C 200/1

OBAVIJEST KOMISIJE — SMJERNICE O UPOTREBI POJEDNOSTAVNJENIH MOGUĆNOSTI OBRAČUNA TROŠKOVA U OKVIRU EUROPSKIH STRUKTURNIH I INVESTICIJSKIH FONDOVA (ESI) — REVIDIRANA VERZIJA

(2021/C 200/01)

Smjernice o pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova: financiranje uz primjenu paušalne stope, standardne ljestvice jediničnih troškova, jednokratni iznosi

(u skladu s člancima 67., 68., 68.a i 68.b Uredbe (EU) br. 1303/2013, člankom 14. Uredbe (EU) br. 1304/2013 i člankom 19. Uredbe (EU) br. 1299/2013)

Revidirano izdanje nakon stupanja na snagu Uredbe (EU, Euratom) 2018/1046

IZJAVA O ODRICANJU OD ODGOVORNOSTI: „Ovo je radni dokument koji su pripremile službe Komisije. U njemu se na temelju primjenjivog prava EU-a suradnicima i tijelima uključenima u praćenje, kontrolu ili provedbu europskih strukturnih i investicijskih fondova daju tehničke smjernice. Ovim se smjernicama ne dovode u pitanje tumačenja Suda Europske unije ni Općeg suda.”

SADRŽAJ

Poglavlje 1. – Uvod 6

1.1. Svrha 6

1.2. Zašto upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova? 6

Poglavlje 2. – Horizontalna načela i područje primjene 7

2.1. Kada upotrebljavati pojednostavnjene troškove? 7

2.2. Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 7

2.2.1. Načelo 7

2.2.2. Iznimka: slučajevi u kojima je upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova obvezna [odjeljak revidiran u skladu sa Skupnom uredbom] 7

2.2.3. Početak primjene i prijelazne odredbe 10

2.3. Kombinacija mogućnosti 11

2.3.1. Opća načela 11

2.3.2. Primjeri kombinacija 11

2.4. Javna nabava i upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 12

2.4.1. Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u slučaju javne nabave 12

2.4.2. Upotreba paušalne stope za izračun izravnih troškova osoblja u operacijama provedenima javnom nabavom 14

2.5. Usklađenost pojednostavnjenih mogućnosti financiranja s pravilima o državnim potporama 15

2.5.1. Usklađenost pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s Uredbom o općem skupnom izuzeću i Uredbom o skupnom izuzeću u sektoru poljoprivrede 15

2.6. Upotreba pojednostavnjenih troškova u operacijama kojima se ostvaruju neto prihodi 16

2.6.1. Operacije kojima se ostvaruju neto prihodi nakon dovršetka (članak 61. UZO-a) 16

2.6.2. Operacije kojima se ostvaruju neto prihodi tijekom provedbe i na koje se ne primjenjuje članak 61. stavci od 1. do 6. UZO-a 17

2.7. Pravila koja se primjenjuju na EFRR i ESF: unakrsno financiranje 18

2.7.1. Prijavljivanje aktivnosti obuhvaćenih člankom 98. stavkom 2. UZO-a s obzirom na pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova 18

2.7.2. Primjeri 18

2.8. Posebna pravila koja se primjenjuju na EPFRR i ETS 19

Poglavlje 3. – Vrste pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 19

3.1. Financiranje uz primjenu paušalne stope 19

3.1.1. Utvrđivanje kategorija troškova 19

3.1.2. Posebni sustavi financiranja uz primjenu paušalne stope za izračun kategorija troškova detaljno opisanih u UZO-u i uredbama za pojedine fondove 20

3.1.2.1. Metode izračuna neizravnih troškova 21

3.1.2.2. Paušalna stopa za utvrđivanje izravnih troškova osoblja 21

3.1.2.3. Paušalna stopa za utvrđivanje svih drugih troškova operacije koji nisu izravni troškovi osoblja 22

3.1.2.4. Opravdanje za paušalne stope utvrđene u UZO-u 23

3.1.2.5. Početak primjene 23

3.2. Standardne ljestvice jediničnih troškova 25

3.2.1. Opća načela 25

3.2.2. Troškovi osoblja izračunani po satnici (članak 68.a stavci od 2. do 4. UZO-a) 26

3.2.3. Utvrđivanje prihvatljivih troškova osoblja primjenom izračunane satnice 27

3.2.4. Osoblje koje fiksno vrijeme mjesečno radi na operaciji u nepunom radnom vremenu 28

3.2.5. Početak primjene 28

3.3. Jednokratni iznosi 29

3.3.1. Opća načela 29

3.3.2. Promjene uvedene Skupnom uredbom i početak primjene 29

3.3.3. Primjeri jednokratnih iznosa 29

3.4. Posebni slučaj paušalnih stopa za tehničku pomoć 30

3.4.1. Područje primjene 30

3.4.2. Zahtjevi za plaćanje i nadoknade 31

3.4.3. Učinak paušalne stope na dodjelu tehničke pomoći u okviru operativnog programa/programa ruralnog razvoja 32

3.4.4. Revizijski trag i učinak ispravaka 32

Poglavlje 4. – Uspostavljanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 32

4.1. Obvezno prethodno uspostavljanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 33

4.2. Pravedna, nepristrana i provjerljiva metoda izračuna 33

4.2.1. Opća načela 33

4.2.1.1. Metoda mora biti pravedna 33

4.2.1.2. Metoda mora biti nepristrana 33

4.2.1.3. Metoda mora biti provjerljiva 33

4.2.2. Metodologije u praksi 34

4.2.2.1. Upotreba „statističkih” podataka, stručne prosudbe ili drugih objektivnih informacija (članak 67. stavak 5. točka (a) podtočka i.). 34

4.2.2.2. Primjena podataka specifičnih za pojedinačnog korisnika (članak 67. stavak 5. točka (a) podtočke ii. i iii. UZO-a) 34

4.3. Nacrt proračuna 35

4.3.1. Upotreba nacrta proračuna u okviru drugih fondova kao metode za utvrđivanje jediničnih troškova, jednokratnih iznosa i paušalnih stopa prije stupanja na snagu Skupne uredbe 37

4.4. Upotreba standardnih ljestvica jediničnih troškova, jednokratnih iznosa i paušalnih stopa iz drugih područja 37

Iz drugih politika Unije 37

Članak 67. stavak 5. točka (b) UZO-a 37

Članak 68. prvi podstavak točka (c) UZO-a 38

Iz shema za bespovratna sredstva koja u cijelosti financiraju države članice 38

Paušalne stope iz razdoblja 2007.–2013. 39

Kako ocijeniti jesu li vrste operacija i korisnika slične? 39

4.5. Upotreba stopa koje su utvrđene u UZO-u ili pravilima za pojedine fondove 39

4.6. Vrijeme prilagodbe paušalnih stopa, jednokratnih iznosa i standardnih ljestvica jediničnih troškova 39

4.7. Posebne metode za utvrđivanje iznosa utvrđene u skladu s pravilima za pojedini fond 39

Poglavlje 5. – Posljedice za reviziju i kontrolu 40

5.1. Potreba za zajedničkim pristupom reviziji i kontroli 51 40

5.2. Uloga revizijskog tijela u oblikovanju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 40

5.3. Opće provjere upravljanja i revizijski pristup 40

5.3.1. Provjera ispravnosti uspostave metode izračuna za pojednostavnjenu mogućnost obračuna troškova 41

5.3.2. Provjera ispravnosti primjene metode 41

5.3.2.1. Provjera ispravnosti primjene paušalnih stopa 42

5.3.2.2. Provjera ispravnosti primjene standardnih ljestvica jediničnih troškova 42

5.3.2.3. Provjera ispravnosti primjene jednokratnih iznosa 43

5.3.2.4. Provjera u slučaju kombinacije mogućnosti unutar iste operacije 43

5.3.3. Moguće pogreške ili nepravilnosti povezane s upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 43

Prilog I. – Primjeri pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova 45

Prilog II. – Primjer usklađenosti pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s pravilima o državnim potporama 51

Prilog III. – Pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova i posebne mjere u okviru EPFRR-a 54

Prilog IV. – Pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova i posebne mjere u okviru EFPR-a 60

POGLAVLJE 1.

Uvod

1.1. Svrha

U ovom se dokumentu navode tehničke smjernice o troškovima prijavljenima na temelju paušalne stope, jednokratnih iznosa i standardnih ljestvica jediničnih troškova (u daljnjem tekstu „pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova”) primjenjivima na europske strukturne i investicijske fondove (ESI fondovi) u cilju razmjene dobre prakse kako bi se države članice potaknulo na njezinu primjenu. Obuhvaća mogućnosti koje proizlaze iz pravnog okvira ESI fondova za programsko razdoblje 2014.–2020.

S obzirom na to da su Uredbom (EU, Euratom) 2018/1046 (1) („Skupna uredba”), koja je stupila na snagu 2. kolovoza 2018., izmijenjene Uredbe (EU) br. 1303/2013 (2) (Uredba o zajedničkim odredbama – „UZO”) i Uredbe (EU) br. 1304/2013 (3) (Uredba o Europskom socijalnom fondu – „Uredba o ESF-u”), te se izmjene uzimaju u obzir u ovom revidiranom izdanju smjernica. Tim su izmjenama razrađene i proširene mogućnosti uvedene 2014., pri čemu su u obzir uzete preporuke skupine na visokoj razini za pojednostavnjenje (4). Njima su ujedno brojne mogućnosti koje su prethodno bile predviđene samo uredbama za pojedine fondove proširene na sve ESI fondove.

Ova revizija smjernica uključuje i daljnja pojašnjenja na temelju pitanja koja su postavili države članice i dionici tijekom tekućeg programskog razdoblja.

Ove smjernice ne obuhvaćaju zajedničke akcijske planove, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova iz članka 14. stavka 1. Uredbe o ESF-u (5) ili financiranje koje nije povezano s troškovima iz članka 67. stavka 1. točke (e) UZO-a.

1.2. Zašto upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova?

Kada se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, prihvatljivi troškovi operacije izračunavaju se prema unaprijed utvrđenoj metodi koja se temelji na ostvarenjima, rezultatima ili nekim drugim troškovima koji su unaprijed jasno utvrđeni upućivanjem na iznos po jedinici ili primjenom postotka. Stoga su pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova alternativa tradicionalnoj metodi za izračun prihvatljivih troškova operacije: izračun na temelju stvarno nastalih i plaćenih troškova (članak 67. stavak 1. točka (a) UZO-a, u daljnjem tekstu „stvarni troškovi”). Uz pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova više se ne zahtijeva pronalaženje traga svakog eura sufinanciranih rashoda u popratnoj dokumentaciji: to je ključna točka pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova jer se njome znatno smanjuje administrativno opterećenje.

Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova znači i da se ljudski resursi i administrativni napori uključeni u upravljanje ESI fondovima mogu usmjeriti na postizanje ciljeva politike jer je potrebno manje resursa za prikupljanje i provjeru (financijskih) dokumenata.

Osim toga, i malim korisnicima olakšava se pristup ESI fondovima (6) (ESF, EFRR, EPFRR, EFPR, KF) jer je pojednostavnjen proces upravljanja.

Konačno, upotrebom pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova pridonosi se učinkovitijoj i pravilnijoj upotrebi ESI fondova (niža stopa pogreške). Europski revizorski sud više je godina Komisiji opetovano davao preporuke da potiče i proširuje upotrebu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, osobito jer su one manje podložne pogreškama. Sud je u godišnjem izvješću za 2017. (7) napomenuo da su u proteklih pet godina pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova upotrijebljene u 135 od 1 437 revidiranih transakcija. Budući da u njima nisu pronađene mjerljive pogreške, Sud je zaključio da su projekti u kojima se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova manje podložni pogreškama od projekata u kojima se upotrebljavaju stvarni troškovi (8). Osim toga, nakon tematskog izvješća iz 2018. „Nove mogućnosti financiranja projekata ruralnog razvoja” Sud je zaključio da se pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova ostvaruje znatno pojednostavnjenje i smanjuje administrativno opterećenje za korisnike i tijela država članica (9).

POGLAVLJE 2.

Horizontalna načela i područje primjene

2.1. Kada upotrebljavati pojednostavnjene troškove?

Pojednostavnjeni troškovi mogu se upotrebljavati samo kada je riječ o operacijama koje su financirane bespovratnim sredstvima i povratnom pomoći (članak 67. stavak 1. UZO-a).

Ako nije obvezna, upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova preporučuje se kada postoji jedna ili više sljedećih okolnosti:

— ako države članice žele da se upravljanje ESI fondovima više usmjeri na ostvarenja i postizanje rezultata nego na uložena sredstva,

— teško je provjeriti stvarne troškove (mnogo popratnih dokumenata za male iznose koji utječu malo ili uopće ne utječu na očekivana ostvarenja operacija, složeni ključevi podjele itd.),

— dostupni su pouzdani podaci o financijskoj i kvantitativnoj provedbi operacija (10),

— jednostavnije upravljanje dokumentima,

— operacije pripadaju standardnom okviru,

— metode za pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova već postoje za slične vrste operacija i korisnika u okviru programa koji se financira nacionalnim sredstvima ili u okviru nekog drugog instrumenta EU-a.

Napomena: Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova ne mogu se upotrebljavati kada je potpora za operaciju u obliku financijskog instrumenta ili nagrade. Međutim, kada je ona u obliku kombinacije bespovratnih sredstava ili povratne pomoći s financijskim instrumentom ili nagradom , pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrebljavati za dio potpore koji je u obliku bespovratnih sredstava ili povratne pomoći. Uz određene iznimke pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova nisu relevantne za operacije koje korisnici provode u okviru postupka nabave.

