2002R2342 — IT — 22.08.2006 — 002.001

Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni

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▼B

REGOLAMENTO (CE, EURATOM) N. 2342/2002 DELLA COMMISSIONE

del 23 dicembre 2002

recante modalità d'esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee

SOMMARIO PRIMA PARTE DISPOSIZIONI COMUNI TITOLO I OGGETTO TITOLO II PRINCIPI DI BILANCIO Capo 1 Principi dell'unità e della veridicità del bilancio Capo 2 Principio dell'annualità Capo 3 (Capo 4 del regolamento finanziario) principio dell'unità di conto Capo 4 (Capo 5 del regolamento finanziario) principio dell'universalità Capo 5 (Capo 6 del regolamento finanziario) principio della specializzazione Capo 6 (Capo 7 del regolamento finanziario) principio della sana gestione finanziaria Capo 7 (Capo 8 del regolamento finanziario) principio della trasparenza TITOLO III FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO Capo 1 Formazione del bilancio Capo 2 Struttura e presentazione del bilancio TITOLO IV ESECUZIONE DEL BILANCIO Capo 1 Disposizioni generali Capo 2 Metodi d'esecuzione Sezione 1 Disposizioni generali Sezione 2 Disposizioni particolari Capo 3 Agenti finanziari Sezione 1 Diritti ed obblighi degli agenti finanziari Sezione 2 L'ordinatore Sezione 3 Il contabile Sezione 4 L'amministratore degli anticipi Capo 4 Responsabilità degli agenti finanziari Sezione 1 Disposizioni generali Sezione 2 Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati Capo 5 Operazioni di entrata Sezione 1 Risorse proprie Sezione 2 Previsione di crediti Sezione 3 Accertamento dei crediti Sezione 4 Emissione degli ordinari di riscossione Sezione 5 Recupero Capo 6 Operazioni di spesa Sezione 1 Impegno delle spese Sezione 2 Liquidazione delle spese Sezione 3 Ordinazione dei pagamenti Sezione 4 Pagamento delle spese Sezione 5 Termini per le operazioni di spesa Capo 7 Sistemi informatici Capo 8 Il revisore interno TITOLO V Aggiudicazione degli appalti pubblici Capo 1 Disposizioni generali Sezione 1 Campo d'applicazione e principi d'aggiudicazione Sezione 2 Pubblicazioni Sezione 3 Procedure di aggiudicazione degli appalti Sezione 4 Garanzia e controllo Capo 2 Disposizioni relative agli appalti aggiudicati dalle istituzioni comunitarie per proprio conto TITOLO VI Sovvenzioni Capo 1 Campo d'applicazione Capo 2 Principi di concessione Capo 3 Procedura di concessione Capo 4 Pagamento e controllo Capo 5 Esecuzione TITOLO VII Rendiconto e contabilità Capo 1 Rendiconto Capo 2 (Capo 3 del regolamento finanziario) contabilità Sezione 1 Organizzazione contabile Sezione 2 Libri contabili Sezione 3 Piano contabile Sezione 4 Registrazione Sezione 5 Riconciliazione e verifica Sezione 6 Contabilità di bilancio Capo 3 (Capo 4 del regolamento finanziario) inventario delle immobilizzazioni PARTE SECONDA DISPOSIZIONI PARTICOLARI TITOLO I (TITOLO II DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) FONDI STRUTTURALI TITOLO II (TITOLO III DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) RICERCA TITOLO III (TITOLO IV DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) AZIONI ESTERNE Capo 1 Disposizioni generali Capo 2 Esecuzione delle azioni Capo 3 Aggiudicazione degli appalti Capo 4 Concessione delle sovvenzioni Capo 5 Casse di anticipi ed inventari TITOLO IV (TITOLO V DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) UFFICI EUROPEI TITOLO V (TITOLO VI DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO) STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI PARTE TERZA DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI TITOLO I DISPOSIZIONI TRANSITORIE TITOLO II DISPOSIZIONI FINALI







LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell'energia atomica, visto il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee ( 1 ), in particolare l'articolo 183, previa consultazione del Parlamento europeo, del Consiglio, della Corte di giustizia delle Comunità europee, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo, del Comitato delle regioni, del mediatore europeo e del garante europeo della protezione dei dati, considerando quanto segue: (1) Le disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (in prosieguo: «il regolamento finanziario») sono state semplificate al fine di limitarle ai principi e alle definizioni fondamentali relativi alla formazione, all'esecuzione ed al controllo del bilancio generale delle Comunità europee (in prosieguo: «il bilancio»). (2) Le presenti modalità d'esecuzione devono di conseguenza non solo completare le disposizioni del regolamento finanziario che rinviano espressamente all'adozione di dette modalità, ma anche le disposizioni la cui applicazione richiede una preliminare definizione di norme d'applicazione. Per ragioni di chiarezza, è opportuno sostituire il regolamento (Euratom, CECA, CE) n. 3418/93 della Commissione, del 9 dicembre 1993, che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre 1977 ( 2 ), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n. 1687/2001 ( 3 ). (3) Per garantire la conformità della normativa settoriale con i principi di bilancio definiti dal regolamento finanziario, è necessario individuare tutti gli atti relativi all'esecuzione del bilancio e disporre che il loro inventario sia redatto dalla Commissione e trasmesso all'autorità di bilancio. (4) Per quanto attiene ai principi di bilancio, ed in particolare al principio dell'unità, l'obbligo di individuare gli interessi sui prefinanziamenti da riversare nel bilancio impone di individuare i prefinanziamenti che restano proprietà delle Comunità. Tali prefinanziamenti rimangono proprietà dell'istituzione, salvo disposizione contraria dell'atto di base ai sensi dell'articolo 49 del regolamento finanziario e tranne se si tratta di prefinanziamenti versati in esecuzione di un appalto o versati al personale, ai membri dell'istituzione o agli Stati membri. Tale norma deve essere precisata in base ai diversi tipi di gestione (centralizzata diretta ed indiretta e concorrente). La stessa non si applica alla gestione congiunta giacché in tal caso i fondi comunitari sono confusi con i fondi dell'organizzazione internazionale. Quando i prefinanziamenti, che restano proprietà delle Comunità, producono interessi, questi sono versati al bilancio come entrate varie. (5) Con riferimento al principio dell'annualità occorre che sia chiarita la nozione di stanziamenti dell'esercizio e la nozione di fasi preparatorie all'atto d'impegno le quali, quando sono completate il 31 dicembre, possono dare diritto ad un riporto degli stanziamenti d'impegno che dovranno essere utilizzati prima del 31 marzo dell'esercizio successivo. (6) Per quanto riguarda il principio dell'unità di conto, si devono precisare i tassi e il corso da applicare per la conversione tra l'euro e le altre monete ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. (7) Quanto alle deroghe al principio dell'universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi comunitari e, dall'altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. (8) Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia e garantire che l'autorità di bilancio ne sia perfettamente informata tramite una giustificazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere sottoposte a detta autorità. (9) Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa. (10) In materia di formazione e di presentazione del bilancio, si deve precisare il contenuto dell'introduzione generale del bilancio, dei documenti di lavoro che devono essere presentati a sostegno del bilancio e dei commenti alle linee di bilancio, in modo da assicurare che l'autorità di bilancio sia pienamente informata. Nel contesto della nuova formazione del bilancio per attività («Activity based budgeting»), sono inoltre precisate la definizione e la classificazione degli stanziamenti amministrativi. (11) In materia di esecuzione del bilancio, occorre innanzitutto chiarire le forme che l'atto di base può rivestire nelle materie comunitarie e nelle materie disciplinate dal trattato sull'Unione europea. Inoltre è opportuno fissare gli importi massimi degli stanziamenti che possono essere eseguiti in assenza di un atto di base preliminare a titolo di azioni preparatorie e progetti pilota, nonché l'elenco delle norme dei trattati che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche. (12) È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito ad un conflitto di interessi, nonché la procedura da seguire in tale eventualità. (13) Per quanto attiene ai diversi metodi d'esecuzione del bilancio, occorre precisare che quando non esegue direttamente il bilancio nella sua amministrazione, la Commissione deve assicurarsi prima di tutto che le entità alle quali prevede di affidare compiti d'esecuzione dispongano di procedure di gestione e sistemi di controllo e di contabilità adeguati e pertinenti in relazione alle esigenze della sana gestione finanziaria. (14) Per quanto riguarda la gestione centralizzata indiretta, vale a dire la gestione delegata dalla Commissione ad agenzie esecutive o ad organismi di diritto comunitario, oppure ad organismi nazionali pubblici o investiti della funzione di servizio pubblico, occorre inoltre precisare l'inquadramento e le modalità d'attuazione di detta delega (atto di delega o convenzione). Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione sul bilancio comunitario. Gli organismi nazionali, nella misura in cui devono effettuare atti d'esecuzione di bilancio, devono offrire garanzie finanziarie sufficienti ed essere scelti in modo trasparente, previa analisi del rapporto tra costi ed efficacia che giustifichi la scelta della gestione delegata a tale organismo. La Commissione chiede il parere del comitato competente, secondo l'atto di base per l'esecuzione degli stanziamenti interessati, prima di procedere alla delega ad organismi nazionali. Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici. (15) Per quanto riguarda la gestione concorrente con Stati membri o decentrata con paesi terzi, è necessario precisare le tappe e gli obiettivi della procedura di liquidazione dei conti, fatte salve le norme speciali contenute nei regolamenti settoriali pertinenti. (16) Per quanto attiene infine alla gestione congiunta, occorre precisare che nel caso di tale gestione la parte contributiva di ogni donatore a ciascun tipo di spesa non è individuata e che le azioni sovvenzionate devono tuttavia essere controllate globalmente; bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione. (17) Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l'eliminazione dei controlli ex-ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. L'autorità di bilancio deve essere informata delle misure di nomina o cessazione dal servizio che riguardano gli ordinatori delegati. Devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza ed i principi procedurali da rispettare. L'internalizzazione dei controlli ex-ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di iniziativa e di verifica delle operazioni d'esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per gli agenti responsabili delle verifiche, ex ante e ex post. Bisogna poi poter dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all'istituzione che dovrà in particolare integrare i risultati delle verifiche a posteriori. Si deve provvedere alla conservazione dei documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, tenuto conto del loro carattere di deroga, tutti i tipi di procedure negoziate in materia d'aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all'istituzione che dovrà essere trasmessa all'autorità di bilancio. (18) Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione di tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate anche le modalità per la cessazione dal servizio del contabile. (19) Le condizioni del ricorso alla cassa di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, devono essere stabilite, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori, nonché degli ordinatori e contabili per quanto riguarda il controllo della cassa anticipi; l'autorità di bilancio deve essere informata di qualsiasi misura di nomina o di cessazione dal servizio. (20) Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari delle Comunità europee e del regime applicabile agli altri agenti delle suddette Comunità. Si dovrà tuttavia costituire una nuova istanza specializzata, alle condizioni specifiche di ciascuna istituzione, per accertare l'esistenza di un'irregolarità di natura finanziaria. Vanno inoltre precisate le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un'istruzione ed essere in tal modo liberato dalla propria responsabilità. (21) In materia di entrate, oltre al caso particolare delle risorse proprie disciplinate dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio, del 22 maggio 2000, recante applicazione della decisione 94/728/CE, Euratom, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità ( 4 ), è necessario precisare i compiti e controlli sotto la responsabilità degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di credito, quindi dell'ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell'accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali ed infine decisione, se del caso, di rinuncia al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria. Deve inoltre essere precisato il ruolo del contabile nell'incasso delle entrate e l'eventuale concessione di una dilazione di pagamento. (22) Per quanto riguarda le spese, è necessario innanzitutto definire l'articolazione tra la decisione di finanziamento, l'impegno globale e l'impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi. La distinzione tra impegno globale e impegno specifico dipende dal grado d'identificazione dei beneficiari e degli importi in oggetto. Gli impegni accantonati sono, da parte loro, riservati alle spese amministrative correnti e alle spese del FEAOG. Per limitare l'importo degli impegni inattivi, si prevede di disimpegnare gli stanziamenti corrispondenti ad impegni che non hanno dato luogo a pagamenti per tre anni. (23) È necessario inoltre chiarire l'articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento ed i controlli che devono effettuare gli ordinatori in occasione della liquidazione delle spese, con l'apposizione del «visto», ed in occasione dell'ordinazione dei pagamenti mediante la verifica della quietanza liberatoria di cui tale agente è ormai l'unico responsabile. Occorre citare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi. Infine, le scadenze relative alle operazioni di liquidazione e di pagamento devono essere precisate tenendo conto della direttiva 2000/35/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 giugno 2000, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali ( 5 ). (24) In materia di controllo interno, si devono definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell'ambito dell'istituzione che l'ha nominato ed alla quale deve rendere conto del suo operato. L'autorità di bilancio deve essere informata di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio. (25) Con riferimento agli appalti pubblici, è opportuno inserire nel presente regolamento le norme delle direttive del Consiglio 92/50/CEE ( 6 ), 93/36/CEE ( 7 ) e 93/37/CEE ( 8 ), modificate da ultimo dalla direttiva 2000/78/CE della Commissione ( 9 ), relative, rispettivamente, alle procedure d'aggiudicazione degli appalti pubblici di servizi, di forniture e di lavori pubblici. Ciò implica innanzitutto definire i vari tipi di appalti, le relative misure di pubblicità, i casi di ricorso e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e delle possibili modalità d'aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti d'invito alla concorrenza e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le diverse soglie e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare. (26) Le procedure d'aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d'accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta finale, deve essere seguita tutta la procedura d'apertura, e poi di valutazione, delle domande di partecipazione e delle offerte, dalla nomina di una commissione fino alla decisione d'aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta in definitiva all'amministrazione aggiudicatrice. Vanno anche precisate le garanzie finanziarie esigibili ai fini della tutela degli interessi finanziari delle Comunità. (27) Infine, i poteri sanzionatori delle amministrazioni aggiudicatrici debbono essere delimitati per garantire il carattere proporzionato e dissuasivo della sanzione, nonché la parità di trattamento tra le varie istituzioni e tra gli uffici. (28) Anche il campo d'applicazione del titolo sulle sovvenzioni deve essere precisato, soprattutto con riferimento ai diversi metodi d'esecuzione del bilancio, ma anche del tipo d'azione o d'organismo d'interesse generale europeo che può essere sovvenzionato. Occorre precisare le caratteristiche del programma di lavoro annuale e degli inviti a presentare proposte, così come le possibili eccezioni al riguardo ed in materia di retroattività, in particolare nei settori dell'aiuto umanitario e della gestione delle situazioni di crisi, le cui esigenze sono molto particolari. (29) Ancora con riferimento alle necessità di trasparenza, di parità di trattamento dei richiedenti e di responsabilizzazione degli ordinatori, deve essere seguita la procedura di aggiudicazione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione, da parte di una commissione, in base a criteri di selezione e d'aggiudicazione precedentemente annunciati, prima che l'ordinatore prenda la decisione definitiva, debitamente documentata. (30) Il principio della sana gestione finanziaria impone inoltre che la Commissione si procuri delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione attraverso la produzione di controlli finanziari per le domande più importanti, successivamente in occasione del pagamento dei prefinanziamenti con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari ed infine, nella fase del pagamento finale, mediante la produzione di controlli finanziari per le domande più importanti e più rischiose. La sana gestione ed il controllo dei principi di assenza di scopo di lucro e di cofinanziamento presuppongono inoltre di delimitare le possibilità di ricorso ai pagamenti forfettari. Infine, la sana gestione del denaro comunitario richiede il rispetto, da parte dei beneficiari delle sovvenzioni, dei principi di trasparenza e di parità di trattamento dei contraenti potenziali, nonché l'aggiudicazione all'offerta economicamente più vantaggiosa in caso di subappalto parziale dell'azione. (31) Infine i poteri di sanzione in materia debbono essere analoghi a quelli esistenti nel settore degli appalti pubblici. (32) In materia di contabilità e di rendicontazione, occorre definire ciascuno dei principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari. Occorre anche precisare le condizioni necessarie perché una transazione sia contabilizzata e le regole di valutazione degli elementi d'attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti. (33) Si deve precisare che i conti delle istituzioni vanno corredati di una relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria e precisare, inoltre, il contenuto e la presentazione degli elementi che compongono, da un lato, gli stati finanziari (bilancio, conto di risultato economico, tabella dei flussi di tesoreria, allegato) e, d'altra parte, gli stati sull'esecuzione di bilancio (conto di risultato dell'esecuzione di bilancio ed il suo allegato). (34) In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l'organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare in materia di sicurezza degli accessi e di piste di controllo quanto alle modifiche apportate ai sistemi. (35) Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d'inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro ed i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio. (36) Occorre inoltre definire le regole sull'inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell'inventario. (37) In materia di fondi strutturali, è necessario precisare che il rimborso degli acconti versati a titolo di un intervento non ha per effetto la riduzione della partecipazione dei fondi all'intervento interessato. (38) Deve essere precisata la tipologia delle azioni, dirette ed indirette, che possono essere finanziate nel settore della ricerca. (39) In materia di azioni esterne, le presenti modalità d'esecuzione, così come il regolamento finanziario stesso, mirano ad introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di aggiudicazione degli appalti e di concessione di sovvenzioni. (40) Riguardo all'aggiudicazione degli appalti, le presenti modalità d'esecuzione riprendono la sostanza della decisione della Commissione, del 10 novembre 1999, recante semplificazione dei sistemi di gestione degli appalti aggiudicati nell'ambito dei programmi di cooperazione eseguiti dalle direzioni generali delle relazioni esterne ( 10 ), e di conseguenza prevedono norme sugli appalti che si distinguono dal diritto comune, in particolare con soglie diverse e modalità di gestione adattate alle azioni esterne. (41) Nel settore delle sovvenzioni, vanno enumerati i tipi di azioni per le quali è possibile derogare al principio di cofinanziamento di cui all'articolo 109 del regolamento finanziario. Si tratta in particolare dell'aiuto umanitario e degli aiuti in caso di situazioni di crisi, nonché delle azioni volte alla tutela della salute o dei diritti fondamentali delle popolazioni. (42) Per garantire la sana gestione degli stanziamenti comunitari, occorre altresì precisare le condizioni preliminari e la cornice convenzionale da realizzare in caso di decentramento della gestione degli stanziamenti, così come nei casi di ricorso alle casse di anticipi. (43) Le disposizioni del regolamento finanziario relative agli uffici europei devono essere precisate da norme specifiche per l'Ufficio delle pubblicazioni ufficiali delle Comunità europee e da disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcune delle sue funzioni ad agenti di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione. (44) Per quanto riguarda gli stanziamenti amministrativi, ciascuna istituzione deve informare l'autorità di bilancio delle operazioni immobiliari significative in corso, cioè quelle che implicano un aumento del parco immobiliare. (45) È necessario individuare gli organismi che possono ricevere sovvenzioni dal bilancio e che devono essere soggetti ad una normativa quadro secondo il disposto dell'articolo 185 del regolamento finanziario. (46) Occorre aggiornare regolarmente le diverse soglie ed importi considerati nel presente regolamento, mediante una indicizzazione rispetto all'inflazione accertata nella Comunità, eccetto per le soglie in materia di appalti pubblici, considerando quanto segue: HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:







