EUROPSKA KOMISIJA Bruxelles, 8.6.2021. COM(2021) 292 final IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU, VIJEĆU I REVIZORSKOM SUDU





































Godišnje izvješće tijelu nadležnom za davanje razrješnice o unutarnjim revizijama provedenima 2020. {SWD(2021) 132 final}



Sadržaj 1.Ciljevi i područje primjene izvješća 2.Misija Službe za unutarnju reviziju: odgovornost, neovisnost i objektivnost 3.Pregled provedenih revizija 3.1.Provedba plana revizije za 2020. 3.2.Statistički podaci o preporukama Službe za unutarnju reviziju 4.Zaključci koji se temelje na revizijama provedenima 2020. 4.1.Zaključak o revizijama uspješnosti 4.1.1.Upravljanje podacima i informacijama 4.1.2.Zaštita podataka 4.1.3.Strategije nadzora za provedbu programa koje provode treće strane 4.1.4.Strategije kontrole za odabrane glavne uprave i službe 4.1.5.Postupci upravljanja ljudskim resursima 4.1.6.Pregledi radi ocjene provedbe novog okvira unutarnje kontrole u Komisiji 4.1.7.Ostali postupci 4.2.Ograničeni zaključci Službe za unutarnju reviziju 4.3.Opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije 5.Savjetovanje s Komisijinim povjerenstvom za financijske nepravilnosti 6.Mjere ublažavanja mogućeg sukoba interesa (međunarodni standardi za unutarnje revizije) – istraga Europske ombudsmanice

1.Ciljevi i područje primjene izvješća Ovim se izvješćem Europski parlament i Vijeće, u okviru postupka davanja razrješnice, obavješćuju o unutarnjim revizijama koje je 2020. provela Služba za unutarnju reviziju Europske komisije u glavnim upravama, službama i izvršnim agencijama Komisije. Izvješće sadržava sljedeće: i. sažetak broja i vrsta provedenih unutarnjih revizija, ii. sažetak izdanih preporuka i iii. mjere poduzete na temelju tih preporuka. U skladu s člankom 118. stavkom 8. i člankom 247. Financijske uredbe Komisija izvješće prosljeđuje Europskom parlamentu i Vijeću. Izvješće se temelji na izvješću koje je u skladu s člankom 118. stavkom 4. Financijske uredbe sastavio unutarnji revizor Komisije o revizijskim i savjetodavnim izvješćima Službe za unutarnju reviziju izrađenima 2020. 2.Misija Službe za unutarnju reviziju: odgovornost, neovisnost i objektivnost Misija je Službe za unutarnju reviziju unaprijediti i zaštititi vrijednost organizacije davanjem objektivnih jamstava, savjeta i uvida koji se temelje na rizicima. Služba za unutarnju reviziju pomaže Komisiji da ostvari svoje ciljeve primjenom sustavnog i discipliniranog pristupa radi evaluacije i poboljšanja djelotvornosti postupaka upravljanja rizicima, kontrole i upravljanja. Među njezinim su zadaćama ocjena i izdavanje odgovarajućih preporuka za poboljšanje postupaka upravljanja rizicima, kontrole i upravljanja kako bi se ostvarila sljedeća tri cilja: i. promicanje odgovarajućih etičkih načela i vrijednosti unutar organizacije, ii. djelotvorno upravljanje rezultatima i odgovornost unutar organizacije i iii. djelotvorno dostavljanje informacija o riziku i kontroli odgovarajućim sektorima organizacije. Služba za unutarnju reviziju pritom nastoji promicati kulturu učinkovitog i djelotvornog upravljanja unutar Komisije i njezinih službi. Neovisnost rada Službe za unutarnju reviziju utvrđena je u Financijskoj uredbi i Povelji o misiji Službe koje je donijela Komisija. U Povelji se navodi da revizori Službe za unutarnju reviziju moraju očuvati svoju neovisnost u odnosu na aktivnosti i operacije koje revidiraju kako bi se osigurala objektivnost njihove prosudbe i izbjegao sukob interesa. Ako dođe do stvarnog ili navodnog narušavanja njihove objektivnosti, pojedinosti takvog narušavanja trebale bi se objaviti. Ako to unutarnji revizor smatra potrebnim, može se izravno obratiti predsjednici Komisije i/ili Kolegiju. Služba za unutarnju reviziju obavlja svoje dužnosti u skladu s Financijskom uredbom, međunarodnim standardima za stručnu provedbu unutarnje revizije i Etičkim kodeksom Instituta unutarnjih revizora. Služba za unutarnju reviziju podnosi izvješće i funkcionalno je odgovorna Odboru za praćenje tijeka revizije. Služba za unutarnju reviziju: i. izvješćuje Odbor za praćenje tijeka revizije o znatnim problemima koje je otkrila u svojim revizijama i o mogućim