Osim toga, pandemija bolesti COVID-19 pokazala je da slučajevi više sile mogu ozbiljno utjecati na normalno funkcioniranje pravosudnih sustava država članica. U mnogim slučajevima tijekom krize nacionalni sudovi nisu mogli nastaviti s normalnim radom zbog širenja virusa. Države članice bile su prisiljene poduzeti niz mjera, od zabrana kretanja do rješavanja samo određenih prioritetnih slučajeva. Istodobno su se bez prekida mogle nastaviti aktivnosti koje su se mogle provoditi digitalnim putem (npr. elektroničkom poštom, videokonferencijama itd.). Međutim, mnoga primjenjivana tehnička rješenja osmišljena su ad hoc i nisu nužno u potpunosti zadovoljavala sigurnosne standarde i standarde temeljnih prava. To je na sličan način utjecalo i na pravosudnu suradnju u prekograničnim predmetima u EU-u te je pandemija bolesti COVID-19 ukazala na potrebu da se osigura otpornost komunikacije.

Daljnje koristi proizlaze iz poticanja digitalizacije pravosudne suradnje u EU-u i uključivanja svih država članica u to, čime će se poboljšati postojeće stanje, u kojem su samo određene skupine država članica poduzele određene mjere, koje su dovele do ograničenog i fragmentiranog odgovora na utvrđene probleme.

Odbor za nadzor regulative raspravljao je 22. rujna 2021. o nacrtu procjene učinka te je 27. rujna 2021. dao pozitivno mišljenje o njemu. Odbor za nadzor regulative iznio je sljedeće preporuke: 1. analizu problema trebalo bi poboljšati kako bi se istaknuli glavni problemi koji se nastoje riješiti ovim Prijedlogom. Tu bi analizu trebalo potkrijepiti dokazima o dobrovoljnom sudjelovanju u digitalizaciji, nepriznavanju elektroničkih dokumenata, potpisa ili pečata i interoperabilnosti; 2. u izvješću bi trebalo objasniti kako će se ovim Prijedlogom osigurati usklađenost s drugim instrumentima na razini EU-a osmišljenima za poboljšanje digitalizacije koji bi se mogli koristiti u prekograničnoj pravosudnoj suradnji. U izvješću bi trebalo objasniti i zašto države članice ne iskorištavaju u potpunosti postojeće mogućnosti za digitalizaciju; 3. analizu učinka trebalo bi poboljšati jasnim prikazom učinaka, a ponajprije troškova ulaganja i dionika na koje će to utjecati. Trebalo bi uzeti u obzir neizvjesnosti u iznesenim pretpostavkama te posljedice koje one imaju na učinke koji se procjenjuju; 4. u izvješću bi trebalo procijeniti učinke potencijalnog povećanja broja prekograničnih predmeta. Trebalo bi razmotriti postoji li opasnost da bi poboljšani pristup pravosuđu i učinkovitija prekogranična pravosudna suradnja mogli dovesti do kašnjenja u rješavanju predmeta zbog povećanja radnog opterećenja za suce i vremena potrebnog za provođenje sudskih postupaka; 5. u izvješću bi trebalo pojasniti predmetna pitanja zaštite podataka i uzeti u obzir to da prelazak s papirnatog na digitalni format uključuje i druge rizike. U izvješću bi trebalo razmotriti potencijalna osjetljiva pitanja povezana s činjenicom da se povećanjem količine podataka u digitalnom obliku ne olakšava samo njihovo prenošenje, već nastaju i problemi povezani sa zaštitom podataka i sigurnošću. Trebalo bi razmotriti dvojbe o zaštiti podataka koje su iznijeli dionici. Odbor za nadzor regulative poslao je i dodatne preporuke s kontrolnim popisom za provjeru kvalitete. U skladu s preporukama Odbora za nadzor regulative, u procjenu učinka unesene su sljedeće izmjene: 1. definicija problema preoblikovana je kako bi odražavala stvarne probleme analizirane u odjeljku 2.; 2. objašnjena je usklađenost s drugim inicijativama, kao što su e-CODEX i e-IDAS, te povezanosti s europskim portalom e-pravosuđe; 3. izmijenjen je odjeljak 6. o učincima osnovnog scenarija i opcija politike te su za svaku opciju ukratko opisani njezini glavni učinci (tj. gospodarski učinci, socijalni učinci i učinci na temeljna prava). U tom se odjeljku razmatra i pitanje kako će Prijedlog utjecati na glavne dionike; 4. u odjeljku 6. o učincima pojašnjeno je postoji li potencijalna opasnost od povećanja broja prekograničnih predmeta te je razmotrena sposobnost pravosudnog sustava za rješavanje povećanog broja predmeta ako dođe do takvog povećanja; 5. u odjeljak 6. dodana su pojašnjenja o zaštiti podataka. Osim toga, procjena učinka dopunjena je dostupnim podacima iz popratne studije i Priloga 7. izvješću. U izvješće su dodani ekonomska analiza i troškovi za države članice. U odgovarajućim odjeljcima izvješća ukratko su navedena stajališta dionika koji su sudjelovali u savjetovanju. Provedene su i tehničke preporuke, kao što su uključivanje ishoda javnog savjetovanja u Prilog 2., numeriranje stranica prilogâ i brisanje priloga o tablici za ocjenjivanje supsidijarnosti.

