PRILOG

PRAVILA O PODNOŠENJU PRIJEDLOGA I PRIPADAJUĆI POSTUPCI ZA OCJENU, ODABIR I DODJELU

(Inačica 4)

SADRŽAJ

Context and scope

1. Uvod

2. Podnošenje

2.1. Pozivi za podnošenje prijedloga

2.2. Prethodna provjera prijedloga

2.3. Podnošenje prijedloga

2.4. Prijem od strane Komisije

2.5. Provjera prihvatljivosti

2.6. Odbor za preispitivanje prihvatljivosti

3. Ocjena prijedloga

3.1. Uloga stručnjaka

3.2. Imenovanje stručnjaka

3.3. Uvjeti imenovanja, kodeks ponašanja i sukob interesa

3.4. Neovisni promatrači

3.5. Kriteriji ocjenjivanja

3.6. Ocjenjivanje prijedloga

3.7. Pragovi i ponderiranje

3.8. Detaljan opis ocjenjivanja prijedloga

3.9. Povratne informacije podnositeljima

4. Zaključak rezultata ocjenjivanja

4.1. Rang-lista Komisije

4.2. Rezervni popis Komisije

4.3. Odluke Komisije o odbijanju prijedloga

5. Pregovori i dodjela

5.1. Pregovori o prijedlozima

5.2. Dodjela bespovratnih sredstava

5.3. Pomoć, pitanja i žalbe

5.4. Izvješćivanje o ishodu poziva za podnošenje prijedloga

Prilog A — Postupci ispitivanja etičnosti

Prilog B — Postupanje sa sigurnosno osjetljivim aktivnostima u području istraživanja i tehnološkog razvoja

Prilog C — Postupci dvostupanjskog podnošenja prijedloga i ocjenjivanja

Prilog D — Sustav stalnog podnošenja

Prilog E — Postupak za podnošenje prijedloga u papirnatom obliku

Prilog F — Obavijest o imenovanju neovisnih stručnjaka

Prilog G — Ocjenjivanje prijedloga podnesenih u okviru posebnog programa ‚ljudi’

KONTEKST I PODRUČJE PRIMJENE

Ovim dokumentom utvrđuju se pravila Komisije (1) o podnošenju prijedloga i pripadajući postupci za ocjenu, odabir i dodjelu (dalje u tekstu: Pravila), u odnosu na Sedmi okvirni program Europske zajednice (2) za istraživanja, tehnološki razvoj i demonstracijske aktivnosti i Sedmi okvirni program Europske zajednice za atomsku energiju (Euratom) za aktivnosti u području nuklearnih istraživanja i osposobljavanja (3) (dalje u tekstu: FP7), kako je propisano odgovarajućim pravilima o sudjelovanju poduzeća, istraživačkih centara i sveučilišta u aktivnostima u okviru Sedmog okvirnog programa te za širenje rezultata istraživanja (4) (dalje u tekstu: Pravila EZ o sudjelovanju i Pravila Euratom o sudjelovanju). Ovim dokumentom opisani su osnovni postupci koje će Komisija slijediti u skladu s Pravilima o sudjelovanju, Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (5) (dalje u tekstu: Financijska uredba) i njezina Pravila postupka (6).

Pravila se ne odnose na (a) postupke javne nabave (7); (b) zajedničko poduzeće ili bilo kakvu drugu strukturu osnovanu sukladno članku 187. Ugovora o funkcioniranju Europske unije (UFEU-a) ili sukladno članku 185. UFEU-a ili članku 45. Ugovora o Euratomu; (c) izravne aktivnosti koje poduzima Zajednički istraživački centar Europske komisije; i (d) posebni program ‚Ideje’.

1. UVOD

Zahtjevi za financijsku potporu u okviru Sedmog okvirnog programa (FP7) podnose se Komisiji u obliku prijedloga. U prijedlozima se navode detalji o planiranom radu, izvršiteljima i troškovima.

Komisija ocjenjuje prijedloge kako bi utvrdila one čija je kvaliteta dovoljno visoka za moguće financiranje. Komisija imenuje neovisne stručnjake (dalje u tekstu: stručnjaci) za pomoć pri ocjenjivanju prijedloga.

Komisija započinje pregovore s koordinatorima prijedloga koji su uspješno prošli fazu ocjenjivanja i za koje postoji raspoloživi proračun.

Ako se pregovori uspješno zaključe, projekt se odabire i s podnositeljima se sklapa ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava financijskog doprinosa Europske unije ili Euratoma.

Ova se pravila temelje na brojnim utvrđenim načelima:

i. Izvrsnost: Projekti odabrani za financiranje moraju dokazati da su visoke kvalitete u kontekstu tema i kriterija navedenih u pozivima (8).

ii. Transparentnost: Odluke o financiranju temelje se na jasno opisanim pravilima i postupcima, a podnositelji primaju odgovarajuće povratne informacije o ishodu ocjenjivanja njihovih prijedloga.

iii. Pravednost i nepristranost: Svi prijedlozi dostavljeni na poziv tretiraju se jednako. Ocjenjuju se nepristrano prema njihovim postignućima, neovisno o njihovom podrijetlu ili identitetu podnositelja.

iv. Povjerljivost: Svi prijedlozi i srodni podaci, znanje i dokumentacija dostavljena Komisiji tretiraju se povjerljivo (9).

v. Učinkovitost i brzina: Ocjenjivanje i priprema za dodjelu bespovratnih sredstava moraju biti obavljeni što je brže moguće, razmjerno održavanju kvalitete ocjenjivanja, i poštujući pravni okvir.

vi. Etička i sigurnosna pitanja: Svaki prijedlog koji krši temeljna etička načela (10), ili nije sukladan odgovarajućim sigurnosnim postupcima (11) isključuje se iz postupka ocjenjivanja, odabira i dodjele (vidjeti Priloge A i B).

U programima rada kojima se provode posebni programi mogu se navesti određeni kriteriji ocjenjivanja ili dodatni detalji za primjenu kriterija ocjenjivanja, sukladno pozivu za podnošenje.

U pozivu i pripadajućem Priručniku za podnositelje detaljnije se navodi primjena ovih pravila i postupaka, i koje opcije treba slijediti, tamo gdje je to relevantno.

Različite faze prijedloga postupaka podnošenja, ocjenjivanja i odabira sažeti su u sljedećoj shemi:

2. PODNOŠENJE

2.1. Pozivi za podnošenje prijedloga

Prijedlozi se dostavljaju na poziv za dostavu prijedloga (pozivi) (12) Sadržaj i vrijeme poziva navedeni su u programu rada. Obavijest o pozivu objavljuje se u Službenom listu Europske unije. Tekst poziva objavljuje se na internetskoj(-im) stranici (-ama) Komisije, te uključuje upute o temama programa rada za koje se poziva na dostavu prijedlog, indikativne proračune poziva, raspoložive programe financiranja, rokove za podnošenje i poveznice na Elektroničko podnošenje prijedloga projekata (EPSS) (vidjeti točku 2.3.). Ova internetska stranica omogućava pristup svim potrebnim informacijama o podnošenju prijedloga. Za svaki poziv za podnošenje prijedloga izrađuje se jedan ili više priručnika za podnositelje. Ovi priručnici pojašnjavaju postupak podnošenja i načine kojima podnositelji traže pomoć ili informacije o bilo kojem pitanju koje se odnosi na poziv. Kontakt podaci dostavljaju se za Nacionalna tijela za kontakt i Službu na razini Komisije za upite o FP7. Za sva pitanja o EPSS-u osigurana je posebna služba za pomoć.

Pozivi se smatraju ‚otvorenima’ do isteka navedenog roka.

