HR Službeni list Europske unije 283

32010D0767



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE 09.12.2010.

ODLUKA KOMISIJE

od 9. prosinca 2010.

o izmjeni Odluke C(2007) 2286 o donošenju Pravila Europskog istraživačkog vijeća za podnošenje prijedloga i pripadajuću procjenu, odabir i natječaj o javnim nabavama za neizravne aktivnosti u okviru posebnog programa „Ideje” Sedmog okvirnog programa (od 2007. do 2013.)

(Tekst značajan za EGP)

(2010/767/EU)

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EZ) br. 1906/2006 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2006. o utvrđivanju pravila za sudjelovanje poduzeća, istraživačkih centara i sveučilišta u aktivnostima u okviru Sedmog okvirnog programa te za širenje rezultata istraživanja (od 2007. do 2013.) (1), a posebno njezin članak 16. stavak 3.,

budući da:

(1) Komisija je Odlukom C(2007) 2286 od 6. lipnja 2007. donijela pravila za podnošenje prijedloga Europskom istraživačkom vijeću (EIV) i pripadajuću procjenu, odabir i natječaj o javnim nabavama za neizravne aktivnosti u okviru posebnog programa „Ideje” Sedmog okvirnog programa (od 2007. do 2013.) („Pravila EIV-a”).

(2) Komisija je Odlukom C(2007) 4429 od 27. rujna 2007. ta pravila izmijenila.

(3) Na temelju iskustva stečenog tijekom prvih poziva Europskog istraživačkog vijeća iz 2007., 2008. i 2009. te uzimajući u obzir promjene uvedene u zakonodavstvo Europske unije ili na izričit zahtjev Znanstvenog vijeća EIV-a, Odluku C(2007) 2286 treba na odgovarajući način izmijeniti,

DONIJELA JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Pravila EIV-a za podnošenje prijedloga i pripadajuću procjenu, odabir i natječaj o javnim nabavama za neizravne aktivnosti u okviru posebnog programa „Ideje” Sedmog okvirnog programa (od 2007. do 2013.) utvrđena Odlukom C(2007) 2286 zamjenjuju se pravilima iz Priloga.

Članak 2.

1. Pravila EIV-a za podnošenje prijedloga i pripadajuću procjenu, odabir i natječaj o javnim nabavama za neizravne aktivnosti u okviru posebnog programa „Ideje” Sedmog okvirnog programa (od 2007. do 2013.) primjenjuju se na sve pozive EIV-a za prijedloge objavljene od dana stupanja na snagu ove Odluke.

2. Odredbe o imenovanju i naknadama za nezavisne stručnjake i glavne istražitelje pozvane na razgovor kako je utvrđeno u obrascu pisama o imenovanju koje je Komisija usvojila, kao i odredbe iz odjeljka 3. te priloga B i C Pravilima EIV-a za podnošenje prijedloga i pripadajuće procjene, odabira i natječaja o javnim nabavama za neizravne aktivnosti u okviru posebnog programa „Ideje” Sedmog okvirnog programa (od 2007. do 2013.), primjenjuju se od dana stupanja na snagu ove Odluke.

Članak 3.

Ova Odluka stupa na snagu dvadesetog dana od dana objave u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bruxellesu 9. prosinca 2010. Za Komisiju Predsjednik José Manuel BARROSO

(1) SL L 391, 30.12.2006., str. 1.

PRILOG

EUROPSKO ISTRAŽIVAČKO VIJEĆE

Pravila za podnošenje prijedloga i pripadajuću procjenu, odabir i natječaj o javnim nabavama koja se odnose na posebni program „Ideje” Sedmog okvirnog programa (od 2007. do 2013.)

SADRŽAJ

1. Preambula – definicija pojmova

2. Uvod

2.1. Načela

2.2. Podnošenje prijedloga

2.2.1. Poziv na podnošenje prijedloga

2.2.2. Prethodna registracija

2.2.3. Podnošenje prijedloga

2.2.4. Pomoć kod podnošenja

2.2.5. Primitak

2.2.6. Provjera prihvatljivosti

3. Ocjena stručnog pregleda

3.1.1. Uloga nezavisnih stručnjaka

3.1.2. Imenovanje stručnjaka

3.1.2.1. Izuzeće nezavisnih stručnjaka na zahtjev podnositelja zahtjeva

3.1.3. Uvjeti imenovanja, pravila ponašanja i sukob interesa

3.1.4. Nezavisni promatrači

3.1.5. Organiziranje ocjene stručnog pregleda

3.1.6. Organiziranje ocjene stručnog pregleda

3.1.6.1. Ocjena stručnog pregleda graničnih istraživačkih projekata

3.1.6.2. Dvostupanjski postupak podnošenja zahtjeva za granične istraživačke projekte

3.1.6.3. Ocjena stručnog pregleda koordinacije i pomoćnih aktivnosti

3.1.7. Rezultati ocjene stručnog pregleda, odabir i odbijanje prijedloga

3.1.8. Povratne informacije

3.1.9. Pomoć i naknadni postupak

3.1.10. Izvješćivanje i informiranje o postupku ocjene stručnog pregleda

4. Odluka o natječaju i priprema ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

5. Prilozi

5.1. Prilog A – Postupci za dostavljanje prijedloga na papiru

5.2. Prilog B – Postupci etičke provjere

5.3. Prilog C – Pravila o naknadama za putne troškove, dnevnice i smještaj glavnih istražitelja pozvanih na razgovor

5.4. Prilog D – Sigurnosno postupanje – osjetljive aktivnosti EIV-a

1. PREAMBULA – DEFINICIJA POJMOVA

Europsko istraživačko vijeće (EIV) osnovala je Europska komisija (1) u skladu s odredbama posebnog programa „Ideje” Sedmog okvirnog programa za istraživanje, tehnološki razvoj i demonstracijske aktivnosti („posebni program ‚Ideje’”) (2), kao sredstvo za provedbu tog posebnog programa.

EIV se sastoji od Znanstvenog vijeća, glavnog tajnika i posebne provedbene strukture koju je Europska komisija osnovala kao Izvršnu agenciju Europskog istraživačkog vijeća (3); EIV odgovara Komisiji i djeluje sukladno uvjetima samostalnosti i integriteta koje jamči Komisija.

Radi jasnoće, na ovaj se dokument primjenjuju sljedeće definicije pojmova:

Pojam „IAEIV” odnosi se na Izvršnu agenciju Europskog istraživačkog vijeća.

Pojam „FP7” odnosi se na „Sedmi okvirni program za istraživanje, tehnološki razvoj i demonstracijske aktivnosti (od 2007. do 2013.)” (4).

Pojam „Pravila sudjelovanja” odnosi se na „Pravila za sudjelovanje poduzeća, istraživačkih centara i sveučilišta u aktivnostima u okviru Sedmog okvirnog programa te širenja rezultata istraživanja (od 2007. do 2013.)” (5).

Pojam „Financijska uredba” odnosi se na Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o „Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica” (6).

2. UVOD

Svrha ovog dokumenta je utvrditi pravila koja se primjenjuju na podnošenje prijedloga i ocjenu stručnog pregleda te dodjelu bespovratnih sredstava uspješnim prijedlozima. Pravila utvrđuju temeljne pokazatelje osmišljene kako bi se zajamčilo da su postupci koji vode dodjeli bespovratnih sredstava strogi, pravedni, učinkoviti i prikladni. Pravila su definirana u suradnji sa Znanstvenim vijećem EIV-a, pri čemu je ono među ostalim odgovorno za utvrđivanje radnog programa „Ideje”, metode za ocjenu stručnog pregleda sukladno posebnom programu „Ideje” te pronalaženje nezavisnih stručnjaka koji pomažu takvoj ocjeni stručnog pregleda. Usvojila ih je Komisija u skladu s Pravilima sudjelovanja.

Odjeljak 1. opisuje ključna načela koja se primjenjuju na cijeli postupak, od podnošenja prijave do dodjele: izvrsnost, transparentnost, pravednost i nepristranost, učinkovitost i brzina; kao i etička razmatranja.

Odjeljak 2. opisuje postupke za podnošenje prijedloga i način na koji se s njima nakon toga postupa, uključujući procjenu prihvatljivosti.

Odjeljak 3. opisuje ocjenu stručnog pregleda, uključujući odabir i imenovanje nezavisnih stručnjaka, postupanje prema potencijalnim i stvarnim sukobima interesa i organiziranje ocjene stručnog pregleda.

Odjeljak 4. opisuje pripremu dodjele bespovratnih sredstava.

2.1. Načela

Proces, od podnošenja prijedloga do dodjele bespovratnih sredstava, počiva na nizu čvrsto utvrđenih načela:

— Izvrsnost. Projekti odabrani za financiranje moraju pokazati visoku znanstvenu i/ili tehničku kvalitetu.

— Transparentnost. Financiranje i odluke o dodjeli sredstava moraju se temeljiti na jasnim pravilima i postupcima, a pravni subjekti podnositelji zahtjeva i glavni istražitelji trebaju dobiti odgovarajuće povratne informacije o rezultatu ocjene stručnog pregleda njihovih prijedloga.

— Pravednost i nepristranost. Sa svim se prijedlozima postupa dosljedno i jednako. Prijedlozi se moraju ocjenjivati nepristrano i prema postignućima, bez obzira na njihovo porijeklo ili identitet subjekta koji podnosi prijedlog, glavnog istražitelja ili bilo kojeg drugog člana tima.

— Povjerljivost. Prema svim prijedlozima i pripadajućim podacima, znanju i dokumentima dostavljenim Izvršnoj agenciji Europskog istraživačkog vijeća (IAEIV) mora se postupati povjerljivo.

— Učinkovitost i brzina. Ocjena stručnog pregleda, dodjela i priprema bespovratnih sredstava trebaju se obaviti u najbržem roku, primjereno cilju održavanja kvalitete ocjene stručnog pregleda te poštujući pravni okvir.

— Etička i sigurnosna pitanja. Iz procesa ocjene stručnog pregleda, odabira ili dodjele bespovratnih sredstava se u bilo kojem trenutku može isključiti svaki prijedlog koji krši temeljna etička načela ili koji nije usklađen s relevantnim sigurnosnim postupcima.

2.2. Podnošenje prijedloga

2.2.1. Poziv na podnošenje prijedloga

Prijedlozi se podnose u odgovoru na poziv na dostavu prijedloga („pozivi”) (7). Sadržaj i vrijeme poziva utvrđeni su radnim programom „Ideje” i objavljeni u Službenom listu Europske unije („tekst poziva”) na internetskim stranicama Komisije (8) te na internetskoj stranici Europskog istraživačkog vijeća na kojoj će se nalaziti poveznice na stranice Komisije.

Pozivi na granične istraživačke projekte mogu navoditi okvirni proračun za cjelokupni poziv ili okvirne proračune za područja istraživanja u okviru poziva koji će se procjenjivati na zasebnim panelima nezavisnih stručnjaka.

Poziv će također navoditi odvija li se podnošenje prijedloga u jednom ili dva stupnja i/ili je potrebno slijediti postupak ocjene stručnog pregleda u jednom ili dva stupnja. U slučaju podnošenja prijedloga u dva stupnja, samo se oni s pozitivno ocijenjenim prijedlozima u prvom stupnju pozivaju da dostave potpune prijedloge u drugom stupnju.

2.2.2. Prethodna registracija

Zbog pristupa odozdo prema gore iz posebnog programa „Ideje”, EIV očekuje veliki broj prijedloga u svim područjima istraživanja. Kako bi se omogućilo da EIV osigura potrebna sredstva i stručnost za postupak ocjene stručnog pregleda, poziv može predvidjeti prethodnu registraciju.

Prethodna registracija može podrazumijevati izjavu o namjeravanom predmetu i predviđenim istraživačkim ciljevima prijedloga.

