Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni
"BREGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE
del 7 luglio 1995
che stabilisce modalità d’applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la
procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia»
(GU L 158 del 8.7.1995, pag. 6)
Modificato da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
"M1 Regolamento (CE) n. 896/97 della Commissione del 20 maggio
1997L 128 8 21.5.1997
"M2 Regolamento (CE) n. 2245/1999 della Commissione del 22
ottobre 1999L 273 5 23.10.19991995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 1
REGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE
del 7 luglio 1995
che stabilisce modalità d’applicazione del regolamento (CEE) n.
729/70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del
Feaog, sezione «garanzia»
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,visto il regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21 aprile 1970,
relativo al finanziamento della politica agricola comune (
1), modificato
da ultimo dal regolamento (CE) n. 1287/95 (2), in particolare l’articolo 4
paragrafo 6 e l’articolo 5 paragrafo 3,
considerando che, in seguito alla riforma della procedura di liquidazione
dei conti, posta in essere dal regolamento (CE) n. 1287/95, devono essere
adottate modalità d’applicazione per quanto riguarda il riconoscimento
degli organismi pagatori e la certificazione e la liquidazione dei conti
annuali;
considerando che l’evoluzione del numero e della natura delle misure
finanziate dal Feaog, sezione «garanzia», nonché delle tecniche di
registrazione e di trasmissione dei dati rende necessaria una revisione del
tipo e del contenuto delle informazioni che devono essere fornite alla
Commissione, ai fini della liquidazione dei conti;
considerando che è pertanto necessario abrogare il regolamento (CEE) n.
1723/72 della Commissione (3), modificato da ultimo dal regolamento
(CEE) n. 295/88 (4);
considerando che il comitato del Feaog non ha espresso alcun parere nel
termine stabilito dal suo presidente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti da ciascun
Stato membro ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 2 del regolamento (CEE)
n. 729/70 dovrà essere determinato da ciascuno Stato membro dopo aver
consultato la Commissione. La Commissione può far presente, in
particolare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per il rispetto
del termine di cui all’articolo 5, paragrafo 2 di detto regolamento e per la
trasparenza dei controlli sulle operazioni del Fondo. La Commissione
informa il comitato del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli
Stati membri.
2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro informa la
Commissione circa l’autorità o le autorità che rilasciano e revocano il
riconoscimento, e che stabiliscono il termine entro cui debbono essere
apportati gli adeguamenti necessari ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 4
del regolamento (CEE) n. 729/70 («autorità competente»).
3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo pagatore,
l’autorità competente accerta che le disposizioni amministrative e
contabili dello stesso offrano le garanzie di cui all’articolo 4, paragrafo
1, lettera a) del regolamento (CEE) n. 729/70. I criteri per il
riconoscimento sono stabiliti da ogni Stato membro e applicati
dall’autorità competente tenendo conto delle linee direttrici della
Commissione contenute nell’allegato. Il mancato rispetto di criteri
rilevanti per le operazioni dell’organismo pagatore comporta l’applica-
zione dell’articolo 4, paragrafo 4 dello stesso regolamento. La decisione!B
(1) GU n. L 94 del 28. 4. 1970, pag. 13.
(2) GU n. L 125 dell’8. 6. 1995, pag. 1.
(3) GU n. L 186 del 16. 8. 1972, pag. 1.
(4) GU n. L 30 del 2. 2. 1988, pag. 7.1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 2
di riconoscimento si basa su un esame delle modalità amministrative e
contabili, in particolare di quelle adottate per tutelare gli interessi
comunitari, per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenute,
le scorte d’intervento e gli importi da percepire. L ’esame comprende, per
le operazioni finanziate dalla sezione «garanzia» del Feaog, le modalità
secondo cui vengono eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria,
garantita la sicurezza dei sistemi informatici, tenuti i registri contabili,
suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli interni ed esterni.
4. Se l’organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le condizioni
prescritte, l’autorità competente procede al suo riconoscimento. In caso
contrario notifica all’organismo pagatore le istruzioni relative alle
modalità amministrative e contabili e in particolare le condizioni che
l’organismo pagatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il
riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio e per un periodo
da fissare in funzione della gravità del problema incontrato, in attesa che
vengano attuate le necessarie modifiche delle modalità amministrative e
contabili.
5. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato membro designa un
altro organismo pagatore, secondo le modalità stabilite dall’articolo 4 del
regolamento (CEE) n. 729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e
provvede affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano interrotti.
6. L ’atto di riconoscimento consiste in una attestazione scritta della
sussistenza delle condizioni prescritte per il riconoscimento, e se del caso
contiene le istruzioni per le modifiche necessarie ed il periodo entro il
quale queste devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla
Commissione.
7. La comunicazione di cui all’articolo 4, paragrafo 3 del regolamento
(CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando l’organismo pagatore viene
riconosciuto insieme alle seguenti informazioni relative a ciascun
organismo pagatore:
— attribuzioni;— la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni;
— rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono state pure
affidate alcune competenze per l’esecuzione delle misure in forza
delle quali si effettua l’imputazione delle spese al Fondo;
— le procedure di ricevimento, verifica e approvazione delle domande,
di autorizzazione, pagamento e registrazione delle spese;
— le disposizioni di revisione contabile interna.
Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell’articolo 4,
paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 includono in particolare le
istruzioni inerenti alle modalità amministrative e contabili e agli
adeguamenti che l’organismo pagatore deve apportare per evitare la
revoca del riconoscimento e il termine stabilito per attuarli.
Articolo 2
1. L ’organismo di coordinamento di cui all’articolo 4, paragrafo 1
lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agisce come unico
rappresentante dello Stato membro nei confronti della Commissione
per tutte le questioni relative alla sezione «garanzia» del Feaog
riguardanti:
— la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti comunitari ai vari
organismi pagatori e alle amministrazioni che devono provvedere
alla loro situazione;
— la promozione della loro applicazione armonizzata;
— la comunicazione alla Commissione delle informazioni previste nel
presente regolamento e nel regolamento (CEE) n. 729/70;
— la messa a disposizione della Commissione di tutti i dati contabili
necessari a fini statistici e di controllo.!B1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 3
Non è necessario trasmettere alla Commissione il materiale documentale
in possesso degli organismi pagatori o ordinatori; tuttavia tali
informazioni devono essere tenute a disposizione da essi. L ’organismo
pagatore può svolgere il ruolo di organismo di coordinamento purché tali
due competenze siano nettamente distinte. Nell’espletamento dei suoi
compiti l’organismo di coordinamento può avvalersi, a norma delle
disposizioni nazionali, di altri organi o servizi amministrativi, in
particolare a carattere contabile o tecnico.
2. Lo Stato membro comunica alla Commissione la denominazione e lo
statuto dell’organismo di coordinamento e fornisce ragguagli circa le
modalità amministrative, contabili e di controllo interno cui ci si è
attenuti per l’esecuzione delle operazioni considerate.
3."M2La forma e il contenuto delle informazioni contabili di cui al
paragrafo 1 sono stabiliti secondo la procedura prevista all’articolo 13
del regolamento (CEE) n. 729/70. 3
Articolo 3
1. La certificazione cui si fa riferimento nell’articolo 5, paragrafo 1,
lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è rilasciata da un servizio o
da un organismo indipendente sotto il profilo funzionale dall’organismo
pagatore e dell’organismo di coordinamento e che abbia le competenze
tecniche necessarie (organo di certificazione).
La certificazione si basa su un esame delle procedure nonché sull’esame
di un campione di operazioni. Essa riguarda la conformità dei pagamenti
con le norme comunitarie solo per quanto concerne la capacità delle
strutture amministrative degli organismi pagatori di verificare tale
conformità prima che il pagamento sia eseguito.
L ’organismo di certificazione effettua l’esame attenendosi a norme sulla
revisione dei conti internazionalmente riconosciute. I controlli vengono
effettuati nel corso alla fine di ogni esercizio finanziario. Anteriormente
al 31 gennaio dell’esercizio successivo, l’organismo di certificazione
redige la certificazione e una relazione sui propri accertamenti,
precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in merito al fatto
che i conti da presentare alla Commissione siano completi, esatti e
veritieri, e che le procedure di controllo interno abbiano funzionato in
modo soddisfacente.
2. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagatore, lo Stato
membro può basarsi sulla certificazione rilasciata da servizi o organismi
che hanno certificato i conti dei rispettivi organismi pagatori, purché
ottenga la garanzia che l’oggetto dei controlli e le norme seguite al
riguardo sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1.
3. La relazione di cui al paragrafo 1 indica:— se le procedure applicate dai servizi pagatori con particolare
riguardo alle condizioni richieste per il riconoscimento offrono
adeguate garanzie per quanto riguarda la conformità delle operazioni
imputate al Fondo alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni
sono state fatte per migliorare i sistemi;
— se i conti annui di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a)
concordano con i libri e registri contabili degli organismi pagatori;
— se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d’intervento di cui
all’articolo 5, possono essere considerate come registrazioni
sostanzialmente veritiere, esatte e complete di operazioni imputate
al Fondo;
— se gli interessi finanziari della Comunità sono debitamente tutelati
per quanto riguarda gli anticipi pagati, le garanzie ottenute, le scorte
d’intervento, nonché gli importi da percepire;
— se le raccomandazioni formulate agli organismi pagatori per
migliorare i sistemi sono state seguite.!B1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 4
La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e le
qualificazioni del personale che ha operato la verifica, sul lavoro svolto,
sul numero delle operazioni esaminate, sui livelli di rappresentatività e
attendibilità ottenuti, sulle debolezze riscontrate e le raccomandazioni
fatte per eventuali miglioramenti, nonché sulle operazioni svolte
dall’organismo di certificazione e da altri organismi di revisione
contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, da cui
l’organismo di certificazione abbia integralmente o parzialmente
ricavato elementi di verifica in materia.
Articolo 4
1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all’articolo 5, paragrafo 2,
lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, gli Stati membri trasmettono
alla Commissione:
a) i conti annui delle spese imputate alla sezione «garanzia» del Fondo,
unitamente alle relazioni redatte da ciascun servizio od organismo ai
sensi dell’articolo 5, paragrafo 1 di detto regolamento;
b) le certificazioni e le relazioni dell’organismo o degli organismi di
certificazione.
2. I documenti di cui al paragrafo 1 sono inviati in quattro esemplari
alla Commissione entro il 10 febbraio dell’anno successivo alla fine
dell’esercizio finanziario interessato.
3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello Stato membro,
altre informazioni relative alla liquidazione dei conti di cui trattasi
possono essere trasmesse alla Commissione entro un termine che
quest’ultima stabilisce tenendo conto della quantità di lavoro occorrente
per raccogliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, la
Commissione può effettuare la liquidazione dei conti sulla base delle
informazioni in suo possesso alla scadenza del termine indicato.
4. La Commissione può accogliere le richieste di prorogare del termine
di trasmissione delle informazioni, in casi giustificati e sempre che siano
notificate prima della scadenza del termine stesso.
Articolo 5
1. I dati contabili di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a),
comprendono:
a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti voci e
sottovoci del bilancio comunitario;
b) un riassunto delle operazioni di intervento, con l’indicazione
dell’entità e dell’ubicazione delle scorte alla fine dell’esercizio
finanziario;
c) i dati relativi alle spese, oppure la dichiarazione che i dati relativi a
ciascuna operazione sono tenuti a disposizione della Commissione,
su supporto informatico;
d) la dichiarazione che i dati relativi ad ogni singolo movimento nei
magazzini di intervento sono disponibili presso l’organismo
pagatore;
e) chiarimenti sui divari tra le spese dichiarate nei conti annuali e quelle
dichiarate, per il medesimo periodo, nei documenti di cui all’articolo
3, paragrafo 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88 (1), previa rettifica
ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 7 del medesimo regolamento;
f) un riepilogo dei recuperi pendenti, ripartiti per esercizio di emissione
degli ordini di recupero, nonché un riepilogo degli importi
riconosciuti come irrecuperabili nel corso dell’esercizio.!B
(1) GU n. L 249 dell’8. 9. 1988, pag. 9.!M21995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 5
2. Le relazioni di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del presente
regolamento, contengono le seguenti informazioni, riguardanti ciascun
organismo pagatore o di coordinamento:
— operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali difficoltà tecniche
riguardanti l’esercizio finanziario considerato;
— modifiche sostanziali delle informazioni di cui all’articolo 1,
paragrafo 7, intervenute successivamente all’elaborazione della
relazione precedente.
Articolo 6
I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli importi da
recuperare dal Feaog, sezione «garanzia», sono tenuti a disposizione
della Commissione quanto meno sino alla fine del terzo anno successivo
a quello in cui la Commissione liquida le spese per il relativo esercizio
finanziario, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti formi
oggetto di un procedimento davanti alla Corte di giustizia delle
Comunità europee sino alla fine dell’anno successivo all’emissione
della sentenza.
Articolo 7
1. La decisione di liquidazione dei conti, di cui all’articolo 5, paragrafo
2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, determina fatte salve
decisioni successive eventualmente adottate a norma del paragrafo 2,
lettera c) dello stesso articolo, l’importo delle spese effettuate in
ciascuno Stato membro durante l’esercizio finanziario in esame, che
devono essere riconosciute imputabili al FEAOG in base ai conti di cui
all’articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento succitato e delle
riduzioni o sospensioni degli anticipi per lo stesso esercizio, comprese le
riduzioni di cui all’articolo 4, paragrafo 3, secondo comma del
regolamento (CE) n. 296/96 (1).
Gli importi che in virtù della decisione della liquidazione dei conti di cui
al primo comma devono essere recuperati dallo Stato membro o che gli
devono essere pagati, sono determinati deducendo gli anticipi pagati nel
corso dell’esercizio finanziario in esame dalle spese riconosciute per lo
stesso esercizio a norma del primo comma. Tali importi sono dedotti
dagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal secondo mese successivo al
mese in cui la decisione di liquidazione dei conti acquista efficacia.
2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell’esercizio finanziario
la Commissione comunica allo Stato membro interessato i risultati delle
proprie verifiche, nonché le eventuali modifiche proposte.
3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non possa
liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30 aprile dell’anno
successivo, la Commissione indica allo Stato membro stesso le inchieste
supplementari da effettuare a norma dell’articolo 9 del regolamento
(CEE) n. 729/70.
Articolo 8
1. Qualora ritenga, a seguito di un’indagine, che le spese non sono
effettuate nel rispetto delle norme comunitarie, la Commissione
comunica allo Stato membro interessato le proprie risultanze e indica i
provvedimenti da adottare per garantire, in futuro, l’osservanza delle
norme stesse.
La comunicazione fa riferimento al presente regolamento. Lo Stato
membro risponde entro due mesi e la Commissione può conseguente-
mente modificare la sua posizione. In casi giustificati la Commissione
può accordare una proroga del termine per la risposta.!B
(1) GU n. L 39 del 17. 2. 1996, pag. 5.!M1
!B
!M21995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 6
Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi della
Commissione convocano una discussione bilaterale ed entrambe le parti
si adoperano per raggiungere un accordo sulle misure da adottare,
nonché sulla valutazione della gravità dell’infrazione e del danno
finanziario arrecato alla Comunità europea. In esito a tale discussione e
dopo un’eventuale data fissata dalla Commissione, di concerto con lo
Stato membro, dopo la discussione bilaterale per la comunicazione
d’informazioni supplementari o, qualora lo Stato membro non accetti la
convocazione nel termine fissato dalla Commissione, dopo la scadenza
di tale termine, quest’ultima comunica ufficialmente le sue conclusioni
allo Stato membro facendo riferimento alla decisione 94/442/CE della
Commissione (1). Fatte salve le disposizioni del quarto comma del
presente paragrafo, tale comunicazione valuta le spese di cui sarà
proposta l’esclusione in virtù dell’articolo 5, paragrafo 2, lettera c), del
regolamento (CEE) n. 729/70.
Lo Stato membro informa la Commissione quanto prima possibile dei
provvedimenti adottati per assicurare il rispetto delle norme comunitarie
e della data effettiva della loro attuazione. La Commissione adotta, se del
caso, una o più decisioni in applicazione dell’articolo 5, paragrafo 2,
lettera c), del regolamento (CEE) n. 729/70 per escludere fino alla data
effettiva di attuazione dei provvedimenti le spese per le quali non sono
state rispettate le norme comunitarie.
