1663/95 - - - I
Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni
REGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE
del 7 luglio 1995
che stabilisce modalità d’applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la
procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia»
(GU n. L 158 del 8. 7. 1995, pag. 6)
Modificato da:
Gazzetta Ufficiale
n. pagina data
Regolamento (CE) n. 896/97 della Commissione del 20 maggio 1997 L 128 8 21. 5. 1997
1663/95 - - - I
IREGOLAMENTO (CE) N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE
del 7 luglio 1995
che stabilisce modalità d’applicazione del regolamento (CEE) n. 729/70 per quanto riguarda la
procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia»
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21
aprile 1970, relativo al finanziamento della politica agricola
comune (1), modificato da ultimo dal regolamento (CE) n.
1287/95 (2), in particolare l’articolo 4 paragrafo 6 e l’arti-
colo 5 paragrafo 3,
considerando che, in seguito alla riforma della procedura
di liquidazione dei conti, posta in essere dal regolamento
(CE) n. 1287/95, devono essere adottate modalità d’appli-
cazione per quanto riguarda il riconoscimento degli organi-
smi pagatori e la certificazione e la liquidazione dei contiannuali;
considerando che l’evoluzione del numero e della natura
delle misure finanziate dal Feaog, sezione «garanzia»,
nonché delle tecniche di registrazione e di trasmissione dei
dati rende necessaria una revisione del tipo e del contenu-
to delle informazioni che devono essere fornite alla Com-
missione, ai fini della liquidazione dei conti;
considerando che è pertanto necessario abrogare il regola-
mento (CEE) n. 1723/72 della Commissione (
3), modificato
da ultimo dal regolamento (CEE) n. 295/88 (4);
considerando che il comitato del Feaog non ha espresso
alcun parere nel termine stabilito dal suo presidente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
(1) GU n. L 94 del 28. 4. 1970, pag. 13.
(2) GU n. L 125 dell’8. 6. 1995, pag. 1.
(3) GU n. L 186 del 16. 8. 1972, pag. 1.
(4) GU n. L 30 del 2. 2. 1988, pag. 7.
1663/95 - - - I
1Articolo 1
1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti
da ciascun Stato membro ai sensi dell’articolo 4, paragrafo
2 del regolamento (CEE) n. 729/70 dovrà essere determi-
nato da ciascuno Stato membro dopo aver consultato la
Commissione. La Commissione può far presente, in parti-
colare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per
il rispetto del termine di cui all’articolo 5, paragrafo 2 di
detto regolamento e per la trasparenza dei controlli sulle
operazioni del Fondo. La Commissione informa il comitato
del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli Stati
membri.
2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro in-
forma la Commissione circa l’autorità o le autorità che ri-
lasciano e revocano il riconoscimento, e che stabiliscono il
termine entro cui debbono essere apportati gli adeguamen-
ti necessari ai sensi dell’articolo 4, paragrafo 4 del regola-mento (CEE) n. 729/70 («autorità competente»).
3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo
pagatore, l’autorità competente accerta che le disposizioni
amministrative e contabili dello stesso offrano le garanzie
di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del regolamento
(CEE) n. 729/70. I criteri per il riconoscimento sono stabi-
liti da ogni Stato membro e applicati dall’autorità compe-
tente tenendo conto delle linee direttrici della Commissio-
ne contenute nell’allegato. Il mancato rispetto di criteri
rilevanti per le operazioni dell’organismo pagatore compor-
ta l’applicazione dell’articolo 4, paragrafo 4 dello stesso re-
golamento. La decisione di riconoscimento si basa su un
esame delle modalità amministrative e contabili, in partico-
lare di quelle adottate per tutelare gli interessi comunitari,
per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenu-
te, le scorte d’intervento e gli importi da percepire. L ’esa-
me comprende, per le operazioni finanziate dalla sezione
«garanzia» del Feaog, le modalità secondo cui vengono
eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria, garantita la si-
curezza dei sistemi informatici, tenuti i registri contabili,
suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli in-
terni ed esterni.
