2001D0844 — IT — 05.08.2006 — 003.001

Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni

►B DECISIONE DELLA COMMISSIONE del 29 novembre 2001 che modifica il regolamento interno della Commissione [notificata con il numero C(2001) 3031] (2001/844/CE, CECA, Euratom) (GU L 317, 3.12.2001, p.1)

Modificato da:









▼B

DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 29 novembre 2001

che modifica il regolamento interno della Commissione

[notificata con il numero C(2001) 3031]

(2001/844/CE, CECA, Euratom)







LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 218, paragrafo 2, visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio, in particolare l'articolo 16, visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 131, visto il trattato sull'Unione europea, in particolare l'articolo 28, paragrafo 1, e l'articolo 41, paragrafo 1, DECIDE:







Articolo 1

Le disposizioni della Commissione in materia di sicurezza, il cui testo è allegato alla presente decisione, sono aggiunte in allegato al regolamento interno della Commissione.

Articolo 2

La presente decisione entra in vigore il giorno della pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.

Essa si applica a decorrere dal 1o dicembre 2001.









ALLEGATO

DISPOSIZIONI DELLA COMMISSIONE

Considerando quanto segue:

(1) Per sviluppare le attività della Commissione in settori che richiedono un certo grado di riservatezza, occorre porre in essere un sistema di sicurezza globale riguardante la Commissione, le altre istituzioni, organi, uffici e agenzie istituiti in base al trattato CE o al trattato sull'Unione europea, gli Stati membri, nonché qualunque altro destinatario di informazioni classificate UE, di seguito denominate «informazioni classificate UE».

(2) Per salvaguardare l'efficienza del sistema di sicurezza così istituito, la Commissione consentirà l'accesso alle informazioni classificate UE soltanto a quegli organismi esterni che dimostrino di aver preso tutte le misure necessarie per conformarsi a disposizioni strettamente equivalenti alle presenti disposizioni.

(3) Le presenti disposizioni lasciano impregiudicati il regolamento n. 3, del 31 luglio 1958, recante attuazione dell'articolo 24 del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica ( 1 ); il regolamento (CE) n. 1588/90 del Consiglio, dell'11 giugno 1990, relativo alla trasmissione all'Istituto statistico delle Comunità europee di dati statistici protetti dal segreto ( 2 ), nonché la decisione C (95) 1510 def. della Commissione, del 23 novembre 1995, sulla protezione dei sistemi informatici.

(4) La Commissione fonda il proprio sistema di sicurezza sui principi enunciati nella decisione 2001/264/CE del Consiglio, del 19 marzo 2001, che adotta le norme di sicurezza del Consiglio ( 3 ), allo scopo di assicurare il buon funzionamento del processo decisionale dell'Unione.

(5) La Commissione sottolinea l'importanza di associare, ove opportuno, le altre istituzioni dell'Unione europea alle regole e alle norme di riservatezza necessarie per tutelare gli interessi dell'Unione e degli Stati membri.

(6) La Commissione riconosce la necessità di creare un proprio concetto di sicurezza, prendendo in considerazione tutti gli elementi della sicurezza ed il carattere peculiare della Commissione in quanto istituzione.

(7) Le presenti disposizioni lasciano impregiudicati l'articolo 255 del trattato e il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione ( 4 ).

▼M2

(8) Le presenti disposizioni lasciano impregiudicati l'articolo 286 del trattato e il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati.

▼B

Articolo 1

Le disposizioni della Commissione in materia di sicurezza sono riportate nell'allegato.

Articolo 2

1. Il membro della Commissione preposto alla sicurezza prende le misure necessarie per garantire che, nel trattare informazioni classificate UE, i funzionari e gli altri agenti della Commissione, il personale distaccato presso la Commissione, il personale impiegato in tutte le sedi della Commissione, compresi gli uffici di rappresentanza nell'Unione e le delegazioni nei paesi terzi, nonché i contraenti esterni della Commissione rispettino le disposizioni di cui all'articolo 1.

▼M3

Qualora un contratto o una convenzione di sovvenzione fra la Commissione e un contraente o un beneficiario esterno comporti il trattamento di informazioni classificate UE nella sede del contraente o del beneficiario, le misure necessarie che tale contraente o beneficiario esterno deve adottare per garantire che le disposizioni di cui all’articolo 1 siano rispettate nel trattamento di informazioni classificate UE, devono essere parte integrante del contratto o della convenzione di sovvenzione.

▼B

2. Gli Stati membri, nonché le altre istituzioni, organi, uffici ed agenzie istituiti dai trattati o in base ad essi sono autorizzati a ricevere informazioni classificate UE a condizione che essi garantiscano che, nel trattare tali informazioni, siano rispettate nelle loro sedi di servizio disposizioni strettamente equivalenti a quelle menzionate all'articolo 1, in particolare da parte:

a) dei membri delle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'Unione europea, nonché dei membri di delegazioni nazionali che partecipano alle riunioni della Commissione o dei suoi organi o che prendono parte ad altre attività della Commissione;

b) di altri membri delle amministrazioni nazionali degli Stati membri che trattano informazioni classificate UE, i quali prestino servizio nel territorio degli Stati membri o all'estero;

c) di contraenti esterni e di personale distaccato che trattano informazioni classificate UE.

Articolo 3

Gli Stati terzi, le organizzazioni internazionali ed altri organismi sono autorizzati a ricevere informazioni classificate UE a condizione che essi garantiscano che, nel trattare tali informazioni, siano rispettate disposizioni strettamente equivalenti a quelle menzionate all'articolo 1.

Articolo 4

Conformemente ai principi fondamentali e alle norme minime di sicurezza contenuti nella parte I dell'allegato, il membro della Commissione preposto alla sicurezza può adottare misure ai sensi della parte II dell'allegato.

Articolo 5

A decorrere dalla data della loro applicazione, le presenti disposizioni sostituiscono:

a) la decisione C (94) 3282 della Commissione, del 30 novembre 1994, relativa alle misure di sicurezza applicabili alle informazioni classificate prodotte o trasmesse nel quadro delle attività dell'Unione europea;

b) la decisione C (1999) 423 della Commissione, del 25 febbraio 1999, relativa alle modalità secondo cui i funzionari e gli agenti della Commissione europea possono essere autorizzati ad accedere a informazioni classificate in possesso della Commissione.

Articolo 6

A decorrere dalla data di applicazione delle presenti disposizioni, tutte le informazioni classificate in possesso della Commissione fino a tale data, eccetto le informazioni classificate Euratom,

a) se sono state create dalla Commissione, si considerano riclassificate per difetto « ►M1 RESTREINT UE ◄ », a meno che l'autore decida di conferire loro un'altra classificazione entro il 31 gennaio 2002, nel qual caso l'autore ne informa tutti i destinatari del documento in questione;

b) se sono state create da fonti esterne alla Commissione, conservano la classificazione originaria e sono quindi trattate come informazioni classificate UE di grado equivalente, a meno che l'autore acconsenta a declassificarle o declassarle.









