2000D0520 — IT — 25.08.2000 — 000.001

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Rettificato da:

▼B

DECISIONE DELLA COMMISSIONE

del 26 luglio 2000

a norma della direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio sull'adeguatezza della protezione offerta dai principi di approdo sicuro e dalle relative «Domande più frequenti» (FAQ) in materia di riservatezza pubblicate dal Dipartimento del commercio degli Stati Uniti

[notificata con il numero C(2000) 2441]

(Testo rilevante ai fini del SEE)

(2000/520/CE)

LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE, visto il trattato che istituisce la Comunità europea, vista la direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati ( 1 ), in particolare l'articolo 25, paragrafo 6, considerando quanto segue: (1) A norma della direttiva 95/46/CE, gli Stati membri sono tenuti a consentire il trasferimento verso un paese terzo di dati personali soltanto se il paese terzo di cui trattasi garantisce un livello di protezione adeguato e se vengono rispettate, prima del trasferimento stesso, norme di attuazione delle altre disposizioni della direttiva adottate dagli Stati membri. (2) La Commissione può constatare che un paese terzo garantisce un livello di protezione adeguato. In tal caso è possibile trasferire dati personali dagli Stati membri senza che siano necessarie ulteriori garanzie. (3) A norma della direttiva 95/46/CE, il livello di protezione dei dati personali deve essere valutato con riguardo a tutte le circostanze relative a un trasferimento o a una categoria di trasferimenti di dati e nel rispetto di determinate condizioni; il gruppo di lavoro per la tutela delle persone con riguardo al trattamento dei dati personali ( 2 ) ha fornito indicazioni circa le modalità di effettuazione di tali valutazioni ( 3 ). (4) Tenuto conto della diversità degli approcci in materia di tutela dei dati nei paesi terzi, la valutazione dell'adeguatezza e le decisioni a norma dell'articolo 25, paragrafo 6, della direttiva 95/46/CE devono essere eseguite in modo da non produrre discriminazioni arbitrarie o ingiustificate nei confronti dei paesi terzi o fra questi, qualora sussistano condizioni analoghe, e da non costituire ostacoli dissimulati agli scambi, tenendo conto degli attuali impegni internazionali della Comunità. (5) Per il trasferimento di dati dalla Comunità agli Stati Uniti, il livello adeguato di protezione di cui alla presente decisione sarebbe raggiunto ove le organizzazioni si conformino ai «principi dell'approdo sicuro in materia di riservatezza» («The Safe Harbor Privacy Principles»), in prosieguo «i principi», nonché alle «domande più frequenti» («Frequently Asked Questions»), in prosieguo «FAQ», pubblicate dal governo degli Stati Uniti in data 21 luglio 2000, che forniscono indicazioni per l'attuazione dei principi stessi. Le organizzazioni devono inoltre rendere note pubblicamente le loro politiche in materia di riservatezza e sono sottoposte all'autorità della Commissione federale per il commercio (FTC) ai sensi della sezione 5 del Federal Trade Commission Act, che vieta attività o pratiche sleali o ingannevoli in materia commerciale o collegata al commercio, oppure di altri organismi istituiti con legge in grado di assicurare efficacemente il rispetto dei principi applicati in conformità alle FAQ. (6) I settori e/o le attività di elaborazione dei dati non sottoposti all'autorità di alcun ente governativo degli Stati Uniti di cui all'allegato VII non rientrano nell'ambito della presente decisione. (7) Al fine di assicurare la corretta applicazione della presente decisione, è necessario che le organizzazioni che aderiscono ai principi ed alle FAQ possano essere riconosciute dalle parti interessate, quali le persone che sono oggetto dei dati, gli esportatori di dati e le autorità per la protezione dei dati; a tal fine il Dipartimento del commercio degli Stati Uniti, o l'ente da esso designato, deve assumersi il compito di compilare e rendere disponibile al pubblico un elenco delle organizzazioni che autocertificano la loro adesione ai principi applicati in conformità alle FAQ e sono sottoposte all'autorità di almeno uno degli enti governativi di cui all'allegato VII della presente decisione. (8) Nell'interesse della trasparenza, e per salvaguardare la facoltà delle competenti autorità degli Stati membri di assicurare la protezione degli individui riguardo al trattamento dei dati personali, è necessario che la presente decisione specifichi le circostanze eccezionali in cui può essere giustificata la sospensione di specifici flussi di dati anche in caso di constatazione di adeguata protezione. (9) L'approdo sicuro creato dai principi e dalle FAQ può richiedere una revisione alla luce dell'esperienza e degli sviluppi riguardanti la tutela della vita privata in un contesto in cui la tecnologia rende sempre più facile il trasferimento e il trattamento dei dati personali, e dei risultati delle attività di applicazione e di esecuzione da parte delle autorità competenti. (10) Il gruppo di lavoro per la tutela delle persone con riguardo al trattamento dei dati personali istituito dall'articolo 29 della direttiva 95/46/CE si è espresso sul livello di protezione garantito dai principi di «approdo sicuro» negli Stati Uniti. In sede di elaborazione della presente decisione si è tenuto conto dei pareri espressi da tale gruppo ( 4 ). (11) Le misure previste dalla presente decisione sono conformi al parere del comitato istituito dall'articolo 31 della direttiva 95/46/CE. (12) Ai sensi della decisione 1999/468/CE del Consiglio, e in particolare del relativo articolo 8, il 5 luglio 2000 il Parlamento europeo ha approvato la risoluzione A5-0177/2000 sul progetto di decisione della Commissione sull'adeguatezza della protezione costituita dai principi di riservatezza dell'approdo sicuro e relative domande più frequenti (FAQ) pubblicati dal Dipartimento del commercio degli Stati Uniti ( 5 ). La Commissione ha riesaminato il progetto di decisione alla luce della risoluzione di cui sopra, concludendo che, benché il Parlamento europeo abbia manifestato il parere che occorressero alcuni perfezionamenti ai principi dell'approdo sicuro e relative FAQ prima che la protezione da essi offerta potesse considerarsi «adeguata», esso non ha statuito che la Commissione eccederebbe le proprie competenze approvando la decisione in questione, considerando quanto segue: ▼B HA ADOTTATO LA PRESENTE DECISIONE:

Articolo 1

1. Ai fini dell'applicazione dell'articolo 25, paragrafo 2, della direttiva 95/46/CE, per tutte le attività che rientrano nel campo di applicazione di detta direttiva, si considera che i «Principi di approdo sicuro in materia di riservatezza», in prosieguo i «principi», di cui all'allegato I della presente decisione, applicati in conformità agli orientamenti forniti dalle «Domande più frequenti» (FAQ) di cui all'allegato II della presente decisione, pubblicate dal Dipartimento del commercio degli Stati Uniti in data 21 luglio 2000, garantiscano un livello adeguato di protezione dei dati personali trasferiti dalla Comunità a organizzazioni aventi sede negli Stati Uniti sulla base della seguente documentazione pubblicata dal Dipartimento del commercio degli Stati Uniti:

a) riepilogo delle modalità di esecuzione dei principi di approdo sicuro, di cui all'allegato III;

b) memorandum sui danni per violazioni della riservatezza ed autorizzazioni esplicite previste dalle leggi degli Stati Uniti, di cui all'allegato IV;

c) lettera della Commissione federale per il commercio (FTC), di cui all'allegato V;

d) lettera del Dipartimento dei trasporti degli Stati Uniti, di cui all'allegato VI.

2. Le seguenti condizioni devono sussistere in relazione a ogni singolo trasferimento di dati:

a) l'organizzazione che riceve i dati si è chiaramente e pubblicamente impegnata a conformarsi ai principi applicati in conformità alle FAQ, e

b) detta organizzazione è sottoposta all'autorità prevista per legge di un ente governativo degli Stati Uniti, compreso nell'elenco di cui all'allegato VII, competente ad esaminare denunce e a imporre la cessazione di prassi sleali e fraudolente nonché a disporre il risarcimento di qualunque soggetto, a prescindere dal paese di residenza o dalla nazionalità, danneggiato a seguito del mancato rispetto dei principi applicati in conformità alle FAQ.

3. Le condizioni di cui al paragrafo 2 sono considerate soddisfatte per ogni organizzazione che autocertifica la sua adesione ai principi applicati in conformità alle FAQ a partire dalla data di notifica al Dipartimento del commercio degli Stati Uniti (o all'ente da esso designato) del pubblico annuncio dell'impegno di cui al paragrafo 2, lettera a), e dell'identità dell'ente governativo di cui al paragrafo 2, lettera b).

Articolo 2

La presente decisione dispone soltanto in merito all'adeguatezza della protezione offerta negli Stati Uniti, in base ai principi applicati in conformità alle FAQ, al fine di quanto prescritto dall'articolo 25, paragrafo 1, della direttiva 95/46/CE. Essa nulla dispone relativamente all'applicazione di altre disposizioni della stessa direttiva, relative al trattamento di dati personali all'interno degli Stati membri e in particolare dell'articolo 4 della stessa.

Articolo 3

1. Fatto salvo il loro potere di adottare misure per garantire l'ottemperanza alle disposizioni nazionali adottate in forza di disposizioni diverse dall'articolo 25 della direttiva 95/46/CE, le autorità competenti degli Stati membri possono avvalersi dei loro poteri, al fine di tutelare gli interessati con riferimento al trattamento dei dati personali che li riguardano, per sospendere flussi di dati diretti a un'organizzazione che ha autocertificato la sua adesione ai principi applicati in conformità alle FAQ nei casi in cui:

a) gli enti governativi degli Stati Uniti di cui all'allegato VII della presente decisione, o un organismo indipendente di ricorso ai sensi della lettera a) del «principio di esecuzione» di cui all'allegato I della presente decisione abbiano accertato che l'organizzazione viola i principi applicati in conformità alle FAQ, oppure

b) sia molto probabile che i principi vengano violati; vi siano ragionevoli motivi per ritenere che l'organismo di esecuzione competente non stia adottando o non adotterà misure adeguate e tempestive per risolvere un caso concreto, la continuazione del trasferimento dei dati potrebbe determinare un rischio imminente di gravi danni per gli interessati e le autorità competenti dello Stato membro abbiano fatto il possibile, date le circostanze, per informare l'organizzazione dandole l'opportunità di replicare.

La sospensione dei flussi deve cessare non appena sia garantito il rispetto dei principi applicati in conformità alle FAQ e ciò sia stato notificato alle competenti autorità dell'UE.

2. Gli Stati membri comunicano immediatamente alla Commissione l'adozione di misure a norma del paragrafo 1.

3. Gli Stati membri e la Commissione s'informano altresì a vicenda in merito ai casi in cui l'azione degli organismi responsabili non garantisca la conformità ai principi applicati in conformità alle FAQ negli Stati Uniti.

4. Ove le informazioni di cui ai paragrafi 1, 2 e 3 del presente articolo provino che uno degli organismi incaricati di garantire la conformità ai principi applicati conformemente alle FAQ negli Stati Uniti non svolge la sua funzione in modo efficace, la Commissione ne informa il Dipartimento del commercio degli Stati Uniti e, se necessario, presenta progetti di misure secondo la procedura istituita dall'articolo 31 della direttiva 95/46/CE, al fine di annullare o sospendere la presente decisione o limitarne il campo d'applicazione.

Articolo 4

1. La presente decisione può essere adattata in qualsiasi momento alla luce dell'esperienza acquisita nella sua attuazione e/o qualora il livello di protezione offerta dai principi e dalle FAQ sia superato dai requisiti della legislazione degli Stati Uniti. La Commissione valuta in ogni caso l'applicazione della presente decisione tre anni dopo la sua notifica agli Stati membri sulla base delle informazioni disponibili e comunica qualsiasi riscontro al comitato istituito dall'articolo 31 della direttiva 95/46/CE, fornendo altresì ogni indicazione che possa influire sulla valutazione relativa all'adeguata salvaguardia offerta dalla disposizione di cui all'articolo 1 della presente decisione, ai sensi dell'articolo 25 della direttiva 95/46/CE, nonché di eventuali applicazioni discriminatorie della decisione stessa.

2. La Commissione, se necessario, presenta progetti di opportuni provvedimenti in conformità alla procedura di cui all'articolo 31 della direttiva 95/46/CE.

