(30)

Odjeljak B zamjenjuje se sljedećim: „ODJELJAK B ZAHTJEVI ZA NADLEŽNO TIJELO 145.B.005. Područje primjene U ovom se odjeljku utvrđuju uvjeti za obavljanje zadaća certifikacije, nadzora i provedbe te zahtjevi u pogledu administrativnih sustava i sustava upravljanja koje mora poštovati nadležno tijelo odgovorno za provedbu i izvršavanje odjeljka A. 145.B.115. Dokumentacija za nadzor Nadležno tijelo osigurava relevantnom osoblju sve zakonodavne akte, standarde, pravila, tehničke publikacije i povezane dokumente kako bi mu omogućilo obavljanje zadaća i izvršavanje odgovornosti. 145.B.120. Načini usklađivanja (a) Agencija mora razviti prihvatljive načine usklađivanja (AMC) koji se mogu koristiti za postizanje usklađenosti s Uredbom (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima. (b) Za uspostavljanje usklađenosti s ovom Uredbom mogu se koristiti alternativni načini usklađivanja. (c) Nadležna tijela obavješćuju Agenciju o svim alternativnim načinima usklađivanja kojima se koriste organizacije pod njihovim nadzorom ili oni sami za uspostavljanje usklađenosti s ovom Uredbom. 145.B.125. Informacije za Agenciju (a) Nadležno tijelo države članice obavješćuje Agenciju ako se pojave bilo kakvi znatni problemi povezani s provedbom Uredbe (EU) 2018/1139 i njezinih delegiranih i provedbenih akata u roku od 30 dana od trenutka kad je to tijelo saznalo za probleme. (b) Ne dovodeći u pitanje Uredbu (EU) br. 376/2014 i njezine delegirane i provedbene akte, nadležno tijelo u najkraćem mogućem roku dostavlja Agenciji sve informacije značajne za sigurnost koje proizlaze iz izvješća o događajima pohranjenih u nacionalnoj bazi podataka u skladu s člankom 6. stavkom 6. Uredbe (EU) br. 376/2014. 145.B.135. Neposredno reagiranje na sigurnosni problem (a) Ne dovodeći u pitanje Uredbu (EU) br. 376/2014 i njezine delegirane i provedbene akte, nadležno tijelo uspostavlja sustav za primjereno prikupljanje, analizu i širenje informacija o sigurnosti. (b) Agencija uspostavlja sustav za odgovarajuću analizu svih relevantnih zaprimljenih informacija o sigurnosti i bez nepotrebne odgode nadležnom tijelu država članica i Komisiji dostavlja sve informacije, uključujući preporuke ili korektivne mjere koje treba poduzeti, potrebne da bi oni mogli pravodobno reagirati na sigurnosni problem koji uključuje proizvode, dijelove, uređaje, osobe ili organizacije koji podliježu Uredbi (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima. (c) Po primitku informacija iz podtočaka (a) i (b) nadležno tijelo poduzima odgovarajuće mjere za rješavanje sigurnosnog problema. (d) Nadležno tijelo odmah obavješćuje o mjerama poduzetima u skladu s točkom (c) sve osobe ili organizacije koje se moraju pridržavati tih mjera na temelju Uredbe (EU) 2018/1139 i njezinih delegiranih i provedbenih akata. Nadležno tijelo o tim mjerama također obavješćuje Agenciju i, ako je potrebna zajednička akcija, druge predmetne države članice. 145.B.200. Sustav upravljanja (a) Nadležno tijelo uspostavlja i održava sustav upravljanja, koji uključuje najmanje: 1. dokumentirane politike i postupke za opisivanje njegove organizacije, načina i metoda za uspostavljanje usklađenosti s Uredbom (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima. Postupci se moraju ažurirati i unutar tog nadležnog tijela služe kao osnovna radna dokumentacija za sve povezane zadaće; 2. dovoljan broj osoblja za obavljanje zadaća i izvršavanje odgovornosti. Mora postojati sustav za planiranje raspoloživosti osoblja kako bi se osiguralo pravilno obavljanje svih zadaća; 3. osoblje kvalificirano za obavljanje dodijeljenih mu zadaća koje mora imati potrebno znanje, iskustvo te pohađati početno i periodično osposobljavanje radi osiguravanja kontinuirane stručnosti; 4. odgovarajuće objekte i uredski prostor u kojem osoblje obavlja dodijeljene zadaće; 5. funkciju praćenja usklađenosti sustava upravljanja s relevantnim zahtjevima i prikladnosti postupaka, uključujući uspostavljanje postupka unutarnje revizije i procesa upravljanja sigurnosnim rizicima. Praćenje usklađenosti mora uključivati sustav povratnih informacija o nalazima revizije, koje se šalju višoj upravi nadležnog tijela kako bi se, prema potrebi, osigurala provedba korektivnih mjera; 6. osobe ili skupine osoba koje su odgovorne višoj upravi nadležnog tijela za funkciju praćenja usklađenosti. (b) Za svako područje djelatnosti, uključujući sustav upravljanja, nadležno tijelo imenuje jednu ili više osoba koje snose opću odgovornost za upravljanje relevantnim zadacima. (c) Nadležno tijelo uspostavlja postupke za sudjelovanje u međusobnoj razmjeni svih potrebnih informacija i pomoći s drugim relevantnim nadležnim tijelima, iz te države članice ili drugih država članica, uključujući sljedeće informacije: 1. sve nalaze i naknadne mjere koje se poduzimaju nakon provedenog nadzora osoba i organizacija koje obavljaju aktivnosti na državnom području države članice, ali koje je certificiralo nadležno tijelo druge države članice ili Agencija; 2. informacije koje proizlaze iz obveznog i dobrovoljnog prijavljivanja događaja kako se zahtijeva točkom 145.A.60. (d) Primjerak postupaka povezanih sa sustavom upravljanja i njihovih izmjena stavlja se na raspolaganje Agenciji za potrebe standardizacije. 145.B.205. Dodjela poslova kvalificiranim subjektima (a) Nadležno tijelo može kvalificiranim subjektima dodijeliti poslove povezane s početnim certificiranjem ili kontinuiranim nadzorom organizacija koje podliježu Uredbi (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima. Pri dodjeljivanju poslova nadležno tijelo osigurava: 1. da je uspostavljen sustav za početno i kontinuirano ocjenjivanje usklađenosti kvalificiranog subjekta s Prilogom VI. Uredbi (EU) 2018/1139. Taj sustav i rezultati ocjenjivanja moraju se dokumentirati; 2. da je sklopljen pisani sporazum s kvalificiranim subjektom, koji su obje strane odobrile na odgovarajućoj upravnoj razini i u kojem je jasno utvrđeno sljedeće: i. poslovi koje treba izvršiti; ii. izjave, izvješća i evidencije koje treba dostaviti; iii. tehnički uvjeti koji se moraju zadovoljiti u provođenju takvih poslova; iv. povezana područja odgovornosti; v. zaštita informacija dobivenih pri obavljanju takvih poslova. (b) Nadležno tijelo osigurava da postupak unutarnje revizije i postupak upravljanja sigurnosnim rizikom uspostavljeni u skladu s točkom 145.B.200. podtočkom (a) podpodtočkom 5. obuhvaćaju sve poslove certificiranja i kontinuiranog nadzora koje kvalificirani subjekt obavlja u njegovo ime. 145.B.210. Promjene u sustavu upravljanja (a) Nadležno tijelo mora imati uspostavljen sustav za utvrđivanje promjena koje utječu na njegovu sposobnost obavljanja zadaća i izvršavanja odgovornosti kako je definirano u Uredbi (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima. Taj sustav omogućuje nadležnom tijelu da poduzme potrebne mjere za osiguravanje kontinuirane prikladnosti i djelotvornosti sustava upravljanja. (b) Nadležno tijelo pravodobno ažurira svoj sustav upravljanja u skladu sa svim izmjenama Uredbe (EU) 2018/1139 i njezinih delegiranih i provedbenih akata kako bi se osigurala njezina djelotvorna provedba. (c) Nadležno tijelo obavješćuje Agenciju o svim