HR Službeni list Europske unije 7

32002R2342



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE 23.12.2002.

UREDBA KOMISIJE (EZ, Euratom) br. 2342/2002

od 23. prosinca 2002.

o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica

SADRŽAJ

PRVI DIO ZAJEDNIČKE ODREDBE

GLAVA I. PREDMET UREDBE

GLAVA II. PRORAČUNSKA NAČELA

Poglavlje 1. Načela jedinstva i točnosti proračuna

Poglavlje 2. Načelo jedne godine

Poglavlje 3. (Poglavlje 4. Financijske uredbe) Načelo obračunske jedinice

Poglavlje 4. (Poglavlje 5. Financijske uredbe) Načelo univerzalnosti

Poglavlje 5. (Poglavlje 6. Financijske uredbe) Načelo specifikacije

Poglavlje 6. (Poglavlje 7. Financijske uredbe) Načelo dobrog financijskog upravljanja

Poglavlje 7. (Poglavlje 8. Financijske uredbe) Načelo transparentnosti

GLAVA III. DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA

Poglavlje 1. Donošenje proračuna

Poglavlje 2. Struktura i prikaz proračuna

GLAVA IV. IZVRŠENJE PRORAČUNA

Poglavlje 1. Opće odredbe

Poglavlje 2. Načini izvršenja

Odjeljak 1. Opće odredbe

Odjeljak 2. Posebne odredbe

Poglavlje 3. Financijski izvršitelji

Odjeljak 1. Prava i obveze financijskih izvršitelja

Odjeljak 2. Dužnosnik za ovjeravanje

Odjeljak 3. Računovodstveni službenik

Odjeljak 4. Blagajnik

Poglavlje 4. Odgovornost financijskih izvršitelja

Odjeljak 1. Opća pravila

Odjeljak 2. Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti

Poglavlje 5. Prihodi

Odjeljak 1. Vlastita sredstva

Odjeljak 2. Procjena iznosa potraživanja

Odjeljak 3. Utvrđivanje iznosa potraživanja

Odjeljak 4. Odobravanje povrata

Odjeljak 5. Povrat

Poglavlje 6. Rashodi

Odjeljak 1. Preuzimanje obveze za rashode

Odjeljak 2. Potvrđivanje rashoda

Odjeljak 3. Odobravanje plaćanja

Odjeljak 4. Plaćanje rashoda

Odjeljak 5. Rokovi za izvršenje rashoda

Poglavlje 7. Informacijski sustavi

Poglavlje 8. Unutarnji revizor

GLAVA V. JAVNA NABAVA

Poglavlje 1. Opće odredbe

Odjeljak 1. Područje primjene i načela sklapanja ugovora

Odjeljak 2. Objava

Odjeljak 3. Postupci javne nabave

Odjeljak 4. Jamstva i nadzor

Poglavlje 2. Odredbe koje se primjenjuju na ugovore koje institucije Zajednica sklapaju u svoje ime

GLAVA VI. BESPOVRATNA SREDSTVA

Poglavlje 1. Područje primjene

Poglavlje 2. Načela dodjele

Poglavlje 3. Postupak dodjele

Poglavlje 4 Plaćanje i kontrola

Poglavlje 5. Provedba

GLAVA VII. FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO

Poglavlje 1. Financijsko izvještavanje

Poglavlje 2 (Poglavlje 3. Financijske uredbe) Računovodstvo

Odjeljak 1. Organizacija računovodstva

Odjeljak 2. Poslovne knjige

Odjeljak 3. Kontni plan

Odjeljak 4. Knjiženje

Odjeljak 5. Usklađivanje i ovjera

Odjeljak 6. Proračunsko računovodstvo

Poglavlje 3. (Poglavlje 4. Financijske uredbe) Popisi imovine

DRUGI DIO POSEBNE ODREDBE

GLAVA I. (GLAVA II. FINANCIJSKE UREDBE) STRUKTURNI FONDOVI

GLAVA II. (GLAVA III. FINANCIJSKE UREDBE) ISTRAŽIVANJE

GLAVA III. (GLAVA IV. FINANCIJSKE UREDBE) VANJSKA DJELOVANJA

Poglavlje 1. OPĆE ODREDBE

Poglavlje 2 Provedba djelovanja

Poglavlje 3. Javna nabava

Poglavlje 4. Bespovratna sredstva

Poglavlje 5. Knjige blagajne i popisi imovine

GLAVA IV. (GLAVA V. FINANCIJSKE UREDBE) EUROPSKI UREDI

GLAVA V. (GLAVA VI. FINANCIJSKE UREDBE) ADMINISTRATIVNA ODOBRENA SREDSTVA

TREĆI DIO PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

GLAVA I. PRIJELAZNE ODREDBE

GLAVA II. ZAVRŠNE ODREDBE

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (1), a posebno njezin članak 183.,

nakon savjetovanja s Europskim parlamentom, Vijećem, Sudom Europskih zajednica, Revizorskim sudom, Europskim gospodarskim i socijalnim odborom, Odborom regija, Europskim ombudsmanom i Europskim nadzornikom za zaštitu podataka,

budući da:

(1) Odredbe Uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (dalje u tekstu „Financijska uredba”) pojednostavljene su kako bi se Uredba ograničila na temeljna načela i određenja u vezi s donošenjem, izvršenjem i kontrolom općeg proračuna Europskih zajednica (dalje u tekstu „proračun”).

(2) Ova provedbena pravila stoga ne bi trebala samo nadopunjivati odredbe Financijske uredbe, u kojima se izričito upućuje na provedbena pravila, već i odredbe čija primjena zahtijeva da se unaprijed odrede provedbene mjere. Radi jasnoće, potrebno je zamijeniti Uredbu Komisije (Euratom, EZUČ, EZ) br. 3418/93 od 9. prosinca 1993. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Financijske uredbe od 21. prosinca 1977. (2), kako je zadnje izmijenjena Uredbom (EZ) br. 1687/2001 (3).

(3) Radi osiguranja dosljednosti sektorskih propisa proračunskim načelima navedenima u Financijskoj uredbi, trebalo bi pripremiti pregled svih regulatornih instrumenata koji se odnose na izvršenje proračuna i predvidjeti da taj pregled izradi Komisija, te ga podnese proračunskom tijelu.

(4) U vezi s proračunskim načelima, a osobito načelom jedinstva, zahtjev da se identificiraju kamate za pretfinanciranje koje se trebaju vratiti u proračun znači da se svako pretfinanciranje koje ostaje vlasništvo Zajednice mora identificirati. Takvo pretfinanciranje ostaje vlasništvo institucija, osim ako je drukčije predviđeno temeljnim aktom u smislu članka 49. Financijske uredbe, ili ako je plaćeno u okviru javne nabave ili osoblju ili članovima institucija, ili državama članicama. To bi se pravilo trebalo precizirati obzirom na vrstu upravljanja (izravno ili neizravno centralizirano upravljanje i podijeljeno upravljanje). Ne odnosi se na zajedničko upravljanje budući da se u takvim slučajevima sredstva Zajednice udružuju sa sredstvima međunarodne organizacije. Kada pretfinanciranje, koje ostaje vlasništvo Zajednice donosi kamatu, ta se kamata uplaćuje u proračun kao ostali prihod.

(5) U vezi s načelom jedne godine potrebno je pojasniti značenje godišnjih odobrenih sredstava i pripremnih faza u postupku preuzimanja obveza, koje, ako su završene do 31. prosinca, mogu dopustiti prijenos odobrenih sredstva za preuzete obveze, koje je zatim potrebno iskoristiti do 31. ožujka sljedeće financijske godine.

(6) U vezi s načelom obračunske jedinice trebalo bi odrediti tečajeve za konverziju između eura i drugih valuta za potrebe upravljanja novčanim tokom i za potrebe računovodstva.

(7) U vezi s odstupanjem od načela univerzalnosti trebalo bi odrediti proračunski tretman namjenskih prihodima, osobito doprinosa država članica ili trećih zemalja za određene programe Zajednice, kao i ograničenja pri izravnavanju rahoda i prihoda.

(8) U vezi s načelom specifikacije trebalo bi točno odrediti način izračuna postotka odobrenih sredstava, kojeg su institucije ovlaštene prenijeti na temelju svoje autonomije te bi trebalo predvidjeti da se proračunskom tijelu dostave sve informacije putem detaljnog obrazloženja zahtjeva za prijenos koji se njemu podnose.

(9) U vezi s dobrim financijskim upravljanjem potrebno je odrediti ciljeve ex ante, privremene i ex post evaluacije programa i aktivnosti, minimalnu učestalost takvih evaluacija, te podatke koje treba iskazati u zakonodavnom financijskom izvještaju.

(10) U vezi s donošenjem i prikazom proračuna potrebno je odrediti sadržaj općeg uvoda u proračun te radne dokumente koji prate proračun i primjedbe uz proračun kako bi se osigurala potpuna obavještenost proračunskog tijela. U novom sustavu prikazivanja proračuna koji se temelji na aktivnostima (sustav ABB) također je potrebno utvrditi definiciju i klasifikaciju administrativnih odobrenih sredstava.

(11) U vezi s izvršavanjem proračuna primjereno je najprije pojasniti kakve oblike mogu imati temeljni akti u području Zajednice i u područjima koje obuhvaća Ugovor o Europskoj uniji. Trebalo bi utvrditi najviše iznose odobrenih sredstava koja se mogu primijeniti na pripremna djelovanja i pilot programe, ako ne postoji temeljni akt, kao i navesti odredbe Ugovora kojima se specifične ovlasti dodjeljuju izravno Komisiji.

(12) Trebalo bi odrediti i akte koji bi mogli predstavljati sukob interesa, te postupak koji se treba primjenjivati u takvim slučajevima.

(13) U vezi s različitim načinima izvršavanja proračuna trebalo bi utvrditi da Komisija mora, kada proračun ne izvršava izravno putem svojih uprava, najprije osigurati da subjekti kojima namjerava povjeriti izvršenje zadaća izvršavanja imaju postupke upravljanja i sustave kontrole te računovodstvene sustave primjerene i odgovarajuće obzirom na zahtjeve dobrog financijskog upravljanja.

(14) U vezi s neizravnim centraliziranim upravljanjem, odnosno upravljanjem kojeg Komisija delegira na izvršne agencije ili tijela uređena pravom Zajednice ili na nacionalna tijela javnog sektora ili tijela koja pružaju javne usluge također je potrebno utvrditi okvir za takvu delegaciju ovlasti i način njegova provođenja na temelju akta ili sporazuma o delegaciji ovlasti. Izvršne agencije koje ostaju pod kontrolom Komisije trebale bi se priznati kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti te institucije za izvršenje proračuna Zajednice. Kada nacionalna tijela provode aktivnosti izvršenja proračuna, trebala bi podnijeti odgovarajuća financijska jamstva, te bi trebala biti izabrana na transparentan način, na temelju analize isplativosti koja pokazuje razloge za delegiranje upravljanja na takvo tijelo. Prije delegiranja ovlasti na nacionalna tijela, Komisija bi trebala zatražiti mišljenje odgovarajućeg odbora, u skladu s temeljnim aktom za izvršenje dotičnih odobrenih sredstava. Subjekti privatnog prava koji obavljaju pripremne ili pomoćne zadaće za Komisiju odabiru se u skladu s postupcima javne nabave.

(15) Za podijeljeno upravljanje s državama članicama ili decentralizirano upravljanje s trećim zemljama trebalo bi odrediti faze i ciljeve postupka za poravnavanje računa, ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u odgovarajućim sektorskim propisima.

(16) Konačno, za zajedničko upravljanje trebalo bi jasno navesti da ne treba odrediti udio doprinosa svakog donatora za svaku vrstu rashoda, već da subvencionirana djelovanja trebaju podlijegati detaljnim kontrolama; također trebalo bi odrediti međunarodne organizacije prihvatljive za ovu vrstu upravljanja.

(17) U vezi s ulogom financijskih izvršitelja, reforma financijskog upravljanja zajedno s uklanjanjem centraliziranih ex ante kontrola povećava odgovornost dužnosnika za ovjeravanje u svim radnjama u vezi s prihodima i rashodima, uključujući radnje u smislu sustava unutarnje kontrole. Proračunsko tijelo za ubuduće bi trebalo obavješćivati o imenovanju ili razrješenju dužnosti dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja. Slijedom toga, trebalo bi odrediti zadaće, odgovornosti i načela postupaka, koje treba poštovati. Internalizacija ex ante kontrola osobito zahtijeva jasno razlikovanje između zadaće vezanih za započinjanje radnji izvršavanja proračuna i zadaća u vezi s provjerom takvih radnji. Pored toga, svaka bi institucija trebala donijeti kodeks o stručnom postupanju za osoblje odgovorno za ex ante i ex post ovjere. Trebalo bi odrediti i odgovornosti, za koje se pretpostavlja da su uzete u obzir u godišnjem izvješću za institucije, koje između ostalog prikazuje rezultate ex post provjera; isto tako trebalo bi dogovoriti čuvanje prateće dokumentacije u vezi s obavljenim radnjama. Konačno, o različitim oblicima pregovaračkih postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi, obzirom da predstavljaju odstupanja, trebalo bi pripremiti posebno izvješće za instituciju i obavijestiti proračunsko tijelo.