poboljšanjima u revidiranim procesima, ii. jednom godišnje daje opće mišljenje o stanju u pogledu financijskog upravljanja u Komisiji i iii. (barem jednom godišnje) izvješćuje o svojoj misiji i rezultatima, kako je utvrđeno u njezinu godišnjem planu revizije. Izvješćuje se o znatnim izloženostima rizicima, problemima u području kontrole, problemima s korporativnim upravljanjem i drugim pitanjima. Odbor za praćenje tijeka revizije pomaže Kolegiju povjerenika u ispunjavanju njegovih obveza iz Ugovorâ, Financijske uredbe i drugih zakonskih instrumenata. To čini: i. osiguravanjem neovisnosti Službe za unutarnju reviziju, ii. praćenjem kvalitete unutarnjih revizija, iii. osiguravanjem da službe Komisije propisno uzimaju u obzir preporuke unutarnje i vanjske revizije i iv. osiguravanjem odgovarajućeg praćenja provedbe tih preporuka. Na taj način Odbor za praćenje tijeka revizije pridonosi poboljšanju djelotvornosti i učinkovitosti Komisije pri ostvarivanju njezinih ciljeva. Osim toga, Odbor za praćenje tijeka revizije olakšava nadzor Kolegija nad Komisijinim upravljanjem, upravljanjem rizicima i praksama unutarnje kontrole. Služba za unutarnju reviziju ne provodi reviziju sustava kontrole država članica nad financijskim sredstvima EU-a. Takve revizije sežu do razine pojedinačnih korisnika i provode ih unutarnji revizori država članica, nacionalna revizijska tijela, druge glavne uprave Komisije i Europski revizorski sud. Međutim, Služba za unutarnju reviziju provodi reviziju mjera koje Komisija poduzima radi nadzora i revizije: i. tijela u državama članicama i ii. drugih tijela nadležnih za isplatu sredstava EU-a, kao što su Ujedinjeni narodi. Kako je navedeno u Financijskoj uredbi, Služba za unutarnju reviziju može izvršavati navedene dužnosti na licu mjesta, među ostalim i u državama članicama. 3.Pregled provedenih revizija 3.1.Provedba plana revizije za 2020. Služba za unutarnju reviziju provela je plan revizije za 2020. u kontekstu pandemije bolesti COVID-19, a sredinom ožujka 2020. uvedeni su mehanizmi kontinuiteta poslovanja u skladu s mehanizmima Komisije na institucijskoj razini. Unatoč poteškoćama zbog izvanrednih okolnosti tijekom 2020., Služba za unutarnju reviziju provela je 137 „angažmana” (revizije, savjetovanja, praćenja i pregledi) i jednu procjenu rizika te je izdala 140 izvješća (uključujući napomene nakon praćenja i jedan dopis rukovodstvu). To je postignuto zahvaljujući mogućnostima digitalizacije dostupnima u Komisiji, koje uključuju alate za potporu učinkovitim i djelotvornim postupcima revizije na daljinu. Raščlamba prema vrstama završenih angažmana i izvješća prikazana je u grafikonima u nastavku. Do krajnjeg roka, odnosno do 31. siječnja 2021., provedeno je 95 % ažuriranog plana revizije za 2020. (tj. 100 % angažmana s izražavanjem uvjerenja koji su bili planirani za 2020., dok je dovršenje dvaju savjetovanja odgođeno za 2021. zbog promjene prioriteta). Taj plan revizije obuhvaćao je revizije u Komisiji i izvršnim agencijama . Početni plan za 2020. sadržavao je 43 revizijska angažmana (revizije, pregledi i savjetovanja, ali ne i praćenja) čiji je završetak planiran do krajnjeg roka 31. siječnja 2021. Obuhvaćao je 37 dodatnih angažmana koji su trebali početi prije 31. siječnja 2021. i završiti nakon tog datuma. Plan za 2020. ažuriran je sredinom godine. Odbor za praćenje tijeka revizije uzeo je u obzir i početni i ažurirani plan. Služba za unutarnju reviziju provela je 2020. dubinske procjene rizika u raznim glavnim upravama i službama. Na temelju rezultata tih procjena unutarnji revizor donio je strateški plan revizije za razdoblje 2021.–2023. koji se odnosi na Komisiju. Služba za unutarnju reviziju planira svoj rad na temelju procjene rizika i analize kapaciteta. To se zahtijeva njezinom Poveljom i međunarodnim standardima, a pridonosi učinkovitoj i djelotvornoj provedbi plana revizije. Njegova se provedba redovito prati i prilagođava prema potrebi. Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju

3.2.Statistički podaci o preporukama Službe za unutarnju reviziju Na slici u nastavku prikazano je koliko je preporuka Služba za unutarnju reviziju izdala 2020. Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju Subjekti revizije prihvatili su 2020. svih 185 preporuka Službe za unutarnju reviziju. U svim su slučajevima subjekti revizije izradili akcijske planove, koje su zatim dostavili Službi za unutarnju reviziju, a ona je procijenila da su ti planovi zadovoljavajući. U razdoblju 2016.–2020. subjekti revizije ocijenili su da je od ukupnog broja od 1 010 (djelomično) prihvaćenih preporuka koje je izdala Služba za unutarnju reviziju do krajnjeg roka 31. siječnja 2021. provedeno njih 725 (72 %). To znači da je ukupno 285 preporuka (28 %) još otvoreno. Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju Od tih 285 otvorenih preporuka pet ih je ocijenjeno „ključnima”, 83 „vrlo važnima”, dok se s provedbom 76 preporuka kasni (tj. nisu provedene do izvorno dogovorenog roka provedbe). Preporuke čija provedba kasni čine 7,5 % od ukupno 1 010 (djelomično) prihvaćenih preporuka. Od tih 76 preporuka čija provedba kasni šest vrlo važnih preporuka klasificirano je kao preporuke čija provedba znatno kasni (provedba preporuke znatno kasni ako je preporuka i dalje otvorena više od šest mjeseci nakon isteka izvornog roka provedbe). Te vrlo važne preporuke čija provedba znatno kasni čine 0,6 % ukupnog broja ključnih i vrlo važnih preporuka koje su prihvaćene u razdoblju 2016.–2020. (u usporedbi s 0,3 % u prethodnom razdoblju izvješćivanja). Izvor: Europska komisija, Služba za unutarnju reviziju Služba za unutarnju reviziju smatra da je cjelokupna provedba preporuka zadovoljavajuća i usporediva s prethodnim razdobljima izvješćivanja. Takvo stanje upućuje na to da službe Komisije dobro i djelotvorno provode ključne i vrlo važne preporuke i time smanjuju rizike koje je utvrdila Služba za unutarnju reviziju. Međutim, trebalo bi obratiti pozornost na pojedinačne preporuke koje su ocijenjene kao vrlo važne, a čija provedba znatno kasni. U dijelu 3. Priloga ovom izvješću sažeto su prikazane te vrlo važne preporuke čija provedba znatno kasni. O provedbi preporuka unutarnje revizije sastavljeno je posebno izvješće koje je poslano Odboru za praćenje tijeka revizije. 4.Zaključci koji se temelje na revizijama provedenima 2020. 4.1.Zaključak o revizijama uspješnosti Kako bi se pridonijelo kulturi Komisije koja se temelji na uspješnosti i njezinoj usmjerenosti na bolji omjer vrijednosti i novca, Služba za unutarnju reviziju u 2020. je provela dvije vrste revizija: revizije uspješnosti i sveobuhvatne revizije koje obuhvaćaju važne aspekte uspješnosti. Bile su uvrštene u strateški revizijski plan Službe za unutarnju reviziju za razdoblje 2019.–2021. U skladu sa svojom metodologijom i najboljom praksom Služba za unutarnju reviziju pristupila je provedbi na neizravan način, odnosno ispitivanjem je li rukovodstvo uspostavilo sustave kontrole za mjerenje i osiguravanje uspješnosti (učinkovitosti i djelotvornosti) svojih aktivnosti i kako ih je uspostavilo. Tim pristupom nastoji se osigurati da glavne uprave i službe osmisle odgovarajuće okvire uspješnosti, alate za mjerenje uspješnosti, ključne pokazatelje i sustave za praćenje. U sljedećim odjeljcima navode se zaključci Službe za unutarnju reviziju o različitim aspektima uspješnosti na koje su bile usmjerene revizije provedene u 2020. 4.1.1.Upravljanje podacima i informacijama Podaci su od strateške važnosti za organizacije javnog sektora. Politike EU-a i provedba programa EU-a sve se više temelje na podacima. Tvorci politika koriste se kvantificiranim podacima za donošenje utemeljenih odluka. Podaci ujedno služe za prikazivanje uspješnosti proračuna EU-a i ostvarenog napretka u postizanju ciljeva njegovih programa potrošnje. Radi poboljšanja troškovne učinkovitosti podaci bi trebali biti lako dostupni svim službama Komisije, koje bi ih prema potrebi trebale razmjenjivati. Komisija istodobno mora osigurati potpunu usklađenost s pravnim zahtjevima i drugim zahtjevima povjerljivosti te jamčiti visoku razinu sigurnosti osjetljivih informacija. Potreba za očuvanjem visokog stupnja privatnosti, sigurnosti, zaštite i etičkih standarda bez narušavanja toka i široke upotrebe podataka sastavni je dio političkih smjernica Komisije Ursule von der Leyen i istaknuta je među njezinim metodama rada.