Ako pozivi predviđaju prethodnu registraciju, potencijalni podnositelj prije roka za prethodnu registraciju zahtijeva prijavu i lozinku za Elektronički servis za podnošenje prijedloga (trenutačno sustav EPSS, u tekstu navedeno kao „elektronički sustav za podnošenje prijedloga”) potreban za podnošenje prijedloga. Rok(ovi) za prethodnu registraciju mogu biti utvrđeni nekoliko tjedana prije roka za podnošenje prijedloga. Prethodna registracija i podnošenje prijedloga su dvije različite faze. Ako poziv predviđa prethodnu registraciju, a podnositelj zahtjeva se unaprijed ne registrira, elektronički sustav za podnošenje prijedloga neće prihvatiti prijedlog tog kandidata.

Kada pozivi ne predviđaju prethodnu registraciju, potencijalni podnositelj zahtjeva se i dalje treba registrirati i zatražiti lozinku za sustav EPSS kako bi mogao podnijeti prijedlog prije roka za taj poziv.

U iznimnim slučajevima potencijalni podnositelj zahtjeva može zatražiti odobrenje IAEIV da prijedlog dostavi na papiru kako je predviđeno u Prilogu A ovoj Odluci.

2.2.3. Podnošenje prijedloga

Prijedlozi i prema potrebi prethodne registracije podnose se elektronički putem internetskog elektroničkog sustava za podnošenje prijedloga kojim upravlja Komisija (trenutačno sustav EPSS).

Prijedlozi za „granične” istraživačke aktivnosti će sukladno odredbama radnog programa „Ideje” uključivati glavnog istražitelja odnosno imenovanu osobu koja snosi znanstvenu odgovornost za projekt. Prijedloge podnosi glavni istražitelj ovlašten od strane predložene institucije domaćina, koja je formalno pravni subjekt podnositelja zahtjeva i kojoj se odobravaju bespovratna sredstva (9). Glavni istražitelj će biti glavni komunikacijski kanal između IAEIV-a i pravnog subjekta podnositelja zahtjeva tijekom cjelokupnog procesa podnošenja prijedloga i ocjene stručnog pregleda.

Prije pokušaja podnošenja prijedloga potrebno je provesti pripremu i prijenos na udaljeno računalo svih podataka i prijedloga te suglasnosti s uvjetima korištenja elektroničkog sustava za podnošenje prijedloga i ocjenu stručnog pregleda.

Elektronički sustav podnošenja prijedloga će provesti niz osnovnih provjera. Elektronički sustav za podnošenje prijedloga će kandidatu dozvoliti podnošenje prijave tek nakon dovršenja tih provjera. Ove provjere ne zamjenjuju formalne provjere prihvatljivosti iz odjeljka 2.2.6 te ne mogu osigurati da sadržaj tih podataka odgovara zahtjevima poziva. Smatra se da je podnošenje izvršeno u trenutku kada glavni istražitelj pokrene završni proces podnošenja prijedloga, kako je naveo elektronički sustav za podnošenje prijedloga i ne prije toga roka.

Prijedlozi poslani na odvojivim elektroničkim medijima za pohranu (npr. CD-ROM ili neki drugi slični elektronički uređaj), elektroničkom poštom ili putem faksa neće se smatrati dostavljenim te se neće procjenjivati. U iznimnim slučajevima, ako glavni istražitelj nema načina pristupiti elektroničkom sustavu za podnošenje prijedloga, on ili ona može zatražiti odobrenje IAEIV-a da isti dostavi na papiru. Postupci vezani uz takav zahtjev i formalnosti o dostavljanju prijedloga na papiru propisani su u Prilogu A ovim Pravilima.

Postupak za povlačenje prijedloga bit će sadržan u odgovarajućem Vodiču za podnositelje prijedloga. Prilikom ocjene stručnog pregleda ili odabira povučeni prijedlog neće se naknadno razmatrati.

Ako se zaprimi više prijava za isti prijedlog, ocjenjivat će se samo najnovija prihvatljiva verzija.

Prijedlozi se stalno zadržavaju u osiguranim uvjetima. Nakon što više nisu potrebne, uništavaju se sve preslike osim onih koje su nužne u svrhu arhiviranja i/ili revizije.

2.2.4. Pomoć kod podnošenja

Vodič za podnositelje prijedloga detaljno objašnjava na koji način glavni istražitelji, članovi tima ili pravni subjekti podnositelja zahtjeva mogu zatražiti pomoć ili informacije o bilo kojem pitanju u vezi s pozivom. Pojedinosti o kontaktima predviđene su u službama za pomoć pri Nacionalnim kontaktnim točkama, IAEIV-u i EIV-u. Za pomoć kod pitanja u vezi s elektroničkim sustavom za podnošenje prijedloga predviđena je posebna služba.

2.2.5. Primitak

Datum i vrijeme zaprimanja posljednje verzije dostavljenog prijedloga se bilježe. Potvrda primitka šalje se elektroničkom poštom nakon roka u pozivu i sadrži:

— naslov prijedloga i jedinstveni identifikator prijedloga (broj prijedloga);

— identifikator poziva na koji se upućuje prijedlog;

— datum i vrijeme zaprimanja (koji je postavljen na vrijeme roka poziva za elektronički dostavljene prijedloge).

Nakon dostave, samo IAEIV stupa u kontakt s glavnim istražiteljem i/ili pravnim subjektom podnositeljem zahtjeva ako je potrebno pojasniti pitanja kao što je prihvatljivost ili radi provjere administrativnih ili pravnih podataka sadržanih u prijedlogu (10). Međutim, u dvostupanjskom postupku te samo kod izabranih prijava, glavni istražitelj ovlašten od strane pravnog subjekta podnositelja zahtjeva može biti pozvan da, pod uvjetima navedenim u pozivu, dostavi novi prijedlog ili dodatne informacije o izvornom prijedlogu i/ili da pristupi razgovoru.

2.2.6. Provjera prihvatljivosti

Prijedlozi moraju ispuniti sve kriterije prihvatljivosti da bi bili zadržani na ocjeni stručnog pregleda. Ovi se kriteriji nužno primjenjuju. U slučaju dvostupanjskog podnošenja prijedloga, provjeri prihvatljivosti podliježe svaki stupanj. Svi prijedlozi dostavljeni unutar poziva podliježu provjeri sljedećih kriterija prihvatljivosti:

— primitak prijedloga prije roka (datum i vrijeme utvrđeni u pozivu);

— cjelovitost prijedloga, odnosno prisutnost svih potrebnih dijelova i obrazaca (11);

— djelokrug poziva: sadržaj prijedloga mora biti u vezi s ciljevima, temama i sustavom financiranja iz poziva, kako je određeno radnim programom „Ideje”. Prijedlog će se smatrati neprihvatljivim zbog „djelokruga” samo u slučajevima kada nema dvojbe (12);

— svi dodatni kriteriji prihvatljivosti koji se primjenjuju na poziv navedeni u radnom programu „Ideje” i tehničkoj dokumentaciji poziva.

Ako prije, tijekom ili nakon ocjene stručnog pregleda postane jasno da nije zadovoljen jedan ili više kriterija prihvatljivosti, prijedlog se proglašava neprihvatljivim te se povlači iz daljnje procjene. U slučaju da postoji dvojba o prihvatljivosti prijedloga, ocjena stručnog pregleda može se nastaviti, ovisno o završnoj odluci o prihvatljivosti. Činjenica da se neki prijedlog ocjenjuje u takvim okolnostima nije dokaz njegove prihvatljivosti.

Ako je pitanje prihvatljivosti dvojbeno te se smatra da je potrebno sveobuhvatnije preispitivanje, može se sazvati odbor za preispitivanje prihvatljivosti. Uloga odbora je zajamčiti koherentno pravno tumačenje takvih slučajeva te jednako postupanje prema pravnim subjektima podnositeljima zahtjeva i glavnim istražiteljima koji sudjeluju u prijedlogu (13).

Glavni istražitelji za čije se prijedloge utvrdi da su neprihvatljivi bit će obaviješteni o razlozima za takvu odluku.

3. OCJENA STRUČNOG PREGLEDA

3.1.1. Uloga nezavisnih stručnjaka

Prijedlozi podliježu ispitivanju nezavisnih stručnjaka (stručni revizori) kako bi se zajamčilo da se financiraju samo prijedlozi najviše kvalitete. Nezavisni stručnjak je stručnjak izvan EIV-a i Komisije (14) koji radi u svoje ime te, obavljajući svoj posao, ne predstavlja niti jednu organizaciju ili znanstvenu zajednicu.

Za potrebe ocjene stručnog pregleda razlikuje se pet kategorija nezavisnih stručnjaka:

1. Predsjedavajući na panelima EIV-a za ocjenu stručnog pregleda: organiziraju rad na svojim panelima, predsjedavaju sastancima panela te prisustvuju završnom konsolidirajućem sastanku. Također mogu provoditi pojedinačne ocjene prijedloga, obično udaljeni, tijekom pripreme za sastanke panela.

2. Članovi panela EIV-a za ocjenu stručnog pregleda: pomažu u pripremi sastanaka panela, prisustvuju na sastancima panela, a također mogu doprinositi pojedinačnim ocjenama prijedloga, obično udaljeni.

3. Ocjenjivači panela: nezavisni stručnjaci zamoljeni pružati pomoć u pojedinačnim ocjenama prijedloga. Obično ne sudjeluju na sastancima panela.

4. Arbitri: nezavisni stručnjaci koji provode pojedinačne procjene prijedloga, samo udaljeni, te ne primaju naknadu za zadatke koje obavljaju.

5. Nezavisni promatrači: nezavisni stručnjaci zatraženi da istraže postupak ocjene stručnog pregleda iz gledišta djelovanja i provedbe. Ne provode procjenu prijedloga na evaluaciji. Mogu prisustvovati svim sastancima tijekom postupka ocjene stručnog pregleda.

3.1.2. Imenovanje stručnjaka (15)

Znanstveno vijeće EIV-a odgovorno je za predlaganje nezavisnih stručnjaka za ocjenu stručnog pregleda graničnih istraživačkih projekata (16) u skladu s člankom 17. stavkom 2. Pravila sudjelovanja i nadzire provedbu neizravnih aktivnosti u smislu prvog stavka članka 27. Pravila sudjelovanja. Znanstveno vijeće EIV-a se može pozvati na svoje članove i podatke koje daju članovi panela ili IAEIV, kako bi odredili nezavisne stručnjake. Na temelju njihovog prijedloga IAEIV provodi formalno imenovanje (17).

Nezavisni stručnjaci moraju imati odgovarajuća znanja i vještine za područja aktivnosti na kojima su zamoljeni pružati pomoć. Moraju imati visoku razinu profesionalnog iskustva iz znanstvenog istraživanja, stipendija ili znanstvenog upravljanja u javnom ili privatnom sektoru. Također se mogu zatražiti i druge vještine (npr. mentorstvo i obrazovanje mladih znanstvenika; upravljanje i procjena projekata; prijenos tehnologija i inovacije; međunarodna suradnja u znanosti i tehnologiji). Za imenovanje nezavisnih stručnjaka koji se bave povjerljivim podacima potrebna je odgovarajuća sigurnosna provjera.

IAEIV se također služi popisom stručnjaka dobivenih iz pozivnih natječaja objavljenih u Službenom listu Europske unije, kao i drugih stručnjaka s potrebnim kvalifikacijama koji su prepoznati, na primjer, u savjetovanju s nacionalnim agencijama za financiranje istraživanja i sličnim organizacijama. Stručnjaci mogu biti iz država koje nisu države članice EU ili države povezane s FP7.

Prilikom spajanja skupina stručnjaka, IAEIV teži jamčiti najvišu razinu znanstvene i tehničke stručnosti na područjima koja odgovaraju pozivu, također uzimajući u obzir i druge kriterije kao što su:

— razumno uključivanje žena i muškaraca iz EU-a, pridruženih država kao i trećih zemalja (18);

— redovita rotacija stručnjaka u skladu s potrebama kontinuiteta. Prosječno se očekuje promet od najmanje jedne četvrtine stručnjaka iz svakog istraživačkog područja za svaku kalendarsku godinu.

