione giudicatrice composta da un numero dispari di membri, almeno tre, dotati di tutte le competenze tecniche e amministrative necessarie per pronunciarsi validamente sulle offerte. I membri della commissione devono sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità. Il capo delegazione dev'essere sistematicamente informato. Egli assiste a titolo di osservatore all'apertura delle offerte e riceve copia di ciascuna di esse. Soltanto le offerte contenute nei plichi ricevuti entro e non oltre la data indicata nel capitolato d'oneri sono prese in considerazione al momento dell'esame. Per prime si aprono le offerte tecniche. Le buste sigillate contenenti le offerte finanziarie sono custodite dall'amministrazione aggiudicatrice, previa apposizione sulle buste stesse delle firme dei membri della commissione. La commissione verifica la conformità delle offerte alle prescrizioni del fascicolo di gara. Vizi di forma o restrizioni importanti tali da compromettere l'esecuzione dell'appalto o alterare il gioco della concorrenza danno luogo al rigetto delle offerte in questione. La seduta di apertura delle offerte è oggetto di un verbale controfirmato da tutti i membri della commissione, contenente le informazioni seguenti: - data, ora e luogo della seduta, - persone presenti alla seduta, - il nome degli offerenti che hanno risposto al bando entro il termine fissato, - presentazione o meno delle offerte secondo il sistema del doppio plico, - se gli originali delle offerte sono stati debitamente firmati e se è stato inviato il numero richiesto di copie dell'offerta tecnica, - il nome degli offerenti la cui offerta è stata respinta per non conformità constatata durante la seduta di apertura, - il nome degli offerenti che si sono ritirati. 11.10. Esame delle offerte 11.10.1. Valutazione delle offerte tecniche Prima di procedere all'apertura delle offerte, il presidente della commissione si assicura che tutti i membri della commissione abbiano preso conoscenza della griglia di valutazione tecnica descritta nel fascicolo di gara affinché le offerte possano essere valutate in modo coerente dai diversi membri della commissione. La commissione procede quindi all'apertura delle offerte tecniche, mentre quelle finanziarie rimangono sigillate. Ciascun membro della commissione responsabile della valutazione tecnica riceve una copia delle offerte tecniche. All'atto della valutazione delle offerte tecniche ogni commissario attribuisce un punteggio a ciascuna offerta sulla base di un indice massimo di 100 punti, conformemente alla griglia di valutazione tecnica (che precisa i criteri tecnici, i sottocriteri tecnici e la relativa ponderazione) stabilita nel fascicolo di gara (cfr. punto 11.4 "Criteri di aggiudicazione"). Né la commissione né i commissari possono, in nessun caso, modificare la griglia di valutazione tecnica che è stata comunicata ai candidati nel fascicolo di gara. In pratica, è consigliabile valutare ciascun criterio successivamente in ognuna delle offerte, anziché valutare un'offerta dopo l'altra sull'insieme dei criteri. Se un'offerta è incompleta o non soddisfa in modo sostanziale uno o più criteri tecnici di aggiudicazione indicati nel fascicolo di gara, viene eliminata d'ufficio e ad essa non viene attribuito alcun punteggio. Se nel capitolato d'oneri sono esplicitamente richieste alternative, le soluzioni alternative sono valutate separatamente. Una volta terminato il lavoro di valutazione tecnica, quando la commissione si riunisce, i punteggi attribuiti da ciascuno dei commissari vengono confrontati tra loro. Oltre al risultato della sua valutazione espresso in punti, il commissario deve indicare le ragioni delle sue scelte, in quanto deve illustrare la sua valutazione in seno alla commissione. I commissari, previa discussione, attribuiscono individualmente un punteggio definitivo a ciascuna delle offerte tecniche. Il punteggio definitivo corrisponde alla media aritmetica dei singoli punteggi. Se nel capitolato d'oneri sono previsti colloqui, la commissione può procedere, dopo aver raggiunto le proprie conclusioni provvisorie scritte e prima di concludere definitivamente la valutazione delle offerte tecniche, ad un colloquio con il personale essenziale del gruppo di esperti proposti nell'ambito delle offerte tecnicamente accettabili. In tal caso gli esperti sono interrogati dalla commissione nel suo insieme, di preferenza collettivamente se si tratta di un gruppo, e a intervalli di tempo ravvicinati per consentire i confronti. I colloqui si svolgono sulla base di un apposito schema concordato in precedenza dalla commissione e applicato ai diversi esperti o gruppi convocati. Il giorno e l'ora del colloquio devono essere comunicati agli offerenti con almeno 10 giorni di anticipo. In casi di forza maggiore, che rendano impossibile la presenza del candidato al colloquio, a quest'ultimo verrà inviata una nuova convocazione. Al termine di tali colloqui, la commissione di valutazione, senza modificare né la composizione né la ponderazione dei criteri fissati nella griglia di valutazione tecnica, giudica se è opportuno adeguare i punteggi corrispondenti alla valutazione degli esperti intervistati. Tale adeguamento dev'essere giustificato. Il ricorso ai colloqui deve restare