Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni
"B DECISIONE DEL CONSIGLIO
del 27 marzo 2000
relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di bilancio della gestione, da parte del segretario
generale aggiunto del Consiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità di rappresentante di taluni Stati
membri, relativi all’installazione e al funzionamento dell’infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di
Schengen, «Sisnet»
(2000/265/CE)
(GU L 85 del 6.4.2000, pag. 12)
Modificata da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
"M1 Decisione 2000/664/CE del Consiglio del 23 ottobre 2000 L 278 24 31.10.20002000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 1
DECISIONE DEL CONSIGLIO
del 27 marzo 2000
relativa ad un regolamento finanziario che disciplina gli aspetti di
bilancio della gestione, da parte del segretario generale aggiunto delConsiglio, dei contratti dallo stesso stipulati in qualità di rappresentante
di taluni Stati membri, relativi all’installazione e al funzionamento
dell’infrastruttura delle comunicazioni nel contesto di Schengen, «Si-
snet»
(2000/265/CE)
IL CONSIGLIO DELL ’UNIONE EUROPEA,
visto l’articolo 2, paragrafo 1, secondo comma, prima frase, del protocollo
sull’integrazione dell’acquis di Schengen nell’ambito dell’Unione europea
allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità
europea (in prosieguo denominato «il protocollo Schengen»),
considerando quanto segue:(1) Il segretario generale aggiunto del Consiglio è stato autorizzato, con la
decisione 1999/870/CE (
1), ad agire, nel contesto dell’integrazione
dell’acquis di Schengen all’interno dell’Unione europea, in qualità dirappresentante di taluni Stati membri al fine di stipulare contratti
relativi all’installazione e al funzionamento dell’infrastruttura delle
comunicazioni nel contesto di Schengen (in prosieguo «Sisnet»)nonché a gestire tali contratti.
(2) Gli obblighi finanziari derivanti da detti contratti non sono a carico del
bilancio generale dell’Unione europea e pertanto non si applicano le
disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1997
applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (
2).
(3) È quindi necessario stabilire norme specifiche per definire le modalità
relative alla fissazione e all’esecuzione del bilancio necessario a farfronte alle spese sostenute durante la conclusione dei contratti,
all’adempimento degli obblighi derivanti dai contratti già conclusi,
alla riscossione dei contributi che sono a carico degli Stati interessatinonché al rendimento e alla verifica dei conti.
(4) È inoltre necessario definire le norme applicabili alla conclusione di
tali contratti.
(5) La presente decisione rappresenta uno sviluppo dell’acquis di
Schengen ai sensi del protocollo Schengen,
DECIDE:
CAPO I
Principi generali
Articolo 1
Ai fini del presente regolamento finanziario, il «bilancio» è l’atto che
prevede ed autorizza preventivamente, ogni anno, le entrate e le spese
necessarie ad adempiere gli obblighi derivanti dai contratti di cui alladecisione 1999/870/CE.
Articolo 2
Il presente regolamento finanziario stabilisce le modalità relative alla
conclusione dei contratti nel contesto Sisnet nonché alla fissazione e
all’esecuzione del bilancio ad essi attinente.!B
(1) GU L 337 del 30.12.1999, pag. 41.
(2) GU L 356 del 31.12.1977, pag. 1. Regolamento modificato da ultimo dal
regolamento (CE) n. 2673/1999 (GU L 326 del 18.12.1999, pag. 1).2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 2
Articolo 3
1. Il bilancio è suddiviso in titoli riguardanti il bilancio relativo alle fasi
preparatorie della conclusione dei contratti in questione, comprese le spesesostenute durante la preparazione della procedura di gara nel contesto Sisnet,il bilancio di installazione e il bilancio di funzionamento per Sisnet. Ciascun
titolo è suddiviso, se necessario, in capitoli ed articoli.
2. Gli stanziamenti iscritti in ciascun titolo non possono essere destinati ad
altri titoli di spesa.
Articolo 4
Gli stanziamenti di bilancio sono utilizzati secondo i principi di una sana
gestione finanziaria, in particolare quelli di economia e di rispetto del
rapporto costo/efficacia.
Articolo 5
La riscossione delle entrate e il pagamento delle spese possono essere
effettuati solo attraverso imputazione ad un articolo del bilancio.
Fatto salvo l’articolo 17, non può essere impegnata né liquidata alcuna spesa
oltre gli stanziamenti autorizzati.
Articolo 6
1. Fatto salvo l’articolo 17, tutte le entrate e tutte le spese sono iscritte nel
bilancio e nei conti nel loro importo integrale e senza adattamenti tra loro. Il
totale delle entrate copre il totale delle spese.
2. L ’esercizio finanziario inizia il 1
ogennaio e termina il 31 dicembre.
