1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 1
Trattandosidiunsemplice strumentodidocumentazione,essononimpegnalaresponsabilitàdelleistituzioni
►B REGOLAMENTO(EURATOM,CECA,CE)n.3418/93DELLACOMMISSIONE
del9dicembre 1993
che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21
dicembre 1977
(GU L 315 del 16.12.1993, pag. 1)
Modificato da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
►M1 Decisione 97/594/CECA, CE, Euratom della Commissione del 30 luglio
1997 L 239 54 30.8.1997
►M2 Decisione 98/539/CE, CECA, Euratom della Commissione del 7
settembre 1998 L 252 67 12.9.1998
►M3 Decisione 1999/537/CE, CECA, Euratom della Commissione del 23
luglio 1999 L 206 24 5.8.1999
►M4 Decisione 2000/716/CE della Commissione del 16 novembre 2000 L 290 52 17.11.2000
NB: A partire dal 1ogennaio 1999, i riferimenti all'unità di conto europea e/o all'ecu contenuti nella presente versione consolidata
devono essere intesi come riferimenti all'euro — Regolamento (CEE) n. 3308/80 del Consiglio (GU L 345 del 20.12.1980,pag. 1) e regolamento (CE) n. 1103/97 del Consiglio (GU L 162 del 19.6.1997, pag. 1).
▼B
REGOLAMENTO (EURATOM, CECA, CE) n. 3418/93 DELLA
COMMISSIONE
del9dicembre 1993
che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del
regolamentofinanziariodel21dicembre 1977
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone edell'acciaio,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica,
visto il regolamento del Consiglio, del 21 dicembre 1977, che stabilisce
il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle
Comunità europee (
1), modificato da ultimo dal regolamento (Euratom,
CECA, CEE) n. 610/90 (2), e in particolare l'articolo 126,
previa consultazione del Parlamento europeo e del Consiglio,
visto il parere della Corte di giustizia, della Corte dei conti e del
Comitato economico e sociale,
considerando che alcune disposizioni degli articoli 11, 22, 23, 24, 25, 28,
29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70,75, 94, 97, 123 e 128 del regolamento finanziario prevedonoespressamente l'esigenza di emanare delle modalità di esecuzione;
considerando che il regolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA della
Commissione (
3) esige una serie di adeguamenti, in particolare a seguito
della revisione del regolamento finanziario;
considerando che è opportuno stabilire delle modalità di esecuzione per
chiarire il trattamento di taluni contributi di terzi ad attività comunitarie;
considerando che, in un intento di chiarezza e di razionalità, è opportuno
riunire in un unico testo le modalità di esecuzione vigenti e abrogare ilregolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considerando che la fissazione delle presenti modalità non costituisce
ostacolo all'ulteriore determinazione di altre modalità di esecuzione chenon sono formalmente previste dalle disposizioni del regolamentofinanziario, ma la cui opportunità potrebbe manifestarsi in seguito,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
TITOLO I
CONDIZIONIDIAPPLICAZIONEDELL'ECUALLEENTRATEEALLE
SPESE
(articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario)
Articolo 1
Le conversioni tra l'ecu e le monete nazionali sono effettuate, in linea di
massima, ricorrendo al tasso giornaliero dell'ecu pubblicato nellaGazzetta ufficiale delle Comunità europee . Tuttavia, in applicazione
del disposto dell'articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario, per
la contabilità di cui agli articoli da 69 a 72 del regolamento finanziario,la conversione tra ecu e monete nazionali si effettua ricorrendo ai tassimensili dell'ecu calcolati in base ai corsi del penultimo giorno feriale delmese precedente quello per il quale i tassi vengono fissati.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 2
(1) GU n. L 356 del 31. 12. 1977, pag. 1.
(2) GU n. L 70 del 16. 3. 1990, pag. 1.
(3) GU n. L 360 del 19. 12. 1986, pag. 1.
▼B
Articolo 2
Quando le proposte d'impegno e gli accertamenti di crediti sono espressi
in moneta nazionale, la conversione in ecu viene effettuata conforme-mente alla disposizione dell'articolo 1.
L'ordine di pagamento corrispondente e l'ordine di riscossione possono
essere espressi solo nella stessa moneta.
L'importo in ecu del saldo di un impegno e di un credito accertato
espresso in moneta nazionale viene rivalutato in occasione di ogni
chiusura mensile della contabilità di bilancio. L'ultima rivalutazionedell'esercizio viene effettuata al tasso di dicembre per quanto riguarda ilsaldo degli impegni; il saldo dei crediti accertati viene rivalutato al tassodel 31 dicembre per l'elaborazione del bilancio.
Inoltre, si può procedere alla rivalutazione di tali saldi nel corso del
mese, se è intervenuto un riallineamento monetario.
Articolo 3
In deroga alle disposizioni dell'articolo 1, il tasso da utilizzare per il
mese «n» a titolo del quale sono state dichiarate le spese finanziate dalFEAOG, sezione garanzia, secondo il disposto dell'articolo 3, paragrafo
5 del regolamento (CEE) n. 2776/88 della Commissione (
1) è il tasso del
giorno 10 del mese «n + 1» o del primo giorno precedente per il quale sidisponga di una quotazione generale.
Questo tasso è utilizzato anche per i corrispondenti anticipi di cui agli
articoli 4 e 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88.
Le differenze in moneta nazionale fra i mezzi finanziari messi a
disposizione degli Stati membri per il mese «n» e le spese imputate allo
stesso mese sono riconvertite in ecu al tasso del giorno 10 del mese «n+ 2».
Articolo 4
I tassi dell'ecu di dicembre sono utilizzati per il calcolo degli impegni
che restano da onorare alla chiusura dell'esercizio e, per quanto riguardagli stanziamenti non dissociati, per il calcolo degli stanziamenti dariportare.
I pagamenti eseguiti a titolo di un esercizio, dal 1
oal 15 gennaio
dell'esercizio successivo, vengono contabilizzati in bilancio ai tassidell'ecu di dicembre.
Articolo 5
Per quanto riguarda gli stanziamenti non dissociati, gli impegni che
restano da onorare vengono liquidati, a concorrenza degli importi
riportati, in moneta nazionale o in ecu; i pagamenti sono contabilizzati aitassi in vigore all'atto del pagamento. L'eventuale superamentodell'importo degli stanziamenti riportati, per voce di bilancio, vienecontabilizzato al momento del calcolo del saldo dell'esercizio,conformemente alla disposizione dell'articolo 15 del regolamento
(CEE, Euratom) n. 1552/89 del Consiglio (
2).
Per quanto riguarda gli stanziamenti dissociati, gli aggiustamenti degli
impegni che restano da pagare dagli esercizi anteriori, calcolati al
momento delle rivalutazioni, vengono accertati nella contabilità di
bilancio e figurano nella tabella indicante la liquidazione degli impegnidegli esercizi anteriori del conto di gestione.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 3
(1) GU n. L 249 dell'8. 9. 1988, pag. 9.
(2) GU n. L 155 del 7. 6. 1989, pag. 1.
▼B
TITOLO II
DELEGHE
(articolo 22 del regolamento finanziario)
Articolo 6
Negli atti con cui sono concesse deleghe, conformemente a quanto
disposto dall'articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, sonodesignati gli agenti dell'istituzione abilitati a firmare in sostituzione del
delegante.
In tali atti si fa riferimento alle disposizioni del regolamento interno di
cui all'articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, chestabiliscono le condizioni per la delega di poteri.
Articolo 7
Gli atti di cui all'articolo 6, corredati di un esemplare della firma
dell'agente che ha ricevuto la delega, sono notificati:
— al delegatario,
— al contabile dell'istituzione, che non può effettuare pagamenti
ordinati da agenti privi di delega,
— al controllore finanziario dell'istituzione, al quale spetta in
particolare la verifica della legalità e della regolarità delle entrate
e delle spese,
— agli ordinatori, solo qualora si tratti di deleghe date dal controllore
finanziario o dal contabile, o sottodeleghe concesse dagli ordinatoridelegati, nel limite dei poteri loro conferiti,
— alla Corte dei conti.
Agli atti con cui si pone termine alle deleghe concesse si applicano le
medesime regole.
Articolo 8
L'atto di delega precisa in tutti i casi i limiti entro i quali i delegatari
sono autorizzati a procedere alla preparazione delle proposte diaccertamento di credito e degli ordini di riscossione, delle proposte diimpegno di spese e degli ordini di pagamento, ed indica i numeridell'articolo e della voce oggetto della delega e, all'occorrenza, la durata
della stessa.
Articolo 9
In conformità delle disposizioni del regolamento finanziario e del
presente regolamento, ciascuna istituzione decide le misure di gestionedei fondi che ritiene necessarie per la buona esecuzione della propriasezione del bilancio.
Ogni istituzione redige un documento che riunisce le disposizioni
interne a tal fine adottate. Il documento comprende le regole essenzialirelative alla ripartizione delle competenze degli ordinatori e degliamministratori in materia di esecuzione dello stato delle spese e dellostato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione.
La documentazione di cui al secondo comma, unitamente ad ogni altra
istruzione interna di portata generale adottata in materia di esecuzione
del bilancio e contabile, è inviata a tutti i servizi che partecipano allagestione del bilancio, nonché alla Corte dei conti.
TITOLO III
GESTIONEMEDIANTESISTEMIINFORMATICIINTEGRATI
(articolo 23 del regolamento finanziario)
Articolo 10
1. Sistemi integrati di gestione, ai sensi dell'articolo 23 del
regolamento finanziario, sono programmi informatici di gestione e di1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 4
▼B
contabilità gestiti per intervento dell'ordinatore, del controllore finan-
ziario e del contabile e instaurati di comune accordo fra tali servizi.
2. L'utilizzazione dei sistemi è soggetta alle seguenti regole:
a) il sistema deve garantire il controllo della disponibilità degli
stanziamenti per l'operazione proposta e rifiutare ogni operazioneper la quale non sono disponibili gli stanziamenti;
b) il sistema deve garantire che ciascuna operazione sia trattata
esclusivamente dai funzionari delegati nei servizi dell'ordinatore,del controllore finanziario e del contabile, conformemente alledisposizioni adottate da ciascuna istituzione in applicazione dell'arti-colo 9;
c) il sistema deve garantire la separazione effettiva delle funzioni di
ordinatore, di controllore finanziario e di contabile;
d) l'istituzione veglia a che le proprie procedure interne ed esterne
garantiscano la sicurezza dei dati e della gestione del sistema;
e) l'istituzione veglia a che sia garantita la sicurezza fisica del sistema;
f) salvo i disposti degli articoli 84, 87 e 89 del regolamento finanziario,
quando l'ordinatore, il controllore finanziario e il contabile siano
concordi nel ritenere che il sistema offra garanzie sufficienti alle sueesigenze di sicurezza, ciascuna istituzione può decidere di sostituirecon il supporto informatico i formulari precedentemente utilizzatisotto forma di documenti cartacei, vale a dire le proposte di impegno,
gli ordini di pagamento e gli ordini di riscossione.
TITOLO IV
NORMERELATIVEALCONTABILE,AICONTABILISUBALTERNIE
AGLIAMMINISTRATORIDEGLIANTICIPI
(articoli 25 e 75 del regolamento finanziario)
Sezione I
Disposizionigenerali
Articolo 11
Ciascuna istituzione nomina con decisione motivata un contabile
incaricato dei seguenti compiti:
— da un lato, riscossione dei crediti, incasso delle entrate e pagamento
delle spese, gestione della tesoreria, e
— dall'altro, tenuta della contabilità nonché preparazione degli stati
finanziari, conformemente agli articoli da 69 a 72 e da 78 a 81 del
regolamento finanziario.
