1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 1
Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni
►B REGOLAMENTO (CE)N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE
del 7 luglio 1995
che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE)n. 729/70 per quanto riguarda la
procedura di liquidazione dei conti del Feaog, sezione «garanzia»
(GU L 158 dell'8.7.1995, pag. 6)
Modificato da:
Gazzetta ufficiale
n. pag. data
►M1Regolamento (CE) n. 896/97 della Commissione del 20 maggio 1997 L 128 8 21.5.1997
►M2Regolamento (CE) n. 2245/1999 della Commissione del 22 ottobre 1999 L 273 5 23.10.1999
►M3Regolamento (CE) n. 2025/2001 della Commissione del 16 ottobre 2001 L 274 3 17.10.2001
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REGOLAMENTO (CE)N. 1663/95 DELLA COMMISSIONE
del 7 luglio 1995
che stabilisce modalità d'applicazione del regolamento (CEE)n. 729/
70 per quanto riguarda la procedura di liquidazione dei conti del
Feaog, sezione «garanzia»
LA COMMISSIONE DELLE COMUNITÀ EUROPEE,
visto il trattato che istituisce la Comunità europea,
visto il regolamento (CEE) n. 729/70 del Consiglio, del 21 aprile 1970,
relativo al finanziamento della politica agricola comune (1), modificato
da ultimo dal regolamento (CE) n. 1287/95 (2), in particolare l'articolo 4
paragrafo 6 e l'articolo 5 paragrafo 3,
considerando che, in seguito alla riforma della procedura di liquidazione
dei conti, posta in essere dal regolamento (CE) n. 1287/95, devono
essere adottate modalità d'applicazione per quanto riguarda il ricono-scimento degli organismi pagatori e la certificazione e la liquidazionedei conti annuali;
considerando che l'evoluzione del numero e della natura delle misure
finanziate dal Feaog, sezione «garanzia», nonché delle tecniche diregistrazione e di trasmissione dei dati rende necessaria una revisionedel tipo e del contenuto delle informazioni che devono essere fornite allaCommissione, ai fini della liquidazione dei conti;
considerando che è pertanto necessario abrogare il regolamento (CEE) n.
1723/72 della Commissione (
3), modificato da ultimo dal regolamento
(CEE) n. 295/88 (4);
considerando che il comitato del Feaog non ha espresso alcun parere nel
termine stabilito dal suo presidente,
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
1. Il limite al numero di organismi pagatori riconosciuti da ciascun
Stato membro ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 2 del regolamento (CEE)
n. 729/70 dovrà essere determinato da ciascuno Stato membro dopo aver
consultato la Commissione. La Commissione può far presente, inparticolare, qualsiasi ostacolo che questo numero comporti per il rispettodel termine di cui all'articolo 5, paragrafo 2 di detto regolamento e per latrasparenza dei controlli sulle operazioni del Fondo. La Commissioneinforma il comitato del Fondo sugli organismi pagatori riconosciuti negli
Stati membri.
2. Per ciascun organismo pagatore, lo Stato membro informa la
Commissione circa l'autorità o le autorità che rilasciano e revocano ilriconoscimento, e che stabiliscono il termine entro cui debbono essere
apportati gli adeguamenti necessari ai sensi dell'articolo 4, paragrafo 4
del regolamento (CEE) n. 729/70 («autorità competente»).
3. Prima di concedere il riconoscimento ad un organismo pagatore,
l'autorità competente accerta che le disposizioni amministrative e
contabili dello stesso offrano le garanzie di cui all'articolo 4, paragrafo
1, lettera a) del regolamento (CEE) n. 729/70. I criteri per ilriconoscimento sono stabiliti da ogni Stato membro e applicatidall'autorità competente tenendo conto delle linee direttrici dellaCommissione contenute nell'allegato. Il mancato rispetto di criteri
rilevanti per le operazioni dell'organismo pagatore comporta l'applica-
zione dell'articolo 4, paragrafo 4 dello stesso regolamento. La decisionedi riconoscimento si basa su un esame delle modalità amministrative e1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 2
(1) GU n. L 94 del 28. 4. 1970, pag. 13.
(2) GU n. L 125 dell'8. 6. 1995, pag. 1.
(3) GU n. L 186 del 16. 8. 1972, pag. 1.
(4) GU n. L 30 del 2. 2. 1988, pag. 7.
