IZVJEŠĆE KOMISIJE EUROPSKOM PARLAMENTU I VIJEĆU Godišnje izvješće tijelu za davanje razrješnice o unutarnjim revizijama provedenima u 2013. (članak 99. stavak 5. Financijske uredbe) /* COM/2014/0615 final */





1. Uvod. 2 2. Misija IAS-a: Neovisnost, objektivnost i odgovornost Ciljevi i područje primjene izvješća 2 3. Pregled provedenih revizija. 3 3.1. Provedba plana revizije za 2013. 3 3.2. Statistički podaci o preporukama IAS-a. 3 4. Glavni nalazi i preporuke. 4 4.1. Horizontalne revizije. 4 4.1.1. Dopis uprave o delegiranju novih zadaća izvršnim agencijama (više glavnih uprava) 4 4.1.2. Revizija učinkovitosti upravljanja ljudskim resursima u podršci financijskoj krizi u glavnim upravama ECFIN, COMP, MARKT (više glavnih uprava) 4 4.2. Poljoprivreda, prirodni resursi i zdravlje. 6 4.2.1. Ograničena procjena stope preostale pogreške (stup 1. i 2.) (GU AGRI) 6 4.2.2. Revizija strategije kontrole – provedba u GU-u AGRI (GU AGRI) 7 4.3. Kohezija. 7 4.3.1. Revizija učinkovitosti sustava za mjerenje učinkovitosti poslovanja u GU-u REGIO (GU REGIO) 7 4.3.2. Revizija učinkovitosti sustava za mjerenje učinkovitosti poslovanja u GU-u EMPL (GU EMPL) 8 4.4. Istraživanje, energija i promet. 9 4.4.1. Ograničena procjena izračuna i osnovne metodologije za stopu preostale pogreške GU-a RTD za izvještajnu godinu 2012. (GU RTD) 10 4.4.2. Zajednička revizija IAS-a i Odjela za unutarnju reviziju o upravljanju bespovratnim sredstvima Izvršne agencije za transeuropsku prometnu mrežu (Poziv na podnošenje prijedloga – upravljanje projektima) (TEN-T EA) 10 4.4.3. Revizija strategije kontrole Izvršne agencije za konkurentnost i inovacije (EACI) 10 4.4.4. Provedba sustava kontrole Sedmog okvirnog programa (FP7) u Izvršnoj agenciji za istraživanje (REA) 11 4.5. Vanjska pomoć, razvoj i proširenje. 12 4.5.1. Ograničena procjena metodologije i izračuna stope preostale pogreške (GU DEVCO) 12 4.5.2. Pripravnost GU-a DEVCO za revidiranu metodologiju jamstvene izjave Revizorskog suda (GU DEVCO) (revizija učinkovitosti) 13 4.5.3. Decentralizirana nabava (GU DEVCO) 14 4.6. Obrazovanje i građanstvo. 14 4.6.1. Revizija učinkovitosti nacionalnih agencija (EAC) 14 4.7. Gospodarski i financijski poslovi 15 4.7.1. Revizija učinkovitosti GMES-a/programa Copernicus (GU ENTR) 15 4.8. Opće usluge i ljudski resursi 16 4.8.1. Pripravnost GU-a ESTAT za ispunjivanje svojih zadaća u okviru gospodarskog upravljanja (GU ESTAT) ) (revizija učinkovitosti) 16 4.9. Revizije informacijske tehnologije (IT). 17 4.9.1. Revizija učinkovitosti upravljanja sigurnošću informacija u sustavu informacijske tehnologije europskog sustava trgovanja emisijama (EU ETS) (GU CLIMA, GU DIGIT i Uprava za ljudske resurse i sigurnost ) 17 4.9.2. SYGMA – faza 1. – revizija učinkovitosti razvojnog procesa (GU CNECT, GU RTD) 18 5. Savjetovanje s povjerenstvom Komisije za financijske nepravilnosti 19 6. Zaključci 19 1. Uvod Svrha je ovog izvješća obavijestiti tijelo za davanje razrješnice o radu Službe Komisije za unutarnju reviziju (IAS) u skladu s člankom 99. stavkom 5. Financijske uredbe. Ovo se izvješće temelji na izvješću koji je sastavio unutarnji revizor Komisije, u skladu s člankom 99. stavkom 3. Uredbe, u pogledu revizorskih i savjetodavnih izvješća IAS-a sastavljenih u 2013.[1] o glavnim upravama Komisije (GU) te službama i izvršnim agencijama[2]. U skladu sa svojom pravnom osnovom izvješće sadržava sažetak broja i vrste provedenih unutarnjih revizija, preporuka i mjera poduzetih na temelju tih preporuka[3]. 2. Misija IAS-a: Neovisnost, objektivnost i odgovornost Ciljevi i područje primjene izvješća Misija IAS-a jest pridonijeti dobrom upravljanju u Europskoj komisiji revizijom sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole kako bi se ocijenila njihova učinkovitost u cilju postizanja trajnog poboljšanja. Neovisnost IAS-a utvrđena je Financijskom uredbom[4] i poveljom o misiji koju je donijela Komisija. IAS o svim svojim revizijama podnosi izvješće Odboru za praćenje tijeka revizije (APC)[5]. IAS obavlja svoje zadaće u skladu s Financijskom uredbom i međunarodnim standardima za stručnu provedbu unutarnjih revizija te Kodeksom etike Instituta unutarnjih revizora. IAS ne provodi reviziju sustava kontrole država članica nad financijskim sredstvima Komisije. Takve revizije, koje obuhvaćaju razinu pojedinačnih korisnika, provode unutarnji revizori država članica, nacionalna tijela za reviziju, druge glavne uprave Komisije i Europski revizorski sud (ECA). Međutim, IAS provodi reviziju mjera koje poduzimaju službe Komisije za nadzor i reviziju tijela u državama članicama i drugih tijela nadležnih za isplatu sredstava EU-a, poput Ujedinjenih naroda. Kako je navedeno u Financijskoj uredbi, IAS može provoditi navedene dužnosti na licu mjesta, među ostalim u državama članicama. 