HR Službeni list Europske unije 183

32012R1268



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE

DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) br. 1268/2012

od 29. listopada 2012.

o pravilima za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije

EUROPSKA KOMISIJA,

uzimajući o obzir Ugovor o funkcioniranju Europske unije,

uzimajući u obzir Uredbu (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije (1), a posebno njezine članke 8., 11., 13., 19., 21., 22., 23., 25., 26., 29., 30., 31., 34., 35., 38., 41., 44., 49., 53., 54., 57., 58., 59., 60., 61., 62., 63., 64., 65., 66., 68., 69., 70., 72., 73., 74., 75., 76., 77., 78., 79., 80., 81., 83., 84., 85., 86., 87., 88., 89., 90., 92., 93., 98., 99., 100., 101., 103., 104., 105., 106., 107., 108., 109., 110., 111., 112., 113., 114., 115., 116., 117., 118., 119., 121., 122., 123., 124., 125., 126., 128., 129., 130., 131., 132., 133., 134., 135., 137., 138., 139., 140., 142., 144., 145., 146., 148., 151., 154., 156., 157., 181., 183., 184., 186., 187., 188., 190., 191., 192., 195., 196., 199., 201., 203., 204., 205., 208. i 209.,

budući da:

(1) Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (2) bitno je izmijenjena i zamijenjena Uredbom (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”). Stoga je potrebno s Financijskom uredbom uskladiti Uredbu Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (3). Radi jasnoće, potrebno je zamijeniti Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002.

(2) Na temelju članka 290. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”), Komisiji se zakonodavnim aktom može delegirati ovlast za donošenje nezakonodavnih akata samo radi dopune ili izmjene određenih elemenata tog zakonodavnog akta koji nisu ključni. Stoga su u Financijsku uredbu uključene neke odredbe utvrđene u Uredbi (EZ, Euratom) br. 2342/2002. Te odredbe stoga ne bi trebalo uključiti u ovu Uredbu.

(3) Tijekom svog pripremnog rada Komisija je održala odgovarajuće konzultacije, uključujući i one na stručnoj razini i osigurala istovremen, pravovremen i prikladan prijenos odgovarajućih dokumenata Europskom parlamentu i Vijeću.

(4) U vezi s proračunskim načelima, a posebno načelom jedinstva, zbog pojednostavnjenja pravila kojima se uređuju nastanak i povrat kamata na pretfinanciranje, a posebno odricanje od obveze za primatelje bespovratnih sredstava da ostvare takve kamate, odredbe o području primjene i uvjetima za povrat kamata postale su zastarjele. Kada bi ta obveza još uvijek postojala za subjekte kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, pravila kojima se uređuju utvrđivanje, upotreba i računovodstvo za ostvarene kamate trebalo bi uključiti u sporazume o delegiranju sklopljene s tim subjektima. U tim slučajevima kada su kamate na pretfinanciranje plative Uniji na temelju tih sporazuma te bi se kamate trebale uplatiti u proračun kao namjenski prihodi.

(5) U vezi s načelom jedne godine potrebno je pojasniti značenje godišnjih odobrenih sredstava i pripremnih faza u postupku preuzimanja obveza, koje, ako su završene do 31. prosinca, mogu dopustiti prijenos odobrenih sredstva za preuzimanje obveza.

(6) U vezi s načelom obračunske jedinice trebalo bi odrediti tečajeve za konverziju između eura i drugih valuta za potrebe upravljanja novčanim tokom i za potrebe računovodstva. Osim toga trebalo bi dodatno povećati transparentnost u obračunavanju rezultata tih radnji konverzije. Nakon uvođenja eura trebalo bi ukinuti obvezu Komisije da državama članicama dostavlja informacije o gotovinskim prijenosima između različitih valuta.

(7) U vezi s odstupanjem od načela univerzalnosti trebalo bi odrediti proračunski tretman namjenskih prihoda, posebno doprinosa država članica ili trećih zemalja za određene programe Unije, kao i ograničenja pri izravnavanju rashoda i prihoda. Posebno, imajući u vidu sadašnju praksu, za potrebe pravne sigurnosti potrebno je pojasniti da bi namjenski prihod trebao u načelu automatski stvarati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja, čim institucija primi prihode. Također je potrebno utvrditi slučajeve kada se namjenski prihod može iznimno staviti na raspolaganje prije nego što ga institucija zaista primi.

(8) U vezi s načelom specifikacije trebalo bi točno odrediti način izračuna postotka odobrenih sredstava, koji su institucije ovlaštene prenijeti na temelju svoje autonomije. Europski parlament i Vijeće trebaju primati sve informacije putem detaljnog obrazloženja zahtjeva za prijenose koji se njima podnose.

(9) U vezi s dobrim financijskim upravljanjem potrebno je odrediti ciljeve ex ante, privremene i ex post evaluacije programa i aktivnosti, minimalnu učestalost takvih evaluacija te podatke koje treba iskazati u zakonodavnom financijskom izvještaju.

(10) U vezi s načelom transparentnosti objava podataka prema imenu dotičnih primatelja i točnih iznosa koje oni primaju povećava transparentnost u vezi s upotrebom dotičnih sredstava. Te informacije stavljene na raspolaganje građanima jačaju kontrolu javnosti nad upotrebom tog novca i doprinose najboljoj upotrebi javnih sredstava. Istodobno, kada su primatelji fizičke osobe na tu se objavu primjenjuju pravila o zaštiti osobnih podataka. Stoga se osobni podaci trebaju objaviti samo ako je to potrebno i razmjerno s obzirom na željeni legitimni cilj.

(11) Informacije o upotrebi sredstava Unije treba objaviti na internetskoj stranici institucija i trebaju uključivati barem ime, mjesto, iznos i svrhu sredstava. Te informacije trebaju uzeti u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe, a posebno vrstu i važnost sklapanja ugovora.

(12) Ime i mjesto primatelja sredstava Unije treba objaviti za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore sklopljene nakon otvaranja javnog postupka za nadmetanje, kao što je to posebno slučaj kod natječaja, poziva za podnošenje prijedloga i poziva za podnošenje ponuda s obzirom na načela UFEU-a, a posebno načela transparentnosti, proporcionalnosti, jednakog postupanja i nediskriminacije. Nadalje, ta objava treba doprinijeti kontroli postupaka javnog odabira od strane odbijenih podnositelja zahtjeva za nadmetanje.

(13) Objava osobnih podataka koji se odnose na fizičke osobe ne bi trebala premašiti razdoblje tijekom kojeg primatelj upotrebljava sredstva te ju stoga treba ukloniti nakon dvije godine. To se treba primjenjivati i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.

(14) U većini slučajeva obuhvaćenih ovom Uredbom objava se odnosi na pravne osobe.

(15) Kada je riječ o fizičkim osobama, objava se treba predvidjeti samo uz poštovanje načela proporcionalnosti između važnosti odobrenog iznosa i potrebe za kontrolom najbolje upotrebe sredstava. Kada je riječ o fizičkim osobama, objava regija na razini NUTS 2 u skladu je s ciljem objave primatelja, njome se osigurava jednako postupanje među državama članicama različitih veličina uz istodobno poštovanje prava primatelja na privatni život, a posebno na zaštitu njihovih osobnih podataka.

(16) Informacije o stipendijama i drugim izravnim potporama koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi trebaju i dalje biti izuzete iz objave.

(17) Kako bi se osiguralo poštovanje načela jednakog postupanja među primateljima, objavu informacija koje se odnose na fizičke osobe treba također osigurati u skladu s obvezom država članica da uspostave visoku transparentnost ugovora koji prelaze iznos utvrđen u Direktivi 2004/18/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 31. ožujka 2004. o usklađivanju postupaka za sklapanje ugovora o javnim radovima, ugovorima o javnoj nabavi robe te ugovora o javnim uslugama (4).

(18) Ime i mjesto primatelja te iznos i svrha sredstava ne bi se trebali objaviti ako bi to dovelo do rizika da se ugrozi integritet primatelja kako je zaštićen Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili bi naštetilo legitimnim komercijalnim interesima primatelja.

(19) Proračunskom nomenklaturom treba osigurati jasnoću i transparentnost koje su potrebne za proračunski postupak.

(20) Trebalo bi odrediti i radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa.

(21) U vezi s neizravnim upravljanjem potrebno je utvrditi okvir za takvo delegiranje ovlasti i sadržaj sporazuma o delegiranju. Svi subjekti ili osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna trebaju jamčiti stupanj zaštite financijskih interesa Unije jednak onom koji se zahtijeva na temelju Financijske uredbe. Treba utvrditi uvjete pod kojima Komisija može prihvatiti da su sustavi, pravila i postupci tih subjekata ili osoba jednaki njezinima kako bi se osiguralo dobro financijsko upravljanje sredstvima Unije od strane subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.

(22) Izvršne agencije koje ostaju pod kontrolom Komisije trebale bi biti priznate kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti te institucije za izvršenje proračuna Unije.

(23) U slučaju neizravnog upravljanja s međunarodnim organizacijama potrebno je odrediti organizacije prihvatljive za ovu vrstu upravljanja.

(24) Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene javnim tijelima ili tijelima uređenima privatnim pravom koja pružaju javne usluge potrebno je utvrditi uvjete njihova imenovanja.

(25) Za neizravno upravljanje potrebno je uspostaviti detaljna pravila za postupke ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i za isključivanje iz financiranja Unije rashoda za koje izvršene isplate čine povredu primjenljivih pravila.

(26) Subjekti privatnog prava koji obavljaju pripremne ili pomoćne zadaće za Komisiju odabiru se u skladu s postupcima javne nabave.

(27) U vezi s ulogom financijskih izvršitelja, reforma financijskog upravljanja zajedno s ukidanjem centraliziranih ex ante kontrola povećava odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje u svim radnjama u vezi s prihodima i rashodima, uključujući radnje u smislu sustava unutarnje kontrole. Europski parlament i Vijeće bi ubuduće trebalo obavješćivati o imenovanju ili razrješenju dužnosti dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti. Slijedom toga, trebalo bi utvrditi zadaće, odgovornosti i načela postupaka koje treba poštovati. Internalizacija ex ante kontrola posebno zahtijeva jasno razlikovanje između zadaća vezanih za započinjanje radnji izvršavanja proračuna i zadaća u vezi s provjerom takvih radnji. Pored toga, svaka bi institucija trebala donijeti kodeks profesionalnih standarda za osoblje odgovorno za ex ante i ex post provjere. Također je potrebno predvidjeti da se preuzete odgovornosti uzimaju u obzir u godišnjem izvješću za instituciju koja je, između ostalog, zadužena za ex post provjere. Popratnu dokumentaciju koja se odnosi na obavljene poslove treba čuvati. Konačno, o različitim oblicima pregovaračkih postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi, s obzirom na to da ti ugovori predstavljaju odstupanja od uobičajenih postupaka dodjele, trebalo bi pripremiti posebno izvješće za instituciju i obavijestiti Europski parlament i Vijeće.

(28) Uredbu (EZ, Euratom) br. 2342/2002 treba prilagoditi kako bi se uzela u obzir dvostruka uloga šefa delegacije kao dužnosnika za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”) i, u vezi s odobrenim sredstvima za poslovanje, za Komisiju.

(29) Radi pojašnjenja odgovornosti trebalo bi jasno odrediti zadaće i odgovornosti računovodstvenog službenika u vezi s računovodstvenim sustavima, upravljanjem riznicom, upravljanjem bankovnim računima i dokumentacijom trećih osoba. Također bi trebalo utvrditi način razrješenja računovodstvenog službenika njegovih dužnosti.

(30) Trebalo bi odrediti i uvjete za korištenje knjiga blagajne, sustava upravljanja koji predstavlja iznimku od uobičajenih proračunskih postupaka, te zadaće i odgovornosti blagajnika, kao i zadaće i odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje i računovodstvenog službenika u vezi s kontrolom knjiga blagajne. Trebalo bi obavješćivati Europski parlament i Vijeće o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti. Zbog učinkovitosti bi u delegacijama trebalo uspostaviti samo jednu knjigu blagajne, za odobrena sredstva iz odjeljaka proračuna za Komisiju i ESVD zajedno. Pokazalo se da je potrebno uvesti mogućnost upotrebe debitnih kartica povezanih s knjigama blagajne kako bi se olakšala plaćanja, posebno u delegacijama i predstavništvima Unije, te kako bi se izbjegli rizici povezani s rukovanjem gotovinom.

(31) Nakon što se odrede zadaće i odgovornosti svakog financijskog izvršitelja, oni odgovaraju samo prema uvjetima utvrđenima u Pravilniku o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjetima zaposlenja ostalih službenika Europske unije. Posebna povjerenstva za financijske nepravilnosti uspostavljena u svakoj instituciji pokazala su se kao učinkoviti mehanizam za utvrđivanje jesu li se dogodile financijske nepravilnosti te ih stoga treba zadržati. Potrebno je utvrditi postupak putem kojeg dužnosnik za ovjeravanje može tražiti potvrdu upute za koju smatra da je nepravilna ili protivna načelu dobrog financijskog upravljanja i tako biti razriješen od svake odgovornosti.

