HR Službeni list Europske unije 198

32008D0969



SLUŽBENI LIST EUROPSKE UNIJE 16.12.2008.

ODLUKA KOMISIJE

od 16. prosinca 2008.

o sustavu ranog upozoravanja namijenjenog dužnosnicima za ovjeravanje Komisije i izvršnim agencijama

(2008/969/EZ, Euratom)

KOMISIJA EUROPSKIH ZAJEDNICA

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice,

uzimajući u obzir Ugovor o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju,

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (1),

uzimajući u obzir Uredbu Vijeća (EZ) br. 215/2008 od 18. veljače 2008. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na 10. Europski razvojni fond (2),

budući da:

(1) Komisija, koja je odgovorna za izvršenje općeg proračuna Europske unije i svih ostalih fondova kojima upravljaju Zajednice, uz dužno uvažavanje načela dobrog financijskog upravljanja, obvezna je suzbijati prijevare i sve ostale nezakonite radnje koje štete financijskim interesima Zajednica.

(2) Važeću Odluku Komisije o sustavu ranog upozoravanja trebalo bi zamijeniti ovom odlukom nakon izmjena članaka od 93. do 96. Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (dalje u tekstu: Financijska uredba) i odgovarajućih odredbi Uredbe Komisije (EZ, Euratom) br. 2342/2002 od 23. prosinca 2002. o utvrđivanju detaljnih pravila za provedbu Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 o Financijskoj uredbi te na temelju preporuka Europskog nadzornika za zaštitu podataka (3).

(3) Uredba Komisije (EZ, Euratom) br. 1302/2008 od 17. prosinca 2008. o središnjoj bazi podataka o isključenjima (4) predviđa ustrojavanje baze podataka koja sadrži sve bitne pojedinosti o trećim osobama koje se nalaze u situaciji isključenja u pogledu postupaka dodjela bespovratnih sredstava i postupaka javne nabave te dopušta institucijama, uključujući one navedene u članku 1. stavku 2. Financijske uredbe, izvršnim agencijama, tijelima Zajednice obuhvaćenima člankom 185. Financijske uredbe, kao i nadležnim tijelima država članica i trećih zemalja, međunarodnim organizacijama i ostalim tijelima koja sudjeluju u izvršavanju proračuna, pristup ovoj bazi podataka.

(4) Svrha sustava ranog upozoravanja je da osigura kolanje ograničenih informacija unutar Komisije i njenih izvršnih agencija o trećim osobama koje mogu predstavljati prijetnju za financijske interese i ugled Zajednica ili za bilo koji drugi fond kojim upravljaju Zajednice.

(5) Obzirom da izvršne agencije imaju status dužnosnika za ovjeravanje ovlaštenih na osnovi delegiranja Komisije za provedbu odobrenih sredstava za poslovanje, oni bi trebali imati pristup sustavu ranog upozoravanja na isti način kao i službe Komisije za upravljanje administrativnim odobrenim sredstvima i odobrenim sredstvima za poslovanje.

(6) Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) trebao bi imati pristup sustavu ranog upozoravanja za provođenje svojih regulatornih istražnih funkcija te obavještajnih aktivnosti i aktivnosti za sprječavanje prijevara koje se provode u skladu s člankom 1. stavkom 2. Uredbe (EZ) br. 1073/1999 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. svibnja 1999. o istragama koje provodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) (5) i u skladu s Uredbom Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 od 25. svibnja 1999. o istragama koje vodi Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) (6).

(7) Računovodstveni službenik trebao bi se pobrinuti za upravljanje sustavom ranog upozoravanja. Odgovoran dužnosnik za ovjeravanje, OLAF i Služba unutarnje revizije (IAS) trebali bi biti odgovorni za zahtjeve za pristup, izmjenu ili brisanje upozorenja. Kako bi se očuvala primjerena razina kontrole, takve je zahtjeve potrebno provesti na odgovarajućoj hijerarhijskoj razini.

(8) Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom protoku takvih podataka (7) predviđa da prilikom obrade osobnih podataka Komisija mora poštovati zakonske uvjete u vezi obrade i uvjete koji se odnose na prijenos podataka propisane tom Uredbom i da takva obrada podliježe prethodnoj provjeri Europskog nadzornika za zaštitu podataka, nakon obavijesti dužnosnika Komisije za zaštitu podataka.

(9) Odredbe o zaštiti podataka trebale bi utvrditi prava osoba čiji podaci jesu ili bi se mogli unijeti u sustav ranog upozoravanja, u skladu s mišljenjem Europskog nadzornika za zaštitu podataka. Što se tiče podataka unesenih u sustav ranog upozoravanja, trebalo bi napraviti razliku između prava na informacije trećih osoba koje su fizičke osobe koje koriste šira prava na zaštitu podataka i prava pravnih osoba.

(10) Određena prava na zaštitu podataka podliježu iznimkama propisanima člankom 20. Uredbe (EZ) br. 45/2001, koje treba razmotriti pojedinačno i primijeniti na privremenoj osnovi. Primjena ovih iznimaka trebala bi biti isključivo u nadležnosti službe koja je odgovorna za traženje unosa podataka, njihovih izmjena, uključujući ispravke i brisanje odgovarajućih podataka.

(11) Obzirom da se isključenja u skladu s člankom 94. Financijske uredbe odnose na posebne postupke javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava, ta upozorenja ne bi trebala biti uključena u kategoriju W5, već u novu kategoriju, tj. W1d, dok bi upozorenja W5 trebala isključivo ukazivati na situacije za isključenje koje se odnose na sve postupke javne nabave ili dodjele bespovratnih sredstava.

