Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni
"B Regolamento (EURATOM, CECA, CE) n. 3418/93 DELLA COMMISSIONE
del 9 dicembre 1993
che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del regolamento finanziario del 21 dicembre
1977
(GU L 315 del 16.12.1993, pag. 1)
Modificato da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
"M1 Decisione 97/594/CECA, CE, Euratom della Commissione del 30
luglio 1997 L 239 54 30.8.1997
"M2 Decisione 98/539/CE, CECA, Euratom della Commissione del 7
settembre 1998 L 252 67 12.9.1998
NB: A partire dal 1º gennaio 1999, i riferimenti all’unità di conto europea e/o all’ecu contenuti nella presente versione consolidata devono
essere intesi come riferimenti all’euro — Regolamento (CEE) n. 3308/80 del Consiglio (GU L 345 del 20.12.1980, pag. 1) eregolamento (CE) n. 1103/97 del Consiglio (GU L 162 del 19.6.1997, pag. 1).1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 1
Regolamento (EURATOM, CECA, CE) n. 3418/93 DELLA
COMMISSIONE
del 9 dicembre 1993
che stabilisce le modalità di esecuzione di alcune disposizioni del
regolamento finanziario del 21 dicembre 1977
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea del carbone e dell’acciaio,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica,visto il regolamento del Consiglio, del 21 dicembre 1977, che stabilisce il
regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità
europee (
1), modificato da ultimo dal regolamento (Euratom, CECA, CEE) n.
610/90 (2), e in particolare l’articolo 126,
previa consultazione del Parlamento europeo e del Consiglio,visto il parere della Corte di giustizia, della Corte dei conti e del Comitato
economico e sociale,
considerando che alcune disposizioni degli articoli 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29,
36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97,123 e 128 del regolamento finanziario prevedono espressamente l’esigenza diemanare delle modalità di esecuzione;
considerando che il regolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA della
Commissione (
3) esige una serie di adeguamenti, in particolare a seguito della
revisione del regolamento finanziario;
considerando che è opportuno stabilire delle modalità di esecuzione per
chiarire il trattamento di taluni contributi di terzi ad attività comunitarie;
considerando che, in un intento di chiarezza e di razionalità, è opportuno
riunire in un unico testo le modalità di esecuzione vigenti e abrogare ilregolamento n. 86/610/CEE, Euratom, CECA;
considerando che la fissazione delle presenti modalità non costituisce
ostacolo all’ulteriore determinazione di altre modalità di esecuzione che
non sono formalmente previste dalle disposizioni del regolamento finanziario,
ma la cui opportunità potrebbe manifestarsi in seguito,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
TITOLO I
CONDIZIONI DI APPLICAZIONE DELL ’ECU ALLE ENTRATE E
ALLE SPESE
(articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario)
Articolo 1
Le conversioni tra l’ecu e le monete nazionali sono effettuate, in linea di
massima, ricorrendo al tasso giornaliero dell’ecu pubblicato nella Gazzetta
ufficiale delle Comunità europee . Tuttavia, in applicazione del disposto
dell’articolo 11, paragrafo 4 del regolamento finanziario, per la contabilità di
cui agli articoli da 69 a 72 del regolamento finanziario, la conversione tra ecue monete nazionali si effettua ricorrendo ai tassi mensili dell’ecu calcolati in
base ai corsi del penultimo giorno feriale del mese precedente quello per il
quale i tassi vengono fissati.!B
(1) GU n. L 356 del 31. 12. 1977, pag. 1.
(2) GU n. L 70 del 16. 3. 1990, pag. 1.
(3) GU n. L 360 del 19. 12. 1986, pag. 1.1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 2
Articolo 2
Quando le proposte d’impegno e gli accertamenti di crediti sono espressi in
moneta nazionale, la conversione in ecu viene effettuata conformemente alla
disposizione dell’articolo 1.
L ’ordine di pagamento corrispondente e l’ordine di riscossione possono essere
espressi solo nella stessa moneta.
L ’importo in ecu del saldo di un impegno e di un credito accertato espresso in
moneta nazionale viene rivalutato in occasione di ogni chiusura mensile della
contabilità di bilancio. L ’ultima rivalutazione dell’esercizio viene effettuata altasso di dicembre per quanto riguarda il saldo degli impegni; il saldo deicrediti accertati viene rivalutato al tasso del 31 dicembre per l’elaborazione
del bilancio.
Inoltre, si può procedere alla rivalutazione di tali saldi nel corso del mese, se è
intervenuto un riallineamento monetario.
Articolo 3
In deroga alle disposizioni dell’articolo 1, il tasso da utilizzare per il mese
«n» a titolo del quale sono state dichiarate le spese finanziate dal FEAOG,sezione garanzia, secondo il disposto dell’articolo 3, paragrafo 5 delregolamento (CEE) n. 2776/88 della Commissione (
1) è il tasso del giorno
10 del mese «n + 1» o del primo giorno precedente per il quale si disponga di
una quotazione generale.
Questo tasso è utilizzato anche per i corrispondenti anticipi di cui agli articoli
4 e 5 del regolamento (CEE) n. 2776/88.
Le differenze in moneta nazionale fra i mezzi finanziari messi a disposizione
degli Stati membri per il mese «n» e le spese imputate allo stesso mese sono
riconvertite in ecu al tasso del giorno 10 del mese «n + 2».
Articolo 4
I tassi dell’ecu di dicembre sono utilizzati per il calcolo degli impegni che
restano da onorare alla chiusura dell’esercizio e, per quanto riguarda gli
stanziamenti non dissociati, per il calcolo degli stanziamenti da riportare.
I pagamenti eseguiti a titolo di un esercizio, dal 1oal 15 gennaio dell’esercizio
successivo, vengono contabilizzati in bilancio ai tassi dell’ecu di dicembre.
Articolo 5
Per quanto riguarda gli stanziamenti non dissociati, gli impegni che restano da
onorare vengono liquidati, a concorrenza degli importi riportati, in monetanazionale o in ecu; i pagamenti sono contabilizzati ai tassi in vigore all’attodel pagamento. L ’eventuale superamento dell’importo degli stanziamenti
riportati, per voce di bilancio, viene contabilizzato al momento del calcolo del
saldo dell’esercizio, conformemente alla disposizione dell’articolo 15 delregolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89 del Consiglio (
2).
Per quanto riguarda gli stanziamenti dissociati, gli aggiustamenti degli
impegni che restano da pagare dagli esercizi anteriori, calcolati al momento
delle rivalutazioni, vengono accertati nella contabilità di bilancio e figuranonella tabella indicante la liquidazione degli impegni degli esercizi anterioridel conto di gestione.
TITOLO II
DELEGHE
(articolo 22 del regolamento finanziario)
Articolo 6
Negli atti con cui sono concesse deleghe, conformemente a quanto disposto
dall’articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, sono designati gliagenti dell’istituzione abilitati a firmare in sostituzione del delegante.!B
(1) GU n. L 249 dell’8. 9. 1988, pag. 9.
(2) GU n. L 155 del 7. 6. 1989, pag. 1.1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 3
In tali atti si fa riferimento alle disposizioni del regolamento interno di cui
all’articolo 22, paragrafo 4 del regolamento finanziario, che stabiliscono lecondizioni per la delega di poteri.
Articolo 7
Gli atti di cui all’articolo 6, corredati di un esemplare della firma dell’agente
che ha ricevuto la delega, sono notificati:
— al delegatario,— al contabile dell’istituzione, che non può effettuare pagamenti ordinati da
agenti privi di delega,
— al controllore finanziario dell’istituzione, al quale spetta in particolare la
verifica della legalità e della regolarità delle entrate e delle spese,
— agli ordinatori, solo qualora si tratti di deleghe date dal controllore
finanziario o dal contabile, o sottodeleghe concesse dagli ordinatoridelegati, nel limite dei poteri loro conferiti,
— alla Corte dei conti.Agli atti con cui si pone termine alle deleghe concesse si applicano le
medesime regole.
Articolo 8
L ’atto di delega precisa in tutti i casi i limiti entro i quali i delegatari sono
autorizzati a procedere alla preparazione delle proposte di accertamento di
credito e degli ordini di riscossione, delle proposte di impegno di spese e degli
ordini di pagamento, ed indica i numeri dell’articolo e della voce oggetto delladelega e, all’occorrenza, la durata della stessa.
Articolo 9
In conformità delle disposizioni del regolamento finanziario e del presente
regolamento, ciascuna istituzione decide le misure di gestione dei fondi cheritiene necessarie per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.
Ogni istituzione redige un documento che riunisce le disposizioni interne a tal
fine adottate. Il documento comprende le regole essenziali relative alla
ripartizione delle competenze degli ordinatori e degli amministratori inmateria di esecuzione dello stato delle spese e dello stato delle entrate dellasezione di ciascuna istituzione.
La documentazione di cui al secondo comma, unitamente ad ogni altra
istruzione interna di portata generale adottata in materia di esecuzione delbilancio e contabile, è inviata a tutti i servizi che partecipano alla gestione delbilancio, nonché alla Corte dei conti.
TITOLO III
GESTIONE MEDIANTE SISTEMI INFORMATICI INTEGRATI
(articolo 23 del regolamento finanziario)
Articolo 10
1. Sistemi integrati di gestione, ai sensi dell’articolo 23 del regolamento
finanziario, sono programmi informatici di gestione e di contabilità gestiti perintervento dell’ordinatore, del controllore finanziario e del contabile einstaurati di comune accordo fra tali servizi.
2. L ’utilizzazione dei sistemi è soggetta alle seguenti regole:
a) il sistema deve garantire il controllo della disponibilità degli stanziamenti
per l’operazione proposta e rifiutare ogni operazione per la quale nonsono disponibili gli stanziamenti;
b) il sistema deve garantire che ciascuna operazione sia trattata esclusiva-
mente dai funzionari delegati nei servizi dell’ordinatore, del controllore
finanziario e del contabile, conformemente alle disposizioni adottate daciascuna istituzione in applicazione dell’articolo 9;!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 4
c) il sistema deve garantire la separazione effettiva delle funzioni di
ordinatore, di controllore finanziario e di contabile;
d) l’istituzione veglia a che le proprie procedure interne ed esterne
garantiscano la sicurezza dei dati e della gestione del sistema;
e) l’istituzione veglia a che sia garantita la sicurezza fisica del sistema;f) salvo i disposti degli articoli 84, 87 e 89 del regolamento finanziario,
quando l’ordinatore, il controllore finanziario e il contabile siano
concordi nel ritenere che il sistema offra garanzie sufficienti alle sue
esigenze di sicurezza, ciascuna istituzione può decidere di sostituire conil supporto informatico i formulari precedentemente utilizzati sotto formadi documenti cartacei, vale a dire le proposte di impegno, gli ordini di
pagamento e gli ordini di riscossione.
TITOLO IV
NORME RELATIVE AL CONTABILE, AI CONTABILI SUBALTERNI
E AGLI AMMINISTRATORI DEGLI ANTICIPI
(articoli 25 e 75 del regolamento finanziario)
Sezione I
Disposizioni generali
Articolo 11
Ciascuna istituzione nomina con decisione motivata un contabile incaricato
dei seguenti compiti:
— da un lato, riscossione dei crediti, incasso delle entrate e pagamento delle
spese, gestione della tesoreria, e
— dall’altro, tenuta della contabilità nonché preparazione degli stati
finanziari, conformemente agli articoli da 69 a 72 e da 78 a 81 delregolamento finanziario.
Articolo 12
L ’istituzione può nominare, su parere motivato del contabile, uno o più
contabili subalterni. Questi sono posti sotto la responsabilità gerarchica delcontabile, il quale definisce le responsabilità da essi assunte.