(32) U vezi s prihodom, osim u posebnom slučaju vlastitih sredstava koja su obuhvaćena Odlukom Vijeća 2007/436/EZ, Euratom od 7. lipnja 2007. o sustavu vlastitih sredstava Europskih zajednica (5), potrebno je odrediti zadaće i kontrole za koje su odgovorni dužnosnici za ovjeravanje u različitim fazama postupka: procjena iznosa potraživanja, nalog za povrat, slanje obavijesti o terećenju kojom se dužnika obavješćuje da je utvrđen iznos potraživanja, izračun mogućih dospjelih zateznih kamata i odluka, prema potrebi, o odricanju od dodijeljenih prava uzimajući u obzir kriterije koji jamče usklađenost s načelom dobrog financijskog upravljanja kako bi se osigurala učinkovita naplata prihoda.

(33) Potrebno je odrediti ulogu računovodstvenog službenika u naplati prihoda i prilikom odobravanja dodatnog roka za plaćanje rashoda. Računovodstveni službenik također treba imati fleksibilnost u povratu plaćanja, kao što je mogućnost izravnog prebijanja dugova ili, u iznimnim okolnostima, mogućnost odstupanja od zahtjeva dostavljanja jamstva za otplatu duga kada je dužnik spreman i sposoban izvršiti plaćanje u dodatnom vremenskom razdoblju, ali nije u mogućnosti dostaviti takvo jamstvo uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti.

(34) Kako bi se osiguralo upravljanje imovinom uz istodobno ostvarenje financijske naknade, potrebno je da se privremeno plaćeni iznosi, kao što su osporavane novčane kazne u području konkurencije, ulože u financijsku imovinu i da se odredi kome pripadaju kamate koje se ostvaruju tim ulaganjima.

(35) Kako bi se osiguralo da Komisija ima sve potrebne informacije za donošenje financijskih odluka, potrebno je utvrditi minimalne zahtjeve za sadržaj odluka o financiranju u vezi s bespovratnim sredstvima, javnom nabavom, uzajamnim fondovima, nagradama i financijskim instrumentima.

(36) U vezi s izdacima trebalo bi odrediti odnos između odluka o financiranju, ukupnih obveza i pojedinačnih obveza, kao i značajke tih različitih faza kako bi se uspostavio jasan okvir za različite faze izvršenja proračuna.

(37) Potrebno je pojasniti odnos između radnji potvrđivanja, odobravanja i plaćanja te kontrola koje treba izvršiti dužnosnik za ovjeravanje kada potvrdi rashode s potvrdom „odobreno za plaćanje”. Trebalo bi odrediti popratnu dokumentaciju koju je potrebno priložiti kao dokaz plaćanja, te utvrditi pravila za poravnanje pretfinanciranja i privremenih plaćanja.

(38) Trebalo bi utvrditi detaljna pravila za primjenu rokova koji se primjenjuju na radnje potvrđivanja i plaćanja, uzimajući u obzir Direktivu 2011/7/EU Europskog parlamenta i Vijeća od 16. veljače 2011. o borbi protiv kašnjenja u plaćanju u poslovnim transakcijama (6) kako bi se osiguralo da nema nepotrebnog kašnjenja u plaćanjima primateljima.

(39) Za unutarnju reviziju je potrebno utvrditi postupak za imenovanje revizora i zajamčiti njegovu neovisnost u instituciji koja ga je imenovala i koju je dužan izvješćivati o svojem djelovanju. Europski parlament i Vijeće bi trebali biti obaviješteni o svakom imenovanju ili razrješenju dužnosti kako bi se osigurala transparentnost prema Europskom parlamentu i Vijeću.

(40) Pravila o javnoj nabavi trebaju se temeljiti na Direktivi 2004/18/EZ. Potrebno je utvrditi različite vrste postupaka javne nabave, mjere o oglašavanju i objavljivanju koje se primjenjuju, uvjete u kojima se može koristiti određena vrsta postupka i glavne značajke postojećih postupaka, specifikaciju uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir, pravila pristupa dokumentaciji za nadmetanje te za obavješćivanje ponuditelja ili natjecatelja i, za slučajeve kada Komisija provodi javnu nabavu za svoj račun, granične vrijednosti i pravila za procjenu vrijednosti ugovora koji se trebaju sklopiti.

(41) Svrha postupaka za sklapanje ugovora o javnoj nabavi je udovoljavanje potrebama institucija pod najboljim mogućim uvjetima, osiguravajući mogućnost jednakog pristupa ugovorima o javnoj nabavi te poštujući načela transparentnosti i nediskriminacije. Za osiguranje transparentnosti i jednakog postupanja prema natjecateljima i ponuditeljima te potpune odgovornosti dužnosnika za ovjeravanje kod konačnog odabira, potrebno je utvrditi postupak za otvaranje te potom postupak za evaluaciju ponuda i zahtjeva za sudjelovanje, od imenovanja odbora do obrazložene i dokumentirane odluke o sklapanju ugovora, koju konačno donosi javni naručitelj.

(42) Na temelju prethodnog iskustva potrebno je uspostaviti novi postupak javne nabave za ugovore srednje vrijednosti. Potrebno je dopustiti upotrebu „popisa dobavljača” prema uvjetima koji su jednaki postojećem „pozivu na iskaz interesa” jer se tim popisom osigurava manje administrativno opterećenje za potencijalne ponuditelje.

(43) Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije tijekom izvršenja ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od subjekata koji pružaju financijsku sposobnost u javnoj nabavi zahtijeva da budu solidarno odgovorni za izvršenje odgovarajućeg ugovora.

(44) Kako bi se zaštitili financijski interesi Unije i zajamčila kontrola nad izvršenjem ugovora potrebno je predvidjeti mogućnost da se od izvoditelja zahtijeva da sam izravno obavi određene ključne zadaće.

(45) Kako bi se zajamčilo izvršenje ugovora po najvišem profesionalnom standardu, potrebno je predvidjeti mogućnost odbijanja ponuditelja koji imaju potencijalni sukob interesa.

(46) S obzirom na to da zahtjev za financijska jamstva više nije automatski, potrebno je utvrditi kriterije prema kojima se ona mogu tražiti.

(47) Potrebno je pojasniti područje primjene glave o bespovratnim sredstvima, posebno u pogledu vrste djelovanja ili tijela od općeg europskog interesa prihvatljivih za bespovratna sredstva kao i s obzirom na vrste pravnih obveza koje se mogu upotrebljavati za pokriće bespovratnih sredstava. Za te pravne obveze je potrebno odrediti kriterije za odabir između sporazuma i odluka, njihov minimalni sadržaj i mogućnost sklapanja posebnog sporazuma ili odluke o bespovratnim sredstvima u sklopu okvirnih partnerstava kako bi se osiguralo jednako postupanje i izbjeglo ograničavanje pristupa sredstvima Unije.

(48) Područje primjene glave o bespovratnim sredstvima također treba uzeti u obzir da su, s jedne strane, u Financijsku uredbu uvedene posebne glave o nagradama i financijskim instrumentima te da su, s druge strane, uvedena ključna pravila koja se primjenjuju na bespovratna sredstva, prihvatljive troškove, brisanje načela postupnog smanjivanja, upotrebu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava (jednokratni iznosi, jedinični troškovi i paušalni iznosi) i uklanjanje obveznog dostavljanja jamstava za pretfinanciranje.

(49) Napredak prema elektroničkoj razmjeni podataka i dostavljanju dokumenata u elektroničkom obliku, koji je značajna mjera pojednostavnjenja, treba biti praćen jasnim uvjetima za prihvaćanje sustava koji će se upotrebljavati kako bi se uspostavilo pravno stabilno okružje.

(50) Načela zabrane stvaranja dobiti i sufinanciranja trebaju se revidirati u skladu s pojašnjenjima i mjerama pojednostavnjenja koje su uvedene u Financijskoj uredbi. Radi jasnoće je posebno potrebno odrediti detaljna pravila o vrstama primitaka koji se pridržavaju načela zabrane stvaranja dobiti kao i oblike vanjskog sufinanciranja i doprinosa u naravi.

(51) U pogledu načela transparentnosti, potrebno je odobriti usvajanje i objavu višegodišnjih programa rada jer oni imaju dodanu vrijednost za podnositelje zahtjeva, koji mogu bolje predvidjeti i bolje se pripremiti za pozive za podnošenje prijedloga. U tom kontekstu treba odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju. Kako bi se osigurala transparentnost također je potrebno objaviti pozive za podnošenje prijedloga, osim u hitnim slučajevima ili kada djelovanje može provesti samo jedan subjekt. Potrebno je odrediti minimalni sadržaj te objave.

(52) S obzirom na to da kod uvjeta prihvatljivosti za porez na dodanu vrijednost (PDV) koji plaćaju korisnici može lako doći do pogrešaka i odstupanja, potrebno je osigurati da se pojmovi nepovratnog PDV-a i osoba koje nisu porezni obveznici u smislu članka 13. stavka 1. Direktive Vijeća 2006/112/EZ od 28. studenoga 2006. o zajedničkom sustavu poreza na dodanu vrijednost (7) dosljedno shvaćaju i primjenjuju, upućivanjem na aktivnosti koje ti pojmovi obuhvaćaju.

(53) Kako bi se osigurala transparentnost, jednako postupanje prema podnositeljima zahtjeva i povećala odgovornost dužnosnika za ovjeravanje, potrebno je utvrditi postupak dodjele od podnošenja prijedloga za bespovratno sredstvo, za koji je Komisija trebala predvidjeti minimalne informacije za podnositelje zahtjeva, do njegove evaluacije na temelju unaprijed određenih kriterija prihvatljivosti, uvjeta sposobnosti i kriterija za odabir prije nego što odgovorni dužnosnik za ovjeravanje donese svoju konačnu i odgovarajuće dokumentiranu odluku. Potrebno je odrediti detaljna pravila o sastavu i zadaćama odbora zaduženog za procjenu prijedloga u odnosu na uvjete sposobnosti i kriterije za odabir, kao i mogućnosti za kontaktiranje podnositelja zahtjeva tijekom postupka dodjele ili pozivanja da prilagode svoje prijedloge. Te mogućnosti trebaju primjereno odražavati zahtjeve u smislu dobrog upravljanja koji su uvedeni u Financijskoj uredbi i trebaju uključivati uvjete pod kojima se prijedlozi mogu prilagoditi prije potpisivanja sporazuma o bespovratnim sredstvima ili obavijesti o odlukama o bespovratnim sredstvima, uz istodobno osiguranje jednakog postupanja prema podnositeljima zahtjeva i poštovanje načela prema kojem inicijativu za djelovanje imaju isključivo podnositelji zahtjeva.

(54) S obzirom na to da je uporaba jednokratnih iznosa, jediničnih troškova i paušalnih iznosa olakšana i proširena u skladu s Financijskom uredbom, potrebno je pojasniti definicije tih pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava. Posebno je potrebno pojasniti da je njihova namjena, kao i svih drugih oblika bespovratnih sredstava, da obuhvate kategorije prihvatljivih troškova i naznačiti da njihov iznos ne mora nužno biti utvrđen ex ante, što je posebno važno kada se oni utvrđuju na temelju uobičajenih praksi troškovnog računovodstva korisnika. Postoji i potreba da se osigura stabilnost u pravilima financiranja prema određenom programu. U tu svrhu treba dopustiti uporabu pojednostavnjenih oblika bespovratnih sredstava tijekom cijelog trajanja programa. Za statističke ili metodološke potrebe ili za potrebe sprečavanja i otkrivanja prijevara potrebno je imati pristup općim računovodstvenim informacijama od korisnika, čak i kada se oni financiraju jednokratnim iznosima, jediničnim troškovima ili paušalnim iznosima. Te se provjere, međutim, ne bi trebale upotrebljavati za preispitivanje opravdanosti već dogovorenih jediničnih vrijednosti jednokratnih iznosa, jediničnih troškova ili paušalnih iznosa.

(55) Dobro financijsko upravljanje zahtijeva da se Komisija zaštiti jamstvima. U fazi prijedloga za bespovratna sredstva, organiziranjem financijskih revizija za prijedloge koji uključuju veće iznose; u fazi isplate pretfinanciranja, ako je to opravdano rizicima koje procjenjuje službenik za ovjeravanje, traženjem prethodnih financijskih jamstava; i u fazi privremenog plaćanja ili plaćanja preostalog iznosa, organiziranjem dostavljanja revizorskih potvrda za zahtjeve za plaćanje koji uključuju najviše iznose i predstavljaju najveći rizik.

(56) Potrebno je pojasniti uvjete i postupke za suspendiranje i smanjenje bespovratnih sredstava kako bi se bolje definirali razlozi za tu suspenziju ili smanjenje, osigurale odgovarajuće informacije korisnicima i osiguralo da korisnici imaju mogućnost iskoristiti svoje pravo na obranu u bilo kojoj fazi.

(57) Dobro upravljanje sredstvima Unije također znači da sami korisnici bespovratnih sredstava upotrebljavaju bespovratna sredstva Unije ekonomično i učinkovito. Troškovi ugovora koje su korisnici sklopili za provedbu djelovanja trebaju biti prihvatljivi, pod uvjetom da su ti provedbeni ugovori sklopljeni na temelju ponude koja pruža najbolju vrijednost za novac.

