2000Q3614 — IT — 26.03.2003 — 004.001

Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni

►B REGOLAMENTO INTERNO DELLA COMMISSIONE [C(2000) 3614] (GU L 308, 8.12.2000, p.26)

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REGOLAMENTO INTERNO DELLA COMMISSIONE

[C(2000) 3614]







LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell'acciaio, in particolare l'articolo 16, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, in particolare l'articolo 218, paragrafo 2, visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, in particolare l'articolo 131, visto il trattato sull'Unione europea, in particolare gli articoli 28, paragrafo 1, e 41, paragrafo 1, ADOTTA IL PRESENTE REGOLAMENTO INTERNO:







CAPO I

LA COMMISSIONE

Articolo 1

La Commissione agisce come organo collegiale, secondo le disposizioni del presente regolamento e nel pieno rispetto degli orientamenti politici definiti dal presidente.

Articolo 2

Nel pieno rispetto degli orientamenti politici definiti dal presidente, la Commissione fissa le proprie priorità e adotta ogni anno il programma di lavoro.

Articolo 3

Il presidente può assegnare ai membri della Commissione particolari settori di attività, per i quali hanno una specifica responsabilità nella preparazione dei lavori della Commissione nonché nell'esecuzione delle decisioni. Il presidente può modificare tali attribuzioni in qualsiasi momento.

Il presidente può costituire dei gruppi di lavoro fra i membri della Commissione e ne designa i presidenti.

Il presidente rappresenta la Commissione e designa i membri della stessa incaricati di assisterlo in tali funzioni.

Articolo 4

Le decisioni della Commissione sono prese:

a) in riunione; oppure

b) mediante procedimento scritto, secondo le disposizioni dell'articolo 12; oppure

c) mediante procedimento di delegazione orizzontale, secondo le disposizioni dell'articolo 13; oppure

d) mediante procedimento di delegazione verticale, secondo le disposizioni dell'articolo 14.







Sezione I

Le riunioni della Commissione

Articolo 5

Le riunioni della Commissione hanno luogo su convocazione del presidente.

La Commissione si riunisce, di norma, almeno una volta alla settimana. Si riunisce inoltre ogni volta che se ne presenti la necessità.

I membri della Commissione sono tenuti ad assistere a tutte le riunioni. Compete al presidente valutare qualsiasi situazione che possa impedire il rispetto di tale obbligo.

Articolo 6

Il presidente stabilisce l'ordine del giorno delle riunioni della Commissione tenendo conto del programma di lavoro di cui all'articolo 2.

Fatto salvo il potere del presidente di stabilire l'ordine del giorno, per la presentazione di qualsiasi proposta che implichi spese significative è necessario l'accordo del membro della Commissione responsabile per il bilancio.

Ogni argomento di cui un membro della Commissione chieda l'iscrizione all'ordine del giorno è comunicato al presidente con un preavviso di nove giorni, salvo casi eccezionali.

L'ordine del giorno e i necessari documenti di lavoro sono comunicati ai membri della Commissione entro i termini e nelle lingue di lavoro da questa stabiliti, a norma dell'articolo 25.

Ogni argomento di cui un membro della Commissione chieda il ritiro dall'ordine del giorno è rinviato, con il consenso del presidente, alla riunione successiva.

La Commissione può decidere, su proposta del presidente, di deliberare su un argomento non iscritto all'ordine del giorno o per il quale i necessari documenti di lavoro non siano stati distribuiti tempestivamente. Può parimenti decidere con voto a maggioranza di non deliberare su un argomento iscritto all'ordine del giorno.

Articolo 7

Le deliberazioni della Commissione non sono valide se non è presente la maggioranza del numero dei membri previsto dal trattato.

Articolo 8

La Commissione delibera su proposta di uno o di alcuni dei suoi membri.

La Commissione procede a votazione su richiesta di uno dei membri. La votazione verte sulla proposta originaria o su una proposta modificata dal membro o dai membri competenti o dal presidente.

Le decisioni della Commissione sono prese a maggioranza del numero dei membri previsto dal trattato. Tale maggioranza è necessaria qualunque sia il contenuto e la natura della decisione.

Articolo 9

Le riunioni della Commissione non sono pubbliche. La discussione ha carattere riservato.

Articolo 10

Salvo decisione contraria della Commissione, il segretario generale assiste alle riunioni. Le modalità di esecuzione del presente regolamento stabiliscono le regole in base alle quali altre persone sono autorizzate ad assistere alle riunioni.

In caso di assenza di un membro della Commissione, il suo capo di Gabinetto può assistere alla riunione e, su invito del presidente, esporre l'opinione del membro assente.

La Commissione può decidere di ascoltare qualunque altra persona.

Articolo 11

Di ogni riunione della Commissione viene redatto processo verbale.

I progetti di processo verbale sono approvati dalla Commissione nel corso di una riunione successiva. I processi verbali approvati sono autenticati dalle firme del presidente e del segretario generale.







Sezione II

Altri procedimenti di formazione delle decisioni

Articolo 12

L'accordo dei membri della Commissione su una proposta presentata da uno o alcuni di essi può essere constatato mediante procedimento scritto, quando la proposta abbia ottenuto il consenso delle direzioni generali direttamente interessate e il parere favorevole del servizio giuridico.

A tale scopo, il testo della proposta è comunicato per iscritto a tutti i membri della Commissione, nelle lingue da questa determinate a norma dell'articolo 25, unitamente al termine assegnato per la comunicazione di eventuali riserve o emendamenti attinenti alla proposta stessa.

Nel corso del procedimento scritto, ogni membro della Commissione può chiedere che la proposta sia oggetto di discussione. In tal caso, presenta al presidente una domanda motivata in tal senso.

Se, allo scadere del termine assegnato per un procedimento scritto, nessuna riserva viene formulata o confermata da un membro della Commissione, la proposta si intende approvata dalla Commissione. Delle proposte adottate si dà atto in una nota giornaliera di cui viene fatta menzione nel processo verbale della riunione successiva.

Articolo 13

Nel rispetto del principio di responsabilità collegiale, la Commissione può delegare uno o alcuni dei suoi membri ad adottare provvedimenti di gestione o di amministrazione, in suo nome e nei limiti e alle condizioni da essa stessa fissati.

La Commissione può inoltre incaricare uno od alcuni dei suoi membri, con il consenso del presidente, di adottare il testo definitivo di un atto o di una proposta da presentare alle altre istituzioni, il cui contenuto sostanziale sia stato già definito in riunione.

Le competenze così conferite possono essere oggetto di subdelegazione ai direttori generali o ai capi servizio, salvo espressa disposizione contraria contenuta nella decisione di delegazione orizzontale.

Le disposizioni del primo, secondo e terzo comma non ostano all'applicazione delle norme sulle deleghe in materia finanziaria nonché sui poteri attribuiti all'autorità investita del potere di nomina e all'autorità competente per la conclusione dei contratti di assunzione.

Articolo 14

Nel rispetto del principio di responsabilità collegiale, la Commissione può delegare i direttori generali e i capi servizio ad adottare, in suo nome e nei limiti e alle condizioni da essa stessa fissati, provvedimenti di gestione o di amministrazione.

Articolo 15

Una nota giornaliera, di cui viene fatta menzione nel processo verbale della riunione successiva, dà atto delle decisioni adottate mediante procedimento di delegazione orizzontale e procedimento di delegazione verticale.







Sezione III

Preparazione ed esecuzione delle decisioni della Commissione

Articolo 16

I membri della Commissione possono costituire Gabinetti incaricati di assisterli nell'espletamento delle loro funzioni e nella preparazione delle decisioni della Commissione.

A tal fine il membro della Commissione competente impartisce istruzioni agli uffici interessati.

Articolo 17

Il segretario generale assiste il presidente nella preparazione dei lavori e delle riunioni della Commissione. Assiste inoltre i presidenti dei gruppi di lavoro istituiti a norma dell'articolo 3, secondo comma, nella preparazione e nello svolgimento delle riunioni dei gruppi stessi.

Cura lo svolgimento dei procedimenti di formazione delle decisioni e vigila sull'esecuzione delle decisioni di cui all'articolo 4.

Cura il necessario coordinamento fra gli uffici nella preparazione dei lavori e vigila sul rispetto delle regole di presentazione dei documenti sottoposti alla Commissione.

Adotta i provvedimenti necessari per assicurare la notificazione e la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee degli atti della Commissione, nonché la trasmissione alle altre istituzioni delle Comunità europee dei documenti della Commissione e dei suoi uffici.

Cura i rapporti ufficiali con le altre istituzioni delle Comunità europee, fatte salve le competenze che la Commissione decide di esercitare direttamente o di attribuire ai propri membri od uffici. Segue i lavori delle altre istituzioni delle Comunità europee e ne informa la Commissione.

Articolo 18

Gli atti adottati in riunione sono annessi, nella o nelle lingue in cui fanno fede, ad una nota riepilogata elaborata al termine della riunione della Commissione nel corso della quale sono stati adottati e formano con questa un tutto inscindibile. Tali atti sono autenticati dalle firme del presidente e del segretario generale apposte sull'ultima pagina della predetta nota.

Gli atti adottati mediante procedimento scritto sono annessi, nella lingua o nelle lingue in cui fanno fede, alla nota giornaliera di cui all'articolo 12 e formano con questa un tutto inscindibile. Tali atti sono autenticati dalla firma del segretario generale apposta sull'ultima pagina della predetta nota.

Gli atti adottati mediante procedimento di delegazione orizzontale sono annessi, nella lingua o nelle lingue in cui fanno fede, alla nota giornaliera di cui all'articolo 15 e formano con questa un tutto inscindibile. Tali atti sono autenticati dalla firma del segretario generale apposta sull'ultima pagina della predetta nota.

Gli atti adottati mediante procedimento di delegazione verticale, o mediante subdelegazione a norma dell'articolo 13, terzo comma, sono annessi, nella lingua o nelle lingue in cui fanno fede, alla nota giornaliera di cui all'articolo 15 e formano con questa un tutto inscindibile. Tali atti sono autenticati con autocertificazione sottoscritta dal direttore generale o dal capo servizio.

Sono atti ai sensi del presente regolamento quelli di cui all'articolo 14 del trattato CECA, all'articolo 249 del trattato CE e all'articolo 161 del trattato Euratom.

Ai sensi del presente regolamento, le lingue facenti fede sono tutte le lingue ufficiali delle Comunità, quando si tratta di atti aventi efficacia generale, e quelle dei destinatari negli altri casi.







CAPO II

GLI UFFICI DELLA COMMISSIONE

Articolo 19

Per preparare e svolgere la propria azione, la Commissione dispone di un complesso di uffici, strutturati in direzioni generali e servizi assimilati.

Di norma, le direzioni generali e i servizi assimilati sono articolati in direzioni e queste in unità.

Articolo 20

Per rispondere ad esigenze particolari, la Commissione può istituire strutture specifiche aventi compiti precisi e delle quali determina competenze e modalità di funzionamento.

Articolo 21

Per garantire l'efficacia dell'azione della Commissione, gli uffici operano in stretta cooperazione e in modo coordinato per l'elaborazione o l'attuazione delle decisioni.

Prima che un documento venga sottoposto alla Commissione, l'ufficio competente consulta tempestivamente gli uffici associati o interessati in considerazione dei settori di attività, delle attribuzioni o della natura stessa della materia e, non appena avviata la consultazione, ne informa il segretariato generale qualora questi non faccia parte degli uffici consultati. La consultazione del servizio giuridico è obbligatoria per tutti i progetti di atti e di proposte di atti giuridici, nonché per tutti i documenti che possono avere incidenza giuridica. La consultazione delle direzioni generali incaricate dei bilanci, del personale e dell'amministrazione è obbligatoria per tutti i documenti che possono incidere rispettivamente sul bilancio, le finanze, il personale e l'amministrazione. Lo stesso vale, ove necessario, per la direzione generale incaricata del controllo finanziario.

L'ufficio competente ha cura di formulare una proposta che raccolga il consenso degli uffici consultati. Salvo il disposto dell'articolo 12, in caso di dissenso, la sua proposta è accompagnata dai pareri divergenti di tali uffici.







