IZVJEŠĆE O AKTIVNOSTIMA NADZORNOG ODBORA OLAF-A – 2021.

(2022/C 161/01)

Članovi nadzornog odbora OLAF-a

Jan Mulder

Predsjednik nadzornog odbora OLAF-a

Član odbora od 23. siječnja 2017., predsjednik od 1. ožujka 2017.

Bivši član Europskog parlamenta, Nizozemska

Maria Helena FAZENDA

Članica odbora od 23. siječnja 2017.

Sutkinja Vrhovnog suda, Portugal

Grażyna STRONIKOWSKA

Članica odbora od 13. srpnja 2016.

Ured državnog odvjetnika, Varšava, Poljska

Državna odvjetnica

Rafael MUÑOZ LÓPEZ-CARMONA

Član odbora od 1. prosinca 2017.

Bivši voditelj Odjela za potporu glavnom financijskom kontroloru pri Specijaliziranom uredu za progon korupcije i organiziranog kriminaliteta, Španjolska

Revizor, odvjetnik, ekonomist

Dobrinka MIHAYLOVA

Članica odbora od 18. studenoga 2020.

Izvršna agencija za reviziju fondova Europske unije, Bugarska

Direktorica Uprave za reviziju fondova regionalne politike

SADRŽAJ

Sadržaj 2

Predgovor 3

1. Ukratko o odboru 4

2. Novi, ojačani pravni okvir 4

2.1. Poboljšani pristup informacijama o predmetima 4

2.1.1. Revidirani članak 15. Uredbe o OLAF-u 5

2.1.2. Novi radni dogovori između nadzornog odbora i OLAF-a 5

2.2. Revidirani interni poslovnik 5

3. Produktivna godina praćenja 6

3.1. OLAF-ove preporuke koje relevantna tijela nisu slijedila – Mišljenje br. 1/2021 6

3.2. Radni dogovori između OLAF-a i EPPO-a – Mišljenje br. 2/2021 7

3.3. Nadzor unutarnjih istraga: strateški zaključci i najbolji primjeri iz prakse – Mišljenje br. 3/2021 8

3.4. Prednacrt proračuna OLAF-a za 2022. – Mišljenje br. 4/2021 9

3.5. Nadzor nad trajanjem OLAF-ovih istraga 10

3.5.1. Analiza OLAF-ovih istraga duljih od 36 mjeseci – Mišljenje br. 5/2021 10

3.5.2. Izvješća o istragama duljima od 12 mjeseci koje je odbor primio 2021. 11

3.6. Revizija OLAF-ovih smjernica o istražnim postupcima 12

3.7. Primjena postupovnih jamstava 13

4. Suradnja 15

4.1. Suradnja s OLAF-om 15

4.2. Odnosi s dionicima 15

5. Upravljanje i resursi 15

5.1. Načini rada nadzornog odbora 15

5.2. Tajništvo 15

5.3. Proračunska pitanja 16

PREDGOVOR

Mandat članova sadašnjeg odbora istekao je 2021. Njihova je posljednja godina mandata nedvojbeno bila vrlo produktivna i uspješna. Postignut je zadovoljavajući dogovor slijedom dugotrajnih i često teških rasprava s OLAF-om u proteklih nekoliko godina o pravu odbora na pristup informacijama o predmetima. Odbor je stoga završio svoj petogodišnji mandat uvjeren da je uspostavio uzajamno povjerenje i poštovanje koje prethodno nije postojalo u njegovu odnosu s OLAF-om.

Članovi odbora zapravo su se od početka svojeg mandata nalazili u vrlo teškoj situaciji. OLAF nije istinski surađivao te je odboru stalno odbijao pružiti značajan pristup informacijama koje su njegovim članovima bile potrebne za obavljanje nadzornih zadaća. Dugotrajan kontekst obilježen sukobima u kojem je odbor morao raditi u prvim godinama svojeg mandata ostavio je gorak okus. Situacija se drastično promijenila tek nakon što je u kolovozu 2018. imenovan novi glavni direktor OLAF-a i nakon što je donesena izmijenjena Uredba o OLAF-u. Tom je uredbom ojačano pravo odbora na pristup svim informacijama i dokumentima koje smatra potrebnima za izvršavanje svojih zadaća. Naime, odbor je u protekle dvije godine, kad se odnos s OLAF-om počeo poboljšavati, uspio donijeti niz mišljenja koja sadržavaju temeljite i detaljne ocjene istražne uloge OLAF-a. Novi radni dogovori koji su 2021. postignuti s OLAF-om sad odboru i njegovu tajništvu omogućuju djelomičan izravan pristup OLAF-ovu sustavu upravljanja predmetima. Nadajmo se da će to odboru omogućiti da svoje zadaće obavlja bez nepotrebnog ometanja te u duhu uzajamnog povjerenja i lojalne suradnje.

Godina 2021. bila je prekretnica i za okvir EU-a za borbu protiv prijevara. Nova, izmijenjena Uredba o OLAF-u stupila je na snagu u siječnju, a Ured europskog javnog tužitelja (EPPO) započeo je s radom u lipnju.

Pandemija i njezini neprekidni učinci na radne uvjete gotovo svih institucija EU-a ponovno su obilježili 2021. To je, među ostalim, značilo da su se svi sastanci odbora, kao i sastanci s dionicima, održavali putem interneta. Međutim, odbor je nastavio s radom bez obzira na ograničenja nastala zbog bolesti COVID-19 te je jednako odlučno obavljao svoje zadaće nadzora i praćenja i izvršavao svoj mandat. Odbor je mogao obavljati svoje zadaće nadzora vrlo učinkovito i predano. Odbor je 2021., u godini koja je uistinu bila puna aktivnosti, glavnom direktoru OLAF-a uputio pet detaljnih mišljenja, uključujući Mišljenje o novim radnim dogovorima između OLAF-a i EPPO-a. S odborom je provedeno savjetovanje i o prvoj fazi revizije OLAF-ovih smjernica o istražnim postupcima, o kojoj je iznio svoje opaske. U ime svih članova htio bih zahvaliti glavnom direktoru OLAF-a na otvorenoj i konstruktivnoj suradnji. Članovi tajništva, koji rade pod nadzorom voditelja i često u zahtjevnim okolnostima, pružili su dragocjenu potporu odboru. Konačno, novim bih članovima nadzornog odbora htio poželjeti uspješnu suradnju s OLAF-om i institucijama EU-a za vrijeme njihova mandata.

Jan MULDER Predsjednik nadzornog odbora OLAF-a

1. Ukratko o odboru

1. Nadzorni odbor Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) („odbor”) neovisno je tijelo osnovano Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća ( 1 ) („Uredba o OLAF-u”) kako bi redovitim nadzorom nad provedbom istražne uloge OLAF-a pospješio i zajamčio neovisnost OLAF-a.

2. Odbor se sastoji od pet neovisnih vanjskih stručnjaka („članovi”) koje zajedničkom suglasnošću imenuju Europski parlament, Vijeće i Europska komisija na razdoblje od pet godina ( 2 ) . Članovi provode svoju ulogu potpuno neovisno i ne smiju tražiti niti primati upute ni od koje države, institucije, tijela, ureda ili agencije EU-a. Tajništvo podupire odbor u njegovu radu, radi trajno pod izravnim vodstvom odbora i neovisno je o Komisiji, OLAF-u ili bilo kojem drugom tijelu. Tajništvo ima važnu ulogu u olakšavanju izvršavanja svih zadaća nadzora koje provodi odbor te im pridonosi.

3. S obzirom na prirodu OLAF-ovih istraga, protiv odluke glavnog direktora OLAF-a o pokretanju ili zaključenju istrage nije moguće podnijeti pravni lijek pred sudovima EU-a. Zbog toga je odbor de facto jedino tijelo koje može provoditi nadzor nad OLAF-om i preispitivati način na koji se vode istrage. Stoga je odbor u povlaštenom položaju. S jedne strane, institucijama EU-a pruža uvid u rad OLAF-a na temelju svoje nadzorne uloge, a s druge strane osigurava da OLAF djeluje u okviru svoje zakonske nadležnosti i u skladu s primjenjivim postupovnim jamstvima.

