6.

Prilog 11. zamjenjuje se sljedećim: „PRILOG 11. PRAVILA O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA – EUROPSKI FOND ZA IZBJEGLICE I. Opća načela I.1. Temeljna načela 1. U skladu s temeljnim aktom, da bi izdaci bili prihvatljivi, moraju: (a) spadati u područje primjene Fonda i biti u okviru njegovih ciljeva, kako su opisani u člancima 1. i 2. temeljnog akta; (b) biti u okviru prihvatljivih aktivnosti iz članka 3. temeljnog akta ili, u slučaju žurnih mjera, biti povezani s prihvatljivim aktivnostima iz članka 5. temeljnog akta; (c) biti potrebni za izvršavanje aktivnosti obuhvaćenih projektom, koji je sastavni dio višegodišnjih ili godišnjih programa, kako ih je odobrila Komisija, ili biti obuhvaćeni žurnim mjerama kako su utvrđene u članku 5. temeljnog akta, kada te mjere predstavljaju izmjenu odgovarajućeg godišnjeg programa; (d) biti razumni i u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, posebno s obzirom na vrijednost novca i učinkovitost troškova; (e) nastati na strani konačnog korisnika i/ili partnera u projektu, koji su osnovani i registrirani u državi članici, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca. U pogledu članka 39. stavka 2. ove Odluke, pravila koja se primjenjuju na konačnog korisnika, primjenjuju se mutatis mutandis i na partnere u projektu; (f) biti povezani s ciljanim skupinama utvrđenima u članku 6. temeljnog akta; (g) nastati u skladu s posebnim odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. 2. U slučaju višegodišnjih aktivnosti u smislu članka 14. stavka 6. temeljnog akta, za primjenu ovih pravila o prihvatljivosti kao projekt se smatra samo onaj dio aktivnosti, koji se sufinancira iz godišnjeg programa. 3. Projekti koje podupire Fond ne financiraju se iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora. I.2. Proračun projekta Proračun projekta predstavlja se kako slijedi: Izdaci Prihodi + Izravni troškovi (IT) + Neizravni troškovi (fiksni postotak IT-a, utvrđen ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava) + Doprinos EZ-a (utvrđen kao najniži od triju iznosa navedenih u članku 12. ove Odluke) + Doprinos konačnog korisnika i partnera u projektu + Doprinos trećih stranaka + Primici nastali od projekta = Ukupno prihvatljivi troškovi (UPT) = Ukupno prihodi (UP) Proračun je uravnotežen: Ukupni prihvatljivi troškovi jednaki su Ukupnim prihodima. I.3. Prihodi i načelo neprofitnosti 1. Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ako na završetku projekta izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze izdatke, doprinos projektu iz Fonda u skladu s tim se smanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji ili poreznim dokumentima krajnjeg korisnika i moraju biti lako odredivi i provjerljivi 2. Prihodi projekta sastoje se od financijskih doprinosa koje projektu odobrava Fond, od javnih i privatnih izvora, uključujući doprinos krajnjeg korisnika te od primitaka koje proizvodi sam projekt. „Primici” za potrebe ovog pravila obuhvaćaju prihode koje projekt primi tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je navedeno u točki I.4., od prodaje, najamnine, usluga, upisnina/naknada i drugih jednakovrijednih prihoda. 3. Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to navedeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi” umanjeni za „doprinos trećih strana” i za „primitke koje proizvodi projekt”. I.4. Razdoblje prihvatljivosti 1. Troškovi povezani s projektom moraju nastati i odgovarajuća se plaćanja moraju izvršiti (osim amortizacije) nakon 1. siječnja godine navedene u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do 30. lipnja godine N (2) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma. 2. Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. dopušta se za žurne mjere (iz članka 21. stavka 3. temeljnog akta) kao i za tehničku pomoć država članica (iz točke IV.3). I.5. Evidencija o izdacima 1. Izdaci se moraju podudarati s plaćanjima koja izvršava krajnji korisnik. Izdaci moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, s iznimkom izdatka za amortizaciju. 2. Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kad to nije moguće, izdaci su popraćeni računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima istovrijedne dokazne vrijednosti. 