4. Se l’organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le
condizioni prescritte, l’autorità competente procede al suo
riconoscimento. In caso contrario notifica all’organismo pa-
gatore le istruzioni relative alle modalità amministrative e
contabili e in particolare le condizioni che l’organismo pa-
gatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il
riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio eper un periodo da fissare in funzione della gravità del pro-
blema incontrato, in attesa che vengano attuate le necessa-
rie modifiche delle modalità amministrative e contabili.1663/95
1663/95 - - - I
25. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato mem-
bro designa un altro organismo pagatore, secondo le mo-
dalità stabilite dall’articolo 4 del regolamento (CEE) n.
729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo e provve-
de affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano inter-
rotti.
6. L ’atto di riconoscimento consiste in una attestazione
scritta della sussistenza delle condizioni prescritte per il ri-
conoscimento, e se del caso contiene le istruzioni per le
modifiche necessarie ed il periodo entro il quale queste
devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla
Commissione.
7. La comunicazione di cui all’articolo 4, paragrafo 3 del
regolamento (CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando
l’organismo pagatore viene riconosciuto insieme alle se-
guenti informazioni relative a ciascun organismo pagatore:
— attribuzioni;— la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni;
— rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono
state pure affidate alcune competenze per l’esecuzione
delle misure in forza delle quali si effettua l’imputazio-
ne delle spese al Fondo;
— le procedure di ricevimento, verifica e approvazione
delle domande, di autorizzazione, pagamento e regi-
strazione delle spese;
— le disposizioni di revisione contabile interna.
Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell’arti-
colo 4, paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 in-
cludono in particolare le istruzioni inerenti alle modalità
amministrative e contabili e agli adeguamenti che l’organi-
smo pagatore deve apportare per evitare la revoca del ri-
conoscimento e il termine stabilito per attuarli.
Articolo 2
1. L ’organismo di coordinamento di cui all’articolo 4, pa-
ragrafo 1 lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agi-
sce come unico rappresentante dello Stato membro nei
confronti della Commissione per tutte le questioni relative
alla sezione «garanzia» del Feaog riguardanti:
— la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti co-
munitari ai vari organismi pagatori e alle amministra-
zioni che devono provvedere alla loro situazione;
— la promozione della loro applicazione armonizzata;1663/95
1663/95 - - - I
3— la comunicazione alla Commissione delle informazioni
previste nel presente regolamento e nel regolamento
(CEE) n. 729/70;
— la messa a disposizione della Commissione di tutti i
dati contabili necessari a fini statistici e di controllo.
Non è necessario trasmettere alla Commissione il materiale
documentale in possesso degli organismi pagatori o ordina-
tori; tuttavia tali informazioni devono essere tenute a di-
sposizione da essi. L ’organismo pagatore può svolgere il
ruolo di organismo di coordinamento purché tali due com-
petenze siano nettamente distinte. Nell’espletamento dei
suoi compiti l’organismo di coordinamento può avvalersi, a
norma delle disposizioni nazionali, di altri organi o servizi
amministrativi, in particolare a carattere contabile o tecni-
co.
2 . L oS t a t om e m b r oc o m u n i c aa l l aC o m m i s s i o n el ad e -
nominazione e lo statuto dell’organismo di coordinamentoe fornisce ragguagli circa le modalità amministrative, con-
tabili e di controllo interno cui ci si è attenuti per l’esecu-
zione delle operazioni considerate.
3. La forma e il contenuto delle informazioni contabili
di cui al paragrafo 1 sono stabilite dalla Commissione su
consultazione del comitato del Fondo, e comunicati agli
Stati membri entro tre mesi dall’entrata in vigore del pre-
sente regolamento. Qualsiasi modifica è comunicata agli
Stati membri entro tre mesi dall’evento che ha occasionato
la modifica e gli Stati membri applicano ogni modifica ne-
cessaria al loro sistema informativo entro un termine che
sarà fissato dalla Commissione su consultazione del comi-
tato del Fondo.
