TRADUZIONE

DECISIONE N. 1/2014 DEL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-AMERICA CENTRALE

del 7 novembre 2014

che adotta il suo regolamento interno e quello del comitato di associazione [2015/1215]

IL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE UE-AMERICA CENTRALE,

visto l'accordo che istituisce un'associazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e l'America centrale, dall'altra («accordo»), in particolare l'articolo 4, l'articolo 5, paragrafo 2, l'articolo 7, paragrafo 3, e l'articolo 8, paragrafo 6,

considerando quanto segue:

È opportuno porre in essere quanto prima il quadro istituzionale dell'accordo per contribuire alla sua effettiva applicazione.

HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo unico

Sono adottati i regolamenti interni del Consiglio di associazione e del comitato di associazione e dei sottocomitati che figurano, rispettivamente, negli allegati A e B.

La presente decisione è adottata mediante procedura scritta. Essa entra in vigore alla data in cui il segretariato la riceve debitamente firmata da tutte le parti.

ALLEGATO A

REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI ASSOCIAZIONE

Articolo 1

Disposizioni generali

1. Il Consiglio di associazione, istituito a norma dell'articolo 4, paragrafo 1, dell'accordo che istituisce un'associazione tra l'Unione europea e i suoi Stati membri, da una parte, e l'America centrale, dall'altra («accordo») adempie ai propri compiti come indicato all'articolo 4, paragrafo 2, dell'accordo ed è responsabile dell'applicazione generale dell'accordo, nonché delle altre questioni bilaterali, multilaterali o internazionali di comune interesse.

2. Conformemente agli articoli 5 e 345 dell'accordo, il Consiglio di associazione è composto da rappresentanti della parte UE e da rappresentanti di ciascuna delle repubbliche della parte AC, al livello ministeriale appropriato, tenendo conto delle tematiche specifiche da affrontare in una determinata seduta. Se del caso e previo accordo di entrambe le parti, il Consiglio di associazione si riunisce a livello di capi di Stato e di governo.

3. A norma dell'articolo 345 dell'accordo, il Consiglio di associazione, quando svolge esclusivamente o principalmente i compiti ad esso assegnati a norma della parte IV dell'accordo, è composto da rappresentanti della parte UE e da ministri di ciascuna delle repubbliche della parte AC, responsabili delle questioni attinenti al commercio.

4. A norma dell'articolo 352, paragrafo 3, dell'accordo, le repubbliche della parte AC agiscono collettivamente nel processo decisionale all'interno del quadro istituzionale dell'accordo; l'adozione di decisioni e raccomandazioni richiede il loro consenso.

5. Il riferimento alle «parti» nel presente regolamento interno è conforme alla definizione di cui all'articolo 352 dell'accordo.

Articolo 2

Presidenza

Il Consiglio di associazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, dall'alto rappresentante dell'Unione per gli affari esteri e la politica di sicurezza e da un rappresentante a livello ministeriale della parte AC. Il primo periodo ha inizio alla data della prima riunione del Consiglio di associazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno.

Articolo 3

Riunioni

1. Il Consiglio di associazione si riunisce ad intervalli regolari, non superiori a due anni. Su richiesta di una delle parti possono essere convocate, ove le parti siano d'accordo, riunioni straordinarie.

2. Ogni riunione del Consiglio di associazione si svolge in un luogo e a una data concordata dalle parti.

3. Le riunioni del Consiglio di associazione sono convocate congiuntamente dai segretari del Consiglio di associazione, d'intesa con il presidente del Consiglio di associazione.

4. A titolo eccezionale e ove le parti siano d'accordo, le riunioni del Consiglio di associazione possono svolgersi con l'uso di mezzi tecnologici come la videoconferenza.

Articolo 4

Rappresentanza

1. I membri del Consiglio di associazione possono farsi rappresentare se impossibilitati a partecipare. Un membro che desideri essere rappresentato deve notificare per iscritto al presidente il nome del suo rappresentante prima della riunione nella quale sarà rappresentato.