CAPO III

SUPPLENZE

Articolo 22

Le funzioni del presidente vengono esercitate, in caso di impedimento, da un vicepresidente o da un membro scelto secondo l'ordine deciso dalla Commissione.

Articolo 23

Le funzioni del segretario generale vengono esercitate, in caso di impedimento, dal segretario generale aggiunto o, in mancanza, da un funzionario designato dalla Commissione.

Articolo 24

Il direttore generale è sostituito, in caso d'impedimento, dal direttore generale aggiunto presente che sia decano per anzianità di servizio e, a parità di questa, per età, oppure, se tale funzione non esiste, da un funzionario designato dalla Commissione. In assenza di tale designazione, le funzioni vengono esercitate dal funzionario subordinato presente che sia decano per anzianità di servizio e, a parità di questa, per età, nella categoria e nel grado più elevati.

Il capo unità è sostituito dal capo unità aggiunto, quando tale funzione esiste.

Qualsiasi altro superiore gerarchico è sostituito, in caso d'impedimento, da un funzionario designato dal direttore generale, in accordo con il membro della Commissione responsabile. In assenza di tale designazione, le funzioni vengono esercitate dal funzionario subordinato presente che sia decano per anzianità di servizio e, a parità di questa, per età, nella categoria e nel grado più elevati.







DISPOSIZIONI FINALI

Articolo 25

La Commissione stabilisce, in quanto necessario, le modalità di esecuzione del presente regolamento.

La Commissione può adottare misure supplementari relative al funzionamento della Commissione e dei suoi uffici, il cui testo viene allegato al presente regolamento.

Articolo 26

Il regolamento interno del 18 settembre 1999, modificato con decisione 2000/633/CE, CECA, Euratom, è abrogato.

Articolo 27

Il presente regolamento interno entra in vigore il 1o gennaio 2001.

Articolo 28

Il presente regolamento interno è pubblicato nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.









ALLEGATO

CODICE DI BUONA CONDOTTA AMMINISTRATIVA DEL PERSONALE DELLA COMMISSIONE EUROPEA NEI SUOI RAPPORTI COL PUBBLICO

Servizio di qualità

La Commissione e il suo personale sono tenuti a servire l'interesse comunitario e, pertanto, l'interesse pubblico.

Il pubblico ha il diritto di attendersi un servizio di qualità ed un'amministrazione aperta, accessibile e gestita correttamente.

Un servizio di qualità implica che la Commissione e il suo personale diano prova di cortesia, oggettività e imparzialità.

Oggetto

Per permettere alla Commissione di adempiere i propri obblighi di buona condotta amministrativa, in particolare nei contatti con il pubblico, la Commissione si impegna a rispettare i criteri di buona condotta amministrativa stabiliti nel presente codice e a ispirarsi ad essi nell'attività quotidiana.

Campo d'applicazione

Il presente codice vincola tutto il personale soggetto allo statuto dei funzionari delle Comunità europee e al regime applicabile agli altri agenti di dette Comunità (in prosieguo: «lo statuto»), nonché alle altre norme sulle relazioni tra la Commissione e il suo personale che si applicano ai funzionari e agli altri agenti delle Comunità europee. Tuttavia, anche le persone con un contratto di diritto privato, gli esperti comandati dalle rispettive amministrazioni nazionali, i tirocinanti, ecc., che lavorano per la Commissione, dovrebbero attenersi al presente codice nella loro attività quotidiana.

Le relazioni tra la Commissione e il suo personale sono disciplinate esclusivamente dallo statuto.

1. PRINCIPI GENERALI DI BUONA AMMINISTRAZIONE

Nei rapporti con il pubblico la Commissione rispetta i principi generali illustrati qui di seguito.

Legalità La Commissione agisce in conformità del diritto e applica le norme e le procedure stabilite dalla legislazione comunitaria.

Parità di trattamento e non discriminazione La Commissione rispetta il principio di non discriminazione e garantisce in particolare la parità di trattamento nei confronti del pubblico, senza distinzioni fondate sulla nazionalità, il sesso, la razza o l'origine etnica, la religione o le convinzioni personali, gli handicap, l'età o le tendenze sessuali. Di conseguenza, il diverso trattamento di fattispecie analoghe deve essere espressamente giustificato dalla natura particolare del caso in oggetto.

Proporzionalità La Commissione veglia a che i provvedimenti presi siano proporzionati rispetto agli scopi perseguiti. In particolare, la Commissione si assicurerà che l'applicazione del presente codice non implichi, in alcun caso, oneri amministrativi o di bilancio sproporzionati rispetto al beneficio atteso.

Coerenza La Commissione è coerente nella sua condotta amministrativa e si conforma alla sua prassi normale. Qualsiasi eccezione a questo principio deve essere debitamente giustificata.

2. ORIENTAMENTI PER UNA BUONA CONDOTTA AMMINISTRATIVA

Obiettività e imparzialità

Il personale è tenuto ad agire con obiettività e imparzialità, nell'interesse della Comunità e per il bene pubblico. Esso deve agire in piena indipendenza nel quadro della politica decisa dalla Commissione e la sua condotta non deve mai essere influenzata da interessi personali o nazionali ovvero da pressioni politiche.

Informazioni sui procedimenti amministrativi

Il personale assicura che la risposta a richieste d'informazione concernenti un procedimento amministrativo della Commissione sia comunicata entro il termine fissato per il procedimento in oggetto.

3. INFORMAZIONI SUI DIRITTI DELLE PARTI INTERESSATE

Audizione di tutte le parti direttamente interessate

Quando il diritto comunitario prevede che le parti interessate debbano essere sentite, il personale provvede a dare loro l'opportunità di esporre il proprio punto di vista.

Obbligo di motivare le decisioni

Ogni decisione della Commissione dovrebbe enunciare chiaramente i motivi sui quali si fonda ed essere comunicata ai soggetti e alle parti interessate.

Di regola la motivazione delle decisioni deve essere esaustiva. Qualora non sia possibile comunicare in dettaglio i motivi di ogni singola decisione, ad esempio nel caso di decisioni simili che riguardano un gran numero di persone, si potrà rispondere con una lettera circolare. Queste risposte uniformi dovrebbero comunque indicare i principali motivi della decisione. Inoltre, la motivazione circostanziata deve essere comunicata alla parte interessata che la richieda espressamente.

Obbligo di indicare i mezzi di ricorso

Quando il diritto comunitario lo prevede, le decisioni notificate devono indicare chiaramente la possibilità di un ricorso ed illustrarne le modalità (nome e indirizzo amministrativo della persona o dell'ufficio cui inoltrare il ricorso e termine per la sua presentazione).

Se del caso, le decisioni dovrebbero indicare la possibilità di adire le vie giudiziarie e di presentare una denuncia al mediatore europeo, in conformità dell'articolo 230 e dell'articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea.

4. TRATTAMENTO DELLE RICHIESTE

La Commissione si impegna a rispondere nel modo più appropriato e con la massima tempestività alle richieste del pubblico.

Richiesta di documenti

Se il documento richiesto è già pubblicato, il richiedente viene indirizzato verso i punti di vendita dell'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee e verso i centri di documentazione o di informazione che consentono di accedere ai documenti gratuitamente, come gli «Infopoint», i centri di documentazione europea, ecc. Inoltre, numerosi documenti sono facilmente accessibili in forma elettronica.

Le regole sull'accesso ai documenti figurano in un provvedimento specifico.

Corrispondenza

A norma dell'articolo 21 del trattato che istituisce la Comunità europea, la Commissione deve rispondere nella lingua in cui è stata redatta la lettera pervenutale, sempreché si tratti di una delle lingue ufficiali delle Comunità.

La risposta va inviata entro quindici giorni lavorativi dalla data di ricevimento della lettera da parte del servizio competente della Commissione. Essa dovrebbe precisare il nome della persona competente e indicare in quale modo possa essere contattata.

Qualora la risposta non possa essere inviata entro il termine suddetto, e in tutti i casi in cui essa richieda un'attività ulteriore, come una consultazione fra gli uffici o una traduzione, il membro del personale competente dovrebbe inviare una risposta interlocutoria, indicando la data prevedibile per la risposta, in funzione dell'attività supplementare necessaria e tenuto conto del grado di urgenza e di complessità della materia.

Se la risposta deve essere stilata da un ufficio diverso da quello cui la lettera iniziale era rivolta, il richiedente dovrebbe essere informato del nome e dell'indirizzo amministrativo della persona alla quale la sua lettera è stata trasmessa.

Queste regole non si applicano alla corrispondenza che può ragionevolmente ritenersi inaccettabile, per esempio per il suo carattere ripetitivo, ingiurioso o privo di senso. In casi del genere, la Commissione si riserva il diritto di cessare ogni scambio di corrispondenza.

Comunicazioni telefoniche

Nel rispondere al telefono, il personale è tenuto ad indicare il proprio nome o quello dell'ufficio cui appartiene. Qualora una persona esterna vada richiamata, occorre farlo con la massima sollecitudine.

Il membro del personale interpellato fornisce direttamente le informazioni sulle materie che rientrano nelle sue competenze e negli altri casi dovrebbe indirizzare il richiedente verso la fonte specifica più adeguata. Se necessario, dovrebbe invitare il richiedente a rivolgersi al superiore gerarchico oppure consultare quest'ultimo prima di fornire l'informazione richiesta.

Se la richiesta verte su un argomento che rientra direttamente nelle sue competenze, il membro del personale chiede all'interlocutore di declinare la sua identità e, prima di dare l'informazione, verifica se questa è già stata resa pubblica. In caso contrario, può valutare che la divulgazione dell'informazione non è nell'interesse della Comunità. In tal caso, dovrebbe spiegare i motivi che impediscono di fornire l'informazione e, ove ciò sia opportuno, si dovrebbe appellare al dovere di massima discrezione, sancito dall'articolo 17 dello statuto.

Se del caso, può essere chiesta una conferma scritta delle richieste di informazioni fatte per telefono.

Posta elettronica

La risposta ai messaggi trasmessi per posta elettronica deve essere sollecita, secondo i criteri già illustrati con riferimento alle comunicazioni telefoniche.

Il messaggio elettronico che per sua natura possa essere assimilato ad una lettera va trattato secondo i criteri relativi alla corrispondenza e nel rispetto degli stessi termini.

Richieste provenienti dai mezzi di comunicazione di massa

I rapporti con i mezzi di comunicazione di massa sono di competenza del servizio Stampa e comunicazione. Se però le richieste di informazione vertono su aspetti tecnici, i membri del personale possono rispondere nei settori di loro specifica competenza.

5. PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E INFORMAZIONI RISERVATE

La Commissione e il suo personale rispettano segnatamente quanto segue:

— le norme sulla protezione della vita privata e dei dati personali,

— gli obblighi previsti dall'articolo 287 del trattato CE, in particolare quelli sulla tutela del segreto professionale,

— le norme sulla tutela del segreto nelle indagini penali,

— la confidenzialità delle materie discusse nei vari comitati ed organi di cui all'articolo 9 e agli allegati II e III dello statuto.

6. RECLAMI

Commissione europea

In caso di inosservanza dei principi stabiliti nel presente codice, possono essere presentati reclami direttamente al segretario generale ( 1 ) della Commissione europea, che provvederà a trasmetterli al servizio competente.

Il direttore generale o il capo servizio deve rispondere per iscritto all'autore del reclamo entro un termine di due mesi. L'autore del reclamo dispone quindi di un mese per sollecitare presso il segretario generale della Commissione europea un riesame del proprio reclamo. Il segretario generale risponde alla domanda di riesame entro un mese.

Mediatore europeo

È possibile inoltre presentare denuncia al mediatore europeo, in conformità dell'articolo 195 del trattato che istituisce la Comunità europea, nonché dello statuto che fissa le condizioni per l'esercizio delle funzioni del mediatore stesso.

