6.

Prilog XI. zamjenjuje se sljedećim: „PRILOG XI. PRAVILA O OPRAVDANOSTI IZDATAKA FONDA ZA VANJSKE GRANICE I. Opća načela I.1. Temeljna načela 1. U skladu s temeljnim aktom, troškovi, da bi bili opravdani, moraju: (a) biti u okviru Fonda i njegovih ciljeva kako je navedeno u člancima 1. i 3. temeljnog akta; (b) biti u okviru opravdanih mjera iz članka 4. i 6. temeljnog akta; (c) potrebni za obavljanje djelatnosti u okviru projekta, čineći sastavni dio višegodišnjih i godišnjih programa, kako ih odobri Komisija; (d) biti opravdani i u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, posebno vrijednosti za novac i učinkovitosti troškova; (e) nastati na strani konačnog korisnika i/ili partnera u projektu koji imaju poslovni nastan ili su registrirani u državi članici, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međunarodnim sporazumima te posebnih agencija koje su osnovale takve organizacije, Međunarodnog odbora Crvenog križa (ICRC) i Međunarodne federacije društava Crvenog križa i Crvenog polumjeseca. U pogledu članka 39. ove Odluke pravila koja se primjenjuju na krajnje korisnike, se mutatis mutandis primjenjuju na partnere u projektu; (f) nastati u skladu s posebnim odredbama sporazuma o donaciji. 2. U slučaju višegodišnjih mjera u smislu članka 16. stavka 6. temeljnog akta, samo dio mjera sufinancira koji se sufinancira godišnjim programom smatra projektom na koji se primjenjuju ta pravila o opravdanosti. 3. Projekti koji se financiraju iz Fonda ne mogu se financirati iz drugih izvora koje pokriva proračun Zajednice. Projekti koje podupire Fond sufinanciraju se iz javnih ili privatnih izvora. 1.2. Proračun projekata Proračun projekata prikazuje se na sljedeći način: Izdaci Prihodi + Izravni troškovi + Neizravni troškovi (fiksni postotak DC-a koji je utvrđen sporazumom o donaciji) + Doprinos iz EZ-a (definiran kao najniži od tri iznosa navedenih u članku 12. ove Odluke) + Doprinos završnog proračuna i partnera u projektu + doprinos trećih + primici koji nastaju zbog projekta = Ukupni opravdani troškovi (UOT) = Ukupni prihodi (UP) Proračun je uravnotežen: Ukupni opravdani troškovi trebaju biti jednaki ukupnim prihodima. 1.3. Prihodi i načelo neprofitnosti 1. Projekti koje podupire Fond moraju biti neprofitni. Ukoliko, na kraju projekta, izvori prihoda, uključujući primitke, prelaze troškove, doprinosi za projekt iz Fonda na smanjuju se sukladno tome. Svi izvori prihoda za projekt moraju se bilježiti u računovodstvenoj evidenciji ili poreznoj dokumentaciji krajnjeg korisnika i moraju se moći utvrditi i kontrolirati. 2. Projektni prihodi dolaze iz svih financijskih doprinosa koje projektu odobri Fond, iz javnih ili privatnih izvora, uključujući vlastite doprinose krajnjeg korisnika, kao i sve primitke nastale projektom. ‚Primici’ u smislu ovog pravila pokrivaju prihode koje projekt dobije tijekom razdoblja opravdanosti, kako je opisano u točki 1.4, od prodaje, najma, usluga, upisnina/taksi i drugih sličnih prihoda. 3. Doprinos Zajednice koji proizlazi iz načela neprofitnosti, kako je navedeno u članku 12. točka (c) ove Odluke, bit će ‚ukupni opravdani troškovi’ umanjeni za ‚prihode trećih’ i ‚primitke koji nastaju zbog projekta’. 1.4. Razdoblje opravdanosti 1. Moraju nastati troškovi povezani s projektom i moraju biti izvršena odgovarajuća plaćanja (osim za amortizaciju) nakon 1. siječnja one godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobravaju godišnji programi za države članice. Razdoblje opravdanosti traje do 30. lipnja godine N (*) +2, što znači da troškovi povezani s projektom moraju nastati prije tog datuma. 2. Izuzetak od razdoblja opravdanosti iz stavka 1. učinjen je za tehničku pomoć državama članicama (vidjeti točku IV. 3). 