HR Službeni list Europske unije 261

32009D0936



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE 30.11.2009.

ODLUKA VIJEĆA 2009/936/PUP

od 30. studenoga 2009.

o donošenju provedbenih pravila za analitičke radne datoteke Europola

VIJEĆE EUROPSKE UNIJE

uzimajući u obzir Odluku Vijeća 2009/371/PUP od 6. travnja 2009. o osnivanju Europskog policijskog ureda (Europol) (1) („Odluka o Europolu”), a posebno njezin članak 14. stavak 1. i članak 59. stavak 1. točku (b),

vodeći računa o Konvenciji za zaštitu pojedinaca u vezi s automatskom obradom osobnih podataka, koju je Vijeće Europe usvojilo 28. siječnja 1981.,

vodeći računa o Preporuci br. R(87)15 Odbora ministara o uređenju uporabe osobnih podataka u policijskom sektoru, koju je Vijeće Europe usvojilo 17. rujna 1987.,

uzimajući u obzir nacrt pravila za analitičke radne datoteke Europola, koji je dostavio upravni odbor,

uzimajući u obzir Mišljenje Europskog parlamenta,

budući da Vijeće, djelujući kvalificiranom većinom nakon savjetovanja s Europskim parlamentom, donosi provedbena pravila za analitičke radne datoteke (dalje u tekstu „pravila”),

ODLUČILO JE:

POGLAVLJE I.

OPĆA NAČELA

Članak 1.

Definicije

Za potrebe ovih pravila:

(a) „osobni podaci” znači svaka informacija povezana s osobom čiji je identitet utvrđen ili ga je moguće utvrditi; „osoba čiji je identitet moguće utvrditi” je osoba koju je moguće identificirati, izravno ili neizravno, posebno upućivanjem na identifikacijski broj ili na jedan ili više čimbenika koji su specifični za njegov fizički, fiziološki, duševni, ekonomski, kulturalni ili socijalni identitet;

(b) „analitička radna datoteka” znači datoteka otvorena za potrebe analize, kako je navedena u članku 14. stavku 1. Odluke o Europolu;

(c) „analiza” znači prikupljanje, obrada ili uporaba podataka radi pomaganja u kaznenim istragama, u skladu s člankom 14. stavkom 2. Odluke o Europolu;

(d) „sudionici u analitičkim skupinama” znači analitičari i drugo osoblje Europola koje imenuje ravnatelj, kao i časnici za vezu i/ili stručnjaci iz država članica koje dostavljaju informacije ili na koje se odnosi analiza u smislu članka 14. stavka 4. Odluke o Europolu;

(e) „obrada osobnih podataka” ili „obrada” znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavlja(ju) u vezi s osobnim podacima, automatskim sredstvima ili bez njih, kao što je prikupljanje, bilježenje, uređivanje, pohranjivanje, prilagođivanje ili izmjena, dohvat, konzultiranje, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanje na raspolaganje na drugi način, prilagodba ili kombiniranje, blokiranje, brisanje ili uništavanje.

Članak 2.

Područje primjene

Pravila utvrđena u ovoj Odluci primjenjuju se na obradu podataka za potrebe analize iz članka 14. stavka 1. Odluke o Europolu.

Članak 3.

Podaci dostavljeni za potrebe analize

1. U skladu s člankom 8. stavkom 2. i člankom 14. stavkom 3. Odluke o Europolu, podatke dostavljene za potrebe analize u strukturiranom ili nestrukturiranom obliku priopćavaju nacionalne jedinice ili ih, ovisno o stupnju njihove hitnosti, Europolu mogu uputiti izravno imenovana nadležna tijela, kako bi bili uključeni u analitičku radnu datoteku. Država članica koja dostavlja podatke obavješćuje Europol, na općenit način ili uz precizne uvjete, o svrsi njihova dostavljanja, kao i o svakom ograničenju njihove uporabe, brisanja ili uništavanja, uključujući i moguća ograničenja pristupa tim podacima. Ta država članica može kasnije obavijestiti Europol o svim takvim ograničenjima.

Europol osigurava da treće stranke koje dostavljaju takve podatke obavijeste Europol o svrsi njihova dostavljanja te o svim mogućim ograničenjima njihove uporabe.

Nakon primitka takvih podataka, u najkraćem mogućem roku, određuje se u kojoj mjeri se ti podaci uključuju u određenu datoteku.

2. U skladu s člankom 29. stavkom 1. Odluke o Europolu, za podatke iz stavka 1. odgovorna je država članica koja ih je dostavila te podliježu nacionalnom zakonodavstvu te države članice sve dok ne budu uključeni u analitičku radnu datoteku. Time se ne dovodi u pitanje odgovornost Europola za podatke, kako je to utvrđeno u drugom i trećem podstavku.