Ovisno o ciljevima poziva, u programu rada i pozivu mogu se razlikovati različite vrste programa suradnje, različiti oblici programa ‚Istraživanje u korist specifičnih skupina’ i vrste koordinacije i aktivnosti potpore.

U pozivu se također navodi je li postupak podnošenja i ocjenjivanja koji treba slijediti jednostupanjski ili dvostupanjski. U potonjem slučaju, podnositelji dostavljaju skraćeni prijedlog ili nacrt prijedloga. Poziv za podnošenje potpunih prijedloga u drugoj fazi (13) primaju samo podnositelji pozitivno ocijenjenih prijedloga u prvoj fazi (vidjeti Prilog C o detaljima ovog postupka).

Ovlaštena službena osoba daljnjim delegiranjem imenuje ‚koordinatora poziva’ za svaki poziv. Ova je osoba kontakt za praktična pitanja u vezi s pozivom i brine se o sveukupnom planiranju i organizaciji zaprimanja prijedloga i postupka ocjenjivanja.

Nadalje, imenuje se jednog ili više dužnosnika Komisije koja će biti odgovorni za davanje uputa o osjetljivim pitanjima tijekom postupka podnošenja i ocjenjivanja, uključujući ona o mogućim sukobima interesa (vidjeti točku 3.3.).

2.2. Prethodna provjera prijedloga

Ako vrsta posebnog poziva to zahtijeva, Komisija obavlja neformalnu savjetodavnu prethodnu provjeru prijedloga. Svrha te provjere je savjetovanje potencijalnih podnositelja o prihvatljivosti prijedloga u okviru opsega poziva. Detalji o postupku prethodne provjere prijedloga navedeni su prema potrebi u relevantnom Priručniku za podnositelje.

2.3. Podnošenje prijedloga

Prijedlozi se podnose u elektroničkom obliku (14) putem internetske stranice za Elektroničko podnošenje prijedloga projekata (EPSS).

Među podnositeljima koji su dio konzorcija za prijedlog, samo koordinator prijedloga (utvrđen korisničkim imenom i zaporkom) ima ovlasti podnošenja prijedloga.

Podnositelj obavlja pripremu i prijenos podataka iz prijedloga na udaljeno računalo, i prihvaća uvjeta uporabe sustava i ocjenjivanja prije pokušaja podnošenja prijedloga.

EPSS obavlja brojne osnovne provjere, uključujući provjeru cjelovitosti prijedloga, interne dosljednosti podataka, nezaraženosti virusom i usklađenosti s vrstom datoteka i navedena ograničenja veličine. EPSS odobrava podnošenje prijedloga po izvršenju ovih provjera, koje ne predstavljaju zamjenu za provjeru prihvatljivosti opisanu u točki 2.5. Podnošenje se smatra započetim u trenutku kada koordinator prijedloga započne završni postupak podnošenja, kako navodi EPSS, i ni u jednom trenutku prije toga.

Prijedlozi podneseni putem EPSS-a unose se u bazu podataka po zaključenju poziva. Komisija nema pristupa prijedlogu prije isteka roka poziva (ili nakon privremenog zaključnog datuma, u slučaju sustava stalnog podnošenja, kako je opisan u Prilogu D).

Komisija ne smatra zaprimljenima verzije prijedloga u papirnatom obliku (osim onih koje slijede postupak i u slučajevima opisanim u Prilogu E), na prijenosnim medijima za elektroničku pohranu (npr. CD-ROM, disketa), poslane elektroničkom poštom ili faksom.

Postupak kojim koordinator povlači prijedlog opisan je u priručniku za podnositelje. Komisija neće naknadno razmotriti povučeni prijedlog.

U slučaju zaprimanja više od jednog primjerka istog prijedloga prije isteka roka poziva, samo zadnja verzija razmatra se za provjeru prihvatljivosti i mogućeg ocjenjivanja.

Prijedlozi se pohranjuju u sigurnim uvjetima u svakom trenutku. Sve kopije osim onih potrebnih u svrhu pohrane i/ili revizije uništavaju se po zaključenju ocjenjivanja i bilo kakvih naknadnih pregovora.

2.4. Prijem od strane Komisije

Zapisuje se datum i vrijeme zaprimanja posljednje verzije podnesenog prijedloga. Potvrda primitka prijedloga šalje se koordinatoru u elektroničkom obliku, po zaključenju poziva, i ona sadrži:

— naslov prijedloga, akronim i jedinstvenu identifikacijsku oznaku prijedloga (broj prijedloga),

— naziv programa i/ili područje aktivnosti/istraživanja i identifikacijsku oznaku poziva na koji se prijedlog dostavlja,

— datum i vrijeme primitka (za prijedloge podnesene elektroničkim putem to je vrijeme isteka roka poziva).

Komisija i podnositelj ne stupaju u kontakt vezano za prijedlog prije zaključenja ocjenjivanja, osim u slučaju prijedloga koji su podložni raspravi (vidjeti točku 3.8.) Međutim, Komisija može stupiti u kontakt s podnositeljem (putem koordinatora) u svrhu razjašnjenja pitanja prihvatljivosti (vidjeti točku 2.5.).

2.5. Provjera prihvatljivosti

Prijedlozi moraju ispuniti sve uvjete prihvatljivosti kako bi bili ocijenjeni. Ovi kriteriji se strogo primjenjuju. U slučaju dvostupanjskog podnošenja, svaki stupanj je podložan provjeri prihvatljivosti. Na sve prijedloge dostavljene na poziv primjenjuju se sljedeći kriteriji prihvatljivosti (15):

— da je Komisija zaprimila prijedlog prije krajnjeg roka navedenog u pozivu, gdje je to primjenjivo,

— da su ispunjeni minimalni uvjeti (poput broja sudionika), iz poziva za podnošenje prijedloga,

— da je prijedlog cjelovit, odnosno da sadrži sve potrebne administrativne obrasce i opis prijedloga (Napomena: cjelovitost podataka sadržanih u prijedlogu ocjenjuju stručnjaci; provjera prihvatljivosti odnosi se samo na prisutnost odgovarajućih dijelova prijedloga),

— opseg poziva: sadržaj prijedloga mora se odnositi na temu(-e) i sustav(-e) financiranja navedene u tom dijelu programa rada otvorenog u pozivu. Prijedlog se smatra neprihvatljivim zbog „opsega" u jasnim slučajevima.

Komisija proglašava prijedlog neprihvatljivim ako se prije, tijekom ili nakon faze ocjenjivanja pokaže da jedan ili više kriterija prihvatljivosti nije ispunjeno, i prijedlog se povlači iz daljnjeg razmatranja. Komisija zadržava pravo nastavka ocjenjivanja prijedloga čija je prihvatljivost upitna, u očekivanju konačne odluke o prihvatljivosti. Ocjenjivanje prijedloga u takvim okolnostima ne predstavlja dokaz o njegovoj prihvatljivosti.

2.6. Odbor za preispitivanje prihvatljivosti

Ako je pitanje prihvatljivosti nejasno i smatra se slučaj treba sveobuhvatno ispitati, koordinator može sazvati unutarnji odbor za preispitivanje prihvatljivosti.

Odbor osigurava koherentno pravno tumačenje takvih slučajeva i jednak tretman podnositeljâ.

Koordinator predsjeda odborom koji se sastoji od članova Komisije s potrebnim stručnim znanjem pravnih pitanja, znanosti i tehnologije i/ili informacijskih sustava. Odbor ispituje prijedlog i prema potrebi okolnosti pod kojima je podnesen; te daje stručno mišljenje u prilog donošenju odluke o ocjenjivanju prijedloga, ili hoće li se ili neće odbaciti kao neprihvatljiv. Odbor može kontaktirati podnositelja u svrhu pojašnjenja određenog pitanja.