1.5. Evidencija izdataka 1. Izdaci odgovaraju plaćanjima koja izvrši konačni korisnik. Plaćanja moraju imati oblik financijskih (gotovinskih) transakcija, osim amortizacije. 2. Izdaci se u pravilu dokazuju službenim računima. Kada to nije moguće, izdaci se dokazuju popratnim ispravama ili popratnim dokumentima jednake dokazne vrijednosti. 3. Izdaci se moraju moći utvrditi i kontrolirati. Posebno: (a) moraju biti zabilježeni u računovodstvenim knjigama konačnog korisnika; (b) moraju biti utvrđeni u skladu s važećim računovodstvenim standardima zemlje u kojoj krajnji korisnik ima sjedište i u skladu s uobičajenom računovodstvenom praksom konačnog korisnika; te (c) moraju biti prijavljeni u skladu sa zahtjevima važećeg poreznog i socijalnog zakonodavstva. 4. Prema potrebi, konačni korisnici moraju posjedovati ovjerene preslike računovodstvenih isprava koje pokazuju prihode i rashode koji nastaju partnerima u vezi projekta. 5. Pohrana i obrada evidencija iz stavka 2. do 4. mora biti u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o zaštiti podataka. 1.6. Teritorijalno važenje 1. Izdaci za mjere iz članaka 4. i 6. temeljnog akta moraju nastati na državnom području država članica od strane krajnjih korisnika iz točke I.1.1.(e) osim — troškova provedbe mjera koje se odnose na opći cilj iz članka 3. stavka 1. točke (d) temeljnog akta, troškovi za te mjere moraju nastati na državnom području država članica i u trećim zemljama, — mjera koje se odnose na zaštitu vanjskih granica; te mjere se mogu poduzeti kako unutar tako i izvan državnog područja država članica. 2. Partneri u projektu registrirani i s poslovnim nastanom u trećim zemljama mogu sudjelovati u projektima ali samo ako time ne nastaju novi troškovi, osim u slučaju međunarodnih organizacija javnog sektora osnovanih međuvladinim sporazumima i specijaliziranih agencija koje su takve organizacije osnovale, Međunarodni odbor crvenog križa i Društva crvenog polumjeseca. novlae su takve organizacije osnovlaeva članica i u trećim zemljama. II. Kategorije opravdanih troškova (na projektnoj razini) II.1. Izravni opravdani troškovi Izravni opravdani troškovi projekta su troškovi koji, uzimajući u obzir opće uvjete opravdanosti iz dijela I., su utvrdivi kao posebni troškovi izravno povezani s provedbom projekta. Izravni troškovi su uključeni u planirani ukupni proračun projekta. Opravdani su sljedeći izravni troškovi: II.1.1. Troškovi za osoblje 1. Troškovi za osoblje koji su dodijeljeni projektu, a uključuju plaće, dodatke za socijalno osiguranje i druge propisane troškove koji su opravdani, ukoliko je to u skladu s uobičajenom politikom plaća korisnika. 2. Za međunarodne organizacija opravdani troškovi za osoblje mogu uključivati sredstva za obveze propisane zakonom i druge opravdane troškove u vezi plaća. 3. Povezani troškovi za plaće osoblja u javnim tijelima opravdani su do iznosa u kojem se odnose na troškove za djelatnosti koje konkretno javno tijelo ne bi obavljalo u slučaju kada se konkretni projekt ne bi provodio; to se osoblje dodjeljuje ili premješta za provedbu projekta pisanom odlukom krajnjeg korisnika. 4. Troškovi za osoblje detaljno su navedeni u prijedlogu projekta pri čemu treba navesti poslove i broj osoblja. II.1.2. Putni troškovi i dnevnice 1. Putni troškovi i dnevnice su opravdani kao izravni troškovi za osoblje ili druge osobe koje sudjeluju u aktivnostima projekta i čija su putovanja potrebna za provođenje projekta. 2. Putni troškovi su opravdani na temelju stvarno nastalih troškova. Iznos povrata temelji se na najnižem obliku javnog prijevoza i letova i dopušten je u pravilu samo za putovanja preko 8000 km (povratna karta), ili ako geografski položaj mjesta opravdava putovanje zrakoplovom. U slučaju prijevoza vlastitim vozilom troškovi se u pravilu vraćaju na temelju cijene javnog prijevoza ili ne temelju broja kilometara u skladu s objavljenim službenim pravilima u predmetnoj državi članici ili onima koja primjenjuje krajnji korisnik. 