(12) Zbog zaštite financijskih interesa Zajednice, do odluke Komisije o primjeni članka 96. Financijske uredbe, ovlašteni DO zahtijeva privremeno prijavljivanje upozorenja o isključenju ako ponašanje treće osobe predstavlja i težak profesionalni propust u smislu članka 93. stavka 1. točke (c). Financijske uredbe, kako bi se osiguralo da ugovori nisu sklopljeni s trećom osobom tijekom postupka određivanja kazne ni da bespovratna sredstva nisu dodijeljena takvoj trećoj osobi.

(13) Komisija mora poštovati različite uredbe Vijeća o provedbi Zajedničkih stajališta donesenih na temelju članka 15. Ugovora o Europski uniji (Zajednička vanjska i sigurnosna politika - ZVSP), na temelju kojih je zabranjeno staviti na raspolaganje, izravno ili neizravno, navedenim fizičkim i pravnim osobama, grupama ili subjektima bilo koja sredstva i gospodarske izvore koje bi oni mogli koristiti,

ODLUČILA JE:

ODJELJAK 1.

OPĆE ODREDBE

Članak 1.

Predmet

Ovom se Odlukom uspostavlja sustav ranog upozoravanja Komisije (dalje: „SRU”) u vezi s izvršenjem općeg proračuna Europske unije i ostalih fondova kojima upravljaju Zajednice.

Članak 2.

Definicije

Za potrebe ove Uredbe, primjenjuju se sljedeće definicije:

— „treće osobe” znači kandidati, ponuditelji, izvoditelji, dobavljači, pružatelji usluga i njihovi podizvoditelji kao i podnositelje zahtjeva za bespovratna sredstva, korisnike bespovratnih sredstava, izvoditelje korisnika bespovratnih sredstava i subjekata koji dobivaju financijsku potporu od korisnika bespovratnih sredstava Zajednice na temelju članka 120. Financijske uredbe,

— „ovlašteni DO” znači dužnosnik za ovjeravanje Komisije ovlašten na osnovi delegiranja u smislu članka 59. Financijske uredbe, u skladu s internim pravilima za izvršenje općeg proračuna Europskih zajednica (dalje u tekstu: „proračun”), uključujući direktore izvršnih agencija i dužnosnike za ovjeravanje na osnovi daljnjeg delegiranja u smislu članka 59. Financijske uredbe, koji obavljaju dužnost direktora.

Članak 3.

Upozorenja u sustavu ranog upozoravanja

1. Upozorenja u sustavu ranog upozoravanja sadrže sljedeće podatke:

(a) informacije o identitetu trećih osoba koje predstavljaju prijetnju za financijske interese i ugled Zajednica ili za bilo koji drugi fond kojim upravljaju Zajednice jer su počinile ili postoji sumnja da su počinile prijevare ili ozbiljne administrativne pogreške ili podliježu nalozima za pljenidbu ili nalozima za naplatu znatnog iznosa ili su isključeni u skladu s Financijskom uredbom ili financijskim ograničenjima donesenima u okviru Zajedničke vanjske i sigurnosne politike (ZVSP);

(b) informacije koje se odnose na osobe koje su ovlaštene za zastupanje, odlučivanje i kontrolu pravnih osoba koje su treće osobe, kad te osobe same predstavljaju prijetnju za financijske interese i ugled Zajednica ili za bilo koji drugi fond kojim upravljaju Zajednice, zbog razloga navedenih u točki (a);

(c) informacije o vrsti upozorenja i razlozima, zbog kojih treće osobe iz točke (a) ili osobe iz točke (b) predstavljaju takvu prijetnju i, ako je potrebno, informacije o trajanju i osobi za kontakt za navedeno upozorenje.

2. Ne dovodeći u pitanje članak 1. stavak 2. i članak 1. stavak 3. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1302/2008, podaci sadržani u sustavu ranog upozoravanja mogu se koristiti samo za potrebe izvršenja proračuna ili bilo kojeg drugog fonda kojim upravljaju Zajednice, uključujući postupke dodjele bespovratnih sredstava i javne nabave kao i plaćanja trećim osobama.

Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF) može koristiti te podatke za svoje istrage u skladu s Uredbom (EZ) br. 1073/1999 i Uredbom Vijeća (Euratom) br. 1074/1999 kao i za svoje obavještajne aktivnosti i aktivnosti sprečavanja prijevara, uključujući analize rizika.

Članak 4.

Upravljanje sustavom ranog upozoravanja

1. Računovodstveni službenik Komisije ili njemu podređeno osoblje kojima su delegirani određeni zadaci u skladu s člankom 62. Financijske uredbe (dalje u tekstu: „računovodstveni službenik”), osiguravaju upravljanje sustavom ranog upozoravanja i provode određene tehničke mjere.

Računovodstveni službenik unosi, mijenja ili briše upozorenja o isključenju u sustavu ranog upozoravanja u skladu sa zahtjevima ovlaštenog DO-a, OLAF-a i Službe unutarnje revizije (IAS).

2. Računovodstveni službenik donosi provedbene mjere u vezi tehničkih aspekata i utvrđuje povezane popratne postupke, uključujući one u području sigurnosti.

O tim mjerama obavješćuje službe Komisije i izvršne agencije.

Članak 5.