▼M1

DISPOSIZIONI DELLA COMMISSIONE

Considerando quanto segue:

(1) Per sviluppare le attività della Commissione in settori che richiedono un certo grado di riservatezza, occorre porre in essere un sistema di sicurezza globale riguardante la Commissione, le altre istituzioni, organi, uffici e agenzie istituiti in base al trattato CE o al trattato sull'Unione europea, gli Stati membri, nonché qualunque altro destinatario di informazioni classificate UE, di seguito denominate «informazioni classificate UE».

(2) Per salvaguardare l'efficienza del sistema di sicurezza così istituito, la Commissione consentirà l'accesso alle informazioni classificate UE soltanto a quegli organismi esterni che dimostrino di aver preso tutte le misure necessarie per conformarsi a disposizioni strettamente equivalenti alle presenti disposizioni.

(3) Le presenti disposizioni lasciano impregiudicati il regolamento n. 3, del 31 luglio 1958, recante attuazione dell'articolo 24 del trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica ( 2 ); il regolamento (CE) n. 1588/90 del Consiglio, dell'11 giugno 1990, relativo alla trasmissione all'Istituto statistico delle Comunità europee di dati statistici protetti dal segreto ( 3 ), nonché la decisione C (95) 1510 def. della Commissione, del 23 novembre 1995, sulla protezione dei sistemi informatici.

(4) La Commissione fonda il proprio sistema di sicurezza sui principi enunciati nella decisione 2001/264/CE del Consiglio, del 19 marzo 2001, che adotta le norme di sicurezza del Consiglio ( 4 ), allo scopo di assicurare il buon funzionamento del processo decisionale dell'Unione.

(5) La Commissione sottolinea l'importanza di associare, ove opportuno, le altre istituzioni dell'Unione europea alle regole e alle norme di riservatezza necessarie per tutelare gli interessi dell'Unione e degli Stati membri.

(6) La Commissione riconosce la necessità di creare un proprio concetto di sicurezza, prendendo in considerazione tutti gli elementi della sicurezza ed il carattere peculiare della Commissione in quanto istituzione.

(7) Le presenti disposizioni lasciano impregiudicati l'articolo 255 del trattato e il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione ( 5 ).







Articolo 1

Le disposizioni della Commissione in materia di sicurezza sono riportate nell'allegato.

Articolo 2

1. Il membro della Commissione preposto alla sicurezza prende le misure necessarie per garantire che, nel trattare informazioni classificate UE, i funzionari e gli altri agenti della Commissione, il personale distaccato presso la Commissione, il personale impiegato in tutte le sedi della Commissione, compresi gli uffici di rappresentanza nell'Unione e le delegazioni nei paesi terzi, nonché i contraenti esterni della Commissione rispettino le disposizioni di cui all'articolo 1.

2. Gli Stati membri, nonché le altre istituzioni, organi, uffici ed agenzie istituiti dai trattati o in base ad essi sono autorizzati a ricevere informazioni classificate UE a condizione che essi garantiscano che, nel trattare tali informazioni, siano rispettate nelle loro sedi di servizio disposizioni strettamente equivalenti a quelle menzionate all'articolo 1, in particolare da parte:

a) dei membri delle rappresentanze permanenti degli Stati membri presso l'Unione europea, nonché dei membri di delegazioni nazionali che partecipano alle riunioni della Commissione o dei suoi organi o che prendono parte ad altre attività della Commissione;

b) di altri membri delle amministrazioni nazionali degli Stati membri che trattano informazioni classificate UE, i quali prestino servizio nel territorio degli Stati membri o all'estero;

c) di contraenti esterni e di personale distaccato che trattano informazioni classificate UE.

Articolo 3

Gli Stati terzi, le organizzazioni internazionali ed altri organismi sono autorizzati a ricevere informazioni classificate UE a condizione che essi garantiscano che, nel trattare tali informazioni, siano rispettate disposizioni strettamente equivalenti a quelle menzionate all'articolo 1.

Articolo 4

Conformemente ai principi fondamentali e alle norme minime di sicurezza contenuti nella parte I dell'allegato, il membro della Commissione preposto alla sicurezza può adottare misure ai sensi della parte II dell'allegato.

Articolo 5

A decorrere dalla data della loro applicazione, le presenti disposizioni sostituiscono:

a) la decisione C (94) 3282 della Commissione, del 30 novembre 1994, relativa alle misure di sicurezza applicabili alle informazioni classificate prodotte o trasmesse nel quadro delle attività dell'Unione europea;

b) la decisione C (1999) 423 della Commissione, del 25 febbraio 1999, relativa alle modalità secondo cui i funzionari e gli agenti della Commissione europea possono essere autorizzati ad accedere a informazioni classificate in possesso della Commissione.

Articolo 6

A decorrere dalla data di applicazione delle presenti disposizioni, tutte le informazioni classificate in possesso della Commissione fino a tale data, eccetto le informazioni classificate Euratom,

a) se sono state create dalla Commissione, si considerano riclassificate per difetto «RISERVATO UE», a meno che l'autore decida di conferire loro un'altra classificazione entro il 31 gennaio 2002, nel qual caso l'autore ne informa tutti i destinatari del documento in questione;

b) se sono state create da fonti esterne alla Commissione, conservano la classificazione originaria e sono quindi trattate come informazioni classificate UE di grado equivalente, a meno che l'autore acconsenta a declassificarle o declassarle.









ALLEGATO

DISPOSIZIONI IN MATERIA DI SICUREZZA

Indice PARTE I: PRINCIPI FONDAMENTALI E NORME MINIME DI SICUREZZA 1. INTRODUZIONE 2. PRINCIPI GENERALI 3. FONDAMENTI DELLA SICUREZZA 4. PRINCIPI DI SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI 4.1. Obiettivi 4.2. Definizioni 4.3. Classificazione 4.4. Finalità delle misure di sicurezza 5. ORGANIZZAZIONI DELLA SICUREZZA 5.1. Norme comuni minime 5.2. Organizzazione 6. SICUREZZA DEL PERSONALE 6.1. Nulla osta di sicurezza del personale 6.2. Registrazione dei nulla osta del personale 6.3. Istruzioni di sicurezza per il personale 6.4. Responsabilità dei dirigenti 6.5. Affidabilità del personale in fatto di sicurezza 7. SICUREZZA MATERIALE 7.1. Necessità della protezione 7.2. Controlli 7.3. Sicurezza degli edifici 7.4. Piani d'emergenza 8. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI 9. MISURE CONTRO IL SABOTAGGIO ED ALTRE FORME DI DANNO INTENZIONALE PREMEDITATO 10. COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE A STATI TERZI OD ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI PARTE II: L'ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA NELLA COMMISSIONE 11. IL MEMBRO DELLA COMMISSIONE COMPETENTE IN MATERIA DI SICUREZZA 12. IL GRUPPO CONSULTIVO PER LA POLITICA DI SICUREZZA 13. IL COMITATO DI SICUREZZA DELLA COMMISSIONE 14. L'UFFICIO DI SICUREZZA DELLA COMMISSIONE 15. ISPEZIONI DI SICUREZZA 16. CLASSIFICAZIONI, INDICAZIONI DI SICUREZZA E CONTRASSEGNI 16.1. Gradi di classificazione 16.2. Indicazione di sicurezza 16.3. Contrassegni 16.4. Apposizione della classificazione 16.5. Apposizione delle indicazioni di sicureza 17. GESTIONE DELLA CLASSIFICAZIONE 17.1. Considerazioni generali 17.2. Attribuzione delle classificazioni 17.3. Declassamento e declassificazione 18. SICUREZZA MATERIALE 18.1. Considerazioni generali 18.2. Requisiti di sicurezza 18.3. Misure di sicurezza materiale 18.3.1. Zone di sicurezza 18.3.2. Zona amministrativa 18.3.3. Controlli all'entrata e all'uscita 18.3.4. Ronde di controllo 18.3.5. Contenitori di sicurezza e camere blindate 18.3.6. Dispositivi di chiusura 18.3.7. Controllo delle chiavi e delle combinazioni 18.3.8. Dispositivi per il rilevamento di intrusi 18.3.9. Attrezzatura approvata 18.3.10. Protezione materiale delle fotocopiatrici e dei fax 18.4. Protezione contro sguardi e ascolti indiscreti 18.4.1. Sguardi indiscreti 18.4.2. Ascolti indiscreti 18.4.3. Introduzione di apparecchi elettronici e di registrazione 18.5. Zone tecnicamente sicure 19. REGOLE GENERALI RELATIVE AL PRINCIPIO DELLA NECESSITÀ DI SAPRE E AL NULLA OSTA DI SICUREZZA 19.1. Considerazioni generali 19.2. Regole particolari sull'accesso alle informazioni UE SEGRETISSIMO 19.3. Regole particolari sull'accesso alle informazioni UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO 19.4. Regole particolari sull'accesso alle informazioni UE RISERVATO 19.5. Trasferimenti 19.6. Istruzioni particolari 20. PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA AI FUNZIONARI E ALTRI AGENTI DELLA COMMISSIONE 21. ELABORAZIONE, DISTRIBUZIONE, TRASMISSIONE, SICUREZZA DEL PERSONALE DEI CORRIERI, COPIE, TRADUZIONI ED ESTRATTI DI DOCUMENTI CLASSIFICATI UE 21.1. Elaborazione 21.2. Distribuzione 21.3. Trasmissione di documenti classificati UE 21.3.1. Picco, ricevuta 21.3.2. Trasmissione all'interno di un edificio o di un gruppo di edifici 21.3.3. Trasmissione all'interno di un paese 21.3.4. Trasmissione da uno Stato all'altro 21.3.5. Trasmissione di documenti classificati UE RISERVATO 21.4. Sicurezza del personale dei corrieri 21.5. Trasmissione elettronica e altri mezzi di trasmissione tecnica 21.6. Esemplari supplementari, traduzioni ed estratti di documenti classificati UE 22. UFFICI DI REGISTRAZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATI UE, RASSEGNE, CONTROLLI, ARCHIVIAZIONE E DISTRIBUZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE 22.1. Uffici locali di registrazione ICUE (Informazioni classificate UE) 22.2. L'ufficio di registrazione UE SEGRETISSIMO 22.2.1. Considerazioni generali 22.2.2. L'ufficio centrale di registrazione UE SEGRETISSIMO 22.2.3. Sottosezioni dell'ufficio di registrazione UE SEGRETISSIMO 22.3. Inventari, rassegne e controlli dei documenti classificati UE 22.4. Archiviazione delle informazioni classificate UE 22.5. Distribuzione di documenti classificati UE 22.6. Distruzione in situazioni di emergenza 23. MISURE DI SICUREZZA DA APPLICARE IN OCCASIONE DI RIUNIONI SPECIFICHE TENUTE FUORI DEI LOCALI DELLA COMMISSIONE E CONCERNENTI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE 23.1. Considerazioni generali 23.2. Responsabilità 23.2.1. Il servizio di sicurezza della Commissione 23.2.2. Responsabile della sicurezza della riuinione (MSO) 23.3 Misure di sicurezza 23.3.1. Zone di sicurezza 23.3.2. Lasciapassare29 23.3.3. Controllo degli apparecchi fotografici e degli apparecchi di registrazione audiovisiva 23.3.4. Controllo di valigie, computer portatili e plichi 23.3.5. Sicurezza tecnica 23.3.6. Documenti delle delegazioni 23.3.7. Custodia dei documenti in luogo sicuro 23.3.8. Ispezione degli uffici 23.3.9. Eliminazione dei rifiuiti classificati 24. VIOLAZIONE DELLA SICUREZZA E MANOMISSIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE 24.1. Definizioni 24.2. Relazioni sulle violazioni della sicurezza 24.3. Procedimenti giudiziari 25. PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE TRATTATE IN SISTEMI INFORMATICI E SISTEMI DI COMUNICAZIONE 25.1. Introduzione 25.1.1. Considerazioni generali 25.1.2. Minacce ai sistemi e loro vulnerabilità 25.1.3. Obiettivo principale delle misure di sicurezza 25.1.4. Dichiarazione relativa ai requisiti di sicurezza specifici del sistema (SSRS) 25.1.5. Funzionamento in condizioni di sicurezza 25.2. Definizioni 25.3. Responsabilità in materia di sicurezza 25.3.1. Considerazioni generali 25.3.2. L'autorità di accreditamento in materia di sicurezza (SAA) 25.3.3. L'autorità INFOSEC (IA) 25.3.4. Il proprietario dei sistemi tecnici (TSO) 25.3.5. Il proprietario delle informazioni (IO) 25.3.6. Utenti 25.3.7. Formazione INFOSEC 25.4. Misure di sicurezza non tecniche 25.4.1. Sicurezza del personale 25.4.2. Sicurezza materiale 25.4.3. Controllo dell'accesso a un sistema 25.5. Misure tecniche di sicurezza 25.5.1. Sicurezza delle informazioni 25.5.2. Controllo e responsabilità delle informazioni 25.5.3. Trattamento e controllo dei supporti informatici rimovibili 25.5.4. Declassificazione e distruzione di supporti informatici 25.5.5. Sicurezza delle comunicazioni 25.5.6. Misure di sicurezza concernenti l'installazione e le radiazioni 25.6. Sicurezza durante il trattamento 25.6.1. Procedure operative di sicurezza (SecOP) 25.6.2. Protezione del software/gestione della configurazione 25.6.3. Controlli contro la presenza di software «maligni»/virus informatici 25.6.4. Manutenzione 25.7. Fornitura 25.7.1. Considerazioni generali 25.7.2. Accreditamento 25.7.3. Valutazione e certificazione 25.7.4. Verifica sistematica degli elementi di sicurezza per la proroga dell'accreditamento 25.8. Utilizzo temporaneo o occasionale 25.8.1. Sicurezza dei microcomputer/personal computer 25.8.2. Uso di attrezzatura informatica privata per i lavori ufficiali della Commissione 25.8.3. Uso di attrezzatura informatica appartenente a un appaltarore o fornita dagli Stati membri per i lavori ufficiali della Commissione 26. COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATI UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI 26.1.1. Principi che regolano la comunicazione di informazioni classificate UE 26.1.2. Livelli 26.1.3. Accordi in materia di sicurezza APPENDICE 1: RAFFRONTO TRA LE CLASSIFICAZIONI NAZIONALI DI SICUREZZA APPENDICE 2: GUIDA PRATICA ALLA CLASSIFICAZIONE APPENDICE 3: LINEE DIRETTRICI PER LA COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI: LIVELLO 1 COOPERAZIONE APPENDICE 4: LINEE DIRETTRICI PER LA COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI: LIVELLO 2 COOPERAZIONE APPENDICE 5: LINEE DIRETTRICI PER LA COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE UE A STATI TERZI O ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI: LIVELLO 3 COOPERAZIONE APPENDICE 6: ELENCO DELLE ABBREVIAZIONI