(58) S obzirom na to da su ograničenja davanja financijske potpore trećim osobama ublažena u Financijskoj uredbi, potrebno je utvrditi minimalne odredbe koje trebaju biti dogovorene na razini sporazuma o bespovratnim sredstvima ili uključene u odluku o bespovratnim sredstvima kako bi se financijska potpora koju korisnici dodjeljuju trećim osobama jasno razlikovala od provedbe proračunskih zadaća koje obavlja osoba kojoj su delegirani poslovi u sklopu neizravnog upravljanja.

(59) Ovlasti za izricanje sankcija korisnicima bespovratnih sredstava trebaju se uskladiti s ovlastima dodijeljenima u kontekstu javne nabave s obzirom na to da su one iste naravi i na njih se trebaju primjenjivati ista pravila u smislu učinkovitosti i proporcionalnosti.

(60) Na nagrade se trebaju primjenjivati načela transparentnosti i jednakog postupanja, na isti način kao i na bespovratna sredstva. U tom je kontekstu također potrebno utvrditi minimalna svojstva programa rada i natječaja, uzimajući u obzir odgovarajuće zahtjeve za bespovratna sredstva. Posebno je potrebno odrediti uvjete pod kojima se programi rada mogu smatrati odlukama o financiranju, kao i minimalni sadržaj pravila natječaja, posebno uvjeta za isplatu nagrade pobjednicima u slučaju dodjele i odgovarajuće načine objave.

(61) Usklađenost s načelima transparentnosti i jednakog postupanja također zahtijeva uspostavljanje jasno utvrđenog postupka dodjele, od dostavljanja prijava do informacija podnositelja zahtjeva i obavješćivanja pobjedničkog sudionika. Taj postupak treba uključivati evaluaciju prijava od strane povjerenstva stručnjaka koje imenuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje, primjenjujući kriterije za odabir objavljene u pravilima natječaja kako bi se osigurala nadležnost i neutralnost u procjeni prijava. Na temelju njihovih preporuka, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje treba donijeti konačnu odluku o dodjeljivanju nagrade jer je za izvršenje proračuna uvijek odgovorna Komisija.

(62) Kako bi se osigurala usklađena provedba različitih financijskih instrumenata unutar Komisije, opći okvir uključen u glavu VII. Financijske uredbe treba biti nadopunjen detaljnim pravilima za upravljanje financijskim instrumentima, uključujući odredbe za odabir subjekata kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna, sadržaj sporazuma o delegiranju, troškove i naknade za upravljanje i za fiducijarne račune.

(63) Pravila za odabir financijskih posrednika i konačnih primatelja trebaju se utvrditi posebno kada se financijskim instrumentima u iznimnim slučajevima upravlja izravno, preko namjenskih investicijskih subjekata ili drugih mehanizama isporuke, čime se osigurava učinkovita potrošnja sredstava Unije.

(64) Potrebno je odrediti uvjete za uporabu financijskih instrumenata, uključujući učinak poluge, te okvir nadzora. Također je potrebno osigurati da se financijski instrumenti provode na osnovi odgovarajuće ex ante evaluacije, što Komisiji omogućuje da ih posebno oblikuje kako bi odgovorila na nedostatke tržišta ili situacije neoptimalnog ulaganja.

(65) U vezi s računovodstvom i financijskim izvještavanjem, općeprihvaćena računovodstvena načela na kojima se moraju temeljiti financijski izvještaji utvrđena su u računovodstvenim pravilima Unije. Tim računovodstvenim pravilima također se određuju uvjeti za knjiženje transakcija u knjige i pravila za vrednovanje imovine i obveza te za formiranje rezervacija kako bi se osiguralo da su informacije pravilno iskazane, potpune i točne.

(66) U vezi s računovodstvenim pitanjima potrebno je odrediti da računovodstveni službenik svake institucije mora predočiti dokumente koji opisuju organizaciju računovodstva i računovodstvene postupke te institucije te odrediti uvjete koje treba poštovati u slučaju računalne evidencije računovodstvenih sustava, posebno kako bi se osigurala sigurnost pristupa i revizijski postupak za sve promjene u sustavima.

(67) U vezi s računovodstvom potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na poslovne knjige, bruto bilancu, periodička usklađivanja stanja te bilance i popis imovine te odrediti sastavne dijelove kontnog plana koji donosi računovodstveni službenik Komisije. Trebalo bi utvrditi pravila koja se primjenjuju na evidentiranje radnji, a posebno za načelo dvojnog knjigovodstva, pravila za konverziju radnji koje nisu izražene u eurima i za popratnu dokumentaciju za knjiženje. Također bi trebalo odrediti sadržaj računovodstvenih evidencija.

(68) Potrebno je utvrditi pravila za popis imovine i pojasniti odgovarajuće odgovornosti računovodstvenih službenika i dužnosnika za ovjeravanje u tom području, kao i pravila koja se primjenjuju na ponovnu prodaju imovine koja se vodi u evidenciji kako bi se osiguralo učinkovito upravljanje imovinom.

(69) U vezi s vanjskim djelovanjima, ovom se Uredbom, u skladu s Financijskom uredbom, trebaju predvidjeti iznimke koje odražavaju posebna obilježja poslovanja u tom sektoru, uglavnom u pogledu javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava, posebno stoga što te postupke provode tijela trećih zemalja koje primaju financijsku potporu Unije. U vezi s javnim nabavama te se razlike trebaju uglavnom odnositi na vrste postupaka i granične vrijednosti od kojih se primjenjuju. U vezi s bespovratnim sredstvima u nekim bi slučajevima trebalo dopustiti financiranje u cijelosti, uglavnom zato da se uzme u obzir smanjena sposobnost korisnika za sufinanciranje.

(70) Potrebno je uspostaviti detaljne odredbe o korištenju proračunske potpore, kojima se određuju uvjeti pod kojima se proračunska potpora može koristiti te obvezu partnera da Komisiji dostavi pravovremene i pouzdane informacije kako bi se ocijenilo ispunjavanje tih uvjeta.

(71) U vezi s uzajamnim fondovima Unije potrebno je odrediti načela koja se primjenjuju na doprinos Unije uzajamnim fondovima Unije kao i na doprinose drugih donatora, utvrditi računovodstvena pravila i pravila izvješćivanja uzajamnog fonda Unije, posebno za kamate koje dospijevaju na bankovnom računu uzajamnog fonda, pojasniti odgovarajuće odgovornosti financijskih izvršitelja i odbora uzajamnog fonda, kao i utvrditi obveze u pogledu vanjske revizije. Također je potrebno osigurati pravednu zastupljenost sudjelujućih donatora u odboru uzajamnog fonda i obveznu suglasnost Komisije za korištenje sredstava.

(72) Kako bi se pojednostavnili postupci javne nabave u sklopu vanjskih djelovanja neke su granične vrijednosti izmijenjene, a istodobno su dodane i prilagođene neke druge granične vrijednosti i postupci upravljanja koji proizlaze iz zajedničkih odredbi.

(73) U vezi s bespovratnim sredstvima, potrebno je pojednostavniti uvjete za odstupanja od načela sufinanciranja u skladu s Financijskom uredbom.

(74) Kako bi se zajamčilo dobro upravljanje odobrenim sredstvima Unije također je potrebno odrediti preduvjete i pravila koja treba uključiti u sporazume kada je upravljanje odobrenim sredstvima decentralizirano ili ako se koriste knjige blagajne.

(75) Primjereno je utvrditi europske urede i odrediti posebna pravila za Ured za publikacije te odredbe kojima se ovlašćuje računovodstveni službenik Komisije za delegiranje nekih svojih zadaća osoblju tih ureda. Također bi trebalo utvrditi operativne postupke za bankovne račune, koje europski uredi mogu biti ovlašteni otvoriti u ime Komisije.

(76) Po analogiji s objavom informacija o primateljima sredstava Unije, potrebno je objaviti popis stručnjaka iz članka 204. Financijske uredbe koji su odabrani preko poziva na iskaz interesa te predmet njihovih zadaća. Također treba objaviti njihovu naknadu kada prelazi 15 000 EUR.

(77) Novi postupak uveden člankom 203. Financijske uredbe treba nadopuniti, posebno u vezi s vrstom troškova koji se uključuju u granične vrijednosti utvrđene u tom članku. Potrebno je utvrditi detaljna pravila o projektima vezanima za nekretnine u delegacijama Unije, s obzirom na njihove posebnosti, posebno u hitnim slučajevima. Primjereno je odrediti da stambene zgrade, posebno u delegacijama, koje treba zakupiti ili kupiti u kratkom roku, treba isključiti iz postupka utvrđenog u članku 203. Financijske uredbe. Stjecanje zemljišta bez naknade ili za simboličan iznos ne bi trebalo biti obuhvaćeno postupkom utvrđenim u članku 203. Financijske uredbe jer ono nije dodatno opterećenje za proračun.

(78) Kako bi se osigurala usklađenost s odredbama Financijske uredbe potrebno je utvrditi prijelazne odredbe. Osim toga, kako bi se osigurala usklađenost s pravnom osnovom koja se odnosi na pojedine sektore, primjereno je odgoditi primjenu odredbi o načinima upravljanja i financijskim instrumentima do 1. siječnja 2014.,

DONIJELA JE OVU UREDBU:

DIO PRVI

ZAJEDNIČKE ODREDBE

GLAVA I.

PREDMET

Članak 1.

Predmet

Ovom se Uredbom utvrđuju pravila za primjenu Uredbe (EU, Euratom) br. 966/2012 (dalje u tekstu: „Financijska uredba”).

GLAVA II.

PRORAČUNSKA NAČELA

POGLAVLJE 1.

Načela jedinstva i točnosti proračuna

Članak 2.

Obračunavanje kamata na pretfinanciranje

(Članak 8. stavak 4. Financijske uredbe)

Kada su kamate plative proračunu, sporazumom sklopljenim između subjekata ili osoba navedenih u točkama od ii. do viii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe utvrđuje se da se sredstva pretfinanciranja uplaćuju na bankovne račune ili podračune, koji omogućuju razlikovanje sredstava i povezanih kamata. U protivnom, računovodstvene metode korisnika ili posrednika moraju omogućiti razlikovanje sredstava koje je uplatila Unija i kamata ili drugih koristi koje donesu ta sredstva.

Odredbe ove Uredbe koje se odnose na kamate na pretfinanciranje ne dovode u pitanje knjiženje iznosa pretfinanciranja u aktivi financijskih izvještaja, kako je utvrđeno računovodstvenim pravilima iz članka 143. Financijske uredbe.

POGLAVLJE 2.

Načelo jedne godine

Članak 3.

Odobrena sredstva za financijsku godinu

(Članak 11. stavak 3. Financijske uredbe)

Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja za financijsku godinu sastoje se od:

(a) odobrenih sredstava predviđenih u proračunu, uključujući u izmjenama proračuna;

(b) prenesenih odobrenih sredstava;

(c) odobrenih sredstava ponovno stavljenih na raspolaganje u skladu s člancima 178. i 182. Financijske uredbe;

(d) odobrenih sredstava proizašlih iz plaćanja pretfinanciranja koja su vraćena u skladu s člankom 177. stavkom 3. Financijske uredbe;

(e) odobrenih sredstava iz namjenskih prihoda u financijskoj godini ili tijekom prethodnih financijskih godina, koja nisu iskorištena.

Članak 4.

Ukidanje i prijenos odobrenih sredstava

(Članak 13. stavak 2. Financijske uredbe)

1. Odobrena sredstva za preuzimanje obveza i nediferencirana odobrena sredstva koja se odnose na projekte vezane za nekretnine iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe mogu se prenijeti samo ako obveze nije bilo moguće preuzeti do 31. prosinca financijske godine zbog razloga koji se ne mogu pripisati dužnosniku za ovjeravanje, te ako su pripremne faze izvedene do te mjere da je opravdano pretpostaviti da će obveza biti preuzeta najkasnije do 31. ožujka sljedeće godine, odnosno do 31. prosinca za projekte vezane za nekretnine.

2. Pripremne faze iz članka 13. stavka 2. točke (a) Financijske uredbe, koje bi trebale biti dovršene do 31. prosinca financijske godine kako bi se omogućio prijenos u sljedeću godinu, su posebno:

(a) za ukupne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, donošenje odluke o financiranju ili završetak do tog datuma savjetovanja predmetnih službi u okviru svake institucije za donošenje takve odluke;

(b) za pojedinačne obveze u smislu članka 85. Financijske uredbe, završetak odabira potencijalnih izvoditelja, korisnika, dobitnika nagrada ili osoba kojima su delegirani poslovi.

3. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (a) Financijske uredbe, za koje nije preuzeta obveza do 31. ožujka sljedeće financijske godine, odnosno do 31. prosinca sljedeće godine za iznose koji se odnose na projekte vezane za nekretnine, automatski se ukidaju.