3. Izdaci moraju biti lako odredivi i provjerljivi. Osobito, (a) moraju biti provedeni u računovodstvenoj evidenciji krajnjeg korisnika; (b) moraju se utvrditi u skladu s važećim računovodstvenim standardima zemlje u kojoj krajnji korisnik ima poslovni nastan i s uobičajenim praksama analitičkog računovodstva krajnjeg korisnika; i (c) moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećeg poreznog i socijalnog zakonodavstva. 4. Kad je to potrebno, krajnji korisnici moraju čuvati ovjerene primjerke računovodstvenih dokumenata kojima se dokazuju prihodi i izdaci koje su imali partneri u vezi predmetnog projekta. 5. Pohranjivanje i obrada takvih evidencija mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka. I.6. Teritorijalna primjena 1. Izdaci za aktivnosti opisane u člancima 3. do 5. temeljnog akta moraju: (a) nastati konačnim korisnicima utvrđenima u točki I.1.1.(e); i (b) nastati na državnom području država članica, s iznimkom onih aktivnosti koje su povezane s ponovnim naseljavanjem iz članka 3. stavka 5. temeljnog akta, kada mogu nastati na državnom području država članica ili u državi domaćinu. 2. Partneri u projektu koji su registrirani i osnovani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo ako tako ne nastanu dodatni troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima, te specijaliziranih agencija koje osnuju takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije nacionalnih organizacija Crvenog križa i Crvenog polumjeseca. II. Kategorije prihvatljivih troškova (na razini projekta) II.1. Izravni prihvatljivi troškovi Izravni prihvatljivi troškovi projekata su troškovi koji su, uz odgovarajuće uzimanje u obzir općih uvjeta prihvatljivosti navedenih u dijelu I., odredivi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni su troškovi uključeni u ocjenu cjelokupnog proračuna projekta. Sljedeći su izravni troškovi prihvatljivi: II.1.1. Troškovi osoblja 1. Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalno osiguranje i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika. 2. Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom. 3. Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za djelatnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika. 4. Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja. II.1.2. Putni troškovi i dnevnice 1. Putni troškovi i dnevnice prihvatljivi su kao izravni troškovi za osoblje ili za druge osobe koje sudjeluju u djelatnostima povezanima s projektom i koje moraju putovati radi provedbe projekta. 2. Putni su troškovi prihvatljivi na temelju stvarno nastalih troškova. Stope za povrat temelje se na najjeftinijem načinu javnog prijevoza ili zračnog prijevoza koji se u pravilu odobrava samo za putovanja preko 800 km (povratno putovanje) ili kad zemljopisna udaljenost određenog mjesta opravdava putovanje zračnim prijevozom. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se uobičajeno vraćaju na temelju troškova javnog prijevoza ili na temelju stope kilometraže u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili stope kilometraže koju koristi krajnji korisnik. 3. Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova ili dnevnica. Kad neka organizacija ima svoje stope dnevnica (terenskog dodatka), one se primjenjuju u granicama koje je utvrdila država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Smatra se da dnevnica (terenski dodatak) uobičajeno pokriva lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke. II.1.3. Oprema II.1.3.1. Opća pravila 1. Troškovi koji se odnose na nabavu opreme prihvatljivi su samo ako su bitni za provedbu projekta. Oprema mora imati tehnička svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s važećim mjerilima i standardima. 2. Izbor između zakupa, najma ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja. II.1.3.2. Najam i zakup Izdaci povezani s poslovima najma i zakupa prihvatljivi su za sufinanciranje u skladu s pravilima utvrđenima u državi članici, nacionalnom zakonodavstvu i praksi te u skladu s trajanjem najma ili zakupa za potrebe projekta. II.1.3.3. Kupnja 1. Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima. 2. Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice. 3. Za pojedinačne dijelove opreme koji koštaju manje od 20 000 EUR prihvatljivi su sveukupni troškovi kupnje, pod uvjetom da je oprema kupljena prije posljednjeg tromjesečja projekta. Pojedinačni dijelovi opreme koji koštaju više od 20 000 EUR opravdani su samo na temelju amortizacije. II.1.4. Nekretnine II.1.4.1. Opća pravila U slučaju kupnje, gradnje, obnove ili najma nekretnine, nekretnine imaju tehnička svojstva potrebna za projekt i u skladu su s važećim kriterijima i standardima. II.1.4.2. Kupnja, gradnja ili obnova 1. Ako je kupnja nekretnine ključna za provedbu projekta i jasno je povezana s njegovim ciljevima, kupnja nekretnine, tj. već izgrađenih zgrada ili gradnja nekretnine prihvatljiva je za sufinanciranje na temelju punih ili djelomičnih troškova, ili na temelju amortizacije, uz uvjete koji su navedeni dalje u tekstu, ne dovodeći pritom u pitanje primjenu strožih nacionalnih pravila: (a) pribavlja se certifikat neovisnog stručnog procjenitelja ili propisno ovlaštenog službenog tijela kojim se utvrđuje da cijena ne prelazi tržišnu vrijednost i potvrđuje da je nekretnina u skladu s nacionalnim propisima ili podrobno navodi točke koje nisu u skladu i koje krajnji korisnik planira ispraviti u okviru projekta; (b) nekretnina nije kupljena uz potporu Zajednice u bilo kojem trenutku prije provedbe projekta; (c) nekretnina će se isključivo koristiti za potrebe navedene u projektu; (d) prihvatljiv je samo onaj dio amortizacije zgrada koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta; amortizacija se izračunava u skladu s nacionalnim računovodstvenim pravilima; 2. Podložno uvjetu iz točke (c) stavka 1, sveukupni troškovi preuređenja, modernizacije ili obnove zgrada prihvatljivi su do najvišeg iznosa od 100 000 EUR. Iznad tog praga, primjenjuju se uvjeti iz točaka (c) i (d) stavka 1. II.1.4.3. Najam Najam nekretnina prihvatljiv je za sufinanciranje samo ako postoji jasna povezanost između najma i ciljeva dotičnog projekta, a pod dolje određenim uvjetima i ne dovodeći u pitanje primjenu strožih nacionalnih propisa: (a) nekretnina nije kupljena uz potporu Zajednice; (b) nekretnina se mora upotrebljavati samo za potrebe projekta. U suprotnom, prihvatljiv je samo dio troškova koji odgovaraju upotrebi za potrebe projekta. II.1.5. Potrošni materijal, zalihe i opće usluge Troškovi potrošnog materijala, zaliha i općih usluga prihvatljivi su uz uvjet da su lako odredivi i izravno potrebni za provedbu projekta. II.1.6. Podugovaranje 1. Kao opće pravo, konačni korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektom. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. 2. Izdaci povezani sa sljedećim podizvođačkim ugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda: (a) podugovaranje zadaća koje su povezane s općim upravljanjem projekta; (b) podugovaranje koje povećava troškove projekta, a pritom se njegova vrijednost razmjerno ne povećava; (c) podugovaranje s posrednicima ili savjetnicima kod kojih je plaćanje određeno kao postotak ukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda krajnji korisnik upućivanjem na stvarnu vrijednost obavljenih radova ili usluga. 3. Za sve podugovore, podizvođači se obvezuju revizorskim i kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s podugovorenim aktivnostima. II.1.7. Troškovi koji izravno proizlaze iz zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem EU Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem EU, kao što su javnost postupka, transparentnost, ocjena projekta, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja itd., prihvatljivi su izravni troškovi. II.1.8. Troškovi za stručnjake (vještačenje) Prihvatljivi su troškovi za pravno savjetovanje, bilježničke pristojbe i troškovi za tehničke i financijske stručnjake. II.1.9. Posebni izdaci u vezi s ciljnim skupinama 1. Za potrebe pomoći prihvatljive su kupnje koje za ciljne skupine izvrši konačni korisnik i povrat troškova koje su imale ciljne skupine, a vraća ih konačni korisnik, pod sljedećim posebnim uvjetima: (a) konačni korisnik čuva sve potrebne informacije i evidencije tijekom razdoblja iz članka 43. temeljnog akta o tome da osobe koje primaju tu pomoć odgovaraju ciljnoj skupini iz članka 6. temeljnog akta; (b) konačni korisnik mora čuvati evidencije o pruženoj potpori (kao što su računi i potvrde o primitku) tijekom razdoblja iz članka 43. temeljnog akta, o tome da su osobe primile tu potporu. 