3. Pregled provedenih revizija 3.1. Provedba plana revizije za 2013. Do roka od 31. siječnja 2014. IAS je proveo[6] 100% svojih planiranih revizija (cilj 100 %). IAS je završio 87 izvješća (u usporedbi s 89 u 2012. i 77 u 2011.), što obuhvaća 23 revizije, 59 naknadnih revizija, 4 ograničene provjere i jedan dopis uprave. Tablica s usporedivim podacima o revizijama i izvješćima utvrđenima za 2011 – 2013. nalazi se u radnom dokumentu službi Komisije u prilogu. 3.2. Statistički podaci o preporukama IAS-a IAS je u 2013. izdao 134 nove preporuke (od čega 2 ključne, 59 vrlo važnih, 67 važnih i 6 poželjnih). IAS je ocijenio akcijske planove u pogledu tih preporuka kao zadovoljavajuće. Revizijski subjekti izvijestili su da je 79 % prihvaćenih preporuka izdanih od 2009. do 2013. provedeno do početka 2014. Od svih preporuka koje su ocijenjene kao „vrlo važne” ili „ključne” i izdane u razdoblju od 2009. do 2013., 10 vrlo važnih preporuka (2,3 %) kasnilo je više od šest mjeseci. Još tri zakašnjele vrlo važne preporuke izdane su prije 2009[7]. Ne kasni ni jedna ključna preporuka. APC je redovno obavješćivan o ključnim ili vrlo važnim preporukama koje kasne više od šest mjeseci i, prema potrebi, podsjećao službe na njihovu obvezu provedbe. Ukupni broj prihvaćenih preporuka izdanih od 2009. do 2013. za koje je IAS proveo naknadne revizije do kraja 2013. iznosi 686. Naknadnim radom IAS-a potvrđeno je da se preporuke provode na zadovoljavajući način, pridonoseći poboljšanju sustava kontrole u službama podložnima reviziji. IAS je zatvorio 96 % preporuka koje su praćene tijekom navedenog razdoblja. U priloženom radnom dokumentu službi Komisije nalaze se detaljnije informacije o stopi prihvaćanja novih preporuka i provedbi preporuka za razdoblje 2009. – 2013. 4. Glavni nalazi i preporuke 4.1. Horizontalne revizije 4.1.1. Dopis uprave o delegiranju novih zadaća izvršnim agencijama (više glavnih uprava) U navedenom dopisu uprave obuhvaćena su glavna pitanja horizontalne naravi iz izvješća o pregledu IAS-a iz 2010. o izvršnim agencijama i naknadnim revizijama provedenima u tom području. Namjera mu je podrška upravi u dodjeli zadaća izvršnim agencijama i ublažavanje mogućih povezanih rizika. Cilj mu nije ocjena trenutačnog stanja ili iznošenje mišljenja. Kao prvo pitanje navodi se da bi se analiza troškova i koristi upotrijebljena za ocjenu raznih mogućnosti trebala temeljiti na dobro utvrđenoj i dosljednoj metodologiji, što uključuje upotrebu odgovarajućih alata i metodologija za podršku postupku raspodjele osoblja. Osim toga, odabranu opciju potrebno je redovno potvrđivati tijekom projekta. Kako se broj osoblja izvršnih agencija povećava, a agencije dostižu kritičnu masu programa kojima je potrebno upravljati, potrebno je razmotriti alternativne mogućnosti za postizanje daljnjih ušteda troškova i bolje učinkovitosti udruživanjem horizontalnih službi agencija, poput informacijske tehnologije, upravljanja ljudskim resursima ili komunikacija. Nadalje, potrebno je u većoj mjeri naglasiti poboljšanje njihove učinkovitosti u ispunjivanju sve većih očekivanja dionika. IAS navodi i da je s obzirom na opseg delegiranja upravljanja programima potrebno poduzeti odgovarajuće mjere kako bi se osigurala trajna dostupnost dovoljnog broja osoblja odgovarajućeg profila u dugoročnom razdoblju, zajedno s politikom zadržavanja osoblja agencije. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 2.1. Priloga. 4.1.2. Revizija učinkovitosti upravljanja ljudskim resursima u podršci financijskoj krizi u glavnim upravama ECFIN, COMP, MARKT (više glavnih uprava) Kako bi bila u mogućnosti rješavati nove izazove i odgovornosti koji proizlaze iz financijske krize, Komisija je glavnim upravama ECFIN, COMP i MARKT omogućila znatno povećanje ljudskih resursa. Cilj revizije bio je ocijeniti je li upravljanje ljudskim resursima (dalje u tekstu HRM) u dotičnim glavnim upravama bilo učinkovito u odgovoru na izazove u području ljudskih resursa koji proizlaze iz odgovora politike na financijsku krizu. IAS smatra da su tri navedene glavne uprave pokazale veliku odlučnost u odgovoru na izazove povezane s ljudskim resursima, što im je omogućilo rad na ostvarivanju svojih političkih i operativnih ciljeva, uključujući one koji proizlaze iz same krize. Međutim, glavne uprave u različitoj mjeri trebaju dodatno poboljšati svoje alate za upravljanje ljudskim resursima kako bi postupak donošenja odluka učinili učinkovitijim. U pogledu strategije HRM-a glavne uprave trebale bi i dalje razvijati svoju višegodišnju strategiju u području