Articolo 5

Gli Stati membri adottano le misure necessarie per conformarsi alla presente decisione entro 90 giorni dalla data di notifica delle stesse.

Articolo 6

Gli Stati membri sono destinatari della presente decisione.

ALLEGATO I

PRINCIPI DI APPRODO SICURO (SAFE HARBOR)

del dipartimento del commercio degli Stati Uniti, 21 luglio 2000

Il 25 ottobre 1998 è entrata in vigore la legislazione globale dell'Unione europea in tema di riservatezza dei dati personali, ossia la direttiva sulla protezione dei dati (nel seguito «la direttiva»). Tale documento dispone che i dati personali possano venir trasferiti solamente in paesi non appartenenti all'UE che garantiscano un livello «adeguato» di protezione della riservatezza. Per quanto Stati Uniti ed Unione europea condividano il principio di rafforzare la tutela della sfera privata dei rispettivi cittadini, gli Stati Uniti applicano un metodo diverso da quello adottato dall'Unione europea. Gli Stati Uniti si basano su un approccio settoriale costituito da una combinazione di legislazione, regolamentazione e autoregolamentazione. Viste le differenze, molte organizzazioni americane hanno manifestato incertezze sull'impatto dello standard UE di «adeguatezza» per quanto riguarda il trasferimento di dati personali dall'Unione europea agli Stati Uniti.

Per ridurre tale incertezza e inserire tali trasferimenti in un contesto normativo più chiaro, il Dipartimento del commercio sta provvedendo a pubblicare sotto la propria autorità statutaria questo documento e le Frequently Asked Questions («i principi») al fine di incoraggiare, promuovere e sviluppare il commercio internazionale. I principi sono stati messi a punto in consultazione con l'industria e con il grande pubblico per facilitare gli scambi commerciali fra Stati Uniti ed Unione europea. Essi sono destinati unicamente ad organizzazioni americane che ricevono dati personali dall'Unione europea, al fine di permettere a tali organizzazioni di ottemperare al principio di «approdo sicuro» ed alla presunzione di «adeguatezza» che esso comporta. Giacché questi principi sono stati concepiti esclusivamente a tal fine una loro estensione ad altri fini può non risultare opportuna. I principi non possono sostituirsi alle disposizioni nazionali che recepiscono la direttiva applicabile al trattamento dei dati personali negli Stati membri.

La decisione di un'organizzazione di qualificarsi per l'approdo sicuro è puramente volontaria, e la qualifica può essere ottenuta in vari modi. Le organizzazioni che decidono di aderire a questi principi devono rispettarli al fine di ottenere e mantenere i vantaggi risultanti dall'approdo sicuro e devono dichiarare pubblicamente il loro impegno in tal senso. Si qualifica ad esempio un'organizzazione che aderisca ad un programma di tutela della riservatezza, messo a punto dal settore privato e tale da ottemperare ai principi in questione. Per qualificarsi le organizzazioni possono anche sviluppare proprie politiche in fatto di riservatezza dei dati personali, purché queste siano conformi ai principi indicati. Se un'organizzazione aderisce a un programma di tutela della riservatezza o sviluppa politiche proprie in questo senso, il mancato rispetto dei principi da parte sua è perseguibile in forza delle disposizioni contenute nella sezione 5 del Federal Trade Commission Act, che proibisce atti sleali e ingannevoli, o di disposizioni analoghe che proibiscano tali atti. (Si veda nell'appendice l'elenco degli organi statutari degli Stati Uniti riconosciuti dall'Unione europea.) Inoltre, anche le organizzazioni soggette a disposizioni (o a norme) legislative, regolamentari, amministrative o d'altro tipo che tutelino efficacemente la riservatezza dei dati personali possono compiere quanto necessario per godere dei vantaggi dell'approdo sicuro. In ogni caso, i vantaggi dell'approdo sicuro si applicano dalla data in cui le organizzazioni che desiderano qualificarsi notificano al Dipartimento del commercio o alle istanze da esso designate la propria adesione a tali principi a norma degli orientamenti illustrati nell'allegato sull'autocertificazione intitolato Frequently Asked Questions.

L'adesione a tali principi può essere limitata: a) se ed in quanto necessario per soddisfare esigenze di sicurezza nazionale, interesse pubblico o amministrazione della giustizia; b) da disposizioni legislative o regolamentari ovvero decisioni giurisdizionali quando tali fonti comportino obblighi contrastanti od autorizzazioni esplicite, purché nell'avvalersi di un'autorizzazione siffatta un'organizazione possa dimostrare che il mancato rispetto dei principi da parte sua si limita a quanto strettamente necessario per soddisfare i legittimi interessi d'ordine superiore tutelati da detta autorizzazione; oppure c) se la direttiva o la legislazione degli Stati membri rendono possibili eccezioni o deroghe, a condizione che tali eccezioni o deroghe si applichino in contesti comparabili. Coerentemente con l'obiettivo di una maggiore tutela della sfera privata le organizzazioni devono fare il possibile per attuare detti principi integralmente ed in modo trasparente, specificando nelle rispettive politiche in materia di tutela della sfera privata in quali casi saranno regolarmente applicate le eccezioni ammesse dal punto b). Per lo stesso motivo, quando i principi e/o la legislazione statunitense consentono tale scelta, le organizzazioni sono tenute a scegliere, per quanto possibile, la protezione più elevata.

Per ragioni pratiche o d'altro tipo le organizzazioni possono voler applicare i principi a tutte le loro attività d'elaborazione; l'obbligo di applicarli vale però soltanto per i dati trasferiti dopo la loro adesione all'approdo sicuro. Allo scopo di qualificarsi per l'approdo sicuro le organizzazioni non sono tenute ad applicare i relativi principi ad informazioni archiviate in sistemi a funzionamento manuale. Le organizzazioni che desiderino beneficiare dell'approdo sicuro per ricevere trasferimenti d'informazioni dall'UE archiviate in sistemi a funzionamento manuale devono applicare i principia tutte le informazioni trasferite successivamente alla loro adesione all'approdo sicuro. Le organizazioni che desiderano estendere i benefici dell'approdo sicuro ad informazioni personali trasferite dall'UE e riguardanti le risorse umane nel contesto di un rapporto di lavoro lo devono menzionare nell'autocertificazione da trasmettere al Dipartimento del commercio o alle istanze da esso designate ed uniformarsi ai requisiti elencati nelle FAQ relative all'autocertificazione. Le organizzazioni devono essere in grado di fornire le garanzie richieste dall'articolo 26 della direttiva anche qualora, per garantire autonomamente la riservatezza dei dati, si servano dei principi in accordi scritti con terzi che trasferiscono dati dall'UE, una volta che la Commissione o gli Stati membri abbiano approvato le altre disposizioni relative a tali contratti modello.

La legislazione statunitense si applica a tutte le questioni riguardanti l'interpretazione e il rispetto dei principi dell'approdo sicuro (incluse le FAQ) nonché alle relative politiche di riservatezza delle organizzazioni che vi aderiscono, eccetto quelle che si sono impegnate a cooperare con le autorità europee di tutela dei dati. Salvo disposizioni contrarie, sono sempre applicabili i principi dell'approdo sicuro e le Frequently Asked Questions.

Per «dati personali» ed «informazioni personali» s'intendono dati e informazioni, riguardanti singoli individui (identificati od identificabili) cui si applichi la direttiva, che un'organizzazione statunitense riceve dall'Unione Europea e registra in qualsiasi forma.

NOTIFICA

Le organizzazioni devono informare i singoli individui in merito alle finalità per cui vengono raccolte e utilizzate le informazioni su di essi, alle modalità per contattare le organizzazioni in relazione ad eventuali quesiti o reclami, alla tipologia dei terzi a cui vengono fornite le informazioni, e infine ad opzioni e mezzi che le organizzazioni mettono a disposizione dei singoli individui per limitare l'utilizzazione e la rivelazione delle informazioni. Queste indicazioni vanno formulate in un linguaggio chiaro e in modo da attirare l'attenzione quando si tratti del primo invito a fornire informazioni personali alle organizzazioni rivolto ad una persona oppure non appena ciò risulti successivamente possibile, ma comunque prima che le organizzazioni utilizzino o rivelino per la prima volta a terzi tali informazioni per finalità diverse da quelle per le quali le informazioni stesse erano state originariamente raccolte ( 6 ).

SCELTA

Un'organizzazione deve offrire agli individui la possibilità di scegliere (facoltà di rifiuto) se le informazioni personali che li riguardano vadano a) rivelate a terzi ( 7 ), ovvero b) utilizzate per fini incompatibili con quelli per cui le informazioni stesse erano state originariamente raccolte o con quelli successivamente autorizzati dall'interessato. Agli interessati andranno forniti mezzi chiari, agevolmente riconoscibili in quanto tali, di rapida fruizione e di costo accettabile per esercitare la propria scelta.

Per le informazioni di carattere delicato (ossia informazioni personali concernenti condizioni mediche o sanitarie, origine etnica o razziale, opinioni politiche, credenze filosofiche o religiose, appartenenza a sindacati, o la vita sessuale dell'individuo), va data la possibilità di scelta affermativa o esplicita (facoltà di consenso) per quanto riguarda la possibilità che le informazioni in questione vengano rivelate a terzi od utilizzate per scopi diversi da quelli per cui esse erano state originariamente raccolte o da quelli successivamente autorizzati dagli interessati con l'esercizio della facoltà di consenso. Un'organizzazione è in ogni caso tenuta a considerare di carattere delicato qualsiasi informazione ricevuta da un terzo che la definisca e la consideri tale.

TRASFERIMENTO SUCCESSIVO

Le organizzazioni che comunicano informazioni a terzi devono applicare i principi di notifica e di scelta. Un'organizzazione che intende trasferire informazioni a terzi che agiscono in qualità di rappresentanti, come specificato nella nota, lo può fare a condizione di accertarsi prima che questi ultimi aderiscono ai principi dell'approdo sicuro, o rientrano nel campo d'applicazione della direttiva o di un'altra forma d'accertamento dell'idoneità, ovvero di stipulare con i terzi un accordo scritto che comporti per essi l'obbligo di offrire almeno lo stesso livello di protezione della riservatezza richiesto dai relativi principi. Un'organizzazione che ottemperi a tali prescrizioni non può essere ritenuta responsabile (salvo che non abbia concordato altrimenti) se i terzi, cui ha trasferito l'informazione, la elaborano secondo modalità contrarie a quanto imposto o dichiarato, a meno che l'organizzazione stessa non fosse od avesse dovuto essere a conoscenza del fatto che i terzi in questione avrebbero proceduto in tal modo e non abbia preso provvedimenti ragionevoli per impedire che ciò accadesse o porvi termine.

SICUREZZA

Le organizzazioni che detengono, aggiornano, utilizzano o diffondono informazioni personali devono prendere ragionevoli precauzioni per proteggerle da perdita ed abusi nonché da accesso, rivelazione, alterazione e distruzione non autorizzati.

INTEGRITÀ DEI DATI

Conformemente a questi principi le informazioni personali devono risultare pertinenti ai fini per cui sono state raccolte od a quelli successivamente autorizzati dagli interessati. Se ed in quanto necessario per tali fini un'organizazione deve prendere provvedimenti ragionevoli per garantire che i dati siano attendibili in funzione dell'uso che si prevede di farne, accurati, completi e aggiornati.

ACCESSO

Gli individui devono poter accedere alle informazioni personali che li riguardano in possesso di una data organizzazione, ed altresì poterle correggere, emendare o cancellare se ed in quanto esse risultino inesatte, salvo il caso specifico in cui l'onere o la spesa che tale accesso comporta siano sproporzionati ai rischi per la riservatezza degli interessati oppure vengano violati i diritti di persone che non siano i diretti interessati.

