HR Službeni list Europske unije 34

32004D0508



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE 04.03.2004.

ODLUKA UPRAVNOG ODBORA EUROPSKE AGENCIJE ZA SIGURNOST I ZDRAVLJE NA RADU

od 4. ožujka 2004.

o provedbi Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije

(2004/508/EZ)

UPRAVNI ODBOR,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 1654/2003 o izmjeni Uredbe (EZ) br. 2062/94 o osnivanju Europske agencije za sigurnost i zdravlje na radu (1),

budući da Ugovor o Europskoj uniji u članku 1. stavku 2. utemeljuje načelo transparentnosti, sukladno kojemu Ugovor obilježava novu fazu u procesu stvaranja sve tješnje povezanosti među narodima Europe, u kojoj se odluke donose na što otvoreniji način i što bliže građanima;

budući da je transparentnost jamac veće legitimnosti, učinkovitosti i odgovornosti uprave prema svojim građanima u demokratskom sustavu te da transparentnost pridonosi učvršćivanju načela demokracije i poštovanja temeljnih prava kako je definirano člankom 6. Ugovora o Europskoj uniji te Poveljom o temeljnim pravima Europske unije;

budući da Uredba Vijeća (EZ) br. 1654/2003 od 18. lipnja 2003. sadrži odredbe kojima se jamči javni pristup dokumentima Agencije omogućavanjem javnog uvida u njih, kao i pristupa registru;

budući da je stoga potrebno utvrditi pravila za provedbu Uredbe (EZ) br. 1049/2001 (2) Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije za sve dokumente koji nisu obuhvaćeni gore navedenim odredbama;

budući da odluke o radnjama u vezi s početnim zahtjevima poduzimaju članovi osoblja Agencije zaduženi za razmatranje zahtjeva za pristup te budući da odluke o odbijanju pristupa na temelju ponovnih zahtjeva donosi direktor Agencije;

budući da Uredba (EZ) br. 1654/2003 također navodi da Upravni odbor usvaja praktična rješenja za primjenu Uredbe (EZ) br. 1049/2001 u roku od šest mjeseci od stupanja na snagu Uredbe Vijeća (EZ) br. 1654/2003;

budući da jasna pravila omogućuju neometano upravljanje tako što pomažu odgovornima u točnom i brzom rješavanju zahtjeva upućenih od strane javnosti,

DONIO JE OVU ODLUKU:

Članak 1.

Korisnici

1. Pravo pristupa odnosi se na dokumente Agencije, odnosno dokumente koje je ona izradila ili zaprimila i u njezinom su vlasništvu.

2. Građani Unije i fizičke ili pravne osobe s boravištem ili registriranim sjedištem u državi članici ostvaruju svoje pravo pristupa dokumentima Europske agencije za sigurnost i zdravlje na radu (dalje u tekstu Agencija) u skladu s člankom 2. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (dalje u tekstu Uredba (EZ) br. 1049/2001) u skladu s ovim detaljnim pravilima.

3. U skladu s člankom 2., stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, građani trećih zemalja koji nemaju boravište u državi članici i pravne osobe bez registriranog sjedišta u jednoj od država članica uživaju pravo pristupa dokumentima Agencije pod istim uvjetima kao i korisnici iz članka 2. stavka 1. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

Članak 2.

Zahtjevi za pristup

1. Zahtjevi za pristup dokumentima Agencije koji nisu javno dostupni u pisanom se obliku šalju Agenciji elektroničkom poštom (docrequest@osha.eu.int), poštom (European Agency for Safety and Health at Work, Documentation, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao) ili telefaksom ((0034) 944 79 43 83). Agencija odgovara na početne i ponovne zahtjeve u roku od 15 radnih dana od datuma urudžbiranja zahtjeva. U slučaju složenih ili opsežnih zahtjeva, krajnji rok može se produžiti za 15 radnih dana. Za bilo koje produženje roka moraju biti navedeni razlozi, a podnositelj zahtjeva o tome unaprijed obaviješten.

2. Ako je zahtjev neprecizan, kao što je navedeno u članku 6. stavku 2. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, Agencija poziva podnositelja zahtjeva da dostavi dodatne informacije kako bi se omogućila identifikacija traženih dokumenata; krajnji rok za odgovor teče tek od trenutka kada Agencija dobije te podatke.

3. Svaka odluka o barem djelomičnom odbijanju mora navoditi razlog odbijanja temeljen na jednoj od iznimaka navedenih u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, kao i informacije o pravnim lijekovima dostupnim podnositelju zahtjeva.

Članak 3.

Postupanje s početnim zahtjevima

1. Ne dovodeći u pitanje članak 8. ove Odluke, podnositelju se odmah po urudžbiranju šalje potvrda o primitku, osim ako se odgovor može poslati povratno poštom.

Potvrda o primitku i odgovor šalju se u pisanom, te ako je prikladno, elektroničkom obliku.

2. Podnositelja zahtjeva obavješćuje voditelj nadležnog odjela o odgovoru na njegov/njezin zahtjev.

3. Svaki odgovor o barem djelomičnom odbijanju sadržava obavijest o pravu podnositelja zahtjeva da u roku od 15 radnih dana od primitka odgovora Agenciji podnese ponovni zahtjev za preispitivanje svog stava.

4. Ako Agencija propusti odgovoriti u propisanom roku, podnositelj zahtjeva ima pravo podnijeti ponovni zahtjev.

Članak 4.

