02020Q0224(01) — IT — 23.07.2020 — 001.001

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REGOLAMENTO INTERNO DI EUROJUST













CAPO I

Il collegio

Articolo 1

Presidente e vicepresidenti di Eurojust

1. Il presidente esercita le sue funzioni a nome del collegio. Oltre ad esercitare le funzioni di cui all’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento Eurojust, il presidente:

a) firma le comunicazioni ufficiali del collegio, anche in materia finanziaria, conformemente alle regole finanziarie applicabili ad Eurojust;

b) fissa il luogo, il giorno e l’ora delle riunioni del collegio, redige l’ordine del giorno provvisorio, apre e conclude le riunioni, modera i dibattiti e sovrintende all’attuazione da parte del direttore amministrativo delle decisioni adottate dal collegio;

c) invita persone a partecipare alle riunioni del collegio;

d) prepara i lavori del collegio quando quest’ultimo esercita le sue funzioni operative.

2. I vicepresidenti esercitano le funzioni di cui all’articolo 11, paragrafo 2, del regolamento Eurojust e al paragrafo 1 del presente articolo conferite loro dal presidente. Essi sostituiscono il presidente quando questi è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni conformemente all’articolo 11, paragrafo 3, del regolamento Eurojust e all’articolo 2, paragrafo 2, del presente regolamento interno.

Articolo 2

Elezione del presidente di Eurojust

1. Conformemente all’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento Eurojust, il collegio elegge un presidente, scegliendolo tra i suoi membri nazionali, a maggioranza dei due terzi dei membri che lo compongono.

2. Il presidente indice un’elezione un mese prima della scadenza del suo mandato. Se la carica di presidente rimane vacante prima della scadenza del mandato quadriennale previsto, il vicepresidente con maggiore anzianità di servizio presso Eurojust convoca immediatamente una riunione del collegio per l’elezione del presidente da tenersi entro un mese a decorrere dal giorno in cui la carica è rimasta vacante. Nell’attesa, il presidente è sostituito dal vicepresidente con maggiore anzianità di servizio o, in caso di pari anzianità di servizio, da quello più anziano di età.

3. Il presidente o il vicepresidente, quando convoca la riunione per l’elezione del presidente, apre ufficialmente il termine per la presentazione delle candidature. I membri nazionali che desiderano essere eletti presentano la loro candidatura scritta, corredata di una lettera di motivazione, al capo della segreteria amministrativa almeno dieci giorni lavorativi prima della riunione in cui si svolge l’elezione ed entro le ore 12.00 CET. Ad avvenuto ricevimento di una candidatura, il capo della segreteria amministrativa informa il collegio del nome del candidato. Una volta scaduto il termine, il capo della segreteria amministrativa trasmette le lettere di motivazione al collegio. Nella riunione del collegio immediatamente precedente a quella in cui si svolge l’elezione, i candidati presentano le loro candidature al collegio.

4. L’elezione si svolge sotto la presidenza del presidente o di un vicepresidente che non sia candidato all’elezione, oppure del membro nazionale con maggiore anzianità di servizio presso Eurojust o, in caso di pari anzianità di servizio presso Eurojust, del membro nazionale più anziano di età che non sia candidato all’elezione.

5. Il direttore amministrativo e il capo della segreteria amministrativa presenziano all’elezione. Rappresentanti del Parlamento europeo e del Consiglio possono presenziare in veste di osservatori.

6. Il presidente verifica l’esistenza del quorum in apertura di riunione. Se un membro nazionale non può presenziare all’elezione, può essere rappresentato o conferire una delega in conformità dell’articolo 6, paragrafi 3 e 4, del presente regolamento interno.

7. L’elezione si svolge a scrutinio segreto. Il direttore amministrativo procede alla chiama dei singoli membri del collegio o dei loro rappresentanti, secondo l’elenco dell’ordine protocollare degli Stati membri dell’Unione europea (in seguito denominato «elenco protocollare dell’UE»), affinché esprimano il loro voto. Il rappresentante della Commissione europea è l’ultimo a votare. Una volta che tutti i membri del collegio o i loro rappresentanti hanno espresso un voto, lo scrutinatore apre l’urna e procede al conteggio delle schede di voto.

