2002R2342 — IT — 01.05.2007 — 003.001

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▼B

REGOLAMENTO (CE, EURATOM) N. 2342/2002 DELLA COMMISSIONE

del 23 dicembre 2002

recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee

SOMMARIO PRIMA PARTE DISPOSIZIONI COMUNI TITOLO I OGGETTO TITOLO II PRINCIPI DI BILANCIO Capo 1 Principi dell'unità e della veridicità del bilancio Capo 2 Principio dell'annualità Capo 3 (Capo 4 del regolamento finanziario) principio dell'unità di conto Capo 4 (Capo 5 del regolamento finanziario) principio dell'universalità Capo 5 (Capo 6 del regolamento finanziario) principio della specializzazione Capo 6 (Capo 7 del regolamento finanziario) principio della sana gestione finanziaria Capo 7 (Capo 8 del regolamento finanziario) principio della trasparenza TITOLO III FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO Capo 1 Formazione del bilancio Capo 2 Struttura e presentazione del bilancio TITOLO IV ESECUZIONE DEL BILANCIO Capo 1 Disposizioni generali Capo 2 Metodi d'esecuzione Sezione 1 Disposizioni generali Sezione 2 Disposizioni particolari Capo 3 Agenti finanziari Sezione 1 Diritti ed obblighi degli agenti finanziari Sezione 2 L'ordinatore Sezione 3 Il contabile Sezione 4 L'amministratore degli anticipi Capo 4 Responsabilità degli agenti finanziari Sezione 1 Disposizioni generali Sezione 2 Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati Capo 5 Operazioni di entrata Sezione 1 Risorse proprie Sezione 2 Previsione di crediti Sezione 3 Accertamento dei crediti Sezione 4 Emissione degli ordinari di riscossione Sezione 5 Recupero Capo 6 Operazioni di spesa Sezione 1 Impegno delle spese Sezione 2 Liquidazione delle spese Sezione 3 Ordinazione dei pagamenti Sezione 4 Pagamento delle spese Sezione 5 Termini per le operazioni di spesa Capo 7 Sistemi informatici Capo 8 Il revisore interno TITOLO V Aggiudicazione degli appalti pubblici Capo 1 Disposizioni generali Sezione 1 Campo d'applicazione e principi d'aggiudicazione Sezione 2 Pubblicazioni Sezione 3 Procedure di aggiudicazione degli appalti Sezione 4 Garanzia e controllo Capo 2 Disposizioni relative agli appalti aggiudicati dalle istituzioni comunitarie per proprio conto TITOLO VI Sovvenzioni Capo 1 Campo d'applicazione Capo 2 Principi di concessione Capo 3 Procedura di concessione Capo 4 Pagamento e controllo Capo 5 Esecuzione TITOLO VII Rendiconto e contabilità Capo 1 Rendiconto Capo 2 (Capo 3 del regolamento finanziario) contabilità Sezione 1 Organizzazione contabile Sezione 2 Libri contabili Sezione 3 Piano contabile Sezione 4 Registrazione Sezione 5 Riconciliazione e verifica Sezione 6 Contabilità di bilancio Capo 3 (Capo 4 del regolamento finanziario) inventario delle immobilizzazioni PARTE SECONDA DISPOSIZIONI PARTICOLARI TITOLO I (PARTE SECONDA, TITOLO II, DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) FONDI STRUTTURALI, FONDO DI COESIONE, FONDO EUROPEO PER LA PESCA E FONDO EUROPEO AGRICOLO PER LO SVILUPPO RURALE TITOLO II (TITOLO III DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) RICERCA TITOLO III (TITOLO IV DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) AZIONI ESTERNE Capo 1 Disposizioni generali Capo 2 Esecuzione delle azioni Capo 3 Aggiudicazione degli appalti Capo 4 Concessione delle sovvenzioni Capo 5 Casse di anticipi ed inventari TITOLO IV (TITOLO V DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) UFFICI EUROPEI TITOLO V (TITOLO VI DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI TITOLO VI (PARTE SECONDA, TITOLO VII, DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) ESPERTI PARTE TERZA DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI TITOLO I DISPOSIZIONI TRANSITORIE TITOLO II DISPOSIZIONI FINALI







LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee ( 1 ), in particolare l'articolo 183, previa consultazione del Parlamento europeo, del Consiglio, della Corte di giustizia delle Comunità europee, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo, del Comitato delle regioni, del mediatore europeo e del garante europeo della protezione dei dati, considerando quanto segue: (1) Le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (in prosieguo: «il regolamento finanziario») sono state semplificate al fine di limitarle ai principi e alle definizioni fondamentali relativi alla formazione, all'esecuzione ed al controllo del bilancio generale delle Comunità europee (in prosieguo: «il bilancio»). (2) Le presenti modalità d'esecuzione devono di conseguenza non solo completare le disposizioni del regolamento finanziario che rinviano espressamente all'adozione di dette modalità, ma anche le disposizioni la cui applicazione richiede una preliminare definizione di norme d'applicazione. Per ragioni di chiarezza, è opportuno sostituire il regolamento (Euratom, CECA, CE) n. 3418/93 della Commissione, del 9 dicembre 1993, che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 ( 2 ), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1687/2001 ( 3 ). (3) Per garantire la conformità della normativa settoriale con i principi di bilancio definiti dal regolamento finanziario, è necessario individuare tutti gli atti relativi all'esecuzione del bilancio e disporre che il loro inventario sia redatto dalla Commissione e trasmesso all'autorità di bilancio. (4) Per quanto attiene ai principi di bilancio, ed in particolare al principio dell'unità, l'obbligo di individuare gli interessi sui prefinanziamenti da riversare nel bilancio impone di individuare i prefinanziamenti che restano proprietà delle Comunità. Tali prefinanziamenti rimangono proprietà dell'istituzione, salvo disposizione contraria dell'atto di base ai sensi dell'articolo 49 del regolamento finanziario e tranne se si tratta di prefinanziamenti versati in esecuzione di un appalto o versati al personale, ai membri dell'istituzione o agli Stati membri. Tale norma deve essere precisata in base ai diversi tipi di gestione (centralizzata diretta ed indiretta e concorrente). La stessa non si applica alla gestione congiunta giacché in tal caso i fondi comunitari sono confusi con i fondi dell'organizzazione internazionale. Quando i prefinanziamenti, che restano proprietà delle Comunità, producono interessi, questi sono versati al bilancio come entrate varie. (5) Con riferimento al principio dell'annualità occorre che sia chiarita la nozione di stanziamenti dell'esercizio e la nozione di fasi preparatorie all'atto d'impegno le quali, quando sono completate il 31 dicembre, possono dare diritto ad un riporto degli stanziamenti d'impegno che dovranno essere utilizzati prima del 31 marzo dell'esercizio successivo. (6) Per quanto riguarda il principio dell'unità di conto, si devono precisare i tassi e il corso da applicare per la conversione tra l'euro e le altre monete ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. (7) Quanto alle deroghe al principio dell'universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi comunitari e, dall'altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. (8) Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia e garantire che l'autorità di bilancio ne sia perfettamente informata tramite una giustificazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere sottoposte a detta autorità. (9) Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa. (10) In materia di formazione e di presentazione del bilancio, si deve precisare il contenuto dell'introduzione generale del bilancio, dei documenti di lavoro che devono essere presentati a sostegno del bilancio e dei commenti alle linee di bilancio, in modo da assicurare che l'autorità di bilancio sia pienamente informata. Nel contesto della nuova formazione del bilancio per attività («Activity based budgeting»), sono inoltre precisate la definizione e la classificazione degli stanziamenti amministrativi. (11) In materia di esecuzione del bilancio, occorre innanzitutto chiarire le forme che l'atto di base può rivestire nelle materie comunitarie e nelle materie disciplinate dal trattato sull'Unione europea. Inoltre è opportuno fissare gli importi massimi degli stanziamenti che possono essere eseguiti in assenza di un atto di base preliminare a titolo di azioni preparatorie e progetti pilota, nonché l'elenco delle norme dei trattati che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche. (12) È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito ad un conflitto di interessi, nonché la procedura da seguire in tale eventualità. (13) Per quanto attiene ai diversi metodi d'esecuzione del bilancio, occorre precisare che quando non esegue direttamente il bilancio nella sua amministrazione, la Commissione deve assicurarsi prima di tutto che le entità alle quali prevede di affidare compiti d'esecuzione dispongano di procedure di gestione e sistemi di controllo e di contabilità adeguati e pertinenti in relazione alle esigenze della sana gestione finanziaria. (14) Per quanto riguarda la gestione centralizzata indiretta, vale a dire la gestione delegata dalla Commissione ad agenzie esecutive o ad organismi di diritto comunitario, oppure ad organismi nazionali pubblici o investiti della funzione di servizio pubblico, occorre inoltre precisare l'inquadramento e le modalità d'attuazione di detta delega (atto di delega o convenzione). Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione sul bilancio comunitario. Gli organismi nazionali, nella misura in cui devono effettuare atti d'esecuzione di bilancio, devono offrire garanzie finanziarie sufficienti ed essere scelti in modo trasparente, previa analisi del rapporto tra costi ed efficacia che giustifichi la scelta della gestione delegata a tale organismo. La Commissione chiede il parere del comitato competente, secondo l'atto di base per l'esecuzione degli stanziamenti interessati, prima di procedere alla delega ad organismi nazionali. Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici. (15) Per quanto riguarda la gestione concorrente con Stati membri o decentrata con paesi terzi, è necessario precisare le tappe e gli obiettivi della procedura di liquidazione dei conti, fatte salve le norme speciali contenute nei regolamenti settoriali pertinenti. (16) Per quanto attiene infine alla gestione congiunta, occorre precisare che nel caso di tale gestione la parte contributiva di ogni donatore a ciascun tipo di spesa non è individuata e che le azioni sovvenzionate devono tuttavia essere controllate globalmente; bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione. (17) Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l'eliminazione dei controlli ex-ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. L'autorità di bilancio deve essere informata delle misure di nomina o cessazione dal servizio che riguardano gli ordinatori delegati. Devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza ed i principi procedurali da rispettare. L'internalizzazione dei controlli ex-ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di iniziativa e di verifica delle operazioni d'esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per gli agenti responsabili delle verifiche, ex ante e ex post. Bisogna poi poter dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all'istituzione che dovrà in particolare integrare i risultati delle verifiche a posteriori. Si deve provvedere alla conservazione dei documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, tenuto conto del loro carattere di deroga, tutti i tipi di procedure negoziate in materia d'aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all'istituzione che dovrà essere trasmessa all'autorità di bilancio. (18) Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione di tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate anche le modalità per la cessazione dal servizio del contabile. (19) Le condizioni del ricorso alla cassa di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, devono essere stabilite, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori, nonché degli ordinatori e contabili per quanto riguarda il controllo della cassa anticipi; l'autorità di bilancio deve essere informata di qualsiasi misura di nomina o di cessazione dal servizio. (20) Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari delle Comunità europee e del regime applicabile agli altri agenti delle suddette Comunità. Si dovrà tuttavia costituire una nuova istanza specializzata, alle condizioni specifiche di ciascuna istituzione, per accertare l'esistenza di un'irregolarità di natura finanziaria. Vanno inoltre precisate le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un'istruzione ed essere in tal modo liberato dalla propria responsabilità. (21) In materia di entrate, oltre al caso particolare delle risorse proprie disciplinate dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio, del 22 maggio 2000, recante applicazione della decisione 94/728/CE, Euratom, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità ( 4 ), è necessario precisare i compiti e controlli sotto la responsabilità degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di credito, quindi dell'ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell'accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali ed infine decisione, se del caso, di rinuncia al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria. Deve inoltre essere precisato il ruolo del contabile nell'incasso delle entrate e l'eventuale concessione di una dilazione di pagamento. (22) Per quanto riguarda le spese, è necessario innanzitutto definire l'articolazione tra la decisione di finanziamento, l'impegno globale e l'impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi. La distinzione tra impegno globale e impegno specifico dipende dal grado d'identificazione dei beneficiari e degli importi in oggetto. Gli impegni accantonati sono, da parte loro, riservati alle spese amministrative correnti e alle spese del FEAOG. Per limitare l'importo degli impegni inattivi, si prevede di disimpegnare gli stanziamenti corrispondenti ad impegni che non hanno dato luogo a pagamenti per tre anni. (23) È necessario inoltre chiarire l'articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento ed i controlli che devono effettuare gli ordinatori in occasione della liquidazione delle spese, con l'apposizione del «visto», ed in occasione dell'ordinazione dei pagamenti mediante la verifica della quietanza liberatoria di cui tale agente è ormai l'unico responsabile. Occorre citare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi. Infine, le scadenze relative alle operazioni di liquidazione e di pagamento devono essere precisate tenendo conto della direttiva 2000/35/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 giugno 2000, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali ( 5 ). (24) In materia di controllo interno, si devono definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell'ambito dell'istituzione che l'ha nominato ed alla quale deve rendere conto del suo operato. L'autorità di bilancio deve essere informata di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio. (25) Con riferimento agli appalti pubblici, è opportuno inserire nel presente regolamento le norme delle direttive del Consiglio 92/50/CEE ( 6 ), 93/36/CEE ( 7 ) e 93/37/CEE ( 8 ), modificate da ultimo dalla direttiva 2000/78/CE della Commissione ( 9 ), relative, rispettivamente, alle procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi, di forniture e di lavori pubblici. Ciò implica innanzitutto definire i vari tipi di appalti, le relative misure di pubblicità, i casi di ricorso e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e delle possibili modalità d'aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti d'invito alla concorrenza e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le diverse soglie e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare. (26) Le procedure d'aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d'accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta finale, deve essere seguita tutta la procedura d'apertura, e poi di valutazione, delle domande di partecipazione e delle offerte, dalla nomina di una commissione fino alla decisione d'aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta in definitiva all'amministrazione aggiudicatrice. Vanno anche precisate le garanzie finanziarie esigibili ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità. (27) Infine, i poteri sanzionatori delle amministrazioni aggiudicatrici debbono essere delimitati per garantire il carattere proporzionato e dissuasivo della sanzione, nonché la parità di trattamento tra le varie istituzioni e tra gli uffici. (28) Anche il campo d'applicazione del titolo sulle sovvenzioni deve essere precisato, soprattutto con riferimento ai diversi metodi d'esecuzione del bilancio, ma anche del tipo d'azione o d'organismo d'interesse generale europeo che può essere sovvenzionato. Occorre precisare le caratteristiche del programma di lavoro annuale e degli inviti a presentare proposte, così come le possibili eccezioni al riguardo ed in materia di retroattività, in particolare nei settori dell'aiuto umanitario e della gestione delle situazioni di crisi, le cui esigenze sono molto particolari. (29) Ancora con riferimento alle necessità di trasparenza, di parità di trattamento dei richiedenti e di responsabilizzazione degli ordinatori, deve essere seguita la procedura di aggiudicazione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione, da parte di una commissione, in base a criteri di selezione e d'aggiudicazione precedentemente annunciati, prima che l'ordinatore prenda la decisione definitiva, debitamente documentata. (30) Il principio della sana gestione finanziaria impone inoltre che la Commissione si procuri delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione attraverso la produzione di controlli finanziari per le domande più importanti, successivamente in occasione del pagamento dei prefinanziamenti con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari ed infine, nella fase del pagamento finale, mediante la produzione di controlli finanziari per le domande più importanti e più rischiose. La sana gestione ed il controllo dei principi di assenza di scopo di lucro e di cofinanziamento presuppongono inoltre di delimitare le possibilità di ricorso ai pagamenti forfettari. Infine, la sana gestione del denaro comunitario richiede il rispetto, da parte dei beneficiari delle sovvenzioni, dei principi di trasparenza e di parità di trattamento dei contraenti potenziali, nonché l'aggiudicazione all'offerta economicamente più vantaggiosa in caso di subappalto parziale dell'azione. (31) Infine i poteri di sanzione in materia debbono essere analoghi a quelli esistenti nel settore degli appalti pubblici. (32) In materia di contabilità e di rendicontazione, occorre definire ciascuno dei principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari. Occorre anche precisare le condizioni necessarie perché una transazione sia contabilizzata e le regole di valutazione degli elementi d'attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti. (33) Si deve precisare che i conti delle istituzioni vanno corredati di una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria e precisare, inoltre, il contenuto e la presentazione degli elementi che compongono, da un lato, gli stati finanziari (bilancio, conto di risultato economico, tabella dei flussi di tesoreria, allegato) e, d'altra parte, gli stati sull'esecuzione di bilancio (conto di risultato dell'esecuzione di bilancio ed il suo allegato). (34) In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l'organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare in materia di sicurezza degli accessi e di piste di controllo quanto alle modifiche apportate ai sistemi. (35) Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d'inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro ed i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio. (36) Occorre inoltre definire le regole sull'inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell'inventario. (37) In materia di fondi strutturali, è necessario precisare che il rimborso degli acconti versati a titolo di un intervento non ha per effetto la riduzione della partecipazione dei fondi all'intervento interessato. (38) Deve essere precisata la tipologia delle azioni, dirette ed indirette, che possono essere finanziate nel settore della ricerca. (39) In materia di azioni esterne, le presenti modalità d'esecuzione, così come il regolamento finanziario stesso, mirano ad introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di aggiudicazione degli appalti e di concessione di sovvenzioni. (40) Riguardo all'aggiudicazione degli appalti, le presenti modalità d'esecuzione riprendono la sostanza della decisione della Commissione, del 10 novembre 1999, recante semplificazione dei sistemi di gestione degli appalti aggiudicati nell'ambito dei programmi di cooperazione eseguiti dalle direzioni generali delle relazioni esterne ( 10 ), e di conseguenza prevedono norme sugli appalti che si distinguono dal diritto comune, in particolare con soglie diverse e modalità di gestione adattate alle azioni esterne. (41) Nel settore delle sovvenzioni, vanno enumerati i tipi di azioni per le quali è possibile derogare al principio di cofinanziamento di cui all'articolo 109 del regolamento finanziario. Si tratta in particolare dell'aiuto umanitario e degli aiuti in caso di situazioni di crisi, nonché delle azioni volte alla tutela della salute o dei diritti fondamentali delle popolazioni. (42) Per garantire la sana gestione degli stanziamenti comunitari, occorre altresì precisare le condizioni preliminari e la cornice convenzionale da realizzare in caso di decentramento della gestione degli stanziamenti, così come nei casi di ricorso alle casse di anticipi. (43) Le disposizioni del regolamento finanziario relative agli uffici europei devono essere precisate da norme specifiche per l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee e da disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcune delle sue funzioni ad agenti di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione. (44) Per quanto riguarda gli stanziamenti amministrativi, ciascuna istituzione deve informare l'autorità di bilancio delle operazioni immobiliari significative in corso, cioè quelle che implicano un aumento del parco immobiliare. (45) È necessario individuare gli organismi che possono ricevere sovvenzioni dal bilancio e che devono essere soggetti ad una normativa quadro secondo il disposto dell'articolo 185 del regolamento finanziario. (46) Occorre aggiornare regolarmente le diverse soglie ed importi considerati nel presente regolamento, mediante una indicizzazione rispetto all'inflazione accertata nella Comunità, eccetto per le soglie in materia di appalti pubblici, considerando quanto segue: HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:







