HR Službeni list Europske unije L 328/42

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1271/2013

оd 30. rujna 2013.

o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući u obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (1), a posebno njezin članak 208.,

budući da:

(1) Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 2343/2002 (2) o Okvirnoj financijskoj uredbi za tijela koja su osnovale Zajednice temelji se na Uredbi Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (3). Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 zamijenila je Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012. Stoga je potrebno revidirati Uredbu (EZ, Euratom) br. 2343/2002 i radi jasnoće je zamijeniti.

(2) Potrebno je uzeti u obzir Zajedničku izjavu Europskog parlamenta, Vijeća EU-a i Europske komisije o decentraliziranim agencijama od 19. srpnja 2012.

(3) Određene odredbe Uredbe (EZ, Euratom) br. 2343/2002 potrebno je preispitati kako bi se u obzir uzelo iskustvo stečeno njihovom primjenom.

(4) Tom bi se Uredbom trebalo uspostaviti opća načela i temeljna pravila primjenjiva na tijela osnovana na temelju UFEU-a i Ugovora o Euratomu (u daljnjem tekstu „tijela Unije”) koja primaju doprinose na teret proračuna, ne dovodeći pritom u pitanje osnivački akt. Na temelju te Uredbe tijela Unije trebala bi donijeti vlastita financijska pravila koja ne smiju odstupati od Uredbe osim ako njihove specifične potrebe to zahtijevaju i uz prethodni pristanak Komisije.

(5) Međutim, tijela Unije koja se u potpunosti financiraju iz vlastitih sredstava i na koja se ta Uredba ne odnosi trebala bi radi dosljednosti donijeti slična pravila kada je to primjereno. U skladu sa Zajedničkom izjavom Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije od 19. srpnja 2012. ta tijela trebala bi Europskom parlamentu, Vijeću i Komisiji dostaviti godišnje izvješće o izvršavanju svojeg proračuna i uzeti u obzir njihove zahtjeve i preporuke.

(6) Tijela Unije trebala bi svoj proračun donijeti i izvršavati u skladu s pet temeljnih načela proračunskog prava (jedinstvo, točnost, univerzalnost, specifikacija i načelo jedne godine) te načelima uravnoteženosti, obračunske jedinice, dobrog financijskog upravljanja i transparentnosti.

(7) Potrebno je naglasiti da doprinos Unije pridonosi uravnoteženosti. Dio pozitivnog proračunskog rezultata tijela Unije koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine trebao bi biti vraćen u proračun Unije.

(8) Ako je osnivačkim aktom predviđeno da prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju naknade i pristojbe te da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi dodjeljuju posebnim stavkama rashoda, tijela Unije trebala bi imati mogućnost prenošenja salda u sljedeće razdoblje u obliku namjenskih prihoda.

(9) Potrebno je osigurati visinu naknada prikladnu za pokrivanje troškova pružanja usluga i izbjegavanje velikih viškova.

(10) Dodjela zadaća izvršavanja proračuna tijelima Unije mora biti odgovarajuće opravdana značajkama zadaća i posebnom stručnošću tijela Unije, istodobno vodeći računa o dobrom financijskom upravljanju i isplativosti. Dodijeljene zadaće trebale bi biti u skladu s osnivačkim aktom.

(11) Tijelima Unije trebalo bi omogućiti primanje ad hoc bespovratnih sredstava samo ako je to izričito propisano odgovarajućim temeljnim aktima i odobreno osnivačkim aktom.

(12) U skladu s člankom 50. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 tijela Unije moraju sudjelovati u komparativnoj analizi s drugim institucijama i tijelima Unije.

(13) Potrebno je donijeti pravila o akcijskom planu kako bi se slijedili zaključci općih redovitih evaluacija i na taj način osigurala njihova učinkovita provedba.

(14) Kako bi se osiguralo dosljedno programiranje, tijelo Unije trebalo bi sastaviti dokument koji sadržava godišnje i višegodišnje programiranje poštujući pritom Komisijine smjernice.

(15) Tijelo Unije trebalo bi uskladiti raspored godišnjeg i višegodišnjeg programiranja s proračunskim postupkom kako bi se osigurala učinkovitost i dosljednost svih programskih dokumenata.

(16) Potrebno je razjasniti trenutačnu strukturu funkcija unutarnje revizije i kontrole te pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Funkciju unutarnje revizije u tijelu Unije trebao bi obnašati unutarnji revizor Komisije koji bi revizije trebao provoditi na temelju opravdanih rizika. Potrebno je utvrditi pravila o osnivanju i radu službe za unutarnju reviziju.

(17) Potrebno je pojednostavniti zahtjeve u vezi s izvješćivanjem. Tijela Unije trebala bi dostaviti konsolidirano godišnje izvješće o radu koje sadržava sveobuhvatne informacije o izvršavanju njihova programa rada, proračuna, plana kadrovske politike te njihovim sustavima upravljanja i unutarnje kontrole.

(18) Kako bi se povećala isplativost tijela Unije, potrebno je predvidjeti mogućnost dijeljenja usluga ili njihova prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju. Isplativost se posebice može povećati ako se računovodstvenom službeniku Komisije dodijele sve zadaće računovodstvenog službenika tijela Unije ili samo dio njih.

(19) Kao što je predviđeno Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 mogućnost raspoređivanja obveza koje traju nekoliko godina na godišnje obroke trebala bi biti dopuštena samo ako je to predviđeno osnivačkim ili temeljnim aktom ili ako su povezane s administrativnim rashodima.

(20) Kako bi se pravila o namjenskim prihodima uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 potrebno je donijeti pravila o diferencijaciji namjenskih prihoda (vanjskih i unutarnjih) i njihovu prenošenju.

(21) Kako bi se pravila o postupanju s kamatama nastalima iz Unijinog doprinosa tijelu Unije uskladila s onima iz Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 potrebno je predvidjeti da se kamate ne uplaćuju u proračun.

(22) Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 u posebnim se slučajevima predviđa mogućnost preuzimanja pravne obveze prije proračunske obveze. Tijela Unije također bi trebala imati tu mogućnost.

(23) Kako bi se osigurala usklađenost između Uredbe (EU, Euratom) br. 2343/2002 i Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, ne bi trebale biti dopuštene posebne odredbe o nabavi i bespovratnim sredstvima. Primjena jedinstvenog skupa pravila jamči pojednostavnjenje rada tijela Unije i omogućuje primjenu Komisijinih smjernica i predložaka.

(24) Kako bi se uskladile odredbe Uredbe (EU, Euratom) br. 2343/2002 i Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, tijelu Unije trebalo bi omogućiti dodjelu nagrada.

(25) Kako bi se prepoznao rizik od postojećeg ili mogućeg sukoba interesa i njime ispravno upravljalo, tijela Unije trebala bi imati obvezu donošenja pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njima. Pri izradi tih pravila trebalo bi voditi računa o smjernicama koje je Komisija izradila nakon Zajedničke izjave Europskog parlamenta, Vijeća i Europske komisije od 19. srpnja 2012.

(26) Odredbe o politici povezanoj s nekretninama, uključujući uvođenje mogućnosti da tijela Unije uz određene uvjete uzimaju zajmove, trebalo bi uskladiti s Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 kako bi se osiguralo da sva tijela i institucije Unije dosljedno primjenjuju nova pravila.

(27) Budući da je Komisiji potrebno vrijeme da u suradnji s tijelima Unije izradi odgovarajuće smjernice, potrebno je osigurati prijelazne odredbe za programiranje i izvješćivanje.

(28) Ova bi Uredba trebala stupiti na snagu sljedećeg dana od dana objave u Službenom listu Europske unije kako bi se omogućilo pravovremeno donošenje revidiranih financijskih uredbi tijela Unije od 1. siječnja 2014. i na taj način osigurala usklađena pravila za sljedeći višegodišnji financijski okvir,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

GLAVA I.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Predmet

Ovom se Uredbom utvrđuju bitna financijska pravila na temelju kojih tijela Unije trebaju donijeti vlastita financijska pravila. Financijska pravila tijela Unije ne smiju odstupati od ove Uredbe, osim ako njihove specifične potrebe to zahtijevaju i uz prethodni pristanak Komisije.

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Uredbe primjenjuju se sljedeće definicije:

— „osnivački akt” znači instrument prava Unije kojim se uređuju glavni vidovi osnivanja i djelovanja tijela Unije,

— „proračun tijela Unije” znači instrument kojim se za svaku financijsku godinu predviđaju i odobravaju svi prihodi i rashodi koji se smatraju potrebnima za tijelo Unije,

— „tijelo Unije” znači svako tijelo iz članka 208. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012,

— „upravni odbor” znači glavno unutarnje tijelo tijela Unije nadležno za donošenje odluka o financijskim i proračunskim pitanjima, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,

— „direktor” znači osoba koja je kao dužnosnik za ovjeravanje nadležna za provedbu odluka upravnog odbora i izvršavanje proračuna tijela Unije, bez obzira na naziv koji mu je dodijeljen u osnivačkom aktu,

— „izvršni odbor” znači unutarnje tijelo tijela Unije koje pomaže upravnom odboru i čije su nadležnosti i pravila postupanja utvrđena osnivačkim aktom.

Članak 3.

Razdoblja, datumi i rokovi

Ako nije drukčije predviđeno, Uredba Vijeća (EEZ, Euratom) br. 1182/71 (4) primjenjuje se na rokove utvrđene ovom Uredbom.

Članak 4.

Zaštita osobnih podataka

Ovom se Uredbom ne dovode u pitanje zahtjevi Direktive 95/46/EZ Europskog parlamenta i Vijeća (5) i Uredbe (EZ) br. 45/2001 Europskog Parlamenta i Vijeća (6).

Članak 5.

Poštovanje proračunskih načela

Proračun tijela Unije donosi se i izvršava u skladu s načelima jedinstva, točnosti proračuna, jedne godine, uravnoteženosti, obračunske jedinice, univerzalnosti, specifikacije i dobrog financijskog upravljanja koje zahtijeva djelotvornu i učinkovitu unutarnju kontrolu i načelom transparentnosti, kako je propisano ovom Uredbom.

GLAVA II.

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVLJE 1.

Načela jedinstva i točnosti proračuna

Članak 6.

Područje primjene proračuna tijela Unije

1. Proračun tijela Unije obuhvaća:

(a) vlastite prihode koji se sastoje od svih naknada i pristojbi koje je tijelo Unije ovlašteno ubirati na temelju zadaća koje su mu povjerene i sve ostale prihode;

(b) prihode koji se sastoje od financijskih doprinosa države članice domaćina;

(c) doprinos Unije;

(d) prihode dodijeljene posebnim stavkama rashoda u skladu s člankom 23. stavkom 1.;

(e) rashode tijela Unije, uključujući administrativne rashode.

2. Prihodi koji se sastoje od naknada i pristojbi dodjeljuju se samo iznimno i u opravdanim slučajevima predviđenim osnivačkim aktom.

3. Ako je jednim ili više osnivačkih akata predviđeno da se jasno utvrđene zadaće financiraju odvojeno ili ako tijelo Unije provodi zadaće koje su mu povjerene sporazumom o delegiraju, ono mora voditi posebne račune za prihode i rashode. Tijelo Unije jasno će odrediti sve skupine zadaća u svojem nacrtu programiranja ljudskih resursa koji je dio dokumenta godišnjeg i višegodišnjeg programiranja iz članka 32.

Članak 7.

Ad hoc bespovratna sredstva

1. Tijela Unije ne smiju primati ad hoc bespovratna sredstva iz proračuna osim ako je to odobreno osnivačkim aktom i izričito propisano temeljnim aktom.

2. Ako je tijelu Unije dopušteno primanje ad hoc bespovratnih sredstava, zadaće koje se financiranju iz njih uključene su u godišnji program rada iz članka 32. stavka 3.

Članak 8.

Sporazumi o delegiranju

1. Komisija tijelu Unije ne dodjeljuje zadaće izvršavanja proračuna osim ako to nije odgovarajuće opravdano posebnom prirodom djelovanja i posebnom stručnošću tijela Unije.

2. Pri odabiru tijela Unije vodi se računa o:

(a) isplativosti dodjele tih zadaća;

(b) učinku na upravljačku strukturu tijela i njegove financijske i ljudske resurse.

3. Kada Komisija iznimno povjeri zadaće tijelu Unije:

(a) članak 60. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 primjenjuje se na tijelo Unije u pogledu sredstava dodijeljenih tim zadaćama, dok se članci 108. i 109. te Uredbe ne primjenjuju;

(b) povjerene zadaće trebale bi isključivo u informativne svrhe biti navedene u godišnjem programu rada tijela Unije iz članka 32. stavka 3.

4. Ne dovodeći u pitanje stavak 2. dužnosnik za ovjeravanje savjetuje se s upravnim odborom prije potpisivanja sporazuma o delegiranju.

Članak 9.

Posebna pravila o načelima jedinstva i točnosti proračuna

1. Nijedan prihod ne smije biti naplaćen niti rashod izvršen ako nije unesen u proračunsku liniju proračuna tijela Unije.

2. Ne smije se preuzeti obveza za rashod ili odobriti rashod izvan okvira odobrenih sredstava proračuna tijela Unije.

3. Odobrena sredstva moguće je unijeti u proračun tijela Unije samo ako su namijenjena za stavku rashoda koja se smatra potrebnom.

4. Kamate koje proizlaze iz predfinanciranja plaćenog iz proračuna tijela Unije ne pripadaju tijelu Unije.

POGLAVLJE 2.

Načelo jedne godine

Članak 10.

