1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 1
Trattandosidiunsemplice strumentodidocumentazione,essononimpegnalaresponsabilitàdelleistituzioni
►B REGOLAMENTO(EURATOM,CECA,CE)n.3418/93DELLACOMMISSIONE
del9dicembre 1993
che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21
dicembre 1977
(GU L 315 del 16.12.1993, pag. 1)
Modificato da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
►M1 Decisione 97/594/CECA, CE, Euratom della Commissione del 30 luglio
1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Decisione 98/539/CE, CECA, Euratom della Commissione del 7
settembre 1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Decisione 1999/537/CE, CECA, Euratom della Commissione del 23
luglio 1999 L 206 24 5.8.1999
►M4 Decisione 2000/716/CE della Commissione del 16 novembre 2000 L 290 52 17.11.2000
►M5 Decisione 2001/642/CE della Commissione del 21 agosto 2001 L 226 7 22.8.2001
►M6 Regolamento (CE) n. 1687/2001 della Commissione del 21 agosto 2001 L 228 8 24.8.2001
NB: A partire dal 1ogennaio 1999, i riferimenti all'unità di conto europea e/o all'ecu contenuti nella presente versione consolidata
devono essere intesi come riferimenti all'euro — Regolamento (CEE) n. 3308/80 del Consiglio (GU L 345 del 20.12.1980,pag. 1) e regolamento (CE) n. 1103/97 del Consiglio (GU L 162 del 19.6.1997, pag. 1).
▼B
REGOLAMENTO (EURATOM, CECA, CE) n. 3418/93 DELLA
COMMISSIONE
del9dicembre 1993
che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del
regolamentofinanziariodel21dicembre 1977
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone edell'acciaio,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,
visto il regolamento del Consiglio, del 21 dicembre 1977, che stabilisce
il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle
Comunità europee (
1), modificato da ultimo dal regolamento (Euratom,
CECA, CEE) n. 610/90 (2), e in particolare l'articolo 126,
previa consultazione del Parlamento europeo e del Consiglio,
visto il parere della Corte di giustizia, della Corte dei conti e del
Comitato economico e sociale,
considerando che alcune disposizioni degli articoli 11, 22, 23, 24, 25, 28,
29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 56, 58, 59, 60, 63, 64 bis, 65, 66,70, 70 bis, 75, 94, 97 e 123 del regolamento finanziario prevedono
espressamente l'esigenza di emanare delle modalità di esecuzione;
considerando che il regolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA della
Commissione (
3) esige una serie di adeguamenti, in particolare a seguito
della revisione del regolamento finanziario;
considerando che è opportuno stabilire delle modalità di esecuzione per
chiarire il trattamento di taluni contributi di terzi ad attività comunitarie;
considerando che, in un intento di chiarezza e di razionalità, è opportuno
riunire in un unico testo le modalità di esecuzione vigenti e abrogare il
regolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considerando che la fissazione delle presenti modalità non costituisce
ostacolo all'ulteriore determinazione di altre modalità di esecuzione che
non sono formalmente previste dalle disposizioni del regolamento
finanziario, ma la cui opportunità potrebbe manifestarsi in seguito,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
TITOLO I
VALUTAZIONEDELLESPESE
(Articolo 2 del regolamento finanziario)
Articolo 1
1. Ogni proposta di nuovo programma d'azione che comporti una
spesa per il bilancio generale delle Comunità europee è oggetto di una
valutazione ex ante, in cui si individuano i seguenti elementi:
a) i bisogni da soddisfare a breve o a lungo termine;
b) gli obiettivi da conseguire;
c) i risultati previsti e gli indicatori necessari alla loro valutazione;1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 2
(1) GU n. L 356 del 31. 12. 1977, pag. 1.
(2) GU n. L 70 del 16. 3. 1990, pag. 1.
(3) GU n. L 360 del 19. 12. 1986, pag. 1.▼M6
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d) il valore aggiunto dell'intervento comunitario;
e) i rischi, compreso quello di frode, connessi alle proposte e le opzioni
alternative disponibili;
f) gli insegnamenti tratti da precedenti esperienze simili;
g) il volume degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese
amministrative da assegnare sulla base del principio costo/efficacia;
h) il sistema di seguito da stabilire.
2. Ogni programma o azione è quindi oggetto di una valutazione ex
post in termini di risorse umane e finanziarie assegnate e dei risultati
ottenuti, al fine di verificarne la conformità con gli obiettivi fissati.
3. Periodicamente, poi, si procede ad una valutazione dei risultati
ottenuti nella realizzazione di un programma pluriennale, secondo uncalendario che permetta di tenere conto delle conclusioni della suddettavalutazione per ogni decisione riguardante il rinnovo, la modifica o
l'interruzione del programma stesso.
Le azioni finanziate su base annuale sono oggetto, almeno ogni sei anni,
di una valutazione dei risultati ottenuti.
TITOLO I BIS
CONDIZIONI DI APPLICAZIONE DELL' ►M6 EURO ◄ALLE
ENTRATEEALLESPESE
(articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario)
Articolo 1
Le conversioni tra l' ►M6euro◄e le monete nazionali sono
effettuate, in linea di massima, ricorrendo al tasso giornaliero dell'
►M6euro◄pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità
europee . Tuttavia, in applicazione del disposto dell'articolo 11,
paragrafo 4 del regolamento finanziario, per la contabilità di cui agliarticoli da 69 a 72 del regolamento finanziario, la conversione tra►
M6euro◄e monete nazionali si effettua ricorrendo ai tassi mensili
dell'►M6euro◄calcolati in base ai corsi del penultimo giorno
feriale del mese precedente quello per il quale i tassi vengono fissati.
Articolo 1 bis
1. La Commissione determina il corso dell'euro rispetto a ciascuna
delle divise che le istituzioni utilizzano nell'esecuzione del bilancio sullabase dei tassi di cambio di riferimento fissati dalla Banca centraleeuropea e pubblicati nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee .
2. I cambi tra l'euro e le monete nazionali sono effettuati ricorrendo
al corso giornaliero dell'euro pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle
Comunità europee . Tuttavia, in applicazione del disposto dell'articolo
11, paragrafo 4, del regolamento finanziario, per la contabilità di cui agliarticoli da 69 a 72 del regolamento finanziario, la conversione tra l'euroe le monete nazionali si effettua ricorrendo ai corsi mensili dell'euro,calcolati in base ai corsi del penultimo giorno feriale del mese
precedente quello per il quale i corsi vengono fissati.
3. Il corso dell'euro rispetto alle monete il cui corso giornaliero non è
pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee , è determi-
nato dalla Commissione utilizzando qualsiasi fonte di informazione cheritenga affidabile.
Articolo 2
Quando le proposte d'impegno e gli accertamenti di crediti sono espressi
in moneta nazionale, la conversione in ►
M6euro◄viene effettuata
conformemente alla disposizione ►M6dell'articolo 1 bis ◄.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 3
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L'ordine di pagamento corrispondente e l'ordine di riscossione possono
essere espressi solo nella stessa moneta.
L'importo in ►M6euro◄del saldo di un impegno e di un credito
accertato espresso in moneta nazionale viene rivalutato in occasione diogni chiusura mensile della contabilità di bilancio. L'ultima rivaluta-zione dell'esercizio viene effettuata al ►
M6corso◄di dicembre per
quanto riguarda il saldo degli impegni; il saldo dei crediti accertati viene
rivalutato al ►M6corso◄del 31 dicembre per l'elaborazione del
bilancio.
Inoltre, si può procedere alla rivalutazione di tali saldi nel corso del
mese, se è intervenuto un riallineamento monetario.
Articolo 3
In deroga alle disposizioni ►M6dell'articolo 1 bis ◄,i l
►M6corso◄da utilizzare per il mese «n» a titolo del quale sono
state dichiarate le spese finanziate dal FEAOG, sezione garanzia,
secondo il disposto dell'articolo 3, paragrafo 5 del ►M6regolamento
(CE) n. 296/96 della Commissione ◄èi l►M6corso◄del giorno
10 del mese «n + 1» o del primo giorno precedente per il quale sidisponga di una quotazione generale.
Questo►
M6corso◄è utilizzato anche per i corrispondenti anticipi
di cui agli articoli 4 e 5 del ►M6regolamento (CE) n. 296/96 ◄.
Le differenze in moneta nazionale fra i mezzi finanziari messi a
disposizione degli Stati membri per il mese «n» e le spese imputate allo
stesso mese sono riconvertite in ►M6euro◄al►M6corso◄del
giorno 10 del mese «n + 2».
Articolo 4
I►M6corsi◄dell'►M6euro◄di dicembre sono utilizzati per il
calcolo degli impegni che restano da onorare alla chiusura dell'esercizioe, per quanto riguarda gli stanziamenti non dissociati, per il calcolo deglistanziamenti da riportare.
I pagamenti eseguiti a titolo di un esercizio, dal 1
oal 15 gennaio
dell'esercizio successivo, vengono contabilizzati in bilancio ai►
M6corsi◄dell'►M6euro◄di dicembre.
Articolo 5
Per quanto riguarda gli stanziamenti non dissociati, gli impegni che
restano da onorare vengono liquidati, a concorrenza degli importiriportati, in moneta nazionale o in ►
M6euro◄; i pagamenti sono
contabilizzati ai ►M6corsi◄in vigore all'atto del pagamento.
L'eventuale superamento dell'importo degli stanziamenti riportati, per
voce di bilancio, viene contabilizzato al momento del calcolo del saldodell'esercizio, conformemente alla disposizione dell'articolo 15 delregolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89 del Consiglio (
1).
Per quanto riguarda gli stanziamenti dissociati, gli aggiustamenti degli
impegni che restano da pagare dagli esercizi anteriori, calcolati almomento delle rivalutazioni, vengono accertati nella contabilità dibilancio e figurano nella tabella indicante la liquidazione degli impegnidegli esercizi anteriori del conto di gestione.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 4
(1) GU n. L 155 del 7. 6. 1989, pag. 1.
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TITOLO II
DELEGHEESUBAPPALTO
(Articolo 22 del regolamento finanziario)
Articolo 6
Negli atti con cui sono concesse deleghe, conformemente a quanto
disposto dall'articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, sonodesignati gli agenti dell'istituzione abilitati a firmare in sostituzione deldelegante.
In tali atti si fa riferimento alle disposizioni del regolamento interno di
cui all'articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, chestabiliscono le condizioni per la delega di poteri.
Articolo 7
Gli atti di cui all'articolo 6, corredati di un esemplare della firma
dell'agente che ha ricevuto la delega, sono notificati:
— al delegatario,
— al contabile dell'istituzione, che non può effettuare pagamenti
ordinati da agenti privi di delega,
— al controllore finanziario dell'istituzione, al quale spetta in
particolare la verifica della legalità e della regolarità delle entrate
e delle spese,
— agli ordinatori, solo qualora si tratti di deleghe date dal controllore
finanziario o dal contabile, o sottodeleghe concesse dagli ordinatoridelegati, nel limite dei poteri loro conferiti,
— alla Corte dei conti.
Agli atti con cui si pone termine alle deleghe concesse si applicano le
medesime regole.
Articolo 8
L'atto di delega precisa in tutti i casi i limiti entro i quali i delegatari
sono autorizzati a procedere alla preparazione delle proposte diaccertamento di credito e degli ordini di riscossione, delle proposte diimpegno di spese e degli ordini di pagamento, ed indica i numeri
dell'articolo e della voce oggetto della delega e, all'occorrenza, la durata
della stessa.
Articolo 9
In conformità delle disposizioni del regolamento finanziario e del
presente regolamento, ciascuna istituzione decide le misure di gestionedei fondi che ritiene necessarie per la buona esecuzione della propriasezione del bilancio.
Ogni istituzione redige un documento che riunisce le disposizioni
interne a tal fine adottate. Il documento comprende le regole essenzialirelative alla ripartizione delle competenze degli ordinatori e degliamministratori in materia di esecuzione dello stato delle spese e dellostato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione.
La documentazione di cui al secondo comma, unitamente ad ogni altra
istruzione interna di portata generale adottata in materia di esecuzionedel bilancio e contabile, è inviata a tutti i servizi che partecipano allagestione del bilancio, nonché alla Corte dei conti.
Articolo 9 bis
Prima di procedere a qualsiasi atto d'esecuzione del bilancio, il delegante
e il delegatario devono dichiarare, per iscritto, al proprio superioregerarchico se esiste una comunanza o un conflitto di interessi chepotrebbe influenzare l'imparzialità e l'obiettività dell'esercizio delle suefunzioni. Questa comunanza o conflitto di interessi può dipendere in1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 5
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particolare da motivi familiari, affettivi, da affinità politica o nazionale,
da interesse economico o da qualsiasi altra comunanza ideologica con ilbeneficiario. Il superiore gerarchico del delegante o del delegatario
conferma per iscritto se esiste o meno comunanza o conflitto di interessi.
In caso affermativo, l'atto non può essere eseguito dal delegante o daldelegatario in questione.
Qualora non dichiari l'esistenza di una comunanza o conflitto di
interessi, il delegante o il delegatario impegna la propria responsabilitàpecuniaria e disciplinare alle condizioni previste dagli articoli da 73 a 77
del regolamento finanziario. Essi impegnano le stesse responsabilità
quando compiono un atto d'esecuzione del bilancio se i loro superiorigerarchici hanno confermato l'esistenza di una comunanza o conflitto diinteressi.