Articolo 13
Il contabile è nominato da ciascuna istituzione tra i funzionari di categoria A
o B, cittadini degli Stati membri.
I contabili subalterni sono nominati da ciascuna istituzione tra i funzionari
delle categorie A, B e, eccezionalmente, C, cittadini degli Stati membri.
Gli amministratori degli anticipi, designati a norma dell’articolo 83, sono
scelti tra i funzionari delle categorie A, B o C oppure, in caso di necessità, tragli «altri agenti» di livello corrispondente a dette categorie.
Articolo 14
Il contabile e i contabili subalterni sono scelti obbligatoriamente dall’istitu-
zione, in base alle loro competenze specifiche sancite da titoli o da esperienzaprofessionale equivalente.
Articolo 15
Le funzioni espletate dal contabile e dai contabili subalterni sono
incompatibili con quelle di ordinatore, amministratore di anticipi e controllore
finanziario.
Le funzioni espletate dagli amministratori di anticipi sono incompatibili con
quelle di controllore finanziario.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 5
Articolo 16
Il contabile esercita le proprie funzioni specifiche conformemente alle
disposizioni del regolamento finanziario.
Il contabile garantisce in particolare l’obiettività nella contabilità e nella
presentazione degli stati finanziari di cui agli articoli da 69 a 72 e da 78 a 81del regolamento finanziario.
L ’istituzione mette a disposizione del contabile il personale e le attrezzature
necessarie alla buona esecuzione delle sue funzioni.
Prima di procedere all’esecuzione delle spese, il contabile provvede a che
vengano rispettate le forme prescritte dal regolamento finanziario e dal
presente regolamento, si assicura della validità della quietanza liberatoria e
dell’assenza di errori materiali.
Egli sospende l’esecuzione dei pagamenti, indicandone i motivi, ogniqual-
volta dai controlli effettuati emerga l’inosservanza di una delle disposizioni di
cui al comma da 1 a 4.
Di un pagamento eseguito in violazione delle disposizioni dell’articolo 51,
terzo comma del regolamento finanziario sono responsabili a titolodisciplinare, ed eventualmente patrimoniale, i contabili, i contabili subalternie gli amministratori degli anticipi, in conformità del disposto dell’articolo 22
e degli articoli da 86 a 89 dello statuto dei funzionari delle Comunità europee
e del regime applicabile agli altri agenti delle Comunità europee (inprosieguo: lo statuto).
Articolo 17
Il contabile è obbligatoriamente consultato, all’atto dell’ elaborazione del
progetto preliminare di bilancio, su ogni eventuale problema di presentazionedi bilancio che possa avere un’incidenza sulle condizioni di esecuzione
contabile del bilancio stesso.
Sezione II
Esercizio della funzione di tenuta della contabilità e di preparazione degli
stati finanziari
Articolo 18
1. In applicazione del disposto dell’articolo 25, quarto comma del
regolamento finanziario, il contabile prepara gli stati periodici, il conto digestione e il bilancio finanziario dell’istituzione da cui dipende. A tale fine,
egli effettua la contabilizzazione di tutte le operazioni dell’esercizio e procede
alle operazioni di chiusura.
2. In virtù degli articoli 79 e 81 del regolamento finanziario, gli stati
finanziari sono sottoposti al controllore finanziario e poi sono definitivamente
adottati dall’istituzione.
3. In caso di cessazione dalle funzioni del contabile, viene adottata una
situazione contabile interinale alla data corrispondente alla fine del mese nelcorso del quale è intervenuta la cessazione.
Detta situazione reca la firma, per accettazione, del contabile che cessa dalle
proprie funzioni e del nuovo contabile.
Articolo 19
Le altre istituzioni trasmettono alla Commissione, entro il 1
omarzo, il conto
di gestione e il bilancio finanziario che hanno elaborato e ogni documento o
informazione utile al consolidamento dei conti.
Articolo 20
Il contabile della Commissione centralizza tutti i dati che gli sono necessari e
prepara i conti di gestione e il bilancio finanziario consolidato delle Comunità
europee, in modo che la Commissione possa adottarli e trasmetterli alParlamento europeo, al Consiglio e alla Corte dei conti entro il 1
omaggio.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 6
Articolo 21
La Commissione, previa consultazione dei contabili delle altre istituzioni da
parte del proprio contabile,
— decide i metodi contabili comuni a tutte le istituzioni,— decide e aggiorna la struttura del piano contabile delle istituzioni,— armonizza la presentazione dei bilanci finanziari.
Essa giustifica ed illustra nelle note allegate al bilancio finanziario ogni
cambiamento di metodo contabile.
Sezione III
Esercizio della funzione di gestione della tesoreria
Articolo 22
In applicazione dell’articolo 25, primo comma del regolamento finanziario, il
contabile, preposto alla riscossione delle entrate e al pagamento delle spese, èincaricato della gestione della tesoreria relativa.
L ’istituzione apre o fa aprire i conti necessari presso gli organismi finanziari,
dopo averne trattato le condizioni di esercizio, secondo principi di buona
gestione finanziaria. Le condizioni di esercizio dei conti vengono riesaminateperiodicamente e, ove necessario, rinegoziate; esse sono sottoposte alla
sorveglianza del controllore finanziario.
Il contabile della Commissione è incaricato, previa consultazione dei contabili
delle altre istituzioni, di armonizzare le condizioni di esercizio dei conti apertidalle diverse istituzioni.
Articolo 23
Il contabile è incaricato di gestire le liquidità dell’istituzione da cui dipende,
di ordinare i trasferimenti fra conti aperti presso gli organismi finanziari e di
eseguire le operazioni di conversione di divise, facendo in modo che nessunsaldo di questi conti sia passivo.
I trasferimenti fra i conti aperti presso gli organismi finanziari devono essere
eseguiti entro i limiti dei fondi disponibili.
Articolo 24
Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili presso i Tesori
nazionali e le Banche centrali degli Stati membri fra questi ultimi,conformemente all’articolo 12 del regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89.
Articolo 25
Il contabile provvede regolarmente alla concordanza fra i conti aperti presso
gli organismi finanziari e la contabilità, e controlla la corretta esecuzione
delle condizioni di esercizio negoziate.
Articolo 26
Il contabile approvvigiona le casse d’anticipi e ne assicura il controllo
finanziario.
Articolo 27
Il contabile della Commissione determina, conformemente all’articolo 1, il
corso dell’ecu rispetto a ciascuna delle divise che le istituzioni utilizzanonell’esecuzione del bilancio.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 7
Sezione IV
Assicurazione
Articolo 28
Il contabile, i contabili subalterni e gli amministratori degli anticipi si
assicurano, tramite l’istituzione, contro i rischi finanziari inerenti alla lorofunzione.
Articolo 29
I premi di assicurazione vengono pagati direttamente all’assicuratore
dall’istituzione.
Articolo 30
Fatti salvi:
— gli articoli da 86 a 89 dello statuto;
— l’articolo 75 del regolamento finanziario;— i propri diritti a recupero nei confronti dei terzi,l’istituzione, in applicazione dell’articolo 215, secondo comma del trattato
CEE, prende a proprio carico i rischi e gli ammanchi non coperti
dall’assicurazione qualora le somme figuranti a credito di un conto digaranzia aperto a nome del funzionario che è responsabile non sianosufficienti per coprire l’ammanco.
Sezione V
Idennità speciale e conto di garanzia
Articolo 31
L ’importo dell’indennità speciale di cui all’articolo 75, paragrafo 4 del
regolamento finanziario ammonta mensilmente a:
—
"M21343ECU per il contabile,
—"M2893ECU per i contabili subalterni,
—"M2453ECU per gli amministratori degli anticipi la cui cassa è
d’importo almeno pari o superiore a "M13 6003ECU per periodi
pari o superiori a 30 giorni consecutivi.
L ’indennità è espressa in ecu e il suo importo è accreditato in ecu sul conto di
garanzia di cui all’articolo 32.
Articolo 32
Nella contabilità generale dell’istituzione è aperto un conto di garanzia a
nome di ciascun agente interessato. Su richiesta dell’istituzione interessata,
questo conto può essere centralizzato presso la contabilità generale della
Commissione. Su di esso vengono periodicamente accreditati l’indennitàspeciale di cui all’articolo 31 e un interesse annuo pari alla media annua deitassi mensili applicati dal Fondo europeo di cooperazione monetaria alle sue
operazioni in ecu (
1).
Su di esso viene addebitato l’importo dell’ammanco di cui l’interessato sia
dichiarato responsabile dall’istituzione che l’ha nominato, quando dettoammanco non sia stato coperto dall’assicurazione.!B
(1) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee ,
serie C.1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 8
Articolo 33
1. Il saldo attivo del conto di garanzia viene versato all’interessato o ai suoi
aventi diritto, dopo la cessazione dalle funzioni di contabile o di contabile
subalterno, previa decisione delle autorità di cui all’articolo 22 delregolamento finanziario od ottenimento dello scarico di cui all’articolo 77del regolamento finanziario, previo parere favorevole del contabile, salvo per
quanto lo riguarda, e del controllore finanziario.
2. Per quanto riguarda gli amministratori di anticipi, il saldo attivo del conto
di garanzia viene versato all’interessato o ai suoi aventi diritto, dopo lacessazione dalle funzioni di amministratore degli anticipi, previo accordo e
verifica del contabile e dell’ordinatore interessato e previo parere favorevole
del controllore finanziario.
3. I versamenti di cui ai paragrafi 1 e 2 sono effettuati esclusivamente su
ordine scritto del capo della direzione generale o unità amministrativa a cui è
assegnato il contabile.
TITOLO V
NORME APPLICABILI AL CONTROLLORE FINANZIARIO ED AI
CONTROLLORI FINANZIARI SUBALTERNI
(articolo 24 del regolamento finanziario)
Articolo 34
Ogni istituzione nomina con decisione motivata un controllore finanziario,
funzionario incaricato del controllo dell’impegno e dell’ordinazione di tutte le
spese, nonché del controllo di tutte le entrate imputabili al bilancio delle
Comunità, ordinate dall’istituzione.
Articolo 35
L ’istituzione può nominare uno o più controllori finanziari subalterni. Questi
sono posti sotto la responsabilità gerarchica del controllore finanziario che
determina le deleghe loro concesse. Essi sono responsabili, nell’ambito delledeleghe ricevute, dei visti da essi rilasciati.
Articolo 36
Il controllore finanziario e i controllori finanziari subalterni sono scelti
obbligatoriamente dall’istituzione, in base alla loro competenza particolare,
tra i cittadini degli Stati membri.
Articolo 37
L ’istituzione pone a disposizione del controllore finanziario il personale e
l’attrezzatura necessari per la buona esecuzione della sua funzione di
controllo.
Articolo 38
Tutte le decisioni relative alle deleghe e alle sottodeleghe concesse dal
controllore finanziario o dai controllori finanziari subalterni sono soggette
alle disposizioni degli articoli 6, 7 e 8.
Articolo 39
Nell’esercizio delle sue funzioni di controllo, il controllore finanziario gode
di completa indipendenza ed è responsabile soltanto davanti all’istituzione.
Non può ricevere alcuna istruzione né vedersi opporre alcun limite riguardoall’esercizio delle funzioni attribuitegli con la sua nomina in virtù delledisposizioni del regolamento finanziario.
Le disposizioni del primo comma si applicano anche ai controllori finanziari
subalterni, entro i limiti della delega ricevuta dal loro superiore gerarchico, il
controllore finanziario.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 9
Articolo 40
Il controllore finanziario può trasmettere relazioni all’istituzione, in qualsiasi
momento e su qualsiasi argomento avente implicazioni finanziarie, specie inmateria di applicazione delle disposizioni dell’articolo 2 del regolamento
finanziario.