4. U skladu s Uredbom o OLAF-u odboru je povjerena trostruka uloga: redovito nadziranje istražne uloge OLAF-a; pomaganje glavnom direktoru OLAF-a u obavljanju njegovih zadaća; i podnošenje izvješća institucijama EU-a.

5. Konkretnije, redovitim nadziranjem OLAF-ovih istraga odbor nastoji osigurati: i. da nema vanjskog uplitanja u istražnu ulogu OLAF-a; i ii. da glavni direktor sve odluke donosi u skladu s načelima zakonitosti i nepristranosti te da su one u skladu s Poveljom Europske unije o temeljnim pravima (3) i postupovnim jamstvima.

6. Odbor u okviru tog djelovanja glavnom direktoru OLAF-a upućuje mišljenja i, prema potrebi, preporuke o istražnim aktivnostima OLAF-a, trajanju njegovih istraga i sredstvima koja su OLAF-u potrebna za provođenje istraga. Sastavlja i opaske o nacrtu OLAF-ovih smjernica o istražnim postupcima. Kad daje mišljenja i preporuke, odbor se nikad ne upliće u provođenje istraga koje su u tijeku.

2. Novi, ojačani pravni okvir

7. Glavni pravni tekstovi o ovlastima i funkcioniranju odbora revidirani su 2021., čime se odboru omogućilo učinkovitije obavljanje zadaća. Uz reviziju Uredbe o OLAF-u i potpisivanje novih radnih dogovora između OLAF-a i nadzornog odbora, u kojima je, među ostalim, pojašnjeno pitanje pristupa odbora posebnim OLAF-ovim informacijama o predmetima, odbor je revidirao i svoj interni poslovnik.

2.1. Poboljšani pristup informacijama o predmetima

8. Kako bi propisno obavljao zadaće nadzora koje su mu dodijeljene Uredbom o OLAF-u, odbor mora imati pristup značajnim, sveobuhvatnim, prikladnim i pravodobnim informacijama.

9. Sadržaj i kvaliteta informacija koje glavni direktor dostavlja odboru bili su u proteklih nekoliko godina stalan uzrok trzavica i intenzivnih dugotrajnih rasprava između odbora i OLAF-a. To je osobito bio slučaj u pogledu informacija koje OLAF dostavlja o predmetima koji traju dulje od 36 mjeseci. Odbor je u svojim prethodnim godišnjim izvješćima u više navrata istaknuo hitnost pitanja njegova ograničenog pristupa OLAF-ovim informacijama o predmetima i to da ne može propisno ispunjavati svoju ulogu ( 4 )

2.1.1. Revidirani članak 15. Uredbe o OLAF-u

10. trebao imati pristup svim OLAF-ovim informacijama i dokumentima koje smatra potrebnima za izvršavanje svojih zadataka praćenja i nadzora. Ta je situacija konačno riješena donošenjem nove Uredbe (EU, Euratom) 2020/2223 Europskog parlamenta i Vijeća ( 5 ) o izmjeni uredbe o OLAF-u. Člankom 15. stavkom 1. Uredbe sad se jasno određuje da bi odbor

11. Odbor je u prošlosti u više navrata zagovarao da je na nadzornom odboru da na temelju ocjene nužnosti odluči koje mu informacije treba dati tijelo pod nadzorom ili koje su informacije dovoljne za izvršavanje njegove nadzorne funkcije. Ako nema izravan i slobodan pristup informacijama kojima raspolaže OLAF, odbor ne može izvršavati smislen i ozbiljan nadzor kako je prvotno predviđeno Uredbom o OLAF-u.

2.1.2. Novi radni dogovori između nadzornog odbora i OLAF-a

12. Novi radni dogovori konačno su postignuti i potpisani 21. listopada 2021. Odbor, koji je predstavljalo tajništvo, i OLAF intenzivirali su rasprave 2021. kako bi razmotrili i rekapitulirali važne promjene uvedene novoizmijenjenom Uredbom o OLAF-u. Tako su se nastojali donijeti novi radni dogovori kako bi se odboru omogućio djelomičan izravan pristup informacijama o predmetima koje su dostupne i evidentirane u OLAF-ovu sustavu upravljanja predmetima (OCM).konačno su postignuti i potpisani 21. listopada 2021. ( 6 ) Njima se uspostavlja sustav kojim će OLAF odboru omogućiti potpun pristup spisima o predmetima zatvorenih istraga, istraga u tijeku koje traju dulje od 12 mjeseci i onima u kojima nije pokrenuta istraga. Odbor će imati pristup i svim odlukama o odbacivanju predmeta i povezanim mišljenjima upućenima glavnom direktoru koja izdaje jedinica 01, kao i svim odlukama o pokretanju istrage i povezanim mišljenjima jedinice 01 u neistražnim spisima koji se nazivaju i koordinacijski predmeti. U tehničkom prilogu koji je sastavni dio radnih dogovora utvrđuju se pravila za pristup odbora i njegova tajništva OCM-u.

13. Odbor je uvjeren da će novi radni dogovori biti ključni u uspostavi uzajamnog povjerenja između OLAF-a i njegova nadzornog odbora, povjerenja koje proteklih godina nije postojalo.

2.2. Revidirani interni poslovnik

14. Internim poslovnikom odbora utvrđena su pravila o njegovu sastavu, radu i načinima rada (o postupcima prema kojima provodi svoju nadzornu ulogu na temelju Uredbe o OLAF-u) te su određeni materijalni uvjeti u kojima se rad mora provoditi. Poslovnikom se nastoji olakšati organizacija rada odbora. Uključuje načela kojima se uređuju aktivnosti odbora, izvršavanje njegovih ovlasti, predsjedanje, postupci donošenja mišljenja, pristup dokumentima OLAF-a i uloga tajništva.

15. Odbor je na temelju iskustva stečenog u protekle četiri godine i na temelju izmijenjene Uredbe o OLAF-u odlučio revidirati svoj poslovnik. Novi poslovnik u skladu je sa zakonskim obvezama iz nove Uredbe o zaštiti podataka ( 7 ) i odražava neke odredbe radnih dogovora između OLAF-a i nadzornog odbora. Odbor ga je donio u lipnju 2021. Sljedeće će se godine možda preispitati kako bi se uzelo u obzir imenovanje nadzornika postupovnih jamstava s obzirom na njegove obveze u pogledu izvješćivanja nadzornog odbora.

3. Produktivna godina praćenja

16. Odbor je tijekom godine izvješćivanja glavnom direktoru OLAF-a uputio pet mišljenja ( 8 ) s nekoliko preporuka. S odborom je provedeno savjetovanje i o prvoj fazi revizije OLAF-ovih smjernica o istražnim postupcima koja je u tijeku, o kojoj je iznio svoje opaske ( 9 ) . Odbor je nastavio nadzirati trajanje OLAF-ovih istraga, kao i primjenu postupovnih jamstava.

3.1. OLAF-ove preporuke koje relevantna tijela nisu slijedila – Mišljenje br. 1/2021

17. Odbor u svojim godišnjim izvješćima o aktivnostima posebnu pozornost posvećuje praćenju OLAF-ovih istraga. Odbor je u veljači 2021. donio Mišljenje br. 1/2021, u kojem je podrobno analizirao sve preporuke koje je OLAF izdao od 1. ožujka 2016. do 28. veljače 2018., ali koje nadležna tijela nisu slijedila ( 10 )

18. Odbor je priznao da tijela i institucije kojima su OLAF-ove preporuke upućene obično i slijede te preporuke, osobito one financijske i disciplinske prirode. Glavni nalaz odbora odnosio se na pravosudne preporuke te je u okviru njega utvrdio tri glavna nedostatka kojima bi se mogla objasniti niska stopa podizanja optužnica ( 11 ) zabilježena proteklih godina. i. OLAF-ovi trenutačni postupci praćenja nisu zadovoljavajući. ii. Relevantna tijela po primitku OLAF-ovih završnih izvješća rijetko provode daljnje aktivnosti. Stoga su kvaliteta izvješća, prikupljeni dokazi i čvrstoća preporuka ključni za ocjenu predmeta na nacionalnoj razini. iii. Dokazi koje je prikupio OLAF ne ispunjavaju uvijek standarde dokazivanja koje očekuju tijela primatelji kako bi se ocijenila kaznena odgovornost na nacionalnoj razini.