2.2. Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

2.2.1. Načelo

Države članice nisu obvezne upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, osim za operacije obuhvaćene područjem primjene članka 67. stavka 2.a UZO-a (11). Upravljačko tijelo ili odbor za praćenje programa ETS-a može odlučiti hoće li njihova upotreba biti moguća ili obvezna za sve ili određene kategorije projekata i aktivnosti te za cijelu operaciju ili za neki njezin dio. Kako bi se osiguralo poštovanje načela transparentnosti i jednakog postupanja prema korisnicima, u pozivu na podnošenje prijedloga trebalo bi navesti i objaviti područje primjene pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova koje se će se primjenjivati, odnosno kategoriju projekata i aktivnosti za koje će biti dostupne.

2.2.2. Iznimka: slučajevi u kojima je upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova obvezna [odjeljak revidiran u skladu sa Skupnom uredbom]

Člankom 67. stavkom 2.a UZO-a utvrđuje se da operacije ESF-a i EFRR-a za koje javna potpora ne premašuje 100 000 EUR moraju biti u obliku jediničnih troškova, jednokratnih iznosa ili financiranja uz primjenu paušalne stope. Stoga je upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova obvezna.

Tom se odredbom ograničavaju kontrole stvarnih troškova koje ne bi bile isplative s obzirom na malu vrijednost tih operacija.

Iznos od 100 000 EUR mora se smatrati najvišom javnom potporom koja će se isplatiti korisniku, kako je navedeno u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu korisniku (EFRR i ESF te odgovarajuće nacionalno javno financiranje koje će se isplatiti korisniku kao najviši iznos utvrđen u sporazumu o financiranju ili odluci, ako je primjenjivo). Tu nisu uključeni ni javni doprinos koji osigurava korisnik, ako postoji, ni naknade ili plaće koje pokriva treća strana u korist sudionikâ operacije. Primjena članka 67. stavka 2.a ovisi isključivo o programiranoj javnoj potpori.

Kada operacija prima potporu i iz EFRR-a i ESF-a, iznosi potpore iz obaju fondova uzimaju se u obzir za izračun „javne potpore” za operaciju. Povrh toga, kada ukupni iznos javne potpore ne premašuje 100 000 EUR, obveza upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova primjenjuje se na potporu iz svakog fonda (tj. i EFRR-a i ESF-a).

Primjer: Nacrt proračuna javnog tijela za operaciju s ukupnim prihvatljivim troškom od 105 000 EUR naveden je u nastavku: (EUR) Nacionalno javno financiranje 20 000 ESF 22 500 EFRR 22 500 Samofinanciranje 25 000 Naknade sudionicima koje plaća javna služba za zapošljavanje 15 000 Ukupni plan financiranja 105 000 Unatoč ukupnim prihvatljivim troškovima od 105 000 EUR ta je operacija još uvijek u kategoriji operacija za koje je upotreba pojednostavnjenih troškova obvezna. Potpora iz obaju fondova i javno nacionalno financiranje uključuju se u izračun javne potpore za operaciju. Samofinanciranje (25 000 EUR) javnog tijela ne uzima se u obzir za utvrđivanje javne potpore isplaćene korisniku. Ne računaju se ni naknade polaznicima koje je platila javna služba za zapošljavanje (15 000 EUR) jer ih sudionicima isplaćuje treća strana. Prema tome, javna potpora iznosi 45 000 EUR (EFRR + ESF) + 20 000 EUR = 65 000 EUR, što je ispod praga od 100 000 EUR.

Od te obveze postoje dvije iznimke:

— operacije ili projekt koji je dio operacije koji se provodi isključivo javnom nabavom radova, robe ili usluga (vidjeti prvu rečenicu članka 67. stavka 4. UZO-a),

— operacije koje primaju potporu u okviru državne potpore, koja ne predstavlja de minimis potporu (12) (vidjeti članak 67. stavak 2.a prvi podstavak).

Kada se primjenjuje obveza upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, odnosi se na ukupnost prihvatljivih rashoda operacije, uz dvije iznimke na temelju drugog i trećeg podstavka članka 67. stavka 2.a UZO-a:

(1) kategorije troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa. Te se kategorije troškova na koje se primjenjuje paušalna stopa mogu izračunati na temelju stvarnih troškova (npr. kad se primjenjuje paušalna stopa do visine od 15 % za neizravne troškove utvrđena u članku 68. prvom podstavku točki (b) UZO-a, prihvatljivi izravni troškovi osoblja mogu se prijaviti na temelju stvarnih troškova).

(2) naknade i plaće isplaćene sudionicima kad se primjenjuje paušalna stopa do visine od 40 % utvrđena u članku 68.b stavku 1. UZO-a (13).

Ako se primjenjuje paušalna stopa do visine od 40 % utvrđena u članku 68.b stavku 1. UZO-a, naknade i plaće isplaćene sudionicima (koje su dodatni prihvatljivi troškovi koji nisu uključeni u paušalnu stopu) mogu se nadoknaditi na temelju stvarnih troškova.

Napomena za ESF: Prije stupanja na snagu Skupne uredbe upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova već je bila obvezna za male operacije za koje se prima potpora iz ESF-a. Prijašnjim člankom 14. stavkom 4. Uredbe o ESF-u bilo je utvrđeno da se za bespovratna sredstva ili povratnu pomoć za operacije za koje javna potpora nije premašila 50 000 EUR upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, uz iznimku operacija koje primaju potporu u okviru sustava državnih potpora.

Iako je ta odredba izbrisana Skupnom uredbom, i dalje se primjenjuje na operacije za koje se prima potpora u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih prije stupanja na snagu Skupne uredbe (14).

Obveza iz članka 14. stavka 4. razlikuje se od one iz članka 67. stavka 2.a UZO-a u sljedećim područjima:

(1) operacije čija potpora predstavlja de minimis potporu izuzete su od obveze upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (15);

(2) plaće i naknade isplaćene sudionicima ne mogu se prijaviti na temelju stvarnih troškova kada se primjenjuje paušalna stopa od 40 % utvrđena u članku 14. stavku 2. Uredbe o ESF-u (jer se ne mogu prijaviti uz te troškove);

(3) samo se potpora ESF-a i odgovarajuće nacionalno financiranje koje će se isplatiti korisniku kako je navedeno u sporazumu uzimaju u obzir za izračun praga od 50 000 EUR (jer se članak 14. stavak 4. Uredbe o ESF-u odnosi samo na ESF).

Prikaz podataka: ključne promjene obvezne upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova uvedene Skupnom uredbom:

(1) obveza upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova proširuje se na potporu iz EFRR-a. Uvođenjem novog stavka 2.a u članak 67. UZO-a, koji se primjenjuje i na EFRR i na ESF, članak 14. stavak 4. Uredbe o ESF-u više nije bio potreban i stoga je izbrisan;

(2) prag se povećava s 50 000 EUR na 100 000 EUR;

(3) operacije čija potpora predstavlja de minimis potporu sada su obuhvaćene obvezom upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

2.2.3. Početak primjene i prijelazne odredbe

Članak 67. stavak 2.a UZO-a primjenjuje se samo na operacije za koje se prima potpora u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih od datuma kada je Skupna uredba stupila na snagu (tj. od 2. kolovoza 2018.). Ne odnosi se na operacije za koje se prima potpora u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih prije tog datuma, čak ni ako je dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu (npr. odluka o financiranju/sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava) izdan nakon stupanja na snagu Skupne uredbe. Operacije za koje se prima potpora izvan područja primjene poziva na podnošenje prijedloga (npr. izravna dodjela) moraju ispunjavati zahtjeve iz članka 67. stavka 2.a UZO-a ako je sporazum o dodjeli bespovratnih sredstava ili dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu potpisan 2. kolovoza 2018. ili nakon toga.

U skladu s člankom 152. stavkom 7. UZO-a upravljačko tijelo ili odbor za praćenje programa ETS-a može odlučiti ne primjenjivati obvezne pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova najviše 12 mjeseci od 2. kolovoza 2018. To se razdoblje može produljiti za razdoblje koje upravljačko tijelo (odbor za praćenje programa ETS-a) smatra prikladnim kada se smatra da obvezna primjena pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova stvara neproporcionalno administrativno opterećenje.

Prijelazne odredbe utvrđene u članku 152. stavku 7. UZO-a ne primjenjuju se na bespovratna sredstva (ni povratnu pomoć) koja primaju potporu iz ESF-a i za koje javna potpora ne premašuje 50 000 EUR. Razlog je to što su operacije za koje se prima potporu iz ESF-a uz javnu potporu koja ne premašuje 50 000 EUR već bile podložne obvezi upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova prije stupanja na snagu Skupne uredbe (članak 14. stavak 4. Uredbe o ESF-u).

Stoga se od stupanja na snagu Skupne uredbe članak 67. stavak 2.a UZO-a primjenjuje na operacije koje primaju potporu iz ESF-a i za koje javna potpora ne premašuje 50 000 EUR (tj. na pozive na podnošenje prijedloga objavljene od datuma stupanja na snagu Skupne uredbe).

To ima ključne posljedice kad potpora iz ESF-a predstavlja de minimis potporu.

Prema članku 14. stavku 4. Uredbe o ESF-u operacije čija potpora predstavlja de minimis potporu nisu bile obuhvaćene obvezom upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Međutim, u članku 67. stavku 2.a UZO-a navodi se samo iznimka za operacije koje primaju potporu u okviru državne potpore koja ne predstavlja potporu de minimis . To znači da operacije koje primaju potporu iz ESF-a i za koje javna potpora nije premašivala 50 000 EUR prije 2. kolovoza 2018., a od 2. kolovoza 2018. ne premašuje 100 000 EUR i predstavlja de minimis potporu, više nisu izuzete iz obveze upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Konačno, u skladu s člankom 152. stavkom 7. posljednjim podstavkom UZO-a mogućnost odgode primjene članka 67. stavka 2.a UZO-a ne može se upotrijebiti za operacije ESF-a s javnom potporom koja ne premašuje 50 000 EUR.

Na operacije i projekte odabrane u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih prije stupanja na snagu Skupne uredbe primjenjuje se članak 14. stavak 4. Uredbe o ESF-u. Operacije koje podržava ESF i koje primaju javnu potporu (koja ne premašuje 50 000 EUR) podliježu obvezi upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, no operacije koje primaju potporu koja predstavlja državnu potporu, uključujući de minimis potporu, izuzete su iz te obveze.

Ostale posljedice Skupne uredbe Zajednička potpora ESF-a i EFRR-a Kada operacija prima potporu i iz ESF-a i iz EFRR-a te je odabrana u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenog prije stupanja na snagu Skupne uredbe: potpora iz EFRR-a ne uzima se u obzir za utvrđivanje postizanja praga za obvezu upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova, već se u obzir uzimaju samo potpora iz ESF-a i odgovarajuća javna nacionalna potpora. Dio operacije koji prima potporu iz ESF-a (i odgovarajuća nacionalna javna potpora) jedini je podložan obvezi upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova jer se članak 14. stavak 4. Uredbe o ESF-u primjenjivao samo na ESF i nije postojala odredba kojom bi se zahtijevalo da potpora iz EFRR-a za takvu operaciju bude u obliku pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. Za operacije i projekte u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih nakon stupanja na snagu Skupne uredbe potpore iz ESF-a i iz EFRR-a uzimaju se u obzir za izračun javne potpore, osim ako upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa ETS-a) ne primijeni prijelazne odredbe. Unakrsno financiranje U slučajevima unakrsnog financiranja u skladu s člankom 98. stavkom 2. UZO-a, na primjer za operacije za koje se prima potpora iz ESF-a, tj. iz ESF-a se daje potpora za rashode prihvatljive u okviru EFRR-a, cjelokupni iznos potpore iz ESF-a i odgovarajuća javna nacionalna potpora uzimaju se u obzir pri utvrđivanju toga je li iznos javne potpore obuhvaćen obvezom upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova (jer je riječ o javnoj potpori za operaciju za koju se ne prima potpora iz EFRR-a, već samo iz ESF-a). Operacije i projekti u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih prije stupanja na snagu Skupne uredbe moraju se procijeniti s obzirom na članak 14. stavak 4. Uredbe o ESF-u (16). Iako se cjelokupni iznos iz ESF-a i odgovarajuće javno nacionalno financiranje uzimaju u obzir za utvrđivanje podliježe li operacija obvezi upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova prema toj odredbi, obveza se odnosi samo na dio potpore koji podliježe pravilima za ESF, tj. dio potpore koji podliježe pravilima koja se primjenjuju na EFRR ne podliježe obvezi upotrebe pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova. U slučaju operacija i projekata koji primaju potporu u okviru poziva na podnošenje prijedloga objavljenih nakon stupanja na snagu Skupne uredbe obveznoj upotrebi pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova podliježe i dio potpore koji podliježe pravilima koja se primjenjuju na EFRR kada upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa ETS-a) nije primijenilo prijelazne odredbe iz članka 152. stavka 7. UZO-a.

2.3. Kombinacija mogućnosti

2.3.1. Opća načela

U članku 67. stavku 1. UZO-a otvara se mogućnost da upravljačko tijelo odabere među pet mogućnosti za upravljanje bespovratnim sredstvima i povratnom pomoći koji se sufinanciraju iz ESI fondova.

U skladu s člankom 67. stavkom 3. UZO-a te se mogućnosti mogu kombinirati samo u sljedećim slučajevima kako bi se spriječilo dvostruko financiranje istog rashoda:

1. svaka mora obuhvaćati različite kategorije prihvatljivih troškova; Ili

2. svaka se mora upotrijebiti za različite projekte u okviru iste operacije; Ili

3. svaka se mora upotrijebiti za uzastopne faze operacije.

