HR Službeni list Europske unije 116

32002R2304



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

UREDBA KOMISIJE (EZ) br. 2304/2002

od 20. prosinca 2002.

o provedbi Odluke Vijeća 2001/822/EZ o pridruživanju prekomorskih zemalja i područja Europskoj zajednici („Odluke o prekomorskom pridruživanju”)

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,

uzimajući u obzir Odluku Vijeća 2001/822/EZ (1), a posebno njezin članak 23.,

uzimajući u obzir Unutarnji sporazum između predstavnika vlada država članica koji su se sastali u okviru Vijeća o financiranju i upravljanju pomoći Zajednice na temelju Financijskoga protokola uz Sporazum o partnerstvu između afričkih, karipskih i pacifičkih država i Europske zajednice i njezinih država članica koji je potpisan u Cotonouu (Benin) 23. lipnja 2000. i o dodjeli financijske pomoći za prekomorske zemlje i područja na koje se odnosi dio četvrti Ugovora o EZ-u (2),

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća o Financijskoj uredbi za Europski razvojni fond (3) (Financijska uredba EFR-a),

budući da:

(1) Odlukom 2001/822/EZ (Odluka o prekomorskom pridruživanju) zahtjeva se da Komisija usvoji provedbene odredbe koje se odnose na dio III. i priloge od II.A do II.D u suradnji s prekomorskim zemljama i područjima (PZP) u okviru partnerskog postupka. U članku 4. posebno se utvrđuje primarna odgovornost PZP-a za pripremu jedinstvenih programskih dokumenata (JPD) i programa suradnje.

(2) Odredbe koje je prihvatila Komisija u skladu s člankom 23. Odluke o prekomorskom pridruživanju, trebale bi biti u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, partnerstva, komplementarnosti i supsidijarnosti te bi trebale osigurati odgovornost PZP-a za razvojni proces kao i odgovarajuće praćenje i reviziju od strane samog PZP-a i Komisije.

(3) Uzimajući u obzir posebne potrebe, mogućnosti i ograničenja PZP-a, trebalo bi dodijeliti financijsku pomoć PZP-u u obliku proračunske potpore, pod uvjetom da je upravljanje javnom potrošnjom dovoljno transparentno, odgovorno i učinkovito. Nadalje, postupci javne nabave trebali bi zadovoljiti standarde Financijske uredbe EFR-a u vezi s transparentnosti i otvorenosti. Osim proračunskom potporom, financijska pomoć može se pružiti u obliku potpore projektima ili programima kada se smatra da to osigurava učinkovitiju ili sigurniju provedbu.

(4) Trebalo bi utvrditi odredbe za pripremu JPD-a, naknadno postupanje, reviziju, evaluaciju, preispitivanje i provedbu, kao i izvješćivanje i financijske ispravke. Te bi odredbe trebale obuhvatiti sudjelovanje Komisije u navedenim aktivnostima. Podložno potrebnim prilagodbama na posebnu situaciju PZP-a trebale bi biti u skladu s odgovarajućim odredbama u kontekstu strukturnih fondova kako bi se unaprijedila i olakšala učinkovitost sudjelovanja Komisije.

(5) Kako bi se olakšala regionalna suradnja i integracija između PZP-a i zemalja AKP-a, načelno bi se trebala primjenjivati jednaka pravila. Međutim, uzimajući u obzir geografski položaj nekih PZP-a zbog kojeg se praktično ne može uspostaviti bliska suradnja sa zemljama AKP-a ili drugim PZP-om, trebala bi postojati mogućnost dodjeljivanja regionalnih sredstava na zahtjev samo jednog PZP-a.

(6) O mjerama predviđenim ovom Uredbom savjetovalo se s PZP-om.

(7) Mjere utvrđene u ovoj Uredbi u skladu su s mišljenjem Odbora EFR-PZP ustanovljenim člankom 24. Odluke o prekomorskom pridruživanju,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

DIO 1.

PREDMET I NAČELA

Članak 1.

Predmet

Ovom se Uredbom utvrđuju postupci za programiranje, provedbu i kontrolu financijske pomoći Zajednice za PZP kojom upravlja Komisija na temelju Devetog Europskog razvojnog fonda (EFR-a), u skladu s odredbama Odluke o prekomorskom pridruživanju i Financijskom uredbom EFR-a.

Članak 2.

Komplementarnost i partnerstvo

1. Programiranje, provedba, praćenje i evaluacija potpore EFR-a odvija se u bliskom savjetovanju između PZP-a, predmetnih država članica i Komisije.

2. PZP osigurava da se u procesu programiranja savjetuje sa svim sudionicima suradnje koji su navedeni u članku 5. stavku 1. drugoj i trećoj alineji Odluke o prekomorskom pridruživanju.

3. PZP, predmetne države članice i Komisija promiču koordinaciju i dosljednost između poduzetih mjera u skladu s ovom Uredbom, mjerama koje su poduzete uz pomoć doprinosa iz proračuna Zajednice i aktivnosti koje poduzimaju Europska investicijska banka, druge međunarodne institucije i predmetna država članica.

DIO II.

PROGRAMABILNA I NEPROGRAMABILNA POMOĆ

POGLAVLJE 1.

Programabilna pomoć

Članak 3.

Teritorijalno programiranje

Aktivnosti koje se financiraju iz nepovratne pomoći u okviru Odluke o prekomorskom pridruživanju programiraju se što je prije moguće nakon stupanja na snagu ove Uredbe prihvaćanjem Jedinstvenog programskog dokumenta (JPD) prema predlošku u Prilogu ovoj Uredbi.

Članak 4.

