02012R1268 — IT — 01.01.2018 — 003.001

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REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1268/2012 DELLA COMMISSIONE

del 29 ottobre 2012

recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione







PARTE PRIMA

DISPOSIZIONI COMUNI







TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Oggetto

Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «il regolamento finanziario»).







TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO







CAPO 1

Principi dell’unità e della verità del bilancio

Articolo 2

Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti

(Articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

Ove siano dovuti interessi al bilancio, le convenzioni concluse con le entità o persone elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti da ii) a viii), del regolamento finanziario, stabiliscono che il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d’individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei destinatari o degli intermediari devono consentire d’individuare gli importi versati dall’Unione e gli interessi o altri utili da essi prodotti.

Le disposizioni del presente regolamento riguardanti gli interessi sui prefinanziamenti non incidono sull’iscrizione dei prefinanziamenti nella colonna delle attività nei rendiconti finanziari, come stabilito nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario.







CAPO 2

Principio dell’annualità

Articolo 3

Stanziamenti dell’esercizio

(Articolo 11, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti di impegno e di pagamento autorizzati per l’esercizio constano di:

a) stanziamenti iscritti nel bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;

b) stanziamenti riportati;

c) stanziamenti ricostituiti conformemente agli articoli 178 e 182 del regolamento finanziario;

d) stanziamenti provenienti da rimborsi di prefinanziamenti conformemente all’articolo 177, paragrafo 3, del regolamento finanziario;

e) stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell’esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.

Articolo 4

Annullamento e riporto di stanziamenti

(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell’esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell’ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate a un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l’impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell’anno successivo, ovvero il 31 dicembre nel caso dei progetti immobiliari.

2. Le fasi preparatorie di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell’esercizio ai fini del riporto all’esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:

a) per gli impegni globali ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, l’adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell’adozione della decisione;

b) per gli impegni specifici ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti, beneficiari, vincitori di premi o soggetti delegati.

3. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell’esercizio successivo o fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono automaticamente annullati.

La Commissione informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli stanziamenti così annullati entro un mese dall’annullamento conformemente al primo comma.

4. Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo.

5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti riportati conformemente ai paragrafi da 1 a 4.







CAPO 3

Principio dell’unità di conto

Articolo 5

Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 19 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore responsabile effettua la conversione in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.

2. Per evitare che le operazioni di conversione delle valute abbiano effetti di rilievo sull’entità del cofinanziamento dell’Unione o incidano negativamente sul bilancio dell’Unione, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all’occorrenza, che la conversione tra l’euro e le altre valute si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.

3. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore responsabile applica il tasso contabile di cui al paragrafo 4.

4. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 151 a 156 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 240 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al tasso contabile mensile dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri affidabile, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.

5. I risultati delle operazioni in valuta di cui al paragrafo 4 del presente articolo sono riportati in una rubrica separata della contabilità dell’istituzione rispettiva.

Il primo comma del presente paragrafo si applica mutatis mutandis agli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.

Articolo 6

Tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 19 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni o decisioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore responsabile, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.

2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.

3. Per la regolarizzazione delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 19 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.

4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari dell’Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea (in prosieguo «statuto»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.







CAPO 4

Principio dell’universalità

Articolo 7

Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti

(Articolo 21 del regolamento finanziario)

1. Fatti salvi gli articoli 9 e 10, la struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:

a) nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l’importo di tali entrate;

b) nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.

Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con la menzione «per memoria» e le entrate stimate sono indicate a titolo informativo nei commenti.

2. Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia in stanziamenti di impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l’entrata è stata riscossa dall’istituzione, tranne nei seguenti casi:

a) nei casi di cui all’articolo 181, paragrafo 2, e all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario;

b) nel caso di cui all’articolo 21, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario per gli Stati membri ove l’accordo di contributo è espresso in euro.

Nel caso di cui al primo comma, lettera b), gli stanziamenti di impegno possono essere aperti al momento della firma dell’accordo di contributo da parte dello Stato membro.

Articolo 8

Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario]

1. I contributi degli Stati membri al finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all’articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio ( 1 ), sono versati:

a) a concorrenza dei sette dodicesimi dell’importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell’esercizio in corso;

b) a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell’esercizio in corso.

2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell’inizio dell’esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell’importo iscritto nel bilancio dell’esercizio precedente.

3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.

4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.

Articolo 9

Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione degli Stati EFTA a taluni programmi dell’Unione

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario]

1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati dell’Associazione europea di libero scambio (in prosieguo «Stati EFTA») a taluni programmi dell’Unione è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere l’importo globale, per l’esercizio considerato, del contributo degli Stati EFTA;

b) nello stato delle spese:

i) il commento in ciascuna linea relativa ad attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l’importo previsto della partecipazione,

ii) un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA.

Ai fini del primo comma, lettera a), l’importo previsto è indicato nei commenti del bilancio.

L’allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii), rappresenta e completa la struttura per la registrazione in bilancio degli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l’esecuzione delle spese.

2. A norma dell’articolo 82 dell’accordo sullo spazio economico europeo (in prosieguo «accordo SEE»), gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA — quali confermati alla Commissione dal comitato misto dello Spazio economico europeo a norma dell’articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 annesso all’accordo SEE — danno luogo all’apertura integrale, dall’inizio dell’esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.

3. Se, nel corso dell’esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l’esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all’articolo 82 dell’accordo SEE, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno il Parlamento europeo e il Consiglio delle decisioni così adottate.

Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell’esercizio successivo.

4. A norma dell’articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario, i contributi finanziari degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica esterne. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l’impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.

La Commissione, nella relazione di cui all’articolo 150, paragrafo 2, del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d’esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.

Articolo 10

Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

La struttura per la registrazione in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio ( 2 ) è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;

b) parallelamente, fatto salvo l’articolo 77 del regolamento finanziario, l’iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all’apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti di impegno e di pagamento.

Gli stanziamenti di cui al primo comma, lettera b), sono eseguiti conformemente all’articolo 20 del regolamento finanziario.

Articolo 11

Oneri correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione

(Articolo 22 del regolamento finanziario)

Ai fini dell’autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi consequenziali, correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione.

Articolo 12

Conti «Oneri fiscali da recuperare»

(Articolo 23, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dall’Unione a norma dell’articolo 23, paragrafo 2, e dell’articolo 23, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.