PARTE I: PRINCIPI FONDAMENTALI E NORME MINIME DI SICUREZZA

1. INTRODUZIONE

Con queste disposizioni si stabiliscono i principi fondamentali e le norme minime di sicurezza che devono essere debitamente rispettate dalla Commissione in tutte le sue sedi di servizio e da tutti i destinatari di informazioni classificate UE, perché sia salvaguardata la sicurezza e ognuno abbia la garanzia che è in vigore un regime comune di protezione.

2. PRINCIPI GENERALI

La politica di sicurezza della Commissione forma parte integrante della sua politica generale di gestione interna e si basa pertanto sugli stessi principi informatori di quest'ultima.

Tra questi principi si annoverano la legalità, la trasparenza, la responsabilità (o dovere di rendere conto delle proprie azioni) e la sussidiarietà (o proporzionalità).

Per legalità si intende la stretta adesione al quadro giuridico nell'espletamento delle funzioni legate alla sicurezza e la rigorosa ottemperanza alle prescrizioni legali. Questo concetto implica altresì che le responsabilità nel campo della sicurezza si fondino su adeguate disposizioni normative. Tra queste, trovano piena applicazione le disposizioni dello statuto del personale, segnatamente l'articolo 17 sull'obbligo di discrezione imposto al personale riguardo alle informazioni della Commissione e il titolo VI sulle misure disciplinari. Un'altra implicazione, infine, è che le violazioni della sicurezza nell'ambito di responsabilità della Commissione devono essere affrontate in maniera coerente con la politica della Commissione in materia disciplinare e con la sua politica di cooperazione con gli Stati membri in campo penale e giudiziario.

Per trasparenza si intende chiarezza in tutte le norme e disposizioni sulla sicurezza, equilibrio nella ripartizione delle competenze tra i vari servizi e settori (sicurezza materiale, protezione delle informazioni, ecc.) e un'azione sistematica e strutturata di coscientizzazione alla tematica della sicurezza. Oltre a ciò, questo termine presuppone l'esistenza di chiari orientamenti scritti per l'attuazione delle misure di sicurezza.

Per responsabilità si intende innanzi tutto una chiara definizione delle competenze in materia di sicurezza, da cui discende la necessità di una regolare verifica del corretto esercizio di tali competenze.

Sussidiarietà, o proporzionalità, significa che la sicurezza dev'essere organizzata al livello gerarchico più basso, il più possibile in connessione con le direzioni generali e con i servizi della Commissione. Inoltre, gli interventi nel campo della sicurezza devono essere limitati allo stretto indispensabile e, infine, le misure di sicurezza devono essere proporzionate agli interessi da tutelare e alle minacce, reali o potenziali, contro tali interessi, i quali vanno comunque difesi con il minor danno possibile.

3. FONDAMENTI DELLA SICUREZZA

Un'efficace sicurezza si fonda sui seguenti elementi:

a) all'interno di ciascuno Stato membro, un'organizzazione della sicurezza nazionale competente per: 1) la raccolta e la registrazione di informazioni in materia di spionaggio, sabotaggio, terrorismo e altre attività sovversive; 2) l'informazione e la consulenza al proprio governo e, tramite quest'ultimo, alla Commissione, circa il carattere delle minacce che incombono sulla sicurezza e i relativi mezzi di protezione;

b) all'interno di ciascuno Stato membro e nell'ambito della Commissione, un'autorità tecnica INFOSEC incaricata di collaborare con l'autorità di sicurezza competente per fornire informazioni e consulenza circa le minacce tecniche alla sicurezza e i relativi mezzi di protezione;

c) una regolare collaborazione tra amministrazioni pubbliche e i servizi competenti delle istituzioni europee per stabilire e raccomandare opportunamente: 1) quali persone, informazioni e risorse occorre proteggere; 2) norme comuni di protezione;

d) una stretta collaborazione tra l'Ufficio di sicurezza della Commissione e i servizi di sicurezza delle altre istituzioni europee, nonché con l'Ufficio di sicurezza della NATO (NOS).

4. PRINCIPI DI SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

4.1. Obiettivi

La sicurezza delle informazioni persegue principalmente i seguenti obiettivi:

a) proteggere le informazioni classificate UE dallo spionaggio, da manomissioni o dalla diffusione non autorizzata;

b) proteggere le informazioni UE impiegate in sistemi e reti di comunicazione e d'informazione da minacce contro la loro riservatezza, integrità e disponibilità;

c) proteggere le installazioni in cui si trovano le informazioni UE dal sabotaggio e dal danneggiamento intenzionale premeditato;

d) qualora sia impossibile evitarlo, valutare il danno arrecato, limitarne le conseguenze e adottare le misure necessarie per ripararlo.

4.2. Definizioni

Ai fini delle presenti disposizioni, si intende per:

a) «informazioni classificate UE» (ICUE): le informazioni e i materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in varia misura pregiudizio agli interessi dell'UE o a uno o più Stati membri, sia che le informazioni suddette provengano dall'interno dell'UE ovvero dagli Stati membri, da Stati terzi o da organizzazioni internazionali;

b) «documento»: qualsiasi lettera, nota, verbale, relazione, promemoria, segnale/messaggio, schizzo, fotografia, diapositiva, pellicola, mappa, diagramma, piano, taccuino, stampo, carta carbone, nastro dattilografico o di stampante, nastro magnetico, cassetta, dischetto di computer, CD ROM o altro mezzo materiale sul quale possono essere state registrate informazioni;

c) «materiale»: qualsiasi «documento» secondo la definizione di cui alla lettera b) e altresì qualsiasi elemento di attrezzatura, sia sotto forma di prodotto finito, sia in corso di lavorazione;

d) «necessità di sapere»: la necessità di un singolo dipendente di accedere ad informazioni classificate UE per poter espletare una funzione o eseguire una mansione;

e) «autorizzazione»: una decisione del presidente della Commissione con cui si concede l'accesso individuale ad informazioni classificate UE fino ad un determinato grado, sulla base dell'esito positivo di un'indagine di sicurezza svolta da un'autorità nazionale competente a norma del diritto nazionale;

f) «classificazione»: il conferimento di un idoneo livello di sicurezza ad informazioni la cui divulgazione non autorizzata potrebbe recare in certa misura pregiudizio agli interessi della Commissione o degli Stati membri;

g) «declassamento»: una riduzione del grado di classificazione;

h) «declassificazione»: la soppressione di qualsiasi menzione di classificazione;

i) «originatore»: l'autore debitamente autorizzato di un documento classificato. All'interno della Commissione, i capi dei servizi possono autorizzare i loro subordinati ad «originare» ICUE;

j) «servizi della Commissione»: le direzioni generali e i vari servizi della Commissione, compresi i gabinetti, in tutte le sedi di servizio, inclusi il Centro Comune di Ricerca, gli uffici di rappresentanza nell'Unione e le delegazioni nei paesi terzi.

4.3. Classificazione

a) Per quanto riguarda la riservatezza, la selezione delle informazioni e dei materiali da proteggere e la valutazione del grado di protezione necessaria richiedono diligenza ed esperienza. È particolarmente importante che il grado di protezione corrisponda al grado di sicurezza richiesto dalla singola informazione e dal singolo materiale da proteggere. Perché non vi siano ostacoli al flusso delle informazioni, occorre prendere provvedimenti per evitare sia la sovra-classificazione che la sottoclassificazione.

b) Il sistema di classificazione è lo strumento per tradurre in pratica questi principi; un sistema di classificazione analogo dovrebbe essere adottato nella pianificazione e nell'organizzazione della lotta contro lo spionaggio, il sabotaggio, il terrorismo e altre minacce, in modo da garantire la massima protezione ai principali edifici in cui sono collocate informazioni classificate e i punti più sensibili all'interno di questi.

c) La responsabilità della classificazione delle informazioni spetta unicamente all'originatore.

d) Il grado di classificazione dipende unicamente dal contenuto delle informazioni stesse.

e) Se più elementi d'informazione sono uniti congiuntamente, il grado di classificazione da conferire all'insieme sarà almeno equivalente a quello dell'elemento con grado più elevato. Ad una raccolta di informazioni può essere tuttavia conferito un grado di classificazione più elevato di quello dei suoi elementi costitutivi.

f) Le classificazioni devono essere assegnate soltanto nella misura e per la durata in cui sia necessario.

4.4. Finalità delle misure di sicurezza

Le misure di sicurezza:

a) riguardano tutte le persone che hanno accesso alle informazioni classificate, ai relativi supporti, agli edifici che contengono tali informazioni e a importanti installazioni;

b) sono destinate a individuare le persone che, per la loro situazione, potrebbero mettere in pericolo la sicurezza di informazioni classificate o di importanti installazioni che contengono informazioni classificate e a provvedere alla loro esclusione o allontanamento;

c) impediscono alle persone non autorizzate di accedere alle informazioni classificate o alle installazioni che le contengono;

d) garantiscono che le informazioni classificate siano diffuse soltanto in base al principio della necessità di sapere, che è fondamentale per tutti gli aspetti della sicurezza;

e) assicurano l'integrità (ossia la prevenzione della corruzione, dell'alterazione o della cancellazione non autorizzate) e la disponibilità (ossia che l'accesso non sia negato a coloro che devono e sono autorizzati ad averlo) di tutte le informazioni, siano esse classificate o non, e soprattutto delle informazioni immagazzinate, elaborate o trasmesse sotto forma elettromagnetica.

5. ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA

5.1. Norme comuni minime

La Commissione garantisce che tutti i destinatari di ICUE, all'interno dell'istituzione e nei servizi soggetti alla sua competenza, compresi i contraenti, osservino norme minime comuni di sicurezza affinché le informazioni classificate UE possano essere trasmesse con la certezza che saranno trattate con la stessa diligenza. Dette norme minime includono criteri per il rilascio del nulla osta di sicurezza al personale e procedure per la protezione delle informazioni classificate UE.

La Commissione autorizza l'accesso alle ICUE ad organismi esterni solo a condizione che essi garantiscano che, nel trattare le ICUE, siano rispettate disposizioni strettamente equivalenti alle suddette norme minime.

5.2. Organizzazione

All'interno della Commissione, la sicurezza è organizzata a due livelli:

a) a livello della Commissione nel suo insieme, esiste un ufficio di sicurezza della Commissione, di cui fanno parte un'autorità di accreditamento in materia di sicurezza (SAA) — che funge anche da autorità Crypto (CrA) e da autorità TEMPEST — ed un'autorità INFOSEC (IA), affiancato da uno o più uffici centrali di registrazione per le ICUE, ciascuno con uno o più funzionari di controllo (RCO);

b) a livello dei singoli servizi della Commissione, la competenza in materia di sicurezza è ripartita tra uno o più responsabili della sicurezza a livello locale (LSO), uno o più responsabili della sicurezza informatica a livello centrale (CISO), responsabili della sicurezza informatica a livello locale (LISO) e uffici locali di registrazione per le ICUE con uno o più funzionari di controllo;

c) gli organi di sicurezza centrali impartiscono istruzioni operative agli organi di sicurezza locali.

6. SICUREZZA DEL PERSONALE

6.1. Nulla osta di sicurezza del personale

Tutti coloro che devono accedere a informazioni classificate UE RISERVATISSIMO o di grado superiore devono aver debitamente ricevuto l'apposito nulla osta prima di essere autorizzate a tale accesso. Lo stesso nulla osta è richiesto alle persone che si occupano del funzionamento tecnico o della manutenzione dei sistemi di comunicazione e di informazione contenenti informazioni classificate. Questo nulla osta deve servire a determinare se detti individui:

a) sono di indefettibile lealtà;

b) dimostrano forza di carattere e discrezione tali che non vi siano dubbi sulla loro integrità nel trattamento delle informazioni classificate; oppure

c) possono essere sensibili a pressioni provenienti dall'esterno o altre.

Nell'ambito delle procedure di nulla osta, sono sottoposti ad un esame particolarmente accurato coloro che:

d) devono ottenere accesso alle informazioni UE SEGRETISSIMO;

e) occupano posizioni per le quali hanno regolare accesso a una considerevole quantità di informazioni UE SEGRETO;

f) hanno per le loro mansioni accesso speciale a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e perciò potrebbero avere accesso non autorizzato a grandi quantità di informazioni classificate UE o danneggiare gravemente la missione con atti di sabotaggio tecnico.

Nelle circostanze di cui alle lettere d), e) e f) si deve impiegare nella massima misura possibile la tecnica delle indagini di fondo.

Le persone che non hanno una vera e propria «necessità di sapere» e lavorano in circostanze nelle quali possono avere accesso a informazioni classificate UE (per esempio fattorini, agenti della sicurezza, personale addetto alla manutenzione o alle pulizie ecc.), devono prima di tutto ottenere un apposito nulla osta di sicurezza.

6.2. Registrazione dei nulla osta del personale

Tutti i servizi della Commissione che trattano informazioni classificate UE ovvero ospitano sistemi di comunicazione o d'informazione protetti tengono una traccia dei nulla osta concessi al personale addetto. Ciascun nulla osta deve essere verificato all'occorrenza, per accertare che sia adatto ai compiti svolti da quella persona; deve essere immediatamente riesaminato non appena nuove informazioni indichino che non è più nell'interesse della sicurezza mantenere quella persona a contatto con informazioni classificate. Il responsabile della sicurezza a livello locale presso il servizio interessato tiene una traccia dei nulla osta che rientrano nella sua sfera di competenza.

6.3. Istruzioni di sicurezza per il personale

Tutto il personale che ricopre incarichi in cui potrebbe aver accesso a informazioni classificate è dettagliatamente istruito al momento di assumere l'incarico e a intervalli regolari circa le esigenze di sicurezza e le relative procedure. Detto personale è tenuto a certificare per iscritto di aver letto e perfettamente capito le presenti norme di sicurezza.

6.4. Responsabilità dei dirigenti

I dirigenti hanno il dovere di sapere quali dei loro subordinati lavorino a contatto con informazioni classificate o abbiano accesso a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e di registrare e riferire qualsiasi incidente o caso di palese vulnerabilità che possa avere conseguenze sulla sicurezza.

6.5. Affidabilità del personale in fatto di sicurezza

Sono istituite procedure per garantire che, allorché si viene a conoscenza di informazioni negative riguardo a un individuo, si chiarisca se costui svolge un lavoro a contatto con informazioni classificate o ha accesso a sistemi di comunicazione o d'informazione protetti e l'ufficio di sicurezza ne sia informato. Se si stabilisce che rappresenta un pericolo per la sicurezza, detto individuo deve essere allontanato o rimosso da ogni incarico in cui potrebbe mettere a repentaglio la sicurezza.

7. SICUREZZA MATERIALE

7.1. Necessità della protezione

Il grado di sicurezza materiale da applicare per garantire la protezione delle informazioni classificate UE deve essere proporzionato alla classificazione, al volume e alle minacce che incombono sulle informazioni e sul materiale custodito. Tutti i detentori di informazioni classificate UE devono seguire pratiche uniformi per quanto riguarda la classificazione delle informazioni in loro possesso e ottemperare a norme comuni di protezione per quel che riguarda la custodia, la trasmissione e la diffusione di informazioni e di materiale soggetti a protezione.

7.2. Controlli

Prima di lasciare i luoghi in cui sono riposte informazioni classificate UE, non sottoposti a sorveglianza, le persone a cui detti luoghi sono affidati devono assicurarsi che le informazioni siano immagazzinate in modo sicuro e che tutti i dispositivi di sicurezza siano stati attivati (serrature, allarmi, ecc.). Al termine dell'orario di lavoro devono essere effettuati altri controlli indipendenti.

7.3. Sicurezza degli edifici

Gli edifici contenenti informazioni classificate UE o sistemi di comunicazione e d'informazione protetti devono essere tutelati contro l'accesso non autorizzato. Il tipo di protezione destinato alle informazioni classificate UE, per esempio sbarramento di finestre, serrature alle porte, guardie all'entrata, sistemi di controllo dell'accesso automatizzati, controlli di sicurezza e ispezioni, sistemi d'allarme, sistemi di individuazione delle intrusioni e cani da guardia dipendono:

a) dalla classificazione, dal volume e dall'ubicazione all'interno dell'edificio delle informazioni e dei materiali da proteggere;

b) dalla qualità dei contenitori di sicurezza per queste informazioni e materiali;

c) dalle caratteristiche dell'edificio e dalla sua ubicazione.

Anche per i sistemi di comunicazione e d'informazione il tipo di protezione prescelto deve dipendere da una stima del valore di quanto è in gioco e del danno potenziale che deriverebbe dal venir meno della sicurezza, dalle caratteristiche e dall'ubicazione dell'edificio nel quale è custodito il sistema e dalla collocazione del sistema all'interno dell'edificio.

7.4. Piani d'emergenza

Occorre predisporre in anticipo piani dettagliati per la protezione delle informazioni classificate durante un'emergenza locale o nazionale.

8. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI

La sicurezza delle informazioni (INFOSEC) riguarda l'individuazione e l'applicazione di misure di sicurezza per proteggere le informazioni classificate UE elaborate, immagazzinate o trasmesse in sistemi elettronici di comunicazione e d'informazione o altri, contro il venir meno della riservatezza, dell'integrità o della disponibilità, accidentale o intenzionale. Adeguate contromisure devono essere prese per prevenire l'accesso alle informazioni classificate UE da parte di utenti non autorizzati, per impedire che a utenti autorizzati sia opposto il rifiuto di accedere alle informazioni classificate UE e per prevenire l'alterazione ovvero la modificazione o la cancellazione non autorizzate di informazioni classificate UE.

9. MISURE CONTRO IL SABOTAGGIO ED ALTRE FORME DI DANNO INTENZIONALE PREMEDITATO

Le precauzioni materiali per la protezione di importanti installazioni in cui sono conservate informazioni classificate sono la migliore garanzia di sicurezza e di protezione contro il sabotaggio e il danno intenzionale premeditato, laddove il solo nulla osta del personale non basta. L'organismo nazionale competente è invitato a comunicare le informazioni raccolte in materia di spionaggio, sabotaggio, terrorismo e altre attività sovversive.

10. COMUNICAZIONE DI INFORMAZIONI CLASSIFICATE A STATI TERZI OD ORGANIZZAZIONI INTERNAZIONALI

Spetta alla Commissione decidere collegialmente se comunicare a uno Stato terzo o a un'organizzazione internazionale informazioni classificate UE. Se l'originatore delle informazioni che si vogliono comunicare non è la Commissione, quest'ultima deve anzitutto ottenere il consenso dell'originatore. Se è impossibile stabilire l'originatore, la Commissione ne assume la responsabilità.

Le informazioni classificate che la Commissione riceve da Stati terzi, da organizzazioni internazionali o da altri terzi devono essere oggetto di protezione proporzionata alla loro classificazione ed equivalente alle norme stabilite dalle presenti disposizioni per le informazioni classificate UE o alle norme più severe richieste dai terzi che comunicano l'informazione. Possono essere predisposti controlli reciproci.

I principi di cui sopra devono essere applicati in conformità delle disposizioni dettagliate della parte II, sezione 26, e delle appendici 3, 4 e 5.

PARTE II: L'ORGANIZZAZIONE DELLA SICUREZZA NELLA COMMISSIONE

11. IL MEMBRO DELLA COMMISSIONE COMPETENTE IN MATERIA DI SICUREZZA

Il membro della Commissione competente in materia di sicurezza:

a) attua la politica di sicurezza della Commissione;

b) prende in esame i problemi di sicurezza sottopostigli dalla Commissione o dai suoi organi competenti;

c) esamina le questioni che comportano cambiamenti nella politica di sicurezza della Commissione, in stretto legame con le autorità di sicurezza nazionali (o altre) degli Stati membri (in seguito denominate «NSA»).

In particolare, il membro della Commissione competente in materia di sicurezza ha tra le sue attribuzioni:

a) il coordinamento di tutte le questioni di sicurezza connesse alle attività della Commissione;

b) inviare alle autorità designate dagli Stati membri le richieste affinché le NSA predispongano i nulla osta di sicurezza per il personale impiegato alla Commissione in conformità della sezione 20;

c) ordinare indagini su qualsiasi fuga di informazioni classificate UE, che a prima vista sembri avere avuto luogo nell'ambito della Commissione;

d) chiedere alle autorità di sicurezza interessate di avviare indagini in caso di fuga di informazioni classificate UE che sembri aver avuto luogo al di fuori della Commissione e coordinare le inchieste quando sono coinvolte più autorità di sicurezza;

e) l'ispezione periodica dei dispositivi di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE;

f) mantenere uno stretto legame con tutte le autorità di sicurezza interessate ai fini di un coordinamento globale della sicurezza;

g) riesaminare costantemente la politica e le procedure di sicurezza della Commissione e, se necessario, formulare le opportune raccomandazioni. A questo riguardo, il membro della Commissione competente in materia di sicurezza presenta alla Commissione il piano di ispezione annuale elaborato dall'ufficio di sicurezza della Commissione.

12. IL GRUPPO CONSULTIVO PER LA POLITICA DI SICUREZZA

È istituito un gruppo consultivo della Commissione per la politica di sicurezza. Esso è presieduto dal membro della Commissione competente in materia di sicurezza o da chi ne fa le veci ed è composto da rappresentanti delle NSA degli Stati membri. Possono essere invitati a parteciparvi anche rappresentanti di altre istituzioni europee, come pure rappresentanti degli organismi decentrati UE quando vi si discutono questioni che li riguardano.