Priprema JPD-a

1. Nadležna tijela PZP-a pripremaju prijedlog za JPD nakon savjetovanja s najvećim mogućim brojem dionika u razvojnom procesu te slijede prethodna iskustva i najbolje prakse.

Svaki prijedlog za JPD prilagođava se potrebama i odgovara specifičnim okolnostima svakog PZP-a. U prijedlogu treba odrediti prioritetne aktivnosti i jačati lokalnu odgovornost za programe suradnje.

Prijedlog se podnosi Komisiji u roku od 12 mjeseci nakon stupanja na snagu ove Uredbe.

2. Prijedlog za nacrt JPD podložan je razmjeni mišljenja između PZP-a i predmetne države članice i Komisije koju ako je to primjereno predstavlja relevantna delegacija.

PZP osigurava sve potrebne informacije, uključujući rezultate studija o izvedivosti kako bi Komisija izradila što je moguće učinkovitiju ocjenu nacrta JPD-a.

3. Tijela PZP-a ukazuju Komisiji što je ranije moguće zahtijevaju li da se financijska alokacija daje kao proračunska potpora.

Sve razlike između analize same države i analize Komisije moraju se zabilježiti.

Članak 5.

Ocjena JPD-a od strane Komisije

Komisija ocjenjuje prijedlog JPD-a kako bi utvrdila sadrži li sve potrebne elemente te je li u skladu s ciljevima Odluke o prekomorskom pridruživanju, ovom Uredbom i relevantnim politikama Zajednice. Komisija o primljenom nacrtu obavješćuje Europsku investicijsku banku.

Komisija posebno odlučuje treba li EFR financijsku pomoć dodijeliti u obliku proračunske potpore, podložno privremenoj procjeni transparentnosti, odgovornosti i učinkovitosti upravljanja javnom potrošnjom te otvorenosti i transparentnosti javne nabave u skladu sa standardima koji su utvrđeni u Financijskoj uredbi EFR-a, ili u obliku potpore za programe ili projekte.

Članak 6.

Regionalni programi

1. Financijska potpora regionalnoj suradnji i integraciji utvrđena u članku 1. stavku 1. točki (a) podtočki ii. Priloga II.A Odluci o prekomorskom pridruživanju dodjeljuje se na temelju prijedloga programa koje podnose jedan ili više prekomorskih zemalja i područja u skladu s člankom 16. Odluke o prekomorskom pridruživanju.

2. Prijedlozi su rezultat razmjene mišljenja između Komisije i teritorijalnih dužnosnika za ovjeravanje PZP-a koji su imenovani u skladu s člankom 14. ove Uredbe ili njihovih predstavnika, uključujući, kada je to primjereno, savjetovanja s kvalificiranim nedržavnim subjektima.

Prijedlozi se podnose Komisiji do 30. rujna 2003.

Pri procjeni prijedloga Komisija treba posebno uzeti u obzir očekivani utjecaj na integraciju korisnika PZP-a u regiji kojoj pripada. Prije preuzimanja obveze za rashode, Komisija donosi odluku o pokrivanju financijske potpore za projekte i programe.

3. Kada se nakon prve raspodjele ne potroše sva sredstva, mogu se podnijeti dodatni prijedlozi, osim u slučajevima osobite žurnosti, i to dva puta godišnje, do 31. prosinca 2003. i do 30. lipnja 2004.

4. Kako bi se postigao odgovarajući opseg i povećala učinkovitost, regionalna i teritorijalna sredstva se mogu udružiti kako bi se financirali regionalni programi s jasnom teritorijalnom komponentom.

5. Članak 8. i članci od 16. do 30. primjenjuju se na regionalne programe prema načelu mutatis mutandis.

POGLAVLJE 2.

Neprogramabilna pomoć

Članak 7.

Uporaba rezerve „C”

1. Komisija dodjeljuje sredstva iz rezerve „C” za potrebe na koje se odnosi članak 3. stavak 3. točke (b) ili (c) Priloga II.A Odluci o prekomorskom pridruživanju na temelju srednjoročnog preispitivanja iz članka 22. ove Uredbe ili, u slučaju Grenlanda, srednjoročnog preispitivanja iz članka 3. stavku 2. Priloga II. Odluci o prekomorskom pridruživanju. Komisija prilagođava okvirne raspodjele iz članka 3. stavka 4. Priloga II.A Odluci o prekomorskom pridruživanju i obavješćuje PZP i države članice o svojoj odluci o novim alokacijama.

2. Za potrebe dodjele sredstava utvrđenih u članku 28. i Prilogu II.D Odluci o prekomorskom pridruživanju, bilo koji PZP koji smatra da je prihvatljiv za potporu utvrđenu u navedenoj Odluci, podnosi popunjeni zahtjev na obrascima stavljenim na raspolaganje od strane Komisije koji sadrže sve informacije potrebne za ocjenu zahtjeva.

Zahtjev se podnosi Komisiji najkasnije do 30. travnja godine koja slijedi godinu za koju je potrebna dodatna potpora.

Komisija o svojoj odluci obavješćuje PZP u najkraćem mogućem roku.

DIO III.

PROVEDBA

POGLAVLJE 1.

Financijski postupci

Članak 8.

Preuzete obveze

1. Komisija preuzima obveze za rashode financijske pomoći za PZP u skladu s Financijskom uredbom EFR-a.

2. Prije preuzimanja obveza za rashode u okviru JPD-a, Komisija donosi odluku o financiranju koja pokriva proračunsku potporu ili potporu za projekte ili programe.

3. Za rashode izvan okvira JPD-a koji se odnose na neraspodijeljenu rezervu „C” rezerviranu u skladu s člankom 3. stavkom 3. Priloga II.A Odluci o prekomorskom pridruživanju Komisija preuzima obveze u skladu s člancima 15. i 54. Financijske uredbe EFR-a.

