IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU I VIJEĆU Godišnje izvješće tijelu koje daje razrješnicu o unutarnjim revizijama provedenima 2012. (članak 99. stavak 5. Financijske uredbe) /* COM/2013/0606 final */





IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU I VIJEĆU Godišnje izvješće tijelu koje daje razrješnicu o unutarnjim revizijama provedenima 2012. (članak 99. stavak 5. Financijske uredbe) SADRŽAJ 1........... Uvod.............................................................................................................................. 5 2........... Misija IAS-a: neovisnost, objektivnost i odgovornost....................................................... 5 3........... Obavljene revizije........................................................................................................... 6 3.1........ Provedba Plana revizije IAS-a za 2012........................................................................... 6 3.2........ Nove preporuke i postotak prihvaćanja........................................................................... 7 3.3........ Provedba preporuka izdanih između 2008. i 2012........................................................... 7 4........... Glavni nalazi i preporuke................................................................................................. 8 4.1........ Horizontalne revizije........................................................................................................ 8 4.1.1..... Proces izrade godišnjeg izvješća o radu (više Glavnih uprava).......................................... 8 4.1.2..... Upravljanje raspodjelom osoblja i njihovo praćenje (više Glavnih uprava)........................ 9 4.1.3..... Povrat sredstava i unutarnji sustavi obračunavanja (više Glavnih uprava)......................... 10 4.2........ Poljoprivreda, prirodni resursi i zdravlje......................................................................... 11 4.2.1..... Revizije strategija kontrole (DG MARE i DG SANCO)................................................ 11 4.2.2..... Strategija kontrole – Uprava J (DG AGRI)................................................................... 11 4.3........ Kohezija....................................................................................................................... 11 4.3.1..... Zatvaranje programskog razdoblja 2000. – 2006. (DG REGIO i DG EMPL)................ 12 4.3.2..... Provedba programa u razdoblju 2007. – 2013. (DG REGIO)....................................... 12 4.4........ Istraživanje, energetika i promet.................................................................................... 13 4.4.1..... Revizije strategije kontrole (DG ENER)........................................................................ 13 4.5........ Vanjska pomoć, razvoj i proširenje............................................................................... 13 4.5.1..... Uspostavljanje unutarnje organizacije u delegacijama EU-a (DG DEVCO).................... 13 4.6........ Obrazovanje i građanstvo............................................................................................. 14 4.6.1..... Program cjeloživotnog učenja (LLP) (DG EAC/EACEA).............................................. 14 4.6.2..... Revizije strategije kontrole (DG HOME)....................................................................... 14 4.6.3..... Praćenje provedbe prava EU-a (DG JUST).................................................................. 15 4.7........ Gospodarski i financijski poslovi................................................................................... 15 4.7.1..... Provedba programa CIP od strane EIF-a (DG ECFIN)................................................ 15 4.7.2..... Izvanproračunske transakcije (DG ECFIN)................................................................... 15 4.7.3..... Revizije strategije kontrole (DG ENTR)........................................................................ 16 4.7.4..... Praćenje provedbe prava EU-a (DG TAXUD)............................................................. 16 4.8........ Opće službe i ljudski resursi.......................................................................................... 16 4.8.1..... Proizvodnja, razvijanje i širenje statističkih podataka (DG ESTAT)................................ 17 4.9........ Revizije IT-a................................................................................................................. 17 4.9.1..... Upravljanje lokalnim IT sustavima (DG DEVCO, DG TRADE)..................................... 17 4.9.2..... Upravljanje IT-om i uspješnost IT-a (DG SANCO/EAHC).......................................... 18 4.9.3..... Okvirni program Horizon 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA)................................ 18 5........... Savjetovanje s Povjerenstvom Komisije za financijske nepravilnosti............................... 19 6........... Zaključci...................................................................................................................... 19 1. Uvod Ovim se izvješćem o radu koji je obavila Služba Komisije za unutarnju reviziju (IAS) obavješćuje tijelo koje daje razrješnicu, kako je propisano člankom 99. stavkom 5. Financijske uredbe. Ono se temelji na izvješću koje je sastavio unutarnji revizor Komisije u skladu s člankom 99. stavkom 3. Uredbe, a koje se odnosi na revizijska izvješća i izvješća s preporukama IAS-a koja su završena 2012.