U tom zahtjevnom kontekstu Služba za unutarnju reviziju provela je niz revizija povezanih s različitim aspektima upravljanja podacima. Rezultati tih revizija jasno pokazuju da će ubuduće biti potrebna znatna poboljšanja u tom području te su 2020. izdane mnoge vrlo važne preporuke koje se odnose na upravljanje podacima. Revizijom upravljanja podacima, informacijama i znanjem procijenjena je djelotvornost Komisijine strategije za upravljanje podacima, informacijama i znanjem. U njoj je zaključeno da bi Komisija trebala izraditi posebnu strategiju i strukturu radi: 1. boljeg prikupljanja, dijeljenja i čuvanja podataka, informacija i znanja te upravljanja njima te 2. razvoja novih mogućnosti suradnje. Služba za unutarnju reviziju prepoznala je da su u okviru sadašnje strategije i upravljačke strukture poduzeti važni koraci za utvrđivanje prioriteta, koordinaciju i upravljanje aktivnostima u području upravljanja podacima, informacijama i znanjem. Međutim, potrebna su proporcionalna poboljšanja u ključnim područjima koja bi Komisiji omogućila izradu strategije za upravljanje podacima, informacijama i znanjem koja je potpuno usklađena s njezinim ciljevima i prioritetima politike te jačanje nadzorne uloge upravljačkog tijela (Upravljački odbor za upravljanje informacijama) i djelotvorno upravljanje podacima, informacijama i znanjem. Predloženim poboljšanjima nastoji se dopuniti postojeći okvir kako bi se bolje odgovorilo na poteškoće i promjene povezane s ostvarenjem cilja potpune usmjerenosti Komisije na podatke. Slično pitanje usklađivanja s prioritetima i ciljevima Komisije utvrđeno je u reviziji aktivnosti Zajedničkog istraživačkog centra usmjerenih na potporu politici i upravljanju znanjem EU-a. Zajednički istraživački centar je služba Komisije koja se bavi znanošću i znanjem. Budući da je jedan od njegovih glavnih ciljeva potpora politikama EU-a s pomoću najkvalitetnijih neovisnih znanstvenih dokaza tijekom cijelog ciklusa politike u raznim područjima, za uspješan rad tog centra prijeko je potrebno odgovarajuće upravljanje podacima, informacijama i znanjem. Iako se postupci potpore politici i upravljanja znanjem učinkovito provode kako bi se centru omogućila mobilizacija dostupnog stručnog znanja za pružanje pravodobnih i visokokvalitetnih rezultata, koji zadovoljavaju potrebe klijenata u pogledu potpore politici, i dalje postoji znatan (vrlo važan) nedostatak u strukturi tih postupaka koji utječe na njihovu djelotvornu provedbu. Trebalo bi znatno bolje utvrđivati potrebe u pogledu potpore politici na institucijskoj razini i razini glavnih uprava u cijeloj Komisiji kako bi se omogućilo djelotvornije određivanje prioritetnih aktivnosti centra u skladu s prioritetima Komisije. Drugi ključan aspekt upravljanja podacima odnosi se na zaštitu informacija i čuvanje povjerljivosti podataka kojima se upravlja. To je osobito važno za klasificirane informacije jer neovlašteno otkrivanje takvih informacija može znatno naštetiti interesima EU-a ili jedne ili više njegovih država članica. U reviziji upravljanja bespovratnim sredstvima programa Obzor 2020. u Izvršnoj agenciji za istraživanje revizori su otkrili da unatoč djelotvornim ex ante kontrolama isplata u okviru programa Obzor 2020. i postupcima za zaključenje projekata tog programa postoje nedostaci u upravljanju projektima u pogledu podataka s oznakom „EU-RESTRICTED”, koji u konačnici dovode do povreda sigurnosti. Komisijina digitalna strategija komplementarna je njezinoj strategiji za upravljanje podacima, informacijama i znanjem. U digitalnoj strategiji predstavljena je vizija digitalno transformirane uprave koja je usmjerena na korisnika i temelji se na podacima. Tu transformaciju među ostalim omogućuje računalstvo u oblaku. Javnim računalstvom u oblaku nastoje se ostvariti koristi kao što su poslovna agilnost, jednostavnost upotrebe, dostupnost podataka, smanjenje troškova i održivost. Međutim, pri uvođenju rješenja za informacijsku tehnologiju u oblaku nužno je voditi računa o odgovarajućoj