Komisija obavješćuje Europski parlament i Vijeće o odobrenim proračunskim sredstvima koja su na ovaj način ukinuta u roku od mjesec dana od ukidanja u skladu s prvim podstavkom.

4. Odobrena sredstva prenesena u skladu s člankom 13. stavkom 2. točkom (b) Financijske uredbe mogu se koristiti do 31. prosinca sljedeće financijske godine.

5. Računovodstvo omogućuje identifikaciju prenesenih odobrenih sredstava u skladu sa stavcima od 1. do 4.

POGLAVLJE 3.

Načelo obračunske jedinice

Članak 5.

Tečaj za konverziju između eura i drugih valuta

(Članak 19. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje konverziju obavlja koristeći se dnevnim tečajem za euro koji se objavljuje u seriji C Službenog lista Europske unije.

Ako konverziju između eura i drugih valuta moraju obavljati izvoditelji ili korisnici, primjenjuju se posebne odredbe o konverziji iz ugovora o nabavi, sporazuma o bespovratnim sredstvima ili sporazuma o financiranju.

2. Kako bi se izbjegao značajan utjecaj radnji konverzije valuta na razinu sufinanciranja Unije ili štetan utjecaj na proračun Unije, posebnim odredbama o konverziji iz stavka 1. osigurava se, prema potrebi, tečaj konverzije između eura i drugih valuta koji se izračunava uporabom prosjeka dnevnog tečaja tijekom određenog razdoblja.

3. Ako dnevni tečaj za euro nije objavljen za određenu valutu u Službenom listu Europske unije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje koristi računovodstveni tečaj iz stavka 4.

4. Za potrebe računovodstva iz članaka od 151. do 156. Financijske uredbe te podložno članku 240. ove Uredbe, konverzija između eura i neke druge valute obavlja se na temelju mjesečnog računovodstvenog tečaja za euro. Taj računovodstveni tečaj utvrđuje računovodstveni službenik Komisije na temelju izvora informacija koje smatra pouzdanim, te na temelju tečaja na pretposljednji radni dan u mjesecu koji je prethodio onom za koji se tečaj utvrđuje.

5. Rezultati preračunavanja valuta iz stavka 4. ovog članka prikazani su pod posebnim naslovom u računovodstvu institucije.

Prvi podstavak ovog stavka primjenjuje se mutatis mutandis na tijela iz članka 208. Financijske uredbe.

Članak 6.

Tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta

(Članak 19. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe koje proizlaze iz primjene posebnih sektorskih propisa ili iz posebnih ugovora o javnoj nabavi, sporazuma ili odluka o bespovratnim sredstvima i sporazuma o financiranju, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta u slučajevima kada konverziju obavlja odgovorni dužnosnik za ovjeravanje jest tečaj na dan kada služba za ovjeravanje pripremi nalog za plaćanje ili nalog za povrat.

2. U slučaju knjiga blagajne u eurima, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta određuje se na temelju datuma kada banka izvrši plaćanje.

3. Za reguliranje knjiga blagajne u nacionalnim valutama iz članka 19. Financijske uredbe, tečaj koji se koristi za konverziju između eura i drugih valuta jest tečaj koji se primjenjuje u mjesecu rashoda iz navedene knjige blagajne.

4. Za naknadu paušalnih rashoda ili rashoda koji proizlaze iz Pravilnika o osoblju za dužnosnike Europske unije i Uvjeta zaposlenja ostalih službenika Europske unije (dalje u tekstu: „Pravilnici o osoblju”), za što je određena gornja granica te koja se isplaćuje u valutama koje nisu euro, koristi se tečaj koji se primjenjuje u trenutku nastanka prava.

POGLAVLJE 4.

Načelo univerzalnosti

Članak 7.

Struktura namjenskih prihoda i osiguranje odgovarajućih odobrenih sredstava

(Članak 21. Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje članke 9. i 10. struktura namjenskih prihoda u proračunu obuhvaća:

(a) u izvještaju o prihodu u odjeljku proračuna za svaku instituciju, proračunsku liniju na koju se unosi prihod;

(b) u izvještaju o rashodima primjedbe uz proračun, uključujući opće primjedbe, pokazuju koje linije mogu primiti odobrena sredstva koja odgovaraju raspoloživom namjenskom prihodu.

U slučaju iz točke (a) prvog podstavka bilježi se oznaka „pro memoria” te se procijenjeni prihod iskazuje samo kao informacija u primjedbama.

2. Ako prihod prima institucija, odobrena sredstva u visini namjenskih prihoda stavljaju se na raspolaganje automatski kao odobrena sredstva za preuzimanje obveza i kao odobrena sredstva za plaćanja, osim u sljedećim slučajevima:

(a) u slučajevima predviđenima u članku 181. stavku 2. i članku 183. stavku 2. Financijske uredbe;

(b) u slučaju predviđenom u članku 21. stavku 2. točki (b) Financijske uredbe za države članice ako je sporazum o financijskom doprinosu izražen u eurima.

U slučaju iz točke (b) prvog podstavka, odobrena sredstva za preuzimanje obveza mogu biti stavljena na raspolaganje nakon što država članica potpiše sporazum o financijskom doprinosu.

Članak 8.

Doprinosi država članica za istraživačke programe

(Članak 21. stavak 2. točka (a) Financijske uredbe)

1. Doprinosi država članica za financiranje određenih dopunskih istraživačkih programa iz članka 5. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1150/2000 (8) plaćaju se na sljedeći način:

(a) sedam dvanaestina iznosa unesenog u proračun plaća se najkasnije 31. siječnja tekuće financijske godine;

(b) preostalih pet dvanaestina plaća se najkasnije 15. srpnja tekuće proračunske godine.

2. Kada proračun nije potpuno donesen prije početka financijske godine, doprinosi iz stavka 1. temelje se na iznosu koji je unesen u proračun za prethodnu financijsku godinu.

3. Svaki doprinos ili dodatno plaćanje koje u proračun duguju države članice knjiži se u računu ili računima Komisije u roku 30 kalendarskih dana od poziva za sredstva.

4. Plaćanja se knjiže na računu utvrđenom u Uredbi (EZ, Euratom) br. 1150/2000 te podliježu uvjetima utvrđenima tom uredbom.

Članak 9.

Namjenski prihodi koji proizlaze iz sudjelovanja država EFTA-e u određenim programima Unije

(Članak 21. stavak 2. točka (e) Financijske uredbe)

1. Da bi se u proračun moglo uključiti sudjelovanje država članica Europskog udruženja slobodne trgovine (dalje u tekstu: „države EFTA-e”) u određenim programima Unije, struktura proračuna je sljedeća:

(a) u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” i na njoj se iskazuje cjelokupni iznos doprinosa država EFTA-e za predmetnu financijsku godinu.

(b) u izvještaju o rashodima: i. primjedbe za svaku liniju koja se odnosi na aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e prikazuju „informativnu” procijenjenu vrijednost sudjelovanja; ii. u prilogu koji čini sastavni dio proračuna, navode se sve linije koje obuhvaćaju aktivnosti Unije u kojima sudjeluju države EFTA-e.

Za potrebe točke (a) prvog podstavka, procijenjeni iznos iskazuje se u primjedbama uz proračun.

Prilog iz točke (b) podtočke ii. prvog podstavka odražava i dio je strukture za potrebe odobrenih sredstva koja odgovaraju takvom sudjelovanju, kako je to predviđeno stavkom 2. te za izvršenje takvih rashoda.

2. Na temelju članka 82. Sporazuma o Europskom gospodarskom prostoru (dalje u tekstu: „Sporazum o EGP-u”) iznosi godišnjeg sudjelovanja država EFTA-e, kako je to Komisiji potvrdio Zajednički odbor Europskoga gospodarskog prostora u skladu s člankom 1. stavkom 5. Protokola 32. uz Sporazum o EGP-u, na početku financijske godine osigurava se cijeli iznos odgovarajućih odobrenih sredstava za preuzimanje obveza i odobrenih sredstava za plaćanja.

3. Ako se u tijeku financijske godine osiguraju dodatna odobrena sredstva na proračunskim linijama uz sudjelovanje država EFTA-e, a države EFTA-e nisu tijekom godine u mogućnosti na odgovarajući način prilagoditi svoje doprinose kako bi udovoljile „čimbeniku proporcionalnosti” iz članka 82. Sporazuma o EGP-u, Komisija može kao privremenu i iznimnu mjeru koristiti svoja gotovinska sredstva za pretfinanciranje udjela država EFTA-e. Uvijek kada su predviđena takva dodatna odobrena sredstva, Komisija što je prije moguće traži odgovarajuće doprinose od država EFTA-e. Komisija svake godine obavješćuje Europski parlament i Vijeće o tako donesenim odlukama.

Pretfinanciranje se u proračunu za sljedeću financijsku godinu određuje što je prije moguće.

4. U skladu s člankom 21 stavkom 2. točkom (e) Financijske uredbe, financijski doprinosi država EFTA-e predstavljaju vanjski namjenski prihod. Računovodstveni službenik donosi odgovarajuće mjere kako bi se osiguralo da se posebno nadzire korištenje prihoda koji proizlazi iz tih doprinosa i odgovarajućih odobrenih sredstava.

U izvješću iz članka 150. stavka 2. Financijske uredbe Komisija posebno prikazuje faze izvršenja prihoda i rashoda koje se odnose na sudjelovanje država EFTA-e.

Članak 10.

Prihodi od sankcija izrečenih državama članicama koje su izjavile da imaju prekomjerni manjak

(Članak 21. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

Struktura proračuna za uključivanje prihoda od sankcija iz odjeljka 4. Uredbe Vijeća (EZ) br. 1467/97 je (9) sljedeća:

(a) u izvještaju o prihodu unosi se linija s oznakom „pro memoria” na koju se unosi kamata na takve iznose;

(b) istodobno, ne dovodeći u pitanje članak 77. Financijske uredbe, za te iznose iz izvještaja o prihodu treba u izvještaju o rashodima iskazati odobrena sredstva za preuzimanje obveza i odobrena sredstva za plaćanja.

Odobrena sredstva iz točke (b) prvog podstavka izvršavaju se u skladu s člankom 20. Financijske uredbe.

Članak 11.

Troškovi koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji

(Članak 22. Financijske uredbe)

Za potrebe dobivanja odobrenja Europskog parlamenta i Vijeća iz članka 22. stavka 2. Financijske uredbe, Komisija procjenjuje i pojašnjava financijske troškove, uključujući naknadne troškove, koji proizlaze iz prihvaćanja donacija Uniji.

Članak 12.

Računi za vraćanje poreza

(Članak 23. stavak 3. Financijske uredbe)

Svi porezi koje Unija snosi u skladu s člankom 23. stavkom 2. i člankom 23. stavkom 3. točkom (a) Financijske uredbe unose se na privremeni račun dok ih predmetne države ne vrate.

POGLAVLJE 5.

Načelo specifikacije

Članak 13.

Pravila za izračun postotaka prijenosa institucija osim Komisije

(Članak 25. Financijske uredbe)

1. Postoci iz članka 25. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.

2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.

Iznos koji odgovara prijenosima koje pojedina institucija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.

Članak 14.

Pravila za izračun postotaka prijenosa Komisije

(Članak 26. Financijske uredbe)

1. Postoci iz članka 26. stavka 1. Financijske uredbe izračunavaju se u trenutku podnošenja zahtjeva za prijenos te upućivanjem na odobrena sredstva u proračunu, uključujući ona u izmjenama proračuna.

2. Iznos koji treba uzeti u obzir jest iznos koji je zbroj namjeravanih prijenosa na liniji s koje se ili na koju se izvršava prijenos, nakon prilagodbe za prethodno izvršene prijenose.

Iznos koji odgovara prijenosima koje Komisija može obaviti samostalno bez odluke Europskog parlamenta i Vijeća ne uzima se u obzir.

Članak 15.

Administrativni rashodi

(Članak 26. Financijske uredbe)

Rashodi iz točke (b) prvog podstavka stavka 1. članka 26. Financijske uredbe za svako područje politike pokrivaju stavke iz članka 44. stavka 3. Financijske uredbe.

Članak 16.

Razlozi za zahtjeve za prijenose odobrenih sredstava

(Članci 25. i 26. Financijske uredbe)

Prijedlozima za prijenose i svim informacijama za Europski parlament i Vijeće u vezi s prijenosima izvršenima na temelju članaka 25. i 26. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje izvršenje odobrenih sredstava i procjene potreba do kraja financijske godine, kako za linije na koje se odobrena sredstva prenose, tako i za one s kojih se prenose.

Članak 17.

Razlozi za zahtjeve za prijenose iz pričuve za pomoć u nuždi

(Članak 29. Financijske uredbe)

Prijedlozima za prijenose koji bi omogućili korištenje pričuve za pomoć u nuždi iz članka 29. Financijske uredbe prilaže se odgovarajuća i detaljna popratna dokumentacija koja pokazuje:

(a) za svaku liniju na koju se sredstva prenose, zadnje raspoložive informacije o izvršenju odobrenih sredstava i procjena potreba do kraja financijske godine;

(b) za sve linije koje se odnose na vanjsko djelovanje, izvršenje odobrenih sredstava do kraja mjeseca koji prethodi mjesecu kada je podnesen zahtjev za prijenos i procjenu potreba do kraja financijske godine, uključujući usporedbu s početnom procjenom;

(c) analizu mogućnosti preraspodjele odobrenih sredstava.

