20.

U vezi s utvrđenim nedostacima, Zajedničko poduzeće naglašava da su mjere već poduzete kako bi se isti otklonili, kako je navedeno u nastavku. Korištenje prethodne obavijesti Dokument sa smjernicama u kojem je propisana obveza objave prethodne obavijesti za ugovore visoke vrijednosti (procijenjena vrijednost ugovora iznad 10 milijuna eura) i za ugovore za koje dužnosnik za ovjeravanje smatra da ih Zajedničko poduzeće mora potpisati do rujna 2012. Postupak javne nabave o kojem govori revizor pokrenut je prije odobravanja ovog postupka. Procjena ugovornih vrijednosti U pogledu postupka nabave u kojem je došlo do povećanja od 32 % u odnosu na početnu procjenu troškova, Zajedničko poduzeće revizorima je dostavilo detaljno usklađivanje povećanja, prvenstveno zbog dva razloga: vrijeme koje je potrebno za obavljanje početnog opsega ponovno je procijenjeno i to je rezultiralo povećanjem vremena te je naknadno uključen dodatni opseg u ugovor. U pogledu druga dva postupka nabave svi detalji u vezi razlika u troškovima dostavljeni su revizorima. U slučaju drugih postupaka i posebno u pogledu ugovora natječajnog postupka pod brojem 04 (TB04), Zajedničko poduzeće slaže se da je usklađivanje postalo zahtjevno na temelju dokumenata sadržanih u spisu o javnoj nabavi. To je prvenstveno rezultat prirode, složenosti i iznosa takvog ugovora, što ima za posljedicu veliku količinu dokumenata sadržanih u spisu prije nego nepostojanje ili nepotpunost informacija. Rezultati trećih strana koji su se koristili za natječajne postupke Kako bi osiguralo odgovarajući prihvat rezultata trećih strana koje pomažu u javnoj nabavi i osigurala dosljednost i sukladnost s regulatornim okvirom, Zajedničko poduzeće sastavit će kontrolni popis u vezi s formalnim aspektima i aspektima kvalitete koji moraju biti ispunjeni kako bi se primjereno koristili podaci trećih strana. Izmjene ugovora Činjenica da je dužnosnik za ovjeravanje Zajedničkog poduzeća odobrio ugovornu izmjenu bez pokretanja novog postupka javne nabave u skladu s člankom 100. stavkom 2. točkama (f) ili (g) provedbenih pravila Zajedničkog poduzeća dokazuje da se ugovorne izmjene ne smatraju značajnim. Međutim, u cilju izbjegavanja sumnji, u obrazac „Zahtjev za izmjenama” koji prati stvarni zahtjev za izmjenama ugovora upućen dužnosniku za ovjeravanje Zajedničko poduzeće uključit će i. opis povijesti ugovora s posebnim osvrtom na prethodne izmjene; i ii. posebnu procjenu značajnosti predložene izmjene početnog ugovora u smislu prethodnih izmjena, ako ih ima. Članovi osoblja koji sudjeluju u natječajnim postupcima i mandat za pregovaranje Iako je ispravno da neki članovi osoblja daju svoje primjedbe tijekom procjene ponuda na zahtjev Odbora za procjenu bez da ih je imenovalo Tijelo za imenovanja, bilo kao članove Odbora za procjenu ili kao stručnjake koji daju savjete za pojedine aspekte ponuda, to nema negativan utjecaj. Kao što navodi Sud, svi uključeni članovi osoblja koji su potpisali izjave o povjerljivosti i nepostojanju sukoba interesa podliježu Pravilniku o osoblju i dostavili su samo činjenične primjedbe na temelju zahtjeva Odbora za procjenu. Svi su članovi osoblja identificirani u spisu o sigurnosnoj provjeri uz ugovor. Zajedničko poduzeće trenutno radi na i. postupku i obrascu u vezi angažiranja internih stručnjaka; i ii. na određivanju pregovaračkog mandata kojeg dužnosnik za ovjeravanje povjerava Odboru za pregovaranje kojim bi se odredile granice koje je moguće istraživati. Kašnjenja u zaključenju natjecateljskih dijaloga Kao što priznaje Komisijina Služba za unutarnju reviziju (IAS) u Reviziji postupka natjecateljskog dijaloga za natječaj pod brojem 03 – TB03, Zajedničko poduzeće prvo je unutar Europskih institucija koji koristi ovakvu vrstu postupaka javne nabave što bolje odgovara zahtjevnim tržištima kao što je TB04. Kašnjenje u pogledu konačnog opsega natječajnog postupaka i objave tehničkih specifikacija nakon dovršetka pregovora odražava unutarnji zahtijevani postupak donošenja odluka s obzirom na opseg ugovora u smislu složenosti i cijene; potrebno je uzeti u obzir također da je božićna pauza uključena u tom razdoblju. Po pitanju trajanja ugovaranja, ono može biti rezultat gore navedenog, ali je općenito rezultat kašnjenja nagomilanog u vezi s drugim građevinskim ugovorima ITER.