CAPO 5

Principio della specializzazione

Articolo 13

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione

(Articolo 25 del regolamento finanziario)

1. Le percentuali di cui all’articolo 25 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2. L’importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente l’istituzione interessata, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.

Articolo 14

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

1. Le percentuali di cui all’articolo 26, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2. L’importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.

Articolo 15

Spese amministrative

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

Le spese di cui all’articolo 26, paragrafo 1, primo comma, lettera b), del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le voci di cui all’articolo 44, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

Articolo 16

Documentazione delle domande di storni di stanziamenti

(Articoli 25 e 26 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate al Parlamento europeo e al Consiglio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 25 e 26 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l’esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.

Articolo 17

Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d’urgenza

(Articolo 29 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno destinate a permettere l’impiego della riserva per aiuti d’urgenza di cui all’articolo 29 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:

a) per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull’esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;

b) per l’insieme delle linee relative alle azioni esterne, l’esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;

c) l’esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.







CAPO 6

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 18

Valutazione

(Articolo 30 del regolamento finanziario)

1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:

a) il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine;

b) il valore aggiunto dell’intervento dell’Unione;

c) gli obiettivi strategici e gestionali da realizzare, comprese le misure necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione europea nel campo della prevenzione e dell’individuazione delle frodi, delle indagini, del risarcimento e delle sanzioni;

d) le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi a esse correlati;

e) i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;

f) il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;

g) la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta e i suoi rapporti con gli altri strumenti pertinenti;

h) l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinarvi, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;

i) gli elementi acquisiti in base a esperienze analoghe maturate in passato.

2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o dell’attività formante oggetto della proposta.

3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 000 000 EUR formano oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate e i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti, secondo le modalità seguenti:

a) i risultati conseguiti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;

b) per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.

Il primo comma, lettere a) e b), non si applica ai singoli progetti o azioni facenti parte delle suddette attività, per i quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno svolto l’azione.

4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 sono proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza del programma o attività in questione.

Articolo 19

Scheda finanziaria

(Articolo 31 del regolamento finanziario)

La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento dell’Unione. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altre attività dell’Unione.

Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale, compreso il personale esterno, e una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.







CAPO 7

Principio della trasparenza

Articolo 20

Pubblicazione provvisoria del bilancio

(Articolo 34 del regolamento finanziario)

Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall’adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, sul sito internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Articolo 21

Pubblicazione di informazioni relative all’importo e ai destinatari dei fondi dell’Unione

(Articolo 35 del regolamento finanziario)

1. Le informazioni relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione diretta sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione dell’Unione non oltre il 30 giugno successivo all’esercizio in cui i fondi sono stati erogati.

Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.

2. Se non altrimenti disposto dal presente regolamento e dalla normativa settoriale, sono pubblicate le seguenti informazioni, nel rispetto dei criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario:

a) nominativo del destinatario;

b) ubicazione del destinatario;

c) importo erogato;

d) natura e finalità della misura.

Ai fini della lettera b), per «ubicazione» si intende:

i) l’indirizzo del destinatario se questi è una persona giuridica;

ii) la regione a livello NUTS 2 se il destinatario è una persona fisica.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell’esercizio in cui sono stati erogati i fondi. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

3. Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate solo in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in esito a concorsi o procedure di concessione di sovvenzioni o procedure di aggiudicazione di appalti. Non sono pubblicate informazioni in relazione a:

a) borse di studio a favore di persone fisiche e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, di cui all’articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento finanziario;

b) appalti al di sotto dell’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del presente regolamento.

4. È prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali dei destinatari.

Articolo 22

Collegamento alle informazioni pubblicate relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione indiretta

(Articolo 35 del regolamento finanziario)

Ove la gestione dei fondi dell’Unione sia delegata alle autorità e agli organismi di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, gli accordi di delega prevedono che le informazioni di cui all’articolo 21, paragrafi 2 e 3, siano pubblicate da tali autorità e organismi delegati sul loro sito internet, secondo una presentazione standardizzata.

Se le informazioni non sono pubblicate direttamente sull’apposita pagina del sito internet delle istituzioni dell’Unione, tale sito deve contenere almeno il riferimento all’indirizzo del sito internet dove queste sono reperibili.

Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.

Alla pubblicazione di cui al primo comma del presente articolo si applicano i paragrafi da 2 a 4 dell’articolo 21.







TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

Articolo 23

Programmazione finanziaria

(Articolo 38 del regolamento finanziario)

La programmazione finanziaria di cui all’articolo 38 del regolamento finanziario è articolata per categoria di spesa, settore e linea di bilancio. La programmazione finanziaria complessiva copre tutte le categorie di spesa, a eccezione delle spese relative all’agricoltura, alla politica di coesione e all’amministrazione, per le quali sono forniti solo dati sintetici.

Articolo 24

Progetti di bilancio rettificativo

(Articolo 41, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

I progetti di bilancio rettificativo sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente e dell’esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.

Articolo 25

Nomenclatura di bilancio

(Articolo 44 del regolamento finanziario)

La nomenclatura di bilancio è conforme ai principi della specializzazione, trasparenza e sana gestione finanziaria. Essa apporta la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio, agevolando l’individuazione degli obiettivi principali rispecchiati nelle pertinenti basi giuridiche, rendendo possibili le scelte delle priorità politiche e consentendo un’esecuzione efficiente ed efficace.

Articolo 26

Spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto v), del regolamento finanziario]

Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:

a) in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell’esercizio, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3;

b) in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell’esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3.

Articolo 27

Commenti di bilancio

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto vi), del regolamento finanziario]

I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:

a) i riferimenti all’atto di base, quando esiste;

b) spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.

Articolo 28

Tabella dell’organico

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera c), punto i), del regolamento finanziario]

Il personale dell’agenzia d’approvvigionamento figura in modo distinto nella tabella dell’organico della Commissione.







TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO







CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 29

Informazione sul trasferimento di dati personali a fini di revisione contabile

(Articolo 53 del regolamento finanziario)

In ogni avviso pubblicato nell’ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in gestione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti o partecipanti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 3 ), che per salvaguardare gli interessi finanziari dell’Unione, i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all’istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo «OLAF») nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive.

Articolo 30

Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune

[Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

Il finanziamento di misure approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni dell’Unione di gestione delle crisi nell’ambito del titolo V del trattato sull’Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni dell’Unione (inclusi l’assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).