Articolo 12
L'istituzione può nominare, su parere motivato del contabile, uno o più
contabili subalterni. Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchicadel contabile, il quale definisce le responsabilità da essi assunte.
Articolo 13
Il contabile è nominato da ciascuna istituzione tra i funzionari di
categoria A o B, cittadini degli Stati membri.
I contabili subalterni sono nominati da ciascuna istituzione tra i
funzionari delle categorie A, B e, eccezionalmente, C, cittadini degliStati membri.
Gli amministratori degli anticipi, designati a norma dell'articolo 83, sono
scelti tra i funzionari delle categorie A, B o C oppure, in caso dinecessità, tra gli «altri agenti» di livello corrispondente a dette categorie.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 5
▼B
Articolo 14
Il contabile e i contabili subalterni sono scelti obbligatoriamente
dall'istituzione, in base alle loro competenze specifiche sancite da titoli
o da esperienza professionale equivalente.
Articolo 15
Le funzioni espletate dal contabile e dai contabili subalterni sono
incompatibili con quelle di ordinatore, amministratore di anticipi e
controllore finanziario.
Le funzioni espletate dagli amministratori di anticipi sono incompatibili
con quelle di controllore finanziario.
Articolo 16
Il contabile esercita le proprie funzioni specifiche conformemente alle
disposizioni del regolamento finanziario.
Il contabile garantisce in particolare l'obiettività nella contabilità e nella
presentazione degli stati finanziari di cui agli articoli da 69 a 72 e da 78a 81 del regolamento finanziario.
L'istituzione mette a disposizione del contabile il personale e le
attrezzature necessarie alla buona esecuzione delle sue funzioni.
Prima di procedere all'esecuzione delle spese, il contabile provvede a
che vengano rispettate le forme prescritte dal regolamento finanziario edal presente regolamento, si assicura della validità della quietanzaliberatoria e dell'assenza di errori materiali.
Egli sospende l'esecuzione dei pagamenti, indicandone i motivi,
ogniqualvolta dai controlli effettuati emerga l'inosservanza di una delledisposizioni di cui al comma da 1 a 4.
Di un pagamento eseguito in violazione delle disposizioni dell'articolo
51, terzo comma del regolamento finanziario sono responsabili a titolo
disciplinare, ed eventualmente patrimoniale, i contabili, i contabilisubalterni e gli amministratori degli anticipi, in conformità del dispostodell'articolo 22 e degli articoli da 86 a 89 dello statuto dei funzionaridelle Comunità europee e del regime applicabile agli altri agenti delle
Comunità europee (in prosieguo: lo statuto).
Articolo 17
Il contabile è obbligatoriamente consultato, all'atto dell' elaborazione del
progetto preliminare di bilancio, su ogni eventuale problema di
presentazione di bilancio che possa avere un'incidenza sulle condizionidi esecuzione contabile del bilancio stesso.
Sezione II
Eserciziodellafunzioneditenutadellacontabilitàedipreparazione
deglistatifinanziari
Articolo 18
1. In applicazione del disposto dell'articolo 25, quarto comma del
regolamento finanziario, il contabile prepara gli stati periodici, il contodi gestione e il bilancio finanziario dell'istituzione da cui dipende. A talefine, egli effettua la contabilizzazione di tutte le operazioni dell'esercizio
e procede alle operazioni di chiusura.
2. In virtù degli articoli 79 e 81 del regolamento finanziario, gli stati
finanziari sono sottoposti al controllore finanziario e poi sonodefinitivamente adottati dall'istituzione.
3. In caso di cessazione dalle funzioni del contabile, viene adottata
una situazione contabile interinale alla data corrispondente alla fine delmese nel corso del quale è intervenuta la cessazione.
Detta situazione reca la firma, per accettazione, del contabile che cessa
dalle proprie funzioni e del nuovo contabile.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 6
▼B
Articolo 19
Le altre istituzioni trasmettono alla Commissione, entro il 1omarzo, il
conto di gestione e il bilancio finanziario che hanno elaborato e ogni
documento o informazione utile al consolidamento dei conti.
Articolo 20
Il contabile della Commissione centralizza tutti i dati che gli sono
necessari e prepara i conti di gestione e il bilancio finanziarioconsolidato delle Comunità europee, in modo che la Commissionepossa adottarli e trasmetterli al Parlamento europeo, al Consiglio e allaCorte dei conti entro il 1
omaggio.
Articolo 21
La Commissione, previa consultazione dei contabili delle altre
istituzioni da parte del proprio contabile,
— decide i metodi contabili comuni a tutte le istituzioni,
— decide e aggiorna la struttura del piano contabile delle istituzioni,— armonizza la presentazione dei bilanci finanziari.
Essa giustifica ed illustra nelle note allegate al bilancio finanziario ogni
cambiamento di metodo contabile.
Sezione III
Esercizio dellafunzionedigestionedellatesoreria
Articolo 22
In applicazione dell'articolo 25, primo comma del regolamento
finanziario, il contabile, preposto alla riscossione delle entrate e alpagamento delle spese, è incaricato della gestione della tesoreria
relativa.
L'istituzione apre o fa aprire i conti necessari presso gli organismi
finanziari, dopo averne trattato le condizioni di esercizio, secondoprincipi di buona gestione finanziaria. Le condizioni di esercizio deiconti vengono riesaminate periodicamente e, ove necessario, rinego-ziate; esse sono sottoposte alla sorveglianza del controllore finanziario.
Il contabile della Commissione è incaricato, previa consultazione dei
contabili delle altre istituzioni, di armonizzare le condizioni di esercizio
dei conti aperti dalle diverse istituzioni.
Articolo 23
Il contabile è incaricato di gestire le liquidità dell'istituzione da cui
dipende, di ordinare i trasferimenti fra conti aperti presso gli organismifinanziari e di eseguire le operazioni di conversione di divise, facendo inmodo che nessun saldo di questi conti sia passivo.
I trasferimenti fra i conti aperti presso gli organismi finanziari devono
essere eseguiti entro i limiti dei fondi disponibili.
Articolo 24
Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili presso i
Tesori nazionali e le Banche centrali degli Stati membri fra questiultimi, conformemente all'articolo 12 del regolamento (CEE, Euratom)n. 1552/89.
Articolo 25
Il contabile provvede regolarmente alla concordanza fra i conti aperti
presso gli organismi finanziari e la contabilità, e controlla la correttaesecuzione delle condizioni di esercizio negoziate.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 7
▼B
Articolo 26
Il contabile approvvigiona le casse d'anticipi e ne assicura il controllo
finanziario.
Articolo 27
Il contabile della Commissione determina, conformemente all'articolo 1,
il corso dell'ecu rispetto a ciascuna delle divise che le istituzioni
utilizzano nell'esecuzione del bilancio.
Sezione IV
Assicurazione
Articolo 28
Il contabile, i contabili subalterni e gli amministratori degli anticipi si
assicurano, tramite l'istituzione, contro i rischi finanziari inerenti alla
loro funzione.
Articolo 29
I premi di assicurazione vengono pagati direttamente all'assicuratore
dall'istituzione.
Articolo 30
Fatti salvi:
— gli articoli da 86 a 89 dello statuto;
— l'articolo 75 del regolamento finanziario;
— i propri diritti a recupero nei confronti dei terzi,
l'istituzione, in applicazione dell'articolo 215, secondo comma del
trattato CEE, prende a proprio carico i rischi e gli ammanchi non copertidall'assicurazione qualora le somme figuranti a credito di un conto digaranzia aperto a nome del funzionario che è responsabile non sianosufficienti per coprire l'ammanco.
Sezione V
Idennitàspeciale econtodigaranzia
Articolo 31
L'importo dell'indennità speciale di cui all'articolo 75, paragrafo 4 del
regolamento finanziario ammonta mensilmente a:
—►
M4137◄ECU per il contabile,
—►M492◄ECU per i contabili subalterni,
—►M446◄ECU per gli amministratori degli anticipi la cui cassa è
d'importo almeno pari o superiore a ►M43 800◄ECU per
periodi pari o superiori a 30 giorni consecutivi.
L'indennità è espressa in ecu e il suo importo è accreditato in ecu sul
conto di garanzia di cui all'articolo 32.
Articolo 32
Nella contabilità generale dell'istituzione è aperto un conto di garanzia a
nome di ciascun agente interessato. Su richiesta dell'istituzioneinteressata, questo conto può essere centralizzato presso la contabilitàgenerale della Commissione. Su di esso vengono periodicamente
accreditati l'indennità speciale di cui all'articolo 31 e un interesse annuo
pari alla media annua dei tassi mensili applicati dal Fondo europeo dicooperazione monetaria alle sue operazioni in ecu (
1).1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 8
(1) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità
europee , serie C.
▼B
Su di esso viene addebitato l'importo dell'ammanco di cui l'interessato
sia dichiarato responsabile dall'istituzione che l'ha nominato, quandodetto ammanco non sia stato coperto dall'assicurazione.
Articolo 33
1. Il saldo attivo del conto di garanzia viene versato all'interessato o
ai suoi aventi diritto, dopo la cessazione dalle funzioni di contabile o di
contabile subalterno, previa decisione delle autorità di cui all'articolo 22
del regolamento finanziario od ottenimento dello scarico di cuiall'articolo 77 del regolamento finanziario, previo parere favorevoledel contabile, salvo per quanto lo riguarda, e del controllore finanziario.
2. Per quanto riguarda gli amministratori di anticipi, il saldo attivo
del conto di garanzia viene versato all'interessato o ai suoi aventi diritto,dopo la cessazione dalle funzioni di amministratore degli anticipi, previo
accordo e verifica del contabile e dell'ordinatore interessato e previo
parere favorevole del controllore finanziario.
3. I versamenti di cui ai paragrafi 1 e 2 sono effettuati esclusivamente
su ordine scritto del capo della direzione generale o unità amministrativaa cui è assegnato il contabile.
TITOLO V
NORME APPLICABILI AL CONTROLLORE FINANZIARIO ED AI
CONTROLLORIFINANZIARISUBALTERNI
(articolo 24 del regolamento finanziario)
Articolo 34
Ogni istituzione nomina con decisione motivata un controllore
finanziario, funzionario incaricato del controllo dell'impegno e dell'or-dinazione di tutte le spese, nonché del controllo di tutte le entrateimputabili al bilancio delle Comunità, ordinate dall'istituzione.
Articolo 35
L'istituzione può nominare uno o più controllori finanziari subalterni.
Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchica del controllorefinanziario che determina le deleghe loro concesse. Essi sonoresponsabili, nell'ambito delle deleghe ricevute, dei visti da essi
rilasciati.
Articolo 36
Il controllore finanziario e i controllori finanziari subalterni sono scelti
obbligatoriamente dall'istituzione, in base alla loro competenza partico-
lare, tra i cittadini degli Stati membri.
Articolo 37
L'istituzione pone a disposizione del controllore finanziario il personale
e l'attrezzatura necessari per la buona esecuzione della sua funzione di
controllo.
Articolo 38
Tutte le decisioni relative alle deleghe e alle sottodeleghe concesse dal
controllore finanziario o dai controllori finanziari subalterni sonosoggette alle disposizioni degli articoli 6, 7 e 8.