Articolo 9 ter
Al fine di garantire la trasparenza delle operazioni effettuate nel quadro
del subappalto, si procede ad una ripartizione separata dei costi e dellespese inerenti alla gestione nonché all'identificazione degli interessi e
altri proventi percepiti sui fondi detenuti dal contraente in nome della
Commissione.
I contratti stipulati devono contenere le disposizioni adeguate, in
particolare quelle relative al trattamento degli interessi e altri proventi,quelle relative alla tenuta dei conti e quelle che permettono il recuperodegli importi indebitamente versati.
Nei contratti che l'istituzione stipula con i subappaltatori sono
determinate le regole per la gestione dei fondi messi a disposizione
dei subappaltatori, in particolare in previsione dei pagamenti aibeneficiari di programmi o azioni comunitari, nonché le normedeontologiche riguardanti, tra l'altro, l'incompatibilità, la comunanzad'interessi e la riservatezza.
TITOLO III
GESTIONEMEDIANTESISTEMIINFORMATICIINTEGRATI
(articolo 23 del regolamento finanziario)
Articolo 10
1.►M6Sistemi informatici integrati ◄, ai sensi dell'articolo 23 del
regolamento finanziario, sono programmi informatici di gestione e di
contabilità gestiti per intervento dell'ordinatore, del controllore finan-
ziario e del contabile e instaurati di comune accordo fra tali servizi.
2. L'utilizzazione dei sistemi è soggetta alle seguenti regole:
a) il sistema deve garantire il controllo della disponibilità degli
stanziamenti per l'operazione proposta e rifiutare ogni operazioneper la quale non sono disponibili gli stanziamenti;
b) il sistema deve garantire che ciascuna operazione sia trattata
esclusivamente dai funzionari delegati nei servizi dell'ordinatore,del controllore finanziario e del contabile, conformemente alledisposizioni adottate da ciascuna istituzione in applicazione dell'arti-colo 9;
c) il sistema deve garantire la separazione effettiva delle funzioni di
ordinatore, di controllore finanziario e di contabile;
d) l'istituzione veglia a che le proprie procedure interne ed esterne
garantiscano la sicurezza dei dati e della gestione del sistema;
e) l'istituzione veglia a che sia garantita la sicurezza fisica del sistema;
f) salvo i disposti degli articoli 84, 87 e 89 del regolamento finanziario,
quando l'ordinatore, il controllore finanziario e il contabile siano
concordi nel ritenere che il sistema offra garanzie sufficienti alle sueesigenze di sicurezza, ciascuna istituzione può decidere di sostituirecon il supporto informatico i formulari precedentemente utilizzatisotto forma di documenti cartacei, vale a dire le proposte di impegno,1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 6
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►M6gli ordini di pagamento, le previsioni di credito e gli ordini di
recupero. Ciò vale anche per la sostituzione dei documentigiustificativi originali con i sistemi di gestione elettronica dei
documenti ◄.
3. Quando la gestione si avvale di sistemi informatici conformi ai
paragrafi 1 e 2, i controlli effettuati dal contabile per convalidare le
operazioni di pagamento possono essere completati da verifiche regolari
di tali sistemi che possono, se necessario, essere effettuate in loco.
TITOLO IV
NORMERELATIVEALCONTABILE,AICONTABILISUBALTERNIE
AGLIAMMINISTRATORIDEGLIANTICIPI
(articoli 25 e 75 del regolamento finanziario)
Sezione I
Disposizionigenerali
Articolo 11
Ciascuna istituzione nomina con decisione motivata un contabile
incaricato dei seguenti compiti:
— da un lato, riscossione dei crediti, incasso delle entrate e pagamento
delle spese, gestione della tesoreria, e
— dall'altro, tenuta della contabilità nonché preparazione degli stati
finanziari, conformemente agli articoli da 69 a 72 e da 78 a 81 del
regolamento finanziario.
Articolo 12
L'istituzione può nominare, su parere motivato del contabile, uno o più
contabili subalterni. Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchicadel contabile, il quale definisce le responsabilità da essi assunte.
Articolo 13
Il contabile è nominato da ciascuna istituzione tra i funzionari di
categoria A o B, cittadini degli Stati membri.
I contabili subalterni sono nominati da ciascuna istituzione tra i
funzionari delle categorie A, B e, eccezionalmente, C, cittadini degliStati membri.
Gli amministratori degli anticipi, designati a norma dell'articolo 83, sono
scelti tra i funzionari delle categorie A, B o C oppure, in caso di
necessità, tra gli «altri agenti» di livello corrispondente a dette categorie.
Articolo 14
Il contabile e i contabili subalterni sono scelti obbligatoriamente
dall'istituzione, in base alle loro competenze specifiche sancite da titolio da esperienza professionale equivalente.
Gli amministratori degli anticipi sono designati sulla base delle loro
competenze particolari, in relazione all'importanza della cassa chedovranno gestire, sancite sia da titoli o da un'esperienza equivalente, siada una formazione preliminare adeguata.
Articolo 15
Le funzioni espletate dal contabile e dai contabili subalterni sono
incompatibili con quelle di ordinatore, amministratore di anticipi econtrollore finanziario.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 7
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Le funzioni espletate dagli amministratori di anticipi sono incompatibili
con quelle di controllore finanziario.
Articolo 16
Il contabile esercita le proprie funzioni specifiche conformemente alle
disposizioni del regolamento finanziario.
Il contabile garantisce in particolare l'obiettività nella contabilità e nella
presentazione degli stati finanziari di cui agli articoli da 69 a 72 e da 78a 81 del regolamento finanziario.
L'istituzione mette a disposizione del contabile il personale e le
attrezzature necessarie alla buona esecuzione delle sue funzioni.
Prima di procedere all'esecuzione delle spese, il contabile provvede a
che vengano rispettate le forme prescritte dal regolamento finanziario edal presente regolamento, si assicura della validità della quietanzaliberatoria e dell'assenza di errori materiali.
Egli sospende l'esecuzione dei pagamenti, indicandone i motivi,
ogniqualvolta dai controlli effettuati emerga l'inosservanza di una delledisposizioni di cui al comma da 1 a 4.
Di un pagamento eseguito in violazione delle disposizioni dell'articolo
51, terzo comma del regolamento finanziario sono responsabili a titolodisciplinare, ed eventualmente patrimoniale, i contabili, i contabili
subalterni e gli amministratori degli anticipi, in conformità del disposto
dell'articolo 22 e degli articoli da 86 a 89 dello statuto dei funzionaridelle Comunità europee e del regime applicabile agli altri agenti delleComunità europee (in prosieguo: lo statuto).
Articolo 17
Il contabile è obbligatoriamente consultato, all'atto dell' elaborazione del
progetto preliminare di bilancio, su ogni eventuale problema di
presentazione di bilancio che possa avere un'incidenza sulle condizionidi esecuzione contabile del bilancio stesso.
Sezione II
Eserciziodellafunzioneditenutadellacontabilitàedipreparazione
deglistatifinanziari
Articolo 18
1. In applicazione del disposto dell'articolo 25, quarto comma del
regolamento finanziario, il contabile prepara gli stati periodici, il contodi gestione e il bilancio finanziario dell'istituzione da cui dipende. A talefine, egli effettua la contabilizzazione di tutte le operazioni dell'esercizioe procede alle operazioni di chiusura.
2. In virtù degli articoli 79 e 81 del regolamento finanziario, gli stati
finanziari sono sottoposti al controllore finanziario e poi sono
definitivamente adottati dall'istituzione.
3. In caso di cessazione dalle funzioni del contabile, viene adottata
una situazione contabile interinale alla data corrispondente alla fine del
mese nel corso del quale è intervenuta la cessazione.
Detta situazione reca la firma, per accettazione, del contabile che cessa
dalle proprie funzioni e del nuovo contabile.
Articolo 20
Il contabile della Commissione centralizza tutti i dati che gli sono
necessari e prepara i conti di gestione e il bilancio finanziarioconsolidato delle Comunità europee, in modo che la Commissionepossa adottarli e trasmetterli al Parlamento europeo, al Consiglio e allaCorte dei conti entro il 1
omaggio.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 8
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Articolo 21
La Commissione, previa consultazione dei contabili delle altre
istituzioni da parte del proprio contabile,
— decide i metodi contabili comuni a tutte le istituzioni,
— decide e aggiorna la struttura del piano contabile delle istituzioni,
— armonizza la presentazione dei bilanci finanziari.
Essa giustifica ed illustra nelle note allegate al bilancio finanziario ogni
cambiamento di metodo contabile.
Sezione III
Esercizio dellafunzionedigestionedellatesoreria
Articolo 22
In applicazione dell'articolo 25, primo comma del regolamento
finanziario, il contabile, preposto alla riscossione delle entrate e alpagamento delle spese, è incaricato della gestione della tesoreriarelativa.
L'istituzione apre o fa aprire i conti necessari presso gli organismi
finanziari, dopo averne trattato le condizioni di esercizio, secondoprincipi di buona gestione finanziaria. Le condizioni di esercizio deiconti vengono riesaminate periodicamente e, ove necessario, rinego-
ziate; esse sono sottoposte alla sorveglianza del controllore finanziario.
Il contabile della Commissione è incaricato, previa consultazione dei
contabili delle altre istituzioni, di armonizzare le condizioni di esercizio
dei conti aperti dalle diverse istituzioni.
Articolo 23
Il contabile è incaricato di gestire le liquidità dell'istituzione da cui
dipende, di ordinare i trasferimenti fra conti aperti presso gli organismifinanziari e di eseguire le operazioni di conversione di divise, facendo inmodo che nessun saldo di questi conti sia passivo.
I trasferimenti fra i conti aperti presso gli organismi finanziari devono
essere eseguiti entro i limiti dei fondi disponibili.
Articolo 24
Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili presso i
Tesori nazionali e le Banche centrali degli Stati membri fra questi
ultimi, conformemente all'articolo 12 del ►
M6regolamento (CE,
Euratom) n. 1150/2000 ◄.
Articolo 25
Il contabile provvede regolarmente alla concordanza fra i conti aperti
presso gli organismi finanziari e la contabilità, e controlla la correttaesecuzione delle condizioni di esercizio negoziate.
Articolo 26
Il contabile approvvigiona le casse d'anticipi e ne assicura il controllo
finanziario.
Sezione IV
Assicurazione
Articolo 28
Il contabile, i contabili subalterni e gli amministratori degli anticipi si
assicurano, tramite l'istituzione, contro i rischi finanziari inerenti allaloro funzione.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 9
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Articolo 29
I premi di assicurazione vengono pagati direttamente all'assicuratore
dall'istituzione.
Articolo 30
Fatti salvi:
— gli articoli da 86 a 89 dello statuto;
— l'articolo 75 del regolamento finanziario;— i propri diritti a recupero nei confronti dei terzi,
l'istituzione, in applicazione dell' ►
M6articolo 288 ◄, secondo
comma del trattato CEE, prende a proprio carico i rischi e gli ammanchinon coperti dall'assicurazione qualora le somme figuranti a credito di unconto di garanzia aperto a nome del funzionario che è responsabile nonsiano sufficienti per coprire l'ammanco.
Sezione V
Idennitàspeciale econtodigaranzia
Articolo 31
L'importo dell'indennità speciale di cui all'articolo 75, paragrafo 4, del
regolamento finanziario ammonta a:
a) 139 EUR per il contabile;
b) 94 EUR per i contabili subalterni;
c) 47 EUR per gli amministratori degli anticipi la cui cassa è d'importo
pari o superiore a 3 800 EUR per periodi pari o superiori a trentagiorni consecutivi.
L'indennità è espressa in euro e il suo importo è accreditato in euro sul
conto di garanzia di cui all'articolo 32.
Articolo 32
Nella contabilità generale dell'istituzione è aperto un conto di garanzia a
nome di ciascun agente interessato. Su richiesta dell'istituzioneinteressata, questo conto può essere centralizzato presso la contabilitàgenerale della Commissione. ►
M6Su tale conto vengono periodica-
mente accreditati l'indennità mensile di cui all'articolo 31 e un interesseannuo pari alla media annuale dei corsi mensili applicati dalla Banca
centrale europea alle sue operazioni principali di rifinanziamento in
euro.◄
Su di esso viene addebitato l'importo dell'ammanco di cui l'interessato
sia dichiarato responsabile dall'istituzione che l'ha nominato, quandodetto ammanco non sia stato coperto dall'assicurazione.
Articolo 33
1. Il saldo attivo del conto di garanzia viene versato all'interessato o
ai suoi aventi diritto, dopo la cessazione dalle funzioni di contabile o di
contabile subalterno, previa decisione delle autorità di cui all'articolo 22
del regolamento finanziario od ottenimento dello scarico di cuiall'articolo 77 del regolamento finanziario, previo parere favorevoledel contabile, salvo per quanto lo riguarda, e del controllore finanziario.
2. Per quanto riguarda gli amministratori di anticipi, il saldo attivo
del conto di garanzia viene versato all'interessato o ai suoi aventi diritto,
dopo la cessazione dalle funzioni di amministratore degli anticipi, previo
accordo e verifica del contabile e dell'ordinatore interessato e previoparere favorevole del controllore finanziario.