L ’istituzione trasmette tali relazioni, su richiesta, al Parlamento europeo e alla
Corte dei conti, se non le giudica riservate.
Articolo 41
Il controllore finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno accesso a
tutti i documenti giustificativi e a qualsiasi altro documento relativo alle spesee alle entrate da controllare. Essi possono eseguire controlli in loco.
Articolo 42
La responsabilità disciplinare ed eventualmente patrimoniale, a norma
dell’articolo 74 del regolamento finanziario, del controllore finanziario edei controllori finanziari subalterni può essere fatta valere soltanto
dall’istituzione stessa, alle condizioni indicate nei commi da 2 a 5.
L ’istituzione prende una decisione motivata di apertura d’inchiesta. La
decisione viene notificata all’interessato e, nel caso di un controllore
finanziario subalterno, al controllore finanziario. L ’istituzione può incaricare
dell’inchiesta, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari, digrado pari o superiore a quello dell’agente interessato, che non esercitano le
funzioni di controllore finanziario, di ordinatore o di contabile. Durante
l’inchiesta l’interessato e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno,il controllore finanziario devono essere ascoltati.
Il rapporto dell’inchiesta viene comunicato all’interessato e, se si tratta di un
controllore finanziario subalterno, al controllore finanziario. In seguitol’interessato è ascoltato dall’istituzione in merito al rapporto.
Sulla base del rapporto e dell’audizione dell’interessato, l’istituzione prende
nei suoi confronti una decisione motivata di scarico oppure una decisionemotivata in conformità degli articoli 22 e da 86 a 89 dello statuto. Le decisioni
che infliggono sanzioni disciplinari e/o pecuniarie vengono notificate
all’interessato e comunicate, per conoscenza, alle altre istituzioni, alla Cortedei conti e, se si tratta di un controllore finanziario subalterno, al controllorefinanziario.
Contro tali decisioni l’interessato può proporre ricorso dinanzi alla Corte di
giustizia, secondo il disposto dello statuto.
Articolo 43
Senza pregiudizio dei mezzi di ricorso stabiliti dallo statuto, il controllore
finanziario ed i controllori finanziari subalterni hanno diritto di ricorsodinanzi alla Corte di giustizia per qualsiasi atto relativo all’esercizio della lorofunzione di controllo. Il ricorso deve essere proposto entro tre mesi dal giorno
della notificazione dell’atto di cui trattasi.
Le disposizioni del primo comma si applicano al ricorso proposto
dall’istituzione contro il suo controllore finanziario o i suoi controllori
finanziari subalterni.
Il ricorso viene istruito e deciso secondo il disposto dell’articolo 91, paragrafo
5 dello statuto.
TITOLO VI
RISCOSSIONE DEI CREDITI
(articoli 28 e 29 del regolamento finanziario)
Articolo 44
In applicazione delle disposizioni dell’articolo 28, paragrafo 1 del
regolamento finanziario, per ogni misura che possa far sorgere o modificare
un credito delle Comunità, l’ordinatore competente redige una previsione dicredito. La previsione è redatta anche quando l’atto o la decisione costitutivi!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 10
di un credito futuro non permettono ancora di determinare l’importo o la
scadenza di tale credito: essa indica allora, per quanto possibile, l’importostimato e la prevedibile scadenza.
La previsione è trasmessa al controllore finanziario per il visto, e al contabile
ai fini della registrazione per memoria.
Articolo 45
1. In applicazione delle disposizioni dell’articolo 28, paragrafo 2 del
regolamento finanziario, ogni credito accertato forma oggetto senza indugio,
di un ordine di riscossione da parte dell’ordinatore competente.
L ’ordine è sottoposto per il visto al controllore finanziario ed è trasmesso al
contabile ai fini della registrazione. Esso contiene in particolare la data discadenza.
2. Il contabile procede alla riscossione invitando il debitore a pagare la
somma dovuta alla data stabilita.
3. La riscossione effettiva dà luogo alla compilazione, da parte del
contabile, di un titolo di entrata che viene registrato nella contabilità.
L ’ordinatore e il controllore finanziario vengono informati della riscossione a
cura del contabile.
4. Quando un credito non sia riscosso allo scadere del termine di
pagamento, il contabile cura l’avvio del procedimento di riscossione, senecessario per vie legali.
5. Un credito la cui riscossione è prevista in rate distribuite sull’arco di un
solo esercizio ovvero su quello di più esercizi, è registrato integralmente nella
contabilità, non appena è accertato, mediante un ordine di riscossione.
Articolo 46
Gli accertamenti provvisori, a norma dell’articolo 28 del regolamento
finanziario, sono strettamente limitati alle entrate correnti.
Le singole riscossioni, contemplate dai suddetti accertamenti provvisori non
devono quindi essere sottoposte ciascuna al visto del controllore finanziario.
Prima della chiusura dell’esercizio, l’ordinatore è tenuto a sottoporre al visto
del controllore finanziario le modificazioni degli accertamenti provvisori
affinché questi corrispondano ai crediti realmente accertati.
Articolo 47
Conformemente alle disposizioni dell’articolo 45, paragrafo 3, qualsiasi
incasso deve essere notificato quanto prima all’ordinatore e al controllore
finanziario. Qualora l’incasso non risulti da un ordine di riscossionecompilato conformemente all’articolo 45, l’importo corrispondente è
immediatamente registrato a credito su un conto provvisorio della contabilità
generale e l’ordinatore competente è invitato ad avviare il procedimento diaccertamento di credito e ad emettere l’ordine di riscossione mancante, ai finidell’imputazione in bilancio. Quando su questo conto provvisorio risulti
accreditata una somma indebitamente riscossa, questa viene rimborsata al più
presto.
Articolo 48
Le previsioni e gli ordini di riscossione vengono contabilizzati separatamente,
seguendo una numerazione cronologica, che consenta, per tutti i creditidell’istituzione, di accertare in particolare quanto segue:
— le misure adottate atte a far sorgere un credito;— gli importi dei crediti da riscuotere;— la data di scadenza di tali crediti;— i crediti riscossi;— i crediti ancora da riscuotere, corredati di un’indicazione degli atti
finalizzati alla loro riscossione.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 11
Articolo 49
La contabilità è organizzata in modo da garantire che il controllore
finanziario possa verificare, in qualsiasi momento, l’esattezza dellaregistrazione delle previsioni di credito e degli ordini di riscossione nonché
assolvere l’obbligo previsto dall’articolo 29, paragrafo 3 del regolamento
finanziario.
Articolo 50
In virtù dell’articolo 29, paragrafo 2 del regolamento finanziario, ogni
proposta dell’ordinatore di rinunciare a riscuotere un credito accertato deveindicare in particolare il debitore, la natura, la valutazione, l’imputazione in
bilancio dell’entrata, gli atti finalizzati alla riscossione, nonché la motiva-
zione della rinuncia proposta.
Se l’autorità superiore dell’istituzione ha deciso di non tenere conto del rifiuto
di visto del controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all’ordina-
tore, il quale rinvia la proposta di rinuncia, accompagnata da tale decisione, alcontrollore finanziario. La proposta di rinuncia, accompagnata dalla decisionedi non tenere conto del rifiuto di visto, viene registrata secondo il disposto
dell’articolo 28, paragrafo 2, primo comma del regolamento finanziario.
TITOLO VII
IMPEGNO DELLE SPESE
(articolo 36 del regolamento finanziario)
Articolo 51
Prima di prendere un provvedimento implicante una spesa, l’ordinatore
competente presenta al controllore finanziario una proposta di impegno. Invia preliminare, l’ordinatore accerta che tale provvedimento sia conforme aiprincipi di una sana gestione finanziaria e, in particolare, a quelli di economia
e di rispetto del rapporto costo/efficacia, contemplati all’articolo 2 del
regolamento finanziario. In linea di massima, la proposta è redatta in base adun formulario, preparato di comune accordo dall’ordinatore, dal contabile edal controllore finanziario. La proposta d’impegno deve contenere le
indicazioni di cui all’articolo 37 del regolamento finanziario.
Articolo 52
I progetti di decisione di carattere generale con cui l’istituzione si impegna ad
una spesa nei confronti di terzi sono considerati provvedimenti implicanti unaspesa senza che sia necessaria una nuova decisione.
Articolo 53
Nel caso in cui un impegno di spesa debba essere preceduto da una decisione
di principio dell’istituzione, il progetto di tale decisione viene trasmesso al
controllore finanziario per il visto preliminare, accompagnato da una propostadi impegno corrispondente.
Quando l’istituzione ha approvato il progetto di decisione, la relativa proposta
di impegno corrispondente viene trasmessa al controllore finanziario per ilvisto preliminare.
Qualora l’istituzione non approvi il progetto di decisione o riduca
l’ammontare delle spese proposto, la proposta d’impegno viene annullata o
sostituita da una proposta d’impegno adeguata che viene sottoposta al vistopreliminare del controllore finanziario.
Articolo 54
Gli impegni provvisori, ai sensi dell’articolo 36, paragrafo 1 del regolamento
finanziario, sono strettamente limitati alle spese correnti. I singoli impegni
coperti da tali impegni provvisori non devono essere presentati di volta involta al visto del controllore finanziario.
Nel caso di impegni provvisori, l’ordinatore è tenuto ad accertare sotto la sua
responsabilità che gli impegni individuali non superino l’impegno provvisoriodi copertura.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 12
Gli impegni provvisori possono dare origine a riporti di diritto degli
stanziamenti alle condizioni di cui all’articolo 7 del regolamento finanziariosoltanto se, al termine dell’esercizio, corrispondono ad obblighi finanziarieffettivamente contratti prima dei termini stabiliti dal regolamento finanzia-
rio.
Sono considerate spese correnti le spese amministrative di carattere ripetitivo
nel corso dello stesso esercizio di bilancio, come ad esempio:
— spese per il personale (stipendi e indennità varie, spese per l’assunzione);
— spese per missioni;— spese di rappresentanza;— spese per riunioni;
— interpreti indipendenti;
— scambi di funzionari;— canoni di locazione;— assicurazioni varie;
— pulizie e manutenzione;
— noleggi;— telecomunicazioni;
— acqua, gas, elettricità;
— pubblicazioni periodiche (bollettini mensili, ecc.);— abbonamenti.
Articolo 55
Se per taluni provvedimenti implicanti una spesa, questa non può essere
ancora quantificata con esattezza al momento in cui la relativa propostad’impegno viene presentata al controllore finanziario e comunicata alcontabile, l’ordinatore procede ad una valutazione della spesa presunta,
precisando nella proposta di impegno gli elementi alla base di tale
valutazione.
Articolo 56
Tutte le proposte d’impegno sono presentate al controllore finanziario con un
anticipo sufficiente perché egli possa prendere posizione e formulareeventualmente le osservazioni che ritiene necessarie, in modo che se ne
possa tener conto.
Articolo 57
Salvo l’esecuzione delle disposizioni dell’articolo 23 del regolamento
finanziario, le proposte d’impegno di spesa sono corredate di tutti i
documenti giustificativi ed eventualmente di tutti gli altri documenti e datinecessari per consentire al controllore finanziario di procedere agliaccertamenti di cui all’articolo 38, paragrafo 1 del regolamento finanziario.
TITOLO VIII
REGISTRAZIONE DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA
MUNITE DEL VISTO DEL CONTROLLORE FINANZIARIO
(articolo 37 del regolamento finanziario)
Articolo 58
Alla registrazione delle proposte d’impegno provvede la contabilità
dell’istituzione. Essa deve consentire di accertare in qualsiasi momento, per
l’esercizio in oggetto e per voce di bilancio, quanto segue:
1) gli stanziamenti disponibili;
2) gli importi degli impegni contratti;!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 13
3) i relativi pagamenti eseguiti;
4) il saldo degli impegni ancora da pagare.