2.3.2. Primjeri kombinacija

Primjer 1.: financiranje različitih projekata koji su dio iste operacije (ESF) Primjer operacije koja se sastoji od projekta osposobljavanja nezaposlenih mladih ljudi, nakon čega slijedi seminar za potencijalne poslodavce u regiji. Troškovi povezani s osposobljavanjem mogli bi se platiti na temelju standardnih ljestvica jediničnih troškova (na primjer 1 000 EUR/dan osposobljavanja). Seminar bi bio plaćen na temelju jednokratnih iznosa. S obzirom na to da se radi o dvama različitim projektima koji su dio iste operacije, nema rizika od dvostrukog financiranja jer su troškovi svakog projekta jasno razdijeljeni.

Primjer 2.: uzastopne faze operacije (ESF) – u skladu s člankom 67. stavkom 3. UZO-a Primjer već započete operacije kojom se upravljalo na temelju stvarnih troškova, a kojom upravljačko tijelo želi nastaviti upravljati na temelju pojednostavnjenih troškova. Morat će se jasno definirati dvije faze. Prva faza mogla bi se računati na temelju stvarnih troškova do određenog datuma. Druga faza, za buduće rashode, mogla bi se, na primjer, računati na temelju standardnih ljestvica jediničnih troškova pod uvjetom da jedinični trošak ne obuhvaća nijedan od rashoda za koje se prethodno primala potpora. Ako se takva mogućnost primijeni, trebala bi se odnositi na sve korisnike u istoj situaciji (transparentnost i jednako postupanje). To bi moglo stvoriti određeno administrativno opterećenje zbog potrebe da se izmijeni dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu, ako to nije bilo predviđeno. Tijela države članice moraju izraditi detaljan opis operacije za svaku fazu. Operaciju bi trebalo podijeliti na najmanje dvije zasebne prepoznatljive financijske i, bilo bi idealno, fizičke ili razvojne etape koje odgovaraju predmetnim fazama. To bi se trebalo napraviti kako bi se osigurali transparentna provedba i praćenje te kako bi se olakšale kontrole.

Primjer 3.: različite kategorije prihvatljivih troškova (ESF) Primjer osposobljavanja u kojem se kombiniraju: — standardna ljestvica jediničnih troškova za plaće predavačâ, npr. 450 EUR/dan, — stvarni troškovi: unajmljeni prostor = 800 EUR/mjesec prema ugovoru o najmu tijekom 12 mjeseci, — paušalna stopa za neizravne troškove, na primjer 10 % izravnih troškova. Po završetku osposobljavanja, ako je opravdano 200 dana predavačâ, bespovratna sredstva bit će isplaćena na sljedeći način: izravni troškovi (1. vrsta (17)): — plaće predavačâ: 200 dana × 450 EUR = 90 000 EUR — prostor za osposobljavanje: 12 mjeseci × 800 EUR = 9 600 EUR — međuzbroj izravnih troškova: 99 600 EUR neizravni troškovi (2. vrsta): 10 % izravnih troškova = 10 % × 99 600 EUR = 9 960 EUR Prihvatljivi rashodi: (90 000 EUR +9 600 EUR) +9 960 EUR = 109 560 EUR U ovom se slučaju u obzir uzima više kategorija troškova: plaće predavačâ, troškovi najma prostora, neizravni troškovi. Međutim, kako bi provjerila ima li dvostrukog financiranja, tijela moraju osigurati da se standardna ljestvica jediničnih troškova ne odnosi na troškove koji su povezani s najmom prostora ni na neizravne troškove (na primjer, plaće administrativnog osoblja ili računovođe). Recipročno tome, isto se odnosi na definiciju neizravnih troškova, koji ne bi trebali biti povezani s troškovima koji su obuhvaćeni standardnim ljestvicama jediničnih troškova ni stvarnim troškovima najma prostora. Ako postoji rizik od preklapanja ili je nemoguće dokazati da nema preklapanja, upravljačko tijelo morat će odabrati mogućnost koja je primjerenija kako bi se izbjeglo dvostruko financiranje ili rizik od dvostrukog financiranja.

2.4. Javna nabava i upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

2.4.1. Upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova u slučaju javne nabave

U skladu s prvom rečenicom članka 67. stavka 4. UZO-a, ako operaciju utvrđenu u članku 2. stavku 9. UZO-a ili projekt koji je dio operacije (koji sam po sebi prima potporu u obliku bespovratnih sredstava ili povratne pomoći) provodi korisnik isključivo javnom nabavom radova, robe ili usluga, ne mogu se upotrebljavati pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova. Međutim, u skladu s drugom rečenicom članka 67. stavka 4., ako je javna nabava u okviru operacije ili projekta koji je dio operacije ograničena na određene kategorije troškova, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se primijeniti „na cjelokupnu operaciju ili projekt koji je dio operacije”. Ta je rečenica uvedena Skupnom uredbom kako bi se pojasnio prethodni tekst članka 67. stavka 4. UZO-a. Njome se pojašnjava da, kada je u okviru projekta ili operacije neka roba ili usluga eksternalizirana javnom nabavom, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu upotrijebiti za izračun svih troškova operacije, uključujući troškova koji su bili predmet javne nabave.

Komisija operacije koje podliježu ugovorima o javnoj nabavi smatra operacijama koje se provode dodjelom ugovora o javnoj nabavi u skladu s Direktivom 2004/18/EZ (uključujući njezine priloge), Direktivom 2009/81/EZ i Direktivom 2014/24/EU, kojom je stavljena izvan snage Direktiva 2004/18/EZ, ili dodjelom ugovora o javnoj nabavi ispod pragova iz tih direktiva.

Hoće li se operacija ili projekt provoditi isključivo javnom nabavom ovisi o opsegu operacije ili projekta u skladu s definicijom država članica.

Da bi se to procijenilo, potrebno je definirati projekte koji čine operaciju na najnižoj mogućoj razini. Ako javna nabava obuhvaća sve kategorije troškova projekta, pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova ne mogu se primijeniti na taj projekt.

U nekim slučajevima korisnik bi javnom nabavom mogao eksternalizirati gotovo sve operacije ili projekte ili veliku većinu njih tako da korisniku ostanu možda samo aktivnosti povezane s „upravljanjem projektom” ili „komunikacijama”. U takvim je slučajevima jasno da se operacija ili projekt ne provodi „isključivo” javnom nabavom i da bi se pojednostavnjeni troškovi mogli primijeniti na cijeli projekt ili operaciju. Međutim, u praksi, kada se veći dio projekta provodi javnom nabavom, osmišljavanje pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova za kategorije troškova obuhvaćenih nabavom možda neće biti učinkovita upotreba resursa jer je većina troškova već obuhvaćena nabavom. Iako se ne preporučuje, upravljačka tijela trebaju procijeniti hoće li upotrijebiti pojednostavnjene troškove za cijeli projekt ako se ne provodi isključivo javnom nabavom.

Primjer (ESF): bespovratna sredstva u iznosu od 20 000 000 EUR dodjeljuju se javnoj službi za zapošljavanje („korisnik”) za organizaciju reintegracije 5 000 dugoročno nezaposlenih osoba u roku od dvije godine („operacija”): ta će se operacija provesti kroz nekoliko projekata: 7 000 000 EUR personaliziranih projekata potpore koji se provode unutar organizacije, projekti osposobljavanja koje provodi korisnik u svojoj organizaciji u vrijednosti od 5 000 000 EUR i projekti eksternalizirani isključivo na temelju ugovora o javnoj nabavi u vrijednosti preostalog dijela sredstava (8 000 000 EUR). S obzirom na to da je korisnik javni subjekt, institucije za provedbu osposobljavanja u okviru eksternaliziranih projekata morat će se odabrati isključivo u postupcima javne nabave, a pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova ne mogu se upotrijebiti za te projekte koji su dio operacije. Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova mogu se upotrijebiti samo za iznos od 12 000 000 EUR. Za projekte osposobljavanja koje korisnik provodi vlastitim sredstvima prihvatljivo je da se neke stavke rashoda eksternaliziraju javnom nabavom i uključe u pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova (vanjski stručnjaci, usluge čišćenja itd.).

Primjer (EFRR): općina primi bespovratna sredstva u najvišem iznosu od 1 000 000 EUR prihvatljivih troškova za izgradnju ceste. U tu svrhu općina mora dodijeliti ugovor o javnim radovima čija se vrijednost procjenjuje na 700 000 EUR. Uz to općina ima i određene povezane troškove u iznosu od 300 000 EUR (izvlaštenja, troškovi sudskih postupaka (18), praćenje napretka na terenu, studije okoliša koje izrađuje njezino vlastito osoblje, kampanje, ispitivanja glede prihvaćanja ceste itd.). Pojednostavnjeni troškovi (npr. neizravni troškovi na temelju paušalne stope) mogu se primijeniti na iznos od 300 000 EUR izravnih troškova ako su ti troškovi prihvatljivi u okviru nacionalnih odredaba i odredaba Unije.

Primjer (EFRR): korisnik (općina) primi bespovratna sredstva u najvišem iznosu od 1 000 000 EUR prihvatljivih troškova za izgradnju ceste.

Za tu operaciju koja se ne provodi u cijelosti javnom nabavom upravljačko tijelo želi primijeniti članak 68. stavak 1. točku (b) UZO-a za izračun neizravnih troškova. Međutim, upravljačko tijelo želi ublažiti utjecaj upotrebe usluga podugovorenog osoblja na razini neizravnih troškova. Odlučuje isključiti izravne troškove podugovorenog osoblja iz izravnih troškova osoblja na koje se primjenjuje paušalna stopa.

Nacrt proračuna za tu operaciju naveden je u nastavku:

Prvi projekt: radovi (postupak javne nabave) 700 000 EUR Drugi projekt: ostali troškovi: 298 500 EUR Izravni troškovi osoblja 50 000 EUR od čega su izravni troškovi podugovorenog osoblja 10 000 EUR Ostali izravni troškovi 242 500 EUR Neizravni troškovi (izravni troškovi osoblja – izravni troškovi podugovorenog osoblja) × 15 % = 40 000 EUR × 15 % = 6 000 EUR Ukupni prijavljeni troškovi 998 500 EUR

Kada se operacije provode postupcima javne nabave, cijena u obavijesti o nadmetanju po definiciji je jedinični trošak ili jednokratni iznos koji predstavlja osnovu za korisnikova plaćanja izvođaču radova. Međutim, za potrebe članka 67. UZO-a troškovi koje je utvrdio i platio korisnik na temelju iznosa utvrđenih postupcima javne nabave predstavljaju stvarne troškove koji su stvarno nastali i plaćeni prema članku 67. stavku 1. točki (a) UZO-a (19).

Primjer (ESF): Ako korisnik tečaj osposobljavanja provodi javnom nabavom, moguće je da u pozivu za podnošenje ponuda zatraži od ponuditelja da ponuđenu cijenu iskažu po polazniku koji po završetku tečaja dobije potvrdu o završenom tečaju. Prema tome, uvjeti ugovora mogu biti: jedan polaznik s potvrdom o završenom tečaju = 1 000 EUR. Ako na kraju tečaja 10 polaznika dobije potvrdu o završenom tečaju, korisnik upravljačkom tijelu može prijaviti 10 000 EUR prihvatljivih rashoda. Tih 10 000 EUR smatrat će se utemeljenima na stvarnom trošku. Prema tome, kontrola ili revizija tih rashoda sastojat će se u provjeri postupka javne nabave i pridržavanja uvjeta ugovora (u ovom primjeru to znači postojanje dokaza o polazniku koji je dobio potvrdu o završenom tečaju za svaki plaćeni jedinični trošak). Temeljni troškovi osposobljavanja (najam prostorija, troškovi osoblja…) neće se provjeravati jer se u ugovoru ne predviđa povrat po toj osnovi.

2.4.2. Upotreba paušalne stope za izračun izravnih troškova osoblja u operacijama provedenima javnom nabavom

Kako je predviđeno člankom 68.a UZO-a, za izračun izravnih troškova osoblja u operaciji po paušalnoj stopi do visine od 20 % izravnih troškova koji nisu troškovi osoblja neće biti potreban izračun za utvrđivanje metodologije, osim ako operacija uključuje ugovore o javnim radovima koji premašuju prag utvrđen u članku 4. točki (a) Direktive 2014/24/EU. To znači da, ako su izravni troškovi operacije barem djelomično obuhvaćeni takvim ugovorom o javnim radovima koji premašuje prag utvrđen u članku 4. točki (a) Direktive 2014/24/EU, moguća je upotreba paušalne stope od 20 % utvrđene u uredbi, ali će za to biti potrebno uspostaviti metodologiju radi utvrđivanja primjenjive stope.

2.5. Usklađenost pojednostavnjenih mogućnosti financiranja s pravilima o državnim potporama

Trebalo bi naglasiti da pravila o državnim potporama utvrđena u Ugovoru imaju opću primjenu. Nadalje, u skladu s člankom 6. UZO-a operacije moraju biti u skladu s primjenjivim pravom Unije i nacionalnim pravom koji se odnose na njegovu primjenu. To uključuje usklađenost s pravilima o državnim potporama. Stoga, uvijek kada financiranje predstavlja državnu potporu u smislu članka 107. UFEU-a, ta se pravila moraju poštovati pri izračunu pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova i dok se njima upravlja, kako je predviđeno u članku 67. UZO-a. Upravljačka tijela stoga moraju osigurati da kategorije troškova za koje su uspostavljene pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova budu prihvatljive i prema pravilima ESI fondova i prema pravilima o državnim potporama. Moraju osigurati i da se poštuju najviši intenziteti potpora utvrđeni u pravilima o državnim potporama.

Uredbama o skupnim izuzećima, tj. Uredba Komisije o općem skupnom izuzeću (EU) br. 651/2014 (20) (GBER), Uredba o skupnom izuzeću u sektoru poljoprivrede (EU) br. 702/2014 (ABER) i Uredba o skupnom izuzeću u sektoru ribarstva (EU) br. 1388/2014 (FBER), predviđaju se izuzeća od obveze država članica da prijavljuju da se u okviru programâ potpore i ad hoc potpore ispunjavaju u njima propisani uvjeti.