PRIMA PARTE

DISPOSIZIONI COMUNI







TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Oggetto

(Articolo 1 del regolamento finanziario)

Il presente regolamento detta le modalità di esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (in prosieguo: «il regolamento finanziario»).

Le istituzioni di cui al presente regolamento sono le istituzioni ai sensi del regolamento finanziario.

▼M3

Articolo 2

Atti normativi relativi all'esecuzione del bilancio

(articoli 2 e 49 del regolamento finanziario)

La Commissione aggiorna ogni anno, nel progetto preliminare di bilancio, le informazioni relative agli atti di cui all'articolo 2 del regolamento finanziario.

Ogni proposta o modifica di proposta presentata all'autorità legislativa indica con chiarezza le disposizioni comportanti deroghe al regolamento finanziario o al presente regolamento, precisando nella relazione i motivi specifici che giustificano tali deroghe.

▼B







TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO







CAPO 1

Principi dell'unità e della veridicità del bilancio

▼M3

Articolo 3

Campo di applicazione dei prefinanziamenti

(articolo 5 bis del regolamento finanziario)

1. Nei casi di gestione centralizzata diretta comprendente più partecipanti, di gestione centralizzata indiretta e di gestione decentrata ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario, le norme di cui all'articolo 5 bis del regolamento finanziario si applicano unicamente al soggetto che riceve il prefinanziamento direttamente dalla Commissione.

2. L'importo del prefinanziamento si considera ingente, ai sensi dell'articolo 5 bis, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, se è superiore a 50 000 EUR.

Tuttavia, per le azioni esterne l'importo del prefinanziamento si considera ingente se è superiore a 250 000 EUR. Per gli aiuti erogati in situazioni di crisi e per le operazioni di aiuto umanitario, l'importo del prefinanziamento si considera ingente se per ogni convenzione è superiore a 750 000 EUR alla fine di ciascun esercizio finanziario e se riguarda progetti di durata superiore a 12 mesi.

Articolo 4

Recupero degli interessi prodotti dai prefinanziamenti

(articolo 5 bis del regolamento finanziario)

1. Per ogni periodo formante oggetto di relazione, successivo all'attuazione della decisione o convenzione, l'ordinatore competente procede al recupero degli interessi prodotti dai pagamenti effettuati a titolo di prefinanziamento il cui importo sia superiore, per ogni singola convenzione, a 750 000 EUR alla fine di ciascun esercizio finanziario.

2. L'ordinatore competente può procedere almeno una volta all'anno al recupero degli interessi prodotti da pagamenti effettuati a titolo di prefinanziamento d'importo inferiore alla cifra indicata al paragrafo 1, tenendo conto dei rischi correlati con il tipo di gestione e con la natura delle azioni finanziate.

3. L'ordinatore competente procede al recupero degli interessi prodotti dai pagamenti effettuati a titolo di prefinanziamento che eccedono il saldo degli importi dovuti ai sensi all'articolo 5 bis, paragrafo 1, del regolamento finanziario.

▼M3

Articolo 4 bis

Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti

(articolo 5 bis del regolamento finanziario)

1. Nelle decisioni di sovvenzione o nelle convenzioni di sovvenzione concluse con beneficiari e intermediari, gli ordinatori provvedono affinché il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d'individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei beneficiari o intermediari devono consentire d'individuare gli importi versati dalla Comunità e gli interessi o altri utili da essi prodotti.

2. Nei casi di cui all'articolo 5 bis, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento finanziario, prima della fine di ciascun esercizio finanziario l'ordinatore competente stima l'importo degli interessi o utili equivalenti prodotti da tali fondi e determina un accantonamento per tale importo. L'accantonamento viene iscritto nella contabilità e viene liquidato mediante l'effettivo recupero, dopo l'attuazione della decisione o convenzione.

Quando il prefinanziamento è imputato a una stessa linea di bilancio, in esecuzione del medesimo atto di base, e a beneficiari partecipanti alla medesima procedura di concessione, l'ordinatore può procedere a un'unica stima degli importi dovuti dai vari debitori.

3. Gli articoli 3 e 4 e i paragrafi 1 e 2 del presente articolo non incidono sull'iscrizione dei prefinanziamenti nella sezione «attività» nei rendiconti finanziari, ai sensi delle norme contabili di cui all'articolo 133 del regolamento finanziario.

▼B







CAPO 2

Principio dell'annualità

Articolo 5

Stanziamenti dell'esercizio

(Articolo 8, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti d'impegno e di pagamento iscritti nel bilancio dell'esercizio e che devono essere utilizzati nel corso dell'esercizio stesso, sono composti dagli stanziamenti autorizzati per l'esercizio. Sono autorizzati per l'esercizio:

a) gli stanziamenti aperti al bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;

b) gli stanziamenti riportati;

c) le ricostituzioni di stanziamenti conformemente ►M3 all'articolo 157 e all'articolo 160 bis del regolamento finanziario; ◄

d) gli stanziamenti provenienti da rimborsi di acconti conformemente all'articolo 228;

e) gli stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell'esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.

Articolo 6

Riporti di stanziamenti

(Articolo 9, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Gli stanziamenti d'impegno di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell'esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell'ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate ad un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l'impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell'anno successivo.