POGLAVLJE 6.

Načelo dobrog financijskog upravljanja

Članak 18.

Evaluacija

(Članak 30. Financijske uredbe)

1. Svi prijedlozi za programe ili aktivnosti na temelju kojih dolazi do proračunskih rashoda podliježu ex ante evaluaciji kojom se utvrđuje:

(a) potrebe koje je potrebno kratkoročno ili dugoročno zadovoljiti;

(b) dodanu vrijednost sudjelovanja Unije;

(c) ciljeve politike i upravljanja koje treba ostvariti, a koji uključuju mjere potrebne za zaštitu financijskih interesa Unije u području sprečavanja prijevara, njihova otkrivanja, ispitivanja, otklanjanja i sankcija;

(d) raspoložive mogućnosti politike, uključujući i s njima povezane rizike;

(e) očekivane rezultate i učinke, posebno gospodarske, socijalne i ekološke učinke te pokazatelje i načine evaluacije potrebne za njihovo mjerenje;

(f) najprimjereniju metodu provedbe odabrane/odabranih mogućnosti;

(g) unutarnju koherentnost predloženog programa ili aktivnosti te njegov odnos s ostalim odgovarajućim instrumentima;

(h) opseg odobrenih sredstava, ljudskih resursa i drugih administrativnih rashoda koje je potrebno dodijeliti, uz uvažavanje načela ekonomičnosti;

(i) spoznaje do kojih se došlo na temelju sličnih iskustava u prošlosti.

2. Prijedlogom se određuju mjere za praćenje, izvješćivanje i evaluaciju, uzimajući u obzir odgovornosti svih razina države koje sudjeluju pri provedbi predloženog programa ili aktivnosti.

3. Za sve programe ili aktivnosti, uključujući pilot projekte i pripremne aktivnosti gdje uključena sredstva prelaze 5 000 000 EUR primjenjuje se privremena i/ili ex post evaluacija dodijeljenih ljudskih i financijskih resursa te ostvarenih rezultata kako bi se potvrdilo da su oni bili u skladu s postavljenim ciljevima:

(a) postignuti rezultati pri provedbi višegodišnjeg programa periodički se evaluiraju u skladu s rasporedom koji omogućuje da se uzmu u obzir nalazi takve evaluacije prilikom donošenja odluke o obnavljanju, izmjeni ili suspenziji programa;

(b) aktivnosti financirane na godišnjoj osnovi podliježu evaluaciji ostvarenih rezultata najmanje svakih šest godina.

Točke (a) i (b) prvog podstavka ne primjenjuju se na pojedinačne projekte ili djelovanja koja se provode u okviru aktivnosti, za koje zahtjev može biti ispunjen putem konačnih izvješća koja šalju tijela koja su provela djelovanje.

4. Evaluacije iz stavaka 1. i 3. moraju biti razmjerne s uključenim resursima te s učinkom predmetnog programa ili aktivnosti.

Članak 19.

Financijski izvještaj

(Članak 31. Financijske uredbe)

Financijski izvještaj sadrži financijske i ekonomske podatke koji omogućuju zakonodavnom tijelu da procijeni potrebu za djelovanjem Unije. Financijski izvještaj sadrži korisne informacije o usklađenosti s drugim aktivnostima Unije i mogućoj sinergiji.

U slučaju višegodišnjih operacija, financijski izvještaj sadrži pregled predvidivih godišnjih potreba u smislu odobrenih sredstava i radnih mjesta, uključujući vanjsko osoblje, te evaluaciju njihovog srednjoročnog financijskog učinka.

POGLAVLJE 7.

Načelo transparentnosti

Članak 20.

Privremena objava proračuna

(Članak 34. Financijske uredbe)

Što je prije moguće, a najkasnije četiri tjedna nakon konačnog donošenja proračuna, konačni detaljni iznosi proračuna objavljuju se, na inicijativu Komisije, na svim jezicima na internetskim stranicama institucija, do službene objave u Službenom listu Europske Unije.

Članak 21.

Objava podataka o vrijednostima i primateljima sredstava Unije

(Članak 35. Financijske uredbe)

1. Podaci o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu izravnog upravljanja objavljuju se na internetskoj stranici institucija Unije najkasnije do 30 lipnja. godine koja slijedi nakon financijske godine u kojoj su dodijeljena sredstva.

Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti i prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.

2. Osim ako nije drukčije predviđeno u ovoj Uredbi i sektorskim pravilima, sljedeći podaci se objavljuju uzimajući u obzir kriterije utvrđene u članku 35. stavku 3. Financijske uredbe:

(a) ime primatelja;

(b) mjesto primatelja;

(c) dodijeljeni iznos;

(d) priroda i svrha mjere.

Za potrebe točke (b) izraz „mjesto” znači:

i. adresa primatelja, ako je primatelj pravna osoba;

ii. regija na razini NUTS 2, ako je primatelj fizička osoba.

U vezi s osobnim podacima koji se odnose na fizičke osobe, objavljeni podaci uklanjaju se dvije godine nakon kraja financijske godine u kojoj su sredstva dodijeljena. To se primjenjuje i na osobne podatke koji se odnose na pravne osobe kod kojih se u službenom nazivu spominje jedna fizička osoba ili više njih.

3. Podaci iz stavka 2. objavljuju se samo za nagrade, bespovratna sredstva i ugovore koji su sklopljeni nakon natječaja ili postupaka za dodjelu bespovratnih sredstava odnosno postupaka javne nabave. Podaci se ne objavljuju za:

(a) stipendije isplaćene fizičkim osobama i druge izravne potpore koje se isplaćuju fizičkim osobama u najvećoj nuždi iz članka 125. stavka 4. točke (c) Financijske uredbe;

(b) ugovore čija je vrijednost niža od iznosa iz članka 137. stavka 2. ove Uredbe.

4. Od objave se odustaje ako bi se njome mogla ugroziti prava i slobode dotičnih pojedinaca koja su zaštićena Poveljom o temeljnim pravima Europske unije ili ako bi se naštetilo komercijalnim interesima primatelja.

Članak 22.

Povezanost s objavom podataka o primateljima sredstava Unije koja su dodijeljena u sklopu neizravnog upravljanja

(Članak 35. Financijske uredbe)

Kada je upravljanje sredstvima Unije delegirano tijelima iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe, sporazumima o delegiranju zahtijeva se da ta tijela kojima je povjereno upravljanje sredstvima na svojoj internetskoj stranici objave podatke iz stavaka 2. i 3. članka 21. prema standardiziranom načinu prikazivanja.

Na internetskoj stranici institucija Unije navodi se najmanje adresa internetske stranice na kojoj se mogu pronaći ti podaci, ako oni nisu izravno objavljeni na za to namijenjenom mjestu na internetskoj stranici institucija Unije.

Osim objave iz prvog podstavka podaci se mogu objaviti prema standardiziranom načinu prikazivanja preko drugog prikladnog medija.

Stavci od 2. do 4. članka 21. odnose se na objavu iz prvog stavka ovog članka.

GLAVA III.

DONOŠENJE I STRUKTURA PRORAČUNA

Članak 23.

Financijsko programiranje

(Članak 38. Financijske uredbe)

Financijsko programiranje iz članka 38. Financijske uredbe strukturirano je prema kategorijama rashoda, područjima politike i proračunskim linijama. Ukupno financijsko programiranje obuhvaća sve kategorije rashoda osim poljoprivrede, kohezijske politike i administracije, za koje se dostavljaju samo sažeti podaci.

Članak 24.

Nacrti izmjene proračuna

(Članak 41. stavak 1. Financijske uredbe)

Nacrti izmjene proračuna popraćeni su izvještajima o razlozima i informacijama o izvršenju proračuna za prethodnu i tekuću financijsku godinu koje su dostupne u vrijeme pripreme izmjene proračuna.

Članak 25.

Proračunska nomenklatura

(Članak 44. Financijske uredbe)

Proračunska nomenklatura je usklađena s načelima specifikacije, transparentnosti i dobrog financijskog upravljanja. Njome se osigurava jasnoća i transparentnost koje su potrebne za proračunski proces, olakšava utvrđivanje glavnih ciljeva koji proizlaze iz odgovarajućih pravnih osnova te se omogućavaju mogući odabiri političkih prioriteta i učinkovito i djelotvorno izvršavanje.

Članak 26.

Stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun

(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka v. Financijske uredbe)

Za potrebe donošenja proračuna stvarni rashodi u zadnjoj financijskoj godini za koju je pripremljen završni račun utvrđuju se na sljedeći način:

(a) u preuzetim obvezama: preuzete obveze knjižene tijekom financijske godine u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.;

(b) u plaćanjima: plaćanja izvršena u financijskoj godini, odnosno, za koje je poslan nalog za plaćanje u banku, u odnosu na odobrena sredstva za tu financijsku godinu, kako je određeno u članku 3.

Članak 27.

Primjedbe uz proračun

(Članak 49. stavak 1. točka (a) podtočka vi. Financijske uredbe)

Primjedbe uz proračun uključuju:

(a) upućivanja na temeljni akt, ako postoji;

(b) sva odgovarajuća obrazloženja u vezi s prirodom i svrhom odobrenih sredstava.

Članak 28.

Plan radnih mjesta

(Članak 49. stavak 1. točka (c) podtočka i. Financijske uredbe)

Osoblje u Agenciji za opskrbu prikazuje se posebno u planu radnih mjesta Komisije.

GLAVA IV.

IZVRŠENJE PRORAČUNA

POGLAVLJE 1.

Opće odredbe

Članak 29.

Informacije o prijenosu osobnih podataka za potrebe revizije

(Članak 53. Financijske uredbe)

Potencijalni korisnici, natjecatelji, ponuditelji i sudionici se u svim pozivima u kontekstu bespovratnih sredstava, javne nabave ili nagrada u sklopu izravnog upravljanja, u skladu s Uredbom (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća (10), obavješćuju da s ciljem zaštite financijskih interesa Unije njihovi osobni podaci mogu biti proslijeđeni službama unutarnje revizije, Europskom revizorskom sudu, povjerenstvu za financijske nepravilnosti ili Europskom uredu za borbu protiv prijevara (dalje u tekstu: „OLAF”) te između dužnosnika za ovjeravanje Komisije i izvršnih agencija.

Članak 30.

Pripremne mjere u području zajedničke vanjske i sigurnosne politike

(Članak 54. stavak 2. točka (c) Financijske uredbe)

Financiranje mjera usuglašenih od strane Vijeća za pripremu operacija Unije za upravljanje krizama u skladu s glavom V. Ugovora o Europskoj uniji pokriva povećane troškove koji izravno nastaju slanjem na teren misije ili tima, uključujući, između ostalog, osoblje institucija Unije, te obuhvaćaju osiguranje od visokog rizika, putne troškove, troškove smještaja i dnevnica.

Članak 31.

Posebne ovlasti Komisije na temelju Ugovora

(Članak 54. stavak 2. točka (d) Financijske uredbe)

1. Članci Ugovora o funkcioniranju Europske unije (dalje u tekstu: „UFEU”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:

(a) članak 154. (socijalni dijalog);

(b) članak 156. (studije, mišljenja i savjetovanja o socijalnim pitanjima);

(c) članci 159. i 161. (posebna izvješća o socijalnim pitanjima);

(d) članak 168. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi sa zaštitom zdravlja);

(e) članak 171. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s transeuropskim mrežama);

(f) članak 173. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s industrijom);

(g) članak 175. drugi podstavak (izvješće o napretku u ostvarivanju ekonomske, socijalne i teritorijalne kohezije);

(h) članak 181. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s istraživanjem i tehnološkim razvojem);

(i) članak 190. (izvješće o istraživanju i tehnološkom razvoju);

(j) članak 210. stavak 2. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s politikama za razvoj suradnje);

(k) članak 214. stavak 6. (inicijative za promicanje koordinacije u vezi s mjerama humanitarne pomoći).

2. Članci Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju (dalje u tekstu: „Ugovor o Euratomu”) kojima se izravno dodjeljuju posebne ovlasti Komisiji su:

(a) članak 70. (financijska potpora u granicama koje su utvrđene proračunom za programe geoloških istraživanja na državnim područjima država članica);

(b) članci od 77. do 85.

3. Prilikom predstavljanja nacrta proračuna, popisi iz stavaka 1. i 2. mogu se dopuniti daljnjim pojedinostima, uz naznaku predmetnih članaka i uključenih iznosa.

Članak 32.

Radnje koje bi mogle predstavljati sukob interesa i postupak

(Članak 57. Financijske uredbe)

1. Radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa u smislu članka 57. stavka 2. Financijske uredbe mogu, između ostalog, imati jedan od sljedećih oblika, ne dovodeći u pitanje njihovu kvalifikaciju kao nezakonitih aktivnosti iz članka 141.:

(a) odobravanje neopravdanih izravnih ili neizravnih pogodnosti samom sebi ili drugima;

(b) odbijanje da se korisniku dodijele prava ili pogodnosti na koje korisnik ima pravo;

(c) izvršenje nezakonitih ili protupravnih radnji ili propuštanje izvršenja obveznih radnji.

Druge radnje na koje bi mogao utjecati sukob interesa su radnje koje mogu narušiti nepristrano i objektivno obavljanje dužnosti određene osobe kao što su, između ostalog, sudjelovanje u komisiji za evaluaciju za postupak javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava kada osoba može, izravno ili neizravno, ostvariti financijske koristi od rezultata tih postupaka.

2. Smatra se da postoji sukob interesa ako je podnositelj zahtjeva, natjecatelj ili ponuditelj član osoblja na koje se odnosi Pravilnik o osoblju, osim ako je njegovo sudjelovanje u postupku unaprijed odobreno od strane nadređene osobe.

3. U slučaju sukoba interesa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima odgovarajuće mjere kako bi se izbjegao nedopušteni utjecaj dotične osobe na taj proces ili postupak.

POGLAVLJE 2.

Načini izvršenja

Odjeljak 1.

Opće odredbe

Članak 33.

Način upravljanja

(Članak 58. Financijske uredbe)

Računovodstvenim sustavom Komisije određuje se način upravljanja i, u sklopu svakog načina upravljanja, vrsta subjekta ili osobe iz članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna.

Što se tiče izravnog upravljanja od strane Komisije u skladu s člankom 58. stavkom 1. točkom (a) Financijske uredbe, računovodstvenim sustavom razlikuje se upravljanje od strane sljedećih:

(a) službi Komisije;

(b) izvršnih agencija;

(c) šefova delegacija Unije;

(d) uzajamnih fondova iz članka 187. Financijske uredbe.

Odjeljak 2.

Izravno upravljanje

Članak 34.

Izravno upravljanje

(Članak 58. stavak 1. točka (a) Financijske uredbe)

Kada Komisija izvršava proračun izravno u svojim službama, zadaće izvršenja obavljaju financijski izvršitelji u smislu članaka od 64. do 75. Financijske uredbe i u skladu s uvjetima utvrđenim u ovoj Uredbi.

Članak 35.

Izvršenje ovlasti delegiranih izvršnim agencijama

(Članak 58. stavak 1. točka (a) i članak 62. Financijske uredbe)

1. Odlukama o delegiranju ovlasti ovlašćuju se izvršne agencije kao dužnosnike za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za izvršavanje odobrenih sredstava u vezi s programom Unije koji im je povjeren na upravljanje.

2. Instrument Komisije o delegiranju ovlasti sadrži barem odredbe navedene u točkama od (a) do (d) članka 40. Formalni prihvat instrumenta u ime izvršne agencije pisanim putem daje njezin direktor.

Članak 36.

Poštovanje pravila o javnoj nabavi

(Članak 63. Financijske uredbe)

Kada Komisija povjerava zadaće privatnim tijelima iz članka 63. stavka 2. Financijske uredbe, ona s njima sklapa ugovor u skladu s glavom V. dijela prvog i poglavljem III. glave IV. dijela drugog Financijske uredbe.

Odjeljak 3.

Podijeljeno upravljanje s državama članicama

Članak 37.

Posebne odredbe o podijeljenom upravljanju s državama članicama – mjere za promicanje najboljih praksi

(Članak 59. Financijske uredbe)

Komisija sastavlja registar tijela odgovornih za upravljanje, ovjeravanje i reviziju na temelju posebnih sektorskih propisa.

Kako bi se promicale najbolje prakse u provedbi strukturnih fondova, Kohezijskog fonda, Europskog poljoprivrednog fonda za ruralni razvoj, Europskog fonda za jamstva u poljoprivredi i Europskog fonda za ribarstvo, Komisija za informaciju tijelima koja su odgovorna za upravljanje i kontrolu stavlja na raspolaganje metodološki priručnik u kojem određuje vlastitu strategiju kontrole i pristup, uključujući kontrolne popise, te utvrđene primjere najboljih praksi. Priručnik se ažurira kadgod se to pokaže potrebnim.

Odjeljak 4.

Neizravno upravljanje

Članak 38.

Istovjetnost sustava, pravila i postupaka u neizravnom upravljanju

(Članak 60. Financijske uredbe)

1. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci javne nabave istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:

(a) usklađeni su s načelom velike konkurencije među ponuditeljima kako bi se dobila najbolja vrijednost za novac, a pregovarački postupci ograničeni su na razumne iznose ili su valjano utemeljeni;

(b) njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom ex ante objavom, posebno poziva za podnošenje ponuda, i odgovarajuća ex post objava izvoditelja;

(c) njima se osiguravaju jednako postupanje, proporcionalnost i nediskriminacija;

(d) njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka javne nabave.

Nacionalno pravo država članica ili trećih zemalja kojim se prenosi Direktiva 2004/18/EZ smatra se istovjetnim pravilima koja primjenjuju institucije u skladu s Financijskom uredbom.

2. Komisija može prihvatiti da su pravila i postupci odobravanja bespovratnih sredstava istovjetni njezinima ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:

(a) oni su usklađeni s načelima proporcionalnosti, dobrog financijskog upravljanja, jednakog postupanja i nediskriminacije;

(b) njima se osigurava transparentnost s odgovarajućom objavom poziva za podnošenje prijedloga, pri čemu su postupci izravne dodjele ograničeni na razumne iznose ili su valjano utemeljeni, i s odgovarajućom ex post objavom korisnika, pri čemu se u obzir uzima načelo proporcionalnosti;

(c) njima se sprečavaju sukobi interesa tijekom cijelog postupka dodjele bespovratnih sredstava;

(d) njima se osigurava da bespovratna sredstva ne mogu biti kumulativna ni dodijeljena unatrag te da, u pravilu, moraju uključivati sufinanciranje i ne smiju imati svrhu ni učinak ostvarivanja dobiti za korisnika.

3. Komisija može prihvatiti da se računovodstvenim sustavima i sustavima unutarnje kontrole koje primjenjuju subjekti i osobe kojima su povjerene zadaće izvršenja proračuna u ime Komisije osiguravaju istovjetne razine zaštite financijskih interesa Unije i da se njima realno osiguravaju ciljevi upravljanja ako su usklađeni s načelima utvrđenima u članku 32. Financijske uredbe.

Članak 39.

Ex ante ocjena pravila i postupaka subjekata i osoba u neizravnom upravljanju

(Članak 61. stavak 1. Financijske uredbe)

Za potrebe ex ante ocjene na temelju članka 61. stavka 1. Financijske uredbe, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugog dužnosnika za ovjeravanje, pod uvjetom da su njihovi zaključci relevantni za posebne rizike zadaća koje se povjeravaju, a posebno za njihovu narav i obuhvaćene iznose.

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može se pouzdati u ex ante ocjenu drugih donatora ako je ta ocjena provedena imajući u vidu uvjete koji su istovjetni uvjetima za neizravno upravljanje iz članka 60. Financijske uredbe

Članak 40.

Sadržaj sporazuma kojim se zadaće izvršenja proračuna povjeravaju subjektima i osobama

(Članak 61. stavak 3. Financijske uredbe)

Sporazumi o delegiranju sadrže detaljne odredbe kojima se osigurava zaštita financijskih interesa Unije i transparentnost obavljenih poslova. Oni uključuju najmanje sljedeće:

(a) jasnu definiciju dodijeljenih zadaća i njihovih ograničenja, posebno u vezi s izmjenama povjerenih zadaća, odricanjem od povrata dugovanja, upotrebom vraćenih ili neiskorištenih sredstava;

(b) uvjete i detaljne odredbe za izvršavanje zadaća, odgovornosti i organizaciju kontrola koje je potrebno izvršiti, uključujući evaluaciju programa;

(c) uvjete za plaćanje doprinosa Unije, uključujući nadoknadu troškova nastalih tijekom izvršenja, kao i naknadu subjektu kojem je povjerena zadaća izvršenja proračuna, zajedno s pravilima o tome koja je popratna dokumentacija potrebna za pravdanje plaćanja;

(d) pravila za obavješćivanje Komisije o izvršavanju zadaća, očekivanim rezultatima, nepravilnostima koje su se pojavile i poduzetim mjerama, uvjetima pod kojima se plaćanja mogu suspendirati ili prekinuti kao i uvjete pod kojima se prekida izvršavanje zadaća;

(e) datum do kojeg se sklapaju pojedinačni ugovori i sporazumi kojima se provodi sporazum o delegiranju, pri čemu taj datum mora biti primjeren prirodi povjerenih zadaća;

(f) pravila o isključenju koja subjektu ili osobi omogućavaju da subjekte koji su u situacijama iz točaka (a), (b) i (e) članka 106. stavka 1. i točaka (a) i (b) članka 107. Financijske uredbe isključi iz sudjelovanja u postupcima javne nabave, dodjele bespovratnih sredstava ili nagrada ili iz mogućnosti da im se dodijele ugovori u javnoj nabavi, bespovratna sredstva ili nagrade;

(g) detaljne odredbe za kontrolu koju obavlja Komisija, kao i odredbe kojima se Komisiji, OLAF-u i Revizorskom sudu daje pristup informacijama koje su im potrebne za izvršavanje njihovih dužnosti te ovlast provedbe revizija i istraga, uključujući provjere na licu mjesta;

(h) mehanizme kojima se predviđa: i. obveza subjekta kojemu je povjerena zadaća izvršenja proračuna da bez odgađanja obavijesti Komisiju o svim prijevarama koje su se dogodile pri upravljanju sredstvima Unije i o poduzetim mjerama; ii. određivanje kontaktne točke koja ima odgovarajuće ovlasti da izravno surađuje s OLAF-om kako bi se olakšale njegove operativne aktivnosti;

(i) uvjete koji uređuju korištenje bankovnih računa i uprihodovanih kamata predviđenih u članku 8. stavku 4. Financijske uredbe;

(j) odredbe koje osiguravaju vidljivost djelovanja Unije u odnosu na druge aktivnosti tijela.

Članak 41.

Izjava o upravljanju i izvještaj o usklađenosti

(Članak 60. stavak 5. Financijske uredbe)

U slučaju mjera koje završavaju prije kraja dotične financijske godine, završno izvješće subjekta ili osobe kojoj je povjereno izvršavanje te mjere može zamijeniti izjavu o upravljanju iz članka 60. stavka 5. točke (b) Financijske uredbe, pod uvjetom da je podneseno prije 15. veljače godine koja slijedi nakon dotične financijske godine.

Ako međunarodne organizacije i treće zemlje provode mjere koje nisu višegodišnje i ograničene su na 18 mjeseci, izvještaj o usklađenosti iz članka 60. stavka 5. Financijske uredbe može se uključiti u završno izvješće.

Članak 42.

Postupci ispitivanja i prihvaćanja financijskih izvještaja i postupci za isključivanje iz financiranja Unije rashoda koji čine povredu pravila koja se primjenjuju u neizravnom upravljanju

(Članak 60. stavak 6. točke (b) i (c) Financijske uredbe)

1. Ne dovodeći u pitanje posebne odredbe sadržane u sektorskim pravilima, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe uključuju:

(a) pregled dokumentacije i, kada je to primjereno, provjere na licu mjesta koje obavlja Komisija;

(b) određivanje iznosa rashoda koje Komisija priznaje prihvaćenim, kada je to potrebno na temelju kontradiktornog postupka s tijelima te nakon što su ta tijela o tome obaviještena;

(c) prema potrebi, izračun financijskih ispravaka od strane Komisije;

(d) povrat Komisiji ili njezino plaćanje preostalog iznosa koji proizlazi iz razlike između priznatog rashoda i iznosa već uplaćenih tijelima.

Za potrebe točke (d) prvog podstavka Komisija naplaćuje dospjele iznose po mogućnosti preko prijeboja navedenog u članku 87.

2. Kada su zadaće izvršenja proračuna povjerene subjektu koji izvršava mjeru u koju je uključeno više donatora, postupci iz točaka (b) i (c) članka 60. stavka 6. Financijske uredbe sastoje se od provjere da je iznos koji odgovara iznosu koji je Komisija platila za dotičnu mjeru subjekt iskoristio za tu mjeru i da je rashod nastao u skladu s obvezama utvrđenima u sporazumu koji je potpisan s tim subjektom.

Za potrebe ove Uredbe mjera u koju je uključeno više donatora znači svaka mjera u kojoj su sredstva Unije prikupljena zajedno sa sredstvima barem još jednog donatora.

Članak 43.

Posebne odredbe za neizravno upravljanje s međunarodnim organizacijama

(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočka ii. i članak 188. Financijske uredbe)

1. Međunarodne organizacije iz podtočke ii. članka 58. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe su:

(a) međunarodne organizacije javnog sektora koje su osnovane na temelju međuvladinih sporazuma i specijalizirane agencije koje su osnovale takve organizacije;

(b) Međunarodni odbor Crvenog križa;

(c) Međunarodna federacija nacionalnih društava Crvenog križa i Crvenog polumjeseca;

(d) ostale neprofitne organizacije koje su odlukom Komisije svrstane u međunarodne organizacije.

