Do krajnjeg roka, odnosno do 31. siječnja 2020., provedeno je 100 % ažuriranog plana revizije za 2019. Tim su planom obuhvaćene revizije u Komisiji i u izvršnim agencijama( ).

Neovisnost Službe za unutarnju reviziju utvrđena je u Financijskoj uredbi i Povelji o misiji Službe(), koje je donijela Komisija. U Povelji se navodi da revizori Službe za unutarnju reviziju moraju sačuvati svoju neovisnost u odnosu na aktivnosti i operacije koje revidiraju kako bi se osigurala objektivnost njihove prosudbe i izbjegao sukob interesa. Ako dođe do stvarnog ili navodnog narušavanja njihove objektivnosti, pojedinosti takvog narušavanja trebale bi se objaviti. Ako to unutarnji revizor smatra potrebnim, može se obratiti izravno predsjedniku/predsjednici Komisije i/ili Kolegiju.

Tijekom razdoblja 2015.–2019. subjekti revizije ocijenili su da su od ukupnog broja od 1 949 (djelomično) prihvaćenih preporuka( ) koje je izdala Služba za unutarnju reviziju do krajnjeg roka 31. siječnja 2020. provedeno njih 1 704 (87 %)( ). To znači da je ukupno 245 preporuka (13 %) još uvijek otvoreno.

·Služba za instrumente vanjske politike financira projekte kojima se podupiru: i. civilne misije za upravljanje krizama te ii. pripremne mjere, mjere praćenja i hitne mjere kao što su misije u okviru zajedničke sigurnosne i obrambene politike. Ona dobiva jamstva o izvršenju proračuna: i. kroz sustav ex ante i ex post kontrola i mehanizme za unutarnje praćenje; ii. kroz obveze iz sporazuma sklopljenih između Komisije i svake misije u okviru zajedničke vanjske i sigurnosne politike te iii. kroz posebne mjere kao što su vanjske revizije i financijsko izvješćivanje koje provode misije. Revizori su uočili kašnjenja u zaključivanju mandata misijama i nedjelotvorne mjere ublažavanja rizika za izvršenje proračuna EU-a koje su delegirane misiji u Somaliji, koja nije ocijenjena na temelju stupova.

·U Glavnoj upravi za europsku civilnu zaštitu i europske operacije humanitarne pomoći Služba za unutarnju reviziju utvrdila je nedostatke u pogledu regularnosti i nedostatke u pogledu dobrog financijskog upravljanja u ex ante kontrolama prije završnog plaćanja te u ex post revizijama. Ako se ti nedostaci pravodobno ne otklone, mogu s vremenom utjecati na djelotvornost strategije kontrole.

Glavne uprave i službe moraju osigurati zakonitost i regularnost u programima i projektima koji se financiraju iz proračuna EU-a te dobro financijsko upravljanje njima. Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja osmišljavaju strategiju kontrole. Ta strategija obuhvaća ex ante i ex post kontrole koje su ključne sastavnice na kojima se temelji godišnja izjava o jamstvu. Služba za unutarnju reviziju provela je 2019. razne revizije u tom području i utvrdila nekoliko nedostataka u uspješnosti tih postupaka. Ti nedostaci navedeni su u točkama u nastavku.

·U Glavnoj upravi za poljoprivredu Služba za unutarnju reviziju utvrdila je nedostatke s obzirom na to u kojoj su mjeri postupci za upravljanje, praćenje i nadzor režima za voće i povrće djelotvorni u praksi. Postojeće zakonodavstvo kojim se uređuje režim za voće i povrće uvelike je obilježeno primjenom načela supsidijarnosti. U praksi to znači da Komisija ima ograničene mogućnosti intervencije u upravljanje tim režimom. Prijedlozi o zajedničkoj poljoprivrednoj politici za razdoblje nakon 2020. idu još dalje u tom smjeru. Međutim, Služba za unutarnju reviziju utvrdila je nedostatke u: i. području potpore i smjernica koje se pružaju državama članicama; ii. informacijama dobivenima od država članica te iii. praćenju i evaluaciji režima za voće i povrće koje provodi Glavna uprava.

