Prilog

FINANCIJSKIM PRAVILIMA I REVIZIJSKIM POSTUPCIMA KOJI SE PRIMJENJUJU NA PROMETNU ZAJEDNICU

1. PREAMBULA

Ovaj se Prilog primjenjuje na Stalno tajništvo Prometne zajednice ( „Tajništvo”) pri javnoj nabavi roba, radova ili usluga za vlastiti račun ispod praga utvrđenog u Direktivi 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća. Ne obuhvaća operacije kao što je zapošljavanje osoblja na koje se primjenjuju druga pravila.

2. ODJELJAK 1.

2.1. Opseg i načela koja se primjenjuju na ugovore

Svi postupci nabave koje Tajništvo zaključi za vlastiti račun moraju biti u skladu s proračunskim načelima transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije te dobrog financijskog upravljanja. Time se gospodarskim subjektima osigurava pošteno tržišno natjecanje.

Ugovori se planiraju na temelju jasno definiranih ciljeva kojima se podupire ispunjavanje ciljeva Ugovora o Prometnoj zajednici („Ugovor”) i tijela uspostavljenih na temelju Ugovora te Tajništvu omogućuje da ispuni svoj mandat u skladu s člankom 28. Ugovora.

Procijenjena vrijednost ugovora ne smije se određivati s namjerom zaobilaženja primjenjivih pravila niti se ugovor smije dijeliti u tu svrhu.

Tajništvo prema potrebi dijeli ugovor u grupe, vodeći računa o širokom tržišnom natjecanju.

Tajništvo se ne smije neprimjereno koristiti okvirnim ugovorima ili tako da njihova svrha ili učinak bude sprečavanje, ograničavanje ili narušavanje tržišnog natjecanja.

Općenito, u postupcima nabave mogu sudjelovati sve fizičke osobe koje su državljani države članice Europske unije, države članice Europskog gospodarskog prostora ili potpisnice Ugovora iz jugoistočne Europe i sve pravne osobe sa stvarnim poslovnim nastanom u jednoj od tih država. Fizičke osobe koje su državljani treće zemlje i pravne osobe s poslovnim nastanom u trećoj zemlji koja s Unijom ima poseban sporazum u području nabave mogu sudjelovati u postupku nabave pod uvjetima utvrđenima u tom sporazumu. Sudjelovanje je otvoreno i za međunarodne organizacije.

Sve faze svakog postupka nabave propisno se dokumentiraju i o njima se izvješćuje pisanim putem za svaki pojedinačni dosje o nabavi kako bi se osigurala transparentnost i mogućnost revizije.

Tajništvo nema pravnih obveza prema određenom gospodarskom subjektu prije potpisivanja ugovora. To mora biti jasno navedeno u svim kontaktima s gospodarskim subjektima. Tajništvo može poništiti postupak sve do trenutka potpisivanja, i pri tome ponuditelji nemaju pravo na naknadu. Odluka se mora obrazložiti, a ponuditelji se mora obavijestiti u pisanom obliku u roku od 15 dana od dana donošenja odluke.

Zadaće povjerene ugovarateljima ne smiju uključivati zadaće izvršavanja javnih ovlasti ili proračuna.

Postupci nabave ispod praga utvrđenog u Direktivi 2014/24/EU mogu se upotrebljavati za sljedeće vrste nabave:

— „usluge”, koje obuhvaćaju sve intelektualne i neintelektualne usluge, osim onih koje su obuhvaćene ugovorima o robi, radovima i nekretninama.

— „materijal”, koji obuhvaća kupnju, leasing, najam ili najam s pravom kupnje, sa ili bez opcije otkupa, robe (može uključiti odabir lokacije, ugrađivanje i održavanje); i

— „radove”, koji obuhvaćaju izvođenje ili projektiranje i izvođenje radova u skladu sa zahtjevima koje je odredilo Tajništvo. „Rad” znači rezultat radova u niskogradnji ili visokogradnji uzet u cjelini, koji je sam po sebi dovoljan da ispuni ekonomsku ili tehničku funkciju.

3. ODJELJAK 2.

3.1. Okvirni ugovori i objava

3.1.1. Okvirni ugovori i posebni ugovori

Okvirni ugovor sklapa se između javnog naručitelja i jednog ili više gospodarskih subjekata kako bi se utvrdili osnovni uvjeti za niz posebnih ugovora koji se sklapaju tijekom određenog razdoblja, posebno trajanje, predmet, cijena, provedbeni uvjeti i predviđene količine. Potpisivanje okvirnog ugovora ne obvezuje dužnosnika za ovjeravanje na kupnju.