19. Odbor preporučuje OLAF-u da: — preispita postupke praćenja uspostavom namjenskih skupina za poduzimanje daljnjih mjera i tako oslobodi istražitelje te zadaće, — poboljša izvješćivanje odbora o preporukama koje se nisu slijedile, — osigura da se u spisima koji se prosljeđuju pravosudnim tijelima: (a) jasno navedu prikupljeni dokazi i razmatranja koja dovode do zaključka da je možda počinjeno kazneno djelo; i (b) navede analiza nacionalnih postupovnih zahtjeva za kazneni postupak, — uspostavi pravodobnu suradnju s pravosudnim tijelima, — podnosi godišnja izvješća o vraćenim iznosima na temelju financijskih preporuka OLAF-a, — jamči proporcionalnost financijskih preporuka, i — uspostavi ujednačene standarde za zaštitu temeljnih prava i postupovnih jamstava predmetnih osoba te ojača prihvatljivost dokaza.

20. Odbor je u svojem mišljenju priznao da je glavni direktor OLAF-a već poduzeo mjere kako bi poboljšao praćenje financijskih preporuka. Odbor je pozdravio i osnivanje namjenske radne skupine za praćenje, čija je zadaća utvrditi specifične i sistemske probleme u izvršenju proračuna EU-a na temelju nepravilnosti ili prijevara koje je otkrio OLAF. Radna skupina namjerava proširiti svoje aktivnosti u pogledu upravnih i pravosudnih preporuka. Odbor podržava potrebu za dodatnim sredstvima kako bi tu zadaću izvršavao učinkovito.

3.2. Radni dogovori između OLAF-a i EPPO-a – Mišljenje br. 2/2021

21. Kako bi ostvarili zajednički cilj očuvanja cjelovitosti proračuna Unije, ključno je da OLAF i EPPO uspostave i održavaju blizak odnos na temelju načela iskrene suradnje.

22. Glavni direktor OLAF-a poslao je 3. prosinca 2020. odboru, kako bi dao svoje mišljenje, nacrt administrativnih radnih aranžmana o kojima su se usuglasili OLAF i EPPO ( 12 ) . Odbor je u svojem Mišljenju br. 2/2021 od 31. svibnja 2021. ( 13 ) pozdravio radne dogovore, „osobito kad je riječ o utvrđivanju obvezujućih rokova, redovitoj razmjeni informacija među strankama, upotrebi predložaka za uzajamno izvješćivanje i prijenos mogućih predmeta te mogućnosti dogovora o prijelaznim izvješćima u kojima OLAF podupire istrage EPPO-a i u slučajevima komplementarnih istraga koje provodi OLAF.”

23. Odbor je strankama dao niz konkretnih primjedbi i prijedloga kako bi se bolje objasnilo sljedeće: i. praktični uvjeti njihove suradnje u pogledu uzajamnog izvješćivanja i prijenosa mogućih predmeta (14); ii. kriteriji i pravila za uzajamni neizravni pristup njihovim elektroničkim sustavima upravljanja predmetima (15); iii. upotreba tehničkih alata, kao što su predlošci (16). Odbor je u tom kontekstu predložio, na temelju vlastita iskustva iz prethodnih dugotrajnih i često nekonstruktivnih rasprava s OLAF-om u pogledu sadržaja godišnjih izvješća i definicije onoga što informaciju čini relevantnom i značajnom, da se sadržaj takvih predložaka pomno unaprijed razmotri kako bi se izbjegle nepotrebne rasprave i dodatni zahtjevi za informacije koje nedostaju ili daljnja pojašnjenja; iv. tekst radnih dogovora kako bi se izbjegle nepotrebne zabune i neizvjesnost u pogledu potpore OLAF-a za vrijeme istraga koje provodi EPPO te OLAF-ovi zahtjevi za pomoć upućeni EPPO-u (17); v. posebni dogovori o kojima se stranke trebaju usuglasiti kako bi se OLAF-u omogućila provedba unutarnjih istraga o vodstvu i osoblju EPPO-a; vi. sustav, o kojem se stranke trebaju usuglasiti, redovnog dijaloga između glavnog direktora OLAF-a i glavnog europskog tužitelja, u okviru kojeg će stranke revidirati radne dogovore nakon što steknu znatno iskustvo, najmanje godinu dana nakon njihova stupanja na snagu (18).

24. OLAF i EPPO uzeli su u obzir većinu razmatranja odbora te su se dogovorili da će u skladu s njima izmijeniti relevantne odredbe ( 19 ) . Konačni tekst radnih dogovora potpisan je 5. srpnja 2021. Odbor je zadovoljan ishodom savjetovanja u pogledu tog važnog elementa kojim se uređuju odnosi između tih dvaju tijela.

3.3. Nadzor unutarnjih istraga: strateški zaključci i najbolji primjeri iz prakse – Mišljenje br. 3/2021

25. Odbor je u listopadu 2021. donio Mišljenje br. 3/2021 o nadzoru unutarnjih istraga ( 20 ) . Odbor je ocijenio način na koji je OLAF proveo četiri unutarnje istrage o ozbiljnim optužbama u pogledu obavljanja profesionalnih dužnosti ili teških povreda dužnosti članova i dužnosnika na vodećim položajima institucija, tijela i agencija EU-a.

26. Odbor je imao pristup spisima predmeta koje mu je OLAF stavio na raspolaganje te je detaljno analizirao sve relevantne dokumente s obzirom na primjenjivi pravni okvir OLAF-a. Proveo je komparativnu analizu četiriju istraga te se usmjerio na glavne postupovne faze istrage. Posebno je ispitao: i. zahtjev koji se odnosi na dovoljno utemeljenu sumnju kako bi se opravdalo pokretanje istraga; ii. njihov doseg; iii. upotrebu istražnih alata kojima OLAF raspolaže; i iv. konačno istražno izvješće i pravno preispitivanje istraga.

27. Odbor je otkrio odstupanja u četirima predmetima, povezana sa svim prethodno navedenim fazama. Stoga je donio zaključke i izdao preporuke, a najvažnije od njih sažete su u nastavku: i. pri ocjeni zahtjeva koji se odnosi na postojanje „dovoljno utemeljene sumnje” za pokretanje istrage, OLAF bi trebao prikupiti sve potrebne informacije od institucija EU-a, osobito ako su institucije prethodno već provele istrage o istim optužbama. To je još važnije pri ocjeni anonimno podnesenih optužbi; ii. jedinica potpore operativne analize trebala bi pomoći u postupku odabira analizom informacija dobivenih od anonimnih izvora; iii. smjernice o istražnim postupcima trebale bi sadržavati definiciju pojma „dovoljno utemeljena sumnja”; iv. OLAF bi trebao obavijestiti odbor kad otvori osjetljive predmete u kojima bi se ugled EU-a mogao dovesti u pitanje; v. OLAF bi trebao uspostaviti djelotvorne mehanizme kako bi se izbjegle situacije u kojima se preširoko utvrđuje opseg istrage i/ili se on proširuje bez poštovanja primjenjivog postupka; vi. OLAF bi provjeru zakonitosti koju provodi jedinica 01, odnosno ista jedinica koja priprema mišljenja o pokretanju istrage, trebao povjeriti nekom drugom tijelu kako bi se zajamčila neovisna provjera zakonitosti. Osim toga, glavni direktor OLAF-a trebao bi preispitati dodjelu odgovornosti različitim jedinicama i upravama kako bi se uspostavio djelotvoran sustav neovisnog, nepristranog i objektivnog nadzora za provjeru i preispitivanje zakonitosti; vii. odbor uvelike ističe potrebu izrade odgovarajućeg istražnog plana rada. Osim toga, OLAF bi u svojim osjetljivim unutarnjim istragama trebao, kad god se koristi svojom diskrecijskom ovlašću pri odlučivanju o tome koje je istražne mjere potrebno poduzeti i kada, u spisu predmeta trebao zabilježiti razloge na kojima se temelji njegova odluka; viii. odbor je utvrdio općeniti nedostatak stroge i sustavne organizacije spisa predmeta u četirima predmetima te je od OLAF-a zatražio da donese pravila kako bi se ta situacija ispravila. Odbor vjeruje da će OLAF nastojati riješiti ta pitanja u okviru svojeg sustava upravljanja predmetima i da će donijeti nova relevantna pravila; ix. OLAF bi trebao razmotriti uspostavu namjenske usluge za osmišljavanje metoda za istraživanje potencijalne korupcije u kojoj sudjeluju lobisti, pitanja rotirajućih vrata, sukoba interesa i neispunjavanja obveze integriteta i transparentnosti.

