2003X0217 — IT — 15.07.2011 — 002.001

Trattandosi di un semplice strumento di documentazione, esso non impegna la responsabilità delle istituzioni

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MANUALE SIRENE

INDICE INTRODUZIONE 1. SISTEMA D’INFORMAZIONE SCHENGEN (SIS) E UFFICI SIRENE NAZIONALI 1.1. Uffici SIRENE 1.2. Manuale SIRENE 1.3. Principi 1.3.1. Disponibilità 1.3.2. Continuità 1.3.3. Sicurezza 1.3.4. Accessibilità 1.3.5. Comunicazioni 1.3.6. Regole di traslitterazione 1.3.7. Qualità dei dati 1.3.8. Strutture 1.3.9. Archiviazione 1.4. Personale 1.4.1. Conoscenze e competenze 1.4.2. Formazione 1.4.3. Scambi di personale 1.5. Infrastrutture tecniche 1.5.1. Sistema di workflow SIRENE 1.5.2. Introduzione automatica dei dati 1.5.3. Cancellazione automatica dei dati 1.5.4. Scambio di dati tra uffici SIRENE 1.5.5. Qualità dei dati nel SIS 2. PROCEDURE GENERALI 2.1. Segnalazioni multiple (articolo 107) 2.1.1. Compatibilità delle segnalazioni e ordine di priorità 2.1.2. Verifica dell’esistenza di segnalazioni multiple di una persona 2.1.3. Trattative in caso di segnalazioni incompatibili 2.2. Scambio di informazioni in caso di hit 2.2.1. Procedure in caso di hit 2.2.2. Comunicazione di ulteriori informazioni 2.3. Impossibilità di eseguire l’azione richiesta in caso di hit (articolo 104, paragrafo 3) 2.4. Cambiamento di finalità della segnalazione (articolo 102, paragrafo 3) 2.5. Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 106) 2.6. Diritto di accesso e rettifica di dati (articoli 109 e 110) 2.6.1. Scambio di informazioni relative al diritto di accesso e rettifica di dati 2.6.2. Informazioni sulle domande di accesso, rettifica o cancellazione di segnalazioni inserite da altri Stati membri 2.6.3. Informazioni sulle procedure di accesso e di rettifica 2.7. Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione 2.8. Identità usurpata 2.9. Inserimento di alias 2.10. SIRPIT (SIRENE Picture Transfer) 2.10.1. Sviluppo e origine del SIRPIT (SIRENE Picture Transfer) 2.10.2. Uso dei dati scambiati, inclusa l’archiviazione 2.10.3. Requisiti tecnici 2.10.4. Servizio nazionale di identificazione 2.10.5. Uso del formulario L SIRENE 2.10.6. Procedura SIRPIT 2.10.6.1. L’ufficio SIRENE della scoperta procede al raffronto 2.10.6.2. L’ufficio SIRENE segnalante procede al raffronto 2.10.6.3. Maschera di input 2.11. Ruolo degli uffici SIRENE nella cooperazione di polizia nell’Unione europea 2.12. Rapporti tra SIRENE e Interpol 2.12.1. Priorità delle segnalazioni SIS sulle segnalazioni Interpol 2.12.2. Scelta del canale di comunicazione 2.12.3. Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen 2.12.4. Trasmissione di informazioni a paesi terzi 2.12.5. Hit e cancellazione della segnalazione 2.12.6. Miglioramento della cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN di Interpol 2.13. Cooperazione con Europol ed Eurojust 2.14. Tipi particolari di ricerca 2.14.1. Ricerca mirata geograficamente 2.14.2. Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST) 2.15. Aggiunta di un flag 2.15.1. Consultazione degli Stati membri per l’aggiunta di un flag 2.15.2. Richiesta di cancellare un flag 2.16. Indicazione di urgenza nei formulari SIRENE 3. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 95 3.1. Verifiche dello Stato membro prima di introdurre la segnalazione 3.2. Verifica volta a stabilire se il diritto nazionale degli Stati membri autorizza l’arresto a fini di consegna o estradizione 3.3. Segnalazioni multiple 3.3.1. Verifica di segnalazioni multiple (articolo 107) 3.3.2. Scambio di informazioni 3.4. Invio di informazioni supplementari agli Stati membri 3.4.1. Informazioni supplementari in relazione a un MAE 3.4.2. Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio 3.4.3. Inserimento di alias 3.4.4. Ulteriori informazioni per accertamento di identità 3.4.5. Trasmissione dei formulari A e M 3.5. Aggiunta di un flag 3.5.1. Richiesta di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni riguardanti persone ricercate per l’arresto a fini di estradizione laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI del Consiglio relativa al mandato d’arresto europeo e alle procedure di consegna tra Stati membri 3.6. Intervento degli uffici SIRENE a seguito di segnalazione a norma dell’articolo 95 3.7. Scambio di informazioni in caso di hit 3.7.1. Informazione degli Stati membri in caso di hit 3.7.2. Comunicazione di ulteriori informazioni 3.7.3. In caso di hit 3.7.4. Scambio di informazioni supplementari sulla consegna o sull’estradizione 3.8. Cancellazione di una segnalazione 3.8.1. Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione 3.9. Identità usurpata 4. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 96 4.1. Introduzione 4.2. Inserimento di una segnalazione a norma dell’articolo 96 4.3. Inserimento di alias 4.4. Identità usurpata 4.5. Tipi di procedure SIRENE da seguire 4.6. Scambio di informazioni in caso di hit 4.6.1. Scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen 4.6.2. Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti 4.6.3. Procedure speciali di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen 4.6.3.1. Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 1, della convenzione Schengen 4.6.3.2. Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, della convenzione Schengen 4.6.4. Procedure speciali di cui all’articolo 5, paragrafo 4, del codice frontiere Schengen 4.6.4.1. Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera a), del codice frontiere Schengen 4.6.4.2. Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), del codice frontiere Schengen 4.7. Scambio di informazioni relative a un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione 4.7.1. Scambio di informazioni in caso di hit 4.7.2. Scambio di informazioni nel caso in cui, in assenza di hit, uno Stato membro scopra l’esistenza di una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso a carico di un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione 4.8. Cancellazione di segnalazioni di cittadini dell’UE 4.9. Informazione degli Stati membri Schengen in caso di hit 5. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 97 5.1. Aggiunta di un flag 5.2. Elementi descrittivi riguardanti minori scomparsi e altre persone a rischio 5.3. In caso di hit 6. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 98 6.1. In caso di hit 7. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 99 7.1. Inserimento di alias 7.2. Informazione degli altri Stati membri in caso di segnalazione inserita su richiesta delle autorità competenti per la sicurezza nazionale 7.3. Aggiunta di un flag 7.4. Comunicazione di ulteriori informazioni in caso di hit 8. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 100 8.1. Segnalazioni di veicoli a norma dell’articolo 100 8.1.1. Verifica di segnalazioni multiple su un veicolo 8.1.2. VIN gemelli 8.2. Comunicazione di ulteriori informazioni in caso di hit 9. STATISTICHE

INTRODUZIONE

Il 14 giugno 1985 i governi del Regno del Belgio, della Repubblica federale di Germania, della Repubblica francese, del Granducato di Lussemburgo e del Regno dei Paesi Bassi hanno firmato a Schengen, comune del Lussemburgo, un accordo per il «[…] libero attraversamento delle frontiere interne da parte di tutti i cittadini degli Stati membri e […] la libera circolazione delle merci e dei servizi».

Il 19 giugno 1990 i cinque paesi fondatori hanno firmato la convenzione di applicazione dell’accordo di Schengen ( 1 ), cui hanno poi aderito la Repubblica italiana il 27 novembre 1990, il Regno di Spagna e la Repubblica del Portogallo il 25 giugno 1991, la Repubblica ellenica il 6 novembre 1992, la Repubblica d’Austria il 28 aprile 1995 e il Regno di Danimarca, il Regno di Svezia e la Repubblica di Finlandia il 19 dicembre 1996.

Il 19 dicembre 1996 anche il Regno di Norvegia e la Repubblica d’Islanda hanno concluso un accordo di cooperazione con gli Stati membri per aderire alla convenzione.

Successivamente, dal 26 marzo 1995 l’acquis di Schengen è stato pienamente applicato in Belgio, Germania, Francia, Lussemburgo, Paesi Bassi, Spagna e Portogallo ( 2 ), dal 31 marzo 1998 in Austria e in Italia ( 3 ), dal 26 marzo 2000 in Grecia ( 4 ) e, infine, dal 25 marzo 2001 in Norvegia, Islanda, Svezia, Danimarca e Finlandia ( 5 ).

Il Regno Unito e l’Irlanda partecipano solo ad alcune disposizioni dell’acquis di Schengen, in virtù, rispettivamente, della decisione 2000/365/CE del Consiglio ( 6 ) e della decisione 2002/192/CE del Consiglio ( 7 ).

Per quanto riguarda il Regno Unito, a partire dal 1o gennaio 2005 ( 8 ) si applicano le disposizioni dell’acquis di Schengen cui tale paese intende partecipare, salvo le disposizioni relative al sistema d’informazione Schengen.

Nel 1999 l’acquis di Schengen è stato integrato nel quadro normativo dell’Unione europea con i protocolli allegati al trattato di Amsterdam ( 9 ). Il 12 maggio 1999 il Consiglio ha adottato una decisione per determinare, conformemente alle disposizioni pertinenti del trattato che istituisce la Comunità europea e del trattato sull’Unione europea, la base giuridica per ciascuna delle disposizioni o decisioni che costituiscono l’acquis di Schengen.

A partire dal 1o maggio 2004 le disposizioni dell’acquis di Schengen integrate nell’ambito dell’Unione dal protocollo allegato al trattato sull’Unione europea e al trattato che istituisce la Comunità europea («protocollo Schengen») e gli atti basati sul medesimo o altrimenti ad esso correlati sono vincolanti per la Repubblica ceca, la Repubblica di Estonia, la Repubblica di Cipro, la Repubblica di Lettonia, la Repubblica di Lituania, la Repubblica di Ungheria, la Repubblica di Malta, la Repubblica di Polonia, la Repubblica di Slovenia e la Repubblica slovacca. Dal 1o gennaio 2007 si applicano anche alla Repubblica di Bulgaria e alla Romania.

Nel dicembre 2007 il Consiglio ha adottato una decisione sulla piena applicazione delle disposizioni dell’acquis di Schengen nella Repubblica ceca, nella Repubblica di Estonia, nella Repubblica di Lettonia, nella Repubblica di Lituania, nella Repubblica di Ungheria, nella Repubblica di Malta, nella Repubblica di Polonia, nella Repubblica di Slovenia e nella Repubblica slovacca ( 10 ). Di conseguenza, i controlli alle frontiere interne terrestri e marittime e alle frontiere interne aeree di questi Stati membri sono stati aboliti rispettivamente nel dicembre 2007 e nel marzo 2008.

Per quanto riguarda la Repubblica di Bulgaria e la Romania, la decisione 2010/365/UE del Consiglio ( 11 ) consente il trasferimento dei dati reali SIS verso gli Stati membri interessati. L’utilizzazione concreta di tali dati permette al Consiglio, attraverso le procedure di valutazione Schengen applicabili stabilite nel documento SCH/Com-ex (98) 26 def., di verificare la corretta applicazione delle disposizioni dell’acquis di Schengen relative al SIS negli Stati membri interessati. Una volta effettuate queste valutazioni, il Consiglio dovrebbe decidere in merito alla soppressione dei controlli alle frontiere interne con tali Stati membri.

Per quanto riguarda la Svizzera, è stato concluso un accordo tra l’Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera, riguardante l’associazione di quest’ultima all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen ( 12 ). I controlli alle frontiere interne terrestri e alle frontiere interne aeree della Svizzera sono stati aboliti rispettivamente nel dicembre 2008 e nel marzo 2009, conformemente alla pertinente decisione del Consiglio ( 13 ).

