U području strateškog planiranja i programiranja Komisija provodi opširni okvir uspješnosti na temelju (1) ex ante utvrđenih općih i posebnih ciljeva u planovima upravljanja glavnih uprava i službi, koji proizlaze iz političke orijentacije Komisije, (2) redovitog mjerenja i praćenja pokazatelja uspješnosti i (3) izvješćivanja o uspješnosti u godišnjim izvješćima o radu. Te decentralizirane odgovornosti na korporacijskoj razini uravnotežuju GT i GU BUDG, koji utvrđuju cjelokupan okvir, koordiniraju rad te pružaju smjernice i podršku. IAS je utvrdio da su potrebni dodatni napori i na korporacijskoj i decentraliziranoj razini kako bi se dodatno poboljšala kvaliteta pokazatelja. Nakon revizije: središnje službe u međuvremenu su provele sveobuhvatan pregled ciklusa strateškog planiranja i programiranja, što je u studenome 2015. dovelo do novih uputa za izradu dokumenata planiranja. IAS još nije proveo dodatnu reviziju (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 1.2.).

Od ukupnog broja izdanih preporuka za koje je tijekom tog razdoblja provedena dodatna revizija (1004), revizori su zaključili 911 (91 %) preporuka. To znači da je IAS procijenio da 9 % preporuka još nije djelotvorno provedeno te da njihova provedba nije zaključena nakon dodatne revizije. To predstavlja povećanje u odnosu na prethodnu godinu (5 %). Do povećanja je došlo jer je IAS proveo nekoliko dodatnih revizija u drugoj polovini 2015., uključujući reviziju stanja provedbe preporuka koje subjekt revizije još nije ocijenio kao „spremne za pregled”. Većina tih preporuka IAC-ove su preporuke čiju je provedbu IAS odlučio ocijeniti kad i druge preporuke iz iste revizije koje je subjekt revizije ocijenio kao „spremne za pregled”. Štoviše, IAS je ocijenio napredak odabranih preporuka koje su izravno povezane s procesom stvaranja jamstva u okviru godišnjih izvješća o radu (GIR) kako bi glavne uprave dobile najnovije informacije o stanju za potrebe godišnjeg izvješća o radu. Radi se o novom pristupu u odnosu na prethodne godine.

IAS je u tom kontekstu proveo i savjetovanje na zahtjev Glavne uprave za financijsku stabilnost, financijske usluge i uniju tržišta kapitala (GU FISMA) koje je dovelo do niza preporuka i prijedloga o strateškim i godišnjim planovima upravljanja Glavne uprave te je općenito pridonijelo stvaranju kulture koja se temelji na uspješnosti (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 7.5.).

4.1.1.2.Borba protiv prijevara

U području suzbijanja prijevara IAS je utvrdio da su sve revidirane glavne uprave i službe utvrdile i učinkovito provele strategiju za suzbijanje prijevara u skladu s uputama koje je OLAF dao u tom području. Međutim, potrebno je provesti dodatna poboljšanja na korporacijskoj i operativnoj razini kako bi se povećala djelotvornost strategije za suzbijanje prijevara. IAS je preporučio da se korporativni okvir i smjernice za borbu protiv prijevara ojačaju te da se zasebno ocjenjivanje na visokoj razini razvije u koordinirano izvršenje ugrađeno u ciklus strateškog planiranja i programiranja u kojem je borba protiv prijevara djelotvorno integrirana u sustave unutarnje kontrole glavnih uprava i službi. Nadalje, IAS smatra da je potrebno provesti ad hoc mjere kako bi se riješio status forenzičkih revizija u Glavnoj upravi za međunarodnu suradnju i razvoj (DEVCO) i pojačati kontrolu projekata COFUND u Izvršnoj agenciji za istraživanje (REA) (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 1.3.).

4.1.1.3. IT sigurnost

Učinkovito osiguravanje sigurnosti u području IT-a velik je izazov jer se neprekidno razvijaju prijetnje koje mogu ugroziti povjerljivost, integritet i dostupnost informacija koje Komisija čuva i obrađuje. U revizijama koje je IAS proveo prethodnih godina u tom je području pronađen niz sustavnih nedostataka koji se stalno ponavljaju. Ti su nedostaci sažeto navedeni u dopisu rukovodstvu koje je poslano korporativnim službama zaduženima za IT sigurnost. Iako je na operativnoj razini dostupna vrlo posvećena radna snaga s izvrsnim tehničkim znanjem, IAS je utvrdio da Komisija treba poboljšati učinkovitu kontrolu problema informacijske sigurnosti (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 9.2.).

Na lokalnoj razini, revizija upravljanja lokalnom IT službom u Glavnoj upravi za tržišno natjecanje potvrdila je neke probleme povezane s IT sigurnošću i otkrila druge probleme koje se odnose na financiranje IT-a, usklađivanje IT-a i poslovanja te upravljanje projektima i kvalitetom (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 9.1.).

4.1.1.4. Zajednički centar za podršku u istraživačkoj kategoriji (poslovni procesi, IT alati, upravljanje)

U istraživačkoj kategoriji glavnih uprava i službi, Zajednički centar za podršku pruža zajedničke poslovne procese te IT, pravne, revizijske, informacijske i podatkovne usluge. Nadalje, očekivalo se da će centralizacija usluga za podršku dovesti do bolje učinkovitosti, smanjenja troškova, očuvanja radnih mjesta i racionalizacije postupaka i procesa. IAS je proveo reviziju u ranoj fazi rada centra koja je otkrila značajne uspjehe u pogledu usklađivanja i pojednostavljenja poslovnih procesa i IT alata koji su doveli do pozitivnih ishoda za korisnike financijskih sredstava EU-a (ograničeno vrijeme za dodjelu, smanjeno administrativno opterećenje) iako i dalje postoje određeni nedostaci, posebno u ustroju upravljanja (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 4.7.).

