ODGOVOR ZAJEDNIČKOG PODUZEĆA

31. Zajedničko poduzeće F4E slaže se s nalazom. Valja napomenuti da zahvaljujući podršci Euratoma, koji je osigurao dodatni proračun, taj nedostatak odobrenih sredstava za plaćanje tijekom 2017. nije utjecao na ispunjenje obveza zajedničkog poduzeća F4E prema dobavljačima. Interno, sustav predviđanja plaćanja potpuno je redizajniran i integriran u novi alat za financijsko upravljanje, ECOSYS, a poboljšana je i interakcija između projektnih timova i jedinice za nabavu koja upravlja ugovorima. Zbog napredne pripreme predviđanja, zajedničko poduzeće F4E potvrđuje da i na proračun za 2018. utječe nedostatak odobrenih sredstava za plaćanje u iznosu od otprilike 150 milijuna eura. Zahtjev za prijenos sredstava je u tijeku u općem proračunu EU-a za 2018. kako bi se povećao doprinos Euratoma zajedničkom poduzeću F4E, kojim će se pokriti te dodatne potrebe. Zahtjev za nacrt proračuna za 2019. i predviđanja za proračune sljedećih godina već su ponovno procijenjeni na temelju napredne metodologije predviđanja i uz pomoć novog alata za planiranje i izvješćivanje ECOSYS.

32. Zajedničko poduzeće F4E poboljšat će svoje trenutačne interne postupke u skladu s Izjavom o interesima višeg rukovodstva. To poboljšanje podrazumijeva da će dopune općih izjava o interesu ili bilo kojih drugih izjava o sukobu interesa službeno pregledati odgovarajući ocjenjivači, uključujući predsjednika Upravnog odbora u slučaju direktora zajedničkog poduzeća F4E.

33. F4E unaprjeđuje proces i postupke odabira kroz projekt poboljšanja koji se trenutno provodi. U tom će kontekstu F4E ojačati svoje postupke uzimanjem u obzir napomena Suda, s ciljem jačanja unutarnje kontrole i kvalitete postupka zapošljavanja.

34. Što se tiče sudske odluke iz 2018. kojom se poništava jedan postupak odabira u zajedničkom poduzeću F4E, zajedničko poduzeće F4E želi jasno istaknuti da je, iako je odluku moralo provesti, podnijelo i žalbu protiv nje. Treba napomenuti da je ovaj slučaj uključivao i postupak pred Europskim ombudsmanom, koji je utvrdio da je pritužba neutemeljena i donio odluku u korist zajedničkog poduzeća F4E.

35. U dogovoru s Revizorskim sudom, zajedničko poduzeće F4E priznalo je u svojim završnim računima za 2017. rezervaciju za troškove stavljanja izvan pogona. U vezi s nedostacima u unutarnjoj komunikaciji, zajedničko poduzeće F4E će ih riješiti sljedećim aktivnostima: — unutarnji proces zajedničkog poduzeća F4E „Godišnji izvještaj – otvaranje/zatvaranje financijske godine” ažurirat će se radi razjašnjenja informacija potrebnih za račune u vezi s rezervacijama i nepredviđenim obvezama. Konkretno, od Odjela za upravljanje projektima i od Skupine za proračun bit će zatraženo godišnje ažuriranje u vezi sa statusom troškova stavljanja izvan pogona i deaktiviranja i svim drugim događajima ili informacijama koje mogu utjecati na račune, — više rukovodstvo (i u većini slučajeva voditelj komercijalnog odjela) prenijet će računovodstvenom službeniku zajedničkog poduzeća F4E sve relevantne informacije, a posebice odluke Upravljačkog savjetodavnog odbora i odluka Vijeća organizacije ITER.

Radnje poduzete u vezi s komentarima prethodnih godina

2015. – Prikaz računovodstvene dokumentacije

Zajedničko poduzeće F4E trenutačno koristi kredit organizacije ITER kao svoj sustav upravljanja ostvarenom vrijednošću (EVM) i to, zajedno s praćenjem ključnih točaka i analizom trendova, predstavlja jednu od metoda praćenja napretka vlastitih aktivnosti.

Krajem 2017. Upravni odbor imenovao je Radnu skupinu (WG) s ciljem definiranja poboljšanog načina izvještavanja iz zajedničkog poduzeća F4E, uključujući zadatak definiranja prikladnog sustava upravljanja ostvarenom vrijednošću. Rad je u tijeku, a voditelj Radne skupine treba izvijestiti o napretku na sastanku Upravnog odbora u srpnju 2018.