8. Al primo turno di votazione, si considera eletto il candidato che ha ottenuto la maggioranza dei due terzi dei membri del collegio. Se nessun candidato raggiunge la maggioranza dei due terzi, si procede immediatamente a un secondo turno di votazione tra i due candidati che hanno ottenuto il maggior numero di voti nel primo turno. In caso di parità tra tre o più candidati con il maggior numero di voti, tali candidati passano tutti al secondo turno. In caso di parità tra due o più candidati con il secondo maggior numero di voti, tali candidati e il candidato che ha ottenuto il maggior numero di voti passano tutti al secondo turno.

9. Al secondo turno di votazione, si considera eletto il candidato che ha ottenuto la maggioranza dei due terzi dei membri del collegio. Se nessun candidato raggiunge la maggioranza dei due terzi, si procede immediatamente a un terzo turno di votazione secondo le stesse regole di cui al paragrafo 8 del presente articolo.

10. Al terzo turno di votazione, si considera eletto il candidato che ha ottenuto la maggioranza dei due terzi dei membri del collegio. Se nessun candidato raggiunge la maggioranza dei due terzi, è avviato immediatamente un nuovo processo di elezione. Nel frattempo, l’ex presidente o un vicepresidente, alle condizioni di cui al paragrafo 2 del presente articolo, continua ad esercitare le funzioni del presidente fino alla nomina di un successore.

11. Il direttore amministrativo annuncia i risultati dell’elezione. Il verbale di elezione è firmato dal presidente, dal direttore amministrativo, dal capo della segreteria amministrativa e dagli osservatori. Il verbale di elezione riporta il numero di membri del collegio presenti o rappresentati, il numero di schede di voto, il numero di voti validi e non validi e di schede bianche, i risultati dello scrutinio dei voti per turno e per candidato secondo l’ordine alfabetico dei loro cognomi, nonché il risultato finale.

12. I risultati dell’elezione del presidente di Eurojust sono comunicati al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione europea e agli Stati membri.

▼M1

13. Conformemente alle prescrizioni di cui all’articolo 5, paragrafo 2, secondo comma, del presente regolamento interno, le riunioni del collegio per l’elezione del presidente possono essere organizzate avvalendosi di mezzi tecnici quali la videoconferenza. Tali mezzi tecnici consentono la votazione elettronica anonima da parte dei membri del collegio — a tutela della riservatezza — nonché la verifica della loro partecipazione a tale processo. Le altre disposizioni del presente articolo si applicano mutatis mutandis a dette riunioni.

▼B

Articolo 3

Elezione del vicepresidente di Eurojust

1. Conformemente all’articolo 11, paragrafo 1, del regolamento Eurojust, il collegio elegge due vicepresidenti, scegliendoli tra i suoi membri nazionali, a maggioranza dei due terzi dei membri che lo compongono.

2. Il presidente indice un’elezione un mese prima della scadenza del mandato di un vicepresidente. Se la carica di vicepresidente rimane vacante prima della scadenza del mandato quadriennale previsto, il presidente convoca immediatamente una riunione del collegio per l’elezione di un vicepresidente da tenersi entro un mese a decorrere dal giorno in cui la carica è rimasta vacante. Nell’attesa, il vicepresidente non è sostituito.

3. ►M1 Fatto salvo il paragrafo 4 del presente articolo, all’elezione dei vicepresidenti si applica, mutatis mutandis, la procedura di elezione del presidente di cui all’articolo 2, paragrafi da 3 a 13, del presente regolamento interno. ◄

4. Se nessun candidato raggiunge la maggioranza dei due terzi dei membri del collegio nel secondo turno di votazione, si procede immediatamente a un terzo turno di votazione per eleggere a maggioranza semplice il candidato con il maggior numero di voti. In caso di parità di voti nel terzo turno, si considera eletto il candidato con maggiore anzianità di servizio presso Eurojust. In caso di discontinuità dei periodi di servizio presso Eurojust, il collegio prende in considerazione solo il periodo di servizio immediatamente precedente all’elezione.

