HR Službeni list Europske unije L 219/98

ODLUKA VIJEĆA (EU) 2016/1353

od 4. kolovoza 2016.

o financijskim pravilima Europske obrambene agencije i o stavljanju izvan snage Odluke 2007/643/ZVSP

VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

uzimajući u obzir Odluku Vijeća (ZVSP) 2015/1835 od 12. listopada 2015. o utvrđivanju statuta, sjedišta i načina djelovanja Europske obrambene agencije (1), a posebno njezin članak 18.,

budući da:

(1) Vijeće je 18. rujna 2007. donijelo Odluku 2007/643/ZVSP (2) o financijskim pravilima Europske obrambene agencije i pravilima javne nabave te o pravilima o financijskim doprinosima iz operativnog proračuna Europske obrambene agencije.

(2) Nakon donošenja Odluke (ZVSP) 2015/1835 potrebno je Odluku 2007/643/ZVSP staviti izvan snage i utvrditi nova financijska pravila za Europsku obrambenu agenciju,

DONIJELO JE OVU ODLUKU:

GLAVA I.

PREDMET I DEFINICIJE

Članak 1.

Predmet

Ovom Odlukom utvrđuju se bitna financijska pravila Europske obrambene agencije (dalje u tekstu „Agencija”).

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:

(a) „država članica sudionica” znači država članica koja sudjeluje u Agenciji;

(b) „država članica doprinositeljica” znači država članica sudionica koja doprinosi određenom projektu ili programu Agencije;

(c) „opći proračun” znači opći proračun utvrđen u skladu s člankom 13. Odluke (ZVSP) 2015/1835;

(d) „dodatni prihodi” odnosi se na dodatne prihode čiji je sadržaj utvrđen u članku 15. Odluke (ZVSP) 2015/1835;

(e) „dužnosnik za ovjeravanje” jest izvršni direktor Agencije koji izvršava ovlasti definirane u članku 10. stavku 5. Odluke (ZVSP) 2015/1835;

(f) „proračun” znači instrument koji za svaku financijsku godinu predviđa i odobrava sve prihode i rashode koji se smatraju potrebnima za Agenciju;

(g) „kontrola” znači bilo koja mjera poduzeta u svrhu pružanja razumnog osiguranja u pogledu djelotvornosti, učinkovitosti i ekonomičnosti poslovanja, pouzdanosti izvješćivanja, zaštite imovine i podataka, sprečavanja, otkrivanja i ispravljanja prijevara i nepravilnosti i njihova praćenja, te odgovarajućeg upravljanja rizicima povezanima sa zakonitošću i pravilnošću osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav predmetnih plaćanja. Kontrole mogu uključivati razne provjere kao i provedbu politika i postupaka kako bi se postigli ciljevi opisani u prvoj rečenici;

(h) „provjera” znači provjera određenog aspekta neke operacije prihoda ili rashoda.

GLAVA II.

PRORAČUN AGENCIJE

Članak 3.

Proračun agencije

Proračun Agencije obuhvaća opći proračun, proračune povezane s aktivnostima koje se odnose na ad hoc projekte ili programe, kako je predviđeno u poglavlju IV. Odluke (ZVSP) 2015/1835, te sve proračune koji su nastali na temelju dodatnih prihoda.

POGLAVLJE 1.

Proračunska načela

Članak 4.

Poštovanje proračunskih načela

U skladu s člankom 12. Odluke (ZVSP) 2015/1835, proračun Agencije donosi se i izvršava u skladu s proračunskim načelima navedenima u ovoj Odluci.

Članak 5.

Načela jedinstva i točnosti proračuna

1. Nijedan prihod ne smije biti prikupljen ili rashod izvršen ako nije unesen u liniju proračuna Agencije.

2. Ne smije se preuzeti obveze za rashode ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava proračuna Agencije.

3. Odobrena sredstva moguće je unijeti u proračun Agencije samo ako su namijenjena za stavku rashoda koja se smatra potrebnom.

4. Kamate pripisane plaćanjima pretfinanciranja iz proračuna Agencije nisu plative Agenciji.

Članak 6.

Načelo jedne godine

1. Odobrena sredstva unesena u proračun Agencije odobravaju se za jednu financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca.

2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza obuhvaćaju ukupne troškove pravnih obveza preuzetih tijekom financijske godine ili do 31. ožujka sljedeće godine za pravne obveze za koje je većina pripremnih faza završena do 31. prosinca.

3. Odobrena sredstva za plaćanje obuhvaćaju plaćanja za preuzete pravne obveze u financijskoj godini ili prethodnim financijskim godinama.

4. Ovisno o potrebama Agencije i podložno odobrenju Odbora za usmjeravanje u skladu s člankom 15., neiskorištena odobrena sredstva mogu se unijeti u procjenu prihoda i rashoda za sljedeću financijsku godinu. Ta se odobrena sredstva moraju prva upotrijebiti.

5. Stavcima od 1. do 4. ne sprečava se raspoređivanje proračunskih obveza za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine na godišnje obroke tijekom nekoliko godina.

Članak 7.

Načelo uravnoteženosti

1. Prihodi i odobrena sredstva za plaćanje moraju biti uravnoteženi.

2. Agencija ne smije uzimati zajmove u okviru proračuna Agencije.

3. Proračunski višak koji proizlazi iz općeg proračuna Agencije u određenoj financijskoj godini smatra se kreditom na raspolaganju državama članicama sudionicama i vraća im se kao odbitak od trećeg doprinosa sljedeće financijske godine.

Članak 8.

Načelo obračunske jedinice

Proračun Agencije sastavlja se i izvršava u eurima, te se i računi iskazuju u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka računovodstveni službenik ovlašten je izvršavati operacije u drugim valutama.

Članak 9.

Načelo univerzalnosti

Ukupni prihodi pokrivaju ukupna odobrena sredstva za plaćanje. Svi prihodi i rashodi iskazuju se u cijelosti u proračunu bez međusobnog usklađivanja.

Članak 10.

Načelo specifikacije

1. Odobrena sredstva određuju se za posebne namjene barem prema glavama i poglavljima.

2. Dužnosnik za ovjeravanje može prenositi odobrena sredstva iz jednog poglavlja u drugo bez ograničenja i iz jedne glave u drugu do iznosa od najviše 10 % odobrenih sredstava u godini navedenoj u liniji iz koje se sredstva prenose.

Dužnosnik za ovjeravanje Odboru za usmjeravanje predlaže prijenose odobrenih sredstava iz jedne glave u drugu iznad ograničenja iz prvog podstavka. Odbor za usmjeravanje može se usprotiviti takvim prijenosima u roku od tri tjedna. Nakon isteka tog roka smatra se da su prijenosi odobren.

Dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje Odbor za usmjeravanje o svim prijenosima izvršenima na temelju prvog podstavka. Prijedlozima za prijenose i izvršenim prijenosima prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja prikazuje izvršavanje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, za naslove u čiju korist se to čini i za one s kojih se odobrena sredstva prenose.

Članak 11.

