2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 1
Trattandosidiunsemplice strumentodidocumentazione,essononimpegnalaresponsabilitàdelleistituzioni
►B DECISIONEDELCONSIGLIO
del27marzo2000
relativaadunregolamentofinanziariochedisciplinagliaspettidibilanciodellagestione,daparte
del segretario generale aggiunto del Consiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità dirappresentanteditaluniStatimembri,relativi all'installazione ealfunzionamentodell'infrastrut-
turadellecomunicazioni nelcontestodiSchengen,«Sisnet»
(2000/265/CE)
(GU L 85 del 6.4.2000, pag. 12)
Modificata da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
►M1Decisione 2000/664/CE del Consiglio del 23 ottobre 2000 L 278 24 31.10.2000
►M2Decisione 2003/171/CE del Consiglio del 27 febbraio 2003 L 69 25 13.3.2003
▼B
DECISIONEDELCONSIGLIO
del27marzo2000
relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di
bilancio della gestione, da parte del segretario generale aggiuntodel Consiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità dirappresentante ditaluniStatimembri, relativi all'installazione e al
funzionamento dell'infrastruttura delle comunicazioni nel contesto
diSchengen,«Sisnet»
(2000/265/CE)
IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto l'articolo 2, paragrafo 1, secondo comma, prima frase, del proto-
collo sull'integrazione dell'acquis di Schengen nell'ambito dell'Unioneeuropea allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che isti-tuisce la Comunità europea (in prosieguo denominato «il protocollo
Schengen»),
considerando quanto segue:
(1)Il segretario generale aggiunto del Consiglio è stato autorizzato,
con la decisione 1999/870/CE (1), ad agire, nel contesto dell'inte-
grazione dell'acquis di Schengen all'interno dell'Unione europea,
in qualità di rappresentante di taluni Stati membri al fine di
stipulare contratti relativi all'installazione e al funzionamentodell'infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di Schengen(in prosieguo «Sisnet») nonché a gestire tali contratti.
(2)Gli obblighi finanziari derivanti da detti contratti non sono acarico del bilancio generale dell'Unione europea e pertanto nonsi applicano le disposizioni del regolamento finanziario del 21dicembre 1997 applicabile al bilancio generale delle Comunitàeuropee (
2).
(3)È quindi necessario stabilire norme specifiche per definire lemodalità relative alla fissazione e all'esecuzione del bilancionecessario a far fronte alle spese sostenute durante la conclu-sione dei contratti, all'adempimento degli obblighi derivanti daicontratti già conclusi, alla riscossione dei contributi che sono a
carico degli Stati interessati nonché al rendimento e alla verifica
dei conti.
(4)È inoltre necessario definire le norme applicabili alla conclu-sione di tali contratti.
(5)La presente decisione rappresenta uno sviluppo dell'acquis diSchengen ai sensi del protocollo Schengen,
DECIDE:
CAPO I
Principigenerali
Articolo 1
Ai fini del presente regolamento finanziario, il «bilancio» è l'atto che
prevede ed autorizza preventivamente, ogni anno, le entrate e le spesenecessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dai contratti di cui alladecisione 1999/870/CE.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 2
(1) GU L 337 del 30.12.1999, pag. 41.
(2) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1. Regolamento modificato da ultimo dal
regolamento (CE) n. 2673/1999 (GU L 326 del 18.12.1999, pag. 1).
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Articolo 2
Il presente regolamento finanziario stabilisce le modalità relative alla
conclusione dei contratti nel contesto Sisnet nonché alla fissazione eall'esecuzione del bilancio ad essi attinente.
Articolo 3
1. Il bilancio è suddiviso in titoli riguardanti il bilancio relativo alle
fasi preparatorie della conclusione dei contratti in questione, compresele spese sostenute durante la preparazione della procedura di gara nelcontesto Sisnet, il bilancio di installazione e il bilancio di funziona-mento per Sisnet. Ciascun titolo è suddiviso, se necessario, in capitoli
ed articoli.
2. Gli stanziamenti iscritti in ciascun titolo non possono essere desti-
nati ad altri titoli di spesa.
Articolo 4
Gli stanziamenti di bilancio sono utilizzati secondo i principi di una
sana gestione finanziaria, in particolare quelli di economia e di rispettodel rapporto costo/efficacia.
Articolo 5
La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere
effettuati solo attraverso imputazione ad un articolo del bilancio.
Fatto salvo l'articolo 17, non può essere impegnata né liquidata alcuna
spesa oltre gli stanziamenti autorizzati.
Articolo 6
1. Fatto salvo l'articolo 17, tutte le entrate e tutte le spese sono
iscritte nel bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza adat-tamenti tra loro. Il totale delle entrate copre il totale delle spese.