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contabili, in particolare di quelle adottate per tutelare gli interessi
comunitari, per quanto riguarda gli anticipi versati, le garanzie ottenute,le scorte d'intervento e gli importi da percepire. L'esame comprende, per
le operazioni finanziate dalla sezione «garanzia» del Feaog, le modalità
secondo cui vengono eseguiti i pagamenti, custodita la tesoreria,garantita la sicurezza dei sistemi informatici, tenuti i registri contabili,suddivise le mansioni e operati gli opportuni controlli interni ed esterni.
4. Se l'organismo pagatore esaminato soddisfa tutte le condizioni
prescritte, l'autorità competente procede al suo riconoscimento. In casocontrario notifica all'organismo pagatore le istruzioni relative allemodalità amministrative e contabili e in particolare le condizioni chel'organismo pagatore dovrà soddisfare per poter essere riconosciuto. Il
riconoscimento può essere accordato a titolo provvisorio e per un
periodo da fissare in funzione della gravità del problema incontrato, inattesa che vengano attuate le necessarie modifiche delle modalitàamministrative e contabili.
5. In caso di revoca del riconoscimento, lo Stato membro designa un
altro organismo pagatore, secondo le modalità stabilite dall'articolo 4 delregolamento (CEE) n. 729/70 e dai paragrafi 3 e 4 del presente articolo eprovvede affinché i pagamenti ai beneficiari non vengano interrotti.
6. L'atto di riconoscimento consiste in una attestazione scritta della
sussistenza delle condizioni prescritte per il riconoscimento, e se delcaso contiene le istruzioni per le modifiche necessarie ed il periodo entroil quale queste devono essere attuate. Esso deve essere comunicato alla
Commissione.
7. La comunicazione di cui all'articolo 4, paragrafo 3 del regolamento
(CEE) n. 729/70 deve essere inoltrata quando l'organismo pagatore vienericonosciuto insieme alle seguenti informazioni relative a ciascun
organismo pagatore:
— attribuzioni;
— la suddivisione di tali attribuzioni tra i servizi interni;— rapporti con altri enti, pubblici o privati, ai quali sono state pure
affidate alcune competenze per l'esecuzione delle misure in forza
delle quali si effettua l'imputazione delle spese al Fondo;
— le procedure di ricevimento, verifica e approvazione delle domande,
di autorizzazione, pagamento e registrazione delle spese;
— le disposizioni di revisione contabile interna.
Le informazioni da fornire in caso di applicazione dell'articolo 4,
paragrafo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70 includono in particolare leistruzioni inerenti alle modalità amministrative e contabili e agliadeguamenti che l'organismo pagatore deve apportare per evitare la
revoca del riconoscimento e il termine stabilito per attuarli.
Articolo 2
1. L'organismo di coordinamento di cui all'articolo 4, paragrafo 1
lettera b), del regolamento (CEE) n. 729/70 agisce come unicorappresentante dello Stato membro nei confronti della Commissioneper tutte le questioni relative alla sezione «garanzia» del Feaogriguardanti:
— la distribuzione dei testi e dei relativi orientamenti comunitari ai vari
organismi pagatori e alle amministrazioni che devono provvedere
alla loro situazione;
— la promozione della loro applicazione armonizzata;— la comunicazione alla Commissione delle informazioni previste nel
presente regolamento e nel regolamento (CEE) n. 729/70.
►M3 ◄L'organismo pagatore può svolgere il ruolo di
organismo di coordinamento purché tali due competenze sianonettamente distinte. Nell'espletamento dei suoi compiti l'organismo di1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 3
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coordinamento può avvalersi, a norma delle disposizioni nazionali, di
altri organi o servizi amministrativi, in particolare a carattere contabile otecnico.
2. Lo Stato membro comunica alla Commissione la denominazione e
lo statuto dell'organismo di coordinamento e fornisce ragguagli circa le
modalità amministrative, contabili e di controllo interno cui ci si è
attenuti per l'esecuzione delle operazioni considerate.
3.►
M2La forma e il contenuto delle informazioni contabili di cui
►M3all'articolo 4, paragrafo 1, lettera c), del presente regolamento ◄
sono stabiliti secondo la procedura prevista all'articolo 13 delregolamento (CEE) n. 729/70. ◄
Articolo 3
1. La certificazione cui si fa riferimento nell'articolo 5, paragrafo 1,
lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70 è rilasciata da un servizio oda un organismo indipendente sotto il profilo funzionale dall'organismo
pagatore e dell'organismo di coordinamento e che abbia le competenze
tecniche necessarie (organo di certificazione).
La certificazione si basa su un esame delle procedure nonché sull'esame
di un campione di operazioni. Essa riguarda la conformità dei pagamenticon le norme comunitarie solo per quanto concerne la capacità dellestrutture amministrative degli organismi pagatori di verificare taleconformità prima che il pagamento sia eseguito.