3.1.2. Oglašavanje postupaka za ugovore čija je vrijednost manja od pragova iz članka 49. financijskih pravila Ugovora i vrste oglašavanja

Ugovori čija je vrijednost veća od 20 000 EUR no manja od pragova iz Direktive 2014/24/EU Europskog parlamenta i Vijeća smatraju se ugovorima srednje vrijednosti. Tajništvo primjenjuje pojednostavnjeni postupak nabave i mora biti pozvano najmanje pet natjecatelja/ponuditelja. Poziv za iskazivanje interesa objavljuje se na internetskoj stranici Tajništva najmanje mjesec dana prije pokretanja predviđenog postupka nabave.

Ugovor čija je vrijednost 20 000 eura ili manja smatra se ugovorom male vrijednosti. Primjenjuje se pojednostavnjeni postupak javne nabave, a Tajništvo mora pozvati najmanje tri natjecatelja/ponuditelja. Ex ante objava navedena u točki 3.1.2. nije obvezna.

Plaćanja iznosa koji ne premašuju 2 500 EUR u pogledu stavki rashoda mogu se izvršavati jednostavno kao plaćanja po fakturama, bez prethodnog prihvaćanja ponude.

Tajništvo do 31. ožujka svake godine na svojim internetskim stranicama objavljuje plan nabave koji sadržava popis planiranih nabava za tekuću godinu u vrijednosti većoj od 20 000 EUR i navodi predmet, procijenjenu vrijednost i procijenjeno vrijeme pokretanja.

4. ODJELJAK 3.

4.1. Postupci javne nabave srednje i male vrijednosti

4.1.1. Prethodna provjera tržišta

Javni naručitelj može provesti prethodnu analizu tržišta s ciljem pripreme postupka nabave.

4.1.2. Dokumentacija o nabavi

Dokumentacija o nabavi sastoji se od najmanje:

(a) prema potrebi, ex ante objave;

(b) poziva na dostavu ponuda;

(c) natječajnih specifikacija, uključujući tehničke specifikacije i odgovarajuće kriterije;

(d) nacrta ugovora.

U dokumentaciji o nabavi Tajništvo navodi predmet postupka nabave navodeći opis svojih potreba i obilježja radova, materijala ili usluga koje treba nabaviti. Ta dokumentacija mora sadržavati sve odredbe i informacije koje su natjecateljima potrebne za podnošenje ponude: postupak koji treba slijediti, dokumente koje treba dostaviti, kriterije za isključenje, odabir i dodjelu te trajanje i procijenjenu vrijednost ugovora. Tajništvo navodi i koji elementi određuju minimalne zahtjeve koje moraju zadovoljiti sve ponude. Minimalni zahtjevi uključuju poštovanje primjenjivih obveza iz prava okoliša, socijalnog i radnog prava koje su utvrđene pravom Unije, nacionalnim pravom, kolektivnim ugovorima ili primjenjivim međunarodnim društvenim konvencijama i konvencijama o zaštiti okoliša navedenima u Prilogu X. Direktivi 2014/24/EU.

Tri navedena dokumenta iz točaka (b), (c) i (d) mogu se budućim natjecateljima/ponuditeljima poslati e-poštom.

4.1.3. Poziv na podnošenje ponuda

U pozivu na podnošenje ponuda:

(a) utvrđuju se pravila koja se primjenjuju na dostavu ponuda, uključujući posebno uvjete o čuvanju njihove povjerljivosti do otvaranja, krajnji rok za zaprimanje ponuda i adresu na koju moraju biti poslane ili dostavljene ili internetsku adresu u slučaju elektroničkog podnošenja;

(b) navodi se da dostavljanje ponude podrazumijeva prihvaćanje uvjeta navedenih u dokumentaciji o nabavi te da se takvim dostavljanjem obvezuje ugovaratelja kojem se ugovor dodjeljuje tijekom izvršenja ugovora;

(c) utvrđuje se navedeno razdoblje tijekom kojeg je ponuda valjana i ne smije se mijenjati ni u kojem pogledu;

(d) zabranjuje svaki kontakt između javnog naručitelja i ponuditelja tijekom postupka, osim u iznimnom slučaju, na temelju uvjeta utvrđenih u dokumentaciji o nabavi, te ako postoji odredba o posjeti na licu mjesta, navodi pravila za izvršavanje takve posjete;

(e) utvrđuje se sredstvo dokazivanja ispunjavanja roka za zaprimanje ponuda; i

(f) navode da podnošenje ponude podrazumijeva prihvaćanje primanja obavijesti o ishodu postupka elektroničkim putem.

