2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 1
Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni
►B REGOLAMENTO (CE)N. 2222/2000 DELLA COMMISSIONE
del 7 giugno 2000
che stabilisce le modalità di applicazione finanziarie del regolamento (CE)n. 1268/1999 del
Consiglio relativo al sostegno comunitario per misure di preadesione a favore dell'agricoltura edello sviluppo rurale da attuare nei paesi candidati dell'Europa centrale e orientale nel periodo
precedente l'adesione
(GU L 253 del 7.10.2000, pag. 5)
Modificato da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
►M1Regolamento (CE) n. 2252/2001 della Commissione del 20 novembre
2001L 304 8 21.11.2001
▼B
REGOLAMENTO (CE)N. 2222/2000 DELLA COMMISSIONE
del 7 giugno 2000
che stabilisce le modalità di applicazione finanziarie del regolamento
(CE)n. 1268/1999 del Consiglio relativo al sostegno comunitario permisure di preadesione a favore dell'agricoltura e dello svilupporurale da attuare nei paesi candidati dell'Europa centrale e orientale
nel periodo precedente l'adesione
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CE) n. 1268/1999 del Consiglio, del 21 luglio
1999, relativo al sostegno comunitario per misure di preadesione afavore dell'agricoltura e dello sviluppo rurale da attuare nei paesi
candidati dell'Europa centrale e orientale nel periodo precedente
all'adesione(
1), in particolare gli articoli 9, paragrafo 2, e 12, paragrafo
2,
considerando quanto segue:
(1)A norma dell'articolo 11, paragrafo 1, del regolamento (CE) n.
1266/1999 del Consiglio, del 21 giugno 1999, sul coordinamentodell'assistenza ai paesi candidati nel quadro della strategia dipreadesione(
2), la Commissione attua l'assistenza comunitaria
conformemente al regolamento finanziario applicabile al bilancio
generale delle Comunità europee(3), in particolare all'articolo
114. A norma dell'articolo 9, paragrafo 1, del regolamento (CE) n.1268/1999, il sostegno finanziario è conforme ai principi previstidal regolamento (CE) n. 1258/1999 del Consiglio, del 17 maggio1999, relativo al finanziamento della politica agricola comune(
4).
Tale regolamento riguarda sia la sezione garanzia, sia la sezione
orientamento del Fondo europeo agricolo di orientamento e digaranzia, ma prevede, in particolare, disposizioni specifiche sullasezione garanzia, contemplate dal titolo VIII del regolamentofinanziario.
(2)Si prevede che l'applicazione di Sapard possa favorire ilrafforzamento istituzionale nei paesi interessati. Il programmaspeciale di adesione per l'agricoltura e lo sviluppo rurale (Sapard)richiederà, per ognuno dei dieci paesi candidati di cui all'articolo
1, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999, la
sorveglianza di numerosi progetti, ciascuno dei quali è in generedi entità finanziaria limitata. È auspicabile che le funzioni digestione siano delegate al paese candidato e l'articolo 12,paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999 prevede lapossibilità di conferire siffatta gestione al paese candidato. La
gestione di Sapard deve quindi essere organizzata tramite agenzie
nei paesi candidati, secondo il metodo decentrato.
(3)I criteri e le condizioni minime per chiedere una gestionedecentrata a norma dell'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento(CE) n. 1266/1999 figurano nell'allegato di tale regolamento. Talicriteri e condizioni riflettono quelli che gli organismi pagatoridevono rispettare per conformarsi alle norme relative al FEAOG-garanzia, previste nell'allegato del regolamento (CE) n. 1663/95
della Commissione(
5), modificato da ultimo dal regolamento
(CE) n. 2245/1999(6). Alla luce di quanto sopra, l'agenzia istituita
da ogni paese candidato deve essere organizzata in conformitàdelle norme relative al FEAOG-garanzia.
(4)Le norme relative al FEAOG-garanzia previste dal regolamento(CE) n. 1663/95 riguardano soprattutto la funzione di pagamento.2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 2
(1) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 87.
(2) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 68.
(3) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1.
(4) GU L 160 del 26.6.1999, pag. 103.
(5) GU L 158 dell'8.7.1995, pag. 6.
(6) GU L 273 del 23.10.1999, pag. 5.
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Le agenzie dei paesi candidati dovranno comunque disporre sia di
tale funzione, sia di una funzione di attuazione. È quindinecessario stabilire i criteri necessari per tale funzione.
(5)Il riconoscimento deve poter essere accordato anche provvisoria-mente, nel rispetto dei criteri fondamentali minimi.
(6)Affinché la Commissione rinunci all'approvazione ex ante di cuiall'articolo 12, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1266/1999 econferisca la gestione dell'aiuto a un paese candidato, ilriconoscimento nazionale dell'agenzia Sapard nel paese candidato
deve essere approvato.
(7)Per alcune operazioni finanziarie è opportuno utilizzare, laddove
possibile, le strutture già esistenti nei paesi candidati. In ognunodi tali paesi esiste già un fondo nazionale tramite il quale vengono
trasferiti i contributi di Phare e il paragrafo 2, punto v),
dell'allegato del regolamento (CE) n. 1266/1999 prevede chel'ordinatore nazionale si assuma la piena responsabilità edaffidabilità per i fondi. Ai fini di Sapard, occorre quindi che ilfondo nazionale in ogni paese candidato coincida con l'autorità
competente che riconosce l'agenzia Sapard e in seguito controlla
il rispetto dei criteri di riconoscimento. L'ordinatore nazionalefunge da punto di contatto per le informazioni finanziariescambiate fra la Commissione e il paese candidato.
(8)Il regolamento (CE) n. 1260/1999 del Consiglio, del 21 giugno1999, recante disposizioni generali sui Fondi strutturali(
1),
prevede, all'articolo 31, paragrafo 2, che il primo impegno vengaeffettuato quando la Commissione adotta la decisione che approvala misura di assistenza. In tali circostanze e per quanto riguarda
l'avvio dell'impegno finanziario comunitario, tale modello può
essere applicato, mutatis mutandis, al Sapard.