Stručnjaci također moraju raspolagati odgovarajućim znanjem jezika prijedloga koje ocjenjuju.

Imena i prezimena nezavisnih stručnjaka dodijeljenih za pojedinačne prijedloge ne objavljuju se javno. Međutim, popis nezavisnih stručnjaka koji su pružali pomoć u ocjenjivanju prijedloga zaprimljenih za poziv vezan uz Posebni program „Ideje” objavljivat će se jednom godišnje na internetskim stranicama Komisije. Usto će na stranici EIV-a biti objavljen popis članova panela.

Strogo je zabranjen svaki izravni ili neizravni kontakt vezan uz ocjenu stručnog pregleda poziva između glavnog istražitelja i/ili pravnog subjekta podnositelja zahtjeva koji podnosi prijedlog za isti poziv i svakog nezavisnog stručnjaka uključenog u istu ocjenu stručnog pregleda. Bilo kakav kontakt može dovesti do odluke IAEIV-a o isključivanju predmetnog prijedloga iz dotičnog poziva.

3.1.2.1. Izuzeće nezavisnih stručnjaka na zahtjev podnositelja zahtjeva

Relevantni Vodič za podnositelje prijedloga može dozvoliti kandidatima da podnesu zahtjev da određena osoba (19) ne vrši dužnost stručnog revizora u procjeni njihovih prijedloga. U tom slučaju će se od kandidata tražiti da navedu razloge za takav zahtjev (20). U tom slučaju, ako je identificirana osoba nezavisni stručnjak koji sudjeluje u ocjeni prijedloga za predmetni poziv, ista može biti izuzeta iz ocjene predmetnog prijedloga sve dok je IAEIV i dalje u položaju da prijedlog prepusti ocjenjivanju.

3.1.3. Uvjeti imenovanja, pravila ponašanja i sukob interesa

Ovaj odjeljak upućuje na način na koji IAEIV imenuje nezavisne stručnjake za pružanje pomoći u ocjeni stručnog pregleda prijedloga dostavljenih za Posebni program „Ideje”. Isti postupak IAEIV može primijeniti mutatis mutandis kod imenovanja stručnjaka za zadatke u smislu prvog stavka članka 27. Pravila sudjelovanja.

IAEIV izdaje pismo o imenovanju koje potpisuje nezavisni stručnjak na temelju obrasca koji je odobrila Komisija. Pismo o imenovanju utvrđuje okvir odnosa između nezavisnog stručnjaka i IAEIV-a u kojemu se on ili ona mogu pozvati da svojom stručnošću pomažu EIV-u.

Pismo o imenovanju predstavlja Opće uvjete koji se primjenjuju na nezavisne stručnjake, a posebno utvrđuje Pravila ponašanja za nezavisne stručnjake u ocjenama stručnog pregleda priložena pismu o imenovanju, najvažnije odredbe o povjerljivosti, sukobu interesa te određuje postupanje s osobnim podacima.

Imenovanje postaje stvarno nakon što nezavisni stručnjak i IAEIV potpišu pismo o imenovanju.

Predsjedavajući na panelima, članovi panela, ocjenjivači panela i nezavisni promatrači ostvaruju pravno na novčanu naknadu za dodijeljene zadatke. U tom slučaju će pismo o imenovanju predvidjeti opće uvjete za isplatu naknade.

Arbitri ne ispunjavaju uvjete za novčanu naknadu za dodijeljene zadatke.

U kontekstu svakog dodijeljenog zadatka, svi nezavisni stručnjaci obvezni su potvrditi da nisu u sukobu interesa (diskvalificirajućem ili potencijalnom) za svaki prijedlog koji istražuju. Ako nezavisni stručnjak prepozna sukob interesa u vezi s nekim prijedlogom, daljnji tijek ovisi o tome radi li se o diskvalificirajućem ili potencijalnom sukobu interesa.

Pravila ponašanja opisuju okolnosti u kojima mogu postojati „diskvalificirajući” ili „potencijalni” sukobi interesa.

Nezavisni stručnjaci ne mogu sudjelovati u ocjenjivanju prijedloga za poziv na koji su osobno podnijeli prijedlog.

Kada postoji diskvalificirajući sukob interesa, nezavisni stručnjak ne smije utjecati na ocjenu stručnog pregleda predmetnog prijedloga. Nezavisni stručnjak tada ne pruža zasebnu pomoć u pojedinačnoj procjeni (obično udaljeno) niti govori ili glasuje na bilo kojoj panel raspravi vezanoj uz taj prijedlog. U tom slučaju nezavisni stručnjak napušta prostoriju (ili elektronički forum) ako se na panelu raspravlja o pojedinačnom slučaju prijedloga u kojemu postoji takav sukob interesa.

Kada postoji potencijalni sukob interesa, IAEIV će razmotriti okolnosti slučaja te donijeti odluku. Može se donijeti odluka treba li dozvoliti nezavisnom stručnjaku da sudjeluje u ocjeni stručnog pregleda predmetnog prijedloga (u tom slučaju stručnjak mora potpisati izjavu u tom smislu) ili ga treba isključiti na isti način kao u slučaju diskvalificirajućeg sukoba.

Stručnjak mora navesti svaki poznati sukob interesa prije sjednice o ocjeni stručnog pregleda.

Ako do tada neprepoznati sukob interesa postane očit tijekom ocjene stručnog pregleda, nezavisni stručnjak tu činjenicu mora odmah najaviti odgovornom službeniku. Ako se naposljetku utvrdi da se radi o diskvalificirajućem sukobu, nezavisni se stručnjak mora suzdržati od daljnje ocjene stručnog pregleda koja uključuje predmetni prijedlog. Sve primjedbe i ocjene koje je nezavisni stručnjak ranije dao bit će izuzete. Ako je potrebno, nezavisni stručnjak će biti zamijenjen.

Ako nezavisni stručnjak namjerno prikrije diskvalificirajući ili potencijalni sukob interesa, a to se otkrije tijekom sjednice o ocjeni stručnog pregleda, nezavisni će se stručnjak istom isključiti te će se primijeniti sankcije predviđene u pismu o imenovanju. Svi zaključci sjednica o ocjeni stručnog pregleda u kojima je ta osoba sudjelovala proglasit će se ništavnim, a dotični prijedlozi će se ponovno evaluirati.

Analogno članku 265.a stavku 3. Provedbenih pravila Financijske uredbe (21), povreda Pravila ponašanja ili drugi ozbiljan propust nezavisnog stručnjaka mogu se obrazložiti kao teži propust u radu te može dovesti do brisanja tog nezavisnog stručnjaka s popisa nezavisnih stručnjaka koje imenuje IAEIV. Sukladno tomu, nezavisni stručnjak će se izbrisati iz baze podataka te će mu se zabraniti ponovno registracija za vrijeme trajanja izuzeća.

3.1.4. Nezavisni promatrači

Nezavisni se stručnjaci mogu imenovati kao promatrači koji ispituju postupak ocjene stručnih pregleda iz gledišta djelovanja i provedbe. Odgovornosti i ovlasti promatrača pokrivaju cijelu sjednicu ocjene stručnog pregleda, uključujući sve udaljene procjene. U slučaju udaljenosti, promatrači imaju pristup svim oblicima komuniciranja između IAEIV-a i stručnih revizora te mogu stupiti u kontakt sa svim ili nekim stručnim revizorima kako bi prikupili njihova mišljenja o tijeku ocjene stručnog pregleda. Promatrači imaju pristup svim sastancima koji čine dio sjednice ocjene stručnog pregleda.

IAEIV potpisuje pismo o imenovanju sa svakim nezavisnim promatračem. Za imenovanje nezavisnih promatrača koristit će se predložak koji je odobrila Komisija. U predlošku koji je odobrila Komisija predviđaju se posebna Pravila ponašanja za promatrače postupka ocjene stručnog pregleda.

IAEIV će obavijestiti programski odbor o odabiru stručnjaka promatrača kao i o njihovim nadležnostima.

Zadatak promatrača je promatrati rad sjednica o ocjeni stručnog pregleda iz gledišta djelovanja, a ne rezultata, osim ako je rezultat ocjena stručnog pregleda izravni ishod operativnih aspekata. Zbog toga nije nužno da promatrači budu stručnjaci iz područja prijedloga koji se evaluira. Svakako se smatra prednošću izbjegavati uključivanje promatrača s previše bliskim poznavanjem određenog znanstveno-tehnološkog područja, kako bi se izbjeglo sukobljavanje mišljenja o rezultatu ocjene stručnog pregleda te funkcioniranju sjednica. U svakom slučaju, oni neće iznositi svoja mišljenja o prijedlozima koji se ispituju niti o mišljenjima nezavisnih stručnjaka o prijedlozima.

Uloga promatrača je davati nezavisne savjete o vođenju sjednica za ocjenu stručnog pregleda, načinima koji mogu unaprijediti postupke te načinu na koji nezavisni stručnjaci primjenjuju kriterije ocjenjivanja. Promatrači potvrđuju da su postupci utvrđeni ili navedeni u tim pravilima poštovani, a programsku upravu izvještavaju o načinima na koji se proces može unaprijediti.

Od promatrača se traži da poštuju iste obaveze o povjerljivosti kao i nezavisni stručnjaci i da potpišu pisma o imenovanju, uključujući sporazume o povjerljivosti. Nije im dozvoljeno otkrivati pojedinosti o prijedlozima, nezavisnim stručnjacima određenim za ocjenu prijedloga niti o raspravama na panelima za ocjenu stručnog pregleda.

Promatrači o svojim nalazima izvještavaju EIV. Promatrače se također potiče da ulaze u neformalne rasprave sa službenim osobama IAEIV-a uključenim u rad sjednica ocjena stručnog pregleda i da daju svoja zapažanja o svim mogućim poboljšanjima koja bi se odmah mogla staviti u praksu.

IAEIV će obavještavati programski odbor o nalazima promatrača, a može i javno objaviti sažetak njihovog izvješća.

Na promatranje ocjene stručnog pregleda primjenjuju se maksimumi navedeni za specifičnu zadaću. Maksimumi navedeni u zadatku mogu se proširiti pisanom izmjenom.

3.1.5. Organiziranje ocjene stručnog pregleda

Kriteriji ocjenjivanja, uključujući sva bodovanja prijedloga i s njima povezane težine i pragove, predviđeni su radnim programom „Ideje” na temelju načela Posebnog programa „Ideje” i Pravila sudjelovanja (22). Vodič za podnositelje prijedloga može dodatno pojasniti način na koji će se oni primjenjivati (23).

Na prijedloge s etički osjetljivim temama (vidjeti Prilog B) ili prijedloge koji zahtijevaju daljnju kontrolu u pogledu sigurnosnih pitanja primjenjuju se posebni postupci (vidjeti Prilog D).

3.1.6. Organiziranje ocjene stručnog pregleda

Znanstveno vijeće EIV-a utvrđuje metodologiju ocjene stručnog pregleda koja kod različitih poziva može varirati u pojedinostima te nadzire proces ocjene stručnog pregleda i donosi poslovnik za panele EIV-a koji se objavljuju na internetskim stranicama EIV-a (Vodič za stručne revizore EIV-a). Znanstveno vijeće EIV-a također može delegirati svoje članove na sastanke panela u svojstvu promatrača. Međutim, članovi Znanstvenog vijeća ni u kojem slučaju ne utječu na rezultat sastanka panela na kojemu prisustvuju.

Ocjena stručnog pregleda je organizirana na temelju načela iz gornjeg odjeljka 2.1 kako bi se zajamčila stalna, rigorozna i na kvaliteti utemeljena procjena prijedloga prema kriterijima iz radnog programa „Ideje”.