(18) Radi pojašnjenja odgovornosti trebalo bi jasno odrediti zadaće i odgovornosti računovodstvenog službenika u vezi s računovodstvenim sustavima, upravljanjem riznicom, upravljanjem bankovnim računima i dokumentacijom trećih osoba. Također bi trebalo odrediti način razrješenja računovodstvenog službenika njegovih dužnosti.

(19) Trebalo bi odrediti i uvjete za korištenje knjiga blagajne, sustav upravljanja kojima predstavlja iznimku od uobičajenih proračunskih postupaka, te zadaće i odgovornosti blagajnika, kao i zadaće i odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika u vezi s kontrolom knjiga blagajne. Proračunsko tijelo trebalo bi obavijestiti o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti.

(20) Nakon što se zadaće i odgovornosti svakog financijskog izvršitelja odrede, oni odgovaraju samo prema uvjetima, predviđenima Pravilnikom o osoblju za dužnosnike Europskih Zajednica i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika. Međutim, u svakoj bi instituciji na odgovarajući način trebalo ustanoviti novo posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti, koje utvrđuje jesu li se dogodile financijske nepravilnosti. Trebalo bi odrediti i postupak, putem kojeg dužnosnik za ovjeravanje može tražiti potvrdu upute i tako biti razriješen od svake odgovornosti.

(21) U vezi s prihodom, osim u posebnom slučaju vlastitih sredstava koji je obuhvaćen Uredbom Vijeća (EZ, Euratom) br. 1150/2000 od 22. svibnja 2000. o provedbi Odluke 94/728/EZ, Euratom, o sustavu vlastitih sredstava Zajednice (4), potrebno je odrediti zadaće i kontrole za koje su odgovorni dužnosnici za ovjeravanje u različitim fazama postupka: procjena iznosa potraživanja te zatim nalog za povrat; slanje obavijesti o terećenju kojom se dužnika obavješćuje da je utvrđen iznos potraživanja; izračun mogućih dospjelih zateznih kamata i, konačno, odluka, prema potrebi, o odricanju od dodijeljenih prava uzimajući u obzir kriterije koji jamče usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja. Također bi trebalo odrediti ulogu računovodstvenog službenika u naplati prihoda i prilikom odobravanja dodatnog roka za plaćanje.

(22) U vezi s izdacima trebalo bi definirati odnos između odluka o financiranju, ukupnih obveza i pojedinačnih obveza, kao i značajke tih različitih faza. Razlika između ukupnih obveza i pojedinačnih obveza ovisi o mjeri u kojoj su utvrđeni uključeni korisnici i iznosi. Okvirne obveze ograničene su na redovne administrativne rashode, te rashode u vezi s Europskim fondom za smjernice i jamstva u poljoprivredi (EFSJP). Radi ograničenja opsega neiskorištenih obveza, odobrena sredstava koja odgovaraju obvezama za koje nije izvršeno plaćanje tijekom tri godine trebalo bi opozvati.

(23) Zatim je potrebno pojasniti odnos između radnji potvrđivanja, odobravanja i plaćanja te kontrola koje treba izvršiti dužnosnik za ovjeravanje kada potvrdi rashode s naznakom „odobreno za plaćanje” i kada odobri plaćanje provjerom valjanosti oslobađanja od svih odgovornosti za koje dužnosnik za ovjeravanje sad snosi isključivu odgovornost. Trebalo bi odrediti popratnu dokumentaciju, koju je potrebno priložiti kao dokaz plaćanja, kao i pravila za poravnanje pretfinanciranja i privremenih plaćanja. Konačno, trebalo bi odrediti rokove za potvrđivanje i izvršenje plaćanja, pri čemu treba uzeti u obzir Direktivu 2000/35/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 29. lipnja 2000. o suzbijanju zakašnjelih plaćanja u komercijalnim poslovima (5).

(24) Za unutarnju reviziju je potrebno odrediti postupak za imenovanje revizora i zajamčiti njegovu neovisnost u instituciji koja ga je imenovala i koju je dužan izvješćivati o svojem djelovanju; proračunsko tijelo trebalo bi obavijestiti o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti.

(25) U vezi s javnom nabavom odlučeno je da se u ovu Uredbu uključe odredbe direktiva Vijeća 92/50/EEZ (6), 93/36/EEZ (7) i 93/37/EEZ (8), kako je zadnje izmijenjena direktivom Komisije 2001/78/EZ (9), koje se odnose na postupke za sklapanje ugovora o uslugama, o nabavi robe i o radovima. Stoga je najprije potrebno odrediti različite vrste ugovora o javnoj nabavi; mjere o oglašavanju i objavljivanju koje se primjenjuju; uvjete pod kojima se može koristiti određena vrsta postupka i glavne značajke postojećih postupaka; određivanje uvjeta sposobnosti i moguća pravila za sklapanje ugovora; pravila pristupa dokumentaciji za nadmetanje, te za obavješćivanje ponuditelja ili natjecatelja; te, za slučajeve kada Komisija provodi javnu nabavu za svoj račun, različite granične vrijednosti i pravila za procjenu vrijednosti ugovora koji se trebaju sklopiti.

(26) Svrha postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi je udovoljavanje potrebama institucija pod najboljim mogućim uvjetima, osiguravajući mogućnost jednakog pristupa ugovorima o javnoj nabavi te poštujući načela transparentnosti i nediskriminacije. Za osiguranje transparentnosti i jednakog postupanja prema natjecateljima, te potpune odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje kod konačnog odabira, potrebno je utvrditi postupak za otvaranje, te potom, postupak za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje, od imenovanja odbora do utemeljene i dokumentirane odluke o sklapanju ugovora, koju konačno donosi javni naručitelj. Također bi trebalo navesti financijska jamstva potrebna da bi se zaštitili financijski interesi Zajednica.

(27) Konačno, potrebno je odrediti granice ovlasti javnog naručitelja za izricanje upravnih sankcija kako bi se osiguralo da su sankcije proporcionalne i odvraćajuće te jednako postupanje među različitim institucijama kao i među različitim službama.

(28) Trebalo bi pojasniti područje primjene glave o bespovratnim sredstvima, osobito u pogledu različitih metoda izvršavanja proračuna, kao i u pogledu različitih vrsta djelovanja ili tijela, koja su od općih europskih interesa prihvatljivi za bespovratna sredstva. Potrebno je navesti značajke godišnjeg programa rada i poziva za podnošenje prijedloga, kao i moguće iznimke u ovom kontekstu i moguće retroaktivne učinke, osobito u području humanitarne pomoći i upravljanja krizama za koje su ograničenja vrlo specifična.

(29) Ponovno u vezi sa zahtjevima transparentnosti trebalo bi utvrditi jednako postupanje prema podnositeljima prijedloga i povećati odgovornost dužnosnika za ovjeravanje, utvrditi postupak dodjele od podnošenja prijedloga za bespovratno sredstvo do njegove evaluacije koju obavlja odbor, na temelju unaprijed određenih uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir ponude, prije nego što dužnosnik za ovjeravanje donese svoju konačnu i odgovarajuće dokumentiranu odluku.

(30) Dobro financijsko upravljanje zahtijeva da se Komisija zaštiti jamstvima; u fazi prijedloga za bespovratna sredstva organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju veće iznose; zatim u fazi isplate pretfinanciranja, traženjem prethodnih financijskih jamstava; te, konačno, u fazi konačnog plaćanja, organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju najveće iznose i predstavljaju najveći rizik. Dobro upravljanje i usklađenost s načelima neprofitnosti i sufinanciranja također zahtijevaju utvrđivanje pravila o određuju granice mogućeg korištenja paušalnih plaćanja. Konačno, dobro upravljanje sredstvima Zajednice znači da sami korisnici bespovratnih sredstava moraju poštovati načela transparentnosti i jednakog postupanja prema potencijalnim izvoditeljima, kao i načela da se ugovor mora sklopiti na temelju ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac kada djelovanje djelomično izvode podizvoditelji.

(31) Konačno, ovlasti za izricanje sankcija u tom kontekstu trebalo bi uskladiti s ovlastima dodijeljenima u kontekstu javne nabave.

(32) U vezi s računovodstvom i financijskim izvještavanjem trebalo bi odrediti svako od opće prihvaćenih računovodstvenih načela na kojima se moraju temeljiti financijski izvještaji. Također, potrebno je odrediti uvjete za knjiženje transakcija u knjige i pravila za vrednovanje imovine i obveza te za formiranje rezervacija.

(33) Trebalo bi odrediti da se financijskim izvještajima institucija prilažu izvješća o proračunskom i financijskom upravljanju, te bi trebalo dati podatke o sadržaju i prikazu sastavnih elemenata financijskih izvještaja (bilanca stanja, izvještaj o poslovnom rezultatu, tablica novčanog toka i Prilog) te izvještaj o izvršenju proračuna (izvještaj o realizaciji proračuna i Prilog).

(34) U vezi s računovodstvenim pitanjima potrebno je odrediti da računovodstveni službenik svake institucije mora predočiti dokumente koji opisuju organizaciju računovodstva i računovodstvene postupke te institucije, te odrediti uvjete koje treba poštovati u slučaju računalne evidencije računovodstvenih sustava, osobito u pogledu sigurnosti pristupa i postupka pri reviziji za sve promjene u sustavima.

(35) U vezi s računovodstvom potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na poslovne knjige, bruto bilancu, periodička usklađivanja stanja te bilance i popisa imovine te odrediti sastavne dijelove kontnog plana kojeg usvaja računovodstveni službenik Komisije. Trebalo bi utvrditi pravila koja se primjenjuju na evidentiranje radnji, a osobito za načelo dvojnog knjigovodstva, pravila za konverziju radnji koje nisu izražene u eurima i za popratnu dokumentaciju za knjiženje. Također bi trebalo odrediti sadržaj računovodstvenih evidencija.

(36) Konačno, potrebno je utvrditi pravila za popis imovine i pojasniti odgovarajuće odgovornosti računovodstvenog službenika i dužnosnika za ovjeravanje u tom području, kao i pravila koja se primjenjuju na ponovnu prodaju imovine koja se vodi u evidenciji.

(37) U vezi sa strukturnim fondovima trebalo bi odrediti da vraćanje avansnog plaćanja u vezi određene radnje nema za učinak smanjenje doprinosa iz fonda za navedenu radnju.

(38) Trebalo bi odrediti vrste izravnih i neizravnih djelovanja u području istraživanja koja se mogu financirati.

(39) U vezi s vanjskim djelovanjima, provedbena pravila poput same Financijske uredbe imaju za cilj previdjeti iznimke koje odražavaju posebna obilježja poslovanja u tom sektoru, uglavnom u pogledu javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava.

(40) U vezi s javnom nabavom ova provedbena pravila preuzimaju suštinu odredbi Odluke Komisije od 10. studenoga 1999. o pojednostavljivanju sustava upravljanja za sklapanje ugovora u okviru programa suradnje koje provode glavne uprave za vanjske odnose (10), što rezultira time da se pravila za javnu nabavu razlikuju od standardnih pravila na temelju različitih utvrđenih graničnih vrijednosti i postupaka upravljanja koji su prilagođeni za vanjska djelovanja.

(41) U vezi s bespovratnim sredstvima potrebno je navesti vrste djelovanja za koje je moguće odstupanje od načela sufinanciranja iz članka 109. Financijske uredbe. Ovo se osobito primjenjuje na humanitarnu pomoć i pomoć u krizi i djelovanjima za zaštitu zdravlja i temeljnih ljudskih prava.

(42) Kako bi se zajamčilo dobro upravljanje odobrenim sredstvima Zajednice, također je potrebno odrediti preduvjete i pravila sadržana u sporazumima, kada je upravljanje odobrenim sredstvima decentralizirano ili ako se koriste blagajne.

(43) Odredbe Financijske uredbe u vezi s europskim uredima trebalo bi dopuniti posebnim pravilima Ureda za službene publikacije Europskih zajednica, te odredbama kojima se ovlašćuje računovodstveni službenik Komisije na delegiranje nekih svojih zadaća osoblju tih ureda. Također bi trebalo utvrditi operativne postupke za bankovne račune, koje europski uredi mogu biti ovlašteni otvoriti u ime Komisije.

(44) U vezi s administrativnim odobrenim sredstvima, svaka institucija trebala bi obavijestiti proračunsko tijelo o značajnim građevinskim projektima koji su u tijeku, odnosno, o onima koji povećavaju fond nekretnina.

(45) Potrebno je odrediti tijela koja mogu primati bespovratna sredstva na teret proračuna, te za njih odrediti pravila u skladu s uvjetima iz članka 185. Financijske uredbe.

(46) Različite granične vrijednosti i iznose iz ove uredbe trebalo bi redovito ažurirati obzirom na inflaciju koja se zabilježi u Zajednici, izuzev graničnih iznosa koji se primjenjuju na javnu nabavu,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

PRVI DIO

ZAJEDNIČKE ODREDBE

GLAVA I.

PREDMET UREDBE

Članak 1.