Articolo 3
1. La certificazione cui si fa riferimento nell’articolo 5,
paragrafo 1, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è
rilasciata da un servizio o da un organismo indipendente
sotto il profilo funzionale dall’organismo pagatore e
dell’organismo di coordinamento e che abbia le competen-
ze tecniche necessarie (organo di certificazione).
La certificazione si basa su un esame delle procedure
nonché sull’esame di un campione di operazioni. Essa ri-
guarda la conformità dei pagamenti con le norme comuni-
tarie solo per quanto concerne la capacità delle strutture
amministrative degli organismi pagatori di verificare tale
conformità prima che il pagamento sia eseguito.
L ’organismo di certificazione effettua l’esame attenendosi a
norme sulla revisione dei conti internazionalmente ricono-
sciute. I controlli vengono effettuati nel corso alla fine di
ogni esercizio finanziario. Anteriormente al 31 gennaio
dell’esercizio successivo, l’organismo di certificazione redige
la certificazione e una relazione sui propri accertamenti,
precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in me-
rito al fatto che i conti da presentare alla Commissionesiano completi, esatti e veritieri, e che le procedure di con-
trollo interno abbiano funzionato in modo soddisfacente.1663/95
1663/95 - - - I
42. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagato-
re, lo Stato membro può basarsi sulla certificazione rila-
sciata da servizi o organismi che hanno certificato i conti
dei rispettivi organismi pagatori, purché ottenga la garanzia
che l’oggetto dei controlli e le norme seguite al riguardo
sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1.
3. La relazione di cui al paragrafo 1 indica:
— se le procedure applicate dai servizi pagatori con parti-
colare riguardo alle condizioni richieste per il ricono-
scimento offrono adeguate garanzie per quanto riguar-
da la conformità delle operazioni imputate al Fondo
alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni sono
state fatte per migliorare i sistemi;
— se i conti annui di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lette-
ra a) concordano con i libri e registri contabili degli
organismi pagatori;
— se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d’inter-
vento di cui all’articolo 5, possono essere considerate
come registrazioni sostanzialmente veritiere, esatte e
complete di operazioni imputate al Fondo;
— se gli interessi finanziari della Comunità sono debita-
mente tutelati per quanto riguarda gli anticipi pagati,
le garanzie ottenute, le scorte d’intervento, nonché gli
importi da percepire;
— se le raccomandazioni formulate agli organismi pagato-
ri per migliorare i sistemi sono state seguite.
La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e
le qualificazioni del personale che ha operato la verifica,
sul lavoro svolto, sul numero delle operazioni esaminate,
sui livelli di rappresentatività e attendibilità ottenuti, sulle
debolezze riscontrate e le raccomandazioni fatte per even-
tuali miglioramenti, nonché sulle operazioni svolte dall’or-
ganismo di certificazione e da altri organismi di revisione
contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, da
cui l’organismo di certificazione abbia integralmente o par-
zialmente ricavato elementi di verifica in materia.
Articolo 4
1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all’articolo 5,
paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70,
gli Stati membri trasmettono alla Commissione:
a) i conti annui delle spese imputate alla sezione «garan-
zia» del Fondo, unitamente alle relazioni redatte da
ciascun servizio od organismo ai sensi dell’articolo 5,
paragrafo 1 di detto regolamento;
b) le certificazioni e le relazioni dell’organismo o degli or-
g a n i s m id ic e r t i f i c a z i o n e .1663/95
1663/95 - - - I
52. I documenti di cui al paragrafo 1 sono inviati in quat-
tro esemplari alla Commissione entro il 10 febbraio
dell’anno successivo alla fine dell’esercizio finanziario inte-
ressato.
3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello
Stato membro, altre informazioni relative alla liquidazione
dei conti di cui trattasi possono essere trasmesse alla Com-
missione entro un termine che quest’ultima stabilisce te-
nendo conto della quantità di lavoro occorrente per racco-
gliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, la
C o m m i s s i o n ep u òe f f e t t u a r el al i q u i d a z i o n ed e ic o n t is u l l a
base delle informazioni in suo possesso alla scadenza del
termine indicato.