2. L'esercizio finanziario inizia il 1
ogennaio e termina il 31
dicembre.
3. I contributi al bilancio da parte degli Stati di cui all'articolo 25,
che sono versati prima dell'inizio dell'esercizio finanziario cui si riferi-scono, sono imputati al bilancio di detto esercizio.
4. Le spese di un esercizio sono imputate all'esercizio stesso sulla
base delle spese il cui mandato di pagamento sia pervenuto al control-lore finanziario entro il 31 dicembre, sempreché tali spese siano statepagate dal contabile entro il 15 gennaio successivo.
5. Gli stanziamenti accordati possono essere utilizzati unicamente
per coprire le spese regolarmente imputate e pagate a titolo dell'eser-cizio per il quale sono stati concessi, salvo le deroghe di cuiall'articolo 7, e per coprire i debiti provenienti da esercizi precedentiper i quali non era stato riportato alcuno stanziamento.
Articolo 7
1. L'utilizzazione degli stanziamenti è soggetta alle seguenti disposi-
zioni:
a) gli stanziamenti non impegnati alla fine dell'esercizio per il quale
sono stati iscritti sono di norma annullati;
b) gli stanziamenti che corrispondono a pagamenti non ancora effet-
tuati al 31 dicembre, in base agli impegni regolarmente contrattitra il 1
ogennaio e il 15 dicembre, sono riportati automaticamente
solo all'esercizio successivo.
2. In deroga al paragrafo 1, il segretario generale aggiunto del
Consiglio può trasmettere al «Gruppo Sistema d'informazioneSchengen», in prosieguo denominato «Gruppo SIS», entro il 312000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 3
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gennaio, domande debitamente motivate di riporto all'esercizio succes-
sivo degli stanziamenti non impegnati al 15 dicembre, qualora glistanziamenti previsti per le linee in questione nel bilancio relativo all'e-
sercizio finanziario successivo non siano sufficienti.
Il riporto di tali stanziamenti può essere proposto unicamente per
motivi eccezionali.
Nell'esercizio delle sue competenze in materia di esecuzione del
bilancio, il segretario generale aggiunto si sforza di utilizzare, in base
alle esigenze di gestione, in primo luogo gli stanziamenti autorizzati
per l'esercizio finanziario in corso, riservandosi di ricorrere agli stan-ziamenti riportati quando i primi saranno esauriti.
Il gruppo SIS delibera in merito a tali domande di riporto entro e non
oltre il 1
omarzo.
3. Gli stanziamenti riportati da un esercizio al successivo e non
impegnati alla fine dell'esercizio in cui sono stati riportati sono annul-
lati.
4. Anteriormente al 1omarzo è inviato per conoscenza al gruppo SIS
un elenco dei riporti automatici, a norma del paragrafo 1, lettera b).
5. Per l'esecuzione del bilancio l'utilizzazione degli stanziamenti
riportati è iscritta separatamente, per ogni voce di bilancio, nei contidell'esercizio in corso.
CAPO II
Determinazione delbilancio
Articolo 8
1. Il bilancio è stabilito in euro.2. Anteriormente al 30 settembre il segretario generale aggiunto
trasmette al gruppo SIS il progetto preliminare di bilancio corredato
della motivazione.
3. Il gruppo SIS emette il proprio parere sul progetto preliminare.4. Il segretario generale aggiunto elabora il progetto di bilancio e lo
trasmette entro il 31 ottobre agli Stati di cui all'articolo 25.
5. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di Consiglio,
adottano il bilancio entro la fine dell'anno.
6. La decisione di adozione del bilancio, debitamente notificata dal
segretario generale aggiunto agli Stati di cui all'articolo 25, comporta
l'esigibilità dei contributi di tali Stati.
Articolo 9
1. Se il bilancio non è stato adottato definitivamente all'inizio dell'e-
sercizio:
a) possono essere effettuate operazioni di pagamento mensilmente
entro i limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamentiiscritti in ciascun titolo del bilancio per l'esercizio precedente;
b) possono essere richiesti contributi degli Stati di cui all'articolo 25
mensilmente entro i limiti di un dodicesimo dei contributi previstinell'ultimo bilancio regolarmente adottato.
2. La decisione di ricorrere a ciascun dodicesimo di spese e di
entrate, entro i limiti di tre dodicesimi degli importi iscritti nell'ultimobilancio regolarmente adottato è adottata dal segretario generale
aggiunto che la comunica con una lettera agli Stati di cui all'articolo
25.
