HR Službeni list Europske unije 32

32007D0643



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE 18.09.2007.

ODLUKA VIJEĆA 2007/643/ZVSP

od 18. rujna 2007.

o financijskim pravilima Europske obrambene agencije i pravilima javne nabave te o pravilima o financijskim doprinosima iz operativnog proračuna Europske obrambene agencije

VIJEĆE EUROPSKE UNIJE,

uzimajući u obzir Zajedničku akciju Vijeća 2004/551/ZVSP od 12. srpnja 2004. o osnivanju Europske obrambene agencije (1), a posebno njezin članak 18. stavak 1.,

budući da:

(1) Vijeće je 13. rujna 2004. donijelo Odluku 2004/658/ZVSP o financijskim odredbama koje se primjenjuju na opći proračun Europske obrambene agencije (2).

(2) Vijeće je 21. studenoga 2005. donijelo Odluku 2005/821/ZVSP o izmjeni Odluke 2004/658/ZVSP (3) koja predviđa da bi Upravni odbor Agencije trebao preispitati ili izmijeniti, prema potrebi, te financijske odredbe do 31. prosinca 2006.

(3) Upravni odbor je 13. studenoga 2006. donio Odluku 2006/29 (Cor.) kojom su izmijenjene i zamijenjene glave I., II. i IV. postojećih „Financijskih odredbi koje se primjenjuju na opći proračun Agencije”„Financijskim pravilima Europske obrambene agencije”.

(4) Upravni odbor je 14. prosinca 2006. donio Odluku 2006/34 kojom je izmijenjena i zamijenjena glava III. postojećih „Financijskih odredbi koje se primjenjuju na opći proračun Agencije”„Pravilima javne nabave i pravilima o financijskim doprinosima iz operativnog proračuna Europske obrambene agencije”.

(5) Prilikom donošenja gore navedenih odluka, Upravni odbor također je predložio da Vijeće trajno ovlasti Upravni odbor za promjenu tih pravila.

(6) Nova financijska pravila koja je usvojio Upravni odbor Agencije trebalo bi potvrditi i Upravni odbor Agencije trebao bi ovlastiti za preispitivanje i izmjenu tih pravila, prema potrebi, unutar određenih ograničenja,

ODLUČILO JE:

Članak 1.

1. Financijska pravila Europske obrambene agencije, kao i pravila javne nabave i pravila o financijskim doprinosima iz operativnog proračuna Europske obrambene agencije, utvrđena su u Prilogu. Ta pravila zamjenjuju odredbe Priloga Odluci 2004/658/ZVSP, kako ga je izmijenio Upravni odbor (4).

2. Upravni odbor preispituje i donosi tehničke izmjene tih pravila prema potrebi, posebno da bi se osigurala usklađenost s odgovarajućim pravilima Zajednice. Značajne izmjene u pogledu područja primjene i svrhe, proračunskih načela i načela financijskog upravljanja i općih odredbi u pogledu javne nabave, kao i bilo kakvih novih pravila koja imaju značajan utjecaj na proračun, dostavljaju se Vijeću radi odobrenja.

Članak 2.

Ova Odluka proizvodi učinke na dan donošenja.

Članak 3.

Ova se Odluka objavljuje u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 18. rujna 2007. Za Vijeće Predsjednik R. PEREIRA

(1) SL L 245, 17.7.2004., str. 17.

(2) SL L 300, 25.9.2004., str. 52.

(3) SL L 305, 24.11.2005., str. 43.

(4) Odluka Upravnog odbora 2005/06 od 21. lipnja 2005.

PRILOG

FINANCIJSKA PRAVILA EUROPSKE OBRAMBENE AGENCIJE

SADRŽAJ

PODRUČJE PRIMJENE

GLAVA I. NAČELA OPĆEG PRORAČUNA

Članak 1. Opći proračun

Članak 2. Operativni proračun

Članak 3. Financijski okvir

Članak 4. Donošenje općeg proračuna

Članak 5. Određeni prihodi

Članak 6. Upravljanje rashodima od strane Agencije u ime države članice sudionice

Članak 7. Doprinosi

Članak 8. Proračunski višak

Članak 9. Proračunska načela

Članak 10. Računovodstvena načela

Članak 11. Prijenosi

Članak 12. Izmjena proračuna

Članak 13. Revidirani proračun

GLAVA II. PROVEDBA OPĆEG PRORAČUNA

POGLAVLJE I. Financijsko osoblje

Članak 14. Načelo odvajanja dužnosti

Članak 15. Uloga dužnosnika za ovjeravanje

Članak 16. Odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje

Članak 17. Odvajanje dužnosti pokretanja i provjere postupka

Članak 18. Postupci upravljanja i unutarnje kontrole

Članak 19. Uloga računovodstvenog službenika

Članak 20. Odgovornosti računovodstvenog službenika

POGLAVLJE 2. Odgovornost financijskog osoblja

Članak 21. Opća pravila

Članak 22. Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja

Članak 23. Pravila koje se primjenjuju na računovodstvene službenike

POGLAVLJE 3. Prihodi

Članak 24. Stavljanje na raspolaganje prihoda Agencije

Članak 25. Procjena potraživanja

Članak 26. Utvrđivanje potraživanja

Članak 27. Odobravanje naplate

Članak 28. Naplata sredstava

Članak 29. Zatezne kamate

POGLAVLJE 4. Rashodi

Članak 30. Opća načela

Članak 31. Definicija proračunske obveze

Članak 32. Postupak preuzimanja obveze

Članak 33. Odobravanje obveze

Članak 34. Potvrđivanje rashoda

Članak 35. Odobravanje rashoda

Članak 36. Plaćanje rashoda

Članak 37. Rokovi plaćanja

POGLAVLJE 5. Informatički sustavi

Članak 38. Računovodstveni računalni program

POGLAVLJE 6. Unutarnja revizija

Članak 39. Uloga unutarnjeg revizora

Članak 40. Odgovornosti unutarnjeg revizora

GLAVA III. FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I GODIŠNJA REVIZIJA

Članak 41. Proračunski kalendar i kalendar izvještavanja

Članak 42. Tromjesečno izvještavanje

Članak 43. Kolegij revizora

Članak 44. Godišnja revizija

Članak 45. Završni članak

PODRUČJE PRIMJENE:

Financijska pravila Europske obrambene agencije provode i nadopunjuju povezane članke o financijskim aspektima iz Zajedničke akcije Vijeća 2004/551/ZVSP od 12. srpnja 2004. o osnivanju Europske obrambene agencije (1) (ZA).

GLAVA I.

NAČELA OPĆEG PRORAČUNA

Članak 1.

Opći proračun

1. Opći proračun sastoji se od prihoda i rashoda za jednu financijsku godinu.

2. Opći proračun u potpunosti poštuje ograničenja postavljena u financijskom okviru Agencije koji je odobrilo Vijeće, u skladu s člankom 3.

3. Rashodi se sastoje od odobrenih sredstava za osoblje, rad, operativne i privremene rashode. Prihodi se sastoje od raznih prihoda, uključujući odbitke od naknada osoblju i kamata pripisanih na bankovnim računima Agencije; te doprinosa država članica koje sudjeluju u Agenciji (države članice sudionice).

4. Provedbeni proračun je opći proračun izuzev operativnog proračuna, kako je utvrđen u članku 2.

Članak 2.

Operativni proračun

1. Operativni proračun dio je općeg proračuna i sastoji se od proračunskih sredstava raspoređenih za pribavljanje vanjskih savjeta, posebno operativne analize, koji su bitni za izvršenje zadaća Agencije, i za posebne aktivnosti vezane uz istraživanje i tehnologiju u svrhu postizanja zajedničke koristi za sve države članice sudionice, posebno tehničke studije slučajeva i predstudije izvedivosti.

2. Izvršni direktor redovito obavješćuje Upravni odbor o trenutačnim i budućim aktivnostima u okviru operativnog proračuna.

Članak 3.

Financijski okvir

Vijeće svake tri godine, djelujući jednoglasno, odobrava financijski okvir Agencije za sljedeće tri godine. Taj financijski okvir određuje dogovorene prioritete i predstavlja pravno obvezujuću gornju granicu. Prvi financijski okvir obuhvaća razdoblje od 2007. do 2009.

Članak 4.

Usvajanje općeg proračuna

1. Voditelj Agencije do 30. lipnja svake godine dostavlja Upravnom odboru sveukupnu projekciju nacrta općeg proračuna za sljedeću godinu, u potpunosti poštujući ograničenja određena financijskim okvirom.

2. Voditelj Agencije do 30. rujna svake godine dostavlja prijedlog nacrta općeg proračuna Upravnom odboru. Nacrt uključuje:

(a) odobrena sredstva koja se smatraju potrebnima: i. za pokrivanje troškova rada Agencije, osoblja i održavanja sastanaka; ii. za osiguravanje vanjskih savjeta, posebno operativne analize, bitnih za izvršenje zadaća Agencije, i za posebne aktivnosti vezane uz istraživanje i tehnologiju u svrhu postizanja zajedničke koristi za sve države članice sudionice, posebno tehničke studije slučajeva i predstudije izvedivosti;

(b) predviđanje potrebnih prihoda za pokrivanje rashoda.

3. Upravni odbor nastoji osigurati da odobrena sredstva iz članka 2. stavka (a) točke ii. predstavljaju značajan udio u ukupnim odobrenim sredstvima iz stavka 2. Ta odobrena sredstva odražavaju stvarne potrebe i Agenciji omogućavaju njezinu operativnu ulogu.

4. Nacrtu općeg proračuna prilaže se detaljni plan radnih mjesta i detaljna obrazloženja.

5. Upravni odbor može, djelujući jednoglasno, odlučiti da nacrt općeg proračuna pokriva i određeni projekt ili program, ako je to očito od zajedničke koristi za sve države članice sudionice.

6. Odobrena sredstva razvrstavaju se u glave i poglavlja grupiranjem rashoda prema vrsti ili namjeni, a prema potrebi podijeljena su u stavke.

7. Svaka glava može uključivati poglavlje pod naslovom „Privremeno raspoređena proračunska sredstva”. Ta se proračunska sredstva upisuju kada, na temelju ozbiljnih razloga, postoji nesigurnost u pogledu iznosa potrebnih odobrenih sredstava ili mogućnosti izvršavanja unesenih odobrenih sredstava.

8. Prihodi se sastoje od:

(a) raznih prihoda;

(b) doprinosa koje plaćaju države članice sudionice u Agenciji na temelju svog bruto nacionalnog dohotka (BND).

Nacrt općeg proračuna sadrži stavke u koje se knjiže namjenski prihodi i, kad god je to moguće, navodi predviđeni iznos.

9. Upravni odbor usvaja nacrt općeg proračuna do 31. prosinca svake godine u okviru financijskog okvira Agencije. Tom prilikom Upravnim odborom predsjedava voditelj Agencije, ili predstavnik iz Glavnog tajništva Vijeća kojeg imenuje voditelj, ili član Upravnog odbora kojeg je voditelj pozvao da predsjedava. Izvršni direktor izjavljuje da je proračun usvojen i o tome obavješćuje države članice sudionice.

10. Ako se na početku financijske godine ne usvoji nacrt općeg proračuna, iznos koji iznosi najviše jednu dvanaestinu odobrenih sredstava za prethodnu financijsku godinu može biti potrošen svaki mjesec za svako poglavlje ili drugi manji dio proračuna. Međutim, prema ovom aranžmanu Agenciji se ne stavljaju na raspolaganje odobrena sredstva veća od jedne dvanaestine sredstava predviđenih u nacrtu općeg proračuna koji je u pripremi. Upravni odbor, djelujući kvalificiranom većinom na prijedlog izvršnog direktora, može odobriti rashode koji prelaze jednu dvanaestinu. Izvršni direktor može zatražiti doprinose potrebne za pokrivanje sredstava odobrenih u skladu s ovim stavkom, koji su plativi u roku od 30 dana od slanja poziva na dostavljanje doprinosa.

Članak 5.

Određeni prihodi

1. Agencija može primati u svoj opći proračun kao prihode određene za specifičnu svrhu financijske doprinose koji pokrivaju druge troškove osim iz članka 4. stavka 2. točke (a) podtočke i.:

(a) iz općeg proračuna Europske unije za pojedinačne slučajeve, u potpunosti u skladu s pravilima, postupcima i postupcima donošenja odluka koji se na njega primjenjuju;

(b) od država članica sudionica, trećih zemalja ili drugih trećih stranaka.

2. Određeni prihodi mogu se koristiti samo za određenu svrhu za koju su namijenjeni.

Članak 6.

Upravljanje rashodima od strane Agencije u ime države članice sudionice

1. Upravni odbor, na prijedlog izvršnog direktora ili države članice sudionice, može odlučiti da države članice sudionice povjere Agenciji, na ugovornoj osnovi, administrativno i financijsko upravljanje određenim aktivnostima unutar njezine nadležnosti.

2. Upravni odbor može odlukom ovlastiti Agenciju da sklapa ugovore u ime određenih država članica sudionica. On može ovlastiti Agenciju i da unaprijed prikuplja potrebna sredstva od tih država članica sudionica da bi izvršila obveze iz sklopljenih ugovora.

Članak 7.

Doprinosi

1. Određivanje doprinosa ako se primjenjuje kriterij bruto nacionalnog dohotka (BND).

1.1. Ako se primjenjuje kriterij BND-a, struktura doprinosa država članica sudionica od kojih se traži doprinos određuje se u skladu s bruto nacionalnim proizvodom kako je navedeno u članku 28. stavku 3. Ugovora o Europskoj uniji i u skladu s Odlukom Vijeća 2000/597/EZ, Euratom od 29. rujna 2000. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (2) ili bilo kojom drugom Odlukom Vijeća koja bi je mogla zamijeniti.

1.2. Podaci za izračun svakog doprinosa podaci su prikazani u stupcu „vlastita sredstva BND-a” u tablici „Sažetak financiranja općeg proračuna prema vrsti vlastitih sredstava i državi članici” dodanoj najnovijem proračunu koji su usvojile Europske zajednice. Doprinos svake države članice sudionice iz koje se uzima doprinos razmjeran je udjelu BND-a te države članice u ukupnom BND-u država članica sudionica koje su dužne plaćati doprinos.