contenuto, in quanto comporta per gli offerenti e per l'amministrazione aggiudicatrice costi non trascurabili. Questa procedura è oggetto di una relazione e può condurre ad una revisione delle conclusioni della valutazione tecnica iniziale eseguita sulla base dell'offerta sul fascicolo. La necessità dei colloqui dev'essere approvata dal capo delegazione. Il calendario indicativo di tali colloqui dev'essere citato nel fascicolo di gara. Una volta che la commissione ha stabilito il punteggio definitivo da attribuire a ciascuna offerta tecnica, risultante dalla media aritmetica dei punteggi assegnati da ciascun valutatore tecnico, le offerte con punteggio inferiore a 80 punti sono eliminate d'ufficio. Se nessuna offerta raggiunge un minimo di 80 punti la gara viene dichiarata deserta. Vengono valutate dalla commissione soltanto le offerte che hanno ottenuto almeno 80 punti. Tra queste offerte, la migliore offerta tecnica riceve quindi 100 punti, mentre alle altre offerte viene assegnato un punteggio calcolato secondo la seguente equazione: Punteggio = (punteggio iniziale dell'offerta in questione/punteggio iniziale della migliore offerta tecnica) × 100. 11.10.2. Valutazione delle offerte finanziarie Conclusa la valutazione tecnica, le offerte finanziarie che sono risultate tecnicamente accettabili vengono aperte e controfirmate dalla commissione durante la seduta. La commissione verifica in seduta che le offerte finanziarie non contengano errori di aritmetica. Gli eventuali errori sono corretti senza penalità per l'offerente. Nel confronto delle offerte si tiene conto di tutte le spese relative all'appalto (compensi, spese dirette, spese forfettarie, ecc.), escluse le spese rimborsabili dietro presentazione di giustificativi. La classificazione di questi costi da parte dell'offerente è una prescrizione del capitolato d'oneri che comprende una distinta dei prezzi. La commissione deve tuttavia verificare la conformità della classificazione contenuta nell'offerta e può correggerla se necessario. Gli onorari sono determinati esclusivamente dall'offerente. Le offerte che superano la dotazione massima assegnata all'appalto sono eliminate. L'offerta meno cara riceve 100 punti, mentre il punteggio attribuito alle altre offerte viene calcolato sulla base della seguente equazione: Punteggio = (prezzo dell'offerta meno cara/prezzo dell'offerta in questione) × 100. 11.11. Aggiudicazione dell'appalto 11.11.1. Scelta dell'aggiudicatario La scelta dell'offerta economicamente più vantaggiosa si basa su una ponderazione tra la qualità tecnica e il prezzo delle offerte, secondo una ripartizione 80/20. A questo proposito: - i punti assegnati alle offerte tecniche vengono moltiplicati per un coefficiente pari a 0,80, - i punti assegnati alle offerte finanziarie vengono moltiplicati per un coefficiente pari a 0,20. È dichiarata aggiudicatrice dell'appalto l'offerta alla quale viene attribuito il punteggio più alto, ottenuto sommando i punti tecnici e quelli finanziari, calcolati secondo il metodo sopra descritto. Allorché due offerte sono riconosciute equivalenti, la preferenza è data: a) all'offerta dell'offerente di uno Stato ACP; b) in assenza di tale offerta: - all'offerta che consente di utilizzare al meglio le risorse materiali e umane degli Stati ACP, - all'offerta che offre le migliori possibilità di subappalto alle società, imprese o persone fisiche degli Stati ACP, - ad un consorzio di persone fisiche, imprese o società degli Stati ACP e della Comunità europea. L'intera procedura (valutazione tecnica e finanziaria) è oggetto di un verbale di gara firmato da tutti i membri della commissione e approvato dall'amministrazione aggiudicatrice. Quest'ultima trasmette al capo delegazione, per approvazione, i risultati dello spoglio delle offerte e una proposta di aggiudicazione dell'appalto. Il capo delegazione approva, nel termine di 30 giorni, la proposta di aggiudicazione dell'appalto che gli è stata sottoposta dall'amministrazione aggiudicatrice, per tutti gli appalti di servizi, compresi quelli aggiudicati per accordo diretto e quelli relativi all'aiuto d'urgenza. Tutta la procedura di valutazione fino alla notifica dell'aggiudicazione dell'appalto all'aggiudicatario deve svolgersi durante il periodo di validità delle offerte. A questo proposito, è importante tener presente il rischio che l'aggiudicatario non sia più in grado di confermare la sua offerta (disponibilità degli esperti) qualora la procedura di valutazione si prolunghi. Tutta la procedura di gara che va dalla compilazione dell'elenco ristretto alla notifica all'aggiudicatario è rigorosamente riservata. Le decisioni della commissione sono collegiali e le sue deliberazioni sono tenute segrete. I membri della commissione sono tenuti al rispetto della segretezza. In particolare, le relazioni di valutazione sono esclusivamente ad uso interno e non possono essere comunicate né agli offerenti, né ad altre parti tranne i servizi abilitati dello Stato o degli Stati ACP interessati, della Commissione e delle autorità di controllo (Corte dei conti, ecc.). 