3. Oltre il limite di tre dodicesimi degli importi iscritti nell'ultimo
bilancio regolarmente adottato, la decisione di autorizzare pagamenti erichiedere contributi è adottata dagli Stati membri di cui all'articolo 25,riuniti in sede di Consiglio.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 4
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4. L'adozione definitiva del bilancio fa cessare immediatamente
l'applicazione delle disposizioni eventualmente adottate a norma deiparagrafi 1, 2 e 3.
Articolo 10
1. Gli eventuali progetti di bilancio suppletivo o rettificativo sono
presentati, esaminati ed approvati nella stessa forma e secondo la stessaprocedura del bilancio di cui modificano le previsioni.
2. Un bilancio rettificativo è presentato annualmente nel mese
successivo alla chiusura dei conti di cui all'articolo 46, paragrafo 1,con l'obiettivo di iscrivere il saldo dell'esecuzione dell'esercizio prece-dente tra le entrate se è positivo, tra le spese se è negativo.
Articolo 11
Il bilancio è accessibile al pubblico.
CAPO III
Esecuzionedelbilancioecontabilità
Articolo 12
Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione dell'ordina-
tore e del contabile. Le funzioni di ordinatore, di contabile e dicontrollore finanziario sono incompatibili tra loro.
Articolo 13
1. La funzione di ordinatore delle entrate e delle spese è esercitata
da un direttore generale del Segretariato generale del Consiglio. L'ordi-
natore cura l'esecuzione del bilancio a nome del segretario generale
aggiunto e nei limiti degli stanziamenti assegnati. Può delegare i propripoteri ad un direttore.
2. L'ordinatore può decidere gli storni da articolo ad articolo all'in-
terno di ciascun capitolo. D'accordo con il gruppo SIS può decidere glistorni da capitolo a capitolo all'interno dello stesso titolo. Il gruppo SISdà il suo accordo alle stesse condizioni alle quali adotta il suo pareresul bilancio.
Articolo 14
La funzione di controllore finanziario è esercitata da un funzionario o
dipendente del segretariato generale del Consiglio all'uopo designato
con decisione del segretario generale aggiunto che definisce le modalitàdi tale controllo.
Articolo 15
La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati
da un contabile della Direzione generale A del Segretariato generale
del Consiglio.
Articolo 16
1. Per la riscossione dei crediti dovuti a norma dell'articolo 25 o di
ogni debito dovuto da terzi agli Stati membri interessati, relativi allaconclusione, all'installazione e al funzionamento del Sisnet, è neces-sario un ordine di riscossione dell'ordinatore. Gli ordini di riscossione
sono trasmessi al contabile, che li sottopone al controllore finanziario
per il visto.
2. Il visto ha lo scopo di constatare:
a) l'esattezza dell'imputazione al bilancio;
b) la regolarità e la conformità dell'ordine rispetto alle disposizioni
applicabili;2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 5
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c) la regolarità dei documenti giustificativi;
d) l'esattezza della designazione del debitore o dell'autorità competente
dello Stato debitore;
e) la data di scadenza;
f) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'arti-
colo 4, e
g) l'esattezza dell'importo e della valuta.
3. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione debitamente
compilati.
Articolo 17
In deroga agli articoli 5 e 6:1) possono essere detratti dall'importo delle note di spesa, delle fatture
o degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di paga-mento al netto:
a) le ammende comminate alla parte di un contratto in merito ad
una licitazione accettata;
b) i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono
essere operati mediante deduzione in occasione di una nuova
liquidazione della stessa natura, effettuata sullo stesso titolo,
capitolo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento èstato imputato.
Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti, i
rimborsi e i ribassi detratti da fatture e note di spesa;
2) possono essere riutilizzate sulla linea che ha sostenuto la spesa
iniziale:
— le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente
pagate su stanziamenti di bilancio.
Le operazioni di riutilizzo devono aver luogo prima della chiusura
dell'esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassata
l'entrata.
Articolo 18
1. Ogni provvedimento che possa comportare una spesa a carico del
bilancio deve essere preventivamente oggetto di una proposta diimpegno da parte dell'ordinatore al contabile, in cui figuri la destina-zione della spesa, l'importo, l'imputazione della spesa al bilancio e la
designazione del creditore. La proposta è sottoposta dal contabile al
controllore finanziario per il visto.
2. Il visto ha lo scopo di constatare:
a) la presentazione della proposta d'impegno a norma del paragrafo 1;
b) l'esattezza dell'imputazione al bilancio;
c) la disponibilità degli stanziamenti nel bilancio;
d) l'applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all'arti-
colo 4;
e) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni
applicabili.
Articolo 19
1. La liquidazione di una spesa da parte dell'ordinatore ha lo scopo
di:
a) verificare l'esistenza dei diritti del creditore;
b) determinare o verificare l'esistenza e l'importo del credito;
c) verificare le condizioni di esigibilità del credito;
d) verificare che i beni siano stati acquistati o i servizi forniti come
prescritto.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 6
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2. L'ordinatore può far effettuare le verifiche sotto la propria respon-
sabilità.