PRIMA PARTE

DISPOSIZIONI COMUNI







TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Oggetto

(Articolo 1 del regolamento finanziario)

Il presente regolamento detta le modalità di esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 (in prosieguo: «il regolamento finanziario»).

Le istituzioni di cui al presente regolamento sono le istituzioni ai sensi del regolamento finanziario.

Articolo 2

Inventario degli atti normativi relativi all'esecuzione del bilancio

(Articolo 2 del regolamento finanziario)

La Commissione tiene un inventario degli atti citati all'articolo 2 del regolamento finanziario. Aggiorna tale inventario ogni anno e ne informa l'autorità di bilancio.







TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO







CAPO 1

Principi dell'unità e della veridicità del bilancio

Articolo 3

Campo dei prefinanziamenti proprietà delle Comunità

(Articolo 5, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

1. I prefinanziamenti di cui all'articolo 105 restano proprietà delle Comunità, salvo altrimenti disposto nell'atto di base ai sensi dell'articolo 49, paragrafo 1 del regolamento finanziario. I prefinanziamenti versati in esecuzione di un appalto pubblico ai sensi dell'articolo 88 del regolamento finanziario, agli Stati membri o a titolo dell'aiuto di preadesione ed agli anticipi di cui all'articolo 265 non sono soggetti alla presente disposizione. Essa non si applica alla gestione congiunta ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario.

2. Nel caso della gestione centralizzata diretta ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario, che comporta molteplici partecipanti, la norma di cui al paragrafo 1 si applica unicamente al contraente principale.

3. Nel caso della gestione decentrata, così come nel caso nella gestione centralizzata indiretta ai sensi dell'articolo 53 del regolamento finanziario, la norma di cui al paragrafo 1 del presente articolo si applica unicamente all'entità che riceve direttamente i prefinanziamenti versati dalla Commissione.

4. La norma di cui al paragrafo 1 si applica ai prefinanziamenti versati a titolo di contratti o di convenzioni conclusi dopo l'entrata in vigore del presente regolamento.

5. Le disposizioni dei paragrafi da 1 a 4 non ostano alla registrazione dei prefinanziamenti all'attivo degli stati finanziari, secondo quanto stabilito dalle norme contabili di cui all'articolo 133 del regolamento finanziario.

Gli ordinatori forniscono al contabile le indicazioni utili affinché possa individuare i prefinanziamenti che rimangono proprietà delle Comunità.

Articolo 4

Iscrizione in bilancio degli interessi prodotti dai fondi comunitari

(Articolo 5, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

1. Quando i prefinanziamenti che rimangono proprietà delle Comunità conformemente all'articolo 3, producono interessi o vantaggi equivalenti, questi sono versati come entrate varie al bilancio generale delle Comunità europee (in prosieguo: «il bilancio»).

Gli ordinatori garantiscono che, nelle convenzioni concluse con i beneficiari e con gli intermediari:

a) tali prefinanziamenti siano versati su conti o sottoconti bancari che consentano d’identificare i fondi ed i relativi interessi; in alternativa, i metodi contabili dei beneficiari o degli intermediari devono consentire d’identificare i fondi versati dalla Comunità e gli interessi o altri vantaggi da essi derivanti;

◄

b) a che i beneficiari notifichino all'ordinatore competente l'importo degli interessi o vantaggi equivalenti eventualmente generati da tali fondi almeno una volta all'anno se tali interessi hanno importi significativi ed in ogni caso in occasione della richiesta di pagamento intermedio o del saldo che liquida il prefinanziamento.

3. Conformemente alle disposizioni del titolo IV, capo 5, l'ordinatore competente elabora, all'atto del versamento del prefinanziamento, una previsione di credito relativa agli interessi o vantaggi equivalenti eventualmente generati da tali prefinanziamenti.

L'ordinatore competente elabora un ordine di recupero corrispondente all'importo degli interessi di cui al paragrafo 1 secondo le scadenze indicate al paragrafo 2, lettera b).

4. Quando si tratta di prefinanziamenti versati in esecuzione della medesima linea di bilancio, in applicazione del medesimo atto di base e a favore di beneficiari che sono stati individuati con la medesima procedura di aggiudicazione, l'ordinatore può elaborare una previsione di credito comune per più debitori.







CAPO 2

Principio dell'annualità

Articolo 5

Stanziamenti dell'esercizio

(Articolo 8, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti d'impegno e di pagamento iscritti nel bilancio dell'esercizio e che devono essere utilizzati nel corso dell'esercizio stesso, sono composti dagli stanziamenti autorizzati per l'esercizio. Sono autorizzati per l'esercizio:

a) gli stanziamenti aperti al bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;

b) gli stanziamenti riportati;

c) le ricostituzioni di stanziamenti conformemente all'articolo 157 e all'articolo 181, paragrafo 5 del regolamento finanziario;

d) gli stanziamenti provenienti da rimborsi di acconti conformemente all'articolo 228;

e) gli stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell'esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.

Articolo 6

Riporti di stanziamenti

(Articolo 9, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Gli stanziamenti d'impegno di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell'esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell'ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate ad un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l'impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell'anno successivo.

2. Le fasi preparatorie di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell'esercizio ai fini del riporto all'esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:

a) per gli impegni globali ai sensi dell'articolo 76 del regolamento finanziario, l'adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell'adozione della decisione;

b) per gli impegni specifici ai sensi dell'articolo 76 del regolamento finanziario, la preparazione in fase avanzata dei contratti o delle convenzioni; detta fase di avanzamento dei contratti o delle convenzioni implica la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti o beneficiari.