4. La Commissione può accogliere le richieste di proro-
gare del termine di trasmissione delle informazioni, in casi
g i u s t i f i c a t ies e m p r ec h es i a n on o t i f i c a t ep r i m ad e l l as c a -
denza del termine stesso.
Articolo 5
1. I dati contabili di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lette-
ra a), comprendono:
a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti
voci e sottovoci del bilancio comunitario;
b) un riassunto delle operazioni di intervento, con l’indi-
cazione dell’entità e dell’ubicazione delle scorte alla fi-
ne dell’esercizio finanziario;
c) i dati relativi alle spese, oppure la dichiarazione che i
dati relativi a ciascuna operazione sono tenuti a dispo-
sizione della Commissione, su supporto informatico;
d ) l ad i c h i a r a z i o n ec h eid a t ir e l a t i v ia do g n is i n g o l om o -
vimento nei magazzini di intervento sono disponibili
presso l’organismo pagatore;
e) chiarimenti sui divari tra le spese dichiarate nei conti
annuali e quelle dichiarate, per il medesimo periodo,
nei documenti di cui all’articolo 3, paragrafo 5 del re-
golamento (CEE) n. 2776/88 (5), previa rettifica ai sen-
si dell’articolo 9, paragrafo 7 del medesimo regolamen-
to.
2. Le relazioni di cui all’articolo 4, paragrafo 1, lettera
a) del presente regolamento, contengono le seguenti infor-
mazioni, riguardanti ciascun organismo pagatore o di coor-
dinamento:
— operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali diffi-
coltà tecniche riguardanti l’esercizio finanziario consi-
derato;
— modifiche sostanziali delle informazioni di cui all’arti-
colo 1, paragrafo 7, intervenute successivamente all’ela-
borazione della relazione precedente.
(5) GU n. L 249 dell’8. 9. 1988, pag. 9.1663/95
1663/95 - - - I
6Articolo 6
I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli
importi da recuperare dal Feaog, sezione «garanzia», sono
tenuti a disposizione della Commissione quanto meno sino
alla fine del terzo anno successivo a quello in cui la Com-
missione liquida le spese per il relativo esercizio finanzia-
rio, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti for-
mi oggetto di un procedimento davanti alla Corte di
giustizia delle Comunità europee sino alla fine dell’anno
successivo all’emissione della sentenza.
Articolo 7
1. La decisione di liquidazione dei conti, di cui all’artico-
lo 5, paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n.
729/70, determina fatte salve decisioni successive eventual-
mente adottate a norma del paragrafo 2, lettera c) dello
stesso articolo, l’importo delle spese effettuate in ciascuno
Stato membro durante l’esercizio finanziario in esame, che
devono essere riconosciute imputabili al FEAOG in base
ai conti di cui all’articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del re-
golamento succitato e delle riduzioni o sospensioni degli
anticipi per lo stesso esercizio, comprese le riduzioni di cui
all’articolo 4, paragrafo 3, secondo comma del regolamento(CE) n. 296/96 (
1).
Gli importi che in virtù della decisione della liquidazione
dei conti di cui al primo comma devono essere recuperati
dallo Stato membro o che gli devono essere pagati, sono
determinati deducendo gli anticipi pagati nel corso
dell’esercizio finanziario in esame dalle spese riconosciute
per lo stesso esercizio a norma del primo comma. T ali im-
porti sono dedotti dagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal
secondo mese successivo al mese in cui la decisione di li-
quidazione dei conti acquista efficacia.
2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell’eserci-zio finanziario la Commissione comunica allo Stato mem-
bro interessato i risultati delle proprie verifiche, nonché le
eventuali modifiche proposte.
3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non
possa liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30
aprile dell’anno successivo, la Commissione indica allo Sta-
to membro stesso le inchieste supplementari da effettuare
a norma dell’articolo 9 del regolamento (CEE) n. 729/70.