Europol je dužan osigurati da se pristup tim podacima osigura samo državama članicama koje su ih dostavile ili analitičarima i drugom osoblju Europola, koje imenuje ravnatelj u skladu s člankom 14. stavkom 2. točkom (a) Odluke o Europolu, radi određivanja smiju li se podaci uključiti u analitičku radnu datoteku.

Ako Europol, nakon procjene dostavljenih podataka, ima razlog pretpostaviti da su ti podaci netočni ili zastarjeli, o tome obavješćuje državu članicu koja ih je dostavila.

3. Za podatke koji, nakon procjene, nisu odabrani za uključivanje u analitičku radnu datoteku kao i za idatoteke u papirnatom obliku te dokumente koji sadrže podatke uključene u analitičku radnu datoteku, odgovorna je država članica koja je podatke dostavila u skladu s člankom 29. stavkom 1. Odluke o Europolu, te oni podliježu njezinome nacionalnom zakonodavstvu. Time se ne dovode u pitanje odgovornosti Europola, kako su utvrđene u Odluci o Europolu.

Europol je odgovoran za to da se osigura pohranjivanje tih podataka, datoteka u papirnatom obliku i dokumenata iz prvog podstavka odvojeno od analitičkih radnih datoteka te da im pristupiti mogu samo države članice koje su podatke dostavile ili analitičari i drugo osoblje Europola, koje imenuje ravnatelj u skladu s člankom 14. stavkom 2. točkom (a) Odluke o Europolu, za potrebe:

(a) njihovog naknadnog uključivanja u analitičku radnu datoteku;

(b) provjere točnosti i važnosti podataka koji su već uključeni u analitičku radnu datoteku; ili

(c) provjere ispunjavanja uvjeta koji su sadržani u ovim pravilima ili u Odluci o Europolu.

Tim podacima je moguće pristupiti, ako je to u interesu osobe na koju se podaci odnose i kojoj je potrebna zaštita. U tom slučaju, podaci se mogu koristiti samo uz suglasnost dotičnog pojedinca.

Takvi podaci, datoteke u papirnatom obliku i dokumenti vraćaju se državi članici koja ih je dostavila ili se brišu ili uništavaju ako više nisu potrebni za potrebe određene u ovom članku. U svakom slučaju moraju se izbrisati ili uništiti nakon zatvaranja analitičke radne datoteke.

4. Ako je podatke iz stavka 1. dostavila treća stranka, Europol je dužan osigurati da se na takve podatke primjene načela utvrđena ovim člankom, pridržavajući se pravila koja su utvrđena u skladu s člankom 26. Odluke o Europolu.

Članak 4.

Obrada podataka

1. Ako je to potrebno radi postizanja cilja utvrđenog u članku 3. Odluke o Europolu, Europol osobne podatke iz članaka 5. i 6. ovih pravila može obrađivati u mjeri u kojoj su oni primjereni, točni, važni i ako nisu prekomjerni s obzirom na svrhu analitičke radne datoteke u koju su uključeni te pod uvjetom da se čuvaju samo dok su potrebni u tu svrhu. Potreba za daljnjim čuvanjem podataka za potrebe analitičke radne datoteke redovito se preispituje u skladu s člankom 7. ovih pravila i člankom 20. Odluke o Europolu.

2. Svaka država članica uključena u projekt analize odlučuje, u skladu sa svojim nacionalnim zakonodavstvom, kako je to utvrđeno u članku 14. stavku 3. Odluke o Europolu, u kojoj mjeri može dostavljati takve podatke.

Članak 5.

Nalozi za otvaranje analitičkih radnih datoteka

1. U svakom nalogu za otvaranje analitičkih radnih datoteka, kako je navedeno u članku 16. Odluke o Europolu, ravnatelj navodi koje kategorije osobnih podataka iz članka 6. ovih pravila on smatra nužnim za potrebe dotične analitičke radne datoteke.

2. Ravnatelj u nalogu iz stavka 1. također navodi, hoće li se podaci kojima se otkrivaju rasna ili etnička pripadnost, politička mišljenja, vjerska ili filozofska uvjerenja ili članstvo u sindikatu te podaci o zdravlju i spolnom životu uvrstiti u analitičku radnu datoteku u okviru kategorija iz članka 6. te zašto se smatra da su takvi podaci prijeko potrebni za dotičnu analitičku radnu datoteku. Takvi podaci mogu se obrađivati samo kao dopuna drugim osobnim podacima koji su već uneseni u tu datoteku.

Ako se podaci iz prvoga podstavka odnose na kategorije osoba iz članka 6. stavaka 3. do 6., u nalog za otvaranje datoteke treba dodati posebne razloge za dobivanje takvih podataka, a takvi se podaci obrađuju samo na izričit zahtjev dvaju ili više država članica koje sudjeluju u projektu analize. Dotični podaci brišu se u trenutku kada više nisu potrebni za svrhu radi koje su pohranjeni.

