IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU I VIJEĆU na temelju članka 213. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 o računovodstvenom službeniku i unutarnjem revizoru Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) /* COM/2013/0936 final */





IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU I VIJEĆU na temelju članka 213. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 o računovodstvenom službeniku i unutarnjem revizoru Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) A. Uvod Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD) osnovana je 2010. Odlukom Vijeća 2010/427 na temelju članka 27. stavka 3. Ugovora o Europskoj uniji. U uvodnoj izjavi 15. Odluke 2010/427 navodi se da „bi se trebalo izbjegavati nepotrebno udvostručavanje zadaća, funkcija i resursa s obzirom na ostale strukture.” U tom kontekstu računovodstveni službenik i unutarnji revizor djelovali su kao računovodstveni službenik odnosno unutarnji revizor ESVD-a. Pravne osnove tog režima jesu članak 68. stavak 1. i članak 98. stavak 2. Financijske uredbe. Člankom 213. Financijske uredbe u 2013. se predviđa preispitivanje tih dvaju članaka, u okviru kojeg se uzimaju „u obzir specifičnosti ESVD-a, a osobito delegacijâ Unije te, prema potrebi, mogućnost odgovarajućeg financijskog upravljanja ESVD-a.” Komisija je ocijenila funkcioniranje sustava u kojem računovodstveni službenik i unutarnji revizor Komisije djeluju kao računovodstveni službenik odnosno unutarnji revizor ESVD-a. U tom izvješću, u pogledu kojeg se zatražilo mišljenje ESVD-a, predstavljeni su rezultati te ocjene i zaključak da se dosadašnji režim nastavlja. Preispitivanje iz članka 213. Financijske uredbe neovisno je o preispitivanju odluke o osnivanju ESVD-a[1]: potonje preispitivanje predviđeno je člankom 13. stavkom 3. Odluke o osnivanju ESVD-a te obuhvaća organizaciju i funkcioniranje ESVD-a, provodi se 2013. u nadležnosti visokog predstavnika/potpredsjednika i, ako je potrebno, moguće ga je popratiti prikladnim prijedlozima za reviziju Odluke o osnivanju ESVD-a. B. Rezultati preispitivanja na temelju članka 213. Financijske uredbe I. Računovodstveni službenik Kako je predviđeno člankom 68. stavkom 1. Financijske uredbe, računovodstveni službenik Komisije pruža niz računovodstvenih usluga za ESVD, među kojima su sljedeće: – upravljanje riznicom (središnja riznica i plaćanja, usklađivanje računa središnje banke, administrativno vođenje knjiga blagajne, potvrđivanje „dokumentacije trećih osoba” i bankovnih računa, upravljanje sustavima za rano upozoravanje), – računovodstveni okvir i sustav, – računovodstvo i podnošenje izvještaja u skladu s pravnim obvezama, – naplata duga i upravljanje postupkom prijeboja duga, – provjera kvalitete u svim lokalnim računovodstvenim sustavima. Komisija i ESVD vrlo dobro surađuju, a ESVD i nadležne službe u Glavnoj upravi za proračun vrlo su zadovoljne postojećim režimom. Ekonomije razmjera posebno su važne u području upravljanja riznicom, računovodstva i izvještavanja. Službe računovodstvenog službenika Komisije raspolažu jedinstvenim stručnim znanjem kojim su obuhvaćeni svi ti aspekti, posebno zadaće povezane s riznicom, a uključuju sljedeće: · administrativno vođenje knjiga blagajne, · sveukupnu bankovnu strukturu potrebnu za plaćanja institucija i povezano stručno znanje kojim se koristi radi potpore lokalnim bankovnim potrebama i potrebama plaćanja 140 delegacija EU-a diljem svijeta i · optimizirano upravljanje gotovim novcem i rizicima te pouzdane postupke za kontinuirano poslovanje. Zahvaljujući postojećem režimu ESVD ne treba zaposliti dodatno osoblje. U Glavnoj upravi za proračun Europske komisije trenutačno su tri radna mjesta izravno namijenjena obavljanju novih zadaća u području računovodstva i riznice povezanih s ESVD-om, dok je umjerena procjena da bi ESVD-u trebalo najmanje 15 osoba kada bi uspostavio svoj odjel za računovodstvo i riznicu. Nadalje, osim izravnih zadaća povezanih s riznicom i računovodstvom, ostale horizontalne aktivnosti