Articolo 4

Destituzione del presidente e dei vicepresidenti di Eurojust

1. Conformemente all’articolo 11, paragrafo 6, del regolamento Eurojust, se il presidente o i vicepresidenti non sono più in possesso dei requisiti necessari per l’esercizio delle loro funzioni, possono essere destituiti dalle loro funzioni dal collegio su proposta di un terzo dei suoi componenti. La decisione è presa a scrutinio segreto. La decisione è adottata a maggioranza dei due terzi dei componenti del collegio, escluso il presidente o il vicepresidente interessato.

2. Il presidente o il vicepresidente interessato riceve copia della richiesta di destituzione e compare davanti al collegio prima che quest’ultimo decida in merito alla destituzione.

3. Se il collegio decide per la destituzione del presidente o di un vicepresidente, viene indetta immediatamente un’elezione in conformità degli articoli 2 o 3 del presente regolamento interno.

4. Il Parlamento europeo, il Consiglio, la Commissione europea e gli Stati membri sono informati della destituzione di un presidente o un vicepresidente di Eurojust.

Articolo 5

Riunioni del collegio

1. Conformemente all’articolo 13, paragrafo 2, del regolamento Eurojust, il collegio si riunisce almeno una volta al mese. Le date e i luoghi delle riunioni del collegio sono oggetto di una decisione annuale del collegio che adotta un calendario delle riunioni. Qualora le circostanze lo richiedano, e a condizione che la maggioranza dei membri del collegio non si opponga, il presidente può modificare la data o l’ora di inizio delle riunioni informandone il collegio. Il collegio tiene riunioni supplementari su iniziativa del presidente, su richiesta di almeno un terzo dei suoi membri o su richiesta della Commissione europea per discutere i compiti di gestione del collegio.

2. Le riunioni del collegio si tengono presso la sede di Eurojust. Il collegio può decidere in via eccezionale di tenere una riunione in un altro luogo, se debitamente giustificato, su proposta del presidente.

▼M1

In caso di eventi o circostanze eccezionali che sfuggono al controllo dei membri del collegio (forza maggiore) e allorché il collegio non possa riunirsi in conformità delle prescrizioni di cui al presente paragrafo del regolamento interno, il collegio può decidere, a norma dell’articolo 7 del presente regolamento interno, di organizzare le proprie riunioni avvalendosi di mezzi tecnici quali la videoconferenza. Una decisione del collegio determina la durata di tale misura. La decisione del collegio può essere rinnovata qualora persistano gli eventi o le circostanze eccezionali (forza maggiore). Tali riunioni del collegio possono essere organizzate purché i mezzi tecnici disponibili consentano l’identificazione dei membri del collegio e la loro partecipazione alle discussioni, garantendo la collegialità delle deliberazioni. A tali riunioni si applicano, mutatis mutandis, le disposizioni di cui agli articoli 5 e 6 del presente regolamento interno.

▼B

3. In assenza del presidente e dei vicepresidenti, le riunioni del collegio sono presiedute dal membro nazionale con maggiore anzianità di servizio presso Eurojust.

4. Le riunioni del collegio non sono pubbliche e le discussioni restano riservate. Il collegio può decidere di riunirsi in una sessione limitando eventualmente il numero di persone ammesse a parteciparvi.

5. Per quanto riguarda la partecipazione alle riunioni del collegio da parte di persone che non sono membri di quest’ultimo:

a) il direttore amministrativo partecipa alle riunioni del collegio convocate per esercitare le sue funzioni di gestione e può essere invitato dal presidente a partecipare a riunioni del collegio in cui vengono discusse questioni operative, sempre senza diritto di voto;

b) il presidente può invitare a partecipare alle riunioni del collegio, in veste di osservatore, senza diritto di voto, qualsiasi persona il cui parere possa essere rilevante, e in particolare magistrati di collegamento di paesi terzi distaccati presso Eurojust;

c) il presidente valuta l’ordine del giorno delle riunioni del collegio allo scopo di individuare questioni rilevanti per lo svolgimento dei compiti della Procura europea. Il presidente invita un rappresentante della Procura europea a partecipare a tali riunioni senza diritto di voto. Il presidente fornisce al rappresentante della Procura europea i documenti pertinenti su cui è basato l’ordine del giorno;

d) i membri del collegio possono, in via eccezionale, farsi assistere, se del caso, da consulenti o esperti. Un membro del collegio che chieda di farsi assistere da consulenti o esperti comunica al presidente il nome dei consulenti o degli esperti almeno dieci giorni lavorativi prima della riunione del collegio specificando il punto dell’ordine del giorno per il quale sono invitati. Il presidente ne informa per iscritto i membri del collegio e decide se emettere un invito tenendo conto delle eventuali obiezioni sollevate.