Članak 9.

Platni agenti

Financijske institucije u PZP kod kojih Komisija otvara račune u skladu s dijelom I. glavom III. poglavljem 3. odjeljkom 4. Financijske uredbe EFR-a za potrebe provedbe suradnje s PZP-om obnašaju funkciju „platnih agenata”.

Za sredstva koja su položena kod platnih agenata u Zajednici plaćaju se kamate.

Platni agenti ne primaju naknadu za svoje usluge niti se za položena sredstva isplaćuju kamate.

POGLAVLJE 2.

Ugovori

Članak 10.

Opći propisi za ugovore

1. Postupci kojima je uređeno sklapanje ugovora navedeni su u sporazumima o financiranju.

2. Kada se novčana pomoć dodjeljuje kao proračunska potpora primjenjuju se postupci za javnu nabavu predmetnih PZP-a.

3. U svim ostalim slučajevima sklapanje ugovora je u skladu s odredbama utvrđenim u članku 75. stavku 1. točki 1. Financijske uredbe EFR-a.

Članak 11.

Porezni i carinski aranžmani

1. Za ugovore kojima se provode programi ili projekti financirani iz EFR-a PZP primjenjuje porezne i carinske aranžmane koji nisu manje povoljni od aranžmana koji vrijede za najpovlaštenije države ili međunarodne razvojne organizacije s kojima su povezane. Za potrebe određivanja principa najpovlaštenije nacije (NPN) ne uzimaju se u obzir aranžmani koje predmetni PZP primjenjuje na druge prekomorske zemlje i područja ili zemlje AKP-a ili za druge zemlje u razvoju.

2. Pridržavajući se stavka 1., za ugovore koje financira Zajednica primjenjuje se sljedeće:

(a) u korisniku PZP-u na ugovor se ne primjenjuju pristojbe za registraciju niti fiskalna davanja s istim učinkom, bez obzira postoje li takva davanja ili se uvode u budućnosti; međutim, takvi se ugovori registriraju u skladu sa zakonima na snazi u PZP-u te se za obavljenu uslugu može zaračunati odgovarajuća pristojba;

(b) dobit i/ili prihod iz provedbe ugovora podliježe porezima u skladu s unutarnjim fiskalnim aranžmanima u predmetnim PZP-ima, pod uvjetom da fizičke ili pravne osobe koje tu dobit i/ili prihod ostvare imaju stalno mjesto poslovanja u toj državi, ili da provedba ugovora traje dulje od šest mjeseci;

(c) poduzeća koje moraju uvoziti profesionalnu opremu kako bi izvršile ugovore o radovima, ako tako zahtijevaju, koriste sustav privremenog uvoza kako je utvrđeno zakonodavstvom korisnika PZP-a u pogledu spomenute opreme;

(d) za bilo kakvu profesionalnu opremu koja je potrebna za obavljanje zadaća određenih u ugovorima u uslugama dozvoljava se privremeni uvoz u PZP u skladu s nacionalnim zakonodavstvom bez naplate carina, poreza ili fiskalnih davanja s istovrsnim učinkom, a carine i pristojbe ne predstavljaju naknadu za obavljene usluge;

(e) uvoz u PZP na temelju ugovora o nabavi robe dozvoljava se bez carina, poreza i fiskalnih davanja s istovrsnim učinkom. Ugovor o nabavi robe podrijetlom iz predmetnog PZP-a sklapa se na temelju cijene nabavljene robe franko tvornica kojoj se mogu dodati oni unutarnja fiskalna davanja koja se primjenjuju za tu nabavljenu robu u PZP-u;

(f) smatra se da su goriva, maziva i ugljikovodikova veziva te svi materijali koji se koriste u provedbi ugovora o radovima kupljeni na lokalnom tržištu te podliježu fiskalnim pravilima koja se primjenjuju na temelju nacionalnog zakonodavstva na snazi u korisniku PZP-u; i

(g) osobni i kućanski predmeti koji se uvoze za uporabu fizičkih osoba, osim onih koji su zaposleni lokalno, a koje su zaposlene radi izvršavanja zadaća određenih ugovorom o uslugama, kao i članova njihovih obitelji, izuzimaju se od carina i uvoznih pristojbi, poreza i drugih fiskalnih davanja s istovrsnim učinkom, u granicama zakonodavstva snazi u korisniku PZP-u.

3. Sva pitanja o poreznim i carinskim aranžmanima koja nisu obuhvaćena u stavcima 1. i 2. podliježu zakonodavstvu predmetnog PZP-a.

POGLAVLJE 3.

Nositelji upravljanja i izvršavanja

Članak 12.

Postupci provedbe

Ne dovodeći u pitanje postupke za korištenje proračunske potpore iz članka 8. stavka 2. i članka 10. stavka 2., programi i projekti koji se financiraju u skladu s ovom Uredbom provode se u skladu s člancima 13., 14. i 15.

Članak 13.

Delegacije

1. Ako Komisiju zastupa Delegacija pod vodstvom šefa Delegacije, o tome se obavješćuje PZP. U takvim slučajevima primjenjuju se članak 22. stavak 2. i članak 67. Financijske uredbe EFR-a koji se odnose na dužnosnike za ovjeravanje i podređene računovodstvene službenike.