(1) GU n. L 39 del 17. 2. 1996, pag. 5.1663/95
896/97
1663/95
1663/95 - - - I
7Articolo 8
1. Qualora ritenga, a seguito di un’indagine che le spese
non sono effettuate nel rispetto delle norme comunitarie,
la Commissione comunica allo Stato membro interessato le
proprie risultanze, i provvedimenti da adottare per garanti-
re, in futuro, l’osservanza delle norme stesse, nonché una
valutazione delle spese di cui sarà proposta l’esclusione in
virtù dell’articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento
(CEE) n. 729/70. La comunicazione fa riferimento al pre-
sente regolamento. Lo Stato membro risponde entro due
mesi e la Commissione può conseguentemente modificare
la sua posizione. In casi giustificati la Commissione può
accordare una prorogare del termine per la risposta.
Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi
della Commissione convocano una discussione bilaterale ed
entrambe le parti si adoperano per raggiungere un accordo
sulle misure da adottare. La Commissione comunica quindiformalmente le proprie conclusioni allo Stato membro, fa-
cendo riferimento alla decisione n. 94/442/CE della Com-
missione (
1).
2. Le decisioni di cui all’articolo 5, paragrafo 2, lettera
c) del regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in se-
guito all’esame delle relazioni predisposte dall’organo di
conciliazione a norma della decisione n. 94/442/CE.
3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui
all’articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del regolamento
(CEE) n. 729/70 è applicata sugli anticipi relativi alle spese
del secondo mese successivo a quello della decisione adot-
tata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Stato mem-
bro e per motivi riguardanti l’entità della riduzione, la
Commissione può, dopo aver consultato il comitato del
Fondo, decidere date diverse.
Articolo 9
Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a dec orrere
dal 16 ottobre 1995.
Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti
del Feaog, sezione «garanzia» fino all’esercizio finanziario
1995.
Articolo 10
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno
successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle
Comunità europee.
Esso è applicabile a decorrere dall’esercizio che inizia il 16
ottobre 1995.
(1) GU n. L 182 del 16. 7. 1994, pag. 45.1663/95
1663/95 - - - I
8ALLEGATO
Linee direttrici per i criteri per il riconoscimento degli organismi pagatori
I criteri per il riconoscimento sono tali che l’organismo pagatore offra garanzie sufficienti per il corretto
funzionamento della sua organizzazione amministrativa, del suo sistema di controllo interno, e per la conser-vazione dei documenti di cui all’articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70. Unicamente operazioni di scala
ridotta dell’organismo pagatore possono giustificare l’applicazione di criteri semplificati. Il mancato rispetto di
criteri di importanza rilevante per le operazioni dell’organismo pagatore comporterà l’applicazione dell’articolo4, paragrafo 4 di detto regolamento.
1. L ’istituzione di un organismo pagatore («organismo») dovrà basarsi su un atto formale che stabilisca i
poteri, gli obblighi e le responsabilità dell’organismo, segnatamente in relazione alla spesa della sezione«garanzia» del Feaog, tali quali definiti agli articoli 2 e 3 del regolamento n. 729/70 e che definisca
inoltre la struttura amministrativa dell’organismo.
2. In relazione alla spesa del Feaog «garanzia», l’organismo deve svolgere sostanzialmente tre funzioni:
i) Autorizzazione dei pagamenti: obiettivo della funzione è di fissare l’importo che deve essere pagato a
un richiedente conformemente alla normativa comunitaria.
ii) Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire istruzioni agli istituti bancari
dell’organismo o, se del caso, a un servizio pagatore governativo, di pagare gli importi autorizzati al
richiedente (o al suo delegato).
iii) Contabilizzazione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di registrare il pagamento nei libri
contabili dell’organismo, che di norma sono costituiti da un sistema informatizzato, e la preparazio-
ne di sintesi periodiche di spesa, ivi incluse le dichiarazioni mensili e annuali destinate alla Commis-sione europea. Nei libri contabili vanno altresì registrati gli attivi finanziati dal Fondo, segnatamente
per quanto concerne le scorte d’intervento, gli anticipi non liquidati e i debitori.