3. Gli stanziamenti riportati di cui all'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell'esercizio successivo, sono automaticamente annullati.

La Commissione informa l'autorità di bilancio entro il ►M2 30 aprile ◄ dell'annullamento di tali stanziamenti.

4. Gli stanziamenti riportati a titolo dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera b) del regolamento finanziario, possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell'esercizio successivo.

5. La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti così riportati.

6. Gli stanziamenti relativi alle spese di personale di cui all'articolo 9, paragrafo 6 del regolamento finanziario hanno per oggetto le retribuzioni e le indennità dei membri e del personale delle istituzioni.

▼M2

Articolo 6 bis

Dodicesimi provvisori

(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Come stanziamenti totali autorizzati dell’esercizio precedente, di cui all’articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario, si intendono gli stanziamenti dell’esercizio di cui all’articolo 5 del presente regolamento, dopo le rettifiche apportate in funzione degli storni effettuati nel corso di tale esercizio.

▼B







CAPO 3

(Capo 4 del regolamento finanziario)

Principio dell'unità di conto

▼M2

Articolo 7

Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 16 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore competente effettua la conversione da euro ad altra valuta in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.

2. Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore competente applica il tasso contabile di cui al paragrafo 3.

3. Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 132 a 137 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 213 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al corso mensile di conversione dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri fidata, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.

Articolo 8

Corso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 16 del regolamento finanziario)

1. Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore competente, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.

2. Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.

3. Per i pagamenti delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 16 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.

4. Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari delle Comunità europee e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (di seguito «lo statut»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.

▼B

Articolo 9

Informazione relativa ai trasferimenti di tesoreria tra le varie monete effettuati dalla Commissione

(Articolo 16 del regolamento finanziario)

La Commissione trasmette trimestralmente agli Stati membri un estratto dei trasferimenti effettuati tra le varie monete.







CAPO 4

(Capo 5 del regolamento finanziario)

Principio dell'universalità

Articolo 10

Struttura d'accoglienza delle entrate con destinazione specifica ed apertura dei corrispondenti stanziamenti

(Articolo 18 del regolamento finanziario)

1. Fatti salvi gli articoli 12 e 13, la struttura d'accoglienza di bilancio per le entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:

a) nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l'importo di tali entrate;

b) nello stato delle spese, i commenti indicano le linee che potrebbero accogliere gli stanziamenti aperti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica.

Nella fattispecie di cui al primo comma, lettera a), se l'importo delle entrate è prevedibile, è iscritto alla linea. Se non è prevedibile, la linea è dotata di «pm» e le entrate stimate sono indicate per informazione nei commenti.

2. Gli stanziamenti corrispondenti ad entrate con destinazione specifica possono essere aperti, sia in stanziamenti d'impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l'entrata è stata riscossa dall'istituzione, salvo il caso di cui all'articolo 161, paragrafo 2 del regolamento finanziario. Sono aperti automaticamente, salvo nel caso della restituzione di acconti di cui all'articolo 156 del regolamento finanziario e delle correzioni finanziarie nel settore dei fondi strutturali.

Articolo 11

Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca

(Articolo 18, paragrafo 1, lettera a) del regolamento finanziario)

1. I contributi per il finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all'articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000, sono versati:

a) a concorrenza dei sette dodicesimi dell'importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell'esercizio in corso;

b) a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell'esercizio in corso.

2. Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell'inizio dell'esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell'importo iscritto nel bilancio dell'esercizio precedente.

3. Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.

4. I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.

Articolo 12

Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione dei paesi EFTA a taluni programmi comunitari

(Articolo 18, paragrafo 1, lettera d) del regolamento finanziario)

1. La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati EFTA a taluni programmi comunitari è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione «per memoria» destinata ad accogliere l'importo globale, per l'esercizio considerato, della partecipazione degli Stati EFTA. L'importo previsto è indicato nei commenti del bilancio;

b) nello stato delle spese: i) il commento in ciascuna linea relativa ad attività comunitarie alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l'importo previsto della partecipazione, ii) un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività comunitarie alle quali partecipano gli Stati EFTA.

L'allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii) rappresenta e completa la struttura d'accoglienza per gli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l'esecuzione delle spese.

2. A norma dell'articolo 82 dell'accordo sullo spazio economico europeo, gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA — quali confermati alla Commissione dal comitato misto a norma dell'articolo 1, paragrafo 5 del protocollo 32 annesso a detto accordo — danno luogo all'apertura integrale, dall'inizio dell'esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.

3. Se, nel corso dell'esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l'esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all'articolo 82 dell'accordo sullo spazio economico europeo, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno l'autorità di bilancio delle decisioni così adottate.

Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell'esercizio successivo.

4. A norma dell'articolo 18, paragrafo 1, lettera d) del regolamento finanziario, le partecipazioni finanziarie degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l'impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.

La Commissione, nella relazione di cui all'articolo 131, paragrafo 2 del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d'esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.

Articolo 13

Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo

(Articolo 18, paragrafo 1, lettera b) del regolamento finanziario)

La struttura d'accoglienza in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio ( 11 ) è la seguente:

a) nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione «per memoria» destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;

b) parallelamente, fatto salvo l'articolo 74 del regolamento finanziario, l'iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all'apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti d'impegno e di pagamento; tali stanziamenti sono eseguiti conformemente all'articolo 17 del regolamento finanziario.

Articolo 14

Ordine di pagamento al netto

(Articolo 20, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

A norma dell'articolo 20, paragrafo 1 del regolamento finanziario, gli importi seguenti possono essere detratti dall'importo delle domande di pagamento, delle fatture o degli estratti, che, in questo caso, sono oggetto di un ordine di pagamento al netto:

a) le penali inflitte ai titolari di contratti o di appalti;

b) i recuperi delle somme indebitamente pagate, i quali possono essere operati mediante contrazione in occasione di una nuova liquidazione della stessa natura a favore del medesimo beneficiario, effettuata sullo stesso capo, articolo ed esercizio ai quali l'indebito pagamento è stato imputato, e che dà luogo a pagamenti intermedi o a saldo.

Non sono iscritti nelle entrate delle Comunità gli sconti, i ristorni e ribassi dedotti da fatture e richieste di pagamento.

Articolo 15

Conti «Oneri fiscali da recuperare»

(Articolo 20, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dalle Comunità a norma dell'articolo 20, paragrafo 2 del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.







CAPO 5

(Capo 6 del regolamento finanziario)

Principio della specializzazione

Articolo 16

Procedure di storno

(Articolo 22, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1. Ogni istituzione può proporre all'autorità di bilancio, all'interno della propria sezione del bilancio, storni da titolo a titolo che superano il limite del 10 % degli stanziamenti dell'esercizio sulla linea dalla quale è operato lo storno. Le altre istituzioni ne informano la Commissione.

Questi storni seguono la procedura di cui all'articolo 24 del regolamento finanziario.

2. Ogni istituzione può procedere, all'interno della propria sezione del bilancio, a storni all'interno degli articoli.

Articolo 17

Norme di calcolo dei limiti degli storni

(Articolo 23 del regolamento finanziario)

1. Il calcolo delle percentuali di cui all'articolo 22, paragrafo 1, e all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettere b) e c) del regolamento finanziario è effettuato al momento della domanda di storno.

2. Per il limite di cui all'articolo 22, paragrafo 1, e all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettere b) e c) del regolamento finanziario, si considera la somma degli storni da effettuare sulla linea a partire dalla quale si procede allo storno, il cui importo è modificato per tener conto degli storni precedenti.

Articolo 18

Spese amministrative

(Articolo 23 del regolamento finanziario)

Le spese di cui all'articolo 23, paragrafo 1, primo comma, lettera b) del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le rubriche di cui all'articolo 27.

Articolo 19

Documentazione delle domande di storni di stanziamenti

(Articoli 22 e 23 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate all'autorità di bilancio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 22 e 23 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l'esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.

Articolo 20

Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d'urgenza

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno destinate a permettere l'impiego della riserva per aiuti d'urgenza di cui all'articolo 26, paragrafo 2, primo comma del regolamento finanziario, sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:

a) per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull'esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;

b) per l'insieme delle linee relative alle azioni esterne, l'esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;

c) l'esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.