3. I contributi al bilancio da parte degli Stati di cui all’articolo 25, che sono
versati prima dell’inizio dell’esercizio finanziario cui si riferiscono, sono
imputati al bilancio di detto esercizio.
4. Le spese di un esercizio sono imputate all’esercizio stesso sulla base delle
spese il cui mandato di pagamento sia pervenuto al controllore finanziario
entro il 31 dicembre, sempreché tali spese siano state pagate dal contabile
entro il 15 gennaio successivo.
5. Gli stanziamenti accordati possono essere utilizzati unicamente per
coprire le spese regolarmente imputate e pagate a titolo dell’esercizio per il
quale sono stati concessi, salvo le deroghe di cui all’articolo 7, e per coprire idebiti provenienti da esercizi precedenti per i quali non era stato riportatoalcuno stanziamento.
Articolo 7
1. L ’utilizzazione degli stanziamenti è soggetta alle seguenti disposizioni:
a) gli stanziamenti non impegnati alla fine dell’esercizio per il quale sono
stati iscritti sono di norma annullati;
b) gli stanziamenti che corrispondono a pagamenti non ancora effettuati al
31 dicembre, in base agli impegni regolarmente contratti tra il 1
ogennaio
e il 15 dicembre, sono riportati automaticamente solo all’esercizio
successivo.
2. In deroga al paragrafo 1, il segretario generale aggiunto del Consiglio può
trasmettere al «Gruppo Sistema d’informazione Schengen», in prosieguodenominato «Gruppo SIS», entro il 31 gennaio, domande debitamente
motivate di riporto all’esercizio successivo degli stanziamenti non impegnati
al 15 dicembre, qualora gli stanziamenti previsti per le linee in questione nelbilancio relativo all’esercizio finanziario successivo non siano sufficienti.
Il riporto di tali stanziamenti può essere proposto unicamente per motivi
eccezionali.
Nell’esercizio delle sue competenze in materia di esecuzione del bilancio, il
segretario generale aggiunto si sforza di utilizzare, in base alle esigenze di
gestione, in primo luogo gli stanziamenti autorizzati per l’esercizio
finanziario in corso, riservandosi di ricorrere agli stanziamenti riportatiquando i primi saranno esauriti.!B
!M1
!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 3
Il gruppo SIS delibera in merito a tali domande di riporto entro e non oltre il
1omarzo.
3. Gli stanziamenti riportati da un esercizio al successivo e non impegnati
alla fine dell’esercizio in cui sono stati riportati sono annullati.
4. Anteriormente al 1omarzo è inviato per conoscenza al gruppo SIS un
elenco dei riporti automatici, a norma del paragrafo 1, lettera b).
5. Per l’esecuzione del bilancio l’utilizzazione degli stanziamenti riportati è
iscritta separatamente, per ogni voce di bilancio, nei conti dell’esercizio incorso.
CAPO II
Determinazione del bilancio
Articolo 8
1. Il bilancio è stabilito in euro.
2. Anteriormente al 30 settembre il segretario generale aggiunto trasmette al
gruppo SIS il progetto preliminare di bilancio corredato della motivazione.
3. Il gruppo SIS emette il proprio parere sul progetto preliminare.4. Il segretario generale aggiunto elabora il progetto di bilancio e lo
trasmette entro il 31 ottobre agli Stati di cui all’articolo 25.
5. Gli Stati membri di cui all’articolo 25, riuniti in sede di Consiglio,
adottano il bilancio entro la fine dell’anno.
6. La decisione di adozione del bilancio, debitamente notificata dal
segretario generale aggiunto agli Stati di cui all’articolo 25, comportal’esigibilità dei contributi di tali Stati.
Articolo 9
1. Se il bilancio non è stato adottato definitivamente all’inizio dell’eserci-
zio:
a) possono essere effettuate operazioni di pagamento mensilmente entro i
limiti di un dodicesimo del complesso degli stanziamenti iscritti in
ciascun titolo del bilancio per l’esercizio precedente;
b) possono essere richiesti contributi degli Stati di cui all’articolo 25
mensilmente entro i limiti di un dodicesimo dei contributi previstinell’ultimo bilancio regolarmente adottato.
2. La decisione di ricorrere a ciascun dodicesimo di spese e di entrate, entro
i limiti di tre dodicesimi degli importi iscritti nell’ultimo bilancioregolarmente adottato è adottata dal segretario generale aggiunto che la
comunica con una lettera agli Stati di cui all’articolo 25.
3. Oltre il limite di tre dodicesimi degli importi iscritti nell’ultimo bilancio
regolarmente adottato, la decisione di autorizzare pagamenti e richiedere
contributi è adottata dagli Stati membri di cui all’articolo 25, riuniti in sede diConsiglio.