(9)L'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999prevede l'esecuzione di controlli ex post da parte della
Commissione. La procedura di liquidazione dei conti del FEAOG
costituisce un sistema efficace per controllare i pagamenti diagenzie decentrate e per recuperare, se necessario, pagamentiirregolari o indebiti dai paesi candidati.
(10)Le modalità di applicazione di Sapard devono essere stabilitemediante accordi bilaterali conclusi tra la Commissione e ognipaese candidato. La Commissione e ciascuno dei paesi candidatidevono pertanto stipulare una convenzione di finanziamentopluriennale, che stabilisca le condizioni che regolano l'uso del
contributo Sapard. Il contributo finanziario della Comunità
dev'essere fissato tramite convenzioni di finanziamento annuali.
(11)Per tutelare gli interessi finanziari della Comunità, i paesi
candidati devono avere obblighi analoghi agli Stati membri per
quanto riguarda i controlli svolti dai funzionari della Comunitàsui fondi Sapard.
(12)Le misure previste dal presente regolamento sono conformi al
parere del comitato di gestione del Fondo europeo agricolo di
orientamento e di garanzia (FEAOG),
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPITOLO 1
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 1
Campo di applicazione
1. Il presente regolamento stabilisce le condizioni in base alle quali la
gestione dell'aiuto istituito dal regolamento (CE) n. 1268/1999 è2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 3
(1) GU L 161 del 26.6.1999, pag. 1.
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conferita ad agenzie nei 10 paesi candidati di cui all'articolo 1, paragrafo
1, del citato regolamento, come disposto dall'articolo 12, paragrafo 2,del regolamento (CE) n. 1266/1999.
2. La Commissione intende chiedere ai paesi candidati il rispetto
delle citate condizioni inserendole nelle convenzioni di finanziamentonegoziate con ciascun paese.
Articolo 2
Definizioni
Ai fini del presente regolamento:
a) per «paesi candidati» si intendono i paesi elencati all'articolo 1,
paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999;
b) per «fondo nazionale» si intende l'organismo designato dal paese
candidato e posto sotto la responsabilità dell'ordinatore nazionale che
si assume la piena responsabilità ed affidabilità per i fondi e cheagisce come autorità competente. L'ordinatore nazionale costituisce ilpunto di contatto per le informazioni finanziarie scambiate tra laCommissione e il paese candidato;
c) per «autorità competente» si intende l'organismo che, nel paese
candidato,
i) rilascia, controlla e revoca il riconoscimento dell'agenzia Sapard
ai sensi dell'articolo 1, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1663/95, e
ii) nomina un organismo di certificazione;
d) per «agenzia Sapard» si intende l'organismo istituito dal paese
candidato, che opera sotto la sua responsabilità e che ha due funzioni:
una funzione di attuazione e una funzione di pagamento; in ciascuno
dei paesi candidati può essere riconosciuta una sola agenzia Sapard;
e) per «organismo di certificazione» si intende un organismo indipen-
dente dall'agenzia Sapard dal punto di vista operativo e che redige la
certificazione dei conti, le relazioni sui sistemi di gestione e dicontrollo e che verifica gli elementi del cofinanziamento;
f) per «convenzione di finanziamento pluriennale» si intende l'accordo
che stabilisce le pertinenti disposizioni da rispettare ai fini delcofinanziamento Sapard;
g) per «convenzione di finanziamento annuale» si intende l'accordo che
stabilisce la dotazione finanziaria per l'anno considerato, sulla base
degli stanziamenti iscritti nel bilancio comunitario, e che completa emodifica, se del caso, le disposizioni della convenzione difinanziamento pluriennale o di una precedente convenzione difinanziamento annuale;
h) per «conto euro Sapard» si intende il conto aperto dall'ordinatore
nazionale sotto la sua responsabilità presso un istituto finanziario o
una tesoreria, che produce interessi in base alle normali condizionicommerciali, che è destinato a ricevere i pagamenti di cui all'articolo8, che è utilizzato esclusivamente per le transazioni Sapard e che ètenuto in euro;
i) per «esercizio finanziario» si intende l'anno civile dal 1
ogennaio al
31 dicembre.
CAPITOLO 2
CONFERIMENTO ALLA GESTIONE
Articolo 3
Conferimento della gestione degli aiuti
1. La Commissione verifica il rispetto delle condizioni stabilite
all'articolo 12, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1266/1999, inappresso denominate «le condizioni», nonché delle disposizioni degli2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 4
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articoli da 4 a 6 e dell'allegato del presente regolamento, prima di
decidere il conferimento della gestione dell'aiuto ai paesi candidati.
Per accertare il rispetto delle condizioni e delle disposizioni di cui al
primo capoverso, la Commissione:
— esamina le procedure e le strutture del fondo nazionale connesse alla
realizzazione del programma e le procedure e le strutturedell'agenzia Sapard e, se del caso, anche quelle di altri organismiai quali siano state eventualmente delegate talune funzioni a norma
dell'articolo 4, paragrafo 4, dell'articolo 5, paragrafo 3, e dell'articolo
6, paragrafo 2,
— esegue verifiche in loco.
2. La decisione di conferire la gestione ad un'agenzia può essere
presa a titolo provvisorio, sempreché siano rispettate le condizioni, lefunzioni e i criteri di cui all'allegato del presente regolamento e ledisposizioni degli articoli da 4 a 6.
3. La Commissione sorveglia sistematicamente l'osservanza delle
condizioni e disposizioni del presente regolamento, allegato incluso. Se,ad un certo punto, queste non risultano più rispettate, la Commissionerevoca immediatamente la decisione e:
— cessa di assumere qualsiasi nuova obbligazione finanziaria a carico
della Comunità,
— cessa di trasferire risorse finanziarie al paese candidato, e
— se necessario, applica rettifiche finanziarie nei confronti del paese
candidato.
Articolo 4
Mansioni dell'autorità competente
1. Le mansioni dell'autorità competente includono, mutatis mutandis,
quelle contemplate all'articolo 1, paragrafi 3, 4, 6 e 7, del regolamento
(CE) n. 1663/95. Il riconoscimento può essere concesso a titolo
provvisorio per un periodo da stabilirsi in funzione della gravità delproblema, in attesa dell'applicazione di eventuali modifiche delledisposizioni amministrative e contabili.