CAPO 6

(Capo 7 del regolamento finanziario)

Principio della sana gestione finanziaria

▼M2

Articolo 21

Valutazione

(Articolo 27 del regolamento finanziario)

1. Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:

a) il fabbisogno da soddisfare a breve o lungo termine;

b) il valore aggiunto dell’intervento comunitario;

c) gli obiettivi da conseguire;

d) le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi ad esse correlati;

e) i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;

f) il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;

g) la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta ed i suoi rapporti con i pertinenti strumenti comunitari;

h) l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinare a scopi specifici, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;

i) gli elementi acquisiti in base ad esperienze analoghe maturate in passato.

2. Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o delle attività proposte.

3. Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 milioni di euro formano oggetto di una valutazione provvisoria e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate ed i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti:

a) i risultati ottenuti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;

b) per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.

Le lettere a) e b) del primo paragrafo del presente articolo non si applicano ai progetti o azioni facenti parte di attività per le quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno effettuato l’azione.

4. Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 devono essere proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza dei programmi o attività interessate.

▼B

Articolo 22

Scheda finanziaria

(Articolo 28 del regolamento finanziario)

1. Le proposte di atti presentate al legislatore e che possano avere un'incidenza di bilancio, compresa l'incidenza sul numero di posti, sono corredate da una scheda finanziaria.

La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento della Comunità. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altri strumenti finanziari.

Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale ed una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.

2. Per prevenire i rischi di frode e di irregolarità che potrebbero recar pregiudizio alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità, la scheda finanziaria contiene informazioni riguardanti le misure di prevenzione e di tutela in vigore o previste.







CAPO 7

(Capo 8 del regolamento finanziario)

Principio della trasparenza

Articolo 23

Pubblicazione provvisoria del riepilogo del bilancio

(Articolo 29 del regolamento finanziario)

Non appena possibile dopo l'adozione definitiva del bilancio ed in ogni caso entro quattro settimane, un riepilogo delle cifre del bilancio è pubblicato, per iniziativa della Commissione, nel sito Internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.







TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO







CAPO 1

Formazione del bilancio

Articolo 24

Introduzione generale al progetto preliminare di bilancio

(Articolo 33 del regolamento finanziario)

La Commissione elabora l'introduzione generale al progetto preliminare di bilancio.

Ciascuna sezione del progetto preliminare di bilancio è preceduta da un'introduzione redatta dall'istituzione interessata.

L'introduzione generale comporta:

a) tabelle finanziarie dell'insieme del bilancio;

b) per quanto riguarda i titoli della sezione della Commissione: i) la definizione delle politiche che motivano le domande di stanziamenti, tenendo conto dei principi e delle esigenze di cui all'articolo 27 e all'articolo 33, paragrafo 2, lettera d) del regolamento finanziario; ii) la motivazione delle variazioni degli stanziamenti da un esercizio all'altro.

Articolo 25

Documenti di lavoro a sostegno del progetto preliminare di bilancio

(Articoli 30 e 33 del regolamento finanziario)

A sostegno del progetto preliminare di bilancio, sono presentati come documenti di lavoro:

a) riguardo al personale delle istituzioni: i) una relazione sulla politica del personale permanente e temporaneo; ii) per ciascuna categoria di personale, un organigramma dei posti di bilancio e del personale in servizio alla data della presentazione del progetto preliminare di bilancio, che indica la ripartizione per categoria e per unità amministrativa; iii) in caso di variazione del personale, una motivazione delle variazioni; iv) una ripartizione del personale per settore;

b) una relazione dettagliata sulla politica di assunzione ed erogazione di prestiti;

c) riguardo alle sovvenzioni destinate agli organismi di cui all'articolo 32 del regolamento finanziario, uno stato di previsione delle entrate e delle spese preceduto da una relazione elaborata dagli organismi interessati e, per quanto riguarda le scuole europee, uno stato delle entrate e delle spese, preceduto da una relazione.

Articolo 26

Progetti preliminari di bilanci rettificativi

(Articolo 37, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

I progetti preliminari di bilanci rettificativi sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull'esecuzione di bilancio dell'esercizio precedente e dell'esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.







CAPO 2

Struttura e presentazione del bilancio

Articolo 27

Stanziamenti amministrativi

(Articolo 41 del regolamento finanziario)

Quando lo stato delle spese di una sezione del bilancio è presentato secondo una nomenclatura che comporta una classificazione per destinazione, gli stanziamenti amministrativi sono oggetto di rubriche distinte, per titolo, a seconda della seguente classificazione:

a) spese relative al personale autorizzato dalla tabella dell'organico: a tali menzioni corrispondono un importo di stanziamenti e un numero di posti;

b) spese relative al personale esterno (compresi gli ausiliari ed i temporanei) ed alle altre spese di gestione (comprese le spese di rappresentanza e per riunioni);

c) spese relative agli immobili ed altre spese connesse, comprese la pulizia e la manutenzione, gli affitti, le telecomunicazioni, l'acqua, il gas e l'elettricità;

d) spese di sostegno.

Le spese amministrative della Commissione la cui natura è comune a tutti i titoli sono parimenti riprese in uno stato riassuntivo distinto, secondo una classificazione per natura.

Articolo 28

Spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso

(Articolo 46, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario)

Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell'ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:

a) in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell'esercizio, sugli stanziamenti dell'esercizio quali definiti all'articolo 5;

b) in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell'esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell'esercizio quali definiti allo stesso articolo.

Articolo 29

Commenti di bilancio

(Articolo 46, paragrafo 1, lettera g) del regolamento finanziario)

I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:

a) i riferimenti all'atto di base, quando esiste;

b) spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.

Articolo 30

Tabelle dell'organico

(Articolo 46, paragrafo 1, terzo comma, lettera a) del regolamento finanziario)

Il personale dell'agenzia d'approvvigionamento figura in modo distinto nell'organigramma della Commissione.







TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO







CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 31

Forme che possono assumere gli atti di base

(Articolo 49, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1. Nel settore comunitario, un atto di base può rivestire la forma di un regolamento, di una direttiva, di una decisione ai sensi dell'articolo 249 del trattato CE o di una decisione sui generis ( 12 ).

▼M1

2. Nel campo della politica estera e di sicurezza comune, un atto di base può rivestire una delle forme indicate all’articolo 13, paragrafo 2, all’articolo 14, all’articolo 23, paragrafo 2, e all’articolo 24 del trattato sull’Unione europea.

Nelle situazioni di crisi di cui all’articolo 168, paragrafo 2, del presente regolamento e per azioni di durata limitata, un atto di base può anche rivestire la forma indicata all’articolo 13, paragrafo 3, e all’articolo 23, paragrafo 1, del trattato sull’Unione europea.

▼B

3. Nel settore della cooperazione di polizia e giudiziaria in materia penale un atto di base può rivestire una delle forme indicate all'articolo 34, paragrafo 2 del trattato sull'Unione europea.

Articolo 32

Importi massimi per i progetti pilota e le azioni preparatorie

(Articolo 49, paragrafo 2, lettere a) e b), del regolamento finanziario)

1. L'importo totale degli stanziamenti relativi ai progetti pilota di cui all'articolo 49, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario non può superare 32 milioni di EUR per esercizio.

2. L'importo totale degli stanziamenti relativi alle azioni preparatorie nuove di cui all'articolo 49, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario non può superare 30 milioni di EUR per esercizio finanziario e la somma totale degli stanziamenti effettivamente impegnati a titolo delle azioni preparatorie non può superare 75 milioni di EUR.

Articolo 33

Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati

(Articolo 49, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario)

1. Gli articoli del trattato CE che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche, sono i seguenti:

a) articolo 138 (dialogo sociale);

b) articolo 140 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);

c) articoli 143 e 145 (relazioni speciali nel settore sociale);

d) articolo 152, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);

e) articolo 155, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);

f) articolo 157, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);

g) articolo 159, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica e sociale);

h) articolo 165, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);

i) articolo 173 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);

j) articolo 180, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo).

2. Gli articoli del trattato Euratom che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche, sono i seguenti:

a) articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);

b) articoli 77 e seguenti (controllo di sicurezza).

3. Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto preliminare di bilancio indicando articoli ed importi interessati.

Articolo 34

Conflitto di interessi

(Articolo 52, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. L'atto che potrebbe essere inficiato da un conflitto di interessi ai sensi dell'articolo 52, paragrafo 2 del regolamento finanziario può assumere una delle forme seguenti:

a) la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;

b) il rifiuto di concedere ad un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;

c) l'esecuzione di atti indebiti o abusivi o l'omissione di atti necessari.

2. L'autorità competente di cui all'articolo 52, paragrafo 1 del regolamento finanziario è il superiore gerarchico dell'agente interessato. Questi conferma per iscritto l'esistenza o l'assenza di un conflitto d'interessi. In caso affermativo, spetta allo stesso prendere la decisione appropriata.







CAPO 2

Metodi d'esecuzione







Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 35

Controlli preliminari esercitati dalla Commissione

(Articoli 53 e 56 del regolamento finanziario)

1. Quando la Commissione esegue il bilancio in gestione concorrente, decentrata o in gestione centralizzata indiretta, si assicura, con un esame preliminare, su documenti e sul posto, dell'esistenza, della pertinenza e del buon funzionamento, nelle entità alle quali affida la gestione, secondo le regole della sana gestione finanziaria, e, nel caso della gestione decentrata, in tutto o in parte secondo il grado di decentramento convenuto:

a) delle procedure applicate;

b) dei sistemi di controllo;

c) dei sistemi contabili;

d) delle procedure relative agli appalti ed alla concessione di sovvenzioni.

2. La Commissione procede ai riesami necessari in occasione di ogni modificazione sostanziale di procedure o di sistemi, per assicurarsi che i requisiti previsti al paragrafo 1 continuino ad essere rispettati.

3. Le entità di cui al paragrafo 1 comunicano alla Commissione entro un dato termine le informazioni loro richieste e la informano senza indugio di qualsiasi modificazione sostanziale delle procedure o dei sistemi. La Commissione precisa questi obblighi, secondo i casi, negli atti di delega o nelle convenzioni concluse con tali entità.

4. Quando la Commissione esegue il bilancio in gestione congiunta, si applicano gli accordi di verifica conclusi con le organizzazioni internazionali interessate.







Sezione 2

Disposizioni particolari

Articolo 36

Gestione centralizzata diretta

(Articolo 53 del regolamento finanziario)

Quando la Commissione esegue il bilancio in modo centralizzato direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d'esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 58 a 68 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.

Articolo 37

Esercizio della delega ad agenzie esecutive

(Articoli 54, paragrafo 2, lettera a), e 55, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate ad eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma comunitario la cui gestione è stata loro affidata.

2. La delega all'agenzia esecutiva è esercitata dal direttore dell'agenzia secondo il disposto dell'articolo 55, paragrafo 2 del regolamento finanziario.

3. L'atto di delega della Commissione contiene le stesse disposizioni di cui all'articolo 41, paragrafo 2. È oggetto dell'accettazione formale scritta del direttore a nome dell'agenzia esecutiva interessata.

Articolo 38

Sussistenza dei requisiti e condizioni di delega ad organismi nazionali pubblici o ad entità di diritto privato con attribuzioni di servizio pubblico

(Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario)

1. La Commissione può delegare compiti di potere pubblico soltanto ad organismi nazionali pubblici o ad entità di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico che siano disciplinati dal diritto degli Stati membri, o degli Stati dello Spazio economico europeo (SEE) o dei paesi candidati all'adesione all'Unione europea, salvo altrimenti disposto dall'atto di base.

2. La Commissione accerta che gli organismi o le entità di cui al paragrafo 1 presentino garanzie finanziarie sufficienti, di preferenza prestate da un'autorità pubblica, in particolare in materia di recupero integrale degli importi dovuti alla Commissione.

3. Quando la Commissione intende affidare compiti di potere pubblico, in particolare compiti d'esecuzione del bilancio, ad un organismo di cui all'articolo 54, paragrafo 2, lettera c) del regolamento finanziario, procede ad un'analisi del rispetto dei principi d'economia, d'efficacia e d'efficienza. Se dall'analisi risulta che la delega soddisfa le esigenze della sana gestione finanziaria, prima di procedere all'attuazione, chiede il parere del comitato competente previsto nell'atto di base, che potrà anche esprimersi sulla prevista applicazione dei criteri di selezione.

Articolo 39

Designazione degli organismi nazionali pubblici o delle entità di diritto privato con attribuzioni di servizio pubblico

(Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario)

1. Gli organismi nazionali pubblici o le entità di diritto privato con attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.

2. La scelta di tali organismi o entità è effettuata in modo oggettivo e trasparente, previa analisi del rapporto costo/efficacia e corrisponde alle esigenze d'esecuzione stabilite dalla Commissione. La scelta non deve comportare discriminazioni tra Stati membri o paesi interessati.

3. Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato, secondo le disposizioni degli atti di base.

Nelle altre ipotesi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o i paesi interessati, e secondo le disposizioni degli atti di base.

Articolo 40

Rispetto delle norme sull'aggiudicazione degli appalti

(Articolo 57 del regolamento finanziario)

Quando affida compiti ad organismi privati secondo l'articolo 57, paragrafo 2 del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all'aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della prima parte, titolo V, del regolamento finanziario.

Articolo 41

Modalità di attuazione della gestione centralizzata indiretta

(Articolo 54, paragrafo 2, lettere b) e c) del regolamento finanziario)

1. Quando la Commissione affida compiti d'esecuzione ad agenzie, organismi o entità a norma dell'articolo 54, paragrafo 2, lettere b) e c) del regolamento finanziario, essa conclude con questi una convenzione.

2. La convenzione di cui al paragrafo 1 comprende in particolare le seguenti disposizioni:

a) la definizione dei compiti affidati;

b) le condizioni e le modalità di esecuzione, comprese le disposizioni idonee a delimitare le responsabilità e ad organizzare i controlli da predisporre;

c) le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell'esecuzione;

d) le condizioni nelle quali l'esecuzione prende fine;

e) le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione;

f) le condizioni di utilizzazione di conti bancari distinti, la destinazione e l'impiego degli interessi prodotti;

g) le disposizioni che garantiscono la visibilità dell'azione comunitaria in particolare rispetto alle altre attività dell'organismo;

h) l'impegno ad astenersi da qualsiasi atto che possa determinare un conflitto d'interessi ai sensi dell'articolo 52, paragrafo 2 del regolamento finanziario.

3. Le agenzie, gli organismi e le entità di cui al paragrafo 1 non hanno la qualità di ordinatori delegati.

Articolo 42

Procedure di liquidazione dei conti nella gestione concorrente o decentrata

(Articolo 53, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1. La procedura di liquidazione dei conti di cui all'articolo 53, paragrafo 5 del regolamento finanziario mira ad accertare che le spese effettuate dagli Stati membri nell'ambito della gestione concorrente o da paesi terzi nell'ambito della gestione decentrata, e che potrebbero essere a carico del bilancio comunitario, siano state effettuate regolarmente e secondo la pertinente normativa comunitaria.

2. Salve le disposizioni speciali dei regolamenti settoriali, la procedura di liquidazione dei conti comprende quanto segue:

a) la dichiarazione da parte degli Stati membri o dei paesi terzi delle spese effettuate sotto forma di conti certificati da un servizio o da un organo funzionalmente indipendente dagli organismi che hanno effettuato le spese e che disponga delle competenze tecniche necessarie;

b) il controllo dei conti da parte della Commissione e delle operazioni soggiacenti, su documenti e se necessario sul posto, senza limitazioni né restrizioni, anche presso i beneficiari;

c) la determinazione da parte della Commissione, nell'ambito di procedimenti contraddittori e con notificazione agli Stati membri o ai paesi terzi, dell'importo delle spese riconosciute a carico del bilancio;

d) il calcolo della correzione finanziaria che deriva dalla differenza tra le spese dichiarate e quelle riconosciute a carico del bilancio;

e) il recupero o la restituzione del saldo risultante dalla differenza tra le spese riconosciute e gli importi finanziari già versati agli Stati membri o ai paesi terzi; il recupero è operato mediante compensazione in conformità con l'articolo 83.

3. Nell'ambito della gestione decentrata, la procedura di liquidazione dei conti di cui ai paragrafi 1 e 2 si applica in funzione del grado di decentramento convenuto.

