Osim što u svojim brojnim registrima i na internetskim stranicama proaktivno objavljuje mnoštvo informacija i dokumenata, Europska komisija 2020. je po zaprimanju specifičnih zahtjeva u skladu s Uredbom omogućila pristup brojnim dokumentima koje posjeduje. Za Komisiju je 2020. bila godina bez presedana. U kontekstu pandemije bolesti COVID-19 i u skladu s drastičnim mjerama za suzbijanje njezina širenja koje su donijele države članice Komisija je 2020. gotovo cjelokupnom osoblju, osim članovima osoblja koji obavljaju kritične/osnovne zadaće, do daljnjega omogućila rad na daljinu.

To građansko pravo proizlazi iz demokratske, otvorene i neovisne prirode europske uprave. Njegova načela utvrđena su u članku 42. Povelje Europske unije o temeljnim pravima i članku 15. stavku 3. Ugovora o funkcioniranju Europske unije. Ta su načela potpuno primjenjiva zahvaljujući Uredbi (EZ) br. 1049/2001 i sudskoj praksi Suda te su neophodna kako bi se odluke u institucijama donosile na što otvoreniji način koji je pristupačan građanima.

U kontekstu ove pandemije neviđenih razmjera Europska komisija poštovala je svoja vodeća načela funkcioniranja, a to su transparentnost, kolegijalnost i učinkovitost .

Komisija je nastojala uspostaviti okruženje potrebno kako bi se poduprla sigurna proizvođačka mreža i optimizacija proizvodnje cjepiva protiv bolesti COVID-19. U tu se svrhu sa svim državama članicama Europske unije dogovorila da u cilju suzbijanja pandemije bolesti COVID-19 u njihovo ime i za njihov račun s proizvođačima cjepiva sklopi ugovore o predviđenoj kupoprodaji radi nabave cjepiva na razini Unije za sve građane, u sigurnim uvjetima i po pravednoj cijeni.

Kako bi postigla što veću transparentnost postupka nabave cjepiva protiv bolesti COVID-19, Komisija je nastojala pravovremeno objavljivati informacije o potpisivanju ugovora i trenutačnom stanju pregovora s proizvođačima cjepiva. U tom kontekstu Komisija se s proizvođačima cjepiva uključenima u taj postupak savjetovala o mogućnosti otkrivanja ugovora o toj nabavi.

Uslijedilo je postupno proaktivno objavljivanje redigiranih verzija sporazumâ o nabavi cjepiva protiv bolesti COVID-19.

Međutim, u kontekstu nabave cjepiva protiv bolesti COVID-19 od komercijalnih proizvođača potrebna je odgovarajuća zaštita određenih legitimnih interesa koje bi objava dokumenata mogla ugroziti, a to se prvenstveno odnosi na osjetljive poslovne informacije i sposobnost Komisije da s komercijalnim proizvođačima pregovara o raznolikom portfelju ugovora.

Resursi

Postupanje s početnim zahtjevima za pristup dokumentima u Europskoj komisiji provodi se na decentraliziranoj razini, tj. na razini pojedinih glavnih uprava i službi Komisije. Svaka glavna uprava i služba za tu zadaću imenuje barem jednog pravnog stručnjaka, koji djeluje u svojstvu „koordinatora za pristup dokumentima”.

Ovisno o veličini službe i broju zaprimljenih zahtjeva „koordinatori za pristup dokumentima” obično imaju nekoliko pomoćnika i koordiniraju izradu nacrta odgovora s odjelima nadležnima za predmetna područja politike.

Ponovnim zahtjevima bavi se Glavno tajništvo.

Zadaća je posebnog tima u Odjelu za transparentnost, upravljanje dokumentima i pristup dokumentima Glavnog tajništva osigurati neovisno administrativno preispitivanje odgovora danog u početnoj fazi. Taj odjel usto u bliskoj suradnji s Pravnom službom na horizontalnoj razini pruža smjernice, osposobljavanje i savjete o provedbi Uredbe svim glavnim upravama i službama Europske komisije te tako osigurava koordinaciju i usklađenu provedbu detaljnih pravila za primjenu Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

Odjel također upravlja sustavom GestDem, informatičkim sustavom na razini Europske komisije za obradu početnih i ponovnih zahtjeva za pristup dokumentima. Komisija je 2020. nastavila razvijati svoj budući sustav za obradu zahtjeva za pristup putem elektroničkog internetskog portala, odnosno sustav EASE (engl. Electronic AccesS to European Commission Documents, Elektronički pristup dokumentima Europske komisije).

Cilj je projekta EASE uspostaviti jedinstvenu kontaktnu točku, odnosno elektroničko i potpuno integrirano IT rješenje za podnošenje i obradu zahtjeva za pristup dokumentima Komisije. Njime se u konačnici želi građanima približiti postupak odlučivanja EU-a. Očekuje se da će se sustav EASE početi upotrebljavati sredinom 2021. Sastoji se od dva dijela:

1.novog internetskog portala koji građanima omogućuje: i. podnošenje i pregled zahtjevâ za pristup dokumentima Komisije, ii. komunikaciju s Komisijom i iii. pretraživanje prethodno objavljenih dokumenata te

2.novog sustava za upravljanje predmetima, koji osoblju Komisije omogućuje registraciju, dodjelu i obradu zahtjeva za pristup dokumentima. Zamijenit će informatički sustav GestDem, koji se trenutačno upotrebljava u tu svrhu.

Projektni tim usto je u suradnji s Glavnom upravom za informatiku 2020. nastavio raditi na studiji o umjetnoj inteligenciji, koja ima za cilj utvrditi „primjere upotrebe” u kojima bi tehnike umjetne inteligencije mogle pojednostavniti postupanje sa zahtjevima za pristup dokumentima.

Zaključno, zahvaljujući novom projektu EASE trebala bi se povećati transparentnost, a proces odlučivanja EU-a više približiti građanima.

1.Stavljanje informacija i dokumenata na raspolaganje u registrima i na internetskim stranicama

Komisija objavljuje mnoštvo pravnih, političkih, administrativnih i drugih dokumenata na raznim internetskim stranicama i u registrima. Mnogi su dostupni u registru dokumenata Komisije, registru delegiranih akata i drugim poslovnim registrima kojima upravlja Glavno tajništvo, dok su drugi dostupni na internetskim stranicama kojima upravljaju glavne uprave ili na EUR-Lexu.

U registar dokumenata Komisije 2020. dodano je 19 849 novih dokumenata (vidjeti tablicu 1. u Prilogu), koji su razvrstani u kategorije C, COM, JOIN, OJ, PV, SEC ili SWD . Taj broj veći je oko 8,2 % od onog iz 2019.

Nastavljen je rad na projektu „Preobrazba registra dokumenata Komisije” (engl. Revamp of the Register of Commission Documents), koji ima za cilj pretvoriti registar dokumenata Komisije u glavni instrument za objavu dokumenata te institucije .