2. La decisione dell'autorità competente di riconoscere l'agenzia
Sapard va adottata sulla base di un esame che riguarda le procedure e lestrutture amministrative, di pagamento, di controllo e di contabilità,comprese le disposizioni in merito alla selezione dei progetti, alle garedi appalto e ai contratti, nonché il rispetto delle regole sugli appalti,
tenendo conto dei criteri che figurano nell'allegato. Tale esame va
effettuato secondo norme sulla revisione dei conti internazionalmentericonosciute. Nei casi in cui è previsto un riconoscimento a titoloprovvisorio, devono essere soddisfatte le condizioni di cui all'allegato, inparticolare gli obblighi inerenti alle procedure scritte, alla separazionedelle mansioni, alle verifiche preliminari all'approvazione dei progetti e
ai pagamenti, alle procedure di pagamento, alle procedure contabili, alla
sicurezza dei sistemi informatici, all'audit interno e, se del caso, alledisposizioni relative agli appalti pubblici.
3. L'autorità competente sorveglia il riconoscimento e lo revoca
immediatamente se i criteri di riconoscimento non sono più rispettati, ene informa immediatamente la Commissione.
4. L'autorità competente può delegare i compiti di controllo di cui al
paragrafo 2 ad altri organismi. In ogni caso, la responsabilità generale
compete all'ordinatore nazionale.
Articolo 5
Mansioni dell'agenzia Sapard
1. La funzione di attuazione dell'agenzia Sapard comprende le
seguenti mansioni:
— messa a punto degli inviti a presentare candidature,
— selezione dei progetti,2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 5
▼B
— verifica delle domande d'approvazione dei progetti per quanto
riguarda i termini e le condizioni, l'ammissibilità e il contenuto delprogramma Sapard per l'agricoltura e lo sviluppo rurale che è stato
approvato, in appresso denominato «il programma», incluse, se del
caso, le disposizioni relative agli appalti pubblici,
— definizione degli obblighi contrattuali fra l'agenzia e potenziali
beneficiari e rilascio dell'autorizzazione ad iniziare i lavori,
— esecuzione di controlli in loco prima e dopo l'approvazione del
progetto,
— verifica dello stato di avanzamento dei progetti da realizzare,
— rendicontazione del livello di esecuzione delle misure da attuare
sulla base di indicatori.
2. La funzione di pagamento dell'agenzia Sapard comprende le
seguenti mansioni:
— verifica delle domande di pagamento,
— esecuzione di controlli in loco intesi ad accertare l'ammissibilità al
pagamento,
— autorizzazione dei pagamenti,— esecuzione dei pagamenti,
— contabilità degli impegni e dei pagamenti,
— ove pertinente, controlli presso i beneficiari dopo il pagamento di un
aiuto, intesi ad accertare che i termini e le condizioni per laconcessione dell'aiuto continuino ad essere rispettati.
3. Qualora non siano espletate da un'unica struttura amministrativa, le
funzioni di attuazione e di pagamento possono essere svolte da altri
organismi, purché siano rispettate le disposizioni del paragrafo 2.3dell'allegato. Nondimeno, l'esecuzione dei pagamenti e la contabilitàdegli impegni e dei pagamenti non possono essere delegate in nessuncaso. L'approvazione del progetto, i controlli in loco e le procedure di
pagamento vanno impostati su di un'appropriata separazione dei compiti.
4. Qualsiasi modifica proposta per quanto attiene le condizioni di
attuazione e/o di pagamento dell'agenzia Sapard dopo il suo ricono-scimento devono essere sottoposte alla Commissione dall'autoritàcompetente.
5. Qualora non svolga anche le funzioni dell'autorità di gestione di
cui all'articolo 9 del regolamento (CE) n. 2759/1999 della Commis-sione(
1), essa comunica a tale autorità le informazioni necessarie per
l'espletamento delle proprie funzioni.
Articolo 6
Mansioni dell'organismo di certificazione
1. L'organismo di certificazione svolge, tra le altre, le seguenti
mansioni:
— certifica i conti annuali dell'agenzia Sapard e il conto euro Sapard,
— elabora una relazione annuale sull'idoneità dei sistemi di gestione e
di controllo dell'agenzia Sapard per quanto concerne la sua capacitàa garantire la conformità delle spese alle disposizioni dell'articolo 8,paragrafo 1,
— verifica l'esistenza e l'esattezza dell'elemento di cofinanziamento
nazionale di cui all'articolo 9, paragrafo 1.
2. Nell'espletare le proprie funzioni, l'organismo di certificazione
agisce in conformità con le disposizioni dell'articolo 3 del regolamento
(CE) n. 1663/95 e con gli orientamenti eventualmente definiti dalla
Commissione. Se l'organismo designato è l'organismo nazionale dicontrollo o un organismo equivalente, esso può delegare ad altriorganismi, in tutto o in parte, i compiti di controllo di cui all'articolo 3,paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1663/95, purché tali compiti siano2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 6
(1) GU L 331 del 23.12.1999, pag. 51.
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svolti efficacemente. La responsabilità generale incombe comunque
all'organismo di certificazione.
3. La certificazione dei conti annuali e la relazione sugli accertamenti
di cui all'articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1663/95 eall'articolo 13, paragrafo 1, sono elaborate anteriormente al 15 apriledell'anno successivo e comunicate alla Commissione entro il 30 aprile alpiù tardi.
CAPITOLO 3
PAGAMENTI E CONTROLLI
Articolo 7
Impegni di bilancio
1. La decisione della Commissione con cui si autorizza la
sottoscrizione di ogni convenzione di finanziamento annuale dà luogoall'impegno degli stanziamenti nel bilancio comunitario.
2. La prima convenzione di finanziamento annuale può essere firmata
per conto della Commissione solo se sono soddisfatte le seguenti
condizioni:
— il programma è stato approvato dalla Commissione, e
— la convenzione di finanziamento pluriennale è stata firmata da ambo
le parti.