Il gruppo consultivo della Commissione per la politica di sicurezza si riunisce a richiesta del presidente o di uno dei suoi membri. Esso ha il compito di esaminare e valutare tutte le questioni relative alla sicurezza e, se del caso, di presentare raccomandazioni alla Commissione.

13. IL COMITATO DI SICUREZZA DELLA COMMISSIONE

È istituito un comitato di sicurezza, presieduto dal Segretario generale e composto dai direttori generali del servizio giuridico, dell'amministrazione e del personale, delle relazioni esterne, della giustizia e affari interni e del centro comune di ricerca, nonché dai capi del servizio di audit interno e dell'ufficio di sicurezza della Commissione. Possono essere invitati a parteciparvi anche altri funzionari della Commissione. Esso ha il compito di valutare le misure di sicurezza vigenti all'interno della Commissione e di rivolgere raccomandazioni in materia al membro della Commissione competente per la sicurezza.

14. L'UFFICIO DI SICUREZZA DELLA COMMISSIONE

Per adempiere le responsabilità di cui alla sezione 11, il membro della Commissione competente per la sicurezza dispone dell'ufficio di sicurezza della Commissione per il coordinamento, la supervisione e l'applicazione delle misure di sicurezza.

Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione è il consigliere principale del membro della Commissione competente in materia di sicurezza circa le questioni di sicurezza e funge da segretario del gruppo consultivo per la politica di sicurezza. Dirige l'aggiornamento della normativa in materia di sicurezza e coordina le misure di sicurezza con le autorità competenti degli Stati membri e, se del caso, con le organizzazioni internazionali che hanno concluso con la Commissione accordi in materia di sicurezza. A questo scopo agisce come ufficiale di collegamento.

Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione è responsabile dell'accreditamento dei sistemi e delle reti di TI all'interno della Commissione. Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione decide, d'intesa con le competenti NSA, circa l'accreditamento dei sistemi e delle reti di TI che coinvolgono la Commissione, da un lato, e qualsiasi altro destinatario di informazioni classificate UE, dall'altro.

15. ISPEZIONI DI SICUREZZA

L'ufficio di sicurezza della Commissione compie ispezioni periodiche dei dispositivi di sicurezza per la protezione delle informazioni classificate UE.

L'ufficio di sicurezza della Commissione può essere assistito, nell'esercizio di questa funzione, dai servizi di sicurezza di altre istituzioni dell'UE che custodiscono ICUE o dalle NSA degli Stati membri ( 6 ).

A richiesta di uno Stato membro, la rispettiva NSA può compiere un'ispezione di ICUE all'interno della Commissione, di comune accordo e in collaborazione con l'ufficio di sicurezza della Commissione.

16. CLASSIFICAZIONI, INDICAZIONI DI SICUREZZA E CONTRASSEGNI

16.1. Gradi di classificazione ( 7 )

Le informazioni sono classificate con i seguenti gradi (cfr. anche appendice 2):

UE SEGRETISSIMO: questa classificazione si applica soltanto a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare danni di eccezionale gravità agli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

UE SEGRETO: questa classificazione si applica soltanto a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gravemente gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

UE RISERVATISSIMO: questa classificazione si applica a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe ledere gli interessi fondamentali dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

UE RISERVATO: questa classificazione si applica a informazioni e materiali la cui divulgazione non autorizzata potrebbe arrecare pregiudizio agli interessi dell'Unione europea o di uno o più Stati membri.

Non sono ammesse altre classificazioni.

16.2. Indicazioni di sicurezza

Possono essere utilizzate indicazioni di sicurezza convenzionali per porre limiti alla validità di una classificazione (per il declassamento o la declassificazione automatica di informazioni classificate). Tali indicazioni possono essere: «FINO A … (periodo/data)» o FINO A … (evento).

Qualora risultino necessari una distribuzione limitata e un trattamento speciale oltre a quanto indicato dalla classificazione di sicurezza, si appongono indicazioni supplementari quali CRYPTO o qualunque altra indicazione di sicurezza riconosciuta a livello UE.

Le indicazioni di sicurezza possono essere utilizzate soltanto unitamente ad una classificazione.

16.3. Contrassegni

Un contrassegno può essere usato per specificare un settore che forma oggetto del documento o una distribuzione particolare sulla base del principio della necessità di sapere, ovvero per indicare il termine di un embargo (nel caso di informazioni non classificate).

Un contrassegno non è una classificazione e non deve essere usato al posto di questa.

Il contrassegno ESDP/PESD si appone su documenti e copie degli stessi concernenti la sicurezza e la difesa dell'Unione o di uno o più Stati membri o relativi alla gestione delle crisi militari o non militari.

16.4. Apposizione della classificazione

La classificazione si appone nel modo seguente:

a) su documenti UE RISERVATO con mezzi meccanici o elettronici;

b) su documenti UE RISERVATISSIMO con mezzi meccanici o a mano o a stampa su carta prestampigliata, registrata;

c) su documenti UE SEGRETO e UE SEGRETISSIMO con mezzi meccanici e a mano.

16.5. Apposizione delle indicazioni di sicurezza

Le indicazioni di sicurezza sono apposte immediatamente sotto la classificazione, con lo stesso mezzo usato per la classificazione.

17. GESTIONE DELLA CLASSIFICAZIONE

17.1. Considerazioni generali

Le informazioni sono classificate solo se necessario. La classificazione è indicata chiaramente e correttamente ed è mantenuta solo per la durata in cui è necessario proteggere l'informazione.

La responsabilità della classificazione dell'informazione e di eventuali declassamenti o declassificazioni successivi spetta unicamente all'originatore.

Il funzionario o altro agente della Commissione classifica, declassa o declassifica un'informazione su istruzione del suo superiore gerarchico o d'intesa con il medesimo.

Le modalità dettagliate per il trattamento dei documenti classificati sono state elaborate in modo da garantire che essi siano soggetti a una protezione commisurata alle informazioni che contengono.

Il numero di persone autorizzate ad emanare documenti UE SEGRETISSIMO è limitato al minimo e il loro nominativo figura in un elenco compilato dall'ufficio di sicurezza della Commissione.

17.2. Attribuzione delle classificazioni

La classificazione di un documento è determinata dal livello di sensibilità del suo contenuto, secondo la definizione di cui alla sezione 16. È importante che la classificazione sia attribuita correttamente e con moderazione, in particolare per quanto riguarda la classificazione UE SEGRETISSIMO.

L'originatore di un documento che deve essere classificato tiene presenti le disposizioni sopraelencate e limita la tendenza alla sovra - o sottoclassificazione.

Nell'appendice 2 figura una guida pratica per la classificazione.

È possibile che singole pagine, paragrafi, sezioni, annessi, appendici, allegati di un determinato documento e altro materiale accluso richiedano classificazioni differenti: in tal caso, all'insieme del documento viene attribuita la classificazione dell'elemento con grado più elevato.

Il grado di classificazione attribuito a una lettera o nota cui è accluso altro materiale corrisponde a quello dell'elemento accluso con grado più elevato. L'originatore indica chiaramente il grado di classificazione da attribuire alla lettera o nota quando è separata dal materiale accluso.

L'accesso del pubblico continua ad essere disciplinato dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

17.3. Declassamento e declassificazione

I documenti classificati UE possono essere declassati o declassificati unicamente con il consenso dell'originatore e, se necessario, previa discussione con le altre parti interessate. Il declassamento o la declassificazione sono confermati per iscritto. L'originatore è tenuto ad informare i destinatari del cambiamento di classificazione e questi ultimi sono a loro volta tenuti ad informarne i destinatari successivi ai quali hanno trasmesso l'originale o una copia del documento.

Nella misura del possibile, l'originatore indica sul documento classificato la data, un termine o un evento a partire dal quale le informazioni in esso contenute potranno essere declassate o declassificate. In caso contrario, esso verifica almeno ogni cinque anni che la classificazione iniziale del documento sia tuttora necessaria.

18. SICUREZZA MATERIALE

18.1. Considerazioni generali

Scopo principale delle misure di sicurezza materiale è di evitare che le persone non autorizzate abbiano accesso alle informazioni e/o al materiale classificato UE, di prevenire il furto e la manomissione di attrezzature e altri beni, nonché di impedire che il personale o altri agenti e visitatori vengano molestati o aggrediti.

18.2. Requisiti di sicurezza

Tutti i locali, zone, edifici, uffici, stanze, sistemi di comunicazione e d'informazione, ecc. in cui sono custoditi e/o trattati informazioni e materiale classificati UE sono protetti da adeguate misure di sicurezza materiale.

Per la decisione sul grado di protezione materiale necessario occorre tener conto di tutti i fattori pertinenti, quali:

a) il grado di classificazione dell'informazione e/o del materiale;

b) la quantità e la forma (ad esempio supporto cartaceo, mezzi di archiviazione elettronica) delle informazioni detenute;

c) la minaccia in loco rappresentata da servizi segreti che prendono di mira l'UE, gli Stati membri e/o altre istituzioni o terzi in possesso di informazioni classificate UE, nonché segnatamente da atti di sabotaggio, terrorismo e altri atti sovversivi e/o criminali.

Le misure di sicurezza materiale applicate sono volte a:

a) impedire agli intrusi l'ingresso fraudolento o con la forza;

b) dissuadere, impedire e scoprire azioni da parte di personale in malafede;

c) impedire l'accesso a informazioni classificate UE a coloro che non hanno necessità di sapere.

18.3. Misure di sicurezza materiale

18.3.1. Zone di sicurezza

Le zone in cui sono trattate e custodite le informazioni classificate UE RISERVATISSIMO o di grado superiore sono organizzate e strutturate in modo da corrispondere a uno dei seguenti parametri:

a) zona di sicurezza di categoria I: zona in cui sono trattate e custodite informazioni UE RISERVATISSIMO o di grado superiore in modo che l'ingresso in tale zona rappresenti, a tutti i fini pratici, l'accesso alle informazioni classificate. Per tale zona occorre prevedere: i) un perimetro chiaramente delimitato e protetto attraverso cui controllare tutti gli ingressi e le uscite; ii) un sistema di controllo all'entrata che consenta l'ingresso solo alle persone in possesso di debito nulla osta di sicurezza ed espressamente autorizzate ad entrare in tale zona; iii) la specificazione della classificazione attribuita all'informazione normalmente custodita nella zona in questione, ossia l'informazione cui si accede entrando in tale zona;

b) zona di sicurezza di categoria II: zona in cui sono trattate e custodite informazioni UE RISERVATISSIMO o di grado superiore in modo da proteggerle dall'accesso di persone non autorizzate mediante controlli interni, ad esempio edifici in cui si trovano gli uffici in cui vengono di solito trattate e custodite le informazioni UE RISERVATISSIMO o di grado superiore. Per tale zona occorre prevedere: i) un perimetro chiaramente delimitato e protetto attraverso cui controllare tutti gli ingressi e le uscite; ii) un sistema di controllo all'entrata che consenta l'ingresso senza scorta solo alle persone in possesso di debito nulla osta di sicurezza ed espressamente autorizzate ad entrare in tale zona. Per tutte le altre persone occorre prevedere scorte o controlli equivalenti per evitare l'accesso non autorizzato alle informazioni classificate UE e l'ingresso non controllato a zone soggette a ispezioni tecniche di sicurezza. Le zone non occupate da personale in servizio 24 ore al giorno sono ispezionate immediatamente dopo il normale orario di lavoro per garantire che le informazioni classificate UE siano correttamente protette.

18.3.2. Zona amministrativa

In prossimità delle zone di sicurezza di categoria I e II o per accedere a tali zone, può essere creata una zona amministrativa con minor livello di sicurezza. Occorre prevedere un perimetro chiaramente delimitato per l'ispezione del personale e dei veicoli. Nella zona amministrativa possono essere trattate e custodite solo informazioni classificate UE RISERVATO o non classificate.

