HR Službeni list Europske unije L 219/22

PROVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 802/2014

оd 24. srpnja 2014.

o utvrđivanju modela za nacionalne programe i utvrđivanju uvjeta za sustav za elektroničku razmjenu podataka između Komisije i država članica u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migraciju i integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU) br. 514/2014 Europskog parlamenta i Vijeća od 16. travnja 2014. o utvrđivanju općih odredaba o Fondu za azil, migracije te integraciju i o Instrumentu za financijsku potporu u području policijske suradnje, sprečavanja i suzbijanja kriminala te upravljanja krizama (1), a posebice njezin članak 14. stavak 4. i članak 24. stavak 5.,

budući da:

(1) Uredba (EU) br. 514/2014 zajedno s posebnim uredbama navedenima u članku 2. točki (a) Uredbe (EU) br. 514/2014 predstavlja okvir za financijska sredstva Unije za potporu razvoju područja slobode, sigurnosti i pravde.

(2) Uredbom (EU) br. 514/2014 od svake se države članice zahtijeva da predloži višegodišnji nacionalni program. Potrebno je uspostaviti model koji bi se trebao slijediti u nacionalnom programu radi osiguravanja dosljednosti i usporedivosti informacija koje se šalju Komisiji.

(3) U skladu s člankom 24. stavkom 5. Uredbe (EU) br. 514/2014 sve službene razmjene informacija između država članica i Komisije odvijaju se putem sustava za elektroničku razmjenu podataka. Stoga je nužno utvrditi uvjete koje bi taj sustav za elektroničku razmjenu podataka trebao ispunjavati. Da bi se osigurala ekonomičnost i cjelokupna usklađenost sa svim fondovima Unije s podijeljenim upravljanjem, uvjeti za sustav za elektroničku razmjenu podataka jednaki su, u mjeri u kojoj je to moguće, onima iz Provedbene uredbi Komisije (EU) br. 184/2014 (2).

(4) Kako bi se poboljšala kvaliteta razmijenjenih informacija, a sustav za razmjenu informacija učinio jednostavnijim i korisnijim, potrebno je utvrditi osnovne zahtjeve u pogledu oblika i opsega informacija koje će se razmjenjivati.

(5) Trebalo bi utvrditi načela i pravila u pogledu identificiranja strane koja je odgovorna za učitavanje dokumenata u sustav za elektroničku razmjenu podataka i ažuriranje tih dokumenata.

(6) Trebalo bi odrediti tehničke karakteristike za učinkovit sustav za elektroničku razmjenu podataka kako bi se smanjilo administrativno opterećenje država članica i Komisije.

(7) Kako bi se osiguralo da države članice i Komisija mogu nastaviti razmjenjivati informacije u slučaju više sile koja sprečava upotrebu sustava za elektroničku razmjenu podataka, potrebno je odrediti alternativne načine za kodiranje i prijenos podataka.

(8) Države članice i Komisija trebale bi osigurati da se razmjena podataka putem sustava za elektroničku razmjenu podataka obavlja na siguran način koji omogućuje dostupnost, integritet, autentičnost, povjerljivost i neosporivost informacija. Stoga bi trebalo utvrditi pravila o sigurnosti.

(9) Ovom se Uredbom poštuju temeljna prava i načela priznata u Povelji o temeljnim pravima Europske unije, u prvom redu pravo na zaštitu osobnih podataka. Ova bi se Uredba stoga trebala primjenjivati u skladu s tim pravima i načelima. Na osobne podatke koje obrađuju države članice primjenjuje se Direktiva 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (3). Na obradu osobnih podataka u institucijama i tijelima Unije i na slobodno kretanje takvih podataka primjenjuje se Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4).

(10) Kako bi se omogućila brza primjena mjera predviđenih u ovoj Uredbi te kako se ne bi odgađalo odobravanje nacionalnih programa, Uredba bi trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

(11) Ujedinjena Kraljevina i Irska obvezane su Uredbom (EU) br. 514/2014 te ih stoga obvezuje ova Uredba.

(12) Dansku ne obvezuje Uredba (EU) br. 514/2014 niti ova Uredba.

(13) Mjere predviđene u ovoj Uredbi u skladu su s mišljenjem Odbora za Fond za azil, migracije i integraciju te unutarnju sigurnost.