promjenama koje utječu na njegovu sposobnost obavljanja zadaća i izvršavanja odgovornosti kako je predviđeno u Uredbi (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima. 145.B.220. Čuvanje evidencije (a) Nadležno tijelo uspostavlja sustav čuvanja evidencije kojim se osiguravaju odgovarajuće pohranjivanje, dostupnost i pouzdana sljedivost: 1. dokumentiranih politika i postupaka sustava upravljanja; 2. osposobljavanja, kvalifikacija i ovlaštenja njegova osoblja; 3. dodjele poslova, uključujući elemente koji se zahtijevaju točkom 145.B.205., kao i pojedinosti o dodijeljenim poslovima; 4. certifikacijskih postupaka i kontinuiranog nadzora certificiranih organizacija, uključujući: i. podnošenje zahtjeva za certifikat organizacije; ii. program nadležnog tijela za kontinuirani nadzor, uključujući svu evidenciju o ocjenjivanju, kontrolama i inspekcijama; iii. certifikat organizacije, uključujući sve njegove izmjene; iv. primjerak programa nadzora u kojem se navode datumi kad kontrole treba provesti i kad su provedene; v. primjerke cjelokupne službene korespondencije; vi. preporuke za izdavanje ili produljenje certifikata, pojedinosti o nalazima i mjerama koje su organizacije poduzele kako bi zaključile te nalaze, uključujući datum zaključenja, mjere izvršenja i opažanja; vii. sva izvješća o ocjenjivanju, kontrolama i inspekcijama koja je izdalo drugo nadležno tijelo u skladu s točkom 145.B.300. podtočkom (d); viii. primjerke svih priručnika organizacije za održavanje i svih njihovih izmjena; ix. primjerke drugih dokumenata koje je odobrilo nadležno tijelo; 5. dokumenata kojima se potkrepljuje upotreba alternativnih načina usklađivanja; 6. informacija o sigurnosti dostavljenih u skladu s točkom 145.B.125. i daljnjih mjera; 7. primjene zaštitnih odredbi i odredbi o fleksibilnosti u skladu s člankom 70., člankom 71. stavkom 1. i člankom 76. stavkom 4. Uredbe (EU) 2018/1139. (b) Nadležno tijelo održava popis svih certifikata organizacija koje je izdalo. (c) Sva evidencija iz podtočaka (a) i (b) čuva se najmanje pet godina podložno primjenjivom pravu o zaštiti podataka. (d) Sva evidencija iz podtočaka (a) i (b) na zahtjev se stavlja na raspolaganje nadležnom tijelu druge države članice ili Agenciji. 145.B.300. Načela nadzora (a) Nadležno tijelo provjerava: 1. usklađenost sa zahtjevima koji se primjenjuju na organizacije prije izdavanja certifikata organizacije; 2. kontinuiranu usklađenost organizacija koje je certificiralo s primjenjivim zahtjevima; 3. provedbu odgovarajućih sigurnosnih mjera koje je naložilo nadležno tijelo u skladu s točkom 145.B.135. podtočkama (c) i (d). (b) Ta provjera: 1. potkrijepljena je dokumentacijom koja je posebno namijenjena osoblju odgovornom za nadzor sigurnosti kako bi mu se dale smjernice za obavljanje njegovih funkcija; 2. relevantnim organizacijama daje uvid u rezultate aktivnosti nadzora; 3. temelji se na ocjenjivanjima, kontrolama i inspekcijama, uključujući, prema potrebi, nenajavljene inspekcije; 4. služi da se nadležnom tijelu pruže potrebni dokazi ako su potrebne daljnje mjere, uključujući mjere predviđene točkom 145.B.350. (c) Nadležno tijelo uspostavlja opseg nadzora iz podtočaka (a) i (b) uzimajući u obzir rezultate prethodnih nadzornih aktivnosti i sigurnosne prioritete. (d) Ako se objekti organizacije nalaze u više država članica, nadležno tijelo, kako je utvrđeno u točki 145.1., može dopustiti da poslove nadzora obavljaju nadležna tijela država članica u kojima su objekti smješteni ili da ih obavlja Agencija ako su objekti smješteni izvan državnih područja za koja su države članice odgovorne