zaštiti podataka. U reviziji upravljanja javnim uslugama računalstva u oblaku Služba za unutarnju reviziju prepoznala je trud koji je posljednjih godina uložen u razvoj vizije za rješenja infrastrukture informacijske tehnologije koja se temelje na oblaku. Iako priznaje da je Komisija već poduzela korake za uspostavu odgovarajućih mehanizama za upotrebu javnih usluga računalstva u oblaku koje se odnose na „infrastrukturu kao uslugu” i „platformu kao uslugu”, Služba za unutarnju reviziju zaključila je da je potrebno znatno poboljšati upravljanje tim sigurnosnim uslugama u oblaku i sigurnost samih tih usluga kako bi se osiguralo ostvarenje njihovih ciljeva i smanjila izloženost riziku. 4.1.2.Zaštita podataka Provedene su dvije revizije učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole koji predmetnim glavnim upravama Komisije omogućuju da dokažu usklađenost s Uredbom (EU) 2018/1725 o zaštiti osobnih podataka. Obje su revizije otkrile znatne slabosti u uspostavljenim sustavima unutarnje kontrole. To ugrožava Komisijin ugled i može utjecati na ostvarenje njezina općeg cilja da postane „moderna, uspješna i održiva Europska komisija”, prvenstveno zbog njezine ključne uloge u donošenju propisa za zaštitu podataka u Europi. 1.Prva revizija obuhvatila je pet glavnih uprava i službi na institucijskoj i lokalnoj razini te je ukupno izdano osam vrlo važnih preporuka. Služba za unutarnju reviziju zaključila je da je unatoč dobrom napretku Komisije u uspostavi sustava kontrole koji omogućuju glavnim upravama i službama da dokažu svoju usklađenost s važećom pravnom osnovom, i dalje potreban niz znatnih poboljšanja za jačanje djelotvornosti i učinkovitosti tih sustava kako bi se ostvarila potpuna usklađenost. Ta poboljšanja obuhvaćaju: 1. opći okvir kojim se uređuju aspekti zaštite podataka, 2. ulogu i aktivnosti službenika za zaštitu podataka u potpori postupku zaštite podataka u cijeloj Komisiji i 3. provedbu ciljanih mjera za poboljšanje usklađenosti s glavnim odredbama Uredbe (EU) 2018/1725. Ta bi poboljšanja trebalo shvatiti kao komplementarne mjere usmjerene na jačanje postojećih struktura i postupaka upravljanja koji se odnose na pitanja zaštite podataka, pri čemu treba poštovati načela Komisijina sadašnjeg decentraliziranog modela koja su i dalje važeća. 2.Druga revizija provedena je u Glavnoj upravi za obrazovanje, mlade, sport i kulturu, koja je nadležna za programe kao što su Erasmus+ i Europske snage solidarnosti, te su izdane jedna ključna preporuka i četiri vrlo važne preporuke. Za potrebe sudjelovanja u tim programima mnogo osoba daje toj glavnoj upravi određene osobne podatke. Glavna uprava, kao delegirani voditelj obrade podataka, obrađuje te osobne podatke i šalje ih nacionalnim agencijama u državama članicama EU-a i trećim zemljama, koje su zadužene za provedbu projekata na nacionalnoj razini. Zajedno s nacionalnim agencijama, koje djeluju kao izvršitelji obrade podataka, Glavna uprava za obrazovanje, mlade, sport i kulturu mora osigurati da svi akteri koji imaju pristup podacima primljenima od sudionika programa adekvatno štite te podatke. Služba za unutarnju reviziju utvrdila je sljedeće: 1. navedena glavna uprava uvela je određene elemente koji se odnose na zaštitu osobnih podataka u smjernice i sporazume kojima se uređuju njezini programi i 2. zaštita osobnih podataka izričito se spominje u izjavama nacionalnih agencija o upravljanju. Ti su elementi sastavni dio sustava kontrole za obradu osobnih podataka, ali ne provode se uvijek adekvatno i, točnije, ne čine zaštitne mjere za međunarodne prijenose podataka izvan EU-a/zemalja Europskog gospodarskog prostora propisane Uredbom (EU) 2018/1725. Zaključeno je da se sadašnjim sustavom unutarnje kontrole za zaštitu osobnih podataka korisnika i sudionika programa Erasmus+ i Europskih snaga solidarnosti ne osigurava djelotvorno usklađenost s glavnim odredbama te uredbe. Navedenim dvjema revizijama otkriven je međusektorski problem koji se odnosi na prijenos osobnih podataka u