DONIJELA JE OVU UREDBU:

Članak 1.

Modeli za nacionalne programe

Model za nacionalne programe utvrđen je u Prilogu.

Članak 2.

Uspostava sustava za elektroničku razmjenu podataka

Komisija uspostavlja sustav za elektroničku razmjenu podataka za sve službene razmjene informacija između država članica i Komisije (dalje u tekstu: „SFC2014”).

Članak 3.

Sadržaj sustava za elektroničku razmjenu podataka

1. Sustav SFC2014 sadrži barem informacije navedene u modelima, formatima i predlošcima utvrđenima u skladu s člankom 1. ove Uredbe koji su u skladu s Uredbom (EU) br. 514/2014 i posebnim uredbama iz članka 2. točke (a) Uredbe (EU) br. 514/2014.

2. Podaci navedeni u elektroničkim obrascima ugrađenima u sustav SFC2014 (dalje u tekstu: „strukturirani podaci”) ne smiju se zamjenjivati nestrukturiranim podacima, uključujući uporabu hiperpoveznica ili drugih vrsta nestrukturiranih podataka, kao što su prilozi s dokumentima ili slikama. Ako država članica prenosi iste podatke kao strukturirane i nestrukturirane podatke, u slučaju nedosljednosti koriste se strukturirani podaci.

Članak 4.

Rad sustava SFC2014

1. Komisija i nadležna tijela iz članka 25. Uredbe (EU) br. 514/2014 unose u sustav SFC2014 podatke za čiji su prijenos i ažuriranje odgovorni.

2. Svaki prijenos podataka Komisiji provjerava i šalje osoba koja nije osoba koja je unijela podatke za taj prijenos. Ovo razdvajanje zadaća podržava sustav SFC2014 ili informacijski sustavi upravljanja i kontrole države članice koji su automatski povezani sa sustavom SFC2014.

3. Države članice imenuju, na nacionalnoj ili regionalnoj razini ili na obje razine, jednu ili više osoba koje su odgovorne za upravljanje pravima pristupa sustavu SFC2014. Te osobe obavljaju sljedeće zadaće:

(a) identifikacija korisnika koji traže pristup pazeći pritom da su oni zaposlenici organizacije;

(b) informiranje korisnika o obvezi očuvanja sigurnosti sustava;

(c) provjera ovlaštenja korisnika za određenu razinu na temelju zadaća i položaja u hijerarhiji;

(d) traženje prekida prava pristupa kada prava pristupa više nisu potrebna ili nisu opravdana;

(e) hitno prijavljivanje sumnjivih događaja koji bi mogli narušiti sigurnost sustava;

(f) osiguravanje stalne točnosti podataka za identifikaciju korisnika prijavljivanjem promjena;

(g) poduzimanje potrebnih koraka za zaštitu podataka i poslovnih tajni u skladu s primjenjivim pravilima Unije i nacionalnim pravilima; i

(h) obavještavanje Komisije o svim promjenama koje utječu na sposobnost nadležnih tijela države članice ili korisnika sustava SFC2014 da izvršavaju zadaće iz stavka 1. ili na njihovu osobnu sposobnost izvršavanja zadaća iz točaka (a) do (g).

4. Razmjene informacija i transakcije potpisuju se obveznim elektroničkim potpisom u smislu Direktive 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (5). Države članice i Komisija priznaju pravnu snagu i dopuštenost elektroničkog potpisa kojim se koristi u sustavu SFC2014 kao dokaza u sudskom postupku.

5. Podaci koji se obrađuju putem sustava SFC2014 poštuju zaštitu privatnosti osobnih podataka pojedinaca i poslovnih tajni pravnih osoba u skladu s Direktivom 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (6), Direktivom 2009/136/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (7), Direktivom 95/46/EZ i Uredbom (EZ) br. 45/2001.

Članak 5.