Kada poziv navodi dvostupanjski postupak procjene, samo prijedlozi koji su prošli prvi stupanj na temelju evaluacije prema ograničenom broju kriterija idu na daljnju ocjenu stručnog pregleda (24).

3.1.6.1. Ocjena stručnog pregleda graničnih istraživačkih projekata

Ocjena stručnog pregleda provodi se na panelima nezavisnih znanstvenika. U radu panela mogu pomagati ocjenjivači panela i stručni arbitri koji provode ocjenu stručnog pregleda u cijelosti ili djelomično kod kuće ili na radnom mjestu („udaljena evaluacija”). Paneli su utvrđeni kako bi se proširio spektar područja istraživanja obuhvaćenih pozivom, a svaki panel je odgovoran za posebnu skupinu istraživačkih polja.

Paneli rade u skladu s gore spomenutim poslovnikom panela EIV-a, a njima predsjedavaju stariji nezavisni stručnjaci.

Svaka ocjena stručnog pregleda može se organizirati u dva koraka. U tom slučaju rezultat prvog koraka utječe na drugi korak. Redoslijed događanja obično je kako slijedi:

Raspodjela prijedloga po panelima: Svaki se prijedlog raspoređuje na panel na temelju predmeta prijedloga. Prva raspodjela će se temeljiti na navodima podnositelja zahtjeva, nazivu i sadržaju prijedloga i/ili informacija, moguće u obliku „ključnih riječi” iz prijedloga.

Pojedinačna procjena: Prijedloge prema relevantnim kriterijima razmatraju barem tri stručnjaka (25) kvalificirana za znanstvena i/ili tehnička polja vezana uz prijedlog za koji pripremaju pojedinačna izvješća o ocjeni.

Procjena panela: Paneli su obvezni konzistentno ispitivati prijedloge koji pripadaju njihovim područjima nadležnosti (26) te koherentno surađivati s drugim panelima kako bi se osiguralo konzistentno postupanje prema prijedlozima na nekoliko panela i znanstvenih/tehnoloških područja otvorenih u pozivu.

Procjena prijedloga od strane panela (uključujući bodovanje prijedloga prema pojedinačnim kriterijima ili ukupno te položaj na rang-listi) temelji se na pojedinačnim procjenama i raspravi na panelu te se do nje dolazi većinom glasova. Rezultat procjene panela jest rang-lista. U završnom koraku ocjene stručnog pregleda panel prepoznaje prijedloge za koje se preporuča financiranje u skladu s pripadajućim proračunom poziva.

Razgovori: Kada je to navedeno u radnom programu „Ideje”, procjena panela može obuhvaćati razgovore s glavnim istražiteljem i/ili pravnim subjektom podnositeljem zahtjeva. Putne troškove i dnevnice nastale zbog razgovora može nadoknaditi IAEIV. Pravila za nadoknadu koja se primjenjuju na osobe pozvane na razgovor navedena su u Prilogu C. Svaki razgovor će provoditi najmanje tri člana panela. Razgovori se mogu provoditi na lokaciji sastanka panela za ocjenu stručnog pregleda ili, ovisno o tehničkoj izvedivosti, elektronički (video veza, tele-konferencija ili slično).

Procjena unutar nekoliko panela (Procjena između više panela, domena, polja istraživanja itd.): Procjena unutar nekoliko panela utvrđuje završnu preporučenu rang-listu prijedloga izabranih za cjelokupni poziv (unutar svih polja istraživanja otvorenih u pozivu) pažljivom procjenom kvalitete prijedloga na različitim panelima. Procjena se provodi unutar foruma koji se sastoji od predsjedavatelja panela ili od njih delegiranih članova panela. Procjena unutar više panela posebnu pažnju pridaje prijedlozima interdisciplinarne prirode koji prelaze granice različitih panela, prijedlozima za nova područja i područja u nastajanju te prijedlozima „visokog rizika i visoke dobiti”.

Ako radni program „Ideje” utvrđuje okvirne proračune povezane sa svakim panelom, domenom, poljem istraživanja itd., u raspravi se mogu razmotriti samo prijedlozi koji ne čine skupinu dovoljno visoko rangiranih prijedloga kako bi se uklopili u okvirni proračun utvrđen za svaki panel, domenu, polje istraživanja itd.

Ocjena stručnog pregleda rezultira evaluacijskim izvješćem (EI) za svaki prijedlog, uključujući ishod više panela, prema potrebi navodeći završnu preporuku panela o prijedlogu zajedno s pojedinačnim procjenama nezavisnih stručnjaka kao i sve preporuke o najvišem iznosu financiranja koji se treba dodijeliti.

3.1.6.2. Dvostupanjski postupak podnošenja zahtjeva za granične istraživačke projekte

Poziv će navesti kada treba primijeniti dvostupanjski postupak podnošenja zahtjeva. U tom slučaju će radni program „Ideje” utvrditi kriterije ocjenjivanja za svaki stupanj. Točna metodologija ocjene stručnog pregleda može biti različita u prvom i drugom stupnju (na primjer, u odnosu na rad ocjenjivača panela, arbitara i glavnog istražitelja).

Glavni istražitelji prvo moraju predate skraćeni ili sažeti prijedlog. Prvostupanjski prijedlog se ocjenjuje prema kriterijima za taj stupanj naveden u pozivu.

Nakon ocjene prvog stupnja prijedloga, procjena panela može kod skraćenih prijedloga dovesti do poziva na drugostupanjsko podnošenje prijedloga. Neovisno o daljnjim procjenama unutar panela, u ovoj fazi su paneli u okviru svojih nadležnosti ovlašteni preporučiti prijedloge koji nastavljaju u drugi stupanj.

Nakon prvog stupnja će se uspješne kandidate pozvati na podnošenje detaljnijeg ili potpunijeg prijedloga s ažuriranim informacijama o prvobitnom prijedlogu do roka određenog za drugi stupanj. Kako bi se podržalo načelo jednakog postupanja, panel može preporučiti izuzeće od daljnjeg ocjenjivanja prijedloga podnesenih u drugom stupnju koji značajno odstupaju od odgovarajućeg prvostupanjskog prijedloga.

Proces ocjene stručnog pregleda u drugom stupnju slijedi redoslijed opisan u 3.1.6.1.

3.1.6.3. Ocjena stručnog pregleda koordinacije i pomoćnih aktivnosti

Ocjena stručnog pregleda koordinacije i pomoćnih aktivnosti slijedi isti redoslijed kao u 3.1.6.1. Procjena panela može biti završna faza prije nego IAEIV potvrdi konačnu rang-listu.

Jedina iznimka iz ovog postupka bit će slučaj koordinacije i pomoćnih aktivnosti iz članka 14. Pravila sudjelovanja kada se nezavisne stručnjake imenuje samo ako to IAEIV smatra prikladnim.

Ostale pojedinosti o postupku ocjenjivanja stručnog pregleda koordinacije i pomoćnih aktivnosti bit će navedene u radnom programu „Ideje”, pozivu i pripadajućem Vodiču za podnositelje prijedloga.

3.1.7. Rezultati ocjene stručnog pregleda, odabir i odbijanje prijedloga

Znanstveno vijeće EIV-a potvrđuje završnu rang-listu prijedloga za koje ocjena stručnog pregleda preporuča financiranje.

Nakon što Znanstveno vijeće EIV-a utvrdi rezultate ocjene stručnog pregleda i završnu rang-listu, IAEIV izrađuje završni popis prijedloga za moguće financiranje.

To dovodi do:

— Popisa prijedloga koji imaju dovoljno visoku kvalitetu da ih se izabere za moguće financiranje. Ovaj je popis prikazan prema preporučenoj rang-listi kojom se utvrđuju prioriteti za financiranje u granicama raspoloživog proračuna za određeni poziv (popis izabranih prijedloga). Ako poziv utvrdi okvirne proračune za određene panele, domene, polja istraživanja itd., može se pripremiti zasebni popis izabranih prijedloga za svako polje.

— Iako ukupno preporučeno financiranje izabranih prijedloga u skladu s ocjenom stručnog pregleda prelazi proračun koji je na raspolaganju za određeni poziv, može se odrediti jedan (ili više njih u slučaju okvirnih proračuna koji pripadaju odvojenim panelima, domenama, poljima istraživanja itd.) rezervni popis prijedloga. Broj prijedloga koji se drže u rezervi određuje IAEIV s obzirom na proračunska pitanja, a on se temelji na vjerojatnosti da takvi prijedlozi možda budu financirani zbog okolnosti kao što su povlačenje prijedloga ili raspoloživost dodatnog proračuna.

— Popisa prijedloga koji se neće izabrati za financiranje. Popis uključuje prijedloge za koje se utvrdilo da nisu prihvatljivi (prije, tijekom ili nakon ocjene stručnog pregleda), prijedloge za koje se smatra da ne postižu traženi prag kvalitete, prijedlozi koji se, s obzirom da pripadaju određenom rangu, ne mogu financirati jer je raspoloživi proračun nedostatan te prijedloge koji ostaju na rezervnom popisu nakon što je potrošen proračun za određeni poziv.

Procjena kvalitete i preporučena rang-lista za financiranje prijedloga na popisu izabranih prijedloga temelji se na ocjeni stručnog pregleda prijedloga prema svim relevantnim kriterijima. Međutim, kada poziv navodi dvostupanjski postupak ocjene stručnog pregleda te ako se stoga procjeni da prijedlog ne postiže prag kvalitete utvrđen za određeni kriterij ocjenjivanja u pozivu, može se preporučiti da se prijedlog konačno odbaci tijekom ocjene stručnog pregleda bez da se nužno procjenjuje prema drugim mjerodavnim kriterijima.

Svaki prijedlog koji krši osnovna etička načela ili koji ne ispunjava uvjete iz Posebnog programa „Ideje”, radnog programa „Ideje” ili poziva neće biti izabran (27). Prijedlozi se također mogu odbaciti zbog etičkih ili sigurnosnih osnova u skladu s postupkom iz Priloga B, odnosno Priloga D.

Iz postupka odabira se u bilo kojem trenutku može isključiti svaki potencijalni glavni istražitelj ili pravni subjekt podnositelj zahtjeva za neizravnu aktivnost iz Posebnog programa „Ideje” koji je počinio nepravilnost (28) u provedbi neke druge neizravne aktivnosti iz Okvirnog programa, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.

3.1.8. Povratne informacije

Nakon ocjene stručnog pregleda, IAEIV daje povratne informacije glavnom istražitelju i poslovnom subjektu podnositelju zahtjeva. Cjelokupna komunikacija i povratne informacije IAEIV-a s glavnim istražiteljem i poslovnim subjektom podnositelja zahtjeva provodit će se putem sigurnog računa elektronske pošte IAEIV-a. Očekivani datum slanja povratnih informacija bit će naveden u Vodiču za podnositelje prijedloga.

(a) Nakon ocjene stručnog pregleda prvog stupnja u dvostupanjskoj ocjeni stručnog pregleda: Oni za čije se prijedloge utvrdi da nisu prihvatljivi, bit će obaviješteni o razlozima za takvu odluku. Neprihvatljivi prijedlozi se ne ocjenjuju. Oni čiji se prijedlozi ne izaberu za sljedeći stupanj, dobit će povratnu informaciju o ocjeni stručnog pregleda u obliku evaluacijskog izvješća. Konačno, oni čiji se prijedlozi izaberu za sljedeći stupanj dobit će obavijest te ih se može pozvati na razgovor.

(b) Nakon ocjene stručnog pregleda prvog stupnja u dvostupanjskoj ocjeni stručnog pregleda: Oni za čije se prijedloge utvrdi da nisu prihvatljivi, bit će obaviješteni o razlozima za takvu odluku. Neprihvatljivi prijedlozi se ne ocjenjuju. Oni čiji se prijedlozi ne izaberu za sljedeći stupanj, dobit će povratnu informaciju o ocjeni stručnog pregleda u obliku evaluacijskog izvješća. Konačno, oni čiji se prijedlozi izaberu za sljedeći stupanj dobit će obavijest te ih se može pozvati na razgovor.