18.3.3. Controlli all'entrata e all'uscita

L'ingresso alle zone di sicurezza delle categorie I e II è controllato da un lasciapassare o da un sistema di riconoscimento personale che si applica all'insieme del personale che presta regolarmente servizio in queste zone. È altresì predisposto un sistema di controllo dei visitatori al fine di impedire l'accesso non autorizzato ad informazioni classificate UE. I sistemi di lasciapassare possono essere completati da altri di identificazione automatizzata, senza che ciò sostituisca totalmente le guardie di sicurezza. Una modifica nella valutazione del rischio può comportare un rafforzamento delle misure di controllo delle entrate e delle uscite, per esempio durante le visite di personalità.

18.3.4. Ronde di controllo

Le ronde di controllo delle zone di sicurezza di categoria I e II vengono effettuate al di fuori del normale orario di lavoro per proteggere i beni dell'UE dal rischio di manomissioni, danni o perdite. Le ronde sono effettuate secondo una frequenza determinata dalle circostanze locali ma, indicativamente, ogni due ore.

18.3.5. Contenitori di sicurezza e camere blindate

Le informazioni classificate UE sono custodite in contenitori suddivisi in tre categorie:

— categoria A: contenitori approvati a livello nazionale per custodire informazioni classificate UE SEGRETISSIMO nelle zone di sicurezza delle categorie I e II,

— categoria B: contenitori approvati a livello nazionale per custodire informazioni classificate UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO nelle zone di sicurezza delle categorie I e II,

— categoria C: mobili da ufficio atti a custodire solo le informazioni classificate UE RISERVATO.

Nelle camere blindate costruite in una zona di sicurezza della categoria I o II, e in tutte le zone di sicurezza della categoria I in cui le informazioni classificate UE RISERVATISSIMO o di grado superiore sono custodite in scaffali aperti o in cui si visualizzano prospetti, piantine, ecc., le pareti, il pavimento ed il soffitto, la o le porte provviste di serratura o serrature sono omologate dalla SAA per garantire che offrano una protezione equivalente alla categoria di contenitore di sicurezza approvato per custodire informazioni con lo stesso grado di classificazione.

18.3.6. Dispositivi di chiusura

I dispositivi di chiusura utilizzati per i contenitori di sicurezza e le camere blindate in cui sono custodite informazioni classificate UE devono soddisfare i seguenti requisiti:

— gruppo A: approvati a livello nazionale per contenitori della categoria A,

— gruppo B: approvati a livello nazionale per contenitori della categoria B,

— gruppo C: idonei solo per i mobili da ufficio della categoria C.

18.3.7. Controllo delle chiavi e delle combinazioni

Le chiavi dei contenitori di sicurezza non possono essere asportate dagli edifici della Commissione. La combinazione dei contenitori di sicurezza deve essere conosciuta a memoria dalle persone che ne fanno uso. Il responsabile della sicurezza a livello locale presso il servizio interessato ha la responsabilità delle chiavi di riserva e di una traccia scritta di tutte le combinazioni, conservate in singoli plichi opachi sigillati, di cui far uso in caso di emergenza. Le chiavi, le chiavi di riserva e le combinazioni sono custodite in contenitori di sicurezza separati. Le chiavi e le combinazioni ricevono almeno la stessa protezione riservata al materiale cui danno accesso.

La combinazione dei contenitori di sicurezza è portata a conoscenza del minor numero di persone possibile. Le combinazioni vengono sostituite:

a) al ricevimento di ogni nuovo contenitore;

b) ad ogni cambiamento di personale;

c) ad ogni manomissione effettiva o sospettata;

d) ad intervalli possibilmente semestrali, e per lo meno ogni dodici mesi.

18.3.8. Dispositivi per il rilevamento di intrusi

Quando le informazioni classificate UE sono protette da sistemi di allarme, televisione a circuito chiuso e altri dispositivi elettrici, si prevede un'erogazione di elettricità di emergenza per garantire il funzionamento ininterrotto del sistema in caso di avaria del sistema centrale. È altresì indispensabile che in caso di disfunzione o di manomissione di detti sistemi, venga attivato un allarme o un altro segnale affidabile per il servizio di sicurezza.

18.3.9. Attrezzatura approvata

L'ufficio di sicurezza della Commissione mantiene elenchi aggiornati, suddivisi per tipo e modello, dell'attrezzatura di sicurezza approvata per la protezione delle informazioni classificate in varie circostanze e condizioni specificate. Questi elenchi sono compilati sulla base, tra l'altro, delle informazioni fornite dalle NSA.

18.3.10. Protezione materiale delle fotocopiatrici e dei fax

Le fotocopiatrici e i fax sono protetti materialmente per quanto necessario a garantire che solo le persone autorizzate possano usarli e che tutti i documenti classificati da essi prodotti siano soggetti a opportuni controlli.

18.4. Protezione contro sguardi e ascolti indiscreti

18.4.1. Sguardi indiscreti

Per garantire che le informazioni classificate UE non siano visionate, anche accidentalmente, da persone non autorizzate, devono essere prese tutte le misure appropriate, sia di giorno che di notte.

18.4.2. Ascolti indiscreti

Gli uffici o le zone in cui si discutono regolarmente informazioni classificate UE SEGRETO o di grado superiore sono protetti dall'ascolto indiscreto attivo e passivo qualora il rischio lo giustifichi. La valutazione del rischio di tale eventualità spetta all'ufficio di sicurezza della Commissione, eventualmente previa consultazione delle NSA.

18.4.3. Introduzione di apparecchi elettronici e di registrazione

È vietato introdurre telefoni cellulari, computer portatili, registratori, apparecchi fotografici e altri dispositivi elettronici o di registrazione nelle zone di sicurezza o nelle zone tecnicamente sicure senza previa autorizzazione del capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione.

Per decidere le misure di protezione che occorre prendere nei locali che possono essere soggetti ad ascolto indiscreto passivo (per esempio, isolamento dei muri, delle porte, del pavimento e del soffitto, misurazione delle emissioni compromettenti) e all'ascolto indiscreto attivo (per esempio, ricerca di microfoni), l'ufficio di sicurezza della Commissione può chiedere l'assistenza di esperti delle NSA.

Parimenti, su richiesta del capo dell'ufficio di sicurezza, quando le circostanze lo rendano necessario, specialisti della sicurezza tecnica delle NSA possono ispezionare il materiale per le telecomunicazioni e qualsiasi tipo di attrezzatura elettrica o elettronica da ufficio utilizzata durante le riunioni di livello UE SEGRETO e di grado superiore.

18.5. Zone tecnicamente sicure

Talune zone possono essere designate come «zone tecnicamente sicure». Per queste zone è previsto un controllo speciale all'ingresso. Quando non vengono occupate, tali zone sono chiuse a chiave mediante una procedura convenuta, e tutte le chiavi sono considerate chiavi di sicurezza. Queste zone sono soggette a regolari ispezioni materiali, cui si procederà anche dopo ogni ingresso non autorizzato, effettivo o sospettato.

Si procede ad un inventario particolareggiato dell'attrezzatura e dei mobili per controllarne la movimentazione. In queste zone non possono essere introdotti mobili o altra attrezzatura che non siano stati precedentemente verificati con cura dal personale di sicurezza avente una formazione specifica per rilevare qualsiasi meccanismo di ascolto. Come regola generale, nelle zone tecnicamente sicure è vietato installare linee di comunicazione, salvo previa autorizzazione da parte dell'autorità competente.

19. REGOLE GENERALI RELATIVE AL PRINCIPIO DELLA NECESSITÀ DI SAPERE E AL NULLA OSTA DI SICUREZZA

19.1. Considerazioni generali

L'accesso alle ICUE è consentito solo alle persone che hanno «necessità di sapere» per lo svolgimento delle loro funzioni o missioni. L'accesso alle informazioni UE SEGRETISSIMO, UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO è autorizzato solo per le persone in possesso dell'apposito nulla osta di sicurezza.

La responsabilità di determinare la «necessità di sapere» spetta al capo del servizio presso il quale l'interessato deve lavorare.

Spetta a ciascun servizio fare richiesta di nulla osta per il proprio personale.

Tale procedura si conclude con il rilascio di un «nulla osta di sicurezza» in cui è specificato il grado di classificazione delle informazioni cui la persona abilitata ha accesso e la data di scadenza di tale nulla osta.

Un nulla osta di sicurezza per un determinato grado di classificazione può conferire al titolare il diritto di accesso ad informazioni classificate di grado inferiore.

Le persone che non sono funzionari o altri agenti delle istituzioni dell'UE, quali ad esempio contraenti, esperti o consulenti con cui possa essere necessario discutere informazioni classificate UE, o ai quali tali informazioni debbano essere mostrate, devono possedere un nulla osta di sicurezza per le informazioni classificate UE ed essere istruite quanto alla loro responsabilità in materia di sicurezza.

L'accesso del pubblico continua ad essere disciplinato dal regolamento (CE) n. 1049/2001.

19.2. Regole particolari sull'accesso alle informazioni UE SEGRETISSIMO

La persona che deve accedere ad informazioni UE SEGRETISSIMO vi è autorizzata solo previa indagine.

La persona che deve accedere ad informazioni UE SEGRETISSIMO è designata dal membro della Commissione competente in materia di sicurezza e il suo nominativo è inserito nell'apposito registro UE SEGRETISSIMO. Tale registro è compilato e tenuto dall'ufficio di sicurezza della Commissione.

Prima di accedere alle informazioni UE SEGRETISSIMO, la persona in questione deve firmare un certificato in cui dichiara di essere stata istruita sulle procedure della Commissione in materia di sicurezza e di essere pienamente consapevole della responsabilità che le incombe quanto alla protezione delle informazioni UE SEGRETISSIMO nonché delle conseguenze previste dalle norme UE e dalle norme legislative o amministrative nazionali qualora informazioni classificate vengano divulgate a persone non autorizzate, intenzionalmente o per negligenza.

Per le persone che hanno accesso a informazioni UE SEGRETISSIMO nel corso di riunioni, ecc., il funzionario di controllo competente del servizio o dell'organismo presso il quale dette persone sono assunte notifica all'organizzatore della riunione che le persone in questione sono debitamente autorizzate a parteciparvi.

Il nominativo della persona che cessi di svolgere funzioni per le quali è richiesto l'accesso ad informazioni UE SEGRETISSIMO è rimosso dall'elenco UE SEGRETISSIMO. Inoltre, la sua attenzione è nuovamente richiamata sulla responsabilità particolare che le incombe quanto alla protezione delle informazioni UE SEGRETISSIMO. Essa è anche tenuta a firmare una dichiarazione in cui si impegna a non utilizzare o divulgare le informazioni UE SEGRETISSIMO in suo possesso.

19.3. Regole particolari sull'accesso alle informazioni UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO

La persona che deve accedere ad informazioni UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO vi è autorizzata solo previa indagine.

La persona che deve accedere ad informazioni UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO deve essere a conoscenza delle pertinenti norme di sicurezza ed essere consapevole delle conseguenze di un atto di negligenza.

Per le persone che hanno accesso ad informazioni UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO nel corso di riunioni, ecc., il funzionario di controllo competente del servizio o dell'organismo presso il quale dette persone sono assunte notifica all'organizzatore della riunione che le persone in questione sono debitamente autorizzate a parteciparvi.

19.4. Regole particolari sull'accesso alle informazioni UE RISERVATO

La persona che ha accesso ad informazioni UE RISERVATO viene messa a conoscenza delle presenti norme di sicurezza e delle conseguenze di un atto di negligenza.

19.5. Trasferimenti

Quando un membro del personale è trasferito da un posto che comporta il trattamento di materiale classificato UE, l'ufficio di registrazione provvede al corretto trasferimento di detto materiale dal funzionario uscente al funzionario entrante.

Quando un membro del personale è trasferito ad un altro posto che comporta il trattamento di materiale classificato UE, il responsabile della sicurezza a livello locale provvede ad impartirgli le debite istruzioni.