[1] u vezi s glavnim upravama, službama i izvršnim agencijama[2]. U njemu su opisane utvrđene slabosti i mjere poduzete za njihovo ispravljanje te sadržane informacije o značajnoj izloženosti riziku, pitanjima kontrole i aspektima upravljanja[3]. Komisija je na neke od ovih preporuka već odgovorila u zbirnom Izvješću[4]. 2. Misija IAS-a: neovisnost, objektivnost i odgovornost Misija IAS-a je pridonijeti dobrom upravljanju u Europskoj komisiji revizijom sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole kako bi se ocijenila njihova djelotvornost s ciljem postizanja neprestanih unapređenja. Pod nadležnošću člana Komisije, IAS je zadužen za reviziju te je odgovoran Odboru za praćenje napretka revizije (APC-u). Neovisnost IAS-a sadržana je u Financijskoj uredbi i njegovoj Povelji o misiji koje je donijela Komisija. IAS obavlja svoj posao u skladu s Financijskom uredbom i Međunarodnim standardima za stručnu provedbu unutarnje revizije te Etičkim kodeksom Instituta unutarnjih revizora. IAS ne provodi reviziju sustava kontrole država članica nad sredstvima Komisije. Takve revizije, koje sežu do razine pojedinačnih korisnika, provode unutarnji revizori država članica, nacionalna revizijska tijela, ostale pojedinačne glavne uprave Komisije i Europski revizorski sud (ECA). Međutim, IAS provodi reviziju mjera koje poduzimaju službe Komisije za nadziranje i reviziju tijela u državama članicama i ostalih tijela koja su nadležna za isplaćivanje sredstava EU-a, poput Ujedinjenih naroda. Kako je predviđeno Financijskom uredbom, IAS te dužnosti može vršiti na licu mjesta, uključujući u državama članicama. Opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije Kako je propisano njegovom poveljom, IAS je objavio svoje treće opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije. Opće mišljenje za 2012. temelji se na revizijama u području financijskog upravljanja u Komisiji koje su proveli i IAS i odjeli za unutarnju reviziju (IAC-i) u prethodne tri godine (od 2010. do 2012.). U obzir su uzete i informacije iz ostalih izvora kao što su izvješća ECA-a. IAS, IAC-i ili ECA planirali su provesti reviziju svih subjekata koji podliježu financijskoj reviziji, a koji su ocijenjeni kao visoko rizični i bitni za provedbu proračuna do kraja ovog razdoblja kako bi se osigurala sveobuhvatna pokrivenost. Završetak revizijskih angažmana 2012. pridonosi osiguravanju dovoljne pokrivenosti za 2012. godinu. Doprinos IAS-a ublažavanju rizika od davanja razrješnice i pozitivnijoj Izjavi o jamstvu (,DAS’) Postupak davanja razrješnice sadržava rizike za ugled Komisije. IAS svojim radom pomaže Komisiji u ublažavanju tog rizika. Sukladnost je i dalje najvažniji aspekt o kojem se raspravlja, iako je proces davanja razrješnice sve više usmjeren na uspješnost poslovanja. Ocjenjivanje sukladnosti temelji se na rezultatima revizije Izjave o jamstvu (,DAS’) Europskog revizorskog suda (ECA). To je mišljenje ECA-a o pouzdanosti računa EU-a te zakonitosti i pravilnosti predmetnih transakcija. Za rješavanje rizika od pogreške u plaćanjima Komisija mora osigurati razmjernost između provedenih strategija kontrole i rizika. Te strategije kontrole moraju biti djelotvorne u sprečavanju i otkrivanju pogreške te popraćene odvraćajućim administrativnim kaznama i izvješćima o stopi preostale pogreške. Upravo zato u IAS-ovu Strateškom planu revizije za 2010. – 2012., kao i za 2013. – 2015., prioritet imaju revizije za osiguravanje provedbe dosljedne strategije kontrole za svako značajno područje rashoda. U 2012. provedene su revizije strategija kontrole u Glavnoj upravi za poljoprivredu i ruralni razvoj (DG AGRI), Glavnoj upravi za energetiku (DG ENER), Glavnoj upravi za poduzetništvo i industriju (DG ENTR), Glavnoj upravi za unutarnje poslove (DG HOME), Glavnoj upravi za pomorstvo i ribarstvo (DG MARE) i Glavnoj upravi za zdravlje i potrošače (DG SANCO). 3. Obavljene revizije 3.1. Provedba Plana revizije IAS-a za 2012. Do krajnjega roka, 1. veljače 2013., IAS je obavio 100 % prioritetnih angažmana (88 % 2011.) i 62 % neprioritetnih angažmana (69 % 2011.). Ukupno je završeno 89 izvješća (uključujući revizije, dodatne revizije i preporuke), koja se mogu raščlaniti kako slijedi:[5] || 2012. || 2011. || 2010. || Angažmani || Izvješća || Angažmani || Izvješća || Angažmani || Izvješća REVIZIJA || 29 || 49 || 20 || 23 || 24 || 28 PREPORUKE || 2 || 2 || 1 || 1 || 6 || 6 DODATNA REVIZIJA || 32 || 37 || 41 || 50 || 44 || 50 PREGLEDI || 1 || 1 || 3 || 3 || 0 || 0 Ukupno || 64 || 89 || 65 || 77 || 74 || 84 U priloženom Radnom dokument službi sažeta su sva završena revizijska izvješća te sadržani ciljevi, opseg, rizici i preporuke svakog izvješća, opće stanje provedbe preporuka izdanih između 2008. i 2012. te sažeti zaključci naknadnih angažmana. 3.2. Nove preporuke i postotak prihvaćanja IAS je 2012. izdao sljedeći broj preporuka, uključujući postotak njihova prihvaćanja: || Nove preporuke || Prihvaćene preporuke || Neprihvaćene preporuke Prioritet || # || # || % || # || % Kritično || 0 || 0 || || 0 || Vrlo važno || 83 || 83[6] || 100 % || 0 || Važno || 109 || 108 || 99 % || 1 || 1 % Poželjno || 0 || 0 || || 0 || Ukupno || 192 || 191 || 99 % || 1 || 1 % Za sve prihvaćene (ili djelomično prihvaćene) preporuke, revidirani subjekti sastavili su akcijske planove koje su predali IAS-u i koji su bili ocijenjeni zadovoljavajućima. 