HR Službeni list Europske unije C 417/1

Sažeti prikaz rezultata godišnjih revizija agencija i drugih tijela EU-a koje je Sud proveo za financijsku godinu 2016.

(2017/C 417/01)

SADRŽAJ

SKRAĆENI NAZIVI AGENCIJA I DRUGIH TIJELA EU-A 3

SAŽETAK 5

O SUDU 5

PREDMET REVIZIJE 5

Sjedišta različitih vrsta agencija nalaze se u raznim državama članicama EU-a 5

Proračuni i financiranje agencija – povećanja u prioritetnim područjima i veća važnost samostalnog financiranja 7

Povećanje broja osoblja u prioritetnim područjima 9

Razine provedbe revizije 9

NALAZI REVIZIJE 10

Bezuvjetna revizorska mišljenja o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije za sve agencije 10

Bezuvjetna revizorska mišljenja o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom za sve agencije osim za ured EASO 10

Pitanja od posebne važnosti koja je Sud istaknuo 10

Drugi nalazi revizija koji se odnose na razna područja 11

Ljudski resursi – pitanje koje u određenim slučajevima izaziva zabrinutost 11

Javna nabava i dalje je područje čestih pogrešaka 11

Uporaba različitih alata IT-a u agencijama unatoč pretežno sličnim aktivnostima 12

Potreba za poboljšanjem savjetodavnih usluga i upravljanja projektima u području IT-a u agenciji EMA 13

Poboljšanje upravljanja proračunom uz određene iznimke 14

Vanjske evaluacije općenito su pozitivne 14

Rezultati revizija koje je provela Služba Komisije za unutarnju reviziju iznose se u izvješćima radi pružanja cjelovitijeg uvida 14

Mjere u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina u većini se slučajeva poduzimaju prema planu 14

PRILOG I. – Proračun i osoblje agencija 16

PRILOG II. – Primjedbe Suda kojima se ne dovode u pitanje njegova mišljenja 19

PRILOG III. – Praćenje mjera poduzetih u pogledu važećih primjedbi kojima se ne dovode u pitanje mišljenja Suda 22

SKRAĆENI NAZIVI AGENCIJA I DRUGIH TIJELA EU-A

Skraćeni naziv Puni naziv Sjedište ACER Agencija za suradnju energetskih regulatora Ljubljana, Slovenija BEREC Ured Tijela europskih regulatora za elektroničke komunikacije Riga, Latvija CdT Prevoditeljski centar za tijela Europske unije Luxembourg, Luksemburg Cedefop Europski centar za razvoj strukovnog osposobljavanja Solun, Grčka CEPOL Agencija Europske unije za osposobljavanje u području izvršavanja zakonodavstva Budimpešta, Mađarska Chafea Izvršna agencija za potrošače, zdravlje, poljoprivredu i hranu Luxembourg, Luksemburg CPVO Ured Zajednice za biljne sorte Angers, Francuska EACEA Izvršna agencija za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu Bruxelles, Belgija EASA Europska agencija za sigurnost zračnog prometa Köln, Njemačka EASME Izvršna agencija za mala i srednja poduzeća Bruxelles, Belgija EASO Europski potporni ured za azil Valletta, Malta EBA Europsko nadzorno tijelo za bankarstvo London, Ujedinjena Kraljevina ECDC Europski centar za sprečavanje i kontrolu bolesti Stockholm, Švedska ECHA Europska agencija za kemikalije Helsinki, Finska EEA Europska agencija za okoliš Kopenhagen, Danska EFCA Europska agencija za kontrolu ribarstva Vigo, Španjolska EFSA Europska agencija za sigurnost hrane Parma, Italija EIGE Europski institut za ravnopravnost spolova Vilnius, Litva EIOPA Europsko nadzorno tijelo za osiguranje i strukovno mirovinsko osiguranje Frankfurt, Njemačka EIT Europski institut za inovacije i tehnologiju Budimpešta, Mađarska EMA Europska agencija za lijekove London, Ujedinjena Kraljevina EMCDDA Europski centar za praćenje droga i ovisnosti o drogama Lisabon, Portugal EMSA Europska agencija za pomorsku sigurnost Lisabon, Portugal ENISA Agencija Europske unije za mrežnu i informacijsku sigurnost Iraklion, Grčka ERA Agencija Europske unije za željeznice Valenciennes, Francuska ERCEA Izvršna agencija Europskog istraživačkog vijeća Bruxelles, Belgija ESMA Europsko nadzorno tijelo za vrijednosne papire i tržišta kapitala Pariz, Francuska ETF Europska zaklada za osposobljavanje Torino, Italija EUIPO Ured Europske unije za intelektualno vlasništvo Alicante, Španjolska eu-LISA Europska agencija za operativno upravljanje opsežnim informacijskim sustavima u području slobode, sigurnosti i pravde Tallinn, Estonija EU-OSHA Europska agencija za sigurnost i zdravlje na radu Bilbao, Španjolska Euratom Agencija za opskrbu Euratoma Luxembourg, Luksemburg Eurofound Europska zaklada za poboljšanje životnih i radnih uvjeta Dublin, Irska Eurojust Ured Europske unije za pravosudnu suradnju Haag, Nizozemska Europol Agencija Europske unije za suradnju tijela za izvršavanje zakonodavstva Haag, Nizozemska FRA Agencija Europske unije za temeljna prava Beč, Austrija Frontex Agencija za europsku graničnu i obalnu stražu Varšava, Poljska GSA Agencija za europski GNSS Prag, Češka INEA Izvršna agencija za inovacije i mreže Bruxelles, Belgija REA Izvršna agencija za istraživanje Bruxelles, Belgija SRB Jedinstveni sanacijski odbor Bruxelles, Belgija

SAŽETAK

Europski revizorski sud (Sud) proveo je reviziju računovodstvene dokumentacije i povezanih transakcija za 41 tijelo, ured i agenciju EU-a (agencije) za financijsku godinu 2016. Sud je izrazio bezuvjetna (pozitivna) revizorska mišljenja o računovodstvenoj dokumentaciji za sve agencije, a o povezanim transakcijama za sve agencije osim jedne (ured EASO).