GARANZIE D'APPLICAZIONE

Per tutelare efficacemente la riservatezza dei dati personali occorre disporre meccanismi volti a garantire il rispetto dei principi, la possibilità di ricorso per gli individui cui si riferiscono i dati che vedano lesi i propri interessi dal mancato rispetto dei principi stessi, e la non impunità di un'organizzazione che non rispetti i principi. Nel novero di detti meccanismi devono rientrare come minimo: a) meccanismi di ricorso indipendenti, di pronto impiego e di costo accessibile, atti a consentire d'istruire e dirimere qualsiasi ricorso o contenzioso individuale grazie all'applicazione dei principi nonché di riconoscere gli indennizzi del caso laddove questa possibilità sia contemplata dalla legge o da iniziative del settore privato; b) procedure di controllo per verificare la veridicità di attestati e affermazioni rilasciati dalle organizzazioni riguardo alle proprie pratiche in fatto di riservatezza dei dati personali e l'effettivo rispetto degli impegni presi a questo proposito; e c) l'obbligo di rimediare ad eventuali problemi insorti in seguito al mancato rispetto dei principi da parte di organizzazioni che dichiarino di aderirvi, con precisazione delle conseguenze che ciò comporta per tali organizzazioni. Le sanzioni devono risultare sufficientemente rigorose da garantire il rispetto dei principi da parte delle organizzazioni.

Appendice

Elenco degli organi statutari degli Stati Uniti riconosciuti dall'Unione europea

L'Unione europea riconosce i seguenti organi amministrativi degli Stati Uniti come autorizzati ad esaminare le denunce e a ottenere provvedimenti inibitori di pratiche sleali o fraudolente nonchè l'indennizzo delle persone in caso di inosservanza dei principi applicati conformemente alle FAQ:

— Federal Trade Commission, in virtù delle attribuzioni che le sono conferite dalla sezione 5 del Federal Trade Commission Act;

— Department of Transportation, in virtù delle attribuzioni che gli sono conferite dal titolo 49 del United States Code, sezione 41712.

ALLEGATO II

DOMANDE PIÙ FREQUENTI (FAQ)

FAQ 1 — Dati sensibili

D: Un'organizzazione deve sempre fornire una scelta esplicita (opt-in choice) in relazione a dati sensibili?

R: No, tale scelta non è prescritta quando l'elaborazione dei dati in questione abbia luogo: 1) nel vitale interesse del diretto interessato o di un'altra persona; 2) per fini connessi alla necessità di far valere un diritto o presentare una difesa in tribunale; 3) per necessità connesse all'assistenza sanitaria a fini diagnostici; 4) nell'ambito delle attività legittime di una fondazione, di un'associazione o di qualsiasi altra organizzazione senza fini di lucro con finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali, a condizione che l'attività d'elaborazione riguardi unicamente i membri di tale organizzazione o le persone che sono in regolare contatto con essa nel perseguimento delle sue finalità, e che i dati non vengano rivelati a terzi senza il consenso dei diretti interessati; 5) per adempiere agli obblighi che competono ad un'organizzazione in forza della vigente legislazione sul lavoro; ovvero 6) in riferimento a dati resi manifestamente pubblici dal diretto interessato.

FAQ 2 — Eccezioni giornalistiche

D: Tenuto conto della tutela che la costituzione statunitense garantisce alla libertà di stampa nonché dell'esenzione accordata dalla direttiva al materiale giornalistico, i principi dell'«approdo sicuro» si applicano anche alle informazioni di natura personale raccolte, conservate o divulgate per scopi giornalistici?

R: Laddove il diritto alla libertà di stampa, sancito dal primo emendamento della Costituzione statunitense, interferisca con gli interessi legati alla protezione della sfera privata l'equilibrio tra gli interessi in causa è disciplinato dal primo emendamento per quanto riguarda le attività di persone od organizzazioni statunitensi. Indipendentemente dal fatto che se ne faccia o no impiego, non sottostanno alle prescrizioni in tema di «approdo sicuro» le informazioni personali raccolte per pubblicazioni, trasmissioni radiotelevisive od altre forme di comunicazione pubblica di materiale giornalistico, e neppure quelle rinvenute in materiale già pubblicato e divulgate a partire da archivi pubblici.

FAQ 3 — Responsabilità accessoria

D: A norma dei principi dell'«approdo sicuro» gli ISP (Internet Service Providers — fornitori di servizi su Internet), i vettori di telecomunicazioni od altre organizzazioni sono giuridicamente responsabili quando per conto di un'altra organizzazione essi semplicemente trasmettono, indirizzano, commutano od archiviano temporaneamente informazioni tali da violare detti principi?

R: No. Né la direttiva né l'«approdo sicuro» creano responsabilità accessorie. Un'organizzazione non può venir ritenuta giuridicamente responsabile se ed in quanto essa agisce puramente e semplicemente da tramite per dati personali trasmessi da terzi e non determina finalità e mezzi dell'elaborazione di tali dati.

FAQ 4 — Attività bancarie d'investimento e revisori contabili

D: Le attività dei revisori contabili e dei funzionari di banche d'investimento possono comportare l'elaborazione di dati personali senza il consenso o la conoscenza degli interessati. In quali circostanze i principi di informativa, scelta e accesso consentono questo tipo di elaborazione dei dati?

R: I funzionari di una banca d'investimento od i revisori contabili possono elaborare informazioni senza che l'interessato ne sia a conoscenza solo se ed in quanto ciò sia necessario a soddisfare prescrizioni di legge o esigenze di interesse pubblico, oppure in altre circostanze in cui l'applicazione dei principi pregiudicherebbe i legittimi interessi aziendali. Fra tali interessi rientrano il monitoraggio del rispetto, da parte delle ditte, dei loro obblighi giuridici e le legittime attività contabili, nonché la riservatezza richiesta nell'eventualità di acquisizioni, fusioni, joint ventures o transazioni analoghe effettuate da funzionari di una banca d'investimento o da revisori contabili.

FAQ 5 ( 8 ) — Ruolo delle Autorità per la tutela dei dati (ATD)

D: Quali sono le modalità per assumere e garantire l'impegno di un'organizzazione a cooperare con le Autorità dell'Unione europea per la tutela dei dati?

R: Nel contesto dell'approdo sicuro le organizzazioni statunitensi che ricevano dati personali dall'UE devono impegnarsi ad impiegare dispositivi atti a garantire che i principi dell'approdo sicuro vengano effettivamente rispettati. Più specificamente, come stabilito dal principio del controllo (enforcement) esse devono garantire che tali dispositivi contemplino: a) la possibilità di ricorso per le persone cui i dati si riferiscono, b) procedure che consentano di verificare a posteriori che le attestazioni ed affermazioni fatte circa le prassi seguite in fatto di tutela della sfera privata corrispondono a verità, e c) l'obbligo di porre rimedio ai problemi derivanti dal mancato rispetto dei principi, con le conseguenze del caso per le organizzazioni responsabili. Un'organizzazione soddisfa i punti a) e c) del principio del controllo (enforcement) se aderisce alle norme di cui alla presente domanda per la cooperazione con le Autorità per la tutela dei dati (ATD).

Per affermare il proprio impegno a cooperare con le ATD un'organizzazione dichiara, nel quadro della certificazione per l'approdo sicuro presentata al Dipartimento del commercio (si veda la domanda n. 6 sull'autocertificazione), che essa:

1. sceglie di ottemperare a quanto prescritto ai punti a) e c) del principio di garanzia dell'applicazione delle norme sull'approdo sicuro impegnandosi a cooperare con le ATD;

2. coopererà con le ATD nelle indagini relative ai reclami presentati nel quadro dell'approdo sicuro e nella risoluzione dei relativi casi; e

3. si adeguerà a qualsiasi parere fornito dalle ATD qualora queste ritengano che l'organizzazione debba attuare specifici interventi per uniformarsi ai principi dell'approdo sicuro, anche laddove tra questi rientrino provvedimenti di riparazione o risarcimento a beneficio di chi abbia subito pregiudizio da qualsiasi forma di mancato rispetto dei principi, e fornirà alle ATD conferma scritta di aver provveduto a tali interventi.

La cooperazione delle ATD assumerà la forma d'informazioni e pareri secondo le seguenti modalità:

— il parere delle ATD verrà espresso da un comitato (panel) informale di ATD costituito a livello europeo, il quale contribuirà tra l'altro a garantire un approccio armonizzato e coerente;

— il suddetto panel fornirà alle organizzazioni statunitensi interessate il proprio parere nei casi in cui non sia risultato possibile giungere ad una soluzione per i reclami presentati da singoli individui circa l'elaborazione di informazioni personali trasferite dall'UE nell'ambito dell'approdo sicuro. Tale parere mirerà a garantire che i principi dell'approdo sicuro siano correttamente applicati e provvederà altresì ad indicare i rimedi ritenuti più opportuni dalle ATD per le persone interessate;

— il panel fornirà tali pareri quando sia interpellato dalle organizzazioni interessate e/o riceva direttamente il reclamo della persona interessata nei confronti di organizzazioni che si siano impegnate a cooperare con le ATD ai fini dell'approdo sicuro, incoraggiando e se necessario aiutando le persone interessate a rivolgersi in prima istanza ai meccanismi di ricorso interni che le organizzazioni possano offrire;

— un parere verrà espresso soltanto dopo che entrambe le parti di un contenzioso abbiano avuto ragionevoli possibilità di formulare i propri commenti ed addurre qualsiasi elemento di prova esse desiderino. Il panel cercherà di esprimere il proprio parere quanto più rapidamente possibile, nei limiti di quanto consentito dall'esigenza di garantire l'equità del procedimento (due process). Di norma il panel mirerà ad esprimere il proprio parere entro un termine di 60 giorni dalla data in cui riceve il reclamo o viene interpellato, e se possibile anche più rapidamente;

— qualora lo ritenga opportuno il panel renderà pubblici i risultati del suo esame dei reclami ad esso presentati;

— il parere fornito tramite il panel non farà nascere alcuna responsabilità giuridica per il panel stesso o per le singole ATD.

Come si è già rilevato, le organizzazioni che scelgono di avvalersi di quest'opzione per la soluzione dei contenziosi devono impegnarsi ad uniformarsi al parere delle ATD. Qualora un'organizzazione non si adegui ad un parere entro 25 giorni dalla data in cui viene espresso, senza fornire soddisfacenti giustificazioni di tale ritardo, il panel notifica la sua intenzione di presentare il caso alla Commissione federale del commercio o ad altri organismi statunitensi, federali o statali, giuridicamente competenti per intervenire allo scopo di garantire il rispetto della legge in casi di affermazione falsa od ingannevole, ovvero in alternativa di concludere che si è avuta una grave violazione dell'accordo di cooperazione il quale è quindi da considerarsi annullato a tutti gli effetti. In quest'ultimo caso il panel informerà il Dipartimento del commercio (o l'organismo da esso designato) affinché l'elenco dei partecipanti all'approdo sicuro possa venir modificato di conseguenza. Qualsiasi mancanza all'impegno a cooperare con il comitato ovvero al rispetto dei principi dell'approdo sicuro sarà perseguibile in quanto pratica ingannevole a norma della sezione 5 della legge relativa alla Commissione federale del commercio (FTC Act) o di altre analoghe disposizioni di legge.

Alle organizzazioni che scelgano di avvalersi di questa possibilità verrà richiesto di pagare una quota annua calcolata per coprire i costi d'esercizio del panel, e potrà inoltre venir loro richiesto di sostenere le spese di traduzione eventualmente rivelatesi necessarie per l'esame dei ricorsi o delle istanze presentate. La quota annua non supererà comunque l'importo di 500 USD, e sarà inferiore a tale importo per le imprese minori.

La possibilità di cooperare con le ATD sarà aperta alle organizzazioni aderenti all'approdo sicuro per un triennio. Qualora il numero d'organizzazioni statunitensi che scelgano di avvalersi di questa possibilità si dimostri eccessivo, le ATD provvederanno a riesaminare questa opzione prima della fine di detto periodo.

FAQ 6 — Autocertificazione

D: Come può un'organizzazione autocertificare la propria adesione ai principi dell'approdo sicuro?

R: Un'organizzazione usufruisce dei vantaggi dell'approdo sicuro dalla data in cui autocertifica al Dipartimento del commercio o ad una persona (fisica o giuridica) da esso designata l'adesione ai relativi principi, seguendo le indicazioni sotto riportate.

