U članku 5. stavku 1. Okvirne odluke propisano je da država članica državljanstva pohranjuje sve dostavljene podatke za potrebe daljnjeg prosljeđivanja, no državama članicama prepuštena je odluka o načinu pohranjivanja. Kako se informacije o osuđujućim presudama izrečenima u drugim državama članicama čuvaju samo za potrebe daljnjeg prosljeđivanja, treba ih pohraniti bez obzira na to je li neko kazneno djelo kažnjivo i po zakonu države članice državljanstva.

Gotovo sve države članice (Austrija, Belgija, Bugarska, Cipar, Češka, Estonija, Španjolska, Finska, Francuska, Hrvatska, Mađarska, Litva, Luksemburg, Latvija, Nizozemska, Poljska, Portugal, Švedska, Slovenija, Slovačka i Ujedinjena Kraljevina) u potpunosti su prenijele obvezu obavješćivanja. Većina država članica navela je da obavijest treba poslati „odmah”, „bez odlaganja”, „što je prije moguće” ili „pri upisu u kaznenu evidenciju”, a tri su države članice uvele konkretan rok za slanje. Rok je u rasponu od „najkasnije sljedeći radni dan” (Litva), u roku od 10 dana (Češka) pa do dva mjeseca poslije upisa podataka u kaznenu evidenciju (Španjolska). Čini se da Njemačka i Portugal nisu u nacionalnom zakonodavstvu naveli kada treba slati takve obavijesti, no u praksi Njemačka ispunjava zahtjev iz članka 4. stavka 2. Okvirne odluke.

4.2. Ažuriranje podataka

U skladu s člankom 5. stavcima 2. i 3. Okvirne odluke, kada država članica državljanstva dobije obavijest o bilo kakvoj izmjeni ili brisanju podataka koje je prethodno dostavila država članica koja je izrekla osuđujuću presudu, obvezna je prikladno izmijeniti ili obrisati podatke.

No, to ne smije dovesti do nepovoljnijeg tretmana osoba u odnosu na osuđujuće presude koje bi izrekao nacionalni sud. Na primjer, ako bi po nacionalnim pravilima o čuvanju odnosno brisanju podataka neka osuđujuća presuda trebala biti izbrisana, država članica državljanstva osuđene osobe više ne smije upotrebljavati te podatke u nacionalnim postupcima, no mora uvijek biti u mogućnosti prenijeti te podatke drugoj državi članici na njezin zahtjev. Okvirnom odlukom stoga se uspostavlja načelo „dvojnog pravnog sustava” ovisno o tome upotrebljavaju li se podaci u državi članici državljanstva ili se prosljeđuju drugoj državi članici.

Velika većina država članica (Austrija, Belgija, Bugarska, Cipar, Češka, Njemačka, Španjolska, Finska, Francuska, Hrvatska, Mađarska, Latvija, Nizozemska, Poljska, Portugal, Slovačka i Ujedinjena Kraljevina) provela je te odredbe izravnim upućivanjem na evidentiranje ažuriranih podataka. Neke države članice (npr. Belgija, Hrvatska, Mađarska i Ujedinjena Kraljevina) propisale su da se prosljeđivati mogu samo ažurirani podaci. Francuska i Portugal detaljnije su razradili načelo „dvojnog pravnog sustava” i propisali da brisanje strane osuđujuće presude iz nacionalnih evidencija u skladu s nacionalnim pravilima ne isključuje njezino prosljeđivanje drugoj državi članici, osim ako ju je izbrisala država članica koja ju je izrekla. U litavskim odredbama obveza ažuriranja podataka, iako nije izričito navedena, može se izvesti iz konteksta. Švedska spominje brisanje, ali ne i evidentiranje izmjena. U Estoniji se iz upućivanja na mjerodavne propise može izvesti samo obveza brisanja, ali ne i ažuriranja. Dvije države članice propisale su obvezno brisanje stranih osuđujućih presuda protiv svojih državljana nakon najviše pet (Njemačka) odnosno 20 godina (Švedska) od datuma izricanja ako u međuvremenu od države članice koja je izrekla osuđujuću presudu ne pristigne informacija o njezinu brisanju. Čini se da u Luksemburgu i Sloveniji ažuriranje podataka nije regulirano. Uz ažuriranje pohranjenih podataka, Nizozemska je uvela specifičan oblik ažuriranja podataka dostavljenih ranije drugoj državi članici na zahtjev ako su ti podaci izmijenjeni u roku od godinu dana od njihove dostave.