2. Raspored plaćanja doprinosa

2.1. Doprinose za financiranje općeg proračuna Europske unije plaćaju države članice sudionice u tri jednaka obroka, do 15. veljače, 15. lipnja i 15. listopada dotične financijske godine.

2.2. Kada se usvaja izmjena proračuna, dotične države članice sudionice plaćaju potrebne doprinose u roku od 60 dana od dana slanja poziva na plaćanje doprinosa.

2.3. Svaka država članica sudionica plaća bankarske troškove koji se odnose na plaćanje njezinih doprinosa.

Članak 8.

Proračunski višak

Proračunski višak koji se pojavi u financijskoj godini kao posljedica razlike između prihoda i rashoda smatra se kreditom na raspolaganju državama članicama sudionicama i vraća im se kao odbitak od trećeg doprinosa sljedeće financijske godine (15. listopada).

Članak 9.

Proračunska načela

1. Proračuni, sastavljeni u eurima, akti su kojima se za svaku financijsku godinu utvrđuju i odobravaju svi prihodi i rashodi kojima upravlja Agencija.

2. Odobrena sredstva unesena u proračun odobravaju se za trajanje financijske godine koja počinje 1. siječnja i završava 31. prosinca iste godine.

3. U svakom proračunu prihod i rashod moraju biti uravnoteženi. Svi prihodi i rashodi u potpunosti se unose u odgovarajući proračun bez bilo kakvog međusobnog usklađivanja.

4. Proračun mora sadržavati diferencirana odobrena sredstva koja se sastoje od odobrenih sredstava za preuzimanje obveza, odobrenih sredstava za plaćanja i nediferenciranih odobrenih sredstava.

5. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza pokrivaju ukupne troškove pravnih obveza preuzetih tijekom tekuće financijske godine. Međutim, obveze mogu biti preuzete u cijelosti ili u godišnjim obrocima. Preuzete obveze knjiže se na temelju pravnih obveza preuzetih do 31. prosinca.

6. Odobrena sredstva za plaćanja pokrivaju plaćanja kojima se ispunjavaju pravne obveze preuzete u tekućoj financijskoj godini i/ili prethodnim financijskim godinama. Plaćanja se knjiže na temelju proračunskih obveza preuzetih do 31. prosinca.

7. Prihodi financijske godine knjiže se za financijsku godinu na temelju iznosa naplaćenih tijekom financijske godine.

8. Ni prihodi niti rashodi ne mogu se izvršavati ni na koji drugi način osim raspoređivanjem na naslove u proračunu unutar ograničenja u njih unesenih raspoređenih proračunskih sredstava.

9. Odobrena sredstva koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, odnosno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

10. Upravljanje imovinom i amortizacija: u proračunskom smislu, svi rashodi koji se odnose na nabavu imovine terete proračun kako su nastali; ne primjenjuje se trošak amortizacije.

Članak 10.

Računovodstvena načela

1. Financijski izvještaji se sastavljaju u skladu s opće prihvaćenim računovodstvenim načelima Europske unije, a osobito:

(a) načelom trajnosti poslovanja, što znači da se smatra da je Agencija osnovana na neodređeno vremensko razdoblje;

(b) načelom opreznosti, što znači da se imovina i prihodi ne iskazuju u višim iznosima, a obveze i troškovi u manjim iznosima od stvarnih;

(c) načelom dosljednosti računovodstvenih metoda, što znači da se struktura sastavnica financijskih izvještaja i računovodstvenih metoda i pravila vrednovanja ne mogu mijenjati iz godine u godinu. Računovodstveni službenik ne smije odstupiti od načela dosljednosti računovodstvenih metoda osim u iznimnim okolnostima, posebno kad se promjena radi s ciljem bolje pripreme računovodstvenih operacija;

(d) načelom usporedivosti informacija, što znači da za svaku stavku financijski izvještaji također prikazuju i iznos odgovarajuće stavke prethodne godine. Ako se mijenja priprema ili razvrstavanje neke sastavnice financijskih izvještaja, odgovarajući iznosi za prethodnu godinu moraju biti usporedivi i ponovno razvrstani;

(e) načelom materijalnosti, što znači da se sve operacije koje su od značaja za tražene informacije uzimaju u obzir u financijskim izvještajima. Značajnost se utvrđuje posebno upućivanjem na prirodu ili iznos transakcije;

(f) načelom bruto iskazivanja, što znači da se potraživanja i dugovi ne smiju međusobno prebijati, kao niti troškovi i prihodi, osim ako troškovi i prihodi proizlaze iz istih transakcija, iz sličnih transakcija ili iz operacija osiguranja od rizika i pod uvjetom da nisu pojedinačno značajni;

(g) načelom prevage sadržaja nad formom, što znači da se računovodstveni događaji zabilježeni u financijskim izvještajima prikazuju uz upućivanje na njihovu gospodarsku prirodu;

(h) načelom nastanka poslovnog događaja, što znači da se transakcije i događaji upisuju u račune onda kada nastanu, a ne onda kada su iznosi stvarno plaćeni ili kada je osiguran njihov povrat;

(i) načelom sljedivosti imovine i otpisa, što znači da Agencija vodi evidencije u kojima je prikazana količina i vrijednost sve materijalne, nematerijalne i financijske imovine, uključujući otpise.

2. Ako, u određenom slučaju, računovodstveni službenik smatra da treba napraviti iznimku u sadržaju nekog računovodstvenog načela utvrđenog u stavku 1., ta iznimka mora biti odgovarajuće potkrijepljena i zabilježena.

Članak 11.

Prijenosi

1. Odobrena sredstva koja ostanu neiskorištena na kraju financijske godine u svrhu za koju su predviđena ukidaju se.

2. Međutim, odobrena sredstva za preuzimanje obveza za koja još nisu preuzete obveze na kraju financijske godine mogu se prenijeti u iznosu koji odgovara odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza za koje je većina pripremnih faza postupka preuzimanja obveza, odnosno izbor potencijalnih izvoditelja, dovršena do 31. prosinca. Ti iznosi tada mogu biti preuzeti do 31. ožujka sljedeće godine.

3. Odobrena sredstva za plaćanje mogu se prenijeti u iznosu potrebnom za pokrivanje postojećih obveza ili obveza vezanih uz sredstva za preuzimanje obveza kada odobrena sredstva koja su predviđena u odgovarajućim stavkama proračuna za sljedeću financijsku godinu nisu dovoljna za pokrivanje potreba. Posebna odobrena sredstva prenose se samo jednom.

4. Odobrena sredstva raspoređena u rezervu i odobrena sredstva raspoređena za rashode za osoblje ne mogu se prenositi.

5. Određeni prihodi koji nisu iskorišteni i raspoređena proračunska sredstva koja proizlaze iz takvih prihoda iz članka 5., a na raspolaganju su 31. prosinca, automatski se prenose i mogu se koristiti samo za određenu svrhu za koju su namijenjena. Odobrena sredstva koja odgovaraju namjenskim prihodima moraju se prva iskoristiti.

6. Izvršni direktor Upravnom odboru dostavlja prijedlog prijenosa sredstava do 15. veljače. Upravni odbor donosi odluku do 15. ožujka.

Članak 12.

Izmjena proračuna

1. U slučaju neizbježnih, izvanrednih ili nepredviđenih okolnosti, izvršni direktor može predložiti nacrt izmjenu proračuna unutar ograničenja određenih u financijskom okviru, kako je utvrđeno u članku 3.

2. Nacrt izmjene proračuna sastavlja se, predlaže i usvaja, a obavijest o njemu daje se u skladu s jednakim postupkom kao i za opći proračun, unutar ograničenja određenih u financijskom okviru. Upravni odbor postupa uzimajući u obzir žurnost.

3. Ako bi se smatralo da su ograničenja određena u financijskom okviru nedovoljna zbog izvanrednih i nepredviđenih okolnosti, u potpunosti uzimajući u obzir pravila određena člankom 4. stavcima 2. i 3., Upravni odbor, djelujući jednoglasno, dostavlja izmjenu proračuna Vijeću na usvajanje.

Članak 13.

Revidirani proračun

1. Ako je potrebno, izvršni direktor može Upravnom odboru dostaviti revidirani proračun za tekuću financijsku godinu na temelju stvarnih rashoda u prvih devet mjeseci i procjene rashoda do kraja te financijske godine u okviru ograničenja donesenog proračuna.

2. Izvršni direktor može prenijeti sredstva s jedne glave na drugu unutar ukupnog ograničenja od 10 % odobrenih sredstava za financijsku godinu, s jednog poglavlja na drugo, ili s jednog članka na drugi.

3. Izvršni direktor tri tjedna prije prijenosa iz stavka 2. obavješćuje Upravni odbor o svojoj namjeri. Ako neka država članica sudionica iznese opravdane razloge tijekom tog razdoblja, Upravni odbor donosi odluku.

4. Izvršni direktor može prenijeti sredstva s jednog članka na drugi i predlagati druge prijenose Upravnom odboru.

GLAVA II.

IZVRŠENJE OPĆEG PRORAČUNA

POGLAVLJE 1.

Financijsko osoblje

Članak 14.

Načelo odvajanja dužnosti

Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika odvojene su i međusobno nespojive.

Članak 15.

Uloga dužnosnika za ovjeravanje

1. Izvršni direktor obavlja dužnosti dužnosnika za ovjeravanje u ime Agencije.

2. Agencija u svojim unutarnjim upravnim pravilima utvrđuje osoblje odgovarajuće razine na koje izvršni direktor može delegirati, u skladu s uvjetima iz poslovnika Agencije, dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i opseg delegiranih ovlasti.

3. Ovlasti dužnosnika za ovjeravanje delegiraju se samo na osoblje koje je Agencija izravno zaposlila na određeno vrijeme, odabrano među državljanima država članica sudionica, u skladu s člankom 11. stavkom 3. točkom 3.1. Zajedničke akcije Vijeća 2004/551/ZVSP.

4. Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja mogu djelovati samo unutar ograničenja utvrđenih u dokumentu o delegiranju. Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja može pomagati u njegovim zadaćama jedan ili više članova osoblja kojima je na svoju odgovornost povjerio provedbu određenih poslova potrebnih za izvršenje proračuna i financijsko izvješćivanje.

Članak 16.

Odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje

1. Dužnosnik za ovjeravanje je odgovoran za izvršenje prihoda i rashoda u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, što uključuje načela ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti, te za osiguravanje poštivanja zahtjeva zakonitosti i pravilnosti.

2. Radi provedbe rashoda, dužnosnik za ovjeravanje po prijenosu ovlasti preuzima proračunske obveze i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima preliminarne postupke za izvršenje odobrenih sredstava.

3. Izvršenje prihoda uključuje izradu projekciju iznosa potraživanja, utvrđivanje iznosa koje je potrebno naplatiti i izdavanje naloga za naplatu. Ono uključuje odricanje od utvrđenih prava kada je to primjereno.

4. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegacije uspostavlja, u skladu s minimalnim standardima koje je usvojila Agencija i uzimajući u obzir rizike povezane s upravljačkom okolinom i prirodu financiranih aktivnosti, organizacijsku strukturu i interne postupke upravljanja i kontrole pogodne za izvršavanje njegovih dužnosti, uključujući, prema potrebi, ex post provjere. Prije odobravanja nekog postupka, članovi osoblja koji nisu započeli postupak provjeravaju operativne i financijske aspekte postupka. Pokretanje postupka ex ante i ex post provjere nekog postupka odvojene su funkcije.

5. Svaki član osoblja odgovoran za nadzor nad upravljanjem financijskim poslovanjem mora imati potrebne stručne vještine. On mora poštovati kodeks profesionalnih standarda Agencije.

6. Svaki član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu transakcija, a koji smatra da je odluka s kojom njegov ili njezin pretpostavljeni traži da se složi ili pristane na nju nepravilna ili suprotna načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koje mora poštovati, mora o tome u pisanom obliku obavijestiti dužnosnika za ovjeravanje. Ako on ili ona ništa ne poduzme, član osoblja u pisanom obliku obavješćuje povjerenstvo iz članka 22. stavka 3. U slučaju bilo kakvog nezakonitog postupanja, prijevare ili korupcije koji mogu naštetiti interesima Agencije, dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje organe i tijela određena mjerodavnim zakonodavstvom.

7. Dužnosnik za ovjeravanje izvješćuje Upravni odbor o izvršavanju svojih obveza u obliku godišnjeg izvješća o radu kojemu prilaže financijske i upravljačke podatke. U izvješću se navode rezultati postupaka u odnosu na postavljene ciljeve, rizici povezani s tim postupcima, korištenje osiguranih resursa i način funkcioniranja sustava unutarnje kontrole. Unutarnji revizor uzima u obzir godišnje izvješće i sve druge dobivene informacije.

Članak 17.

Odvajanje dužnosti pokretanja i provjere postupka

1. Pokretanje postupka znači svi postupci koje uobičajeno provodi osoblje iz članka 16. stavka 4. i članka 16. stavka 5. radi pripreme donošenja akata za izvršenje proračuna, koje donosi dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja.

2. Ex ante provjera postupka znači sve ex ante provjere postupka koje je odredio dužnosnik za ovjeravanje odgovoran na osnovi delegiranja da bi se provjerili njegovi operativni i financijski aspekti.

3. Svi su postupci predmet najmanje jedne ex ante provjere. Svrha te provjere jest osigurati da:

(a) rashodi i prihodi budu ispravni i da su u skladu s primjenjivim propisima, posebno proračunskim propisima i odgovarajućim propisima i aktima donesenim radi provedbe dotičnih ugovora, primjenjivim zakonodavstvom i, prema potrebi, uvjetima ugovora;

(b) primjenjuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.

4. Ex post provjerama i, prema potrebi, provjerama dokumenata na licu mjesta provjerava se provode li se postupci koji se financiraju iz proračuna ispravno, a posebno poštuju li se kriteriji iz stavka 3. Te se provjere mogu organizirati na temelju uzoraka korištenjem analize rizika.

