HR Službeni list Europske unije L 72/41

ODLUKA KOMISIJE (EU, Euratom) 2015/443

оd 13. ožujka 2015.

o sigurnosti u Komisiji

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije, a posebno njegov članak 249.,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,

uzimajući u obzir Protokol br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije koji je priložen Ugovorima, a posebno njegov članak 18.,

budući da:

(1) Cilj je sigurnosti u Komisiji omogućiti Komisiji da djeluje u sigurnom i zaštićenom okruženju uspostavom dosljednog, integriranog pristupa u pogledu njezine sigurnosti, pružanjem odgovarajuće razine zaštite osoba, imovine i podataka razmjerne utvrđenim rizicima i osiguravanjem učinkovitog i pravovremenog pružanja sigurnosti.

(2) Komisija se, kao i druga međunarodna tijela, suočava s velikim prijetnjama i izazovima u području sigurnosti, posebno u pogledu terorizma, kibernetičkih napada i političke i gospodarske špijunaže.

(3) Europska komisija sklopila je s vladama Belgije, Luksemburga i Italije sporazume o sigurnosnim pitanjima za svoja glavna sjedišta (1). Tim se instrumentima potvrđuje da je Komisija odgovorna za svoju sigurnost.

(4) Kako bi osigurala sigurnost osoba, imovine i podataka, Komisija će možda morati poduzeti mjere u područjima zaštićenima temeljnim pravima koja su utvrđena u Povelji o temeljnim pravima i u Europskoj konvenciji o ljudskim pravima te koja je priznao Sud Europske unije.

(5) Svaka takva mjera trebala bi stoga biti opravdana važnošću interesa koji bi njome trebao biti zaštićen, biti razmjerna i osiguravati potpuno poštovanje temeljnih prava, uključujući posebno prava na privatnost i zaštitu podataka.

(6) U okviru sustava posvećenog osiguranju vladavine prava i poštovanja temeljnih prava, Komisija mora nastojati postići odgovarajuću razinu sigurnosti svojeg osoblja, imovine i podataka, čime se osigurava da može izvršavati svoje poslove bez ograničavanja temeljnih prava osim u nužnoj mjeri.

(7) Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.

(8) Članovi osoblja koji imaju zadaću poduzimati sigurnosne mjere ne bi se trebali stavljati u nepovoljniji položaj zbog svojih postupaka, osim ako su postupali izvan djelokruga svojeg mandata i protivno zakonu i stoga se u tom pogledu ova Odluka treba smatrati administrativnom uputom u smislu Pravilnika o osoblju.

(9) Komisija bi trebala poduzeti odgovarajuće inicijative za poticanje i jačanje svoje sigurnosne kulture osiguravajući učinkovitije pružanje sigurnosti, unaprjeđujući svoje upravljanje sigurnošću, dodatno jačajući mreže i suradnju s nadležnim tijelima na međunarodnoj, europskoj i nacionalnoj razini te unaprjeđujući praćenje i kontrolu provedbe sigurnosnih mjera.

(10) Uspostava Europske službe za vanjsko djelovanje (ESVD) kao funkcionalno neovisnog tijela Unije imala je znatan učinak na sigurnosne interese Komisije i stoga je potrebno uspostaviti pravila i postupke za suradnju u području sigurnosti i zaštite između ESVD-a i Komisije, posebno kako bi Komisija mogla ispuniti svoje dužnosti pažnje u pogledu svojeg osoblja u delegacijama Unije.

(11) Sigurnosna politika Komisije trebala bi se provoditi na način koji je u skladu s ostalim unutarnjim postupcima i procesima koji bi mogli imati sigurnosni element. Oni uključuju, između ostalog, upravljanje kontinuitetom poslovanja čiji je cilj očuvati ključne funkcije Komisije u slučaju prekida rada i postupak ARGUS za višesektorsku koordinaciju kriza.

(12) Neovisno o mjerama koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (2), na svaku mjeru u okviru ove Odluke koja uključuje obradu osobnih podataka primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojem su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.

(13) Stoga Komisija mora preispitati, ažurirati i konsolidirati postojeću regulatornu osnovu za sigurnost u Komisiji.

(14) Odluku Komisije C(94) 2129 (3) stoga treba staviti izvan snage,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

POGLAVLJE 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Definicije

Za potrebe ove Odluke primjenjuju se sljedeće definicije:

1. „imovina” znači sva pokretna i nepokretna imovina u vlasništvu ili posjedu Komisije;

2. „služba Komisije” znači glavna uprava ili služba Komisije, ili kabinet člana Komisije;

3. „komunikacijski i informacijski sustav” ili „CIS” znači svaki sustav koji omogućuje postupanje s podacima u elektroničkom obliku, uključujući sva sredstva potrebna za njegovo funkcioniranje, kao i infrastrukturu, organizaciju, osoblje i informacijske resurse;

4. „kontrola rizika” znači bilo koja sigurnosna mjera za koju se može razumno očekivati da će učinkovito pridonijeti kontroli rizika za sigurnost prevencijom, ublažavanjem, izbjegavanjem ili prijenosom;

5. „krizna situacija” znači okolnost, događaj, incident ili izvanredna situacija (ili njihov slijed ili kombinacija) koja predstavlja veliku ili neposrednu prijetnju sigurnosti u Komisiji bez obzira na podrijetlo;

6. „podaci” znači informacije u obliku koji omogućuje njihovo priopćavanje, evidenciju ili obradu;

7. „član Komisije odgovoran za sigurnost” znači član Komisije pod čijom je nadležnošću Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost;

8. „osobni podaci” znači osobni podaci u skladu s definicijom iz članka 2. točke (a) Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (4);