4.1.4. Natječajne specifikacije

Natječajne specifikacije moraju sadržavati sljedeće:

(a) kriterije za isključenje i za odabir;

(b) kriterije za dodjelu i njihove pondere, ili, ako ponderiranje nije moguće iz objektivnih razloga, njihovu važnost padajućim redoslijedom, koji se također primjenjuje na varijante ako su odobrene u pozivu na nadmetanje;

(c) tehničke specifikacije iz točke 4.1.6.; i

(d) zahtjev da ponuditelji navedu u kojoj zemlji imaju poslovni nastan i da dostave prateće dokaze koji su uobičajeno prihvatljivi prema pravu te zemlje;

4.1.5. Nacrt ugovora

Nacrt ugovora mora sadržavati najmanje sljedeće:

(a) podatke o ugovornim strankama;

(b) predmet nabave;

(c) trajanje;

(d) uvjete plaćanja;

(e) zahtjeve u pogledu jamstava (prema potrebi);

(f) informacije o zaštiti podataka;

(g) pravima intelektualnog vlasništva;

(h) pravu koje se primjenjuje na ugovor i sudu nadležnom za rješavanje sporova.

4.1.6. Tehničke specifikacije

Tehničke specifikacije moraju biti sveobuhvatne, jasne i precizne te ne smiju imati učinak stvaranja neopravdanih prepreka tržišnom natjecanju ponuda. U njima se definiraju (prema potrebi po grupi) tražene značajke materijala, usluga ili radova, uzimajući u obzir svrhu koju im je namijenilo Tajništvo. Moraju biti proporcionalne cilju i/ili proračunu za tražene usluge, materijale ili radove.

U tehničkim specifikacijama ne navodi se niti opisuju određene robne marke ili podrijetla te se njima ne smije stvarati neopravdane prepreke tržišnom natjecanju podnositelja ponuda.

Tehničke specifikacije moraju uključivati najmanje:

(a) kriterije za isključenje i za odabir;

(b) kriterije dodjele;

(c) dokaz o pristupu postupku nabave;

(d) predmet postupka nabave;

(e) osnovne informacije;

(f) prirodu zadaća;

(g) opseg rada;

(h) trajanje i očekivane rezultate;

(i) pretpostavke i rizike;

(j) logistiku i vremenski okvir;

(k) zahtjeve; i

(l) izvješćivanje i praćenje ugovora.

Tehničke specifikacije služe kao mandat ugovaratelja tijekom provedbe ugovora. Uključuju se u konačni ugovor kao prilog.

4.1.7. Kriteriji za isključenje

Ti se kriteriji primjenjuju u svim postupcima nabave i moraju se objaviti. Tijekom postupka nije dopuštena izmjena kriterija.

Svrha je kriterija za isključenje utvrditi je li gospodarskom subjektu dopušteno sudjelovati u postupku nabave i može li mu se dodijeliti ugovor. Potencijalni ponuditelji dužni su potpisanom i datiranom časnom izjavom potvrditi da se ne nalaze u nekoj od situacija za isključenje. U tu svrhu Tajništvo mora pripremiti predložak za časnu izjavu.

Primjenjuju se članak 136. stavak 1. i članak 137. stavci od 1. do 4. Uredbe (EU, EUratom) 2018/1046 o kriterijima za isključenje i odluci o isključenju te izjavi o dokazu o nepostojanju situacije za isključenje.

Kriteriji za isključenje ocjenjuju se ocjenom zadovoljava / ne zadovoljava na temelju odgovarajućih traženih dokaza.

4.1.8. Kriteriji za odabir

4.1.8.1. Svrha je kriterija za odabir utvrditi ima li ponuditelj sposobnosti potrebne za provedbu ugovora. U tu svrhu kriteriji za odabir moraju biti jasni, nediskriminirajući, primjereni i razmjerni predmetu i vrijednosti ugovora. Tajništvo osigurava i da nameće kriterije koji se mogu lako provjeriti.