5. Dužnosnici ili drugo osoblje odgovorno za provjere iz stavaka 2. i 4. ne smije biti osoblje koje provodi zadaće pokretanja postupaka iz stavka 1. i ne smije biti podređeno njemu.

Članak 18.

Postupci upravljanja i unutarnje kontrole

Sustavi i postupci upravljanja i unutarnje kontrole imaju za svrhu:

(a) postizanje ciljeva politika, programa i aktivnosti Agencije u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja;

(b) sukladnost s pravilima prava EU-a i standardima kontrole koje je uspostavila Agencija;

(c) zaštitu imovine i informacija Agencije;

(d) sprečavanje i otkrivanje nepravilnosti, pogrešaka i prijevara;

(e) prepoznavanje i sprečavanje rizika upravljanja;

(f) osiguravanje pouzdanog sastavljanja financijskih i poslovnih informacija;

(g) čuvanje popratnih dokumenata koji se odnose na, i proizlaze iz, izvršenja proračuna i mjera za izvršenje proračuna;

(h) čuvanje dokumenata koji se odnose na unaprijed dana jamstva za Agenciju i vođenje dnevnika da bi se omogućilo odgovarajuće praćenje tih jamstava.

Članak 19.

Uloga računovodstvenog službenika

Agencija imenuje računovodstvenog službenika među osobljem koje je Agencija izravno zaposlila na određeno vrijeme, izabranim među državljanima država članica sudionica, u skladu s člankom 11. stavkom 3. točkom 1. Zajedničke akcije Vijeća 2004/551/ZVSP. Računovodstvenog službenika imenuje Upravni odbor na temelju njegove ili njezine određene sposobnosti koja se dokazuje stručnim kvalifikacijama ili jednakovrijednim stručnim iskustvom.

Članak 20.

Odgovornosti računovodstvenog službenika

1. Računovodstveni službenik je u Agenciji odgovoran za:

(a) pravilnu provedbu plaćanja, naplatu prihoda i naplatu iznosa koji se utvrde kao potraživanja, uključujući zatezne kamate na kašnjenje s plaćanjem kako su utvrđene u članku 29.;

(b) pripremu i financijsko izvještavanje;

(c) održavanje računa;

(d) utvrđivanje računovodstvenih pravila i metoda te kontnog plana;

(e) utvrđivanje i provjeru računovodstvenih sustava i, prema potrebi, provjeru sustava koje je utvrdio dužnosnik za ovjeravanje za dostavu ili opravdavanje računovodstvenih informacija;

(f) upravljanje riznicom.

2. Računovodstveni službenik pribavlja od dužnosnika za ovjeravanje, koji jamči za njihovu pouzdanost, sve informacije potrebne za izradu financijskih izvještaja koji daju istinit prikaz imovine Agencije i izvršenje proračuna.

3. Samo računovodstveni službenik ima ovlasti za upravljanje novčanim sredstvima i drugom imovinom. On je odgovoran za njihovo čuvanje.

4. Računovodstveni službenik pri izvršavanju svojih dužnosti može delegirati određene zadaće na svoje podređene među osobljem koje je Agencija izravno zaposlila na određeno vrijeme, izabranim među državljanima država članica sudionica, u skladu s člankom 11. stavkom 3. točkom 1. Zajedničke akcije Vijeća 2004/551/ZVSP. Isprava o delegiranju dužnosti utvrđuje dužnosti povjerene osobama na koje su delegirane.

POGLAVLJE 2.

Odgovornost financijskog osoblja

Članak 21.

Opća pravila

1. Ne dovodeći u pitanje bilo kakav disciplinski postupak, tijelo koje je imenovalo dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja može im u svako vrijeme privremeno ili trajno povući ovlasti.

2. Ne dovodeći u pitanje bilo kakav disciplinski postupak, tijelo koje je imenovalo računovodstvenog službenika može ga u svako doba privremeno ili trajno suspendirati s njegovih dužnosti.

3. Odredbe ovog poglavlja ne dovode u pitanje kaznenu odgovornost osoba iz ovog članka u skladu s primjenjivim nacionalnim pravom i odredbama koje su na snazi o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica i o borbi protiv korupcije koje se odnose na dužnosnike Europskih zajednica ili dužnosnike država članica sudionica.

4. Svaki dužnosnik za ovjeravanje i računovodstveni službenik odgovara disciplinski te za naknadu štete. U slučaju protuzakonitog postupanja, prijevare ili korupcije, što bi moglo naštetiti interesima Agencije, predmet se prosljeđuje nadležnim tijelima i tijelima određenim primjenjivim zakonodavstvom.

Članak 22.

Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja

1. Od dužnosnika za ovjeravanje može se zatražiti da nadoknadi, u cijelosti ili djelomično, štetu koju je pretrpjela Agencija zbog njegova ozbiljnog kršenja radnih obveza za vrijeme ili u vezi s izvršavanjem njegovih dužnosti, osobito ako on određuje iznose koje treba naplatiti ili izdaje naloge za naplatu, preuzme obvezu za rashod ili potpiše nalog za plaćanje bez poštivanja tih financijskih propisa. Jednako se primjenjuje ako, zbog ozbiljnog kršenja radnih obveza, on ne sastavi dokument kojim se utvrđuje potraživanje, ne izda nalog za naplatu ili ga bez utemeljenog razloga izda prekasno, ili ako ne izda nalog za plaćanje ili bez utemeljenog razloga kasni s njegovim izdavanjem, te tako prouzroči građansku odgovornost Agencije prema trećim osobama.

2. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja koji smatra da je od njega zatraženo da donese odluku koja je nepravilna ili suprotna načelima dobrog financijskog upravljanja o tome obavješćuje u pisanom obliku tijelo koje ga je ovlastilo. Ako tijelo koje ga je ovlastilo tada da obrazloženu uputu u pisanom obliku dužnosniku za ovjeravanje na osnovi prijenosa da donese tu odluku, dužnosnik za ovjeravanje neće biti odgovoran. U slučaju bilo kakve protuzakonite djelatnosti, prijevare ili korupcije koja bi mogla naštetiti interesima Agencije, dužnosnik za ovjeravanje na osnovi prijenosa mora obavijestiti organe i tijela određena mjerodavnim zakonodavstvom.

3. Agencija osniva posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti koje djeluje nezavisno i utvrđuje je li došlo do financijske nepravilnosti i koje su njezine posljedice, ako ih je bilo. Na temelju mišljenja ovog povjerenstva, Agencija odlučuje hoće li pokrenuti postupak koji ima za posljedicu disciplinski postupak ili isplatu naknade štete. Ako povjerenstvo otkrije probleme u sustavu, dostavlja izvještaj s preporukama dužnosniku za ovjeravanje i dužnosniku za ovjeravanje po prijenosu ovlasti, pod uvjetom da ovaj drugi nije osoba uključena u slučaj, kao i unutarnjem revizoru.

Članak 23.

Pravila koje se primjenjuju na računovodstvene službenike

Od računovodstvenog službenika se može zatražiti da nadoknadi, u cijelosti ili djelomično, svaku štetu koju je pretrpjela Agencija zbog njegova ozbiljnog kršenja radnih obveza za vrijeme ili u vezi s izvršavanjem njegovih dužnosti. On je posebno odgovoran za neki od sljedećih oblika kršenja radnih obveza:

(a) ako izgubi ili ošteti financijska sredstva, imovinu i dokumente koje ima na čuvanju;

(b) ako neovlašteno izmijeni bankovne račune;

(c) ako naplati ili isplati iznose koji nisu u skladu s odgovarajućim nalozima za naplatu ili isplatu;

(d) ako propusti naplatiti dospjela potraživanja.

POGLAVLJE 3.

Prihodi

Članak 24.

Stavljanje na raspolaganje prihoda Agencije

Procjena prihoda koje čine razni prihodi i doprinosi država članica sudionica unose se u opći proračun u eurima. Doprinosi država članica sudionica pokrivaju ukupna odobrena sredstva uključena u opći proračun Europske unije nakon odbitka raznih prihoda.

Članak 25.

Procjena potraživanja

1. Procjenu potraživanja vrši odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u pogledu svih mjera ili stanja koja mogu prouzročiti ili promijeniti iznos koji se duguje Agenciji.

2. Odgovorni nalogodavac izdaje nalog za naplatu tih iznosa.

Članak 26.

Utvrđivanje potraživanja

1. Utvrđivanje potraživanja je čin kojim dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja:

(a) provjerava postojanje duga;

(b) određuje ili provjerava stvarnost i iznos duga;

(c) provjerava uvjete pod kojima dug dospijeva na naplatu.

2. Prihodi Agencije i sva potraživanja za koja se utvrdi da su u fiksnom iznosu i dospjela utvrđuju se nalogom za naplatu računovođi, nakon čega slijedi knjižno zaduženje dužniku, a oba dokumenta sastavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

3. Za neispravno plaćene iznose osigurava se povrat.

Članak 27.

Odobravanje naplate

1. Odobravanje naplate je čin kojim odgovorni dužnosnik za ovjeravanje po prijenosu ovlasti daje nalog računovođi, izdavanjem naloga za naplatu, da naplati potraživanje koje je utvrdio.

2. Agencija može formalno utvrditi da je neki iznos potraživanje od drugih osoba koje nisu države putem odluke čija je provedba podložna pravilima građanskog postupka koja su na snazi u državi na čijem državnom području se taj postupak provodi.

Članak 28.

Naplata sredstava

1. Računovodstveni službenik postupa po nalozima za naplatu potraživanja koje je utvrdio odgovorni dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja. On mora postupati s dužnom pažnjom da bi osigurao da Agencija primi svoje prihode i da njezina prava budu zaštićena.

Računovodstveni službenik naplaćuje sva potraživanja Agencije.

2. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje planira odreći se naplate utvrđenog potraživanja, mora provjeriti je li odricanje ispravno i u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja i razmjerno u skladu s postupcima i kriterijima propisanim u provedbenim pravilima. Odluka o odricanju od potraživanja mora biti obrazložena.

Članak 29.

Zatezne kamate

1. Na sva potraživanja koja nisu plaćena na dan dospijeća zaračunavaju se kamate u skladu sa stavcima 2. i 3.

2. Kamatna stopa na potraživanja koja nisu plaćena na dan dospijeća je stopa koju primjenjuje Europska središnja banka na svoje glavne operacije refinanciranja, kako je objavljeno u seriji C Službenog lista Europske unije, a koja je na snazi prvog kalendarskog dana mjeseca u kojem pada datum dospijeća, uvećana za:

(a) sedam postotnih bodova, ako je događaj iz kojeg proizlazi obveza ugovor o javnoj nabavi robe i usluga;

(b) tri i pola postotna boda u svim drugim slučajevima.

3. Kamate se računaju od kalendarskog dana nakon datuma dospijeća navedenog u knjižnom zaduženju do kalendarskog dana u kojem je dug u potpunosti otplaćen.

4. Sva djelomična plaćanja prvo pokrivaju kamate utvrđene u skladu sa stavcima 2. i 3.

5. U slučaju novčanih kazni, ako dužnik osigura financijsko jamstvo koje računovodstveni službenik prihvati umjesto privremene uplate, kamatna stopa koja se primjenjuje od datuma dospijeća je stopa iz stavka 2. uvećana za samo jedan i pol postotna boda.

6. Da bi se spriječile zatezne kamate u slučaju doprinosa država članica sudionica, takve države članice dobivaju od Agencije izvorni potpisani dopis s pozivom na uplatu doprinosa najmanje 30 dana prije datuma plaćanja obroka, kako je utvrđeno u članku 7. stavku 2. podstavku 1.

POGLAVLJE 4.

Rashodi

Članak 30.

Opća načela

1. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.

2. Prije odobravanja rashoda, Agencija ili tijela na koja je Agencija prenijela ovlasti donose odluku o financiranju.

Članak 31.

Definicija proračunske obveze

1. Proračunska obveza je operacija kojom se rezerviraju odobrena sredstva za pokrivanje naknadnih plaćanja radi ispunjavanja pravne obveze. Pravna obveza je akt kojim dužnosnik za ovjeravanje ulazi u, ili utvrđuje, obvezu koja ima za posljedicu rashod. Proračunsku obvezu i pravnu obvezu donosi isti dužnosnik za ovjeravanje, osim u opravdanim slučajevima kako su predviđeni u provedbenim pravilima.

2. Proračunska obveza je pojedinačna kada je poznat korisnik i iznos rashoda. Proračunska obveza je ukupna kada je barem jedan element potreban za identifikaciju pojedinačne obveze još nepoznat. Proračunska obveza je okvirna kada ima za svrhu pokrivanje uobičajenih administrativnih rashoda i kada iznos ili konačni korisnici nisu poznati.

3. Proračunske obveze za aktivnosti koje se protežu na više od jedne financijske godine mogu se razdijeliti na nekoliko godina u godišnje obroke samo ako temeljni akt to dozvoljava i za administrativne rashode. Ako se proračunska obveza tako razdijeli u godišnje obroke, pravna obveza to propisuje, osim u slučaju rashoda za osoblje.

Članak 32.

Postupak preuzimanja obveze

1. U pogledu svih mjera koje mogu dovesti do rashoda na teret proračuna, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje prvo preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim osobama.

2. Ukupne proračunske obveze pokrivaju ukupne troškove odgovarajućih pojedinačnih pravnih obveza zaključenih do 31. prosinca godine n + 1.

Podložno članku 31. stavku 3. pojedinačne pravne obveze koje se odnose na pojedinačne ili okvirne proračunske obveze zaključuju se do 31. prosinca godine n.

Na kraju razdoblja iz prvog i drugog podstavka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje opoziva te proračunske obveze koje su ostale neiskorištene.

Iznos svake pojedinačne pravne obveze preuzete na temelju ukupne obveze dužnosnik za ovjeravanje prije potpisivanja upisuje u proračunske račune i knjiži pod ukupne obveze.