9. „prostori” znači nepokretna i slična imovina u posjedu ili vlasništvu Komisije;

10. „sprječavanje rizika” znači sigurnosne mjere u pogledu kojih se može razumno očekivati da će se njima spriječiti, odgoditi ili zaustaviti rizik za sigurnost;

11. „rizik za sigurnost” znači kombinacija razine prijetnje, razine ranjivosti i mogućeg učinka događaja;

12. „sigurnost u Komisiji” znači sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji, a posebno fizički integritet osoba i imovine, cjelovitost, povjerljivost i dostupnost podataka i komunikacijskih i informacijskih sustava te nesmetan rad Komisije;

13. „sigurnosna mjera” znači svaka mjera koja se poduzima u skladu s ovom Odlukom u svrhu kontrole rizika za sigurnost;

14. „Pravilnik o osoblju” znači Pravilnik o dužnosnicima Europske unije kako je utvrđen Uredbom Vijeća (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 (5) i njezinim aktima o izmjenama;

15. „prijetnja za sigurnost” znači događaj ili subjekt u pogledu kojeg se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost ako se na njega ne odgovori ili ne bude pod kontrolom;

16. „neposredna prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost koja nastaje bez prethodnog upozorenja ili s vrlo malo prethodnog upozorenja; i

17. „velika prijetnja za sigurnost” znači prijetnja za sigurnost za koju se može razumno očekivati da će uzrokovati gubitak života, tešku ozljedu ili nepravdu, znatnu štetu na imovini, ugroziti vrlo osjetljive podatke, obustaviti rad IT sustava ili nužne operativne kapacitete Komisije;

18. „slaba točka” znači nedostatak bilo koje prirode za koji se može razumno očekivati da će negativno utjecati na sigurnost u Komisiji, ako ga zlouporabe jedna ili više prijetnji.

Članak 2.

Predmet

1. Ovom se Odlukom utvrđuju ciljevi, osnovna načela, ustrojstvo i odgovornosti u pogledu sigurnosti u Komisiji.

2. Ova se Odluka primjenjuje na sve službe i prostore Komisije. Na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije primjenjuju se sigurnosna pravila Europske službe za vanjsko djelovanje (6).

3. Bez obzira na posebne napomene koje se odnose na određene skupine osoblja, ova se Odluka primjenjuje na članove Komisije, na osoblje Komisije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europske unije, na nacionalne stručnjake upućene na rad u Komisiji (UNS), na pružatelje usluga i njihovo osoblje, na pripravnike i sve osobe koja imaju pristup zgradama ili drugoj imovini Komisije ili pak podacima kojima raspolaže Komisija.

4. Odredbama ove Odluke ne dovode se u pitanje Odluka Komisije 2002/47/EZ, EZUČ Euratom (7) i Odluka Komisije 2004/563/EZ, Euratom (8), Odluka Komisije C(2006) 1623 (9) i Odluka Komisije C(2006) 3602 (10).

POGLAVLJE 2.

NAČELA

Članak 3.

Načela za sigurnost u Komisiji

1. Komisija provodi ovu Odluku u skladu s Ugovorima, a posebno s Poveljom o temeljnim pravima i Protokolom br. 7 o povlasticama i imunitetima Europske unije, s instrumentima iz uvodne izjave 2., s primjenjivim pravilima nacionalnog zakonodavstva i s uvjetima ove Odluke. Ako je potrebno, izdaje se sigurnosna obavijest u smislu članka 21. stavka 2. u kojoj se daju smjernice u tom smislu.

2. Sigurnost u Komisiji zasniva se na načelima zakonitosti, transparentnosti, razmjernosti i odgovornosti.

3. Načelo zakonitosti znači da se ova Odluka mora provoditi strogo unutar pravnog okvira te da se moraju poštovati pravni zahtjevi.

4. Svaka se sigurnosna mjera poduzima otvoreno osim ako se može razumno očekivati da će to oslabiti njezin učinak. Osobe kojima je sigurnosna mjera namijenjena unaprijed se obavješćuju o razlozima za mjeru i učinku mjere, osim ako se može razumno očekivati da će učinak mjere biti ugrožen pružanjem takvih informacija. U tom slučaju, osoba kojoj je sigurnosna mjera namijenjena obavješćuje se kada prestane rizik od oslabljivanja učinka sigurnosne mjere.

5. Službe Komisije osiguravaju da se sigurnosna pitanja uzimaju u obzir od početka razvoja i provedbe politika, odluka, programa, projekata i aktivnosti Komisije koji su u njihovoj nadležnosti. Kako bi to mogle učiniti, one će od najranijih faza pripreme uključiti Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost u pogledu općih pitanja i Komisijina glavnog službenika za informacijsku sigurnost u pogledu IT sustava.

6. Kada je primjereno, Komisija nastoji uspostaviti suradnju s nadležnim tijelima države domaćina, ostalih država članica i drugih institucija, agencija ili tijela EU-a, ako je izvedivo, uzimajući u obzir mjere koje su ta tijela poduzela ili planiraju poduzeti u svrhu otklanjanja predmetnog rizika za sigurnost.

Članak 4.

Obveza sukladnosti

1. Sukladnost s ovom Odlukom i njezinim provedbenim pravilima te sa sigurnosnim mjerama i uputama ovlaštenog osoblja obvezna je.

2. U slučaju povrede sigurnosnih pravila može biti pokrenut stegovni postupak u skladu s Ugovorima i Pravilnikom o osoblju, mogu se primijeniti ugovorne sankcije i/ili pokrenuti sudski postupak u skladu s nacionalnim zakonima i propisima.

POGLAVLJE 3.