Predmet uredbe

(Članak 1. Financijske uredbe)

Ovom Uredbom propisuju se pravila za provedbu odredaba Uredbe (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (dalje u tekstu „Financijska uredba”).

Institucije na koje se odnosi ova Uredba su institucije u smislu Financijske uredbe.

Članak 2.

Popis pravnih akata o izvršenju proračuna

(Članak 2. Financijske uredbe)

Komisija vodi popis akata iz članka 2. Financijske uredbe. Komisija svake godine ažurira navedeni popis i o tome obavješćuje proračunsko tijelo.

GLAVA II.

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVLJE 1.

Načela jedinstva i točnosti proračuna

Članak 3.

Opseg pretfinanciranja koje ostaje vlasništvo Zajednica

(Članak 5. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Pretfinanciranje u smislu članka 105. ostaje u vlasništvu Zajednica, osim ako temeljni akt u smislu članka. 49. stavka 1. Financijske uredbe određuje drukčije. Ova se odredba ne odnosi na pretfinanciranje plaćeno na temelju ugovora u smislu članka 88. Financijske uredbe ili državama članicama ili u okviru pretpristupne pomoći, ili na predujme iz članka 265. Ova se odredba ne primjenjuje za zajedničko upravljanje u smislu članka 53. Financijske uredbe.

2. U slučaju izravnog centraliziranog upravljanja u smislu članka 53. Financijske uredbe, u kojem sudjeluje više partnera, pravilo iz stavka 1. ovog članka primjenjuje se samo na glavnu ugovornu stranu.

3. U slučaju decentraliziranog upravljanja i u slučaju neizravnog centraliziranog upravljanja u smislu članka 53. Financijske uredbe, pravilo iz stavka 1. ovog članka primjenjuje se samo na subjekt koji prima pretfinanciranje izravno od Komisije.

4. Pravilo iz stavka 1. primjenjuje se na pretfinanciranje plaćeno na temelju ugovora ili sporazuma sklopljenih nakon stupanja na snagu ove Uredbe.

5. Stavci 1. do 4. ne dovode u pitanje evidentiranje pretfinanciranja u aktivi financijskih izvještaja, kako to utvrđuju računovodstvena pravila iz članka 133. Financijske uredbe.

Dužnosnici za ovjeravanje daju računovodstvenom službeniku podatke na temelju kojih on može identificirati pretfinanciranje, koje ostaje vlasništvo Zajednice.

Članak 4.

Unošenje prihoda od kamata na sredstva Zajednice u proračun

(Članak 5. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Kada pretfinanciranje koje ostaje vlasništvo Zajednica u skladu s člankom 3. donosi kamate ili istovrsne koristi, one se uplaćuju u opći proračun Europskih zajednica (dalje u tekstu „proračun”) kao ostali prihodi.

2. Dužnosnici za ovjeravanje osiguravaju da se na temelju ugovora i sporazuma koji su sklopljeni s korisnicima:

(a) takvo pretfinanciranje plaća na račune koji omogućuju identifikaciju sredstava koja je plaćala Zajednica; i

(b) da korisnici obavijeste odgovornog dužnosnika za ovjeravanje o iznosu mogućih kamata ili istovrsnih koristi koje donesu ta sredstva najmanje jednom godišnje ako takve kamate predstavljaju značajne iznose i, u svakom slučaju, uvijek kada je podnesen zahtjev za privremena plaćanja ili plaćanja preostalih iznosa radi poravnanja pretfinanciranja.

3. U skladu s poglavljem 5. glave IV. odgovorni dužnosnik za ovjeravanje po plaćanju pretfinanciranja priprema procjenu potraživanja, a koja uključuju i sve kamate ili istovrsne koristi koje donosi to pretfinanciranje.

Dužnosnik za ovjeravanje u roku iz stavka 2. točke (b) priprema nalog za povrat za iznose kamata iz stavka 1.

4. Kada se pretfinanciranje plaća iz iste proračunske linije i na temelju istog temeljnog akta i korisnicima koji su obuhvaćeni istim postupkom dodjele, dužnosnik za ovjeravanje može pripremiti samo jednu procjenu iznosa potraživanja za više dužnika.

POGLAVLJE 2.

Načelo jedne godine

Članak 5.

Odobrena sredstva za financijsku godinu

(Članak 8. stavak 3. Financijske uredbe)

Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja, unesena u proračun za financijsku godinu i koje treba iskoristiti u toj godini, sastoje se od sredstava odobrenih za tu financijsku godinu. Sredstva odobrena za financijsku godinu su:

(a) odobrena sredstva predviđena u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna;

(b) prenesena odobrena sredstva;

(c) odobrena sredstva ponovno stavljena na raspolaganje u skladu s člankom 157. i člankom 181. stavkom 5. Financijske uredbe;

(d) odobrena sredstva proizašla iz avansnih plaćanja, vraćena u skladu s člankom 228.;

(e) odobrena sredstva iz namjenskih prihoda u financijskoj godini ili tijekom prethodnih financijskih godina, koja nisu iskorištena.

Članak 6.

Prijenos odobrenih sredstava

(Članak 9. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza iz članka 9. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe mogu se prenijeti samo ako obvezu nije moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje, te ako su pripremne faze izvedene do te mjere da je opravdano pretpostaviti da će obveza biti preuzeta najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine.

2. Pripremne faze iz članka 9. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, koje bi trebale biti dovršene do 31. prosinca tekuće financijske godine kako bi se omogućio prijenos u sljedeću godinu, su posebno:

(a) za ukupne obveze u smislu članka 76. Financijske uredbe, usvajanje odluke o financiranju ili završetak savjetovanja predmetnih službi u okviru svake institucije za usvajanje takve odluke;

(b) za pojedinačne obveze u smislu članka 76. Financijske uredbe, napredna faza pripreme ugovora ili sporazuma. Ta napredna faza pripreme ugovora ili sporazuma znači dovršetak faze odabira potencijalnih izvoditelja ili korisnika.

3. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom (a) Financijske uredbe, za koje nije preuzeta obveza do 31. ožujka sljedeće proračunske godine, automatski se ukidaju.

Do 15. travnja Komisija obavješćuje proračunsko tijelo o proračunskim sredstvima koja su na ovaj način ukinuta.

4. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 9. stavkom 2. točkom (b) Financijske uredbe, mogu se koristiti do 31. prosinca sljedeće financijske godine.

5. Računovodstvo omogućuje identifikaciju prenesenih odobrenih sredstava na taj način.

6. Odobrena sredstva za rashode za osoblje iz članka 9. stavka 6. Financijske uredbe su primici od rada i naknade članovima i osoblju institucija.

POGLAVLJE 3.

(Poglavlje 4. Financijske uredbe)

Načelo obračunske jedinice

Članak 7.

Tečaj za konverziju između eura i drugih valuta

(Članak 16. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene sektorskih propisa, konverzije između eura i druge valute obavlja se prema dnevnom tečaju za euro koji je objavljen u seriji C Službenog lista Europskih zajednica.

2. Ako dnevni tečaj za euro nije objavljen za predmetnu valutu u Službenom listu Europskih zajednica, Komisija koristi računovodstveni tečaj iz stavka 3.

3. Za potrebe računovodstva iz članaka 132. do 137. Financijske uredbe i podložno članku 213., konverzija između eura i drugih valuta obavlja se korištenjem mjesečnog računovodstvenog tečaja za euro. Taj računovodstveni tečaj određuje Komisija iz bilo kojeg pouzdanog izvora informacija, na temelju tečaja predzadnjeg dana u mjesecu koji prethodi onome za kojega se tečaj određuje.

Članak 8.

Tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta

(Članak 16. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene sektorskih propisa, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta je tečaj na dan kada služba za odobravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.

2. U slučaju knjiga blagajne u eurima koristi se tečaj određen na temelju datuma kada banka izvrši plaćanje.

3. U slučaju knjiga blagajne u nacionalnim valutama iz članka 16. Financijske uredbe koristi se tečaj u mjesecu rashoda iz knjige blagajne.

4. Za rashode koji se financiraju iz Europskog fonda za smjernice i jamstva u poljoprivredi (EFSJP) tečaj koji se koristi za mjesec „n”, u vezi s kojim su takvi rashodi prijavljeni u skladu s člankom 3. Uredbe Komisije (EZ) br. 296/96 (11), jest tečaj na deseti dan mjeseca „n + 1” ili na prvi dan koji prethodi danu za koji je određen tečaj.

Ovaj tečaj se također koristi za odgovarajuće predujme iz članaka 4. i 5. Uredbe (EZ) br. 296/96.

Članak 9.

Informacije o gotovinskim prijenosima između različitih valuta koje izvršava Komisija

(Članak 16. Financijske uredbe)

Komisija svako tromjesečje šalje državama članicama izvješće o prijenosima izvršenima između različitih valuta.

POGLAVLJE 4.

(Poglavlje 5. Financijske uredbe)

Načelo univerzalnosti

Članak 10.

Struktura namjenskih prihoda i osiguranje odgovarajućih odobrenih sredstava

(Članak 18. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje članke 12. i 13. struktura namjenskih prihoda u proračunu obuhvaća:

(a) u izvještaju o prihodu u odjeljku proračuna za svaku instituciju, proračunsku liniju na koju se unosi prihod;

(b) u izvještaju o rashodima bilješke pokazuju koje stavke mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživom namjenskom prihodu.

Ako je u slučaju iz stavka 1. točke (a), iznos takvog prihoda moguće predvidjeti, taj se iznos unosi na tu liniju. Ako ga nije moguće predvidjeti, unosi se oznaka (p.m.), te se procijenjeni prihod iskazuje samo radi informacija u bilješkama.

2. Ako prihod prima institucija, odobrena sredstva u visini namjenskih prihoda mogu se staviti na raspolaganje kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanje, osim u slučaju iz članka 161. stavka 2. Financijske uredbe. Odobrena sredstva stavljaju se na raspolaganje automatski, osim u slučaju vraćanja avansnih plaćanja iz članka 156. Financijske uredbe, te u slučaju financijskih ispravaka u vezi sa strukturnim fondovima.

Članak 11.

Doprinosi država članica za istraživačke programe

(Članak 18. stavak 1. točka (a) Financijske uredbe)

1. Doprinosi država članica za financiranje određenih dopunskih istraživačkih programa iz članka 5. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1150/2000 plaćaju se na sljedeći način:

(a) sedam dvanaestina iznosa unesenog u proračun plaća se najkasnije 31. siječnja tekuće financijske godine;

(b) preostalih pet dvanaestina plaća se najkasnije 15. srpnja tekuće proračunske godine.

2. Kada proračun nije potpuno usvojen prije početka financijske godine, doprinosi iz stavka 1. temelje se na iznosu koji je unijet u proračun za prethodnu financijsku godinu.

3. Svaki doprinos ili dodatno plaćanje koje u proračun duguju države članice, knjiži se u računu ili računima Komisije u roku trideset dana od poziva za sredstva.

4. Plaćanja se knjiže na računu utvrđenom Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000 te podliježu uvjetima utvrđenima istom uredbom.

Članak 12.

Namjenski prihodi koji proizlaze iz sudjelovanja država EFTA-e u određenim programima Zajednice

(Članak 18. stavak 1. točka (d) Financijske uredbe)

1. Da bi se u proračun moglo uključiti sudjelovanje država EFTA-e u određenim programima Zajednice, struktura proračuna je sljedeća:

(a) u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom (p.m.) i na njoj se iskazuje cjelokupni iznos doprinosa država EFTA-e za predmetnu financijsku godinu. Procijenjeni iznosi iskazuje se u bilješkama uz proračun;

(b) u izvještaju o rashodima: i. bilješke za svaku liniju koja se odnosi na djelatnosti Zajednice u kojima sudjeluju države EFTA-e prikazuju „informativnu” procijenjenu vrijednost sudjelovanja; ii. u Prilogu koji čini sastavni dio proračuna, navode se sve linije koje obuhvaćaju aktivnosti Zajednice u kojima sudjeluju države EFTA-e.

Prilog iz prvog podstavka točke (b) podtočke ii. odražava i dio je strukture za potrebe odobrenih sredstva koja odgovaraju takvom sudjelovanju, kako je to predviđeno stavkom 2. te za izvršenje takvih rashoda.

2. Na temelju članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru (EGP) iznosi godišnjeg sudjelovanja država EFTA-e, kako je to Komisiji potvrdio Zajednički odbor EGP-a u skladu s člankom 1. stavkom 5. Protokola 32. uz navedeni sporazum, na početku financijske godine osigurava se cijeli iznos odgovarajućih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanja.

3. Ako se u tijeku financijske godine osiguraju dodatna odobrena sredstva na proračunskim linijama uz sudjelovanje država članica EFTA-e, a da države članice EFTA-e nisu tijekom godine u mogućnosti na odgovarajući način prilagoditi svoje doprinose kao bi udovoljile „čimbeniku proporcionalnosti” iz članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru, Komisija može kao privremenu i iznimnu mjeru koristiti svoja gotovinska sredstva za pretfinanciranje udjela država članica EFTA-e. Uvijek kada su predviđena takva dodatna odobrena sredstva, Komisija što je prije moguće traži odgovarajuće doprinose od država članica EFTA-e. Komisija svake godine obavješćuje proračunsko tijelo o tako donesenim odlukama.