3. La Commissione disimpegna quote di impegno in conformità della
regola fissata dall'articolo 31, paragrafo 2, secondo comma, delregolamento (CE) n. 1260/1999 e tenendo conto dei requisiti di cuiall'articolo 10.
In deroga al primo capoverso, la Commissione disimpegna auto-
maticamente qualsiasi quota dell'impegno corrispondente all'anno 2000che non è stata saldata con l'acconto o per la quale non è stata presentataalcuna domanda di pagamento ricevibile al più tardi entro il 31 dicembre
2003.
Articolo 8
Pagamenti della Commissione
1. Possono beneficiare di un cofinanziamento da parte della
Comunità esclusivamente i contributi Sapard concessi conformementealle disposizioni del programma approvato dalla Commissione, alleconvenzioni di finanziamento pluriennale e annuale e alla decisionedella Commissione di cui all'articolo 3, paragrafo 1.
2. I pagamenti sono effettuati in euro sul conto euro Sapard e
conformemente alle disposizioni dell'articolo 32, paragrafo 1, dell'arti-colo 32, paragrafo 2, secondo comma, dell'articolo 32, paragrafo 3,escluse le lettere a), d) e il secondo e terzo comma, e conformementeall'articolo 32, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento (CE) n. 1260/
1999.
3. La Commissione effettua un pagamento iniziale, a titolo di
acconto, sul conto euro Sapard. Tale pagamento, che può essereeffettuato in più rate, non deve superare il 49 % della prima dotazioneannua del paese candidato di cui trattasi, stabilita nell'allegato alla
decisione (CE) n. 1999/595/CE(
1). Tale pagamento deve essere
effettuato a condizione che il riconoscimento dell'agenzia Sapard abbiaformato oggetto della decisione di cui all'articolo 3, paragrafo 1, e dopola conclusione della convenzione di finanziamento pluriennale e dellaprima convenzione di finanziamento annuale. Il pagamento deve essererimborsato se nessuna domanda di pagamento conforme all'articolo 102000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 7
(1) GU L 226 del 27.8.1999, pag. 23.▼M1
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viene presentata alla Commissione entro 18 mesi dalla data di
pagamento.
4. I pagamenti successivi sono eseguiti in conformità con le
disposizioni dell'articolo 10.
5. I costi di conversione, le spese bancarie e i rischi di cambio non
sono ammissibili al cofinanziamento comunitario.
Articolo 9
Pagamenti dell'agenzia Sapard
1. I pagamenti dell'agenzia Sapard ai beneficiari:
— sono effettuati in valuta nazionale e sono addebitati, a seconda dei
casi, sul conto euro Sapard. L'ordine (gli ordini) di pagamento al
beneficiario (ai beneficiari) è emesso (sono emessi) come regolagenerale entro 5 giorni dall'addebito,
— si fondano sulle dichiarazioni delle spese sostenute dal beneficiario.
Tali dichiarazioni si riferiscono unicamente ai progetti selezionati ealle spese sostenute a decorrere dalla data della decisione dellaCommissione di cui all'articolo 3, paragrafo 1, fatta eccezione per lespese relative a studi di fattibilità e studi connessi riguardanti i
progetti selezionati e per le spese di assistenza tecnica.
Il contributo comunitario deve intervenire contemporaneamente al
contributo nazionale. Tuttavia, nel caso di beneficiari del settore
pubblico, il contributo nazionale può intervenire prima del contributo
nazionale.
2. Il contributo pubblico totale a favore delle singole azioni e delle
sovvenzioni relative ai vari progetti deve poter essere facilmenteidentificato dall'agenzia Sapard.
3. L'agenzia Sapard tiene registrazioni di ciascun pagamento, nelle
quali figurano almeno i seguenti dati:
— importo in moneta nazionale,
— importo corrispondente in euro.
4. Gli eventuali pagamenti in eccesso, segnatamente gli importi
versati in più del dovuto, riscontrati dall'agenzia Sapard, vengonoimmediatamente registrati sul conto euro Sapard e dedotti dalle
domande di pagamento trasmesse alla Commissione di cui all'articolo
10.
5. Il saldo finale del contributo è pagato conformemente all'articolo
32, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento (CE) n. 1260/1999 eprevia adozione delle decisioni di cui agli articoli 13 e 14.
6. L'agenzia Sapard provvede al tempestivo disbrigo delle domande
di pagamento inoltrate dai beneficiari. Qualora il termine fra ilricevimento di tutti i documenti giustificativi e l'emissione dell'ordine
di pagamento superi tre mesi, il cofinanziamento comunitario può essere
ridotto conformemente al disposto dell'articolo 4, paragrafo 2, delregolamento (CE) n. 296/96 della Commissione(
1).
Articolo 10
Domande di pagamento presentate alla Comunità
1. La Commissione prende in considerazione esclusivamente le
domande di pagamento elaborate dall'agenzia Sapard su base trimestrale,presentate nella forma prescritta dalla Commissione e trasmesse allamedesima dall'ordinatore nazionale entro un mese dalla fine di ciascuntrimestre. Tuttavia, possono essere presentate domande supplementarisoltanto se giustificate dal rischio che il saldo attivo del conto euro2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 8
(1) GU L 39 del 17.2.1996, pag. 5.▼M1
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Sapard sia esaurito prima che sia trattata la domanda del trimestre
successivo.
2. Le domande recano almeno le seguenti informazioni:
— l'importo delle spese pagate dall'agenzia Sapard ai beneficiari nel
corso del trimestre precedente, in moneta nazionale e in euro e perogni misura sovvenzionata, nonché il contributo nazionale e
comunitario,
— il saldo dei fondi comunitari sul conto euro Sapard a seguito del più
recente addebito,
— informazioni particolareggiate riguardanti gli importi da recuperare.
3. La Commissione esamina le domande di pagamento alla luce delle
condizioni fissate dall'articolo 32, paragrafo 3, lettere b), c), e) ed f), del
regolamento (CE) n. 1260/1999.