3.3. Provedba preporuka izdanih između 2008. i 2012. Revidirani subjekti prijavili su da je do početka 2013. provedeno 78 % prihvaćenih preporuka izdanih između 2008. i 2012. U priloženom Radnom dokumentu Službe dan je pregled razine provedbe preporuka (ocjenjivanje subjekata revizije). Međutim, provedba 29 vrlo važnih preporuka[7] kasnila je duže od šest mjeseci u odnosu na početni rok.[8] Provedene su sve kritične preporuke. APC je redovito primao obavijesti o provedbi kritičnih ili vrlo važnih preporuka koje su kasnile duže od šest mjeseci. Prihvaćeno je ukupno 733 preporuka za koje je IAS do kraja 2012. proveo dodatne revizije. Dodatnim revizijama IAS-a potvrđeno je da se preporuke provode na zadovoljavajući način, što je pridonosilo unapređenju sustava kontrole u službama u kojima je provedena revizija. IAS je zaključio 88 % preporuka za koje su tijekom ovog razdoblja provedene dodatne revizije. 4. Glavni nalazi i preporuke 4.1. Horizontalne revizije 4.1.1. Proces izrade godišnjeg izvješća o radu (više glavnih uprava) Cilj revizije bio je ocijeniti dostatnost i djelotvornost procesa izrade godišnjeg izvješća o radu (GIR-a) u Komisiji općenito, a posebno u kojoj je mjeri on djelotvoran u pružanju potpore Izjavi o jamstvu raznih dužnosnika za ovjeravanje na temelju delegiranja ovlasti. IAS je analizirao oblik procesa, postojanje jasnih smjernica i redovito praćenje na korporativnoj razini te provedbu od strane pojedinačnih glavnih uprava/službi. Ova je revizija provedena u Glavnom tajništvu (SG), Glavnoj upravi za proračun (DG BUDG), devet operativnih Glavnih uprava/službi, Glavnoj upravi za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije (DG CNECT), Glavnoj upravi za obrazovanje i kulturu (DG EAC), Glavnoj upravi za regionalnu politiku (DG REGIO), Glavnoj upravi za zapošljavanje, socijalna pitanja i uključivanje (DG EMPL), Glavnoj upravi za pomorstvo i ribarstvo (DG MARE), Glavnoj upravi za poljoprivredu i ruralni razvoj (DG AGRI), Glavnoj upravi za unutarnje poslove (DG HOME), Glavnoj upravi za razvoj i suradnju – EuropeAid (DG DEVCO) te Službi za infrastrukturu i logistiku (OIB). U načelu, IAS smatra da je proces dobro uspostavljen te da je ostvario svoj cilj – da bude alat odgovornosti i jamstva rukovodećeg osoblja za Instituciju. Međutim, otkrio je neka vrlo važna područja u kojima je postojala potreba za unapređenjima. IAS je od središnjih službi posebice zatražio da: i. osiguraju daljnje upute za izvješćivanje o gospodarstvu, učinkovitosti i djelotvornosti financijskih i nefinancijskih poslova i o troškovnoj učinkovitosti kontrole da bi se osigurala dostatna podrška zaključcima dužnosnika delegacija za ovjeravanje (AOD-a) o dobrom upravljanju i Izjavi o jamstvu ii. ojačaju proces nadziranja kakvoće kako bi se više usmjerio na materijalne elemente GIR-a, kao što su pouzdanost procesa stvaranja jamstva i informacije koje podržavaju Izjavu o jamstvu iii. moderniziraju ustroj GIR-a kako bi se spriječila pretjerano dugačka i složena izvješća te kako bi se izradili dokumenti koji će biti korisniji za Kolegij, ECA-u i tijelo koje daje razjrešnicu. Središnje službe prihvatile su preporuke IAS-a i pripremile akcijski plan kako bi unaprijedile proces izrade GIR-a koji je IAS smatrao zadovoljavajućim. Neke su mjere već bile provedene u kontekstu vježbe izrade GIR-a za 2012. Što se tiče posla obavljenog u devet operativnih glavnih uprava/službi, IAS je otkrio velik problem[9] samo u DG DEVCO-u. Ograničena revizija koordinacije doprinosa delegacija GIR-u pokazala je da bi DG DEVCO trebao ojačati sustav odgovornosti (pod nazivom „piramida kontrole”) na sljedeći način: i. unapređenjem kakvoće GIR-a DG DEVCO-a, a posebice podataka o sustavu unutarnje kontrole i elementima koji podupiru Izjavu o jamstvu AOD-a; ii. promicanjem izvješća šefova delegacije (izvješće o praćenju vanjske pomoći (EAMR)) kao „alata za odgovornost“, traženjem da osiguraju više podataka koji podupiru njihovu izjavu o jamstvu; iii. osiguravanjem daljnjih smjernica za šefove delegacija kako bi im se omogućilo da dobiju sveobuhvatne, dosljedne podatke koji podupiru njihovu izjavu o jamstvu, i iv. jačanjem uloge sjedišta pri davanju podrške, koordiniranju i nadziranju obveza izvješćivanja šefova delegacija. Akcijski plan DG DEVCO-a smatra se zadovoljavajućim. 4.1.2. Upravljanje raspodjelom osoblja i njihovo praćenje (više glavnih uprava) Cilj revizije bio je ocijeniti imaju li odabrane službe Komisije uspostavljene dostatne postupke i mehanizme za učinkovito i djelotvorno upravljanje raspodjelom osoblja i njihovo praćenje u kontekstu smanjivanja osoblja.