ALLEGATO

DISPOSIZIONI IN MATERIA DI SICUREZZA

Indice PARTE I: PRINCIPI FONDAMENTALI E NORME MINIME DI SICUREZZA 1. INTRODUZIONE 2. PRINCIPI GENERALI 3. FONDAMENTI DELLA SICUREZZA 4. PRINCIPI DI SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI 4.1. Obiettivi 4.2. Definizioni 4.3. Classificazione 4.4. Finalità delle misure di sicurezza 5. ORGANIZZAZIONI DELLA SICUREZZA 5.1. Norme comuni minime 5.2. Organizzazione 6. SICUREZZA DEL PERSONALE 6.1. Nulla osta di sicurezza del personale 6.2. Registrazione dei nulla osta del personale 6.3. Istruzioni di sicurezza per il personale 6.4. Responsabilità dei dirigenti 6.5. Affidabilità del personale in fatto di sicurezza 7. SICUREZZA MATERIALE 7.1. Necessità della protezione 7.2. Controlli 7.3. Sicurezza degli edifici 7.4. Piani d'emergenza 8. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI 9. MISURE CONTRO IL SABOTAGGIO ED ALTRE FORME DI DANNO INTENZIONALE PREMEDITATO 10. COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE A STATI TERZI OD ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI PARTE II: L'ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA NELLA COMMISSIONE 11. IL MEMBRO DELLA COMMISSIONE COMPETENTE IN MATERIA DI SICUREZZA 12. IL GRUPPO CONSULTIVO PER LA POLITICA DI SICUREZZA 13. IL COMITATO DI SICUREZZA DELLA COMMISSIONE 14. LA ►M2 DIREZIONE DELLA SICUREZZA DELLA COMMISSIONE ◄ 15. ISPEZIONI DI SICUREZZA 16. CLASSIFICAZIONI, INDICAZIONI DI SICUREZZA E CONTRASSEGNI 16.1. Gradi di classificazione 16.2. Indicazione di sicurezza 16.3. Contrassegni 16.4. Apposizione della classificazione 16.5. Apposizione delle indicazioni di sicureza 17. GESTIONE DELLA CLASSIFICAZIONE 17.1. Considerazioni generali 17.2. Attribuzione delle classificazioni 17.3. Declassamento e declassificazione 18. SICUREZZA MATERIALE 18.1. Considerazioni generali 18.2. Requisiti di sicurezza 18.3. Misure di sicurezza materiale 18.3.1. Zone di sicurezza 18.3.2. Zona amministrativa 18.3.3. Controlli all'entrata e all'uscita 18.3.4. Ronde di controllo 18.3.5. Contenitori di sicurezza e camere blindate 18.3.6. Dispositivi di chiusura 18.3.7. Controllo delle chiavi e delle combinazioni 18.3.8. Dispositivi per il rilevamento di intrusi 18.3.9. Attrezzatura approvata 18.3.10. Protezione materiale delle fotocopiatrici e dei fax 18.4. Protezione contro sguardi e ascolti indiscreti 18.4.1. Sguardi indiscreti 18.4.2. Ascolti indiscreti 18.4.3. Introduzione di apparecchi elettronici e di registrazione 18.5. Zone tecnicamente sicure 19. REGOLE GENERALI RELATIVE AL PRINCIPIO DELLA NECESSITÀ DI SAPRE E AL NULLA OSTA DI SICUREZZA 19.1. Considerazioni generali 19.2. Regole particolari sull'accesso alle informazioni TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 19.3. Regole particolari sull'accesso alle informazioni SECRET UE e CONFIDENTIEL UE 19.4. Regole particolari sull'accesso alle informazioni RESTREINT UE 19.5. Trasferimenti 19.6. Istruzioni particolari 20. PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA AI FUNZIONARI E ALTRI AGENTI DELLA COMMISSIONE 21. ELABORAZIONE, DISTRIBUZIONE, TRASMISSIONE, SICUREZZA DEL PERSONALE DEI CORRIERI, COPIE, TRADUZIONI ED ESTRATTI DI DOCUMENTI CLASSIFICATI UE 21.1. Elaborazione 21.2. Distribuzione 21.3. Trasmissione di documenti classificati UE 21.3.1. Picco, ricevuta 21.3.2. Trasmissione all'interno di un edificio o di un gruppo di edifici 21.3.3. Trasmissione all'interno di un paese 21.3.4. Trasmissione da uno Stato all'altro 21.3.5. Trasmissione di documenti classificati RESTREINT UE 21.4. Sicurezza del personale dei corrieri 21.5. Trasmissione elettronica e altri mezzi di trasmissione tecnica 21.6. Esemplari supplementari, traduzioni ed estratti di documenti classificati UE 22. UFFICI DI REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATI UE, RASSEGNE, CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE E DISTRIBUZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE 22.1. Uffici locali di registrazione ICUE (Informazioni classificate UE) 22.2. L'ufficio di registrazione TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 22.2.1. Considerazioni generali 22.2.2. L'ufficio centrale di registrazione TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 22.2.3. Sottosezioni dell'ufficio di registrazione TRES SECRET UE/EU TOP SECRET 22.3. Inventari, rassegne e controlli dei documenti classificati UE 22.4. Archiviazione delle informazioni classificate UE 22.5. Distribuzione di documenti classificati UE 22.6. Distruzione in situazioni di emergenza 23. MISURE DI SICUREZZA DA APPLICARE IN OCCASIONE DI RIUNIONI SPECIFICHE TENUTE FUORI DEI LOCALI DELLA COMMISSIONE E CONCERNENTI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE 23.1. Considerazioni generali 23.2. Responsabilità 23.2.1. Il servizio di sicurezza della Commissione 23.2.2. Responsabile della sicurezza della riuinione (MSO) 23.3 Misure di sicurezza 23.3.1. Zone di sicurezza 23.3.2. Lasciapassare 23.3.3. Controllo degli apparecchi fotografici e degli apparecchi di registrazione audiovisiva 23.3.4. Controllo di valigie, computer portatili e plichi 23.3.5. Sicurezza tecnica 23.3.6. Documenti delle delegazioni 23.3.7. Custodia dei documenti in luogo sicuro 23.3.8. Ispezione degli uffici 23.3.9. Eliminazione dei rifiuiti classificati 24. VIOLAZIONE DELLA SICUREZZA E MANOMISSIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE 24.1. Definizioni 24.2. Relazioni sulle violazioni della sicurezza 24.3. Procedimenti giudiziari 25. PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE TRATTATE IN SISTEMI INFORMATICI E SISTEMI DI COMUNICAZIONE 25.1. Introduzione 25.1.1. Considerazioni generali 25.1.2. Minacce ai sistemi e loro vulnerabilità 25.1.3. Obiettivo principale delle misure di sicurezza 25.1.4. Dichiarazione relativa ai requisiti di sicurezza specifici del sistema (SSRS) 25.1.5. Funzionamento in condizioni di sicurezza 25.2. Definizioni 25.3. Responsabilità in materia di sicurezza 25.3.1. Considerazioni generali 25.3.2. L'autorità di accreditamento in materia di sicurezza (SAA) 25.3.3. L'autorità INFOSEC (IA) 25.3.4. Il proprietario dei sistemi tecnici (TSO) 25.3.5. Il proprietario delle informazioni (IO) 25.3.6. Utenti 25.3.7. Formazione INFOSEC 25.4. Misure di sicurezza non tecniche 25.4.1. Sicurezza del personale 25.4.2. Sicurezza materiale 25.4.3. Controllo dell'accesso a un sistema 25.5. Misure tecniche di sicurezza 25.5.1. Sicurezza delle informazioni 25.5.2. Controllo e responsabilità delle informazioni 25.5.3. Trattamento e controllo dei supporti informatici rimovibili 25.5.4. Declassificazione e distruzione di supporti informatici 25.5.5. Sicurezza delle comunicazioni 25.5.6. Misure di sicurezza concernenti l'installazione e le radiazioni 25.6. Sicurezza durante il trattamento 25.6.1. Procedure operative di sicurezza (SecOP) 25.6.2. Protezione del software/gestione della configurazione 25.6.3. Controlli contro la presenza di software «maligni»/virus informatici 25.6.4. Manutenzione 25.7. Fornitura 25.7.1. Considerazioni generali 25.7.2. Accreditamento 25.7.3. Valutazione e certificazione 25.7.4. Verifica sistematica degli elementi di sicurezza per la proroga dell'accreditamento 25.8. Utilizzo temporaneo o occasionale 25.8.1. Sicurezza dei microcomputer/personal computer 25.8.2. Uso di attrezzatura informatica privata per i lavori ufficiali della Commissione 25.8.3. Uso di attrezzatura informatica appartenente a un appaltarore o fornita dagli Stati membri per i lavori ufficiali della Commissione 26. COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATI UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI 26.1.1. Principi che regolano la comunicazione di informazioni classificate UE 26.1.2. Livelli 26.1.3. Accordi in materia di sicurezza APPENDICE 1: RAFFRONTO TRA LE CLASSIFICAZIONI NAZIONALI DI SICUREZZA APPENDICE 2: GUIDA PRATICA ALLA CLASSIFICAZIONE APPENDICE 3: LINEE DIRETTRICI PER LA COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI: LIVELLO 1 COOPERAZIONE APPENDICE 4: LINEE DIRETTRICI PER LA COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI: LIVELLO 2 COOPERAZIONE APPENDICE 5: LINEE DIRETTRICI PER LA COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI: LIVELLO 3 COOPERAZIONE APPENDICE 6: ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI

PARTE I: PRINCIPI FONDAMENTALI E NORME MINIME DI SICUREZZA

1. INTRODUZIONE

Con queste disposizioni si stabiliscono i principi fondamentali e le norme minime di sicurezza che devono essere debitamente rispettate dalla Commissione in tutte le sue sedi di servizio e da tutti i destinatari di informazioni classificate UE, perché sia salvaguardata la sicurezza e ognuno abbia la garanzia che è in vigore un regime comune di protezione.

2. PRINCIPI GENERALI

La politica di sicurezza della Commissione forma parte integrante della sua politica generale di gestione interna e si basa pertanto sugli stessi principi informatori di quest'ultima.

Tra questi principi si annoverano la legalità, la trasparenza, la responsabilità (o dovere di rendere conto delle proprie azioni) e la sussidiarietà (o proporzionalità).

Per legalità si intende la stretta adesione al quadro giuridico nell'espletamento delle funzioni legate alla sicurezza e la rigorosa ottemperanza alle prescrizioni legali. Questo concetto implica altresì che le responsabilità nel campo della sicurezza si fondino su adeguate disposizioni normative. Tra queste, trovano piena applicazione le disposizioni dello statuto del personale, segnatamente l'articolo 17 sull'obbligo di discrezione imposto al personale riguardo alle informazioni della Commissione e il titolo VI sulle misure disciplinari. Un'altra implicazione, infine, è che le violazioni della sicurezza nell'ambito di responsabilità della Commissione devono essere affrontate in maniera coerente con la politica della Commissione in materia disciplinare e con la sua politica di cooperazione con gli Stati membri in campo penale e giudiziario.

Per trasparenza si intende chiarezza in tutte le norme e disposizioni sulla sicurezza, equilibrio nella ripartizione delle competenze tra i vari servizi e settori (sicurezza materiale, protezione delle informazioni, ecc.) e un'azione sistematica e strutturata di coscientizzazione alla tematica della sicurezza. Oltre a ciò, questo termine presuppone l'esistenza di chiari orientamenti scritti per l'attuazione delle misure di sicurezza.

Per responsabilità si intende innanzi tutto una chiara definizione delle competenze in materia di sicurezza, da cui discende la necessità di una regolare verifica del corretto esercizio di tali competenze.

Sussidiarietà, o proporzionalità, significa che la sicurezza dev'essere organizzata al livello gerarchico più basso, il più possibile in connessione con le direzioni generali e con i servizi della Commissione. Inoltre, gli interventi nel campo della sicurezza devono essere limitati allo stretto indispensabile e, infine, le misure di sicurezza devono essere proporzionate agli interessi da tutelare e alle minacce, reali o potenziali, contro tali interessi, i quali vanno comunque difesi con il minor danno possibile.

3. FONDAMENTI DELLA SICUREZZA

Un'efficace sicurezza si fonda sui seguenti elementi:

a) all'interno di ciascuno Stato membro, un'organizzazione della sicurezza nazionale competente per: 1) la raccolta e la registrazione di informazioni in materia di spionaggio, sabotaggio, terrorismo e altre attività sovversive; 2) l'informazione e la consulenza al proprio governo e, tramite quest'ultimo, alla Commissione, circa il carattere delle minacce che incombono sulla sicurezza e i relativi mezzi di protezione;

b) all'interno di ciascuno Stato membro e nell'ambito della Commissione, un'autorità tecnica INFOSEC incaricata di collaborare con l'autorità di sicurezza competente per fornire informazioni e consulenza circa le minacce tecniche alla sicurezza e i relativi mezzi di protezione;

c) una regolare collaborazione tra amministrazioni pubbliche e i servizi competenti delle istituzioni europee per stabilire e raccomandare opportunamente: 1) quali persone, informazioni e risorse occorre proteggere; 2) norme comuni di protezione;

d) una stretta collaborazione tra la ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ e i servizi di sicurezza delle altre istituzioni europee, nonché con l'Ufficio di sicurezza della NATO (NOS).

4. PRINCIPI DI SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

4.1. Obiettivi

La sicurezza delle informazioni persegue principalmente i seguenti obiettivi:

a) proteggere le informazioni classificate UE dallo spionaggio, da manomissioni o dalla diffusione non autorizzata;

b) proteggere le informazioni UE impiegate in sistemi e reti di comunicazione e d'informazione da minacce contro la loro riservatezza, integrità e disponibilità;

c) proteggere le installazioni in cui si trovano le informazioni UE dal sabotaggio e dal danneggiamento intenzionale premeditato;

d) qualora sia impossibile evitarlo, valutare il danno arrecato, limitarne le conseguenze e adottare le misure necessarie per ripararlo.

4.2. Definizioni

Ai fini delle presenti disposizioni, si intende per:

a) «informazioni classificate UE» (ICUE): le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'UE o a uno o più Stati membri, sia che le informazioni suddette provengano dall'interno dell'UE ovvero dagli Stati membri, da Stati terzi o da organizzazioni internazionali;

b) «documento»: qualsiasi lettera, nota, verbale, relazione, promemoria, segnale/messaggio, schizzo, fotografia, diapositiva, pellicola, mappa, diagramma, piano, taccuino, stampo, carta carbone, nastro dattilografico o di stampante, nastro magnetico, cassetta, dischetto di computer, CD ROM o altro mezzo materiale sul quale possono essere state registrate informazioni;

c) «materiale»: qualsiasi «documento» secondo la definizione di cui alla lettera b) e altresì qualsiasi elemento di attrezzatura, sia sotto forma di prodotto finito, sia in corso di lavorazione;

d) «necessità di sapere»: la necessità di un singolo dipendente di accedere ad informazioni classificate UE per poter espletare una funzione o eseguire una mansione;

e) «autorizzazione»: una decisione del ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ con cui si concede l'accesso individuale ad informazioni classificate UE fino ad un determinato grado, sulla base dell'esito positivo di un'indagine di sicurezza svolta da un'autorità nazionale competente a norma del diritto nazionale;

f) «classificazione»: il conferimento di un idoneo livello di sicurezza ad informazioni la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in certa misura pregiudizio agli interessi della Commissione o degli Stati membri;

g) «declassamento»: una riduzione del grado di classificazione;

h) «declassificazione»: la soppressione di qualsiasi menzione di classificazione;

i) «originatore»: l'autore debitamente autorizzato di un documento classificato. All'interno della Commissione, i capi dei servizi possono autorizzare i loro subordinati ad «originare» ICUE;

j) «servizi della Commissione»: le direzioni generali e i vari servizi della Commissione, compresi i gabinetti, in tutte le sedi di servizio, inclusi il Centro Comune di Ricerca, gli uffici di rappresentanza nell'Unione e le delegazioni nei paesi terzi.

