2013D0115 — IT — 18.02.2015 — 001.001

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►B DECISIONE DI ESECUZIONE DELLA COMMISSIONE del 26 febbraio 2013 riguardante il manuale Sirene e altre disposizioni di attuazione per il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) [notificata con il numero C(2013) 1043] (I testi in lingua bulgara, ceca, danese, estone, finlandese, francese, greca, inglese, italiana, lettone, lituana, maltese, neerlandese, polacca, portoghese, rumena, slovacca, slovena, spagnola, svedese, tedesca e ungherese sono i soli facenti fede) (2013/115/UE) (GU L 071, 14.3.2013, p.1)

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▼B

DECISIONE DI ESECUZIONE DELLA COMMISSIONE

del 26 febbraio 2013

riguardante il manuale Sirene e altre disposizioni di attuazione per il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

[notificata con il numero C(2013) 1043]

(I testi in lingua bulgara, ceca, danese, estone, finlandese, francese, greca, inglese, italiana, lettone, lituana, maltese, neerlandese, polacca, portoghese, rumena, slovacca, slovena, spagnola, svedese, tedesca e ungherese sono i soli facenti fede)

(2013/115/UE)







LA COMMISSIONE EUROPEA, visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea, visto il regolamento (CE) n. 1987/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 dicembre 2006, sull’istituzione, l’esercizio e l’uso del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) ( 1 ), in particolare l’articolo 8, paragrafo 4, l’articolo 9, paragrafo 1, l’articolo 20, paragrafo 3, l’articolo 22, lettera a), l’articolo 36, paragrafo 4, e l’articolo 37, paragrafo 7, e vista la decisione 2007/533/GAI del Consiglio, del 12 giugno 2007, sull’istituzione, l’esercizio e l’uso del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) ( 2 ), in particolare l’articolo 8, paragrafo 4, l’articolo 9, paragrafo 1, l’articolo 20, paragrafo 4, l’articolo 22, lettera a), l’articolo 51, paragrafo 4, e l’articolo 52, paragrafo 7, sentito il garante europeo della protezione dei dati, considerando quanto segue: (1) Il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) diventerà operativo nella prima metà del 2013. Conterrà solo le informazioni indispensabili a identificare una persona o un oggetto ed eseguire l’azione richiesta. Inoltre, affinché esso possa funzionare correttamente, gli Stati membri si scambieranno le informazioni supplementari relative alle segnalazioni. Lo scambio di informazioni supplementari avverrà attraverso gli uffici Sirene. (2) Per facilitare il lavoro quotidiano degli uffici Sirene e degli utenti del SIS II coinvolti nelle attività Sirene, nel 2008 è stato adottato un manuale Sirene per il SIS II mediante uno strumento giuridico dell’ex primo pilastro, la decisione 2008/333/CE della Commissione ( 3 ), e uno strumento giuridico dell’ex terzo pilastro, la decisione 2008/334/GAI della Commissione ( 4 ). (3) È ora necessario modificare il manuale Sirene per il SIS II al fine di rispondere meglio alle esigenze operative degli utenti e del personale coinvolti nelle attività Sirene, aumentare la coerenza delle procedure di lavoro e assicurare che le norme tecniche corrispondano allo stato attuale delle conoscenze tecnologiche. (4) Gli Stati membri hanno elaborato norme diverse sulle autorità che hanno accesso al SIS II abilitate a inserire, aggiornare o cancellare segnalazioni. Molti di loro, inoltre, si sono dotati di uffici integrati per la cooperazione internazionale di polizia, compreso in ambito Europol, Interpol e Sirene, il cui personale svolge tutte le attività necessarie. È pertanto opportuno estendere il campo di applicazione del manuale Sirene a tutti gli utenti del SIS II e a tutto il personale coinvolto nelle attività Sirene. (5) Occorre rivedere le disposizioni del manuale Sirene onde, tra l’altro, tener conto delle nuove capacità tecniche per effettuare ricerche nel SIS II, aggiornare la descrizione dei mezzi tecnici di comunicazione tra uffici Sirene, chiarire le procedure per le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, chiarire le procedure per la gestione delle segnalazioni nel SIS II, comprese le nuove categorie di oggetti di cui al regolamento (CE) n. 1987/2006 e alla decisione 2007/533/GAI, e tener conto delle procedure per lo scambio di informazioni supplementari quando emerge che una segnalazione nel SIS II riguarda un veicolo i cui dati sono stati riprodotti a fini criminali. (6) Per garantire la conformità delle regole di trascrizione e di traslitterazione in ambito SIS II e Sirene, è opportuno che tali regole siano pienamente allineate all’ultima versione del documento di controllo dell’interfaccia (ICD 3.0) per il SIS II, di cui al regolamento (CE) n. 189/2008 del Consiglio, del 18 febbraio 2008, sulle prove tecniche del sistema d’informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) ( 5 ). Occorre inoltre che i formulari usati dagli uffici Sirene per lo scambio di informazioni supplementari siano allineati all’architettura tecnica definita nel documento sullo scambio di dati tra uffici Sirene (Data exchange between Sirene Bureaux — DEBS) e si presentino in un formato più chiaro e facile da usare. È altresì opportuno fornire chiarimenti sulle procedure per la raccolta di statistiche sugli hit nel SIS II e sullo scambio di informazioni supplementari, inserendoli in una nuova appendice del manuale Sirene. (7) Dato il numero di modifiche sostanziali apportate al manuale Sirene per il SIS II adottato nel 2008, è necessario adottare un nuovo manuale Sirene. Occorre pertanto abrogare la decisione 2008/333/CE e la decisione 2008/334/GAI. (8) La protezione dei dati personali e la sicurezza dei dati nel SIS II sono disciplinate dal regolamento (CE) n. 1987/2006 e dalla decisione 2007/533/GAI. In mancanza di disposizioni specifiche del regolamento (CE) n. 1987/2006, allo scambio di informazioni supplementari relative a segnalazioni basate sull’articolo 24 del suddetto regolamento si applica la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati ( 6 ). In mancanza di disposizioni specifiche della decisione 2007/533/GAI, allo scambio di informazioni supplementari relative a tutte le altre segnalazioni si applica la decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio, del 27 novembre 2008, sulla protezione dei dati personali trattati nell’ambito della cooperazione giudiziaria e di polizia in materia penale ( 7 ). (9) Dato che il regolamento (CE) n. 1987/2006 si basa sull’acquis di Schengen, la Danimarca, ai sensi dell’articolo 5 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea, ha notificato con lettera del 15 giugno 2007 il recepimento di tale acquis nel proprio diritto interno. La Danimarca partecipa alla decisione 2007/533/GAI; pertanto, è tenuta ad attuare la presente decisione. (10) Il Regno Unito partecipa alla presente decisione, salvo per quanto riguarda lo scambio di informazioni supplementari in relazione agli articoli 24 e 25 del regolamento (CE) n. 1987/2006, ai sensi dell’articolo 5 del protocollo sull’acquis di Schengen integrato nell’ambito dell’Unione europea, allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea, e dell’articolo 8, paragrafo 2, della decisione 2000/365/CE del Consiglio, del 29 maggio 2000, riguardante la richiesta del Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord di partecipare ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen ( 8 ). (11) L’Irlanda partecipa alla presente decisione, salvo per quanto riguarda lo scambio di informazioni supplementari in relazione agli articoli 24 e 25 del regolamento (CE) n. 1987/2006, ai sensi dell’articolo 5 del protocollo sull’acquis di Schengen integrato nell’ambito dell’Unione europea, allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato sul funzionamento dell’Unione europea, e dell’articolo 6, paragrafo 2, della decisione 2002/192/CE del Consiglio, del 28 febbraio 2002, riguardante la richiesta dell’Irlanda di partecipare ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen ( 9 ). (12) Per quanto concerne Cipro, la presente decisione costituisce un atto basato sull’acquis di Schengen o ad esso altrimenti connesso ai sensi dell’articolo 3, paragrafo 2, dell’atto di adesione del 2003. (13) Per quanto riguarda l’Islanda e la Norvegia, la presente decisione costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen ai sensi dell’accordo concluso dal Consiglio dell’Unione europea con la Repubblica d’Islanda e il Regno di Norvegia sulla loro associazione all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen ( 10 ) che rientrano nel settore di cui all’articolo 1, lettera G, della decisione 1999/437/CE del Consiglio relativa a talune modalità di applicazione di tale accordo ( 11 ). (14) Per quanto riguarda la Svizzera, la presente decisione costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen ai sensi dell’accordo tra l’Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l’associazione di quest’ultima all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen ( 12 ) che rientrano nel settore di cui all’articolo 1, lettera G, della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l’articolo 4, paragrafo 1, della decisione 2004/860/CE del Consiglio ( 13 ). (15) Per quanto riguarda il Liechtenstein, la presente decisione costituisce uno sviluppo delle disposizioni dell’acquis di Schengen ai sensi del protocollo tra l’Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull’adesione del Principato del Liechtenstein all’accordo tra l’Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l’associazione della Confederazione svizzera all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen ( 14 ) che rientrano nel settore di cui all’articolo 1, lettera G, della decisione 1999/437/CE, in combinato disposto con l’articolo 3 della decisione 2011/350/UE del Consiglio ( 15 ). (16) Le misure previste dalla presente decisione sono conformi al parere del comitato istituito ai sensi dell’articolo 51 del regolamento (CE) n. 1987/2006 e dell’articolo 67 della decisione 2007/533/GAI, considerando quanto segue: HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:







Articolo 1

In allegato è riportato il manuale Sirene, nelle cui appendici figurano altre disposizioni di attuazione per il sistema d’informazione Schengen di seconda generazione («SIS II»). Il manuale e le appendici si applicano al personale coinvolto nelle attività Sirene e a tutti gli utenti del SIS II.

Articolo 2

La decisione 2008/333/CE della Commissione e la decisione 2008/334/GAI della Commissione sono abrogate.

Articolo 3

La presente decisione produce effetti a decorrere dal giorno della notifica.

Essa si applica a partire dalla data che il Consiglio stabilirà, deliberando all’unanimità dei suoi membri che rappresentano i governi degli Stati membri partecipanti al SIS 1+, conformemente all’articolo 55, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 1987/2006 e all’articolo 71, paragrafo 2, della decisione 2007/533/GAI.

Articolo 4

Il Regno del Belgio, la Repubblica di Bulgaria, la Repubblica ceca, il Regno di Danimarca, la Repubblica federale di Germania, la Repubblica di Estonia, l’Irlanda, la Repubblica ellenica, il Regno di Spagna, la Repubblica francese, la Repubblica italiana, la Repubblica di Cipro, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, il Granducato di Lussemburgo, l’Ungheria, la Repubblica di Malta, il Regno dei Paesi Bassi, la Repubblica d’Austria, la Repubblica di Polonia, la Repubblica portoghese, la Romania, la Repubblica di Slovenia, la Repubblica slovacca, la Repubblica di Finlandia, il Regno di Svezia e il Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord sono destinatari della presente decisione.

