Služba za unutarnju reviziju planira revizije na temelju procjene rizika i analize kapaciteta. To je propisano njezinom poveljom i međunarodnim standardima, a cilj je utvrditi plan kojim su obuhvaćena područja najvećeg rizika, čime se maksimalno povećava dodana vrijednost Službe za unutarnju reviziju te se doprinosi najboljoj upotrebi resursa te učinkovitoj i djelotvornoj provedbi plana. Njegova se provedba redovito prati i prema potrebi prilagođava.

Početni plan za 2021. sadržavao je 38 revizijskih angažmana (revizije, pregledi i savjetovanja, ali ne i praćenja) čiji je završetak planiran do krajnjeg roka 31. siječnja 2022. Nadalje, obuhvaćao je 35 dodatnih angažmana koji su trebali početi prije 31. siječnja 2022. i završiti nakon tog datuma. Početni plan za 2021. ažuriran je u rujnu i listopadu 2021. Odbor za praćenje tijeka revizije uzeo je u obzir i početni i ažurirani plan.

Ukupni broj i raščlamba prema vrstama završenih angažmana i izvješća prikazani su u grafikonima u nastavku. Do krajnjeg roka 31. siječnja 2022. proveden je cjelokupan plan revizije za 2021. kako je ažuriran kako bi se uzeli u obzir promjenjivi rizici sredinom godine.

Služba za unutarnju reviziju plan revizije za 2021. provela je u kontekstu pandemije bolesti COVID-19, uz potpuno poštovanje primjenjivih radnih dogovora na korporativnoj razini. Unatoč poteškoćama zbog tih izvanrednih okolnosti provela je 143 „angažmana” (revizije, savjetovanja, praćenja i pregledi) i izdala 148 izvješća (uključujući napomene nakon praćenja i zaključne napomene). To je postignuto zahvaljujući mogućnostima digitalizacije dostupnima u Komisiji, koje uključuju alate za potporu učinkovitim i djelotvornim postupcima revizije na daljinu.

Služba za unutarnju reviziju ne provodi reviziju sustavâ kontrole država članica nad financijskim sredstvima EU-a. Takve revizije sežu do razine pojedinačnih korisnika te ih provode unutarnji revizori država članica, nacionalna revizijska tijela, druge glavne uprave Komisije i Europski revizorski sud. Međutim, Služba za unutarnju reviziju provodi reviziju mjera koje Komisija poduzima radi nadzora i revizije: i. tijela u državama članicama; i ii. drugih tijela nadležnih za isplatu sredstava EU-a, kao što su Ujedinjeni narodi. Kako je predviđeno Financijskom uredbom, Služba za unutarnju reviziju navedene dužnosti može izvršavati na licu mjesta, među ostalim i u državama članicama.

Odbor za praćenje tijeka revizije pomaže Kolegiju povjerenika u ispunjavanju njegovih obveza iz Ugovorâ, Financijske uredbe i drugih zakonskih instrumenata. To čini: i. osiguravanjem neovisnosti Službe za unutarnju reviziju; ii. praćenjem kvalitete unutarnjih revizija; iii. osiguravanjem da službe Komisije propisno uzimaju u obzir preporuke unutarnje i vanjske revizije; i iv. osiguravanjem odgovarajućeg praćenja provedbe tih preporuka. Na taj način Odbor za praćenje tijeka revizije pridonosi poboljšanju djelotvornosti i učinkovitosti Komisije pri ostvarivanju njezinih ciljeva. Osim toga, Odbor za praćenje tijeka revizije olakšava nadzor Kolegija nad Komisijinim upravljanjem, upravljanjem rizicima i praksama unutarnje kontrole.

Neovisnost rada Službe za unutarnju reviziju utvrđena je u Financijskoj uredbi i Povelji o misiji Službe, koju je donijela Komisija. U Povelji se navodi da revizori Službe za unutarnju reviziju moraju sačuvati neovisnost u odnosu na aktivnosti i operacije koje revidiraju kako bi se osigurala objektivnost njihove prosudbe i izbjegao sukob interesa. Ako dođe do stvarnog ili prividnog narušavanja njihove objektivnosti, pojedinosti takvog narušavanja trebale bi se objaviti. Ako to unutarnji revizor smatra potrebnim, može se obratiti izravno predsjednici Komisije i/ili Kolegiju.