PRUŽANJE SIGURNOSTI

Članak 5.

Ovlašteno osoblje

1. Ovlast za poduzimanje jedne ili nekoliko sljedećih mjera može biti povjerena samo osoblju ovlaštenom na temelju mandata koji im je dodijelio glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost s obzirom na njihove postojeće dužnosti:

1. nošenje oružja;

2. provođenje sigurnosnih istraga iz članka 13.;

3. poduzimanje sigurnosnih mjera iz članka 12. u skladu s mandatom.

2. Mandati iz stavka 1. dodjeljuju se na vrijeme koje ne prelazi razdoblje tijekom kojeg je dotična osoba na radnom mjestu ili funkciji u vezi s kojima joj je dodijeljen mandat. Mandat se dodjeljuje u skladu s primjenjivim odredbama iz članka 3. stavka 1.

3. U pogledu ovlaštenog osoblja, ova Odluka predstavlja administrativnu uputu u smislu članka 21. Pravilnika o osoblju.

Članak 6.

Opće odredbe o sigurnosnim mjerama

1. Kada poduzima sigurnosne mjere, Komisija, u mjeri u kojoj je to razumno moguće, posebno osigurava sljedeće:

(a) potporu ili pomoć traži samo od predmetne države, pod uvjetom da je ta država članica Europske unije ili, ako nije, da je potpisnica Europske konvencije o ljudskim pravima ili da jamči prava koja su barem istovjetna pravima zajamčenima u toj Konvenciji;

(b) podatke o određenoj osobi daje samo primateljima, koji nisu institucije i tijela Zajednice, na koje se ne primjenjuje nacionalno pravo doneseno u skladu s Direktivom 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (11), u skladu s člankom 9. Uredbe (EZ) br. 45/2001;

(c) ako određena osoba predstavlja prijetnju za sigurnost, sigurnosne mjere usmjerene su protiv te osobe i od te se osobe može tražiti da snosi nastale troškove. Te sigurnosne mjere mogu biti usmjerene protiv drugih osoba samo ako se mora kontrolirati neposredna ili velika prijetnja za sigurnost i ako su ispunjeni sljedeći uvjeti: (a) predviđene mjere protiv osobe koja predstavlja prijetnju za sigurnost ne mogu se poduzeti ili vjerojatno neće biti učinkovite; (b) Komisija ne može kontrolirati prijetnju za sigurnost vlastitim postupcima ili to ne može pravovremeno učiniti; (c) mjera ne predstavlja nerazmjernu opasnost za drugu osobu i njezina prava.

2. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost uspostavlja pregled sigurnosnih mjera za koje bi mogao biti potreban nalog suca u skladu sa zakonima i propisima država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.

3. Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se obratiti izvođaču da izvrši, u skladu s uputama i pod nadzorom Uprave za sigurnost, zadaće povezane sa sigurnošću.

Članak 7.

Sigurnosne mjere u pogledu osoba

1. Osobama u prostorima Komisije dodjeljuje se odgovarajuća razina zaštite, uzimajući u obzir zahtjeve zaštite i sigurnosti.

2. U slučaju velikih rizika za sigurnost, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava tjelesnu zaštitu članovima Komisije ili drugom osoblju ako se na temelju procjene prijetnje pokazalo da je takva zaštita potrebna u cilju osiguranja njihove sigurnosti i zaštite.

3. U slučaju velikog rizika za sigurnost, Komisija može naložiti evakuaciju svojih prostora.

4. Žrtvama nesreća ili napada u prostorima Komisije pruža se pomoć.

5. U cilju sprječavanja i kontrole rizika za sigurnost, ovlašteno osoblje može provoditi pozadinske provjere osoba na koje se ova Odluka primjenjuje kako bi utvrdilo je li davanje pristupa tim osobama prostorima ili podacima Komisije prijetnju za sigurnost. U tu svrhu, i u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 i odredbama iz članka 3. stavka 1., spomenuto ovlašteno osoblje može učiniti sljedeće:

(a) upotrijebiti bilo koji izvor informacija dostupan Komisiji, uzimajući u obzir pouzdanost izvora informacija;

(b) pristupiti osobnim podacima zaposlenika ili podacima koje Komisija ima o osobama koje zapošljava ili planira zaposliti ili o osoblju izvođača kada je to opravdano.

Članak 8.

Sigurnosne mjere u pogledu fizičke sigurnosti i imovine

1. Sigurnost imovine osigurava se primjenom odgovarajućih fizičkih i tehničkih zaštitnih mjera i odgovarajućih postupaka, dalje u tekstu „fizička sigurnost”, kojima se stvara višeslojni sustav.

2. U skladu s ovim člankom mogu se donositi mjere za zaštitu osoba ili podataka u Komisiji te za zaštitu imovine.

3. Ciljevi fizičke sigurnosti sljedeći su:

— sprječavanje nasilja protiv članova Komisije ili osoba na koje se primjenjuje ova Odluka,

— sprječavanje špijuniranja i prisluškivanja osjetljivih ili klasificiranih podataka,

— sprječavanje krađe, vandalizma, sabotaže i ostalih nasilnih djela čiji je cilj oštetiti ili uništiti zgrade ili imovinu Komisije,

— omogućavanje izvida i istrage sigurnosnih incidenata, između ostalog, provjerama evidencije ulazaka i izlazaka, pokrivenosti CCTV-om, snimaka telefonskih razgovora i sličnih podataka u skladu s člankom 22. stavkom 2. u nastavku i ostalim izvornima informacija.