La registrazione deve parimenti consentire di accertare in qualsiasi momento
quanto segue:
1) l’importo dell’impegno iniziale, eventualmente maggiorato degli impegni
complementari;
2) i relativi pagamenti eseguiti a titolo di esercizi precedenti;
3) l’importo dell’impegno ancora da pagare all’inizio dell’esercizio;
4) i pagamenti dell’esercizio;
5) il saldo ancora da pagare.
Deve parimenti essere registrato l’importo degli impegni accantonati globali
in forza dell’articolo 99 del regolamento finanziario.
Articolo 59
L ’organizzazione della contabilità deve essere tale da garantire al controllore
finanziario la possibilità di verificare l’esattezza della registrazione degliimpegni e dei pagamenti.
TITOLO IX
VISTO DELLE PROPOSTE DI IMPEGNO DI SPESA
(articolo 38 del regolamento finanziario)
Articolo 60
Salvo il disposto degli articoli 10 e 61, il visto è rilasciato mediante
apposizione sulla proposta di impegno della firma del controllore finanziario— o di un controllore finanziario subalterno ovvero di un agente in possessodella delega o della sottodelega prevista dall’articolo 38 —, di un timbro e
dell’indicazione della data.
Articolo 61
In caso d’urgenza il visto può essere rilasciato mediante nota, telescritto o
qualsiasi altro mezzo da cui risulti in modo univoco che la propostad’impegno è stata vistata.
Articolo 62
Quando in forza dell’articolo 39 del regolamento finanziario, l’autorità
superiore dell’istituzione abbia deciso di non tener conto del rifiuto di vistodel controllore finanziario, la decisione viene trasmessa all’ordinatore, cheinvia al controllore finanziario la proposta di impegno unitamente alla
decisione. Detta proposta d’impegno, accompagnata dalla decisione di cui
sopra, viene registrata in conformità dell’articolo 37 del regolamentofinanziario.
Articolo 63
Gli articoli 60, 61 e 62 si applicano altresì alle proposte relative agli impegni
accantonati globali di cui all’articolo 99 del regolamento finanziario.
Articolo 64
Il controllore finanziario, se ritiene insufficienti o incompleti i documenti
giustificativi di cui agli articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e 45 del regolamento
finanziario, e agli articoli da 65 a 73 del presente regolamento, rinvia
l’apposizione del visto e rimanda la proposta all’ordinatore, precisandogli lanatura delle giustificazioni richieste.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 14
TITOLO X
DOCUMENTI GIUSTIFICATIVI
(articoli 28, paragrafo 2, 37, 41 e 45 del regolamento finanziario)
Sezione I
Riscossione dei crediti
Articolo 65
Sono considerati documenti giustificativi, degli ordini di riscossione, la
decisione o l’atto costitutivo del credito, accompagnati da qualsiasidocumento idoneo a verificare la natura del credito, il calcolo dell’importo,la scadenza, l’identità del debitore, come i seguenti:
a) in relazione alle risorse proprie (
1):
— per i dazi doganali, i prelievi agricoli e i contributi per lo zucchero:
gli estratti della contabilità degli Stati membri, conformemente airegolamenti di applicazione (
2);
— per le risorse IV A e PNL: il bilancio dell’esercizio (esercizio n) che
ne determina l’importo, nonché, per i rispettivi saldi (esercizio n+1 eseguenti), i vari estratti, documenti riepilogativi ed estratti contoprevisti dai regolamenti di applicazione (
2);
b) in relazione alle altre entrate varie:
— l’atto di base, la decisione, il contratto o accordo costitutivo del
credito, nonché i documenti contenenti tutti gli elementi di calcolo.
Sezione II
Impegno delle spese
Articolo 66
Per le proposte d’impegno delle spese, vengono considerati documenti
giustificativi i progetti di atti che impegnano l’istituzione, come i seguenti:
a) Per le proposte d’impegno delle spese, vengono considerati documenti
giustificativi i progetti di atti che impegnano l’istituzione, come iseguenti:
Nei settori di esecuzione contrattuale delle spese, il progetto di
convenzione, il progetto di contratto, l’ordinativo o altri documentiequivalenti, eventualmente corredati, per i contratti, delle offerte ricevute,della giustificazione della trattativa privata e, all’occorrenza, del parere
della commissione consultiva per gli acquisti e i contratti (in prosieguo:
CCAC).
b) Nei settori di autonoma attribuzione di aiuti,
— per la concessione di un sostegno finanziario a titolo dei vari fondi o
di azioni analoghe, i documenti eventualmente previsti nei pertinenti
regolamenti di base, nonché le decisioni di concessione;
— per le sovvenzioni in generale,
— la domanda del beneficiario, eventualmente corredata di una
relazione di esecuzione sulle sovvenzioni anteriormente conces-
se,
— la giustificazione dell’importo concesso,— il progetto della lettera-convenzione, o altri documenti analoghi,— il bilancio di previsione per l’azione a titolo della quale è chiesta
la sovvenzione, o qualsiasi altro documento equivalente.!B
(1) Decisione 88/376/CEE, Euratom del Consiglio (GU n. L 185 del 15. 7. 1988, pag.
24).
(2) — Regolamento (CEE, Euratom) n. 1552/89.
— Regolamento (CEE, Euratom) n. 1553/89 del Consiglio (GU n. L 155 del 7. 6.
1989, pag. 9).1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 15
Sezione III
Liquidazione e pagamento delle spese
Articolo 67
Per le forniture in generale, viene considerato documento giustificativo la
fattura emessa dal fornitore, corredata eventualmente di un esemplare
dell’atto da cui risulta l’obbligazione della Comunità (esempio: ordinativo
o contratto).
In ogni caso, il documento emesso dal fornitore deve indicare:— la natura e la quantità delle forniture o, eventualmente, la descrizione dei
servizi resi ad esse relativi,
— il prezzo unitario ed il prezzo totale,
— l’indicazione dell’esenzione da imposte e tasse e, se del caso, l’importo
delle tasse, imposte e dazi doganali afferenti alla fornitura ed inclusi nel
prezzo.
Questo documento, o un altro documento allegato, deve inoltre contenere le
indicazioni, apposte dall’ordinatore o dall’agente da questi delegato,attestanti:
— la ricezione della fornitura, secondo le forme prescritte nonché la data e il
luogo di tale ricezione,
— l’inserzione nell’inventario, ogniqualvolta è richiesta l’iscrizione della
fornitura nell’inventario,
— la verifica di tutti gli elementi della fattura,— il parere della CCAC quando tale parere è richiesto.
Articolo 68
Per le prestazioni di servizi, si considera in particolare come documento
giustificativo la fattura (o memoria) emessa dal prestatore, eventualmentecorredata del contratto.
Detta fattura (o memoria) deve:— indicare la natura della prestazione, eventualmente il prezzo unitario, il
prezzo totale, l’esenzione da tasse ed imposte o, per quanto possibile,l’importo delle tasse e imposte afferenti alla prestazione ed incluse nel
prezzo;
— contenere l’indicazione «pagabile», firmata dall’ordinatore o dall’agente
da questi delegato, che attesta la buona esecuzione del servizio e
l’avvenuta verifica di tutti gli elementi della fattura (o memoria).
Articolo 69
1. Per i contratti di studio e di ricerca, si considerano documenti
giustificativi:
a) un esemplare del contratto e delle eventuali clausole aggiuntive, che va
allegato al primo mandato di pagamento;
b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine finanziario
figuranti nei contratti, giustifichi i relativi pagamenti (richiesta delcontraente, fatture, nomi dei comitati di gestione in caso di contratti
d’associazione, e qualsiasi altro documento che giustifichi le spese).
L ’ultimo pagamento deve essere corredato di un documento col qualel’ordinatore attesta l’avvenuta esecuzione del servizio.
2. Per le decisioni di concessione di sostegno finanziario a titolo dei vari
fondi o nell’ambito di azioni analoghe, si considerano documenti giu-stificativi:
a) un esemplare della decisione, che va allegato al primo mandato di
pagamento;
b) qualsiasi documento che, secondo le disposizioni di ordine finanziario
figuranti nei regolamenti di base e nelle decisioni di concessione del
sostegno finanziario, giustifichi i relativi pagamenti (richiesta di
pagamento, attestato d’inizio dei lavori, rapporti sullo stato di!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 16
avanzamento, ecc.). L ’ultimo pagamento deve essere corredato di un
documento che attesti l’ultimazione del programma o del progetto econtenga la distinta delle spese realmente effettuate per detto programmao progetto.
3. Per le sovvenzioni di cui all’articolo 66, lettera b), secondo trattino, si
considerano documenti giustificativi:
a) un esemplare della decisione di concessione della convenzione;b) la conferma da parte del beneficiario dell’accettazione dei controlli
comunitari di cui all’articolo 87 del regolamento finanziario, nonché,quando sia giustificato dall’entità della sovvenzione, la consegna di una
relazione sull’esecuzione del progetto e l’impiego dei fondi ricevuti.
Articolo 70
Per le spese concernenti il personale, si considerano documenti giustificativi,
a) per il trattamento mensile:
— l’elenco completo del personale, che precisi tutti gli elementi della
retribuzione. L ’elenco viene accluso all’ordine di pagamento;
— un formulario (scheda personale) che indichi, se del caso, qualsiasi
modifica di un elemento della retribuzione. Esso viene redatto in
base a decisioni prese nei singoli casi;
— qualora si tratti di assunzioni o di nomine, la liquidazione del primo
trattamento va corredata di una copia certificata conforme delladecisione di assunzione o di nomina;
b) per le altre forme di retribuzione (personale retribuito ad ore o a giorno):
un prospetto redatto dall’ordinatore che indichi i giorni e le ore di
presenza;
c) per le ore di lavoro straordinario:
un prospetto, firmato dal funzionario delegato, che certifichi le
prestazioni supplementari effettuate dall’agente;
d) per le spese di missione:
— l’ordine di missione debitamente firmato dall’autorità competente;— la «nota delle spese di missione», che indichi in particolare il luogo
della missione, la data e l’ora delle partenze e degli arrivi nel luogo
di missione, le spese di trasporto, le spese di soggiorno, le altre spesedebitamente autorizzate su presentazione dei documenti giustifica-tivi; tale nota spese viene firmata dalla persona inviata in missione e
dall’autorità gerarchica delegata;
e) per le altre spese concernenti il personale:
i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione su cui si
basa la spesa e che precisano tutti gli elementi del calcolo.
Articolo 71
Per qualsiasi impegno la cui esecuzione comporti pagamenti frazionati, al
primo ordine di pagamento va allegata una copia certificata conforme delcontratto o della decisione di concessione del sostegno finanziario. Sugli altriordini di pagamento si fa riferimento a questo documento e ai pagamenti
precedenti.
Nel compilare l’ultimo ordine di pagamento, l’ordinatore è tenuto ad attestare
che l’azione in oggetto è terminata, affinché se ne traggano le opportuneconclusioni sul piano contabile, implicanti eventualmente l’annullamento diun impegno contratto ma non eseguito.
Quando, in virtù dell’articolo 1, paragrafo 7 del regolamento finanziario, è
stata fissata una data limite, la contabilità consente di individuare e di estrarre
gli impegni non eseguiti in modo definitivo un mese prima della data inoggetto. Gli ordinatori sono allora tenuti a predisporre la proposta di
annullamento dell’impegno non eseguito oppure, ove necessitano i presuppo-
sti di cui all’articolo 1, paragrafo 7, a presentare una proposta di modificadell’impegno iniziale corredata delle giustificazioni appropriate.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 17
Articolo 72
Quando più pagamenti sono basati su di un solo documento giustificativo,
tutti gli ordini di pagamento devono contenere un riferimento al documento
originale nonché il numero dell’ordine di pagamento cui quest’ultimo èallegato.