L'organismo di certificazione effettua l'esame attenendosi a norme sulla
revisione dei conti internazionalmente riconosciute. I controlli vengonoeffettuati nel corso alla fine di ogni esercizio finanziario. Anteriormenteal 31 gennaio dell'esercizio successivo, l'organismo di certificazione
redige la certificazione e una relazione sui propri accertamenti,
precisando in particolare se abbia ottenuto garanzie in merito al fattoche i conti da presentare alla Commissione siano completi, esatti everitieri, e che le procedure di controllo interno abbiano funzionato inmodo soddisfacente.
2. Qualora sia riconosciuto più di un organismo pagatore, lo Stato
membro può basarsi sulla certificazione rilasciata da servizi o organismiche hanno certificato i conti dei rispettivi organismi pagatori, purché
ottenga la garanzia che l'oggetto dei controlli e le norme seguite al
riguardo sono conformi alle prescrizioni del paragrafo 1.
3. La relazione di cui al paragrafo 1 indica:
— se le procedure applicate dai servizi pagatori con particolare riguardo
alle condizioni richieste per il riconoscimento offrono adeguategaranzie per quanto riguarda la conformità delle operazioni imputateal Fondo alle norme comunitarie, e quali raccomandazioni sono statefatte per migliorare i sistemi;
— se i conti annui di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a)
concordano con i libri e registri contabili degli organismi pagatori;
— se le dichiarazioni di spesa e delle operazioni d'intervento di cui
all'articolo 5, possono essere considerate come registrazioni
sostanzialmente veritiere, esatte e complete di operazioni imputateal Fondo;
— se gli interessi finanziari della Comunità sono debitamente tutelati
per quanto riguarda gli anticipi pagati, le garanzie ottenute, le scorte
d'intervento, nonché gli importi da percepire;
— se le raccomandazioni formulate agli organismi pagatori per
migliorare i sistemi sono state seguite.
La relazione è accompagnata da informazioni sul numero e le
qualificazioni del personale che ha operato la verifica, sul lavorosvolto, sul numero delle operazioni esaminate, sui livelli di rappresen-
tatività e attendibilità ottenuti, sulle debolezze riscontrate e le
raccomandazioni fatte per eventuali miglioramenti, nonché sulleoperazioni svolte dall'organismo di certificazione e da altri organismidi revisione contabile, sia esterni che interni agli organismi pagatori, dacui l'organismo di certificazione abbia integralmente o parzialmentericavato elementi di verifica in materia.1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 4
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Articolo 4
1. Ai fini della liquidazione dei conti di cui all'articolo 5, paragrafo 2,
lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, gli Stati membri trasmettonoalla Commissione:
a) i conti annui delle spese imputate alla sezione «garanzia» del Fondo,
unitamente alle relazioni redatte da ciascun servizio od organismo ai
sensi dell'articolo 5, paragrafo 1 di detto regolamento;
b) le certificazioni e le relazioni dell'organismo o degli organismi di
certificazione;
c) una registrazione completa di tutte le informazioni contabili
necessarie a fini statistici e di controllo, la cui forma e il cui
contenuto sono stabiliti sulla base dell'articolo 2, paragrafo 3, delpresente regolamento.
2. I documenti e le informazioni contabili di cui al paragrafo 1 sono
inviati alla Commissione entro il 10 febbraio dell'anno successivo alla
fine dell'esercizio finanziario interessato. I documenti di cui al paragrafo1, lettere a) e b), sono inviati in quattro copie o, in alternativa, in copiasingola accompagnata da una copia elettronica.
3. Su richiesta della Commissione o su iniziativa dello Stato membro,
altre informazioni relative alla liquidazione dei conti di cui trattasi
possono essere trasmesse alla Commissione entro un termine che
quest'ultima stabilisce tenendo conto della quantità di lavoro occorrenteper raccogliere le informazioni. In mancanza di tali informazioni, laCommissione può effettuare la liquidazione dei conti sulla base delleinformazioni in suo possesso alla scadenza del termine indicato.
4. La Commissione può accogliere le richieste di prorogare del
termine di trasmissione delle informazioni, in casi giustificati e sempreche siano notificate prima della scadenza del termine stesso.