4.1.8.2. Javni naručitelj u dokumentaciji o nabavi navodi kriterije za odabir, minimalne razine sposobnosti te dokaze potrebne za dokazivanje te sposobnosti. Svi zahtjevi moraju se odnositi na predmet ugovora i moraju biti s njime razmjerni.

4.1.8.3. Javni naručitelj u dokumentaciji o nabavi navodi kako skupine gospodarskih subjekata trebaju zadovoljiti kriterije za odabir.

4.1.8.4. Ako je ugovor podijeljen na grupe, javni naručitelj može utvrditi minimalne razine sposobnosti za svaku grupu. Može odrediti dodatne minimalne razine sposobnosti ako je nekoliko grupa dodijeljeno istom ugovaratelju.

4.1.8.5. U odnosu na sposobnost za obavljanje profesionalne djelatnosti, javni naručitelj može zahtijevati da gospodarski subjekt ispunjuje najmanje jedan od sljedećih uvjeta: (a) upisan je u relevantni stručni ili trgovački registar, osim ako je gospodarski subjekt međunarodna organizacija; (b) za ugovore o uslugama, ima određeno odobrenje kojim se dokazuje da je ovlašten za izvršavanje ugovora u zemlji poslovnog nastana ili je član određene stručne organizacije.

4.1.8.6. Kod primanja zahtjeva za sudjelovanje ili ponuda, javni naručitelj prihvaća časnu izjavu u kojoj se navodi da natjecatelj ili ponuditelj zadovoljava kriterije za odabir.

4.1.8.7. Javni naručitelj može zatražiti od ponuditelja i natjecatelja da u bilo kojem trenutku tijekom postupka dostavi ažuriranu izjavu ili sve ili dio popratnih dokumenata ako je to potrebno kako bi se osigurao pravilan tijek postupka.

4.1.8.8. Javni naručitelj zahtijeva od natjecateljâ ili uspješnih ponuditelja da dostave ažuriranu popratnu dokumentaciju, osim ako ju je već primio za potrebe drugog postupka i pod uvjetom da je dokumentacija još uvijek ažurna ili joj može besplatno pristupiti u nacionalnoj bazi podataka.

4.1.8.9. Javni naručitelj može, ovisno o svojoj procjeni rizika, odlučiti da neće zahtijevati dokaz pravne, regulatorne, financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti gospodarskih subjekata u postupcima dodjele ugovora čija vrijednost ne prelazi pragove iz točke 3.1.2.

4.1.8.10. Ako javni naručitelj odluči da neće zahtijevati dokaze pravne, regulatorne, financijske, ekonomske, tehničke i stručne sposobnosti gospodarskih subjekata, ne smije postojati nikakvo predfinanciranje, osim u propisno opravdanim slučajevima.

4.1.8.11. Gospodarski se subjekt može, prema potrebi i za određeni ugovor, osloniti na sposobnost drugih tijela, bez obzira na pravnu prirodu veza koje ima s njima. U tom slučaju mora dokazati javnom naručitelju da će imati na raspolaganju resurse nužne za izvršenje ugovora dostavljanjem obveze tih subjekata u tu svrhu.

4.1.8.12. U vezi s tehničkim i stručnim kriterijima, gospodarski subjekt može se osloniti na sposobnost drugih subjekata samo ako će potonji obavljati radove ili usluge za koje se zahtijevaju te sposobnosti.

4.1.8.13. Ako se gospodarski subjekt oslanja na sposobnosti drugih subjekata u odnosu na kriterije koji se odnose na ekonomsku i financijsku sposobnost, javni naručitelj može zahtijevati da gospodarski subjekt i ti subjekti budu solidarno odgovorni za izvršenje ugovora.

4.1.8.14. Javni naručitelj može zatražiti informacije od ponuditelja o bilo kojem dijelu ugovora kojeg ponuditelj namjerava podugovarati i o identitetu podugovaratelja.

4.1.8.15. Za radove ili usluge koje se pružaju u objektu koji je pod izravnim nadzorom javnog naručitelja, javni naručitelj zahtijeva od ugovaratelja da navede imena i prezimena, kontaktne podatke i ovlaštene predstavnike podugovaratelja uključenih u izvršenje ugovora, uključujući sve promjene podugovaratelja.