Služba za unutarnju reviziju proteklih je godina provela nekoliko revizija usmjerenih na nadzorne mehanizme uspostavljene u glavnim upravama i službama za provedbu programa (i/ili politika) koje provode treće strane. U svojem općem mišljenju o financijskom upravljanju Služba za unutarnju reviziju već pet godina zaredom (od 2015. do 2019.) navodi posebnu napomenu o strategijama nadzora koje se odnose na treće strane koje provode politike. U revizijama iz 2019. to je stanje raznoliko s obzirom na to da su (u trima od pet revizija završenih 2019.) utvrđeni nedostaci u pogledu djelotvornosti revidiranih strategija nadzora. Pojedinosti tog raznolikog stanja navedene su u četirima točkama u nastavku.

U skladu s „Poveljom o misiji Službe za unutarnju reviziju” ta služba jednom godišnje izdaje opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije. To se mišljenje temelji na revizijama u području financijskog upravljanja u Komisiji, koje je provela Služba za unutarnju reviziju tijekom prethodne tri godine (od 2017. do 2019.). U obzir se uzimaju i informacije iz drugih izvora, to jest izvješća Europskog revizorskog suda. Opće mišljenje izdaje se usporedno s ovim izvješćem i odnosi se na istu godinu.

Revizijama je potvrđeno da u području upravljanja ljudskim resursima i korporativne i operativne glavne uprave i službe moraju izvršavati svoje odgovornosti. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost ima ključnu ulogu: i. u oblikovanju Komisijinih politika za ljudske resurse; ii. u osmišljavanju centraliziranih alata koje tek treba razviti te iii. u pružanju posebnih smjernica, pomoći i potpore preko rukovodstvenih centara i preko korporativnih službi za ljudske resurse. Glavne uprave i službe trebale bi osmisliti i provesti odgovarajuće strategije za ljudske resurse kojima se podupire ostvarivanje njihovih ciljeva i otklanjaju utvrđeni rizici. To mogu učiniti ciljanim mjerama na svojoj razini, vodeći računa o posebnostima određene glavne uprave/službe, a pritom ne moraju čekati na mjere ili alate pokrenute na korporativnoj razini. To ne bi trebalo provoditi samo na razini glavne uprave ili službe, već i na razini određenih poslovnih postupaka.

Komisija je odgovorna za izvršenje proračuna EU-a. To uključuje operacije koje su se provodile prije krize (u okviru višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2014.–2020.), a za koje još uvijek treba provesti odgovarajuće kontrole (ponajprije ex post kontrole), te tijekom same krize, u aspektima jamstava, usklađenosti i uspješnosti.

Kako se kriza nastavlja, taj kontekst donosi izazove, osobito u pogledu:

-izvršenja proračuna u skladu s važećim pravnim okvirom, zbog pravila i propisa koji se mijenjaju, hitnih postupaka, primjene izvanrednih mjera, teških uvjeta i/ili ograničene dostupnosti financijskih i ljudskih resursa,

-mjere u kojoj je moguće provesti potrebne kontrole i provjere (bilo na razini Komisije, država članica, trećih zemalja, partnerâ u provedbi i/ili korisnika) kako je predviđeno, zbog logističkih ograničenja, kao što su potpun i pravodoban pristup informacijama i dokumentaciji, problemi u poduzimanju misija/kontrola na terenu i sposobnost partnerâ u provedbi i korisnika da nastave svoje uobičajene aktivnosti,

-potencijalnog učinka na Komisijinu trenutačnu i buduću korektivnu sposobnost, zbog vrlo problematične gospodarske situacije s kojom će se trebati suočiti na razini EU-a i na nacionalnoj razini, uključujući moguće stečajeve krajnjih korisnika, zbog kojih bi moglo biti teško izvršiti povrat neopravdano isplaćenih iznosa.