Pretfinanciranje se u proračunu za sljedeću financijsku godinu određuje što je prije moguće.

4. U skladu s člankom 18. stavkom 1. točkom (d) Financijske uredbe, financijski doprinosi država članica EFTA-e predstavljaju namjenski prihod. Računovodstveni službenik usvaja odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire korištenje prihoda koji proizlazi iz doprinosa i odgovarajućih odobrenih sredstava.

U izvješću iz članka 131. stavka 2. Financijske uredbe Komisija posebno prikazuje faze izvršenja prihoda i rashoda, koje se odnose na sudjelovanje država članica EFTA-e.

Članak 13.

Prihodi od sankcija izrečenih državama članicama koje su izjavile da imaju prekomjerni manjak

(Članak 18. stavak 1. točka (b) Financijske uredbe)

Struktura proračuna za uključivanje prihoda od sankcija iz odjeljka 4. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1467/97 (12) je sljedeća:

(a) u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom (p.m.), na koju se unosi kamata na takve iznose;

(b) istovremeno, ne dovodeći u pitanje članak 74. Financijske uredbe, za te iznose iz izvještaja o prihodu treba u izvještaju o rashodima iskazati odobrenja za preuzimanje obveza i odobrenja za preuzimanje plaćanja. Ta odobrena sredstva izvršavaju se u skladu s člankom 17. Financijske uredbe.

Članak 14.

Postupak za plaćanje neto iznosa

(Članak 20. stavak 1. Financijske uredbe)

Na temelju članka 20. stavka 1. Financijske uredbe iz zahtjeva za plaćanje, faktura ili izvješća, moguće je izvršiti sljedeće odbitke, koji se zatim prosljeđuju na plaćanje u neto iznosu:

(a) sankcije koje su izrečene ugovornim stranama uključujući ugovore o javnoj nabavi;

(b) prilagodbe za nepravilno uplaćene iznose, koji se mogu izvršiti putem izravnih odbitaka od novog plaćanja iste vrste u korist istog primatelja plaćanja po istom poglavlju, članku i financijskoj godini za koje je izvršeno prekomjerno plaćanje, a koji su doveli do privremenog plaćanja ili plaćanja preostalih iznosa.

Popusti, povrati i sniženja po pojedinačnim računima i zahtjevi za plaćanje ne evidentiraju se kao prihod Zajednice.

Članak 15.

Računi za vraćanje poreza

(Članak 20. stavak 2. Financijske uredbe)

Svi porezi koje Zajednice snose u skladu s člankom 20. stavkom 2. Financijske uredbe unose se na privremenom računu dok ih predmetne države ne vrate.

POGLAVLJE 5.

(Poglavlje 6. Financijske uredbe)

Načelo specifikacije

Članak 16.

Postupci za prijenos

(Članak 22. stavak 1. Financijske uredbe)

1. Svaka institucija može u okviru svog odjeljka proračuna predložiti proračunskom tijelu prijenose s jedne glave na drugu u visini koja prelazi granicu od 10 % odobrenih sredstava za financijsku godinu na liniji sa koje se treba izvršiti prijenos. O tome obavješćuje Komisiju.

Ti prijenosi podliježu postupku iz članka 24. Financijske uredbe.

2. Svaka institucija može u okviru svojeg odjeljka proračuna izvršiti prijenos sredstava između članaka.

Članak 17.

Pravila za izračun granica prijenosa

(Članak 23. Financijske uredbe)

1. Postoci iz članka 22. stavka 1. i članka 23. stavka 1. prvog podstavka, točaka (b) i (c) Financijske uredbe izračunavaju se kada je podnesen zahtjev za prijenos.

2. Za potrebe ograničenja iz članka 22. stavka 1. i članka 23. stavka 1. prvog podstavka, točaka (b) i (c) Financijske uredbe uzima se u obzir iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.

Članak 18.

Administrativni rashodi

(Članak 23. Financijske uredbe)

Rashodi iz članka 23. stavka 1. prvog podstavka točke (b) Financijske uredbe za svako područje politike pokrivaju stavke iz članka 27.

Članak 19.

Razlozi zahtjeva za prijenos odobrenih sredstava

(Članak 22. i 23. Financijske uredbe)

Prijedlogu za prijenos i sve informacijama za proračunsko tijelo u vezi s prijenosima izvršenima na temelju članaka 22. i 23. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, kako za linije na koje se odobrena sredstva prenose, tako i za one s kojih se prenose.

Članak 20.

Razlozi za zahtjev za prijenos iz pričuve za pomoć u nuždi

(Članak 26. Financijske uredbe)

Prijedlozi za prijenos koji bi omogućili korištenje pričuve za pomoć u nuždi iz članka 26. stavka 2. prvog podstavka Financijske uredbe trebaju biti popraćeni prikladnim i detaljnim dokumentima koji pokazuju:

(a) za svaku liniju na koju se sredstva prenose, zadnje raspoložive informacije o izvršenju odobrenih sredstava i procjena potreba do kraja financijske godine;

(b) za sve linije koje se odnose na vanjsko djelovanje, izvršenje odobrenih sredstava do kraja mjeseca koji prethodi mjesecu kada je podnesen zahtjev za prijenos i procjenu potreba do kraja financijske godine, uključujući usporedbu s početnom procjenom;

(c) analizu mogućnosti preraspodjele odobrenih sredstava.

POGLAVLJE 6.

(Poglavlje 7. Financijske uredbe)

Načelo dobrog financijskog upravljanja

Članak 21.

Evaluacija

(Članak 27. Financijske uredbe)

1. Svi prijedlozi programa ili aktivnosti koji dovode do rashoda ili smanjenja prihoda u proračunu podliježu ex ante evaluaciji, koja utvrđuje:

(a) potrebe koje je potrebno kratkoročno ili dugoročno zadovoljiti;

(b) ciljeve koji se žele postići;

(c) očekivane rezultate i pokazatelje potrebne za njihovo mjerenje;

(d) dodanu vrijednost uključivanja Zajednice;

(e) rizike, uključujući prijevare povezane s prijedlozima i alternativnim mogućnostima koje su na raspolaganju;

(f) iskustva, stečena iz sličnih aktivnosti u prošlosti;

(g) opseg odobrenih sredstava, ljudskih resursa i drugih administrativnih rashoda koji se dodjeljuju, uz uvažavanje načela ekonomičnosti;

(h) sustav nadzora koji se treba uspostaviti.

2. Tada svi programi ili aktivnosti podliježu privremenim i/ili ex post evaluacijama u vezi s dodijeljenim ljudskim i financijskim resursima i postignutim rezultatima kako bi se provjerila usklađenost s postavljenim ciljevima, kako slijedi:

(a) postignuti rezultati pri obavljanju višegodišnjeg programa periodički se evaluira u skladu s rasporedom, koji omogućuje da se uzmu u obzir nalazi takve evaluacije prilikom donošenja odluke o obnavljanju, izmjeni ili suspenziji programa;

(b) aktivnosti financirane na godišnjoj osnovi podliježu evaluaciji ostvarenih rezultata najmanje svakih šest godina.

Točka (b) prvog podstavka ne primjenjuje se na pojedinačne projekte ili djelovanja poduzetih u okviru takvih djelatnosti, za koje obveza može biti ispunjena putem konačnih izvješća koja šalju tijela koja su provela to djelovanje.

Članak 22.

Financijski izvještaj

(Članak 28. Financijske uredbe)

1. Svakom prijedlogu akta, koji se predlaže zakonodavnom tijelu i može utjecati na proračun, uključujući promjene broja radnih mjesta, treba priložiti financijski izvještaj.

Financijski izvještaj sadrži financijske i ekonomske podatke koji omogućuju zakonodavnom tijelu da procijene potrebu za djelovanjem Zajednice. Financijski izvještaj sadrži korisne informacije o usklađenosti s drugim financijskim instrumentima i mogućoj sinergiji.

U slučaju višegodišnjih operacija, financijski izvještaj sadrži pregled godišnjih potreba u smislu odobrenih sredstava i radnih mjesta, te procjenu njihovih srednjoročnog financijskog učinka.

2. Radi sprečavanja rizika prijevare ili nepravilnosti, koji bi mogli imati negativan utjecaj na zaštitu financijskih interesa Zajednice, financijski izvještaj daje informacije o postojećim i planiranim mjerama sprečavanja prijevara i zaštite.

POGLAVLJE 7.

(Poglavlje 8. Financijske uredbe)

Načelo transparentnosti

Članak 23.

Privremena objava sažetka proračuna

(Članak 29. Financijske uredbe)

Do službene objave u Službenom listu Europskih zajednica, čim prije nakon konačnog usvajanja proračuna i u roku od najviše četiri tjedna, na inicijativu Komisije objavljuje se sažetak proračuna na internetskoj stranici institucija.

GLAVA III.

DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA

POGLAVLJE 1.

Donošenje proračuna

Članak 24.

Opći uvod u nacrt proračuna

(Članak 33. Financijske uredbe)

Komisija izrađuje opći uvod u prednacrt proračuna.

Svaki odjeljak prednacrta proračuna ima uvod koji sastavlja predmetna institucija.

Opći uvod sadrži:

(a) financijske tablice cjelokupnog proračuna;

(b) u vezi s glavama u odjeljku proračuna za Komisiju: i. opis politika na kojima se zasniva pravo na zatražena odobrena sredstva, uz dužno uvažavanje načela i zahtjeva iz članka 27. i članka 33. stavka 2. točke (d) Financijske uredbe; ii. razloge za promjene odobrenih sredstava od jedne do druge financijske godine.

Članak 25.

Radni dokumenti koji prate prednacrt proračuna

(Članci 30. i 33. Financijske uredbe)

Radi potpore nacrtu proračuna prilažu se sljedeći radni dokumenti:

(a) u vezi s osobljem institucija: i. izvještaj o politici za stalno i privremeno osoblje; ii. za svaku kategoriju osoblja, organizacijska shema, iz koje su vidljiva radna mjesta predviđena proračunom i stvarno popunjena radna mjesta na datum predstavljanja prednacrta proračuna koji pokazuje njihovu raspodjelu po razredima i administrativnim jedinicama; iii. kada se predlaže promjena broja radnih mjesta, izvještaj o opravdanim razlozima takve promjene; iv. popis radnih mjesta raščlanjen prema području politike;

(b) detaljni izvještaj o politici uzimanja i davanja zajmova;

(c) u vezi s potporama tijelima iz članka 32. Financijske uredbe, procjena prihoda i rashoda, s uvodnim objašnjenjem koje sastavlja predmetno tijelo, te za europske škole, izvještaj koje prikazuje prihode i rashode s uvodnim objašnjenjem.

Članak 26.

Prednacrt izmjene proračuna

(Članak 37. stavak 1. Financijske uredbe)

Prednacrt izmjene proračuna popraćen je izvještajima o razlozima i raspoloživim informacijama o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu, koje su dostupne u vrijeme pripreme izmjene proračuna.

POGLAVLJE 2.

Struktura i prikaz proračuna

Članak 27.

Administrativni rashodi

(Članak 41. Financijske uredbe)

Kada je izvještaj o rashodima za odjeljak proračuna prikazan prema nomenklaturi koja se temelji na razvrstavanju prema namjeni, administrativna odobrena sredstva dijele se na posebne naslove prema glavama, sukladno sljedećem razvrstavanju:

(a) rashodi za osoblje, odobreni u planu radnih mjesta: navodi se iznos odobrenih sredstava i broj radnih mjesta koja odgovaraju tom rashodu;

(b) rashodi za vanjsko osoblje (uključujući pomoćno osoblje i osoblje agencija) i drugi rashodi za upravljanje (uključujući troškove zastupanja i sastanaka);

(c) rashodi za zgrade i drugi s tim povezani rashodi, uključujući čišćenje i održavanje, najam telekomunikacija, vode, plina i električne energije;

(d) rashodi za potporu.

Administrativni rashodi Komisije koji su zajednički za sve glave također se navode u posebnom sažetom izvještaju, razvrstani po vrstama rashoda.

Članak 28.

Stvarni rashodi za zadnju financijsku godinu za koju je bio pripremljen završni račun

(Članak 46. stavak 1. točka (e) Financijske uredbe)

Za potrebe utvrđivanja proračuna stvarni rashodi za zadnju financijsku godinu za koju je pripremljen završni račun utvrđuju se na sljedeći način:

(a) kod preuzetih obveza: preuzete obveze knjižene tijekom financijske godine u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 5.;

(b) kod plaćanja: plaćanja izvršena u financijskoj godini, odnosno, za koje je poslan nalog za plaćanje u banku, u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu kako je određeno u istom članku.

Članak 29.

Primjedbe uz proračun

(Članak 46. stavak 1. točka (g) Financijske uredbe)

Primjedbe uz proračun uključuju:

(a) upućivanja na temeljni akt, ako postoji;

(b) sva odgovarajuća obrazloženja u vezi s prirodom i svrhom odobrenih sredstava.

Članak 30.

Plan radnih mjesta

(Članak 46. stavak 1. podstavak 3. točka (a) Financijske uredbe)

Osoblje u Agenciji za opskrbu prikazuju se posebno u planu radnih mjesta Komisije.

