DECISIONE N. 1/2015 DEL SOTTOCOMITATO DOGANALE UE-REPUBBLICA DI MOLDOVA

del 20 maggio 2015

recante adozione del suo regolamento interno [2015/1144]

Il SOTTOCOMITATO DOGANALE UE-REPUBBLICA DI MOLDOVA,

visto l'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Moldova, dall'altra (1) («accordo»), in particolare l'articolo 200,

considerando quanto segue:

A norma dell'articolo 464 dell'accordo, parti dell'accordo sono state applicate in via provvisoria a decorrere dal 1o settembre 2014.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

È adottato il regolamento interno del sottocomitato doganale riportato in allegato.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno dell'adozione.

(1) GU L 260 del 30.8.2014, pag. 4.

ALLEGATO

Regolamento interno del sottocomitato doganale UE-Repubblica di Moldova

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il sottocomitato doganale, istituito a norma dell'articolo 200, paragrafo 1, dell'accordo di associazione tra l'Unione europea e la Comunità europea dell'energia atomica e i loro Stati membri, da una parte, e la Repubblica di Moldova, dall'altra («accordo»), esercita le sue funzioni come stabilito all'articolo 200, paragrafo 2 e paragrafo 3, dell'accordo.

2. Il sottocomitato doganale è composto da rappresentanti della Commissione europea e della Repubblica di Moldova responsabili per le questioni doganali e relative alle dogane.

3. Un rappresentante della Commissione europea o della Repubblica di Moldova responsabile per le questioni doganali e relative alle dogane esercita le funzioni di presidenza a norma dell'articolo 2.

4. Le parti di cui al presente regolamento interno sono definite secondo quanto previsto all'articolo 461 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Le parti si alternano ogni 12 mesi nell'esercizio della presidenza del sottocomitato doganale. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Salvo diversamente convenuto dalle parti, il sottocomitato doganale si riunisce una volta l'anno o su richiesta di una delle parti.

2. Ogni riunione del sottocomitato doganale è convocata dalla sua presidenza in un luogo e a una data convenuti dalle parti. L'avviso di convocazione della riunione è inviato dal presidente del sottocomitato doganale almeno 28 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione, salvo diverso accordo delle parti.

3. Le riunioni del sottocomitato doganale possono svolgersi con l'ausilio di qualsiasi mezzo tecnologico concordato, come in videoconferenza o audioconferenza.

4. Al di fuori delle riunioni il sottocomitato doganale può esaminare qualsiasi questione per corrispondenza.

Articolo 4

Delegazioni

Prima di ogni riunione le parti sono informate, dal segretariato del sottocomitato doganale, della composizione prevista delle delegazioni di ciascuna parte che partecipano alla riunione.

Articolo 5

Segretariato

1. Un funzionario della Commissione europea e un funzionario della Repubblica di Moldova responsabili per le questioni doganali e relative alle dogane svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del sottocomitato doganale ed eseguono i compiti di segreteria di concerto, in uno spirito di fiducia reciproca e di cooperazione.

2. Il segretariato del comitato di associazione riunito nella formazione «Commercio» di cui all'articolo 438, paragrafo 4, dell'accordo («comitato di associazione nella formazione Commercio») viene informato di tutte le decisioni, pareri, raccomandazioni, relazioni e altre azioni concordate del sottocomitato doganale.

Articolo 6

Corrispondenza

1. La corrispondenza indirizzata al sottocomitato doganale è inviata al segretario di una delle due parti, che a sua volta informerà il segretario dell'altra parte.

2. Il segretariato del sottocomitato doganale provvede affinché la corrispondenza indirizzata al sottocomitato doganale sia trasmessa al presidente del sottocomitato doganale e distribuita, se del caso, come documenti di cui all'articolo 7.

3. La corrispondenza proveniente dal presidente è inviata alle parti dal segretariato a nome del presidente stesso. Se del caso, tale corrispondenza è diffusa con le modalità di cui all'articolo 7.

Articolo 7

Documenti

1. I documenti sono diffusi dai segretari del sottocomitato doganale.

2. Una parte trasmette i propri documenti al suo segretario. Il segretario trasmette tali documenti al segretario dell'altra parte.

3. Il segretario dell'Unione distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti dell'Unione e mette sistematicamente in copia il segretario della Repubblica di Moldova nell'ambito di tale corrispondenza. Il segretario dell'Unione invia una copia dei documenti finali ai segretari del comitato di associazione nella formazione Commercio.

4. Il segretario della Repubblica di Moldova distribuisce i documenti ai rappresentanti competenti della Repubblica di Moldova e mette sistematicamente in copia il segretario dell'Unione nell'ambito di tale corrispondenza. Il segretario della Repubblica di Moldova invia una copia dei documenti finali ai segretari del comitato di associazione nella formazione Commercio.