2015. – Komentari o ključnim kontrolama u nadzornim i kontrolnim sustavima Zajedničkog poduzeća

Drugi stavak: Ažuriranje kreditnog profila uz nabavu pokrenuto je u suradnji s organizacijom ITER kako bi bio bliži vrijednosti stvarnog rada obavljenog kroz različite faze projekta (tj. dizajn, proizvodnja, isporuka, instalacija). Neke odgode utjecale su na taj posao, a novi datum završetka ovih aktivnosti predviđen je za kraj prosinca 2018.

2015. – Operativna nabava i bespovratna sredstva

Unatoč novim nastojanjima u području komunikacije i širenja informacija, osobito u kontekstu integriranja nove Financijske uredbe, brojke za pregovaračke postupke u 2017. ostale su slične kao i prethodnih godina (47 % ukupne vrijednosti u 2017. naspram 49 % u 2016., 45 % u 2015. i 58 % u 2014.).

Ipak, valja napomenuti da je većina tih postupaka bila za pregovaračke postupke niske vrijednosti ispod praga određenog za objavljivanje iz Direktive te u potpunosti u skladu s Financijskom uredbom zajedničkog poduzeća F4E. Ti pregovarački postupci niske vrijednosti predstavljaju dugoročni prosjek od oko 40 % godišnjeg broja ugovora zajedničkog poduzeća F4E, ali predstavljaju tek nešto manje od 1 % godišnjeg proračuna za obveze.

Uporabom pregovaračkih postupaka u tim slučajevima (unutar granica koje nameće Financijska uredba zajedničkog poduzeća F4E) odgovara na zabrinutost za valjano financijsko upravljanje jer to zajedničkom poduzeću F4E omogućuje smanjenje vremena do ugovora, brže reagiranje na potrebe projekta i učinkovitije usmjeravanje korištenja internih resursa na nabave visoke vrijednosti. Stoga zajedničko poduzeće F4E smatra da radnje za dodatno smanjenje pregovaračkih postupaka niske vrijednosti nisu potrebne jer je to u skladu s načelima i odredbama Financijske uredbe.

Preostali dio pregovaračkih postupaka, a uobičajeno su to ugovori više vrijednosti (prosječno 5 % od ukupnog broja postupaka), odraz su složenog i inovativnog konteksta u kojem funkcionira zajedničko poduzeće F4E. Značajke tržišta fuzijske tehnologije takve su da u mnogim slučajevima postoje vrlo ograničeni kapaciteti u državama članicama, ali i širom svijeta. To često dovodi do slabe konkurencije, do duopola ili monopola ili čak do izostanka sudjelovanja u postupcima javne nabave.

Od 2012. zajedničko poduzeće F4E ulaže veće napore u širenje informacija, ali odaziv na njegove operativne pozive ostao je u prosjeku niži od željenog. Prema mišljenju zajedničkog poduzeća F4E, glavni uzrok nije nedostatak vidljivosti, nego sporadična priroda nabava zajedničkog poduzeća F4E. Raspravom s drugim velikim kupcima znanstvene infrastrukture u Europi, zajedničko poduzeće F4E došlo je do zaključka da je priroda aktivnosti povezanih s opsegom velikih znanstvenih i tehnoloških projekata takva da je ograničena konkurencija na žalost činjenica, a na to pojedini javni naručitelj može imati tek skroman utjecaj. Ovaj zaključak dijele i druga tijela s ugovornim ovlastima koja upravljaju sličnim projektima u Europi.

Kao posljedica toga, tijekom 2016. zajedničko poduzeće F4E pokrenulo je forum koji uključuje vrlo slične, pionirske projekte u Europi. Kroz ovaj forum različite organizacije sa sličnim projektnim izazovima (posebice u vezi s niskim angažmanom i sudjelovanjem industrije) počele su raditi zajedno kako bi ih rješavale na koordiniraniji i učinkovitiji način. Među ključnim je idejama nastalim tijekom ovog foruma pokušaj stvaranja jedinstvenog tržišta za velike znanstvene projekte koje će biti stabilnije i veće te koje će moći u većoj mjeri pobuditi zanimanje poduzeća.

Prvi događaj na forumu usmjeren na industriju održan je u Danskoj krajem veljače 2018., uz sudjelovanje 1 037 delegata koji su predstavljali 530 tvrtki i javnih organizacija iz 29 zemalja. Povratne informacije industrije i javnih sudionika nakon događaja bile su vrlo pozitivne, a u lipnju 2018. sudionici foruma (F4E, ESA, ESO, CERN, EMBL, ESRF, ESS, XFEL, ILL) jednoglasnom su odlukom prihvatili kandidature za organizaciju drugog velikog događaja 2020. i proširenje članstva u forumu drugim organizacijama od europskog interesa sa sličnim velikim projektima visoke tehnologije.

