Prijedlog ODLUKE VIJEĆA o donošenju poslovnika Odbora Europskog razvojnog fonda (ERF) /* COM/2014/0668 final - 2014/0310 (NLE) */





OBRAZLOŽENJE Unutarnji sporazum između predstavnika vlada država članica, koji su se sastali u Vijeću, o financiranju potpore Europske unije u okviru višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje od 2014. do 2020. u skladu sa Sporazumom o partnerstvu između država AKP-a i država EU-a i o dodjeljivanju financijske pomoći prekomorskim zemljama i područjima na koja se primjenjuje četvrti dio Ugovora o funkcioniranju EU-a (u daljnjem tekstu „Unutarnji sporazum”) potpisan je 24. i 26. lipnja 2013. Unutarnji sporazum stupio je na snagu XX[1] nakon zaključenja postupka ratifikacije, odnosno prvog dana drugog mjeseca nakon obavijesti o ratifikaciji koju je provela posljednja država članica. Člankom 8. stavkom 5. Unutarnjeg sporazuma utvrđuje se da Vijeće, jednoglasnom odlukom, mora donijeti poslovnik Odbora EFR-a na prijedlog Komisije. Nacrtom Poslovnika ERF-a, koji je priložen prijedlogu Odluke Vijeća, uzimaju se u obzir odredbe Provedbene Uredbe o 11. ERF-u, posebno njezin članak 14., kao i rezultati Komisijine vježbe o pojednostavljenju i usklađivanju u području komitologije, uključujući standardni poslovnik koji je Komisija odobrila kao dio ove vježbe[2]. Komisija stoga predlaže Vijeću da donese priloženu Odluku. 2014/0310 (NLE) Prijedlog ODLUKE VIJEĆA o donošenju poslovnika Odbora Europskog razvojnog fonda (ERF) VIJEĆE EUROPSKE UNIJE, uzimajući u obzir Ugovor o Europskoj uniji i Ugovor o funkcioniranju Europske unije, uzimajući u obzir Unutarnji sporazum između predstavnika vlada država članica Europske unije, koji se sastaju u Vijeću, o financiranju potpore Europske unije unutar višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje od 2014. do 2020., u skladu sa Sporazumom o partnerstvu između država AKP-a i EU-a i o dodjeljivanju financijske pomoći prekomorskim zemljama i područjima na koja se primjenjuje četvrti dio Ugovora o funkcioniranju EU-a [3](„Unutarnji sporazum”), uzimajući u obzir Uredbu Vijeća XX o provedbi 11. Europskog razvojnog fonda („Provedbena Uredba o 11. ERF-u”)[4], uzimajući u obzir Odluku Vijeća 2013/755/EU od 25. studenoga 2013. o pridruživanju prekomorskih zemalja i područja Europskoj uniji[5] („Odluka o prekomorskom pridruživanju”), uzimajući u obzir prijedlog Europske komisije, DONIJELO JE OVU ODLUKU: Članak 1. Donosi se Poslovnik Odbora Europskog razvojnog fonda, kako je utvrđen Prilogom. Članak 2. Ova Odluka stupa na snagu na dan objave u Službenom listu Europske unije. Sastavljeno u Bruxellesu Za Vijeće Predsjednik [1] Unesite datum stupanja na snagu Unutarnjeg sporazuma o 11. ERF-u [2] Uredba 182/2011 od 16. veljače 2011. (SL L 55, 28.2.2011., str.13) ; standardni poslovnik (SL C 206, 12.7.2011., str. 11.) [3] SL L 210, 6.8.2013., str. 1. [4] Unesite upućivanje na Provedbenu Uredba o 11. ERF-u [5] SL L 344, 19.12.2013., str. 1. PRILOG Prijedlogu ODLUKE VIJEĆA o donošenju poslovnika Odbora Europskog razvojnog fonda (ERF) POSLOVNIK ODBORA EUROPSKOG RAZVOJNOG FONDA Članak 1. Sastav Odbor Europskog razvojnog fonda (dalje u tekstu „Odbor”) čine izaslanstva država članica (izaslanstva), a njime predsjeda predstavnik Komisije. Promatrač iz Europske investicijske banke (EIB) sudjeluje u postupcima Odbora u vezi s pitanjima koja se odnose na Banku. Na sastancima Odbora je kao promatrač prisutan predstavnik Glavnog tajništva Vijeća. Članak 2. Upućivanje predmeta Odboru Predmeti se Odboru upućuju na razmatranje u slučajevima i na način utvrđen Provedbenom uredbom o 11. ERF-u[1] i prema potrebi Odlukom o prekomorskom pridruživanju. S obzirom na odgovornosti koje su mu dodijeljene Odlukom o prekomorskom pridruživanju[2], Odbor se naziva: „Odbor ERF-PZP” Članak 3. Sazivanje sastanaka 1. Sastanke Odbora saziva predsjednik na vlastitu inicijativu ili na zahtjev obične većine članova odbora. 