2. Le fasi preparatorie di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell'esercizio ai fini del riporto all'esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:

a) per gli impegni globali ai sensi dell'articolo 76 del regolamento finanziario, l'adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell'adozione della decisione;

b) per gli impegni specifici ai sensi dell'articolo 76 del regolamento finanziario, la preparazione in fase avanzata dei contratti o delle convenzioni; detta fase di avanzamento dei contratti o delle convenzioni implica la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti o beneficiari.

3. Gli stanziamenti riportati di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell'esercizio successivo, sono automaticamente annullati.

La Commissione informa l'autorità di bilancio entro il ►M2 30 aprile ◄ dell'annullamento di tali stanziamenti.

4. Gli stanziamenti riportati a titolo dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera b) del regolamento finanziario, possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell'esercizio successivo.

5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati.

6. Gli stanziamenti relativi alle spese di personale di cui all'articolo 9, paragrafo 6 del regolamento finanziario hanno per oggetto le retribuzioni e le indennità dei membri e del personale delle istituzioni.

▼M2

Articolo 6 bis

Dodicesimi provvisori

(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Come stanziamenti totali autorizzati dell’esercizio precedente, di cui all’articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario, si intendono gli stanziamenti dell’esercizio di cui all’articolo 5 del presente regolamento, dopo le rettifiche apportate in funzione degli storni effettuati nel corso di tale esercizio.

▼B







CAPO 3

(Capo 4 del regolamento finanziario)

Principio dell'unità di conto

▼M2

Articolo 7

Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 16 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore competente effettua la conversione da euro ad altra valuta in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.

▼M3

1 bis. Per evitare che le operazioni di conversione delle monete abbiano effetti di rilievo sull'entità del cofinanziamento comunitario o incidano negativamente sul bilancio comunitario, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all'occorrenza, che la conversione tra l'euro e le altre monete si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.

▼M2

2. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore competente applica il tasso contabile di cui al paragrafo 3.

3. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 132 a 137 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 213 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al corso mensile di conversione dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri fidata, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.

Articolo 8

Corso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 16 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore competente, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.

2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.

3. Per i pagamenti delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 16 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.

4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (di seguito «lo statut»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.

▼B

Articolo 9

Informazione relativa ai trasferimenti di tesoreria tra le varie monete effettuati dalla Commissione

(Articolo 16 del regolamento finanziario)

La Commissione trasmette trimestralmente agli Stati membri un estratto dei trasferimenti effettuati tra le varie monete.







CAPO 4

(Capo 5 del regolamento finanziario)

Principio dell'universalità

Articolo 10

Struttura d'accoglienza delle entrate con destinazione specifica ed apertura dei corrispondenti stanziamenti

(Articolo 18 del regolamento finanziario)

1. Fatti salvi gli articoli 12 e 13, la struttura d'accoglienza di bilancio per le entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:

a) nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l'importo di tali entrate;

▼M3

b) nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.

Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con l'abbreviazione «p.m.» e le entrate stimate sono indicate per informazione nei commenti.

▼B

2. Gli stanziamenti corrispondenti ad entrate con destinazione specifica possono essere aperti, sia in stanziamenti d'impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l'entrata è stata riscossa dall'istituzione, salvo il caso di cui ►M3 all'articolo 160, paragrafo 1 bis, e all'articolo 161, paragrafo 2, del regolamento finanziario ◄ . Sono aperti automaticamente, salvo nel caso della restituzione di acconti di cui all'articolo 156 del regolamento finanziario e delle correzioni finanziarie nel settore dei fondi strutturali.

Articolo 11

Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca

(Articolo 18, paragrafo 1, lettera a) del regolamento finanziario)

1. I contributi per il finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all'articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000, sono versati:

a) a concorrenza dei sette dodicesimi dell'importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell'esercizio in corso;

b) a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell'esercizio in corso.

2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell'inizio dell'esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell'importo iscritto nel bilancio dell'esercizio precedente.

3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.

4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.

Articolo 12

Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione dei paesi EFTA a taluni programmi comunitari

(Articolo 18, paragrafo 1, lettera d) del regolamento finanziario)

1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati EFTA a taluni programmi comunitari è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione «per memoria» destinata ad accogliere l'importo globale, per l'esercizio considerato, della partecipazione degli Stati EFTA. L'importo previsto è indicato nei commenti del bilancio;

b) nello stato delle spese: i) il commento in ciascuna linea relativa ad attività comunitarie alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l'importo previsto della partecipazione, ii) un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività comunitarie alle quali partecipano gli Stati EFTA.

L'allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii) rappresenta e completa la struttura d'accoglienza per gli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l'esecuzione delle spese.

2. A norma dell'articolo 82 dell'accordo sullo spazio economico europeo, gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA — quali confermati alla Commissione dal comitato misto a norma dell'articolo 1, paragrafo 5 del protocollo 32 annesso a detto accordo — danno luogo all'apertura integrale, dall'inizio dell'esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.

3. Se, nel corso dell'esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l'esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all'articolo 82 dell'accordo sullo spazio economico europeo, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno l'autorità di bilancio delle decisioni così adottate.

Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell'esercizio successivo.

4. A norma dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera d) del regolamento finanziario, le partecipazioni finanziarie degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l'impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.

La Commissione, nella relazione di cui all'articolo 131, paragrafo 2 del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d'esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.

Articolo 13

Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo

(Articolo 18, paragrafo 1, lettera b) del regolamento finanziario)

La struttura d'accoglienza in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio ( 11 ) è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione «per memoria» destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;

b) parallelamente, fatto salvo l'articolo 74 del regolamento finanziario, l'iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all'apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti d'impegno e di pagamento; tali stanziamenti sono eseguiti conformemente all'articolo 17 del regolamento finanziario.

▼M3

Articolo 13 bis

Oneri correlati all'accettazione di liberalità a favore delle Comunità

(articolo 19, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Ai fini dell'autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all'articolo 19, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi conseguenziali, correlati all'accettazione di liberalità a favore delle Comunità.

▼M3

Articolo 14

Ordine di pagamento al netto

(articolo 20, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

A norma dell'articolo 20, paragrafo 1, del regolamento finanziario, si possono effettuare le seguenti detrazioni da richieste di pagamento, fatture o rendiconti, riguardo ai quali si emette l'ordine di pagamento al netto:

a) sanzioni imposte alle parti di contratti d'appalto o ai beneficiari di sovvenzioni;

b) sconti, rimborsi e ribassi concessi su singole fatture e richieste di pagamento;

c) interessi prodotti dagli importi di prefinanziamento, ai sensi dell'articolo 5 bis, paragrafo 1, primo comma, del regolamento finanziario.

▼B

Articolo 15

Conti «Oneri fiscali da recuperare»

(Articolo 20, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dalle Comunità a norma dell'articolo 20, paragrafo 2 del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.







CAPO 5

(Capo 6 del regolamento finanziario)

Principio della specializzazione

▼M3 —————

▼M3

Articolo 17

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione

(articolo 22 del regolamento finanziario)

1. Le percentuali di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2. L'importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa la correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l'importo degli storni che può effettuare autonomamente l'istituzione interessata, senza una decisione dell'autorità di bilancio.

▼M3

Articolo 17 bis

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione

(articolo 23 del regolamento finanziario)

1. Le percentuali di cui all'articolo 23, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2. L'importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa la correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l'importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione dell'autorità di bilancio.

▼B

Articolo 18

Spese amministrative

(Articolo 23 del regolamento finanziario)

Le spese di cui all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettera b) del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le rubriche di cui all'articolo 27.

Articolo 19

Documentazione delle domande di storni di stanziamenti

(Articoli 22 e 23 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate all'autorità di bilancio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 22 e 23 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l'esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.

Articolo 20

Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d'urgenza

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno destinate a permettere l'impiego della riserva per aiuti d'urgenza di cui all' ►M3 articolo 26 del regolamento finanziario ◄ , sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:

a) per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull'esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;

b) per l'insieme delle linee relative alle azioni esterne, l'esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;

c) l'esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.