5. Odgovori na zahtjeve za dostavu podataka

5.1. Zahtjevi povezani s kaznenim postupcima

Okvirnom odlukom propisano je da država članica državljanstva mora odgovoriti na zahtjeve za dostavu podataka o svojim državljanima za potrebe kaznenih postupaka drugih država članica. Kazneni postupci obuhvaćaju postupke prije i tijekom suđenja te izvršenje osuđujuće presude. Odgovor uključuje podatke o nacionalnim osuđujućim presudama, onima izrečenima u drugim državama članicama koje su obvezno proslijeđene poslije 27. travnja 2012. ili koje su države članice koje su izrekle presudu proslijedile prije tog datuma i koje su upisane u kaznenu evidenciju. Ta obveza obuhvaća i osuđujuće presude izrečene u trećim zemljama i evidentirane u kaznenoj evidenciji države članice državljanstva.

Sve države članice (Austrija, Belgija, Bugarska, Cipar, Češka, Njemačka, Estonija, Španjolska, Finska, Francuska, Hrvatska, Mađarska, Litva, Luksemburg, Latvija, Nizozemska, Poljska, Portugal, Švedska, Slovenija, Slovačka i Ujedinjena Kraljevina) u potpunosti su prenijele članak 7. stavak 1. Okvirne odluke u svoja zakonodavstva. Većina njih preuzela je cijeli popis kategorija podataka iz tog članka. Druge su države članice propisale obvezu slanja odgovarajućih podataka unesenih u njihove evidencije u odgovoru (Njemačka, Estonija, Finska, Mađarska, Latvija, Nizozemska i Poljska) ili u nacionalnom izvodu izdanom za potrebe kaznenog postupka (Francuska i Luksemburg). Estonija šalje i primjerak osuđujuće presude.

5.2. Zahtjevi koji nisu povezani s kaznenim postupcima

U članku 7. stavku 2. Okvirne odluke navedeno je da, ako se podaci traže za svrhu koja nije kazneni postupak (što je slučaj kod otprilike 20 % zahtjeva), središnja tijela mogu odgovoriti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom. Ovisno o nacionalnom zakonodavstvu, podaci koji se uključuju u odgovor mogu biti isti kao u slučaju zahtjeva povezanih s kaznenim postupcima, ali može biti propisan i drukčiji opseg podataka ili drukčiji način za njihovo dostavljanje. Uz to, Okvirnom odlukom utvrđena su posebna pravila za prenošenje podataka za koje je država članica koja je izrekla osuđujuću presudu odredila da se ne smiju prosljeđivati osim u svrhu kaznenog postupka. U takvim slučajevima država članica državljanstva trebala bi priopćiti državi članici koja je podnijela zahtjev da izravno kontaktira s državom članicom koja je izrekla osuđujuću presudu. Time se osigurava visoka razina zaštite osobnih podataka koje država članica koja je izrekla osuđujuću presudu prosljeđuje državi članici državljanstva.

Članak 10. stavak 3. Direktive 2011/93/EU o suzbijanju seksualnog zlostavljanja i seksualnog iskorištavanja djece sadržava posebne odredbe kojima se državama članicama propisuje obveza dostavljanja informacija o kaznenim osuđujućim presudama za seksualna kaznena djela protiv djece i postojećim zabranama obavljanja određenih djelatnosti na temelju zahtjeva iz članka 6. Okvirne odluke kako bi se osiguralo da poslodavci budu obaviješteni o tim osuđujućim presudama kada zapošljavaju osobe za stručne ili dobrovoljne djelatnosti koje uključuju izravan i redovit doticaj s djecom. Provedba tih posebnih odredaba u državama članicama bit će obrađena u posebnom izvješću o provedbi Direktive 2011/93/EU.

Sve države članice prenijele su članak 7. stavak 2. Okvirne odluke u svoja nacionalna zakonodavstva, ali detaljne se odredbe znatno razlikuju. Većina država članica (Belgija, Bugarska, Češka, Cipar, Njemačka, Estonija, Španjolska, Francuska, Hrvatska, Litva, Nizozemska, Švedska, Slovenija i Ujedinjena Kraljevina) odgovara na zahtjeve koji nisu povezani s kaznenim postupcima u skladu s nacionalnim pravilima, odnosno:

Belgija odgovara u skladu s belgijskim zakonikom o kaznenom postupku,

Češka i Njemačka ne šalju određene osuđujuće presude izrečene u drugim državama članicama koje njihovi nacionalni sudovi ne bi smatrali osuđujućim presudama,

Njemačka i Španjolska šalju podatke za iste svrhe i u istom opsegu kao svojim nacionalnim tijelima,

Estonija odgovara ako je to dopušteno zakonom o kaznenoj evidenciji,

Francuska upućuje na podatke sadržane u nacionalnom izvatku izdanom za svrhe koje nisu povezane s kaznenim postupkom,

Hrvatska odgovara u određenim situacijama,

Litva odgovara bez suglasnosti osuđene osobe ako su u konkretnom slučaju u skladu s nacionalnim zakonodavstvom osuđujućom presudom ograničena prava i slobode te osobe, jer inače je potrebna suglasnost osuđene osobe,

Nizozemska je propisala da se odgovor može dati nakon pažljive procjene svakog slučaja o kojoj ovisi i opseg proslijeđenih podataka,