2015. – Prava intelektualnog vlasništva i industrijska politika

Drugi stavak: Zajedničko poduzeće F4E aktivno je surađivalo s društvima Trinomics i Cambridge Econometrics, nezavisnim konzultantima za ekonomsku politiku, koji su za Europsku komisiju izradili studiju o „utjecaju aktivnosti organizacije ITER u Europskoj uniji”. Studija je dovršena u travnju 2018. Glavni rezultati studije navedeni su u nastavku.

— Što se tiče učinkovitosti industrijske politike zajedničkog poduzeća F4E, rezultati ekonometrijskog modeliranja pokazuju da su sredstva utrošena na projekt ITER generirala oko 34 000 radnih godina između 2008. i 2017. Pozitivan učinak nastavit će se i u budućnosti, sve do završetka izgradnje projekta ITER. Ako usporedimo ekonomski povrat od projekta ITER i otvaranje novih radnih mjesta s alternativnim scenarijem potrošnje u Europskoj uniji (s neutralnom raspodjelom rashoda za sve gospodarske sektore), procjenjuje se da će projekt ITER između 2008. i 2030. državama članicama Europske unije donijeti ukupnu neto dobit od 586 milijuna eura.

— Što se tiče intelektualnog vlasništva i širenja informacija, istraživanje zaključuje da se navedena neto dobit može značajno povećati nusproduktima i daljnjom inovativnošću koju potiču tvrtke koje rade na projektu ITER te razvojem novih tehnologija i proizvoda. Iako su rezultati modela indikativni, oni upućuju na to da se gospodarski učinak povećava za dodatnih 25 – 60 % ili više zbog tih učinaka.

Kako bi se dobila maksimalna korist od ovih dodatnih učinaka, istraživanje sugerira da treba pojačati aktivnosti prijenosa tehnologije oko projekta ITER. Iskustva iz CERN-a i ESA-e pokazuju da je za uspostavljanje učinkovitog sustava prijenosa tehnologije potrebno mnogo vremena, ali je ključno za poboljšanje utjecaja javnih ulaganja.

Zajedničko poduzeće F4E već je tijekom 2017., crpeći inspiraciju iz modela ESA, pokrenulo preliminarne aktivnosti za uspostavljanje programa prijenosa tehnologije u suradnji s konzorcijem EUROfusion. Tijekom 2018. planira se početak prve faze ovog programa.

2016. – Strategija za borbu protiv prijevara

U skladu s preporukom 3.5 iz Strategije za borbu protiv prijevara, zajedničko poduzeće F4E utvrdilo je u veljači 2018. vlastiti skup pokazatelja rizika od prijevare u nabavi: upozorenja. Svrha popisa upozorenja je definiranje pokazatelja specifičnih za aktivnosti nabave zajedničkog poduzeća F4E, koji se temelje na karakteristikama natječaja, analizi tržišta i sustava nabave, kako bi se među osobljem zaduženim za nabavu podigla svijest o ključnim točkama koje treba provjeriti u postupku nabave.

Popis pokazatelja smatra se preduvjetom za razvoj IT alata za borbu protiv prijevara koji je predviđen za olakšavanje praćenja aktivnosti zajedničkog poduzeća F4E u vezi s postupcima nabave. Međutim, u siječnju 2018. procjena složenosti razvoja alata koji bi pružao sve potrebne funkcije pokazala je da bi to bilo preteško za zajedničko poduzeće F4E kao samostalnu agenciju Europske unije.

Slijedom toga, razmatrana su druga, jednostavnija i brža rješenja koja još uvijek pružaju dostatnu razinu sigurnosti te je zajedničko poduzeće F4E odlučilo izraditi svoj unutarnji kontrolni popis za borbu protiv prijevare na temelju svojeg Popisa pokazatelja rizika od prijevare u nabavi – upozorenja. Kontrolni popis za borbu protiv prijevare prihvaćen je u svibnju 2018. i stupa na snagu 1. srpnja 2018. Kada je to primjenjivo, kontrolni će popis najmanje dvaput tijekom postupka nabave (prilikom dodjele i sklapanja ugovora) ispunjavati i potpisivati dva različita izvršitelja zasebno, i to tehnički voditelj projekta i voditelj za poslove nabave i ugovaranja kako bi se osigurala potpuna transparentnost. Ako je potrebno, svaki član osoblja zajedničkog poduzeća F4E može upotrijebiti kontrolni popis za izdavanje upozorenja u bilo kojoj fazi procesa nabave. Primjena kontrolnog popisa uvodi se u unutarnje procese zajedničkog poduzeća F4E, zajedno sa svim drugim promjenama vezanim uz Projekt poboljšanja nabave.