2. Kada Komisija izvršava proračun neizravnim upravljanjem s međunarodnim organizacijama, primjenjuju se sporazumi o provjeri zaključeni s tim međunarodnim organizacijama.

Članak 44.

Određivanje tijela javnog prava ili tijela uređenih privatnim pravom koja pružaju javne usluge

(Članak 58. stavak 1. točka (c) podtočke v. i vi. Financijske uredbe)

1. Na tijela javnog prava ili tijela uređena privatnim pravom koja pružaju javne usluge primjenjuje se pravo države članice ili zemlje u kojoj su osnovana.

2. U slučajevima upravljanja putem mreže, koje zahtijeva da dotična država članica ili zemlja imenuje barem jedno tijelo ili subjekt, to tijelo ili subjekt određuje dotična država članica ili zemlja u skladu s temeljnim aktom.

U svim ostalim slučajevima, Komisija određuje takva tijela ili subjekte u dogovoru s dotičnim državama članicama ili zemljama.

POGLAVLJE 3.

Financijski izvršitelji

Odjeljak 1.

Prava i obveze financijskih izvršitelja

Članak 45.

Prava i obveze financijskih izvršitelja

(Članak 64. Financijske uredbe)

1. Svaka institucija osigurava financijskom izvršitelju potrebna sredstva za izvršavanje dužnosti i dokument koji detaljno opisuje njegove zadaće, prava i obveze.

2. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s člankom 56. stavkom 2. Financijske uredbe podliježu dokumentu koji osigurava Komisija za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.

Odjeljak 2.

Dužnosnik za ovjeravanje

Članak 46.

Pomoć dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja i daljnjeg delegiranja ovlasti

(Članak 65. Financijske uredbe)

Odgovornom dužnosniku za ovjeravanje pri obavljanju dužnosti može pomagati osoblje koje je, pod njegovom odgovornošću, zaduženo za određene radnje potrebne za izvršenje proračuna i financijsko izvještavanje te izvješćivanje o upravljanju. Kako bi se spriječio svaki sukob interesa, osoblje koje pomaže dužnosnicima za ovjeravanje na osnovi delegiranja ili daljnjeg delegiranja ovlasti podliježe obvezama iz članka 57. Financijske uredbe.

Šefovima delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe može u njihovim dužnostima pomagati osoblje Komisije.

Članak 47.

Interni propisi o delegiranju zadaća

(Članak 65. Financijske uredbe)

U skladu s Financijskom uredbom i ovom Uredbom, svaka institucija određuje u svojim internim pravilima mjere za upravljanje odobrenim sredstvima za koje smatra da su potrebne za pravilno izvršavanje njezinog odjeljka proračuna.

Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu internim pravilima Komisije za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.

Članak 48.

Popratna dokumentacija koju čuvaju dužnosnici za ovjeravanje

(Članak 66. stavak 2. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje uspostavlja sustave na papiru ili elektroničke sustave za čuvanje izvorne popratne dokumentacije koja se odnosi na izvršavanje proračuna i mjere za izvršenje proračuna ili koja se priprema nakon završetka izvršenja proračuna ili mjera za izvršenje proračuna. Ti sustavi predviđaju:

(a) da su takvi dokumenti numerirani;

(b) da su takvi dokumenti datirani;

(c) da se evidencije koje mogu imati računalnu podršku vode tako da označuju točnu lokaciju takvih dokumenata;

(d) da se takvi dokumenti čuvaju najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose;

(e) čuvanje dokumenata o jamstvima za pretfinanciranje za institucije i vođenje dnevnika koji omogućuje da se takva jamstva primjereno nadziru.

Dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok od onog utvrđenog u točki (d) prvog podstavka, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene.

Osobni podaci iz popratne dokumentacije brišu se u slučajevima kada oni nisu potrebni za davanje razrješnice proračuna, kontrolu i reviziju. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.

Članak 49.

Ex ante i ex post kontrole

(Članak 66. stavci 5. i 6. Financijske uredbe)

1. Podrazumijeva se da pokretanje operacije uključuje sve operacije koje uobičajeno provodi osoblje iz članka 46. radi pripreme donošenja akata za izvršenje proračuna, koje donosi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

2. Podrazumijeva se da ex ante provjera operacije uključuje sve ex ante kontrole koje uspostavi odgovorni dužnosnik za ovjeravanje radi provjere poslovnih i financijskih aspekata.

3. Ex ante kontrolama provjerava se usklađenost između zahtijevane popratne dokumentacije i svih ostalih raspoloživih informacija.

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje određuje opseg ex ante kontrola u smislu učestalosti i temeljitosti, a pri tom uzima u obzir pitanja povezana s rizicima i isplativošću. U slučaju sumnje, dužnosnik za ovjeravanje koji je odgovoran za potvrđivanje dotičnog plaćanja traži dodatne informacije ili u sklopu ex ante kontrole obavlja kontrolu na licu mjesta kako bi dobio razumno osiguranje.

Svrha ex ante kontrola je osigurati da:

(a) rashodi i prihodi budu ispravni i u skladu s mjerodavnim odredbama, posebno onima o proračunu i odgovarajućim propisima te svim aktima usvojenim za provedbu Ugovora ili propisa i, prema potrebi, uvjetima ugovorâ;

(b) se primjenjuje načelo dobrog financijskog upravljanja iz poglavlja 7. glave II. prvog dijela Financijske uredbe.

Za potrebe kontrola, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje može smatrati niz sličnih pojedinačnih transakcija u vezi s rutinskim rashodima za plaće, mirovine, naknade za putne troškove i troškove zdravstvene zaštite kao jednu transakciju.

4. Ex post kontrole mogu se obaviti na temelju dokumenata i, ako je to primjereno, na licu mjesta.

Ex post kontrolama provjerava se provode li se postupci koji se financiraju iz proračuna ispravno, a posebno poštuju li se kriteriji iz stavka 3.

Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti preispituje ishode ex post kontrola najmanje jednom godišnje kako bi utvrdio sva potencijalna sistemska pitanja. Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti poduzima mjere da riješi ta pitanja.

Analiza rizika iz članka 66. stavka 6. Financijske uredbe preispituje se s obzirom na rezultate kontrola i ostalih relevantnih informacija.

U slučaju višegodišnjih programa dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti uspostavlja višegodišnju strategiju kontrole kojom se određuju priroda i opseg kontrola tijekom razdoblja i način na koji se rezultati mjere u odnosu na prethodnu godinu za godišnje davanje osiguranja.

Članak 50.

Kodeks profesionalnih standarda

(Članak 66. stavak 7. i članak 73. stavak 5. Financijske uredbe)

1. Osoblje odgovorno za provjeru financijskih radnji koje određuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje bira se na temelju znanja, vještina i određene osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.

2. Svaka institucija donosi kodeks profesionalnih standarda koji u vezi s poslovima unutarnje kontrole određuje:

(a) stupanj osposobljenosti na stručnom i financijskom području koji se traži za osoblje iz stavka 1.;

(b) obvezu da se takvo osoblje neprekidno usavršava;

(c) dodijeljene funkcije, uloge i zadaće;

(d) pravila ponašanja, posebno etičke standarde i standarde integriteta te dužnost njihova pridržavanja, kao i prava koja imaju.

3. Šefovi delegacija Unije koji djeluju kao dužnosnici za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja ovlasti u skladu s drugim podstavkom stavka 2. članka 56. Financijske uredbe podliježu kodeksu profesionalnih standarda Komisije iz stavka 2. ovog članka za izvršavanje zadaća financijskog upravljanja koje su im dalje delegirane.

4. Svaka institucija uspostavlja odgovarajuće strukture kako bi službama za ovjeravanje prenijela odgovarajuće informacije o standardima kontrole te metodama i tehnikama koje su na raspolaganju u tu svrhu, a koje se periodički ažuriraju.

Članak 51.

Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti

(Članak 66. stavak 8. Financijske uredbe)

Nepoduzimanje radnji od strane dužnosnika za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti iz članka 66. stavka 8. Financijske uredbe znači da u razumnom roku nema nikakvog odgovora s obzirom na okolnosti slučaja, a u svakom slučaju, u roku od najviše mjesec dana.

Članak 52.

Slanje financijskih i upravljačkih informacija računovodstvenom službeniku

(Članak 66. Financijske uredbe)

Dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti šalje računovodstvenom službeniku financijske i upravljačke informacije potrebne za obavljanje dužnosti računovodstvenog službenika u skladu s pravilima koja je računovodstveni službenik donio.

Dužnosnik za ovjeravanje redovito, a barem prije zaključenja financijskih izvještaja, obavješćuje računovodstvenog službenika o relevantnim financijskim podacima o fiducijarnim bankovnim računima kako bi upotreba sredstava Unije bila odražena u financijskim izvještajima Unije.

Članak 53.

Izvješće o pregovaračkim postupcima

(Članak 66. Financijske uredbe)

Dužnosnici za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti za svaku financijsku godinu pripremaju izvješće o ugovorima sklopljenima na temelju pregovaračkog postupka iz članka 134. stavka 1. točaka od (a) do (g), članka 135. stavka 1. točaka od (a) do (d), članka 266., članka 268. i članka 270. ove Uredbe. Ako se udio pregovaračkih postupaka u odnosu na broj ugovora koje sklopi isti dužnosnik za ovjeravanje na osnovi delegiranja ovlasti znatno poveća u odnosu na ranije godine ili ako je taj udio znatno veći od prosjeka institucije, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje podnosi izvješće instituciji navodeći sve mjere koju su poduzete kako bi se taj trend promijenio. Svaka institucija šalje Europskom parlamentu i Vijeću izvješće o pregovaračkim postupcima. U slučaju Komisije, to se izvješće prilaže sažetku godišnjeg izvješća o radu iz članka 66. stavka 9. Financijske uredbe.

Odjeljak 3.

Računovodstveni službenik

Članak 54.

Imenovanje računovodstvenog službenika

(Članak 68. Financijske uredbe)

1. Svaka institucija imenuje računovodstvenog službenika između dužnosnika na koje se primjenjuje Pravilnik o osoblju za dužnosnike Europske unije.

Institucija odabire računovodstvenog službenika na temelju njegove posebne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom.

2. Dvije ili više institucija ili tijela mogu imenovati istog računovodstvenog službenika.

U tom slučaju oni donose potrebne mjere kako bi se izbjegao sukob interesa.

Članak 55.

Prestanak dužnosti računovodstvenog službenika

(Članak 68. Financijske uredbe)

1. U slučaju prestanka dužnosti računovodstvenog službenika bez odgađanja se sastavlja bruto bilanca.

2. Računovodstveni službenik kojem prestaju dužnosti ili, ako to nije moguće, službena osoba iz njegove službe novom računovodstvenom službeniku dostavlja bruto bilancu kojoj je priloženo i izvješće o primopredaji.

Novi računovodstveni službenik potpisuje bruto bilancu u znak primitka u roku od jednog mjeseca od datuma slanja te može izraziti rezerve.

Izvješće o primopredaji također sadrži rezultat bruto bilance i sve izražene rezerve.

3. Svaka institucija ili tijelo iz članka 208. Financijske uredbe obavješćuje Europski parlament, Vijeće i računovodstvenog službenika Komisije u roku od dva tjedana o imenovanju ili prestanku dužnosti svojeg računovodstvenog službenika.

Članak 56.

Potvrđivanje računovodstvenog sustava i sustava popisa imovine

(Članak 68. Financijske uredbe)

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje obavješćuje računovodstvenog službenika o svim kretanjima ili značajnim izmjenama sustava financijskog upravljanja, sustava popisa imovine ili sustava za vrednovanje imovine i obveza ako se tim sustavom osiguravaju podaci za računovodstvo institucije ili se on upotrebljava za obrazloženje podataka o tom računovodstvu tako da računovodstveni službenik može provjeriti usklađenost s kriterijima potvrđivanja.

Računovodstveni službenik može u svakom trenutku preispitati prethodno potvrđeni sustav financijskog upravljanja. Ako računovodstveni službenik ne potvrđuje ili više ne potvrđuje sustav financijskog upravljanja koji je uspostavio dužnosnik za ovjeravanje, odgovorni dužnosnik za ovjeravanje oblikuje akcijski plan kako bi pravodobno ispravio slabosti zbog kojih je odbijeno potvrđivanje sustava.

Odgovorni dužnosnik za ovjeravanje odgovoran je za potpunost informacija koje se dostavljaju računovodstvenom službeniku.

Članak 57.

Upravljanje riznicom

(Članak 68. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik osigurava da njegova institucija raspolaže dostatnim sredstvima za pokrivanje potreba za gotovinom u izvršavanju proračuna.

2. Za potrebe stavka 1. računovodstveni službenik uspostavlja sustave za gotovinsko poslovanje koji mu omogućuju da izrađuje predviđanja novčanog toka.

3. Računovodstveni službenik Komisije razdjeljuje raspoloživa sredstva u skladu s Uredbom (EZ, Euratom) br. 1150/2000.

Članak 58.

