32002D0047  
24.1.2002.  SLUŽBENI LIST EUROPSKIH ZAJEDNICA  L 21/23  
ODLUKA KOMISIJE  
od 23. sije čnja 2002.  
o izmjeni njezinog Poslovnika  
(priop ćeno pod brojem dokumenta C(2002) 99)  
(2002/47/EZ, EZU Č, Euratom)  
KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA,  
uzimaju ći u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice, a 
posebno njegov članak 218. stavak 2.,  
uzimaju ći u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za 
ugljen i čelik, a posebno njegov članak 16.,  
uzimaju ći u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za 
atomsku energiju, a posebno njegov članak 131.,  
uzimaju ći u obzir Ugovor o Europskoj uniji, a posebno njegov 
članak 28. stavak 1. i članak 41. stavak 1.,  
ODLU ČILA JE:  
Članak 1.  
Pravilnik o upravljanju dokumentima, koji je sadržan u Prilogu 
ove Odluke, prilaže se Poslovniku Komisije (  1 ). Članak 2.  
Odluka Komisije od 18. ožujka 1986. o upravljanju dokumen ­
tima (  2 ) stavlja se izvan snage.  
Članak 3.  
Ova Uredba stupa na snagu na dan objave u  Službenom listu 
Europskih zajednica . 
Sastavljeno u Bruxellesu 23. sije čnja 2002.  
Za Komisiju  
Predsjednik  
Romano PRODIHR 01/Sv. 17 Službeni list Europske unije 47  
( 1 ) SL L 308, 8.12.2000., str. 26.  (  2 ) SEC(86) 388.
 PRILOG  
PRAVILNIK O UPRAVLJANJU DOKUMENTIMA  
Budu ći da:  
(1) Dokumenti su rezultat svih aktivnosti i odluka Komisije u politi čkom, zakonodavnom, tehni čkom, financijskom i 
administrativnom podru čju. 
(2) Tim dokumentima treba upravljati na temelju pravila koja se primjenjuju na sve glavne uprave i istovrsne službe, jer su 
oni izravno povezani s aktivnostima koje se odvijaju te odražavaju prethodne djelatnosti Komisije u njenoj dvostrukoj 
ulozi europske institucije i europske javne uprave.  
(3) Tim standardnim pravilima mora se jam čiti da je Komisija u svako doba sposobna pružiti informacije o pitanjima iz 
svoje nadležnosti. Stoga dokumenti i spisi pohranjeni u glavnoj upravi ili istovrsnoj službi moraju o čuvati podatke koji 
odražavaju rad institucije, omogu ćavati razmjenu informacija, pružati dokaze o provedenim postupcima i poštovati 
pravne obveze službe.  
(4) Provedba gore navedenih pravila zahtijeva uspostavu čvrste i pouzdane organizacijske strukture unutar svake glavne 
uprave ili istovrsne službe, na me đuresornoj razini suradnje i na razini Komisije.  
(5) Uspostava i provedba plana evidentiranja povezanog sa zajedni čkom nomenklaturom za sve službe Komisije u okviru 
uprave institucije, utemeljene na aktivnostima, omogu ćava organiziranje spisa i poboljšanje transparentnosti i pristupa 
dokumentima.  
(6) U činkovito upravljanje dokumentima osnovni je preduvjet za u činkovitu politiku javnoga pristupa dokumentima 
Komisije. Uspostava registara koji sadrže reference dokumenata koje je Komisija sastavila ili zaprimila, pomo ći će 
gra đanima pri ostvarivanju prava pristupa,  
Članak 1.  
Definicije  
Za potrebe ovog Pravilnika:  
— dokument  zna či svaki sadržaj koji je Komisija sastavila ili zaprimila, u vezi s politikom, djelovanjem i odlu čivanjem iz 
nadležnosti institucije i u okviru svojih službenih zada ća, na bilo kojem mediju (pisano na papiru ili pohranjeno u 
elektroni čkom obliku ili u obliku zvu čnog, vizualnog ili audiovizualnog zapisa),  
— spis  zna či cjelina svih dokumenata, u kojoj su organizirani dokumenti u skladu s aktivnostima institucije, u svrhu 
dokazivanja, opravdavanja ili informiranja te osiguravanja u činkovitosti u radu.  
Članak 2.  
Cilj 
U ovom pravilniku utvr đuju se na čela upravljanja dokumentima.  
Pri upravljanju dokumentima mora se osigurati:  
— odgovaraju ća izrada, primanje i pohrana dokumenata,  
— identifikacija svakoga dokumenta pomo ću odgovaraju ćih znakova koji omogu ćavaju evidentiranje, traženje i jedno ­
stavno upu ćivanje na njih,  
— o čuvanje podataka koji odražavaju rad institucije, čuvanje dokaza o ostvarenim aktivnostima i poštovanje pravnih 
obveza službe,  
— jednostavna razmjena informacija,  
— poštovanje obveze transparentnosti djelovanja Komisije.  