Articolo 31

Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati

[Articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]

1. Gli articoli del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:

a) articolo 154 (dialogo sociale);

b) articolo 156 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);

c) articoli 159 e 161 (relazioni speciali nel settore sociale);

d) articolo 168, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);

e) articolo 171, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);

f) articolo 173, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);

g) articolo 175, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica, sociale e territoriale);

h) articolo 181, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);

i) articolo 190 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);

j) articolo 210, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo);

k) articolo 214, paragrafo 6 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di dispositivi di aiuto umanitario).

2. Gli articoli del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo «trattato Euratom») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:

a) articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);

b) articoli da 77 a 85.

3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto di bilancio indicando articoli e importi interessati.

Articolo 32

Atti che potrebbero costituire un conflitto d’interessi e procedura

(Articolo 57 del regolamento finanziario)

1. ►M1 Ferma restando la qualifica di attività illegale ai sensi dell'articolo 106, paragrafo 1, lettera d), del regolamento finanziario, l'atto che potrebbe essere interessato da un conflitto d'interessi ai sensi dell'articolo 57, paragrafo 2, del regolamento finanziario può assumere, tra le altre, una delle forme seguenti: ◄

a) la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;

b) il rifiuto di concedere a un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;

c) l’esecuzione di atti indebiti o abusivi o l’omissione di atti necessari.

Altri atti che potrebbero essere interessati da un conflitto d’interessi sono quelli che potrebbero impedire a una persona di svolgere in modo imparziale e obiettivo le sue funzioni, a esempio, ma non esclusivamente, la partecipazione a un comitato di valutazione nell’ambito di una procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione qualora la persona possa trarre vantaggi diretti o indiretti dal risultato della procedura in questione.

2. Si presume che vi sia un conflitto d’interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.

3. In caso di conflitto d’interessi l’ordinatore delegato adotta gli opportuni provvedimenti per evitare ogni indebita influenza della persona interessata sulla procedura in questione.







CAPO 2

Metodi d’esecuzione







Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 33

Modalità di gestione

(Articolo 58 del regolamento finanziario)

Il sistema contabile della Commissione individua le modalità di gestione e, per ciascuna di esse, il tipo di entità o persona fra quelle elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario cui siano stati delegati compiti di esecuzione del bilancio.

Per quanto riguarda la gestione diretta della Commissione a norma dell’articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario, il sistema contabile deve tenere distinta la gestione effettuata da:

a) servizi della Commissione;

b) agenzie esecutive;

c) capi delle delegazioni dell’Unione;

d) fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario.







Sezione 2

Gestione diretta

Articolo 34

Gestione diretta

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario]

Quando la Commissione esegue il bilancio direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d’esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 64 a 75 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.

Articolo 35

Esercizio della delega ad agenzie esecutive

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), e articolo 62 del regolamento finanziario]

1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate a eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma dell’Unione la cui gestione è stata loro affidata.

2. L’atto di delega della Commissione comprende almeno le disposizioni previste all’articolo 40, lettere da a) a d) e lettera h). È oggetto dell’accettazione formale scritta del direttore a nome dell’agenzia esecutiva interessata.

Articolo 36

Rispetto delle norme sull’aggiudicazione degli appalti

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

Quando affida compiti a organismi privati secondo l’articolo 63, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all’aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della parte prima, titolo V, e della parte seconda, titolo IV, capo 3, del regolamento finanziario.







Sezione 3

Gestione concorrente con gli Stati membri

Articolo 37

Disposizioni specifiche per la gestione concorrente con gli Stati membri e misure intese a promuovere le migliori pratiche

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali.

Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei fondi strutturali, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, del Fondo europeo agricolo di garanzia e del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, la Commissione può mettere a disposizione degli organismi responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustra la strategia e l’impostazione da essa adottata per i controlli e comprende questionari ed esempi delle migliori pratiche individuate. Tale guida è aggiornata ogniqualvolta risulta necessario.







Sezione 4

Gestione indiretta

Articolo 38

Equivalenza di sistemi, norme e procedure nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

1. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative all’aggiudicazione degli appalti siano equivalenti alle proprie se:

a) soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;

b) assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, soprattutto la pubblicazione del bando di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;

c) garantiscono la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;

d) prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di appalto.

La legislazione nazionale degli Stati membri ovvero dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2004/18/CE è considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità del regolamento finanziario.

2. La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative alla concessione di sovvenzione siano equivalenti alle proprie se:

a) rispondono ai principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;

b) garantiscono la trasparenza mediante l’adeguata pubblicazione dell’invito a presentare proposte, mentre le procedure di concessione diretta sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente giustificate, nonché l’adeguata pubblicazione ex post dei beneficiari tenendo conto del principio di proporzionalità;

c) prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di attribuzione;

d) prevedono che le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente, devono implicare il cofinanziamento e non possono avere lo scopo o l’effetto di produrre profitti per il beneficiario.

3. La Commissione può riconoscere che i sistemi contabili e di controllo interno utilizzati dalle entità e dalle persone cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscono livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e ragionevoli garanzie quanto al conseguimento degli obiettivi di gestione se osservano i principi stabiliti dall’articolo 32 del regolamento finanziario.

Articolo 39

Valutazione ex ante delle norme e delle procedure delle entità e persone nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

Ai fini della valutazione ex ante a norma dell’articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da un altro ordinatore a condizione che le conclusioni siano pertinenti ai rischi specifici dei compiti da affidare, in particolare alla natura di tali compiti e agli importi in questione.

L’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da altri donatori purché sia stata effettuata rispettando condizioni equivalenti a quelle relative alla gestione indiretta stabilite dall’articolo 60 del regolamento finanziario.