3. I versamenti di cui ai paragrafi 1 e 2 sono effettuati esclusivamente
su ordine scritto del capo della direzione generale o unità amministrativaa cui è assegnato il contabile.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 10
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TITOLO V
NORME APPLICABILI AL CONTROLLORE FINANZIARIO, AI
CONTROLLORI FINANZIARI SUBALTERNI E AL REVISORE
INTERNO
(Articoli 24 e 24 bis del regolamento finanziario)
Articolo 34
Ogni istituzione nomina con decisione motivata un controllore
finanziario, funzionario incaricato del controllo dell'impegno e dell'or-
dinazione di tutte le spese, nonché del controllo di tutte le entrate
imputabili al bilancio delle Comunità, ordinate dall'istituzione.
Articolo 35
L'istituzione può nominare uno o più controllori finanziari subalterni.
Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchica del controllorefinanziario che determina le deleghe loro concesse. Essi sonoresponsabili, nell'ambito delle deleghe ricevute, dei visti da essirilasciati.
Articolo 36
Il controllore finanziario e i controllori finanziari subalterni sono scelti
obbligatoriamente dall'istituzione, in base alla loro competenza partico-lare, tra i cittadini degli Stati membri.
Articolo 37
L'istituzione pone a disposizione del controllore finanziario il personale
e l'attrezzatura necessari per la buona esecuzione della sua funzione dicontrollo.
Articolo 38
Tutte le decisioni relative alle deleghe e alle sottodeleghe concesse dal
controllore finanziario o dai controllori finanziari subalterni sonosoggette alle disposizioni degli articoli 6, 7 e 8.
Articolo 39
Nell'esercizio delle sue funzioni di controllo, il controllore finanziario
gode di completa indipendenza ed è responsabile soltanto davantiall'istituzione. Non può ricevere alcuna istruzione né vedersi opporrealcun limite riguardo all'esercizio delle funzioni attribuitegli con la sua
nomina in virtù delle disposizioni del regolamento finanziario.
Le disposizioni del primo comma si applicano anche ai controllori
finanziari subalterni, entro i limiti della delega ricevuta dal lorosuperiore gerarchico, il controllore finanziario.
Articolo 40
Il controllore finanziario può trasmettere relazioni all'istituzione, in
qualsiasi momento e su qualsiasi argomento avente implicazionifinanziarie, specie in materia di applicazione delle disposizioni
dell'articolo 2 del regolamento finanziario.
L'istituzione trasmette tali relazioni, su richiesta, al Parlamento europeo
e alla Corte dei conti, se non le giudica riservate.
Articolo 41
Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno
accesso a tutti i documenti giustificativi e a qualsiasi altro documentorelativo alle spese e alle entrate da controllare. Essi possono eseguirecontrolli in loco.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 11
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Articolo 42
La responsabilità disciplinare ed eventualmente patrimoniale, a norma
dell'articolo 74 del regolamento finanziario, del controllore finanziario e
dei controllori finanziari subalterni può essere fatta valere soltantodall'istituzione stessa, alle condizioni indicate nei commi da 2 a 5.
L'istituzione prende una decisione motivata di apertura d'inchiesta. La
decisione viene notificata all'interessato e, nel caso di un controllore
finanziario subalterno, al controllore finanziario. L'istituzione puòincaricare dell'inchiesta, sotto la propria responsabilità diretta, uno opiù funzionari, di grado pari o superiore a quello dell'agente interessato,che non esercitano le funzioni di controllore finanziario, di ordinatore odi contabile. Durante l'inchiesta l'interessato e, se si tratta di un
controllore finanziario subalterno, il controllore finanziario devono
essere ascoltati.
Il rapporto dell'inchiesta viene comunicato all'interessato e, se si tratta di
un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. Inseguito l'interessato è ascoltato dall'istituzione in merito al rapporto.
Sulla base del rapporto e dell'audizione dell'interessato, l'istituzione
prende nei suoi confronti una decisione motivata di scarico oppure unadecisione motivata in conformità degli articoli 22 e da 86 a 89 dellostatuto. Le decisioni che infliggono sanzioni disciplinari e/o pecuniarievengono notificate all'interessato e comunicate, per conoscenza, alle
altre istituzioni, alla Corte dei conti e, se si tratta di un controllore
finanziario subalterno, al controllore finanziario.
Contro tali decisioni l'interessato può proporre ricorso dinanzi alla Corte
di giustizia, secondo il disposto dello statuto.
Articolo 43
Senza pregiudizio dei mezzi di ricorso stabiliti dallo statuto, il
controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno dirittodi ricorso dinanzi alla Corte di giustizia per qualsiasi atto relativoall'esercizio della loro funzione di controllo. Il ricorso deve essere
proposto entro tre mesi dal giorno della notificazione dell'atto di cui
trattasi.
Le disposizioni del primo comma si applicano al ricorso proposto
dall'istituzione contro il suo controllore finanziario o i suoi controllorifinanziari subalterni.
Il ricorso viene istruito e deciso secondo il disposto dell'articolo 91,
paragrafo 5 dello statuto.
Articolo 43 bis
La funzione di audit interno è esercitata conformemente alle norme
internazionali pertinenti. L'attività di audit interno verte sull'efficacia esull'efficienza dei sistemi di gestione e di controllo. Le relazioni di auditsono comunicate ai servizi controllati e alle istanze designate da
ciascuna istituzione per assicurarsi del seguito delle raccomandazioni da
parte dei suoi servizi.
Articolo 43 ter
Il revisore interno è scelto, in ragione della sua competenza specifica, fra
i cittadini degli Stati membri.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 12
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TITOLO VI
RISCOSSIONEDEICREDITI
(articoli 28 e 29 del regolamento finanziario)
Articolo 44
►M6In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 1,
del regolamento finanziario, per ogni misura o situazione che possa far
sorgere o modificare un credito delle Comunità, l'ordinatore competenteredige una previsione di credito. ◄La previsione è redatta anche
quando l'atto o la decisione costitutivi di un credito futuro nonpermettono ancora di determinare l'importo o la scadenza di tale
credito: essa indica allora, per quanto possibile, l'importo stimato e la
prevedibile scadenza.
La previsione è trasmessa al controllore finanziario per il visto, e al
contabile ai fini della registrazione per memoria.
Articolo 45
1. In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 2 del
regolamento finanziario, ogni credito accertato forma oggetto senza
indugio, di un ordine di riscossione da parte dell'ordinatore competente.
L'ordine è sottoposto per il visto al controllore finanziario ed è trasmesso
al contabile ai fini della registrazione. Esso contiene in particolare la
data di scadenza.
2. Il contabile procede alla riscossione ►
M6 ◄.
3. La riscossione effettiva dà luogo alla compilazione, da parte del
contabile, di un titolo di entrata che viene registrato nella contabilità.L'ordinatore e il controllore finanziario vengono informati dellariscossione a cura del contabile.
4. Quando un credito non sia riscosso allo scadere del termine di
pagamento, il contabile cura l'avvio del procedimento di riscossione, senecessario per vie legali.
5. Un credito la cui riscossione è prevista in rate distribuite sull'arco
di un solo esercizio ovvero su quello di più esercizi, è registratointegralmente nella contabilità, non appena è accertato, mediante un
ordine di riscossione.
Articolo 46
Gli accertamenti ►
M6previsionali ◄, a norma dell'articolo 28 del
regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle entrate correnti.
Le singole riscossioni, contemplate dai suddetti accertamenti
►M6previsionali ◄non devono quindi essere sottoposte ciascuna
al visto del controllore finanziario.
Prima della chiusura dell'esercizio, l'ordinatore è tenuto a sottoporre al
visto del controllore finanziario le modificazioni degli accertamenti
►M6previsionali ◄affinché questi corrispondano ai crediti real-
mente accertati.
Articolo 47
Conformemente alle disposizioni dell'articolo 45, paragrafo 3, qualsiasi
incasso deve essere notificato quanto prima all'ordinatore e alcontrollore finanziario. Qualora l'incasso non risulti da un ordine diriscossione compilato conformemente all'articolo 45, l'importo corri-
spondente è immediatamente registrato a credito su un conto provvisorio
della contabilità generale e l'ordinatore competente è invitato ad avviareil procedimento di accertamento di credito e ad emettere l'ordine diriscossione mancante, ai fini dell'imputazione in bilancio. Quando suquesto conto provvisorio risulti accreditata una somma indebitamenteriscossa, questa viene rimborsata al più presto.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 13
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Articolo 48
Le previsioni e gli ordini di riscossione vengono contabilizzati
separatamente, seguendo una numerazione cronologica, che consenta,per tutti i crediti dell'istituzione, di accertare in particolare quanto segue:
— le misure adottate atte a far sorgere un credito;
— gli importi dei crediti da riscuotere;
— la data di scadenza di tali crediti;
— i crediti riscossi;— i crediti ancora da riscuotere, corredati di un'indicazione degli atti
finalizzati alla loro riscossione.
Articolo 49
La contabilità è organizzata in modo da garantire che il controllore
finanziario possa verificare, in qualsiasi momento, l'esattezza dellaregistrazione delle previsioni di credito e degli ordini di riscossionenonché assolvere l'obbligo previsto dall'articolo 29, paragrafo 3 delregolamento finanziario.
Articolo 50
In virtù dell'articolo 29, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni
proposta dell'ordinatore di rinunciare a riscuotere un credito accertato
deve indicare in particolare il debitore, la natura, la valutazione,l'imputazione in bilancio dell'entrata, gli atti finalizzati alla riscossione,nonché la motivazione della rinuncia proposta.
Se l'autorità superiore dell'istituzione ha deciso di non tenere conto del
rifiuto di visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessaall'ordinatore, il quale rinvia la proposta di rinuncia, accompagnata datale decisione, al controllore finanziario. La proposta di rinuncia,accompagnata dalla decisione di non tenere conto del rifiuto di visto,
viene registrata secondo il disposto dell'articolo 28, paragrafo 2, primo
comma del regolamento finanziario.
TITOLO VII
IMPEGNODELLESPESE
(articolo 36 del regolamento finanziario)
Articolo 51
Prima di prendere un provvedimento implicante una spesa, l'ordinatore
competente presenta al controllore finanziario una proposta di impegno.In via preliminare, l'ordinatore accerta che tale provvedimento sia
conforme ai principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, a
quelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia, contemplatiall'articolo 2 del regolamento finanziario. In linea di massima, laproposta è redatta in base ad un formulario, preparato di comuneaccordo dall'ordinatore, dal contabile e dal controllore finanziario. Laproposta d'impegno deve contenere le indicazioni di cui all'articolo 37
del regolamento finanziario.
Articolo 52
Valgono impegno delle spese le decisioni di principio dell'istituzione
che comportano un obbligo di spese nei confronti di terzi.
Articolo 53
Nel caso in cui una spesa debba essere oggetto di una decisione di
principio dell'istituzione, il progetto della decisione stessa può essereadottato dall'istituzione soltanto dopo che il controllore finanziario hadato il proprio accordo. L'accordo è dato dal controllore finanziariosoltanto se il progetto risponde alle esigenze di buona gestionefinanziaria. L'ordinatore sottopone al controllore finanziario, insieme1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 14
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al progetto di decisione di principio, una proposta d'impegno relativa a
detta decisione.
Non appena l'istituzione ha approvato il progetto di decisione, la
corrispondente proposta d'impegno globale, accompagnata dal relativo
progetto di impegno giuridico, è presentata al controllore finanziario peril visto.
Quando l'istituzione non approva il progetto di decisione o riduce
l'importo delle spese proposto, la proposta d'impegno è modificata oannullata e, se necessario, sostituita da una proposta d'impegno
adeguata, anch'essa subordinata al visto preliminare del controllore
finanziario.
L'ordinatore procede alla conclusione dei singoli impegni giuridici entro
i termini prescritti dall'articolo 36, paragrafo 2, del regolamentofinanziario. Ogni singolo impegno giuridico è sottoposto, prima dellasua firma, al controllore finanziario per il visto, conformemente alledisposizioni dell'articolo 37, secondo comma, del regolamento finan-
ziario. Esso è oggetto, prima della sua firma, di una registrazione nella
contabilità da parte dell'ordinatore, e imputato all'impegno di bilancioglobale.
Alla data limite di esecuzione dell'impegno globale, l'ordinatore
procede, senza indugi e al più tardi entro tre mesi, al disimpegno delladifferenza tra l'importo dell'impegno di cui al secondo comma e la
somma degli importi registrati nella contabilità centrale, conformemente
al quarto comma.
Articolo 54
Gli impegni provvisori, ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 1 del
regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle spese correnti. Isingoli impegni coperti da tali impegni provvisori non devono esserepresentati di volta in volta al visto del controllore finanziario.
Nel caso di impegni provvisori, l'ordinatore è tenuto ad accertare sotto la
sua responsabilità che gli impegni individuali non superino l'impegnoprovvisorio di copertura.
Gli impegni provvisori possono dare origine a riporti di diritto degli
stanziamenti alle condizioni di cui all'articolo 7 del regolamentofinanziario soltanto se, al termine dell'esercizio, corrispondono adobblighi finanziari effettivamente contratti prima dei termini stabiliti dal
regolamento finanziario.