Articolo 39
Nell'esercizio delle sue funzioni di controllo, il controllore finanziario
gode di completa indipendenza ed è responsabile soltanto davantiall'istituzione. Non può ricevere alcuna istruzione né vedersi opporrealcun limite riguardo all'esercizio delle funzioni attribuitegli con la suanomina in virtù delle disposizioni del regolamento finanziario.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 9
▼B
Le disposizioni del primo comma si applicano anche ai controllori
finanziari subalterni, entro i limiti della delega ricevuta dal lorosuperiore gerarchico, il controllore finanziario.
Articolo 40
Il controllore finanziario può trasmettere relazioni all'istituzione, in
qualsiasi momento e su qualsiasi argomento avente implicazioni
finanziarie, specie in materia di applicazione delle disposizionidell'articolo 2 del regolamento finanziario.
L'istituzione trasmette tali relazioni, su richiesta, al Parlamento europeo
e alla Corte dei conti, se non le giudica riservate.
Articolo 41
Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno
accesso a tutti i documenti giustificativi e a qualsiasi altro documentorelativo alle spese e alle entrate da controllare. Essi possono eseguirecontrolli in loco.
Articolo 42
La responsabilità disciplinare ed eventualmente patrimoniale, a norma
dell'articolo 74 del regolamento finanziario, del controllore finanziario e
dei controllori finanziari subalterni può essere fatta valere soltanto
dall'istituzione stessa, alle condizioni indicate nei commi da 2 a 5.
L'istituzione prende una decisione motivata di apertura d'inchiesta. La
decisione viene notificata all'interessato e, nel caso di un controllore
finanziario subalterno, al controllore finanziario. L'istituzione può
incaricare dell'inchiesta, sotto la propria responsabilità diretta, uno opiù funzionari, di grado pari o superiore a quello dell'agente interessato,che non esercitano le funzioni di controllore finanziario, di ordinatore odi contabile. Durante l'inchiesta l'interessato e, se si tratta di un
controllore finanziario subalterno, il controllore finanziario devono
essere ascoltati.
Il rapporto dell'inchiesta viene comunicato all'interessato e, se si tratta di
un controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. In
seguito l'interessato è ascoltato dall'istituzione in merito al rapporto.
Sulla base del rapporto e dell'audizione dell'interessato, l'istituzione
prende nei suoi confronti una decisione motivata di scarico oppure una
decisione motivata in conformità degli articoli 22 e da 86 a 89 dello
statuto. Le decisioni che infliggono sanzioni disciplinari e/o pecuniarievengono notificate all'interessato e comunicate, per conoscenza, allealtre istituzioni, alla Corte dei conti e, se si tratta di un controllorefinanziario subalterno, al controllore finanziario.
Contro tali decisioni l'interessato può proporre ricorso dinanzi alla Corte
di giustizia, secondo il disposto dello statuto.
Articolo 43
Senza pregiudizio dei mezzi di ricorso stabiliti dallo statuto, il
controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno dirittodi ricorso dinanzi alla Corte di giustizia per qualsiasi atto relativoall'esercizio della loro funzione di controllo. Il ricorso deve essere
proposto entro tre mesi dal giorno della notificazione dell'atto di cui
trattasi.
Le disposizioni del primo comma si applicano al ricorso proposto
dall'istituzione contro il suo controllore finanziario o i suoi controllori
finanziari subalterni.
Il ricorso viene istruito e deciso secondo il disposto dell'articolo 91,
paragrafo 5 dello statuto.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 10
▼B
TITOLO VI
RISCOSSIONEDEICREDITI
(articoli 28 e 29 del regolamento finanziario)
Articolo 44
In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 1 del
regolamento finanziario, per ogni misura che possa far sorgere omodificare un credito delle Comunità, l'ordinatore competente redigeuna previsione di credito. La previsione è redatta anche quando l'atto o
la decisione costitutivi di un credito futuro non permettono ancora di
determinare l'importo o la scadenza di tale credito: essa indica allora, perquanto possibile, l'importo stimato e la prevedibile scadenza.
La previsione è trasmessa al controllore finanziario per il visto, e al
contabile ai fini della registrazione per memoria.
Articolo 45
1. In applicazione delle disposizioni dell'articolo 28, paragrafo 2 del
regolamento finanziario, ogni credito accertato forma oggetto senzaindugio, di un ordine di riscossione da parte dell'ordinatore competente.
L'ordine è sottoposto per il visto al controllore finanziario ed è trasmesso
al contabile ai fini della registrazione. Esso contiene in particolare ladata di scadenza.
2. Il contabile procede alla riscossione invitando il debitore a pagare
la somma dovuta alla data stabilita.
3. La riscossione effettiva dà luogo alla compilazione, da parte del
contabile, di un titolo di entrata che viene registrato nella contabilità.L'ordinatore e il controllore finanziario vengono informati dellariscossione a cura del contabile.
4. Quando un credito non sia riscosso allo scadere del termine di
pagamento, il contabile cura l'avvio del procedimento di riscossione, senecessario per vie legali.
5. Un credito la cui riscossione è prevista in rate distribuite sull'arco
di un solo esercizio ovvero su quello di più esercizi, è registratointegralmente nella contabilità, non appena è accertato, mediante unordine di riscossione.
Articolo 46
Gli accertamenti provvisori, a norma dell'articolo 28 del regolamento
finanziario, sono strettamente limitati alle entrate correnti.
Le singole riscossioni, contemplate dai suddetti accertamenti provvisori
non devono quindi essere sottoposte ciascuna al visto del controllore
finanziario.
Prima della chiusura dell'esercizio, l'ordinatore è tenuto a sottoporre al
visto del controllore finanziario le modificazioni degli accertamenti
provvisori affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.
Articolo 47
Conformemente alle disposizioni dell'articolo 45, paragrafo 3, qualsiasi
incasso deve essere notificato quanto prima all'ordinatore e alcontrollore finanziario. Qualora l'incasso non risulti da un ordine diriscossione compilato conformemente all'articolo 45, l'importo corri-
spondente è immediatamente registrato a credito su un conto provvisorio
della contabilità generale e l'ordinatore competente è invitato ad avviareil procedimento di accertamento di credito e ad emettere l'ordine diriscossione mancante, ai fini dell'imputazione in bilancio. Quando suquesto conto provvisorio risulti accreditata una somma indebitamenteriscossa, questa viene rimborsata al più presto.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 11
▼B
Articolo 48
Le previsioni e gli ordini di riscossione vengono contabilizzati
separatamente, seguendo una numerazione cronologica, che consenta,per tutti i crediti dell'istituzione, di accertare in particolare quanto segue:
— le misure adottate atte a far sorgere un credito;
— gli importi dei crediti da riscuotere;
— la data di scadenza di tali crediti;
— i crediti riscossi;
— i crediti ancora da riscuotere, corredati di un'indicazione degli atti
finalizzati alla loro riscossione.
Articolo 49
La contabilità è organizzata in modo da garantire che il controllore
finanziario possa verificare, in qualsiasi momento, l'esattezza della
registrazione delle previsioni di credito e degli ordini di riscossionenonché assolvere l'obbligo previsto dall'articolo 29, paragrafo 3 delregolamento finanziario.
Articolo 50
In virtù dell'articolo 29, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni
proposta dell'ordinatore di rinunciare a riscuotere un credito accertato
deve indicare in particolare il debitore, la natura, la valutazione,
l'imputazione in bilancio dell'entrata, gli atti finalizzati alla riscossione,nonché la motivazione della rinuncia proposta.
Se l'autorità superiore dell'istituzione ha deciso di non tenere conto del
rifiuto di visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessaall'ordinatore, il quale rinvia la proposta di rinuncia, accompagnata datale decisione, al controllore finanziario. La proposta di rinuncia,accompagnata dalla decisione di non tenere conto del rifiuto di visto,
viene registrata secondo il disposto dell'articolo 28, paragrafo 2, primo
comma del regolamento finanziario.
TITOLO VII
IMPEGNODELLESPESE
(articolo 36 del regolamento finanziario)
Articolo 51
Prima di prendere un provvedimento implicante una spesa, l'ordinatore
competente presenta al controllore finanziario una proposta di impegno.
In via preliminare, l'ordinatore accerta che tale provvedimento siaconforme ai principi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, aquelli di economia e di rispetto del rapporto costo/efficacia, contemplatiall'articolo 2 del regolamento finanziario. In linea di massima, laproposta è redatta in base ad un formulario, preparato di comune
accordo dall'ordinatore, dal contabile e dal controllore finanziario. La
proposta d'impegno deve contenere le indicazioni di cui all'articolo 37del regolamento finanziario.
Articolo 52
I progetti di decisione di carattere generale con cui l'istituzione si
impegna ad una spesa nei confronti di terzi sono considerati
provvedimenti implicanti una spesa senza che sia necessaria una nuova
decisione.
Articolo 53
Nel caso in cui un impegno di spesa debba essere preceduto da una
decisione di principio dell'istituzione, il progetto di tale decisione vienetrasmesso al controllore finanziario per il visto preliminare, accompa-gnato da una proposta di impegno corrispondente.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 12
▼B
Quando l'istituzione ha approvato il progetto di decisione, la relativa
proposta di impegno corrispondente viene trasmessa al controllorefinanziario per il visto preliminare.
Qualora l'istituzione non approvi il progetto di decisione o riduca
l'ammontare delle spese proposto, la proposta d'impegno viene annullatao sostituita da una proposta d'impegno adeguata che viene sottoposta alvisto preliminare del controllore finanziario.
Articolo 54
Gli impegni provvisori, ai sensi dell'articolo 36, paragrafo 1 del
regolamento finanziario, sono strettamente limitati alle spese correnti. Isingoli impegni coperti da tali impegni provvisori non devono esserepresentati di volta in volta al visto del controllore finanziario.
Nel caso di impegni provvisori, l'ordinatore è tenuto ad accertare sotto la
sua responsabilità che gli impegni individuali non superino l'impegnoprovvisorio di copertura.
Gli impegni provvisori possono dare origine a riporti di diritto degli
stanziamenti alle condizioni di cui all'articolo 7 del regolamentofinanziario soltanto se, al termine dell'esercizio, corrispondono adobblighi finanziari effettivamente contratti prima dei termini stabiliti dalregolamento finanziario.
Sono considerate spese correnti le spese amministrative di carattere
ripetitivo nel corso dello stesso esercizio di bilancio, come ad esempio:
— spese per il personale (stipendi e indennità varie, spese per
l'assunzione);
— spese per missioni;— spese di rappresentanza;— spese per riunioni;— interpreti indipendenti;— scambi di funzionari;
— canoni di locazione;
— assicurazioni varie;— pulizie e manutenzione;— noleggi;— telecomunicazioni;— acqua, gas, elettricità;— pubblicazioni periodiche (bollettini mensili, ecc.);— abbonamenti.
Articolo 55
Se per taluni provvedimenti implicanti una spesa, questa non può essere
ancora quantificata con esattezza al momento in cui la relativa propostad'impegno viene presentata al controllore finanziario e comunicata al
contabile, l'ordinatore procede ad una valutazione della spesa presunta,
precisando nella proposta di impegno gli elementi alla base di talevalutazione.
Articolo 56
Tutte le proposte d'impegno sono presentate al controllore finanziario
con un anticipo sufficiente perché egli possa prendere posizione e
formulare eventualmente le osservazioni che ritiene necessarie, in modoche se ne possa tener conto.