Per autocertificare l'adesione all'approdo sicuro un'organizzazione può fornire al Dipartimento del commercio o ad una persona (fisica o giuridica) da esso designata una lettera, firmata da un proprio funzionario in nome dell'organizzazione che intende aderire all'approdo sicuro, contenente almeno le seguenti informazioni:

1. denominazione dell'organizzazione, indirizzo postale, indirizzo di posta elettronica, numero di telefono e fax;

2. descrizione delle attività dell'organizzazione in rapporto alle informazioni personali pervenute dall'UE;

3. descrizione della politica perseguita dall'organizzazione in merito a dette informazioni personali, che precisi tra l'altro: a) dove il pubblico può prenderne conoscenza; b) la data della loro effettiva applicazione; c) l'ufficio cui rivolgersi per eventuali reclami, richieste di accesso e qualsiasi altra questione riguardante l'approdo sicuro; d) lo specifico organo statutario competente ad esaminare i ricorsi contro l'organizzazione relativi a possibili pratiche sleali od ingannevoli e a violazioni delle norme legislative e regolamentari che disciplinano la tutela della sfera privata (ed elencati nell'allegato ai principi); e) il nome dei programmi concernenti la tutela della sfera privata cui partecipa l'organizzazione; f) il metodo di verifica (per esempio all'interno della società, effettuata da terzi) ( 9 ), e g) il meccanismo di ricorso indipendente disponibile per indagare sui reclami non risolti.

Le organizzazioni che intendono estendere i benefici dell'approdo sicuro alle informazioni riguardanti le risorse umane trasferite dall'UE per usi nel contesto di un rapporto di lavoro possono farlo qualora esista un organo statutario competente ad esaminare i ricorsi contro l'organizzazione relativi ad informazioni riguardanti le risorse umane, elencato nell'allegato «Principi di approdo sicuro». Inoltre, devono dichiarare tale intenzione nell'autocertificazione, devono altresì dichiarare di impegnarsi a cooperare con le autorità dell'UE conformemente alle FAQ 9 e 5 come applicabili e di uniformarsi a quanto raccomandato da tali autorità.

Il Dipartimento (o la persona da esso designata) conserverà un elenco di tutte le organizzazioni che inviano queste lettere, assicurando così la disponibilità dei vantaggi legati all'approdo sicuro, ed aggiornerà tale elenco in base alle lettere annuali ed alle notifiche ricevute secondo le modalità precisate nella FAQ 11. Le lettere in questione andranno inviate con cadenza almeno annuale; l'organizzazione che non provveda a farlo verrà espunta dall'elencoe non godrà più dei vantaggi derivanti dall'approdo sicuro. L'elenco e le lettere d'autocertificazione presentate dalle organizzazioni saranno resi pubblici. Tutte le organizzazioni che si autocertifichino per l'approdo sicuro devono segnalare nelle loro pertinenti dichiarazioni pubbliche sulla politica perseguita in tema di tutela della sfera privata che esse aderiscono ai principi dell'approdo sicuro.

L'impegno a rispettare i principi dell'approdo sicuro non viene meno col tempo per quanto riguarda i dati ricevuti nel corso del periodo durante il quale un'organizzazione gode dei vantaggi dell'approdo sicuro. Il fatto di assumerlo comporta per l'organizzazione l'obbligo di applicare i relativi principi ai dati in questione sino a quando essa continuerà a detenerli, utilizzarli o rivelarli, anche se successivamente dovesse per qualsiasi motivo abbandonare l'approdo sicuro.

Le organizzazioni che cesseranno di esistere come entità giuridica separata in seguito a fusioni o acquisizioni devono notificarlo al Dipartimento del commercio (o a chi da esso designato) anticipatamente. Nella notifica si dovrà indicare anche se l'entità acquirente o quella risultante dalla fusione 1) continuerà ad essere vincolata ai principi dell'approdo sicuro nell'applicazione della legge relativa alle fusioni o alle acquisizioni oppure 2) deciderà di autocertificare la propria adesione ai principi dell'approdo sicuro o di istituire altri meccanismi di salvaguardia, quali accordi scritti, che garantiscano l'adesione ai principi dell'approdo sicuro. Qualora non si verifichi né 1) né 2), tutti i dati acquisiti nell'ambito dell'approdo sicuro devono essere immediatamente cancellati.

Un'organizzazione non è tenuta ad applicare i principi dell'approdo sicuro a tutte le informazioni di natura personale, ma deve applicarli a tutti i dati personali che abbia ricevuto dall'UE dopo aver aderito all'approdo sicuro.

Qualsiasi dichiarazione ingannevole resa da un'organizzazione al pubblico in merito alla propria adesione ai principi dell'approdo sicuro è perseguibile dalla Commissione federale per il commercio o da un altro organo governativo competente. Le dichiarazioni ingannevoli rese al Dipartimento del commercio (od alla persona fisica o giuridica da esso designata) sono perseguibili in forza della legge sulle false dichiarazioni (False Statements Act, 18 USC § 1001).

FAQ 7 — Verifica

D: Quali procedure consentono alle organizzazioni di garantire la possibilità di verificare a posteriori che le attestazioni e le affermazioni da esse fatte circa le loro pratiche in fatto di rispetto della sfera privata nell'ambito dell'approdo sicuro corrispondono a verità e che tali pratiche vengono applicate secondo le modalità descritte e conformemente ai principi dell'approdo sicuro?

R: Per soddisfare i requisiti del principio di garanzia di applicazione un'organizzazione può comprovare la veridicità di tali attestazioni ed affermazioni mediante una valutazione autonoma o facendo ricorso a revisioni esterne.

Nell'ambito dell'impostazione basata sulla valutazione autonoma, la verifica in questione dovrebbe dimostrare che la politica che un'organizzazione dichiara pubblicamente di perseguire in materia di tutela delle informazioni personali ricevuti dall'UE è accurata, esauriente, messa in chiara evidenza, pienamente attuata ed accessibile. Dovrebbe parimenti dimostrare che la politica suddetta si uniforma ai principi dell'approdo sicuro; che le persone sono informate in merito ad eventuali procedimenti interni per dar seguito ai reclami oltre che ai dispositivi indipendenti attraverso cui possono sporgere un reclamo; che ha stabilito procedure per formare i dipendenti ad applicare tale politica, oltre che per sanzionarli se non la seguono, ed infine che ha stabilito procedure per svolgere periodicamente indagini obiettive sul rispetto dei principi adottati. Almeno una volta all'anno un funzionario od un altro rappresentante dell'organizzazione dovrebbe firmare una dichiarazione che comprovi la valutazione autonoma, ed a richiesta tale dichiarazione andrebbe posta a disposizione dei singoli individui od esibita nell'ambito di un'indagine o di un reclamo per mancato rispetto dei principi dichiarati.

Le organizzazioni dovrebbero conservare i dati riguardanti l'attuazione delle politiche da esse perseguite in fatto di rispetto della sfera privata nell'ambito dell'approdo sicuro, e porle a disposizione dell'organismo indipendente incaricato di esaminare i reclami ovvero dell'ente che ha giurisdizione sulle pratiche scorrette ed ingannevoli nel quadro d'eventuali indagini o reclami per mancato rispetto dei principi dichiarati.

Nel caso in cui l'organizzazione interessata abbia scelto di avvalersi di una revisione esterna, detta revisione deve dimostrare che la politica dell'organizzazione in fatto di dati personali ricevuti dall'UE si uniforma ai principi dell'approdo sicuro, che viene regolarmente praticata e che le persone sono informate in merito ai dispositivi indipendenti di cui dispone chi intenda sporgere un reclamo. Tra i metodi impiegati per la revisione possono rientrare senza limiti di sorta l'auditing, indagini randomizzate, l'uso di «clienti civetta» o d'idonee tecnologie. Almeno una volta all'anno l'incaricato della revisione oppure un funzionario od un altro rappresentante dell'organizzazionedovrebbe firmare una dichiarazione che comprovi il superamento di una revisione esterna sul rispetto delle regole; a richiesta tale dichiarazione andrebbe posta a disposizione dei singoli individui od esibita nel quadro d'eventuali indagini o reclami per mancato rispetto dei principi dichiarati.

FAQ 8 — Accesso

Principio dell'Accesso

L'interessato deve avere accesso ai dati a carattere personale che lo riguardano in possesso di un'organizzazione ed essere in grado di correggerli, modificarli o cancellarli se inesatti, eccettuati i casi in cui l'onere o il costo da sostenere per permettere l'accesso siano sproporzionati rispetto ai rischi per la riservatezza dell'interessato, oppure possano essere violati diritti legittimi di terzi.

D 1: Il diritto all'accesso è assoluto?

R 1: No. Conformemente ai principi dell'approdo sicuro il diritto all'accesso è fondamentale per la tutela della riservatezza: in particolare, esso consente all'interessato di verificare l'esattezza dei dati che lo riguardono. L'obbligo per l'organizzazione di fornire l'accesso ai dati personali in suo possesso riguardanti un determinato individuo è tuttavia soggetto al principio della proporzionalità o ragionevolezza e, in talune situazioni, va quindi attenuato. Effettivamente il Memorandum sulle Linee guida dell'OCSE del 1980 sulla tutela della sfera privata afferma chiaramente che per un'organizzazione l'obbligo di fornire l'accesso non è assoluto. Esso non impone una ricerca scrupolosa quale quella necessaria, ad esempio, per un mandato di comparizione, né l'accesso a tutte le varie forme in cui l'organizzazione può detenere dati.

L'esperienza ha dimostrato piuttosto che, nel soddisfare le domande d'accesso degli interessati, le organizzazioni dovrebbero tener presente innanzitutto il motivo che ha indotto originariamente alla richiesta. Ad esempio, se una richiesta d'accesso è vaga o se abbraccia un settore molto ampio, l'organizzazione può avviare un dialogo con l'interessato in modo da capire meglio la motivazione della richiesta e individuare i dati per fornire la risposta. L'organizzazione potrebbe cercare di focalizzare le ricerche sulle parti dell'organizzazione con le quali la persona in questione ha interagito e/o il tipo di dati (o il loro uso) oggetto della richiesta d'accesso. I singoli interessati non sono tuttavia tenuti a motivare le richieste d'accesso ai dati che li riguardano.

Le spese e gli oneri sono fattori importanti e dovrebbero essere presi in considerazione, ma non sono determinanti nel decidere se la fornitura dell'accesso sia o no ragionevole. Se ad esempio i dati vengono utilizzati per decisioni che producono effetti rilevanti per l'interessato (come il rifiuto o la concessione di benefici importanti quali un'assicurazione, un prestito ipotecario o un lavoro), conformemente a quanto enunciato nelle altre FAQ, l'organizzazione dovrà fornirli, anche se ciò è relativamente difficile o costoso.

Se i dati richiesti non sono sensibili o non servono per decisioni con conseguenze di rilievo per l'interessato (ad esempio, dati di marketing non sensibili che servano a stabilire se inviare o no un catalogo), e sono prontamente disponibili e comunicabili a costi non eccessivi, l'organizzazione dovrebbe permettere l'accesso ai dati di fatto in suo possesso riguardanti la persona in questione. Tali dati potrebbero comprendere informazioni fornite dall'interessato ed elementi rilevati nell'ambito di una transazione o forniti da terzi ma riguardanti la persona stessa.

In omaggio alla natura fondamentale dell'accesso, le organizzazioni dovrebbero sempre impegnarsi sinceramente per consentirlo. Quando ad esempio occorra tutelare determinate informazioni che possano venir agevolmente separate da altri dati oggetto di una richiesta di accesso, l'organizzazione dovrebbe fornire le informazioni di natura non riservata espungendone quelle soggette a tutela. Se in determinate circostanze un'organizzazione ritiene di dover negare l'accesso essa dovrà motivare tale decisione e indicare al richiedente con chi prendere contatto per ottenere ulteriori delucidazioni.

D 2: Cosa s'intende per «informazioni commerciali riservate»? Possono le organizzazioni negare l'accesso per tutelare tali informazioni?

R 2: Le informazioni commerciali riservate (tale formulazione è utilizzata nelle norme federali di procedura civile riguardanti le invenzioni) sono informazioni che l'organizzazione ha deciso di proteggere dalla divulgazione, laddove un concorrente possa trarre un vantaggio di mercato da tale divulgazione. Possono ad esempio costituire informazioni commerciali riservate il particolare software utilizzato da un'organizzazione, un programma dimodellizzazione od alcuni suoi dettagli. Quando sia possibile separare agevolmente informazioni commerciali di natura riservata da altri dati oggetto di una richiesta d'accesso, l'organizzazione dovrebbe fornire le informazioni di natura non riservata espungendone quelle commerciali riservate. Le organizzazioni possono negare o restringere l'accesso se ed in quanto il fatto di accordarlo porterebbe a rivelare informazioni commerciali riservate che le riguardino e rispondano alla definizione datane sopra, quali profili di marketing o classificazioni elaborate dall'organizzazione, ovvero informazioni di natura commerciale riservate concernenti terzi per le quali valgano obblighi contrattuali di riservatezza, in circostanze in cui sia normale che detti obblighi di riservatezza vengano assunti od imposti.