[10] Revizija je bila usmjerena na relevantne postupke u četiri glavne uprave: AGRI-u, RTD-u, COMP-u i DGT-u, koje su odabrane s ciljem reprezentativnog pregleda različitih djelatnosti u Komisiji. IAS je također proveo i reviziju na visokoj razini za postupke raspodjele osoblja na korporativnoj razini u SG-u, DG BUDG-u i DG HR-u. Osim toga, provedeno je i opće istraživanje kako bi se dobio sveobuhvatan pregled postupaka uspostavljenih u službama Komisije. IAS je preporučio da DG AGRI i DG RTD nastave sa svojim naporima za razvoj mehanizama i alata za mapiranje zadataka, uspostave alate/metode za prikupljanje dostatnih i pouzdanih podataka o radnom opterećenju te da razviju plan ljudskih resursa. Glavne uprave prihvatile su sve preporuke, a IAS je akcijske planove ocijenio općenito zadovoljavajućima. Rad na reviziji i rezultati istraživanja IAS-a u cijeloj Komisiji otkrili su slabosti na operativnoj razini glavnih uprava koje se mogu riješiti, a pripadajući rizici ublažiti samo mjerama središnjih službi. IAS je preporučio da središnje službe dalje razviju korporativni okvir za upravljanje raspodjelom osoblja i njihovo praćenje te da olakšaju širenje dobre prakse između stručnjaka za strateško planiranje i programiranje (SPP) i ljudskih resursa u ovom području. Središnje službe također bi trebale unaprijediti korporativni okvir za izvješćivanje i odgovornost službi Komisije za uporabu radnih mjesta koja su ponovno dodijeljena tim službama u skladu s odlukama Komisije o raspodjeli osoblja. 4.1.3. Povrat sredstava[11] i unutarnji sustavi obračunavanja (više glavnih uprava) IAS je ocijenio jesu li procesi povrata sredstava[12] u skladu s Financijskom uredbom i središnjom smjernicom te dosljednost, odnosno transparentnost izračunavanja troškova pruženih usluga. Revizija je provedena u Glavnoj upravi za proračun (DG BUDG) (kao vodećoj službi za upravljanje proračunskim i regulatornim okvirom i za promicanje dobrog financijskog upravljanja), Glavnoj upravi za informatiku (DG DIGIT) i Glavnoj upravi za usmeno prevođenje (DG SCIC). U slučaju nedostatka središnje smjernice ili upute o procesu povrata sredstva revizijom je otkriveno da su glavne uprave u kojima je provedena revizija definirale vlastite kriterije. U načelu, za njih se utvrdilo da su u skladu s proračunskim pravilima. Međutim, IAS je zamolio revizijske subjekte da ojačaju taj proces te omoguće dosljednu provedbu u cijeloj Komisiji na sljedeći način: i. uspostavljanjem sustava upravljanja s jasnim pripisivanjem vlasništva nad procesom, definiranjem procesa povrata sredstava i odobravanjem troškovnih modela glavnih pružatelja usluga; ii. davanjem središnje upute i smjernice (uključujući kriterije za utvrđivanje usluga i troškova), i iii. osiguravanjem veće jasnoće proračunskih linija koje se koriste za financiranje izdataka IT-a. IAS smatra da bi Upravljačka skupina za ABM, kao upravljačko tijelo, trebala biti vlasnik procesa i u konačnici tijelo odgovorno za definiranje toga procesa. DG BUDG je prihvatio sve preporuke, a akcijski plan koji je iz njih proizašao ocijenjen je zadovoljavajućim. DG DIGIT je zamoljen da učini sljedeće: i. jasnije definira usluge i troškove za koje treba izvršiti povrat sredstava i predloži kriterije za definiranje IT sustava za čije se troškove udomljavanja („hosting”) vrši povrat sredstava; i ii. osigura da upravljačko tijelo odobri značajne promjene troškovnog modela. Akcijski plan koji je proizašao iz prihvaćenih preporuka ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.2. Poljoprivreda, prirodni resursi i zdravlje (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Revizije strategija kontrole (DG MARE i DG SANCO) Strategija kontrole Glavne uprave za pomorstvo i ribarstvo (DG MARE) ne sadržava jasne kvantifikacijske i mjerljive ciljeve za proces stvaranja jamstva, posebice za planirane pokrivenosti nacionalnih revizijskih tijela i DG MARE-a. Kvantitativni i kvalitativni pokazatelji mjerenja uspješnosti revizijske djelatnosti DG MARE-a nisu dovoljni. DG MARE također mora ojačati svoje praćenje nacionalnih revizijskih strategija i godišnjih izvješća o kontoli te unaprijediti svoje kontrole načina na koji nacionalna revizijska tijela određuju uzorkovanje i stopu pogreške. Revizija Glavne uprave za zdravlje i potrošače (DG SANCO) obuhvatila je ex ante i ex post kontrole. IAS je istaknuo potrebu da DG SANCO dovrši svoj dokument o strategiji kontrole. Akcijski planovi za rješavanje tih problema u obje revizije ocijenjeni su zadovoljavajućima. 4.2.2. Strategija kontrole – Uprava J (DG AGRI) Ova revizija u Glavnoj upravi za poljoprivedu i ruralni razvoj (DG AGRI) bila je usmjerena na izradu i praćenje strategije kontrole za programsko razdoblje 2007. – 2013. IAS je otkrio da revizijska strategija nije bila dovoljno formalizirana te da su postojali nedostaci u definiranju područja revizije, određivanju kvantitativnih i mjerljivih ciljeva (npr. pokrivenost revizije) te povezanoj analizi kapaciteta. S obzirom da se približava sljedeće programsko razdoblje, treba osnažiti ulogu pružatelja jamstava koju igraju tijela za ovjeravanje u državama članicama kako bi se ojačale kontrole i optimizirala uporaba ograničenih revizijskih resursa DG AGRI-a. IAS je također primijetio da revizijski planovi nisu bili dovoljno potkrijepljeni ocjenama rizika i da je bilo mnogo neriješenih revizijskih angažmana (13 % angažmana iz razdoblja 2007. – 2010. još je uvijek otvoreno), unatoč naporima Glavne uprave da to smanji. IAS je predložio da DG AGRI izradi i formalizira svoju strategiju kontrole, da ponovno sastavi svoje ocjene rizika u skladu s ustanovljenim ciljevima te osigura pravilno praćenje s pomoću boljih kvantitativnih i kvalitativnih ključnih pokazatelja uspješnosti čije bi navođenje u GIR-u trebalo unaprijediti. Glavna uprava prihvatila je sve preporuke, a IAS je ocijenio akcijski plan zadovoljavajućim. 