Articolo 43

Gestione congiunta

(Articoli 53 e 165 del regolamento finanziario)

1. Gli stanziamenti eseguiti nell'ambito della gestione congiunta con organizzazioni internazionali, a norma degli articoli 53 e 165 del regolamento finanziario, finanziano azioni la cui realizzazione impone il conferimento in comune delle risorse di più donatori senza che l'assegnazione della contribuzione di ciascun donatore ad ogni tipo di spesa sia ragionevolmente possibile o opportuna.

La Commissione si assicura dell'esistenza di adeguati dispositivi di controllo e di revisione contabile dell'azione nel suo complesso.

2. Le organizzazioni internazionali di cui al paragrafo 1 sono le seguenti:

a) le organizzazioni di diritto internazionale pubblico costituite da accordi intergovernativi e le agenzie specializzate costituite da dette organizzazioni;

b) il Comitato internazionale della Croce rossa (CICR);

c) la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa.







CAPO 3

Agenti finanziari







Sezione 1

Diritti ed obblighi degli agenti finanziari

Articolo 44

Diritti ed obblighi degli agenti finanziari

(Articolo 58 del regolamento finanziario)

Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all'assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.







Sezione 2

L'ordinatore

Articolo 45

Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

1. ►M2 L’ordinatore competente può essere assistito nelle sue funzioni da membri del personale soggetti allo statuto (di seguito «agenti»), che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. ◄ Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d'interessi, gli agenti che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all'articolo 52 del regolamento finanziario.

▼M2

2. Ogni istituzione informa l’autorità di bilancio quando un ordinatore delegato assume, cambia o cessa le sue funzioni.

▼B

Articolo 46

Disposizioni interne in materia di deleghe

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

In conformità con il regolamento finanziario ed il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.

Articolo 47

Separazione delle funzioni di avvio e di verifica di un'operazione

(Articolo 60, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

1. Per avvio di un'operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dagli agenti di cui all'articolo 45 in preparazione dell'adozione degli atti d'esecuzione del bilancio da parte degli ordinatori competenti titolari di una delega o di una sottodelega.

2. Per verifica ex ante di un'operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall'ordinatore competente per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3. Ogni operazione è oggetto almeno di una verifica ex ante. La verifica ha lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a) la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme pertinenti, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;

b) l'applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui al titolo II, capo 7 del regolamento finanziario.

▼M2

Ai fini della verifica ex ante, l’ordinatore competente può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

Nel caso di cui al comma precedente, e in funzione della sua valutazione dei rischi, l’ordinatore competente procede all’opportuna verifica ex post, ai sensi del paragrafo 4.

▼B

4. Le verifiche ex post, su documenti e se necessario sul posto, sono volte ad accertare la buona esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio ed in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3. Queste verifiche possono essere organizzate per sondaggio in base ad un'analisi dei rischi.

▼M2

5. Le verifiche di cui ai paragrafi 2 e 4 non possono essere effettuate dai medesimi agenti incaricati di svolgere le funzioni iniziali di cui al paragrafo 1, né da agenti loro subordinati.

▼B

Articolo 48

Procedura di gestione e di controllo interno

(Articolo 60, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

I sistemi e le procedure di gestione e di controllo interno sono destinati a permettere quanto segue:

a) la realizzazione degli obiettivi delle politiche, dei programmi e delle azioni dell'istituzione secondo il principio della sana gestione finanziaria;

b) il rispetto delle regole del diritto comunitario e delle norme minime di controllo stabilite dall'istituzione;

c) la preservazione degli attivi dell'istituzione e dell'informazione;

d) la prevenzione e l'individuazione di irregolarità, errori e frodi;

e) l'identificazione e la prevenzione dei rischi di gestione;

f) la produzione affidabile dell'informazione finanziaria e di gestione;

g) la conservazione dei documenti giustificativi inerenti e consecutivi all'esecuzione di bilancio ed agli atti d'esecuzione del bilancio;

h) la conservazione dei documenti relativi alle garanzie preliminari richieste a favore dell'istituzione e l'elaborazione di uno scadenzario che permetta adeguato seguito alle suddette garanzie.

Articolo 49

Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori

(Articolo 60, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

I sistemi e procedure di gestione riguardanti la conservazione dei documenti giustificativi originali prevedono quanto segue:

a) la numerazione;

b) la datazione;

c) la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l'esatta localizzazione;

d) la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l'esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.

I documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell'anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

Articolo 50

Codice deontologico

(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1. Gli agenti designati dall'ordinatore competente per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un'esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.

2. Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:

a) il livello di competenza tecnica e finanziaria degli agenti di cui al paragrafo 1;

b) l'obbligo per questi agenti di seguire una formazione permanente;

c) le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;

d) le norme di condotta, in particolare di deontologia e d'integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.

3. Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori ed aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.

Articolo 51

Inerzia dell'ordinatore delegato

(Articolo 60, paragrafo 6, del regolamento finanziario)

Per inerzia dell'ordinatore delegato di cui all'articolo 60, paragrafo 6 del regolamento finanziario, si intende l'assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche ed in ogni caso non superiore ad un mese.

Articolo 52

Verifica a posteriori e relazione annuale d'attività

(Articolo 60, paragrafo 7, del regolamento finanziario)

Il risultato delle verifiche a posteriori è presentato, insieme ad altri elementi, nella relazione annuale d'attività trasmessa dall'ordinatore delegato alla sua istituzione.

Articolo 53

Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

L'ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all'espletamento delle sue funzioni.

Articolo 54

Relazione sulle procedure negoziate

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

►M2 Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all'articolo 126, paragrafo 1, lettere a)-g), all'articolo 127, paragrafo 1, lettere a)-d), e agli articoli 242, 244 e 246 ◄ . Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell'istituzione, l'ordinatore competente riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta all'autorità di bilancio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all'articolo 60, paragrafo 7, del regolamento finanziario.







Sezione 3

Il contabile

Articolo 55

Nomina del contabile

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari delle Comunità europee.

Il contabile deve essere scelto dall'istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un'esperienza professionale equipollente.

▼M2

Articolo 56

Cessazione delle funzioni del contabile

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.

2. Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata da una relazione di passaggio delle consegne.

Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.

Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.

3. Ogni istituzione informa l’autorità di bilancio della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.

▼B

Articolo 57

Parere sui sistemi contabili e di inventario

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Quando sistemi di gestione finanziaria definiti dall'ordinatore forniscono dati alla contabilità dell'istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, il contabile deve dare il proprio accordo all'introduzione ed alla modificazione degli stessi.

Il contabile è consultato anche sull'introduzione e sulla modificazione dei sistemi di inventario e di valutazione di attivi e passivi apportati dagli ordinatori competenti.

Articolo 58

Gestione della tesoreria

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall'esecuzione del bilancio.

2. Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.

3. Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.

Articolo 59

Gestione dei conti bancari

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell'istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente giustificati, può aprire conti in moneta diversa dall'euro.

2. Il contabile pattuisce le condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.

3. Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali sono aperti conti.

4. Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari.

5. Il contabile della Commissione è incaricato, previa consultazione dei contabili delle altre istituzioni, di armonizzare le condizioni di esercizio dei conti aperti dalle istituzioni.

Articolo 60

Firme sui conti

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Le condizioni d'apertura, di esercizio e d'utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più agenti provvisti delle deleghe necessarie.

▼M2

A tale scopo, il contabile trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti, il nome e cognome e il campione della firma di tutti gli agenti autorizzati.

▼B

Articolo 61

Gestione dei saldi dei conti

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all'articolo 59 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all'articolo 58, paragrafo 2 e, in ogni caso, di quanto segue:

a) che nessun saldo di questi conti sia debitore;

b) che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra moneta.

2. Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all'istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.

Articolo 62

Trasferimenti ed operazioni di conversione

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

Salvo il disposto dell'articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra conti aperti in nome dell'istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle monete.

Articolo 63

Modalità di pagamento

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

I pagamenti sono effettuati mediante bonifico o assegno.

▼M2

Articolo 64

Schedario delle persone giuridiche

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

1. Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.

Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile della Commissione.

▼B

2. In relazione a un pagamento mediante bonifico, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.

▼M2

Gli ordinatori verificano che i dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario rimangano validi per tutta la durata della convenzione di finanziamento, del contratto o della convenzione di sovvenzione conclusa con il beneficiario stesso.