Sono considerate spese correnti le spese amministrative di carattere
ripetitivo nel corso dello stesso esercizio di bilancio, come ad esempio:
— spese per il personale (stipendi e indennità varie, spese per
l'assunzione);
— spese per missioni;
— spese di rappresentanza;— spese per riunioni;— interpreti ►
M6o traduttori ◄indipendenti;
— scambi di funzionari;— canoni di locazione;
— assicurazioni varie;
— pulizie e manutenzione;— noleggi;— telecomunicazioni;— acqua, gas, elettricità;
— pubblicazioni periodiche (bollettini mensili, ecc.);
— abbonamenti.
Articolo 55
Se per taluni provvedimenti implicanti una spesa, questa non può essere
ancora quantificata con esattezza al momento in cui la relativa proposta1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 15
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d'impegno viene presentata al controllore finanziario e comunicata al
contabile, l'ordinatore procede ad una valutazione della spesa presunta,precisando nella proposta di impegno gli elementi alla base di tale
valutazione.
Articolo 56
Tutte le proposte d'impegno sono presentate al controllore finanziario
con un anticipo sufficiente perché egli possa prendere posizione eformulare eventualmente le osservazioni che ritiene necessarie, in modoche se ne possa tener conto.
Articolo 57
Salvo l'esecuzione delle disposizioni dell'articolo 23 del regolamento
finanziario, le proposte d'impegno di spesa sono corredate di tutti idocumenti giustificativi ed eventualmente di tutti gli altri documenti edati necessari per consentire al controllore finanziario di procedere agliaccertamenti di cui all'articolo 38, paragrafo 1 del regolamento
finanziario.
TITOLO VIII
REGISTRAZIONE DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA
MUNITEDELVISTODELCONTROLLOREFINANZIARIO
(articolo 37 del regolamento finanziario)
Articolo 58
Alla registrazione delle proposte d'impegno provvede la contabilità
dell'istituzione. Essa deve consentire di accertare in qualsiasi momento,per l'esercizio in oggetto e per voce di bilancio, quanto segue:
1) gli stanziamenti disponibili;
2) gli importi degli impegni contratti;3) i relativi pagamenti eseguiti;4) il saldo degli impegni ancora da pagare.
La registrazione deve parimenti consentire di accertare in qualsiasi
momento quanto segue:
1) l'importo dell'impegno iniziale, eventualmente maggiorato degli
impegni complementari;
2) i relativi pagamenti eseguiti a titolo di esercizi precedenti;3) l'importo dell'impegno ancora da pagare all'inizio dell'esercizio;4) i pagamenti dell'esercizio;5) il saldo ancora da pagare.
Deve parimenti essere registrato l'importo degli impegni accantonati
globali in forza dell'articolo 99 del regolamento finanziario.
Articolo 59
L'organizzazione della contabilità deve essere tale da garantire al
controllore finanziario la possibilità di verificare l'esattezza dellaregistrazione degli impegni e dei pagamenti.
TITOLO IX
VISTODELLEPROPOSTEDIIMPEGNODISPESA
(articolo 38 del regolamento finanziario)
Articolo 60
Salvo il disposto degli articoli 10 e 61, il visto è rilasciato mediante
apposizione sulla proposta di impegno della firma del controllorefinanziario — o di un controllore finanziario subalterno ovvero di un1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 16
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agente in possesso della delega o della sottodelega prevista dall'articolo
38 —, di un timbro e dell'indicazione della data.
Articolo 61
In caso d'urgenza il visto può essere rilasciato mediante nota, telescritto
o qualsiasi altro mezzo da cui risulti in modo univoco che la propostad'impegno è stata vistata.
Articolo 62
Quando in forza dell'articolo 39 del regolamento finanziario, l'autorità
superiore dell'istituzione abbia deciso di non tener conto del rifiuto divisto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all'ordi-natore, che invia al controllore finanziario la proposta di impegno
unitamente alla decisione. Detta proposta d'impegno, accompagnata
dalla decisione di cui sopra, viene registrata in conformità dell'articolo37 del regolamento finanziario.
Articolo 63
Gli articoli 60, 61 e 62 si applicano altresì alle proposte relative agli
impegni accantonati globali di cui all'articolo 99 del regolamento
finanziario.
Articolo 64
Il controllore finanziario, se ritiene insufficienti o incompleti i
documenti giustificativi di cui agli articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e
45 del regolamento finanziario, e agli articoli da 65 a 73 del presenteregolamento, rinvia l'apposizione del visto e rimanda la propostaall'ordinatore, precisandogli la natura delle giustificazioni richieste.
TITOLO X
DOCUMENTIGIUSTIFICATIVI
(articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e 45 del regolamento finanziario)
Sezione I
Riscossionedeicrediti
Articolo 65
Sono considerati documenti giustificativi, degli ordini di riscossione, la
decisione o l'atto costitutivo del credito, accompagnati da qualsiasi
documento idoneo a verificare la natura del credito, il calcolodell'importo, la scadenza, l'identità del debitore, come i seguenti:
a) in relazione alle risorse proprie (
1):
— per i dazi doganali, i prelievi agricoli e i contributi per lo
zucchero: gli estratti della contabilità degli Stati membri,conformemente ai regolamenti di applicazione (
2);
— per le risorse IVA e PNL: il bilancio dell'esercizio (esercizio n)
che ne determina l'importo, nonché, per i rispettivi saldi (esercizion+1 e seguenti), i vari estratti, documenti riepilogativi ed estratti
conto previsti dai regolamenti di applicazione (
2);
b) in relazione alle altre entrate varie:
— l'atto di base, la decisione, il contratto o accordo costitutivo del
credito, nonché i documenti contenenti tutti gli elementi dicalcolo.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 17
(1) Decisione 88/376/CEE, Euratom del Consiglio (GU n. L 185 del 15. 7. 1988,
pag. 24).
(2) — Regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89.
— Regolamento (CEE, Euratom) n. 1553/89 del Consiglio (GU n. L 155 del
7. 6. 1989, pag. 9).
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Sezione II
Impegnodellespese
Articolo 66
Per le proposte d'impegno delle spese, vengono considerati documenti
giustificativi i progetti di atti che impegnano l'istituzione, come iseguenti:
a) Per le proposte d'impegno delle spese, vengono considerati
documenti giustificativi i progetti di atti che impegnano l'istituzione,come i seguenti:
Nei settori di esecuzione contrattuale delle spese, il progetto di
convenzione, il progetto di contratto, l'ordinativo o altri documenti
equivalenti, eventualmente corredati, per i contratti, delle offerte
ricevute, della giustificazione della trattativa privata e, all'occorrenza,del parere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti(in prosieguo: CCAC).
b) Nei settori di autonoma attribuzione di aiuti,
— per la concessione di un sostegno finanziario a titolo dei vari
fondi o di azioni analoghe, i documenti eventualmente previsti neipertinenti regolamenti di base, nonché le decisioni di conces-sione;
— per le sovvenzioni in generale,
— la domanda del beneficiario, eventualmente corredata di una
relazione di esecuzione sulle sovvenzioni anteriormente
concesse,
— la giustificazione dell'importo concesso,
— il progetto della lettera-convenzione, o altri documenti
analoghi,
— il bilancio di previsione per l'azione a titolo della quale è
chiesta la sovvenzione, o qualsiasi altro documento equiva-lente.
Sezione III
Liquidazioneepagamentodelle spese
Articolo 67
Per le forniture in generale, viene considerato documento giustificativo
la fattura emessa dal fornitore, corredata eventualmente di un esemplaredell'atto da cui risulta l'obbligazione della Comunità (esempio:ordinativo o contratto).
In ogni caso, il documento emesso dal fornitore deve indicare:
— la natura e la quantità delle forniture o, eventualmente, la descrizione
dei servizi resi ad esse relativi,
— il prezzo unitario ed il prezzo totale,
— l'indicazione dell'esenzione da imposte e tasse e, se del caso,
l'importo delle tasse, imposte e dazi doganali afferenti alla fornituraed inclusi nel prezzo.
Questo documento, o un altro documento allegato, deve inoltre
contenere le indicazioni, apposte dall'ordinatore o dall'agente da questi
delegato, attestanti:
— la ricezione della fornitura, secondo le forme prescritte nonché la
data e il luogo di tale ricezione,
— l'inserzione nell'inventario, ogniqualvolta è richiesta l'iscrizione della
fornitura nell'inventario,
— la verifica di tutti gli elementi della fattura,
— il parere della CCAC quando tale parere è richiesto.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 18
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Articolo 68
Per le prestazioni di servizi, si considera in particolare come documento
giustificativo la fattura (o memoria) emessa dal prestatore, eventual-mente corredata del contratto.
Detta fattura (o memoria) deve:
— indicare la natura della prestazione, eventualmente il prezzo unitario,
il prezzo totale, l'esenzione da tasse ed imposte o, per quantopossibile, l'importo delle tasse e imposte afferenti alla prestazione ed
incluse nel prezzo;
— contenere l'indicazione «pagabile», firmata dall'ordinatore o dall'a-
gente da questi delegato, che attesta la buona esecuzione del servizioe l'avvenuta verifica di tutti gli elementi della fattura (o memoria).
Articolo 69
1. Per i contratti di studio e di ricerca, si considerano documenti
giustificativi:
a) un esemplare del contratto e delle eventuali clausole aggiuntive, che
va allegato al primo mandato di pagamento;
b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine
finanziario figuranti nei contratti, giustifichi i relativi pagamenti(richiesta del contraente, fatture, nomi dei comitati di gestione incaso di contratti d'associazione, e qualsiasi altro documento chegiustifichi le spese). L'ultimo pagamento deve essere corredato di un
documento col quale l'ordinatore attesta l'avvenuta esecuzione del
servizio.
2. Per le decisioni di concessione di sostegno finanziario a titolo dei
vari fondi o nell'ambito di azioni analoghe, si considerano documenti
giustificativi:
a) un esemplare della decisione, che va allegato al primo mandato di
pagamento;
b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine
finanziario figuranti nei regolamenti di base e nelle decisioni diconcessione del sostegno finanziario, giustifichi i relativi pagamenti(richiesta di pagamento, attestato d'inizio dei lavori, rapporti sullo
stato di avanzamento, ecc.). L'ultimo pagamento deve essere
corredato di un documento che attesti l'ultimazione del programmao del progetto e contenga la distinta delle spese realmente effettuateper detto programma o progetto.
3. Per le sovvenzioni di cui all'articolo 66, lettera b), secondo trattino,
si considerano documenti giustificativi:
a) un esemplare della decisione di concessione della convenzione;
b) la conferma da parte del beneficiario dell'accettazione dei controlli
comunitari di cui all'articolo 87 del regolamento finanziario, nonché,quando sia giustificato dall'entità della sovvenzione, la consegna diuna relazione sull'esecuzione del progetto e l'impiego dei fondiricevuti.
Articolo 70
Per le spese concernenti il personale, si considerano documenti
giustificativi,
a) per il trattamento mensile:
— l'elenco completo del personale, che precisi tutti gli elementi della
retribuzione. L'elenco viene accluso all'ordine di pagamento;
— un formulario (scheda personale) che indichi, se del caso,
qualsiasi modifica di un elemento della retribuzione. Esso viene
redatto in base a decisioni prese nei singoli casi;
— qualora si tratti di assunzioni o di nomine, la liquidazione del
primo trattamento va corredata di una copia certificata conformedella decisione di assunzione o di nomina;1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 19
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b) per le altre forme di retribuzione (personale retribuito ad ore o a
giorno):
un prospetto redatto dall'ordinatore che indichi i giorni e le ore di
presenza;
c) per le ore di lavoro straordinario:
un prospetto, firmato dal funzionario delegato, che certifichi le
prestazioni supplementari effettuate dall'agente;
d) per le spese di missione:
— l'ordine di missione debitamente firmato dall'autorità competente;
— la «nota delle spese di missione», che indichi in particolare il
luogo della missione, la data e l'ora delle partenze e degli arrivinel luogo di missione, le spese di trasporto, le spese di soggiorno,le altre spese debitamente autorizzate su presentazione deidocumenti giustificativi; tale nota spese viene firmata dalla
persona inviata in missione e dall'autorità gerarchica delegata;
e) per le altre spese concernenti il personale:
i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione su cui
si basa la spesa e che precisano tutti gli elementi del calcolo.
Articolo 71
Per qualsiasi impegno la cui esecuzione comporti pagamenti frazionati,
al primo ordine di pagamento va allegata una copia certificata conforme
del contratto o della decisione di concessione del sostegno finanziario.Sugli altri ordini di pagamento si fa riferimento a questo documento e aipagamenti precedenti.
Nel compilare l'ultimo ordine di pagamento, l'ordinatore è tenuto ad
attestare che l'azione in oggetto è terminata, affinché se ne traggano le
opportune conclusioni sul piano contabile, implicanti eventualmentel'annullamento di un impegno contratto ma non eseguito.
Quando, in virtù dell'articolo 1, paragrafo 7 del regolamento finanziario,
è stata fissata una data limite, la contabilità consente di individuare e di
estrarre gli impegni non eseguiti in modo definitivo un mese prima delladata in oggetto. Gli ordinatori sono allora tenuti a predisporre laproposta di annullamento dell'impegno non eseguito oppure, ovenecessitano i presupposti di cui all'articolo 1, paragrafo 7, a presentareuna proposta di modifica dell'impegno iniziale corredata delle
giustificazioni appropriate.