2. U slučaju aktivnosti kod kojih je potrebna nazočnost osoba koje spadaju u ciljanu skupinu (na primjer, tečaj za osposobljavanje), mogu se dodijeliti manji gotovinski poticaji kao dopuna pomoći, pod uvjetom da ukupna njihova vrijednost nije veća od 25 000 EUR po projektu i dijele se pojedincima za svaki pojedinačni događaj, tečaj i ostalo. Konačni korisnik čuva popis s imenima osoba, vremenom i datumom plaćanja te osigurava odgovarajuće praćenje kako bi se izbjeglo dvojno financiranje i zlouporaba financijskih sredstava. II.1.10. Žurne mjere 1. Iz valjano opravdanih razloga mogu biti dopuštena odstupanja od pravila o prihvatljivosti iz ove Odluke za izdatke povezane sa žurnim mjerama, pod uvjetom da su odobrena u odluci Komisije o odobrenju žurnih mjera. 2. U skladu s člankom 21. stavkom 3. temeljnog akta, razdoblje prihvatljivosti iznosi najdulje 6 mjeseci, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati tijekom tog razdoblja. II.2. Neizravno prihvatljivi troškovi 1. Neizravni prihvatljivi troškovi aktivnosti su oni troškovi koji se, poštujući uvjete prihvatljivosti opisane u točki I.1.1., ne mogu prepoznati kao posebni troškovi izravno povezani s izvođenjem projekta. 2. Odstupajući od točke I.1.1.(e) i točke I.5, neizravni troškovi nastali u vršenju akcije mogu biti prihvatljivi za paušalan iznos financijske pomoći koji je fiksiran na najviše 7 % ukupnog iznosa prihvatljivih izravnih troškova. 3. Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu neizravne troškove uključiti u svoj planirani proračun. III. Neprihvatljivi izdaci Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi: (a) PDV, osim kad krajnji korisnik može dokazati da ga ne može naplatiti; (b) povrat na kapital, dug i troškove koji proizlaze iz dužničkih obveza, dužničke kamate, devizne provizije i gubici, rezervacije za gubitke i za moguće buduće obveze, plaćanje dužničkih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, sudski troškovi i prekomjerni ili nepotrebni izdaci; (c) troškovi reprezentacije isključivo za osoblje projekta. Dopušteni su razumni troškovi za troškove opskrbe na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što je to npr. na završetku projekta ili sastancima skupine za davanje smjernica za projekt; (d) troškovi koje prijavljuje krajnji korisnik i koji su pokriveni u okviru drugog projekta ili radnog programa koji prima potporu Zajednice; (e) kupovanje zemljišta; (f) doprinosi u naravi. IV. Tehnička pomoć na poticaj država članica 1. Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za potvrđivanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2. prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenima u članku 16. temeljnog akta. 2. To uključuje sljedeće mjere: (a) izdaci povezani s pripremom, odabirom, ocjenjivanjem, upravljanjem i praćenjem mjera (uključujući računalnu opremu i potrošni materijal); (b) izdaci povezani s revizijama i pregledima na licu mjesta mjera ili projekata; (c) izdaci povezani s ocjenom mjera ili projekata; (d) izdaci povezani s informacijama, širenjem i transparentnošću u vezi s mjerama; (e) izdaci za nabavu, postavljanje i održavanje računalnih sustava za upravljanje, praćenje i ocjenu fondova; (f) izdaci za sjednice kontrolnih odbora i pododbora u vezi provedbe mjera. Ti izdaci mogu uključivati i troškove stručnjaka i drugih sudionika u tim odborima, uključujući sudionike iz trećih zemalja, kad je njihova prisutnost bitna za učinkovitu provedbu mjera; (g) izdatke za jačanje upravnog kapaciteta za provedbu Fonda. 3. Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći potrebno je obaviti i izvršiti odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja godine navedene u financijskoj odluci kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa. 4. Sve javne nabave moraju se provesti u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi određenim u državi članici. 5. Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj dio troškova upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koji odgovara predmetnom fondu, prihvatljiv je za financiranje u okviru Fonda, a države članice pritom osiguravaju da: (a) udio troškova za zajedničke mjere na razuman i provjerljiv način tereti odgovarajući Fond; i (b) ne dođe do dvostrukog financiranja troškova.”