Articolo 73
Al di fuori delle fattispecie di cui agli articoli da 65 a 72, quando un
documento giustificativo originale non può essere presentato, l’ordinatore vi
può sostituire una copia certificata conforme, indicando i motivi per cui non èstato possibile presentare l’originale e certificando che il pagamento non haavuto luogo.
TITOLO XI
CONCESSIONE DI ANTICIPI
(articolo 46 del regolamento finanziario)
Articolo 74
Oltre agli anticipi previsti dallo statuto o da una disposizione regolamentare,
l’ordinatore può concedere degli anticipi destinati a far fronte a spese che unfunzionario o agente debba eseguire per conto della sua istituzione. Tali spese,
generalmente imputabili alle spese per il personale e alle spese di
funzionamento, possono essere connesse con un compito specifico ovveroessere probabili ma di natura o importo indeterminati.
Articolo 75
La concessione di anticipi e la designazione del funzionario o agente
destinatario sono oggetto, su proposta dell’ordinatore, e previo visto del
controllore finanziario e parere favorevole del contabile, di una decisionedelle autorità di cui all’articolo 22 del regolamento finanziario, nella quale si
precisa l’importo dell’anticipo e il periodo di utilizzazione.
Ogni versamento di anticipi, nella misura in cui la natura della spesa sia
sufficientemente determinata, deve essere stato oggetto di una proposta
d’impegno.
Articolo 76
Il funzionario o agente designato è responsabile dei fondi messi a sua
disposizione e prende tutte le misure necessarie per garantirne la
conservazione.
Entro dieci giorni dall’esecuzione dell’oggetto per il quale è stato concesso
l’anticipo, egli trasmette al contabile un resoconto dettagliato sull’impiego ditale anticipo e versa l’eventuale saldo.
Entro sei settimane dalla stessa data, l’ordinatore procede alla liquidazione
dell’anticipo per consentire la chiusura del conto provvisorio aperto al
momento della concessione.
TITOLO XII
CONTI BANCARI E CONTI CORRENTI POSTALI
(articolo 53 del regolamento finanziario)
Articolo 77
Per eseguire le operazioni finanziarie, l’istituzione può aprire conti bancari
e/o conti correnti postali negli Stati membri ed eventualmente in paesi terzi.
Articolo 78
L ’istituzione può anche essere titolare di conti presso la banca di emissione, o
l’istituzione finanziaria autorizzata, di ogni Stato membro.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 18
Articolo 79
L ’istituzione provvede a che siano comunicati a tutti gli organismi finanziari
presso i quali ha aperto dei conti, i nomi e gli esemplari della firma degliagenti da essa designati e delegati ad aprire conti e a disporne, nonchél’eventuale limite dei prelievi autorizzati per ogni agente delegato.
Articolo 80
Per disporre dei conti si richiedono le firme congiunte di due agenti
debitamente delegati, uno dei quali deve essere necessariamente il contabile,
un contabile subalterno o un amministratore degli anticipi.
In esecuzione dell’articolo 53 del regolamento finanziario, l’istituzione
designa gli agenti delegati a firmare gli assegni e i giroconti postali o bancari.
Prima di apporre la propria firma, detti agenti verificano la concordanza tra
gli ordini di pagamento e gli assegni e i giroconti postali o bancari.
Articolo 81
Sono di norma eseguiti mediante assegno o giroconto postale o bancario i
pagamenti relativi a quanto segue.
— retribuzioni mensili dei funzionari e degli altri agenti;
— spese relative a forniture o prestazioni superiori a
"M14003ECU.
TITOLO XIII
CASSE DI ANTICIPI
(articolo 54 del regolamento finanziario)
Articolo 82
Possono essere costituite casse di anticipi qualora il pagamento di talune
spese, a causa della natura e dell’urgenza particolare di queste, non possaessere eseguito in base ad un ordine di pagamento firmato dall’ordinatore e
vistato dal controllore finanziario. In deroga agli articoli 40 e 51 del
regolamento finanziario, l’amministratore degli anticipi è autorizzato aprocedere alla liquidazione provvisoria e al pagamento delle spese, conriserva di successiva applicazione degli articoli 40, 41, 44, 45, 47 e 50 del
regolamento finanziario.
La costituzione delle casse di anticipi, la modifica o l’adeguamento delle loro
condizioni di funzionamento formano oggetto di una decisione delle autoritàdi cui all’articolo 22 del regolamento finanziario, su proposta debitamente
motivata dell’ordinatore, previo parere favorevole del contabile e del
controllore finanziario.
Articolo 83
La designazione di un amministratore degli anticipi forma oggetto di una
decisione delle autorità di cui all’articolo 22 del regolamento finanziario, suproposta dell’ordinatore, previo parere favorevole del contabile.
Tale decisione ribadisce le responsabilità dell’amministratore degli anticipi.
Articolo 84
Le decisioni di cui agli articoli 82 e 83 vengono comunicate agli ordinatori, al
controllore finanziario, al contabile e alla Corte dei conti.
Articolo 85
1. La decisione con cui viene costituita una cassa di anticipi stabilisce in
particolare:
a) l’oggetto e l’importo massimo dell’anticipo che può essere accordato;
b) l’eventuale apertura di un conto bancario e/o di un conto corrente postale
a nome dell’istituzione interessata;!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 19
c) la natura e l’importo massimo di ogni spesa pagabile senza preventiva
autorizzazione;
d) la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi;
e) le modalità di un’eventuale ricostituzione dell’anticipo;
f) i termini entro i quali vanno regolarizzate le operazioni della cassa di
anticipi.
2. I pagamenti possono essere effettuati esclusivamente sulla base e nei
limiti di impegni preventivi, firmati dall’ordinatore e vistati dal controllore
finanziario.
Articolo 86
Conformemente al disposto dell’articolo 54, secondo comma del regolamento
finanziario, solo il contabile può alimentare le casse di anticipi.
Tuttavia, le entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da:— vendite di materiali,
— pubblicazioni,
— rimborsi vari,— proventi di interessi, ecc.possono essere contabilizzate direttamente dalle casse di anticipi corri-
spondenti e la loro regolarizzazione interviene secondo le norme pertinentidel regolamento finanziario e del presente regolamento.
Tali importi sono dedotti dal contabile al momento della successiva
alimentazione delle stesse casse.
Articolo 87
Ciascun amministratore degli anticipi è responsabile nei confronti dell’ordi-
natore dell’aver posto in pagamento dei debiti verso terzi e, nei confronti del
contabile, dell’esecuzione dei pagamenti.
Articolo 88
L ’amministratore degli anticipi tiene, in base alle istruzioni del contabile, una
contabilità dei fondi di cui dispone, delle spese effettuate e delle entrateincassate.
Articolo 89
L ’amministratore degli anticipi prende tutte le disposizioni necessarie per
salvaguardare i fondi posti a sua disposizione.
Articolo 90
Fatto salvo il controllo esercitato dal controllore finanziario, il contabile
procede di persona, e per quanto possibile a scadenze ravvicinate, alla verifica
dell’esistenza dei fondi affidati agli amministratori degli anticipi e a quelladella tenuta della contabilità, ovvero affida tale verifica ad un contabilesubalterno o ad un funzionario mandatario speciale, di regola sul posto e
senza preavviso.
Articolo 91
Il contabile ed il controllore finanziario si tengono reciprocamente informati
del risultato delle loro verifiche e ne trasmettono comunicazione all’ordina-tore.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 20
TITOLO XIV
MODALITÀ DI VERSAMENTO DEGLI INTERESSI IN CASO DI
RIPETIZIONE D’INDEBITO
(articolo 49 del regolamento finanziario)
Articolo 92
Le disposizioni del presente titolo si applicano nei casi di ripetizione
dell’indebito a favore della Comunità, fatte salve le norme eventualmentepreviste negli atti di base settoriali relativi alle politiche comunitarie.
Articolo 93
1. L ’ordine di riscossione di cui all’articolo 28, paragrafo 2 del regolamento
finanziario stabilisce una data di scadenza per ogni credito accertato, relativo
alla ripetizione di un importo indebitamente versato.
2. Il contabile, in collegamento con l’ordinatore interessato, può accordare
una dilazione per il pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata
del debitore, a condizione che questo si impegni a pagare gli interessi al tassoprevisto all’articolo 94, per tutto il periodo della dilazione accordata a partiredalla data di scadenza originaria.
3. Nel caso di una concessione di dilazione, il contabile può richiedere al
debitore, per una migliore tutela dei diritti della Comunità, un deposito di una
garanzia che copra il debito sia in capitale che in interessi.
Articolo 94
1. Qualsiasi credito, non pagato alla scadenza, produce interessi secondo le
disposizioni seguenti:
— per i crediti espressi in ecu, al tasso d’interesse applicato dal Fondo
europeo di cooperazione monetaria alle sue operazioni in ecu (
1),
maggiorato di un punto e mezzo,
— per i crediti espressi in moneta nazionale, al tasso d’interesse
interbancario venditore a tre mesi per il mercato interessato, maggioratodi un punto e mezzo.
2. Si applica il tasso d’interesse in vigore durante il mese in cui viene a
scadere il credito.
3. Gli interessi decorrono dalla data di scadenza, stabilita nell’ordine di
riscossione, fino al giorno del pagamento integrale del debito.
Articolo 95
Il contabile, d’intesa con il controllore finanziario, può rinunciare alla
riscossione degli interessi qualora la loro incidenza finanziaria — sia a causa
dell’importo che della durata del ritardo — sia minima rispetto al costoamministrativo dell’operazione.
Articolo 96
Ogni pagamento parziale viene imputato innanzitutto agli interessi di mora,
determinati secondo le disposizioni dell’articolo 94, e successivamente alcapitale.!B
(1) Tasso pubblicato mensilmente nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee ,
serie C.1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 21
TITOLO XV
PROCEDIMENTI DI GARA
(asta e licitazione)
(articolo 57 del regolamento finanziario)
Articolo 97
Le disposizioni del presente titolo si applicano senza pregiudizio di quelle
degli articoli da 126 a 129.
Articolo 98
I bandi di gara assumono la forma, per quanto possibile, di un formulario tipo
o di un testo tipo.
Articolo 99
I bandi di gara contengono segnatamente le indicazioni relative:
a) alle modalità di deposito e di presentazione delle offerte, in particolare
l’eventuale obbligo di compilare un formulario tipo di risposta;
b) all’applicazione del protocollo sui privilegi ed immunità, oltre ai
riferimenti al capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi
(forniture, lavori, prestazioni o pubblicazioni), ed eventualmente al
documento relativo alle condizioni specifiche del contratto;
c) ad una clausola in base alla quale la presentazione di un’offerta implica
l’accettazione del capitolato cui si riferisce;
d) alle condizioni di visita, che vanno precisate esattamente allorché è
prevista una visita in loco;
e) al periodo di validità delle offerte durante il quale il concorrente deve
tener ferme tutte le condizioni della sua offerta;
f) alle penali previste come sanzione per l’inadempimento delle clausole del
contratto;
g) agli elementi che le fatture (o i documenti giustificativi a corredo delle
stesse) debbono contenere secondo le disposizioni degli articoli da 65 a73;
h) al divieto di qualsiasi contatto tra l’istituzione ed il concorrente, salvo,
eccezionalmente, nei seguenti casi:
— prima della data ultima per il deposito delle offerte:
— su iniziativa dei concorrenti,
è possibile comunicare loro informazioni supplementari nell’in-
tento specifico di chiarire la natura della gara;
— su iniziativa dell’istituzione,
se i servizi dell’istituzione rilevano un errore, un’imprecisione,
un’omissione o qualsiasi altro ifetto materiale nella redazione
del testo del bando, possono informarne gli interessati, secondo
modalità strettamente identiche a quelle del bando di gara;
— dopo l’apertura delle offerte e su iniziativa dei servizi dell’istituzio-
ne,
— qualora un’offerta richieda chiarimenti o si tratti di correggere
errori materiali manifesti contenuti nella redazione dell’offerta,l’istituzione può prendere l’iniziativa di mettersi in contatto con
il concorrente.