Articolo 72
Quando più pagamenti sono basati su di un solo documento
giustificativo, tutti gli ordini di pagamento devono contenere unriferimento al documento originale nonché il numero dell'ordine di
pagamento cui quest'ultimo è allegato.
Articolo 73
Al di fuori delle fattispecie di cui agli articoli da 65 a 72, quando un
documento giustificativo originale non può essere presentato, l'ordina-
tore vi può sostituire una copia certificata conforme, indicando i motivi
per cui non è stato possibile presentare l'originale e certificando che ilpagamento non ha avuto luogo.
TITOLO XI
CONCESSIONEDIANTICIPI
(articolo 46 del regolamento finanziario)
Articolo 74
Oltre agli anticipi previsti dallo statuto o da una disposizione
regolamentare, l'ordinatore può concedere degli anticipi destinati a farfronte a spese che un funzionario o agente debba eseguire per contodella sua istituzione. Tali spese, generalmente imputabili alle spese per il1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 20
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personale e alle spese di funzionamento, possono essere connesse con un
compito specifico ovvero essere probabili ma di natura o importoindeterminati.
Articolo 75
La concessione di anticipi e la designazione del funzionario o agente
destinatario sono oggetto, su proposta dell'ordinatore, e previo visto delcontrollore finanziario e parere favorevole del contabile, di una
decisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario,
nella quale si precisa l'importo dell'anticipo e il periodo di utilizzazione.
Ogni versamento di anticipi, nella misura in cui la natura della spesa sia
sufficientemente determinata, deve essere stato oggetto di una propostad'impegno.
Articolo 76
Il funzionario o agente designato è responsabile dei fondi messi a sua
disposizione e prende tutte le misure necessarie per garantirne laconservazione.
Entro dieci giorni dall'esecuzione dell'oggetto per il quale è stato
concesso l'anticipo, egli trasmette al contabile un resoconto dettagliatosull'impiego di tale anticipo e versa l'eventuale saldo.
Entro sei settimane dalla stessa data, l'ordinatore procede alla
liquidazione dell'anticipo per consentire la chiusura del conto provvi-
sorio aperto al momento della concessione.
TITOLO XII
CONTIBANCARIECONTICORRENTIPOSTALI
(articolo 53 del regolamento finanziario)
Articolo 77
Per eseguire le operazioni finanziarie, l'istituzione può aprire conti
bancari e/o conti correnti postali negli Stati membri ed eventualmente in
paesi terzi.
Articolo 78
L'istituzione può anche essere titolare di conti presso la banca di
emissione, o l'istituzione finanziaria autorizzata, di ogni Stato membro.
Articolo 79
L'istituzione provvede a che siano comunicati a tutti gli organismi
finanziari presso i quali ha aperto dei conti, i nomi e gli esemplari della
firma degli agenti da essa designati e delegati ad aprire conti e a
disporne, nonché l'eventuale limite dei prelievi autorizzati per ogniagente delegato.
Articolo 80
Per disporre dei conti si richiedono le firme congiunte di due agenti
debitamente delegati, uno dei quali deve essere necessariamente ilcontabile, un contabile subalterno o un amministratore degli anticipi.
In esecuzione dell'articolo 53 del regolamento finanziario, l'istituzione
designa gli agenti delegati a firmare gli assegni e i giroconti postali obancari.
Prima di apporre la propria firma, detti agenti verificano la concordanza
tra gli ordini di pagamento e gli assegni e i giroconti postali o bancari.
Articolo 81
Sono di norma eseguiti mediante assegno o giroconto postale o bancario
i pagamenti relativi a quanto segue.
— retribuzioni mensili dei funzionari e degli altri agenti;1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 21
▼B
— spese relative a forniture o prestazioni superiori a
►M6420 EUR ◄.
Articolo 81 bis
1. I pagamenti mediante bonifico bancario o postale possono essere
effettuati dal contabile solo se le coordinate bancarie del beneficiario delpagamento sono state preventivamente inserite in uno schedario gestitoin modo centralizzato da ogni istituzione.
L'iscrizione nello schedario delle coordinate bancarie o la modifica di
tali coordinate si effettua sulla base di un documento, su supportocartaceo o elettronico, rilasciato dalla banca del beneficiario o, nel casodi pagamenti destinati ai funzionari e agli altri agenti, dal beneficiario.
2. In relazione a un pagamento mediante bonifico bancario o postale,
gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confrontidi un terzo se quest'ultimo non fornisce la documentazione necessaria
per la sua iscrizione nello schedario.
Gli ordinatori vigilano a che le coordinate bancarie comunicate dal
beneficiario restino valide per tutto il periodo corrispondente all'im-pegno dell'istituzione nei suoi confronti. Se del caso, l'ordinatore dovrà
aggiornare tali coordinate in conformità del secondo comma del
paragrafo 1.
TITOLO XIII
CASSEDIANTICIPI
(articolo 54 del regolamento finanziario)
Articolo 82
Possono essere costituite casse di anticipi qualora il pagamento di talune
spese, a causa della natura e dell'urgenza particolare di queste, non possa
essere eseguito in base ad un ordine di pagamento firmato dall'ordinatoree vistato dal controllore finanziario. In deroga agli articoli 40 e 51 delregolamento finanziario, l'amministratore degli anticipi è autorizzato aprocedere alla liquidazione provvisoria e al pagamento delle spese, conriserva di successiva applicazione degli articoli 40, 41, 44, 45, 47 e 50
del regolamento finanziario.
La creazione delle casse di anticipi, la modifica o un rimaneggiamento
sostanziale delle condizioni di funzionamento delle stesse, sono oggettodi una decisione del contabile su proposta debitamente motivatadell'ordinatore, previo parere favorevole del controllore finanziario.
Articolo 83
La designazione di un amministratore degli anticipi è oggetto di una
decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordina-tore.
Tale decisione ribadisce le responsabilità dell'amministratore degli
anticipi.
Articolo 84
Le decisioni di cui agli articoli 82 e 83 vengono comunicate agli
ordinatori, al controllore finanziario, al contabile e alla Corte dei conti.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 22
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼B
Articolo 85
1. La decisione con cui viene costituita una cassa di anticipi stabilisce
in particolare:
a) l'oggetto e l'importo massimo dell'anticipo che può essere accordato;
b) l'eventuale apertura di un conto bancario e/o di un conto corrente
postale a nome dell'istituzione interessata;
c) la natura e l'importo massimo di ogni spesa pagabile senza preventiva
autorizzazione;
d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti
giustificativi;
e) le modalità di un'eventuale ricostituzione dell'anticipo;
f) i termini entro i quali vanno regolarizzate le operazioni della cassa di
anticipi.
2. I pagamenti possono essere effettuati esclusivamente sulla base e
nei limiti di impegni preventivi, firmati dall'ordinatore e vistati dalcontrollore finanziario.
Articolo 86
Conformemente al disposto dell'articolo 54, secondo comma del
regolamento finanziario, solo il contabile può alimentare le casse dianticipi.
Tuttavia, le entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da:
— vendite di materiali,
— pubblicazioni,
— rimborsi vari,
— proventi di interessi, ecc.
possono essere contabilizzate direttamente dalle casse di anticipi
corrispondenti e la loro regolarizzazione interviene secondo le normepertinenti del regolamento finanziario e del presente regolamento.
Tali importi sono dedotti dal contabile al momento della successiva
alimentazione delle stesse casse.
Articolo 87
Ciascun amministratore degli anticipi è responsabile nei confronti
dell'ordinatore dell'aver posto in pagamento dei debiti verso terzi e, neiconfronti del contabile, dell'esecuzione dei pagamenti.
Articolo 88
L'amministratore degli anticipi tiene, in base alle istruzioni del
contabile, una contabilità dei fondi di cui dispone, delle spese effettuatee delle entrate incassate.
Articolo 89
L'amministratore degli anticipi prende tutte le disposizioni necessarie
per salvaguardare i fondi posti a sua disposizione.
Articolo 90
Fatto salvo il controllo esercitato dal controllore finanziario, il contabile
procede di persona, e per quanto possibile a scadenze ravvicinate, allaverifica dell'esistenza dei fondi affidati agli amministratori degli anticipie a quella della tenuta della contabilità, ovvero affida tale verifica ad uncontabile subalterno o ad un funzionario mandatario speciale, di regolasul posto e senza preavviso.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 23
▼B
Articolo 91
Il contabile ed il controllore finanziario si tengono reciprocamente
informati del risultato delle loro verifiche e ne trasmettono comunica-zione all'ordinatore.
TITOLO XIV
MODALITÀ DI VERSAMENTO DEGLI INTERESSI IN CASO DI
RIPETIZIONED'INDEBITO
(articolo 49 del regolamento finanziario)
Articolo 92
Le disposizioni del presente titolo si applicano nei casi di ripetizione
dell'indebito a favore della Comunità, fatte salve le norme eventual-
mente previste negli atti di base settoriali relativi alle politiche
comunitarie.
Articolo 93
1. L'ordine di riscossione di cui all'articolo 28, paragrafo 2 del
regolamento finanziario stabilisce una data di scadenza per ogni creditoaccertato, relativo alla ripetizione di un importo indebitamente versato.
2. Il contabile, in collegamento con l'ordinatore interessato, può
accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domandascritta e motivata del debitore, a condizione che questo si impegni apagare gli interessi al tasso previsto all'articolo 94, per tutto il periodo
della dilazione accordata a partire dalla data di scadenza originaria.
3. Nel caso di una concessione di dilazione, il contabile può
richiedere al debitore, per una migliore tutela dei diritti della Comunità,un deposito di una garanzia che copra il debito sia in capitale che ininteressi.
Articolo 94
1. Qualsiasi credito, non pagato alla scadenza, produce interessi
secondo le disposizioni seguenti:
— per i crediti espressi in ►
M6euro◄, al tasso d'interesse applicato
dalla►M6Banca centrale europea alle sue operazioni principali di
rifinanziamento in euro ◄(1), maggiorato di un punto e mezzo,
— per i crediti espressi in moneta nazionale, al tasso d'interesse
interbancario venditore a tre mesi per il mercato interessato,maggiorato di un punto e mezzo.
2. Si applica il tasso d'interesse in vigore durante il mese in cui viene
a scadere il credito.
3. Gli interessi decorrono dalla data di scadenza, stabilita nell'ordine
di riscossione, fino al giorno del pagamento integrale del debito.
Articolo 95
Il contabile, d'intesa con il controllore finanziario, può rinunciare alla
riscossione degli interessi qualora la loro incidenza finanziaria — sia a
causa dell'importo che della durata del ritardo — sia minima rispetto al
costo amministrativo dell'operazione.
Articolo 96
Ogni pagamento parziale viene imputato innanzitutto agli interessi di
mora, determinati secondo le disposizioni dell'articolo 94, e successi-vamente al capitale.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 24
(1) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità
europee , serie C.
▼M6
TITOLO XV
PROCEDUREDIAGGIUDICAZIONEDEGLIAPPALTI
(Articoli 56 e 58 del regolamento finanziario)
Articolo 97
1. Le direttive del Consiglio in materia di appalti pubblici di lavori, di
forniture e di servizi si applicano all'aggiudicazione degli appalti daparte delle istituzioni quando gli importi degli appalti di cui trattasi sianouguali o superiori alle soglie fissate da dette direttive.
Le loro disposizioni regolamentano in particolare:
a) le procedure d'aggiudicazione degli appalti;
b) le regole comuni di pubblicità;
c) le regole comuni nel settore delle specificazioni tecniche;
d) le regole comuni di partecipazione;
e) i criteri di selezione qualitativa;
f) i criteri di attribuzione degli appalti.
2. Lo stesso avviene per gli appalti aggiudicati dalla Commissione
conformemente alle disposizioni dell'Accordo multilaterale sugli appaltipubblici concluso nell'ambito dell'Organizzazione mondiale per ilcommercio. Per l'applicazione di quest'accordo, le norme di procedurache la Commissione deve seguire sono quelle riprese nelle direttive del
Consiglio che coordinano le procedure di aggiudicazione degli appalti
pubblici di lavori, di forniture e di servizi.
Articolo 97 bis
I termini «appalto di lavori», «appalto di forniture» e «appalto di
servizi» sono interpretati conformemente alle definizioni che figuranonelle direttive di cui all'articolo 97.
Articolo 97 ter
Le istituzioni — ciascuna nella misura in cui gli appalti sono finanziati
su stanziamenti iscritti nella sezione del bilancio generale delleComunità europee che la riguarda — sono considerate come «ammi-nistrazioni aggiudicatrici» ai sensi delle direttive di cui all'articolo 97,tranne quando esse agiscono per conto di un paese terzo beneficiario o diun organismo da questo designato.
Articolo 97 quater
Per gli appalti diversi da quelli di cui agli articoli da 97 a 97 ter, si
applicano gli articoli 97 quinto e 97 sexto.
Articolo 97 quinto
1. L'aggiudicazione di un appalto è realizzata in base a licitazione,
mediante procedura aperta o ristretta, o per trattativa privata o proceduranegoziata.