4.3. Kohezija (REGIO, EMPL) 2012. godine provedene su četiri revizije kako bi se potvrdili napori koje su glavne uprave uložile u rješavanje visokih stopa pogreške, posebice u DG REGIO-u. IAS je prvi put pratio[13] revizore Glavne uprave na misijama u državama članicama. 4.3.1. Zatvaranje programskog razdoblja 2000. – 2006. (DG REGIO i DG EMPL) Nužno je da glavne uprave imaju dobro pripremljen proces zatvaranja kako bi pokazale da su sve pogreške i nepravilnosti otkrivene i ispravljene. Iako su glavne uprave dobro pripremile i upravljale procesom zatvaranja za Europski regionalni razvojni fond (DG REGIO) i Europski socijalni fond (DG EMPL), potrebna su unapređenja u planiranju, metodologiji i smjernicama, posebice pri pripremanju zatvaranja programskog razdoblja 2007. – 2013. te kako bi se unaprijedila dokumentacija za pružanje boljih dokaza o provjerama dokumenata o procesu zatvaranja. Revizijom zatvaranja projekata Kohezijskog fonda (CF) u DG REGIO-u otkrivene su nedosljednosti i nedostaci u procesu ocjenjivanja. S obzirom na velik broj projekata i posao koji se još mora obaviti, njih treba riješiti u preostalom dijelu procesa zatvaranja. U tom smislu su od 21. prosinca 2012. uvedeni usklađeni obrasci za analizu sastavljanja izjava. Oblikovani su kako bi se riješile određene praznine koje je utvrdio IAS, posebice koordinacija između revizije i geografskih jedinica te kako bi se osigurala dosljednost u kvalitativnom ocjenjivanju dokumenata o procesu zatvaranja. Tim su revizijama glavne uprave također dobile pravododan podsjetnik na potrebu izvješćivanja o djelotvornosti procesa zatvaranja za razdoblje 2000. – 2006., kao i na potrebu dokazivanja višegodišnje korektivne sposobnosti strategije kontrole.[14] Glavna uprava prihvatila je sve preporuke, a IAS je njezine akcijske planove ocijenio zadovoljavajućima. 4.3.2. Provedba programa u razdoblju 2007. – 2013. (DG REGIO) Prepoznavši visoke stope pogreške u Koheziji, IAS je proveo reviziju provedbe programskog razdoblja 2007. – 2013. za Europski regionalni razvojni fond (ERDF) i programe Kohezijskog fonda kako bi ocijenio opseg u kojem je DG REGIO utvrdio pouzdane stope pogreške i o njima izvijestio te opseg u kojem su poduzete dovoljne i odgovarajuće mjere kako bi se smanjile visoke stope pogreške. IAS se osvrnuo na napore koje je DG REGIO uložio kako bi ojačao korektivne mjere i smanjio stope pogreške, ali je istaknuo vrlo visok imanentni rizik koji je dolazio do izražaja kada bi Glavna uprava morala znatno ovisiti o revizijskim tijelima država članica. Unatoč već poduzetim naporima, to još uvijek predstavlja glavni izazov za Glavnu upravu. Ta su tijela na različite načine protumačila smjernice, posebice za statističko uzorkovanje i pokrivenost područja revizije.[15] Osim toga, Glavna uprava trebala bi unaprijediti vlastite provjere godišnjih izvješća o kontroli revizijskih tijela kako bi osigurala da revizori budu u stanju donijeti zaključke o utjecaju pouzdanosti stopa pogreške iz revizija država članica. IAS je otkrio znatne razlike u opsegu i dubini provjera na licu mjesta. Iako je prepoznao potrebe DG REGIO za pristupom utemeljenom na riziku, rad na licu mjesta toliko je ključan u procesu ocjenjivanja da se te nedosljednosti moraju riješiti kako bi se minimalizirao rizik od neotkrivanja slabosti sustava i/ili pogrešaka i nepravilnosti. Revizijski subjekti prihvatili su sve preporuke, a IAS je njihov akcijski plan ocijeniozadovoljavajućim. 4.4. Istraživanje, energetika i promet[16] (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN T-EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Revizije strategije kontrole (DG ENER) Revizijom kontrole u Glavnoj upravi za energetiku (DG ENER) obuhvaćene su je ex ante i ex post kontrole. Utvrđeno je da treba sastaviti potpune i dosljedne radne dokumente o reviziji u dokumentaciji poslije revizije. Nakon toga IAS je preporučio DG ENER-u da koristi standardizirani revizijski program i oblikuje bolje dokaze za reviziju i odobravanje revizijskih pitanja. Preporuke su prihvaćene, a akcijski plan ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.5. Vanjska pomoć, razvoj i proširenje (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Uspostavljanje unutarnje organizacije u delegacijama EU-a (DG DEVCO) Osnivanje Europske službe za vanjsko djelovanje (EEAS) zahtijevalo je uspostavljanje velikog broja novih ustroja i procesa, što se odnosilo i na sjedišta i na delegacije. Opći cilj ove ograničene revizije bio je ocjenjivanje postupaka uvedenih između Europske komisije i EEAS-a kako bi se osiguralo dobro financijsko upravljanje proračunom za vanjsku pomoć koje se provodi u delegacijama EU-a. IAS je pozvao Glavnu upravu za razvoj i suradnju – EuropeAid (DG DEVCO) da razmotri bi li osnivanje funkcije srednjeg rukovodstva – posebice u većim delegacijama EU-a – moglo pomoći šefu delegacije u upravljanju financijskom pomoći. Provest će se revizija djelotvorne provedbe tih revidiranih aranžmana zbog neprestanih preinaka u postupcima (npr. revidirani financijski krugovi) i provedbe revidirane arhitekture unutarnje kontrole u delegacijama[17] u vrijeme provedbe ograničene revizije. 