4. Fizička sigurnost obuhvaća sljedeće:

— politiku pristupa koja se primjenjuje na svaku osobu ili vozilo koje traži pristup prostorima Komisije, uključujući parkirališta,

— sustav kontrole pristupa kojim su obuhvaćeni zaštitari, tehnička oprema i mjere, informacijski sustavi ili kombinacija svih tih elemenata.

5. U cilju osiguranja fizičke sigurnosti mogu se poduzeti sljedeće mjere:

— evidentiranje ulazaka osoba, vozila, robe i opreme u prostore Komisije i izlazaka iz njih,

— provjera identiteta u prostorima Komisije,

— pregled vozila, robe i opreme vizualnim i tehničkim sredstvima,

— sprječavanje ulaska neovlaštenih osoba, vozila i robe u prostore Komisije.

Članak 9.

Sigurnosne mjere u pogledu podataka

1. Sigurnošću podataka obuhvaćeni su svi podaci koje Komisija obrađuje.

2. Sigurnost podataka, bez obzira na njihov oblik, mora voditi računa o ravnoteži između transparentnosti, razmjernosti, odgovornosti i učinkovitosti s jedne strane i potrebe za zaštitom podataka od neovlaštenog pristupa, korištenja, otkrivanja, izmjene ili uništavanja s druge strane.

3. Cilj je sigurnosti podataka zaštita povjerljivosti, cjelovitosti i dostupnosti.

4. Postupci upravljanja rizikom stoga se upotrebljavaju za razvrstavanje podatkovne imovine i za razvoj razmjernih sigurnosnih mjera, postupaka i standarda, uključujući ublažavajuće mjere.

5. Ta se glavna načela u pozadini sigurnosti podataka primjenjuju posebno u pogledu sljedećih podataka:

(a) „klasificiranih podataka Europske unije”, odnosno svakog podatka ili materijala koji je označen stupnjem tajnosti EU-a i čije neovlašteno otkrivanje može uzrokovati različite stupnjeve ugroze interesa Europske unije ili jedne ili više država članica;

(b) „osjetljivih neklasificiranih podataka”, odnosno podataka ili materijala koje Komisija mora zaštititi zbog pravnih obveza propisanih Ugovorima ili aktima donesenima radi njihove provedbe, i/ili zbog njihove osjetljivosti. Osjetljivi neklasificirani podaci uključuju, ali nisu ograničeni na, podatke ili materijale obuhvaćene obvezom profesionalne tajne, kako je navedeno u članku 339. UFEU-a, podatke obuhvaćene interesima zaštićenima u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (12) koji se trebaju tumačiti zajedno s relevantnom sudskom praskom Suda Europske unije ili osobne podatke u okviru područja primjene Uredbe (EZ) br. 45/2001.

6. Na osjetljive neklasificirane podatke primjenjuju se pravila o postupanju s tim podacima i njihovu čuvanju. Oni se objavljuju samo onim osobama kojima je pristup podacima nužan. Kada se radi učinkovite zaštite povjerljivosti tih podataka to smatra nužnim, podaci se obilježavaju sigurnosnom oznakom i odgovarajućim uputama za postupanje koje odobrava glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost. Kada se s njima postupa ili ih se čuva u komunikacijskim i informacijskim sustavima, takvi se podaci štite i u skladu s Odlukom C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim standardima.

7. Protiv osobe koja je odgovorna za ugrožavanje ili gubitak klasificiranih podataka EU-a ili osjetljivih neklasificiranih podataka, koji su identificirani kao takvi u pravilima koja se odnose na postupanje s njima i njihovo čuvanje, može se pokrenuti stegovni postupak u skladu s Pravilnikom o osoblju. Tim se stegovnim postupkom ne dovode u pitanje daljnji pravni ili kazneni postupci nadležnih nacionalnih tijela država članica u skladu s njihovim pravilima i propisima i ugovorni pravni lijekovi.

Članak 10.

Sigurnosne mjere u pogledu komunikacijskih i informacijskih sustava

1. Svi komunikacijski i informacijski sustavi (CIS) koje upotrebljava Komisija moraju biti u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima.

2. Službe Komisije koje posjeduju CIS, njime upravljaju ili ga primjenjuju dopuštaju drugim institucijama, agencijama i tijelima Unije ili drugim organizacijama pristup tim sustavima pod uvjetom da te institucije, agencije i tijela Unije te ostale organizacije mogu dati razumno jamstvo da su njihovi IT sustavi zaštićeni na razini koja je u skladu s Komisijinom politikom sigurnosti informacijskih sustava iz Odluke C(2006) 3602, njezinim provedbenim pravilima i odgovarajućim sigurnosnim standardima. Komisija prati takvu sukladnost i, u slučaju ozbiljne ili trajne nesukladnosti, ima pravo zabraniti pristup.

Članak 11.

Forenzička analiza u pogledu kibernetičke sigurnosti

Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za provođenje forenzičke tehničke analize u suradnji s nadležnim službama Komisije kao potpore sigurnosnim istragama iz članka 13., u vezi s protuobavještajnim aktivnostima, neovlaštenom objavom podataka, kibernetičkim napadima i sigurnošću informacijskih sustava.

Članak 12.