Postupanje s ponovnim zahtjevima

1. Odluke o odbijanju ponovnih zahtjeva za pristup donosi direktor Agencije. O takvim odlukama on/ona obavješćuje Upravni odbor Agencije.

2. Podnositelja zahtjeva pisanim se, te ako je prikladno, elektroničkim putem obavješćuje o odluci, kao i o pravu na pokretanje postupka pred Prvostupanjskim sudom ili podnošenje pritužbe Europskom ombudsmanu.

Članak 5.

Savjetovanje

1. Ako Agencija primi zahtjev za pristup dokumentu koji je u njezinu vlasništvu, ali potječe od treće strane, Agencija provjerava primjenjuje li se jedno od izuzeća predviđenih člankom 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

2. Ako nakon te provjere Agencija smatra da u skladu s jednom od iznimki predviđenih člankom 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001 mora odbiti pristup, podnositelju se šalje negativan odgovor bez savjetovanja s trećom stranom - autorom.

3. Agencija odobrava zahtjev bez savjetovanja s trećom stranom – autorom, ako:

(a) je traženi dokument već objavljen od strane autora ili na temelju Uredbe (EZ) br. 1049/2001 ili sličnih odredaba;

(b) je očito da objavljivanje ili djelomično objavljivanje njegova sadržaja ne bi utjecalo niti na jedan od interesa iz članka 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

4. U svim drugim slučajevima obvezno je savjetovanje s trećom stranom - autorom. Agencija se posebno savjetuje s tijelom podrijetla ako se zahtjev za pristup odnosi na dokument koji je nastao u jednoj državi članici, ako:

(a) je dokument bio proslijeđen Agenciji prije datuma primjene Uredbe (EZ) br. 1049/2001;

(b) je država članica zahtijevala da Agencija ne otkrije dokument bez njezina prethodnoga pristanka, u skladu sa člankom 4. stavkom 5. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

5. Konzultirana treća strana ima rok za odgovor koji nije kraći od pet radnih dana, ali mora omogućiti Agenciji pridržavanje vlastitih rokova za odgovor. Ako u propisanom razdoblju izostane odgovor, ili ako se treću stranu ne može pronaći ili identificirati, Agencija odlučuje u skladu s pravilima o iznimkama u članku 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, uzimajući u obzir legitimne interese treće strane na temelju informacija kojima raspolaže.

6. Ako Agencija namjerava dopustiti pristup dokumentu protivno izričitom mišljenju autora, obavještava autora o svojoj namjeri objavljivanja dokumenta nakon isteka razdoblja od deset radnih dana te ga upozorava na sredstva koja su mu na raspolaganju za suprotstavljanje objavljivanju.

Članak 6.

Izvršavanje prava pristupa

1. Dokumenti se šalju poštom, telefaksom ili, ako je moguće, elektroničkom poštom. Ako su dokumenti opsežni ili neprikladni za rukovanje, podnositelj može biti pozvan na uvid u dokumente na licu mjesta. Ovakav je uvid besplatan.

2. Ako je dokument bio objavljen, odgovor se sastoji od upućivanja na objavu i/ili mjesta na kojima je dokument dostupan te se, ako je prikladno, navodi njegova internetska adresa na internetskoj stranici Agencije www.agency.osha.eu.int.

3. Ako opseg zahtijevanih dokumenata prekoračuje dvadeset strana, podnositelju se može naplatiti pristojba od 0,10 eura po stranici te troškovi dostave. O pristojbama za ostale medije odlučuje se pojedinačno, ali one ne prelaze razumnu svotu.

Članak 7.

Mjere olakšavanja pristupa dokumentima

1. Kako bi prava građana koja proizlaze iz Uredbe (EZ) br. 1049/2001 bila što djelotvornija, Agencija omogućuje pristup registru dokumenata. Registar je dostupan u elektroničkom obliku.

2. Registar sadržava naslov dokumenta (na jezicima na kojima je on dostupan) i ostala korisna upućivanja kojima se može identificirati dokument.

3. Pomoćna stranica (na svim službenim jezicima) obavješćuje javnost o tome kako se može dobiti dokument. Ako je dokument objavljen, navodi se poveznica na izvorni tekst.

Članak 8.

Dokumenti izravno dostupni javnosti

1. Ovaj se članak primjenjuje samo na dokumente sastavljene ili zaprimljene nakon datuma primjene Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

2. Sljedeći su dokumenti automatski dostupni na zahtjev i, koliko god je moguće, neposredno dostupni u elektroničkom obliku:

(a) dokumenti koji potječu od trećih strana, koji su već objavljeni od strane autora ili uz njegov/njezin pristanak;

(b) dokumenti koji su već objavljeni nakon prethodnoga zahtjeva.

Članak 9.

Izvješća

Agencija jednom godišnje, kao dio godišnjeg izvješća, objavljuje informacije o provedbi ove Odluke, a posebno statističke podatke o broju zahtjeva za pristup dokumentima Agencije, broju odbijenih zahtjeva i razlozima takvih odbijanja, u skladu sa člankom 17. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 1049/2001.

Članak 10.

Stupanje na snagu

Ova Odluka stupa na snagu na dan donošenja te se objavljuje u Službenom listu Europske unije.

Sastavljeno u Bilbau 4. ožujka 2004. Za Upravni odbor Predsjednica Christa SCHWENG

(1) SL L 245, 29.9.2003., str. 38.

(2) SL L 145, 31.5.2001., str. 43.