3. OCJENA PRIJEDLOGA

3.1. Uloga stručnjaka

Komisija ocjenjuje prijedloge uz pomoć neovisnih (16) stručnjaka kako bi za financiranje odabrala samo prijedloge najviše kvalitete. Komisija se obraća vanjskim stručnjacima zbog širine i raznolikosti područja istraživanja koje obuhvaćaju okvirni programi.

Stručnjaci obavljaju ocjenjivanje u cijelosti ili dijelom kod kuće ili na svojem radnom mjestu (ocjenjivanje na daljinu) ili u prostorima Komisije.

Stručnjaci Komisije mogu povremeno raditi zajedno s vanjskim stručnjacima, kada je stručno znanje dostupno unutar Komisije. Takvi unutarnji stručnjaci surađuju s minimalnim potrebnim brojem stručnjaka za rad na pozivu (vidjeti točku 3.8. (b)) (17).

Izuzeće u pogledu stručnjaka primjenjuje se samo u slučaju aktivnosti koordinacije i potpore iz članka 14. Pravila EZ o sudjelovanju i iz članka 13. ekvivalentnih Pravila Euratom o sudjelovanju, u slučaju kada se neovisni stručnjaci imenuju samo ako to Komisija smatra potrebnim (18).

3.2. Imenovanje stručnjaka

Stručnjaci su osobe s potrebnim znanjima i vještinama u području aktivnosti u kojima je potrebna njihova pomoć. Oni moraju također posjedovati visoku razinu stručnog iskustva u privatnom ili javnom sektoru u jednom od ili više sljedećih područja ili aktivnosti: istraživanja u relevantnim znanstvenim ili tehnološkim područjima; administracija, upravljanje ili ocjenjivanje projekata; uporaba rezultata istraživanja i projekata tehnološkog razvoja; prijenos tehnologije i inovacija; međunarodna suradnja u području znanosti i tehnologije; razvoj ljudskih potencijala. Stručnjaci mogu biti državljani zemalja koje nisu članice ili država povezanih s okvirnim programima.

Komisija uspostavlja bazu podataka stručnjaka koja sadrži detalje o odgovarajućim kandidatima na temelju poziva za prijavu objavljenom u Službenom listu Europske unije. Jedan se poziv upućuje pojedincima, a drugi relevantnim organizacijama poput nacionalnih agencija za istraživanja, institucija za istraživanja i poduzeća.

Komisija može u svakom trenutku prema potrebi uključiti u bazu podataka osobu odgovarajućih vještina, a koja nije uvrštena na popis dobiven gore navedenim pozivima. Komisija može pozvati stručnjake navedene u bazi podataka kako bi pomogli u aktivnostima koje ne uključuju ocjenjivanje prijedloga, ako su izrazili spremnost da budu uzeti u obzir za takve zadaće. Baza podataka je dostupna na zahtjev u svrhu istraživanja tijela za financiranje javnih službi u državama članicama i zemljama povezanim s okvirnim programima, i drugim strukturama koje provode istraživačke aktivnosti EU-a, stvorenima u skladu s Ugovorom. Odluke o odobrenju takvog pristupa donosi Glavni direktor Opće uprave za istraživanje i inovacije ili njegov(-i)/njezin(i) predstavnik(-ci). Zajednički istraživački centar Komisije može koristiti bazu podataka u svrhu odabira stručnjaka za potporu istraživačkim aktivnostima putem izravnih aktivnosti (19).

Komisija sastavlja popis odgovarajućih stručnjaka (uključujući rezervni popis prema potrebi), za ocjenjivanje prijedloga podnesenih na poziv. Popisi se sastavljaju prema sljedećim kriterijima:

— visoka razina stručnosti,

— odgovarajući opseg nadležnosti.

Ostali se kriteriji također uzimaju u obzir pod uvjetom da su ispunjeni gore navedeni uvjeti:

— odgovarajuća uravnoteženost akademske i industrijske ekspertize i korisnika,

— razumna uravnoteženost spolova (20),

— razumna raspodjela zemljopisnog podrijetla (21),

— redovita rotacija stručnjaka (22).

Komisija pri sastavljanju popisa stručnjaka prema potrebi uzima u obzir njihovu sposobnost sagledavanja industrijske i/ili socijalne dimenzije i relevantnost politike tema obuhvaćenih pozivom. Stručnjaci također moraju posjedovati odgovarajuće znanje jezika potrebnih za ocjenjivanje prijedloga.

U slučajevima kada stručnjaci obrađuju povjerljive informacije, potrebno je provesti odgovarajuće sigurnosne provjere (23).

Relevantni ovlašteni službenik odlučuje o popisu stručnjaka koji će obavljati ocjenjivanje putem delegiranja ili ovlašćivanjem delegata. Imena stručnjaka kojima su dodijeljeni pojedini prijedlozi ne objavljuju se. Međutim, Komisija jednom godišnje objavljuje na Internetu popis stručnjaka uključenih u okvirne programe i u svaki poseban program.

3.3. Uvjeti imenovanja, kodeks ponašanja i sukob interesa

Komisija potpisuje sa svakim stručnjakom „obavijest o imenovanju”, prema modelu navedenom u Prilogu F.

U obavijesti o imenovanju obvezuje stručnjaka na kodeks ponašanja uspostavljaju se osnovne odredbe o povjerljivosti i navode posebno opis rada, uvjeti plaćanja i naknada troškova (vidjeti Prilog F).

Pri imenovanju stručnjaka, Komisija (24) poduzima sve mjere potrebne za sprečavanje sukoba interesa u vezi s prijedlozima o kojima su dužni dati mišljenje. U tu svrhu, stručnjaci potpisuju izjavu o nepostojanju takvog sukoba interesa (vidjeti Prilog F) u trenutku njihovog imenovanja i obvezuju se obavijestiti Komisiju o postojanju i naravi sukoba ako tijekom izvršenja njihovih dužnosti do tog sukoba dođe. Nakon što je o tome obaviještena, Komisija poduzima sve potrebne korake kako bi uklonila sukob interesa. Nadalje, svi stručnjaci su obvezni potvrditi nepostojanje sukoba interesa za svaki prijedlog koji razmatraju u trenutku ocjenjivanja.

Izjava razlikuje ‚diskvalificirajući’ i ‚mogući’ sukob interesa.

Ako stručnjak prijavi ili Komisija ustanovi diskvalificirajući sukob interesa na osnovi bilo kakvih dostupnih izvora informacija, stručnjak ne ocjenjuje dotični prijedlog (skupina za usuglašavanje) i ne sudjeluje ni u kakvom pregledu u okviru odbora (uključujući moguće rasprave) prijedloga koji se razmatra (25).

Za stručnjake koji su zaposleni u jednoj od organizacija koje podnose prijedlog obično se smatra da su u ‚diskvalificirajućem’ sukobu interesa. Međutim, ako je to opravdano imenovanjem najboljeg mogućeg stručnjaka i ograničenom veličinom uzorka kvalificiranih stručnjaka, Komisija može odlučiti pozvati takve stručnjake da sudjeluju u pregledu u okviru odbora, ako stručnjak radi u drugom odjelu/laboratoriju/institutu od onoga u kojem se provodi rad i ako sastavna tijela djeluju na visokoj razini autonomije. U tom se slučaju stručnjak suzdržava od rasprave (ili elektroničkog foruma) ako odbor detaljno raspravlja o prijedlogu dotične organizacije. Takvi stručnjaci ne sudjeluju ni u kakvim raspravama ako dotični prijedlog dostigne fazu rasprave.