Articolo 100
In tutti i casi in cui si sono avuti contatti secondo il disposto dell’articolo 99,
lettera h), viene inviata una «nota per il fascicolo» e nella relazione trasmessa
in seguito alla commissione consultiva per gli acquisti e i contratti viene fattamenzione dei contatti.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 22
Articolo 101
Il capitolato generale relativo al contratto di cui trattasi viene allegato al
bando di gara. Eventualmente viene accluso anche un documento che
contenga le condizioni specifiche del contratto.
Articolo 102
Il termine per la presentazione delle offerte viene stabilito in base alla natura
del contratto, tenuto conto del tempo necessario per la preparazione della
risposta al bando di gara.
Articolo 103
La trasmissione delle offerte avviene a scelta dei concorrenti:
— tramite il servizio postale,
e il bando di gara deve allora precisare che sarà considerata la data di
presentazione alla spedizione, di cui fa fede il timbro postale. Lespedizioni tramite posta devono obbligatoriamente essere fatte perraccomandata;
— mediante presentazione presso i servizi dell’istituzione, direttamente o
tramite un mandatario del concorrente, compresi i servizi di distribuzione
privati,
e il bando di gara deve allora indicare il giorno e l’ora entro i quali i
plichi vanno presentati presso l’istituzione e precisare il servizio cui
vanno consegnati contro ricevuta datata e firmata.
In questi due casi la data è identica.Onde conservare il segreto ed evitare qualsiasi difficoltà, nel bando di gara
figurerà la seguente indicazione: «L ’offerta deve essere inviata in doppia
busta chiusa; oltre all’indicazione del servizio destinatario, come indicato nel
bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura: «Bando di gara — Nondeve essere aperta dal servizio postale interno». Qualora vengano utilizzatebuste autoadesive, esse saranno chiuse mediante nastro adesivo sul quale sarà
apposta la firma del mittente.»
Articolo 104
Tutte le offerte devono essere aperte.
Le offerte vengono aperte da una commissione appositamente designata. Il
controllore finanziario deve essere informato dell’apertura delle offerte. Il
controllore finanziario, o un suo rappresentante, può assistere all’apertura
come osservatore, se lo ritiene opportuno.
Le offerte non conformi ai requisiti specificati nel bando di gara vengono
eliminate.
I membri della commissione devono parafare ciascuna pagina di ciascuna
offerta e redigere il verbale dell’apertura delle offerte ricevute identificando
quelle conformi e quelle non conformi, e motivando i rifiuti per non
conformità.
Articolo 105
Tutti i concorrenti sono informati del seguito riservato alla loro offerta.
TITOLO XVI
DETERMINAZIONE DELLE DIFFERENTI SOGLIE NEL SETTORE
DEI CONTRATTI
(articolo 128 del regolamento finanziario)
Articolo 106
L ’importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata sulla base
dell’articolo 58, lettera a) del regolamento finanziario è fissato a
"M113 200 3ECU.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 23
Articolo 107
Il limite a partire dal quale è competente la CCAC secondo l’articolo 60 del
regolamento finanziario, è fissato a "M146 000 3ECU.
Articolo 108
Il limite a partire dal quale è obbligatoria la costituzione della cauzione
prevista dall’articolo 62 del regolamento finanziario è fissato a
"M1329 000 3ECU.
Articolo 109
I limiti al di sotto dei quali si può procedere in base a semplice fattura o nota
spese, sulla base dell’articolo 63 del regolamento finanziario, sono fissati a:
—"M11 0003 ECU per la spese effettuate nelle sedi provvisorie
dell’istituzione;
—"M12 6003 ECU per le spese effettuate al di fuori delle sedi
provvisorie dell’istituzione.
Articolo 110
In applicazione dell’articolo 97 del regolamento finanziario, concernente la
stipulazione dei contratti nel settore degli stanziamenti per la ricerca e losviluppo tecnologico, sono fissati i limiti seguenti:
— l’importo al di sotto del quale si può procedere per trattativa privata è
fissato a
"M198 700 3ECU per i materiali scientifici e tecnici
nonché per i lavori;
— l’importo a partire dal quale è competente la CCAC è fissato:
a) per i contratti scientifici e tecnici a "M1460 600 3ECU;
b) per i contratti di forniture e di materiale, senza carattere scientifico e
tecnico, a "M198 700 3ECU;
c) per i contratti di forniture e di materiale, senza carattere scientifico e
tecnico, ai quali si applica l’articolo 58, lettere c), d) ed e) del
regolamento finanziario, a "M132 900 3ECU.
TITOLO XVII
ATTIVITÀ DELLE COMMISSIONI CONSULTIVE PER GLI ACQUI-
STI E I CONTRATTI
(articoli 60 e 97 del regolamento finanziario)
Sezione I
Disposizioni generali
Articolo 111
Alle condizioni stabilite negli articoli 60, 61 e 97 del regolamento finanziario,
la commissione consultiva per gli acquisti e i contratti è chiamata, a titoloconsultivo, a formulare un parere:
a) su tutti i progetti di contratti di lavori, forniture o prestazioni di servizi,
compresi gli studi, d’importo superiore a quelli indicati negli articoli 107e 110 del presente regolamento, nonché sui progetti di acquisto di
immobili per qualsiasi ammontare;
b) sui progetti di clausole aggiuntive ai contratti di cui alla lettera a), in tutti
i casi di modifiche sostanziali, in particolare quelli in cui dette clausole
determinino modifiche dell’importo del contratto originario;
c) sui progetti di clausole aggiuntive aventi l’effetto di elevare oltre i limiti
di cui alla lettera a) l’importo globale di un contratto già stipulato e che inorigine era inferiore a detti limiti;
d) sui formulari e sui testi tipo relativi al bando di gara e sui progetti che
prevedono di discostarsi notevolmente da detti testi;!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 24
e) sui progetti di bando di gara aventi un’importanza o un carattere
particolare;
f) sui problemi sollevati al momento della stipulazione o dell’esecuzione
dei contratti (annullamento di ordinativi, richieste di remissione di penalidi mora, deroghe alle disposizioni dei capitolati d’oneri e delle condizioni
generali...); quando il problema è di gravità tale da motivare una richiesta
di parere;
g) su richiesta dell’ordinatore competente o di un membro della CCAC, sui
progetti di contratto d’importo inferiore a quello di cui alla lettera a),
qualora l’ordinatore ritenga che tali contratti sollevino questioni di
principio o presentino un carattere particolare.
Articolo 112
La CCAC formula:
a) raccomandazioni sulla politica generale di approvvigionamento all’inter-
no o all’esterno della Comunità e effettua o fa effettuare eventualmente le
indagini e gli studi corrispondenti;
b) raccomandazioni sulla definizione delle condizioni generali degli
acquisti e dei contratti.
Articolo 113
I fascicoli sottoposti alla CCAC sono corredati di una relazione elaborata e
presentata dal funzionario responsabile o da un supplente designato
dall’ordinatore.
La relazione contiene segnatamente:a) la valutazione tecnica e finanziaria di ciascuna offerta, compresa una
tabella comparativa dei prezzi unitari;
b) la giustificazione della raccomandazione della scelta del concorrente.
Articolo 114
Su ogni fascicolo viene espresso un parere firmato dal presidente della
CCAC. Il parere è comunicato ai servizi interessati.
Articolo 115
Tutte le CCAC adottano il proprio regolamento interno. Il testo viene
comunicato all’istituzione interessata, alle CCAC delle altre istituzioni e allaCorte dei conti.
Ogni CCAC vigila, per quanto la riguarda, sulla corretta applicazione delle
direttive del Consiglio di cui all’articolo 126.
Sezione II
Disposizioni particolari per il Centro comune di ricerca
Articolo 116
La Commissione può adottare disposizioni interne appropriate per quanto
riguarda la composizione e l’attività della CCAC rispetto alle attività del
Centro comune di ricerca, a causa delle esigenze specifiche di questo settore.
Dette disposizioni interne sono stabilite previa consultazione del controllore
finanziario e trasmesse per conoscenza al Parlamento europeo e alla Corte deiconti.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 25
Sezione III
Commissione consultiva per gli acquisti e i contratti comune alle
istituzioni (1)(CCACI)
Articolo 117
Il collegio dei capi d’amministrazione delle istituzioni della Comunità può
prendere le disposizioni necessarie per istituire una CCACI, avente lo scopo
di intensificare, conformemente alle esigenze di buona gestione finanziaria, la
collaborazione tra le istituzioni in materia di stipulazione congiunta di talunicontratti di forniture, nonché di altri contratti nell’ambito della gestione degli
stanziamenti destinati al finanziamento di iniziative a carattere interistituzio-
nale.
Articolo 118
La CCACI esercita in particolare le seguenti competenze:
a) esprime un parere, quando tutte o più istituzioni decidono di stipulare in
comune contratti raggruppati nei settori di cui all’articolo 117, a motivo
dei vantaggi che tale procedura può presentare sul piano finanziario.
Il parere verte sulla regolarità della procedura seguita, la scelta del
fornitore e, in generale, le condizioni stabilite per la stipulazione delcontratto, tenuto conto degli interessi di tutte le istituzioni.
In questo caso le CCAC di ogni istituzione non dovranno più essere
consultate in proposito, ma saranno informate del parere reso;
b) può essere invitata, in particolare su richiesta di uno o più capi
d’amministrazione o di una o più CCAC, a esaminare e a fareraccomandazioni su ogni problema che può avere un interesse oimplicazioni sul piano interistituzionale nei settori della stipulazione
dei contratti di cui all’articolo 117.
A questo proposito, essa esamina il problema e formula i suggerimenti
appropriati.
Articolo 119
La CCACI comprende due rappresentanti per istituzione, designati per quanto
possibile tra i membri della CCAC dell’istituzione, restando inteso che,
mediante accordo tra le istituzioni, devono farne parte, oltre ai rappresentantidei servizi delle rispettive amministrazioni:
— un rappresentante dei servizi incaricati delle questioni giuridiche,— un rappresentante dei servizi incaricati delle finanze,— un rappresentante, a titolo d’osservatore, del controllore finanziario.Per i rappresentanti di questi tre servizi le istituzioni potranno accordarsi su
un sistema di rotazione.
Ciascuna delle istituzioni assicura a turno la presidenza della CCACI, per un
periodo di due anni.
La Commissione provvede al servizio di segreteria della CCACI.
Articolo 120
Sotto il profilo procedurale, si applicano le disposizioni degli articoli 113 e
114.
Articolo 121
La CCACI adotta il proprio regolamento interno. Il testo è comunicato ad
ogni istituzione.!B
(1) Il termine «istituzione» deve essere inteso ai sensi delle disposizioni dell’articolo
22, paragrafo 5 del regolamento finanziario.1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 26
TITOLO XVIII
FIDEIUSSIONE E COSTITUZIONE DI UNA CAUZIONE PREVEN-
TIV A A GARANZIA DELL ’ESECUZIONE DEI CONTRATTI
(articolo 62 del regolamento finanziario)
Articolo 122
Quando, a garanzia dell’esecuzione dei contratti, si esige dai fornitori, dagli
imprenditori o dai prestatori di servizi la costituzione di una cauzionepreventiva, questa deve coprire non solo tutta la durata della garanzia, ma unperiodo sufficiente per consentire di farla valere. Detta cauzione in linea di
massima, deve essere costituita da un versamento all’istituzione nella stessa
moneta indicata per il pagamento delle forniture o dei lavori.