4.1.8.16. Javni naručitelj provjerava ispunjuju li subjekti, na čiju se sposobnost gospodarski subjekt namjerava osloniti i predviđeni podugovaratelji, kad podugovaranje predstavlja bitan dio ugovora, relevantne kriterije za odabir. Javni naručitelj zahtijeva da gospodarski subjekt zamijeni subjekt ili podugovaratelja koji ne zadovoljava relevantne kriterije za odabir.

4.1.8.17. U slučaju ugovora o radovima, ugovora o uslugama i poslova postavljanja ili instalacije u kontekstu ugovora o nabavi robe, javni naručitelj može zahtijevati da neke ključne zadaće izvršava sam ponuditelj ili, ako ponudu podnosi skupina gospodarskih subjekata, sudionik u skupini.

4.1.8.18. Javni naručitelj ne smije zahtijevati da skupina gospodarskih subjekata ima određeni pravni oblik kako bi mogla dostaviti ponudu ili zahtjev za sudjelovanje, ali od odabrane se skupine može zatražiti da usvoji određeni pravni oblik nakon što joj je dodijeljen ugovor ako je takva promjena potrebna za ispravno izvršenje ugovora.

4.1.8.19. Kriteriji za odabir ocjenjuju se ocjenom zadovoljava / ne zadovoljava.

4.1.8.20. Kriteriji za odabir primjenjuju se tijekom cijelog izvršenja ugovora, tj. ugovaratelj u svakom trenutku mora zadovoljavati te kriterije.

4.1.9. Ekonomska i financijska sposobnost

Kako bi se osiguralo da gospodarski subjekti posjeduju potrebnu ekonomsku i financijsku sposobnost za izvršavanje ugovora, javni naručitelj može zahtijevati posebno sljedeće:

(a) da gospodarski subjekti imaju određeni minimalni godišnji promet, uključujući određeni minimalni promet u području obuhvaćenom ugovorom;

(b) da gospodarski subjekti dostave svoju godišnju računovodstvenu dokumentaciju iz koje su razvidni omjeri između imovine i obveza; i

(c) da gospodarski subjekti dostave odgovarajuću razinu osiguranja od profesionalnih rizika.

Za potrebe prvog podstavka točke (a) minimalni godišnji promet ne smije biti dva puta veći od procijenjene godišnje vrijednosti ugovora, osim u opravdanim slučajevima povezanima s prirodom kupnje, koje javni naručitelj mora objasniti u dokumentaciji o nabavi.

Za potrebe prvog podstavka točke (b) javni naručitelj objašnjava metode i kriterije za takve omjere u dokumentaciji o nabavi.

Javni naručitelj utvrđuje u dokumentaciji o nabavi dokaze koje dostavlja gospodarski subjekt kako bi dokazao svoju ekonomsku i financijsku sposobnost. On može zatražiti posebno jedan ili više sljedećih dokumenata:

(a) odgovarajuće izjave banaka ili, po potrebi, dokaz o relevantnom osiguranju od profesionalnog rizika;

(b) financijske izvještaje ili izvatke iz njih za posljednje tri financijske godine za koje je zaključena računovodstvena dokumentacija ili za kraće razdoblje;

(c) izjavu o ukupnom prometu gospodarskog subjekta i, ako je to primjereno, o prometu u području obuhvaćenom ugovorom za najviše posljednje tri financijske godine za koje su dostupni podaci.

Ako, iz bilo kojeg valjanog razloga, gospodarski subjekt nije u mogućnosti predočiti potvrde koje traži javni naručitelj, može svoju ekonomsku i financijsku sposobnost dokazati bilo kojim drugim dokumentom kojeg javni naručitelj smatra prikladnim.

4.1.10. Tehnička i stručna sposobnost

Javni naručitelj provjerava ispunjavaju li natjecatelji ili ponuditelji minimalne kriterije za odabir koji se odnose na tehničku i stručnu sposobnost u skladu sa sljedećim stavcima.