11.11.2. Notifica dell'aggiudicazione dell'appalto Dopo l'accordo formale della Commissione e prima della scadenza del periodo di validità delle offerte, l'amministrazione aggiudicatrice comunica per iscritto all'aggiudicatario che la sua offerta è stata prescelta. Inoltre, comunica agli altri candidati, mediante lettera standard, che le loro offerte non sono state prescelte. Nella lettera vengono indicate le eventuali lacune presenti nell'offerta dell'impresa destinataria della notifica, con il relativo punteggio dettagliato ottenuto, unitamente al punteggio complessivo di ciascuno degli altri candidati. Nel caso di un appalto aggiudicato nel quadro di una convenzione di finanziamento, l'amministrazione aggiudicatrice può notificare l'aggiudicazione dell'appalto soltanto se la convenzione di finanziamento è stata conclusa (cfr. punto 5: "Gara con clausola sospensiva"). Una volta firmato il contratto, la Commissione provvede a pubblicare il risultato della gara (avviso di postinformazione) nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. Gli avvisi di postinformazione devono indicare il numero delle offerte ricevute, la data di aggiudicazione dell'appalto, il nome e l'indirizzo dell'aggiudicatario, nonché il prezzo dell'appalto. 11.11.3. Firma del contratto di appalto Una volta firmato dall'amministrazione aggiudicatrice, il contratto di appalto viene inviato all'aggiudicatario che lo deve restituire dopo averlo controfirmato entro 30 giorni dalla data in cui lo ha ricevuto. Il contratto deve recare la data e non può riguardare prestazioni anteriori, né entrare in vigore prima della data in cui viene firmato dalle parti. La firma del contratto costituisce lo stadio a partire dal quale le parti firmatarie sono vincolate per la sua esecuzione. Per questa ragione è importante fissare accuratamente la data in questione. 11.12. Approvazione degli esperti Quando la Commissione conclude il contratto di appalto in nome e per conto dello Stato ACP, il capo delegazione comunica allo Stato ACP il nome dell'aggiudicatario dell'appalto in questione nonché gli esperti proposti per accordo su questi ultimi. Questa domanda di accordo non costituisce una domanda di approvazione della valutazione effettuata dalla Commissione. Lo Stato ACP non può rifiutare di dare il proprio accordo, se non sulla base di elementi debitamente motivati e giustificati relativi agli esperti interessati ed esposti per iscritto al capo delegazione entro un termine massimo di 30 giorni a decorrere dalla data di richiesta dell'approvazione. 11.13. Messa a disposizione e sostituzione degli esperti Quando l'appalto riguarda la messa a disposizione del personale di assistenza tecnica, il titolare è tenuto a fornire il personale specificato nell'offerta. Tale specificazione può assumere diverse forme. L'appalto comunque individua e designa il personale essenziale che il titolare deve mettere a disposizione in virtù dell'appalto (direttore del progetto, esperti di lunga durata, amministratore del progetto, contabile, ecc.). Qualora la società offerente e/o gli esperti proposti abbiano volontariamente omesso di indicare nella loro offerta il fatto che il personale essenziale proposto sia, in parte o nella sua totalità, di fatto non disponibile a causa di impegni in corso che si protrarranno oltre il termine previsto nel fascicolo di gara per la messa a disposizione di tali esperti, la commissione può escluderli dalla gara. Qualora l'amministrazione aggiudicatrice e la Commissione vengano a conoscenza dell'omissione dopo l'aggiudicazione dell'appalto, potranno decidere di annullare l'aggiudicazione e di indire nuovamente la gara o di aggiudicare l'appalto all'offerta classificata in seconda posizione dalla commissione di valutazione. Il comportamento in questione potrebbe condurre all'esclusione dell'offerente interessato dalla partecipazione ad altri appalti comunitari. Tuttavia, l'appalto non deve soltanto individuare il personale essenziale da fornire, ma anche specificare le qualifiche e l'esperienza che esso deve avere. Questo aspetto è importante in relazione all'eventualità che il titolare debba sostituire il personale dopo la firma e la conclusione del contratto. Tale circostanza può presentarsi già prima oppure durante l'esecuzione del contratto. In entrambi i casi, il titolare deve ottenere per iscritto l'accordo preliminare dell'amministrazione aggiudicatrice, in risposta alla giustificazione da lui presentata in appoggio a tale richiesta di sostituzione. L'amministrazione aggiudicatrice ha 30 giorni di tempo per comunicare la propria risposta a decorrere dalla data di ricevimento della domanda. Il titolare è tenuto a proporre, di sua iniziativa, la sostituzione del personale nei casi seguenti: a) decesso, malattia o incidente di un membro del personale; b) necessità di sostituire un membro del personale per qualsiasi altra ragione indipendente dalla volontà del titolare (ad esempio, dimissioni, ecc.). Inoltre, durante l'esecuzione, l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere, mediante richiesta scritta e giustificata, la sostituzione del personale se ritiene che un membro del personale sia incompetente o non idoneo all'esercizio delle sue funzioni ai termini del contratto. Quando occorre sostituire un membro del personale, il sostituto deve possedere una qualificazione e un'esperienza almeno equivalenti, e la sua rimunerazione non deve superare quella corrisposta