2. Il contratto d'appalto in base a licitazione viene concluso tra le
parti contraenti in seguito a un bando di gara.
La gara d'appalto è aperta quando qualsiasi offerente può depositare
un'offerta. È ristretta quando sono ammessi a presentare un'offerta solo icandidati che l'istituzione ha deciso di consultare a causa delle loroqualificazioni particolari.
3. I contratti sono conclusi con trattativa privata o procedura
negoziata quando gli enti aggiudicatori consultano gli offerenti di loroscelta e negoziano le condizioni del contratto con uno o più di essi.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 25
▼M6
Articolo 97 sexto
Per gli appalti a cui non sono applicabili le direttive, il termine per la
presentazione delle offerte viene stabilito in base alla natura dell'appalto,
tenuto conto del tempo necessario per la preparazione della risposta albando di gara.
Detto termine non può essere inferiore a 21 giorni di calendario per le
procedure aperte o ristrette. In caso d'urgenza che non permetterebbe di
rispettarlo, però, esso può essere ridotto a 10 giorni di calendario, nel
quadro di una procedura ristretta, a condizione che venga garantital'effettiva concorrenza tra gli offerenti.
Articolo 97 septimo
Per tutti gli appalti, si applicano le disposizioni seguenti.
Articolo 98
I bandi di gara d'appalto sono redatti conformemente ai modelli allegati
alle direttive del Consiglio in materia di appalti pubblici di cuiall'articolo 97.
Articolo 98 bis
1. L'oggetto dell'appalto deve essere completo, chiaro e preciso.
2. In qualsiasi procedura di aggiudicazione di appalti, si applicano i
seguenti criteri di selezione:
a) ammissibilità dell'offerente a partecipare all'appalto in corso dopo
verifica dei casi di esclusione;
b) criteri che permettono di giudicare la capacità finanziaria, econo-
mica, tecnica e professionale dell'offerente.
3. In qualsiasi procedura di aggiudicazione di appalti, si applicano i
seguenti criteri di attribuzione:
a) o soltanto il prezzo più basso fra le offerte regolari, conformi e
comparabili;
b) o l'offerta economicamente più vantaggiosa, vale a dire l'offerta che
presenta il miglior rapporto qualità/prezzo, tenendo conto inparticolare del prezzo proposto, del costo d'utilizzo, del valore e
delle qualità tecniche, della metodologia, del termine d'esecuzione o
di consegna e del servizio alla clientela. L'eventuale ponderazione deicriteri d'attribuzione e il metodo di determinazione del rapportoqualità/prezzo devono essere enunciati nei documenti del bando digara.
4. I criteri di selezione e d'attribuzione dell'appalto devono essere
enunciati nel bando di gara, nel capitolato d'oneri o nell'invito apresentare l'offerta.
Articolo 98 ter
1. Le modalità del bando di gara stabiliscono se l'offerta deve essere
presentata a prezzo fermo e non rivedibile.
Nel caso contrario, esse stabiliscono le condizioni e/o le formule
secondo le quali il prezzo può essere rivisto nel corso del contratto.
2. Per l'eventuale revisione dei prezzi nel corso del contratto,
l'istituzione tiene conto in particolare:
a) della natura dell'appalto e della congiuntura economica nella quale
sarà effettuato;
b) della natura e della durata del contratto;
c) degli interessi finanziari dell'istituzione.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 26
▼B
Articolo 99
Inoltre, i documenti dei bandi di gara contengono indicazioni relative:
a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in
particolare l'eventuale obbligo di compilare un formulario tipo dirisposta;
b) all'applicazione del protocollo sui privilegi ed immunità, oltre ai
riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi(forniture, lavori, prestazioni o pubblicazioni), ed eventualmente al
documento relativo alle condizioni specifiche del contratto;
c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un'offerta
implica l'accettazione del capitolato cui si riferisce;
d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è
prevista una visita in loco;
e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve
tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;
f) alle penali previste come sanzione per l'inadempimento delle clausole
del contratto;
g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo
delle stesse) debbono contenere secondo le disposizioni degli articolida 65 a 73;
h)►
M6al divieto di qualsiasi contatto tra l'istituzione e l'offerente
durante lo svolgimento di una procedura d'aggiudicazione di appalti,salvo, eccezionalmente, nei seguenti casi: ◄
— prima della data ultima per il deposito delle offerte:
— su iniziativa degli offerenti:
le istituzioni possono fornire informazioni supplementari
esclusivamente allo scopo di chiarire la natura dell'appalto;esse sono comunicate, entro gli stessi termini, a tutti gliofferenti che hanno chiesto il capitolato d'oneri,
— su iniziativa dell'istituzione:
se i servizi dell'istituzione rilevano un errore, un'imprecisione,
un'omissione o qualsiasi altra lacuna materiale nella redazionedel bando di gara, dell'invito a presentare un'offerta o delcapitolato d'oneri, possono informarne gli interessati, entro gli
stessi termini, in condizioni assolutamente identiche a quelle
del bando stesso;
►
M6— qualora, dopo l'apertura delle offerte,
un'offerta dia luogo a richieste di spiegazioni, o se si tratta di
correggere errori materiali manifesti nella redazione dell'offerta,l'istituzione può prendere l'iniziativa di un contatto con
l'offerente, fermo restando che i termini dell'offerta non possono
essere modificati a seguito di tale contatto. ◄
Articolo 100
In tutti i casi in cui si sono avuti contatti secondo il disposto dell'articolo
99, lettera h), viene inviata una «nota per il fascicolo» e nella relazione
trasmessa in seguito alla commissione consultiva per gli acquisti e i
contratti viene fatta menzione dei contatti.
Articolo 101
Per ogni appalto viene redatto e allegato all'invito a presentare l'offerta
un capitolato d'oneri. Vi è accluso anche il capitolato delle condizionigenerali applicabili agli appalti.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 27
▼M6
▼B
▼M6
▼B
▼M6
▼M6
Articolo 103
La trasmissione delle offerte avviene a scelta dei concorrenti:
— tramite il servizio postale,
e il bando di gara deve allora precisare che sarà considerata la data di
presentazione alla spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Lespedizioni tramite posta devono obbligatoriamente essere fatte per
raccomandata;
— mediante presentazione presso i servizi dell'istituzione, direttamente
o tramite un mandatario del concorrente, compresi ►
M6i servizi di
distribuzione ◄,
e il bando di gara deve allora indicare il giorno e l'ora entro i quali i
plichi vanno presentati presso l'istituzione e precisare il servizio cuivanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.
In questi due casi la data è identica.
Onde conservare il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di
gara figurerà la seguente indicazione: «L'offerta deve essere inviata in
doppia busta chiusa; oltre all'indicazione del servizio destinatario, come
indicato nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura:“Bando di gara — Non deve essere aperta dal servizio postale interno”.Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse saranno chiusemediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la firma del mittente.»
Articolo 104
1. Sono aperte tutte le offerte che abbiano rispettato le disposizioni di
cui all'articolo 103.
2. L'apertura delle offerte è garantita da una commissione specifica-
mente designata a tale scopo.
Tale commissione è composta da almeno tre agenti che rappresentano
almeno due servizi diversi. Un servizio è una delle unità amministrativedi livello più elevato create all'interno dell'amministrazione.
Il controllore finanziario è informato dell'apertura delle offerte. Il
controllore finanziario o il suo rappresentante, se lo ritengonoopportuno, possono assistere a titolo di osservatori.
3. I membri della commissione incaricata dell'apertura delle offerte
devono:
a) siglare ogni pagina di ogni offerta; oppure
b) siglare la copertina e le pagine dell'offerta finanziaria per ogni
offerta, se l'integrità dell'offerta originale è garantita, mediante
l'apposizione di sigilli o mediante qualsiasi altra tecnica equivalente,
da un servizio indipendente dal servizio responsabile della garad'appalto;
c) firmare il verbale d'apertura delle offerte ricevute, indicando le
offerte conformi e le offerte non conformi e motivando le esclusionidovute alla non conformità.
4. Tutte le offerte dichiarate conformi sono valutate da un comitato di
valutazione designato a tale scopo, che stabilisce anche una classificadelle offerte.
Tale comitato è composto da almeno tre agenti che rappresentano
almeno due servizi diversi. La composizione del comitato in questionepuò essere identica a quella della commissione incaricata dell'aperturadelle offerte.
Sono eliminate le offerte che non contengono tutti gli elementi
essenziali richiesti nella documentazione delle gare d'appalto o chenon corrispondono alle esigenze specifiche fissate nel bando di gara,nell'invito a presentare offerte e/o nel capitolato d'oneri. Tuttavia, per1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 28
▼B
▼M6
▼M6
quanto riguarda i documenti giustificativi che permettono di verificare
se i candidati o gli offerenti soddisfano i criteri di selezione, lacommissione incaricata della valutazione delle offerte può invitare il
candidato o l'offerente a completare o chiarire i documenti giustificativi
presentati, entro un termine che essa stessa stabilisce.
Un verbale di valutazione e di classifica delle offerte dichiarate
conformi deve essere stabilito e firmato da tutti i membri di talecomitato. Viene conservato a fini di riferimento per il futuro.
Articolo 105
Tutti i concorrenti sono informati del seguito riservato alla loro offerta.
TITOLO XVI
DETERMINAZIONE DELLE DIFFERENTI SOGLIE NEL SETTORE
DEGLIAPPALTI
Articolo 106
L'importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata
sulla base dell'articolo 59, lettera a), del regolamento finanziario è
fissato a 13 800 EUR.
Articolo 107
1. Il limite a partire dal quale è competente la CCAC, secondo
l'articolo 63 del regolamento finanziario, è fissato a:
a) 500 000 EUR per la Commissione;
b) 100 000 EUR per le altre istituzioni.
Per i contratti compresi fra 50 000 e 500 000 EUR per la Commissione o
fra 50 000 e 100 000 EUR per le altre istituzioni, l'ordinatore trasmettealla CCAC una scheda informativa che le consente di decidere se ilcontratto debba essere sottoposto al suo parere. La CCAC comunica lapropria decisione all'ordinatore entro i cinque giorni lavorativi seguenti
al ricevimento della sua richiesta. In tale intervallo l'ordinatore non può
impegnare la propria istituzione.
2. Qualsiasi ordinatore può inoltre chiedere il parere della CCAC su
un fascicolo ad essa sottoposto.
3. Le schede informative nonché le richieste di parere degli ordinatori
sono soggette all'esame di un servizio permanente posto sotto l'autorità
della presidenza della CCAC. Esso invia raccomandazioni alla CCAC inmerito ai fascicoli che, a causa del loro volume, dei rischi comportati odel loro carattere innovativo meritano un esame approfondito da partedella CCAC stessa.
Articolo 108
Il limite a partire dal quale è obbligatoria la costituzione della cauzione
prevista dall'articolo 64 bis del regolamento finanziario è fissato a345 000 EUR.
Articolo 109
I limiti al di sotto dei quali si può procedere in base a semplice fattura o
nota spese, sulla base dell'articolo 60 del regolamento finanziario, sonofissati a:
a) 1 050 EUR per le spese effettuate nelle sedi delle istituzioni;
b) 2 700 EUR per le spese effettuate al di fuori delle sedi delle
istituzioni.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 29
▼B
▼M6
▼M6
Articolo 110
In applicazione dell'articolo 97 del regolamento finanziario, concernente
l'aggiudicazione degli appalti nel settore degli stanziamenti per la ricercae lo sviluppo tecnologico, il limite al di sotto del quale è possibile latrattativa per intesa diretta, conformemente all'articolo 59, lettera a) didetto regolamento, è fissato a 103 500 EUR sia per i materiali scientifici
e tecnici che per i lavori.
Il limite a partire dal quale è competente la CCAC è fissato in
conformità delle disposizioni dell'articolo 107 del presente regolamento.
Per i contratti scientifici e tecnici e per i contratti di lavori, il limite a
partire dal quale l'ordinatore trasmette la scheda di cui all'articolo 107,paragrafo 1, secondo comma, è fissato a 103 500 EUR.
TITOLO XVII
ATTIVITÀDELLECOMMISSIONICONSULTIVEDEGLIACQUISTIE
DEICONTRATTI(CCAC)
(Articoli 63 e 97 del regolamento finanziario)
Sezione I
Disposizionigenerali
Articolo 111
►M6Alle condizioni stabilite negli articoli 63, 64 e 97 del
regolamento finanziario ◄, la commissione consultiva per gli acquisti
e i contratti è chiamata, a titolo consultivo, a formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di lavori, forniture o prestazioni di
servizi, compresi gli studi, d'importo superiore a quelli indicati negli
articoli 107 e 110 del presente regolamento, nonché sui progetti diacquisto di immobili per qualsiasi ammontare;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in
tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui detteclausole determinino modifiche dell'importo del contratto originario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i
limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto già
stipulato e che in origine era inferiore a detti limiti;
d) sui formulari e sui testi tipo relativi al bando di gara e sui progetti che
prevedono di discostarsi notevolmente da detti testi;
e) sui progetti di bando di gara aventi un'importanza o un carattere
particolare;
f) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecu-
zione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissionedi penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d'oneri e
delle condizioni generali...); quando il problema è di gravità tale da
motivare una richiesta di parere;
g) su richiesta dell'ordinatore competente o di un membro della CCAC,
sui progetti di contratto d'importo inferiore a quello di cui alla letteraa), qualora l'ordinatore ritenga che tali contratti sollevino questioni diprincipio o presentino un carattere particolare.