▼M1

Articolo 40

Contenuto dell'accordo che affida compiti di esecuzione del bilancio a entità e persone

(Articolo 60, paragrafo 3, e articolo 61, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

▼B

Gli accordi di delega comprendono disposizioni particolareggiate che garantiscono la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la trasparenza delle operazioni svolte. Esse comprendono almeno:

a) la chiara definizione delle funzioni affidate e i limiti delle stesse, relativi in particolare alla modifica dei compiti affidati, alla rinuncia ai crediti e all’utilizzo di fondi rimborsati o inutilizzati;

b) le condizioni e le modalità di esecuzione, le responsabilità e l’organizzazione dei controlli da predisporre, compresa la valutazione dei programmi;

c) le condizioni relative ai versamenti del contributo dell’Unione, compresi il rimborso dei costi sostenuti per l’esecuzione e la remunerazione dell’entità delegata, nonché disposizioni in base alle quali per ottenere tali versamenti sono necessari documenti giustificativi;

d) le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell’esecuzione, dei risultati attesi, delle irregolarità riscontrate e delle misure adottate, le condizioni alle quali i versamenti possono essere sospesi o interrotti nonché le condizioni alle quali l’esecuzione dei compiti prende fine;

e) la data entro la quale devono essere conclusi i singoli contratti e convenzioni per l’attuazione dell’accordo di delega, la quale deve essere commisurata alla natura dei compiti affidati;

▼M1

f) le norme sull'esclusione che consentono all'entità o alla persona di escludere gli operatori economici che si trovano in una delle situazioni di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere d) ed f), e all'articolo 107, lettera b), del regolamento finanziario dalla partecipazione a procedure di aggiudicazione di appalti o di attribuzione di sovvenzioni o premi ovvero dall'aggiudicazione di appalti o dall'attribuzione di sovvenzioni o premi nonché le norme che consentono all'entità o alla persona di irrogare sanzioni finanziarie a tali operatori economici;

▼B

g) le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione e le disposizioni che consentono alla Commissione, all’OLAF e alla Corte dei conti di accedere alle informazioni necessarie per assolvere alle loro funzioni, nonché il potere di svolgere revisioni contabili e indagini all’occorrenza mediante controlli sul posto;

h) disposizioni comprendenti:

▼M1

i) l'impegno dell'entità delegata a informare senza indugio la Commissione di casi di frode o irregolarità di cui all'articolo 106, paragrafo 1, lettere d) ed f), del regolamento finanziario verificatisi nella gestione dei fondi dell'Unione e delle misure adottate;

▼B

ii) la designazione di un punto di contatto dotato di competenze adeguate per collaborare direttamente con l’OLAF onde coadiuvarlo nelle sue attività operative;

i) le condizioni relative all’utilizzazione di conti bancari e degli interessi prodotti di cui all’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario;

j) le disposizioni che garantiscono la visibilità dell’azione dell’Unione rispetto alle altre attività dell’organismo.

▼M1

Nel caso di cui al primo comma, lettera f), ai fini dell'articolo 106, paragrafo 5, del regolamento finanziario un paese terzo è considerato inadempiente, tra l'altro, se la legislazione nazionale non permette di escludere un operatore economico da tutte le procedure di aggiudicazione e attribuzione finanziate dall'UE ai sensi dell'articolo 106 del regolamento finanziario. Gli accordi di delega specificano i casi in cui un paese terzo è considerato inadempiente.

Ai fini del primo comma, lettera h), punto i), nel caso dei paesi terzi e delle organizzazioni internazionali tali accordi precisano i casi in cui il paese terzo e l'organizzazione internazionale prevengono, individuano, rettificano e notificano le irregolarità e le frodi conformemente all'articolo 60, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

▼B

Articolo 41

Dichiarazione di gestione e dichiarazione di conformità

(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

Nel caso di azioni che si concludono prima della fine dell’esercizio interessato, la relazione finale dell’entità o persona incaricata dell’azione può sostituire la dichiarazione di gestione di cui all’articolo 60, paragrafo 5, lettera b), del regolamento finanziario purché sia presentata anteriormente al 15 febbraio dell’esercizio successivo a quello interessato.

Quando organizzazioni internazionali e paesi terzi attuano azioni non pluriennali limitate a 18 mesi, la dichiarazione di conformità di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario può essere integrata nella relazione finale.

Articolo 42

Procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese effettuate in violazione del diritto applicabile nell’ambito della gestione indiretta

[Articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario]

1. Fatte salve le disposizioni specifiche della normativa settoriale, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono:

a) analisi documentali e, se del caso, controlli sul posto da parte della Commissione;

b) la determinazione da parte della Commissione, se necessario nell’ambito di procedimenti contraddittori con le autorità e gli organismi, previa comunicazione a tali autorità e organismi, dell’importo delle spese accettate;

c) il calcolo da parte della Commissione delle eventuali rettifiche finanziarie;

d) il recupero o il versamento, da parte della Commissione, del saldo risultante dalla differenza tra le spese accettate e le somme già versate alle autorità o agli organismi.

Ai fini del primo comma, lettera d), la Commissione recupera gli importi dovuti di preferenza mediante compensazione in conformità con l’articolo 87.

2. Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a un’entità che attua un’azione finanziata da una pluralità di donatori, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono la verifica dell’utilizzo, da parte dell’entità, di un importo corrispondente a quello versato dalla Commissione per l’azione interessata e della conformità della spesa agli obblighi stabiliti nella convenzione firmata con l’entità.

Ai fini del presente regolamento, per azione finanziata da una pluralità di donatori si intende un’azione nell’ambito della quale i fondi dell’Unione sono messi in comune con almeno un altro donatore.

▼M1

Articolo 43

Disposizioni specifiche per la gestione indiretta con le organizzazioni internazionali

(Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), e articolo 188 del regolamento finanziario)

1. Le organizzazioni internazionali di cui all'articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), del regolamento finanziario sono le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi internazionali e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni.

Prima che la Commissione affidi compiti di esecuzione del bilancio, gli accordi di cui al primo comma sono sottoposti all'ordinatore responsabile per la valutazione ex ante di cui all'articolo 39.

2. Sono assimilate alle organizzazioni internazionali le seguenti organizzazioni:

a) il Comitato internazionale della Croce rossa;

b) la Federazione internazionale delle Società nazionali della Croce Rossa e della Mezzaluna Rossa.

3. La Commissione può adottare una decisione debitamente motivata che assimila un'organizzazione senza scopo di lucro a un'organizzazione internazionale purché questa soddisfi le seguenti condizioni:

a) sia dotata di personalità giuridica e di organi di governo autonomi;

b) sia stata costituita per svolgere compiti specifici di interesse internazionale generale;

c) almeno sei Stati membri aderiscano all'organizzazione senza scopo di lucro;

d) fornisca adeguate garanzie finanziarie;

e) operi sulla base di una struttura permanente e in conformità con sistemi, norme e procedure che possono essere valutati a norma dell'articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario.

4. Quando la Commissione esegue il bilancio nell'ambito della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, si applicano gli accordi di verifica conclusi con esse.

▼B

Articolo 44

Designazione degli organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti v) e vi), del regolamento finanziario]

1. Gli organismi di diritto pubblico o gli organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.

2. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato conformemente all’atto di base.

In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.