Per quanto riguarda il Liechtenstein, è stato sottoscritto un protocollo tra l’Unione europea, la Comunità europea, la Confederazione svizzera e il Principato del Liechtenstein sull’adesione del Principato del Liechtenstein all’accordo tra l’Unione europea, la Comunità europea e la Confederazione svizzera riguardante l’associazione della Confederazione svizzera all’attuazione, all’applicazione e allo sviluppo dell’acquis di Schengen ( 14 ).

1. SISTEMA D’INFORMAZIONE SCHENGEN (SIS) E UFFICI SIRENE NAZIONALI

Il sistema d’informazione Schengen (SIS), istituito a norma del titolo IV della convenzione di applicazione dell’accordo di Schengen del 14 giugno 1985 relativo all’eliminazione graduale dei controlli alle frontiere comuni (convenzione Schengen) ( 15 ), rappresenta, con la cooperazione degli uffici SIRENE, uno strumento fondamentale per l’applicazione delle disposizioni dell’acquis di Schengen integrate nell’ambito dell’Unione europea.

Il SIS permette l’accesso delle seguenti autorità a segnalazioni di persone e oggetti:

a) autorità competenti per i controlli alle frontiere;

b) autorità competenti per altri controlli di polizia e doganali effettuati all’interno del paese e relativo coordinamento;

c) autorità giudiziarie nazionali, tra cui quelle responsabili dell’avvio di investigazioni del pubblico ministero nelle azioni penali e di indagini giudiziarie prima dell’atto di accusa, nell’assolvimento dei propri compiti, conformemente alla legislazione nazionale;

d) autorità competenti per il rilascio di visti, autorità centrali competenti per l’esame delle domande di visto e autorità competenti per il rilascio di documenti di soggiorno e per l’amministrazione dei cittadini di paesi terzi nel quadro dell’applicazione delle disposizioni dell’acquis dell’Unione in materia di circolazione delle persone;

e) servizi competenti per il rilascio dei documenti di immatricolazione dei veicoli.

Anche Europol e Eurojust hanno accesso a certe categorie di segnalazioni ( 16 ). Europol può accedere ai dati inseriti a norma dell’articolo 95 (segnalazioni per l’arresto), dell’articolo 99 (segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico) e dell’articolo 100 (segnalazioni di oggetti ricercati a scopo di sequestro o di prova in un procedimento penale). Eurojust può accedere ai dati inseriti a norma dell’articolo 95 (segnalazioni per l’arresto) e dell’articolo 98 (segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario).

Il SIS consta di componenti distinte: l’unità di supporto tecnico (C.SIS) e le sezioni nazionali (N.SIS, una per Stato membro), connesse da una rete (SISNET). Il SIS funziona in base al principio secondo cui i sistemi nazionali non possono scambiarsi direttamente i dati informatici, ma devono passare per il sistema centrale (C.SIS).

Gli Stati membri devono avere tuttavia la possibilità di scambiarsi, secondo procedure bi- o multilaterali, le informazioni supplementari necessarie all’attuazione di certe disposizioni della convenzione Schengen e di garantire la piena applicazione del titolo IV della convenzione Schengen alla totalità del SIS.

1.1. Uffici SIRENE ( 17 )

A norma dell’articolo 92, paragrafo 4, della convenzione Schengen gli Stati membri si scambiano, conformemente alla legislazione nazionale, tramite le autorità all’uopo designate (SIRENE) tutte le informazioni supplementari necessarie in relazione all’inserimento di segnalazioni e ai fini dell’adeguata azione da intraprendere nei casi in cui persone e oggetti, i cui dati sono stati inseriti nel sistema d’informazione Schengen, siano reperiti grazie alla consultazione di tale sistema.

Per ottemperare agli obblighi di funzionamento stabiliti dalla convenzione Schengen, ogni Stato Schengen istituisce un’autorità centrale che funge da punto di contatto unico per lo scambio di informazioni supplementari relative ai dati SIS. Questo punto di contatto, denominato ufficio SIRENE, è operativo 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

1.2. Manuale SIRENE

Il manuale SIRENE è un insieme di istruzioni destinate agli uffici SIRENE che descrive nel dettaglio le regole e le procedure che disciplinano lo scambio bilaterale o multilaterale di informazioni supplementari.

1.3. Principi

Seguono i principi fondamentali che presiedono alla cooperazione tramite SIRENE.

1.3.1. Disponibilità

Ciascuno Stato membro istituisce un ufficio SIRENE nazionale che funge da punto di contatto unico per gli Stati membri che applicano le disposizioni relative al SIS della convenzione Schengen. L’ufficio sarà pienamente operativo e dotato di capacità sufficiente, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Saranno fornite, con capacità sufficiente e 24 ore su 24, 7 giorni su 7, anche le analisi, l’assistenza e le soluzioni tecniche.

1.3.2. Continuità

Ogni ufficio SIRENE crea una struttura interna che garantisce la continuità della gestione, del personale e dell’infrastruttura tecnica. Gli Stati membri provvedono affinché gli effetti dell’avvicendamento del personale non incidano sui livelli di qualifica e di esperienza.

I responsabili degli uffici SIRENE si riuniscono almeno due volte l’anno per valutare la qualità della cooperazione tra i rispettivi servizi, prendere le misure tecniche o organizzative necessarie in caso di difficoltà e adattare le procedure, se necessario.

1.3.3. Sicurezza

Sicurezza dei locali

Per proteggere i locali degli uffici SIRENE sono necessarie misure di sicurezza fisica e organizzativa. Tali misure specifiche saranno determinate in base ai risultati della valutazione delle minacce svolta da ciascuno Stato Schengen. Le raccomandazioni e le migliori pratiche indicate nel «Catalogo Schengen: Sistema d’informazione Schengen e SIRENE» devono essere tradotte in pratica ( 18 ).

Le misure specifiche potranno variare in funzione di minacce concrete nelle immediate vicinanze dell’ufficio SIRENE e della sua esatta ubicazione. Potranno includere, in particolare:

— finestre esterne con vetri di sicurezza,

— porte di sicurezza chiuse,

— mura di recinzione in mattoni/cemento,

— videosorveglianza a circuito chiuso (TVCC), impianti di allarme antintrusione, registri delle entrate, delle uscite e degli eventi insoliti,

— guardie di sicurezza in loco o rapidamente disponibili,

— sistemi di estinzione incendi e/o collegamento diretto con i vigili del fuoco,

— locali separati per impedire l’ingresso negli uffici SIRENE di personale non partecipante a misure di cooperazione di polizia internazionale o non autorizzato ad accedere a documenti, e/o

— sistemi d’emergenza sufficienti di alimentazione elettrica e telecomunicazione.

Sicurezza del sistema

I principi che regolano la sicurezza del sistema sono enunciati all’articolo 118 della convenzione Schengen.

Ciascun ufficio SIRENE dovrebbe disporre di un computer e di una banca dati di sicurezza (backup) in un altro sito, in caso di gravi emergenze nell’ufficio SIRENE.

1.3.4. Accessibilità

Per adempiere all’obbligo di fornire informazioni supplementari, il personale SIRENE ha accesso diretto o indiretto a tutte le informazioni nazionali pertinenti e al parere di esperti.

1.3.5. Comunicazioni

Operative

Lo specifico canale adibito alle comunicazioni SIRENE è l’infrastruttura di comunicazione nel contesto di Schengen (SISNET) ( 19 ). Solo in caso di indisponibilità, viene scelto caso per caso un altro mezzo di comunicazione, il più appropriato a seconda delle circostanze, tenendo conto delle disponibilità tecniche e dei requisiti di sicurezza e di qualità che la comunicazione deve soddisfare.

I messaggi scritti si dividono in due categorie: testi liberi e formulari standard. Questi ultimi devono rispettare le istruzioni di cui all’allegato 5. I formulari B ( 20 ), C ( 21 ) e D ( 22 ) non devono essere più usati e sono cancellati dall’allegato 5.

Per la massima efficacia delle comunicazioni bilaterali tra il personale SIRENE, sarà usata una lingua comune a entrambe le parti.

L’ufficio SIRENE risponde il più rapidamente possibile a tutte le richieste d’informazione inviate dagli altri Stati membri attraverso i rispettivi uffici SIRENE. In ogni caso, il termine di risposta non deve superare le 12 ore. Cfr. anche la sezione 2.16 sull’indicazione di urgenza nei formulari SIRENE.

L’ordine di priorità nel lavoro quotidiano è determinato in base al tipo di segnalazione e all’importanza del caso.

Non operative

Per le informazioni non operative, l’ufficio SIRENE userà l’apposito indirizzo e-mail SISNET.

Indirizzario SIRENE (SIRENE Address Book — SAB)

I recapiti degli uffici SIRENE e le informazioni utili alla loro reciproca comunicazione e cooperazione figurano nell’indirizzario SIRENE (SAB). Ogni ufficio SIRENE provvede affinché:

a) non siano divulgati a terzi i dati presenti nel SAB;

b) gli operatori SIRENE siano a conoscenza e facciano uso del SAB;

c) sia comunicata senza indugio all’amministratore del SAB qualunque modifica dei dati ivi contenuti.

1.3.6. Regole di traslitterazione

Nelle comunicazioni tra uffici SIRENE su SISNET vigono le regole di traslitterazione di cui all’allegato 2.

1.3.7. Qualità dei dati

A ogni ufficio SIRENE compete il ruolo di coordinare la garanzia di qualità dei dati introdotti nel SIS. Gli uffici SIRENE dovranno pertanto disporre della competenza e delle capacità necessarie per svolgere questa funzione ai sensi dell’articolo 92, paragrafo 4, e dell’articolo 108. Occorre quindi che a livello nazionale sia predisposto il controllo della qualità dei dati, compresa la verifica del rapporto segnalazioni/hit e del contenuto dei dati.

È opportuno che vengano introdotte norme nazionali per la formazione degli utenti finali ai principi e alle pratiche attinenti alla qualità dei dati, in cooperazione con l’ufficio SIRENE nazionale. Si raccomanda che gli uffici SIRENE partecipino alla formazione di tutte le autorità che inseriscono segnalazioni, ponendo l’accento sulla qualità dei dati e su un uso ottimale del SIS.

1.3.8. Strutture

Tutte le agenzie nazionali, compresi gli uffici SIRENE, incaricate della cooperazione internazionale di polizia sono organizzate in modo strutturato, così da evitare conflitti di competenza e inutili ripetizioni.

1.3.9. Archiviazione

a) Ogni Stato membro determina le modalità di archiviazione delle informazioni.

b) L’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante tiene a disposizione degli altri Stati membri tutte le informazioni relative alle proprie segnalazioni.

c) Gli archivi di ogni ufficio SIRENE permettono di accedere rapidamente alle informazioni, in modo da rispettare i tempi molto brevi di trasmissione delle informazioni.

d) Ai sensi dell’articolo 112 bis della convenzione Schengen, i dati di carattere personale archiviati dall’ufficio SIRENE in seguito allo scambio di informazioni sono conservati soltanto per il tempo necessario a conseguire gli scopi per i quali sono stati forniti. Essi sono in ogni caso distrutti al più tardi un anno dopo che sono state cancellate dal SIS le segnalazioni riguardanti la persona interessata o l’oggetto in questione. Tuttavia, possono essere conservati per un periodo più lungo, conformemente alla legislazione nazionale, i dati relativi ad una determinata segnalazione effettuata da uno Stato membro o ad una segnalazione in collegamento con la quale è stata intrapresa un’azione nel suo territorio.

e) Le informazioni supplementari inviate dagli altri Stati membri sono archiviate conformemente alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati dello Stato membro ricevente. Si applicano anche le opportune disposizioni del titolo VI della convenzione Schengen, della decisione quadro 2008/977/GAI e della direttiva 95/46/CE.

f) Le informazioni relative alle identità usurpate saranno soppresse una volta cancellata la segnalazione corrispondente.

1.4. Personale

1.4.1. Conoscenze e competenze

Il personale degli uffici SIRENE deve conoscere il maggior numero di lingue possibile e il personale in servizio deve essere in grado di comunicare con tutti gli uffici SIRENE.