19.6. Istruzioni particolari

La persona che deve trattare informazioni classificate UE deve essere messa a conoscenza, all'atto dell'assunzione e successivamente con periodicità, di quanto segue:

a) i pericoli per la sicurezza derivanti da conversazioni indiscrete;

b) le precauzioni da prendere nei rapporti con la stampa e con rappresentanti di particolari gruppi d'interessi;

c) la minaccia rappresentata dalle attività di servizi segreti che prendono di mira l'UE e gli Stati membri per quanto riguarda le informazioni e le attività classificate UE;

d) l'obbligo di riferire immediatamente alle competenti autorità di sicurezza in merito a qualsiasi approccio o manovra che possa destare sospetti su un'eventuale attività di spionaggio o a qualsiasi circostanza inabituale in fatto di sicurezza.

Tutti coloro che sono abitualmente esposti a frequenti contatti con rappresentanti di paesi i cui servizi segreti prendono di mira l'UE e gli Stati membri per quanto riguarda le informazioni e le attività classificate UE vengono istruiti sulle tecniche notoriamente impiegate dai vari servizi segreti.

Non esistono norme di sicurezza della Commissione per quanto riguarda i viaggi personali verso qualsiasi destinazione effettuati da personale abilitato all'accesso a informazioni classificate UE. L'ufficio di sicurezza della Commissione, tuttavia, informa i funzionari e altri agenti di cui è responsabile in merito alle disposizioni in materia di viaggio cui possono essere soggetti.

20. PROCEDURA PER IL RILASCIO DEL NULLA OSTA DI SICUREZZA AI FUNZIONARI E ALTRI AGENTI DELLA COMMISSIONE

a) Hanno accesso alle informazioni classificate in possesso della Commissione soltanto i funzionari e gli altri agenti della Commissione o le persone che lavorano in seno alla Commissione che, a motivo delle loro funzioni e per esigenze di servizio, abbiano bisogno di prenderne visione o di effettuarne il trattamento.

b) Per poter accedere alle informazioni classificate UE SEGRETISSIMO, UE SEGRETO e UE RISERVATISSIMO, le persone di cui alla lettera a) devono essere state autorizzate a tal fine secondo la procedura di cui alle lettere c) e d) della presente sezione.

c) Il nulla osta di sicurezza è rilasciato soltanto alle persone che sono state oggetto di un'indagine di sicurezza da parte delle autorità nazionali competenti degli Stati membri (NSA) secondo la procedura di cui alle lettere da i) a n).

d) Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione è competente per il rilascio del nulla osta di sicurezza di cui alle lettere a), b) e c).

e) Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione rilascia tale nulla osta previo parere delle autorità nazionali competenti degli Stati membri sulla base dell'indagine di sicurezza condotta conformemente alle lettere da i) a n).

f) L'ufficio di sicurezza della Commissione tiene un elenco aggiornato di tutti i posti sensibili, comunicati dai rispettivi servizi della Commissione, e di tutte le persone cui è stato rilasciato un nulla osta di sicurezza (temporaneo).

g) Il nulla osta di sicurezza, che è valido per un periodo di cinque anni, non può avere durata superiore a quella delle funzioni che ne hanno giustificato il rilascio. Esso può essere rinnovato secondo la procedura di cui alla lettera e).

h) Il nulla osta di sicurezza è revocato dal capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione ove questi ritenga che ve ne sia fondato motivo. La decisione di revoca è notificata alla persona interessata, che può chiedere di essere ascoltata dal capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione, nonché all'autorità nazionale competente.

i) L'indagine di sicurezza è effettuata, con la collaborazione della persona interessata e su richiesta del capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione, dalle autorità nazionali competenti dello Stato membro di cui l'interessato è cittadino. Se la persona interessata non ha la cittadinanza di uno Stato membro dell'UE, il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione chiede che a svolgere l'indagine di sicurezza sia lo Stato membro dell'UE in cui l'interessato ha eletto domicilio o risiede abitualmente.

j) Ai fini dell'indagine la persona interessata è tenuta a compilare un modulo informativo individuale.

k) Nella richiesta il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione specifica il tipo e il grado di classificazione delle informazioni a cui la persona interessata dovrà accedere, per consentire alle autorità nazionali competenti di svolgere l'indagine ed esprimere un parere relativamente al grado di abilitazione da rilasciare alla persona in questione.

l) Sia lo svolgimento che i risultati della procedura d'indagine sono soggetti alle pertinenti disposizioni legislative e amministrative vigenti nello Stato membro interessato, comprese quelle relative agli eventuali mezzi di impugnazione.

m) Se le autorità nazionali competenti degli Stati membri esprimono parere positivo, il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione può rilasciare il nulla osta alla persona interessata.

n) Se le autorità nazionali competenti esprimono parere negativo, la persona interessata è informata di tale parere e può chiedere di essere ascoltata dal capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione. Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione può, se lo ritiene necessario, rivolgersi alle autorità nazionali competenti per chiedere i chiarimenti complementari che siano in grado di fornire. In caso di riconferma del parere negativo, il nulla osta non può essere rilasciato.

o) Ogni persona che abbia ottenuto il nulla osta a norma delle lettere d) ed e) riceve, al momento del rilascio del medesimo e successivamente ad intervalli regolari, le necessarie istruzioni concernenti la protezione delle informazioni classificate e le modalità per garantirla. Essa firma una dichiarazione in cui conferma di avere ricevuto tali istruzioni e di impegnarsi a rispettarle.

p) Il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione adotta le misure necessarie per attuare le disposizioni della presente sezione, in particolare per quanto riguarda le norme in materia di accesso all'elenco delle persone abilitate.

q) In via eccezionale e per esigenze di servizio, il capo dell'ufficio di sicurezza della Commissione, previa notificazione delle autorità nazionali competenti e in mancanza di reazioni da parte di queste ultime entro il termine di un mese, può rilasciare un nulla osta a titolo temporaneo per un periodo non superiore a sei mesi, in attesa dell'esito dell'indagine di cui alla lettera i).

r) I nulla osta provvisori e temporanei rilasciati non danno accesso alle informazioni UE SEGRETISSIMO; tale accesso è limitato ai funzionari che siano stati effettivamente sottoposti a un'indagine di sicurezza con esito positivo, ai sensi della lettera i). In attesa dell'esito dell'indagine, i funzionari per i quali è stato richiesto un nulla osta di sicurezza al grado UE SEGRETISSIMO possono essere abilitati in via temporanea e provvisoria ad accedere a informazioni classificate fino al grado UE SEGRETO incluso.

21. ELABORAZIONE, DISTRIBUZIONE, TRASMISSIONE, SICUREZZA DEL PERSONALE DEI CORRIERI, COPIE, TRADUZIONI ED ESTRATTI DI DOCUMENTI CLASSIFICATI UE

21.1. Elaborazione

1. Le classificazioni UE sono apposte secondo le disposizioni della sezione 16; le classificazioni UE RISERVATISSIMO e di grado superiore figurano sulla parte superiore e inferiore di ogni pagina, al centro; ogni pagina è numerata. Ciascun documento classificato UE reca un numero di riferimento e una data. Nei documenti UE SEGRETISSIMO e UE SEGRETO il numero di riferimento figura su ciascuna pagina. Qualora i documenti siano distribuiti in più esemplari, ognuno di essi reca un numero di copia che figura sulla prima pagina, a fianco del numero totale di pagine. Tutti gli allegati e il materiale accluso sono elencati sulla prima pagina dei documenti classificati UE RISERVATISSIMO o di grado superiore.

2. I documenti classificati UE RISERVATISSIMO o di grado superiore sono dattiloscritti, tradotti, archiviati, fotocopiati, riprodotti su supporto magnetico o microfilm soltanto da persone che hanno ricevuto il nulla osta di sicurezza per l'accesso alle informazioni classificate UE per un grado almeno pari alla classificazione di sicurezza del documento in questione.

3. Le disposizioni che disciplinano la produzione informatica di documenti classificati sono riportate nella sezione 25.

21.2. Distribuzione

1. Le informazioni classificate UE sono distribuite solo alle persone aventi necessità di sapere e che hanno ricevuto l'apposito nulla osta di sicurezza. La distribuzione iniziale è specificata dall'originatore.

2. I documenti UE SEGRETISSIMO sono distribuiti tramite gli uffici di registrazione UE SEGRETISSIMO (cfr. punto 22.2). Per i messaggi UE SEGRETISSIMO l'ufficio di registrazione competente può autorizzare il responsabile del centro di comunicazioni a produrre il numero di copie specificato nell'elenco dei destinatari.

3. I documenti classificati UE SEGRETO o di grado inferiore possono essere ridistribuiti dal destinatario iniziale ad altri destinatari in base alla necessità di sapere. Le autorità d'origine tuttavia indicano chiaramente ogni limitazione che desiderano imporre. In presenza di tali limitazioni i destinatari possono ridistribuire i documenti solo con l'autorizzazione dell'autorità d'origine.

4. Ogni documento classificato UE RISERVATISSIMO o di grado superiore viene registrato, all'entrata e all'uscita dalla DG o dal servizio, dall'ufficio di registrazione locale. I dettagli da annotare (riferimenti, data e, se del caso, numero della copia) sono tali da consentire l'identificazione dei documenti e sono iscritti in un repertorio o registrati su un supporto informatico appositamente protetto (cfr. punto 22.1).

21.3. Trasmissione di documenti classificati UE

21.3.1. Plico, ricevuta

1. I documenti classificati UE RISERVATISSIMO o di grado superiore sono trasmessi in buste doppie, resistenti, opache. La busta interna reca la pertinente classificazione di sicurezza UE e, ove possibile, i dati completi della funzione, del titolo e dell'indirizzo del destinatario.

2. Solo il funzionario di controllo dell'ufficio di registrazione (cfr. punto 22.1), o il suo sostituto, può aprire la busta interna e accusare ricevuta dei documenti che contiene, a meno che essa sia indirizzata ad una persona determinata. In tal caso il competente ufficio di registrazione (cfr. punto 22.1) registra l'entrata della busta e soltanto la persona cui essa è indirizzata può aprire la busta interna e accusare ricevuta dei documenti in essa contenuti.

3. Nella busta interna viene inserito un modulo di ricevuta, che non viene classificato, indicante il numero di riferimento, la data e il numero di copia del documento ma in nessun caso l'oggetto del contenuto.

4. La busta interna è inserita in una busta esterna recante un numero di plico ai fini della ricevuta. In nessun caso la busta esterna reca la classificazione di sicurezza.

5. Per i documenti classificati UE RISERVATISSIMO o di grado superiore, viene consegnata al messo una ricevuta con il numero di plico.

21.3.2. Trasmissione all'interno di un edificio o di un gruppo di edifici

All'interno di un determinato edificio o gruppo di edifici, i documenti classificati possono essere trasportati in una busta sigillata recante unicamente il nome del destinatario, purché il trasporto sia effettuato direttamente da una persona abilitata al grado di classificazione dei documenti.

21.3.3. Trasmissione all'interno di un paese

1. All'interno di un paese i documenti UE SEGRETISSIMO devono essere inviati solo per mezzo di un servizio ufficiale di messaggeria o tramite persone autorizzate ad accedere ad informazioni UE SEGRETISSIMO.

2. Per il ricorso a un servizio di messaggeria in caso di trasmissione di un documento UE SEGRETISSIMO al di fuori di un edificio o di un gruppo di edifici, devono essere rispettate le disposizioni relative al plico e alla ricezione di cui al presente capitolo. L'organico dei servizi di messaggeria dev'essere tale da garantire che i plichi contenenti documenti UE SEGRETISSIMO siano in ogni momento sotto la supervisione diretta di un funzionario responsabile.

3. In via eccezionale i documenti UE SEGRETISSIMO possono essere trasportati da funzionari, non appartenenti a un servizio di messaggeria, al di fuori di un edificio o gruppo di edifici per la loro utilizzazione in loco nel corso di riunioni o discussioni, purché: a) il latore sia abilitato ad accedere a documenti UE SEGRETISSIMO; b) il modo di trasporto sia conforme alle norme nazionali che disciplinano la trasmissione di documenti nazionali «segretissimi»; c) in nessuna circostan