6.

Prilog XI. zamjenjuje se sljedećim: „PRILOG XI. PRAVILA O PRIHVATLJIVOSTI IZDATAKA FONDA ZA INTERGRACIJE I. Opća načela I.1. Temeljna načela 1. U skladu s temeljnim aktom izdaci da bi bili prihvatljivi, moraju: (a) biti u okviru Fonda i njegovih ciljeva, kako je navedeno u člancima 1., 2. i 3. temeljnog akta; (b) biti u okviru prihvatljivih aktivnosti iz članka 4. temeljnog akta; (c) potrebni za obavljanje aktivnosti u okviru projekta, čineći sastavni dio višegodišnjih i godišnjih programa, kako ih odobri Komisija; (d) biti razumni i u skladu s načelima zdravog financijskog upravljanja, posebno vrijednost za novac i učinkovitost troškova; (e) nastati na strani konačnog korisnika i/ili partnera u projektu koji su osnovani ili registrirani u državi članici, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međunarodnim sporazumima te posebnih agencija koje su osnovale takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije društava Crvenoga križa i Crvenog polumjeseca. U pogledu članka 39. stavka 2.ove Odluke pravila koja se primjenjuju na krajnje korisnike, primjenjuju se mutatis mutandis na partnere u projektu; (f) biti povezani sa ciljnom skupinom iz okvira temeljnog akta; (g) nastati u skladu s posebnim odredbama ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. 2. U slučaju višegodišnjih aktivnosti u smislu članka 13. stavka 6. temeljnog akta, samo onaj dio mjera koji se sufinancira godišnjim programom, smatra se projektom na koji se primjenjuju ta pravila o prihvatljivosti. 3. Projekti koji se financiraju iz Fonda ne mogu se financirati iz drugih izvora obuhvaćenih proračunom Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora. 1.2. Proračun projekata Proračun projekata predstavlja se kako slijedi: Izdaci Prihodi + Izravni troškovi + Neizravni troškovi (fiksni postotak DC-a koji je utvrđen ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava) + Doprinos EZ-a (definiran kao najniži od tri iznosa navedenih u članku 12 ove Odluke) + Doprinos konačnog korisnika i partnera u projektu + doprinos trećih + primitci koji nastaju zbog projekta = Ukupni prihvatljivi troškovi (UOT) = Ukupni prihodi (UP) Proračun je uravnotežen: Ukupni prihvatljivi troškovi jednaki su ukupnim prihodima. 1.3. Prihodi i načelo neprofitnosti 1. Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ako na završetku projekta izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze izdatke, doprinos projektu iz Fonda u skladu s tim se smanjuje. Svi izvori prihoda za projekt moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji ili poreznim dokumentima krajnjeg korisnika i moraju biti lako odredivi i provjerljivi 2. Prihodi projekta sastoje se od financijskih doprinosa koje projektu odobrava Fond, od javnih i privatnih izvora, uključujući doprinos krajnjeg korisnika te od primitaka koje proizvodi sam projekt. „Primici” za potrebe ovog pravila obuhvaćaju prihode koje projekt primi tijekom razdoblja prihvatljivosti kako je navedeno u točki I.4, od prodaje, najamnine, usluga, upisnina/naknada i drugih jednakovrijednih prihoda. 3. Doprinos Zajednice koji proizlazi iz primjene načela neprofitnosti, kako je to navedeno u članku 12. točki (c) ove Odluke, su „ukupni prihvatljivi troškovi“ umanjeni za „doprinos trećih strana“ i za „primitke koje proizvodi projekt“. 1.4. Razdoblje prihvatljivosti 1. Troškovi povezani s projektom moraju nastati i odgovarajuća se plaćanja moraju izvršiti (osim amortizacije) nakon 1. siječnja godine navedene u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje do 30. lipnja godine N (2) + 2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma 2. Iznimka od razdoblja prihvatljivosti iz stavka 1. učinjen je za (a) projekti financirani u okviru godišnjeg programa 2007 u skladu s člankom 33. stavkom 3. temeljnog akta; (b) tehničku pomoć državama članicama (vidjeti točku IV 3). 1.5. Evidencija o izdacima 1. Izdaci se moraju podudarati s plaćanjima koja izvršava krajnji korisnik. Izdaci moraju biti u obliku financijskih (gotovinskih) transakcija, s iznimkom izdatka za amortizaciju. 2. Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kad to nije moguće, izdaci su popraćeni računovodstvenim dokumentima ili popratnim dokumentima istovrijedne dokazne vrijednosti. 