Articolo 5
1. I dati contabili di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a),
comprendono:
a) un riepilogo delle spese, ripartite in base alle pertinenti voci e
sottovoci del bilancio comunitario;
b) una tabella che illustri le differenze, per ciascuna voce e sottovoce,
tra la spesa indicata nella dichiarazione annuale e quella indicata
nella dichiarazione mensile per lo stesso periodo nel documento di
cui all'articolo 3, paragrafo 5, del regolamento (CE) n. 296/96; taletabella dev'essere accompagnata dalla spiegazione di ogni differenzaper sottovoce;
c) la tabella, relativa alla fine dell'esercizio finanziario, di cui
all'articolo 3, paragrafo 6 a, lettera a), del regolamento (CE) n.296/96;
d) un riassunto delle operazioni di intervento, con l'indicazione
dell'entità e dell'ubicazione delle scorte alla fine dell'esercizio
finanziario;
e) la dichiarazione che i dati relativi ad ogni singolo movimento nei
magazzini di intervento sono disponibili presso l'organismo pagatore;
f) la tabella, relativa alla fine dell'esercizio finanziario, di cui
all'articolo 3, paragrafo 6 a, lettera b), del regolamento (CE) n.296/96.
2. Le relazioni di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera a) del presente
regolamento, contengono le seguenti informazioni, riguardanti ciascunorganismo pagatore o di coordinamento:
— operazioni di carattere eccezionale o ad eventuali difficoltà tecniche
riguardanti l'esercizio finanziario considerato;1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 5
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— modifiche sostanziali delle informazioni di cui all'articolo 1,
paragrafo 7, intervenute successivamente all'elaborazione dellarelazione precedente.
Articolo 6
I documenti giustificativi relativi alle spese finanziate e agli importi da
recuperare dal Feaog, sezione «garanzia», sono tenuti a disposizionedella Commissione quanto meno sino alla fine del terzo anno successivoa quello in cui la Commissione liquida le spese per il relativo eserciziofinanziario, e qualora la decisione sulla liquidazione dei conti formi
oggetto di un procedimento davanti alla Corte di giustizia delle
Comunità europee sino alla fine dell'anno successivo all'emissione dellasentenza.
Articolo 7
1. La decisione di liquidazione dei conti, di cui all'articolo 5,
paragrafo 2, lettera b) del regolamento (CEE) n. 729/70, determina fattesalve decisioni successive eventualmente adottate a norma del paragrafo2, lettera c) dello stesso articolo, l'importo delle spese effettuate inciascuno Stato membro durante l'esercizio finanziario in esame, chedevono essere riconosciute imputabili al FEAOG in base ai conti di cui
all'articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del regolamento succitato e delle
riduzioni o sospensioni degli anticipi per lo stesso esercizio, comprese leriduzioni di cui all'articolo 4, paragrafo 3, secondo comma delregolamento (CE) n. 296/96 (
1).
Gli importi che in virtù della decisione della liquidazione dei conti di cui
al primo comma devono essere recuperati dallo Stato membro o che gli
devono essere pagati, sono determinati deducendo gli anticipi pagati nelcorso dell'esercizio finanziario in esame dalle spese riconosciute per lostesso esercizio a norma del primo comma. Tali importi sono dedottidagli, o aggiunti agli anticipi pagabili dal secondo mese successivo almese in cui la decisione di liquidazione dei conti acquista efficacia.
2. Entro il 31 marzo successivo alla chiusura dell'esercizio finanziario
la Commissione comunica allo Stato membro interessato i risultati delleproprie verifiche, nonché le eventuali modifiche proposte.
3. Qualora, per cause imputabili allo Stato membro, non possa
liquidare i conti di uno Stato membro prima del 30 aprile dell'annosuccessivo, la Commissione indica allo Stato membro stesso le inchiestesupplementari da effettuare a norma dell'articolo 9 del regolamento(CEE) n. 729/70.
Articolo 8
1. Qualora ritenga, a seguito di un'indagine, che le spese non sono
effettuate nel rispetto delle norme comunitarie, la Commissionecomunica allo Stato membro interessato le proprie risultanze e indicai provvedimenti da adottare per garantire, in futuro, l'osservanza delle
norme stesse.
La comunicazione fa riferimento al presente regolamento. Lo Stato
membro risponde entro due mesi e la Commissione può conseguente-mente modificare la sua posizione. In casi giustificati la Commissionepuò accordare una proroga del termine per la risposta.