28. Odbor napominje da revidirane smjernice o istražnim postupcima sadržavaju odredbe kojima se provode dvije od prethodno navedenih preporuka. Odbor posebno pozdravlja: i. osnivanje revizijskog tima koji će biti pod izravnom nadležnošću zamjenika glavnog direktora; i ii. zahtjev da jedinice za istrage „pripreme početni nacrt plana rada”. Odbor očekuje da će istražitelji dobiti daljnje unutarnje smjernice o izradi nacrta i redovitom ažuriranju plana rada. Općenito, odbor prepoznaje trud koji OLAF ulaže u provedbu preporuka odbora. Međutim, kako bi smanjio svoju zabrinutost, odbor vjeruje da je u otklanjanju nedostataka i/ili pogrešaka koje je odbor utvrdio u svojem mišljenju o odgovornostima koje su dodijeljene njegovu osoblju i koje to osoblje izvršava potreban snažan i stalan nadzor. Važno je izvući pouke iz tih istraga za potrebe budućeg upravljanja osobljem koje provodi OLAF.

3.4. Prednacrt proračuna OLAF-a za 2022. – Mišljenje br. 4/2021

29. Nadzorni odbor OLAF-a svake godine donosi mišljenje o prednacrtu proračuna OLAF-a kako bi se institucijama EU-a zajamčilo da se u nacrtu proračuna uzima u obzir neovisnost istražne uloge OLAF-a. U mišljenju se pruža jamstvo i da OLAF ima odgovarajuće resurse za pružanje djelotvorne i učinkovite međuinstitucionalne usluge borbe protiv prijevara. Glavni direktor OLAF to mišljenje može iskoristiti pred proračunskim tijelom EU-a i tijelom EU-a zaduženim za davanje razrješnice.

30. Odbor je 18. listopada 2021. izdao Mišljenje br. 4/2021 o prednacrtu proračuna OLAF-a za 2022. ( 21 ) U toj se analizi posebno usmjerio na: i. OLAF-ovu strategiju za ljudske resurse, uzimajući u obzir utjecaj osnivanja EPPO-a i mehanizma za oporavak i otpornost; i ii. financijski i operativni učinak provedbe OLAF-ova sustava upravljanja predmetima (OCM).

31. Odbor je smatrao da je prednacrt proračuna OLAF-a za 2022. u skladu s resursima potrebnima za učinkovito provođenje istraga. Odbor je u potpunosti podržao zahtjev OLAF-a za dodatnim radnim mjestima. Odbor je smatrao da je kontraproduktivno, s jedne strane, svake godine OLAF-u dodjeljivati nove odgovornosti i zadaće (EPPO, mehanizam za oporavak i otpornost) i, s druge strane, svake godine postupno smanjivati njegove ljudske i financijske resurse. Odbor se složio s OLAF-om i da bi novo smanjenje njegova proračuna za putne troškove za 20 % moglo ugroziti njegovu sposobnost provođenja istražne uloge.

32. Konačno, odbor je naveo da je razvoj i uspostava OCM-a bio vrlo skup projekt ( 22 ) , koji dosad u zadanom vremenskom roku nije rezultirao pouzdanim i, prije svega, fleksibilnim i učinkovitim sustavom upravljanja predmetima koji je prilagođen korisniku.

33. Odbor je proteklih godina dosljedno izražavao veliku zabrinutost zbog sve većih troškova OCM-a ( 23 ) , koji su se, činilo se, temeljili na pogrešnim internim pretpostavkama i odlukama ( 24 ) te su prvotno osmišljeni ne uzimajući u obzir potrebu za nadzorom ( 25 ) . Ta je zabrinutost povećana zbog dosad ublažene ankete o zadovoljstvu korisnika koju ispunjavaju istražitelji OLAF-a te istodobnog stalnog razvoja novog sustava upravljanja predmetima u kojem sudjeluju brojne glavne uprave Komisije, među ostalim i OLAF.

34. Stoga je odbor pozvao glavnog direktora OLAF-a da na temelju troškova što prije provede detaljnu analizu prednosti i nedostataka zadržavanja OCM-a ili prelaska na CASE@EC, odnosno Komisijin sustav upravljanja predmetima. U tom kontekstu i s obzirom na to da je EPPO odlučio primjenjivati CASE@EC, odbor je ponovio stajalište izneseno u njegovu Mišljenju o prednacrtu proračuna za 2021., u skladu s kojim će, s obzirom na to da će se EPPO i OLAF koristiti različitim sustavima upravljanja predmetima, u budućnosti možda biti potrebna dodatna proračunska sredstva kako bi se osigurale nužna interoperabilnost i sinergije između tih dvaju sustava.

3.5. Nadzor nad trajanjem OLAF-ovih istraga

35. Člankom 7. stavkom 8. Uredbe o OLAF-u zahtijeva se da odbor provede pojedinačnu analizu svake istrage koja traje dulje od 12 mjeseci kako bi osigurao da se OLAF-ove istrage provode neprekinuto i u roku razmjernom njihovim okolnostima i složenosti.

36. Prvo, redovitim nadzorom trajanja OLAF-ovih istraga i razloga za neprimjereno kašnjenje odbor nastoji provjeriti ima li vanjskog ili unutarnjeg uplitanja u nepristrano provođenje istrage. Drugo, dugotrajna istraga koja se ne može opravdati može ozbiljno negativno utjecati na: i. prava na obranu umiješanih osoba; i/ili ii. daljnje postupanje u pogledu istrage. Konačno, nadzorom duljine istraga odbor provjerava jesu li ljudski i financijski resursi dodijeljeni OLAF-u učinkovito primijenjeni.

37. Odbor je godinama posebnu pozornost obraćao na problem „trajanja” istraga OLAF-a te je proteklih godina izrazio zabrinutost zbog nedostatka jasnih i detaljnih odredbi u smjernicama o istražnim postupcima u vezi s upravljanjem duljinom istraga. Takvim se pravilima jača pravna sigurnost, a njihovo nepostojanje može biti štetno za osiguravanje transparentnosti postupaka OLAF-a, osobito u odnosu na „umiješane osobe”.

38. Odbor je 2021. izdao Mišljenje kojim se ispituje 40 predmeta OLAF-a koji traju dulje od 36 mjeseci. Kao svake godine, dobio je i informacije o istragama duljima od 12 mjeseci.