Articolo 20
1. L'ordinatore dà al contabile, mediante l'emissione di un ordine di
pagamento («l'ordinazione»), l'ordine di pagare una spesa di cui haeffettuato la liquidazione.
2. L'ordine di pagamento deve menzionare:
a) l'esercizio d'imputazione;
b) il titolo, il capitolo e l'articolo del bilancio;
c) l'importo della somma da pagare espresso in cifre e per esteso in
lettere, con indicazione della valuta;
d) il nome e l'indirizzo del creditore;
e) l'oggetto della spesa;
f) il modo di pagamento;
g) i numeri e le date dei visti d'impegno corrispondenti.
3. L'ordine di pagamento è datato e firmato dall'ordinatore.
4. Il contabile sottopone l'ordine di pagamento corredato dei docu-
menti giustificativi originali al visto del controllore finanziario.
5. Il visto ha lo scopo di constatare:
a) la regolarità dell'emissione dell'ordine di pagamento;
b) la concordanza dell'ordine di pagamento con l'impegno di spesa e
l'esattezza del suo importo tenendo conto dei principi di sanagestione finanziaria di cui all'articolo 4;
c) l'esattezza dell'imputazione a bilancio;
d) la disponibilità degli stanziamenti nel titolo e nell'articolo interes-
sato del bilancio;
e) la regolarità dei documenti giustificativi;
f) l'esattezza della designazione del creditore.
6. Ogni spesa deve essere coperta preventivamente dai contributi
degli Stati di cui all'articolo 25 o, in loro mancanza, da un creditobancario. In caso di mancato pagamento i costi del prefinanziamentobancario sono suddivisi tra gli Stati inadempienti proporzionalmente aicontributi non versati e tenuto conto dell'entità del ritardo.
Articolo 21
►
M1I pagamenti vengono effettuati tramite il conto bancario apposi-
tamente acceso a tal fine a nome del segretariato generale del
Consiglio. ◄Per i trasferimenti bancari effettuati a norma del presente
regolamento finanziario è necessaria la firma congiunta di due funzio-nari designati dal segretario generale aggiunto, fra cui quella delcontabile.
Articolo 22
In caso di rifiuto di un visto previsto agli articoli 16, 18 o 20 da parte
del controllore finanziario e se l'ordinatore insiste nella sua proposta, èinterpellato il segretario generale aggiunto. Salvo il caso in cui siamessa in discussione la disponibilità degli stanziamenti, quest'ultimo,con decisione debitamente motivata, può non tener conto del rifiutodel visto e confermare l'ordine di riscossione, l'impegno di spesa o
l'ordine di pagamento. Il segretario generale aggiunto informa entro
un mese la Corte dei conti della decisione. Tale decisione ha effettoesecutivo a decorrere dalla data del rifiuto di visto.
Articolo 23
In caso di inosservanza delle disposizioni del presente regolamento
finanziario la responsabilità disciplinare dell'ordinatore, del controllore2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 7
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finanziario e del contabile è stabilita dallo statuto dei funzionari delle
Comunità europee.
Articolo 24
La contabilità è tenuta per anno civile col metodo della «partita
doppia». Essa riproduce la totalità delle entrate e delle spese effettuatenel corso dell'esercizio finanziario.
CAPO IV
ContributidegliStati
Articolo 25
1. Le entrate del bilancio sono costituite dai contributi finanziari
dovuti dagli Stati membri seguenti: Belgio, Danimarca, Germania,
Grecia, Spagna, Francia, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Austria,
Portogallo, Finlandia e Svezia, nonché Islanda e Norvegia.
2. I contributi finanziari di detti Stati sono stabiliti nel bilancio ed
espressi in euro.
Articolo 26
Gli Stati di cui all'articolo 25 mettono a disposizione del segretario
generale aggiunto i loro contributi finanziari secondo il criterio diripartizione seguente.
La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri di cui all'articolo 25,
da un lato, e l'Islanda e la Norvegia, dall'altro, è stabilita annualmente
in base alla quota che ciascuno Stato membro interessato e l'Islanda e
la Norvegia detengono nel totale dei prodotti interni lordi (PIL)dell'anno precedente di tutti gli Stati di cui all'articolo 25. La riparti-zione dei contributi tra gli Stati membri interessati è stabilitaannualmente, previa detrazione dei contributi dell'Islanda e della
Norvegia, a seconda della parte di risorsa IVA di ciascuno di detti Stati
membri sul totale delle risorse IVA dell'Unione europea, fissata nell'ul-tima rettifica del bilancio delle Comunità avvenuta nell'esercizioprecedente.