na temelju Čikaške konvencije. Svaka organizacija na koju se primjenjuje takav dogovor obavješćuje se o njegovu postojanju i području primjene. (e) Kod svih aktivnosti nadzora koje se provode u objektima smještenima u državi članici u kojoj nije glavno mjesto poslovanja organizacije nadležno tijelo, kako je utvrđeno u točki 145.1., obavješćuje nadležno tijelo te države članice prije provođenja svake terenske kontrole ili inspekcije takvih objekata. (f) Nadležno tijelo prikuplja i obrađuje sve informacije koje smatra potrebnima za obavljanje aktivnosti nadzora. 145.B.305. Program nadzora (a) Nadležno tijelo uspostavlja i održava program nadzora kojim su obuhvaćene aktivnosti nadzora propisane točkom 145.B.300. (b) U programu nadzora u obzir se uzima specifična priroda organizacije, složenost njezinih aktivnosti i rezultati prethodnih certifikacijskih i/ili nadzornih aktivnosti, a program se temelji na procjenama povezanih rizika. U svakom ciklusu planiranja nadzora program uključuje: 1. ocjenjivanje, kontrole i inspekcije, uključujući, prema potrebi: i. ocjenjivanje sustava upravljanja i kontrole postupaka; ii. kontrole proizvoda na relevantnom uzorku održavanja koje provodi organizacija; iii. provjeru uzorka obavljenih provjera plovidbenosti; iv. nenajavljene inspekcije; 2. sastanke koji se održavaju između odgovornog rukovoditelja i nadležnog tijela kako bi se osigurala obostrana trajna informiranost o važnim pitanjima. (c) Ciklus planiranja nadzora ne smije biti dulji od 24 mjeseca. (d) Ne dovodeći u pitanje podtočku (c), ciklus planiranja nadzora može se produljiti na 36 mjeseci ako je nadležno tijelo utvrdilo da za razdoblje od prethodna 24 mjeseca vrijedi sljedeće: 1. organizacija je dokazala da može učinkovito identificirati opasnosti za sigurnost zračnog prometa i upravljati povezanim rizicima; 2. organizacija je kontinuirano dokazivala usklađenost s točkom 145.A.85. te ima potpunu kontrolu nad svim promjenama; 3. nisu izdani nalazi 1. stupnja; 4. sve su korektivne mjere provedene unutar vremenskog razdoblja koje je nadležno tijelo prihvatilo ili produljilo kako je predviđeno u točki 145.B.350. Ne dovodeći u pitanje podtočku (c), ciklus planiranja nadzora može se dodatno produljiti na najviše 48 mjeseci ako je, uz uvjete iz podtočke (d) podpodtočaka od 1. do 4., organizacija uspostavila, a nadležno tijelo odobrilo djelotvoran sustav kontinuiranog izvješćivanja nadležnog tijela o rezultatima u području sigurnosti i regulatornoj usklađenosti same organizacije. (e) Ciklus planiranja nadzora može se skratiti ako postoji dokaz da su se pogoršali rezultati organizacije u području sigurnosti. (f) Program nadzora uključuje evidencije datuma kad se ocjenjivanja, kontrole, inspekcije i sastanci trebaju održati i datuma kad su ta ocjenjivanja, kontrole, inspekcije i sastanci održani. (g) Po završetku svakog ciklusa planiranja nadzora nadležno tijelo izdaje izvješće s preporukom u vezi s produljenjem odobrenja na temelju rezultata nadzora. 145.B.310. Postupak početne certifikacije (a) Nakon što organizacija dostavi zahtjev za prvo izdavanje certifikata, nadležno tijelo provjerava usklađenost organizacije s primjenjivim zahtjevima. (b) Sastanak s odgovornim rukovoditeljem organizacije održava se najmanje jednom tijekom ispitivanja u svrhu početne certifikacije kako bi se zajamčilo da on u potpunosti razumije svoju ulogu i odgovornost. (c) Nadležno tijelo evidentira sve izdane nalaze, postupke zaključivanja i preporuke za izdavanje certifikata. (d) Nadležno tijelo pisanim putem potvrđuje organizaciji sve nalaze utvrđene tijekom