Načelo dobrog financijskog upravljanja

1. Odobrena sredstva upotrebljavaju se u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, a posebno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

2. Načelo ekonomičnosti zahtijeva da su sredstva kojima se Agencija koristi u obavljanju svojih djelatnosti pravodobno dostupna, u primjerenoj količini i primjerene kvalitete te po najboljoj cijeni.

Načelo učinkovitosti odnosi se na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.

Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje određenih postavljenih ciljeva i željenih rezultata.

Članak 12.

Unutarnja kontrola izvršenja proračuna

1. Proračun Agencije izvršava se u skladu s djelotvornom i učinkovitom unutarnjom kontrolom.

2. Za potrebe izvršenja proračuna Agencije unutarnja kontrola definira se kao postupak koji se primjenjuje na svim razinama upravljanja te čija je namjena razumno osiguravanje postizanja sljedećih ciljeva:

(a) djelotvornosti, učinkovitosti i ekonomičnosti poslovanja;

(b) pouzdanosti izvješćivanja;

(c) zaštite imovine i podataka;

(d) sprečavanja, otkrivanja, ispravljanja i praćenja prijevara i nepravilnosti;

(e) odgovarajućeg upravljanja rizicima povezanima sa zakonitošću i pravilnošću osnovnih transakcija.

3. Djelotvorna i učinkovita unutarnja kontrola temelji se na najboljim međunarodnim praksama i posebno obuhvaća elemente utvrđene u članku 32. stavcima 3. i 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća (3), uzimajući u obzir strukturu i veličinu Agencije, narav zadaća koje su joj povjerene, iznose o kojima je riječ te uključene financijske i operativne rizike.

Članak 13.

Načelo transparentnosti

1. Proračun Agencije donosi se i izvršava te se financijsko izvještavanje izvršava u skladu s načelom transparentnosti.

2. Podložno članku 35. stavku 3. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, proračun Agencije, uključujući plan radnih mjesta i izmjene proračuna, kako su donesene, objavljuju se na internetskim stranicama Agencije u roku od četiri tjedna od njihova donošenja.

GLAVA III.

ODREDBE KOJE SE PRIMJENJUJU NA OPĆI PRORAČUN

POGLAVLJE 1.

Financijsko planiranje

Članak 14.

Opći proračun

1. Ravnatelj Agencije do 31. ožujka svake godine Odboru za usmjeravanje dostavlja preliminarnu procjenu nacrta općeg proračuna za iduću godinu.

2. Ravnatelj Agencije do 30. lipnja svake godine Odboru za usmjeravanje predlaže revidiranu preliminarnu procjenu nacrta općeg proračuna za iduću godinu zajedno s nacrtom trogodišnjeg okvira za planiranje.

3. Ravnatelj Agencije do 30. rujna svake godine Odboru za usmjeravanje predlaže nacrt općeg proračuna zajedno s nacrtom trogodišnjeg okvira za planiranje. Nacrtom je obuhvaćeno sljedeće:

(a) odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima za: i. pokrivanje troškova vođenja, osoblja i sastanaka Agencije; ii. osiguravanje vanjskog savjetovanja, osobito operativnih analiza, koje je nužno za obavljanje zadaća Agencije, i za specifične aktivnosti u zajedničku korist svih država članica sudionica;

(b) predviđeni prihod potreban za pokrivanje rashoda.

4. Cilj Odbora za usmjeravanje jest osigurati da odobrena sredstva iz stavka 3. točke (a) podtočke ii. predstavljaju znatan udio ukupnih odobrenih sredstava iz stavka 3. Ta odobrena sredstva odražavaju stvarne potrebe i Agenciji omogućuju obavljanje operativne uloge.

5. Nacrt općeg proračuna popraćen je detaljnim obrazloženjima i planom radnih mjesta.

6. Odbor za usmjeravanje, djelujući jednoglasno, može odlučiti da nacrt općeg proračuna, osim navedenog, pokriva i određeni projekt ili program, ako je njegov cilj očigledno u interesu svih država članica sudionica.

7. Odobrena sredstva razvrstavaju se u glave i poglavlja grupiranjem rashoda prema vrsti ili namjeni, a prema potrebi podijeljeni su u članke.

8. Svaka glava može obuhvaćati poglavlje nazvano „privremena odobrena sredstva”. Ta odobrena sredstva knjiže se gdje postoji istinski utemeljena nejasnoća o iznosu potrebnih odobrenih sredstava ili o opsegu provedbe knjiženih odobrenih sredstava.

9. Prihodi se sastoje od:

(a) doprinosa koje, na temelju visine bruto nacionalnog dohotka (BND), plaćaju države članice sudionice;

(b) drugih prihoda, uključujući odbitke od primitaka od rada osoblja i kamata pripisanih na bankovnim računima Agencije.

Nacrtom općeg proračuna predviđaju se linije za namjenske troškove, a tamo gdje je to moguće, navodi se i predviđeni iznos.

10. Odbor za usmjeravanje, djelujući jednoglasno, donosi nacrt općeg proračuna do 31. prosinca svake godine. Pritom Odborom za usmjeravanje predsjeda ravnatelj Agencije, ili predstavnik kojeg ravnatelj Agencije imenuje ili član Odbora za usmjeravanje kojeg ravnatelj Agencije zaduži za tu ulogu. Izvršni direktor izjavljuje da je proračun donesen i obavješćuje države članice sudionice.

11. Ako na početku financijske godine nacrt općeg proračuna još nije donesen, iznos jednak najviše jednoj dvanaestini odobrenih proračunskih sredstava za prethodnu financijsku godinu može se utrošiti svaki mjesec za bilo koje poglavlje ili podskupinu proračuna. Međutim, prema ovom aranžmanu, Agenciji se ne stavljaju na raspolaganje odobrena sredstva veća od jedne dvanaestine odobrenih sredstava predviđenih u nacrtu općeg proračuna, čija je izrada u tijeku. Odbor za usmjeravanje može, djelujući kvalificiranom većinom na prijedlog izvršnog direktora, odobriti potrošnju veću od jedne dvanaestine, pod uvjetom da ukupna odobrena proračunska sredstva za tu financijsku godinu ne premašuju odobrena proračunska sredstva prethodne financijske godine. Izvršni direktor može pozvati na uplatu doprinosa potrebnih za pokrivanje proračunskih sredstava odobrenih na temelju ove odredbe te se ti doprinosi uplaćuju u roku od 30 dana od upućivanja poziva na uplatu doprinosa.

Članak 15.

Izmjene proračuna

1. Izvršni direktor može u slučaju neizbježnih, izvanrednih ili nepredviđenih okolnosti Odboru za usmjeravanje predložiti nacrt izmjene proračuna.

2. Nacrt izmjena proračuna sastavlja se, predlaže i donosi te se o njemu obavješćuje u skladu s istim postupkom kao i za opći proračun. Odbor za usmjeravanje djeluje uzimajući u obzir hitnost u vezi s tim okolnostima.

POGLAVLJE 2.

Financijski izvršitelji i izvršenje proračuna u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja

Članak 16.