6. Il presidente del collegio predispone l’ordine del giorno provvisorio per ciascuna riunione del collegio. L’ordine del giorno provvisorio comprende i punti richiesti dai membri del collegio e i punti ritenuti opportuni dal presidente, dal comitato esecutivo o dal direttore amministrativo.

7. L’ordine del giorno provvisorio, corredato dei documenti pertinenti, è inviato dalla segreteria amministrativa ai membri del collegio almeno cinque giorni lavorativi prima della riunione. In caso di convocazione di una riunione supplementare, l’ordine del giorno provvisorio può essere inviato ventiquattr’ore prima della riunione. Solo i punti per i quali siano stati forniti i documenti pertinenti sono iscritti nell’ordine del giorno provvisorio per decisione. Il presidente può prevedere termini indicativi per la discussione di ciascun punto dell’ordine del giorno e limitare il numero di interventi e il tempo di parola.

8. Il collegio approva l’ordine del giorno in apertura di ogni riunione. Previo accordo dei membri del collegio, è possibile discutere e adottare decisioni su questioni e punti urgenti che non figurano nell’ordine del giorno provvisorio. Il collegio può anche decidere in merito al ricorso a procedure scritte o a procedure di consultazione preparatorie a norma degli articoli 7 e 8 del presente regolamento interno.

9. Il presidente informa il collegio delle questioni di suo interesse conformemente all’articolo 11, paragrafo 2, lettera b), del regolamento Eurojust. Le informazioni possono essere comunicate per iscritto ai membri del collegio dalla segreteria amministrativa. Su richiesta di un membro del collegio, un punto di informazione viene iscritto per esame nell’ordine del giorno del collegio.

10. I membri del collegio possono porre al direttore amministrativo domande di interesse generale riguardanti il suo ambito di competenza. Il direttore amministrativo fornisce una risposta nella prima riunione possibile del collegio dopo il ricevimento della o delle domande.

Articolo 6

Quorum e votazione

1. Il quorum è costituito dai due terzi dei membri presenti del collegio. In assenza di un membro nazionale, per la determinazione del quorum si tiene conto della presenza del suo aggiunto o di un assistente avente lo status di cui all’articolo 7, paragrafo 4, del regolamento Eurojust.

2. Qualora non sia possibile raggiungere il quorum richiesto, il presidente prosegue la riunione senza registrare alcuna decisione formale. I punti dell’ordine del giorno interessati possono essere esaminati nella successiva riunione del collegio o mediante procedura scritta conformemente all’articolo 7 del presente regolamento interno.

3. Un membro nazionale che sia impossibilitato a partecipare a una riunione del collegio e non sia rappresentato da un aggiunto o un assistente avente lo status di cui all’articolo 7, paragrafo 4, del regolamento Eurojust può delegare un altro membro nazionale a votare a suo nome. Ogni membro nazionale può ricevere al massimo una delega di voto.

4. Un membro nazionale che faccia ricorso al voto per delega comunica per iscritto alla segreteria amministrativa l’identità del titolare della delega, i punti dell’ordine del giorno per i quali la delega è valida ed eventuali limitazioni poste al voto per delega. La delega di voto vale soltanto per la riunione per la quale è stata conferita.

5. Il collegio può decidere su una questione solo quando il presidente ritiene che essa sia stata sufficientemente discussa.

6. Conformemente all’articolo 14, paragrafo 1, del regolamento Eurojust, salvo altrimenti disposto, e qualora non sia possibile raggiungere un consenso, il collegio decide a maggioranza dei suoi membri.

7. Il consenso è raggiunto se nessun membro del collegio si oppone espressamente. Il collegio può procedere alla votazione solo se il presidente constata la mancanza di consenso. La maggioranza dei membri del collegio è determinata sulla base della composizione di quest’ultimo prevista dall’articolo 10, paragrafo 1, del regolamento Eurojust.

