U glavi 3. ocjenjuje se u kojoj su se mjeri institucije pridržavale pravnog okvira kako je on predviđen Pravilnikom o osoblju i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika.

Komisija je u dogovoru s predmetnim institucijama izradila tablice u kojima se detaljno prikazuje stanje u svakoj od tih deset institucija tijekom razdoblja od 1. siječnja 2014. do 31. prosinca 2016. Na temelju tih tablica Komisija je izradila opću tablicu u kojoj se daje pregled stanja u svim tim institucijama.

To prikupljanje podataka dovršeno je 30. travnja 2017.

Sastavljanje takvog izvješća dio je šireg okvira uvedenog reformom Pravilnika o osoblju iz 2014. Tim se okvirom nastoji osigurati transparentnost i učiniti ta pravila pristupačnima građanima Europske unije. On se sastoji i od registra, koji održava Sud Europske unije, u koji institucije i agencije unose svoja pravila.

Komisija će sljedeće izvješće na temelju članka 110. stavka 6. Pravilnika o osoblju trebati podnijeti za tri godine. U sljedećem izvješću obuhvatit će se provedbena pravila na snazi tijekom razdoblja od 1. siječnja 2017. do 31. prosinca 2019.

To se odnosi na sljedeće predmete:

Opća je značajka svih tih pravila to da se ona ne odnose na opću javnost. Stoga se ona ne objavljuju u Službenom listu Europske unije. Međutim, kako bi ona bila provediva u odnosu na predmetno osoblje, osoblje se obavješćuje o tim pravilima u skladu s člankom 110. stavkom 4. Pravilnika o osoblju.

To se odnosi na sljedeće predmete:

c) Ostala provedbena pravila

-Odbor regija (OR),

OR

-navode se provedbena pravila koja su bila na snazi, barem djelomično, tijekom razdoblja obuhvaćenog izvješćem (od 1. siječnja 2014. do 31. prosinca 2016.),

Osnovno je načelo uvedeno člankom 110. stavkom 2. Pravilnika o osoblju to da se provedbena pravila koja je donijela Komisija analogijom primjenjuju na agencije. U tu svrhu Komisija obavještava agencije o svim takvim provedbenim pravilima bez odgode nakon njihova donošenja.

To se odnosi na sljedećih 48 agencija u smislu članka 1.a stavka 2. Pravilnika o osoblju:

Ponekad različite zakonodavne tehnike dovode do različitih kvantitativnih ishoda. Primjerice, jedna institucija može jednim provedbenim pravilom urediti nekoliko povezanih predmeta, dok druga institucija može donijeti nekoliko pravila za te predmete.

Slično tome, u Pravilniku o osoblju i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika predviđaju se selektivna ovlaštenja koja se odnose samo na jednu instituciju. To je slučaj s člankom 72. stavkom 1. trećim podstavkom Pravilnika o osoblju u kojem se propisuje da tijela za imenovanje institucija mogu jednoj od institucija dodijeliti ovlast utvrđivanja pravila kojima se uređuje naknada za troškove liječenja (ovlast koja je u konačnici dodijeljena Komisiji) i s člankom 125. stavkom 1. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika kojim se Europski parlament ovlašćuje da unutarnjom odlukom donosi provedbene mjere u svrhe primjene odredbi o parlamentarnim asistentima.

Određeni predmeti, iako su od manje važnosti za određene institucije, doveli su do donošenja provedbenih pravila u drugim institucijama. Ovdje se kao primjer može navesti ovlaštenje iz članka 1. trećeg podstavka Priloga X. Pravilniku o osoblju za donošenje općih provedbenih odredbi o dužnosnicima koji rade u trećoj zemlji (što su primijenile Europska komisija i Europska služba za vanjsko djelovanje, no ne i ostale institucije).

Provedbena pravila koja su agencije donijele na temelju ex ante pristanka

Horizontalni ex ante pristanci Komisije

Komisija je razvila i mehanizam s pomoću kojeg može obavijestiti agencije o svojem horizontalnom pristanku na takve pojedinačne odluke pri čemu agencije ne moraju podnijeti službeni zahtjev (ex ante pristanak).

Sve institucije donijele su opće provedbene odredbe kako bi se omogućilo dodavanje radnog staža do najviše 24 mjeseca radi uzimanja u obzir profesionalnog iskustva dužnosnika kako je predviđeno člankom 32. Pravilnika o osoblju.

Nakon što su je sve institucije na to ovlastile, kako je predviđeno člankom 72. stavkom 1. trećim podstavkom Pravilnika o osoblju, Komisija je donijela pravila kojima se uređuje naknada troškova liječenja koja se primjenjuju u svim institucijama.

Članak 67. stavak 1. točka (c), članak 3. Priloga VII. – Naknada za obrazovanje

Većina agencija je, na temelju ex ante pristanka Komisije, donijela opće odredbe za provedbu postupaka kojima se uređuju zapošljavanje i upotreba privremenog osoblja (članak 2. točka (f) Uvjeta zaposlenja ostalih službenika) kako je predviđeno člankom 56. Uvjeta zaposlenja ostalih službenika.