Iako računovodstvena dokumentacija agencija istinito i vjerno prikazuje njihovo financijsko i ekonomsko stanje, a povezane transakcije zakonite su i pravilne u većini slučajeva, i dalje ima prostora za poboljšanje, kao što je Sud istaknuo u određenim odlomcima s posebnim napomenama i o ostalim pitanjima te u primjedbama o nalazima revizija kojima se ne dovode u pitanje revizorska mišljenja.

U ovom se dokumentu sažeto prikazuju rezultati tih revizija. Njegova je svrha olakšati analizu i usporedbu posebnih godišnjih izvješća Suda o predmetnim agencijama. Mišljenja i primjedbe Suda, kao i odgovori na njih, dostupni su u odgovarajućim posebnim godišnjim izvješćima. Ovaj sažeti prikaz nije ni revizijsko izvješće ni mišljenje.

O SUDU

Europski revizorski Sud institucija je EU-a koja provodi reviziju financijskih sredstava EU-a. Misija je Suda doprinositi unaprjeđenju financijskog upravljanja EU-om, promicati odgovornost i transparentnost te djelovati kao neovisni zaštitnik financijskih interesa građana Unije. Uloga je Suda, kao neovisnog vanjskog revizora EU-a, provjeravati jesu li sredstva EU-a točno prikazana u računovodstvenoj dokumentaciji, prikupljaju li se i troše u skladu s važećim pravilima i propisima, kao i ostvaruje li se njima vrijednost za uloženi novac. Na temelju tih ovlasti Sud svake godine za sve institucije i agencije EU-a ispituje računovodstvenu dokumentaciju i transakcije koje su s njome povezane.

PREDMET REVIZIJE

Sjedišta različitih vrsta agencija nalaze se u raznim državama članicama EU-a

Agencije su zasebni pravni subjekti osnovani aktima sekundarnog zakonodavstva radi obavljanja posebnih tehničkih, znanstvenih ili upravljačkih zadaća kojima se institucijama EU-a pomaže u osmišljavanju i provedbi politika. One su izrazito vidljive u državama članicama i imaju znatan utjecaj na donošenje politika i odluka te provedbu programa u područjima od ključne važnosti za svakodnevni život europskih građana, kao što su zdravlje, sigurnost, sloboda i pravda. Ovisno o njihovu ustroju i zadaćama mogu se svrstati u decentralizirane agencije, druga tijela ili izvršene agencije Komisije. U ovom sažetom prikazu koriste se skraćene inačice punih naziva agencija, koji su dostupni u popisu skraćenih naziva na početku ovog izvješća.

Decentralizirane agencije, kojih je 32, imaju važnu ulogu u pripremi i provedbi politika EU-a, osobito u pogledu zadaća tehničke, znanstvene, operativne i/ili regulatorne naravi. Njihov je cilj omogućiti Komisiji da se usredotoči na donošenje politika te ojačati suradnju EU-a i vlada država članica udruživanjem tehničkog i stručnog znanja s obiju strana. Decentralizirane agencije osnovane su na neodređeno razdoblje i imaju sjedišta diljem EU-a (vidjeti Sliku 1.).

Tri druga tijela čine institut EIT, agencija Euratom i odbor SRB. Institut EIT u Budimpešti neovisno je decentralizirano tijelo EU-a kojim se udružuju znanstveni, poslovni i obrazovni resursi kako bi se povećao inovacijski kapacitet u Uniji. Agencija Euratom u Luxembourgu osnovana je kako bi doprinosila ostvarenju ciljeva Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju. Odbor SRB u Bruxellesu ključno je tijelo jedinstvenog sanacijskog mehanizma u okviru europske bankovne unije. Njegova je zadaća jamčiti urednu sanaciju banaka koje propadaju uz što manji učinak na realno gospodarstvo i javne financije država članica EU-a i drugih zemalja.

Izvršnim agencijama Komisije, kojih je šest, povjerene su zadaće povezane s upravljanjem jednim programom Unije ili više njih te su osnovane na određeno razdoblje. Sjedišta su im u Bruxellesu (EACEA, EASME, ERCEA, INEA, REA) i Luxembourgu (Chafea).

Slika 1.

Sjedišta agencija u raznim državama članicama

Proračuni i financiranje agencija – povećanja u prioritetnim područjima i veća važnost samostalnog financiranja

Većina agencija gotovo se u potpunosti financira iz općeg proračuna EU-a, dok se neke agencije u cijelosti ili djelomično financiraju samostalno (vidjeti detaljan prikaz u Tablici 1.). Agencija ERA trebala bi najkasnije u lipnju 2019. početi s djelomičnim samostalnim financiranjem.

Tablica 1.

