U studenome 2020. Europski parlament i Vijeće donijeli su preinake Uredbe o dostavi pismena i Uredbe o izvođenju dokaza. Njima se od nadležnih tijela država članica zahtijeva da međusobno komuniciraju putem decentraliziranog IT sustava (npr. za razmjenu standardiziranih obrazaca, dokumenata) koji se sastoji od nacionalnih IT sustava međusobno povezanih interoperabilnim rješenjem (kao što je e-CODEX). Dvjema se uredbama prvi put utvrđuje cjeloviti pravni okvir za elektroničku komunikaciju među nadležnim tijelima u prekograničnom sudskom postupku. U ovom se Prijedlogu na isti način pristupa komunikaciji među nadležnim tijelima, a uredbe o dostavi pismena i izvođenju dokaza (preinake) izostavljene su iz njegova područja primjene.

Digitalne tehnologije mogu u tom pogledu pridonijeti učinkovitosti pravosudnih sustava smanjenjem administrativnog opterećenja, skraćivanjem vremena obrade predmeta, povećanjem sigurnosti i pouzdanosti komunikacije te djelomičnim automatiziranjem postupanja u predmetima. Međutim, iskustvo je pokazalo da prepuštanje državama članicama da razviju vlastita nacionalna IT rješenja dovodi do fragmentiranog pristupa te stvara rizik da rješenja neće biti kompatibilna.

Dodatne prednosti proizlaze iz poticanja digitalizacije pravosudne suradnje u EU-u i uključivanja svih država članica jer će to poboljšati aktualnu situaciju u kojoj samo određene skupine država članica same poduzimaju mjere, što rezultira ograničenim i fragmentiranim odgovorom na utvrđene probleme.

3. analizu učinka trebalo bi poduprijeti jasnim prikazom učinaka, posebno troškova ulaganja i dionika na koje to utječe. U obzir bi se trebale uzeti nesigurnosti povezane s iznesenim pretpostavkama i implikacije koje imaju na procijenjene učinke; 4. u izvješću bi trebalo procijeniti učinke mogućeg povećanja broja prekograničnih predmeta. Trebalo bi razmotriti postoji li rizik od toga da bi bolji pristup pravosuđu i učinkovitija prekogranična pravosudna suradnja mogli dovesti do kašnjenja u rješavanju predmeta zbog povećanog radnog opterećenja sudaca i vremena potrebnog za sudske postupke; 5. u izvješću bi trebalo pojasniti presudna pitanja povezana sa zaštitom podataka i uzeti u obzir da prelazak s papirnatih formata na digitalni format podrazumijeva i druge rizike. U izvješću bi trebalo razmotriti moguće osjetljivosti povezane s činjenicom da više podataka u digitalnom formatu može olakšati njihov prijenos, ali i stvoriti probleme u pogledu zaštite podataka i njihove sigurnosti. Trebalo bi uzeti u obzir zabrinutosti koje su dionici izrazili u pogledu zaštite podataka. Odbor za nadzor regulative poslao je i dodatne preporuke s kontrolnim popisom za kvalitetu. Da bi se provele preporuke Odbora za nadzor regulative, u procjenu učinka uvedene su sljedeće promjene: 1. definicija problema preformulirana je tako da odražava stvarne probleme analizirane u odjeljku 2.; 2. objašnjene su usklađenost s drugim inicijativama, kao što su e-CODEX i e-IDAS, te poveznice s europskim portalom e-pravosuđe; 3. odjeljak 6. o učincima osnovnog scenarija i opcija politike restrukturiran je te su za svaku opciju opisani glavni učinci (tj. gospodarski učinci, socijalni učinci, učinci na temeljna prava). U odjeljku se govori i o tome kako će Prijedlog utjecati na glavne dionike; 4. u odjeljku 6. o učincima pojašnjeno je postoji li potencijalni rizik od povećanog broja prekograničnih predmeta i ima li pravosuđe kapacitete za takav razvoj događaja; 5. u odjeljak 6. dodana su pojašnjenja o zaštiti podataka. Nadalje, procjena učinka dopunjena je podacima iz popratne studije i Priloga 7. izvješću. Izvješću su dodani ekonomska analiza i troškovi za države članice. U odgovarajućim odjeljcima izvješća navedena su mišljenja dionika koji su sudjelovali u savjetovanju. Provele su se tehničke preporuke kao što je spajanje rezultata javnog savjetovanja s Prilogom 2., numeriranje stranica prilogâ, brisanje Priloga o mreži supsidijarnosti.