4. Le spese dichiarate nelle domande di pagamento sono rimborsate
dalla Commissione, in linea di massima, entro due mesi dal ricevimentodi una domanda di pagamento ammissibile, fatte salve le verifiche di cuial paragrafo 3.
Articolo 11
Tasso di cambio e interessi
1. Il tasso di conversione applicabile tra l'euro e la moneta nazionale
è il tasso di cambio pubblicato dalla Banca centrale europea:
— per i pagamenti dell'agenzia Sapard, il penultimo giorno lavorativo
della Commissione del mese precedente quello in cui la spesa è stata
registrata nei documenti contabili dell'agenzia Sapard. La data in cui
viene emesso l'ordine di pagamento a favore del beneficiario è ladata indicata nei conti,
— per i pagamenti in eccesso dell'agenzia Sapard, il penultimo giorno
lavorativo della Commissione del mese precedente quello in cui il
pagamento in eccesso è stato riscontrato per la prima volta,
— per gli importi fissati dalle decisioni di liquidazione dei conti e di
liquidazione di conformità, il penultimo giorno lavorativo della
Commissione del mese precedente quello in cui è stata adottata la
decisione.
2. In caso di inosservanza dei termini di cui agli articoli 13, paragrafo
5, e 14, paragrafo 4, eventuali importi non pagati producono interessi adun tasso pari al tasso Euribor per depositi a 3 mesi pubblicato dallaBanca centrale europea, maggiorato dell'1,5 %. Tale tasso devecorrispondere alla media mensile del mese nel corso del quale è statanotificata la decisione di cui agli articoli suddetti.
3. Gli interessi maturati sul conto euro Sapard sono utilizzati
esclusivamente per il programma. Detti interessi non sono soggetti atrattenute imputabili a eventuali oneri.
Articolo 12
Iniziative della Commissione
Nei casi in cui non assegna al paese candidato tutti gli stanziamenti
annuali di cui all'articolo 7, paragrafo 4, del regolamento (CE) n. 1268/
1999, la Commissione adotta decisioni ad hoc in merito all'utilizzazione
dell'importo non assegnato.
Articolo 13
Decisione di liquidazione dei conti
1. Fatte salve le decisioni di cui all'articolo 14, per ciascun anno
civile, il paese candidato redige, nella forma prescritta dalla Commis-sione, una dichiarazione annuale unitamente ad un certificato e ad unarelazione di audit in conformità dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera b),del regolamento (CE) n. 1258/1999, dell'articolo 4, dell'articolo 5,2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 9
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paragrafo 1, lettere a), c), e), e dell'articolo 5, paragrafo 2, del
regolamento (CE) n. 1663/95. Tali documenti sono trasmessi allaCommissione dall'ordinatore nazionale.
2. I documenti di cui al paragrafo 1 devono pervenire alla
Commissione entro il 30 aprile dell'anno successivo all'eserciziofinanziario considerato.
Si applicano le disposizioni stabilite all'articolo 7, paragrafo 1,
penultima e terzultima frase, articolo 7, paragrafo 2, lettera c), e
articolo 7, paragrafi 3 e 4, del regolamento (CE) n. 296/96. Sono prese inconsiderazione per l'esercizio finanziario «n» tutte le operazioniregistrate nella contabilità dell'agenzia Sapard nell'esercizio finanziario«n».
3. Anteriormente al 30 settembre dell'anno successivo all'esercizio
finanziario considerato, la Commissione procede alla liquidazione deiconti dell'agenzia Sapard in conformità dell'articolo 7, paragrafo 3, delregolamento (CE) n. 1258/1999 e dell'articolo 7 del regolamento (CE) n.1663/95 (in appresso denominata «decisione di liquidazione dei conti»).Tale decisione di liquidazione dei conti comprende anche la liquidazione
del conto euro Sapard. Viene altresì liquidato l'importo da accreditare
sul conto euro Sapard in conformità dell'articolo 9, paragrafo 4, edell'articolo 11, paragrafo 3.
4. Entro il 31 luglio successivo alla fine dell'esercizio finanziario
considerato, la Commissione comunica al paese candidato di cui trattasi
i risultati delle proprie verifiche sulle informazioni fornite. Qualora non
sia in grado di liquidare i conti di un paese candidato prima del 30settembre dell'anno successivo, per motivi ad esso imputabili, laCommissione notifica a tale paese le inchieste supplementari cheintende effettuare.
5. L'importo fissato dalla decisione di liquidazione dei conti è
generalmente aggiunto o dedotto da uno dei pagamenti successivi dellaCommissione al paese candidato. Tuttavia, qualora l'importo da dedurre,fissato da questa decisione, superi il volume dei possibili pagamentisuccessivi, la differenza rispetto al saldo è accreditata alla Commissionein euro entro due mesi dalla notifica della decisione. La Commissione
può tuttavia decidere, caso per caso, che qualsiasi importo da
accreditarle sarà compensato da pagamenti che essa deve effettuare alpaese candidato nel quadro di uno strumento comunitario.
Articolo 14
Decisione di liquidazione di conformità
1. La Commissione decide in merito alle spese non ammesse al
cofinanziamento comunitario qualora constati che dette spese non sonostate effettuate nel rispetto delle disposizioni di cui all'articolo 8,paragrafo 1, in appresso denominata «decisione di liquidazione diconformità».
2. Le procedure di liquidazione di conformità sono espletate
conformemente ai meccanismi e alle procedure in vigore perl'applicazione dell'articolo 7, paragrafo 4, del regolamento (CE) n.1258/1999, nonché dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1663/95.
3. Una rettifica finanziaria può comportare l'applicazione di rettifiche
forfettarie qualora i controlli non siano stati correttamente definiti o
eseguiti dall'agenzia Sapard e il rifiuto di compensazione della rettificafinanziaria prevista per spese relative ad altri progetti.