treće zemlje. Proglašenje nevaljanosti europsko-američkog sustava zaštite privatnosti („presuda Schrems II”) uzrokovalo je konkretne poteškoće službama koje prenose osobne podatke u treće zemlje ili se služe uslugama u oblaku. Po nalogu Europskog nadzornika za zaštitu podataka Komisija je analizirala više od 600 dokumenata o obradi koji bi se mogli odnositi na problematične međunarodne prijenose osobnih podataka. Ključna preporuka koju je Služba za unutarnju reviziju uputila Glavnoj upravi za obrazovanje, mlade, sport i kulturu bila je povezana s prijenosom osobnih podataka u treće zemlje. Nakon što je ta glavna uprava poduzela određene mjere, Služba za unutarnju reviziju nakon datuma krajnjeg roka za ovo godišnje izvješće ocijenila je neke od tih mjera. Služba za unutarnju reviziju zaključila je da je Glavna uprava za obrazovanje, mlade, sport i kulturu donekle smanjila rizike i stoga je smanjila ocjenu prioritetne razine za dvije preporuke (s „ključne” na „vrlo važnu” i s „vrlo važne” na „važnu”). Naposljetku, u drugoj reviziji povezanoj s upravljanjem suradnjom sa stručnjacima u okviru dodjele bespovratnih sredstava iz programa Obzor 2020. utvrđen je problem povezan s obradom osobnih podataka stručnjaka i o tome je izdana jedna vrlo važna preporuka. 4.1.3.Strategije nadzora za provedbu programa koje provode treće strane Dužnosnici za ovjeravanje moraju uspostaviti odgovarajuće i djelotvorne strategije i aktivnosti za nadzor i praćenje djelotvorne provedbe programa za koju su zaduženi ovlašteni subjekti te za zaštitu proračuna EU-a i brzo rješavanje svih utvrđenih potencijalnih poteškoća. Služba za unutarnju reviziju proteklih je godina provela nekoliko revizija nadzornih mehanizama uspostavljenih u glavnim upravama i službama za provedbu programa (i/ili politika) koje provode treće strane. U mnogo je navrata utvrdila nedostatke u pogledu djelotvornosti strategija nadzora. U svojem općem mišljenju o financijskom upravljanju Služba za unutarnju reviziju već je šestu godinu zaredom (od 2015. do 2020.) navela posebnu napomenu o strategijama nadzora za treće strane koje provode politike. Tri revizije provedene u 2020. bile su usmjerene na doprinose EU-a izvršene u okviru neizravnog upravljanja. Revizija više subjekata koja se odnosila na ocjene na temelju stupova ukazala je na znatne slabosti u sustavu unutarnje kontrole za dodjelu sredstava u okviru neizravnog upravljanja, i to i na institucijskoj i lokalnoj razini u brojnim glavnim upravama u području vanjskog djelovanja. Iako je Komisija uložila velik trud u uspostavu djelotvornog sustava za ocjene na temelju stupova i nastavlja ulagati u daljnji razvoj institucijskog pristupa kako bi poboljšala dosljednu provedbu i smanjila velike inherentne rizike, taj je sustav potrebno znatno ojačati. To je nužno kako bi se osigurala razina zaštite proračuna EU-a koja je jednaka onoj pri izravnom izvršenju proračuna. Utvrđeni znatni nedostaci odnose se na 1. sporazume potpisane s Tajništvom Ujedinjenih naroda i povezanim subjektima bez prethodne pozitivne ocjene na temelju stupova i bez provođenja odgovarajućih nadzornih mjera (Služba za unutarnju reviziju zbog tog je zaključka uputila ključne preporuke subjektima revizije), 2. netočne informacije o statusu ocjena na temelju stupova zbog kojih su glavne uprave i službe potpisivale sporazume sa subjektima bez prethodne pozitivne ocjene na temelju stupova i bez provođenja odgovarajućih nadzornih mjera, 3. neodgovarajući institucijski nadzor, 4. neodgovarajuće praćenje bitnih promjena u sustavima subjekata koji su ocijenjeni na temelju stupova i 5. nedovoljno sudjelovanje glavnih uprava i službi u ocjenama na temelju stupova koje provode treće strane. Na temelju tih zaključaka Služba za unutarnju reviziju izdala je ukupno četiri ključne i 15 vrlo važnih preporuka u ukupno pet predmetnih glavnih uprava. Više pojedinosti nalazi se u Prilogu ovom izvješću. S druge strane, u druge dvije revizije koje su obuhvatile 1. neizravno upravljanje s delegiranim subjektima u Glavnoj upravi za međunarodna partnerstva i Glavnoj upravi za susjedsku politiku i pregovore o proširenju i 2. nadzor provedbe programa za Europski geostacionarni navigacijski sustav u razdoblju 2014.