Većina agencija je, na temelju ex ante pristanka Komisije, donijela opće odredbe za provedbu odredbi o razvrstavanju privremenog osoblja (članak 2. točka (f) Uvjeta zaposlenja ostalih službenika) u sljedeći viši razred kako je predviđeno člankom 54. drugim podstavkom Uvjeta zaposlenja ostalih službenika.

Što se tiče agencija, u trenutku dovršavanja ovog izvješća struktura registra bila je u postupku redefiniranja kako bi se uzeo u obzir njihov poseban položaj. Radilo se na racionalizaciji prikaza provedbenih pravila u agencijama, osobito imajući u vidu provedbena pravila koja su donesena nakon ex ante pristanka Komisije (vidi točku 4.b u nastavku) te pojedinačne odluke kojima se provodi Pravilnik o osoblju.

Ta razlika uglavnom je posljedica nepostojanja zajedničke metodologije za podnošenje provedbenih pravila u registar što može dovesti do pristupa koji se razlikuje od onog primijenjenog u ovom izvješću. Primjerice, neke institucije podnijele su određena pravila u registar pod naslovom „opće provedbene odredbe”, a za ta je pravila u ovom izvješću utvrđeno da se radi o „ostalim provedbenim pravilima”. Isto tako, određene su institucije u registar zasebno podnijele pravila kojima se mijenja već postojeće pravilo, a u ovom izvješću izmijenjena pravila ne smatraju se zasebnim pravilima.

→ Koji mehanizmi postoje za osiguravanje da institucije usklađuju svoje prakse gdje god je to moguće kako bi se izbjeglo nejednako postupanje prema osoblju EU-a?

Supredsjednik odbora za Pravilnik o osoblju iznosi primjedbe tog odbora tijekom sastanka Vijeća

Vijeće voditelja administracije odobrava konačni Zaključak

ZAKLJUČAK

Tijelo za imenovanje svake institucije donosi unutarnju direktivu kojom se prenosi Zaključak

Prema dugotrajnoj praksi, postupak donošenja odluka u okviru Vijeća voditelja administracije temelji se na konsenzusu. To znači da svi voditelji administracije nastoje pronaći zajedničko stajalište kako bi se došlo do Zaključka. Na temelju njihove dužnosti suradnje kako je ona utvrđena člankom 110. stavkom 5. Pravilnika o osoblju i na temelju dugotrajne prakse, voditelji administracije nastoje u svojim raspravama doći do usklađenih pravila i praksi za sve institucije.

2. Uloga odbora za Pravilnik o osoblju

U skladu s člankom 10. prvim podstavkom Pravilnika o osoblju, odbor za Pravilnik o osoblju (Comité du statut) sastoji se od predstavnika institucija Unije i jednakog broja predstavnika njihovih odbora za osoblje. Agencije su zajednički zastupljene.

U skladu s člankom 1. pravila donesenih sporazumom među tijelima za imenovanje institucija Europske unije o sastavu odbora za Pravilnik o osoblju, odbor se sastoji od 22 člana: jednog člana određuje svaka od tih deset institucija, jednog člana određuju agencije, jednog člana određuju odbori za osoblje svake od tih deset institucija te jednog člana određuje odbor za osoblje agencija.

S odborom za Pravilnik o osoblju savjetuje se prije donošenja pravila koja se donose sporazumom među institucijama, općih provedbenih odredbi i Zaključaka voditelja administracije. Institucija se s njime može savjetovati i prije donošenja ostalih provedbenih pravila.

Postupak donošenja odluka u odboru za Pravilnik o osoblju temelji se na sustavu kvalificirane većine kako je detaljno opisano u članku 2. pravila donesenih sporazumom među tijelima za imenovanje institucija Europske unije o sastavu odbora za Pravilnik o osoblju.

b) Usklađivanje pravila i praksi među agencijama

Što se tiče provedbenih pravila u agencijama, glavni je pokretač usklađenog pristupa načelo utvrđeno člankom 110. stavkom 2. Pravilnika o osoblju prema kojem se provedbena pravila koja je donijela Komisija analogijom primjenjuju na agencije.

Ako agencije namjeravaju donijeti pojedinačnu odluku izvan tog okvira, od njih se zahtijeva da o tome zatraže pristanak Komisije.

Radi pojednostavnjenja, administrativne učinkovitosti te usklađivanja pravila i praksi među agencijama, Komisija je razvila mehanizam za davanje ex ante pristanka pod uvjetom da predmetna agencija slijedi ujednačeni model koji je predložila Komisija.

Kako je prikazano u Prilogu IV. ex ante pristanci primijenjeni su u sljedećim područjima: uspostavljanje odbora za osoblje, uznemiravanje, dopust za osobne potrebe, godišnje izvješće/ocjena, promaknuće, radno vrijeme, zapošljavanje i ponovno razvrstavanje privremenog osoblja iz članka 2. točke (f) Uvjeta zaposlenja ostalih službenika, najdulje dopušteno trajanje upotrebe pomoćnog osoblja, ocjenjivanje i ponovno razvrstavanje ugovornog osoblja.