Međutim, trebalo bi napomenuti da nisu sve potpore koje dodjeljuju javna tijela podložne pravilima o državnim potporama. Prvo, trebalo bi procijeniti smatra li se potpora dodijeljena operaciji državnom potporom u smislu članka 107. stavka 1. UFEU-a. Više informacija o pojmu državne potpore može se pronaći u obavijesti Komisije (21) u kojoj se pojašnjava Komisijino shvaćanje članka 107. stavka 1. Ugovora, kako ga je protumačio Sud Europske komisije i Opći sud. U obzir bi trebalo uzeti i odredbe uredbi (22) o de minimis potpori. Potpora koja predstavlja de minimis potporu ne predstavlja državnu potporu u smislu članka 107. Ugovora. Stoga, ako je operacija koja se financira iz ESI fondova obuhvaćena područjem primjene odgovarajuće uredbe o de minimis potpori, to znači da doprinos ESI fondova ne predstavlja državnu potporu. Stoga u slučaju de minimis potpore nema potrebe procjenjivati usklađenost s pravilima o državnim potporama, već samo s onima koja se odnose na ESI fondove i uvjete za smatranje potpore de minimis potporom.

Da bi neka operacija imala koristi od odgovarajuće uredbe o de minimis potpori, moraju biti ispunjeni uvjeti (utvrđeni u toj uredbi):

1. dodijeljena potpora obuhvaćena je područjem primjene članka 1. odgovarajuće uredbe o de minimis potpori;

2. dodijeljena potpora u skladu je s gornjim granicama utvrđenim u članku 3. odgovarajuće uredbe o de minimis potpori;

3. dodijeljena potpora u skladu je sa zahtjevima za izračun bruto novčane protuvrijednosti potpore kako je utvrđeno u članku 4. odgovarajuće uredbe o de minimis potpori;

4. dodijeljena potpora u skladu je s pravilima o kumulaciji utvrđenima u članku 5. odgovarajuće uredbe o de minimis potpori;

5. dodijeljena potpora u skladu je sa zahtjevom za praćenje utvrđenom u članku 6. odgovarajuće uredbe o de minimis potpori.

2.5.1. Usklađenost pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova s Uredbom o općem skupnom izuzeću i Uredbom o skupnom izuzeću u sektoru poljoprivrede

Provjera usklađenosti operacija ESI fondova s GBER-om ili ABER-om trebala bi obuhvaćati sljedeće korake:

— prihvatljivost troškova prema GBER-u ili ABER-u i pravilima o ESI fondovima Prvo, kada upravljačko tijelo želi dodijeliti potporu za koju se smatra da predstavlja državnu potporu, trebalo bi provjeriti uvjete za dodjelu potpore u skladu s odgovarajućom kategorijom potpore/odredbom o izuzeću iz GBER-a ili ABER-a. Zatim bi upravljačko tijelo trebalo provjeriti jesu li u okviru te kategorije potpore troškovi predviđeni za operaciju prihvatljivi na temelju odgovarajućih odredbi o izuzeću iz GBER-u ili ABER-a ili pravila o ESI fondovima. U tom smislu člankom 7. stavkom 1. GBER-a i člankom 7. stavkom 1. ABER-a, kako su izmijenjeni Uredbom (EU) 2017/1084 od 14. lipnja 2017., omogućuje se izračun prihvatljivih troškova prema GBER-u i ABER-u u skladu s pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova utvrđenim u UZO-u, pod uvjetom da se operacija barem djelomično financira iz fonda Unije za koji se mogu upotrijebiti te pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova i da je kategorija troškova prihvatljiva s obzirom na izuzeće iz GBER-a ili ABER-a. To znači da će se u slučajevima kad je pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova uspostavljena u skladu s UZO-om ili uredbama za pojedine fondove taj iznos u pravilu upotrebljavati za kontrolu usklađenosti s pravilima o državnim potporama, pod uvjetom da je kategorija troškova kao takva prihvatljiva prema pravilima o državnim potporama i da potpora ispunjava sve uvjete GBER-a ili ABER-a. Kada se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova, kategorije troškova izračunane na temelju tih mogućnosti trebale bi biti utvrđene u metodologiji koja se upotrebljava za dobivanje iznosa pojednostavnjenih troškova. Kada se upotrebljavaju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene u UZO-u ili drugim pravilima za pojedine fondove, državno tijelo trebalo bi osigurati njihovu upotrebu pri raspisivanju poziva na podnošenje prijedloga za operacije koje mogu podlijegati pravilima o državnim potporama tako da utvrdi kategorije troškova koje će se financirati iz ESI fondova za tu operaciju i koji su isto tako u skladu s GBER-om ili ABER-om. U dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu operaciji trebalo bi dodatno navesti koje se kategorije troškova smatraju prihvatljivima za tu operaciju. U svrhu provjere jesu li neizravni troškovi (u kontekstu ESI fondova) prihvatljivi prema GBER-u trebalo bi napomenuti da će neizravni troškovi često predstavljati operativne troškove kako je utvrđeno u članku 2. stavku 39. GBER-a („Ti operativni troškovi obuhvaćaju troškove kao što su troškovi osoblja, materijala, ugovorenih usluga, komunikacije, energije, održavanja, najma i administrativni troškovi itd.”). Prema tome, kad su operativni troškovi prihvatljivi prema GBER-u, to znači da se i neizravni troškovi u kontekstu ESI fondova mogu smatrati prihvatljivim troškovima prema GBER-u. U dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu trebalo bi za paušalnu stopu od 40 % (članak 68.b stavak 1. UZO-a) jasno navesti kategorije troškova koje su obuhvaćene tom stopom.

— provjera najvišeg intenziteta potpore Ako je uspostavljena pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova u skladu s odredbama članaka 67., 68., 68.a i 68.b UZO-a ili odgovarajućim odredbama uredaba za pojedine fondove, taj se iznos može upotrijebiti za kontrolu usklađenosti s GBER-om ili ABER-om, uključujući intenzitet potpore. Stoga, slično onome što bi trebalo učiniti kada se upotrebljavaju stvarni troškovi prema GBER-u (ili ABER-u), iznos koji proizlazi iz metodologije za izračun pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova može se upotrijebiti za provjeru usklađenosti s najvišim intenzitetom potpore iz odgovarajuće kategorije državnih potpora. S obzirom na to da upotrijebljena metodologija mora biti u skladu s dobrim financijskim upravljanjem, upravljačka tijela moraju primijeniti razumnu i razboritu hipotezu kako bi osigurala da su pojednostavnjeni troškovi pouzdana zamjena za stvarne troškove. Time se omogućuje da se iznos utvrđen u pojednostavnjenom trošku upotrebljava za olakšavanje dokazivanja usklađenosti s najvišim intenzitetom potpore, najvišim iznosima potpore ili pragovima za prijavu prema GBER-u ili ABER-u. Ta će metodologija podlijegati revizijama kako bi se osiguralo da je u skladu s primjenjivim pravilima o ESI fondovima i primjenjivim pravilima o državnoj potpori. Primjer potražite u Prilogu II.

2.6. Upotreba pojednostavnjenih troškova u operacijama kojima se ostvaruju neto prihodi

Pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova način su za izračun troškova, tj. „rashodna strana” operacije. Prema tome, u teoriji bi upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova trebala biti neovisna o tome ostvaruje li operacija prihod ili ne. Međutim, kako bi se sačuvao učinak pojednostavnjivanja, u UZO-u su uvedene neke specifičnosti za operaciju kojom se ostvaruju prihodi, a u kojoj se upotrebljavaju jednokratni iznosi ili standardne ljestvice jediničnih troškova.

2.6.1. Operacije kojima se ostvaruju neto prihodi nakon dovršetka (članak 61. UZO-a)

Članak 61. UZO-a odnosi se na operacije kojima se ostvaruju neto prihodi:

a) samo nakon njihova dovršetka; ili

b) tijekom njihove provedbe i nakon njihova dovršetka.

U skladu s člankom 61. stavkom 7. točkom (f) UZO-a za operacije kojima se ostvaruju neto prihodi nakon dovršetka, a u kojima su se upotrebljavali jednokratni iznosi ili standardne ljestvice jediničnih troškova, ne primjenjuje se članak 61. stavci od 1. do 6. UZO-a. Kada se operacijama ostvaruju neto prihodi za vrijeme provedbe i nakon dovršetka, tj. kada se primjenjuje članak 61. UZO-a, kako je navedeno u članku 61. stavku 7. točki (f) UZO-a, neto prihodi ne moraju se uzeti u obzir u slučaju operacija za koje javna potpora ima oblik jednokratnih iznosa ili standardnih ljestvica jediničnih troškova. U slučaju upotrebe paušalnih stopa neto prihodi koji se ostvaruju operacijom trebali bi se utvrditi unaprijed i odbiti od prihvatljivih rashoda projekta.

2.6.2. Operacije kojima se ostvaruju neto prihodi tijekom provedbe i na koje se ne primjenjuje članak 61. stavci od 1. do 6. UZO-a (23)

Za jednokratne iznose ili standardne ljestvice jediničnih troškova koji se upotrebljavaju u operacijama koje ostvaruju neto prihode tijekom provedbe taj neto prihod ne mora se odbiti od prihvatljivih rashoda sve dok je uzet u obzir ex ante pri izračunu jednokratnog iznosa ili standardne ljestvice jediničnih troškova (prema članku 65. stavku 8. točki (f) UZO-a).

Ako neto prihod nije uzet u obzir ex ante pri izračunu jednokratnih iznosa ili standardnih ljestvica jediničnih troškova, tada će se prihvatljivi rashodi koji se sufinanciraju iz ESI fondova morati umanjiti za neto prihode ostvarene tijekom provedbe najkasnije u trenutku kad korisnik predaje zahtjev za završno plaćanje, razmjerno u odnosu na prihvatljive i neprihvatljive dijelove troškova (drugi podstavak članka 65. stavka 8. UZO-a).

Ako je odabrano financiranje uz primjenu paušalne stope, svaki neto prihod koji nije uzet u obzir u trenutku odobravanja operacije i koji je izravno ostvaren tijekom provedbe operacije mora se oduzeti od prihvatljivog rashoda koji se sufinancira iz ESI fondova (uz primjenu paušalne stope) najkasnije u trenutku kad korisnik predaje zahtjev za završno plaćanje, razmjerno u odnosu na prihvatljive i neprihvatljive dijelove troškova (drugi podstavak članka 65. stavka 8. UZO-a).

Primjer (ESF) Organizirana je konferencija radi promicanja poduzetništva. Korisnik je dostavio nacrt proračuna u kojemu se navodi da bi ukupni prihvatljivi troškovi trebali iznositi 70 000 EUR. Na konferenciji će se naplaćivati ulaz u iznosu od 3 EUR. Organizator očekuje da će privući 200 posjetitelja. Očekivani ostvareni prihod iznosi 3 EUR × 200 = 600 EUR. Konferencija postiže veliki uspjeh, a broj posjetitelja veći je od očekivanoga (300 osoba). Budući da se ta operacija sufinancira samo iz ESF-a, a neto prihod ne ostvaruje se nakon dovršetka, članak 61. UZO-a ne primjenjuje se jer se neto prihod ne ostvaruje nakon dovršetka. Međutim, primjenjuje se članak 65. stavak 8. UZO-a. — Mogućnost 1.: ostvareni prihod uzima se u obzir ex ante Prema definiranom jednokratnom iznosu, ako se konferencija održi, ukupni prihvatljivi trošak operacije bit će 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Javna potpora za tu operaciju u obliku je jednokratnog iznosa, a prihod je uzet u obzir u definiciji jednokratnog iznosa. Stvarni broj posjetitelja ne utječe na prihvatljivi iznos (jednokratni iznos). U okviru revizijskog traga zahtijevat će se dokaz o provedbi konferencije i cijeni ulaznice. — Mogućnost 2.: ostvareni prihod uzima se u obzir ex ante, ali uvjeti se promijene tijekom provedbe Prema definiranom jednokratnom iznosu, ako se konferencija održi, ukupni prihvatljivi trošak operacije bit će 70 000 EUR – 600 EUR = 69 400 EUR. Javna potpora za tu operaciju u obliku je jednokratnog iznosa, a prihod je uzet u obzir u definiciji jednokratnog iznosa. Međutim, organizator naposljetku odluči da cijena ulaznice ne iznosi 3 EUR, nego 5 EUR. U tom slučaju trebalo bi oduzeti razliku u financiranju ((5 EUR × 300) – 600 EUR = 900 EUR). Ukupni prihvatljivi troškovi bit će 69 400 EUR – 900 EUR = 68 500 EUR. — Mogućnost 3.: ostvareni prihod ne uzima se u obzir ex ante Prema definiranom jednokratnom iznosu, ako se konferencija održi, ukupni prihvatljivi trošak operacije bit će 70 000 EUR. Javna potpora za tu operaciju u obliku je jednokratnog iznosa, a prihod nije uzet u obzir u definiciji jednokratnog iznosa. Kada korisnik zatraži nadoknadu (70 000 EUR), morat će dostaviti dokaz o tome da je konferencija održana. Morat će i oduzeti stvarni prihod ostvaren tijekom provedbe (3 EUR × 300 = 900 EUR). U tom slučaju jednokratni iznos bit će 70 000 EUR – 900 EUR = 69 100 EUR.

2.7. Pravila koja se primjenjuju na EFRR i ESF: unakrsno financiranje

2.7.1. Prijavljivanje aktivnosti obuhvaćenih člankom 98. stavkom 2. UZO-a s obzirom na pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova

U skladu s člankom 98. stavkom 2. UZO-a, kada se iz EFRR-a ili ESF-a daje potpora dijelu operacije za koji su troškovi prihvatljivi u okviru drugog fonda („unakrsno financiranje”), pravila (24) drugog fonda primjenjuju se na taj dio operacije. Unakrsno financiranje može se primjenjivati do granice od 10 % financijskih sredstava Unije za svaku prioritetnu os.