Članak 3.  
Standardna pravila  
Dokumenti se obra đuju sljede ćim postupcima:  
— registracija,  
— evidentiranje,HR 48 Službeni list Europske unije 01/Sv. 17
 
— pohranjivanje,  
— prijenos spisa u arhive.  
Ti se postupci obavljaju u skladu sa standardnim pravilima koja se ujedna čeno primjenjuju na sve glavne uprave Komisije 
i istovrsne službe.  
Članak 4.  
Registracija  
Čim služba zaprimi ili službeno sastavi dokument u bilo kojem obliku, analizira ga kako bi se utvrdilo što s njim treba 
učiniti te treba li ga registrirati ili ne.  
Dokument koji služba Komisije sastavi ili zaprimi mora se registrirati ako sadrži važne informacije koje nisu kratkotrajne 
i/ili ako može zahtijevati djelovanje ili popratno djelovanje Komisije ili neke njene službe. Ako Komisija pripremi 
dokument, nadležna ga služba registrira u svom sustavu. Ako Komisija zaprimi dokument, registrira ga prijemna 
služba. Svaka daljnja obrada dokumenata registriranih na taj na čin upu ćuje na njihovu izvornu registraciju.  
Registriranje mora omogu ćiti jasnu i to čnu identifikaciju dokumenata koje Komisija ili neka njena služba sastavlja ili 
zaprima kako bi se mogao pratiti cijeli tijek kretanja dokumenta.  
Potrebno je voditi registre koji sadrže upu ćivanje na dokumente.  
Članak 5.  
Evidentiranje  
Glavne uprave i istovrsne službe pripremaju plan evidentiranja prilago đen svojim posebnim potrebama.  
Taj plan evidentiranja, koji mora biti dostupan putem ra čunala, povezan je sa zajedni čkom nomenklaturom koju utvr đuje 
Glavno tajništvo za sve službe Komisije. Ta se nomenklatura uklju čuje u okvir uprave Komisije.  
Registrirani dokumenti organiziraju se u spise. Za svako pitanje koje spada u nadležnost glavne uprave ili istovrsne službe 
formira se poseban službeni spis. Svaki službeni spis mora biti potpun i odgovarati djelatnostima doti čne službe.  
Za formiranje spisa i njegovu povezanost s evidencijskim planom glavne uprave ili istovrsne službe odgovorna je služba 
koja je nadležna za aktivnost obuhva ćenu spisom, u skladu s prakti čnim rješenjima koja se navode u svakoj glavnoj 
upravi ili istovrsnoj službi.  
Članak 6.  
Pohranjivanje  
Svaka glavna uprava ili istovrsna služba osigurava fizi čku zaštitu te kratkoro čnu i srednjoro čnu dostupnost dokumenata 
za koje je odgovorna te mora izraditi ili rekonstruirati spis u koji dokumenti pripadaju.  
Najkra će razdoblje čuvanja dokumenta utvr đuje se u skladu s administrativnim pravilima i pravnim obvezama.  
Svaka glavna uprava ili istovrsna služba utvr đuje svoju unutarnju organizacijsku strukturu za pohranjivanje spisa. Pri 
najkra ćem razdoblju pohrane u službama uzima se u obzir zajedni čki popis, sastavljen u skladu s provedbenim pravilima 
iz članka 12. za cijelu Komisiju.  
Članak 7.  
Procjena i prijenos u arhive  
Ne dovode ći u pitanje najkra ća razdoblja pohrane iz članka 6., centar (centri) za upravljanje dokumentima iz članka 9. u 
suradnji sa službama odgovornim za spise redovito obavlja procjenu dokumenata i spisa koji se mogu prenijeti u arhive 
Komisije. Nakon procjene prijedloga arhivi mogu odbiti prijenos dokumenata ili spisa. Za svako odbijanje prijenosa 
navode se razlozi, a službu o kojoj je rije č izvješ ćuje se o takvoj odluci.  
Centar za upravljanje dokumentima, pod nadležnoš ću glavnoga direktora, prenosi spise ili dokumente koje službe više ne 
moraju čuvati u arhive Komisije najkasnije petnaest godina nakon njihova nastanka. Ti se spisi i dokumenti tada 
procjenjuju u skladu s propisima iz članka 12., radi razdvajanja dokumenata koji se moraju pohraniti od onih koji 
nemaju nikakvu administrativnu ni povijesnu vrijednost.HR 01/Sv. 17 Službeni list Europske unije 49
 
Arhivi imaju posebna spremišta za pohranu spisa i dokumenata prenesenih na taj na čin. Na zahtjev stavljaju spise i 
dokumente na raspolaganje nadležnoj glavnoj upravi ili istovrsnoj službi.  