CAPO 6

(Capo 7 del regolamento finanziario)

Principio della sana gestione finanziaria

▼M2

Articolo 21

Valutazione

(Articolo 27 del regolamento finanziario)

1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:

a) il fabbisogno da soddisfare a breve o lungo termine;

b) il valore aggiunto dell’intervento comunitario;

c) gli obiettivi da conseguire;

d) le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi ad esse correlati;

e) i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;

f) il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;

g) la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta ed i suoi rapporti con i pertinenti strumenti comunitari;

h) l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinare a scopi specifici, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;

i) gli elementi acquisiti in base ad esperienze analoghe maturate in passato.

2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o delle attività proposte.

3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 milioni di euro formano oggetto di una valutazione provvisoria e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate ed i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti:

a) i risultati ottenuti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;

b) per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.

Le lettere a) e b) del primo paragrafo del presente articolo non si applicano ai progetti o azioni facenti parte di attività per le quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno effettuato l’azione.

4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 devono essere proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza dei programmi o attività interessate.

▼B

Articolo 22

Scheda finanziaria

(Articolo 28 del regolamento finanziario)

1. ►M3 ————— ◄

La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento della Comunità. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altri strumenti finanziari.

Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale ed una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.

2. Per prevenire i rischi di frode e di irregolarità che potrebbero recar pregiudizio alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità, la scheda finanziaria contiene informazioni riguardanti le misure di prevenzione e di tutela in vigore o previste.

▼M3

Articolo 22 bis

Controllo interno efficace ed efficiente

(articolo 28 bis, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1. Un controllo interno efficace si basa sulle migliori pratiche internazionali e include in particolare quanto segue:

a) separazione dei compiti;

b) gestione dei rischi e strategia di controllo adeguate, compresa la previsione di controlli presso i beneficiari;

c) prevenzione dei conflitti d'interesse;

d) adeguate piste di controllo e integrità dei dati nei sistemi informatici;

e) procedure per la vigilanza sul rendimento su eventuali inadeguatezze e lacune dei controlli;

f) verifica periodica del valido funzionamento del sistema di controllo.

2. Un controllo interno efficiente si basa sui seguenti elementi:

a) attuazione di un'adeguata strategia di gestione e controllo dei rischi, coordinata tra le persone addette alle varie fasi del controllo;

b) accessibilità dei risultati del controllo per tutte le persone addette alle varie fasi del controllo;

c) applicazione tempestiva di misure correttive, incluse eventuali sanzioni dissuasive;

d) disposizioni giuridiche chiare e inequivocabili a fondamento degli interventi;

e) eliminazione di controlli multipli;

f) miglioramento del rapporto costi/benefici dei controlli.

▼B







CAPO 7

(Capo 8 del regolamento finanziario)

Principio della trasparenza

▼M3

Articolo 23

Pubblicazione provvisoria del bilancio

(articolo 29 del regolamento finanziario)

Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall'adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, nel sito Internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea.

▼B







TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO







CAPO 1

Formazione del bilancio

Articolo 24

Introduzione generale al progetto preliminare di bilancio

(Articolo 33 del regolamento finanziario)

La Commissione elabora l'introduzione generale al progetto preliminare di bilancio.

Ciascuna sezione del progetto preliminare di bilancio è preceduta da un'introduzione redatta dall'istituzione interessata.

L'introduzione generale comporta:

a) tabelle finanziarie dell'insieme del bilancio;

b) per quanto riguarda i titoli della sezione della Commissione: i) la definizione delle politiche che motivano le domande di stanziamenti, tenendo conto dei principi e delle esigenze di cui all'articolo 27 e all'articolo 33, paragrafo 2, lettera d) del regolamento finanziario; ii) la motivazione delle variazioni degli stanziamenti da un esercizio all'altro.

Articolo 25

Documenti di lavoro a sostegno del progetto preliminare di bilancio

(Articoli 30 e 33 del regolamento finanziario)

A sostegno del progetto preliminare di bilancio, sono presentati come documenti di lavoro:

a) riguardo al personale delle istituzioni: i) una relazione sulla politica del personale permanente e temporaneo; ▼M3 ii) per ciascuna categoria di personale, un organigramma dei posti di bilancio e del personale in servizio all'inizio dell'anno in cui è presentato il progetto preliminare di bilancio, che indichi la ripartizione per grado e per unità amministrativa; ▼B iii) in caso di variazione del personale, una motivazione delle variazioni; iv) una ripartizione del personale per settore;

b) una relazione dettagliata sulla politica di assunzione ed erogazione di prestiti;

c) riguardo alle sovvenzioni destinate agli organismi di cui all'articolo 32 del regolamento finanziario, uno stato di previsione delle entrate e delle spese preceduto da una relazione elaborata dagli organismi interessati e, per quanto riguarda le scuole europee, uno stato delle entrate e delle spese, preceduto da una relazione.

Articolo 26

Progetti preliminari di bilanci rettificativi

(Articolo 37, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

I progetti preliminari di bilanci rettificativi sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull'esecuzione di bilancio dell'esercizio precedente e dell'esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.







CAPO 2

Struttura e presentazione del bilancio

Articolo 27

Stanziamenti amministrativi

(Articolo 41 del regolamento finanziario)

Quando lo stato delle spese di una sezione del bilancio è presentato secondo una nomenclatura che comporta una classificazione per destinazione, gli stanziamenti amministrativi sono oggetto di rubriche distinte, per titolo, a seconda della seguente classificazione:

a) spese relative al personale autorizzato dalla tabella dell'organico: a tali menzioni corrispondono un importo di stanziamenti e un numero di posti;

b) spese relative al personale esterno (compresi gli ausiliari ed i temporanei) ed alle altre spese di gestione (comprese le spese di rappresentanza e per riunioni);

c) spese relative agli immobili ed altre spese connesse, comprese la pulizia e la manutenzione, gli affitti, le telecomunicazioni, l'acqua, il gas e l'elettricità;

d) spese di sostegno.

Le spese amministrative della Commissione la cui natura è comune a tutti i titoli sono parimenti riprese in uno stato riassuntivo distinto, secondo una classificazione per natura.

Articolo 28

Spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso

(Articolo 46, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario)

Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:

a) in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell'esercizio, sugli stanziamenti dell'esercizio quali definiti all'articolo 5;

b) in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell'esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell'esercizio quali definiti allo stesso articolo.

Articolo 29

Commenti di bilancio

(Articolo 46, paragrafo 1, lettera g) del regolamento finanziario)

I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:

a) i riferimenti all'atto di base, quando esiste;

b) spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.

Articolo 30

Tabelle dell'organico

(Articolo 46, paragrafo 1, terzo comma, lettera a) del regolamento finanziario)

Il personale dell'agenzia d'approvvigionamento figura in modo distinto nell'organigramma della Commissione.







TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO







CAPO 1

Disposizioni generali

▼M3 —————

▼B

Articolo 32

Importi massimi per i progetti pilota e le azioni preparatorie

( ►M3 articolo 49, paragrafo 6, lettere a) e b) ◄ , del regolamento finanziario)

1. L'importo totale degli stanziamenti relativi ai progetti pilota di cui all' ►M3 articolo 49, paragrafo 6, lettera a) ◄ , del regolamento finanziario non può superare ►M3 40 milioni di EUR ◄ per esercizio.

2. L'importo totale degli stanziamenti relativi alle azioni preparatorie nuove di cui all' ►M3 articolo 49, paragrafo 6, lettera b) ◄ , del regolamento finanziario non può superare ►M3 50 milioni di EUR ◄ per esercizio finanziario e la somma totale degli stanziamenti effettivamente impegnati a titolo delle azioni preparatorie non può superare ►M3 100 milioni di EUR ◄ .

▼M3

Articolo 32 bis

Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune

[articolo 49, paragrafo 6, lettera c), del regolamento finanziario]

Le misure di finanziamento approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni UE di gestione delle crisi nell'ambito del titolo V del trattato sull'Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni europee (inclusi l'assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).

▼B

Articolo 33

Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati

( ►M3 articolo 49, paragrafo 6, lettera d) ◄ , del regolamento finanziario)

1. Gli articoli del trattato CE che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche, sono i seguenti:

a) articolo 138 (dialogo sociale);

b) articolo 140 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);

c) articoli 143 e 145 (relazioni speciali nel settore sociale);

d) articolo 152, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);

e) articolo 155, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);

f) articolo 157, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);

g) articolo 159, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica e sociale);

h) articolo 165, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);

i) articolo 173 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);

j) articolo 180, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo).