Il personale deve possedere le necessarie conoscenze:

— nelle materie giuridiche nazionali ed europee,

— sulle autorità di contrasto del proprio paese,

— sui sistemi giudiziari e di gestione dell’immigrazione nazionali ed europei.

Il personale deve avere l’autorità necessaria per trattare autonomamente tutti i casi in gestione.

In caso di richieste speciali o se è necessaria una consulenza (giuridica), deve poter ricorrere a superiori gerarchici e/o esperti.

Gli operatori in servizio fuori dell’orario di ufficio devono avere le stesse competenze e conoscenze e la stessa autorità e devono poter ricorrere a esperti in qualsiasi momento.

La consulenza giuridica serve sia per i casi ordinari che per quelli eccezionali. A seconda dei casi, può prestare questo tipo di consulenza sia il personale con competenze adeguate, sia un esperto emanante dalle autorità giudiziarie.

Nell’assumere nuovo personale, le autorità nazionali competenti tengono conto di tutte queste competenze e conoscenze e organizzano, se necessario, corsi o sessioni di formazione interna a livello nazionale ed europeo.

Un personale con elevata esperienza è in grado di operare autonomamente e gestire i casi in modo efficace. Di conseguenza, è opportuno un ridotto avvicendamento del personale ed è necessario il sostegno dichiarato del management per conseguire tale delega delle responsabilità.

1.4.2. Formazione

Livello nazionale

A livello nazionale, una formazione sufficiente garantirà un personale con le competenze richieste dal presente manuale ( 23 ).

Livello europeo

Almeno una volta l’anno saranno organizzati corsi comuni di formazione per rafforzare la cooperazione tra gli uffici SIRENE, permettendo l’incontro tra colleghi di uffici diversi per scambiare informazioni sui metodi di lavoro nazionali e costituire un corpus di conoscenze omogeneo ed equivalente. In questo modo il personale capirà meglio l’importanza del proprio operato e di una reciproca solidarietà per la sicurezza comune degli Stati membri.

1.4.3. Scambi di personale

Gli uffici SIRENE possono anche considerare la possibilità di organizzare scambi di personale con altri uffici SIRENE. L’obiettivo sarebbe approfondire la conoscenza dei metodi di lavoro, vedere come sono organizzati gli altri uffici e stabilire contatti personali con colleghi di altri Stati membri.

1.5. Infrastrutture tecniche

1.5.1. Sistema di workflow SIRENE

Ogni ufficio SIRENE deve disporre di un sistema di gestione informatica (sistema di workflow) tale da consentire un alto grado di informatizzazione nella gestione del flusso di lavoro quotidiano.

1.5.2. Introduzione automatica dei dati

Il mezzo privilegiato per introdurre le segnalazioni è il trasferimento automatico nell’N.SIS delle segnalazioni nazionali che soddisfano i criteri d’introduzione nel SIS. Il trasferimento automatico, compresi i controlli della qualità dei dati, deve essere anche trasparente e non richiedere ulteriori interventi dell’autorità che inserisce la segnalazione.

1.5.3. Cancellazione automatica dei dati

Quando il sistema nazionale autorizza il trasferimento automatico delle segnalazioni nazionali nel SIS, come esposto nel punto precedente, la cancellazione di una segnalazione SIS dalla banca dati nazionale deve comportarne anche la cancellazione automatica dal suo equivalente SIS.

Poiché le segnalazioni multiple sono vietate, si raccomanda di conservare a livello nazionale, ogniqualvolta possibile e necessario, tutte le segnalazioni successive di una stessa persona, per poterle introdurre una volta scaduta la prima segnalazione.

1.5.4. Scambio di dati tra uffici SIRENE

Sono rispettate le istruzioni in materia di scambio di dati tra uffici SIRENE ( 24 ).

1.5.5. Qualità dei dati nel SIS

Perché ciascun ufficio SIRENE possa assolvere il ruolo di coordinare la garanzia di qualità dei dati (cfr. punto 1.3.7), occorre predisporre il necessario sostegno IT.

2. PROCEDURE GENERALI

Le procedure descritte di seguito si applicano alle segnalazioni a norma degli articoli da 95 a 100 e le procedure specifiche a ciascun articolo figurano nella sezione corrispondente del presente manuale.

2.1. Segnalazioni multiple (articolo 107)

Talvolta si possono riscontrare più segnalazioni di paesi diversi per uno stesso soggetto. È essenziale che ciò non crei confusione all’utente finale e che questi sappia chiaramente cosa fare quando si trova a inserire una segnalazione. Occorrerà pertanto stabilire diverse procedure per individuare le segnalazioni multiple e regole di priorità per il loro inserimento nel SIS.

Ciò presuppone che:

— prima di inserire una segnalazione, si verifichi se lo stesso soggetto non sia già segnalato nel SIS,

— si consultino gli altri Stati membri quando l’inserimento di una segnalazione darà adito a segnalazioni multiple fra loro incompatibili.

2.1.1. Compatibilità delle segnalazioni e ordine di priorità

Per una stessa persona o uno stesso oggetto può essere inserita nel SIS una sola segnalazione per Stato membro.

Pertanto, ogni qualvolta possibile e necessario, saranno conservate a livello nazionale tutte le segnalazioni successive di una stessa persona o di uno stesso oggetto, per poterle introdurre una volta scaduta o cancellata la prima segnalazione.

Più Stati membri possono inserire una segnalazione per una stessa persona o uno stesso oggetto se le segnalazioni sono compatibili.

Le segnalazioni per l’arresto (articolo 95) sono compatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso (articolo 96), le segnalazioni di persone scomparse (articolo 97) e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario (articolo 98). Sono invece incompatibili con le segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico (articolo 99). In caso di hit su una persona segnalata sia per l’arresto che ai fini del rifiuto d’ingresso, le procedure di arresto prevalgono sulle procedure di rifiuto d’ingresso.

Le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto. Sono incompatibili invece con le segnalazioni di persone scomparse, le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario e le segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico.

Le segnalazioni di persone scomparse sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario. Sono invece incompatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso e le segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico.

Le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario sono compatibili con le segnalazioni per l’arresto e le segnalazioni di persone scomparse. Sono invece incompatibili con le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso e le segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico.

Le segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta o di un controllo specifico sono incompatibili con le segnalazioni per l’arresto, le segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso, le segnalazioni di persone scomparse e le segnalazioni di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario.

Nell’ambito dell’articolo 99, le segnalazioni ai fini di una sorveglianza discreta sono incompatibili con le segnalazioni ai fini di un controllo specifico.

Varie categorie di segnalazioni di oggetti non sono compatibili tra loro (cfr. la tavola di compatibilità).

Per le persone, l’ordine di priorità delle segnalazioni è il seguente:

— arresto ai fini di consegna o di estradizione (articolo 95),

— rifiuto d’ingresso o di soggiorno nel territorio Schengen (articolo 96),

— messa sotto protezione (articolo 97),

— sorveglianza discreta (articolo 99),

— controllo specifico (articolo 99),

— comunicazione del luogo di soggiorno (articoli 97 e 98).

Per gli oggetti, l’ordine di priorità delle segnalazioni è il seguente:

— sorveglianza discreta (articolo 99),

— controllo specifico (articolo 99),

— sequestro o prova (articolo 100).

Per motivi di interesse nazionale essenziale è possibile derogare a questo ordine di priorità, previa consultazione tra gli Stati membri.







Tavola di compatibilità delle segnalazioni di persone Ordine di importanza Segnalazione per l’arresto Segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso Segnalazione di persone scomparse (protezione) Segnalazione ai fini di una sorveglianza discreta Segnalazione ai fini di un controllo specifico Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno) Segnalazione di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario Segnalazione per l’arresto sì sì sì no no sì sì Segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso sì sì no no no no no Segnalazione di persone scomparse (protezione) sì no sì no no sì sì Segnalazione ai fini di una sorveglianza discreta no no no sì no no no Segnalazione ai fini di un controllo specifico no no no no sì no no Segnalazione di persone scomparse (luogo di soggiorno) sì no sì no no sì sì Segnalazione di persone ricercate nell’ambito di un procedimento giudiziario sì no sì no no sì sì







Tavola di compatibilità delle segnalazioni di oggetti Ordine di importanza Segnalazione ai fini di una sorveglianza discreta Segnalazione ai fini di un controllo specifico Segnalazione a scopo di sequestro o di prova Segnalazione ai fini di una sorveglianza discreta sì no no Segnalazione ai fini di un controllo specifico no sì no Segnalazione a scopo di sequestro o di prova no no sì

2.1.2. Verifica dell’esistenza di segnalazioni multiple di una persona

Per evitare segnalazioni multiple incompatibili fra loro occorre distinguere accuratamente fra soggetti aventi caratteristiche similari. È pertanto essenziale che gli uffici SIRENE si consultino e cooperino tra loro e che ogni Stato membro attui procedure tecniche appropriate per individuare tali casi prima di introdurre la segnalazione.

I criteri usati per stabilire se due identità possono essere identiche figurano nell’allegato 6 del presente manuale.

Si applica la seguente procedura:

a) se introducendo una nuova segnalazione nel SIS risulta esservi già una persona con gli stessi criteri di identità obbligatori (cognome, nome, data di nascita), si dovrà procedere a una verifica prima di convalidare la nuova segnalazione;

b) l’ufficio SIRENE che intende introdurre una nuova segnalazione si metterà in contatto con l’ufficio SIRENE segnalante per verificare se si tratta effettivamente dello stesso soggetto (formulario L);

c) se i criteri risultano identici e possono riferirsi a un medesimo soggetto, l’ufficio SIRENE che intende introdurre una nuova segnalazione applicherà la procedura per l’inserimento di segnalazioni multiple. Se invece i criteri risultano riferirsi a due soggetti diversi, l’ufficio SIRENE convaliderà la domanda di nuova segnalazione.

2.1.3. Trattative in caso di segnalazioni incompatibili

Se una nuova segnalazione contrasta con una segnalazione già introdotta dal medesimo Stato membro, l’ufficio SIRENE nazionale provvede affinché nel SIS figuri un’unica segnalazione. Ogni Stato membro può scegliere quale procedura applicare.

Se la segnalazione è incompatibile con quella di uno o più Stati membri, ne è richiesto l’accordo.

Si applica la seguente procedura:

a) se le segnalazioni sono compatibili, non è necessaria la consultazione tra uffici SIRENE. Se le segnalazioni sono indipendenti fra loro, lo Stato membro che intende inserire una nuova segnalazione decide se procedere alla consultazione;

b) se le segnalazioni sono incompatibili, o se la loro compatibilità è dubbia, gli uffici SIRENE si consultano con il formulario E in modo da inserire un’unica segnalazione;

c) le segnalazioni per l’arresto vanno inserite immediatamente, senza aspettare l’esito delle consultazioni tra Stati membri;

d) se una segnalazione incompatibile con segnalazioni precedenti diventa prioritaria a seguito della consultazione, gli Stati membri che hanno introdotto le precedenti segnalazioni le ritirano non appena sia inserita la nuova. Gli eventuali disaccordi vanno risolti con negoziati tra uffici SIRENE; se non è possibile giungere a un accordo in base all’ordine di priorità stabilito, è mantenuta nel SIS la segnalazione più vecchia;

e) se viene cancellata una segnalazione, il C.SIS ne dà comunicazione agli Stati membri che non sono riusciti a inserire una segnalazione. L’ufficio SIRENE sarà quindi avvertito automaticamente con un messaggio dell’N.SIS che è possibile inserire la segnalazione rimasta in sospeso. L’ufficio SIRENE applica l’intera procedura di inserimento di una segnalazione nella rispettiva categoria.

2.2. Scambio di informazioni in caso di hit

Quando un utente finale effettua una ricerca nel SIS e trova una segnalazione corrispondente ai criteri richiesti, ottiene un cosiddetto «hit» (risposta/riscontro positivo).

L’utente finale può chiedere all’ufficio SIRENE informazioni supplementari per un’effettiva applicazione delle procedure stabilite alla tabella SIS 4, 10 o 16, dell’allegato 4 (azione da intraprendere).