D 3: Nel consentire l'accesso l'organizzazione può comunicare ai richiedenti i dati personali che li riguardano estratti dalla sua base dati o deve fornire l'accesso alla base stessa?

R 3: L'accesso può assumere la forma della comunicazione dei dati al richiedente; l'organizzazione non è tenuta a fornire l'accesso alla propria base dati.

D 4: L'organizzazione è tenuta a ristrutturare le sue banche dati per poter fornire l'accesso?

R 4: L'accesso va accordato solo se ed in quanto l'organizzazione detiene i dati. Il principio dell'accesso non determina di per sé stesso l'obbligo di detenere, aggiornare, riorganizzare o ristrutturare le raccolte di dati a carattere personale.

D 5: Dalle risposte fornite si evince che in alcune circostanze l'accesso può essere negato. In quali altre circostanze le organizzazioni possono negare ai richiedenti l'accesso ai dati personali che li riguardano?

R 5: Tali circostanze sono limitate e qualsiasi motivo che porti a rifiutare l'accesso dev'essere chiaramente determinato. Le organizzazioni possono negare l'accesso ai dati nella misura in cui la divulgazione potrebbe interferire con la tutela d'interessi pubblici importanti, quali la sicurezza nazionale, la difesa o la sicurezza pubblica. Inoltre, se i dati personali sono trattati esclusivamente a scopo di ricerca o per finalità statistiche, l'accesso può essere negato. Altri motivi di rifiuto o limitazione dell'accesso sono: a) interferenza con l'esecuzione o l'applicazione della legge, compresi gli aspetti relativi a prevenzione, investigazione o scoperta di reati ovvero al diritto ad un giusto processo; b) interferenza con azioni legali private, compresi gli aspetti relativi a prevenzione, investigazione o rilevazione di reclami ovvero al diritto ad un giusto processo; c) divulgazione di dati personali riguardanti terzi, qualora tali riferimenti non possano essere soppressi; d) violazione di un privilegio o di un obbligo legale o d'altro tipo legato alla professione; e) mancato rispetto della necessaria riservatezza per trattative future o in corso, come quelle relative all'acquisizione d'imprese quotate in borsa; f) pregiudizio per i controlli di sicurezza sui dipendenti o per i procedimenti per reclami; g) pregiudizio per la riservatezza che può rivelarsi necessaria per un lasso di tempo limitato in relazione alla programmazione dell'avvicendamento del personale e alla riorganizzazione dell'impresa; ovvero h) pregiudizio per la riservatezza che può risultare necessaria per il monitoraggio, l'ispezione o funzioni di regolamentazione connesse ad una sana gestione economica o finanziaria; ovvero i) altre circostanze in cui l'onere o il costo da sostenere per consentire l'accesso sarebbero sproporzionati o in cui sarebbero violati diritti od interessi legittimi di terzi.

Un'organizzazione che invochi un'eccezione ha l'onere di provarla (come accade normalmente). Come già detto al richiedente andranno comunicati i motivi di rifiuto o limitazione dell'accesso ed un referente cui rivolgersi per ulteriori informazioni.

D 6: Un'organizzazione può chiedere un contributo spese per coprire i costi derivanti dal fatto di accordare l'accesso?

R 6: Sì. Le Linee guida dell'OCSE ammettono che le organizzazioni possano chiedere un contributo spese, a patto che non sia eccessivo. Le organizzazioni possono quindi chiedere un contributo ragionevole per l'accesso, il che permette di scoraggiare le richieste ripetitive e vessatorie.

Nel rispondere alle richieste d'accesso le organizzazioni che trattano la vendita di dati disponibili al pubblico possono pertanto farsi riconoscere i compensi abitualmente richiesti. In alternativa gli interessati possono cercare di ottenere accesso ai dati che li riguardano rivolgendosi alle organizzazioni che hanno originariamente elaborato i dati.

L'accesso non può essere rifiutato per ragioni di costo se gli interessati s'impegnano a sostenere le spese.

D 7: Le organizzazioni sono tenute a fornire l'accesso a dati personali ricavati da basi pubbliche?

R 7: Per chiarezza va precisato innanzitutto che le basi pubbliche sono quelle delle amministrazioni od enti pubblici di qualsiasi livello, che possono essere consultate da chiunque lo desideri. Finché tali dati non sono associati ad altri dati personali non è necessario applicare il principio dell'accesso, eccettuato il caso in cui pochi dati non provenienti da basi pubbliche siano utilizzati per indicizzare o organizzare dati di basi pubbliche. Le condizioni per la consultazione stabilite dalla giurisdizione competente devono tuttavia essere rispettate. Quando peraltro informazioni provenienti da basi pubbliche siano combinate con altri dati provenienti da basi non pubbliche (salvo che nel caso specifico visto in precedenza) le organizzazioni sono tenute a fornire l'accesso a tutti i dati, partendo dal presupposto che essi non siano soggetti ad altre eccezioni consentite.

D 8: Il principio dell'accesso va applicato ai dati personali disponibili al pubblico?

R 8: Come nel caso dei dati ricavati da basi pubbliche (cfr. la domanda 7) non è necessario fornire accesso ai dati di cui il pubblico possa già correttamente disporre, purché questi non siano abbinati a dati non disponibili al pubblico ►C1 ( 10 ) ◄ .

D 9: Come possono le organizzazioni tutelarsi contro richieste di accesso ripetute o vessatorie?

R 9: Le organizzazioni non sono tenute a rispondere a tali richieste. Per questo motivo si è stabilito che le organizzazioni possano chiedere un contributo spese ragionevole e fissare limiti ragionevoli al numero di volte in cui può essere rinnovata la richiesta d'accesso di un interessato entro un determinato lasso di tempo. Nel fissare questi limiti l'organizzazione dovrebbe prendere in considerazione fattori quali la frequenza d'aggiornamento dei dati, le finalità del loro impiego e la loro natura.

D 10: Come possono le organizzazioni tutelarsi contro richieste di accesso illecite?

R 10: Le organizzazioni non sono tenute ad accordare l'accesso se la richiesta non è corredata da informazioni sufficienti a confermare l'identità del richiedente.

D 11: Vi sono limiti di tempo entro i quali le organizzazioni sono tenute a rispondere alle richieste di accesso?

R 11: Sì, le organizzazioni dovrebbero rispondere senza eccessivi ritardi ed entro un limite di tempo ragionevole. Tale obbligo può essere soddisfatto in vari modi, come indicato nel Memorandum degli orientamenti OCSE del 1980 sulla tutela della sfera privata. Ad esempio il detentore di dati che fornisca con cadenza regolare informazioni ai diretti interessati può essere esonerato dall'obbligo di rispondere immediatamente a singole richieste.

FAQ 9 — Risorse umane

D 1: Il trasferimento dall'UE agli Stati Uniti di informazioni personali raccolte nell'ambito di rapporti di lavoro è coperto dall'approdo sicuro?

R 1: Sì; se un'impresa dell'UE trasferisce dati sui propri dipendenti (presenti o passati) a un fornitore di servizi statunitense (società capogruppo, consociata o non consociata) che aderisca all'approdo sicuro, questo trasferimento è tutelato dalle relative norme. In tali casi alla rilevazione dei dati e al trattamento da essi subito prima del trasferimentosi applicheranno le leggi nazionali del paese dell'UE in cui sono state raccolte le informazioni, e andranno rispettate le condizioni o restrizioni applicabili al loro trasferimento in forza di dette leggi.

I principi dell'approdo sicuro trovano applicazione esclusivamente laddove si tratti di trasferire dati identificati individualmente o d'accedervi. Le relazioni statistiche basate su dati aggregati sull'occupazione e/o l'impiego di dati resi anonimi o presentati con l'uso di pseudonimi non pongono problemi sotto il profilo della tutela della sfera privata.

D 2: Come si applicano a tali informazioni i principi della informativa e della scelta?

R 2: Un'organizzazione statunitense che abbia ricevuto dall'UE dati sui dipendenti nell'ambito dell'approdo sicuro può rivelarli a terzi e/o farne uso per finalità differenti unicamente se e in quanto ottempera ai principi di informativa e di scelta. Qualora ad esempio un'organizzazione intenda utilizzare a fini non occupazionali (comunicazioni commerciali, ecc.) informazioni personali rilevate nell'ambito di un rapporto di lavoro, l'organizzazione statunitense deve dare agli interessati la possibilità di scelta, a meno che essi non abbiano già autorizzato l'impiego delle informazioni in questione per tali scopi. Le scelte fatte a questo proposito non vanno inoltre strumentalizzate per limitare le opportunità occupazionali o adottare provvedimenti punitivi nei confronti dei dipendenti.

Va osservato che determinate condizioni generalmente applicabili ai trasferimenti da alcuni Stati membri possono vietare altri impieghi delle informazioni in questione, anche dopo il loro trasferimento al di fuori dell'UE, e andranno rispettate.

I datori di lavoro dovrebbero inoltre fare il possibile nei limiti del ragionevole per rispettare le preferenze dei dipendenti in fatto di tutela della sfera privata. Nel novero dei provvedimenti presi a tal fine potrebbero ad esempio rientrare quelli volti a limitare l'accesso ai dati, a rendere anonimi taluni dati o ad attribuire codici o pseudonimi se i nominativi esatti non sono richiesti per la finalità gestionale in questione.

In quanto e fino a che ciò risulti necessario a evitare ogni pregiudizio per gli interessi legittimi dell'organizzazione di procedere a promozioni e nomine o prendere decisioni analoghe relative al personale, l'organizzazione non è tenuta a ottemperare ai principi di informativa e di scelta.

D 3: Come si applica il principio dell'accesso?

R 3: Le FAQ sull'accesso forniscono indicazioni sui motivi che possono giustificare il rifiuto o la restrizione dell'accesso a richiesta in tema di risorse umane. Nell'Unione europea i datori di lavoro devono ovviamente rispettare la regolamentazione locale e garantire ai dipendenti comunitari l'accesso a tali informazioni secondo le modalità prescritte dalla legislazione dei rispettivi paesi, a prescindere dal luogo di trattamento e memorizzazione dei dati. L'approdo sicuro impone alle organizzazioni che elaborano tali dati negli Stati Uniti di cooperare, fornendo l'accesso direttamente o tramite il datore di lavoro dell'UE.

D 4: Come verrà impostato il problema di garantire l'applicazione dei principi dell'approdo sicuro per i dati sui dipendenti?

R 4: Se e in quanto le informazioni sono utilizzate soltanto nel contesto del rapporto di lavoro, la responsabilità primaria nei confronti dei dipendenti rimane del datore di lavoro nell'UE. Ne consegue che i dipendenti europei che denuncino violazioni dei loro diritti alla riservatezza e siano insoddisfatti dei risultati delle procedure interne di controllo, di reclamo e di ricorso (o di qualsiasi procedura di composizione delle controversie nell'ambito di un contratto collettivo di lavoro) dovranno rivolgersi all'autorità statale o nazionale di tutela dei dati o dei diritti dei lavoratori competente per la giurisdizione in cui lavorano. Ciò vale anche nel caso in cui le presunte irregolarità abbiano avuto luogo negli Stati Uniti, siano imputabili all'organizzazione statunitense che ha ricevuto i dati anziché al datore di lavoro, e la presunta violazione riguardi i principi dell'approdo sicuro piuttosto che le disposizioni legislative nazionali con cui è stata recepita la direttiva. Questo costituisce il sistema più efficace per orientarsi tra i vari diritti e obblighi, che spesso si accavallano, derivanti dal diritto del lavoro e dai contratti di lavoro locali e dalle diverse normative sulla tutela dei dati.