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ALLEGATO

Manuale SIRENE e altre disposizioni di attuazione per il sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

INDICE INTRODUZIONE 1. UFFICI SIRENE E INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI 1.1. Uffici SIRENE 1.2. Manuale SIRENE 1.3. Appendici del manuale SIRENE 1.4. Catalogo delle raccomandazioni per la corretta applicazione dell'acquis di Schengen e delle migliori pratiche (Sistema di informazione Schengen) 1.5. Ruolo degli uffici SIRENE nella cooperazione di polizia nell'Unione europea 1.5.1. Trasferimento di dati SIS II e informazioni supplementari a paesi terzi o a organizzazioni internazionali 1.6. Rapporti tra gli uffici SIRENE e Europol 1.7. Rapporti tra gli uffici SIRENE e Eurojust 1.8. Rapporti tra gli uffici SIRENE e Interpol 1.8.1. Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol 1.8.2. Scelta del canale di comunicazione 1.8.3. Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen 1.8.4. Hit e cancellazione della segnalazione 1.8.5. Miglioramento della cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN di Interpol 1.9. Principi 1.9.1. Disponibilità 1.9.2. Continuità 1.9.3. Riservatezza 1.9.4. Accessibilità 1.10. Comunicazioni 1.10.1. Lingua di comunicazione 1.10.2. Scambio di dati tra uffici SIRENE 1.10.3. Rete, messaggi e caselle di posta elettronica 1.10.4. Comunicazione in circostanze eccezionali 1.11. Indirizzario SIRENE (SIRENE Address Book — SAB) 1.12. Sistema di workflow SIRENE 1.13. Termini per le risposte 1.13.1. Indicazione di urgenza nei formulari SIRENE, anche per la comunicazione urgente di un hit 1.14. Regole di traslitterazione/trascrizione 1.15. Qualità dei dati 1.16. Archiviazione 1.17. Personale 1.17.1. Responsabili degli uffici SIRENE 1.17.2. Persona di contatto SIRENE (SIRCoP) 1.17.3. Conoscenze e competenze 1.17.4. Formazione 1.17.5. Scambi di personale 2. PROCEDURE GENERALI 2.1. Definizioni 2.2. Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II) 2.2.1. Compatibilità delle segnalazioni 2.2.2. Ordine di priorità delle segnalazioni 2.2.3. Verifica dell'esistenza di incompatibilità e inserimento di segnalazioni multiple 2.2.4. Situazione speciale del Regno Unito e dell'Irlanda 2.3. Scambio di informazioni in caso di hit 2.4. Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II) 2.5. Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II) 2.6. Aggiunta di un flag 2.6.1. Introduzione 2.6.2. Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag 2.6.3. Richiesta di cancellare un flag 2.7. Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II) 2.8. Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II) 2.8.1. Richieste di accesso o di rettifica 2.8.2. Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri 2.8.3. Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri 2.9. Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione 2.10. Inserimento di nomi propri 2.11. Categorie di identità 2.11.1. Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II) 2.11.2. Inserimento di alias 2.11.3. Ulteriori informazioni per accertamento di identità 2.12. Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse 2.12.1. Norme operative 2.13. Formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II 2.13.1. Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l'archiviazione 2.13.2. Scambio di fotografie e impronte digitali 2.13.3. Requisiti tecnici 2.13.4. Formato e qualità dei dati biometrici 2.14. Tipi particolari di ricerca 2.14.1. Ricerca mirata geograficamente 2.14.2. Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST) 3. SEGNALAZIONE PER L'ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II) 3.1. Inserimento di una segnalazione 3.2. Segnalazioni multiple 3.3. Identità usurpata 3.4. Inserimento di alias 3.5. Invio di informazioni supplementari agli Stati membri 3.5.1. Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio 3.6. Aggiunta di un flag 3.6.1. Richiesta di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni riguardanti persone ricercate per l'arresto a fini di estradizione laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI 3.7. Intervento degli uffici SIRENE a seguito di segnalazione per l'arresto 3.8. Scambio di informazioni in caso di hit 3.9. Scambio di informazioni supplementari sulla consegna o sull'estradizione 3.10. Scambio di informazioni supplementari sul transito attraverso un altro Stato membro 3.11. Cancellazione di segnalazioni a seguito di consegna o di estradizione 4. SEGNALAZIONI AI FINI DEL RIFIUTO DI INGRESSO O DI SOGGIORNO (ARTICOLO 24 DEL REGOLAMENTO SIS II) 4.1. Inserimento di una segnalazione 4.2. Segnalazioni multiple 4.3. Identità usurpata 4.4. Inserimento di alias 4.5. Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti 4.5.1. Procedura per i casi di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettera a) 4.5.2. Procedura per i casi di cui all'articolo 5, paragrafo 4, lettera c) 4.6. Regole comuni riguardanti le procedure di cui alla sezione 4.5 4.7. Scambio di informazioni in caso di hit e in caso di respingimento o espulsione dallo spazio Schengen 4.8. Scambio di informazioni in caso di hit relativo a un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione 4.9. Scambio di informazioni nel caso in cui, in assenza di hit, uno Stato membro scopra l'esistenza di una segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso a carico di un cittadino di paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione 4.10. Cancellazione di segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno 5. SEGNALAZIONE DI PERSONE SCOMPARSE (ARTICOLO 32 DELLA DECISIONE SIS II) 5.1. Segnalazioni multiple 5.2. Identità usurpata 5.3. Inserimento di alias 5.4. Aggiunta di un flag 5.5. Elementi descrittivi riguardanti minori scomparsi e altre persone a rischio 5.6. Scambio di informazioni in caso di hit 5.7. Cancellazione di segnalazioni di persone scomparse 5.7.1. Minori 5.7.2. Adulti per i quali non siano richieste misure di protezione 5.7.3. Adulti per i quali siano richieste misure di protezione 6. SEGNALAZIONI DI PERSONE RICERCATE NELL'AMBITO DI UN PROCEDIMENTO GIUDIZIARIO (ARTICOLO 34 DELLA DECISIONE SIS II) 6.1. Segnalazioni multiple 6.2. Identità usurpata 6.3. Inserimento di alias 6.4. Scambio di informazioni in caso di hit 6.5. Cancellazione di segnalazioni di persone ricercate nell'ambito di un procedimento giudiziario 7. SEGNALAZIONI AI FINI DI UN CONTROLLO DISCRETO O DI UN CONTROLLO SPECIFICO (ARTICOLO 36 DELLA DECISIONE SIS II) 7.1. Segnalazioni multiple 7.2. Identità usurpata 7.3. Inserimento di alias 7.4. Informazione degli altri Stati membri in caso di inserimento di una segnalazione 7.5. Aggiunta di un flag 7.6. Scambio di informazioni in caso di hit 7.7. Cancellazione di segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico 7.8. Sistemi di riconoscimento automatico delle targhe (ANPR) 8. SEGNALAZIONE DI OGGETTI A FINI DI SEQUESTRO O DI PROVA (ARTICOLO 38 DELLA DECISIONE SIS II) 8.1. Segnalazioni multiple 8.2. Segnalazioni di veicoli 8.2.1. Verifica di segnalazioni multiple su un veicolo 8.2.2. VIN gemelli 8.3. Scambio di informazioni in caso di hit 8.4. Cancellazione di segnalazioni di oggetti a fini di sequestro o di prova in procedimenti penali 9. SISTEMI DI RICONOSCIMENTO AUTOMATICO DELLE TARGHE (ANPR) 10. STATISTICHE

INTRODUZIONE

Lo spazio Schengen

Il 14 giugno 1985 i governi del Regno del Belgio, della Repubblica federale di Germania, della Repubblica francese, del Granducato di Lussemburgo e del Regno dei Paesi Bassi hanno firmato a Schengen, comune del Lussemburgo, un accordo per il «[…] libero attraversamento delle frontiere interne da parte di tutti i cittadini degli Stati membri e […] la libera circolazione delle merci e dei servizi».

Il 19 giugno 1990 i cinque paesi fondatori hanno firmato la convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen ( 16 ) («convenzione di Schengen»), cui hanno poi aderito la Repubblica italiana il 27 novembre 1990, il Regno di Spagna e la Repubblica portoghese il 25 giugno 1991, la Repubblica ellenica il 6 novembre 1992, la Repubblica d'Austria il 28 aprile 1995 e il Regno di Danimarca, il Regno di Svezia e la Repubblica di Finlandia il 19 dicembre 1996.

Successivamente, dal 26 marzo 1995 l'acquis di Schengen è stato pienamente applicato in Belgio, Germania, Francia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Spagna e Portogallo ( 17 ), dal 31 marzo 1998 in Austria e in Italia ( 18 ), dal 26 marzo 2000 in Grecia ( 19 ) e, infine, dal 25 marzo 2001 in Norvegia, Islanda, Svezia, Danimarca e Finlandia ( 20 ).

Il Regno Unito e l'Irlanda partecipano solo ad alcune disposizioni dell'acquis di Schengen, in virtù, rispettivamente, della decisione 2000/365/CE e della decisione 2002/192/CE.

Per quanto riguarda il Regno Unito, a partire dal 1o gennaio 2005 ( 21 ) si applicano le disposizioni cui tale paese ha inteso partecipare, salvo quelle relative al sistema d'informazione Schengen (SIS).

Nel 1999 l'acquis di Schengen è stato integrato nel quadro normativo dell'Unione europea con i protocolli allegati al trattato di Amsterdam ( 22 ). Il 12 maggio 1999 il Consiglio ha adottato una decisione per determinare, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato che istituisce la Comunità europea e del trattato sull'Unione europea, la base giuridica per ciascuna delle disposizioni o decisioni che costituiscono l'acquis di Schengen.

A partire dal 1o maggio 2004 le disposizioni dell'acquis di Schengen integrate nell'ambito dell'Unione europea dal protocollo allegato al trattato sull'Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea («protocollo Schengen») e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per la Repubblica ceca, la Repubblica di Estonia, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, l'Ungheria, la Repubblica di Malta, la Repubblica di Polonia, la Repubblica di Slovenia e la Repubblica slovacca. Questi Stati membri sono diventati membri a pieno titolo dello spazio Schengen il 21 dicembre 2007.

Cipro è firmatario della convenzione di applicazione dell'accordo di Schengen ma gode di una deroga ai sensi dell'atto di adesione del 2003.

Il 1o gennaio 2007 la Repubblica di Bulgaria e la Romania hanno aderito all'Unione europea; a partire da tale data le disposizioni dell'acquis di Schengen e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per tali paesi, fatta salva la deroga prevista nell'atto di adesione del 2005.

Il 1o luglio 2013 la Croazia ha aderito all'Unione europea. Tale paese applica l'acquis di Schengen con la deroga prevista nell'atto di adesione del 2011.

Alcune disposizioni dell'acquis di Schengen si applicano sin dall'adesione dei nuovi Stati membri all'Unione europea; altre si applicheranno a questi Stati solo in virtù di un'apposita decisione del Consiglio. Infine, verificato il rispetto dei necessari requisiti per l'applicazione di tutte le parti dell'acquis nello Stato membro interessato, conformemente alle procedure di valutazione Schengen applicabili e consultato il Parlamento europeo, il Consiglio adotta una decisione sull'abolizione dei controlli di frontiera.

Altri paesi europei sono entrati nello spazio Schengen. Il 18 maggio 1999 ( 23 ) il Regno di Norvegia e la Repubblica d'Islanda hanno concluso un accordo di associazione con gli Stati membri per essere associati alla convenzione di Schengen.

Nel 2004 la Confederazione svizzera ha firmato un accordo con l'Unione europea e la Comunità europea riguardante la sua associazione all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen ( 24 ); in base a tale accordo il 12 dicembre 2008 la Svizzera è diventata membro dello spazio Schengen.

In base al protocollo tra l'Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull'adesione del Principato del Liechtenstein all'accordo tra l'Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l'associazione della Confederazione svizzera all'attuazione, all'applicazione e allo sviluppo dell'acquis di Schengen ( 25 ), firmato nel 2008, il 19 dicembre 2011 il Principato del Liechtenstein è diventato membro dello spazio Schengen.