4.3. Classificazione

a) Per quanto riguarda la riservatezza, la selezione delle informazioni e dei materiali da proteggere e la valutazione del grado di protezione necessaria richiedono diligenza ed esperienza. È particolarmente importante che il grado di protezione corrisponda al grado di sicurezza richiesto dalla singola informazione e dal singolo materiale da proteggere. Perché non vi siano ostacoli al flusso delle informazioni, occorre prendere provvedimenti per evitare sia la sovra-classificazione che la sottoclassificazione.

b) Il sistema di classificazione è lo strumento per tradurre in pratica questi principi; un sistema di classificazione analogo dovrebbe essere adottato nella pianificazione e nell'organizzazione della lotta contro lo spionaggio, il sabotaggio, il terrorismo e altre minacce, in modo da garantire la massima protezione ai principali edifici in cui sono collocate informazioni classificate e i punti più sensibili all'interno di questi.

c) La responsabilità della classificazione delle informazioni spetta unicamente all'originatore.

d) Il grado di classificazione dipende unicamente dal contenuto delle informazioni stesse.

e) Se più elementi d'informazione sono uniti congiuntamente, il grado di classificazione da conferire all'insieme sarà almeno equivalente a quello dell'elemento con grado più elevato. Ad una raccolta di informazioni può essere tuttavia conferito un grado di classificazione più elevato di quello dei suoi elementi costitutivi.

f) Le classificazioni devono essere assegnate soltanto nella misura e per la durata in cui sia necessario.

4.4. Finalità delle misure di sicurezza

Le misure di sicurezza:

a) riguardano tutte le persone che hanno accesso alle informazioni classificate, ai relativi supporti, agli edifici che contengono tali informazioni e a importanti installazioni;

b) sono destinate a individuare le persone che, per la loro situazione, potrebbero mettere in pericolo la sicurezza di informazioni classificate o di importanti installazioni che contengono informazioni classificate e a provvedere alla loro esclusione o allontanamento;

c) impediscono alle persone non autorizzate di accedere alle informazioni classificate o alle installazioni che le contengono;

d) garantiscono che le informazioni classificate siano diffuse soltanto in base al principio della necessità di sapere, che è fondamentale per tutti gli aspetti della sicurezza;

e) assicurano l'integrità (ossia la prevenzione della corruzione, dell'alterazione o della cancellazione non autorizzate) e la disponibilità (ossia che l'accesso non sia negato a coloro che devono e sono autorizzati ad averlo) di tutte le informazioni, siano esse classificate o non, e soprattutto delle informazioni immagazzinate, elaborate o trasmesse sotto forma elettromagnetica.

5. ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA

5.1. Norme comuni minime

La Commissione garantisce che tutti i destinatari di ICUE, all'interno dell'istituzione e nei servizi soggetti alla sua competenza, compresi i contraenti, osservino norme minime comuni di sicurezza affinché le informazioni classificate UE possano essere trasmesse con la certezza che saranno trattate con la stessa diligenza. Dette norme minime includono criteri per il rilascio del nulla osta di sicurezza al personale e procedure per la protezione delle informazioni classificate UE.

La Commissione autorizza l'accesso alle ICUE ad organismi esterni solo a condizione che essi garantiscano che, nel trattare le ICUE, siano rispettate disposizioni strettamente equivalenti alle suddette norme minime.

▼M3

Dette norme minime si applicano altresì qualora la Commissione affidi a soggetti industriali o di altra natura, mediante contratto o convenzione di sovvenzione, mansioni che comportano, implicano e/o comprendono informazioni classificate UE: tali norme minime comuni figurano nella parte II, sezione 27.

▼B

5.2. Organizzazione

All'interno della Commissione, la sicurezza è organizzata a due livelli:

a) a livello della Commissione nel suo insieme, esiste una ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ , di cui fanno parte un'autorità di accreditamento in materia di sicurezza (SAA) — che funge anche da autorità Crypto (CrA) e da autorità TEMPEST — ed un'autorità INFOSEC (IA), affiancato da uno o più uffici centrali di registrazione per le ICUE, ciascuno con uno o più funzionari di controllo (RCO);

b) a livello dei singoli servizi della Commissione, la competenza in materia di sicurezza è ripartita tra uno o più responsabili della sicurezza a livello locale (LSO), uno o più responsabili della sicurezza informatica a livello centrale (CISO), responsabili della sicurezza informatica a livello locale (LISO) e uffici locali di registrazione per le ICUE con uno o più funzionari di controllo;

c) gli organi di sicurezza centrali impartiscono istruzioni operative agli organi di sicurezza locali.

6. SICUREZZA DEL PERSONALE

6.1. Nulla osta di sicurezza del personale

Tutti coloro che devono accedere a informazioni classificate ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore devono aver debitamente ricevuto l'apposito nulla osta prima di essere autorizzate a tale accesso. Lo stesso nulla osta è richiesto alle persone che si occupano del funzionamento tecnico o della manutenzione dei sistemi di comunicazione e di informazione contenenti informazioni classificate. Questo nulla osta deve servire a determinare se detti individui:

a) sono di indefettibile lealtà;

b) dimostrano forza di carattere e discrezione tali che non vi siano dubbi sulla loro integrità nel trattamento delle informazioni classificate; oppure

c) possono essere sensibili a pressioni provenienti dall'esterno o altre.

Nell'ambito delle procedure di nulla osta, sono sottoposti ad un esame particolarmente accurato coloro che:

d) devono ottenere accesso alle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ;

e) occupano posizioni per le quali hanno regolare accesso a una considerevole quantità di informazioni ►M1 SECRET UE ◄ ;

f) hanno per le loro mansioni accesso speciale a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e perciò potrebbero avere accesso non autorizzato a grandi quantità di informazioni classificate UE o danneggiare gravemente la missione con atti di sabotaggio tecnico.

Nelle circostanze di cui alle lettere d), e) e f) si deve impiegare nella massima misura possibile la tecnica delle indagini di fondo.

Le persone che non hanno una vera e propria «necessità di sapere» e lavorano in circostanze nelle quali possono avere accesso a informazioni classificate UE (per esempio fattorini, agenti della sicurezza, personale addetto alla manutenzione o alle pulizie ecc.), devono prima di tutto ottenere un apposito nulla osta di sicurezza.

6.2. Registrazione dei nulla osta del personale

Tutti i servizi della Commissione che trattano informazioni classificate UE ovvero ospitano sistemi di comunicazione o d'informazione protetti tengono una traccia dei nulla osta concessi al personale addetto. Ciascun nulla osta deve essere verificato all'occorrenza, per accertare che sia adatto ai compiti svolti da quella persona; deve essere immediatamente riesaminato non appena nuove informazioni indichino che non è più nell'interesse della sicurezza mantenere quella persona a contatto con informazioni classificate. Il responsabile della sicurezza a livello locale presso il servizio interessato tiene una traccia dei nulla osta che rientrano nella sua sfera di competenza.

6.3. Istruzioni di sicurezza per il personale

Tutto il personale che ricopre incarichi in cui potrebbe aver accesso a informazioni classificate è dettagliatamente istruito al momento di assumere l'incarico e a intervalli regolari circa le esigenze di sicurezza e le relative procedure. Detto personale è tenuto a certificare per iscritto di aver letto e perfettamente capito le presenti norme di sicurezza.

6.4. Responsabilità dei dirigenti

I dirigenti hanno il dovere di sapere quali dei loro subordinati lavorino a contatto con informazioni classificate o abbiano accesso a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e di registrare e riferire qualsiasi incidente o caso di palese vulnerabilità che possa avere conseguenze sulla sicurezza.

6.5. Affidabilità del personale in fatto di sicurezza

Sono istituite procedure per garantire che, allorché si viene a conoscenza di informazioni negative riguardo a un individuo, si chiarisca se costui svolge un lavoro a contatto con informazioni classificate o ha accesso a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e l'ufficio di sicurezza ne sia informato. Se si stabilisce che rappresenta un pericolo per la sicurezza, detto individuo deve essere allontanato o rimosso da ogni incarico in cui potrebbe mettere a repentaglio la sicurezza.

7. SICUREZZA MATERIALE

7.1. Necessità della protezione

Il grado di sicurezza materiale da applicare per garantire la protezione delle informazioni classificate UE deve essere proporzionato alla classificazione, al volume e alle minacce che incombono sulle informazioni e sul materiale custodito. Tutti i detentori di informazioni classificate UE devono seguire pratiche uniformi per quanto riguarda la classificazione delle informazioni in loro possesso e ottemperare a norme comuni di protezione per quel che riguarda la custodia, la trasmissione e la diffusione di informazioni e di materiale soggetti a protezione.

7.2. Controlli

Prima di lasciare i luoghi in cui sono riposte informazioni classificate UE, non sottoposti a sorveglianza, le persone a cui detti luoghi sono affidati devono assicurarsi che le informazioni siano immagazzinate in modo sicuro e che tutti i dispositivi di sicurezza siano stati attivati (serrature, allarmi, ecc.). Al termine dell'orario di lavoro devono essere effettuati altri controlli indipendenti.

7.3. Sicurezza degli edifici

Gli edifici contenenti informazioni classificate UE o sistemi di comunicazione e d'informazione protetti devono essere tutelati contro l'accesso non autorizzato. Il tipo di protezione destinato alle informazioni classificate UE, per esempio sbarramento di finestre, serrature alle porte, guardie all'entrata, sistemi di controllo dell'accesso automatizzati, controlli di sicurezza e ispezioni, sistemi d'allarme, sistemi di individuazione delle intrusioni e cani da guardia dipendono:

a) dalla classificazione, dal volume e dall'ubicazione all'interno dell'edificio delle informazioni e dei materiali da proteggere;

b) dalla qualità dei contenitori di sicurezza per queste informazioni e materiali;

c) dalle caratteristiche dell'edificio e dalla sua ubicazione.

Anche per i sistemi di comunicazione e d'informazione il tipo di protezione prescelto deve dipendere da una stima del valore di quanto è in gioco e del danno potenziale che deriverebbe dal venir meno della sicurezza, dalle caratteristiche e dall'ubicazione dell'edificio nel quale è custodito il sistema e dalla collocazione del sistema all'interno dell'edificio.

7.4. Piani d'emergenza

Occorre predisporre in anticipo piani dettagliati per la protezione delle informazioni classificate durante un'emergenza locale o nazionale.

8. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

La sicurezza delle informazioni (INFOSEC) riguarda l'individuazione e l'applicazione di misure di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE elaborate, immagazzinate o trasmesse in sistemi elettronici di comunicazione e d'informazione o altri, contro il venir meno della riservatezza, dell'integrità o della disponibilità, accidentale o intenzionale. Adeguate contromisure devono essere prese per prevenire l'accesso alle informazioni classificate UE da parte di utenti non autorizzati, per impedire che a utenti autorizzati sia opposto il rifiuto di accedere alle informazioni classificate UE e per prevenire l'alterazione ovvero la modificazione o la cancellazione non autorizzate di informazioni classificate UE.