3. Za pravne obveze unesene za aktivnosti koje se protežu na dulje od jedne financijske godine i odgovarajuće proračunske obveze, osim u slučaju rashoda za osoblje, konačni datum za izvršenje utvrđuje se u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja.

Svi dijelovi takvih obveza koji nisu izvršeni šest mjeseci nakon tog konačnog datuma raskidaju se, a odgovarajuća raspoređena proračunska sredstva brišu se.

Ako zakonska obveza nije izvršena plaćanjem nakon razdoblja od tri godine, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje raskida ju.

Članak 33.

Odobravanje obveze

1. Kod preuzimanja proračunske obveze, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava da:

(a) rashod tereti ispravnu proračunsku stavku;

(b) su raspoređena proračunska sredstva raspoloživa;

(c) je rashod u skladu s odredbama Ugovora, proračuna, ovih odredbi i primjenjivog zakonodavstva;

(d) se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja.

2. Kod upisivanja pravne obveze, dužnosnik za ovjeravanje osigurava da:

(a) je obveza obuhvaćena odgovarajućom proračunskom obvezom;

(b) je rashod redovan i u skladu s odredbama Ugovora, proračuna, ovih odredbi i primjenjivog zakonodavstva;

(c) se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja.

Članak 34.

Potvrda rashoda

Potvrda rashoda je radnja kojim odgovorni dužnosnik za ovjeravanje:

(a) utvrđuje postojanje prava vjerovnika;

(b) utvrđuje ili provjerava stvarnost i iznos potraživanja;

(c) provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.

Članak 35.

Odobravanje rashoda

Odobravanje rashoda je radnja kojim odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, nakon što je provjerio da su odobrena sredstva raspoloživa i izdavanjem naloga za plaćanje, daje uputu računovodstvenom službeniku da plati iznos rashoda koji je potvrdio.

Članak 36.

Plaćanje rashoda

1. Plaćanje se provodi na temelju dokaza da je odgovarajući postupak u skladu s odredbama temeljnog akta ili ugovora i obuhvaća jedan ili više sljedećih postupaka:

(a) plaćanje cijelog dospjelog iznosa;

(b) plaćanje jedne ili više privremenih plaćanja.

2. Potrebno je napraviti razliku u računima između različitih vrsta plaćanja iz stavka 1. u vrijeme kad su izvršena.

3. Plaćanje rashoda provodi računovodstveni službenik u okvirima raspoloživih sredstava.

Članak 37.

Rokovi plaćanja

1. Dospjeli iznosi plaćaju se najkasnije u roku od 45 kalendarskih dana od datuma na koji je ovlaštena služba odgovornog dužnosnika za ovjeravanje upisala dopušteni zahtjev za plaćanje. Datum plaćanja znači datum na koji se tereti račun Agencije.

Zahtjev za plaćanje nije dopušten ako nije ispunjen barem jedan bitni uvjet.

2. Neovisno o stavku 1., rok plaćanja iz tog stavka je 30 kalendarskih dana za plaćanja koja se odnose na ugovore o uslugama ili nabavi robe, osim ako u ugovoru nije predviđeno drukčije.

3. Za ugovore ili sporazume prema kojima plaćanje ovisi o odobrenju izvještaja rok za potrebe rokova plaćanja iz stavaka 1. i 2. ne počinje teći sve dok odgovarajući izvještaj nije odobren, bilo izričito uz obavješćivanje korisnika, bilo implicitno jer je rok koji dozvoljava ugovor za odobrenje istekao a da nije prekinut putem formalnog dokumenta poslanog korisniku.

Rok za potvrdu ne smije biti dulji od:

(a) 20 kalendarskih dana za jednostavne ugovore koji se odnose na nabavu robe i usluga;

(b) 45 kalendarskih dana za druge ugovore i sporazume o donacijama;

(c) 60 kalendarskih dana za ugovore koji se odnose na tehničke usluge čije je ocjenjivanje posebno zahtjevno.

4. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može prekinuti rok plaćanja tako da obavijesti vjerovnike, u bilo koje vrijeme tijekom razdoblja iz stavka 1., da se ne može ispuniti zahtjev za plaćanje, bilo zbog toga što iznos nije dospio ili zato što nisu dostavljeni odgovarajući popratni dokumenti. Ako odgovorni dužnosnik za ovjeravanje dobije informacije koje dovode u sumnju opravdanost izdatka koji se pojavljuje u zahtjevu za plaćanje, dužnosnik za ovjeravanje može prekinuti rok plaćanja radi daljnje provjere, uključujući provjeru na licu mjesta, da bi prije plaćanja utvrdio da je izdatak zaista opravdan. Dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje dotičnog korisnika što je moguće prije.

Rok za preostalo plaćanje opet počinje teći od datuma kada je prvi put upisan pravilno formuliran zahtjev za plaćanje.

5. Nakon isteka rokova utvrđenih u stavcima 1. i 2., vjerovnik može u roku od dva mjeseca nakon primitka zakašnjelog plaćanja tražiti kamate u skladu sa sljedećim odredbama:

(a) kamatne stope su stope navedene u prvom podstavku članka 29. stavka 2.;

(b) kamate se plaćaju za razdoblje koje je proteklo od kalendarskog dana nakon isteka roka za plaćanje do dana plaćanja.

Prvi podstavak ovog stavka ne primjenjuje se na države članice sudionice.

POGLAVLJE 5.

Informatički sustavi

Članak 38.

Računovodstveni računalni program

1. Računovodstveni računalni program Agencije odražava načela utvrđena ovim financijskim pravilima.

2. Dokumenti se mogu potpisivati sigurnim računalnim ili elektroničkim postupkom.

POGLAVLJE 6.

Unutarnja revizija

Članak 39.

Uloga unutarnjeg revizora

1. Agencija uspostavlja funkciju unutarnjeg revizora koja se mora provoditi u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima. Unutarnji revizor kojeg je imenovala Agencija odgovoran je Agenciji za provjeru ispravnog djelovanja sustava i postupaka izvršenja proračuna. Unutarnji revizor ne može biti ni dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik.

2. Agencija određuje posebna pravila koja se primjenjuju na unutarnjeg revizora i takva su da osiguravaju njegovu potpunu nezavisnost u izvršavanju svojih dužnosti i utvrđuju njegovu odgovornost.

Članak 40.

Odgovornosti unutarnjeg revizora

1. Unutarnji revizor savjetuje Agenciju u pogledu postupanja s rizikom, izdavanjem neovisnih mišljenja o kvaliteti sustava upravljanja i kontrole i izdavanjem preporuka za poboljšanje uvjeta provedbe postupaka i poticanje dobrog financijskog upravljanja.

Unutarnji revizor je posebno odgovoran za:

(a) procjenu pogodnosti i učinkovitosti sustava unutarnjeg poslovanja i rada službi u provedbi politika, programa i aktivnosti u pogledu rizika koji su povezani s njima;

(b) procjenu pogodnosti i kvalitete sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaki postupak izvršenja proračuna.

2. Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti nad svim aktivnostima i odjelima Agencije. On ima potpun i neograničen pristup svim informacijama potrebnim za izvršavanje svojih dužnosti, ako je potrebno na licu mjesta.

3. Unutarnji revizor izvješćuje Agenciju o svojim nalazima i preporukama. Agencija osigurava da se postupa prema preporukama koje su izdane na temelju revizija. Unutarnji revizor također dostavlja Agenciji godišnje izvješće o unutarnjoj reviziji u kojem navodi broj i vrstu provedenih unutarnjih revizija, donesene preporuke i postupanja prema tim preporukama.

4. Svake godine izvršni direktor dostavlja izvješće Upravnom odboru u kojem navodi broj i vrstu provedenih unutarnjih revizija, dane preporuke i postupanja prema tim preporukama.

GLAVA III.

FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I GODIŠNJA REVIZIJA

Članak 41.

Proračunski kalendar i kalendar izvještavanja

Agencija dostavlja Upravnom odboru sljedeće dokumente:

(a) do 15. veljače, prijedlog prijenosa u skladu s člankom 11.;

(b) do 30. lipnja, cjelovitu procjenu nacrta općeg proračuna za sljedeću godinu, u skladu s člankom 4. stavkom 1.;

(c) do 30. rujna, nacrt općeg proračuna za sljedeću financijsku godinu, u skladu s člankom 4. stavkom 9.;

(d) ako je potrebno, nakon prvih devet mjeseci financijske godine, revidirani proračun za tekuću financijsku godinu, u skladu s člankom 13.;

(e) tromjesečne financijske izvještaje, u skladu s člankom 42.;

(f) izvještaje o operativnom proračunu, u skladu s člankom 2.;

(g) revidirani financijski izvještaj koji je odobrio Upravni odbor 1. rujna, u skladu s člankom 44.

Članak 42.

Tromjesečno izvještavanje

Svaka tri mjeseca izvršni direktor dostavlja Upravnom odboru izvještaj o izvršenju prihoda i rashoda tijekom protekla tri mjeseca i od početka financijske godine.

Članak 43.

Kolegij revizora

1. Na kraju svake financijske godine provodi se vanjska revizija rashoda, uključujući provedbene i operativne proračune i prihode kojima upravlja Agencija.

2. Kolegij revizora sastavljen je od tri revizora iz tri različite države članice sudionice, a pomaže im potrebno osoblje za koje su odgovorni.

3. Članovi kolegija revizora imenuju se za razdoblje od tri uzastopne revizije, osim početni članovi koji se imenuju za tri, dvije, odnosno jednu reviziju. Osigurat će se pravilna rotacija država članica sudionica koje žele poslati svoje revizore.

4. Upravni odbor imenuje kolegij revizora među kandidatima koje predlože države članice sudionice. Kandidati su po mogućnosti članovi najviše nacionalne revizorske institucije država članica sudionica i pružaju odgovarajuća jamstva pouzdanosti i neovisnosti. Kada je to potrebno, oni su na raspolaganju za izvršavanje zadaća u ime Agencije. U izvršavanju tih zadaća:

(a) članove kolegija nastavlja plaćati matično revizorsko tijelo, a od Agencije dobivaju samo naknadu za putne troškove na temelju jednakih pravila koja se primjenjuju na službenike Europskih zajednica odgovarajućeg ranga;

(b) ne traže niti dobivaju upute od ikoga osim od Upravnog odbora; za vrijeme trajanja revizorskog mandata, kolegij revizora i njegovi članovi u potpunosti su nezavisni i odgovorni jedino za provedbu vanjske revizije;

(c) za svoj su rad odgovorni jedino Upravnom odboru;

(d) provjeravaju upravlja li Agencija prihodima i rashodima u skladu s mjerodavnim zakonodavstvom i načelima dobrog financijskog upravljanja, odnosno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

5. Svake godine kolegij revizora bira predsjedavajućeg za sljedeću proračunsku godinu. On donosi pravila koja se primjenjuju na revizije koje provode njegovi članovi u skladu s najvišim međunarodnim revizorskim normama. Kolegij revizora odobrava izvještaje o reviziji koje su sačinili njegovi članovi prije njihove dostave izvršnom direktoru i Upravnom odboru.

6. Revizori osiguravaju poštivanje povjerljivosti informacija i zaštite podataka za koje saznaju tijekom revizije, u skladu s pravilima koja se primjenjuju na te informacije i podatke.

7. Revizori imaju neodložan pristup bez prethodne najave dokumentima i sadržaju svih baza podataka koje se odnose na te prihode i izdatke, uključujući sve pisane dokumente iz članka 22., i prostorima u kojima se nalaze ti dokumenti i baze. Oni mogu kopirati materijale. Osobe odgovorne za provedbu prihoda i rashoda Agencije pružaju izvršnom direktoru i osobama odgovornim za reviziju tih rashoda potrebnu pomoć u izvršenju njihove zadaće. Troškovi revizije plaćaju se iz općeg proračuna Agencije.

8. Upravni odbor, na temelju prijedloga izvršnog direktora ili države članice, može u svakom trenutku dodatno imenovati vanjske revizore te odrediti njihove zadaće i uvjete zaposlenja.

Članak 44.

Godišnja revizija

1. Izvršni direktor do 31. ožujka nakon završetka financijske godine dostavlja kolegiju revizora na uvid i davanje mišljenja nacrt godišnjeg financijskog izvještaja.

Financijski izvještaj Europske obrambene agencije sastoji se od više dijelova, a posebno:

(a) izvještaja o radu koji opisuje glavne aspekte financijske godine;

(b) obračuna poslovanja koji za svaki proračun kojim upravlja Agencija pokazuju raspoređena proračunska sredstva, preuzete i plaćene izdatke, kao i razne prihode i prihode od država članica sudionica i drugih stranaka;

(c) bilancu stanja s krajem financijske godine, koja prikazuje imovinu Agencije i obveze, uzimajući u obzir amortizaciju i sve otpise.

2. Kolegij revizora do 15. lipnja nakon završetka financijske godine dostavlja izvršnom direktoru svoj godišnji izvještaj o reviziji koji sadržava mišljenje i primjedbe kolegija o nacrtu godišnjeg financijskog izvještaja iz stavka 1.

3. Izvršni direktor do 15. srpnja nakon završetka financijske godine dostavlja Upravnom odboru revidiran godišnji financijski izvještaj i izvještaj o reviziji uz svoje napomene.

4. Upravni odbor do 1. rujna nakon završetka proračunske godine odobrava revidiran financijski izvještaj i daje razrješnicu izvršnom direktoru i računovođi za financijsku godinu.

5. Nakon što ga je odobrio Upravni odbor, objavljivanje revidiranog financijskog izvještaja oglašava se u Službenom listu Europske unije.

6. Računovodstveni službenik čuva sve račune i evidencije pet godina od datuma dobivanja odgovarajuće razrješnice.

Članak 45.

Završni članak

Ova financijska pravila ne utječu na postojeće mjere koje države članice sudionice poduzimaju u skladu s člankom 296. Ugovora o osnivanju Europske zajednice ili s člancima 10. i 14. Direktive 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 31. ožujka 2004. o koordinaciji postupaka za dodjelu ugovora o javnim radovima, ugovora o javnim nabavama te ugovora o pružanju javnih usluga (3).