Articolo 27
1. Il segretario generale aggiunto invia con una lettera le richieste di
contributi a ciascuno Stato di cui all'articolo 25 tramite le amministra-
zioni nazionali di cui gli sono stati forniti gli estremi.
2. La lettera in questione contiene quanto segue:
a) la decisione di adozione del bilancio o, in caso di ricorso all'articolo
9, la decisione di richiedere contributi tramite dodicesimi provvisori;
b) l'importo che ciascuno Stato deve versare, calcolato in euro a
seconda del criterio di ripartizione di cui all'articolo 26;
c) i dati necessari al versamento del contributo.
3. I contributi sono versati sul conto bancario di cui all'articolo 21.
4. I contributi sono pagabili in euro.
Articolo 28
1. Agli Stati di cui all'articolo 25 è ingiunto di versare il 25 % del
loro contributo entro il 15 febbraio, il 1
oaprile, il 1oluglio e il 1o
ottobre.
2. Se uno Stato non ha adempiuto i propri obblighi finanziari, ad
esso si applicano per analogia le norme comunitarie vigenti sugli inte-ressi di mora nel versamento delle partecipazioni al bilanciodell'Unione europea, fatti salvi eventuali costi sostenuti da tale Stato anorma dell'articolo 20, paragrafo 6.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 8
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CAPO V
Conclusionedeicontratti
Articolo 29
1. I contratti relativi agli acquisti o alle locazioni di beni o alle
prestazioni di servizi devono essere fatti per iscritto.
2. I contratti per i quali il valore stimato è pari o superiore ai limiti
stabiliti nella direttiva 93/36/CEE del Consiglio, del 14 giugno 1993,
che coordina le procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici diforniture (
1) o nella direttiva 92/50/CEE del Consiglio, del 18 giugno
1992, che coordina le procedure di aggiudicazione degli appaltipubblici di servizi (
2), sono conclusi in seguito a gare d'appalto in base
alle disposizioni delle suddette direttive e di tutte le loro eventuali
modifiche successive (in prosieguo denominate «direttive del Consigliosulle procedure relative agli appalti pubblici»).
3. Possono essere conclusi contratti mediante trattativa privata
qualora il valore stimato del contratto in questione non superi i limiti
stabiliti nelle direttive del Consiglio sulle procedure relative agli
appalti pubblici. In questi casi gli Stati membri di cui all'articolo 25sono tuttavia tenuti a porre in competizione, per quanto possibile econ tutti i mezzi appropriati, i fornitori o gli imprenditori che possonofornire la prestazione oggetto del contratto.
4. I bandi di gara sono, in linea di massima, diffusi dal Segretariato
generale, a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25, in tutti gliStati membri.
5. Le procedure di gara d'appalto, la selezione nonché i criteri di
aggiudicazione sono determinati e disciplinati dalle disposizioni delle
direttive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici
integrate dalle disposizioni del presente regolamento finanziario.
6. I bandi di gara sono preparati dal Segretariato generale a nome
degli Stati membri di cui all'articolo 25, e contengono in particolare leindicazioni relative:
a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in partico-
lare l'eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di risposta;
b) se del caso, ai riferimenti al capitolato generale relativo al contratto
di cui trattasi (forniture o prestazioni di servizi) ed eventualmente aldocumento relativo alle condizioni specifiche del contratto;
c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un'offerta
implica l'accettazione del capitolato cui si riferisce;
d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è
prevista una visita in loco;
e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente
deve tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;
f) alle penali previste come sanzione per l'inadempimento delle clau-
sole del contratto;
g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo
delle stesse) debbono contenere;
h) al divieto di qualsiasi contatto riguardante il bando di gara tra il
segretario generale aggiunto e i suoi funzionari, i rappresentanti dei
governi degli Stati membri di cui all'articolo 25, i rappresentanti dei
governi dell'Islanda e della Norvegia ed il concorrente, salvo, ecce-zionalmente, nei seguenti casi:
prima della data ultima per il deposito delle offerte:
i) su iniziativa dei concorrenti,2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 9
(1) GU L 199 del 9.8.1993, pag. 1.
(2) GU L 209 del 24.7.1992, pag. 1. Direttiva modificata da ultimo dalla diret-
tiva 97/52/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 328 del
28.11.1997, pag. 1).