9. MISURE CONTRO IL SABOTAGGIO ED ALTRE FORME DI DANNO INTENZIONALE PREMEDITATO

Le precauzioni materiali per la protezione di importanti installazioni in cui sono conservate informazioni classificate sono la migliore garanzia di sicurezza e di protezione contro il sabotaggio e il danno intenzionale premeditato, laddove il solo nulla osta del personale non basta. L'organismo nazionale competente è invitato a comunicare le informazioni raccolte in materia di spionaggio, sabotaggio, terrorismo e altre attività sovversive.

10. COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE A STATI TERZI OD ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

Spetta alla Commissione decidere collegialmente se comunicare a uno Stato terzo o a un'organizzazione internazionale informazioni classificate UE. Se l'originatore delle informazioni che si vogliono comunicare non è la Commissione, quest'ultima deve anzitutto ottenere il consenso dell'originatore. Se è impossibile stabilire l'originatore, la Commissione ne assume la responsabilità.

Le informazioni classificate che la Commissione riceve da Stati terzi, da organizzazioni internazionali o da altri terzi devono essere oggetto di protezione proporzionata alla loro classificazione ed equivalente alle norme stabilite dalle presenti disposizioni per le informazioni classificate UE o alle norme più severe richieste dai terzi che comunicano l'informazione. Possono essere predisposti controlli reciproci.

I principi di cui sopra devono essere applicati in conformità delle disposizioni dettagliate della parte II, sezione 26, e delle appendici 3, 4 e 5.

PARTE II: L'ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA NELLA COMMISSIONE

11. IL MEMBRO DELLA COMMISSIONE COMPETENTE IN MATERIA DI SICUREZZA

Il membro della Commissione competente in materia di sicurezza:

a) attua la politica di sicurezza della Commissione;

b) prende in esame i problemi di sicurezza sottopostigli dalla Commissione o dai suoi organi competenti;

c) esamina le questioni che comportano cambiamenti nella politica di sicurezza della Commissione, in stretto legame con le autorità di sicurezza nazionali (o altre) degli Stati membri (in seguito denominate «NSA»).

In particolare, il membro della Commissione competente in materia di sicurezza ha tra le sue attribuzioni:

a) il coordinamento di tutte le questioni di sicurezza connesse alle attività della Commissione;

b) inviare alle autorità designate dagli Stati membri le richieste affinché le NSA predispongano i nulla osta di sicurezza per il personale impiegato alla Commissione in conformità della sezione 20;

c) ordinare indagini su qualsiasi fuga di informazioni classificate UE, che a prima vista sembri avere avuto luogo nell'ambito della Commissione;

d) chiedere alle autorità di sicurezza interessate di avviare indagini in caso di fuga di informazioni classificate UE che sembri aver avuto luogo al di fuori della Commissione e coordinare le inchieste quando sono coinvolte più autorità di sicurezza;

e) l'ispezione periodica dei dispositivi di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE;

f) mantenere uno stretto legame con tutte le autorità di sicurezza interessate ai fini di un coordinamento globale della sicurezza;

g) riesaminare costantemente la politica e le procedure di sicurezza della Commissione e, se necessario, formulare le opportune raccomandazioni. A questo riguardo, il membro della Commissione competente in materia di sicurezza presenta alla Commissione il piano di ispezione annuale elaborato dalla ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ .

12. IL GRUPPO CONSULTIVO PER LA POLITICA DI SICUREZZA

È istituito un gruppo consultivo della Commissione per la politica di sicurezza. Esso è presieduto dal membro della Commissione competente in materia di sicurezza o da chi ne fa le veci ed è composto da rappresentanti delle NSA degli Stati membri. Possono essere invitati a parteciparvi anche rappresentanti di altre istituzioni europee, come pure rappresentanti degli organismi decentrati UE quando vi si discutono questioni che li riguardano.

Il gruppo consultivo della Commissione per la politica di sicurezza si riunisce a richiesta del presidente o di uno dei suoi membri. Esso ha il compito di esaminare e valutare tutte le questioni relative alla sicurezza e, se del caso, di presentare raccomandazioni alla Commissione.

▼M2

13. IL COMITATO DI SICUREZZA DELLA COMMISSIONE

È istituito un comitato di sicurezza. Esso è composto dal direttore generale dell’Amministrazione e del personale, che assume la presidenza, da un membro del gabinetto del commissario competente in materia di sicurezza, da un membro del gabinetto del presidente, dal segretario generale aggiunto che presiede il gruppo di gestione delle crisi della Commissione, dai direttori generali del Servizio giuridico, delle Relazioni esterne, di Giustizia, libertà e sicurezza, del Centro comune di ricerca, dell’Informatica e del Servizio di audit interno e dal direttore della direzione della sicurezza o dai rispettivi rappresentanti. Possono essere invitati a parteciparvi anche altri funzionari della Commissione. Il comitato ha il compito di valutare le misure di sicurezza vigenti all’interno della Commissione e di rivolgere raccomandazioni in materia al membro della Commissione competente per la sicurezza.

▼B

14. LA ►M2 DIREZIONE DELLA SICUREZZA DELLA COMMISSIONE ◄

Per adempiere le responsabilità di cui alla sezione 11, il membro della Commissione competente per la sicurezza dispone della ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ per il coordinamento, la supervisione e l'applicazione delle misure di sicurezza.

Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ è il consigliere principale del membro della Commissione competente in materia di sicurezza circa le questioni di sicurezza e funge da segretario del gruppo consultivo per la politica di sicurezza. Dirige l'aggiornamento della normativa in materia di sicurezza e coordina le misure di sicurezza con le autorità competenti degli Stati membri e, se del caso, con le organizzazioni internazionali che hanno concluso con la Commissione accordi in materia di sicurezza. A questo scopo agisce come ufficiale di collegamento.

Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ è responsabile dell'accreditamento dei sistemi e delle reti di TI all'interno della Commissione. Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ decide, d'intesa con le competenti NSA, circa l'accreditamento dei sistemi e delle reti di TI che coinvolgono la Commissione, da un lato, e qualsiasi altro destinatario di informazioni classificate UE, dall'altro.

15. ISPEZIONI DI SICUREZZA

La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ compie ispezioni periodiche dei dispositivi di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE.

La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ può essere assistita, nell'esercizio di questa funzione, dai servizi di sicurezza di altre istituzioni dell'UE che custodiscono ICUE o dalle NSA degli Stati membri ( 5 ).

A richiesta di uno Stato membro, la rispettiva NSA può compiere un'ispezione di ICUE all'interno della Commissione, di comune accordo e in collaborazione con la ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ .

16. CLASSIFICAZIONI, INDICAZIONI DI SICUREZZA E CONTRASSEGNI

16.1. Gradi di classificazione ( 6 )

Le informazioni sono classificate con i seguenti gradi (cfr. anche appendice 2):

►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ : questa classificazione si applica soltanto a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare danni di eccezionale gravità agli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

►M1 SECRET UE ◄ : questa classificazione si applica soltanto a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gravemente gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ : questa classificazione si applica a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

►M1 RESTREINT UE ◄ : questa classificazione si applica a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

Non sono ammesse altre classificazioni.

16.2. Indicazioni di sicurezza

Possono essere utilizzate indicazioni di sicurezza convenzionali per porre limiti alla validità di una classificazione (per il declassamento o la declassificazione automatica di informazioni classificate). Tali indicazioni possono essere: «FINO A … (periodo/data)» o FINO A … (evento).

Qualora risultino necessari una distribuzione limitata e un trattamento speciale oltre a quanto indicato dalla classificazione di sicurezza, si appongono indicazioni supplementari quali CRYPTO o qualunque altra indicazione di sicurezza riconosciuta a livello UE.

Le indicazioni di sicurezza possono essere utilizzate soltanto unitamente ad una classificazione.

16.3. Contrassegni

Un contrassegno può essere usato per specificare un settore che forma oggetto del documento o una distribuzione particolare sulla base del principio della necessità di sapere, ovvero per indicare il termine di un embargo (nel caso di informazioni non classificate).

Un contrassegno non è una classificazione e non deve essere usato al posto di questa.

Il contrassegno ESDP/PESD si appone su documenti e copie degli stessi concernenti la sicurezza e la difesa dell'Unione o di uno o più Stati membri o relativi alla gestione delle crisi militari o non militari.

16.4. Apposizione della classificazione

La classificazione si appone nel modo seguente:

a) su documenti ►M1 RESTREINT UE ◄ con mezzi meccanici o elettronici;

b) su documenti ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ con mezzi meccanici o a mano o a stampa su carta prestampigliata, registrata;

c) su documenti ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ con mezzi meccanici e a mano.

16.5. Apposizione delle indicazioni di sicurezza

Le indicazioni di sicurezza sono apposte immediatamente sotto la classificazione, con lo stesso mezzo usato per la classificazione.

17. GESTIONE DELLA CLASSIFICAZIONE

17.1. Considerazioni generali

Le informazioni sono classificate solo se necessario. La classificazione è indicata chiaramente e correttamente ed è mantenuta solo per la durata in cui è necessario proteggere l'informazione.

La responsabilità della classificazione dell'informazione e di eventuali declassamenti o declassificazioni successivi spetta unicamente all'originatore.

Il funzionario o altro agente della Commissione classifica, declassa o declassifica un'informazione su istruzione del suo superiore gerarchico o d'intesa con il medesimo.

Le modalità dettagliate per il trattamento dei documenti classificati sono state elaborate in modo da garantire che essi siano soggetti a una protezione commisurata alle informazioni che contengono.

Il numero di persone autorizzate ad emanare documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è limitato al minimo e il loro nominativo figura in un elenco compilato dalla ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ .

17.2. Attribuzione delle classificazioni

La classificazione di un documento è determinata dal livello di sensibilità del suo contenuto, secondo la definizione di cui alla sezione 16. È importante che la classificazione sia attribuita correttamente e con moderazione, in particolare per quanto riguarda la classificazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

L'originatore di un documento che deve essere classificato tiene presenti le disposizioni sopraelencate e limita la tendenza alla sovra - o sottoclassificazione.

Nell'appendice 2 figura una guida pratica per la classificazione.

È possibile che singole pagine, paragrafi, sezioni, annessi, appendici, allegati di un determinato documento e altro materiale accluso richiedano classificazioni differenti: in tal caso, all'insieme del documento viene attribuita la classificazione dell'elemento con grado più elevato.

Il grado di classificazione attribuito a una lettera o nota cui è accluso altro materiale corrisponde a quello dell'elemento accluso con grado più elevato. L'originatore indica chiaramente il grado di classificazione da attribuire alla lettera o nota quando è separata dal materiale accluso.

L'accesso del pubblico continua ad essere disciplinato dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

17.3. Declassamento e declassificazione

I documenti classificati UE possono essere declassati o declassificati unicamente con il consenso dell'originatore e, se necessario, previa discussione con le altre parti interessate. Il declassamento o la declassificazione sono confermati per iscritto. L'originatore è tenuto ad informare i destinatari del cambiamento di classificazione e questi ultimi sono a loro volta tenuti ad informarne i destinatari successivi ai quali hanno trasmesso l'originale o una copia del documento.