–2020. u Glavnoj upravi za obrambenu industriju i svemir općenito je stečena pozitivna slika o revidiranim postupcima. U tim revizijama nisu utvrđena ni ključna ni vrlo važna pitanja. 4.1.4.Strategije kontrole za odabrane glavne uprave i službe Glavne uprave i službe moraju osigurati zakonitost i regularnost programa i projekata koji se financiraju iz proračuna EU-a te dobro financijsko upravljanje njima. Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja osmišljavaju strategiju kontrole. Ta strategija obuhvaća ex ante i ex post kontrole, koje su ključne sastavnice na kojima se temelji godišnja izjava o jamstvu. Služba za unutarnju reviziju provela je 2020. različite revizije u tom području: 1. reviziju izrade i provedbe strategije kontrole u Izvršnoj agenciji za potrošače, zdravlje, poljoprivredu i hranu, 2. reviziju djelotvornosti izrade i provedbe strategije ex post kontrole za Instrument za povezivanje Europe u Izvršnoj agenciji za inovacije i mreže, 3. reviziju strategije ex post revizije programa Obzor 2020. u Glavnoj upravi za istraživanje i inovacije i 4. reviziju ex post kontrola u Izvršnoj agenciji za obrazovanje, audiovizualnu politiku i kulturu. Rezultati revizija provedenih 2020. općenito su pozitivni, iako su u dvije od navedene četiri revizije otkriveni nedostaci navedeni u nastavku. Zajednički centar za provedbu administrativno je dio Glavne uprave za istraživanje i inovacije i pruža usluge revizije za različita provedbena tijela programa Obzor 2020. Riječ je o financijskim (ex post) revizijama, koje provode njegovi vlastiti revizori ili vanjska revizorska društva radi provjere prihvatljivosti troškova koje prijavljuju korisnici. Služba za unutarnju reviziju utvrdila je nedostatak u izradi strategije ex post revizije za program Obzor 2020. i izdala je dvije vrlo važne preporuke. Iako se pokazalo da je strategija ex post kontrole u Izvršnoj agenciji za inovacije i mreže općenito adekvatno izrađena i djelotvorno provedena, utvrđen je nedostatak u pogledu ocjene izmjena ugovora o javnoj nabavi tijekom ex post revizija i dokumentacije o radu revizora na terenu.

4.1.5.Postupci upravljanja ljudskim resursima Služba za unutarnju reviziju posljednjih je godina provela razne revizije postupaka upravljanja ljudskim resursima u nekoliko glavnih uprava i službi Komisije. I ove su godine utvrđeni isti problemi kao prethodnih godina u reviziji ljudskih resursa u Eurostatu. Služba za unutarnju reviziju utvrdila je nedostatke u strateškom upravljanju ljudskim resursima, planiranju ljudskih resursa te praćenju ljudskih resursa i izvješćivanju o njima. Preporučila je Eurostatu da poduzme ciljane mjere u tim područjima. 4.1.6.Pregledi radi ocjene provedbe novog okvira unutarnje kontrole u Komisiji Služba za unutarnju reviziju pokrenula je 2019. niz ograničenih pregleda u šest glavnih uprava i službi radi ocjene provedbe Komisijina novog okvira unutarnje kontrole. Ta je inicijativa nastavljena 2020. provedbom tri dodatna ograničena pregleda na istu temu, koji su bili usmjereni na postupak ocjene, a ne na sam sustav unutarnje kontrole. Općenito zadovoljavajući rezultati dobiveni 2019. potvrđeni su i 2020. te je izdana samo jedna vrlo važna preporuka. Rezultati potvrđuju da Komisijini postupci ocjene sustava unutarnje kontrole nisu visokorizično područje. 