2. Gli articoli del trattato Euratom che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche, sono i seguenti:

a) articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);

b) articoli 77 e seguenti (controllo di sicurezza).

3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto preliminare di bilancio indicando articoli ed importi interessati.

Articolo 34

Conflitto di interessi

(Articolo 52, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. L'atto che potrebbe essere inficiato da un conflitto di interessi ai sensi dell'articolo 52, paragrafo 2 del regolamento finanziario può assumere una delle forme seguenti:

a) la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;

b) il rifiuto di concedere ad un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;

c) l'esecuzione di atti indebiti o abusivi o l'omissione di atti necessari.

2. L'autorità competente di cui all'articolo 52, paragrafo 1 del regolamento finanziario è il superiore gerarchico dell'agente interessato. Questi conferma per iscritto l'esistenza o l'assenza di un conflitto d'interessi. In caso affermativo, spetta allo stesso prendere la decisione appropriata.

▼M3

3. Si presume che vi sia conflitto di interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo Statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.

▼B







CAPO 2

Metodi d'esecuzione







Sezione 1

Disposizioni generali

▼M3

Articolo 35

Controlli che la Commissione deve effettuare

[articolo 53 quinquies, articolo 54, paragrafo 2, lettera c), e articolo 56 del regolamento finanziario]

1. Le decisioni mediante le quali si affidano funzioni di esecuzione ai soggetti di cui all'articolo 56 del regolamento finanziario comprendono disposizioni atte ad assicurare la trasparenza delle operazioni eseguite.

La Commissione riesamina tali disposizioni, se necessario, quando intervengono modifiche sostanziali nelle procedure o nei sistemi applicati da tali soggetti, al fine di assicurare che continuino a essere rispettate le condizioni stabilite all'articolo 56.

2. I soggetti interessati trasmettono alla Commissione, entro il termine prestabilito, ogni informazione da essa richiesta e le segnalano senza indugio ogni modifica sostanziale delle procedure o dei sistemi da essi applicati.

Se è opportuno, la Commissione include questi obblighi nelle decisioni di cui al paragrafo 1 o nelle convenzioni che conclude con tali soggetti.

3. La Commissione può riconoscere che le procedure per l'aggiudicazione degli appalti seguite dagli organismi di cui all'articolo 54, paragrafo 2, lettera c), e dai beneficiari di cui all'articolo 166, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario siano equivalenti a quelle da essa seguite, tenuto debito conto delle norme riconosciute a livello internazionale.

4. Quando la Commissione esegue il bilancio in gestione congiunta, si applicano gli accordi di verifica conclusi con le organizzazioni internazionali interessate.

5. La revisione contabile esterna indipendente di cui all'articolo 56, paragrafo 1, lettera d), del regolamento finanziario deve essere effettuata almeno da un servizio di revisione funzionalmente indipendente dal soggetto cui la Commissione affida funzioni di esecuzione e deve assolvere il suo incarico nel rispetto delle norme di revisione contabile riconosciute a livello internazionale.

▼M3

Articolo 35 bis

Misure intese a promuovere le migliori prassi

(articolo 53 ter del regolamento finanziario)

La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali. Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei Fondi strutturali e del Fondo europeo per la pesca, la Commissione mette a disposizione dei responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustri la strategia e l'impostazione da essa adottata per i controlli, e comprenda questionari nonché esempi delle migliori prassi individuate.

▼B







Sezione 2

Disposizioni particolari

Articolo 36

Gestione centralizzata diretta

( ►M3 articolo 53 bis ◄ del regolamento finanziario)

Quando la Commissione esegue il bilancio in modo centralizzato direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d'esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 58 a 68 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.

Articolo 37

Esercizio della delega ad agenzie esecutive

(Articoli 54, paragrafo 2, lettera a), e 55, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate ad eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma comunitario la cui gestione è stata loro affidata.

▼M3 —————

▼B

3. L'atto di delega della Commissione contiene le stesse disposizioni di cui all'articolo 41, paragrafo 2. È oggetto dell'accettazione formale scritta del direttore a nome dell'agenzia esecutiva interessata.

▼M3

Articolo 38

Delega di poteri a organismi pubblici nazionali o internazionali o ad entità di diritto privato aventi attribuzioni di servizio pubblico e relative condizioni

[articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

1. La Commissione può delegare compiti comportanti l'esercizio di pubblici poteri a:

a) organismi internazionali del settore pubblico;

b) organismi nazionali del settore pubblico o entità di diritto privato aventi attribuzioni di servizio pubblico a norma dell'ordinamento giuridico di uno degli Stati membri, di uno dei paesi del SEE o di uno dei paesi candidati all'adesione all'Unione europea o, eventualmente, a norma dell'ordinamento giuridico di un altro paese.

2. La Commissione accerta che gli organismi o entità di cui al paragrafo 1 offrano adeguate garanzie finanziarie, costituite di preferenza da una amministrazione autorità, in particolare per il recupero integrale degli importi dovuti alla Commissione stessa.

3. Quando intende affidare compiti comportanti l'esercizio di pubblici poteri, e in particolare compiti di esecuzione del bilancio, a un organismo o ad un'entità di cui all'articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario, la Commissione ne esamina la rispondenza ai principi dell'economia, dell'efficacia e dell'efficienza.

Articolo 39

Selezione degli organismi nazionali o internazionali del settore pubblicoo delle entità di diritto privato aventi attribuzioni di servizio pubblico

[articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

▼B

1. Gli organismi nazionali pubblici o le entità di diritto privato con attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.

2. ►M3 La scelta degli organismi o delle entità di cui al paragrafo 1 e degli organismi pubblici internazionali è effettuata con obiettività e trasparenza, nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, così da rispondere alle esigenze di esecuzione stabilite dalla Commissione. ◄ La scelta non deve comportare discriminazioni tra Stati membri o paesi interessati.

3. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato, secondo le disposizioni degli atti di base.

▼M3

In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.

▼M3

4. Quando affida compiti di esecuzione a organismi o entità di cui all'articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario, la Commissione informa ogni anno l'autorità legislativa dei casi nonché degli organismi e delle entità di cui trattasi, motivando adeguatamente il ricorso a tali soggetti.

Articolo 39 bis

Persone incaricate di gestire azioni specifiche a norma del titolo V del trattato sull'Unione europea

[articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]

Le persone incaricate di gestire azioni specifiche ai sensi dell'articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario predispongono le strutture e procedure adeguate per assumere la responsabilità dei fondi che gestiranno. Tali persone assumono la veste di consiglieri speciali della Commissione per la politica estera e di sicurezza comune, ai sensi degli articoli 1 e 5 del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee.

▼B

Articolo 40

Rispetto delle norme sull'aggiudicazione degli appalti

(Articolo 57 del regolamento finanziario)

Quando affida compiti ad organismi privati secondo l'articolo 57, paragrafo 2 del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all'aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della prima parte, titolo V, del regolamento finanziario.

▼M3

Articolo 41

Disposizioni particolareggiate per la gestione centralizzata indiretta

[articolo 54, paragrafo 2, lettere b), c) e d), del regolamento finanziario]

1. Quando affida compiti di esecuzione a organismi, entità o persone di cui all'articolo 54, paragrafo 2, lettere b), c) e d), del regolamento finanziario, la Commissione conclude con gli stessi un accordo recante disposizioni particolareggiate per la gestione e il controllo dei fondi e per la tutela degli interessi finanziari delle Comunità.

▼B

2. La convenzione di cui al paragrafo 1 comprende in particolare le seguenti disposizioni:

a) la definizione dei compiti affidati;

b) le condizioni e le modalità di esecuzione, comprese le disposizioni idonee a delimitare le responsabilità e ad organizzare i controlli da predisporre;

c) le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell'esecuzione;

d) le condizioni nelle quali l'esecuzione prende fine;

e) le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione;

f) le condizioni di utilizzazione di conti bancari distinti, la destinazione e l'impiego degli interessi prodotti;

g) le disposizioni che garantiscono la visibilità dell'azione comunitaria in particolare rispetto alle altre attività dell'organismo;

h) l'impegno ad astenersi da qualsiasi atto che possa determinare un conflitto d'interessi ai sensi dell'articolo 52, paragrafo 2 del regolamento finanziario.