(c) Nakon druge ocjene stručnog pregleda iz gore navedenih slučaja (a) i (b) i nakon jedinstvene ocjene stručnog pregleda u slučaju jednog podnošenja zahtjeva te ocjenjivanja u samo jednom koraku: Oni za čije se prijedloge utvrdi da nisu prihvatljivi, bit će obaviješteni o razlozima za takvu odluku. Neprihvatljivi prijedlozi se ne ocjenjuju. Prijedlozi koji se nalaze iznad i ispod praga kvalitete dobit će povratnu informaciju o ocjeni stručnog pregleda u obliku evaluacijskog izvješća. Evaluacijsko izvješće navodi rezultat ocjene stručnog pregleda te, ako je potrebno, primjedbe i ukupne bodove i/ili prema pojedinačnim kriterijima. Za prijedloge s popisa izabranih prijedloga, ako je potrebno, evaluacijsko izvješće navodi sve preporuke o najvišem iznosu financiranja koji se treba dodijeliti kao i sve druge pripadajuće preporuke o provođenju projekta i/ili prijedloge za poboljšanja metodologije i radnog programa. Za prijedloga odbačene jer ne ispunjavaju prag kvalitete, primjedbe sadržane u evaluacijskom izvješću mogu biti potpune samo za kriterije koji su ispitani do točke do koje se nije dosegao prag. Oni čiji su prijedlozi odbačeni zbog etičkih i sigurnosnih razloga bit će obaviješteni o osnovama za takvu odluku.

3.1.9. Pomoć i naknadni postupak

IAEIV daje informacije o postupku koji moraju slijediti glavni istražitelji i/ili pravni subjekti podnositelji zahtjeva kod rješavanja svih pitanja ili zahtjeva za naknadnim postupkom (29) vezano uz rezultate određene ocjene stručnog pregleda u vezi s bilo kojim pozivom EIV-a.

Svako pitanje ili zahtjev za naknadu treba najmanje sadržavati oznaku poziva, broj prijedloga (ako postoji), naziv prijedloga i opis problema na koje se naišlo.

Kod pitanja vezanih uz provjeru prihvatljivosti i/ili postupak ocjene stručnog pregleda, naknadni postupak je utvrđen tako da se izvještava o svim nedostacima u rezultatima provjere prihvatljivosti ili načinu na koji je prijedlog ocijenjen, a koji su mogli ugroziti odluku o tome treba li se prijedlog financirati ili ne. Moguće je sazvati odbor za naknadni postupak kako bi se dotični slučaj istražio. Ako se od odbora zatraži razmatranje pitanja prihvatljivosti, on može zatražiti savjet odbora za provjeru prihvatljivosti (vidjeti odjeljak 2.2.6). Odbor će okupiti službene osobe s potrebnom znanstvenom/tehničkom i pravnom stručnosti. Međutim, odbor sam po sebi ne ocjenjuje prijedlog. Ovisno o prirodi prigovora, odbor može provjeriti životopise nezavisnih stručnjaka, njihove pojedinačne primjedbe i evaluacijsko izvješće. Odbor neće dovoditi u pitanje znanstvenu prosudbu panela stručnjaka s odgovarajućim kvalifikacijama.

S obzirom na provjeru, odbor će IAEIV-u preporučiti tijek daljnjih aktivnosti. Ako odbor smatra da postoje dokazi koji idu u prilog prigovoru, on može predložiti djelomičnu ili cjelovitu ponovnu ocjenu prijedloga od strane nezavisnih stručnjaka.

Svi zahtjevi za naknadne postupke moraju se pokrenuti u roku od mjesec dana nakon objave povratnih informacija na sigurnom internetskom računu elektronske pošte kako je navedeno u odjeljku 3.1.8. Naknadni postupak je detaljno opisan u Vodiču za podnositelje prijedloga. Odbor za naknadne postupke neće obrađivati neprihvatljive zahtjeve.

Podnositeljima prigovora će se odgovor poslati u roku od tri tjedna nakon roka koji se primjenjuje na gore navedeni zahtjev za naknadni postupak. Ako se u toj fazi ne može dati konačni odgovor, odgovor će navesti kada je moguće pripremiti isti.

3.1.10. Izvješćivanje i informiranje o postupku ocjene stručnog pregleda

Nakon svake ocjene stručnog pregleda IAEIV priprema izvješće koje stavlja na raspolaganje Znanstvenom vijeću EIV-a i programskom odboru programa „Ideje”. Izvješće nudi statističke podatke o zaprimljenim prijedlozima (na primjer, broj, obuhvaćene prioritetne teme, kategorije pravnih subjekata koji se prijavljuju te traženi proračun), postupku ocjenjivanja i nezavisnim stručnjacima.

U komunikacijske svrhe IAEIV može, po završetku postupka ocjenjivanja, objaviti u svim odgovarajućim medijima opće informacije o rezultatima ocjene stručnog pregleda. Nadalje, IAEIV može objaviti informacije o ocjenjenim prijedlozima koji prelaze prag kvalitete na temelju evaluacije (ili nakon drugog koraka u dvostupanjskom ocjenjivanju) (30) te o prijedlozima za čije su objavljivanje specifičnih podataka podnositelji zahtjeva dali pojedinačna odobrenja (31).

U svrhu nadzora, proučavanja i procjene koji su predviđeni Radnim programom „Ideje”, IAEIV bi mogao zatražiti da dostavljene prijedloge obrade treće strane (32) u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća. Od podnositelja zahtjeva (33) se traži njihova slobodna pojedinačna suglasnost za obradu prijedloga. Pojedinačna suglasnost nije obavezan uvjet, a podnositelji zahtjeva ga daju samo na dobrovoljnim osnovama. Odbijanje davanja pojedinačne suglasnosti ne utječe na postupak ocjenjivanja.

4. ODLUKA O NATJEČAJU I PRIPREMA UGOVORA O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA

Bespovratna sredstva pravnim subjektima podnositeljima zahtjeva dodjeljuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje u okviru raspoloživog proračuna te na temelju završne rang-liste koju izrađuje IAEIV u skladu s odjeljkom 3.1.7. i to putem formalnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Ugovori o dodjeli bespovratnih sredstava zaključuju se s pravnim subjektima podnositeljima zahtjeva što je podložno unutarnjim financijskim i pravnim postupcima (34) te provjeri potrebnih elemenata navedenih u ovom odjeljku.

Tijekom pripreme ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava od glavnog istražitelja i pravnog subjekta podnositelja zahtjeva može se zatražiti da pruže dodatne informacije o projektu i predviđenom upravljanju (35). U slučaju kada je s projektom povezano više od jednog sudionika, od glavnog istražitelja i pravnog subjekta podnositelja zahtjeva može se zatražiti prikupljanje podataka i jamstva drugih sudionika.

Temeljem rezultata postupka ocjene nekih prijedloga mogu se zatražiti dodatni uvjeti (36) za zaključivanje ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Takvi će se uvjeti uredno dokumentirati i proslijediti dotičnom glavnom istražitelju i pravnom subjektu podnositelju zahtjeva zajedno s evaluacijskim izvješćem.

Bespovratna sredstva ne mogu biti dodijeljena pravnim subjektima podnositeljima zahtjeva koji se u vrijeme postupka dodjele bespovratnih sredstava nalaze u jednoj od situacija iz prvog stavka članka 93. (stečaj itd.), članka 94. (lažne izjave itd.) i članka 96. stavka 2. točke (a) (sukladno izuzeću iz ugovora i bespovratnih sredstava koji se financiraju iz proračuna Europske unije) Financijske uredbe. Oni moraju dokazati da se ne nalaze u jednoj od gore navedenih situacija (37).

U ovoj je fazi, prema potrebi, također potrebno dodatno pojasniti etička pitanja. U tu svrhu će IAEIV imenovati nezavisne stručnjake koji će sudjelovati u postupku etičke provjere (vidjeti Prilog B).

Priprema dodjele bespovratnih sredstava ne uključuje pregovore znanstvene/tehničke prirode. Bespovratna sredstva se stoga dodjeljuju pravnom subjektu podnositelju zahtjeva na temelju dostavljenog prijedloga i preporučenog financiranja nakon ocjene stručnog pregleda i podložno dogovoru poslovnog subjekta podnositelja zahtjeva i glavnog istražitelja.

Do prekida pripreme bespovratnih sredstava može doći ako se ispostavi da je nemoguće postići dogovor između glavnog istražitelja i pravnog subjekta podnositelja zahtjeva ili ako jedna ili obje strane nisu potpisale neki od potrebnih dodatnih ugovora u razumnom roku koji se može utvrditi.

Priprema ugovora o bespovratnim sredstvima za prijedloge na rezervnom popisu može započeti nakon što se razjasni da na raspolaganju stoje dovoljna proračunska sredstva za financiranje jednog ili više takvih projekata. Sukladno raspoloživosti proračuna, priprema bespovratnih sredstava započet će od najviše rangiranog prijedloga te se nastaviti silaznim redoslijedom završnog rangiranja.

5. PRILOZI

5.1. Prilog A – Postupci za dostavljanje prijedloga na papiru

U iznimnim slučajevima, ako podnositelj zahtjeva nema apsolutno nikakvog načina pristupiti elektroničkom sustavu za podnošenje prijedloga i ako je nemoguće osigurati takav pristup, podnositelj zahtjeva može od IAEIV-a zatražiti dozvolu da se prijedlog dostavi na papiru. Takav zahtjev, u kojemu se mora jasno objasniti okolnosti slučaja, mora biti dostavljen IAEIV-u najkasnije mjesec dana prije roka poziva.

Zahtjev za dostavljanje na papiru šalje se na sljedeću adresu:

Izvršna agencija Europskog istraživačkog vijeća Voditelj Odjela za znanstveno upravljanje COV2 B-1049 Bruxelles Belgija

IAEIV će na takav zahtjev odgovoriti u roku od pet radnih dana od primitka zahtjeva. Ako se dozvoli odstupanje, IAEIV će dotičnom podnositelju zahtjeva poslati obrasce za podnošenje prijedloga na papiru.

Ako osobine određenog poziva znače da bi podnošenje zahtjeva internetskim putem općenito bilo neprikladno, IAEIV može u početku odlučiti da će prihvatiti dostavu zahtjeva na papiru. U tom slučaju će se ta mogućnost navesti u pozivu na podnošenje projektnih prijedloga, a obrasci za podnošenje prijedloga bit će dostupni svima.

Kada se dozvoli podnošenje prijedloga na papiru, ili putem posebnog ili putem općeg odstupanja na gore navedeni način, dostava paketa s prijedlozima na papiru može se izvršiti putem redovite pošte, privatne službe kurirske dostave ili osobno. Verzije prijedloga dostavljene na odvojivom elektroničkom mediju za pohranu (npr. CD-ROM ili neki sličan elektronski uređaj), putem elektronske pošte ili faksom bit će isključene. Prijedlozi dostavljeni na papiru moraju se dostaviti u samo jednom paketu. Ako podnositelj zahtjeva želi dostaviti promjene prijedloga ili dodatne informacije, iste moraju jasno navesti koji su dijelovi prijedloga promijenjeni, a promjene ili dodatni dijelovi prijedloga moraju se dostaviti i primiti prije zaključenja poziva. Dodatni ili izmijenjeni prijedlozi primljeni prije zaključenja poziva neće se obrađivati niti ocjenjivati.

U slučaju prijedloga poslanog poštom ili kurirskom dostavom, dokaz o datumu otpreme zasniva se na poštanskoj marki ili datumu potvrde o isporuci. IAEIV (38) može otvoriti pakete koji sadrže prijedloge po njihovu dospijeću u svrhu registracije administrativnih pojedinosti u bazi podatka te kako bi se omogućilo slanje povratnice.