1)U jednoj se reviziji ocjenjivala priprema za programsko razdoblje 2021.–2027. u Glavnoj upravi za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje, Glavnoj upravi za pomorstvo i ribarstvo i Glavnoj upravi za regionalnu i urbanu politiku. Revizija je dovela do izdavanja sedam vrlo važnih preporuka. Priprema glavnih uprava za programsko razdoblje 2021.–2027. još je uvijek bila u tijeku na datum objave revizorskog izvješća i revizija se stoga zapravo odnosila na promjenjivo stanje. Iako su glavne uprave osmislile i provele odgovarajuće procese kako bi podržale početak programskog razdoblja 2021.–2027., na njihovu djelotvornost i učinkovitost utjecala su dva nedostatka, prije svega povezana s podrškom koja se pruža državama članicama i vremenskim rasporedom pripreme i operativnog početka programskog razdoblja.

Služba za unutarnju reviziju smatra da je provedba preporuka u cjelini zadovoljavajuća i usporediva s prethodnim razdobljima izvješćivanja. Takvo stanje upućuje na to da službe Komisije dobro i djelotvorno provode ključne i vrlo važne preporuke, čime smanjuju rizike koje je utvrdila Služba za unutarnju reviziju. Međutim, trebalo bi obratiti pozornost na pojedinačne preporuke koje su ocijenjene kao vrlo važne, a čija provedba znatno kasni.

Nijedna od 229 otvorenih preporuka nije ocijenjena kao ključna, 72 su ocijenjene kao vrlo važne, a 157 je ocijenjeno kao važno. Kasni se s provedbom 65 preporuka (tj. nisu provedene do izvorno dogovorenog roka provedbe). Te preporuke čija provedba kasni čine 7,4 % od ukupnog broja (djelomično) prihvaćenih preporuka. Od tih preporuka čija provedba kasni sedam vrlo važnih preporuka klasificirano je kao preporuke čija provedba znatno kasni (provedba preporuke znatno kasni ako je preporuka i dalje otvorena više od šest mjeseci nakon isteka izvornog roka provedbe). Te vrlo važne preporuke čija provedba znatno kasni čine 0,8 % ukupnog broja preporuka koje su prihvaćene u razdoblju 2017.–2021. (u usporedbi s 0,6 % u prethodnom razdoblju izvješćivanja). Osim toga, znatno kasni i provedba jedne vrlo važne preporuke koja nije obuhvaćena tim razdobljem izvješćivanja.

Subjekti revizije ocijenili su da su do krajnjeg roka 31. siječnja 2022. provedene 652 (74 %) od ukupno 881 prihvaćene preporuke (uključujući djelomično prihvaćene preporuke) koje je Služba za unutarnju reviziju izdala u razdoblju 2017.–2021. To znači da je ukupno 229 preporuka (26 %) još uvijek otvoreno.

4)Služba za unutarnju reviziju u reviziji provedbe rezultata revizije u okviru Obzora 2020. utvrdila je da su glavne uprave i izvršne agencije nad kojima je provedena revizija općenito uspostavile i provele odgovarajući i djelotvoran sustav unutarnje kontrole za provedbu rezultata revizija Zajedničke službe za reviziju. Uloge i odgovornosti jasno su definirane, a voditeljima projekata i financijskim službenicima na raspolaganju su alati, u skladu s primjenjivim pravilima. Međutim, i dalje postoje nedostaci kad je riječ o praćenju provedbe rezultata ex post revizija i izvješćivanju o toj provedbi.

3)Naposljetku, provedena je revizija usmjerena na ocjenjivanje nadzora tijela iz članka 185. koji provodi Glavna uprava za istraživanje i inovacije. Ta je revizija zatvorena nakon preliminarnog pregleda, kad su revizori inherentne rizike, koji su isprva ocijenjeni kao visoki, ponovno ocijenili kao srednje do niske rizike, posebno s obzirom na činjenicu da će se samo dva od pet tijela iz članka 185. za koje je odgovorna Glavna uprava za istraživanje i inovacije nastaviti u sadašnjem obliku u sklopu Okvirnog programa za istraživanja i inovacije Obzor Europa za razdoblje 2021.–2027.

2)Druga revizija odnosila se na pripremu sredstava Glavne uprave za migracije i unutarnje poslove za programsko razdoblje 2021.–2027. Dovela je do izdavanja dvije vrlo važne preporuke. Služba za unutarnju reviziju napomenula je da je priprema za programsko razdoblje 2021.–2027. još uvijek bila u tijeku na datum objave revizorskog izvješća. Iako je Glavna uprava za migracije i unutarnje poslove osmislila i provela odgovarajuće procese kako bi podržala početak programskog razdoblja 2021.–2027., na njihovu djelotvornost i učinkovitost utjecao je niz nedostataka, prije svega povezanih s kašnjenjem programa rada tematskog instrumenta te praćenjem napretka programiranja razdoblja 2021.–2027. i izvješćivanja višem rukovodstvu.

U skladu s „Poveljom o misiji Službe za unutarnju reviziju” ta služba jednom godišnje izdaje opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije. Ono se temelji na revizijama u području financijskog upravljanja u Komisiji koje je Služba za unutarnju reviziju provela tijekom prethodnih triju godina (od 2019. do 2021.). U obzir se uzimaju i informacije iz drugih izvora, odnosno izvješća Europskog revizorskog suda. Opće mišljenje izdaje se istodobno s ovim izvješćem i odnosi se na istu godinu.

1)Prva revizija o upravljanju usklađenošću i njezinu praćenju otkrila je razmjere tog zadatka i izazove s kojima se suočava Glavna uprava za informatiku da potakne sve glavne uprave da izvijeste o svojoj usklađenosti s vrlo velikim brojem kontrola informacijske sigurnosti, posebno s obzirom na to da one imaju brojne druge prioritete. Iako je Glavna uprava za informatiku uspostavila potrebne korporativne alate kojima podupire djelotvorno ispunjavanje zahtjeva sigurnosti informacijske tehnologije u cijeloj Komisiji, i dalje postoje znatni nedostaci u dvama područjima: 1. u praksama upravljanja usklađenošću sa zahtjevima sigurnosti informacijske tehnologije i praksama izvješćivanja o tome; i 2. u procesu upravljanja usklađenošću.

Pri formiranju tog općeg mišljenja unutarnji revizor uzeo je u obzir i kombinirani učinak svih procijenjenih rizičnih iznosa u trenutku plaćanja jer oni premašuju iznose za koje je izražena rezerva. Ukupni rizični iznosi u trenutku plaćanja najbolja su procjena dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti o iznosu odobrenih rashoda koji nisu u skladu s ugovornim i regulatornim odredbama primjenjivima u trenutku plaćanja u 2021. Glavne uprave i službe u svojim su godišnjim izvješćima o radu procijenile da su rizični iznosi u trenutku plaćanja iznosili ukupno od približno 2 784 milijuna EUR do približno 3 249 milijuna EUR. To odgovara iznosu od 1,6 % do 1,9 % ukupnih relevantnih rashoda iz proračuna Komisije, Europskog razvojnog fonda i uzajamnih fondova EU-a za 2021. i stoga je ispod praga značajnosti od 2 % kako je definirano u uputama za pripremu godišnjih izvješća o radu za 2021. Ti rizični iznosi u trenutku plaćanja 2021. još ne obuhvaćaju financijske ispravke i povrate povezane s nedostacima i pogreškama koje će glavne uprave/službe otkriti i ispraviti u budućnosti zahvaljujući višegodišnjim korektivnim mehanizmima ugrađenima u Komisijine sustave unutarnje kontrole.

S obzirom na sve te elemente Služba za unutarnju reviziju smatra da je proračun EU-a primjereno zaštićen u cijelom iznosu i predviđenom proračunskom razdoblju.