2. Il rappresentante di un membro del Consiglio di associazione esercita tutti i diritti del membro titolare.

Articolo 5

Delegazioni

1. I membri del Consiglio di associazione possono essere accompagnati da funzionari. Prima di ogni riunione il presidente è informato tramite il segretariato della composizione prevista della delegazione di ciascuna parte.

2. Il Consiglio di associazione, previo accordo tra le parti, può invitare non membri a partecipare alle riunioni in qualità di osservatori oppure al fine di fornire informazioni su argomenti specifici.

Articolo 6

Segretariato

Un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e un funzionario della parte AC svolgono congiuntamente le funzioni di segretari del Consiglio di associazione.

Articolo 7

Corrispondenza

1. La corrispondenza destinata al Consiglio di associazione è inviata al segretariato della parte UE o delle repubbliche della parte AC, che a sua volta informa il segretariato dell'altra parte.

2. Il segretariato assicura la trasmissione della corrispondenza al presidente e, se del caso, la diffusione agli altri membri del Consiglio di associazione.

3. Il segretariato trasmette la corrispondenza al segretariato generale della Commissione europea, al Servizio europeo per l'azione esterna, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri e al segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea, nonché alle ambasciate delle repubbliche della parte AC stabilite a Bruxelles (Belgio), con copia, a seconda del caso, ai ministeri responsabili degli affari esteri o ai ministeri competenti per le questioni attinenti al commercio.

4. Le comunicazioni del presidente del Consiglio di associazione sono inviate ai destinatari dal segretariato e trasmesse, se del caso, agli altri membri del Consiglio di associazione, agli indirizzi indicati al paragrafo 3.

Articolo 8

Riservatezza

1. Salvo decisione contraria, le riunioni del Consiglio di associazione non sono pubbliche.

2. Se una parte comunica al Consiglio di associazione informazioni in via riservata, l'altra parte tratta tali informazioni secondo la procedura di cui all'articolo 336, paragrafo 2, dell'accordo.

3. Ciascuna delle parti può decidere la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del Consiglio di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 9

Ordine del giorno delle riunioni

1. Il presidente stabilisce l'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione, che viene trasmesso dai segretari del Consiglio di associazione ai destinatari di cui all'articolo 7 almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione.

L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto domanda di iscrizione nell'ordine del giorno almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione. Tuttavia, tali punti sono iscritti nell'ordine del giorno provvisorio soltanto se la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari prima della data di trasmissione dello stesso ordine del giorno.

2. Il Consiglio di associazione adotta l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione nell'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con il consenso delle parti.

3. Il presidente, d'intesa con le parti, può abbreviare i termini indicati nel paragrafo 1, in funzione delle esigenze di un caso specifico.

Articolo 10

Verbali

1. Il progetto di verbale di ogni riunione è redatto congiuntamente dai due segretari.

2. Il verbale contiene, di norma, per ciascun punto iscritto all'ordine del giorno:

a) la documentazione presentata al Consiglio di associazione,

b) le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del Consiglio di associazione, e

c) le questioni concordate dalle parti, quali le decisioni adottate, le dichiarazioni concordate ed eventuali conclusioni, tra gli altri.

3. Il progetto di verbale è presentato al Consiglio di associazione per approvazione. Esso è approvato entro i 45 giorni di calendario successivi ad ogni riunione del Consiglio di associazione. Una volta approvato, il verbale è firmato dal presidente e dai due segretari. Una copia certificata conforme è inviata a ciascuno dei destinatari di cui all'articolo 7.

Articolo 11

Decisioni e raccomandazioni

1. Il Consiglio di associazione adotta decisioni e formula raccomandazioni di comune accordo tra le parti, che sono firmate dalle repubbliche della parte AC e dalla parte UE.