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è possibile comunicare a tutti i concorrenti informazioni supple-
mentari nell'intento specifico di chiarire la natura del bando digara,
ii) su iniziativa del segretario generale aggiunto:
se gli Stati membri di cui all'articolo 25, l'Islanda, la Norvegia o
il Segretariato generale del Consiglio rilevano un errore, un'im-
precisione, un'omissione o qualsiasi altro difetto materiale nellaredazione del testo del bando, il Segretariato generale può infor-marne gli interessati, secondo modalità strettamente identiche aquelle del bando di gara;
iii) dopo l'apertura delle offerte e su iniziativa degli Stati membri di
cui all'articolo 25, dell'Islanda, della Norvegia o del Segretariatogenerale del Consiglio, qualora un'offerta richieda chiarimenti osi tratti di correggere errori materiali manifesti contenuti nellaredazione dell'offerta, il Segretariato generale può prendere l'ini-
ziativa di mettersi in contatto con il concorrente.
Articolo 30
In tutti i casi in cui si sono avuti contatti alle condizioni di cui all'arti-
colo 29, paragrafo 6, lettera h), viene inviata una «nota per ilfascicolo» e nella relazione trasmessa in seguito alla commissioneconsultiva di cui all'articolo 36 è fatta menzione dei contatti.
Articolo 31
Non può essere operata alcuna discriminazione in base alla nazionalità
tra i cittadini degli Stati membri, dell'Islanda e della Norvegia per i
contratti stipulati dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati
membri di cui all'articolo 25.
Articolo 32
Se esiste un capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi, esso
è allegato al bando di gara. È eventualmente accluso anche un docu-mento contenente le condizioni specifiche del contratto.
Articolo 33
La trasmissione delle offerte avviene, a scelta dei concorrenti:
a) per posta,
nel qual caso il bando di gara deve precisare che sarà considerata la
data di spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le spedizioni perposta devono essere effettuate con plico raccomandato;
b) mediante presentazione presso il Segretariato del Consiglio, diretta-
mente o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi didistribuzione privati,
nel qual caso il bando di gara deve indicare il giorno e l'ora entro i
quali i plichi vanno presentati al Segretariato del Consiglio e preci-sare il servizio cui vanno consegnati contro ricevuta datata efirmata.
In entrambi i casi la data deve essere identica.Per garantire il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara
deve figurare la seguente indicazione:
«L'offerta deve essere inviata in doppia busta chiusa; oltre all'indi-
cazione del servizio destinatario, come indicato nel bando di gara,la busta interna deve recare la dicitura: “Bando di gara — non deveessere aperta dal servizio di registrazione”. Qualora vengano utiliz-zate buste autoadesive, esse saranno chiuse mediante nastro adesivosul quale sarà apposta la firma del mittente».2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 10
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Articolo 34
Tutte le offerte devono essere aperte.Le offerte sono aperte contemporaneamente da una commissione appo-
sitamente designata dal segretario generale aggiunto. Essa si componedi tre alti funzionari appartenenti a direzioni differenti del Segretariatogenerale. Il controllore finanziario deve essere informato dell'apertura
delle offerte. Il controllore finanziario, o un suo rappresentante, assiste
all'apertura come osservatore.
La commissione redige il verbale dell'apertura delle offerte che deve
essere firmato da tutti i suoi membri.
Ciascuna pagina di ciascuna offerta deve essere parafata da almeno un
membro della commissione. La commissione deve registrare periscritto tutte le offerte ricevute, elencando in particolare tutti i docu-menti allegati dai concorrenti alle loro offerte.
Articolo 35
Ogni offerta è valutata dagli Stati membri di cui all'articolo 25, insieme
all'Islanda e alla Norvegia. Il funzionario responsabile del Segretariatodel Consiglio o un supplente designato dall'ordinatore presenta alla
commissione consultiva di cui all'articolo 36 una relazione approvata
all'unanimità da questi Stati.
La relazione contiene in particolare:
a) i motivi dell'eliminazione di ciascun concorrente;
b) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa
una tabella comparativa dei prezzi unitari;
c) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concor-
rente.
Articolo 36
Per i contratti conclusi dal segretario generale aggiunto a nome degli
Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dai competenti rappresen-
tanti dell'Islanda e della Norvegia in seguito a gare d'appalto, è prima
chiesto il parere della commissione consultiva per gli acquisti e icontratti.
Articolo 37
La commissione consultiva di cui all'articolo 36 si compone di un
rappresentante di ciascuno Stato membro di cui all'articolo 25, nonchédi un rappresentante della Norvegia e uno dell'Islanda. Gli Statimembri di cui all'articolo 25, insieme all'Islanda e alla Norvegia, siassicurano che i rappresentanti scelti abbiano adeguate competenze incampo informatico e/o finanziario e/o giuridico. I rappresentanti non
devono aver preso parte alla valutazione dei fascicoli sottoposti alla
commissione consultiva. Un rappresentante del controllore finanziarioè presente in veste di osservatore.
La commissione consultiva elegge, a maggioranza semplice, un presi-
dente ed un vicepresidente scelti fra i rappresentanti.