Bez dodatnog kvalificiranja općeg mišljenja Služba za unutarnju reviziju poseban je naglasak stavila na sljedeće:

1. Izvršenje proračuna EU-a u kontekstu krize povezane s pandemijom bolesti COVID-19

Zdravstvena, socijalna, gospodarska i financijska situacija nastala zbog pandemije bolesti COVID-19 dovodi do potencijalno visokih, međusektorskih rizika za instituciju s obzirom na izvršenje proračuna EU-a i ostvarivanje njegovih političkih prioriteta.

To uključuje operacije u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2014.–2020., za koje još uvijek treba provesti odgovarajuće kontrole (ponajprije ex post kontrole), te operacije u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2021.–2027. i paketu za oporavak u okviru instrumenta NextGenerationEU u pogledu aspekata jamstava, usklađenosti i uspješnosti.

Kako bi se osigurala primjerena zaštićenost proračuna tijekom vremena s obzirom na aktualne dosad nezabilježene poteškoće, Služba za unutarnju reviziju ističe da bi glavne uprave i službe Komisije trebale i dalje i. primjereno procjenjivati rizike prouzročene pandemijom bolesti COVID-19 povezane s financijskim upravljanjem, i to s obzirom na jamstva, uspješnost, usklađenost s pravnim okvirom i potencijalni učinak na djelotvornost sposobnosti Komisije da provede korektivne mjere zbog mogućih logističkih ograničenja za provedbu kontrola na licu mjesta i vrlo izazovne gospodarske situacije na razini EU-a i nacionalnoj razini (uključujući mogući stečaj krajnjih korisnika, što bi moglo otežati povrat neopravdano isplaćenih iznosa); te ii. utvrditi i provesti prikladne mjere za smanjenje rizika, primjerice prilagođavanje ili redefiniranje svojih strategija kontrole.

Nadalje, glavne uprave Komisije trebale bi nastaviti izrađivati i provoditi odgovarajuće strategije financijskog upravljanja, revizije i kontrole za operacije za potporu oporavku u okviru instrumenta NextGenerationEU, posebno u odnosu na Mehanizam za oporavak i otpornost. Zbog provedbe novog pristupa koji se temelji na uspješnosti, 2022. će se dodatno razraditi određeni elementi izrade strategije kontrole koji se odnose na zakonitost i regularnost, poglavito postupci suspenzije plaćanja i smanjivanja potpore u slučajevima u kojima ključne etape i ciljne vrijednosti za određeni zahtjev za plaćanje nisu djelomično ili potpuno dosegnute. Osim toga, potrebno je dovršiti izradu kontrola kad je riječ o preostaloj odgovornosti Komisije u odnosu na druge elemente usklađenosti (tj. zaštita financijskih interesa Unije u slučaju prijevare, korupcije i sukoba interesa ili teškog kršenja obveze koja proizlazi iz sporazuma o kreditu ili financiranju).

2. Strategije nadzora koje se odnose na treće strane koje provode politike i programe

Iako je Komisija i dalje u potpunosti odgovorna za osiguravanje zakonitosti i regularnosti rashoda i dobro financijsko upravljanje (te ostvarenje ciljeva politike), u provođenju svojih programa sve se više oslanja na treće strane. To uglavnom čini delegiranjem izvršenja operativnog proračuna EU-a ili određenih zadataka zemljama koje nisu članice EU-a, međunarodnim organizacijama ili međunarodnim financijskim institucijama, nacionalnim tijelima i nacionalnim agencijama u državama članicama, zajedničkim poduzećima, tijelima koja nisu dio strukture EU-a i decentraliziranim agencijama EU-a. Nadalje, u određenim područjima politike sve se više upotrebljavaju alternativni mehanizmi financiranja, kao što su financijski instrumenti, a oni su povezani s posebnim problemima i rizicima za Komisiju, što je istaknuo i Europski revizorski sud.

Kako bi izvršile svoje opće odgovornosti, glavne uprave moraju nadgledati provedbu programa i politika te prema potrebi pružati smjernice i pomoć. Stoga moraju definirati i provesti odgovarajuće, djelotvorne i učinkovite aktivnosti nadzora/praćenja/izvješćivanja kako bi osigurale da ovlašteni subjekti i drugi partneri djelotvorno provode programe, primjereno štite financijske interese EU-a, prema potrebi postupaju u skladu sa sporazumima o delegiranju i da se svi potencijalni problemi koji se utvrde što prije riješe.