Ovlasti i dužnosti dužnosnika za ovjeravanje

1. Izvršni direktor izvršava obveze dužnosnika za ovjeravanje. Dužnosnik za ovjeravanje izvršava opći proračun u skladu s ovim financijskim pravilima te u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, na vlastitu odgovornost i u okviru odobrenih sredstava. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za osiguravanje usklađenosti sa zahtjevima zakonitosti i pravilnosti.

2. Izvršni direktor može delegirati ovlasti za izvršenje proračuna na osoblje Agencije, na koje se primjenjuje Odluka Vijeća (EU) 2016/1351 (4) (dalje u tekstu „Pravilnik o osoblju Agencije”), u skladu s uvjetima utvrđenima u ovim financijskim pravilima. Osobe ovlaštene na taj način mogu djelovati samo u okviru izričito dodijeljenih ovlasti.

3. Stručni tehnički poslovi i administrativni, pripremni ili pomoćni poslovi, koji ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti niti primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava, mogu se na temelju ugovora povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima.

4. Uzimajući u obzir rizike povezane s upravljačkim okruženjem, kao i vrstu financiranog djelovanja, izvršni direktor Odboru za usmjeravanje predlaže te uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave unutarnje kontrole prikladne za izvršavanje njegovih dužnosti. Uspostava takve strukture i sustava mora se obrazložiti analizom rizika koja uzima u obzir njihovu isplativost.

Odbor za usmjeravanje daje svoju suglasnost za odluke povezane s organizacijskom strukturom Agencije.

Izvršni direktor može uspostaviti stručnu i savjetodavnu funkciju koja će mu pomoći kontrolirati rizike koji su povezani s njegovim aktivnostima.

5. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente povezane s poslovanjem u razdoblju od pet godina od datuma odluke o davanju razrješnice Agenciji u vezi s izvršavanjem općeg proračuna za dotičnu godinu.

6. Članak 31. Odluke (ZVSP) 2015/1835 primjenjuje se na obradu osobnih podataka.

Članak 17.

Ex ante kontrole

1. Svaka operacija podliježe barem ex ante kontroli operativnih i financijskih obilježja operacije, koja se temelji na analizi dokumenata i raspoloživim rezultatima već provedenih kontrola.

Ex ante kontrole obuhvaćaju pokretanje i provjeru operacije.

Pokretanje i provjera operacije odvojene su funkcije.

2. Pod pokretanjem operacije podrazumijevaju se sve operacije za pripremu donošenja akata o izvršenju proračuna Agencije.

3. Podrazumijeva se da ex ante provjera operacije obuhvaća sve ex ante provjere koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje radi provjere operativnih i financijskih aspekata. Provjeru predmetne transakcije provodi osoblje različito od osoblja koje je pokrenulo operaciju.

4. Ex ante kontrolama provjerava se koherentnost zahtijevanih popratnih dokumenata i svih drugih dostupnih podataka.

Učestalost i detaljnost ex ante kontrola određuje dužnosnik za ovjeravanje uzimajući u obzir aspekte rizika i isplativosti. U slučaju nedoumica, dužnosnik za ovjeravanje odgovoran za potvrđivanje predmetnog plaćanja zahtijeva dodatne informacije ili provodi kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumnu potvrdu u okviru ex ante kontrole.

Svrha je ex ante kontrola utvrditi:

(a) ispravnost rashoda i prihoda te njihovu sukladnost s primjenjivim odredbama;

(b) je li primijenjeno načelo dobrog financijskog upravljanja navedeno u članku 11.

Za potrebe kontrola dužnosnik za ovjeravanje može niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za troškove službenog putovanja i troškove zdravstvene zaštite smatrati jednom operacijom.

Članak 18.

Ex post kontrole

1. Dužnosnik za ovjeravanje može uspostaviti ex post kontrole kako bi provjerio već odobrene operacije nakon ex ante kontrola. Te se kontrole mogu organizirati na temelju uzorka prema riziku.

Ex post kontrole mogu se provoditi na temelju dokumenata ili, prema potrebi, na licu mjesta.

2. Ex post kontrole provodi osoblje različito od osoblja koje je odgovorno za ex ante kontrole. Osoblje odgovorno za ex post kontrole ne odgovara članovima osoblja odgovornima za ex ante kontrole.

Osoblje odgovorno za kontrolu upravljanja financijskim poslovanjem mora biti stručno osposobljeno.

Članak 19.

Godišnja izvješća

Izvršni direktor Odboru za usmjeravanje jednom godišnje podnosi izvješće o izvršavanju svojih dužnosti. Izvršni direktor u tu svrhu podnosi godišnje financijske izvještaje Agencije poštujući rokove navedene u članku 44.

Godišnji financijski izvještaji Agencije obuhvaćaju više dijelova, a posebno:

(a) izvješće o radu kojim se opisuju glavni aspekti financijske godine;

(b) financijski izvještaj;

(c) izvješće o izvršenju proračuna.

Završnim financijskim izvještajima prilaže se bilješka koju sastavlja računovodstveni službenik u kojoj izjavljuje da su godišnji financijski izvještaji sastavljeni u skladu s primjenjivim računovodstvenim načelima, pravilima i metodama.

Završni financijski izvještaji sadržavaju financijske podatke i podatke o upravljanju, uključujući rezultate kontrola, u kojima se izjavljuje da, osim ako je drukčije navedeno u bilo kakvim rezervama u vezi s određenim područjima prihoda i rashoda, izvršni direktor može pouzdano jamčiti sljedeće:

(a) podaci sadržani u izvješću istiniti su i točni;

(b) sredstva dodijeljena aktivnostima opisanima u izvješću upotrijebljena su u svrhu za koju su namijenjena i u skladu su s načelom dobrog financijskog upravljanja;

(c) postojeći postupci kontrole daju potrebna jamstva u vezi sa zakonitosti i pravilnosti osnovnih transakcija. Izvješće o radu sadržava rezultate poslova s obzirom na utvrđene ciljeve, rizike povezane s tim poslovima, upotrebu osiguranih sredstava kao i učinkovitost i djelotvornost sustavâ unutarnje kontrole, među ostalim sveukupnu ocjenu troškova i koristi kontrola.

Članak 20.

Financijski izvještaj

1. Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i obuhvaćaju:

(a) bilancu stanja i izvještaj o financijskom rezultatu, koji predstavljaju svu aktivu i pasivu, financijsko stanje i poslovni rezultat na dan 31. prosinca prethodne godine; iskazuju se u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 39;

(b) izvještaj o novčanom toku koji prikazuje naplaćene i isplaćene iznose tijekom godine, kao i završno stanje riznice;

(c) izvještaj o promjenama u neto aktivi koji daje pregled kretanja u pričuvi i akumulirane rezultate tijekom godine.

2. Bilješkama uz financijske izvještaje dopunjuju se podaci prikazani u izvještajima iz stavka 1., daju komentari na njih te pružaju svi dodatni podaci koje propisuje međunarodno prihvaćena računovodstvena praksa, kada su ti podaci bitni za aktivnosti Agencije.

Članak 21.