Nella misura del possibile, l'originatore indica sul documento classificato la data, un termine o un evento a partire dal quale le informazioni in esso contenute potranno essere declassate o declassificate. In caso contrario, esso verifica almeno ogni cinque anni che la classificazione iniziale del documento sia tuttora necessaria.

18. SICUREZZA MATERIALE

18.1. Considerazioni generali

Scopo principale delle misure di sicurezza materiale è di evitare che le persone non autorizzate abbiano accesso alle informazioni e/o al materiale classificato UE, di prevenire il furto e la manomissione di attrezzature e altri beni, nonché di impedire che il personale o altri agenti e visitatori vengano molestati o aggrediti.

18.2. Requisiti di sicurezza

Tutti i locali, zone, edifici, uffici, stanze, sistemi di comunicazione e d'informazione, ecc. in cui sono custoditi e/o trattati informazioni e materiale classificati UE sono protetti da adeguate misure di sicurezza materiale.

Per la decisione sul grado di protezione materiale necessario occorre tener conto di tutti i fattori pertinenti, quali:

a) il grado di classificazione dell'informazione e/o del materiale;

b) la quantità e la forma (ad esempio supporto cartaceo, mezzi di archiviazione elettronica) delle informazioni detenute;

c) la minaccia in loco rappresentata da servizi segreti che prendono di mira l'UE, gli Stati membri e/o altre istituzioni o terzi in possesso di informazioni classificate UE, nonché segnatamente da atti di sabotaggio, terrorismo e altri atti sovversivi e/o criminali.

Le misure di sicurezza materiale applicate sono volte a:

a) impedire agli intrusi l'ingresso fraudolento o con la forza;

b) dissuadere, impedire e scoprire azioni da parte di personale in malafede;

c) impedire l'accesso a informazioni classificate UE a coloro che non hanno necessità di sapere.

18.3. Misure di sicurezza materiale

18.3.1. Zone di sicurezza

Le zone in cui sono trattate e custodite le informazioni classificate ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore sono organizzate e strutturate in modo da corrispondere a uno dei seguenti parametri:

a) zona di sicurezza di categoria I: zona in cui sono trattate e custodite informazioni ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore in modo che l'ingresso in tale zona rappresenti, a tutti i fini pratici, l'accesso alle informazioni classificate. Per tale zona occorre prevedere: i) un perimetro chiaramente delimitato e protetto attraverso cui controllare tutti gli ingressi e le uscite; ii) un sistema di controllo all'entrata che consenta l'ingresso solo alle persone in possesso di debito nulla osta di sicurezza ed espressamente autorizzate ad entrare in tale zona; iii) la specificazione della classificazione attribuita all'informazione normalmente custodita nella zona in questione, ossia l'informazione cui si accede entrando in tale zona;

b) zona di sicurezza di categoria II: zona in cui sono trattate e custodite informazioni ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore in modo da proteggerle dall'accesso di persone non autorizzate mediante controlli interni, ad esempio edifici in cui si trovano gli uffici in cui vengono di solito trattate e custodite le informazioni ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore. Per tale zona occorre prevedere: i) un perimetro chiaramente delimitato e protetto attraverso cui controllare tutti gli ingressi e le uscite; ii) un sistema di controllo all'entrata che consenta l'ingresso senza scorta solo alle persone in possesso di debito nulla osta di sicurezza ed espressamente autorizzate ad entrare in tale zona. Per tutte le altre persone occorre prevedere scorte o controlli equivalenti per evitare l'accesso non autorizzato alle informazioni classificate UE e l'ingresso non controllato a zone soggette a ispezioni tecniche di sicurezza. Le zone non occupate da personale in servizio 24 ore al giorno sono ispezionate immediatamente dopo il normale orario di lavoro per garantire che le informazioni classificate UE siano correttamente protette.

18.3.2. Zona amministrativa

In prossimità delle zone di sicurezza di categoria I e II o per accedere a tali zone, può essere creata una zona amministrativa con minor livello di sicurezza. Occorre prevedere un perimetro chiaramente delimitato per l'ispezione del personale e dei veicoli. Nella zona amministrativa possono essere trattate e custodite solo informazioni classificate ►M1 RESTREINT UE ◄ o non classificate.

18.3.3. Controlli all'entrata e all'uscita

L'ingresso alle zone di sicurezza delle categorie I e II è controllato da un lasciapassare o da un sistema di riconoscimento personale che si applica all'insieme del personale che presta regolarmente servizio in queste zone. È altresì predisposto un sistema di controllo dei visitatori al fine di impedire l'accesso non autorizzato ad informazioni classificate UE. I sistemi di lasciapassare possono essere completati da altri di identificazione automatizzata, senza che ciò sostituisca totalmente le guardie di sicurezza. Una modifica nella valutazione del rischio può comportare un rafforzamento delle misure di controllo delle entrate e delle uscite, per esempio durante le visite di personalità.

18.3.4. Ronde di controllo

Le ronde di controllo delle zone di sicurezza di categoria I e II vengono effettuate al di fuori del normale orario di lavoro per proteggere i beni dell'UE dal rischio di manomissioni, danni o perdite. Le ronde sono effettuate secondo una frequenza determinata dalle circostanze locali ma, indicativamente, ogni due ore.

18.3.5. Contenitori di sicurezza e camere blindate

Le informazioni classificate UE sono custodite in contenitori suddivisi in tre categorie:

— categoria A: contenitori approvati a livello nazionale per custodire informazioni classificate ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nelle zone di sicurezza delle categorie I e II,

— categoria B: contenitori approvati a livello nazionale per custodire informazioni classificate ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ nelle zone di sicurezza delle categorie I e II,

— categoria C: mobili da ufficio atti a custodire solo le informazioni classificate ►M1 RESTREINT UE ◄ .

Nelle camere blindate costruite in una zona di sicurezza della categoria I o II, e in tutte le zone di sicurezza della categoria I in cui le informazioni classificate ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore sono custodite in scaffali aperti o in cui si visualizzano prospetti, piantine, ecc., le pareti, il pavimento ed il soffitto, la o le porte provviste di serratura o serrature sono omologate dalla SAA per garantire che offrano una protezione equivalente alla categoria di contenitore di sicurezza approvato per custodire informazioni con lo stesso grado di classificazione.

18.3.6. Dispositivi di chiusura

I dispositivi di chiusura utilizzati per i contenitori di sicurezza e le camere blindate in cui sono custodite informazioni classificate UE devono soddisfare i seguenti requisiti:

— gruppo A: approvati a livello nazionale per contenitori della categoria A,

— gruppo B: approvati a livello nazionale per contenitori della categoria B,

— gruppo C: idonei solo per i mobili da ufficio della categoria C.

18.3.7. Controllo delle chiavi e delle combinazioni

Le chiavi dei contenitori di sicurezza non possono essere asportate dagli edifici della Commissione. La combinazione dei contenitori di sicurezza deve essere conosciuta a memoria dalle persone che ne fanno uso. Il responsabile della sicurezza a livello locale presso il servizio interessato ha la responsabilità delle chiavi di riserva e di una traccia scritta di tutte le combinazioni, conservate in singoli plichi opachi sigillati, di cui far uso in caso di emergenza. Le chiavi, le chiavi di riserva e le combinazioni sono custodite in contenitori di sicurezza separati. Le chiavi e le combinazioni ricevono almeno la stessa protezione riservata al materiale cui danno accesso.

La combinazione dei contenitori di sicurezza è portata a conoscenza del minor numero di persone possibile. Le combinazioni vengono sostituite:

a) al ricevimento di ogni nuovo contenitore;

b) ad ogni cambiamento di personale;

c) ad ogni manomissione effettiva o sospettata;

d) ad intervalli possibilmente semestrali, e per lo meno ogni dodici mesi.

18.3.8. Dispositivi per il rilevamento di intrusi

Quando le informazioni classificate UE sono protette da sistemi di allarme, televisione a circuito chiuso e altri dispositivi elettrici, si prevede un'erogazione di elettricità di emergenza per garantire il funzionamento ininterrotto del sistema in caso di avaria del sistema centrale. È altresì indispensabile che in caso di disfunzione o di manomissione di detti sistemi, venga attivato un allarme o un altro segnale affidabile per il servizio di sicurezza.

18.3.9. Attrezzatura approvata

La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ mantiene elenchi aggiornati, suddivisi per tipo e modello, dell'attrezzatura di sicurezza approvata per la protezione delle informazioni classificate in varie circostanze e condizioni specificate. Questi elenchi sono compilati sulla base, tra l'altro, delle informazioni fornite dalle NSA.

18.3.10. Protezione materiale delle fotocopiatrici e dei fax

Le fotocopiatrici e i fax sono protetti materialmente per quanto necessario a garantire che solo le persone autorizzate possano usarli e che tutti i documenti classificati da essi prodotti siano soggetti a opportuni controlli.

18.4. Protezione contro sguardi e ascolti indiscreti

18.4.1. Sguardi indiscreti

Per garantire che le informazioni classificate UE non siano visionate, anche accidentalmente, da persone non autorizzate, devono essere prese tutte le misure appropriate, sia di giorno che di notte.

18.4.2. Ascolti indiscreti

Gli uffici o le zone in cui si discutono regolarmente informazioni classificate ►M1 SECRET UE ◄ o di grado superiore sono protetti dall'ascolto indiscreto attivo e passivo qualora il rischio lo giustifichi. La valutazione del rischio di tale eventualità spetta alla ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ , eventualmente previa consultazione delle NSA.

18.4.3. Introduzione di apparecchi elettronici e di registrazione

È vietato introdurre telefoni cellulari, computer portatili, registratori, apparecchi fotografici e altri dispositivi elettronici o di registrazione nelle zone di sicurezza o nelle zone tecnicamente sicure senza previa autorizzazione del ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ .

Per decidere le misure di protezione che occorre prendere nei locali che possono essere soggetti ad ascolto indiscreto passivo (per esempio, isolamento dei muri, delle porte, del pavimento e del soffitto, misurazione delle emissioni compromettenti) e all'ascolto indiscreto attivo (per esempio, ricerca di microfoni), la ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ può chiedere l'assistenza di esperti delle NSA.

Parimenti, su richiesta del capo dell'ufficio di sicurezza, quando le circostanze lo rendano necessario, specialisti della sicurezza tecnica delle NSA possono ispezionare il materiale per le telecomunicazioni e qualsiasi tipo di attrezzatura elettrica o elettronica da ufficio utilizzata durante le riunioni di livello ►M1 SECRET UE ◄ e di grado superiore.

18.5. Zone tecnicamente sicure

Talune zone possono essere designate come «zone tecnicamente sicure». Per queste zone è previsto un controllo speciale all'ingresso. Quando non vengono occupate, tali zone sono chiuse a chiave mediante una procedura convenuta, e tutte le chiavi sono considerate chiavi di sicurezza. Queste zone sono soggette a regolari ispezioni materiali, cui si procederà anche dopo ogni ingresso non autorizzato, effettivo o sospettato.

Si procede ad un inventario particolareggiato dell'attrezzatura e dei mobili per controllarne la movimentazione. In queste zone non possono essere introdotti mobili o altra attrezzatura che non siano stati precedentemente verificati con cura dal personale di sicurezza avente una formazione specifica per rilevare qualsiasi meccanismo di ascolto. Come regola generale, nelle zone tecnicamente sicure è vietato installare linee di comunicazione, salvo previa autorizzazione da parte dell'autorità competente.