U okviru procjene učinka utvrđena je jedna nezakonodavna i jedna zakonodavna opcija politike s trima podopcijama. Postojale su i dodatne opcije koje su odbačene u ranoj fazi. Promotivna kampanja o korištenju digitalnih alata i sustava e-CODEX za komuniciranje u prekograničnim sudskim postupcima odbačena je jer se smatralo da takva kampanja ne bi bila stvarna alternativa regulatornom djelovanju te bi se ionako mogla provesti u okviru osnovnog scenarija. Opcija elektroničke razmjene informacija i podataka putem centraliziranog sustava EU-a nije se smatrala primjerenom jer ju je bilo teško opravdati sa stajališta proporcionalnosti i supsidijarnosti. Osim toga, u tom bi se slučaju sve informacije, podaci i dokumenti pohranjivali u okviru infrastrukture Komisije ili subjekta koji upravlja tim sustavom (npr. agencija eu-LISA), a oni pritom ne bi bili strana u prekograničnim razmjenama. Centralizirani sustav bio bi i jedinstvena točka kvara jer bi se svi podaci pohranjivali na jednom mjestu, za razliku od decentraliziranog sustava u kojem podatke pohranjuje svaka država članica pojedinačno.

U osnovnom scenariju, u odnosu na koji su se ocjenjivale dvije glavne opcije, nije se predviđalo nikakvo djelovanje kojim bi se poticali digitalizacija prekogranične pravosudne suradnje i korištenje digitalnih alata radi poboljšanja pristupa pravosuđu. Stoga bi korištenje elektroničke komunikacije među nadležnim tijelima i dalje bilo dobrovoljno. Korištenje elektroničkih potpisa/pečata i odgovornosti za zaštitu podataka i dalje bi bili fragmentirani. Stoga su dvije opcije koje su se razmatrale s obzirom na prikazane ciljeve Prijedloga bile donošenje preporuke Komisije (nezakonodavna opcija) ili donošenje pravnog akta – uredbe (zakonodavna opcija). Zakonodavna opcija zahtijevala bi donošenje paketa koji bi se sastojao od uredbe s horizontalnim odredbama i izmjenama postojećih uredaba radi osiguravanja usklađenosti i direktive s izmjenama postojećih direktiva i okvirnih odluka.