Articolo 112
La CCAC formula:
a) raccomandazioni sulla politica generale di approvvigionamento
all'interno o all'esterno della Comunità e effettua o fa effettuareeventualmente le indagini e gli studi corrispondenti;
b) raccomandazioni sulla definizione delle condizioni generali degli
acquisti e dei contratti.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 30
▼B
▼B
Articolo 113
I fascicoli sottoposti alla CCAC sono corredati di una relazione
elaborata e presentata dal funzionario responsabile o da un supplentedesignato dall'ordinatore.
La relazione contiene segnatamente:
a) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una
tabella comparativa dei prezzi unitari;
b) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.
Articolo 114
Su ogni fascicolo viene espresso un parere firmato dal presidente della
CCAC. Il parere è comunicato ai servizi interessati.
Articolo 115
Tutte le CCAC adottano il proprio regolamento interno. Il testo viene
comunicato all'istituzione interessata, alle CCAC delle altre istituzioni ealla Corte dei conti.
Ogni CCAC vigila, per quanto la riguarda, sulla corretta applicazione
delle direttive del Consiglio di cui all' ►
M6articolo 97 ◄.
Sezione III
Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti comune alle
istituzioni (1)(CCACI)
Articolo 117
Il collegio dei capi d'amministrazione delle istituzioni della Comunità
può prendere le disposizioni necessarie per istituire una CCACI, aventelo scopo di intensificare, conformemente alle esigenze di buona gestionefinanziaria, la collaborazione tra le istituzioni in materia di stipulazione
congiunta di taluni contratti di forniture, nonché di altri contratti
nell'ambito della gestione degli stanziamenti destinati al finanziamentodi iniziative a carattere interistituzionale.
Articolo 118
La CCACI esercita in particolare le seguenti competenze:
a) esprime un parere, quando tutte o più istituzioni decidono di stipulare
in comune contratti raggruppati nei settori di cui all'articolo 117, amotivo dei vantaggi che tale procedura può presentare sul pianofinanziario.
Il parere verte sulla regolarità della procedura seguita, la scelta del
fornitore e, in generale, le condizioni stabilite per la stipulazione del
contratto, tenuto conto degli interessi di tutte le istituzioni.
In questo caso le CCAC di ogni istituzione non dovranno più essere
consultate in proposito, ma saranno informate del parere reso;
b) può essere invitata, in particolare su richiesta di uno o più capi
d'amministrazione o di una o più CCAC, a esaminare e a fare
raccomandazioni su ogni problema che può avere un interesse o
implicazioni sul piano interistituzionale nei settori della stipulazionedei contratti di cui all'articolo 117.
A questo proposito, essa esamina il problema e formula i
suggerimenti appropriati.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 31
(1) Il termine «istituzione» deve essere inteso ai sensi delle disposizioni
dell'articolo 22, paragrafo 5 del regolamento finanziario.▼M6
▼B
▼B
Articolo 119
La CCACI comprende due rappresentanti per istituzione, designati per
quanto possibile tra i membri della CCAC dell'istituzione, restandointeso che, mediante accordo tra le istituzioni, devono farne parte, oltreai rappresentanti dei servizi delle rispettive amministrazioni:
— un rappresentante dei servizi incaricati delle questioni giuridiche,
— un rappresentante dei servizi incaricati delle finanze,— un rappresentante, a titolo d'osservatore, del controllore finanziario.
Per i rappresentanti di questi tre servizi le istituzioni potranno accordarsi
su un sistema di rotazione.
Ciascuna delle istituzioni assicura a turno la presidenza della CCACI,
per un periodo di due anni.
La Commissione provvede al servizio di segreteria della CCACI.
Articolo 120
Sotto il profilo procedurale, si applicano le disposizioni degli articoli
113 e 114.
Articolo 121
La CCACI adotta il proprio regolamento interno. Il testo è comunicato
ad ogni istituzione.
TITOLO XVIII
GARANZIE E COSTITUZIONE DI UNA CAUZIONE PREVENTIVA A
GARANZIADELL'ESECUZIONEDEICONTRATTI
(Articolo 64 bis del regolamento finanziario)
Articolo 122
Quando, a garanzia dell'esecuzione dei contratti, si esige dai fornitori,
dagli imprenditori o dai prestatori di servizi la costituzione di una
cauzione preventiva, questa deve coprire non solo tutta la durata dellagaranzia, ma un periodo sufficiente per consentire di farla valere. Dettacauzione in linea di massima, deve essere costituita da un versamentoall'istituzione nella stessa moneta indicata per il pagamento delleforniture o dei lavori.
Articolo 123
La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di
solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile dell'istituzione. Talegaranzia è costituita nella moneta di pagamento prevista dal contratto ed
è soggetta alle norme sulla cauzione di cui all'articolo 122.
Articolo 124
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un
contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i
documenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una
copia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all'attodel versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dalcontabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo che presta lasua garanzia.
Articolo 125
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive sono liberate
secondo le modalità stabilite dalle disposizioni relative ai contratti, salvonei casi di inesecuzione o di mora di cui ►
M6all'articolo 64 bis ◄,
quarto comma del regolamento finanziario.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 32
▼M6
▼B
▼M6
TITOLO XX
DETERMINAZIONE DEL VALORE DEI BENI MOBILI OLTRE IL
QUALEÈOBBLIGATORIAL'ISCRIZIONENELL'INVENTARIO
(articolo 65 del regolamento finanziario)
Articolo 130
Vengono registrati nell'inventario tutti i beni mobili:
— aventi valore d'acquisto pari o superiore a ►M6420 EUR ◄,
— la cui vita utile è superiore ad un anno [2 anni per i beni mobili di
carattere scientifico e tecnico (1)], e
— non aventi carattere di bene di consumo.
Per ogni bene acquistato, le iscrizioni nell'inventario, di cui le ricevute
sono parte integrante, forniscono una descrizione appropriata del bene
indicandone la collocazione, la data d'acquisto e il costo unitario.
Le ricevute hanno il valore di descrizione appropriata.
Articolo 131
I controlli d'inventario da parte delle istituzioni sono eseguiti in modo da
accertare l'esistenza materiale di ciascun bene e della sua conformità
all'iscrizione nell'inventario. Il controllo è eseguito nell'ambito di un
programma triennale di verifica.
TITOLO XX BIS
NORME DI AMMORTAMENTO E DI COSTITUZIONE DI ACCANTO-
NAMENTI
(Articolo 70 bis del regolamento finanziario)
Articolo 131 bis
Il contabile della Commissione fissa le norme contabili applicabili in
materia di ammortamento e di inventario, previa consultazione deicontabili delle altre istituzioni, ai sensi della procedura di cui all'articolo21 del presente regolamento.
Articolo 131 ter
1. Per quanto riguarda le immobilizzazioni diverse da quelle
finanziarie, il valore alla chiusura dei conti (valore in bilancio) risultadall'applicazione di un piano di ammortamento.
2. Il piano di ammortamento applica il metodo dell'ammortamento
lineare e per anno intero a partire dall'anno di messa in servizio del bene.
3. Per le immobilizzazioni non ammortizzabili con un valore attuale
inferiore al valore contabile, si procede ad un ammortamentostraordinario quando il deprezzamento è giudicato irreversibile.
Articolo 131 quater
1. La diminuzione del valore di un elemento di attivo o l'aumento del
passivo esigibile a più o meno lungo termine devono dare luogo alla
costituzione di accantonamenti.
2. La costituzione di tali accantonamenti deve derivare da cause i cui
effetti non sono necessariamente irreversibili.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 33
(1) Definiti nel quadro del Centro comune di ricerca nella «Raccolta delle
istruzioni relative agli inventari (doc. 13.131/XV/68-F)» e nella «Nomen-
clatura dei materiali — Prospetto generale» (doc. 2168/IX/1972-F e
aggiornamenti).▼B
▼M6
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TITOLO XXI
PUBBLICITÀPERLEVENDITEDEIBENIMOBILI
(articolo 66 del regolamento finanziario)
Articolo 132
1. Le vendite di beni mobili formano oggetto:
a) in caso di valore unitario d'acquisto pari o superiore a
►M68 100 EUR ◄, di una pubblicità locale appropriata. Il
periodo tra la data di pubblicazione dell'ultimo annuncio e laconclusione del contratto di vendita non è inferiore a 14 giorni;
b) in caso di valore unitario di acquisto pari o superiore a
►
M6391 100 EUR ◄, di un annuncio di vendita pubblicato nella
Gazzetta ufficiale delle Comunità europee . Una pubblicità appro-
priata può essere inoltre effettuata a mezzo stampa negli Statimembri. Il periodo tra la data di pubblicazione dell'annuncio divendita nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee el a
conclusione del contratto di vendita non è inferiore a un mese.
2. Si può rinunciare alla pubblicità quando, in ragione del suo costo,
non presenta vantaggi particolari.
3. Le istituzioni sono tenute a cercare di ottenere il prezzo migliore
per ciascuna vendita di beni mobili.
TITOLO XXII
CONDIZIONIPERLACOMPILAZIONEEL'ESECUZIONEDELPIANO
CONTABILE
(articolo 70 del regolamento finanziario)
Articolo 133
La contabilità si distingue in contabilità generale e contabilità di
bilancio; queste due contabilità sono coordinate tra di loro. Il piano
contabile viene stabilito in modo da permettere la tenuta di queste due
contabilità.
Articolo 134
Contabilitàdibilancio
1. La contabilità di bilancio registra, per ogni suddivisione del
bilancio:
a) per quanto riguarda le spese,
— gli stanziamenti autorizzati dal bilancio iniziale, gli stanziamenti
iscritti nei bilanci suppletivi e/o rettificativi, gli stanziamentiaperti a seguito di partecipazioni da parte di terzi, gli stanziamentifrutto di storni, nonché l'importo totale di tutti gli stanziamenti
così disponibili.
Gli stanziamenti d'impegno e gli stanziamenti di pagamento sono
registrati e seguiti separatamente gli uni dagli altri;
— gli impegni e i pagamenti dell'esercizio;
b) per quanto riguarda le entrate,
— le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei
bilanci suppletivi e/o rettificativi, le entrate provenienti dapartecipazioni di terzi, nonché l'importo totale delle previsionicosì formulate;
— i diritti accertati e le riscossioni dell'esercizio;
c) la ripresa degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da
recuperare dagli esercizi precedenti.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 34
▼M6
▼B
▼B
Sono anche registrati nella contabilità di bilancio gli impegni
accantonati globali relativi al FEAOG, sezione garanzia, e i corri-spondenti pagamenti, costituiti dagli anticipi.
Detti impegni sono presentati tenendo conto dell'insieme degli
stanziamenti del FEAOG, sezione garanzia.
2. Sono aperti conti distinti per seguire separatamente:
— l'utilizzazione degli stanziamenti riportati,
— l'utilizzazione degli stanziamenti ricostituiti,
— la liquidazione degli impegni ancora in sospeso.
Per quanto riguarda le entrate, vengono aperti dei conti distinti per poter
seguire separatamente i crediti ancora da riscuotere degli eserciziprecedenti.
3. I conti possono essere presentati in forma particolareggiata onde
consentire dei risultati analitici.
4. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto
informatico.
Articolo 135
Contabilitàgenerale
1. La contabilità generale permette di stabilire la situazione
patrimoniale dell'istituzione.
2. Il quadro contabile della contabilità generale è stabilito secondo un
sistema di classificazione decimale.
3. Il quadro contabile comporta le classi seguenti:
— classe 1: conti di capitali,
— classe 2: conti delle immobilizzazioni,
— classe 3: conti di magazzino,
— classe 4: conti di terzi,
— classe 5: conti finanziari,
— classe 6: conti delle spese,— classe 7: conti delle entrate,
— classe 8: conti speciali.
4. Ogni classe è divisa in gruppi e sottogruppi, in funzione delle
esigenze dell'istituzione, per permettere la registrazione delle operazioni
conformemente ai principi contabili di cui all'articolo 136, paragrafo 10.
5. La classe 4 «conti di terzi» registra tutte le operazioni relative ai
rapporti con i terzi e le scritture di conguaglio.
Essa comprende in particolare i conti d'ordine, che consentono di
iscrivere le entrate provenienti dal riversamento di acconti di cuiall'articolo 7, punto 7 del regolamento finanziario nonché quelli che
consentono di seguire le operazioni di riutilizzo previste dall'articolo 27,
paragrafo 2 del regolamento finanziario.
6. La classe 5 «conti finanziari» registra i movimenti dei valori, le
operazioni delle casse, banche ed uffici dei conti correnti postali, nonché
quelle effettuate dai contabili subalterni e dagli amministratori deglianticipi. Per ogni conto bancario, ogni conto corrente postale, ogni cassae ogni cassa di anticipi viene aperto un conto distinto.
7. La classe 6 «conti accesi alle spese» registra l'importo lordo delle
spese iscritte nella contabilità di bilancio.