4. L ’adozione definitiva del bilancio fa cessare immediatamente l’applica-
zione delle disposizioni eventualmente adottate a norma dei paragrafi 1, 2 e 3.
Articolo 10
1. Gli eventuali progetti di bilancio suppletivo o rettificativo sono
presentati, esaminati ed approvati nella stessa forma e secondo la stessa
procedura del bilancio di cui modificano le previsioni.
2. Un bilancio rettificativo è presentato annualmente nel mese successivo
alla chiusura dei conti di cui all’articolo 46, paragrafo 1, con l’obiettivo di
iscrivere il saldo dell’esecuzione dell’esercizio precedente tra le entrate se èpositivo, tra le spese se è negativo.
Articolo 11
Il bilancio è accessibile al pubblico.!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 4
CAPO III
Esecuzione del bilancio e contabilità
Articolo 12
Il bilancio è eseguito secondo il principio della separazione dell’ordinatore e
del contabile. Le funzioni di ordinatore, di contabile e di controllorefinanziario sono incompatibili tra loro.
Articolo 13
1. La funzione di ordinatore delle entrate e delle spese è esercitata da un
direttore generale del Segretariato generale del Consiglio. L ’ordinatore cura
l’esecuzione del bilancio a nome del segretario generale aggiunto e nei limitidegli stanziamenti assegnati. Può delegare i propri poteri ad un direttore.
2. L ’ordinatore può decidere gli storni da articolo ad articolo all’interno di
ciascun capitolo. D’accordo con il gruppo SIS può decidere gli storni da
capitolo a capitolo all’interno dello stesso titolo. Il gruppo SIS dà il suo
accordo alle stesse condizioni alle quali adotta il suo parere sul bilancio.
Articolo 14
La funzione di controllore finanziario è esercitata dal controllore finanziario
del Consiglio in base alle norme applicabili alla funzione di quest’ultimo.
Articolo 15
La riscossione delle entrate ed il pagamento delle spese sono effettuati da un
contabile della Direzione generale A del Segretariato generale del Consiglio.
Articolo 16
1. Per la riscossione dei crediti dovuti a norma dell’articolo 25 o di ogni
debito dovuto da terzi agli Stati membri interessati, relativi alla conclusione,
all’installazione e al funzionamento del Sisnet, è necessario un ordine diriscossione dell’ordinatore. Gli ordini di riscossione sono trasmessi alcontabile, che li sottopone al controllore finanziario per il visto.
2. Il visto ha lo scopo di constatare:a) l’esattezza dell’imputazione al bilancio;b) la regolarità e la conformità dell’ordine rispetto alle disposizioni
applicabili;
c) la regolarità dei documenti giustificativi;d) l’esattezza della designazione del debitore o dell’autorità competente
dello Stato debitore;
e) la data di scadenza;f) l’applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all’articolo
4, e
g) l’esattezza dell’importo e della valuta.3. Il contabile prende a carico gli ordini di riscossione debitamente
compilati.
Articolo 17
In deroga agli articoli 5 e 6:
1) possono essere detratti dall’importo delle note di spesa, delle fatture o
degli estratti conto, che sono quindi oggetto di un ordine di pagamento al
netto:
a) le ammende comminate alla parte di un contratto in merito ad una
licitazione accettata;
b) i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere
operati mediante deduzione in occasione di una nuova liquidazione!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 5
della stessa natura, effettuata sullo stesso titolo, capitolo, articolo ed
esercizio ai quali l’indebito pagamento è stato imputato.
Non sono contabilizzati separatamente come entrate gli sconti, i rimborsi
e i ribassi detratti da fatture e note di spesa;
2) possono essere riutilizzate sulla linea che ha sostenuto la spesa iniziale:
— le entrate provenienti dalla restituzione di somme indebitamente
pagate su stanziamenti di bilancio.
Le operazioni di riutilizzo devono aver luogo prima della chiusura
dell’esercizio successivo a quello durante il quale è stata incassatal’entrata.
Articolo 18
1. Ogni provvedimento che possa comportare una spesa a carico del
bilancio deve essere preventivamente oggetto di una proposta di impegno daparte dell’ordinatore al contabile, in cui figuri la destinazione della spesa,l’importo, l’imputazione della spesa al bilancio e la designazione del
creditore. La proposta è sottoposta dal contabile al controllore finanziario per
il visto.
2. Il visto ha lo scopo di constatare:
a) la presentazione della proposta d’impegno a norma del paragrafo 1;
b) l’esattezza dell’imputazione al bilancio;c) la disponibilità degli stanziamenti nel bilancio;
d) l’applicazione dei principi di sana gestione finanziaria di cui all’articolo
4;
e) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle disposizioni
applicabili.
