1.Stranke prenose 75 % svojih financijskih doprinosa Prometnoj zajednici najkasnije do 31. ožujka svake godine. Stranke prenose preostalih 25 % svojih doprinosa najkasnije do 30. lipnja svake godine.

6. Odobrena sredstva koja nisu upotrijebljena do kraja financijske godine za koju su odobrena ukidaju se, osim ako su prenesena u skladu sa stavkom 4.

3.Odobrena sredstva za plaćanje knjiže se za financijsku godinu na temelju plaćanja koja je računovodstveni službenik izvršio najkasnije do 31. prosinca predmetne godine.

2.Odobrena sredstva za preuzimanje obveza knjiže se za financijsku godinu na temelju pravnih obveza preuzetih do 31. prosinca predmetne godine.

1.Direktor može donositi odluke o prijenosu odobrenih sredstava (isključujući proračunsku liniju za ljudske resurse) u okviru proračuna do najviše 15 % odobrenih sredstava za godinu navedenu u liniji s koje se prenose sredstva.

(b)prilagodbe za nepravilno uplaćene iznose, koje se mogu izvršiti putem izravnih odbitaka od novog plaćanja iste vrste u korist istog primatelja plaćanja po istom poglavlju, članku i financijskoj godini za koje je izvršeno prekomjerno plaćanje, a koji su doveli do privremenog plaćanja ili plaćanja preostalih iznosa.

3.Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno izvršiti i izdavanje naloga za povrat. Ono uključuje odricanje od utvrđenih prava kada je to primjereno.

Stručni tehnički poslovi i administrativni, pripremni ili pomoćni poslovi, koji ne uključuju ni izvršavanje javnih ovlasti ni primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava, mogu se na temelju ugovora povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima ako se to pokaže nužnim.

1.Svim financijskim izvršiteljima u smislu poglavlja 2. ove glave zabranjuje se poduzimanje bilo kakvih mjera za izvršavanje proračuna kojima bi njihovi interesi mogli doći u sukob s interesima Prometne zajednice. Ako dođe do takvog slučaja, taj izvršitelj mora prekinuti poduzimati takve mjere i obratiti se nadležnom tijelu.

Svaki član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu transakcija pisanim putem obavještava direktora ako smatra da je odluka koju njegov nadređeni zahtijeva da provede ili da se složi s njom nepravilna ili suprotna ovim pravilima ili pravilima struke koja taj član osoblja mora poštovati. Direktor je dužan poduzeti mjere u razumnom roku. Ako direktor to ne učini, član osoblja o tome je dužan obavijestiti Regionalni upravljački odbor.

2.Prije odobravanja operacije, članovi osoblja koji nisu oni koji su operaciju pokrenuli, provjeravaju operativne i financijske aspekte. Pokretanje te ex ante i ex post provjera određene operacije smatraju se odvojenim funkcijama.

1.Uzimajući u obzir rizike povezane s upravljačkim okruženjem i prirodu financiranih aktivnosti, dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja organizacijsku strukturu, interno upravljanje te sustave i postupke za kontrolu pogodne za izvršavanje svojih dužnosti, uključujući, prema potrebi, ex post provjere.

1.Od dužnosnika za ovjeravanje može se zatražiti da nadoknadi, u cijelosti ili djelomično, štetu koju je pretrpjela Prometna zajednica zbog njegove teške povrede radnih obveza za vrijeme izvršavanja njegovih dužnosti ili u vezi s tim izvršavanjem, osobito ako on utvrđuje prava čiji je povrat potrebno osigurati ili izdaje naloge za povrat, preuzima obveze za rashode ili potpisuje naloge za plaćanje, a da se pritom ne pridržava ovih Pravila. Isto se primjenjuje u slučaju u kojem, uslijed teške povrede dužnosti, dužnosnik za ovjeravanje:

3.Ako su se u okviru određene aktivnosti pojavile nepravilnosti ili prijevara, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dužan je suspendirati taj postupak i može poduzeti sve potrebne mjere, uključujući poništenje svake odluke donesene u okviru predmetne aktivnosti. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dužan je odmah obavijestiti sva nadležna tijela, uključujući, ako je to primjenjivo, OLAF i Ured europskog javnog tužitelja (EPPO), o slučajevima kod kojih se sumnja na postojanje prijevare ili nepravilnosti.

2.U slučaju nezakonitih aktivnosti, prijevare, korupcije ili nepravilnosti koje mogu štetiti financijskim interesima Prometne zajednice, financijski izvršitelj na kojeg to utječe dužan je bez odgode o tome obavijestiti direktora ili, ako se to smatra korisnim, Regionalni upravljački odbor ili Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF). Pojam „financijski interesi Prometne zajednice” znači svi prihodi, rashodi i imovina koji su obuhvaćeni proračunom Prometne zajednice, stečeni preko njega ili čine potraživanja tog proračuna.

(c)ne izda nalog za plaćanje ili kasni s njegovim izdavanjem, dovodeći time do nastanka građanskopravne odgovornosti Prometne zajednice prema trećim stranama.