all'esperto sostituito. Se il titolare non è in grado di fornire un esperto con qualificazione e/o esperienza equivalenti, l'amministrazione aggiudicatrice può o decidere di rescindere il contratto, qualora ne risulti compromessa la buona esecuzione, o, se ritiene che tale rischio non sussista, decidere di accettare il sostituto, a condizione che il compenso di quest'ultimo sia rinegoziato al ribasso in funzione del livello di remunerazione adeguato. Le spese supplementari derivanti dalla sostituzione del personale sono a carico del titolare del contratto. Qualora un esperto non sia sostituito immediatamente e si preveda che il sostituto gli subentri dopo un certo lasso di tempo, l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere al titolare di assegnare al progetto un esperto temporaneo in attesa che arrivi il nuovo esperto o di prendere altri provvedimenti per compensare la temporanea assenza dell'esperto mancante. In ogni caso, i compensi corrispondenti al periodo di assenza dell'esperto o del suo sostituto (temporaneo o definitivo) non sono versati dall'amministrazione aggiudicatrice. 12. MODALITÀ DI AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI INFERIORI A 200000 EUR 12.1. Contratto quadro Per gli appalti di servizi di valore inferiore a 200000 EUR e della durata di realizzazione inferiore a 12 mesi, l'amministrazione aggiudicatrice può altresì scegliere di ricorrere al sistema del contratto quadro. Con la procedura del contratto quadro, la Commissione, che agisce in nome e per conto dell'insieme dei paesi beneficiari dell'aiuto esterno della Comunità, compila, a seguito di una licitazione ristretta (cfr. punto 11), una serie di elenchi dei potenziali prestatori, per un periodo compreso tra 3 e 5 anni, suddivisi in diversi lotti comprendenti vari settori di competenze tecniche. Di conseguenza, non vi è motivo di compilare un elenco ristretto dei prestatori per ciascun appalto specifico. In occasione di un appalto specifico (di valore inferiore a 200000 EUR e della durata di realizzazione inferiore a 12 mesi), la Commissione, che agisce in nome e per conto dello Stato ACP interessato, invia il profilo dell'esperto o degli esperti richiesti a 3 prestatori del contratto quadro selezionati dall'elenco per il lotto del settore di competenza richiesto. Entro il termine di 8 giorni, le tre società consultate devono proporre gli esperti corrispondenti al profilo richiesto, ad una tariffa compresa nella forcella offerta durante la conclusione del contratto quadro. I servizi della Commissione scelgono l'offerta economicamente più vantaggiosa e notificano la decisione al contraente selezionato. Al fine di garantire pari opportunità di concorrenza tra le società selezionate per ciascun lotto del contratto quadro, i servizi della Commissione provvedono a interpellare alternativamente le società inserite nell'elenco corrispondente a ciascun lotto. 12.2. Procedura semplificata Per gli appalti di servizi inferiori a 200000 EUR, l'amministrazione aggiudicatrice può aggiudicare l'appalto tramite procedura semplificata, senza pubblicazione, se il ricorso al contratto quadro non ha successo o non è possibile. L'amministrazione aggiudicatrice compila un elenco contenente almeno 3 prestatori di servizi scelti personalmente, in particolare, sulla base delle informazioni disponibili nelle basi di dati dei consulenti e degli uffici di studio della Commissione. I candidati prescelti ricevono una lettera di invito a presentare offerte, accompagnata dal fascicolo di gara. Le offerte devono pervenire all'amministrazione aggiudicatrice all'indirizzo ed entro la data e l'ora indicate nell'invito a presentare offerte. Ai candidati prescelti dev'essere accordato un termine minimo di 30 giorni a decorrere dalla data di invio della lettera di invito. Le offerte devono essere inviate in doppia busta: l'una contenente l'offerta tecnica, l'altra l'offerta finanziaria. All'apertura e alla valutazione delle offerte provvede una commissione dotata delle necessarie competenze tecniche e amministrative. I membri della commissione hanno l'obbligo di sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità. Dopo la valutazione delle offerte, la commissione stabilisce l'offerta economicamente più vantaggiosa in funzione della qualità tecnica e del prezzo delle offerte. Se l'amministrazione aggiudicatrice non riceve almeno 3 offerte valide la procedura dev'essere annullata e riavviata. Tuttavia, per un ordine di servizi di valore pari o superiore a 5000 EUR, l'amministrazione aggiudicatrice può procedere direttamente sulla base di una sola offerta. PARTE III NORME SPECIFICHE APPLICABILI AGLI APPALTI DI FORNITURE 13. INTRODUZIONE Gli appalti di forniture hanno per oggetto la progettazione, la fabbricazione, la consegna sul posto, il montaggio, la messa in opera di forniture, nonché tutti gli altri compiti previsti dal contratto d'appalto, quali la manutenzione, le riparazioni, la formazione, i servizi post vendita, ecc. Per fornitori si intendono le persone fisiche o giuridiche che effettuano forniture. Il fornitore che presenta un'offerta viene chiamato offerente, quello che richiede di partecipare ad una procedura semplificata viene chiamato candidato. Per amministrazione aggiudicatrice (sempre specificata nel bando di gara) si intende l'autorità abilitata a concludere il contratto di appalto. I contratti di forniture sono conclusi dallo Stato ACP con il quale la Commissione stipula una convenzione di finanziamento. La Commissione prepara e trasmette all'amministrazione aggiudicatrice i fascicoli delle gare d'appalto internazionali per approvazione e per avvio della procedura. L'amministrazione aggiudicatrice sottopone all'approvazione del capo delegazione gli altri fascicoli di gara prima di indire le gare. In base alle decisioni conseguentemente adottate, e in stretta collaborazione con il capo delegazione, l'amministrazione aggiudicatrice indice tutte le gare, riceve le offerte, presiede al loro esame e stabilisce i risultati delle gare. Infine, essa trasmette per accordo al capo delegazione i risultati dello spoglio delle offerte, unitamente a una proposta di aggiudicazione dell'appalto. Una volta ottenuto tale accordo, l'amministrazione aggiudicatrice firma gli appalti e li notifica al capo delegazione. Quest'ultimo è sempre invitato ufficialmente ed è rappresentato, di norma, durante l'apertura e la valutazione delle offerte. 14. PROCEDURE DI AGGIUDICAZIONE DEGLI APPALTI 14.1. Appalti superiori a 150000 EUR 14.1.1. Procedura aperta Di norma i contratti di forniture sono aggiudicati mediante gara d'appalto aperta internazionale, previa pubblicazione di un bando. 14.1.2. Procedura negoziata Gli appalti di forniture, tuttavia, possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata, previo accordo della Commissione, nei seguenti casi: a) quando l'urgenza imperiosa, a seguito di eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici interessate, non è compatibile con le scadenze imposte dalle procedure aperte o semplificate descritte ai punti 15, 16 e 17. Le circostanze invocate per giustificare l'urgenza imperiosa non devono in alcun caso essere imputabili all'amministrazione aggiudicatrice. In questo contesto quest'ultima avvia liberamente le discussioni che le sembrano utili con gli offerenti figuranti su un elenco ristretto, da essa compilato d'accordo con il capo delegazione, e aggiudica l'appalto all'offerente che ha selezionato; b) quando la natura o le particolari caratteristiche di talune forniture lo giustifichino, ad esempio, quando l'esecuzione dell'appalto è riservata esclusivamente ai titolari di brevetti o di licenze che ne disciplinano l'impiego; c) per le consegne complementari effettuate dal fornitore iniziale e destinate o al rinnovamento parziale di forniture o installazioni di uso corrente o all'ampliamento di forniture o installazioni esistenti e qualora il cambiamento di fornitore obblighi il beneficiario a acquistare materiali tecnicamente diversi, con conseguenti incompatibilità o difficoltà tecniche di impiego e di manutenzione sproporzionate; d) in caso di insuccesso del bando di gara, ossia qualora non vengano presentate offerte idonee sul piano qualitativo e/o finanziario. In questo caso, dopo l'annullamento dell'appalto, l'amministrazione aggiudicatrice, previo accordo della Commissione, può avviare trattative con uno o più fornitori di sua scelta, tra quelli che hanno partecipato alla gara, purché le condizioni iniziali dell'appalto non siano sostanzialmente modificate (cfr. punto 6, "Annullamento della procedura di gara"). 14.2. Appalti pari o superiori a 30000 EUR e pari o inferiori a 150000 EUR 14.2.1. Procedura aperta pubblicata a livello locale In questo caso, i contratti di forniture sono aggiudicati mediante gara d'appalto aperta pubblicata a livello locale (procedura in base alla quale il bando di gara per gli appalti di forniture è pubblicato esclusivamente nello Stato o negli Stati ACP interessati). Inoltre, la Commissione pubblica su Internet gli estremi di tali gare (numero del fascicolo, paese, amministrazione aggiudicatrice e tipo di contratto) con l'indirizzo della delegazione presso la quale le imprese possono reperire informazioni supplementari. 14.2.2. Procedura negoziata L'amministrazione aggiudicatrice, previo accordo della Commissione, può aggiudicare gli appalti di forniture ricorrendo alla procedura negoziata nelle situazioni previste al precedente punto 14.1.2. 14.3. Appalti inferiori a 30000 EUR 14.3.1. Procedura semplificata Gli appalti di forniture inferiori a 30000 EUR vengono aggiudicati tramite procedura semplificata con 3 fornitori, senza pubblicazione di alcun bando. Tuttavia, per un ordine di forniture di valore pari o inferiore a 5000 EUR, l'amministrazione aggiudicatrice può procedere direttamente sulla base di una sola offerta. 15. GARA APERTA INTERNAZIONALE (APPLICABILE PER GLI APPALTI SUPERIORI A 150000 EUR) 15.1. Pubblicità degli appalti Al fine di garantire la partecipazione più ampia possibile alle gare e un adeguato livello di trasparenza, per le gare d'appalto aperte dev'essere pubblicato un bando di gara. 15.1.1. Pubblicazione dei bandi di gara Il bando di gara dev'essere pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, nelle gazzette ufficiali di tutti gli Stati ACP, su Internet e su ogni altro mezzo d'informazione adeguato. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e su Internet è assicurata dalla Commissione, mentre la pubblicazione locale viene garantita dagli Stati ACP. Nel testo del bando di gara, l'amministrazione aggiudicatrice e l'oggetto dell'appalto devono essere descritti in modo chiaro, preciso e completo. Il bando di gara pubblicato a livello locale dev'essere identico a quello pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee e su Internet e la pubblicazione deve avvenire simultaneamente. L'amministrazione aggiudicatrice e i servizi della Commissione (delegazioni, uffici della Commissione negli Stati membri, sede) trasmettono ai fornitori interessati il fascicolo di gara per l'appalto in questione. 15.2. Redazione e contenuto del fascicolo di gara Una corretta stesura dei documenti di gara è essenziale non soltanto per il positivo svolgimento della procedura di aggiudicazione dell'appalto, ma anche per la buona esecuzione dell'appalto. Questi documenti devono infatti contenere tutte le disposizioni e le informazioni di cui i candidati invitati hanno bisogno per presentare la loro offerta: procedure da seguire, documenti da fornire, casi di non conformità, criteri di attribuzione, ecc. L'elaborazione del fascicolo di gara spetta alla Commissione, che trasmette all'amministrazione aggiudicatrice il fascicolo di gara per approvazione e per avvio della procedura. Il fascicolo di gara comprende i documenti seguenti: - istruzioni per gli offerenti, che devono stipulare, tra l'altro: i) i criteri di selezione e di aggiudicazione dell'appalto; ii) l'eventuale autorizzazione delle alternative e iii) la valuta dell'offerta, - capitolato generale d'oneri degli appalti di forniture finanziati dal FES, - capitolato speciale, che contiene precisazioni, integrazioni o deroghe al capitolato generale e prevale su questo in caso di contraddizione, - allegato tecnico con i piani eventuali, i dati tecnici e il calendario provvisorio dell'esecuzione dell'appalto, - distinta dei prezzi (da compilare a cura dell'offerente), - formulario dell'offerta, - formulario dell'appalto, - formulario delle garanzie bancarie, o di un'istituzione analoga per: = offerta (1 %-2 % della dotazione disponibile per l'appalto), = il pagamento degli anticipi, e = la corretta esecuzione (10 % del valore dell'appalto). A meno che l'oggetto dell'appalto non lo giustifichi, sono vietate le specifiche tecniche che citano prodotti di una determinata fabbricazione o provenienza e che, in tal modo, hanno l'effetto di favorire o penalizzare alcuni prodotti. Tuttavia, qualora i prodotti non possano essere descritti in termini sufficientemente precisi e comprensibili, è consentito identificarli con il loro nome commerciale, purché sia altresì prevista l'ammissione delle forniture equivalenti. 15.3. Criteri di selezione e aggiudicazione I criteri di selezione riguardano la capacità dell'offerente di eseguire appalti simili. Pertanto, in alcuni casi, quando l'appalto prevede una componente di lavori o di servizi d'installazione, il fascicolo di gara può comprendere criteri di selezione relativi alla capacità tecnica dell'offerente. I criteri di aggiudicazione dell'appalto, applicati alle offerte tecnicamente conformi, sono rappresentati dal prezzo dell'offerta e, qualora siano richieste proposte in materia di servizio post vendita e/o formazione, dalla qualità di tali proposte. 15.4. Informazioni complementari durante la procedura Il fascicolo di gara deve essere sufficientemente chiaro per evitare che i fornitori interessati chiedano informazioni complementari durante la procedura. Se l'amministrazione aggiudicatrice, di sua iniziativa o in risposta alla domanda di un candidato, fornisce informazioni complementari sull'appalto, essa le comunica per iscritto e simultaneamente anche a tutti gli altri candidati invitati a presentare un'offerta. Se, tenuto conto delle caratteristiche della procedura aperta, non risulta possibile identificare tutti i fornitori potenziali, l'informazione deve essere oggetto di un avviso da pubblicarsi secondo quando previsto al punto 15.1.1 "Pubblicazione dei bandi di gara", con indicazione delle eventuali modifiche apportate al fascicolo di gara. Può essere concessa un proroga del termine di ricezione delle offerte per consentire agli offerenti potenziali di prendere atto delle modifiche. I candidati possono inoltrare le proprie richieste per iscritto fino a 21 giorni dal termine ultimo previsto per la presentazione delle offerte. L'amministrazione aggiudicatrice è tenuta a rispondere alle domande di tutti i candidati invitati a presentare un'offerta, al più tardi entro 11 giorni dal termine ultimo stabilito per il ricevimento delle offerte 15.5. Termine di presentazione delle offerte Le offerte devono pervenire all'amministrazione aggiudicatrice all'indirizzo e entro la data e l'ora indicati nel fascicolo di gara. Soltanto un termine appropriato può garantire la qualità delle offerte e quindi assicurare un'effettiva concorrenza. L'esperienza dimostra che un termine troppo breve impedisce ai candidati di presentare un'offerta o li induce a presentare offerte incomplete o preparate in modo inadeguato. Per il ricevimento delle offerte è accordato un termine minimo di 60 giorni a decorrere dalla data di pubblicazione del bando di gara. In circostanze eccezionali, possono essere tuttavia concessi termini differenti, previa autorizzazione del capo delegazione. 