Articolo 19
1. La liquidazione di una spesa da parte dell’ordinatore ha lo scopo di:
a) verificare l’esistenza dei diritti del creditore;
b) determinare o verificare l’esistenza e l’importo del credito;
c) verificare le condizioni di esigibilità del credito;d) verificare che i beni siano stati acquistati o i servizi forniti come
prescritto.
2. L ’ordinatore può far effettuare le verifiche sotto la propria responsabilità.
Articolo 20
1. L ’ordinatore dà al contabile, mediante l’emissione di un ordine di
pagamento («l’ordinazione»), l’ordine di pagare una spesa di cui ha effettuato
la liquidazione.
2. L ’ordine di pagamento deve menzionare:a) l’esercizio d’imputazione;
b) il titolo, il capitolo e l’articolo del bilancio;
c) l’importo della somma da pagare espresso in cifre e per esteso in lettere,
con indicazione della valuta;
d) il nome e l’indirizzo del creditore;
e) l’oggetto della spesa;
f) il modo di pagamento;
g) i numeri e le date dei visti d’impegno corrispondenti.3. L ’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore.
4. Il contabile sottopone l’ordine di pagamento corredato dei documenti
giustificativi originali al visto del controllore finanziario.!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 6
5. Il visto ha lo scopo di constatare:
a) la regolarità dell’emissione dell’ordine di pagamento;b) la concordanza dell’ordine di pagamento con l’impegno di spesa e
l’esattezza del suo importo tenendo conto dei principi di sana gestione
finanziaria di cui all’articolo 4;
c) l’esattezza dell’imputazione a bilancio;
d) la disponibilità degli stanziamenti nel titolo e nell’articolo interessato del
bilancio;
e) la regolarità dei documenti giustificativi;
f) l’esattezza della designazione del creditore.
6. Ogni spesa deve essere coperta preventivamente dai contributi degli Stati
di cui all’articolo 25 o, in loro mancanza, da un credito bancario. In caso dimancato pagamento i costi del prefinanziamento bancario sono suddivisi tra
gli Stati inadempienti proporzionalmente ai contributi non versati e tenuto
conto dell’entità del ritardo.
Articolo 21
"M1 I pagamenti vengono effettuati tramite il conto bancario apposita-
mente acceso a tal fine a nome del segretariato generale del Consiglio. 3Per
i trasferimenti bancari effettuati a norma del presente regolamento finanziario
è necessaria la firma congiunta di due funzionari designati dal segretario
generale aggiunto, fra cui quella del contabile.
Articolo 22
In caso di rifiuto di un visto previsto agli articoli 16, 18 o 20 da parte del
controllore finanziario e se l’ordinatore insiste nella sua proposta, è
interpellato il segretario generale aggiunto. Salvo il caso in cui sia messa in
discussione la disponibilità degli stanziamenti, quest’ultimo, con decisionedebitamente motivata, può non tener conto del rifiuto del visto e confermarel’ordine di riscossione, l’impegno di spesa o l’ordine di pagamento. Il
segretario generale aggiunto informa entro un mese la Corte dei conti della
decisione. Tale decisione ha effetto esecutivo a decorrere dalla data del rifiutodi visto.
Articolo 23
In caso di inosservanza delle disposizioni del presente regolamento
finanziario la responsabilità disciplinare dell’ordinatore, del controllore
finanziario e del contabile è stabilita dallo statuto dei funzionari delle
Comunità europee.
Articolo 24
La contabilità è tenuta per anno civile col metodo della «partita doppia». Essa
riproduce la totalità delle entrate e delle spese effettuate nel corsodell’esercizio finanziario.
CAPO IV
Contributi degli Stati
Articolo 25
1. Le entrate del bilancio sono costituite dai contributi finanziari dovuti
dagli Stati membri seguenti: Belgio, Danimarca, Germania, Grecia, Spagna,Francia, Italia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Austria, Portogallo, Finlandia eSvezia, nonché Islanda e Norvegia.
2. I contributi finanziari di detti Stati sono stabiliti nel bilancio ed espressi
in euro.!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 7
Articolo 26
Gli Stati di cui all’articolo 25 mettono a disposizione del segretario generale
aggiunto i loro contributi finanziari secondo il criterio di ripartizioneseguente.
La ripartizione dei contributi tra gli Stati membri di cui all’articolo 25, da un
lato, e l’Islanda e la Norvegia, dall’altro, è stabilita annualmente in base alla
quota che ciascuno Stato membro interessato e l’Islanda e la Norvegiadetengono nel totale dei prodotti interni lordi (PIL) dell’anno precedente di
tutti gli Stati di cui all’articolo 25. La ripartizione dei contributi tra gli Stati
membri interessati è stabilita annualmente, previa detrazione dei contributidell’Islanda e della Norvegia, a seconda della parte di risorsa IV A di ciascunodi detti Stati membri sul totale delle risorse IV A dell’Unione europea, fissata
nell’ultima rettifica del bilancio delle Comunità avvenuta nell’esercizio
precedente.