7.Prije svake naplate u skladu sa stavkom 6. računovodstveni službenik se savjetuje s dužnosnikom za ovjeravanje i obavješćuje dužnike na koje se to odnosi.

5.Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prilagođava iznos utvrđenog duga na viši ili niži iznos kada otkriće činjenične pogreške dovede do promjene iznosa duga, pod uvjetom da takav ispravak ne podrazumijeva gubitak utvrđenih prava Prometne zajednice. Odluku o prilagodbi, koja mora biti odgovarajuće obrazložena, donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

(a)dužnik se obvezuje platiti kamate za cijelo dopušteno dodatno razdoblje koje počinje od datuma kad je plaćanje izvorno dospjelo, po stopi koju primjenjuje Europska središnja banka za svoje glavne operacije refinanciranja u eurima (referentna stopa) uvećanoj za osam bodova. Referentna je stopa ona koja je na snazi, kako je objavljena u seriji C Službenog lista Europske unije, prvog dana mjeseca u kojemu istječe rok za plaćanje;

1.Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje do 31. ožujka godine N+1 opoziva neiskorištena salda proračunskih obveza koje se odnose na godinu N.

2.Pojedinačne pravne obveze koje se odnose na pojedinačne proračunske obveze zaključuju se do 31. prosinca predmetne financijske godine.

3.Stalno tajništvo sastavlja godišnje izvješće najkasnije do 30. ožujka svake godine. U godišnje je izvješće uključeno:

Računovodstveni službenik Prometne zajednice, nakon završetka financijske godine i do datuma podnošenja završnih financijskih izvještaja, izvršava sva potrebna usklađenja, bez posezanja za isplatom ili naplatom u vezi s tom godinom, radi istinitog i točnog financijskog izvješćivanja u skladu s ovim pravilima.

4.Vanjski revizori Regionalnom upravljačkom odboru podnose izvješće o reviziji i ovjerene financijske izvještaje, zajedno s izjavom o jamstvu u pogledu pouzdanosti računovodstvene dokumentacije te zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija, najkasnije osam mjeseci nakon završetka financijske godine na koju se računovodstvena dokumentacija odnosi. Ako Regionalni upravljački odbor to zatraži, Odbor za proračun mora Regionalnom upravljačkom odboru iznijeti svoja opažanja koja smatra prikladnima o dokumentima koje su dostavili revizori.

Računovodstveni službenik, najkasnije do 31. ožujka svake godine, izrađuje računovodstvenu dokumentaciju za prethodnu godinu. Tu računovodstvenu dokumentaciju potvrđuje direktor.

Tajništvo nema pravnih obveza prema određenom gospodarskom subjektu prije potpisivanja ugovora. To mora biti jasno navedeno u svim kontaktima s gospodarskim subjektima. Tajništvo može poništiti postupak sve do trenutka potpisivanja, i pri tome ponuditelji nemaju pravo na naknadu. Odluka se mora obrazložiti, a ponuditelji obavijestiti u roku od 15 dana od dana donošenja odluke.

Tajništvo do 31. ožujka svake godine na svojim internetskim stranicama objavljuje plan nabave koji sadržava popis planiranih nabava za tekuću godinu u vrijednosti većoj od 20 000 EUR i navodi predmet, procijenjenu vrijednost i procijenjeno vrijeme pokretanja.

Ugovor čija je vrijednost 20 000 eura ili manja smatra se ugovorom male vrijednosti. Primjenjuje se pojednostavnjeni postupak javne nabave i moraju biti pozvana najmanje tri natjecatelja/ponuditelja po izboru Tajništva. Ex ante objava navedena u točki 3.1.2. nije obvezna.

Ugovori čija je vrijednost veća od 20 000 EUR no manja od pragova iz Direktive 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća smatraju se ugovorima srednje vrijednosti. Tajništvo primjenjuje pojednostavnjeni postupak nabave i mora biti pozvano najmanje pet natjecatelja/ponuditelja. Poziv za iskazivanje interesa objavljuje se na internetskoj stranici Tajništva najmanje mjesec dana prije pokretanja predviđenog postupka nabave.

utvrđuju se pravila koja se primjenjuju na dostavu ponuda, uključujući posebno uvjete o čuvanju njihove povjerljivosti do otvaranja, krajnji rok za zaprimanje ponuda i adresu na koju moraju biti poslane ili dostavljene ili internetsku adresu u slučaju elektroničkog podnošenja;

Tri navedena dokumenta iz točaka (b), (c) i (d) mogu se budućim natjecateljima/ponuditeljima poslati e-poštom.

prema potrebi, ex ante objave;

Primjenjuju se članak 136. stavak 1. i članak 137. stavci od 1. do 4. Financijske uredbe koja se primjenjuje na opći proračun Unije o kriterijima za isključenje i odluci o isključenju te izjavi o dokazu o nepostojanju situacije za isključenje.

Javni naručitelj može zatražiti od ponuditelja i natjecatelja da u bilo kojem trenutku tijekom postupka dostavi ažuriranu izjavu ili sve ili dio popratnih dokumenata ako je to potrebno kako bi se osigurao pravilan tijek postupka.