Zahtjevi za prijavu, izmjenu ili brisanje upozorenja

1. Svi zahtjevi za prijavljivanje upozorenja, njihove izmjene ili brisanje moraju biti naslovljeni na računovodstvenog službenika.

Takve zahtjeve može podnijeti samo ovlašteni DO, glavni direktor ili direktor OLAF-a ili IAS-a. U tu svrhu, oni koriste predložak iz Priloga.

2. Služba koja je ustanovila da je treća osoba u jednoj od situacija opisanih u članku 9., šalje računovodstvenom službeniku zahtjev za upozorenje u sustavu ranog upozoravanja, uz primjerak dužnosniku za sustav ranog upozoravanja iz članka 7., čak i ako treća osoba već podliježe upozorenju u sustavu ranog upozoravanja.

3. U skladu s postupkom opisanim u stavku 2., služba koja je zatražila upozorenje u sustavu ranog upozoravanja obavješćuje računovodstvenog službenika koristeći predložak iz Priloga:

(a) o svim promjenama informacija sadržanih u predmetnom upozorenju u sustavu ranog upozoravanja;

(b) o brisanju upozorenja u sustavu ranog upozoravanja, kad razlozi za upozorenje više ne važe.

Međutim, o promjeni osobe za kontakt u vezi upozorenja može se poslati urudžbirana obavijest.

4. Služba koja je zatražila prijavu upozorenja u sustavu ranog upozoravanja, također je odgovorna za koordiniranje postupaka koje je potrebno poduzeti u vezi izvršenja proračuna, kao posljedicu takvog upozorenja u skladu s člancima od 15. do 22.

5. Aktiviranje upozorenja za osobu koja ovlaštena za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu predmetne pravne osobe iziskuje dodatni zahtjev koji se razlikuje od onoga namijenjenog za predmetnu pravnu osobu.

Članak 6.

Pristup i korištenje sustava ranog upozoravanja

1. Službe Komisije i izvršne agencije imaju izravan pristup podacima koji se nalaze u sustavu ranog upozoravanja preko računovodstvenog sustava kojega dostavlja Komisija (ABAC).

Služba Komisije ili izvršna agencija odgovorna za lokalni sustav mogu koristiti taj sustav kako bi pristupili podacima koji se nalaze u sustavu ranog upozoravanja, pod uvjetom da je zajamčena podudarnost podataka između lokalnog sustava i računovodstvenog sustava ABAC.

2. Ovlašteni DO ili njegovo osoblje provjeravaju postoji li u sustavu ranog upozoravanja upozorenje u vezi trećih osoba u sljedećim fazama:

(a) u slučaju pojedinačnih proračunskih obveza, prije uključivanja takve obveze u proračun;

(b) u slučaju ukupnih proračunskih obveza, prije prijavljivanja bilo koje pojedinačne zakonske obveze u ukupnu obvezu;

(c) u slučaju okvirnih proračunskih obveza, prije zaključivanja pravne obveze koja daje pravo na daljnja plaćanja.

Kad obveze iz točke (c) obuhvaćaju plaćanja za osoblje i naknadu putnih troškova za sudjelovanje na sastancima i natječajima, ne primjenjuje se obveza prethodne provjere prijava u sustavu ranog upozoravanja.

U slučaju postupaka javne nabave i dodjele bespovratnih sredstava, ovlašteni DO ili njegovo osoblje provjeravaju da li u sustavu ranog upozoravanja postoji upozorenje, najkasnije prije donošenja odluke o dodjeli.

Međutim, kada tijelo nadležno za sklapanje ugovora ograniči broj natjecatelja pozvanih da podnesu ponudu ili pregovaraju u ograničenom postupku, natjecateljskom dijalogu ili postupku pregovaranja nakon objave poziva na nadmetanje, takve provjere provode se prije dovršetka postupka odabira natjecatelja.

Što se tiče podizvoditelja koji podliježu prethodnom odobrenju, ovlašteni DO ili njegovo osoblje mogu, na temelju analize rizika, odlučiti ne provjeravati postoji li upozorenje u sustavu ranog upozoravanja.

3. Ovlašteni DO ili njegovo osoblje u skladu sa stavkom 2. provjerava da li se u sustavu ranog upozoravanja nalazi upozorenje koje se odnosi na osobu koja je ovlaštena za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu predmetne treće osobe, u sljedećim situacijama:

(a) kad ovlašteni DO ili njegovo osoblje smatraju da je takva provjera potrebna na temelju analize rizika;

(b) kad se dokumentacija koju je zatražio ovlašteni DO ili njegovo osoblje kao dokaz da dotična treća osoba nije u jednoj od situacija opisanih u članku 93. stavku 1. Financijske uredbe, odnosi na takve osobe.

4. Na zahtjev, osoba za kontakt za posebna upozorenja iz članka 3. stavka 1. točke (c) stavlja na raspolaganje sve relevantne informacije ovlaštenom DO-u ili njegovom osoblju. Što se tiče upozorenja o isključenju, primjenjuje se članak 12. Uredbe (EZ Euratom) br. 1302/2008.

5. Stavci 2. do 4. također se primjenjuju na knjige blagajne za rashode koji prelaze 300 EUR. U tom slučaju blagajnik provjerava da li u sustavu ranog upozoravanja postoji upozorenje, na temelju informacija koje su mu dostavljene prije zaključivanja bilo koje zakonske obveze s trećom osobom.

Članak 7.