Javni naručitelj utvrđuje u dokumentaciji o nabavi dokaze koje gospodarski subjekt dostavlja kako bi dokazao svoju tehničku i stručnu sposobnost. On može zatražiti bilo kojih od sljedećih dokumenata:

(a) za radove: i. robu koja zahtijeva poslove postavljanja ili instalacije, ili usluge, informacije o obrazovnim i stručnim kvalifikacijama, vještinama, iskustvu i stručnosti osoba odgovornih za izvršenje, popis sljedećeg: 1. glavnih pruženih usluga i isporučene robe u protekle tri godine, s iznosima, datumima i klijentima, javnim ili privatnim, popraćen, na zahtjev, izjavama klijenata; 2. radova izvršenih u posljednjih pet godina, popraćen potvrdama o zadovoljavajućem izvršenju za najvažnije radove; 3. izjavu o tehničkoj opremi, alatima ili pogonu koji je na raspolaganju gospodarskom subjektu za izvršenje ugovora o nabavi usluga ili radova; 4. opis tehničkih mogućnosti i sredstava dostupnih gospodarskom subjektu za osiguranje kvalitete te opis dostupnih objekata za učenje i istraživanje; 5. upućivanje na tehničare ili tehnička tijela koja su na raspolaganju gospodarskom subjektu, bez obzira pripadaju li mu ili ne, osobito na tijela odgovorna za kontrolu kvalitete;

(b) za robu: i. uzorke, opise ili vjerodostojne fotografije ili certifikate, koje su izdale službene institucije ili agencije za kontrolu kvalitete priznate nadležnosti, kojima se potvrđuje usklađenost robe jasno opisana upućivanjem na tehničke specifikacije ili standarde;

(c) za radove ili usluge: i. izjavu o prosječnom godišnjem broju zaposlenih i broju rukovodećeg osoblja gospodarskog subjekta za posljednje tri godine; ii. naznaku o upravljanju lancem opskrbe i sustavima za praćenje koje će gospodarski subjekt moći primijeniti pri izvršenju ugovora. iii. naznaku o mjerama upravljanja okolišem koje će gospodarski subjekt moći primjenjivati kod izvršenja ugovora.

Za potrebe točaka (a) i (b), prema potrebi, radi osiguranja odgovarajuće razine tržišnog natjecanja, javni naručitelj može navesti da će se uzeti u obzir dokazi o isporučenoj relevantnoj robi ili uslugama koje su izvršene prije više od tri godine.

Za potrebe točke (c), prema potrebi, radi osiguranja odgovarajuće razine tržišnog natjecanja, javni naručitelj može navesti da će se uzeti u obzir dokazi o relevantnim radovima koji su dostavljeni ili izvršeni prije više od pet godina.

Javni naručitelj može zaključiti da gospodarski subjekt ne posjeduje potrebnu stručnu sposobnost za izvršavanje ugovora u skladu s odgovarajućim standardom kvalitete ako javni naručitelj utvrdi da je gospodarski subjekt u sukobu interesa koji može negativno utjecati na njegovo izvršenje obveza.

4.1.11. Kriteriji za dodjelu

Svrha je kriterija za dodjelu ocijeniti tehničku i financijsku ponudu radi odabira ekonomski najpovoljnije ponude koja se sastoji od najniže cijene ili najboljeg omjera cijene i kvalitete nakon provjere je li ponuda u skladu s minimalnim zahtjevima iz dokumentacije o nabavi.

Tajništvo u natječajnoj dokumentaciji objavljuje kako će se ocijeniti pojedini kriterij, relativnu važnost svakog kriterija kvalitete i cijene (ako se primjenjuje formula za ponderiranje odnosa kvalitete i cijene).

Kriteriji kvalitete mogu uključivati elemente kao što su tehnička vrijednost, estetske i funkcionalne značajke, dostupnost, dizajn za sve korisnike, društvene, okolišne i inovativne značajke, postupke proizvodnje, nabave i trgovanja i sve druge posebne postupke u bilo kojoj fazi vijeka trajanja radova, nabave ili usluga, organizaciju osoblja određenog za izvršenje ugovora, usluge nakon prodaje, tehničku pomoć, uvjete isporuke kao što su datum isporuke, postupak isporuke te razdoblje isporuke ili razdoblje dovršenja.

Javni naručitelj navodi u dokumentaciji o nabavi relativnu važnost koju pridaje svakom odabranom kriteriju za utvrđivanje ekonomski najpovoljnije ponude, osim ako primjenjuje metodu najniže cijene. Ta se važnost može izraziti kao raspon s odgovarajućom maksimalnom razlikom.