3.5.1. Analiza OLAF-ovih istraga duljih od 36 mjeseci – Mišljenje br. 5/2021

39. U svojem Izvješću o aktivnostima za 2019. ( 26 ) odbor je utvrdio da je gotovo 40 % pojedinačnih predmeta prijavljenih 2019. trajalo dulje od 24 mjeseca, od čega je 10 % njih trajalo dulje od 36 mjeseci. Kako bi bolje razumio način na koji OLAF upravlja trajanjem svojih istraga i nadzire ih, odbor je 2019. odlučio provesti detaljnu analizu 40 istraga duljih od 36 mjeseci. Odbor je bio vrlo zadovoljan time što mu je prvi put odobren potpun pristup relevantnim spisima predmeta.

40. Odbor je u svojem mišljenju ( 27 ) utvrdio određene nedostatke u OLAF-ovim postupcima koji su mogli utjecati na trajanje istraga. Konkretno, primijetio je da istražna praksa OLAF-a i evidencija aktivnosti u spisima predmeta uvelike variraju. Odbor je utvrdio i da OLAF nema: i. formalan i točno definiran unutarnji postupak za praćenje trajanja svojih istraga; ii. plan rada ili istrage; ili iii. interna pravila za utvrđivanje i dodjelu „operativnog prioriteta”. Odbor smatra da su ti nedostatci uglavnom posljedica toga što OLAF u smjernicama o istražnim postupcima nema utvrđene konkretne i detaljne odredbe koje se odnose na ta pitanja „kontinuiteta i trajanja” istraga.

41. Odbor je OLAF-u preporučio da poduzme sljedeće: — uspostavi mehanizam automatskih upozorenja u OCM-u kako bi se osiguralo da su razdoblja neaktivnosti dulja od tri mjeseca odmah vidljiva upravi OLAF-a; — osigura da se prepreke koje utječu ili bi mogle utjecati na trajanje istrage, kao i sve odluke donesene u tu svrhu, propisno evidentiraju i registriraju u spisu predmeta svake istrage; — u smjernicama o istražnim postupcima utvrdi jasne unutarnje postupke za rješavanje pitanja trajanja istrage. Točnije, OLAF bi za predmete dulje od 24 mjeseca trebao uspostaviti konkretan postupak revizije kako bi glavni direktor mogao odlučiti kako najbolje ubrzati rješavanje takvih istraga, dok bi za predmete koji traju dulje od 36 mjeseci trebao uspostaviti poseban postupak; — osigura da sva mišljenja revizijskog tima sadržavaju procjenu trajanja istraga; — osigura da se za svaku pokrenutu istragu izradi detaljan plan istrage te da se on redovito ažurira i priloži spisu predmeta svake istrage; — u smjernice o istražnim postupcima uključi jasna pravila o dodjeli „operativnog prioriteta” predmetu; — osigura da se ključne odluke koje bitno utječu na trajanje istrage uvijek donose na razini direktora i sustavno evidentiraju u OCM-u; — osigura da član tima, kad napusti Ured, pripremi primopredajni list na kojem su evidentirane sve provedene aktivnosti i već prikupljeni dokazi te utvrđene aktivnosti i vremenski raspored koje bi trebao provesti sljedeći član tima zadužen za predmet.

42. Odbor smatra da bi se njegove preporuke trebale uzeti u obzir u okviru revizije smjernica o istražnim postupcima koja je u tijeku ( 28 ) . Sveobuhvatne i smislene smjernice o istražnim postupcima pomoći će i budućem nadzorniku postupovnih jamstava ( 29 ) u rješavanju pritužbi protiv OLAF-a zbog postupovnih nepravilnosti.

3.5.2. Izvješća o istragama duljima od 12 mjeseci koje je odbor primio 2021.

43. Ako se istraga ne može zatvoriti u roku od 12 mjeseci od njezina pokretanja, člankom 7. stavkom 8. Uredbe o OLAF-u ( 30 ) zahtijeva se da glavni direktor OLAF-a po isteku razdoblja od 12 mjeseci i svakih šest mjeseci nakon toga formalno izvješćuje odbor. U tim izvješćima OLAF navodi razloge zbog kojih istraga nije završena i, prema potrebi ( 31 ) , korektivne mjere za ubrzavanje istrage te očekivani vremenski rok za završetak.

44. Odbor je 2021. od OLAF-a primio 761 izvješće o 482 pojedinačne istrage dulje od 12 mjeseci. Od tih pojedinačnih predmeta 29,25 % trajalo je dulje od 12 mjeseci, a 27,18 % dulje od 18 mjeseci. Od svih prijavljenih predmeta, njih 43,57 % trajalo je dulje od 24 mjeseca (slika 1.). Raščlamba istraga OLAF-a po sektoru prikazana je na slici 2. Slika 1. 482 pojedinačna predmeta – 2021. Slika 2. 482 pojedinačna predmeta – 2021.

3.6. Revizija OLAF-ovih smjernica o istražnim postupcima

45. OLAF je nakon revizije Uredbe o OLAF-u izmijenio postojeće smjernice o istražnim postupcima kako bi nove odredbe Uredbe o OLAF-u uključio u nove interne smjernice i utvrdio jasan i dosljedan okvir za sve aktivnosti istrage, potpore i koordinacije. OLAF je odboru objasnio da će se taj postupak revizije provesti u dvije faze.

46. U prvoj će fazi revizija biti ograničena na ono što je neophodno kako bi se smjernice o istražnim postupcima uskladile s Uredbom (EU, Euratom) 2020/2223 i početkom rada EPPO-a. Druga faza obuhvaćat će opsežniju reviziju. Njome će se obuhvatiti aspekti koji su trenutačno obrađeni u drugim internim uputama i smjernicama OLAF-a, prakse koje će se uspostaviti kao dio suradnje OLAF-a s EPPO-om, preporuke dionika OLAF-a i pitanja koja je osoblje OLAF-a utvrdilo s godinama.

47. U skladu s Uredbom o OLAF-u ( 32 ) , prije nego što glavni direktor OLAF-a usvoji bilo kakve preinake smjernica o istražnim postupcima, nadzorni odbor mora iznijeti svoje opaske.

48. OLAF je 28. svibnja 2021. odboru proslijedio nacrt revidiranih smjernica o istražnim postupcima koji obuhvaća prvu fazu. O nacrtu se raspravljalo s osobljem OLAF-a i tajništvom na tehničkom sastanku 6. lipnja 2021. i na plenarnoj sjednici 22. lipnja 2021. Odbor je svoje opaske dostavio glavnom direktoru OLAF-a 17. kolovoza 2021. Nove smjernice o istražnim postupcima stupile su na snagu 11. listopada 2021.

49. Odbor je u svojim opaskama podsjetio da je OLAF-u već preporučio da provede potpunu reviziju smjernica o istražnim postupcima (Mišljenje br. 2/2017 o evaluaciji Uredbe o OLAF-u). Već je dao niz konkretnih preporuka u tom pogledu koje se odnose i na organizaciju OLAF-a i na njegovu istražnu praksu (Mišljenje br. 3/2021 o najboljim primjerima iz prakse unutarnjih istraga). Stoga pozdravlja odluku OLAF-a da nastavi s revizijom smjernica o istražnim postupcima. Prema mišljenju odbora, nužno je da se budući tekst smjernica o istražnim postupcima, nakon druge faze revizije, temelji na dubinskoj, sveobuhvatnoj reviziji svih drugih postojećih internih smjernica i uputa OLAF-a. Neke će od njih, ako ne i sve, biti potrebno uključiti u smjernice o istražnim postupcima. To je važno jer su smjernice o istražnim postupcima jedine smjernice, upute ili priručnik koje OLAF treba objaviti u skladu s Uredbom o OLAF-u ( 33 ) . Time se osigurava potreban stupanj transparentnosti i pravne sigurnosti u odnosu na osobe koje se istražuju. Sveobuhvatne i smislene smjernice o istražnim postupcima pomoći će i budućem nadzorniku postupovnih jamstava ( 34 ) u rješavanju pritužbi protiv OLAF-a zbog postupovnih nepravilnosti.

50. Zbog toga je odbor zadržao pravo na davanje sveobuhvatnog mišljenja o smjernicama o istražnim postupcima na kraju druge faze njihove revizije.