Articolo 27
1. Il segretario generale aggiunto invia con una lettera le richieste di
contributi a ciascuno Stato di cui all’articolo 25 tramite le amministrazioninazionali di cui gli sono stati forniti gli estremi.
2. La lettera in questione contiene quanto segue:
a) la decisione di adozione del bilancio o, in caso di ricorso all’articolo 9, la
decisione di richiedere contributi tramite dodicesimi provvisori;
b) l’importo che ciascuno Stato deve versare, calcolato in euro a seconda del
criterio di ripartizione di cui all’articolo 26;
c) i dati necessari al versamento del contributo.3. I contributi sono versati sul conto bancario di cui all’articolo 21.
4. I contributi sono pagabili in euro.
Articolo 28
1. Agli Stati di cui all’articolo 25 è ingiunto di versare il 25 % del loro
contributo entro il 15 febbraio, il 1
oaprile, il 1oluglio e il 1oottobre.
2. Se uno Stato non ha adempiuto i propri obblighi finanziari, ad esso si
applicano per analogia le norme comunitarie vigenti sugli interessi di moranel versamento delle partecipazioni al bilancio dell’Unione europea, fatti
salvi eventuali costi sostenuti da tale Stato a norma dell’articolo 20, paragrafo
6.
CAPO V
Conclusione dei contratti
Articolo 29
1. I contratti relativi agli acquisti o alle locazioni di beni o alle prestazioni di
servizi devono essere fatti per iscritto.
2. I contratti per i quali il valore stimato è pari o superiore ai limiti stabiliti
nella direttiva 93/36/CEE del Consiglio, del 14 giugno 1993, che coordina le
procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di forniture (
1) o nella
direttiva 92/50/CEE del Consiglio, del 18 giugno 1992, che coordina le
procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi (2), sono conclusi
in seguito a gare d’appalto in base alle disposizioni delle suddette direttive edi tutte le loro eventuali modifiche successive (in prosieguo denominate«direttive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici»).!B
(1) GU L 199 del 9.8.1993, pag. 1.
(2) GU L 209 del 24.7.1992, pag. 1. Direttiva modificata da ultimo dalla direttiva
97/52/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 328 del 28.11.1997, pag.
1).2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 8
3. Possono essere conclusi contratti mediante trattativa privata qualora il
valore stimato del contratto in questione non superi i limiti stabiliti nelledirettive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici. In questicasi gli Stati membri di cui all’articolo 25 sono tuttavia tenuti a porre in
competizione, per quanto possibile e con tutti i mezzi appropriati, i fornitori o
gli imprenditori che possono fornire la prestazione oggetto del contratto.
4. I bandi di gara sono, in linea di massima, diffusi dal Segretariato
generale, a nome degli Stati membri di cui all’articolo 25, in tutti gli Stati
membri.
5. Le procedure di gara d’appalto, la selezione nonché i criteri di
aggiudicazione sono determinati e disciplinati dalle disposizioni delledirettive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici integrate
dalle disposizioni del presente regolamento finanziario.
6. I bandi di gara sono preparati dal Segretariato generale a nome degli Stati
membri di cui all’articolo 25, e contengono in particolare le indicazionirelative:
a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in particolare
l’eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di risposta;
b) se del caso, ai riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui
trattasi (forniture o prestazioni di servizi) ed eventualmente al documentorelativo alle condizioni specifiche del contratto;
c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un’offerta implica
l’accettazione del capitolato cui si riferisce;
d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è
prevista una visita in loco;
e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve
tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;
f) alle penali previste come sanzione per l’inadempimento delle clausole del
contratto;
g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo delle
stesse) debbono contenere;
h) al divieto di qualsiasi contatto riguardante il bando di gara tra il segretario
generale aggiunto e i suoi funzionari, i rappresentanti dei governi degliStati membri di cui all’articolo 25, i rappresentanti dei governidell’Islanda e della Norvegia ed il concorrente, salvo, eccezionalmente,
nei seguenti casi:
prima della data ultima per il deposito delle offerte:i) su iniziativa dei concorrenti,
è possibile comunicare a tutti i concorrenti informazioni sup-
plementari nell’intento specifico di chiarire la natura del bando di
gara,
ii) su iniziativa del segretario generale aggiunto:
se gli Stati membri di cui all’articolo 25, l’Islanda, la Norvegia o il
Segretariato generale del Consiglio rilevano un errore, un’impreci-sione, un’omissione o qualsiasi altro difetto materiale nella redazione
del testo del bando, il Segretariato generale può informarne gli
interessati, secondo modalità strettamente identiche a quelle delbando di gara;
iii) dopo l’apertura delle offerte e su iniziativa degli Stati membri di cui
all’articolo 25, dell’Islanda, della Norvegia o del Segretariato
generale del Consiglio, qualora un’offerta richieda chiarimenti o sitratti di correggere errori materiali manifesti contenuti nellaredazione dell’offerta, il Segretariato generale può prendere
l’iniziativa di mettersi in contatto con il concorrente.