Un'organizzazione statunitense che abbia aderito all'approdo sicuro e utilizzi dati di provenienza comunitaria sulle risorse umane nel contesto di un rapporto di lavoro, e che desideri che tali trasferimenti siano coperti dall'accordo sull'approdo sicuro, deve pertanto impegnarsi a collaborare alle indagini e ad attenersi al parere delle competenti autorità dell'UE per tali casi. Le autorità per la tutela dei dati che abbiano accettato di collaborare in tal senso nedanno informativa alla Commissione europea e al Dipartimento del commercio. Qualora un'organizzazione statunitense partecipante all'approdo sicuro desideri trasferire dati sulle risorse umane da uno Stato membro la cui autorità per la tutela dei dati non abbia dato il suo accordo, si applicano le norme di cui alla FAQ 5.

FAQ 10 — Articolo 17: contratti

D: Quando si trasferiscano dati dall'UE agli USA unicamente per elaborarli è necessario stipulare un contratto, a prescindere dalla partecipazione all'«approdo sicuro» del responsabile dell'elaborazione?

R: Sì. In Europa i titolari dei trattamenti di dati personali sono sempre tenuti a concludere un contratto quando il trasferimento ha luogo unicamente a scopo di elaborazione, indipendentemente dal fatto che questa sia effettuata all'interno o all'esterno dell'UE. Il contratto serve a proteggere gli interessi del titolare, vale a dire la persona o l'ente che stabilisce le finalità e gli strumenti del trattamento, cui incombe l'intera responsabilità dei dati nei confronti degli interessati. Nel contratto vanno specificati il tipo di elaborazione cui s'intende procedere e gli eventuali provvedimenti necessari a garantire che i dati siano conservati in modo sicuro.

Un'organizzazione statunitense che partecipi all'«approdo sicuro» e riceva informazioni personali dall'UE esclusivamente a scopo di elaborazione non è dunque tenuta ad applicare i principi a tali informazioni, in quanto il titolare del trattamento nell'UE resta responsabile nei confronti degli interessati, conformemente alle prescrizioni dell'UE applicabili (che possono essere più severe degli equivalenti principi dell'«approdo sicuro»).

Poiché all'interno dell'«approdo sicuro» è fornita una protezione adeguata, per i contratti con partecipanti all'«approdo sicuro» a scopo puramente di elaborazione non sono necessarie autorizzazioni preliminari (o tali autorizzazioni sono concesse automaticamente dagli Stati membri) com'è invece il caso per i contratti stipulati con parti che non partecipano all'«approdo sicuro» o che in ogni caso non garantiscono una protezione adeguata.

FAQ 11 — Risoluzione delle controversie e modalità di controllo dell'applicazione (enforcement)

D: Come si applicano le norme derivanti dal principio della garanzia di applicazione (enforcement) per la risoluzione delle controversie, e come si procede se un'organizzazione continua a non rispettare i principi?

R: Il principio della garanzia di applicazione (enforcement) stabilisce le norme per l'applicazione dell'approdo sicuro. Le modalità di applicazione delle norme di cui al punto b) di tale principio sono illustrate nella domanda sulla verifica (FAQ 7). La presente domanda interessa i punti a) e c), che prescrivono l'istituzione di dispositivi indipendenti di ricorso. Tali dispositivi possono assumere forme diverse, ma devono soddisfare le prescrizioni formulate nel contesto delle garanzie d'applicazione. Un'organizzazione può adempiere a tali prescrizioni nei modi seguenti: a) applicando programmi di riservatezza elaborati dal settore privato nei quali siano integrati i principi dell'approdo sicuro e che contemplino dispositivi di attuazione efficaci, del tipo descritto dal principio delle garanzie d'applicazione; 2) uniformandosi a norme giurisdizionali o regolamentari emanate dalle corrspondenti autorità di controllo, che disciplinino il trattamento di reclami individuali e la soluzione delle controversie; oppure 3) impegnandosi a cooperare con le autorità di tutela dei dati aventi sede nella Comunità europea o loro rappresentanti autorizzati. Quest'elenco è fornito a titolo puramente esemplificativo e non limitativo. Il settore privato può indicare altri meccanismi di applicazione, purchè rispettino il principio delle garanzie d'applicazione e le FAQ. Si noti che le citate garanzie d'applicazione si aggiungono a quelle di cui al paragrafo 3 dell'introduzione ai principi, in forza delle quali le iniziative di autoregolamentazione devono avere carattere vincolante in virtù dell'articolo 5 del Federal Trade Commission Act o analogo testo di legge.

Meccanismi di ricoso:

I consumatori dovrebbero essere incoraggiati a presentare gli eventuali reclami all'organizzazione direttamente interessata, prima di rivolgersi ai dispositivi indipendenti di ricorso. L'indipendenza di un dispositivo di ricorso è un dato di fatto che può essere dimostrato in vari modi, facendo valere ad esempio la trasparenza della composizione e del finanziamento oppure una comprovata esperienza. Come prescritto dal principio delle garanzie d'applicazioneil dispositivo di ricorso per i casi individuali deve essere di rapida fruizione e di costo non elevato. Gli organismi preposti alla soluzione dei contenziosi dovrebbero esaminare ogni reclamo presentato dai singoli, a meno che non si tratti di reclami chiaramente futili o infondati. Questo non pregiudica la definizione di criteri d'ammissibilità dei ricorsi da parte dell'organismo responsabile, ma tali criteri devono essere trasparenti e giustificati (ad esempio, esclusione di reclami che esulino dal campo d'applicazione del programma o siano di competenza di una diversa giurisdizione) e non devono andare a scapito dell'impegno di esaminare i ricorsi legittimi. I dispositivi di ricorso dovrebbero inoltre fornire alle persone che presentino un reclamo informazioni complete e pronte sul funzionamento della procedura di soluzione dei contenziosi. Di tali informazioni dovrebbero far parte accenni alle pratiche seguite in fatto di riservatezza nell'ambito dei dispositivi, conformemente ai principi dell'approdo sicuro ( 11 ). In tale contesto per semplificare il processo di gestione dei reclami sarebbe opportuno cooperare all'elaborazione di strumenti quali moduli di reclamo standard.

Riparazioni e sanzioni:

Le riparazioni ottenute tramite un organismo preposto alla soluzione delle controversie dovrebbero correggere o eliminare, nei limiti del possibile, gli effetti del mancato rispetto dei principi e fornire all'interessato la garanzia che in futuro l'organizzazione in questione tratterà i dati che lo riguardano nel rispetto di tali principi, ovvero cesserà di trattarli. Le sanzioni devono essere sufficientemente rigorose da garantire il rispetto dei principi. Una gamma di sanzioni di grado variabile consente di reagire in maniera proporzionale alla gravità delle infrazioni. Le sanzioni dovrebbero includere la pubblicazione del relativo verdetto ed eventualmente l'obbligo di cancellazione dei dati ( 12 ). Le sanzioni potrebbero comprendere la sospensione o il ritiro del «Marchio di conformità», il risarcimento degli eventuali danni, ed ingiunzioni. Se le loro decisioni non vengono rispettate, gli organismi per la risoluzione delle controversie e quelli di autoregolamentazione del settore privato devono notificare i tribunali o gli enti governativi competenti, nonchè il Dipartimento del commercio (o chi da esso designato).

Attività della Commissione federale per il commercio (Federal Trade Commission, FTC):

La Commissione federale per il commercio (FTC) se è impegnata ad esaminare in via prioritaria i casi trasmessi da organizzazioni di autoregolamentazione in materia di riservatezza (quali BBBOnline e TRUSTe) e dagli Stati membri dell'UE per denunciare la presunta non conformità ai principi dell'approdo sicuro, al fine di stabilire se vi siano state violazioni della sezione 5 del FTC Act, che vieta azioni o pratiche sleali od ingannevoli nel commercio. Se la FTC conclude che vi è motivo di ritenere che vi sia stata infrazione alle disposizioni della citata sezione 5, essa potrà risolvere il caso cercando di ottenere un ordine amministrativo di cessare e desistere che vieti le pratiche in questione, oppure presentando al tribunale distrettuale federale un reclamo che, se accolto, comporterebbe un'ordinanza del tribunale federale volta ad ottenere lo stesso effetto. La FTC può imporre ammende per violazioni di un ordine amministrativo di cessare e desistere e può perseguire in ambito civile o penale per mancato rispetto dell'autorità guidiziaria (contempt) l'inosservanza dell'ordine di un tribunale federale. La FTC notificherà qualsiasi azione essa decida di avviare al Dipartimento del commercio, che incoraggia altri organismi governativi ad informarlo dell'esito definitivo di qualsiasi caso ad essi deferito o di altre decisioni in tema di rispetto dei principi dell'approdo sicuro.

Inosservanza persistente:

L'organizzazione che persiste nel non rispettare i principi perde la facoltà di beneficiare dell'approdo sicuro. La fattispecie dell'inosservanza persistente si configura laddove un'organizzazione che abbia fornito l'autocertificazione al Dipartimento del commercio (od alla persona fisica o giuridica da esso designata) si rifiuti di uniformarsi a quanto deciso in ultima istanza da qualsiasi organismo governativo o di autoregolamentazione, o qualora tali organismi dichiarino che un'organizzazione infrange i principi con tale frequenza da togliere ogni creditibità alle sue affermazioni formali di rispetto. In queste circostanze l'organizzazione è tenuta a notificare prontamente il Dipartimento del commercio (o chi da esso designato). La mancata notifica è perseguibile in forza del False Statements Act.

Il Dipartimento (o chi da esso designato) inserisce nell'elenco pubblico delle organizzazioni che autocertificano la propria conformità all'approdo sicuro qualsiasi notifica ricevuta in tal senso dall'organizzazione stessa, da organismi di autoregolamentazione o da organizzazioni governativi. Ciò avviene dietro preavviso all'organizzazione in questione, con possibilità di replica entro trenta giorni. L'elenco pubblico aggiornato dal Dipartimento del commercio (o chi da esso designato) permette così di stabilire quali organizzazioni possono beneficiare dell'approdo sicuro.

Un'organizzazione che chieda di partecipare ad un programma gestito da un organismo di autoregolamentazione al fine di riqualificarsi per l'approdo sicuro è tenuta a presentare a tale organismo tutte le informazioni relative alla sua precedente partecipazione all'approdo sicuro.

FAQ 12 — Principio della scelta — Quando ci si può opporre?

D: Il principio della possibilità di scelta può essere fatto valere solo all'inizio del rapporto, o in qualsiasi momento?

R: In generale il principio della possibilità di scelta ha lo scopo di garantire che le informazioni personali vengano utilizzate ed eventualmente divulgate in termini compatibili con le previsioni e le decisioni degli interessati. Di conseguenza i cittadini dovrebbero poter esercitare in qualsiasi momento la facoltà di scelta (od il diritto di opporsi o «opt-out») in rapporto all'impiego delle informazioni personali che li riguardano a fini di marketing diretto, subordinatamente al rispetto di limiti ragionevoli stabiliti dall'organizzazione, concernenti ad esempio il tempo necessario per dar seguito alla decisione. Un'organizzazione ha inoltre la facoltà di richiedere le informazioni necessarie per confermare l'identità del richiedente. Negli Stati Uniti le persone hanno la possibilità di esercitare quest'opzione servendosi di un servizio centrale come il Mail Preference Service della Direct Marketing Association. Le organizzazioni che partecipano a tale servizio dovrebbero pubblicizzarne l'esistenza presso i consumatori che non desiderano ricevere informazioni commerciali. In ogni caso ci si deve poter avvalere di un meccanismo prontamente disponibile a costi accessibili per esercitare quest'opzione.

Analogamente un'organizzazione può utilizzare informazioni per talune attività di marketing diretto ove non sia praticamente possibile dare all'individuo la possibilità di ritirarsi prima dell'utilizzo delle informazioni, purché al tempo stesso (e, su richista, in qualsiasi momento) l'organizzazione accordi prontamente all'interessato la possibilità di rifiutare (senza che ciò comporti alcun costo per lui) qualsiasi ulteriore comunicazione di marketing diretto e successivamente rispetti tale rifiuto.

FAQ 13 — Informazioni relative ai viaggiatori

D: Quando è lecito trasferire ad organizzazioni ubicate al di fuori dell'UE informazioni ricavate da prenotazioni per voli o viaggi d'altro tipo, come ad esempio informazioni relative alla categoria dei frequent flyers o a particolare esigenze dei viaggiatori come precetti religiosi da rispettare in materia di pasti o necessità di assistenza materiale?