Dužnosnici za sustav ranog upozoravanja

1. Generalni direktor OLAF-a ili IAS-a i svaki dužnosnik za ovjeravanje ovlašten na osnovi delegiranja imenuje za dužnosnika za sustav ranog upozoravanja najmanje jednog dužnosnika ili privremenog člana osoblja koji je pod njegovim nadzorom.

On javlja računovodstvenom službeniku popis imenovanih osoba i eventualne izmjene popisa.

2. Dužnosnik sustava ranog upozoravanja može pregledavati popis svih trećih osoba ili osoba ovlaštenih za zastupanje, odlučivanje ili kontrolu trećih osoba za koje je prijavljeno upozorenje u sustavu ranog upozoravanja. U pogledu svih pitanja koja se odnose na sustav ranog upozoravanja, on osigurava vezu između te službe i računovodstvenog službenika. Također pomaže službi prilikom prijenosa informacija o upozorenjima u sustavu ranog upozoravanja koje je zatražila služba, a koja se odnose na mjere koje je potrebno poduzeti kao posljedicu takvih upozorenja.

3. Računovodstveni službenik na internim stranicama Glavne uprave za proračun redovito objavljuje ažurirani popis svih dužnosnika za sustav ranog upozoravanja.

Članak 8.

Zaštita podataka i prava osoba na koje se odnose podaci

1. U pozivima za podnošenje ponuda i pozivima za podnošenje prijedloga, u nedostatku poziva, prije sklapanja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava, ovlašteni DO ili njegovo osoblje obavješćuju treće osobe o podacima koji se odnose na njih koji bi mogli biti uključeni u sustav ranog upozoravanja i o subjektima kojima bi podaci mogli biti priopćeni. Kad su treće osobe pravni subjekti, ovlašteni DO ili njegovo osoblje moraju obavijestiti osobe koje su ovlaštene za zastupanje, odlučivanje i kontrolu tih pravnih subjekata.

2. Služba koja je zatražila prijavu upozorenja u sustavu ranog upozoravanja odgovorna je za odnose s fizičkom ili pravom osobom čiji su podaci uneseni u sustav ranog upozoravanja (dalje u tekstu „osoba na koju se podaci odnose”) tako da:

(a) obavješćuje osobu na koju se podaci odnose o zahtjevu za aktiviranjem, ažuriranjem ili brisanjem bilo kojeg upozorenja o isključenju W5a koje se izravno odnosi na nju i navodi razloge za takav postupak;

(b) odgovara na zahtjeve osoba na koje se podaci odnose za ispravljanje netočnih ili nepotpunih osobnih podataka i na sve ostale zahtjeve ili pitanja tih subjekata.

Međutim, služba koja je zatražila prijavu upozorenja može odlučiti da se primjenjuju ograničenja propisana člankom 20. stavkom 1. Uredbe (EZ) br. 45/2001.

3. Ne dovodeći u pitanje zahtjeve u vezi informacija navedene u stavku 2., fizička osoba čiji je identitet utvrđen na odgovarajući način može zatražiti od računovodstvenog službenika informaciju o tome je li on prijavljen u sustavu ranog upozoravanja.

Na temelju odluke službe koja je zatražila prijavu upozorenja u sustavu ranog upozoravanja o tome da li se primjenjuje ograničenje propisano člankom 20. stavkom 1. Uredbe EZ br. 45/2001, računovodstveni službenik obavješćuje osobu pisanim ili elektroničkim putem o tome je li prijavljen u sustavu ranog upozoravanja.

Ako je osoba prijavljena, računovodstveni službenik prilaže podatke o navedenoj osobi, pohranjene u sustavu ranog upozoravanja. On o tome obavješćuje službu koja je zatražila prijavu upozorenja o kome je riječ.

4. Uklonjena upozorenja dostupna su samo u svrhu revizije i istrage i nisu vidljiva korisnicima sustava ranog upozoravanja.

Međutim, osobni podaci sadržani u upozorenjima koja se odnose na fizičke osobe ostaju dostupni samo tijekom pet godina od brisanja upozorenja.

ODJELJAK 2.

INFORMACIJE UNESENE U SUSTAV RANOG UPOZORAVANJA

Članak 9.

Kategorije upozorenja

Ovisno o prirodi i ozbiljnosti činjenica s kojima je upoznata služba koja zahtijeva prijavu, upozorenja u sustavu ranog upozoravanja podijeljena su na pet kategorija:

1. W1, kad se prema informacijama može zaključiti da će se vjerojatno utvrditi prijevare ili ozbiljne administrativne pogreške ili kad bi trebalo poduzeti mjere opreza nakon isključenja treće osobe, u skladu s člankom 94. Financijske uredbe;

2. W2, kad se, u slučaju treće osobe, ustanove ozbiljne administrativne pogreške ili prijevare;

3. W3, kad treća osoba podliježe neriješenim pravnim postupcima koji uključuju obavijesti o nalogu za pljenidbu ili sudskim postupcima zbog ozbiljnih administrativnih pogrešaka ili prijevare;

4. W4, kad Komisija izda trećim osobama nalog za povrat koji premašuje određeni iznos, čije je plaćanje znatno zakašnjelo;

5. W5, kad je treća osoba isključena u skladu s Financijskom uredbom ili uredbama Vijeća kojima se uvode financijska ograničenja vezana za ZVSP.

Članak 10.

Upozorenja W1

1. OLAF zahtijeva aktiviranje upozorenja W1a, kad rana faza istrage daje dovoljno razloga za uvjerenje da će se vjerojatno utvrditi prijevare ili ozbiljne administrativne pogreške u odnosu na treće osobe, posebno one koje koriste ili su koristile sredstva Zajednica. OLAF obavješćuje dužnosnika za sustav ranog upozoravanja dotične službe u vezi takvih zahtjeva.