U procjeni učinka utvrđena je jedna nezakonodavna i jedna zakonodavna opcija politike s tri podopcije. Postojale su dodatne opcije, no odbačene su u ranoj fazi. Promotivna kampanja o upotrebi digitalnih alata i sustava e-CODEX za komunikaciju u prekograničnim sudskim postupcima odbačena je jer se smatralo da takva kampanja ne bi bila stvarna alternativa regulatornom djelovanju i da bi se u svakom slučaju mogla provesti u okviru osnovnog scenarija. Opcija elektroničke razmjene informacija i podataka putem centraliziranog sustava EU-a nije se smatrala primjerenom jer ju je bilo teško opravdati sa stajališta proporcionalnosti i supsidijarnosti. Osim toga, sve informacije, podaci i dokumenti bili bi pohranjeni u infrastrukturi Komisije ili infrastrukturi subjekta koji upravlja sustavom (npr. eu-LISA), a oni ne bi bili stranka u prekograničnim razmjenama. Centralizirani sustav predstavljao bi i jedinstvenu točku kvara jer bi svi podaci bili pohranjeni na jednome mjestu, što ne bi bio slučaj s decentraliziranim sustavom u kojem podatke pohranjuje svaka država članica pojedinačno.

U osnovnom scenariju u odnosu na koji su procijenjene dvije glavne opcije nisu predviđene nikakve mjere za poticanje digitalizacije prekogranične pravosudne suradnje i upotrebe digitalnih alata za poboljšanje pristupa pravosuđu. Stoga bi upotreba elektroničke komunikacije među nadležnim tijelima i dalje bila dobrovoljna. Upotreba elektroničkih potpisa/pečata i odgovornosti povezane sa zaštitom podataka i dalje bi bile fragmentirane. Stoga su s obzirom na navedene ciljeve Prijedloga razmatrane dvije opcije: donošenje preporuke Komisije (nezakonodavna opcija) ili donošenje pravnog akta, uredbe (zakonodavna opcija). Zakonodavna opcija iziskivala bi kombinaciju uredbe s horizontalnim odredbama i izmjena postojećih uredbi kako bi se osigurala dosljednost te direktive s izmjenama postojećih direktiva i okvirnih odluka.

Nezakonodavna opcija uključivala bi djelovanje za poticanje država članica na upotrebu sustava e‑CODEX za digitalnu prekograničnu komunikaciju i pristup pravosuđu. Preporukom Komisije moglo bi se potaknuti države članice da slijede usklađeni pristup upotrebi elektroničkih komunikacija, uključujući videokonferencije, elektroničke dokumente, elektroničke pečate i potpise. S obzirom na dobrovoljnu prirodu tog pristupa države članice mogle bi slobodno razvijati vlastite digitalne alate. Takvo bi djelovanje moglo biti tehnički i operativno izvedivo. Troškovna učinkovitost ovisila bi o pristupu pojedinačne države članice digitalizaciji te o potrebama i resursima država članica. Međutim, kad je riječ o mjeri u kojoj se opcijom ispunjavaju ciljevi Prijedloga, preporukom se ne bi zajamčila stvarna primjena digitalnih alata za komunikaciju, interoperabilnost digitalnog kanala, prihvaćanje elektroničkih dokumenata kao ni zajednički standardi za upotrebu i priznavanje usluga povjerenja.