Izvješće o izvršenju proračuna

Izvješće o izvršenju proračuna Agencije obuhvaća opći proračun te proračune povezane s ad hoc aktivnostima i dodatnim prihodima; iskazuje se u eurima. Struktura izvješća o izvršenju proračuna ista je kao i struktura samog proračuna.

Sastoji se od:

(a) izvješća koje objedinjuje sve proračunske operacije u određenoj godini u smislu prihoda i rashoda;

(b) objašnjenja kojima se dopunjuju podaci iz izvješća te daju komentari na njih.

Članak 22.

Zaštita financijskih interesa agencije

1. Ako član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu transakcija smatra da je odluka koju je dužan izvršiti ili prihvatiti na zahtjev nadređenih nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koja je taj član osoblja dužan poštovati, o tome pisanim putem obavješćuje izvršnog direktora koji svoj odgovor također dostavlja pisanim putem. Ako izvršni direktor ne poduzme nikakvu radnju ili potvrdi prvotnu odluku ili uputu, a član osoblja smatra da takva potvrda ne predstavlja razuman odgovor na njegovo pitanje, član osoblja o tome obavješćuje ravnatelja Agencije.

2. U slučaju nezakonitih aktivnosti, prijevare ili korupcije koji mogu naštetiti interesima Agencije ili njezinih članova, član osoblja o tome obavješćuje tijela određena na temelju važećeg zakonodavstva. Kolegij revizora, kao i vanjski revizori koji provode financijske revizije Agencije, obavješćuju dužnosnika za ovjeravanje o svakoj sumnji na nezakonitu aktivnost, prijevaru ili korupciju koji mogu naštetiti interesima Agencije ili njezinih članova.

Članak 23.

Računovodstveni službenik

1. Odbor za usmjeravanje imenuje računovodstvenog službenika na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju Agencije, koji je potpuno neovisan u obavljanju svojih dužnosti u Agenciji i odgovaran je Odboru za usmjeravanje. Računovodstveni službenik u Agenciji je odgovoran za:

(a) ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;

(b) vođenje računovodstva te sastavljanje i prikazivanje financijskih izvještaja u skladu s poglavljem 6. ove glave te člancima 19., 20. i 21.;

(c) provedbu, u skladu s poglavljem 6. ove glave, računovodstvenih pravila i kontnog plana;

(d) potvrđivanje sustava koje je odredio dužnosnik za ovjeravanje za pribavljanje ili opravdavanje računovodstvenih podataka; u vezi s navedenim, računovodstveni službenik ovlašten je u svakom trenutku provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja;

(e) upravljanje riznicom.

2. Računovodstveni službenik od dužnosnika za ovjeravanje mora pribaviti sve potrebne podatke za sastavljanje financijskih izvještaja koji daju istinit i vjeran prikaz financijskog stanja Agencije i izvršenja proračuna. Dužnosnik za ovjeravanje jamči pouzdanost tih podataka.

3. Prije nego što izvršni direktor usvoji izvještaje, potpisuje ih računovodstveni službenik, čime potvrđuje da u razumnoj mjeri jamči da izvještaji daju istinit i vjeran prikaz financijskog položaja Agencije.

Za potrebe prvog podstavka računovodstveni službenik provjerava jesu li financijski izvještaji pripremljeni u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 39. te jesu li u financijskim izvještajima knjiženi svi prihodi i rashodi.

Dužnosnik za ovjeravanje ili osobe kojima je delegirao ovlasti ostaju u potpunosti odgovorni za pravilnu upotrebu sredstava kojima upravljaju, zakonitost i pravilnost rashoda koje kontroliraju te za cjelovitost i točnost podataka proslijeđenih računovodstvenom službeniku.

Računovodstveni službenik ovlašten je provjeriti dobivene podatke te provesti sve daljnje provjere koje smatra potrebnima da bi potpisao financijske izvještaje.

Računovodstveni službenik prema potrebi izražava rezerve, pri čemu mora točno objasniti njihovu narav i opseg.

Podložno stavku 4., samo je računovodstveni službenik ovlašten upravljati gotovim novcem i novčanim ekvivalentima. Računovodstveni službenik odgovoran je za njihovo čuvanje.

4. Pri obavljanju svojih dužnosti računovodstveni službenik može delegirati određene zadaće članovima osoblja na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju Agencije, kada je to nužno za obavljanje njegovih dužnosti u skladu s financijskim pravilima Agencije.

5. Ne dovodeći u pitanje bilo kakve stegovne mjere, Odbor za usmjeravanje u bilo kojem trenutku može privremeno ili konačno suspendirati s dužnosti računovodstvenog službenika. U tom slučaju Odbor za usmjeravanje imenuje privremenog računovodstvenog službenika.

Članak 24.

Odgovornost financijskih izvršitelja

1. Članci od 16. do 26. ne dovode u pitanje kaznenopravnu odgovornost financijskih izvršitelja prema mjerodavnom nacionalnom pravu i važećim odredbama o zaštiti financijskih interesa Agencije i borbi protiv korupcije koja uključuje dužnosnike Unije ili dužnosnike država članica.

2. Svaki dužnosnik za ovjeravanje ili računovodstveni službenik podliježe stegovnom postupku i plaćanju odštete, u skladu s Pravilnikom o osoblju Agencije. U slučaju nezakonitih aktivnosti, prijevare ili korupcije koje mogu nanijeti štetu interesu Agencije ili njezinih članova, predmet se upućuje nadležnim tijelima određenima na temelju važećeg zakonodavstva, a posebno Europskom uredu za borbu protiv prijevara (OLAF).

3. Od svakog člana osoblja može se zahtijevati da, u cijelosti ili djelomično, nadoknadi svaku štetu koju je Agencija pretrpjela zbog njegove teške povrede dužnosti tijekom obnašanja dužnosti ili u vezi s obnašanjem dužnosti. Tijelo za imenovanje donosi obrazloženu odluku nakon provedbe formalnosti koje su za stegovne mjere utvrđene važećim zakonodavstvom.

4. U vezi s odgovornosti dužnosnikâ za ovjeravanje, primjenjuje se članak 73. stavci 1. i 2. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

Članak 25.

Sukob interesa

1. Financijskim izvršiteljima u smislu glave III. poglavlja 2. i drugim osobama uključenima u izvršenje proračuna i upravljanje njime, uključujući pripremne akte za navedeno, te u reviziju i kontrolu proračuna, zabranjuje se poduzimanje radnji koje bi mogle dovesti do sukoba njihovih interesa s interesima Agencije.

Ako postoji taj rizik, dotična osoba suzdržava od takve radnje i predmet upućuje izvršnom direktoru koji u pisanom obliku potvrđuje postoji li sukob interesa. Navedena osoba o tome obavješćuje i svojeg neposredno nadređenog. Ako je izvršitelj izvršni direktor, predmet mora uputiti ravnatelju Agencije.

Ako se utvrdi postojanje sukoba interesa, navedena osoba prestaje sa svim radnjama u vezi s predmetnim pitanjem. Sve odgovarajuće daljnje mjere poduzima izvršni direktor ili, ako se sukob interesa odnosi na izvršnog direktora, ravnatelj Agencije.