51. OLAF je obavijestio odbor i institucije EU-a da je započeo drugu fazu revizije smjernica o istražnim postupcima. Završetak druge faze očekuje se 2022. Odbor željno iščekuje konačnu verziju smjernica o istražnim postupcima i očekuje da će glavni direktor OLAF-a uzeti u obzir preporuke koje je odbor dao u svojim novijim mišljenjima.

3.7. Primjena postupovnih jamstava

52. U članku 9. Uredbe o OLAF-u navode se načela koja bi OLAF trebao primjenjivati pri provedbi istrage i postupovna jamstva na koja osoba umiješana u OLAF-ovu istragu ima pravo.

53. rješavati pojedinačne pritužbe protiv OLAF-a niti je on žalbeno tijelo koje može preispitati odluke OLAF-a Uredbom se odboru povjerava zadaća praćenja kretanja u primjeni tih postupovnih jamstava. Odbor ispunjava tu ulogu različitim aktivnostima: prati kako OLAF rješava postupovne pritužbe; ocjenjuje kako OLAF poštuje postupovna prava u svojim istragama; utvrđuje sistemske ili strukturne probleme; i pruža mišljenja o pitanjima povezanima s primjenom postupovnih jamstava. Valja napomenuti da odbor nema ovlastipojedinačne pritužbe protiv OLAF-a niti je on žalbeno tijelo koje može preispitati odluke OLAF-a ( 35 )

54. Odbor je 2021. dio svojeg rada posvetio i nadzoru usklađenosti OLAF-a s postupovnim jamstvima.

i. S odborom je provedeno savjetovanje o rješenju za novi mehanizam za podnošenje pritužbi koji je uspostavio OLAF

55. Prije stupanja na snagu izmijenjene Uredbe o OLAF-u pojedinci ili pravni subjekti obuhvaćeni OLAF-ovom istragom mogli su podnijeti pritužbu glavnom direktoru OLAF-a. OLAF je pritužbe rješavao u skladu s ustaljenim postupkom. Izmijenjenom Uredbom o OLAF-u uspostavljena je funkcija nadzornika postupovnih jamstava („nadzornik”), koji je odgovoran za rješavanje pritužbi koje podnose osobe umiješane u OLAF-ove istrage ( 36 )

56. Međutim, čak i nakon stupanja na snagu nove Uredbe, a prije nego što je Komisija imenovala nadzornika, OLAF je nastavio primati pritužbe, među ostalim od umiješanih osoba. OLAF se početkom 2021. savjetovao s odborom ( 37 ) o privremenom rješenju za provedbu mehanizma za podnošenje pritužbi u prijelaznom razdoblju od stupanja na snagu Uredbe do imenovanja nadzornika. OLAF je obavijestio odbor da podnositeljima pritužbi namjerava dati izbor da: i. čekaju do imenovanja nadzornika kako bi on riješio njihovu pritužbu; ili ii. njihovu pritužbu riješi OLAF u skladu s postojećim postupkom OLAF-a. U potonjem bi se slučaju podnositelji pritužbi odrekli prava na to da se njihova pritužba riješi u skladu s novim pravilima.

57. Odbor je to rješenje smatrao primjerenim te je od OLAF-a zatražio da obavješćuje odbor o rješavanju svih pritužbi u skladu s tim dvjema mogućnostima. OLAF je dostavio zatražene informacije.

ii. Odbor je ocijenio kako OLAF provodi postupovna jamstva u određenim istragama

58. Pri pripremi svojeg Mišljenja br. 3/2021 o unutarnjim istragama i Mišljenja br. 5/2021 o trajanju istraga odbor je imao pristup spisima predmeta te je temeljito ocijenio kako OLAF primjenjuje postupovna jamstva u istragama koje su predmet kontrole. Odbor je u Mišljenju br. 3/2021 posebnu pozornost pridao neovisnosti funkcije preispitivanja, odnosno mehanizmu unutarnje kontrole OLAF-a, kojim se osigurava poštovanje postupovnih jamstava. Dao je odgovarajuću preporuku koju je OLAF primijenio.

59. Odbor je u Mišljenju br. 5/2021 odlučio svoju analizu usmjeriti na OLAF-ovo poštovanje „prava dužnosnika da bude obaviješten” o pokretanju istrage OLAF-a i „prava umiješane osobe da se izjasni o činjenicama koje se odnose na nju prije nego što OLAF sastavi zaključke” ( 38 ) te osobito na OLAF-ovu primjenu iznimki kako bi odgodio takva prava, kako je propisano zakonodavstvom.

60. Kad je riječ o postupku za odgodu pružanja informacija o pokretanju istrage, analiza je pokazala da OLAF poštuje primjenjive postupovne zahtjeve i jamstva. Osim toga, od 2019. je uspostavio puno stroži sustav preispitivanja koji se sad sustavno primjenjuje u svim predmetima odgode. Kad je riječ o odgodi mogućnosti izjašnjavanja, odbor je smatrao da sustav koji je uspostavio OLAF pruža dostatna jamstva kako bi se zaštitila temeljna prava osoba koje se istražuju i izbjeglo arbitrarno postupanje.

iii. Odbor je ocijenio pojedinačne pritužbe podnesene OLAF-u

61. Kao svake godine, odbor je primio dvogodišnja izvješća i relevantne dokumente o pojedinačnim pritužbama koje rješava OLAF ( 39 ) . OLAF je 2021 zaprimio ukupno četiri pritužbe od umiješanih osoba u pogledu primjene postupovnih jamstava, od kojih su se tri odnosile na istu unutarnju istragu. Samo jedan podnositelj pritužbe nije zatražio da njegovu pritužbu riješi nadzornik. U jedinoj pritužbi koju je OLAF riješio 2021. umiješana osoba tvrdila je: i. da je OLAF nije na vrijeme obavijestio da je ona umiješana osoba; i ii. da se istraga nije završila u razumnom roku. Odbor prima na znanje odgovor OLAF-a podnositelju pritužbe da nisu povrijeđena primjenjiva pravila. Međutim, s obzirom na to da postoje pritužbe koje nadzornik tek treba riješiti u pogledu sličnih problema u istoj istrazi, odbor neće davati daljnje izjave.

62. Odbor se raduje suradnji s nadzornikom kako bi se ojačala primjena postupovnih jamstava i temeljnih prava.

4. Suradnja

4.1. Suradnja s OLAF-om

63. Odbor je 2021. konsolidirao svoju uspješnu suradnju s OLAF-om. Osim završetka razgovora o pravu odbora na pristup informacijama o predmetima i potpisivanja novih radnih dogovora, odbor nastavlja voditi otvoren i smislen dijalog s OLAF-om.

64. Odbor je nastavio s praksom pozivanja glavnog direktora OLAF-a i njegova osoblja na svoje redovite mjesečne sjednice kako bi se upoznali sa svim pitanjima koja su relevantna za rad odbora i OLAF-a te kako bi o njima raspravljali. Članovi odbora i tajništva ujedno su održali službene i neslužbene sastanke s upravom i osobljem OLAF-a u kontekstu pripreme mišljenjâ i izvješćâ odbora.

65. Odbor je od OLAF-a primio sljedeća izvješća u skladu s odredbama Uredbe o OLAF-u te je utvrdio radne prakse: i. izvješća o istragama duljima od 12 mjeseci; ii. izvješća o preporukama OLAF-a izdanima od 1. listopada 2013. koje se nisu slijedile, a za koje je OLAF dobio odgovore od predmetnih nadležnih tijela od 1. siječnja 2020. do 31. prosinca 2020.; iii. izvješća o pritužbama koje se odnose na postupovna jamstva; iv. izvješća o predmetima u kojima su informacije proslijeđene nacionalnim pravosudnim tijelima; i v. izvješća o odgodama na temelju članka 4. stavka 6. Uredbe o OLAF-u.