Articolo 57
Salvo l'esecuzione delle disposizioni dell'articolo 23 del regolamento
finanziario, le proposte d'impegno di spesa sono corredate di tutti i
documenti giustificativi ed eventualmente di tutti gli altri documenti edati necessari per consentire al controllore finanziario di procedere agliaccertamenti di cui all'articolo 38, paragrafo 1 del regolamentofinanziario.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 13
▼B
TITOLO VIII
REGISTRAZIONE DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA
MUNITEDELVISTODELCONTROLLOREFINANZIARIO
(articolo 37 del regolamento finanziario)
Articolo 58
Alla registrazione delle proposte d'impegno provvede la contabilità
dell'istituzione. Essa deve consentire di accertare in qualsiasi momento,per l'esercizio in oggetto e per voce di bilancio, quanto segue:
1) gli stanziamenti disponibili;
2) gli importi degli impegni contratti;3) i relativi pagamenti eseguiti;
4) il saldo degli impegni ancora da pagare.
La registrazione deve parimenti consentire di accertare in qualsiasi
momento quanto segue:
1) l'importo dell'impegno iniziale, eventualmente maggiorato degli
impegni complementari;
2) i relativi pagamenti eseguiti a titolo di esercizi precedenti;
3) l'importo dell'impegno ancora da pagare all'inizio dell'esercizio;
4) i pagamenti dell'esercizio;
5) il saldo ancora da pagare.
Deve parimenti essere registrato l'importo degli impegni accantonati
globali in forza dell'articolo 99 del regolamento finanziario.
Articolo 59
L'organizzazione della contabilità deve essere tale da garantire al
controllore finanziario la possibilità di verificare l'esattezza della
registrazione degli impegni e dei pagamenti.
TITOLO IX
VISTODELLEPROPOSTEDIIMPEGNODISPESA
(articolo 38 del regolamento finanziario)
Articolo 60
Salvo il disposto degli articoli 10 e 61, il visto è rilasciato mediante
apposizione sulla proposta di impegno della firma del controllore
finanziario — o di un controllore finanziario subalterno ovvero di unagente in possesso della delega o della sottodelega prevista dall'articolo38 —, di un timbro e dell'indicazione della data.
Articolo 61
In caso d'urgenza il visto può essere rilasciato mediante nota, telescritto
o qualsiasi altro mezzo da cui risulti in modo univoco che la propostad'impegno è stata vistata.
Articolo 62
Quando in forza dell'articolo 39 del regolamento finanziario, l'autorità
superiore dell'istituzione abbia deciso di non tener conto del rifiuto di
visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all'ordi-natore, che invia al controllore finanziario la proposta di impegnounitamente alla decisione. Detta proposta d'impegno, accompagnatadalla decisione di cui sopra, viene registrata in conformità dell'articolo37 del regolamento finanziario.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 14
▼B
Articolo 63
Gli articoli 60, 61 e 62 si applicano altresì alle proposte relative agli
impegni accantonati globali di cui all'articolo 99 del regolamento
finanziario.
Articolo 64
Il controllore finanziario, se ritiene insufficienti o incompleti i
documenti giustificativi di cui agli articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e
45 del regolamento finanziario, e agli articoli da 65 a 73 del presenteregolamento, rinvia l'apposizione del visto e rimanda la propostaall'ordinatore, precisandogli la natura delle giustificazioni richieste.
TITOLO X
DOCUMENTIGIUSTIFICATIVI
(articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e 45 del regolamento finanziario)
Sezione I
Riscossionedeicrediti
Articolo 65
Sono considerati documenti giustificativi, degli ordini di riscossione, la
decisione o l'atto costitutivo del credito, accompagnati da qualsiasidocumento idoneo a verificare la natura del credito, il calcolodell'importo, la scadenza, l'identità del debitore, come i seguenti:
a) in relazione alle risorse proprie (
1):
— per i dazi doganali, i prelievi agricoli e i contributi per lo
zucchero: gli estratti della contabilità degli Stati membri,
conformemente ai regolamenti di applicazione (2);
— per le risorse IVA e PNL: il bilancio dell'esercizio (esercizio n)
che ne determina l'importo, nonché, per i rispettivi saldi (esercizion+1 e seguenti), i vari estratti, documenti riepilogativi ed estratticonto previsti dai regolamenti di applicazione (
2);
b) in relazione alle altre entrate varie:
— l'atto di base, la decisione, il contratto o accordo costitutivo del
credito, nonché i documenti contenenti tutti gli elementi dicalcolo.
Sezione II
Impegnodellespese
Articolo 66
Per le proposte d'impegno delle spese, vengono considerati documenti
giustificativi i progetti di atti che impegnano l'istituzione, come i
seguenti:
a) Per le proposte d'impegno delle spese, vengono considerati
documenti giustificativi i progetti di atti che impegnano l'istituzione,come i seguenti:
Nei settori di esecuzione contrattuale delle spese, il progetto di
convenzione, il progetto di contratto, l'ordinativo o altri documentiequivalenti, eventualmente corredati, per i contratti, delle offertericevute, della giustificazione della trattativa privata e, all'occorrenza,del parere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti(in prosieguo: CCAC).1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 15
(1) Decisione 88/376/CEE, Euratom del Consiglio (GU n. L 185 del 15. 7. 1988,
pag. 24).
(2) — Regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89.
— Regolamento (CEE, Euratom) n. 1553/89 del Consiglio (GU n. L 155 del
7. 6. 1989, pag. 9).
▼B
b) Nei settori di autonoma attribuzione di aiuti,
— per la concessione di un sostegno finanziario a titolo dei vari
fondi o di azioni analoghe, i documenti eventualmente previsti neipertinenti regolamenti di base, nonché le decisioni di conces-sione;
— per le sovvenzioni in generale,
— la domanda del beneficiario, eventualmente corredata di una
relazione di esecuzione sulle sovvenzioni anteriormenteconcesse,
— la giustificazione dell'importo concesso,— il progetto della lettera-convenzione, o altri documenti
analoghi,
— il bilancio di previsione per l'azione a titolo della quale è
chiesta la sovvenzione, o qualsiasi altro documento equiva-lente.
Sezione III
Liquidazioneepagamentodelle spese
Articolo 67
Per le forniture in generale, viene considerato documento giustificativo
la fattura emessa dal fornitore, corredata eventualmente di un esemplaredell'atto da cui risulta l'obbligazione della Comunità (esempio:
ordinativo o contratto).
In ogni caso, il documento emesso dal fornitore deve indicare:
— la natura e la quantità delle forniture o, eventualmente, la descrizione
dei servizi resi ad esse relativi,
— il prezzo unitario ed il prezzo totale,— l'indicazione dell'esenzione da imposte e tasse e, se del caso,
l'importo delle tasse, imposte e dazi doganali afferenti alla fornituraed inclusi nel prezzo.
Questo documento, o un altro documento allegato, deve inoltre
contenere le indicazioni, apposte dall'ordinatore o dall'agente da questi
delegato, attestanti:
— la ricezione della fornitura, secondo le forme prescritte nonché la
data e il luogo di tale ricezione,
— l'inserzione nell'inventario, ogniqualvolta è richiesta l'iscrizione della
fornitura nell'inventario,
— la verifica di tutti gli elementi della fattura,
— il parere della CCAC quando tale parere è richiesto.
Articolo 68
Per le prestazioni di servizi, si considera in particolare come documento
giustificativo la fattura (o memoria) emessa dal prestatore, eventual-
mente corredata del contratto.
Detta fattura (o memoria) deve:
— indicare la natura della prestazione, eventualmente il prezzo unitario,
il prezzo totale, l'esenzione da tasse ed imposte o, per quanto
possibile, l'importo delle tasse e imposte afferenti alla prestazione ed
incluse nel prezzo;
— contenere l'indicazione «pagabile», firmata dall'ordinatore o dall'a-
gente da questi delegato, che attesta la buona esecuzione del servizioe l'avvenuta verifica di tutti gli elementi della fattura (o memoria).
Articolo 69
1. Per i contratti di studio e di ricerca, si considerano documenti
giustificativi:
a) un esemplare del contratto e delle eventuali clausole aggiuntive, che
va allegato al primo mandato di pagamento;1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 16
▼B
b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine
finanziario figuranti nei contratti, giustifichi i relativi pagamenti(richiesta del contraente, fatture, nomi dei comitati di gestione in
caso di contratti d'associazione, e qualsiasi altro documento che
giustifichi le spese). L'ultimo pagamento deve essere corredato di undocumento col quale l'ordinatore attesta l'avvenuta esecuzione delservizio.
2. Per le decisioni di concessione di sostegno finanziario a titolo dei
vari fondi o nell'ambito di azioni analoghe, si considerano documentigiustificativi:
a) un esemplare della decisione, che va allegato al primo mandato di
pagamento;
b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine
finanziario figuranti nei regolamenti di base e nelle decisioni diconcessione del sostegno finanziario, giustifichi i relativi pagamenti(richiesta di pagamento, attestato d'inizio dei lavori, rapporti sullo
stato di avanzamento, ecc.). L'ultimo pagamento deve essere
corredato di un documento che attesti l'ultimazione del programmao del progetto e contenga la distinta delle spese realmente effettuateper detto programma o progetto.
3. Per le sovvenzioni di cui all'articolo 66, lettera b), secondo trattino,
si considerano documenti giustificativi:
a) un esemplare della decisione di concessione della convenzione;
b) la conferma da parte del beneficiario dell'accettazione dei controlli
comunitari di cui all'articolo 87 del regolamento finanziario, nonché,quando sia giustificato dall'entità della sovvenzione, la consegna diuna relazione sull'esecuzione del progetto e l'impiego dei fondiricevuti.
Articolo 70
Per le spese concernenti il personale, si considerano documenti
giustificativi,
a) per il trattamento mensile:
— l'elenco completo del personale, che precisi tutti gli elementi della
retribuzione. L'elenco viene accluso all'ordine di pagamento;
— un formulario (scheda personale) che indichi, se del caso,
qualsiasi modifica di un elemento della retribuzione. Esso vieneredatto in base a decisioni prese nei singoli casi;
— qualora si tratti di assunzioni o di nomine, la liquidazione del
primo trattamento va corredata di una copia certificata conforme
della decisione di assunzione o di nomina;
b) per le altre forme di retribuzione (personale retribuito ad ore o a
giorno):
un prospetto redatto dall'ordinatore che indichi i giorni e le ore di
presenza;
c) per le ore di lavoro straordinario:
un prospetto, firmato dal funzionario delegato, che certifichi le
prestazioni supplementari effettuate dall'agente;
d) per le spese di missione:
— l'ordine di missione debitamente firmato dall'autorità competente;
— la «nota delle spese di missione», che indichi in particolare il
luogo della missione, la data e l'ora delle partenze e degli arrivinel luogo di missione, le spese di trasporto, le spese di soggiorno,le altre spese debitamente autorizzate su presentazione deidocumenti giustificativi; tale nota spese viene firmata dalla
persona inviata in missione e dall'autorità gerarchica delegata;
e) per le altre spese concernenti il personale:
i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione su cui
si basa la spesa e che precisano tutti gli elementi del calcolo.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 17
▼B
Articolo 71
Per qualsiasi impegno la cui esecuzione comporti pagamenti frazionati,
al primo ordine di pagamento va allegata una copia certificata conforme
del contratto o della decisione di concessione del sostegno finanziario.Sugli altri ordini di pagamento si fa riferimento a questo documento e aipagamenti precedenti.