u području financijske i proračunske potpore (poput razvoja i potpore financijskih sustava informacijske tehnologije, usluga naplate duga, središnje financijske službe itd.), čija se sredstva nisu odvojila pri osnivanju ESVD-a, trenutačno obavljaju službe Komisije na temelju Sporazuma o razini usluga sklopljenog s ESVD-om. Smatra se da je ta dodatna potpora visoke kvalitete i da se njome omogućuje dodatna ekonomija razmjera u području resursa u usporedbi s resursima koji će možda biti potrebni u slučaju potpune internalizacije ESVD-a. Nadalje, računovodstveni službenik Komisije priprema godišnje financijske izvještaje i surađuje s Revizorskim sudom u vezi s nekoliko drugih institucija. Računovodstvene službe Komisije uspostavile su učinkovite postupke i dobre radne odnose s Revizorskim sudom od kojih je ESVD imao koristi. Ukratko, osnivanjem samostalnog računovodstvenog odjela u ESVD-u nepotrebno bi se povećao broj osoblja zaposlenog u ta dva subjekta s obzirom na to da bi se navedenim ključnim zadaćama iziskivala brojna nova radna mjesta u ESVD-u, a te se zadaće već obavljaju u okviru Komisije s minimalnim dodatnim resursima. Komisija stoga smatra da bi se suradnja trebala nastaviti. Promjene postojećeg režima ne smatraju se nužnima. II. Unutarnji revizor Kako je predviđeno člankom 98. stavkom 2. Financijske uredbe, unutarnji revizor Komisije djeluje kao unutarnji revizor ESVD-a. Sljedeći argumenti idu u prilog nastavku takvog režima. Delegacije EU-a upravljaju administrativnim odobrenim sredstvima ESVD-a i operativnim odobrenim sredstvima iz proračuna Komisije. U načelu osoblje ESVD-a upravlja samo administrativnim odobrenim sredstvima ESVD-a, a osoblje Komisije upravlja samo operativnim odobrenim sredstvima. No postoje iznimke: voditelj delegacije, koji pripada ESVD-u, dužnosnik je za ovjeravanje na temelju daljnjeg delegiranja u pogledu operativnih odobrenih sredstava iz proračuna Komisije (članak 65. stavak 6. Financijske uredbe). Osoblje Komisije pomaže ESVD-u pri upravljanju njegovim proračunom, uglavnom djelovanjem u funkciji inicijatora. Posljedica tih iznimki uska je međusobna povezanost dvaju financijskih kanala kojima se obično koristi osoblje Komisije i ESVD-a. Zbog te situacije postoji rizik da će se rezultati zasebnih revizija dvaju financijskih kanala i sustava unutarnje kontrole koje provode različiti unutarnji revizori preklapati ili da će rezultirati različitim preporukama. Potonjim bi se moglo naštetiti vjerodostojnosti revizija, a odgovorni dužnosnici za ovjeravanje i voditelji delegacija suočili bi se s poteškoćama pri odabiru jednog od dva mišljenja o istom predmetu, čime bi se ograničila vrijednost revizije. Integracijom unutarnjih revizija omogućilo bi se i dublje razumijevanje problema u oba financijska kanala. Time bi se pomoglo i prijenosu saznanjâ stečenih revizijom jednog kanala u drugi te istraživanju i ostvarivanju sinergije između njih. Mogući su argumenti u korist posebnog unutarnjeg revizora za ESVD, poput činjenice da postoji mogućnost da se unutarnji revizor, ako djeluje za Komisiju i ESVD, nađe u situacijama u kojima se opravdana očekivanja tih institucija kao primateljâ usluga možda neće moći ispuniti. Međutim, uzimajući u obzir postojeća pravila i zaštitne mjere, a posebno neovisnost unutarnjeg revizora, rizik je na primjeren način ublažen. Komisija stoga smatra da bi se suradnja trebala nastaviti bez izmjena postojećeg režima. C. Zaključak Ovim izvješćem ukazuje se na činjenicu da sustav u okviru kojeg računovodstveni službenik i unutarnji revizor Komisije djeluju kao računovodstveni službenik odnosno unutarnji revizor ESVD-a funkcionira učinkovito i da se njime omogućuju znatne ekonomije razmjera, pa bi se zato trebao upotrebljavati i u budućnosti. Komisija će u okviru objedinjenog izvješća obavješćivati Europski parlament i Vijeće o svim značajnim događanjima u pogledu funkcioniranja tog sustava. [1] Odluka Vijeća od 26. srpnja 2010. o uspostavi organizacije i funkcioniranju Europske službe za vanjsko djelovanje.