ljudskih resursa. Osobito moraju provesti kvalitativnu i kvantitativnu analizu potreba osoblja i rješavati pitanje raskoraka između potreba i sadašnje situacije. Provedbu strategije u području ljudskih resursa potrebno je podržati alatima za mjerenje i praćenje njezine učinkovitosti i izvješćivanje o njoj. U pogledu planiranja u području ljudskih resursa potrebna je provedba alata za redovnu ocjenu radnog opterećenja osoblja i utvrđivanje prioriteta za njihove zadaće. Raspodjelu osoblja potrebno je provoditi na toj osnovi. Glavne uprave trebale bi unaprijediti svoj postupak praćenja i izvješćivanja o aktivnostima koje se odnose na HRM tako što će donijeti sveobuhvatno izvješće o pitanjima ljudskih resursa kojim su obuhvaćeni razni aspekti HRM-a, među ostalim ključni pokazatelji rezultata (KPI). Time bi se glavnim upravama omogućilo mjerenje učinkovitosti upravljanja ljudskim resursima i olakšalo donošenje odluka uprave o pitanjima koja se odnose na ljudske resurse. U sve tri navedene glavne uprave doneseni su akcijski planovi koje IAS smatra primjerenima za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti o nalazima za predmetne glavne uprave vidi odjeljak 2.3. Priloga. 4.2. Poljoprivreda, prirodni resursi i zdravlje (AGRI, ENV, CLIMA, MARE, EAHC, SANCO) 4.2.1. Ograničena procjena stope preostale pogreške (stup 1. i 2.) (GU AGRI) IAS je prvi put proveo ograničene procjene izračuna stope preostale pogreške, kako su izvijestile glavne uprave AGRI (sadašnji odjeljak), RTD (vidi odjeljak 4.4.1.) i DEVCO (vidi odjeljak 4.5.) u svojim nacrtima godišnjih izvješća o radu za izvještajnu godinu 2012. U izračunu stope preostale pogreške GU AGRI oslanja se u velikoj mjeri na statističke podatke o provjeri o kojima izvješćuju države članice, a koje Europski revizorski sud smatra nepouzdanima. Stoga postoji rizik da će stope preostale pogreške u GU-u AGRI biti netočne. Gledajući izvan okvira godišnjeg izvješća o radu za 2012. potrebno je poboljšati pouzdanost statističkih podataka država članica.[8] Osim toga, GU AGRI mora osigurati da se stope preostale pogreške izračunavaju na temelju točnih i reprezentativnih podataka. Navedena uprava mora riješiti uočene nedosljednosti i osigurati uključivanje pogrešaka višestruke sukladnosti u izračun. Ako se one isključe, potrebno je objasniti utjecaj navedenog. Nadalje, GU AGRI trebao bi razmotriti prilagodbu postupka za izjavljivanje rezervi kada je to utemeljeno na pouzdanim statističkim podacima o provjerama u državama članicama. To bi bilo više u skladu s kriterijima za određivanje značajnosti kojima se služe druge glavne uprave s podijeljenim upravljanjem. GU AGRI složio se sa svim nalazima i preporukama ograničene procjene i prihvatio ih. Prepoznao je hitnost preporuka i obvezao se na njihovu provedbu. GU AGRI donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Dodatni koraci poduzeti su u kontekstu godišnjeg izvješća o radu za izvještajnu godinu 2013., pri čemu je utvrđeno da je znatan napredak postignut već u godišnjem izvješću o radu za 2012., a osobito u godišnjem izvješću o radu za 2013. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 3.1. Priloga. 4.2.2. Revizija strategije kontrole – provedba u GU-u AGRI (GU AGRI) Te su revizije bile nastavak revizije IAS-a u 2012. u pogledu ustroja postojeće strategije kontrole u upravi za reviziju Glavne uprave za poljoprivredu. Namjera je bila ocijeniti provedbu strategije revizije i kontrole, a posebno učinkovitu provedbu revizija, njihov nadzor i korektivne mjere u cilju rješavanja nedostataka u sustavima upravljanja i kontrole u državama članicama. Revizori su uvažili tekuće napore koje GU AGRI ulaže u smanjenje stopa pogrešaka i zaštitu proračuna nizom mjera za otkrivanje i korektivnih mjera. No i dalje je potrebno poboljšati postupak revizije koji je ključan u omogućivanju čvrste osnove za postupak jamčenja zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija: pripremne dokumente potrebno je pribaviti na vrijeme te ih prema potrebi prevesti i analizirati; potrebno je optimizirati koordinaciju s operativnim odjelima u cilju nadogradnje njihova znanja i stručnosti te ispravnog utvrđivanja i rješavanja ključnih pitanja; potrebno je na licu mjesta ponovno provesti provjere učinkovitosti kontrola te osigurati primjeren dokumentirani trag ključnih faza. Od ključne je važnosti i da se GU AGRI oslanja na sustav praćenja stvarnih i održivih poboljšanja sustava kontrole u državama članicama. GU AGRI trebao bi dovršiti svoj postojeći sustav informacijske tehnologije i koristiti se njime, uključujući provjere podataka, kako bi se njegove preporuke u okviru revizije bolje pratile. Osim toga, GU AGRI trebao bi upotrijebiti taj sustav kako bi pratio svoj napredak u reviziji, pokrivenost revizije i ostvarivanje ciljeva. GU AGRI donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 3.2. Priloga. 