2. Le decisioni di cui all’articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del
regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in seguito all’esame delle
relazioni predisposte dall’organo di conciliazione a norma della
decisione n. 94/442/CE.
3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui all’articolo 5,
paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 è applicata sugli
anticipi relativi alle spese del secondo mese successivo a quello della
decisione adottata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Stato
membro e per motivi riguardanti l’entità della riduzione, la Commissione
può, dopo aver consultato il comitato del Fondo, decidere date diverse.
Articolo 9
Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a decorrere dal 16 ottobre
1995.
Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti del Feaog,
sezione «garanzia» fino all’esercizio finanziario 1995.
Articolo 10
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla
pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Esso è applicabile a decorrere dall’esercizio che inizia il 16 ottobre 1995.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e
direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.!M2
(1) GU L 182 del 16.7.1994, pag. 45.!B1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 7
ALLEGATO
Linee direttrici per i criteri per il riconoscimento degli organismi pagatori
I criteri per il riconoscimento sono tali che l’organismo pagatore offra garanzie
sufficienti per il corretto funzionamento della sua organizzazione amministrativa,del suo sistema di controllo interno, e per la conservazione dei documenti di cuiall’articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70. Unicamente operazioni di scala
ridotta dell’organismo pagatore possono giustificare l’applicazione di criteri
semplificati. Il mancato rispetto di criteri di importanza rilevante per le operazionidell’organismo pagatore comporterà l’applicazione dell’articolo 4, paragrafo 4 didetto regolamento.
1. L ’istituzione di un organismo pagatore («organismo») dovrà basarsi su un
atto formale che stabilisca i poteri, gli obblighi e le responsabilitàdell’organismo, segnatamente in relazione alla spesa della sezione
«garanzia» del Feaog, tali quali definiti agli articoli 2 e 3 del regolamento
n. 729/70 e che definisca inoltre la struttura amministrativa dell’organi-smo.
2. In relazione alla spesa del Feaog «garanzia», l’organismo deve svolgere
sostanzialmente tre funzioni:
i) Autorizzazione dei pagamenti: obiettivo della funzione è di fissare
l’importo che deve essere pagato a un richiedente conformemente alla
normativa comunitaria.
ii) Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire
istruzioni agli istituti bancari dell’organismo o, se del caso, a unservizio pagatore governativo, di pagare gli importi autorizzati alrichiedente (o al suo delegato).
iii) Contabilizzazione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di
registrare il pagamento nei libri contabili dell’organismo, che dinorma sono costituiti da un sistema informatizzato, e la preparazionedi sintesi periodiche di spesa, ivi incluse le dichiarazioni mensili e
annuali destinate alla Commissione europea. Nei libri contabili vanno
altresì registrati gli attivi finanziati dal Fondo, segnatamente perquanto concerne le scorte d’intervento, gli anticipi non liquidati e idebitori.
3. Senza pregiudizio delle deleghe di cui al paragrafo 4 l’organismo pagatore
dovrà di norma disporre di due servizi:
i) Il servizio di controllo interno: obiettivo del servizio o di procedure
equivalenti è di garantire che il sistema di controllo interno
dell’organismo pagatore funzioni efficacemente; il servizio dicontrollo interno deve essere indipendente dagli altri servizidell’organismo stesso e deve riferire direttamente alla direzione
dell’organismo.
ii) Il servizio tecnico: obiettivo del servizio è di verificare gli elementi
che giustificano i pagamenti ai richiedenti, ad esempio gli elementirelativi ad aspetti quali la qualità e le caratteristiche del prodotto, ilbestiame, i terreni ecc., la data di consegna, le trasformazioni in un
altro prodotto e altri controlli di natura tecnica. La verifica di questi
elementi è garantita da un’operazione di controllo e d’ispezione delsistema. Uno dei compiti principali del servizio tecnico è il seguito dadare al sistema di controllo.