CAPO 3

Agenti finanziari







Sezione 1

Diritti e obblighi degli agenti finanziari

Articolo 45

Diritti e obblighi degli agenti finanziari

(Articolo 64 del regolamento finanziario)

1. Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all’assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti e obblighi.

2. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati all’ordine di missione fornito dalla Commissione per l’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.







Sezione 2

L’ordinatore

Articolo 46

Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati

(Articolo 65 del regolamento finanziario)

L’ordinatore responsabile può essere assistito nelle sue funzioni da funzionari, che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, i funzionari che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario possono essere assistiti nelle loro funzioni da funzionari della Commissione.

Articolo 47

Disposizioni interne in materia di deleghe

(Articolo 65 del regolamento finanziario)

In conformità con il regolamento finanziario e il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.

I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati alle norme interne della Commissione nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

Articolo 48

Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori

(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:

a) la numerazione;

b) la datazione;

c) la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;

d) la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;

e) la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.

I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 49

Controlli ex ante ed ex post

(Articolo 66, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario)

1. Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dai funzionari di cui all’articolo 46 in preparazione dell’adozione degli atti d’esecuzione del bilancio da parte dell’ordinatore responsabile.

2. Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3. I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.

La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme applicabili, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;

b) l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui alla parte prima, titolo II, capo 7, del regolamento finanziario.

Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

4. I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3.

I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore delegato almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore delegato adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.

L’analisi dei rischi di cui all’articolo 66, paragrafo 6, del regolamento finanziario è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.

In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore delegato definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.

Articolo 50

Codice deontologico

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1. I funzionari designati dall’ordinatore responsabile per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un’esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.

2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:

a) il livello di competenza tecnica e finanziaria dei funzionari di cui al paragrafo 1;

b) l’obbligo per questi funzionari di seguire una formazione permanente;

c) le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;

d) le norme di condotta, in particolare di deontologia e d’integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.

3. I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati al codice deontologico della Commissione di cui al paragrafo 2 del presente articolo nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

4. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori e aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.

Articolo 51

Inerzia dell’ordinatore delegato

(Articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario)

Per inerzia dell’ordinatore delegato di cui all’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, si intende l’assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso non superiore a un mese.

Articolo 52

Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione

(Articolo 66 del regolamento finanziario)

L’ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle sue funzioni.

L’ordinatore delegato trasmette regolarmente al contabile, e almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione.

▼M1

Articolo 53

Relazione sulle procedure negoziate

(Articolo 66 del regolamento finanziario)

Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d'appalto conclusi mediante le procedure negoziate di cui all'articolo 134, paragrafo 1, lettere da a) a f), e all'articolo 266 del presente regolamento. Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell'istituzione, l'ordinatore responsabile riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata alla sintesi delle relazioni annuali di attività di cui all'articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.

▼B







Sezione 3

Il contabile

Articolo 54

Nomina del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari dell’Unione europea.

Il contabile è scelto dall’istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un’esperienza professionale equivalente.

2. Due o più istituzioni possono nominare lo stesso contabile.

In tal caso esse adottano le disposizioni necessarie al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi.

Articolo 55

Cessazione delle funzioni del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.

2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata di una relazione di passaggio delle consegne.

Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.

Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.

3. Ogni istituzione o organismo di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario informa entro due settimane il Parlamento europeo, il Consiglio e il contabile della Commissione della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.

Articolo 56

Convalida dei sistemi contabili e di inventario

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

L’ordinatore responsabile notifica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi d’attivo e di passivo se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida.

In qualsiasi momento, il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato. Quando un sistema di gestione finanziaria istituito dall’ordinatore non è, o non è più, convalidato dal contabile, l’ordinatore responsabile definisce un piano d’azione al fine di correggere in tempo utile le lacune all’origine della mancata convalida.

L’ordinatore responsabile è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile.

Articolo 57

Gestione della tesoreria

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall’esecuzione del bilancio.

2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.

3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.

Articolo 58

Gestione dei conti bancari

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell’istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente motivati, il contabile può aprire conti in valute diverse dall’euro.

2. Il contabile è incaricato di chiudere i conti di cui al paragrafo 1 o di assicurarsi che siano chiusi.

3. Il contabile definisce le condizioni di esercizio dei conti di cui al paragrafo 1 aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.

4. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali possono essere aperti conti a norma del paragrafo 1.

Se le condizioni bancarie locali lo consentono, i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione sono sottoposti a indagini concorrenziali periodiche. Tale indagine è condotta, almeno ogni cinque anni, su iniziativa dell’amministratore degli anticipi che presenta in seguito al contabile una proposta motivata per selezionare una banca per un periodo non superiore a cinque anni.

5. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari a norma del paragrafo 1.

Per i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione, l’amministratore degli anticipi assume questo compito tenendo presente la legislazione applicabile nel paese in cui svolge la sua funzione.

6. Il contabile della Commissione informa i contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari. I contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario armonizzano, sulla base di tali condizioni di esercizio, le condizioni di esercizio dei conti che aprono.

Articolo 59

Firme sui conti

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

Le condizioni d’apertura, di esercizio e d’utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più funzionari provvisti delle deleghe necessarie. Le istruzioni manuali sono firmate da almeno due funzionari provvisti delle deleghe necessarie o dal contabile in persona.

Ai fini del primo comma, il contabile di ciascuna istituzione trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti i nominativi e gli esemplari della firma di tutti i funzionari autorizzati.

Articolo 60

Gestione dei saldi dei conti

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all’articolo 58 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all’articolo 57, paragrafo 2, e, in ogni caso, di quanto segue:

a) che nessun saldo di questi conti sia debitore;

b) che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra valuta.

2. Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all’istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.

Articolo 61

Trasferimenti e operazioni di conversione

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

Salvo il disposto dell’articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra i conti che ha aperto in nome dell’istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle valute.

Articolo 62

Modalità di pagamento

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

I pagamenti sono effettuati mediante bonifico bancario, assegno o dalle casse di anticipi mediante carta di debito conformemente all’articolo 67, paragrafo 4.

Articolo 63

Schedario delle persone giuridiche

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1. Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità, nonché qualsiasi modifica degli stessi, sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.

Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile.

2. In relazione a un pagamento mediante bonifico bancario, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.

Gli ordinatori comunicano al contabile ogni variazione dei dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario e verificano la validità di tali dati prima di effettuare un pagamento.

Nell’ambito degli aiuti di preadesione, possono essere conclusi singoli impegni con le autorità pubbliche nei paesi candidati all’adesione all’Unione europea senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l’ordinatore si adopera affinché l’iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.