4.3. Kohezija (REGIO, EMPL) 4.3.1. Revizija učinkovitosti sustava za mjerenje učinkovitosti poslovanja u GU-u REGIO (GU REGIO) Glavni cilj revizije bio je ocijeniti u kojoj mjeri u GU-u REGIO postoje odgovarajući sustavi za mjerenje učinkovitosti poslovanja za praćenje, izvješćivanje i evaluaciju provedbe aktivnosti u smislu operativnih i administrativnih aktivnosti (unutarnja) i ostvarivanja ciljeva politike (vanjska). GU REGIO trebao bi bolje uključiti svoje prioritete u plan upravljanja i objasniti kako oni pridonose posebnim ciljevima. Nadalje, potrebno je dobro definirati ciljeve uz odgovarajuće etape i pokazatelje na temelju kriterija RACER[9]. Za provedbu politike u razdoblju od 2014. do 2020. potrebno je uvesti pokazatelje na temelju ocjene ukupne učinkovitosti svakog operativnog programa. Potrebno je osigurati da se evaluacijska strategija za razdoblje od 2014. do 2020. temelji na iskustvima iz sadašnjeg razdoblja, osobito u pogledu pribavljanja dokaza evaluacije tijekom vremena i načina na koji to može pridonijeti godišnjem izvješću o radu i izvješću na temelju članka 318. Osim toga, GU REGIO trebao bi zajedno s GU-om EMPL (vidi u nastavku) razviti strategiju za poboljšanje pouzdanosti informacija o učinkovitosti o kojima izvješćuju države članice te pritom razmotriti multidisciplinarni pristup. GU REGIO trebao bi nastaviti s poboljšanjem kvalitete podataka dostavljenih za programsko razdoblje 2007. – 2013. Nadalje, GU REGIO treba ojačati ulogu geografskih jedinica u praćenju učinkovitosti operativnih programa i osigurati da su rezultati na primjereni način uključeni u mišljenje uprave koje izdaje dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja (AOSD). Potrebno je razviti jasan pristup za izgradnju jamstva u pogledu učinkovitosti kohezijske politike i načina ostvarivanja tog jamstva, među ostalim praćenjem, evaluacijom i revizijom. GU REGIO donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi odjeljak 4.2. priloga. 4.3.2. Revizija učinkovitosti sustava za mjerenje učinkovitosti poslovanja u GU-u EMPL (GU EMPL) Glavni cilj revizije bio je ocijeniti primjerenost postojećih sustava za mjerenje učinkovitosti poslovanja. GU EMPL trebao bi u svoj plan upravljanja na bolji način uključiti ciljeve i planirane rezultate za operativne aktivnosti GU-a kojima se pridonosi posebnim ciljevima u okviru Europskog socijalnog fonda (ESF) i ciljevima horizontalnih i administrativnih aktivnosti. Također bi trebao poboljšati svoje pokazatelje za postizanje kriterija RACER i osigurati dobro definirane ciljeve. Za provedbu politike ESF-a u razdoblju od 2014. do 2020. potrebno je uvesti pokazatelje na temelju ocjene ukupne učinkovitosti svakog operativnog programa koju provodi GU EMPL. Nadalje, potrebno je poboljšati izvješćivanje o postignućima ESF-a uključivanjem više kvalitativne analize i informacija o kontekstu. Na temelju dosad uloženog rada navedena glavna uprava trebala bi dodatno razviti pristup ocjeni radnog opterećenja kako bi se obuhvatio puni raspon aktivnosti za poboljšanje raspodjele resursa. Potrebno je osigurati da na raspolaganju ima ažurirane informacije kako bi sukladno tomu dodatno razvila svoj plan u području ljudskih resursa. Zajedno s GU-om REGIO, GU EMPL treba razviti strategiju za poboljšanje pouzdanosti informacija o učinkovitosti poslovanja. Iako je naglasak na sljedećem programskom razdoblju, navedena glavna uprava treba i dalje unaprjeđivati podatke dostavljene za razdoblje 2007. – 2013. Nadalje, GU EMPL treba ojačati ulogu geografskih jedinica u praćenju učinkovitosti operativnih programa i osigurati da su rezultati na primjeren način uključeni u mišljenje uprave koje izdaje AOSD. Treba razviti jasan pristup za izgradnju jamstva u pogledu učinkovitosti ESF-a, uključujući potrebu za revizijama učinkovitosti koje se koriste multidisciplinarnim timovima. GU EMPL donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 4.3. Priloga. 4.4. Istraživanje, energija i promet (EACI, ERCEA, CNECT, JRC, REA, RTD, TEN-T EA, MOVE, ENER) 4.4.1. Ograničena procjena izračuna i osnovne metodologije za stopu preostale pogreške GU-a RTD za izvještajnu godinu 2012. (GU RTD) Cilj je bio ispitati izračun i osnovnu metodologiju stopa preostale pogreške dostavljenih u nacrtu godišnjeg izvješća o radu za 2012. Na točnost izračuna stope preostale pogreške utječu nepotpune revizije zajedničkog reprezentativnog uzorka revizije (84 %). Dok su neki od razloga za kašnjenje revizija izvan kontrole GU-a, GU RTD trebao bi ipak poboljšati planiranje revizija zajedničkog reprezentativnog uzorka revizije kako bi se povećala stopa dovršetka za uzorak revizije na dan izvješćivanja. GU RTD trebao bi osim toga uvesti konzervativniji pristup pri ekstrapolaciji ex-post rezultata kako bi se u obzir uzela mogućnost da neke od ekstrapoliranih sustavnih pogrešaka neće biti provedene. GU RTD prihvatio je preporuku i proveo ispravak za godišnje izvješće o radu za 2013. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 5.1. Priloga. 4.4.2. Zajednička revizija IAS-a i Odjela za unutarnju reviziju o upravljanju bespovratnim sredstvima Izvršne agencije za transeuropsku prometnu mrežu (Poziv na podnošenje prijedloga – upravljanje projektima) (TEN-T EA) Cilj revizije bio je ocijeniti primjerenost i učinkovitu primjenu sustava unutarnje kontrole u pogledu bespovratnih sredstava kojima izravno upravlja Izvršna agencija za transeuropsku prometnu mrežu (TEN-T EA). Ta zajednička revizija bila je usredotočena na postupak evaluacije prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava. Nisu pronađeni znatni rizici koji bi mogli imati negativan učinak na postizanje ciljeva poslovanja za ispitani postupak. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 5.2. Priloga. 4.4.3. Revizija strategije kontrole Izvršne agencije za konkurentnost i inovacije (EACI) Revizijom su obuhvaćeni glavni sastavni elementi za dobivanje jamstva u slučaju upravljanih fondova, ex-ante i ex-post kontrole i prijavljivanje jamstava u okviru godišnjeg izvješća o radu. IAS preporučuje da EACI sveobuhvatno opiše svoju strategiju kontrole i ponovno ocijeni sustav unutarnje kontrole, uključujući poveznicu između ključnih kontrola i njihovih rezultata te posebnih ciljeva u pogledu jamstava koji se odnose na zakonitost i pravilnost. Agencija bi trebala ažurirati svoje postupke izvješćivanja AOSD-a uključivanjem dodatnih ključnih pokazatelja rezultata povezanih s kontrolom. Također bi trebala razmotriti ponovno uravnoteženje ex-ante i ex-post kontrola u skladu s jamstvom koje je potrebno postići. EACI bi trebao ojačati i svoje ex-ante provjere razvojem pristupa utemeljenog na riziku, na osnovi čvrstih i dosljednih ključnih pokazatelja rezultata, učvrstiti provjeru prihvatljivosti troškova i donijeti službene odluke kojima se tehnički osposobljeno osoblje ovlašćuje za izdavanje potvrda „odobreno za plaćanje”. U pogledu strategije ex-post revizije EACI bi trebao bolje definirati i opravdati globalne i posebne ciljeve te poboljšati svoj postupak odabira projekata utemeljen na riziku; potrebno je reorganizirati sektor ex-post kontrole Agencije. Naposljetku, EACI bi trebao razviti strategiju za borbu protiv prijevara kako bi se osigurala primjerena svijest o prijevarama u njezinoj općoj strategiji kontrole. EACI je donio akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 5.4. Priloga. 4.4.4. Provedba sustava kontrole Sedmog okvirnog programa (FP7) u Izvršnoj agenciji za istraživanje (REA) Revizijom je ocijenjeno je li strategija kontrole REA-e u kontekstu programa FP7 donijela očekivane rezultate. Ex-post revizijama provedenima od 2010. do 2012. otkrivene su znatne greške u sustavima za MSP-ove kojima upravlja Agencija. IAS je preporučio da REA ocijeni rizik od nepravilnosti i potencijalne prijevare u tim sustavima i o tome izvijesti u svojem godišnjem izvješću o radu za 2013. te da u potpunosti primijeni predviđene korektivne mjere i pokrene posebnu pojačanu reviziju. Pri odlučivanju o rezervama u svojem godišnjem izvješću o radu za 2012. REA nije upotrijebila zajedničku reprezentativnu stopu pogreške u svim operacijama programa FP7 kao što su to učinile glavne uprave zadužene za istraživanje. Umjesto toga odabrala je alternativan pristup. Nadalje, REA je zamijenila stopu pogreške koja se odnosi na zakonitost i pravilnost indikatorom financijskog proračunskog utjecaja pogrešaka. Stoga bi REA trebala poboljšati prijavljivanje stopa pogrešaka i jamstva u svojim godišnjim izvješćima o radu. Osim toga, REA bi trebala formalizirati posebnu strategiju ex-post kontrole te definirati ciljeve, prioritete, ključne pokazatelje rezultata za praćenje učinkovitosti, kao i poboljšani pristup ocjeni rizika kako bi se povećao broj kontrola utemeljenih na rizicima. Za ex-ante kontrole potrebno je razviti i pristup utemeljen na riziku. Naposljetku, REA bi trebala poduzeti mjere u pogledu aktivnosti uključenih u njezin dokument o pristupu borbi protiv prijevara, pokrenuti promišljanje među službama za istraživanje o provedbi primjerene ocjene rizika u pogledu dvostrukog financiranja te uskladiti napore s drugim službama za istraživanje u području borbe protiv plagijata. REA je donijela akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 5.5. Priloga. 