U okviru zakonodavne opcije donijet će se zakonodavne mjere (uredba i direktiva). Uredba će uključivati pravila o uspostavi sigurnog elektroničkog kanala koji se temelji na sustavu e‑CODEX (za koji je u procjeni učinka Komisijina Prijedloga uredbe o sustavu e‑CODEX utvrđeno da je riječ o najprikladnijem tehničkom rješenju). Taj kanal, koji je zapravo decentralizirani IT sustav, upotrebljavat će se za komunikaciju i razmjenu informacija, podataka i dokumenata između sudova i nadležnih tijela te, prema potrebi, s agencijama za pravosuđe i unutarnje poslove i tijelima EU-a. Uvest će se pravila kojima se podupire komunikacija između pojedinaca i pravnih subjekata te sudova i nadležnih tijela država članica, uključujući pravila o upotrebi videokonferencije ili druge tehnologije za komunikaciju na daljinu. Utvrdit će se odgovornosti voditeljâ obrade podataka i izvršiteljâ obrade podataka. Ta se opcija temelji na pretpostavci da će IT sustavi za razmjenu europskih istražnih naloga (EIN-ovi) i dostavu pismena/izvođenje dokaza, kako ih je razvila Komisija, biti prošireni na svu prekograničnu pravosudnu komunikaciju koja je uređena instrumentima EU-a za pravosudnu suradnju. Države članice moći će povezati svoj nacionalni IT sustav s decentraliziranom mrežom ili upotrebljavati besplatno softversko rješenje koje je razvila Komisija. Time će se omogućiti izravna komunikacija između sudova i/ili nadležnih tijela koji sudjeluju u postupcima u okviru instrumenata EU-a u prekograničnoj pravosudnoj suradnji u građanskim, trgovačkim ili kaznenim stvarima. U okviru zakonodavne opcije razmatrane su tri podopcije: a) obvezna ili dobrovoljna upotreba digitalnog kanala, b) obvezno ili dobrovoljno prihvaćanje elektroničke komunikacije u pogledu fizičkih i pravnih osoba i c) regulatorni ili neregulatorni pristup upotrebi i priznavanju usluga povjerenja. Direktivom će se izmijeniti postojeće okvirne odluke i direktive kako bi ih se uskladilo s pravilima iz uredbe.

Nakon usporedbe opcija politike i podopcija te njihove procjene u odnosu na ciljeve Prijedloga odabrana je zakonodavna opcija kao najpoželjnija. Ta će opcija upotrebu digitalne komunikacije učiniti obveznom (uz opravdane iznimke) za komunikaciju između sudova i nadležnih tijela (te između njih i agencija i tijela EU-a za pravosuđe i unutarnje poslove). Obvezat će sudove i nadležna tijela i na prihvaćanje elektroničke komunikacije fizičkih i pravnih osoba te će poslužiti kao pravna osnova za upotrebu videokonferencije ili druge tehnologije za komunikaciju na daljinu u usmenim raspravama u prekograničnim predmetima te za upotrebu i priznavanje usluga povjerenja.

Iako će sudovi i nadležna tijela morati prihvaćati elektroničku komunikaciju fizičkih i pravnih osoba, upotreba digitalnog kanala bit će dobrovoljna za fizičke i pravne osobe. Ako to žele, moći će upotrebljavati tradicionalna sredstva komunikacije, uključujući sredstva u papirnatom obliku.

Može se očekivati da će upotreba digitalnog kanala pozitivno utjecati na okoliš jer će se upotrebljavati manje papira i manje slati pošta. Navedeni utjecaji na okoliš uglavnom se odnose na uvođenje elektroničkih sredstava komunikacije i vjerojatan porast upotrebe videokonferencija i komunikacije na daljinu umjesto rasprava uživo. Iako se može pretpostaviti da će se tijekom proizvodnje i rada opreme trošiti energija, ukupni utjecaj na okoliš bit će pozitivan.

Kad je riječ o gospodarskom učinku, zbog obveze uspostave digitalnog kanala države članice morale bi uložiti nova sredstva u razvoj potrebne infrastrukture za interakciju sa sustavom e‑CODEX. Raspon ulaganja ovisio bi o njihovu trenutačnom stupnju digitalizacije, njihovoj razini uključenosti u projekt e-CODEX, usklađenosti s postojećim rješenjima i opsegu elektroničkih prijenosa u okviru nacionalnog prava. No dugoročno bi se digitalizacijom pravosuđa znatno smanjili troškovi nacionalnih pravosudnih sustava u prekograničnim postupcima. To bi pozitivno utjecalo i na proces digitalizacije na nacionalnoj razini.