La commissione consultiva emette un parere sulla conformità della
procedura di selezione dei concorrenti e, in generale, sui termini delcontratto.
La commissione consultiva può essere invitata a pronunciarsi su qual-
siasi altro problema concernente la materia oggetto del presente
capitolo.
La commissione consultiva cerca di adottare il proprio parere per
consenso. Qualora non sia possibile raggiungere un consenso, lacommissione consultiva adotta il proprio parere a maggioranzasemplice dei suoi rappresentanti. È richiesto un quorum di undici votiaffinché la procedura sia valida. In caso di parità di voti è decisivo ilvoto del presidente.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 11
▼B
Il Segretariato generale del Consiglio svolge, se necessario, i compiti di
segreteria.
Articolo 38
La commissione consultiva redige il proprio regolamento interno sulla
scorta di quello della commissione consultiva per acquisti e contratti
del Consiglio dell'Unione europea.
Articolo 39
La commissione consultiva è chiamata, a titolo meramente consultivo,
a formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di forniture o prestazioni di servizi,
compresi gli studi, d'importo stimato uguale o superiore ai limitiindicati nelle direttive del Consiglio sulle procedure relative agliappalti pubblici;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a),
in tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cuidette clausole determinino modifiche dell'importo del contrattooriginario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i
limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto già stipu-lato e che in origine era inferiore a detti limiti;
d) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecu-
zione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste diremissione di penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolatid'oneri e delle condizioni generali del contratto), quando il problemaè di gravità tale da motivare una richiesta di parere;
e) su richiesta di uno degli Stati membri di cui all'articolo 25 o dell'I-
slanda o della Norvegia, ovvero di un membro della commissioneconsultiva o del segretario generale aggiunto sui progetti dicontratto d'importo inferiore a quello di cui alla lettera a), qualora
essi ritengano che tali contratti sollevino questioni di principio o
presentino un carattere particolare.
Articolo 40
I fascicoli sottoposti alla commissione consultiva a norma dell'articolo
39, lettere da b) a e), sono corredati di una relazione approvata all'una-nimità dagli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché dall'Islanda edalla Norvegia.
Articolo 41
I pareri della commissione consultiva sono firmati dal suo presidente.
Al fine di evitare ritardi nel procedimento a seguito dell'interventodella commissione consultiva, gli Stati membri di cui all'articolo 25,
nonché l'Islanda e la Norvegia, possono, qualora lo ritengano neces-
sario, imporre un termine ragionevole entro il quale deve essereformulato il parere. I pareri sono comunicati al segretario generaleaggiunto, agli Stati membri di cui all'articolo 25, nonché all'Islanda ealla Norvegia. Dopo aver esaminato il parere, gli Stati membri di cui
all'articolo 25, nonché l'Islanda e la Norvegia adottano all'unanimità
una decisione definitiva in materia. In seguito all'adozione di tale deci-sione, il contratto o i contratti in oggetto sono conclusi dal segretariogenerale aggiunto a nome degli Stati membri di cui all'articolo 25 edai rappresentanti competenti dell'Islanda e della Norvegia.
Articolo 42
Il segretariato generale comunica a tutti i concorrenti le decisioni adot-
tate in merito alle loro offerte.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 12
▼B
Articolo 43
1. I contratti possono essere conclusi in base a semplice fattura o
nota spese qualora il valore presunto delle forniture o dei servizi nonsuperi 2 000 EUR.
2. A garanzia dell'esecuzione dei contratti, si può esigere dai forni-
tori, dagli imprenditori, o dai prestatori di servizi, tra le clausole digaranzia, la costituzione di una cauzione preventiva. Tale cauzionedeve coprire non solo tutta la durata della garanzia, ma anche un
periodo sufficiente per consentire di farla valere. La cauzione in linea
di massima deve essere costituita da un versamento in euro su un contobancario aperto appositamente a nome del Segretariato generale delConsiglio. La cauzione può essere depositata unicamente presso unente creditizio di prim'ordine su un conto in euro a vista o a breve
termine.
3. L'ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni
commerciali e ai capitolati abituali.
4. La costituzione di tale cauzione è obbligatoria quando il valore
del contratto in questione è uguale o superiore ai limiti stabiliti nelladirettiva del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici.
5. La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di
solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile. In linea di massima
tale garanzia è costituita in euro ed è soggetta alle norme sulla
cauzione di cui al paragrafo 2.
6. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella
sua esecuzione, il segretario generale aggiunto assicura che gli Stati
membri di cui all'articolo 25, l'Islanda e la Norvegia siano indennizzatidi tutte le perdite, interessi e spese prelevando la somma sullacauzione, sia che quest'ultima sia versata direttamente dal fornitore odall'imprenditore oppure da un terzo.