4.5. Vanjska pomoć, razvoj i proširenje (DEVCO, ECHO, ELARG, FPI) 4.5.1. Ograničena procjena metodologije i izračuna stope preostale pogreške (GU DEVCO) Cilj je bio ispitati izračun i osnovnu metodologiju stope preostale pogreške u nacrtu godišnjeg izvješća o radu za 2012. GU DEVCO pokrenuo je u 2011. studiju o izračunu svoje stope preostale pogreške, što je bio važan korak prema poboljšanju njegova postupka izgradnje jamstva. No procjenom IAS-a utvrđeni su nedostaci u pogledu pouzdanosti izračuna procijenjenog dijela stope pogreške, poput nedostatka metodologije koja se dosljedno primjenjuje za procjenu pogrešaka u nedostatku osnovne dokumentacije i u pogledu uključivanja stope preostale pogreške i drugih sastavnih dijelova jamstva u nacrt godišnjeg izvješća o radu. Nadalje, IAS je zaključio da nacrt godišnjeg izvješća o radu za 2012. ne sadržava dovoljno informacija za ocjenu troškovne učinkovitosti ukupnih postojećih kontrola (uključujući studiju stope preostale pogreške). Takva ocjena omogućila bi GU-u DEVCO da utvrdi mogućnosti za troškovnu učinkovitost i/ili područja u kojima bi bio moguć preustroj kontrole. IAS je preporučio da bi u sljedećoj izvještajnoj godini GU DEVCO trebao osigurati poduzimanje odgovarajućih koraka kako bi se osigurala upotreba baze podataka transakcija iz Zajedničkog informacijskog sustava RELEX (CRIS), gdje su već provedene provjere dosljednosti. GU DEVCO donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. IAS je zatim utvrdio da je GU DEVCO poduzeo odgovarajuće mjere za poboljšanje opisnog dijela završnog godišnjeg izvješća o radu za 2012. u pogledu stope preostale pogreške. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 6.1. Priloga. 4.5.2. Pripravnost GU-a DEVCO za revidiranu metodologiju jamstvene izjave Revizorskog suda (GU DEVCO) (revizija učinkovitosti) Novim pristupom Revizorskog suda reviziji jamstvene izjave vjerojatno će se povećati prijavljene stope pogreške zbog isključenja iz uzorka transakcija pretfinanciranja koje imaju manju vjerojatnost pogreške i kvantifikacije ozbiljnih nepravilnosti u javnim natječajima na 100 % svih načina upravljanja. S obzirom na navedeno, IAS je proveo reviziju pripravnosti GU-a DEVCO u pogledu revidirane metodologije jamstvene izjave Revizorskog suda. Revizija je pokazala da je GU DEVCO proveo odgovarajuće pripreme za ublažavanje rizika povezanog s razrješnicom u pogledu revidirane metodologije jamstvene izjave Revizorskog suda. GU DEVCO pripremio je sveobuhvatan akcijski plan za rješavanje potencijalnih problema povezanih s revidiranom metodologijom jamstvene izjave i drugih problema koje su utvrdili njegovi vanjski revizori ili koji su pronađeni revizijama odjela za unutarnju reviziju GU-a DEVCO ili revizijama IAS-a. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 6.2. Priloga. 4.5.3. Decentralizirana nabava (GU DEVCO) Cilj revizije bio je ocijeniti primjerenost i učinkovitu primjenu sustava unutarnje kontrole, postupaka upravljanja rizicima i upravljanja povezanih s postupcima dodjele i sklapanja ugovora Europskog fonda za razvoj (EDF) i proračuna EU-a koji se provode na temelju decentraliziranog načina upravljanja. Revizija je uputila na dva posebna slučaja koji se odnose na utvrđivanje i povedbu načela etike i sprječavanje sukoba interesa. Stoga je IAS preporučio da ih GU DEVCO razjasni u uputama sadržanima u Praktičnom vodiču. GU DEVCO donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 6.4. Priloga. 4.6. Obrazovanje i građanstvo (COMM, EAC, EACEA, HOME, JUST) 4.6.1. Revizija učinkovitosti nacionalnih agencija (EAC) Nadležna nacionalna tijela zemalja sudionica odabrala su nacionalne agencije za provedbu programa za cjeloživotno učenje (LLP) i Mladi na djelu (YiA). Eksternalizacija kao oblik upravljanja donosi dodatne rizike u uspostavi sustava nadzora u glavnim upravama za postizanje njihovih ciljeva politike. Glavni cilj revizije bio je ocijeniti je li GU EAC uspostavio djelotvoran sustav mjerenja učinkovitosti poslovanja za praćenje, izvješćivanje i ocjenu učinkovitosti nacionalnih agencija. Revizija je pokazala da, iako je u GU-u EAC trenutačno u tijeku niz aktivnosti u cilju definiranja sustava za mjerenje učinkovitosti poslovanja za razdoblje 2014. – 2020., GU EAC trebao bi pojačati svoju učinkovitost, osobito u pogledu pokazatelja kojima se izričito mjeri djelotvorna i troškovno učinkovita upotreba bespovratnih sredstava za poslovanje dodijeljenih nacionalnim agencijama. Osim toga je potrebno uspostaviti jasnu poveznicu između ciljeva nacionalnih agencija i ciljeva Komisije. GU EAC donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 7.1. Priloga. 