2. Mogu se sazvati zajednički sastanci s drugim odborima kako bi se raspravilo o pitanjima iz njihove nadležnosti. Članak 4. Dnevni red 1. Predsjednik priprema nacrt dnevnog reda i podnosi ga Odboru. 2. U dnevnom se redu ističe razlika između: (a) (a) nacrta mjera koje donosi Komisija, a o kojima se od Odbora traži mišljenje, u skladu s postupkom iz članka 14. Provedbene uredbe o 11. ERF-u ; (b) (b) ostalih pitanja postavljenih Odboru u svrhu informiranja ili jednostavne razmjene stajališta na inicijativu predsjednika ili na pisani zahtjev člana Odbora. 3. Svako izaslanstvo može zatražiti uvrštenje točke na dnevni red sastanka Odbora. Odgovarajuće informacije o tim točkama moguće je iznijeti usmeno. 4. Dnevni red uključuje odobravanje zapisnika s prethodnog sastanka. Članak 5. Dokumentacija koja se dostavlja članovima Odbora 1. Predsjednik dostavlja poziv na sastanak, nacrt dnevnog reda i nacrt mjera o kojima se traži mišljenje Odbora, i to u dostatnom roku prije sastanka, uzimajući u obzir žurnost i složenost predmeta, a najkasnije 21 kalendarski dan prije sastanka. Ostali dokumenti povezani sa sastankom, osobito dokumenti uz nacrt mjera, dostavljaju se, ako je to moguće, u istom roku. Svi dokumenti dostavljaju se u skladu s člankom 15. stavcima 2. i 3. 2. U opravdanim slučajevima predsjednik može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev člana Odbora skratiti rok za podnošenje dokumenata iz stavka 1. Osim u slučajevima iznimne žurnosti, rok ne smije biti kraći od sedam kalendarskih dana. 3. Iznimno, u valjano obrazloženim slučajevima iznimne hitnosti (npr. teške gospodarske, socijalne i političke prilike, prirodne katastrofe koje su pogodile zemlju primateljicu, humanitarna kriza ili druge slične vanjske okolnosti koje zahtijevaju vrlo brzu reakciju), predsjednik može, na zahtjev člana Odbora ili na vlastitu inicijativu, odstupiti od rokova utvrđenih u stavcima 1. i 2. 4. Stavci 2. i 3. ne primjenjuju se na strateške dokumente i višegodišnje okvirne programe te njihove prilagodbe koje su posljedica preispitivanja na polovini razdoblja i preispitivanja na kraju razdoblja iz članka 7. stavka 2. Provedbene uredbe o 11. ERF-u. 5. U slučaju kada je nacrt mjera dostavljen Odboru na mišljenje usmenim postupkom, izaslanstva obavještavaju tajništvo Odbora napismeno najkasnije tri radna dana prije dana sastanka o nacrtu mjera o kojima mogu odlučiti bez rasprave i o mjerama za koje smatraju da je potrebno raspraviti na sastanku. Sve komentare i zahtjeve za dodatnim informacijama izaslanstva oblikuju pisanim putem i u istom vremenskom roku. Komisija dostavlja dodatne informacije i odgovara na sve napomene kad je god to moguće pisanim putem i najmanje jedan dan prije održavanja sastanka Odbora. 