Regolamento interno del Consiglio di cooperazione tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e l'Ucraina, dall'altro del 9 giugno 1998 - Regolamento interno del Comitato di cooperazione



Gazzetta ufficiale n. L 194 del 10/07/1998 pag. 0025 - 0029



REGOLAMENTO INTERNO DEL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e l'Ucraina, dall'altro del 9 giugno 1998 (98/435/CE) IL CONSIGLIO DI COOPERAZIONE, visto l'accordo di partenariato e di cooperazione tra le Comunità europee e i loro Stati membri, da una parte, e l'Ucraina, dall'altra, firmato a Lussemburgo il 14 giugno 1994, in appresso denominato «l'accordo», in particolare gli articoli da 85 a 88 (1), visto il protocollo dell'accordo, firmato a Bruxelles il 10 aprile 1997, considerando che l'accordo è entrato in vigore il 1° marzo 1998, HA STABILITO IL SEGUENTE REGOLAMENTO INTERNO: Articolo 1 Presidenza Il consiglio di cooperazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un membro del Consiglio dell'Unione europea, per conto delle Comunità e dei loro Stati membri, e da un membro del Consiglio dei Ministri dell'Ucraina. Tuttavia, il primo periodo di presidenza ha inizio alla data della prima sessione del Consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Articolo 2 Sessioni Il consiglio di cooperazione si riunisce a livello ministeriale regolarmente una volta all'anno. Su richiesta di una delle parti possono aver luogo sessioni straordinarie del consiglio di cooperazione se le parti sono d'accordo. Salvo decisione contraria delle parti, ogni sessione del Consiglio di cooperazione si svolge nel luogo abituale delle sessioni del Consiglio dell'Unione europea; la data è concordata dalle parti. Le sessioni del consiglio di cooperazione sono convocate congiuntamente dai segretari del consiglio stesso. Articolo 3 Rappresentanza I membri del consiglio di cooperazione possono farsi rappresentare ad una sessione, se impossibilitati a partecipare. Ciascun membro può essere normalmente rappresentato dal capo della missione presso le Comunità europee o dal capo della rappresentanza permanente presso l'Unione europea o da un alto funzionario. In tutti gli altri casi, un membro che desideri farsi rappresentare comunica al presidente il nome del suo rappresentante prima della sessione alla quale dovrà essere rappresentato. Il rappresentante di un membro del consiglio di cooperazione esercita tutti i diritti del membro rappresentato. Articolo 4 Delegazioni I membri del consiglio di cooperazione possono farsi accompagnare da funzionari. Prima di ogni sessione il presidente del consiglio di cooperazione è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti e dell'identità dei rispettivi capi delegazione. Il consiglio di cooperazione può invitare non membri a partecipare alle sessioni affinché lo informino su argomenti specifici. Articolo 5 Segretariato Un funzionario del segretariato generale del Consiglio dell'Unione europea e un funzionario della Missione dell'Ucraina presso le Comunità europee svolgono congiuntamente le mansioni di segretari del consiglio di cooperazione. Articolo 6 Documenti Qualora le discussioni del consiglio di cooperazione siano basate su una documentazione scritta, i documenti in questione sono numerati e distribuiti dai due segretari come documenti del consiglio di cooperazione. Articolo 7 Corrispondenza Tutta la corrispondenza destinata al consiglio di cooperazione o al suo presidente è inviata ai due segretari del consiglio di cooperazione. I due segretari assicurano la trasmissione della corrispondenza al presidente del consiglio di cooperazione e, se del caso, la sua diffusione, come documenti di cui all'articolo 6, agli altri membri del consiglio di cooperazione. La corrispondenza così diffusa è trasmessa al segretariato generale della Commissione, alle rappresentanze permanenti degli Stati membri dell'Unione europea e alla missione dell'Ucraina presso le Comunità europee. La corrispondenza emanante dal presidente del consiglio di cooperazione è inviata ai destinatari dal rispettivo segretario e, se del caso, trasmessa agli altri membri del consiglio di cooperazione come documenti di cui all'articolo 6, agli indirizzi indicati nel secondo comma. Articolo 8 Ordine del giorno delle sessioni 1. L'ordine del giorno provvisorio di ciascuna sessione è redatto dai segretari del consiglio di cooperazione in base a proposte delle parti. Esso è trasmesso dal corrispondente segretario ai destinatari elencati nell'articolo 7 almeno quindici giorni prima dell'inizio della sessione. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali uno dei due segretari ha ricevuto domanda di iscrizione almeno ventun giorni prima dell'inizio della sessione, purché la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari entro la data di invio dell'ordine del giorno provvisorio. Il consiglio di cooperazione approva l'ordine del giorno all'inizio di ogni sessione. L'iscrizione all'ordine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con il consenso di entrambe le parti. 2. D'intesa con le parti i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati al fine di tener conto delle esigenze di un caso specifico. Articolo 9 Processo verbale Il progetto di processo verbale di ogni sessione è redatto congiuntamente dai due segretari il più presto possibile. Il processo verbale indica, come regola generale, per ogni punto dell'ordine del giorno: - la documentazione presentata al consiglio di cooperazione; - le dichiarazioni la cui iscrizione a verbale sia stata chiesta da un membro del consiglio di cooperazione; - le raccomandazioni formulate, le dichiarazioni concordate e le conclusioni adottate su punti specifici. Il processo verbale comprende inoltre l'elenco dei membri del consiglio di cooperazione o dei loro rappresentanti che hanno partecipato alla sessione. Il progetto di processo verbale è presentato al consiglio di cooperazione per approvazione nella sessione successiva. Il progetto di processo verbale può essere approvato dalle due parti anche per iscritto. Una volta approvato, due copie autentiche dello stesso sono firmate dai due segretari e sono conservate dalle parti. Una copia del processo verbale è inviata a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 7. Articolo 10 Raccomandazioni 1. Il consiglio di cooperazione formula le sue raccomandazioni di comune accordo tra le parti. Tra una sessione e l'altra il consiglio di cooperazione può formulare raccomandazioni mediante procedura scritta, con l'accordo delle due parti. La procedura scritta consta di uno scambio di note tra i due segretari, che agiscono d'intesa con le parti. 2. Le raccomandazioni del consiglio di cooperazione previste dall'articolo 85 dell'accordo recano il titolo «raccomandazione», seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da una descrizione del loro oggetto. Le raccomandazioni del consiglio di cooperazione sono autenticate dai due segretari e due copie autentiche sono firmate dai capi delegazione delle due parti. Le raccomandazioni sono inviate a ciascuno dei destinatari elencati nell'articolo 7, come documenti del consiglio di cooperazione. Articolo 11 Pubblicità Salvo decisione contraria, le sessioni del consiglio di cooperazione non sono pubbliche. Ciascuna parte può decidere di pubblicare le raccomandazioni del consiglio di cooperazione nella rispettiva pubblicazione ufficiale. Articolo 12 Lingue Le lingue ufficiali del consiglio di cooperazione sono le lingue ufficiali delle parti. Il consiglio di cooperazione delibera di norma sulla base di documenti redatti nelle suddette lingue. Articolo 13 Spese Le Comunità europee e l'Ucraina si fanno carico delle rispettive spese sostenute in occasione della partecipazione alle sessioni del consiglio di cooperazione per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni. Le spese di interpretazione durante le sessioni e di traduzione e riproduzione dei documenti sono a carico delle Comunità europee, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da una delle lingue ufficiali delle Comunità europee in ucraino e dall'ucraino in una delle lingue ufficiali delle Comunità europee, che sono a carico dell'Ucraina. Le altre spese per l'organizzazione materiale delle sessioni sono a carico della parte ospitante. Articolo 14 Comitato 1. È istituito un comitato di cooperazione a norma dell'articolo 87 dell'accordo, incaricato di assistere il consiglio di cooperazione nell'adempimento dei suoi compiti. Esso è formato, da un lato, da rappresentanti della Commissione delle Comunità europee e da rappresentanti dei membri del Consiglio dell'Unione europea e, dall'altro, da rappresentanti del consiglio dei ministri dell'Ucraina, di norma a livello di alti funzionari. 2. Il comitato di cooperazione prepara le sessioni e le deliberazioni del consiglio di cooperazione, controlla, se del caso, l'attuazione delle raccomandazioni del consiglio di cooperazione e in generale assicura la continuità del partenariato e il corretto funzionamento dell'accordo. Esso esamina tutte le questioni sottopostegli dal consiglio di cooperazione e qualsiasi altra questione che possa presentarsi nell'attuazione corrente dell'accordo. Esso sottopone proposte di raccomandazioni al consiglio di cooperazione, per adozione. 3. Le consultazioni a norma degli articoli 18 e 49 dell'accordo, nonché quelle previste nell'allegato 2 del medesimo hanno luogo in sede di comitato. Le consultazioni possono proseguire a livello di consiglio di cooperazione, con il consenso delle parti. 4. Il regolamento interno del comitato di cooperazione costituisce l'allegato del presente regolamento interno. (1) GU L 49 del 19. 2. 