Articolo 30
In tutti i casi in cui si sono avuti contatti alle condizioni di cui all’articolo 29,
paragrafo 6, lettera h), viene inviata una «nota per il fascicolo» e nella
relazione trasmessa in seguito alla commissione consultiva di cui all’articolo
36 è fatta menzione dei contatti.!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 9
Articolo 31
Non può essere operata alcuna discriminazione in base alla nazionalità tra i
cittadini degli Stati membri, dell’Islanda e della Norvegia per i contrattistipulati dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cui
all’articolo 25.
Articolo 32
Se esiste un capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi, esso è
allegato al bando di gara. È eventualmente accluso anche un documentocontenente le condizioni specifiche del contratto.
Articolo 33
La trasmissione delle offerte avviene, a scelta dei concorrenti:
a) per posta,
nel qual caso il bando di gara deve precisare che sarà considerata la data
di spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Le spedizioni per posta
devono essere effettuate con plico raccomandato;
b) mediante presentazione presso il Segretariato del Consiglio, direttamente
o tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi didistribuzione privati,
nel qual caso il bando di gara deve indicare il giorno e l’ora entro i quali i
plichi vanno presentati al Segretariato del Consiglio e precisare il serviziocui vanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.
In entrambi i casi la data deve essere identica.
Per garantire il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara deve
figurare la seguente indicazione:
«L ’offerta deve essere inviata in doppia busta chiusa; oltre all’indicazione
del servizio destinatario, come indicato nel bando di gara, la busta interna
deve recare la dicitura: «Bando di gara — non deve essere aperta dalservizio di registrazione». Qualora vengano utilizzate buste autoadesive,
esse saranno chiuse mediante nastro adesivo sul quale sarà apposta la
firma del mittente».
Articolo 34
Tutte le offerte devono essere aperte.
Le offerte sono aperte contemporaneamente da una commissione apposita-
mente designata dal segretario generale aggiunto. Essa si compone di tre alti
funzionari appartenenti a direzioni differenti del Segretariato generale. Ilcontrollore finanziario deve essere informato dell’apertura delle offerte. Ilcontrollore finanziario, o un suo rappresentante, assiste all’apertura come
osservatore.
La commissione redige il verbale dell’apertura delle offerte che deve essere
firmato da tutti i suoi membri.
Ciascuna pagina di ciascuna offerta deve essere parafata da almeno un
membro della commissione. La commissione deve registrare per iscritto tuttele offerte ricevute, elencando in particolare tutti i documenti allegati daiconcorrenti alle loro offerte.
Articolo 35
Ogni offerta è valutata dagli Stati membri di cui all’articolo 25, insieme
all’Islanda e alla Norvegia. Il funzionario responsabile del Segretariato delConsiglio o un supplente designato dall’ordinatore presenta alla commissioneconsultiva di cui all’articolo 36 una relazione approvata all’unanimità da
questi Stati.
La relazione contiene in particolare:a) i motivi dell’eliminazione di ciascun concorrente;
b) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una
tabella comparativa dei prezzi unitari;!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 10
c) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.
Articolo 36
Per i contratti conclusi dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati
membri di cui all’articolo 25, nonché dai competenti rappresentanti
dell’Islanda e della Norvegia in seguito a gare d’appalto, è prima chiesto ilparere della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti.
Articolo 37
La commissione consultiva di cui all’articolo 36 si compone di un
rappresentante di ciascuno Stato membro di cui all’articolo 25, nonché di
un rappresentante della Norvegia e uno dell’Islanda. Gli Stati membri di cui
all’articolo 25, insieme all’Islanda e alla Norvegia, si assicurano che irappresentanti scelti abbiano adeguate competenze in campo informatico e/o
finanziario e/o giuridico. I rappresentanti non devono aver preso parte alla
valutazione dei fascicoli sottoposti alla commissione consultiva. Unrappresentante del controllore finanziario è presente in veste di osservatore.
La commissione consultiva elegge, a maggioranza semplice, un presidente ed
un vicepresidente scelti fra i rappresentanti.
La commissione consultiva emette un parere sulla conformità della procedura
di selezione dei concorrenti e, in generale, sui termini del contratto.
La commissione consultiva può essere invitata a pronunciarsi su qualsiasi
altro problema concernente la materia oggetto del presente capitolo.
La commissione consultiva cerca di adottare il proprio parere per consenso.