Il sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II)

Il SIS II, istituito a norma del regolamento (CE) n. 1987/2006 e della decisione 2007/533/GAI («decisione SIS II») sull'istituzione, l'esercizio e l'uso del sistema d'informazione Schengen di seconda generazione (SIS II) (di seguito «strumenti giuridici del SIS II») nonché del regolamento (CE) n. 1986/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 26 ), è un sistema comune d'informazione che permette alle competenti autorità degli Stati membri di cooperare fra loro scambiandosi informazioni, e rappresenta uno strumento fondamentale per l'applicazione delle disposizioni dell'acquis di Schengen integrate nell'ambito dell'Unione europea. Tali strumenti, in applicazione dal 9 aprile 2013, hanno abrogato il titolo IV della convenzione di Schengen. Il SIS II sostituisce il sistema d'informazione Schengen di prima generazione, operativo dal 1995 ed esteso nel 2005 e nel 2007.

Scopo del SIS II è, a norma dell'articolo 1 degli strumenti giuridici del SIS II, «[…] assicurare un elevato livello di sicurezza nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia dell'Unione europea, incluso il mantenimento della sicurezza pubblica e dell'ordine pubblico e la salvaguardia della sicurezza nel territorio degli Stati membri e applicare le disposizioni della parte terza, titolo IV, del trattato CE relativo alla circolazione delle persone in detto territorio avvalendosi delle informazioni trasmesse tramite tale sistema».

In conformità con gli strumenti giuridici del SIS II, il sistema segnala, mediante una procedura di interrogazione automatizzata, persone e oggetti alle seguenti autorità:

a) autorità competenti per il controllo di frontiera, a norma del regolamento (CE) n. 562/2006 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 27 );

b) autorità competenti per altri controlli di polizia e doganali effettuati all'interno del paese e relativo coordinamento;

c) autorità giudiziarie nazionali e relative autorità di coordinamento;

d) autorità competenti per il rilascio dei visti, autorità centrali competenti per l'esame delle domande di visto e autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e per l'amministrazione della normativa sui cittadini di paesi terzi nel quadro dell'applicazione delle disposizioni del diritto dell'Unione in materia di circolazione delle persone;

e) autorità competenti per il rilascio dei certificati di immatricolazione per veicoli (a norma del regolamento (CE) n. 1986/2006).

In conformità con la decisione SIS II, anche Europol ed Eurojust hanno accesso a talune categorie di segnalazioni.

Il SIS II consta di:

1. un sistema centrale («SIS II centrale») costituito da: a) un'unità di supporto tecnico («CS-SIS») contenente una banca dati («banca dati del SIS II»); b) un'interfaccia nazionale uniforme («NI-SIS»);

2. un sistema nazionale («N.SIS II») in ciascuno Stato membro, consistente nei sistemi di dati nazionali che comunicano con il SIS II centrale. Un N.SIS II può contenere un archivio di dati («copia nazionale»), costituito da una copia completa o parziale della banca dati del SIS II;

3. un'infrastruttura di comunicazione fra il CS-SIS e l'NI-SIS che è dotata di una rete virtuale cifrata dedicata ai dati SIS II e provvede allo scambio di informazioni tra uffici SIRENE, definiti in appresso.

1. UFFICI SIRENE E INFORMAZIONI SUPPLEMENTARI

1.1. Uffici SIRENE

Il SIS II contiene solo le informazioni indispensabili («alert data») a identificare una persona o un oggetto ed eseguire l'azione richiesta. Inoltre, in conformità con gli strumenti giuridici del SIS II, gli Stati membri si scambiano le informazioni supplementari necessarie all'attuazione di certe disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II, e quelle necessarie al corretto funzionamento del SIS II, secondo procedure bilaterali o multilaterali.

L'acronimo SIRENE con il quale è stata battezzata questa struttura di scambio delle informazioni supplementari sta per l'inglese «Supplementary Information Request at the National Entries».

Ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, ciascuno Stato membro istituisce un «ufficio SIRENE» nazionale che funge da punto di contatto unico per gli Stati membri, operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, per lo scambio di informazioni supplementari in relazione all'inserimento di segnalazioni e ai fini dell'azione appropriata da intraprendere nei casi in cui i dati di persone e oggetti, già inseriti nel SIS II, trovino riscontro positivo («hit») nella banca dati. La funzione principale ( 28 ) dell'ufficio SIRENE è assicurare lo scambio di tutte le informazioni supplementari conformemente alle disposizioni del presente manuale, ai sensi dell'articolo 8 degli strumenti giuridici del SIS II:

a) per permettere agli Stati membri di consultarsi o informarsi a vicenda quando introducono una segnalazione (ad esempio, una segnalazione per l'arresto);

b) dopo un hit, per consentire l'azione appropriata (in caso di corrispondenza con i dati ricercati);

c) quando non è possibile procedere all'azione richiesta (ad esempio, apposizione di un flag);

d) con riguardo alla qualità dei dati SIS II (ad esempio, i dati sono inseriti illecitamente o contengono errori di fatto), compresa la convalida delle segnalazioni in partenza e la verifica delle segnalazioni in arrivo, ove previsto dalla legislazione nazionale;

e) con riguardo alla compatibilità e alla priorità delle segnalazioni (ad esempio, verifica dell'esistenza di segnalazioni multiple);

f) con riguardo ai diritti dell'interessato, in particolare il diritto di accesso ai dati.

Gli Stati membri sono invitati a organizzare in modo strutturato tutti gli organi nazionali incaricati della cooperazione internazionale di polizia, compresi gli uffici SIRENE, onde evitare conflitti di competenza e duplicazioni di lavoro.

1.2. Manuale SIRENE

Il manuale SIRENE è un insieme di istruzioni che descrive nel dettaglio le regole e le procedure per lo scambio bilaterale o multilaterale delle informazioni supplementari.

1.3. Appendici del manuale SIRENE

Poiché alcune norme tecniche incidono direttamente sul lavoro degli utenti negli Stati membri, compresi gli uffici SIRENE, è opportuno includerle nel presente manuale. Le appendici di questo manuale contengono quindi, tra l'altro, le regole di traslitterazione, le tabelle di codice, i formulari per la comunicazione delle informazioni supplementari e altre disposizioni di attuazione per il trattamento dei dati.

1.4. Catalogo delle raccomandazioni per la corretta applicazione dell'acquis di Schengen e delle migliori pratiche (Sistema di informazione Schengen)

Il catalogo contiene raccomandazioni giuridicamente non vincolanti destinate agli Stati membri e descrive le migliori pratiche identificate sulla base dell'esperienza. Rappresenta inoltre uno strumento di riferimento per la valutazione della corretta attuazione degli strumenti giuridici del SIS II. Nella misura del possibile dovrebbe quindi essere seguito.

1.5. Ruolo degli uffici SIRENE nella cooperazione di polizia nell'Unione europea

Lo scambio di informazioni supplementari non pregiudica i compiti assegnati agli uffici SIRENE ai fini della cooperazione internazionale di polizia dalla normativa nazionale di attuazione di altri strumenti giuridici dell'Unione europea.

Agli uffici SIRENE possono essere assegnati compiti aggiuntivi, in particolare dalla normativa nazionale che attua la decisione quadro 2006/960/GAI, dagli articoli 39 e 46 della convenzione di Schengen, nella misura in cui non sono sostituiti dalla richiamata decisione quadro, dagli articoli 40 o 41 della convenzione di Schengen, o se le informazioni rientrano nel campo di applicazione dell'assistenza giudiziaria.

Se un ufficio SIRENE riceve da un altro ufficio SIRENE una richiesta che esula dalle sue competenze ai sensi del diritto nazionale, la trasmette immediatamente all'autorità competente e ne informa l'ufficio SIRENE richiedente. Se necessario, offre a quest'ultimo assistenza per agevolare la comunicazione.

1.5.1. Trasferimento di dati SIS II e informazioni supplementari a paesi terzi o a organizzazioni internazionali

Ai sensi dell'articolo 39 del regolamento SIS II e dell'articolo 54 della decisione SIS II, i dati trattati nel SIS II a norma di questi due strumenti giuridici non sono trasferiti a paesi terzi o a organizzazioni internazionali, né sono messi a loro disposizione. Tale divieto si applica al trasferimento di informazioni supplementari a paesi terzi o a organizzazioni internazionali. L'articolo 55 della decisione SIS II contempla una deroga a tale norma generale, acconsentendo allo scambio con Interpol di dati sui passaporti rubati, altrimenti sottratti, smarriti o falsificati, e subordinandolo a condizioni.

1.6. Rapporti tra gli uffici SIRENE e Europol

Europol ha il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 36 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Europol, conformemente a quanto previsto dalla decisione Europol ( 29 ), può chiedere ulteriori informazioni allo Stato membro interessato. Nel rispetto della legislazione nazionale, si raccomanda vivamente di istituire una cooperazione con l'unità nazionale Europol per garantire che l'ufficio SIRENE sia informato di tutti gli scambi di informazioni supplementari tra Europol e la relativa unità nazionale concernenti segnalazioni nel SIS II. Se, in casi eccezionali, a livello nazionale la comunicazione relativa alle segnalazioni SIS II è affidata all'unità nazionale Europol, è opportuno che tutte le parti coinvolte nella comunicazione, in particolare gli uffici SIRENE, ne siano informati onde evitare confusioni.

1.7. Rapporti tra gli uffici SIRENE e Eurojust

I membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti hanno il diritto di accedere ai dati inseriti nel SIS II a norma degli articoli 26, 32, 34 e 38 della decisione SIS II, e di consultarli direttamente. Nel rispetto della legislazione nazionale, sarà con questi istituita una cooperazione per garantire il corretto scambio di informazioni in caso di hit. In particolare, l'ufficio SIRENE fungerà da contatto per i membri nazionali di Eurojust e i loro assistenti per quanto riguarda le informazioni supplementari relative a segnalazioni SIS II.

1.8. Rapporti tra gli uffici SIRENE e Interpol ( 30 )

Il SIS II non è inteso a sostituire Interpol né a riprodurne il ruolo. Sebbene alcuni compiti si sovrappongano, i principi di azione e cooperazione tra gli Stati membri in ambito Schengen sono sostanzialmente diversi da quelli di Interpol. È pertanto necessario stabilire regole di cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN (uffici centrali nazionali) a livello nazionale.

Si applicano i seguenti principi:

1.8.1. Priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol

Nel caso di segnalazioni introdotte dagli Stati membri, le segnalazioni SIS II e lo scambio di tutte le informazioni ad esse relative hanno sempre priorità sulle segnalazioni e sullo scambio di informazioni tramite Interpol. Tale disposizione è importante soprattutto in caso di segnalazioni contrastanti.

1.8.2. Scelta del canale di comunicazione

Il principio della priorità delle segnalazioni Schengen sulle segnalazioni effettuate dagli Stati membri tramite Interpol deve essere rispettato, e ciò vale anche per gli UCN degli Stati membri. Una volta creata la segnalazione SIS II, spetta agli uffici SIRENE provvedere a tutte le comunicazioni relative alla segnalazione, alle sue finalità e all'esecuzione dell'azione richiesta. Lo Stato membro che voglia cambiare canale di comunicazione dovrà consultare prima le altre parti. Tale cambiamento è possibile solo in casi specifici.

1.8.3. Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

Vista la priorità delle segnalazioni SIS II sulle segnalazioni Interpol, l'uso di queste ultime sarà limitato a casi eccezionali (quando cioè non sia possibile, né ai sensi degli strumenti giuridici del SIS II né sul piano tecnico, inserire una segnalazione nel SIS II, ovvero non si disponga di tutte le informazioni necessarie per creare una segnalazione SIS II). Vanno evitate, nello spazio Schengen, segnalazioni parallele nel SIS II e tramite Interpol. Le segnalazioni diffuse da Interpol che riguardano anche lo spazio Schengen o parte dello stesso devono recare la dicitura «except for the Schengen States» (salvo per gli Stati Schengen).