3. Troškovi boravka opravdani su na temelju stvarnih troškova ili dnevnice. Ako navedenih granica koje utvrde države članice u skladu s nacionalnim zakonodavstvom i praksom. Za dnevnice se u pravilu smatra da pokrivaju lokalni prijevoz (uključujući taksi), smještaj, hranu, lokalne telefonske pozive i druge manje izdatke. II.1.3. Oprema II.1.3.1. Opća pravila Troškovi povezani s opremom (na temelju sljedećeg: najam zakup, kupnjom za punu ili djelomičnu cijenu ili amortizacija kupljenih sredstava) opravdani su samo ako su potrebni za provedbu projekta. Oprema ima tehnička svojstva koja su potrebna za projekt i u skladu je s važećim normama i standardima. II.1.3.2. Najam i zakup Izdaci u vezi najma i zakupa opravdani su kod sufinanciranja sukladno pravilima država članica, nacionalnim zakonodavstvima i praksi te trajanju najma ili zakupa za potrebe projekta. II.1.3.3. Kupnja 1. Troškovi povezani s kupnjom opreme (sustavi, djelatna oprema, prijevozna sredstva koja su između ostalog navedena u članku 5. stavku 1. točkama od (c) do (f) temeljnog akata) opravdani su u skladu s nacionalnim pravilima. Takvi troškovi su opravdani za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova najma, ako: (a) su izravno povezani s realizacijom projekta; (b) su nastali u skladu s nacionalnim pravilima za nabavu koja su donesena u državi članici; (c) oprema ima tehnička svojstva potreban za projekt i u skladu je s važećim normama i standardima; (d) će se opreme nastaviti koristiti za iste ciljeve koji su postavljeni projektom, nakon dana kupnje i u trajanju od najmanje: — tri godine ili više za opremu informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT), — pet godina ili više za druge vrste opreme kao što je djelatna oprema i prijevozna sredstva, osim onih koji su navedeni dalje u tekstu, — deset godina za helikoptere, plovila i zrakoplove. 2. S druge strane, troškovi za opremu koja je gore navedena mogu biti opravdani na temelju amortizacije u skladu s nacionalnim pravilima. U tom se slučaju primjenjuju uvjeti pod (a), (b) i (c) u stavku 1. Osim toga, također moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti: (a) ako je oprema kupljena prije ili tijekom trajanja projekta, opravdan je samo onaj dio amortizacije opreme na temelju trajanja korištenja za potrebe projekta i stupnja stvarnog korištenja za potrebe projekta; (b) oprema koja je kupljenja prije početka projekta, ali koja se koristi u svrhe projekta, opravdana je na temelju amortizacije. Međutim, ti troškovi nisu opravdani ako je oprema prvotno kupljena donacijama Zajednice; (c) troškovi kupnje opreme moraju odgovarati redovnim tržišnim cijenama, a vrijednost konkretnih predmeta otpisana je u skladu s poreznim i računovodstvenim pravilima koja se primjenjuju na krajnjeg korisnika. II.1.4. Nekretnine II.1.4.1. Opća pravila U slučaju kupnje nekretnina, gradnje ili obnove nekretnine, ili najma nekretnine, ona treba imati tehnička svojstva koja su potrebna za projekt i biti usklađena s važećim normama i standardima. II.1.4.2. Kupnja, gradnja ili renovacija 1. Ako je stjecanje nekretnina bitno za provedbu projekta i jasno povezano s njegovim ciljevima, kupnja nekretnine tj. zgrade koja je već izgrađena ili gradnja nekretnine je opravdana za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova, ili na temelju amortizacije, pod uvjetima navedenim dalje u tekstu, ne dovodeći u pitanje primjenu strogih nacionalnih pravila: (a) potvrda se dobiva od neovisnog kvalificiranog ocjenjivača ili valjano ovlaštenog službenog tijela koji utvrđuju da cijena ne prelazi tržišnu vrijednost i potvrđuju da su nekretnine u skladu s nacionalnim propisima ili navode točke koje nisu u skladu i