4.6. Obrazovanje i građanstvo (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Program cjeloživotnog učenja (LLP) (DG EAC/EACEA) Cilj revizije bio je ocijenjti omogućuje li strategija kontrole uvedena u Izvršnu agenciju za obrazovanje, audiovizualne sadržaje i kulturu (EACEA) za upravljanje LLP-om dobivanje dobrog jamstva o zakonitosti i pravilnosti predmetnih financijskih transakcija i ocjenjivanje dostatnosti, učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole Glavne uprave za obrazovanje i kulturu (DG EAC) za obnašanje nadzorne uloge kao matične Glavne uprave u provedbi programa agencije. Oblik procesa završnog plaćanja[18] dobro je organiziran i uspostavljen u EACEA-u, ali je u reviziji istaknuta nedosljedna provedba strategije kontrole temeljene na riziku i nesukladnost s pravilom zabrane retroaktivnosti. Sustav unutarnje kontrole za obnašanje nadzorne uloge DG EAC-a kao matične Glavne uprave ocijenjen je dostatnim, učinkovitim i djelotvornim, iako slabosti kao što su nedostatak ažurirane strategije kontrole, praznine u dokumentaciji nadzornih aranžmana i nedostatak ključnih pokazatelja uspješnosti otežavaju ocjenjivanje ostvarenja strateške politike nadzora. Izravna uključenost DG EAC-a u operativno upravljanje LLP-om možda nije najučinkovitija uporaba resursa. DG EAC i EACEA prihvatili su sve preporuke, a EACEA i akcijski planovi ocijenjeni su zadovoljavajućima. 4.6.2. Revizije strategije kontrole (DG HOME) IAS je istaknuo slabosti u praćenju postupaka zatvaranja u Glavnoj upravi za unutarnje poslove (DG HOME), posebice u nedostatku dostatnih alata za pravilno praćenje upravljanja velikim brojem godišnjih postupaka zatvaranja programa. Nadalje, DG HOME nije pravilno evidentirao kasno predavanje dokumenata o zatvaranju kao nesukladnost. IAS je preporučio da Glavna uprava poštuje zahtjeve iz Normi za unutarnju kontrolu Komisije. Glavna uprava trebala bi ojačati svoje upravljanje i sustave kontrole te revidirati svoje postupke s pomoću kontrolnog popisa za zatvaranje programa i smjernica za dokumente o zatvaranju programa. IAS je također otkrio slabosti u ex post revizijskoj strategiji Glavne uprave te preporučio uvođenje metodologije kako bi se rezultati ex post revizija mogli uključiti u model jamstava Glavne uprave za GIR. Akcijski plan u vezi s tim ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.6.3. Praćenje provedbe prava EU-a (DG JUST) Kontrola pravilne primjene zakonodavstva EU-a u državama članicama jedna je od osnovnih djelatnosti Komisije, kako je utvrđeno Ugovorom. Pravna stečevina i područja politike Glavne uprave za pravosuđe (DG JUST), revidirani 2012., čine više od 10 % svih aktivnih predmeta kršenja prava u cijeloj Komisiji. Revizori su prepoznali dobru razinu zrelosti i kontinuirane napore Glavne uprave, ali su istaknuli neke nedostatke u njihovim postupcima strateškog planiranja i programiranja, posebice u pokrivenosti ovog pitanja u planovima upravljanja i GIR-ovima. Slijedom toga, resursi koji se dodjeljuju za ovu djelatnost te ocjenjivanje njihove uspješnosti nisu optimalni, unatoč njezinu značenju i veličini. Akcijski plan u vezi s tim ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.7. Gospodarski i financijski poslovi (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Provedba programa CIP od strane EIF-a (DG ECFIN) Kao dio šireg Okvirnog programa za konkurentnost i inovacije (CIP) i Programa za poduzetništvo i inovacije (EIP), Instrument za brzi razvoj i inovativno MSP (GIF) financijski je instrument Zajednice za mala i srednja poduzeća. Europski investicijski fond (EIF) provodi GIF u ime Komisije na temelju Ugovora o fiducijarnom upravljanju (FMA). Cilj revizije bio je ocjenjivanje djelotvornosti provedbe GIF-a od strane EIF-a, posebice (i) kako EIF poštuje FMA i (ii) koliko Glavna uprava za gospodarske i financijske poslove (DG ECFIN) učinkovito i djelotvorno nadzire GIF kako bi se ostvarili određeni ciljevi. U reviziji su istaknuta dva pitanja: i. nedostaci u pokazateljima koji se koriste za pokazivanje ciljeva financijskog instrumenta, i ii. definiranje događaja koji čine materijalnu promjenu u FMA-u. DG ECFIN prihvatio je sve preporuke, a akcijski planovi ocijenjeni su zadovoljavajućima. 4.7.2. Izvanproračunske transakcije (DG ECFIN) Kao posljedicu financijske krize i krize javnog duga, Europska unija oblikovala je nove financijske instrumente kako bi djelovala kao zajmodavac i posudila novac državama članicama u financijskim poteškoćama. Europska komisija upravlja Europskim mehanizmom za financijsku stabilnost, programom financijske pomoći u skladu s kojim ona može davati zajmove i financirati ih s pomoću izdavanja dužničkih instrumenata na tržištima kapitala. U reviziji su istaknuta dva glavna pitanja u upravljanju novim instrumentom: i. DG ECFIN je suočen s novim unutarnjim i vanjskim izazovima za koje uobičajene prakse upravljanja rizikom nisu bile odgovarajuće. Zaostaje razvijanje kontrola u područjima logističke podrške, IT sigurnosti i upravljanja dokumentacijom, i ii. s obzirom na okruženje u kojem se odvijaju poslovi DG ECFIN-a, on se suočava s izazovom privlačenja i zadržavanja kompetentnog osoblja bez rizika za kontinuitet poslovanja. Te slabosti mogu utjecati na kontinuitet poslovanja te učinkovitost i djelotvornost poslova te dovesti do toga da Komisija bude izložena visokom riziku po njezin ugled. Kako bi riješio preporuke IAS-a, DG ECFIN je poduzeo sveobuhvatnu vježbu ocjenjivanja rizika o tome kako on provodi svoje nove zadaće. 