2. OLAF i IAS zahtijevaju aktiviranje upozorenja W1b, kad njihove istrage upućuju na to da će se u vezi s trećim osobama, posebno onima koje koriste ili su koristile sredstva Zajednica, utvrditi ozbiljne administrativne pogreške ili prijevare. Oni o tim zahtjevima obavješćuju dužnosnika za sustav ranog upozoravanja dotične službe.

3. Ovlašteni DO zahtijeva aktiviranje upozorenja W1c, kad istrage Revizorskog suda, njegove funkcije unutarnje revizije ili bilo koje druge revizije ili istrage provedene pod njegovom odgovornošću ili saznanja do kojih se dođe upućuju na to da će se u vezi s trećim osobama, posebno onima koje koriste ili su koristile sredstva Zajednice utvrditi ozbiljne administrativne pogreške ili prijevare.

4. Ovlašteni DO zahtijeva aktiviranje upozorenja W1d, kad isključi kandidata, ponuditelja ili podnositelja zahtjeva iz sklapanja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava u okviru postupka u skladu s člankom 94. točkama (a) ili (b) Financijske uredbe.

Za potrebe sustava ranog upozoravanja, upozorenja o isključenju, prijavljena u skladu s člankom 10. stavkom 4. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1302/2008, smatraju se upozorenjima W1d.

5. Upozorenje W1 ostaje aktivno najduže šest mjeseci. Upozorenje se briše automatski. Ako upozorenje mora ostati u sustavu ranog upozoravanja i u tom ga roku nije moguće zamijeniti drugom vrstom upozorenja, potrebno je podnijeti novi zahtjev.

Članak 11.

Upozorenja W2

1. OLAF i IAS zahtijevaju aktiviranje upozorenja W2a, ako njihove istrage utvrde ozbiljne administrativne pogreške ili prijevare koje uključuju treće osobe, posebno one koje koriste ili su koristile sredstva Zajednice.

2. Ovlašteni DO zahtijeva aktiviranje upozorenja W2b, kad istrage Europskog revizorskog suda, njegove funkcije unutarnje revizije ili bilo koje druge revizije ili istrage provedene pod njegovom odgovornošću ili saznanja do kojih se dođe dovedu do pisanih nalaza o ozbiljnim administrativnim pogreškama ili prijevarama u odnosu na treće osobe, posebno one koje koriste ili su koristile sredstva Zajednice stavljena pod njihovu odgovornost.

3. Upozorenje W2 ostaje aktivno najduže šest mjeseci. Upozorenje se briše automatski. Ako upozorenje mora ostati u sustavu ranog upozoravanja i u tom ga roku nije moguće zamijeniti drugom vrstom upozorenja, potrebno je podnijeti novi zahtjev.

Članak 12.

Upozorenja W3

1. Računovodstveni službenik unosi upozorenje W3a, po primitku obavijesti Glavnog tajništva o nalogu za zapljenu koji se odnosi na treće osobe.

2. Ovlašteni DO zahtijeva aktiviranje upozorenja W3b, kad se za treće osobe, posebno one koje koriste ili su koristile sredstva Zajednica stavljena pod njihovu odgovornost zna da su podvrgnuti sudskom postupku zbog ozbiljnih administrativnih pogrešaka ili prijevara.

Međutim, ako istrage OKAF-a dovedu do sudskih postupaka ili OLAF ponudi pomoć ili dodatno djeluje u vezi s tim postupcima, OLAF zahtjeva aktiviranje odgovarajućeg upozorenja W3b.

3. Upozorenje W3 ostaje aktivno, dok se ne donese pravomoćna presuda ili predmet bude riješen na drugi način.

Članak 13.

Upozorenja W4

1. Računovodstveni službenik unosi upozorenje W4 u odnosu na treće osobe kojima je Komisija izdala nalog za povrat koji premašuje određeni iznos, čije je plaćanje znatno zakašnjelo.

2. Računovodstveni službenik utvrđuje interne smjernice u pogledu određivanja pragova relevantnih iznosa i vremenskih ograničenja za prijave na temelju upozorenja W4.

3. Svako upozorenje W4 ostaje aktivno sve dok je dug nepodmiren. Kad je dug podmiren, računovodstveni službenik briše upozorenje.

Članak 14.

Upozorenja W5

1. Upozorenja o isključenju, prijavljena u skladu s člankom 10. stavcima 1., 2. i 3. Uredbe (EZ, Euratom) br. 1302/2008, smatraju se upozorenjima W5a za potrebe sustava ranog upozoravanja.

2. Upozorenje W5b prijavljuje se na zahtjev službe Komisije odgovorne za dotično zakonodavstvo u odnosu na fizičke ili pravne osobe, grupe ili subjekte koji se nalaze na popisu u skladu s uredbom Vijeća kojom se uvode financijska ograničenja u vezi ZVSP-a, sve dok je imenovanje osobe, grupe ili subjekta važeće. Upozorenje navodi upućivanja na uredbe kojom se uvode ograničenja ili mjerodavni provedbeni akt.