▼B

Nell'ambito degli aiuti di preadesione, singoli impegni possono essere conclusi con le autorità pubbliche nei paesi candidati all'adesione all'Unione europea, senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l'ordinatore si adopera affinché l'iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.

Articolo 65

Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile

(Articolo 61 del regolamento finanziario)

I documenti giustificativi relativi alla contabilità ed alla preparazione dei conti di cui all'articolo 121 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l'esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.

Tuttavia, i documenti relativi ad operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell'anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.







Sezione 4

L'amministratore degli anticipi

Articolo 66

Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

1. Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.

▼M2

2. L’amministratore degli anticipi può convalidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore competente. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la convalida provvisoria ed i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 94, paragrafo 1, lettera e).

▼B

3. L'istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore competente. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell'amministratore degli anticipi e dell'ordinatore.

Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell'ordinatore competente.

Articolo 67

Condizioni per la creazione ed i pagamenti

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

1. La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:

a) l'oggetto e l'importo massimo dell'anticipo iniziale che può essere accordato;

b) l'eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell'istituzione;

c) la natura e l'importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall'amministratore degli anticipi in relazione a terzi;

d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all'ordinatore a fini di regolarizzazione;

e) le modalità di un'eventuale ricostituzione dell'anticipo;

f) la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell'ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile ed il saldo bancario;

g) la durata di validità dell'autorizzazione data dal contabile all'amministratore degli anticipi;

h) l'identità dell'amministratore degli anticipi designato.

2. Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l'ordinatore competente veglia a quanto segue:

a) a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;

b) a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.

▼M2

L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o non è pratico effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non può esser superiore a 60 000 EUR per ogni spesa.

▼B

3. I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall'amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:

a) impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall'ordinatore competente;

b) saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.

4. I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati con bonifico, assegno o altro mezzo di pagamento.

5. I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall'ordinatore competente.

Articolo 68

Scelta degli amministratori degli anticipi

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

►M2 Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri agenti. ◄ Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudine e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.

Articolo 69

Copertura delle casse di anticipi

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

1. Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell'apertura dei conti in banca e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.

Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:

a) vendite di materiali;

b) pubblicazioni;

c) rimborsi vari;

d) proventi da interessi.

La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all'articolo 67 ed alle disposizioni del regolamento finanziario. Tali importi sono dedotti dall'ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.

2. In particolare per evitare perdite di cambio, l'amministratore può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.

Articolo 70

Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

1. L'amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. ►M2 Gli stati di questa contabilità sono accessibili in ogni momento all’ordinatore competente. Inoltre, l’amministratore degli anticipi compila almeno una volta al mese l’elenco delle operazioni effettuate e lo invia il mese successivo all’ordinatore competente, con i documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi. ◄

2. ►M2 Il contabile procede a verifiche, come regola generale da effettuare in loco e senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti, oppure fa effettuare tali verifiche da un agente del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. ◄ Il contabile comunica all'ordinatore competente i risultati delle sue verifiche.

Articolo 71

Procedure di aggiudicazione degli appalti

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all'articolo 129, paragrafo 4, possono consistere nel semplice rimborso di fatture, senza l'accettazione preliminare di un'offerta.







CAPO 4

Responsabilità degli agenti finanziari







Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 72

Istanze competenti in materia di frode

(Articoli 60, paragrafo 6, e 65, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Le autorità ed istanze di cui all'articolo 60, paragrafo 6, ed all'articolo 65, paragrafo 2 del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto applicabile ai funzionari e dal regime applicabile agli altri agenti delle Comunità (in prosieguo: «lo statuto») nonché dalle decisioni delle istituzioni comunitarie relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di lotta contro la frode, la corruzione e ogni attività illecita lesiva degli interessi delle Comunità.







Sezione 2

Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati

Articolo 73

Conferma delle istruzioni

(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1. Quando un ordinatore ritiene che un'istruzione di propria competenza sia inficiata d'irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria in particolare perché l'esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l'autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. ►M2 Se l’istruzione è confermata per iscritto e la conferma è ricevuta in tempo utile ed è sufficientemente chiara, in quanto si riferisce esplicitamente agli aspetti posti in dubbio dall’ordinatore delegato o sottodelegato, questi non può essere ritenuto responsabile e deve attenersi all’istruzione, salvo se essa sia manifestamente illegale o contraria alle pertinenti norme di sicurezza. ◄

2. Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un'istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono ad una situazione inficiata d'irregolarità.

3. Le istruzioni confermate in conformità con l'articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono registrate dall'ordinatore delegato competente, e segnalate nella sua relazione annuale d'attività.

Articolo 74

Irregolarità finanziarie

(Articoli 60, paragrafo 6, e 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

Fatte salve le competenze dell'Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF), l'istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie è competente per qualsiasi violazione del regolamento finanziario o delle disposizioni relative alla gestione finanziaria e al controllo delle operazioni, la quale derivi da un atto o da una omissione di un funzionario od agente.

Articolo 75

Istanza specializzata in materia di irregolarità finanziarie

(Articoli 60, paragrafo 6, e 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

1. L'istanza di cui all'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario emette un parere su richiesta dell'autorità che ha il potere di nomina (AIPN) o, a seconda dei casi, dall'autorità delegata a concludere i contratti d'impegno (ADCC) nei casi di irregolarità finanziarie di cui all'articolo 74.

Quando è adita dall'AIPN o, secondo il caso, dall'ADCC, l'istanza emette un parere mirato a valutare l'esistenza di irregolarità di cui all'articolo 74, il grado di gravità e le loro eventuali conseguenze. Se la sua analisi la induce a considerare di competenza dell'OLAF il caso di cui è stata investita, l'istanza ritrasmette senza indugio il fascicolo all'AIPN o all'ADCC e ne informa immediatamente l'OLAF.

Quando l'istanza di cui al primo comma è informata direttamente da un agente ai sensi dell'articolo 60, paragrafo 6, del regolamento finanziario, essa trasmette il fascicolo all'AIPN o, secondo il caso, all'ADCC, e informa l'agente dell'avvenuta trasmissione.

2. Ogni istituzione precisa, in funzione della proprie modalità di organizzazione interna, le modalità di funzionamento dell'istanza specializzata di cui all'articolo 66, paragrafo 4, del regolamento finanziario, nonché la sua composizione, che include una personalità esterna avente le qualifiche e la competenza necessarie.







CAPO 5

Operazioni di entrata







Sezione 1

Risorse proprie

Articolo 76

Disposizioni sulle risorse proprie

(Articolo 69 del regolamento finanziario)

L'ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee.

L'accertamento ed la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d'attuazione della decisione di cui al primo comma.







Sezione 2

Previsione di crediti

Articolo 77

Previsione di crediti

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1. La previsione di crediti menziona la natura e l'imputazione in bilancio dell'entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell'importo.

Quando stabilisce la previsione di crediti, l'ordinatore competente verifica quanto segue:

a) l'esattezza dell'imputazione in bilancio;

b) la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti ed al principio della sana gestione finanziaria.

2. Salvo il disposto dell'articolo 162, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la previsione di crediti non ha per effetto di creare stanziamenti d'impegno. Nei casi di cui all'articolo 18 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere creati soltanto dopo l'effettivo recupero da parte delle Comunità delle somme dovute.







Sezione 3

Accertamento dei crediti

Articolo 78

Procedimento

(Articolo 71 del regolamento finanziario)

1. L'accertamento di un credito da parte dell'ordinatore è il riconoscimento del diritto vantato dalle Comunità nei confronti di un debitore e la formazione del titolo ad esigere dal debitore il pagamento del debito.

2. Con l'ordine di riscossione l'ordinatore competente dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.

3. Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:

a) le Comunità hanno accertato il credito;

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b) non sono applicati interessi di mora se il pagamento viene effettuato entro la scadenza stabilita;

c) se il pagamento non viene effettuato entro la data di scadenza di cui alla lettera b), il debito produce interessi al tasso indicato all’articolo 86, ferma restando l’applicazione delle pertinenti norme specifiche;

d) se il pagamento non viene effettuato entro la data di scadenza di cui alla lettera b), l’istituzione procede al recupero mediante compensazione oppure mediante richiamo dell’eventuale garanzia