8. Conformemente all’articolo 14, paragrafo 2, del regolamento Eurojust, ogni membro del collegio dispone di un voto. In assenza di un membro con diritto di voto, l’aggiunto è abilitato a esercitare il diritto di voto secondo le condizioni di cui all’articolo 7, paragrafo 7, del regolamento Eurojust. In assenza dell’aggiunto, anche l’assistente è abilitato a esercitare il diritto di voto secondo le condizioni di cui all’articolo 7, paragrafo 7, del regolamento Eurojust.

9. Salvo disposizione contraria del presente regolamento interno, il voto viene espresso per alzata di mano; se questa procedura è contestata si ricorre all’appello nominale. Su proposta del presidente o su richiesta di un terzo dei suoi membri, il collegio può decidere di votare a scrutinio segreto. Il presidente registra la distribuzione dei voti espressi. Un parere di minoranza è inserito nel verbale della riunione su richiesta del membro del collegio che lo esprime.

Articolo 7

Procedura scritta

1. In caso di urgenza, quando una decisione non può essere rinviata e deve essere adottata prima che possa essere convocato il collegio, il presidente può chiedere una procedura scritta. È possibile ricorrere a procedure scritte anche per questioni già esaminate dal collegio conformemente all’articolo 5, paragrafo 8, e all’articolo 6, paragrafo 2, del presente regolamento interno.

2. Per le risposte, il presidente concede ai membri del collegio almeno tre giorni lavorativi a decorrere dalla data in cui il progetto di decisione è stato inviato per via elettronica. In casi eccezionali, il presidente può decidere un termine più breve.

3. Una proposta di decisione che deve essere adottata mediante procedura scritta non è soggetta a modifiche ed è approvata o respinta nella sua interezza. La mancata risposta da parte di un membro del collegio entro il termine stabilito è considerata astensione dal voto.

4. Una decisione è adottata quando almeno due terzi dei membri del collegio hanno risposto per iscritto ed è stata raggiunta la maggioranza di voti richiesta.

5. Nei casi in cui il quorum o la maggioranza di voti non siano raggiunti, il presidente può avviare nuovamente la procedura scritta o sottoporre la questione alla prossima riunione del collegio.

6. Il presidente constata la conclusione della procedura scritta. Una notifica in tal senso è trasmessa ai membri del collegio.

Articolo 8

Procedura di consultazione preparatoria

1. Il presidente, ove lo ritenga opportuno in preparazione di una discussione in sede di collegio, può avviare una procedura di consultazione preparatoria mediante l’uso di mezzi elettronici. Ai membri del collegio sono fornite le informazioni necessarie.

2. Le procedure di consultazione preparatorie durano sette giorni lavorativi, salvo decisione contraria del presidente per motivi di urgenza. Trascorso tale termine, il promotore della proposta elabora un documento riveduto che riflette le osservazioni formulate dai membri del collegio ed è sottoposto all’esame di quest’ultimo.

Articolo 9

Gruppi di lavoro

1. Il collegio può istituire gruppi di lavoro che gli forniscano consulenza e competenze.

2. Il mandato, la composizione e il funzionamento pratico di tali gruppi di lavoro sono stabiliti mediante una decisione di esecuzione del collegio.







CAPO II

Il comitato esecutivo

Articolo 10

Composizione del comitato esecutivo

1. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 4, del regolamento Eurojust, due membri del collegio diversi dal presidente e dai vicepresidenti sono designati membri del comitato esecutivo secondo un sistema di rotazione biennale.

2. L’ordine di rotazione in cui i due membri del collegio sono chiamati a far parte del comitato esecutivo rispecchia l’elenco protocollare dell’UE. Il collegio determina mediante sorteggio lo Stato membro da cui prende inizio il sistema di rotazione nell’ambito di tale elenco.

3. Il rappresentante del primo Stato membro designato e quello dello Stato membro immediatamente successivo nell’elenco protocollare dell’UE sono membri del comitato esecutivo per un periodo di due anni.

4. Al termine di tale periodo di due anni, i membri nazionali dei due Stati membri successivi secondo l’elenco protocollare dell’UE sono nominati membri del comitato esecutivo per i due anni successivi, tranne qualora un tale membro nazionale eserciti la funzione di presidente o di vicepresidente, nel qual caso è designato il membro nazionale dello Stato membro successivo nell’elenco protocollare dell’UE.