Articolo 123
La cauzione può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà
di un terzo autorizzato dal contabile dell’istituzione. Tale garanzia è costituitanella moneta di pagamento prevista dal contratto ed è soggetta alle normesulla cauzione di cui all’articolo 122.
Articolo 124
A corredo del primo mandato di pagamento emesso in esecuzione di un
contratto per il quale è necessaria la costituzione di una cauzione, i documenti
giustificativi abituali sono integrati dalla presentazione di una copia,
certificata conforme dal contabile, della ricevuta rilasciata all’atto delversamento della cauzione, o di una copia, certificata conforme dal contabile,della dichiarazione fatta dall’istituto o dal terzo che presta la sua garanzia.
Articolo 125
Le cauzioni sono restituite o le fideiussioni sostitutive sono liberate secondo
le modalità stabilite dalle disposizioni relative ai contratti, salvo nei casi di
inesecuzione o di mora di cui all’articolo 62, quarto comma del regolamento
finanziario.
TITOLO XIX
DISPOSIZIONI SULL ’APPLICAZIONE DA PARTE DELLE ISTITU-
ZIONI COMUNITARIE DELLE DIRETTIVE DEL CONSIGLIO IN
MATERIA DI APPALTI PUBBLICI, FORNITURE E SERVIZI
(articolo 64 del regolamento finanziario)
Articolo 126
Le direttive del Consiglio in materia di appalti di lavori, di forniture e di
servizi si applicano alla stipulazione dei contratti da parte delle istituzioni
quando gli importi dei contratti di cui trattasi siano uguali o superiori allesoglie fissate da dette direttive.
Articolo 127
I termini «appalto di lavori», «appalto di forniture» e «appalto di servizi»
sono interpretati conformemente alle definizioni che figurano nelle direttive
di cui all’articolo 126.
Articolo 128
Le istituzioni — ciascuna nella misura in cui i contratti sono finanziati su
stanziamenti iscritti nella sezione del bilancio generale che la riguarda —
sono considerate «amministrazioni aggiudicatrici» ai sensi delle direttive dicui all’articolo 126.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 27
Articolo 129
Nella stipulazione dei contratti di lavori, di forniture e di servizi, le istituzioni
debbono conformarsi alle disposizioni previste dalle direttive pertinenti, in
particolare per quanto riguarda:
— le regole di pubblicità,
— le regole comuni nel settore delle specificazioni tecniche,
— le regole comuni di partecipazione,— i criteri di selezione qualitativa,— i criteri di aggiudicazione degli appalti.
TITOLO XX
DETERMINAZIONE DEL V ALORE DEI BENI MOBILI OLTRE IL
QUALE È OBBLIGATORIA L ’ISCRIZIONE NELL ’INVENTARIO
(articolo 65 del regolamento finanziario)
Articolo 130
Vengono registrati nell’inventario tutti i beni mobili:
— aventi valore d’acquisto pari o superiore a
"M14003ECU,
— la cui vita utile è superiore ad un anno [2 anni per i beni mobili di
carattere scientifico e tecnico (1)], e
— non aventi carattere di bene di consumo.Per ogni bene acquistato, le iscrizioni nell’inventario, di cui le ricevute sono
parte integrante, forniscono una descrizione appropriata del bene indicandone
la collocazione, la data d’acquisto e il costo unitario.
Le ricevute hanno il valore di descrizione appropriata.
Articolo 131
I controlli d’inventario da parte delle istituzioni sono eseguiti in modo da
accertare l’esistenza materiale di ciascun bene e della sua conformitàall’iscrizione nell’inventario. Il controllo è eseguito nell’ambito di unprogramma triennale di verifica.
TITOLO XXI
PUBBLICITÀ PER LE VENDITE DEI BENI MOBILI
(articolo 66 del regolamento finanziario)
Articolo 132
1. Le vendite di beni mobili formano oggetto:
a) in caso di valore unitario d’acquisto pari o superiore a
"M17 700
3ECU, di una pubblicità locale appropriata. Il periodo tra la data di
pubblicazione dell’ultimo annuncio e la conclusione del contratto divendita non è inferiore a 14 giorni;
b) in caso di valore unitario di acquisto pari o superiore a
"M1372 900
3ECU, di un annuncio di vendita pubblicato nella Gazzetta ufficiale
delle Comunità europee . Una pubblicità appropriata può essere inoltre
effettuata a mezzo stampa negli Stati membri. Il periodo tra la data dipubblicazione dell’annuncio di vendita nella Gazzetta ufficiale delle
Comunità europee e la conclusione del contratto di vendita non è
inferiore a un mese.
2. Si può rinunciare alla pubblicità quando, in ragione del suo costo, non
presenta vantaggi particolari.!B
(1) Definiti nel quadro del Centro comune di ricerca nella «Raccolta delle istruzioni
relative agli inventari (doc. 13.131/XV/68-F)» e nella «Nomenclatura dei materiali
— Prospetto generale» (doc. 2168/IX/1972-F e aggiornamenti).1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 28
3. Le istituzioni sono tenute a cercare di ottenere il prezzo migliore per
ciascuna vendita di beni mobili.
TITOLO XXII
CONDIZIONI PER LA COMPILAZIONE E L ’ESECUZIONE DEL
PIANO CONTABILE
(articolo 70 del regolamento finanziario)
Articolo 133
Compilazione del piano contabile
Il piano contabile consta di due parti distinte, ma coordinate che consentono
di tenere rispettivamente:
— la contabilità di bilancio,— la contabilità generale.
Articolo 134
Contabilità di bilancio
1. La contabilità di bilancio registra, per ogni suddivisione del bilancio:
a) per quanto riguarda le spese,
— gli stanziamenti autorizzati dal bilancio iniziale, gli stanziamenti
iscritti nei bilanci suppletivi e/o rettificativi, gli stanziamenti aperti a
seguito di partecipazioni da parte di terzi, gli stanziamenti frutto distorni, nonché l’importo totale di tutti gli stanziamenti cosìdisponibili.
Gli stanziamenti d’impegno e gli stanziamenti di pagamento sono
registrati e seguiti separatamente gli uni dagli altri;
— gli impegni e i pagamenti dell’esercizio;
b) per quanto riguarda le entrate,
— le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei
bilanci suppletivi e/o rettificativi, le entrate provenienti dapartecipazioni di terzi, nonché l’importo totale delle previsioni così
formulate;
— i diritti accertati e le riscossioni dell’esercizio;
c) la ripresa degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da
recuperare dagli esercizi precedenti.
Sono anche registrati nella contabilità di bilancio gli impegni accantonati
globali relativi al FEAOG, sezione garanzia, e i corrispondenti pagamenti,costituiti dagli anticipi.
Detti impegni sono presentati tenendo conto dell’insieme degli stanziamenti
del FEAOG, sezione garanzia.
2. Sono aperti conti distinti per seguire separatamente:— l’utilizzazione degli stanziamenti riportati,
— l’utilizzazione degli stanziamenti ricostituiti,
— la liquidazione degli impegni ancora in sospeso.getrennt zu verfolgen.Per quanto riguarda le entrate, vengono aperti dei conti distinti per poter
seguire separatamente i crediti ancora da riscuotere degli esercizi precedenti.
3. I conti possono essere presentati in forma particolareggiata onde
consentire dei risultati analitici.
4. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto
informatico.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 29
Articolo 135
Contabilità generale
1. La contabilità generale permette di stabilire la situazione attiva e passiva
dell’istituzione.
2. Il piano contabile della contabilità generale è elaborato in base ad un
sistema di classificazione decimale.
3. Il sistema dei conti comporta le seguenti classi:
— classe 1 : conti di capitali permanenti;— classe 2 : conti delle immobilizzazioni;
— classe 3 : conti di magazzino;
— classe 4 : conti di magazzino;— classe 5 : conti finanziari;— classe 6 : conti accesi alle spese;— classe 7 : conti accesi alle entrate;
— classe 8 : conti speciali.
4. Ciascuna classe comprende dei gruppi (a due cifre), divisi in sottogruppi
(a tre cifre), a loro volta suddivisi, in funzione del fabbisogno dell’istituzione,
in conti a cinque o sei cifre.
5. La classe 4 «conti di terzi» registra tutte le operazioni relative ai rapporti
con i terzi e le scritture di conguaglio.
Essa comprende in particolare i conti d’ordine, che consentono di iscrivere le
entrate provenienti dal riversamento di acconti di cui all’articolo 7, punto 7del regolamento finanziario nonché quelli che consentono di seguire le
operazioni di riutilizzo previste dall’articolo 27, paragrafo 2 del regolamento
finanziario.
6. La classe 5 «conti finanziari» registra i movimenti dei valori, le
operazioni delle casse, banche ed uffici dei conti correnti postali, nonchéquelle effettuate dai contabili subalterni e dagli amministratori degli anticipi.Per ogni conto bancario, ogni conto corrente postale, ogni cassa e ogni cassa
di anticipi viene aperto un conto distinto.
7. La classe 6 «conti accesi alle spese» registra l’importo lordo delle spese
iscritte nella contabilità di bilancio.
Vengono aperti conti distinti per le spese relative:
— agli stanziamenti dell’esercizio in corso,— agli stanziamenti riportati a norma dell’articolo 7, punto 1, lettera b) del
regolamento finanziario,
— agli stanziamenti riportati a norma dell’articolo 7, punto 1, lettera a) del
regolamento finanziario,
— agli stanziamenti riportati a norma dell’articolo 7, punto 2 del
regolamento finanziario,
— agli stanziamenti relativi alle partecipazioni di terzi di cui all’articolo 4,
paragrafo 2 del regolamento finanziario.
8. La classe 7 «conti accesi alle entrate» registra l’importo delle riscossioni
iscritte nella contabilità di bilancio.
Vengono aperti conti distinti per le riscossioni:— dei diritti accertati dell’esercizio in corso,
— dei diritti accertati degli esercizi precedenti ancora da riscuotere.
9. La classe 8 «conti speciali» registra alla fine dell’esercizio le operazioni
di chiusura dei conti.
10. Salvo il disposto dell’articolo 21, il contabile di ogni istituzione elabora
un piano contabile particolareggiato in funzione del sistema contabile di cui al
paragrafo 3. Egli accende gruppi, sottogruppi e conti secondo le esigenze
particolari della propria gestione, precisando ogni volta l’oggetto e lecondizioni di esercizio dei suddetti conti.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 30
Articolo 136
Funzionamento della contabilità generale
1. La contabilità generale viene tenuta per anno civile secondo il metodo
della partita doppia.
2. I conti sono tenuti in libri, su schede o con qualsiasi supporto
informatico.
3. La contabilità consente di redigere un bilancio generale dei conti, cioè
una situazione di tutti i conti accesi alle attività e alle passività delle
istituzioni, compresi i conti saldati, indicando per ciascuno di essi:
— il numero del conto,— le registrazioni,
— il totale degli addebitamenti,
— il totale degli accreditamenti,— il saldo.
4. I conti sono tenuti in modo da permettere un’analisi dettagliata delle
operazioni e dei saldi. Gli stati finanziari sono compilati in modo da metterecorrettamente in evidenza, secondo una ripartizione appropriata, gli elementirappresentativi dell’attivo e del passivo dell’istituzione. Le entrate da
riscuotere figurano al passivo nel conto di regolarizzazione e i crediti
corrispondenti sono iscritti all’attivo alla voce «debitori vari» o ad altre vociappropriate. Le spese dell’esercizio non ancora imputate al conto di gestionefigurano all’attivo del conto di regolarizzazione alle voce «spese da
imputare». Il conto di gestione contiene tutti gli elementi che consentano la
collazione con il bilancio finanziario.