3. Prijave upozorenja o isključenju podliježu sljedećim pravilima:

(a) Kad god ovlašteni DO namjerava isključiti treću osobu primjenom članka 93. stavka 1. točaka (a), (b), (c), (d) i (e) Financijske uredbe, on dotičnoj trećoj osobi daje mogućnost da pisanim putem izrazi svoja stajališta. Treća osoba ima za to na raspolaganju najmanje 14 kalendarskih dana. Prije isključenja treće osobe primjenom članka 93. stavka 1. točke (c) ovlašteni DO savjetuje se s Pravnom službom i Glavnom upravom za proračun. Dok Komisija ne donese moguću odluku o trajanju isključenja, ovlašteni DO traži, u skladu s člankom 9. stavkom 2. Uredbe (EZ Euratom) br. 1302/2008 privremenu prijavu upozorenja o isključenju i čim prije upućuje predmet Komisiji. Kako bi se zaštitili financijski interesi Zajednica, ovlašteni DO može zatražiti privremenu prijavu upozorenja o isključenju W5a, prije nego je dotičnoj trećoj osobi dana mogućnost da izrazi svoja stajališta. Umjesto toga, može zatražiti prijavu upozorenja W2.

(b) Kad god ovlašteni DO namjerava pokrenuti postupak u skladu s člankom 96. Financijske uredbe, on dotičnoj trećoj osobi daje mogućnost da pisanim putem izrazi svoja stajališta. Treća osoba ima za to na raspolaganju najmanje 14 kalendarskih dana. Nakon savjetovanja s Pravnom službom i Glavnom upravom za proračun i dok Komisija ne donese moguću odluku o administrativnoj kazni, ovlašteni DO u skladu s člankom 9. stavkom 2. Uredbe (EZ Euratom) br. 1302/2008 traži privremenu prijavu upozorenja o isključenju W5a, ako ponašanje treće osobe predstavlja i ozbiljan profesionalni propust u smislu članka 93. stavka 1. točke (c) Financijske uredbe.

(c) U zahtjevima za konačnu prijavom upozorenja W5a, u skladu s člankom 93. stavkom 1. točkama (b), (c), (e) ili (f) Financijske uredbe navodi se trajanje isključenja koje odredi Komisija.

ODJELJAK 3.

POSLJEDICE UPOZORENJA U SUSTAVU RANOG UPOZORAVANJA NA IZVRŠENJE PRORAČUNA

Članak 15.

Učinak upozorenja u sustavu ranog upozoravanja na proračunske transakcije

1. Računovodstveni službenik suspendira sva plaćanja korisniku za koga je uneseno upozorenje W2, W3, W4 ili W5. O tome obavješćuje ovlaštenog DO-a i od njega traži da navede razloge zbog kojih bi plaćanje trebalo izvršiti unatoč postojanju upozorenja u sustavu ranog upozoravanja u kategorijama W2, W3b i W5a.

2. Osim za upozorenja W5b i W3a, unesena na temelju preventivnih naloga za pljenidbu, izvršavaju se bez odgode plaćanja za koja se pokaže da zaista dospijevaju nakon provjera provedenih od strane ovlaštenog DO-a, kad je rok za plaćanje suspendiran u skladu s člankom 106. stavkom 4. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 ili u skladu s uvjetima ugovora ili bespovratnih sredstava, sukladno članku 18. stavku 1. točki (b) i članku 22. stavku 1. točki (a).

Međutim, računovodstveni službenik može osloboditi suspendirano plaćanje samo po primitku obrazložene potvrde ovlaštenog DO-a da se dospjelo plaćanje treba izvršiti. U nedostatku takve potvrde, plaćanje je i dalje suspendirano, a nalog za plaćanje prema potrebi se vraća ovlaštenom DO-u.

Ako je plaćanje oslobođeno prijebojem u skladu s člankom 73. Financijske uredbe i člankom 83. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002 slijedom upozorenja W4 ili ako je plaćanje izvršeno nakon izvršnog naloga za pljenidbu, računovodstveni službenik sastavlja valjano urudžbiranu obavijest.

3. U odnosu prema trećim osobama za koje je uneseno upozorenje W5, nije moguće odobriti nikakve pojedinačne proračunske obveze, nikakav unos pojedinačnih pravnih obveza u proračunskim računima na temelju ukupnih obveza i nikakvo zaključivanje pravnih obveza na temelju okvirnih obveza.

Članak 16.

Posljedice upozorenja W1

Upozorenje W1 prijavljuje se samo za potrebe informiranja i ne podrazumijeva nikakve posljedice osim pojačanih mjera nadzora.

Članak 17.

Posljedice upozorenja W2, W3b ili W4 na postupke sklapanje ugovora ili postupke za dodjelu bespovratnih sredstava

1. Kad je upozorenje W2, W3b ili W4 uneseno u trenutku kad ovlašteni DO ili njegovo osoblje pregledavaju sustav ranog upozoravanja, u skladu s člankom 6. stavkom 2. točkom (a), ovlašteni DO obavješćuje, ako faza u kojoj je postupak to dozvoljava, komisiju za evaluaciju za sklapanje ugovora ili dodjelu bespovratnih sredstava o postojanju takvog upozorenja ako postojanje takvog upozorenja predstavlja novi element koji je potrebno ispitati u vezi uvjeta sposobnosti za taj ugovor ili bespovratna sredstva. Ovlašteni DO uzima u obzir te informacije, posebno ako je treća osoba prijavljena u sustavu ranog upozoravanja na prvom mjestu popisa komisije za evaluaciju.