Iako su posljednjih godina na razini središnjih službi i na razini relevantnih glavnih uprava poduzete mjere za smanjenje rizika utvrđenih revizijama, u nekim su područjima i dalje potrebna dodatna poboljšanja, posebno s obzirom na ocjenu na temelju stupova u pogledu neizravnog upravljanja. To nije relevantno samo za zaključenje aktivnosti delegiranih u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2014.–2020., već posebno s obzirom na povećanu primjenu vlasničkih instrumenata, jamstvenih instrumenata i instrumenata za podjelu rizika u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2021.–2027.

3. Izvješćivanje o korektivnoj sposobnosti višegodišnjih sustava kontrole

Komisija je, (prema potrebi) zajedno s državama članicama, uspostavila višegodišnje sustave kontrole kako bi osigurala dobro financijsko upravljanje sredstvima EU-a. Ti sustavi obuhvaćaju preventivne mjere (tj. kontrole kojima se nastoje spriječiti pogreške prije izvršenja plaćanja) i korektivne mjere (tj. kontrole koje se provode nakon izvršenja plaćanja i do zaključenja programa, prema potrebi). Te mjere predstavljaju ukupnu korektivnu sposobnost Komisije (uključujući mjere koje provode države članice).

Uzimajući u obzir višegodišnju prirodu Komisijina sustava kontrole, o rezultatima kontrole izvješćuje se u dvjema točkama ciklusa programa s pomoću procijenjenog „rizika u trenutku plaćanja” (tj. nakon preventivnih mjera) i „rizika u trenutku zaključenja” (tj. nakon preventivnih i korektivnih mjera). „Rizik u trenutku zaključenja” izračunava se oduzimanjem „procijenjenih budućih ispravaka” od procijenjenog „rizika u trenutku plaćanja”.

Služba za unutarnju reviziju općenito primjećuje određena poboljšanja u godišnjim izvješćima o radu glavnih uprava za 2021. i u (nacrtu) godišnjeg izvješća o upravljanju i uspješnosti kad je riječ o informacijama o preventivnim i korektivnim mjerama koje su primijenile Komisija i države članice. Međutim, s obzirom na sve veću važnost ispravaka koje države članice provode kao sastavni dio strukture kontrola u području podijeljenog upravljanja informacije o korektivnoj sposobnosti i dalje je potrebno dodatno poboljšati (u smislu jasnoće i podjele relevantnih podataka) kako bi se odgovarajuće potkrijepili ukupna korektivna sposobnost Komisije (uključujući ispravke koje zatraži Komisija i prihvate države članice), „procijenjeni budući ispravci” i posljedični „rizik u trenutku zaključenja”. Konkretno, (a) potrebni su dodatni podaci o podjeli između preventivnih i korektivnih mjera koje provode države članice i (b) odnos između „procijenjenih budućih ispravaka” i „provedenih ispravaka” mora se jasno objasniti i potkrijepiti relevantnim podacima, prvo na razini glavnih uprava u godišnjim izvješćima o radu, a zatim na razini Komisije u godišnjem izvješću o upravljanju i uspješnosti.

5.Savjetovanje s Komisijinim povjerenstvom za financijske nepravilnosti

U mišljenju izdanom na temelju članka 93. Financijske uredbe Povjerenstvo osnovano na temelju članka 143. Financijske uredbe nije prijavilo sustavne probleme u 2021.

6.Mjere ublažavanja mogućeg sukoba interesa (međunarodni standardi za unutarnje revizije) – istraga Europskog ombudsmana

Sadašnji glavni direktor Službe za unutarnju reviziju i unutarnji revizor Komisije Manfred Kraff preuzeo je taj položaj 1. ožujka 2017. Prije toga radio je na položaju zamjenika glavnog direktora i računovodstvenog službenika Komisije u njezinoj Glavnoj upravi za proračun.