15.6. Periodo di validità delle offerte Gli offerenti restano vincolati alle proprie offerte per tutto il periodo prescritto nell'invito a presentare un'offerta. Tale periodo deve essere sufficientemente lungo per consentire all'amministrazione aggiudicatrice di esaminare le offerte, approvare la proposta di aggiudicazione, notificare l'aggiudicazione e concludere il contratto d'appalto. In pratica, il periodo di validità delle offerte è generalmente fissato a 90 giorni di calendario a decorrere dal termine ultimo stabilito per la presentazione delle offerte. In circostanze eccezionali, prima della scadenza del periodo di validità delle offerte, l'amministrazione aggiudicatrice può chiedere agli offerenti un prolungamento determinato di tale periodo che non può superare i 40 giorni. Infine, il candidato la cui offerta viene accettata deve inoltre mantenere valida la propria offerta per 60 giorni supplementari a decorrere dalla data di notifica dell'aggiudicazione dell'appalto. 15.7. Presentazione delle offerte Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev'essere chiusa, all'interno di un plico o di una busta esterna, in un'unica busta sigillata recante quanto segue: - indirizzo indicato nel capitolato d'oneri per l'invio delle offerte, - estremi del bando di gara cui l'offerente risponde, - all'occorrenza, numeri dei lotti oggetto dell'offerta, - la dicitura "Da non aprire prima della seduta di apertura delle offerte", redatta nella lingua del fascicolo di gara. 15.8. Apertura delle offerte Alla ricezione delle offerte l'amministrazione aggiudicatrice provvede a registrare le offerte ricevute e rilascia una dichiarazione di ricevuta per le offerte consegnate a mano. Le buste che contengono le offerte devono rimanere sigillate e devono essere custodite al sicuro fino all'apertura. L'apertura e la valutazione delle offerte è effettuata da una commissione giudicatrice composta da un numero dispari di membri, almeno tre, dotati di tutte le competenze tecniche e amministrative necessarie per pronunciarsi validamente sulle offerte. I membri della commissione devono sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità. Nel luogo e all'ora indicati nel capitolato d'oneri, le offerte sono aperte in seduta pubblica dalla commissione giudicatrice. Al momento dell'apertura pubblica delle offerte devono essere annunciati i nomi degli offerenti, i prezzi proposti, l'esistenza della garanzia d'offerta richiesta e ogni altro elemento eventualmente ritenuto opportuno dall'amministrazione aggiudicatrice. Il capo delegazione deve essere informato sistematicamente. Egli assiste come osservatore all'apertura delle offerte e riceve copia di ciascuna di esse. Soltanto le offerte contenute nei plichi ricevuti entro e non oltre la data indicata nel capitolato d'oneri sono prese in considerazione al momento dell'esame. L'apertura delle offerte ha lo scopo di verificare se le offerte sono complete, se è stata prestata la garanzia d'offerta richiesta, se i documenti sono stati debitamente firmati e se le offerte sono, in generale, in regola. La seduta di apertura delle offerte è oggetto di un verbale controfirmato da tutti i membri della commissione, nel quale è indicato quanto segue: - data, ora e luogo della seduta, - persone presenti alla seduta, - il nome degli offerenti che hanno risposto al bando entro il termine fissato, - presentazione o meno delle offerte in plichi sigillati, - se gli originali delle offerte sono stati debitamente firmati e se è stato inviato il numero di copie dell'offerta richiesto, - il prezzo delle offerte, - il nome degli offerenti la cui offerta è stata respinta per non conformità constatata durante la seduta di apertura, - il nome degli offerenti che si sono ritirati, - le eventuali dichiarazioni degli offerenti. 15.9. Esame delle offerte Prima di procedere alla valutazione dettagliata delle offerte l'amministrazione aggiudicatrice verifica se l'offerta è conforme, nella sostanza, ai requisiti indicati nel fascicolo di gara. Un'offerta è conforme quando rispetta tutte le condizioni, modalità e specifiche contenute nel fascicolo di gara, senza divergenze né restrizioni di rilievo. Divergenze o restrizioni di rilievo sono quelle che incidono sull'ambito, la qualità o l'esecuzione dell'appalto, o che, in modo sostanziale, implicano uno scostamento dal fascicolo di gara oppure limitano i diritti dell'amministrazione aggiudicatrice o gli obblighi dell'offerente a titolo dell'appalto e compromettono la situazione, in termini di concorrenza, degli offerenti che hanno presentato offerte conformi. L'offerta non conforme al fascicolo di gara viene respinta dall'amministrazione aggiudicatrice e non può essere successivamente resa conforme mediante correzioni né con l'eliminazione delle divergenze o restrizioni. In sede di valutazione delle offerte, la commissione giudicatrice emette un giudizio sulla conformità tecnica delle singole offerte e le classifica in due categorie: conformi o non conformi sotto il profilo tecnico. Nel caso di appalti che comportino servizi di post vendita e/o formazione, viene altresì valutata la qualità tecnica di tali servizi durante la valutazione tecnica delle offerte. Conclusa la valutazione tecnica, la commissione verifica che le offerte finanziarie non contengano errori di aritmetica. Gli eventuali errori sono corretti senza penalità per l'offerente. 