2. Šef Delegacije u uskoj suradnji s teritorijalnim dužnosnikom za ovjeravanje:

(a) na zahtjev predmetnog PZP-a sudjeluje i pomaže u pripremi projekata i programa te pri pregovaranju ugovora za tehničku pomoć;

(b) sudjeluje u ocjenjivanju projekata i programa, pripravlja natječajnu dokumentaciju i nastoji pojednostaviti postupke za ocjenjivanje i provedbu projekata i programa;

(c) priprema financijske prijedloge;

(d) odobrava lokalne javne natječaje za podnošenje ponuda, prije nego što ih objavi teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje, kao i ugovornu dokumentaciju za tehničku pomoć u izvanrednim situacijama u roku od 30 dana nakon što ih zaprimi od teritorijalnog dužnosnika za ovjeravanje;

(e) prisustvuje otvaranju ponuda i prima njihove preslike te rezultate njihovih razmatranja;

(f) u roku od 30 dana potvrđuje prijedlog teritorijalnog dužnosnika za ovjeravanje za lokalno raspisivanje javnih natječaja, sklapanje ugovora s izravnom pogodbom, ugovora za tehničku pomoć u izvanrednim situacijama, ugovora o uslugama i ugovora o radovima u vrijednosti manjoj od 5 milijuna eura te ugovora o nabavi robe u vrijednosti manjoj od 1 milijun eura;

(g) za sve druge ugovore koji nisu navedeni u roku od 30 dana, potvrđuje prijedlog teritorijalnog dužnosnika za ovjeravanje za sklapanje ugovora kad god su ispunjeni sljedeći uvjeti: i. odabrana ponuda je najniža od svih koje su u skladu sa zahtjevima natječajne dokumentacije; ii. odabrana ponuda ispunjava sva mjerila navedena u natječajnoj dokumentaciji; i iii. odabrana ponuda ne prelazi iznos predviđen za ugovor;

(h) kada nisu ispunjeni uvjeti određeni u točki (g), prijedlog dostavlja glavnom dužnosniku za ovjeravanje koji o njemu odlučuje u roku od 60 dana po primitku od šefa Delegacije. Kada cijena odabrane ponude premašuje iznos predviđen za ugovor, glavni dužnosnik za ovjeravanje, po primitku potvrde o sklapanju ugovora, provodi preuzimanje potrebne financijske obveze;

(i) potvrđuje ugovore i procjene u slučaju izravnog rada, njihove dodatke i odobrenja za plaćanje koje izdaje teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje;

(j) osigurava da projekti i programi koji se financiraju sredstvima iz Fonda kojima upravlja Komisija budu primjereno provedeni s financijskog i tehničkog gledišta;

(k) surađuje s tijelima PZP-a kada zastupa Komisiju u redovitim postupcima evaluacije

(l) pruža PZP-u sve informacije i relevantne dokumente o postupcima provedbe razvojne financijske suradnje, a posebno u pogledu kriterija ocjenjivana i kriterija za evaluaciju ponuda; i

(m) redovito obavješćuje tijela PZP-a o aktivnostima Komisije koje se izravno odnose na suradnju Zajednice i PZP-a.

3. O svim drugim delegiranjima administrativnih i/ili financijskih ovlasti na šefa Delegacije, osim onih opisanih u ovom članku izvješćuje se teritorijalne dužnosnike za ovjeravanje.

Članak 14.

Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje

1. Vlada svakog PZP-a imenuje teritorijalnog dužnosnika za ovjeravanje koji ga zastupa u svim aktivnostima koje se financiraju sredstvima iz Fonda kojim upravljaju Komisija i Banka. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje može delegirati neke od svojih funkcija i o takvom delegiranju funkcija obavješćuje glavnog dužnosnika za ovjeravanje.

2. Funkcije teritorijalnog dužnosnika za ovjeravanje su:

(a) u uskoj suradnji s šefom delegacije odgovoran je za pripremu, podnošenje i ocjenjivanje projekata i programa;

(b) u uskoj suradnji s šefom Delegacije objavljuje lokalne pozive za podnošenje ponuda, prima lokalne i međunarodne (javne i ograničene) ponude, predsjeda razmatranjem ponuda, utvrđuje rezultate tih pregleda, potpisuje ugovore i njihove dodatne klauzule te odobrava rashode;

(c) prije objave lokalnih poziva za podnošenje ponuda predaje natječajnu dokumentaciju za poziv šefu Delegacije koji je odobrava u roku od 30 dana;

(d) zaključuje evaluaciju ponuda u roku valjanosti ponude, uzimajući u obzir razdoblje potrebno za odobrenje ugovora;

(e) šefu Delegacije dostavlja na odobrenje rezultate evaluacije i prijedlog za sklapanje ugovora u roku koji je određen u članku 15. točki (f);

(f) pregledava i odobrava rashode u okvirima sredstava koja su mu dodijeljena; i

(g) za vrijeme provođenja aktivnosti uvodi sve postupke koji su s gospodarskog i tehničkog stajališta potrebni za osiguravanje ispravne provedbe odobrenih projekata ili programa.

3. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje tijekom provedbe aktivnosti i podložno zahtjevu obavješćivanja šefa Delegacije ima sljedeće ovlasti za odlučivanje o:

(a) tehničkim prilagodbama i promjenama detalja u mjeri u kojoj ne utječu na prihvaćena tehnička rješenja i ostanu u okvirima rezerve za prilagodbu;

(b) izmjenama procjena tijekom provedbe aktivnosti;

(c) prijenosima između stavaka unutar procjena;

(d) promjeni mjesta izvedbe projekta ili programa koji su sastavljeni iz više dijelova, kada je to opravdano iz tehničkih, gospodarskih ili socijalnih razloga;

(e) nalaganju ili povlačenju kazni zbog kašnjenja;

(f) razrješenju jamaca;

(g) kupovini robe na lokalnom tržištu neovisno o njezinom podrijetlu;

(h) uporabi građevinske opreme i strojeva koji nemaju podrijetlo iz PZP-a, država članica ili država AKP-a pod uvjetom da se primjerena oprema i strojevi ne proizvode u PZP-u, državama članicama ili državama AKP-a;

(i) podugovaranju;

(j) konačnom preuzimanju, pod uvjetom da je šef Delegacije prisutan na privremenom prihvaćanju i da potvrdi odgovarajući zapisnik te da je, ako je primjereno, prisutan i na konačnom preuzimanju, posebno kada su radi obima zabilježenih rezervi prilikom privremenog prihvaćanja potrebne dodatne aktivnosti; i

(k) zapošljavanju savjetnika i drugih stručnjaka za tehničku pomoć.