2. Il Consiglio di associazione può adottare decisioni o formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, previo consenso delle parti. A tale scopo, il testo della proposta è comunicato per iscritto dal presidente del Consiglio di associazione ai suoi membri a norma dell'articolo 7. I membri devono disporre di almeno 21 giorni di calendario per comunicare eventuali riserve o proposte di modifica del testo. Una volta che il testo è stato concordato, la decisione o la raccomandazione è firmata in modo indipendente e successivamente dai rappresentanti della parte UE e di ciascuna delle repubbliche della parte AC.

3. Ai sensi dell'articolo 6 dell'accordo gli atti del Consiglio di associazione recano il titolo di «decisione» o «raccomandazione». Il segretariato del Consiglio di associazione attribuisce a ogni decisione o raccomandazione un numero di serie, la data di adozione e una descrizione dell'oggetto. Ogni decisione indica la data della sua entrata in vigore ed è firmata dalle repubbliche della parte AC e dalla parte UE.

4. Le decisioni e le raccomandazioni del Consiglio di associazione sono autenticate dai due segretari.

5. Le decisioni e le raccomandazioni sono trasmesse a ogni destinatario di cui all'articolo 7 del presente regolamento interno.

6. Ciascuna delle parti può decidere di ordinare la pubblicazione delle decisioni e delle raccomandazioni del Consiglio di associazione nelle rispettive pubblicazioni ufficiali.

Articolo 12

Lingue

1. Le lingue ufficiali del Consiglio di associazione sono lo spagnolo e un'altra delle lingue facenti fede dell'accordo concordata dalle parti.

2. Salvo decisione contraria, il Consiglio di associazione delibera sulla base di documenti redatti in tali lingue.

Articolo 13

Costi

1. Le parti si assumono l'onere delle spese sostenute per la partecipazione alle riunioni del Consiglio di associazione, sia i costi del personale e le spese di viaggio e soggiorno, sia le spese postali e per le telecomunicazioni.

2. Le spese relative all'organizzazione delle riunioni e alla riproduzione dei documenti sono a carico della parte ospitante.

3. Le spese connesse all'interpretazione durante le riunioni e alla traduzione dei documenti da o in spagnolo e dall'altra o nell'altra lingua ufficiale del Consiglio di associazione di cui all'articolo 12, paragrafo 1, del presente regolamento interno, sono sostenute dalla parte ospitante la riunione. L'interpretazione e la traduzione da o nelle altre lingue sono direttamente a carico della parte richiedente.

Articolo 14

Comitato di associazione

1. A norma dell'articolo 7 dell'accordo, il Consiglio di associazione è assistito nell'esercizio delle sue funzioni dal comitato di associazione. Il comitato è composto da rappresentanti della parte UE, da un lato, e da rappresentanti della parte AC, dall'altro, al livello stabilito dall'accordo.

2. Il comitato di associazione prepara le riunioni e le deliberazioni del Consiglio di associazione (1), dà esecuzione, se del caso, alle decisioni del Consiglio di associazione e in generale assicura la continuità del rapporto di associazione e il buon funzionamento dell'accordo. Esso prende in esame qualsiasi questione sottopostagli dal Consiglio di associazione, nonché ogni altra questione che possa sorgere nell'applicazione pratica dell'accordo. Esso sottopone proposte o progetti di decisioni o di raccomandazioni al Consiglio di associazione per approvazione. A norma dell'articolo 7, paragrafo 4, dell'accordo, il Consiglio di associazione può autorizzare il comitato di associazione a prendere decisioni in suo nome.

3. Nei casi in cui l'accordo faccia riferimento all'obbligo o alla possibilità di una consultazione, o se le parti decidono di comune accordo di consultarsi, la consultazione può svolgersi in sede di comitato di associazione, salvo disposizioni contrarie contenute nell'accordo. La consultazione può proseguire a livello di Consiglio di associazione con il consenso delle due parti.

Articolo 15

Modifica del regolamento interno

Il presente regolamento interno può essere modificato conformemente alle disposizioni dell'articolo 11.

(1) Per quanto riguarda la parte IV dell'accordo, tale funzione è adempiuta dal comitato di associazione in stretta collaborazione con i coordinatori designati a norma dell'articolo 347 dell'accordo.