15.10. Aggiudicazione dell'appalto 15.10.1. Scelta dell'aggiudicatario a) Per gli appalti di forniture senza servizio di post vendita, l'unico criterio di aggiudicazione è rappresentato dal prezzo. Essendo le offerte non conformi già state eliminate, viene scelta l'offerta conforme più bassa e il relativo offerente viene dichiarato aggiudicatario dell'appalto. b) Per gli appalti di forniture che prevedono servizi, ad esempio di post vendita e/o formazione, la valutazione tecnica deve tenere conto della qualità di tali servizi. In questo caso, essendo già state eliminate tutte le offerte non conformi, viene scelta l'offerta economicamente più vantaggiosa, tenendo conto della qualità tecnica dei servizi offerti e del prezzo proposto. Nei due casi, se l'offerta scelta supera l'importo massimo assegnato all'appalto, vengono applicate le disposizioni previste al punto 14.1.2, lettera d). Si deve altresì tener conto della misura di cui al punto 3.8, paragrafo b), "Preferenze". Peraltro, allorché due offerte sono riconosciute equivalenti, la preferenza è data: a) all'offerta dell'offerente di uno Stato ACP; b) in assenza di tale offerta: - all'offerta che consente di utilizzare al meglio le risorse materiali e umane degli Stati ACP, - all'offerta che offre le migliori possibilità di subappalto alle società, imprese o persone fisiche degli Stati ACP, - ad un consorzio di persone fisiche, imprese o società degli Stati ACP e della Comunità europea. L'intera procedura di valutazione è oggetto di un verbale di gara firmato da tutti i membri della commissione. Questa relazione deve inoltre riportare i motivi per i quali alcune offerte sono state giudicate non conformi sotto il profilo tecnico e spiegare sotto quali aspetti esse non sono conformi alle specifiche tecniche richieste. L'amministrazione aggiudicatrice trasmette al capo delegazione, per approvazione, i risultati dello spoglio delle offerte e una proposta di aggiudicazione dell'appalto. Il capo delegazione approva, nel termine di 30 giorni, la proposta di aggiudicazione dell'appalto che gli è stata sottoposta dall'amministrazione aggiudicatrice per tutti gli appalti aggiudicati per accordo diretto e per quelli relativi all'aiuto d'urgenza, nonché per tutti gli altri appalti di fornitura di valore inferiore a 1000000 EUR. Per tutti gli altri appalti di forniture non contemplati dalle disposizioni che precedono, il capo delegazione approva, nel termine di 30 giorni, la proposta di aggiudicazione dell'appalto sottopostagli dall'amministrazione aggiudicatrice, purché siano soddisfatte le seguenti condizioni: - l'offerta selezionata è la più bassa delle offerte che soddisfano le condizioni indicate nel fascicolo di gara, - risponde ai criteri di selezione fissati nel fascicolo, - non supera l'importo stanziato per l'appalto. Se le condizioni non sono soddisfatte, il capo delegazione trasmette la proposta alla Commissione, che decide nel termine di 60 giorni a decorrere dalla data in cui il capo delegazione ha ricevuto la proposta. Qualora il prezzo dell'offerta selezionata superi l'importo stanziato per l'appalto, la Commissione, nell'approvare l'appalto, adotta le necessarie decisioni d'impegno finanziario. Tutta la procedura di valutazione fino alla notifica dell'aggiudicazione dell'appalto all'aggiudicatario deve svolgersi durante il periodo di validità delle offerte. A questo proposito, è importante tener presente il rischio che l'aggiudicatario non sia più in grado di confermare la sua offerta qualora la procedura di valutazione si prolunghi. Tutta la procedura di gara fino alla notifica all'aggiudicatario è rigorosamente riservata. Le decisioni della commissione sono collegiali e le sue deliberazioni sono tenute segrete. I membri della commissione sono tenuti al rispetto della segretezza. In particolare, le relazioni e i verbali di valutazione sono esclusivamente ad uso interno e non possono essere comunicati né agli offerenti, né ad altre parti tranne i servizi abilitati dello Stato o degli Stati ACP interessati, della Commissione e delle autorità di controllo (Corte dei conti, ecc.). 15.10.2. Notifica dell'aggiudicazione dell'appalto Ottenuto l'accordo formale della Commissione e prima della scadenza del periodo di validità delle offerte, l'amministrazione aggiudicatrice comunica per iscritto all'aggiudicatario che la sua offerta è stata prescelta. Inoltre, comunica agli altri candidati, mediante lettera standard, che le loro offerte non sono state prescelte, specificando se esse erano o meno conformi sotto il profilo tecnico e indicando le relative carenze sul piano tecnico. Nel caso di un appalto aggiudicato nel quadro di una convenzione di finanziamento, l'amministrazione aggiudicatrice può notificare l'aggiudicazione dell'appalto soltanto se la convenzione di finanziamento è stata conclusa (cfr. punto 5: "Gara con clausola sospensiva"). Una volta firmato il contratto, la Commissione provvede a pubblicare il risultato della gara (avviso di postinformazione) nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee, su Internet e su ogni altro mezzo d'informaz