Qualora non sia possibile raggiungere un consenso, la commissione
consultiva adotta il proprio parere a maggioranza semplice dei suoi
rappresentanti. È richiesto un quorum di undici voti affinché la procedurasia valida. In caso di parità di voti è decisivo il voto del presidente.
Il Segretariato generale del Consiglio svolge, se necessario, i compiti di
segreteria.
Articolo 38
La commissione consultiva redige il proprio regolamento interno sulla scorta
di quello della commissione consultiva per acquisti e contratti del Consigliodell’Unione europea.
Articolo 39
La commissione consultiva è chiamata, a titolo meramente consultivo, a
formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di forniture o prestazioni di servizi, compresi
gli studi, d’importo stimato uguale o superiore ai limiti indicati nelledirettive del Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in tutti
i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui dette clausoledeterminino modifiche dell’importo del contratto originario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l’effetto di elevare oltre i limiti
di cui alla lettera a) l’importo globale di un contratto già stipulato e che in
origine era inferiore a detti limiti;
d) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell’esecuzione
dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissione di penali
di mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d’oneri e delle condizionigenerali del contratto), quando il problema è di gravità tale da motivareuna richiesta di parere;
e) su richiesta di uno degli Stati membri di cui all’articolo 25 o dell’Islanda
o della Norvegia, ovvero di un membro della commissione consultiva odel segretario generale aggiunto sui progetti di contratto d’importo
inferiore a quello di cui alla lettera a), qualora essi ritengano che tali
contratti sollevino questioni di principio o presentino un carattereparticolare.!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 11
Articolo 40
I fascicoli sottoposti alla commissione consultiva a norma dell’articolo 39,
lettere da b) a e), sono corredati di una relazione approvata all’unanimità dagli
Stati membri di cui all’articolo 25, nonché dall’Islanda e dalla Norvegia.
Articolo 41
I pareri della commissione consultiva sono firmati dal suo presidente. Al fine
di evitare ritardi nel procedimento a seguito dell’intervento della commis-
sione consultiva, gli Stati membri di cui all’articolo 25, nonché l’Islanda e la
Norvegia, possono, qualora lo ritengano necessario, imporre un termineragionevole entro il quale deve essere formulato il parere. I pareri sonocomunicati al segretario generale aggiunto, agli Stati membri di cui
all’articolo 25, nonché all’Islanda e alla Norvegia. Dopo aver esaminato il
parere, gli Stati membri di cui all’articolo 25, nonché l’Islanda e la Norvegiaadottano all’unanimità una decisione definitiva in materia. In seguito
all’adozione di tale decisione, il contratto o i contratti in oggetto sono
conclusi dal segretario generale aggiunto a nome degli Stati membri di cuiall’articolo 25 e dai rappresentanti competenti dell’Islanda e della Norvegia.
Articolo 42
Il segretariato generale comunica a tutti i concorrenti le decisioni adottate in
merito alle loro offerte.
Articolo 43
1. I contratti possono essere conclusi in base a semplice fattura o nota spese
qualora il valore presunto delle forniture o dei servizi non superi 2 000 EUR.
2. A garanzia dell’esecuzione dei contratti, si può esigere dai fornitori, dagli
imprenditori, o dai prestatori di servizi, tra le clausole di garanzia, lacostituzione di una cauzione preventiva. Tale cauzione deve coprire non solotutta la durata della garanzia, ma anche un periodo sufficiente per consentire
di farla valere. La cauzione in linea di massima deve essere costituita da un
versamento in euro su un conto bancario aperto appositamente a nome delSegretariato generale del Consiglio. La cauzione può essere depositataunicamente presso un ente creditizio di prim’ordine su un conto in euro a vista
o a breve termine.
3. L ’ammontare della cauzione è fissato in base alle condizioni commerciali
e ai capitolati abituali.
4. La costituzione di tale cauzione è obbligatoria quando il valore del
contratto in questione è uguale o superiore ai limiti stabiliti nella direttiva del
Consiglio sulle procedure relative agli appalti pubblici.
5. La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di
solidarietà di un terzo autorizzato dal contabile. In linea di massima talegaranzia è costituita in euro ed è soggetta alle norme sulla cauzione di cui alparagrafo 2.
6. In caso di mancata esecuzione di un contratto o di ritardo nella sua
esecuzione, il segretario generale aggiunto assicura che gli Stati membri di cui
all’articolo 25, l’Islanda e la Norvegia siano indennizzati di tutte le perdite,
interessi e spese prelevando la somma sulla cauzione, sia che quest’ultima siaversata direttamente dal fornitore o dall’imprenditore oppure da un terzo.