Značajke sustava SFC2014

U cilju osiguranja elektroničke razmjene podataka, sustav SFC2014 ima sljedeće značajke:

(a) interaktivne obrasce ili obrasce koje sustav unaprijed popunjava na temelju podataka koji su prethodno uneseni u sustav;

(b) automatske izračune, ako se njima umanjuju napori unosa korisnika;

(c) automatske ugrađene kontrole za provjeru unutarnje dosljednosti prenesenih podataka i dosljednosti tih podataka s primjenjivim pravilima;

(d) upozorenja koja generira sustav kojim se korisnici sustava SFC2014 upozoravaju da se određene radnje mogu ili ne mogu izvršiti;

(e) online praćenje statusa obrade podataka unesenih u sustav; i

(f) dostupnost povijesnih podataka u vezi sa svim podacima unesenim za nacionalni program.

Članak 6.

Prijenos podataka putem sustava SFC2014

1. Sustav SFC2014 dostupan je državama članicama i Komisiji izravno putem interaktivnog sučelja za korisnike (tj. internetske aplikacije) ili putem tehničkog sučelja primjenom unaprijed definiranih protokola (tj. internetske usluge) koje omogućuje automatsku sinkronizaciju i prijenos podataka između informacijskih sustava država članica i sustava SFC2014;

2. Datum elektroničkog prijenosa podataka iz države članice prema Komisiji i obrnuto smatra se datumom podnošenja predmetnog dokumenta.

3. U slučajevima više sile, kvara sustava SFC2014 ili nepovezanosti sa sustavom SFC2014 koja traje više od jednog radnog dana u posljednjem tjednu prije propisanog roka za podnošenje podataka ili pet radnih dana u drugim razdobljima, razmjena podataka između države članice i Komisije može se odvijati u papirnatom obliku pomoću modela, formata i predložaka iz članka 3. stavka 1.

Kada kvar sustava za elektroničku razmjenu podataka bude popravljen ili je ponovno uspostavljena veza s tim sustavom ili je prestao postojati uzrok više sile, predmetna stranka bez odlaganja unosi u sustav SFC2014 podatke koje je već poslala papirnatim putem.

4. U slučajevima iz stavka 3., datum poštanskog žiga smatra se datumom podnošenja predmetnog dokumenta.

Članak 7.

Sigurnost podataka prenesenih putem sustava SFC2014

1. Komisija uspostavlja sigurnosnu politiku za informacijsku tehnologiju (dalje u tekstu: „sigurnosna politika za IT SFC-a”) za sustav SFC2014, koja se primjenjuje na osoblje koje koristi sustav SFC2014 u skladu s mjerodavnim pravilima Unije, a posebno Odlukom Komisije C(2006)3602 (8) i njezinim provedbenim pravilima. Komisija imenuje jednu ili više osoba nadležnih za definiranje, održavanje i osiguravanje ispravne primjene sigurnosne politike za sustav SFC2014.

2. Države članice i europske institucije, osim Komisije, koje su dobile pravo pristupa sustavu SFC2014, moraju se uskladiti sa sigurnosnim uvjetima za IT, objavljenima na portalu sustava SFC2014, i mjerama koje Komisija provodi u okviru sustava SFC2014 radi sigurnog prijenosa podataka, posebno u vezi s uporabom tehničkog sučelja iz članka 6. stavka 1. ove Uredbe.

3. Države članice i Komisija provode i osiguravaju učinkovitost sigurnosnih mjera koje su donesene u cilju zaštite podataka koje su pohranile u sustav SFC2014 i prenijele putem sustava SFC2014.

4. Države članice donose nacionalne, regionalne ili lokalne politike sigurnosti za IT koje obuhvaćaju pristup sustavu SFC2014 i automatski unos podataka u taj sustav, osiguravajući najmanji skup sigurnosnih zahtjeva. Te nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za IT mogu upućivati na druge sigurnosne dokumente. Svaka država članica osigurava da se te sigurnosne politike za IT primjenjuju na sva nadležna tijela koja upotrebljavaju sustav SFC2014.

5. Te nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za IT uključuju:

(a) aspekte informacijske sigurnosti posla koji obavlja osoba ili osobe nadležne za upravljanje pravima pristupa iz članka 4. stavka 3. ove Uredbe kada radi izravno u sustavu SFC2014 i

(b) mjere informacijske sigurnosti za nacionalne, regionalne ili lokalne računalne sustave povezane sa sustavom SFC2014 putem tehničkog sučelja iz članka 6. stavka 1. ove Uredbe. Za potrebe točke (b) prvog podstavka obuhvaćeni su sljedeći aspekti informacijske sigurnosti, prema potrebi: (a) fizička sigurnost; (b) podatkovni mediji i kontrola pristupa; (c) kontrola pohrane; (d) kontrola pristupa i lozinke; (e) praćenje; (f) međupovezivanje sa sustavom SFC2014; (g) komunikacijska infrastruktura; (h) ljudski potencijali; i (i) upravljanje incidentima.

6. Nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za informacijsku tehnologiju temelje se na procjeni rizika, a mjere opisane u njima moraju biti razmjerne utvrđenim rizicima.

7. Dokumenti s opisom nacionalnih, regionalnih ili lokalnih sigurnosnih politika za IT dostavljaju se Komisiji na zahtjev.

8. Države članice imenuju, na nacionalnoj i regionalnoj razini, jednu ili više osoba odgovornih za održavanje i osiguravanje primjene nacionalnih, regionalnih ili lokalnih sigurnosnih politika za IT. Ta osoba ili osobe kontaktna su točka za stupanje u kontakt s osobom ili osobama koje imenuje Komisija i na koje se upućuje u stavku 1.

9. Sigurnosna politika za IT SFC-a te odgovarajuće nacionalne, regionalne ili lokalne sigurnosne politike za IT ažuriraju se u slučaju tehnoloških izmjena, detekcije novih prijetnji ili drugih važnih razvoja. U svakom slučaju politike se godišnje ažuriraju kako bi se osiguralo da i dalje omogućuju odgovarajuću reakciju.

Članak 8.

Ova Uredba stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u državama članicama u skladu s Ugovorima. Sastavljeno u Bruxellesu 24. srpnja 2014. Za Komisiju Predsjednik José Manuel BARROSO

(1) SL L 150, 20.5.2014., str. 112.

(2) Provedbena uredba Komisije (EU) br. 184/2014 оd 25. veljače 2014. o utvrđivanju uvjeta koji se primjenjuju na sustav elektroničke razmjene podataka između država članica i Komisije u skladu s Uredbom (EU) br. 1303/2013 Europskog parlamenta i Vijeća o utvrđivanju zajedničkih odredbi o Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu, Kohezijskom fondu, Europskom poljoprivrednom fondu za ruralni razvoj i Europskom fondu za pomorstvo i ribarstvo i o utvrđivanju općih odredbi o Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu, Kohezijskom fondu i Europskom fondu za pomorstvo i ribarstvo i o donošenju nazivlja kategorija intervencija za potporu iz Europskog fonda za regionalni razvoj u okviru cilja „Europska teritorijalna suradnja” u skladu s Uredbom (EU) br. 1299/2013 Europskog parlamenta i Vijeća o posebnim odredbama za potporu iz Europskog fonda za regionalni razvoj cilju „Europska teritorijalna suradnja” (SL L 57, 27.2.2014., str. 7.).

(3) Direktiva 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom protoku takvih podataka (SL L 281, 23.11.1995., str. 31.).

(4) Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (SL L 8, 12.1.2001., str. 1.).

(5) Direktiva 1999/93/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 13. prosinca 1999. o okviru Zajednice za elektroničke potpise (SL L 13, 19.1.2000., str. 12.).

(6) Direktiva 2002/58/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 12. srpnja 2002. o obradi osobnih podataka i zaštiti privatnosti u području elektroničkih komunikacija (Direktiva o zaštiti privatnosti i elektroničkim komunikacijama) (SL L 201, 31.7.2002., str. 37.).

(7) Direktiva 2009/136/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 25. studenoga 2009. o izmjeni Direktive 2002/22/EZ o univerzalnim uslugama i pravima korisnika s obzirom na elektroničke komunikacijske mreže i usluge, Direktive 2002/58/EZ o obradi osobnih podataka i zaštiti privatnosti u sektoru elektroničkih podataka i Uredbe (EZ) br. 2006/2004 o suradnji između nacionalnih tijela odgovornih za provedbu zakona o zaštiti potrošača (SL L 337, 18.12.2009., str. 11.).

(8) Odluka Komisije C(2006) 3602 od 16. kolovoza 2006. o sigurnosti informacijskih sustava kojima se koristi Europska komisija.