4.7. Gospodarski i financijski poslovi (COMP, ECFIN, ENTR, MARKT, OLAF, TAXUD, TRADE) 4.7.1. Revizija učinkovitosti GMES-a/programa Copernicus (GU ENTR) Cilj revizije Globalnog praćenja okoliša i sigurnosti (GMES) bio je ocijeniti učinkovitost sustava upravljanja te sustava za upravljanje rizicima i unutarnju kontrolu u cilju podrške upravljanju GMES-om. Revizija se odvijala tijekom prijelaznog razdoblja između početne aktivnosti GMES-a provedene od 2011. do 2013. i operativne faze programa promijenjena naziva Copernicus, čime će se ukupan doprinos iz proračuna EU-a povećati više od tri puta. IAS preporučuje poboljšanje okvira upravljanja za svemirsku komponentu, unaprjeđenje sustava i mehanizama za praćenje te provedbu detaljne analize u cilju učinkovite potpore prijelaza na operativnu fazu Copernicus. GU ENTR donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 8.1. Priloga. 4.8. Opće usluge i ljudski resursi (HR, BUDG, DGT, DIGIT, EPSO, ESTAT, SJ, OIB, OIL, OP, PMO, SCIC, SG) 4.8.1. Pripravnost GU-a ESTAT za ispunjivanje svojih zadaća u okviru gospodarskog upravljanja (GU ESTAT) ) (revizija učinkovitosti) Gospodarska i financijska kriza otkrila je niz ključnih strukturnih nedostataka u gospodarskom upravljanju ekonomskom i monetarnom unijom EU-a. Kao dio mjera učvršćene su i proširene zadaće GU-a ESTAT. Osim osiguranja visokokvalitetnh podataka o državnom dugu i deficitu, GU ESTAT zadužen je i za uspostavu pravila i postupaka za istragu manipulacija statističkim podacima. To je bio predmet revizije kojom je razmotrena pripravnost tog GU-a. IAS je GU-u ESTAT preporučio da odmah poduzme mjere za formalizaciju svojih operativnih postupaka i tehničkih smjernica uz integriranje dobivenih pravnih savjeta. GU ESTAT trebao bi i ocijeniti svoje zahtjeve u pogledu ljudskih resursa i osposobljenosti za ispunjivanje novih istražiteljskih dužnosti. Stoga bi te potrebe trebalo uključiti u plan upravljanja. Osim toga, GU ESTAT treba osigurati da je njegov model rizika koji se upotrebljava za planiranje prethodnih posjeta u okviru dijaloga[10] u skladu s priznatim sustavom upravljanja kvalitetom. Nadalje, treba osigurati dodanu vrijednost pravodobnom dostavom svojih zaključaka Gospodarskom i financijskom odboru. Nadalje, IAS preporučuje GU-u ESTAT da pripremi jasno obrazloženje za svaki ad hoc posjet[11] i ključnim dionicima podnese sažetak svojih ad hoc posjeta. GU ESTAT donio je akcijski plan koji IAS smatra primjerenim za rješavanje utvrđenih problema. U nedavnoj naknadnoj reviziji IAS je zabilježio postignuti napredak. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 9.1. Priloga. 4.9. Revizije informacijske tehnologije (IT) 4.9.1. Revizija učinkovitosti upravljanja sigurnošću informacija u sustavu informacijske tehnologije europskog sustava trgovanja emisijama (EU ETS) (GU CLIMA, GU DIGIT i Uprava za ljudske resurse i sigurnost ) U okviru svoje nadležnosti za upravljanje sustavom IT-a europskog sustava trgovine emisijama (EU ETS) Komisija mora osigurati sprječavanje nezakonitog iskorištavanja sigurnosnih slabih točaka u području informacijske tehnologije koje bi moglo uzrokovati poremećaj i narušavanje tržišta ugljika, što bi utjecalo na ugled institucije te dovelo do financijskih posljedica. Ukupni cilj revizije bio je ocijeniti osigurava li se postojećim sustavom kontrole identifikacija i učinkovita provedba odgovarajućih sigurnosnih mjera za sustav EU ETS. Revizijom su bili obuhvaćeni GU CIMA, GU DIGIT i Uprava za ljudske resurse i sigurnost, u skladu sa svojim ulogama i upravljačkim odgovornostima. Revizija IAS-a pokazala je da su sigurnosne mjere koje je utvrdio GU CLIMA razumne s obzirom na složenost i izazove s kojima je sustav suočen. Međutim, sigurnosne kontrole koje proizlaze iz navedenog nisu u potpunosti provedene. To je, među ostalim, rezultat izazova postojeće strukture upravljanja projekta ETS-a[12] u donošenju obvezujućih odluka i osiguravanju njihove provedbe te usklađivanju suprotnih stavova i većih neslaganja sudionika kako bi se olakšala suradnja ključnih aktera i protok informacija potrebnih za donošenje odgovarajućih odluka o sigurnosnim mjerama potrebnih za sustav informacijske tehnologije ETS-a. U sve tri navedene glavne uprave doneseni su akcijski planovi koje IAS smatra primjerenima za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 10.3. Priloga. 