2. Za potrebe stavka 1., sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije financijskog izvršitelja ili druge osobe iz stavka 1., iz obiteljskih, emotivnih, političkih ili nacionalnih razloga, ekonomskog interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa s primateljem.

Članak 26.

Razdvajanje dužnosti

Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika razdvajaju se i međusobno isključuju.

POGLAVLJE 3.

Unutarnja revizija

Članak 27.

Imenovanje, ovlasti i dužnosti unutarnjeg revizora

1. Agencija uspostavlja funkciju unutarnje revizije koja se provodi u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.

2. Unutarnji revizor ne može biti dužnosnik za ovjeravanje ni računovodstveni službenik.

3. Unutarnji revizori savjetuju Agenciju u pogledu postupanja s rizikom, izdavanjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i kontrole te izdavanjem preporuka za poboljšanje uvjeta za izvršavanje poslova i promicanje dobrog financijskog upravljanja.

Unutarnji revizor posebno je odgovoran za:

(a) procjenu prikladnosti i djelotvornosti sustava unutarnjeg upravljanja te za uspješnost službi u provođenju programa i djelovanja u odnosu na rizike koji su s njima povezani;

(b) procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaki postupak izvršenja proračuna.

4. Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti u vezi sa svim aktivnostima i službama Agencije. Unutarnji revizor ima puni i neograničeni pristup svim podacima potrebnima za obavljanje njegovih dužnosti. Unutarnji revizor u obzir uzima godišnje izvješće izvršnog direktora i sve druge utvrđene podatke.

5. Unutarnji revizor sastavlja godišnji revizijski plan i podnosi ga izvršnom direktoru.

6. Unutarnji revizor u obzir uzima izvješće dužnosnika za ovjeravanje na temelju članka 19. i sve druge utvrđene podatke.

7. Unutarnji revizor izvješćuje izvršnog direktora o svojim nalazima i preporukama.

Unutarnji revizor dostavlja izvješće i u sljedećim slučajevima:

— kritični rizici i preporuke nisu uzeti u obzir,

— postoji znatno kašnjenje u provedbi preporuka danih u prijašnjim godinama.

Izvršni direktor osigurava redovito praćenje provedbe preporuka danih u okviru revizije.

Izvršni direktor svake godine Odboru za usmjeravanje šalje izvješće koje sadržava sažetak broja i vrste provedenih unutarnjih revizija, izdanih preporuka i mjera poduzetih na temelju tih preporuka. Odbor za usmjeravanje ispituje podatke te jesu li preporuke provedene u cijelosti i na vrijeme.

8. Agencija daje kontaktne podatke unutarnjeg revizora fizičkim ili pravnim osobama koje sudjeluju u operacijama rashoda za potrebe povjerljivog obraćanja unutarnjem revizoru.

9. Izvješća i nalazi unutarnjeg revizora dostupni su javnosti tek nakon što unutarnji revizor potvrdi mjere poduzete za njihovu provedbu.

Članak 28.

Neovisnost unutarnjeg revizora

Neovisnost unutarnjeg revizora, odgovornost unutarnjeg revizora za mjere poduzete pri izvršavanju njegovih dužnosti te pravo unutarnjeg revizora da pokrene postupak pred Sudom Europske unije određuje se u skladu s člankom 100. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

POGLAVLJE 4.

Izvršavanje prihoda i rashoda

Članak 29.

Izvršenje prihoda

1. Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati i izdavanje naloga za povrat. Ono prema potrebi uključuje mogućnost odricanja od utvrđenih dodijeljenih prava.

2. Mora se osigurati povrat pogrešno plaćenih iznosa.

Ako stvarni povrat ne bude izvršen u roku utvrđenom u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik o tome obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje i bez odgađanja pokreće postupak za izvršenje povrata svim pravno dostupnim sredstvima, među ostalim, kada je to primjereno, prijebojem i, ako to nije moguće, prisilnom naplatom.

Ako se dužnosnik za ovjeravanje planira u cijelosti ili djelomično odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, osigurava da je to odricanje pravilno i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti. Odluka o odricanju mora biti obrazložena. U odluci o odricanju navodi se da su poduzete mjere za osiguravanje povrata te pravne i činjenične osnove na kojima se odluka temelji.

Računovodstveni službenik vodi popis dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Dodijeljena prava Agencije razvrstavaju se na popisu prema datumu izdavanja naloga za povrat. Računovodstveni službenik navodi i odluke o odricanju ili djelomičnom odricanju od povrata utvrđenih iznosa. Popis se dodaje godišnjim financijskim izvještajima Agencije.

3. Na svaki dug koji nije otplaćen do datuma dospijeća utvrđenog u obavijesti o terećenju obračunavaju se kamate u skladu s člankom 83. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1268/2012 (5).

4. Na dodijeljena prava Agencije u odnosu na treće strane i na dodijeljena prava trećih strana u odnosu na Agenciju primjenjuje se rok zastare od pet godina.

Članak 30.

Doprinos država članica općem proračunu agencije

1. Određivanje doprinosa ako se primjenjuje ključ za raspodjelu na temelju BND-a jest kako slijedi:

(a) ako se primjenjuje ključ za raspodjelu na temelju BND-a, raspodjela doprinosa među državama članicama koje su dužne platiti doprinos utvrđuje se u skladu s ključem za raspodjelu na temelju bruto nacionalnog proizvoda kako je određeno u članku 41. stavku 2. Ugovora o Europskoj uniji i u skladu s Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom (6) ili bilo kojom drugom odlukom koja je može zamijeniti;

(b) podaci za izračun svakog doprinosa podaci su određeni u stupcu „BND – vlastita sredstva” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna prema vrsti vlastitih sredstava i državi članici” koja je dodana posljednjem proračunu Unije. Doprinos svake države članice koja je dužna platiti doprinos razmjeran je udjelu BND-a te države članice u ukupnom zbroju BND-a država članica koje su dužne platiti doprinos.

2. Raspored plaćanja doprinosa jest kako slijedi:

(a) države članice sudionice plaćaju predviđene doprinose za financiranje općeg proračuna Agencije u tri jednaka obroka, do 15. ožujka, do 15. lipnja i do 15. listopada dotične financijske godine. Agencija državama članicama sudionicama šalje pisma s pozivom na plaćanje doprinosa najmanje 60 dana prije datuma plaćanja obroka;

(b) nakon usvajanja izmjene proračuna države članice sudionice plaćaju potrebne doprinose u roku od 60 dana od dana slanja poziva na plaćanje doprinosa;

(c) svaka država članica plaća bankovne naknade povezane s plaćanjem svojih doprinosa;

(d) ako godišnji proračun nije odobren do 30. studenoga, Agencija na zahtjev države članice može izdati pojedinačni privremeni poziv na plaćanje doprinosa od te države članice, koje treba platiti u roku od 60 dana od dana slanja poziva na plaćanje doprinosa.

Ako je plaćanje izvršeno unutar roka i Agencija ga primi najviše deset dana nakon isteka roka, Agencija nema pravo na obračun kamata kako je predviđeno u članku 29. stavku 3. Ako plaćanje kasni više od deset dana, kamate se zaračunavaju za cijelo razdoblje kašnjenja.