Definicija

Odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije odobravaju se za jednu financijsku godinu koja traje od 1. siječnja do 31. prosinca.

Članak 11.

Vrsta odobrenih sredstava

1. Proračun tijela Unije obuhvaća nediferencirana odobrena sredstva i diferencirana odobrena sredstva, kada je to opravdano operativnim potrebama. Diferencirana odobrena sredstva sastoje se od odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanje.

2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza pokrivaju ukupne troškove pravnih obveza preuzetih tijekom financijske godine.

3. Odobrena sredstva za plaćanje obuhvaćaju plaćanja za preuzete pravne obveze u financijskoj godini ili prethodnim financijskim godinama.

Članak 12.

Računovodstvo prihoda i odobrenih sredstava

1. Prihodi tijela Unije iz članka 6. knjiže se u poslovnim knjigama za financijsku godinu na temelju iznosa prikupljenih tijekom te financijske godine.

2. Iznos prihoda tijela Unije jednak je iznosu odobrenih sredstava za plaćanje.

3. Odobrena sredstva za financijsku godinu koriste se isključivo za pokrivanje rashoda odobrenih i plaćenih tijekom te financijske godine te za pokrivanje nepodmirenih iznosa za obveze iz prethodnih financijskih godina.

4. Obveze se knjiže u poslovnim knjigama na temelju pravnih obveza knjiženih do 31. prosinca.

5. Plaćanja se knjiže u poslovnim knjigama za financijsku godinu na temelju plaćanja koja je računovodstveni službenik izvršio najkasnije do 31. prosinca predmetne godine.

Članak 13.

Preuzimanje obveza po odobrenim sredstvima

Obveze za odobrena sredstva unesena u proračun tijela Unije mogu se preuzimati od 1. siječnja, nakon konačnog donošenja proračuna tijela Unije.

Članak 14.

Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava

1. Odobrena sredstva koja nisu iskorištena do kraja financijske godine za koju su odobrena ukidaju se. Ona mogu biti prenesena, ali samo u sljedeću financijsku godinu, na temelju odluke upravnog odbora najkasnije do 15. veljače ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, na temelju odluke izvršnog odbora u skladu sa stavcima 3. i 4. ili mogu biti automatski prenesena u skladu sa stavkom 5.

2. Odobrena sredstva za rashode za osoblje ne smiju se prenositi.

3. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza u okviru diferenciranih odobrenih sredstava i nediferenciranih odobrenih sredstava za koje obveze na kraju financijske godine još nisu preuzete mogu se prenijeti:

(a) u iznosima koji odgovaraju odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza;

(b) u iznosima koji odgovaraju nediferenciranim odobrenim sredstvima koja se odnose na projekte u vezi s nekretninama, za koje je većina pripremnih faza u postupku za preuzimanje obveza bila završena do 31. prosinca. Pripremna faza u postupku za preuzimanje obveza utvrđuje se u pravilima za provedbu financijske uredbe svih tijela Unije.

Za te se iznose mogu preuzeti obveze do 31. ožujka sljedeće godine ili do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte u vezi s nekretninama.

4. Odobrena sredstva za plaćanje mogu se prenijeti u iznosima potrebnim za pokrivanje postojećih preuzetih obveza ili preuzetih obveza povezanih s prenesenim odobrenim sredstvima za preuzimanje obveza kada odobrena sredstva za plaćanja predviđena za određene proračunske linije za sljedeću financijsku godinu nisu dovoljna za pokrivanje potreba.

Tijelo Unije najprije koristi sredstva odobrena za tekuću financijsku godinu i ne koristi prenesena sredstva dok se ne iscrpe ona prethodna.

5. Nediferencirana odobrena sredstva u visini obveza pravilno ugovorenih na kraju financijske godine automatski se prenose samo na sljedeću financijsku godinu.

6. Prenesena odobrena sredstva za koja nije preuzeta obveza do 31. ožujka godine N + 1 automatski se ukidaju i iskazuju u poslovnim knjigama.

Članak 15.

Pravila za prijenos namjenskih prihoda

Pri prijenosu namjenskih prihoda iz članka 23. te neiskorištenih, a raspoloživih odobrenih sredstava na dan 31. prosinca koja proizlaze iz tih prihoda, moraju se poštovati sljedeća pravila:

(a) vanjski namjenski prihodi prenose se automatski i u potpunosti se iskorištavaju do trenutka izvršenja svih postupaka povezanih s programima ili djelovanjima za koje su namijenjeni; vanjski namjenski prihodi primljeni tijekom posljednje godine programa ili djelovanja mogu se koristiti u prvoj godini sljedećeg programa ili djelovanja;

(b) unutarnji namjenski prihodi prenose se samo za jednu godinu, uz iznimku unutarnjih namjenskih prihoda utvrđenih u članku 23. stavku 3. točki (f) koji se prenose automatski.

Najkasnije do 1. lipnja godine N + 1 tijelo Unije izvješćuje Komisiju o izvršenju prenesenih namjenskih sredstava.

Članak 16.

Opoziv odobrenih sredstava

Kada se odobrena sredstva opozivaju u financijskoj godini nakon financijske godine u kojoj su unesena u proračun tijela Unije kao posljedica potpunog ili djelomičnog neizvršenja djelovanja za koja su bila određena, predmetna odobrena sredstva se ukidaju.

Članak 17.

Obveze

1. Od 15. listopada svake godine obveze za redovne administrativne rashode mogu se preuzimati unaprijed na teret odobrenih sredstava predviđenih za sljedeću financijsku godinu. Takve obveze ne premašuju, međutim, jednu četvrtinu odobrenih sredstava koja je upravni odbor odredio za odgovarajuću proračunsku liniju za tekuću financijsku godinu. Ne primjenjuju se na nove rashode čija vrsta još nije u načelu odobrena u prošlom propisno donesenom proračunu tijela Unije.

2. Rashodi koji se plaćaju unaprijed, na primjer zakup, mogu dovesti do toga da se za plaćanja od 1. prosinca nadalje terete odobrena sredstva za sljedeću financijsku godinu. U tom slučaju ne primjenjuje se ograničenje iz stavka 1.

Članak 18.

Pravila koja se primjenjuju u slučaju kasnog donošenja proračuna tijela Unije

1. Ako proračun tijela Unije nije konačno donesen na početku financijske godine, primjenjuju se pravila propisana u stavcima od 2. do 6.

2. Preuzimanje obveza i plaćanja mogu se izvršavati u okviru ograničenja utvrđenih u stavku 3.

3. Obveze se mogu preuzimati prema poglavljima do najviše jedne četvrtine ukupnih odobrenih sredstava odobrenih za predmetno poglavlje u prošloj financijskoj godini, uvećano za jednu dvanaestinu za svaki mjesec koji istekne.

Ne smiju se prekoračiti ograničenja odobrenih sredstava predviđena u izjavi o procjeni prihoda i rashoda.

Plaćanja se mogu izvršavati mjesečno po poglavlju do najviše jedne dvanaestine odobrenih sredstava dodijeljenih za predmetno poglavlje u prethodnoj financijskoj godini. Zbroj, međutim, ne smije prijeći jednu dvanaestinu odobrenih sredstava predviđenih u istom poglavlju izjave o procjeni prihoda i rashoda.

4. Smatra se da se odobrena sredstva dodijeljena za odgovarajuće poglavlje prethodne financijske godine, kako je navedeno u stavcima 2. i 3., odnose na izglasana odobrena sredstva u proračunu tijela Unije, uključujući izmjenom proračuna, a nakon usklađenja za prijenose izvršene tijekom te financijske godine.

5. Ako nastavak djelovanja tijela Unije i upravljanje to zahtijevaju, upravni obor može na direktorov zahtjev odobriti rashode koji su veći od jedne privremene dvanaestine, ali koji ne smiju prijeći ukupno četiri privremene dvanaestine, osim u propisno opravdanim slučajevima, za preuzimanje obveza i za plaćanja preko i iznad onih koji se automatski stavljaju na raspolaganje u skladu sa stavcima 2. i 3.

Dodatne dvanaestine odobravaju se u cijelosti i nisu djeljive.

6. Ako za dano poglavlje odobravanje četiriju privremenih dvanaestina dodijeljenih u skladu sa stavkom 5. nije dovoljno za pokrivanje rashoda potrebnih za osiguravanje kontinuiteta djelovanja tijela Unije u području na koje se odnosi predmetno poglavlje, moguće je iznimno dopustiti prekoračenje odobrenih sredstava unesenih u odgovarajuće poglavlje proračuna tijela Unije tijekom prethodne financijske godine. Upravni odbor postupa u skladu s postupcima predviđenima stavkom 5. Međutim, ni u kojem slučaju ne smije se prekoračiti ukupan iznos odobrenih sredstava tijela Unije raspoloživ u proračunu za prethodnu financijsku godinu ili u nacrtu proračuna tijela Unije, kako je predložen.

POGLAVLJE 3.

Načelo uravnoteženosti

Članak 19.

Definicija i područje primjene

1. Prihodi i odobrena sredstva za plaćanja moraju biti uravnoteženi.

2. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza ne smiju prekoračiti iznos Unijinog doprinosa uvećanog za vlastite prihode i sve ostale prihode iz članka 6.

3. Za tijela kod kojih prihodi osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe, visinu naknada trebalo bi utvrditi tako da se izbjegne znatna akumulacija viška. Ako se znatan pozitivan ili negativan proračunski rezultat u smislu članka 97. ponavlja, visina naknada i pristojbi se preispituje.

4. Tijelo Unije ne smije uzeti zajam u okviru proračuna tijela Unije.

5. Doprinos Unije tijelu Unije predstavlja za proračun navedenog tijela doprinos s ciljem uravnoteženja i može ga se razdijeliti u više isplata.

6. Tijelo Unije strogo će upravljati gotovinom, vodeći pritom računa o namjenskim prihodima, kako bi se osiguralo da su gotovinski iznosi ograničeni na odgovarajuće opravdane zahtjeve. Uz zahtjeve za plaćanje tijelo Unije dostavlja detaljne i ažurirane prognoze o svojim stvarnim potrebama za gotovinom tijekom godine, uključujući podatke o namjenskim prihodima.

Članak 20.

Proračunski rezultat proračunske godine

1. Ako je proračunski rezultat u smislu članka 97. pozitivan, vraća se Komisiji do iznosa doprinosa koji je Unija uplatila tijekom godine. Dio proračunskog rezultata koji premašuje iznos doprinosa koji je Unija platila tijekom godine unosi se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu.

Prvi se podstavak primjenjuje i kada prihodi tijela Unije osim doprinosa Unije obuhvaćaju i naknade i pristojbe.

Razlika između doprinosa unesenog u proračun i doprinosa koji je uistinu plaćen tijelu Unije se ukida.

Najkasnije do 31. siječnja godine N tijelo Unije dostavlja procjenu proračunskog rezultata godine N-1, koji će se vratiti u proračun kasnije u godini N, kako bi dopunila već raspoložive podatke povezane s proračunskim rezultatom godine N-2. Komisija te podatke uzima u obzir pri procjeni financijskih potreba tijela Unije za godinu N + 1.

2. U iznimnim slučajevima kada je osnivačkim aktom predviđeno da se prihodi koji proizlaze iz naknada i pristojbi dodjeljuju posebnim stavkama rashoda, tijelo Unije može prenijeti saldo naknada i pristojbi u obliku namjenskih prihoda za djelovanja povezana s pružanjem usluga za koje je potrebno platiti pristojbe.

3. Ako je proračunski rezultat u smislu članka 97. negativan, unosi ga se u proračun tijela Unije za sljedeću financijsku godinu u obliku odobrenih sredstava za plaćanja ili ga se, kada je to prikladno, kompenzira pozitivnim proračunskim rezultatom tijela Unije u sljedećoj financijskoj godini.

4. Prihodi ili odobrena sredstva za plaćanja unose se u proračun tijela Unije tijekom proračunskog postupka koristeći postupak pisma izmjene iz članka 39. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 ili, ako se proračun tijela Unije već izvršava, izmjenom proračuna.

POGLAVLJE 4.

Načelo obračunske jedinice

Članak 21.

Uporaba eura

Proračun tijela Unije sastavlja se i izvršava u eurima te se i računi iskazuju u eurima. Međutim, za potrebe novčanog toka računovodstveni službenik, a u slučaju knjige blagajne blagajnici, ovlašteni su poslovati u drugim valutama kako je predviđeno u financijskim pravilima svakog tijela Unije.

POGLAVLJE 5.

Načelo univerzalnosti

Članak 22.

Definicija i područje primjene

Ne dovodeći u pitanje članak 23. ukupni prihodi pokrivaju ukupna odobrena sredstva za plaćanja. Ne dovodeći u pitanje članak 25. svi prihodi i rashodi iskazuju se u cijelosti bez međusobnog usklađivanja.

Članak 23.

Namjenski prihodi

1. Vanjski namjenski prihodi i unutarnji namjenski prihodi koriste se za financiranje određenih stavki rashoda.

2. Vanjske namjenske prihode čini sljedeće:

(a) financijski doprinosi država članica i trećih zemalja, uključujući u oba slučaja njihove javne agencije, subjekte ili fizičke osobe, namijenjeni određenim aktivnostima tijela Unije, ako je to predviđeno sporazumom sklopljenim između tijela Unije i država članica, trećih zemalja ili predmetnih javnih agencija, subjekata ili fizičkih osoba;

(b) prihodi određeni za posebne namjene, kao što su prihodi od zaklada, subvencija, darova i legata;

(c) financijski doprinosi za aktivnosti tijela Unije iz trećih zemalja ili tijela koja nisu tijela Unije, a koji nisu obuhvaćeni točkom (a); — prihodi od ad hoc bespovratnih sredstava iz članka 7., — prihodi iz sporazuma o delegiranju iz članka 8.;

(d) unutarnja namjenska sredstva iz stavka 3., u mjeri u kojoj su dodatna drugim prihodima iz točaka od (a) do (c) ovog stavka;

(e) prihodi od naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 2.