Articolo 64

Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla preparazione dei conti di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.

Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.

Articolo 65

Persone autorizzate a disporre dei conti

(Articolo 69 del regolamento finanziario)

Ogni istituzione determina le modalità secondo le quali i funzionari da essa designati e autorizzati a disporre dei conti aperti nelle unità locali di cui all’articolo 72 sono autorizzati a comunicare agli organismi finanziari locali i nominativi e gli esemplari delle firme.







Sezione 4

L’amministratore degli anticipi

Articolo 66

Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.

2. L’amministratore degli anticipi può liquidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore responsabile. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la liquidazione provvisoria e i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 97, paragrafo 1, lettera e).

3. L’istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell’amministratore degli anticipi e dell’ordinatore.

Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile.

4. Nelle delegazioni dell’Unione possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento delle spese iscritte nella sezione del bilancio relativa alla Commissione e di quelle iscritte nella sezione del bilancio relativa al servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE»), garantendo la piena tracciabilità delle spese.

Articolo 67

Condizioni per la creazione e i pagamenti

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:

a) l’oggetto e l’importo massimo dell’anticipo iniziale che può essere accordato;

b) l’eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell’istituzione;

c) la natura e l’importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall’amministratore degli anticipi in relazione a terzi;

d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all’ordinatore a fini di regolarizzazione;

e) le modalità di un’eventuale ricostituzione dell’anticipo;

f) la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell’ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile e il saldo bancario;

g) la durata di validità dell’autorizzazione data dal contabile all’amministratore degli anticipi;

h) l’identità dell’amministratore degli anticipi designato.

2. Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l’ordinatore responsabile veglia a quanto segue:

a) a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;

b) a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.

L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o inefficiente effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non supera 60 000 EUR per ogni spesa.

3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall’amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:

a) impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall’ordinatore responsabile;

b) saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.

4. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 89 del regolamento finanziario, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, comprese le carte di debito, secondo le istruzioni impartite dal contabile.

5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall’ordinatore responsabile.

Articolo 68

Scelta degli amministratori degli anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri agenti. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.

Articolo 69

Dotazione delle casse di anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1. Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell’apertura dei conti bancari e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.

Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:

a) vendite di materiali;

b) pubblicazioni;

c) rimborsi vari;

d) proventi da interessi.

La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all’articolo 67 e alle disposizioni del regolamento finanziario. Gli importi in questione sono dedotti dall’ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.

2. In particolare per evitare perdite di cambio, l’amministratore degli anticipi può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.

Articolo 70

Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1. L’amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. Gli stati di questa contabilità sono accessibili in ogni momento all’ordinatore responsabile. Inoltre, l’amministratore degli anticipi compila almeno una volta al mese l’elenco delle operazioni effettuate e lo invia il mese successivo all’ordinatore responsabile, con i documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi.

2. Il contabile procede a verifiche, come regola generale da effettuare in loco e senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti, oppure fa effettuare tali verifiche da un funzionario del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. Il contabile comunica all’ordinatore responsabile i risultati delle sue verifiche.

Articolo 71

Procedura di appalto

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all’articolo 137, paragrafo 3, possono consistere nel semplice pagamento di fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.

Articolo 72

Creazione di casse di anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

Ai fini del pagamento di alcune categorie di spese, può essere istituita, a norma dell’articolo 70 del regolamento finanziario, una o più casse di anticipi in ciascuna unità locale all’esterno dell’Unione. L’unità locale è, in particolare, una delegazione, un ufficio o un’antenna dell’Unione in un paese terzo.

La decisione che istituisce la cassa di anticipi determina le condizioni di esercizio della stessa secondo le necessità specifiche di ciascuna unità locale, nel rispetto dell’articolo 70 del regolamento finanziario.

Articolo 73

Amministratori degli anticipi e persone autorizzate a disporre dei conti nelle delegazioni dell’Unione

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

In circostanze eccezionali e ai fini della continuità del servizio, le funzioni dell’amministratore degli anticipi del SEAE nelle delegazioni dell’Unione possono essere svolte da funzionari della Commissione. Alle medesime condizioni, i funzionari del SEAE possono essere designati amministratori degli anticipi per la Commissione nelle delegazioni dell’Unione.

Nelle delegazioni dell’Unione, alla nomina delle persone autorizzate dal contabile a effettuare operazioni bancarie sono applicabili le norme e condizioni stabilite al primo comma.







CAPO 4

Responsabilità degli agenti finanziari







Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 74

Istanze competenti in materia di frode

(Articolo 66, paragrafo 8, e articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Le autorità e istanze di cui all’articolo 66, paragrafo 8, e all’articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto nonché dalle decisioni delle istituzioni dell’Unione relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di ogni attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.







Sezione 2

Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati

Articolo 75

Irregolarità finanziarie

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)

Fatti salvi i poteri dell’OLAF, l’istanza specializzata in irregolarità finanziarie di cui all’articolo 29 (in prosieguo «istanza») è competente per ogni violazione di una disposizione del regolamento finanziario o di una disposizione relativa alla gestione finanziaria o al controllo delle operazioni, derivante da un’azione od omissione di un funzionario.

Articolo 76

Istanza specializzata in irregolarità finanziarie

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)

1. I casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento sono segnalati all’istanza dall’autorità avente il potere di nomina, perché esprima il suo parere a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, secondo comma, del regolamento finanziario.

Nei casi in cui i capi delle delegazioni dell’Unione agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario l’ordinatore responsabile può rivolgersi direttamente all’istanza perché esprima il suo parere su casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento.

Se ritiene che si sia verificata un’irregolarità finanziaria, l’ordinatore delegato può rivolgersi all’istanza. L’istanza elabora il suo parere valutando se vi siano state irregolarità ai sensi dell’articolo 75, la loro gravità e le possibili conseguenze. Se tale analisi mostra che il caso in questione è di competenza dell’OLAF, l’istanza trasmette senza indugio la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa immediatamente l’OLAF.

Quando il caso viene a essa segnalato direttamente da un funzionario, a norma dell’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, l’istanza trasmette la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa il funzionario stesso. L’autorità avente il potere di nomina può chiedere all’istanza di esprimere il proprio parere sul caso.

2. L’istituzione o, nel caso di un’istanza comune, le istituzioni partecipanti determinano, in funzione della propria organizzazione interna, le modalità operative dell’istanza e la sua composizione, che comprenderà una persona esterna dotata della necessaria qualificazione e perizia.