Članak 31.

Izvršenje rashoda

1. Kako bi izvršio rashode, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima pripremne radnje za izvršenje odobrenih sredstava.

2. Proračunska obveza je postupak rezerviranja odobrenih sredstava potrebnih za pokrivanje naknadnih plaćanja kako bi se ispunile preuzete pravne obveze. Pravna obveza je radnja kojom dužnosnik za ovjeravanje preuzima ili uspostavlja obvezu koja rezultira terećenjem. Proračunske i pravne obveze donosi isti dužnosnik za ovjeravanje, osim u opravdanim slučajevima.

Proračunske obveze potpadaju u jednu od sljedećih kategorija:

(a) pojedinačna: proračunska obveza je pojedinačna ako su korisnik i iznos rashoda poznati;

(b) ukupna: proračunska obveza je ukupna ako barem jedan od čimbenika potrebnih za utvrđivanje pojedinačne obveze još uvijek nije poznat;

(c) okvirna: proračunska obveza je okvirna kada ima za svrhu pokrivanje redovnih administrativnih rashoda i kada iznos ili konačni korisnici nisu točno poznati.

Proračunske obveze za djelovanja koje traju dulje od jedne financijske godine mogu se rasporediti tijekom nekoliko godina na godišnje obroke samo ako je to određeno temeljnim aktom te ako su povezane s administrativnim rashodima.

3. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.

Potvrđivanje rashoda postupak je u kojem dužnosnik za ovjeravanje:

(a) provjerava postojanje dodijeljenog prava vjerovnika;

(b) utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja;

(c) provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.

Odobravanje rashoda jest postupak u kojem dužnosnik za ovjeravanje, nakon što je potvrdio dostupnost odobrenih sredstava, računovodstvenom službeniku izdaje nalog da plati potvrđeni rashod.

4. U pogledu mjera zbog kojih može nastati rashod na teret proračuna Agencije, dužnosnik za ovjeravanje prvo preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim stranama.

5. U prvoj godini trogodišnjeg okvira za planiranje Agencije Odbor za usmjeravanje daje odobrenje za rashode poslovanja Agencije za aktivnosti koje obavlja, pod uvjetom da su elementi navedeni u ovom stavku jasno utvrđeni.

Okvirom za planiranje obuhvaćeni su detaljni ciljevi i očekivani rezultati. Također sadržava opis djelovanja koja treba financirati te iznos dodijeljen svakom djelovanju.

Svaka suštinska izmjena prve godine trogodišnjeg okvira za planiranje Agencije donosi se istim postupkom kao i početni okvir za planiranje.

Odbor za usmjeravanje može ovlasti za donošenje nesuštinskih izmjena okvira za planiranje delegirati dužnosniku za ovjeravanje Agencije.

Članak 32.

Rokovi

Plaćanje rashoda mora se izvršiti u rokovima utvrđenima u članku 92. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i članku 111. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 te u skladu s navedenim člancima.

POGLAVLJE 5.

Izvršenje proračuna

Članak 33.

Nabava

1. U vezi s nabavom primjenjuje se glava V. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012, podložno stavcima 2. i 3. ovog članka.

2. Za ugovore vrijednosti između 60 000 EUR i pragova utvrđenih u članku 118. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 može se primijeniti postupak utvrđen u Delegiranoj uredbi (EU) br. 1268/2012 za ugovore male vrijednosti koja ne prelazi 60 000 EUR.

3. Agencija može sklopiti ugovor, bez obveze pokretanja postupka javne nabave, s Europskom komisijom, međuinstitucijskim uredima, Prevoditeljskim centrom za tijela Europske unije osnovanim Uredbom Vijeća (EZ) br. 2965/94 (7) i drugim tijelima Unije radi nabave robe, pružanja usluga ili izvođenja radova koje potonji obavljaju.

Članak 34.

Zajednička nabava

1. Agencija na vlastiti zahtjev može sudjelovati kao javni naručitelj u dodjeli ugovora Komisije ili međuinstitucijskih ugovora te dodjeli ugovora drugih tijela ili agencija Unije.

2. U kontekstu aktivnosti suradnje s državama članicama, poput onih iz poglavlja IV. Odluke (ZVSP) 2015/1835, Agencija može upotrebljavati postupke zajedničke nabave.

3. U slučaju postupka zajedničke nabave između Agencije i javnog naručitelja iz jedne ili više država članica, primjenjuju se postupovne odredbe koje se primjenjuju na Agenciju.

Kada je udjel u ukupnoj procijenjenoj vrijednosti ugovora koji se odnosi na javnog naručitelja iz jedne ili više država članica ili kojim on upravlja jednak ili viši od 50 %, ili u drugim opravdanim slučajevima, primjenjuju se postupovna pravila iz Direktive 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća (8), Direktive 2009/81/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (9), ili iz bilo kojeg drugog pravnog akta Unije koji može biti primjenjiv s obzirom na dotični predmet.

4. Agencija može upotrebljavati postupke zajedničke nabave s javnim naručiteljima države članice domaćina za pokrivanje svojih administrativnih potreba. U tom se slučaju članak 133. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje mutatis mutandis.

Članak 35.

Stručnjaci

Agencija za odabir stručnjaka može primjenjivati odredbe članka 287. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 ako u osnovnom aktu programa čija je provedba povjerena Agenciji u tu svrhu nije utvrđen poseban postupak. Takvi se stručnjaci biraju na temelju njihove stručne sposobnosti, a naknada im se isplaćuje na temelju unaprijed objavljenog fiksnog iznosa.

Vanjski stručnjaci odabiru se na temelju svojih vještina, iskustva i znanja prikladnih za izvršavanje poslova koji su im dodijeljeni te u skladu s načelima nediskriminacije, jednakog postupanja i nepostojanja sukoba interesa.

Članak 36.

Bespovratna sredstva

U vezi s bespovratnim sredstvima primjenjuje se glava VI. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012, podložno svim posebnim odredbama osnivačkog akta.

Članak 37.

Nagrade

1. U vezi s nagradama primjenjuje se glava VII. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012, podložno stavku 2. ovog članka.

2. Natjecanja za nagrade jedinične vrijednosti 10 000 EUR ili veće mogu se objaviti samo ako su predviđena okvirom za planiranje Agencije.

Članak 38.

Pravna sredstva

1. Ako postupovna radnja nekog dužnosnika za ovjeravanje negativno utječe na prava podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, korisnika ili izvoditelja, ta radnja mora sadržavati uputu o raspoloživim pravnim sredstvima za osporavanje navedenog akta u upravnim i/ili sudskim postupcima.

2. Posebno treba naznačiti narav pravnog sredstva, tijelo ili tijela pred kojima se može uložiti, kao i rokove ostvarivanja prava na njega.

POGLAVLJE 6.

Računovodstvo

Članak 39.

Mjerodavna pravila za financijske izvještaje

Agencija uspostavlja računovodstveni sustav koji omogućuje pravodobno pružanje točnih, potpunih i pouzdanih informacija.