6. U opravdanim krajnje hitnim slučajevima Komisija može koristiti i postupke iz članka 14. stavka 4. Provedbene Uredbe o 11. ERF-a. U takvim slučajevima, predsjednik dostavlja mjere Odboru najkasnije 14 dana nakon njihova donošenja kako bi dobio njegovo mišljenje. Članak 6. Slanje programskih dokumenata Zajedničkoj parlamentarnoj skupštini U skladu s člankom 7. stavkom 1. Provedbene uredbe o 11. ERF-a tajništvo Odbora će programske dokumente poslati na znanje Zajedničkoj parlamentarnoj skupštini u isto vrijeme kada ih dostavi izaslanstvima u Odboru. Članak 7. Mišljenje Odbora 1. O predmetu koji se Odboru podnosi na davanje mišljenja raspravlja se prema uvjetima i u skladu s postupkom iz članka 14. stavaka 3. i 4. Provedbene uredbe o 11. ERF-a te članka 8. stavaka 2. i 3. Unutarnjeg sporazuma. 2. Ako se članovi Odbora ne usprotive, predsjednik može bez formalnog glasovanja utvrditi da je odbor konsenzusom donio pozitivno mišljenje o nacrtu mjera. 3. Kada se primjenjuje usmeni postupak, a u nacrt mjera se na sastanku unesu temeljite promjene ili dodaju novi činjenični elementi, predsjednik može na vlastitu inicijativu ili na zahtjev države članice, glasovanje o pojedinačnoj točki dnevnog reda odgoditi do kraja sastanka ili za neki od narednih sastanaka. 4. Ako u primjeru iz stavka 3. predsjednik odluči da neće odgoditi glasovanje, a jedno izaslanstvo (ili više njih) je to zahtijevalo, to izaslanstvo (ili ta izaslanstva) može (mogu) izraziti zadršku koju je moguće povući u roku od najviše tri radna dana, počevši od dana nakon sastanka. Mišljenje Odbora bilježi se kao konačno po isteku tog roka. Komisija obavješćuje države članice o konačnom stajalištu države članice (država članica) čije je izaslanstvo (čija su izaslanstva) u Odboru izrazilo (izrazila) zadršku. 5. Na zahtjev jednog od izaslanstava, glasovanje o nekom predmetu može biti odgođeno, ako dokumenti o određenoj točki dnevnog reda nisu poslani članovima u roku koji je predviđen člankom 5. stavcima 1. i 2. Predsjednik u tom slučaju može odlučiti produžiti rok za savjetovanje, ali najdulje do kraja sljedećeg sastanka. Prema potrebi može se primijeniti pisani postupak predviđen člankom 11. ovog poslovnika. Međutim, na prijedlog predsjednika ili na zahtjev člana Odbora, Odbor može zbog hitnosti predmeta običnom većinom članova odlučiti da će tu točku zadržati na dnevnom redu. 6. U okviru ispitivanja godišnjih ili višegodišnjih programa djelovanja, svako izaslanstvo može zatražiti povlačenje projekta ili programa iz programa djelovanja ako taj zahtjev podupire blokirajuća manjina izaslanstava, kako je utvrđeno u članku 8. stavku 3. Unutarnjeg sporazuma u vezi s člankom 8. stavkom 2. Unutarnjeg sporazuma, program djelovanja donijet će Komisija bez dotičnog projekta ili programa. Ako Komisija u skladu sa stajalištima izaslanstava u Odboru želi da se povučeni projekt ili program ne nastavi, u kasnijoj fazi, program ili projekt ponovno se podnosi Odboru izvan programa djelovanja u obliku individualne mjere, koju zatim Komisija donosi u skladu s postupcima upravljanja utvrđenim u članku 14. Provedbene uredbe o 11. ERF-u. Članak 8. Razmjena mišljenja 1. Svako izaslanstvo može u svakom trenutku pozvati Komisiju da Odboru dostavi informacije i s njim razmjeni mišljenja o pitanjima koja se tiču zadaća opisanih u članku 14. stavku 2. Provedbene uredbe o 11. ERF-u. Svako ocjenjivanje uključujući preporuke i praćenje djelovanja može se također raspraviti unutar Odbora ERF-a na zahtjev države članice u skladu s člankom 18. stavkom 2. Provedbene uredbe 11. o ERF-u. 2. Rezultat takve razmjene mišljenja može biti izrada preporuka izaslanstava koje Komisija uzima u obzir. U zapisniku Odbora moraju biti zabilježene učinjene izmjene. Izmjena koja dobije potporu kvalificirane većine izaslanstava, kako je utvrđeno u članku 8. stavku 3. Unutarnjeg sporazuma u vezi s člankom 8. stavkom 2. Unutarnjeg sporazuma, bilježi se kao preporuka. Članak 9. Zastupanje i kvorum 1. Svaka delegacija smatra se jednim članom Odbora. Svaka država članica sama odlučuje o sastavu svoje delegacije te o tome izvješćuje predsjednika. 