Sigurnosne mjere u pogledu osoba i predmeta

1. U cilju osiguranja sigurnosti u Komisiji te sprječavanja i kontrole rizika, osoblje koje je ovlašteno u skladu s člankom 5. može, sukladno načelima iz članka 3., poduzeti, između ostalog, jednu ili više sljedećih sigurnosnih mjera:

(a) osiguranje mjesta i dokaza, uključujući evidenciju kontrole ulazaka i izlazaka te slike CCTV-a, u slučaju incidenata ili postupanja koje bi moglo dovesti do administrativnih, stegovnih, građanskih ili kaznenih postupaka;

(b) ograničene mjere koje se odnose na osobe koje predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući traženje od osoba da napuste prostore Komisije, udaljavanje osoba iz prostora Komisije, zabrana ulaska osobama u prostore Komisije na određeno vrijeme koje se određuje u skladu s kriterijima koji su utvrđeni provedbenim pravilima;

(c) ograničene mjere u pogledu predmeta koji predstavljaju prijetnju za sigurnost, uključujući uklanjanje, oduzimanje ili odstranjivanje predmeta;

(d) pretraga prostora Komisije, uključujući urede koji se u tim prostorima nalaze;

(e) pretraga CIS-a i opreme, podataka o telefonskom i telekomunikacijskom prometu, dnevničkih datoteka, korisničkih računa itd.;

(f) ostale posebne sigurnosne mjere sa sličnim učinkom u cilju sprječavanja ili kontrole rizika za sigurnost, posebno u kontekstu prava Komisije kao najmodavca ili poslodavca u skladu s primjenjivim nacionalnim zakonodavstvom.

2. U iznimnim okolnostima, članovi osoblja Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, koji su ovlašteni u skladu s člankom 5., mogu poduzeti sve potrebne hitne mjere, koje su strogo u skladu s načelima iz članka 3. Čim prije moguće nakon poduzimanja tih mjera, oni obavješćuju direktora Uprave za sigurnost, koji traži odgovarajući mandat od glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost, potvrđujući poduzete mjere i dopuštajući dodatne nužne radnje, te kontaktira, ako je potrebno, s nadležnim nacionalnim tijelima.

3. Sigurnosne mjere u skladu s ovim člankom evidentiraju se u trenutku kada su poduzete ili, u slučaju neposrednog rizika ili krizne situacije, unutar razumnog razdoblja nakon njihova poduzimanja. U potonjem slučaju, dokumentacija mora uključivati i elemente na kojima se temelji procjena postojanja neposrednog rizika ili krizne situacije. Dokumentacija može biti sažeta, ali bi trebala biti sastavljena na takav način da se osobama na koje se mjera primjenjuje omogući ostvarivanje prava obrane i zaštite osobnih podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 te da se omogući provjera zakonitosti mjere. U osobne podatke o dotičnom zaposleniku ne uključuju se informacije o njemu namijenjenim posebnim sigurnosnim mjerama.

4. Kada poduzima sigurnosne mjere u skladu s točkom (b), Komisija jamči i to da dotična osoba ima mogućnost obratiti se odvjetniku ili osobi od povjerenja i da je upoznata sa svojim pravom da se obrati Europskom nadzorniku za zaštitu podataka.

Članak 13.

Istrage

1. Ne dovodeći u pitanje članak 86. i Prilog IX. Pravilnika o osoblju te bilo kakav poseban dogovor između Komisije i ESVD-a, npr. poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije, sigurnosne istrage mogu se provoditi u sljedećim slučajevima:

(a) u slučaju incidenata koji utječu na sigurnost u Komisiji, uključujući sumnje na kaznena djela;

(b) u slučaju mogućeg neovlaštenog otkrivanja osjetljivih neklasificiranih podataka, klasificiranih podataka EU-a ili klasificiranih podataka Euratoma, krivog postupanja s tim podacima ili njihova ugrožavanja;

(c) u kontekstu protuobavještajnih aktivnosti ili borbe protiv terorizma;

(d) u slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata.

2. Odluku o provođenju sigurnosne istrage donosi glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost, koji je i primatelj izvješća o istrazi.

3. Sigurnosne istrage provodi samo ovlašteno osoblje Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost, kojem je dodijeljen taj mandat u skladu s člankom 5.

4. Ovlašteno osoblje izvršava svoje ovlasti sigurnosne istrage neovisno, kako je navedeno u mandatu i ima ovlasti iz članka 12.

5. Ovlašteno osoblje koje ima ovlasti za provođenje sigurnosnih istraga može prikupljati podatke iz svih dostupnih izvora u vezi s upravnim ili kaznenim djelima počinjenima u prostorima Komisije ili u kojima su sudjelovale osobe iz članka 2. stavka 3. bilo kao žrtve ili kao počinitelji takvih kaznenih djela.

6. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost obavješćuje nadležna tijela države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi ako je primjenjivo, a posebno ako istraga upućuje na to da je počinjeno kazneno djelo. U tom kontekstu, Glavna uprava za ljudske resurse može, ako je primjereno i potrebno, pružiti potporu nadležnim tijelima države članice domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi.

7. U slučaju ozbiljnih kibernetičkih incidenata Glavna uprava za informatiku blisko surađuje s Glavnom upravom za ljudske resurse i sigurnost u cilju pružanja potpore u svim tehničkim pitanjima. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost u dogovoru s Glavnom upravom za informatiku odlučuje kada je primjereno obavijestiti nadležna tijela države domaćina ili druge države članice na koju se to odnosi. Službe za koordinaciju u slučaju incidenata Tima za hitne računalne intervencije europskih institucija, tijela i agencija (CERT-EU) upotrebljavat će se za potporu drugim tijelima i agencijama EU-a koje bi mogle biti pogođene.

8. Sigurnosne istrage evidentiraju se.

Članak 14.

Podjela nadležnosti za sigurnosne istrage i ostale vrste istraga

1. Ako Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost provodi sigurnosne istrage, kako je navedeno u članku 13., i ako su te istrage u okviru nadležnosti Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) ili Ureda Komisije za istražne radnje i stegovne postupke (IDOC), ona se odmah povezuje s tim tijelima kako ne bi ugrozila radnje koje će kasnije poduzeti OLAF ili IDOC. Ako je potrebno, Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost poziva OLAF i IDOC da se uključe u istragu.