4. Dodatno, teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje:

(a) sastavlja i nakon odobrenja Odbora za praćenje Komisiji dostavlja godišnje izvješće o provedbi;

(b) obavlja srednjoročno preispitivanje iz članka 22.;

(c) osigurava da tijela koja sudjeluju u upravljanju i provedbi programa EFR-a koriste odvojeni računovodstveni sustav ili odgovarajući računovodstveni kod za sve transakcije koje se odnose na pomoć; i

(d) poduzima potrebne mjere kako bi se osigurala provedba članaka 16., 19., 24. i 30.

5. Nakon podnošenja godišnjeg izvješća o provedbi iz članka 21. Komisija i teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje preispituju glavne rezultate prethodne godine.

Nakon tog preispitivanja Komisija može iznijeti napomene teritorijalnom dužnosniku za ovjeravanje. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje Komisiju o poduzetim djelovanjima na temelju napomena. Kada u valjano obrazloženim slučajevima Komisija odluči da su poduzete mjere neprimjerene, Komisija može PZP-u i teritorijalnom dužnosniku za ovjeravanje preporučiti prilagodbe s ciljem poboljšavanja učinkovitosti postupaka praćenja i upravljanja, zajedno s razlozima tih preporuka.

Po primitku takvih preporuka teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje poduzima korake kako bi poboljšao postupke praćenja i upravljanja ili objašnjava zašto se ti koraci nisu poduzeli.

Članak 15.

Regionalni dionici

1. Prijedlozi za regionalne programe dostavljaju se:

(a) barem dvama teritorijalnim dužnosnicima za ovjeravanje iz PZP-u; ili

(b) iznimno, jednom teritorijalnom dužnosniku za ovjeravanje u PZP-u kada samo jedan PZP sudjeluje u aktivnosti iz članka 16. stavka 1. točkama od (b) do (e) Odluke o prekomorskom pridruživanju.

2. Regionalne programe provode teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje ili društvo određeno u prijedlogu.

DIO IV.

PRAĆENJE, PREISPITIVANJE, REVIZIJA I EVALUACIJA

POGLAVLJE 1.

Praćenje

Članak 16.

Odgovornost PZP-a

1. Ne dovodeći u pitanje odgovornost Komisije za provođenje novčane potpore, PZP preuzima odgovornost prije svega za financijsko praćenje nad takvom potporom.

S tim ciljem teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje:

(a) uspostavlja i provodi mehanizme upravljanja i kontrole osiguravanjem učinkovite i ispravne uporabe sredstava Zajednice. Nadležna tijela za financijsku kontrolu koja pri obavljanju te funkcije moraju biti nezavisna trebaju provoditi odgovarajuće unutarnje i vanjske financijske kontrole u skladu s međunarodno prihvaćenim revizijskim standardima;

(b) Komisiji dostavlja opis tih mehanizama;

(c) jamči usklađenost upravljanja pomoći s primjenjivim pravilima te uporabu sredstva koja su na raspolaganju u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja;

(d) potvrđuje točnost izjave o rashodima koju podnose Komisiji te da proizlaze iz računovodstvenih sustava koji su utemeljeni na provjerljivoj popratnoj dokumentaciji;

(e) po završetku svakog programskog razdoblja podnosi Komisiji izjavu koju je sastavila osoba ili služba nezavisna od upravljačkog tijela. Ova izjava je sažetak zaključaka provjera koje su provedene prethodnih godina i ocjenjuje valjanost zahtjeva za plaćanje preostalog iznosa te zakonitost pravilnost transakcija iz konačne potvrde o troškovima. PZP može uz potvrdu priložiti svoje mišljenje ako smatra da je to potrebno;

(f) surađuje s Komisijom kako bi osigurao da se sredstva EFR-a koriste u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja;

(g) sprečava, otkriva i ispravlja nepravilnosti te o njima u skladu s pravilima obavješćuje Komisiju te obavješćuje Komisiju o tijeku upravnih i pravnih postupaka;

(h) osigurava povrat svih iznosa izgubljenih zbog otkrivenih nepravilnosti i kada je primjereno naplaćuje kamate za zakašnjela plaćanja;

(i) poduzima sve potrebne mjere kako bi se osigurala usklađenost s odredbama indikativnog programa, uključujući i rokove obveza i isplata koje su usuglašene u programiranju;

(j) istražuje sve razloge kašnjenja u provedbi i predlaže odgovarajuće mjere kako bi se situacija popravila.

2. Komisiji se svake godine dostavlja plan revizije i sažetak zaključaka revizije.

Revizorska izvješća moraju biti na raspolaganju Komisiji.

Članak 17.

Koordinacija

1. Komisija i PZP kojeg zastupa teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje surađuju i usklađuju planove, metode i provedbu pregleda kako bi se dosegla što veća korisnost provedenih pregleda. Odmah razmjenjuju rezultate provedenih pregleda.