4.7.3. Revizije strategije kontrole (DG ENTR) Tom su revizijom obuhvaćene ex ante i ex post kontrole. IAS je preporučio da Glavna uprava za poduzetništvo i industriju (DG ENTR) pojača ulogu koordinatora unutarnje kontrole. Nadalje, treba unaprijediti upravljanje dokumentacijom i prijavljivanje izuzeća. Akcijski plan Glavne uprave ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.7.4. Praćenje provedbe prava EU (DG TAXUD) IAS je proveo reviziju u Glavnoj upravi za oporezivanje i carinsku uniju (DG TAXUD) o praćenju provedbe prava EU-a. Unatoč velikom broju pozitivnih stvari, kao što su veliko stručno iskustvo i iskustvo u rješavanju predmeta te djelotvorno određivanje priroteta u poslu, u reviziji su istaknuti neki nedostaci. DG TAXUD jedno je od tri područja politike sklonih kršenju zakona, s više od 12 % aktivnih predmeta u području kršenja prava u cijeloj Komisiji, ali to nije u potpunosti vidljivo u planu upravljanja ili u godišnjem izvješću o radu. Potrebno je unaprijediti mjerenje uspješnosti ove aktivnosti. IAS je također preporučio osiguravanje bolje koordinacije između jedinica radi djelotvornijeg praćenja primjene prava EU-a u području carine. Akcijski plan Glavne uprave ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.8. Opće službe i ljudski resursi (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Proizvodnja, razvijanje i širenje statističkih podataka (DG ESTAT) DG ESTAT-u (Eurostat) povjerena je odgovornost osiguravanja proizvodnje europske statistike u skladu s uspostavljenim pravilima i statističkim načelima[19] i u skladu s poštivanjem Kodeksa prakse europske statistike.[20] Izostanak koordinacije između glavnih uprava i Eurostata u pogledu statističkog posla uključen je u registar rizika DG ESTAT-a za 2011. kao kritičan rizik. Cilj ove revizije bio je ocjenjivanje dostatnosti, učinkovitosti i djelotvornosti procesa koji se odnose na proizvodnju, razvijanje i širenje statistike kojima upravlja DG ESTAT (u koordinaciji s ostalim glavnim upravama i službama Komisije). Problemi koji su otkriveni, a koji bi mogli dovesti do nedosljednosti, nedostataka/preklapanja, niske kakvoće podataka i poremećaja u kontinuiranosti poslovanja su sljedeći: i. nedostatak jasne definicije i zajedničkog razumijevanja izraza ,statistika’ u Komisiji; ii. neusklađenost između Statističkog programa Zajednice Eurostata i strateškog ciklusa planiranja Komisije; iii. uloga i odgovornost Eurostata nije u potpunosti prihvaćena i priznata; iv. nije osiguran raspon sukladnosti s Kodeksom prakse europske statistike, i v. nedostatak koordinacije na razini Komisije u pogledu uporabe vanjskih pružatelja statističkih usluga. Nakon revizije Komisija je 17. rujna 2012. donijela novu Odluku o Eurostatu (2012/504/EU) koja se bavi brojnim gore navedenim nalazima. Akcijski plan ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.9. Revizija IT-a IAS je proveo nekoliko revizija u području IT-a, što odražava doprinos IAS-a ukupnom praćenju tehnološke sigurnosti i održivosti Komisije. 4.9.1. Upravljanje lokalnim IT sustavima (DG DEVCO, DG TRADE) Revizijama lokalnog IT-a u Glavnoj upravi za razvoj i suradnju – EuropeAid (DG DEVCO) i Glavnoj upravi za trgovinu (DG TRADE) pregledavano je učinkovito i djelotvorno upravljanje aktivnostima IT-a i otkrivene su dobro osnovane IT jedinice. U revizijskim izvješćima je osobito istaknuta važnost provođenja djelotvornog upravljanja IT-om i boljeg upravljanja rizikom u IT-u i zaštitu povjerljivosti podataka koji se obrađuju (DG TRADE) i jačanje okvira IT sigurnosti kako bi se minimalizirale povrede sigurnosti (DG DEVCO). 4.9.2. Upravljanje IT-om i IT uspješnost (DG SANCO/EAHC) Glavna uprava za zdravlje i potrošače (DG SANCO) ima relativno visok proračun za IT i financira većinu svojih troškova za IT iz operativnih odobrenih sredstava. Od prethodne revizije[21] primijećeno je načelno značajno unapređenje u općoj pripremljenosti općih kontrola IT-a. Ova je revizija bila usmjerena na aspekte upravljanja, uspješnosti i kakvoće. U Izvršnoj agenciji za zdravlje i potrošače (EAHC) provedena je ograničena revizija, uzimajući u obzir njezin mnogo manji proračun za IT. Revizori su otkrili sljedeće: (i) DG SANCO-u još uvijek nedostaje opći dugoročni strateški plan za IT/ili dokumentirana strategija, uključujući EAHC, koji bi objasnili kako će on podržavati poslovne procese u ovom vremenskom okviru. Iako Master plan za IT i plan upravljanja sadržavaju neke ključne pokazatelje uspješnosti na visokoj razini, nema sveobuhvatnog procesa upravljanja uspješnošću. (ii) EAHC bi trebao formalizirati neke ključne procedure (upravljanje promjenama, uspješnošću i kakvoćom). Akcijski plan ocijenjen je zadovoljavajućim. 4.9.3. Okvirni program Horizon 2020 (DG RTD, DG CNECT, ERCEA) Cilj je okvirnog programa ,Horizon 2020’ za istraživanje i inovacije osiguravanje globalne konkurentnosti Europe te je pokretač za stvaranje novog rasta i radnih mjesta. Nekoliko IT projekata razvijeno je u prilog upravljanju ovim projektom, s Glavnom upravom za istraživanje i inovacije (DG RTD) kao vlasnikom sustava i Glavnom upravom za komunikacijske mreže, sadržaje i tehnologije (DG CNECT) i Izvršnom agencijom Europskog istraživačkog vijeća (ERCEA) kao upraviteljima poslovanja. IAS je sastavio dvije vrlo važne preporuke: (i) potreba za većom integracijskom informacijskog sustava kako bi se inicijativi omogućilo da nastavi ostvarivati napredak; uključujući potrebu za jasnim procedurama i općim upravljanjem IT-om s pomoću Upravljačkog odbora za IT projekte (ii) potreba da DG RTD bolje definira svoj rad na projektima i plan resursa. Budući da je okvirni program Horizon 2020 nova inicijativa koja se preklapa s drugim inicijativama, provedba preporuka mogla bi uključivati DG DIGIT i ostale istraživačke glavne uprave. DG RTD oblikovao je akcijske planove koji su ocijenjeni zadovoljavajućima. 