3. Izdaci moraju biti lako odredivi i provjerljivi. Osobito, (a) moraju biti provedeni u računovodstvenoj evidenciji krajnjeg korisnika; (b) moraju se utvrditi u skladu s važećim računovodstvenim standardima zemlje u kojoj krajnji korisnik ima poslovni nastan i s uobičajenim praksama analitičkog računovodstva krajnjeg korisnika; i (c) moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećeg poreznog i socijalnog zakonodavstva. 4. Kad je to potrebno, krajnji korisnici moraju čuvati ovjerene primjerke računovodstvenih dokumenata kojima se dokazuju prihodi i izdaci koje su imali partneri u vezi predmetnog projekta. 5. Pohranjivanje i obrada takvih evidencija mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka. 1.6. Teritorijalna primjena 1. Izdaci za aktivnosti iz članaka 4. temeljnog akta moraju: (a) nastati konačnim korisnicima iz točke I.1.1.(e); i (b) nastati na državnom području država članica, osim kada su povezani sa mjerama prije putovanja iz članka 4. stavka 1. točke (c) temeljnog akta, a koji mogu nastati na državnom području država članica ili zemlje porijekla. 2. Partneri u projektu koji su osnovani ili registrirani u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima samo besplatno, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međunarodnim sporazumima, te posebnih agencija koje su osnovale takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije društava Crvenoga križa i Crvenog polumjeseca. II. Kategorije prihvatljivih troškova II.1. Izravni prihvatljivi troškovi Izravni prihvatljivi troškovi projekata su troškovi koji su, uz odgovarajuće uzimanje u obzir općih uvjeta prihvatljivosti navedenih u dijelu I., odredivi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni su troškovi uključeni u ocjenu cjelokupnog proračuna projekta. Sljedeći su izravni troškovi prihvatljivi: II.1.1. Troškovi osoblja 1. Troškovi osoblja koje je dodijeljeno projektu, a koji obuhvaćaju plaće, doprinose za socijalno osiguranje i druge zakonske troškove, prihvatljivi su pod uvjetom da su u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika. 2. Za međunarodne organizacije, prihvatljivi troškovi osoblja mogu uključivati sredstva za pokrivanje zakonskih obveza i drugih prihvatljivih troškova u vezi s plaćom. 3. Odgovarajući troškovi za plaće osoblja javnih tijela prihvatljivi su u mjeri u kojoj su povezani s troškovima za djelatnosti koje odgovarajuće javno tijelo ne bi izvršavalo da nije pokrenut dotični projekt; to se osoblje upućuje ili dodjeljuje za provedbu projekta pisanom odlukom konačnog korisnika. 4. Troškovi osoblja detaljno se određuju u planiranom proračunu, pri čemu je potrebno navesti funkcije i broj članova osoblja. II. 1.2. Putni troškovi i dnevnice 1. Putni troškovi i dnevnice su prihvatljivi kao izravni troškovi za osoblje ili druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima projekta i čija su putovanja potrebna za provođenje projekta. 2. Putni su troškovi prihvatljivi na temelju stvarno nastalih troškova. Stope za povrat temelje se na najjeftinijem načinu javnog prijevoza ili zračnog prijevoza koji se u pravilu odobrava samo za putovanja preko 800 km (povratno putovanje) ili kad zemljopisna udaljenost određenog mjesta opravdava putovanje zračnim prijevozom. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se uobičajeno vraćaju na temelju troškova javnog prijevoza ili na temelju stope kilometraže u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili stope kilometraže koju koristi krajnji korisnik. 3. Troškovi boravka prihvatljivi su na temelju stvarno nastalih troškova ili dnevnica. Kad neka organizacija ima svoje stope dnevnica (terenskog dodatka), one se primjenjuju u granicama koje je utvrdila država članica u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Smatra se da dnevnica (terenski dodatak) uobičajeno pokriva lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, prehranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke. II.1.3. Oprema II.1.3.1. Opća pravila 1. Troškovi koji se odnose na nabavu opreme prihvatljivi su samo onda, ako su potrebni za provedbu projekta. Oprema mora imati tehnička svojstva potrebna za projekt i biti u skladu s važećim mjerilima i standardima. 