Računovodstveni službenik Agencije donosi pravila na temelju međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor. Računovodstveni službenik smije odstupiti od tih standarda ako to smatra potrebnim kako bi se pružio istinit i objektivan prikaz aktive i pasive, rashoda, prihoda te novčanog toka. Ako računovodstveni službenik suštinski odstupa od tih standarda, u bilješkama uz financijske izvještaje objavljuje se ta činjenica i razlog njezina postojanja.

Članak 40.

Računovodstvena načela

Financijski izvještaji iskazuju podatke, uključujući podatke o računovodstvenim načelima, tako da se osigura njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost. Financijski izvještaji sastavljaju se u skladu s člankom 39.

Članak 41.

Računovodstveni sustav

1. Računovodstveni sustav sastoji se od općeg računovodstva i proračunskog računovodstva. Računovodstvo se vodi u eurima na temelju kalendarske godine.

2. Općim računovodstvom bilježe se, kronološkim redom, koristeći se načelom dvojnog knjigovodstva, svi događaji i postupci koji utječu na ekonomsku i financijsku situaciju te na aktivu i pasivu Agencije.

3. Proračunsko računovodstvo pruža detaljan prikaz izvršenja proračuna Agencije. Njime se bilježe svi proračunski prihodi i rashodi.

Članak 42.

Popis imovine

Agencija vodi popis imovine koji prikazuje količinu i vrijednost sve materijalne, nematerijalne i financijske aktive koja čini njegovu imovinu. Agencija provjerava odgovaraju li unosi iz popisa imovine stvarnom stanju.

POGLAVLJE 7.

Vanjska revizija i suzbijanje prijevara

Članak 43.

Vanjska revizija

1. Odbor za usmjeravanje imenuje kolegij revizora za provedbu funkcije vanjske revizije administrativnog i operativnog proračuna, financijskih računa i financijskih izvještaja Agencije. Revizija se provodi u skladu s prihvaćenim međunarodnim revizijskim standardima i, podložno odobrenju Odbora za usmjeravanje, u skladu s dodatnim nadležnostima.

Kolegij barem svake tri godine pruža Odboru za usmjeravanje neovisno jamstvo i savjete o tome da su aktivnosti Agencije provedene u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja. U svrhu obavljanja te zadaće kolegij se može poslužiti privremenim dodatnim osobljem, uz suglasnost Odbora za usmjeravanje.

2. Kolegij revizora sastoji se od najmanje troje revizora iz različitih država članica sudionica, uz potporu osoblja koje nominira kolegij. Taj član osoblja može ostati u toj ulozi sve dok je član kolegija koji ga je nominirao na dužnosti.

3. Članovi kolegija revizora imenuju se na razdoblje od tri uzastopne revizije. Osigurava se pravedna rotacija država članica sudionica koje žele poslati svoje revizore.

4. Odbor za usmjeravanje imenuje kolegij revizora među kandidatima koje predlože države članice sudionice. Kandidati su po mogućnosti članovi najviše nacionalne revizorske institucije država članica sudionica i pružaju odgovarajuća jamstva sigurnosti i neovisnosti. Kada je to potrebno, na raspolaganju su za izvršavanje zadaća u ime Agencije. Prilikom obavljanja tih zadaća:

(a) članove kolegija i njihovo pomoćno osoblje nastavlja plaćati matično revizorsko tijelo, a od Agencije dobivaju samo naknadu za troškove službenog putovanja na istoj osnovi kako je predviđeno pravilima Agencije;

(b) ne traže niti dobivaju upute od ikoga osim Odbora za usmjeravanje; za vrijeme trajanja revizorskog mandata, kolegij revizora i njegovi članovi u potpunosti su neovisni i odgovorni jedino za provedbu vanjske revizije;

(c) za svoj su rad odgovorni jedino Odboru za usmjeravanje;

(d) provjeravaju izvršavaju li se prihodi i rashodi, kojima upravlja Agencija, u skladu s primjenjivim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja.

5. Svake godine kolegij revizora bira predsjedavajućeg za sljedeću financijsku godinu. Donosi pravila koja se primjenjuju na revizije koje provode njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim revizijskim standardima. Kolegij revizora odobrava izvješća o reviziji koja su pripremili njegovi članovi prije njihove dostave izvršnom direktoru i Odboru za usmjeravanje.

6. Revizori osiguravaju poštovanje povjerljivosti informacija i zaštite podataka za koje saznaju tijekom obavljanja revizijske zadaće, u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.

7. Revizori imaju pristup, bez odgode i bez prethodne najave, dokumentima i sadržajima svih baza podataka koje se odnose na te prihode i izdatke i prostorima u kojima se ti dokumenti i baze nalaze. Oni mogu napraviti preslike. Osobe uključene u izvršenje prihoda i rashoda Agencije pružaju izvršnom direktoru i osobama odgovornima za reviziju tih rashoda potrebnu pomoć u izvršenju njihovih zadaća. Troškovi povezani s revizijom plaćaju se iz općeg proračuna.

8. Odbor za usmjeravanje, na prijedlog izvršnog direktora ili jedne od država članica, može u pojedinačnim slučajevima odlučiti upotrijebiti druga vanjska tijela za posebne revizije, u koordinaciji sa zadaćama kolegija revizora.

9. U određenim slučajevima nacionalna revizijska tijela država članica sudionica mogu, na vlastiti trošak i uz suglasnost Odbora za usmjeravanje, dobiti sve informacije i pregledati sve dokumente koje smatraju potrebnima za reviziju odgovarajućeg nacionalnog dijela ili izvješćivanje vlade i parlamenta, bez kršenja prava drugih država članica sudionica i odgovornosti kolegija revizora te u skladu s pravilima Agencije, posebno pravilima o zaštiti podataka.

Članak 44.

Godišnja revizija i razrješnica za izvršenje proračuna agencije

1. Izvršni direktor do 31. ožujka nakon završetka financijske godine podnosi kolegiju revizora na uvid i davanje mišljenja nacrt godišnjih financijskih izvještaja Agencije kako je navedeno u članku 19.

2. Kolegij revizora do 30. lipnja nakon završetka financijske godine podnosi izvršnom direktoru svoje godišnje izvješće o reviziji koje sadržava mišljenje i primjedbe kolegija o nacrtu godišnjih financijskih izvještaja iz stavka 1.

3. Izvršni direktor do 15. srpnja nakon završetka financijske godine podnosi Odboru za usmjeravanje konačne revidirane godišnje financijske izvještaje i izvješće o reviziji uz napomene Agencije.

4. Odbor za usmjeravanje do 30. listopada nakon završetka financijske godine odobrava revidirane godišnje financijske izvještaje i daje razrješnicu izvršnom direktoru i računovodstvenom službeniku za financijsku godinu.

5. Nakon što ih je odobrio Odbor za usmjeravanje, revidirani godišnji financijski izvještaji oglašavaju se u Službenom listu Europske unije.

6. Računovodstveni službenik čuva sve račune i popise imovine pet godina od datuma dobivanja odgovarajuće razrješnice.

Članak 45.