provjere. Kad je riječ o početnoj certifikaciji, svi nalazi moraju biti ispravljeni na način prihvatljiv nadležnom tijelu prije izdavanja certifikata. (e) Kad utvrdi da organizacija ispunjava primjenjive zahtjeve, nadležno tijelo: 1. izdaje certifikat kako je utvrđeno u Dodatku III. „EASA Obrazac 3-145” u skladu sa sustavom klasa i ovlaštenja predviđenim u Dodatku II.; 2. službeno odobrava priručnik organizacije za održavanje. (f) Referentni broj certifikata navodi se na EASA obrascu 3-145 certifikata na način koji utvrdi Agencija. (g) Certifikat se izdaje na neograničeno vrijeme. Privilegije i opseg aktivnosti za čiju provedbu organizacija ima odobrenje, uključujući prema potrebi sva ograničenja, navode se u uvjetima odobrenja priloženima certifikatu. (h) Kako bi se organizaciji omogućilo da uvede promjene bez prethodnog odobrenja nadležnog tijela u skladu s točkom 145.A.85. podtočkom (c), nadležno tijelo odobrava relevantni postupak iz priručnika organizacije za održavanje u kojem se utvrđuje opseg takvih promjena i opisuje kako će se upravljati takvim promjenama i kako će se one prijavljivati nadležnom tijelu. 145.B.330. Promjene – organizacije (a) Nakon primitka zahtjeva za promjenu za koju je potrebno prethodno odobrenje nadležno tijelo prije izdavanja odobrenja provjerava usklađenost organizacije s primjenjivim zahtjevima. (b) Nadležno tijelo utvrđuje uvjete pod kojima organizacija može raditi tijekom promjene, osim ako nadležno tijelo odluči da certifikat organizacije treba privremeno oduzeti. (c) Kad utvrdi da organizacija ispunjava primjenjive zahtjeve, nadležno tijelo odobrava promjenu. (d) Ne dovodeći u pitanje bilo kakve dodatne mjere izvršenja, ako organizacija uvodi promjene za koje je potrebno prethodno odobrenje, a nije dobila odobrenje nadležnog tijela u skladu s podtočkom (c), nadležno tijelo razmatra potrebu da privremeno oduzme, ograniči ili trajno oduzme certifikat organizacije. (e) Za promjene za koje nije potrebno prethodno odobrenje nadležno tijelo uključuje preispitivanje takvih promjena u svoj kontinuirani nadzor u skladu s načelima utvrđenima u točki 145.B.300. Ako se utvrdi bilo kakva neusklađenost, nadležno tijelo obavješćuje organizaciju, zahtijeva daljnje promjene i postupa u skladu s točkom 145.B.350. 145.B.350. Nalazi i korektivne mjere; opažanja (a) Nadležno tijelo uspostavlja sustav za analizu nalaza u odnosu na njihov značaj za sigurnost. (b) Nadležno tijelo izdaje nalaz 1. stupnja kad utvrdi znatnu neusklađenost s primjenjivim zahtjevima iz Uredbe (EU) 2018/1139 i njezinih delegiranih i provedbenih akata, s postupcima i priručnicima organizacije ili s certifikatom organizacije, uključujući uvjete odobrenja, koja smanjuje sigurnost ili ozbiljno ugrožava sigurnost leta. Nalazi 1. stupnja uključuju i: 1. svaki onemogućen pristup nadležnog tijela objektima organizacije iz točke 145.A.140. tijekom normalnih radnih sati i nakon dva pisana zahtjeva; 2. stjecanje certifikata organizacije ili održavanje njegove valjanosti dostavljanjem krivotvorenih dokumentiranih dokaza; 3. svaki dokaz o zloupotrebi ili neovlaštenoj upotrebi certifikata organizacije; 4. nepostojanje odgovornog rukovoditelja. (c) Nadležno tijelo izdaje nalaz 2. stupnja kad utvrdi bilo kakvu neusklađenost s primjenjivim zahtjevima iz Uredbe (EU) 2018/1139 i njezinih delegiranih i provedbenih akata, s postupcima i priručnicima organizacije ili s certifikatom organizacije, uključujući uvjete odobrenja, koja nije klasificirana kao nalaz 1. stupnja. (d) Kad se tijekom nadzora ili na bilo koji drugi način utvrdi određeni nalaz, nadležno tijelo, ne dovodeći u pitanje bilo kakve dodatne mjere koje se zahtijevaju Uredbom (EU) 2018/1139 i njezinim delegiranim i provedbenim aktima, pisanim putem obavješćuje organizaciju o nalazu i zahtijeva korektivne mjere za otklanjanje utvrđene neusklađenosti. Ako se nalaz 1. stupnja odnosi izravno na zrakoplov, nadležno tijelo obavješćuje nadležno tijelo države članice u kojoj je zrakoplov registriran. 1. U slučaju nalaza 1. stupnja nadležno tijelo bez odgode poduzima odgovarajuće mjere kako bi zabranilo ili ograničilo aktivnosti predmetne organizacije i, prema potrebi, poduzima mjere za trajno oduzimanje certifikata ili za ograničavanje ili privremeno oduzimanje cijelog ili dijela certifikata, ovisno o ozbiljnosti nalaza 1. stupnja, dok organizacija ne poduzme zadovoljavajuće korektivne mjere. 2. U slučaju nalaza 2. stupnja, nadležno tijelo: i. organizaciji određuje razdoblje za provedbu korektivne mjere koje odgovara prirodi nalaza i koje ni u kojem slučaju inicijalno ne smije biti dulje od tri mjeseca. To razdoblje počinje od datuma kad je organizacija pisanim putem obaviještena o nalazu u okviru čega se od nje zahtijeva provedba korektivne mjere za uklanjanje utvrđene neusklađenosti. Po isteku tog razdoblja i ovisno o prirodi nalaza nadležno tijelo može produljiti to tromjesečno razdoblje ako prihvati plan korektivnih mjera; ii. ocjenjuje plan korektivnih mjera i plan provedbe koji je predložila organizacija te ga prihvaća ako se na temelju ocjene zaključi da je dostatan za rješavanje neusklađenosti. 3. Ako organizacija za osposobljavanje ne dostavi prihvatljiv plan korektivnih mjera ili ne provede korektivne mjere u roku koji je nadležno tijelo prihvatilo ili produljilo, nalaz se podiže na nalaz stupnja 1. te se poduzimaju mjere utvrđene u podtočki (d) podpodtočki 1. 4. Nadležno tijelo vodi evidenciju o svim nalazima koje je utvrdilo ili koji su mu priopćeni u skladu s podtočkom (e) te, prema potrebi, o mjerama izvršenja koje je primijenilo, kao i o svim korektivnim mjerama i datumima zaključenja mjera povezanih sa svim nalazima. (e) Ne dovodeći u pitanje bilo kakve dodatne mjere izvršenja, kad nadležno tijelo države članice pri provedbi poslova nadzora u skladu s točkom 145.B.300. podtočkom (d) utvrdi bilo kakvu neusklađenost organizacije koju je certificiralo nadležno tijelo druge države članice ili Agencija s primjenjivim zahtjevima iz Uredbe (EU) 2018/1139 i njezinih delegiranih i provedbenih akata, ono obavješćuje to nadležno tijelo i navodi stupanj nalaza. (f) Nadležno tijelo može iznijeti opažanja u svim sljedećim slučajevima za koje se ne zahtijevaju nalazi 1. ili 2. stupnja: 1. za svaki element čije su performanse ocijenjene kao neučinkovite; 2. ako se utvrdi da element može uzrokovati neusklađenost u skladu s podtočkama (b) ili (c); 3. kad su prijedlozi ili poboljšanja od interesa za ukupnu sigurnost organizacije. Opažanja iznesena u skladu s ovom točkom dostavljaju se organizaciji u pisanom obliku, a nadležno ih tijelo evidentira. 145.B.355. Privremeno oduzimanje, ograničavanje i trajno oduzimanje Nadležno tijelo: (a) privremeno oduzima certifikat ako smatra da je takva mjera potrebna iz opravdanih razloga kako bi se spriječila vjerodostojna prijetnja sigurnosti zrakoplova; (b) privremeno oduzima, trajno oduzima ili ograničava certifikat ako je takva mjera potrebna u skladu s točkom 145.B.350.; (c) privremeno oduzima ili ograničava cijeli certifikat ili njegov dio ako nepredvidive okolnosti izvan kontrole nadležnog tijela sprečavaju njegove inspektore u izvršavanju dužnosti nadzora tijekom ciklusa planiranja nadzora.”;