Vrste agencija i načini financiranja

Izvor financijskih sredstava Najvećim dijelom opći proračun EU-a Najvećim dijelom samostalno financiranje Proračun EU-a, doprinosi država članica i/ili naknade (djelomično samostalno financiranje) Decentralizirane agencije 24 2 CPVO, EUIPO 6 EASA, EBA, ECHA, EIOPA, EMA, ESMA Druga tijela 2 EIT, Euratom 1 SRB — Izvršne agencije Komisije 6 EACEA, REA, ERCEA, EASME, INEA, Chafea — —

Ukupan proračun svih agencija za 2016. (osim odbora SRB, koji ima poseban mandat i mehanizam) iznosio je otprilike 3,4 milijarde eura (2015.: 2,8 milijardi eura), što čini otprilike 2,4 % općeg proračuna EU-a za 2016. (2015.: 2,0 %). Povećanje je prije svega povezano s agencijama koje rade na pitanjima u područjima industrije, istraživanja i energije (dodatnih 358 milijuna eura) te građanskih sloboda, pravosuđa i unutarnjih poslova (dodatnih 174 milijuna eura). U okviru proračuna od 3,4 milijarde eura iznos od otprilike 2,3 milijarde eura financiran je iz općeg proračuna EU-a, dok je iznos od 1 milijarde eura financiran naknadama te izravnim doprinosima država članica, zemalja EFTA-e i sl.

Osim toga, odbor SRB, koji je osnovan Uredbom o jedinstvenom sanacijskom mehanizmu u svrhu potpore tom mehanizmu, osigurao je proračun od otprilike 11,8 milijardi eura na temelju doprinosa kreditnih institucija s ciljem potpune uspostave Jedinstvenog sanacijskog fonda do 2023. godine.

Stoga je ukupan proračun svih agencija za 2016., uključujući odbor SRB, iznosio otprilike 15,2 milijarde eura. Pojedinosti o proračunima pojedinačnih agencija nalaze se u Prilogu I.

Slika 2.

Izvori financijskih sredstava agencija 2016. godine

Slika 3.

Proračuni agencija u milijunima eura

Povećanje broja osoblja u prioritetnim područjima

Na kraju 2016. u agencijama su bila zaposlena 10 364 člana osoblja (2015.: 9 848) (1), (2). Kao i prethodne godine, najveće povećanje broja članova osoblja zabilježeno je u agencijama koje rade na pitanjima u područjima industrije, istraživanja i energije (110), građanskih sloboda, pravosuđa i unutarnjih poslova (177) te ekonomske i monetarne politike (85). Pojedinosti o brojevima članova osoblja u pojedinačnim agencijama nalaze se u Prilogu I.

Razine provedbe revizije

Člankom 287. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (3) utvrđeno je da Sud provjerava računovodstvenu dokumentaciju svih agencija koje osniva Unija, u opsegu u kojem odgovarajući osnivački akt ne isključuje takvu provjeru. Sud je stoga proveo reviziju 41 agencije i izrazio mišljenja o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije tih agencija te zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija za financijsku godinu koja je završila 31. prosinca 2016.

U Tablici 2. prikazuju se razine provedbe revizije računovodstvene dokumentacije agencija kako su utvrđene važećim zakonodavnim okvirom.

Tablica 2.

Razine provedbe revizije računovodstvene dokumentacije agencija

Agencije Reviziju provodi Sud Revizorsko društvo i Sud Decentralizirane agencije 2 30 Druga tijela 1 (4) 2 Izvršne agencije 6 —

Računovodstvenu dokumentaciju 32 agencija provjerili su neovisni vanjski revizori (revizorska društva) u skladu s člankom 208. stavkom 4. Financijske uredbe EU-a (5) i člankom 107. stavkom 1. okvirne financijske uredbe za agencije (6). Sud je provjerio rad revizorskih društava u skladu s međunarodnim revizijskim standardima. Sud je tom provjerom stekao prikladno jamstvo da se radom revizorskih društava može koristiti kao osnovom za vlastita revizorska mišljenja o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije. Reviziju pouzdanosti računovodstvene dokumentacije preostalih devet agencija obavio je jedino Sud. Kao i prijašnjih godina, za reviziju zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom svih agencija i dalje je isključivo odgovoran Sud.

Osim agencija za čiju je reviziju odgovoran Sud postoje tri agencije koje djeluju u području obrane (Europska obrambena agencija, Institut Europske unije za sigurnosne studije i Satelitski centar Europske unije), za koje je nadležno Vijeće i koje se financiraju doprinosima država članica. Reviziju tih agencija ne provodi Sud, već drugi neovisni vanjski revizori. Sud je u svojem panoramskom pregledu (7) o mehanizmima odgovornosti i javne revizije EU-a iz 2014. godine utvrdio da ne postoji uvjerljiv razlog za razliku u ovlastima za reviziju tih agencija.

NALAZI REVIZIJE

Bezuvjetna revizorska mišljenja o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije za sve agencije

Završna računovodstvena dokumentacija svake od 41 agencije u svim značajnim aspektima vjerno prikazuje njihovo financijsko stanje na dan 31. prosinca 2016. te rezultate poslovanja i novčane tokove za godinu završenu tim danom, u skladu s odredbama važećih financijskih uredbi i računovodstvenim pravilima koja je usvojio računovodstveni službenik Komisije.

Bezuvjetna revizorska mišljenja o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom za sve agencije osim za ured EASO

Sud je za 40 agencija zaključio da su transakcije povezane s godišnjom računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila 31. prosinca 2016. u svim značajnim aspektima zakonite i pravilne.