Relativna važnost koja se pridaje cijeni ili trošku u odnosu na druge kriterije ne smije dovesti do neutralizacije cijene ili troška.

Ako ponderiranje nije moguće iz objektivnih razloga, javni naručitelj navodi kriterije razvrstane prema silaznom redoslijedu važnosti.

Javni naručitelj može utvrditi minimalne razine kvalitete. Ponude koje ne postižu traženu razinu kvalitete odbacuju se.

4.1.12. Rokovi

Rokovi za zaprimanje ponuda

Rok za primanje ponuda za ugovor male vrijednosti ne može biti kraći od 10 dana od dana kada je potencijalnim ponuditeljima poslan poziv na dostavu ponuda.

Rok za primanje ponuda za ugovor srednje vrijednosti ne može biti kraći od 15 dana od dana kada je potencijalnim ponuditeljima poslan poziv na dostavu ponuda.

Rokovi u hitnim slučajevima

Minimalni rok može se skratiti u hitnim slučajevima, ako je to propisno opravdano i dokumentirano.

4.1.13. Otvaranje ponuda

Dužnosnik za ovjeravanje odlučuje kako primjereno organizirati otvaranje ponuda u odboru za ocjenjivanje. Osoba ili osobe nadležne za otvaranje provjeravaju da su sve ponude zaprimljene u roku.

Postupak je valjan i ako nisu svi pozvani natjecatelji podnijeli ponudu, pod uvjetom da najmanje jedna ponuda zadovoljava sve kriterije.

Iznimno, ako nakon što je dovršen inicijalni postupak nije dostavljena nijedna ponuda ili nijedna odgovarajuća ponuda, postupak se može ponoviti s jednim pozvanim natjecateljem pod uvjetom da dokumentacija o nabavi nije bitno izmijenjena.

4.1.14. Ocjenjivanje ponuda

Ponude otvara i ocjenjuje odbor za ocjenjivanje kojeg službeno i u najkraćem mogućem roku imenuje dužnosnik za ovjeravanje.

Za ugovore srednje vrijednosti mora se imenovati odbor za ocjenjivanje. Za ugovore male vrijednosti može se osnovati odbor za ocjenjivanje ako je primljeno više od jedne ponude. U odboru za ocjenjivanje moraju biti najmanje tri ocjenjivača.

Postupak ocjenjivanja bilježi se u izvješću o ocjenjivanju koje potpisuju svi njegovi članovi i koje bi trebalo biti zaseban dokument u odnosu na odluku o dodjeli (jer čini osnovu za povratne informacije ponuditelju). Izvješće o ocjenjivanju trebalo bi uključivati zaključak o dodjeli ugovora.

Ponude treba ocijeniti pravovremeno kako bi se postupak dovršio unutar roka valjanosti ponuda. Nakon dovršetka ocjenjivanja dužnosnik za ovjeravanje može donijeti odluku o dodjeli.

4.1.15. Kontakt javnog naručitelja i podnositelja ponuda

Treba osigurati zajedničku adresu e-pošte putem koje gospodarski subjekti mogu izraziti interes ili zatražiti informacije o pokrenutim postupcima nabave.

Kontakt Tajništva i potencijalnih ponuditelja zabranjen je tijekom cijelog postupka osim u iznimnim okolnostima, tj. u fazi podnošenja ponuda.

Kontakt s ponuditeljima iznimno je dopušten tijekom faze podnošenja ponuda u sljedećim okolnostima: na zahtjev gospodarskih subjekata Tajništvo može dostaviti dodatne informacije isključivo u svrhu pojašnjenja dokumentacije o nabavi; na vlastitu inicijativu Tajništvo može obavijestiti zainteresirane strane ako utvrdi pogrešku, nepreciznost, propust ili bilo koju drugu vrstu administrativne greške u dokumentaciji o nabavi. Ako Tajništvo mora ispraviti dokumentaciju o nabavi znatnom izmjenom, ono produljuje rok za zaprimanje ponuda ili zahtjeva za sudjelovanje kako bi ponuditelji mogli uzeti u obzir te izmjene.

Kontakt se uvijek održava pisanim putem (idealno elektroničkim sredstvima kako bi se zajamčila brza reakcija i izbjegao rizik od kašnjenja zbog problema s poštanskim službama).