3. Unutarnje namjenske prihode čini sljedeće:

(a) prihodi od trećih osoba u vezi s robom, uslugama ili radovima isporučenim na njihov zahtjev, uz iznimku naknada i pristojbi iz članka 6. stavka 1. točke (a);

(b) primici od prodaje vozila, opreme, instalacija, materijala te znanstvenih i tehničkih uređaja koji su zamijenjeni ili odbačeni kada je knjigovodstvena vrijednost u cijelosti amortizirana;

(c) prihodi od vraćanja, u skladu s člankom 62., nepravilno plaćenih iznosa;

(d) primici od isporuke robe, usluga i radova institucijama ili ostalim tijelima Unije;

(e) primljeni iznosi osiguranja;

(f) prihodi od davanja u zakup/najam;

(g) prihodi od prodaje publikacija i filmova, uključujući onih na elektroničkim medijima;

(h) prihodi od naknadnog vraćanja poreza u skladu s člankom 25. stavkom 3. točkom (b).

4. Ne dovodeći u pitanje članak 23. stavak 2. točku (e) odgovarajućim osnivačkim aktom mogu se prihodi koje utvrđuje dodijeliti posebnim stavkama rashoda. Osim ako je odgovarajućim osnivačkim aktom drukčije određeno, takvi prihodi čine unutarnje namjenske prihode.

5. Sve stavke prihoda u smislu točaka od (a) do (c) stavka 2. i točaka (a) i (d) stavka 3. pokrivaju sve izravne ili neizravne rashode za dotičnu aktivnost ili svrhu.

6. Proračun tijela Unije obuhvaća linije koje sadržavaju vanjske namjenske prihode i unutarnje namjenske prihode, a ako je moguće, navodi se i iznos.

Namjenski se prihodi mogu uključiti u procjenu prihoda i rashoda samo u iznosima koji su sigurni na dan utvrđivanja procjene prihoda i rashoda.

Članak 24.

Donacije

1. Direktor može prihvatiti svaku donaciju u korist tijela Unije, kao što su zaklade, subvencije, darovi i legati.

2. Prihvaćanje donacija koje mogu uključivati određeno financijsko davanje podliježe odobrenju upravnog odbora ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnog odbora koji o tome odlučuje u roku od dva mjeseca od datuma primitka zahtjeva. Ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor u tom roku ne donese odluku, smatra se da je donacija prihvaćena.

Članak 25.

Pravila o odbicima i usklađenjima deviznog tečaja

1. Sljedeći se odbici mogu izvršiti od zahtjeva za plaćanje koji se potom odobravaju za plaćanje u neto iznosu:

(a) kazne određene strankama u ugovorima o nabavi ili korisnicima;

(b) popusti, povrati i rabati na pojedinačne fakture i troškovnike;

(c) usklađenja nepropisno plaćenih iznosa.

Usklađenja iz točke (c) prvog podstavka mogu se izvršiti izravno odbitkom od novog privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa istom primatelju plaćanja u okviru poglavlja, članka i financijske godine u odnosu na koju je iznos preplaćen.

Računovodstvena pravila Unije primjenjuju se na odbitke iz prvog podstavka točke (c).

2. Troškovi dostavljenih proizvoda ili pruženih usluga tijelu Unije, koji uključuju poreze koje države članice vraćaju u skladu s Protokolom o povlasticama i imunitetima Europske unije, terete proračun tijela Unije za iznose bez poreza ako se navedeni protokol primjenjuje na tijelo Unije.

3. Troškovi dostavljenih proizvoda ili pruženih usluga tijelu Unije, koji uključuju poreze koje vraćaju treće zemlje na temelju odgovarajućih sporazuma, mogu teretiti proračun tijela Unije za sljedeće:

(a) iznos bez poreza;

(b) iznos s porezom. U tom se slučaju s naknadno vraćenim porezima postupa kao s unutarnjim namjenskim prihodima.

4. Svi nacionalni porezi koje tijelo Unije privremeno snosi u skladu sa stavcima 2. i 3. unose se na privremenom računu dok ih predmetne države ne vrate.

5. Svaki negativni proračunski rezultat unosi se u proračun tijela Unije u obliku rashoda.

6. Moguća je prilagodba za tečajne razlike koje nastaju pri izvršavanju proračuna tijela Unije. Konačna dobit ili gubitak uključuje se u proračunski rezultat za godinu.

POGLAVLJE 6.

Načelo specifikacije

Članak 26.

Opće odredbe

Odobrena sredstva određuju se za posebne namjene prema glavama i poglavljima. Poglavlja se dalje dijele na članke i stavke.

Članak 27.

Prijenos

1. Direktor može odobrena sredstva prenijeti:

(a) s jedne glave na drugu do iznosa od najviše 10 % odobrenih sredstava u financijskoj godini za proračunsku liniju iz koje se sredstva prenose;

(b) iz jednog poglavlja u drugo te iz jednog članka u drugi bez ograničenja.

2. Iznad ograničenja iz stavka 1. direktor može upravnom odboru ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršnom odboru predložiti prijenos odobrenih sredstava s jedne glave na drugu. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor ima na raspolaganju tri tjedna da se usprotivi takvim prijenosima. Nakon isteka tog roka smatra se da su prijenosi prihvaćeni.

3. Prijedlozima za prijenose i prijenosima provedenima u skladu sa stavcima 1. i 2. prilažu se odgovarajući i detaljni popratni dokumenti u kojima je prikazano izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine za naslove proračuna na koje se sredstva prenose i one s kojih se prenose.

4. Direktor o izvršenim prijenosima izvješćuje upravni odbor što je prije moguće Direktor izvješćuje Europski parlament i Vijeće o svim prijenosima izvršenima u skladu sa stavkom 2.

Članak 28.

Posebna pravila o prijenosima

1. Odobrena sredstva mogu se prenijeti samo na linije u proračunu tijela Unije za koje su u proračunu tijela Unije odobrena sredstva ili koje imaju oznaku pro memoria.

2. Odobrena sredstva u iznosu namjenskih prihoda mogu se prenijeti samo ako se ti prihodi koriste u svrhe za koje su namijenjeni.

POGLAVLJE 7.

Načelo dobroga financijskog upravljanja

Članak 29.

Načela ekonomičnosti, učinkovitost i djelotvornosti/Načelo dobrog financijskog upravljanja

1. Odobrena sredstva koriste se u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, a posebno u skladu s načelima ekonomičnosti, učinkovitosti i djelotvornosti.

2. Načelo ekonomičnosti zahtijeva da su sredstva kojima se tijelo Unije koristi u obavljanju svojih djelatnosti dostupna pravodobno, u primjerenoj količini i po najboljoj cijeni te da su primijenjene kvalitete.

Načelo učinkovitosti odnosi se na postizanje najboljeg odnosa između upotrijebljenih sredstava i postignutih rezultata.

Načelo djelotvornosti odnosi se na postizanje određenih postavljenih ciljeva i željenih rezultata.

3. Tijelo Unije provodi komparativnu analizu iz članka 50. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

Komparativna analiza obuhvaća:

— preispitivanje učinkovitosti horizontalnih službi tijela Unije,

— analizu troškova i koristi dijeljenja usluga ili njihova potpuna prijenosa na drugo tijelo Unije ili Komisiju.

Pri provedbi komparativne analize iz prvog i drugog podstavka tijelo Unije poduzima nužne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.

4. Za sva područja aktivnosti koja obuhvaća proračun tijela Unije postavljaju se određeni, mjerljivi, dostižni, odgovarajući i vremenski utvrđeni ciljevi. Postizanje tih ciljeva prati se pokazateljima uspješnosti za svaku aktivnost, a direktor podatke dostavlja upravnom odboru. Ti se podaci dostavljaju svake godine, najkasnije u dokumentima uz nacrt proračuna tijela Unije.

5. Radi boljeg odlučivanja tijelo Unije provodi ex ante i ex post evaluacije u skladu sa smjernicama Komisije. Takve se evaluacije primjenjuju na sve programe i aktivnosti koje povlače za sobom znatnu potrošnju te se rezultati evaluacije dostavljaju upravnom odboru.

6. Direktor izrađuje akcijski plan kako bi se u obzir uzeli zaključci evaluacija iz stavka 5. i dvaput godišnje o napretku izvješćuje Komisiju, a redovito izvješće podnosi i upravnom odboru.

7. Upravni odbor kontrolira provođenje akcijskog plana iz stavka 6.

Članak 30.

Unutarnja kontrola izvršavanja proračuna

1. Proračun tijela Unije izvršava se u skladu s djelotvornom i učinkovitom unutarnjom kontrolom.

2. Za potrebe izvršavanja proračuna tijela Unije unutarnja kontrola definira se kao postupak koji se primjenjuje na svim razinama upravljanja te čija je namjena razumno osiguravanje postizanja sljedećih ciljeva:

(a) djelotvornost, učinkovitost i ekonomičnost poslovanja;

(b) pouzdanost izvješćivanja;

(c) zaštita imovine i podataka;

(d) sprečavanje, otkrivanje, ispravljanje i praćenje prijevara i nepravilnosti;

(e) odgovarajuće upravljanje rizicima vezanim uz zakonitost i pravilnost osnovnih transakcija, uzimajući u obzir višegodišnju narav programa kao i narav predmetnih plaćanja.

3. Djelotvorna unutarnja kontrola temelji se na najboljim međunarodnim praksama i posebno obuhvaća sljedeće:

(a) razdvajanje zadaća;

(b) odgovarajuću strategiju upravljanja rizikom i kontrole, uključujući kontrolu na razini primatelja;

(c) izbjegavanje sukoba interesa;

(d) odgovarajući revizijski trag i cjelovitost podataka u podatkovnim sustavima;

(e) postupke nadzora uspješnosti i praćenja utvrđenih slabosti i izuzetaka unutarnje kontrole;

(f) redovitu ocjenu dobrog rada sustava unutarnje kontrole.

4. Učinkovita unutarnja kontrola temelji se na sljedećim elementima:

(a) provedbi odgovarajuće strategije upravljanja rizikom i kontrole kojom koordiniraju odgovarajući dionici lanca kontrole;

(b) pristupu svih odgovarajućih dionika u kontrolnom lancu rezultatima provedenih kontrola;

(c) oslanjanju, prema potrebi, na mišljenja neovisnih revizora, uz uvjet da je kvaliteta osnovnog posla odgovarajuća i prihvatljiva te da je posao obavljen u skladu s ugovorenim normama;

(d) pravodobnoj primjeni korektivnih mjera, uključujući, kad je potrebno, odvraćajuće kazne;

(e) uklanjanju višestrukih kontrola;

(f) poboljšanju omjera troškova i koristi kontrola.

POGLAVLJE 8.

Načelo transparentnosti

Članak 31.

Objava financijskih izvještaja, proračuna i izvješća

1. Proračun tijela Unije donosi se i izvršava te se financijsko izvještavanje izvršava u skladu s načelom transparentnosti.

2. Sažetak proračuna tijela Unije i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku objavljuju se u Službenom listu Europske unije u roku od tri mjeseca nakon njihova donošenja.

U sažetku se prikazuje pet glavnih proračunskih linija, pet glavnih proračunskih linija rashoda za administrativni i operativni proračun tijela Unije, plan radnih mjesta te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena te broja upućenih nacionalnih stručnjaka. Prikazuju se i brojke za prethodnu godinu.

3. Proračun tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta i sve izmjene proračuna tijela Unije u konačnom obliku, te procjena broja ugovornog osoblja u ekvivalentima punog radnog vremena za koje su sredstva predviđena i broja upućenih nacionalnih stručnjaka prosljeđuju se na uvid Europskom parlamentu i Vijeću, Revizorskom sudu i Komisiji te se objavljuju na web-mjestu dotičnog tijela Unije u roku od četiri tjedna od njihova donošenja.

4. Tijelo Unije objavljuje na svom web-mjestu u standardnom obliku i najkasnije do 30. lipnja sljedeće financijske godine podatke o primateljima sredstava iz proračuna tijela Unije, uključujući stručnjake zaposlene na temelju članka 89., u skladu sa stavcima 2. 3. i 4. članka 21. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1268/2012 (7). Objavljeni podaci moraju biti lako dostupni, transparentni i sveobuhvatni. Ti se podaci stavljaju na raspolaganje uz poštovanje zahtjeva povjerljivosti i sigurnosti, a posebno zaštite osobnih podataka utvrđenih u Uredbi (EZ) br. 45/2001.

GLAVA III.

DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA

POGLAVLJE 1.

Donošenje proračuna tijela Unije

Članak 32.

Godišnje i višegodišnje programiranje

1. Tijelo Unije sastavlja programski dokument koji sadržava višegodišnje i godišnje programiranje vodeći računa o smjernicama Komisije.

2. U višegodišnjem programu utvrđuje se:

— opće strateško programiranje, uključujući ciljeve, očekivane rezultate i pokazatelje uspješnosti,

— programiranje resursa, uključujući višegodišnji proračun i osoblje.

Programiranje resursa obuhvaća kvalitativne i kvantitativne podatke o ljudskim potencijalima i proračunskim pitanjima za potrebe izvješćivanja, a posebice:

— za godine N-1 i N podatke o broju dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju te broju upućenih nacionalnih stručnjaka,

— za godinu N-1 procjenu proračunskih operacija u smislu članka 97. i podatke o doprinosu u naravi koji je tijelu Unije dala država članica domaćin,

— za godinu N + 1 procjenu broja dužnosnika, privremenog osoblja i ugovornog osoblja kako je određeno Pravilnikom o osoblju,

— za sljedeće godine okvirni proračun i programiranje ljudskih resursa.

Komisija tijelu Unije dostavlja mišljenje svojih relevantnih službi o nacrtu programiranja ljudskih resursa.

Ako ne uzme potpuno u obzir mišljenje službi Komisije, tijelo Unije dostavlja Komisiji odgovarajuća objašnjenja.

Programiranje resursa ažurira se svake godine. Strateško programiranje ažurira se kada je to potrebno, osobito radi prilagodbe rezultatima općih evaluacija iz osnivačkog akta.

3. Godišnji program rada tijela Unije obuhvaća detaljne ciljeve i očekivane rezultate te pokazatelje uspješnosti. Također sadrži opis djelovanja za koje je financiranje predviđeno i indikativne iznose za financijske i ljudske resurse dodijeljene svakom djelovanju. Godišnji program rada usklađen je s višegodišnjim programom iz stavka 1.

U njemu se jasno navodi koje su zadaće tijela Unije dodane, promijenjene ili izbrisane u usporedbi s prethodnom financijskom godinom.

4. Sve velike izmjene godišnjeg programa rada donose se po istom postupku kao i prvobitni godišnji program rada u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 33. ove Uredbe.

Upravni odbor može dužnosniku za ovjeravanje delegirati ovlast za unošenje manjih izmjena u godišnji programa rada.

Članak 33.

Donošenje proračuna

1. Proračun se donosi u skladu s odredbama osnivačkog akta.

2. Tijelo Unije dostavlja Komisiji nacrt procjene svojih prihoda i rashoda i opće smjernice na kojima se on temelji najkasnije do 31. siječnja svake godine.

3. U skladu s člankom 37. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 svake godine tijelo Unije dostavlja Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću procjenu svojih prihoda i rashoda, kao što je navedeno u osnivačkom aktu.

4. Procjena prihoda i rashoda tijela Unije obuhvaća:

(a) plan radnih mjesta u kojem se navodi broj odobrenih stalnih i privremenih radnih mjesta po kategorijama i razredima u okviru dodijeljenih proračunskih sredstava;

(b) ako je došlo do promjene u broju osoba na radnom mjestu, izjavu u kojoj se obrazlaže zahtjev za novim radnim mjestima;

(c) tromjesečnu procjenu plaćanja u gotovini ili primitka gotovine;

(d) informacije o postizanju svih prethodno postavljenih ciljeva za različite aktivnosti. Rezultati evaluacije uzimaju se u obzir te ih se navodi kao dokaze vjerojatnih koristi predloženog povećanja ili smanjenja predloženog proračuna tijela Unije u odnosu na proračun za godinu N.

5. Tijelo Unije šalje Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću nacrt programskog dokumenta iz članka 32. i svaku kasnije ažuriranu inačicu tog dokumenta najkasnije do 31. siječnja svake godine.

6. U okviru postupka donošenja proračuna Komisija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izjavu o procjeni tijela Unije te predlaže iznos doprinosa za tijelo Unije i broj osoblja koji smatra da je tijelu potreban. Komisija predočuje nacrt plana radnih mjesta tijela Unije i procjenu broja ugovornog osoblja i upućenih nacionalnih stručnjaka u ekvivalentima punog radnog vremena za koje se sredstva predlažu čim Komisija donese nacrt proračuna.

7. Europski parlament i Vijeće donose plan radnih mjesta tijela Unije i sve njegove kasnije izmjene u skladu s člankom 38. stavkom 1. Plan radnih mjesta objavljuje se u Prilogu odjeljku III. (Komisija) proračuna.

8. Upravno tijelo donosi proračun tijela Unije i plan radnih mjesta zajedno s programskim dokumentom iz članka 32. Oni postaju konačni nakon konačnog donošenja proračuna u kojem se navodi iznos doprinosa i plan radnih mjesta, a ako je potrebno proračun tijela Unije i plan radnih mjesta mogu se u skladu s time prilagoditi.

9. Pri povjeravanju novih zadaća tijelu Unije Komisija, ne dovodeći u pitanje zakonodavne postupke za izmjenu osnivačkog akta, Europskom parlamentu i Vijeću dostavlja informacije potrebne za procjenu učinka novih zadaća na resurse tijela Unije kako bi se, prema potrebi, preispitalo njegovo financiranje.

Članak 34.

Izmjene proračuna

Sve izmjene proračuna tijela Unije, uključujući plan radnih mjesta, predmet su izmjene proračuna koja se donosi po istom postupku kao prvobitni proračun tijela Unije, u skladu s odredbama osnivačkog akta i članka 33. ove Uredbe.

POGLAVLJE 2.

Struktura i prikaz proračuna tijela Unije

Članak 35.

Struktura proračuna tijela Unije

Proračun tijela Unije sadržava račun prihoda i rashoda.

Članak 36.

Proračunska nomenklatura

Ako to priroda aktivnosti tijela Unije opravdava, račun rashoda prikazuje se prema nomenklaturi koja se temelji na razvrstavanju prema namjeni. Nomenklaturu utvrđuje tijelo Unije i u njoj postoji jasna razlika između administrativnih i operativnih odobrenih sredstava.

Članak 37.

Prikaz proračuna tijela Unije

U proračunu tijela Unije prikazani su:

1. u računu prihoda: (a) procijenjeni prihodi tijela Unije za predmetnu financijsku godinu („godina N”); (b) procijenjeni prihodi za prethodnu financijsku godinu i prihod za godinu N – 2; (c) odgovarajuće primjedbe za svaku proračunsku liniju rashoda;

2. u računu rashoda: (a) odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za godinu N; (b) odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za prethodnu financijsku godinu i preuzete obveze za rashode i rashodi plaćeni u godini N – 2, pri čemu se potonji također iskazuju u postotku proračuna za godinu N; (c) kratki prikaz rasporeda plaćanja dospjelih tijekom sljedećih financijskih godina radi podmirivanja proračunskih obveza knjiženih u prošlim financijskim godinama; (d) odgovarajuće primjedbe za svaku potpodjelu.

Članak 38.

Pravila o planovima radnih mjesta za osoblje

1. Uz broj radnih mjesta odobrenih za financijsku godinu u planu radnih mjesta iz članka 33. prikazuje se broj odobrenih radnih mjesta za prethodnu godinu i broj uistinu popunjenih radnih mjesta. Taj plan predstavlja apsolutno ograničenje za tijelo Unije. Nije moguće nikakvo imenovanje izvan postavljenog ograničenja.

Međutim, osim za razrede AD 16, AD 15, AD14 i AD 13, upravni odbor može promijeniti svoj plan radnih mjesta do najviše 10 % odobrenih radnih mjesta, podložno sljedećim uvjetima:

(a) da ne dođe do promjene obujma odobrenih sredstava za osoblje za cijelu financijsku godinu;

(b) da ne dođe do prekoračenja ograničenja ukupnog broja radnih mjesta odobrenih planom radnih mjesta;

(c) da je tijelo Unije sudjelovalo u komparativnoj analizi s drugim tijelima Unije, koja je započela analizom kadrovskih potreba Komisije.

2. Odstupajući od drugog podstavka stavka 1. u skladu s Pravilnikom o osoblju učinci rada u nepunom radnom vremenu koje je odobrilo tijelo za imenovanje mogu se izjednačiti drugim imenovanjima. Ako član osoblja zahtijeva povlačenje odobrenja prije isteka dodijeljenog razdoblja, tijelo Unije poduzima odgovarajuće mjere za poštovanje ograničenja iz točke (b) drugog podstavka stavka 1. što je prije moguće.

GLAVA IV.

IZVRŠAVANJE PRORAČUNA TIJELA UNIJE

POGLAVLJE 1.

Opće odredbe

Članak 39.

Izvršavanje proračuna u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja

1. Direktor izvršava dužnosti dužnosnika za ovjeravanje. Izvršava prihode i rashode proračuna u skladu s financijskim pravilima tijela Unije i načelom dobrog financijskog upravljanja na vlastitu odgovornost te u okviru ograničenja odobrenih proračunskih sredstava.

2. Ne dovodeći u pitanje nadležnosti dužnosnika za ovjeravanje u području sprječavanja i otkrivanja prijevara i nepravilnosti, tijelo Unije sudjeluje u aktivnostima za sprječavanje prijevara Europskog ureda za borbu protiv prijevara

Članak 40.

Delegiranje ovlasti za izvršavanje proračuna

1. Direktor može delegirati ovlasti za izvršavanje proračuna osoblju tijela Unije na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju u skladu s uvjetima utvrđenim u financijskim pravilima tijela Unije koje je donio upravni odbor. Osobe ovlaštene na taj način mogu djelovati samo u okviru izričito dodijeljenih ovlasti.

2. Ovlaštena osoba može dalje delegirati primljene ovlasti kako je predviđeno u pravilima za provedbu ove Uredbe iz članka 114. Za svako daljnje delegiranje potrebna je izričita suglasnost direktora.

Članak 41.

Sukob interesa

1. Financijskim izvršiteljima u smislu poglavlja 2. ove glave i drugim osobama uključenim u izvršavanje proračuna i upravljanje njime, uključujući pripremne akte za navedeno, te u reviziju i kontrolu proračuna, zabranjuje se poduzimanje radnji koje bi mogle dovesti do sukoba njihovih interesa s interesima tijela Unije.

Ako postoji taj rizik, navedena osoba suzdržava se od takve radnje i upućuje pitanje nadležnom tijelu koje u pisanom obliku potvrđuje postoji li sukob interesa. Ako se utvrdi postojanje sukoba interesa, navedena osoba mora prestati sa svim radnjama u vezi s predmetnim pitanjem. Nadležno tijelo poduzima sve dodatne odgovarajuće radnje.

2. Za potrebe stavka 1. sukob interesa postoji ako je ugroženo nepristrano i objektivno obnašanje funkcije financijskog izvršitelja ili druge osobe iz stavka 1., iz obiteljskih, emotivnih, političkih ili nacionalnih razloga, ekonomskog interesa ili bilo kojeg drugog zajedničkog interesa s primateljem.

3. Nadležno tijelo iz stavka 1. neposredno je nadređeno dotičnom članu osoblja. Ako je taj član osoblja direktor, nadležno tijelo je upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.

4. Tijelo Unije donosi pravila o sprječavanju sukoba interesa i upravljanju njime.

Članak 42.

Način izvršavanja proračuna tijela Unije

1. Proračun tijela Unije izvršava direktor u službama koje su u njegovoj nadležnosti.

2. Ako je to nužno potrebno, zadaće tehničke ekspertize te administrativne, pripremne ili pomoćne zadaće koje ne uključuju izvršavanje javnih ovlasti ili primjenu ovlaštenja za odlučivanje na temelju diskrecijskog prava moguće je ugovorom povjeriti vanjskim subjektima ili tijelima iz privatnog sektora.

POGLAVLJE 2.

Financijski izvršitelji

Odjeljak 1.

Načelo razdvajanja dužnosti

Članak 43.

Razdvajanje dužnosti

Dužnosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika razdvajaju se i međusobno se isključuju.

Odjeljak 2.

Dužnosnik za ovjeravanje

Članak 44.

Ovlasti i dužnosti dužnosnika za ovjeravanje

1. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za izvršenje prihoda i rashoda, u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, te za osiguranje usklađenosti sa zahtjevima zakonitosti i pravilnosti.

2. Za potrebe stavka 1. dužnosnik za ovjeravanje u skladu s minimalnim standardima koje je donio upravni odbor ili, ako je to dopušteno osnivačkim aktom, izvršni odbor, na temelju jednakovrijednih standarda koje je Komisija utvrdila za svoje službe, te vodeći računa o rizicima povezanim s upravljačkim okruženjem i vrsti financirane aktivnosti, uspostavlja organizacijsku strukturu i sustave unutarnje kontrole primjerene vršenju dužnost dužnosnika za ovjeravanje.

Uspostava takve strukture i sustava potkrepljuje se sveobuhvatnom analizom rizika koja uzima u obzir njihovu isplativost.

Dužnosnik za ovjeravanje može u svojem odjelu uspostaviti stručnu i savjetodavnu funkciju za pomoć pri kontroli rizika povezanih s njegovim aktivnostima.

3. Kako bi izvršio rashode, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunske i pravne obveze, potvrđuje rashode i odobrava plaćanja te poduzima pripremne radnje za izvršenje odobrenih sredstava.

4. Izvršenje prihoda obuhvaća sastavljanje procjena iznosa potraživanja, utvrđivanje dodijeljenih prava čiji je povrat potrebno osigurati i izdavanje naloga za povrat. Prema potrebi uključuje i odluku o odricanju od utvrđenih dodijeljenih prava.

5. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente povezane s poslovanjem tijekom pet godina od datuma odluke o davanju razrješnice u vezi s izvršavanjem proračuna Unije. Osobni podaci u popratnim dokumentima brišu se ako je to moguće i kada nisu potrebni za razrješnicu, kontrolu ili reviziju. U svakom slučaju, što se tiče čuvanja podataka o prometu primjenjuje se članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001.