Articolo 8

Riservatezza

Salvo decisione contraria adottata dalle parti, le riunioni del sottocomitato doganale non sono pubbliche. Se una parte comunica informazioni designandole come riservate al sottocomitato doganale, l'altra parte tratta dette informazioni come tali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il segretariato del sottocomitato doganale stabilisce un ordine del giorno provvisorio per ogni riunione sulla base delle proposte presentate dalle parti. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il segretariato ha ricevuto da una parte una domanda di iscrizione all'ordine del giorno, corredata dei documenti giustificativi pertinenti, almeno 21 giorni di calendario prima della data della riunione.

2. L'ordine del giorno provvisorio, unitamente ai documenti pertinenti, è distribuito come previsto all'articolo 7 almeno 15 giorni di calendario prima dell'inizio della riunione.

3. L'ordine del giorno è adottato dal sottocomitato doganale all'inizio di ciascuna riunione. L'iscrizione all'ordine del giorno di punti che non figurano nell'ordine del giorno provvisorio è possibile previo accordo delle parti.

4. Previo consenso dell'altra parte, il presidente del sottocomitato doganale può invitare, secondo l'occasione, rappresentanti di altri organismi delle parti o esperti indipendenti in determinati settori a partecipare alle riunioni per fornire informazioni su argomenti specifici. Le parti garantiscono che tali osservatori o esperti rispettino le prescrizioni in materia di riservatezza.

5. Previa consultazione delle parti, il presidente del sottocomitato doganale può abbreviare i termini indicati ai paragrafi 1 e 2 in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbale e conclusioni operative

1. La bozza di verbale di ogni riunione, comprendente le conclusioni operative, è redatta dal segretario del sottocomitato doganale della parte che detiene la presidenza dello stesso.

2. La bozza di verbale, comprendente le conclusioni operative, è sottoposta al sottocomitato doganale per l'approvazione. La bozza di verbale è approvata entro 28 giorni di calendario successivi a ciascuna riunione del sottocomitato doganale. Ne è inviata una copia a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il sottocomitato doganale ha il potere di adottare modalità pratiche, misure, decisioni e raccomandazioni come previsto all'articolo 200 dell'accordo. Tali modalità pratiche, misure, decisioni e raccomandazioni sono adottate per consenso tra le parti una volta espletate le rispettive procedure interne di adozione. Le decisioni sono vincolanti per le parti, che adottano le misure opportune per attuarle.

2. Ogni decisione o raccomandazione è firmata dal presidente del sottocomitato doganale e autenticata dai segretari dello stesso. Fatto salvo il paragrafo 3, il presidente firma tali documenti nel corso della riunione nella quale è adottata la decisione o la raccomandazione.

3. Il sottocomitato doganale può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, se le parti decidono in tal senso, una volta espletate le rispettive procedure interne per l'adozione. La procedura scritta consiste in uno scambio di note tra i due segretari, che operano di concerto con le parti. A tale scopo, il testo della proposta viene distribuito a norma dell'articolo 7, con un termine di almeno 21 giorni di calendario entro il quale devono essere comunicate le eventuali riserve o modifiche. Previa consultazione delle parti, il presidente può abbreviare i termini in funzione delle esigenze di un caso specifico. Una volta che il testo è stato concordato, la decisione o la raccomandazione è firmata dal presidente e autenticata dai segretari.

4. Gli atti del sottocomitato doganale recano, rispettivamente, il titolo di «decisione» o «raccomandazione». Ogni decisione entra in vigore alla data della sua adozione, salvo altrimenti disposto nella decisione stessa.

5. Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse alle parti.

6. Ciascuna delle parti può decidere se pubblicare le decisioni e le raccomandazioni del sottocomitato doganale nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Relazioni

Il sottocomitato doganale riferisce al comitato di associazione nella formazione Commercio a ogni riunione annuale di tale comitato.

Articolo 13

Lingue

1. Le lingue di lavoro del sottocomitato doganale sono l'inglese e il rumeno.

2. Salvo decisione contraria, il sottocomitato doganale delibera sulla base di documenti redatti in tali lingue.

Articolo 14

Spese

1. Ciascuna parte si assume l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del sottocomitato doganale sia per il personale e le spese di viaggio e di soggiorno sia per le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte che ospita la riunione.

3. Le spese relative all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti dalle o nelle lingue inglese e rumeno di cui all'articolo 13, paragrafo 1 sono a carico della parte che ospita la riunione.

L'interpretazione e la traduzione dalle o nelle altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato con decisione del sottocomitato doganale a norma dell'articolo 200, paragrafo 3, lettera e), dell'accordo.