GLAVA IV.

IZVRŠENJE PRORAČUNA

POGLAVLJE 1.

Opće odredbe

Članak 31.

Mogući oblici temeljnih akata

(Članak 49. stavak 1. Financijske uredbe)

1. U području Zajednice temelji akt može imati oblik uredbe, direktive, odluke ili odluke (13) u smislu članka 249. Ugovora o EZ-u ili odluke sui generis.

2. U području zajedničke vanjske i sigurnosne politike temeljni akt može imati jedan od oblika iz članka 13. stavka 2., članka 14. i članka 23. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji.

3. U području policijske i pravosudne suradnje u kaznenim stvarima, temeljni akt može imati jedan od oblika iz članka 34. stavka 2. Ugovora o Europskoj uniji.

Članak 32.

Najviši iznosi za pilot programe i pripremna djelovanja

(Članak 49. stavak 2. točke (a) i (b) Financijske uredbe)

1. Cjelokupni iznos odobrenih sredstava za pilot projekte iz članka 49. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe ne smije prelaziti iznos od 32 milijuna eura u bilo kojoj financijskoj godini.

2. Cjelokupni iznos odobrenih sredstava za nova pripremna djelovanja iz članka 49. stavka 2. točke (b) Financijske uredbe ne smije prelaziti iznos od 30 milijuna eura u bilo kojoj financijskoj godini, a cjelokupan iznos odobrenih sredstava za koje je preuzeta obveza za pripremna djelovanja ne smije prijeći iznos od 75 milijuna eura.

Članak 33.

Posebne ovlasti Komisije na temelju Ugovora

(Članak 49. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

1. Članci Ugovora o EZ-u kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:

(a) članak 138. (socijalni dijalog);

(b) članak 140. (studije, mišljenja i savjetovanja o socijalnim pitanjima);

(c) članci 143. i 145. (posebna izvješća o socijalnim pitanjima);

(d) članak 152. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi sa zdravstvenim osiguranjem);

(e) članak 155. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s transeuropskim mrežama);

(f) članak 157. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s industrijom);

(g) članak 159. drugi stavak (izvješće o napretku ostvarivanja ekonomske i socijalne kohezije);

(h) članak 165. stavak 2. (inicijative za promicanje sudjelovanja u vezi s istraživanjem i tehnološkim razvojem);

(i) članak 173. (izvješće o istraživanju i tehnološkom razvoju);

(j) članak 180. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s politikama za razvoj suradnje).

2. Članci Ugovora o Euratomu kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su sljedeći:

(a) članak 70. (financijska potpora u granicama koje su utvrđene proračunom za programe geoloških istraživanja na državnim područjima država članica);

(b) članak 77. i dalje (nadzor sigurnosti).

3. Prilikom predstavljanja prijedloga proračuna, popisi iz stavaka 1. i 2. mogu se dopuniti daljnjim pojedinostima, uz naznaku predmetnih članaka i uključenih iznosa.

Članak 34.

Definicija sukoba interesa

(Članak 52. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa u smislu članka 52. stavka 2. Financijske uredbe mogu, među ostalim, imati jedan od sljedećih oblika:

(a) odobravanje neopravdanih izravnih ili neizravnih pogodnosti samom sebi ili drugima;

(b) odbijanje da se korisniku dodijele prava ili pogodnosti na koje korisnik ima pravo;

(c) izvršenje nezakonitih ili protupravnih radnji ili propuštanje izvršenja obveznih radnji.

2. Nadležno tijelo iz članka 52. stavka 1. Financijske uredbe mora biti hijerarhijski nadređeno predmetnom članu osoblja. Hijerarhijski nadređeni član osoblja potvrđuje pisanim putem postoji li sukob interesa ili ne. Ako sukob interesa postoji, hijerarhijski nadređeni član osoblja osobno donosi odgovarajuću odluku.

POGLAVLJE 2.

Načini izvršenja

Odjeljak 1.

Opće odredbe

Članak 35.

Prethodne provjere koje izvršava Komisija

(Članci 53. i 56. Financijske uredbe)

1. Kada Komisija izvršava proračun pomoću podijeljenog, decentraliziranog ili neizravnog centraliziranog upravljanja, najprije izvršava provjere na temelju dokumenata i na licu mjesta kod subjekata kojima povjerava izvršavanje, postojanja, relevantnost i pravilnost poslovanja u skladu s pravilima dobrog financijskog upravljanja, te u slučajevima decentraliziranog upravljanja, u cijelosti ili djelomično, ovisno o stupnju dogovorene decentralizacije:

(a) primijenjenih postupaka;

(b) sustava kontrole;

(c) računovodstvenih sustava;

(d) postupaka za javnu nabavu i dodjelu bespovratnih sredstava.

2. Komisija preispituje takve dogovore prema potrebi, uvijek kada postoje znatne promjene u postupcima ili sustavima, kako bi se osigurala kontinuirana usklađenost s uvjetima iz stavka 1.

3. Subjekti iz stavka 1. dostavljaju Komisiji u određenom roku informacije koje ona zatraži i obavješćuju je bez odgađanja o svakoj znatnoj promjeni svojih postupaka ili sustava. Prema potrebi, Komisija utvrđuje te obveze u instrumentima delegacije i sporazumima sklopljenima s tim subjektima.

4. Kada Komisija izvršava proračun zajedničkim upravljanjem, primjenjuje se sporazum o provjeri zaključen s međunarodnim organizacijama.

Odjeljak 2.

Posebne odredbe

Članak 36.

Izravno centralizirano upravljanje

(Članak 53. Financijske uredbe)

Kada Komisija izvršava proračun centralizirano, izravno u svojim upravama, zadaće izvršenja obavljaju financijski izvršitelji u smislu članaka 58. do 68. Financijske uredbe i sukladno s uvjetima utvrđenim u ovoj Uredbi.

Članak 37.

Izvršenje ovlasti delegiranih izvršnim agencijama

(Članak 54. stavak 2. i članak 55. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Odluke o delegiranju ovlasti ovlašćuju izvršne agencije kao ovlaštene dužnosnike na osnovi delegiranja za izvršavanje odobrenih sredstava u vezi s programom Zajednice, koji im je povjeren na upravljanje.

2. Ovlasti delegirane izvršnoj agenciji izvršava direktor agencije u skladu s člankom 55. stavkom 2. Financijske uredbe.

3. Instrument Komisije o delegiranju sadrži iste odredbe kao one navedene u članku 41. stavku 2. Formalni prihvat dokumenta u ime izvršne agencije pisanim putem daje njezin direktor.

Članak 38.

Prihvatljivost nacionalnih tijela javnog sektora ili subjekata uređenih privatnim pravom koji pružaju javne usluge

(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

1. Komisija može delegirati zadaće koji uključuju izvršavanje javne ovlasti nacionalnim tijelima javnog sektora ili subjektima uređenima privatnim pravom koja pružaju javne usluge samo ako se na njih primjenjuje pravo jedne od država članica ili država članica Europskoga gospodarskog prostora (EGP) ili zemalja koje su natjecatelji za pridruživanje Europskoj uniji, osim ako temeljni akt određuje drukčije.

2. Komisija osigurava da tijela ili subjekti iz stavka 1. daju primjerena financijska jamstva koja po mogućnosti izdaje tijelo javne vlasti, osobito za vraćanje iznosa koji duguju Komisiji u cijelosti.

3. Kada Komisija planira povjeriti zadaće koje uključuju izvršavanje javne ovlasti, a osobito zadaću izvršavanja proračuna tijelu iz članka 54. stavka 2. točke (c) Financijske uredbe, ona provodi analizu poštovanja načela ekonomičnosti, djelotvornosti i učinkovitosti. Ako ta analiza pokaže da delegiranje najbolje zadovoljava zahtjeve dobrog financijskog upravljanja prije nego što provede delegiranje, Komisija mora zatražiti mišljenje nadležnog odbora predviđenog temeljnim aktom, koji također može dati svoje mišljenje o planiranoj primjeni kriterija odabira.

Članak 39.

Određivanje nacionalnih tijela javnog sektora ili subjekata uređenih privatnim pravom koji pružaju javne usluge

(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

1. Za nacionalna tijela javnog sektora ili subjekte uređene privatnim pravom koji pružaju javne usluge primjenjuje se pravo države članice ili države u kojoj su osnovani.

2. Takva se tijela ili subjekti biraju na objektivan i transparentan način na temelju analize ekonomičnosti, da bi se ispunili zahtjevi za izvršavanjem proračuna koje je ustanovila Komisija. Ovaj izbor ne smije dovesti do diskriminacije između različitih država članica ili predmetnih zemalja.

3. U slučajevima upravljanja putem mreže, koje zahtijeva da država članica ili predmetna zemlja imenuje barem jedno tijelo ili subjekt, to tijelo ili subjekt određuje država članica ili predmetna zemlja u skladu s odredbama temeljnog akta.

U svim ostalim slučajevima Komisija određuje takva tijela ili subjekte u dogovoru s državama članicama i predmetnim zemljama i u skladu s odredbama temeljnog akta.

Članak 40.

Poštovanje pravila o javnoj nabavi

(Članak 57. Financijske uredbe)

Kada Komisija povjerava zadaće privatnim tijelima iz članka 57. stavka 2. Financijske uredbe, ona s njima sklapa ugovor u skladu s odredbama glave V. dijela prvog Financijske uredbe.

Članak 41.

Detaljno uređenje za neizravno centralizirano upravljanje

(Članak 54. stavak 2. točke (b) i (c) Financijske uredbe)

1. Ako Komisija povjerava zadaće izvršavanja agencijama, tijelima ili subjektima iz članka 54. stavka 2. točaka (b) i (c) Financijske uredbe, s njima sklapa sporazum.

2. Sporazum iz stavka 1. sadrži sljedeće odredbe:

(a) određenje dodijeljenih zadaća;

(b) uvjete i detaljne dogovore za izvršavanje zadaća, uključujući odgovarajuće odredbe za razgraničenje odgovornosti i organizaciju kontrola, koje je potrebno izvršiti;

(c) pravila za obavješćivanje Komisije o izvršavanju zadaća;

(d) uvjete prema kojima se prekida izvršavanje zadaća;

(e) detaljne dogovore za kontrolu koju obavlja Komisija;

(f) uvjete koji uređuju korištenje zasebnih bankovnih računa, korisnika i način korištenja uprihodovane kamate;

(g) odredbe koje osiguravaju vidljivost djelovanja Zajednice u odnosu na druge aktivnosti tijela;

(h) obvezu agencije, tijela ili subjekta suzdržavanja od bilo koje radnje koje može dovesti do sukoba interesa u smislu članka 52. stavka 2. Financijske uredbe.

3. Agencije, tijela ili subjekti iz stavka 1. nemaju status ovlaštenog dužnosnika za ovjeravanje.

Članak 42.

Postupci za poravnavanje računa u decentraliziranom ili podijeljenom upravljanju

(Članak 53. stavak 5. Financijske uredbe)

1. Svrha je postupaka za poravnavanje računa iz članka 53. stavka 5. Financijske uredbe osigurati da su rashodi država članica u okviru podijeljenog upravljanja ili trećih zemalja u okviru decentraliziranog upravljanja, a koji mogu teretiti proračun Zajednice, ispravno izvršeni i u skladu s mjerodavnim pravilima Zajednice.

2. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u sektorskim propisima, postupak poravnavanja računa sastoji se od:

(a) pripreme izjava o rashodima država članica ili trećih zemalja u obliku računa koje je potvrdila stručno osposobljena služba ili tijelo koje je funkcionalno nezavisno od agencije korisnice proračuna;

(b) provjere Komisije na temelju dokumenta, i kada je to primjereno, provjere na licu mjesta, koje ne podliježu nikakvim ograničenjima u pogledu sadržaja tih računa i transakcija koje čine njihovu osnovu, uključujući provjere kod korisnika;

(c) određivanje iznosa rashoda koje Komisija priznaje da može teretiti proračun, na temelju kontradiktornog postupka, nakon što su o tome obaviještene države članice ili treće zemlje;

(d) izračun financijskog ispravka koji proizlazi iz razlike između prijavljenog rashoda i priznatog rashoda na teret proračuna;

(e) povrat ili vraćanje preostalog iznosa koji proizlazi iz razlike između priznatog rashoda i iznosa uplaćenih državama članicama ili trećim zemljama. Povrat se vrši prijebojem, kako je predviđeno u članku 83.

3. U okviru decentraliziranog upravljanja postupak za poravnavanje računa opisan u stavcima 1. i 2. primjenjuje se u skladu sa stupnjem dogovorene decentralizacije.

Članak 43.

Zajedničko upravljanje

(Članci 53. i 165. Financijske uredbe)

1. Odobrena sredstva koja se koriste kod zajedničkog upravljanja s međunarodnim organizacijama u smislu članaka 53. i 165. Financijske uredbe financiraju djelovanja, čija realizacija zahtijeva udruživanje sredstava različitih donatora, gdje objektivno nije moguće ili primjereno doprinos svakog donatora dodijeliti svakoj vrsti rashoda.