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell’hit e del relativo esito.

2.2.1. Procedure in caso di hit

Si applica la seguente procedura:

a) l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante deve di norma essere informato, con formulario G, degli hit riguardanti le persone o gli oggetti che ha segnalato;

b) nel comunicare l’hit allo Stato membro segnalante sarà indicato, nel campo 090 del formulario G, l’articolo applicabile della convenzione Schengen, incluse eventuali informazioni complementari (ad esempio, «MINORE»);

c) il formulario G recherà quante più informazioni sull’hit, compresa l’azione intrapresa nel campo 088. Lo Stato membro segnalante può chiedere informazioni supplementari nel campo 089;

d) se necessario, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante comunica, in seguito all’hit, tutte le pertinenti informazioni specifiche;

e) l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l’hit prende le misure particolari a sostegno dell’effettiva esecuzione dell’azione richiesta (azione da intraprendere);

f) per comunicare ulteriori informazioni dopo l’invio del formulario G, l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l’hit utilizzerà un formulario M;

g) se l’hit riguarda una persona segnalata a norma dell’articolo 95 o un minore segnalato a norma dell’articolo 97, l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato l’hit ne informa, se del caso, per telefono l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, previo invio del formulario G;

h) gli uffici SIRENE degli Stati membri che hanno inserito segnalazioni a norma dell’articolo 96 non devono essere necessariamente informati degli hit su base sistematica, ma possono esserlo in casi eccezionali se sono richieste informazioni supplementari. Per le procedure speciali cfr. la sezione 4.

2.2.2. Comunicazione di ulteriori informazioni

Si applica la seguente procedura:

a) gli uffici SIRENE possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni a norma degli articoli da 95 a 100; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se tali informazioni rientrano nell’ambito dell’assistenza giudiziaria;

b) per quanto possibile e nel rispetto delle norme di protezione dei dati, gli uffici SIRENE comunicano dati medici sulle persone segnalate a norma dell’articolo 97, qualora occorra prendere misure per la loro protezione. I dati medici trasmessi sono conservati per il tempo strettamente necessario e usati esclusivamente per le cure mediche degli interessati.

2.3. Impossibilità di eseguire l’azione richiesta in caso di hit (articolo 104, paragrafo 3)

Se, a seguito di un hit, non può essere eseguita l’azione richiesta, lo scambio dei dati si svolge come segue:

a) lo Stato membro che riscontra l’hit comunica senza indugio allo Stato membro segnalante, tramite il proprio ufficio SIRENE, di non poter eseguire l’azione richiesta e ne precisa i motivi con il formulario H;

b) gli Stati membri interessati possono allora concordare quale procedura seguire, compatibile con il loro diritto interno e con le disposizioni della convenzione Schengen.

2.4. Cambiamento di finalità della segnalazione (articolo 102, paragrafo 3)

Ai sensi dell’articolo 102, paragrafo 3, i dati possono essere usati per finalità diverse da quella per cui è stata inserita la segnalazione, ma solo in presenza di hit, per prevenire una minaccia grave imminente per l’ordine pubblico o la sicurezza pubblica, per gravi ragioni di sicurezza dello Stato o ai fini della prevenzione di un fatto punibile grave.

L’articolo subordina tale cambiamento di finalità all’autorizzazione preventiva dello Stato membro segnalante.

Se viene cambiata la finalità di una segnalazione, lo scambio di dati si svolge come segue:

a) tramite il proprio ufficio SIRENE, lo Stato membro che ha riscontrato l’hit espone allo Stato membro segnalante i motivi per cui chiede di cambiare la finalità originaria (formulario I);

b) lo Stato membro segnalante esamina senza indugio se la richiesta può essere accolta e, tramite il proprio ufficio SIRENE, comunica la decisione allo Stato membro che ha riscontrato l’hit;

c) se del caso, lo Stato membro segnalante subordina l’autorizzazione a condizioni sull’uso dei dati.

Previo accordo dello Stato membro segnalante, lo Stato membro che ha riscontrato l’hit utilizza i dati per la finalità che ha chiesto e per cui ha ottenuto l’autorizzazione e tiene conto delle eventuali condizioni.

2.5. Dati contenenti errori di diritto o di fatto (articolo 106)

I paragrafi 2 e 3 dell’articolo 106 contengono disposizioni per la rettifica degli errori di diritto o di fatto.

Se i dati sono di diritto o di fatto errati o inaccettabili, lo scambio di informazioni si svolge come segue:

a) lo Stato membro che constata un errore in un dato ne informa, tramite il proprio ufficio SIRENE, lo Stato membro segnalante con il formulario J;

b) se gli Stati membri sono d’accordo, lo Stato membro segnalante rettifica l’errore applicando la procedura nazionale;

c) se non c’è accordo, l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha constatato l’errore lo comunica all’autorità nazionale abilitata a sottoporre la questione all’autorità di controllo comune.

2.6. Diritto di accesso e rettifica di dati (articoli 109 e 110)

Chiunque ha il diritto di accedere ai dati che lo riguardano e di chiederne la rettifica. L’accesso è consentito conformemente al diritto interno del paese in cui è presentata la domanda.

Nessuno Stato membro può autorizzare l’accesso alla segnalazione introdotta da un altro Stato membro senza averlo consultato preventivamente con un formulario K.

2.6.1. Scambio di informazioni relative al diritto di accesso e rettifica di dati

Se bisogna informare le autorità nazionali di una domanda di accesso o verifica dei dati, lo scambio di informazioni si svolge come segue:

a) ogni ufficio SIRENE applica il diritto nazionale in materia di diritto di accesso ai dati. A seconda dei casi, gli uffici SIRENE trasmettono alle autorità nazionali competenti le domande di accesso o rettifica dei dati, ovvero decidono al riguardo nei limiti delle loro competenze;

b) se richiesti dalle autorità nazionali competenti, gli uffici SIRENE degli Stati membri interessati trasmettono le informazioni relative all’esercizio del diritto d’accesso.

2.6.2. Informazioni sulle domande di accesso, rettifica o cancellazione di segnalazioni inserite da altri Stati membri

Nella misura del possibile, le informazioni relative a segnalazioni inserite nel SIS da un altro Stato membro sono scambiate tramite gli uffici SIRENE nazionali.

Si applica la seguente procedura:

a) la domanda di accesso, rettifica o cancellazione è trasmessa quanto prima allo Stato membro segnalante affinché possa prendere posizione;

b) lo Stato membro segnalante comunica allo Stato membro che ha ricevuto la domanda la propria posizione fornendo tutte le informazioni necessarie per la riposta, e

c) tiene conto dei termini di legge per l’esame della domanda;

d) lo Stato membro che ha ricevuto dall’interessato una domanda di accesso, rettifica o cancellazione prende tutti i provvedimenti utili a garantire una risposta tempestiva.

Se lo Stato membro segnalante comunica la sua posizione all’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha ricevuto la domanda di accesso, rettifica o cancellazione, l’ufficio SIRENE fa in modo che tale posizione sia comunicata quanto prima all’autorità competente a decidere della domanda.

2.6.3. Informazioni sulle procedure di accesso e di rettifica

Si applica la seguente procedura:

Gli uffici SIRENE si tengono reciprocamente informati delle disposizioni nazionali adottate in materia di accesso e rettifica dei dati personali e eventuali modifiche.

2.7. Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

L’ufficio SIRENE informa gli Stati membri che non erano riusciti a inserire la propria segnalazione che è stato riscontrato un hit ed è stata cancellata la segnalazione. Le informazioni tratte dal formulario G compilato dall’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha riscontrato un hit sono comunicate con un formulario M.

Salvo i casi che fanno seguito a un hit, una segnalazione può essere cancellata direttamente dal C.SIS (scaduto il termine di validità), o indirettamente dal servizio che ha inserito la segnalazione (non sussistono più le condizioni per il suo mantenimento).

In entrambi i casi, il messaggio di cancellazione del C.SIS deve essere trattato automaticamente dall’N.SIS.

2.8. Identità usurpata

Si ha usurpazione di identità (cognome, nome, data di nascita) quando il reo usa l’identità di una persona reale, per esempio, quando un documento è usato a scapito dell’effettivo titolare.

Lo Stato membro che inserisce il codice 3 nel campo «categorie di identità» deve inviare il formulario Q non appena introduce o modifica la segnalazione nel SIS.

Se consultando il SIS l’agente che procede al controllo trova un codice 3 nel campo «categorie di identità», deve contattare l’ufficio SIRENE nazionale per ottenere informazioni complementari e stabilire se la persona controllata è quella ricercata oppure è la persona la cui l’identità è usurpata.

Non appena sia chiaro che vi è stata usurpazione di identità, va inserito un codice «3» nella segnalazione.

Le informazioni supplementari sulla persona la cui identità è usurpata possono essere trattate solo con il consenso libero ed esplicito dell’interessato per tutti gli elementi d’informazione.

La persona la cui identità è usurpata fornisce all’ufficio SIRENE nazionale dello Stato membro segnalante, conformemente alle procedure nazionali e solo se vi acconsente esplicitamente, le informazioni necessarie ad evitare le conseguenze negative di un errore di identificazione, ossia le proprie generalità, i documenti di identità, e/o compila il formulario Q.

Le fotografie e le impronte digitali della persona la cui identità è usurpata possono anche figurare nella pratica dell’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, alla seguente condizione.

Nel formulario Q, solo il numero Schengen fa riferimento ai dati della persona ricercata con la segnalazione SIS, mentre tutte le altre informazioni si riferiscono alla vittima. Le informazioni del campo 052 (data di rilascio) sono obbligatorie. La rubrica 083 (informazioni particolari sulla segnalazione) contiene, all’occorrenza, ulteriori informazioni sul caso di identità usurpata (ad esempio, altre caratteristiche distintive) e indica sempre il servizio cui rivolgersi per ulteriori informazioni sulla segnalazione.

Inoltre, quando scopre che una persona segnalata nel SIS usurpa l’identità di un terzo, lo Stato membro segnalante verifica se è opportuno mantenere l’identità usurpata nella segnalazione SIS (per ritrovare la persona ricercata).

I dati della persona la cui identità è usurpata, incluse le impronte digitali e le fotografie, sono forniti esclusivamente per stabilire l’identità della persona controllata e non possono, in nessun caso, essere usati per altri fini. Le informazioni relative alle identità usurpate sono soppresse nel momento in cui viene cancellata la segnalazione corrispondente.

2.9. Inserimento di alias

Per evitare segnalazioni incompatibili in una qualunque categoria dovute all’inserimento di un alias e per evitare problemi a vittime innocenti, gli uffici SIRENE che dispongono dell’informazione si comunicano l’alias e si scambiano tutte le informazioni pertinenti sulla effettiva identità della persona ricercata. L’inserimento dell’alias compete allo Stato membro che ha effettuato la prima segnalazione. Se a scoprire l’alias è un altro Stato membro, la questione è demandata allo Stato membro che ha effettuato la prima segnalazione.

2.10. SIRPIT (SIRENE Picture Transfer)

2.10.1. Sviluppo e origine del SIRPIT (SIRENE Picture Transfer)

Gli uffici SIRENE devono essere in grado di scambiare impronte digitali e fotografie a scopi di identificazione.

La procedura SIRPIT permette agli uffici SIRENE, in caso di dubbi sull’identità di una certa persona, di scambiarsi rapidamente ed elettronicamente fotografie e impronte digitali, in modo da poterne paragonare le impronte digitali e le fotografie della persona da identificare con quelle della persona segnalata.

2.10.2. Uso dei dati scambiati, inclusa l’archiviazione

A stabilire le restrizioni sull’uso dei dati di cui agli articoli da 95 a 100 è la stessa convenzione Schengen. Qualsiasi uso di fotografie e impronte digitali scambiate con SIRPIT, inclusa l’archiviazione, deve essere conforme alle pertinenti disposizioni della convenzione Schengen, alle norme nazionali di protezione dei dati applicabili, in virtù della direttiva 95/46/CE, della decisione quadro 2008/977/GAI e della convenzione 108 del Consiglio d’Europa, a seconda dei casi.