U iznimnim, propisno opravdanim slučajevima stručnjaci u gore opisanim okolnostima mogu sudjelovati u skupini za usuglašavanje za dotični prijedlog. Komisija obavješćuje ostale stručnjake u skupini o pripadnosti dotičnog stručnjaka.

Kada stručnjak prijavi sukob interesa ili Komisija bilo kojim putem primi obavijest o istom, Komisija razmatra okolnosti slučaja i, na temelju objektivnih elemenata informacija kojima raspolaže, odlučuje o postojanju stvarnog sukoba interesa (26). Ako se utvrdi postojanje takvog sukoba interesa, stručnjaka se isključuje na isti način kao i za diskvalificirajući sukob interesa. U ostalim slučajevima, Komisija može odlučiti da stručnjak provede ocjenjivanje, ovisno o posebnim okolnostima slučaja i uzimajući u obzir povezane rizike. Stručnjak potpisuje izjavu kojom potvrđuje da će nepristrano djelovati.

Komisija poduzima potrebne mjere za sprečavanje sukoba interesa. Uloga stručnjaka može se ograničiti na pregled u okviru odbora. U tom slučaju, stručnjak napušta prostoriju (ili elektronički forum) ako odbor raspravlja o pojedinom slučaju u kojem postoji bilo kakav sukob interesa.

Ako se tijekom ocjenjivanja pokaže dotad nepoznati sukob interesa, stručnjak o tome odmah obavješćuje službenika Komisije. Ako je sukob diskvalificirajuće prirode, stručnjak se suzdržava od daljnjeg ocjenjivanja dotičnog prijedloga. Ni jedna primjedba i ocjena koju je predložio taj stručnjak ne uzima se u obzir. Prema potrebi, stručnjak se zamjenjuje.

Ako se tijekom ocjenjivanja pokaže da stručnjak svjesno prikriva diskvalificirajući ili potencijalni sukob interesa, stručnjaka se odmah isključuje i primjenjuju se sankcije navedene u ‚obavijesti o imenovanju’ i/ili Financijskoj uredbi i njezinim provedbenim pravilima. Svaka skupina za usuglašavanje u kojoj takav stručnjak sudjeluje je ništavna, a dotični prijedlog(-zi) se ponovno ocjenjuje(-u).

Analogno članku 265.a stavku 3. Provedbenih pravila Financijske uredbe, kršenje kodeksa ili druge teže povrede dužnosti koje je počinio stručnjak smatraju se ozbiljnim profesionalnim propustom i dovodi do isključenja stručnjaka s popisa sastavljenog na temelju poziva za iskaz interesa predviđenog u članku 179.a Financijske uredbe. Sukladno takvom isključenju, stručnjak se uklanja iz baze podataka i ne smije se ponovno upisati za vrijeme trajanja isključenja.

3.4. Neovisni promatrači

Komisija može imenovati neovisne stručnjake kao promatrače (dalje u tekstu: promatrači) postupka ocjenjivanja sa stajališta njegovog funkcioniranja i provedbe, s ciljem osiguranja visoke razine transparentnosti. Njihova je uloga nepristrano savjetovati Komisiju o provođenju i pravednosti svih faza ocjenjivanja, o načinima na koje stručni ocjenjivači primjenjuju kriterije ocjenjivanja i o načinima kojim bi se postupci mogli poboljšati. Oni provjeravaju pridržavanje postupaka koji su utvrđeni i navedeni u ovim Pravilima, a o rezultatima i preporukama izvješćuju Komisija. Također ih se potiče na neformalnu raspravu sa službenicima Komisije koji su uključeni u ocjenjivanje i na davanje prijedloga Komisiji o mogućim poboljšanjima koja se mogu odmah provesti. Međutim, u okviru svojega rada oni ne bi trebali izražavati mišljenja o prijedlozima koje se ocjenjuje kao ni mišljenje stručnjaka o prijedlozima.

U tu svrhu, promatrači ne trebaju nužno biti stručni u području prijedloga koji se ocjenjuju. Izbjegavanje odabira promatrača koji nemaju previše znanja o području znanosti i tehnologije smatra se prednošću kako bi se izbjegli sukobi između njihovog mišljenja o ishodu ocjenjivanja i funkcioniranju ocjenjivačkih sjednica. U svakom slučaju, oni ne izražavaju mišljenje o prijedlozima koje se ocjenjuje ni mišljenje stručnjaka o prijedlozima.

Promatrače se poziva da budu prisutni od početka ocjenjivanja kada Komisija informira stručnjake. Ako se dio ocjenjivanja odvija izvan prostorija Komisije (ocjenjivanje na daljinu), promatrač može ocijeniti tu fazu naknadno putem rasprave sa stručnjacima kada se okupe u Bruxellesu (ili drugom središnjem mjestu ocjenjivanja).

Komisija obavješćuje programske odbore o izboru stručnjaka za promatrače i njihove nadležnosti, kao i o nalazima stručnjaka i može javno objaviti sažetak njihovog izvješća.

Promatrači se kao i stručnjaci obvezuju na povjerljivost i izbjegavanje sukoba interesa, i u tu svrhu potpisuju istovjetnu izjavu. Ne smiju odati detalje prijedloga stručnjaka raspoređenih za razmatranje prijedloga ni rasprave u odborima za ocjenjivanje. Promatrači moraju poštovati kodeks ponašanja priložen njihovoj obavijesti o imenovanju.

3.5. Kriteriji ocjenjivanja

Komisija, uz pomoć stručnjaka kada je to predviđeno, ocjenjuje sve prihvatljive prijedloge u svrhu ocjenjivanja njihovog postignuća u odnosu na kriterije ocjenjivanja relevantne za poziv.

Detaljni kriteriji i pod-kriteriji (27) ocjenjivanja i povezani pragovi i ponderiranje navedeni su u programima rada na temelju načela iz posebnih programa i kriterijima iz Pravila o sudjelovanju. Kriteriji se sastoje od kriterija odabira i dodjele u smislu Financijske uredbe (članak 115.) i njezinih provedbenih pravila (28) (članci 176. i 177.).

Način njihove primjene detaljno je objašnjen u pozivu na podnošenje prijedloga i Priručniku za podnositelje.

3.6. Ocjenjivanje prijedloga

Stručnjaci obuhvaćaju svaki kriterij ocjenjivanja u razmatranju pitanja i ocjenjuju ih ljestvicom od 0 do 5. Moguće je dodijeliti i pola ocjene.

Za svaki kriterij koji se razmatra, vrijednosti ocjena uključuju sljedeće:

0 — Prijedlog ne ispunjava kriterij koji se razmatra ili se ne može ocijeniti zbog nedostatka ili nepotpunosti određenih informacija;

1 — Slabo: Kriterij nije ispunjen na odgovarajući način ili postoje ozbiljne svojstvene slabosti;

2 — Primjereno: Iako prijedlog ispunjava kriterij u širem smislu, prisutne su određene slabosti;

3 — Dobro: Prijedlog dobro ispunjava kriterij, no potrebna su poboljšanja;

4 — Vrlo dobro: Prijedlog ispunjava kriterij vrlo dobro, iako su još moguća određena poboljšanja;

5 — Odličan: Prijedlog uspješno ispunjava sve odgovarajuće aspekte dotičnog kriterija. Nedostaci su neznatni.

3.7. Pragovi i ponderiranje

Pragovi

Pragovi su utvrđeni za neke ili sve kriterije tako da se prijedlog koji ocjenama ne dosegne prag odbacuje. Osim toga može se postaviti i sveukupni prag. Prag koji se primjenjuje za svaki kriterij kao i sveukupni prag utvrđen je u programu rada i pozivu.