3. Nalozi za otvaranje analitičke radne datoteke, uključujući kasnije njihove izmjene, donose se u skladu s postupkom utvrđenim u članku 16. Odluke o Europolu.

Članak 6.

Osobni podaci u analitičkim radnim datotekama

1. Kada god su u analitičkim radnim datotekama pohranjeni osobni podaci, dodaje se napomena o kategoriji osoba na koje se ti podaci odnose.

2. U kategorijama osoba iz članka 14. stavka 1. točke (a) Odluke o Europolu mogu se obrađivati sljedeće kategorije osobnih podataka, uključujući i povezane administrativne podatke:

(a) Osobni podaci: 1. sadašnje prezime i bivša prezimena 2. sadašnje ime i bivša imena 3. djevojačko prezime 4. ime oca (ako je potrebno za utvrđivanje identiteta) 5. ime majke (ako je potrebno za utvrđivanje identiteta) 6. spol 7. datum rođenja 8. mjesto rođenja 9. državljanstvo 10. bračno stanje 11. alias 12. nadimak 13. preuzeto ili lažno ime 14. sadašnje ili bivše boravište i/ili domicil;

(b) Fizički opis: 1. fizički opis 2. osobni znaci (oznake/ožiljci/tetovaže itd.);

(c) Način identifikacije: 1. osobni dokumenti/vozačka dozvola 2. broj nacionalne osobne iskaznice/broj putovnice 3. nacionalni identifikacijski broj/broj socijalnog osiguranja, ako je primjenjivo 4. vizualne slike i druge informacije o izgledu 5. identifikacijske informacije s područja sudske medicine kao što su to otisci prstiju, profil DNK (utvrđen na temelju nekodirajućega dijela DNK), profil glasa, krvna grupa, informacije o zubima;

(d) Zanimanje i vještine: 1. sadašnje zaposlenje i zanimanje 2. bivše zaposlenje i zanimanje 3. obrazovanje (škola/sveučilište/strukovna izobrazba) 4. kvalifikacije 5. vještine i ostala područja znanja (jezici/ostalo);

(e) Ekonomske i financijske informacije: 1. financijski podaci (bankovni računi i kodovi, kreditne kartice itd.) 2. gotovina 3. dionice/druga imovina 4. podaci o imovini 5. povezanost s trgovačkim društvima 6. veze u području bankovnog i kreditnog poslovanja 7. porezni status 8. druge informacije kojima se otkriva financijsko poslovanje pojedine osobe;

(f) Podaci o ponašanju: 1. životni stil (kao što je življenje iznad svojih mogućnosti) i svakodnevnica 2. mjesta na kojima se osoba kreće 3. mjesta koja osoba često posjećuje 4. oružje i drugi opasni predmeti 5. stupanj opasnosti 6. posebni rizici, kao što je to vjerojatnost bijega, uporaba dvojnih agenata, veze s osobljem tijela za izvršavanje zakona 7. osobine i profili u vezi s kaznenim djelima 8. zlouporaba droga;

(g) Kontakti i suradnici, uključujući vrstu i narav kontakta ili veze;

(h) Korištena sredstva komunikacije, kao što su telefon (fiksni/pokretni), faks, pozivnik, elektronička pošta, poštanske adrese, povezanost(i) internetom;

(i) Korištena prometna sredstva, kao što su vozila, brodice, zrakoplovi, uključujući informacije o identitetu tih prometnih sredstava (registarski brojevi);

(j) Informacije o kriminalnim aktivnostima, koje su u nadležnosti Europola, u skladu s člankom 4. Odluke o Europolu: 1. prijašnje osude 2. sumnja na umiješanost u kriminalne aktivnosti 3. modi operandi 4. sredstva koja su bila ili mogu biti upotrijebljena za pripremanje i/ili počinjenje kaznenih djela 5. članstvo u kriminalnim skupinama/organizacijama i položaj u skupini/organizaciji 6. uloga u kriminalnoj organizaciji 7. zemljopisni raspon kriminalnih aktivnosti 8. materijal prikupljen tijekom istrage, npr. video snimci i fotografije;

(k) Upućivanja na druge baze podataka u kojima se čuvaju informacije o dotičnoj osobi: 1. Europol 2. policijska/carinska tijela 3. druga tijela za izvršavanje zakona 4. međunarodne organizacije 5. javni subjekti 6. privatni subjekti;

(l) Informacije o pravnim osobama koje su povezane s podacima iz točaka (e) i (j): 1. naziv pravne osobe 2. sjedište 3. datum i mjesto osnivanja 4. upravni registracijski broj 5. pravni oblik 6. kapital 7. područje djelatnosti 8. nacionalna i međunarodna društva kćeri 9. direktori 10. povezanost s bankama.