2.10.3. Requisiti tecnici

Ogni ufficio SIRENE deve soddisfare i requisiti tecnici SIRPIT.

L’ufficio SIRENE è in grado di scambiare elettronicamente richieste di raffronti o verifiche e i relativi risultati, come di trasmettere elettronicamente (senza alterazioni) richieste ai rispettivi servizi nazionali di identificazione e di riceverne i risultati.

In SIRPIT le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse in allegato a una maschera di input, concepita appositamente.

2.10.4. Servizio nazionale di identificazione

Il servizio nazionale di identificazione riceve richieste provenienti solo dal proprio ufficio SIRENE nazionale e ne trasmette i risultati solo a quell’ufficio.

2.10.5. Uso del formulario L SIRENE

La trasmissione (richiesta di raffronto e risultati) via SIRPIT è annunciata inviando un formulario L con il mezzo usato abitualmente per tutti i formulari SIRENE. Il formulario L è trasmesso contestualmente alle impronte digitali e/o alle fotografie.

2.10.6. Procedura SIRPIT

L’ufficio SIRENE del paese in cui è rintracciata la persona è denominato «ufficio SIRENE della scoperta».

L’ufficio SIRENE del paese che ha introdotto la segnalazione nel SIS è denominato «ufficio SIRENE segnalante».

La procedura ammette due possibilità.

2.10.6.1. L’ufficio SIRENE della scoperta procede al raffronto.

a) L’ufficio SIRENE della scoperta invia un formulario G usando il mezzo elettronico consueto e chiede, nel campo 089, all’ufficio SIRENE segnalante di inviare quanto prima un formulario L insieme alle impronte digitali e alle fotografie eventualmente disponibili;

b) L’ufficio SIRENE segnalante risponde con un formulario L e, se dispone delle impronte digitali e delle fotografie, indica nel campo 083 che tali impronte digitali e/o fotografie sono trasmesse a fini di raffronto.

c) L’ufficio SIRENE della scoperta invia le impronte digitali e le fotografie al proprio servizio di identificazione nazionale per il raffronto e chiede di ricevere i risultati per lo stesso canale.

d) L’ufficio SIRENE della scoperta trasmette i risultati all’ufficio SIRENE segnalante con un formulario L (campo 083).

2.10.6.2. L’ufficio SIRENE segnalante procede al raffronto

a) L’ufficio SIRENE della scoperta invia un formulario G e un formulario L usando il mezzo elettronico consueto, e indica nel campo 083 del formulario L che le impronte digitali e le fotografie sono trasmesse a fini di raffronto.

b) L’ufficio SIRENE segnalante invia le impronte digitali e le fotografie al proprio servizio di identificazione nazionale per il raffronto e chiede di ricevere i risultati per lo stesso canale.

c) L’ufficio SIRENE segnalante trasmette i risultati all’ufficio SIRENE della scoperta con un formulario L (campo 083).

Dopo il raffronto, le impronte digitali e le fotografie della persona segnalata possono essere conservate dall’ufficio SIRENE della scoperta nell’eventualità che siano necessari nuovi raffronti, in conformità dell’articolo 112 bis della convenzione Schengen.

Le impronte digitali e le fotografie scambiate con SIRPIT che non corrispondono ai dati della persona segnalata sono trattate in conformità delle disposizioni della convenzione Schengen, delle norme nazionali di protezione dei dati applicabili, a norma della direttiva 95/46/CE, della decisione quadro 2008/977/GAI e della convenzione 108 del Consiglio d’Europa, a seconda dei casi.

2.10.6.3. Maschera di input

La maschera di input è elaborata sul modello della maschera Interpol già esistente (norma ANSI/NIST).

La maschera di input conterrà i seguenti dati:

1) numero di identificazione Schengen/SchengenID ( 25 ) (cfr. nota 1)

2) numero di riferimento ( 26 ) (cfr. nota 1)

3) data delle impronte digitali

4) luogo di rilevamento delle impronte

5) data della fotografia

6) motivo del rilevamento delle impronte (motivo della segnalazione che è alla base della trasmissione delle impronte)

7) cognome ( 27 ) (cfr. nota 2)

8) nome ( 28 ) (cfr. nota 2)

9) cognome da nubile

10) identità accertata?

11) data di nascita ( 29 )

12) luogo di nascita

13) cittadinanza

14) sesso ( 30 )

15) informazioni supplementari

1) da inserire nel campo 1 oppure nel campo 2

2) può essere inserita la dicitura «sconosciuto»

Il luogo e la data del rilevamento delle impronte vanno inseriti se noti.

2.11. Ruolo degli uffici SIRENE nella cooperazione di polizia nell’Unione europea

Lo scambio di informazioni supplementari ai sensi della convenzione Schengen non pregiudica i compiti assegnati agli uffici SIRENE ai fini della cooperazione internazionale di polizia dalle leggi nazionali di attuazione di altri strumenti giuridici dell’Unione europea.

Agli uffici SIRENE possono essere assegnati compiti aggiuntivi, in particolare dalla legge nazionale che attua la decisione quadro 2006/960/GAI del Consiglio ( 31 ), dagli articoli 39 e 46 della convenzione Schengen, nella misura in cui non sono sostituiti dalla richiamata decisione quadro, dagli articoli 40 e 41 della convenzione Schengen, o se le informazioni rientrano nel campo di applicazione dell’assistenza giudiziaria.

Se un ufficio SIRENE riceve da un altro ufficio SIRENE una richiesta che esula dalle sue competenze ai sensi della legge nazionale, la trasmette immediatamente all’autorità competente e ne informa l’ufficio SIRENE richiedente. Se necessario, offre a quest’ultimo assistenza per agevolare la comunicazione.

2.12. Rapporti tra SIRENE e Interpol

Il SIS non è inteso a sostituire Interpol né a riprodurne il ruolo. Sebbene alcuni compiti si sovrappongano, i principi di azione e cooperazione tra gli Stati membri in ambito Schengen sono sostanzialmente diversi da quelli di Interpol. È pertanto necessario stabilire regole di cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN (uffici centrali nazionali) a livello nazionale.

Si concordano i seguenti principi.

2.12.1. Priorità delle segnalazioni SIS sulle segnalazioni Interpol

Le segnalazioni SIS e lo scambio di tutte le informazioni a quelle relative hanno sempre priorità sulle segnalazioni e sullo scambio di informazioni tramite Interpol. Tale disposizione è importante soprattutto in caso di segnalazioni contrastanti.

2.12.2. Scelta del canale di comunicazione

Il principio della priorità delle segnalazioni Schengen sulle segnalazioni Interpol deve essere rispettato e ciò vale anche per gli UCN degli Stati membri. Una volta creata la segnalazione Schengen, spetta agli uffici SIRENE provvedere a tutte le comunicazioni relative alla segnalazione e alle sue finalità. Lo Stato membro che voglia cambiare canale di comunicazione dovrà consultare prima le altre parti. Tale cambiamento è possibile solo in casi particolari.

2.12.3. Uso e diffusione delle segnalazioni Interpol negli Stati Schengen

Vista la priorità delle segnalazioni SIS sulle segnalazioni Interpol, queste ultime saranno limitate a casi eccezionali (quando cioè non sia possibile, né ai sensi della convenzione Schengen né sul piano tecnico, inserire una segnalazione nel SIS, ovvero si disponga di informazioni insufficienti per creare una segnalazione SIS). Non sono ammesse, nello spazio Schengen, segnalazioni parallele nel SIS e di Interpol. Le segnalazioni diffuse tramite Interpol che riguardano anche lo spazio Schengen o parte dello stesso (zona Interpol di diffusione 2) devono recare la seguente dicitura: «Zona 2 salvo per gli Stati Schengen».

2.12.4. Trasmissione di informazioni a paesi terzi

Di norma, i dati inseriti nel SIS non sono a disposizione di paesi terzi. Tuttavia, quando uno Stato membro effettua una segnalazione, spetta soltanto all’ufficio SIRENE di quello Stato membro segnalante decidere se rendere disponibile l’informazione a paesi terzi (autorizzazione, scelta del mezzo e del canale di diffusione). A tal fine, l’ufficio SIRENE tiene conto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali di cui alla convenzione Schengen, alla decisione quadro 2008/977/GAI e alla direttiva 95/46/CE, a seconda dei casi. Il ricorso al canale Interpol dipenderà dalle disposizioni o procedure nazionali.

2.12.5. Hit e cancellazione della segnalazione

Gli Stati Schengen garantiscono a livello nazionale che gli uffici SIRENE e gli UCN si informino reciprocamente in caso di hit.

Solo l’autorità segnalante può procedere alla cancellazione della segnalazione.

2.12.6. Miglioramento della cooperazione tra gli uffici SIRENE e gli UCN di Interpol

Ogni Stato membro adotta tutte le opportune disposizioni per uno scambio efficace delle informazioni a livello nazionale tra l’ufficio SIRENE e gli UCN.

2.13. Cooperazione con Europol ed Eurojust

Per ottimizzare la cooperazione tra gli uffici SIRENE occorrono procedure nazionali appropriate, specie per i casi in cui Europol o Eurojust accedano al SIS e riscontrino un hit.

2.14. Tipi particolari di ricerca

2.14.1. Ricerca mirata geograficamente

Con ricerca mirata geograficamente si intende la ricerca svolta in una zona geografica circoscritta, per la quale il paese richiedente dispone di indizi concreti sul luogo di soggiorno della persona ricercata o sul luogo in cui si trova l’oggetto ricercato. In questi casi, può essere dato seguito alla richiesta dell’autorità giudiziaria immediatamente dopo la sua ricezione.

Nello spazio Schengen, le ricerche mirate geograficamente si eseguono in base alla segnalazione nel SIS. Il formulario M corrispondente, da trasmettere al momento in cui è creata la segnalazione o sono acquisite le informazioni sul luogo di soggiorno della persona ricercata o sul luogo in cui si trova l’oggetto ricercato, deve contenere informazioni sul luogo del soggiorno o del ritrovamento. La segnalazione della persona ricercata sarà introdotta nel SIS affinché la domanda di arresto provvisorio sia immediatamente esecutiva (articolo 64 della convenzione Schengen e articolo 9, paragrafo 3, della decisione quadro sul mandato d’arresto europeo).

Tale segnalazione aumenta le probabilità di successo in caso di spostamento imprevisto della persona o dell’oggetto all’interno dello spazio Schengen; vanno pertanto limitati a circostanze particolari i casi in cui non si introducono segnalazioni, ad esempio se non si dispone di informazioni sufficienti.

2.14.2. Ricerca con la partecipazione di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST)

Gli uffici SIRENE degli Stati membri richiesti devono inoltre ricorrere, nei casi opportuni, ai servizi di unità speciali di polizia per ricerche mirate (FAST). La cooperazione internazionale di queste unità di polizia non può tuttavia sostituire la segnalazione nel SIS. Tale cooperazione non deve in effetti contrastare con il ruolo dell’ufficio SIRENE in quanto punto di convergenza delle ricerche effettuate tramite il SIS.

Sarà istituita, ove opportuno, una cooperazione affinché l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante sia informato dal rispettivo FAST nazionale delle operazioni in corso connesse a una segnalazione nel SIS. Tale ufficio SIRENE trasmetterà le informazioni, ove opportuno, ad altri uffici SIRENE.

Gli uffici SIRENE assicurano la pronta trasmissione delle informazioni supplementari, anche in relazione a un hit, al FAST nazionale se questo partecipa alla ricerca.

2.15. Aggiunta di un flag

Su richiesta di un altro Stato membro è aggiunto un flag.