Nel compilare l'ultimo ordine di pagamento, l'ordinatore è tenuto ad
attestare che l'azione in oggetto è terminata, affinché se ne traggano le
opportune conclusioni sul piano contabile, implicanti eventualmente
l'annullamento di un impegno contratto ma non eseguito.
Quando, in virtù dell'articolo 1, paragrafo 7 del regolamento finanziario,
è stata fissata una data limite, la contabilità consente di individuare e diestrarre gli impegni non eseguiti in modo definitivo un mese prima della
data in oggetto. Gli ordinatori sono allora tenuti a predisporre la
proposta di annullamento dell'impegno non eseguito oppure, ovenecessitano i presupposti di cui all'articolo 1, paragrafo 7, a presentareuna proposta di modifica dell'impegno iniziale corredata dellegiustificazioni appropriate.
Articolo 72
Quando più pagamenti sono basati su di un solo documento
giustificativo, tutti gli ordini di pagamento devono contenere un
riferimento al documento originale nonché il numero dell'ordine dipagamento cui quest'ultimo è allegato.
Articolo 73
Al di fuori delle fattispecie di cui agli articoli da 65 a 72, quando un
documento giustificativo originale non può essere presentato, l'ordina-
tore vi può sostituire una copia certificata conforme, indicando i motivi
per cui non è stato possibile presentare l'originale e certificando che ilpagamento non ha avuto luogo.
TITOLO XI
CONCESSIONEDIANTICIPI
(articolo 46 del regolamento finanziario)
Articolo 74
Oltre agli anticipi previsti dallo statuto o da una disposizione
regolamentare, l'ordinatore può concedere degli anticipi destinati a far
fronte a spese che un funzionario o agente debba eseguire per conto
della sua istituzione. Tali spese, generalmente imputabili alle spese per ilpersonale e alle spese di funzionamento, possono essere connesse con uncompito specifico ovvero essere probabili ma di natura o importoindeterminati.
Articolo 75
La concessione di anticipi e la designazione del funzionario o agente
destinatario sono oggetto, su proposta dell'ordinatore, e previo visto delcontrollore finanziario e parere favorevole del contabile, di unadecisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario,nella quale si precisa l'importo dell'anticipo e il periodo di utilizzazione.
Ogni versamento di anticipi, nella misura in cui la natura della spesa sia
sufficientemente determinata, deve essere stato oggetto di una propostad'impegno.
Articolo 76
Il funzionario o agente designato è responsabile dei fondi messi a sua
disposizione e prende tutte le misure necessarie per garantirne laconservazione.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 18
▼B
Entro dieci giorni dall'esecuzione dell'oggetto per il quale è stato
concesso l'anticipo, egli trasmette al contabile un resoconto dettagliatosull'impiego di tale anticipo e versa l'eventuale saldo.
Entro sei settimane dalla stessa data, l'ordinatore procede alla
liquidazione dell'anticipo per consentire la chiusura del conto provvi-sorio aperto al momento della concessione.
TITOLO XII
CONTIBANCARIECONTICORRENTIPOSTALI
(articolo 53 del regolamento finanziario)
Articolo 77
Per eseguire le operazioni finanziarie, l'istituzione può aprire conti
bancari e/o conti correnti postali negli Stati membri ed eventualmente in
paesi terzi.
Articolo 78
L'istituzione può anche essere titolare di conti presso la banca di
emissione, o l'istituzione finanziaria autorizzata, di ogni Stato membro.
Articolo 79
L'istituzione provvede a che siano comunicati a tutti gli organismi
finanziari presso i quali ha aperto dei conti, i nomi e gli esemplari dellafirma degli agenti da essa designati e delegati ad aprire conti e adisporne, nonché l'eventuale limite dei prelievi autorizzati per ogniagente delegato.
Articolo 80
Per disporre dei conti si richiedono le firme congiunte di due agenti
debitamente delegati, uno dei quali deve essere necessariamente il
contabile, un contabile subalterno o un amministratore degli anticipi.
In esecuzione dell'articolo 53 del regolamento finanziario, l'istituzione
designa gli agenti delegati a firmare gli assegni e i giroconti postali obancari.
Prima di apporre la propria firma, detti agenti verificano la concordanza
tra gli ordini di pagamento e gli assegni e i giroconti postali o bancari.
Articolo 81
Sono di norma eseguiti mediante assegno o giroconto postale o bancario
i pagamenti relativi a quanto segue.
— retribuzioni mensili dei funzionari e degli altri agenti;
— spese relative a forniture o prestazioni superiori a
►
M4420◄ECU.
TITOLO XIII
CASSEDIANTICIPI
(articolo 54 del regolamento finanziario)
Articolo 82
Possono essere costituite casse di anticipi qualora il pagamento di talune
spese, a causa della natura e dell'urgenza particolare di queste, non possaessere eseguito in base ad un ordine di pagamento firmato dall'ordinatoree vistato dal controllore finanziario. In deroga agli articoli 40 e 51 del
regolamento finanziario, l'amministratore degli anticipi è autorizzato a
procedere alla liquidazione provvisoria e al pagamento delle spese, conriserva di successiva applicazione degli articoli 40, 41, 44, 45, 47 e 50del regolamento finanziario.
La costituzione delle casse di anticipi, la modifica o l'adeguamento delle
loro condizioni di funzionamento formano oggetto di una decisione delle1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 19
▼B
autorità di cui all'articolo 22 del regolamento finanziario, su proposta
debitamente motivata dell'ordinatore, previo parere favorevole delcontabile e del controllore finanziario.
Articolo 83
La designazione di un amministratore degli anticipi forma oggetto di
una decisione delle autorità di cui all'articolo 22 del regolamentofinanziario, su proposta dell'ordinatore, previo parere favorevole delcontabile.
Tale decisione ribadisce le responsabilità dell'amministratore degli
anticipi.
Articolo 84
Le decisioni di cui agli articoli 82 e 83 vengono comunicate agli
ordinatori, al controllore finanziario, al contabile e alla Corte dei conti.
Articolo 85
1. La decisione con cui viene costituita una cassa di anticipi stabilisce
in particolare:
a) l'oggetto e l'importo massimo dell'anticipo che può essere accordato;
b) l'eventuale apertura di un conto bancario e/o di un conto corrente
postale a nome dell'istituzione interessata;
c) la natura e l'importo massimo di ogni spesa pagabile senza preventiva
autorizzazione;
d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti
giustificativi;
e) le modalità di un'eventuale ricostituzione dell'anticipo;
f) i termini entro i quali vanno regolarizzate le operazioni della cassa di
anticipi.
2. I pagamenti possono essere effettuati esclusivamente sulla base e
nei limiti di impegni preventivi, firmati dall'ordinatore e vistati dalcontrollore finanziario.
Articolo 86
Conformemente al disposto dell'articolo 54, secondo comma del
regolamento finanziario, solo il contabile può alimentare le casse di
anticipi.
Tuttavia, le entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da:
— vendite di materiali,
— pubblicazioni,— rimborsi vari,— proventi di interessi, ecc.
possono essere contabilizzate direttamente dalle casse di anticipi
corrispondenti e la loro regolarizzazione interviene secondo le norme
pertinenti del regolamento finanziario e del presente regolamento.
Tali importi sono dedotti dal contabile al momento della successiva
alimentazione delle stesse casse.
Articolo 87
Ciascun amministratore degli anticipi è responsabile nei confronti
dell'ordinatore dell'aver posto in pagamento dei debiti verso terzi e, nei
confronti del contabile, dell'esecuzione dei pagamenti.
Articolo 88
L'amministratore degli anticipi tiene, in base alle istruzioni del
contabile, una contabilità dei fondi di cui dispone, delle spese effettuatee delle entrate incassate.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 20
▼B
Articolo 89
L'amministratore degli anticipi prende tutte le disposizioni necessarie
per salvaguardare i fondi posti a sua disposizione.
Articolo 90
Fatto salvo il controllo esercitato dal controllore finanziario, il contabile
procede di persona, e per quanto possibile a scadenze ravvicinate, alla
verifica dell'esistenza dei fondi affidati agli amministratori degli anticipi
e a quella della tenuta della contabilità, ovvero affida tale verifica ad uncontabile subalterno o ad un funzionario mandatario speciale, di regolasul posto e senza preavviso.
Articolo 91
Il contabile ed il controllore finanziario si tengono reciprocamente
informati del risultato delle loro verifiche e ne trasmettono comunica-
zione all'ordinatore.
TITOLO XIV
MODALITÀ DI VERSAMENTO DEGLI INTERESSI IN CASO DI
RIPETIZIONED'INDEBITO
(articolo 49 del regolamento finanziario)
Articolo 92
Le disposizioni del presente titolo si applicano nei casi di ripetizione
dell'indebito a favore della Comunità, fatte salve le norme eventual-mente previste negli atti di base settoriali relativi alle politichecomunitarie.
Articolo 93
1. L'ordine di riscossione di cui all'articolo 28, paragrafo 2 del
regolamento finanziario stabilisce una data di scadenza per ogni creditoaccertato, relativo alla ripetizione di un importo indebitamente versato.
2. Il contabile, in collegamento con l'ordinatore interessato, può
accordare una dilazione per il pagamento solamente dietro domandascritta e motivata del debitore, a condizione che questo si impegni apagare gli interessi al tasso previsto all'articolo 94, per tutto il periododella dilazione accordata a partire dalla data di scadenza originaria.
3. Nel caso di una concessione di dilazione, il contabile può
richiedere al debitore, per una migliore tutela dei diritti della Comunità,un deposito di una garanzia che copra il debito sia in capitale che in
interessi.
Articolo 94
1. Qualsiasi credito, non pagato alla scadenza, produce interessi
secondo le disposizioni seguenti:
— per i crediti espressi in ecu, al tasso d'interesse applicato dal Fondo
europeo di cooperazione monetaria alle sue operazioni in ecu (
1),
maggiorato di un punto e mezzo,
— per i crediti espressi in moneta nazionale, al tasso d'interesse
interbancario venditore a tre mesi per il mercato interessato,maggiorato di un punto e mezzo.
2. Si applica il tasso d'interesse in vigore durante il mese in cui viene
a scadere il credito.
3. Gli interessi decorrono dalla data di scadenza, stabilita nell'ordine
di riscossione, fino al giorno del pagamento integrale del debito.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 21
(1) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità
europee , serie C.
▼B
Articolo 95
Il contabile, d'intesa con il controllore finanziario, può rinunciare alla
riscossione degli interessi qualora la loro incidenza finanziaria — sia acausa dell'importo che della durata del ritardo — sia minima rispetto al
costo amministrativo dell'operazione.
Articolo 96
Ogni pagamento parziale viene imputato innanzitutto agli interessi di
mora, determinati secondo le disposizioni dell'articolo 94, e successi-vamente al capitale.
TITOLO XV
PROCEDIMENTIDIGARA
(astaelicitazione)
(articolo 57 del regolamento finanziario)
Articolo 97
Le disposizioni del presente titolo si applicano senza pregiudizio di
quelle degli articoli da 126 a 129.
Articolo 98
I bandi di gara assumono la forma, per quanto possibile, di un
formulario tipo o di un testo tipo.