(1) SL L 245, 17.7.2004., str. 17.

(2) SL L 253, 7.10.2000., str. 42.

(3) SL L 134, 30.4.2004., str. 114. Direktiva kako je izmijenjena Direktivom 2006/97/EZ (SL L 363, 20.1.2006., str. 101.).

PRAVILA JAVNE NABAVE I FINANCIJSKIH DOPRINOSA IZ OPERATIVNOG PRORAČUNA EUROPSKE OBRAMBENE AGENCIJE (DALJE U TEKSTU: AGENCIJA)

SADRŽAJ

POGLAVLJE 1. OPĆE ODREDBE

Članak 1. Definicije i područje primjene

Članak 2. Načela dodjele i ugovori s grupama

Članak 3. Objava

Članak 4. Postupci javne nabave

Članak 5. Pragovi i procjena vrijednosti ugovora

Članak 6. Raspis natječaja

Članak 7. Sudjelovanje u postupku javne nabave

Članak 8. Sporazum o vladinim nabavama sklopljen u okviru WTO-a

Članak 9. Kriteriji za isključenje

Članak 10. Nepostojanje sukoba interesa i davanja zavaravajućih informacija

Članak 11. Središnja baza podataka

Članak 12. Upravne ili financijske kazne

Članak 13. Kriteriji za odabir i postupci dodjele

Članak 14. Opća načela za ponude

Članak 15. Kontakti između Agencije i natjecatelja ili ponuditelja

Članak 16. Obavješćivanje natjecatelja i ponuditelja

Članak 17. Otkazivanje ili odustajanje od postupka

Članak 18. Jamstva

Članak 19. Poništavanje postupka

POGLAVLJE 2. NAČINI PROVEDBE

Članak 20. Okvirni sporazumi i posebni ugovori

Članak 21. Oglašavanje ugovora koji su obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ

Članak 22. Oglašavanje ugovora koji nisu obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ

Članak 23. Objava obavijesti

Članak 24. Druge vrste oglašavanja

Članak 25. Vrste postupaka nabave

Članak 26. Broj natjecatelja u ograničenim ili pregovaračkim postupcima

Članak 27. Način provedbe pregovaračkih postupaka

Članak 28. Natječaji

Članak 29. Dinamički sustav kupnje

Članak 30. Natjecateljski dijalog

Članak 31. Korištenje pregovaračkog postupka bez prethodne objave obavijesti o sklapanju ugovora

Članak 32. Korištenje pregovaračkog postupka nakon objave obavijesti o sklapanju ugovora

Članak 33. Pozivi na iskaz interesa

Članak 34. Ugovori male vrijednosti

Članak 35. Pragovi za prethodne obavijesti

Članak 36. Pragovi primjenjivi na postupke u skladu s Direktivom 2004/18/EZ

Članak 37. Dokumenti vezani uz poziv na nadmetanje

Članak 38. Tehničke specifikacije

Članak 39. Revizija cijene

Članak 40. Upravne i financijske kazne

Članak 41. Dokumentarni dokazi

Članak 42. Kriteriji za odabir

Članak 43. Ekonomska i financijska sposobnost

Članak 44. Tehnička i stručna sposobnost

Članak 45. Postupci i kriteriji za dodjelu

Članak 46. Korištenje elektroničkih dražbi

Članak 47. Neprirodno niske ponude

Članak 48. Rokovi za dostavu ponuda i zahtjeva za sudjelovanje

Članak 49. Rok za pristup natječajnim dokumentima

Članak 50. Rokovi u hitnim slučajevima

Članak 51. Načini komuniciranja

Članak 52. Otvaranje ponuda i zahtjeva za sudjelovanje

Članak 53. Komisija za procjenu ponuda i zahtjeva za sudjelovanje

Članak 54. Član 296. Ugovora o osnivanju Europske zajednice

POGLAVLJE 3. PRAVILA ZA FINANCIJSKE DOPRINOSE IZ OPERATIVNOG PRORAČUNA

Članak 55. Područje primjene

Članak 56. Ocjena prijedloga

Članak 57. Sadržaj poziva za prijedloge

Članak 58. Prijave za financijske doprinose

Članak 59. Sadržaj sporazuma o financijskom doprinosu

Članak 60. Dokazi koji se prilažu zahtjevima za plaćanje

POGLAVLJE 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Definicije i područje primjene

1. Ugovori o javnoj nabavi jesu ugovori za novčani interes koje Agencija kao naručitelj sklapa u pisanom obliku da bi pribavila, uz plaćanje cijene u cijelosti ili djelomično iz općeg proračuna, pokretnu ili nepokretnu imovinu, izvedbu radova ili pružanje usluga.

Ugovori o javnoj nabavi uključuju:

(a) ugovore o kupovini ili najmu zgrade;

(b) ugovore o nabavi robe;

(c) ugovore o radovima;

(d) ugovore o uslugama.

2. (a) Ugovori u vezi s nekretninama obuhvaćaju kupoprodaju, dugoročni zakup, leasing, najam ili najam sa ili bez prava na kupoprodaju ili kupoprodaju s obročnom otplatom cijene, zemljišta, postojećih zgrada ili drugih nekretnina. (b) Ugovori o nabavi robe obuhvaćaju kupoprodaju, leasing, najam ili najam s ili bez prava na kupoprodaju ili kupoprodaju s obročnom otplatom cijene, robe. Ugovori o nabavi proizvoda i, prema potrebi, postavljanju i instalaciji smatraju se ugovorima o nabavi robe; (c) ugovori o radovima obuhvaćaju izvršavanje ili i izvršavanje i plan radova ili rad koji se odnose na jednu od djelatnosti iz Priloga I. Direktivi 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 31. ožujka 2004. o usklađivanju postupaka za sklapanje ugovora o javnim radovima, ugovora o javnoj nabavi robe te ugovora o javnim uslugama (1) ili za provedbu, bez obzira na način izvedbe, radova koji odgovaraju zahtjevima Agencije. „Radovi” znači rezultat radova u niskogradnji i građevinarstvu uzetih u cjelini, koji je sam po sebi dovoljan za ispunjavanje svoje ekonomske ili tehničke funkcije; (d) ugovori o uslugama obuhvaćaju sve intelektualne i neintelektualne usluge osim onih koje su obuhvaćene ugovorima o nabavi robe, ugovorima o radovima i ugovorima o nekretninama. Te su usluge navedene u prilozima II.A i II.B Direktivi 2004/18/EZ; (e) ugovor koji obuhvaća i proizvode i usluge smatra se ugovorom o uslugama ako je vrijednost tih usluga veća od vrijednosti proizvoda uključenih u ugovor. Ugovor čiji su predmet usluge i koji uključuje radove koji su samo prigodni u odnosu na glavni predmet ugovora smatra se ugovorom o uslugama. Ugovor čiji su predmet usluge obuhvaćene Prilogom II.A Direktivi 2004/18/EZ i usluge obuhvaćene Prilogom II.B toj Direktivi smatra se obuhvaćenim Prilogom II.A ako je vrijednost usluga navedenih u tom Prilogu veća od vrijednosti usluga navedenih u Prilogu II.B; (f) opis različitih vrsta ugovora temelji se na referentnoj nomenklaturi koju sačinjava jedinstveni rječnik javne nabave (CPV) u smislu Uredbe (EZ) br. 2195/2002 Europskog parlamenta i Vijeća (2). U slučaju razlika između CPV-a i statističke klasifikacije ekonomskih djelatnosti u Europskoj zajednici (NACE) navedene u Prilogu I. Direktivi 2004/18/EZ, ili između CPV-a i Središnje klasifikacije proizvoda (SKP) (privremena verzija) navedene u Prilogu II. toj Direktivi, prednost ima NACE nomenklatura, odnosno SKP nomenklatura; (g) pojmovi „izvoditelj”, „dobavljač” i „pružatelj usluga” odnose se na sve fizičke ili pravne osobe ili javno tijelo ili konzorcij takvih osoba i/ili tijela koji nude izvedbu radova, isporuku proizvoda odnosno pružaju usluge. Pojam „gospodarski subjekt” obuhvaća „izvoditelje radova”, „dobavljače” i „pružatelje usluga”. Gospodarski subjekti koji su dostavili ponudu nazivaju se „ponuditelji”. Oni koji su zatražili da im se dopusti sudjelovanje u ograničenom postupku, uključujući natjecateljski dijalog, ili u pregovaračkom postupku nazivaju se „natjecatelji”; (h) pojam „operativni proračun” odnosi se na članak 2. Financijskih pravila Europske obrambene agencije i „provedbeni proračun” na opći proračun (kako je utvrđen u članku 1. Financijskih pravila Europske obrambene agencije), osim operativnog proračuna; (i) pojam „ugovor povezan s obranom” odnosi se na ugovor koji će Agencija sklopiti u područjima u kojima se države članice mogu pozvati na izuzeće iz članka 10. Direktive 2004/18/EZ.

Članak 2.

Načela dodjele i ugovori s grupama

1. Svi ugovori o javnoj nabavi koji se u potpunosti ili djelomično financiraju iz općeg proračuna moraju ispunjavati načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog tretmana i nediskriminacije.

2. Za sve ugovore o nabavi raspisuje se javni natječaj na najširoj mogućoj osnovi, osim ako se koristi pregovarački postupak iz članka 4. stavka 1. točke (f).

3. Procijenjena vrijednost ugovora ne smije se određivati s ciljem izbjegavanja zahtjeva propisanih ovim odredbama, niti se ugovor smije razdvajati u tu svrhu.

4. Ako je predmet ugovora o nabavi robe, pružanju usluga ili radovima podijeljen u nekoliko grupa od kojih je svaka predmet posebnog ugovora, vrijednost svake grupe uzima se u obzir kod sveukupne procjene primjenjivog praga.

Ako je cjelokupna vrijednost grupe jednaka ili veća od pragova propisanih u članku 36., tada se primjenjuju članci 3. i 4. ovih Pravila na svaku grupu, osim na one s procijenjenom vrijednosti manjom od 80 000 EUR u slučaju ugovora o uslugama ili nabavi robe, ili manjom od 1 milijuna EUR u slučajevima ugovora o radovima, pod uvjetom da ukupni iznos tih grupa nije veći od 20 % ukupne vrijednosti svih grupa koje čine dotični ugovor.

5. Ako planirana nabava standardne robe može imati za posljedicu istovremene ugovore u zasebnim grupama, procijenjena vrijednost svih tih grupa uzima se kao osnova za određivanje primjenjivog praga.

Članak 3.

Objava

1. Osim u slučaju tajnih ugovora i osim ako ovdje nije drukčije određeno za one ugovore koji su povezani s obranom, svi ugovori koji premašuju pragove predviđene u Direktivi 2004/18/EZ objavljuju se u Službenom listu Europske unije.

Obavijesti o ugovorima objavljuju se unaprijed osim u slučaju ugovora male vrijednosti iz članka 34. i osim ako je drukčije određeno ovim Pravilima.

Objavljivanje određenih informacija nakon što je ugovor dodijeljen može se ispustiti ako bi to ometalo provedbu zakona, bilo suprotno javnom interesu ili interesu Agencije ili Unije, štetilo opravdanim poslovnim interesima javnih ili privatnih poduzeća ili moglo narušiti pošteno tržišno natjecanje među njima.

2. Ugovori čija je vrijednost ispod praga iz članka 34. oglašavaju se na odgovarajući način, osim ako je drukčije određeno ovim Pravilima.

Članak 4.

Postupci javne nabave

Postupci javne nabave su:

(a) otvoreni postupak;

(b) ograničeni postupak;

(c) natječaji;

(d) dinamički sustav kupnje;

(e) natjecateljski dijalog;

(f) pregovarački postupak.

Članak 5.

Pragovi i procjena vrijednosti ugovora

1. Osim ako je drukčije određeno ovim Pravilima, za ugovore koji su povezani s obranom Direktiva 2004/18/EZ utvrđuje pragove kojima se određuju:

(a) postupci objave iz članka 3.;

(b) izbor postupaka iz članka 4.;

(c) odgovarajući rokovi.

2. Svaki dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja određuje jesu li pragovi iz stavka 1. dostignuti.

3. Za potrebe izračuna procijenjenog iznosa ugovora, Agencija uključuje ukupnu procijenjenu naknadu izvoditelja.

Ako ugovor predviđa mogućnost opcija ili mogućeg obnavljanja, osnovica za izračun je maksimalni odobreni iznos, uključujući korištenje klauzula opcije i obnove.

Procjena se vrši kod slanja obavijesti o sklapanju ugovora ili, ako nema takve objave, kada Agencija pokrene postupak dodjele.

4. Kod okvirnih sporazuma i dinamičkih sustava kupnje, vrijednost koja se uzima u obzir maksimalna je vrijednost svih ugovora predviđenih tijekom cjelokupnog trajanja okvirnog sporazuma ili dinamičkog sustava kupnje.

5. Kod ugovora o uslugama, uzima se u obzir:

(a) u slučaju usluga osiguranja, plativa premija i drugi oblici naknade;

(b) u slučaju bankovnih ili financijskih usluga, honorari, provizije, kamate i drugi oblici naknada;

(c) u slučaju ugovora o projektiranju, honorari, plative provizije i drugi oblici naknada.

6. U slučaju ugovora o uslugama u kojima se ne navodi ukupna cijena ili ugovora o nabavi robe na temelju zakupa, najma ili kupnje proizvoda sa zadržanim vlasništvom, vrijednost koja se uzima kao osnovica za izračun procijenjene vrijednosti je:

(a) u slučaju ugovora na određeni rok: i. ako je rok 48 mjeseci ili manje u slučaju usluga ili 12 mjeseci ili manje u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost ugovora za vrijeme njihovog trajanja; ii. ako je rok dulji od 12 mjeseci u slučaju nabave robe, ukupna vrijednost uključujući procijenjenu preostalu vrijednost;

(b) u slučaju ugovora na neodređeno razdoblje ili, u slučaju usluga, na razdoblje koje prelazi 48 mjeseci, mjesečna vrijednost pomnožena s 48.