2. Najmanje jednom godišnje pregledavaju se i ocjenjuju:

(a) rezultati pregleda koje su proveli PZP i Komisija;

(b) sve napomene tijela ili institucija predmetne države ili Zajednice;

(c) financijski utjecaj svih ustanovljenih nepravilnosti, koraci koji su već poduzeti ili koji su tek potrebni kako bi se ispravile nepravilnosti i kada je potrebno prilagodbe sustava upravljanja i kontrole.

3. Nakon pregleda i ocjena iz stavka 2. i ne dovodeći u pitanje mjere koje PZP treba odmah poduzeti na temelju članka 16., Komisija može dati svoje primjedbe, posebno u odnosu na financijski učinak svih otkrivenih nepravilnosti.

Te primjedbe dostavljaju predmetnom teritorijalnom dužnosniku za ovjeravanje PZP-a i ako je potrebno prilaže im se zahtjev za korektivne mjere za popravljanje nedostataka upravljanja i suočavanje s onim otkrivenim nepravilnostima koje još nisu ispravljene.

PZP mora imati mogućnost očitovanja na te primjedbe.

Članak 18.

Odbori za praćenje

1. Odbor za praćenje nadzire provedbu svakog JPD-a.

Tijela PZP-a uspostavljaju Odbor za praćenje najkasnije tri mjeseca nakon odobrenja JPD-a.

2. Odborom za praćenje predsjeda teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje ili njegov predstavnik.

Predstavnik Komisije i prema potrebi Europske investicijske banke može sudjelovati u radu Odbora za praćenje kao savjetnik.

Tijela koje je odredio PZP, Komisija ili predmetna država članica i kada je primjereno Europska investicijska banka i/ili druga institucija koja sudjeluje u financiranju mogu imati zastupnike u odboru. Ako su regionalna i lokalna tijela i privatna poduzeća odgovorna za provedbu projekta i kada su u izravnoj vezi s projektom, ona također imaju zastupnike u tim odborima.

3. Odbor za praćenje sastavlja svoj poslovnik u institucionalnom, zakonskom i financijskom okviru predmetnog PZP-a i usuglašava ga s teritorijalnim dužnosnikom za ovjeravanje.

4. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje za sastanke s Odborom za praćenje dostavlja izvješće o napretku u skladu sa standardnim obrascem koji dostavlja Komisija. Komisija mora primiti izvješće 15 radnih dana prije planiranog sastanka.

5. Kako bi se potvrdila učinkovitost i kvaliteta provedbe pomoći Odbor za praćenje:

(a) periodično preispituje napredak postignut kako bi se postigli ciljevi iz JPD-a;

(b) pregledava srednjoročno preispitivanje iz članka 22. prije dostave Komisiji;

(c) razmatra i potvrđuje godišnja i završna izvješća o provedbi prije dostave Komisiji;

(d) razmatra i potvrđuje prijedloge izmjene sadržaja JPD-a.

Članak 19.

Pokazatelji praćenja

Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje i Odbor za praćenje provode praćenjem na temelju pokazatelja koji su određeni u JPD-u.

Pokazateljima se uzima u obzir indikativna metodologiju koju je na raspolaganje dala Komisija.

Pokazatelji se odnose na posebne značajke projekata i njihove ciljeve te pokazuju:

(a) ulaz, izlaz, rezultat i, koliko je moguće, učinke;

(b) razinu pomoći koja je postignuta u pogledu fizičke provedbe;

(c) napredak financijskog plana.

POGLAVLJE 2.

Preispitivanje

Članak 20.

Postupak preispitivanja

1. Financijska suradnja mora biti dovoljno fleksibilna kako bi osigurala da su aktivnosti stalno u skladu s ciljevima Odluke o prekomorskom pridruživanju i da poštuju sve promjene koje nastaju u gospodarskoj situaciji, prioritetima i ciljevima predmetnog PZP-a i posebno mjerama godišnjeg izvješća o provedbi i srednjoročnom ili, ako je primjereno, godišnjem preispitivanju JPD-a iz članka 21. stavka 5.

2. U iznimnim okolnostima navedenim u odredbama o humanitarnoj pomoći i pomoći u izvanrednim situacijama, preispitivanje se može provesti na zahtjev bilo koje stranke.

Članak 21.

Godišnje izvješće o provedbi

1. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje Komisiji dostavlja godišnje izvješće o provedbi u roku od tri mjeseca od kraja svake pune godine provedbe od prihvaćanja JPD-a.

2. Godišnje izvješće o provedbi JPD-a sastoji se od zajedničke ocjene provedbe programa i uzima u obzir relevantne aktivnosti praćenja i evaluacije.

3. To izvješće sastavlja se lokalno, te ga finaliziraju teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje, Odbor za praćenje i, ako je primjereno, dotični šef Delegacije te mora biti završeno u roku od 60 dana.

4. Izvješće prije svega sadrži ocjenu:

(a) rezultata postignutih u ključnim sektorima u usporedbi s ciljevima i pokazateljima učinka i obveza sektorne politike;

(b) svih projekata i programa izvan ključnih sektora i/ili dijelova višegodišnjih programa;

(c) uporabe svih sredstava namijenjenih nedržavnim subjektima;

(d) učinkovite provedbe tekućih aktivnosti i opsega do kojeg je utvrđen raspored za obveze i plaćanja; i

(e) svih proširenja programiranja koji pokrivaju naredne godine.

5. Kada je primjereno provodi se godišnje preispitivanje na temelju izvješća prilikom partnerskog sastanka, kako je utvrđeno u članku 7. Odluke o prekomorskom pridruživanju.

Članak 22.

Srednjoročno preispitivanje

1. Srednjoročno preispitivanje organizira se kako bi se ispitali inicijalni rezultati JPD-a, njihova relevantnost i opseg u kojem su bili dostignuti njegovi ciljevi.