3. Senza pregiudizio delle deleghe di cui al paragrafo 4 l’organismo pagatore dovrà di norma disporre di
due servizi:
i) Il servizio di controllo interno: obiettivo del servizio o di procedure equivalenti è di garantire che il
sistema di controllo interno dell’organismo pagatore funzioni efficacemente; il servizio di controllointerno deve essere indipendente dagli altri servizi dell’organismo stesso e deve riferire direttamente
alla direzione dell’organismo.
ii) Il servizio tecnico: obiettivo del servizio è di verificare gli elementi che giustificano i pagamenti ai
richiedenti, ad esempio gli elementi relativi ad aspetti quali la qualità e le caratteristiche del prodot-
to, il bestiame, i terreni ecc., la data di consegna, le trasformazioni in un altro prodotto e altri
controlli di natura tecnica. La verifica di questi elementi è garantita da un’operazione di controllo ed’ispezione del sistema. Uno dei compiti principali del servizio tecnico è il seguito da dare al siste-
ma di controllo.
4. La funzione di autorizzare e/o il servizio tecnico possono essere delegati in tutto o in parte ad altri
organismi sempreché soddisfino le seguenti condizioni:
i) I compiti e gli obblighi di questi altri organismi, segnatamente per il controllo e la verifica del
rispetto della normativa comunitaria, vanno chiaramente definiti.
ii) Gli organismi dispongono di sistemi efficaci per garantire di poter espletare i compiti loro affidati in
maniera soddisfacente.
iii) Gli organismi confermano esplicitamente all’organismo pagatore che sono in grado di espletare i
compiti suddetti e illustrano i mezzi utilizzati.
iv) L ’organismo pagatore viene informato regolarmente e tempestivamente dei risultati dei controlli ef-
fettuati di modo che sia sempre possibile tener conto dell’adeguatezza dei controlli stessi prima di
trattare una domanda. Il lavoro svolto deve essere descritto dettagliatamente in una relazione che
accompagna ogni domanda o, se del caso, gruppo o serie di domande, e che copre un’intera campa-gna. La relazione deve essere accompagnata da un attestato di ammissibilità delle domande accolte
e della natura, dell’obiettivo e dei limiti del lavoro svolto. Nel caso di controlli materiali o ammini-
strativi riguardanti un campione di domande, le domande selezionate devono essere identificate,deve essere descritto il metodo di campionamento nonché i risultati di tutte le ispezioni e le misure
adottate rispetto a discordanze e irregolarità riscontrate. I documenti giustificativi presentati all’or-
ganismo pagatore devono essere sufficienti per garantire che sono stati effettuati tutti i controllinecessari sull’ammissibilità delle domande autorizzate.1663/95
1663/95 - - - I
9v) Qualora i documenti relativi alle domande autorizzate e ai controlli effettuati vengano conservate da
altri organismi, questi ultimi e l’organismo pagatore devono mettere a punto procedure che consen-
tano di registrare l’ubicazione di tutti i documenti pertinenti a pagamenti specifici e di metterli a
disposizione ai fini di controllo presso gli uffici dell’organismo pagatore a richiesta delle persone edegli organismi che di norma hanno il diritto d’ispezione tali documenti ovvero:
— il personale dell’organismo che si occupa della domanda;
— il servizio di controllo interno dell’organismo;— l’organismo che certifica la dichiarazione annuale dell’organismo pagatore;
— funzionari designati dall’Unione Europea.
5. La struttura amministrativa dell’organismo pagatore deve prevedere una separazione delle tre funzioni di
autorizzazione, esecuzione e contabilizzazione dei pagamenti, ciascuna delle quali sarà affidata ad un’uni-
tà amministrativa distinta le cui responsabilità saranno definite in un organigramma. La struttura ammi-
nistrativa può prevedere che, in casi determinati, la funzione del servizio tecnico sia affidata al servizioresponsabile delle autorizzazioni.