Jamstva koja se daju u pogledu financijskog upravljanja proračunom EU-a po prirodi su višegodišnja i ovise o pouzdanosti odgovarajućih strategija kontrole na različitim razinama. Ona se temelje na procjenama rizika za konkretne programe i s njima povezane proračunske operacije, ex ante i ex post kontrolama rashoda, strategijama nadzora u pogledu trećih strana koje provode politike i programe, zajedno s provedbom korektivne sposobnosti u cilju zaštite proračuna EU-a.

Kako bi se osigurala primjerena zaštićenost proračuna s obzirom na te dosad neviđene izazove, glavne uprave i službe Komisije trebale bi: i. primjereno procijeniti rizike prouzročene pandemijom bolesti COVID-19 povezane s financijskim upravljanjem, a s obzirom na jamstva, usklađenost s pravnim okvirom, korektivnu sposobnost višegodišnjih sustava i uspješnost te ii. utvrditi i provesti prikladne mjere ublažavanja, primjerice, prilagođavanje ili redefiniranje svojih strategija kontrole;

ii. strategije nadzora koje se odnose na treće strane koje provode politike i programe:

iako je Komisija i dalje u potpunosti odgovorna za osiguravanje zakonitosti i regularnosti rashoda i dobro financijsko upravljanje (te ispunjenje ciljeva politike), Komisija se u provođenju svojih programa sve više oslanjala na treće strane. To uglavnom čini delegiranjem izvršenja operativnog proračuna EU-a ili određenih zadataka zemljama koje nisu članice EU-a, međunarodnim organizacijama ili međunarodnim financijskim institucijama, nacionalnim tijelima i nacionalnim agencijama u državama članicama, zajedničkim poduzećima, tijelima koja nisu dio strukture EU-a i decentraliziranim agencijama EU-a. Štoviše, u određenim područjima politike sve se više koriste alternativni mehanizmi financiranja (ili ih se planira sve više koristiti), kao što su financijski instrumenti, a oni su povezani s posebnim problemima i rizicima za Komisiju, kako je istaknuo Europski revizorski sud.

Da bi izvršile svoje opće odgovornosti, glavne uprave Komisije moraju nadgledati provedbu programa i politika te pružati smjernice i pomoć tamo gdje su potrebni. Stoga moraju definirati i provesti odgovarajuće, djelotvorne i učinkovite aktivnosti nadzora/praćenja/izvješćivanja kako bi osigurale da ovlašteni subjekti i drugi partneri djelotvorno provode programe, primjereno štite financijske interese EU-a, postupaju u skladu sa sporazumima o delegiranju, ako je primjenljivo, te da se svi potencijalni problemi koji se utvrde što prije riješe.

Služba za unutarnju reviziju u nizu revizija 2019. nastavila je izdavati preporuke da bi se u okviru strategija kontrole i nadzornih mehanizama relevantnih glavnih uprava trebalo jasnije odrediti prioritete i potrebu za dobivanjem jamstva o dobrom financijskom upravljanju u tim tijelima EU-a i tijelima koja nisu dio strukture EU-a. Iako su posljednjih godina na razini središnjih službi i na razini relevantnih glavnih uprava Komisije poduzete mjere za ublažavanje rizika utvrđenih revizijama, u nekim područjima i dalje su potrebna dodatna poboljšanja.

U tom bi kontekstu glavne uprave Komisije trebale nastaviti raditi na utvrđivanju i procjeni rizika koji postoje u delegiranju zadaća trećim stranama te na provedbi djelotvornih i učinkovitih aktivnosti nadzora daljnjim razvojem relevantnih strategija kontrole. To nije relevantno samo za aktivnosti delegirane u okviru sadašnjeg višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2014.–2020., već pogotovo s obzirom na očekivano povećanje primjene vlasničkih instrumenata, jamstvenih instrumenata i instrumenata za podjelu rizika u sljedećem višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2021.–2027.