3. „Kontakti i suradnici” kako su navedeni u članku 14. stavku 1. točki (d) Odluke o Europolu su osobe, za koje postoje dovoljni razlozi vjerovati da se od njih mogu dobiti informacije koje se odnose na osobe iz stavka 2. ovog članka i koje su značajne za analizu, pod uvjetom da nisu uključene u jednu od kategorija osoba iz stavaka 2., 4., 5. ili 6. „Kontakti” su one osobe koje povremeno dolaze u doticaj s osobama iz stavka 2. „Suradnici” su osobe koje redovito dolaze u doticaj s osobama iz stavka 2.

U vezi s kontaktima i suradnicima, podaci iz stavka 2. mogu se, prema potrebi, čuvati, ako postoje razlozi za pretpostavku da su takvi podaci potrebni za analizu uloge tih osoba kao kontakata ili suradnika.

U tom kontekstu, poštuje se sljedeće:

(a) odnos tih osoba s osobama iz članka 14. stavka 1. točke (a) Odluke o Europolu pojašnjava se u najkraćem mogućem roku;

(b) ako se pretpostavka o postojanju odnosa između tih osoba i osoba iz članka 14. stavka 1. točke (a) Odluke o Europolu pokaže neutemeljenom, podaci se bez odlaganja brišu;

(c) ako su te osobe osumnjičene za počinjenje kaznenih djela koja su u nadležnosti Europola u skladu s člankom 4. Odluke o Europolu ili ako su bile osuđene za takva kaznena djela ili ako, prema nacionalnom pravu dotične države članice, postoje činjenične naznake ili opravdani razlozi za vjerovanje da će počiniti takvo kazneno djelo, mogu se pohraniti svi podaci na temelju stavka 2.;

(d) podaci o kontaktima i suradnicima kontakata kao i podaci o kontaktima i suradnicima suradnika se ne pohranjuju, uz iznimku podataka o vrsti i naravi njihovih kontakata ili veza s osobama iz stavka 2.;

(e) ako pojašnjenje na temelju prethodnih točki nije moguće, to se uzima u obzir prilikom odlučivanja o potrebi i opsegu pohrane za daljnje analize.

4. U vezi s osobama koje su bile žrtve jednoga od razmatranih kaznenih djela ili za koje, na temelju nekih činjenica, postoje razlozi za vjerovanje da bi mogle postati žrtve takvog kaznenog djela, kako je navedeno u članku 14. stavku 1. točki (c), mogu se pohranjivati podaci iz stavka 2. točke (a) podstavka 1. do točke (c) podstavka 3. ovog članka, kao i sljedeće kategorije podataka:

(a) identifikacijski podaci žrtve;

(b) razlozi za viktimizaciju;

(c) šteta (fizička/financijska/psihološka/druga);

(d) treba li zajamčiti anonimnost;

(e) je li moguće sudjelovanje na sudskoj raspravi;

(f) informacije povezane s kaznenim djelovanjem koje su dale osobe iz članka 14. stavka 1. točke (c) Odluke o Europolu, ili su dobivene preko tih osoba, uključujući informacije o njihovim odnosima s drugim osobama, ako je to potrebno za identifikaciju osoba iz članka 12. stavka 1. Odluke o Europolu.

Prema potrebi mogu se pohraniti i drugi podaci iz stavka 2., ako postoje razlozi za pretpostavku da su ti podaci potrebni za analizu uloge dotične osobe kao žrtve ili potencijalne žrtve.

Podaci koji nisu potrebni za daljnju analizu se brišu.

5. U vezi s osobama koje bi, kako je navedeno u članku 14. stavku 1. točki (b) Odluke o Europolu, mogle biti pozvane svjedočiti u istragama povezanima s razmatranim kaznenim djelima ili u daljnjim kaznenim postupcima, mogu se pohraniti podaci iz stavka 2 točke (a) podstavka 1. do točke (c) podstavka 3. ovog članka, kao i kategorije podataka koji ispunjavaju sljedeće kriterije:

(a) informacije povezane s kaznenim djelovanjem su dale takve osobe, uključujući informacije o njihovim odnosima s drugim osobama koje su uključene u analitičku radnu datoteku;

(b) treba li zajamčiti anonimnost;

(c) treba li zajamčiti zaštitu i tko ju jamči;

(d) novi identitet;

(e) je li moguće sudjelovanje na sudskoj raspravi.

Prema potrebi mogu se pohraniti i drugi podaci iz stavka 2., ako postoje razlozi za pretpostavku da su ti podaci potrebni za analizu uloge dotične osobe kao svjedoka.

Podaci koji nisu potrebni za daljnju analizu se brišu.