Također se ocjenjuje uporaba financijskih sredstava te aktivnosti praćenja i provedbe.

2. Srednjoročno preispitivanje provodi se u okviru odgovornosti Komisije u suradnji s teritorijalnim dužnosnikom za ovjeravanje i predmetnom državom članicom.

Neovisni ocjenjivač u pravilu provodi preispitivanje između 24. i 36. mjeseca od stupanja na snagu ove Uredbe i dostavlja ga Odboru za praćenje te zatim i Komisiji. U JPD-u se može navesti drugi rok, posebno u odnosu na pokazatelje koji su usvojeni u slučaju proračunske potpore.

3. Komisija razmatra relevantnost i kvalitetu preispitivanja na temelju kriterija koji su određeni u JPD-u, uključujući i u pogledu financijske alokacije EFR-a.

POGLAVLJE 3.

Revizije

Članak 23.

Revizije

1. Ne dovodeći u pitanje provjere koje provode države korisnici, Komisija i Revizorski sud sa svojim osobljem ili propisno ovlaštenim predstavnicima provode izravne tehničke i financijske revizije, uključujući uzorkovanje i konačne revizije aktivnosti koje financira EFR te sustave upravljanja i kontrole uz obavijest od najmanje jednog dana prije revizije.

Komisija obavješćuje predmetni PZP s ciljem dobivanja sve potrebne pomoći. Službenici ili djelatnici predmetnog PZP-a mogu sudjelovati u tim provjerama. Komisija može od predmetnog PZP-a zatražiti provedbu izravne provjere kako bi provjerila pravilnost jedne ili više transakcija. Dužnosnici ili službenici Komisije mogu sudjelovati u tim provjerama.

2. Države korisnice pomažu službama Komisije i Revizorskom sudu u provođenju revizija koje se odnose na korištenje sredstava EFR-a.

Članak 24.

Revizijski trag

1. Sustavi upravljanja i kontrole PZP-a osiguravaju dostatan revizijski trag u skladu s uvjetima utvrđenim u svakom financijskom sporazumu.

2. Dostatni revizijski prag postoji kada:

(a) računovodstvena evidencija koja se vodi na odgovarajućoj upravljačkoj razini osigurava detaljne informacije o rashodima koji su zaista nastali tijekom aktivnosti koje financira EFR. Računovodstvena evidencija iskazuje datume rashoda, iznose svake stavke, vrstu popratne dokumentacije te datum i sredstvo plaćanja. Prilažu se potrebni dokazni dokumenti (npr. računi);

(b) tehničke specifikacije i financijski planovi aktivnosti, izvještaji o napretku, dokumenti koji se odnose na odobrenje bespovratnih sredstava te natječajnih postupaka i postupaka za sklapanje ugovora, te izvještaji o inspekcijama proizvoda i usluga koje se financiraju, također se vode na odgovarajućoj upravljačkoj razini;

(c) u slučaju računalnog prijenosa računovodstvenih podataka sva nadležna tijela primaju dostatne informacije od podređenih tijela kako bi opravdale svoje računovodstvene evidencije i iznose o kojima obavješćuju nadređena tijela, a kako bi se osigurao dostatni revizijski postupak od ukupnih iznosa koji se potvrđuju Komisiji do pojedinih stavki rashoda i popratne dokumentacije na razini konačnih korisnika i tijela te društava koji provode aktivnosti.

3. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje poduzima sve mjere kako bi osigurao provedbu ovog članka.

POGLAVLJE 4.

Evaluacija

Članak 25.

Evaluacija

1. Evaluacija JPD-a obuhvaća uporabu sredstava, učinkovitost i uspješnost pomoći i njezin učinak te donosi zaključke i preporuke prvenstveno korištenjem raspoloživih rezultata evaluacije.

Obuhvaća čimbenike koji pridonose uspjehu ili neuspjehu provedbe i postizanja rezultata, uključujući i njihovu održivost.

2. Komisija je u koordinaciji s Odborom za praćenje odgovorna za evaluaciju JPD-a.

3. Program evaluacije prikazan je u JPD-u.

Evaluacija posebno:

(a) osigurava redovite i nezavisne ocjene aktivnosti i djelatnosti Fonda uz usporedbu planiranih rezultata i ciljeva sa stvarnim postignućima; i prema tome

(b) omogućava PZP-u, državama članicama i Komisiji uporabu naučenog i iskustava pri oblikovanju i provedbi budućih politika i djelatnosti.

4. Rezultati evaluacije moraju biti na raspolaganju javnosti.

Članak 26.

Postupci evaluacije

Ne dovodeći u pitanje evaluacije koje su proveli PZP ili Komisija, evaluacije programa, projekata i drugih aktivnosti za provedbu JPD-a mogu zajedno provesti PZP i Komisija u suradnji s predmetnom državom članicom.

DIO V.

FINANCIJSKE PRILAGODBE

Članak 27.

Prilagodbe alokacija EFR-a

Koristeći rezultate praćenja, revizije i evaluacija kao temelj i uzimajući u obzir napomene Odbora za praćenje, Komisija može prilagoditi iznose i uvjete početnog JPD-a na vlastitu inicijativu ili zbog prijedloga predmetnog PZP-a s obzirom na tekuće potrebe i postignuća tog PZP-a.

Ova se prilagodba obično provodi prilikom srednjoročnog preispitivanje, u skladu s postupkom utvrđenim u članku 24. Odluke o prekomorskom pridruživanju, između 24. i 36. mjeseca od stupanja na snagu ove Uredbe ili, u slučaju nepravilnosti, u najkraćem mogućem roku.