Služba za unutarnju reviziju pratit će kako na sadašnji i novi (revidirani) višegodišnji financijski okvir, ažurirane političke prioritete i financijsko upravljanje Komisije utječu kretanja u vezi s učinkom krize povezane s bolešću COVID-19 i oslanjanja na treće strane radi provedbe programa. Služba za unutarnju reviziju to će obavljati u okviru ažuriranja svojih periodičnih (strateških) procjena rizika i planova revizije koji proizlaze iz njih.

5.Savjetovanje s Komisijinim povjerenstvom za financijske nepravilnosti

Kada daje mišljenje iz članka 93. Financijske uredbe( ), povjerenstvo za financijske nepravilnosti uspostavljeno na temelju članka 143. Financijske uredbe nije prijavilo nikakve sustavne probleme u 2019.

6.Mjere ublažavanja mogućih sukoba interesa (međunarodni standardi za unutarnje revizije) – istraga Europske ombudsmanice

Sadašnji glavni direktor Službe za unutarnju reviziju, unutarnji revizor Komisije Manfred Kraff, taj je položaj preuzeo 1. ožujka 2017. Prije toga radio je na položaju zamjenika glavnog direktora i računovodstvenog službenika Komisije u njezinoj Glavnoj upravi za proračun.

U skladu s međunarodnim revizijskim standardima( ), nakon što je imenovan glavnim direktorom i unutarnjim revizorom Manfred Kraff izdao je 7. ožujka 2017. upute o mehanizmima koji se moraju uspostaviti kako bi se ublažili i/ili izbjegli mogući ili navodni sukobi interesa u pogledu revizija Službe za unutarnju reviziju povezanih s njegovim prethodnim nadležnostima. Upotreba tih mehanizama produljena je 2018. (do 1. ožujka 2019.), 2019. (do 1. ožujka 2020.) i 2020. (do 1. ožujka 2021.) preko uputa koje je Manfred Kraff izdao svim članovima osoblja Službe za unutarnju reviziju 1. ožujka 2018., 1. ožujka 2019. i 2. ožujka 2020. U skladu s tim mehanizmima Manfred Kraff ne bi bio uključen u nadzor revizija koje se odnose na aktivnosti za koje je on bio nadležan prije pridruživanja Službi za unutarnju reviziju. Za nadzor revizija koje se odnose na te slučajeve u konačnici je odgovoran (odnosno bit će odgovoran) Jeff Mason, nekadašnji vršitelj dužnosti glavnog direktora Službe za unutarnju reviziju (od rujna 2016. do veljače 2017.) i sadašnji direktor u Službi za unutarnju reviziju (IAS.B, Revizija u Komisiji i izvršnim agencijama I.). U mehanizmima je navedeno i da se Odbor za praćenje tijeka revizije obavijesti o tim uputama i njihovoj provedbi te da će se Jeff Mason obratiti Odboru za praćenje tijeka revizije radi ocjene bilo koje situacije za koju bi se moglo zaključiti da narušava neovisnost ili objektivnost Manfreda Kraffa. U tim slučajevima Manfred Kraff suzdržao bi se od ikakvog nadzora povezane revizije.

O uspostavljenim mehanizmima raspravljalo se s Odborom za praćenje tijeka revizije na sastanku u ožujku 2018. Odbor je zaključio da mjere koje je sastavila Služba za unutarnju reviziju prikladno otklanjaju rizik od sukoba interesa u skladu s međunarodnim standardima i najboljom praksom. Odbor je isto tako sa zadovoljstvom primijetio da su mehanizmi za osiguranje neovisnosti organizacije provedeni u praksi tijekom relevantnih revizija. Odbor za praćenje tijeka revizije dodatno je razmotrio provedbu tih mehanizama u 2018. na svojim sastancima u siječnju 2019. (sastanak pripremne skupine), ožujku 2019. i ožujku 2020. (sastanak pripremne skupine). Odbor za praćenje tijeka revizije sa zadovoljstvom je primijetio da su ti mehanizmi provedeni u praksi u nizu revizija te zaključio da je to vodeća praksa u području unutarnje revizije.