Pojedinačne evaluacije obuhvaćaju razdoblje od 2014. do 2016. za agencije CHAFEA, INEA i EASME, razdoblje od 2015. do 2017. za agenciju EACEA te razdoblje od sredine 2015. do sredine 2018. za agencije ERCEA i REA. Razdoblje evaluacije razlikuje se jer su agencije osnovane u različito vrijeme.

Rezultati

Evaluacije su općenito pokazale da je šest izvršnih agencija u analiziranom razdoblju bilo djelotvorno i učinkovito. Ostvarile su svoje ciljeve i veliku većinu ciljnih vrijednosti u svojim ključnim pokazateljima uspješnosti. Uspješno su savladale zahtjevne situacije, među ostalim nove mandate, promjene portfelja, promjene organizacijske strukture i promjene u njihovu upravljanju te razdoblja vrlo velikog radnog opterećenja zajedno s ograničenim ljudskim resursima. Obavljen je razgovor s dionicima koji su u načelu dali vrlo pozitivnu ocjenu odnosa između izvršnih agencija i službi Komisije, što Komisiji omogućava da se usredotoči na svoje temeljne zadaće i da bude informirana o provedbi i rezultatima programa. Korisnici i stručnjaci koji rade s agencijama ocijenili su agencije vrlo pozitivno, a osoblje u agencijama uglavnom se izražavalo pozitivno o agencijama kao poslodavcima.

Uz tu pozitivnu opću sliku, u pojedinačnim evaluacijama utvrđen je niz izazova i povezanih nedostataka. Ti izazovi uključuju: 1. ostvarivanje ciljeva agencija; 2. činjenicu da neke agencije upravljaju dijelovima istog programa; 3. raznolikost portfelja programa; 4. odnos s matičnim glavnim upravama; 5. odnos s korisnicima; 6. troškovnu učinkovitost; 7. upravljanje ljudskim resursima; i 8. promjenu mandata. Tih je osam izazova detaljno razmotreno u sljedećim poglavljima. Komisija će stečena iskustva uzeti u obzir pri pripremi za delegiranje zadaća izvršnim agencijama u programima u okviru višegodišnjeg financijskog okvira za razdoblje 2021.–2027.

1.Dobri rezultati za (gotovo sve) ključne pokazatelje uspješnosti

Ukupno gledano, šest izvršnih agencija djelotvorno je upravljalo delegiranim programima i postiglo vrlo dobre rezultate za većinu ključnih pokazatelja uspješnosti. Pokazatelji za izvršne agencije odnose se na financijsko upravljanje, konkretno na pravodobnu evaluaciju i finaliziranje dodjele bespovratnih sredstava – rok za informiranje, rok za sklapanje ugovora, rok za odobravanje bespovratnih sredstava i pravodobno izvršenje plaćanja. Neke agencije dosljedno su ostvarivale sve ili većinu svojih ciljeva za pravodobnu evaluaciju, sklapanje sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i izvršenje plaćanja (REA, ERCEA, EACEA, CHAFEA) ili su ih čak i premašile (rok za plaćanje u INEA-i). Neke svoje ciljeve nisu ostvarile dvije agencije – EASME na početku programskog razdoblja i INEA za rok plaćanja za jedan program iz prethodnog programskog razdoblja, i to za jednu godinu (2015.). Nekoliko je agencija na godišnjoj razini ostvarilo i potpuno izvršenje svojeg operativnog proračuna – REA, ERCEA. Zbog tako učinkovitog financijskog upravljanja za neke pokazatelje mogli bi se odrediti ambiciozniji ciljevi.

S obzirom na zakonitost i pravilnost transakcija stope pogreške u programima za razdoblje 2014.–2020. niže su od onih iz prethodne generacije programa (razdoblje 2007.–2013.). Međutim, agencije i dalje upravljaju projektima iz programa za razdoblje 2007.–2013. pa su tako tijekom razdoblja evaluacije tri agencije – REA, EASME i EACEA – još imale zadrške u svojim godišnjim izvješćima o radu za stope pogreške iznad praga značajnosti od 2 % za programe iz razdoblja 2007.–2013. Te poteškoće povezane su s prethodnim razdobljima i postupno će nestati kad završe svi projekti u okviru tih programa. Samo jedan program u tekućem programskom razdoblju – program za mala i srednja poduzeća, COSME – imao je privremenu visoku stopu pogreške zbog koje je agencija (EASME) 2018. morala izraziti zadršku. Agencija je uvela korektivne mjere koje su dovele do poboljšanja situacije i zadrška je 2019 uklonjena.