Nezakonodavna opcija uključivala bi djelovanje kojim bi se države članice poticalo na korištenje sustava e‑CODEX za digitalnu prekograničnu komunikaciju i pristup pravosuđu. Preporukom Komisije moglo bi se potaknuti države članice na primjenu usklađenog pristupa korištenju elektroničkih komunikacija, što uključuje videokonferencije, elektroničke dokumente, elektroničke pečate i potpise. S obzirom na dobrovoljnu prirodu tog pristupa, države članice bile bi slobodne razvijati vlastite digitalne alate. Takvo bi djelovanje moglo biti tehnički i operativno izvedivo. Troškovna učinkovitost ovisila bi o pristupu digitalizaciji pojedinih država članica te o njihovim potrebama i resursima. Međutim, kad je riječ o mjeri u kojoj bi se tom opcijom ostvarili ciljevi Prijedloga, preporukom se ne bi jamčili stvarno uvođenje digitalnih alata za komunikaciju, interoperabilnost digitalnih kanala, prihvaćanje elektroničkih dokumenata ni zajednički standardi o korištenju i priznavanju usluga povjerenja.

U okviru zakonodavne opcije donijet će se zakonodavne mjere (uredba i direktiva). Uredba će sadržavati pravila kojima se uspostavlja siguran elektronički kanal koji se temelji na sustavu e‑CODEX (koji je utvrđen kao najprikladnije tehničko rješenje u procjeni učinka Komisijina Prijedloga uredbe o sustavu e‑CODEX). Taj kanal, koji je decentralizirani IT sustav, koristit će se za komunikaciju i razmjenu informacija, podataka i dokumenata među sudovima i nadležnim tijelima te, prema potrebi, s agencijama za pravosuđe i unutarnje poslove i tijelima EU-a. Uvest će se pravila kojima će se podupirati komunikacija između pojedinaca i pravnih subjekata te sudova i nadležnih tijela država članica, uključujući pravila o korištenju videokonferencija ili drugih tehnologija za komunikaciju na daljinu. Utvrdit će se odgovornosti voditelja i izvršitelja obrade podataka. Ova opcija temelji se na pretpostavci da će se IT sustavi za razmjene europskih istražnih naloga (EIN-ovi) i dostavu pismena/izvođenje dokaza, koje je razvila Komisija, proširiti na sve prekogranične pravosudne komunikacije koje su uređene instrumentima EU-a za pravosudnu suradnju. Države članice moći će povezati svoj nacionalni IT sustav s decentraliziranom mrežom ili koristiti softversko rješenje koje je razvila Komisija i koje se daje na korištenje bez naknade. To će omogućiti izravnu komunikaciju među sudovima i/ili nadležnim tijelima koji sudjeluju u postupcima u okviru instrumenata EU-a za prekograničnu pravosudnu suradnju u građanskim, trgovačkim ili kaznenim stvarima. U okviru zakonodavne opcije razmotrene su tri podopcije, to jest (a) obvezno ili dobrovoljno korištenje digitalnih kanala, (b) obvezno ili dobrovoljno prihvaćanje elektroničkih komunikacija o fizičkim i pravnim osobama i (c) regulatorni ili neregulatorni pristup korištenju i priznavanju usluga povjerenja. Postojeće okvirne odluke i direktive izmijenit će se direktivom kako bi ih se uskladilo s pravilima iz Uredbe.

Nakon usporedbe opcija i podopcija politike te njihove ocjene u odnosu na ciljeve Prijedloga, kao najpoželjnija opcija odabrana je zakonodavna opcija. Tom će se opcijom korištenje digitalne komunikacije učiniti obveznim (uz opravdane iznimke) za komunikaciju među sudovima i nadležnim tijelima (te između njih i agencija i tijela EU-a za pravosuđe i unutarnje poslove). Njome će se ujedno sudove i nadležna tijela obvezati na prihvaćanje elektroničke komunikacije s fizičkim i pravnim osobama te će se osigurati pravna osnova za korištenje videokonferencija ili drugih tehnologija za komunikaciju na daljinu za usmene rasprave u prekograničnim predmetima i za korištenje i priznavanje usluga povjerenja.