Articolo 99
I bandi di gara contengono segnatamente le indicazioni relative:
a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in
particolare l'eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di
risposta;
b) all'applicazione del protocollo sui privilegi ed immunità, oltre ai
riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi(forniture, lavori, prestazioni o pubblicazioni), ed eventualmente aldocumento relativo alle condizioni specifiche del contratto;
c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un'offerta
implica l'accettazione del capitolato cui si riferisce;
d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è
prevista una visita in loco;
e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve
tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;
f) alle penali previste come sanzione per l'inadempimento delle clausole
del contratto;
g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo
delle stesse) debbono contenere secondo le disposizioni degli articoli
da 65 a 73;
h) al divieto di qualsiasi contatto tra l'istituzione ed il concorrente,
salvo, eccezionalmente, nei seguenti casi:
— prima della data ultima per il deposito delle offerte:
— su iniziativa dei concorrenti,
è possibile comunicare loro informazioni supplementari
nell'intento specifico di chiarire la natura della gara;
— su iniziativa dell'istituzione,
se i servizi dell'istituzione rilevano un errore, un'imprecisione,
un'omissione o qualsiasi altro ifetto materiale nella redazionedel testo del bando, possono informarne gli interessati,secondo modalità strettamente identiche a quelle del bandodi gara;1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 22
▼B
— dopo l'apertura delle offerte e su iniziativa dei servizi dell'i-
stituzione,
— qualora un'offerta richieda chiarimenti o si tratti di correggere
errori materiali manifesti contenuti nella redazione dell'of-ferta, l'istituzione può prendere l'iniziativa di mettersi incontatto con il concorrente.
Articolo 100
In tutti i casi in cui si sono avuti contatti secondo il disposto dell'articolo
99, lettera h), viene inviata una «nota per il fascicolo» e nella relazione
trasmessa in seguito alla commissione consultiva per gli acquisti e i
contratti viene fatta menzione dei contatti.
Articolo 101
Il capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi viene allegato al
bando di gara. Eventualmente viene accluso anche un documento checontenga le condizioni specifiche del contratto.
Articolo 102
Il termine per la presentazione delle offerte viene stabilito in base alla
natura del contratto, tenuto conto del tempo necessario per lapreparazione della risposta al bando di gara.
Articolo 103
La trasmissione delle offerte avviene a scelta dei concorrenti:
— tramite il servizio postale,
e il bando di gara deve allora precisare che sarà considerata la data di
presentazione alla spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le
spedizioni tramite posta devono obbligatoriamente essere fatte per
raccomandata;
— mediante presentazione presso i servizi dell'istituzione, direttamente
o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi didistribuzione privati,
e il bando di gara deve allora indicare il giorno e l'ora entro i quali i
plichi vanno presentati presso l'istituzione e precisare il servizio cuivanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.
In questi due casi la data è identica.Onde conservare il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di
gara figurerà la seguente indicazione: «L'offerta deve essere inviata in
doppia busta chiusa; oltre all'indicazione del servizio destinatario, come
indicato nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura:“Bando di gara — Non deve essere aperta dal servizio postale interno”.Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, esse saranno chiusemediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la firma del mittente.»
Articolo 104
Tutte le offerte devono essere aperte.Le offerte vengono aperte da una commissione appositamente designata.
Il controllore finanziario deve essere informato dell'apertura delle
offerte. Il controllore finanziario, o un suo rappresentante, può assistere
all'apertura come osservatore, se lo ritiene opportuno.
Le offerte non conformi ai requisiti specificati nel bando di gara
vengono eliminate.
I membri della commissione devono parafare ciascuna pagina di
ciascuna offerta e redigere il verbale dell'apertura delle offerte ricevuteidentificando quelle conformi e quelle non conformi, e motivando irifiuti per non conformità.
Articolo 105
Tutti i concorrenti sono informati del seguito riservato alla loro offerta.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 23
▼B
TITOLO XVI
DETERMINAZIONEDELLEDIFFERENTISOGLIENELSETTOREDEI
CONTRATTI
(articolo 128 del regolamento finanziario)
Articolo 106
L'importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata
sulla base dell'articolo 58, lettera a) del regolamento finanziario è fissatoa►
M413 800◄ECU.
Articolo 107
Il limite a partire dal quale è competente la CCAC secondo l'articolo 60
del regolamento finanziario, è fissato a ►M448 200◄ECU.
Articolo 108
Il limite a partire dal quale è obbligatoria la costituzione della cauzione
prevista dall'articolo 62 del regolamento finanziario è fissato a►
M4345 000 ◄ECU.
Articolo 109
I limiti al di sotto dei quali si può procedere in base a semplice fattura o
nota spese, sulla base dell'articolo 63 del regolamento finanziario, sonofissati a:
—►
M41 050◄ECU per la spese effettuate nelle sedi provvisorie
dell'istituzione;
—►M42 700◄ECU per le spese effettuate al di fuori delle sedi
provvisorie dell'istituzione.
Articolo 110
In applicazione dell'articolo 97 del regolamento finanziario, concernente
la stipulazione dei contratti nel settore degli stanziamenti per la ricerca elo sviluppo tecnologico, sono fissati i limiti seguenti:
— l'importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata è
fissato a►
M4103 500 ◄ECU per i materiali scientifici e tecnici
nonché per i lavori;
— l'importo a partire dal quale è competente la CCAC è fissato:
a) per i contratti scientifici e tecnici a ►M4483 000 ◄ECU;
b) per i contratti di forniture e di materiale, senza carattere
scientifico e tecnico, a ►M4103 500◄ECU;
c) per i contratti di forniture e di materiale, senza carattere
scientifico e tecnico, ai quali si applica l'articolo 58, lettere c),
d) ed e) del regolamento finanziario, a ►M434 500◄ECU.
TITOLO XVII
ATTIVITÀDELLECOMMISSIONICONSULTIVEPERGLI ACQUISTI
EICONTRATTI
(articoli 60 e 97 del regolamento finanziario)
Sezione I
Disposizionigenerali
Articolo 111
Alle condizioni stabilite negli articoli 60, 61 e 97 del regolamento
finanziario, la commissione consultiva per gli acquisti e i contratti è
chiamata, a titolo consultivo, a formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di lavori, forniture o prestazioni di
servizi, compresi gli studi, d'importo superiore a quelli indicati negli1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 24
▼B
articoli 107 e 110 del presente regolamento, nonché sui progetti di
acquisto di immobili per qualsiasi ammontare;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in
tutti i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui detteclausole determinino modifiche dell'importo del contratto originario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l'effetto di elevare oltre i
limiti di cui alla lettera a) l'importo globale di un contratto giàstipulato e che in origine era inferiore a detti limiti;
d) sui formulari e sui testi tipo relativi al bando di gara e sui progetti che
prevedono di discostarsi notevolmente da detti testi;
e) sui progetti di bando di gara aventi un'importanza o un carattere
particolare;
f) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell'esecu-
zione dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissionedi penali di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d'oneri edelle condizioni generali...); quando il problema è di gravità tale damotivare una richiesta di parere;
g) su richiesta dell'ordinatore competente o di un membro della CCAC,
sui progetti di contratto d'importo inferiore a quello di cui alla letteraa), qualora l'ordinatore ritenga che tali contratti sollevino questioni diprincipio o presentino un carattere particolare.
Articolo 112
La CCAC formula:
a) raccomandazioni sulla politica generale di approvvigionamento
all'interno o all'esterno della Comunità e effettua o fa effettuare
eventualmente le indagini e gli studi corrispondenti;
b) raccomandazioni sulla definizione delle condizioni generali degli
acquisti e dei contratti.
Articolo 113
I fascicoli sottoposti alla CCAC sono corredati di una relazione
elaborata e presentata dal funzionario responsabile o da un supplente
designato dall'ordinatore.
La relazione contiene segnatamente:
a) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una
tabella comparativa dei prezzi unitari;
b) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.
Articolo 114
Su ogni fascicolo viene espresso un parere firmato dal presidente della
CCAC. Il parere è comunicato ai servizi interessati.
Articolo 115
Tutte le CCAC adottano il proprio regolamento interno. Il testo viene
comunicato all'istituzione interessata, alle CCAC delle altre istituzioni e
alla Corte dei conti.
Ogni CCAC vigila, per quanto la riguarda, sulla corretta applicazione
delle direttive del Consiglio di cui all'articolo 126.
Sezione II
Disposizioniparticolari perilCentrocomunediricerca
Articolo 116
La Commissione può adottare disposizioni interne appropriate per
quanto riguarda la composizione e l'attività della CCAC rispetto alleattività del Centro comune di ricerca, a causa delle esigenze specifichedi questo settore.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 25
▼B
Dette disposizioni interne sono stabilite previa consultazione del
controllore finanziario e trasmesse per conoscenza al Parlamentoeuropeo e alla Corte dei conti.
Sezione III
Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti comune alle
istituzioni (
1)(CCACI)
Articolo 117
Il collegio dei capi d'amministrazione delle istituzioni della Comunità
può prendere le disposizioni necessarie per istituire una CCACI, aventelo scopo di intensificare, conformemente alle esigenze di buona gestione
finanziaria, la collaborazione tra le istituzioni in materia di stipulazione
congiunta di taluni contratti di forniture, nonché di altri contrattinell'ambito della gestione degli stanziamenti destinati al finanziamentodi iniziative a carattere interistituzionale.
Articolo 118
La CCACI esercita in particolare le seguenti competenze:
a) esprime un parere, quando tutte o più istituzioni decidono di stipulare
in comune contratti raggruppati nei settori di cui all'articolo 117, amotivo dei vantaggi che tale procedura può presentare sul piano
finanziario.
Il parere verte sulla regolarità della procedura seguita, la scelta del
fornitore e, in generale, le condizioni stabilite per la stipulazione delcontratto, tenuto conto degli interessi di tutte le istituzioni.
In questo caso le CCAC di ogni istituzione non dovranno più essere
consultate in proposito, ma saranno informate del parere reso;
b) può essere invitata, in particolare su richiesta di uno o più capi
d'amministrazione o di una o più CCAC, a esaminare e a fare
raccomandazioni su ogni problema che può avere un interesse oimplicazioni sul piano interistituzionale nei settori della stipulazionedei contratti di cui all'articolo 117.
A questo proposito, essa esamina il problema e formula i
suggerimenti appropriati.
Articolo 119
La CCACI comprende due rappresentanti per istituzione, designati per
quanto possibile tra i membri della CCAC dell'istituzione, restandointeso che, mediante accordo tra le istituzioni, devono farne parte, oltreai rappresentanti dei servizi delle rispettive amministrazioni:
— un rappresentante dei servizi incaricati delle questioni giuridiche,
— un rappresentante dei servizi incaricati delle finanze,
— un rappresentante, a titolo d'osservatore, del controllore finanziario.
Per i rappresentanti di questi tre servizi le istituzioni potranno accordarsi
su un sistema di rotazione.
Ciascuna delle istituzioni assicura a turno la presidenza della CCACI,
per un periodo di due anni.
La Commissione provvede al servizio di segreteria della CCACI.
Articolo 120
Sotto il profilo procedurale, si applicano le disposizioni degli articoli
113 e 114.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 26
(1) Il termine «istituzione» deve essere inteso ai sensi delle disposizioni
dell'articolo 22, paragrafo 5 del regolamento finanziario.
▼B
Articolo 121
La CCACI adotta il proprio regolamento interno. Il testo è comunicato
ad ogni istituzione.
TITOLO XVIII
FIDEIUSSIONEE COSTITUZIONEDI UNA CAUZIONEPREVENTIVA
AGARANZIADELL'ESECUZIONEDEICONTRATTI
(articolo 62 del regolamento finanziario)
Articolo 122
Quando, a garanzia dell'esecuzione dei contratti, si esige dai fornitori,
dagli imprenditori o dai prestatori di servizi la costituzione di unacauzione preventiva, questa deve coprire non solo tutta la durata dellagaranzia, ma un periodo sufficiente per consentire di farla valere. Detta
cauzione in linea di massima, deve essere costituita da un versamento
all'istituzione nella stessa moneta indicata per il pagamento delleforniture o dei lavori.