5. Savjetovanje s povjerenstvom komisije za financijske nepravilnosti Povjerenstvo za financijske nepravilnosti 2012. nije prijavilo nikakve sustavne probleme u skladu s člankom 73. stavkom 6.[22] Financijske uredbe primjenjivim na opći proračun Europskih zajednica. 6. Zaključci Provedba akcijskih planova sastavljenih u odgovoru na revizije IAS-a ove i prethodnih godina pridonosi stalnom unapređenju okvira Komisije za unutarnju kontrolu. Zbog toga su službe Komisije zamoljene da osiguraju provedbu mjera za preporuke koje su proizašle iz revizija. IAS će provesti dodatne revizije provedbe akcijskih planova koje će provjeriti Odbor za praćenje napredovanja revizije, a koji će prema potrebi obavijestiti Kolegij. IAS je u bliskoj koordinaciji sa svim IAC-ima sastavio novi Strateški revizijski plan koji pokriva razdoblje 2013. – 2015. IAS će nastaviti svoju usmjerenost na financijsku sukladnost, a revizije IT-a će također pojačati aktivnosti u reviziji uspješnosti. [1] U ovom su Izvješću uključena revizijska izvješća i izvješća s preporukama završena do 1. veljače 2013. [2] U ovom Izvješću nisu obuhvaćene decentralizirane europske agencije, Europska služba za vanjsko djelovanje ili druga tijela u kojima reviziju provodi IAS, a koja dobivaju posebna godišnja izvješća. [3] Propisano standardom 2060 o uspješnosti poslovanja u Međunarodnim standardima za stručnu provedbu unutarnje revizije (Standardi) koje je službeno objavio IIA. [4] COM(2013) 334 završna verzija. [5] Jedan angažman može dovesti do nekoliko revizijskih izvješća ako je njime obuhvaćeno više od jedne glavne uprave ili službe koji su revidirani subjekti. [6] 4 preporuke bile su samo djelomično prihvaćene. [7] Od ovih 29 preporuka, dvije su bile izdane 2006., od kojih se jedna u izvješću od ožujka 2013. navodi kao ,provedena’ od strane rukovodstva. [8] Krajnji rok je 1. veljače 2013. [9] Glavnoj upravi dana su na znanje manja područja otkrivena za unapređenje putem pisma upravi. Glavne uprave iz uzorka pozitivno su odgovorile na ovao pismo, obvezavši se da će primjedbe IAS-a uzeti u obzir – u onoj mjeri u kojoj je to moguće – od tekuće vježbe za izradu GIR-a. [10] Komisija je predložila smanjivanje osoblja od 5 % u svakoj instituciji, tijelu i agenciji EU-a između 2013. i 2017. nezamjenjivanjem nekih članova osoblja koji napuštaju radno mjesto (zbog odlaska u mirovinu ili isteka ugovora). Komisija je uspostavila i mehanizam za popunjavanje radnih mjesta preraspodjelom postojećih ljudskih resursa kako bi se ispunila svoje prioritete koji se temelje na linearnom smanjenju od 1 % za sve osnovne kvote radnih mjesta. [11] Trošak usluga glavnih uprava/službi koje se pružaju ostalim glavnim upravama/službama ili institucijama, a koji se prenosi iz proračunske linije klijenta na jednog od pružatelja usluge (nalozi za povrat sredstava, su-delegiranja i višestruka daljnja delegiranja). Ne postoji konsolidirani prikaz koji bi pokazivao iznose koji se vraćaju kao povrat sredstava unutarnjim i vanjskim klijentima od strane pružatelja usluge Komisije. [12] Trošak usluga glavnih uprava/službi koje se pružaju ostalim glavnim upravama/službama ili institucijama, a koji se prenosi iz proračunske linije klijenta na jednog od pružatelja usluge (nalozi za povrat sredstava, su-delegiranja i višestruka daljnja delegiranja). Ne postoji konsolidirani prikaz koji bi pokazivao iznose koji se vraćaju kao povrat sredstava unutarnjim i vanjskim klijentima od strane pružatelja usluge Komisije. [13] U Reviziji provedbe programskog razdoblja 2007. – 2013. u DG REGIO-u. [14] Izvješće o korektivnoj sposobnosti financijskih ispravaka za razdoblje 2000. – 2006. predano je Odboru za proračunski nadzor (COCOBU) 12. travnja 2013. [15] DG REGIO poslao je ažuriranu smjernicu o uzorkovanju revizijskim tijelima 4. travnja 2013. Također je organizirao radionice koje su bile namijenjene tim tijelima u studenome 2012. u Bruxellesu te su 2013. održani seminari u nekim državama članicama (Italiji, Španjolskoj, Njemačkoj, Slovačkoj i Češkoj Republici). [16] 2011. provedena je sveobuhvatna revizija, posebice strategija kontrole, u ovom području politike. [17] Npr. revidirana Izvješća o upravljanju vanjskom pomoći, izjave o jamstvu šefova delegacija. [18] Isključujući završna plaćanja administrativnog proračuna i nabave, kao i one dijelove LLP-a koji se provode kroz nacionalne agencije u državama članicama. [19] Uredba (EZ) br. 223/2009, članak 6. [20] COM(2005) 0217 završna verzija [21] Revizija IT-a 2006. ,Veliki informacijski sustavi’. [22] Čl. 117., Pravila o primjeni propisuje: ,U tom godišnjem izvješću [tj. izvješće u skladu s člankom 99. stavkom 3.] također se moraju navesti svi sustavni problemi otkriveni od strane specijaliziranog povjerenstva koje je osnovano u skladu s člankom 73. stavkom 6. Financijske uredbe.