4. La funzione di autorizzare e/o il servizio tecnico possono essere delegati in
tutto o in parte ad altri organismi sempreché soddisfino le seguenticondizioni:
i) I compiti e gli obblighi di questi altri organismi, segnatamente per il
controllo e la verifica del rispetto della normativa comunitaria, vannochiaramente definiti.
ii) Gli organismi dispongono di sistemi efficaci per garantire di poter
espletare i compiti loro affidati in maniera soddisfacente.
iii) Gli organismi confermano esplicitamente all’organismo pagatore che
sono in grado di espletare i compiti suddetti e illustrano i mezziutilizzati.
iv) L ’organismo pagatore viene informato regolarmente e tempestiva-
mente dei risultati dei controlli effettuati di modo che sia sempre
possibile tener conto dell’adeguatezza dei controlli stessi prima ditrattare una domanda. Il lavoro svolto deve essere descritto!
B1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 8
dettagliatamente in una relazione che accompagna ogni domanda o, se
del caso, gruppo o serie di domande, e che copre un’intera campagna.
La relazione deve essere accompagnata da un attestato di ammissi-
bilità delle domande accolte e della natura, dell’obiettivo e dei limitidel lavoro svolto. Nel caso di controlli materiali o amministrativiriguardanti un campione di domande, le domande selezionate devono
essere identificate, deve essere descritto il metodo di campionamento
nonché i risultati di tutte le ispezioni e le misure adottate rispetto adiscordanze e irregolarità riscontrate. I documenti giustificativipresentati all’organismo pagatore devono essere sufficienti per
garantire che sono stati effettuati tutti i controlli necessari sull’am-
missibilità delle domande autorizzate.
v) Qualora i documenti relativi alle domande autorizzate e ai controlli
effettuati vengano conservate da altri organismi, questi ultimi el’organismo pagatore devono mettere a punto procedure che
consentano di registrare l’ubicazione di tutti i documenti pertinenti
a pagamenti specifici e di metterli a disposizione ai fini di controllopresso gli uffici dell’organismo pagatore a richiesta delle persone edegli organismi che di norma hanno il diritto d’ispezione tali
documenti ovvero:
— il personale dell’organismo che si occupa della domanda;— il servizio di controllo interno dell’organismo;— l’organismo che certifica la dichiarazione annuale dell’organi-
smo pagatore;
— funzionari designati dall’Unione Europea.
4 bis. Per le sole misure cofinanziate, con l’accordo preventivo della Commis-
sione e qualora debba essere effettuato un numero elevato di pagamenti diimporto modesto, la funzione di pagamento dell’aiuto ai richiedenti puòessere delegata ad altri organismi. Un accordo scritto tra l’organismo
pagatore e tale organismo deve specificare la natura delle informazioni e
dei documenti giustificativi da presentare all’organismo pagatore, nonché itermini entro i quali devono essere forniti; essi devono almeno consentireall’organismo pagatore di conformarsi ai criteri di riconoscimento e di
rispettare i termini specificati per la presentazione dei conti mensili ed
annuali. L ’organismo pagatore rimane responsabile della buona gestionedei fondi in questione e dell’aggiornamento dei documenti contabili. Gliagenti delegati dall’organismo pagatore, dall’organo di certificazione e
dalla Comunità europea hanno facoltà di esaminare tutte le prove tenute
dall’organismo suddetto e possono effettuare verifiche presso i richiedentidell’aiuto.
5. La struttura amministrativa dell’organismo pagatore deve prevedere una
separazione delle tre funzioni di autorizzazione, esecuzione e contabiliz-zazione dei pagamenti, ciascuna delle quali sarà affidata ad un’unitàamministrativa distinta le cui responsabilità saranno definite in un
organigramma. La struttura amministrativa può prevedere che, in casi
determinati, la funzione del servizio tecnico sia affidata al servizioresponsabile delle autorizzazioni.
La sottounità amministrativa incaricata dell’esecuzione dei pagamenti,
oppure l’unità incaricata della sua supervisione, deve disporre deidocumenti che attestano l’ordinazione delle domande di aiuto el’esecuzione dei controlli amministrativi e fisici prescritti. Le informazioni
e attestazioni possono essere redatte in forma sintetica equivalente a quella
descritta al punto 4 iv) del presente allegato e possono essere presentate susupporto informatico.