Articolo 44
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un
contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i documentigiustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una copia,certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all’atto del
versamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal contabile,
della dichiarazione fatta dall’istituto o dal terzo che presta la sua garanzia.!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 12
Articolo 45
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive di cui all’articolo 43
sono liberate dal segretario generale aggiunto secondo le modalità stabilitedalle pertinenti disposizioni del contratto o della garanzia, salvo nei casi di
mancata esecuzione o di ritardo nell’esecuzione di cui all’articolo 43,
paragrafo 6.
CAPO VI
Presentazione e verifica dei conti
Articolo 46
1. Il segretario generale aggiunto stabilisce un conto di gestione ed un
bilancio finanziario entro due mesi a decorrere dalla fine del periodo di
esecuzione del bilancio e lo trasmette al gruppo «SIS».
2. Il conto di gestione comprende tutte le operazioni di entrata e di spesa
concernenti l’esercizio trascorso. Esso è presentato nella stessa forma e
secondo le stesse suddivisioni del bilancio.
3. Ad esso sono allegati:
a) un prospetto che illustra la situazione degli Stati di cui all’articolo 25,
relativamente al contributo finanziario di ciascuno, e
b) un prospetto degli storni di stanziamenti.4. Il bilancio finanziario descrive l’attivo e il passivo nel bilancio al 31
dicembre dell’esercizio trascorso.
Articolo 47
1. La Corte dei conti è invitata ad effettuare la verifica dei conti.
2. Il segretario generale aggiunto trasmette alla Corte dei conti il conto di
gestione e il bilancio nei 15 giorni successivi al termine di cui all’articolo 46,paragrafo 1.
3. Scopo del controllo che deve effettuare la Corte dei conti è constatare la
legittimità e la regolarità delle entrate e delle spese rispetto ai contratti da
gestire, al bilancio e al presente regolamento finanziario.
4. Il segretario generale aggiunto concede alla Corte dei conti tutte le
agevolazioni che quest’ultima ritenga necessarie nell’esercizio della sua
funzione.
Articolo 48
Il conto di gestione, il bilancio finanziario e la relazione alla Corte dei conti,
corredati delle eventuali osservazioni del segretario generale aggiunto, sono
sottoposti agli Stati di cui all’articolo 25 anteriormente al 1
oluglio. Gli Stati
membri di cui all’articolo 25, riuniti in sede di Consiglio, danno scarico alsegretario generale aggiunto sull’esecuzione del bilancio.
CAPO VII
Disposizioni finali
Articolo 49
L ’applicazione delle disposizioni dell’acquis di Schengen relative al sistema
di informazione Schengen ad uno Stato diverso da quelli di cui all’articolo 25(in prosieguo denominato «altro Stato») comporta:
a) un riaggiustamento delle quote degli Stati di cui all’articolo 25 come
indicato all’articolo 26;
b) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all’articolo 25 per
imputare all’altro Stato il suo contributo al funzionamento di Sisnet per latotalità dell’esercizio in atto;!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 13
c) un aggiustamento dei contributi degli Stati di cui all’articolo 25 per
imputare all’altro Stato una frazione dei costi precedentemente sostenutiper l’installazione di Sisnet. La frazione è calcolata tenendo conto dellaparte delle risorse IV A dell’altro Stato sul totale delle risorse IV A delle
Comunità europee per gli esercizi finanziari precedenti che abbiano
comportato spese necessarie all’installazione di Sisnet. Il contributo dellafrazione è oggetto di un «avviso di credito» a favore degli Stati di cuiall’articolo 25 proporzionalmente alla loro quota calcolata in base
all’articolo 26. Gli altri Stati possono scegliere di assegnare l’importo alla
loro quota nel bilancio o di chiedere il rimborso.
Articolo 50
1. Il presente regolamento finanziario si applica all’adozione del bilancio
per quanto riguarda le entrate e le spese necessarie ad adempiere gli obblighiderivanti dalle azioni intraprese a norma dell’articolo 1 della decisione
1999/870/CE per il restante periodo dell’esercizio durante il quale il
regolamento entra in vigore.
2. In deroga all’articolo 8, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, il
segretario generale aggiunto del Consiglio trasmette al gruppo SIS il progettopreliminare di bilancio non appena possibile dopo l’adozione del presenteregolamento finanziario. Dopo il parere del gruppo SIS e la stesura del
progetto di bilancio, gli Stati membri di cui all’articolo 25, riuniti in sede di
Consiglio, adottano immediatamente il bilancio.
3. In deroga all’articolo 28, ai fini del bilancio di cui al paragrafo 1, gli Stati
di cui all’articolo 25 sono invitati a versare i rispettivi contributi in base alcalendario che deve essere fissato dagli Stati membri di cui all’articolo 25
all’atto dell’adozione di tale bilancio.
Articolo 51
1. La presente decisione ha effetto dalla data di adozione.
2. Essa è pubblicata nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee .!B2000D0265 — IT — 23.10.2000 — 001.001 — 14