2. Izbor između najma, zakupa ili kupnje uvijek se mora temeljiti na najjeftinijoj opciji. Ipak, ako zakup ili najam nisu mogući zbog kratkoće trajanja projekta ili zbog brze amortizacije opreme, dopuštena je kupnja. II.1.3.2. Najam i zakup Izdaci povezani s poslovima najma i zakupa prihvatljivi su za sufinanciranje u skladu s pravilima utvrđenima u državi članici, nacionalnom zakonodavstvu i praksi te u skladu s trajanjem najma ili zakupa za potrebe projekta. II.1.3.3 Kupnja 1. Ako se oprema kupuje za vrijeme trajanja projekta, u proračunu se mora odrediti, jesu li prihvatljivi i uključeni svi troškovi ili samo dio amortizacije opreme, koji odgovara trajanju uporabe za potrebe projekta i stopi stvarne uporabe za potrebe projekta. Dio amortizacije opreme se izračunava u skladu s primjenjivim nacionalnim pravilima. 2. Oprema koja je kupljena prije početka projekta, ali koja se koristila za potrebe projekta, prihvatljiva je na temelju amortizacije. Ipak, ti troškovi nisu prihvatljivi, ako je oprema izvorno kupljena bespovratnim sredstvima Zajednice. 3. Za pojedinačne dijelove opreme koji koštaju manje od 20 000 EUR prihvatljivi su sveukupni troškovi kupnje, pod uvjetom da je oprema kupljena prije posljednjeg tromjesečja projekta. Pojedinačni dijelovi opreme koji koštaju više od 20 000 EUR opravdani su samo na temelju amortizacije. II.1.4 Nekretnine II.1.4.1 Opća pravila Nekretnina treba imati tehnička svojstva koja su potrebna za projekt i biti usklađena sa važećim normama i standardima. II.1.4.2 Najam Najam nekretnina je prihvatljiv za sufinanciranje, ako postoji jasna veza između najma i ciljeva konkretnog projekta, pod uvjetima navedenim dalje u tekstu, ne dovodeći u pitanje primjenu strogih nacionalnih pravila: (a) nekretnine nisu kupljene donacijom Zajednice; (b) nekretnine se mogu koristiti samo za provedbu projekta. U suprotnom, prihvatljiv je samo onaj dio troškova koji odgovara korištenju za svrhu projekta. II.1.5 Potrošni materijal, zalihe, opće usluge Troškovi potrošnog materijala, zaliha i općih usluga prihvatljivi su uz uvjet da su lako odredivi i izravno potrebni za provedbu projekta. II.1.6. Podugovaranje 1. Općenito, krajnji korisnici moraju biti sposobni sami upravljati projektima. Iznos za zadaće koje se u okviru projekta predmet podugovaraju mora biti jasno naveden u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. 2. Izdaci povezani sa sljedećim podizvođačkim ugovorima nisu prihvatljivi za sufinanciranje iz Fonda: (a) podugovaranje zadaća koje su povezane s općim upravljanjem projekta; (b) podugovaranje koje povećava troškove projekta, a pritom se njegova vrijednost razmjerno ne povećava; (c) podugovaranje s posrednicima ili savjetnicima kod kojih je plaćanje određeno kao postotak ukupnih troškova projekta, osim ako takvo plaćanje ne opravda krajnji korisnik upućivanjem na stvarnu vrijednost obavljenih radova ili usluga. 3. Za sve podugovore, podizvođači se obvezuju revizorskim i kontrolnim tijelima osigurati sve potrebne informacije povezane s podugovorenim aktivnostima. II.1.7. Troškovi koji neposredno proizlaze iz zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije, kao što su javnost postupka, transparentnost, ocjenjivanje projekata, vanjska revizija, bankovna jamstva, troškovi prevođenja itd., prihvatljivi su kao izravni troškovi. II.1.8. Troškovi za stručnjake (vještačenje) Prihvatljivi su troškovi za pravno savjetovanje, bilježničke pristojbe i troškovi za tehničke i financijske stručnjake. II.1.9. Posebni izdaci u pogledu državljana trećih zemalja koji se financiraju iz fonda 1. Za potrebe pomoći opravdane su kupnje konačnih korisnika za državljane trećih zemalja koji spadaju u područje fonda kako je definirano temeljnim aktom te povrat troškova koje su imale te osobe od konačnih korisnika, pod sljedećim posebnim uvjetima: (a) konačni korisnik čuva sve informacije i dokaze u razdoblju iz članka 41. temeljnog akta o tome da državljani trećih zemalja koji primaju tu pomoć, spadaju u područje primjene fonda, kako je definirano u temeljnom aktu; (b) konačni korisnik mora voditi evidenciju u vezi potpore državljanima trećih zemalja (kao što