OLAF

1. OLAF može provoditi istrage, uključujući provjere i inspekcije na terenu, u skladu s odredbama i postupcima utvrđenima u Uredbi (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (10) i Uredbi Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 (11) radi utvrđivanja je li došlo do prijevare, korupcije ili bilo koje druge nezakonite aktivnosti, koje utječu na financijske interese Agencije, u vezi s bespovratnim sredstvima ili ugovorom koje financira Agencija.

2. Ne dovodeći u pitanje stavak 1., ugovori, sporazumi i odluke Agencije sadržavaju odredbe kojima se izričito ovlašćuju kolegij revizora i OLAF za provedbu revizija i istraga u skladu s njihovim nadležnostima.

GLAVA IV.

POSEBNE ODREDBE KOJE SE PRIMJENJUJU NA DODATNE PRIHODE

Članak 46.

Dodatni prihodi

1. U okviru svoje misije u skladu s člankom 2. Odluke (ZVSP) 2015/1835, Agencija može primati dodatne prihode za posebne namjene:

(a) iz općeg proračuna Unije za svaki slučaj posebno, u potpunosti poštujući pravila, postupke i procese donošenja odluka koji se na njega primjenjuju;

(b) od država članica, trećih zemalja i trećih strana, osim ako Odbor za usmjeravanje odluči drukčije u roku od mjesec dana od primitka takvih informacija od Agencije.

2. Prihodi iz stavka 1. mogu se upotrebljavati samo za posebne namjene za koje su predviđeni.

3. Dodatni administrativni troškovi povezani s upravljanjem dodatnim prihodima podmiruju se, prema potrebi, iz proračuna povezanog sa samim dodatnim prihodima.

4. Odredbe glave III. poglavlja od 2. do 7. primjenjive su na dodatne prihode osim ako su relevantnim sporazumom ili sporazumima predviđena drukčija pravila, koja u svakom slučaju moraju biti u skladu s proračunskim načelima utvrđenima u glavi II.

5. Proračunski višak koji proizlazi iz dodatnih prihoda na kraju razdoblja provedbe smatra se kreditom na raspolaganju subjektima koji su mu doprinijeli te im se vraća. Može se upotrebljavati i za druge posebne namjene kako je utvrđeno u relevantnom sporazumu ili sporazumima, osim ako Odbor za usmjeravanje odluči drukčije u roku od mjesec dana od primitka takvih informacija od Agencije, prema prijedlogu dotičnog subjekta.

6. Računovodstveni službenik usvaja odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire upotreba dodatnih prihoda i odgovarajućih odobrenih sredstava. Stoga se doprinosi koji proizlaze iz dodatnih prihoda obračunavaju zasebno i upotrebljavaju u skladu s posebnom namjenom kojoj su dodijeljeni. Radi transparentnosti bit će i uplaćeni na zasebne bankovne račune. Osim toga, bit će zasebno prikazani unutar izvješća o izvršenju proračuna Agencije kako je utvrđeno u članku 21.

GLAVA V.

POSEBNE ODREDBE KOJE SE PRIMJENJUJU NA PRORAČUNE POVEZANE S AD HOC AKTIVNOSTIMA

Članak 47.

Upravljanje proračunima povezanima s ad hoc aktivnostima od strane agencije

1. Odbor za usmjeravanje može, na prijedlog izvršnog direktora ili države članice, odlučiti da države članice mogu Agenciji povjeriti administrativno i financijsko upravljanje određenim aktivnostima unutar njezinih ovlasti u skladu s poglavljem IV. Odluke (ZVSP) 2015/1835.

2. Odbor za usmjeravanje može ovlastiti Agenciju, u kontekstu ad hoc projekata i programa Agencije, a pod uvjetima utvrđenima u aranžmanima kojima se uređuju predmetne aktivnosti, za sklapanje ugovora i sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava te da od tih država članica unaprijed prikuplja potrebne doprinose, uzimajući u obzir proračunska ograničenja država članica, kako bi izvršila obveze iz tih ugovora i sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava.

3. Odredbe glave III. poglavlja od 2. do 7. ove Odluke primjenjuju se na ad hoc aktivnosti uspostavljene u skladu s člancima 19. i 20. Odluke (ZVSP) 2015/1835, osim ako su temeljnim aktom ili aktima programa ili projekta predviđena drukčija pravila, koja u svakom slučaju moraju biti u skladu s proračunskim načelima utvrđenima u glavi II. ove Odluke.

4. Proračunski višak koji proizlazi iz ad hoc projekta ili programa smatra se kreditom na raspolaganju državama članicama sudionicama i svim drugim subjektima koji su mu doprinijeli te im se vraća na kraju razdoblja provedbe ili se upotrebljava za druge posebne namjene kako je utvrđeno u relevantnom sporazumu ili sporazumima ili kako je odlučila dotična država članica ili subjekt.

GLAVA VI.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 48.

Izmjene

Svako upućivanje na Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 tumači se tako da u obzir uzima i njezine izmjene.

Članak 49.

Stavljanje izvan snage Odluke 2007/643/ZVSP

Odluka 2007/643/ZVSP stavlja se izvan snage.

Članak 50.

Stupanje na snagu

Ova Odluka stupa na snagu na dan donošenja.

Sastavljeno u Bruxellesu 4. kolovoza 2016. Za Vijeće Predsjednik M. LAJČÁK

(1) SL L 266, 13.10.2015., str. 55.

(2) SL L 269, 12.10.2007., str. 1.

(3) Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

(4) Odluka Vijeća (EU) 2016/1351 od 4. kolovoza 2016. o Pravilniku o osoblju Europske obrambene agencije i o stavljanju izvan snage Odluke 2004/676/EZ (vidi stranicu 1 ovog Službenog lista).

(5) Delegirana uredba Komisije (EU) br. 1268/2012 od 29. listopada 2012. o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (SL L 362, 31.12.2012., str. 1.).

(6) Odluka Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (SL L 163, 23.6.2007., str. 17.).

(7) Uredba Vijeća (EZ) br. 2965/94 od 28. studenoga 1994. o osnivanju Prevoditeljskog centra za tijela Europske unije (SL L 314, 7.12.1994., str. 1.).

(8) Direktiva 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 26. veljače 2014. o javnoj nabavi i o stavljanju izvan snage Direktive 2004/18/EZ (SL L 94, 28.3.2014., str. 65.).

(9) Direktiva 2009/81/EZ Europskog Parlamenta i Vijeća od 13. srpnja 2009. o usklađivanju postupaka nabave za određene ugovore o radovima, ugovore o nabavi robe i ugovore o uslugama koje sklapaju javni naručitelji ili naručitelji u području obrane i sigurnosti te izmjeni direktiva 2004/17/EZ i 2004/18/EZ (SL L 216, 20.8.2009., str. 76.).

(10) Uredba (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 (SL L 248, 18.9.2013., str. 1.).

(11) Uredba Vijeća (Euratom, EZ) br. 2185/96 od 11. studenoga 1996. o provjerama i inspekcijama na terenu koje provodi Komisija s ciljem zaštite financijskih interesa Europskih zajednica od prijevara i ostalih nepravilnosti (SL L 292, 15.11.1996., str. 2.).