Sud je izrazio uvjetno mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom ureda EASO. Uvjetno mišljenje povezano je s dvama postupcima javne nabave u okviru kojih se nije na odgovarajući način pridržavalo načela javne nabave.

Pitanja od posebne važnosti koja je Sud istaknuo

U izvješća o dvjema agencijama sa sjedištima u Londonu, nadzornom tijelu EBA i agenciji EMA, Sud je uključio odlomke s posebnim napomenama (8) koji se odnose na odluku Ujedinjene Kraljevine o povlačenju iz Europske unije. Računovodstvena dokumentacija nadzornog tijela EBA i agencije EMA te povezane bilješke pripremljene su na temelju ograničenih informacija dostupnih u trenutku njihova potpisivanja te u tom trenutku još nisu sadržavale pouzdanu procjenu budućih troškova koji će nastati zbog obustave poslovanja u Ujedinjenoj Kraljevini i preseljenja u nova sjedišta. Sud je također napomenuo da postoji rizik od smanjenja prihoda nakon što Ujedinjena Kraljevina napusti EU, kao i rizik od toga da će preseljenje tih agencija dovesti do gubitka stručnjaka, čime se može ugroziti kontinuitet poslovanja.

Sud je u izvješća uključio sedam odlomaka o ostalim pitanjima (9) u vezi s mogućim učinkom povlačenja Ujedinjene Kraljevine iz Europske unije na prihode i aktivnosti niza agencija čije sjedište nije u Londonu. Ured CPVO, agencije EASA i ECHA, nadzorna tijela EIOPA i ESMA te ured EUIPO mogli bi se suočiti sa smanjenjem prihoda kao izravnim rezultatom smanjenja aktivnosti na temelju kojih naplaćuju naknade u Ujedinjenoj Kraljevini. Agencija GSA zadužena je za rad tehničkih jedinica koje su smještene u Ujedinjenoj Kraljevini, čiji je status tek potrebno utvrditi.

Sud je u izvješće za odbor SRB uključio odlomak s posebnom napomenom u vezi s kontrolnim okvirom koji se primjenjuje za izračun doprinosa koje kreditne institucije uplaćuju u Jedinstveni sanacijski fond. Sud je napomenuo da se izračun doprinosa za Fond temelji na informacijama koje kreditne institucije dostavljaju Odboru preko nacionalnih sanacijskih tijela. Međutim, Uredbom o jedinstvenom sanacijskom mehanizmu nije propisan sveobuhvatan i dosljedan kontrolni okvir kojim bi se zajamčila pouzdanost tih informacija. Osim toga, Sud je napomenuo da je pravnim okvirom utvrđena vrlo složena metodologija za izračun doprinosa, što uzrokuje pojavu rizika u pogledu točnosti. Nadalje, Odbor ne može objaviti detalje o izračunu doprinosa za koje je obavljena procjena rizičnosti i prikazati ih po pojedinačnim kreditnim institucijama jer su ti izračuni međusobno povezani i sadržavaju povjerljive informacije o drugim kreditnim institucijama. To nepovoljno utječe na transparentnost tih izračuna.

Sud je također uključio odlomke o ostalim pitanjima u vezi s nedostatcima u postupcima javne nabave koje provode pravni subjekti okupljeni u zajednice znanja i inovacija u okviru instituta EIT, kao i o tome da ljudski resursi kojima agencija raspolaže nisu dovoljni za povećano radno opterećenje na razini instituta.

Sud je u izvješće za centar Cdt uključio odlomak o ostalim pitanjima koji se odnosi na činjenicu da se niz agencija sve češće koristi vlastitim i drugim alternativnim rješenjima za prevođenje. Iz toga proizlazi da se kapaciteti centra CdT ne upotrebljavaju onoliko koliko bi mogli te da na razini Unije dolazi do udvostručavanja troškova razvoja sustava za prevođenje i tekućih troškova. Sve češćom uporabom alternativnih rješenja za prevođenje u drugim agencijama dovodi se u pitanje poslovni model centra CdT.

Drugi nalazi revizija koji se odnose na razna područja

Povrh navedenoga, Sud je iznio ukupno 115 nalaza revizija u odlomcima s „primjedbama” (2015.: 90) za 34 agencije (2015.: 37) kako bi naglasio važna pitanja i istaknuo područja u kojima ima prostora za poboljšanje. Pregled iznesenih primjedbi za svaku agenciju nalazi se u Prilogu II.

Ljudski resursi – pitanje koje u određenim slučajevima izaziva zabrinutost

Odgovarajuće popunjavanje radnih mjesta ključno je za stabilnost i učinkovitost poslovanja agencija, kao i njihovu sposobnost provođenja programa rada. Sud je utvrdio da su na poslovanje sedam agencija nepovoljno utjecala pitanja u vezi s upravljanjem ljudskim resursima i druga pitanja u vezi s osobljem, uključujući znatnu fluktuaciju osoblja, nedostatke u postupcima zapošljavanja i slobodna radna mjesta koja su dugo vremena bila popunjena osobljem za rad na privremenim zadatcima.