4.1.1.5. Ljudski resursi

U području ljudskih resursa IAS je utvrdio da je postotak bolovanja u Komisiji stabilan, no prosječno je znatno viši u uredima (OIB, OIL, PMO). Za upravljanje bolovanjima odgovorna je i korporativna i operativna razina (GU HR). Rukovoditelji na objema razinama svjesni su odsutnosti zbog bolovanja i potpuno su posvećeni rješavanju tog pitanja u okviru svojih odgovornosti. Unatoč tomu, potrebno je provesti dodatne mjere na objema razinama kako bi se poboljšalo mjerenje, praćenje i izvješćivanje u pogledu bolovanja, utvrđivanje referentnih stopa bolovanja i provjere bolovanja od strane medicinske službe (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 1.1.).

U 2015. obrađeno je još jedno pitanje povezano s ljudskim resursima: postupak upravljanja znanjem u Glavnoj upravi za tržišno natjecanje (GU COMP). IAS je utvrdio da su uspostavljeni sustavi za prikupljanje, pohranu i razmjenu znanja djelotvorni, učinkoviti i pomažu osoblju Glavne uprave za tržišno natjecanje da dosljedno i kvalitetno rade na slučajevima tržišnog natjecanja (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 7.4.).

4.1.2.Uspješnost provedbe proračunskih operativnih odobrenih sredstava

4.1.2.1. Izravno upravljanje

U području izravnog upravljanja sredstvima, u okviru više revizija procijenjeno je jesu li sustavi za kontrolu i upravljanje glavnih uprava i službi spremni za provedbu proračuna u okviru programa za potrošnju za koje su odgovorne (Obzor 2020., Program za potrošače i zdravlje, program LIFE, Instrument za MSP-ove, Instrument za povezivanje Europe). Neke od tih revizija bile su posebno usmjerene na primjerenost strukture postupka za upravljanje bespovratnim sredstvima, dok je drugima ocijenjena učinkovitost i djelotvornost sustava uspostavljenih za upravljanje i kontrolu određenih programa. IAS je u revizijama utvrdio da su revidirane glavne uprave i službe (GU CONNECT, GU RTD, CHAFEA i ERCEA) uspostavile djelotvorne i učinkovite postupke za upravljanje bespovratnim sredstvima. U CHAFEA-i EASME-u ipak su utvrđeni znatni nedostaci koji se odnose na postupke upravljanja bespovratnim sredstvima koje je potrebno ispraviti. Neke izvršne agencije, posebno EASME i INEA suočile su se s velikim izazovima u odgovarajućem upravljanju provedbom raznih programa potrošnje koja im je delegirana. Uočeni nedostaci u procesima strategije kontrole i razvoja jamstva za razne programe kojima upravljaju EASME i INEA smatraju se posebno problematičnim područjem (vidi radni dokument službi SWD, dio 1., odjeljci 2.5. (CHAFEA), 4.1. (GU CONNECT), 4.8. (GU RTD), 4.10. (EASME), 4.11. (ERCEA), 4.12. (INEA)).

4.1.2.2. Neizravno upravljanje

(a)Kategorija vanjskog djelovanja (uzajamni fondovi EU-a)

Kada je riječ o glavnim upravama s vanjskim djelovanjem, revizija je provedena u Glavnoj upravi za međunarodnu suradnju i razvoj (GU DEVCO) i Glavnoj upravi za susjedsku politiku i pregovore o proširenju (GU NEAR) u vezi sa strukturiranjem i provedbom uzajamnih fondova EU-a. Iako su prvi fondovi ostvarili određeni uspjeh u privlačenju ograničenog broja donatora i poboljšanju vidljivosti svojeg rada, zaključeno je da treba uložiti dodatne napore kako bi se iskoristile sve prednosti tog mehanizma financiranja i uklonili složeni operativni i financijski izazovi koji proizlaze iz provedbe projekata u kriznim i osjetljivim okruženjima. Konkretno, treba ojačati postupak upravljanja i operativnu uspješnost uzajamnih fondova (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljak 5.1.).

(b)Kombinacija različitih načina upravljanja: Erasmus+ (EAC i EACEA) i ENI/IPA (NEAR)

Neki programi financiranja provedeni su kombiniranjem različitih načina upravljanja. Takav je slučaj s programom Erasmus+ kojim upravlja Glavna uprava za obrazovanje i kulturu (GU EAC) i EACEA te s Europskim instrumentom za susjedstvo i Instrumentom pretpristupne pomoći kojima upravlja Glavna uprava za susjedsku politiku i pregovore o proširenju (GU NEAR).

Glavna uprava za obrazovanje i kulturu (GU EAC) i EACEA za program Erasmus+ proveli su učinkovite sustave unutarnje kontrole koji mogu pružiti razumna jamstva dužnosnicima za ovjeravanje na temelju poddelegiranja (vidi radni dokument službi (SWD), dio 1., odjeljci 6.2. (GU EAC) i 6.3. (EACEA)).