Komisija osigurava da postoje prikladna rješenja za kontrolu i reviziju djelovanja u cjelini.

2. Međunarodne organizacije iz stavka 1. su sljedeće:

(a) međunarodne organizacije javnog sektora koje su osnovane na temelju međuvladinih sporazuma i specijalizirane agencije koje su osnovale takve organizacije;

(b) Međunarodni odbor Crvenog križa (MOCK);

(c) Međunarodna federacija nacionalnih udruženja Crvenog križa i Crvenog polumjeseca.

POGLAVLJE 3.

Financijski izvršitelji

Odjeljak 1.

Prava i obveze financijskih izvršitelja

Članak 44.

Prava i obveze financijskih izvršitelja

(Članak 58. Financijske uredbe)

Svaka institucija osigurava financijskom izvršitelju potrebna sredstva za izvršavanje dužnosti i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, prava i obveze.

Odjeljak 2.

Dužnosnik za ovjeravanje

Članak 45.

Pomoć dužnosnicima za ovjeravanje

na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti

(Članak 59. Financijske uredbe)

1. Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri obavljanju dužnosti mogu pomagati dužnosnici ili drugi službenici (dalje u tekstu „osoblje”) kojima u okviru svoje odgovornosti povjerava obavljanje određenih radnji, potrebnih za izvršavanje proračuna i pripremanje financijskih i poslovnih informacija. Kako bi se spriječio bilo kakav sukob interesa, osoblje koje pomaže dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja podliježe obvezama iz članka 52. Financijske uredbe.

2. Svaka institucija obavješćuje proračunsko tijelo uvijek kada dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja iz razreda A1 preuzme dužnosti, promijeni ili prestane obavljati dužnosti.

Članak 46.

Interni propisi o delegiranju zadaća

(Članak 59. Financijske uredbe)

U skladu s Financijskom uredbom i ovom Uredbom, svaka institucija određuje u svojim internim pravilima mjere za upravljanje odobrenim sredstvima za koje smatra da su potrebne za pravilno izvršavanje svojeg odjeljka proračuna.

Članak 47.

Odvajanje dužnosti u vezi sa započinjanjem i provjerom radnje

(Članak 60. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Podrazumijeva se da početak radnje uključuje sve radnje koje obično obavlja osoblje iz članka 45. i koji su pripremne prirode da bi nadležni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti mogao usvojiti akte kojima se izvršava proračun.

2. Podrazumijeva se da ex ante provjera radnje uključuje sve ex ante provjere koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za provjeru poslovnih i financijskih aspekata.

3. Svaka radnja podliježe barem jednoj ex ante provjeri. Svrha te provjere je osigurati da:

(a) rashodi i prihodi budu ispravni i u skladu s mjerodavnim odredbama, osobito onima o proračunu i odgovarajućim propisima te svim aktima za provedbu Ugovora ili propisa i, prema potrebi, uvjetima ugovorâ;

(b) primjenjuje se načelo dobrog financijskog upravljanja iz poglavlja 7. glave II. Financijske uredbe.

4. Ex post provjerama na temelju dokumenata i, prema potrebi, na licu mjesta provjerava se jesu li radnje financirane iz proračuna pravilno provedene, a osobito jesu li ispunjeni kriteriji iz stavka 3. Te se provjere mogu izvesti na temelju uzorka u okviru analize rizika.

5. Dužnosnici i ostalo osoblje odgovorno za provjere iz stavaka 2. i 4. razlikuju se od onih koji obavljaju zadaće započinjanja radnji iz stavka 1. i nisu osobe koje su njima podređene.

Članak 48.

Postupci upravljanja i unutarnje kontrole

(Članak 60. stavak 4. Financijske uredbe)

Sustavi upravljanja i unutarnje kontrole namijenjeni su za:

(a) ostvarivanje ciljeva politike, programa i djelovanja institucije u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;

(b) usklađenost s pravilima prava Zajednice i minimalnim standardima kontrole koje odredi institucija;

(c) osiguranje imovine i informacija institucije;

(d) sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti, pogrešaka i prijevara;

(e) uočavanje i sprečavanje rizika upravljanja;

(f) osiguravanje pouzdane dostave financijskih i upravljačkih informacija;

(g) čuvanje popratnih dokumenata vezanih za izvršavanje proračuna i mjera za izvršavanje proračuna;

(h) čuvanje dokumenata o unaprijed danim jamstvima za institucije, i vođenje dnevnika koji omogućuje da se takva jamstva primjereno nadziru.

Članak 49.

Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje

(Članak 60. stavak 4. Financijske uredbe)

Sustavi upravljanja i postupci u vezi s čuvanjem izvorne popratne dokumentacije predviđaju:

(a) da su takvi dokumenti numerirani;

(b) da su takvi dokumenti datirani;

(c) da se evidencije koje mogu imati računalnu podršku vode tako da označuju točnu lokaciju takvih dokumenta;

(d) da se takvi dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.

Dokumente u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok od onog utvrđenog u prvom podstavku točki (d), odnosno, do kraja godine koja slijedi iza godine kada su navedene radnje završene.

Članak 50.

Kodeks profesionalnih standarda

(Članak 60. stavak 5. Financijske uredbe)

1. Osoblje odgovorno za provjeru financijskih radnji koje određuje dužnosnik za ovjeravanje bira se na temelju znanja, vještina i određene osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.

2. Svaka institucija donosi kodeks profesionalnih standarda koji u vezi s poslovima unutarnje kontrole određuje:

(a) stupanj osposobljenosti na stručnom i financijskom području, koje se traži za osoblje iz stavka 1.;

(b) obvezu da se takvo osoblje neprekidno usavršava;

(c) dodijeljene funkcije, uloge i zadaće;

(d) pravila ponašanja, osobito etičke standarde i standarde poštenja te dužnost njihova pridržavanja, kao i prava koja imaju.

3. Svaka institucija uspostavlja odgovarajuće strukture kako bi službama za ovjeravanje prenijela informacije o standardima kontrole, te metodama i tehnikama koje su na raspolaganju u tu svrhu, a koje se periodički ažuriraju.

Članak 51.

Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti

(Članak 60. stavak 6. Financijske uredbe)

Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti iz članka 60. stavka 6. Financijske uredbe znači da u razumnom roku nema nikakvog odgovora obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju, u roku od mjesec dana.

Članak 52.

Ex post provjera i godišnje izvješće o radu

(Članak 60. stavak 7. Financijske uredbe)

Rezultat ex post provjera iznosi se zajedno s drugom materijom u godišnjem izvješću o radu koji dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti predlaže svojoj instituciji.

Članak 53.

Slanje financijskih i upravljačkih informacija računovodstvenom službeniku

(Članak 60. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti šalje računovodstvenom službeniku financijske i upravljačke informacije potrebne za obavljanje dužnosti računovodstvenog službenika, u skladu s pravilima koje je računovodstveni službenik usvojio.

Članak 54.

Izvješće o pregovaračkim postupcima

(Članak 60. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za svaku financijsku godinu priprema izvješće o ugovorima sklopljenima u pregovaračkim postupcima iz članaka 126., 127., 242., 244., 246. i 247. Ako se udio pregovaračkih postupaka u odnosu na broj ugovora koje sklopi isti dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti znatno poveća u odnosu na ranije godine ili ako je taj udio znatno veći od prosjeka institucije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje podnosi izvješće instituciji navodeći sve mjere koju su poduzete kako bi taj trend promijenio. Svaka institucija šalje proračunskom tijelu izvješće o pregovaračkim postupcima. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 60. stavka 7. Financijske uredbe.

Odjeljak 3.

Računovodstveni službenik

Članak 55.

Imenovanje računovodstvenog službenika

(Članak 61. Financijske uredbe)

Svaka institucija imenuje računovodstvenog službenika između dužnosnika na koje se primjenjuje za koje važe Pravilnici o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica.

Institucija obavezno odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom.

Članak 56.

Prestanak dužnosti računovodstvenog službenika

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika sastavlja se privremeni izvještaj o stanju na računu.

To se izvješće sastoji od financijskih izvještaja iz glave VII. dijela prvog Financijske uredbe zaključenih na zadnji dan mjeseca u kojem računovodstveni službenik prestaje obnašati svoje dužnosti.

2. Privremeni izvještaj o stanju na računu nije potrebno u slučaju kada računovodstveni službenik prestaje izvršavati dužnosti na završetku financijske godine.

3. Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti šalje privremeni izvještaj o stanju na računu ili, u okolnostima iz stavka 2. privremene financijske izvještaje iz članka 128. Financijske uredbe ili, ako to nije moguće, iste šalje dužnosnik iz njegove službe novom računovodstvenom službeniku, koji ih potpisuje u roku od najviše jednog mjeseca od datuma slanja prihvat izvješća i može izraziti rezerve.

4. Svaka institucija obavješćuje proračunsko tijelo o imenovanju ili prestanku dužnosti svojeg računovodstvenog službenika.

Članak 57.

Mišljenje o računovodstvenom sustavu i sustavu popisa imovine

(Članak 61. Financijske uredbe)

Kada sustavi za financijsko upravljanje koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje osiguravaju podatke za računovodstvo institucije ili se koriste kako bi se potkrijepili podaci u tom računovodstvu, računovodstveni službenik mora dati suglasnost za uvođenje ili izmjenu takvih sustava.

Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za sustave popisa imovine i sustave za procjenu imovine i obveza mora se savjetovati s računovodstvenim službenikom kada takve sustave uvodi ili mijenja.

Članak 58.

Upravljanje riznicom

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik osigurava da njegova institucija raspolaže dostatnim sredstvima za pokrivanje potreba za gotovinom u izvršavanju proračuna.

2. Za potrebe stavka 1. računovodstveni službenik uspostavlja sustave za gotovinsko poslovanje koji mu omogućuju da izrađuje predviđanja novčanog toka.

3. Računovodstveni službenik Komisije razdjeljuje raspoloživa sredstva u skladu s Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000.

Članak 59.

Vođenje bankovnih računa

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Za potrebe upravljanja riznicom računovodstveni službenik može otvoriti račune na ime institucije kod financijskih institucija ili nacionalnih centralnih banaka, ili dati da se takvi računi otvore. U opravdanim slučajevima može otvoriti račune i u drugim valutama koje nisu euro.

2. Računovodstveni službenik dogovara se s financijskim institucijama o uvjetima vođenja računa u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, učinkovitosti i konkurentnog nadmetanja.

3. Računovodstveni službenik ponovno provodi postupak konkurentnog nadmetanja najmanje svakih pet godina između financijskih institucija kod kojih su otvoreni računi.

4. Računovodstveni službenik vodi brigu o striktnom poštovanju uvjeta poslovanja po računima otvornim kod financijskih institucija.

5. Nakon savjetovanja s računovodstvenim službenicima drugih institucija računovodstveni službenik Komisije je odgovoran za usklađivanje uvjeta poslovanja po otvorenim računima različitih institucija.

Članak 60.

Ovlast za potpisivanje

(Članak 61. Financijske uredbe)

Uvjeti za otvaranje, poslovanje i korištenje računa predviđaju, ovisno o zahtjevima za unutarnjom kontrolom, da čekove, virmanske naloge banke, ili bilo koje druge poslove banke mora potpisati jedan ili više valjano ovlaštenih članova osoblja.

U tu svrhu svaka institucija priopćava svim financijskim institucijama kod kojih ima otvorene račune imena i primjerke potpisa ovlaštenih dužnosnika.

Članak 61.

Vođenje stanja po računima

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik osigurava da stanje na bankovnim računima predviđenim u članku 59. znatno ne odstupa od predviđenih novčanih tokova iz članka 58. stavka 2. i u svakom slučaju:

(a) da ni jedan od tih računa nema negativno stanje;

(b) da se stanja na računima u drugim valutama povremeno preračunavaju u euro.

2. Računovodstveni službenik ne smije voditi sredstva na računima u drugim valutama, tako da izazove velike gubitke za instituciju zbog tečajnih razlika.

Članak 62.

Prijenosi i radnje konverzije

(Članak 61. Financijske uredbe)

Ne dovodeći u pitanje članak 69. računovodstveni službenik izvršava prijenose između računa otvorenih na ime institucije kod financijskih institucija te obavlja radnje konverzije.

Članak 63.

Načini plaćanja

(Članak 61. Financijske uredbe)

Plaćanja se izvršavaju virmanskim nalozima banke ili čekovima.

Članak 64.

Dokumentacija trećih osoba

(Članak 61. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik može izvršiti plaćanja virmanskim nalozima banke samo ako su u zajedničku datoteku institucije prethodno unesene pojedinosti o bankovnom računu primatelja plaćanja.

Unos podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja u datoteku ili izmjena tih podataka izvršava se na temelju dokumenta u papirnatom ili elektroničkom obliku, koji je ovjeren od strane banke primatelja plaćanja.

2. U namjeri da se plaćanje izvrši virmanskim nalogom banke, dužnosnici za ovjeravanje mogu unijeti preuzetu obvezu prema trećim osobama u ime svoje institucije samo ako je ta treća osoba dostavila dokumentaciju potrebnu za unos u bazu podataka.