2. Kad je treća osoba za koju je uneseno upozorenje W2, W3b ili W4, na prvom mjestu popisa komisije za evaluaciju, ovlašteni DO donosi jednu od sljedećih odluka, uzimajući u obzir obvezu da se zaštite financijski interesi i ugled Zajednice, prirodu i ozbiljnost opravdanja za upozorenje, iznos i trajanje ugovora ili bespovratnih sredstava te, prema potrebi, hitnost provedbe ugovora ili bespovratnih sredstava:

(a) sklapa ugovor ili dodjeljuje bespovratna sredstva trećoj osobi, unatoč prijavi u sustavu ranog upozoravanja i osigurava da su poduzete pojačane mjere nadzora;

(b) u slučaju kad postojanje takvog upozorenja objektivno dovodi u pitanje početnu procjenu sukladnosti s uvjetima sposobnosti i kriterija za odabir, odluči sklopiti ugovor ili dodijeliti bespovratna sredstva nekom drugom ponuditelju ili podnositelju na temelju procjene sukladnosti s uvjetima sposobnosti i kriterijima za odabir koji se razlikuju od onih komisije za evaluaciju i valjano potkrijepi svoju odluku;

(c) odluči zaključiti postupak bez sklapanja ugovora i valjano potkrijepiti ovo zaključivanje u informaciji dostavljenoj ponuditelju.

U slučaju kad ovlašteni DO odluči zaključiti postupak u skladu s točkom (c), da bi se ugovor sklopio putem novog postupka, može se koristiti ograničeni postupak s rokovima utvrđenima za hitne slučajeve sukladno članku 142. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002.

Članak 18.

Posljedice upozorenja W2, W3b ili W4 u pogledu postojećih ugovora ili bespovratnih sredstava

1. Kad je upozorenje W2, W3b ili W4 prijavljeno zbog razloga povezanih s provedbom ili sklapanjem postojećeg ugovora ili bespovratnih sredstava ili odgovarajućim postupkom sklapanja ugovora, ovlašteni DO poduzima jednu od sljedećih mjera, posvetivši dužnu pažnju uključenim rizicima, prirodi upozorenja i njegovoj opravdanosti, posljedicama koje bi ono moglo imati na provedbu ugovora ili bespovratnih sredstava, posebno u pogledu iznosa, trajanja i, prema potrebi, hitnosti ovih posljednjih:

(a) odlučuje da će dozvoliti izvoditelju ili korisniku da nastavi s provedbom ugovora ili bespovratnih sredstava u skladu s propisanim mjerama pojačanog nadzora;

(b) suspendira rok za plaćanje u skladu s člankom 106. stavkom 4. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002, u svrhu daljnje provjere kako bi se uvjerio, prije bilo kojeg daljnjeg plaćanja, da je trošak prihvatljiv i slijedom toga izvršava plaćanja koja se uistinu duguju;

(c) suspendira provođenje ugovora ili korištenje bespovratnih sredstava u skladu s člankom 103. i 119. Financijske uredbe;

(d) raskida ugovor ili prekida bespovratna sredstva kad sadrži odredbu u tom smislu.

2. Kad upozorenje W2, W3b ili W4 nije prijavljeno zbog razloga povezanih s postojećim ugovorom ili bespovratnim sredstvima ili odgovarajućim postupkom sklapanja ugovora, ovlašteni DO može poduzeti sljedeće mjere, ovisno o vrsti upozorenja i mogućim posljedicama koje bi to moglo imati na provođenje postojećeg ugovora ili korištenje bespovratnih sredstava te nakon uzimanja u obzir uključenih rizika, uključujući rizike sudskih sporova:

(a) primjenjuje jednu ili više opcija iz stavka 1. točki (a) i (b);

(b) raskida ugovor ili prekida bespovratna sredstva ako postoji odredba koja omogućuje raskid u slučaju novih elemenata, kad ti elementi opravdavaju realan gubitak povjerenja Komisije i prijetnju ugledu Zajednice.

Članak 19.

Posljedice upozorenja W3a

1. Kad treća osoba podliježe upozorenju W3a koje odgovara preventivnom nalogu za pljenidbu, računovodstveni službenik održava suspenziju svih plaćanja do konačne sudske odluke o zahtjevu glavnog kreditora, ako važeće nacionalno zakonodavstvo to zahtijeva. Kad je preventivni nalog za pljenidbu ograničen na određen iznos u skladu s presudom („cantonnement”), računovodstveni službenik suspendira plaćanje do tog iznosa.

2. Kad treća osoba podliježe upozorenju W3a koje odgovara izvršivom nalogu za pljenidbu, ovlašteni DO ili njegovo osoblje, u bliskoj suradnji s računovodstvenim službenikom izvršavaju plaćanje koje u početku plaća Komisija ili izvršna agencija strani koja je predmet pljenidbe u korist izvršitelja, i to do iznosa zapljene.

3. Stavci 2. i 3. primjenjuju se, osim ako je izgledno da će izvršenje naloga za pljenidbu poremetiti nesmetano funkcioniranje Komisije ili izvršne agencije. U tom se slučaju računovodstveni službenik poziva na članak 1. Protokola o povlasticama i imunitetima.

Članak 20.

Posljedice upozorenja W4

1. Kad treća osoba podliježe upozorenju W4, računovodstveni službenik sustavno ispituje mogućnost da se prava Zajednica prebiju s plaćanjima koja se duguju toj trećoj osobi u skladu s člankom 73. Financijske uredbe i člankom 83. Uredbe (EZ, Euratom) br. 2342/2002.

2. Prije sklapanja novih ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava trećoj osobi, ovlašteni DO uzima u obzir ove informacije.