2. Sigurnosnim istragama iz članka 13. ne dovode se u pitanje ovlasti OLAF-a i IDOC-a propisane pravilima kojima su uređena ta tijela. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pruži tehničku pomoć u istragama koje su pokrenuli OLAF ili IDOC.

3. Od Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost može se tražiti da pomogne agentima OLAF-a prilikom pristupa prostorima Komisije u skladu s člankom 3. stavkom 5. i člankom 4. stavkom 4. Uredbe (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća (13) kako bi im olakšala izvršavanje njihovih zadaća. Uprava za sigurnost o takvim zahtjevima za pomoć obavješćuje Glavnog tajnika i glavnog direktora Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost ili, ako se takva istraga provodi u prostorima Komisije u kojima se nalaze uredi članova Komisije ili Glavnog tajnika, predsjednika Komisije i povjerenika zaduženog za ljudske resurse.

4. Ne dovodeći u pitanje članak 22. točku (a) Pravilnika o osoblju, ako su za predmet nadležni Uprava za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i IDOC, Uprava za sigurnost, kada izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse u skladu s člankom 13., čim prije moguće ga savjetuje postoji li osnova da se predmet povjeri IDOC-u. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost. O tome pitanju odlučuje glavni direktor za ljudske resurse i sigurnost.

5. Kada je slučaj u nadležnosti i Uprave za sigurnost Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i OLAF-a, Uprava za sigurnost odmah izvješćuje glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost i čim prije obavješćuje glavnog direktora OLAF-a. Ova se faza smatra dostignutom kada prestane neposredna prijetnja za sigurnost.

Članak 15.

Sigurnosni inspekcijski pregledi

1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede kako bi provjerila poštuju li službe Komisije i osobe ovu Odluku i njezina provedbena pravila te kako bi prema potrebi dala preporuke.

2. Ako je potrebno, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost poduzima sigurnosne inspekcijske preglede ili sigurnosno praćenje ili posjete radi procjene stanja čija je svrha provjeriti jesu li osoblje Komisije, imovina i podaci za koje su odgovorne institucije, agencije ili tijela Unije, države članice, treće države ili međunarodne organizacije primjereno zaštićeni u skladu sa sigurnosnim pravilima, propisima i standardima koji su barem istovjetni onima koje primjenjuje Komisija. Ako je primjereno i u duhu dobre suradnje između uprava, sigurnosni inspekcijski pregledi također uključuju inspekcijske preglede koji se provode u kontekstu razmjene klasificiranih podataka s ostalim institucijama, tijelima i agencijama Unije, s državama članicama ili trećim zemljama ili s međunarodnim organizacijama.

3. Ovaj se članak primjenjuje mutatis mutandis na osoblje Komisije koje radi u delegacijama Unije, ne dovodeći u pitanje poseban dogovor sklopljen 28. svibnja 2014. između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost Europske komisije i Europske službe za vanjsko djelovanje o dužnoj pažnji prema osoblju Komisije koje radi u delegacijama Unije.

Članak 16.

Izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama

1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za uvođenje odgovarajućih mjera za izvanredna stanja u slučaju da očekuje prijetnje i incidente koji utječu na sigurnost Komisije ili kao odgovor na njih, te za uvođenje mjera potrebnih za upravljanje kriznim situacijama.

2. Mjere za izvanredna stanja iz stavka 1. razmjerne su razini prijetnje za sigurnost. Stupnjevi izvanrednih stanja definiraju se u bliskoj suradnji s nadležnim službama drugih institucija, agencija i tijela Unije te s nadležnim službama države članice ili država članica u kojima se nalaze prostori Komisije.

3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost kontaktna je točka za izvanredna stanja i upravljanje kriznim situacijama.

POGLAVLJE 4.

USTROJSTVO

Članak 17.

Opće odgovornosti službi Komisije

1. Nadležnosti Komisije iz ove Odluke izvršava Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost pod nadležnošću i odgovornošću člana Komisije odgovornog za sigurnost.

2. Posebni mehanizmi u pogledu kibernetičke sigurnosti definirani su u Odluci C(2006) 3602.

3. Nadležnost za provedbu ove Odluke i njezinih provedbenih pravila te za kontinuiranu sukladnost s njima može se prenijeti na druge službe Komisije u slučajevima kada se decentraliziranim pružanjem sigurnosti omogućuje znatno veća učinkovitost te ušteda resursa i vremena, primjerice zbog zemljopisne lokacije predmetnih usluga.

4. Ako se primjenjuje stavak 3., Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost i, ako je primjenjivo, glavni direktor za informatiku, sklapaju sporazume s pojedinim službama Komisije, kojima se utvrđuju jasne uloge i odgovornosti za provedbu i praćenje sigurnosnih politika.

Članak 18.

Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost

1. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost posebno je odgovorna za sljedeće:

1. razvoj sigurnosne politike, provedbenih pravila i sigurnosnih obavijesti Komisije;

2. prikupljanje podataka u cilju ocjenjivanja prijetnji i rizika za sigurnost te o svim pitanjima koja bi mogla utjecati na sigurnost u Komisiji;

3. pružanje elektroničkog protunadzora i zaštite u svim objektima Komisije, uzimajući u obzir procjenu prijetnje i dokaze o neovlaštenim aktivnostima protiv interesa Komisije;

4. pružanje usluge hitnih intervencija za službe i osoblje Komisije 24 sata na dan, 7 dana u tjednu u slučaju problema povezanih sa sigurnošću i zaštitom;

5. provedbu sigurnosnih mjera u cilju ublažavanja rizika za sigurnost te razvijanje i održavanje odgovarajućeg CIS-a za svoje operativne potrebe, posebno u područjima kontrole fizičkog pristupa, upravljanja sigurnosnim ovlaštenjima i postupanja s osjetljivim podacima i klasificiranim podacima EU-a;

6. jačanje svijesti, organizaciju sigurnosnih vježbi manjih i većih razmjera te osposobljavanje i savjetovanje o svim pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji u cilju promicanja kulture sigurnosti i stvaranja skupine osoblja koje je primjereno osposobljeno za sigurnosna pitanja.

2. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost osigurava, ne dovodeći u pitanje nadležnosti i odgovornosti drugih službi Komisije, veze sa sljedećim vanjskim tijelima:

1. sigurnosnim službama drugih institucija, agencija i tijela Komisije o pitanjima koja se odnose na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;

2. sigurnosnim i obavještajnim službama te službama za procjenu prijetnje, uključujući tijela za nacionalnu sigurnost, država članica, trećih zemalja i međunarodnih organizacija i tijela o pitanjima koja utječu na sigurnost osoba, imovine i podataka u Komisiji;

3. policijom i ostalim hitnim službama o svim rutinskim i izvanrednim pitanjima koja utječu na sigurnost Komisije;

4. sigurnosnim tijelima drugih institucija, agencija ili tijela Unije, država članica i trećih zemalja u području odgovora na kibernetičke napade s mogućim učinkom na sigurnost u Komisiji;

5. u pogledu primitka, procjene i distribucije obavještajnih podataka o prijetnjama koje terorističke i špijunske aktivnosti predstavljaju za sigurnost u Komisiji;

6. u pogledu pitanja koja se odnose na klasificirane podatke, kako je detaljno opisano u Odluci Komisije (EU, Euratom) 2015/444 (14).

3. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost odgovorna je za sigurni prijenos podataka koji se izvršava u skladu s ovim člankom, uključujući prijenos osobnih podataka.

Članak 19.

Komisijina stručna skupina za sigurnost

Osniva se Komisijina stručna skupina za sigurnost s mandatom da savjetuje Komisiju, ako je potrebno, o pitanjima koja se odnose na njezinu unutarnju sigurnosnu politiku i posebno o zaštiti klasificiranih podataka EU-a.

Članak 20.

Lokalni službenici za sigurnost

1. Svaka služba ili kabinet Komisije imenuju lokalnog službenika za sigurnost koji djeluje kao glavna točka za kontakt između svoje službe i Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost o svim pitanjima koja se odnose na sigurnost u Komisiji. Ako je potrebno, može biti imenovan jedan ili više zamjenika lokalnog službenika za sigurnost. Lokalni službenik za sigurnost mora biti dužnosnik ili član privremenog osoblja.

2. Kao glavna točka za kontakt za pitanja sigurnosti u toj službi Komisije ili Kabinetu, LSO redovito izvješćuje Glavnu upravu za ljudske resurse i sigurnost i svoje nadređene o pitanjima sigurnosti u svojoj službi Komisije i bez odlaganja u slučaju sigurnosnih incidenata, uključujući slučajeve kada su klasificirani podaci EU-a ili osjetljivi neklasificirani podaci mogli biti ugroženi.

3. Za pitanja povezana sa sigurnošću komunikacijskih i informacijskih sustava, lokalni službenik za sigurnost povezuje se sa službenikom za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini svoje službe Komisije, čije su uloge i odgovornosti propisane u Odluci C(2006) 3602.

4. On pridonosi sigurnosnom osposobljavanju i aktivnostima jačanja svijesti u skladu s konkretnim potrebama osoblja, ugovaratelja i ostalih osoba koje rade u nadležnosti te službe Komisije.

5. Lokalnom službeniku za sigurnost mogu se dodijeliti posebne zadaće u slučajevima velikog ili neposrednog rizika za sigurnosti ili u izvanrednim situacijama na zahtjev Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost. Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost o tim posebnim zadaćama obavješćuje glavnog direktora ili direktora za ljudske resurse lokalne glavne uprave za koju radi lokalni službenik za sigurnost.

6. Odgovornostima lokalnog službenika za sigurnost ne dovode se u pitanje uloga i odgovornosti službenika za informacijsku sigurnost na lokalnoj razini, upravitelja za zdravlje i sigurnost, nadzornog službenika registarskog ureda ili ostale funkcije koje podrazumijevaju odgovornost za pitanja sigurnosti i zaštite. Lokalni službenik za sigurnost povezuje se s njima kako bi osigurao dosljedan i usklađen pristup sigurnosti i učinkovit protok informacija o pitanjima povezanima sa sigurnošću u Komisiji.

7. Lokalni službenik za sigurnost ima izravan pristup svojem glavnom direktoru ili načelniku službe te obavješćuje osobu koja mu je izravno nadređena. On ima sigurnosno ovlaštenje za pristup klasificiranim podacima EU-a barem do razine SECRET UE/EU SECRET.

8. U cilju promicanja razmjene podataka i najbolje prakse, Glavna uprava za ljudske resurse i sigurnost organizira konferenciju lokalnih službenika za sigurnost barem dva puta godišnje. Lokalni službenici za sigurnost moraju obavezno sudjelovati na tim konferencijama.

POGLAVLJE 5.

PROVEDBA

Članak 21.

Provedbena pravila i sigurnosne obavijesti

1. Prema potrebi će se provedbena pravila za ovu Odluku donijeti putem posebne odluke Komisije o ovlaštenju člana Komisije nadležnog za sigurnosna pitanja, u skladu s Poslovnikom.