Articolo 44
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un
contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, idocumenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione diuna copia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciataall'atto del versamento della cauzione, o di una copia, certificataconforme dal contabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo
che presta la sua garanzia.
Articolo 45
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive di cui all'articolo
43 sono liberate dal segretario generale aggiunto secondo le modalitàstabilite dalle pertinenti disposizioni del contratto o della garanzia,salvo nei casi di mancata esecuzione o di ritardo nell'esecuzione di
cui all'articolo 43, paragrafo 6.
CAPO VI
Presentazione everifica deiconti
Articolo 46
1. Il segretario generale aggiunto stabilisce un conto di gestione ed
un bilancio finanziario entro due mesi a decorrere dalla fine del
periodo di esecuzione del bilancio e lo trasmette al gruppo «SIS».
2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di
spesa concernenti l'esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa
forma e secondo le stesse suddivisioni del bilancio.
3. Ad esso sono allegati:
a) un prospetto che illustra la situazione degli Stati di cui all'articolo
25, relativamente al contributo finanziario di ciascuno, e
b) un prospetto degli storni di stanziamenti.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 13
▼B
4. Il bilancio finanziario descrive l'attivo e il passivo nel bilancio al
31 dicembre dell'esercizio trascorso.
Articolo 47
1. La Corte dei conti è invitata ad effettuare la verifica dei conti.
2. Il segretario generale aggiunto trasmette alla Corte dei conti il
conto di gestione e il bilancio nei 15 giorni successivi al termine dicui all'articolo 46, paragrafo 1.
3. Scopo del controllo che deve effettuare la Corte dei conti è
constatare la legittimità e la regolarità delle entrate e delle speserispetto ai contratti da gestire, al bilancio e al presente regolamento
finanziario.
4. Il segretario generale aggiunto concede alla Corte dei conti tutte
le agevolazioni che quest'ultima ritenga necessarie nell'esercizio dellasua funzione.
Articolo 48
Il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione alla Corte dei
conti, corredati delle eventuali osservazioni del segretario generale
aggiunto, sono sottoposti agli Stati di cui all'articolo 25 anteriormente
al 1
oluglio. Gli Stati membri di cui all'articolo 25, riuniti in sede di
Consiglio, danno scarico al segretario generale aggiunto sull'esecuzionedel bilancio.
CAPO VII
Disposizionifinali
Articolo 49
L'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen relative al
sistema di informazione Schengen ad uno Stato diverso da quelli dicui all'articolo 25 (in prosieguo denominato «altro Stato») comporta:
a) un riaggiustamento delle quote degli Stati di cui all'articolo 25 come
indicato all'articolo 26;
b) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 25 per
imputare all'altro Stato il suo contributo al funzionamento di Sisnetper la totalità dell'esercizio in atto;
c) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all'articolo 25 per
imputare all'altro Stato una frazione dei costi precedentementesostenuti per l'installazione di Sisnet. La frazione è calcolatatenendo conto della parte delle risorse IVA dell'altro Stato sul totaledelle risorse IVA delle Comunità europee per gli esercizi finanziari
precedenti che abbiano comportato spese necessarie all'installazione
di Sisnet. Il contributo della frazione è oggetto di un «avviso dicredito» a favore degli Stati di cui all'articolo 25 proporzionalmentealla loro quota calcolata in base all'articolo 26. Gli altri Statipossono scegliere di assegnare l'importo alla loro quota nel bilancio
o di chiedere il rimborso.
Articolo 50
1. Il presente regolamento finanziario si applica all'adozione del
bilancio per quanto riguarda le entrate e le spese necessarie ad adem-piere gli obblighi derivanti dalle azioni intraprese a norma dell'articolo1 della decisione 1999/870/CE per il restante periodo dell'eserciziodurante il quale il regolamento entra in vigore.
2. In deroga all'articolo 8, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, il
segretario generale aggiunto del Consiglio trasmette al gruppo SIS ilprogetto preliminare di bilancio non appena possibile dopo l'adozionedel presente regolamento finanziario. Dopo il parere del gruppo SIS ela stesura del progetto di bilancio, gli Stati membri di cui all'articolo25, riuniti in sede di Consiglio, adottano immediatamente il bilancio.2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 14
▼B
3. In deroga all'articolo 28, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1,
gli Stati di cui all'articolo 25 sono invitati a versare i rispettivi contri-buti in base al calendario che deve essere fissato dagli Stati membri di
cui all'articolo 25 all'atto dell'adozione di tale bilancio.
Articolo 51
1. La presente decisione ha effetto dalla data di adozione.2. Essa è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee .2000D0265 — IT — 01.01.2003 — 002.001 — 15