6. U vezi s osobama koje, kako je navedeno u članku 14. stavku 1. točki (e) Odluke o Europolu, mogu dostaviti informacije o razmatranim kaznenim djelima, mogu se pohraniti podaci iz stavka 2. točke (a) podstavka 1. do točke (c) podstavka 3. ovog članka, kao i kategorije podataka koji ispunjavaju sljedeće kriterije:

(a) kodirani osobni podaci;

(b) vrsta dostavljenih podataka;

(c) treba li zajamčiti anonimnost;

(d) treba li zajamčiti zaštitu i tko ju jamči;

(e) novi identitet;

(f) je li moguće sudjelovanje na sudskoj raspravi;

(g) negativna iskustva;

(h) nagrade (financijske nagrade/pogodnosti).

Prema potrebi mogu se pohraniti i drugi podaci iz stavka 2., ako postoje razlozi za pretpostavku da su ti podaci potrebni za analizu uloge dotične osobe kao pouzdanika.

Podaci koji nisu potrebni za daljnju analizu se brišu.

7. Ako u bilo kojem trenutku tijekom analize, na temelju ozbiljnih i potvrđenih naznaka, postane jasno da bi osoba koja je uključena u analitičku radnu datoteku trebala biti uključena u drugu kategoriju osoba iz ovog članka, a ne u kategoriju u koju je bila prvotno uključena, Europol može obrađivati samo one podatke o toj osobi koji su dopušteni u skladu s tom novom kategorijom, a svi ostali podaci se brišu.

Ako, na temelju takvih naznaka, postane jasno da osoba treba biti uključena u dvije ili više različitih kategorija iz ovog članka, Europol može obrađivati sve podatke koji su dopušteni u okviru takvih kategorija.

Članak 7.

Rokovi za ispitivanje podataka i trajanje pohrane

1. Kada se, u skladu s člankom 20. Odluke o Europolu, donese odluka o tome treba li nastaviti s pohranom osobnih podataka iz članka 6. ovih pravila, potrebno je odvagnuti interese Europola u izvršavanju njegovih zadaća s legitimnim interesima zaštite podataka pojedinca o kojem se pohranjuju podaci.

Potreba za nastavkom pohrane svih osobnih podataka uključenih u analitičku radnu datoteku preispituje se, u skladu s člankom 20. Odluke o Europolu, najkasnije tri godine nakon unosa ili posljednjega pregleda podataka. Neovisno o tom preispitivanju, potreba za nastavkom pohrane preispituje se i ako nastanu okolnosti koje ukazuju na to da bi te podatke trebalo izbrisati ili ispraviti.

Prilikom preispitivanja vodi se računa o potrebi za zadržavanjem podataka s obzirom na zaključke istrage pojedinog slučaja; konačna sudska odluka – posebno odluka o oslobađanju, nalog za rehabilitaciju, odslužena kazna, pomilovanje – starost osobe na koju se podaci odnose i posebne kategorije podataka.

2. Europol, u skladu s člankom 16. stavkom 3. Odluke o Europolu, preispituje potrebu za daljnjim postojanjem analitičke radne datoteke. Ravnatelj, na temelju toga preispitivanja, donosi odluku o nastavku postojanja ili o zatvaranju datoteke. Ravnatelj odmah obavješćuje upravni odbor i zajedničko nadzorno tijelo o elementima u datoteci koji opravdavaju prijeku potrebu za njezinim daljnjim postojanjem.

3. Ako kazneni postupci protiv osoba iz članka 6. stavka 2. završe sudskom odlukom ili kako drukčije, bez mogućnosti žalbe, i kada dotična država članica ili treća stranka o toj odluci obavijesti Europol, Europol provjerava mogu li se podaci na koje takva odluka utječe i dalje pohranjivati, mijenjati ili koristiti. Ako je moguće, na temelju razloga u prilog odluke ili na temelju drugih obavještajnih podataka, pretpostaviti da dotična osoba nije počinila kazneno djelo ili ga nije počinila nezakonito ili ako razlozi za odluku to pitanje ostavljaju otvorenim, podaci na koje takva odluka utječe se brišu, osim ako postoje bitni razlozi za pretpostavku da su oni i dalje važni za potrebe analitičke radne datoteke. U tom slučaju se informacije koje se odnose na sudsku odluku dodaju podacima koji su već uključeni u datoteku. Nadalje, ti podaci se mogu obrađivati i čuvati samo poštujući kontekst i izricanje gore navedene odluke te prava koja ta odluka daje dotičnoj osobi.

4. Osobne podatke nije moguće zadržavati za razdoblje dulje od onoga koje je navedeno u članku 20. stavku 1. Odluke o Europolu. Ako se, kao posljedica nastavljanja analitičke datoteke, podaci o osobama iz članka 6. stavaka 3. do 6. pohranjuju u datoteci za razdoblje dulje od pet godina, o tome se na odgovarajući način obavješćuje zajedničko nadzorno tijelo iz članka 34. stavka 1. Odluke o Europolu.