Tri agencije (Frontex, CEPOL i BEREC) suočile su se poteškoćama u pronalasku prikladnih kandidata koji zadovoljavaju traženi profil, što bi moglo biti povezano s koeficijentom ispravka plaće koji se primjenjuje u državi domaćinu (redom 66,7 %, 69 % i 76,5 %). U slučajevima u kojima su pronađeni prikladni kandidati broj članova osoblja koje je bilo moguće zaposliti iz države domaćina bio je nerazmjerno veći od broja članova osoblja iz drugih država članica. Kako bi privukla kandidate, agencija Frontex zaposlila je 14 članova osoblja u razredu većem od onoga koji je dopušten Pravilnikom o osoblju. U slučaju drugih dviju agencija uočena je znatna fluktuacija osoblja, što može utjecati na kontinuitet poslovanja i sposobnost agencija da provedu aktivnosti predviđene njihovim programima rada. Dodatan mogući razlog zbog kojeg agencija CEPOL nailazi na poteškoće u zapošljavanju konkurencija je s još jednim tijelom EU-a sa sjedištem u Budimpešti (EIT).

Tri agencije (EMA, EIT i ECDC) suočile su se s izazovima u pogledu ustroja. U agenciji EMA od 2014. godine došlo je do dvaju opsežnih preustroja koji su uključivali i internu preraspodjelu višeg i srednjeg rukovodećeg kadra. Preraspodjela ključnog osoblja u području IT-a i administracije nije bila uspješna, što je za agenciju i njezino poslovanje uzrokovalo značajan rizik od nestabilnosti. Od osnutka instituta EIT 2008. godine do srpnja 2014. njegov se direktor mijenjao četiri puta. Od kolovoza 2014. radno mjesto direktora popunjeno je na privremenoj osnovi, a od veljače 2013. to je slučaj s još jednim rukovodećim radnim mjestom, što nije u skladu s odredbama Pravilnika o osoblju prema kojima se radna mjesta mogu privremeno popunjavati na razdoblje od najviše jedne godine. Time se stvara nesigurnost kod dionika i dovodi u pitanje strateški kontinuitet. U centru ECDC privremeni direktor imenovan je u svibnju 2015. te je 31. prosinca 2016. i dalje obavljao tu dužnost, čime je prekoračen najduži mogući rok od godinu dana. Predmetno privremeno imenovanje dovelo je i do uvođenja 15 dodatnih privremenih mjera za druge članove osoblja.

Javna nabava i dalje je područje čestih pogrešaka

Temeljni je cilj javne nabave zajamčiti tržišno natjecanje među gospodarskim subjektima radi ostvarivanja ekonomski najpovoljnije nabave na transparentan, objektivan i dosljedan način te na temelju važećeg pravnog okvira. Sud je u posebnim godišnjim izvješćima za ured EASO, centar EMCDDA, agencije eu-LISA i EMA te ured BEREC istaknuo da se te agencije nisu u potpunosti pridržavale načela i pravila javne nabave utvrđenih u Financijskoj uredbi. Primjedbe se najvećim dijelom odnose na nedosljednosti u natječajnoj dokumentaciji, nepridržavanje utvrđenih kriterija za odabir gospodarskih subjekata, nepostojanje formalnih postupaka i nepostojanje jasno određenog tijela kojem se delegiraju ovlasti za dodjelu i sklapanje ugovora.

Sud je pozdravio činjenicu da se agencije sve češće služe međuinstitucijskim okvirnim ugovorima za nabavu robe i usluga, čime se postižu administrativna učinkovitost i ekonomija razmjera. Međutim, u slučaju jednog međuinstitucijskog okvirnog ugovora u vezi sa softverom te licencijama i uslugama u području IT-a, koji je Komisija u ime niza institucija i agencija 2014. godine sklopila s jednim izvršiteljem, najmanje tri agencije (EMA, EEA i EASO) nisu optimalno provodile taj ugovor nakon njegova sklapanja. Izvršitelj djeluje kao posrednik između institucija i agencija te mogućih dobavljača koji mogu im mogu pružiti potrebne usluge. Za predmetne posredničke usluge izvršitelj ima pravo na povećanje nabavnih cijena za stopu od dva do devet posto. Sud je za plaćanja u sklopu tog okvirnog ugovora koja su obuhvaćena revizijom utvrdio da cijene i zaračunana povećanja nisu u svim slučajevima sustavno provjeravani usporedbom s ponudama i računima dobavljača te da pri provedbi okvirnih ugovora nije u svim slučajevima zajamčena dostatna razina tržišnog natjecanja i, slijedom toga, nije zajamčen odabir najekonomičnijeg rješenja.

Nedostatci u postupcima javne nabave utvrđeni su i u vezi s unutarnjim kontrolama. Sud je u pet slučajeva u četirima agencijama (EASO, EIT, EMSA i EIGE) utvrdio da su nezadovoljavajuće kontrole dovele do neučinkovitosti, primjerice zbog toga što su potrebe u pogledu javne nabave tijekom postupka procijenjene manjima nego što su to u stvarnosti bile.

Iako aspekti uspješnosti nisu u središtu godišnjih revizija agencija koje Sud provodi, od njegovih se revizora očekuje da vode računa o rizicima koje sa sobom nosi nezadovoljavajuća uspješnost i rizicima koji su povezani s financijskim upravljanjem. U sedam slučajeva u šest agencija (eu-LISA, Frontex, EU-OSHA, EEA, BEREC i EUIPO) Sud je iznio primjedbe o neoptimalnim mehanizmima javne nabave kojima se ugrožava ostvarivanje najveće vrijednosti za uloženi novac i o nedostatcima u praćenju provedbe ugovora.