Članak 45.

Ex ante kontrole

1. Svaki postupak iz članka 44. podliježe barem ex ante kontroli operativnih i financijskih obilježja radnje, koja se temelji na analizi dokumenata i raspoloživim rezultatima već provedenih kontrola.

Ex ante kontrole obuhvaćaju pokretanje i provjeru postupka.

2. Pokretanje postupka podrazumijeva sve postupke pripremne prirode da bi nadležni dužnosnici za ovjeravanje iz članaka 33. i 34. mogli usvojiti akte kojima se izvršava proračun.

3. Podrazumijeva se da ex ante kontrola postupka obuhvaća sve ex ante provjere koje uspostavi dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih vidova.

4. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost tražene popratnih dokumenata i svih ostalih raspoloživih informacija. Dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu njihove učestalosti i temeljitosti uzimajući pri tome u obzir razloge utemeljene na rizicima i isplativosti. U slučaju sumnje dužnosnik za ovjeravanje nadležan za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili provodi kontrolu na terenu kako bi stekao opravdanu sigurnost kao dio ex ante kontrole.

Svrha je ex ante kontrola potvrditi da:

(a) su rashodi u redu i u skladu s odredbama koje se primjenjuju;

(b) se poštuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz članka 29.

Za potrebe kontrola dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s plaćama, mirovinama, naknadama za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite jednom transakcijom.

5. Provjeru predmetne transakcije provodi osoblje različito od osoblja koje je pokrenulo postupak. Osoblje koje provodi provjeru ne odgovara članovima osoblja koji su pokrenuli postupak.

Članak 46.

Ex post kontrole

1. Dužnosnik za ovjeravanje može provesti ex post kontrole kako bi provjerio već odobrene postupke nakon ex ante kontrole. Te se kontrole mogu organizirati na temelju uzorka prema riziku.

2. Ex post kontrole mogu se provoditi na temelju dokumenata i, prema potrebi, na licu mjesta.

Ex post kontrolama provjerava se jesu li djelovanja koja se financiraju iz proračuna tijela Unije ispravno provedena, a posebice poštuju li se kriteriji iz članka 45. stavka 4.

Dužnosnik za ovjeravanje barem jednom godišnje pregledava rezultate ex post kontrola kako bi utvrdio moguće sustavne probleme. Dužnosnik za ovjeravanje poduzima mjere za rješavanje tih problema.

U svjetlu rezultata kontrola i ostalih odgovarajućih informacija preispituje se analiza rizika iz stavka 1.

U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje utvrđuje višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuje priroda i opseg kontrola u određenom razdoblju i način mjerenja rezultata u odnosu na proteklu godinu za potrebe postupka godišnjeg jamstva.

3. Ex ante kontrole provodi osoblje koje nije nadležno za ex post kontrole. Osoblje nadležno za ex post kontrole ne odgovara članovima osoblja nadležnima za ex ante kontrole.

Kada dužnosnik za ovjeravanje provodi financijske revizije korisnika kao ex post kontrole, predmetna revizijska pravila moraju biti jasna, usklađena i transparentna te moraju poštovati prava tijela Unije i korisnika nad kojima se provodi revizija.

4. Osoblje nadležno za kontrolu upravljanja financijskim poslovanjem iz stavka 3. mora biti stručno osposobljeno. Mora poštovati posebni kodeks stručnih standarda koji je donijelo tijelo Unije i koji se temelji na standardima koje je Komisija postavila za svoje službe.

Članak 47.

Konsolidirano godišnje izvješće o radu

1. Dužnosnik za ovjeravanje izvješćuje upravni odbor o ispunjavanju svojih dužnosti u obliku konsolidiranog godišnjeg izvješća o radu koje sadržava:

(a) informacije o: — provedbi godišnjeg programa rada tijela, izvršavanju proračuna i plana radnih mjesta iz članka 38., — sustavima upravljanja i unutarnje kontrole uključujući sažetak broja i vrste unutarnjih revizija koje je proveo unutarnji revizor, službama unutarnje revizije, danim preporukama i mjerama poduzetim na temelju tih preporuka te o preporukama iz prethodne godine, iz članaka 82. i 83., — svim opažanjima Revizorskog suda i mjerama poduzetim na temelju tih opažanja, — financijskim izvještajima i izvješću o upravljanju proračunom i financijskom upravljanju ne dovodeći u pitanje članke 92., 96. i 97.;

(b) izjavu dužnosnika za ovjeravanje u kojoj navodi da, osim ako je drukčije izraženo u bilo kakvim rezervama u vezi s određenim područjima prihoda i rashoda, može razumno jamčiti sljedeće: — podaci sadržani u izvješću istiniti su i točni, — sredstva dodijeljena aktivnostima opisanim u izvješću korištena su u svrhu za koju su namijenjena i u skladu su s načelom dobrog financijskog upravljanja, — postojeći postupci kontrole daju potrebna jamstva u vezi sa zakonitošću i pravilnosti osnovnih transakcija.

Konsolidirano godišnje izvješće o radu sadržava rezultate poslovanja u odnosu na utvrđene ciljeve, rizike povezane s poslovanjem, korištenje osiguranih sredstava kao i učinkovitost i djelotvornost sustava unutarnje kontrole, uključujući sveukupnu procjenu troškova i koristi kontrola.

Konsolidirano godišnje izvješće o radu dostavlja se upravnom odboru na procjenu.

2. Najkasnije 1. srpnja svake godine upravni odbor konsolidirano godišnje izvješće o radu zajedno s procjenom dostavlja Revizorskom sudu, Komisiji, Europskom parlamentu i Vijeću.

3. Osnivačkim aktom mogu se predvidjeti dodatni zahtjevi za izvješćivanje u propisno opravdanim slučajevima, posebice ako je to potrebno zbog prirode područja djelovanja tijela.

Članak 48.

Zaštita financijskih interesa Unije

1. Ako član osoblja koji je uključen u financijsko upravljanje i kontrolu poslova smatra da je odluka koju mora na zahtjev nadređenog izvršiti ili prihvatiti nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja ili pravilima struke koja taj član osoblja mora poštovati, o tome pisanim putem obavješćuje direktora koji odgovara pisanim putem. Ako direktor ne poduzme nikakvu radnju ili potvrdi prvotnu odluku ili uputu, a član osoblja smatra da takva potvrda ne predstavlja zadovoljavajući odgovor na njegovo pitanje, član osoblja o tome pisanim putem obavješćuje odgovarajuće povjerenstvo iz članka 54. stavka 5. i upravni odbor.

2. U slučaju nezakonite radnje, prijevare ili korupcije koji mogu nanijeti štetu interesima Unije, član osoblja obavješćuje tijela određena na temelju mjerodavnog zakonodavstva. Ugovori s vanjskim revizorima koji provode revizije financijskog upravljanja tijela Unije moraju sadržavati obvezu vanjskog revizora da dužnosnika za ovjeravanje obavijesti o bilo kakvoj sumnji na nezakonitu radnju, prijevaru ili korupciju koje mogu nanijeti štetu interesima tijela Unije.

Članak 49.

Delegiranje ovlasti za izvršavanje proračuna

Ako su ovlasti za izvršavanje proračuna delegirane ili dalje delegirane u skladu s člankom 40., na dužnosnika za ovjeravanje se na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja na odgovarajući način primjenjuje članak 44. stavci 1. 2. i 3.

Odjeljak 3.

Računovodstveni službenik

Članak 50.

Ovlasti i dužnosti računovodstvenog službenika

1. Upravni odbor imenuje računovodstvenog službenika, na kojeg se primjenjuje Pravilnik o osoblju, koji je potpuno neovisan u obavljanju svojih dužnosti. Računovodstveni službenik je u tijelu Unije odgovoran za:

(a) ispravno izvršenje plaćanja, naplatu prihoda i povrat iznosa utvrđenih kao potraživanja;

(b) sastavljanje i prikazivanje izvještaja u skladu s glavom IX.;

(c) vođenje poslovnih knjiga u skladu s glavom IX.;

(d) provedbu, u skladu s glavom IX., računovodstvenih pravila i kontnog plana u skladu s odredbama koje je donio računovodstveni službenik Komisije;

(e) određivanje i potvrđivanje računovodstvenih sustava te, prema potrebi, potvrđivanje sustava koje je odredio dužnosnik za ovjeravanje za pribavljanje i opravdavanje računovodstvenih podataka; u vezi s navedenim, računovodstveni službenik ovlašten je u svakom trenutku provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja;

(f) upravljanje riznicom.

2. Dva ili više tijela Unije mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.

Tijela Unije mogu se također dogovoriti s Komisijom da računovodstveni službenik Komisije djeluje kao računovodstveni službenik tijela Unije.

Tijela Unije mogu također računovodstvenom službeniku Komisije povjeriti dio zadaća računovodstvenog službenika tijela Unije, vodeći računa o analizi troškova i korist iz članka 29.

U slučaju iz ovog podstavka donose se potrebne mjere za izbjegavanje sukoba interesa.

3. Računovodstveni službenik pribavlja od dužnosnika za ovjeravanje sve potrebne podatke za sastavljanje financijskih izvještaja koji daju istinit i vjeran prikaz financijskog položaja tijela Unije i izvršavanja proračuna. Dužnosnik za ovjeravanje jamči pouzdanost tih podataka.

4. Prije nego što direktor prihvati financijske izvještaje, potpisuje ih računovodstveni službenik, čime potvrđuje da je u razumnoj mjeri uvjeren da izvještaji predstavljaju istinit i točan prikaz financijskog stanja tijela Unije.

Za potrebe prvog podstavka računovodstveni službenik provjerava jesu li financijski izvještaji pripremljeni u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 te jesu li u financijskim izvještajima knjiženi svi prihodi i rashodi.

Dužnosnik za ovjeravanje prosljeđuje sve podatke koji su računovodstvenom službeniku potrebni da bi ispunio svoje dužnosti.

Dužnosnici za ovjeravanje ostaju u potpunosti odgovorni za pravilno korištenje sredstava kojima upravljaju, zakonitost i pravilnost rashoda koje kontroliraju te za cjelovitost i točnost podataka proslijeđenih računovodstvenom službeniku.

5. Računovodstveni službenik ovlašten je provjeriti dobivene podatke te izvršiti sve daljnje provjere koje smatra potrebnima da bi potpisao financijske izvještaje.

Računovodstveni službenik izražava rezerve, ako je potrebno, objašnjavajući točno njihovu narav i opseg.

6. U skladu sa stavkom 7. ovog članka i člankom 51. samo računovodstveni službenik ima ovlasti za upravljanje novcem i novčanim ekvivalentima. Računovodstveni službenik odgovoran je za njihovo čuvanje.

7. Kada je to nužno za izvršavanje njegovih dužnosti, računovodstveni službenik može u njihovu izvršavanju delegirati neke zadaće svojem podređenom osoblju na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju.

8. Instrumentom o delegiranju utvrđuju se zadaće koje se delegiraju drugim osobama te njihova prava i obveze.

Odjeljak 4.

Blagajnik

Članak 51.

Knjiga blagajne

Ako se pokaže potrebnim za plaćanje manjih iznosa i naplatu drugih prihoda iz članka 6., može se uspostaviti knjiga blagajne. Knjigu blagajne osigurava računovodstveni službenik te su za nju odgovorni blagajnici koje imenuje računovodstveni službenik.

Najviši iznos za svaku stavku rashoda ili prihoda koji blagajnik može platiti trećim osobama ne smije premašiti 60 000 EUR, a svako ga tijelo Unije utvrđuje za svaku stavku rashoda ili prihoda. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 74. stavka 1., čekovima ili drugim sredstvima plaćanja u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.

POGLAVLJE 3.

Odgovornost financijskih izvršitelja

Odjeljak 1.

Opća pravila

Članak 52.

Opoziv delegiranja i suspenzija dužnosti dodijeljenih financijskim izvršiteljima

1. Tijelo koje je imenovalo dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti može bilo kada opozvati, privremeno ili konačno, njihovo delegiranje ili daljnje delegiranje ovlasti. Dužnosnik za ovjeravanje može bilo kad povući svoje odobrenje za određeno daljnje delegiranje.

2. Upravni odbor može bilo kad, privremeno ili konačno, suspendirati s dužnosti računovodstvenog službenika ili blagajnika ili obojicu. U tom slučaju upravni odbor imenuje privremenog računovodstvenog službenika.

3. Stavcima 1. i 2. ne dovode se u pitanje disciplinske mjere poduzete protiv financijskih izvršitelja iz tih stavaka.

Članak 53.

Odgovornost financijskih izvršitelja za nezakonite radnje, prijevare ili korupciju

1. Člancima od 52. do 56. ne dovodi se u pitanje kaznenopravna odgovornost financijskih izvršitelja iz članka 52. prema mjerodavnom nacionalnom pravu i važećim odredbama o zaštiti financijskih interesa Unije i borbi protiv korupcije koja uključuje dužnosnike Unije ili dužnosnike država članica.

2. Ne dovodeći u pitanje članke 54., 55. i 56. na svakog dužnosnika za ovjeravanje, računovodstvenog službenika ili blagajnika primjenjuje se disciplinska mjera i plaćanje odštete u skladu s Pravilnikom o osoblju. U slučaju nezakonitih radnji, prijevare ili korupcije koje mogu nanijeti štetu interesima Unije, predmet se upućuje nadležnim tijelima određenima u skladu s važećim zakonodavstvom, a posebno Europskom uredu za borbu protiv prijevara.