6. L ’organismo pagatore dovrà adottare le seguenti procedure o quelle che offrono equivalenti garanzie:
i) L ’organismo stabilisce per iscritto delle procedure particolareggiate relative al ricevimento, alla regi-
strazione ed al trattamento delle domande, ivi compreso una descrizione di tutti i documenti da
utilizzare.
ii) La ripartizione dei compiti deve garantire che nessun funzionario abbia contemporaneamente più
incarichi in materia di autorizzazione, pagamento o contabilizzazione per le somme imputate al
Feoag e che nessun funzionario svolga uno dei compiti predetti senza che il suo lavoro sia controlla-
to da un secondo funzionario.
Le responsabilità dei singoli funzionari vanno definite per iscritto inclusa la fissazione di limiti fi-
nanziari alle loro competenze. Deve essere prevista una formazione adeguata e deve esserci unapolitica per la rotazione del personale addetto a funzioni delicate o in alternativa per aumentata
supervisione.
iii) Ogni funzionario responsabile dell’autorizzazione deve poter disporre di un elenco esauriente delle
verifiche che è tenuto ad effettuare: detto elenco deve includere, fra i documenti giustificativi della
domanda, l’attestato che tali controlli sono stati effettuati. Il rilascio dell’attestato può essere infor-
matizzato alle condizioni di cui al comma vi). Il lavoro svolto da ogni funzionario va rivisto e docu-mentato da un dirigente.
iv) Il pagamento può essere autorizzato solo quando sono stati effettuati controlli sufficienti per verifi-
care che la domanda è conforme alla normativa comunitaria. i controlli includono tutte le verifichepreviste dalla normativa che disciplina le misure specifiche in base alle quali viene richiesto l’aiuto,
nonché le disposizioni dell’articolo 8 del regolamento (CE) n. 729/70 per prevenire ed individuare
frodi ed irregolarità, con particolare riferimento ai rischi connessi. I controlli da effettuare vannoindicati in un apposito elenco e, una volta effettuati, vanno certificati per ciascuna domanda o grup-
po di domande.
v) Le procedure debbono garantire che il pagamento verrà erogato solo al richiedente, versato sul suo
conto bancario o al suo delegato. Il pagamento sarà effettuato dall’istituto bancario (organismo di
credito) dell’organismo pagatore o, se del caso, da un ufficio pagatore governativo ovvero l’assegno
sarà spedito entro cinque giorni lavorativi dalla data di imputazione a carico del Feaog. Sarannoadottate procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i quali non vengono effettuati trasfe-
rimenti o per i quali gli assegni non vengono incassati, sono nuovamente accreditati al Fondo. Non
sono ammessi pagamenti in contanti. L ’approvazione del funzionario abilitato ad autorizzare il paga-
mento e/o del suo controllore può essere informatizzata a condizione che sia garantito un appro-
priato livello di sicurezza dei mezzi utilizzati e che l’identità del firmatario sia registrata su rapportoinformativo.
vi) Se il trattamento delle domande è informatizzato, l’accesso al sistema informatizzato va protetto e
controllato di modo che:
— Tutte le informazioni registrate nel sistema siano convalidate correttamente per garantire che gli
errori di introduzione siano scoperti e corretti.
— Nessun dato possa essere registrato, modificato o convalidato se non dai funzionari autorizzati
ai quali vengono attribuiti password individuali.
— L ’identità di ciascun funzionario che registra o modifica dati deve essere registrata in un apposi-
to registro.1663/95
1663/95 - - - I
10I password devono essere cambiati regolarmente per evitarne un uso errato. Il sistema informatizza-
to deve essere protetto per impedirne l’accesso non autorizzato in occasione di controlli materiali e i
dati devono essere registrati in copie archiviate separatamente in luogo protetto. La registrazione
dei dati deve essere verificata mediante controlli logici intesi a rilevare la presenza di dati incongruioa n o m a l i .
vii) Le procedure dell’organismo pagatore devono garantire che qualsiasi modifica dei regolamenti co-
munitari e in particolare del tasso dell’aiuto applicabile venga registrata mentre le istruzioni, le basidati e gli elenchi di controllo vanno aggiornati, in tempo utile.