Ai sensi dell’articolo 94, paragrafo 4, dell’articolo 95, paragrafo 3, dell’articolo 97 e dell’articolo 99, paragrafo 6, della convenzione Schengen, uno Stato membro può in qualsiasi momento rifiutare di eseguire sul suo territorio l’azione richiesta, chiedendo l’apposizione di un flag alle segnalazioni a norma dell’articolo 95, dell’articolo 97 o dell’articolo 99, qualora reputi che la segnalazione non sia compatibile con la legislazione nazionale, con i propri obblighi internazionali o con interessi nazionali essenziali. I motivi della richiesta devono essere comunicati contestualmente.

Quando è aggiunto un flag alle segnalazioni degli articoli 97 e 99, queste non appaiono sullo schermo dell’utente finale durante la consultazione del sistema. È prevista una procedura alternativa soltanto per le segnalazioni dell’articolo 95. Ogni Stato membro provvede a individuare quanto prima le segnalazioni che potrebbero richiedere l’applicazione del flag.

2.15.1. Consultazione degli Stati membri per l’aggiunta di un flag

Si applica la seguente procedura:

a) lo Stato membro che vuole l’apposizione del flag ne fa richiesta, tramite il proprio ufficio SIRENE, allo Stato membro segnalante con il formulario F, compilando i campi 071-074 ( 32 ). Per maggiori dettagli sul diritto nazionale va usato il campo 080 e, se del caso, per informazioni supplementari che spieghino le motivazioni del flag e per altre informazioni supplementari sulla segnalazione va usato il campo 083;

b) lo Stato membro che ha inserito la segnalazione appone il flag immediatamente;

c) concluso lo scambio di informazioni, in funzione delle informazioni fornite durante la consultazione dallo Stato membro che chiede il flag potrà risultare necessario modificare o cancellare la segnalazione, oppure ritirare la richiesta.

2.15.2. Richiesta di cancellare un flag

Gli Stati membri chiedono la cancellazione di un flag richiesto in precedenza non appena vengano meno i motivi della sua apposizione. Può verificarsi in particolare che la legislazione nazionale cambi o che lo scambio di ulteriori informazioni sul caso riveli che non ricorrono più le circostanze di cui all’articolo 94, paragrafo 4, all’articolo 95, paragrafo 3, all’articolo 97 e all’articolo 99, paragrafo 6, della convenzione Schengen.

Si applica la seguente procedura:

a) spetta all’ufficio SIRENE che ha chiesto l’apposizione del flag chiedere all’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante di cancellare il flag. La richiesta va introdotta con il formulario F compilando il campo 075 ( 33 ). Per maggiori dettagli sul diritto nazionale va usato il campo 080 e, se del caso, per informazioni supplementari che spieghino le motivazioni della cancellazione del flag e per altre informazioni supplementari sulla segnalazione va usato il campo 083;

b) l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha inserito la segnalazione cancella il flag immediatamente.

2.16. Indicazione di urgenza nei formulari SIRENE

I formulari SIRENE che l’ufficio SIRENE richiesto deve trattare con la massima priorità possono recare la dicitura «URGENTE», seguita dai motivi dell’urgenza. Se del caso, questo dato va inserito per primo nel campo 083 dei formulari SIRENE.

3. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 95 ( 34 )

Andranno seguite le seguenti tappe:

— verifiche dello Stato membro prima di introdurre la segnalazione,

— segnalazioni multiple,

— invio di informazioni supplementari agli Stati membri,

— aggiunta di un flag su richiesta di un altro Stato membro,

— intervento dell’ufficio SIRENE a seguito di segnalazione a norma dell’articolo 95,

— scambio di informazioni in caso di hit,

— cancellazione di una segnalazione,

— identità usurpata.

3.1. Verifiche dello Stato membro prima di introdurre la segnalazione

Le nuove segnalazioni a norma dell’articolo 95 saranno d’ora in poi prevalentemente basate su un mandato d’arresto europeo (MAE). Una segnalazione a norma dell’articolo 95 può tuttavia dar luogo anche a un arresto provvisorio in attesa della richiesta di estradizione. In entrambi i casi vanno effettuate prima le seguenti verifiche.

A emettere il MAE o la richiesta di estradizione deve essere un’autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante.

Il MAE, la richiesta di estradizione e il formulario A [in particolare la sezione e) del MAE: «descrizione delle circostanze del reato/dei reati, compresi il momento e il luogo» e il campo 044 del formulario A: «descrizione dei fatti»] devono contenere informazioni sufficientemente dettagliate per permettere agli altri uffici SIRENE di verificare la segnalazione.

3.2. Verifica volta a stabilire se il diritto nazionale degli Stati membri autorizza l’arresto a fini di consegna o estradizione

Lo Stato membro segnalante deve verificare se il diritto nazionale degli altri Stati membri autorizza l’arresto di cui intende fare richiesta.

Si applica la seguente procedura:

a) verificare se tutti gli Stati membri sono in grado di dar seguito alla segnalazione;

b) in caso di dubbio, consultare l’ufficio SIRENE interessato trasmettendo o scambiando le informazioni necessarie alla verifica.

Ogni Stato membro prende misure tecniche e organizzative adeguate affinché le segnalazioni a norma dell’articolo 95, paragrafo 2, seconda frase, siano inserite nel SIS solo previa informazione dell’ufficio SIRENE dello Stato membro interessato.

3.3. Segnalazioni multiple

3.3.1. Verifica di segnalazioni multiple (articolo 107)

Ogni Stato membro può inserire nel sistema un’unica segnalazione per persona ricercata. È pertanto necessaria una verifica per individuare eventuali richieste multiple di segnalazione provenienti da uno stesso Stato membro. Nell’eventualità che ricorrano richieste multiple, è necessario stabilire una procedura a livello nazionale per decidere quale MAE figurerà nella segnalazione a norma dell’articolo 95. Sulla base di questa segnalazione sarà inviato agli Stati membri un solo formulario A in conformità della procedura di cui alla sezione 3.4. In alternativa, è possibile emettere un MAE unico per tutti i reati.

Per le procedure generali riguardanti la verifica di segnalazioni multiple cfr. la sezione 2.1.2.

Fino a quando non sarà cancellata la segnalazione, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante mantiene traccia di tutte le richieste di introdurre una nuova segnalazione che, previa consultazione, siano state rifiutate in virtù delle disposizioni di cui sopra.

Se in uno Stato membro si verifica un hit, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante può trasmettere tanti MAE quanti sono quelli emessi dalle autorità giudiziarie nazionali competenti.

Può succedere che più Stati membri introducano una segnalazione per un MAE riguardante la stessa persona. In questa eventualità, in caso di arresto, spetta all’autorità giudiziaria di esecuzione dello Stato membro in cui è avvenuto l’arresto decidere quale mandato debba essere eseguito. Se le segnalazioni sono compatibili, in caso di hit sono inviati formulari G in risposta a tutte le richieste.

3.3.2. Scambio di informazioni

Cfr. le procedure generali di cui alle sezioni 2.1.2 e 2.1.3.

3.4. Invio di informazioni supplementari agli Stati membri

3.4.1. Informazioni supplementari in relazione a un MAE

Vanno usati i formulari A e M, identici per tutti gli Stati membri, e le informazioni ivi contenute devono essere le stesse che figurano nel MAE.

Per il formulario A, indicare:

— 006-013: le informazioni pertinenti inserite nel SIS e corrispondenti alla sezione a) del MAE,

— 030: che il formulario A in questione corrisponde a un MAE; quindi il nome dell’autorità giudiziaria che ha emesso il mandato d’arresto, figurante nella sezione i) del MAE,

— 031: le informazioni pertinenti contenute nella sezione b) del MAE afferenti alla decisione su cui si fonda il mandato d’arresto,

— 032: la data del mandato d’arresto,

— 033: la funzione dell’autorità giudiziaria che ha emesso il mandato, figurante nella sezione i) del MAE,

— 034: le informazioni pertinenti di cui alla sezione c), punto 1, del MAE, precisando ove applicabile: — — se il reato o i reati per cui è stato emesso il mandato sono punibili con una pena o una misura di sicurezza privative della libertà a vita, — se l’ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede una revisione della pena o della misura comminata — su richiesta o al più tardi dopo 20 anni — affinché la pena o la misura in questione non siano eseguite, e/o — se l’ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede l’applicazione di misure di clemenza alle quali la persona ha diritto in virtù della legge o della prassi dello Stato membro di emissione, affinché la pena o la misura in questione non siano eseguite,

— 035-037: le informazioni pertinenti di cui alla sezione b) del MAE,

— 038: le informazioni pertinenti di cui alla sezione c), punto 2, del MAE, precisando ove applicabile: — — se il reato o i reati per cui è stato emesso il mandato sono punibili con una pena o una misura di sicurezza privative della libertà a vita, — se l’ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede una revisione della pena o della misura comminata — su richiesta o al più tardi dopo 20 anni — affinché la pena o la misura in questione non siano eseguite, e/o — se l’ordinamento giuridico dello Stato membro emittente prevede l’applicazione di misure di clemenza alle quali la persona ha diritto in virtù della legge o della prassi dello Stato membro di emissione, affinché la pena o la misura in questione non siano eseguite;

— 039: le informazioni di cui alla sezione c), punto 2, del MAE,

— 040: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative alle disposizioni di legge o al codice applicabili,

— 041: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative alla natura e alla qualificazione giuridica del reato/dei reati,

— 042: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative al momento in cui il reato/i reati sono stati commessi,

— 043: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative al luogo del reato/dei reati,

— 044: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative alle circostanze del reato/dei reati,

— 045: le informazioni di cui alla sezione e) del MAE relative al grado di partecipazione della persona ricercata,

— 058: le informazioni di cui alla sezione a) del MAE relative ai segni particolari o alla descrizione della persona ricercata.

Nel campo 083 del formulario M:

— dove compare il testo «Informazioni sulla decisione emessa in absentia di cui alla sezione d) del mandato d’arresto europeo», si chiede ove applicabile: — a) di indicare se la decisione è stata emessa in absentia; b) in caso affermativo, di specificare se l’interessato è stato chiamato a comparire di persona o informato in altro modo della data e del luogo dell’udienza in cui è stata pronunciata la decisione in absentia. Se non lo si è fatto, citare le garanzie giuridiche. Dalla data di applicazione della decisione quadro 2009/299/GAI ( 35 ), le condizioni della decisione pronunciata in absentia vanno indicate nel campo 083 come specificato nel MAE. Vanno menzionati i codici 2, 3.1a, 3.1b, 3.2, 3.3 (decisione non impugnata), 3.3 (nessuna richiesta di nuovo processo o presentazione di ricorso in appello) e 3.4 e, ove applicabile, deve essere specificato come sia stata soddisfatta la pertinente condizione,

— dove compare il testo «Reato/reati di cui alla sezione e), punti I e II, del mandato d’arresto europeo», ove applicabile vanno inseriti uno o più reati quali definiti dalla legge dello Stato membro emittente e puniti in detto Stato membro con una pena o una misura di sicurezza privative della libertà della durata massima di almeno tre anni conformemente all’articolo 2, paragrafo 2, della decisione quadro [o alla sezione e), punto I, del MAE],

— il reato o i reati che rientrano nell’elenco di cui all’articolo 2, paragrafo 2, della decisione quadro sul MAE vanno inseriti in extenso nel formulario M, secondo la formulazione dell’elenco,

— se il reato o i reati non rientrano nel citato elenco, vanno indicate le seguenti informazioni: — a) il mandato è stato emesso per fatti puniti dalla legge dello Stato membro emittente con una pena privativa della libertà o con una misura di sicurezza privativa della libertà della durata massima non inferiore a dodici mesi; b) oppure, se è stata disposta la condanna a una pena o è stata inflitta una misura di sicurezza, la condanna pronunciata è di durata non inferiore a quattro mesi,

— qualora le informazioni da inserire nel campo 083 del formulario M superino i 1 024 caratteri, devono essere trasmessi uno o più formulari M aggiuntivi.