Vođenje bankovnih računa

(Članak 68. Financijske uredbe)

1. Za potrebe upravljanja riznicom računovodstveni službenik može otvoriti račune na ime institucije kod financijskih institucija ili nacionalnih središnjih banaka, ili dati da se takvi računi otvore. U opravdanim slučajevima računovodstveni službenik može otvoriti račune i u drugim valutama koje nisu euro.

2. Računovodstveni službenik odgovoran je za zatvaranje računa iz stavka 1. ili za osiguranje zatvaranja tih računa.

3. Računovodstveni službenik utvrđuje s financijskim institucijama uvjete vođenja računa iz stavka 1. u skladu s načelima dobrog financijskog upravljanja, učinkovitosti i konkurentnog nadmetanja.

4. Računovodstveni službenik ponovno provodi postupak konkurentnog nadmetanja najmanje svakih pet godina između financijskih institucija kod kojih bi mogli biti otvoreni računi u skladu sa stavkom 1.

Ako to dopuštaju uvjeti lokalnih banaka, za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, redovito se provode analize konkurentnih uvjeta kod različitih banaka. Te se analize provode najmanje svakih pet godina na inicijativu imatelja knjige blagajne koji nakon toga računovodstvenom službeniku podnosi obrazloženi prijedlog za odabir banke na razdoblje koje nije dulje od pet godina.

5. Računovodstveni službenik vodi brigu o striktnom poštovanju uvjeta vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija u skladu sa stavkom 1.

Za bankovne račune povezane s knjigama blagajne, koji su otvoreni kod financijskih institucija izvan Unije, imatelj knjige blagajne preuzima tu odgovornost uzimajući u obzir mjerodavno zakonodavstvo u zemlji u kojoj imatelj izvršava svoj mandat.

6. Računovodstveni službenik Komisije obavješćuje računovodstvene službenike drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe o uvjetima vođenja računa otvorenih kod financijskih institucija. S tim uvjetima vođenja računa računovodstveni službenici drugih institucija i tijela iz članka 208. Financijske uredbe usklađuju uvjete vođenja računa koje oni otvaraju.

Članak 59.

Ovlast za potpisivanje

(Članak 68. Financijske uredbe)

Uvjeti za otvaranje, vođenje i korištenje računa predviđaju, ovisno o zahtjevima unutarnje kontrole, da čekove, virmanske naloge banke i sve druge poslove banke mora potpisati jedan valjano ovlašteni član osoblja ili više njih. Ručno potpisane naloge potpisuju najmanje dva valjano ovlaštena člana osoblja ili računovodstveni službenik osobno.

Za potrebe prvog podstavka, računovodstveni službenik svake institucije priopćava svim financijskim institucijama kod kojih predmetna institucija ima otvorene račune imena i primjerke potpisa ovlaštenih članova osoblja.

Članak 60.

Vođenje stanja po računima

(Članak 68. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik osigurava da stanje na bankovnim računima predviđenim u članku 58. značajno ne odstupa od predviđanja novčanog toka iz članka 57. stavka 2. i u svakom slučaju:

(a) da ni jedan od tih računa nema negativno stanje;

(b) da se stanja na računima u drugim valutama povremeno preračunavaju u euro.

2. Računovodstveni službenik ne smije voditi sredstva na računima u drugim valutama tako da izazove velike gubitke za instituciju zbog tečajnih razlika.

Članak 61.

Prijenosi i radnje konverzije

(Članak 68. Financijske uredbe)

Ne dovodeći u pitanje članak 69., računovodstveni službenik izvršava prijenose između računa koje je otvorio na ime institucije kod financijskih institucija te obavlja radnje konverzije valuta.

Članak 62.

Načini plaćanja

(Članak 68. Financijske uredbe)

Plaćanja se izvršavaju virmanskim nalozima banke, čekovima ili, s knjiga blagajne, preko debitne kartice u skladu s člankom 67. stavkom 4.

Članak 63.

Dokumentacija pravnih osoba

(Članak 68. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik može izvršiti plaćanje putem virmanskog naloga banke samo ako institucija u zajedničku datoteku unese podatke o bankovnom računu primatelja plaćanja, koji potvrđuju njegov identitet, ili bilo kakvu izmjenu.

Svi se navedeni unosi podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja, njegovi pravni podaci ili izmjene navedenih podataka u datoteci obavljaju na temelju popratnog dokumenta čiji oblik utvrđuje računovodstveni službenik.

2. U namjeri da se plaćanje izvrši virmanskim nalogom banke, dužnosnici za ovjeravanje mogu unijeti preuzetu obvezu prema trećoj osobi u ime svoje institucije samo ako je ta treća osoba dostavila dokumentaciju potrebnu za unos u datoteku.

Dužnosnici za ovjeravanje obavješćuju računovodstvenog službenika o svim promjenama pravnih podataka i podataka o bankovnom računu koje im je priopćio primatelj plaćanja te provjeravaju jesu li ti podaci važeći prije izvršavanja plaćanja.

U vezi s pretpristupnom pomoći, pojedinačne preuzete obveze mogu se sklopiti s tijelima s javnim ovlastima u državama koje se prijavljuju za pristupanje Europskoj uniji bez prethodnog unosa u datoteku trećih osoba. U takvim slučajevima dužnosnik za ovjeravanje dužan je učiniti sve što je u njegovoj moći kako bi se takvi podaci što prije unijeli. Sporazumi moraju predvidjeti da je priopćenje podataka o bankovnom računu primatelja plaćanja Komisiji uvjet koji je potrebno ispuniti prije nego što se izvrši prvo plaćanje.

Članak 64.

Popratna dokumentacija koju čuva računovodstveni službenik

(Članak 68. Financijske uredbe)

Popratna dokumentacija za računovodstveni sustav i pripremu financijskih izvještaja iz članka 141. Financijske uredbe čuva se najmanje pet godina od datuma kada Europski parlament da razrješnicu za financijsku godinu na koju se dokumenti odnose.

Međutim, dokumenti u vezi s radnjama koje nisu završene čuvaju se na duži rok, odnosno, do kraja godine koja slijedi nakon godine kada su navedene radnje završene. Članak 37. stavak 2. Uredbe (EZ) br. 45/2001 primjenjuje se na pohranu podataka o prometu.

Svaka institucija odlučuje u kojoj se službi čuva popratna dokumentacija.

Članak 65.

Osobe koje su ovlaštene za vođenje računovodstva

(Članak 69. Financijske uredbe)

Svaka institucija utvrđuje uvjete u skladu s kojima je osoblje, koje odredi i ovlasti za vođenje računovodstva u lokalnim jedinicama iz članka 72., ovlašteno priopćiti imena i deponirati potpise u lokalnim financijskim institucijama.

Odjeljak 4.

Blagajnik

Članak 66.

Uvjeti za korištenje knjiga blagajne

(Članak 70. Financijske uredbe)

1. Kada je zbog ograničenih predmetnih iznosa fizički nemoguće ili neučinkovito izvršiti plaćanja prema proračunskim postupcima, mogu se uspostaviti knjige blagajne za plaćanja takvih rashoda.

2. Blagajnik može na temelju detaljnog okvira utvrđenog u uputama odgovornog dužnosnika za ovjeravanje privremeno potvrditi i platiti rashode. Navedenim uputama se određuju pravila i uvjeti koji u skladu s kojima se izvršava privremeno potvrđivanje i plaćanje i, ako je primjereno, uvjeti za potpisivanje pravnih obveza u smislu članka 97. stavka 1. točke (e).

3. Uspostava knjige blagajne i imenovanje blagajnika podliježu odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje. Tom odlukom se utvrđuju odgovarajuće odgovornosti i obveze blagajnika i dužnosnika za ovjeravanje.

Izmjena uvjeta poslovanja po knjizi blagajne također podliježe odluci računovodstvenog službenika na temelju valjano obrazloženog prijedloga odgovornog dužnosnika za ovjeravanje.

4. U delegacijama Unije knjige blagajne uspostavljaju se za plaćanja rashoda iz odjeljka proračuna za Komisiju i odjeljka proračuna za Europsku službu za vanjsko djelovanje (dalje u tekstu: „ESVD”), čime se osigurava potpuna sljedivost rashoda.

Članak 67.

Uvjeti za otvaranje i plaćanje

(Članak 70. Financijske uredbe)

1. U odluci o uspostavi knjige blagajne i imenovanju blagajnika te u odluci o izmjeni uvjeta poslovanja po knjizi blagajne posebno se navodi:

(a) najviši iznos kojeg je moguće odvojiti za blagajnu i njegova svrha;

(b) je li potrebno u ime institucije otvoriti bankovni ili žiro račun;

(c) vrsta i najviši iznos svake stavke rashoda koju blagajnik može isplatiti trećim osobama ili naplatiti od njih;

(d) učestalost i postupak podnošenja popratne dokumentacije te pravila za njezino dostavljanje dužnosniku za ovjeravanje radi podmirenja;

(e) postupak za osiguranje sredstava u blagajni;

(f) da blagajničke transakcije dužnosnik za ovjeravanje obračunava najkasnije do završetka sljedećeg mjeseca, tako da je moguće uskladiti računovodstveno i bankovno stanje;

(g) rok valjanosti ovlaštenja koje računovodstveni službenik daje blagajniku;

(h) osobne podatke o imenovanom blagajniku.

2. U prijedlozima odluka o uspostavi knjiga blagajne odgovorni dužnosnik za ovjeravanje osigurava:

(a) da se prednost daje korištenju proračunskih postupaka kada postoji pristup središnjem računalnom računovodstvenom sustavu;

(b) da se knjige blagajne koriste samo u opravdanim slučajevima.

Najviši iznos koji može isplatiti blagajnik, kada je izvršavanje plaćanja putem proračunskog postupka fizički nemoguće ili neučinkovito, ne smije prelaziti 60 000 EUR za svaku stavku rashoda.

3. Blagajnik može izvršiti plaćanja trećim osobama na temelju i u okviru ograničenja:

(a) prethodnih proračunskih i pravnih obveza koje potpiše odgovorni dužnosnik za ovjeravanje;

(b) pozitivnog stanja u knjizi blagajne u gotovini ili na bankovnim računima.

4. Blagajnička plaćanja mogu se izvršiti virmanskim nalozima banke, uključujući sustav izravnog terećenja iz članka 89. Financijske uredbe, čekovima ili drugim sredstvima plaćanja, uključujući debitne kartice, u skladu s uputama koje je utvrdio računovodstveni službenik.

5. Izvršena plaćanja popraćena su formalnim konačnim odlukama o potvrđivanju i/ili nalozima za plaćanje koje potpisuje odgovorni dužnosnik za ovjeravanje.

Članak 68.

Odabir blagajnika

(Članak 70. Financijske uredbe)

Blagajnik se odabire među dužnosnicima ili, ako se pojavi potreba te samo u opravdanim slučajevima, među drugim članovima osoblja. Blagajnici se biraju na temelju njihova znanja, vještina i posebne stručne osposobljenosti koja se dokazuje diplomama ili odgovarajućim stručnim iskustvom, ili onim stečenim na temelju odgovarajućeg programa izobrazbe.

Članak 69.

Osiguravanje sredstava za knjige blagajne

(Članak 70. Financijske uredbe)

1. Računovodstveni službenik izvršava uplate, čime osigurava sredstva za knjige blagajne, i nadzire ih u pogledu otvaranja bankovnih računa i delegiranja potpisivanja i kontrola na licu mjesta i u centraliziranim računovodstvenim evidencijama. Računovodstveni službenik osigurava sredstva za knjige blagajne. Predujmovi se uplaćuju na račun banke otvoren za knjigu blagajne.

Sredstva za knjige blagajne također se mogu osigurati izravno iz raznih lokalnih prihoda koji proizlaze iz:

(a) prodaje opreme;

(b) publikacija;

(c) raznih vraćanja;

(d) kamata.

Plaćanja se određuju, u smislu rashoda, raznih ili namjenskih prihoda, u skladu s odlukom o uspostavi knjige blagajne iz članka 67. i odredbama Financijske uredbe. Dužnosnik za ovjeravanje oduzima predmetne iznose u trenutku naknadnog obnavljanja sredstava za iste knjige blagajne.

2. Blagajnik može prenositi sredstva između različitih bankovnih računa koji se odnose na istu knjigu blagajne, posebno da se izbjegnu negativne tečajne razlike.

Članak 70.

Provjere koje obavljaju dužnosnici za ovjeravanje i računovodstveni službenici

(Članak 70. Financijske uredbe)

1. Blagajnik vodi računovodstvenu evidenciju sredstava koja su mu na raspolaganju u gotovini i na bankovnim računima te o izvršenim plaćanjima i primljenim iznosima u skladu s pravilima i uputama računovodstvenog službenika. Izvještaji po tom računu moraju biti dostupni odgovornom dužnosniku za ovjeravanje u svakom trenutku te mu blagajnik dostavlja popis transakcija, koji sastavlja najmanje jednom mjesečno, sljedeći mjesec zajedno s popratnom dokumentacijom zbog obračuna u knjizi blagajne.

2. Računovodstveni službenik obavlja provjere, ili povjerava obavljanje provjere članu osoblja svoje službe ili službe za ovjeravanje koji je za to ovlašten, koje se u pravilu izvršavaju na licu mjesta i bez pret