Dužnosnici za ovjeravanje provjeravaju jesu li pojedinosti o bankovnom računu koje je priopćio primatelj plaćanja još uvijek važeći kada se sastavlja pojedini nalog.

U vezi s pretpristupnom pomoći, pojedinačne preuzete obveze mogu se sklopiti sa tijelima s javnim ovlastima u državama koje se prijavljuju za pristupanje Europskoj uniji bez prethodnog unosa u bazu podataka trećih osoba. U takvim slučajevima dužnosnik za ovjeravanje dužan je učiniti sve što je u njegovoj moći kako bi se takvi podaci što prije unijeli. Sporazumi moraju predvidjeti da je priopćenje pojedinosti o bankovnom računu primatelja plaćanja Komisiji uvjet koji je potrebno ispuniti prije nego što se izvrši prvo plaćanje.

Članak 65.

Popratna dokumentacija koju čuva računovodstveni službenik

(Članak 61. Financijske uredbe)

Popratna dokumentacija za računovodstveni sustav i pripremu financijskih izvještaja iz članka 121. Financijske uredbe čuva se najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.

Međutim, dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok, odnosno, do kraja godine koja slijedi iza godine kada su navedene radnje završene.

Svaka institucija odlučuje u kojoj se službi čuva popratna dokumentacija.

Odjeljak 4.

Blagajnik

Članak 66.

Uvjeti za korištenje knjiga blagajne

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. Kada je zbog ograničenih predmetnih iznosa fizički nemoguće ili neučinkovito izvršiti plaćanja prema proračunskim postupcima, mogu se otvoriti knjige blagajne za plaćanja takvih rashoda.

2. Blagajnik može prethodno potvrditi i platiti rashode prema uputama odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

3. Uspostava knjige blagajne i imenovanje blagajnika podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano potkrijepljenog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. Ta odluka utvrđuje odgovarajuće odgovornosti i obveze blagajnika i dužnosnika za ovjeravanje.

Izmjena uvjeta poslovanja po knjizi blagajne također podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano potkrijepljenog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

Članak 67.

Uvjeti za otvaranje i plaćanje

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. U odluci o uspostavi knjige blagajne i imenovanju blagajnika, te odluci o izmjeni uvjeta poslovanja po knjizi blagajne, osobito se navodi:

(a) najveći iznos kojeg je moguće odvojiti za blagajnu i u njezinu svrhu;

(b) je li potrebno u ime institucije otvoriti bankovni ili žiro račun;

(c) vrstu i najviši iznos svake stavke rashoda koju blagajnik može isplatiti trećim osobama ili naplatiti od njih;

(d) učestalost i postupak podnošenja popratne dokumentacije, te pravila za njezino dostavljanje dužnosniku za ovjeravanje radi podmirenja;

(e) postupak za osiguranje sredstava u blagajni;

(f) da blagajničke transakcije dužnosnik za ovjeravanje obračunava najkasnije do završetka sljedećeg mjeseca, tako da je moguće uskladiti računovodstveno i bankovno stanje;

(g) rok valjanosti ovlaštenja kojeg računovodstveni službenik daje blagajniku;

(h) osobne podatke o imenovanom blagajniku.

2. U prijedlozima odluka kojima se uspostavljaju knjige blagajne odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) da se prednost daje korištenju proračunskih postupaka kada postoji pristup središnjem računalnom računovodstvenom sustavu;

(b) da se knjige blagajne koriste samo u opravdanim slučajevima.

Izuzev specifičnih blagajničkih plaćanja u području humanitarne pomoći i upravljanja kriznim situacijama u smislu članka 168. stavka 2., najviši iznos iz stavka 1. točke (c) ne smije prelaziti 30 000 eura za svaku stavku rashoda.

3. Blagajnik može izvršiti plaćanja trećim osobama na temelju i u okviru ograničenja:

(a) prethodnih proračunskih i pravnih obveza koje potpišu odgovorni dužnosnici za ovjeravanje;

(b) pozitivnog stanja u knjizi blagajne u gotovini ili na bankovnim računima.

4. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti jedino virmanskim nalozima banke, čekovima ili drugim sredstvima plaćanja.

5. Izvršena plaćanja popraćena su formalnim konačnim odlukama o potvrđivanju i/ili nalozima za plaćanje koje potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje

Članak 68.

Odabir blagajnika

(Članak 63. Financijske uredbe)

Blagajnici se odabiru između dužnosnika iz kategorije A, B ili C. Prema potrebi blagajnike se može izabrati između osoblja na koje se primjenjuju Uvjeti zaposlenja ostalih službenika, razine koja je istovjetna tim kategorijama. Blagajnici se biraju na temelju njihova znanja, vještina i posebne stručne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.

Članak 69.

Osiguravanje sredstava za knjige blagajne

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik izvršava uplate čime osigurava sredstva za knjige blagajne i nadzire ih u pogledu otvaranja bankovnih računa i delegiranja potpisivanja i kontrole na licu mjesta i u centraliziranim računovodstvenim evidencijama. Računovodstveni službenik osigurava sredstva za knjige blagajne. Predujmovi se uplaćuju na račun banke otvoren za knjigu blagajne.

Sredstva za knjige blagajne također se mogu osigurati izravno iz raznih lokalnih prihoda koji proizlaze od:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacija;

(c) raznih vraćanja;

(d) kamata.

Plaćanja se obračunavaju u smislu rashoda, raznih ili namjenskih prihoda, u skladu s odlukom kojom se uspostavlja knjiga blagajne iz članka 67. i odredbama Financijske uredbe. Dužnosnik za ovjeravanje oduzima predmetne iznose u trenutku naknadnog obnavljanja sredstava za iste knjige blagajne.

2. Blagajnik može prenositi sredstva između različitih bankovnih računa koji se odnose na istu knjigu blagajne, posebno da se izbjegnu negativne tečajne razlike.

Članak 70.

Provjere koje obavljaju dužnosnici za ovjeravanje i računovodstveni službenici

(Članak 63. Financijske uredbe)

1. Blagajnik vodi računovodstvenu evidenciju sredstava koja su mu na raspolaganju u gotovini i na bankovnim računima, te o izvršenim plaćanjima i primljenim iznosima u skladu s pravilima i uputama računovodstvenog službenika. Izvodi iz tih računa su u svakom trenutku dostupni odgovornom dužnosniku za ovjeravanje, a blagajnik šalje mjesečnu listu transakcija za protekli mjesec zajedno s popratnom dokumentacijom dužnosniku za ovjeravanje radi obračuna u knjizi blagajne.

2. Računovodstveni službenik obavlja provjere koji se obično obavljaju na licu mjesta i bez prethodne najave da bi se potvrdilo postojanje sredstava dodijeljenih blagajniku, i da se knjigovodstveno provjeri da su blagajničke transakcije obračunate u za to određenom roku, ili povjerava takve kontrole dužnosniku ili drugom službeniku iz svoje službe ili službe za ovjeravanje koja je za tu svrhu posebno ovlaštena. Računovodstveni službenik priopćava nalaze takvih provjera odgovornom dužnosniku za ovjeravanje.

Članak 71.

Postupak javne nabave

(Članak 63. Financijske uredbe)

Blagajnička plaćanja mogu se, u okviru granica utvrđenih člankom 129. stavkom 4., sastojati od plaćanja troškova po fakturama, bez prethodnog prihvaćanja ponude.

POGLAVLJE 4.

Odgovornost financijskih izvršitelja

Odjeljak 1.

Opća pravila

Članak 72.

Tijela odgovorna za suzbijanje prijevara

(Članak 60. stavak 6. i članak 65. stavak 2. Financijske uredbe)

Podrazumijeva se da su nadležna tijela iz članka 60. stavka 6. i članka 65. stavka 2. Financijske uredbe, tijela određena na temelju Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europskih zajednica i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica (dalje u tekstu „Pravilnici o osoblju”) i odlukama institucija Zajednice u vezi s uvjetima i načinom obavljanja internih istraga u vezi sa sprečavanjem prijevare, korupcije, te drugih nezakonitih aktivnosti koje štete interesima Zajednica.

Odjeljak 2.

Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti

Članak 73.

Potvrda uputa

(Članak 66. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji primi obvezujuću uputu za koju smatra da je nepravilna ili da je u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, osobito, jer se uputa ne može izvršiti sa sredstvima koja su mu dodijeljena, o tome pisanim putem obavješćuje nadležno tijelo od kojeg je primio delegiranje ili daljnje delegiranje. Ako je uputa potvrđena pisanim putem i ta se potvrda primi pravodobno, a iz nje je dovoljno jasno da se ona izričito odnosi na točke koje dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti dovodi u pitanje, on se ne smije smatrati odgovornim; on izvršava upute, osim ako one predstavljaju povredu kaznenog prava ili odgovarajućih sigurnosnih standarda.

2. Stavak 1. se također primjenjuje u slučajevima kada dužnosnik za ovjeravanje tijekom izvršavanja obvezujuće upute sazna da bi okolnosti slučaja mogle dovesti do nepravilnosti.

3. Sve upute koje se potvrđene na način opisan u članku 66. stavku 2. Financijske uredbe evidentira odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti i navodi to u svom godišnjem izvješću o radu.

Članak 74.

Financijske nepravilnosti

(Članak 60. stavak 6. i članak 66. stavak 4. Financijske uredbe)

Ne dovodeći u pitanje ovlaštenja Europskoga ureda za borbu protiv prijevara (OLAF), povjerenstvo specijalizirano za financijske nepravilnosti nadležno je za sve povrede odredbi Financijske uredbe ili odredbi koje se odnose na financijsko upravljanje ili provjeravanje radnji koje proizlaze iz činjenja ili propusta nekog dužnosnika ili drugog službenika.

Članak 75.

Povjerenstvo za financijske nepravilnosti

(Članak 60. stavak 6. i članak 66. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Slučajeve financijskih nepravilnosti iz članka 74. tijelo za imenovanja, ili ovisno o slučaju, tijelo ovlašteno za zaključivanje ugovora o radu prosljeđuje povjerenstvu iz članka 66. stavka 4. Financijske uredbe kako bi ono dalo svoje mišljenje.

Kada tijelo za imenovanja ili tijelo ovlašteno za zaključivanje ugovora o radu uputi predmet povjerenstvu, ono daje svoje mišljenje uz procjenu jesu li nastale nepravilnosti u smislu članka 74., koliko su one ozbiljne i koje bi mogle biti njihove posljedice. Ako analiza povjerenstva pokaže da je dotični predmet u nadležnosti OLAF-a, ono bez odgode vraća predmet tijelu za imenovanja ili tijelu ovlaštenom za zaključivanje ugovora o radu i o tome odmah obavješćuje OLAF.

Kada član osoblja izravno obavijesti povjerenstvo iz prvog stavka u skladu s člankom 60. stavkom 6. Financijske uredbe, povjerenstvo dostavlja spis tijelu za imenovanja ili, ovisno o slučaju, tijelu nadležnom za zaključivanje ugovora o radu, te u skladu s tim, obavješćuje člana osoblja.

2. Ovisno o svojoj unutarnjoj organizaciji, svaka institucija navodi načine na koje djeluje povjerenstvo iz članka 66. stavka 4. Financijske uredbe i njen sastav koji uključuje vanjsku osobu s traženom osposobljenošću i stručnim iskustvom.

POGLAVLJE 5.

Prihodi

Odjeljak 1.

Vlastita sredstva

Članak 76.

Pravila koja se primjenjuju na vlastita sredstva

(Članak 69. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje izrađuje raspored koji pokazuje kada se vlastita sredstva definirana u Odluci o sustavu vlastitih sredstva Europskih zajednica stavljaju na raspolaganje Komisiji.

Vlastita sredstva se određuju i naplaćuju u skladu s usvojenim pravilima na temelju odluke iz prvog stavka.

Odjeljak 2.

Procjena iznosa potraživanja

Članak 77.

Procjena iznosa potraživanja

(Članak 70. Financijske uredbe)

1. Procjene iznosa potraživanja sadrže vrstu prihoda i proračunsku stavku na koju se trebaju knjižiti, te u mjeri u kojoj je to moguće, podatke o dužniku i procijenjenom iznosu.

Prilikom izrade procjene iznosa potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osobito provjerava:

(a) da je prihod knjižen na točnu proračunsku stavku;

(b) da je procjena ispravna i da je u skladu s odredbama koje se primjenjuju i načelima dobrog financijskog upravljanja.

2. Podložno članku 161. stavku 2. Financijske uredbe procjene iznosa potraživanja nemaju učinak da su preuzete obveze na raspolaganju. U slučajevima iz članka 18. Financijske uredbe, odobrena sredstva mogu se staviti na raspolaganje samo nakon što Zajednice zaista osiguraju povrat dugovanih iznosa.

Odjeljak 3.

Utvrđivanje iznosa potraživanja

Članak 78.

Postupak

(Članak 71. Financijske uredbe)

1. Utvrđivanje iznosa potraživanja od strane odgovornog dužnosnika za ovjeravanje predstavlja priznavanje prava Zajednica u odnosu na dužnika i uspostavu prava na zahtjev da dužnik plati dug.