Uz iznimku paušalnih stopa, jedna pojednostavnjena mogućnost obračuna troškova može se upotrijebiti za rashode prihvatljive u okviru jednog ili drugog fonda.

Primjena pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova i dalje obvezuje države članice da poštuju gornju granicu od 10 % za svaku prioritetnu os (po fondu i kategoriji regije prema potrebi). Unakrsno financirani iznos trebalo bi evidentirati i pratiti za svaku pojedinačnu operaciju na temelju podataka koji su upotrijebljeni za utvrđivanje pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

Konkretno, za financiranje uz primjenu paušalne stope u slučajevima unakrsnog financiranja trebale bi se primjenjivati dvije paušalne stope, jedna za dio operacije povezan s ESF-om, a druga za dio operacije povezan s EFRR-om. Za slične operacije paušalna stopa iz ESF-a primjenjivat će se na dio operacije povezan s ESF-om, a paušalna stopa iz EFRR-a primjenjivat će se na dio operacije povezan s EFRR-om. Upotreba prosjeka tih dviju stopa nije moguća jer rashodi moraju biti sljedivi kako bi se osiguralo poštovanje ukupne gornje granice od 10 % za unakrsno financiranje. Ako ne postoji stopa za drugi fond za sličnu vrstu operacije (primjerice zato što se pravilo ne primjenjuje na drugi fond (25) ili zato što se u okviru drugog fonda ne financiraju slične operacije), upravljačko tijelo mora odlučiti o primjenjivoj stopi u skladu s općim pravnim načelima utvrđenima u članku 67. stavku 5. i članku 68. prvom podstavku UZO-a.

2.7.2. Primjeri

Primjer unakrsnog financiranja iz ESF-a i EFRR-a uz primjenu jediničnih troškova ili jednokratnih iznosa Ako za operaciju ESF-a standardna ljestvica od 6 EUR/sat × polaznik uključuje kupnju infrastrukture za 0,5 EUR/sat koja je prihvatljiva u okviru EFRR-a, unakrsno financirani iznos bit će 0,5 EUR × broj realiziranih „sata × polaznika”. Isto se načelo primjenjuje na jednokratne iznose: ako detaljni nacrt proračuna uključuje neki „unakrsno financirani rashod”, uzet će se u obzir i zasebno će se pratiti. Na primjer, u jednokratnom iznosu od 20 000 EUR koji se financira iz programa ESF-a rashod svojstven za EFRR iznosi 5 000 EUR. Na kraju operacije unakrsno financirani iznos bit će iznos utvrđen ex ante (5 000 EUR od 20 000 EUR) ili „nula” ako se bespovratna sredstva ne isplate jer nije postignuto unaprijed definirano ostvarenje. Binarno načelo jednokratnih iznosa primjenjuje se i na unakrsno financirane rashode ako se ne ublaži postavljanjem ključnih etapa.

Primjer unakrsnog financiranja iz ESF-a i EFRR-a za financiranje uz primjenu paušalne stope U slučaju paušalne stope za neizravne troškove unakrsno financirani iznos bit će iznos „unakrsno financiranih izravnih troškova” dodan neizravnim troškovima koji se računaju po paušalnoj stopi primjenjivoj na te „unakrsno financirane izravne troškove”. Na primjer, u okviru operacije vrijedne 15 000 EUR koja se financira iz programa EFRR-a izravni trošak „svojstven za ESF” iznosi 3 000 EUR, a neizravni troškovi računaju se kao 10 % izravnih troškova (300 EUR). Unakrsno financirani iznos bio bi stoga 3 300 EUR. Ako bi se na kraju operacije izravni troškovi smanjili, unakrsno financirani iznos (uključujući neizravne troškove) smanjio bi se prema istoj formuli.

2.8. Posebna pravila koja se primjenjuju na EPFRR i ETS

Pravila koja se primjenjuju na EPFRR

U Prilogu III. ovim smjernicama nalazi se popis mjera u okviru EPFRR-a koje su obuhvaćene područjem primjene pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova.

Pravila koja se primjenjuju na ETS Na razini EU-a utvrđena su posebna pravila o prihvatljivosti rashoda za programe suradnje u odnosu na troškove osoblja, uredske i administrativne rashode, putne troškove i troškove smještaja, troškove vanjskog stručnog mišljenja i usluga te troškove opreme. Ne dovodeći u pitanje pravila o prihvatljivosti utvrđena u UZO-u, Uredbi o ETS-u i posebnim pravilima o prihvatljivosti za program suradnje, odbor za praćenje utvrđuje dodatna pravila o prihvatljivosti rashoda za program suradnje kao cjelinu. Za pitanja koja nisu obuhvaćena prethodno navedenim pravilima primjenjuju se nacionalna pravila države članice u kojoj trošak nastaje.

POGLAVLJE 3.

Vrste pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova

3.1. Financiranje uz primjenu paušalne stope

U slučaju financiranja uz primjenu paušalne stope posebne kategorije prihvatljivih troškova koje su unaprijed jasno utvrđene računaju se primjenom postotka, utvrđenog ex ante, na jednu ili nekoliko drugih kategorija prihvatljivih troškova.

3.1.1. Utvrđivanje kategorija troškova

U sustavu financiranja uz primjenu paušalne stope postoje najviše tri vrste kategorija troškova:

— 1. vrsta: kategorije prihvatljivih troškova na temelju kojih se primjenjuje paušalna stopa za izračun prihvatljivih iznosa,

— 2. vrsta: kategorije prihvatljivih troškova koji će se računati primjenom paušalne stope,

— 3. vrsta: prema potrebi druge kategorije prihvatljivih troškova: stopa se ne njih ne primjenjuje i ne računaju se primjenom paušalne stope.

Kada se primjenjuje sustav financiranja uz primjenu paušalne stope, upravljačko tijelo mora utvrditi kategorije troškova koje su obuhvaćene svakom vrstom: svaka kategorija rashoda jasno je uključena u jednu – i samo jednu – od te tri vrste. Potrebno je napomenuti da se u nekim slučajevima jedna vrsta može definirati samo u odnosu na drugu vrstu ili druge vrste troškova (na primjer, u sustavu sa samo izravnim (1. vrsta) i neizravnim (2. vrsta) troškovima neizravni troškovi mogli bi se smatrati kao svi prihvatljivi troškovi koji nisu prihvatljivi izravni troškovi).

U UZO-u se ne propisuju ograničenja za kategorije prihvatljivih troškova koje bi se mogle upotrebljavati za financiranje uz primjenu paušalne stope. Međutim, glavni cilj upotrebe paušalnih stopa trebalo bi biti pojednostavnjenje i smanjenje stope pogreške. Prema tome, paušalne stope najprimjerenije su za relativno niske troškove čija je provjera skupa.

Kada se operacijom (26) obuhvaća više od jednog projekta, paušalna stopa može se primijeniti na razini projekta, pod uvjetom da se aktivnosti i troškovi među projektima jasno razlikuju.

3.1.2. Posebni sustavi financiranja uz primjenu paušalne stope za izračun kategorija troškova detaljno opisanih u UZO-u i uredbama za pojedine fondove

Određeni posebni sustavi financiranja uz primjenu paušalne stope definirani su na zakonodavnoj razini. Većina ih se može upotrijebiti, a da pritom upravljačko tijelo ne mora utvrditi metodu izračuna radi utvrđivanja primjenjive stope. Te su paušalne stope utvrđene u člancima 68. (osim točke (a) ako ne postoji nacionalna metoda za slične operacije), 68.a i 68.b. Prema tim odredbama paušalna stopa primjenjuje se na određenu kategoriju troškova (izravni troškovi, izravni troškovi koji nisu troškovi osoblja ili izravni troškovi osoblja) kako bi se izračunale druge kategorije troškova (neizravni troškovi, izravni troškovi osoblja odnosno preostali prihvatljivi troškovi operacije).

Da bi se bilo koji od prethodno utvrđenih sustava mogao upotrebljavati, upravljačko tijelo (ili odbor za praćenje programa ETS-a) treba utvrditi kategorije troškova koji su obuhvaćeni paušalnom stopom, tj. izravne i neizravne troškove i izravne troškove osoblja. Isključivo je u nadležnosti država članica da na dosljedan, nedvosmislen i nediskriminirajući način utvrde različite kategorije troškova. To je osobito važno za utvrđivanje izravnih troškova osoblja na koje se primjenjuje paušalna stopa za druge troškove.

To bi trebalo biti jasno navedeno u nacionalnim pravilima o prihvatljivosti ili pravilima programa u programima ETS-a.

Kao opće smjernice navode se sljedeće definicije:

— izravni troškovi su troškovi koji su izravno povezani s provedbom operacije ili projekta i čija se izravna veza s tom konkretnom operacijom ili projektom može dokazati;

— s druge strane, neizravni troškovi obično su troškovi koji nisu izravno povezani ili se ne mogu izravno povezati s provedbom predmetne operacije. Takvi troškovi mogu uključivati administrativne troškove za koje je teško precizno utvrditi iznos koji se može pripisati određenoj operaciji ili projektu (tipični administrativni rashodi/rashodi za osoblje, kao što su: troškovi upravljanja, troškovi zapošljavanja, troškovi računovodstvenih usluga ili usluga čišćenja itd.; troškovi za telefon, vodu ili električnu energiju itd.);

— troškovi osoblja (27) utvrđeni su u nacionalnim pravilima i obično je riječ o troškovima koji proizlaze iz sporazuma između poslodavca i zaposlenika ili ugovora o uslugama za vanjsko osoblje (pod uvjetom da je te troškove moguće jasno utvrditi). Primjerice, ako korisnik ugovori usluge vanjskog predavača za sesije osposobljavanja u svojoj organizaciji, na fakturi trebaju biti navedene te različite vrste troškova. Plaća predavača smatrat će se troškom vanjskog osoblja. Ako trošak osoblja za predavača nije moguće utvrditi kao zasebnu kategoriju u odnosu na druge kategorije troškova, na primjer nastavnih materijala, tada se kao osnova za paušalne stope ne može upotrijebiti, na primjer, paušalna stopa od 40 % utvrđena u članku 68.b stavku 1. UZO-a. Troškovi osoblja utvrđeni su u nacionalnim pravilima i obično uključuju ukupne naknade, uključujući naknade u naravi u skladu s kolektivnim ugovorima, koje se isplaćuju osobama za obavljeni rad povezan s operacijom. Uključuju i poreze i doprinose za socijalno osiguranje zaposlenika (prvi i drugi stup, treći stup samo ako je tako utvrđeno u kolektivnom ugovoru ili u ugovoru o radu) te obvezne i dobrovoljne socijalne doprinose poslodavca. Troškovi osoblja mogu biti izravni ili neizravni troškovi, ovisno o analizi svakog pojedinačnog slučaja.

Stoga, u svrhu primjene paušalnih stopa iz članka 68. točke (b) prvog podstavka i članka 68.b stavka 1. UZO-a (ili druge paušalne stope koju je upravljačko tijelo utvrdilo na temelju članka 67. stavka 5. UZO-a i koja će se primjenjivati na izravne troškove osoblja) ukupna vrijednost naknade kako je utvrđena u nacionalnim pravilima može se smatrati troškovima osoblja jer oni predstavljaju stvarnu naknadu za rad predmetne osobe u operaciji i stoga ih treba uzeti u obzir za utvrđivanje drugih vrsta troškova operacije (koji se izračunavaju primjenom paušalne stope na izravne troškove osoblja). To se odnosi i na slučajeve kada plaću (djelomično) nadoknađuju ili financiraju treće strane (npr. izravno osoblje zaposleno je uz subvenciju za zapošljavanje; paušalna stopa primjenjuje se na ukupnu vrijednost naknade čak i ako dio plaća treća strana).

Međutim, putni troškovi ne smatraju se troškovima osoblja, osim troškova putovanja na posao, ako je u nacionalnim pravilima utvrđeno da su oni dio bruto iznosa troškova za zaposlenike. Ni naknade ni plaće koje se isplaćuju u korist sudionika u operacijama ESF-a ne smatraju se troškovima osoblja.

3.1.2.1. Metode izračuna neizravnih troškova

Prema članku 68. prvom podstavku UZO-a, ako provedbom operacije nastanu neizravni troškovi, oni se mogu izračunati na temelju jedne od paušalnih stopa utvrđenih u točkama (a), (b) i (c). Upotreba tih paušalnih stopa za izračun neizravnih troškova nije obvezna, tj. upravljačko tijelo odlučuje hoće li se upotrebljavati ta paušalna stopa, stvarni troškovi ili druge pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na temelju članka 67. stavka 5. UZO-a (na primjer, neizravni troškovi mogu se uključiti u jednokratni iznos ili jedinični trošak utvrđen na temelju jedne od metoda utvrđenih u članku 67. stavku 5. UZO-a).