1998, pag. 1. ALLEGATO REGOLAMENTO INTERNO DEL COMITATO DI COOPERAZIONE fra le Comunità europee e i loro Stati membri, da un lato, e l'Ucraina, dall'altro Articolo 1 Presidenza Il comitato di cooperazione è presieduto alternativamente, per periodi di dodici mesi, da un rappresentante della Commissione delle Comunità europee, per conto delle Comunità e dei loro Stati membri, e da un rappresentante del consiglio dei ministri dell'Ucraina. Il primo periodo di presidenza ha inizio alla data della prima sessione del consiglio di cooperazione e termina il 31 dicembre dello stesso anno. Per tale periodo e, successivamente, per ciascun periodo di dodici mesi, il comitato di cooperazione è presieduto dalla parte che assicura la presidenza del consiglio di cooperazione. Articolo 2 Riunioni Il comitato di cooperazione si riunisce una volta all'anno e quando le circostanze lo richiedono, con il consenso delle parti. Ogni riunione del comitato di cooperazione si svolge alla data e nel luogo concordati dalle parti. Le riunioni del comitato di cooperazione sono convocate congiuntamente dai due segretari. Articolo 3 Delegazioni Prima di ogni riunione il presidente del comitato di cooperazione è informato della composizione prevista delle delegazioni delle parti e dell'identità dei rispettivi capi delegazione. Articolo 4 Segretariato Un funzionario della Commissione delle Comunità europee e un funzionario del Consiglio dei ministri dell'Ucraina svolgono congiuntamente le mansioni di segretari del comitato di cooperazione. Tutta la corrispondenza emanante dal presidente del comitato di cooperazione o a lui destinata nel contesto del presente allegato è inviata ai segretari del comitato di cooperazione nonché ai segretari e al presidente del consiglio di cooperazione e, se del caso, ai membri del comitato di cooperazione. Articolo 5 Pubblicità Salvo decisione contraria, le riunioni del comitato di cooperazione non sono pubbliche. Articolo 6 Ordine del giorno delle riunioni 1. L'ordine del giorno provvisorio di ciascuna riunione è redatto dai segretari del comitato di cooperazione. Esso è trasmesso al presidente e ai segretari del consiglio di cooperazione, nonché ai membri del comitato di cooperazione, almeno quindici giorni prima dell'inizio della riunione. L'ordine del giorno provvisorio comprende i punti per i quali il presidente ha ricevuto domanda di iscrizione almeno ventun giorni prima dell'inizio della riunione, purché la relativa documentazione sia stata trasmessa ai segretari entro la data di invio dell'ordine del giorno provvisorio. Il comitato di cooperazione approva l'ordine del giorno all'inizio di ogni riunione. L'iscrizione all'orine del giorno di un punto che non figuri nell'ordine del giorno provvisorio è acquisita con il consenso di entrambe le parti. 2. D'intesa con le parti, i termini indicati nel paragrafo 1 possono essere abbreviati al fine di tener conto delle esigenze di un caso specifico. 3. Il comitato di cooperazione può invitare esperti a partecipare alle riunioni affinché lo informino su argomenti specifici. Articolo 7 Processo verbale Di ogni riunione è redatto un processo verbale basato su un riepilogo delle conclusioni del comitato di cooperazione ad opera del presidente. Previa approvazione da parte del comitato di cooperazione, il processo verbale è firmato dal presidente e dai segretari ed è conservato da ciascuna delle parti. Una copia del processo verbale è inviata al presidente e ai segretari del consiglio, nonché ai membri del comitato di cooperazione. Articolo 8 Raccomandazioni Il comitato di cooperazione non formula raccomandazioni, tranne nei casi specifici in cui è autorizzato dal consiglio di cooperazione ai sensi dell'articolo 87, paragrafo 2 dell'accordo. In questi casi tali atti recano il titolo di «raccomandazione», seguito da un numero di serie, dalla data di adozione e da un'indicazione dell'oggetto. Le raccomandazioni sono formulate di comune accordo tra le parti. Le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono inviate al presidente e ai segretari del consiglio di cooperazione, nonché ai membri del comitato di cooperazione. Ciascuna parte può decidere di pubblicare le raccomandazioni del comitato di cooperazione nella rispettiva pubblicazione ufficiale. Le raccomandazioni del comitato di cooperazione sono firmate dal presidente e dai segretari. Articolo 9 Spese La Comunità europea e l'Ucraina si fanno carico delle rispettive spese sostenute in occasione della partecipazione alle riunioni del comitato di cooperazione e dei suoi sottocomitati e gruppi di lavoro, per quel che riguarda sia le spese per il personale, di viaggio e di soggiorno sia le spese postali e per le telecomunicazioni. Le spese di interpretazione durante le riunioni e di traduzione e riproduzione dei documenti sono a carico delle Comunità europee, tranne quelle di interpretazione o di traduzione da una delle lingue ufficiali delle Comunità europee in ucraino e dall'ucraino in una delle lingue ufficiali delle Comunità europee, che sono a carico dell'Ucraina. Le altre spese per l'organizzazione materiale delle riunioni sono a carico della parte ospitante. Articolo 10 Sottocomitati e gruppi di lavoro Il comitato di cooperazione può istituire sottocomitati e gruppi di lavoro e stabilirne il mandato. Questi sottocomitati e gruppi di lavoro sono considerati subordinati al comitato di cooperazione, al quale fanno rapporto dopo ogni riunione. Essi non formulano raccomandazioni. Il comitato di cooperazione può modificare il mandato di qualsiasi sottocomitato o gruppo di lavoro esistente o creare altri sottocomitati o gruppi di lavoro incaricati di assisterlo nell'adempimento dei suoi compiti.