Articolo 77

Conferma delle istruzioni

(Articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

1. Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che un’istruzione di propria competenza sia inficiata d’irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria, in particolare perché l’esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l’autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. Se l’istruzione è confermata per iscritto e la conferma è ricevuta in tempo utile ed è sufficientemente chiara, in quanto si riferisce esplicitamente agli aspetti posti in dubbio dall’ordinatore delegato o sottodelegato, questi non può essere ritenuto responsabile. Egli deve attenersi all’istruzione, salvo se essa sia manifestamente illegale o contraria alle pertinenti norme di sicurezza.

2. Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un’istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono a una situazione inficiata da irregolarità.

Le istruzioni confermate in conformità con l’articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario sono registrate dall’ordinatore delegato responsabile, e segnalate nella sua relazione annuale d’attività.







CAPO 5

Operazioni di entrata







Sezione 1

Risorse proprie

Articolo 78

Disposizioni relative alle risorse proprie

(Articolo 76 del regolamento finanziario)

L’ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie dell’Unione.

L’accertamento e la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d’attuazione della decisione di cui al primo comma.







Sezione 2

Previsione di crediti

Articolo 79

Previsione di crediti

(Articolo 77 del regolamento finanziario)

1. La previsione di crediti menziona la natura e l’imputazione in bilancio dell’entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell’importo.

Quando stabilisce la previsione di crediti, l’ordinatore responsabile verifica in particolare quanto segue:

a) l’esattezza dell’imputazione in bilancio;

b) la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti e al principio della sana gestione finanziaria.

2. Salvo il disposto dell’articolo 181, paragrafo 2, e dell’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario nonché dell’articolo 7, paragrafo 2, del presente regolamento, la previsione di crediti non ha l’effetto di aprire stanziamenti di impegno. Nei casi di cui all’articolo 21 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere aperti soltanto dopo l’effettivo recupero da parte dell’Unione delle somme dovute.







Sezione 3

Accertamento dei crediti

Articolo 80

Procedimento

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

1. L’accertamento di un credito da parte dell’ordinatore responsabile è il riconoscimento del diritto vantato dall’Unione nei confronti di un debitore e la formazione del titolo a esigere dal debitore il pagamento del debito.

2. Con l’ordine di riscossione l’ordinatore responsabile dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.

3. Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:

a) l’Unione ha accertato il credito;

b) non sono applicati interessi di mora se il pagamento viene effettuato entro la scadenza;

c) se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), il debito produce interessi al tasso indicato all’articolo 83, ferma restando l’applicazione delle pertinenti norme specifiche;

d) se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), l’istituzione procede al recupero mediante compensazione oppure mediante richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza;

e) se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui alla lettera b), se ha giustificati motivi di ritenere che, altrimenti, l’importo dovuto alla Commissione andrebbe perduto e dopo aver informato il debitore dei motivi e della data del recupero mediante compensazione;

f) qualora, esperite tutte le fasi di cui alle lettere da a) a e) del presente comma, non si sia ottenuto il recupero integrale del credito, l’istituzione procede al recupero mediante esecuzione forzata del titolo ottenuto, in conformità dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario ovvero in via contenziosa.

L’ordinatore stampa la nota di addebito e la invia al debitore. Il contabile viene informato della trasmissione mediante il sistema di informazione finanziaria.

Articolo 81

Accertamento dei crediti

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

Per accertare un credito, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:

a) il carattere certo del credito, cioè che non è soggetto a condizioni;

b) il carattere liquido del credito, il cui importo deve essere determinato in denaro e con esattezza;

c) il carattere esigibile del credito, che non deve essere soggetto a un termine;

d) l’esattezza della designazione del debitore;

e) l’esattezza dell’imputazione in bilancio degli importi da recuperare;

f) la regolarità dei documenti giustificativi;

g) la conformità con il principio di una sana gestione finanziaria, in particolare secondo i criteri di cui all’articolo 91, paragrafo 1, lettera a).

Articolo 82

Documenti giustificativi a sostegno dell’accertamento dei crediti

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

1. Qualsiasi accertamento di un credito si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti dell’Unione.

2. Prima di accertare un credito, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la sua responsabilità, che l’esame sia stato eseguito.

3. I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore a norma dell’articolo 48.

Articolo 83

Interessi di mora

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche risultanti dall’applicazione delle normative settoriali, ogni importo esigibile non rimborsato alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), produce interessi a norma dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.

2. Il tasso d’interesse da applicare agli importi esigibili non rimborsati alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è quello applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento, quale è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, serie C, in vigore il primo giorno di calendario del mese della scadenza, maggiorato di:

a) otto punti percentuali quando il credito ha per fatto costitutivo un appalto pubblico di forniture e di servizi di cui al titolo V;

b) tre punti e mezzo percentuali in tutti gli altri casi.

3. L’importo degli interessi è calcolato con decorrenza dal giorno di calendario successivo alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, sino al giorno di calendario nel quale il debito è rimborsato integralmente.

L’ordine di riscossione corrispondente all’importo degli interessi di mora è emesso quando gli interessi sono effettivamente percepiti.

4. Nel caso delle ammende, quando il debitore costituisce una garanzia finanziaria accettata dal contabile in sostituzione del pagamento, il tasso d’interesse da applicare con decorrenza dalla scadenza cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è il tasso di cui al paragrafo 2 del presente articolo, in vigore il primo giorno del mese di adozione della decisione che infligge l’ammenda e maggiorato soltanto di un punto percentuale e mezzo.







Sezione 4

Ordini di riscossione

Articolo 84

Formazione dell’ordine di riscossione

(Articolo 79 del regolamento finanziario)

1. L’ordine di riscossione stabilisce quanto segue:

a) l’esercizio d’imputazione;

b) i riferimenti all’atto o all’impegno giuridico costitutivo del credito e che dà diritto alla riscossione;

c) l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione necessaria, compresi gli eventuali riferimenti all’impegno di bilancio corrispondente;

d) l’importo dovuto, espresso in euro;

e) il nome e l’indirizzo del debitore;

f) la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);

g) il modo di recupero possibile, compreso in particolare il recupero mediante compensazione o l’esecuzione di qualsiasi garanzia preliminare.

2. L’ordine di riscossione è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.

3. Il contabile di ogni istituzione tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Egli trasmette tale elenco al contabile della Commissione.