19. REGOLE GENERALI RELATIVE AL PRINCIPIO DELLA NECESSITÀ DI SAPERE E AL NULLA OSTA DI SICUREZZA

19.1. Considerazioni generali

L'accesso alle ICUE è consentito solo alle persone che hanno «necessità di sapere» per lo svolgimento delle loro funzioni o missioni. L'accesso alle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ è autorizzato solo per le persone in possesso dell'apposito nulla osta di sicurezza.

La responsabilità di determinare la «necessità di sapere» spetta al capo del servizio presso il quale l'interessato deve lavorare.

Spetta a ciascun servizio fare richiesta di nulla osta per il proprio personale.

Tale procedura si conclude con il rilascio di un «nulla osta di sicurezza» in cui è specificato il grado di classificazione delle informazioni cui la persona abilitata ha accesso e la data di scadenza di tale nulla osta.

Un nulla osta di sicurezza per un determinato grado di classificazione può conferire al titolare il diritto di accesso ad informazioni classificate di grado inferiore.

Le persone che non sono funzionari o altri agenti delle istituzioni dell'UE, quali ad esempio contraenti, esperti o consulenti con cui possa essere necessario discutere informazioni classificate UE, o ai quali tali informazioni debbano essere mostrate, devono possedere un nulla osta di sicurezza per le informazioni classificate UE ed essere istruite quanto alla loro responsabilità in materia di sicurezza.

L'accesso del pubblico continua ad essere disciplinato dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

19.2. Regole particolari sull'accesso alle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

La persona che deve accedere ad informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ vi è autorizzata solo previa indagine.

La persona che deve accedere ad informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è designata dal membro della Commissione competente in materia di sicurezza e il suo nominativo è inserito nell'apposito registro ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Tale registro è compilato e tenuto dalla ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ .

Prima di accedere alle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , la persona in questione deve firmare un certificato in cui dichiara di essere stata istruita sulle procedure della Commissione in materia di sicurezza e di essere pienamente consapevole della responsabilità che le incombe quanto alla protezione delle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nonché delle conseguenze previste dalle norme UE e dalle norme legislative o amministrative nazionali qualora informazioni classificate vengano divulgate a persone non autorizzate, intenzionalmente o per negligenza.

Per le persone che hanno accesso a informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ nel corso di riunioni, ecc., il funzionario di controllo competente del servizio o dell'organismo presso il quale dette persone sono assunte notifica all'organizzatore della riunione che le persone in questione sono debitamente autorizzate a parteciparvi.

Il nominativo della persona che cessi di svolgere funzioni per le quali è richiesto l'accesso ad informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è rimosso dall'elenco ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Inoltre, la sua attenzione è nuovamente richiamata sulla responsabilità particolare che le incombe quanto alla protezione delle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Essa è anche tenuta a firmare una dichiarazione in cui si impegna a non utilizzare o divulgare le informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ in suo possesso.

19.3. Regole particolari sull'accesso alle informazioni ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄

La persona che deve accedere ad informazioni ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ vi è autorizzata solo previa indagine.

La persona che deve accedere ad informazioni ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ deve essere a conoscenza delle pertinenti norme di sicurezza ed essere consapevole delle conseguenze di un atto di negligenza.

Per le persone che hanno accesso ad informazioni ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ nel corso di riunioni, ecc., il funzionario di controllo competente del servizio o dell'organismo presso il quale dette persone sono assunte notifica all'organizzatore della riunione che le persone in questione sono debitamente autorizzate a parteciparvi.

19.4. Regole particolari sull'accesso alle informazioni ►M1 RESTREINT UE ◄

La persona che ha accesso ad informazioni ►M1 RESTREINT UE ◄ viene messa a conoscenza delle presenti norme di sicurezza e delle conseguenze di un atto di negligenza.

19.5. Trasferimenti

Quando un membro del personale è trasferito da un posto che comporta il trattamento di materiale classificato UE, l'ufficio di registrazione provvede al corretto trasferimento di detto materiale dal funzionario uscente al funzionario entrante.

Quando un membro del personale è trasferito ad un altro posto che comporta il trattamento di materiale classificato UE, il responsabile della sicurezza a livello locale provvede ad impartirgli le debite istruzioni.

19.6. Istruzioni particolari

La persona che deve trattare informazioni classificate UE deve essere messa a conoscenza, all'atto dell'assunzione e successivamente con periodicità, di quanto segue:

a) i pericoli per la sicurezza derivanti da conversazioni indiscrete;

b) le precauzioni da prendere nei rapporti con la stampa e con rappresentanti di particolari gruppi d'interessi;

c) la minaccia rappresentata dalle attività di servizi segreti che prendono di mira l'UE e gli Stati membri per quanto riguarda le informazioni e le attività classificate UE;

d) l'obbligo di riferire immediatamente alle competenti autorità di sicurezza in merito a qualsiasi approccio o manovra che possa destare sospetti su un'eventuale attività di spionaggio o a qualsiasi circostanza inabituale in fatto di sicurezza.

Tutti coloro che sono abitualmente esposti a frequenti contatti con rappresentanti di paesi i cui servizi segreti prendono di mira l'UE e gli Stati membri per quanto riguarda le informazioni e le attività classificate UE vengono istruiti sulle tecniche notoriamente impiegate dai vari servizi segreti.

Non esistono norme di sicurezza della Commissione per quanto riguarda i viaggi personali verso qualsiasi destinazione effettuati da personale abilitato all'accesso a informazioni classificate UE. La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ , tuttavia, informa i funzionari e altri agenti di cui è responsabile in merito alle disposizioni in materia di viaggio cui possono essere soggetti.

20. PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA AI FUNZIONARI E ALTRI AGENTI DELLA COMMISSIONE

a) Hanno accesso alle informazioni classificate in possesso della Commissione soltanto i funzionari e gli altri agenti della Commissione o le persone che lavorano in seno alla Commissione che, a motivo delle loro funzioni e per esigenze di servizio, abbiano bisogno di prenderne visione o di effettuarne il trattamento.

b) Per poter accedere alle informazioni classificate ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ , le persone di cui alla lettera a) devono essere state autorizzate a tal fine secondo la procedura di cui alle lettere c) e d) della presente sezione.

c) Il nulla osta di sicurezza è rilasciato soltanto alle persone che sono state oggetto di un'indagine di sicurezza da parte delle autorità nazionali competenti degli Stati membri (NSA) secondo la procedura di cui alle lettere da i) a n).

d) Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ è competente per il rilascio del nulla osta di sicurezza di cui alle lettere a), b) e c).

e) Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ rilascia tale nulla osta previo parere delle autorità nazionali competenti degli Stati membri sulla base dell'indagine di sicurezza condotta conformemente alle lettere da i) a n).

f) La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ tiene un elenco aggiornato di tutti i posti sensibili, comunicati dai rispettivi servizi della Commissione, e di tutte le persone cui è stato rilasciato un nulla osta di sicurezza (temporaneo).

g) Il nulla osta di sicurezza, che è valido per un periodo di cinque anni, non può avere durata superiore a quella delle funzioni che ne hanno giustificato il rilascio. Esso può essere rinnovato secondo la procedura di cui alla lettera e).

h) Il nulla osta di sicurezza è revocato dal ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ ove questi ritenga che ve ne sia fondato motivo. La decisione di revoca è notificata alla persona interessata, che può chiedere di essere ascoltata dal ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ , nonché all'autorità nazionale competente.

i) L'indagine di sicurezza è effettuata, con la collaborazione della persona interessata e su richiesta del ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ , dalle autorità nazionali competenti dello Stato membro di cui l'interessato è cittadino. Se la persona interessata non ha la cittadinanza di uno Stato membro dell'UE, il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ chiede che a svolgere l'indagine di sicurezza sia lo Stato membro dell'UE in cui l'interessato ha eletto domicilio o risiede abitualmente.

j) Ai fini dell'indagine la persona interessata è tenuta a compilare un modulo informativo individuale.

k) Nella richiesta il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ specifica il tipo e il grado di classificazione delle informazioni a cui la persona interessata dovrà accedere, per consentire alle autorità nazionali competenti di svolgere l'indagine ed esprimere un parere relativamente al grado di abilitazione da rilasciare alla persona in questione.

l) Sia lo svolgimento che i risultati della procedura d'indagine sono soggetti alle pertinenti disposizioni legislative e amministrative vigenti nello Stato membro interessato, comprese quelle relative agli eventuali mezzi di impugnazione.

m) Se le autorità nazionali competenti degli Stati membri esprimono parere positivo, il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ può rilasciare il nulla osta alla persona interessata.

n) Se le autorità nazionali competenti esprimono parere negativo, la persona interessata è informata di tale parere e può chiedere di essere ascoltata dal ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ . Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ può, se lo ritiene necessario, rivolgersi alle autorità nazionali competenti per chiedere i chiarimenti complementari che siano in grado di fornire. In caso di riconferma del parere negativo, il nulla osta non può essere rilasciato.

o) Ogni persona che abbia ottenuto il nulla osta a norma delle lettere d) ed e) riceve, al momento del rilascio del medesimo e successivamente ad intervalli regolari, le necessarie istruzioni concernenti la protezione delle informazioni classificate e le modalità per garantirla. Essa firma una dichiarazione in cui conferma di avere ricevuto tali istruzioni e di impegnarsi a rispettarle.

p) Il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ adotta le misure necessarie per attuare le disposizioni della presente sezione, in particolare per quanto riguarda le norme in materia di accesso all'elenco delle persone abilitate.

q) In via eccezionale e per esigenze di servizio, il ►M2 direttore della direzione della sicurezza della Commissione ◄ , previa notificazione delle autorità nazionali competenti e in mancanza di reazioni da parte di queste ultime entro il termine di un mese, può rilasciare un nulla osta a titolo temporaneo per un periodo non superiore a sei mesi, in attesa dell'esito dell'indagine di cui alla lettera i).

r) I nulla osta provvisori e temporanei rilasciati non danno accesso alle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; tale accesso è limitato ai funzionari che siano stati effettivamente sottoposti a un'indagine di sicurezza con esito positivo, ai sensi della lettera i). In attesa dell'esito dell'indagine, i funzionari per i quali è stato richiesto un nulla osta di sicurezza al grado ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ possono essere abilitati in via temporanea e provvisoria ad accedere a informazioni classificate fino al grado ►M1 SECRET UE ◄ incluso.

21. ELABORAZIONE, DISTRIBUZIONE, TRASMISSIONE, SICUREZZA DEL PERSONALE DEI CORRIERI, COPIE, TRADUZIONI ED ESTRATTI DI DOCUMENTI CLASSIFICATI UE

21.1. Elaborazione

1. Le classificazioni UE sono apposte secondo le disposizioni della sezione 16; le classificazioni ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ e di grado superiore figurano sulla parte superiore e inferiore di ogni pagina, al centro; ogni pagina è numerata. Ciascun documento classificato UE reca un numero di riferimento e una data. Nei documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ e ►M1 SECRET UE ◄ il numero di riferimento figura su ciascuna pagina. Qualora i documenti siano distribuiti in più esemplari, ognuno di essi reca un numero di copia che figura sulla prima pagina, a fianco del numero totale di pagine. Tutti gli allegati e il materiale accluso sono elencati sulla prima pagina dei documenti classificati ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore.