Ocjenjivanje prijedloga može se zaustaviti ako prijedlog ne prelazi prag kriterija.

Ocjenjivanje se može podijeliti u nekoliko faza uz mogućnost da različiti stručnjaci razmotre različite kriterije. U slučajevima gdje se ocjenjivanje provodi u nekoliko uzastopnih faza, svaki prijedlog koji ne prijeđe prag neće napredovati u sljedeću fazu. Takvi prijedlozi mogu se odmah odbaciti.

Ponderiranje

Sukladno posebnoj naravi sustava financiranja i poziva može se donijeti odluka o ponderiranju kriterija. Ponderiranja koja će se primijeniti za svaki kriterij navedena su u programu rada i pozivu.

3.8. Detaljan opis ocjenjivanja prijedloga (29)

(a) Informiranje stručnjaka

Komisija je odgovorna za informiranje stručnjaka prije početka ocjenjivanja. Informiranje stručnjaka uključuje procese ocjenjivanja i postupke kao i kriterije ocjenjivanja koji će se primijeniti te sadržaj i očekivani učinak tema istraživanja koje se razmatraju. Uključena su posebna upozorenja o povjerljivosti, nepristranosti i prikrivanju sukoba interesa.

Posebna će se pozornost pridati informiranju stručnjaka koji ocjenjuju na daljinu, u slučaju kada je potreban posebno prilagođen materijal (npr. CD-ROM, elektroničke prezentacije). S pojedinim stručnjacima održava se bliski kontakt u svrhu pomoći oko bilo kakvih pitanja.

(b) Pojedinačno ocjenjivanje prijedloga

Prijedloge ocjenjuju najmanje tri stručnjaka. Najmanje pet stručnjaka potrebno je za prijedloge u vezi s mrežama izvrsnosti i u drugim slučajevima ako su utvrđeni u Priručniku za podnositelje.

U početnoj fazi ocjenjivanja svaki stručnjak radi samostalno i daje ocjene i primjedbe za svaki kriterij kako je opisano u programu rada i pozivu.

Također navode da li prijedlog:

— nikako ne pripada u opseg poziva za prijedloge,

— razmatra osjetljiva etička pitanja,

— zahtijeva daljnju kontrolu u pogledu sigurnosti (vidjeti Prilog B).

Kod ocjenjivanja na daljinu, Komisija prosljeđuje svakom pojedinom stručnjaku primjerke prijedloga za razmatranje. To se može provesti slanjem primjeraka u papirnatom obliku poštom ili kurirskom službom ili tako da se omogući elektronički pristup prijedlogu.

Utemeljenost ocjena

Stručnjaci dostavljaju napomene uz svaku ocjenu. Napomene moraju biti sukladne dodijeljenim ocjenama i služe kao podloga za usuglašavanje i srodnom izvješću o suglasnosti.

Ishod pojedinačnog ocjenjivanja

Stručnjak nakon pojedinačnog ocjenjivanja prijedloga popunjava izvješće o ocjenjivanju kojim potvrđuje svoje čitanje i procjenu. U slučaju ocjenjivanja na daljinu, rezultati se dostavljaju Komisiji poštom ili elektronički. Pojedinačno ocjenjivanje stručnjaka naknadno se ne mijenja. Pri potpisivanju (ili odobravanju elektroničkim putem) izvješća o pojedinačnom ocjenjivanju, svaki stručnjak potvrđuje da nije u sukobu interesa vezano uz taj određeni prijedlog.

U nekim se slučajevima od stručnjaka može tražiti da provedu samo pojedinačno ocjenjivanje. U tom se slučaju njihovo izvješće o pojedinačnom ocjenjivanju dostavlja stručnjacima koji su uključeni u fazu usuglašavanja (vidjeti dolje) kako bi se uzeli u obzir u pripremi izvješća o suglasnosti.

Ako svi pojedinačni stručnjaci smatraju da je prijedlog izvan opsega, može se smatrati neprihvatljivim i ne prolazi u fazu usuglašavanja.

(c) Usuglašavanje

Kada svi stručnjaci kojima je dodijeljen prijedlog završe pojedinačno ocjenjivanje, ocjenjivanje napreduje u usuglašavanje radi postizanja zajedničkog stajališta.

Ovo obično podrazumijeva sastanak radi usuglašavanja (ili elektronički forum) u svrhu rasprave o dodijeljenim ocjenama i za pripremu napomena.

Predstavnik Komisije (moderator) vodi raspravu za postizanje usuglašenosti. Uloga moderatora je postizanje usuglašenosti između pojedinačnih stajališta stručnjaka ne dovodeći u pitanje određene prijedloge ili uključene organizacije, i osiguravanje fer i nepristranog ocjenjivanja svakog prijedloga sukladno propisanom kriteriju ocjenjivanja.

Moderator skupine može imenovati stručnjaka odgovornog za izradu nacrta izvješća o suglasnosti (izvjestitelj).

Stručnjaci pokušavaju postići usuglašenu ocjenu za svaki kriterij koji se ocjenjuje te se dogovaraju o odgovarajućima napomenama o utemeljenosti ocjena. Napomene trebaju biti prikladne da se ih kao povratne informacije mogu dostaviti koordinatoru prijedloga. Ocjene i napomene utvrđuju se u izvješću o suglasnosti.

Ako je primjenjivo, stručnjaci usvajaju zajedničko stajalište o pitanjima opsega, etike i sigurnosti, kako je navedeno u fazi (b) gore.

Ako se tijekom sastanka radi usuglašavanja utvrdi da se stručnjaci ne mogu usuglasiti o nekom određenom aspektu prijedloga, službenik Komisije koji je zadužen za ocjenjivanje može zatražiti do tri dodatna stručnjaka da razmotre prijedlog.

Ishod usuglašavanja

Rezultat usuglašavanja je izvješće o suglasnosti koje potpisuju (ili odobravaju elektroničkim putem) moderator i svi stručnjaci ili barem moderator i „izvjestitelj”. Moderator osigurava da je izvješće o suglasnosti odraz postignute usuglašenosti izražene u ocjenama i napomenama. Ako postizanje usuglašenosti nije moguće, izvješće iznosi većinsko stajalište stručnjaka, ali i evidentira, po mogućnosti u prilogu, sva različita stajališta pojedinih stručnjaka.

Komisija poduzima potrebne mjere za osiguravanje kvalitete izvješća o suglasnosti, pri čemu se posebna pozornost daje jasnoći, usklađenosti, odgovarajućoj razini detalja. Ako su potrebne važne izmjene, izvješće se vraća dotičnim stručnjacima.

Usuglašavanje završava potpisivanjem (ili elektroničkim odobrenjem) izvješća o suglasnosti.

Ocjenjivanje ponovno podnesenog prijedloga

U slučaju prijedloga ranije podnesenih Komisiji u okviru FP7, moderator stručnjacima daje izvješća sažetka prijašnjeg ocjenjivanja (vidjeti dolje) u fazi usuglašavanja, ako je prijašnje ocjenjivanje provedeno u usporedivim uvjetima (npr. u širem smislu tema i kriterija iz programa rada). Stručnjaci prema potrebi dostavljaju jasno utemeljene ocjene i napomene ako se značajno razlikuju od onih dodijeljenih prijašnjem prijedlogu.

(d) Pregled u okviru odbora

Ovo je konačna faza u kojoj su uključeni stručnjaci. Ona stručnjacima omogućava oblikovanje preporuka Komisiji nakon što pregledaju rezultate usuglašavanja. Praktične mjere određuju se na temelju naravi poziva i broja podnesenih prijedloga.