2. Nalogom za povrat odgovorni dužnosnik za ovjeravanje daje uputu računovodstvenom službeniku da osiguraju povrat utvrđenog iznosa.

3. Obaviješću o terećenju dužnik se obavješćuje:

(a) da su Zajednice utvrdile iznos potraživanja;

(b) da je plaćanje duga prema Zajednicama dospjelo na određeni datum (dalje u tekstu „datum dospijeća”);

(c) da se, ako dug ne bude plaćen do datuma dospijeća, na dug obračunava kamata po stopi iz članka 86., ne dovodeći u pitanje bilo koje posebne mjerodavne propise;

(d) uvijek kada je to moguće, institucija osigurava povrat prijebojem, nakon što je o tome obavijestila dužnika;

(e) ako dug ne bude plaćen do datuma dospijeća, institucija osigurava povrat naplatom unaprijed podnesenih jamstava;

(f) ako nakon što su poduzete sve mjere, povrat nije u cijelosti osiguran, institucija osigurava povrat izvršenjem odluke koja je osigurana ili u skladu s člankom 72. stavkom 2. Financijske uredbe ili u sudskom postupku.

Dužnosnik za ovjeravanje šalje obavijest o terećenju dužniku, a presliku računovodstvenom službeniku.

Članak 79.

Utvrđivanje iznosa potraživanja

(Članak 71. Financijske uredbe)

Da bi se utvrdio iznos potraživanja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) da je potraživanje sigurno i da ne podliježe nikakvom uvjetu;

(b) da je potraživanje u fiksnom iznosu, točno izraženo u novcu;

(c) da je potraživanje dospjelo i da ne podliježe nikakvom roku plaćanja;

(d) da su podaci o dužniku točni;

(e) da je iznos čiji povrat treba osigurati knjižen na točnu proračunsku stavku;

(f) da je popratna dokumentacija ispravna; i

(g) da se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja, osobito u vezi s kriterijima iz točke (a) članka 87. stavka 1.

Članak 80.

Popratna dokumentacija za utvrđivanje iznosa potraživanja

(Članak 71. Financijske uredbe)

1. Utvrđivanje iznosa potraživanja temelji se na popratnoj dokumentaciji koja potvrđuje pravo Zajednica.

2. Prije utvrđivanja iznosa potraživanja odgovoran dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratnu dokumentaciju ili potvrđuje svojom odgovornošću da je pregledana.

3. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratnu dokumentaciju u skladu s člancima 48. i 49.

Odjeljak 4.

Odobravanje povrata

Članak 81.

Izdavanje naloga za povrat

(Članak 72. Financijske uredbe)

1. U nalogu za povrat navodi se sljedeće:

(a) financijska godina na koju se prihod knjiži;

(b) upućivanje na akt ili pravnu obvezu koja je osnova za dug i iz koje proizlazi pravo na potraživanje;

(c) proračunski članak i svaka daljnja podjela koja se može primijeniti, uključujući prema potrebi, upućivanja na odgovarajuće proračunske obveze;

(d) iznos čiji povrat treba osigurati, izražen u eurima;

(e) ime i adresa dužnika;

(f) datum dospijeća; i

(g) mogući način naplate, uključujući osobito povrat prijebojem ili naplatom jamstva.

2. Nalog za povrat datira i potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, te zatim šalje računovodstvenom službeniku.

Odjeljak 5.

Povrat

Članak 82.

Formalnosti naplate

(Članak 73. Financijske uredbe)

1. Po povratu iznosa potraživanja računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku ili blagajniku izdaje se potvrda o plaćanju.

Članak 83.

Povrat sredstava prijebojem

(Članak 73. Financijske uredbe)

U bilo kojoj fazi postupka, nakon što je obavijestio odgovornog dužnosnika za ovjeravanje i dužnika, računovodstveni službenik osigurava povrat utvrđenog iznosa potraživanja prijebojem u slučajevima kada dužnik također ima nesporno potraživanje prema Zajednicama, u fiksnom iznosu i dospjelo, a koje se odnosi na iznos utvrđen u nalogu za plaćanje.

Članak 84.

Postupak povrata u slučaju neizvršenja dobrovoljnog plaćanja

(Članci 72. i 73. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje članak 83., ako nije osiguran povrat cjelokupnog iznosa do datuma dospijeća navedenog u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik obavješćuje odgovornog dužnosnika za ovjeravanje i bez odgađanja pokreće postupak za osiguravanje povrata putem pravnih sredstava, uključujući gdje je to primjereno, naplatom unaprijed podnesenih jamstava.

2. Ne dovodeći u pitanje članak 83., kada nije moguće koristiti način osiguravanja povrata iz stavka 1., a dužnik ne plati dug unatoč formalnoj opomeni koju mu je poslao računovodstveni službenik, računovodstveni službenik izvršava odluku o povratu koja je osigurana u skladu s člankom 72. stavkom 2. Financijske uredbe ili sudskim postupkom.

Članak 85.

Produženje roka za plaćanje

(Članak 73. Financijske uredbe)

U dogovoru s odgovornim dužnosnikom za ovjeravanje računovodstveni službenik može dozvoliti produženje roka plaćanja samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika, te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:

(a) dužnik se obvezuje na plaćanje kamate po stopi utvrđenoj u članku 86. za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od datuma kada je plaćanje prvobitno dospjelo; i

(b) kako bi se zaštitila prava Zajednice, dužnik predaje financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik institucije.

Osiguranje iz stavka 1. točke (b) može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik institucije.

Članak 86.

Zatezne kamate

(Članak 71. stavak 4. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje bilo koje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene sektorskih propisa, na svaki se iznos potraživanja koje nije plaćeno na dan dospijeća obračunava kamata, u skladu sa stavcima 2. i 3.

2. Kamatna stopa za iznose potraživanja koji nisu plaćeni na dan dospijeća je stopa koju primjenjuje Europska središnja banka za refinanciranje glavnice, objavljena u seriji C Službenog lista Europskih zajednica, koja je na snazi prvog kalendarskog dana mjeseca u kojem iznos dospijeva, uvećana za:

(a) sedam postotnih bodova kada se obveza temelji na ugovoru o javnoj nabavi roba i usluga iz glave V.;

(b) tri i pol postotna boda u svim ostalim slučajevima.

3. Kamata se obračunava od kalendarskog dana koji slijedi dan dospijeća iz obavijesti o terećenju do kalendarskog dana kada je dug u cijelosti podmiren.

4. Kod svakog djelomičnog plaćanja najprije se pokriva kamata utvrđena u skladu sa stavcima 2. i 3.

5. U slučajevima novčanih kazni, kada dužnik osigura financijsko jamstvo koje je prihvatio računovodstveni službenik za privremeno plaćanje, kamatna stopa koja se primjenjuje od datuma dospijeća je stopa iz stavka 2. uvećana za jedan i pol postotni bod.

Članak 87.

Odricanje od povrata utvrđenog iznosa potraživanja

(Članak 73. Financijske uredbe)

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se odreći povrata svih ili dijela utvrđenog iznosa potraživanja samo u sljedećim slučajevima:

(a) kada je predviđeni trošak osiguravanja povrata viši od iznosa čiji povrat treba osigurati, te odricanje ne bi naštetilo ugledu Zajednice;

(b) kada se povrat iznosa potraživanja ne može osigurati obzirom na zastaru ili nesolventnost dužnika;

(c) kada je povrat nespojiv s načelom proporcionalnosti.

2. U slučaju iz stavka 1. točke (c) odgovorni dužnosnik za ovjeravanje djeluje u skladu s unaprijed utvrđenim postupcima utvrđenima u svakoj instituciji i primjenjuje sljedeće obvezne kriterije u svim okolnostima:

(a) činjenice, obzirom na ozbiljnost nepravilnosti, koje dovode do utvrđivanja iznosa potraživanja (prijevara, ponovljeni prekršaj, namjera, pažnja, dobra vjera, očita pogreška);

(b) učinak koji bi odricanje od povrata imao na poslovanje Zajednica i njihove financijske interese (iznos potraživanja, rizik određivanja presedana, umanjivanje značenja pravne obvezatnosti).

Ovisno o okolnostima slučaja, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može također voditi računa o sljedećim dodatnim kriterijima:

(a) moguće narušavanje tržišnog natjecanja uzrokovano odricanjem od naplate;

(b) gospodarska i socijalna šteta koja bi nastala ako bi se osigurao povrat duga u cijelosti.

3. Odluka o odricanju iz članka 73. stavka 2. Financijske uredbe mora biti obrazložena i u njoj se navode mjere dužne pažnje, koje su poduzete s ciljem osiguranja povrata, te pravna i činjenična osnova odricanja. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odriče se povrata u skladu s postupkom iz članka 81.

4. Institucija ne može delegirati ovlast za odricanje od povrata kada je iznos od kojega odreklo:

(a) jednak ili veći od 1 000 000 EUR; ili

(b) jednak ili veći od 100 000 EUR a taj iznos predstavlja 25 % ili više od utvrđenog iznosa potraživanja.

Za potraživanja ispod granične vrijednosti iz prvog podstavka, svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za odricanje od povrata utvrđenog duga.

5. Svaka institucija svake godine šalje proračunskom tijelu izvješće o odricanjima iz stavaka od 1. do 4. koja uključuju iznose jednake ili veće od 100 000 EUR. U slučaju Komisije, ovo se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 60. stavka 7. Financijske uredbe.

Članak 88.

Poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja

(Članak 73. Financijske uredbe)

1. U slučaju pogreške u vezi s pravnom osnovom, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje poništava utvrđeni iznos potraživanja u skladu s člancima 80. i 81.; poništenje mora biti odgovarajuće obrazloženo.

2. Svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za poništavanje utvrđenog iznosa potraživanja.

Članak 89.

Tehnička i računovodstvena prilagodba utvrđenog iznosa potraživanja

(Članak 73. Financijske uredbe)

1. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prilagođava utvrđeni iznos potraživanja prema gore ili prema dolje, ako otkriće činjenične pogreške zahtijeva promjenu iznosa, pod uvjetom da prilagodba ne podrazumijeva odricanje od utvrđenog prava Zajednica. Takva prilagodba provodi se u skladu s člancima 80. i 81. i mora biti prikladno obrazložen.

2. Svaka institucija u svojim internim pravilima utvrđuje uvjete i postupak za delegiranje ovlasti za provedbu tehničke i računovodstvene prilagodbe utvrđenog iznosa potraživanja.

POGLAVLJE 6.

Rashodi

Članak 90.

Odluka o financiranju

(Članak 75. Financijske uredbe)

Odluka o financiranju određuje bitne elemente djelovanja koje uključuje rashode na teret proračuna.

Odjeljak 1.

Preuzimanje obveze za rashode

Članak 91.

Ukupne i okvirne obveze

(Članak 76. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Ukupne proračunske obveze izvršavaju se na temelju sklopljenog sporazuma o financiranju, koji predviđa naknadno preuzimanje jedne ili više pravnih obveza, ili preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza.

Sporazumi o financiranju u području financijske pomoći i proračunske potpore, koji predstavljaju pravnu obvezu, mogu biti osnova plaćanja bez preuzimanja druge pravne obveze.

2. Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u slučaju rashoda za osoblje ili za obavješćivanje javnosti o događajima Zajednice u koje se uključene institucije, putem izravnih plaćanja.

Članak 92.

Preuzimanje ukupne obveze

(Članak 76. Financijske uredbe)

1. Ukupna obveza preuzima se na temelju odluke o financiranju.

Ukupna obveza preuzima se najkasnije prije donošenja odluke o odabiru korisnika i, kada izvršavanje predmetnih odobrenih sredstva podrazumijeva usvajanje programa rada u smislu članka 166., odmah nakon usvajanja programa rada.

2. Kada se ukupna obveza izvršava sklapanjem sporazuma o financiranju, ne primjenjuje se stavak 1 drugi podstavak.

Članak 93.

Opoziv obveze ako u tri godine nema plaćanja

(Članak 77. Financijske uredbe)

Opoziva se iznos proračunske obveze koja odgovara pravnoj obvezi za koju plaćanje u smislu članka 81. Financijske uredbe nije izvršeno u razdoblju od tri godine od preuzimanja pravne obveze.

Članak 94.

Jedinstvenost potpisa

(Članak 76. Financijske uredbe)

1. Od pravila da može biti samo jedan potpisnik za proračunske obveze i za odgovarajuće pravne obveze, moguć je odstupiti samo u sljedećim slučajevima:

(a) kod okvirnih obveza;

(b) kada se ukupne obveze odnose na sporazume o financiranju s trećim zemljama;

(c) kada odluka institucije predstavlja pravnu obvezu;

(d) kada se ukupna obveza izvršava pomoću nekoliko pravnih obveza, za koje su odgovorni različiti dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti;

(e) kada u vezi s raspoloživim knjigama blagajne za vanjska djelovanja, pravne obveze moraju potpisati članovi osoblja lokalnih jedinica iz članka 254.

2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koji je potpisao proračunsku obvezu nije dostupan ili ostane nedostupan tijekom razdoblja koje nije spojivo s rokom za preuzimanje pravne obveze, tu pravnu obvezu preuzima osoba određena prema pravilima imenovanja z