Odjeljak 2.

Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje

Članak 54.

Pravila koja se primjenjuju na dužnosnike za ovjeravanje

1. Dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za plaćanje odštete prema Pravilniku o osoblju.

2. Obveza plaćanja odštete primjenjuje se osobito ako dužnosnik za ovjeravanje, namjerno ili krajnjom nepažnjom:

(a) utvrdi dodijeljena prava čiji povrat treba osigurati ili izda naloge za povrat, odobri rashode ili potpiše nalog za plaćanje ne pridržavajući se ove Uredbe i, kada je to prikladno, pravila za provedbu financijske uredbe tijela Unije;

(b) propusti sastaviti dokument o iznosu potraživanja, ne izda nalog za povrat ili kasni s njegovim izdavanjem ili kasni s izdavanjem naloga za plaćanje zbog čega treće osobe mogu uložiti građansku tužbu protiv tijela Unije.

3. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti koji smatra da je odluka donesena pod njegovom odgovornošću nepravilna ili u suprotnosti s načelima dobrog financijskog upravljanja, pisanim putem obavješćuje tijelo koje je delegiralo ovlasti. Ako tijelo koje delegira ovlast tada da obrazloženu pisanu uputu dužnosniku za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti za donošenje navedene odluke, dužnosnik za ovjeravanje ne smatra se odgovornim.

4. U slučaju delegiranja ovlasti dužnosnik za ovjeravanje i dalje je odgovoran za učinkovitost i djelotvornost postojećih sustava unutarnjeg upravljanja i kontrole te za odabir dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti.

5. Posebno povjerenstvo za financijske nepravilnost, koje je Komisija uspostavila ili u kojem sudjeluje u skladu s člankom 73. stavkom 6. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, ima u odnosu na tijelo Unije iste ovlasti kao u odnosu na službe Komisije, osim ako upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor odluči osnovati funkcionalno neovisno povjerenstvo ili sudjelovati u zajedničkom povjerenstvu koje je osnovalo nekoliko tijela. U slučaju predmeta koje pokreću tijela Unije posebno povjerenstvo za financijske nepravilnosti koje je Komisija uspostavila ili u kojem sudjeluje uključuje jednog člana osoblja tijela Unije.

Na temelju mišljenja povjerenstva iz prvog podstavka direktor odlučuje hoće li pokrenuti postupke radi disciplinske mjere ili plaćanja odštete. Ako uoči sustavne probleme, povjerenstvo šalje izvješće s preporukama dužnosniku za ovjeravanje i unutarnjem revizoru Komisije. Ako se mišljenje odnosi na direktora, povjerenstvo ga šalje upravnom odboru i unutarnjem revizoru Komisije. Direktor se u svojem godišnjem izvješću o radu anonimno poziva na mišljenja povjerenstva i navodi mjere donesene na toj osnovi.

6. Od svakog člana osoblja može se zatražiti da, u cijelosti ili djelomično, nadoknadi svaku štetu koju je pretrpjelo tijelo Unije zbog njegova ozbiljnog kršenja radnih obveza za vrijeme ili u vezi s izvršavanjem njegovih dužnosti. Tijelo za imenovanje donosi obrazloženu odluku nakon što ispuni formalnosti koje su za disciplinske mjere utvrđene Pravilnikom o osoblju.

Odjeljak 3.

Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike i blagajnike

Članak 55.

Pravila koja se primjenjuju na računovodstvene službenike

Računovodstveni službenik podliježe disciplinskoj mjeri i plaćanju odštete, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju i u skladu s njim. Računovodstveni službenik osobito može odgovarati ako je počinio jedan od sljedećih oblika propusta:

(a) izgubio ili oštetio sredstva, imovinu ili dokumente koji su mu dani na čuvanje ili svojom nemarnošću uzrokovao njihov gubitak ili oštećenje;

(b) nedopušteno izmijenio bankovne račune ili poštanske žiro-račune;

(c) osigurao povrat ili isplatio iznose koji nisu u skladu s odgovarajućim nalozima za povrat ili plaćanje;

(d) nije naplatio dospjeli prihod.

Članak 56.

Pravila koja se primjenjuju na blagajnike

Blagajnik podliježe disciplinskoj mjeri i plaćanju odštete, kako je predviđeno Pravilnikom o osoblju i u skladu s njim. Blagajnik osobito može odgovarati ako je počinio jedan od sljedećih oblika propusta:

(a) izgubio ili oštetio sredstva, imovinu ili dokumente koji su mu dani na čuvanje ili svojom nemarnošću uzrokovao njihov gubitak ili oštećenje;

(b) nije predočio odgovarajuće popratne dokumente o plaćanjima koja je izvršio;

(c) isplatio iznose osobama koje na njih nemaju pravo;

(d) nije naplatio dospjeli prihod.

POGLAVLJE 4.

Prihodi

Članak 57.

Zahtjev za plaćanje

Tijelo Unije dostavlja Komisiji zahtjeve za plaćanje cijelog ili dijela doprinosa Unije u skladu s člankom 19. stavkom 6. u skladu s uvjetima i u vremenskim razmacima koje je dogovorilo s Komisijom.

Članak 58.

Postupanje s kamatama

Kamate nastale iz sredstava koje je Komisija platila tijelu Unije u obliku doprinosa ne uplaćuju se u proračun.

Članak 59.

Procjena iznosa potraživanja

1. Kad ima dovoljne i pouzdane podatke o mjeri ili situaciji koja bi mogla prouzročiti dug prema tijelu Unije, dužnosnik za ovjeravanje procjenjuje iznos tog potraživanja.

2. Dužnosnik za ovjeravanje usklađuje procijenjen iznos potraživanja čim sazna za događaj koji mijenja mjeru ili situaciju koja je prouzrokovala procjenu.

Kod pripreme naloga za povrat na osnovi mjere ili situacije koja je prethodno prouzrokovala procjenu iznosa potraživanja, dužnosnik za ovjeravanje usklađuje tu procjenu.

Ako je nalog za povrat sastavljen na isti iznos kao prvotna procjena iznosa potraživanja, ta se procjena smanjuje na nulu.

Članak 60.

Utvrđivanje iznosa potraživanja

1. Utvrđivanje iznosa potraživanja postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje:

(a) provjerava postoji li dug;

(b) utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos duga;

(c) provjerava uvjete dospijeća duga.

2. Sva potraživanja za koja se utvrdi da su sigurna, u fiksnom iznosu i dospjela utvrđuju se nalogom za povrat računovodstvenom službeniku nakon čega slijedi obavijest o terećenju dužniku, a oba dokumenta sastavlja dužnosnik za ovjeravanje.

3. Mora se osigurati povrat pogrešno plaćenih iznosa.

4. Na svaki dug koji nije plaćen u roku navedenom u obavijesti o terećenju obračunavaju se kamate u skladu s Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012.

5. U odgovarajuće obrazloženim slučajevima moguće je privremeno utvrditi određene rutinske prihode. Privremeno utvrđivanje obuhvaća naplatu više pojedinačnih iznosa koje stoga ne treba utvrditi pojedinačno. Prije kraja financijske godine dužnosnik za ovjeravanje ispravlja privremeno utvrđene iznose kako bi osigurao njihovu usklađenost sa stvarno utvrđenim iznosima potraživanja.

Članak 61.

Odobravanje povrata

Odobravanje povrata postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje izdavanjem naloga za povrat daje uputu računovodstvenom službeniku da osigura povrat iznosa potraživanja koji je utvrdio dotični dužnosnik za ovjeravanje.

Članak 62.

Pravila o povratu

1. Računovodstveni službenik postupa prema nalogu za povrat za iznose potraživanja koje je propisno utvrdio dužnosnik za ovjeravanje. Računovodstveni službenik postupa s dužnom pažnjom kako bi osigurao da tijelo Unije primi svoj prihod te osigurava zaštitu njegovih prava.

2. Ako do stvarnog povrata ne dođe do datuma dospijeća navedenog u obavijesti o terećenju, računovodstveni službenik obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje i bez odgađanja pokreće postupak za osiguravanje povrata putem dostupnih pravnih sredstava, uključujući, gdje je to primjereno, prijebojem, a ako to nije moguće, postupkom prisilne naplate.

3. Računovodstveni službenik osigurava povrat iznosa njihovim prijebojem s istovrsnim potraživanjima tijela Unije prema dužniku koji, s druge strane, ima potraživanja prema tijelu Unije. Ta potraživanja moraju biti nesporna, u fiksnom iznosu i dospjela.

4. Ako se namjerava u cijelosti ili djelomično odreći povrata utvrđenog iznosa potraživanja, dužnosnik za ovjeravanje osigurava da je to odricanje pravilno i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja i proporcionalnosti. Odluka o odricanju mora biti obrazložena. Dužnosnik za ovjeravanje može delegirati odluku o odricanju samo za iznose potraživanja niže od 5 000 EUR.

U odluci o odricanju navode se mjere poduzete kako bi se povrat osigurao te pravna i činjenična osnova odricanja.

5. Dužnosnik za ovjeravanje može u cijelosti ili djelomično poništiti utvrđeni iznos potraživanja ako se na temelju utvrđene greške dokaže da iznos nije bio ispravno utvrđen. To se poništenje provodi odlukom dužnosnika za ovjeravanje i mora biti odgovarajuće obrazloženo.

Članak 63.

Formalnosti povezane s naplatom

1. Po stvarnom povratu dugovanog iznosa računovodstveni službenik ga odmah knjiži i o tome obavješćuje dužnosnika za ovjeravanje.

2. Za svaku gotovinsku uplatu izvršenu računovodstvenom službeniku izdaje se potvrda o plaćanju.

3. Djelomičan povrat koji je izvršio dužnik i na kojeg se odnosi više naloga za povrat najprije se knjiži u korist prvog potraživanja osim ako dužnik ne odluči drugačije.

Prilikom svih djelomičnih plaćanja prvo se pokrivaju kamate.

Članak 64.

Produženje roka plaćanja

1. U dogovoru s dužnosnikom za ovjeravanje računovodstveni službenik može dozvoliti produženje roka plaćanja samo na primjereno obrazložen pisani zahtjev dužnika te pod uvjetom da su ispunjena sljedeća dva uvjeta:

(a) dužnik se obvezuje da će platiti kamate po stopi utvrđenoj u članku 83. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 za cijelo odobreno dodatno razdoblje, počevši od roka iz članka 80. stavka 3. točke (b) Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012;

(b) kako bi se zaštitila prava tijela Unije dužnik predaje financijsko jamstvo koje pokriva nepodmireni dug po glavnici i kamati i koje je prihvatio računovodstveni službenik tijela Unije.

Jamstvo iz točke (b) prvog podstavka može se zamijeniti solidarnim jamstvom treće osobe koje odobri računovodstveni službenik tijela Unije.

2. U iznimnim slučajevima računovodstveni službenik može se na zahtjev dužnika odreći zahtijevanja jamstva iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. ako je, na temelju procjene računovodstvenog službenika, dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom razdoblju, ali ne može predati financijsko jamstvo i nalazi se u poteškoćama.

Članak 65.

Popis prava

1. Računovodstveni službenik vodi popis iznosa dugovanja za koja je potrebno osigurati povrat. Prava tijela Unije na popisu grupiraju se prema datumu izdavanja naloga za povrat. Računovodstveni službenik navodi i odluke o odricanju ili djelomičnom odricanju od povrata utvrđenih iznosa. Popis se prilaže izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.

2. Tijelo Unije sastavlja popis prava tijela Unije navodeći imena dužnika i iznos duga u slučajevima kad je dužniku plaćanje naloženo pravomoćnom sudskom presudom, a nikakva ili nikakva značajna uplata nije izvršena u razdoblju od godine dana od njezina donošenja. Popis se objavljuje vodeći računa o zaštiti osobnih podataka u skladu sa zahtjevima Uredbe (EZ) br. 45/2001.

Što se tiče osobnih podataka fizičkih osoba, objavljeni podaci uklanjaju se nakon što je iznos duga u cijelosti plaćen. To vrijedi i za osobne podatke pravnih osoba kod kojih je u službenom nazivu navedena jedna fizička osoba ili više njih.

Odluka o stavljanju dužnika na popis prava tijela Unije donosi se u skladu s načelom razmjernosti i pritom se vodi računa o iznosu duga.

Članak 66.

Zastara

Na dodijeljena prava tijela Unije u odnosu na treće strane i na dodijeljena prava trećih strana u odnosu na tijela Unije primjenjuje se rok zastare od pet godina.

Članak 67.

Posebne odredbe koje se primjenjuju na naknade i pristojbe

Ako tijelo Unije ubire naknade i pristojbe iz članka 6. stavka 1. točke (a) na početku svake financijske godine izrađuje se opća privremena procjena tih naknada i pristojbi.

Ako su pristojbe i naknade u potpunosti utvrđene zakonodavstvom ili odlukama upravnog odbora, dužnosnik za ovjeravanje može se suzdržati od izdavanja naloga za povrat i izravno izdati obavijest o terećenju nakon što je utvrdio iznos potraživanja. U tom se slučaju evidentiraju svi detalji prava tijela Unije. Računovodstveni službenik vodi popis svih obavijesti o terećenju i navodi njihov broj i ukupni iznos u izvješću tijela Unije o proračunskom i financijskom upravljanju.

Ako tijelo Unije koristi poseban sustav izdavanja računa, računovodstveni službenik redovno i barem jednom mjesečno knjiži ukupni iznos primljenih naknada i pristojbi.