6. L ’organismo pagatore dovrà adottare le seguenti procedure o quelle che
offrono equivalenti garanzie:
i) L ’organismo stabilisce per iscritto delle procedure particolareggiate
relative al ricevimento, alla registrazione ed al trattamento delledomande, ivi compreso una descrizione di tutti i documenti da
utilizzare.
ii) La ripartizione dei compiti deve garantire che nessun funzionario
abbia contemporaneamente più incarichi in materia di autorizzazione,!
B
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!B
!M2
!B1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 9
pagamento o contabilizzazione per le somme imputate al Feoag e che
nessun funzionario svolga uno dei compiti predetti senza che il suo
lavoro sia controllato da un secondo funzionario.
Le responsabilità dei singoli funzionari vanno definite per iscritto
inclusa la fissazione di limiti finanziari alle loro competenze. Deve
essere prevista una formazione adeguata e deve esserci una politicaper la rotazione del personale addetto a funzioni delicate o inalternativa per aumentata supervisione. "
M2Misure opportune
devono evitare il rischio di un conflitto d’interessi quando persone
che occupano una posizione di responsabilità o svolgono un incaricodelicato in materia di verifica, ordinazione e pagamento di domandeimputate al Fondo, assumono altre funzioni al di fuori dell’organismo
pagatore. 3
iii) Ogni funzionario responsabile dell’autorizzazione deve poter disporre
di un elenco esauriente delle verifiche che è tenuto ad effettuare: detto
elenco deve includere, fra i documenti giustificativi della domanda,l’attestato che tali controlli sono stati effettuati. Il rilascio dell’atte-stato può essere informatizzato alle condizioni di cui al comma vi). Il
lavoro svolto da ogni funzionario va rivisto e documentato da un
dirigente.
iv) Il pagamento può essere autorizzato solo quando sono stati effettuati
controlli sufficienti per verificare che la domanda è conforme allanormativa comunitaria. i controlli includono tutte le verifiche previstedalla normativa che disciplina le misure specifiche in base alle quali
viene richiesto l’aiuto, nonché le disposizioni dell’articolo 8 del
regolamento (CE) n. 729/70 per prevenire ed individuare frodi edirregolarità, con particolare riferimento ai rischi connessi. I controllida effettuare vanno indicati in un apposito elenco e, una volta
effettuati, vanno certificati per ciascuna domanda o gruppo di
domande.
v) Le procedure debbono garantire che il pagamento verrà erogato solo
al richiedente, versato sul suo conto bancario o al suo delegato. Ilpagamento sarà effettuato dall’istituto bancario (organismo di credito)dell’organismo pagatore o, se del caso, da un ufficio pagatore
governativo ovvero l’assegno sarà spedito entro cinque giorni
lavorativi dalla data di imputazione a carico del Feaog. Sarannoadottate procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i qualinon vengono effettuati trasferimenti o per i quali gli assegni non
vengono incassati, sono nuovamente accreditati al Fondo. Non sono
ammessi pagamenti in contanti. L ’approvazione del funzionarioabilitato ad autorizzare il pagamento e/o del suo controllore puòessere informatizzata a condizione che sia garantito un appropriato
livello di sicurezza dei mezzi utilizzati e che l’identità del firmatario
sia registrata su rapporto informativo.
vi) Se il trattamento delle domande è informatizzato, l’accesso al sistema
informatizzato va protetto e controllato di modo che:
— Tutte le informazioni registrate nel sistema siano convalidate
correttamente per garantire che gli errori di introduzione sianoscoperti e corretti.
— Nessun dato possa essere registrato, modificato o convalidato se
non dai funzionari autorizzati ai quali vengono attribuitipassword individuali.
— L ’identità di ciascun funzionario che registra o modifica dati deve
essere registrata in un apposito registro.
I password devono essere cambiati regolarmente per evitarne un uso
errato. Il sistema informatizzato deve essere protetto per impedirne
l’accesso non autorizzato in occasione di controlli materiali e i dati
devono essere registrati in copie archiviate separatamente in luogoprotetto. La registrazione dei dati deve essere verificata mediantecontrolli logici intesi a rilevare la presenza di dati incongrui o
anomali.
vii) Le procedure dell’organismo pagatore devono garantire che qualsiasi
modifica dei regolamenti comunitari e in particolare del tasso
dell’aiuto applicabile venga registrata mentre le istruzioni, le basidati e gli elenchi di controllo vanno aggiornati, in tempo utile.!