Uporaba različitih alata IT-a u agencijama unatoč pretežno sličnim aktivnostima

Agencije provode čitav niz operativnih aktivnosti, za što su potrebna prikladna, a katkad i prilagođena rješenja IT-a. Međutim, ključne operativne i administrativne aktivnosti provode se na temelju istog pravnog okvira, iz čega se može zaključiti da agencije imaju slične procese kojima se potpora može pružati s pomoću sličnih rješenja IT-a. Iako su agencije ostvarile vrlo pozitivan pomak u uporabi sličnih sustava za upravljanje proračunom i računovodstvenih sustava, u drugim ključnim područjima kao što su upravljanje ljudskim resursima i upravljanje javnom nabavom/ugovorima i dalje se primjenjuje mnoštvo različitih rješenja IT-a. Agencije bi trebale razmotriti da i u tim područjima dodatno usklade rješenja IT-a, čime bi se ne samo povećala isplativost nego i smanjili rizici za unutarnje kontrole i ojačalo upravljanje u tom području.

Druge koristi koje bi se mogle ostvariti uključuju, primjerice, usklađenije podnošenje izvješća upravi i dionicima te uvođenje automatiziranijih revizijskih postupaka u svrhu povećanja učinkovitosti revizija. Mreža agencija EU-a predano radi na daljnjem promicanju suradnje među agencijama u tim pitanjima, kao i suradnje s Komisijom, a kad je riječ o vanjskoj reviziji, također i suradnje sa Sudom.

Slika 4.

Raznolika rješenja IT-a u raznim agencijama

Sustavi za upravljanje ljudskim resursima

Sustavi za upravljanje javnom nabavom/ugovorima

Potreba za poboljšanjem savjetodavnih usluga i upravljanja projektima u području IT-a u agenciji EMA

Povrh uobičajenih godišnjih revizija kojima se obuhvaćaju sve agencije, Sud je provjerio angažiranje savjetnika u području IT-a u agenciji EMA u vezi s dvama velikim projektima u tom području (farmakovigilancija i klinička ispitivanja) u okviru kojih predmetna agencija radi na ispunjenju zakonskih obveza uspostave složenih sustava na razini cjelokupne mreže EU-a, za što je potrebna izrada složenih alata IT-a. Budući da planom radnih mjesta agencije EMA nije predviđeno povećanje broja osoblja kako bi se unutar agencije mogli angažirati potrebni stručnjaci u području poslovnog razvoja i izrade alata IT-a, agencija je u tim područjima angažirala pružatelje savjetodavnih usluga, čime je u velikoj mjeri postala ovisna o vanjskim stručnjacima.

Sud je također uočio da prije početka provedbe projekata nije utvrđena metodologija koja bi bila prikladna s obzirom na njihovu složenost i veličinu, što je moglo utjecati na mogućnost uprave da nadzire i prati provedbu projekata i zajamči njihovu međusobnu usklađenost. Agencija EMA nastavlja raditi na razvoju prikladne metodologije, koju je zadnji put u tu svrhu izmijenila u rujnu 2016.

Mogućnost agencije EMA da kontrolira aktivnosti angažiranih savjetnika i prati kvalitetu isporučenih proizvoda bila je ograničena ne samo zbog vrste ugovora o savjetodavnim uslugama koji su primijenjeni (prema načelu utrošenog radnog vremena i sredstava) nego i zbog činjenice da je dio savjetodavnog procesa obavljen izvan prostorija agencije i u drugoj državi članici. U okviru projekata koje je agencija EMA provodila došlo je do kašnjenja i povećanja troškova. Česte izmjene u pogledu opsega, proračuna i rokova projekata uglavnom su proizlazile iz toga što su se očekivanja od sustava mijenjala u skladu s potrebama država članica. Još nije sigurno koji će biti konačni troškovi tih sustava IT-a i kada će oni biti pušteni u rad.

Imajući na umu rezultate ove pilot-revizije savjetodavnih usluga u agenciji EMA, Sud će u budućnosti u svim relevantnim slučajevima primijeniti unaprijeđenu metodologiju te znanje i stručno iskustvo stečeno tijekom te revizije.

Poboljšanje upravljanja proračunom uz određene iznimke

Broj primjedbi iznesenih u ovom području znatno se smanjio za 2016. godinu, no primjedbe o visokim razinama prijenosa rezerviranih odobrenih proračunskih sredstava ostaju najčešće iznesene primjedbe u posebnim godišnjim izvješćima te se i dalje odnose na 23 agencije. Međutim, ti se prijenosi u pravilu mogu objasniti višegodišnjom naravi poslovanja. Sud je pozvao nekoliko agencija da razmotre uvođenje diferenciranih odobrenih proračunskih sredstava. Riječ je o alatu koji je Financijskom uredbom predviđen za rješavanje takvih slučajeva.

Storniranja odobrenih proračunskih sredstava koja su prenesena iz prijašnjih godina, koja upućuju na to da su proračunske potrebe procijenjene većima nego što su to u stvarnosti bile i, u skladu s time, da postoje nedostatci u planiranju, utvrđena su u četiri slučaja (Frontex, CPVO, Chafea i EASME).