4. L'importo da recuperare a seguito della decisione di liquidazione di
conformità di cui al paragrafo 1 è comunicato all'ordinatore nazionale,
che provvede a che esso sia accreditato sul conto in euro della
Commissione entro due mesi dalla notifica della decisione. L'importostabilito dalla decisione non è riassegnato al programma Sapard. LaCommissione può tuttavia decidere, caso per caso, che qualsiasi importoda accreditarle sarà compensato da pagamenti che essa deve effettuare alpaese candidato nel quadro di uno strumento comunitario.2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 10
▼B
Articolo 15
Disposizioni in materia di registrazione e di controllo
1. L'agenzia Sapard e il fondo nazionale tengono i documenti a
disposizione della Commissione per un periodo di 5 anni a decorrere
dalla data dell'ultimo pagamento al beneficiario.
2. Quando i controlli sono effettuati a norma dell'articolo 9 del
regolamento (CE) n. 1268/1999, ai fini dell'esecuzione del programmaSapard si applicano, mutatis mutandis, le disposizioni del regolamento(Euratom, CE) n. 2185/96 del Consiglio(
1) e dell'articolo 8, paragrafi 1 e
2, e dell'articolo 9, paragrafi 1 e 2, del regolamento (CE) n. 1258/1999.
3. I paesi candidati saranno tenuti ad applicare le norme contenute nel
regolamento (CE) n. 1681/94 della Commissione(2), relative alle
irregolarità e all'organizzazione di un sistema di informazione in
materia.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e
direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 11
(1) GU L 292 del 15.11.1996, pag. 2.
(2) GU L 178 del 12.7.1994, pag. 43.
▼B
ALLEGATO
FUNZIONI E CRITERI PER IL RICONOSCIMENTO DI UN'AGENZIA
SAPARD
1. FUNZIONI
L'agenzia Sapard espleterà le seguenti funzioni principali in relazione alla
spesa Sapard:
1.1. Autorizzazione di impegni e pagamenti: l'obiettivo di questa funzione è di
definire l'importo che sarà pagato al richiedente o fornitore conformemente
alle disposizioni della convenzione di finanziamento, in particolar modo
quelle che riguardano l'ammissibilità delle domande di autorizzazione e le
domande di pagamento, il rispetto degli impegni assunti per quanto
concerne l'autorizzazione dei progetti, le procedure di gara e di
aggiudicazione, e la verifica del lavoro effettuato o dei servizi forniti.
1.2. Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire
istruzioni ai banchieri dell'organismo o, se del caso, a un servizio di
tesoreria governativo, di pagare l'importo autorizzato all'avente diritto o al
fornitore (o al suo cessionario).
1.3. Contabilità degli impegni e dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è
di registrare l'impegno e il pagamento nei libri contabili distinti
dell'agenzia Sapard, normalmente tramite un sistema informatizzato, e di
elaborare riepiloghi periodici della spesa, incluse le dichiarazioni
periodiche e annuali trasmesse alla Commissione. I libri contabili
registrano anche precisazioni sugli importi dovuti da recuperare.
1.4. Controllo: obiettivo di questa funzione è di verificare i fatti sui quali si
fondano le domande per verificare l'osservanza delle regole della
convenzione di finanziamento e delle modalità e condizioni dell'impegno.
Se del caso, tale controllo include verifiche della selezione preliminare del
progetto, nuova valutazione, verifiche della quantità e della qualità dei
beni o dei servizi forniti, un'analisi o un controllo per campione, controlli
preliminari del pagamento e qualsiasi disposizione ad hoc prevista nella
Convenzione di finanziamento in materia di ammissibilità della spesa, ecc.
Per stabilire l'ammissibilità, tali controlli richiedono, se del caso, esami di
natura tecnica che possono implicare valutazioni economico-finanziarie e
controlli di natura agricola, tecnica o scientifica.
1.5. Rendicontazione: obiettivo di questa funzione è di verificare che i
progressi dei singoli progetti e misure sono oggetto di rendiconti concepiti
in modo tale da garantire un'attuazione effettiva ed efficace della misura.
2. CRITERI
2.1. La struttura amministrativa dell'agenzia Sapard prevede la separazione
delle tre funzioni di autorizzazione, di esecuzione e di contabilità, ciascuna
delle quali deve essere di competenza di una sottounità amministrativa
distinta le cui mansioni sono definite in un organigramma.
2.2. L'agenzia Sapard rispetta le procedure sopra descritte o procedure che
offrono garanzie analoghe:
2.2.1. L'agenzia Sapard stabilisce per iscritto procedure particolareggiate per il
ricevimento, la registrazione e il trattamento delle domande, delle fatture,
dei documenti giustificativi e delle relazioni di controllo, nonché una
descrizione di tutti i documenti che devono essere utilizzati.
Dette procedure devono garantire che sono trattate esclusivamente le
domande di pagamento o quelle relative a progetti selezionati che
soddisfano i criteri prescritti.
2.2.2. La separazione dei compiti è concepita in modo tale che nessun
funzionario, in qualsiasi momento e per qualsiasi progetto, espleti più di
uno dei compiti previsti in materia di approvazione dei progetti, di
autorizzazione dei pagamenti, di pagamento o di contabilizzazione degli
importi e che nessun funzionario esegua uno di tali compiti senza la
supervisione di un altro funzionario. Le competenze di ogni funzionario
sono definite per iscritto, così come la delimitazione dei suoi poteri sul
piano finanziario. Deve essere garantita una formazione appropriata
nonché una politica di rotazione del personale che occupa posti sensibili
oppure una supervisione più intensa.
2.2.3. Ogni funzionario responsabile dell'autorizzazione dispone di una lista di
controllo esauriente che indica le verifiche che è tenuto ad effettuare e
allega ai documenti giustificativi della domanda un attestato da lui vistato
che indica che i controlli sono stati effettuati. Tale attestato può essere2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 12
▼B
redatto su supporto elettronico, fatto salvo il rispetto delle condizioni di cui
al punto 2.2.6.
Il lavoro deve essere riesaminato e vistato da un funzionario di grado
superiore. L'analisi, la valutazione e l'approvazione dei progetti devono
essere comprovate da documenti scritti. L'analisi del progetto deve
ispirarsi ai principi di una sana ed efficace gestione.