5. Qualora il mandato di un membro del collegio giunga a scadenza prima del completamento del periodo di due anni in seno al comitato esecutivo, il neonominato membro nazionale dello stesso Stato membro è designato membro del comitato esecutivo per la parte restante del periodo di due anni. Quando il mandato di un membro nazionale giunge a scadenza e non è stato ancora nominato un nuovo membro, il suo aggiunto è designato membro del comitato esecutivo fino alla nomina di un nuovo membro nazionale o per la parte restante del periodo di due anni.

6. Un membro nazionale non può ricoprire due mandati consecutivi in qualità di membro del comitato esecutivo, a meno che eserciti la funzione di presidente o di vicepresidente.

Articolo 11

Funzionamento del comitato esecutivo

1. Il presidente presiede il comitato esecutivo conformemente all’articolo 16, paragrafo 5, del regolamento Eurojust. In caso di assenza o di indisponibilità del presidente, il comitato esecutivo è presieduto dal vicepresidente con la maggiore anzianità di servizio o, in caso di pari anzianità di servizio, da quello più anziano di età. In caso di assenza o di indisponibilità dei vicepresidenti, il comitato esecutivo è presieduto dal membro nazionale con la maggiore anzianità di servizio in seno al comitato esecutivo. In linea di principio, i membri del comitato esecutivo partecipano personalmente alle riunioni. In via eccezionale, i membri del comitato esecutivo possono partecipare a una riunione del comitato esecutivo in videoconferenza.

2. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 7, del regolamento Eurojust, il comitato esecutivo si riunisce almeno una volta al mese. Possono essere organizzate riunioni supplementari su iniziativa del presidente o su richiesta della Commissione europea o di almeno due degli altri suoi membri. Le date e i luoghi delle riunioni del comitato esecutivo sono oggetto di una decisione annuale che adotta un calendario delle riunioni.

3. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 4, del regolamento Eurojust, il direttore amministrativo partecipa alle riunioni del comitato esecutivo senza diritto di voto. Il presidente può invitare a partecipare alle riunioni del comitato esecutivo, in veste di osservatore, senza diritto di voto, qualsiasi persona il cui parere possa essere rilevante o altri membri dell’amministrazione.

4. Il presidente trasmette a un rappresentante della Procura europea gli ordini del giorno delle riunioni del comitato esecutivo e si consulta con tale rappresentante in merito alla necessità della sua partecipazione a dette riunioni. Il presidente invita un rappresentante della Procura europea a partecipare alle riunioni del comitato esecutivo, senza diritto di voto, ogniqualvolta si discutano questioni rilevanti per il funzionamento della Procura europea, conformemente all’articolo 16, paragrafo 8, del regolamento Eurojust.

5. Il quorum è raggiunto quando sono presenti, anche in videoconferenza, almeno tre membri del comitato esecutivo. In mancanza del quorum, il presidente pone fine alla riunione e convoca un’altra riunione entro cinque giorni lavorativi senza fissare alcun quorum specifico.

6. Il presidente predispone l’ordine del giorno provvisorio del comitato esecutivo in consultazione con i suoi membri e il direttore amministrativo. L’ordine del giorno provvisorio, corredato dei documenti pertinenti, è trasmesso ai partecipanti almeno cinque giorni lavorativi prima della riunione. Il comitato esecutivo adotta l’ordine del giorno in apertura di riunione. Previo accordo dei membri del comitato esecutivo, è possibile discutere e adottare decisioni su questioni e punti urgenti che non figurano nell’ordine del giorno provvisorio.

7. In caso di urgenza, quando una decisione non può essere rinviata e deve essere adottata prima che possa essere convocato il comitato esecutivo, il presidente può chiedere una procedura scritta. Per le risposte, il presidente concede ai membri del comitato esecutivo almeno tre giorni lavorativi a decorrere dalla data in cui il progetto di decisione è stato inviato per via elettronica. In casi eccezionali, il presidente può decidere un termine più breve per dette risposte. Una decisione è adottata quando la maggioranza dei membri del comitato esecutivo ha risposto per iscritto.

8. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 5, del regolamento Eurojust, il comitato esecutivo decide a maggioranza dei suoi membri e il voto viene espresso per alzata di mano. Ogni membro dispone di un voto. In caso di parità di voti, prevale il voto del presidente.

9. Conformemente all’articolo 16, paragrafo 2, del regolamento Eurojust, il comitato esecutivo può consultare il collegio nell’esercizio dei suoi compiti. Il presidente redige, con cadenza almeno trimestrale, relazioni destinate al collegio in merito alle attività e alle decisioni del comitato esecutivo.

10. La partecipazione alle riunioni del comitato esecutivo da parte di rappresentanti della Commissione europea e della Procura europea non comporta alcun costo per Eurojust.







CAPO III

Altre disposizioni relative al collegio e al comitato esecutivo

Articolo 12

Dichiarazioni di interessi, conflitti di interessi, obbligo di informazione e risoluzione delle controversie

1. Al momento del loro insediamento, tutti i membri del collegio, gli aggiunti e gli assistenti aventi lo status di cui all’articolo 7, paragrafi 4 e 7, del regolamento Eurojust, completano una dichiarazione di interessi, nel formato previsto dal codice etico, che deve essere adottata mediante una decisione di esecuzione del collegio. Eventuali cambiamenti rispetto agli elementi indicati nelle suddette dichiarazioni di interessi sono riportati quanto prima e al più tardi entro un mese dal loro verificarsi, in modo da garantire che le dichiarazioni restino aggiornate. Il trattamento dei dati personali contenuti nella dichiarazione di interessi è effettuato conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 e alle disposizioni in materia di protezione dei dati di cui al regolamento Eurojust.

2. Fatto salvo il diritto nazionale applicabile, tutti i membri del collegio, gli aggiunti e gli assistenti informano immediatamente il presidente di qualsiasi conflitto di interessi, effettivo o percepito, che dovesse sorgere nell’esercizio delle loro funzioni operative o gestionali. Gli aggiunti e gli assistenti procedono in tal senso attraverso i rispettivi membri nazionali. Relativamente alle questioni operative, prima ancora di informare il presidente, i membri nazionali informano immediatamente anche gli altri membri nazionali che in un determinato caso sono o potrebbero essere interessati da tali conflitti di interessi.

3. Tutti i membri del collegio, gli aggiunti e gli assistenti evitano qualsiasi situazione che possa dar luogo a un conflitto di interessi personali o che possa essere percepita come tale. Non sono chiamati a trattare alcun caso operativo in cui esista un conflitto di interessi o la percezione di un conflitto di interessi. Essi non agiscono o si esprimono in un modo che incida negativamente sulla percezione della loro imparzialità da parte del pubblico.

4. Tutti i membri del collegio, gli aggiunti e gli assistenti informano il presidente in merito a qualsiasi questione che possa incidere negativamente sulla reputazione o sugli interessi di Eurojust. Gli aggiunti e gli assistenti procedono in tal senso attraverso i rispettivi membri nazionali.

5. Il presidente esamina le ulteriori misure da adottare nei casi menzionati ai paragrafi da 1 a 4 del presente articolo conformemente al codice etico di cui al paragrafo 1 del presente articolo.

6. In caso di disaccordo tra due o più membri del collegio nell’esercizio delle loro funzioni, la o le persone interessate possono informarne il presidente, il quale può convocare una riunione del collegio per esaminare la questione.

Articolo 13

La segreteria amministrativa

1. Il collegio e il comitato esecutivo sono assistiti da una segreteria amministrativa che opera in consultazione con il presidente.

2. La segreteria amministrativa, tra l’altro, partecipa alle riunioni del collegio e del comitato esecutivo, redige e tiene i verbali ed elabora le sintesi dei risultati di dette riunioni e tiene un registro delle attività del collegio e del comitato esecutivo.

Articolo 14

Verbali delle riunioni del collegio e del comitato esecutivo

1. I verbali delle riunioni del collegio e del comitato esecutivo riportano quanto meno i nomi dei partecipanti, una relazione sulle discussioni e le decisioni adottate.