U evaluacijama su poboljšanja alata informacijske tehnologije i postupaka identificirana kao ključni čimbenici koji su pridonijeli poboljšanju ključnih pokazatelja uspješnosti agencija. Uvođenjem novih alata informacijske tehnologije CHAFEA je poboljšala operativnu učinkovitost i osigurala bolje ispunjavanje zadaća u okviru svojih sustava upravljanja projektima. Administrativna pojednostavnjenja koja su provele ERCEA i REA, tj. prelazak na elektroničko izvješćivanje i djelomično automatizirane tijekove rada, dovela su do povećanja učinkovitosti. EACEA je dodatno pojednostavnila i optimizirala svoje unutarnje mehanizme i mehanizme upravljanja programima. INEA je poboljšala i pojednostavnila postupke plaćanja.

Evaluacije pokazuju da su agencije uvele odgovarajuće procese i postupke te da imaju sustave unutarnje kontrole koji pridonose njihovoj učinkovitosti i djelotvornosti. Agencije su razvile stroge standarde unutarnje kontrole (uz izuzetak EACEA-e koja je svoj sustav unutarnje kontrole ocijenila djelomično funkcionalnim 2017. i 2018.), među ostalim i za upravljanje financijskim i ljudskim resursima. Agencije su uvele brojne mehanizme kontrole i izvješćivanja koji omogućuju pomno praćenje napretka u odnosu na ciljeve te pravodobno i učinkovito sprečavanje i ublažavanje rizika za njihov rad.

U evaluaciji EACEA-e naglašeni su ozbiljni nedostaci utvrđeni u dvjema revizijama upravljanja bespovratnim sredstvima koje je provela Služba za unutarnju reviziju, i to od poziva na podnošenje prijava do potpisivanja ugovora te od praćenja projekta do plaćanja. Ti su se nedostaci, među ostalim, odnosili na osmišljavanje i provedbu postupaka odabira koje agencija primjenjuje za programe Erasmus+ i Kreativna Europa. U revizijskim preporukama utvrđena je potreba za mjerama u vezi s kontrolom za bespovratna sredstva, postupkom evaluacije, odborima za evaluaciju i ulogom stručnjaka te fazom ugovaranja. Agencija je izradila i provela akcijski plan za svaku reviziju kako bi se ta pitanja uzela u obzir te je izmijenila svoje postupke za evaluaciju prijedloga. Jedna od glavnih mjera koje je poduzela nova uprava agencije bila je opsežna organizacijska promjena uvedena radi poboljšanja i boljeg strukturiranja okvira za unutarnju kontrolu agencije. Situacija se sad poboljšala i Služba za unutarnju reviziju zaključila je povezane preporuke za prvu reviziju (od poziva na podnošenje prijava do potpisivanja ugovora). Zbog toga je zadrška koju je agencija imala na temelju tih nedostataka u unutarnjoj kontroli uklonjena u godišnjem izvješću o radu za 2019. Kad je riječ o drugoj reviziji (od praćenja projekta do plaćanja), očekuje se da će sve otvorene preporuke Službe za unutarnju reviziju biti zaključene do sredine 2020. Komisija i posebno matične glavne uprave EACEA-e pomno su pratili provedbu mjera za jačanje unutarnjih kontrola putem jasnijih i ojačanih mehanizama nadzora.

2.Jedan program EU-a kojim upravlja više agencija – kako osigurati dosljednu provedbu na svim razinama

U razdoblju nakon 2014. više izvršnih agencija provodi program za istraživanja Obzor 2020. S obzirom na dodijeljena financijska sredstva Obzor 2020. najveći je program delegiran izvršnim agencijama. Komisija je 2013. odlučila delegirati različite potprograme Obzora 2020. četirima različitim agencijama – REA-i, ERCEA-i, INEA-i i EASME-u. Kako bi se osigurala dosljedna provedba Obzora 2020., 2014. je osnovan Zajednički centar za podršku (danas pod nazivom Zajednički centar za provedbu) u okviru službe Komisije (Glavna uprava za istraživanje i inovacije). Njegova je svrha glavnim upravama Komisije, izvršnim agencijama i zajedničkim poduzećima koji se bave programom pružiti zajedničku podršku u poslovnim procesima povezanima s upravljanjem bespovratnim sredstvima, informacijskom tehnologijom, revizijom, upravljanjem podacima i pravnim uslugama.