7. U slučaju ugovora za pružanje usluga ili nabavu robe koji se redovno dodjeljuju ili se obnavljaju unutar određenog vremena, vrijednost ugovora se utvrđuje na temelju:

(a) ili stvarne ukupne cijene sličnih ugovora za iste kategorije usluga ili proizvoda dodijeljenih tijekom prethodne financijske godine ili 12 mjeseci, usklađene, ako je to moguće, za predviđene promjene u količini ili vrijednosti tijekom 12 mjeseci nakon početnog ugovora; ili

(b) procijenjene ukupne cijene uzastopnih ugovora tijekom 12 mjeseci koji slijede nakon prve pružene usluge ili prve isporuke ili tijekom trajanja ugovora, ako je ono dulje od 12 mjeseci.

8. U slučaju ugovora o radovima, u obzir se ne uzima samo vrijednost radova, već i procijenjena ukupna vrijednost robe potrebne za izvršenje radova koju je Agencija stavila na raspolaganje izvoditelju radova.

Članak 6.

Raspis natječaja

U dokumentima koji se odnose na raspis natječaja daje se potpun, jasan i precizan opis predmeta ugovora.

Članak 7.

Sudjelovanje u postupku javne nabave

1. Sudjelovanje u postupku javne nabave otvoreno je pod jednakim uvjetima svim fizičkim i pravnim osobama koje potpadaju pod područje primjene Ugovora i svim fizičkim i pravnim osobama u trećoj zemlji koja s Europskim zajednicama ima poseban sporazum u području javne nabave pod uvjetima određenim u tom sporazumu.

2. Sudjelovanje u postupku javne nabave za ugovore koji su povezani s obranom otvoreno je pod jednakim uvjetima samo fizičkim i pravnim osobama koje imaju odgovarajuću tehnološku i/ili industrijsku osnovu za sklapanje odgovarajućeg ugovora na državnom području neke od država članica Europske unije ili na državnom području neke treće zemlje koja je sklopila administrativni aranžman s Agencijom pod uvjetom da fizička ili pravna osoba takve zemlje može sudjelovati u postupku javne nabave za ugovore koji su povezani s obranom, pod uvjetima utvrđenim u tom aranžmanu.

3. Konzorciji gospodarskih subjekata mogu dostavljati ponude ili biti natjecatelji. Agencija ne smije tražiti da konzorciji moraju imati određeni pravni oblik da bi im se dozvolilo da dostave ponudu ili zatraže sudjelovanje, ali od odabranog se konzorcija može zatražiti da usvoji određeni pravni oblik nakon što mu je dodijeljen ugovor ako je ta promjena potrebna za ispravno izvršenje ugovora.

Članak 8.

Sporazum o državnim nabavama sklopljen u okviru WTO-a

Osim za ugovore koji su povezani s obranom, na koje se primjenjuje Multilateralni sporazum o državnim nabavama sklopljen u okviru Svjetske trgovinske organizacije, ugovori su također otvoreni za državljane država koje su potvrdile taj Sporazum, prema uvjetima određenim u tom Sporazumu.

Članak 9.

Kriteriji za isključenje

1. Natjecatelji ili ponuditelji se isključuju iz sudjelovanja u postupku javne nabave ako:

(a) su u stečaju ili likvidacijskom postupku, ili njihovo poslovanje vode sudovi, sklopili su aranžman s vjerovnicima, privremeno su prekinuli poslovne aktivnosti, ili su predmet postupaka koji se odnose na ta pitanja, ili su u nekom istovjetnom položaju koji proizlazi iz sličnog postupka predviđenog nacionalnim zakonodavstvom ili propisima;

(b) bili su pravomoćno osuđeni zbog kaznenog djela u vezi s njihovim poslovanjem;

(c) krivi su zbog teškog profesionalnog kršenja dužnosti dokazanog bilo kojim sredstvima koja Agencija može opravdati;

(d) nisu ispunili obveze koje se odnose na plaćanje doprinosa za socijalno osiguranje ili plaćanje poreza u skladu sa zakonskim odredbama zemlje u kojoj imaju poslovni nastan ili zemlje Agencije ili zemlje u kojoj ugovor mora biti izvršen;

(e) bili su pravomoćno osuđeni zbog prijevare, korupcije, uključenosti u kriminalnu organizaciju ili bilo kakvu drugu protuzakonitu djelatnost štetnu za financijske interese Zajednica ili Agencije;

(f) nakon nekog drugog postupka nabave financiranog iz proračuna Europske unije ili općeg proračuna Agencije, proglašeno je da su počinili tešku povredu ugovora zbog neispunjavanja svojih ugovornih obveza.

2. Ne dovodeći u pitanje članak 41., natjecatelji ili ponuditelji moraju potvrditi da se ne nalaze u nekom od položaja iz stavka 1. ovog članka.

Članak 10.

Nepostojanje sukoba interesa i davanja zavaravajućih informacija

Ugovori ne mogu biti dodijeljeni natjecateljima ili ponuditeljima koji su tijekom postupka javne nabave:

(a) u sukobu interesa;

(b) krivi za davanje zavaravajućih informacija kod dostave informacija koje Agencija traži kao uvjet za sudjelovanje u postupku sklapanja ugovora ili su propustili dostaviti te informacije.

Članak 11.

Središnja baza podataka

Agencija osniva središnju bazu podataka koja sadržava pojedinosti o natjecateljima i ponuditeljima koji se nalaze u nekom od položaja opisanih u člancima 9. i 10. Jedina svrha baze podataka je osigurati, u skladu s pravilima Zajednice o obradi osobnih podataka, ispravnu primjenu članaka 9. i 10.

Članak 12.

Upravne ili financijske kazne

Agencija može nametnuti upravne ili financijske kazne natjecateljima ili ponuditeljima koji se nalaze u nekom slučaju za isključenje iz članaka 9. i 10., nakon što im je omogućeno da iznesu svoje primjedbe.

Te se kazne mogu sastojati od:

(a) isključenja natjecatelja ili ponuditelja iz ugovora financiranih iz općeg proračuna Agencije, na najdulje razdoblje od pet godina;

(b) plaćanja financijskih kazni od strane izvoditelja radova u slučaju iz članka 9. stavka 1. točke (f) i od strane natjecatelja ili ponuditelja u slučajevima iz članka 10. ako su zaista ozbiljni i bez premašivanja vrijednosti predmetnog ugovora.

Nametnute kazne proporcionalne su važnosti ugovora i ozbiljnosti prekršaja.

Članak 13.

Kriteriji za odabir i postupci dodjele

1. Kriteriji za odabir radi procjene sposobnosti natjecatelja ili ponuditelja i kriteriji za dodjelu radi procjene sadržaja ponude utvrđuju se unaprijed i određeni su u raspisu natječaja.

2. Ugovori mogu biti dodijeljeni automatskim postupkom dodjele ili postupkom za postizanje najveće vrijednosti za novac.

Članak 14.

Opća načela za ponude

1. Postupci dostave ponuda osiguravaju da postoji stvarna konkurencija i da sadržaji ponuda ostanu povjerljivi sve dok sve ponude ne budu istodobno otvorene.

2. Agencija može zatražiti od ponuditelja, kako je predviđeno člankom 18., da unaprijed da instrument osiguranja kao jamstvo da dostavljane ponude neće biti povučene.

3. Uz iznimku ugovora vrijednosti do 60 000 EUR, prijave i ponude otvara povjerenstvo za otvaranje ponuda imenovano u tu svrhu. Sve ponude ili prijave za koje povjerenstvo izjavi da ne ispunjavaju utvrđene uvjete odbacuju se.

4. Sve ponude ili prijave za koje povjerenstvo izjavi da ispunjavaju utvrđene uvjete, na temelju kriterija za odabir i dodjelu unaprijed određenih u dokumentima koji se odnose na raspis natječaja, procjenjuje povjerenstvo imenovano u tu svrhu s ciljem davanja prijedloga o tome komu treba dodijeliti ugovor.

Članak 15.

Kontakti između Agencije i natjecatelja ili ponuditelja

1. Dok je postupak nabave u tijeku, svi kontakti između Agencije i natjecatelja ili ponuditelja moraju udovoljavati uvjetima koji osiguravaju transparentnost i jednak tretman pod uvjetima određenim u stavcima 2. i 3. Oni ne smiju imati za posljedicu izmjenu uvjeta ugovora ili uvjeta izvorne ponude.

2. Prije datuma zaključivanja dostave ponuda, u pogledu dodatnih dokumenata i informacija iz članka 49., Agencija može:

(a) zbog ponuditelja, dostaviti dodatne informacije samo za potrebe pojašnjenja prirode ugovora, koje moraju biti dostavljene istog datuma svim ponuditeljima koji su zatražili specifikacije;

(b) zbog sebe, ako otkrije pogrešku, nepreciznost, ispuštanje ili neku drugu vrstu službeničkog nedostatka u tekstu obavijesti o sklapanju ugovora, raspisu natječaja ili specifikacijama, obavijestiti dotične osobe istog datuma i na jednak način kakav se primjenjuje u pogledu izvornog raspisa natječaja.

3. Ako nakon otvaranja ponuda bude potrebno određeno objašnjenje u vezi s ponudom ili ako treba ispraviti očite službeničke pogreške u ponudi, Agencija može stupiti u kontakt s ponuditeljem, iako takav kontakt ne smije dovesti do ikakvih izmjena uvjeta ponude.

4. U svakom pojedinom slučaju uspostavljanja kontakta sastavlja se „napomena za arhivu”.

5. U slučaju ugovora za pravne usluge u smislu Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ i u slučaju ugovora koji su povezani s obranom, Agencija može stupiti u potrebne kontakte s ponuditeljima da bi provjerila kriterije za odabir i/ili dodjelu.

Članak 16.

Obavješćivanje natjecatelja i ponuditelja

1. Dužnosnik za ovjeravanje odlučuje kome će se dodijeliti ugovor, u skladu s kriterijima za odabir i dodjelu utvrđenim unaprijed u dokumentima koji se odnose na raspis natječaja i u skladu s pravilima nabave.

2. Agencija obavješćuje sve natjecatelje ili ponuditelje čije su prijave ili ponude odbijene o razlozima zbog kojih je takva odluka donesena i sve ponuditelje čije su ponude prihvatljive i koji dostave pisani zahtjev o karakteristikama i odnosnim prednostima odabrane ponude i imenu ponuditelja kojemu je dodijeljen ugovor. Međutim, određene pojedinosti ne moraju se otkriti ako bi njihovo otkrivanje ometalo primjenu zakona, bilo protivno javnom interesu ili interesu Agencije ili Unije ili bi naštetilo zakonitim poslovnim interesima javnih ili privatnih poduzeća ili bi moglo narušiti pošteno tržišno natjecanje između tih poduzeća.

Agencija, istodobno kada obavješćuje neuspješne natjecatelje ili ponuditelje da njihove ponude ili prijave nisu prihvaćene, obavješćuje uspješnog ponuditelja o odluci o dodjeli, navodeći da odluka o kojoj se obavješćuje ne predstavlja obvezu za Agenciju.

Članak 17.

Otkazivanje ili odustajanje od postupka

Agencija prije potpisivanja ugovora može odustati od nabave ili poništiti postupak dodjele a da natjecatelji ili ponuditelji nemaju pravo tražiti naknadu. Odluka mora biti obrazložena i o njoj natjecatelji ili ponuditelji moraju biti obaviješteni.

Članak 18.

Jamstva

1. Agencija može tražiti i, u određenim slučajevima navedenim dalje u tekstu, traži od izvoditelja radova da unaprijed dostave jamstvo da bi:

(a) osigurala popuno izvršenje ugovora;

(b) ograničila financijske rizike povezane s plaćanjem unaprijed.

2. Agencija može zatražiti jamstvo za ponudu koje predstavlja 1 % do 2 % ukupne vrijednosti ugovora. Jamstvo za ponudu se oslobađa kada se dodijeli ugovor. Ako ponuda ne bude dostavljena do postavljenog roka ili ako ponuda bude naknadno povučena, jamstvo se zadržava.

3. Ako se od dobavljača, izvoditelja radova ili pružatelja usluga traži da dostavi jamstvo unaprijed, ono mora biti na iznos i za razdoblje koji su dovoljni da bude aktivirano. Jamstvo dostavlja banka ili ovlaštena financijska institucija. Može ga zamijeniti skupno i supsidijarno jamstvo treće osobe koje je prihvatljivo Agenciji. Denominacija jamstva je u eurima. Ono ima takav učinak da banka ili financijska institucija ili treća osoba daje neopozivo kolateralno osiguranje, ili je jamac prvog poziva za obveze izvoditelja radova.

4. Dužnosnik za ovjeravanje može tražiti jamstvo provedbe u skladu s uobičajenim komercijalnim uvjetima za ugovore o nabavi robe i pružanju usluga u skladu s posebnim specifikacijama za ugovore o radovima. Jamstvo je obvezno za iznose iznad 345 000 EUR za ugovore o radovima. Jamstvo koje iznosi 10 % ukupne vrijednosti ugovora može se sastojati od odbitaka od isplata kada i kako budu izvršene. Ono se može zamijeniti iznosom zadržanim od završnog plaćanja da bi predstavljalo jamstvo sve do konačnog prihvaćanja usluga, robe ili radova. Jamstva se oslobađaju u skladu s uvjetima ugovora, osim ako ugovor nije izvršen ili ako je izvršen neispravno ili s kašnjenjem. U takvim se slučajevima zadržava dio jamstva proporcionalan ozbiljnosti pretrpljene štete.

5. Jamstvo se traži u zamjenu za sva avansna plaćanja koja su veća od 150 000 EUR ili u slučajevima iz članka 42. stavka 6.

Međutim, ako je izvoditelj radova javno tijelo, odgovorni se dužnosnik za ovjeravanje može, ovisno o procjeni rizika, odreći te obveze.

Jamstvo se oslobađa kada se avansna uplata odbija od privremenih plaćanja ili plaćanja razlike izvoditelju radova u skladu s uvjetima ugovora.