2.2.4. Una domanda di pagamento è autorizzata solo dopo aver effettuato un
numero sufficiente di controlli intesi a verificare che la domanda stessa è
conforme alle disposizioni della convenzione di finanziamento e al
contenuto del programma Sapard. Tali controlli includono le verifiche
previste dalle disposizioni che disciplinano la misura specifica nel quadro
della quale viene chiesto l'aiuto, nonché i controlli intesi a prevenire e
individuare frodi e irregolarità, tenuto conto segnatamente degli eventuali
rischi.
Nel quadro della funzione di autorizzazione, le domande sono assoggettate
a controlli per stabilire il rispetto delle modalità e condizioni prescritte,
l'ammissibilità, la completezza di tutti i documenti prescritti, la veridicità
dei documenti giustificativi, la data di ricevimento, ecc.
Tutti i controlli da effettuare devono essere specificati in una lista di
controllo e la loro esecuzione deve essere attestata per ciascuna domanda o
per ciascun gruppo di domande.
Per quanto concerne i servizi/beni forniti, il controllo comprende:
— un controllo documentale: per assicurarsi che i dati relativi alla
quantità, alla qualità e ai prezzi dei beni o dei servizi oggetto della
fattura corrispondono a quelli che sono stati comandati,
— un controllo materiale: per assicurarsi che la quantità e qualità dei beni
o dei servizi corrispondono a quelli oggetto della fattura/domanda.
Tale controllo può anche essere effettuato su base continua durante la
fornitura dei servizi ovvero in occasione del primo pagamento e dei
pagamenti intermedi.
2.2.5. Le procedure previste devono garantire che il pagamento viene effettuato
solo all'avente diritto, sul suo conto bancario o al suo cessionario. Il
pagamento viene eseguito dal banchiere dell'agenzia o, se del caso, da un
servizio di tesoreria governativo oppure l'assegno viene spedito entro
cinque giorni lavorativi a decorrere dalla data di imputazione sul conto
bancario Sapard. Occorre adottare procedure intese a garantire che tutti i
pagamenti per i quali i trasferimenti non sono eseguiti o gli assegni non
sono incassati siano nuovamente accreditati sul conto euro Sapard. Nessun
pagamento viene effettuato in contanti. L'approvazione del funzionario
responsabile dell'autorizzazione e/o del suo superiore gerarchico può
essere effettuata per via elettronica, a condizione che sia garantito un
appropriato livello di sicurezza e che l'identità del firmatario sia inseritanella memoria elettronica.
2.2.6. Qualora le domande o le fatture siano oggetto di trattamento informa-
tizzato, l'accesso al sistema dev'essere protetto e controllato di modo che:
— tutti i dati introdotti nel sistema siano convalidati per garantire che
eventuali errori possano essere individuati e rettificati,
— nessuna domanda possa essere introdotta, modificata o convalidata da
persone diverse dai funzionari abilitati che dispongono di una parola
d'ordine individuale,
— l'identità di ogni funzionario che introduce o modifica dati o
programmi sia registrata in un libro delle operazioni. Le parole
d'ordine vengono cambiate regolarmente per evitare qualsiasi abuso. I
sistemi informatici devono essere protetti da qualsiasi forma di accesso
non autorizzato mediante controlli materiali e i dati devono essere
salvaguardati in copie conservate in un luogo distinto e sicuro.
L'introduzione dei dati deve essere controllata mediante verifiche
intese ad individuare i dati incoerenti o anomali.
2.2.7. Le procedure seguite garantiscono che le modifiche dei tassi o delle
modalità e condizioni sono registrate e che le istruzioni, le basi dati e le
liste di controllo sono aggiornati regolarmente.
2.3. La funzione di autorizzazione e di controllo può essere delegata in parte o
completamente ad altri organismi, sempreché siano rispettate le seguenti
condizioni:
2.3.1. Le competenze e gli obblighi di tali altri organismi, segnatamente per
quanto attiene al controllo e alla verifica del rispetto delle disposizioni
della convenzione di finanziamento devono essere definiti chiaramente.
2.3.2. Gli organismi dispongono di efficaci sistemi in grado di garantire che
assumono le loro responsabilità in modo soddisfacente.2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 13
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2.3.3. Gli organismi confermano esplicitamente all'agenzia che essi assumono
effettivamente le loro responsabilità e illustrano i mezzi utilizzati.
2.3.4. L'agenzia Sapard è informata, con frequenze regolari e in tempo debito,
circa i risultati dei controlli effettuati di modo che l'adeguatezza dei
controlli stessi possa sempre essere presa in considerazione prima
dell'autorizzazione e della liquidazione di una domanda o del pagamento
di una fattura. Il lavoro svolto è descritto dettagliatamente in una relazione
che accompagna ogni domanda, ogni gruppo di domande o, se del caso, in
una relazione che copre un anno. La relazione è accompagnata da un
attestato che certifica l'ammissibilità delle domande approvate nonché la
natura, l'oggetto e i limiti dei lavori svolti. Occorre identificare i controlli
materiali e/o amministrativi effettuati, descrivere il metodo, presentare un
rendiconto sui risultati di tutte le ispezioni e delle misure adottate nei
confronti di anomalie e irregolarità rilevate. I documenti giustificativi
presentati all'agenzia devono essere sufficienti per garantire che tutte le
verifiche prescritte in materia di ammissibilità delle domande o delle
fatture autorizzate sono state effettuate.
2.3.5. L'agenzia Sapard deve avere la certezza, prima dell'approvazione del
progetto e del pagamento delle spese, che gli altri organismi hanno
rispettato le procedure conformi ai criteri stabiliti nel presente allegato.
2.3.6. I criteri di valutazione delle domande e il rispettivo ordine di priorità
devono essere chiaramente definiti e documentati.
2.3.7. Se taluni documenti relativi a domande autorizzate, spese impegnate e
controlli effettuati sono conservati da altri organismi, sia questi ultimi che
l'agenzia elaborano procedure intese a garantire che il luogo in cui sono
conservati tutti i documenti relativi a determinati pagamenti effettuati
dall'agenzia è registrato e che i documenti possono essere messi a
disposizione, per ispezione, negli uffici dell'agenzia a richiesta delle
persone o degli organismi normalmente autorizzati a ispezionarli e cioè:
— il personale dell'agenzia incaricato di trattare la domanda,
— i servizi di audit interno dell'agenzia,
— l'organismo di certificazione che attesta la dichiarazione annuale
dell'agenzia,
— i funzionari incaricati dell'Unione europea.
