IZVJEŠĆE

o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europske agencije za upravljanje operativnom suradnjom na vanjskim granicama država članica za financijsku godinu 2012. zajedno s odgovorima Agencije

2013/C 365/35

UVOD

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

JAMSTVENA IZJAVA

Odgovornost uprave

Odgovornost revizora

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

Osnova za izjavu o odricanju odgovornosti koja se odnosi na mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

Ex post revizijska strategija Agencije usvojena je u 2012. godini i ključna je za procjenu zakonitosti i pravilnosti transakcija Agencije. U 2012. godini provedene su tri revizije kako bi se provjerili troškovi vraćeni u 2011. godini. No troškovi iz 2012. godine još nisu provjereni.

U nedostatku djelotvornih ex ante i ex post provjera, nema jamstva o zakonitosti i pravilnosti transakcija iz 2012. godine koje su vezane uz bespovratna sredstva. Sud nije mogao pribaviti dostatne revizijske dokaze o zakonitosti i pravilnosti revidiranih transakcija vezanih uz bespovratna sredstva iz 2012. godine.

Izjava o odricanju odgovornosti koja se odnosi na mišljenje o zakonitost i pravilnost transakcija vezanih za računovodstvenu dokumentaciju

PRIMJEDBE O UNUTARNJIM KONTROLAMA

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM UPRAVLJANJU

Proračun Agencije za 2012. godinu iznosio je 89,6 milijuna eura, od čega je 21,8 milijuna eura (25 % rezerviranih odobrenih sredstava) preneseno u 2013. godinu. Prenesena sredstva vezana uz glavu III. (operativni rashodi) iznosila su 19,6 milijuna eura. Tako visoka razina prenesenih sredstava prekomjerna je i nije u skladu s proračunskim načelom jednogodišnjosti, iako je to djelomično povezano s operativnom višegodišnjom prirodom aktivnosti Agencije. Do kraja veljače 2013. godine, otpušteno je 1,1 milijun eura tih prenesenih sredstava.

DRUGE PRIMJEDBE

PRAĆENJE PROŠLOGODIŠNJIH PRIMJEDBI

(1) SL L 349, 25.11.2004., str. 1.

(2) Prilog II. ukratko prikazuje nadležnosti i djelovanje Agencije. Priložen je kao izvor informacija.

(3) Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka, izvješće o promjenama neto imovine te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

(4) Ona obuhvaćaju izvještaj o realizaciji proračuna i prilog izvještaju o realizaciji proračuna.

(5) SL L 357, 31.12.2002., str. 72.

(6) Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovođa proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdalo Međunarodno udruženje računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS)/međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

(7) Članak 185. stavak 2. Uredbe Vijeća (EZ, Euroatom) br. 1605/2002 (SL L 248, 16.9.2002., str. 1.).

(1) U članku 62. stavku 2. Financijske uredbe Agencije stoji da „Obveze ukupnog proračuna moraju pokrivati ukupan trošak odgovarajućih pojedinih zakonskih obveza zaključenih do 31. prosinca godine N+1”. No Financijska uredba EU-a i Financijska uredba Agencije nisu jasne oko uporabe ukupnih obveza za nediferencirana sredstva. Agencija je koristila ukupne obveze da opravda automatski prijenos nediferenciranih sredstava.

ODGOVORI AGENCIJE

Agencija prima na znanje izjavu Suda o odricanju odgovornosti o zakonitosti i pravilnosti glavnih transakcija.

Imajući na umu da su korisnici Agencije nacionalna tijela za nadzor granica država članica i pridruženih država Schengenskog područja, prilikom traženja povrata novca oni moraju potpisati da su podaci koje su ostavili potpuni, pouzdani i točni; korisnici također moraju potvrditi da je njihov zahtjev za plaćanjem potkrijepljen adekvatnom popratnom dokumentacijom. Stoga Agencija ne smatra da nema djelotvornih ex ante kontrole, nego da se one temelje na izjavama tijela javne uprave i provjerama logičnosti. Međutim, Agencija je poduzela mjere za jačanje okvira ex ante kontrole, a od lipnja 2013. je uveden sustav ex ante kontrola na temelju rizika.

14. Fizički inventar bio je nepotpun i nije sadržavao svu imovinu u vlasništvu Agencije. Imovina u izgradnji i imovina kupljena krajem godine nije uzeta u obzir. Nedostaci spomenuti u svezi s izvješćem o inventaru ispravit će se u godišnjem popisu za 2013. Revidirani dokument s osnovnim načelima o inventaru trebao bi se usvojiti u ljeto 2013.

15. Nije određen postupak prodaje dugotrajne materijalne imovine. Dugotrajna materijalna imovina, koja više nije u uporabi, otpisuje se s popisa dugotrajne materijalne imovine, ali se fizički ne prodaje. Ne vodi se registar takve imovine. Postojeća politika prodaje imovine iz područja informacijsko-komunikacijskih tehnologija ažurirat će se i razviti na način da obuhvati svu imovinu Agencije. Predviđeni rok je kolovoz 2013. Nakon usvajanja politike prodaje imovine iz područja informacijsko-komunikacijskih tehnologija otpisana imovina će se i fizički zbrinjavati u drugoj polovici 2013.

16. Primijećeni su nedostaci u sustavu za usklađivanje izjava dobavljača s odgovarajućom dokumentacijom Agencije. Kao što je već naznačeno proteklih godina, većina javnih tijela s kojima Agencija surađuje nemaju centralizirani računovodstveni sustav koji bi im omogućio usklađivanje bilanci stanja. Zbog toga je za usklađivanje potrebno jako puno vremena jer se trebaju provjeravati različite evidencije u različitim tijelima.

17. Proračun Agencije za 2012. iznosio je 89,6 milijuna eura, od čega je 21,8 milijuna eura (25 % rezerviranih odobrenih sredstava) preneseno u 2013. Prenesena sredstva vezana uz glavu III. (operativni troškovi) iznosila su 19,6 milijuna eura. Tako visoka razina prenesenih sredstava prekomjerna je i nije u skladu s proračunskim načelom jednogodišnjosti, iako je to djelomično povezano s operativnom, višegodišnjom prirodom aktivnosti Agencije. Do kraja veljače 2013. godine, otpušteno je 1,1 milijun eura tih prenesenih sredstava. Agencija cijeni priznanje Suda u pogledu višegodišnje prirode njezinih aktivnosti, kao i činjenicu da su sredstva koja potječu iz izmjene proračuna prenesena tek koncem 2012. Stoga su sredstva rezervirana za aktivnosti financirane iz proračuna za 2012. odobrena tek kasnije pred kraj godine i djelomice će se provesti tek 2013.

18. Agencija je u 2012. godini izvršila 39 proračunskih prijenosa u iznosu od 11,5 milijuna eura koji su bili povezani sa 70 od 79 proračunskih linija. Razlog djelomično leži u tome da su izmjene proračuna za 2012. godinu odobrene tek u listopadu 2012. godine pa su sredstva potrebna za poslovanje u međuvremenu bila prebačena iz drugih proračunskih linija. Sredstva koja potječu iz izmjene proračuna prenesena su tek kasno pred kraj 2012. godine. Agencija je morala prenijeti sredstva iz brojnih proračunskih linija gdje sredstva nisu bila odmah potrebna ili gdje se još uvijek moglo odgoditi pokretanje aktivnosti/javnih natječaja kako bi se zadovoljile postojeće potrebe za sufinanciranje zajedničkih aktivnosti.