5. Ako zajedničko nadzorno tijelo, tijekom preispitivanja aktivnosti Europola, otkrije da se osobni podaci čuvaju na način kojim se krše ova pravila, zajedničko nadzorno tijelo, ako smatra to potrebnim, o tome obavješćuje ravnatelja, u skladu s člankom 34. stavkom 4. Odluke o Europolu.

Ako zajedničko nadzorno tijelo, u skladu s člankom 34. stavkom 4., pitanje o pohrani, obradi ili uporabi osobnih podataka proslijedi upravnom odboru, prijenos dotičnih podataka zabranjuje se bez prethodnog odobrenja upravnog odbora. Ravnatelj, u iznimnim slučajevima, može odobriti prijenos tih podataka prije odobrenja upravnog odbora, ako smatra to prijeko potrebnim radi zaštite bitnih interesa dotičnih država članica koji su u okviru ciljeva Europola ili u interesu sprečavanja neposredne opasnosti povezane s kaznenim ili terorističkim djelima. U takvim slučajevima, odobrenje ravnatelja se navodi u dokumentu koji se šalje upravnom odboru i zajedničkom nadzornom tijelu.

Članak 8.

Uključivanje trećih stranaka

Europol može, pod uvjetima koji su utvrđeni u članku 14. stavku 8. Odluke o Europolu, uključiti stručnjake institucija, tijela, ureda i agencija iz članka 22. stavka 1. navedene Odluke, te stručnjake trećih država i organizacija iz članka 23. stavka 1. navedene Odluke, u aktivnosti analitičke skupine.

Ravnatelj sa subjektima iz prvoga podstavka sklapa aranžman u skladu s pravilima kojima se uređuju takvi aranžmani kako odredi upravni odbor. Podrobnosti tih aranžmana šalju se upravnom odboru i zajedničkom nadzornom tijelu. Zajedničko nadzorno tijelo može upravnom odboru uputiti sve primjedbe koje smatra potrebnim.

Članak 9.

Prikupljanje i bilježenje podataka

Podaci koji se pohranjeni u datotekama za potrebe analize razlikuju se s obzirom na razvrstavanje izvora podataka na temelju ocjene te s obzirom na stupanj točnosti ili pouzdanosti informacija, u skladu s člankom 11. Podaci koji se temelje na činjenicama razlikuju se od podataka koji se temelje na mišljenjima ili osobnim ocjenama.

Članak 10.

Interna zaštita podataka

Ravnatelj poduzima mjere potrebne za osiguranje usklađenosti s ovim pravilima i s drugim odredbama o zaštiti podataka. U tu svrhu, ravnatelj se savjetuje sa službenikom za zaštitu podataka iz članka 28. Odluke o Europolu.

POGLAVLJE II.

KLASIFIKACIJA

Članak 11.

Vrste analitičkih radnih datoteka

Analitičke radne datoteke mogu biti:

(a) opće ili strateške, čiji je cilj obrada bitnih informacija o određenom problemu ili razvijanje ili poboljšavanje inicijativa nadležnih tijela, kako je to definirano u članku 3. Odluke o Europolu;

(b) operativne, čiji je cilj dobivanje informacija o jednoj ili više kriminalnih aktivnosti iz članka 3. Odluke o Europolu, koje su povezane s određenim predmetom, osobom ili organizacijom, kako bi, u skladu s člankom 14. stavkom 2. Odluke o Europolu, započeli s bilateralnim ili multilateralnim međunarodnim istragama, pomagali u njima ili ih zaključili, pod uvjetom da se među dotičnim strankama nalaze dvije ili više država članica.

Članak 12.

Ocjena izvora i informacija

1. Izvor informacija iz države članice ocjenjuje, ako je to moguće, država članica koja dostavlja informacije, pri čemu koristi sljedeće oznake za ocjenu izvora:

(A) : kada ne postoji sumnja u vjerodostojnost, pouzdanost i nadležnost izvora ili ako je informaciju dostavio izvor čija se pouzdanost potvrdila u svim slučajevima; (B) : kada informacije dostavlja izvor koji se uglavnom pokazao pouzdanim; (C) : kada informacije dostavlja izvor koji se uglavnom pokazao nepouzdanim; (X) : kada pouzdanost izvora nije moguće ocijeniti.

2. Informacije koje dolaze iz države članice, ako je to moguće, ocjenjuje država članica koja informacije dostavlja na temelju njihove pouzdanosti koristeći sljedeće oznake za ocjenu informacija:

(1) : informacije čija je točnost izvan svake sumnje; (2) : informacije koje su izvoru poznate osobno ali nisu poznate osobno službeniku koji ih prenosi; (3) : informacije koje izvoru nisu poznate osobno ali ih potvrđuju druge već zabilježene informacije; (4) : informacije koje izvoru nisu poznate osobno i ne mogu biti potvrđene.