Kako bi se odgovorilo na migracijsku krizu s kojom se Unija suočava, opseg zadaća agencije Frontex i ureda EASO znatno je povećan. Slijedom toga, završni proračun ureda EASO za 2016. godinu bio je triput veći u odnosu na godinu ranije, a agencije Frontex za 75 %. Agencija i ured suočili su se sa znatnim administrativnim i operativnim izazovima uz velika očekivanja da će odmah postići rezultate bez mnogo vremena za prilagodbu sustava i postupaka te zapošljavanje potrebnog osoblja. Rezultat toga bili su problemi s iskorištavanjem dodatnih financijskih sredstava tijekom proračunske godine, što je dovelo do velikih razina storniranja (Frontex) i prijenosa financijskih sredstava (EASO). To je bio jedan od uzroka nepridržavanja proračunskih pravila i pravila javne nabave u raznim slučajevima, kao i poteškoća u optimalnoj provedbi sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava sklopljenih s Komisijom ili korisnicima.

Vanjske evaluacije općenito su pozitivne

Sud je po prvi put izričito naveo ishod vanjskih evaluacija aktivnosti agencija i njihove cjelokupne uspješnosti u šest slučajeva. Rezultati evaluacija općenito su bili pozitivni te su agencije pripremile akcijske planove kako bi poduzele mjere u vezi s pitanjima koja su istaknuta u izvješćima o evaluaciji. Iako je uredbama o osnivanju većine agencija predviđeno redovito obavljanje vanjske evaluacije (obično svake četiri do šest godina), Sud je utvrdio da uredbe o osnivanju šest agencija (EASO, eu-LISA, ETF, ENISA, EIGE i REA) ne sadržavaju takvu odredbu, što je pitanje koje je potrebno riješiti. Sud je također naveo da je uredbom o osnivanju agencije EMA obavljanje takve evaluacije predviđeno svakih deset godina, što je predugo vremensko razdoblje kako bi se dionicima djelotvorno pružile povratne informacije o uspješnosti.

Rezultati revizija koje je provela Služba Komisije za unutarnju reviziju iznose se u izvješćima radi pružanja cjelovitijeg uvida

Sud je za 2016. godinu po prvi put naveo zaključke revizija koje je donijela Služba Komisije za unutarnju reviziju kako bi se pružio cjelovitiji uvid u rezultate revizija. Navode se informacije iz ukupno 14 izvješća o revizijama koje je provela Služba Komisije za unutarnju reviziju. Agencije i Služba za unutarnju reviziju u svim su slučajevima dogovorile planove poduzimanja korektivnih mjera.

Mjere u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina u većini se slučajeva poduzimaju prema planu

Sud je u svim relevantnim slučajevima izvijestio o napretku o provedbi mjera koje agencije poduzimaju kao odgovor na primjedbe iz prijašnjih godina. Kao što je vidljivo u Prilogu III., za većinu od 140 primjedbi koje su bile važeće na kraju 2015. (2014.: 134) korektivne mjere bile su dovršene ili u tijeku.

Slika 5.

Praćenje mjera poduzetih u pogledu primjedbi iz prijašnjih godina

(1) Članovi osoblja uključuju dužnosnike te privremeno i ugovorno osoblje, kao i upućene nacionalne stručnjake.

(2) Podatak o broju članova osoblja za 2015. ažuriran je na temelju podataka koje su dostavile agencije.

(3) SL C 326, 26.10.2012., str. 47.

(4) S obzirom na ograničene resurse i poslovanje Agencije za opskrbu Euratoma, reviziju te agencije provodi isključivo Sud.

(5) Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

(6) Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).

(7) Panoramski pregled Suda – „Nedostatci, preklapanja i izazovi: panoramski pregled mehanizama odgovornosti i javne revizije EU-a”

(8) Odlomci s posebnim napomenama upotrebljavaju se za skretanje pozornosti na važna pitanja bez čijeg poznavanja korisnici ne bi mogli razumjeti računovodstvenu dokumentaciju.

(9) Odlomci o ostalim pitanjima upotrebljavaju se za pružanje informacija o pitanjima koja su važna, ali nisu prikazana ili objavljena u godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji.