5.2. Prilog B – Postupci etičke provjere

Uvod

U svrhu provedbe članka 6. FP7 i članka 15. Pravila sudjelovanja, postupak ocjenjivanja uključuje početnu identifikaciju etičkih pitanja istaknutih u prijedlozima, nakon čega se provodi etički analitički pregled prijedloga koji su istaknuli etička pitanja. Kada je potrebno, etička provjera prijedloga može se izvršiti nakon etičkog analitičkog pregleda te prije odluke IAEIV-a o odabiru u skladu s utvrđenim pravilima. Etički analitički pregled i etičku provjeru (koje će se u ovom Prilogu navoditi skupno kao Postupci etičke provjere) provode nezavisni stručnjaci s odgovarajućim kvalifikacijama iz etike.

Cilj Postupka etičke provjere je uvjeriti se da Europska unija ne podupire istraživanja koja su suprotna osnovnim etičkim načelima određenim u relevantnim pravilima EU te istražiti jesu li istraživanja u skladu s pravilima o istraživačkoj etici iz Odluke o FP7 i Posebnom programu „Ideje”. Mišljenja Europske grupe za etiku u znanosti i novim tehnologijama uzimaju se u obzir, a tako će biti i u budućnosti.

Prijedlozi

Ako je potrebno i/ili tako zahtjeva poziv, prijedlozi uključuju odjeljak o etici koji:

— Opisuje potencijalne etičke aspekte predloženog istraživanja u pogledu njegovih ciljeva, metodologije i potencijalnih posljedica njegovih rezultata;

— Opravdava dizajn istraživačkog projekta s etičkog stajališta;

— Objašnjava na koji će se način ispuniti etički zahtjevi iz radnog programa;

— Navodi na koji način prijedlozi zadovoljavaju nacionalne pravne i etičke zahtjeve u državi u kojoj se planira provoditi istraživanje;

— Navodi vremenski okvir za podnošenje zahtjeva za mišljenje i/ili odobrenje svih relevantnih vlasti na nacionalnoj razini (kao što su tijela za zaštitu podataka, tijela za kliničke pokuse itd.).

U tu svrhu podnositelji zahtjeva trebaju ispuniti „Tablicu o etičkim pitanjima” koja je sadržana u Vodiču za podnositelje prijedloga.

IAEIV može u svakom trenutku tijekom postupka kontaktirati podnositelja zahtjeva kako bi se prikupili dodatni podaci koji se odnose na etičku provjeru.

Opći postupovni uvjeti postupka

Postupci etičkog analitičkog pregleda i ustroj panela za etičku provjeru

Unutarnji prethodni analitički pregled prijedloga

Etički tim IAEIV-a će izvršiti prethodni analitički pregled svih prijedloga preporučenih za financiranje kako bi se utvrdilo koji prijedlozi uopće ne ističu etička pitanja te mogu dobiti odobrenje za dodjelu bespovratnih sredstava bez uključivanja nezavisnih stručnjaka. Svi ostali prijedlozi se upućuju na daljnju etičku kontrolu. Ovaj se postupak temelji na „Tablici etičkih pitanja” i prijedlozima u obliku u kojemu su ih dostavili podnositelji zahtjeva.

Dostavljanje panelu za etički analitički pregled

Svi prijedlozi za koje se tijekom faze prethodnog analitičkog pregleda utvrdilo da ističu etička pitanja dostavljaju se panelu za etički analitički pregled koji se sastoji od nezavisnih stručnjaka s odgovarajućim kvalifikacijama iz etike.

Stručnjaci na panelu utvrđuju prijedloge u kojima se etičkim pitanjima pristupilo na odgovarajući način, prijedloge koji mogu biti riješeni pod uvjetom da su predane zadovoljavajuće dokumentirane informacije i/ili odobrenje na nacionalnoj razini te prijedloge koji zahtijevaju daljnju pažnju zbog važnosti etičkih pitanja koje potiču i koji se moraju uputiti na etičku provjeru (39).

Za svaki analitički pregled prijedloga stručnjaci pripremaju i potpisuju izvješće o etičkom analitičkom pregledu koji uključuje odjeljak o zahtjevima. Ti zahtjevi postaju ugovorne obveze.

Dostavljanje panelu za etičku procjenu

Projekti koji se dotiču važnih etičkih pitanja prepoznatih tijekom etičkog analitičkog pregleda dostavljaju se panelu za etički procjenu. Pitanja kao što su istraživačke intervencije na ljudima (40), istraživanje ljudskih embrija i matičnih stanica ljudskih embrija te ne-ljudskih primata automatski se podnose (41) na etičku procjenu.

Panel za etičku procjenu ispituje etička pitanja iz prijedloga i utvrđuje etičke zahtjeve koje je potrebno ispuniti kako bi se prijedlog odobrio s etičkog stajališta. U toj fazi panel za etičku procjenu može utvrditi koji prijedlozi ističu ozbiljna etička pitanja koja mogu dovesti do isključivanja projekta iz postupka dodjeljivanja bespovratnih sredstava.

Sastav panela za etički analitički pregled i etičku procjenu

Etički paneli se sastoje od nezavisnih stručnjaka iz različitih disciplina kao što su pravo, sociologija, psihologija, filozofija i etika, medicina, molekularna biologija, kemija, fizika, strojarstvo, veterinarstvo uz razumnu ravnotežu među znanstvenim i neznanstvenim članovima.

IAEIV će odabrati i imenovati odgovarajuće kvalificirane stručnjake iz etike među stručnjacima koje je odredila i odabrala Komisija za FP7 ili među stručnjacima koje je odredilo Znanstveno vijeće. Paneli su rodno i zemljopisno usklađeni, a njihov sastav također ovisi o prirodi prijedloga na provjeri. U svrhu postupka etičke provjere uzorci pisma o imenovanju koje je potvrdila Komisija za nezavisne stručnjake koristit će se na odgovarajući način za imenovanje stručnjaka iz etike.

Na sastanke panela se mogu pozvati i predstavnici civilnog društva.

Etička provjera

U prvom stupnju nezavisni stručnjaci obično provjeravaju prijedloge na daljinu. Potom se u drugom stupnju o prijedlozima raspravlja unutar propisno imenovanog panela za etičku provjeru s ciljem usvajanja odluke konsenzusom.

Panel izrađuje izvješće o etičkoj provjeri. Izvješće o etičkoj provjeri uključuje popis etičkih pitanja, prikazan načina na koji ta pitanja obrađuju glavni istražitelj i njegov, odnosno njezin tim, zahtjeve i preporuke panela za etičku provjeru. Izvješće potpisuju stručnjaci iz panela za etičku procjenu. U slučaju nepostizanja konsenzusa, izvješće odražava mišljenje većine stručnjaka panela za etičku procjenu.

Izvješća o etičkom analitičkom pregledu i etičkoj provjeri

Glavni istražitelj i pravni subjekt podnositelj zahtjeva izvještavaju se o ishodu postupka etičke provjere putem izvješća o etičkom analitičkom pregledu ili izvješća o etičkoj provjeri bez otkrivanja identiteta stručnjaka.

Kod donošenja odluke o financiranju projekta, u obzir će se uzeti rezultati postupka etičke provjere. To može dovesti do promjena u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava i njegovim prilozima ili, u krajnjim slučajevima, do prekida pripreme ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Nacionalna odobrenja i mišljenja nadležnih etičkih povjerenstava

IAEIV provjerava jesu li svi podnositelji zahtjeva primili odgovarajuće odobrenje nacionalnih vlasti i/ili pozitivno mišljenje nadležnog etičkog povjerenstva prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Kada odobrenje nacionalnih vlasti i/ili pozitivno mišljenje lokalnog etičkog povjerenstva nije dobiveno prije početka ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava uključuje posebnu klauzulu koja zahtjeva da se relevantna autorizacija ili mišljenje dobiju prije početka predmetnog istraživanja.

Etičko nastavno postupanje i revizija

Prijedlozima koji su podvrgnuti etičkom analitičkom pregledu i/ili etičkoj provjeri stručnjaci mogu dati oznaku prema kojoj postoji potreba za etičkim nastavnim postupanjem/revizijom. Etičko nastavno postupanje i reviziju provode stručnjaci specijalizirani za etička pitanja, ne ranije od datuma prvog razdoblja financijskog izvješća prijedloga. Cilj postupka etičkog nastavnog postupanja i revizije je pomoći korisnicima bespovratnih sredstava u rješavanju etičkih pitanja koja proizlaze iz njihovog rada te, ako je potrebno, poduzeti korektivne mjere.

U iznimnim slučajevima postupak etičkog nastavnog postupanja i revizije može dovesti do preporuke IAEIV-u da prekine ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava. Ustroj i provedba postupka etičkog nastavnog postupanja i revizije odgovornost su Sektora za etičku provjeru Komisije (Opća uprava za istraživanje i razvoj).

Specifične postupovni uvjeti za aktivnosti istraživanja koje uključuju matične stanice ljudskih embrija (42)

Prilikom ocjenjivanja i odabira prijedloga koji uključuju korištenje matičnih stanica ljudskih embrija (hESC) te prije pripreme pripadajućih ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, IAEIV rabi sljedeći postupak:

Primjenjuje se opći znanstveni postupak stručnog pregleda na gore navedeni način iz odjeljka 3. Usto nezavisni stručnjaci za znanstveni stručni pregled procjenjuju:

— služi li projekt važnim istraživačkim ciljevima kako bi se unaprijedilo znanstveno znanje iz temeljnih istraživanja u Europi ili povećalo medicinsko znanje za razvoj dijagnostičkih, preventivnih ili terapijskih metoda koje će se primjenjivati na ljude,

— je li upotreba matičnih stanica ljudskih embrija nužna kako bi se postigli znanstveni ciljevi navedeni u prijedlogu. Podnositelji zahtjeva posebno moraju dokumentirati da odgovarajuće potvrđene alternative (posebno matične stanice iz drugih izvora ili drukčijeg podrijetla) nisu prikladne i/ili dostupna kako bi se postigli očekivani ciljevi prijedloga. Potonja odredba se ne primjenjuje na istraživanja koja uspoređuju matične stanice ljudskih embrija s drugim ljudskim matičnim stanicama.

Postupak etičke provjere

Istraživački prijedlozi preporučeni za financiranje koji uključuju upotrebu matičnih stanica ljudskih embrija podnose se Komisiji (Opća uprava za istraživanje i razvoj) na etičku provjeru. Postupci koje Komisija primjenjuje u etičkoj provjeri prijedloga sukladno FP7 koji uključuju upotrebu matičnih stanica ljudskih embrija opisani su u obrascu pisma o imenovanju koje je odobrila Komisija.

Nacionalna odobrenja i mišljenja nadležnih etičkih povjerenstava

IAEIV provjerava jesu li podnositelji zahtjeva dobili odgovarajuće odobrenje nadležnih lokalnih ili nacionalnih vlasti prije potpisivanja ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Kada odobrenje nacionalnih vlasti i/ili pozitivno mišljenje lokalnog etičkog povjerenstva ne može biti dobiveno prije predviđenog početka projekta, ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava može se zaključiti podložno uključivanju posebne klauzule koja zahtjeva da se relevantna autorizacija ili mišljenje dobiju prije početka predmetnih aktivnosti istraživanja.

Tijekom pripreme ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava u obzir se uzimaju rezultati etičke provjere. To može dovesti do promjena opisa rada utvrđenog ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava ili, u određenim slučajevima, do prekida pripreme ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.

Za prijedloge s matičnim stanicama ljudskih embrija, a nakon što je izvršena etička provjera u skladu s člankom 6.9 Odluke Vijeća 2006/972/EZ (43), primjenjuje se regulatorni postupak utvrđen člancima 5. i 7. Odluke Vijeća 1999/468/EZ za odobrenje financiranja i usvajanje aktivnosti koje uključuju matične stanice ljudskih embrija.