3.4.2. Informazioni supplementari in relazione a un arresto provvisorio

Le pratiche afferenti a persone ricercate per arresto a fini di estradizione vanno preparate prima di inserire la segnalazione. Occorrerà verificare che le informazioni ivi contenute sono complete e presentate correttamente. Dovranno figurare le seguenti informazioni, mentre quelle relative all’azione penale o all’esecuzione della pena saranno fornite, in linea di massima, in alternativa:

— 006: Cognome: inserire quello usato per l’identità principale nella segnalazione SIS,

— 007: Nome,

— 009: Data di nascita,

— 010: Luogo di nascita,

— 011: Alias: inserire in extenso il primo alias e il numero totale di alias segnalati. Per trasmettere l’elenco completo di alias si può usare il formulario M,

— 012: Sesso,

— 013: Cittadinanza: questo campo va compilato il meglio possibile, avvalendosi delle informazioni disponibili. In caso di dubbi sulla loro attendibilità, inserire il codice «1 W» aggiungendo «cittadinanza presunta»,

— 030: Autorità giudiziaria che ha emesso il mandato o la decisione (nome e funzione del magistrato o denominazione ufficiale dell’ufficio giudiziario),

— 031: Numero di riferimento del mandato o della decisione (037). Cfr. anche i seguenti commenti,

— 032: Data del mandato o della decisione (036). Le domande relative all’azione penale o di esecuzione della pena possono essere raccolte in un allegato,

— 033: Autorità richiedente,

— 034: Pena massima/pena massima prevista,

— 035: Magistrato o ufficio giudiziario che ha emesso la decisione,

— 036: Data della decisione,

— 037: Numero di riferimento della decisione,

— 038: Pena inflitta,

— 039: Pena che rimane da scontare,

— 040: Disposizioni di legge applicabili,

— 041: Qualificazione giuridica dei fatti,

— 042: Data/periodo in cui è stato commesso il reato,

— 044: Descrizione dei fatti (e relative conseguenze),

— 045: Grado di partecipazione (autore, coautore, complice, ecc.).

Ogni Stato può usare la propria terminologia giuridica per indicare il grado di partecipazione.

Le informazioni devono essere sufficientemente dettagliate da permettere agli altri uffici SIRENE di verificare la segnalazione, ma non al punto da sovraccaricare il sistema.

Se gli uffici SIRENE non dovessero riuscire a ricevere il messaggio perché, per motivi tecnici, il numero di caratteri previsto per il formulario è insufficiente, si potrà ricorrere al formulario M per completare l’informazione. La fine dell’invio sarà segnalata con la dicitura «fine comunicazione» sull’ultimo formulario (campo 044 del formulario A o campo 083 del formulario M).

3.4.3. Inserimento di alias

Cfr. le procedure generali di cui alla sezione 2.9.

In caso di segnalazioni a fini di arresto, l’ufficio SIRENE usa il campo 011 del formulario A ( 36 ) (al momento di inserire la segnalazione) o successivamente il formulario M nell’informare gli altri Stati membri dell’esistenza di alias in relazione a una segnalazione inserita a norma dell’articolo 95, qualora disponga di tale informazione.

3.4.4. Ulteriori informazioni per accertamento di identità

Se necessario, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante può anche fornire, previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro, ulteriori informazioni per accertare l’identità di una persona, riguardanti in particolare:

— l’origine del passaporto o del documento d’identità in possesso della persona ricercata,

— il numero del passaporto o del documento d’identità, la data, il luogo e l’autorità del rilascio, il termine ultimo di validità,

— la descrizione della persona ricercata,

— cognome e nome del padre e della madre,

— l’esistenza di fotografie e/o impronte digitali, se disponibili,

— l’ultimo indirizzo noto.

Nella misura del possibile queste informazioni, incluse le eventuali fotografie e le impronte digitali, saranno disponibili presso gli uffici SIRENE, oppure immediatamente e permanentemente accessibili ai fini di una rapida trasmissione.

L’obiettivo comune è ridurre al minimo il rischio di trattenere indebitamente una persona la cui identità sia simile a quella della persona segnalata.

3.4.5. Trasmissione dei formulari A e M

Le informazioni di cui alle sezioni 3.3.1 e 3.3.2 sono trasmesse con il mezzo più rapido. Lo Stato membro segnalante invia i formulari A e M nel momento in cui inserisce nel SIS la segnalazione a norma dell’articolo 95, paragrafo 2. Le ulteriori informazioni necessarie per l’identificazione saranno trasmesse previa consultazione e/o su richiesta di un altro Stato membro. Se necessario, si possono inviare più formulari M per descrivere vari MAE (o richieste di estradizione). In particolare, il formulario M conterrà informazioni sulla tipologia di reato per il quale è emesso il MAE, sulla data del reato e sui termini di prescrizione. Se per l’emissione di un nuovo MAE riguardante una persona già oggetto di un altro MAE è necessario sostituire un formulario A preesistente, tale sostituzione va indicata nel campo 030 del nuovo formulario A.

3.5. Aggiunta di un flag

Per le procedure generali cfr. la sezione 2.15.

La segnalazione cui sia stato aggiunto un flag si ritiene inserita per comunicare il luogo di soggiorno della persona segnalata.

3.5.1. Richiesta di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni riguardanti persone ricercate per l’arresto a fini di estradizione laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI del Consiglio, del 13 giugno 2003, relativa al mandato d’arresto europeo e alle procedure di consegna tra Stati membri ( 37 )

Si applica la seguente procedura:

a) in caso di segnalazioni riguardanti persone ricercate per l’arresto a fini di estradizione, laddove non si applichi la decisione quadro 2002/584/GAI relativa al mandato d’arresto europeo e alle procedure di consegna tra Stati membri, un ufficio SIRENE può chiedere ad altri uffici SIRENE di aggiungere sistematicamente un flag a segnalazioni a norma dell’articolo 95 riguardanti i propri cittadini;

b) in tal caso, l’ufficio SIRENE interessato invia una richiesta scritta agli altri uffici SIRENE;

c) l’ufficio SIRENE che riceve la richiesta aggiunge un flag per lo Stato membro in questione immediatamente dopo aver creato la segnalazione;

d) il flag rimane finché l’ufficio SIRENE richiedente non ne sollecita la cancellazione.

Quando vengono meno le circostanze di cui all’articolo 94, paragrafo 4, della convenzione Schengen, lo Stato membro che ha chiesto il flag deve sollecitarne quanto prima il ritiro.

3.6. Intervento degli uffici SIRENE a seguito di segnalazione a norma dell’articolo 95

L’ufficio SIRENE che riceve i formulari A e M — o l’unità associata — consulta quanto prima tutte le fonti disponibili per cercare di localizzare la persona. Il fatto che le informazioni fornite dallo Stato membro richiedente siano insufficienti perché lo Stato membro destinatario le accetti non deve impedire le ricerche.

Se la segnalazione a norma dell’articolo 95 è convalidata e il soggetto è localizzato o arrestato in uno Stato membro, il MAE e/o i formulari A e M sono trasmessi all’autorità dello Stato membro competente per l’esecuzione del mandato. Se è richiesto l’originale del MAE, l’autorità giudiziaria che lo ha emesso lo invia direttamente all’autorità giudiziaria dell’esecuzione (salvo altrimenti disposto).

3.7. Scambio di informazioni in caso di hit

3.7.1. Informazione degli Stati membri in caso di hit

Per la procedura generale cfr. la sezione 2.2.1.

Si applica inoltre la seguente procedura:

a) l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante deve essere sempre informato degli hit riguardanti la persona che ha segnalato a norma dell’articolo 95. Dopo l’invio del formulario G, è opportuno che sia informato anche, se del caso, per telefono;

b) nel campo 091 del formulario G devono figurare: il nome dell’autorità competente a ricevere il MAE o la richiesta di estradizione, i suoi recapiti completi (indirizzo postale, telefono e, se disponibili, numero di fax e indirizzo di posta elettronica), il numero di riferimento (se disponibile), il nome della persona competente (se disponibile), la lingua richiesta, il termine e le modalità di invio;

c) lo Stato membro che ha notificato di voler inserire una segnalazione su una persona già segnalata deve ricevere comunicazione di ogni eventuale hit riguardante la segnalazione iniziale da parte dello Stato membro che l’ha effettuata;

d) il C.SIS comunica automaticamente a tutti gli Stati membri la cancellazione di una segnalazione. A questo punto, uno Stato membro può riconsiderare l’opportunità di inserire una segnalazione che prima era incompatibile con la segnalazione in seguito cancella.

3.7.2. Comunicazione di ulteriori informazioni

Gli uffici SIRENE possono trasmettere ulteriori informazioni sulle segnalazioni a norma dell’articolo 95; a tal fine possono agire per conto di autorità giudiziarie se le informazioni rientrano nell’ambito dell’assistenza giudiziaria.

3.7.3. In caso di hit

L’utente finale può chiedere all’ufficio SIRENE informazioni supplementari per un’effettiva applicazione delle procedure stabilite alle tabelle SIS 4, 10 o 16 dell’allegato 4.

Salvo diversa indicazione, lo Stato membro segnalante deve essere informato dell’hit e del relativo esito.

Questa procedura ha alcune implicazioni di carattere tecnico poiché è possibile che la segnalazione debba esser cancellata per poterne introdurre un’altra precedentemente esclusa dal SIS.

3.7.4. Scambio di informazioni supplementari sulla consegna o sull’estradizione

L’informazione comunicata dalle autorità giudiziarie competenti all’ufficio SIRENE che si può procedere alla consegna o all’estradizione di una persona segnalata per l’arresto è trasmessa immediatamente all’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante mediante formulario M, contrassegnando il campo 083 con «CONSEGNA» o «ESTRADIZIONE» ( 38 ). Le modalità della consegna o dell’estradizione vanno comunicate quanto prima tramite gli uffici SIRENE.

Se la persona ricercata deve necessariamente transitare per uno Stato membro, l’ufficio SIRENE di quest’ultimo presta opportuno sostegno e assistenza su apposita richiesta dell’ufficio SIRENE o dell’autorità giudiziaria competente dello Stato membro segnalante, trasmessa dall’ufficio SIRENE con formulario M.

3.8. Cancellazione di una segnalazione

È opportuno informare gli Stati membri che non sono riusciti a inserire la propria segnalazione che è stato riscontrato un hit e che la segnalazione è stata cancellata.

3.8.1. Cancellazione quando non sussistono più le condizioni per mantenere la segnalazione

Salvo i casi che fanno seguito a un hit, una segnalazione può essere cancellata dal C.SIS (scaduto il termine di validità), o dal servizio che ha inserito la segnalazione nel SIS (non sussistono più le condizioni per il suo mantenimento).

In entrambi i casi, il «messaggio di cancellazione» del C.SIS deve essere trattato automaticamente dall’N.SIS per permettere l’introduzione di una segnalazione rimasta in sospeso al posto di quella cancellata.

L’ufficio SIRENE è avvertito automaticamente con un messaggio dell’N.SIS che è possibile inserire una segnalazione rimasta in sospeso.

L’ufficio SIRENE applica l’intera procedura di inserimento di una segnalazione nella rispettiva categoria.

3.9. Identità usurpata

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.8.

4. SEGNALAZIONI A NORMA DELL’ARTICOLO 96 ( 39 )

Andranno seguite le seguenti tappe:

— inserimento della segnalazione,

— verifica di segnalazioni multiple (sezione 2.1 delle procedure generali),

— inserimento di alias (sezione 2.9 delle procedure generali),

— identità usurpata (sezione 2.8 delle procedure generali),

— procedura SIRPIT (sezione 2.10 delle procedure generali),

— procedure generali e speciali da seguire.

4.1. Introduzione

Lo scambio di informazioni su cittadini di paesi terzi segnalati a norma dell’articolo 96 consente agli Stati membri di decidere di un’eventuale domanda di ammissione o di visto. Se il soggetto si trova già nel territorio dello Stato membro, lo scambio permette alle autorità nazionali di adottare le misure appropriate ai fini del rilascio di un titolo di soggiorno o di un visto per soggiorno di lunga durata, ovvero dell’espulsione.