Sve dodatne informacije dostavljene na zahtjev ponuditelja i sve informacije koje Tajništvo dostavlja na vlastitu inicijativu moraju biti istodobno dostupne svim ponuditeljima na isti način kao i dokumentacija o nabavi.

Ponuditelji mogu zatražiti dodatne informacije najkasnije četiri kalendarska dana prije roka za podnošenje ponuda. Tajništvo dostavlja tražene informacije što je prije moguće, a najkasnije tri kalendarska dana prije roka za podnošenje ponuda.

Ako su te informacije dostavljene manje od tri kalendarska dana prije roka, Tajništvo produljuje rok za zaprimanje ponuda.

Tajništvo nije dužno odgovoriti na zahtjeve za dodatnim informacijama koji su podneseni manje od četiri kalendarska dana prije roka za zaprimanje ponuda no može to učiniti ako je u mogućnosti. U slučaju da rok za zaprimanje zahtjeva za dodatne informacije pada na praznik, nedjelju ili subotu, to razdoblje završava istekom posljednjeg sata sljedećeg radnog dana.

U skladu s načelom dobrog upravljanja obvezno je kontaktirati ponuditelje i zatražiti informacije ili dokumente u vezi s kriterijima za isključenje ili odabir ili potpise koji nedostaju. Ako u tim situacijama nije uspostavljen kontakt, to mora biti propisno obrazloženo i dokumentirano bilješkom u dokumentaciji o nabavi. Međutim, zahtjev za pojašnjenje ne smije dovesti do promjene sadržaja ili cijene već podnesene ponude.

4.1.16. Rezultati ocjenjivanja i odluka o dodjeli ugovora

Nakon ocjenjivanja, dužnosnik za ovjeravanje odlučuje kome će se dodijeliti ugovor, u skladu s kriterijima za odabir i dodjelu navedenima u dokumentaciji te potpisuje odluku o dodjeli.

Tajništvo obavješćuje uspješnog ponuditelja i neuspješne ponuditelje o razlozima na temelju kojih je donesena odluka te o trajanju razdoblja mirovanja iz točke 4.1.18. ovog pravilnika. Nakon njegova isteka, dužnosnik za ovjeravanje može potpisati ugovor s uspješnim ponuditeljem. Uspješni ponuditelj potpisuje ugovor prvi.

4.1.17. Obavijesti za natjecatelje i ponuditelje

Ugovori u vrijednosti od 20 001 EUR do praga iz Direktive 2014/24/EU dodijeljeni u jednoj financijskoj godini objavljuju se na internetskim stranicama Stalnog tajništva Prometne zajednice do 30. lipnja naredne godine.

4.1.18. Razdoblje mirovanja prije potpisivanja ugovora

Na postupke u kojima sudjeluje više ponuditelja primjenjuje se razdoblje mirovanja od najmanje 7 kalendarskih dana. Razdoblje mirovanja počinje teći od dana nakon istodobnog slanja obavijesti o ishodu postupka odabira elektroničkim putem svim ponuditeljima (uspješnima i neuspješnima). Dužnosnik za ovjeravanje ne potpisuje ugovor prije isteka razdoblja mirovanja.

Ako je to opravdano na temelju zahtjeva ili primjedbi neuspješnih ponuditelja tijekom razdoblja mirovanja ili bilo kojih drugih relevantnih informacija zaprimljenih tijekom tog razdoblja, Tajništvo može suspendirati potpisivanje ugovora.

4.1.19. Poništenje postupka nabave

Tajništvo može, prije potpisivanja ugovora, poništiti postupak bez davanja prava na naknadu natjecaljima ili ponuditeljima.

Odluka o poništenju donosi se ako ugovor nije dodijeljen (npr. zato što nijedna ponuda nije bila prihvatljiva, nijedna ponuda nije bila u skladu s kriterijima za odabir ili tehničkim specifikacijama, nije dosegnula minimalne pragove kvalitete itd.), ako su potrebe zbog kojih je pokrenut postupak javne nabave zastarjele (npr. zbog promjene prioriteta politike) ili u slučaju da nisu osigurana sredstva za očekivani ugovor.

Odluku o poništenju potpisuje dužnosnik za ovjeravanje.

Tajništvo pisanim putem (e-poštom ili poštom) obavješćuje sve ponuditelje o razlozima poništenja najkasnije 15 dana nakon potpisivanja odluke o poništenju.