Il contabile della Commissione redige un elenco unificato, ripartendo gli importi dovuti per ogni istituzione e secondo la data dell’ordine di riscossione. Tale elenco è aggiunto alla relazione della Commissione sulla gestione finanziaria e di bilancio.

4. Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione, la Commissione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei crediti dell’Unione relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.

Articolo 85

Decisione esecutiva a favore di altre istituzioni

(Articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Si configurano le circostanze eccezionali di cui all’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario allorché l’istituzione interessata ha esaurito la possibilità di ottenere il pagamento volontario e di procedere al recupero mediante compensazione a norma dell’articolo 80, paragrafo 1, del regolamento finanziario e si tratta di un importo considerevole.

2. Nei casi di cui al paragrafo 1 le istituzioni interessate diverse da quelle citate all’articolo 299 del TFUE possono chiedere alla Commissione di adottare una decisione esecutiva.

3. In ogni caso la decisione esecutiva specifica che il credito è iscritto nella sezione del bilancio relativa all’istituzione interessata, che agisce in veste di ordinatore. Le entrate sono iscritte come entrate generali tranne qualora rientrino nella fattispecie di entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 21, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

4. L’istituzione richiedente informa la Commissione di ogni evento atto ad alterare la riscossione e interviene a sostegno della Commissione in caso di impugnazione della decisione esecutiva.

5. La Commissione e l’istituzione interessata concordano le modalità pratiche di attuazione del presente articolo.







Sezione 5

Recupero

Articolo 86

Formalità per l’incasso

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1. Il contabile registra nei conti il recupero dei crediti e ne informa l’ordinatore responsabile.

2. Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile o dell’amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta.

3. Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.

Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.

Articolo 87

Recupero mediante compensazione

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1. Quando un debitore vanta nei confronti dell’Unione un credito certo, a norma dell’articolo 81, lettera a), liquido ed esigibile, corrispondente a un importo indicato in un ordine di pagamento, il contabile procede, dopo la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), al recupero del credito mediante compensazione.

In circostanze eccezionali, se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e se ha giustificati motivi di ritenere che altrimenti l’importo dovuto all’Unione andrebbe perduto, il contabile procede al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).

Il contabile procede inoltre al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), se il debitore acconsente.

2. Prima di procedere a un recupero ai sensi del paragrafo 1, il contabile consulta l’ordinatore responsabile e informa i debitori interessati.

Quando il debitore è un’autorità nazionale o uno dei suoi organi amministrativi, il contabile informa altresì lo Stato membro interessato della sua intenzione di effettuare il recupero mediante compensazione con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tuttavia, di concerto con lo Stato membro o con l’organo amministrativo interessato, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine.

3. La compensazione di cui al paragrafo 1 ha il medesimo effetto del pagamento ed estingue il debito e i relativi interessi eventualmente dovuti dall’Unione.

Articolo 88

Procedura di recupero in caso di mancato pagamento volontario

(Articoli 79 e 80 del regolamento finanziario)

1. Fatto salvo l’articolo 87, se l’importo del credito non è stato recuperato integralmente alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, il contabile informa l’ordinatore responsabile e inizia senza indugio la procedura di recupero mediante ogni mezzo offerto dalla legge, incluso il richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza.

2. Fatto salvo l’articolo 87, quando non è esperibile la modalità di recupero di cui al paragrafo 1 del presente articolo e il debitore non ha eseguito il pagamento malgrado la costituzione in mora inviatagli dal contabile, quest’ultimo ricorre all’esecuzione forzata del titolo, a norma dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario o sulla base di un titolo ottenuto in via contenziosa.

Articolo 89

Concessione di dilazioni di pagamento

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

Il contabile, in collegamento con l’ordinatore responsabile, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:

a) che il debitore s’impegni a pagare gli interessi, al tasso previsto all’articolo 83, per tutto il periodo della dilazione accordatagli, a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);

b) che costituisca, per tutelare i diritti dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’istituzione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.

La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’istituzione.

In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.

Articolo 90

Recupero di ammende o altre penali

(Articoli 80 e 83 del regolamento finanziario)

1. Quando dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea è intentata un’azione legale contro una decisione della Commissione intesa a comminare un’ammenda o altre penali previste dal TFUE o dal trattato Euratom, e fintantoché non sono state esaurite tutte le vie di ricorso, il debitore paga, a titolo provvisorio, gli importi corrispondenti sul conto bancario indicato dal contabile oppure costituisce una garanzia finanziaria accettabile per il contabile. Tale garanzia è distinta dall’obbligo di pagare l’ammenda o le altre penali ed è esigibile alla prima richiesta. Essa copre il debito sia in capitale che in interessi dovuti a norma dell’articolo 83, paragrafo 4.

2. La Commissione garantisce gli importi incassati in via provvisoria investendoli in attivi finanziari, assicurando in tal modo la sicurezza e la liquidità delle somme di denaro e prefiggendosi al tempo stesso di ottenere un rendimento positivo.

3. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata confermata, è adottata una delle seguenti misure:

a) gli importi riscossi a titolo provvisorio, gli interessi e gli altri importi da essi prodotti sono iscritti in bilancio conformemente all’articolo 83 del regolamento finanziario, al più tardi nel corso dell’esercizio seguente a quello in cui sono state esaurite tutte le vie di ricorso;

b) se è stata costituita una garanzia finanziaria, questa viene richiamata e i relativi importi sono iscritti in bilancio.

Se la Corte ha incrementato l’importo dell’ammenda o della penale, il primo comma, lettere a) e b), si applica a concorrenza degli importi della decisione della Commissione e il contabile riscuote l’importo corrispondente all’aumento, che viene iscritto in bilancio.

4. Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata annullata o ridotta è adottata una delle seguenti misure:

a) gli importi indebitamente riscossi e gli interessi prodotti sono rimborsati al terzo interessato; nei casi in cui il rendimento complessivo per il periodo in questione sia stato negativo è rimborsato il valore nominale degli importi indebitamente riscossi;

b) se è stata costituita una garanzia finanziaria, essa viene di conseguenza liberata.

Articolo 91

Rinuncia al recupero di un credito accertato

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1. L’ordinatore responsabile può rinunciare, in tutto o in parte, a recuperare un credito accertato, soltanto nei casi seguenti:

a) quando il costo prevedibile del recupero eccederebbe l’importo del credito e la rinuncia non pregiudica l’immagine dell’Unione;

b) quando è impossibile procedere al recupero a causa della vetustà del credito o dell’insolvibilità del debitore;

c) quando il recupero lede il principio di proporzionalità.

2. Nella fattispecie di c