▼M3

3. Gli organismi, entità o persone di cui al paragrafo 1 non assumono la veste di ordinatori delegati.

▼B

Articolo 42

Procedure di liquidazione dei conti nella gestione concorrente o decentrata

( ►M3 articoli 53 ter e 53 quater ◄ , del regolamento finanziario)

1. La procedura di liquidazione dei conti di cui all' ►M3 agli articoli 53 ter e 53 quater ◄ del regolamento finanziario mira ad accertare che le spese effettuate dagli Stati membri nell'ambito della gestione concorrente o da paesi terzi nell'ambito della gestione decentrata, e che potrebbero essere a carico del bilancio comunitario, siano state effettuate regolarmente e secondo la pertinente normativa comunitaria.

2. Salve le disposizioni speciali dei regolamenti settoriali, la procedura di liquidazione dei conti comprende quanto segue:

a) la dichiarazione da parte degli Stati membri o dei paesi terzi delle spese effettuate sotto forma di conti certificati da un servizio o da un organo funzionalmente indipendente dagli organismi che hanno effettuato le spese e che disponga delle competenze tecniche necessarie;

b) il controllo dei conti da parte della Commissione e delle operazioni soggiacenti, su documenti e se necessario sul posto, senza limitazioni né restrizioni, anche presso i beneficiari;

c) la determinazione da parte della Commissione, nell'ambito di procedimenti contraddittori e con notificazione agli Stati membri o ai paesi terzi, dell'importo delle spese riconosciute a carico del bilancio;

d) il calcolo della correzione finanziaria che deriva dalla differenza tra le spese dichiarate e quelle riconosciute a carico del bilancio;

e) il recupero o la restituzione del saldo risultante dalla differenza tra le spese riconosciute e gli importi finanziari già versati agli Stati membri o ai paesi terzi; il recupero è operato mediante compensazione in conformità con l'articolo 83.

3. Nell'ambito della gestione decentrata, la procedura di liquidazione dei conti di cui ai paragrafi 1 e 2 si applica in funzione del grado di decentramento convenuto.

▼M3

Articolo 42 bis

Sintesi delle revisioni contabili e delle dichiarazioni

(articolo 53 ter, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

1. La sintesi è elaborata dall'autorità o dall'organismo designati dallo Stato membro per il settore di spesa interessato, nel rispetto delle norme settoriali.

2. La sintesi relativa alle revisioni contabili:

a) comprende, per quanto riguarda l'agricoltura, i certificati emessi dagli organismi di certificazione e, per quanto riguarda le misure strutturali e le misure analoghe, i pareri sulla revisione contabile redatti dalle autorità di revisione;

b) viene presentata entro il 15 febbraio dell'anno successivo a quello in cui è stata effettuata la revisione contabile delle spese agricole nonché delle misure strutturali e delle misure analoghe.

3. La sintesi relativa alle dichiarazioni:

a) comprende, per quanto riguarda l'agricoltura, le dichiarazioni di affidabilità emesse dagli organismi pagatori e, per quanto riguarda le misure strutturali e le misure analoghe, le certificazioni effettuate dalle autorità di certificazione;

b) viene presentata entro il 15 febbraio dell'esercizio finanziario successivo per le spese agricole nonché per le misure strutturali e le misure analoghe.

▼M3

Articolo 43

Gestione congiunta

(Articoli 53 quinquies, 108 bis e 165 del regolamento finanziario)

1. La Commissione si assicura che vi siano adeguati sistemi per il controllo e la revisione contabile dell'azione nel suo complesso.

2. Le organizzazioni internazionali di cui all'articolo 53 quinquies del regolamento finanziario sono le seguenti:

a) le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni;

b) il Comitato internazionale della Croce rossa (CICR);

c) la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa;

Ai fini dell'articolo 53 quinquies del regolamento finanziario, la Banca europea per gli investimenti e il Fondo europeo per gli investimenti sono equiparati a organizzazioni internazionali.

3. Quando il bilancio è eseguito mediante gestione congiunta con organizzazioni internazionali, ai sensi degli articoli 53 quinquies e 165 del regolamento finanziario, le organizzazioni e le azioni da finanziare sono scelte con obiettività e trasparenza.

4. Fatto salvo l'articolo 35 del presente regolamento, gli accordi da concludere con le organizzazioni internazionali di cui all'articolo 53 quinquies del regolamento finanziario comprendono in particolare:

a) la definizione dell'azione, progetto o programma da attuare in gestione congiunta;

b) le condizioni e le modalità particolareggiate di attuazione, in particolare i principi per l'aggiudicazione di appalti e la concessione di sovvenzioni;

c) le norme riguardanti la relazione di attuazione da presentare alla Commissione;

d) disposizioni che impongono all'organizzazione cui sono affidati i compiti di attuazione l'obbligo di escludere dalla partecipazione alla gara d'appalto o dalla procedura di concessione della sovvenzione i candidati o richiedenti che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 93, paragrafo 1, lettere a), b) ed e), e all’articolo 94, lettere a) e b), del regolamento finanziario;

e) le condizioni per i versamenti del contributo comunitario e i documenti giustificativi necessari per ottenere tali versamenti;

f) i casi e modi in cui è posto termine all'attuazione;

g) disposizioni particolareggiate per il controllo da parte della Commissione;

h) disposizioni che consentono alla Corte dei conti di accedere a tutte le informazioni necessarie per i suoi lavori, all'occorrenza in loco, nel rispetto delle norme di revisione contabile riconosciute a livello internazionale;

i) disposizioni riguardanti l'utilizzo degli interessi maturati;

j) disposizioni atte ad assicurare la visibilità dell'azione, progetto o programma comunitario rispetto alle altre attività dell'organizzazione;

k) disposizioni sulla pubblicazione dei nomi dei beneficiari dei fondi provenienti dal bilancio, che prescrivono alle organizzazioni internazionali di pubblicare tali informazioni a norma dell'articolo 169 del presente regolamento.

5. Il progetto o programma si considera elaborato congiuntamente quando la Commissione e l'organismo pubblico internazionale ne valutano congiuntamente la fattibilità e definiscono le disposizioni per la sua attuazione.

6. Nell'attuazione dei progetti in gestione congiunta, le organizzazioni internazionali rispettano almeno le seguenti condizioni:

a) le procedure di aggiudicazione di appalti e di concessione di sovvenzioni devono rispondere ai principi della trasparenza, proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione, assenza di conflitti di interesse e rispetto delle norme riconosciute a livello internazionale;

b) le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente;

c) le sovvenzioni devono implicare il cofinanziamento, salvo che l'articolo 253 disponga altrimenti;

d) le sovvenzioni non possono avere lo scopo o l'effetto di produrre profitti per il beneficiario.

Tali condizioni sono espressamente stabilite negli accordi conclusi con le organizzazioni internazionali.

▼M3

Articolo 43 bis

Informazione sul trasferimento di dati personali ai fini della revisione contabile

(articolo 48 del regolamento finanziario)

In ogni avviso pubblicato nell'ambito di una procedura di concessione di sovvenzioni o di gara d'appalto svolta in gestione centralizzata diretta, i potenziali beneficiari, candidati od offerenti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 12 ), che per salvaguardare gli interessi finanziari delle Comunità i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all'istanza specializzata in materia d'irregolarità finanziarie o all'Ufficio europeo per la lotta antifrode (di seguito «OLAF»).

▼B







CAPO 3

Agenti finanziari







Sezione 1

Diritti ed obblighi degli agenti finanziari

Articolo 44

Diritti ed obblighi degli agenti finanziari

(Articolo 58 del regolamento finanziario)

Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all'assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.







Sezione 2

L'ordinatore

Articolo 45

Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

1. ►M2 L’ordinatore competente può essere assistito nelle sue funzioni da membri del personale soggetti allo statuto (di seguito «agenti»), che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. ◄ Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d'interessi, gli agenti che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all'articolo 52 del regolamento finanziario.

▼M2

2. Ogni istituzione informa l’autorità di bilancio quando un ordinatore delegato assume, cambia o cessa le sue funzioni.

▼B

Articolo 46

Disposizioni interne in materia di deleghe

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

In conformità con il regolamento finanziario ed il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.