Alla scadenza del termine stabilito per la risposta, i servizi della
Commissione convocano una discussione bilaterale ed entrambe le partisi adoperano per raggiungere un accordo sulle misure da adottare,nonché sulla valutazione della gravità dell'infrazione e del dannofinanziario arrecato alla Comunità europea. In esito a tale discussione edopo un'eventuale data fissata dalla Commissione, di concerto con lo1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 6
(1) GU n. L 39 del 17. 2. 1996, pag. 5.▼M1
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Stato membro, dopo la discussione bilaterale per la comunicazione
d'informazioni supplementari o, qualora lo Stato membro non accetti laconvocazione nel termine fissato dalla Commissione, dopo la scadenza
di tale termine, quest'ultima comunica ufficialmente le sue conclusioni
allo Stato membro facendo riferimento alla decisione 94/442/CE dellaCommissione (
1). Fatte salve le disposizioni del quarto comma del
presente paragrafo, tale comunicazione valuta le spese di cui saràproposta l'esclusione in virtù dell'articolo 5, paragrafo 2, lettera c), del
regolamento (CEE) n. 729/70.
Lo Stato membro informa la Commissione quanto prima possibile dei
provvedimenti adottati per assicurare il rispetto delle norme comunitariee della data effettiva della loro attuazione. La Commissione adotta, sedel caso, una o più decisioni in applicazione dell'articolo 5, paragrafo 2,lettera c), del regolamento (CEE) n. 729/70 per escludere fino alla dataeffettiva di attuazione dei provvedimenti le spese per le quali non sono
state rispettate le norme comunitarie.
2. Le decisioni di cui all'articolo 5, paragrafo 2, lettera c) del
regolamento (CEE) n. 729/70 sono adottate in seguito all'esame dellerelazioni predisposte dall'organo di conciliazione a norma delladecisione n. 94/442/CE.
3. La riduzione del finanziamento comunitario di cui all'articolo 5,
paragrafo 2, lettera c) del regolamento (CEE) n. 729/70 è applicata sugli
anticipi relativi alle spese del secondo mese successivo a quello delladecisione adottata a norma di tale articolo. Su richiesta dello Statomembro e per motivi riguardanti l'entità della riduzione, la Commissionepuò, dopo aver consultato il comitato del Fondo, decidere date diverse.
Articolo 9
Il regolamento (CEE) n. 1723/72 è abrogato a decorrere dal 16 ottobre
1995.
Esso resta tuttavia applicabile alla liquidazione dei conti del Feaog,
sezione «garanzia» fino all'esercizio finanziario 1995.
Articolo 10
Il presente regolamento entra in vigore il settimo giorno successivo alla
pubblicazione nella Gazzetta ufficiale delle Comunità europee.
Esso è applicabile a decorrere dall'esercizio che inizia il 16 ottobre 1995.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e
direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 7
(1) GU L 182 del 16.7.1994, pag. 45.▼B
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ALLEGATO
Linee direttrici per i criteri per il riconoscimento degli organismi pagatori
I criteri per il riconoscimento sono tali che l'organismo pagatore offra garanzie
sufficienti per il corretto funzionamento della sua organizzazione amministrativa,
del suo sistema di controllo interno, e per la conservazione dei documenti di cui
all'articolo 4 del regolamento (CEE) n. 729/70. Unicamente operazioni di scala
ridotta dell'organismo pagatore possono giustificare l'applicazione di criteri
semplificati. Il mancato rispetto di criteri di importanza rilevante per le
operazioni dell'organismo pagatore comporterà l'applicazione dell'articolo 4,
paragrafo 4 di detto regolamento.
1. L'istituzione di un organismo pagatore («organismo») dovrà basarsi su un
atto formale che stabilisca i poteri, gli obblighi e le responsabilità
dell'organismo, segnatamente in relazione alla spesa della sezione
«garanzia» del Feaog, tali quali definiti agli articoli 2 e 3 del regolamento
n. 729/70 e che definisca inoltre la struttura amministrativa dell'organismo.
2. In relazione alla spesa del Feaog «garanzia», l'organismo deve svolgere
sostanzialmente tre funzioni:
i)Autorizzazione dei pagamenti: obiettivo della funzione è di fissare
l'importo che deve essere pagato a un richiedente conformemente alla
normativa comunitaria.
ii)Esecuzione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di impartire
istruzioni agli istituti bancari dell'organismo o, se del caso, a un
servizio pagatore governativo, di pagare gli importi autorizzati al
richiedente (o al suo delegato).
iii)Contabilizzazione dei pagamenti: obiettivo di questa funzione è di
registrare il pagamento nei libri contabili dell'organismo, che di norma
sono costituiti da un sistema informatizzato, e la preparazione di
sintesi periodiche di spesa, ivi incluse le dichiarazioni mensili e
annuali destinate alla Commissione europea. Nei libri contabili vannoaltresì registrati gli attivi finanziati dal Fondo, segnatamente per
quanto concerne le scorte d'intervento, gli anticipi non liquidati e i
debitori.