Osim toga, IAEIV će poticati da glavni istražitelj osigura pravilnu komunikaciju s Europskim registrom matičnih stanica ljudskih embrija (http://www.hescreg.eu/). Na taj će se način osigurati transparentnost u pogledu korištenih linija matičnih stanica ljudskih embrija te šira popularizacija dostupnih informacija o tim linijama.

5.3. Prilog C – Pravila o naknadama za putne troškove, dnevnice i smještaj glavnih istražitelja pozvanih na razgovor (44)

Članak 1.

1. Ova se pravila odnose na:

(a) osobe koje je IAEIV pozvao na razgovor sukladno odjeljku 3.1.6.1.;

(b) sve osobe odgovorne za pratnju osobe s invaliditetom koju je IAEIV pozvao na zbog razgovora.

2. Dužnosnik za ovjeravanje preuzetih obveza posebno će pokušati osigurati da se razgovori organiziraju na način koji omogućava da osobe pozvane na razgovor iskoriste povoljnosti najekonomičnijih putnih troškova.

Dužnosnik za ovjeravanje isplata posebno pomno istražuje sve zahtjeve za naknadu troškova koji uključuju neuobičajeno skupe letove. Oni imaju pravo provoditi sve potrebne provjere te u tu svrhu od osoba pozvanih na razgovor zahtijevati dokaze. Također imaju pravo, kada se čini da je to opravdano, ograničiti naknadu troškova na iznose koji se obično primjenjuju na uobičajena putovanja od polazišne točke osobe koja dolazi na razgovor do mjesta sastanka.

3. Kada se, uzimajući u obzir sve troškove nastale kod osoba s invaliditetom koje su pozvane na razgovor zbog njihovog invaliditeta ili osobe u njihovoj pratnji, čini da su naknade predviđene člankom 3. očito neprikladne, troškovi se nadoknađuju na zahtjev odgovornog dužnosnika za ovjeravanje nakon predočenja popratne dokumentacije.

4. IAEIV nije odgovoran za bilo koju materijalnu, nematerijalnu ili fizičku štetu koju su pretrpjele osobe pozvane na razgovor ili osobe odgovorne za pratnju osoba s invaliditetom pozvanih na razgovor tijekom putovanja ili boravka na mjestu gdje se održava razgovor, osim ako se takva šteta može izravno pripisati IAEIV-u.

Osobe pozvane na razgovor koje se koriste vlastitim prijevoznim sredstvima radi putovanja na razgovore posebno su odgovorne za svaku nezgodu koju bi mogle prouzročiti.

Članak 2.

1. Sve osobe pozvane na razgovor ostvaruju pravo na naknadu putnih troškova od svoje polazišne točke navedene u pozivu (kućna adresa ili adresa na radnom mjestu) do mjesta održavanja razgovora i to najprikladnijim prijevoznim sredstvom s obzirom na udaljenost. Općenito, za putovanja kraća od 400 km (u jednom smjeru i sukladno službenoj udaljenosti željeznicom) to znači putovanje prvom klasom vlaka, a za udaljenosti veće od 400 km putovanje zrakoplovom u ekonomskoj klasi.

Ako putovanje zrakoplovom uključuje let u trajanju četiri ili više sati bez stajanja, nadoknađuju se troškovi putne karte poslovnom klasom.

2. Cijena putovanja osobnim vozilom nadoknađuje se po istoj stopi kao i karta prve klase vlaka.

3. Ako za relaciju ne postoji vlak, putni troškovi se nadoknađuju po stopi od 0.22 eura po prijeđenom kilometru.

4. Troškovi prijevoza taksijem te troškovi parkiranja nastali na mjestu polazišta (ili polazne zračne luke) ne nadoknađuju se.

Članak 3.

1. Dnevnica za svaki dan proveden na razgovoru je paušalni iznos koji pokriva sve troškove nastale na mjestu održavanja razgovora, uključujući, na primjer, obroke i lokalni prijevoz (autobus, tramvaj, podzemna željeznica, taksi, parkiranje, cestarine itd.), kao i putno te osiguranje u slučaju nezgode.

2. Dnevnica iznosi 92 eura.

3. Ako je polazišna točka navedene u pozivnom pismu udaljena od mjesta održavanja razgovora 100 km ili manje, dnevnica se umanjuje za 50 %.

4. Osobe pozvane na razgovor koje moraju provesti jednu ili više noći na mjestu održavanja razgovora jer vrijeme održavanja razgovora nije usklađeno s voznim redom zrakoplova ili vlakova (45), također ostvaruju pravo na naknadu troškova smještaja. Ta naknada iznosi 100 eura po noći. Broj noćenja ne može prelaziti broj dana provedenih na razgovoru + 1.

5. Iznimno se može isplatiti dodatna naknada za smještaj i/ili dnevnica ako produžetak boravka omogućava osobi pozvanoj na razgovor da dobije umanjenu cijenu prijevoza u vrijednosti većoj od iznosa tih naknada.

Članak 4.

1. IAEIV vrši naknadu troškova nakon podnošenja zahtjeva za naknadu troškova koji je uredno ispunila i potpisala osoba pozvana na razgovor ili službena osoba u IAEIV-u odgovorna za potvrđivanje nazočnosti osobe pozvane na razgovor.

Potpisivanjem zahtjeva za naknadu troškova osobe pozvane na razgovor jamče svojom čašću da putni troškovi i/ili naknade koje traže neće biti pronađene kod neke druge institucije Europske unije, druge organizacije ili osobe za isto putovanje ili isto razdoblje i da njihov zahtjev odgovara stvarno nastalim troškovima. Nepravilnosti i/ili lažni zahtjevi dovest će do primjene administrativnih sankcija koje se primjenjuju analogno članku 265.a stavku 3. Provedbenih pravila Financijske uredbe.

2. Putni se troškovi nadoknađuju po predočenju originalne popratne dokumentacije ne kasnije od 30 kalendarskih dana nakon zadnjeg dana razgovora: karte i računi ili, u slučaju internetske rezervacije, tiskana elektronska rezervacija i ukrcajne propusnice za polaznu vožnju. Predočena dokumentacija mora prikazivati korištenu putničku klasu, vrijeme putovanja i plaćeni iznos.

Osim ako osoba pozvana na razgovor ne osigura prikladno opravdanje koju uz obrazloženu odluku prihvati odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, nepoštivanje odredbi iz ovog stavka oslobađa IAEIV obveze da nadoknadi putne troškove ili isplati bilo kakve naknade.

3. IAEIV isplaćuje naknadu troškova osobi pozvanoj na razgovor u roku propisanom u provedbenim pravilima Financijske uredbe.

4. Putni se troškovi nadoknađuju u eurima, kada je primjereno, po deviznom tečaju koji se primjenjuje na dan razgovora.

5. Dnevnice i, kada je primjereno, troškovi smještaja isplaćuju se u eurima u paušalnom iznosu koji se primjenjuje na dan razgovora. Dnevnice i troškovi smještaja mogu se prilagođavati u skladu s promjenama životnih troškova u Bruxellesu.

6. Sve naknade putnih troškova, dnevnice i/ili troškovi smještaja isplaćuju se na jedan te isti bankovni račun.

7. Dužnosnik za ovjeravanje putem delegiranja može obrazloženom odlukom ili nakon predočenja popratne dokumentacije odobriti naknadu troškova koji su nastali kod osoba pozvanih na razgovor zbog posebnih naputaka koje su primili u pisanom obliku.

5.4. Prilog D – Sigurnosno postupanje – osjetljive aktivnosti EIV-a

(A) Uvod

Posebni postupci primjenjivat će se na istraživanja povezana sa sigurnošću, zbog osjetljive prirode tema na koju se odnose i posebnih nejednakosti u sposobnostima kojima se treba pristupiti kako bi se zaštitili europski građani. Ako se budu smatrale osjetljivima, aktivnosti EIV-a bit će klasificirane (46).

Ti postupci su opisani u nastavku. Oni će se prema potrebi primjenjivati na aktivnosti EIV-a kod postupanja sa sigurnosno osjetljivim temama.

(B) Utvrđivanje potencijalno povjerljivih aktivnosti EIV-a

Sigurnosno osjetljiva aktivnost EIV-a je aktivnost u kojoj se vjerojatno postupa s povjerljivim podacima.

Oznaka „sigurnosnog pitanja” bit će dodijeljena prijedlogu:

— kada podnositelj zahtjeva proglasi prijedlog osjetljivim;;

— ako stručni ocjenjivači ili IAEIV utvrde ili posumnjaju na jedan od sljedećih uvjeta: — povjerljivi podaci se koriste kao osnovni podaci ili bi se tako mogli koristiti, — novo prikupljeni podaci se planiraju klasificirati kao povjerljivi,

Kada je oznaka „sigurnosnog pitanja” povezana s određenim prijedlogom, dodatno će se provjeriti okolnosti planiranog rada sukladno postupku iz donjeg odjeljka C.

Ako je se tako traži u relevantnom „Vodiču za podnositelje prijedloga”, prijedlozi moraju utvrditi, ako je potrebno, osnovne informacije za provođenje aktivnosti EIV-a i povjerljive novoprikupljene podatke kao posljedicu aktivnosti. U slučaju da prijedlog uključuje povjerljive podatke (osnovne i novoprikupljene), prijedlog mora uključivati i „Pismo o sigurnosnim aspektima” (PSA) (47) i njegov prilog „Vodič za sigurnosnu klasifikaciju” (VSK) (48).

Vodič za klasificiranje sigurnosti pokriva:

— stupanj povjerljivosti osnovnih i novoprikupljenih podataka,

— koji sudionik će imati pristup kakvim podacima,

Osim toga će se tražiti i sljedeća dokumentacija:

— preslika „Potvrde o sigurnosti objekta” (PSO) (ili zahtjevi za PSO). Valjanost PSO će provjeriti Uprava za sigurnost Komisije prikladnim formalnim kanalima uz uključenje „tijela za nacionalnu sigurnost” (NSAs),

— formalno pisano odobrenje relevantnih sigurnosnih tijela za korištenje povjerljivih osnovnih podataka.

PSA i VSK će se zajedno s popratnom dokumentacijom provjeriti u dolje opisanom postupku.

(C) Provjera potencijalno povjerljivih aktivnosti EIV-a

Prijedlozi će se nakon znanstvene ocjene rangirati prema rezultatima te ocjene. „Popise izabranih prijedloga” koji sadrži prijedloge preporučene za moguće financiranje, odnosno prijedlozi koji nisu odbačeni, te za koje je financiranje na raspolaganju, plus „rezervne popise” utvrđuje IAEIV.

Svaka aktivnost EIV-a na popisu zadržanih prijedloga i rezervnom popisu ili popisima s oznakom „sigurnosno pitanje” proći će postupak provjere. Isti će provoditi ad hoc pododbor: „Odbor za sigurnosnu provjeru”.

„Odbor za sigurnosnu provjeru” sastoji se od predstavnika država članica imenovanih u bliskoj vezi s nadležnim nacionalnim sigurnosnim tijelima koje, ako je potrebno, prate predstavnici relevantnog programskog odbor(a) u sastavu koji predstavlja države podnositelja zahtjeva. Odborom predsjedava predstavnik Komisije.

Odbor provjerava jesu li u obzir uzeti svi sigurnosni aspekti. Prijedloge provjeravaju članovi Odbora iz država podnositelja zahtjeva.