Članak 8.  
Klasificirani dokumenti  
Povjerljivi dokumenti obra đuju se u skladu s važe ćim sigurnosnim pravilima.  
Članak 9.  
Centri za upravljanje dokumentima  
Svaka glavna uprava ili istovrsna služba ustanovljuje ili održava jedan ili više centara za upravljanje dokumentima 
uzimaju ći u obzir njegovu strukturu i ograni čenja.  
Zada ća centara za upravljanje dokumentima je osiguravanje da se sastavljenim ili zaprimljenim dokumentima u njihovim 
glavnim upravama ili istovrsnim službama upravlja u skladu s pravilima.  
Članak 10.  
Službenici za upravljanje dokumentima  
Svaki glavni direktor ili na čelnik službe odre đuje službenika za upravljanje dokumentima.  
U svrhu uspostave modernoga i u činkovitog sustava za upravljanje dokumentima i zapisima, zada ća službenika za 
upravljanje dokumentima je sljede ća: 
— identificiranje vrste dokumenta i spisa specifi čnih za podru čja djelatnosti glavne uprave ili istovrsne službe,  
— sastavljanje i ažuriranje evidencije postoje ćih posebnih baza podataka i sustava,  
— izrada evidencijskoga plana glavne uprave ili istovrsne službe,  
— priprema pravila i postupaka zna čajnih za glavnu upravu ili istovrsnu službu koji će se koristiti za upravljanje 
dokumentima i spisima te za osiguravane njihove primjene,  
— organiziranje osposobljavanja za osoblje zaduženo za provedbu, nadzor i donošenje pravila o upravljanju, u okviru 
glavne uprave ili istovrsne službe.  
Službenik za upravljanje dokumentima osigurava horizontalno uskla đivanje izme đu centra/centara za upravljanje doku ­
mentima i drugih doti čnih službi.  
Članak 11.  
Me đuresorna skupina  
Ustanovljuje se me đuresorna skupina koju sastavljaju osobe ovlaštene za upravljanje dokumentima. Predsjeda joj pred ­
stavnik Glavnog tajništva, a zada će su joj sljede će: 
— osiguravanje ispravne i ujedna čene primjene ovih odredaba u službama,  
— rješavanje svih pitanja koja mogu proiza ći iz primjene spomenutih odredaba,  
— doprinos u pripremi provedbenih pravila iz članka 12.,  
— prenošenje zahtjeva glavnih uprava i istovrsnih službi, vezanih uz osposobljavanje i mjere podrške.  
Me đuresornu skupinu saziva njen predsjednik na vlastitu inicijativu ili na zahtjev glavne uprave ili istovrsne službe.  
Članak 12.  
Provedbena pravila  
Pravila za provedbu ovih odredaba donosi i redovito ažurira Glavni tajnik u dogovoru s glavnim direktorom za kadrovske 
i administrativne poslove na prijedlog me đuresorne skupine službenika za upravljanje dokumentima.  
Pri ažuriranju pravila posebno se uzima u obzir:  
— razvoj novih informacijskih i komunikacijskih tehnologija,HR 50 Službeni list Europske unije 01/Sv. 17
 
— promjene u dokumentarnim znanostima te rezultati me đunarodnih istraživanja i istraživanja Zajednice, uklju čuju ći i 
pojavu novih standarda u tom podru čju, 
— obveze Komisije u pogledu transparentnosti i javnoga pristupa dokumentima i registrima dokumenata,  
— razvoj u standardizaciji i prezentaciji dokumenata Komisije i njenih službi,  
— pravila u vezi s dokaznom vrijednoš ću elektroni čkih dokumenata.  
Članak 13.  
Provedba u službama  
Svaki glavni direktor ili na čelnik službe brine se za potrebnu organizacijsku, administrativnu i fizi čku strukturu te 
osigurava osoblje potrebno za provedbu ovih odredaba.  
Članak 14.  
Informacije, osposobljavanje i podrška  
Glavno tajništvo i Glavna uprava za kadrovske i administrativne poslove osiguravaju potrebne informacije, osposoblja ­
vanje i mjere potpore kako bi osigurali provedbu i primjenu ovih odredaba u glavnim upravama i istovrsnim službama.  
Pri utvr đivanju mjera za osposobljavanje oni posebno uzimaju u obzir zahtjeve glavnih uprava i istovrsnih službi za 
osposobljavanjem i podrškom, čime posreduje me đuresorna skupina službenika za upravljanje dokumentima.  
Članak 15.  
Poštovanje pravilnika  
Glavno tajništvo odgovorno je osigurati poštovanje ovih odredaba u suradnji s glavnim direktorima i na čelnicima službi.HR 01/Sv. 17 Službeni list Europske unije 51