Javni naručitelj utvrđuje u dokumentaciji o nabavi dokaze koje gospodarski subjekt dostavlja kako bi dokazao svoju tehničku i stručnu sposobnost. On može zatražiti bilo kojih od sljedećih dokumenata:

izjavu o ukupnom prometu gospodarskog subjekta i, ako je to primjereno, o prometu u području obuhvaćenom ugovorom za najviše posljednje tri financijske godine za koje su dostupni podaci.

Javni naručitelj utvrđuje u dokumentaciji o nabavi dokaze koje dostavlja gospodarski subjekt kako bi dokazao svoju ekonomsku i financijsku sposobnost. On može zatražiti posebno jedan ili više sljedećih dokumenata:

Relativna važnost koja se pridaje cijeni ili trošku u odnosu na druge kriterije ne smije dovesti do neutralizacije cijene ili troška.

Minimalni rok može se skratiti u hitnim slučajevima, ako je to propisno opravdano i dokumentirano.

4.1.15.Kontakt javnog naručitelja i podnositelja ponuda

Treba osigurati zajedničku adresu e-pošte putem koje gospodarski subjekti mogu izraziti interes ili zatražiti informacije o pokrenutim postupcima nabave.

Kontakt Tajništva i potencijalnih ponuditelja zabranjen je tijekom cijelog postupka osim u iznimnim okolnostima, tj. u fazi podnošenja ponuda.

Kontakt s ponuditeljima iznimno je dopušten tijekom faze podnošenja ponuda u sljedećim okolnostima: na zahtjev gospodarskih subjekata Tajništvo može dostaviti dodatne informacije isključivo u svrhu pojašnjenja dokumentacije o nabavi; na vlastitu inicijativu Tajništvo može obavijestiti zainteresirane strane ako utvrdi pogrešku, nepreciznost, propust ili bilo koju drugu vrstu administrativne greške u dokumentaciji o nabavi. Ako Tajništvo mora ispraviti dokumentaciju o nabavi znatnom izmjenom, ono produljuje rok za zaprimanje ponuda ili zahtjeva za sudjelovanje kako bi ponuditelji mogli uzeti u obzir te izmjene.

Kontakt se uvijek održava pisanim putem (idealno elektroničkim sredstvima kako bi se zajamčila brza reakcija i izbjegao rizik od kašnjenja zbog problema s poštanskim službama).

Sve dodatne informacije dostavljene na zahtjev ponuditelja i sve informacije koje Tajništvo dostavlja na vlastitu inicijativu moraju biti istodobno dostupne svim ponuditeljima na isti način kao i dokumentacija o nabavi.

Ponuditelji mogu zatražiti dodatne informacije najkasnije četiri kalendarska dana prije roka za podnošenje ponuda. Tajništvo dostavlja tražene informacije što je prije moguće, a najkasnije tri kalendarska dana prije roka za podnošenje ponuda.

Ako su te informacije dostavljene manje od tri kalendarska dana prije roka, Tajništvo produljuje rok za zaprimanje ponuda.

Tajništvo nije dužno odgovoriti na zahtjeve za dodatnim informacijama koji su podneseni manje od četiri kalendarska dana prije roka za zaprimanje ponuda no može to učiniti ako je u mogućnosti. U slučaju da rok za zaprimanje zahtjeva za dodatne informacije pada na praznik, nedjelju ili subotu, to razdoblje završava istekom posljednjeg sata sljedećeg radnog dana.

U skladu s načelom dobrog upravljanja obvezno je kontaktirati ponuditelje i zatražiti informacije ili dokumente u vezi s kriterijima za isključenje ili odabir ili potpise koji nedostaju. Ako u tim situacijama nije uspostavljen kontakt, to mora biti propisno obrazloženo i dokumentirano bilješkom u dokumentaciji o nabavi. Međutim, zahtjev za pojašnjenje ne smije dovesti do promjene sadržaja ili cijene već podnesene ponude.

4.1.16.Rezultati ocjenjivanja i odluka o dodjeli ugovora

Nakon ocjenjivanja, dužnosnik za ovjeravanje odlučuje kome će se dodijeliti ugovor, u skladu s kriterijima za odabir i dodjelu navedenima u dokumentaciji te potpisuje odluku o dodjeli.

Tajništvo obavješćuje uspješnog ponuditelja i neuspješne ponuditelje o razlozima na temelju kojih je donesena odluka te o trajanju razdoblja mirovanja iz točke 4.1.18. ovog pravilnika. Nakon njegova isteka, dužnosnik za ovjeravanje može potpisati ugovor s uspješnim ponuditeljem. Uspješni ponuditelj potpisuje ugovor prvi.

4.1.17.Obavijesti za natjecatelje i ponuditelje

Ugovori u vrijednosti od 20 001 EUR do praga iz Direktive dodijeljeni u jednoj financijskoj godini moraju se objaviti na internetskim stranicama Stalnog tajništva Prometne zajednice do 30. lipnja naredne godine.