— U točki (a) utvrđuje se opći sustav financiranja uz primjenu paušalne stope za neizravne troškove sa stopom do visine od 25 % prihvatljivih izravnih troškova. Cilj je te odredbe uvesti gornju granicu iznosa neizravnih troškova koji se mogu izračunati na temelju paušalne stope. Za razliku od slučaja iz članka 68. prvog podstavka točke (b) UZO-a odabir stope koja će se upotrijebiti mora se opravdati u skladu s jednom od metoda izračuna u skladu s člankom 67. stavkom 5. točkom (a) ili (c) UZO-a (tj. pravedna, provjerljiva i nepristrana metoda izračuna ili metoda koja se primjenjuje u shemama za bespovratna sredstva koja u cijelosti financira država članica za sličnu vrstu operacije). Taj je sustav prilagodljiv. Može se temeljiti: — samo na dvjema vrstama troškova – 1. vrsta: izravni troškovi, 2. vrsta: neizravni troškovi, ili — na trima vrstama troškova: 1. vrsta: „ograničeni” izravni troškovi (tj. potkategorija izravnih troškova), 2. vrsta: neizravni troškovi koji se računaju na temelju 1. vrste i 3. vrsta: izravni troškovi koji nisu „ograničeni” troškovi (1. vrsta). Na primjer, moguće je utvrditi paušalnu stopu koja će se primjenjivati na prihvatljive izravne troškove osoblja (što je potkategorija prihvatljivih izravnih troškova). Ta paušalna stopa koja se primjenjuje na prihvatljive izravne troškove osoblja može biti veća od 15 % predviđenih člankom 68. točkom (b) UZO-a, pod uvjetom da ta paušalna stopa ne premašuje 25 % prihvatljivih izravnih troškova (kako bi se poštovala gornja granica utvrđena u članku 68. točki (a) UZO-a). Stoga, bez obzira na potkategoriju odnosno potkategorije izravnih troškova koje upravljačko tijelo upotrebljava za utvrđivanje paušalne stope za izračun neizravnih troškova, uvijek će trebati provjeriti da taj iznos (tj. iznos izračunan na temelju te paušalne stope) ne premašuje 25 % prihvatljivih izravnih troškova.

— Točkom (b) uvodi se paušalna stopa do visine od 15 % izravnih troškova osoblja za izračun neizravnih troškova. Upravljačko tijelo može upotrijebiti izravno tu paušalnu stopu bez opravdanja. To je primjer sustava u kojem će biti tri kategorije troškova: (1. vrsta) izravni troškovi osoblja, (2. vrsta) neizravni troškovi, (3. vrsta) izravni troškovi koji nisu troškovi osoblja (za primjer vidjeti Prilog I.).

— U skladu s točkom (c) moguće je upotrijebiti paušalnu stopu za programe neizravnih troškova koji postoje u politikama Unije, kao što su one koje se upotrebljavaju u programima Obzor 2020., LIFE itd. Člancima 20. i 21. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 480/2014 od 3. ožujka 2014. (28) predviđaju se dodatne odredbe povezane s primjenjivim paušalnim stopama za metode neizravnih troškova koje se primjenjuju u drugim politikama Unije te s područjem njihove primjene na ESI fondove (vidjeti odjeljak 4.4.).

3.1.2.2. Paušalna stopa za utvrđivanje izravnih troškova osoblja

U članku 68.a stavku 1. UZO-a navodi se da se troškovi osoblja operacije mogu izračunati paušalnom stopom do visine od 20 % izravnih troškova koji nisu troškovi osoblja te operacije. To znači da se samo izravni troškovi osoblja mogu izračunati po paušalnoj stopi (primjenjuje se na izravne troškove koji nisu troškovi osoblja), a da država članica ne mora provesti izračun radi utvrđivanja primjenjive stope.

Međutim, ako izravni troškovi te operacije uključuju ugovore o javnim radovima koji premašuju prag utvrđen u članku 4. točki (a) Direktive 2014/24/EU, za primjenu prethodno navedene paušalne stope potreban je izračun kako bi se utvrdila primjenjiva stopa.

Tako utvrđeni izravni troškovi osoblja utvrđeni mogu biti osnova za primjenu paušalne stope iz članka 68. prvog podstavka točke (b) UZO-a (paušalna stopa do visine od 15 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za izračun neizravnih troškova). Suprotno tome, izravni troškovi osoblja izračunani na temelju te paušalne stope ne mogu biti osnova za paušalnu stopu iz članka 68.b stavka 1. UZO-a (paušalna stopa do visine od 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja za izračun preostalih prihvatljivih troškova operacije), vidjeti članak 68.b stavak 2. UZO-a.

Upotreba te paušalne stope za izračun izravnih troškova osoblja nije obvezna, tj. upravljačkom tijelu odlučuje hoće li se upotrebljavati ta paušalna stopa, stvarni troškovi ili druge pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova utvrđene na temelju članka 67. stavka 5. UZO-a.

3.1.2.3. Paušalna stopa za utvrđivanje svih drugih troškova operacije koji nisu izravni troškovi osoblja

Člankom 68.b stavkom 1. UZO-a omogućuje se da se izravni troškovi osoblja mogu upotrijebiti za izračun svih drugih preostalih prihvatljivih troškova operacije na temelju paušalne stope do visine od 40 % prihvatljivih izravnih troškova osoblja. „Svi drugi preostali prihvatljivi troškovi” operacije uključuju sve druge prihvatljive izravne troškove (osim izravnih troškova osoblja), neizravne troškove i troškove za EFRR, ESF i EPFRR navedene u drugom podstavku članku 68.b stavku 1. drugom podstavku UZO-a.

— Preostali prihvatljivi troškovi te naknade i plaće isplaćene sudionicima Članak 68.b, koji je uveden Skupnom uredbom, napisan je po uzoru na članak 14. stavak 2. Uredbe o ESF-u (prije nego što je izmijenjen Skupnom uredbom), kojim je već predviđena ta paušalna stopa za operacije za koje se prima potpora iz ESF-a. Skupnom uredbom proširuje se upotreba te paušalne stope na sve ESI fondove. Međutim, postoji važna razlika između tih dviju odredbi. U članku 14. stavku 2. Uredbe o ESF-u nije bila navedena iznimka za plaće i naknade isplaćene sudionicima. Stoga su oni smatrani dijelom „preostalih prihvatljivih troškova operacija”. To znači da prema članku 14. stavku 2. Uredbe o ESF-u korisnici nisu mogli prijaviti plaće i naknade isplaćene sudionicima uz troškove izračunane na temelju paušalne stope i izravnih troškova osoblja. Zbog toga je primjena članka 14. stavka 2. Uredbe o ESF-u postala nepoželjna jer primjena paušalne stope od 40 % na prihvatljive izravne troškove osoblja često ne bi bila dovoljna za pokrivanje troškova naknada i plaća isplaćenih sudionicima. Stoga se Skupnom uredbom, osim širenja te paušalne stope na sve ESI fondove, omogućuje i da se plaće i naknade isplaćene sudionicima smatraju dodatnim prihvatljivim troškovima koji nisu uključeni u paušalnu stopu (članka 68.b stavak 1. drugi podstavak UZO-a) u slučaju operacija provedenih u okviru ESF-a, EFRR-a ili EPFRR-a. To znači da nakon stupanja na snagu Skupne uredbe takve plaće (tj. (mjesečne) bruto plaće zaposlenika) i naknade (kao što je naknada za nezaposlenost; ne dnevnice ili putni troškovi) mogu se iskazati uz izravne troškove osoblja i paušalnu stopu koja se primjenjuje na operacije na koje se primjenjuje članak 68.b stavak 1. UZO-a. Trebalo bi imati na umu da „naknade i plaće isplaćene sudionicima” uključuju ne samo plaće i naknade koje isplaćuje korisnik, već i plaće ili naknade koje isplaćuje treća strana kada se one smatraju prihvatljivim troškom. Na primjer, to vrijedi za ESF kada su ispunjeni uvjeti utvrđeni u članku 13. stavku 5. Uredbe o ESF-u (29).

— Upotreba paušalne stope od 40 % Tom se odredbom omogućuje upravljačkom tijelu da upotrijebi paušalnu stopu do visine od 40 %, a da ne mora provoditi nikakav izračun radi utvrđivanja primjenjive stope. To znači da upravljačko tijelo može upotrijebiti bilo koju stopu koja ne premašuje 40 % bez ikakve obveze da to opravda. To ne dovodi u pitanje potrebu da se osigura jednako postupanje prema korisnicima. Međutim, upravljačko tijelo može uspostaviti stopu višu od 40 % na temelju jedne od metoda utvrđenih u članku 67. stavku 5. UZO-a (tj. izvan područja primjene članka 68.b). Konačno, kako je objašnjeno u odjeljku 3.1.2.2., u skladu s člankom 68.b stavkom 2. ta paušalna stopa do visine od 40 % ne može se upotrijebiti u operaciji kada se ukupni izravni troškovi osoblja te operacije izračunavaju na temelju paušalne stope (na primjer, paušalna stopa iz članka 68.a stavka 1. UZO-a).

Primjer Procijenjeni troškovi tečaja osposobljavanja: Ukupni izravni troškovi 55 000 Izravni troškovi osoblja 30 000 Troškovi smještaja 4 000 Putni troškovi 5 000 Obroci 1 000 Informiranje/promidžba 5 000 Naknade koje polaznicima plaća javna služba za zapošljavanje 10 000 Ukupni neizravni troškovi 5 000 Neizravni troškovi osoblja 4 000 Električna energija, telefon 1 000 Upravljačko tijelo može odlučiti da na ovaj projekt primijeni članak 68.b stavak 1. UZO-a. U tom slučaju u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava najviša dodjela bila bi: izravni troškovi osoblja: 30 000 EUR ostali troškovi: 30 000 × 40 % = 12 000 EUR S obzirom na to da se naknade koje polaznicima plaća javna služba za zapošljavanje mogu prijaviti uz izravne troškove osoblja i paušalnu stopu, ukupni prihvatljivi troškovi bili bi: ukupni troškovi: 30 000 + 12 000 + 10 000 = 52 000 EUR

3.1.2.4. Opravdanje za paušalne stope utvrđene u UZO-u

Paušalnim stopama navedenima u članku 68. prvom podstavku točki (b), članku 68.b stavku 1. i članku 68.a stavku 1. UZO-a omogućuje se da se stopa „do visine od” stope utvrđene u odgovarajućem članku može upotrebljavati, a da država članica ne mora izračunati tu stopu. To znači da upravljačko tijelo može upotrijebiti bilo koju stopu do visine od stope navedene u odgovarajućem članku i da neće morati opravdati zašto je ta stopa odabrana, čak i ako je niža od stope navedene u uredbi. Ako se odabere niža stopa, nema potrebe ni za kakvim izračunom.

Pri odlučivanju o paušalnoj stopi koja će se primjenjivati mora se poštovati načelo jednakog postupanja prema korisnicima.

3.1.2.5. Početak primjene

Promjene koje su Skupnom uredbom uvedene u članak 68. UZO-a te novi članak 68.a UZO-a i članak 68.b UZO-a primjenjuju se od kada je uredba stupila na snagu, tj. od 2. kolovoza 2018 (30).

Te se odredbe mogu primijeniti za operacije u kojima potencijalni korisnici još nisu odabrani (tj. poziv je još uvijek otvoren ili je objavljen novi poziv). S obzirom na to da te odredbe donose više koristi korisnicima, mogu se primjenjivati i za operacije koje se već provode, pod uvjetom da su ispunjeni sljedeći kumulativni uvjeti:

— uvjeti za potporu (na temelju novih odredbi) uvode se za budućnost, tj. za buduću provedbu operacije;

— poštuje se načelo jednakog postupanja prema korisnicima;

— za operacije koje se već provode korisnik se slaže s izmjenom uvjeta i provedbom nadoknade na temelju pojednostavnjene mogućnosti obračuna troškova;

— jasna je razlika između razdoblja za nadoknadu na temelju stvarnih troškova (ili prethodnih odredbi povezanih s pojednostavnjenim mogućnostima obračuna troškova) i razdoblja na temelju pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova uvedenih Skupnom uredbom. Na primjer, u slučaju uvođenja paušalne stope od 15 % za neizravne troškove na temelju prihvatljivih izravnih troškova osoblja (članak 68. prvi podstavak točka (b) UZO-a) trebalo bi utvrditi da će se od određenog datuma („datum x”, ne prije 2. kolovoza 2018.) izračunavati neizravni troškovi i nadoknađivati na temelju te paušalne stope, tj. ta će se paušalna stopa za neizravne troškove primjenjivati na sve troškove osoblja nastale od istog datuma („datum x”). Isto se načelo odnosi na paušalnu stopu od 40 % utvrđenu u članku 68.b stavku 1. UZO-a, uključujući mogućnost prijavljivanja naknada i plaća isplaćenih sudionicima. Na primjer, za operacije ESF-a koje su primile potporu na temelju članka 14. stavka 2. Uredbe o ESF-u prije stupanja na snagu Skupne uredbe kao dodatni prihvatljivi troškovi mogu se prijaviti samo naknade i plaće isplaćene sudionicima od „datuma x”.

Primjer Upravljačko tijelo želi izračunati sve preostale prihvatljive troškove operacije primjenom paušalne stope na prihvatljive izravne troškove osoblja u operaciji od 150 000 EUR. Upravljačko tijelo odlučuje primijeniti stopu od 35 % u skladu s člankom 68.b stavkom 1. UZO-a. To znači da će ukupni prihvatljivi troškovi operacije iznositi 150 000 EUR + (150 000 EUR × 0,35) = 202 500 EUR.