2. I documenti classificati ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore sono dattiloscritti, tradotti, archiviati, fotocopiati, riprodotti su supporto magnetico o microfilm soltanto da persone che hanno ricevuto il nulla osta di sicurezza per l'accesso alle informazioni classificate UE per un grado almeno pari alla classificazione di sicurezza del documento in questione.

3. Le disposizioni che disciplinano la produzione informatica di documenti classificati sono riportate nella sezione 25.

21.2. Distribuzione

1. Le informazioni classificate UE sono distribuite solo alle persone aventi necessità di sapere e che hanno ricevuto l'apposito nulla osta di sicurezza. La distribuzione iniziale è specificata dall'originatore.

2. I documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sono distribuiti tramite gli uffici di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (cfr. punto 22.2). Per i messaggi ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ l'ufficio di registrazione competente può autorizzare il responsabile del centro di comunicazioni a produrre il numero di copie specificato nell'elenco dei destinatari.

3. I documenti classificati ►M1 SECRET UE ◄ o di grado inferiore possono essere ridistribuiti dal destinatario iniziale ad altri destinatari in base alla necessità di sapere. Le autorità d'origine tuttavia indicano chiaramente ogni limitazione che desiderano imporre. In presenza di tali limitazioni i destinatari possono ridistribuire i documenti solo con l'autorizzazione dell'autorità d'origine.

4. Ogni documento classificato ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore viene registrato, all'entrata e all'uscita dalla DG o dal servizio, dall'ufficio di registrazione locale. I dettagli da annotare (riferimenti, data e, se del caso, numero della copia) sono tali da consentire l'identificazione dei documenti e sono iscritti in un repertorio o registrati su un supporto informatico appositamente protetto (cfr. punto 22.1).

21.3. Trasmissione di documenti classificati UE

21.3.1. Plico, ricevuta

1. I documenti classificati ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore sono trasmessi in buste doppie, resistenti, opache. La busta interna reca la pertinente classificazione di sicurezza UE e, ove possibile, i dati completi della funzione, del titolo e dell'indirizzo del destinatario.

2. Solo il funzionario di controllo dell'ufficio di registrazione (cfr. punto 22.1), o il suo sostituto, può aprire la busta interna e accusare ricevuta dei documenti che contiene, a meno che essa sia indirizzata ad una persona determinata. In tal caso il competente ufficio di registrazione (cfr. punto 22.1) registra l'entrata della busta e soltanto la persona cui essa è indirizzata può aprire la busta interna e accusare ricevuta dei documenti in essa contenuti.

3. Nella busta interna viene inserito un modulo di ricevuta, che non viene classificato, indicante il numero di riferimento, la data e il numero di copia del documento ma in nessun caso l'oggetto del contenuto.

4. La busta interna è inserita in una busta esterna recante un numero di plico ai fini della ricevuta. In nessun caso la busta esterna reca la classificazione di sicurezza.

5. Per i documenti classificati ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore, viene consegnata al messo una ricevuta con il numero di plico.

21.3.2. Trasmissione all'interno di un edificio o di un gruppo di edifici

All'interno di un determinato edificio o gruppo di edifici, i documenti classificati possono essere trasportati in una busta sigillata recante unicamente il nome del destinatario, purché il trasporto sia effettuato direttamente da una persona abilitata al grado di classificazione dei documenti.

21.3.3. Trasmissione all'interno di un paese

1. All'interno di un paese i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ devono essere inviati solo per mezzo di un servizio ufficiale di messaggeria o tramite persone autorizzate ad accedere ad informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Per il ricorso a un servizio di messaggeria in caso di trasmissione di un documento ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ al di fuori di un edificio o di un gruppo di edifici, devono essere rispettate le disposizioni relative al plico e alla ricezione di cui al presente capitolo. L'organico dei servizi di messaggeria dev'essere tale da garantire che i plichi contenenti documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ siano in ogni momento sotto la supervisione diretta di un funzionario responsabile.

3. In via eccezionale i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ possono essere trasportati da funzionari, non appartenenti a un servizio di messaggeria, al di fuori di un edificio o gruppo di edifici per la loro utilizzazione in loco nel corso di riunioni o discussioni, purché: a) il latore sia abilitato ad accedere a documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; b) il modo di trasporto sia conforme alle norme nazionali che disciplinano la trasmissione di documenti nazionali «segretissimi»; c) in nessuna circostanza i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ siano lasciati incustoditi; d) si prendano disposizioni affinché l'elenco dei documenti trasportati in tal modo sia iscritto presso l'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ che detiene i documenti e in un apposito repertorio e sia ricontrollato all'atto della riconsegna.

4. All'interno di un paese, i documenti ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ possono essere spediti sia per posta, se tale tipo di trasmissione è consentita in base alle norme nazionali ed è conforme a dette norme, o tramite servizio di messaggeria oppure affidandoli a persone abilitate all'accesso alle informazioni classificate UE.

5. La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ elabora istruzioni per il personale che trasporta documenti classificati UE in base alle presenti norme. Il latore è tenuto a leggere e firmare tali istruzioni, le quali stabiliscono, in particolare, che in nessun caso i documenti: a) siano lasciati dal latore, a meno che siano custoditi in modo sicuro ai sensi delle disposizioni della sezione 18; b) siano lasciati incustoditi su mezzi di trasporto pubblico o all'interno di veicoli privati, o in luoghi quali ristoranti o alberghi. Essi non possono essere depositati nella cassaforte degli alberghi o restare incustoditi nelle camere; c) siano letti in luoghi pubblici quali aeromobili o treni.

21.3.4. Trasmissione da uno Stato all'altro

1. Il materiale classificato ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o di grado superiore è trasferito mediante valigia diplomatica o corriere militare.

2. Tuttavia il trasporto personale di materiale classificato ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ è consentito se le modalità di trasporto sono tali da garantire che detto materiale non possa cadere nelle mani di persone non autorizzate.

3. Il membro della Commissione competente in materia di sicurezza può autorizzare il trasporto personale quando la valigia diplomatica e il corriere militare non siano disponibili o quando il ricorso a tali mezzi di trasporto comporti un ritardo che sarebbe dannoso per le operazioni dell'UE, nonché quando il materiale sia richiesto urgentemente dal destinatario designato. La ►M2 direzione della sicurezza della Commissione ◄ prepara istruzioni per il trasporto personale internazionale di materiale classificato fino al grado di ►M1 SECRET UE ◄ incluso, effettuato da persone che non siano corrieri diplomatici o militari. Ai sensi di tali istruzioni: a) il latore deve avere il pertinente nulla osta di sicurezza; b) il materiale trasportato è registrato nel competente servizio o ufficio di registrazione; c) i plichi o le valigie contenenti materiale UE recano un sigillo ufficiale onde evitare o scoraggiare un'ispezione doganale, nonché etichette con l'identificazione e istruzioni per chi ritrova il materiale; d) il latore è munito di un certificato di corriere e/o di un ordine di missione, riconosciuto da tutti gli Stati dell'UE, che lo autorizza a trasportare il plico specificato; e) in caso di viaggio via terra non viene attraversato alcun paese terzo, né la sua frontiera, a meno che lo Stato di spedizione non abbia ottenuto una garanzia speciale da parte del paese in questione; f) l'organizzazione del viaggio del latore per quanto concerne destinazioni, itinerari e mezzi di trasporto è conforme alle norme dell'UE o alle norme nazionali in materia qualora queste siano più rigorose; g) il materiale deve sempre essere detenuto dal latore, a meno che sia custodito ai sensi delle disposizioni relative alla conservazione in luogo sicuro di cui alla sezione 18; h) il materiale non deve essere lasciato incustodito in veicoli pubblici o privati o in luoghi quali ristoranti o alberghi. Esso non deve essere depositato nella cassaforte degli alberghi o restare incustodito nelle camere; i) se il materiale trasportato contiene documenti, questi non devono essere letti in luoghi pubblici (ad esempio aerei, treni, ecc.).

4. La persona addetta al trasporto del materiale classificato deve leggere e firmare un documento recante istruzioni di sicurezza in cui figurino almeno le istruzioni di cui sopra e le procedure da seguire in caso di emergenza o qualora il plico contenente il materiale classificato sia richiesto per accertamenti dai servizi doganali o di sicurezza degli aeroporti.

21.3.5. Trasmissione di documenti classificati ►M1 RESTREINT UE ◄

Non sono previste disposizioni speciali per il trasporto di documenti ►M1 RESTREINT UE ◄ , eccetto per quanto riguarda la garanzia che non cadano nelle mani di persone non autorizzate.

21.4. Sicurezza del personale dei corrieri

Tutto il personale dei servizi di corriere e di messaggeria addetto al trasporto di documenti ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ deve essere in possesso del pertinente nulla osta di sicurezza.

21.5. Trasmissione elettronica e altri mezzi di trasmissione tecnica

1. Le misure di sicurezza delle comunicazioni sono destinate a garantire la trasmissione sicura delle informazioni classificate UE. Le norme particolareggiate applicabili alla trasmissione di tali informazioni classificate UE figurano nella sezione 25.

2. Le informazioni classificate ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ e ►M1 SECRET UE ◄ possono transitare solo attraverso centri e reti di comunicazione e/o terminali e sistemi accreditati.

21.6. Esemplari supplementari, traduzioni ed estratti di documenti classificati UE

1. Solo l'originatore può autorizzare la tiratura o la traduzione di documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. Se persone che non hanno il nulla osta di sicurezza del grado ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ richiedono informazioni le quali, sebbene contenute in un documento ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , non hanno tale grado di classificazione, il responsabile dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ (cfr. punto 22.2) può essere autorizzato a produrre il numero necessario di estratti dal documento in questione. Contemporaneamente egli prende le disposizioni necessarie affinché a tali estratti venga attribuita la pertinente classificazione di sicurezza.

3. I documenti classificati ►M1 SECRET UE ◄ o di grado inferiore possono essere riprodotti e tradotti dal destinatario nell'ambito delle presenti disposizioni e purché sia rigorosamente rispettato il principio della necessità di sapere. Le misure di sicurezza applicabili al documento originale si applicano anche alle riproduzioni e/o traduzioni del medesimo.

22. UFFICI DI REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE, RASSEGNE, CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE E DISTRUZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE

22.1. Uffici locali di registrazione ICUE (Informazioni classificate UE)

1. In ogni servizio della Commissione uno o, se necessario, più uffici locali di registrazione ICUE sono responsabili della registrazione, riproduzione, spedizione, archiviazione e distruzione dei documenti classificati ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ .

2. Qualora un servizio non disponga di un ufficio locale di registrazione ICUE, tale ruolo viene svolto dall'ufficio locale del Segretariato generale.

3. Gli uffici locali di registrazione ICUE riferiscono al capo servizio da cui ricevono le istruzioni. A capo degli uffici è il funzionario di controllo dell'ufficio di registrazione (RCO).

4. Gli uffici di registrazione sono soggetti alla supervisione del responsabile locale della sicurezza per quanto attiene all'applicazione delle disposizioni sul trattamento dei documenti ICUE e al rispetto delle pertinenti misure di sicurezza.