Članak 21.

Posljedice upozorenja W5 na postupke za sklapanje ugovora i dodjelu bespovratnih sredstava

Ovlašteni DO isključuje iz sudjelovanja u postupku sklapanja ugovora ili dodjele bespovratnih sredstava treću osobu koja podliježe upozorenju W5, u fazi ocjene kriterija za isključivanje u skladu s člankom 93. i člankom 114. stavkom 3. Financijske uredbe ili u skladu s primjenjivom uredbom Vijeća, kojom se uvode financijska ograničenja povezana sa ZVSP-om.

Članak 22.

Posebne posljedice upozorenja W5 na postojeće ugovore i bespovratna sredstva

1. U slučaju kad je upozorenje W5 prijavljeno zbog razloga koji bi vjerojatno mogli utjecati na provedbu već sklopljenih ugovora ili dodijeljenih bespovratnih sredstava, ovlašteni DO poduzima sljedeće mjere:

(a) kada odredbe vezane uz ugovor ili bespovratna sredstva to dopuštaju, a kad je razlog za upozorenje W5 povezan s provedbom ili sklapanjem postojećeg ugovora ili bespovratnih sredstava: i. suspendira plaćanja kako bi obavio provjere, izvršio plaćanja koja su zaista dospjela i osigurao povrat svih neopravdano plaćenih iznosa, ako je moguće prijebojem s dospjelim plaćanjem; ii. raskida ugovor ili prekida bespovratna sredstva;

(b) u svim ostalim slučajevima primjenjuje jednu od mogućnosti iz članka 18. stavka 1.

2. Osim kad je to drukčije propisano uredbama Vijeća kojima se provode zajednička stajališta donesena na temelju članka 15. Ugovora o Europskoj uniji, a na kojima se upozorenja W5b temelje, primjenjuju se sljedeća pravila:

(a) zabranjuje se staviti na raspolaganje bilo koja sredstva, bilo izravno ili neizravno, ili ih odobriti u korist fizičkih ili pravnih osoba, skupina ili subjekata koji se nalaze na popisu relevantne uredbe Vijeća;

(b) zabranjuje se staviti na raspolaganje bilo koje gospodarske izvore, bilo izravno ili neizravno, ili ih odobriti u korist fizičkih ili pravnih osoba, skupina ili subjekata koji se nalaze na popisu relevantne uredbe Vijeća;

Članak 23.

Upućivanje Komisiji

U iznimnim okolnostima, uključujući situacije u kojima postoje rizici povezani s ugledom ili oni političke prirode, a kad članci od 15. do 22. ne osiguravaju primjereno rješenje, ovlašteni DO upućuje predmet članu Komisije koji je zadužen za predmetno područje politike, koji zatim može predmet uputiti Komisiji.

Glavno tajništvo obavješćuje se o svim značajnim razmjenama.

ODJELJAK 4.

PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 24.

Prijelazne odredbe

1. Služba koja je zatražila da se upozorenje unese u sustav ranog upozoravanja prije donošenja ove odluke ostaje odgovorna za izmjene ili brisanje upozorenja unesenih na njezin zahtjev u skladu s ovom Odlukom.

2. Za isključenja o kojima je odluku donio ovlašteni DO prije 1. svibnja 2007., na temelju članka 93. stavka 1. točaka (b) i (e) Financijske uredbe, trajanje razdoblja isključenja određuje vodeći računa o trajanju kaznene evidencije prema nacionalnom pravu. Za takva isključenja primjenjuje se maksimalno trajanje od četiri godine od datuma obavijesti o presudi. Ako je to maksimalno razdoblje isteklo, ovlašteni DO traži brisanje upozorenja.

Članak 25.

Stavljanje izvan snage Odluke o sustavu ranog upozoravanja

Odluka Komisije C(2004) 193/3 (8) o sustavu ranog upozoravanja ovim se stavlja izvan snage s učinkom od 1. siječnja 2009.

Članak 26.

Primjena

Ova se Odluka primjenjuje od 1. siječnja 2009.

Članak 27.

Objavljivanje

Ova se Odluka objavljuje u informativne svrhe u Službenom listu Europske unije.

Prilaže se Internim pravilima za izvršavanje općeg proračuna Europskih zajednica.

Sastavljeno u Bruxellesu 16. prosinca 2008. Za Komisiju Dalia GRYBAUSKAITĖ Članica Komisije

(1) SL L 248, 16.9.2002., str. 1.

(2) SL L 78, 19.3.2008., str. 1.

(3) Mišljenje Europskog nadzornika za zaštitu podataka o obavijesti o prethodnoj provjeri u vezi sustava ranog upozoravanja, primljena od službenika Komisije nadležnog za zaštitu podataka, predmet 2005/120, 6.12.2006.

(4) SL L 344, 20.12.2008., str. 12.

(5) SL L 136, 31.5.1999., str. 1.

(6) SL L 136, 31.5.1999., str. 8.

(7) SL L 8, 12.1.2001., str. 1.

(8) Nije objavljena u Službenom listu.

PRILOG

Zahtjev DO-a Komisije, izvršne agencije, IAS-a, OLAF-a za unos podataka u bazu podataka o isključenjima/sustav ranog upozoravanja, njihove izmjene ili brisanje

NB: jedan zahtjev po upozorenju

Zahtjev je potrebno uputiti u skladu s postupkom koji se odnosi na klasificirane podatke. Zahtjev treba poslati u jednoj zatvorenoj kuverti.