Članak 19.

Poništavanje postupka

1. Ako je postupak dodjele ili izvršenja ugovora poništen zbog značajnih pogrešaka ili nepravilnosti ili zbog prijevare, Agencija zaustavlja izvršenje ugovora. Izvršenje ugovora se zaustavlja da bi se provjerilo je li stvarno došlo do pretpostavljenih značajnih pogrešaka ili nepravilnosti ili prijevare. Ako se one ne potvrde, izvršenje ugovora nastavlja se čim prije moguće (a Agencija odobrava produljenje ugovornih rokova).

2. Ako se takve pogreške, nepravilnosti ili prijevare mogu pripisati izvoditelju radova, Agencija pored toga može odbiti izvršiti plaćanja ili može osigurati povrat već plaćenih iznosa, u omjeru prema ozbiljnosti pogrešaka, nepravilnosti ili prijevare.

3. Značajna pogreška ili nepravilnost je svako kršenje odredbe ugovora ili propisa koje proizlazi iz postupanja ili propusta koji je uzrokovao ili može uzrokovati gubitak u proračunu Agencije.

POGLAVLJE 2.

NAČINI PROVEDBE

Članak 20.

Okvirni sporazumi i posebni ugovori

1. Okvirni sporazum je sporazum između Agencije i jednog ili više gospodarskih subjekata čija je svrha utvrditi uvjete ugovora koji se mogu dodijeliti tijekom određenog razdoblja, posebno u pogledu cijene i, prema potrebi, predviđenih količina. Ako se okvirni sporazum sklapa s nekoliko gospodarskih subjekata, mora ih biti najmanje tri, ako postoji dovoljan broj gospodarskih subjekata koji ispunjavaju kriterije za odabir i/ili prihvatljivih ponuda koje ispunjavaju kriterije za dodjelu.

Okvirni sporazum s nekoliko gospodarskih subjekata može biti u obliku zasebnih ugovora, ali sklopljenih pod jednakim uvjetima.

Razdoblje okvirnog sporazuma ne može biti dulje od četiri godine, osim u izuzetnim slučajevima opravdanim posebno predmetom okvirnog sporazuma.

Agencija ne smije koristiti okvirne sporazume nepravilno ili tako da njihov cilj ili posljedica bude sprečavanje, ograničavanje ili narušavanje tržišnog natjecanja.

Okvirni sporazumi smatraju se ugovorima o nabavi za potrebe postupka dodjele, uključujući oglašavanje.

2. Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim sporazumima dodjeljuju se u skladu s uvjetima okvirnog sporazuma, samo između Agencije i gospodarskih subjekata koji su u početku bili stranke okvirnog sporazuma.

Kod dodjele posebnih ugovora stranke ne smiju raditi značajne izmjene uvjeta utvrđenih u tom okvirnom sporazumu, posebno u slučaju iz stavka 3.

3. Ako se okvirni sporazum sklapa s jednim gospodarskim subjektom, posebni se ugovori dodjeljuju u okviru ograničenja uvjeta utvrđenih okvirnim sporazumom.

Za dodjelu tih posebnih ugovora, Agencija se može u pisanom obliku savjetovati s gospodarskim subjektom koji je stranka okvirnog sporazuma, tražeći od njega da, prema potrebi, nadopuni svoju ponudu.

4. Posebni ugovori koji se temelje na okvirnim sporazumima sklopljenim s nekoliko gospodarskih subjekata dodjeljuju se u skladu sa sljedećim postupcima:

(a) primjenom uvjeta utvrđenim u okvirnom sporazumu bez ponovnog otvaranja natječaja;

(b) ako u okvirnom sporazumu nisu utvrđeni svi uvjeti, nakon što su se stranke natjecale na temelju istih i, ako je potrebno, preciznije formuliranih uvjeta, i, tamo gdje je to primjereno, na temelju drugih uvjeta navedenih u specifikaciji za okvirni sporazum.

Da bi svaki posebni ugovor bio dodijeljen u skladu s postupcima iz točke (b) prvog podstavka, Agencija se u pisanom obliku savjetuje s gospodarskim subjektima koji su u stanju izvršiti ugovor, određujući rok koji je dovoljno dug da se omogući dostava ponuda. Ponude se dostavljaju u pisanom obliku. Agencija dodjeljuje svaki pojedini ugovor ponuditelju koji je dostavio najbolju ponudu na temelju kriterija za dodjelu određenih u specifikaciji okvirnog sporazuma.

5. Proračunska obveza prethodi samo posebnim ugovorima sklopljenim na temelju okvirnih sporazuma.

Članak 21.

Oglašavanje ugovora koji su obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ

1. U slučaju ugovora koji su obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ, objava se sastoji od predinformativne obavijesti, obavijesti o sklapanju ugovora i obavijesti o dodjeli.

2. Predinformativna obavijest je obavijest kojom Agencija daje na znanje, na indikativan način, procijenjenu ukupnu vrijednost ugovora, po kategoriji usluge ili skupinama proizvoda, i bitne karakteristike ugovora o radovima koje namjerava dodijeliti tijekom proračunske godine. Predinformativna obavijest obvezna je samo kada je procijenjena ukupna vrijednost ugovora jednaka ili iznad pragova utvrđenih člankom 35. i kada Agencija namjerava koristiti mogućnost skraćenja rokova za primitak ponuda u skladu s člankom 48. stavkom 4.

Predinformativna obavijest dostavlja se Uredu za službene publikacije Europskih zajednica što je prije moguće, a najkasnije do 31. ožujka svake proračunske godine u slučaju ugovora o nabavi robe i pružanju usluga, a u slučaju ugovora o radovima, što je prije moguće nakon donošenja odluke kojom se odobrava program za te ugovore.

Ako Agencija objavi predinformativnu obavijest na svom profilu kupca, dostavlja Uredu za službene publikacije Europskih zajednica, elektronički i koristeći obrazac i postupke prijenosa navedene u točki 3. Priloga VIII. Direktivi 2004/18/EZ, obavijest kojom se najavljuje objava predinformativne obavijesti na profilu kupca.

3. Obavijest o sklapanju ugovora način je na koji Agencija daje na znanje svoju namjeru pokretanja postupka nabave. Ona je obvezna za ugovore procijenjene vrijednosti jednake ili veće od pragova utvrđenih u točkama (a) i (c) članka 36. Ona nije obvezna za posebne ugovore dodijeljene u skladu s okvirnim sporazumom.

Ako Agencija želi dodijeliti poseban ugovor koji se temelji na dinamičkom sustavu kupnje, objavljuje svoju namjeru putem pojednostavljene obavijesti o sklapanju ugovora.

Ako postoji neograničen, izravan i potpun pristup raspisu natječaja elektroničkim sredstvima, posebno kod dinamičkog sustava kupnje iz članka 29., u obavijesti o sklapanju ugovora navodi se internetska adresa na kojoj se može pristupiti tim dokumentima.

U otvorenom postupku u obavijesti o sklapanju ugovora navodi se datum, vrijeme i mjesto sastanka povjerenstva za otvaranje ponuda, koji je otvoren za ponuditelje, osim kada je riječ o ugovorima koji su povezani s obranom.

Agencija, kada želi organizirati natječaj, izdaje obavijest kojom najavljuje svoju namjeru.

4. U obavijesti o dodjeli daje se ishod postupka nabave. U slučaju ugovora čija je vrijednost ista ili veća od pragova iz članka 36., obavijest o dodjeli je obvezna. Nije obvezna za posebne ugovore dodijeljene u skladu s okvirnim sporazumom.

Obavijest o dodjeli dostavlja se Uredu za službene publikacije Europskih zajednica najkasnije 48 kalendarskih dana od datuma potpisivanja ugovora.

Međutim, obavijesti koje se odnose na dinamički sustav kupnje mogu se grupirati na tromjesečnoj osnovi. U takvim slučajevima, one se dostavljaju Uredu za službene publikacije Europskih zajednica najkasnije 48 kalendarskih dana od datuma završetka svakog tromjesečja.

Ako je Agencija održala natječaj za projektiranje, dostavlja Uredu za službene publikacije Europskih zajednica obavijest o rezultatima natječaja.

5. Obavijesti se sastavljaju u skladu sa standardnim obrascima koje je Komisija usvojila na temelju Direktive 2004/18/EZ.

Članak 22.

Oglašavanje ugovora koji nisu obuhvaćeni Direktivom 2004/18/EZ

1. Ugovori vrijednosti ispod pragova predviđenih u člancima 35. i 36. i ugovori o uslugama iz Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ te ugovori koji su povezani s obranom, osim tajnih ugovora, oglašavaju se odgovarajućim sredstvima da bi se osiguralo konkurentno nadmetanje i nepristranost u postupku nabave. Takvo oglašavanje uključuje:

(a) ako nije objavljena obavijest o sklapanju ugovora iz članka 21., obavijest o pozivu na iskaz interesa za ugovore koji pokrivaju sličan predmet s vrijednošću jednakom ili većom od iznosa iz članka 33. stavka 1.;

(b) godišnju objavu popisa izvoditelja radova u kojoj se navodi predmet i vrijednost dodijeljenog ugovora, za ugovore vrijednosti jednake ili veće od 25 000 EUR.

Objava predviđena u točki (b) prvog podstavka nije obvezna za posebne ugovore koji se temelje na okvirnom sporazumu niti za ugovore koji su povezani s obranom.

2. Popis izvoditelja radova kojima su dodijeljeni ugovori o gradnji objavljuje se jednom godišnje, uz navođenje predmeta i vrijednosti dodijeljenih ugovora. Popis izvoditelja radova kojima su dodijeljeni ugovori koji su proglašeni tajnima u skladu s člankom 31. stavkom 1. točkom (j) dostavljaju se jednom godišnje Upravnom odboru uz navođenje predmeta i vrijednosti dodijeljenih ugovora.

3. Osim za ugovore koji su povezani s obranom, informacije u pogledu ugovora vrijednosti jednake ili veće od iznosa iz članka 33. stavka 1. dostavljaju se Uredu za službene publikacije Europskih zajednica. Godišnji popisi izvoditelja radova dostavljaju se najkasnije do 31. ožujka nakon završetka financijske godine.

Ex ante oglašavanje i godišnja objava popisa izvoditelja radova za ostale ugovore, osim za tajne ugovore, nalazi se na internetskoj stranici Agencije; ex post objava se provodi do 31. ožujka sljedeće financijske godine. Objava može biti i u Službenom listu Europske unije.

Članak 23.

Objava obavijesti

1. Ured za službene publikacije Europskih zajednica objavljuje obavijesti iz članaka 21. i 22. u Službenom listu Europske unije najkasnije 12 kalendarskih dana nakon njihova slanja.

Razdoblje navedeno u prvom podstavku umanjuje se za pet kalendarskih dana u slučaju ubrzanih postupaka iz članka 50.

2. Agencija mora moći pružiti dokaz o datumu slanja.

Članak 24.

Druge vrste oglašavanja

1. Pored oglašavanja predviđenog u člancima 21., 22. i 23., ugovori se mogu oglasiti i na bilo koji drugi način, posebno u elektroničkom obliku. U svakom takvom oglašavanju upućuje se na obavijest objavljenu u Službenom listu Europske unije kako je predviđeno u članku 23., ako je bila objavljena, i ne smije prethoditi objavi te obavijesti koja je jedina vjerodostojna.

2. Takvo oglašavanje ne smije dovoditi ni do kakve diskriminacije među natjecateljima ili ponuditeljima niti sadržavati pojedinosti osim onih sadržanih u obavijesti o sklapanju ugovora, ako je objavljena u Službenom listu Europske unije.

Članak 25.

Vrste postupaka nabave

1. Ugovori se dodjeljuju raspisom natječaja, korištenjem otvorenog, ograničenog ili pregovaračkog postupka (uključujući natjecateljski dijalog), nakon objave obavijesti o sklapanju ugovora u Službenom listu Europske unije ili pregovaračkim postupkom bez prethodne objave obavijesti o sklapanju ugovora, ako je to primjereno nakon natječaja.

2. Raspisi natječaja otvoreni su i svi zainteresirani gospodarski subjekti mogu dostaviti ponudu. To se primjenjuje i na slučaj dinamičkih sustava kupnje iz članka 29. Raspisi natječaja su ograničeni kada svi gospodarski subjekti mogu zatražiti da sudjeluju, ali samo oni natjecatelji koji ispunjavaju kriterije za odabir iz članka 42. i koje je Agencija istodobno u pisanom obliku pozvala mogu dostaviti ponudu ili rješenje u skladu s postupkom natjecateljskog dijaloga iz članka 30.

Faza odabira može se ponoviti za svaki pojedini ugovor, također i u slučaju natjecateljskog dijaloga, ili može uključivati sastavljanje popisa potencijalnih natjecatelja u skladu s postupkom iz članka 33.

3. U pregovaračkom postupku, Agencija se savjetuje s ponuditeljima prema svom izboru koji ispunjavaju kriterije za odabir utvrđene u članku 42., i pregovara o uvjetima ugovora s jednim ili više njih.

U pregovaračkom postupku u kojem se objavljuje obavijest o sklapanju ugovora, kako je navedeno u članku 32., Agencija istodobno u pisanom obliku poziva odabrane natjecatelje na pregovaranje.

4. Natječaji su postupci koji omogućuju Agenciji da pribavi, prvenstveno u području arhitekture i građevinarstva ili obrade podataka, plan ili projekt koji predlaže povjerenstvo za odabir nakon što je dostavljen konkurentni natječaj sa ili bez dodjele nagrada.

Članak 26.

Broj natjecatelja u ograničenim ili pregovaračkim postupcima

1. U ograničenom postupku, uključujući postupak iz članka 33., broj natjecatelja pozvanih da dostave ponudu ne smije biti manje od pet, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja ispunjava kriterije za odabir.

Agencija može također predvidjeti najveći broj od 20 natjecatelja, ovisno o predmetu ugovora i na temelju objektivnih i nediskriminirajućih kriterija za odabir. U takvim slučajevima, raspon i kriteriji navode se u obavijesti o sklapanju ugovora ili pozivu na iskaz interesa iz članaka 21. i 22.