Članak 28.

Suspenzija plaćanja

1. Komisija suspendira plaćanje i, navodeći razloge, zahtijeva dostavu očitovanja PZP-a te, kada je to primjereno, provedbu svih ispravaka u određenom roku kada, nakon što završi sve potrebne provjere, zaključuje da:

(a) PZP nije ispunila svoje obveze; ili

(b) JPD u cijelosti ili djelomično ne opravdava niti dio niti cijeli doprinos EFR-a; ili

(c) postoje ozbiljni propusti u sustavima upravljanja ili kontrole koji su doveli do sistemskih nepravilnosti.

2. Rok u kojem predmetni PZP može odgovoriti na zahtjev za dostavu očitovanja i kada je to primjereno, provesti ispravke, je dva mjeseca, osim u valjano obrazloženim slučajevima kada Komisija može odobriti dulje razdoblje.

3. Kada se PZP požali na primjedbe Komisije, Komisija poziva PZP i predmetnu državu članicu na partnerski sastanak na kojem sve strane pokušavaju postići dogovor o primjedbama i zaključcima koji su na temelju njih doneseni.

Kada se PZP požali na primjedbe Komisije i kada se održi ad hoc partnerski sastanak, rok od tri mjeseca iz članka 5. u kojem Komisija može donijeti odluku započinje od dan održavanja partnerskog sastanka.

4. Kada Komisija predloži financijske ispravke, PZP dobiva priliku pokazati pregledom predmetnih dokumenata da je stvarni opseg nepravilnosti manji nego što je Komisija procijenila.

Osim u valjano obrazloženim slučajevima, rok za ovaj pregled ne smije biti dulji od dva dodatna mjeseca od razdoblja od dva mjeseca iz članka 1.

Komisija uzima u obzir sve dokaze koje je PZP predočio u navedenim rokovima.

5. Na kraju razdoblja utvrđenog u stavku 2. Komisija, kada nije postignut dogovor i PZP nije proveo ispravke, uzima u obzir sav očitovanja PZP-a i država članica i odlučuje u roku od tri mjeseca:

(a) smanjiti plaćanje; ili

(b) provesti financijske ispravke koje su potrebne za potpuno ili djelomično otkazivanje alokacije sredstava EFR-a.

6. Ne dovodeći u pitanje stavke od 1. do 5. i nakon odgovarajuće provjere, Komisija može u cijelosti ili djelomično suspendirati privremeno plaćanje kada utvrdi da su predmetni rashodi povezani s ozbiljnom nepravilnosti koja nije ispravljena i da je potrebno neodgodivo djelovanje.

Komisija obavješćuje predmetni PZP o poduzetom djelovanju i njegovim razlozima. Kada se nakon pet mjeseci razlozi za suspenziju nastave ili kada predmetni PZP nije obavijestio Komisiju o poduzetim mjerama za ispravljanje ozbiljne nepravilnosti, primjenjuju se odredbe iz članka 30.

Članak 29.

Povrat i vraćanje

1. Svaka vraćanje koje se treba izvršiti Komisiji mora se učiniti do dana navedenog u nalogu za povrat koji je sastavljen u skladu s člankom 45. Financijske uredbe EFR-a. Taj dan dospijeća je posljednji dan sljedećeg mjeseca od izdavanja naloga.

2. Svako kašnjenje vraćanja uzrokuje povećanje kamata zbog kašnjenja plaćanja, počevši na dan dospijeća određen u stavku 1. do dana stvarnog vraćanja. Stopa kamate je jedan i pol postotni bod iznad stope koju koristi Europska središnja banka u svojim glavnim djelatnostima financiranja na prvi radni dan mjeseca dana dospijeća.

3. Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje vodi računa o iznosima čiji povrat treba osigurati iz pomoći Zajednice koja je već realizirana i osigurava povrat tih iznosa bez neopravdanog kašnjenja.

Korisnik otplaćuje sve iznose koje treba vratiti zajedno s kamatom za zakašnjelo plaćanje oduzimanjem dotičnih iznosa iz njegovog sljedećeg izvješća o rashodima i zahtjeva za isplatu Komisiji, ili, kada to nije dovoljno, Zajednici osigurava povrat sredstava.

Teritorijalni dužnosnik za ovjeravanje jednom godišnje Komisiji dostavlja izvješće o očekivanim iznosima povrata na taj datum, koji su razvrstani prema godini pokretanja postupka povrata.

DIO VI.

ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 30.

Informacije i promidžba

1. PZP osigurava da se programima EFR-a omogući odgovarajuća promidžba i to s obzirom na:

(a) jačanje svijesti javnosti o ulozi koju je u Komisija odigrala u pogledu tih programa;

(b) jačanje svijesti potencijalnih korisnika i profesionalnih organizacija o mogućnostima koje se nude.

2. Države korisnice posebno osiguravaju da se na vidljivom mjestu istaknu ploče koje prikazuju fizičke projekte koje financira Zajednica zajedno s logotipom Zajednice, te da su predstavnici institucija Zajednice pravovremeno uključeni u najvažnije javne aktivnosti koje su povezane s programima koje podržava EFR.

Članak 31.

Stupanje na snagu

Ova Uredba stupa na snagu na dan objave u Službenom listu Europskih zajednica.

Ova je Uredba u cijelosti obvezujuća i izravno se primjenjuje u svim državama članicama. Sastavljeno u Bruxellesu 20. prosinca 2002. Za Komisiju Poul NIELSON Član Komisije

(1) SL L 314, 30.11.2001., str. 1.

(2) SL L 317, 15.12.2002., str. 355.

(3) COM(2002.) 290 konačno, 11.6.2002.