3. Senza pregiudizio delle deleghe di cui al paragrafo 4 l'organismo pagatore
dovrà di norma disporre di due servizi:
i)Il servizio di controllo interno: obiettivo del servizio o di procedure
equivalenti è di garantire che il sistema di controllo interno
dell'organismo pagatore funzioni efficacemente; il servizio di controllo
interno deve essere indipendente dagli altri servizi dell'organismo
stesso e deve riferire direttamente alla direzione dell'organismo.
ii)Ilserviziotecnico: obiettivo del servizio è di verificare gli elementi che
giustificano i pagamenti ai richiedenti, ad esempio gli elementi relativi
ad aspetti quali la qualità e le caratteristiche del prodotto, il bestiame, i
terreni ecc., la data di consegna, le trasformazioni in un altro prodotto e
altri controlli di natura tecnica. La verifica di questi elementi è garantita
da un'operazione di controllo e d'ispezione del sistema. Uno dei compiti
principali del servizio tecnico è il seguito da dare al sistema di
controllo.
4. La funzione di autorizzare e/o il servizio tecnico possono essere delegati in
tutto o in parte ad altri organismi sempreché soddisfino le seguenti
condizioni:
i) I compiti e gli obblighi di questi altri organismi, segnatamente per il
controllo e la verifica del rispetto della normativa comunitaria, vanno
chiaramente definiti.
ii) Gli organismi dispongono di sistemi efficaci per garantire di poter
espletare i compiti loro affidati in maniera soddisfacente.
iii) Gli organismi confermano esplicitamente all'organismo pagatore che
sono in grado di espletare i compiti suddetti e illustrano i mezzi
utilizzati.
iv) L'organismo pagatore viene informato regolarmente e tempestivamente
dei risultati dei controlli effettuati di modo che sia sempre possibile
tener conto dell'adeguatezza dei controlli stessi prima di trattare una
domanda. Il lavoro svolto deve essere descritto dettagliatamente in una
relazione che accompagna ogni domanda o, se del caso, gruppo o serie
di domande, e che copre un'intera campagna. La relazione deve essereaccompagnata da un attestato di ammissibilità delle domande accolte e
della natura, dell'obiettivo e dei limiti del lavoro svolto. Nel caso di
controlli materiali o amministrativi riguardanti un campione di
domande, le domande selezionate devono essere identificate, deve
essere descritto il metodo di campionamento nonché i risultati di tutte1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 8
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le ispezioni e le misure adottate rispetto a discordanze e irregolarità
riscontrate. I documenti giustificativi presentati all'organismo pagatore
devono essere sufficienti per garantire che sono stati effettuati tutti i
controlli necessari sull'ammissibilità delle domande autorizzate.
v) Qualora i documenti relativi alle domande autorizzate e ai controlli
effettuati vengano conservate da altri organismi, questi ultimi e
l'organismo pagatore devono mettere a punto procedure che consen-
tano di registrare l'ubicazione di tutti i documenti pertinenti a
pagamenti specifici e di metterli a disposizione ai fini di controllo
presso gli uffici dell'organismo pagatore a richiesta delle persone e
degli organismi che di norma hanno il diritto d'ispezione tali
documenti ovvero:
— il personale dell'organismo che si occupa della domanda;
— il servizio di controllo interno dell'organismo;— l'organismo che certifica la dichiarazione annuale dell'organismo
pagatore;
— funzionari designati dall'Unione Europea.
4 bis. Per le sole misure cofinanziate, con l'accordo preventivo della Commis-
sione e qualora debba essere effettuato un numero elevato di pagamenti di
importo modesto, la funzione di pagamento dell'aiuto ai richiedenti può
essere delegata ad altri organismi. Un accordo scritto tra l'organismo
pagatore e tale organismo deve specificare la natura delle informazioni e
dei documenti giustificativi da presentare all'organismo pagatore, nonché i
termini entro i quali devono essere forniti; essi devono almeno consentire
all'organismo pagatore di conformarsi ai criteri di riconoscimento e di
rispettare i termini specificati per la presentazione dei conti mensili ed
annuali. L'organismo pagatore rimane responsabile della buona gestione
dei fondi in questione e dell'aggiornamento dei documenti contabili. Gli
agenti delegati dall'organismo pagatore, dall'organo di certificazione e
dalla Comunità europea hanno facoltà di esaminare tutte le prove tenute
dall'organismo suddetto e possono effettuare verifiche presso i richiedenti
dell'aiuto.