2.3.8. Accordi scritti devono essere conclusi tra l'agenzia Sapard e gli organismi
ai quali sono state delegate alcune funzioni dell'agenzia stessa. Tali accordi
stabiliscono chiaramente le funzioni che devono essere espletate
dall'organismo di cui trattasi e il tipo di documenti giustificativi o di
relazioni che devono essere trasmessi all'agenzia Sapard nei termini
specificati. L'insieme del sistema, incluse le funzioni delegate espletate da
altri organismi, sono precisati in un organigramma.
L'accordo deve prevedere l'accesso alle informazioni detenute da tali
organismi delegati da parte dei funzionari della Commissione, della Corte
dei conti e dell'OLAF, nonché l'ispezione delle domande da parte di tali
funzionari, inclusa l'esecuzione di verifiche sui progetti e i beneficiari
degli aiuti.
2.4. Le procedure contabili garantiscono che le dichiarazioni di spesa destinate
alla Commissione sono complete, esatte (per quanto concerne il progetto o
la denominazione del conto) e sono comunicate in tempo debito e che
qualsiasi errore o omissione sono individuati e corretti, segnatamente
tramite verifiche e controlli incrociati effettuati con frequenza non
superiore a tre mesi.
Le procedure contabili dell'agenzia Sapard sono concepite in modo tale
che il sistema contabile può presentare, in euro e in moneta nazionale, per
ciascun ufficio regionale, per ciascun progetto, contratto o misura/
sottomisura, una sintesi del costo totale, delle spese impegnate, dei
pagamenti parziali e dei pagamenti del saldo. Saranno fissati dei termini
per l'annullamento di impegni per i quali i lavori non sono stati completati
conformemente al calendario previsto. Tali annullamenti sono registrati in
modo appropriato nel sistema contabile.
2.5. L'agenzia Sapard dispone di un servizio di audit interno. Tale servizio o
servizio analogo mira a garantire il funzionamento efficace del sistema di
controllo interno dell'agenzia. Il servizio di audit interno è indipendente
dagli altri servizi dell'agenzia e rende conto direttamente alla dirigenza di
quest'ultima. Esso verifica che le procedure adottate dall'agenzia siano
idonee a garantire il rispetto del programma e della convenzione di
finanziamento, e controlla che i conti siano esatti, completi e disponibili in
tempo debito. Le verifiche possono limitarsi a talune misure/sottomisure e
a campioni di transazioni, a condizione che un programma di audit interno
garantisca che tutti i settori rilevanti, incluse le unità/organismi incaricati
dell'autorizzazione e i servizi ai quali sono state delegate determinate
funzioni siano analizzati su un periodo non superiore a tre anni. L'attività2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 14
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del servizio di audit viene effettuata conformemente alle norme
riconosciute sul piano internazionale, deve essere registrata nei documenti
di lavoro e dar luogo a relazioni e raccomandazioni trasmesse alla
dirigenza dell'agenzia. I programmi di audit e le relazioni di audit devono
essere messi a disposizione dell'organismo di certificazione e dei
funzionari dell'Unione europea che hanno mandato per l'esecuzione di
audit finanziari e al solo scopo di valutare l'efficacia della funzione di audit
interno.
2.6. Le norme sugli appalti di organismi o servizi pubblici, opere e forniture nel
paese richiedente devono essere conformi alle norme stabilite nel manuale
della Commissione intitolato «Service, supply and work contracts
concluded within the framework of Community cooperation for the third
countries»(1), fatta eccezione per l'esigenza relativa all'approvazione ex
ante da parte della Commissione.
2.7. I servizi, i lavori, i macchinari e le forniture oggetto di un contratto
concluso con imprese private devono essere originari della Comunità o dei
paesi di cui all'articolo 1, paragrafo 1, del regolamento (CE) n. 1268/1999.
Altrettanto dicasi per le forniture e le attrezzature acquistate da un impresa
che ha concluso un contratto di lavori o di servizi se le forniture e le
attrezzature sono destinate a diventare di proprietà del progetto una volta
eseguito il contratto.
2.8. Per quanto concerne in particolare le cauzioni incamerate, i pagamenti
rimborsati, ecc., l'agenzia istituisce un sistema che consente di riconoscere
tutti gli importi dovuti al conto euro Sapard e di registrare, nel libro
generale dei debitori, tutti i debiti in parola prima dell'incasso. Il libro dei
debitori è ispezionato con frequenza regolare, onde poter adottare misure
intese a incassare debiti scaduti.
2.9. L'agenzia Sapard comunica pubblicamente la possibilità di ottenere un
aiuto a tutti i potenziali gestionari o operatori nell'intento di ottenere una
selezione quanto più vasta possibile di gestionari o operatori. Formulari
tipo di candidature che contemplano linee direttrici chiare e le condizioni
di ammissibilità sono elaborati prima del lancio del programma.
2.10. Trattamento tempestivo delle domande dei beneficiari.
2.11. L'agenzia Sapard istituirà un appropriato sistema di rendicontazione dei
progressi dei singoli progetti e misure sulla base di indicatori prestabiliti.
Se del caso, tali indicatori devono essere riveduti con l'approvazione del
comitato di sorveglianza.
Occorre intervenire in caso di ritardi nel rispettare gli obiettivi prestabiliti.
Per qualsiasi azione avviata deve essere tenuta un'adeguata registrazione.
Sarà utilizzato un appropriato sistema di gestione dell'informazione per
accelerare l'elaborazione di opportune relazioni sulla rendicontazione dei
progetti e delle misure. Tali relazioni saranno messe a disposizione
dell'autorità di gestione, del comitato di sorveglianza e della Commissione,
a richiesta.2000R2222 — IT — 24.11.2001 — 001.001 — 15
(1) SEC(1999) 1801 def., «Service, supply and work contracts concluded within the
framework of Community cooperation for the third countries».