2. U pratnji izaslanstava uz odobrenje predsjednika mogu biti nevladini stručnjaci na trošak dotične države članice. Predsjedniku se u prihvatljivom roku i najkasnije pet kalendarskih dana prije sastanka odbora priopćuju sljedeće informacije: (a) sastav svake delegacije, osim ako je takav sastav već poznat predsjedniku; (b) imena i funkcije svih stručnjaka u pratnji delegacija te razlozi zbog kojih je njihova prisutnost potrebna. Ako predsjednik prije održavanja navedenog sastanka Odbora ne iznese prigovor na sudjelovanje stručnjaka, smatra se da je dao suglasnost. 3. Jedna delegacija može, ako je potrebno, zastupati najviše još jednu državu članicu. Zastupana delegacija mora o tome najkasnije prije početka sastanka pisanim putem obavijestiti predsjednika Odbora. 4. Kvorum potreban za valjanost rasprave Odbora je onaj koji omogućuje usvajanje mišljenja kvalificiranom većinom, u skladu s člankom 14. stavcima 3. i 4. Provedbene uredbe o 11. ERF-u. Članak 10. Treće osobe i stručnjaci 1. Predstavnici država pristupnica pozivaju se na sastanke Odbora počevši od datuma potpisivanja Ugovora o pristupanju. 2. Radi razmatranja posebnih pitanja predsjednik može, na vlastitu inicijativu ili na zahtjev člana Odbora, pozvati predstavnike trećih osoba ili druge stručnjake. Međutim, običnom većinom država članica može se usprotiviti njihovu sudjelovanju na sastanku. 3. Predstavnici trećih osoba i stručnjaci iz stavaka 1. i 2. i onih navedenih u članku 9. stavku 2. nisu prisutni tijekom glasovanja odbora niti u njemu sudjeluju. Članak 11. Pisani postupak 1. Predsjednik može u opravdanim slučajevima dobiti mišljenje odbora pisanim postupkom. Predsjednik dostavlja članovima Odbora prijedlog nacrta mjera i utvrđuje rok za dostavu mišljenja s obzirom na žurnost predmeta. Izaslanstva u pravilu imaju 21 kalendarski dan za donošenje stajališta od dana slanja prijedloga. Smatra se da svako izaslanstvo Odbora koje prije isteka roka određenog u dopisu ne izrazi svoje protivljenje ili namjeru da bude suzdržano daje svoju prešutnu suglasnost s prijedlogom. U hitnim ili iznimno hitnim slučajevima primjenjuju se rokovi iz članka 5. stavaka 2. i 3. Hitnost ili iznimnu hitnost Komisija mora valjano obrazložiti u pisanom obliku. 2. Međutim, ako neki član Odbora zatraži da se nacrt mjera razmatra na sastanku Odbora, pisani postupak time završava, a predložene mjere prenose se na sljedeći sastanak Odbora. 3. Komisija obavješćuje članove Odbora pismeno o ishodu pisanog postupka bez odgode, a najkasnije 14 kalendarskih dana nakon isteka roka. Članak 12. Potpora tajništva Usluge tajništva Odboru osigurava Komisija. Članak 13. Zapisnik i sažetak izvješća sa sastanaka Zapisnik sa svakog sastanka sastavlja se pod nadzorom predsjednika i sadržava mišljenja o predloženim mjerama i stajališta iznesena na sastanku. Zapisnik se dostavlja članovima Odbora bez odgode, a najkasnije mjesec dana nakon sastanka. Izaslanstva upućuju predsjedniku sve eventualne pisane napomene na zapisnik. O tome se izvješćuje Odbor; ako postoje neslaganja, Odbor raspravlja o predloženoj izmjeni. Ako se neslaganja nastave, predložena izmjena prilaže se zapisniku. Članak 14. Popis prisutnih 1. Predsjednik na svakom sastanku sastavlja popis prisutnih sudionika, navodeći iz kojih tijela sudionici dolaze. Popis prisutnih dostavlja se sudionicima za vrijeme trajanja sastanka. 2. Na početku svakog sastanka svako izaslanstvo čije sudjelovanje u radu predstavlja sukob interesa u pogledu posebne točke dnevnog reda mora obavijestiti predsjednika o tome, a svaka osoba koju je država članica imenovala te stručnjaci kojima je predsjednik odobrio sudjelovanje na sastanku u skladu s člankom 9. stavkom 2. i člankom 10. stavkom 2. i predstavnici trećih osoba koji su pozvani na sastanak u skladu s člankom 10. obavješćuju predsjednika o mogućem sukobu interesa u pogledu određene točke dnevnog reda. U slučaju takvog sukoba interesa dotična se osoba na zahtjev predsjednika povlači sa sastanka tijekom rasprave o određenim točkama dnevnog reda. Članak 15. Dopisivanje 1. Dopisi u vezi s Odborom naslovljavaju se na Komisiju, na pažnju tajništva Odbora. 2. Dopisi koje tajništvo upućuje izaslanstvima dostavljaju se i stalnom predstavniku dotične države članice najbržim i najpouzdanijim elektroničkim putem. Ako stalno predstavništvo Komisiji naznači posebnu središnju elektroničku adresu za dopisivanje u vezi s radom Odbora, ta se adresa koristi za dopisivanje. Osim toga, dopis se može izravno uputiti osobama koje su države članice imenovale svojim predstavnicima u Odboru. 3. Osim u iznimnim okolnostima, dopisi koji se razmjenjuju između Komisije i izaslanstava u oba se smjera dostavljaju predviđenim računalnim putem. Članak 16. Pristup dokumentima i povjerljivost 1. Zahtjevi za pristup dokumentima Odbora obrađuju se u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća[3]. O zahtjevima za pristup tim dokumentima odlučuje Komisija u skladu sa svojim Poslovnikom, kako je izmijenjen Odlukom 2001/937/EZ, EZUČ, Euratom[4]. Ako je zahtjev upućen državi članici, dotična država članica primjenjuje članak 5. Uredbe (EZ) br. 1049/2001. 2. Rasprave odbora povjerljive su. 3. Dokumenti podneseni članovima Odbora, stručnjacima i predstavnicima trećih osoba povjerljivi su, osim ako je pristup tim dokumentima odobren u skladu sa stavkom 1. ili ako ih Komisija na drugi način objavi. 4. Članovi odbora, stručnjaci i predstavnici trećih osoba moraju poštovati obveze čuvanja povjerljivosti predviđene ovim člankom. Predsjednik osigurava da su stručnjaci i predstavnici trećih osoba upoznati sa svojom obvezom čuvanja povjerljivosti. Članak 17. Zaštita osobnih podataka Odbor i njegove radne skupine obrađuju osobne podatke u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća[5] o zaštiti pojedinaca u pogledu obrade osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka i pod odgovornošću predsjednika kao voditelja obrade u smislu članka 2. točke (d) te Uredbe. Članak 18. Tekući troškovi 1. Tekuće troškove Odbora, uključujući putne troškove za jednog sudionika po državi članici, snosi Komisija. Ako dodijeljena proračunska sredstva omogućavaju i ako je to u granicama tih sredstava, Komisija na zahtjev izaslanstva pokriva putne troškove za dva člana izaslanstva. 2. Prostorije i materijalna sredstva potrebne za rad Odbora osigurava Komisija. [1] Unesite upućivanje na uredbu Vijeća o provedbi 11. Europskog razvojnog fonda: SL (...) [2] Odluka Vijeća 2013/755/EU od 25. studenoga 2013. o pridruživanju prekomorskih zemalja i područja Europskoj uniji („Odluka o prekomorskom pridruživanju”), SL L 344, 19.12.2013. [3] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije SL L 145, 31.5.2001. str. 43. [4] SL L 345, 29.12.2001., str. 94. [5] SL L 8, 12.1.2001., str. 1.