2. Kada dobije ovlasti na temelju prethodno navedene odluke Komisije, član Komisije nadležan za sigurnosna pitanja može pripremiti sigurnosne obavijesti u kojima se navode sigurnosne smjernice i najbolja praksa u okviru područja primjene ove Odluke i njezinih provedbenih pravila.

3. Komisija može prenijeti zadaće navedene u prvom i drugom stavku ovog članka na glavnog direktora za ljudske resurse i sigurnost posebnom odlukom o prijenosu ovlasti, u skladu s Poslovnikom.

POGLAVLJE 6.

RAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 22.

Obrada osobnih podataka

1. Komisija obrađuje osobne podatke potrebne za provedbu ove Odluke u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.

2. Bez obzira na mjere koje su već uspostavljene u trenutku donošenja ove Odluke i priopćene Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (15), na svaku mjeru iz ove Odluke koja podrazumijeva obradu osobnih podataka, kao što su podaci iz evidencije ulazaka i izlazaka, snimke CCTV-a, snimke telefonskih poziva dežurnim uredima ili centralama i slični podaci, koji su potrebni zbog sigurnosnih razloga ili radi odgovora na krizu, primjenjuju se provedbena pravila u skladu s člankom 21., u kojima su propisane odgovarajuće zaštitne mjere za osobe čiji se podaci obrađuju.

3. Glavni direktor Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost odgovoran je za sigurnost obrade osobnih podataka koja se provodi u kontekstu ove Odluke.

4. Ta se provedbena pravila i postupci donose nakon savjetovanja sa službenikom za zaštitu osobnih podataka i Europskim nadzornikom za zaštitu podataka u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001.

Članak 23.

Transparentnost

Ova Odluka i njezina provedbena pravila stavljaju se na znanje osoblju Komisije i svim osobama na koje se primjenjuju.

Članak 24.

Stavljanje prethodnih odluka izvan snage

Odluka C(94) 2129 stavlja se izvan snage.

Članak 25.

Stupanje na snagu

Ova Odluka stupa na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 13. ožujka 2015. Za Komisiju Predsjednik Jean-Claude JUNCKER

(1) Usp. „Arrangement entre le Gouvernement belge et le Parlement européen, le Conseil, la Commission, le Comité économique et social européen, le Comité des régions, la Banque européenne d'investissement en matière de sécurité” od 31. prosinca 2004., „Accord de sécurité signé entre la Commission et le Gouvernement luxembourgeois” od 20. siječnja 2007. i „Accordo tra il Governo italiano e la Commissione europea dell'energia atomica (Euratom) per l'istituzione di un Centro comune di ricerche nucleari di competenza generale” od 22. srpnja 1959.

(2) DPO-914.2, DPO-93.7, DPO-153.3, DPO-870.3, DPO-2831.2, DPO-1162.4, DPO-151.3, DPO-3302.1, DPO-508.6, DPO-2638.3, DPO-544.2, DPO-498.2, DPO-2692.2, DPO-2823.2.

(3) Odluka Komisije C(94) 2129 od 8. rujna 1994. o zadaćama Ureda za sigurnost.

(4) Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima EU-a i o slobodnom kretanju takvih podataka (SL L 8, 12.1.2001., str. 1.).

(5) Uredba (EEZ, Euratom, EZUČ) br. 259/68 Vijeća od 29. veljače 1968. kojom se utvrđuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike i Uvjeti zaposlenja ostalih službenika Europskih zajednica i kojom se uvode posebne mjere koje se privremeno primjenjuju na dužnosnike Komisije (Uvjeti za zapošljavanje ostalih državnih službenika) (SL L 56, 4.3.1968., str. 1.).

(6) Odluka Visokog predstavnika Unije za vanjske poslove i sigurnosnu politiku 2013/C/190/01 od 19. travnja 2013. o sigurnosnim pravilima Europske službe za vanjsko djelovanje (SL C 190, 29.6.2013., str. 1.).

(7) Odluka Komisije 2002/47/EZ, EZUČ, Euratom od 23. siječnja 2002. o izmjeni njezinog Poslovnika (SL L 21, 24.1.2002., str. 23.) kojoj su priložene odredbe o upravljanju dokumentima.

(8) Odluka Komisije 2004/563/EZ, Euratom od 7. srpnja 2004. o izmjeni njezinog Poslovnika (SL L 251, 27.7.2004., str. 9.) kojoj su priložene odredbe o elektroničkim i digitalnim dokumentima.

(9) Odluka komisije C(2006) 1623 od 21. travnja 2006. kojom se uspostavlja usklađena politika za zdravlje i sigurnost na radu za svo osoblje Europske komisije.

(10) Odluka Komisije C(2006) 3602 od 16. kolovoza 2006. o sigurnosti informacijskih sustava koje koristi Europska komisija.

(11) Direktiva 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 24. listopada 1995. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom protoku takvih podataka (SL L 281, 23.11.1995., str. 31.).

(12) Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL L 145, 31.5.2001., str. 43.).

(13) Uredba (EU, Euratom) br. 883/2013 Europskog parlamenta i Vijeća od 11. rujna 2013. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) i o stavljanju izvan snage Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća te Uredbe Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 (SL L 248, 18.9.2013., str. 1.).

(14) Odluka Komisije (EU, Euratom) 2015/444 od 13. ožujka 2015. o sigurnosnim pravilima za zaštitu klasificiranih podataka EU-a (vidjeti stranicu 53 ovoga Službenog lista).

(15) DPO-914.2, DPO-93.7, DPO-153.3, DPO-870.3, DPO-2831.2, DPO-1162.4, DPO-151.3, DPO-3302.1, DPO-508.6, DPO-2638.3, DPO-544.2, DPO-498.2, DPO-2692.2, DPO-2823.2.