Primjer (ESI fondovi): lokalni razvoj pod vodstvom zajednice (CLLD) Upravljačko tijelo procijenilo je na temelju prošlih iskustava tipičan udio tekućih troškova i troškova vođenja određene lokalne akcijske skupine (LAG) u usporedbi s rashodima nastalima u provedbi lokalnih operacija u okviru strategije lokalnog razvoja pod vodstvom zajednice te u pripremi i provedbi aktivnosti suradnje LAG-ova. Iako potpora iz ESI fondova za tekuće troškove i troškove vođenja ne može premašiti gornju granicu od 25 % ukupnih javnih rashoda nastalih u okviru strategije CLLD-a prema članku 35. stavku 2. UZO-a, iskustvo pokazuje da je taj postotak u stvarnosti niži u većini slučajeva. Upravljačko tijelo utvrđuje paušalnu stopu od 17 % troškova provedbe (na temelju pravedne, nepristrane i provjerljive metodologije u skladu s člankom 67. stavkom 1. točkom (d) i člankom 67. stavkom 5. točkom (a) UZO-a, ali ne člankom 68. točkom (a) UZO-a jer paušalnom stopom iz članka 35. stavka 2. UZO-a nisu obuhvaćeni samo neizravni troškovi) za rashode nastale u provedbi operacija u okviru strategije CLLD-a te u pripremi i provedbi aktivnosti suradnje LAG-ova da bi se obuhvatili sljedeći troškovi: — tekući troškovi (operativni troškovi, troškovi osoblja, troškovi osposobljavanja, troškovi povezani s odnosima s javnošću, financijski troškovi, troškovi povezani s praćenjem i evaluacijom strategije, vidjeti članak 35. stavak 1. točku (d) UZO-a), — troškovi povezani s vođenjem strategije CLLD-a (kako bi se među dionicima omogućila razmjena informacija i promicanje strategije te potpora potencijalnim korisnicima u razvoju operacija i pripremi zahtjeva, vidjeti članak 35. stavak 1. točku (e) UZO-a). Prema tome, ako proračunska sredstva dodijeljena LAG-u za provedbu operacija u okviru strategije CLLD-a te pripremu i provedbu aktivnosti suradnje LAG-a za razdoblje 2014.–2020. iznose 1,5 milijuna EUR (1. vrsta), najveći proračun za tekuće troškove i troškove vođenja iznosio bi 1,5 milijuna EUR × 17 % = 255 000 EUR (2. vrsta). U skladu s tim ukupna proračunska sredstva dodijeljena LAG-u iznose 1,755 milijuna EUR. U fazi provedbe to znači da kada god korisnik zatraži nadoknadu rashoda nastalog u projektu, i LAG će moći zatražiti 17 % tog iznosa za svoje tekuće troškove i troškove vođenja. Primjerice, ako nastali rashod u okviru projekta iznosi 1 000 EUR (1. vrsta), LAG može upravljačkom tijelu prijaviti 1 000 EUR × 17 % = 170 EUR (2. vrsta) za svoje tekuće troškove i troškove vođenja. LAG neće trebati prilagati popratnu dokumentaciju za svoje tekuće troškove i troškove vođenja prijavljene na temelju paušalne stope, ali metodologija za utvrđivanje tih 17 % mora biti provjerljiva. Trebalo bi napomenuti da se paušalna stopa može utvrditi zasebno samo za tekuće troškove i troškove vođenja. Napomena: Potrebno je imati na umu da, kao i u prethodnom primjeru, metodologija za utvrđivanje paušalne stope ne mora nužno slijediti onu koja je primijenjena za utvrđivanje najviše gornje granice od 25 %. Međutim, bez obzira na metodologiju koja je upotrijebljena za utvrđivanje paušalne stope, moraju se poštovati odredbe o najvišoj gornjoj granici za tekuće troškove i troškove vođenja iz članka 35. stavka 2. UZO-a.

3.2. Standardne ljestvice jediničnih troškova

3.2.1. Opća načela

U slučaju standardnih ljestvica jediničnih troškova svi prihvatljivi troškovi ili dio prihvatljivih troškova operacije računat će se na temelju kvantificiranih aktivnosti, uloženih sredstava, ostvarenja ili rezultata pomnoženih sa standardnim ljestvicama jediničnih troškova koje su unaprijed utvrđene. Ta se mogućnost može primijeniti na sve vrste operacija, projekata ili na dio projekta kada je moguće utvrditi količine povezane s aktivnošću i standardne ljestvice jediničnih troškova. Standardne ljestvice jediničnih troškova u načelu se primjenjuju na količine koje je lako utvrditi.

Jedinični troškovi mogu se temeljiti na procesu, pri čemu im je cilj određivanjem najtočnije približne vrijednosti obuhvatiti stvarne troškove izvršenja operacije. Mogu se temeljiti i na ishodu (ostvarenju ili rezultatu/isporučenom proizvodu) ili utvrditi na temelju i procesa i ishoda. Nadalje, različiti jedinični troškovi mogu se utvrditi za različite aktivnosti u operaciji.

Upravljačka tijela trebala bi uzeti u obzir revizijski trag kada biraju između jediničnih troškova koji se temelje na procesu i onih koji se temelje na ostvarenju.

Primjer (ESF) a) Utemeljen na procesu: za napredno osposobljavanje u području informacijske tehnologije u trajanju od 1 000 sati za 20 polaznika prihvatljivi troškovi mogu se računati na temelju troška po satu osposobljavanja × broj sati polaznika. Trošak po satu, koji je unaprijed utvrdilo upravljačko tijelo, naveden je u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu. Na primjer, pod pretpostavkom da je upravljačko tijelo utvrdilo da trošak po satu osposobljavanja po polazniku iznosi 7 EUR, najviši iznos bespovratnih sredstava koji se dodjeljuje projektu bio bi 1 000 sati × 20 polaznika × 7 EUR/sat /polaznik = 140 000 EUR. Na kraju operacije konačni prihvatljivi troškovi utvrdit će se na temelju stvarnog broja sati za svakog polaznika (to bi moglo uključivati i neke opravdane izostanke) u skladu sa stvarnim sudjelovanjem polaznika i održanim tečajevima. Još uvijek će biti potrebno priložiti točne evidencije o pohađanju osposobljavanja u kojima se navode aktivnosti osposobljavanja i evidentira stvarna prisutnost polaznika. Ako je, naposljetku, samo 18 osoba sudjelovalo u osposobljavanju, šestero njih 900 sati, petero 950 sati, petero 980 sati, a preostalih dvoje 1 000 sati, broj ukupnih sati × polaznici iznosi: 900 × 6 + 950 × 5 + 980 × 5 + 1 000 × 2 = 17 050 ukupnih sati osposobljavanja × polaznici. Prihvatljivi troškovi bit će: 17 050 sati osposobljavanja × 7 EUR = 119 350 EUR. b) Utemeljen na rezultatu: napredno osposobljavanje u području informacijske tehnologije u trajanju od 1 000 sati sastoji se od pet modula po 200 sati. U skladu s člankom 67. stavkom 5. točkom (a) UZO-a za utvrđivanje ukupnih troškova provedbe tog osposobljavanja za 25 polaznika primijenjena je poštena, nepristrana i provjerljiva metodologija. Ukupni troškovi od 140 000 EUR zatim su pripisani uspješnim sudionicima. Uzimajući u obzir povijesnu stopu neuspjeha od 20 % (tj. pet sudionika), jedinični troškovi po sudioniku i uspješno završenom modulu iznosili bi 140 000 EUR/20 sudionika/5 modula = 1 400 EUR (jedinični trošak po sudioniku po uspješno završenom modulu). Revizijski trag podrazumijevao bi dokument kojim se dokazuje prihvatljivost sudionika i potvrdu za svaki uspješno završeni modul ili za završeni tečaj. Ne bi bila potrebna evidencija o pohađanju.

Primjer (EFRR, utemeljen na ostvarenju): korisnik je regionalna Komora i organizira savjetodavnu službu za MSP-ove u regiji. Uslugu pružaju savjetnici regionalne Komore. Na temelju povijesnih računa „savjetodavnog” odjela Komore dan savjetovanja procijenjen je na 350 EUR po danu. Pomoć će se računati na temelju sljedeće formule: broj dana × 350 EUR. Još uvijek će biti potrebno dostaviti točne evidencije u kojima su detaljno upisane savjetodavne aktivnosti i prisutnost savjetnika.

Primjer (ESF, utemeljen na rezultatu): program pomoći u traženju posla koji traje šest mjeseci („operacija”) mogao bi se financirati na temelju standardnih ljestvica jediničnih troškova (primjerice 2 000 EUR po osobi) za svakog od 20 sudionika u operaciji koji dobije posao i zadrži ga tijekom unaprijed utvrđenog razdoblja, na primjer, šest mjeseci. Jedinični trošak od 2 000 EUR po uspješnom sudioniku utvrđen je uzimajući u obzir troškove svih sudionika. Taj iznos stoga obuhvaća i troškove za neuspješne sudionike.

Izračun najvišeg iznosa bespovratnih sredstava koji se dodjeljuje operaciji: 20 osoba × 2 000 EUR/zaposlenje = 40 000 EUR.

Konačni prihvatljivi troškovi računaju se na temelju stvarnog ostvarenja operacije: ako je samo 17 osoba ušlo na tržište rada i zadržalo svoje poslove tijekom traženog razdoblja, konačni prihvatljivi troškovi na temelju kojih će korisniku biti isplaćena bespovratna sredstva bili bi 17 × 2 000 EUR = 34 000 EUR.

Primjer (EPFRR, utemeljen na ostvarenju):„ulaganja u razvoj šumskih područja i poboljšanje isplativosti šuma” (članak 21. Uredbe (EU) br. 1305/2013)

Posjednici šuma primit će potporu za pošumljavanje i održavanje 3 hektara šuma tijekom sedam godina. Troškove (pošumljavanje i održavanje) je unaprijed utvrdilo upravljačko tijelo ovisno o vrsti šume. Ta će metodologija biti uključena u program ruralnog razvoja. Jedinični troškovi iznose kako slijedi: 2 000 EUR/ha za uspostavu šume i, za održavanje, 600 EUR/ha za prvu godinu i 500 EUR/ha za naredne godine.

Prema tome, prihvatljivi troškovi bili bi:

3 ha × 2 000 EUR/ha + 3 ha × 600 EUR/ha + (3 ha × 500 EUR/ha) × 6 godina= 16 800 EUR

Primjer (EFPR, utemeljen na procesu): prikupljanje podataka (troškovi plovila)

Dnevne stope za upotrebu plovila računaju se na temelju povijesnih podataka (prosjeka iz prošlih godina). Broj dana dodijeljenih projektu zatim se evidentira u dnevnicima.

3.2.2. Troškovi osoblja izračunani po satnici (članak 68.a stavci od 2. do 4. UZO-a)

Izračun satnice

Člankom 68.a stavcima od 2. do 4. UZO-a predviđa se posebna metoda za izračun troškova osoblja (31). U skladu s tim člankom troškovi osoblja mogu se utvrditi tako da se satnica izračuna na sljedeći način:

Prije stupanja na snagu Skupne uredbe ta metoda za izračun troškova osoblja već je bila predviđena člankom 68. stavkom 2. UZO-a. Međutim, Skupnom uredbom ta se odredba dodatno promijenila (sada premještena u novi članak 68.a stavke od 2. do 4. UZO-a) kako bi se razjasnila njezina primjena i omogućila njezina upotreba za osobe koje rade u nepunom radnom vremenu.

Prethodno navedeni izračunani troškovi osoblja odnose se na provedbu operacije. „Provedba operacije” podrazumijeva sve korake operacije. Nema namjere da se isključe neki troškovi osoblja povezani s određenim koracima operacije.

Nazivnik, tj. 1 720 sati, standardno je godišnje „radno vrijeme” koje se može izravno upotrebljavati, a da država članica ne mora provesti izračun. Taj je broj umnožak prosječnih tjednih radnih sati država članica i 52 tjedna, od kojeg su oduzeti plaćeni godišnji odmor i prosječni broj godišnjih državnih praznika.

Međutim, nazivnik treba opravdati. U UZO-u se upućuje na „zadnji dokumentirani godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike”. Međutim, bruto iznos troškova za zaposlenike nije utvrđen u UZO-u. U skladu s člankom 65. stavkom 1. UZO-a u nacionalnim pravilima o prihvatljivosti trebat će se utvrditi što je obuhvaćeno godišnjim bruto iznosom troškova za zaposlenike, uzimajući u obzir uobičajene računovodstvene prakse (vidjeti odjeljak 4.2.2.) (32) i nacionalna pravila (npr. u nacionalnim pravilima može se utvrditi da su troškovi putovanja na posao dio bruto iznosa troškova za zaposlenike).

U uredbi se upućuje na izračun satnice primjenom „zadnjeg” dokumentiranog godišnjeg bruto iznosa troškova za zaposlenike. To znači da se trebaju primijeniti najnoviji dostupni podaci. Stoga metoda izračuna koja se temelji na povijesnim podacima korisnika obično nije relevantna. Pojmom „zadnje” u članku 68.a stavka 2. UZO-a nastoji se osigurati da su primijenjeni podaci dovoljno novi kako bi se ukazalo na stvarne troškove osoblja.

Godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike ne mora se odnositi na kalendarsku ili financijsku godinu (na primjer, to mogu biti podaci koji se odnose na razdoblje od listopada 2015. do rujna 2016.). Bitno je da bruto iznos troškova za zaposlenike obuhvaća razdoblje od punih 12 mjeseci. To može biti 12-mjesečno razdoblje koje prethodi kraju izvještajnog razdoblja (za operaciju ili program), 12 mjeseci prije sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava ili 12 mjeseci prethodne kalendarske godine. U skladu s člankom 68.a UZO-a, ako podaci za razdoblje od punih 12 mjeseci nisu dostupni:

— mogu se izvesti iz dostupnih dokumentiranih bruto iznosa troškova za zaposlenike (na primjer, upravljačko tijelo moglo bi uzeti podatke koji se odnose na zaposlenika za kojeg postoje podaci za četiri mjeseca i to ekstrapolirati u godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike, uzimajući u obzir prema potrebi stavke kao što su zakonom propisana isplata naknade za godišnji odmor ili isplata 13. plaće),

— mogu se ekstrapolirati iz ugovora o radu, uzimajući u obzir prihvatljive socijalne doprinose poslodavaca i sva druga obavezna plaćanja,

— mogu se izvesti iz kolektivnih ugovora.

Godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike može se temeljiti na stvarnim troškovima za zaposlenike te osobe. Ekstrapolirane vrijednosti mogu se iskoristiti za mjesece s nepotpunim podacima kako bi se dobila dobra zamjena za stvarne troškove 12-mjesečnog razdoblja.

Godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike može se temeljiti i na prosjeku troškova za zaposlenike većeg broja zaposlenika, na primjer, onih istog platnog razreda ili nekih sličnih mjera koje okvirno odgovaraju razini troška za zaposlenike.

Zadnji godišnji bruto iznos troškova za zaposlenike treba dokumentirati: to se može učiniti u računima, na platnim listama, upućivanjem na javno dostupne sporazume ili dokumente itd. Ne mora se revidirati ex ante, no mora ga se moći revidirati.

U određenim situacijama satnica se može utvrditi i nakon početka projekta. Na primjer, može se utvrditi kada se zaposlena osoba uključi u projekt (potpisivanje ugovora o radu ili promjena zadatka zaposlenika) ili kada korisnik prijavi svoje troškove upravljačkom tijelu. Međutim, u tom slučaju u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu treba pobliže opisati i primjenu te metodologije.

3.2.3. Utvrđivanje prihvatljivih troškova osoblja primjenom izračunane satnice

Broj odrađenih sati treba odrediti u skladu s pravilima o prihvatljivosti odgovarajućeg operativnog programa. Za izračun i prijavu prihvatljivih troškova osoblja trebali bi se upotrebljavati samo odrađeni sati. Na primjer, godišnji odmor već je uključen u izračun troškova osoblja po satu. Bolovanje se može prijaviti kao trošak osoblja ako povezane troškove snosi korisnik (tj. to su troškovi korisnika). Ako troškove pokriva treća strana (npr. dugotrajno bolovanje čije troškove pokriva sustav socijalne sigurnosti) ili u slučaju neplaćenog dopusta ili odsustva (npr. neopravdana odsustva) za koji ne postoje troškovi koje snosi korisnik, odgovarajući sati/dani koji se nisu odradili ne bi se trebali uzeti u obzir za utvrđivanje prihvatljivih troškova osoblja koji se mogu prijaviti. Tomu je razlog što u tim slučajevima korisnik ne snosi troškove. Međutim, kada postoje troškovi osoblja za dodatno osoblje koje mijenja osobu na bolovanju (ili drugoj vrsti dopusta), riječ je o prihvatljivim troškovima osoblja (tj. odgovarajući odrađeni sati uzimaju se u obzir u izračunu tada prihvatljivih troškova osoblja).

U skladu s člankom 68.a stavkom 3. UZO-a pri prijavi stvarno odrađenih sati oni ne smiju premašivati sate uključene u metodu izračuna na temelju članka 68.a stavka 2. UZO-a. To znači da, ako se 1 720 upotrijebio kao nazivnik, prijavljeni sati ne mogu premašivati 1 720. Stoga 1 720 sati predstavlja najveći broj sati koji se može prijaviti za rad u operaciji tijekom 12-mjesečnog razdoblja. Isto se načelo primjenjuje ako se kao nazivnik upotrijebi razmjerni broj sati od 1 720 (npr. za osoblje s ugovorom o radu na nepuno radno vrijeme od 50 % nazivnik bi bio 860 sati, pa je 860 najveći broj sati koji se može prijaviti za predmetno osoblje; ako se radi o osoblju uključenom u nekoliko operacija, određivanje gornje granice primjenjuje se razmjerno za svaku operaciju).

Kao što je izričito navedeno u članku 68.a stavku 3. drugom podstavku, to se ne odnosi na ETS za osobe koje u nepunom radnom vremenu rade na operaciji u kojoj se satnica može pomnožiti sa stvarno odrađenim satima, pa se može premašiti 1 720 sati.

Kada se primijeni pravilo od 1 720 sati, dobiveni iznos satnice smatra se jediničnim troškom. Taj jedinični trošak može se upotrijebiti za nadoknadu rashoda za troškove osoblja ili se može upotrijebiti za izračun svih neizravnih troškova (na primjer, primjenom paušalne stope od 15 % u skladu s člankom 68. prvim podstavkom točkom (b)) ili čak i za izračun svih drugih preostalih prihvatljivih troškova (primjenom paušalne stope od 40 % u skladu s člankom 68.b stavkom 1.). Ukupni iznos utvrđen nakon primjene takvih paušalnih stopa isto se tako smatra jediničnim troškom.

Ako je riječ o višegodišnjem projektu, upravljačko tijelo može odlučiti ažurirati satnicu u okviru troškova osoblja kada novi podaci postanu dostupni ili može upotrijebiti iste podatke za cijelo razdoblje provedbe. Ako je razdoblje provedbe osobito dugo, dobra praksa bila bi da se utvrde međukoraci za to kada i kako bi se satnica u okviru troškova osoblja mogla revidirati.

3.2.4. Osoblje koje fiksno vrijeme mjesečno radi na operaciji u nepunom radnom vremenu

Člankom 68.a stavkom 5. UZO-a utvrđeno je da se za zaposlenike koji na određenom zadatku rade u nepunom radnom vremenu, ali fiksni postotak vremena mjesečno, ne mora uspostaviti sustav za evidentiranje radnog vremena kako bi se provjerio broj odrađenih sati. Međutim, poslodavac bi trebao izdati dokument u kojem se utvrđuje fiksni postotak radnog vremena upotrijebljenog za operaciju mjesečno, a taj se postotak može upotrijebiti za izračun prihvatljivih troškova osoblja. Taj se postotak može utvrditi i u ugovoru o radu. Na primjer, ako osoba radi 60 % svojeg vremena na projektu, prihvatljivi izravni troškovi osoblja za tu osobu mogu se izračunati množenjem bruto iznosa troškova za zaposlenike (na temelju stvarnih troškova ili izračunanog jediničnog troška) sa 60 %.

3.2.5. Početak primjene

Promjene uvedene Skupnom uredbom u metodologiju od 1 720 sati primjenjuju se od datuma od kada je uredba stupila na snagu, tj. 2. kolovoza 2018. Međutim, upravljačko tijelo može je primijeniti na tekuće operacije pod uvjetom da se poštuju određeni uvjeti (vidjeti 3.1.2.5.).

Primjer (EFRR): određene vrste projekata čija su ciljna skupina MSP-ovi u području istraživanja, razvoja i inovacija često kao ključni element imaju troškove osoblja. Mogućnost primjene standardnih ljestvica jediničnih troškova dobrodošlo je pojednostavnjenje za te MSP-ove. Jedinični trošak aktivnosti izražava se u ovom slučaju kao satnica koja se primjenjuje na sate koje je osoblje zaista odradilo. Utvrđuje se unaprijed u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu i u kojem se najveći iznos financijske pomoći definira kao najveći dopušteni broj odrađenih sati pomnožen s jediničnim troškom (izračunani troškovi uključenog osoblja).

S obzirom na to da je cilj obuhvatiti stvarne troškove određivanjem najtočnije približne vrijednosti i kako bi se u obzir uzele razlike među regijama i granama, trošak standardne jedinice definira se kao trošak osoblja po satu u skladu sa sljedećom formulom:

trošak osoblja po satu = bruto godišnja plaća (uključujući pravne naknade) podijeljena s prosječnim brojem zakonitih radnih sati (u obzir se uzima i godišnji odmor).

Na primjer: trošak osoblja po satu = 60 000 EUR/(1 980 sati – 190 sati godišnjeg odmora) = 60 000/1 790 = 33,52 EUR/sat.

Financijska pomoć koja se dodjeljuje za operaciju računa se kao satnica pomnožena sa stvarnim i provjerenim brojem odrađenih sati. To zahtijeva od MSP-ova da čuvaju svu popratnu dokumentaciju o satima koje je osoblje odradilo na projektu, a upravljačko tijelo mora čuvati sve dokumente kojima se opravdava trošak osoblja po satu. Manji broj provjerenih odrađenih sati u načelu rezultira smanjenjem konačnog iznosa koji se treba isplatiti.

Alternativni primjer: isti kao i prethodni, ali trošak osoblja po satu temelji se na članku 68.a stavku 2. UZO-a.

Trošak osoblja po satu = zadnja dokumentirana bruto godišnja plaća (uključujući pravne naknade) podijeljena s 1 720 sati.

Na primjer: satnica = 60 000 EUR/1 720 sati = 60 000/1 720 = 34,88 EUR/sat.

3.3. Jednokratni iznosi

3.3.1. Opća načela

U slučaju jednokratnih iznosa svi prihvatljivi troškovi ili dio prihvatljivih troškova operacije ili projekta računaju se na temelju unaprijed utvrđenog iznosa koji je upravljačko tijelo (33) propisno opravdalo, a koji se isplaćuje ako su dovršene unaprijed utvrđene aktivnosti i/ili ostvarenja.

Jednokratni iznosi mogu biti prikladni u slučaju bespovratnih sredstava kada standardne ljestvice jediničnih troškova nisu odgovarajuće rješenje, na primjer u izradi edukativnih materijala, organizaciji malog lokalnog seminara itd.

U nekim slučajevima upravljačka tijela možda neće upotrijebiti jednokratne iznose zbog činjenice da se isporučeni proizvod obično smatra ostvarenim ili neostvarenim, što može imati samo dva ishoda, tj. plaćanje se vrši u slučaju potpunog ostvarenja ili se uopće ne izvršava. Međutim, to se može ublažiti uključivanjem obročnih plaćanja povezanih s ostvarivanjem određenih unaprijed utvrđenih ključnih etapa.

3.3.2. Promjene uvedene Skupnom uredbom i početak primjene

Prije Skupne uredbe upotreba jednokratnih iznosa bila je ograničena na iznose manje od 100 000 EUR javnog doprinosa. Kako bi se olakšala upotreba jednokratnih iznosa, Skupnom uredbom izbrisano je to ograničenje. To znači da upravljačko tijelo od stupanja na snagu Skupne uredbe može utvrđivati jednokratne iznose ako javna potpora premašuje 100 000 EUR.

3.3.3. Primjeri jednokratnih iznosa

Primjer (EFRR): kako bi promicali lokalne proizvode, skupina malih poduzetnika želi zajednički nastupiti na poslovnom sajmu.

Zbog niskog troška operacije upravljačko tijelo odluči upotrijebiti jednokratni iznos za izračun javne potpore. Da bi se to provelo, skupina poduzetnika pozvana je da predloži proračun za troškove najma, postavljanja i vođenja štanda. Na temelju tog prijedloga utvrđuje se jednokratni iznos od 20 000 EUR. Plaćanje korisniku izvršava se na temelju dokaza o sudjelovanju na sajmu. Dogovoreni proračun od 20 000 EUR trebalo bi čuvati za revizije (provjera ex ante izračuna jednokratnog iznosa).

Primjer (ESF): nevladina organizacija koja se bavi pružanjem usluga skrbi o djeci traži potporu za pokretanje nove djelatnosti. U svoj prijedlog uključuje jednokratni iznos na temelju detaljnog nacrta proračuna za pokretanje djelatnosti i njezino obavljanje tijekom razdoblja od jedne godine. Nakon te početne godine djelatnost bi se nastavila provoditi neovisno. Na primjer, jednokratnim iznosom obuhvatio bi se rashod za plaću jedne osobe koja bi se brinula o djeci tijekom jedne godine, amortizaciju nove opreme, troškove promidžbe te nove djelatnosti i neizravne troškove povezane s njezinim upravljanjem i računovodstvom, troškove vode, električne energije, grijanja, najma itd.).

Na temelju detaljnog nacrta proračuna upravljačko tijelo dodjeljuje jednokratni iznos od 47 500 EUR kojim se obuhvaćaju svi ti troškovi. Na kraju operacije taj bi iznos bio plaćen nevladinoj organizaciji na temelju ostvarenja, tj. ako se bude skrbila o dodatnom dogovorenom broju djece (10). Prema tome, ne bi bilo potrebno opravdavati stvarne troškove nastale u okviru te operacije.

Međutim, to znači i sljedeće: ako bi se organizacija skrbila samo o devetero djece, prihvatljivi troškovi bili bi jednaki nuli, a jednokratni iznos ne bi bio isplaćen. Da bi se to ublažilo, u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu može se navesti ključna etapa za koju će se isplatiti polovina ukupnog iznosa (23 750 EUR) ako se skrbi o petero djece.

Primjer (ESF): nevladina organizacija želi organizirati lokalni seminar i izraditi edukativne materijale o socioekonomskim uvjetima romske zajednice u nekoj regiji države članice. Dokument u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu sadržavat će detaljni nacrt proračuna i ciljeve bespovratnih sredstava: 1. organizacija seminara i 2. izrada edukativnih materijala kojima će se pažnja poslodavaca u regiji privući na specifične probleme s kojima se suočavaju Romi.

S obzirom na veličinu i cilj operacije (mala operacija s troškovima koje nije lako kvantificirati standardnim ljestvicama jediničnih troškova) te vrstu korisnika (lokalna nevladina organizacija) upravljačko tijelo odlučuje se za upotrebu jednokratnih iznosa.

Kako bi izračunalo visinu jednokratnog iznosa, upravljačkom tijelu potreban je detaljan nacrt proračuna za svaku operaciju: nakon pregovora o detaljnom nacrtu proračuna utvrđuje se jednokratni iznos od 45 000 EUR, koji se dijeli na dva projekta: 25 000 EUR za seminar, a 20 000 EUR za edukativne materijale.

Ako se poštuju uvjeti iz dokumenta u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu (organizacija seminara, izrada edukativnih materijala), na završetku projekta 45 000 EUR smatrat će se prihvatljivim troškom. Popratna dokumentacija koja je uvjet za isplatu bespovratnih sredstava (a potom se arhivira) bit će dokaz da je seminar organiziran te da su izrađeni konačni cjeloviti edukativni materijali.

Ako je proveden samo jedan od projekata (na primjer, seminar) bespovratna sredstva smanjuju se na taj dio (25 000 EUR), ovisno o tome što je usuglašeno u dokumentu u kojem se utvrđuju uvjeti za potporu.

Primjer (EPFRR):„programi kvalitete za poljoprivredne i proizvode i hranu” (