1.8.4. Hit e cancellazione della segnalazione

Affinché ciascun ufficio SIRENE possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati inseriti nel SIS II, gli Stati membri fanno in modo che gli uffici SIRENE e gli UCN si informino reciprocamente degli hit e della cancellazione di segnalazioni.

1.8.5. Miglioramento della cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN di Interpol

In conformità della legislazione nazionale, ogni Stato membro adotta tutte le opportune disposizioni per uno scambio efficace delle informazioni a livello nazionale tra l'ufficio SIRENE e gli UCN.

1.9. Principi

La cooperazione tramite gli uffici SIRENE si fonda sui seguenti principi.

1.9.1. Disponibilità

Ogni ufficio SIRENE nazionale deve essere operativo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, anche per analisi, assistenza e soluzioni tecniche e giuridiche, al fine di poter rispondere entro i termini previsti alla sezione 1.13.

1.9.2. Continuità

Ogni ufficio SIRENE crea una struttura interna che garantisca la continuità della gestione, del personale e dell'infrastruttura tecnica.

1.9.3. Riservatezza

Ai sensi dell'articolo 11 degli strumenti giuridici del SIS II, a tutto il personale SIRENE si applicano le norme nazionali in materia di segreto professionale o altri obblighi di riservatezza equivalenti. L'obbligo di riservatezza vincola tale personale anche dopo che avrà lasciato l'incarico o cessato di lavorare.

1.9.4. Accessibilità

Per adempiere all'obbligo di fornire informazioni supplementari, il personale SIRENE ha accesso diretto o indiretto a tutte le informazioni nazionali pertinenti e al parere di esperti.

1.10. Comunicazioni

1.10.1. Lingua di comunicazione

Per la massima efficacia delle comunicazioni bilaterali tra gli uffici SIRENE, sarà usata una lingua comune a entrambe le parti.

1.10.2. Scambio di dati tra uffici SIRENE

Le specifiche tecniche per lo scambio di informazioni tra uffici SIRENE sono definite nel documento sullo scambio di dati tra uffici SIRENE (Data exchange between SIRENE Bureaux — DEBS). Tali istruzioni vanno rispettate.

1.10.3. Rete, messaggi e caselle di posta elettronica

Ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 1, lettera c), e dell'articolo 8, paragrafo 1, degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici SIRENE si avvalgono di una rete virtuale cifrata dedicata esclusivamente ai dati SIS II e allo scambio di informazioni supplementari tra uffici SIRENE. Solo in caso di indisponibilità, possono ricorrere a un altro mezzo di comunicazione adeguatamente protetto e appropriato. Tale possibilità di scelta significa che il mezzo di comunicazione è determinato caso per caso, tenendo conto delle disponibilità tecniche e dei requisiti di sicurezza e di qualità che la comunicazione deve soddisfare.

I messaggi scritti si dividono in due categorie: testi liberi e formulari standard. L'appendice 3 descrive i formulari scambiati tra uffici SIRENE e dà istruzioni sul contenuto atteso dei loro campi, precisando se sono obbligatori.

La rete comprende quattro caselle di posta elettronica per i messaggi a testo libero e i formulari SIRENE.







Casella di posta elettronica Indirizzo della casella di posta elettronica Finalità Operativa oper@xx.sirenemail2.eu Scambio di formulari e allegati tra uffici SIRENE Tecnica tech@xx.sirenemail2.eu Scambio di e-mail e allegati tra personale di supporto tecnico degli uffici SIRENE Responsabile SIRENE director@xx.sirenemail2.eu Scambio di e-mail e allegati tra responsabili degli uffici SIRENE E-mail: message@xx.sirenemail2.eu Scambio di messaggi a testo libero tra uffici SIRENE

A fini di test esiste un secondo dominio ( 31 ) (testxx.SIRENEmail2.eu) che permette di riprodurre ciascuna delle caselle di posta elettronica di cui sopra con finalità di prova senza interferire con lo scambio di messaggi in tempo reale e l'ambiente di workflow.

Si applicano le norme dettagliate sulle caselle di posta elettronica SIRENE e sulla trasmissione dei formulari SIRENE descritte nel DEBS.

Il sistema di workflow SIRENE (cfr. sezione 1.12) controlla le caselle di posta elettronica operativa e e-mail («oper» e «message») per individuare i formulari in arrivo, le e-mail connesse e gli allegati. I messaggi urgenti vanno inviati soltanto alla casella di posta elettronica operativa.

1.10.4. Comunicazione in circostanze eccezionali

Qualora i canali di comunicazione normali non siano disponibili e sia necessario, ad esempio, inviare un formulario standard via fax, si applica la procedura descritta nel DEBS.

1.11. Indirizzario SIRENE (SIRENE Address Book — SAB)

Gli estremi degli uffici SIRENE e le informazioni utili alla loro reciproca comunicazione e cooperazione figurano nell'indirizzario SIRENE (SAB). La Commissione aggiorna il SAB e almeno due volte all'anno ne pubblica il testo aggiornato. Ogni ufficio SIRENE provvede affinché:

a) non siano divulgati a terzi i dati presenti nel SAB;

b) il personale SIRENE sia a conoscenza e faccia uso del SAB;

c) sia comunicata senza indugio alla Commissione qualunque modifica dei dati contenuti nel SAB.

1.12. Sistema di workflow SIRENE

Per garantire al meglio la gestione efficace del carico di lavoro degli uffici SIRENE ciascun ufficio SIRENE dovrebbe essere dotato di un sistema informatico di gestione che consenta il trattamento automatico di buona parte del flusso dei dati quotidiani.

Ciascun ufficio SIRENE dovrebbe quindi disporre di un computer e di una banca dati di sicurezza (backup) per il proprio workflow in un altro sito, in caso di gravi emergenze nell'ufficio SIRENE. Tale dispositivo dovrebbe includere sufficienti sistemi di alimentazione elettrica e telecomunicazione d'emergenza.

Occorre predisporre il sostegno IT appropriato per garantire un'elevata disponibilità del workflow SIRENE.

1.13. Termini per le risposte

L'ufficio SIRENE risponde il più rapidamente possibile a tutte le richieste d'informazione sulle segnalazioni e sulle procedure in caso di hit inviate dagli altri Stati membri attraverso i rispettivi uffici SIRENE. In ogni caso, il termine di risposta non deve superare le 12 ore. Cfr. anche la sezione 1.13.1 sull'indicazione di urgenza nei formulari SIRENE.

L'ordine di priorità nel lavoro quotidiano è determinato in base alla categoria di segnalazione e all'importanza del caso.

1.13.1. Indicazione di urgenza nei formulari SIRENE, anche per la comunicazione urgente di un hit

I formulari SIRENE che l'ufficio SIRENE richiesto deve trattare con la massima priorità possono recare nel campo 311 («Important Notice» — Avviso importante) la dicitura «URGENT» (urgente), seguita dai motivi dell'urgenza. I motivi dell'urgenza devono essere spiegati negli appositi campi dei formulari SIRENE. Ove sia richiesta una risposta urgente, è ammessa anche la comunicazione o notificazione telefonica.

Se le circostanze di un hit su una segnalazione lo richiedono, come in caso di reale urgenza o importanza significativa, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l'hit deve, se del caso, comunicarlo per telefono all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, previo invio del formulario G.

1.14. Regole di traslitterazione/trascrizione

Le regole di traslitterazione e trascrizione figurano nell'appendice 1. Le comunicazioni tra uffici SIRENE devono rispettare tali regole (cfr. anche la sezione 2.10 sull'inserimento di nomi propri).

1.15. Qualità dei dati

Ai sensi dell'articolo 7, paragrafo 2, degli strumenti giuridici del SIS II, gli uffici SIRENE coordinano la verifica della qualità delle informazioni inserite nel SIS II. Per svolgere questa funzione, dovranno disporre della necessaria competenza. Occorre quindi che a livello nazionale sia predisposta un'appropriata forma di controllo della qualità dei dati, compresa la verifica del rapporto segnalazioni/hit e del contenuto dei dati.

Affinché ciascun ufficio SIRENE possa fungere da coordinatore della verifica della qualità dei dati, bisogna organizzare il necessario supporto IT e garantire adeguati diritti di accesso ai sistemi.

È opportuno che vengano introdotte norme nazionali per la formazione degli utenti ai principi e alle pratiche attinenti alla qualità dei dati, in cooperazione con l'ufficio SIRENE nazionale. Gli Stati membri possono chiedere al personale degli uffici SIRENE di partecipare alla formazione di tutte le autorità che inseriscono segnalazioni, con particolare attenzione alla qualità dei dati e all'uso ottimale del SIS II.

1.16. Archiviazione

a) Ogni Stato membro stabilisce le condizioni di archiviazione delle informazioni.

b) L'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante tiene a disposizione degli altri Stati membri tutte le informazioni relative alle proprie segnalazioni, incluso un riferimento alla decisione che ha dato origine alla segnalazione.

c) Gli archivi di ogni ufficio SIRENE permettono di accedere rapidamente alle informazioni, in modo da rispettare i tempi molto brevi di trasmissione delle informazioni.

d) Ai sensi dell'articolo 12, paragrafo 4, degli strumenti giuridici del SIS II, i dati di carattere personale archiviati dall'ufficio SIRENE in seguito allo scambio di informazioni sono conservati soltanto per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati forniti. Di norma, sono cancellati immediatamente dopo che la segnalazione corrispondente è stata cancellata dal SIS II, e in ogni caso al più tardi entro un anno dalla cancellazione. Tuttavia, possono essere conservati per un periodo più lungo, conformemente alla legislazione nazionale, i dati relativi a una determinata segnalazione effettuata da uno Stato membro o a una segnalazione in collegamento con la quale è stata intrapresa un'azione nel suo territorio.

e) Le informazioni supplementari inviate dagli altri Stati membri sono archiviate conformemente alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati dello Stato membro ricevente. Si applicano anche l'articolo 12 degli strumenti giuridici del SIS II, la direttiva 95/46/CE e la decisione quadro 2008/977/GAI.

f) Le informazioni relative alle identità usurpate saranno soppresse una volta cancellata la segnalazione corrispondente.

g) L'accesso agli archivi è registrato, controllato e limitato al personale designato.

1.17. Personale

Un personale con un alto grado di esperienza è in grado di operare autonomamente e gestire i casi in modo efficace. Di conseguenza, è opportuno un limitato avvicendamento del personale. Ciò richiede il sostegno incondizionato da parte della dirigenza affinché si creino i presupposti per la delega delle responsabilità. Gli Stati membri sono invitati a provvedere affinché la rotazione del personale non comporti perdite di competenze e di esperienza.

1.17.1. Responsabili degli uffici SIRENE

I responsabili degli uffici SIRENE si riuniscono almeno due volte l'anno per valutare la qualità della cooperazione tra i rispettivi servizi, discutere le misure tecniche e organizzative necessarie in caso di difficoltà e chiarire le procedure, se necessario. Le riunioni dei responsabili degli uffici SIRENE sono organizzate dallo Stato membro che esercita la presidenza del Consiglio dell'Unione europea.

1.17.2. Persona di contatto SIRENE (SIRCoP)

Nei casi in cui le normali procedure possano essere insufficienti, la persona di contatto SIRENE (SIRCoP) può occuparsi dei fascicoli per i quali il lavoro risulta complesso, problematico o sensibile e potrebbe essere necessario un certo livello di garanzia della qualità e/o un contatto a più lungo termine con un altro ufficio SIRENE per risolvere la questione. La SIRCoP non ha il compito di trattare i casi urgenti, per i quali in linea di massima vanno contattati i servizi di front desk attivi 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

La SIRCoP può formulare proposte per migliorare la qualità e delineare modalità atte ad apportare una soluzione a più lungo termine di tali questioni.

Di norma le SIRCoP possono essere contattate da un'altra SIRCoP solo in orario di ufficio.

Nell'ambito delle statistiche annuali è effettuata una valutazione annuale conformemente all'appendice 5, basata sui seguenti indicatori:

a) numero di interventi SIRCoP per Stato membro;

b) motivi del contatto;

c) esito degli interventi in base alle informazioni disponibili durante il periodo di riferimento.

1.17.3. Conoscenze e competenze

Il personale degli uffici SIRENE deve disporre di conoscenze linguistiche che consentano di coprire il maggior numero di lingue possibile e il personale in servizio deve essere in grado di comunicare con tutti gli uffici SIRENE.

Il personale deve possedere le necessarie conoscenze:

— nelle materie giuridiche nazionali, europee e internazionali,

— sulle autorità di contrasto del proprio paese, e

— sui sistemi giudiziari e di gestione dell'immigrazione nazionali ed europei.

Il personale deve avere l'autorità necessaria per trattare autonomamente tutti i casi in gestione.

Gli operatori in servizio fuori dell'orario di ufficio devono avere le stesse competenze e conoscenze e la stessa autorità, e devono poter ricorrere a esperti in qualsiasi momento.

L'ufficio SIRENE deve disporre di consulenze legali sia per i casi ordinari che per quelli eccezionali. A seconda dei casi, possono fornire consulenza legale sia i membri del personale aventi le competenze giuridiche necessarie, sia esperti appartenenti alle autorità giudiziarie.

1.17.4. Formazione

A livello nazionale, una formazione sufficiente garantirà un personale con le competenze richieste dal presente manuale. Prima di essere autorizzato a elaborare dati memorizzati nel SIS II, il personale riceve una formazione adeguata sulle norme in materia di sicurezza e di protezione dei dati ed è informato dei reati e delle sanzioni pertinenti.

Almeno una volta l'anno saranno organizzati corsi comuni di formazione per rafforzare la cooperazione tra gli uffici SIRENE permettendo l'incontro tra colleghi di uffici diversi, per scambiare informazioni sui metodi di lavoro nazionali e costituire un corpus di conoscenze omogeneo ed equivalente. In questo modo il personale capirà meglio l'importanza del proprio operato e di una reciproca solidarietà per la sicurezza comune degli Stati membri.

La formazione deve essere impartita conformemente al manuale dei formatori SIRENE.

L'articolo 3 del regolamento (UE) n. 1077/2011 del Parlamento europeo e del Consiglio ( 32 ) dispone che l'agenzia europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia («agenzia») svolge i compiti relativi alla formazione sull'uso tecnico del SIS II, destinata in particolare al personale SIRENE.

1.17.5. Scambi di personale

Per quanto possibile, gli uffici SIRENE prevedono anche di organizzare scambi di personale con altri uffici SIRENE almeno una volta l'anno, con l'obiettivo di approfondire la conoscenza dei metodi di lavoro e dell'organizzazione degli altri uffici SIRENE e stabilire contatti personali con colleghi di altri Stati membri.

2. PROCEDURE GENERALI

Le procedure descritte di seguito si applicano a tutte le categorie di segnalazioni. Le procedure specifiche a ciascuna categoria figurano nelle parti corrispondenti del presente manuale.

2.1. Definizioni

«Stato membro segnalante» : lo Stato membro che ha inserito la segnalazione nel SIS II.

«Stato membro di esecuzione» : lo Stato membro che esegue l'azione richiesta in caso di hit.

«Ufficio SIRENE detentore» : l'ufficio SIRENE dello Stato membro che detiene le impronte digitali o le fotografie della persona segnalata da un altro Stato membro.

«Hit» (risposta/riscontro positivo) :

si ottiene un hit nel SIS II quando:

a) la ricerca è effettuata da un utente;

b) la ricerca rivela una segnalazione estera nel SIS II;

c) i dati relativi alla segnalazione nel SIS II corrispondono ai dati ricercati;

d) l'hit comporta l'adozione di ulteriori misure.

«Flag» (indicatore di validità) : indicatore sospensivo della validità a livello nazionale apponibile alle segnalazioni per l'arresto, alle segnalazioni di persone scomparse e alle segnalazioni ai fini di un controllo dallo Stato membro che reputi incompatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali dare seguito all'azione richiesta. La presenza di un flag in corrispondenza a una data segnalazione significa che l'azione richiesta non sarà eseguita sul territorio di quello Stato membro.

2.2. Segnalazioni multiple (articolo 34, paragrafo 6, del regolamento SIS II e articolo 49, paragrafo 6, della decisione SIS II)

Per una stessa persona o uno stesso oggetto può essere inserita nel SIS II una sola segnalazione per Stato membro.

Pertanto, ogni qualvolta possibile e necessario, saranno conservate a livello nazionale tutte le segnalazioni successive riguardanti una stessa persona o uno stesso oggetto, per poterle introdurre una volta scaduta o cancellata la prima.

Talvolta si possono riscontrare più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È essenziale che ciò non crei confusione all'utente e che questi sappia chiaramente cosa fare quando si trova a inserire una segnalazione e quale procedura seguire in caso di hit. Occorrerà pertanto stabilire delle procedure per individuare le segnalazioni multiple, e regole di priorità per il loro inserimento nel SIS II.

Ciò presuppone che:

— prima di inserire una segnalazione, si verifichi se lo stesso soggetto non sia già segnalato nel SIS II,

— si consultino gli altri Stati membri quando l'inserimento di una segnalazione dà luogo a segnalazioni multiple fra loro incompatibili.

2.2.1. Compatibilità delle segnalazioni

Più Stati membri possono inserire una segnalazione per una stessa persona o uno stesso oggetto se le segnalazioni sono compatibili.







Tavola di compatibilità delle segnalazioni di persone Ordine di importanza Segnalazione per l'arresto Segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso Segnalazione di persone scomparse (protezione) Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata Segnalazione ai fini di un controllo specifico Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata Segnalazione ai fini di un controllo discreto Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno) Segnalazione di persone ricercate nell' ambito di un procedimento giudiziario Segnalazione per l'arresto sì sì sì no no no no sì sì Segnalazione ai fini del rifiuto d'ingresso sì sì no no no no no no no Segnalazione di persone scomparse (protezione) sì no sì no no no no sì sì Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata no no no sì sì no no no no Segnalazione ai fini di un controllo specifico no no no sì sì no no no no Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata no no no no no sì sì no no Segnalazione ai fini di un controllo discreto no no no no no sì sì no no Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno) sì no sì no no no no sì sì Segnalazione di persone ricercate nell'ambito di un procedimento giudiziario sì no sì no no no no sì sì







Tavola di compatibilità delle segnalazioni di oggetti Ordine di importanza Segnalazione a fini di prova Documento invalidato a fini di viaggio Segnalazione a fini di sequestro Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata Segnalazione ai fini di un controllo specifico Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata Segnalazione ai fini di un controllo discreto Segnalazione a fini di prova sì sì sì no no no no Documento invalidato a fini di viaggio sì sì sì no no no no Segnalazione a fini di sequestro sì sì sì no no no no Segnalazione ai fini di un controllo specifico — azione immediata no no no sì sì no no Segnalazione ai fini di un controllo specifico no no no sì sì no no Segnalazione ai fini di un controllo discreto — azione immediata no no no no no sì sì Segnalazione ai fini di un controllo discreto no no no no no sì sì

2.2.2. Ordine di priorità delle segnalazioni

In caso di segnalazioni incompatibili, l'ordine di priorità delle segnalazioni di persone è il seguente:

— arresto a fini di consegna o di estradizione (articolo 26 della decisione SIS II),

— rifiuto di ingresso o di soggiorno nel territorio Schengen (articolo 24 del regolamento SIS II),

— messa sotto protezione (articolo 32 della decisione SIS II),

— controllo specifico — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

— controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

— controllo discreto — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

— controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II),

— comunicazione del luogo di soggiorno (articoli 32 e 34 della decisione SIS II).

L'ordine di priorità delle segnalazioni di oggetti è il seguente:

— prova (articolo 38 della decisione SIS II),

— sequestro di un documento invalidato a fini di viaggio (articolo 38 della decisione SIS II),

— sequestro (articolo 38 della decisione SIS II),

— controllo specifico — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

— controllo specifico (articolo 36 della decisione SIS II),

— controllo discreto — azione immediata (articolo 36 della decisione SIS II),

— controllo discreto (articolo 36 della decisione SIS II).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.

2.2.3. Verifica dell'esistenza di incompatibilità e inserimento di segnalazioni multiple

Per evitare segnalazioni multiple incompatibili fra loro, è importante distinguere accuratamente fra persone o oggetti aventi caratteristiche similari. È pertanto essenziale che gli uffici SIRENE si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

Se la nuova segnalazione di uno Stato membro contrasta con una sua segnalazione precedente, l'ufficio SIRENE provvede affinché nel SIS II figuri un'unica segnalazione conformemente alla procedura nazionale.

Per verificare se esistono segnalazioni multiple su una stessa persona o uno stesso oggetto si applica la seguente procedura:

a) per verificare se esistono segnalazioni multiple si confrontano i dati identificativi obbligatori: i) per le persone: — cognome, — nome, — data di nascita, — sesso; ii) per i veicoli: — numero VIN, — numero di immatricolazione e paese di immatricolazione, — marca, — tipo; iii) per gli aeromobili: — categoria dell'aeromobile, — numero di immatricolazione ICAO; iv) per i natanti: — categoria del natante, — numero di scafi, — numero di identificazione esterno del natante (facoltativo); v) per i container: — numero BIC 33 ( 33 ).

b) per inserire una nuova segnalazione su un veicolo o altro oggetto con un numero VIN o di immatricolazione si vedano le procedure descritte alla sezione 8.2.1;

c) per gli altri oggetti, i campi più appropriati per verificare la presenza di segnalazioni multiple sono quelli obbligatori, che il sistema usa sistematicamente per il raffronto automatico.

Quando risulta evidente che due oggetti simili hanno lo stesso numero di serie, si applicano le procedure di cui alla sezione 8.2.1 (verifica di segnalazioni multiple su un veicolo) per distinguere tra altre categorie di oggetti nel SIS II.

Se invece i dati identificativi risultano riferirsi a due persone o oggetti diversi, l'ufficio SIRENE convaliderà la richiesta di inserimento della nuova segnalazione ( 34 ).

Se dalla verifica di segnalazioni multiple risulta che i dati identificativi sono identici e si riferiscono a una medesima persona o oggetto, qualora le segnalazioni siano incompatibili l'ufficio SIRENE dello Stato membro che intende introdurre una nuova segnalazione consulta l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante.

Per verificare la compatibilità delle segnalazioni si applica la seguente procedura:

a) prima di inserire una segnalazione è obbligatorio effettuare una verifica affinché non vi siano segnalazioni incompatibili;

b) se esiste una segnalazione compatibile, non è necessaria la consultazione tra uffici SIRENE; tuttavia, se occorre chiarire se la segnalazione si riferisce alla medesima persona, l'ufficio SIRENE consulta l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante usando il formulario L;

c) se le segnalazioni sono incompatibili, gli uffici SIRENE si consultano con il formulario E in modo da inserire un'unica segnalazione;

d) le segnalazioni per l'arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l'esito delle consultazioni tra Stati membri;

e) se una segnalazione incompatibile con segnalazioni precedenti diventa prioritaria a seguito della consultazione, gli Stati membri che hanno introdotto le precedenti segnalazioni le cancellano non appena sia inserita la nuova. Gli Stati membri risolvono gli eventuali disaccordi tramite gli uffici SIRENE;

f) gli Stati membri che non hanno potuto inserire una segnalazione possono farsi avvertire dal CS-SIS della cancellazione della segnalazione;

g) l'ufficio SIRENE dello Stato membro che non ha potuto inserire la segnalazione può chiedere all'ufficio SIRENE dello Stato membro che l'ha inserita di informarlo degli eventuali hit.

2.2.4. Situazione speciale del Regno Unito e dell'Irlanda

Il Regno Unito e l'Irlanda non partecipano al regolamento SIS II e di conseguenza non possono consultare le segnalazioni ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno (articoli 24 e 26 del regolamento SIS II). Essi tuttavia sono vincolati dalle regole sulla compatibilità delle segnalazioni di cui alla sezione 2.2 e in particolare applicano la procedura prevista alla sezione 2.2.3.

Si applica la seguente procedura:

a) se il Regno Unito o l'Irlanda inserisce una segnalazione potenzialmente incompatibile con una precedente segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno ai sensi della sezione 2.2.1, il SIS II centrale avverte il paese questione della potenziale incompatibilità comunicandogli solo l'identificativo Schengen della precedente segnalazione;

b) se è notificata la potenziale incompatibilità di una segnalazione inserita dal Regno Unito o dall'Irlanda con una segnalazione ai fini del rifiuto di ingresso o di soggiorno inserita da un altro Stato membro, l'ufficio SIRENE del Regno Unito o dell'Irlanda avvia una procedura di consultazione mediante messaggi a testo libero con lo Stato membro segnalante, nel corso della quale cancella la segnalazione potenzialmente incompatibile;

c) a seconda dell'esito della consultazione, il Regno Unito o l'Irlanda può reinserire la segnalazione rivelatasi compatibile.

2.3. Scambio di informazioni in caso di hit

Se l'utente chiede informazioni supplementari in seguito a un hit, l'ufficio SIRENE contatta senza indugio l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante e chiede le informazioni necessarie. Se del caso, gli uffici SIRENE fungono da intermediari tra le autorità nazionali, fornendo e scambiando le informazioni supplementari pertinenti alla segnalazione.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell'hit e del relativo esito (cfr. anche la sezione 1.13.1 sull'indicazione di urgenza).

Si applica la seguente procedura:

a) fatta salva la sezione 2.4 del presente manuale, l'hit su una persona o un oggetto segnalato deve, in linea di principio, essere comunicato all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante usando il formulario G;

b) nel comunicare l'hit allo Stato membro segnalante sarà indicato, nel campo 090 del formulario G, l'articolo applicabile degli strumenti giuridici del SIS II, incluse eventuali informazioni complementari (ad esempio, «MINOR» — minore). Il formulario G recherà quante più informazioni sull'hit, tra cui, nel campo 088, l'azione intrapresa. Lo Stato membro segnalante può chiedere informazioni supplementari nel campo 089;

c) per comunicare ulteriori informazioni dopo l'invio del formulario G, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione utilizzerà il formulario M;

d) se necessario, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica allora all'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche, indicandogli le eventuali misure particolari da adottare.

Per la procedura di comunicazione di hit riscontrati attraverso i sistemi di riconoscimento automatico delle targhe (ANPR) cfr. la sezione 9.

2.4. Impossibilità di eseguire la procedura in caso di hit (articolo 48 della decisione SIS II e articolo 33 del regolamento SIS II)

In conformità dell'articolo 48 della decisione SIS II e dell'articolo 33 del regolamento SIS II si applica la seguente procedura:

a) lo Stato membro che, in base a tutte le informazioni disponibili, si trovi nell'assoluta impossibilità di eseguire la procedura comunica allo Stato membro segnalante per il tramite del proprio ufficio SIRENE che non è in grado di eseguire l'azione richiesta e ne precisa i motivi nel campo 083 del formulario H;

b) gli Stati membri interessati possono concordare l'azione da intraprendere, nel rispetto del diritto nazionale e degli strumenti giuridici del SIS II.

2.5. Trattamento di dati per fini diversi da quelli per i quali sono stati inseriti nel SIS II (articolo 46, paragrafo 5, della decisione SIS II)

I dati inseriti nel SIS II possono essere trattati solo ai fini enunciati per ciascuna categoria di segnalazione.

Tuttavia, previo accordo dello Stato membro segnalante, i dati possono essere trattati per finalità diverse da quelle per le quali sono stati inseriti, per prevenire una minaccia grave imminente per l'ordine pubblico o la sicurezza pubblica, per fondati motivi di sicurezza dello Stato o per prevenire un reato grave.

Se uno Stato membro intende trattare dati inseriti nel SIS II per finalità diverse da quelle per i quali sono stati inseriti, lo scambio di informazioni deve avvenire come segue:

a) tramite il proprio ufficio SIRENE, lo Stato membro che intende usare i dati per una finalità diversa espone allo Stato membro segnalante i motivi per cui chiede di cambiare la finalità originaria usando il formulario I;

b) lo Stato membro segnalante esamina senza indugio se la richiesta può essere accolta e, tramite il proprio ufficio SIRENE, comunica la decisione all'altro Stato membro con il formulario M;

c) se del caso, lo Stato membro segnalante subordina l'autorizzazione a condizioni sull'uso dei dati. L'autorizzazione è trasmessa mediante il formulario M.

Previo accordo dello Stato membro segnalante, l'altro Stato membro utilizza i dati solo per la finalità per cui ha ottenuto l'autorizzazione, e tiene conto delle eventuali condizioni fissate dallo Stato membro segnalante.

2.6. Aggiunta di un flag

2.6.1. Introduzione

a) Ai sensi dell'articolo 24 della decisione SIS II, uno Stato membro può chiedere l'apposizione di un flag nei seguenti casi: i) qualora uno Stato membro reputi che dare applicazione ad una segnalazione inserita a norma degli articoli 26, 32 o 36 della decisione SIS II non sia compatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali, può esigere a posteriori che alla segnalazione sia apposto un flag affinché non sia eseguita sul proprio territorio l'azione richiesta nella segnalazione; il flag è apposto dall'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante; ii) per consentire agli Stati membri di esigere l'apposizione di un flag a una segnalazione effettuata a norma dell'articolo 26, tutti gli Stati membri sono automaticamente informati di ogni nuova segnalazione di questa categoria mediante lo scambio di informazioni supplementari; iii) se per ragioni particolarmente gravi e urgenti lo Stato membro che ha emesso la segnalazione chiede l'esecuzione dell'azione, lo Stato membro dell'esecuzione esamina se può acconsentire al ritiro del flag di cui ha richiesto l'apposizione. Se vi può acconsentire, esso adotta le misure necessarie per far sì che l'azione richiesta sia eseguita immediatamente.

b) È prevista una procedura alternativa solo per le segnalazioni per l'arresto (cfr. sezione 3.6).

c) Quando è aggiunto un flag alle segnalazioni di persone scomparse e alle segnalazioni ai fini di un controllo discreto o di un controllo specifico, queste non appaiono sullo schermo dell'utente durante la consultazione del sistema.

d) Fatta salva la sezione 3.6.1, uno Stato membro non può chiedere l'apposizione di un flag esclusivamente in base al fatto che un determinato Stato membro è lo Stato membro segnalante. L'apposizione del flag è chiesta solo caso per caso.

2.6.2. Consultazione degli Stati membri per l'aggiunta di un flag

Il flag è aggiunto solo su richiesta o con l'accordo di un altro Stato membro.

Si applica la seguente procedura:

a) lo Stato membro che vuole l'apposizione del flag ne fa richiesta allo Stato membro segnalante con il formulario F, specificandone i motivi. A tal fine compila il campo 071 e indica nel campo 081 i motivi del flag. Per altre informazioni supplementari sulla segnalazione va usato il campo 083;

b) lo Stato membro segnalante appone il flag immediatamente;

c) concluso lo scambio di informazioni, in funzione delle informazioni fornite durante la consultazione dallo Stato membro che chiede il flag potrà risultare necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure ritirare la richiesta lasciando la segnalazione immutata.

2.6.3. Richiesta di cancellare un flag

Gli Stati membri chiedono la cancellazione di un flag richiesto in precedenza non appena vengano meno i motivi della sua apposizione. Può verificarsi in particolare che la legislazione nazionale cambi o che lo scambio di ulteriori informazioni sul caso riveli che non ricorrono più le circostanze di cui all'articolo 24, paragrafo 1, o all'articolo 25 della decisione SIS II.

Si applica la seguente procedura:

a) spetta all'ufficio SIRENE che ha chiesto in precedenza l'apposizione del flag chiedere all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante di cancellare il flag, compilando il campo 075 del formulario F 35 ( 35 ). Per maggiori precisazioni sulla legislazione nazionale va usato il campo 080 e, se del caso, per inserire informazioni supplementari che spieghino i motivi della cancellazione del flag e per altre informazioni supplementari sulla segnalazione va usato il campo 083;

b) l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante cancella il flag immediatamente.

2.7. Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 34 del regolamento SIS II e articolo 49 della decisione SIS II)

Se i dati contengono errori di fatto o sono stati archiviati illecitamente nel SIS II, le informazioni supplementari sono scambiate a norma dell'articolo 34, paragrafo 2, del regolamento SIS II e dell'articolo 49, paragrafo 2, della decisione SIS II, per cui solo lo Stato membro che ha effettuato la segnalazione è autorizzato a modificare, completare, rettificare, aggiornare o cancellare i dati.

Lo Stato membro che ha scoperto che i dati contengono un errore o sono stati archiviati illecitamente ne informa quanto prima lo Stato membro segnalante tramite il proprio ufficio SIRENE ed entro dieci giorni dacché è in possesso degli elementi che dimostrano l'errore. Le informazioni sono scambiate con il formulario J.

a) In funzione dell'esito delle consultazioni, lo Stato membro segnalante può essere tenuto a cancellare o rettificare i dati in conformità delle procedure nazionali per la rettifica della voce in questione.

b) Se entro due mesi non si giunge a un accordo, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha constatato l'errore o l'archiviazione illecita dei dati ne informa l'autorità nazionale abilitata a sottoporre la questione al garante europeo della protezione dei dati, il quale, insieme alle autorità nazionali di controllo interessate, agisce in qualità di Mediatore.

2.8. Diritto di accesso e rettifica di dati (articolo 41 del regolamento SIS II e articolo 58 della decisione SIS II)

2.8.1. Richieste di accesso o di rettifica

Fatta salva la legislazione nazionale, se è necessario informare le autorità nazionali di una richiesta di accesso o di rettifica dei dati, lo scambio di informazioni si svolge come segue:

a) ogni ufficio SIRENE applica la legislazione nazionale in materia di diritto di accesso ai dati personali. A seconda dei casi e in conformità della legislazione applicabile, gli uffici SIRENE trasmettono alle autorità nazionali competenti le richieste di accesso o di rettifica dei dati, ovvero decidono al riguardo nei limiti delle loro competenze;

b) se richiesti dalle autorità nazionali competenti, gli uffici SIRENE degli Stati membri interessati trasmettono, in conformità della legislazione nazionale, le informazioni relative all'esercizio del diritto d'accesso.

2.8.2. Scambio di informazioni sulle richieste di accesso a segnalazioni inserite da altri Stati membri

Le informazioni relative alle richieste di accesso a segnalazioni inserite nel SIS II da un altro Stato membro sono scambiate tramite gli uffici SIRENE nazionali con formulario K per le persone e formulario M per gli oggetti.

Si applica la seguente procedura:

a) la richiesta di accesso è trasmessa quanto prima all'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante affinché possa prendere posizione;

b) l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica la propria posizione all'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso;

c) la risposta dell'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante terrà conto dei termini per l'esame della richiesta fissati dall'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso;

d) l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto dall'interessato una richiesta di accesso, rettifica o cancellazione prende tutti i provvedimenti utili a garantire una risposta tempestiva.

Se l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica la sua posizione all'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta di accesso, l'ufficio SIRENE, in conformità della legislazione nazionale e nei limiti delle sue competenze, decide riguardo alla richiesta oppure trasmette quanto prima tale posizione all'autorità competente a decidere della richiesta.

2.8.3. Scambio di informazioni sulle richieste di rettifica o cancellazione di dati inseriti da altri Stati membri

Se una persona chiede di far rettificare o cancellare dati che la riguardano, alla rettifica o alla cancellazione potrà procedere solo lo Stato membro segnalante. Ove l'interessato si rivolga a uno Stato membro diverso da quello segnalante, l'ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la richiesta informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante usando il formulario K, e si applica la procedura di cui alla sezione 2.8.2.

2.9. Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

Le segnalazioni inserite nel SIS II sono conservate esclusivamente per il periodo necessario a realizzare gli obiettivi per i quali sono state inserite.

Non appena non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione, lo Stato membro segnalante cancella la segnalazione senza indugio. Se la segnalazione ha un termine di validità, la cancellazione dal CS-SIS avviene automaticamente. In caso di hit, si applicano le procedure particolari di cui alle sezioni 3.11, 4.10, 5.7, 6.5, 7.7 e 8.4.

Il messaggio di cancellazione del CS-SIS deve essere trattato automaticamente dal N.SIS II.

Gli Stati membri possono farsi avvertire automaticamente della cancellazione di una segnalazione.

2.10. Inserimento di nomi propri

Entro i limiti imposti dai sistemi nazionali per l'inserimento e la disponibilità dei dati, i nomi propri (nomi e cognomi) vanno inseriti nel SIS II nel formato (caratteri e ortografia) usato nei documenti di viaggio ufficiali conformemente alle norme ICAO per i documenti di viaggio, usate anche nelle funzionalità di traslitterazione e trascrizione del SIS II centrale. Ai fini dello scambio di informazioni supplementari, gli uffici SIRENE usano i nomi propri quali inseriti nel SIS II. Di norma, gli utenti e gli uffici SIRENE degli Stati membri segnalanti useranno i caratteri latini per inserire i dati nel SIS II, fatte salve le regole di traslitterazione e di trascrizione di cui all'appendice 1.

Qualora sia necessario scambiare informazioni supplementari su una persona che non è segnalata ma che può essere collegata a una segnalazione (ad esempio, una persona che potrebbe accompagnare un minore scomparso), la presentazione e l'ortografia del nome devono seguire le regole di cui all'appendice 1 ed essere in caratteri latini e nel formato originale, se lo Stato che fornisce le informazioni è in grado di introdurre caratteri speciali nel formato originale.

2.11. Categorie di identità

Identità confermata

L'identità si intende confermata quando risulta da documenti di identità autentici, da un passaporto o da una dichiarazione delle autorità competenti.

Identità non confermata

L'identità si intende non confermata quando mancano prove sufficienti per confermare l'identità.

Identità usurpata

Si ha usurpazione di identità (cognome, nome, data di nascita) quando una persona, segnalata nel SIS II, usa l'identità di un'altra persona reale, per esempio quando un documento è usato a scapito del suo effettivo titolare.

Alias

L'alias è un'identità fittizia usata da una persona conosciuta sotto altre identità.

2.11.1. Identità usurpata (articolo 36 del regolamento SIS II e articolo 51 della decisione SIS II)

Data la complessità dei casi di identità usurpata, se lo Stato membro segnalante scopre che una persona segnalata nel SIS II usurpa l'identità di un terzo, dovrà verificare se è opportuno mantenere l'identità usurpata nella segnalazione SIS II.

Non appena sia accertato che è stata usurpata l'identità di una persona, si devono aggiungere dati complementari alla segnalazione nel SIS II, con il consenso esplicito dell'interessato, per evitare le conseguenze negative di un errore di identificazione. La vittima dell'usurpazione di identità può, conformemente alle procedure nazionali, fornire all'autorità competente i dati di cui all'articolo 36, paragrafo 3, del regolamento SIS II e all'articolo 51, paragrafo 3, della decisione SIS II. La persona la cui identità sia stata usurpata ha il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati.

Spetta allo Stato membro segnalante inserire nella segnalazione «identità usurpata» e i dati complementari della vittima dell'usurpazione di identità, quali fotografie, impronte digitali e informazioni su eventuali documenti di identità validi.

Se uno Stato membro scopre che la segnalazione di una persona inserita da un altro Stato membro è connessa a un caso di usurpazione di identità ed è stato accertato che l'identità della persona è usurpata, ne informa l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con il formulario Q, affinché la segnalazione nel SIS II possa recare l'estensione «identità usurpata».

Vista la finalità dell'inserimento di dati di questo tipo, qualora siano disponibili le fotografie e le impronte digitali della persona la cui identità è stata usurpata, è opportuno aggiungerle alla segnalazione. Perché vi sia un caso di identità usurpata, i dati di una persona innocente devono corrispondere a un'identità esistente in una segnalazione. Il formulario Q deve contenere i dati relativi all'identità, compreso il numero di alias, risultanti dalla segnalazione, in modo che lo Stato membro segnalante possa accertare a quale identità nella segnalazione si riferisce il formulario. L'appendice 3 precisa i campi del formulario Q da compilare obbligatoriamente in tali casi.

I dati della persona la cui identità è stata usurpata sono forniti esclusivamente per stabilire l'identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini. Le informazioni sulle identità usurpate, comprese eventuali impronte digitali e fotografie, vanno soppresse contestualmente alla cancellazione della segnalazione, o prima se l'interessato lo richiede.

2.11.2. Inserimento di alias

Per evitare segnalazioni incompatibili in una qualunque categoria dovute all'inserimento di un alias e per evitare problemi a vittime innocenti e garantire una qualità dei dati sufficiente, nella misura del possibile gli Stati membri si comunicano l'alias e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sull'effettiva identità della persona ricercata.

L'inserimento dell'alias compete allo Stato membro che ha effettuato la segnalazione. Se a scoprire l'alias è un altro Stato membro, quest'ultimo ne informa lo Stato membro segnalante mediante il formulario M.

2.11.3. Ulteriori informazioni per accertamento di identità

Se i dati nel SIS II sono insufficienti, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante può anche fornire ulteriori informazioni previa consultazione, di sua iniziativa o su richiesta di un altro Stato membro, per accertare l'identità di una persona. A tal fine, usa il formulario L (e allegati). Le informazioni riguardano in particolare:

— l'origine del passaporto o del documento d'identità in possesso della persona ricercata,

— il numero del passaporto o documento d'identità, la data, il luogo e l'autorità del rilascio, il termine ultimo di validità,

— la descrizione della persona ricercata,

— cognome e nome del padre e della madre della persona ricercata,

— altra ortografia possibile del cognome e nome/i della persona ricercata,

— le fotografie e le impronte digitali, se disponibili,

— l'ultimo indirizzo noto.

Nella misura del possibile queste informazioni saranno disponibili presso gli uffici SIRENE, oppure immediatamente e permanentemente accessibili per una rapida trasmissione.

L'obiettivo comune è ridurre al minimo il rischio di trattenere indebitamente una persona la cui identità sia simile a quella della persona segnalata.

2.12. Scambio di informazioni in caso di segnalazioni interconnesse

Ogni connessione consente di instaurare un nesso fra almeno due segnalazioni.

Uno Stato membro può creare una connessione tra segnalazioni che introduce nel SIS II, e solo tale Stato membro può modificarla o cancellarla. Le connessioni sono visibili solo agli utenti che hanno diritti di accesso corretti che permettono di visualizzare almeno due delle segnalazioni interconnesse. Gli Stati membri provvedono affinché alle connessioni possano accedere solo utenti abilitati.

2.12.1. Norme operative

Le connessioni tra segnalazioni non richiedono procedure speciali per lo scambio di informazioni supplementari, tuttavia vanno osservati i principi che seguono.

In caso di hit per due o più segnalazioni interconnesse, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione trasmette un formulario G per ogni segnalazione, indicando nel campo 086 che saranno trasmessi altri formulari G sulle segnalazioni connesse.

Non è richiesto nessun formulario per le segnalazioni che, sebbene connesse a una segnalazione cui corrisponde un hit, non sono di per sé oggetto dell'hit. Tuttavia se la segnalazione connessa è una segnalazione a fini di consegna/estradizione o una segnalazione di persona scomparsa (protezione o prevenzione di minacce) la scoperta di tale segnalazione va comunicata con formulario M, se appropriato e se le informazioni sono disponibili.

2.13. Formato e qualità dei dati biometrici nel SIS II

Ai sensi dell'articolo 23, paragrafo 2, della decisione SIS II, sono aggiunte alla segnalazione le fotografie e le impronte digitali, se disponibili.

Gli uffici SIRENE devono essere in grado di scambiare impronte digitali e fotografie per completare la segnalazione e/o fornire sostegno all'esecuzione dell'azione richiesta. Lo Stato membro che disponga della fotografia o delle impronte digitali di una persona segnalata da un altro Stato membro può trasmetterle sotto forma di allegato, in modo che lo Stato membro segnalante possa completare la segnalazione.

Tale scambio non pregiudica gli scambi rientranti nell'ambito della cooperazione di polizia ai sensi della decisione quadro 2006/960/GAI.

2.13.1. Uso ulteriore dei dati scambiati, inclusa l'archiviazione

Le restrizioni sull'uso dei dati forniti per le segnalazioni nel SIS II sono stabilite dagli strumenti giuridici del SIS II. Qualsiasi uso ulteriore di fotografie e impronte digitali scambiate, inclusa l'archiviazione, deve essere conforme alle pertinenti disposizioni degli strumenti giuridici del SIS II e alle norme nazionali applicabili in materia di protezione dei dati, in virtù della direttiva 95/46/CE e della decisione quadro 2008/977/GAI del Consiglio.

Qualsiasi conservazione di impronte digitali a livello nazionale deve rispettare pienamente le norme sulla protezione dei dati applicabili al SIS II. Gli Stati membri tengono i dati relativi alle impronte digitali scaricati dal CS-SIS separati dalle banche dati nazionali di impronte digitali e li cancellano non appena sono cancellate le corrispondenti segnalazioni e informazioni supplementari.

2.13.2. Scambio di fotografie e impronte digitali

Si applica la seguente procedura:

a) l'ufficio SIRENE detentore invia un formulario L con il mezzo elettronico consueto e indica nel campo 083 che le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse per completare la segnalazione nel SIS II;

b) l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante aggiunge le impronte digitali o le fotografie alla segnalazione nel SIS II e le trasmette all'autorità competente affinché completi la segnalazione.

2.13.3. Requisiti tecnici

Le impronte digitali e le fotografie sono raccolte e trasmesse conformemente alle norme previste nelle disposizioni di attuazione per l'inserimento dei dati biometrici nel SIS II.

Ogni ufficio SIRENE deve soddisfare tali requisiti tecnici.

2.13.4. Formato e qualità dei dati biometrici

Tutti i dati biometrici inseriti nel sistema devono essere sottoposti a un controllo specifico di qualità che assicuri uno standard minimo di qualità comune a tutti gli utenti del SIS II.

Prima dell'inserimento, sono effettuati controlli a livello nazionale che garantiscano:

a) la conformità delle impronte digitali al formato specificato ANSI/NIST — ITL 1-2000, attuato ai fini di Interpol e adattato per il SIS II;

b) la conformità delle fotografie, che possono servire solo per confermare l'identità di una persona trovata grazie a un'interrogazione alfanumerica del SIS II, ai seguenti requisiti: un rapporto altezza/larghezza del volto inquadrato frontalmente di 3/4 o 4/5, per quanto possibile; se disponibile, una risoluzione di almeno 480 × 600 pixel e una profondità di colore di 24 bit; se acquisita con scanner, un'immagine di dimensioni inferiori a circa 200 Kbytes, per quanto possibile.

2.14. Tipi particolari di ricerca

2.14.1. Ricerca mirata geograficamente

Con ricerca mirata geograficamente si intende la ricerca svolta in una zona geografica circoscritta, per la quale lo Stato membro dispone di indizi concreti sul luogo di soggiorno della persona segnalata o sul luogo in cui si trova l'oggetto segnalato.

Nello spazio Schengen, le ricerche mirate geograficamente si eseguono in base a una segnalazione SIS II. Se il luogo di soggiorno della persona o il luogo in cui si trova l'oggetto è noto, può essere compilato il campo 311 («Important Notice» — Avviso importante) indicando che si tratta di una ricerca geografica e selezionando i paesi appropriati. Inoltre, se il luogo di soggiorno è noto al momento in cui è inserita la segnalazione per l'arresto, il campo 061 del formulario A dovrà contenere tale informazione sulla persona ricercata. In tutti gli altri casi, anche per la comunicazione del luogo in cui si trova un oggetto, va usato il formulario M (campo 083). La segnalazione della persona ricercata sarà introdotta nel SIS II in modo che l'azione richiesta diventi immediatamente esecutiva [articolo 9, paragrafo 3, della decisione quadro 2002/584/GAI ( 36 )].

Quando la persona o l'oggetto di una ricerca geografica si trova in un luogo diverso da quello indicato nella ricerca geografica, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante ne informa, con formulario M, lo o gli Stati membri coinvolti nella ricerca geografica affinché sia interrotta qualsiasi attività connessa.

2.14.2. Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST)

Gli uffici SIRENE degli Stati membri richiesti devono inoltre ricorrere, nei casi opportuni, ai servizi di unità speciali di polizia per ricerche mirate (Fugitive, Active Search Teams, FAST). La cooperazione internazionale di queste unità di polizia non può tuttavia sostituire la segnalazione nel SIS II. Tale cooperazione non deve in effetti contrastare con il ruolo dell'ufficio SIRENE in quanto punto di convergenza delle ricerche effettuate tramite il SIS II.

Sarà istituita, ove opportuno, una cooperazione affinché l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante sia informato dal rispettivo FAST nazionale delle operazioni in corso connesse a una segnalazione nel SIS II. Tale ufficio SIRENE trasmetterà le informazioni, ove opportuno, ad altri uffici SIRENE. Tutte le operazioni coordinate dell'ENFAST (European Network of Fugitive Active Search Teams) che implicano la cooperazione dell'ufficio SIRENE devono essere previamente comunicate a tale ufficio.

Gli uffici SIRENE assicurano la pronta trasmissione delle informazioni supplementari, anche in relazione a un hit, al FAST nazionale se questo partecipa alla ricerca.

3. SEGNALAZIONE PER L'ARRESTO A FINI DI CONSEGNA O DI ESTRADIZIONE (ARTICOLO 26 DELLA DECISIONE SIS II)

3.1. Inserimento di una segnalazione

Le segnalazioni per l'arresto sono perlopiù accompagnate da mandato di arresto europeo (MAE). Una segnalazione per l'arresto può tuttavia dar luogo anche a un arresto provvisorio in attesa della richiesta di estradizione (RE), ai sensi dell'articolo 16 della Convenzione europea di estradizione.

A emettere il MAE o la RE deve essere un'autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante.

Nell'introdurre una segnalazione per l'arresto a fini di consegna si inserisce nel SIS II una copia del mandato d'arresto europeo originale, eventualmente corredata di una traduzione in una o più lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione.

Alla segnalazione sono inoltre aggiunte le fotografie e le impronte digitali della persona ricercata, se disponibili.

Le informazioni pertinenti, quindi anche il MAE o la RE, fornite in relazione alle persone ricercate per l'arresto a fini di consegna o di estradizione, devono essere a disposizione dell'ufficio SIRENE quando è inserita la segnalazione. Va verificato che le informazioni siano complete e presentate correttamente.

Gli Stati membri possono introdurre più di un MAE per segnalazione per l'arresto. È responsabilità dello Stato membro segnalante cancellare un MAE non più valido, verificare se altri MAE siano allegati alla segnalazione e prorogarne la durata, se necessario.

È inoltre possibile accludere la traduzione a qualunque MAE allegato da uno Stato membro a una segnalazione per l'arresto, se necessario in un file binario separato.

I documenti in PDF scannerizzati da allegare alle segnalazioni avranno, per quanto possibile, una risoluzione minima di 150 DPI.

3.2. Segnalazioni multiple

Per le procedure generali cfr. la sezione 2.2.

Si applicano inoltre le seguenti regole:

può succedere che più Stati membri introducano una segnalazione per l'arresto riguardante la stessa persona. In questa eventualità, in caso di arresto, spetta all'autorità giudiziaria di esecuzione dello Stato membro in cui è avvenuto l'arresto decidere quale mandato debba essere eseguito. L'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione invia un formulario G a ogni Stato membro interessato.

3.3. Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.11.1.

3.4. Inserimento di alias

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.11.2.

In caso di segnalazioni a fini di arresto, l'ufficio SIRENE informa gli altri Stati membri dell'esistenza di alias, qualora ne sia a conoscenza, usando il campo 011 del formulario A ( 37 ) (al momento di inserire la segnalazione) o (se in un momento successivo) del formulario M.

3.5. Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

All'atto di inserimento di una segnalazione, vanno trasmesse a tutti gli Stati membri le relative informazioni supplementari.

Le informazioni di cui alla sezione 3.5.1. sono trasmesse agli altri uffici SIRENE contestualmente all'inserimento della segnalazione, usando il formulario A. Le ulteriori informazioni necessarie per l'identificazione saranno trasmesse previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro.

In caso di più MAE o RE per la stessa persona, bisogna compilare per ciascun mandato o per ciascuna richiesta un formulario A distinto.

Il MAE, la RE e il formulario A [in particolare la sezione e) del MAE: «descrizione delle circostanze del reato/dei reati, compresi il momento e il luogo» e i campi 042, 043, 044, 045: «descrizione delle circostanze»] devono contenere informazioni sufficientemente dettagliate per permettere agli altri uffici SIRENE di verificare la segnalazione. L'appendice 3 precisa le informazioni necessarie e il loro rapporto con i campi relativi al MAE.

L'eventuale sostituzione o revoca del MAE va segnalata con formulario A inserendo nel campo 267 (articolo 26 della decisione SIS II) o nel campo 044 (richiesta di estradizione/segnalazioni migrate) la seguente dicitura: «This form replaces the form (reference number) referring to EAW (reference number) issued on (date)» [Il presente formulario sostituisce il formulario (numero di riferimento) relativo al MAE (numero di riferimento) emesso il (data)].

3.5.1. Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

3.5.1.1. Segnalazione basata sia su un MAE che su una richiesta di estradizione (RE)

All'atto di inserimento di una segnalazione per l'arresto a fini di estradizione, vanno trasmesse a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A. Se i dati contenuti nella segnalazione e le informazioni supplementari trasmesse agli Stati membri in relazione a un MAE non sono sufficienti ai fini dell'estradizione, si procede all'invio di informazioni complementari.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda sia un MAE che una RE.

3.5.1.2. Segnalazione basata solo su una RE

All'atto di inserimento di una segnalazione per l'arresto a fini di estradizione, vanno trasmesse a tutti gli Stati membri le informazioni supplementari con il formulario A.

Nel campo 239 va indicato che il formulario riguarda una RE.

3.6. Aggiunta di un flag

Per le procedure generali cfr. la sezione 2.6.

Se può essere eseguito almeno uno dei MAE allegati alla segnalazione, alla segnalazione non è apposto nessun flag.

Nel caso in cui un MAE si riferisca a più reati e per almeno uno di essi possa essere effettuata la consegna, alla segnalazione non è apposto nessun flag.

Come evidenziato nella sezione 2.6, la segnalazione ai sensi dell'articolo 26 della decisione SIS II cui sia stato aggiunto un flag si ritiene, per la durata del flag, inserita per comunicare il luogo di soggiorno della persona segnalata.

3.6.1. Richiesta di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni riguardanti persone ricercate per l'arresto a fini di estradizione laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI

Si applica la seguente procedura:

a) in caso di segnalazioni riguardanti persone ricercate per l'arresto a fini di estradizione, laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI, un ufficio SIRENE può chiedere ad altri uffici SIRENE di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni inserite a norma dell'articolo 26 della decisione SIS II riguardanti i propri cittadini;

b) in tal caso, l'ufficio SIRENE interessato invia una richiesta scritta all'altro o agli altri uffici SIRENE;

c) l'ufficio SIRENE che riceve la richiesta aggiunge un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d) il flag rimane finché l'ufficio SIRENE richiedente non ne sollecita la cancellazione.

3.7. Intervento degli uffici SIRENE a seguito di segnalazione per l'arresto

L'ufficio SIRENE che riceve un formulario A consulta quanto prima tutte le fonti disponibili per cercare di localizzare la persona. Il fatto che le informazioni fornite dallo Stato membro segnalante siano insufficienti perché lo Stato membro destinatario le accetti non deve impedire a quest'ultimo di effettuare le ricerche. Gli Stati membri riceventi effettuano le ricerche nella misura consentita dal diritto nazionale.

Se la segnalazione per l'arresto è convalidata e il soggetto è localizzato o arrestato in uno Stato membro, le informazioni contenute nel formulario A possono essere trasmesse dall'ufficio SIRENE ricevente all'autorità dello Stato membro competente per l'esecuzione del MAE o della RE. Se è richiesto l'originale del MAE o della RE, l'autorità giudiziaria che lo ha emesso può inviarlo direttamente all'autorità giudiziaria dell'esecuzione (salvo altrimenti disposto dallo Stato membro segnalante e/o dallo Stato membro di esecuzione).

3.8. Scambio di informazioni in caso di hit

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.3.

Si applica inoltre la seguente procedura:

a) l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante deve essere sempre informato immediatamente degli hit riguardanti la persona che ha segnalato per l'arresto. Inoltre, dopo l'invio del formulario G, l'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione deve comunicargli l'hit anche telefonicamente, se del caso;

b) se necessario, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica allora all'ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione tutte le pertinenti informazioni specifiche sulle misure particolari da adottare;

c) nel campo 091 del formulario G devono figurare: il nome dell'autorità competente a ricevere il MAE o la RE, i suoi estremi completi (indirizzo postale, telefono e, se disponibili, numero di fax e indirizzo di posta elettronica), il numero di riferimento (se disponibile), il nome della persona competente (se disponibile), la lingua richiesta, il termine e le modalità di invio;

d) inoltre, qualora dai fatti e da ulteriori indagini avviate sia emerso un chiaro nesso con determinati Stati membri, l'ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante deve informare dell'hit gli altri uffici SIRENE usando il formulario M;

e) gli uffici SIRENE possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni inserite a norma dell'articolo 26 della decisione SIS II; a tal fine possono agire per conto di aut