Tijelo Unije pruža usluge na temelju zadaća koje su mu povjerene tek nakon što je odgovarajuća pristojba ili naknada plaćena u cijelosti. Međutim, u iznimnim situacijama usluga može biti pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade. U slučajevima kade je usluga pružena bez prethodnog plaćanja odgovarajuće pristojbe ili naknade primjenjuju se članci od 60. do 66.

POGLAVLJE 5.

Rashodi

Članak 68.

Odluke o financiranju

1. Svaka stavka rashoda preuzima se kao obveza, potvrđuje, odobrava i plaća.

2. Svakoj obveze za rashode prethodi odluka o financiranju.

3. Godišnji program rada tijela Unije jednakovrijedan je odluci o financiranju za djelovanja koja pokriva ako su elementi iz članka 32. stavka 3. jasno određeni.

4. Administrativna odobrena sredstva mogu se izvršavati bez prethodne odluke o financiranju.

Članak 69.

Vrste obveza

1. Preuzimanje proračunske obveze postupak je rezerviranja odobrenih sredstava potrebnih za pokrivanje naknadnih plaćanja kako bi se ispunile preuzete pravne obveze.

2. Preuzimanje pravne obveze postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje preuzima ili uspostavlja obvezu koja rezultira terećenjem.

3. Proračunske obveze dijele se u sljedeće tri kategorije:

(a) pojedinačna: proračunska obveza je pojedinačna ako su primatelj i iznos rashoda poznati;

(b) ukupna: proračunska obveza je ukupna ako barem jedan od čimbenika potrebnih za utvrđivanje pojedinačne obveze još uvijek nije poznat;

(c) okvirna: proračunska obveza je okvirna kada ima za svrhu pokrivanje uobičajenih administrativnih rashoda i kada iznos ili konačni korisnici nisu poznati.

Okvirne proračunske obveze izvršavaju se preuzimanjem jedne ili više pravnih obveza, na temelju kojih nastaje pravo na naknadna plaćanja ili, u iznimnim slučajevima rashoda za osoblje, putem izravnih plaćanja.

4. Proračunske obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine mogu se rasporediti tijekom nekoliko godina na godišnje obroke samo ako je to određeno osnivačkim ili temeljnim aktom te ako su povezane s administrativnim rashodima.

Članak 70.

Pravila koja se primjenjuju na obveze

1. U pogledu svih mjera koje mogu dovesti do rashoda na teret proračuna tijela Unije, dužnosnik za ovjeravanje preuzima proračunsku obvezu prije nego što preuzme pravnu obvezu prema trećim osobama.

2. Obveza preuzimanja proračunske obveze prije preuzimanja pravne obveze predviđene stavkom 1. ne primjenjuje se na pravne obveze sklopljene nakon objave o kriznoj situaciji u okviru plana kontinuiteta poslovanja, u skladu s postupcima koje je donijelo tijelo Unije.

3. Ukupne proračunske obveze pokrivaju ukupne troškove odgovarajućih pojedinačnih pravnih obveza zaključenih do 31. prosinca godine N + 1.

Pridržavajući se članka 69. stavka 4. i članka 87. stavka 2., pojedinačne pravne obveze koje se odnose na pojedinačne ili okvirne proračunske obveze, zaključuju se do 31. prosinca godine N.

Na kraju razdoblja iz prvog i drugog podstavka, dužnosnik za ovjeravanje opoziva neiskorištena salda tih proračunskih obveza.

Dužnosnik za ovjeravanje iznos svake pojedinačne pravne obveze preuzete na temelju ukupne obveze prije potpisivanja evidentira u proračunske račune i knjiži kao opću obvezu.

4. Preuzete proračunske i pravne obveze za djelovanja koja traju dulje od jedne financijske godine imaju konačan datum izvršenja utvrđen u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja, osim u slučaju rashoda za osoblje.

Svaki dio takvih preuzetih obveza koji nije izvršen šest mjeseci od datuma iz prvog podstavka ovog stavka opoziva se u skladu s člankom 16.

Iznos proračunske obveze koja odgovara pravnoj obvezi za koju nisu izvršena plaćanja u smislu članka 75. u roku od dvije godine od potpisivanja pravne obveze opoziva se, osim kad se taj iznos odnosi na spor u tijeku pred sudovima ili arbitražnim tijelima ili kad postoje posebne odredbe utvrđene u temeljnim aktima.

Članak 71.

Provjere koje se primjenjuju na obveze

1. Kad se preuzimaju proračunske obveze, dužnosnik za ovjeravanje osigurava sljedeće:

(a) rashod tereti točnu stavku proračuna tijela Unije;

(b) odobrena sredstva su raspoloživa;

(c) rashod je u skladu s primjenjivim odredbama, posebice odredbama osnivačkog akta, financijskim pravilima pojedinačnog tijela Unije i svim aktima donesenim u skladu s njima;

(d) poštuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.

2. Kad se pravna obveza evidentira vlastoručnim ili elektroničkim potpisom, dužnosnik za ovjeravanje osigurava sljedeće:

(a) preuzeta obveza pokrivena je odgovarajućom proračunskom obvezom;

(b) rashodi su zakoniti i pravilni te u skladu s odgovarajućim odredbama, posebice odredbama osnivačkog akta, financijskim pravilima pojedinačnog tijela Unije i svim aktima donesenim u skladu s njima;

(c) poštuje se načelo dobrog financijskog upravljanja.

Članak 72.

Potvrđivanje rashoda

Potvrđivanje rashoda postupak je kojim dužnosnik za ovjeravanje:

(a) provjerava postojanje prava vjerovnika;

(b) utvrđuje ili provjerava istinitost i iznos potraživanja:

(c) provjerava uvjete pod kojima plaćanje dospijeva.

Članak 73.

Potvrđivanje i materijalni oblik „odobrenja za plaćanje”

1. Potvrđivanje rashoda temelji se na popratnim dokumentima kojima se potvrđuje pravo vjerovnika na temelju izjave o stvarno pruženim uslugama, stvarno isporučenoj robi ili stvarno izvršenim radovima ili na temelju drugih dokumenata kojima se opravdava plaćanje, uključujući periodična plaćanja pretplata ili tečajeva osposobljavanja.

2. Dužnosnik za ovjeravanje osobno provjerava popratne dokumente ili na temelju vlastite odgovornosti potvrđuje da je to učinjeno, prije nego što donese odluku kojom se potvrđuje rashod.

3. Odluka o potvrđivanju iskazuje se tako da odgovorni dužnosnik za ovjeravanje ili drugi dužnosnik potpiše „odobrenje za plaćanje”.

4. Ako sustav nema računalnu podršku, „odobrenje za plaćanje” ima oblik pečata s potpisom odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

U sustavu s računalnom podrškom, „odobrenje za plaćanje” sastoji se od potvrđivanja korištenjem osobne lozinke dužnosnika za ovjeravanje

Članak 74.

Odobravanje rashoda

1. Odobravanje rashoda postupak je u kojem dužnosnik za ovjeravanje, nakon provjere da su proračunska sredstva na raspolaganju, izdavanjem naloga za plaćanje nalaže računovodstvenom službeniku da izvrši plaćanje iznosa rashoda koji je navedeni dužnosnik za ovjeravanje potvrdio.

Ako se obavljaju povremena plaćanja za pružene usluge, uključujući usluge najma, ili dostavljenu robu, dužnosnik za ovjeravanje može u skladu s obavljenom analizom rizika naložiti primjenu sustava izravnog terećenja.

2. Na nalog za plaćanje dužnosnik za ovjeravanje stavlja datum i potpis te ga prosljeđuje računovodstvenom službeniku. Dužnosnik za ovjeravanje čuva popratne dokumente u skladu s člankom 44. stavkom 5.

3. Uz nalog za plaćanje dostavljen računovodstvenom službeniku kada je to prikladno prilaže se dokument kojim se potvrđuje da je roba upisana u evidenciju iz članka 106. stavka 1.

Članak 75.

Vrste plaćanja

1. Plaćanje se obavlja na osnovi predočenog dokaza da je odgovarajuće djelovanje provedeno u skladu s odredbama temeljnog akta ili sporazuma o bespovratnim sredstvima te obuhvaća jedan od sljedećih postupaka:

(a) plaćanje cjelokupnog dospjelog iznosa;

(b) plaćanje dospjelog iznosa na bilo koji od sljedećih načina: 1. predfinanciranje, koje se može podijeliti na više plaćanja nakon sklapanja ugovora ili sporazuma o bespovratnim sredstvima ili nakon obavijesti o odluci o dodjeli bespovratnih sredstava; 2. jedno ili više privremenih plaćanja za djelomično izvršenje djelovanja; 3. plaćanje preostalih dospjelih iznosa nakon završetka djelovanja.

Predfinanciranjem se osiguravaju likvidna sredstva. Može ga se podijeliti na više plaćanja u skladu s dobrim financijskim upravljanjem.

Privremeno plaćanje, koje može biti višekratno, može pokrivati rashode koje je korisnik imao tijekom provedbe odluka ili sporazuma ili plaćanja usluga, roba ili radova izvršenih i/ili dostavljenih tijekom prijelaznih razdoblja ugovora. Privremenim plaćanjem može se u cijelosti ili djelomično poravnati predfinanciranje, ne dovodeći u pitanje odredbe temeljnog akta.

Zaključivanje rashoda ima oblik plaćanja preostalog iznosa, koji nije moguće plaćati višekratno i s kojim se poravnavaju svi prethodni rashodi ili nalog za povrat.

2. U proračunskom računovodstvu razlikuju se vrste plaćanja iz stavka 1. u vrijeme kad je svako od tih plaćanja izvršeno.

Članak 76.

Plaćanje ograničeno na dostupna sredstva

Plaćanje rashoda obavlja računovodstveni službenik u okviru raspoloživih sredstava.

Članak 77.

Rokovi

Plaćanje rashoda vrši se u rokovima utvrđenim Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegiranom uredbom (EU) br. 1268/2012 i u skladu s njima.

POGLAVLJE 6.

Informacijski sustavi

Članak 78.

Elektroničko upravljanje operacijama

Ako se izvršenjem prihoda i rashoda upravlja pomoću računalnih sustava, dokumenti mogu biti potpisani računalnim ili elektroničkim postupkom.

Članak 79.

E-vlada

Tijelo Unije postavlja i primjenjuje jedinstvene standarde za elektroničku razmjenu informacija s trećim osobama koje sudjeluju u postupcima nabave i postupcima za dodjelu bespovratnih sredstava. Posebno je dužno, u najvećoj mogućoj mjeri, osmisliti i primjenjivati rješenja za dostavu, pohranu i obradu podataka dostavljenih u postupcima nabave i dodjele bespovratnih sredstava i u tu svrhu uspostaviti područje elektroničke razmjene podataka za podnositelje zahtjeva, natjecatelje i ponuditelje.

Članak 80.

Dobro upravljanje

1. Dužnosnik za ovjeravanje bez odlaganja priopćuje potrebu za podnošenje dokaza i/ili dokumentacije, njihov oblik i obvezni sadržaj te, prema potrebi, indikativne rokove završetka postupaka sklapanja ugovora.

2. Kad, zbog očite administrativne pogreške podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, podnositelj zahtjeva ili ponuditelj propusti dostaviti dokaz ili dati izjave, komisija za evaluaciju ili, prema potrebi dužnosnik za ovjeravanje, dužna je, osim u propisno opravdanim slučajevima, od podnositelja zahtjeva ili ponuditelja zatražiti da dostavi podatke koji nedostaju ili da pojasni popratne dokumente. Takvi podaci ili pojašnjenja ne smiju bitno promijeniti ponudu ili uvjete nadmetanja.

Članak 81.

Pravna sredstva

Ako postupovni akt nekog dužnosnika za ovjeravanje negativno utječe na prava podnositelja zahtjeva ili ponuditelja, korisnika ili izvoditelja, taj akt mora sadržavati uputu o raspoloživim pravnim sredstvima za osporavanje navedenog akta u upravnim i/ili sudskim postupcima.

Posebno treba naznačiti narav pravnog sredstva, tijelo ili tijela ispred kojih se može uložiti, kao i rokove ostvarivanja prava na njega.

POGLAVLJE 7.

Unutarnji revizor

Članak 82.

Imenovanje, ovlasti i dužnosti unutarnjeg revizora

1. Tijelo Unije posjeduje funkciju unutarnje revizije koja se obavlja u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.

2. Funkciju unutarnje revizije provodi unutarnji revizor Komisije. Unutarnji revizor ne smije biti dužnosnik za ovjeravanje niti računovodstveni službenik tijela Unije ili Komisije.

3. Unutarnji revizor tijelo Unije savjetuje po pitanju upravljanja rizicima dajući mu neovisna mišljenja o kakvoći sustava upravljanja i kontrole, preporuke za poboljšanje uvjeta za provedbu postupaka te promičući dobro financijsko upravljanje.

Unutarnji revizor odgovoran je posebno za:

(a) procjenu prikladnosti i djelotvornosti unutarnjeg sustava upravljanja te za uspješnost službi u provedbi programa i djelovanja s obzirom na rizike koji su s njima povezani;

(b) procjenu učinkovitosti i djelotvornosti sustava unutarnje kontrole i revizije koji se primjenjuju na svaki postupak izvršavanja proračuna tijela Unije.

4. Unutarnji revizor izvršava svoje dužnosti u vezi sa svim aktivnostima i službama tijela Unije. Unutarnji revizor ima potpun i neograničeni pristup svim podacima potrebnima za izvršavanje njegovih dužnosti.