Za određeni poziv ili dio poziva moguće je urediti da svi stručnjaci razmotre sve prijedloge i provedu konačni pregled istodobno s pripremom izvješća o usuglašenosti. Time se ovi stručnjaci smatraju sastavnim dijelom odbora.

U protivnom se sastavlja novi odbor koji se može sastojati od stručnjaka koji su uključeni u fazu usuglašavanja, novih stručnjaka, ili mješavine jednih i drugih. Može se sastaviti jedan odbor za cijeli poziv ili nekoliko odbora za različite aktivnosti, teme ili programe financiranja.

Uloga odbora

Glavni zadaća odbora je ispitati i usporediti izvješća o suglasnosti u određenom području, provjeriti dosljednost ocjena i napomena primijenjenih tijekom rasprave radi usuglašavanja, i prema potrebi, predložiti novi skup ocjena ili reviziju napomena.

Zadaće odbora mogu također uključiti:

— saslušanja podnositelja prijedloga koji nisu prešli prag (vidjeti ispod),

— rješavanje slučajeva u čijem je izvješću o suglasnosti zabilježeno manjinsko stajalište,

— davanje preporuke o redu prvenstva prijedloga s jednakim ocjenama (samo prema potrebi, uzimajući u obzir raspoloživi proračun, ili druge uvjete poziva navedene u programu rada),

— davanje preporuka o mogućem udruživanju ili kombiniranju prijedloga.

Odborom predsjedava Komisija ili stručnjak kojega imenuje Komisija. U svakom slučaju, Komisija osigurava pravičnu i nepristranu obradu prijedloga u raspravama odbora. ‚Izvjestitelj’ odbora (koji također može predsjedati odborom) može biti imenovan za sastavljanje nacrta mišljenja odbora.

Saslušanja podnositelja

Saslušanja podnositelja mogu se organizirati kao dio vijećanja odbora. Saslušanja mogu biti naročito korisna u pozivima, ili dijelovima poziva, koji privlače opsežne integrirane skupne projekte i/ili mreže izvrsnosti.

Pozivi za saslušanja šalju se koordinatorima onih prijedloga čija je usuglašena ocjena iznad pojedinačnog i ukupnog praga. Kod nekih poziva možda je potrebno obuhvatiti predstavnike onih prijedloga koji su prešli pojedinačan prag, ali nisu prešli ukupan prag.

U svakom slučaju, uvjet za izdavanje poziva dosljedno se primjenjuje u odnosu na sve prijedloge podnesene na poziv, ili dio poziva unutar određenog okvirnog proračuna programa rada.

Saslušanja omogućuju dodatna pojašnjenja prijedloga i pomažu odboru da odredi konačnu ocjenu prijedloga. Ona su namijenjena kako bi stručnjacima pomogla u razumijevanju prijedloga, ali tako da ni na koji način ne mijenjaju i ne unapređuju sami prijedlog. Znači, podnositelji se ne pozivaju da predstave svoj prijedlog nego da objašnjenjima i pojašnjenjima odgovore na unaprijed dostavljena pitanja.

Bilo kakva pitanja o pojedinim prijedlozima koja zahtijevaju određenu stručnost mogu se riješiti pozivanjem dodatnih odgovarajućih stručnjaka na saslušanja za te prijedloge. U tom slučaju, dodatni stručnjaci daju mišljenja o određenom problemu koji je područje njihove struke, ne o cijelom prijedlogu.

Ako konzorcij koji podnosi prijedlog ne prisustvuje saslušanju, i u pismenom obliku dostavi odgovore na postavljena pitanja, njihov pisani odgovor se uzima u obzir. Ako konzorcij ne dostavi odgovore na pitanja niti ne prisustvuje saslušanju, odbor donosi konačnu ocjenu i napomene samo na osnovu izvorno podnesenog materijala.

U određenim okolnostima saslušanje se može provesti u potpunosti pismenim putem.

Saslušanja se također mogu organizirati putem telefona, ili kao video konferencija.

Posebni postupci za saslušanja opisani su u Priručniku za podnositelje.

Ishod pregleda u okviru odbora

Ishod pregleda u okviru odbora je izvješće koje iznosi sljedeće:

— izvješće sažetka ocjenjivanja za svaki prijedlog, uključujući napomene i ocjene, vodeći pritom računa o saslušanjima, izvješće o etičkim i sigurnosnim pitanjima, gdje je to potrebno,

— popis prijedloga koji su prešli prag, zajedno s konačnom ocjenom za svaki prijedlog koji je prešao prag i preporuci odbora o redu prvenstva,

— popis ocijenjenih prijedloga koji nisu prešli jedan ili više pragova,

— popis prijedloga koji su se pokazali neprihvatljivima tijekom ocjenjivanja,

— evidencija o saslušanjima (ako je to primjenjivo),

— sažetak bilo kakvih drugih preporuka odbora.

Ako isti odbor razmatra prijedloge podnesene za različite dijelove poziva (na primjer, različite programe financiranja, različite teme kojima je dodijeljen poseban okvirni proračun u okviru programa rada), sukladno tome izvješće može sadržavati različite popise.

Izvješće sažetka ocjenjivanja koje prihvate stručnjaci u odboru može uključiti preporuke za daljnje unapređenje prijedloga koji je već visoko ocijenjen.

Ove preporuke imaju za cilj učinkovitiju provedbu predloženog rada, na primjer izmjenom detalja metodologije ili uklanjanjem nepotrebnih paketa rada. Stručnjaci naznačuju očekivani učinak na nastojanja i opremu, i mogu naznačiti učinak na proračun, u slučaju takvih promjena. Stručnjaci također mogu predložiti smanjenje u nastojanjima i/ili proračunu bez izmjene sadržaja, ako postoje utemeljeni razlozi za takvo smanjenje.

Ako postoje opravdani razlozi, odbor može preporučiti udruženje prijedloga ili financiranje do određene ključne točke s mogućnošću odobrenja dodatnog financiranja na temelju naknadnog poziva za podnošenje prijedloga.

Ako je primjenjivo, stručnjaci dostavljaju preporuku za financiranje projekata koji zahtijevaju višu razinu naknade za istraživanja sigurnosnih pitanja i aktivnosti razvoja tehnologije, gdje je to opravdano razvojem sposobnosti u domenama s vrlo ograničenom veličinom tržišta i gdje postoji rizik od ‚tržišnog neuspjeha’ te za ubrzani razvoj opreme kao odgovor na nove opasnosti (30).

Najmanje tri stručnjaka odbora potpisuju izvješće odbora, uključujući ‚izvjestitelja’ odbora (ako je stručnjak bio imenovan izvjestiteljem) i predsjednika.

3.9. Povratne informacije podnositeljima

Komisija šalje dopis u elektroničkom obliku (‚prvotni informativni dopis’) koordinatoru svakog ocijenjenog prijedloga. Dopisu se prilaže izvješće sažetka ocjenjivanja, osim kada je riječ o uspješnim podnositeljima u prvoj fazi dvostupanjskog postupka kako je opisan u Prilogu C. Dopis i izvješće sažetka ocjenjivanja mogu se također poslati u papirnatom obliku. Cilj je podnositeljima dati pravodobnu obavijest o tome kako su stručnjaci ocijenili njihov prijedlog. Međutim, Komisija u ovoj fazi ne može preuzeti nikakve obveze u pogledu mogućeg odabira i financiranja.

U priručniku za podnositelje navodi se očekivani datum za otpremu tih dopisa (31).