4.2. Odnosi s dionicima

66. Odbor odgovara institucijama EU-a koje su imenovale njegove članove te je istodobno partner institucija EU-a u dijalogu. Odbor institucijama EU-a podnosi izvješća o svojim aktivnostima, može davati mišljenja na njihov zahtjev, priprema izvješća o istražnim pitanjima te razmjenjuje mišljenja s njima na političkoj razini ( 40 )

67. Odbor smatra da je važno održavati redoviti kontakt s institucijama EU-a te partnerima i dionicima OLAF-a kako bi se poboljšao protok informacija i dobile povratne informacije o uspješnosti OLAF-a. Odbor i njegovo tajništvo redovito su komunicirali s glavnim tajnikom Komisije, Odborom za proračunski nadzor Europskog parlamenta (CONT) te radnim skupinama Vijeća za suzbijanje prijevara (GAF) i suradnju u kaznenim stvarima (COPEN). Pandemija s kojom se trenutačno suočavamo onemogućila je odboru da održava fizičke sastanke s dionicima te su stoga svi sastanci održani putem interneta. Odbor je u prosincu 2021. ( 41 ) sudjelovao i u godišnjoj međuinstitucijskoj razmjeni mišljenja o uspješnosti OLAF-a, na kojoj je iznio svoje mišljenje o ulozi OLAF-a u Mehanizmu za oporavak i otpornost i praktičnom iskustvu odnosa između OLAF-a i EPPO-a.

68. Odbor je pomogao Komisiji i u postupku odabira za imenovanje viših dužnosnika u OLAF-u. Članovi odbora sudjelovali su i na sastancima Komisijina savjetodavnog odbora za imenovanja višeg rukovodstva.

5. Upravljanje i resursi

5.1. Načini rada nadzornog odbora

69. Odbor je 2021. održao 12 plenarnih sjednica, hibridnih ili putem interneta ( 42 ) . Za svako od glavnih pitanja o kojima se raspravljalo odbor je imenovao izvjestitelja. Izvjestitelji su s tajništvom pripremali nacrte izvješća, mišljenja ili dokumente o kojima se raspravljalo na plenarnim sjednicama. Predsjednik, izvjestitelji i članovi tajništva isto su se tako redovito sastajali kako bi radili na konkretnim pitanjima.

5.2. Tajništvo

70. Tajništvo je 2021. nastavilo podržavati članove odbora u učinkovitom izvršavanju njihovih dužnosti, čime se pridonosilo povećanju neovisnosti OLAF-a. Tajništvo je, kao i ostatak Komisije, 2021. nastavilo velikim dijelim raditi u internetskom okruženju. Provodilo je program rada prema dogovoru njegova voditelja i nadzornog odbora ( 43 )

71. Tajništvo je i dalje, od ožujka 2016., administrativno pripojeno Uredu Europske komisije za upravljanje individualnim materijalnim pravima i njihovu isplatu (PMO) iako se i dalje nalazi u odvojenoj sigurnosnoj zoni unutar OLAF-ovih prostora. Nadzorni odbor u mnogo je navrata izrazio svoje dvojbe o tome je li „hibridna” pripojenost njegova tajništva PMO-u najprimjerenija lokacija.

72. Odbor ponavlja svoje stajalište da bi, s obzirom na svakodnevnu interakciju tajništva s osobljem OLAF-a za potrebe zadaća nadzora koje trenutačno provodi odbor primjereno mjesto unutar sigurnosne zone OLAF-a omogućilo tajništvu učinkovitiji rad.

73. Pronalazak odgovarajuće lokacije za tajništvo još je važniji nakon uspostave funkcije nadzornika postupovnih jamstava. U skladu s Uredbom novi nadzornik bit će administrativno pripojen nadzornom odboru te će mu tajništvo pružati svu potrebnu pravnu i administrativnu potporu.

5.3. Proračunska pitanja

74. Proračun odbora za 2021. bio je 200 000 EUR. Budući da su se zbog pandemije bolesti COVID-19 sastanci odbora održavali putem interneta, stvarni isplaćeni iznos do kraja 2021. dosegao je samo 74 577,28 EUR.

75. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti koji je odgovoran za rashode jest direktor PMO-a.

(1) Članak 15. stavak 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 (SL L 248, 18.9.2013., str. 1.), kako je izmijenjena Uredbom (EU, Euratom) 2016/2030 i Uredbom (EU, Euratom) 2020/2223 (dostupne i na https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:02013R0883-20210117).

(2) Kako bi se očuvalo iskustvo stečeno u odboru, članovi se naizmjenično mijenjaju u skladu s Uredbom (EU, Euratom) br. 883/2013.

(3) Dostupno na https://www.europarl.europa.eu/charter/pdf/text_en.pdf.

(4) Vidjeti sljedeća izvješća i mišljenja nadzornog odbora (NO): Godišnje izvješće NO-a za 2020., odlomci 28. i 29.; Godišnje izvješće NO-a za 2019., odlomci od 38. do 51.; Godišnje izvješće NO-a za 2018., odlomci 7. i od 45. do 49.; Godišnje izvješće NO-a za 2017., odlomci od 24. do 29.; Godišnje izvješće NO-a za 2016., odlomci od 30. do 33.; Godišnje izvješće NO-a za 2016., odlomci od 30. do 33.; Godišnje izvješće NO-a za 2015., odlomci od 30. do 33. i odlomci od 1. do 9.; Godišnje izvješće NO-a za 2014., odlomci od 26. do 28.; Godišnje izvješće NO-a za 2013., odlomci 18. i 19.; Godišnje izvješće NO-a za 2012., odlomak 36.; Mišljenje NO-a br. 2/2017 – priloženo Evaluacijskom izvješću Komisije o primjeni Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (članak 19.), stavci 30. i 31.; Mišljenje NO-a br. 4/2014 o nadzoru trajanja istraga koje provodi OLAF, stavci od 18. do 20. i od 45. do 49.

(5) Uredba (EU, Euratom) 2020/2223 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. prosinca 2020. o izmjeni Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 u pogledu suradnje s Uredom europskog javnog tužitelja i djelotvornosti istraga koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (SL L 437, 28.12.2020., str. 49.).

(6) Novi radni dogovori između OLAF-a i nadzornog odbora OLAF-a dostupni su na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/system/files/2021-10/OLAF%20SC%20WA%20signed.pdf.pdf.

(7) Uredba (EU) 2018/1725 Europskog parlamenta i Vijeća od 23. listopada 2018. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama, tijelima, uredima i agencijama Unije i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 45/2001 i Odluke br. 1247/2002/EZ (SL L 295, 21.11.2018., str. 39.), dostupno na http://data.europa.eu/eli/reg/2018/1725/oj.

(8) Mišljenje br. 1/2021 o OLAF-ovim preporukama koje relevantna tijela nisu slijedila; Mišljenje br. 2/2021 o radnim dogovorima između OLAF-a i EPPO-a; Mišljenje br. 3/2021 o nadzoru unutarnjih istraga: strateški zaključci i najbolji primjeri iz prakse; Mišljenje br. 4/2021 o prednacrtu proračuna OLAF-a za 2022.; Mišljenje br. 5/2021 o analizi OLAF-ovih istraga u 2019. duljih od 36 mjeseci.

(9) Odbor je svoje preliminarne napomene o prvoj fazi revizije smjernica o istražnim postupcima glavnom direktoru OLAF-a poslao dopisom 17. kolovoza 2021. (Ares(2021)5153587).

(10) Cijeli tekst Mišljenja br. 1/2021 dostupan je na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/81b4db5b-51e0-4739-ab3f-c67859304f5e_en.

(11) Prema brojčanim podacima iz posljednjih pet godišnjih izvješća OLAF-a (2013 .– 2018.), koji se odnose na preporuke o pokretanju kaznene istrage na nacionalnoj razini, stopa podizanja optužnica pala je s 53 % na 36 %.

(12) Zadnjom rečenicom članka 12.g stavka 1. Uredbe o OLAF-u od glavnog direktora OLAF-a zahtijeva se da službeno dostavi radne dogovore nadzornom odboru prije njihova donošenja.