5. Unutarnji revizor uzima u obzir konsolidirano godišnje izvješće dužnosnika za ovjeravanje i sve druge utvrđene podatke.

6. Unutarnji revizor izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.

Unutarnji revizor izvješćuje i u sljedećim slučajevima:

— kritični rizici i preporuke nisu uzeti u obzir,

— postoje znatna kašnjenja u provedbi preporuka iz prethodnih godina.

Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka revizora. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor pregledava informacije iz članka 47. stavka 1. točke (a) te utvrđuje jesu li preporuke u potpunosti i pravodobno provedene.

7. Tijelo Unije daje kontaktne podatke unutarnjeg revizora fizičkim ili pravnim osobama koje sudjeluju u operacijama rashoda za potrebe povjerljivog obraćanja unutarnjem revizoru.

8. Izvješća i nalazi unutarnjeg revizora dostupni su javnosti tek nakon što unutarnji revizor potvrdi mjere poduzete za njihovu provedbu.

Članak 83.

Neovisnost unutarnjeg revizora

Neovisnost unutarnjeg revizora, njegova odgovornost za aktivnosti provedene u izvršavanju njegovih dužnosti te pravo unutarnjeg revizora na pokretanje postupaka pred Sudom Europske unije utvrđuju se u skladu s člankom 100. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

Članak 84.

Uspostava službe za unutarnju reviziju

1. Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor može, vodeći računa o isplativosti i dodanoj vrijednosti, osnovati službu za unutarnju reviziju koja svoje dužnosti izvršava u skladu s odgovarajućim međunarodnim standardima.

Svrha, nadležnost i odgovornost službe za unutarnju reviziju određuju se u povelji unutarnje revizije te ih mora odobriti upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.

Godišnji revizijski plan službe za unutarnju reviziju sastavlja voditelj službe za unutarnju reviziju vodeći računa, između ostalog, o direktorovoj procjeni rizika u tijelu Unije.

Plan pregledava i odobrava upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor.

Služba za unutarnju reviziju izvješćuje upravni odbor i direktora o svojim nalazima i preporukama.

2. Ako služba za unutarnju reviziju nije isplativa ili ne ispunjava međunarodne standarde, tijelo Unije može odlučiti dijeliti službu za unutarnju reviziju s ostalim tijelima Unije koja djeluju u istom području politike.

U takvim slučajevima upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor dotičnih tijela Unije utvrđuje praktične načine rada zajedničke službe za unutarnju reviziju.

3. Izvršitelji unutarnje revizije učinkovito surađuju razmjenom informacija i revizorskih izvješća te, kada je to prikladno, izradom zajedničkih procjena rizika i provedbom zajedničkih revizija.

Upravni odbor ili, ako je to osnivačkim aktom dopušteno, izvršni odbor i direktor osiguravaju redovito praćenje provedbe preporuka službe za unutarnju reviziju.

GLAVA V.

NABAVA

Članak 85.

Opće odredbe

1. U vezi s nabavom, u skladu s člankom 86., primjenjuje se glava V. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 i Delegirana uredba (EU) br. 1268/2012.

2. Tijelo Unije može zahtijevati da ga se kao javnog naručitelja uključi u dodjelu ugovora Komisije ili međuinstitucijskih ugovora te dodjelu ugovora ostalih tijela Unije.

3. Tijelo Unije sudjeluje u središnjoj bazi podataka o isključenjima koju je uspostavila i kojom upravlja Komisija u skladu s člankom 108. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

Članak 86.

Postupci nabave

1. Tijelo Unije može bez postupka javne nabave s Komisijom, međuinstitucijskim uredima i Prevoditeljskim centrom za tijela Europske unije osnovanim Uredbom Vijeća (EZ) br. 2965/94 (8) sklopiti ugovor za dostavu robe, pružanje usluga ili izvođenje radova koje navedena tijela osiguravaju.

2. Tijelo Unije za pokriće svojih administrativnih potreba može koristiti zajedničke postupke nabave s javnim naručiteljima države članice domaćina. U tom se slučaju na odgovarajući način primjenjuje članak 133. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.

GLAVA VI.

POSEBNE ODREDBE POVEZANE S ADMINISTRATIVNIM ODOBRENIM SREDSTVIMA

Članak 87.

Administrativna odobrena sredstva

1. Administrativna odobrena sredstva su nediferencirana odobrena sredstva.

2. Administrativni rashodi koji proizlaze iz ugovora koji obuhvaćaju razdoblja koja se protežu izvan financijske godine, u skladu s lokalnom praksom ili u odnosu na opskrbu opremom, terete proračun tijela Unije financijske godine u kojoj se ostvaruju.

3. Tijelo Unije dostavlja Europskom parlamentu i Vijeću do 1. srpnja svake godine radni dokument o svojoj politici povezanoj s nekretninama koji sadržava sljedeće podatke:

(a) za svaku nekretninu, rashode i površinu koje pokrivaju odobrena sredstva odgovarajućih proračunskih linija tijela Unije;

(b) očekivan razvoj globalnog programiranja površine i lokacija za nadolazeće godine s opisom projekata povezanih s nekretninama u fazi planiranja koji su već utvrđeni;

(c) završne uvjete i troškove, kao i odgovarajuće podatke vezane za provedbu novih projekata povezanih s nekretninama koji su prethodno dostavljeni Europskom parlamentu i Vijeću u postupku utvrđenom u članku 88., a koji nisu uključeni u radne dokumente prethodne godine.

Članak 88.

Projekti povezani s nekretninama

1. O svim projektima povezanim s nekretninama koji bi mogli imati znatan financijski učinak na proračun tijela Unije, tijelo Unije obavješćuje Europski parlament i Vijeće što je ranije moguće o potrebnoj građevinskoj površini i okvirnom planiranju prije nego što se obavi ispitivanje na lokalnom tržištu, u slučaju ugovora povezanih s nekretninama, ili prije nego što se izdaju pozivi za sudjelovanje u nadmetanju, u slučaju građevinskih radova.

2. Za sve projekte povezane s nekretninama koji bi mogli imati znatan financijski učinak na proračun tijela Unije, tijelo Unije predočuje projekt povezan s nekretninama, uključujući njegove detaljne procjene troškova te njegovo financiranje, kao i popis nacrta ugovora koji se namjeravaju koristiti, te traži odobrenje Europskog parlamenta i Vijeća prije nego što se ugovori sklope. Na zahtjev tijela Unije dokumenti dostavljeni u odnosu na projekt povezan s nekretninama smatraju se povjerljivima.

Osim u slučajevima više sile Europski parlament i Vijeće raspravljaju o projektu povezanom s nekretninama u roku od četiri tjedna od kada su ga obje institucije primile.

Projekt povezan s nekretninama smatra se odobrenim po isteku navedenog razdoblja od četiri tjedna, osim ako Europski parlament i Vijeće u tom vremenskom razdoblju donesu odluku suprotnu prijedlogu.

Ako Europski parlament i/ili Vijeće tijekom tog razdoblja od četiri tjedna iskaže opravdanu zabrinutost, razdoblje se produljuje za dva tjedna.

Ako Europski parlament ili Vijeće donesu odluku koja je suprotna projektu povezanom s nekretninama, tijelo Unije povlači svoj prijedlog i može dostaviti novi.

3. U slučajevima više sile podaci iz stavka 4. mogu se dostaviti zajedno s projektom povezanim s nekretninama. Europski parlament i Vijeće raspravljaju o projektu povezanom s nekretninama u roku od dva tjedna nakon što su ga primile obje institucije. Projekt povezan s nekretninama smatra se odobrenim po isteku ovog razdoblja od dva tjedna, osim ako Europski parlament ili/i Vijeće u tom razdoblju donesu odluku suprotnu prijedlogu.

4. Sljedeći projekti povezani s nekretninama smatraju se projektima koji mogu imati znatan financijski učinak za proračun:

(a) sva stjecanja zemljišta;

(b) stjecanje, prodaja, građevinska obnova, izgradnja objekata ili svi projekti koji kombiniraju ove elemente, a koji se trebaju provesti u istom vremenskom okviru, koji prekoračuju iznos od 3 000 000 EUR;

(c) svi novi ugovori povezani s nekretninama (uključujući plodouživanja, dugoročne zakupe i produljenja ugovora u vezi s nekretninama pod manje povoljnim uvjetima) koji nisu obuhvaćeni točkom b) s godišnjim troškovima od najmanje 750 000 EUR;

(d) produljenje ili obnova postojećih ugovora u vezi s nekretninama (uključujući plodouživanje i dugoročne zakupe) pod istim ili povoljnijim uvjetima, s godišnjim troškovima od najmanje 3 000 000 EUR.

5. Ne dovodeći u pitanje članak 19. stavak 4. projekt stjecanja objekta može se financirati zajmom koji podliježe prethodnom odobrenju Europskog parlamenta i Vijeća.

Zajmovi se ugovaraju i otplaćuju u skladu s načelom dobrog financijskog upravljanja i uzimajući u obzir najbolje financijske interese Unije.

Kad tijelo Unije predloži financiranje stjecanja putem zajma, u planu financiranja koji se treba dostaviti zajedno sa zahtjevom za prethodno odobrenje tijela Unije, posebice se navodi maksimalna razina financiranja, razdoblje financiranja, vrsta financiranja, uvjeti financiranja i uštede u usporedbi s ostalim vrstama ugovornih odnosa.

Europski parlament i Vijeće raspravljaju o zahtjevu za prethodno odobrenje u roku od četiri tjedna, s mogućim jednokratnim produljenjem od dva tjedna, od trenutka kad su ga primile obje institucije. Stjecanje putem zajma smatra se odbijenim ako ga Europski parlament i Vijeće izričito ne odobre u zadanom roku.

GLAVA VII.

STRUČNJACI

Članak 89.

Plaćeni vanjski stručnjaci

Članak 287. Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012 primjenjuje se na odgovarajući način na odabir stručnjaka. Takvi se stručnjaci plaćaju na temelju fiksnog iznosa najavljenog unaprijed, a biraju se na temelju stručne sposobnosti. Odabir se vrši na temelju uvjeta sposobnosti poštujući načela nediskriminacije, jednakog postupanja i izostanka sukoba interesa.

GLAVA VIII.

BESPOVRATNA SREDSTVA I NAGRADE KOJE DODJELJUJE TIJELO UNIJE

Članak 90.

Bespovratna sredstva

Ako tijelo Unije može dodjeljivati bespovratna sredstva u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja ovlasti koje provodi Komisija u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, primjenjuju se odgovarajuće odredbe te Uredbe i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.

Članak 91.

Nagrade

Ako tijelo Unije može dodjeljivati nagrade u skladu s osnivačkim aktom ili na osnovi delegiranja ovlasti koje provodi Komisija u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (c) podtočkom iv. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012, primjenjuju se odgovarajuće odredbe te Uredbe i Delegirane uredbe (EU) br. 1268/2012.

GLAVA IX.

FINANCIJSKO IZVJEŠTAVANJE I RAČUNOVODSTVO

POGLAVLJE 1.

Financijsko izvještavanje

Članak 92.

Struktura financijskih izvještaja

Financijski izvještaji tijela Unije obuhvaćaju:

(a) financijske izvještaje tijela Unije;

(b) izvješća o izvršavanju proračuna tijela Unije.

Članak 93.

Izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju

1. Svako tijelo Unije sastavlja izvješće o proračunskom i financijskom upravljanju za financijsku godinu.

2. Direktor izvješće šalje Europskom parlamentu, Vijeću, Komisiji i Revizorskom sudu do 31. ožujka sljedeće financijske godine.

3. Izvješće iz stavka 2. sadrži barem stopu izvršenja odobrenih sredstava, izraženu u apsolutnom iznosu ili postotku, zajedno sa sažetim podacima o prijenosima odobrenih sredstava među različitim proračunskim stavkama.

Članak 94.

Mjerodavna pravila za financijske izvještaje

1. Računovodstveni službenik primjenjuje pravila koja je donio računovodstveni službenik Komisije na osnovi međunarodno prihvaćenih računovodstvenih standarda za javni sektor.

2. Proračunsko računovodstvo tijela Unije iz članka 92. mora poštovati proračunska načela utvrđena u člancima od 5. do 31. Mora iskazivati istinit i točan prikaz operacija proračunskih prihoda i rashoda.

Članak 95.

Računovodstvena načela

Financijski izvještaji iz članka 92. iskazuju podatke, uključujući podatke o računovodstvenim načelima, tako da se osigura njihova relevantnost, pouzdanost, usporedivost i razumljivost. Financijski izvještaji sastavljaju se u skladu s opće prihvaćenim računovodstvenim načelima kako je navedeno u računovodstvenim načelima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012.

Članak 96.

Financijski izvještaji

1. Financijski izvještaji iskazuju se u eurima i obuhvaćaju:

(a) bilancu stanja i izvještaj o financijskom rezultatu, koji predstavljaju svu aktivu i pasivu, financijski položaj i poslovni rezultat na dan 31. prosinca prethodne godine. Iskazuju se u skladu s računovodstvenim pravilima iz članka 143. Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012;

(b) izvještaj o novčanom toku koji prikazuje naplaćene i isplaćene iznose tijekom godine, kao i završno stanje riznice;

(c) izvještaj o promjenama u neto aktivi koji daje pregled kretanja u pričuvi i akumulirane rezultate tijekom godine.

2. Bilješke uz financijske izvještaje dopunjuju i daju komentare na podatke prikazane u izvještajima iz stavka 1. te pružaju sve dodatne podatke koje propisuje međun