Komisija ne mijenja sažetke izvješća odbora koji su dio izvješća odbora, osim ako je to potrebno u svrhu poboljšanja čitljivosti ili, u iznimnim slučajevima, kako bi se uklonile bilo kakve činjenične pogreške ili neprimjerene napomene koje su se mogle previdjeti u prethodnim čitanjima. Mijenjanje ocjena nije moguće. Sažetak izvješća odbora odražava suglasnost postignutu među stručnjacima, uključujući i završni pregled koji provede odbor. On sadrži napomene i ocjene po svakom kriteriju i daje ukupnu ocjenu i opće napomene, gdje je to prikladno. U pisanim napomenama mora se dati dovoljno i jasno obrazloženje ocjena i, ako je to prikladno, dati preporuke za izmjene prijedloga ako je prijedlog zadržan da se o njemu pregovara. U iznimnim slučajevima može se ukazati na mogućnost udruživanja ili kombiniranja s drugim prijedlozima.

Za prijedloge koji su odbijeni jer nisu prešli prag ocjenjivanja, može se dogoditi da su napomene u sažetku izvješća odbora o ocjenjivanju potpune samo za one kriterije po kojima se ispitivalo do točke u kojoj uvjeti ispunjavanja praga nisu ispunjeni.

Koordinatore prijedloga za koje je utvrđeno da su nečitljivi obavješćuje se o razlozima donošenja takve odluke.

Koordinatore prijedloga koji su odbijeni zbog pitanja sigurnosti obavješćuje se o razlozima donošenja takve odluke.

4. ZAKLJUČAK REZULTATA OCJENJIVANJA

U ovoj fazi, članovi Komisije ispituju rezultate ocjena stručnjaka i izrađuju vlastitu procjenu prijedloga, posebno ocjenu financijskog doprinosa Unije ili Euratoma, na temelju mišljenja tih stručnjaka.

4.1. Rang-lista Komisije

Prijedlozi su rangirani prema rezultatima ocjenjivanja. Odluke o financiranju donose se na temelju ovog rangiranja (32).

Odgovorni odjel sastavlja konačan popis prijedloga koji će se financirati među onima koji su prošli pragove ocjenjivanja, na temelju rezultata ocjenjivanja koje su proveli stručnjaci. Uzimaju se u obzir dostavljene ocjene i svi savjeti stručnjaka. Također se uzimaju u obzir dostupni proračun, strateški ciljevi programa, politike Unije ili Euratoma i ukupna bilanca prijedloga koji će se financirati.

Broj prijedloga na popisu ovisi o dostupnom proračunu. Prijedlozi su rangirani po redu prvenstva, osim u slučaju postojanja dovoljnog proračuna za financiranje svih prijedloga koji su prešli potreban prag.

Kao opće pravilo, Komisija slijedi red prvenstva prijedloga koji predlože stručnjaci. U iznimnim slučajevima, koji su opravdani i odobreni na odgovarajućoj razini, prijedlog može biti rangiran na mjesto drukčije od onoga koji preporuče stručnjaci. Navode se razlozi za takav poredak.

Predloženi financijski doprinos Unije ili Euratoma određuje se za svaki od tih prijedloga na temelju napomena stručnjaka i prema vlastitoj analizi odjela. Rezanje proračuna je moguće, ali se ne primjenjuje za potrebe potpore dodatnim projektima koji se inače ne bi mogli financirati.

Odgovorni odjel tada se savjetuje s drugim zainteresiranim odjelima i generalnim direktorima o prijedlozima na popisu planiranom za financiranje, uključujući predloženi financijski doprinos iz Unije ili Euratoma za svaki prijedlog. Može se sastaviti rezervni popis (vidjeti dolje).

Unutarnje savjetovanje također se bavi svim aspektima koje treba izmijeniti tijekom pregovora na temelju mišljenja stručnjaka. To može uključivati posebne uvjete u vezi s udruživanjem prijedloga ili uvjetnim financiranjem koje predlažu stručnjaci.

Po završetku unutarnjeg savjetovanja utvrđuju se konačni rangirani popis Komisije i pregovarački mandati. Ako se savjetovanjem utvrdi da se vrlo slične aktivnosti već financiraju drugdje, ili ako prijedlog rezultira aktivnostima koje su jasno u suprotnosti s utvrđenim pravilima Unije ili Euratoma, može se dogoditi da se projekt, za koji je odgovoran odjel izvorno predvidio financiranje ne pojavi u završnoj rang-listi Komisije.

4.2. Rezervni popis Komisije

Popis prijedloga koji se zadržavaju za pregovore uzima u obzir raspoloživi proračun (koji je utvrđen u pozivu za dostavu prijedloga). Nekoliko se prijedloga prema potrebi može čuvati u rezervi u slučaju neuspješnih pregovora, povlačenja prijedloga, ušteda koje su dogovorene tijekom pregovora, ili dostupnosti dodatnog proračuna iz drugih izvora.

Koordinatori prijedloga zadržanih u rezervi primaju potvrdu o mogućnosti otvaranja pregovora o sklapanju ugovora o dodjeli nepovratnih sredstava, ali samo ako postoje dodatna raspoloživa sredstva. Ova potvrda može sadržavati datum nakon kojeg ponuda za pregovaranje više nije vjerojatna.

Nakon što je proračun za određeni poziv utrošen, koordinatori prijedloga koji nisu financirani i nisu uključeni u rezervni popis primaju obavijest o tome, i prijedlozi se odbacuju (vidjeti dolje).

4.3. Odluke Komisije o odbijanju prijedloga

Komisija donosi formalnu odluku o odbijanju onih prijedloga koji ne ispunjavaju uvjete (prije ili tijekom postupka ocjenjivanja), onih koji ne ispunjavaju prag kriterija ocjenjivanja i onih koji se ne mogu financirati jer nisu dostigli određenu poziciju i za njih ne postoji dovoljan proračun. Komisija može odbiti sve prijedloge koje ne ispunjavaju određene klasifikacije, neovisno o raspoloživosti proračunskih sredstava i stručnih mišljenja ako smatra da je razina kvalitete nedovoljna za dobivanje potpore. Komisija također može odbiti prijedloge zbog etičkih pitanja nakon ispitivanja kriterija etičnosti (vidjeti Prilog A) ili zbog sigurnosnih pitanja prema postupku opisanom u Prilogu B.

Komisija donosi odluku o odbijanju kojom u pisanom obliku obavješćuje koordinatore odbijenih prijedloga. Obavijest također uključuje objašnjenje razloga odbijanja.

Komisija ne odbija prijedloge koji su u žalbenom postupku (vidjeti točku 5.3.).

5. PREGOVORI I DODJELA

5.1. Pregovori o prijedlozima

Koordinatore prijedloga koji su odbijeni, a za koje postoji dostupno financiranje, poziva se da započnu pregovore. Ako se to dogodi prije zaključenja rang-liste Komisije i pregovaračkog mandata, u pozivu jasno ističe da se pregovori mogu obustaviti ili da se pregovarački mandat može mijenjati ako je to potrebno nakon rezultata savjetovanja s drugim odjelima.

Stručnjaci mogu pomagati Komisiji tijekom pregovora, po mogućnosti oni koji su bili uključeni u fazu ocjenjivanja.

Osim otvorenih pitanja u izvješću sažetka ocjenjivanja, od podnositelja se može zahtijevati da dostave druge administrativne, pravne, tehničke i financijske podatke potrebne za pripremu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (33). Komisija može zatražiti izmjene, koje mogu uključivati izmjene proračuna, sukladno gore navedenom pregovaračkom mandatu (točka 4.1.). Komisija obrazlaže sve zatražene izmjene.