su računi i potvrde) u razdoblju iz članka 41. temeljnog akta. 2. U slučaju aktivnosti kod kojih je potrebna nazočnost osoba koje spadaju u ciljanu skupinu (na primjer, tečaj za osposobljavanje), mogu se dodijeliti manji gotovinski poticaji kao dopuna pomoći, pod uvjetom da ukupna njihova vrijednost nije veća od 25 000 EUR po projektu i dijele se pojedincima za svaki pojedinačni događaj, tečaj i ostalo. Konačni korisnik čuva popis s imenima osoba, vremenom i datumom plaćanja te osigurava odgovarajuće praćenje kako bi se izbjeglo dvojno financiranje i zlouporaba financijskih sredstava. II.2. Neizravni prihvatljivi izdaci 1. Neizravni prihvatljivi izdaci za mjere su oni troškovi koje, uzimajući u obzir uvjete opravdanosti iz točke I.1.1. nije moguće utvrditi kao posebne izdatke izravno povezane sa izvođenjem projekta. 2. Odstupajući od točke I.5.5. i točke I.5 neizravni troškovi provođenja mjera mogu biti prihvatljivi na osnovi paušalnog iznosa financijske pomoći utvrđenog na najviše 2,5 % ukupno prihvatljivih izravnih troškova. 3. Organizacije koje primaju bespovratna sredstva za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu uključiti neizravne troškove u svoj prijedlog proračuna. III. Neprihvatljivi izdaci Sljedeći troškovi nisu prihvatljivi: (a) PDV, osim kad krajnji korisnik može dokazati da ga ne može naplatiti; (b) povrat na kapital, dug i troškove koji proizlaze iz dužničkih obveza, dužničke kamate, devizne provizije i gubici, rezervacije za gubitke i za moguće buduće obveze, plaćanje dužničkih kamata, sumnjivi dugovi, globe, novčane kazne, sudski troškovi i prekomjerni ili nepotrebni izdaci; (c) troškovi reprezentacije isključivo za osoblje projekta. Dopušteni su razumni troškovi za troškove opskrbe na društvenim događanjima koji su opravdani projektom, kao što je to npr. na završetku projekta ili sastancima skupine za davanje smjernica za projekt; (d) troškovi koje prijavljuje krajnji korisnik i koji su pokriveni u okviru drugog projekta ili radnog programa koji prima potporu Zajednice; (e) kupovanje zemljišta; i kupnja, izgradnja i obnova nekretnina; (f) davanja u naravi. IV. Tehnička pomoć na poticaj država članica 1. Svi troškovi potrebni za provedbu Fonda koji nastanu odgovornom tijelu, delegiranom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu nadležnom za potvrđivanje ili drugim tijelima koja pomažu u zadaćama iz stavka 2. prihvatljivi su u okviru tehničke pomoći i u granicama utvrđenim u članku 15. temeljnog akta. 2. To uključuje sljedeće mjere: (a) izdaci povezani s pripremom, odabirom, ocjenjivanjem, upravljanjem i praćenjem mjera (uključujući računalnu opremu i potrošni materijal); (b) izdaci povezani s revizijama i pregledima na licu mjesta mjera ili projekata; (c) izdaci povezani s ocjenom mjera ili projekata; (d) izdaci povezani s informacijama, širenjem i transparentnošću u vezi s mjerama; (e) izdaci za nabavu, postavljanje i održavanje računalnih sustava za upravljanje, praćenje i ocjenu fondova; (f) izdaci za sjednice kontrolnih odbora i pododbora u vezi provedbe mjera. Ti izdaci mogu uključivati i troškove stručnjaka i drugih sudionika u tim odborima, uključujući sudionike iz trećih zemalja, kad je njihova prisutnost bitna za učinkovitu provedbu mjera; (g) izdatke za jačanje upravnih kapaciteta za provedbu Fonda. 3. Aktivnosti povezane s tehničkom pomoći potrebno je obaviti i izvršiti odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja godine navedene u financijskoj odluci kojom se odobravaju godišnji programi država članica. Razdoblje prihvatljivosti traje sve do roka za podnošenje završnog izvješća o provedbi godišnjeg programa. 4. Sve javne nabave moraju se provesti u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi određenim u državi članici. 5. Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili za sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj dio troškova upotrijebljen za provedbu zajedničke mjere, koji odgovara predmetnom fondu, prihvatljiv je za financiranje u okviru Fonda, a države članice pritom osiguravaju da: (a) udio troškova za zajedničke mjere na razuman i provjerljiv način tereti odgovarajući Fond; i (b) ne dođe do dvostrukog financiranja troškova.”