R: Il trasferimento d'informazioni di questo genere è consentito in tutta una serie di circostanze differenti. A norma dell'articolo 26 della direttiva è lecito trasferire dati personali in «un paese terzo che non garantisce una tutela adeguata ai sensi dell'articolo 25, paragrafo 2» purché 1) ciò risulti necessario per l'esecuzione del contratto di trasporto e/o di stipulazioni del tipo frequent flyer, ovvero 2) l'interessato abbia manifestato il proprio consenso in maniera inequivocabile. Le organizzazioni statunitensi che abbiano aderito all'approdo sicuro garantiscono un'adeguata tutela dei dati personali e sono quindi abilitate a ricevere trasferimenti di dati dall'UE senza dover soddisfare dette condizioni od altre stabilite dall'articolo 26 della direttiva. L'impostazione dell'approdo sicuro dispone norme specifiche per le informazioni sensibili (la cui raccolta può risultare necessaria ad esempio in rapporto alle esigenze dei clienti in fatto d'assistenza materiale), cosicché queste possono far parte dei dati trasferiti ad organizzazioni che abbiano aderito all'approdo sicuro. L'organizzazione che provvede al trasferimento deve tuttavia uniformarsi in ogni caso alla normativa vigente nello Stato membro in cui opera, il quale può tra l'altro prescrivere condizioni speciali per il trasferimento di dati di natura sensibile.

FAQ 14 — Medicinali e prodotti farmaceutici

D 1: Qualora dati personali vengano raccolti nell'UE e trasferiti negli Stati Uniti per la ricerca farmaceutica e/o altri fini, si applicano i principi dell'approdo sicuro oppure le disposizioni legislative degli Stati membri?

R 1: Le disposizioni legislative degli Stati membri si applicano alla raccolta dei dati personali in questione e relativa elaborazione prima del trasferimento negli Stati Uniti. I principi dell'approdo sicuro si applicano ai dati quando vengono trasferiti negli Stati Uniti. I dati utilizzati per ricerche farmaceutiche e altri fini, all'occorrenza, dovrebbero essere resi anonimi.

D 2: I dati personali acquisiti in campi specifici della ricerca medica o farmaceutica svolgono spesso un ruolo importante in future ricerche scientifiche. Quando i dati personali raccolti per uno studio vengono trasferiti a un'organizzazione statunitense nel quadro dell'approdo sicuro, può tale organizzazione utilizzare i dati per nuove attività di ricerca?

R 2: Sì, qualora abbia in primo luogo dato adeguatamente avviso di tale intenzione ed abbia dato possibilità di scelta. Nell'informativa dovrebbero figurare informazioni concernenti tutte le future utilizzazioni dei dati, quali controlli periodici, studi correlati o marketing. È ovviamente impossibile specificare tutte le future utilizzazioni dei dati, poiché un nuovo impiego per la ricerca potrebbe rivelarsi necessario in seguito a nuovi studi sui dati originari, a scoperte e progressi della medicina, nonché a nuovi sviluppi della regolamentazione e della sanità pubblica. Se dunque il caso specifico lo richiede, nella informativa va indicato chiaramente che i dati personali possono essere utilizzati in future attività di ricerca medica e farmaceutica non preventivate. Qualora l'uso dei dati non sia compatibile con i fini generali della ricerca per cui essi sono stati originariamente raccolti o per cui la persona interessata aveva successivamente dato il suo consenso, è necessario ottenere un nuovo consenso.

D 3: Qualora un partecipante decida volontariamente o su richiesta dell'ente promotore della ricerca di ritirarsi da una sperimentazione clinica, cosa avviene dei dati relativi?

R 3: I partecipanti possono decidere di ritirarsi da una sperimentazione clinica, o essere invitati a farlo, in qualsiasi momento. I dati raccolti prima che il paziente si ritiri dalla sperimentazione possono essere ancora elaborati insieme agli altri dati raccolti nel corso della sperimentazione, purché tale possibilità sia stata segnalata al partecipante quando ha accettato di participare.

D 4: Per motivi di regolamentazione e di supervisione le aziende produttrici di farmaci e di apparecchiature mediche possono fornire a enti regolatori statunitensi dati personali relativi a sperimentazioni cliniche condotte nell'UE. Simili trasferimenti possono essere fatti anche a parti terze, quali le filiali delle aziende o altri ricercatori?

R 4: Sì, conformemente ai principi della informativa e della scelta.

D 5: In molte sperimentazioni cliniche, per garantire l'obiettività, i partecipanti e sovente anche gli sperimentatori non possono avere accesso a informazioni relative al tipo di cura a cui ogni partecipante viene sottoposto, poiché in tal modo la validità della ricerca e dei relativi risultati verrebbe compromessa. I partecipanti a tali sperimentazioni cliniche (denominate «esperimenti in cieco») avranno accesso ai dati relativi al trattamento che ricevono durante la sperimentazione?

R 5: No. Non vi è obbligo di accordare ad un partecipante tale accesso se questa restrizione è stata indicata esplicitamente al momento in cui la sperimentazione ha avuto inizio. La divulgazione di tali informazioni comprometterebbe inoltre l'integrità dell'intera ricerca. Il consenso a partecipare alla sperimentazione a queste condizioni è una ragionevole rinuncia al diritto di accesso. In seguito alla conclusione della sperimentazione ed all'analisi dei risultati i partecipanti devono poter accedere ai propri dati, qualora ne facciano richiesta. A tale scopo dovranno rivolgersi in primo luogo al medico o all'addetto del settore sanitario da cui sono stati curati durante la sperimentazione clinica oppure all'ente promotore della ricerca.

D 6: Un'azienda produttrice di farmaci o di apparecchiature mediche è tenuta ad aderire ai principi dell'approdo sicuro per quanto riguarda informativa, scelta, trasferimento successivo ed accesso in relazione alle attività di sicurezza e controllo dei suoi prodotti, comprese la segnalazione di eventi sfavorevoli e l'assistenza ai pazienti/soggetti che utilizzano particolari medicinali o apparecchiature mediche (ad esempio un pacemaker)?

R 6: No, nella misura in cui l'applicazione dei principi dell'approdo sicuro interferisce con il rispetto delle regolamentazioni. Questo vale sia per le segnalazioni fatte ad esempio da un addetto del settore sanitario alle aziende produttrici di farmaci e di apparecchiature mediche, sia per le segnalazioni fatte da tali aziende ad enti governativi, quali la Food and Drug Administration (l'organismo di controllo degli alimenti e dei farmaci).

D 7: Per non rivelare l'identità dei singoli partecipanti lo sperimentatore principale assegna invariabilmente ai dati della ricerca un codice di accesso unico. Le aziende farmaceutiche che promuovono tale ricerca non ricevono il codice di accesso. Soltanto il ricercatore ne è in possesso per poter essere in grado d'identificare il partecipante in circostanze particolari (ad esempio quando è necessario un supplemento d'assistenza medica). Un trasferimento dall'UE agli Stati Uniti di dati codificati in questo modo costituisce un trasferimento di dati personali soggetto ai principi dell'approdo sicuro?

R 7: No; questo modo di procedere non costituisce un trasferimento di dati personali soggetto ai principi in questione.

FAQ 15 — Informazioni pubbliche e di dominio pubblico

D: I principi di informativa, scelta, e successivo trasferimento vanno applicati anche alle informazioni che figurano in archivi e registri pubblici o sono comunque di pubblico dominio?

R: Non occorre applicare i principi di informativa, scelta o successivo trsferimento alle informazioni a carattere pubblico, a meno che non comprendano anche elementi non di pubblico dominio, e vengano rispettate le condizioni eventualmente stabilite per la consultazione dalla competente giurisdizione.

Parimenti, di norma non è necessario applicare i principi di informativa, scelta o successivo trasferimento ad informazioni di pubblico dominio, a meno che il trasferente europeo non indichi che le informazioni in questione sono soggette a restrizioni che comportano l'obbligo per l'organizzazione interessata di applicare tali principi. Le organizzazioni non sono responsabili dell'uso di siffatte informazioni da parte di chi le abbia ricavate da fonti pubblicate.

Qualora risulti che un'organizzazione abbia deliberatamente divulgato informazioni aventi carattere personale in violazione ai principi per trarre beneficio, o consentire a terzi di trarre beneficio, dalle eccezioni di cui sopra, l'organizzazione cessa di qualificarsi per l'approdo sicuro.

ALLEGATO III

Applicazione (enforcement) dell'approdo sicuro

Autorità statale e federale in materia di «pratiche sleali e ingannevoli» e riservatezza

Il presente memorandum illustra sinteticamente l'autorità della Federal Trade Commission (FTC) ai sensi della sezione 5 del Federal Trade Commission Act (15 U.S.C., §§ 41-58, con emendamenti) nei confronti di istanze che vengano meno all'obbligo di proteggere la riservatezza delle informazioni personali in conformità ad impegni presi e/o dichiarazioni effettuate. Vengono discusse anche le eccezioni a tale autorità, e la possibilità di altri enti statali e federali di intervenire nei casi in cui l'FTC non possiede tale facoltà ( 13 ).

Autorità dell'FTC in materia di pratiche sleali o ingannevoli

La sezione 5 del Federal Trade Commission Act dichiara illegali «le attività o le pratiche sleali o ingannevoli in materia commerciale o collegata al commercio», cfr. 15 U.S.C. § 45(a)(1). La sezione 5 conferisce all'FTC poteri plenari per prevenire tali atti e pratiche, cfr. 15 U.S.C. § 45(a)(2). Per conseguenza, l'FTC ha facoltà, previa udienza formale, di emanare ordinanze di «cessare e desistere» al fine di porre termine alle violazioni, cfr. 15 U.S.C. § 45(b). Per motivi d'interesse pubblico, l'FTC ha inoltre facoltà di sollecitare un'ordinanza temporanea o un'ingiunzione temporanea o permanente da parte di un tribunale distrettuale degli Stati Uniti, cfr. 15 U.S.C. § 53(b). Qualora vi sia una situazione di ampia diffusione degli atti o pratiche sleali o ingannevoli, o qualora abbia già formulato ordinanze di cessare e desistere in materia, l'FTC ha facoltà di promulgare norme amministrative tali da coprire gli atti o pratiche in questione, cfr. 15 U.S.C. § 57a.

Chiunque non rispetti le ordinanze dell'FTC è soggetto ad una sanzione civile fino a un massimo di 11 000 USD, con ciascun giorno in cui la violazione continua costituente violazione separata ( 14 ), cfr. 15 U.S.C. § 45(1). Allo stesso modo, chiunque infranga scientemente una regola dell'FTC è passibile di una penale di 11 000 USD per ciascuna violazione, cfr. 15 U.S.C. § 45(m). Le azioni volte ad ottenere l'ottemperanza possono essere intraprese dal Dipartimento della giustizia o in alternativa dall'FTC, cfr. 15 U.S.C. § 56.

Autorità dell'FTC e riservatezza

Nell'esercizio dell'autorità che le compete ai sensi della citata sezione 5, l'FTC parte dal presupposto che ogni rappresentazione ingannevole dei motivi per cui le informazioni vengono raccolte dai consumatori, o del modo in cui le informazioni saranno utilizzate, costituisce pratica ingannevole ( 15 ). Ad esempio, nel 1998 l'FTC ha iniziato un procedimento nei confronti della GeoCities per divulgazione a terzi, a fini di sollecitazione commerciale e senza precedente autorizzazione, di informazioni raccolte sul proprio sito Web nonostante dichiarazioni contrarie ( 16 ). Il personale dell'FTC ritiene inoltre che la raccolta di informazioni personali presso minori, e la vendita e divulgazione di tali informazioni senza il consenso dei genitori, costituisca probabilmente pratica sleale ( 17 ).

In una lettera al direttore generale John Mogg della Commissione europea, il presidente dell'FTC Pitofsky ha indicato i limiti dell'autorità dell'FTC in materia di protezione della riservatezza in assenza della fattispecie di dichiarazioni sleali o ingannevoli (o di alcuna dichiarazione) sulla destinazione delle informazioni raccolte. Lettera del presidente dell'FTC Pitofsky a John Mogg (23 settembre 1998). Tuttavia, le imprese che intendono avvalersi del proposto «approdo sicuro» devono dichiarare l'intenzione di proteggere le informazioni raccolte in conformità ai principi fissati. Per conseguenza, se un'impresa certifica la propria intenzione di salvaguardare la riservatezza delle informazioni e poi viene meno a tale impegno, il fatto costituisce «pratica ingannevole» ai sensi della sezione 5.