3. Ako Europol, na temelju informacija koje već posjeduje, dođe do zaključka da ocjenu treba ispraviti, o tome obavješćuje dotičnu državu članicu i pokušava se dogovoriti o promjeni ocjene. Europol bez takvog dogovora ne mijenja ocjenu.

4. Ako Europol od države članice dobije podatke ili informacije bez ocjene, Europol pokušava, koliko je to moguće, ocijeniti pouzdanost izvora ili informacije na temelju informacija koje već posjeduje. Specifične podatke i informacije mora ocijeniti u dogovoru s državom članicom koja ih je dostavila. Država članica i Europol mogu se na općenit način dogovoriti o ocjeni određenih vrsta podataka i određenih izvora. O takvim općim dogovorima se obavješćuje upravni odbor. Ako su informacije Europolu dostavljene na temelju takvih općih dogovora, to se na odgovarajući način naznačuje.

Ako u određenom slučaju nije postignut nikakav dogovor ili ako ne postoji nikakav općeniti dogovor, Europol informacije ili podatke ocjenjuje s oznakom (X) iz stavka 1. i oznakom (4) iz stavka 2.

5. Ako Europol podatke ili informacije dobije od treće stranke, na odgovarajući način se primjenjuje ovaj članak.

6. Ako su informacije, koje su uključene u analitičku radnu datoteku, nastale na temelju analize, Europol takve informacije ocjenjuje u skladu s ovim člankom te uz suglasnost država članica koje sudjeluju u analizi.

POGLAVLJE III.

PRAVILA ZA UPORABU ANALITIČKIH RADNIH DATOTEKA I PODATAKA ZA ANALIZU

Članak 13.

Otvaranje analitičkih radnih datoteka

1. Analitičke radne datoteke otvaraju se na inicijativu Europola ili na zahtjev država članica koje dostavljaju podatke, u skladu s postupkom iz članka 16. Odluke o Europolu.

2. Upravni odbor može pozvati predstavnike zajedničkog nadzornog odbora da sudjeluju u raspravama o nalozima za otvaranje analitičkih radnih datoteka.

3. U skladu s člankom 16. stavkom 2. Odluke o Europolu, s aktivnostima analize i širenja rezultata analize može se početi odmah nakon otvaranja analitičke datoteke. Ako upravni odbor naloži ravnatelju da izmijeni nalog o otvaranju ili da zatvori datoteku, u skladu s člankom 16. stavkom 4. Odluke o Europolu, podaci koji se ne smiju uključiti u datoteku ili, ako datoteku treba zatvoriti, svi podaci u toj datoteci, odmah se brišu.

4. Ako tijekom analize postane potrebno izmijeniti nalog o otvaranju analitičke radne datoteke, na odgovarajući način se primjenjuju postupci iz članka 16. Odluke o Europolu i iz ovog članka.

Članak 14.

Dohvat podataka

1. U skladu s člankom 14. stavkom 2. točkom (b) Odluke o Europolu, onima koji sudjeluju u analitičkom projektu odobrava se dohvat podataka samo ako im za to Europol dodijeli akreditaciju i nakon što prođu kroz osposobljavanje vezano za njihove specifične obveze u okviru Europolovog pravnog okvira.

2. U skladu s drugim podstavkom članka 14. stavka 2. Odluke o Europolu, svi sudionici u analitičkoj skupini mogu dohvatiti podatke koji se nalaze u datoteci. Analitička skupina jednoglasno odlučuje o opsegu toga dohvata i o njegovim uvjetima i ograničenjima.

Članak 15.

Prijenos podataka ili informacija koji se čuvaju u analitičkim radnim datotekama

1. Prijenos osobnih podataka iz analitičkih radnih datoteka bilo kojoj državi članici ili trećoj stranci evidentira se u dotičnoj datoteci.

Europol, u suradnji s državom članicom ili trećom strankom, koja je podatke dostavila, prema potrebi, a najkasnije prilikom prijenosa, provjerava jesu li podaci točni i sukladni Odluci o Europolu.

Koliko je to moguće, prilikom svakoga slanja potrebno je navesti sudske odluke, kao i odluke o tomu da se neće pokrenuti kazneni postupak. Podaci koji se temelje na mišljenjima ili osobnim ocjenama, prije njihova prijenosa i prije nego što se označi stupanj njihove točnosti i pouzdanosti, provjeravaju se u suradnji s državom članicom ili trećom strankom koja ih je dostavila.

Država članica koja podatke zaprima obavješćuje državu članicu koja podatke prenosi, na njezin zahtjev, o uporabi prenesenih podataka i o rezultatima te uporabe, ako to dopušta nacionalno zakonodavstvo države članice koja podatke prima.

Ako za uporabu podataka postoje ikakva ograničenja na temelju članka 19. Odluke o Europolu, takva ograničenja evidentiraju se zajedno s podacima, a o tome se obavješćuju primatelji rezultata analize.

2. Ako Europol, nakon unosa podataka u analitičku radnu datoteku, ustanovi da se ti podaci odnose na osobu ili predmet o kojima su podaci već uneseni u datoteku, a koje je proslijedila druga država članica ili treća stranka, dotična država članica ili treća stranka, u skladu s člankom 14. stavkom 7. Odluke o Europolu, se odmah obavješćuje o identifikaciji te poveznice.

Članak 16.

Nadzorni postupci

Upravni odbor, kako bi ispunio zahtjev za sigurnošću podataka iz članka 35. Odluke o Europolu i kako bi zajamčio sigurnu obradu podataka u smislu ovih pravila, nakon savjetovanja sa sigurnosnim odborom, u skladu s člankom 8. Pravila o povjerljivosti informacija Europola, donesenih Odlukom Vijeća 2009/…/PUP od 30. studenoga 2009. (2), dodjeljuje akreditaciju analitičkom sustavu, kako je to predviđeno člankom 4. stavkom 2. ovih pravila. Akreditacija se dodjeljuje na temelju Specifičnih sigurnosnih uvjeta sustava i druge sigurnosne dokumentacije, koju upravni odbor smatra potrebnom.

Članak 17.

Uporaba i pohrana podataka za analizu i rezultata analize

1. Svi osobni podaci i rezultati analize koji se prenose iz analitičke radne datoteke mogu se koristiti samo u skladu sa svrhom te datoteke ili za potrebe sprečavanja i suzbijanja ostalih teških oblika kriminala, te u skladu s mogućim ograničenjima uporabe koja, na temelju članka 19. stavkom 2. Odluke o Europolu, odredi država članica. Podaci iz članka 5. stavka 2. ovih pravila mogu se prenijeti samo uz suglasnost države članice koja je takve podatke dostavila.

2. Nakon zatvaranja analitičke radne datoteke, Europol sve u njoj sadržane podatke pohranjuje u odvojenoj datoteci koja je dostupna samo za potrebe unutarnjeg ili vanjskog nadzora. Ne dovodeći u pitanje članak 20. stavak 4. Odluke o Europolu, takvi se podaci čuvaju najdulje 18 mjeseci nakon zatvaranja analitičke radne datoteke.

3. Europol rezultate analitičke radne datoteke može u elektroničkom obliku pohraniti za razdoblje od najdulje tri godine od datuma zatvaranja dotične datoteke, pod uvjetom da su pohranjeni u odvojenu datoteku i da se ne dopunjuju novim podacima. Po isteku toga razdoblja, rezultati se mogu pohraniti samo u obliku papirnatih dokumenata.

Članak 18.

Združivanje datoteka i razmjena informacija među datotekama

1. Ako se pokaže da informacije sadržane u jednoj analitičkoj radnoj datoteci mogu biti bitne i za druge analitičke radne datoteke, primjenjuju se sljedeći postupci:

(a) ako se predlaže potpuno združivanje informacija iz dvaju datoteka, uspostavlja se nova datoteka koja sadrži sve informacije iz obaju datoteka, u skladu s člankom 16. Odluke o Europolu. Odluku o združivanju dviju datoteka donose svi koji su sudjelovali prilikom nastanka prvotnih datoteka. U tom slučaju se prvotne datoteke zatvaraju;

(b) ako su neke informacije iz jedne datoteke bitne za drugu datoteku, pružatelji tih informacija odlučuju, mogu li se te informacije poslati u tu drugu datoteku.

2. U okolnostima iz stavka 1., na rokove za pregled podataka koji se iz jedne analitičke radne datoteke šalju u drugu ne utječe takav prijenos.

Članak 19.

Nova tehnička sredstva

Nova tehnička sredstva za obradu podataka za potrebe analize mogu biti uvedena samo ako su donesene sve odgovarajuće mjere kojima se osigurava da njihova uporaba bude u skladu s pravilima o zaštiti osobnih podataka koja se primjenjuju na Europol. Ravnatelj se prethodno savjetuje sa zajedničkim nadzornim tijelom u svim slučajevima u kojima bi uvođenje takvih tehničkih sredstava prouzročilo poteškoće u primjeni pravila o zaštiti podataka.

POGLAVLJE IV.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 20.

Preispitivanje pravila

Ova se pravila ocjenjuju do 1. siječnja 2013. pod nadzorom upravnog odbora.

Upravni odbor razmatra sve prijedloge za izmjenu ovih pravila, koje potom usvaja Vijeće u skladu s postupkom iz trećega podstavka članka 14. stavka 1. Odluke o Europolu.

Članak 21.

Stupanje na snagu

Ova pravila stupaju na snagu 1. siječnja 2010.

Sastavljeno u Bruxellesu 30. studenoga 2009. Za Vijeće Predsjednica B. ASK

(1) SL L 121, 15.5.2009., str. 37.

(2) Još nije objavljeno u Službenom listu.