koje krajnji korisnik namjerava ispraviti kao dio projekta; (b) nekretnine nisu kupljene donacijom Zajednice u bilo koje vrijeme prije provedbe projekta; (c) nekretnine se moraju koristiti isključivo za potrebe naveden u projektu u vremenu od najmanje 10 godina nakon datuma završetka projekta, osim ukoliko Komisija drukčije ne odluči u slučaju sufinanciranja svih ili dijela troškova; u slučaju sufinanciranja svih ili dijela troškova. U slučaju sufinanciranja na temelju amortizacije to se vrijeme skraćuje na 5 godina; (d) kupnja nekretnine obavlja se poštovanjem načela vrijednosti za novac i učinkovitosti, te se smatra razmjernom s ciljem koji se ima postići kroz provedbu projekta; (e) u slučaju sufinanciranja na temelju amortizacije, opravdan je samo dio amortizacije za ta sredstva odgovara trajanju korištenja za svrhu projekta u stupanj stvarnog korištenja za svrhu projekta; amortizacija se izračunava u skladu s nacionalnim računovodstvenim pravilima. 2. Troškovi za obnovu nekretnine opravdani su za sufinanciranje na temelju svih ili dijela troškova ili na temelju amortizacije. U slučaju troškova za obnovu primjenjuju se samo uvjeti iz točaka (c) i (e) stavka 1. II.1.3.4. Najam Najam nekretnina je opravdan za sufinanciranje, ako postoji jasna vaze između najma i ciljeva konkretnog projekta, pod uvjetima navedenim dalje u tekstu, ne dovodeći u pitanje primjenu strogih nacionalnih pravila: (a) nekretnine nisu kupljene donacijom Zajednice; (b) nekretnine se mogu koristiti samo za provedbu projekta. U suprotnom, opravdan je samo onaj dio troškova koji odgovara korištenju za svrhu projekta. II.1.5. Potrošni materijal, zalihe, opće usluge Troškovi za potrošni materijal, zalihe, opće usluge su opravdani ako se mogu utvrditi i ako su izravno potrebni za provedbu projekta. II.1.6. Podugovaranje 1. Općenito, krajnji korisnici moraju imati svojstva sami upravljati projektima. Iznos za zadatke koji se moraju podugovoriti u okviru projekta mora biti jasno naznačen u ugovoru o donaciji. 2. Izdaci povezani sa sljedećim podugovorima nisu opravdani za sufinanciranje iz Fonda: (a) podugovaranje zadataka koji se odnose na opće upravljanje projektom; (b) podugovaranje koje povećava troškove projekta bez razmjernog povećanja njegove vrijednosti; (c) podugovaranje s posrednicima ili savjetnicima kada je plaćanje utvrđeno u postotku od ukupnih troškova projekta, osim ukoliko takvo plaćanje ne opravda konačni korisnik pozivanjem na stvarnu vrijednost rada ili pružene usluge. 3. Podugovaratelji su dužni za sve podugovore sve pružiti tijelima revizije i kontrole sve potrebne podatke u vezi podugovornih aktivnosti. II.1.7. Troškovi koji neposredno proizlaze iz zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije Troškovi potrebni za ispunjavanje zahtjeva povezanih sa sufinanciranjem Unije, kao što su oglašavanje, razvidnost, ocjenjivanje projekata, vanjska revizija, bankovne garancije, troškovi prevođenja itd., opravdani su kao izravni troškovi. II.1.8. Troškovi za stručnjake Troškovi za pravno savjetovanje, bilježnički troškovi, te troškovi za tehničke i financijske stručnjake su opravdani. II.2. Neizravni opravdani troškovi 1. Neizravni opravdani troškovi za mjere su oni troškovi koje, uzimajući u obzir uvjete opravdanosti iz točke I.1.1. nije moguće utvrditi kao posebne troškove izravno povezane s izvođenjem projekta. 2. Odstupajući od točke I.5.5. i točke I.5. neizravni troškovi provođenja mjera mogu biti opravdani na osnovi paušalnog iznosa financijske pomoći utvrđenog na najviše 2,5% ukupno opravdanih izravnih troškova. 