PRILOG I. Proračun i osoblje agencija (1) Proračun (2) Osoblje (3) Stalni odbor Europskog parlamenta Nadležna glavna uprava Područje politike 2015. 2016. 2015. 2016. (u milijunima eura) (u milijunima eura) Decentralizirane agencije eu-LISA Građanske slobode, pravosuđe i unutarnji poslovi HOME Unutarnji poslovi 71,7 82,3 134 144 EASO HOME Unutarnji poslovi 15,9 53,0 93 125 FRONTEX HOME Unutarnji poslovi 143,3 251,0 309 365 EMCDDA HOME Unutarnji poslovi 18,5 15,4 100 101 EUROPOL HOME Unutarnji poslovi 95,0 104,0 666 737 FRA JUST Pravosuđe 21,6 21,6 107 105 CEPOL HOME Unutarnji poslovi 8,8 10,3 41 51 EUROJUST JUST Pravosuđe 33,8 43,5 246 245 EBA Ekonomska i monetarna politika FISMA Financijske usluge i tržišta kapitala 33,4 36,5 156 161 EIOPA FISMA Financijske usluge i tržišta kapitala 20,2 21,8 133 139 ESMA FISMA Financijske usluge i tržišta kapitala 36,8 39,4 202 204 SRB (4) FISMA Financijske usluge i tržišta kapitala 22,0 11 865 108 180 EU-OSHA Zapošljavanje i socijalna pitanja EMPL Zapošljavanje i socijalna pitanja 16,9 16,7 65 65 CEDEFOP EAC Obrazovanje i kultura 18,4 18,0 123 122 EUROFOUND EMPL Zapošljavanje i socijalna pitanja 21,2 20,8 111 104 ETF EAC Obrazovanje i kultura 21,0 21,0 129 130 CdT DGT Jezične usluge 49,6 50,5 218 225 ECDC Okoliš, javno zdravlje i sigurnost hrane SANTE Zdravlje i zaštita potrošača 58,5 58,2 260 260 ECHA GROW Poduzetništvo 114,8 110,1 572 578 EEA ENV Okoliš 49,2 50,5 219 208 EFSA SANTE Zdravlje i zaštita potrošača 78,8 79,5 434 443 EMA SANTE Zdravlje i zaštita potrošača 304,0 305,0 775 768 EFCA Ribarstvo MARE Pomorstvo i ribarstvo 9,2 10,0 64 64 CPVO Industrija, istraživanje i energija SANTE Poljoprivreda i ruralni razvoj 14,7 16,1 46 44 EURATOM (4) ENER i RTD Energetika i inovacije 0,1 0,1 17 17 ACER ENER Energetika 11,3 15,9 80 103 GSA GROW Poduzetništvo 363,8 626,4 139 160 EIT EAC Inovacije i tehnologije 232,0 283,0 50 59 ENISA CNECT Jedinstveno digitalno tržište 10,0 11,0 69 69 EUIPO GROW Unutarnje tržište 384,2 421,3 848 910 BEREC CNECT Jedinstveno digitalno tržište 4,0 4,2 26 27 EASA Promet i turizam MOVE Mobilnost i promet 185,4 193,4 779 774 EMSA MOVE Mobilnost i promet 64,8 71,1 246 246 ERA MOVE Mobilnost i promet 26,3 27,5 157 155 EIGE Prava žena i jednakost spolova JUST Pravosuđe 7,9 7,8 42 45 Izvršne agencije EACEA EAC, CNECT, HOME i ECHO Obrazovanje i kultura 46,9 49,1 441 442 REA RTD, EAC, GROW, HOME, CNECT i AGRI Istraživanje i inovacije 54,6 62,9 618 628 ERCEA RTD Istraživanje i inovacije 39,6 42,6 417 461 EASME ENTR, RTD, ENR, ENV, CLIMA, CNECT i MARE Energetika, istraživanje i inovacije 36,4 35,8 373 417 INEA MOVE, ENER, CNECT i RTD Mobilnost i promet 18,4 21,7 186 225 CHAFEA SANTE, JUST i AGRI Zaštita potrošača 7,4 8,7 49 58 Sveukupno 2 770,40 15 182,70 9 848 10 364 Bez „proračuna Fonda” odbora SRB 2 770,04 3 382,70 9 848 10 364 (1) Izvor: podatci koje su dostavile agencije. (2) Proračunski iznosi temelje se na odobrenim sredstvima za plaćanja. (3) Osoblje uključuje dužnosnike, privremeno i ugovorno osoblje te upućene nacionalne stručnjake. (4) Odbor SRB i agencija EURATOM nisu obuhvaćeni konsolidiranom računovodstvenom dokumentacijom EU-a.

PRILOG II. Primjedbe Suda kojima se ne dovode u pitanje njegova mišljenja Ukupan broj primjedbi Pouzdanost računovodstvene dokumentacije Zakonitost/pravilnost transakcija Unutarnje kontrole Proračunsko upravljanje Dobro financijsko upravljanje / uspješnost Druge primjedbe Postupci javne nabave Zapošljavanje, promaknuća i plaće Ostalo Postupci javne nabave Praćenje financijskog izvršenja ugovora Ostalo Nalazi Službe za unutarnju reviziju Visoka razina prijenosa Visoka razina storniranja prijenosa iz 2015. Ostalo Postupci javne nabave Upravljanje ljudskim resursima Primjedbe o vanjskoj evaluaciji Ostalo Nepostojanje djelotvorne obveze obavljanja vanjske evaluacije Pitanja u vezi s osobljem Ostalo Decentralizirane agencije 1 CEPOL 2 1 1 2 EASO 11 1 1 1 3 1 1 1 2 3 EMCDDA 2 1 1 4 eu-LISA 7 1 1 1 2 1 1 5 Eurojust 1 1 6 Europol 1 1 7 FRA 2 1 1 8 Frontex 9 1 1 1 1 1 1 2 1 9 EBA 0 10 EIOPA 0 11 ESMA 0 12 SRB 6 1 1 3 1 13 CdT 1 1 14 CEDEFOP 0 15 ETF 2 1 1 16 EU-OSHA 3 1 1 1 17 Eurofound 4 1 1 1 1 18 ECDC 3 1 1 1 19 ECHA 3 1 1 1 20 EEA 3 1 1 1 21 EFSA 1 1 22 EMA 8 1 1 1 1 3 1 23 EFCA 0 24 ACER 2 1 1 25 BEREC 5 1 1 1 1 1 26 CPVO 3 1 1 1 27 EIT 7 1 1 1 2 1 1 28 ENISA 3 1 1 1 29 EUIPO 3 1 1 1 30 Euratom 0 31 GSA 3 1 1 1 32 EASA 2 1 1 33 EMSA 1 1 34 ERA 0 35 EIGE 4 2 1 1 Izvršne agencije 36 Chafea 2 1 1 37 EACEA 2 1 1 38 EASME 2 1 1 39 ERCEA 3 1 1 1 40 INEA 1 1 41 REA 3 2 1 Ukupno: 115 2 5 4 2 5 2 7 14 23 4 5 7 2 6 9 6 6 6 Sveukupno: 11 28 32 24 18