5. I funzionari destinati agli uffici locali di registrazione ICUE devono essere abilitati ad accedere a tali documenti conformemente alla sezione 20.

6. Sotto la direzione del capo servizio competente, gli uffici locali di registrazione ICUE devono: a) gestire le operazioni relative alla registrazione, riproduzione, traduzione, trasmissione, spedizione e distruzione di tali informazioni; b) aggiornare l'elenco dei dati relativi alle informazioni classificate; c) interrogare periodicamente gli originatori sulla necessità di mantenere la classificazione delle informazioni;

7. Gli uffici locali di registrazione ICUE tengono un registro con i seguenti dati: a) data di elaborazione delle informazioni classificate; b) grado di classificazione; c) data di scadenza della classificazione; d) nome e servizio dell'originatore; e) destinatario o destinatari con numero di serie; f) oggetto; g) numero; h) numero di esemplari distribuiti; i) preparazione di inventari delle informazioni classificate sottoposte al servizio; j) registro della declassificazione o declassamento delle informazioni classificate.

8. Le norme generali di cui alla sezione 21 si applicano agli uffici locali di registrazione ICUE della Commissione, salvo altrimenti previsto da norme specifiche della presente sezione.

22.2. L'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

22.2.1. Considerazioni generali

1. Un ufficio centrale di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ assicura che i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ siano registrati, trattati e diffusi conformemente alle presenti norme di sicurezza. A capo dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è il funzionario di controllo dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

2. L'ufficio centrale di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è la principale autorità della Commissione preposta alla ricezione e all'invio e il referente di altre istituzioni della UE, degli Stati membri, delle organizzazioni internazionali e dei paesi terzi con cui la Commissione ha concluso accordi sulle procedure di sicurezza per lo scambio di informazioni classificate.

3. Se necessario sono istituite sottosezioni degli uffici di registrazione per la gestione interna dei documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ ; tali sottosezioni dispongono di dati aggiornati relativi alla circolazione di ciascun documento di loro competenza.

4. Le sottosezioni degli uffici di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sono istituite secondo le modalità di cui alla sezione 22.2.3 per far fronte a esigenze di lungo termine e sono aggregate a un ufficio centrale di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Qualora debbano essere consultati solo in via temporanea o occasionale, i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ possono essere rilasciati senza istituire una sottosezione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , purché vengano stabilite norme atte a garantire che essi rimangano sotto il controllo del competente ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ e che siano osservate tutte le misure di sicurezza materiali e relative al personale.

5. Le sottosezioni degli uffici di registrazione non possono trasmettere documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ direttamente ad altre sottosezioni dello stesso ufficio centrale di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ senza l'esplicito accordo di quest'ultimo.

6. Tutti gli scambi di documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ fra sottosezioni non aggregate allo stesso ufficio centrale di registrazione avvengono tramite gli uffici centrali di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ .

22.2.2. L'ufficio centrale di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

In qualità di funzionario di controllo, il capo di un ufficio centrale di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è responsabile:

a) della trasmissione di documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ conformemente alle disposizioni di cui alla sezione 21.3;

b) della compilazione di un elenco di tutte le sottosezioni dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ che dipendono dal suo ufficio, corredato dei nomi e delle firme dei funzionari di controllo designati e dei loro supplenti autorizzati;

c) della conservazione delle ricevute dei registri per tutti i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ distribuiti dall'ufficio centrale di registrazione;

d) della registrazione di tutti i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ custoditi e distribuiti;

e) dell'aggiornamento costante di un elenco di tutti gli uffici centrali di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ con cui è normalmente in contatto, corredato dei nomi e delle firme dei rispettivi funzionari di controllo designati e dei loro supplenti autorizzati;

f) della protezione materiale di tutti i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ custoditi presso l'ufficio di registrazione conformemente alle disposizioni di cui alla sezione 18.

22.2.3. Sottosezioni dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄

In qualità di funzionario di controllo, il capo di una sottosezione dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ è responsabile:

a) della trasmissione di documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ conformemente alle disposizioni di cui alla sezione 21.3;

b) dell'aggiornamento costante di un elenco di tutte le persone autorizzate ad accedere alle informazioni ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ di sua competenza;

c) della distribuzione di documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ secondo le istruzioni dell'originatore o in base al principio della necessità di sapere dopo avere accertato che il destinatario sia fornito del necessario nullaosta di sicurezza;

d) dell'aggiornamento costante di un registro di tutti i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ custoditi o circolanti sotto il suo controllo o passati ad altri uffici di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ e conservazione delle relative ricevute;

e) dell'aggiornamento costante dell'elenco degli uffici centrali di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ con cui è autorizzato a scambiare documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , corredato dei nomi e delle firme dei rispettivi funzionari di controllo e dei loro supplenti autorizzati;

f) della protezione materiale di tutti i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ custoditi presso la sottosezione dell'ufficio di registrazione conformemente alle disposizioni di cui alla sezione 18.

22.3. Inventari, rassegne e controlli dei documenti classificati UE

1. Ogni anno ogni ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , di cui alla presente sezione, effettua un inventario particolareggiato dei documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . Un documento si considera inventariato quando l'ufficio lo detiene materialmente ovvero è in possesso della ricevuta dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ in cui il documento è stato trasferito o del certificato di distruzione del documento stesso o di istruzioni relative al suo declassamento o alla sua declassificazione. I risultati degli inventari annuali sono trasmessi al membro della Commissione responsabile per le questioni della sicurezza entro, al più tardi, il 1o aprile di ogni anno.

2. Le sottosezioni degli uffici di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ trasmettono i risultati dell'inventario annuale all'ufficio centrale di registrazione da cui dipendono in data stabilita da detto ufficio.

3. I documenti classificati UE di grado inferiore a ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sono soggetti a controlli interni in conformità delle istruzioni del membro della Commissione responsabile per le questioni della sicurezza.

4. Tali operazioni mirano ad ottenere il parere dei detentori dei documenti quanto: a) alla possibilità di declassare o declassificare determinati documenti; b) ai documenti da distruggere.

22.4. Archiviazione delle informazioni classificate UE

1. Le ICUE sono archiviate nel rispetto delle pertinenti disposizioni di cui alla sezione 18.

2. Al fine di ridurre al minimo i problemi di archiviazione, i funzionari di controllo di tutti gli uffici di registrazione sono autorizzati a far microfilmare i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ o a farli riprodurre su supporto magnetico o ottico a fini di archiviazione, purché: a) il processo di trasferimento su microfilm/di archiviazione sia effettuato da personale con nulla osta valido per il corrispondente grado di classificazione; b) il microfilm/mezzo di archiviazione goda della stessa sicurezza dei documenti originali; c) il trasferimento su microfilm/l'archiviazione di ogni documento ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sia comunicato all'originatore; d) i rotoli di pellicola, o gli altri tipi di supporto, contengano solo documenti del medesimo grado di classificazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ►M1 SECRET UE ◄ o ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ ; e) il trasferimento su microfilm/l'archiviazione di un documento ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ o ►M1 SECRET UE ◄ sia chiaramente indicato nel registro usato per l'inventario annuale; f) i documenti originali che sono stati trasferiti su microfilm o archiviati in altro modo siano distrutti, conformemente alle disposizioni di cui alla sezione 22.5.

3. Queste norme si applicano altresì a qualsiasi altra forma di archiviazione autorizzata, quali i mezzi elettromagnetici e i dischi ottici.

22.5. Distruzione di documenti classificati UE

1. Per evitare l'accumulazione superflua di documenti classificati UE, gli esemplari che il capo dell'istituzione che li detiene considera superati o in soprannumero sono distrutti non appena possibile, nel seguente modo: a) i documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ sono distrutti soltanto dall'ufficio centrale di registrazione che ne è responsabile. Ogni documento distrutto viene elencato in un certificato di distruzione, firmato dal funzionario di controllo ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ e dal funzionario che assiste alla distruzione il quale deve avere il nulla osta di sicurezza di grado ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ . A tal fine nel repertorio viene inserita una nota. b) L'ufficio di registrazione tiene i certificati di distruzione, unitamente alle schede di distribuzione, per un periodo di dieci anni e ne invia copie all'originatore o al pertinente ufficio centrale di registrazione solo su richiesta esplicita. c) I documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , inclusi quelli classificati e poi scartati nella fase di preparazione di documenti ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , quali copie rovinate, bozze di lavoro, note dattiloscritte, floppy disk devono essere distrutti sotto la sorveglianza di un funzionario di controllo dell'ufficio di registrazione ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ mediante incenerimento o devono essere ridotti in pasta, sminuzzati o altrimenti ridotti in una forma irriconoscibile e non ricostituibile.

2. I documenti ►M1 SECRET UE ◄ sono distrutti dall'ufficio di registrazione che ne è responsabile, sotto la sorveglianza di una persona con nulla osta di sicurezza, utilizzando uno dei processi di cui al paragrafo 1, lettera c). I documenti ►M1 SECRET UE ◄ distrutti sono elencati in un certificato di distruzione firmato, detenuto dall'ufficio di registrazione, unitamente alle schede di distribuzione, per almeno tre anni.

3. I documenti ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ sono distrutti dall'ufficio di registrazione che ne è responsabile, sotto la sorveglianza di una persona con nulla osta di sicurezza, utilizzando uno dei processi di cui al paragrafo 1, lettera c). La loro distruzione è registrata conformemente alle istruzioni del membro della Commissione responsabile per le questioni della sicurezza.

4. I documenti ►M1 RESTREINT UE ◄ sono distrutti dall'ufficio di registrazione che ne è responsabile o dall'utente, conformemente alle istruzioni del membro della Commissione responsabile per le questioni della sicurezza.

22.6. Distruzione in situazioni di emergenza

1. I servizi della Commissione predispongono piani, in base alle condizioni vigenti in loco, per la protezione del materiale classificato UE in situazioni di crisi, compresa, se necessaria, la distruzione di emergenza e piani di evacuazione. Essi emanano le istruzioni che ritengono necessarie per impedire che informazioni classificate UE cadano nelle mani di persone non autorizzate.

2. Le disposizioni per la protezione e/o la distruzione di materiale ►M1 SECRET UE ◄ e ►M1 CONFIDENTIEL UE ◄ in situazioni di crisi non devono compromettere in alcun modo la protezione o la distruzione di materiale ►M1 TRES SECRET UE/EU TOP SECRET ◄ , ivi compresa l'attrezzatura di cifratura, il cui trattamento è prioritario rispetto a tutte le altre funzioni.

3. Le misure da adottare per la protezione e la distruzione dell'attrezzatura di cifratura in situazioni di emergenza sono contenute in istruzioni ad hoc.

4. Le istruzioni devono essere contenute in una busta sigillata ed essere disponibili in loco. Devono essere disponibili mezzi/strumenti per la distruzione.

23. MISURE DI SICUREZZA DA APPLICARE IN OCCASIONE DI RIUNIONI SPECIFICHE TENUTE FUORI DEI LOCALI DELLA COMMISSIONE E CONCERNENTI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE

23.1. Considerazioni generali

Quando riunioni della Commissione o altre riunioni importanti si tengono fuori dei locali della Commissione ed ove le particolari esigenze di sicurezza connesse con l'elevata sensibilità delle questioni o delle informazioni discusse lo giustifichino, sono