U svakom slučaju, broj natjecatelja pozvanih da dostave ponude mora biti dovoljan da bi se osiguralo stvarno tržišno natjecanje.

2. U pregovaračkim postupcima i u ograničenim postupcima nakon natjecateljskog dijaloga, broj natjecatelja pozvanih na pregovaranje ili dostavu ponuda ne smije biti manji od tri, pod uvjetom da dovoljan broj natjecatelja ispunjava kriterije za odabir.

U svakom slučaju, broj natjecatelja pozvanih da dostave ponude mora biti dovoljan da bi se osiguralo stvarno tržišno natjecanje.

Prvi i drugi podstavak ne primjenjuju se na sljedeće:

(a) ugovore koji uključuju vrlo male iznose, kako je navedeno u članku 34. stavku 3.;

(b) ugovore za pravne usluge u smislu Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ;

(c) ugovore koji su proglašeni tajnima, kako je navedeno u članku 31. stavku 1. točki (j);

(d) slučajeve navedene u članku 31., ako Agencija ima pravo pregovarati samo s jednim ponuditeljem ili dodijeliti ugovor samo jednom gospodarskom subjektu.

3. Ako je broj natjecatelja koji ispunjavaju kriterije za odabir i najmanje razine ispod najmanjeg broja navedenog u stavcima 1. i 2., Agencija može nastaviti postupak pozivanjem jednog ili više natjecatelja koji posjeduju potrebne sposobnosti. Međutim, Agencija ne smije uključiti druge gospodarske subjekte koji nisu zatražili da sudjeluju ili natjecatelje koji ne posjeduju potrebne sposobnosti.

Članak 27.

Način provedbe pregovaračkih postupaka

U pregovaračkim postupcima, Agencija pregovara s ponuditeljima o ponudama koje su dostavili da bi ih prilagodila zahtjevima određenim u obavijesti o sklapanju ugovora iz članka 21., ili u specifikacijama ili drugim dodatnim dokumentima, da bi pronašla ponudu koja pruža najbolju vrijednost za novac. Tijekom pregovaranja, Agencija osigurava jednak tretman svih ponuditelja.

Kada Agencija može, u skladu s člankom 32., dodijeliti ugovore korištenjem pregovaračkog postupka nakon objave obavijesti o sklapanju ugovora, može odlučiti da se pregovarački postupak provodi u fazama da bi se smanjio broj ponuda o kojima će se pregovarati, uz primjenu kriterija za dodjelu propisanih u obavijesti o sklapanju ugovora ili specifikaciji. U obavijesti o sklapanju ugovora ili specifikaciji navodi se da će se koristiti ova mogućnost.

Članak 28.

Natječaji

1. Pravila za organizaciju natječaja dostavljaju se zainteresiranima za sudjelovanje. U svakom slučaju, broj natjecatelja pozvanih da sudjeluju mora biti dovoljan da bi se osiguralo stvarno tržišno natjecanje.

2. Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje imenuje povjerenstvo za odabir. Ono se sastoji isključivo od fizičkih osoba koje su nezavisne o sudionicima natječaja. Ako je potrebna posebna stručna kvalifikacija za sudjelovanje u natječaju, barem jedna trećina članova povjerenstva za odabir mora imati istu ili odgovarajuću kvalifikaciju.

Povjerenstvo za odabir je autonomno u donošenju mišljenja. Ono donosi mišljenja na temelju projekata koji su mu natjecatelji anonimno dostavili i isključivo uzimajući u obzir kriterije određene u obavijesti o raspisu natječaja.

3. Prijedlozi povjerenstva za odabir, koji se temelje na vrijednosti svakog projekta, i njihove napomene, bilježe se u izvještaju koji potpisuju njegovi članovi. Natjecatelji ostaju anonimni sve dok povjerenstvo za odabir ne da svoje mišljenje. Povjerenstvo za odabir može zatražiti od natjecatelja da odgovore na pitanja zabilježena u izvještaju da bi razjasnili projekt. Sastavlja se potpuni izvještaj o dijalogu koji je uslijedio.

4. Agencija zatim donosi odluku navodeći ime i adresu odabranog natjecatelja i razloge za odabir uz navođenje kriterija objavljenih u obavijesti o raspisivanju natječaja, posebno ako time odstupa od prijedloga koji je povjerenstvo za odabir dalo u svom mišljenju.

Članak 29.

Dinamički sustav kupnje

1. Dinamički sustav kupnje iz članka 1. stavka 6. i članka 33. Direktive 2004/18/EZ u potpunosti je elektronički postupak za provedbu uobičajenih nabava koji je otvoren za vrijeme cijelog svog trajanja za sve gospodarske subjekte koji ispunjavaju kriterije za odabir i koji su dostavili indikativnu ponudu koja je u skladu sa specifikacijom i bilo kakve dodatne dokumente. Indikativne se ponude mogu poboljšati u svako vrijeme pod uvjetom da su i dalje u skladu sa specifikacijom.

2. Za potrebe uspostave dinamičkog sustava kupnje, Agencija objavljuje obavijest o sklapanju ugovora u kojoj se navodi da se koristi dinamički sustav kupnje i koja sadržava upućivanje na internetsku adresu na kojoj se nudi neograničen, izravan i potpun pristup specifikaciji i svim dodatnim dokumentima od vremena objave obavijesti do isteka trajanja sustava.

Ona navodi u specifikaciji, između ostalog, prirodu nabava predviđenih prema tom sustavu, i sve potrebne informacije koje se odnose na sustav nabave, korištenu elektronsku opremu i tehničke postupke povezivanja i specifikacije.

3. Agencija tijekom trajanja dinamičkog sustava kupnje daje svim gospodarskim subjektima mogućnost da dostave indikativne ponude s ciljem da budu uključeni u sustav prema uvjetima iz stavka 1. Dovršava procjenu u roku od najviše 15 dana od datuma dostave indikativne ponude. Međutim, može produljiti rok procjene pod uvjetom da u međuvremenu nije izdan poziv na nadmetanje.

Agencija prvom prigodom obavješćuje ponuditelje da su uključeni u dinamički sustav kupnje ili da je njihova ponuda odbačena.

4. Svaki pojedini ugovor predmet je poziva na natjecanje. Prije izdavanja poziva, Agencija objavljuje pojednostavljenu obavijest o sklapanju ugovora kojom poziva sve zainteresirane gospodarske subjekte da dostave indikativnu ponudu, u roku koji ne može biti kraći od petnaest dana od datuma slanja pojednostavljene obavijesti. Agencija ne smije nastaviti s postupkom natječaja sve dok nije dovršila procjenu svih indikativnih ponuda koje je primila do tog roka.

Agencija poziva sve ponuditelje koji su primljeni u sustav da dostave ponudu unutar razumnog roka. Ona dodjeljuje ugovor ponuditelju koji je dostavio ponudu koja nudi najbolju vrijednost za novac na temelju kriterija za dodjelu određenih u obavijesti o sklapanju ugovora za uspostavu dinamičkog sustava kupnje. Kriteriji mogu, ako je to primjereno, biti formulirani preciznije u pozivu na nadmetanje.

5. Dinamički sustav kupnje ne smije trajati dulje od četiri godine, osim u opravdanim izuzetnim slučajevima.

Agencija ne smije koristiti ovaj sustav za sprečavanje, ograničavanje ili narušavanje tržišnog natjecanja.

Nikakvi se troškovi ne smiju zaračunati zainteresiranim gospodarskim subjektima ili strankama u sustavu.

Članak 30.

Natjecateljski dijalog

1. U slučaju posebno složenih ugovora, ako Agencija smatra da izravno korištenje otvorenog postupka ili postojećih aranžmana koji propisuju ograničeni postupak ne omogućuje dodjelu ugovora ponudi koja nudi najbolju vrijednost za novac, može koristiti natjecateljski dijalog iz članka 29. Direktive 2004/18/EZ.

Ugovor se smatra „posebno složenim” ako Agencija ne može objektivno definirati tehnička sredstva kojima se mogu zadovoljiti potrebe ili ciljevi ili ne može specificirati zakonski ili financijski sastav projekta.

2. Agencija objavljuje obavijest o sklapanju ugovora određujući svoje potrebe i zahtjeve koje definira u obavijesti i/ili u opisnom dokumentu.

3. Agencija otvara dijalog s natjecateljima koji ispunjavaju kriterije za odabir određene u članku 42. da bi identificirala i definirala najpogodnija sredstva za zadovoljavanje svojih potreba.

Tijekom dijaloga, Agencija osigurava jednak tretman svih ponuditelja i povjerljivost predloženih rješenja ili drugih informacija koje joj je dostavio natjecatelj koji sudjeluje u dijalogu, osim ako on ili ona ne pristane na njihovo otkrivanje.

Agencija može osigurati da se postupak održi u sukcesivnim fazama da bi se smanjio broj rješenja o kojima će se raspravljati tijekom faze dijaloga primjenom kriterija za dodjelu u obavijesti o sklapanju ugovora ili opisnom dokumentu, ako je ta mogućnost predviđena u obavijesti o sklapanju ugovora ili opisnom dokumentu.

4. Nakon obavješćivanja sudionika da je dijalog dovršen, Agencija od njih traži da dostave svoje konačne ponude na temelju jednog ili više rješenja predstavljenih i specificiranih tijekom dijaloga. Te ponude moraju sadržavati sve tražene i potrebne elemente za provedbu projekta.

Na zahtjev Agencije, te ponude mogu biti objašnjene, specificirane i prilagođene pod uvjetom da to nema za posljedicu izmjenu osnovnih aspekata natječaja ili poziva na nadmetanje, čije bi izmjene mogle narušiti tržišno natjecanje ili imati diskriminirajuće posljedice.

Na zahtjev Agencije, od ponuditelja koji je utvrđen kao ponuditelj koji je dostavio ponudu koja nudi najbolju vrijednost za novac može se zatražiti da pojasni aspekte ponude ili da potvrdi obveze sadržane u ponudi pod uvjetom da to nema za posljedicu izmjenu bitnih aspekata natječaja ili raspisa natječaja i ne predstavlja opasnost od narušavanja tržišnog natjecanja ili uzrokovanja diskriminacije.

5. Agencija može specificirati cijene ili plaćanja za sudjelovanje u dijalogu.

Članak 31.

Korištenje pregovaračkog postupka bez prethodne objave obavijesti o sklapanju ugovora

1. Agencija može koristiti pregovarački postupak bez prethodne objave obavijesti o sklapanju ugovora, bez obzira na procijenjenu vrijednost ugovora, u sljedećim slučajevima:

(a) ako nijedna ponuda ili nijedna odgovarajuća ponuda, ili nijedna prijava nije dostavljena kao odgovor na otvoreni postupak ili na ograničeni postupak nakon što je dovršen početni postupak, pod uvjetom da se bitno ne mijenjaju izvorni uvjeti ugovora kako su navedeni u raspisu natječaja iz članka 37.;

(b) ako, iz tehničkih ili umjetničkih razloga, ili zbog razloga vezanih uz zaštitu isključivih prava, ugovor može biti dodijeljen samo određenom gospodarskom subjektu;

(c) u mjeri u kojoj je neophodno, ako zbog iznimne žurnosti do koje je došlo zbog nepredvidivih događaja koji se ne mogu pripisati Agenciji u slučaju ugovora na temelju Direktive 2004/18/EZ, nije moguće poštovati rokove postavljene za druge postupke i utvrđene u člancima 48., 49. i 50.;

(d) ako ugovor o uslugama slijedi nakon natječaja i mora se, prema primjenjivim pravilima, dodijeliti uspješnom natjecatelju ili jednom od uspješnih natjecatelja; u ovom drugom slučaju, sve uspješne natjecatelje poziva se da sudjeluju u pregovaranju;

(e) za dodatne usluge i radove koji nisu uključeni u početno predviđeni projekt niti u početni ugovor, a koji su zbog nepredviđenih okolnosti postali potrebni za pružanje usluga ili izvršenje radova, podložno uvjetima određenim u stavku 2.;

(f) za nove usluge ili radove koji se sastoje od ponavljanja sličnih usluga ili radova povjerenih gospodarskom subjektu kojem je Agencija dodijelila početni ugovor, pod uvjetom da su te usluge ili radovi u skladu s osnovnim projektom i da je taj projekt bio predmet početnog ugovora dodijeljenog prema otvorenom ili ograničenom postupku, podložno uvjetima određenim u stavku 3.;

(g) za ugovore o nabavi: i. u slučaju dodatnih isporuka koje su namijenjene ili kao djelomična zamjena uobičajenih isporuka ili instalacija, ili kao produljenje postojećih isporuka ili instalacija, ako bi promjena dobavljača obvezivala Agenciju da nabavi opremu koja ima različite karakteristike, što bi imalo za posljedicu nepodudarnost ili neproporcionalne tehničke poteškoće u radu i održavanju, trajanje takvih ugovora ne smije prelaziti tri godine; ii. ako se proizvodi proizvode samo za potrebe istraživanja, pokusa, studije ili razvoja s izuzetkom komercijalnih ispitivanja održivosti i proizvodnje u velikom opsegu s ciljem povrata troškova istraživanja i razvoja; iii. u pogledu nabava robe koja kotira i kupuje se na robnom tržištu; iv. u pogledu kupovine po posebno povoljnim uvjetima, bilo od dobavljača koji u potpunosti likvidira svoje poslovanje ili od stečajnih upravitelja ili likvidatora u stečaju, dogovora s vjerovnicima, ili sličnog postupka u skladu s nacionalnim pravom;

(h) za ugovore o gradnji, nakon istraživanja lokalnog tržišta;

(i) za ugovore za pravne usluge u smislu Priloga II.B Direktivi 2004/18/EZ, pod uvjetom da se takvi ugovori odgovarajuće oglašavaju;

(j) za ugovore koje je Agencija proglasila tajnim ili za ugovore čije izvršenje mora biti popraćeno posebnim mjerama osiguranja, u skladu s važećim upravnim odredbama ili kada to zahtijeva zaštita bitnih interesa A