7. I pagamenti di anticipi devono poter essere identificati nella registrazione contabile; vanno poi adottate
p r o c e d u r eo p p o r t u n ep e rg a r a n t i r ec h e :
i) Le garanzie vengano fornite esclusivamente da istituti finanziari che soddisfano le condizioni di cui
al regolamento (CEE) n. 2220/85 della Commissione (
1) e siano stati approvati da appropriate auto-
rità, e che rilasciano garanzie che rimangano valide sino a liquidazione o incameramento avvenuti, esiano incassabili su semplice richiesta dell’organismo.
ii) Gli anticipi vengano liquidati nei termini stabiliti: gli anticipi in ritardo per la liquidazione vengano
identificati e le cauzioni vengano prontamente incamerate.
iii) La liquidazione di anticipi, così come i pagamenti, è sottoposta ai medesimi controlli da parte dei
funzionari abilitati.
8. La contabilità relativa alle scorte d’intervento deve garantire che i quantitativi e le spese ad essi relative
siano registrati in modo corretto e in tempi brevi, per partita identificata e nella voce corretta in ogni
fase, dall’accettazione dell’offerta fino allo smaltimento materiale del prodotto e che i quantitativi e la
natura delle scorte nei vari luoghi possano essere determinate in qualsiasi momento. Le scorte devono
poter essere verificate materialmente e in modo regolare da persone, organi o servizi, indipendenti dagli
assuntori.
9. Le procedure contabili devono garantire che le dichiarazioni mensili o annuali sono complete e tempesti-
ve e che qualsiasi errore od omissione sono individuati e corretti in particolare mediante controlli e
verifiche effettuate ad intervalli non superiori a tre mesi.
10. Il servizio di controllo interno verifica che le procedure adottate dall’organismo pagatore siano adeguate
per garantire la conformità con la normativa comunitaria e inoltre che la contabilità sia accurata, com-
pleta e tempestiva. Le verifiche possono essere limitate a determinare misure o a campioni di transazio-ni, a condizione che il programma di lavoro garantisca la copertura di tutti i settori importanti ivi com-
prese le unità incaricate dell’autorizzazione in un periodo non superiore a cinque anni. L ’attività del
servizio va espletata in base a criteri accettati a livello internazionale, va registrata in documenti dilavoro e deve figurare nelle relazioni e nelle raccomandazioni destinate alla direzione dell’organismo
pagatore. I programmi di controllo e i rapporti di controllo vanno tenuti a disposizione dell’organismo di
certificazione e dei funzionari dell’Unione europea con mandato di intraprendere verifiche finanziarie econ il solo scopo di valutare l’efficacia della funzione di controllo contabile interno.
11. Tutti i paragrafi summenzionati si applicano, mutatis mutandis, alle «spese negative» (prelievi, cauzioni
incamerate, pagamenti rimborsati, ecc.) che l’organismo pagatore è tenuto a recuperare per conto dellasezione «garanzia» del Feaog. In particolare l’organismo deve istituire un sistema per individuare tutti gli
importi dovuti al Feoag e per registrare in un registro dei debitori tutti i debiti prima che vengano
riscossi. Il registro dei debitori deve essere ispezionato a intervalli regolari nell’intento di intervenirequalora vi siano dei ritardi nel recupero degli importi dovuti.
L ’organismo pagatore può delegare ad altri organismi il compito di recuperare determinate categorie di
spese negative alle condizioni di cui al paragrafo 4, adattate se del caso, e alla condizione aggiuntiva che
l’altro organismo riferisca regolarmente e tempestivamente, almeno su base mensile, circa tutte le entra-
te individuate e gli importi ricevuti.
12. L ’organismo pagatore stabilisce procedure atte a garantire che tutte le domande ricevute vengano trattate
celermente.
(1) GU n. L 205 del 3. 8. 1985, pag. 5.1663/95