U ovom postupku se treba doći do zajedničkog stajališta dotičnih nacionalnih predstavnika koji dovodi do jedne od sljedećih preporuka:

— Određivanje stupnja povjerljivosti nije potrebno: Postupci za pripremu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava EIV-a mogu započeti (iako možda treba izdati određene preporuke za pripremu, ako je važno),

— Određivanje stupnja povjerljivosti je potrebno: posebne preporuke za pripremu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava EIV-a se daju u obliku uvjeta koje je potrebno ispuniti u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Aktivnost EIV-a će postati povjerljiva aktivnost (49) te će se odrediti stupanj povjerljivosti u EU na razini najvišeg određivanja stupnja povjerljivosti podataka korištenih/nastalih kako je navedeno u PSA i njemu priloženom VSK-u,

— Prijedlog je preosjetljiv za financiranje jer podnositelji zahtjeva nemaju odgovarajuće iskustvo, vještine ili dozvole da pravilno postupaju s povjerljivim podacima. U tom slučaju prijedlog može biti odbačen. U tom se slučaju moraju objasniti razlozi za odbijanje, osim ako su ti razlozi sami po sebi povjerljivi.

Stupanj povjerljivosti odredit će se na temelju zajedničkog stajališta. Kao rezultat, IAEIV će zajedno s drugim relevantnim nacionalnim sigurnosnim tijelima tijekom pripreme i provedbe ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava provjeriti jesu li pokrenute svi postupci i aktivnosti kako bi se zajamčilo da se s povjerljivim podacima postupa na prikladan način.

(D) Dozvole za izvoz i prijenos

Osim toga, prijedlog se također može smatrati osjetljivim, neovisno o određivanju stupnja povjerljivosti, ako se u njemu planira razmjena materijala podložnih dozvolama za izvoz i prijenos.

U tom kontekstu podnositelji zahtjeva moraju udovoljavati nacionalnim zakonima i propisima EU-a (50). Ako su za provedbu planiranog rada potrebne izvozne dozvole (ili dozvole unutar EU-a), podnositelji zahtjeva moraju objasniti obvezu posjedovanja takvih izvoznih ili prijenosnih dozvola te predočiti presliku dozvola o izvozu i prijenosu (ili zahtjeva).

(E) Međunarodna suradnja

Sigurnosna se pitanja ne smiju koristiti kao razlog za odbijanje prijedloga za aktivnosti EIV-a koje nisu povjerljive, a koje podrazumijevaju sudjelovanje subjekata iz treće zemlje (51). Jedine iznimke od ovog slučaja pojavljuju se ako:

— je tema u radnom programu opisana kao neotvorena za međunarodnu suradnju: u tom će se slučaju svaki prijedlog koji sadrži međunarodnu suradnju proglasiti neprihvatljivim,

— je određena oznaka „sigurnosnog pitanja”, u kojem slučaju će se prijedlog provjeravati sukladno gore navedenom postupku.

(1) SL L 57, 24.2.2007., str. 14.

(2) SL L 400, 30.12.2006., str. 243.

(3) SL L 9, 12.1.2008., str. 15.

(4) SL L 412, 30.12.2006., str. 1.

(5) SL L 391, 30.12.2006., str. 1.

(6) SL L 248, 16.9.2002., str. 1.

(7) Uz mogući izuzetak koordinacije ili aktivnosti potpore iz članka 14. Pravila o sudjelovanju.

(8) http://cordis.europa.eu/home_en.html http://ec.europa.eu/reserach/participants/portal http://erc.europa.eu

(9) Glavni istražitelji iznimno mogu postupati samostalno kao pravni subjekt podnositelj zahtjeva.

(10) Operator elektroničke dostave može stupiti u kontakt s predlagačem radi pojašnjenja ili rješavanja tehničkih problema vezanih uz dostavu.

(11) Nezavisni stručnjaci procjenjuju cjelovitost informacija sadržanih u prijedlogu. Provjere prihvatljivosti se odnose samo na prisutnost odgovarajućih dijelova i oblika prijedloga te na valjanost zatraženih dodatnih dokumenata.

(12) Prijedlozi se obično ocjenjuju prema kriterijima financijskog programa za koji se podnose. Međutim, u slučajevima kada se, na primjer, financijski program pogrešno odabrao, IAEIV može odlučiti da se prijedlog ocjenjuje prema kriterijima nekog drugog financijskog programa. To je moguće ako je jasno da prijedlog ne odgovara ili slabo odgovara prvotno odabranom financijskom programu i ako je za predmetni poziv otvoren prikladniji financijski program.

(13) Ovaj se odbor sastoji od zaposlenika IAEIV-a i, ako je potrebno, drugih zaposlenika Komisije koji raspolažu potrebnom stručnosti o pravnim pitanjima i/ili informatičkim sustavima. On ispituje prijedlog i okolnosti vezane uz njegovo podnošenje te daje stručne savjete čime podupire odluku o tome treba li prijedlog odbiti ili ne s osnova prihvatljivosti. Odbor može odlučiti o stupanju u kontakt s glavnim istražiteljem i pravnim subjektom podnositeljem zahtjeva radi pojašnjenja nekog pitanja.

(14) Zaposlenici relevantnih specijaliziranih agencija EU smatraju se vanjskim stručnjacima.

(15) Članak 17. stavak 2. Pravila sudjelovanja.

(16) Odabir Znanstvenog vijeća ne mora biti nužno zatražen za imenovanje stručnih revizora koordinacijskih i pomoćnih aktivnosti.

(17) U skladu s Pravilima sudjelovanja i/ili Odlukom Komisije C(2008) 5694 od 8. listopada 2008. o delegiranju ovlasti IAEIV-u.

(18) Europska unija provodi politiku rodne jednakosti i jednakih mogućnosti na području istraživanja. U toj mjeri Odluka Komisije 2000/407/EZ od 19. lipnja 2000.„o jednakoj zastupljenosti spolova u odborima i stručnim skupinama koje ustanovljuje Komisija”. U istom kontekstu članak 17. stavak 2. Pravila sudjelovanja predviđa da se „poduzimaju odgovarajuće mjere kako bi se zajamčila razumna rodna ravnoteža prilikom imenovanja skupina nezavisnih stručnjaka”.

(19) Relevantni Vodič za podnositelje zahtjeva može dozvoliti najviše tri osobe koje podnositelj zahtjeva može navesti.

(20) Razlozi moraju biti utemeljeni na jasnim osnovama kao što su izravno znanstveno rivalstvo, profesionalno neprijateljstvo ili slična situacija koja bi mogla narušiti ili dovesti u pitanje objektivnost potencijalnog ocjenjivača.

(21) SL L 357, 31.12.2002., str. 1.

(22) Članak 15. Pravila sudjelovanja.

(23) Prijedlozi se obično ocjenjuju prema kriterijima za programe financiranja na koja se prijavljuju. Međutim, na primjer u slučajevima kada je došlo do greške u odabiru financijskog programa, IAEIV može odlučiti da se prijedlog ocjenjuje prema kriterijima nekog drugog programa financiranja. To je moguće napraviti samo ako je jasno da prijedlog ne odgovara ili slabo odgovara prvobitno odabranom programu financiranja te ako je otvoren program financiranja koji bolje odgovara predmetnom pozivu.

(24) U skladu s prvim stavkom članka 16. Pravila o sudjelovanju.

(25) To može uključivati članove panela izvan panela dodijeljenog za određeni prijedlog ili arbitre.

(26) To uključuje interdisciplinarne prijedloge među više panela ili domena koji se mogu dodijeliti na razmatranje članovima više od jednog panela ili dodatnim arbitrima.

(27) Članak 15. stavak 2. Pravila sudjelovanja.

(28) „Nepravilnost” u smislu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 2988/95 (SL L 312, 23.12.1995., str. 1.).

(29) Naknadni postupak ne zamjenjuje uobičajene kanale koji se primjenjuju na sve aktivnosti IAEIV-a i Komisije, kao što su: Glavno tajništvo Komisije u slučaju povrede kodeksa dobre uprave (odnosi s javnošću); Europski ombudsman za „nepravilnosti u postupanju”; Sud Europske unije za odluku koja utječe na fizičku ili pravnu osobu.

(30) Na temelju završnog popisa koji izrađuje IAEIV u skladu s odjeljkom 3.1.7.

(31) To može uključivati imena i prezimena glavnih istražitelja i pravnih subjekata podnositelja zahtjeva, naziv prijedloga i kraticu.

(32) Ugovarači i/ili korisnici Koordinacije i Pomoćnih aktivnosti.

(33) Glavni istražitelji i/ili institucije domaćini.

(34) Uključujući prema potrebi provedbu postupka za savjetovanje s programskim odborom kako je predviđeno u Posebnom programu „Ideje”.

(35) U skladu s člankom 16.4. Pravila sudjelovanja i pravilima Komisije o provjeri pravnog statusa sudionika kao i njihovih operativnih i financijskih kapaciteta u neizravnim aktivnostima popraćenim oblikom dodjele bespovratnih sredstava iz FP7, C(2007) 2466.

(36) Dodatni uvjeti mogu se odnositi na zahtjeve etičke provjere.

(37) Članak 114. Financijske uredbe.

(38) Ili neki drugi ugovaratelj izabran zbog pružanja administrativnih usluga tijekom ocjenjivačkih sjednica.

(39) Sljedeća područja su u nadležnosti Opće uprave za istraživanje i razvoj: matične stanice ljudskih embrija, ne-ljudski primati, a prijedlozi iz tih kategorija se automatski podnose na etičku provjeru Općoj upravi za istraživanje i razvoj.

(40) Kao što su klinički pokusi i istraživanja koja uključuju invazivne tehnike na živim osobama (npr. uzorkovanje tkiva).

(41) Prijedlozi iz ovih kategorija se automatski podnose na etičku provjeru Općoj upravi za istraživanje i razvoj.

(42) Uzimajući u obzir izjavu Komisije od 24. srpnja 2006. (SL L 412, 30.12.2006., str. 42.).

(43) SL L 400, 30.12.2006., str. 243.

(44) IAEIV može postaviti elektronski sustav za podnošenje zahtjeva koji se primjenjuje na obrasce na papiru i originale koji se podnose u okviru ovih pravila za naknadu troškova.

(45) U pravilu se od osoba pozvanih na razgovor ne može tražiti da: napuste polazišnu točku ili mjesto gdje se održava razgovor prije 07.00 (stanica ili drugo prijevozno sredstvo) ili 08.00 (zračna luka); stignu na mjesto održavanja razgovora poslije 21.00 (zračna luka) ili 22.00 (stanica ili drugo prijevozno sredstvo); stignu na svoju polazišnu točku poslije 23.00 (zračna luka, stanica ili drugo prijevozno sredstvo).

(46) Kako je određeno Odlukom Komisije 2001/844/EZ, EZUČ, Euratom od 29. studenoga 2001. o izmjeni njezina unutarnjeg Poslovnika (SL L 317, 3.12.2001., str. 1.) u vezi s odredbama o sigurnosti i njegovim naknadnim izmjenama.

(47) „Pismo o sigurnosnim aspektima”: „skup posebnih ugovornih uvjeta koje izdaje ugovorno tijelo i koje čini sastavni dio povjerljivog ugovora koji uključuje pristup ili generaciju povjerljivih podataka EU-a te koji utvrđuje sigurnosne obveze ili one elemente povjerljivog ugovora koji iziskuju sigurnosnu zaštitu”, kako je utvrđeno u odjeljku 27. Odluke 2001/844/EZ, EZUČ, Euratom.

(48) Kako je određeno u Odluci 2001/844/EZ, EZUČ, Euratom.

(49) Postupanje s povjerljivim podacima uređeno je relevantnim zakonodavstvom Zajednice, uključujući interna pravila institucija kao što je Odluka 2001/844/EZ o izmjeni njezina unutarnjeg Poslovnika vezano uz sigurnosne odredbe.

(50) Uredba Vijeća (EZ) br. 428/2009 od 5. svibnja 2009. o uspostavljanju režima Zajednice za nadzor izvoza, prijenosa, posredovanja i provoza roba s dvojnom namjenom (SL L 134, 29.5.2009., str. 1.).

(51) „Treća zemlja” podrazumijeva svaku državu koja ili nije država članica EU-a ili nije povezana s FP7.