2. Il presidente trasmette i progetti di verbali delle riunioni del collegio e del comitato esecutivo, rispettivamente, ai membri del collegio e ai membri del comitato esecutivo per adozione. Una volta adottati, i verbali sono firmati dal presidente e dal capo della segreteria amministrativa e acclusi a un registro tenuto da quest’ultima. I verbali delle riunioni del comitato esecutivo sono trasmessi al collegio per informazione.

3. La segreteria amministrativa redige una sintesi dei risultati delle riunioni del comitato esecutivo che deve essere approvata dal presidente e pubblicata conformemente all’articolo 74, paragrafo 4, del regolamento Eurojust.







CAPO IV

Il direttore amministrativo

Articolo 15

Il direttore amministrativo

1. Conformemente all’articolo 17, paragrafo 2, del regolamento Eurojust, il direttore amministrativo è nominato dal collegio, sulla base di un elenco di candidati proposto dal comitato esecutivo, seguendo una procedura di selezione aperta e trasparente.

2. Il comitato esecutivo propone al collegio di istituire un comitato di selezione per la procedura di nomina del direttore amministrativo. Il comitato di selezione è composto da due membri nazionali e da un rappresentante della Commissione europea.

3. Se del caso e previa decisione del collegio, una persona con esperienza pertinente nella selezione di alti dirigenti può partecipare ai lavori del comitato di selezione senza diritto di voto.

4. Il comitato esecutivo propone al collegio le modalità con cui rivolgere un invito a presentare candidature e può decidere il numero dei candidati da convocare per un colloquio a seguito di tale invito.

5. Il comitato di selezione procede a un colloquio con i candidati e informa il comitato esecutivo dell’esito delle sue deliberazioni. Il comitato esecutivo presenta al collegio un elenco di candidati unitamente alla raccomandazione del candidato da scegliere.

6. Ove non sia possibile raggiungere un consenso, il collegio nomina il direttore amministrativo a maggioranza dei suoi membri. La decisione è presa a scrutinio segreto.

7. Il comitato esecutivo adotta le norme di attuazione delle procedure concernenti la selezione e la nomina, il rinnovo del contratto, la risoluzione del contratto, il periodo di prova e la valutazione annuale delle prestazioni del direttore amministrativo.







CAPO V

Disposizioni finali

Articolo 16

Disposizioni transitorie relative all’elezione di due membri nazionali per il primo periodo di due anni successivo all’istituzione del comitato esecutivo

1. Per il primo periodo di due anni immediatamente successivo all’istituzione del comitato esecutivo, il collegio elegge membri del comitato esecutivo due membri nazionali diversi dal presidente e dai vicepresidenti.

2. Si considerano eletti i due candidati che ottengono il maggior numero di voti. In caso di parità di voti tra candidati con il secondo maggior numero di voti, si considera eletto il candidato con maggiore anzianità di servizio presso Eurojust. In caso di discontinuità dei periodi di servizio presso Eurojust, il collegio prende in considerazione solo il periodo di servizio immediatamente precedente all’elezione.

3. Il sorteggio di cui all’articolo 10, paragrafo 2, del presente regolamento interno avviene immediatamente dopo l’elezione dei due membri nazionali ivi menzionati. I membri nazionali che rappresentano i due Stati membri designati assumono le loro funzioni di membri del comitato esecutivo alla scadenza del mandato dei due membri nazionali eletti, tranne qualora siano stati nel frattempo eletti presidente o vicepresidente, nel qual caso è designato il membro nazionale dello Stato membro successivo nell’elenco protocollare dell’UE.

Articolo 17

Dati personali

Il presente regolamento interno è integrato da distinte disposizioni relative al trattamento e alla protezione dei dati personali.

Articolo 18

Modifica del regolamento interno

1. Il collegio può modificare il presente regolamento interno secondo la stessa procedura applicabile alla sua adozione, su proposta del comitato esecutivo o di un terzo dei membri del collegio.

2. Ogni modifica del presente regolamento interno è adottata a maggioranza dei due terzi dei membri del collegio. Qualora non sia possibile raggiungere un accordo a maggioranza di due terzi, la decisione è adottata a maggioranza semplice durante la riunione successiva del collegio.

Articolo 19

Pubblicazione ed entrata in vigore

Il regolamento interno di Eurojust entra in vigore alla data della sua adozione.

Il regolamento interno è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.