Articolo 47

Separazione delle funzioni di avvio e di verifica di un'operazione

(Articolo 60, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

1. Per avvio di un'operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dagli agenti di cui all'articolo 45 in preparazione dell'adozione degli atti d'esecuzione del bilancio da parte degli ordinatori competenti titolari di una delega o di una sottodelega.

2. Per verifica ex ante di un'operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall'ordinatore competente per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3. Ogni operazione è oggetto almeno di una verifica ex ante. La verifica ha lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme pertinenti, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;

b) l'applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui al titolo II, capo 7 del regolamento finanziario.

▼M2

Ai fini della verifica ex ante, l’ordinatore competente può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

Nel caso di cui al comma precedente, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l’ordinatore competente procede all’opportuna verifica ex post, ai sensi del paragrafo 4.

▼B

4. Le verifiche ex post, su documenti e se necessario sul posto, sono volte ad accertare la buona esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio ed in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3. Queste verifiche possono essere organizzate per sondaggio in base ad un'analisi dei rischi.

▼M2

5. Le verifiche di cui ai paragrafi 2 e 4 non possono essere effettuate dai medesimi agenti incaricati di svolgere le funzioni iniziali di cui al paragrafo 1, né da agenti loro subordinati.

▼B

Articolo 48

Procedura di gestione e di controllo interno

(Articolo 60, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

I sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno sono destinati a permettere quanto segue:

a) la realizzazione degli obiettivi delle politiche, dei programmi e delle azioni dell'istituzione secondo il principio della sana gestione finanziaria;

b) il rispetto delle regole del diritto comunitario e delle norme minime di controllo stabilite dall'istituzione;

c) la preservazione degli attivi dell'istituzione e dell'informazione;

d) la prevenzione e l'individuazione di irregolarità, errori e frodi;

▼M3

e) l'individuazione e la prevenzione dei rischi di gestione e l'amministrazione efficace degli stessi;

▼B

f) la produzione affidabile dell'informazione finanziaria e di gestione;

g) la conservazione dei documenti giustificativi inerenti e consecutivi all'esecuzione di bilancio ed agli atti d'esecuzione del bilancio;

h) la conservazione dei documenti relativi alle garanzie preliminari richieste a favore dell'istituzione e l'elaborazione di uno scadenzario che permetta adeguato seguito alle suddette garanzie.

Articolo 49

Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori

(Articolo 60, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

I sistemi e procedure di gestione riguardanti la conservazione dei documenti giustificativi originali prevedono quanto segue:

a) la numerazione;

b) la datazione;

c) la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l'esatta localizzazione;

d) la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l'esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.

I documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell'anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

▼M3

I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio. In ogni caso si applica l'articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001 per quanto riguarda la conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni.

▼B

Articolo 50

Codice deontologico

(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1. Gli agenti designati dall'ordinatore competente per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un'esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.

2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:

a) il livello di competenza tecnica e finanziaria degli agenti di cui al paragrafo 1;

b) l'obbligo per questi agenti di seguire una formazione permanente;

c) le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;

d) le norme di condotta, in particolare di deontologia e d'integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.

3. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori ed aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.

Articolo 51

Inerzia dell'ordinatore delegato

(Articolo 60, paragrafo 6, del regolamento finanziario)

Per inerzia dell'ordinatore delegato di cui all'articolo 60, paragrafo 6 del regolamento finanziario, si intende l'assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche ed in ogni caso non superiore ad un mese.

Articolo 52

Verifica a posteriori e relazione annuale d'attività

(Articolo 60, paragrafo 7, del regolamento finanziario)

Il risultato delle verifiche a posteriori è presentato, insieme ad altri elementi, nella relazione annuale d'attività trasmessa dall'ordinatore delegato alla sua istituzione.

Articolo 53

Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

L'ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all'espletamento delle sue funzioni.

Articolo 54

Relazione sulle procedure negoziate

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

►M2 Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all'articolo 126, paragrafo 1, lettere a)-g), all'articolo 127, paragrafo 1, lettere a)-d), e agli articoli 242, 244 e 246 ◄ . Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell'istituzione, l'ordinatore competente riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta all'autorità di bilancio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all'articolo 60, paragrafo 7, del regolamento finanziario.







Sezione 3

Il contabile

Articolo 55

Nomina del contabile

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari delle Comunità europee.

Il contabile deve essere scelto dall'istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un'esperienza professionale equipollente.

▼M2

Articolo 56

Cessazione delle funzioni del contabile

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.

2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata da una relazione di passaggio delle consegne.

Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.

Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.

3. Ogni istituzione informa l’autorità di bilancio della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.

▼B

Articolo 57

Parere sui sistemi contabili e di inventario

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Quando sistemi di gestione finanziaria definiti dall'ordinatore forniscono dati alla contabilità dell'istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, il contabile deve dare il proprio accordo all'introduzione ed alla modificazione degli stessi.

Il contabile è consultato anche sull'introduzione e sulla modificazione dei sistemi di inventario e di valutazione di attivi e passivi apportati dagli ordinatori competenti.

Articolo 58

Gestione della tesoreria

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall'esecuzione del bilancio.

2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.

3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.

Articolo 59

Gestione dei conti bancari

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell'istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente giustificati, può aprire conti in moneta diversa dall'euro.

2. Il contabile pattuisce le condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.

3. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali sono aperti conti.

4. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari.

5. Il contabile della Commissione è incaricato, previa consultazione dei contabili delle altre istituzioni, di armonizzare le condizioni di esercizio dei conti aperti dalle istituzioni.

Articolo 60

Firme sui conti

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Le condizioni d'apertura, di esercizio e d'utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più agenti provvisti delle deleghe necessarie.

▼M2

A tale scopo, il contabile trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti, il nome e cognome e il campione della firma di tutti gli agenti autorizzati.

▼B

Articolo 61

Gestione dei saldi dei conti

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all'articolo 59 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all'articolo 58, paragrafo 2 e, in ogni caso, di quanto segue:

a) che nessun saldo di questi conti sia debitore;

b) che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra moneta.

2. Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all'istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.

Articolo 62

Trasferimenti ed operazioni di conversione

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Salvo il disposto dell'articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra conti aperti in nome dell'istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle monete.

Articolo 63

Modalità di pagamento

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

I pagamenti sono effettuati mediante bonifico o assegno.

▼M2

Articolo 64

Schedario delle persone giuridiche

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.

Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile della Commissione.

▼B

2. In relazione a un pagamento mediante bonifico, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.

▼M2

Gli ordinatori verificano che i dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario rimangano validi per tutta la durata della convenzione di finanziamento, del contratto o della convenzione di sovvenzione conclusa con il beneficiario stesso.

▼B

Nell'ambito degli aiuti di preadesione, singoli impegni possono essere conclusi con le autorità pubbliche nei paesi candidati all'adesione all'Unione europea, senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l'ordinatore si adopera affinché l'iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.

Articolo 65

Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

I documenti giustificativi relativi alla contabilità ed alla preparazione dei conti di cui all'articolo 121 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l'esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.

Tuttavia, i documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell'anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.







Sezione 4

L'amministratore degli anticipi

Articolo 66

Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.

▼M2

2. L’amministratore degli anticipi può convalidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore competente. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la convalida provvisoria ed i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 94, paragrafo 1, lettera e).

▼B

3. L'istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore competente. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell'amministratore degli anticipi e dell'ordinatore.

Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore competente.

Articolo 67

Condizioni per la creazione ed i pagamenti

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:

a) l'oggetto e l'importo massimo dell'anticipo iniziale che può essere accordato;

b) l'eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell'istituzione;

c) la natura e l'importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall'amministratore degli anticipi in relazione a terzi;

d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all'ordinatore a fini di regolarizzazione;

e) le modalità di un'eventuale ricostituzione dell'anticipo;

f) la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell'ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile ed il saldo bancario;

g) la durata di validità dell'autorizzazione data dal contabile all'amministratore degli anticipi;

h) l'identità dell'amministratore degli anticipi designato.

2. Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l'ordinatore competente veglia a quanto segue:

a) a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;

b) a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.

▼M2

L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o non è pratico effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non può esser superiore a 60 000 EUR per ogni spesa.

▼B

3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall'amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:

a) impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall'ordinatore competente;

b) saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.

▼M3

4. I pagamenti della cassa degli anticipi possono essere