I saldi di ciascun conto sono confrontati periodicamente con i documenti
giustificativi o altri elementi probanti, e in particolare con:
— i conti delle immobilizzazioni, come previsto all’articolo 130;— gli averi in banca e su conto corrente postale: confronto mensile con gli
estratti conto inviati dagli istituti finanziari;
— la consistenza di cassa: confronto con il libro di cassa;
— le casse di anticipi e altri anticipi ai sensi dell’articolo 74: verifica del
rispetto delle norme di funzionamento delle casse di anticipi e delle
norme di concessione degli anticipi, nonché delle norme di contabiliz-
zazione;
— i conti accesi alle spese e alle entrate delle classi 6 e 7: confronto mensile
con i totali corrispondenti della contabilità di bilancio.
5. I conti interistituzionali di collegamento sono oggetto di conguaglio
mensile e di liquidazione periodica.
6. I conti provvisori sono periodicamente oggetto dell’esame seguente:
— riscossioni in sospeso, informazione da parte del contabile all’ordinatore
sulle entrate non riscosse e sulle iniziative finalizzate alla riscossione;
— pagamenti in sospeso, comunicazione da parte del contabile all’ordina-
tore dei motivi delle inesecuzioni e degli importi in causa;
— fondi da trasferire, confronto con gli stati collettivi delle retribuzioni del
personale o con stati affini;
— altri conti provvisori, analisi dei saldi contabili e notificazione
all’ordinatore di ogni operazione non liquidata entro i termini stabiliti
annualmente.
I conti provvisori sono liquidati al più presto, e comunque non oltre i termini
indicati all’articolo 71 del regolamento finanziario.
7. I conti d’ordine di riutilizzo consentono di seguire le operazioni di
riutilizzo delle entrate di cui all’articolo 27, paragrafo 2 del regolamentofinanziario e di redigere il prospetto di cui all’articolo 78, paragrafi 1 e 3 del
medesimo.
8. I conti finanziari (bancari e postali) sono tenuti in divise e in ecu.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 31
La conversione in ecu degli importi espressi in monete nazionali si effettua
sulla base dei tassi fissati conformemente all’articolo 1. I saldi in ecu deiconti tenuti in divise e in ecu sono oggetto di un adeguamento mensile.
9. La contabilità del Centro comune di ricerca è ripresa nella contabilità
generale della Commissione.
10. Salvo altrimenti disposto da un regolamento, tutti gli stati finanziari sono
presentati secondo i principi contabili che comprendono in particolare i
principi fissati dalle direttive del Consiglio in materia. Le modalità pratiche di
applicazione di questi principi, le quali formano oggetto di aggiornamentiperiodici, sono stabilite secondo le disposizioni dell’articolo 21.
TITOLO XXIII
DISPOSIZIONI RELATIVE AGLI STANZIAMENTI DI RICERCA E
SVILUPPO TECNOLOGICO
(articoli 94 e 96 del regolamento finanziario)
Articolo 137
Per le attività del Centro comune di ricerca viene compilata, a integrazione del
bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la destinazione delle spese(obiettivi di ricerca e altre attività) e la natura dei mezzi di esecuzione
impiegati, e cioè:
— personale statutario e non statutario,— infrastruttura amministrativa e tecnica,— supporti scientifici e tecnici,
— stanziamenti operativi diretti.
Il Centro comune di ricerca tiene, per le necessità di gestione di ciascuna delle
attività nel settore di sua competenza — compresi i lavori relativi alle
prestazioni per conto di terzi e quelli di sostegno ai servizi della Commissione
— una contabilità che consenta di sorvegliare i costi reali sulla base deglielementi che figurano nella tabella di concordanza.
Articolo 138
Per le attività relative all’azione indiretta viene compilata, a integrazione del
bilancio, una tabella che indica la concordanza tra la destinazione delle spese
(obiettivi di ricerca e altre attività) e la loro natura, secondo la ripartizione
seguente:
— interventi,— personale non statutario (
1),
— funzionamento,
— infrastruttura,— informazione e pubblicazioni,
— Statuspersonal (
1).
Per la tenuta della contabilità sono presi tutti i provvedimenti necessari a
garantire il controllo dell’esecuzione di bilancio per obiettivo di ricerca tenuto
conto delle componenti che figurano nella tabella di concordanza.
Articolo 139
1. La Commissione percepisce anticipi a titolo delle attività che svolge per
conto terzi. Questi anticipi sono destinati a finanziare, da un lato, le spese di
personale, le spese generali e dei mezzi di esecuzione legate a queste attività;dall’altro, gli investimenti specifici che tali attività richiedono. Gli anticipi
sono inseriti nelle dotazioni di bilancio corrispondenti.!B
(1) La rubrica «personale statutario» corrisponde ai funzionari che ricoprono posti
previsti dalla tabella dell’organico, nonché agli agenti disciplinati dal RAA. La
rubrica «personale non statutario» corrisponde, ai sensi della regolamentazione
della Commissione relativa ai minibilanci del 22 maggio 1990, a tutti gli altri
agenti (agenti provvisori, funzionari nazionali temporaneamente assegnati all’isti-
tuzione, prestatori di servizi, contratti di imprese, ecc.).1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 32
2. Gli anticipi non utilizzati sono rimborsati mediante annullamento degli
stanziamenti corrispondenti attraverso il conto di gestione. Gli anticipiutilizzati sono rimborsati con una frazione delle entrate generate dallariscossione del costo delle prestazioni ai terzi. La frazione delle entrate
utilizzata per il rimborso degli anticipi corrisponde alle spese per il personale
e alle spese di utilizzazione dei servizi generali e dei mezzi di esecuzionedella Commissione nonché agli investimenti specifici. Il resto delle entrate,cioè quelle che corrispondono a spese correnti derivanti specificamente dai
contratti, è conservato dalla Commissione mediante l’iscrizione di stanzia-
menti supplementari nelle linee di bilancio che sostengono tali spesespecifiche.
3. La frazione delle entrate che dà luogo al rimborso viene determinata al
momento della stipulazione di ciascun contratto di prestazione a terzi,
conformemente alle regole interne.
Le entrate destinate al rimborso degli anticipi e le entrate che danno luogo
all’apertura di stanziamenti supplementari sono imputate a linee distinte dellostato delle entrate della Commissione.
TITOLO XXIV
DISPOSIZIONI RELATIVE ALLA GESTIONE DEGLI STANZIA-
MENTI DI FUNZIONAMENTO DELLE SEDI FUORI COMUNITÀ
(articoli 121, 122 e 123 del regolamento finanziario)
Sezione I
Casse di anticipi
Articolo 140
Per il pagamento di talune categorie di spese è istituita, in applicazione delle
disposizioni dell’articolo 54 del regolamento finanziario, una cassa di anticipi
per ogni unità locale al di fuori della Comunità.
La decisione istitutiva ne determina le modalità di funzionamento sulla base
delle necessità specifiche di ciascuna unità locale.
Sezione II
Impegni e pagamenti
Articolo 141
Per l’insieme delle unità locali sono elaborate proposte di impegni provvisori
globali.
Le proposte, corredate da uno stato previsionale delle spese di ciascuna unità
locale, sono trasmesse per il visto al controllore finanziario e quindi registratenella contabilità; gli impegni globali possono essere riveduti in funzionedell’evoluzione delle necessità.
Articolo 142
1. Nelle delegazioni che dispongono soltanto di un numero limitato di
funzionari o agenti che possono essere delegati a firmare assegni o giroconti
postali o bancari, le autorità di cui all’articolo 22 del regolamento finanziariopossono autorizzare, su proposta dell’ordinatore e previo parere favorevoledel contabile e del controllore finanziario, una firma unica.
2. La Commissione stabilisce le modalità secondo le quali gli agenti da essa
designati e delegati a disporre dei conti aperti nella delegazione, sono
autorizzati a comunicare nomi ed esemplari delle firme agli organismi
finanziari locali.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 33
Sezione III
Condizioni particolari di consultazione della CCAC
Articolo 143
1. In applicazione dell’articolo 60 del regolamento finanziario e dell’arti-
colo 111 del presente regolamento, i contratti riguardanti la locazione di un
immobile situato al di fuori della Comunità possono essere conclusi, in viaeccezionale, direttamente dall’ordinatore, a condizione che la CCAC sia stataadeguatamente informata in precedenza — in ordine ai paesi o alle città
interessate — sulle condizioni contrattuali e abbia ammesso i criteri di base
da adottare, vertenti in particolare sui seguenti elementi:
— il tipo di immobile da prendere in locazione secondo la destinazione
prevista (alloggio, uffici, ecc.);
— i parametri da rispettare riguardo alla superficie e ai prezzi, eventual-
mente corredati di massimi e minimi;
— le modalità del contratto.2. Nelle fattispecie non conformi ai criteri convenuti secondo il paragrafo 1
e previamente ammessi dalla CCAC, questa è nuovamente adita dall’ordi-
natore in merito ai casi specifici in oggetto.
3. L ’ordinatore trasmette periodicamente alla CCAC relazioni sull’applica-
zione della disposizione di cui al paragrafo 1.
Sezione IV
Inventari
Articolo 144
1. Gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il patrimonio
della Comunità sono tenuti in loco, per quanto concerne le delegazioni. Essi
vengono regolarmente comunicati agli uffici centrali secondo modalità decisedalla Commissione.
I beni mobili in transito verso le delegazioni vengono iscritti su un elenco
provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari permanenti.
2. La pubblicità per la vendita di beni mobili delle delegazioni viene
effettuata secondo le modalità di diritto o di fatto vigenti in loco.
TITOLO XXV
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 145
Gli importi forfettari previsti dal presente regolamento saranno riveduti in
funzione delle variazioni dell’indice dei prezzi al consumo nella Comunità,secondo un metodo proporzionale e le scadenze seguenti:
— ogni tre anni, salvo un’evoluzione eccezionale di detto indice, per quanto
riguarda gli importi di cui agli articoli 31 (ammontare della cassa di
anticipi), 81, 130, 132 e agli articoli da 106 a 110. Tali importi vengonoarrotondati adeguatamente;
— ogni anno, per quanto riguarda gli importi di cui all’articolo 31
(ammontare delle indennità). Tali importi sono arrotondati all’ecu
immediatamente inferiore o superiore.
La Commissione, che rileva i nuovi importi alle scadenze e secondo i criteri di
cui al primo comma, li comunica alle altre istituzioni.
Articolo 146
Le precedenti disposizioni del presente regolamento non pregiudicano
l’applicazione delle norme particolari del regolamento finanziario suglistanziamenti di ricerca e di sviluppo tecnologico (titolo VII del regolamento
finanziario), il Fondo europeo agricolo di orientamento e di garanzia, sezione
garanzia (titolo VIII del regolamento finanziario), gli aiuti esterni (titolo IX!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 34
del regolamento finanziario), la gestione degli stanziamenti relativi al
personale al di fuori della Comunità e al funzionamento amministrativocorrispondente (titolo X del regolamento finanziario) e l’Ufficio dellepubblicazioni ufficiali delle Comunità europee (titolo XI del regolamento
finanziario).
Articolo 147
Le istituzioni informano la Corte dei conti, entro sei mesi dalla data di entrata
in vigore del presente regolamento, delle disposizioni adottate per la sua
esecuzione.
Articolo 148
Il regolamento 86/610/CEE, Euratom, CECA, è abrogato.
Articolo 149
Il presente regolamento entra in vigore il 1
ogennaio 1994.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente
applicabile in ciascuno degli Stati membri.!B1993R3418 — IT — 01.01.1998 — 002.001 — 35