(13) Mišljenje br. 2/2021 dostupno je na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/2d90f9ac-6556-41c7-bb55-483ccd192d8d_en.

(14) Odjeljak 5. radnih dogovora između EPPO-a i OLAF-a.

(15) Članak 4.6. radnih dogovora između EPPO-a i OLAF-a.

(16) Članak 4.2. radnih dogovora između EPPO-a i OLAF-a.

(17) Članak 6. stavci 1. i 4. radnih dogovora između EPPO-a i OLAF-a.

(18) Članak 12. radnih dogovora između EPPO-a i OLAF-a.

(19) Članak 4. stavak 2., članak 6. stavak 1. podstavak 1. točka (d), članak 6. stavak 4. i članak 14. radnih dogovora između EPPO-a i OLAF-a.

(20) Uzimajući u obzir pravila utvrđena u Odluci Komisije (EU, Euratom) 2015/443 i Odluci Komisije (EU, Euratom) 2015/444 te Sigurnosnoj uputi – Označivanje osjetljivih neklasificiranih podataka i postupanje s njima, C(2019) 1904 final-Bruxelles, od 5. 3. 2019., odbor je odlučio da neće objaviti svoje mišljenje u cijelosti kako bi zaštitio privatnost i integritet pojedinaca na koje su se istrage odnosile. Odbor je radi transparentnosti ipak objavio verziju svojeg mišljenja koja nije povjerljiva, a koja je sadržavala njegove zaključke i preporuke glavnom direktoru OLAF-a. Verzija mišljenja koja nije povjerljiva dostupna je u dokumentu NC OPINION 3_2021-EXTRACT for Institutions.pdf (europa.eu). Ta verzija koja nije povjerljiva dostavljena je i institucijama EU-a, u skladu s člankom 15. stavkom 1. Uredbe o OLAF-u.

(21) Mišljenje br. 4/2021 dostupno je na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/1ab13286-a2b7-411a-a748-96b6a90afcd1_en.

(22) Proračun za razvoj OCM-a dosegao je gotovo 29 milijuna EUR od 2012.

(23) Vidjeti Izvješće o aktivnostima za 2017., odlomak 23.; Izvješće o aktivnostima za 2018., odlomak 13.; Izvješće o aktivnostima za 2019., odlomak 20.; Mišljenje o prednacrtu proračuna OLAF-a za 2019., odlomak 27.; Mišljenje o prednacrtu proračuna OLAF-a za 2020., odlomak 29.; i Mišljenje o prednacrtu proračuna OLAF-a za 2021., odlomak 25. Sva mišljenja i izvješća odbora dostupna su na https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/our-work/opinions-and-reports_en.

(24) Komisijina Služba za unutarnju reviziju već je u lipnju 2019. u Završnom revizijskom izvješću o praksama upravljanja IT projektima u OLAF-u utvrdila niz velikih nedostataka u ranim fazama OCM-a, uključujući nedostatak jasne i održive strukture upravljanja projektom te nedostatak dostatne kontrole koju bi trebalo provoditi više rukovodstvo. OLAF je nastojao riješiti te nedostatke kako je 2020. to potvrdila Komisijina Služba za unutarnju reviziju (veljača 2020.).

(25) Vidjeti Izvješće nadzornog odbora o aktivnostima za 2017., odlomak 25.

(26) Izvješće o aktivnostima nadzornog odbora OLAF-a – 2019., odlomak 52. i sljedeći.

(27) Verzija Mišljenja br. 5/2021 koja nije povjerljiva dostupna je na: https://europa.eu/supervisory-committee-olaf/document/download/25411b56-2cc1-4ba2-9c5c-b58e1e95c236_en.

(28) Nakon stupanja na snagu izmjene Uredbe o OLAF-u Uredbom (EU, Euratom) 2020/2223, OLAF provodi reviziju smjernica o istražnim postupcima u dvije faze. Prva faza uglavnom je usmjerena na prenošenje odredbi revidirane Uredbe o OLAF-u u pogledu EPPO-a. Ta je faza završena te su nove smjernice o istražnim postupcima stupile na snagu 11. listopada 2021. OLAF trenutačno provodi drugu fazu revizije koja je opsežnija i kojom će se obuhvatiti pitanja koja su trenutačno obrađena u drugim internim uputama i smjernicama, prakse koje će se uspostaviti u okviru suradnje OLAF-a s EPPO-om, preporuke dionika OLAF-a i pitanja koja je osoblje OLAF-a utvrdilo tijekom godina. Završetak druge faze očekuje se 2022.

(29) Člancima 9.a i 9.b Uredbe o OLAF-u uspostavljaju se „nadzornik postupovnih jamstava” i „mehanizam za podnošenje pritužbi” s ovlastima za rješavanje budućih pritužbi protiv OLAF-a koje podnese osoba umiješana u istragu OLAF-a.

(30) U članku 7. stavku 8. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 navodi se: „Ako se istraga ne može zatvoriti u roku od 12 mjeseci od njezina pokretanja, glavni direktor po isteku tog roka od 12 mjeseci i svakih šest mjeseci nakon toga izvješćuje nadzorni odbor, pri čemu navodi razloge i, prema potrebi, predviđene korektivne mjere za ubrzavanje istrage.”

(31) Riječi „prema potrebi” dodane su u tekst članka 7. stavka 8. Uredbe o OLAF-u Uredbom o izmjeni (EU, Euratom) 2020/2223.

(32) Zadnja rečenica članka 17. stavka 8. Uredbe o OLAF-u.

(33) Zadnjom rečenicom članka 17. stavka 8. Uredbe o OLAF-u propisuje se da se te smjernice „u informativne svrhe objavljuju na internetskoj stranici Ureda na službenim jezicima institucija Unije”.

(34) Člancima 9.a i 9.b Uredbe o OLAF-u određuju se „nadzornik postupovnih jamstava” i „mehanizam za podnošenje pritužbi” s ovlastima za rješavanje budućih pritužbi protiv OLAF-a koje podnese osoba umiješana u istragu OLAF-a.

(35) Odbor često zaprima pritužbe o OLAF-ovim istragama koje su u tijeku ili navodnim prijevarnim radnjama koje utječu na financijske interese EU-a. Praksa je odbora da proslijedi sve relevantne informacije OLAF-u i obavijesti pošiljatelja na odgovarajući način.

(36) Članci 9.a i 9.b Uredbe o OLAF-u.

(37) Dopis glavnog direktora OLAF-a predsjedniku Nadzornog odbora od 18. ožujka 2021. (ref. Ares(2021)1954695).

(38) Članak 9. stavci 3. i 4. Uredbe o OLAF-u.

(39) U skladu s člankom 6. novih radnih dogovora između OLAF-a i nadzornog odbora, OLAF će za svaku žalbu koju sam rješava omogućiti automatski pristup originalnoj žalbi i odgovoru koji je dao OLAF, kao i svim drugim relevantnim dokumentima.

(40) Članak 15. stavak 1. Uredbe (EU) br. 883/2013: „Nadzorni odbor glavnom direktoru upućuje mišljenja, uključujući po potrebi preporuke, među ostalim, o sredstvima potrebnim za izvršavanje istražne funkcije Ureda, o istražnim prioritetima Ureda i o trajanju istraga. Ta se mišljenja mogu dostaviti na vlastitu inicijativu, na zahtjev glavnog direktora ili na zahtjev institucije, tijela, ureda ili agencije, bez uplitanja u provođenje istraga u tijeku. […]

[…] Institucijama, tijelima, uredima ili agencijama šalje se preslika mišljenja izdanih u skladu s trećim podstavkom”.

(41) Međuinstitucijska razmjena mišljenja održala se 2. prosinca 2021.

(42) Od siječnja do prosinca 2021.

(43) Trenutačno se tajništvo, kojim upravlja njegov voditelj, sastoji od sedam članova osoblja.