4.1.7.Ostali postupci U nekoliko revizija ocijenjeni su aspekti uspješnosti ostalih postupaka koje provode različite glavne uprave i službe. U većini nisu utvrđeni ozbiljni problemi u pogledu uspješnosti. Takvi ozbiljni problemi utvrđeni su u tek nekoliko slučajeva. Vanjski stručnjaci ključni su akteri u postupku upravljanja bespovratnim sredstvima u okviru programa Obzor 2020. tijekom evaluacije prijedloga i provedbe projekata. Služba za unutarnju reviziju zaključila je da su glavne uprave i izvršne agencije uglavnom uspostavile i provele odgovarajuće i djelotvorne sustave unutarnje kontrole postupka upravljanja suradnjom sa stručnjacima, ali i dalje postoje nedostaci u pogledu djelotvornosti praćenja obrazaca sudjelovanja stručnjaka i poštovanja pravila rotacije. Utvrđen je nedostatak u izradi i djelotvornosti praksi upravljanja projektima u području informacijskih tehnologija u Zajedničkom istraživačkom centru. Utvrđen je i nedostatak povezan s okvirom upravljanja uspješnosti Službe za instrumente vanjske politike. Utvrđeno je da sustav kontrole za planiranje i praćenje postupka evaluacije u Glavnoj upravi za trgovinu nije u potpunosti adekvatan ni djelotvoran (što uključuje i upotrebu resursa). 4.2.Ograničeni zaključci Službe za unutarnju reviziju Služba za unutarnju reviziju svakoj je glavnoj upravi i službi u veljači 2021. dostavila ograničene zaključke o stanju unutarnje kontrole. Ti ograničeni zaključci dodatak su godišnjim izvješćima o radu predmetnih glavnih uprava i službi za 2020. Oslanjaju se na revizije provedene u posljednje tri godine i obuhvaćaju sve otvorene preporuke koje su izdali Služba za unutarnju reviziju i bivši odjeli za unutarnju reviziju (ako je Služba za unutarnju reviziju preuzela te preporuke). Zaključak Službe za unutarnju reviziju o stanju unutarnje kontrole ograničen je na sustave upravljanja i kontrole koji su revidirani. Ne obuhvaća sustave koje Služba za unutarnju reviziju nije revidirala u posljednje tri godine. 4.3.Opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije U skladu s Poveljom o misiji Službe za unutarnju reviziju ta služba jednom godišnje izdaje opće mišljenje o financijskom upravljanju Komisije. To se mišljenje temelji na revizijama u području financijskog upravljanja u Komisiji koje je provela Služba za unutarnju reviziju tijekom prethodnih triju godina (od 2018. do 2020.). U obzir se uzimaju i informacije iz drugih izvora, odnosno izvješća Europskog revizorskog suda. Opće mišljenje izdaje se istodobno s ovim izvješćem i odnosi se na istu godinu. Kao i u prethodnim izdanjima, opće mišljenje za 2020. kvalificira se s obzirom na zadrške koje su dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja iznijeli u svojim izjavama o jamstvu. Služba za unutarnju reviziju donijela je opće mišljenje na temelju kombiniranog učinka: 1. procijenjenih rizičnih iznosa koji su navedeni u godišnjim izvješćima o radu, 2. korektivne sposobnosti koja je dokazana financijskim ispravcima i povratima izvršenima u prošlosti i 3. procjena budućih ispravaka i rizičnih iznosa pri zaključivanju. S obzirom na dosadašnji opseg financijskih ispravaka i povrata te pod pretpostavkom da će ispravci plaćanja budućih godina biti na sličnoj razini, proračun EU-a primjereno je zaštićen u cjelini (ne nužno u pojedinim područjima politika) i tijekom vremena (katkad nekoliko godina poslije). Bez dodatnog kvalificiranja općeg mišljenja Služba za unutarnju reviziju poseban je naglasak stavila na sljedeće: 1.Izvršenje proračuna EU-a u kontekstu trenutačne krize povezane s pandemijom bolesti COVID-19: potreba za stalnim praćenjem i procjenom (novih/nadolazećih) rizika te za utvrđivanjem i provedbom odgovarajućih mjera za njihovo smanjenje Zdravstvena, socijalna, gospodarska i financijska situacija nastala zbog pandemije bolesti COVID-19 dovodi do potencijalno visokih, međusektorskih rizika za instituciju s obzirom na izvršenje proračuna EU-a i ostvarivanje njegovih političkih prioriteta. To uključuje operacije koje su se provodile prije krize (u okviru višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2014.–2020.), a za koje još uvijek treba provesti odgovarajuće kontrole (ponajprije ex post kontrole), te nadolazeće operacije u višegodišnjem financijskom okviru za razdoblje 2021.–2027. i paket oporavka u okviru instrumenta Next Generation EU u pogledu aspekata jamstava, usklađenosti i uspješnosti. Budući da kriza traje od početka 2020., riječ je o vrlo zahtjevnom kontekstu, osobito u pogledu: