6.

Prilog XI. zamjenjuje se sljedećim: „PRILOG XI. PRAVILA O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA – EUROPSKI FOND ZA POVRATAK I. Opća načela I.1. Temeljna načela 1. U skladu s temeljnim aktom, da bi izdaci bili prihvatljivi, moraju: (a) biti u okviru područja primjene Fonda i njegovih ciljeva, kako su opisani u člancima 1.,2. i 3. temeljnog akta; (b) biti u okviru prihvatljivih aktivnosti i mjera iz članaka 4. i 5. temeljnog akta; (c) biti potrebni za izvršavanje aktivnosti obuhvaćenih projektom, koji je sastavni dio višegodišnjih ili godišnjih programa, kako ih je odobrila Komisija; (d) biti razumni i u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, posebno s obzirom na vrijednost novca i učinkovitost troškova; (e) nastati na strani konačnog korisnika i/ili partnera u projektu, koji imaju poslovni nastan i registrirani su u državi članici, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca. U pogledu članka 39. stavka 2. ove Odluke, pravila koja se primjenjuju na konačnog korisnika, primjenjuju se mutatis mutandis i na partnere u projektu; (f) biti povezani s ciljanim skupinama utvrđenima u članku 7. temeljnog akta; (g) nastati u skladu s posebnim odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. 2. U slučaju višegodišnjih mjera u smislu članka 15. stavka 6. temeljnog akta, za primjenu ovih pravila o prihvatljivosti kao projekt se smatra samo onaj dio mjere, koji se sufinancira iz godišnjeg programa. 3. Projekti koje podupire Fond ne financiraju se iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora. I.2. Proračun projekta Proračun projekta prikazuje se kako slijedi: Izdaci Prihodi + Izravni troškovi (IT) + Neizravni troškovi (fiksni postotak IT-a, utvrđen ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava) + Doprinos EZ-a (definiran kao najniži od triju iznosa navedenih u članku 12. ove Odluke) + Doprinos konačnog korisnika i partnera u projektu + Doprinos trećih stranaka + Primici nastali od projekta = Ukupno prihvatljivi troškovi ( UPT ) = Ukupno prihodi ( UP ) Proračun je uravnotežen: Ukupni prihvatljivi troškovi jednaki su Ukupnim prihodima. I.3. Prihodi i načelo neprofitnosti 1. Projekti koje podupire Fond moraju biti takvi da ne donose profit. Ako su na kraju projekta izvori prihoda, uključujući primitke, veći od izdataka, doprinos projektu iz Fonda se u skladu s tomu umanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti evidentirani u računovodstvenoj evidenciji ili u poreznoj dokumentaciji te se moraju moći utvrditi i nadzirati. 2. Prihodi projekta su svi financijski doprinosi koje za projekt odobri Fond, iz javnih ili privatnih izvora, uključujući doprinos konačnog korisnika kao i svakog primitka koji nastane od projekta. U smislu tog pravila „primici” obuhvaćaju prihode koje projekt dobije tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je to opisano u točki I.4., od prodaje, najma, usluga, upisnina/naknada ili drugih jednakovrijednih prihoda. 3. Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to određeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi” umanjeni za „doprinos trećih strana” i za „primitke nastale od projekta”. I.4. Razdoblje prihvatljivosti 1. Troškovi u vezi projekta moraju nastati, a određena plaćanja (osim za amortizaciju) moraju se provesti nakon 1. siječnja godine iz odluke o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti je do 30. lipnja godine N (2) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma. 2. Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. dopušta se za tehničku pomoć država članica (iz točke IV.3.). I.5. Evidencija izdataka 1. Izdaci odgovaraju plaćanjima konačnog korisnika. Plaćanja moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, osim plaćanja za amortizaciju. 2. Izdaci se u pravilu pravdaju službenim računima. Ako to nije moguće učiniti, izdaci se iskazuju računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima ekvivalentne dokazne vrijednosti. 3. Izdaci se moraju moći utvrditi i provjeriti. Posebno, (a) moraju biti evidentirani u računovodstvenim evidencijama konačnog korisnika; (b) moraju biti određeni u skladu s računovodstvenim standardima koji se primjenjuju u državi u kojoj konačni korisnik ima poslovni nastan te u skladu s uobičajenim praksama troškovnog računovodstva konačnog korisnika; i (c) moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećeg poreznog i socijalnog zakonodavstva. 4. Prema potrebi, konačni korisnici moraju čuvati ovjerene preslike računovodstvene dokumentacije kojima se pravdaju prihodi i izdaci nastali na strani partnera, a u vezi s dotičnim projektom. 5. Pohranjivanje i obrada evidencija iz stavaka 2. do 4. moraju biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka. I.6. Teritorijalna primjena 1. Izdaci za aktivnosti i mjere opisane u člancima 4. i 5. temeljnog akta moraju: (a) nastati konačnim korisnicima utvrđenima u točki I.1.1.(e); i (b) nastati na državnom području država članica ili trećih zemalja. 2. Partneri u projektu koji su registrirani i osnovani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo ako tako ne nastanu dodatni troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca. II. Kategorije prihvatljivih troškova (na razini projekta) II.1. Izravni prihvatljivi troškovi Izravno prihvatljivi troškovi projekata su troškovi koji se, uzimajući u obzir opće uvjete prihvatljivosti određene u dijelu I., mogu utvrditi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni troškovi su uključeni u procijenjeni sveukupni proračun projekta. Sljedeći su izravni troškovi prihvatljivi: II.1.1. Troškovi osoblja 1. Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalnu sigurnost i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika. 2. Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom. 3. Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za aktivnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika. 4. Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja. II.1.2. Putni troškovi i dnevnice 1. Putni troškovi i dnevnice prihvatljivi su kao izravni troškovi za osoblje ili za druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima povezanima s projektom i koje moraju putovati radi provedbe projekta. 2. Putni troškovi prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova. Razine povrata temelje se na najjeftinijem obliku javnog prijevoza, a letovi zrakoplovom se, u pravilu, dopuštaju samo za putovanja dalja od 800 km (putovanje u oba smjera) ili ako zemljopisno odredište opravdava putovanje zrakoplovom. Ako se koristi privatni automobil, povrat se obično izvršava bilo na temelju troškova javnog prijevoza bilo na temelju obračuna kilometraže, u skladu s objavljenim službenim pravilima u dotičnoj državi članici ili na temelju kilometraže kako je obračunava konačni korisnik. 3. Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarnih troškova ili dnevnica. Ako organizacija ima vlastitu stopu izračuna dnevnica (dnevnice), ona se primjenjuje u okviru gornjih granica koje odredi država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Za troškove boravka obično vrijedi da obuhvaćaju lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke. II.1.3. Oprema II.1.3.1. Opća pravila 1. Troškovi koji se odnose na kupnju opreme prihvatljivi su samo ako su bitni za provedbu projekta. Oprema se treba odlikovati tehničkim svojstvima koja su potrebna za projekt te biti u skladu s primjenjivim normama i standardima. 2. Izbor između zakupa, najma ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja. II.1.3.2. Najam i zakup Izdaci povezani s poslovima najma i zakupa prihvatljivi su za sufinanciranje u skladu s pravilima utvrđenima u državi članici, nacionalnom zakonodavstvu i praksi te u skladu s trajanjem najma ili zakupa za potrebe projekta. II.1.3.3. Kupnja 1. Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima. 2. Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice. 3. Za pojedinačne dijelove opreme koji koštaju manje od 20 000 EUR prihvatljivi su sveukupni troškovi kupnje, pod uvjetom da je oprema kupljena prije posljednjeg tromjesečja projekta. Pojedinačni dijelovi opreme koji koštaju više od 20 000 EUR opravdani su samo na temelju amortizacije. II.1.4. Nekretnine II.1.4.1. Opća pravila U slučaju kupnje, izgradnje, obnavljanja ili najma nekretnine, nekretnina se odlikuje tehničkim svojstvima koja su potrebna za projekt i koja su u skladu s primjenjivim normama i standardima. II.1.4.2. Kupnja, izgradnja ili obnavljanje 1. Ako je stjecanje nekretnina bitno za provedbu projekta i ako je jasno povezano s njegovim ciljevima, tada su kupnja nekretnina, tj. već izgrađenih zgrada ili izgradnja nekretnina, prihvatljive za sufinanciranje u skladu s dolje određenim uvjetima, ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih propisa: (a) dobiva se potvrda od neovisnog ovlaštenog procjenitelja ili propisno ovlaštenog službenog tijela kojom se utvrđuje da kupovna cijena ne prelazi tržišnu vrijednost i kojom se potvrđuje da su nekretnine u skladu s nacionalnim propisima ili navode točke koje nisu u skladu te ih konačni korisnik planira otkloniti u okviru projekta; (b) nekretnine nisu kupljene bespovratnim sredstvima Zajednice u bilo kojem trenutku prije provedbe projekta; (c) nekretnine se moraju upotrebljavati isključivo u svrhe navedene u projektu u razdoblju od najmanje pet godina nakon datuma završetka projekta; (d) prihvatljiv je samo onaj dio amortizacije te imovine koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta; amortizacija se izračunava u skladu s nacionalnim računovodstvenim pravilima. 2. Podložno uvjetu iz stavka 1. točke (c), sveukupni troškovi preuređenja, modernizacije ili obnove zgrada prihvatljivi su do najvišeg iznosa od 100 000 EUR. Iznad tog praga, primjenjuju se uvjeti iz stavka 1. točaka (c) i (d). II.1.4.3. Najam Najam nekretnina prihvatljiv je za sufinanciranje samo ako postoji jasna povezanost između najma i ciljeva dotičnog projekta, a pod dolje određenim uvjetima i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih propisa: (a) nekretnine nisu kupljene bespovratnim sredstvima Zajednice; (b) nekretnine će se upotrebljavati isključivo za provedbu projekta. Ako to nije slučaj, prihvatljiv je samo onaj dio troškova koji odgovara uporabi za potrebe projekta. II.1.5. Potrošni materijal, robe i opće usluge Troškovi za potrošni materijal, robe i opće usluge prihvatljivi su samo pod uvjetom da su prepoznatljivi i izravno potrebni za provedbu projekta. II.1.6. Podugovaranje 1. Kao opće pravo, konačni korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektom. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. 2. Izdaci koji su povezani sa sljedećim podugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda: (a) podugovaranje zadaća povezanih s općim upravljanjem projektom; (b) podugovaranje kojim se povećavaju troškovi projekta, a da se razmjerno ne povećava njegova vrijednost; (c) podugovori sklopljeni s posrednicima ili savjetnicima u kojima je plaćanje određeno u obliku postotka od ukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda konačni korisnik upućujući na stvarnu vrijednost izvršenog rada ili pruženih usluga. 3. Za sve podugovore podizvođači se obvezuju revizorskim tijelima ili kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s aktivnostima koje su predmet podugovaranja. II.1.7. Troškovi koji proizlaze izravno iz zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije, kao što je oglašavanje, transparentnost, ocjena projekta, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja, prihvatljivi su kao izravni troškovi. II.1.8. Naknade za stručnjake Prihvatljivi su troškovi pravnog savjetovanja, javnobilježničke naknade i troškovi za tehničke i financijske stručnjake. II.1.9. Posebni izdaci u vezi s ciljnim skupinama 1. Posebni izdaci za ciljne skupine u skladu s mjerama iz članka 5. temeljnog akta sastojat će se od potpore, u cijelosti ili djelomično, u obliku: (a) troškova koje ima konačni korisnik za ciljne skupine; (b) troškova koje imaju povratnici, a koje vraća konačni korisnik; ili (c) paušalnih iznosa koji se ne vraćaju (kao što je slučaj s manjim početnim potporama za gospodarske djelatnosti i s gotovinskim poticajima za povratnike, kako su opisani u članku 5. stavcima 8. i 9. temeljnog akta). 2. Navedeni troškovi su prihvatljivi pod sljedećim uvjetima: (a) konačni korisnik čuva potrebne informacije i evidencije o tome da osobe odgovaraju posebnim ciljnim skupinama i stanjima utvrđenima u članku 5. temeljnog akata, čime ispunjavaju uvjete za dobivanje takve pomoći; (b) konačni korisnik čuva potrebne informacije o povratnicima koji primaju pomoć, kako bi omogućio ispravno utvrđivanje identiteta tih osoba, o datumu njihova povratka u njihovu zemlju i o evidencijama da su te osobe primale pomoć; (c) konačni korisnik čuva evidencije o pruženoj potpori (kao što su računi i potvrde o prijemu) a u slučaju paušalnoga iznosa moraju se čuvati evidencije o tome da su osobe primile potporu. Pohranjivanje i obrada gore spomenutih informacija moraju biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka. 3. Mjere pomoći nakon povratka u treću zemlju, kao što je pomoć u osposobljavanju i zapošljavanju, kratkoročne mjere potrebne za postupak ponovnoga uključivanja i pomoć nakon povratka, kako su opisane u članku 5. stavcima 5., 8. i 9. temeljnog akta traju najviše 12 mjeseci od datuma povratka državljanina treće zemlje. II.2. Neizravni prihvatljivi troškovi 1. Neizravni prihvatljivi troškovi aktivnosti su oni troškovi koji se, poštujući uvjete prihvatljivosti opisane u točki I.1.1., ne mogu prepoznati kao posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem projekta. 2. Odstupajući od točke I.1.1.(e) i točke 1.5., neizravni troškovi nastali u izvršenju akcije mogu biti prihvatljivi za paušalan iznos financijske pomoći koji je fiksiran na najviše 7 % ukupnog iznosa prihvatljivih izravnih troškova. 3. Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu neizravne troškove uključiti u svoj planirani proračun. III. Izdaci koji nisu prihvatljivi Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi: (a) PDV, osim ako konačni korisnik može dokazati da ne može ostvariti njegov povrat; (b) dobit od kapitala, dugovanje i troškovi dužničkih obveza, negativne kamate, devizne provizije i gubici, provizije za gubitke i moguće buduće obveze, plaćanje dugovanih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, troškovi sudskih postupaka i prekomjerni i nepotrebni izdaci; (c) troškovi za reprezentaciju isključivo za osoblje projekta, razumni troškovi gostoprimstva na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što su događanja prilikom okončanja projekta ili sastanci upravljačke skupine projekta su dopušteni; (d) troškovi koje je prijavio konačni korisnik, a pokriveni su drugim projektom ili radnim programom koji dobiva bespovratna sredstva Zajednice; (e) kupnja zemljišta; (f) doprinosi u naravi. IV. Tehnička pomoć na inicijativu država članica 1. Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za ovjeravanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2.prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenima u članku 17. temeljnog akta. 2. To uključuje sljedeće mjere: (a) izdatke povezane s pripremom, odabirom, ocjenjivanjem, upravljanjem i praćenjem aktivnosti; (b) izdatke povezane s revizijama i terenskim provjerama aktivnosti ili projekata; (c) izdatke povezane s ocjenjivanjem aktivnosti ili projekata; (d) izdatke povezane s informiranjem, širenjem i transparentnošću u vezi s aktivnostima; (e) izdatke za stjecanje, ugradnju i održavanje računalnih sustava za upravljanje, praćenje i ocjenjivanje fondova; (f) izdatke za održavanje sastanaka nadzornih odbora i pododbora u vezi s provedbom aktivnosti; ti izdaci mogu uključivati i troškove za stručnjake i ostale sudionike u tim odborima, uključujući i sudionike iz trećih zemalja, ako je njihova nazočnost bitna za učinkovitu provedbu aktivnosti; (g) izdatke za jačanje upravnog kapaciteta za provedbu Fonda. 3. Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći moraju biti obavljene i odgovarajuća plaćanja izvršena nakon 1. siječnja godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa. 4. Sve javne nabave moraju biti izvršene u skladu s nacionalnim pravilima o javnim nabavama, koja su utvrđena u državi članici. 5. Države članice mogu mjere tehničke pomoći za ovaj Fond provoditi zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju, samo onaj dio troškova koji je upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koja odgovara ovom Fondu, prihvatljiv je za financiranje iz ovog Fonda, a države članice osiguravaju da: (a) se dio troškova za zajedničke mjere razumno i provjerljivo pripiše odgovarajućem fondu; i (b) ne dođe do dvojnog financiranja troškova.”