Dato che la giurisdizione dell'FTC è limitata agli atti o pratiche sleali o ingannevoli «in materia commerciale o collegata al commercio», l'FTC non è competente per quanto riguarda la raccolta e impiego di informazioni personali a fini non commerciali, ad esempio raccolta di fondi per attività caritatevoli, cfr. lettera Pitofsky, pag. 3. Tuttavia, l'utilizzazione di informazioni personali in qualsiasi transazione a carattere commerciale è tale da soddisfare il citato requisito giurisdizionale. In tal modo, ad esempio, la vendita da parte di un datore di lavoro a un'impresa di marketing diretto di informazioni personali sui dipendenti rientra nell'ambito della sezione 5.

Eccezioni alla sezione 5

La sezione 5 definisce le seguenti eccezioni all'autorità dell'FTC in materia di atti o pratiche sleali o ingannevoli:

— istituzioni finanziarie, comprese banche, casse di risparmio e unioni di credito;

— vettori comuni di telecomunicazione e di trasporti interstatali;

— vettori aerei;

— operatori del settore zootecnico (macellazione, trasformazione e commercio all'ingrosso).

Cfr. 15 U.S.C. § 45(a)(2). Esaminiamo ora tali eccezioni e le relative autorità competenti.

Istituti finanziari ( 18 )

La prima eccezione interessa le «banche, casse di risparmio e istituti di credito di cui alla sezione 18(f)(3)[15 U.S.C. § 57a(f)(3)]» e «le unioni federali di credito di cui alla sezione 18(f)(4) [15 U.S.C. § 57a(f)(4)]» ( 19 ). Queste istituzioni finanziarie sono invece soggette ai regolamenti emanati dal Federal Reserve Board, dall'Office of Thrift Supervision ( 20 ) e dal National Credit Union Administration Board, cfr. 15 U.S.C. § 57a(f). Questi organi hanno facoltà di prescrivere i regolamenti necessari per impedire pratiche sleali e ingannevoli da parte di queste istituzioni finanziarie ( 21 ) e di istituire appositi dipartimenti allo scopo di accogliere i ricorsi del pubblico, cfr. 15 U.S.C. § 57a(f)(1). Infine, l'opportuna autorità esecutiva deriva dalla sezione 8 del Federal Deposit Insurance Act (12 U.S.C. § 1818) per quanto riguarda le banche e le casse di risparmio, e dalle sezioni 120 e 206 del Federal Credit Union Act per quanto riguarda le unioni federali di credito, cfr. 15 U.S.C. §§ 57a(f)(2)-(4).

Benché l'industria assicurativa non sia specificatamente compresa nell'elenco delle eccezioni alla sezione 5, il McCarran-Ferguson Act (15 U.S.C. § 1011 et seq.) in generale demanda la regolamentazione delle attività assicurativeai singoli stati ( 22 ). Inoltre, ai sensi della sezione 2(b) del McCarran-Ferguson Act, nessuna legge federale può invalidare, infirmare o sostituire regolamenti emessi dagli stati «salvo il caso che la legge in questione verta specificatamente sulle attività assicurative», cfr. 15 U.S.C. § 1012(b). Tuttavia, le disposizioni dell'FTC Act si applicano all'industria assicurativa «nella misura in cui tali attività non sono regolate da leggi statali». Ibidem. Merita rilevare, inoltre, che il McCarran-Ferguson Act statuisce tale preminenza degli stati soltanto per quanto riguarda le «attività assicurative». Pertanto, l'FTC rimane competente nel caso di pratiche sleali o ingannevoli da parte di società di assicurazione qualora tali società non siano impegnate in attività assicurative. Ciò potrebbe comprendere, ad esempio, il caso di assicuratori che vendono informazioni personali sui loro assicurati a imprese di marketing diretto di prodotti non assicurativi ( 23 ).

Vettori comuni

La seconda eccezione alla sezione 5 interessa i vettori comuni «soggetti ad atti per la regolazione del commercio», cfr. 15 U.S.C. § 45(a)(2). In questo caso, la formula «atti per la regolazione del commercio» si rifersice alla sezione IV del titolo 49 dell'United States Code ed al Communications Act del 1934 (47 U.S.C. § 151 et seq.) (Communications Act), cfr. 15 U.S.C. § 44.

Il 49 U.S.C. subtitle IV (Interstate Transportation) si applica ai vettori di trasporti su ferrovia, su strada, vie d'acqua, nonché intermediari, spedizionieri e vettori su pipeline, cfr. 49 U.S.C. § 10101 et seq. Tutti questi vettori sono soggetti ai regolamenti del Surface Transportation Board, un ente indipendente in seno al Dipartimento dei trasporti, cfr. 49 U.S.C. §§ 10501, 13501, e 15301. In tutti questi casi, si fa divieto al vettore di rivelare informazioni sulla natura, destinazione ed altri aspetti del carico che potrebbero essere utilizzate a danno del mittente, cfr. 49 U.S.C. §§ 11904, 14908, e 16103. Merita rilevare che queste disposizioni si riferiscono a informazioni concernenti il carico, e non sembra che possano comprendere informazioni personali sul mittente che non siano collegate alla spedizione di un carico.

Per quanto riguarda il Communications Act, tale testo prevede la regolazione del «commercio interstatale ed estero in comunicazioni su filo e via radio» da parte della Federal Communications Commission (FCC), cfr. 47 U.S.C. §§ 151 e 152. Oltre ai vettori comuni delle telecomunicazioni, il Communications Act si applica anche a imprese quali emittenti radio e televisive e fornitori di servizi via cavo che non siano vettori comuni. In quanto tali, queste ultime imprese non sono qualificate per rientrare nell'eccezione alla sezione 5 dell'FTC Act. Pertanto, l'FTC è competente per perseguire tali società in caso di pratiche sleali e ingannevoli, mentre l'FCC è contemporaneamente competente per l'esecuzione della propria autorità indipendente in questo settore, come illustrato in appresso.

In base al Communications Act, «qualsiasi vettore di telecomunicazioni» compresi i vettori locali, ha il dovere di proteggere la riservatezza delle informazioni proprie dei clienti ( 24 ), cfr. 47 U.S.C. § 222(a). Oltre a questa generale competenza in materia di protezione della riservatezza, il Communications Act è stato emendato dal Cable Communcations Policy Act del 1984 (the Cable Act), cfr. 47 U.S.C. § 521 et seq., per disporre espressamente l'obbligo per gli operatori via cavo di tutelare la riservatezza di «informazioni identificabili personalmente» sugli abbonati a tali servizi, cfr. 47 U.S.C. § 551 ( 25 ). Il Cable Act limita la raccolta d'informazioni personali da parte degli operatori via cavo, e prevede che tali operatori notifichino agli abbonati la natura delle informazioni raccolte e il modo in cui tali informazioni saranno utilizzate. Il Cable Act stabilisce che gli abbonati hanno diritto di accesso alle informazioni che li riguardano, e fa obbligo agli operatori via cavo di distruggere tali informazioni quando non sono più necessarie.

Il Communications Act autorizza l'FCC ad assicurare l'esecuzione di queste due disposizioni in materia di riservatezza, sia di propria iniziativa che in risposta ad un reclamo proveniente dall'esterno ( 26 ), cfr. 47 U.S.C. §§ 205, 403; ibidem § 208. Se l'FCC determina che un vettore di telecomunicazione (compresi gli operatori via cavo) ha infranto le disposizionisulla riservatezza di cui alla sezione 222 o alla sezione 551, essa può intraprendere tre azioni diverse. Primo, previa udienza e verdetto di infrazione, la Commissione può ordinare la vettore di versare indennizzi pecuniari ( 27 ), cfr. 47 U.S.C. § 209. Alternativamente, l'FCC può ordinare la vettore di cessare e desistere dalla pratica o dall'omissione in questione, cfr. 47 U.S.C. § 205(a). Infine, tale Commissione ha facoltà di ordinare al vettore di «conformarsi e osservare [qualsiasi] regolamento o pratica», che l'FTC possa prescrivere. Ibidem.

Un privato cittadino che ritiene che un vettore di telecomunicazioni o un operatore via cavo abbia infranto le pertinenti disposizioni del Communications Act o del Cable Act può presentare un ricorso all'FCC o adire direttamente a un tribunale distrettuale federale, cfr. 47 U.S.C. § 207. Il ricorrente la cui azione contro un vettore di telecomunicazioni per mancata protezione di informazioni proprietarie dei clienti ai sensi della sezione 222 del Communications Act venga accolta da un tribunale federale può ricevere un indennizzo per i danni subiti e le spese per onorari, cfr. 47 U.S.C. § 206. Il ricorrente che intraprenda un'azione per violazione della riservatezza in base alla sezione 551 del Cable Act, limitata agli operatori via cavo, può ricevere, oltre ai danni effettivi e alle spese per onorari, anche un importo per danni punitivi e per ragionevoli costi della procedura, cfr. 47 U.S.C. § 551(f).

L'FCC ha adottato norme particolareggiate per l'applicazione della sezione 222, cfr. 47 CFR 64.2001-2009. Tali norme stabiliscono specifiche salvaguardie di tutela per casi di accesso non autorizzato a informazioni di rete di proprietà dei clienti. I regolamenti prevedono i seguenti obblighi per i vettori delle telecomunicazioni:

— sviluppo e implementazione di sistemi software per la segnalazione automatica («flag») dell'avviso/approvazione del cliente quando i relativi dati compaiono per la prima volta sullo schermo;

— mantenimento di una «traccia elettronica» che permetta di controllare l'accesso alle informazioni relative a un cliente, ed in particolare chi, quando e perché ha avuto accesso alle informazioni su un cliente;

— formazione del personale in materia di impiego autorizzato di informazioni di rete di proprietà dei clienti, con istituzione di opportune procedure disciplinari;

— istituzione di un processo di revisione e supervisione per garantire il rispetto della riservatezza nel caso dell'effettuazione di attività di marketing esterne;

— certificazione all'FCC su base annua del modo in cui vengono applicati i suddetti regolamenti.

Vettori aerei

I vettori aerei americani e stranieri soggetti al Federal Aviation Act del 1958 sono anch'essi esenti dalla Sezione 5 dell'FTC Act, cfr. 15 U.S.C. § 45(a)(2). Ciò comprende chiunque presti servizi di trasporto estero o interstatale di passeggeri o di merci, o che effettui trasporti postali, per via aerea, cfr. 49 U.S.C. § 40102. I vettori aerei sono soggetti all'autorità del Dipartimento dei trasporti. A questo proposito, il Segretario di tale Dipartimento ha facoltà di intraprendere azioni tali da prevenire pratiche anticompetitive, ingannevoli, sleali o predatorie nei trasporti aerei, cfr. 49 U.S.C. § 40101(a)(9). Il Segretario dei trasporti ha facoltà, qualora tali indagini siano nel pubblico interesse di indagare se un vettore aereo straniero o degli Stati Uniti, ovvero un agente di viaggio, abbia compiuto pratiche sleali o ingannevoli, cfr. 49 U.S.C. § 41712. Previa udienza, il Segretario dei trasporti ha facoltà di emanare un'ordinanza per porre termine alla pratica illecita, ibidem. Per quanto ci consta, il Segretario dei trasporti non ha esercitato tale autorità in ordine al problema della protezione della riservatezza delle informazioni personali dei passeggeri delle linee aeree ( 28 ).

Vi sono due disposizioni per la tutela della riservatezza delle informazioni personali che si applicano ai vettori aerei in contesti specifici. Primo, il Federal Aviation Act protegge la riservatezza dei candidati a compiti di pilotaggio, cfr. 49 U.S.C. § 44936(f). Mentre da un lato i vettori aerei hanno facoltà di ottenere il curriculum professionale di tali candidati, ogni candidato ha il diritto di essere avvertito che il suo curriculum è stato richiesto, di dare il suo consenso alla richiesta, di correggere eventuali inesattezze e di avere la certezza che le informazioni siano divulgate soltanto ai responsabili della decisione nel suo caso specifico. Secondo, i regolamenti del Dipartimento dei trasporti prevedono che le informaz