4.9.2. SYGMA – faza 1. – revizija učinkovitosti razvojnog procesa (GU CNECT, GU RTD) GU CNECT (kao vlasnik sustava) i GU RTD (kao dobavljač sustava) glavni su akteri uključeni u razvoj projekta SYGMA, projekta suradnje glavnih uprava kojim trenutačno upravljaju službe zadužene za istraživanje, a cilj mu je omogućiti sustav informacijske tehnologije kojim se podržava postupak dodjele bespovratnih sredstava za program FP7/Okvirni program za konkurentnost i inovacije (CIP), Obzor 2020. i bespovratnih sredstava koja nisu namijenjena istraživanju, a kojima upravljaju službe zadužene za istraživanje. SYGMA bi trebao postati zajednički sustav upravljanja bespovratnim sredstvima u središtu postupka racionalizacije upravljanja bespovratnim sredstvima[13]. Cilj revizije bio je ocijeniti djelotvornost i učinkovitost upravljanja sustavom SYGMA s posebnim naglaskom na upravljanje projektima informacijske tehnologije te upravljanje i pripravnost sustava IT-a. Ukupno, dijelom projekta SYGMA koji se odnosi na razvoj IT-a dosad se upravljalo na primjeren način bez većih odstupanja od izvornog plana. Međutim, u očekivanju odobrenja pravne osnove sektora i definiranja usklađenih poslovnih procesa, razvoj IT-a nije se temeljio na stabilnim poslovnim procesima i zahtjevima već više na utemeljenim pretpostavkama. U obje navedene glavne uprave doneseni su akcijski planovi u pogledu prihvaćenih preporuka, koje IAS smatra primjerenima za rješavanje utvrđenih problema. Za više pojedinosti vidi Odjeljak 10.4. Priloga. 5. Savjetovanje s povjerenstvom Komisije za financijske nepravilnosti Povjerenstvo za financijske nepravilnosti u 2013. nije utvrdilo probleme sustava u skladu s člankom 73. stavkom 6.[14] Financijske uredbe koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica. 6. Zaključci Provedba akcijskih planova sastavljenih na temelju ovogodišnjih i prethodnih revizija IAS-a pridonosi stalnom poboljšanju okvira unutarnje kontrole Komisije. IAS će provesti naknadne revizije o provedbi akcijskih planova, koje će ispitati Odbor za praćenje tijeka revizije te po potrebi obavijestiti Kolegij. IAS će se i dalje usredotočiti na revizije u području financija, usklađenosti i informacijske tehnologije te ojačati svoje aktivnosti u reviziji učinkovitosti. [1] U ovo su izvješće uključena revizorska i savjetodavna izvješća završena do 1. veljače 2014. [2] Njime nisu obuhvaćene decentralizirane europske agencije, Europska služba za vanjsko djelovanje ili druga tijela nad kojima IAS vrši reviziju, a za koja se izdaju posebna godišnja izvješća. [3] Propisano standardom br. 2060 u okviru međunarodnih standarda za stručnu provedbu unutarnje revizije (Standardi) koje je donio Institut unutarnjih revizora (IIA). [4] Članak 100. Financijske uredbe. [5] Odbor za praćenje tijeka revizije pomaže Kolegiju povjerenika osiguravajući da se rad IAS-a, odjela unutarnje revizije (IAC) i Europskog revizorskog suda na odgovarajući način uzima u obzir i prati u službama Komisije. [6] U priloženom radnom dokumentu službi Komisije (SWD) nalazi se pregled svih završenih revizija i naknadnih revizija. [7] IAS – 2006. – DIGIT – 001 Podatkovni centar – Operacije i sigurnost, IAS – 2007. – DIGIT – 001 Infrastruktura i služba za mrežu korporativnih podataka i IAS.B – 2008. – ADMIN – 004 Revizija sigurnosti. [8] Očekuje se da će se novim zakonodavstvom za razdoblje 2014. – 2020. i njegovim čvršćim kontrolnim okvirom situacija u budućnosti poboljšati. [9] RACER: Relevantni, prihvaćeni, uvjerljivi, jednostavni, čvrsti (standard unutarnje kontrole br. 5) [10] Prethodni posjeti u okviru dijaloga namijenjeni su utvrđivanju rizika ili potencijalnih problema koji proizlaze iz „prethodnih” izvora podataka u kontekstu postupka u slučaju prekomjernog deficita. [11] Ad hoc posjeti provode se kada određeno važno pitanje postavljeno državi članici nije moguće riješiti na drugi način osim sastankom na licu mjesta. Iako se ti posjeti ne spominju izričito u revidiranoj Uredbi 479/2009, GU ESTAT smatra da ima ista prava pristupa kao u okviru metodološkog posjeta. [12] Struktura upravljanja obuhvaća odbor za upravljanje projektom ETS-a na razini glavnog direktora, pripremnu skupinu na razini direktora i radnu skupinu za sigurnost koja predstavlja tehničku razinu. [13] Postupak racionalizacije upravljanja bespovratnim sredstvima pokrenut je u ožujku 2011. nakon Komunikacije potpredsjednika Šefčoviča pod nazivom „Korištenje informacijskom tehnologijom u Komisiji na najbolji mogući način”. Cilj je postići učinkovitu upotrebu resursa Komisije i ulaganja i osigurati potporu učinkovitih informatičkih alata za stvarne poslovne potrebe. [14] Člankom 117. Pravila primjene propisuje se sljedeće: „U tom se godišnjem izvješću [tj. izvješću u skladu s člankom 99. stavkom 3.] također navode svi problemi sustava koje utvrdi posebno povjerenstvo uspostavljeno na temelju članka 73. stavka 6. Financijske uredbe..