Espletare le procedure di informazione previste all’articolo 5, paragrafo 4, del codice frontiere Schengen e le consultazioni di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen è competenza delle autorità incaricate dei controlli di frontiera e del rilascio dei titoli di soggiorno o dei visti. In linea di principio, gli uffici SIRENE intervengono in queste procedure solo per trasmettere informazioni supplementari direttamente connesse alle segnalazioni (comunicazione di un hit, precisazioni in merito a un’identità) o per cancellare segnalazioni.

Gli uffici SIRENE possono tuttavia partecipare anche alla trasmissione delle informazioni supplementari necessarie per l’espulsione o il respingimento di un cittadino di paesi terzi, nonché alla trasmissione di informazioni supplementari conseguenti a tali operazioni.

4.2. Inserimento di una segnalazione a norma dell’articolo 96

La segnalazione va introdotta nel SIS, se l’ufficio SIRENE è l’autorità designata a tal fine.

Nel caso eccezionale di segnalazione di un cittadino di un paese terzo che goda del diritto di libera circolazione, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante invia un formulario M a tutti gli altri Stati membri, sulla base delle informazioni fornite dall’autorità che ha provveduto all’inserimento ( 40 ).

4.3. Inserimento di alias

Cfr. la procedura generale di cui alla sezione 2.9.

4.4. Identità usurpata

Se consultando il SIS l’agente che procede al controllo trova un codice 3 nel campo «categorie di identità», deve contattare l’ufficio SIRENE nazionale per ottenere informazioni complementari e stabilire se la persona controllata è quella ricercata oppure è la persona la cui l’identità è usurpata.

Per la raccolta e la comunicazione di informazioni sulla persona la cui identità è usurpata cfr. la procedura generale descritta nella sezione 2.8.

4.5. Tipi di procedure SIRENE da seguire

Quando gli uffici SIRENE trasmettono informazioni supplementari, si applicano le seguenti procedure generali:

a) scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen;

b) scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o di visti per soggiorno di lunga durata.

Quando gli uffici SIRENE trasmettono informazioni supplementari, si applicano le seguenti procedure speciali:

a) procedure speciali di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen;

b) procedure speciali di cui all’articolo 5, paragrafo 4, del codice frontiere Schengen;

c) scambio di informazioni relative a un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione;

d) cancellazione di segnalazioni di cittadini dell’UE.

4.6. Scambio di informazioni in caso di hit

4.6.1. Scambio di informazioni in caso di respingimento o espulsione dal territorio Schengen

Si applica la seguente procedura:

a) uno Stato membro può chiedere di essere informato ogniqualvolta sia riscontrato un hit con le sue segnalazioni ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno. Lo Stato membro che voglia avvalersi di questa possibilità ne fa domanda scritta agli altri Stati membri;

b) su iniziativa dello Stato membro di esecuzione, lo Stato membro segnalante può essere informato della scoperta di un hit e del respingimento o dell’espulsione dal territorio Schengen del cittadino di un paese terzo segnalato;

c) se uno Stato membro rintraccia sul suo territorio un cittadino di un paese terzo segnalato, lo Stato membro segnalante, se richiesto, trasmette le informazioni necessarie per il rimpatrio dell’interessato. A seconda delle esigenze dello Stato membro di esecuzione e dei dati di cui dispone lo Stato membro segnalante, il formulario M preciserà: — il tipo di decisione e la motivazione, — l’autorità che ha preso la decisione, — la data della decisione, — la data di notifica della decisione, — la data di esecuzione della decisione, — la data in cui la decisione cessa di avere effetto o il suo periodo di validità.

Se la persona segnalata è fermata alla frontiera, si esegue l’azione disposta dal codice frontiere Schengen e dallo Stato membro segnalante.

Lo scambio di informazioni supplementari tramite gli uffici SIRENE può altresì rivelarsi assolutamente necessario in casi specifici ai fini dell’esatta identificazione di una persona.

4.6.2. Scambio di informazioni in caso di rilascio di titoli di soggiorno o visti

Si applica la seguente procedura:

a) lo Stato membro di esecuzione può informare lo Stato membro che ha inserito una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno di aver riscontrato un hit durante la procedura per il rilascio di un titolo di soggiorno o di un visto per soggiorno di lunga durata;

b) lo Stato membro segnalante può a sua volta informare gli altri Stati membri con formulario M, se opportuno;

c) se richiesti, nel rispetto del diritto nazionale gli uffici SIRENE degli Stati membri interessati possono prestare assistenza per la trasmissione delle informazioni necessarie alle autorità competenti per il rilascio dei titoli di soggiorno e dei visti.

4.6.3. Procedure speciali di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen

4.6.3.1. Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 1, della convenzione Schengen

Se lo Stato membro che intende accordare un titolo di soggiorno o un visto per soggiorno di lunga durata scopre che l’interessato è segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno da un altro Stato membro, consulta lo Stato membro segnalante tramite gli uffici SIRENE, usando il formulario N. La segnalazione è cancellata se, dopo la consultazione, lo Stato membro mantiene la decisione di rilasciare il titolo di soggiorno. La persona può tuttavia essere iscritta nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno dello Stato membro.

4.6.3.2. Procedura ai sensi dell’articolo 25, paragrafo 2, della convenzione Schengen

Se uno Stato membro segnalante scopre che la persona segnalata ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno ha ottenuto un titolo di soggiorno o un visto per soggiorno di lunga durata, avvia una procedura di consultazione con lo Stato membro che l’ha rilasciato per il tramite degli uffici SIRENE, usando il formulario O. La consultazione ha luogo anche se lo Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto per soggiorno di lunga durata scopre in seguito che il titolare è segnalato nel SIS ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno ( 41 ).

Se un terzo Stato membro (vale a dire uno Stato membro che non ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto per soggiorno di lunga durata, né ha segnalato il titolare) scopre una segnalazione riguardante un cittadino di un paese terzo titolare di un titolo di soggiorno o di un visto per soggiorno di lunga durata rilasciato da uno degli Stati membri, ne informa lo Stato membro del rilascio e lo Stato membro segnalante tramite gli uffici SIRENE con il formulario H.

Se la procedura di cui all’articolo 25 della convenzione Schengen porta alla cancellazione di una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno, gli uffici SIRENE prestano assistenza nel rispetto del diritto nazionale, se richiesti.

4.6.4. Procedure speciali di cui all’articolo 5, paragrafo 4, del codice frontiere Schengen

4.6.4.1. Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera a), del codice frontiere Schengen

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 4, lettera a), del codice frontiere Schengen, il cittadino di un paese terzo segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno che è però in possesso di un permesso di soggiorno, di un visto per soggiorno di lunga durata o di un visto di ritorno rilasciato da uno degli Stati membri è ammesso ad entrare nel territorio degli altri Stati membri a fini di transito, affinché possa raggiungere il territorio dello Stato membro che ha rilasciato il permesso di soggiorno, il visto per soggiorno di lunga durata o il visto di ritorno. L’ingresso può tuttavia essergli negato se figura nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso di quello Stato membro.

Se il cittadino di un paese terzo in questione tenta di entrare nel territorio dello Stato membro che lo ha segnalato nel SIS, questo può negargli l’ingresso. Tuttavia, su istanza dell’autorità competente, l’ufficio SIRENE dello Stato membro che nega l’ingresso consulta l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha rilasciato il permesso di soggiorno con formulario O, affinché l’autorità competente possa determinare se sussistono motivi sufficienti per ritirare il titolo di soggiorno. Se il titolo di soggiorno non è ritirato, la segnalazione va cancellata dal SIS ma il titolare può comunque essere iscritto nell’elenco nazionale delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso.

Se il cittadino di un paese terzo in questione tenta di entrare nel territorio dello Stato membro che ha rilasciato il titolo di soggiorno, l’ingresso è autorizzato ma l’ufficio SIRENE di tale Stato membro invia, su istanza dell’autorità competente, un formulario O all’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, affinché le autorità competenti interessate possano decidere in merito al ritiro del titolo di soggiorno o alla cancellazione della segnalazione.

Se il cittadino del paese terzo interessato tenta di entrare nel territorio di un terzo Stato membro che non lo ha segnalato né gli ha rilasciato il titolo di soggiorno o il visto per soggiorno di lunga durata, e tale Stato scopre che questi è segnalato nel SIS pur essendo in possesso di un titolo di soggiorno o di un visto per soggiorno di lunga durata rilasciato da un altro Stato membro, il terzo Stato membro autorizza il transito verso lo Stato membro del rilascio. L’ingresso può essere negato se il terzo Stato membro ha iscritto l’interessato nell’elenco nazionale delle persone segnalate. In entrambi i casi, su istanza dell’autorità competente, l’ufficio SIRENE del terzo Stato membro invia agli uffici SIRENE degli altri due Stati membri interessati un formulario H, informandoli della contraddizione ed esortandoli a consultarsi per decidere se cancellare la segnalazione dal SIS o ritirare il titolo di soggiorno o il visto per soggiorno di lunga durata. Può inoltre chiedere di essere informato dell’esito delle consultazioni.

4.6.4.2. Procedura per i casi di cui all’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), del codice frontiere Schengen

Ai sensi dell’articolo 5, paragrafo 4, lettera c), uno Stato membro può derogare al principio della non ammissione delle persone segnalate ai fini del rifiuto d’ingresso per motivi umanitari o di interesse nazionale o in virtù di obblighi internazionali. Su istanza dell’autorità competente, l’ufficio SIRENE dello Stato membro che ha autorizzato l’ingresso ne informa l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con il formulario H.

4.7. Scambio di informazioni relative a un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione

A un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione ai sensi della direttiva 2004/38/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 aprile 2004, relativa al diritto dei cittadini dell’Unione e dei loro familiari di circolare e di soggiornare liberamente nel territorio degli Stati membri si applicano norme particolari ( 42 ).

4.7.1. Scambio di informazioni in caso di hit

In caso di hit relativo a un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione, si applica la seguente procedura:

a) su istanza dell’autorità competente, l’ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione contatta immediatamente l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante con il formulario G, per ottenere le informazioni necessarie a decidere senza indugio in merito all’azione da intraprendere;

b) ricevuta la richiesta di informazioni, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante raccoglie immediatamente le informazioni richieste e le invia quanto prima all’ufficio SIRENE dello Stato membro di esecuzione;

c) l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante verifica con l’autorità competente se la segnalazione può essere mantenuta conformemente alla direttiva 2004/38/CE, qualora tale informazione non sia ancora disponibile. Se l’autorità competente decide di mantenere la segnalazione, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante informa tutti gli altri uffici SIRENE interessati con il formulario M;

d) lo Stato membro di esecuzione informa, per il tramite del suo ufficio SIRENE, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante se è stata effettuata (formulario M) o meno (formulario H) l’azione richiesta.

4.7.2. Scambio di informazioni nel caso in cui, in assenza di hit, uno Stato membro scopra l’esistenza di una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso a carico di un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione

Se, in assenza di hit, uno Stato membro scopre una segnalazione ai fini del rifiuto d’ingresso a carico di un cittadino di un paese terzo beneficiario del diritto di libera circolazione, l’ufficio SIRENE di questo Stato membro, su richiesta dell’autorità competente, ne informa l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante inviando un formulario M.

L’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante verifica con l’autorità competente se la segnalazione può essere mantenuta conformemente alla direttiva 2004/38/CE, qualora tale informazione non sia ancora disponibile. Se l’autorità competente decide di mantenere la segnalazione, l’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante informa tutti gli altri uffici SIRENE interessati con il formulario M.

4.8. Cancellazione di segnalazioni di cittadini dell’UE

Quando un cittadino di un paese terzo segnalato ai fini del rifiuto d’ingresso o di soggiorno acquista la cittadinanza di uno Stato membro dell’UE ( 43 ), la segnalazione è cancellata. Se l’ufficio SIRENE di uno Stato membro diverso da quello segnalante viene a conoscenza del cambiamento di cittadinanza, invia un formulario J all’ufficio SIRENE dello Stato membro segnalante, in conformità della procedura per la rettifica e la cancellazione dei dati contenenti errori di diritto o di fatto (cfr. la sezione 2.5).

4.9. Infor