Promjene u upravljačkim i znanstvenim aspektima posebno uključuju reviziju predložene aktivnosti kako je utvrđena u pregovaračkom mandatu opisanom u točki 4.1. Pravni aspekti posebno uključuju verifikaciju postojanja i pravni status sudionika, provjeru bilo kakvih posebnih klauzula u ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava ili uvjeta koji se zahtijevaju za projekt i druge aspekte koji određuju sadržaj konačnog ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava (uključujući datum početka projekta, vrijeme dostave izvješća i drugih pravnih zahtjeva). Financijski aspekti uključuju utvrđivanje doprinosa Europske komisije do određene maksimalne stope, iznos predujma, planiranu raspodjelu proračuna i financijskog doprinosa Unije ili Euratoma prema aktivnosti i sudioniku, te ocjenu financijskog kapaciteta koordinatora i svih drugih sudionika, ako je to potrebno.

Sredstva neće biti dodijeljena potencijalnim sudionicima koji se tijekom dodjele sredstava nalaze u jednoj od situacija iz članaka 93. i 94. Financijske uredbe (npr. u vezi s bankrotom, presudama, ozbiljnim profesionalnim propustom, socijalnim obvezama, drugim nezakonitim aktivnostima, prethodnim povredama ugovora, sukobima interesa, lažnim predstavljanje).

Svaki potencijalni sudionik koji je počinio nepravilnosti u obavljanju bilo koje druge radnje u okviru programa Unije ili Euratoma može u bilo kojem trenutku biti isključen iz postupka odabira, uzimajući u obzir načelo proporcionalnosti. Ni jedan prijedlog koji je u suprotnosti s temeljnim etičkim načelima ili koji ne ispunjava uvjete propisane u programu rada ili u pozivu za podnošenje prijedloga neće biti odabran (34).

Sukladno članku 54. stavku 5. Uredbe (EZ) br. 1083/2006, proračun koji se financira iz FP7 ne dobiva potporu od strukturnih fondova.

U ovoj fazi se uzima u obzir sve dogovore o udruživanju projekata, i također se pojašnjavaju i rješavaju sva etička (vidjeti Prilog A) ili sigurnosna pitanja (vidjeti Prilog B), ako je to potrebno.

Ako nije moguće postići dogovor s koordinatorom, Komisija može, djelujući u ime konzorcija, obustaviti pregovore i odbaciti prijedlog, u razumnom roku koji Komisija može odrediti u odnosu na bilo koje pitanje u fazi pregovora.

Komisija može raskinuti pregovore ako koordinator predlaže izmijeniti ciljeve i znanstveni i tehnološki sadržaj projekta, sastav konzorcija i ostale aspekte, do te mjere da se prijedlog bitno razlikuje od onoga koji je ocijenjen, ili na način koji nije u skladu s pregovaračkim mandatom.

Pregovori o prijedlozima na rezervnom popisu mogu početi čim se utvrdi postojanje dostupnog proračuna za financiranje jednog ili više tih projekata. Uzimajući u obzir raspoloživi proračun, pregovori bi trebali početi za prijedloge koji su na vrhu rezervnog popisa, i nastavlja se prema konačnom rangiranom poretku.

5.2. Dodjela bespovratnih sredstava

Ako su pregovori uspješni (odnosno detalji ugovora o dodjeli sredstava dogovoreni su s podnositeljem i provedene su sve potrebne provjere), Komisija završava svoje unutarnje financijske i pravne postupke, postupak savjetovanja s odborom programa koji je utvrđen za posebni program, i usvaja odgovarajuću odluku o odabiru. Nakon donošenja odluke o odabiru, dodjeljuju se nepovratna sredstva na temelju formalnog ugovora sklopljenog između Komisije, koordinatora i drugih sudionika.

5.3. Pomoć, pitanja i žalbe

Priručnik za podnositelje pojašnjava kako podnositelji traže pomoć ili informacije o bilo kojem pitanju koje se odnosi na poziv i daljnje postupke. Kontakt podaci dostavljaju se za Nacionalna tijela za kontakt, i Službu za upite u okviru Komisije. Za sva pitanja o EPSS-u osigurana je posebna služba za pomoć.

Osim toga, ‚uvodni informativni dopis’ iz točke 3.9 navodi kontakt adresu za sva pitanja koja se odnose na rezultate ocjenjivanja.

Dopis također navodi adresu koju treba koristiti ako koordinator vjeruje da je došlo do propusta u postupanju s njegovim prijedlogom i da su ti propusti ugrozili ishod procesa ocjenjivanja. Dopisom je određen rok za primitak takvih žalbi, što je mjesec dana od dana slanja dopisa Komisije. Koordinator mora dostaviti ime i identifikacijski broj poziva (ako je primjenjivo), naziv i kraticu prijedloga i puni opis navodnih propusta. Metoda podnošenja žalbe opisana je u dopisu (npr. putem posebne internetske stranice).

Unutarnji odbor za preispitivanje ocjenjivanja (‚žalbeni odbor’) saziva se kako bi se slučajevi koje su dostavili koordinatori razmotrili prije gore spomenutog roka, primjenom metode opisane u uvodnom informativnom dopisu. Žalbe koje ne ispune te uvjete ili ne iznesu provjeru ocjene ili prihvatljivosti određenog prijedloga ne razmatraju se.

Odbor se može sastati u različitim sastavima, sukladno pozivima koje se razmatra. Odbor osigurava koherentno pravno tumačenje takvih slučajeva i jednako postupanje s podnositeljima. Dostavlja stručno mišljenje o provedbi postupka ocjenjivanja na temelju svih dostupnih informacija u vezi s prijedlogom i njegovom ocjenom. Odbor djeluje neovisno. Odbor ne provodi ocjenjivanje prijedloga. Ako odbor smatra da je došlo do pogreške u postupku verifikacije prihvatljivosti ili ocjenjivanja koja će vjerojatno negativno utjecati na odluku o financiranju prijedloga, može predložiti daljnju procjenu svih ili dijela prijedloga od strane neovisnih stručnjaka. Odbor ne osporava presudu odgovarajuće kvalificiranih skupina stručnjaka.

Odbor se sastoji od osoblja Komisije s potrebnom ekspertizom u području pravnih i proceduralnih pitanja, znanstvenih i tehnoloških sadržaja i/ili informacijskih sustava, koja se razlikuje u zavisnosti od slučajeva koje treba razmotriti. Odborom predsjeda dužnosnik odjela koji je odgovoran za poziv. Koordinator poziva (ili neka druga osoba koju odredi odjel koji je odgovoran za poziv) je član odbora.

Ako odbor treba razmotriti pitanje prihvatljivosti, može tražiti savjet odbora za preispitivanje prihvatljivosti (ili njegove kooptirane članove) iz točke 2.6.

Odbor na temelju svojih razmatranja predlaže daljnje mjere službeniku zaduženom za poziv.

Prvi odgovor se šalje podnositelju najkasnije tri tjedna od gore navedenog roka za podnošenje žalbe. U tom prvom odgovoru navodi se kada treba dostaviti konačan odgovor.

Postupak žalbe ne zamjenjuje mehanizme koji se primjenjuju na sve aktivnosti Komisije, odnosno Glavnog tajnika Komisije za kršenje kodeksa dobrog upravljanja (odnosi s javnošću), Europski ombudsman za ‚nepravilnosti pri upravljanju’; Europski sud za odluku koja utječe na fizičku ili pravnu osobu. Ti su mehanizmi također dostupni podnositeljima koji žele uložiti žalbu nakon gore navedenog roka.

5.4. Izvješćivanje o ishodu poziva za podnošenje prijedloga

Oboru za program Komisija dostavlja statističke podatke o ishodu poziva za podnošenje prijedloga u skladu s Prilogom V. posebnim programima ‚Suradnja’ i ‚Kapaciteti’ i Prilogom II. posebnom programu ‚Ljudi’.