5. La struttura amministrativa dell'organismo pagatore deve prevedere una
separazione delle tre funzioni di autorizzazione, esecuzione e contabiliz-
zazione dei pagamenti, ciascuna delle quali sarà affidata ad un'unità
amministrativa distinta le cui responsabilità saranno definite in un
organigramma. La struttura amministrativa può prevedere che, in casi
determinati, la funzione del servizio tecnico sia affidata al servizio
responsabile delle autorizzazioni.
La sottounità amministrativa incaricata dell'esecuzione dei pagamenti,
oppure l'unità incaricata della sua supervisione, deve disporre dei
documenti che attestano l'ordinazione delle domande di aiuto e
l'esecuzione dei controlli amministrativi e fisici prescritti. Le informazioni
e attestazioni possono essere redatte in forma sintetica equivalente a quella
descritta al punto 4 iv) del presente allegato e possono essere presentate su
supporto informatico.
6. L'organismo pagatore dovrà adottare le seguenti procedure o quelle che
offrono equivalenti garanzie:
i) L'organismo stabilisce per iscritto delle procedure particolareggiate
relative al ricevimento, alla registrazione ed al trattamento delle
domande, ivi compreso una descrizione di tutti i documenti da
utilizzare.
ii) La ripartizione dei compiti deve garantire che nessun funzionario
abbia contemporaneamente più incarichi in materia di autorizzazione,
pagamento o contabilizzazione per le somme imputate al Feoag e che
nessun funzionario svolga uno dei compiti predetti senza che il suo
lavoro sia controllato da un secondo funzionario.
Le responsabilità dei singoli funzionari vanno definite per iscritto
inclusa la fissazione di limiti finanziari alle loro competenze. Deve
essere prevista una formazione adeguata e deve esserci una politica
per la rotazione del personale addetto a funzioni delicate o in
alternativa per aumentata supervisione. ►
M2Misure opportune
devono evitare il rischio di un conflitto d'interessi quando persone
che occupano una posizione di responsabilità o svolgono un incarico
delicato in materia di verifica, ordinazione e pagamento di domande
imputate al Fondo, assumono altre funzioni al di fuori dell'organismo
pagatore. ◄1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 9
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iii) Ogni funzionario responsabile dell'autorizzazione deve poter disporre
di un elenco esauriente delle verifiche che è tenuto ad effettuare: detto
elenco deve includere, fra i documenti giustificativi della domanda,
l'attestato che tali controlli sono stati effettuati. Il rilascio dell'attestato
può essere informatizzato alle condizioni di cui al comma vi). Il
lavoro svolto da ogni funzionario va rivisto e documentato da un
dirigente.
iv) Il pagamento può essere autorizzato solo quando sono stati effettuati
controlli sufficienti per verificare che la domanda è conforme alla
normativa comunitaria. i controlli includono tutte le verifiche previste
dalla normativa che disciplina le misure specifiche in base alle quali
viene richiesto l'aiuto, nonché le disposizioni dell'articolo 8 del
regolamento (CE) n. 729/70 per prevenire ed individuare frodi ed
irregolarità, con particolare riferimento ai rischi connessi. I controlli
da effettuare vanno indicati in un apposito elenco e, una volta
effettuati, vanno certificati per ciascuna domanda o gruppo di
domande.
v) Le procedure debbono garantire che il pagamento verrà erogato solo al
richiedente, versato sul suo conto bancario o al suo delegato. Il
pagamento sarà effettuato dall'istituto bancario (organismo di credito)
dell'organismo pagatore o, se del caso, da un ufficio pagatore
governativo ovvero l'assegno sarà spedito entro cinque giorni
lavorativi dalla data di imputazione a carico del Feaog. Saranno
adottate procedure intese a garantire che tutti i pagamenti per i qualinon vengono effettuati trasferimenti o per i quali gli assegni non
vengono incassati, sono nuovamente accreditati al Fondo. Non sono
ammessi pagamenti in contanti. L'approvazione del funzionario
abilitato ad autorizzare il pagamento e/o del suo controllore può
essere informatizzata a condizione che sia garantito un appropriato
livello di sicurezza dei mezzi utilizzati e che l'identità del firmatario
sia registrata su rapporto informativo.
vi)►
M3La riservatezza, la completezza e la disponibilità di tutti i dati
informatizzati sono garantite mediante misure adeguate alla struttura
amministrativa, al personale e all'ambiente tecnologico di ogni
organismo pagatore. L'impegno finanziario e tecnologico dev'essere
proporzionale ai rischi effettivi.
Ogni sistema informatico utilizzato deve disporre di procedure
adeguate per:
a) l'organizzazione, la gestione e la sorveglianza generali;
b) la sicurezza fisica;
c) la sicurezza logica;
d) lo sviluppo, la programmazione e la manutenzione dei sistemi;
e) le operazioni correnti;
f) le telecomunicazioni;
g) i microcomputer;
h) i piani di emergenza;
i) i controlli applicativi. ◄
vii) Le procedure dell'organismo pagatore devono garantire che qualsiasi
modifica dei regolamenti comunitari e in particolare del tasso
dell'aiuto applicabile venga registrata mentre le istruzioni, le basi
dati e gli elenchi di controllo vanno aggiornati, in tempo utile.
7. I pagamenti di anticipi devono poter essere identificati nella registrazione
contabile; vanno poi adottate procedure opportune per garantire che:
i) Le garanzie vengano fornite esclusivamente da istituti finanziari che
soddisfano le condizioni di cui al regolamento (CEE) n. 2220/85 della
Commissione (1) e siano stati approvati da appropriate autorità, e che
rilasciano garanzie che rimangano valide sino a liquidazione o
incameramento avvenuti, e siano incassabili su semplice richiesta
dell'organismo.
ii) Gli anticipi vengano liquidati nei termini stabiliti: gli anticipi in ritardo
per la liquidazione vengano identificati e le cauzioni vengano
prontamente incamerate.
iii) La liquidazione di anticipi, così come i pagamenti, è sottoposta ai
medesimi controlli da parte dei funzionari abilitati.
8. La contabilità relativa alle scorte d'intervento deve garantire che i
quantitativi e le spese ad essi relative siano registrati in modo corretto e1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 10
(1) GU n. L 205 del 3. 8. 1985, pag. 5.
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in tempi brevi, per partita identificata e nella voce corretta in ogni fase,
dall'accettazione dell'offerta fino allo smaltimento materiale del prodotto e
che i quantitativi e la natura delle scorte nei vari luoghi possano essere
determinate in qualsiasi momento. Le scorte devono poter essere verificate
materialmente e in modo regolare da persone, organi o servizi,
indipendenti dagli assuntori.
9. Le procedure contabili devono garantire che le dichiarazioni mensili o
annuali sono complete e tempestive e che qualsiasi errore od omissione
sono individuati e corretti in particolare mediante controlli e verifiche
effettuate ad intervalli non superiori a tre mesi.
10. Il servizio di controllo interno verifica che le procedure adottate
dall'organismo pagatore siano adeguate per garantire la conformità con
la normativa comunitaria e inoltre che la contabilità sia accurata, completa
e tempestiva. Le verifiche possono essere limitate a determinare misure o a
campioni di transazioni, a condizione che il programma di lavoro
garantisca la copertura di tutti i settori importanti ivi comprese le unità
incaricate dell'autorizzazione in un periodo non superiore a cinque anni.
L'attività del servizio va espletata in base a criteri accettati a livello
internazionale, va registrata in documenti di lavoro e deve figurare nelle
relazioni e nelle raccomandazioni destinate alla direzione dell'organismo
pagatore. I programmi di controllo e i rapporti di controllo vanno tenuti a
disposizione dell'organismo di certificazione e dei funzionari dell'Unione
europea con mandato di intraprendere verifiche finanziarie e con il solo
scopo di valutare l'efficacia della funzione di controllo contabile interno.
11. Tutti i paragrafi summenzionati si applicano, mutatis mutandis, alle «spese
negative» (prelievi, cauzioni incamerate, pagamenti rimborsati, ecc.) che
l'organismo pagatore è tenuto a recuperare per conto della sezione
«garanzia» del Feaog. In particolare l'organismo deve istituire un sistema
per individuare tutti gli importi dovuti al Feoag e per registrare in un
registro dei debitori tutti i debiti prima che vengano riscossi. Il registro dei
debitori deve essere ispezionato a intervalli regolari nell'intento di
intervenire qualora vi siano dei ritardi nel recupero degli importi dovuti.
L'organismo pagatore può delegare ad altri organismi il compito di
recuperare determinate categorie di spese negative alle condizioni di cui al
paragrafo 4, adattate se del caso, e alla condizione aggiuntiva che l'altro
organismo riferisca regolarmente e tempestivamente, almeno su base
mensile, circa tutte le entrate individuate e gli importi ricevuti.
12. L'organismo pagatore stabilisce procedure atte a garantire che tutte le
domande ricevute vengano trattate celermente.1995R1663 — IT — 24.10.2001 — 003.001 — 11