3. Organizacije koje primaju donacije za poslovanje iz proračuna Unije ne mogu uključiti neizravne troškove i svoj prijedlog proračuna. III. Neopravdani izdaci Sljedeći troškovi nisu opravdani: (a) PDV, osim u slučaju da krajnji korisnik pokaže da ne može dobiti njegov povrat; (b) povrat kapitala, dugovi i naknade za dužničke obveze, kamate po zaduženju, provizije za kupnju deviza i gubici na tečaju, rezervacije za gubitke ili potencijalne buduće obveze, plaćanje kamata, upitni dugovi, kazne, financijske kazne, troškovi suđenja, te prekomjerni ili nepotrebni izdaci; (c) troškovi prezentacije osim za projektno osoblje; razumni troškovi za ugošćavanje na društvenim događajima opravdanim projektom, kao što je susret na kraju projekta ili susret vodeće skupine projekta dozvoljeni su; (d) troškovi koje prijavi krajnji korisnik i koji su pokriveni drugim projektom ili radnim programom koje se pokrivaju iz donacija Zajednice; (e) kupnja zemlje; (f) davanja u naravi. IV. Tehnička pomoć na inicijativu država članica 1. Svi troškovi koji nastaju za provedbu Fonda a koji nastaju nadležnom tijelu, ovlaštenom tijelu, revizijskom tijelu, tijelu za potvrđivanje ili drugom tijelu koje pomaže pri zadacima navedenim u stavku 2. su opravdani u okviru tehničke pomoći u granicama navedenim u članku 18. temeljnog akta. 2. To uključuje sljedeće mjere: (a) izdatke povezane s pripremom, odabirom, ocjenjivanjem, upravljanjem i nadzorom projekta; (b) izdatke povezane s revizijom i provjerama na licu mjesta mjera ili projekata; (c) izdatke povezane s ocjenjivanjem mjera ili projekata; (d) izdatke povezane s informacijama, širenjem i razvidnošću u vezi mjera; (e) izdaci za dobivanje, instalaciju i održavanje računalnih sustava za upravljanje, nadzor i ocjenjivanje fondova; (f) izdatke za sastanke nadzornih odbora i pododbora u vezi provođenja mjera; ti troškovi također mogu uključivati troškove za stručnjake i druge sudionike u tim odborima, uključujući sudionike iz trećih zemalja, gdje je njihova nazočnost potrebna za učinkovitu provedbu mjera; (g) izdatke za jačanje administrativnih kapaciteta za provedbu fonda. 3. Potrebno je provoditi aktivnosti povezane s tehničkom pomoći te moraju biti izvršena odgovarajuća plaćanja nakon 1. siječnja one godine koja je navedena u odluci o financiranju kojom se odobrava godišnji programi država članica. Razdoblje opravdanosti traje do isteka roka za dostavu konačnog izvješća o provedbi godišnjeg programa. 4. Svaka se javna nabava mora obavljati u skladu s nacionalnim pravilima o javnoj nabavi koje utvrdi država članica. 5. Države članice mogu provoditi mjere tehničke pomoći za ovaj Fond zajedno s mjerama tehničke pomoći za neke ili sva četiri fonda. Međutim, u tom slučaju samo onaj udio troškova koji je korišten za provođenje zajedničke mjere koji odgovara ovom Fondu će biti opravdan za financiranje iz tog Fonda, a država članica osigurava da: (a) je dio troškova za zajedničke mjere naplaćen odgovarajućem fondu na opravdan i provjerljiv način; te (b) ne postoji dvostruko financiranje troškova. V. Posebni tranzitni režim U skladu s člankom 40. stavkom 1. pravila temeljnog akta i ove Odluke koja se odnosi na provedbu godišnjih programa primjenjuju se na odgovarajući način na potporu za provođenje posebnog tranzitnog režima. Međutim, u pogledu pravila o opravdanosti koja su sadržana u ovom Prilogu, primjenjuju se sljedeća posebna pravila za posebni tranzitni režim: (a) razdoblje opravdanosti za izdatke mora biti u skladu s člankom 40. stavkom 3. ove Odluke; (b) u skladu s člankom 6. stavkom 2. točkom (c) temeljnog akta troškovi osoblja u javnim tijelima opravdani su izdaci, ukoliko se temelje na stvarnim dodatnim troškovima u vezi provođenja posebnog tranzitnog režima (PTR) te ako su dodijeljeni projektu u skladu s odgovarajuće utemeljenom i nepristranom metodom; izdatke moraju potvrđivati dokumenti kojima se dozvoljava utvrđivanje stvarnih troškova koje snose određena javna tijela u vezi PTR-a, a nastali su iz zakonskih obveza ili redovnih zadaća.”