Vengono aperti conti distinti per le spese relative:
— agli stanziamenti dell'esercizio in corso,
— agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 1, lettera b)
del regolamento finanziario,1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 35
▼M6
▼B
▼B
— agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 1, lettera a)
del regolamento finanziario,
— agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 2 del
regolamento finanziario,
— agli stanziamenti relativi alle partecipazioni di terzi di cui all'articolo
4, paragrafo 2 del regolamento finanziario.
8. La classe 7 «conti accesi alle entrate» registra l'importo delle
riscossioni iscritte nella contabilità di bilancio.
Vengono aperti conti distinti per le riscossioni:
— dei diritti accertati dell'esercizio in corso,
— dei diritti accertati degli esercizi precedenti ancora da riscuotere.
9. La classe 8 «conti speciali» registra alla fine dell'esercizio le
operazioni di chiusura dei conti.
10. Salvo il disposto dell'articolo 21, il contabile di ogni istituzione
elabora un piano contabile particolareggiato in funzione del sistema
contabile di cui al paragrafo 3. Egli accende gruppi, sottogruppi e conti
secondo le esigenze particolari della propria gestione, precisando ognivolta l'oggetto e le condizioni di esercizio dei suddetti conti.
Articolo 136
Funzionamentodellacontabilitàgenerale
1. La contabilità generale viene tenuta per anno civile secondo il
metodo della partita doppia.
2. La contabilità è tenuta con il supporto di un software informatico.
3. La contabilità consente di redigere un bilancio generale dei conti,
cioè una situazione di tutti i conti accesi alle attività e alle passività delleistituzioni, compresi i conti saldati, indicando per ciascuno di essi:
— il numero del conto,
— le registrazioni,— il totale degli addebitamenti,— il totale degli accreditamenti,
— il saldo.
4. I conti sono tenuti in modo da permettere un'analisi dettagliata
delle operazioni e dei saldi. Gli stati finanziari sono compilati in mododa mettere correttamente in evidenza, secondo una ripartizioneappropriata, gli elementi rappresentativi dell'attivo e del passivodell'istituzione. Le entrate da riscuotere figurano al passivo nel conto
di regolarizzazione e i crediti corrispondenti sono iscritti all'attivo alla
voce «debitori vari» o ad altre voci appropriate. Le spese dell'esercizionon ancora imputate al conto di gestione figurano all'attivo del conto diregolarizzazione alle voce «spese da imputare». Il conto di gestionecontiene tutti gli elementi che consentano la collazione con il bilanciofinanziario.
I saldi di ciascun conto sono confrontati periodicamente con i documenti
giustificativi o altri elementi probanti, e in particolare con:
—►
M6i conti delle immobilizzazioni, come previsto all'articolo 135,
paragrafo 3 ◄;
— gli averi in banca e su conto corrente postale: confronto mensile con
gli estratti conto inviati dagli istituti finanziari;
— la consistenza di cassa: confronto con il libro di cassa;— le casse di anticipi e altri anticipi ai sensi dell'articolo 74: verifica del
rispetto delle norme di funzionamento delle casse di anticipi e dellenorme di concessione degli anticipi, nonché delle norme dicontabilizzazione;
— i conti accesi alle spese e alle entrate delle classi 6 e 7: confronto
mensile con i totali corrispondenti della contabilità di bilancio.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 36
▼M6
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▼B
5. I conti interistituzionali di collegamento sono oggetto di
conguaglio mensile e di liquidazione periodica.
6. I conti provvisori sono periodicamente oggetto dell'esame
seguente:
— riscossioni in sospeso, informazione da parte del contabile
all'ordinatore sulle entrate non riscosse e sulle iniziative finalizzatealla riscossione;
— pagamenti in sospeso, comunicazione da parte del contabile
all'ordinatore dei motivi delle inesecuzioni e degli importi in causa;
— fondi da trasferire, confronto con gli stati collettivi delle retribuzioni
del personale o con stati affini;
— altri conti provvisori, analisi dei saldi contabili e notificazione
all'ordinatore di ogni operazione non liquidata entro i termini stabilitiannualmente.
I conti provvisori sono liquidati al più presto, e comunque non oltre i
termini indicati all'articolo 71 del regolamento finanziario.
8. I conti finanziari (bancali o postali) sono tenuti in divise e in euro.
Gli importi espressi in monete nazionali sono convertiti in euro sulla
base dei corsi stabiliti conformemente all'articolo 1 bis. I saldi in eurodei conti tenuti in divise sono oggetto di una rivalutazione mensile.
9. La contabilità del Centro comune di ricerca è consolidata nella
contabilità generale della Commissione.
10. Gli stati finanziari devono essere regolari, sinceri e completi; essi
devono fornire un quadro fedele del patrimonio, della situazionefinanziaria e del risultato dell'esercizio. Sono stabiliti sulla base deiprincipi contabili generalmente ammessi. Le modalità pratiche d'appli-cazione di questi principi, che sono oggetto di aggiornamenti periodici,sono stabilite in conformità con le disposizioni dell'articolo 21.
11. Il contabile deve costituire accantonamenti per rischi e oneri per
coprire eventi, chiaramente precisati quanto all'oggetto, accaduti o incorso, il cui esito è incerto.
12. Gli accantonamenti per rischi e oneri previsti al paragrafo 11,
nonché per deprezzamento di elementi di attivo previsti all'articolo 131quater, e gli ammortamenti previsti all'articolo 131 ter sono iscritti nel
conto oneri e proventi non di bilancio e presentati separatamente
nell'allegato al bilancio.
TITOLO XXIII
DISPOSIZIONI RELATIVE AGLI STANZIAMENTI DI RICERCA E
SVILUPPOTECNOLOGICO
(articoli 94 e 96 del regolamento finanziario)
Articolo 137
Per le attività del Centro comune di ricerca viene compilata, a
integrazione del bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la
destinazione delle spese (obiettivi di ricerca e altre attività) e la naturadei mezzi di esecuzione impiegati, e cioè:
— personale statutario e non statutario,
— infrastruttura amministrativa e tecnica,
— supporti scientifici e tecnici,
— stanziamenti operativi diretti.
Il Centro comune di ricerca tiene, per le necessità di gestione di ciascuna
delle attività nel settore di sua competenza — compresi i lavori relativialle prestazioni per conto di terzi e quelli di sostegno ai servizi dellaCommissione — una contabilità che consenta di sorvegliare i costi realisulla base degli elementi che figurano nella tabella di concordanza.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 37
▼M6
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Articolo 138
Per le attività relative all'azione indiretta viene compilata, a integrazione
del bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la destinazionedelle spese (obiettivi di ricerca e altre attività) e la loro natura, secondo
la ripartizione seguente:
— interventi,
— personale non statutario (
1),
— funzionamento,
— infrastruttura,— informazione e pubblicazioni,
— personale statutario (
1).
Per la tenuta della contabilità sono presi tutti i provvedimenti necessari a
garantire il controllo dell'esecuzione di bilancio per obiettivo di ricercatenuto conto delle componenti che figurano nella tabella di concordanza.
TITOLO XXIV
DISPOSIZIONIRELATIVEALLA GESTIONEDEGLI STANZIAMENTI
DIFUNZIONAMENTODELLESEDIFUORICOMUNITÀ
(►M6articoli 121 e 123 ◄del regolamento finanziario)
Sezione I
Cassedianticipi
Articolo 140
Per il pagamento di talune categorie di spese è istituita, in applicazione
delle disposizioni dell'articolo 54 del regolamento finanziario, una cassadi anticipi per ogni unità locale al di fuori della Comunità.
La decisione istitutiva ne determina le modalità di funzionamento sulla
base delle necessità specifiche di ciascuna unità locale.
Sezione II
Impegniepagamenti
Articolo 141
Per l'insieme delle unità locali sono elaborate proposte di impegni
provvisori globali.
Le proposte, corredate da uno stato previsionale delle spese di ciascuna
unità locale, sono trasmesse per il visto al controllore finanziario e
quindi registrate nella contabilità; gli impegni globali possono essere
riveduti in funzione dell'evoluzione delle necessità.
Articolo 142
1. Nelle delegazioni che dispongono soltanto di un numero limitato di
funzionari o agenti che possono essere delegati a firmare assegni o
giroconti postali o bancari, le autorità di cui all'articolo 22 delregolamento finanziario possono autorizzare, su proposta dell'ordinatoree previo parere favorevole del contabile e del controllore finanziario,una firma unica.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 38
(1) La rubrica «personale statutario» corrisponde ai funzionari che ricoprono
posti previsti dalla tabella dell'organico, nonché agli agenti disciplinati dalRAA. La rubrica «personale non statutario» corrisponde, ai sensi della
regolamentazione della Commissione relativa ai minibilanci del 22 maggio
1990, a tutti gli altri agenti (agenti provvisori, funzionari nazionali
temporaneamente assegnati all'istituzione, prestatori di servizi, contratti di
imprese, ecc.).▼M6
▼B
▼B
2. La Commissione stabilisce le modalità secondo le quali gli agenti
da essa designati e delegati a disporre dei conti aperti nella delegazione,sono autorizzati a comunicare nomi ed esemplari delle firme agli
organismi finanziari locali.
Sezione III
Condizioniparticolari diconsultazionedellaCCAC
Articolo 143
1. In applicazione ►
M6dell'articolo 63 ◄del regolamento finan-
ziario e dell'articolo 111 del presente regolamento, i contratti riguardantila locazione di un immobile situato al di fuori della Comunità possonoessere conclusi, in via eccezionale, direttamente dall'ordinatore, acondizione che la CCAC sia stata adeguatamente informata in
precedenza — in ordine ai paesi o alle città interessate — sulle
condizioni contrattuali e abbia ammesso i criteri di base da adottare,vertenti in particolare sui seguenti elementi:
— il tipo di immobile da prendere in locazione secondo la destinazione
prevista (alloggio, uffici, ecc.);
— i parametri da rispettare riguardo alla superficie e ai prezzi,
eventualmente corredati di massimi e minimi;
— le modalità del contratto.
2. Nelle fattispecie non conformi ai criteri convenuti secondo il
paragrafo 1 e previamente ammessi dalla CCAC, questa è nuovamenteadita dall'ordinatore in merito ai casi specifici in oggetto.
3. L'ordinatore trasmette periodicamente alla CCAC relazioni
sull'applicazione della disposizione di cui al paragrafo 1.
Sezione IV
Inventari
Articolo 144
1. Gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il
patrimonio della Comunità sono tenuti in loco, per quanto concerne le
delegazioni. Essi vengono regolarmente comunicati agli uffici centralisecondo modalità decise dalla Commissione.
I beni mobili in transito verso le delegazioni vengono iscritti su un
elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari
permanenti.
2. La pubblicità per la vendita di beni mobili delle delegazioni viene
effettuata secondo le modalità di diritto o di fatto vigenti in loco.
TITOLO XXV
DISPOSIZIONITRANSITORIEEFINALI
Articolo 144 bis
A titolo transitorio, la soglia di competenza della CCAC, di cui
all'articolo 107, è ridotta, per la Commissione, a 300 000 EUR all'entrata
in vigore del presente regolamento modificativo fino all'approvazione,da parte della Commissione, di una relazione di valutazione relativa aiprimi sei mesi di applicazione, che dimostri l'adeguatezza della soglia di500 000 EUR rispetto alle esigenze di qualità del controllo dellagestione comunitaria.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 39
▼M6
▼B
Articolo 145
Gli importi forfettari previsti dal presente regolamento saranno riveduti
in funzione delle variazioni dell'indice dei prezzi al consumo nella
Comunità, secondo un metodo proporzionale e le scadenze seguenti:
— ogni tre anni, salvo un'evoluzione eccezionale di detto indice, per
quanto riguarda gli importi di cui agli articoli 31 (ammontare dellacassa di anticipi), 81, 130, 132 e agli articoli da 106 a 110. Taliimporti vengono arrotondati adeguatamente;
— ogni anno, per quanto riguarda gli importi di cui all'articolo 31
(ammontare delle indennità). Tali importi sono arrotondati all'
►
M6euro◄immediatamente inferiore o superiore.
La Commissione, che rileva i nuovi importi alle scadenze e secondo i
criteri di cui al primo comma, li comunica alle altre istituzioni.
Articolo 146
Le precedenti disposizioni del presente regolamento non pregiudicano
l'applicazione delle norme particolari del regolamento finanziario suglistanziamenti di ricerca e di sviluppo tecnologico (titolo VII delregolamento finanziario), il Fondo europeo agricolo di orientamento edi garanzia, sezione garanzia (titolo VIII del regolamento finanziario),
gli aiuti esterni (titolo IX del regolamento finanziario), la gestione degli
stanziamenti relativi al personale al di fuori della Comunità e alfunzionamento amministrativo corrispondente (titolo X del regolamentofinanziario) e l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunitàeuropee (titolo XI del regolamento finanziario).
Articolo 147
Le istituzioni informano la Corte dei conti, entro sei mesi dalla data di
entrata in vigore del presente regolamento, delle disposizioni adottate
per la sua esecuzione.
Articolo 148
Il regolamento 86/610/CEE, Euratom, CECA, è abrogato.
Articolo 149
Il presente regolamento entra in vigore il 1
ogennaio 1994.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e
direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.1993R3418 — IT — 31.08.2001 — 006.001 — 40