B1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 10
7. I pagamenti di anticipi devono poter essere identificati nella registrazione
contabile; vanno poi adottate procedure opportune per garantire che:
i) Le garanzie vengano fornite esclusivamente da istituti finanziari che
soddisfano le condizioni di cui al regolamento (CEE) n. 2220/85 della
Commissione (1) e siano stati approvati da appropriate autorità, e che
rilasciano garanzie che rimangano valide sino a liquidazione oincameramento avvenuti, e siano incassabili su semplice richiestadell’organismo.
ii) Gli anticipi vengano liquidati nei termini stabiliti: gli anticipi in
ritardo per la liquidazione vengano identificati e le cauzioni vengano
prontamente incamerate.
iii) La liquidazione di anticipi, così come i pagamenti, è sottoposta ai
medesimi controlli da parte dei funzionari abilitati.
8. La contabilità relativa alle scorte d’intervento deve garantire che i
quantitativi e le spese ad essi relative siano registrati in modo corretto e in
tempi brevi, per partita identificata e nella voce corretta in ogni fase,dall’accettazione dell’offerta fino allo smaltimento materiale del prodottoe che i quantitativi e la natura delle scorte nei vari luoghi possano essere
determinate in qualsiasi momento. Le scorte devono poter essere verificate
materialmente e in modo regolare da persone, organi o servizi,indipendenti dagli assuntori.
9. Le procedure contabili devono garantire che le dichiarazioni mensili o
annuali sono complete e tempestive e che qualsiasi errore od omissionesono individuati e corretti in particolare mediante controlli e verifiche
effettuate ad intervalli non superiori a tre mesi.
10. Il servizio di controllo interno verifica che le procedure adottate
dall’organismo pagatore siano adeguate per garantire la conformità con
la normativa comunitaria e inoltre che la contabilità sia accurata, completae tempestiva. Le verifiche possono essere limitate a determinare misure o acampioni di transazioni, a condizione che il programma di lavoro
garantisca la copertura di tutti i settori importanti ivi comprese le unità
incaricate dell’autorizzazione in un periodo non superiore a cinque anni.L ’attività del servizio va espletata in base a criteri accettati a livellointernazionale, va registrata in documenti di lavoro e deve figurare nelle
relazioni e nelle raccomandazioni destinate alla direzione dell’organismo
pagatore. I programmi di controllo e i rapporti di controllo vanno tenuti adisposizione dell’organismo di certificazione e dei funzionari dell’Unioneeuropea con mandato di intraprendere verifiche finanziarie e con il solo
scopo di valutare l’efficacia della funzione di controllo contabile interno.
11. Tutti i paragrafi summenzionati si applicano, mutatis mutandis, alle «spese
negative» (prelievi, cauzioni incamerate, pagamenti rimborsati, ecc.) che
l’organismo pagatore è tenuto a recuperare per conto della sezione«garanzia» del Feaog. In particolare l’organismo deve istituire un sistemaper individuare tutti gli importi dovuti al Feoag e per registrare in un
registro dei debitori tutti i debiti prima che vengano riscossi. Il registro dei
debitori deve essere ispezionato a intervalli regolari nell’intento diintervenire qualora vi siano dei ritardi nel recupero degli importi dovuti.
L ’organismo pagatore può delegare ad altri organismi il compito di
recuperare determinate categorie di spese negative alle condizioni di cui al
paragrafo 4, adattate se del caso, e alla condizione aggiuntiva che l’altroorganismo riferisca regolarmente e tempestivamente, almeno su basemensile, circa tutte le entrate individuate e gli importi ricevuti.
12. L ’organismo pagatore stabilisce procedure atte a garantire che tutte le
domande ricevute vengano trattate celermente.!
B
(1) GU n. L 205 del 3. 8. 1985, pag. 5.1995R1663 — IT — 30.10.1999 — 002.001 — 11