– boljoj izradi poziva na podnošenje prijedloga,

– boljim smjernicama za korisnike i boljem usmjeravanju prijedloga,

– češćoj upotrebi pojednostavnjenih troškova kako su navedeni u novoj Financijskoj uredbi,

– upotrebi poslovnih sustava za upravljanje prijedlozima i bespovratnim sredstvima.

Opis sustava unutarnje kontrole

Sustav kontrole predviđen za budući program nastavak je sadašnjeg sustava kontrole.

Strategija kontrole temeljit će se na novoj Financijskoj uredbi i Uredbi o zajedničkim odredbama. Novom bi se Financijskom uredbom i nacrtom prijedloga programa Pravosuđe trebala proširiti upotreba pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava poput jednokratnih iznosa, paušalnih stopa i jediničnih troškova.

Strategija kontrole sastoji se od sljedećih različitih elemenata:

– programiranja, evaluacije i odabira prijedloga kako bi se osiguralo da se financiraju samo najbolji prijedlozi,

– sklapanja i praćenja sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava: sve transakcije i svi postupci podliježu ex ante provjeri koja se provodi u okviru Programa i koju provodi odjel glavne uprave JUST za upravljanje financijama, kao i odjeli zaduženi za relevantne politike. Financijska se provjera provodi u okviru Programa, a provodi je i odjel za upravljanje financijama. Kad je riječ o bespovratnim sredstvima, temeljito se provjeravaju zahtjevi za povrat troškova, a popratni se dokumenti zahtijevaju kada se to smatra potrebnim na temelju procjene rizika,

– ex post revizija zajamčenih sporazumom o razini pružanja usluga s GU HOME: u ex post kontrolama sektora primjenjivat će se „strategija otkrivanja” koja je namijenjena otkrivanju najvećeg broja nepravilnosti radi povrata neopravdanih plaćanja. Na osnovi te strategije revizije se provode na uzorku projekata odabranih gotovo u potpunosti na temelju analize rizika.

Trošak kontrola iznosi otprilike 4,49 % plaćanja koja izvršava GU JUST. Očekuje se da će taj postotak ostati stabilan ili se neznatno sniziti ako se upotreba pojednostavnjenih mogućnosti obračuna troškova proširi u sljedećem programskom razdoblju.

Provedba je usmjerena na dodjelu ugovora o javnoj nabavi, a predviđen je i niz bespovratnih sredstava za posebne aktivnosti i organizacije.

Ugovori o javnoj nabavi najčešće će se sklapati u područjima poput studija, prikupljanja podataka, ugovora o evaluaciji, osposobljavanja, informativnih kampanja, informatičkih i komunikacijskih usluga, upravljanja objektima itd. Ugovaratelji su uglavnom konzultantska poduzeća i druga privatna trgovačka društva, od kojih su mnogi mala i srednja poduzeća.

Bespovratna će se sredstva uglavnom dodjeljivati za potporu aktivnostima koje provode nevladine organizacije, nacionalna tijela itd. Razdoblje izvršenja subvencioniranih projekata i aktivnosti većinom se kreće od jedne do tri godine.

Glavni su rizici sljedeći:

• rizik od neučinkovitog korištenja ili lošeg gospodarenja dodijeljenim sredstvima – bespovratnim sredstvima (složena pravila financiranja, posebno za male subjekte) i javnom nabavom (ograničen broj gospodarskih subjekata s potrebnim specijalističkim znanjem, što za sobom povlači nedovoljan broj ponuda za usporedbu ponuđenih cijena u nekim sektorima),

• reputacijski rizik za Uniju ako se otkriju prijevare ili kriminalne aktivnosti; sustavi unutarnje kontrole trećih strana daju samo djelomično jamstvo zbog toga što postoji prilično veliki broj raznorodnih ugovaratelja i korisnika, a svaki od njih ima svoj vlastiti, često prilično slab sustav kontrole.

Komisija je uspostavila unutarnje postupke za pokrivanje navedenih rizika. Unutarnji su postupci u potpunosti u skladu s Financijskom uredbom i uključuju mjere za sprečavanje prijevara i razmatranje troškova i koristi. U tom okviru Komisija i dalje istražuje mogućnosti poboljšanja upravljanja i postizanja veće učinkovitosti. Glavna su obilježja kontrolnog okvira sljedeća:

Kontrole prije i tijekom provedbe projekata: