Pri provedbi ove Uredbe osigurat će se usklađenost s drugim područjima vanjskog djelovanja i relevantnim politikama EU-a. To se odražava i u Programu do 2030. i znači da je potrebno uzeti u obzir učinke svih politika na održivi razvoj na svim razinama: nacionalnoj razini, na razini unutar EU-a, na razini drugih zemalja, kao i na globalnoj razini.

Nedavnim preispitivanjima i evaluacijama instrumenata za financiranje vanjskog djelovanja utvrđena je njihova dodana vrijednost i važnost. No ujedno su istaknute prilike za poboljšanja, a posebno potreba da se pojednostavne načini rada i da se EU-u omogući odgovor na nepredviđene okolnosti uz veću fleksibilnost. Stečeno iskustvo i rastući izazovi Komisiju su potakli da izmijeni ustroj instrumenata za financiranje vanjskog djelovanja u mjeri u kojoj je to moguće.

Unija i Europska zajednica za atomsku energiju („Zajednica”) iz niza razloga u jedinstvenom su položaju za pružanje vanjske pomoći. Njihov status nadnacionalnih subjekata donosi im politički utjecaj i odgovarajući pregovarački položaj. Zajednica je globalno prisutna kroz delegacije Unije, a time dobiva golemu mrežu informacija o kretanjima u zemljama diljem svijeta. EU i Zajednica ujedno su stranke u većini multilateralnih procesa čiji je cilj rješavanje globalnih izazova. To im omogućuje da budu upoznati s novim potrebama i problemima te da na odgovarajući način preraspodijele resurse. Djelovanja Zajednice, EU-a i država članica sve se više dopunjuju. Time se jačaju dijalog i suradnja sa zemljama partnerima, a to se sve više odražava u zajedničkom programiranju s državama članicama.

Ako je to u interesu Unije i prikladno za ostvarenje ciljeva određenog djelovanja, Komisija može odlučiti da će, u skladu s pravilima i uvjetima utvrđenima u Financijskoj uredbi, međunarodnim organizacijama, partnerskim zemljama ili subjektima iz ostalih trećih zemalja provedbu tog djelovanja povjeriti pod neizravnim upravljanjem. To je potrebno utvrditi u odluci Komisije.

4.Na djelovanja koja se sufinanciraju ili provode uz izravno ili neizravno upravljanje s tim subjektima primjenjuju se i pravila prihvatljivosti za subjekte koji se navode u članku 62. stavku 1. točki (c) podtočkama od ii. do viii. Financijske uredbe.

–◻ financijski učinak od GGGG do GGGG za odobrena sredstva za preuzete obveze i od GGGG do GGGG za odobrena sredstva za plaćanje.

Pri provedbi ove Uredbe osigurat će se usklađenost s drugim područjima vanjskog djelovanja i relevantnim politikama EU-a, te dosljednost s politikom razvoja. To je uvršteno i u Program do 2030. i znači da je potrebno uzeti u obzir učinke svih politika na održivi razvoj na svim razinama: nacionalnoj razini, na razini unutar EU-a, na razini drugih zemalja, kao i na globalnoj razini.

Evaluacijama na razini projekata uglavnom upravlja delegacija EU-a koja je zadužena za projekt, a njima se dobivaju detaljnije, dubinske analize te se voditeljima projekata omogućuje da poboljšaju tekuće intervencije i pripreme buduće intervencije. Za provedbu analize i prikupljanje povratnih informacija i dokaza od svih dionika, a posebno krajnjih korisnika, zapošljavaju se vanjski neovisni stručnjaci s tematskom i geografskom stručnošću. Komisija provodi i strateške evaluacije svojih politika, u rasponu od programiranja i strategije do provedbe intervencija u specifičnom sektoru (kao što je zdravstvo ili obrazovanje), u državi ili regiji, ili specifičnog instrumenta. Te su evaluacije važne za oblikovanje politika i osmišljavanje instrumenata i projekata. Sve se one objavljuju na internetskim stranicama Komisije, a sažetak nalaza uvrštava se u godišnje izvješće Vijeću i Europskom parlamentu.

Instrumentom je predviđeno da se neizravno upravljanje može povjeriti i zemljama partnerima ili tijelima koja one odrede. Takvo neizravno upravljanje može se delegirati u različitim oblicima: u slučaju djelomične delegacije Komisija zadržava ex ante kontrolu nad odlukama zemlje partnera i izvršava plaćanja u ime zemlje partnera, a ta plaćanja ne podliježu ex ante ocjeni na temelju stupova u skladu s člankom 154. stavkom 6. točkom (b) nove Financijske uredbe; ako je riječ o punoj delegaciji zemlja partner nakon ex ante ocjene na temelju stupova može provoditi djelovanje na temelju vlastitih ocijenjenih sustava i postupaka, bez ex ante kontrole Komisije.

Ustroj unutarnje kontrole

Proces unutarnje kontrole / upravljanja osmišljen je kako bi pružio razumno jamstvo u pogledu djelotvornosti i učinkovitosti operacija, pouzdanosti financijskog izvješćivanja i usklađenosti s relevantnim zakonodavnim i proceduralnim okvirom.

Djelotvornost i učinkovitost

Kako bi se osigurale učinkovitost i djelotvornost operacija (i ublažila visoka razina rizika u pogledu vanjske pomoći), osim svih elemenata procesa strateške politike i planiranja na razini Komisije, okruženja interne revizije i drugih zahtjeva okvira unutarnje kontrole Komisije, provedbene službe i dalje će imati prilagođen okvir za upravljanje pomoći za sve instrumente koji će obuhvaćati:

– upravljanje većim dijelom vanjske pomoći preneseno je delegacijama Unije na terenu,

– jasnu i formaliziranu strukturu financijske odgovornosti (od delegiranog dužnosnika za ovjeravanje (glavni direktor)) daljnjim delegiranjem s dužnosnika za ovjeravanje (direktor) u sjedištu na voditelja delegacije,

– redovito izvješćivanje iz delegacija Unije u sjedište (izvješća o upravljanju vanjskom pomoći) uključujući godišnje izvješće o jamstvu koje izdaje voditelj delegacije,

– izradu opsežnog programa za edukaciju osoblja u sjedištu i u delegacijama EU-a,

– znatnu potporu i vodstvo sjedišta/delegacije (uključujući putem interneta),

– redoviti nadzorni posjeti delegacijama svakih tri do šest godina,

– metodologiju upravljanja projektnim i programskim ciklusom, uključujući: kvalitetne alate za potporu planiranju intervencije, metodu njezina izvršenja, mehanizam financiranja, sustav upravljanja, procjenu i izbor bilo kojih partnera u provedbi, alate upravljanje programima i projektima, alate za praćenje programa i projekata te izvješćivanje o programima i projektima radi djelotvorne provedbe, uključujući redovno vanjsko praćenje projekata na licu mjesta i opsežnu evaluaciju i reviziju. Težit će se pojednostavnjenju proširenjem uporabe pojednostavnjenih mogućnosti obračunavanja troškova i oslanjanjem na reviziju organizacija partnera. I dalje će se primjenjivati pristup kontrola prema diferencijaciji rizika u skladu s temeljnim rizikom.

Financijsko izvješćivanje i računovodstvo

Provedbene službe i dalje će postupati prema najvišim standardima računovodstva i financijskog izvješćivanja s pomoću računovodstvenog sustava Komisije utemeljenog na obračunu (ABAC) te specifičnih alata za vanjsku pomoć kao što su Zajednički informacijski sustav RELEX (CRIS) i njegov nasljednik (OPSYS).

Metode za kontrolu usklađenosti s relevantnim zakonodavnim i postupovnim okvirom utvrđene su u odjeljku 2.3. (mjere za sprečavanje prijevara i nepravilnosti).

2.2.2.Informacije o utvrđenim rizicima i sustavima unutarnje kontrole uspostavljenima radi smanjivanja tih rizika

Operativno okruženje za suradnju u okviru ovog instrumenta obilježeno je rizicima da se ciljevi instrumenta ne ostvare, suboptimalnim financijskim upravljanjem i/ili neusklađenošću s primjenjivim pravilima (pogreške zakonitosti i pravilnosti) u vezi s:

– gospodarskom/političkom nestabilnošću i/ili prirodnom katastrofom koja može dovesti do poteškoća i odgoda u osmišljavanju i provedbi intervencija, posebno u nestabilnim državama,

– nedostatkom institucijskih i administrativnih kapaciteta u zemljama partnerima koji može uzrokovati poteškoće i odgode u osmišljavanju i provedbi intervencija,

– geografski raspršenim projektima i programima (koji obuhvaćaju mnoge zemlje/područja/regije) koji mogu predstavljati logističke izazove / izazove u pogledu resursa kada je riječ o praćenju, posebno praćenju djelovanja na terenu,