Articolo 123
La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di
solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile dell'istituzione. Talegaranzia è costituita nella moneta di pagamento prevista dal contratto ed
è soggetta alle norme sulla cauzione di cui all'articolo 122.
Articolo 124
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un
contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, idocumenti giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di unacopia, certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all'attodel versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal
contabile, della dichiarazione fatta dall'istituto o dal terzo che presta la
sua garanzia.
Articolo 125
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive sono liberate
secondo le modalità stabilite dalle disposizioni relative ai contratti, salvonei casi di inesecuzione o di mora di cui all'articolo 62, quarto commadel regolamento finanziario.
TITOLO XIX
DISPOSIZIONI SULL'APPLICAZIONE DA PARTE DELLE ISTITU-
ZIONI COMUNITARIE DELLE DIRETTIVE DEL CONSIGLIO IN
MATERIADIAPPALTIPUBBLICI,FORNITUREESERVIZI
(articolo 64 del regolamento finanziario)
Articolo 126
Le direttive del Consiglio in materia di appalti di lavori, di forniture e di
servizi si applicano alla stipulazione dei contratti da parte delleistituzioni quando gli importi dei contratti di cui trattasi siano uguali osuperiori alle soglie fissate da dette direttive.
Articolo 127
I termini «appalto di lavori», «appalto di forniture» e «appalto di
servizi» sono interpretati conformemente alle definizioni che figurano
nelle direttive di cui all'articolo 126.
Articolo 128
Le istituzioni — ciascuna nella misura in cui i contratti sono finanziati
su stanziamenti iscritti nella sezione del bilancio generale che lariguarda — sono considerate «amministrazioni aggiudicatrici» ai sensidelle direttive di cui all'articolo 126.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 27
▼B
Articolo 129
Nella stipulazione dei contratti di lavori, di forniture e di servizi, le
istituzioni debbono conformarsi alle disposizioni previste dalle direttivepertinenti, in particolare per quanto riguarda:
— le regole di pubblicità,
— le regole comuni nel settore delle specificazioni tecniche,
— le regole comuni di partecipazione,
— i criteri di selezione qualitativa,— i criteri di aggiudicazione degli appalti.
TITOLO XX
DETERMINAZIONE DEL VALORE DEI BENI MOBILI OLTRE IL
QUALEÈOBBLIGATORIAL'ISCRIZIONENELL'INVENTARIO
(articolo 65 del regolamento finanziario)
Articolo 130
Vengono registrati nell'inventario tutti i beni mobili:
— aventi valore d'acquisto pari o superiore a ►M4420◄ECU,
— la cui vita utile è superiore ad un anno [2 anni per i beni mobili di
carattere scientifico e tecnico (1)], e
— non aventi carattere di bene di consumo.
Per ogni bene acquistato, le iscrizioni nell'inventario, di cui le ricevute
sono parte integrante, forniscono una descrizione appropriata del beneindicandone la collocazione, la data d'acquisto e il costo unitario.
Le ricevute hanno il valore di descrizione appropriata.
Articolo 131
I controlli d'inventario da parte delle istituzioni sono eseguiti in modo da
accertare l'esistenza materiale di ciascun bene e della sua conformitàall'iscrizione nell'inventario. Il controllo è eseguito nell'ambito di unprogramma triennale di verifica.
TITOLO XXI
PUBBLICITÀPERLEVENDITEDEIBENIMOBILI
(articolo 66 del regolamento finanziario)
Articolo 132
1. Le vendite di beni mobili formano oggetto:
a) in caso di valore unitario d'acquisto pari o superiore a
►M48 100◄ECU, di una pubblicità locale appropriata. Il
periodo tra la data di pubblicazione dell'ultimo annuncio e laconclusione del contratto di vendita non è inferiore a 14 giorni;
b) in caso di valore unitario di acquisto pari o superiore a
►
M4391 100 ◄ECU, di un annuncio di vendita pubblicato nella
Gazzetta ufficiale delle Comunità europee . Una pubblicità appro-
priata può essere inoltre effettuata a mezzo stampa negli Stati
membri. Il periodo tra la data di pubblicazione dell'annuncio divendita nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee el a
conclusione del contratto di vendita non è inferiore a un mese.
2. Si può rinunciare alla pubblicità quando, in ragione del suo costo,
non presenta vantaggi particolari.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 28
(1) Definiti nel quadro del Centro comune di ricerca nella «Raccolta delle
istruzioni relative agli inventari (doc. 13.131/XV/68-F)» e nella «Nomen-
clatura dei materiali — Prospetto generale» (doc. 2168/IX/1972-F e
aggiornamenti).
▼B
3. Le istituzioni sono tenute a cercare di ottenere il prezzo migliore
per ciascuna vendita di beni mobili.
TITOLO XXII
CONDIZIONIPERLACOMPILAZIONEEL'ESECUZIONEDELPIANO
CONTABILE
(articolo 70 del regolamento finanziario)
Articolo 133
Compilazionedelpianocontabile
Il piano contabile consta di due parti distinte, ma coordinate che
consentono di tenere rispettivamente:
— la contabilità di bilancio,
— la contabilità generale.
Articolo 134
Contabilitàdibilancio
1. La contabilità di bilancio registra, per ogni suddivisione del
bilancio:
a) per quanto riguarda le spese,
— gli stanziamenti autorizzati dal bilancio iniziale, gli stanziamenti
iscritti nei bilanci suppletivi e/o rettificativi, gli stanziamentiaperti a seguito di partecipazioni da parte di terzi, gli stanziamentifrutto di storni, nonché l'importo totale di tutti gli stanziamenti
così disponibili.
Gli stanziamenti d'impegno e gli stanziamenti di pagamento sono
registrati e seguiti separatamente gli uni dagli altri;
— gli impegni e i pagamenti dell'esercizio;
b) per quanto riguarda le entrate,
— le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei
bilanci suppletivi e/o rettificativi, le entrate provenienti dapartecipazioni di terzi, nonché l'importo totale delle previsionicosì formulate;
— i diritti accertati e le riscossioni dell'esercizio;
c) la ripresa degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da
recuperare dagli esercizi precedenti.
Sono anche registrati nella contabilità di bilancio gli impegni
accantonati globali relativi al FEAOG, sezione garanzia, e i corri-
spondenti pagamenti, costituiti dagli anticipi.
Detti impegni sono presentati tenendo conto dell'insieme degli
stanziamenti del FEAOG, sezione garanzia.
2. Sono aperti conti distinti per seguire separatamente:
— l'utilizzazione degli stanziamenti riportati,
— l'utilizzazione degli stanziamenti ricostituiti,
— la liquidazione degli impegni ancora in sospeso.
Per quanto riguarda le entrate, vengono aperti dei conti distinti per poter
seguire separatamente i crediti ancora da riscuotere degli esercizi
precedenti.
3. I conti possono essere presentati in forma particolareggiata onde
consentire dei risultati analitici.
4. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto
informatico.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 29
▼B
Articolo 135
Contabilitàgenerale
1. La contabilità generale permette di stabilire la situazione attiva e
passiva dell'istituzione.
2. Il piano contabile della contabilità generale è elaborato in base ad
un sistema di classificazione decimale.
3. Il sistema dei conti comporta le seguenti classi:— classe 1: conti di capitali permanenti;
— classe 2: conti delle immobilizzazioni;
— classe 3: conti di magazzino;
— classe 4: conti di magazzino;
— classe 5: conti finanziari;
— classe 6: conti accesi alle spese;— classe 7: conti accesi alle entrate;
— classe 8: conti speciali.
4. Ciascuna classe comprende dei gruppi (a due cifre), divisi in
sottogruppi (a tre cifre), a loro volta suddivisi, in funzione del
fabbisogno dell'istituzione, in conti a cinque o sei cifre.
5. La classe 4 «conti di terzi» registra tutte le operazioni relative ai
rapporti con i terzi e le scritture di conguaglio.
Essa comprende in particolare i conti d'ordine, che consentono di
iscrivere le entrate provenienti dal riversamento di acconti di cuiall'articolo 7, punto 7 del regolamento finanziario nonché quelli che
consentono di seguire le operazioni di riutilizzo previste dall'articolo 27,
paragrafo 2 del regolamento finanziario.
6. La classe 5 «conti finanziari» registra i movimenti dei valori, le
operazioni delle casse, banche ed uffici dei conti correnti postali, nonchéquelle effettuate dai contabili subalterni e dagli amministratori degli
anticipi. Per ogni conto bancario, ogni conto corrente postale, ogni cassa
e ogni cassa di anticipi viene aperto un conto distinto.
7. La classe 6 «conti accesi alle spese» registra l'importo lordo delle
spese iscritte nella contabilità di bilancio.
Vengono aperti conti distinti per le spese relative:
— agli stanziamenti dell'esercizio in corso,
— agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 1, lettera b)
del regolamento finanziario,
— agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 1, lettera a)
del regolamento finanziario,
— agli stanziamenti riportati a norma dell'articolo 7, punto 2 del
regolamento finanziario,
— agli stanziamenti relativi alle partecipazioni di terzi di cui all'articolo
4, paragrafo 2 del regolamento finanziario.
8. La classe 7 «conti accesi alle entrate» registra l'importo delle
riscossioni iscritte nella contabilità di bilancio.
Vengono aperti conti distinti per le riscossioni:
— dei diritti accertati dell'esercizio in corso,
— dei diritti accertati degli esercizi precedenti ancora da riscuotere.
9. La classe 8 «conti speciali» registra alla fine dell'esercizio le
operazioni di chiusura dei conti.
10. Salvo il disposto dell'articolo 21, il contabile di ogni istituzione
elabora un piano contabile particolareggiato in funzione del sistemacontabile di cui al paragrafo 3. Egli accende gruppi, sottogruppi e contisecondo le esigenze particolari della propria gestione, precisando ognivolta l'oggetto e le condizioni di esercizio dei suddetti conti.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 30
▼B
Articolo 136
Funzionamentodellacontabilitàgenerale
1. La contabilità generale viene tenuta per anno civile secondo il
metodo della partita doppia.
2. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto
informatico.
3. La contabilità consente di redigere un bilancio generale dei conti,
cioè una situazione di tutti i conti accesi alle attività e alle passività delle
istituzioni, compresi i conti saldati, indicando per ciascuno di essi:
— il numero del conto,
— le registrazioni,— il totale degli addebitamenti,— il totale degli accreditamenti,— il saldo.
4. I conti sono tenuti in modo da permettere un'analisi dettagliata
delle operazioni e dei saldi. Gli stati finanziari sono compilati in mododa mettere correttamente in evidenza, secondo una ripartizioneappropriata, gli elementi rappresentativi dell'attivo e del passivodell'istituzione. Le entrate da riscuotere figurano al passivo nel conto
di regolarizzazione e i crediti corrispondenti sono iscritti all'attivo alla
voce «debitori vari» o ad altre voci appropriate. Le spese dell'esercizionon ancora imputate al conto di gestione figurano all'attivo del conto diregolarizzazione alle voce «spese da imputare». Il conto di gestionecontiene tutti gli elementi che consentano la collazione con il bilanciofinanziario.
I saldi di ciascun conto sono confrontati periodicamente con i documenti
giustificativi o altri elementi probanti, e in particolare con:
— i conti delle immobilizzazioni, come previsto all'articolo 130;
— gli averi in banca e su conto corrente postale: confronto mensile con
gli estratti conto inviati dagli istituti finanziari;
— la consistenza di cassa: confronto con il libro di cassa;— le casse di anticipi e altri anticipi ai sensi dell'articolo 74: verifica del
rispetto delle norme di funzionamento delle casse di anticipi e dellenorme di concessione degli anticipi, nonché delle norme dicontabilizzazione;
— i conti accesi alle spese e alle entrate delle classi 6 e 7: confronto
mensile con i totali corrispondenti della contabilità di bilancio.
5. I conti interistituzionali di collegamento sono oggetto di
conguaglio mensile e di liquidazione periodica.
6. I conti provvisori sono periodicamente oggetto dell'esame
seguente:
— riscossioni in sospeso, informazione da parte del contabile
all'ordinatore sulle entrate non riscosse e sulle iniziative finalizzatealla riscossione;
— pagamenti in sospeso, comunicazione da parte del contabile
all'ordinatore dei motivi delle inesecuzioni e degli importi in causa;
— fondi da trasferire, confronto con gli stati collettivi delle retribuzioni
del personale o con stati affini;
— altri conti provvisori, analisi dei saldi contabili e notificazione
all'ordinatore di ogni operazione non liquidata entro i termini stabilitiannualmente.
I conti provvisori sono liquidati al più presto, e comunque non oltre i
termini indicati all'articolo 71 del regolamento finanziario.
7. I conti d'ordine di riutilizzo consentono di seguire le operazioni di
riutilizzo delle entrate di cui all'articolo 27, paragrafo 2 del regolamentofinanziario e di redigere il prospetto di cui all'articolo 78, paragrafi 1 e 3del medesimo.
8. I conti finanziari (bancari e postali) sono tenuti in divise e in ecu.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 31
▼B
La conversione in ecu degli importi espressi in monete nazionali si
effettua sulla base dei tassi fissati conformemente all'articolo 1. I saldi inecu dei conti tenuti in divise e in ecu sono oggetto di un adeguamento
mensile.
9. La contabilità del Centro comune di ricerca è ripresa nella
contabilità generale della Commissione.
10. Salvo altrimenti disposto da un regolamento, tutti gli stati
finanziari sono presentati secondo i principi contabili che comprendonoin particolare i principi fissati dalle direttive del Consiglio in materia. Le
modalità pratiche di applicazione di questi principi, le quali formano
oggetto di aggiornamenti periodici, sono stabilite secondo le disposi-zioni dell'articolo 21.
TITOLO XXIII
DISPOSIZIONI RELATIVE AGLI STANZIAMENTI DI RICERCA E
SVILUPPOTECNOLOGICO
(articoli 94 e 96 del regolamento finanziario)
Articolo 137
Per le attività del Centro comune di ricerca viene compilata, a
integrazione del bilancio, una tabella che indica la concordanza tra ladestinazione delle spese (obiettivi di ricerca e altre attività) e la natura
dei mezzi di esecuzione impiegati, e cioè:
— personale statutario e non statutario,
— infrastruttura amministrativa e tecnica,— supporti scientifici e tecnici,
— stanziamenti operativi diretti.
Il Centro comune di ricerca tiene, per le necessità di gestione di ciascuna
delle attività nel settore di sua competenza — compresi i lavori relativi
alle prestazioni per conto di terzi e quelli di sostegno ai servizi dellaCommissione — una contabilità che consenta di sorvegliare i costi realisulla base degli elementi che figurano nella tabella di concordanza.
Articolo 138
Per le attività relative all'azione indiretta viene compilata, a integrazione
del bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la destinazione
delle spese (obiettivi di ricerca e altre attività) e la loro natura, secondola ripartizione seguente:
— interventi,
— personale non statutario (
1),
— funzionamento,
— infrastruttura,
— informazione e pubblicazioni,
— personale statutario (1).
Per la tenuta della contabilità sono presi tutti i provvedimenti necessari a
garantire il controllo dell'esecuzione di bilancio per obiettivo di ricercatenuto conto delle componenti che figurano nella tabella di concordanza.
Articolo 139
1. La Commissione percepisce anticipi a titolo delle attività che
svolge per conto terzi. Questi anticipi sono destinati a finanziare, da unlato, le spese di personale, le spese generali e dei mezzi di esecuzione1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 32
(1) La rubrica «personale statutario» corrisponde ai funzionari che ricoprono
posti previsti dalla tabella dell'organico, nonché agli agenti disciplinati dalRAA. La rubrica «personale non statutario» corrisponde, ai sensi della
regolamentazione della Commissione relativa ai minibilanci del 22 maggio
1990, a tutti gli altri agenti (agenti provvisori, funzionari nazionali
temporaneamente assegnati all'istituzione, prestatori di servizi, contratti di
imprese, ecc.).
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legate a queste attività; dall'altro, gli investimenti specifici che tali
attività richiedono. Gli anticipi sono inseriti nelle dotazioni di bilanciocorrispondenti.
2. Gli anticipi non utilizzati sono rimborsati mediante annullamento
degli stanziamenti corrispondenti attraverso il conto di gestione. Glianticipi utilizzati sono rimborsati con una frazione delle entrate generatedalla riscossione del costo delle prestazioni ai terzi. La frazione delleentrate utilizzata per il rimborso degli anticipi corrisponde alle spese peril personale e alle spese di utilizzazione dei servizi generali e dei mezzi
di esecuzione della Commissione nonché agli investimenti specifici. Il
resto delle entrate, cioè quelle che corrispondono a spese correntiderivanti specificamente dai contratti, è conservato dalla Commissionemediante l'iscrizione di stanziamenti supplementari nelle linee dibilancio che sostengono tali spese specifiche.
3. La frazione delle entrate che dà luogo al rimborso viene
determinata al momento della stipulazione di ciascun contratto di
prestazione a terzi, conformemente alle regole interne.
Le entrate destinate al rimborso degli anticipi e le entrate che danno
luogo all'apertura di stanziamenti supplementari sono imputate a lineedistinte dello stato delle entrate della Commissione.
TITOLO XXIV
DISPOSIZIONIRELATIVEALLA GESTIONEDEGLI STANZIAMENTI
DIFUNZIONAMENTODELLESEDIFUORICOMUNITÀ
(articoli 121, 122 e 123 del regolamento finanziario)
Sezione I
Cassedianticipi
Articolo 140
Per il pagamento di talune categorie di spese è istituita, in applicazione
delle disposizioni dell'articolo 54 del regolamento finanziario, una cassadi anticipi per ogni unità locale al di fuori della Comunità.
La decisione istitutiva ne determina le modalità di funzionamento sulla
base delle necessità specifiche di ciascuna unità locale.
Sezione II
Impegniepagamenti
Articolo 141
Per l'insieme delle unità locali sono elaborate proposte di impegni
provvisori globali.
Le proposte, corredate da uno stato previsionale delle spese di ciascuna
unità locale, sono trasmesse per il visto al controllore finanziario equindi registrate nella contabilità; gli impegni globali possono essereriveduti in funzione dell'evoluzione delle necessità.
Articolo 142
1. Nelle delegazioni che dispongono soltanto di un numero limitato di
funzionari o agenti che possono essere delegati a firmare assegni ogiroconti postali o bancari, le autorità di cui all'articolo 22 delregolamento finanziario possono autorizzare, su proposta dell'ordinatore
e previo parere favorevole del contabile e del controllore finanziario,
una firma unica.
2. La Commissione stabilisce le modalità secondo le quali gli agenti
da essa designati e delegati a disporre dei conti aperti nella delegazione,sono autorizzati a comunicare nomi ed esemplari delle firme agliorganismi finanziari locali.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 33
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Sezione III
Condizioniparticolari diconsultazionedellaCCAC
Articolo 143
1. In applicazione dell'articolo 60 del regolamento finanziario e
dell'articolo 111 del presente regolamento, i contratti riguardanti lalocazione di un immobile situato al di fuori della Comunità possonoessere conclusi, in via eccezionale, direttamente dall'ordinatore, a
condizione che la CCAC sia stata adeguatamente informata in
precedenza — in ordine ai paesi o alle città interessate — sullecondizioni contrattuali e abbia ammesso i criteri di base da adottare,vertenti in particolare sui seguenti elementi:
— il tipo di immobile da prendere in locazione secondo la destinazione
prevista (alloggio, uffici, ecc.);
— i parametri da rispettare riguardo alla superficie e ai prezzi,
eventualmente corredati di massimi e minimi;
— le modalità del contratto.
2. Nelle fattispecie non conformi ai criteri convenuti secondo il
paragrafo 1 e previamente ammessi dalla CCAC, questa è nuovamente
adita dall'ordinatore in merito ai casi specifici in oggetto.
3. L'ordinatore trasmette periodicamente alla CCAC relazioni
sull'applicazione della disposizione di cui al paragrafo 1.
Sezione IV
Inventari
Articolo 144
1. Gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il
patrimonio della Comunità sono tenuti in loco, per quanto concerne le
delegazioni. Essi vengono regolarmente comunicati agli uffici centralisecondo modalità decise dalla Commissione.
I beni mobili in transito verso le delegazioni vengono iscritti su un
elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventaripermanenti.
2. La pubblicità per la vendita di beni mobili delle delegazioni viene
effettuata secondo le modalità di diritto o di fatto vigenti in loco.
TITOLO XXV
DISPOSIZIONIFINALI
Articolo 145
Gli importi forfettari previsti dal presente regolamento saranno riveduti
in funzione delle variazioni dell'indice dei prezzi al consumo nellaComunità, secondo un metodo proporzionale e le scadenze seguenti:
— ogni tre anni, salvo un'evoluzione eccezionale di detto indice, per
quanto riguarda gli importi di cui agli articoli 31 (ammontare della
cassa di anticipi), 81, 130, 132 e agli articoli da 106 a 110. Tali
importi vengono arrotondati adeguatamente;
— ogni anno, per quanto riguarda gli importi di cui all'articolo 31
(ammontare delle indennità). Tali importi sono arrotondati all'ecuimmediatamente inferiore o superiore.
La Commissione, che rileva i nuovi importi alle scadenze e secondo i
criteri di cui al primo comma, li comunica alle altre istituzioni.
Articolo 146
Le precedenti disposizioni del presente regolamento non pregiudicano
l'applicazione delle norme particolari del regolamento finanziario suglistanziamenti di ricerca e di sviluppo tecnologico (titolo VII delregolamento finanziario), il Fondo europeo agricolo di orientamento e1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 34
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di garanzia, sezione garanzia (titolo VIII del regolamento finanziario),
gli aiuti esterni (titolo IX del regolamento finanziario), la gestione deglistanziamenti relativi al personale al di fuori della Comunità e al
funzionamento amministrativo corrispondente (titolo X del regolamento
finanziario) e l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunitàeuropee (titolo XI del regolamento finanziario).
Articolo 147
Le istituzioni informano la Corte dei conti, entro sei mesi dalla data di
entrata in vigore del presente regolamento, delle disposizioni adottateper la sua esecuzione.
Articolo 148
Il regolamento 86/610/CEE, Euratom, CECA, è abrogato.
Articolo 149
Il presente regolamento entra in vigore il 1
ogennaio 1994.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e
direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.1993R3418 — IT — 01.01.2000 — 004.001 — 35